coviEnglish Collecting and storing customer information As COVID-19 restrictions ease around Australia, contact tracing will remain an important tool to control the spread of the virus. The Public Health Directions state that a number of businesses and undertakings are required to ask all clients for their first name and phone number, and record these details, along with the date and time they attended the venue. Details can be destroyed after 28 days. If you are unsure if your business needs to keep these records please view the Public Health Directions. Under the Public Health Directions, if businesses are applying the one person per two square metres rule in their venue, they are required to use the Check In CBR app to collect patron contact details. You can find out more about the Check In CBR app below. This factsheet provides information about how to manage the privacy of customers' personal information in a way that meets privacy law and good privacy practice. Collecting and storing information about customers is a standard practice for many businesses. already do. For example, businesses commonly store and collect Filipino Pagkolekta at pagtatabi ng impormasyon ng kostumer Habang lumuluwag ang mga paghihigpit na COVID-19 sa Australya, ang contact tracing ay mananatiling isang mahalagang paraan upang mapigilan ang pagkalat ng virus Isinasaad sa mga Kautusan sa Pampublikong Kalusugan (Public Health Directions) na maraming mga negosyo at proyekto ang inaatasang hingin sa lahat ng kliyente ang kanilang unang pangalan at numero ng telepono, at itala ang mga detalyeng ito, kasama ang petsa at oras ng kanilang pagpunta sa lugar. Ang mga detalye ay maaaring sirain makaraan ang 28 araw. Kung hindi ka sigurado kung ang iyong negosyo ay kailangang magtabi ng mga talaang ito, mangyaring tingnan ang Public Health Directions. Sa ilalim ng Public Health Directions, kung ang mga negosyo ay nagpapatupad ng patakaran na isang tao sa bawat dalawang metro kuwadrado sa kanilang lugar, inaatasan silang gamitin ang Check In CBR app upang mangolekta ng mga detalye ng contact ng parokyano. Maaari mong malaman ang higit pa tungkol sa Check In CBR app sa ibaba. Ang papel-kaalaman na ito ay nagbibigay ng impormasyon kung paano dapat pamahalaan ang pribasya ng personal na impormasyon ng mga kostumer sa paraang tumutugon sa batas sa pribasya at mabuting kagawian sa pribasya. Ang pagkolekta at pagtatabi ng impormasyon tungkol sa mga kostumer ay istandard na kagawian na ng maraming negosyo. Halimbawa, ang mga negosyo ay karaniwang nagtatabi at nangangalap ng impormasyon kapag tumatanggap ng booking, Page 1 of 6
information when taking bookings, fulfilling orders, taking payments and confirming appointments. Health services and businesses with an annual turnover of more than $3 million per year, must comply with the Privacy Act 1988 (Cth) in the way that information is collected, used and disclosed. For more information please contact the Office of the Australian Information Commissioner: Even if your business is not covered by the Privacy Act, it is good privacy practice to tell people why you are asking for the information, who will have access to it, how it will be kept safe and make sure you stick to those rules. tumutupad ng mga order, kumukuha ng mga kabayaran at nagkukompirma ng mga tipanan. Ang mga serbisyong pangkalusugan at mga negosyo na may taunang kita na mahigit sa $3 milyon kada taon, ay dapat sumunod sa Privacy Act 1988 (Cth) sa paraan ng pagkolekta, paggamit at pagsiwalat ng impormasyon. Para sa karagdagang impormasyon mangyaring makipag-ugnay sa Office of the Australian Information Commissioner: Kahit na ang iyong negosyo ay hindi saklaw ng Privacy Act, tamang gawi sa pagkapribado ang sabihan ang mga tao kung bakit ka naghihingi ng impormasyon, kung sino ang makakagamit nito, kung paano ito itatabi nang ligtas at titiyakin mong susunod ka sa mga patakarang ito. Page 2 of 6
How should the information be collected? ACT Health's strong preference is that all businesses and venues use the Check In CBR app to collect customer information. We understand the process of collecting information from every patron is time-consuming, and your effort is acknowledged and appreciated as we work together to slow the spread of COVID-19. Fast access to accurate and complete records helps ACT Health to quickly alert people who may have been in contact with COVID-19 if required. Most customers are now aware of the requirements for businesses to request patron details for contact tracing, and patrons are happy to oblige; however, some may have privacy concerns. For example, an A4 notebook left out the front of a restaurant with all seated guests' details on display for the next person to see, copy, take a photo of; or handing over an electronic device for patrons to enter their own information, is highly discouraged. Paano ba kokolektahin ang impormasyon? Ang lubos na kagustuhan ng ACT Health ay lahat ng mga negosyo at lugar ay gumamit ng Check In CBR app upang magkolekta ng impormasyon ng kostumer. Nauunawaan namin na ang proseso ng pagkolekta ng impormasyon mula sa bawat parokyano ay gumugugol ng maraming oras, at ang iyong pagsisikap ay kinikilala at pinahahalagahan habang nagtutulungan tayong pabagalin ang pagkalat ng COVID-19. Ang mabilis na pag-access sa wasto at kumpletong mga talaan ay tumutulong sa ACT Health upang mabilis na maabisuhan ang mga tao na maaaring nagkaroon ng contact sa COVID-19 kung kinakailangan. Karamihan sa mga kostumer ay nakakaalam na ngayon na inaatasan ang mga negosyo na humingi ng mga detalye ng parokyano para sa contact tracing, at ang mga parokyano ay nalulugod namang magpaunlak; gayunpaman, ang ilan ay maaaring may mga pag-aalala sa pribasya. Halimbawa, ang A4 na notebook na iniiwan sa harap ng restoran na may ipinapakitang mga detalye ng lahat ng mga panauhing nakaupo na makikita, makokopya, makukunan ng litrato ng kasunod na tao; o kaya ang pagbibigay ng elektronikong device para sa mga parokyano upang kanilang i-enter ang sariling impormasyon, ay lubos na hindi inirerekomenda. Page 3 of 6
Physical and electronic security must be considered to help guarantee that your patrons' personal information is secure and the workspace can facilitate good privacy practices. Check In CBR app required for those applying the one person per two square metre rule indoors Venues wanting to have one person per two square metres of usable space indoors must be using the Check In CBR app to capture patron contact details. The Check In CBR app is a contactless, secure and convenient way for customers to sign into a Canberra venue. The app enables individuals to check-in to venues and have their data stored securely with ACT Health in the event contact tracing is needed. The app removes the administrative burden from businesses and is free of charge to set up and use for both businesses and customers. When you register your business you will be provided a unique QR code. Customers with the Check In CBR app simply scan the QR code and show your staff that they have successfully checked in. Ang pisikal at elektronikong seguridad ay dapat isaalang-alang upang magarantiya na ang personal na impormasyon ng iyong mga parokyano ay ligtas at maaaring bigyang-daan ng pinagtatrabahuhan ang mabubuting kagawian sa pribasya. Ipinag-uutos ang Check In CBR app para sa mga nagpapatupad ng patakaran na isang tao sa bawat dalawang metro kuwadrado sa loob Ang mga lugar na nais magkaroon ng isang tao sa bawat dalawang metro kuwadrado ng magagamit na espasyo sa loob ay dapat gumagamit ng Check In CBR app upang makuha ang mga detalye ng contact ng parokyano. Ang Check In CBR app ay walang contact, ligtas at maginhawang paraan para makapag-sign in ang mga kostumer sa mga lugar sa Canberra. Sa pamamagitan ng app, ang mga indibidwal ay magagawang mag-check-in sa mga lugar at maiimbak ang kanilang datos nang ligtas sa ACT Health sakaling kailanganin ang contact tracing. Tinatanggal ng app ang pang-administratibong pabigat sa mga negosyo at walang bayad ang pag-set up at paggamit ng mga negosyo at kostumer. Kapag nagparehistro ka ng iyong negosyo, bibigyan ka ng isang natatanging QR code. Ii-iscan lamang ng mga kostumer na may Check In CBR app ang QR code at ipapakita sa iyong kawani na matagumpay silang nag-check in. Page 4 of 6
To find out more and register your business visit the Check In CBR page on the COVID-19 website. Electronic collection Check In CBR is the preferred method of electronic collection and is a requirement for businesses applying the one person per two square metre rule indoors. Businesses collecting personal data via other electronic means (such as an iPad) must ensure systems are privacy compliant. Devices should also not be handed to patrons to enter their personal details as this creates a hygiene risk. Instead, have your staff operate the device. Ensure passwords are regularly changed and your application protects data against unauthorised access. Paper-based collection Consider having a staff member collect patrons' details on arrival (or once they are seated) on a form that is kept private from other patrons. Upang malaman ang higit pa at iparehistro ang iyong negosyo, bisitahin ang pahina ng Check In CBR sa website ng COVID-19. Elektronikong pagkolekta Ang Check In CBR ang piniling pamamaraan ng elektronikong koleksyon at isang kahingian para sa mga negosyong nagpapatupad ng patakaran na isang tao sa bawat dalawang metro kuwadrado sa loob. Dapat tiyakin ng mga negosyong nangongolekta ng personal na mga datos sa pamamagitan ng iba pang mga elektronikong paraan (gaya ng iPad) na ang mga sistema ay sumusunod sa pribasya. Ang mga device ay hindi dapat ibigay sa mga parokyano upang sila ang mag-enter ng kanilang mga personal na detalye dahil lumilikha ito ng panganib sa kalinisan. Sa halip, atasan ang iyong kawani na siya ang gumamit ng device. Tiyaking regular na binabago ang mga password at pinoprotektahan ng iyong application ang mga datos laban sa di-awtorisadong pag- access. Koleksyon sa papel Pag-isipang magtalaga ng kawani na hihingi ng mga detalye ng mga parokyano sa kanilang pagdating (o kapag nakaupo na sila) sa form na hindi makikita ng ibang mga parokyano. Page 5 of 6
Once filled in, the forms should be kept in a place that is secure and out of sight of other patrons and unauthorised persons. Businesses may want to have a paper-based collection method as a back up for customers who do not have a smart phone but this should only be used as a last resort. This information is correct as of 2 December 2020. For the latest advice on restrictions please check the COVID-19 website or call the COVID-19 helpline on (02) 6207 7244. The Business Resource Kit includes guidelines for creating a COVID Safety Plan, posters for displaying in your business premises and factsheets to provide up to date information and clear advice and other useful resources. Find the kit on the business resources page of the COVID-19 website. Canberra Business Advice and Support Service: Business owners can receive up to four hours of free, tailored advice and access online business development resources. Call (02) 6297 3121. Kapag nasagutan na, ang mga form ay dapat itago sa isang lugar na ligtas at malayo sa paningin ng iba pang mga parokyano at di- awtorisadong mga tao. Maaaring nais ng mga negosyo na magkaroon ng isang pamamaraan ng koleksyon na nasa papel bilang panigurado para sa mga kostumer na walang smart phone, ngunit dapat lamang itong gamitin kung wala nang iba pang paraan. Ang impormasyong ito ay wasto mula ika-2 ng Disyembre 2020. Para sa pinakabagong payo sa mga paghihigpit, mangyaring tingnan ang website ng COVID-19 o tawagan ang linya ng tulong (helpline) ng COVID-19 sa (02) 6207 7244. Ang Business Resource Kit ay may mga patnubay sa paglikha ng isang COVID Safety Plan, mga poster para idispley sa lugar ng iyong negosyo at mga papel-kaalaman upang magbigay ng napapanahong impormasyon at malinaw na payo at iba pang mga kapaki- pakinabang na mapagkukunan. Hanapin ang kit sa pahina ng mga mapagkukunan ng negosyo ng website ng COVID-19. Canberra Business Advice at Support Service: Ang mga may-ari ng negosyo ay maaaring makatanggap ng hanggang apat na oras ng libre, inakmang payo at pag-access sa mga mapagkukunan sa pag-unlad ng online na negosyo. Tumawag sa (02) 6297 3121. Page 6 of 6