ISSN : 1907­6304 PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) SEBAGAI SARANA PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN (The Role of Information Technology to Developt Accounting Information System as A Tools to Increase A Corporate Performance) Ira Setiawati *) Abstract Recently, Competitive Advantages is a participated form of organizations to extent the quality, management performance and a business competition strategy. There are many ways to achieave the competitive advantages, one of this is information technology developing. Now, We think that how to create an Information system usefull as a decision making to improve management performance. Accounting Information System (AIS) is one of the oldest Information System and used to calculate and manage of accounting files. We hope that the accounting information can reported accurate and quickly. Keyword : Competitive Advantages, management performance, Accounting information system, Information technology. Abstrak Keungulan kompetitif merupakan bentuk partisipasi suatu perusahaan dalam meningkatkan kualitas dan kinerja perusahaan serta salah satu strategi dalam persaingan dunia bisnis dewasa ini. Banyak cara ditempuh untuk mencapai keunggulan kompetitif, diantaranya dengan mengembangkan tehnologi informasi. Perkembangan teknologi informasi tak luput dari bagaimana menciptakan suatu sistem informasi yang dapat digunakan sebagai alat untuk membantu pengambilan keputusan pihak manajemen untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi atau SIA merupakan salah satu sistem informasi tertua dan telah banyak digunakan untuk mengolah dan mengelola data­data akuntansi sehingga informasi akuntansi dapat tersaji dengan mudah, cepat dan akurat. Kata Kunci: Keunggulan Kompetitif, Kinerja Manajemen, Sistem Informasi Akuntans, Tehnologi Informasi. ) Dosen STMIK HIMSYA Semarang PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) SEBAGAI SARANA PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN 4 7 Ira Setiawati
1. Pendahuluan Perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini telah menciptakan keunggulan kompetitif bagi dunia usaha. Dalam beberapa decade, terlihat empat macam teknologi yang perkembangannya relative menonjol, diantaranya adalah teknologi informasi, teknologi manufaktur, teknologi transportasi dan teknologi komunikasi. Dari keempat macam teknologi yang berkembang pesat tersebut, realita menyebutkan bahwa Teknologi Informasi mempunyai dampak paling dominant terhadap lingkungan bisnis. Teknologi Informasi memberikan kemudahan pada kegiatan pad kegiatan bisnis dan lingkungan yang semakin penuh dengan ketidakpastian. Peran Teknologi Informasi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan bisnis pada berbagai fungsi dan level manajerial, menjadi suatu hal yang sangat penting bagi pengelola bisnis khususnya pada peningkatan kinerja keuangan suatu perusahaan. Kontribusi Teknologi informasi dalam menciptakan nilai tambah bagi peruasahaan merupakan salah satu isu controversial dalam bidang Economics of Information Technology, bahkan secara ekstrem dinyatakan bahwa Teknologi Informasi telah menjadi "keharusan strategi" atau komoditas belaka, dan bukan sumber keunggulan bersaing. Dalam kaitannya dalam kinerja keuangan perusahaan, Teknologi Informasi memberikan kemudahan - kemudahan dalam mengolah, mengelola dan menyajikan informasi keuangan, dengan dukungan suatu system informasi. Dalam artikel ini, dibahas tentang Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang merupakan suatu system informasi tertua atau dapat dikatakan pula suatu aplikasi system computer utama yang pertama untuk mengolah data akuntansi. Dari data - data akuntansi yang terkumpul, akan diolah dan disajikan dalam suatu bentuk informasi keuangan yang digunakan untuk suatu pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Dari uraian tersebut, dapat diambil suatu definisi, bahwa teknologi informasi merupakan bagian dari suatu system informasi dan merupakan suatu bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis (Lucas, 2000). 2. Pembahasan 2.1. Teknologi Informasi dan Kinerja Perusahaan Perdagangan bebas menyebabkan meningkatnya persaingan antar perusahaan. Hal ini disebabkan lingkungan usaha menghadapi suatu ketidakpastian yang tinggi. Dalam menghadapi lingkungan usaha seperti ini perusahaan diharuskan untuk senantiasa mencari cara dan metode baru agar tetap bertahan dan selalu unggul dalam persaingan. TI akan membawa perusahaan pada kondisi yang menguntungkan yaitu kemudahan memasuki pasar, diferensiasi produk, dan cost efficiency (Kettinger et al, 1994). Dengan kemudahan tersebut maka perusahaan akan mampu meningkatkan kinerjanya. Jadi pengunaan TI secara strategik akan mampu membawa perusahaan meningkatkan profitabilitas yang merupakan salah satu indikator performance. Clemons et al. (1993) menyatakan bahwa teknologi informasi mempunyai kemampuan untuk memperendah biaya koordinasi antar perusahaan dengan agen­agen di luar perusahaan tanpa mempertinggi resiko transaksi yang bersangkutan. Teknologi informasi dapat memperbaiki monitoring serta pengurangan spesifikasi hubungan yang ada dalam koordinasi eksplisit, sehingga perusahaan akan melakukan investasi dalam teknologi informasi untuk melakukan koordinasi antar perusahaan tanpa dikuatirkan oleh adanya resiko transaksi yang tinggi. 4 8 Fokus Ekonomi Vol. 2 No. 1 Juni 2007 : 47 ­ 55
Informasi merupakan salah satu jenis utama sumber daya perusahaan yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain dan merupakan sumber daya konseptual yang digunakan untuk mengelola sumber daya fisik. Sistem konseptual terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik. Sedangkan perusahaan adalah suatu system yang bersifat fisik , namun dikelola dengan menggunakan suatu system konseptual. Output informasi dari computer, digunakan oleh para manajer, non­manajer serta staff atau orang - orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan. Perusahaan dalam perkembangannya selalu berusaha untuk mempertahankan keungulan kompetitif dalam berbisnis dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja dan nilai perusahaan tersebut. Sukses atau tidaknya perusahaan ini akan sangat ditentukan oleh keputusan atau strategi yang diambil oleh perusahaan. Dewan memegang peranan yang sangat signifikan bahkan peran yang utama dalam penentuan strategi perusahaan tersebut. Dalam literature keuangan,, teori keagenan (Agency Theory) memegang peranan penting dalam menjelaskan hubungan antar principal dan agen dalam menjalankan fungsi fungsi dan wewenang masing­masing. Konflik keagenan sering muncul dikarenakan adanya asymetri informasi yang dikarenakan perbedaan kepentingan antara principal dan agen, yang akan membawa masalah - masalah diantara berbagai pihak yang terlibat (Jensen dan Meckling, 1976). Dengan adanya pemisahan peran antara pemegang saham sebagai prinsipal dengan manajer sebagai agennya, maka manajer pada akhirnya akan memiliki hak pengendalian yang signifikan dalam hal bagaimana mereka mengalokasikan dana investor (Jensen & Meckling, 1976; Shleifer & Vishny, 1997). Dari adanya laporan dan pelaporan keuangan yang merupakan salah satu wujud pertanggungjawaban manajemen atas pengelolaan sumber daya perusahaan kepada pihak­pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan selama periode tertentu. Laporan keuangan merupakan salah satu sumber informasi keuangan perusahaan yang dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat beberapa keputusan, seperti: penilaian kinerja manajemen, penentuan kompensasi manajemen, pemberian dividen kepada pemegang saham, dan lain sebagainya. Terdapat dua tujuan pelaporan keuangan menurut Statement of Financial Accounting Concepts (SFAC) No. 1. Pertama, memberikan informasi yang bermanfaat bagi investor, investor potensial, kreditor dan pemakai lainnya untuk membuat keputusan investasi, kredit, dan keputusan serupa lainnya. Kedua, memberikan informasi tentang prospek arus kas untuk membantu investor dan kreditur dalam menilai prospek arus kas bersih perusahaan (FASB, 1978). Menurut standar akuntansi keuangan di Indonesia (IAI, 2002) tujuan laporan keuangan yaitu untuk menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan ekonomi. Dalam artikel ini, disinggung bahwa Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan salah satu alat atau sarana yang digunakan sebagai pendukung dan pengolah informasi, khususnya informasi akuntansi dan keuangan yang digunakan oleh pihak manajemen dalam pengambilan suatu keputusan dan peningkatan kinerja keuangan suatu perusahaan. Menurut Wilkinson et al. (2001) Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah kesatuan struktur pada suatu entitas bisnis yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lainnya untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan memuaskan kebutuhan informasi bagi berbagai pengguna. PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) SEBAGAI SARANA PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN Ira Setiawati 4 9
Dalam beberapa penelitian, diketahui bahwa framework baru untuk mengukur kinerja tidak lagi menekankan kinerja dalam arti produktivatas, namun kinerja perusahaan yang sebenarnya meliputi penjualan, asset, dan market value, sehingga dapat diperoleh suatu hasil hubungan yang signifikan antara TI dan kinerja perusahaan. Bila ditinjau dari berbagai literature professional, secara akademis untuk mengidentifikasi dimensi nilai bisnis Teknologi Informasi, terbagi dalam tujuh nilai bisnis atau dimensi nilai bisnis Teknologi Informasi seperti yang terlihat dibawah ini : 1. Supplier Relations Supplier Relations yang harmonis dapat berakibat efisiensi dalam proses produksi. Teknologi Informasi dapat digunakan untuk mengkoordinir hubungan penyalur atau untuk mengurangi biaya - biaya penagihan informasi melalui EDI (Electronic Data Interchange), Pengendalian Mutu (TQM / Total Quality Management) dan Teknik pengiriman JIT (Just In Time) yang dapat mendorong terciptanya suatu keunggulan bersaing. 2. Productions and Operations Teknologi Informasi dapat digunakan untuk memperbaiki teknik produksi melalui alat bantu computer untuk design dan pabrikasi 3. Product and Service Enhancement Teknologi Informasi dapat membantu dalam pengembangan produk dan jasa baru disamping memperlancar proses R&D. Dari perspektif marketing, produk dan jasa dapat dibedakan secara unik dalam berbagai macam cara, sehingga dapat digunkan untuk mengidentifikasi dan melayani segmen pasar baru. 4. Sales and Marketing Support Dukungan Teknologi Informasi untuk pemasaran dan penentuan harga, dapat membantu meningkatkan pendapatan dari penjualan, seperti yang ditunjukan oleh perusahaan penerbangan dalam system reservasi komputerisasi. Selain itu TI dapat digunakan untuk melacak kecenderungan pasar dan respon pasar terhadap program­program pemasaran. Kemunculan e­commerce berbasis internet, menunjukan permulaan era baru bagi prakarsa pemasaran yang dimungkinkan oleh TI, dengan bermunculannya program­program pemasaran yang dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan pelanggan tertentu dan bukannya diberikan dalam bentuk pemasaran massal. 5. Customer Relations Teknologi Informasi dapat digunakan untuk mempertahankan dan menjadikan hubungan dengan pelanggan yang lebih harmonis. Harmonisnya hubungan pelanggan dapat meningkatkan pengauasaan pasar yang pada akhirnya mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mempertahankan keunggulan bersaingnya. Sebagai contoh pada perusahaan Penerbangan Amerika (SABRE), American Hospital Supply (ASAP) and Federal Express (COSMOS). 6. Process Planning and Support Teknologi Informasi dapat digunakan untuk menyediakan kelengkapan informasi dalam perencanaan dan pengambilan keputusan dengan meningkatkan koordinasi dan komunikasi organisasi dan dengan meningkatkan stabilitas organisasi. TI dapat mengurangi biaya - biaya koordinasi dengan pihak - pihak ekstern. 5 0 Fokus Ekonomi Vol. 2 No. 1 Juni 2007 : 47 ­ 55
7. Hubungan antara proses dan dinamika bersaing Teknologi Informasi dapat digunakan untuk mengubah keunggulan bersaing dari suatu industri, meningkatkan barrier to entry terhadap pesaing prospektif. Dinamika bersaing dapat dipengaruhi oleh strategi pemasaran sukses, sedangkan daya saing dapat ditingkatkan dengan memperbaiki pilihan produk dan biaya. Dari tujuh dimensi tersebut, menunjukan bahwa teknologi informasi memberikan kontribusi nilai yang positif terhadap proses bisnis dan dinamika bersaing. Sehingga perusahaan pada umumnya diharapkanuntuk mengoptimalkan penggunaan sumber dayanya baik berupa software, hardware dan sumber daya manusia yang professional dibidang Teknologi Informasi yang mendukung serta diimbangi dengan peningkatan ketrampilan para operator atau user dari teknologi informasi tersebut sehingga manfaat yang potensial dari Teknik Informasi dapat meningkatkan nilai bisnis (kinerja) perusahaan. 2.2. Akuntansi dan Teknologi Informasi Istilah Sistem Informasi Akuntansi meliputi pemanfaatan teknologi informasi untuk menyediakan informasi bagi para pemakai. Teknologi Informasi mencakup computer, tetapi juga mencakup teknologi lain yang digunakan untuk memproses informasi. Sedangkan fungsi system informasi bertanggunggungjawab untuk pengolahan data. Pengolahan data merupakan aplikasi system informasi akuntansi yang paling mendasar dalam tiap organisasi atau perusahaan dan telah mengalami evolusi dari struktur organisasi sederhana yang meliputi beberapa orang saja sampai struktur yang kompleks meliputi banyak specialist yang bermutu. Dalam terminology system informasi, terdapat pemakai akhir komputasi (End User Computing / EUC) yang melakukan aktivitas pemrosesan informasi sendiri dengan perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya professional yang berada dalam suatu organisasi / perusahaan. EUC merupakan pemanfaatan computer oleh pemakai. Seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini : Data PC Pemakai menyajikan data : Laporan 2.3. Hakekat Pengembangan Sistem Pengembangan system adalah proses memodifikasi atau mengubah sebagian atau seluruh system informasi. Proses ini membutuhkan komitmen subtansial mengenai waktu dan sumber daya serta merupakan aktivitas berkesinambuangan dalam banyak organisasi / perusahaan. Pengembangan sistem dapat diartikan pula sebagai ; menyusun suatu sistem yang baru untuk PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) SEBAGAI SARANA PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN Ira Setiawati 5 1
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan / memperbaiki sistem yang telah ada, dikarenakan oleh : 1. Adanya permasalahan (problems) yang timbul dari sistem lama, dapat berupa : Ketidak­beresan (kecurangan, kesalahan­kesalahan, ketidak­efisienan, tidak ditaatinya
kebijakan manajemen yang telah ditetapkan) Pertimbangan Orang (kebutuhan informasi semakin luas, volume pengelolaan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru) 2. Untuk meraih kesempatan (oportunities) 3. Adanya instruksi (directives) Seperti yang terlihat pada skema pengembangan system berikut ini : Sistem yang pernah ada Permasalahan kesempatan instruksi Pengembangan sistem Pemecahan masalah untuk meraih kesempatan memenuhi instruksi Sistem yang baru Proyek pengembangan system, biasanya terdiri dari tiga fase umum : 1. Analis sistem meliputi formulasi dan evolusi solusi - solusi masalah system, dengan penekanan pada tujuan keseluruhan system yang saling berhubungan dan terkadang muncul konflik satu sama lainnya. Secara umum dapat diikhtisarkan sebagai berikut : a) Untuk memperbaiki kualitas informasi, b) Untuk memperbaiki pengendalian intern, dan d)Untuk meminimalkan biaya yang berkaitan. Banyak dari pekerjaan analis system mencakup pengumpulan dan pengorganisasian fakta­ fakta. Analis arus informasi juga merupakan bagian penting dalam anlisis system. Diagram arus data logis dan bagan arus analitis dapat bermanfaat dalam memberikan gambaran keseluruhan dari pemrosesan transaksi dalam perusahaan. 2. Perancangan sistem adalah proses menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analis system, termasuk evaluasi efektifitas dan efisiensi relative dalam perancangan system dan lingkup kebutuhan keseluruhan system serta harus menghasilkan blue print / cetak biru bagi kelengkapan sistem. Bagan IPO dan HIPO, bagan arus program, pencabangan dan table keputusan, serta teknik­teknik system lainnya banyak digunakan dalam pendokumentasian rancangan system informasi. 5 2 Fokus Ekonomi Vol. 2 No. 1 Juni 2007 : 47 ­ 55
3. Implementasi sistem merupakan proses penempatan rancangan prosedur - prosedur dan metode­metode baru atau revisi ke dalam operasi, yang mencakup pelaksanaan rancangan. Pelaksanaan rancangan secara rinci selamam tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman computer. Dokumentasi merupakan salah satu bagian penting dalam implementasi system. Sedangkan pendekatan system adalah prosedur - prosedur umum untuk mengadministrasikan proyek system dengan tujuan untuk membantu pengembangan system yang efektif. Pendekatan system dapat dipandangan sebagai proses yang mencakup enam langkah yaitu a) Penentuan tujuan - tujuan perancangan system, b) Pembuatan alternative - alternative, c) Analisis system, d) Perancangan system, e) Implementasi system, dan f) Evaluasi system. Dalam pendekatan system, terdapat alur pengembangan system yang dapat dilihat pada skema siklus hidup pengembangan system atau sering disebut dengan SDLC (System Development Life Cycle) berikut ini : Skema : Siklus hidup pengembangan sistem Kebijakan & perencanaan sistem Awal proyek sistem Analisis sistem Design sistem secara umum Desain sistem terinci Pengembangan Sistem Seleksi Sistem Implementasi Sistem Perawatan Sistem Manajemen Sistem ) Catatan: Yang melakukan proses system maintenance bukan analis sistem tetapi pihak manajemen, dalam hal ini adalah manajemen informasi. PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) SEBAGAI SARANA PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN Ira Setiawati 5 3
2.4. Rekayasa Ulang Bisnis Rekayasa ulang bisnis merupakan istilah yang diterapkan dalam pengembangan system, dimana seluruh fungsi bisnis dirancang ulang dari dasar yang didorong oleh beberapa factor, diantaranya Total Quality Performance (TQP) yang saat ini sering disebut dengan Total Quality Management (TQM) atau Gugus Manajemen Mutu, yang mempunyai filosofi bahwa seseorang harus melakukan sesuatu dengan benar pada kesempatan pertama dan mensyaratkan pada produksi berkualitas tinggi, efisiensi operasional dan pengembangan operasi secara bersamaan. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif, diperekonomian global, TQM merupakan strategi untuk bertahan. Faktor lain yang mendorong rekayasa ulang adalah perkembangan tren layanan informasi, seperti perkembangan cepat dari pemakaian mainframe ke system terbuka serta peningkatan perhatian manajemen mengenai hasil investasi teknologi informasi. 3. Simpulan Dalam kaitannya dalam kinerja keuangan perusahaan, Teknologi Informasi (TI) memberikan kemudahan - kemudahan dalam mengolah, mengelola dan menyajikan informasi keuangan, dengan dukungan suatu system informasi, sehingga dapat tercapai competitive advantage bagi aorganisasi atau perusahaan dan diharapkan selaras dengan strategi bisnis. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang merupakan suatu system informasi tertua atau dapat dikatakan pula suatu aplikasi system computer utama yang pertama untuk mengolah data akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memiliki empat tugas dasar sebagai pengumpul data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen. Penerapan sistem teknologi informasi akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan tujuan, visi dan misi organisasi / perusahaan dengan menetapkan strategi bisnis dan strategi sistem teknologi informasi yang acceptable dan adaptable. 5 4 Fokus Ekonomi Vol. 2 No. 1 Juni 2007 : 47 ­ 55
Daftar Pustaka Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta, 2003 Alavi, M. and Leidner, DE. Review: Knowledge Management and Kowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues. MIS Quarterly, 25, I (March 2001) Bodnar George H, William S, Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Pearson Education Asia Plc.Ltd., Prentice­Hall.Inc, 1995 FASB, Accounting Standards, Current text, as of June, 1983, Mc.Graw Hill, 1983 ___________ et al., 1993, The Impact of Information Technology on the Organization of Economic Activity: The "Move to the Midie" Hypothesis, Journal of Management Information Systems 10. Lewis, W., Agarwal, R., and Sambamurthy, V. Sources of Influence on Belief About Information Technology Use: An empirical Study of Knowledge Workers. MIS Quartely, 27, 4 (2003) Mc Leod Jr. Raymond, George Schell, Sistem Informasi Manajemen, copyright © 2001, Prentice Hall. Inc, PT.Indeks, Jakarta, 2004 Urbaczewski, A., Jessup L.M., dan Wheeler, B. (2002) Electronic Commerce Research: A Taxonomy and Synthesis. Journal Of Organizational Computing And Electronic Commerce 12(4). Wilkinson, W.J., Cerullo. J.M., Raval. V., Wong­on­Wing. B. (2000), Accounting Information Systems. Fourth Edition, John Wiley and Sons. Inc. Zaki Baridwan, Intermediate Accounting, BPFE, Yogyakarta, 1999 PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) SEBAGAI SARANA PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN Ira Setiawati 5 5