ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 SISTEM INFORMASI KEARSIPAN UNTUK MENUNJANG PENDATAAN SURAT INTERNAL MENGGUNAKAN METODE FAST PADA BIRO KEPEGAWAIAN KEMENTRIAN PERTAHANAN Al Afif1, Catur Nugrahaeni Puspita Dewi2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, UPN "Veteran" Jakarta Jl. Rs. Fatmawati, Pondok Labu, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12450 catur.nugrahaeni@upnvj.ac.id2 Abstrak. Sistem kearsipan saat ini memegang suatu peranan yang penting. Salah satunya dalam Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan Republik Indonesia yang saat ini menggunakan sistem kearsipan yang belum aplikatif, sehingga dalam pencarian data serta distribusi surat masih terbilang sulit. Maka dari itu, diperlukan suatu sistem kearsipan yang terstruktur agar dapat mempermudah kinerja pegawai dalam mengelola surat dengan suatu aplikasi Sistem Informasi Kearsipan. Hal ini dikarenakan aliran surat yang demikian banyak. Aplikasi ini berbasis website yang dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode pengembangan sistem FAST (Framework for the Application of Systems Technique) karena cocok digunakan dalam ruang lingkup yang dibahas oleh penulis. Dalam penelitian ini menghasilkan suatu Aplikasi penginputan data surat yang mempercepat kinerja pegawai di internal Biro Kepegawaian. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Kearsipan berbasis website ini dapat dijadikan sebagai peranan penting dalam pengelolaan data surat masuk serta keluar. Kata Kunci: sistem informasi, kearsipan, surat masuk, surat keluar, PHP, MySQL, FAST. 1. Pendahuluan Saat ini dalam lingkupan kementerian, teknologi informasi sudah terbilang maju dan berkembang. Meski begitu, perkembangan teknologi informasi di kementerian masih bisa di bilang belum merata dan belum menyeluruh. Salah satunya ialah kinerja pada bagian subbag TU Biro di Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan Republik Indonesia yang sudah terkomputerisasi namun masih menggunakan sistem penginputan surat yang belum aplikatif. Pencatatan surat masuk serta surat keluar belum dilakukan secara aplikatif menggunakan suatu aplikasi tetapi pencatatan segala aktifitas keluar masuknya surat sudah terkomputerisasi dengan menginput surat ke dalam Ms. Excel. Pencatatan surat tersebut dilakukan secara manual dengan mengelompokkan menjadi beberapa sheet sesuai dengan jenis surat yang sejenis. Sistem penyimpanan ini sangat tidak memungkinkan karena suatu waktu surat yang sudah dimasukkan bisa hilang, mempersulit kinerja pegawai dalam mencari surat yang suatu waktu diperlukan, dan bisa terjadi keterlambatan penyampaian informasi kepada Kepala Biro apabila terdapat informasi yang harus diketahui oleh Kepala Biro secara cepat. Dari berbagai permasalahan tersebut, perlu sekali dibuatkan suatu aplikasi sistem yang bisa membantu kinerja pegawai dalam mengarsipkan dokumen-dokumen surat. Sistem yang akan dibentuk ini memiliki tujuan agar dapat meningkatkan efisiensi, kecepatan dan ketepatan penyampaian informasi, serta keamanan pada dokumen yang akan diarsip nanti. Diharapkan dengan dibangunnya sistem kearsipan yang akan dilakukan oleh penulis ini bisa mengubah kinerja yang ada sehingga mempermudah pegawai Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan dalam mengarsipkan surat masuk serta surat keluar, mempercepat penyampaian informasi atas dokumen-dokumen tertentu kepada seluruh pihak terkait tanpa harus bertatap muka langsung dengan bagian arsip, sekaligus mempercepat dalam pencarian dokumen apabila suatu waktu diperlukan. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan dalam surat menyurat ini adalah sebuah aplikasi berbasis Web agar mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian data surat, hanya dengan menginput nomor surat yang dituju kita bisa menampilkan data surat yang diharapkan. 234
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Kearsipan Pengertian yang dikemukakan [3], "Kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat. Kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas dapat diketemukan kembali bila diperlukan. Sifat yang paling penting yang harus dimiliki oleh suatu sistem kearsipan adalah keterpercayaan dan accessibility, disamping dari sifat lainnya seperti kerapihan, kebersihan, dan lainnya". Menurut [1], "Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan". Berdasarkan istilah bahasa dan pengertian diatas, bisa diambil kesimpulan yakni kearsipan adalah kegiatan berupa hal pencatatan, penyimpanan, dan penyusunan dalam bentuk surat, gambar, atau bagan yang berisikan keterangan atau peristiwa untuk membantu ingatan orang agar berkas dapat ditemukan kembali apabila diperlukan suatu waktu secara cepat. 2.2 Surat Surat merupakan media untuk berkomunikasi dan memiliki daya guna dalam penyampaian suatu informasi berbentuk tulisan dari pihak yang satu terhadap pihak yang lainnya. Terdapat beberapa media komunikasi untuk memberikan informasi, salah satunya adalah surat. Berdasarkan prosedur pengurusan, surat terdiri atas dua bagian, yakni surat masuk dan surat keluar. 2.2.1 Surat Masuk Pengertian surat masuk menurut [5], "surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi)". Menurut [6], surat masuk adalah "suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain". Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa surat masuk adalah suatu alat komunikasi dalam segala bentuk jenis surat yang diterima dengan tujuan untuk menyampaikan sebuah informasi dari pihak satu ke pihak lain. 2.2.2 Surat Keluar Pengertian surat keluar menurut [5], "surat keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh organisasi/instansi yang ditujukan ke organisasi lain diluar organisasi itu sendiri". Menurut [6], "surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir". Berdasarkan pengertian diatas, dapat di tarik kesimpulan bahwa surat keluar merupakan segala bentuk surat yang dihasilkan oleh suatu organisasi yang ditujukan untuk organisasi lain sebagai sarana penyampaian informasi. 2.2.3 Klasifikasi Perihal Surat Dalam pemberian kode untuk surat yang akan di terbitkan dalam suatu organisasi, diperlukan klasifikasi perihal yang terbagi atas : 235
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 Tabel 1. Klasifikasi Perihal Surat Indeks KP KS Folder KP.00 KS.00 KS.01 KS.02 Kode Surat KP.00.0 KP.00.1 KP.00.2 KP.00.3 KP.00.4 KP.00.5 KS.00.0 KS.00.1 KS.01.0 KS.01.1 KS.02.0 KS.02.1 Masalah Kepegawaian Cuti Pegawai Surat yang berkaitan dengan cuti pegawai Penerimaan Pegawai Surat yang berkaitan dengan penerimaan pegawai Diklat Surat yang berkaitan dengan pendidikan dan latihan pegawai Mutasi Surat yang berkaitan dengan perpindahan pegawai Pensiun Surat yang berkaitan dengan pension Promosi Surat yang berkaitan dengan kenaikan pangkat dan jabatan pegawai Kesekretariatan Tata Persuratan Surat yang berkaitan denan tata persuratan Penggandaan Surat yang berkaitan dengan kegiatan penggandaan Kerumahtanggaan Pelayanan/Fasilitas Dinas Surat yang berkaitan dengan pengurusan fasilitas dinas Bantuan Sosial Surat yang berkaitan dengan bantuan sosial terhadap pihak lain Protokoler Upacara/Acara Surat yang berkaitan dengan kegiatan upacara/acara Kerjasama Surat yang berkaitan dengan kerjasama antar perusahaan atau instansi Keuangan Pembayaran/Pelunasan Tagihan KU KU.00 KU.00.0 KU.00.1 2.2.4 Jenis Surat Dalam jurnal [5], surat memiliki beberapa varian. Berikut klasifikasinya : 1. Surat Undangan Dinas Surat ini memiliki isi berupa permohonan yang ditujukan untuk instansi maupun perorangan supaya menghadiri sebuah acara yang tertera. 2. Surat Kuasa Surat ini dapat dibuat saat yang memiliki kepentingan tidak dapat hadir atau pun berhadapan secara langsung dengan pihak lain. 3. Surat Pengantar Surat pengantar adalah surat dinas yang berfungsi untuk mengantarkan sesuatu (orang atau barang) dari pihak tertentu kepada pihak lain. 4. Surat Perintah 236
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 Surat perintah adalah surat yang berisi tugas serta perintah dari atasan kepada bawahannya untuk melaksanakan suatu kegiatan yang dikehendakinya. 5. Surat Edaran Surat edaran merupakan surat dinas yang diedarkan agar berita dinas atau pesan yang diedarkan diketahui oleh anggota atau orang-orang tertentu. 6. Surat Keputusan Surat keputusan merupakan surat yang berisi sebuah pernyataan untuk memberikan sebuah keputusan yang sesuai dengan isi pada surat tersebut. 7. Surat Keterangan Surat keterangan adalah surat dinas yang isinya memberikan keterangan mengenai suatu hal agar pihak yang bersangkutan tidak timbul keraguan. 8. Surat Perintah Kerja Surat perintah kerja merupakan surat dinas yang memerintahkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan yang tertera di dalam surat perintah tersebut. 9. Surat Pengumuman Surat pengumuman adalah surat yang berisikan sebuah pemberitahuan sesuatu hal yang ditujukan kepada pihak yang ada pada isi yang tertera dalam pengumuman. 10. Surat Tugas Surat ini adalah surat yang berisikan berupa penugasan yang harus dilakukan sesuai dengan isi surat. 11. Surat Instruksi Surat ini merupakan surat kedinasan yang memuat berbagai petunjuk teknis serta terperinci mengenai hal yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan. 12. Surat Memorandum Memorandum merupakan alat komunikasi kedinasan yang penyampaiannya bersifat lugas. 13. Surat Nota Dinas Surat ini biasanya digunakan sebagai alat komunikasi kedinasan yang digunakan dalam lingkungan intern dinas dan memiliki sifat untuk meminta sebuah penjelasan maupun sebuah keputusan. 2.3 Metode FAST (Framework for the Application of Systems Technique) Metode FAST (Framework for the Application of Systems Technique) merupakan suatu metode pengembangan sistem yang cukup fleksibel yang dapat digunakan untuk berbagai jenis proyek serta strategi. Metode ini dikembangkan sebagai gabungan dari beberapa praktek terbaik yang sudah pernah ditemui dari berbagai macam referensi metodologi. Tidak heran apabila metode ini terdapat kesamaan dengan metode yang sudah ditemukan. Dalam metode pengembangan ini memiliki keterkaitan erat dengan kerangka PIECES. Pengembangan sistem ini dilakukan dengan cara berurutan yaitu meliputi beberapa tahapan, diantaranya definisi lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logis, analisis keputusan, desain fisik dan integrase, konstruksi dan pengujian, serta instalasi dan pengiriman. Dalam pengembangan sistem yang menggunakan metode ini dimulai dengan menganalisis beberapa kombinasi dari permasalahan, peluang, dan petunjuk dalam penggunaan sistem yang sudah ada dan diakhiri dengan sebuah solusi proses bisnis untuk user dalam hal ini instansi/organisasi. 237
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 Dalam pengaplikasian metode pengembangan sistem ini terdapat beberapa kelebihan, diantaranya: 1. Menggunakan UML yang berorientasi pada objek. 2. Dapat diterapkan dalam lingkungan akademik maupun komersil. 3. User dapat ikut berperan dalam pengembangan sistem yang ada. 4. Metodologi dapat mencakup analisis, desain, dan implementasi. 3. Metodologi Penelitian 3.1 Alur Penelitian Gambar 1. Alur Penelitian Definisi Lingkup Pada tahap awal ini dilakukan sebuah pengumpulan data serta ruang lingkup proyek dengan menggunakan teknik pengumpulan sebagai berikut: 1. Observasi Observasi digunakan sebagai salah satu teknik untuk pengumpulan data oleh penulis karena kondisi penulis yang sedang melakukan riset penelitian selama 4 bulan di Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan Republik Indonesia. Karenanya, tahap observasi sangat cocok untuk mengumpulkan data karena penulis secara langsung mengamati objek yang diteliti. 2. Wawancara Wawancara digunakan sebagai salah satu teknik pengumpulan data oleh penulis untuk menentukan media informasi apa yang digunakan oleh pihak Subbag TU Biro dalam mengelola pengarsipan surat yang ada di Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan Republik Indonesia. 3. Studi Pustaka Pada tahap ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan dengan mengumpulkan beberapa artikel serta jurnal terkait dengan solusi yang penulis berikan. Dalam kasus penulis ialah jurnal perancangan website, perancangan aplikasi untuk pengarsipan surat, dan jurnal metode pengembangan sistem. 238
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 Analisis Permasalahan Pada tahap ini, diteliti beberapa masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Dalam hal ini, kunci utamanya terdapat dalam hasil pada tahapan pertama. Hasil dalam tahap ini yaitu peningkatan kinerja sistem sehingga mampu memberikan beberapa keuntungan. Hal yang menjadi permasalahan dalam sistem digolongkan menjadi tiga lingkupan, yakni data, proses, dan antarmuka berdasarkan kerangka PIECES. Pengembangan Sistem Pada tahap ini, penulis melakukan pengembangan sistem mengikuti aturan metode pengembangan FAST (Framework for the Application of Systems Technique). Berikut adalah tahapan-tahapan yang akan dilalui selama pengembangan sistem : 1. Analisis Kebutuhan Pada tahap ini akan dilakukan pengurutan prioritas dari beberapa kebutuhan bisnis yang ada. Hal ini bertujuan untuk mengidentifikasi data, proses, serta interfaces yang diharapkan pengguna dari sistem yang baru. Dalam tahap ini terbagi atas dua kebutuhan, yakni kebutuhan fungsional dan kebutuhan Non-Fungsional. 2. Desain Logis Pada tahap ini, menterjemahkan kebutuhan bisnis ke dalam model-model sistem. Kebutuhan bisnis yang diharapkan pada tahap sebelumnya harus dipenuhi berdasarkan solusi teknis yang ingin dipertimbangkan dalam pengembangan sistem. Biasanya kebutuhan bisnis tersebut diinterpresentasikan ke dalam suatu diagram agar mempermudah dalam proses pengembangan sistem. 3. Desain Fisik Dalam tahapan ini bertujuan untuk melakukan transformasi kebutuhan bisnis yang sudah didefinisikan dari desain logis lalu menjadi desain fisik yang kemudian akan dijadikan sebagai bahan acuan dalam pembuatan sistem yang akan dibangun. Basis data, program aplikasi, serta antarmuka akan mulai dibangun pada tahap ini. 4. Implementasi Dalam tahapan ini, dilakukan pengujian sistem yang berfungsi untuk memastikan apakah sistem yang akan dirancang sudah memenuhi kebutuhan-kebutuhan non-fungsional dan fungsional serta spesifikasi desain yang diharapkan. Dokumentasi Pada tahap ini, penulis melakukan dokumentasi dari seluruh tahap - tahap yang dilalui untuk menyelesaikan penelitian ini dalam bentuk Laporan. 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Permasalahan yang Dihadapi (PIECES) Analisis PIECES merupakan hal terpenting untuk dilakukan sebelum dilakukannya pengembangan sebuah sistem. Hal ini dikarenakan, akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat gejala berdasarkan masalah utama. a. Performance : Performa dari pengagendaan surat masuk saat ini sudah terkomputerisasi, akan tetapi dalam proses penginputannya dapat tebilang menyusahkan user karena dalam pencarian agenda di bulan sebelumnya harus membuka file secara satu persatu dan dalam pencetakan lembar disposisi harus membuka file yang berbeda-beda. Information : Proses pelaporan surat yang tebilang cukup lama membuat informasi yang seharusnya didapatkan oleh Kepala Biro menjadi terhambat, terlebih apabila terdapat surat yang kilat atau surat yang harus diketahui secara cepat oleh Kepala Biro. b. 239
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 c. Economy : Dalam segi ekonomi, proses pengagendaan saat ini sama sekali tidak berbayar karena software yang dipakai adalah software bawaan Microsoft. d. Control : Proses pengagendaan surat mudah dikontrol karena setiap surat yang masuk/keluar akan dengan mudah dibaca oleh user untuk mengetahui surat mana yang sudah di distribusikan. Namun, agenda yang telah dibuat dapat di hapus oleh siapa saja karena agenda dapat di akses oleh siapa pun. e. Efficiency : Pada pengagendaan surat pada sistem saat ini, input data dilakukan dengan cara manual dan dibedakan menjadi beberapa sheet excel yang berbeda untuk klasifikasi jenis surat masuk. Saya menemukan bahwa untuk mencari data surat yang telah diinput, admin masih harus mencari data sesuai dengan klasifikasi surat yang tersedia serta masih mengandalkan ctrl+f (find) dalam sistem pencariannya. Alhasil akan memerlukan waktu yang tidak sedikit hanya untuk mencari data tersebut agar sesuai dengan klasifikasi surat masuk. f. Service : User masih terkendala dalam pencarian informasi data surat masuk karena masih mengandalkan ctrl+f (find), sehingga waktu yang diperlukan masih terbilang relatif lama. 4.2 Pengembangan Sistem 4.2.1 Analisis Kebutuhan Hasil berikut merupakan bentuk hasil akhir dari beberapa tahap elisitasi yang telah dilakukan sehingga bisa menjadi suatu acuan penulis dalam melakukan perancangan sistem yang akan dibangun. Berikut hasil akhir elisitasi: Tabel 2. Hasil Akhir Elisitas Fungsional Analisa Kebutuhan No Saya Mengharapkan Sistem Dapat 1 Menampilkan Menu Login 2 Menampilkan Menu Verifikasi login salah 3 Menampilkan Menu Dashboard Home Sesuai User 4 Menampilkan Aktivitas Terkini 5 Menampilkan Data Surat Masuk 6 Menampilkan Surat Masuk 7 Menampilkan Data Disposisi 8 Menampilkan Surat Disposisi 9 Menampilkan Surat Masuk Selesai 10 Menampilkan Surat Disposisi Selesai 11 Menampilkan Data Surat Keluar 12 Menampilkan Surat Keluar 13 Menampilkan Surat Keluar Selesai 14 Menampilkan Riwayat Surat Masuk 15 Menampilkan Riwayat Surat Keluar 16 Menampilkan Data User 17 Menampilkan Pengaturan User 240
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 18 Menampilkan Backup Data 19 Menampilkan Restore Data 20 Menampilkan Profil User 21 Menampilkan Pencarian Data 22 Menampilkan Session 23 Menampilkan Action Keluar Non fungsional No Saya Mengharapkan Sistem dapat : 1 Tampilan pada sistem mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna 2 Sistem dapat berjalan dengan dinamis 3 Keamanan dalam pendataan surat masuk dan surat keluar terjamin 4.2.2 Use Case Sistem Yang Diusulkan Gambar 2. Use Case Diagram yang Diusulkan 241
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 4.2.3 Sequence Diagram Gambar 3. Sequence Diagram Surat Masuk yang Diusulkan Gambar 4. Sequence Diagram Surat Keluar yang Diusulkan 4.2.4 Activity Diagram Gambar 5. Activity Diagram Surat Masuk yang Diusulkan 242
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 4.2.5 Class Diagram Gambar 6. Class Diagram yang Diusulkan 4.2.6 Kodifikasi Dalam sistem pengkodean ini berguna sebagai memudahkan dalam pengelompokkan data serta pemrosesannya. Selain itu, bisa membantu untuk mengidentifikasi suatu objek secara singkat. Berikut penjelasannya : a. Nomor Surat Masuk Contoh : B/1516/IX/2019 Tahun Surat Bulan Surat Nomor Urut Surat Sifat Surat Gambar 7. Kodifikasi Nomor Surat Masuk b. Nomor Surat Keluar Contoh : R/1516/17/05/01/ROPEG Dikeluarkan Oleh Klasifikasi Perihal Surat Bulan Surat Tanggal Surat Nomor Urut Surat Sifat Surat Gambar 8. Kodifikasi Nomor Surat Keluar c. Kode Disposisi Contoh : 243
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 B/1516 Nomor Urut Surat Sifat Surat Gambar 9. Kodifikasi Kode Disposisi Berikut merupakan penjelasan jenis surat yang ada : Tabel 3. Jenis Surat Kode Jenis Surat ND UND PENG PRIN KEP T I E KGB Keterangan Surat Nota Dinas Surat Undangan Surat Pengantar Surat Perintah Surat Keputusan Surat Telegram Surat Izin Surat Edaran Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala 4.3 Desain Interface Gambar 10. Signin Sistem Informasi Kearsipan Gambar 11. Halaman Dashboard Admin 244
Gambar 12. Data Surat Masuk Gambar 13. Disposisi Surat Gambar 14. Data Surat Keluar Gambar 15. Buku Agenda Surat Keluar ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 245
ISBN 978-623-93343-1-4 Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) Jakarta-Indonesia, 14 Agustus 2020 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas mengenai sistem informasi kearsipan, penulis dapat menyimpulkan bahwa: a. Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Biro Kepegawaian yang saat ini sedang berjalan sudah baik walaupun dalam pelaksanaannya masih ada beberapa kendala baik berupa pencatatan ke dalam buku agenda, pencarian data surat, atau pun pelaporannya. Maka dari itu, perlu untuk dibuatkan sebuah aplikasi khusus berbasis web agar dapat membantu pegawai kementerian untuk mempercepat kinerja pegawai dalam mendata surat yang ada, mempercepat pencarian data surat serta mempermudah pelaporan surat yang telah di data sehingga informasi yang di berikan tidak terlambat dan akurat untuk disampaikan. b. Dalam sistem yang dibangun, dokumen yang ada dapat dipertanggungjawabkan dengan ada penggunaan kode user serta password untuk setiap bidang yang sesuai dengan jabatannya. Selain itu, laporan yang dapat dihasilkan dalam sistem yang akan diterapkan dalam sistem yang dibangun adalah laporan surat. Referensi [1] Haryanto Dadang dan Anwar Nasihin. 2018. Sistem Informasi Kearsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di STIKES Mitra Kencana Kota Tasikmalaya. Jurnal Teknik Informatika Vol. 6, No. 2 (2018), PISSN : 2338-1477, EISSN : 2541- 6375. [2] Imasita, Andi Gunawan, dan Hirman. 2015. Pengembangan Model Pengelolaan Arsip (Surat) dan Dokumen Pemerintah Berbasis Web pada Kantor Pemerintah Kabupaten Sidrap Provinsi Sulawesi Selatan. Jurnal Sainsmat, September 2015, Vol. IV, No. 2, ISSN 2086-6755. Halaman 196-204. [3] Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern dan distribusinya . Yogyakarta: Gava Media. [4] Meilinda, Eva. 2016. Perancangan Aplikasi Kearsipan Surat Menyurat Pada Badan Pemerintahan (Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak Dan Keluarga Berencana Pontianak). Jurnal Khatulistiwa Informatika, Vol. IV, No. 2 Desember 2016. Halaman 144 - 152. [5] Rahman Budi, Budi Susetyo, dan Dewi Primasari. 2019. Analisis Kinerja Pelayanan Surat-Menyurat Berbasis Web di PGRI Kabupaten Bogor. Jurnal IKRA-ITH Informatika Vol. 3, No.1, Maret 2019, ISSN : 2580-4316. [6] Sharipuddin dan Ahmad Yani. 2018. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Pada STIKOM Dinamika Bangsa Jambi. Jurnal Ilmiah Media Sisfo Vol. 12, No. 2, Oktober 2018. Halaman 1076 - 1085. 246