Jurnal Mirai Manajemen Vol 6, No 2 (2021), Pages 288 - 295 ISSN : 2597 - 4084 Published By STIE Amkop Makassar dalam Pemanfaatan Teknologi Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Pada Kantor kelurahan Tabaringan kecamatan ujung Tanah kota Makassar Informasi Nasir1, Rahmi2 1 ,2 Program Studi Administrasi Bisnis, Politeknik Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi Indonesia Makassar ABSTRAK Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara studi kepustakaan dan penelitian lapangan dengan menggunakan metode wawancara, dokumentasi dan observasi. Penelitian bertujuan untuk mengetahui pemanfaatan teknologi informasi dalam pelaksanaan Administrasi Perkantoran pada Kantor kelurahan Tabaringan Kecamatan Ujung Tanah Kota Makassar. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Pemanfaatan teknologi informasi di kelurahan Tabaringan sudah berjalan dengan baik, Dimana dengan adanya pemanfaatan teknologi tersebut kegiatan administrasi menjadi lebih lancar cepat, akurat, dan mempermudah dalam pencarian data yang diperlukan. Proses pengerjaanya tidak berbelit-belit dan mudah. Selain itu, teknologi informasi memberikan pegawai wawasan yang baru. Teknologi informasi membuat petugas administrasi menjadi lebih produktif dalam bekerja dengan hasil yang lebih baik, dan keamanan terjamin. Keywords: Pemanfaatan, Teknologi Informasi, Administrasi Perkantoran, ___________ Received 12, Agustus 2021, Accepted 15, December 2021, Published 24, December 2021" Email Address : Corresponding author : Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Administrasi........ DOI : 10.37531/mirai.v6i2.1275
Jurnal Mirai Management, 6 Issue 2, 2021 1. PENDAHULUAN Salah satu aspek penting dalam reformasi birokrasi adalah penataan manajemen pusat dan daerah (Provinsi, Kabupaten, Kota). Hal tersebut dinila penting antara lain karena keberhasilan suatu kebijakan ditentukan pula oleh kemampuan manajemen dalam birokrasi pemerintahan untuk melaksanakan kebijakan tersebut secara efisien dan efektif. Seluruh aktivitas dalam lingkungan instansi pemerintah akan diukur dari sisi akuntabilitas kinerjanya, baik dari sisi kinerja individu, kinerja unit kerja dan kinerja instansi, dan bahkan juga kinerja pemerintahan secara keseluruhan. Perkembangan teknologi pada zaman sekarang semakin canggih dan selalu meningkatkan keunggulannya. Manusia harus mampu memahami dengan benar teknologi tersebut sesuai dengan perkembanganya. Kemajuan teknologi memberi dampak yang sangat signifikan tidak hanya dalam bidang ekonomi, sosial, politik, kebudayaan, tetapi juga di dunia pendidikan. Salah satu yang mempengaruhi kinerja instansi pemerintah daerah adalah pemanfaatan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi direspon oleh organisasi dengan mendesain sistem informasi berbasis teknologi komputer atau website. Sistem informasi yang didukung teknologi informasi dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi jika didesain menjadi sistem informasi yang efektif. Dalam suatu organisasi, teknologi informasi sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan sistem informasi suatu organisasi yang tangguh dan mampu melahirkan keunggulan kompetitif di tengah persaingan yang semakin ketat dewasa ini (Darmini dan Putra, 2007:64-67). Saat ini banyak yang sudah menerapkan penggunaan teknologi informasi yang telah disesuaikan dengan kebutuhannya dalam meningkatkan kinerja karyawan maupun aparat pemerintahan. Menurut Fauziah dan Hedwig (2010:4) Teknologi (technology) merupakan peralatan yang digunakan manusia dalam memecahkan masalah yang digunakan sebagai pengetahuan tata cara pemakaian sebuah perangkat baik perangkat keras maupun lunak sehingga dapat bekerja secara mudah, baik, dan efisien. Umumnya teknologi erat kaitannya dengan kehidupan manusia. Berdasarkan aspek kehidupan sudah digantikan dengan teknologi. Contohnya pekerjaan yang semula dikerjakan secara manual, sekarang sudah dikerjakan melalui penggunaan teknologi. Terutama dalam hal membantu menyelesaikan pekerjaan dengan lebih mudah. Peranan teknologi informasi pada zaman seperti ini sudah sangat melekat sekali dalam kehidupan manusia . Bagaimana tidak, teknologi informasi mempunyai peranan penting dalam memenuhi kebutuhan manusia yang semakin bertambah banyak. Mulai dari berinteraksi , belajar , membaca berita , transaksi dan lain-lain semuanya memakai produk-produk teknologi informasi. Dalam dunia pendidikan penyebaran teknologi informasi akan membuat transformasi pembelajaran ilmu pengetahuan menjadi lebih mudah dan cepat. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Administrasi........ DOI : 10.37531/mirai.v6i2.1275 289
Jurnal Mirai Management, 6 Issue 2, 2021 290 Kelurahan adalah suatu wilayah yang ditempati oleh sejumlah penduduk yang mempunyai organisasi pemerintahan terendah langsung di bawah camat tetapi tidak memiliki hak untuk menyelenggarakan rumah tangganya sendiri. Kelurahan merupakan wilayah kerja Lurah sebagai Perangkat Daerah Kabupaten atau Kota. Kelurahan dipimpin oleh seorang Lurah yang berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil. Kelurahan Tabaringan adalah salah satu kelurahan di Kecamatan Ujung Tanah, Kota Makassar, Provinsi Sulawesi Selatan. Kelurahan Tabaringan memiliki kode wilayah 73.71.08.1002. Memiliki luas sekitar +0,50 Km2 dan terdiri dari 25 RT dan 5 RW. 2. KAJIAN LITERATURE La Teknique Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), "Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan - akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia". Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan - bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin - mesin kantor. Sedangkan Menurut Sayuti (2013), teknologi perkantoran lebih banyak diarahkan kepada beberapa peralatan atau mesin-mesin yang digunakan dalam kegiatan perkantoran. Maka dari itu pengertian teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor. Menurut Wursanto (2004:88) Mesin kantor atau office machines adalah segenap peralatan kantor yang digunakan utnuk meyelesaikan pekerjaan kantor baik berkerja secara mekanis, elektris, maupun elektronis. Lebih lanjut, Mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik, atau secara kimiawi (Gie, 2000:229). Sementara menurut Ahira (2013) Peralatan dan mesin perkantoran adalah peralatan teknologi sebagai penunjang kegiatan administrasi perkantoran yang mampu mengolah tugas-tugas kantor secara efisien, tepat dan cepat, seperti mencatat, mengirim, menggandakan ataupun menyatukan bahan-bahan keterangan yang dibutuhkan oleh masing-masing pihak atau perusahaan yang Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Administrasi........ menjalin kerja sama, sehingga membuat usaha lancar. DOI : 10.37531/mirai.v6i2.1275
Jurnal Mirai Management, 6 Issue 2, 2021 Ada dua pengertian administrasi menurut Haryadi (2009), yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memdahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Sedangkan administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Pemanfaatan teknologi informasi adalah perilaku atau sikap akuntan menggunakan teknologi informasi untuk menyelesaikan tugas dan meningkatkan kinerjanya. Pemanfaatan teknologi informasi menurut Thompson et al (1991:501) dalam Wijana (2007) "pemanfaatan teknologi informasi merupakan manfaat yang diharapkan oleh pengguna sistem informasi dalam menjelaskan tugasnya atau perilaku dalam menggunakan teknologi pada saat melakukan pekerjaan. Pengukurannya berdasarkan intensitas pemanfaatan, frekuensi pemanfaatan dan jumlah aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan". Menurut Jugianto (2008:56) faktor-faktor yang mempengaruhi pemanfaatan teknologi informasi adalah sebagai berikut: 1. Faktor social Faktor sosial diartikan sebagai tingkat dimana seorang individu menganggap bahwa orang lain menyakinkan dirinya bahwa dia harus menggunakan teknologi informasi. 2. Perasaan (Af ect) Perasaan individu dapat diartikan bagaimana perasaan individu, apakah menyenangkan atau tidak menyenangkan dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan teknologi informasi. 3. Kesesuaian Tugas Kesesuaian tugas dengan teknologi informasi secara lebih spesifik menunjukkan hubungan pemanfaatan teknologi informasi dengan kebutuhan tugas. 4. Konsekuensi jangka panjang Konsekuensi jangka panjang diukur dari output yang dihasilkan apakah mempunyai keuntungan pada masa yang akan datang, seperti peningkatan karier dan peningkatan kesempatan untuk mendapatkan pekerjaan yang lebih penting. 5. Kondisi yang memfasilitasi pemanfaatan teknologi informasi Kondisi yang memfasilitasi pemanfaatan teknologi informasi meliputi faktor objektifitas yang ada di lingkungan kerja yang memudahkan pemakai dalam melakukan suatu pekerjaan. 6. Kompleksitas Kompleksitas didefinisikan sebagai tingkat inovasi yang dipersepsikan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Administrasi........ DOI : 10.37531/mirai.v6i2.1275 sesuatu yang relatif sulit untuk dimengerti dan digunakan 291
Jurnal Mirai Management, 6 Issue 2, 2021 292 3. METODE PENELITIAN Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Kelurahan Tabaringan Kecamatan Ujung Tanah Kota Makassar. pemilihan lokasi ini sebagai tempat penelitian atas pertimbangan bahwa masih ada beberapa pegawai yang belum bisa memanfaatkan teknologi informasi dalam pelaksanaan administrasi perkantoran. Informan Penelitian yaitu terdiri dari Lurah dan 2 (Dua) orang staf yang bekerja di Kantor Kelurahan Tabaringan Kecamatan Ujung Tanah Kota Makassar. Adapun sumber data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. library study field study Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini pengumpulan data, dilakukan dengan teknik sebagai berikut: 1. Studi kepustakaan ( ), 2. Studi lapangan ( ) yaitu tehnik pengumpulan data secara langsung pada objek yang diteliti dengan metode Interview (wawancara), Observasi (pengamatan), dan Dokumentasi. 4. HASIL PENELITIAN Pemanfaatan teknologi informasi adalah penggunaan sarana yang mendukung suatu organisasi dalam menyelesaikan pekerjaan dalam berbagai bidang. Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala segala kegiatan yang terjadi dalam kegiatan perkantoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data kegiatan tersebut menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan sumber daya manusia dan di dukung dengan media atau sarana informasi yang memadai. Penelitian ini mengkaji tentang pemanfaatan teknologi informasi dalam pelaksanaan administrasi di kelurahan Tabaringan. Untuk mempermudah dalam memecahkan permasalahan, maka peneliti melakukan pemilihan data yang valid dalam memecahkan pemasalahan penelitian. Penelitian ini membahas tentang Pemanfaatan teknologi informasi terhadap pelaksanaan administrasi di kelurahan Tabaringan kecamatan Ujung Tanah. Kondisi yang memfasilitasi pemanfaatan teknologi informasi pada Kantor Kelurahan Tabaringan Kota Makassar belum memadai, namun fasilitas yang ada sudah cukup untuk digunakan dalam proses pelaksanaan administrasi perkantoran. Pelaksanaan Administrasi Perkantoran adalah proses pelayanan atau kegiatan suatu organisasi dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pada Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Administrasi........ DOI : 10.37531/mirai.v6i2.1275
Jurnal Mirai Management, 6 Issue 2, 2021 Kantor kelurahan Tabaringan Kota Makassar pelaksanaan Administrasi Perkantoran meliputi kegiatan 1. Menggandakan adalah kegiatan memperbanyak suatu data atau dokumen. Menggandakan suatu data atau dokumen memberi kemudahan jika data atau dokumen tersebut di perlukan oleh banyak orang. Jadi jika masyarakat membutuhkan suatu data, maka masyarakat bisa langsung mendapatkan data terebut sehingga pegawai tidak memerlukan waktu yang banyak untuk membuat ulang data tersebut. 2. Mengirim Dengan adanya teknologi informasi, pegawai lebih mudah dalam mengirim suatu informasi atau data seperti mengirim surat, pegawai tidak perlu lagi melakukan pengiriman melalui kantor Pos tetapi bisa melalui e-mail dan tidak membutuhkan waktu yang lama serta mengurangi biaya pengiriman. 3. Menyimpan Pada setiap kantor memiliki file. Setiap file tersebut seharusnya disimpan dengan rapih dan aman, sehingga apabila dibutuhkan pada suatu waktu file tersebut dapat dengan mudah ditemukan. Pada zaman ini penyimpanan file tidak begitu sulit, file tersebut dapat disimpan dengan aman dan dapat di simpan sampai bertahun-tahun di dalam sebuah komputer atau laptop dan jika di perlukan kembali pegawai dapat mendapatkannya langsung pada komputer atau laptop. 5. PEMBAHASAN Berdasarkan hasil penelitian Penggunaan teknologi informasi di kelurahan Kadipiro sangat memberikan manfaat dalam melaksanakan kegiatan perkantoran. Teknologi informasi sangat memberikan pengaruh yang besar khususnya bagi kelurahan Kadipiro. Dimana dengan adanya teknologi tersebut kegiatan administrasi menjadi lebih lancar cepat, akurat, dan mempermudah dalam pencarian data yang diperlukan. Proses pengerjaanya tidak berbelitbelit dan mudah. Selain itu, teknologi informasi memberikan petugas wawasan yang baru. Teknologi informasi membuat petugas administrasi menjadi lebih produktif dalam bekerja dengan hasil yang lebih baik, dan keamanan terjamin. Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Manfaat dari penggunaan teknologi informasi dapat kita lihat dari adanya peningkatan standar efisiensi kehidupan, baik itu dalam Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Administrasi........ kehidupan individu, kelompok maupun kehidupan badan usaha. Kemajuan teknologi informasi DOI : 10.37531/mirai.v6i2.1275 293
Jurnal Mirai Management, 6 Issue 2, 2021 tersebut bisa kita rasakan dari terbantunya kegiatan kita karena terbentuknya penghematan waktu, tenaga, biaya dan lain sebagainya sehingga terjadi pula lah peningkatan hasil dari jerih payah yang kita lakukan. Pertama, Pegawai Mengubah Cara Melaksanakan Kerja Pegawai mengubah cara mereka melaksanakan kerja merupakan salah satu indikator dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam pelaksanaan administrasi perkantoran. Dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam pelaksanaan administrasi perkantoran ini pegawai mengubah cara mereka melaksanakan kerja dari yang dulunya segala pekerjaan di lakukan secara manual sedangkan sekarang dapat di lakukan secara instan dengan menggunakan atau memanfaatkan teknologi yang semakin canggih dewasa ini. Berdasarkan hasil penelitian, teknologi informasi sangat memberikan manfaat bagi petugas administrasi di kelurahan Tabaringan. Dengan adanya teknologi, pekerjaan petugas administrasi menjadi lebih cepat, lancar dan akurat. Semua pekerjaan di kelurahan Tabaringan sudah menggunakan sistem berbasis aplikasi. Di dalam aplikasi tersebut memuat beberapa subsistem yang dibutuhkan dalam melayani masyarakat, sehingga petugas administrasi dimudahkan dalam memasukkan data sesuai dengan kebutuhan. Apabila masyarakat ingin meminta pembaharuan Kartu Keluarga (KK) maka seorang administrasi tinggal masuk (login) aplikasi bagian data kependudukan serta memasukkan nomor KK yang lama kemudian mengganti sesuai dengan kebutuhan. Selanjutnya petugas mengklik bagian print dan KK yang baru sudah jadi. Pemanfaatan teknologi informasi sangat membantu dalam peneyelesaian pekerjaan administrasi perkantoran meskipun masih ada beberapa pegawai yang belum tau cara menggunakan teknologi informasi seperti pengiriman data menggunakan e-mail, namun pemanfatan teknologi informasi ini sudah sangat membantu proses pelaksanaan administrasi perkantoran pada kantor Kelurahan Tabaringan Kecamatan Ujung Tanah Kota Makassar. 6. KESIMPULAN Penggunan teknologi informasi di Kantor Kelurahan Tabaringan Kecamatan Ujung Tanah Kota Makassar sangat memberikan manfaat dalam melaksanakan kegiatan perkantoran. Teknologi informasi sangat memberikan pengaruh yang besar khususnya bagi kelurahan Tabaringan. Dimana dengan adanya teknologi tersebut kegiatan administrasi menjadi lebih lancar cepat, akurat, dan mempermudah dalam pencarian data yang diperlukan. Proses pengerjaanya tidak Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Administrasi........ butuh waktu lama dan mudah. Selain itu, teknologi informasi memberikan petugas wawasan yang DOI : 10.37531/mirai.v6i2.1275 294
Jurnal Mirai Management, 6 Issue 2, 2021 baru. Teknologi informasi membuat petugas administrasi menjadi lebih produktif dalam bekerja dengan hasil yang lebih baik, dan keamanan terjamin. Referensi : Abdul kadir. 2002. Pengenalan sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Andi. Ariesta, fadila. 2013. Pengaruh Kualitas Sumber Daya Manusia, Pemanfaatan Informasi Teknologi Pelaporan Keuangan Pemerintah Daerah (Studi Pada Satuan Kerja Perangkat Daerah di Kabupaten Pasaman Barat). Jurnal Akuntansi Universitas Negeri Padang. Darmini, I Nyoman Wijana Asmara Putra. 2007. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dan Pengaruhnya Pada Kinerja Individual Pada Bank Dan Perkreditan Rakyat Di Kabupaten Tabanan. Jurnal akuntansi dan bisnis. Vol. 4. no.1. Fauziah & Hedwig, R. 2016. Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah. Fahlefi, Zul. 2014. Penerapan Teknologi Informasi Bagi Pelaksanaan Pelayanan Publik (Studi Kasus Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu Kota Samarinda). Jurnal Administrasi Reformasi. Vol. 2. No.1. Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen & Staf. Jakarta Selatan :Trans Media. Kadir, Abdul. 2013. Pengantar Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: CV Andi Offset. Mahendra.2008.Kesuksesan Katalog Elektronik Perpustakaan Akademik : Pengaruh Ketakutan Komputer, Pemakai dan Kualitas Pelayanan Pustakawan Dengan Kualitas dan Kualitas Informasi Sebagai Variabel Kendali.Tesis Universitas Gajah Mada.Jogjakarta. Mulyono,Eko.2013.Pengaruh Teknologi Indormasi Terhadap Pengelolaan Administrasi Kependudukan Di Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Berau.Jurnal Ilmu Pemerintahan.Vol.1.No.1 Sutarman. 2012. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara. Sugiono. 2007. Metode Penelitian Administrasi.Bandung: Alfabeta. Sulistiyani, Rosidah.2003.Manajemen Sumber Daya Manusia.Jogjakarta:Graha Ilmu. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Administrasi........ DOI : 10.37531/mirai.v6i2.1275 295