PS 3.2 KERAJAAN MALAYSIA Dan Kerajaan Negeri Penubuhan Jawatankuasa Audit Di Peringkat Kementerian Persekutuan PERBENDAHARAAN MALAYSIA
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.2 KANDUNGAN AUDIT DALAM ... 2 PS 3.2 Penubuhan Jawatankuasa Audit Di Peringkat Kementerian Persekutuan Dan Kerajaan Negeri ... 2 1. Tujuan ... 2 2. Latar Belakang ... 2 3. Penubuhan Jawatankuasa Audit ... 3 4. Objektif Penubuhan Jawatankuasa Audit ... 3 5. Tanggungjawab Jawatankuasa Audit ... 3 6. Mesyuarat Dan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit ... 4 M.S. 1/4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.2 AUDIT DALAM PS 3.2 Penubuhan Jawatankuasa Audit Di Peringkat Kementerian Persekutuan Dan Kerajaan Negeri 1. Tujuan 1.1 Pekeliling ini bertujuan untuk menjelaskan penubuhan dan tanggungjawab Jawatankuasa Audit di Kementerian Persekutuan dan Kerajaan Negeri bagi memantapkan dan mempertingkatkan lagi tadbir urus khususnya dalam pengurusan kewangan. 2. Latar Belakang 2.1 Tumpuan utama Kerajaan pada masa kini adalah untuk meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan awam. Bagi memastikan sistem penyampaian perkhidmatan awam yang cemerlang dapat dicapai, tadbir urus yang terbaik di kalangan perkhidmatan awam adalah amat penting. 2.2 Tadbir urus yang terbaik perlu memberi penumpuan terhadap dua aspek seperti berikut: i. Prestasi, di mana pengurusan pencapaian adalah kritikal untuk menyampaikan perkhidmatan secara cekap dan berkesan seperti yang diharapkan oleh stakeholders di samping memastikan value for money dan pengurangan pembaziran sumber/dana; dan ii. Pematuhan, di mana undang-undang, peraturan dan piawaian yang diguna pakai adalah dipatuhi serta harapan masyarakat terhadap amalan kejujuran, akauntabiliti dan integriti serta kewajipan perkongsian maklumat secara telus dipenuhi. 2.3 Dalam proses memperkukuhkan tadbir urus, Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam Kementerian Persekutuan/Kerajaan Negeri memainkan peranan yang mustahak melalui pengauditan yang dijalankan. Hasil pengauditan syor penambahbaikan hendaklah diberi perhatian serius dan diambil tindakan oleh semua pihak pengurusan bagi meningkatkan prestasi sistem penyampaian perkhidmatan awam. dan penemuan yang dibangkitkan serta M.S. 2/4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.2 3. Penubuhan Jawatankuasa Audit 3.1 Jawatankuasa Audit perlu ditubuhkan di peringkat Kementerian Persekutuan dan peringkat Kerajaan Negeri. 3.2 Jawatankuasa Audit dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian (KSU)/Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK) dengan ahli-ahli sekurang- kurangnya terdiri daripada Timbalan KSU/Timbalan SUK, Setiausaha Bahagian (SUB)/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, SUB/ Ketua Bahagian Kewangan, SUB/Ketua Bahagian Pembangunan dan SUB/Ketua Bahagian, bahagian lain yang sesuai. 3.3 Sebagai fungsi ganti, salah seorang daripada Timbalan KSU atau Timbalan SUK boleh mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Audit semasa ketiadaan Pengerusi. 3.4 Ketua Audit Dalam hendaklah bertindak sebagai Setiausaha Jawatankuasa Audit. 4. Objektif Penubuhan Jawatankuasa Audit 4.1 Membincangkan isu-isu yang dibangkitkan sama ada oleh Unit Audit Dalam atau Jabatan Audit Negara. 4.2 Memastikan tindakan preventive dan corrective diambil oleh pihak pengurusan (auditi) supaya kelemahan-kelemahan berkaitan dapat diperbetulkan dan tidak berulang. 5. Tanggungjawab Jawatankuasa Audit 5.1 Menyemak dan mengkaji kesempurnaan serta keutuhan sistem kawalan dalaman dan sistem maklumat pengurusan organisasi. 5.2 Melaporkan sama ada wujudnya sistem perakaunan dan kewangan yang tertentu sebagai satu amaran awal efektif serta kawalan-kawalan mengenai kelemahan di Kementerian Persekutuan/Kerajaan Negeri. 5.3 Mengkaji Rancangan Tahunan yang disediakan Unit Audit Dalam dan membuat cadangan skop pengauditan dan tumpuan audit sekiranya ada, sebelum diluluskan oleh KSU/SUK dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia. 5.4 Memastikan tidak terdapat sekatan atau batasan yang tidak wajar yang boleh menjejaskan pelaksanaan Audit Dalam dan Unit Audit Dalam M.S. 3/4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.2 diberikan akses yang sesuai pada maklumat dalam pelaksanaan tugasnya. 5.5 Memastikan Unit Audit Dalam mempunyai sumber yang mencukupi dan kakitangan yang kompeten bagi membolehkan ia berfungsi dengan berkesan. 5.6 Mengkaji laporan daripada Unit Audit Dalam dan Jabatan Audit Negara untuk memastikan semua isu yang dilaporkan diselesaikan dengan memuaskan dan memperakukan tindakan susulan. 5.7 Menimbangkan hasil/syor apa-apa kajian semula dalaman tentang keberkesanan fungsi audit dalam untuk meningkatkan prestasi dan jaminan kualiti audit dalam. 6. Mesyuarat Dan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit 6.1 Jawatankuasa Audit hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali dalam setahun. 6.2 Salinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah dihantar kepada Perbendaharaan Malaysia setiap suku tahun iaitu selewat-lewatnya pada 15 April, Julai, Oktober dan Januari tahun berikutnya. M.S. 4/4