SABAH ENERGY CORPORATION SDN BHD TAJUK : POLISI PEMBERI MAKLUMAT SEKSYEN REV. NO. TARIKH BERKUAT KUASA PAGE NO. 0 12/12/2014 1 OF 8 1.0 TUJUAN 1.1 Sabah Energy Corporation Sdn. Bhd. [Selepas ini dirujuk sebagai "Syarikat"] komited terhadap piawaian etika, moral dan undang-undang menjalankan perniagaan yang tinggi. Selaras dengan komitmen ini, dan komitmen Syarikat terhadap komunikasi terbuka, polisi ini bertujuan untuk memberi peluang kepada kakitangan untuk menyuarakan kebimbangan dan melaporkan salah laku, namun diberi jaminan bahawa mereka akan dilindungi dari tindak balas, gangguan, tindakan tatatertib atau penganiayaan atas sebab pemberitahuan maklumat 1.2 Mana-mana kakitangan yang bercadang untuk membuat laporan menurut polisi ini boleh berbuat demikian mengikut prosedur yang ditetapkan dengan mengisi borang yang dilampirkan 2.0 PEMAKAIAN 2.1 Tertakluk kepada apa-apa kehendak undang-undang dan bidang kuasa tempatan, polisi ini adalah terpakai kepada semua kakitangan Syarikat di Malaysia. 3.0 SKOP POLISI 3.1 Polisi Pemberi Maklumat adalah bertujuan untuk menampung perlindungan kepada orang-orang yang menyuarakan kebimbangan dan melaporkan salah laku mengenai, tetapi tidak terhad kepada: • • penyalahgunaan kuasa; • Percanggahan kepentingan; • gangguan seksual • kecurian atau penyelewengan; frod; rasuah;
SABAH ENERGY CORPORATION SDN BHD TAJUK : POLISI PEMBERI MAKLUMAT SEKSYEN REV. NO. TARIKH BERKUAT KUASA PAGE NO. penyalahgunaan Harta Syarikat; • ketidakpatuhan Prosedur • • aktiviti haram atau menyalahi undang-undang; • Aktiviti-aktiviti yang tidak selaras dengan Polisi-Polisi Syarikat, laporan kewangan yang tidak betul; termasuk Kod Etika dan Tatacara Perniagaan; atau • Aktiviti-aktiviti yang membentuk salah laku yang serius. 3.2 Senarai di atas adalah tidak terhad dan termasuk apa-apa perbuatan atau peninggalan, yang jika terbukti, mungkin merupakan satu tindakan salah laku sama ada disenaraikan di bawah Kod Etika dan Tatacara Perniagaan Syarikat atau apa-apa kesalahan jenayah di bawah undang-undang yang berkaitan yang berkuat kuasa. Polisi ini tidak bertujuan untuk mentaksahkan Peraturan- peraturan Kelakuan dan Tatatertib & Kilanan dan Aduan Pekerja dan/atau apa- apa proses yang sedia ada untuk tindakan disiplin tetapi untuk menyediakan lebih banyak peluang kepada kakitangan untuk mendedahkan salah laku yang dilakukan atau akan dilakukan. Prosedur yang diberikan seperti yang tertera di dalam Buku Panduan Syarikat, polisi-polisi Syarikat dan amalan terbaik mengikut undang-undang, hendaklah dikuatkuasakan berdasarkan kepada tujuan dan matlamat kewujudannya. 4.0 PELINDUNG 4.1 Gangguan, penganiayaan atau tindak balas kepada orang yang telah melaporkan kebimbangan di bawah polisi ini tidak akan ditoleransi dan pihak yang melakukan sedemikian adalah bertanggungjawab untuk sama ada dikenakan tindakan tatatertib atau tindakan undang-undang. 4.2 Segala usaha akan diambil untuk menjaga agar identiti pengadu dirahsiakan, setakat mana yang dapat dilaksanakan. 0 12/12/2014 2 OF 8
SABAH ENERGY CORPORATION SDN BHD TAJUK : POLISI PEMBERI MAKLUMAT SEKSYEN REV. NO. TARIKH BERKUAT KUASA PAGE NO. 4.3 Identiti pemberi maklumat di mana diketahui oleh Syarikat dan pada hakikatnya bahawa pemberi maklumat itu telah membuat suatu pendedahan dan kandungan pendedahan itu akan disimpan secara sulit dan tiada butir-butir mengenai penyertaan pemberi maklumat dalam proses ini akan dimasukkan ke dalam fail peribadi beliau mahupun ulasan prestasinya. 4.4 Pendedahan ini tidak akan didedahkan kepada sesiapa kecuali mereka yang perlu tahu untuk tujuan menyiasat perkara-perkara yang dirujuk dalam pendedahan berkenaan. 4.5 Polisi ini menggalakkan kakitangan untuk memberikan nama-nama mereka semasa membuat dakwaan-dakwaan kerana soalan susulan yang sesuai dan siasatan tidak boleh dibuat melainkan jika sumber maklumat tersebut dikenal- pasti. Kebimbangan yang disuarakan tanpa memberikan nama akan disiasat dengan sewajarnya, tetapi pertimbangan akan diberikan kepada: Keseriusan isu yang dibangkitkan; Kredibiliti kebimbangan berkenaan; dan Kemungkinan mengesahkan dakwaan itu dari sumber-sumber yang boleh dikaitkan. Walau bagaimanapun perlindungan yang diberikan kepada pemberi maklumat tidak boleh dilanjutkan kepada pengadu yang tidak bernama. 5.0 PROSEDUR PEMBERITAHUAN MAKLUMAT 5.1 Proses Membangkitkan suatu Kebimbangan 5.1.1 Laporan: Tatacara pemberitahuan maklumat bertujuan untuk digunakan bagi isu-isu yang serius dan sensitif. Kebimbangan tersebut, termasuk yang berkaitan dengan laporan kewangan, kelakuan yang tidak beretika atau menyalahi undang-undang, boleh dilaporkan terus kepada Pegawai Integriti Bertauliah (CeIO). Carta aliran proses bagi Aduan yang diterima daripada pemberi maklumat adalah seperti di Lampiran I. 0 12/12/2014 3 OF 8
SABAH ENERGY CORPORATION SDN BHD TAJUK : POLISI PEMBERI MAKLUMAT SEKSYEN REV. NO. TARIKH BERKUAT KUASA PAGE NO. 5.1.2 Kebimbangan yang berkaitan dengan pekerjaan perlu terus dilaporkan melalui saluran biasa anda kepada Ketua Sumber Manusia dan Pentadbiran. 5.1.3 Masa: Lebih awal suatu kebimbangan dinyatakan, lebih mudah bagi ianya untuk diambil tindakan. 5.1.4 Keterangan: Walaupun kakitangan yang berkenaan tidak dijangka untuk membuktikan kebenaran dakwaan itu, kakitangan berkenaan hendaklah dapat menunjukkan kepada orang yang dihubungi bahawa laporan itu dibuat dengan ikhlas/niat baik. 5.2 Bagaimana laporan kebimbangan akan dikendalikan 5.2.1 Tindakan yang diambil oleh Syarikat sebagai tindak balas kepada laporan kebimbangan di bawah polisi ini akan bergantung kepada jenis kebimbangan. Pihak Berkuasa Siasatan Syarikat akan menerima maklumat mengenai setiap laporan yang membimbangkan dan membuat susulan maklumat ke atas tindakan yang diambil. 5.2.2 Pertanyaan awal akan dibuat untuk menentukan sama ada sesuatu penyiasatan adalah sesuai, dan bentuk yang ia perlu ambil. Sesetengah kebimbangan boleh diselesaikan tanpa memerlukan penyiasatan. 5.2.3 Tahap hubungan antara pengadu dan pihak berkuasa siasatan akan bergantung kepada jenis isu dan kejelasan maklumat yang diberikan. Maklumat lanjut boleh diperoleh daripada atau diberikan kepada orang yang melaporkan kebimbangan. 5.3 Komunikasi 5.3.1 Sebagai peraturan umum, pemberi maklumat akan dimaklumkan mengenai keputusan siasatan secepat mungkin selepas kebimbangan itu diselesaikan atau diambil tindakan. Walau bagaimanapun, dalam keadaan tertentu, privasi, kerahsiaan atau kekangan undang-undang lain boleh menghadkan maklum balas yang boleh diberikan kepada pemberi maklumat. 0 12/12/2014 4 OF 8
SABAH ENERGY CORPORATION SDN BHD TAJUK : POLISI PEMBERI MAKLUMAT SEKSYEN REV. NO. TARIKH BERKUAT KUASA PAGE NO. 5.4 Hasil yang berkemungkinan selepas melaporkan kebimbangan 5.4.1 Tidak akan ada akibat yang tidak baik kepada sesiapa yang melaporkan suatu kebimbangan dengan niat yang baik. Walau bagaimanapun, mana- mana individu yang didapati bertanggungjawab untuk membuat tuduhan dengan tidak ikhlas atau dengan niat jahat boleh dikenakan tindakan tatatertib. 5.4.2 Tindakan-tindakan yang berikut boleh diambil selepas siasatan terhadap kebimbangan berkenaan; Tindakan disiplin (sehingga dan termasuk pemecatan) terhadap orang yang melakukan kesalahan dengan bergantung pada hasil siasatan; atau; Tindakan disiplin (sehingga dan termasuk pemecatan) terhadap pemberi maklumat jika dakwaan itu didapati tidak ikhlas atau berniat jahat; atau Tiada tindakan jika dakwaan itu didapati tidak berasas. 5.4.3 Pemberi maklumat akan sentiasa dimaklumkan tentang perkembangan dan hasil siasatan itu, dalam kekangan mengekalkan kerahsiaan atau mengamalkan sekatan undang-undang secara umumnya. Suatu rekod sulit mengenai langkah-langkah yang diambil akan disimpan dan ini akan dilaksanakan selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010. 5.4.4 Dalam keadaan di mana Syarikat menerima suatu aduan yang melibatkan unsur jenayah, sekiranya keputusan siasatan Syarikat ke atasnya mendapati yang aduan itu wajar, Syarikat boleh mengambil langkah yang sewajarnya untuk memastikan bahawa aduan dibangkitkan dengan sewajarnya kepada pihak berkuasa yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya. 0 12/12/2014 5 OF 8 itu
SABAH ENERGY CORPORATION SDN BHD TAJUK : POLISI PEMBERI MAKLUMAT SEKSYEN REV. NO. TARIKH BERKUAT KUASA PAGE NO. 6.0 SOALAN-SOALAN YANG KERAP DITANYA: 6.1 Apakah perbezaan di antara pemberitahuan maklumat dan membuat aduan? Dari segi praktikal, pemberitahuan maklumat berlaku apabila kakitangan yang menimbulkan kebimbangan mengenai bahaya atau perkara yang menyalahi undang-undang yang menjejaskan orang lain (contohnya, pelanggan atau majikan mereka). Biasanya pemberi maklumat tidak langsung, secara peribadi terjejas oleh bahaya atau kesalahan undang-undang itu. Oleh itu, pemberi maklumat jarang mempunyai kepentingan peribadi dalam hasil apa-apa penyiasatan akan kebimbangan mereka. Akibatnya, pemberi maklumat tidak boleh dijangka atau diharapkan untuk membuktikan kes mereka; sebaliknya dia menimbulkan kebimbangan itu supaya orang lain boleh menanganinya. Ini berbeza dengan aduan. Apabila seseorang itu mengadu, mereka sendiri yang mengatakan bahawa mereka telah secara peribadi tidak dilayani dengan baik. Layanan tidak baik ini boleh melibatkan pelanggaran hak pekerjaan masing- masing atau kejadian membuli dan pengadu itu sedang cuba mendapatkan ganti rugi atau keadilan untuk diri mereka sendiri. Justeru itu, orang yang membuat aduan itu berkepentingan dalam hasil aduan itu, dan, atas sebab ini, dijangka untuk dapat membuktikan kes mereka. 6.2 Bolehkah kebimbangan dibangkitkan secara rahsia atau tanpa nama? Biasanya, cara terbaik untuk membangkitkan suatu kebimbangan adalah untuk berbuat demikian secara terbuka. Keterbukaan membuatkannya lebih mudah bagi Syarikat untuk menilai isu ini, merancang bagaimana untuk menyiasat perkara itu, memahami apa-apa motif dan mendapatkan maklumat lanjut. Seseorang jika dia individu menimbulkan kebimbangan secara sulit memberikan namanya dengan syarat ia tidak didedahkan tanpa persetujuan mereka. Jika Syarikat tidak tahu siapa yang memberi maklumat itu, ia adalah tidak mungkin untuk meyakinkan atau melindungi mereka. Oleh itu, aduan tanpa nama tidak boleh dilayan. 6.3 Apakah maklumat yang harus diberikan oleh seorang pemberi maklumat? Bukti yang menyokong untuk dakwaan tersebut, jika ada, jelas sekali akan membantu. Walau bagaimanapun, Akta Perlindungan Pemberi Maklumat 2010 tidak memerlukan individu mempunyai bukti sebelum melaporkan perkara itu, tetapi secara munasabahnya perlu percaya yang maklumat itu adalah benar. Individu- individu berkenaan juga perlu bercakap dengan seseorang di saluran perkhidmatan mereka tentang kebimbangan mereka pada kesempatan yang paling awal dan tidak menunggu untuk mengumpul apa-apa bukti. ia mengatakan bahawa individu berkenaan hendaklah 0 12/12/2014 6 OF 8
SABAH ENERGY CORPORATION SDN BHD TAJUK : POLISI PEMBERI MAKLUMAT - LAMPIRAN I SEKSYEN REV. NO. TARIKH BERKUAT KUASA PAGE NO. 0 12/12/2014 7 OF 8 Lampiran I Carta Aliran Proses bagi Aduan-aduan Yang Diterima daripada Pemberi Maklumat Pemberi Maklumat Mula Nota 1 Pegawai Intergriti Bertauliah Menerima* laporan yang dibuat oleh Pemberi Maklumat Aduan terhadap semua kakitangan kecuali CEO Aduan terhadap CEO dan Lembaga Pengarah Aduan terhadap Pengerusi Syarikat Dimajukan kepada CEO Dimajukan kepada Pengerusi Syarikat Dimajukan kepada Menteri Yang Bertanggungjawab (melalui SUT) CEO akan memutuskan tindakan selanjutnya Pengerusi Syarikat akan memutuskan tindakan selanjutnya Menteri Yang Bertanggungjawab akan memutuskan tindakan selanjutnya CeIO bertemu dengan Pemberi Maklumat untuk menentusahkan fakta-fakta atau mengumpulkan maklumat Siasatan Awal Pendedahan Beralasan Tiada Tamat Siasatan Kemukakan butir-butir dakwaan dan kajian hasil penemuan kepada CEO Tiada Tamat Siasatan Siasatan Lanjut? Singkatan: Ya Rujuk kepada Carta B CeIO : Pegawai Integriti Bertauliah CEO : Ketua Pegawai Eksekutif SUT: Setiausaha Tetap
SABAH ENERGY CORPORATION SDN BHD TAJUK : POLISI PEMBERI MAKLUMAT - LAMPIRAN I SEKSYEN REV. NO. TARIKH BERKUAT KUASA PAGE NO. Carta B Pemberi Maklumat Rujukan daripada Carta A Menugaskan Audit Dalaman untuk melaksanakan Siasatan Audit Nota 2 Memajukan hasil audit kepada CEO Singkatan: CEO : Ketua Pegawai Eksekutif CeIO : Pegawai Integriti Bertauliah Nota 1: Kawalan Utama Apabila aduan adalah terhadap CeIO , aduan berkenaan hendaklah dimajukan terus kepada CEO Nota 2: Kawalan Utama : Proses yang perlu dimulakan selepas itu seperti: • Memulakan tindakan yang perlu dan / atau Proses Disiplin • Mengkaji semula dan mempertingkatkan polisi dan prosedur oleh bahagian/Jabatan yang berkenaan Dalam keadaan di mana Syarikat menerima suatu aduan yang melibatkan unsur jenayah, sekiranya keputusan siasatan Syarikat ke atasnya mendapati yang aduan itu wajar, Syarikat boleh mengambil langkah yang sewajarnya untuk memastikan bahawa aduan itu dibangkitkan dengan sewajarnya kepada pihak berkuasa yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya. 0 12/12/2014 8 OF 8