Legalisasi Lembaga Kearsipan, Kontinuitas atau Formalitas? Dina Oktaviana Abstrak Undang - undang masih menjadi suatu hal yang sangat fundamental di negeri ini utamanya terkait dengan regulasi dari suatu lembaga yang bernaung dibawah pemerintah. Walaupun kenyataannya terkadang dalam pembuatan undang-undang tersebut terkesan sekali pakai dan hanya berlaku di awal saja, berbagai macam reaksi dari adanya hukum, cenderung pada perilaku mencari aman, bagi beberapa organisasi regulasi hanya sebagai formalitas, dijalankan atas dasar ketakutan akan ancaman hukuman yang diterpakan jika tidak di Indahkan dengan kata lain dijalankan tanpa adanya tindak lanjut akan keberlangsungan suatu organisasi tersebut, bahkan bagi pencipta Undang-undang tersebut banyak hal yang masih belum rigit diatur sebagai landasan dan standar untuk keberlangsungan dari lembaga yang terbentuk atas adanya Undang-undang tersebut. Salah satu undang-undang yang dimaksud adalah UU no. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dengan dilanjutkan oleh Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 atas adanya undang undang kearsipan tersebut. Salah satu lembaga yang diwajibkan untuk memiliki Arsip/Lembaga Kearsipan adalah Perguruan tinggi, baik itu sebagai formalitas atau kontinuitas dalam lembaganya, dan apakah hal ini sudah di Imbangi dengan Regulasi Anri kepada masing masing lembaga yang diwajibkan memiliki Unit kearsipan serta masih banyak lagi regulasi tentang kearsipan. Keyword: PERTI, Kearsipan, ANRI Latar Belakang Otonomi daerah adalah salah satu hal yang mendasari terciptanya lembaga kearsipan pada masing-masing pemerintahan sampai pada tingkatan kota atau kabupaten tahun 1999. Hal ini terjadi dikarenakan kala itu pemerintahan daerah kabupaten/kota memiliki otonomi sehingga hubungan antara pusat dengan daerah lebih bersifat administratif policy1 Perubahan kondisi pemerintahan yang lebih cenderung kepada desentralisasi ini memiliki pengaruh terhadap sistem dan tatanan dalam pemerintahan, utamanya terkait dengan wewenang, dan dalam bidang kearsipan berdasarkan data yang dihimpun oleh ANRI, pertahun 2003 ada 221 lembaga kearsipan diseluruh Indonesia dari 386 kabupaten/kota yang ada di Indonesia dengan keterangan 60 KAD bediri sendiri dan 161 KAD yang masih gabung dengan perangkat lainnya. Dengan demikian bisa dikatakan bahwa 53% Kabupaten/Kota menerapkan sistem kearsipan baik dengan mendirikan lembaga khusus, atau di gabung dengan lembaga lain. Fakta diatas tentunya menunjukan betapa kondisi lembaga kearsipan masih sangat dikesampingkan keberadaanya. Dari 100% kabupaten atau kota yang ada di Indonesia hanya 1 ANRI. 2003. Pengkajian Efektifitas dan Percepatan pembentukan lembaga kearsipan daerah propinsi kabupaten/kota. Jakarta: ANRI 1
53% saja yang memiliki lembaga kearsipan, kemudian bagaimana dengan 47% lainnya? Apakah kabupaten atau kota yang tidak menerapkan kebijakan untuk membuat lembaga kearsipan masih merupakan bagian dari negara Indonesia?lantas bagaimanakah manajemen yang dilakukan masing-masing daerah? Fakta diatas setidaknya bisa dikaitkan dengan berbagai fenomena yang terjadi akhir- akhir ini dimana banyak warisan budaya kita yang diakui oleh bangsa lain. bila dilihat dari segi kearsipan, hal ini sangatlah wajar, dikarenakan manajemen dari suatu arsip di Indonesia belum menempati posisi yang "dihormati", record seringkali diartikan sebagai benda masa lampau yang sudah berkurang nilai gunannya dan cenderung sudah tidak difungsikan kembali, sehingga terkadang tidak segan-segan untuk dilupakan bahkan di buang. Dokumentasi akan suatu hal tersebut kemudian dianggap penting apabila menyangkut dengan benda kasat mata yang masih mmiliki nilai guna secara langsung(fungsi rekreatif) dan juga memiliki nilai ekonomis, sertifikat misalnya, cenderung disimpan. Sedangkan terkait data- data, rekaman atas suatu peristiwa, menjadi hal kesekian dalam skala prioritas manajemen kearsipan. Korupsi, juga menjadi salah satu tema yang bisa dikaitkan dengan arsip. Bulan April kemarin, gencar diberitakan bahwa berkas perkara salah seorang pejabat negeri ini tingginya hampir satu meter, untuk seorang terpidana. Apabila lembaga kearsipan mampu menunjukkan performanya bukan tidak mungkin, berbagai macam persoalan di negara ini terjawab dengan dokumen sebagai barang buktinya. Beberapa hal diatas adalah dasar mengapa penulis ingin menuangkan ide dan gagasannya terkait dengan kondisi lembaga kearsipan. Akankah lembaga kearsipan hanya menjadi suatu lembaga yang bersifat instruksional dan tidak ada keberlanjutan program yang sistematis? Bergeser dari tataran pemerintah daerah menuju perguruan Tinggi(Perti). Dimana sebenarnya,perguruan tinggi merupakan suatu unit yang sangat penting dalam suatu pemerintahan. Jika menilik dari PP no.28 tahun 2012 atas UU no.43 tahun 2009 tentang kearsipan maka perguruan tinggi merupakan salah satu fokus poin penyelenggara kearsipan. Asumsi yang ada saat ini adalah bahwa masyarakat akademis dalam suatu tataran organisasi dalam hal ini adalah perguruan tinggi, berbadan hukum yang memiliki fungsi dan tugas pokok, pastilah memiliki suatu rekam kegiatan atau dokumen berupa apapun. Adapun tugas pokok Perti adalah: 1. Sebagai alat pelaksana pemerintah dalam bidang pendidikan diatas perguruan tingkat menengah 2
2. Melestarikan kebudayaan Indonesia dengan cara ilmiah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3. Menjalankan Tridharma Perti, yakni: a. pengembangan pendidikan dan pengajaran b. penelitian dalam rangka pengembangan kebudayaan khususnya pengetahuan teknologi, pendidikan dan seni. c. pengabdian pada masyarakat 4. menyelenggarakan pembinaan civitas akademika dan hubungannya dengan lingkungannya. Berdasarkan beberapa poin yang telah disebutkan diatas, pada poin 2 terutama, semakin menguatkan bahwasanya kearsipan dalam dunia pendidikan utamanya perguruan tinggi adalah suatu hal yang sangat penting. Karena dokumen adalah salah satu bentuk bukti kekayaan negara, apalagi untuk sebuah instansi yang menginternalisasikan kebudayaan Indonesia. Dan hal ini semakin diperkuat karena posisi perguruan tinggi adalah sebagai pelaksana tri dharma perguruan tinggi, yangki pendidikan, penelitian dan juga pengabdian masyarakat, tentunya akan menghasilkan berbagai macam dokumen, baik hal hal yang berupa subtantif ataupun fasilitatif. Kompleksitas tugas seperti yang tercermin diatas seyogyanya menguatkan bahwa perguruan tinggi pastilah akan melahirkan berbagai macam dokumen yang sangat penting dan menjadi aset dari karya rekam kegiatan institusi tersebut dan umumnya menjadi aset bangsa dalam hal ini adalah Indonesia. Regulasi pemerintah semakin menguatkan akan keberadaan lembaga kearsipan, namun, dalam pelaksanaannya masih belum banyak yang mendasarkan diri pada regulasi yang telah diciptakan, dan terkait dengan keberlangsungan suatu lembaga, apakah sudah ada wadah terkait dengan arsip perguruan tinggi? Kemudian juga bagaimana dengan progresnya? 2. Pembahasan Sebelum membahas lebih lanjut terkait dengan kearsipan pada perguruan tinggi, terlebih dahulu mengingat kembali tentang arsip berdasarkan beberapa referensi. Pertama, melihat pemaknaan arsip dari asal katanya, yakni "archief" adalah segala sesuatu yang memiliki makna yang dapat diciptakan dan dipelihara, dengan menggunakan berbagai macam media. Kedua, berdasarkan pengertian dari organisasi arsip internasional yakni ICA arsip adalah arsip adalah informasi terekam yang dibuat atau diterima dalam rangka perencanaan, pengendalian pelaksanaan atau penyelesaian. Sedangkan yang terakhir ilmu 3
yakni menurut UU no. 7 tahun 1971 aadapun yang dimaksud arsip adalah, naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Serta naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dengan berlandaskan pada pengertian diatas maka dapat ditarik suatu kesimpulan bahwasanya arsip sangatlah penting dan menjadi hal yang sangat fundamental bagi suatu organisasi atau institusi, dikarenakan arsip merupakan satu rekam peristiwa yang menunjukan bahwasanya organisasi tersebut benar-benar melakukan aktifitas atau kegiatan berdasarkan arsip tersebut. Untuk itulah arsip setidaknya memiliki konten yang sangat kuat dalam pembuktian suatu peristiwa, tidak hanya isi namun konteks dan juga struktur juga sangat diperlukan. Perguruan tinggi seperti yang telah dibahas sebelumnya membawa misi penting dalam upaya penyelamatan aset bangsa dengan mengadakan pelestarian arsip, artinya memang arsip dipandang sebagai suatu harta yang benar-benar dijaga dan juga dilestarikan. Peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 atas pelaksanaan UU no.43 Tahun 2009, pada pasal 3 ayat 4 menyatakan bahwa Penyelenggaraan kearsipan di tingkat perguruan tinggi merupakan tanggung jawab pimpinan perguruan tinggi sesuai kewenangannya. Jika mengamati dari sejarah arsip yang telah dibahas sebelumnya maka hal ini tidak akan jauh beda dengan pemerintahan desentralisasi, dalam hal ini maka yang terjadi adalah masing masing perti akan memiliki regulasi yang tidak sama terkait dengan pendirian lembaga kearsipan dimasing-masing instansi, hampir sama dengan terbentuknya lembaga pemerintah terkait KAD ada yang sudah berdiri sendiri dan ada yang masih merupakan KAD gabungan dengan organisasi lain. dari sini sebernarnya terdapat suatu pemikiran yang sedikit diplomatis tentang bargaining power lembaga kearsipan, apakah lembaga kearsipan berdiri hanya seperti itu saja dengan tunduk pada aturan lembaga struktural diatasnya? Ada dua pemikiran yang muncul, yakni bilamana lembaga arsip tersebut memiliki keleluasaan dalam mengembangkan diri, apabila sangat dibatasi dalam birokrasinya, tentu akan semakin sulit mengembangkan lembaga kearsipan dalam cakupan internal kampus sekalipun, padahal sesuai amanah PP no.28 tahun 2012 pasal 11 Ayat 4 dinyatakan bahwa "Lembaga kearsipan perguruan tinggi bertanggung jawab melakukan pembinaan kearsipan terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan/atau unit kerja dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi". Maka apabila seluruh lembaga kearsipan di 4
Perguruan tinggi di Indonesia memiliki berbagai macam susunan struktur organisasi yang berbeda dengan latar belakang pemimpin institusi yang juga berbeda-beda akankah memiliki kekuatan yang sama dalam pengembangan diri? Sementara hal yang harus dilakukan sebagai kewajiban lembaga tersebut salah satu intinya adalah mencerdaskan perihal kearsipan dengan cara melakukan pembinaan kepada seluruh civitas akademika dilingkungan tempat lembaga kearsipan tersebut bernaung. Penempatan lembaga kearsipan pada posisi yang seatle , merupakan salah satu solusi, agar wewenang yang dimiliki lembaga kearsipan jelas. Dengan demikian maka pengembangan lembaga kearsipan bisa lebih masif dan cepat. Posisi yang jelas dari lembaga informasi ini juga akan mempengaruhi performa dari lembaga kearsipan, danhal ini juga akan lebih memperjelas kedudukan ANRI dalam fungsi koordinatif dan juga pengawasan, sehingga pelaksanaan lembaga Kearsipan lebih jelas kontinyuitasnya. Kekuatan lembaga yang jelas ini juga akan mengakibatkan strategi-strategi yang akan diterapkan pada lembaga informasi, karena keberadaan lembaga Kearsipan dalam suatu Universitas apalagi bisa diakses oleh seluruh civitas akademika, merupakan suatu hal yang baru, dengan tugas pokok dan fungsi yang demikian kompleks, kejelasan penempatan posisi lembaga kearsipan sangat diperlukan. Berdasarkan pre-survei yang dilaksanakan oleh penulis, kepada beberapa mahasiswa yang tergolong aktivis dan juga sering memanfaatkan berbagai bentukk data dan dokumen, hampir 90% tidak mengetahui keberadaan lembaga kearsipan di Kampusnya (Pada Kampus UNAIR dan UGM). Dan sebagian yang mengetahui adanya kearsipan pada Kampusnya adalah mereka yang memiliki keterikatan lansung dengan lembaga kearsipan, misalnya mahasiswa yang berasal dari ilmu sejarah, Sastra Indonesia ataupun mahasiswa dari Perpustakaan. Ada berbagai macam alasan atas ketidak tahuan tersebut, mulai dari lokasi, kemudian urgensi lembaga kearsipan kepada mahasiswa sendiri belum dirasakan oleh mahasiswa, bahkan sampai ada yang tidak mengetahui sama sekali akan arsip. Keadaan yang seharusnya tidak terjadi bagi lembaga informasi yang sudah berdiri hampir 10 tahun. Untuk melakukan pemahaman akan permasalahan diatas, kajian akan kegunaan pembentukan organisasi merupakan hal yang sangat esensial untuk difahami, Menurut Harold Koontz menyatakan bahwa keguanaan organisasi diantaranya adalah sebagai alat untuk mencapai tujuan, sebagai tempat untuk pelestarian pengetahuan, sebagai sumber karir dan juga sebagai alat kontrol dari pemerintah. Berdasarkan landasan pemikiran diatas, sudah sangat tepat apabila kearsipan disebut sebagai suatu organisasi, dikarenakan, jika melihat nilai guna suatu organisasi maka Unit 5
kearsipan memiliki fungsi yang sama dengan esensi organisasi yakni sebagai pelaksana pelestarian pengetahuan, maka sudah seharusnya memiliki bargaining power yang lebih kuat, dan memiliki posisi yang seatle. Pencapaian organisasi pada posisi yang seatle masing-masing universitas sangat perlu untuk melihat terlebih dahulu mengkaji tingkat kompleksitas dan stabilitas dalam suatu organisasi, untuk menghindari adanya ketimpangan tugas dan juga kekuasaan dalam sebuah rumusan oleh Robert B. Duncen dalam bukunya yang berjudul caracteristic of preceived environmental and preceived environmental Uncertainty" dalam Rais, ada suatu rumusan untuk mengakaji tingkat kompleksitas tersebut dengan bagan seperti di bawah: Ketidakpastian Rendah Ketidakpastian Agak Rendah stabilitas 1. Jumlah elemen lingkungan 1. Jumlah elemen lingkungan sedikit. banyak. 2. Elemen lingkungan tidak berubah 2. Elemen lingkungan tidak berubah atau berubah secara perlahan- atau berubah secara perlahan- lahan lahan Stabilitas lingkungan Ketidakpastian agak tinggi 1. Jumlah elemen lingkungan Ketidakpastian tinggi 1. Jumlah elemen lingkungan sedikit. banyak 2. Elemen lingkungan selalu 2. Elemen lingkungan selalu Tidak stabil berubah. berubah sederhana Kompleksital lingkungan kompleks (Rais,1994) Ketidakpastian lingkungan dalam pembahasan ini adalah terkait dengan pimpinan organisasi yang kurang memperoleh informasi terkait dengan keadaan ligkungannya sehingga sulit memperkirakan perubahan apa yang akan terjadi, hal ini sama dengan asumsi yang terjadi didalam pembentukan lembaga kearsipan dimana tidak semua pimpinan dalam perguruan tinggi tersebut memahami akan hakekat arsip dan juga mampu menghargai arsip 6
dengan menempatkan arsip pada posisi yang strategis serta keleluasaan dalam pengambilan kebijakan bagi lembaga kearsipan. Sedangkan kompleksitas atau keragaman dalam arsip lebih menekankan pada elemen- elemen eksternal, akan tetapi dalam hal ini arsip juga menghadapi kompleksitas dalam elemen-elemen internal, yakni "pencerdasan" internal civitas akademika, dimana sudah menjadi rahasia umum bahwasanya masing masing perguruan tinggi memiliki heterogenitas yang sangat tinggi jika dilihat dari sisi fakultas saja, belum lagi untuk skala seluruh civitas akademika. Tentunya akan menghadapi kompleksitas tersendiri dilingkungan internal, sedangkan untuk lingkungan eksternal sendiri, akan jauh lebih kompleks lagi, mengapa hal ini terjadi? Banyak hal yang harus dikaji ketika hendak memahami kompleksitas eksternal diantaranya adalah apakah sudah ada suatu lembaga yang memang didesain khusus oleh ANRI untuk mengakomodir khusus arsip Perguruan tinggi, sehingga acuan gerak dari masing masing institusi kearsipan akan semakin cenderung menunjukkan keseragaman. Bila di Implementasikan kedalam Universitas, maka pengkajian terhadap kompleksitas bisa dilakukan misalnya dengan melihat komponen-komponen yang ada di lingkungan tersebut, misalnya organisasi/lembaga yang berada dibawah naungan perguruan tinggi, kelompok studi/pengkajian dari disiplin ilmu masing-masing, kelompok peminatan, kelompok organisasi mahasiswa, kelompok riset, dan sebagainya. Serta yang tak kalah penting dalam penentuan kompleksitas adalah dengan perubahan elemen yang ada, apakah paten atau cenderung dinamis. Perguruan Tinggi, khususnya negeri, walaupun saat ini sudah ada regulasi yang mengatur tentang adanya lembaga kearsipan, namun masih banyak juga yang belum menerapkan adanya lembaga kearsipan, berdasarkan survei yang dilakukan oleh peneliti secara sederhana melalui badan kearsipan daerah, dilingkungan Jawa- Timur saja yang terdata, hanya ada 3 PTN yang mengadakan lembaga kearsipan. Namun dalam perkembangannya hanya 2 PTN yang menjadi lembaga kearsipan yang Produktif, dalam hal penciptaan dan pengorganisasian koleksi, serta dalam peningkatan kualitas SDM untuk menuju arsiparis. Regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah menyangkut dengan keberadaan lembaga kearsipan, juga sangat penting untuk dikaji lebih lanjut. Jika pada pembahasan sebelumnya, terkait dengan KAD. ANRI sudah melakukan setidaknya pemantauan dengan KAD melalui official-website milik ANRI melalu suatu FORUM, dengan demikian, asumsi minimal yang 7
timbul adalah masing-masing KAD bisa melakukan komunikasi antar KAD dalam satu provinsi, forum forum seperti ini akan memberikan kontribusi yang positif bagi lembaga kearsipan, karena salah satu indikator kesuksesan organisasi adalah terciptanya komunikasi yang efektif, informasi yang didapatkan diharapkan bisa menjadi pemicu pertumbuhan museum yang lebih progresif dan sistematis. Namun sayangnya hal ini tidak diterapkan pada lembaga kearsipan Universitas, sehingga koordinasi yang dilakukan ANRI kepada arsip Universitas seperti apa, jadi masih menjadi suatu hal yang dipertanyakan. Kedudukan arsip Universitas masih sangat "abu-abu" , berdasarkan dialog yang didapat dengan Badan Arsip Provinsi Jawa Timur, BPAD tidak melakukan fungsi komando dengan arsip universitas, hanya melaksanakan fungsi koordinatif, hal inipun dilaksanakan tidak secara eventual, akan tetapi cenderung incidental dan tidak masif. Punishment atas regulasi yang telah diterapkan terkait lembaga kearsipan bisa dikatakan "tidak terjadi". Berdasarkan data yang didapat dari BPAD, perguruan tinggi Negeri utamannya, yang belum menerapkan kebijakan untuk mendirikan lembaga Arsip Universitas, belum mendapat hukuman yang pasti, bahkan bisa dikatakan bahwa tidak ada sanksi atas pelanggaran terhadap hukum yang telah dikeluarkan. dan bagi organisasi pelakasana atas unfdang-undang tersebut, masih belum ada draft yang jelas yang mengatur tentang pelaksanaan organisasi kearsipan secara utuh. Dengan demikian regulasi yang dikeluarkan harus disertai dengan ketegasan dan keberlanjutan program, akan sangat efektif apabila regulasi dikeluarkan dengan panduan yang jelas dalam pelaksanaannya. SDM pengelola kearsipan, pada beberapa lembaga kearsipan universitas, belum merupakan seseorang yang memiliki kompetensi tentang pengelolaan informasi atau dokumentasi. Pekerja yang ada dalam lembaga kearsipan masih sangat heterogen dan cenderung pekerja blue collar, dan yang lebih ekstrim adalah "pekerja yang salah rumah". Hal inilah yang juga menjadi kajian selanjutnya atas ketidak tegasan regulasi yang sudah ada. Organisasi di tataran Universitas seharusnya merupakan lembaga yang siap melakukan "action" bukan lagi sebagai lembaga pendidik, dengan demikian harusnya SDM yang dimiliki oleh lembaga kearsipan adalah mereka yang memiliki kompetensi dibidang pengelolaan arsip, tidak hanya pekerja teknis, akan tetapi juga melibatkan SDM yang kompeten untuk mengkonsep "sustainable, competitive, advantages ". Dengan demikian SDM sangat mempengaruhi performa lembaga kearsipan, karena tacit knowledge merupakan motor pergerakan dari suatu organisasi. 8
3. Penutup Fenomena dan pembahasan diatas, cukup menggambarkan betapa regulasi atas lembaga kearsipan hanya dilaksanakan sebatas formalitas, penyelenggaraan organisasi tidak dilaksanakan sepenuh hati sehingga program kerja yang tercipta hanya sebatas formalitas dan cenderung pasif akan perubahan dan juga perbaikan. Banyak faktor yang mendasari hal ini terjadi diantaranya adalah tidak adanya panduan yang jelas terkait dengan pelaksanaan secara aplikatif, dan teknis. Kemudian permasalahan SDM yang masih belum berkualitas dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan lembaga kearsipan. Permasalahan selanjutnya adalah tentang keberadaan arsip universitas dalam perguruan tinggi tempatnya bernaung, apakah cenderung menempati posisi birokratis yang masih belum tergolong "seatle". Serta tidak adanya suatu forum yang memfasilitasi perkembangan lembaga kearsipan, sehingga follow-up akan kegiatan kearsipan kurang begitu masif dalam pemantauan. Berdasarkan kesimpulan diatas, ada beberapa gagasan-gagasan yang ingin diusulkan penulis terkait dengan undang-undang yang sudah ada dan disertai dengan peraturan pemerintah tersebut. Artinya keberadaan undang-undang yang sudah ada bukan lagi menjadi suatu bencana, dan kemudian ada keinginan untuk menghapus, akan tetap ada dan menjadi start point yang nantinya bisa mengantarkan lembaga kearsipan pada posisi yang benar-benar produktif. Beberapa gagasan yang ditawarkan tersebut diantaranya adalah; Pertama, adalah dengan melengkapi UU dan PP yang ada dengan pedoman yang jelas bahkan terkait dengan pelaksanaan teknis lembaga kearsipan, setidaknya dalam bentuk arahan. Kedua, dengan membuat forum yang jelas untuk memantau keberlanjutan lembaga kearsipan. Dan melibatkan ANRI sebagai sebagai kontrol pusat yang tegas. Lebih jauh, forum ini diharapkan bisa menjadi kesatuan organisasi terpusat, yang nantinya bisa membentuk percabangan yang bisa memfasilitasi pemantauan dan keberlangsungan dari suatu lembaga kearsipan. Ketiga, adanya ketegasan dari pemerintah atas UU yang telah dikeluarkan dengan punishment atau konsekuensi bagi subjek yang tidak melaksanakan fungsinya, yang sistematis. Ke empat, adalah dengan memaksimalkan kinerja organisasi. Dengan kata lain adalah meng-eksiskan keberadaan lembaga kearsipan agar information retrieval bisa terlaksana secara masif. Kemudian termasuk didalamnya bagaimana memanajemen SDM yang menjadi pelaksana kegiatan kearsipan adalah mereka yang memiliki kompentensi, yang nantinya diarahkan kearah consultant reader ataupun exhibition Organizer. Consultant reader disini 9
adalah fungsi SDM yang ada dalam lembaga arsip universitas untuk fungsi sinergisitas dengan fakultas dan unit-unit lain yang ada di dalam Universitas, untuk berkoordinasi secara langsung serta melakukan pembinaan dan pengembangan. Dan juga lebi bisa menunjukkan performa dengan lebih banyak mengadakan promosi-promosi yang bersifat menjual lembaga kearsipan tersebut. Kelima, memperjelas bargaining position yang mengantarkan organisasi pada posisi yang "seatle". Dengan demikian "wisdom" , "finance" dan hal-hal yang menjadi esensi dari suatu organisasi, bisa dengan cepat dan tepat bisa terpenuhi. Daftar Pustaka ANRI. 2003. Pengkajian Efektifitas dan Percepatan pembentukan lembaga kearsipan daerah propinsi kabupaten/kota. Jakarta: ANRI Musliichah dengan artikel berjudul Perbaikan birokrasi lembaga kearsipan perguruan tinggi dalam rangka peningkatan mutu layanan arsip pada UU no. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan PP no. 28 tahun 2012 terkait pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Rais, Soenyoto. Pengelolaan Organisasi. Surabaya: Airlangga University Press Susiasih Damalita, S.Pd dalam Artikel dimuat pada Jurnal Ekonomi, Manajemen dan Bisnis (EMAS) FE Unimas Mojokerto, Vol. 3 no. 1, Desember 2009 - ISSN 1978-7146 Widjaya, A.W. 1990. Himpunan Undang-undang dan peraturan kearsipan Indonesia. Jakarta:PT Rajawali 10