Brief van het Presidium over het mogelijk maken van papierloos vergaderen bij de Tweede Kamer en de doorontwikkeling van de (digitale) ICT-werkplek
Staten-Generaal — Kamerstuk Brief
Datum: 2022-10-17 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


Vergaderjaar 2021-2022
 Tweede Kamer der Staten-Generaal
 2
 Kamerstukken
 
 
 
 36 062
 
 Raming der voor de Tweede Kamer in 2023 benodigde uitgaven, alsmede aanwijzing en raming van de ontvangsten
 
 
 Nr. 14
 BRIEF VAN HET PRESIDIUM
 
 
 
 Aan de Leden
 Den Haag, 5 juli 2022
 Tijdens het Ramingsdebat op maandag 20 juni 2022 (Kamerstuk 36 062, nr. 13) heeft het lid Bromet (GroenLinks) aandacht gevraagd voor het mogelijk maken van papierloos vergaderen bij de Tweede Kamer. De motie die zij indiende over het invoeren van een papierloos vergadersysteem is aangenomen op 28 juni 2022 (Kamerstuk 36 062, nr. 10 en Handelingen II 2021/22, nr. 97, Stemmingen moties Raming van de Tweede Kamer voor het jaar 2023). Daarnaast heb ik u tijdens de behandeling van de Raming voor het jaar 2023 toegezegd schriftelijk terug te komen op de vragen over de doorontwikkeling van de (digitale) ICT-werkplek. In deze brief doe ik deze toezegging gestand en ga ik in op beide onderwerpen.
 
 Papierloos vergaderen
 
 In 2020 hebben het MT en het presidium de i-strategie voor de Tweede Kamer vastgesteld. De i-strategie bevat ook het element van digitaal vergaderen. De afgelopen periode is prioriteit gegeven aan de verhuizing van alle ICT- voorzieningen naar B67 en aan het invoeren van een veelheid van maatregelen ten behoeve van informatiebeveiliging en privacy. Er is in de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in informatievoorziening en ICT in systemen die voor de meeste Kamerbewoners voornamelijk op de achtergrond spelen.
 De vraag om papierloos vergaderen mogelijk te maken is begrijpelijk en maakt zoals aangegeven onderdeel uit van de i-strategie. Hoewel er in de werkomgeving van de Tweede Kamer al de nodige toepassingen beschikbaar zijn om agenda’s en vergaderstukken beschikbaar te stellen, is duidelijk dat deze toepassingen in de huidige vorm niet altijd goed aansluiten bij de werkwijze van (met name) de Kamerleden.
 
 
 De werkomgeving van Tweede Kamer biedt nu de volgende toepassingen:
 
 
 –
 De Kamerwebsite (www.tweedekamer.nl) bevat de agenda van alle vergaderingen inclusief bijna alle vergaderstukken, behoudens stafnotities;
 
 
 –
 Het informatiesysteem Parlis en de Parlis app (ook te gebruiken op telefoon en tablet) bevatten de agenda van alle vergaderingen plus alle vergaderstukken;
 
 
 –
 Debat direct bevat de agenda’s, de vergaderstukken en de mogelijkheid om debatten met video en audio te volgen. Ook dit is op mobiele devices beschikbaar;
 
 
 –
 Het proces van de voorbereiding van vergaderingen, de verslaglegging daarvan, en het verspreiden en het publiceren van de Kamerstukken verloopt volledig digitaal.
 
 
 
 Met de introductie van bovenstaande voorzieningen is in de afgelopen jaren een belangrijke reductie van papierverbruik gerealiseerd. Sinds 2000 zijn verschillende stappen gezet om het gebruik van papier terug te dringen. Denk hierbij aan het gebruik van distributielijsten en email. In 2005 is de Kamerorganisatie gestopt met het printen en verzenden van Kamerstukken aan Kamerleden, wat het papierverbruik ook significant heeft verminderd. Uit de beschikbare cijfers van de afgelopen 14 jaar blijkt dat de uitgifte van standaard A4 printpapier van 26.969 pakken papier per jaar in 2008 naar 7.318 pakken papier in 2017, naar 4.419 pakken papier in 2021 is gedaald. In een pak zitten 500 vellen A4 papier.
 Om ervoor te zorgen dat een verdere reductie van het papiergebruik gelijk oploopt met het efficiënter kunnen vergaderen door de leden is een nadere analyse nodig. De Tweede Kamer heeft alle vergaderinformatie al digitaal beschikbaar, dus de vraag spitst zich toe op de ontsluiting van de informatie ten behoeve van het digitale vergaderproces, rekening houdend met de eisen en wensen die de reeds beschikbare voorzieningen (nog) niet bieden. Gelet op de enorme omvang van zowel het aantal vergaderingen als het aantal vergaderstukken bij de Tweede Kamer, luistert de gegevensuitwisseling naar een (bestaand of nieuw) vergadersysteem nauw.
 Daarbij moet rekening worden gehouden met het gegeven dat, ook als het gaat om openbare informatie, strenge informatiebeveiligingsmaatregelen noodzakelijk zijn. De integriteit van de informatie mag immers niet worden aangetast en voor het garanderen van hoge beschikbaarheid van informatie moeten eveneens beveiligingsmaatregelen worden ingesteld.
 Verder moet worden aangetekend dat de reductie van papier met behulp van digitale middelen in belangrijke mate wordt gefaciliteerd en gestimuleerd, maar het blijft altijd de keuze van de individuele leden en medewerkers om stukken wel of niet te printen. Ook met de huidige digitale hulpmiddelen zou al in hoge mate papierloos kunnen worden vergaderd.
 Er is een beperkt aantal processen, waarvan het indienen en verspreiden van ingediende moties de meest in het oog springende is, die in de huidige werkwijze deels nog wel om papier vragen. Daar is op korte termijn geen alternatief voor. Tegelijkertijd betreft dit slechts een beperkt aantal vellen papier per motie.
 
 Van papierloos vergaderen, naar papierloos samenwerken, naar papierloos werken
 
 Specifiek voor een betere ondersteuning van het vergaderen met digitale stukken moet de mogelijkheid worden gecreëerd om het aanbod van agenda’s en vergaderstukken te personaliseren, zodat alleen de voor het betreffende Kamerlid relevante vergaderingen eenvoudig beschikbaar kunnen worden gemaakt. Alle benodigde informatie is daarvoor al in de bestaande Kamersystemen beschikbaar. Daarbij wordt de keus gemaakt bestaande systemen aan te passen en geschikt te maken voor papierloos vergaderen of daar een op de markt beschikbare softwarevoorziening bij in te zetten. De precieze wensen en eisen van de gebruikers zullen daarvoor medebepalend zijn.
 De vraag naar papierloos vergaderen kan worden gezien in het licht van een bredere ontwikkeling: van papierloos vergaderen naar papierloos samenwerken en papierloos werken. Papierloos samenwerken betekent dat met behulp van voorzieningen documenten voor geautoriseerde collega’s op een centrale plek laagdrempelig beschikbaar zijn, en dat er plaats- en tijd onafhankelijk gezamenlijk aan gewerkt kan worden.
 Er zijn drie randvoorwaarden om volledig papierloos te kunnen werken:
 
 
 1.
 Een veilige mobiele werkomgeving: een laptop, een tablet of een smartphone met elk eigen gebruikersgemak, waarbij ieder apparaat gebruiksvriendelijk toegang geeft tot de benodigde informatie en documenten.
 
 
 2.
 Het vanaf verschillende locaties en met behulp van uiteenlopende (mobiele) apparaten kunnen samenwerken, zoals (video-)vergaderen en werken aan documenten.
 
 
 3.
 De processen die nu nog papieren informatiedragers nodig hebben volledig digitaliseren.
 
 
 
 Modernisering ICT-werkplek
 
 In de i-strategie van de Tweede Kamer is ook bepaald dat de ICT-werkplek wordt gemoderniseerd. Het vergroten van het gebruiksgemak en de veiligheid zijn daar de belangrijkste aanleidingen voor. Als alle benodigde informatie gemakkelijk bereikbaar is, wordt daarmee ook voorkomen dat gebruikers in voorkomende gevallen uitwijken naar eigen middelen zoals privéemail. Verder is laagdrempelige toegang tot digitale informatie een belangrijke voorwaarde om papierloos vergaderen en (samen)werken verder te ondersteunen.
 
 Conclusie
 
 De vraag om papierloos vergaderen mogelijk te maken is begrijpelijk en maakt ook onderdeel uit van de i-strategie van de Tweede Kamer. Veel van de daarvoor benodigde informatie is gelukkig al digitaal beschikbaar. De focus ligt daarom op laagdrempelige toegang tot deze informatie. Daar ligt ook een relatie met de modernisering van de ICT-werkplek. Bij deze ontwikkelingen staat veiligheid voorop. Gelet op de omvang van het aantal vergaderingen en de stukkenstroom, het noodzakelijke niveau van beveiliging en de relatie met de ontwikkeling van de werkplek wil ik op voorhand wel de verwachting temperen dat dit met een snelle overstap naar een (bestaand of nieuw) systeem op korte termijn is te realiseren. Het komt erop neer dat de motie-Bromet gefaseerd wordt uitgevoerd en in een tempo dat past bij het complexe en uitgebreide traject dat moet worden doorlopen. De doorlooptijd van de realisatie van papierloos werken is mede afhankelijk van de inventarisatie van gebruikerswensen, waar een start mee is gemaakt. Daarna is er meer zicht op de planning.
 
 De in het Ramingsdebat gesuggereerde wijze van betrekken van gebruikers in de vorm van een daartoe ingestelde klankbordgroep nemen wij graag over, zodat we in nauw contact met gebruikers de gewenste functionaliteiten kunnen uitwerken. Bij de behandeling van de volgende Raming kom ik hier verder op terug.
 Mede namens het presidium,
 
 
 
 
 De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal,
 
 V.
 Bergkamp