Huisvesting buitenlandse dienst; Rapport 'Huisvesting buitenlandse dienst' van de Algemene Rekenkamer
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-11 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 24790, nr. 2

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

25-06-1996

Tweede Kamer der Staten-Generaal

1995-1996

24790 nr. 2

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoud SAMENVATTING1. INLEIDING 1.1. Het onderzoek1.2. Ontwikkelingen sinds 19902. BELEIDSPLAN 2.1. Inleiding2.2. Huisvestingsnotitie2.3. Conclusies3. ONDERSTEUNENDE PROCESSEN 3.1. Inleiding3.2. Bouwkundige projecten3.3. Onderhoud aan panden3.4. Inrichting3.5. Europese aanbesteding3.6. Gevolgen decentralisatie3.7. Conclusies4. FINANCIEEL BEHEER 4.1. Inleiding4.2. Beschrijving van de administratieve organisatie4.3. Raming en bewaking van projectbudgetten4.4. Handhaving van ambtelijke integriteit4.5. Conclusies5. SITUATIE HUISVESTING 5.1. Inleiding5.2. Realisatie projectenTabel 1: Overzicht realisatie van in 1991 geplande projecten 5.3. Financiële realisatie projectenTabel 2: uitgaven voor uitgevoerde projecten en projecten
in uitvoering, stand januari 1996 (x f 1 miljoen) 5.4. Conclusies6. CONCLUSIES7. AANBEVELINGEN8. REACTIE MINISTER9. NAWOORD REKENKAMER
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 24790Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 59 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
24 790Huisvesting buitenlandse dienstnr. 2RAPPORT Inhoud       Samenvatting5   1Inleiding71.1Het
onderzoek7 1.2Ontwikkelingen sinds 19908    2Beleidsplan92.1Inleiding9 2.2Huisvestingsnotitie92.3Conclusies10    3Ondersteunende
processen113.1Inleiding11 3.2Bouwkundige
projecten11 3.3Onderhoud aan panden12 3.4Inrichting123.5Europese aanbesteding13 3.6Gevolgen decentralisatie133.7Conclusies13    4Financieel beheer154.1Inleiding15 4.2Beschrijving van de administratieve
organisatie15 4.3Raming en bewaking van projectbudgetten154.4Handhaving van ambtelijke integriteit16 4.5Conclusies17   5Situatie huisvesting185.1Inleiding185.2Realisatie projecten18 5.3Financiële
realisatie projecten19 5.4Conclusies20    6Conclusies21   7Aanbevelingen22   8Reactie
minister23   9Nawoord Rekenkamer25SAMENVATTINGDe Algemene Rekenkamer voerde van augustus 1995 tot en met januari 1996
een vervolgonderzoek uit naar de huisvesting van de buitenlandse dienst. De
Dienst Gebouwen Buitenland (DGB) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
is hiervoor verantwoordelijk. De DGB draagt zorg voor de realisatie van geschikte
huisvesting voor de buitenlandse posten van het ministerie. De Rekenkamer
deed eerder onderzoek naar deze dienst in 1987 en 1990. Daaruit bleek dat
de huisvestingssituatie van de buitenlandse vertegenwoordigingen te wensen
overliet. Er was vaak sprake van achterstallig onderhoud en te krappe of weinig
efficiënte huisvesting. De budgettaire middelen voor de DGB waren beperkt.
Ook het functioneren van de dienst zelf vertoonde de nodige tekortkomingen.
In het onderhavige onderzoek heeft de Rekenkamer onderzocht of de situatie
verbeterd was.Als gevolg van het Rekenkameronderzoek in 1990 heeft de DGB in 1991 een
huisvestingsnotitie opgesteld over de gebouwenproblematiek van de buitenlandse
vertegenwoordigingen. Op basis van deze notitie werd ruim f 100 miljoen
extra beschikbaar gesteld om de achterstanden in onderhoud en inrichting in
te lopen. De Rekenkamer constateerde dat de huisvestingsnotitie haar waarde
als beleids- en sturingsinstrument door veranderende inzichten, het uitblijven
van definitieve besluitvorming over een aantal voorgestelde oplossingen en
het ontbreken van voldoende informatie over de huisvestingssituatie bij de
buitenlandse posten vrij snel na het verschijnen verloor. Een actualisatie
van de notitie is desondanks niet opgesteld. Als gevolg hiervan is nog steeds
weinig inzichtelijk op basis van welke uitgangspunten projecten worden geselecteerd
of huisvestingsopties worden gekozen.De huisvestingssituatie van buitenlandse vertegenwoordigingen bleek ten
opzichte van 1990 verbeterd. De toen geconstateerde problemen met achterstallig
onderhoud bij een aantal zeer grote projecten zijn grotendeels opgelost. 17%
van de achterstallig-onderhoudprojecten is echter nog in uitvoering; een kwart
is nog niet in uitvoering genomen. Het belangrijkste hulpmiddel bij het plannen
van onderhoud, het Onderhoudssysteem Gebouwen Buitenland, voldoet volgens
de Rekenkamer niet door zijn centrale opzet en het ontbreken van terugkoppeling
vanuit de posten. Recent gebouwde, gerenoveerde of aangekochte panden ontbraken
in het systeem en de Rekenkamer constateerde dan ook in een aantal gevallen
reeds achterstallig onderhoud bij deze panden. Bij de oplevering van projecten
dient volgens haar meer aandacht besteed te worden aan de afspraken over de
exploitatiefase.Van de in de huisvestingsnotitie noodzakelijk genoemde renovatie- en bouwprojecten
is 15% nog niet in uitvoering genomen. Dit komt doordat er naast de in 1991
noodzakelijk geachte projecten een aantal andere projecten in uitvoering genomen
is.De Rekenkamer concludeert dat de uitvoering van de in 1991 noodzakelijk
geachte onderhouds-, bouw- en renovatieprojecten niet binnen de voorziene
periode van zes jaar kan worden afgerond. De in dit kader gedane uitgaven
hebben het in 1991 ter beschikking gestelde budget (f 339,7 miljoen)
nog niet uitgeput. Vanwege de omvang van de nog voorziene uitgaven acht de
Rekenkamer het echter zeer twijfelachtig dat dit budget toereikend zal blijken
te zijn, ook omdat er f 77 miljoen is of wordt besteed aan niet in de
huisvestingsnotitie opgenomen projecten.De decentralisatie-ontwikkelingen bij het Ministerie van Buitenlandse
Zaken en de herijking van het buitenlands beleid zullen naar verwachting aanmerkelijke
gevolgen hebben voor de DGB. Een aantal taken zal naar de posten worden overgeheveld
en de werklast van de DGB zal toenemen door uitbreiding en versterking
van het postennetwerk. Ook daarom is aanpassing van de huisvestingsnotitie
dringend gewenst. Een betere explicitering van de gehanteerde uitgangspunten
en criteria zal volgens de Rekenkamer niet alleen een verantwoorde selectie
en prioritering mogelijk maken, maar ook de financiële, personele en
planmatige consequenties van deze keuzes duidelijk maken en daarmee een uitvoerbare
projectenplanning garanderen.De ondersteunende processen en het financieel beheer van de dienst dienen
verder verbeterd te worden. Daarbij dient met name aandacht geschonken worden
aan de verduidelijking voor de posten van de gang van zaken rond bouwprocessen,
de actualisering van de beschrijving van de administratieve organisatie, het
verplichtingenbeheer en de toepassing van de Europese regelgeving voor de
aanbesteding van diensten. In het kader van handhaving van de ambtelijke integriteit
acht de Rekenkamer het noodzakelijk dat er op zijn minst bepalingen voor functiescheiding
worden vastgelegd.Tenslotte wijst de Rekenkamer op het belang van tussentijdse en eind-evaluaties
van projecten en systematische vastlegging van de resultaten.De minister van Buitenlandse Zaken schreef in zijn reactie dat het Rekenkameronderzoek
een nuttige bijdrage is aan de doelmatigheid van de exploitatiefase en aan
de rechtmatigheid van de werkprocessen. De conclusies van de Rekenkamer over
de uitvoering van de in 1991 noodzakelijk geachte projecten sporen volgens
hem met de destijds genomen investeringsbeslissingen. De notitie Huisvestingsbeleid
zal eind 1996 worden herzien, onder andere voor wat betreft de inventarisatie
van huisvestingsproblemen. Op een aantal door de Rekenkamer genoemde knelpunten
zijn reeds maatregelen genomen. Dit geldt voor het centraal onderhoudssysteem,
de exploitatie na oplevering van een gebouw en de taakafbakening tussen de
DGB en de posten. Een definitieve vastlegging van de administratieve organisatie,
een verbeterde verplichtingenadministratie en intensivering van de voorlichting
aan de posten over bouwprojecten staan op stapel.De Rekenkamer merkt op dat volgens haar de huisvestingsnotitie een ingrijpender
aanpassing behoeft dan de minister zich voorstelt. Zij betreurt het dat de
minister niet ingaat op haar conclusie over de verwachte ontoereikendheid
van het budget. Aan dit vraagstuk ware aandacht te besteden. 1. INLEIDING 1.1. Het onderzoekDe Algemene Rekenkamer voerde van augustus 1995 tot en met januari 1996
een onderzoek uit naar de huisvesting van de buitenlandse dienst. De Dienst
Gebouwen Buitenland (DGB) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is hiervoor
verantwoordelijk. De DGB draagt zorg voor de realisatie van geschikte huisvesting
voor de buitenlandse posten van het ministerie. Dit onderzoek is een vervolg
op eerder onderzoek naar de dienst in 1987 en 1990. De Rekenkamer zond haar
bevindingen in april 1996 naar de minister van Buitenlandse Zaken. Deze reageerde
in juni 1996. De hoofdlijnen van zijn reactie zijn weergegeven in hoofdstuk
8.De DGB is verantwoordelijk voor de realisatie van geschikte huisvesting
voor de buitenlandse posten van het ministerie. Het betreft kantoorpanden
voor ambassades en consulaten, ambts- en personeelswoningen. De formatie (tevens
bezetting) van de DGB bedroeg in 1995 51 volledige banen. De voor «gebouwen
buitenland» begrote uitgaven bedroegen voor 1995 in totaal f 159,2
miljoen. De DGB verrichtte zijn werkzaamheden in 1995 voor 137 posten. De
posten hebben in totaal (stand 31 december 1995) 1725 panden in gebruik; 237
daarvan zijn eigendom van het Rijk (13,7%).Uit de vorige Rekenkameronderzoeken was gebleken dat een aantal posten
slecht of te krap gehuisvest was en dat het onderhoud van de panden, de inrichting
en de installaties tekort schoten. Een schriftelijk vastgelegde beleidsvisie
ontbrak, waardoor beslissingen over het al dan niet aanhouden van panden,
onderhoud of renovatie uitbleven. De budgettaire situatie bij de DGB was mede
debet aan het uitblijven van deze beslissingen. Tevens constateerde de Rekenkamer
een aantal knelpunten in de procesmatige en administratieve ondersteuning
van de dienst.In zijn reactie op de nota's onderschreef de minister van Buitenlandse
Zaken het belang van een beleidsplan, waarmee de bestaande knelpunten en oplossingen
zouden kunnen worden geïnventariseerd en dat bovendien als leidraad kon
dienen voor de begrotingsonderhandelingen. Ook de overige opmerkingen van
de Rekenkamer hadden de volle aandacht van de minister.De Rekenkamer ging na of de toezeggingen van de minister van Buitenlandse
Zaken naar aanleiding van de vorige onderzoeken zijn gerealiseerd en of dit
heeft geleid tot een oplossing van de eerder geconstateerde problemen.Daartoe is onderzocht of:♦ de opstelling van een beleidsplan heeft geleid tot een algemene
beleidsvisie op de gebouwenproblematiek van de buitenlandse vestigingen;♦ de procesmatige en administratieve ondersteuning zijn verbeterd;♦ de achterstand in onderhoud in de beschikbare tijd en met de beschikbare
middelen weggewerkt kan worden.Daarnaast zijn de naleving van de Europese regelgeving voor de aanbesteding
van projecten en de maatregelen in het kader van het handhaven van integriteit
als aandachtspunten in het onderzoek betrokken. 1.2. Ontwikkelingen sinds 1990Sinds het laatste rapport van de Rekenkamer heeft zich op het beleidsterrein
van de DGB een aantal belangrijke ontwikkelingen voorgedaan. Sinds 1990 is
door het ontstaan van nieuwe landen en de intensivering van bestaande betrekkingen
het postennetwerk aanzienlijk uitgebreid. Bij het ministerie vindt bovendien
een herijking van het buitenlands beleid plaats, die ook als gevolg heeft
dat het aantal posten en de bezetting van de posten zullen worden uitgebreid.
De huisvesting voor nieuw te openen posten moest met voorrang gerealiseerd
worden.Een derde belangrijke ontwikkeling is de voortgaande decentralisatie van
taken en bevoegdheden naar de posten. De DGB pleit overigens voor het handhaven
van een zekere mate van centrale besluitvorming over huisvestingszaken, omdat
alleen daarmee naar zijn mening stelselmatig onderhoud en kwaliteitsbehoud
van de buitenlandse huisvesting gegarandeerd kunnen worden. 2. BELEIDSPLAN 2.1. InleidingHet beleidsplan moest volgens de Rekenkamer de basis vormen voor een algemene
beleidsvisie op huur, aan- en verkoop, renovatie en bouw van panden, in het
bijzonder voor oude panden die dringend een onderhoudsbeurt nodig hadden.
Om een goede afweging te maken is tevens gestandaardiseerde informatie over
de kwaliteit van het pandenbestand noodzakelijk. 2.2. HuisvestingsnotitieIn 1991 verscheen de notitie «De huisvesting van de Nederlandse
vertegenwoordigingen in het buitenland» (verder te noemen de huisvestingsnotitie),
een coproduktie van de DGB, de directie Financieel Economische Zaken (FEZ)
van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de sectie Buitenlandse Zaken
van de Inspectie der Rijksfinanciën (IRF). De notitie beschrijft in hoofdlijnen
het huisvestingsbeleid van Buitenlandse Zaken, de huisvestingssituatie van
de posten in 1991, de knelpunten bij de uitvoering van het beleid, de noodzakelijke
maatregelen en de budgettaire consequenties daarvan.Als mogelijke oplossingen voor de knelpunten noemt de notitie:♦ opstelling van een huisvestingsbeleid (de onderhavige notitie
moest daarin voorzien);♦ additionele middelen voor investeringen, waardoor het mogelijk
zou worden de achterstanden in bouwkundige en inrichtingswerkzaamheden in
te lopen;♦ invoering van prijsbijstellingen voor huren;♦ afschaffing of verruiming van de rentabiliteitsnorm (aanschaf
van een pand in verhouding tot het aantal jaarhuren, in 1991 1:7);♦ bezien van alternatieve financieringsmogelijkheden
zoals lease.De huisvestingsnotitie bevat tevens een overzicht van de voor de periode
1992–1996 noodzakelijk geachte bouwkundige en inrichtingswerkzaamheden,
met een globale schatting van de kosten, in totaal f 365,8 miljoen. Afgezet
tegen het beschikbare budget voor die jaren resteerde een tekort van f 130,4
miljoen. Bij de voorjaarsnota 1992 ontving de DGB een additioneel bedrag van
f 104,3 miljoen voor de investeringen in gebouwen buitenland over de
periode 1992–1996. In totaal was voor deze periode dus f 339,7
miljoen beschikbaar.De huisvestingsnotitie heeft een looptijd van vijf jaar. In die tijd zouden
de bestaande achterstanden moeten zijn ingelopen. Een in 1996 uit te voeren
evaluatie moet duidelijk maken welk resultaat de voorgestelde maatregelen
hebben gehad en in hoeverre bijstelling van beleid of budgetten nodig is.
Vanaf 1997 zou het accent worden gelegd op de verhoging van het rendement
van het pandenbestand.Uit de notitie blijkt dat over een aantal voorgestelde oplossingen verschil
van inzicht bestond, zonder dat duidelijk wordt welke oplossing uiteindelijk
is gekozen. Zo verschilden de ministeries van Buitenlandse Zaken en van Financiën
van mening over het belang van representativiteit bij de besluitvorming over
het al dan niet aanhouden van een pand. Buitenlandse Zaken was van mening
dat panden met een monumentale status moesten worden aangehouden. Financiën
daarentegen vond dat naast het monumentale en representatieve belang ook de
kosten moesten worden meegewogen. Ook over de door de DGB voorgestelde afschaffing
of wijziging van de rentabiliteitsnorm werd geen beslissing genomen. Al vrij snel na het verschijnen van de notitie bleek dat met name langlopende
leasecontracten duurder waren dan rechtstreekse begrotingsfinanciering en
dus geen aantrekkelijke optie vormden.Met de directie FEZ en de IRF was in 1993 afgesproken dat de DGB de huisvestingsnotitie
in het najaar van 1993 zou actualiseren. Deze actualisatie is echter nooit
opgesteld.Volgens de Rekenkamer vervalt door het uitblijven van de actualisatie
een belangrijke pijler onder het huisvestingsbeleid, omdat de notitie in de
huidige versie geen of niet eenduidig toepasbare criteria biedt voor een afweging
tuseen renovatie, huur, koop of bouw van panden.Deze afweging wordt ook bemoeilijkt door het ontbreken van voldoende relevante
informatie over de panden. De beschikbare informatie komt namelijk tot stand
op basis van het onderhoudssysteem van de dienst en op basis van opgaven van
de posten. Dit onderhoudssysteem bevat echter slechts informatie over een
deel van de eigendomspanden. Hierdoor is weinig inzichtelijk op basis van
welke uitgangspunten projecten worden geselecteerd of huisvestingsopties worden
gekozen en is niet vast te stellen of het optimale renovatie- en bouwprogramma
tot stand is gekomen. 2.3. ConclusiesDe Rekenkamer concludeert dat de DGB het gewenste beleidsplan in 1991
heeft opgesteld. Dit plan, de huisvestingsnotitie, heeft echter zijn waarde
als beleids- en sturingsinstrument al vrij snel na het verschijnen verloren
door veranderende inzichten en het uitblijven van definitieve besluitvorming
over een aantal voorgestelde oplossingen. Een actualisatie van de notitie
is desondanks niet opgesteld.Daarnaast was niet voldoende relevante informatie over de panden beschikbaar.De Rekenkamer is van mening dat de DGB dringend behoefte heeft aan een
geactualiseerde huisvestingsnotitie met een betere explicitering van de gehanteerde
uitgangspunten en criteria, niet alleen om een verantwoorde selectie en prioritering
mogelijk te maken, maar ook om de financiële, personele en planmatige
consequenties van deze keuzes aan te kunnen geven en daarmee een uitvoerbare
projectenplanning te garanderen. Daarnaast is gestandaardiseerde informatie
over de kwaliteit, functionaliteit en representativiteit van alle panden van
groot belang. Dit alles geldt temeer omdat de herijking en de decentralisatie-ontwikkelingen
bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken naar verwachting aanmerkelijke gevolgen
zullen hebben voor de werklast van de DGB en het te beheren pandenbestand. 3. ONDERSTEUNENDE PROCESSEN 3.1. InleidingDe Rekenkamer constateerde in haar onderzoeken van 1987 en 1990 tekortkomingen
in een aantal ondersteunende processen, zoals de vastlegging van gegevens
over de uitvoering van projecten, de planning van onderhoud aan panden en
de inventarisadministratie voor de buitenlandse huisvesting. Als gevolg hiervan
was er op een aantal posten sprake van ernstig achterstallig onderhoud en
was de inventaris op vele posten zo verouderd dat er geen sprake meer was
van een representatieve uitstraling.De Rekenkamer is van mening dat ten minste:• de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen (de
DGB en de posten) helder moeten zijn beschreven en bij alle betrokkenen bekend
moeten zijn;• gegevens over het verloop van projecten systematisch moeten worden
verzameld en vastgelegd.• een opstelling van doorlooptijden, een kostenplanning en een evaluatie
moet worden gemaakt. 3.2. Bouwkundige projectenDe procedure voor bouwkundige activiteiten is vastgelegd in de «Procedure
voor bouwkundige projecten aan kanselarijen, ambts- personeels- en dienstwoningen»
uit 1987. Het doel van de procedure is duidelijkheid te scheppen omtrent de
aard en soort van projecten, de gebruikers van de panden vertrouwd te maken
met de aanpak van projecten en (in het voortraject) overeenstemming te krijgen
tussen de gebruikers en de DGB over de omvang en inhoud van projecten.De Rekenkamer constateerde dat de procedure een betere sturing van het
bouwkundig verloop van een project mogelijk maakte. Zij constateerde echter
eveneens dat er toch regelmatig discussie tussen de DGB en de posten was over
de mogelijkheden tot inspraak, over het verloop van een project en over de
taken en bevoegdheden van zowel de post als de DGB. Naar de mening van de
Rekenkamer worden deze onduidelijkheden mede veroorzaakt doordat de Procedure
voor bouwkundige projecten een beschrijving van het bouwproces op hoofdlijnen
is. Per project dient de DGB dus een nadere detaillering aan de betrokken
post te verschaffen, waarin per stap in het bouwproces wordt aangegeven welke
actie van alle betrokkenen wordt verwacht.De laatste jaren besteedt de DGB veel tijd en aandacht aan de presentatie
van een project. De Rekenkamer juicht dit toe. Zij meent dat, gelet op de
vele personele mutaties op een post, de verstrekking van toegankelijke, op
schrift gestelde informatie bijdraagt aan de continuïteit in de projectuitvoering.De Rekenkamer constateerde daarnaast dat gegevens over de uitvoering van
projecten nog steeds niet systematisch worden verzameld en vastgelegd. Dit
bemoeilijkt het opstellen van realistische doorlooptijden en kostenplanningen.Tenslotte bleek uit het onderzoek dat tot op heden slechts één
project (tussentijds) schriftelijk was geëvalueerd. Hierdoor ontbrak
management-informatie die de sturing en ondersteuning van het bouwkundig proces
ten goede had kunnen komen. 3.3. Onderhoud aan pandenEen belangrijk hulpmiddel voor de DGB bij het signaleren en plannen van
onderhoud aan eigendomspanden is het Onderhoudssysteem Gebouwen Buitenland
(OGB). Op basis van dit systeem kent de DGB eveneens de onderhoudsbudgetten
voor de posten toe. In principe worden alle eigendomspanden opgenomen in het
systeem. In 1990 stelde de Rekenkamer vast dat ongeveer 75% van de 200 eigendomspanden
was geïnventariseerd en opgenomen in het OGB. Eind 1995 bleken echter
slechts ongeveer 45% van de eigendomspanden (119 van de 262) opgenomen te
zijn in het OGB. Deze achteruitgang werd deels veroorzaakt door een andere
registratiewijze, deels doordat de vanaf 1992 gerealiseerde projecten niet
in het OGB zijn opgenomen als gevolg van capaciteitsproblemen bij de afdeling
bouwzaken.Het OGB geeft aan wat er per pand jaarlijks aan onderhoud moet plaatsvinden
op basis van verwerkte materialen, geschatte levensduur, klimatologische omstandigheden
etc. De posten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderhoud.
Er is echter onvoldoende terugkoppeling vanuit de posten over het daadwerkelijk
uitgevoerde onderhoud, waardoor het OGB aan actualiteit inboet. Daarnaast
blijkt dat de informatie uit het OGB de posten niet altijd voldoende duidelijkheid
geeft over soort en plaats van het te verrichten onderhoud om op basis daarvan
een onderhoudsplanning op te zetten. Hieruit blijkt volgens de Rekenkamer
dat de centrale opzet van het OGB belangrijke nadelen met zich brengt.Daarnaast constateerde de Rekenkamer bij de bezochte posten dat niet altijd
in (preventief) onderhoud was voorzien, omdat niet duidelijk was hoe de verantwoordelijkheden
van de posten en de DGB verdeeld waren. Naar de mening van de Rekenkamer moet
bij de oplevering van projecten extra aandacht worden besteed aan de taakverdeling
tussen de DGB en de posten in de exploitatiefase.Bij enkele gerenoveerde of nieuw betrokken panden constateerde de Rekenkamer
reeds enig achterstallig onderhoud. Deze panden waren bovendien niet opgenomen
in het OGB, hoewel sommige al enige jaren geleden waren opgeleverd. 3.4. InrichtingDe inventarisadministraties van de posten worden door de DGB centraal
bijgehouden in het Goederen Informatie Systeem (GIS). De Rekenkamer constateerde
dat het GIS niet voldoet als inventarisadministratie. Enerzijds is het systeem
zo gedetailleerd dat controle op de GIS-lijsten erg arbeidsintensief is. Anderzijds
wordt bijvoorbeeld de projectmatige inrichting van een kanselarij als zodanig,
zonder specificaties, opgevoerd, waardoor de post te weinig zicht heeft op
de omvang van de inventaris om deze goed te kunnen beheren. De posten dienen
lokaal aangeschafte goederen aan de DGB te melden, waarna deze ze in het GIS
invoert. Dit vindt in de praktijk vaak niet plaats. Daarnaast vinden wisselingen
plaats van (onderdelen van) inventarissen, bijvoorbeeld tussen verschillende
ambtswoningen of tussen de kanselarij en een ambtswoning. Vervuiling van het
gegevensbestand is daardoor onvermijdelijk. De Rekenkamer constateerde dat
de posten daarom de GIS-lijsten niet gebruikten. Sommige hadden zelf een inventaris-administratiepakket
aangeschaft. Het gevaar bestaat dan echter dat de eenvormigheid verdwijnt.Ook hier blijkt dus dat een centraal systeem te gevoelig is voor gegevensvervuiling.
Uit het onderzoek bleek overigens dat in 1997 een decentrale inventarisadministratie
is voorzien. 3.5. Europese aanbestedingDe Rekenkamer constateerde dat de DGB de Europese richtlijnen voor de
aanbesteding van overheidsopdrachten voor leveringen en werken over het algemeen
toepast. De DGB bleek echter de Europese aanbestedingsprocedure voor aanbesteding
van opdrachten voor diensten niet te volgen.Deze is voor de DGB voornamelijk van toepassing op zogenoemde advieswerkzaamheden,
waaronder eveneens architectuur-opdrachten. De DGB is van mening dat de relatie
tussen opdrachtgever en adviseur niet tot stand komt op basis van een gunstig
prijsbeding omdat het honorarium vastligt in regelgeving. Zij benadert adviseurs
rechtstreeks op basis van specifieke en internationale expertise, kennis van
de betrokken lokatie, visie inzake de vakdiscipline en betrouwbaarheid.Informatie van de Bond van Nederlandse Architecten (BNA) wees echter uit,
dat architectenopdrachten boven een bepaalde drempelwaarde (200 000 Ecu,
f 450 187) wel degelijk Europees moeten worden aanbesteed.De komende jaren zal nog een aantal grote projecten in uitvoering worden
genomen. Aangezien de advieskosten gerelateerd zijn aan de aanneemsom kan
voor een aantal van deze projecten de drempelwaarde worden overschreden. De
Rekenkamer is van mening dat de DGB voor deze projecten adviseurs conform
de richtlijnen voor Europese aanbesteding moet selecteren, ook omdat het risico
van een aanzienlijke boete niet denkbeeldig is. 3.6. Gevolgen decentralisatieVerdergaande decentralisatie zou voor de DGB betekenen dat de investeringsbudgetten
centraal beheerd zouden blijven en dat de exploitatiebudgetten aan de posten
zouden worden overgedragen.De DGB is zeer voorzichtig met het overdragen van budgetten aan de posten,
omdat volgens de dienst op de posten kennis ontbreekt om een goed onderhoud
en inventarisbeheer van de panden te garanderen.De Rekenkamer constateerde echter dat in de huidige situatie de centrale
opzet van het onderhoud en het inventarisbeheer evenmin voldoet. 3.7. ConclusiesHoewel er duidelijke verbeteringen in de ondersteunende processen voor
bouwkundige projecten, onderhoud en inrichting zijn te zien constateerde de
Rekenkamer nog een aantal knelpunten.Bij de bouwkundige projecten veroorzaakte onduidelijkheid over de procedures
onnodig veel discussie tussen de DGB en de posten, die tot vertraging in het
bouwproces leidden.Doordat bouwprojecten niet systematisch schriftelijk geëvalueerd
werden, ontbrak management-informatie die de sturing en ondersteuning van
het bouwkundig proces ten goede zou kunnen komen.Ook de ondersteuning van het onderhoud volgens een vastgesteld plan schoot
op een aantal punten nog te kort. Het belangrijkste hulpmiddel, het Onderhoudssysteem
Gebouwen Buitenland, is door zijn centrale opzet en door het ontbreken van
terugkoppeling vanuit de posten gevoelig voor gegevensvervuiling. Bovendien
was het systeem niet volledig: veel recent gebouwde, gerenoveerde of aangekochte
eigendomspanden waren nog niet opgenomen. Daarnaast veroorzaakte onduidelijkheid
over taken en verantwoordelijkheden tussen de DGB en de posten dat in een
aantal gevallen (preventief) onderhoud niet plaatsvond. Voor de inventarisadministratie gold hetzelfde als voor het OGB: door
de centrale opzet en het ontbreken van terugkoppeling was de waarde als beheersinstrument
gering.De Europese richtlijnen voor het aanbesteden van overheidsopdrachten voor
leveringen en werken werden over het algemeen toegepast, die voor diensten
echter niet, naar de mening van de Rekenkamer ten onrechte.De Rekenkamer is van mening dat de door haar geconstateerde knelpunten
in het centrale beheer voor onderhoud en inventarisadministratie in een centrale
opzet niet kunnen worden opgelost. Zij komt tot de conclusie dat het bij verdergaande
decentralisatie van belang is de juiste kaders te definiëren waarbinnen
de posten hun verantwoordelijkheden, onder andere voor het beheer van gebouwen,
optimaal waar kunnen maken. Investering in wederzijdse overdracht van kennis
en informatie en periodieke verantwoording, eventueel gekoppeld aan inspectie,
zouden waardevolle instrumenten kunnen zijn. 4. FINANCIEEL BEHEER 4.1. InleidingIn de vorige Rekenkameronderzoeken bleek het financieel beheer enkele
tekortkomingen te vertonen. Zo was er geen deugdelijke projectenadministratie,
de boekhouding was matig en de kredietbewaking onvoldoende.De Rekenkamer ging na in hoeverre het financieel beheer bij de DGB was
verbeterd. Daartoe besteedde zij aandacht aan de beschrijving van de administratieve
organisatie, de projectramingen en de budgetbewaking voor projecten. Tevens
betrok zij de maatregelen ter handhaving van de ambtelijke integriteit en
de gevolgen van de decentralisatie-ontwikkelingen in haar onderzoek. 4.2. Beschrijving van de administratieve organisatieDe formele beschrijving van de administratieve organisatie (AO) van de
DGB dateert van 1991. Omdat deze verouderd was heeft de DGB in augustus 1995
de AO-beschrijving geactualiseerd. Deze nieuwe beschrijving is echter nog
niet definitief vastgesteld en is nu verder vertraagd in verband met de decentralisatie-ontwikkelingen.De Rekenkamer meent dat in de concept AO-beschrijving met name de projectuitvoering
en de bijbehorende taken en verantwoordelijkheden te summier zijn beschreven.
Zo zijn bijvoorbeeld de bevoegdheden voor de selectie en contractering van
leveranciers of adviseurs niet vastgelegd. 4.3. Raming en bewaking van projectbudgettenDe afdeling bouwzaken van de DGB hanteert sinds 1993 een procedure voor
de raming en bewaking van projectkosten. Om tijdig inzicht te krijgen in de
financiële consequenties en voortgang van een project wordt de financiële
vertaling van een project in een aantal memoranda vastgelegd. De haalbaarheid
van het project wordt geschat op basis van een rentabiliteitsberekening. De
procedure voorziet tevens in een financiële evaluatie.Deze procedure betekent volgens de Rekenkamer een duidelijke verbetering
ten opzichte van de aangetroffen situatie bij haar vorige onderzoek. Wel heeft
zij nog enkele opmerkingen.De DGB heeft de hiervoor beschreven werkwijze in april 1995 summier vastgelegd.
Volgens de Rekenkamer wordt uit deze beschrijving niet duidelijk welke informatie
de memoranda moeten bevatten en op welke (financiële) criteria een project
moet worden getoetst. Verder constateerde de Rekenkamer dat de procedure nog
niet in alle gevallen en nog niet consequent (dat wil zeggen per fase van
het bouwproces) werd toegepast. In een aantal gevallen werden memoranda te
laat opgesteld. Bovendien liep de hoeveelheid en aard van de informatie in
de memoranda sterk uiteen.Tot op heden zijn nog geen slotmemoranda opgesteld waarin zowel een bouwkundige
als een financiële evaluatie is opgenomen.De projectramingen werden, door verschillende oorzaken, vaak bijgesteld.
Deze bijstellingen bleken niet altijd tot bijstelling van het memorandum te
leiden.Sinds de vorige onderzoeken is de projectadministratie van de DGB sterk
verbeterd. De Rekenkamer is wel van mening dat deze projectadministratie door
het ontbreken van een koppeling met het departementale begrotingsadministratiesysteem
op inefficiënte wijze plaatsvindt. De handmatige invoering
van gegevens in de projectadministratie geeft risicos voor de volledigheid
en betrouwbaarheid van de informatie.Tenslotte constateerde de Rekenkamer een tekortkoming in het verplichtingenbeheer.
Een deel van de verplichtingen wordt op de posten aangegaan en door de DGB
centraal in het departementale begrotingsadministratiesysteem geregistreerd.
Doordat de posten zelf geen toegang hebben tot deze centrale verplichtingenadministratie
kan een effectieve bewaking van de verplichtingenadministratie niet worden
gegarandeerd. De Rekenkamer constateerde dan ook in een aantal gevallen budgetoverschrijdingen,
doordat de posten zonder machtiging betalingen verrichtten, waarvan pas bij
het achteraf boeken door de DGB bleek dat deze het beschikbare budget overschreden.
Een decentrale verplichtingenmodule, waarmee de posten zelf de verplichtingen
kunnen vastleggen en bewaken kan een oplossing voor de problemen bieden. Uit
het onderzoek bleek dat de invoering van een dergelijke module per 1 januari
1997 is voorzien. 4.4. Handhaving van ambtelijke integriteitOnder ambtelijke integriteit wordt verstaan het handelen overeenkomstig
geschreven en ongeschreven normen en het niet oneigenlijk gebruiken van macht
en bevoegdheden.Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft op een aantal punten een preventief
beleid ter voorkoming van aantasting van integriteit uitgewerkt. Er zijn echter
nog geen richtlijnen voor het melden en registreren van nevenfuncties en voor
de handelwijze bij vermoedens van fraude.De DGB sluit met aannemers en adviseurs in binnen- en buitenland vaak
omvangrijke contracten af (van enkele tonnen tot enkele miljoenen guldens).
Gezien de aard van de activiteiten en de omvang van de contracten zijn risico's
ten aanzien van niet-integer handelen (van binnen of buiten de dienst) niet
denkbeeldig. Daarom onderzocht de Rekenkamer welke maatregelen de dienst danwel
het departement had getroffen ter handhaving van ambtelijke integriteit. Naar
haar mening zou daarbij tenminste voldaan moeten zijn aan de eis van een vastgelegde
en controleerbare functiescheiding tussen de keuze voor en het aangaan van
verplichtingen met leveranciers.De Rekenkamer constateerde dat in de concept AO-beschrijving van de DGB
(zie 4.2) bepalingen over funktiescheiding bij het aangaan van verplichtingen
ontbreken. In de praktijk wordt echter wel een zekere mate van functiescheiding
toegepast: projectleiders en bureauhoofden doen de selectie en voordracht
van adviseurs, aannemers en leveranciers. De chef van de dienst maakt de definitieve
keuze en bekrachtigt alle contracten, opdrachten en orders.Uit de dossiers was niet in alle gevallen op te maken of functiescheiding
daadwerkelijk plaatsvond. Ook was niet altijd vast te stellen op basis van
welke criteria (kwaliteit, kosten etc.) opdrachten tot stand waren gekomen.Bij de DGB is men zich bewust van de risico's rond ambtelijke integriteit.
Medewerkers die risico's lopen, met name de projectleiders, worden hier ook
op gewezen. Door voorlichting wordt gestreefd naar een grotere bewustwording
van het belang van integer handelen. Ook zijn mondeling enkele afspraken gemaakt,
bijvoorbeeld over de verslaglegging van het proces van selectie en voordracht,
over het aannemen van geschenken en over de melding van mogelijk problematische
of risicovolle situaties. De dienst heeft deze echter niet schriftelijk vastgelegd.
Binnen een betrekkelijk kleine organisatie als de DGB wordt, zo stelde de
chef van de dienst, ook sociale controle toegepast. De Rekenkamer is van mening dat het gewenst is dat (financieel) handelen
ordelijk en controleerbaar is. Daartoe moeten in ieder geval de taken en bevoegdheden
op functieniveau in een AO-beschrijving worden vastgelegd en dient volgens
deze beschrijving te worden gehandeld. Ook dient dossiervorming zo plaats
te vinden dat de naleving van de procedures achteraf door derden is vast te
stellen. Daarbij zou de dienst steeds expliciet moeten maken op basis van
welke criteria keuzes worden gemaakt. 4.5. ConclusiesDe Rekenkamer concludeert dat het financieel beheer van de DGB duidelijk
verbeterd is ten opzichte van haar vorige onderzoeken. Met name het voeren
van een financiële projectadministratie is een belangrijke verbetering.
Toch signaleerde zij ook nog een aantal knelpunten.De DGB beschikt niet over een actuele AO-beschrijving.De procedure voor de opstelling en bewaking van projectramingen wordt
nog niet in alle gevallen en nog niet consequent toegepast.De projectenadministratie van de DGB is de afgelopen jaren sterk verbeterd.
De Rekenkamer meent echter dat het weinig doelmatig is dat gegevens uit de
centrale ministeriële financiële administratie handmatig in deze
administratie moeten worden ingevoerd.De procedure voor de centrale administratie van decentraal aangegane verplichtingen
is niet efficiënt en werkt budgetoverschrijdingen in de hand. Een decentrale
verplichtingenmodule, waarmee de posten zelf de verplichtingen kunnen vastleggen
en bewaken, kan een oplossing bieden.Ten aanzien van de handhaving van ambtelijke integriteit constateerde
de Rekenkamer dat de dienst zich bewust is van de risico's die bepaalde functies
met zich meebrengen. Vastgelegde regels voor funktiescheiding bij het aangaan
van verplichtingen ontbreken echter. De Rekenkamer beschouwt dit als een belangrijk
gemis bij een dienst waar vaak omvangrijke contracten worden gesloten. In
de praktijk wordt wel een zekere mate van functiescheiding toegepast. 5. SITUATIE HUISVESTING 5.1. InleidingEén van de grootste knelpunten in de huisvestingssituatie van de
buitenlandse posten vormden de achterstanden in het onderhoud van de panden.
Uit het Rekenkameronderzoek van 1990 bleek dat nog minstens 32 panden groot
onderhoud of renovatie nodig hadden, maar dat de besluitvorming hierover steeds
werd uitgesteld. Voor 12 posten achtte de DGB nieuwbouw de meest rendabele
oplossing.In de huisvestingsnotitie uit 1991 worden voor de periode 1991 tot en
met 1996 74 onderhouds-, bouw- en renovatieprojecten noodzakelijk geacht,
waaronder 23 achterstallig-onderhoudsprojecten. Hiervoor was in totaal f 339,7
miljoen beschikbaar.De Rekenkamer onderzocht of de termijn van zes jaar en het beschikbare
bedrag voldoende waren om de noodzakelijk geachte projecten uit te voeren
en de onderhoudsachterstanden weg te werken. 5.2. Realisatie projectenOmdat de DGB gegevens over de uitvoering van projecten niet centraal verzamelt
en bewerkt, heeft de Rekenkamer de hierna gepresenteerde gegevens zelf uit
verschillende bronnen bijeengebracht.Dit leverde het volgende beeld op van de realisatie van de 74 in de huisvestingsnotitie
genoemde projecten: Tabel 1: Overzicht realisatie van in 1991 geplande projecten uitvoeringsstadiumaantal % gerealiseerd 3041% nog
in uitvoering 2027% nog niet in uitvoering 1115%ligt stil 912% geen project geworden 45% totaal 74100%Uit de tabel blijkt dat bijna de helft van de in 1991 noodzakelijk geachte
projecten inmiddels is gerealiseerd. Van de projecten die nog in uitvoering
zijn lopen de meeste al diverse jaren; het grootste deel is gestart in 1992/1993.
De verwachting is dat een aanmerkelijk deel van deze projecten in de komende
1 à 2 jaar wordt afgerond. Dit zou betekenen dat in 1996/1997 bijna
70% van de geplande projecten is afgerond.Van de 23 achterstallig-onderhoudprojecten bleek eenderde deel inmiddels
gerealiseerd te zijn. Tot de afgeronde projecten behoren ook een aantal projecten
waarvoor besluitvorming jarenlang was uitgesteld. De huisvestingssituatie
op de desbetreffende posten bleek aanmerkelijk verbeterd te zijn. De gebruikers
van de panden waren over het algemeen zeer positief over de kwaliteit van
de realisatie van de projecten.17% van de achterstallig-onderhoudprojecten is nog in uitvoering en een
kwart is ofwel niet doorgegaan ofwel ligt stil. Een kwart van het aantal achterstallig-onderhoudprojecten
moet dus nog in uitvoering worden genomen. Uit het onderzoek bleek dat de
huisvestingsgebreken bij de desbetreffende posten voortduurden of ernstiger
werden. De besluitvorming over deze projecten verliep traag.De trage besluitvorming werd soms veroorzaakt door plaatselijke omstandigheden,
maar ook was in een aantal gevallen de prioriteitstelling de oorzaak van het
uitblijven van actie. Zo krijgt bijvoorbeeld de realisatie van
nieuwe posten voorrang in de activiteitenplanning van de dienst. Daarnaast
was vastgelegd dat de verbetering van de huisvesting van de 130 kanselarijen
bij het inlopen van onderhoudsachterstanden speciale aandacht zouden krijgen
(Memorie van Toelichting begrotingsjaar 1993).Uit de projectoverzichten vanaf 1993 (de overzichten voor 1991 en 1992
waren niet beschikbaar) blijkt bovendien dat ook andere projecten dan de in
1991 noodzakelijk geachte in uitvoering zijn genomen. De aanleiding hiervoor
verschilde. Behalve het urgentie-criterium «nieuwe post» zijn
bijvoorbeeld ook personele uitbreidingen op een post, herstructurering van
de communicatie-infrastructuur en de beëindiging van huurcontracten van
invloed. Dit leidde regelmatig tot wijziging van de projectplanningen. 5.3. Financiële realisatie projectenOverzichten van uitgaven per project over de jaren 1991–1995 bleken
niet aanwezig te zijn. De Rekenkamer heeft deze overzichten op basis van gegevens
uit de DGB -administratie zelf samengesteld.Van de 30 gerealiseerde projecten (zie tabel 1) bedroegen de werkelijke
kosten (inclusief enkele nog in 1996 verwachte uitgaven) in totaal f 146,5
miljoen. De geschatte kosten voor deze projecten, zoals opgenomen in de huisvestingsnotitie,
bedroegen f 101,6 miljoen, een afwijking derhalve van f 44,9 miljoen
(44%). Met name bij de grote, al lang lopende projecten waren de afwijkingen
ten opzichte van de initiële schattingen aanzienlijk. In Parijs en Moskou
waren dit renovatieprojecten, waarbij niet altijd op voorhand duidelijk is
welke activiteiten noodzakelijk zijn. In Brussel en Tokio beïnvloedden
lokale omstandigheden, zoals een hoog prijspeil, de kostenplanning.Omdat nog niet alle in 1991 noodzakelijk geachte projecten zijn uitgevoerd
en er ook een groot aantal andere projecten is uitgevoerd is een totaalbeeld
van de geraamde versus de werkelijke kosten moeilijk te geven. Tabel 2: uitgaven voor uitgevoerde projecten en projecten
in uitvoering, stand januari 1996 (x f 1 miljoen) projectenuitgavenverwachtetotaal  1991–1995uitgaven
19961991–1996 projecten volgens huisvestingsnotitie234 29,4263,4 andere projecten (inclusief nieuwe posten)54,2 22,877,0 Totaal288,2 52,2340,4Uit deze tabel blijkt dat het beschikbare budget voor in de huisvestingsnotitie
noodzakelijk geachte projecten (f 339,7 miljoen) nog niet is uitgeput.
In theorie is nog f 76,3 miljoen beschikbaar. Maar zoals eerder vermeld
is van een kwart van deze projecten de uitvoering nog niet afgerond, is 15%
nog niet in uitvoering genomen en ligt 12% stil (zie tabel 1). Voor meer dan
de helft van de in de huisvestingsnotitie genoemde projecten zijn dus nog
uitgaven te verwachten. De initiële kostenschatting voor de stilliggende
projecten bedraagt f 78 miljoen. Bij de projecten waarvan de uitvoering
nog moet starten zijn ook enkele grote, bijvoorbeeld de nieuwbouw in Peking/China
(schatting f 32 miljoen) en Abuja/Nigeria (schatting f 25 miljoen).
Uit de tabel blijkt tevens dat in totaal f 77 miljoen is of wordt besteed
aan de realisatie van niet in de huisvestingsnotitie opgenomen projecten. De Rekenkamer concludeert dat het zeer twijfelachtig is of het huisvestingsprogramma
uit 1991 binnen het beschikbaar gestelde budget gerealiseerd kan worden. 5.4. ConclusiesDe Rekenkamer concludeert dat de in 1990 geconstateerde problemen met
achterstallig onderhoud bij enkele zeer grote projecten grotendeels zijn opgelost.
In totaal is echter nog 17% van de achterstallig-onderhoudsprojecten in uitvoering;
een kwart van de achterstallig-onderhoudsprojecten is nog niet in uitvoering
genomen. De oorzaak ligt voornamelijk in een veranderde prioriteitenstelling
als gevolg van interne en externe ontwikkelingen.Van de in de huisvestingsnotitie opgenomen renovatie- en bouwprojecten
is 15% nog niet in uitvoering genomen.De Rekenkamer concludeert dat de uitvoering van de in 1991 noodzakelijk
geachte onderhouds-, bouw- en renovatieprojecten niet binnen de voorziene
periode van zes jaar kan worden afgerond. De in dit kader gedane uitgaven
hebben het in 1991 ter beschikking gestelde budget (f 339,7 miljoen)
nog niet uitgeput. Vanwege de omvang van de nog voorziene uitgaven acht de
Rekenkamer het echter zeer twijfelachtig dat dit budget toereikend zal zijn,
ook omdat er f 77 miljoen is of wordt besteed aan niet in de huisvestingsnotitie
opgenomen projecten.Naar de mening van de Rekenkamer blijft aandacht voor de onderhoudsprojecten
van groot belang. Zij wijst er bovendien op dat mede voor de uitvoering van
deze projecten extra gelden beschikbaar zijn gesteld. 6. CONCLUSIESDe Rekenkamer concludeert dat het van 1991 daterende beleidsplan van de
DGB voor de huisvesting van de buitenlandse vestigingen door veranderde inzichten
en nieuwe feiten verouderd is. Daardoor is nog steeds weinig inzichtelijk
op basis van welke uitgangspunten projecten worden geselecteerd, prioriteiten
worden aangebracht of huisvestingsopties worden gekozen.De ondersteunende processen en het financieel beheer bij de DGB waren
duidelijk verbeterd, hoewel nog enkele serieuze knelpunten overbleven. Deze
betroffen voornamelijk het ontbreken van managementinformatie, de onduidelijkheid
bij de posten over de wederzijdse taken en bevoegdheden en de door het ontbreken
van terugkoppeling vanuit de posten geringe waarde als beheersinstrument van
het centrale onderhoudssysteem en de inventarisadministratie.De DGB bleek zich voor de aanbesteding van diensten niet aan de Europese
regelgeving te houden.Hoewel men zich bij de DGB bewust is van de risico's rond ambtelijke integriteit,
bleken er nauwelijks schriftelijk vastgelegde richtlijnen te zijn. Met name
het ontbreken van bepalingen voor functiescheiding acht de Rekenkamer een
gemis.De huisvestingssituatie bij de posten is verbeterd. Bijna de helft van
de in 1991 noodzakelijk geachte projecten is inmiddels gerealiseerd. 15% van
deze projecten is echter nog niet in uitvoering genomen.De problemen met achterstallig onderhoud bij enkele zeer grote projecten
zijn inmiddels grotendeels opgelost.Een kwart van de achterstallig-onderhoudsprojecten is echter nog niet
in uitvoering genomen. Het belangrijkste hulpmiddel bij het plannen van onderhoud,
het Onderhoudssysteem Gebouwen Buitenland, voldoet volgens de Rekenkamer door
zijn centrale opzet en het ontbreken van terugkoppeling vanuit de posten niet.De Rekenkamer concludeert uit haar onderzoek dat de uitvoering van de
in 1991 noodzakelijk geachte onderhouds-, bouw- en renovatieprojecten niet
binnen de voorziene periode van zes jaar kan worden afgerond. De in dit kader
gedane uitgaven hebben weliswaar het in 1991 ter beschikking gestelde budget
(f 339,7 miljoen) nog niet uitgeput. Vanwege de omvang van de nog voorziene
uitgaven acht de Rekenkamer het echter twijfelachtig dat dit budget toereikend
zal blijken te zijn. 7. AANBEVELINGENDe Rekenkamer beveelt aan met voorrang het beleidsplan te actualiseren
en te voorzien van een betere explicitering van uitgangspunten en criteria.
Alleen dan is een verantwoorde selectie en prioritering mogelijk, kunnen financiële,
personele en planmatige consequenties worden aangegeven en kan een uitvoerbare
projectenplanning worden opgesteld.Om de continuïteit van de projectuitvoering te bevorderen zou de
schriftelijke informatie over de verdeling van taken en bevoegdheden aan de
posten verbeterd moeten worden.Voorts wijst de Rekenkamer op het belang van schriftelijke evaluatie van
de projecten om te voorzien in deugdelijke managementinformatie.De Rekenkamer is van mening dat de DGB zich op alle punten aan de richtlijnen
voor Europese aanbesteding moet houden, omdat nu het risico van een aanzienlijke
boete aanwezig is.Om de risico's rond ambtelijke integriteit te verminderen dienen op zijn
minst in de beschrijving van de administratieve organisatie richtlijnen voor
functiescheiding te worden opgenomen en nageleefd.De Rekenkamer beveelt aan bij de oplevering van projecten meer aandacht
te besteden aan de afspraken over de exploitatie van de panden om achterstallig
onderhoud op nieuwe panden te voorkomen.Voorts blijft aandacht voor de categorie onderhoudsprojecten van groot
belang. De Rekenkamer wijst erop dat speciaal hiervoor extra gelden beschikbaar
zijn gesteld.Door de decentralisatie-ontwikkelingen op het ministerie en de herijking
van het buitenlands beleid komt het zwaartepunt van de uitvoering van diverse
taken steeds meer bij de posten te liggen. Naar de mening van de Rekenkamer
is daarom bezinning op de primaire taken van de DGB op zijn plaats. Daarbij
zou kunnen worden bezien welke huisvestingstaken gezien de benodigde deskundigheid
en ervaring centrale uitvoering behoeven en welke taken, bijvoorbeeld op het
gebied van onderhoud en inrichting, decentraal kunnen plaatsvinden.Voorts zou vastgesteld dienen te worden tot welke informatie-uitwisseling
dit dient te leiden. 8. REACTIE MINISTERDe minister van Buitenlandse Zaken stelt in zijn reactie dat het achterstallig
onderhoud aan de Rijkspanden in 1991 werd geschat op f 136 miljoen. Omdat
financiering via leaseconstructies een onderwerp van breder kabinetsberaad
was, werd vooralsnog volstaan met een suppletie van f 100 miljoen over
een periode van 5 jaar. De conclusie van de Rekenkamer dat in 1996/1997 70%
van de achterstand zal zijn weggewerkt spoort daarmee volgens de minister
met de investeringsbeslissing. De voortgang inzake de uitvoering van de categorie
onderhoudprojecten zal ook in 1997 met grote aandacht door de DGB worden gevolgd.Ten aanzien van de Notitie Huisvestingsbeleid merkt de minister op dat
bij het verschijnen werd afgesproken dat deze eind 1996 zou worden herzien.
Volgens hem zou het huisvestingsbeleid op zich vanuit de doelstellingen geen
ingrijpende wijziging behoeven, maar de inventarisatie van huisvestingsproblemen,
de kalender voor de oplossing van die problemen en de financiering ervan zouden
wel aan de orde komen.Over het centraal onderhoudssysteem merkt de minister op dat inmiddels
aansluiting is gezocht en gevonden bij de bestedingsplancyclus die is opgezet
om decentralisatie van bevoegdheden naar de posten te faciliteren. Daarnaast
is de opzet gereed van een gebruikershandboek voor een verantwoorde exploitatie
na de oplevering van een nieuw gebouw. Bovendien wordt op dit moment een decentraal
Goederen Informatie Systeem (GIS) ontwikkeld. Met deze voorzieningen wordt,
aldus de minister inhoud gegeven aan de gewenste afbakening van enerzijds
de concern-taken van de DGB en anderzijds de taken van de posten als verantwoordelijke
gebruikers van roerende en onroerende zaken.De minister stelt dat de herijking van het buitenlands beleid een omvangrijke
reorganisatie van zowel het postennetwerk als het departement tot gevolg heeft.
Als laatste onderdeel van deze reorganisatie zal onderzocht worden hoe de
effectiviteit van de ondersteunende diensten verder kan worden vergroot. Te
denken valt volgens de minister aan een bredere inzet van aanwezige deskundigheid,
de onderlinge samenhang van operationele voornemens, het financieel beheer,
de uniformiteit van procedures en regelgeving en de koppeling tussen beleid
en beheer. De minister verwacht dat dit onderzoek begin 1997 begint. De conclusies
zullen in de loop van 1997 onder andere worden gebruikt bij een reorganisatie
van de ondersteuning op materieel gebied. Op deze reorganisatie is een voorschot
genomen door het oprichten van het Expertise Centrum Inkoop (ECI), dat zorg
zal gaan dragen voor onder meer de doelmatigheid en de rechtmatigheid van
aanbestedingen van goederen en diensten. Ook is een Projectteam Automatisering
ingesteld, dat zich bezig zal gaan houden met het beheer van de informatievoorziening
bij de verschillende dienstonderdelen.De minister zegde toe dat bij de voorgenomen reorganisatie de definitieve
vastlegging van de AO eveneens aan de orde zal komen.Een decentraal toegankelijke verplichtingenregistratie waarmee alle betrokken
dienstonderdelen een genormeerde en transparante verplichtingenregistratie
kunnen voeren was in voorbereiding.Om de voorlichting aan de posten over de rolverdeling tussen de DGB als
directievoerder bij b0uwprojecten en de posten als toekomstige gebruikers
te intensiveren zou hierover binnenkort een brochure verschijnen. Tot slot sprak de minister zijn waardering uit over de constatering van
de Rekenkamer dat de huisvestingssituatie op de posten is verbeterd. Naar
zijn mening heeft de rapportage een nuttige bijdrage geleverd aan de doelmatigheid
van de exploitatiefase en de rechtmatigheid van de werkprocessen. 9. NAWOORD REKENKAMERDe Rekenkamer stelt vast dat de minister inmiddels voor een aantal onderdelen
van de gebouwenproblematiek maatregelen heeft genomen of aktie in gang heeft
gezet. Zij wacht de resultaten met belangstelling af. De Rekenkamer hecht
in dit verband grote waarde aan het onderzoek naar de mogelijkheden tot verhoging
van de effectiviteit van de ondersteunende diensten van het ministerie, waaronder
de DGB. Uit dit onderzoek zal naar haar mening onder andere naar voren moeten
komen hoe het beheer van gebouwen (waaronder het onderhoud en het inventarisbeheer),
gegeven de decentralisatie van bevoegdheden naar de posten, het best tot zijn
recht komt. Omdat de resultaten van dit onderzoek pas op termijn beschikbaar
komen, blijft ook nu aandacht voor de gebouwenproblematiek en de DGB van belang.
De Rekenkamer doelt onder andere op een spoedige implementatie van de maatregelen
ter voorkoming van achterstallig onderhoud bij nieuwe gebouwen. De Rekenkamer
is daarnaast van mening dat de administratieve organisatie van de DGB niet
alleen definitief moet worden vastgesteld maar ook aangepast, mede met het
oog op haar opmerkingen in het kader van de handhaving van de ambtelijke integriteit.
De Rekenkamer herhaalt haar standpunt dat projectevaluaties en de daaruit
voortvloeiende managementinformatie kunnen bijdragen aan een verantwoorde
besluitvorming over de uitvoering van projecten.De Rekenkamer is van mening dat gezien de ontwikkelingen op het ministerie
in het kader van de herijking van het buitenlands beleid de Notitie Huisvesting
een diepgaander herziening behoeft dan uitsluitend een nieuwe inventarisatie
van de huisvestingsproblemen. Ook de explicitering van uitgangspunten, zoals
de keuze voor koop, huur of nieuwbouw, de financieringswijzen en prioriteitenstelling,
verdient grote aandacht, gezien de noodzaak om nog bestaande achterstanden
in te lopen en toekomstige te voorkomen. De Rekenkamer wijst in dit verband
wederom op haar conclusie dat de uitvoering van het in 1991 noodzakelijk geachte
onderhouds-, bouw- en renovatieprojecten niet binnen de voorziene periode
van zes jaar kan worden afgerond. Aan het eind van die periode zal waarschijnlijk
bijna 70% van de geplande projecten zijn afgerond. Het budget zal dan echter
naar verwachting zijn uitgeput, mede omdat ook andere projecten dan gepland
zijn uitgevoerd. In dit verband betreurt de Rekenkamer het dat de minister
niet ingaat op haar conclusie over de verwachte ontoereikendheid van het budget.
Aan dit vraagstuk ware aandacht te besteden. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-24790-2.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl