PETUNJUK PENGISIAN BIODATA PESERTA DIDIK BARU SMK Negeri 3 Batu - 2020 ABSTRACT Petunjuk pengisian Form daftar ulang (Registrasi) dengan menggunakan aplikasi Google.Form Oleh: Team Daftar Ulang
REGISTRASI PESERTA DIDIK BARU SMK NEGERI 3 BATU - 2020 ATURAN REGISTRASI PESERTA DIDIK BARU MENGGUNAKAN GOOGLE.FORM MELALUI ALAMAT: CONTENTS Tata cara pengisian ... 2 Waktu Pengisian Data ... 2 Pengisian Data ... 2 Referensi Data ... 2 File Yang Diunggah (Upload) ... 2 Jenis FIle Yang Diunggah ... 2 Tata Cara Penamaan File ... 3 PENJELASAN PENGISIAN DATA PER BAGIAN FORM ... 3 Bagian: Registrasi peserta didik ... 3 Bagian: Data peserta didik ... 4 Bagian: Alamat Siswa (kk) ... 4 Bagian: Alamat Siswa Tinggal (domisili) ... 4 Bagian: Keterangan Keluarga ... 5 Bagian: Kartu Kesejahteraan atau jaminan Sosial ... 5 Bagian: orang Tua Kandung (OTK) - Ibu ... 5 Bagian: Orang Tua Kandung (OTK) - Ayah ... 5 Bagian: Orang Tua Bukan Kandung (OBK) - Ayah/Ibu... 6 Bagian: Wali Siswa ... 6 Bagian: Data Rincian Peserta didik ... 6 Pertanyaan yang sering muncul (Question and answer) ... 6 OLEH: TEAM DAFTAR ULANG 1 1
TATA CARA PENGISIAN Waktu Pengisian Data Waktu pengisian form dibatasi sampai dengan pukul 21.00 WIB per hari. Jadi dimohon untuk melakukan pengiriman data (SUBMIT) sebelum waktu yang ditentukan. Pada jam tersebut koneksi form akan ditutup untuk dilakukan pengecekan data. Pengisian Data Pengisian data menggunakan huruf besar (CAPITAL). Dikecualikan untuk penulisan alamat rumah atau kompleks perumahan pada ALAMAT dapat menggunakan gabungan huruf besar dan kecil. Pengisian kontak (nomer telepon) harap menggunakan format kode negara. Contoh jika nomer telepon adalah 0341593025 maka diisikan +62341592025. Jika nomer telepon mobile adalah 08571234XXXX maka diisikan +628571234XXXX Referensi Data Referensi data yang dipergunakan untuk pengisian form adalah data yang diperoleh atau tertera pada dokumen resmi yang berlaku (Daftar Unas, Kartu Keluarga, dll) Berikut ini adalah beberapa isian yang harus diperhatikan: Item Data Referensi Dokumen Yang Digunakan Nama siswa Daftar peserta UNAS, bukan dari kartu keluarga atau akta kelahiran File bukti penerimaan Pengumuman PPDB Online Provinsi Jawa Timur NISN Surat keterangan lulus (SKL) atau bias dilihat pada ijasah sekolah dasar (SD) NIK Kartu keluarga (KK) KITAS Kartu Tinggal Sementara (KITAS) untuk WNA Alamat Siswa (KK) Kartu keluarga yang terdapat identitas siswa yang bersangkutan Alamat Siswa (Tinggal) Alamat siswa tinggal saat ini (domisili) adalah alamat yang tercantum pada kartu keluarga yang ditinggali oleh siswa Data orang tua kandung atau orang tua bukan kandung, dan data wali Sesuai data yang dimiliki orang tua/wali Kartu Kesejahteraan dan Jaminan Sosial Sesuai dengan kartu kesejahterann dan jaminan sosial yang dimiliki FILE YANG DIUNGGAH (UPLOAD) Jenis FIle Yang Diunggah Untuk pengisian data pada Google.Form, format file yang dapat diunggah sementara ini hanya dapat dalam bentuk Portable Document Format (.PDF). OLEH: TEAM DAFTAR ULANG 2 2
Bagi yang sudah memiliki file hasil scanning dokumen dalam bentuk gambar (image [.JPG]; [.PNG], dll) dapat dikonversi menjadi file dokumen dengan format PDF terlebih dahulu. Bagi pengguna komputer, dapat menggunakan aplikasi Nitro PDF atau lainnya. Atau bisa menggunakan fasilitas konversi online. Misalnya: smallpdf atau pdfonline, dll). Bagi yang belum memiliki file dapat melakukan scanning dokumen terlebih dahulu. Jika memiliki mobile phone, bisa menggunakan aplikasi PDF scanner. Untuk pengguna mobile phone dengan system android dapat menggunakan beberapa contoh aplikasi berikut: Camera to PDF Scanner • Simple Scan - Free PDF Scanner • Adobe Scan: PDF Scanner, OCR • Dll (silahkan lakukan pencarian aplikasi di google playstore dengan kata kunci "PDF Scanner" (tanpa tanda kutip) Tata Cara Penamaan File Untuk file yang diunggah harus diberi nama dengan menggunakan format penamaan file sebagai berikut: .PDF Contoh untuk file PDF kartu keluarga (KK) milik siswa bernama Upin dengan nomer ujian 2200509123456789 harus diberi nama: Upin_2200509123456789_KK PERHATIAN Jika saat mengganti nama file (RENAME) terdapat karakter .pdf, maka gabungkan dengan nama file yang dibuat. Sehingga pada contoh nama file menjadi Upin_2200509123456789_KK.pdf Kejadian ini biasa muncul pada pengguna computer yang mengaktifkan tampilan "File Extension" PENJELASAN PENGISIAN DATA PER BAGIAN FORM Bagian: Registrasi peserta didik Pengisian nomer UNAS maksimal 16 digit angka tanpa spasi (tulis lengkap sesuai format). Untuk siswa lulusan sebelum tahun 2019 biasanya memiliki 14 digit angka, sedangkan untuk siswa lulusa tahun 2019 dan seterusnya memiliki 16 digit angka. OLEH: TEAM DAFTAR ULANG 3 3
Gambar 1 Format nomer UNAS Nama peserta didik adalah nama yang tercantum pada daftar peserta UNAS, bukan pada nama
yang tercantum pada dokumen lainnya. Penggunaan nama pada daftar peserta UNAS sebenarnya mengacu pada gambaran nama yang akan tercantum pada IJASAH SMP. Jika nama siswa yang tercantum pada daftar peserta UNAS tidak sama dengan nama pada dokumen lainnya (misalnya kartu keluarga atau akta kelahiran), tetap yang digunakan adalah nama pada daftar peserta UNAS. Untuk merubahnya, silahkan mengurusnya di sekolah asal (SMP) Jurusan adalah jurusan diterima di SMK Negeri 3 Batu sesuai dengan hasil pengumuman penerimaan siswa baru pada sistem PPDB Online Provinsi Jawa Timur. Bagian: Data peserta didik Nomer NISN dapat dilihat pada Surat Keterangan Lulus (SKL). Jika tidak tercantum, dapat dilihat pada ijasah sekolah dasar (SD) Siswa yang memiliki kebutuhan khusus dapat memilih lebih dari satu Bagian: Alamat Siswa (kk) Alamat siswa sesuai dengan alamat pada kartu keluarga (KK) siswa tercantum. • Untuk kabupaten atau kota pada alamat di diberi awalan KAB. untuk kabupaten dan awalan KOTA untuk nama kota. Contoh: KAB. MALANG; KOTA BATU Untuk Kelurahan atau desa pada alamat diberi awalan KEL. untuk kelurahan dan awalan DESA untuk nama desa. Contoh: KEL. SISIR; KEL. NGAGLIK; DESA SUMBEREJO Untuk dusun pada alamat tidak perlu diisi jika pada kartu keluarga tidak tercantum nama dusun. • Untuk RT atau RW cukup diisi angka tanpa nol (0) di depannya. Contoh: 005 cukup diisi angka 5 saja Bagian: Alamat Siswa Tinggal (domisili) OLEH: TEAM DAFTAR ULANG 4 4
Alamat tinggal siswa (domisili) adalah alamat siswa tinggal saat ini. Sebagai contoh seorang siswa yang tercantum dalam kartu keluarga orang tuanya (alamat KK), bisa tidak tinggal dengan orang tuanya saat ini (misal dengan saudara atau lainnya). Maka alamat tinggal siswa adalah alamat saudaranya atau yang ditinggal saat ini. Bagian ini sebenarnya tidak perlu diisi jika pertanyaanberikut dijawab YA Gambar 2 Pertanyaan alamat tinggal Jika pertanyaan di atas di jawab TIDAK, maka isikan datanya sesuai dengan data yang tercantum pada kartu keluarga dimana siswa tinggal saat ini. Untuk nama Kabupaten/Kota, nama Kelurahan/Desa, dan nama dusun, ikuti aturan yang sama pada BAGIAN: ALAMAT SISWA (KK). Bagian: Keterangan Keluarga Jika tidak memiliki saudara kandung atau saudara tiri, isikan angka 0 (Nol) Bagian: Kartu Kesejahteraan atau jaminan Sosial • Untuk KPS/PKH, bisa dipilih salah satu yang dimiliki. Isikan data sesuai dengan data yang dimiliki. Bagian: orang Tua Kandung (OTK) - Ibu Data ibu kandung sangat penting. Karena sistem pendataan modern, data induk dan sub induk (turunannya) di dasarkan pada data ibu kandung. Hal ini didasarkan pada fakta bahwa seseorang hanya memiliki satu ibu kandung. Oleh karena itu nama ibu kandung harus diisi. Data ibu kandung (detail) jika tidak terdapat kendala (misal ibu berpisah dengan ayah), sebisa mungkin diisi. Data ibu kandung (detail) tidak perlu diisi jika status mortalitas ibu adalah meninggal dunia. Bagian: Orang Tua Kandung (OTK) - Ayah Data ayah kandung minimal adalah nama ayah. Jika terdapat kendala (misal: ayah berpisah dengan ibu), maka sebisa mungkin data ayah minimal (nama) tetap diisi. • Data ayah kandung (detail) jika tidak terdapat kendala, sebisa mungkin diisi. • Data ayah kandung (detail) tidak perlu diisi jika status mortalitas ayah adalah meninggal dunia. OLEH: TEAM DAFTAR ULANG 5 5
Bagian: Orang Tua Bukan Kandung (OBK) - Ayah/Ibu Data pada bagian ini bersifat optional (tidak harus diisi). Data pada bagian ini lebih mengacu pada
masalah parenting dan tanggung jawab orang tua. Jika memiliki ayah/ibu tiri, datanya bisa diisikan pada bagian ini. Bagian: Wali Siswa Data orang tua yang menjadi wali siswa selama menempuh pendidikan. Bagian: Data Rincian Peserta didik Tinggi badan diisi dalam satuan centimeter (cm), dan bisa dalam format decimal dengan menggunakan tanda titik sebagai penanda decimal. Contoh: 170.5 Berat badan diisi dalam satuan kilogram (Kg), dan bisa dalam format decimal dengan menggunakan tanda titik sebagai penanda decimal. Contoh: 62.5 Perkiraan jarak tempat tinggal (domisili) ke sekolah diisi dalam satuan kilometer (Km), dan bisa dalam format decimal dengan menggunakan tanda titik sebagai penanda decimal. Contoh: 1.5 Perkiraan Waktu tempuh perjalanan dari tempat tinggal (domisili) ke sekolah dengan menggunakan alat bantu transportasi yang dipergunakan. Diisi dengan menggunakan satuan menit bukan dalam bentu decimal. Contoh: perkiraan waktu tempuh 2 jam, diisi 120 Kontak adalah nomer telepon pribadi siswa (jika memiliki). Jika tidak memiliki nomer telepon pribadi, harap mengisikan kontak telepon pada data orang tua kandung atau orang tua tiri pada bagian data orang tua kandung atau tiri. Email siswa adalah email aktif yang dimiliki oleh siswa. PERTANYAAN YANG SERING MUNCUL (QUESTION AND ANSWER) Q: BERAPA DIGIT NOMER UNAS YANG HARUS DIISIKAN? Untuk lulusan sebelum 2019 terdapat 14 digit angka tanpa spasi. Sedangkan untuk lulusan >=2019 terdapat 16 digit angka tanpa spasi Q: KOQ JALUR PENDAFTARANNYA CUMAN ADA 2, DAN ANGKANYA TIDAK URUT? Registrasi untuk sesi sekarang (mulai 1 Juli) hanya diperuntukkan untuk siswa yang diterima pada pendaftaran jalur regular (umum) dan pemenuhan pagu. Untuk urutannya tidak perlu dipermasalahkan karena hanya kode. Q: MENGAPA TIDAK BISA UPLOAD FILE? 1. Coba cek koneksi internetnya. Kalau tidak punya kuota internet, scan dahulu semua dokumen yang diperlukan, kemudian cari FREE WIFI (di smkn3 ada yang free lho) 2. Coba cek tipe filenya. Yang diupload adalah file Portable Document Format (PDF) Q: APAKAH FILE YANG DIUNGGAH (UPLOAD) BISA DIUBAH (UPDATE)? TIDAK BISA. Jadi Pastikan file yang diunggah sudah benar sebelum klik UPLOAD OLEH: TEAM DAFTAR ULANG 6 6
Q: APAKAH DATA YANG DIISIKAN BISA DIUBAH (UPDATE)? BISA. Setelah melakukan pengiriman data form (SUBMIT), tautan (link) konfirmasi pengisian data akan dikirimkan ke email aktif yang dipergunakan untuk membuka aplikasi Google.Form. Silahkan klik tautan pada email yang diterima untuk melakukan pengeditan data. Q: BISAKAH SAYA PINDAH JURUSAN? TIDAK BISA. Untuk kepentingan pendataan siswa dan aktivasi perpindahan data DAPODIK, maka perpindahan siswa antar jurusan tidak diperbolehkan. Kecuali ada keputusan resmi atau alasan yang mendasar maka perpindahan jurusan dapat dilakukan. Q: BAGAIMANA JIKA SAYA TIDAK MEMILIKI ORANG TUA (MENINGGAL) ? Isikan data wali pada bagian wali termasuk jika saudara kandung sebagai wali. Q: BISAKAH SAYA MENGUNGGAH SEBAGIAN BERKAS FILE SCAN? BISA. Kecuali untuk beberapa file seperti file dokumen scan bukti tanda diterima harus ikut diunggah saat pertama kali data dikirimkan (SUBMIT). Untuk file dokumen scan melalui proses edit dengan cara klik tautan pada email konfirmasi pengisian data yang dikirimkan ke email aktif yang dipergunakan untuk membuka aplikasi Google.Form Q: BISAKAH...EEEE... ANU.... Udah ah... ngantuk adminnya... capek membuat panduan ini sampai malam. Pertanyaan lainnya coba tanyakan di group Whatsapp atau Telegram. Selamat bergabung dengan komunitas SANTERO.... Sampai jumpa di smkn 3batu lagi setelah masalah covid19 ada solusinya... (I hope...) Bye... OLEH: TEAM DAFTAR ULANG 7 7