Prinsip Hadiah, Hiburan, Jamuan Makan, dan Perjalanan Pernyataan Prinsip: Selama bekerja, kita dapat memberikan atau menerima hadiah, hiburan, jamuan makan, atau perjalanan bisnis. Saling bertukar pemberian bisnis dengan cara ini membantu kita memperkuat hubungan kita dengan Mitra Bisnis dan memberi mereka informasi tentang produk 3M. Bila dilakukan dalam batas-batas yang ditetapkan, kegiatan ini terus menjadi praktek bisnis yang sesuai hukum dan pantas. Ketika berhadapan dengan pelanggan, mitra, pejabat pemerintah, dan/atau Profesional Perawatan Kesehatan (HCP), karyawan harus memastikan bahwa mereka menawarkan, memberikan, dan menerima hadiah, menyediakan makanan atau hiburan, dan membayar biaya perjalanan hanya jika bernilai wajar, mematuhi hukum dan peraturan perusahaan pihak penerima sendiri, tidak diberikan dengan niat korup untuk memengaruhi secara tidak pantas tindakan atau keputusan penerima, dan jarang dilakukan. Hadiah atau hiburan apaun yang diberikan kepada pihak ketiga menurut Prinsip ini harus dicatat dengan tepat dalam pembukuan dan catatan unit bisnis 3M atau anak perusahaan yang menyediakan itu. Tujuan: Prinsip ini membantu memastikan bahwa 3M melakukan praktek-praktek bisnis yang sah ini sesuai dengan Pedoman Perilaku 3M, mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku, dan bahwa pembukuan dan catatan yang akurat disimpan yang mencatat biaya ini. Prinsip ini berlaku secara global untuk semua karyawan dan dapat diberlakukan terhadap mereka yang bertindak atas nama 3M. Lihat Prinsip Kepatuhan untuk informasi kapan pihak ketiga mungkin dicakup dalam Prinsip Pedoman Perilaku. Panduan Tambahan: TATA KRAMA BISNIS: Untuk tujuan Prinsip ini, hadiah, jamuan, kesempatan perjalanan atau hiburan akan disebut sebagai "tata krama bisnis"/"business courtesy". Istilah "hadiah" berarti setiap hadiah, gratifikasi, bantuan, manfaat, diskon, kesabaran, atau benda berwujud atau tidak berwujud lain yang memiliki nilai moneter yang untuk hal tersebut penerima tidak membayar nilai pasar yang wajar. "Hadiah" juga termasuk jamuan, minuman, hiburan dan rekreasi (tiket, tiket masuk, dll.), layanan, pelatihan, transportasi, diskon, barang-barang promosi, penginapan, kartu hadiah, atau hadiah kejutan. Karyawan 3M tidak boleh memberi atau menerima tata krama bisnis yang melanggar undang-undang, peraturan, kontrak atau perjanjian, atau kebiasaan pasar yang wajar. • Hadiah barang dalam jumlah yang ditujukan untuk penggunaan pribadi yang ditandai dengan label promosi 3M secara umum dianggap pantas. Gifts, Entertainment, Meals and Travel Principle -Indonesian Page 1 of 4
Catat dengan benar segala tata krama bisnis pada pembukuan dan catatan keuangan unit bisnis. Catatan tersebut harus mematuhi setiap kebijakan unit bisnis 3M yang spesifik. • Ketika menentukan kepantasan pemberian atau penerimaan tata krama bisnis, karyawan harus mempertimbangkan: o Berapa perbandingan nilainya dengan praktik pemberian hadiah yang umum di industri dan negara yang bersangkutan; o Apakah ada pembatasan berdasarkan hukum atau peraturan; o Nilai keseluruhan tata krama bisnis untuk atau dari orang atau badan usaha tersebut dalam tahun yang berjalan; o Kesesuaian tata krama bisnis dengan mempertimbangkan posisi karyawan 3M di 3M; o Dampak dari tata krama bisnis dalam membangun hubungan bisnis yang positif dengan penerima atau penyedia tata krama bisnis; dan o Apakah pihak yang obyektif akan menilai tata krama bisnis wajar dalam hal biaya dan jumlah atau berlebihan. Prinsip ini berlaku bahkan ketika dana atau aset pribadi digunakan dan tidak ada penggantian biaya dari perusahaan. Setiap kali tata krama bisnis dilihat sebagai pemberian atas nama 3M, Prinsip ini harus diikuti. Apabila karyawan hendak menawarkan, atau ditawarkan tata krama bisnis yang dapat dipandang berlebihan menurut Prinsip ini, maka karyawan tersebut harus menerima persetujuan awal dari penyelia karyawan tersebut yang kemudian harus berkonsultasi dengan penasihat hukum yang bertugas di unit bisnis, Bagian Etika dan Kepatuhan, dan/atau Kepatuhan Kontrak Pemerintah. Penyelia bertanggung jawab untuk meninjau kepantasan tata krama bisnis yang ditawarkan atau disediakan oleh karyawan 3M. Persetujuan penyelia atas voucher biaya atau persetujuan yang diberikan dengan cara lain, mengindikasikan bahwa peninjauan telah selesai dan penyelia menentukan bahwa tata krama bisnis yang diberikan adalah pantas. Penyelia harus memastikan bahwa mereka telah menyisihkan waktu yang diperlukan untuk memahami perincian mengenai tata krama bisnis dan mengikuti semua proses yang ada untuk memberikan persetujuan mereka. Dalam Prinsip ini, definisi istilah "Pejabat Pemerintah" secara luas mencakup berbagai macam individu: o Karyawan Pemerintah atau pejabat yang dipilih atau ditunjuk; o Partai politik; o Calon untuk jabatan politis (walaupun belum secara resmi menjabat); o Pegawai pemerintah atau lembaga (kepolisian, inspektur pajak dan bea cukai); o Profesor yang bekerja di universitas yang berafiliasi dengan pemerintah; o Profesional perawatan kesehatan (seperti, dokter, perawat, dokter gigi, administrator rumah sakit) yang bekerja dalam program perawatan kesehatan umum atau yang disponsori pemerintah (seperti, rumah sakit universitas negeri, program perawatan gigi yang dibiayai pemerintah); o Konsultan, pembicara atau penasihat yang dipekerjakan oleh 3M dan adalah karyawan pemerintah; o Pegawai pemerintah yang menerima bantuan riset dari 3M; o Pejabat atau pegawai organisasi internasional publik seperti Perserikatan Bangsa- Bangsa, Organisasi Perdagangan Dunia, OECD, Palang Merah, Organisasi Negara- negara Amerika, Dana Moneter Internasional dan Bank Dunia; dan Gifts, Entertainment, Meals and Travel Principle -Indonesian Page 2 of 4
o Karyawan lembaga kuasi publik dan perusahaan atau organisasi lain yang sebagian atau seluruhnya dimiliki atau diatur oleh pemerintah Dalam prinsip ini, seorang Profesional Perawatan Kesehatan (HCP) secara luas didefinisikan sebagai setiap orang atau entitas (a) yang berwenang atau berlisensi untuk memberikan layanan atau item perawatan kesehatan kepada pasien, atau (b) yang terlibat dalam keputusan untuk membeli, meresepkan, memesan, atau merekomendasikan produk medis, teknologi serta layanan dan solusi terkait. HCP mencakup dokter individu (misalnya, dokter, dokter gigi, ortodontis, perawat dan apoteker, antara lain), entitas penyedia (misalnya, rumah sakit, pusat bedah rawat jalan, apotek, dan pemasok peralatan medis tahan lama) dan personel administrasi entitas penyedia dengan pembelian, formularium, atau praktik tanggung jawab pembuatan kebijakan (misalnya, administrator rumah sakit dan agen pembelian, organisasi pembelian kelompok, organisasi layanan gigi). Entitas yang secara luas terlibat dalam industri layanan perawatan kesehatan yang dimiliki oleh HCP juga harus dianggap sebagai HCP untuk tujuan definisi ini. Definisi ini tidak mencakup profesional perawatan kesehatan yang merupakan karyawan 3M yang bonafid, saat bertindak dalam kapasitas tersebut. Tata krama bisnis apa pun yang diberikan atau diterima dari Profesional Perawatan Kesehatan (HCP) meningkatkan risiko tambahan dan mungkin dilarang oleh hukum. Undang-undang, peraturan, dan kode industri yang mengatur Interaksi Perawatan Kesehatan, termasuk pembayaran atau penyediaan apa pun yang berharga seperti Hadiah, Jamuan Makan, dan Hiburan bersifat kompleks dan berbeda dari satu negara ke negara lain. 3M telah membentuk struktur panduan regional dan negara yang mengatur interaksi kita dengan Profesional Perawatan Kesehatan (HCP) di seluruh dunia. Anda harus membaca, mengerti, dan terbiasa dengan kebijakan, prosedur, dan kode yang berlaku. Lihat Kebijakan Interaksi dengan Profesional Perawatan Kesehatan. Anda harus berkonsultasi dan mencari panduan dari bagian Kepatuhan Perawatan Kesehatan jika ada pertanyaan timbul. Secara umum, makanan dan minuman sederhana, seperti minuman ringan, kopi, kue, buah, roti atau donat, jika tidak disajikan sebagai bagian dari perjamuan, atau jika disajikan secara prasmanan yang tersedia untuk banyak orang, merupakan tata krama bisnis yang diizinkan untuk pegawai pemerintah. Apabila pegawai pemerintah ingin melakukan penggantian, kita dapat memberikan kwitansi tertulis kepada mereka. Bekerja dengan Staf atau pengawas Unit Bisnis untuk mencatat pembayaran pegawai pemerintah ke 3M. Memberi atau menerima uang atau barang setara uang seperti kartu hadiah, sertifikat hadiah atau kupon hampir selalu melanggar Prinsip ini. Dalam keadaan terbatas dan tertentu, dalam kondisi khusus, kebijakan dan prosedur 3M mungkin mengizinkan hadiah tersebut, namun karyawan harus berkonsultasi dengan penasihat hukum yang bertugas di unit bisnis dan Bagian Etik & Kepatuhan sebelum bertindak. Jika ragu, lebih baik buat keputusan yang aman dan hindari pemberian atau penerimaan hadiah seperti ini. Jangan memberikan atau menerima tata krama bisnis yang terlalu mahal atau terlalu sering menurut kebiasaan pasar atau situasi bisnis. Tata krama yang berlebihan tersebut hampir selalu akan melanggar Prinsip. Gifts, Entertainment, Meals and Travel Principle -Indonesian Page 3 of 4
Jangan memberi atau menerima tanda terima kasih bisnis yang dimaksudkan untuk, atau bahkan terkesan, memengaruhi keputusan yang berkaitan dengan 3M secara tidak benar atau korup. Suap dan kickback adalah tindakan ilegal dan melanggar Prinsip ini. Jangan menawarkan tata krama bisnis yang dapat melanggar kebijakan perusahaan atau lembaga penerima. Jangan memberikan atau menerima hiburan dan rekreasi, seperti tiket untuk acara olah raga, di mana perwakilan perusahaan menawarkan tata krama bisnis tidak akan menemani penerima tersebut ke acara tersebut. Misalnya, Prinsip ini melarang pemberian ke pelanggan empat tiket pertandingan olahraga profesional ketika tidak ada karyawan 3M yang akan menghadiri pertandingan tersebut dengan pelanggan. • Di AS, peraturan federal, negara bagian dan pemerintah lokal mengenai tata krama bisnis bersifat kompleks dan bervariasi antara lembaga pemerintah. Jangan menawarkan atau memberikan hadiah bisnis kepada pegawai pemerintah di Amerika Serikat kecuali jika diizinkan secara jelas berdasarkan hukum dan peraturan yang berlaku. Berkonsultasilah dengan Kepatuhan Kontrak Pemerintah atau penasihat hukum yang bertugas di unit bisnis Anda jika Anda memiliki pertanyaan. Selain itu, hindari menawarkan atau memberikan hadiah bisnis kepada pegawai atau perwakilan pemerintah negara lain, kecuali jika persetujuan didapatkan melalui uji tuntas antisuap dan proses persetujuan yang mapan di anak perusahaan yang bersangkutan. Menawarkan atau memberikan tata krama bisnis yang melebihi pembatasan dapat merupakan pelanggaran pidana, terlepas dari apakah tata krama bisnis didanai atau tidak oleh 3M atau dana pribadi. Jangan memberikan tata krama bisnis apa pun sebagai hadiah kepada pegawai pemerintah untuk segala keputusan yang dibuat oleh pegawai tersebut. Jangan mengadakan undian atau "hadiah" lainnya kepada kelompok yang pada dasarnya terdiri dari pejabat pemerintah yang tidak dapat menerima undian atau hadiah jika ditawarkan sebagai hadiah. (Misalnya, mengundi iPad kepada peserta konvensi Kepala Polisi Internasional.) Hukuman: Pelanggaran terhadap hukum dan Pedoman Perilaku 3M dapat menyebabkan tindakan pendisiplinan, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Gifts, Entertainment, Meals and Travel Principle -Indonesian Page 4 of 4