Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi MANAJEMEN PERUBAHAN PADA SEBUAH ORGANISASI DENGAN MEMANFAATKAN TEKNOLOGI INFORMASI Lestanto Pudji Santosa, Raja Partogi Osrin Ringo D. M. T. Fakultas Ilmu Komputer Universitas Esa Unggul Jalan Arjuna Utara No.9 Kebon Jeruk, Jakarta 11510 Abstrak Perubahan pada organisasi yang diakibatkan globalisasi tidak terlepas dengan perkembangan teknologi informasi, karena perusahaan atau organisasi dituntut untuk mengikuti pola perubahan yang terjadi. Teknologi dalam organisasi memiliki peran penting dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi, tetapi dalam penerapannya harus didasarkan karakteristik dari organisasi tersebut. Dengan adanya teknologi informasi dalam sebuah organisasi, akan mampu mengimbangi perubahan-perubahan baik dalam struktur organisasi maupun dalam kegiatan berorganisasi, serta mampu mengubah pola komunikasi atau interaksi yang berlangsung baik itu secara vertikal maupun horizontal. Kata kunci : manajemen perubahan, teknologi informasi, organisasi, perubahan Abstract Changes in the organization caused by globalization can not be separated with the development of information technology, because companies or organizations are required to follow the pattern of changes that occur. Technology in the organization has an important role in studying the nature of the technology of an organization and the relationship of technology to the organizational structure, but in its application must be based on the characteristics of the organization. With the information technology in an organization, will be able to balance the changes both in organizational structure and in organizational activities, and able to change the pattern of communication or interaction that lasted either vertically or horizontally. Keywords: change management, information technology, organization, change Pendahuluan Perubahan tidak dapat dielakkan dalam kehidupan manusia. Dimulai oleh dunia usaha yang lebih dulu menyadari pentingnya perubahan bagi peningkatan kualitas produksi yang dihasilkan, sampai ke administrasi pemerintahan. Berbagai upaya dan pendekatan telah dilakukan untuk memecahkan masalah yang timbul akibat adanya perubahan. Perubahan dalam lingkungan usaha atau organisasi yang terlepas diakibatkan globalisasi Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 267 tidak dengan perkembangan teknologi informasi, karena perusahaan atau organisasi dituntut untuk mengikuti pola perubahan yang terjadi. organisasi memiliki peran penting dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur tetapi dalam penerapannya organisasi, harus dari tersebut. Organisasi adalah organisasi teknologi sebuah sistem Teknologi dalam didasarkan karakteristik terbuka, dan
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi organisasi merupakan internal yang tersebut, dalam hal keterkaitan satu sama lain. kegiatan jenis terjadi dalam organisasi jelas sangat ini Dengan adanya teknologi informasi dalam sebuah organisasi, akan mampu mengimbangi perubahan-perubahan baik dalam struktur organisasi maupun dalam kegiatan serta mampu mengubah pola komunikasi atau interaksi yang berlangsung baik itu secara vertikal maupun horizontal. Kita sebagai mahasiswa perlu mengetahui dan mempelajari mengenai hal-hal yang berkaitan dengan organisasi salah satunya yaitu tentang teknologi informasi yang ada yang dalam organisasi. oleh karena itu penulis menulis makalah ini karena alasan diatas. teknologi berorganisasi, informasi (TI) dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan TI haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan TI mampu meningkatkan efisiensi sebuah organisasi? Pemanfaatan IT untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, juga mengalami perubahan. Jika awalnya cenderung ke masalah citra organisasi, maka teknologi informasi menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era global dan Good adalah Governance. Contoh pengembangan Para pengambil keputusan menjadi faktor yang paling kebijakan pengembangan TI di masing-masing organisasi. Pemahaman terhadap visi organisasi dan pengetahuan dalam visi teknologi informasi dari pimpinan, saling terkait dalam menentukan jenis perangkat teknologi akan diimplementasikan untuk mendorong kemajuan organisasinya. Namun keputusan informasi pilihan perangkat apapun yang diambil akan mengakibatkan terjadinya perubahan. Perubahan yang tejadi dalam organisasi bukan hanya dari Penggunaan saat ini aktual e-Government. dalam dominan informasi yang teknologi segi juga mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan Banyak yang organisasi. menunjukan implementasi kegagalan teknologi informasi lebih didominasi oleh faktor pengguna seperti: tidak cocok dengan budaya, etika, atau politis yang selama ini telah berjalan di organisasi, keterbatasan bahkan penolakan atas perubahan. Oleh karena itu pemilihan jenis teknologi informasi yang diterapkan benar-benar perlu disesuakan dengan yang bersangkutan. effisiensi kerja tetapi contoh atau keahlian, kondisi organisasi Pengertian Manajemen Perubahan Pengertian manajemen perubahan menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut: a. Menurut Wibowo, dalam bukunya "Manajemen Perubahan", Manajemen perubahan adalah suatu proses secara menerapkan dalam sistematis pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut. b. Menurut Prof. Dr. J. Winardi, manajemen perubahan adalah upaya ditempuh manajer yang untuk secara perubahan memanajemen efektif, dimana diperlukan pemahaman tentang motivasi, persoalan kepemimpinan, kelompok, konflik, dan komunikasi. Perubahan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan masyarakat adalah peningkatan kesadaran masyarakat akan pelayanan yang berkualitas. bertujuan dinamis Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan yang strategi manajemen perubahan Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 268
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah: a. Perubahan Rutin, telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi; dimana kolaborasi, dan kompetitif 2003). (Jogiyanto: Pengertian Organisasi Pengertian organisasi menurut b. Perubahan yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi; Peningkatan, c. Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya. Pengertian Teknologi informasi Di dalam kamus besar bahasa Indonesia, teknologi yaitu metode ilmiah ilmu untuk mencapai pengetahuan terapan; keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yg diperlukan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut O'Brien (2006:28) teknologi adalah suatu jaringan komputer yang atas berbagai komponen pemrosesan informasi jenis yang menggunakan hardware, software, manajemen data, dan teknologi jaringan informasi. Menurut Aji (2005:6) informasi adalah data terolah dan sifatnya menjadi data lain yang bermanfaat dan biasa disebut informasi. Informasi, di dalam kamus besar bahasa Indonesia memiliki arti penerangan; pemberitahuan; sesuatu; kabar keseluruhan makna yg menunjang amanat yg terlihat di bagian-bagian amanat itu. tujuan praktis; kelangsungan bagi terdiri berbagai berita atau tentang beberapa ahli adalah sebagai berikut: a. Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan "organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / yang disebut sekelompok orang dengan bawahan." b. Drs. Malayu Hasibuan mengatakan "organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja." c. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok posisi orang yang pemegang tertentu untuk bekerjasama secara bersama-sama tujuan tertentu. S.P "organisasi mencapai Banyak istilah yang berhubungan karena dengan banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering digunakan adalah sistem informasi manajemen, sistem informasi manajemen berbasis komputer, teknologi teknologi komputer, manajemen informasi dan sistem informasi. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan komunikasi, efisiensi, teknologi informasi informasi (TI), Organisasi adalah struktur atau system perserikatan secara formal yang terdiri antara dua orang atau lebih dimana di dalamnya terdapat pembagian kerja yang terstruktur untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. dan terkoordinasi Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah: (atasan dan a. Adanya komponen bawahan) b. Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang) c. Adanya tujuan d. Adanya sasaran efektifitas, Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 269
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi e. Adanya keterikatan format dan tata b. Perubahan prosedur kerja. tertib yang harus ditaati f. Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas itu pengertian juga merupakan sekumpulan organisasi orang-orang dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. Menyangkut hal yang disusun organisasi adalah Perubahan dalam prosedur kerja dapat terjadi dan mencakup seluruh peroses administrasi, inkeremental ataupun sebagian artinya hanya mencakup proses Perubahan administrasi. prosedur kerja meliputi: Perubahan prosedur kerja dalam kegiatan investigatif dalam rangka perumusan analisa rangka kebijaksanaan. Dalam perumusan analisa kebijaksanaan, organisasi- organisasi modern melakukan kegiatan investigatif atau dengan kata lain usaha pengumpulan informasi. Perubahan secara menyeluruh terjadi secara dan san prosedur kerja Hasil dan Pembahasan Sasaran Sasaran Perubahan Berikut adalah sasaran-sasaran dalam perumusan kebijaksanaan. Perubahan prosedur kerja dalam proses pengambilan keputusan. perubahan tersebut: a. Perubahan dalam struktur organisasi Komponen organisasi yang amat sering dijadikan sebagai salah satu sasaran perubahan adalah stuktur organisasi. Perubahan dalam struktur organisasi meliputi: Perumusan dalam rumusan atau segi- segi tertentu pada tujuan yang telah ditetapkan. Perubahan dalam mision yang hendak diemban. Seperti misalnya mission suatu Angkatan Bersenjata yang dirumuskan dengan gaya tertentu dalam suasana damai yang perlu diubah apabila negara dalam keadaan perang. organisasional Perubahan prosedur dalam perencanaan. Perubahan prosedur kerja dalam pengorganisasian. Hal ini berkaitan dengan perubahan yang bersifat struktural dalam organisasi. Perubahan perubahan prosedur kerja dalam pergerakan bawahan. Perubahan prosedur kerja dalam melaksanakan tugas operasional Perubahan prosedur kerja dalam hal melakukan pengawasan. Faktor-Faktor Perubahan yang Mempengaruhi Perubahan dalam rumusan, sifat dan jenis tugas pokok, tugas dan kegiatan operasional. Perubahan dalam beban kerja yang dipikul oleh organisasi sebagai keseluruhan komponen- atau komponen tertentu dari organisasi. Untuk mencapai keberhasilan suatu program perubahan maka setiap orang harus dan mampu merubah perilakunya. Hal ini sangat bergantung pada apa yang mempengaruhi perilaku dan apa pula yang mendorong seseorang untuk berubah. Faktor-faktor internal yang diduga meliputi mempengaruhi siap perilaku Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 270
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi pengetahuan, ketrampilan, kepercayaan/ keyakinan, lingkungan dan visi organisasi. Sementara seseorang faktor pendorong adalah kesempatan untuk memperoleh atau nyata keuntungan menghindari terjadinya kerugian pribadi. Beragam faktor mempengaruhi perubahan sebagai perilaku dimaksud berikut: a. Pengetahuan merupakan unsur pokok bagi setiap anggota organisasi untuk dalam merubah mengerjakan sesuatu. Semakin tinggi tingkat pengetahuan anggota organisasi semakin mudah dia untuk mengikuti tugasnya. perubahan sesuai dengan Karena itu pengetahuan ditempatkan secara strategis sebagai salah satu syarat penting bagi kemajuan perilaku anggota organisasi. Anggota organisasi yang hanya menggunakan pengetahuan yang sekedarnya akan semakin tertinggal kinerjanya dibanding anggota organisasi yang selalu menambah pengetahuannya yang baru. berubah diuraikan perilakunya b. Ketrampilan, baik fisik maupun non- fisik, merupakan kemampuan seseorang yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan baru. Ketrampilan fisik dibutuhkan untuk pekerjaan-pekerjaan mengoperasikan fisik, misalnya dsb. produksi komputer, mesin Ketrampilan non-fisik dibutuhkan untuk mendapatkan sesuatu yang sudah jadi. Misalnya kemampuan memimpin rapat, membangun komunikasi, dan mengelola hubungan dengan para pelanggan secara efektif. Jadi disitu terdapat hubungan antara ketrampilan komunikasi antarpersonal. Ketrampilan lebih atau untuk dikembangkan ketimbang pengetahuan. Perubahan ketrampilan sangat terkait dengan pola perilaku naluri (insting). Proses perubahan respon instink anggota organisasi membutuhkan waktu relatif cukup panjang karena faktor kebiasaan proses dan sulit diubah apalagi budaya tidak mudah untuk diubah. Misalnya anggota organisasi yang biasanya bertanya pada anggota organisasi dengan ucapan "apa yang manajer inginkan" (kurang sopan) sulit untuk segera berubah menjadi ucapan "apa yang dapat saya kerjakan untuk saya manajer" membantu manajer" (lebih sopan). atau "bolehkah c. Kepercayaan organisasi anggota dalam sikapnya menentukan dan pengetahuan menggunakan ketrampilannya untuk mengerjakan sesuatu. Boleh jadi anggota organisasi diberikan pengetahuan dan ketrampilan baru dengan cara berbeda. Namun hal itu dipengaruhi oleh kepercayaan yang dimilikinya apakah pengetahuan dan ketrampilan yang diterimanya akan berguna atau tidak. Dengan kata lain suatu kepercayaan relatif sulit untuk diubah. Jadi kalau ingin melatih anggota organisasi harus diketahui dahulu kepercayaan yang dimiliki anggota organisasi sekurang-kurangnya tentang aspek persepsi dari kegunaan suatu pelatihan. d. Lingkungan organisasi mempengaruhi perilaku anggota organisasi apakah melalui pemberian penghargaan atas perilaku yang diinginkan ataukah dengan mengoreksi perilaku yang tidak diinginkan. Lingkungan organisasi seperti keteladanan pimpinan dan model kepemimpinan depan organisasi yang cerah akan berpengaruh pada derajat dan mutu perubahan perilaku anggota organisasi. "Apa yang organisasi anggota organisasi dan apa pula yang organisasi dapatkan". Keberhasilan organisasi sangat ditentukan oleh apa yang bisa diberikan organisasi kepada anggota tinggi kadar organisasinya. Semakin insentif yang diberikan semakin efektif terjadinya perubahan perilaku anggota organisasinya. Sebaliknya organisasi serta masa berikan pada Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 271
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi yang tidak efektif atau gagal cenderung akan menciptakan perubahan perilaku yang juga tidak efektif. e. Tujuan organisasi ditentukan oleh kepercayan kolektif dari para pimpinan organisasi ini menciptakan lingkungan tertentu. Selain itu tujuan merupakan turunan dari visi masa depan dan sistem nilai organisasi. Pemimpin organisasi yang memiliki visi dan tujuan yang jelas akan menciptakan lingkungan yang mendorong perilaku produktif. Sebaliknya hanya akan menciptakan kebingungan di kalangan anggota organisasi. dan Kombinasi dari lima faktor di atas menentukan keefektifan suatu perubahan perilaku organisasi. Dengan pengembangan pengetahuan yang ada anggota organisasi semakin mengetahui atau memahami apa yang dibutuhkan untuk mampu pekerjaannya. Ketrampilan dalam bentuk kemampuan fisik dan non-fisik dibutuhkan agar anggota organisasi mampu mengerjakan pekerjaan yang baru. Kepercayaan menentukan akan apakah organisasi teknik menggunakan ketrampilan dan barunya Sementara lingkungan organisasi akan menciptakan tujuan organisasi dalam merumuskan standar apa yang bisa diterimanya. Tujuan organisasi itu sendiri ditentukan oleh visi organisasi dapat menciptakan lingkungan baru. Selain itu bisa jadi faktor kecerdasan menguatnya pengaruh emosional dan spiritual dari anggota organisasi akan membantu organisasi lebih siap dalam mengelola perubahan. anggota mengerjakan anggota dalam praktek. dan Pemanfaatan Teknologi informasi dalam Organisasi implementasi kegiatan teknologi operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap Pemanfaatan atau informasi dalam budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis harus teknologi mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi atau informasi yang implementasi bertahap yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan. keseluruhan informasi juga pada teknologi pemanfaatan teknologi informasi, maka suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dengan adanya produktivitas Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun untuk strategi mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi. berkaitan dengan yang tangguh atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. itu, pengoperasian secara Oleh karena juga harus diperhatikan, agar optimal semua perangkat informasi teknologi fungsi sehingga dalam bersifat multi pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat. Selain itu implementasi Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 272
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi informasi akan Pemanfaatan melibatkan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk dalam mempersiapkan karyawan lain, menghadapi perubahan. Di diperlukan kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka. Pemanfaatan atau teknologi semua karyawan sisi implementasi teknologi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja, namun juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antarunit, maupun keseluruhan intuisi. Berdasarkan struktur organisasi, teknologi pemanfaatan informasi di klasifikasikan menjadi tiga kategori, yaitu: a. Perbaikan Pemanfaatan informasi untuk perbaikan teknologi level diterapkan efisiensi operasional organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya proses. Efisiensi. pada b. Perbaikan Efektivitas. Pemanfaatan informasi untuk perbaikan teknologi efektivitas level manajerial organisasi. Pada kategori ini ini pemanfaatan teknologi dan diukur kecepatan status memperoleh pencapaian target organisasi. diterapkan pada informasi kemudahan dengan c. Stategic Improvement. Pemanfaatan teknologi informasi untuk strategic improvement (perbaikan daya saing) eksekutif diterapkan organisasi. ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur pada Pada level kategori dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif. Peranan Teknologi Organisasi informasi dalam (teknologi informasi) organisasi sangatlah penting, dan untuk menerapkan TI tersebut haruslah dilihat karakteristik organisasi sebelumnya. Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Terdapat lima peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan atau organisasi, yaitu: a. Fungsi Operasional. Membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi sifat informasil penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan teknologi manajemen informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai firm infrastructure. Penggunaan dalam TI sebuah tersebut lantaran b. Fungsi Monitoring and Control. Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded setiap di dalam fungsi manajer. struktur organisasi unit Sehingga terkait dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait. dengannya harus c. Fungsi Planning and Decision. Keberadaan informasi teknologi dianggap sebagai enabler dari rencana rencana organisasi dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari- realitas Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 273
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi harinya. Tidak jarang organisasi yang pada akhirnya memilih menempatkan unit sebagai perencanaan bagian dan/atau korporat karena fungsi strategis tersebut. teknologi dari informasi fungsi pengembangan d. Fungsi Communication. Secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern, dimana teknologi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media dalam perusahaan individu berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi. informasi e. Fungsi Interorganisational. sebuah peranan yang Merupakan cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan melakukan untuk kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Dampak Teknologi Organisasi informasi bagi meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari kegiatan pemasaran, pembelian, sumber daya manusia serta dukungan layanan purna jual. penjualan dan pemanfaatan strategis teknologi informasi bagi organisasi dapat dilihat dari dapat teknologi informasi menunjang dan membantu dan organisasi mencapai secara keseluruhan. Hal tersebut sesuai dengan apa yang dikemukan oleh Romney (2006) bahwa pemanfaaatan teknologi informasi didalam organisasi bukan merupakan tersebut, strategi dasar dari organisasi informasi implementasi digunakan dalam pencapaian strategi organisasi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, akses terhadap proses kegiatan atau bisnis perusahaan dapat dilakukan dengan cepat sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih cepat dan akurat dan tujuan organisasi dapat pada akhirnya tercapai. Dampak tidaknya dalam melaksanakan strategi organisasi teknologi untuk membantu Pemanfaatan teknologi informasi merupakan atau pendorong bagi organisasi dalam mencapai (2006) tujuan menyatakan bahwa pemanfaatan teknologi akan informasi atau mempengaruhi dalam bisnis proses tersebut. Adapun pengaruh organisasi pemanfaatan informasi dalam organisasi dapat dilihat dari dampak informasi pada pemanfaatan rantai Pemanfaatan organisasi. nilai teknologi informasi dalam organisasi dapat meningkatkan akses atas informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai status pengiriman; memungkinakan organisasi untuk mengurangi persedian penyangga; meningkatkan efisiensi operasi internal perusahaan khususnya perusahaan- perusahaan berteknologi tinggi (misalnya komputer, industri dapat elektronik sarana penunjang organisasi. Romney didalam organisasi aktivitas-aktivitas yang terdapat teknologi teknologi jumlah Masalah dalam Perubahan Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif. Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah "penolakan atas perubahan itu sendiri". dalam Istilah manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. yang sangat populer perakitan mobil, dan lain-lain); Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 274
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan misalnya (eksplisit) mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga laun, tersirat organisasi misalnya pada berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya. dan segera, (implisit), dan loyalitas lambat Untuk keperluan analitis, dapat dikategorikan atas sumber penolakan perubahan, yaitu penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau organisasional. a. Penolakan individual. Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan. Penolakan individual dapat terjadi karena hal-hal dibawah ini: Kebiasaan. Kebiasaan merupakan laku yang kita pola tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita. Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan. Bangun pukul 5 pagi, ke kantor pukul 7, bekerja, dan pulang pukul 4 sore. Istirahat, nonton TV, dan tidur pukul 10 malam. Begitu terus kita lakukan satu pola sehingga Jika kehidupan perubahan besar terhadap pola kehidupan tadi maka muncul mekanisme diri, yaitu penolakan. tingkah terbentuk sehari-hari. berpengaruh Rasa aman. Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Mengubah cara kerja padat karya ke padat modal memunculkan rasa tidak aman bagi para pegawai. Faktor lain sebagai sumber penolakan atas perubahan adalah soal menurun- nya pendapatan. Pegawai menolak konsep 5 hari kerja karena akan kehilangan upah lembur. Takut akan sesuatu yang ekonomi. Faktor tidak besar diketahui. perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak pastian dan keraguraguan. Kalau kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti, maka orang akan cenderung kondisi sekarang dan menolak perubahan. Persepsi. Cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap. Pada awalnya program keluarga berencana banyak ditolak oleh masyarakat, karena banyak yang memandang ini bertentangan dengan ajaran agama, sehingga menimbulkan sikap negatif. Sebagian memilih program b. Penolakan Organisasional. Organisasi, pada hakekatnya memang konservatif. Secara aktif mereka menolak perubahan. Misalnya saja, organisasi pendidikan yang mengenalkan doktrin dalam menghadapi keterbukaan tantangan ternyata merupakan lembaga yang paling sulit berubah. Sistem pendidikan yang sekarang berjalan di sekolah-sekolah hampir dipastikan relatif sama dengan apa yang terjadi dua puluh lima tahun yang lalu, atau bahkan lebih. Begitu pula sebagian besar organisasi bisnis. Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan yaitu: Inersia Artinya struktural. penolakan terstrukur. yang Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, sebagainya disiplin, dan lain Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 275
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi menghasilkan Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu. Fokus perubahan berdampak luas. Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja tanpa dengan mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar. stabilitas. teknologi baru Inersia kelompok kerja. Walau individu mau mengubah ketika kelompok norma perilakunya, punya untuk potensi menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi kita setuju atas suatu perubahan, namun jika perubahan tidak sesuai dengan norma itu serikat kerja, maka dukungan individual menjadi lemah. dalam terhadap Ancaman keahlian. pola Perubahan organisasional bisa mengancam keakhlian kelompok kerja tertentu. Misalnya, penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru gambar. Ancaman hubungan telah mapan. kekuasaan yang mengenalkan sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah. terhadap Ancaman alokasi terhadap sumberdaya. Kelompok-kelompok yang dalam organisasi mengendalikan daya dengan jumlah relatif besar sering organisasi melihat sumber perubahan Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 276 sebagai ancaman bagi mereka. Apakah akan mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya. perubahan Strategi Mengatasi Penolakan Coch dan French Jr. mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan yaitu: a. Pendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar dari belakang, diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya. tujuan, akibat, b. Partisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan. d. Negosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka e. Manipulasi dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi yang sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang lain negatif, sebarkan rumor, dan sebagainya. dilakukan Kooptasi dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan mengambil dalam keputusan. c. Memberikan kemudahan Beri kondisi
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi f. Paksaan. Taktik adalah paksaan. Berikan dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan. terakhir ancaman Kesimpulan Oleh karena perubahan memang selalu terjadi dan pasti akan selalu terjadi, pimpinan organisasi organisasi non-pemerintah pemerintah maupun disamping kepekaan harus memiliki terhadap perubahan-perubahan yang terjadi diluar organisasi yang dipimpinnya dan dan mampu dari mengakomodasikan itu, perubahan-perubahan yang mutlak perlu pula untuk mempunyai keterampilan untuk melakukan perubahan didalam organisasi kemampuan demi organisasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. baik memperhitungkan dampak terjadi keberanian dan peningkatan Oleh karena itu untuk menghadapi perlu melakukam perubahan manajemen perubahan yang berarti upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat- akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena itu maka hakikatnya memang seperti diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif. kita a. Implementasi pemanfaatan atau teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. jangka panjang b. Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. yang c. Perubahan dalam organisasi bukan hanya dari segi effisiensi juga mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan organisasi. tejadi kerja tetapi Daftar Pustaka Alamsyah, Kamal., Organisasi Pemerintahan. Yogyakarta (2004). Perilaku Birokrasi Raja. dalam Pustaka Albarda, (2006)., Strategi Implementasi Pemanfaatan Teknologi Informasi untuk Tata Kelola Organisasi IT Governance. Arsyad, Azhar., (2003). Pokok Pokok Pelajar. Manajemen. Yogyakarta Pustaka Organisasi merupakan sistem yang terbuka arus perkembangan tersebut akan secara bebas masuk kedalam suatu organisasi. Penerapan teknologi yang ada dalam organisasi harus disesuaikan dengan karakteristik dari organisasi itu adanya sendiri tidak pertentangan. Dengan adanya teknologi informasi dapat memberikan peran yang cukup penting dalam menjamin tercapainya tujuan organisasi antara lain adalah: sehingga supaya terjadi Putri, G. Perdana., (2009), Peran Teknologi Informasi didalam Perusahaan. 010/05/paper-manajemen-dan- ti.pdf) Siagian, Sondang P., (2003). Filsafat Administrasi. Bumi Aksara. Jakarta Suganda, Dann., (1986). Manajemen Administrasi. Sinar Baru. Bandung Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 277
Manajemen Perubahan Pada Sebuah Organisasi Dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi Utomo, Warsito., (2007). Administrasi Publik Baru Indonesia. Pustaka Pelajar. Jakarta Wicaksono, Kristian Widya., Administrasi Pemerintah. Ilmu.Yogyakarta dan (2006). Birokrasi Graha Forum Ilmiah Volume 14 Nomor 3, September 2017 278