Each town had a defter and typically an officiator or someone in an administrative role to determine if the information should be recorded.
Κάθε πόλη διέθετε από ένα ντεφτέρ, καθώς και, συνήθως, έναν αξιωματούχο ή κάποιον με διοικητικό αξίωμα, ο οποίος θα εκτιμούσε κατά πόσο η κάθε πληροφορία θα έπρεπε να καταγράφεται.