Verantwoordingsinformatie operationele gereedheid Defensie; Vervolgonderzoek
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2019-09-02 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


Tweede Kamer der Staten-Generaal
 2
 Vergaderjaar 2009-2010
 
 
 
 KST137613B
 2009-2010
 
 32 248
 Verantwoordingsinformatie operationele gereedheid Defensie
 
 
 
 
 Nr. 
 2
 VERVOLGONDERZOEK
 Inhoud
 
 
 
 
 
 
 
 
 Deel I: Conclusies,
aanbevelingen, bestuurlijke reactie en nawoord Algemene Rekenkamer
 
 
 5
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 1
 
 
 Over dit onderzoek
 
 
 7
 
 
 
 1.1
 Het belang van de maandrapportages
voor aansturing en verantwoording
 7 
 
 
 1.2
 Vraagstelling en opzet onderzoek
 9
 
 
 1.3
 Leeswijzer
 10 
 
 
 
 
 
 
 
 
 2
 
 
 Conclusies en aanbevelingen
 
 
 11
 
 
 
 2.1
 Conclusies
 11
 
 
 2.2
 Uitvoering verbeterplannen
 11
 
 
 2.2.1
 Aanbeveling
 12 
 
 
 2.3
 Ondersteuning commandanten door
bronsystemen
 12 
 
 
 2.3.1
 Aanbeveling
 13
 
 
 2.4
 Informatie maandrapportages
 13
 
 
 2.4.1
 Aanbevelingen
 14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 3
 
 
 Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer
 
 
 15
 
 
 
 3.1
 Reactie minister
 15 
 
 
 3.2
 Nawoord Algemene Rekenkamer
 16
 
 
 
 
 
 
 
 
 Overzicht
conclusies, aanbevelingen, reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer
 
 
 17
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Deel
II Onderzoeksbevindingen
 
 
 19
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 1
 
 
 Inleiding
 
 
 21
 
 
 
 1.1
 Doelstelling en opzet van het onderzoek
 21 
 
 
 1.1.1
 Doel- en probleemstelling
 21 
 
 
 1.1.2
 Onderzoeksvragen
 21
 
 
 1.1.3
 Omvang/afbakening
 21 
 
 
 1.2
 Leeswijzer
 21
 
 
 
 
 
 
 
 
 2
 
 
 De maandrapportage
 
 
 22
 
 
 
 2.1
 Inhoud van de maandrapportage
 22 
 
 
 2.2
 Functie van de maandrapportage
 22 
 
 
 2.2.1
 Besturing
 22 
 
 
 2.2.2
 Van begroting via maandrapportage
naar jaarverslag
 23
 
 
 2.2.3
 Samenvattend beeld
 24 
 
 
 2.2.4
 Evaluatie van het besturingsmodel
 24 
 
 
 2.3
 Totstandkoming van de maandrapportage
 25 
 
 
 2.3.1
 Operationele commando’s
 25
 
 
 2.3.2
 De Directie Aansturing Operationele
Gereedheid
 25
 
 
 2.3.3
 De Hoofddirectie Financiën
en Control
 26
 
 
 2.3.4
 Defensiebreed overleg
 26 
 
 
 2.3.5
 Normen aanwijzing managementcontrol
2008
 28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 3
 
 
 Inspanningen om de maandrapportage te verbeteren
 
 
 29
 
 
 
 3.1
 Verantwoordelijk voor verbetering
 29 
 
 
 3.2
 Adviezen tot verbetering
 29
 
 
 3.2.1
 Rapport van de Algemene Rekenkamer
 29
 
 
 3.2.2
 Rapport van de Audit Dienst Defensie
 30
 
 
 3.2.3
 Scriptie
 30 
 
 
 3.3
 Verbeterplannen van Defensie
 30 
 
 
 3.3.1
 Slotnota BIDEF
 30 
 
 
 3.3.2
 Nieuwe opzet maandrapportage
 31 
 
 
 3.3.3
 Verdere verbetering opzet maandrapportage
 32 
 
 
 3.4
 Vorderingen
 32
 
 
 3.4.1
 Slotnota BIDEF
 32 
 
 
 3.4.2
 Voortgangsrapportage BIDEF
 33 
 
 
 3.4.3
 Overige informatie over verbeteringen
 34
 
 
 
 
 
 
 
 
 4
 
 
 Deugdelijkheid van systemen
 
 
 35
 
 
 
 4.1
 PeopleSoft
 35 
 
 
 4.2
 HAKOG2
 35
 
 
 4.3
 Materiële gereedheid
 36 
 
 
 4.4
 Geoefendheid CLAS
 36 
 
 
 4.5
 Automatiseerbaar handwerk
 37
 
 
 
 
 
 
 
 
 5
 
 
 Kwaliteit van informatie
 
 
 38
 
 
 
 5.1
 De (kwaliteit van de) informatie
 38 
 
 
 5.1.1
 Opgedragen taak in plaats van
organieke taak
 38 
 
 
 5.1.2
 Gevraagde informatie
 38 
 
 
 5.1.3
 Personele gereedheid
 38 
 
 
 5.1.4
 Gegevens in de maandrapportage
 39
 
 
 5.1.5
 De appreciatie van de commandant
 39
 
 
 5.1.6
 Appreciatie voortzettingsvermogen
 39 
 
 
 5.1.7
 De covernota
 39 
 
 
 5.2
 Maandrapportage en uitzonderingsrapportages
 40 
 
 
 5.3
 Relatie tussen maandrapportages
en begroting en jaarverslag
 40
 
 
 5.3.1
 Mijnenbestrijdingsvaartuigen
 41 
 
 
 5.3.2
 Groep Geleide Wapens
 41 
 
 
 5.3.3
 Explosieven Opruimings Commando
 42
 
 
 
 
 
 
 
 
 Afkortingen
 
 
 43
 
 
 
 
 Methodologische
verantwoording
 
 
 44
 
 
 
 
 Literatuur
 
 
 45
 
 
 
 
 
 DEEL I CONCLUSIES, AANBEVELINGEN, BESTUURLIJKE REACTIE
EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER
 1 OVER DIT ONDERZOEK
 De Algemene Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de maandrapportages
van het Ministerie van Defensie. In deze maandrapportages informeert de defensieorganisatie
de minister van Defensie over (onder andere) de operationele gereedheid van
de defensie-eenheden in de betreffende maand.
 
 Dit onderzoek is een vervolg op een eerder onderzoek uit 2006: Management
informatie over inzetbaarheid Defensie. In dat onderzoek stelden we vast dat
de maandrapportage (nog) niet geschikt was om de minister van Defensie juist
en volledig te informeren over de gereedheid van de defensie-eenheden. We
bevalen de minister aan meer uniformiteit te brengen in de wijze waarop eenheden
gegevens genereren voor de maandrapportages. Ook bevalen we aan de onderdeelcommandanten
alle mogelijke ondersteuning te geven bij het bepalen van hun oordeel over
de inzetbaarheid van eenheden door te zorgen voor goed werkende bronsystemen.
 
 Om te bezien of de situatie (voldoende) verbeterd is en op verzoek van
de minister van Defensie hebben we in 2008 een vervolgonderzoek uitgevoerd.
In zijn reactie op ons onderzoek in 2006 schreef de minister onder meer dat
hij een ruimer opgezet vervolgonderzoek in de nabije toekomst op prijs zou
stellen. Dat verzoek is in overleg met het ministerie uitgewerkt (zie § 1.2).
 
 In ons rapport bij het jaarverslag van het Ministerie van Defensie 2008
hebben we aangekondigd dat over de niet financiële beleidsinformatie
afzonderlijk zou worden gerapporteerd. Met dit rapport geven we invulling
aan deze toezegging.
 1.1 Het belang van de maandrapportages voor aansturing
en verantwoording
 Het Ministerie van Defensie beschouwt ingezette en voor inzet gereedgestelde
operationele eenheden als haar hoofdproduct. Vanaf oktober 2003 is er een
nieuw besturingsmodel, gericht op het waarborgen van een structureel betaalbare,
wereldwijd inzetbare krijgsmacht.
 
 In de begroting van het Ministerie van Defensie zijn per krijgsmachtdeel
operationele doelstellingen opgenomen over het aantal:
 1. in te zetten eenheden;
 2. eenheden dat operationeel gereed dient te zijn;
 3. eenheden dat dient voor het voortzettingsvermogen (Om een bepaald aantal
eenheden gedurende een langere periode operationeel gereed te hebben en te
kunnen voorzien in aflossing daarvan is een groter aantal eenheden noodzakelijk).Deze
doelstellingen worden door de Commandant der Strijdkrachten (CDS) voor het
begrotingsjaar uitgewerkt in een zogeheten gereedstellingsplan waarin specifieke
eenheden aan deze doelstellingen worden gekoppeld. In maandelijkse rapportages
leggen eenheden verantwoording af over de wijze waarop ze aan de uitvoering
van het gereedstellingsplan voldoen. De maandrapportages dienen tevens als
grondslag voor de verantwoording die de minister van Defensie aan de Tweede
Kamer aflegt over de realisatie van de in zijn begroting opgenomen doelstellingen.
In het jaarverslag wordt het gemiddelde opgenomen uit de in een jaar uitgebrachte
maandrapportages. Zie figuur 1.
 
 
 In de maandrapportage legt de CDS verantwoording af over de gereedheidssituatie
met een peildatum die gemiddeld een maand eerder ligt ten opzichte van de
datum van bespreking in het politiek beraad. De maandrapportage is niet de
enige bron van informatie voor de minister. Het maandelijkse beeld in de maandrapportage
wordt aangevuld met actuele informatie uit allerlei andere bronnen. Juist
de veelheid aan en verscheidenheid van deze aanvullende actuele informatiebronnen
maakt volgens het Ministerie van Defensie het beeld over de status van de
eenheden compleet.
 Een mogelijke aanvullende bron is bijvoorbeeld de uitzonderingsrapportage.
Wanneer in de defensieorganisatie een onaanvaardbaar risico dreigt, wordt
de ambtelijke en politieke top hiervan in een dergelijke rapportage op de
hoogte gebracht. De afgelopen drie jaar is er in de praktijk overigens geen
uitzonderingsrapportage gemaakt.
 
 Er is alle reden om te veronderstellen dat de CDS die eventuele aanvullende
actuele informatie zal verwerken in de eerstvolgende maandrapportage. Op basis
hiervan zien wij de maandrapportages als de meest belangrijke bron van informatie
over operationele inzetbaarheid voor de minister. De maandrapportage wordt,
zoals uit diverse schriftelijke stukken blijkt, ook door het Ministerie van
Defensie zelf als de belangrijkste informatiebron gezien voor de minister.
 
 In Deel II van dit rapport staat een uitgebreide schets (hoofdstukken
2 en 3) van de inhoud, de functie en het totstandkomingsproces van de maandrapportages,
waarbij ook de verschillende gebruikte begrippen worden toegelicht.
 1.2 Vraagstelling en opzet onderzoek
 Net als met het onderzoek uit 2006 willen we ook met dit vervolgonderzoek
bijdragen aan een zodanige kwaliteit van de informatie in de maandrapportages,
dat de minister er zijn verantwoordelijkheden voor de geplande status van
zijn eenheden mee kan waarmaken. We hebben daarom onderzocht of de systemen
die als bronsystemen worden gebruikt de juiste informatie bevatten en of de
informatie die de minster over de status van eenheden ontvangt in de maandrapportages
de juiste is.
 
 In samenspraak met het departement hebben we twaalf eenheden geselecteerd
voor het onderzoek: acht operationele eenheden en vier ondersteunende eenheden.
Daarnaast is onderzocht hoe de behandeling van de maandrapportages verloopt
bij de operationele commando’s en de bestuursstaf.
 
 Zoals we aangaven in de inleiding van dit hoofdstuk, hebben we het onderzoek
op verzoek van de minister van Defensie verruimd. Dat betekent dat we meer
eenheden hebben onderzocht. Over welke extra eenheden dat zouden zijn, hebben
we overleg gevoerd met het Ministerie van Defensie. Dat heeft ertoe geleid
dat we ook de bedrijfs- en prestatiegegevens van de Defensie Materieel Organisatie
(DMO) en de Commando Diensten Centra (CDC) in het vervolgonderzoek hebben
betrokken. DMO en CDC zijn relatief nieuwe onderdelen in de defensieorganisatie.
DMO is verantwoordelijk voor het defensiematerieel: van de aankoop, het groot
onderhoud tot en met de afstoting. DMO zorgt ook voor het interne materieelbeleid
van het ministerie. CDC ondersteunt wereldwijd de krijgsmacht met onder andere
huisvesting, catering, gezondheidszorg, transport, ICT, personele diensten
en andere facilitaire diensten.
 Verder hebben wij besloten om naast enkele «oude» organisatieonderdelen
ook enkele nieuwe operationele eenheden in het onderzoek te betrekken. De
Algemene Rekenkamer heeft het onderzoek verder verruimd door daarin ook de
nota te betrekken die de minister bij de maandrapportages ontvangt, de zogeheten
covernota.
 1.3 Leeswijzer
 Dit rapport bestaat uit twee delen. In dit Deel I hebben we een korte
toelichting op het onderzoek opgenomen (zie hiervoor) en verder onze conclusies
en aanbevelingen (hoofdstuk 2), een samenvatting van de reactie van de minister
van Defensie, en ten slotte ons nawoord (beide in hoofdstuk 3). In Deel II
van dit rapport staan de onderzoeksbevindingen die onze conclusies ondersteunen.
 2 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
 2.1 Conclusies
 Op grond van ons onderzoek komen we tot de volgende conclusies:
 • Het Ministerie van Defensie heeft sinds ons vorige onderzoek veel
(vaak goede) verbeterplannen gemaakt. De invoering van de plannen blijkt in
de praktijk echter niet of nauwelijks tot verbeteringen te leiden;
 • De door het departement in 2006 geformuleerde doelstelling: «het
oordeel van de operationele commandant is gebaseerd op harde controleerbare
cijfers die daarbij ondersteund wordt door informatiesystemen op personeel-,
materieellogistiek, financieel en operationeel gebied» was eind 2008
nog niet gerealiseerd;
 • De door het departement eveneens in 2006 geformuleerde doelstelling: «de
regering moet erop kunnen rekenen dat Defensie kan leveren wat is aangegeven
in de planning en op basis van meldingen in de maandrapportages, waarbij die
informatie op orde is en in harde cijfers te meten is» was eind 2008
nog niet gerealiseerd.
 
 In de volgende paragrafen geven we een nadere uitwerking van deze conclusies.
 2.2 Uitvoering verbeterplannen
 De Algemene Rekenkamer heeft kunnen vaststellen dat bij Defensie veel
plannen zijn ontwikkeld en veranderingen in gang zijn gezet om de informatiepositie
van de minister te verbeteren.
 Er is een informatiearchitectuur ontwikkeld die moet voorzien in een tijdige
en complete informatievoorziening waarin operationele gegevens worden gecombineerd
met andere relevante beheersaspecten.
 Het aantal van die voornemens is groot en het ambitieniveau hoog. De implementatie
is achtergebleven, mede door het stellen van andere prioriteiten.
 Wij constateren dat onze aanbeveling uit 2006 om de bestaande projectstructuur
onder leiding van de stuurgroep Bestuurlijke Informatievoorziening Defensie
(BIDEF) met de verbeteringen te belasten, door de minister niet is overgenomen.
De verbeteractiviteiten zijn na BIDEF onderdeel gaan vormen van het reguliere
systeem van managementcontrol van het Ministerie van Defensie.
 Het Ministerie van Defensie heeft aan het doorvoeren van die verbeteringen
een lage prioriteit gegeven door capaciteitsproblemen.
 
 De combinatie van complexiteit, prioriteitstelling en de wijze van aansturing
verklaren waarom de informatievoorziening aan de minister over operationele
gereedheid gedurende 2008 nog steeds onvoldoende betrouwbaar is geweest.
 De maandrapportages vertonen nog wezenlijke tekortkomingen en stellen
de minister niet in staat zich op basis daarvan een volledig en juist beeld
te vormen van de feitelijke situatie in die maand.
 
 Het ministerie steekt, kortom, veel energie in plannen voor verbeteringen,
maar de uitvoering van die plannen laat te wensen over.
 
 Gezien het belang dat het Ministerie van Defensie hecht aan informatievoorziening
in het algemeen en aan de maandrapportage in het bijzonder, verdient het verbeteren
ervan volgens ons systematisch aandacht en een hogere prioriteit.
 2.2.1 Aanbeveling
 Naar onze mening verdient het aanbeveling om bij de uitvoering van verbeterplannen
vast te leggen binnen welke termijn, met welk doel en door wie wat gedaan
moet worden. Voor de uitvoering dient capaciteit beschikbaar te zijn en over
de voortgang dient periodiek gerapporteerd te worden aan de minister of de
staatssecretaris van Defensie.
 2.3 Ondersteuning commandanten door bronsystemen
 Een van de aanbevelingen uit ons onderzoek uit 2006 was te zorgen voor
goed werkende bronsystemen. In zijn reactie onderschrijft de minister het
belang van dergelijke systemen en hij geeft aan dat het totstandbrengen ervan
binnen het Ministerie van Defensie een hoge prioriteit heeft. In de slotnota
BIDEF wordt het belang nogmaals onderstreept en worden de verantwoordelijken
aangewezen voor de verbetering van de bronsystemen.
 
 Uit ons vervolgonderzoek blijkt dat het voornemen te zorgen voor deugdelijke
bronsystemen nog niet is gerealiseerd. Dit heeft ook consequenties voor de
totstandkoming van de prestatiegegevens van CDC en DMO. Er is weliswaar sprake
van een verbetering in meetsystemen (de functionaliteit van het meetsysteem
Handleiding Kwantificering Operationele Gereedheid, HAKOG, en de verdere invoering
van het Operationeel Management Informatiesysteem, OMIS), maar het systeem
HAKOG2 voldoet nog niet. De voorgenomen ontwikkeling van een meetsysteem voor
het Commando Landstrijdkrachten (CLAS) op basis van HAKOG (waarvan tijdens
het vorige onderzoek sprake was) is nog niet gerealiseerd.
 
 De tijdens dit vervolgonderzoek geconstateerde tekortkomingen in bronsystemen
(die input moeten leveren voor de berekening van de gereedheidsinformatie)
zelf en in de koppelingen tussen de systemen komen naar aard en omvang overeen
met wat we tijdens het vorige onderzoek hebben waargenomen. De belangrijkste
tekortkomingen in de systemen zijn de volgende.
 Slechts een deel van de informatie over de personele gereedheid is te
ontlenen aan het systeem PeopleSoft. Vooral door het achterlopen van dit systeem
bij de werkelijkheid is dit systeem (nog) niet geschikt om er betrouwbare
informatie aan te ontlenen over personele gereedheid. Om dit probleem te omzeilen
worden er allerlei nevensystemen bijgehouden, wat niet alleen een extra werkbelasting
betekent, maar ook de kans op fouten vergroot.
 Voor informatie over de materiële gereedheid zijn verbeterde systemen
in gebruik genomen die evenwel ten tijde van dit onderzoek door de Algemene
Rekenkamer nog niet naar behoren functioneerden.
 De informatie over de mate van geoefendheid van de eenheden is slechts
voor een klein deel aan goed werkende bronsystemen te ontlenen.
 
 De CDS is zich ervan bewust dat het wegwerken van deze tekortkomingen
achterblijft bij de plannen. Dat blijkt uit de voortgangsrapportage waarin
hij verslag doet over de voortgang van het verbeterproces in de afgelopen
vijftien maanden. Als oorzaak voor het ontbreken van voldoende voortgang noemt
hij de grote (interne en externe) complexiteit, samenhang en afhankelijkheden.
Hierdoor is een betrouwbare planning voor de realisatie van deelprojecten
naar zijn mening niet mogelijk.
 2.3.1 Aanbeveling
 Wij bevelen aan dat het Ministerie van Defensie gemaakte plannen met voorrang
uitvoert en daarbij aandacht schenkt aan:
 • hoe de gewenste verbetering van de gereedheidsmeting (bronsystemen,
meetsystemen etc.) samenhangt met en verankerd is in andere projecten die
bij het Ministerie van Defensie spelen;
 • welke eindsituatie wanneer wordt nagestreefd;
 • hoe die eindsituatie stapsgewijs bereikt gaat worden;
 • welke «quick wins» mogelijk zijn;
 • welke kortetermijnoplossingen haalbaar zijn als structurele verbetering
langer op zich laat wachten dan verantwoord is;
 • welke risico’s en afhankelijkheden er zijn en hoe daarmee
omgegaan kan worden.
 2.4 Informatie maandrapportages
 Het Ministerie van Defensie is zich bewust van het belang van een goede
informatievoorziening. De Algemene Rekenkamer stelt echter vast dat de informatievoorziening
aan de minister over de gereedheid van zijn eenheden desondanks belangrijke
tekortkomingen vertoont. Dit geldt voor zowel de covernota als de maandrapportage.
 Covernota
 De covernota is een document, gebaseerd op de informatie in de maandrapportage,
waarin de Hoofddirectie Financiën en Control de minister maandelijks
informeert over de belangrijkste punten uit de maandrapportage. In deze covernota
kunnen naar de mening van de Algemene Rekenkamer verbeteringen aangebracht
worden.
 Zo is de nota onvoldoende toekomstgericht en is er onvoldoende aandacht
voor risico’s. De relevantie van bepaalde informatie is soms onduidelijk
en niet alle belangrijke informatie uit de maandrapportage komt erin terug.
Het gevolg is dat de minister zich op basis van de covernota’s geen
actueel beeld kan vormen van de ernst van de eventuele problemen, van de getroffen
maatregelen, de daarvan te verwachten effecten, van de voortgang en van de
risico’s. Het Ministerie van Defensie deelt die mening en is voornemens
om de covernota toekomstgerichter te maken door er de risico’s voor
de nabije toekomst in op te nemen.
 Maandrapportages
 De afgelopen jaren is de maandrapportage op diverse punten aangepast,
uitgebreid en verbeterd. Uit ons onderzoek blijkt echter dat er nog aanscherpingen
wenselijk zijn.
 
 Zo blijkt dat de commandanten van vijf van de acht in het onderzoek betrokken
operationeel inzetbare eenheden van mening zijn dat de gevraagde managementinformatie
voor de maandrapportages onvoldoende inzicht biedt in de mate waarin zij in
staat zijn hun organieke taken naar behoren
uit te voeren. Ditzelfde geldt voor alle vier in het onderzoek betrokken onderdelen
van het CDC en de DMO.
 
 Hoewel de aanwijzing managementcontrol 2008 voorschrijft dat eenheden
zich, voor wat betreft de maandrapportages, moeten verantwoorden over de inzetbaarheid
op basis van hun organieke taken, is dit niet
de praktijk. Zes van de acht onderzochte eenheden verantwoorden zich in de
praktijk op basis van de feitelijk uit te voeren taken in plaats van de organieke
taken. Over het algemeen stellen deze feitelijk opgedragen taken in vredestijd
veel minder zware eisen aan de gereedheid dan de organieke taken zoals die
in gereedstellingsplan van Defensie zijn opgenomen. Aan een mijnenbestrijdingsvaartuig
dat bijvoorbeeld vaart voor de Kustwacht worden andere eisen gesteld dan aan
een mijnenbestrijdingsvaartuig dat wordt ingezet voor het jagen op mijnen.
In het eerste geval zijn bijvoorbeeld geen duikers en een mijnjachtofficier
nodig.
 
 Dit belangrijke verschil blijft ongesignaleerd omdat er geen inhoudelijke
controle plaatsvindt van de betrouwbaarheid van de door eenheden ingezonden
gegevens ten behoeve van de maandrapportages.
 
 Omdat de maandrapportages, naast mogelijke andere bronnen, informatie
genereren voor het jaarverslag werkt niet correcte informatie in de maandrapportages
door in het jaarverslag. In het Rapport bij jaarverslag 2009 zullen wij hier
aandacht aan geven.
 2.4.1 Aanbevelingen
 Het voornemen om de (toekomstgerichte) kwaliteit van de covernota te verbeteren
door daarin in ieder geval meer aandacht te besteden aan belangrijke operationele
risico’s en aan risico’s voor het niet realiseren van het gereedheidsplan
onderschrijven we.
 Daarnaast bevelen wij aan via de aanwijzing managementcontrol risico’s
in de hele defensieorganisatie expliciet te maken en ook de overige geconstateerde
tekortkomingen weg te nemen.
 Voor een goed werkend systeem van maandrapportages is het essentieel dat
de normen uit de aanwijzing managementcontrol – met name waar het gaat
om de eisen voortvloeiend uit organieke taken –
juist worden toegepast. Hierop dient onafhankelijke en inhoudelijke controle
(door bijvoorbeeld de departementale accountantsdienst) plaats te vinden.
 
 Uit het onderzoek blijkt dat al bij de eenheden de normen voor het opstellen
van de maandrapportages, op basis van de aanwijzing managementcontrol, worden
verlaagd. In de lijn naar boven wordt dit niet altijd gecorrigeerd. De door
het ministerie genoemde aanvullende informatie voor de minister komt niet
altijd terug in de daarop volgende maandrapportage. Als deze tekortkomingen
in de rapportages verband mochten houden met terughoudendheid in de organisatie
bij het signaleren van problemen zou Defensie zich kunnen oriënteren
in de luchtvaart- cq zorgsector, waar gewerkt wordt met vormen van blame free rapporteren. Dit is een vorm van rapporteren
waarbij het rapporteren over het niet voldoen aan de eisen wordt aangemoedigd
zonder dat dit directe consequenties heeft.
 3 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER
 De minister van Defensie heeft op 6 november 2009 op ons rapport
gereageerd. In dit hoofdstuk hebben wij een verkorte weergave opgenomen van
de reactie van de minister, gevolgd door ons nawoord. De integrale reactie
is te vinden op onze website: www.rekenkamer.nl.
 3.1 Reactie minister
 Conclusies
 De minister geeft aan dat hij de door de Algemene Rekenkamer geschetste
conclusies grotendeels herkent. Hij wil wel enige nuanceringen aanbrengen.
 De minister is het eens met onze conclusie dat de uitvoering van de verbeterplannen
niet haalbaar is gebleken, in het bijzonder voor wat betreft het waarborgen
van de betrouwbaarheid van de informatie die afkomstig is uit de diverse administraties.
Het gaat volgens de minister onder meer over administraties over de personele,
materiële en operationele gereedheid.
 
 De minister geeft aan dat de uitkomsten van het bezwaaronderzoek van de
Algemene Rekenkamer in 2007 deels aanleiding waren voor het maken van keuzes
in de administraties waarin hij als eerste op orde zou brengen. Uit dit bezwaaronderzoek
kwam volgens de minister naar voren dat het verstandig was om eerst vooral
de financiële en materiële geautomatiseerde systemen op orde te
brengen. Dat gaat nog enkele jaren in beslag nemen. De minister heeft de capaciteit
die voorzien was voor het versneld op orde brengen van de overige administraties
voor deze prioriteiten ingezet.
 De minister is er overigens van overtuigd dat hij zich op basis van de
informatie over de operationele gereedheid die hem ter beschikking staat,
zich een toereikend beeld kan vormen over de mate van inzetbaarheid van de
eenheden.
 
 De minister geeft aan dat hij niet alleen hecht aan cijfers uit diverse
administraties, maar ook aan het oordeel van de commandanten. Een commandant
is naar zijn mening in staat een oordeel te geven over de status van zijn
eenheid in relatie tot de opgedragen taken, de actualiteit rondom operaties
en de inzet van zijn eenheid. De appreciaties van commandanten op de verschillende
niveaus zijn een belangrijk onderdeel van de maandrapportage.
 
 De minister deelt onze conclusie dat de covernota voor verbetering vatbaar
is. De appreciatie van de maandrapportage in de covernota moet zich meer richten
op toekomstige risico’s en op het bieden van manieren om deze risico’s
beheersbaar te maken of weg te nemen. De minister stelt dat de eerste verbeteringen
om de covernota op een hoger niveau te brengen al in gang zijn gezet.
 
 De minister schrijft dat uit ons rapport naar voren komt dat de informatie
in het jaarverslag en de informatie in de maandrapportage niet geheel op elkaar
aansluiten. Dat moet volgens de minister verbeterd worden omdat er inderdaad
samenhang en aansluiting moet zijn tussen de begroting, de maandrapportages
en het uiteindelijke jaarverslag. Hij zal er voor zorgdragen dat deze cyclus
sluitend en transparant wordt gemaakt. Hij zal daarbij ook aandacht besteden
aan de samenhang tussen ambities, normen, organieke taken en gereedstelling.
 Aanbevelingen
 De minister geeft aan dat de aanbevelingen in ons rapport hem ondersteunen
bij de al door hem in gang gezette verbetering van de kwaliteit van de maandrapportage.
Het opvolgen van de aanbeveling over het verbeteren van de covernota is al
in gang gezet.
 
 Verder zal de betrouwbaarheid van de in de maandrapportage opgenomen niet-financiële
informatie via de controlfunctie beter worden gewaarbord. Deze aanscherping
van de controlfunctie komt al terug in de in augustus 2009 gestarte beleidsstudie
naar de inrichting van de controlfunctie bij Defensie.
 
 De minister beseft dat de aansluiting tussen jaarverslag en maandrapportage
inzichtelijker moet worden gemaakt. Zoals wij volgens de minister terecht
aangeven is dat echter een deel van de besturingscyclus. Die begint met het
vaststellen van operationele doelstellingen in de begroting en het maken van
gereedstellingsplannen om aan te tonen dat de doelstellingen realiseerbaar
zijn. De minister zal deze samenhang dwingender in de cyclus gaan waarborgen.
Daartoe zal hij reeds bij de totstandkoming van het jaarverslag 2009 deze
samenhang en aansluiting tussen begroting, maandrapportage en jaarverslag
transparant maken.
 
 In januari 2010 zal de minister nadrukkelijk aandacht besteden aan de
voortgang van de beoogde verbeteringen. In de covernota bij de maandrapportage
van december 2009 moeten de eerste verbeteringen zichtbaar zijn.
 
 Voor de (in)richting van de tussentijdse informatievoorziening in 2010
zullen de in de begroting 2010 opgenomen doelstellingen, afspraken en kaders
als uitgangspunt dienen.
 3.2 Nawoord Algemene Rekenkamer
 Wij waarderen de aandacht die de minister, mede naar aanleiding van ons
bezwaaronderzoek in 2007, schenkt aan het op niveau brengen van de financiële
en materiële administraties. Dit laat echter onverlet dat juiste en volledige
informatie over het hoofdproduct van Defensie, ingezette en voor inzet gerede
eenheden, onontbeerlijk is voor de verantwoording over de uitvoering van de
in de begroting opgenomen beleidsdoelstellingen.
 
 Wij plaatsen dan ook een kanttekening bij de opmerking van de minister
dat hij zich op basis van de hem beschikbare informatie een toereikend beeld
kan vormen over de inzetbaarheid van eenheden. Als de minister doelt op de
informatie uit de maandrapportages dan vertoont dat beeld, zoals uit ons onderzoek
blijkt, belangrijke tekortkomingen. Doelt de minister op het feit dat hij
uit andere bronnen dan de maandrapportages op de hoogte is van de feitelijke
situatie, dan komt deze informatie niet tot uiting in de cijfers in het jaarverslag.
Het jaarverslag bevat immers de geaggregeerde cijfers uit de maandrapportages.
 
 Wij zijn ingenomen met de aankondiging van de minister dat hij via de
controlfunctie aandacht zal schenken aan het waarborgen van de betrouwbaarheid
van niet financiële informatie. Wij zullen de toezegging van de minister
dat hij in het jaarverslag 2009 de samenhang transparant zal maken tussen
begroting, maandrapportage en jaarverslag, te beginnen met verslagjaar 2009,
met bijzondere belangstelling volgen.
 OVERZICHT CONCLUSIES, AANBEVELINGEN, REACTIE MINISTER
EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER
 
 
 
 
 
 
 
 
 Conclusies 
 Aanbevelingen
 Toezegging/reactie 
 Nawoord 
 
 
 
 
 Uitvoering verbeterplannen laat te wensen
over. 
 Voer verbeterplannen uit: – geef
aan binnen welke termijn; – maak capaciteit vrij; – wijs
verantwoordelijken aan; – rapporteer periodiek aan de bewindslieden
over de voortgang. 
 Is niet haalbaar
gebleken door andere prioriteiten. 
 
 
 
 Bronsystemen zijn (nog) niet deugdelijk. 
 Wij bevelen aan dat het Ministerie
van Defensie gemaakte plannen met voorrang uitvoert en daarbij aandacht schenkt
aan: – hoe de gewenste verbetering van de
gereedheidsmeting (bronsystemen, meetsystemen, enzovoort) samenhangt met en
verankerd is in andere projecten die bij het Ministerie van Defensie spelen; – welke
eindsituatie wanneer wordt nagestreefd; – hoe
die eindsituatie stapsgewijs bereikt gaat worden; – welke «quick
wins» mogelijk zijn; – welke
kortetermijnoplossingen haalbaar zijn als structurele verbetering langer op
zich laat wachten dan verantwoord is; – welke
risico’s en afhankelijkheden er zijn en hoe daarmee omgegaan kan worden. 
 Gaat nog enkele jaren in beslag nemen. 
 Juiste en volledige informatie over
het hoofdproduct van Defensie, te weten ingezette en voor inzet gerede eenheden,
is onontbeerlijk voor de verantwoording over de uitvoering van de in de begroting
opgenomen beleidsdoelstellingen. 
 
 
 Informatie voor minister vertoont belangrijke tekortkomingen. 
 – Geef prioriteit
aan verbeteren covernota. – Pas
gereedheidseisen – zeker over organieke taken – juist toe. – Laat
maandrapportages inhoudelijk (bijvoorbeeld door de departementale accountantsdienst)
controleren. 
 – De
minister deelt onze conclusie dat de covernota voor verbetering vatbaar is.– De
appreciatie over de maandrapportage in de covernota moet zich meer richten
op toekomstige risico’s en het geven van oplossingsrichtingen om deze
risico’s beheersbaar te maken of weg te nemen. De minister stelt dat
de eerste verbeteringen om de covernota op een hoger niveau te brengen al
in gang zijn gezet. – De
betrouwbaarheid van de in de maandrapportage opgenomen niet-financiële
informatie zal via de controlfunctie worden aangescherpt.
 
 
 
 
 
 DEEL II ONDERZOEKSBEVINDINGEN
 1 INLEIDING
 1.1 Doelstelling en opzet van het onderzoek
 1.1.1 Doel- en probleemstelling
 Net als met het onderzoek uit 2006 willen we ook met dit vervolgonderzoek
bijdragen aan een zodanige kwaliteit van de informatie in de maandrapportages,
dat de minister er zijn verantwoordelijkheden voor de geplande status van
zijn eenheden mee kan waarmaken. We hebben daarom onderzocht of de systemen
die als bronsystemen worden gebruikt de juiste informatie bevatten en of de
informatie die de minster over de status van eenheden ontvangt in de maandrapportages
de juiste is.
 
 De vraagstelling van het huidige onderzoek is «of de kwaliteit van
de informatie in de maandrapportages sinds 2006 zodanig is verbeterd dat de
minister van Defensie zich nu wel een juist en volledig beeld kan vormen van
de mate van inzetbaarheid van zijn eenheden».
 1.1.2 Onderzoeksvragen
 De onderzoeksvragen die in het vervolgonderzoek zijn gehanteerd, zijn
identiek aan die uit het oorspronkelijke onderzoek (alleen heeft het onderzoek
zich op meer defensieonderdelen en meer aspecten gericht dan in 2006, zie § 1.2
in Deel I):
 1. Bevatten de systemen die worden gebruikt om informatie uit te putten
de juiste informatie?
 2. Is de informatie die de minister ontvangt over de operationele inzetbaarheid
van eenheden juist en volledig?
 3. Welke andere informatiebronnen leveren de minister informatie over
de status van eenheden?
 4. Welke maatregelen zijn genomen naar aanleiding van ons rapport uit
2006?
 1.1.3 Omvang/afbakening
 In samenspraak met het departement zijn 12 van de in totaal circa 130
eenheden geselecteerd ten behoeve van het onderzoek. Het betreft 8 operationele
eenheden en 4 ondersteunende eenheden. Om de operationele werkzaamheden niet
te verstoren zijn geen daadwerkelijk ingezette eenheden onderzocht. Daarnaast
is onderzocht hoe de behandeling van de maandrapportages verloopt bij de operationele
commando’s en de bestuursstaf.
 1.2 Leeswijzer
 In hoofdstuk 2 staat hoe aan de besturing bij het Ministerie van Defensie
vorm is gegeven. Ook geeft dit hoofdstuk een beschrijving van de rol die de
maandrapportages spelen. Hoofdstuk 3 geeft op hoofdlijnen de inspanningen
van het ministerie weer om te proberen de informatie te verbeteren. In hoofdstuk
4 staat hoe de maandrapportages in de praktijk tot stand komen en hoe ze binnen
het departement worden behandeld. Hoofdstuk 5 tenslotte geeft de tekortkomingen
weer zoals die tijdens het onderzoek werden aangetroffen.
 2 DE MAANDRAPPORTAGE
 In dit hoofdstuk beschrijven we de maandrapportage (inclusief covernota):
wat is de inhoud van (het voor dit onderzoek relevante deel van) die rapportage
(§ 2.1), waartoe dient de rapportage (§ 2.2) en –
op hoofdlijnen – hoe komt de rapportage tot stand (§ 2.3)?
In die laatste paragraaf wordt ook de normatiek geschetst waarmee in het rapportageproces
rekening moet worden gehouden.
 2.1 Inhoud van de maandrapportage
 De maandrapportage is het voornaamste document dat de Hoofddirectie Financiën
en Control oplevert om de realisatie van de beleidsdoelstellingen, gereedstellingsplan
en begroting te volgen. De rapportage bestaat uit zes hoofdstukken en een
aantal bijlagen. Voor dit onderzoek zijn alleen de hoofdstukken 1 en 2 (met
bijbehorende bijlagen) van belang.
 
 Hoofdstuk 1 (Operatiën) gaat in op de status van ingezette eenheden
en de gereedstelling van operationele eenheden. De standaardbijlage bij hoofdstuk
1 bestaat uit de inzetrapportage van operationele eenheden en de statusrapportages
van het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK), het Commando Landstrijdkrachten
(CLAS), het Commando Luchtstrijdkrachten (CLSK) en de Koninklijke Marechaussee
(KMar). Hoofdstuk 2 Ondersteuning gaat in op de bedrijfs- en prestatiegegevens
van de ondersteunende bedrijven DMO en CDC.
 
 Aan iedere maandrapportage wordt een covernota toegevoegd. Daarin worden
de belangrijkste onderwerpen uit de diverse hoofdstukken overgenomen. De rubriek «Tenslotte»
van de covernota bevat de kritische noot van de Hoofddirectie Financiën
en Control.
 2.2 Functie van de maandrapportage
 2.2.1 Besturing
 Besturingsmodel Ministerie van Defensie
 Op 31 oktober 2003 stelden de bewindslieden van het Ministerie van
Defensie een nieuw besturingsmodel voor het ministerie vast. Uitgangspunt
was het waarborgen van een structureel betaalbare, wereldwijd inzetbare krijgsmacht.
Ook de topstructuur van het departement werd vernieuwd om de bewindslieden
optimaal in staat te stellen de organisatie te besturen en verantwoording
af te leggen aan het parlement. Centralisatie van de besturing maakt het mogelijk
bewindslieden vroegtijdig in de besturing te betrekken.
 
 De secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie vindt dat de regering erop moet kunnen rekenen dat zijn ministerie
dat kan leveren wat is aangegeven in de planning en op basis van de informatie
in de maandrapportages. Volgens de secretaris-generaal moet de informatie
daarom op orde zijn en moet de gereedheidsstatus in harde cijfers te meten
zijn. Het Ministerie van Defensie moet, volgens de secretaris-generaal, toe
naar een oordeel van de operationele commandant dat gebaseerd is op harde
en controleerbare informatie. Informatiesystemen op personeelsgebied, op het
gebied van materieellogistiek, en op financieel en operationeel gebied moeten
dat ondersteunen.
 De Hoofddirectie Financiën en Control is controller voor de politieke
en ambtelijke leiding en heeft als een van haar taken het zorgdragen voor deze informatievoorziening. Het voornaamste product dat de Hoofddirectie
Financiën en Control oplevert om de realisatie van de beleidsdoelstellingen
te volgen, is de maandrapportage.
 Besturen bij Defensie 2009
 Ten tijde van het afronden van dit onderzoek, werd bij de Hoofddirectie
Informatievoorziening en Organisatie de laatste hand gelegd aan de nota «Besturen
bij Defensie 2009». Die nota beoogt een actueel inzicht te bieden in
de tot nu toe gemaakte afspraken over de bedrijfsvoering en de aansturing
bij het Ministerie van Defensie. Inzicht in de samenhang van de verschillende
processen bij het ministerie is een voorwaarde om het primaire proces (het
gereedstellen en inzetten van eenheden) aan te sturen. Inzicht in deze samenhang
is ook van belang om de bewindslieden tijdig en ter zake van adviezen en informatie
te kunnen voorzien.
 
 In deze nieuwe nota wordt opgemerkt dat beleidsverantwoordelijken als «ketenregisseur»
verantwoordelijk zijn voor de samenhang binnen «hun» beleidsdomein.
De Hoofddirectie Informatievoorziening en Organisatie is beleidsverantwoordelijk
voor informatievoorziening, documentaire informatie, aansturing en organisatie.
In de nota staat dat in de maandrapportage door de uitvoeringsverantwoordelijken
wordt aangegeven welke risico’s zij onderkennen bij het behalen van
de opgedragen prestaties of het leveren van de afgesproken diensten of producten
en in regelgeving waaraan zij gehouden zijn. Zo nodig kunnen uitvoeringsverantwoordelijken
gebruik maken van een uitzonderingsrapportage om de politieke en ambtelijke
top te informeren.
 2.2.2 Van begroting via maandrapportage naar jaarverslag
 Door middel van de maandrapportages dienen eenheden de ambtelijke en politieke
top van het departement inzicht te geven in de mate waarin zij hebben voldaan
aan de status conform het gereedstellingsplan. De Hoofddirectie Financiën
en Control geeft jaarlijks door middel van een aanwijzing managementcontrol
aan hoe de eenheden daarover moeten rapporteren. De maandrapportages worden,
vergezeld van een covernota, aangeboden aan de ambtelijke en bestuurlijke
top van het departement.
 Uit de aanwijzing managementcontrol 2008 blijkt dat de actualiteit en
betrouwbaarheid, maar ook de volledigheid van de informatievoorziening onontbeerlijk
zijn voor een goed managementcontrolsysteem. De maandrapportage moet, volgens
de aanwijzing managementcontrol, een integrale en transparante weergave van
de doelbereiking omvatten, waarmee een gemeenschappelijke basis voor verdere
besluitvorming ontstaat.
 
 In het jaarverslag wordt de realisatie van de operationele doelstellingen
uit de begroting weergegeven en toegelicht. Dat gebeurt mede op basis van
de gegevens uit de maandrapportages.
 Tabel 1 Voorbeeld per operationeel commando in Begroting
2008
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Operationeel Commando
 Organieke eenheid 
 Totaal
aantal eenheden 
 Geplande inzet (doelstelling
1) 
 Operationeel gereed (doelstelling
2)
 Voortzettingsvermogen (doelstelling
3) 
 
 
 
 
 CZSK
 Mijnenbestrijdingsvaartuigen 
 10 
 1 
 3 
 6 
 
 
 CLSK
 Groep geleide Wapens 
 4 
 0 
 4 
 0 
 
 
 CLAS
 Explosieven Opruimingsdienst 
 40 
 20 
 20 
 0
 
 
 
 
 2.2.3 Samenvattend beeld
 In diverse documenten geeft Defensie er blijk van groot belang te hechten
aan goede informatievoorziening. Die wordt zelfs expliciet als een belangrijke
voorwaardenscheppende factor beschouwd. Informatie wordt nadrukkelijk in verband
gebracht met de aansturing van de organisatie, die gericht is op het totstandbrengen
van haar hoofdproduct: ingezette en voor inzet gereedgestelde operationele
eenheden. Bewindslieden moeten optimaal in staat worden gesteld de organisatie
te besturen en verantwoording af te leggen aan het parlement. De maandrapportage
wordt beschouwd als een belangrijk product. Dit leidt tot het expliciet formuleren
van enkele kwaliteitseisen waaraan de informatie uit de maandrapportage moet
voldoen. Duidelijk is echter ook, dat de praktijk weerbarstig is. Uit een
onderzoek van de Hoofddirectie Informatievoorziening en Organisatie medio
2007 blijkt «sprake is van lacunes in de informatievoorziening die leiden
tot zowel vermindering van de beheersing als overmaat aan rapportagelast in
de uitvoering. De activiteiten rond het project BIDEF hebben tot een betere
rapportagevorm (maandrapportage) geleid, maar de manier waarop deze informatie
tot stand komt legt een groot beslag op de uitvoerende eenheid en de Bestuursstaf.
Daarom is het nodig informatie uit betrouwbare informatiesystemen beschikbaar
te stellen en deze tot relevante managementinformatie te verwerken» Wij herkennen dit beeld uit ons onderzoek.
 2.2.4 Evaluatie van het besturingsmodel
 Kernvraag voor de in maart 2007 afgeronde evaluatie was: «Functioneert
de defensieorganisatie op basis van het nieuwe besturingsmodel en levert elk
defensieonderdeel/beleidsverantwoordelijke zijn bijdrage aan de besturing?»
Geconcludeerd werd dat het model «staat als een huis». Wel werden
de volgende problemen gesignaleerd:
 • Het haperende samenspel tussen de Bestuursstaf en de operationele
commando’s.
 • Bij de Bestuursstaf ontbreekt het gevoel voor relevantie op het
gebied van informatievoorziening. In plaats van selectief vragen om informatie
wordt het zekere voor het onzekere genomen en wordt maximaal om informatie
gevraagd.
 • Een andere oorzaak van bestuurlijke drukte is het feit dat de werkelijkheid
van het defensieplan botst met de dagelijkse werkelijkheid (de begroting),
die kracht van wet heeft. Het laten aansluiten van deze twee werkelijkheden
kost veel overleg.
 
 De evaluatie is uitgemond in de nota «maatregelen voor de verbetering
van het bestuur» (DIO/2007014082 d.d. 10 mei 2007). Deze is omgezet
in een keuzemenu voor verbetering van bestuur.
Wat betreft de informatievoorziening werd geconcludeerd dat sprake is van
lacunes, die zowel leiden tot vermindering van de beheersing als tot overmaat
aan rapportagelast in de uitvoering. Geconstateerd werd dat het
project BIDEF tot een betere rapportagevorm had geleid, maar dat de manier
waarop deze informatie tot stand komt een groot beslag legt op de uitvoerende
eenheden en de bestuursstaf. Daarom was het nodig informatie vanuit betrouwbare
informatiesystemen beschikbaar te stellen en deze tot relevante managementinformatie
te bewerken.
 2.3 Totstandkoming van de maandrapportage
 In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen de wijze beschreven waarop de gereedheidsgegevens
van eenheden binnen Defensie worden verzameld en verwerkt in de maandrapportage
en de covernota.
 2.3.1 Operationele commando’s
 Van de organieke eenheden naar de staf
 Binnen de operationele commando’s worden de gereedheidsgegevens
(kwantitatieve informatie en de appreciatie ervan door de commandant) door
de diverse eenheden verzameld en aangeleverd aan de staf van het operationeel
commando. In dat proces voegen commandanten op hoger niveau hun appreciatie
aan de rapportage toe en ze geven aan of ze maatregelen kunnen treffen voor
door lagere niveaus gesignaleerde, niet op dat lagere niveau oplosbare, knelpunten.
 De staf van het operationele commando ontvangt de gereedheidsrapportages,
voegt daaraan de beschouwing van de commandant van het operationele commando
toe (inclusief zijn appreciatie) en stuurt de gegevens door naar de Directie
Aansturing Operationele Gereedheid (DAOG) van de bestuursstaf van het ministerie.
 DMO en CDC
 De bedrijfsgroepen van het CDC moeten maandelijks rapporteren over de
bedrijfs- en prestatiegegevens in relatie tot het nakomen van afspraken over
omzet, inzet en operationele gereedheid. Uitgangspunt daarbij is, dat er zoveel
mogelijk verbanden worden gelegd met de door de operationele eenheden gerapporteerde
knelpunten in de ondersteuning.
 
 De staf van het CDC ontvangt de maandrapportageinformatie van de bedrijfsgroepen,
analyseert ze en toetst ze op volledigheid. Als voorbereiding voor de commandant
CDC wordt een appreciatie in concept geschreven. De maandrapportage wordt
voorgelegd aan het directieoverleg. Vervolgens wordt de maandrapportage naar
de Hoofddirectie Financiën en Control gestuurd.
 Beraad Operationele Commandanten
 In het Beraad Operationele Commandanten vindt onderlinge afstemming van
de appreciaties plaats alvorens deze informatie aan de Hoofddirectie Financiën
en Control wordt gestuurd. Het Beraad Operationele Commandanten is een wekelijks
overlegforum waarin de CDS zijn ondercommandanten ontmoet, in aanwezigheid
van de directeuren Defensiestaf en vertegenwoordigers van het CDC en de DMO.
Wijzigingen in de maandrapportage die uit het Beraad Operationele Commandanten
voortkomen, worden door de DAOG verwerkt.
 2.3.2 De Directie Aansturing Operationele Gereedheid
 De gereedheidsgegevens van de operationele eenheden en de kwalitatieve
appreciatie vormen samen de input voor de DAOG. Op basis daarvan
worden de inzetrapportage en de statusrapportage opgesteld. Deze worden opgenomen
in een bijlage bij de maandrapportage. De DAOG let vooral op de vorm waarin
de gegevens zijn aangeleverd, niet op de inhoud. De accountmanagers voor het
CLSK en het CLAS gaan op een vaste dag in de maand naar de staven van de operationele
commando’s om met hen de gegevens van de eenheden te bespreken. In incidentele
gevallen kan dit tot aanpassing van cijfers leiden.
 
 Bij de DAOG vindt een verrijkingsslag plaats waarbij een gecomprimeerde
inzetrapportage en statusrapportage wordt gemaakt ten behoeve van hoofdstuk
1 van de Maandrapportage. Daaraan worden de gegevens in de kolom «appreciatie
CDS» toegevoegd (met kleurcodering). Hieraan wordt, als kwalitatieve
component, de beschouwing van de CDS toegevoegd. Dit is een afgeleide van
de 4 componenten (één per krijgsmachtdeel) zoals die door de
accountmanagers worden aangeleverd.
 2.3.3 De Hoofddirectie Financiën en Control
 De afdeling Managementinformatie van de Directie Management Control van
de Hoofddirectie Financiën en Control is verantwoordelijk voor de opmaak
van de volledige maandrapportage en voor het opstellen van de conceptcovernota.
 
 De Hoofddirectie Financiën en Control ontvangt de (kwalitatieve en
kwantitatieve) gegevens over operationele gereedheid en inzet van de DAOG.
 2.3.4 Defensiebreed overleg
 Tot en met het Beraad Operationele Commandanten worden alleen gegevens
over hoofdstuk 1 (operatiën) van de maandrapportage aan de orde gesteld.
Ten behoeve van het Periodiek Maandrapportage Overleg (PMO) worden ook de
gegevens van de andere hoofdstukken aangeleverd. Het PMO is een afstemmingsoverleg
tussen beleidsverantwoordelijken en de opstellers van de covernota en de maandrapportage.
Na afloop van het PMO wordt de maandrapportage en de concept-covernota aangeboden
een het Politiek Beraad.
 Beleidsberaad Bestuursstaf
 Voorafgaand aan het Politiek Beraad wordt de concept-covernota nog besproken
in het Beleidsberaad Bestuursstaf (B3). In het B3 komen alle beleidsdirecties
bijeen onder voorzitterschap van de directeur Algemeen Beleid. Het accent
van dit Beleidsberaad Bestuursstaf ligt op een inhoudelijke discussie over
de geconstateerde feiten en over de appreciatie van de Hoofddirectie Financiën
en Control. Na afloop van dit beraad wordt de definitieve covernota aangeboden
aan de leden van het Politiek Beraad.
 Het Politiek Beraad
 Uiteindelijk komen maandrapportage en covernota in het Politiek Beraad
aan de orde.
 
 2.3.5 Normen aanwijzing managementcontrol 2008
 Als er geen specifieke taken zijn opgedragen, bijvoorbeeld in het kader
van uitzendingen, dan dienen de eenheden te rapporteren op basis van hun structurele
primaire taken, de zogenoemde organieke taken.
 
 In de aanwijzing managementcontrol 2008 zijn normen opgenomen waaraan
eenheden moeten voldoen. Een eenheid voldoet aan de norm op het gebied van
personele gereedheid, materiële gereedheid en geoefendheid als de eenheid
tussen de 80% en 100% scoort. In de maandrapportage wordt dit
met een groene kleur aangegeven. Een gele kleur betekent dat een eenheid tussen
de 70% en 80% aan de norm voldoet. Wordt voor minder dan 70%
aan de norm voldaan, dan scoort de eenheid rood.
 
 Voor de appreciatie door de commandanten gelden de volgende normen:
 
 
 Ingezet: eenheid is in staat haar inzetopdracht
uit te voeren.
 
 Inzetvoorbereiding: commandant voorziet geen
problemen in het inzetvoorbereidingstraject.
 
 Operationeel Gereed: eenheid is in staat haar
organieke taken uit te voeren.
 
 Opwerken/samenstellen: commandant voorziet
geen problemen in het opwerktraject
 
 
 Ingezet: eenheid is, met beperkingen, in staat
haar inzetopdracht uit te voeren.
 
 Inzetvoorbereiding: datum inzet gereed staat
onder druk, met additionele maatregelen kan geplande datum worden gehaald.
 
 Operationeel Gereed: eenheid is, met beperkingen,
in staat haar organieke taken uit te voeren.
 
 Opwerken/samenstellen: commandant voorziet
een vertraging van maximaal één maand in het bereiken van de
status operationeel gereed.
 
 
 Ingezet: eenheid is niet, of met grote beperkingen,
in staat haar inzetopdracht uit te voeren.
 
 Inzetvoorbereiding: commandant voorziet een
vertraging van meer dan één dag in het bereiken van de datum
inzet gereed.
 
 Operationeel Gereed: eenheid is niet, of met
grote beperkingen, in staat haar organieke taken uit te voeren.
 
 Opwerken/samenstellen: commandant voorziet
een vertraging van meer dan één maand in het bereiken van de
status operationeel gereed.
 3 INSPANNINGEN OM DE MAANDRAPPORTAGE TE VERBETEREN
 
 Het Ministerie van Defensie heeft, in de periode tussen de twee onderzoeken
van de Algemene Rekenkamer, veel aandacht geschonken aan het verbeteren van
de informatievoorziening van de departementsleiding. In dit hoofdstuk geven
we, op hoofdlijnen, een overzicht van die inspanningen.
 3.1 Verantwoordelijk voor verbetering
 Om de bestuurlijke informatievoorziening van het Ministerie van Defensie
te verbeteren, werd in 2004 de projectorganisatie Bestuurlijke Informatievoorziening
Defensie (BIDEF) ingericht. BIDEF, dat functioneerde onder verantwoordelijkheid
van de Hoofddirectie Financiën en Control, had ook tot taak om het meten
van de operationele gereedheid van de defensie-eenheden met geautomatiseerde
systemen te ondersteunen. Het eind 2006 te behalen einddoel van het project
BIDEF werd in augustus 2005 als volgt geformuleerd: «De defensieorganisatie
beschikt over een systeem dat maandelijks de departementsleiding voorziet
van betrouwbare en bruikbare informatie over de bedrijfsvoering en beleidsrealisatie.
De verantwoordelijkheid voor zowel het onderhoud, het beheer, het verder ontwikkelen
en de toetsing van dit systeem, als ook de verantwoordelijkheid voor de informatie
in dit systeem, zijn duidelijk belegd in de defensieorganisatie.»
 
 Op 27 maart 2007 is door de minister van Defensie decharge verleend
aan de Hoofddirectie Financiën en Control als projectleider BIDEF.
 
 Volgens de slotnota BIDEF worden resterende activiteiten na beëindiging
van het project BIDEF «onderdeel van het reguliere management control
systeem dat ook toeziet op de realisatie van verbeterpunten.» Sinds
de opheffing van BIDEF is de verantwoordelijkheid voor de verdere ontwikkeling
(kwaliteitsverbetering en verdere uitbouw) van de maandrapportage neergelegd
bij de Afdeling Managementinformatie van de Directie Management Control van
de Hoofddirectie Financiën en Control.
 3.2 Adviezen tot verbetering
 3.2.1 Rapport van de Algemene Rekenkamer
 In oktober 2006 publiceert de Algemene Rekenkamer het onderzoekManagementinformatie over inzetbaarheid Defensie. Daarin beveelt de Algemene Rekenkamer de minister van
Defensie het volgende aan:
 • Breng meer uniformiteit aan in de wijze waarop eenheden gegevens
genereren voor de maandrapportages. Op die manier worden commandanten beter
in staat gesteld in de maandrapportages een juist en volledig beeld te geven
over de uitvoering van het gereedstellingsplan van de CDS.
 • Zorg ervoor dat de commandanten alle mogelijke ondersteuning krijgen
van goed werkende bronsystemen die juiste en betrouwbare gegevens genereren
over de personele bezetting, de materiële gereedheid en de geoefendheid
van eenheden.
 • Belast de stuurgroep BIDEF met de ontwikkeling van dergelijke bronsystemen.
Daarbij is het van belang rekening te houden met de defensiebrede informatiearchitectuur,
om zo tot doelmatige en doeltreffende informatievoorziening te komen.
 3.2.2 Rapport van de Audit Dienst Defensie
 In november 2006 bracht de Audit Dienst Defensie haar rapport Audit Betrouwbaarheid Operationele Gereedheidsrapportages uit. De reikwijdte van dit onderzoek ervan
is afgestemd op het onderzoek van de Algemene Rekenkamer. Het rapport bevat
drie hoofdaanbevelingen:
 • Verbeteren van de aansluiting met de defensiedoelstellingen. Om
de relevantie (en daarmee de betrouwbaarheid) van de operationele gereedheidrapportage
voor de minister te vergroten, acht de Audit Dienst Defensie het wenselijk
dat de aansluiting tussen het (operationele gereedheids)rapportageproces en
de defensiedoelstellingen, die in de begroting en andere stukken aan de Tweede
Kamer zijn doorgegeven, wordt verbeterd.
 • Verbeteren van de waarborgen in het informatieplan. De Audit Dienst Defensie constateert dat er de afgelopen jaren op
het terrein van het informatieplan grote vooruitgang is geboekt. Het informatieplan
biedt desondanks nog niet voldoende waarborgen voor een juiste uitvoering
van het rapportageproces.
 • Verbeteren van het uitvoerende proces. In het uitvoerende proces
moeten de waarborgen voor een betrouwbare informatievoorziening aan de minister
verder worden verbeterd.
 3.2.3 Scriptie
 In 2007 is een MBA-scriptie geschreven over de maandrapportage door een
toenmalig marineofficier. Deze scriptie bevat
de volgende hoofdaanbevelingen:
 • Versterk de koppeling tussen de maandrapportage en de principes
van prestatiemanagement door de relatie tussen de begroting en de maandrapportage
te verbeteren.
 • Bied de bewindslieden de mogelijkheid tot strategische sturing
door het opstellen van een (nieuw) informatieplan met relevante strategische
aandachtsgebieden.
 • Bereik overeenstemming over de gewenste doelstellingen en behandel
de maandrapportage breder en op verschillende bestuurlijke niveaus. Tracht
daarbij ook het draagvlak op het operationele niveau te vergroten door onder
andere betere communicatie en feedback van de behandeling van de maandrapportage.
 • Verbeter de maandrapportage zelf op het gebied van aggregatie,
toekomstgerichtheid en het gebruik van de covernota.
 3.3 Verbeterplannen van Defensie
 In diverse documenten zijn door het Ministerie van Defensie voornemens
geformuleerd voor de verbetering van de maandrapportage.
 3.3.1 Slotnota BIDEF
 Op 6 februari 2007 brengt de Hoofddirectie Financiën en Control
de slotnota BIDEF uit. Daarin wordt een overzicht
gegeven van de realisatie van de doelstellingen die in 2004 bij de start van
het BIDEF-project werden geformuleerd. Ook worden vier in 2007 door de Hoofddirectie
Financiën en Control ter hand te nemen vernieuwingen geformuleerd:
 – uitbreiden van de maandrapportage met een structurele trendanalyse
zodat naast de behandeling van de maandelijkse stand van zaken (korte termijn)
ook voldoende aandacht komt voor de lange termijn (structurele risico’s
en knelpunten);
 – ruimte creëren door niet elke maand dezelfde informatie te
laten rapporteren en zoeken naar mogelijkheden om de informatievoorziening
in de tijd anders te structureren. De uitkomsten hiervan worden opgenomen
in de aanwijzing management control 2008;
 – inrichten en verbeteren van de basisadministraties om de betrouwbaarheid
van de brongegevens te vergroten;
 – ervoor zorgen dat de maandrapportage «hanteerbaar»
blijft door de toelichtende tekst bondiger te formuleren.
 
 In bijlage A bij de slotnota geeft BIDEF aan of en op welke wijze een
vervolg wordt gegeven aan de bevindingen uit de rapporten van de Algemene
Rekenkamer, de Directie Beleidsevaluatie en de Audit Dienst Defensie. Op basis
daarvan zijn algemene verbeterpunten en initiatiefnemers benoemd. Wat betreft
de vertaling van de aanbevelingen die door de Algemene Rekenkamer zijn gedaan
naar verbeterpunten: in bijlage A is geen aandacht besteed aan onze aanbeveling
om de verdere ontwikkeling te baseren op een defensiebrede informatiearchitectuur,
om zo tot een doelmatige en doeltreffende informatievoorziening te komen.
 
 Bijlage B bevat de eindrapportages van de subwerkgroepen BIDEF. Ze bevatten
per subwerkgroep een overzicht van wat al is bereikt en wat nog gedaan zal
worden. Zo formuleert de subwerkgroep «Operatiën CDS» de
volgende plannen:
 – maandrapportage: voortdurend kritisch bezien van bijdrage en waar
mogelijk verbeteren;
 – gereedheidsmeting en rapportage daarover: de vier werkgroepen
zetten het uitwerken van de geautomatiseerde meetsystemen voort totdat het
gewenste resultaat is bereikt;
 – normering opwerken/samenstellen: voor eenheden in deze fase dienen
normen te worden ontwikkeld;
 – waarborgen bestuurlijke informatievoorziening: verder uitwerken
van aan brongegevens te stellen eisen en vastleggen van processen. Dit proces
moet worden ingebed in een overkoepelend proces binnen de Bestuursstaf;
 – organieke taken: verder uitwerken ervan;
 – verwerken aanbevelingen rapporten Algemene Rekenkamer en Audit
Dienst Defensie.
 3.3.2 Nieuwe opzet maandrapportage
 De CDS en de Hoofddirectie Financiën en Control hebben in 2006 voor
het operationele deel van de maandrapportage een voorstel gedaan voor een
overkoepelende rapportage, met als doel het verhogen van de bestuurlijke relevantie
van de maandrapportage door het scheiden van hoofd- en bijzaken. Dat moet ervoor zorgen dat de discussie in het Politiek Beraad zich
gaat richten op de gevolgen van de meest essentiële knelpunten en om
daar waar nodig bij te kunnen sturen. Nieuw in het voorstel is, dat de CDS
de statusrapportages voorafgaand aan de behandeling van de maandrapportage
in het Politiek Beraad, in het Beraad Operationele Commandanten bespreekt
met zijn ondercommandanten. Aansluitend geeft de CDS zijn appreciatie. Om
hoofd- en bijzaken te scheiden is een gecomprimeerd overzicht ontwikkeld,
dat volgens de Hoofddirectie Financiën en Control voldoende inzicht biedt
in de status van de verschillende wapensystemen en op grond waarvan kan worden
vastgesteld in hoeverre de operationele doelstellingen uit de begroting worden
gerealiseerd. Dit overzicht is voorin de maandrapportage opgenomen. Voorgesteld
wordt om tot het uitkomen van het jaarverslag ervaring op te doen met een
dergelijke overkoepelende rapportage.
 3.3.3 Verdere verbetering opzet maandrapportage
 Op verzoek van de secretaris-generaal brengt de Hoofddirectie Financiën
en Control op 17 april 2008 een nota uit over een verbeterde opzet van
de maandrapportage. Daarin worden vier verbetervoornemens
geformuleerd:
 – Het verbeteren van het gebruik van de maandrapportage in de diverse
besluitvormingsberaden binnen het departement. Kern: streven naar een betere
aansluiting bij de informatiebehoefte van bewindslieden en ambtelijke top.
 – Het verbeteren van de onderlinge samenhang tussen de in de maandrapportage
opgenomen operationele informatie en de informatie van de ondersteunende diensten
en de beleidsverantwoordelijken.
 – Het onderzoeken van de betrouwbaarheid van de in de maandrapportage
opgenomen informatie van de ondersteunende diensten, de door hen gehanteerde
prestatie-indicatoren en normeringen.
 – Het uitbreiden van de maandrapportage met een hoofdstuk over informatievoorziening.
 
 In de notitie staat dat deze onderwerpen door de Hoofddirectie Financiën
en Control nader uitgewerkt zouden worden. Om een integrale benadering en
voldoende draagvlak te garanderen, zullen de genoemde onderwerpen in werkgroepen
worden uitgewerkt waarin alle betrokkenen zijn vertegenwoordigd. De notitie
bevat geen tijdpad voor het uitwerken van de aanpassingen.
 
 In een gesprek van de Algemene Rekenkamer met vertegenwoordigers van de
Hoofddirectie Financiën en Control/Directie Management Control/Afdeling
Management Informatie over deze verbetervoornemens werd opgemerkt dat men
van plan is de maandrapportage toekomstgerichter te maken door het vermelden
van risico’s voor de nabije toekomst (bij ongewijzigd beleid).
 3.4 Vorderingen
 3.4.1 Slotnota BIDEF
 In de slotnota BIDEF (d.d. 6 februari 2007) wordt opgemerkt dat het
accent in voorliggende jaren heeft gelegen op de realisatie van de eerste
drie van de volgende vijf doelstellingen waarmee BIDEF van start ging:
 1. Vaststellen van de informatiebehoefte op basis van de waardeketen uit
het besturingsmodel, die de basis zal vormen voor de nieuwe rapportage.
 2. Verbetering van de rapportage, het implementeren van concrete verbetervoorstellen.
 3. Integreren van diverse informatiestromen in één rapportage
ten behoeve van de Bestuursstaf.
 4. Het maximaal met automatisering ondersteunen van de informatiebehoefte
van de Bestuursstaf.
 5. Borging van de kwaliteit van de informatievoorziening.
 Via een aanpak van stapsgewijs «uitproberen en verbeteren»
is sinds de start van BIDEF volgens de slotnota een realistisch beeld opgebouwd
van de informatiebehoefte van de politiek-ambtelijke leiding van Defensie. Volgens de slotnota biedt die aanpak de flexibiliteit om blijvend
in te spelen op een gewijzigde informatiebehoefte, ingegeven door het wisselen
van personen in de top dan wel andere (politieke) omstandigheden.
 3.4.2 Voortgangsrapportage BIDEF
 Per brief van 11 juli 2008 verzoekt de Hoofddirectie Financiën
en Control de diverse in de slotnota genoemde actienemers om de voortgang
van de actiepunten te rapporteren. Daarop is reactie gekomen van de CDS, de
KMar, DMO en CDC. Deze reacties worden hierna kort samengevat.
 CDS
 Ter afsluiting van zijn voortgangsrapportage waarmee CDS rapporteert over
de voortgang in de afgelopen 15 maanden, concludeert hij als volgt. «Door
(...) verandertrajecten wordt verbetering van de gewenste kwaliteit van managementinformatie
met betrekking tot de operationele gereedstelling en inzet gekenmerkt door
een grote dynamiek. Deze complexe dynamiek vloeit voort uit het gelijktijdig
oplopen van een groot aantal verandertrajecten. Het gaat hierbij dan onder
andere om de invoering van SAP/FINAD, 
ERP/MatLog, invoering basisadministraties, actualisatie
 corporate begrippenkader, het opzetten van de database defensiecapaciteiten,
procesmanagement en verbetering presentatie Maandrapportage. Tot slot kent
het proces waarin over de operationele gereedstelling en inzet wordt gerapporteerd,
tot uitdrukking komend in de Maandrapportage, ook nog een eigen dynamiek.
Al met al is sprake van een grote mate van complexiteit, samenhang en afhankelijkheden.
Complicerende factor hierbij is dat er meerdere beleidsverantwoordelijken
sturend optreden in de genoemde verandertrajecten. De Defensiestaf is hierbij
afhankelijk van uitkomsten van verandertrajecten die door enkele beleidsverantwoordelijken
worden aangestuurd. Door deze complexe samenhang is een betrouwbare planning
voor realisatie van deelproducten niet mogelijk. Duidelijk waarneembaar is
wel dat in het afgelopen jaar forse stappen zijn gezet ter verbetering van
de operationele gereedheidsmeting.»
 DMO
 De voortgangsrapportage van DMO betreft het actiepunt: ontwikkel ERP/MF, zodat de gegevens die zijn vereist voor het berekenen
van de materiële gereedheid met systemen van de operationele commando’s
(zoals HAKOG en OMISKLu) worden geleverd. Gemeld
wordt onder andere dat aan dit actiepunt invulling wordt gegeven door het
lopende ERP-project dat op dit moment een einddatum kent van 2013.
 CDC
 Met een notitie van 18 juli 2008 informeert ook CDC de Hoofddirectie
Financiën en Control over de voortgang. Volgens CDC is de maandrapportage
de afgelopen periode geëvolueerd naar een rapportage op het gebied van
het nakomen van afspraken in relatie tot operationele gereedheid en inzet.
De toelichting op en appreciatie van de signalen is volgens CDC meer toegesneden
op relevantie voor het primaire proces van het Ministerie van Defensie. Verder
merkt CDC op dat haar maandrapportage bijna volledig is. Ook wordt geconstateerd
dat – conform BIDEF – getracht wordt zoveel mogelijk de informatie
vanuit betrouwbare bronsystemen te halen, maar dat soms pragmatisch gekozen
wordt voor het (tijdelijk) opleveren van informatie om in ieder geval een
signaal met informatiewaarde af te geven, mede vanwege het feit
dat het moeilijk is om op korte termijn over geschikte systeemondersteuning
te beschikken.
 3.4.3 Overige informatie over verbeteringen
 Het in paragraaf 3.3.2. genoemde voorstel om tot verbetering van
de maandrapportage te komen, is daadwerkelijk gerealiseerd. Verder is sprake
van aanpassingen en uitbreidingen die vaak de grenzen van dit onderzoek te
buiten gaan.
 
 Zo worden in een nota over de nieuwe opzet van de maandrapportage enkele
op de verhoging van de informatiewaarde gerichte veranderingen genoemd waarmee
ervaring is opgedaan. Het betreft de beperking
van de omvang, aanpassing van de lay-out van grafieken en tabellen en stroomlijning
van appreciaties van beleidsverantwoordelijken en het geven van een meer prominente
plaats eraan.
 
 Ook in een nota van Hoofddirectie Financiën en Control worden enkele
aanpassingen genoemd. Het gaat om de volgende
wijzigingen:
 1. Met ingang van 2008 per kwartaal rapporteren over de voortgang en stand
van zaken van de BVM/ROSEP-maatregelen.
 2. Met ingang van de maandrapportage januari 2008 maandelijks rapporteren
over de kwaliteit van de bedrijfsvoering en over de stand van zaken van het
bezwaaronderzoek.
 3. Opnemen van geaggregeerde informatie over operationele gereedheid in
Hoofdstuk 1 van de maandrapportage en de detailinformatie in een bijlage.
 
 In paragraaf 3.3.3 werden vier verbetervoornemens genoemd die door
Hoofd Directie Financiën en Control in 2008 (via werkgroepen) zouden
worden opgepakt, evenals een vijfde onderwerp dat daaraan was toegevoegd.
Gebleken is dat dit door capaciteitsproblemen nog niet is gebeurd. Ook de
voor de tweede helft van 2008 voorziene twee onderzoeken naar de betrouwbaarheid
van de informatie van DMO en CDC vonden geen doorgang in verband met capaciteitsproblemen.
 4 DEUGDELIJKHEID VAN SYSTEMEN
 De deugdelijkheid van de bron- en meetsystemen die voor de maandrapportage
worden gebruikt, wordt onder meer bepaald door de mate waarin ICT in die systemen
wordt toegepast, door de mate van integratie van die systemen, en door de
kwaliteit van de in de systemen opgeslagen informatie. Deze aspecten komen
hierna aan de orde.
 4.1 PeopleSoft
 De gegevens voor het vaststellen van de personele gereedheid komen uit
PeopleSoft. Net als in ons vorige onderzoek werd ook nu melding gemaakt van
(dezelfde soort) tekortkomingen: de gegevens bevatten onjuistheden en zijn
niet altijd actueel, wat de gebruiksmogelijkheden ervan negatief beïnvloedt.
Het is aan de commandanten om een verklaring te zoeken voor verschillen tussen
de gegevens in PeopleSoft en de werkelijkheid.
 
 Dat de gegevens in PeopleSoft onjuistheden bevatten, wordt overigens deels
door de gebruikers ervan zelf veroorzaakt, doordat eenheden van eenzelfde
type van elkaar personeel lenen buiten PeopleSoft om. Het muteren van de systemen
voor tijdelijke veranderingen zou te tijdrovend zijn en te gevoelig voor fouten.
Als ingeleend personeel bij de oorspronkelijke eenheid niet is uitgeschreven,
leidt het tot verstoringen in de personele gereedheid van de betrokken eenheden
als de inlenende eenheid dit personeel wel opneemt in de administratie.
 
 De gegevens uit PeopleSoft kunnen alleen worden gebruikt voor de bepaling
van de bezetting. Omdat gegevens over andere relevante personeelsaangelegenheden
die invloed hebben op de personele gereedheid van eenheden, zoals vaccinaties,
niet in dit systeem kunnen worden vastgelegd, worden er diverse andere, handmatige
dan wel geautomatiseerde administraties bijgehouden. De verantwoordelijkheid
voor het bijhouden van deze gegevens ligt bij het personeel zelf, bij specifieke
functionarissen of bij de commandanten.
 4.2 HAKOG2
 Medio 2008 is binnen CZSK een nieuw systeem voor het vastleggen en berekenen
van gereedheidsgegevens in gebruik genomen, HAKOG2. Dit systeem bevat alleen
historische gegevens en leent zich niet voor het maken van prognoses. Overigens
zijn nog niet alle eenheden met HAKOG2 uitgerust.
 Een belangrijke verbetering ten opzichte van de eerste versie is dat in
HAKOG2 aan de berekende waarden (betere) wegingen worden meegegeven. Zo zal
bijvoorbeeld de personele gereedheid 0 zijn wanneer sleutel-functionarissen
ontbreken. Ook voor de materiële gereedheid wordt met wegingsfactoren
per systeem gewerkt. Een lijst met alle belangrijke systemen aan boord is
in HAKOG2 opgeslagen. Deze systemenlijst moet regelmatig gecontroleerd worden.
Aanpassing kan bijvoorbeeld nodig zijn na een midlife-update.
 Een andere verbetering is dat de geoefendheid nu in twee cijfers wordt
uitgedrukt, een geoefendheid zonder invloed van personele ervaring en een
geoefendheid aangepast met die personele factor. Het personeel krijgt namelijk
een factor mee waaruit de ervaring blijkt.
 
 HAKOG2 is weliswaar getest en ingevoerd, maar het vertoont nog belangrijke
tekortkomingen. Dat maakt extra controles noodzakelijk. Het Ministerie van
Defensie is zich van deze problemen bewust. Dat bleek niet alleen uit de appreciatie
van een van de commandanten die meldt dat »de materiële gereedheid
een onrealistisch hoge score» geeft met de redenen die dat hebben veroorzaakt.
Ook in de covernota van november/december 2008 komt de gereedheidsmeting met
HAKOG2 aan de orde. Daarin staat dat de door HAKOG2 gegenereerde scores personele
gereedheid, materiële gereedheid en geoefendheid een vertekend beeld
geven en dat ze de appreciatie van de commandanten over de operationele gereedheid
van hun eenheden in veel gevallen niet ondersteunen.
 De «geoefendheid» van het schip wordt bijvoorbeeld bepaald
naar aanleiding van de in het afgelopen jaar gehouden oefeningen volgens het
normoefenboek. De oefenhistorie kon echter niet digitaal worden overgenomen
in HAKOG2. Van handmatig overzetten is afgezien omdat dit te onbetrouwbaar
werd geacht. Daardoor zal het cijfer voor geoefendheid enige tijd niet overeenkomen
met de werkelijkheid.
 4.3 Materiële gereedheid
 CZSK bepaalt de materiële gereedheid met het HAKOG2-systeem. Bij
het CLSK wordt de materiële gereedheid van de squadrons gecontroleerd
aan de hand van het Integrated Maintenance Data System en OMIS. Deze gegevens
worden vervolgens handmatig verwerkt. Het CLAS maakt gebruik van de materieel
inzetbaarheidsrapportage (MIR). Dit systeem geeft per compagnie een overzicht
van de materiaalgroepen en uitrustingsstukken. Daarbij is aangegeven wat aanwezig
is en wat inzetbaar. De MIR vertoont nog diverse tekortkomingen:
 • Er wordt geen onderscheid gemaakt naar cruciale en minder cruciale
uitrustingsstukken.
 • De informatie in het systeem loopt achter bij de werkelijkheid.
 • De informatie wordt niet gestructureerd conform de indeling in
organisatie-onderdelen.
 
 Niet alleen voor het CLAS geldt overigens dat de appreciatie van de commandant
de belangrijkste bron van informatie is voor het bepalen van de materiële
gereedheid.
 4.4 Geoefendheid CLAS
 Bij het CLSK worden de gegevens over de geoefendheid vastgelegd in OMIS.
Uit ons onderzoek is gebleken dat deze gegevens een realistisch beeld geven
van de werkelijkheid.
 
 Bij het CLAS is de bepaling van de geoefendheid een kwestie van informatie
van de commandanten zelf. De belangrijkste bron daarvoor is hun inschatting
van knelpunten die zich kunnen voordoen. Zijn die er volgens hen en leiden
die tot risico’s, dan komt dit in de maandrapportage te staan. De mate
van geoefendheid zou niet in een getal zijn uit te drukken en er is ook geen
getalsmatige norm voor. De verschillende niveaus van geoefendheid zijn dus
niet bij elkaar op te tellen en te middelen. In vergelijking met personele
en materiële gereedheid wordt de geoefendheid niet als probleem ervaren.
De appreciatie van de commandant bevat zijn belangrijkste zorgen op dit gebied.
 4.5 Automatiseerbaar handwerk
 Veel brongegevens voor het bepalen van de gereedheid worden deels handmatig
bijgehouden. Voor zover wel geautomatiseerde systemen worden gebruikt, betreft
het bronsystemen die niet met elkaar of met de meetsystemen HAKOG2 en OMIS
verbonden zijn. Soms is die koppeling er wel (bijvoorbeeld van PeopleSoft
naar OMIS) maar wordt die door gebrek aan gespecialiseerde kennis niet gebruikt.
Het gevolg hiervan is dat er handwerk verricht moet worden om tot de cijfers
in de maandrapportage te komen. Ook in de overdracht van gegevens in de keten
van organieke eenheden tot aan het Politiek Beraad doet zich nog het nodige
handwerk voor, terwijl daarvoor ICT-oplossingen zouden kunnen zijn. Dergelijke
oplossingen zouden niet alleen tot efficiencywinst leiden maar ook tot minder
fouten en dus tot kwalitatief betere informatie.
 
 Wat betreft CDC en DMO werd nauwelijks melding gemaakt van problemen op
het gebied van de totstandkoming van gegevens voor de maandrapportage. Verklaring
hiervoor is wellicht dat het aantal gegevens dat moet worden opgeleverd beperkter
is en de keten waarbinnen ze tot stand moeten komen korter. Voor de interne
aansturing beschikken de CDC-bedrijfsgroepen en de DMO-bedrijven over informatie
waaraan de gegevens voor de maandrapportage ontleend kunnen worden. Alleen
door de Bedrijfsgroep Transport werd gemeld dat het bij de sturing van de
bedrijfsgroep ontbreekt aan een goed systeem. In afwachting van een definitieve
oplossing werkt de bedrijfsgroep met tijdelijke, al dan niet handmatige oplossingen.
 5 KWALITEIT VAN INFORMATIE
 De kwaliteit van informatie wordt (mede) bepaald door de mate waarin aan
de behoefte van de gebruiker wordt voldaan. Bij de kwaliteit van de informatie
over de inzetbaarheid van defensie-eenheden kunnen kanttekeningen worden geplaatst.
Eerst gaan we in op de kwaliteit van de maandrapportage, daarna op andere
bronnen van informatie voor de minister over de gereedheid van zijn eenheden.
Ten slotte gaan we in op het gevolg van de gesignaleerde tekortkomingen voor
de kwaliteit van de gegevens in het jaarverslag van het Ministerie van Defensie.
 5.1 De (kwaliteit van de) informatie
 5.1.1 Opgedragen taak in plaats van organieke taak
 In de praktijk gaan commandanten, in tegenstelling tot de voorschriften,
bij het maken van hun appreciatie niet altijd uit van de organieke taak, maar
van de opgedragen taak of van hetgeen toch nog haalbaar is na het doen van
concessies. Deze benadering kan problemen aan het zicht onttrekken. In de
gereedheidsrapportage van de eenheden moet worden gerapporteerd over alle
organieke taken. Als men niet volledig operationeel gereed is voor alle organieke
taken, maar wel de taken kan vervullen die men op dat moment uitvoert of opgedragen
heeft gekregen, spreekt men in de maandrapportage van «operationeel
gereed met beperkingen». In hoeverre de beperkingen van invloed zijn
op de organieke taken en waar de grens ligt tussen «operationeel gereed
met beperkingen» en «niet operationeel gereed» levert binnen
het Ministerie van Defensie regelmatig discussies op.
 
 Dit verschil plaatst de opstellers van de maandrapportage voor problemen.
Als bijvoorbeeld pelotons aan een eenheid worden onttrokken voor een specifieke
inzet, dan betekent dit dat delen van de eenheid voor een ander doel worden
ingezet dan voor de organieke taak waarvoor de eenheid in zijn geheel operationeel
gereed moet zijn of worden. Het invullen van de cijfers voor de hele eenheid
wordt dan lastig.
 5.1.2 Gevraagde informatie
 De commandanten van vijf van de in het onderzoek betrokken acht operationeel
inzetbare eenheden zijn van mening dat de in het kader van de maandrapportages
gevraagde informatie onvoldoende inzicht geeft in de mate waarin zij in staat
zijn hun organieke taken naar behoren uit te voeren. Ditzelfde geldt voor
alle vier in het onderzoek betrokken onderdelen van het CDC en de DMO.
 5.1.3 Personele gereedheid
 Onder personele gereedheid verstaat het Ministerie van Defensie niet alleen
de beschikbaarheid op functie (de bezetting) maar ook de geschiktheid van
personeel voor de functie. Die geschiktheid wordt bepaald door factoren als
vaccinaties en opleidingen. Bij het berekenen van de personele gereedheid
blijkt alleen te worden uitgegaan van het personeel dat geplaatst is op functie
(zie § 4.1). Gevolg daarvan is, dat personeel dat bijvoorbeeld (nog)
niet aan alle opleidingseisen voldoet, toch meetelt in de bezetting en daarmee
in de gereedheid. Dat betekent weer dat de getallen in de maandrapportage
problemen kunnen camoufleren.
 
 Ook het bezettingscijfer zelf kan problemen aan het zicht onttrekken.
Dat komt doordat bij het bepalen van de bezetting geen onderscheid wordt gemaakt
naar essentiële en niet-essentiële functies. In het nieuwe HAKOG2
systeem van CZSK wordt dit onderscheid overigens wel gemaakt.
 5.1.4 Gegevens in de maandrapportage
 Wat betreft de personele gereedheid is eerder al aangegeven wat de beperkingen
van dit cijfer zijn. Ook bij de materiële gereedheid werd opgemerkt dat
de betekenis van dit kengetal toeneemt door steeds onderscheid te maken tussen
essentiële en niet-essentiële uitrustingsstukken. Iets dergelijks
speelt ook bij de DMO-bedrijven. Daar wordt bij het berekenen van de «nee-verkopen»,
dat wil zeggen het gevraagde produkt niet kunnen leveren, geen wegingsfactor
toegekend waardoor het onderscheid tussen cruciale en minder cruciale onderdelen
niet wordt meegewogen. Daarnaast is er een andere beperking. Moet er nee worden
verkocht en is levering pas over enkele maanden mogelijk, dan telt de nee-verkoop
in de maanden tot aan de levering niet meer mee. Het maandelijks servicegraadpercentage
geeft op grond van het vorenstaande een vertekend beeld.
 
 Materieel wordt in voorkomende gevallen uitgewisseld tussen eenheden c.q.
met die mogelijkheid wordt rekening gehouden bij het opmaken van de gereedheidsrapportage.
Het risico bestaat dat hierdoor een te positief totaalbeeld wordt geschetst.
 5.1.5 De appreciatie van de commandant
 Daar waar tekortkomingen in de bronsystemen voorkomen, gaat het Ministerie
van Defensie er vanuit dat de commandant hiermee bij zijn appreciatie rekening
houdt. Dit veronderstelt overigens wel dat commandanten van deze tekorten
op de hoogte zijn.
 Het gevolg is dat het belang van deze appreciatie voor het geven van een
juist en volledig beeld aan de minister zeer groot is. Die wordt in feite
geacht ook een «compensatie» te zijn voor alle tekortkomingen
van het voorafgaande proces.
 5.1.6 Appreciatie voortzettingsvermogen
 Een onderwerp dat volgens de Algemene Rekenkamer in de maandrapportage
onvoldoende aan bod komt, is de appreciatie van het voortzettingsvermogen.
De nadruk ligt op de gereedheidsstatussen ingezet en operationeel gereed.
Toch is voor het voortzettingsvermogen in de begroting een operationele doelstelling
geformuleerd. In de huidige praktijk worden eenheden onder voorzettingsvermogen
opgenomen die in werkelijkheid alleen op papier bestaan (zie paragraaf 5.4.2).
Een mechanisme of aanwijzing om zo’n belangrijk gegeven als het voortzettingsvermogen
aan de orde te stellen in de maandrapportage, ontbreekt.
 5.1.7 De covernota
 Voor de covernota’s van 2008 is nagegaan of de inhoud een goede
afspiegeling is van de bijbehorende maandrapportage. De maandrapportage bevat
een veelheid aan informatie en van de covernota mag worden verwacht dat deze
de leden van het Politiek Beraad informeert over de belangrijkste punten.
Dat zijn vooral belangrijke, in de maandrapportage zelf gesignaleerde,
risico’s die zich voordoen (of die zich in de toekomst kunnen voordoen)
in de operationele taakuitvoering of bij het bereiken van het doel. Wanneer
op lagere niveaus al maatregelen genomen zijn, kan daarover informatie worden
opgenomen (bijvoorbeeld wat is gedaan, wie ervoor verantwoordelijk is en op
welke termijn effect wordt verwacht). De covernota kan deze informatie alleen
leveren als die in de maandrapportage is opgenomen.
 
 Op basis van de covernota’s uit 2008 stelt de Algemene Rekenkamer
vast dat sprake is van de volgende tekortkomingen:
 • Er is nauwelijks aandacht voor de toekomst.
 • Aan risico’s, aan maatregelen die zijn genomen, aan effecten
die daarvan mogen worden verwacht, aan het tijdstip van die effecten, en aan
verantwoordelijkheden voor maatregelen wordt nagenoeg geen aandacht besteed.
 • Een deel van de informatie in de covernota is weinig relevant voor
de status van eenheden.
 • Belangrijke knelpunten/risico’s uit de maandrapportage worden
in de covernota niet gemeld.
 • Situaties worden te rooskleurig voorgesteld, er worden te algemene
(onvoldoende concrete) zinnen gebruikt.
 • De selectie van problemen die voor vermelding in de covernota in
aanmerking komen, is niet helder.
 5.2 Maandrapportage en uitzonderingsrapportages
 In zijn reactie op ons onderzoek uit 2006 gaf de minister van Defensie
aan dat de maandrapportage voor hem een belangrijk instrument is, maar niet
het enige. Volgens Defensie wordt in de maandrapportage teruggekeken op een
afgelopen periode, maar dit maandelijkse beeld wordt aangevuld met actuele
informatie door dagelijkse besprekingen met CDS en secretaris-generaal, dagelijkse
briefings door de Directie Operatiën van CDS, het wekelijkse Stafberaad,
rapportages door Directie Operaties en de Inspecteur-Generaal der Krijgsmacht,
en door bezoeken van de minister aan operationele eenheden. Juist de veelheid
en verscheidenheid van deze informatiebronnen maakt volgens het Ministerie
van Defensie het beeld over de status van de eenheden compleet.
 
 De Algemene Rekenkamer is zich ervan bewust dat de minister via veel kanalen
informatie ontvangt. De maandrapportage wordt echter door het Ministerie van
Defensie zelf als de belangrijkste bron van informatie voor de minister beschouwd.
Het voornaamste product dat de Hoofddirectie Financiën en Control oplevert
om de realisatie van beleidsdoelstellingen, Gereedstellingsplan en begroting te volgen is de maandrapportage. Een tweede belangrijke
schriftelijke bron waaraan we aandacht hebben besteed, is de uitzonderingsrapportage.
Volgens het ministerie wordt, wanneer er in de uitvoering sprake is van een
onaanvaardbaar risico, met het instrument van uitzonderingsrapportages de
politieke en ambtelijke top hiervan in kennis gesteld. Navraag op diverse
momenten tijdens het onderzoek bracht echter geen uitzonderingsrapportages
aan het licht.
 5.3 Relatie tussen maandrapportages en begroting
en jaarverslag
 In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van
de in de begroting geformuleerde beleidsdoelstellingen. We zijn voor drie
beleidsdoelstellingen (zie § 5.3.1, § 5.3.2 en § 5.3.3
hieronder) uit de begroting nagegaan hoe de informatie in de
maandrapportages zich verhoudt tot de begroting en het jaarverslag.
 
 Om met eenheden binnen de geldende reactie- of inzettermijnen te kunnen
bijdragen aan de drie hoofdtaken van Defensie is een gedeelte van de eenheden
operationeel gereed. Deze eenheden zijn personeelsgereed, materieelgereed
en geoefend om hun organieke taken uit te voeren. In het jaarverslag wordt
een gemiddelde weergegeven van het aantal eenheden dat in een jaar operationeel
gereed was.
 5.3.1 Mijnenbestrijdingsvaartuigen
 Doelstelling in de Begroting 2008 was om vier mijnenbestrijdingsvaartuigen
operationeel te hebben, één ingezet en drie operationeel gereed.
In het jaarverslag over 2008 is dezelfde doelstelling opgenomen. De realisatie
volgens het jaarverslag is: gemiddeld 5 operationeel, waarvan 0,5 ingezet
en 4,5 operationeel gereed.
 
 Via de maandrapportages is aan de minister gemeld dat er in 2008 gemiddeld
5,1 vaartuigen, met beperkingen, operationeel gereed waren.
 
 Uit de bijlage bij de maandrapportages komt een ander beeld naar voren:
 
 
 
 
 
 
 
 Maand 
 Maandrapportage Operationeel gereed 
 Bijlage maandrapportage 
 
 
 
 
 Januari 
 5
 1 
 
 
 Februari 
 6 
 2 
 
 
 Maart 
 5 
 1 
 
 
 April 
 4
 2 
 
 
 Mei 
 5 
 3 
 
 
 Juni 
 6 
 4 
 
 
 Juli 
 5 
 1
 
 
 Augustus 
 5 
 1 
 
 
 September 
 5 
 1 
 
 
 Oktober 
 5
 0 
 
 
 November 
 5 
 0 
 
 
 December 
 5 
 0
 
 
 
 Gemiddelde voor 2008
 
 
 5,1
 
 
 1,3
 
 
 
 
 
 
 In de bijlage bij de maandrapportage staan de cijfers (percentages) van
individuele eenheden vermeld. De cijfers betreffen de personele gereedheid,
de materiële gereedheid en de geoefendheid. In de bijlage is op basis
van de opgenomen cijfers na te gaan of een eenheid conform de normen uit de
aanwijzing managementcontrol 2008 voldeed aan de voorwaarden om operationeel
ingezet te worden.
 5.3.2 Groep Geleide Wapens
 In de Begroting 2008 is voor de Groep Geleide Wapens opgenomen dat de
vier aanwezige eenheden operationeel gereed dienen te zijn gedurende het hele
jaar. In het jaarverslag staat dat 2,4 eenheden gemiddeld operationeel waren
en dat gemiddeld 1,6 eenheid diende als voortzettingsvermogen.
 Via de maandrapportages is aan de minister gemeld dat er gemiddeld 2,3
eenheden operationeel inzetbaar waren. Uit de bijlage bij de maandrapportage
blijkt echter dat dit cijfer gedurende het hele jaar 2 is geweest. Door
materiële gebreken kon het voortzettingsvermogen niet omgezet worden
in operationele gereedheid.
 5.3.3 Explosieven Opruimings Commando
 In de Begroting 2008 is als doelstelling opgenomen om over veertig ruimingsploegen
te beschikken. Daarvan dienen zestien ploegen om nationaal ingezet te worden,
vier ploegen voor expeditionaire inzet en twintig ploegen om operationeel
gereed te zijn. Het jaarverslag bevat de volgende gegevens:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Operationele doelstelling 1 (in te zetten) 
 
 Operationele doelstelling 2 (operationeel gereed) 
 
 Operationele doelstelling 3 (voortzettingsvermogen)
 
 
 
 
 
 
 Begroot
 Realisatie 
 Begroot 
 Realisatie 
 Begroot 
 Realisatie
 
 
 Nationale ploegen 
 16 
 10 
 0 
 0 
 0 
 0
 
 
 Expeditionaire ploegen 
 4 
 3,5 
 20 
 4 
 0
 10,5
 
 
 
 
 
 Via de maandrapportages is aan de minister gemeld dat er gemiddeld 16,5
ploegen ingezet of operationeel gereed waren. Door het ontbreken van gegevens
over het Explosieven Opruimingscommando in de bijlagen tot november 2008 van
de maandrapportage is de juistheid van dit cijfer niet te controleren. Wel
kunnen we opmerken dat uit het bezoek aan het Explosieven Opruimingscommando
in september 2008 blijkt dat, gelet op de personeelsbezetting, maximaal achttien
ploegen beschikbaar zijn. Het in het jaarverslag opgenomen voortzettingsvermogen
van 10,5 eenheden bestaat in werkelijkheid niet. Deze eenheden zijn in de
organsatietabel opgenomen maar hebben in werkelijkheid geen personeel. Ze
bestaan dus alleen op papier maar worden wel opgevoerd als bestaand onder
het voortzettingsvermogen.
 Afkortingen
 
 
 
 
 
 
 BIDEF 
 Bestuurlijke Informatievoorziening
Defensie 
 
 
 B3 
 Beleidsberaad Bestuursstaf
 
 
 CDC 
 Commando Diensten
Centrum 
 
 
 CDS 
 Commandant der Strijdkrachten 
 
 
 CLAS 
 Commando Landstrijdkrachten 
 
 
 CLSK
 Commando Luchtstrijdkrachten 
 
 
 CZSK 
 Commando Zeestrijdkrachten 
 
 
 DAOG 
 Directie Aansturing
Operationele Gereedheid 
 
 
 DMO 
 Defensie Materieel
Organisatie 
 
 
 EOCKL
 Explosieven Opruimings
Commando Koninklijke Landmacht 
 
 
 GGW
 Groep Geleide Wapens 
 
 
 GSB 
 Gevechtssteun Brigade 
 
 
 HAKOG
 Handleiding Kwantificering
Operationele Gereedheid 
 
 
 KMar
 Koninklijke Marechaussee 
 
 
 LCF 
 Luchtverdedigings-
en Commando Fregatten 
 
 
 MIR 
 Materieel Inzetbaarheidsrapportage 
 
 
 OPDEF
 Operationeel Defect 
 
 
 OMIS 
 Operational Management
Informatiesysteem 
 
 
 SGP 
 Specifiek Gereedstellings
Plan 
 
 
 SPEER
 Strategic Process
and ERP Enabled Reengineering
 
 
 
 
 Methodologische verantwoording
 Voor de uitvoering van het onderzoek is gebruik gemaakt van de normen
die het Ministerie van defensie hanteert voor het opmaken van de maandrapportages.
Deze normen zijn opgenomen in de aanwijzing managementcontrol 2008.
 
 Van de bevindingen en gevoerde gesprekken bij de onderzochte onderdelen,
de operationele commando’s en de bestuursstaf van het Ministerie van
Defensie zijn schriftelijke verslagen gemaakt die ter verificatie aan betrokkenen
zijn voorgelegd.
 
 De feitelijke bevindingen zijn neergelegd in een nota van bevindingen
die ambtelijk met het departement is besproken. Voorzover die bespreking tot
wijzigingen heeft geleid zijn deze verwerkt in de nota van bevindingen. De
gewijzigde nota van bevindingen is ter verificatie nogmaals aan het departement
aangeboden. Dit laatste heeft, desgevraagd, niet tot een reactie geleid.
 Literatuur
 Algemene Rekenkamer (2006). Managementinformatie over inzetbaarheid Defensie,
Tweede Kamer, vergaderjaar 2006–2007, 30 840, nrs 1–2, Den
Haag: Sdu.
 
 Defensie (2006) Audit Betrouwbaarheid Gereedheidsmeting, versie 1.0, Audit
Dienst Defensie, Den Haag, 13 november 2006.
 
 
 
 Organieke taken zijn de taken van een eenheid die horen bij het doel waarvoor
die eenheid is opgericht.
 
 
 Rapport «Besturen bij Defensie», Ministerie van Defensie,
vastgesteld door het Departementaal Beraad op 30 januari 2006.
 
 
 Concept rapport «Besturen bij Defensie», Ministerie van Defensie,
HDIO 12 februari 2009.
 
 
 «Keuzemenu voor verbetering van bestuur», notanr DIO/2007019352
d.d. 3 juli 2007 van de plaatsvervangend Secretaris-Generaal aan het
Departementaal beraad.
 
 
 Keuzemenu voor verbetering van bestuur, notanr. DIO/2007019352 d.d. 3 juli
2007 van p-SG aan de leden van het Departementaal Beraad.
 
 
 Algemene Rekenkamer, «Managementinformatie over inzetbaarheid Defensie»,
Den Haag, 11 oktober 2006.
 
 
 Rapport «Audit Betrouwbaarheid Operationele Gereedheidsrapportages»,
versie 1.0, Ministerie van Defensie, Audit Dienst Defensie, ITAA, Den Haag,
13 november 2006.
 
 
 Onder «informatieplan» wordt voor deze audit verstaan: de
Aanwijzing Management Control 2006 en alle andere mondelinge en schriftelijke
aanwijzingen en afspraken die door de Bestuursstaf zijn uitgevaardigd resp.
gemaakt die ten doel hebben het proces waarmee de operationele gereedheidsrapportage
tot stand komt te sturen en te beheersen.
 
 
 Rodie, M.J.A., «Prestatiemanagement bij Defensie; onderzoek naar
het gebruik van bestuurlijke informatie uit de maandrapportage», Thesis
Public Governance MBA, Business Universiteit Nyenrode, december 2007 (2de
druk).
 
 
 Slotnota BIDEF, Ministerie van Defensie, Hoofddirectie Financiën
en Control (i.o.), Den Haag, 6 februari 2007.
 
 
 Nota «Nieuwe opzet maandrapportage» van Hoofddirectie Financiën
en Control aan de voorzitter en leden DB, notanr. F2007029660 d.d. 30 oktober
2007.
 
 
 Nota «Verbeterde opzet maandrapportage» van Hoofddirectie
Financiën en Control aan de voorzitter en leden Stafoverleg, notanr.
F/2008010703 d.d. 17 april 2008.
 
 
 Definitief verslag van het gesprek van de Algemene Rekenkamer en HDFC/DMC/AMI
op 8 en 9 september 2008.
 
 
 Enterprise Resource Planning (=ERP-) implementatie voor het financiële
domein.
 
 
 Enterprise Resource Planning (=ERP-) implementatie voor het materieel-logistieke
domein.
 
 
 Nota «Voortgangsrapportage BIDEF (operationele gereedheidsmeting»,
van DS/DAOG aan Hoofddirectie Financiën en Control, notanr. S2008019272
d.d. 28 juli 2008.
 
 
 Enterprise Resource Planning (=ERP-)implementatie voor het materiële
en het financiële domein.
 
 
 E-mail van DMO/ST/DP&C/MC aan Hoofddirectie Financiën en Control
met als onderwerp «Slotnota BIDEF actiepunt MCO» d.d. 26 augustus
2008.
 
 
 Nota Nieuwe opzet maandrapportage van Hoofd Directie Financiën en
Control aan de voorzitter en leden DB, notanr. F2007029660 d.d. 30 oktober
2007.
 
 
 Nota «Verbeterde opzet maandrapportage» van Hoofd Directie
Financiën en Control aan de voorzitter en leden Stafoverleg, notanr.
F/2008010703 d.d. 17 april 2008.
 
 
 Besturen bij Defensie, vastgesteld in Departementaal Beraad, 30 januari
2006.