Alekmida Sinaga e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 Manajemen Sistem Informasi Instituational Repository Alekmida Sinaga1 Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Tengah Palangka Raya1 Riwayat Jurnal Artikel diterima Artikel direvisi Artikel disetujui : 16 Juni 2021 : 24 Juni 2021 : 30 Juni 2021 ABSTRAK Instituational repository merupakan sarana yang dimanfaatkan sebagai tempat untuk menyimpan karya-karya ilmiah dengan memanfaatkan fasilitas akses dalam jangka waktu panjang dan digunakan untuk memanfaatkan sumber daya informasi digital bagi keperluan serta kepentingan komunitas tertentu. Instituational repository merupakan sistem yang mendukung diseminasi hasil penelitian di perguruan tinggi/institusi. Tujuan institutional repository antara lain (1) Sebagai penyedia akses terbuka bagi hasil penelitian/karya ilmiah suatu perguruan tinggi yang diarsipkan tersendiri (2) Sebagai penyimpanan dan untuk melestarikan asset digital lainnya suatu perguruan tinggi/institusi, seperti literature yang tidak diterbitkan dan yang mudah hilang. Dalam pengembangan institutional repository berlandaskan 4 (empat) karakteristik yaitu (a) berada dibawah naungan suatu institusi (b) Memiliki konten berupa karya ilmiah dan bukan popular (c) bersifat kumulatif artinya koleksinya berkembang setiap waktu (d) bersifat open access bagi masyarakat. Kata Kunci : instituational repository, manajemen I. Pendahuluan perpustakaan yang merupakan salah satu Perkembangan ilmu pengetahuan dan lembaga pengelola informasi. Perpustakaan teknologi dewasa ini mengalami harus peka dan bergerak cepat serta perkembangan yang sangat pesat dan memanfaatkan perkembangan teknologi berdampak di semua aspek kehidupan. informasi dalam pengelolaan perpustakaan, Kondisi tersebut sangat berdampak bagi baik dibidang layanan, pengolahan dan Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 74
Alekmida Sinaga bidang lainnya agar bisa memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pengunjung. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan mempercepat dan memudahkan pengunjung dalam mencari informasi yang dibutuhkannya. Salah satu bentuk penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah pencarian informasi secara digital. Hal ini merupakan fenomena baru yang sangat digemari dan mudah bagi pencari informasi. Perkembangan masyarakat dewasa ini adalah masyarakat informasi, dimana mereka membutuhkan informasi yang relevan, cepat, mudah dan akurat untuk kepentingannya. Salah satu kelompok masyarakat yang membutuhkannya adalah masyarakat kampus/civitas akademika. Mereka sangat membutuhkan informasi dan pengetahuan untuk berbagai kepentingan tri dharma perguruan tinggi serta referensi-referensi untuk menunjang pendidikan dan proses belajar mengajar. Referensi dan ilmu pengetahuan yang relevan akan membantu menghasilkan penelitian-penelitian yang berkualitas. Seperti yang diketahui, perguruan tinggi merupakan tempat berkumpulnya para akademisi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab melaksanakan penelitian Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 dan nantinya diharapkan penelitian tersebut sebagai penemuan ataupun pengembangan ilmu pengetahuan. Kegiatan tersebut diatas biasanya dilakukan oleh dosen, peneliti, mahasiswa dan penelitian, buku dan yang lainnya. Referensi ilmiah tersebut ada dalam bentuk tercetak dan digital dan untuk referensi yang berkualitas dan relevan biasanya jarang bisa didapatkan secara gratis. Banyak jurnal-jurnal online yang ditemui menerapkan sisten berbayar untuk bisa diakses. Bahkan dibeberapa perguruan tinggi, mereka banyak yang melanggan jurnal dengan membayar sejumlah uang yang cukup besar. Ini dilakukan sebagai upaya perguruan tinggi memenuhi kebutuhan informasi yang berkualitas dan relevan bagi akademisi guna menghasilkan hasil penelitian yang berkualitas. Kondisi seperti ini menjadi hambatan bagi pengunjung perpustakaan serta para akademisi khususnya di perguruan tinggi yang membutuhkan informasi. Melihat permasalah diatas maka, perpustakaan harus peka dan segera mencari solusinya. Di seluruh dunia, khususnya perpustakaan perguruan tinggi sudah menyikapi permasalah tersebut melalui konsep institutional repository. 75
Alekmida Sinaga Pengembangan institutional repository sudah menjadi prioritas bagi kalangan akademisi perguruan tinggi, peneliti serta lembaga-lembaga riset lainnya. Sesuai dengan penelusuran informasi dalam Library, Information Science & Technology Abstracts (LISTA) dan Scopus, menunjukkan bahwa artikel yang membahas tentang IR yang telah dipublikasikan di berbagai jurnal ilmiah baik nasional maupun internasional lebih dari 300 artikel, mulai awal tahun 2000an sampai saat ini (Harliyansyah, 2016). Dewasa ini institutional repository merupakan kebutuhan bagi perpustakaan dan merupakan kebutuhan mendesak (urgent). Hal tersebut merupakan kebutuhan dan bukan sekedar melengkapi fasilitas perpustakaan, terutama fasilitas akses. Institutional repository bukanlah milik perpustakaan namun menjadi milik institusi bersama-sama dengan civitas akademika, dimana semua hasil karya ilmiah akademisi dibawah naungan institusi (Rifqi, 2018). Beberapa peraturan yang menjadi landasan hukum institutional repository dalam suatu lembaga/institusi diantaranya: Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 a. Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. b. Undang-Undang No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. c. Permendiknas No. 17/2010 Tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di Perguruan Tinggi. d. Surat Edaran Dirjen Dikti no. 152/E/T/2011 Tentang Publikasi Karya Ilmiah. e. SE Dirjen DIKTI No. 2050/E/T/2011 Tentang Kebijakan Unggah Karya Ilmiah dan Jurnal. f. Permenristekdikti No. 13/2015 Tentang Rencana Strategis Kementrian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Tahun 2015-2019. g. SE Dirjen Sumber Daya Iptek dan Dikti no 1864/SE/2015 tanggal 1 Oktober 2015. II. Pembahasan 2.1.Perpustakaan dan Teknologi Informasi Perkembangan teknologi informasi membawa dampak perubahan di berbagai sektor, termasuk dunia perpustakaan. Penerapan teknologi infromasi di perpustakaan digunakan di berbagai bidang seperti sistem informasi manajemen 76
Alekmida Sinaga perpustakaan dan perpustakaan digital (digital library). Sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan integrasi antara semua pekerjaan teknis dan administrasi di perpustakaan yang lebih dikenal dengan nama sistem otomasi perpustakaan. Layanan perpustakaan yang dulunya offline dirubah menjadi layanan online. Disini perpustakaan harus merancang sistem layanan yang bisa mengakses sumber-sumber informasi secara online. Menurut (Rodin, 2017) untuk mewujudkan perpustakaan digital, beberapa hal yang harus dipenuhi oleh perpustakaan yaitu : a. Infrastruktur teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi menjadi kewajiban di semua perpustakaan dewasa ini. Teknologi informasi membantu perpustakaan dalam meningkatkan kualitas layanan. Infrastruktur yang harus dipenuhi oleh perpustakaan antara lain (a) Local area network berbasis TCP/IP. Keuntungan menggunakan ini adalah banyaknya aplikasi yang bisa dijalankan oleh infrastruktur tersebut (b) Akses ke internet. Perpustakaan harus memiliki akses ke internet untuk pustakawannya agar memudahkan mengakses informasi Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 eksternal perpustakaan (c) Perangkat komputer. Perpustakaan harus memiliki komputer untuk pengelola perpustakaan dan juga untuk pengunjung agar pengunjung bisa mengakses informasi yang bersifat online. b. Content, adalah semua dokumen, aplikasi dan layanan yang disajikan perpustakaan kepada pengunjung. Dokumen yang dimaksud disini adalah buku, majalah, jurnal, laporan keuangan dan berbagai bentuk media lainnya baik tercetak maupun elektronik. Aplikasi yang dimaksud disini adalah sistem yang dibuat dengan tujuan meningkatkan kualitas layanan kepada pengunjung perpustakaan. Sedangkan, layanan disini adalah salah satu bagian dari fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan untuk pengunjung, misalnya layanan peminjaman dan pengembalian buku, layanan literasi informasi, layanan institutional repository dan layanan lainnya. c. Sumber daya manusia, merupakan hal yang sangat penting untuk mewujudkan perpustakaan digital dengan memanfaatkan aplikasi teknologi informasi. Perpustakaan harus memberikan pelatihan secara khusus 77
Alekmida Sinaga dibidang teknologi informasi kepada pengelola perpustakaan atau pustakawan. Hal ini sangat penting karena perpustakaan tidak akan bisa berkembang dan memberikan layanan berkualitas tanpa didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten dan profesional. d. Pengunjung/user. Untuk memenuhi kebutuhan informasi pengunjung, maka perpustakaan harus melakukan transformasi dalam sistem pengelolaannya khususnya pengelolaan dibidang layanan. Hal yang dilakukan untuk melakukan transformasi antara lain melakukan stream leaning, expansi dan inovasi dalam bentuk : penyediaan one stop service, menyediakan koleksi dalam multiformat, menyediakan akses informasi ke sumber-sumber yang dapat dipercaya kualitasnya, menyediakan fasilitas digital dan internet 24 jam. Menurut Sismanto dalam (Subrata & Kom, n.d.) perpustakaan digital adalah perpustakaan yang dikembangkan dengan fasilitas teknologi informasi dan memiliki berbagai jenis layanan digital dan informasi yang dikelola secara online. Lesk dalam (Pendit, 2007) berpendapat bahwa perpustakaan digital semata-mata sebagai Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 kumpulan informasi digital yang ditata sebegitunya. Tujuan dari layanan perpustakaan digital salah satunya adalah mempermudah pengunjung dalam mencari informasi yang dibutuhkannya. Perpustakaan digital berdiri dan berkembang melalui sistem yang saling terkait dengansumber-sumber informasi lainnya, sarana dan prasarana yang digunakan serta memiliki sistem layanan koleksi open access. Kantor Kementerian Riset dan Teknologi melalui program Perpustakaan Digital mengarahkan pemberian kemudahan akses informasi dan dokumentasi data ilmiah dan teknologi dalam bentuk digital secara terpadu dan dinamis. Upaya ini dilakukan untuk mendokumentasikan berbagai bentuk karya intelektual yang dihasilkan oleh akademisi dan peneliti seperti tesis, disertasi, laporan penelitian, dan juga publikasi kebijakan. Sasaran kegiatan tersebut di atas adalah unit pengelola informasi baik negeri maupun swasta salah satunya adalah perpustakaan. Seperti yang diketahui perpustakaan merupakan salah satu organisasi yang mengelola sumber-sumber informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat dan dikelola dengan sistem 78
Alekmida Sinaga yang baku. Perpustakaan yang dimaksud disini adalah perpustakaan digital. Perpustakaan digital memiliki koleksi yang tidak jauh berbeda dengan perpustakaan konvensional. Koleksinya tidak terbatas hanya pada dokumen elektronik/digital, tetapi koleksinya memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Institutional repository merupakan salah satu koleksi yang memberikan manfaat sangat banyak baik bagi pengelolanya dan juga pengunjung perpustakaan yang membutuhkan informasi terkait dengan karya ilmiah yang dimiliki suatu perguruan tinggi dan local content. Institutional repository merupakan salah satu bagian penting fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan khususnya perpustakaan digital. 2.2.Institutional Repository Dewasa ini, banyak perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia yang memfokuskan diri pada pengembangan institutional repository. IR adalah kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh universitas/institusi dan merupakan online resourches yang mempunyai manfaat sangat besar bagi pengembangan ilmu pengetahuan di perguruan tinggi tersebut. Institutional repository sangat erat Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 kaitannya dengan perpustakaan digital dan teknologi informasi. Layanan perpustakaan berbasisi Open Access Initiative (OAI) merupakan alasan dalam pengembangan institutional repository. Peran dan fungsi perpustakaan sebagai pusat pengelola informasi yang bisa diakses oleh semua orang bisa terwujud dengan berkembangnya koleksi digital institutional repository secara online. Koleksi tersebut bukan hanya dinikmati manfaatnya oleh civitas akademika, tetapi dinikmati dan sangat bermanfaat bagi masyarakat luas karena dapat diakses oleh siapa saja, dimana saja melalui jaringan internet (Rodliyah, 2016). Jika kita melihat definisi institutional repository yang dikemukakaan oleh Clifford A. Lynch maka dapat disimpulkan bahwa institutional repository harus dikelola dengan baik karena bagian dari jasa perpustakaan yang berperan dalam komunikasi ilmiah di perguruan tinggi. Institutional repository merupakan media dalam bentuk sistem yang digunakan untuk mempublikasikan karya- karya ilmiah suatu perguruan tinggi seperti skripsi, tesis, disertasi, artikel jurnal, buku karya dosen, prosiding, dan bahan ajar. Melalui sistem ini suatu perguruan tinggi 79
Alekmida Sinaga dapat meningkatkan sitasi karya ilmiahnya dan peringkat webometricsnya, karena karya ilmiah mereka bersifat open access sehingga bisa diakses dan dimanfaatkan oleh masyarakat luas. Menurut Ware institusional repository merupakan sarana dan prasarana komunikasi ilmiah (scholary communication) yang memenuhi 3 (tiga) ketentuan, yaitu : (a) Berupa database online yang berisikan karya-karya ilmiah suatu perguruan tinggi/institusi (b) Merupakan tempat/wadah yang digunakan untuk menyimpan karya ilmiah tersebut dalam jangka panjang (c) Memanfaatkan sitem OAI-compliant software sehingga mempunyai tingkat introperabilitas tinggi (Harliyansyah, 2016). Hal tersebut memungkinkan perpustakaan untuk melakukan tukar-menukar data dengan perpustakaan digital lainnya. Ketiga hal tersebut di atas merupakan panduan bagi perpustakaan dalam mengelola dan mengembangkan institusional repository. 2.3.Konsep Institutional Repository Perkembangan teknologi informasi di dunia perpustakaan diwujudkan dalam berbagai benyuk yang sangat mutakhir. Sebagai implementasi dari perkembangan teknologi tersebut di atas salah satunya Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 adalah institutional repository. Kata repository secara etimologi diartikan sebagai suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan (archiving). Kata institutional mengandung makna kelembagaan atau sesuatu yang dimiliki oleh suatu lembaga (misalnya perguruan tinggi atau lembaga lainnya). Pendapat lain dikemukakan oleh (Abrizah, 2010) menyatakan bahwa suatu universitas riset, menerapkan konsep institutional repository yang didasarkan pada peran serta kebijakan unsur kepentingan terkait. Pendapat lain juga mengemukakan bahwa digital repository secara formal merupakan suatu sarana yang dimanfaatkan sebagai tempat untuk menyimpan karya-karya ilmiah dengan memanfaatkan fasilitas akses dalam jangka waktu panjang dan digunakan untuk memanfaatkan sumber daya informasi digital bagi keperluan serta kepentingan komunitas tertentu (Pendit, 2009:171). Dari uraian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa konsep institutional repository adalah serangkaian layanan (a set of services) yang dimanfaatkan dan dikelola oleh suatu perguruan tinggi (institusi) berupa pengelolaan karya ilmiah (management) serta penyebarluasan informasi (dissemination) berbagai karya 80
Alekmida Sinaga ilmiah yang dihasilkan oleh civitas akademika dalam bentuk digital material. Pengembangan institutional repository memerlukan sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang memadai. (Were, 2004) menyatakan bahwa sarana dan prasarana yang diperlukan dalam membangun institutional repository antara lain : a. Sarana dan prasarana institutional repository adalah sebuah database atau repository yang berbasis Web (online) bertujuan untuk menyimpan, mengumpulkan, serta penyebarluasan karya ilmiah (scholarly material) suatu kampus/perguruan tinggi. b. Data disimpan secara comulative (jumlah terus bertambah dari tahun ke tahun), sebagai tempat untuk menyimpan data karya ilmiah suatu perguruan tinggi dalam jangka panjang (long-term preservation) serta bisa diakses secara online oleh semua orang, kapan saja dan dimana saja. c. Sistem kerjanya berbasis OAI-compliant software yang mempunyai tingkat interoperability serta dapat dihandalkan. 2.4.Tujuan Institutional Repository Institutional repository mempunyai 2 tujuan utama antara lain : Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 a. Sebagai penyedia akses terbuka bagi hasil penelitian/karya ilmiah suatu perguruan tinggi yang diarsipkan tersendiri. b. Sebagai penyimpanan dan untuk melestarikan aset digital lainnya suatu perguruan tinggi/institusi, seperti literature yang tidak diterbitkan dan yang mudah hilang. Selain tujuan utama tersebut diatas, institutional repository menjadi filter kualitatif utama, sehingga institutional repository menjadi indikator dari kualitas akademik suatu perguruan tinggi. Prosser dan Crow mempertahankan pendapatnya dan menyatakan bahwa institutional repository menjadi tolak ukur kualitas suatu perguruan tinggi. Hal ini dapat dilihat dari aktifitas penelitian ilmiah, sosial dan ekonomi yang nantinya dapat meningkatkan visibilitas, status serta kepercayaan masyarakat terhadap suatu institusi. Dari uraian diatas, (Hartono, 2017;399) menyatakan bahwa jika dikaitkan dengan perpustakaan, institutional repository merupakan suatu sistem yang ditawarkan oleh perpustakaan berupa penyimpanan koleksi karya ilmiah suatu institusi melalui kegiatan 81
Alekmida Sinaga pengelolaan koleksi perpustakaan dalam bentuk digital. 2.4.Faktor yang Mempengaruhi Institutional Repository Menurut Westell (2006) dalam (Hartono, 2017;400) menyatakan bahwa 8 (delapan) faktor yang mempengaruhi perkembangan suatu institutional repository adalah: a. Mandat dan legitimasi, merupakan kegiatan yang berdasarkan atas inisiatif dan partisipasi perorangan untuk membangun suatu sistem penyimpanan yang didukung oleh semua pihak terkait termasuk dukungan dari unsur pimpinan. b. Integrasi dengan perencanaan lembaga yaitu membangun sistem penyimpanan data untuk karya ilmiah yang dihasilkan oleh instansi/perguruan tinggi yang terintegrasi dengan perencanaan lembaga. c. Sumber dana pembangunan institutional repository. Pada awalnya sumber dana berasal dari perseorangan tetapi, seiring berjalannya waktu dewasa ini hampir semua instansi/perguruan tinggi mengalokasikan anggaran yang besar untuk pembuatan maupun maintenance institutional repository. Bahkan ada Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 beberapa institusi yang mengenakan biaya demi menutupi biaya pemeliharaan. d. Keterkaitan dengan digitalisasi bahan pustaka oleh perpustakaan. Digitalisasi bahan pustaka erat kaitannya dengan perpustakaan digital dewasa ini. Perpustakaan digital merupakan perpustakaan yang dikelola menggunakan sistem dengan akses terpadu demi kemudahan pengunjung dalam mencari informasi yang dibutuhkan (Suwarno, 2010). Perpustakaan digital membutuhkan koleksi dalam bentuk digital dan digitalisasi bahan pustaka secara otomatis meningkatkan jumlah koleksi digital termasuk koleksi karya ilmiah terbitan institusi. Hal tersebut diatas mempercepat prningkatan jumlah koleksi institutional repository. e. Interoperability institutional repository. Hal yang diperlukan disini adalah kepastian tentang open acces metadata sehingga memungkinkan penggunaan lintas sistem dalam bentuk harvesting dan federated searching, Ini akan memungkinkan integrasi berbagai institutional repository berbagai perguruan tinggi dalam satu negara. 82
Alekmida Sinaga Selain tersebut diatas, perlu juga dipikirkan integrasi sistem-sistem yang lain dalam suatu perguruan tinggi seperti sistem manajemen e-learning, e- research dan lainnya. f. Evaluasi dan pengukuran. Dalam pengembangan institutional repository pasti ada tantangan yang dihadapi diantaranya bagaimana meningkatkan jumlah koleksinya. Institusi/perguruan tinggi harus mempunyai alat ukur yang kompeten untuk mengetahui tingkat pemakaian koleksi, bukan hanya berdasarkan jumlah pengunjung yang membuka website institutional repository, tetapi harus dihitung jumlah koleksi yang dimanfaatkan. g. Promosi. Ini diperlukan untuk meningkatkan peran dan partisipasi civitas akademika dalam mengembangkan institutional repository serta untuk meningkatkan keterpakaian koleksi. h. Strategi preservasi digital. Setelah koleksi institutional repository berkembang maka, tujuan dibuat institutional repository dikembangkan menjadi preservasi digital. Hal ini dimaksudkan untuk meyakinkan pihak terkait bahwa tujuan institutional Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 repository bukan hanya sekedar menghimpun karya ilmiah tetapi menghimpun dan tersedia untuk jangka waktu yang lama. 2.5.Karakteristik Institutional Repository Institutional repository merupakan salah satu bentuk open access karya ilmiah, dimana suatu perguruan tinggi/institusi membuat sistem sendiri dan mengarsipkannya sehingga karya ilmiah yang dihasilkan oleh civitas akademika bisa diakses oleh publik. Institutional repository dibagi menjadi 2 yaitu (a) subject repository, merupakan repository untuk ilmu tertentu missal: untuk bidang ilmu pertanian, perikanan dan yang lainnya. (b) institutional repository, merupakan repository yang dimiliki oleh suatu perguruan tinggi/lembaga. Institutional repository mempunyai 4 (empat) karakteristik yaitu (a) berada dibawah naungan suatu institusi (b) Memiliki konten berupa karya ilmiah dan bukan popular (c) bersifat kumulatif artinya koleksinya berkembang setiap waktu (d) bersifat open access bagi masyarakat. Institutional repository menjadi trend di sebagian besar perguruan tinggi serta lembaga penelitian karena repository 83
Alekmida Sinaga memberikan banyak keuntungan seperti meningkatkan bergaining position dan prestise institusi. Hal tersebut merupakan ajang promosi secara tidak langsung untuk menarik pendanaan, peneliti yang potensial dan kompeten dibidangnya sehingga institusi akan memiliki peran lebih di bidang akademik. Institutional repository juga sebagai sarana preservasi bagi ilmu pengetahuan. Hal ini terwujud melalui digitalisasi koleksi karya ilmiah. Bagi akademisi dan juga peneliti, repository merupakan ajang promosi, diseminasi yang dapat meningkatkan keterpakaian karya ilmiah mereka. Keadaan tersebut diatas tentu memerlukan kebijakan sebagai acuan dalam menerapkan sistem institutional repository di suatu perguruan tinggi. Dewasa ini, sistem pemeringkatan web of repositories yang terapkan oleh the cybermetrics lab menjadi pendorong eksternal perguruan tinggi/institusi untuk memacu diri agar menjadi bagian dari pemeringkatan tersebut (Widada & Handayani, n.d.). Sistem ini dimulai awal tahun 2008, dengan mengumumkan hasil pemeringkatan setiap 6 (enam) bulan sekali yang menggunakan metode pengukuran indikator size, visibility, altmetrics, rich Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 files dan scholar. Jika institutional repository bisa masuk dalam pemeringkatan itu maka, merupakan sebuah pencapaian dan kinerja yang baik dan merupakan salah satu materi promosi bagi perguruan tinggi/institusi (Ulum & Setiawan, 2013) 2.6.Implementasi Institutional Repository pada Perpustakaan Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka (Perpustakaan Nasional RI, 2010). Perpustakaan juga merupakan unit kerja yang substansinya sebagai sumber informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pengunjung setiap saat (Suwarno, 2014). Pendapat lain juga menyatakan bahwa perpustakaan merupakan agen perubahan, agen budaya, agen pembangunan pengetahuan serta pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (Suwarno, 2010). Dewasa ini perpustakaan dalam perkembangannya lebih mengarah kepada koleksi digital. Peran perpustakaan sebagai salah satu institusi pengelola informasi mempunyai tugas antara lain sebagai 84
Alekmida Sinaga sumber informasi, pusat pendidikan, rekreasi, pelestarian bahan pustaka khususnya yang lokal konten, pusat deposit dan penelitian. Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini, tantangan terbesar perpustakaan adalah mengoptimalkan fungsi dan perannya dalam menghimpun berbagai sumber informasi serta mendistribusikannya kepada pencari infromasi secara efektif dan efesien. Hal ini bertujuan agar pengunjung perpustakaan bisa memperoleh informasi yang mereka butuhkan dengan mudah. Melihat kondisi tersebut di atas, sangat berpengaruh terhadap perubahan perilaku pengunjung perpustakaan. Menurut (Suwardi, 2014) pengembangan institutional repository erat kaitannya dengan perpustakaan digital, aspek hukumnya harus dipahami oleh perpustakaan. Aspek hukum yang dimaksud disini adalah hak cipta koleksi dan hak cipta software yang digunakan. Pustakawan memiliki peran besar dalam pengembangan institutional repository khususnya yang memiliki kemampuan dalam manajemen koleksi digital dan sistem informasi yang bersifat open access. Pengelola perpustakaan harus bekerja sama Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 dengan pustakawan, ahli teknologi informasi, arsiparis, fakultas dan pihak terkait lainnya. III. Penutup Perpustakaan merupakan institusi pengelola berbagai sumber informasi dalam bentuk tercetak maupun digital. Sebagai pengelola informasi maka, fungsi yang diemban perpustakaan tidaklah mudah antara lain sebagai pusat pendidikan, rekreasi, pelestarian bahan pustaka khususnya yang lokal konten, pusat deposit, serta pusat penelitian. Optimalisasi fungsi perpustakaan menjadi tantangan berat bagi pengelola perpustakaan dari waktu ke waktu. Setiap waktu ke waktu yang lainnya menghadapi tantangan yang berbeda dan tantangan terbesar perpustakaan dewasa ini adalah bagaimana perpustakaan menjadikan dirinya sebagai pusat berbagai sumber informasi serta mendistribusikannya kepada pencari informasi secara mudah dan efesien. Institutional repository merupakan salah satu jawaban dari tantangan perpustakaan tersebut di atas. Dalam pengembangan institutional repository dibutuhkan kerja sama dan kerja keras dari 85
Alekmida Sinaga semua pihak terkait agar tujuan dan manfaat pengembangannya bisa tercapai. Pustakawan merupakan salah satu pihak terkait yang berperan aktif dalam pengembangan institutional repository. Daftar Pustaka Abrizah, A. (2010). Populating Institutional Repository: Faculty's Contribution And Roles Of Librarians. 31(1), 24. Harliyansyah, F. (2016). Institutional Repository Sebagai Sarana Komunikasi Ilmiah Yang Sustainable Dan Reliable. Pustakaloka: Jurnal Kajian Informasi Dan Perpustakaan, 8(1), 1-13. Hartono. (2016). Manajemen Sumber Informasi Pepustakaan. Calpulis. Pendit, P. L. (2007). Perpustakaan Digital: Sebuah Impian Dan Kerja Bersama. Sagung Seto. Pendit, P. L. (2009). Perpustakaan Digital: Kesinambungan & Dinamika. Citra Karyakarsa Mandiri. Perpustakaan Nasional Ri. (2010). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Perpustakaan Nasional Ri. Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 Rifqi, Ach. N. (2018). Implementasi Sistem Institutional Repository Hasil Karya Ilmiah Sivitas Akademika Politeknik Negeri Malang (Studi Pengembangan Sistem Menggunakan System Development Life Cyle: Sdlc). Publication Library And Information Science, 2(1), 1. Rodin, R. (2017). Pustakawan Profesional Di Era Digital. Suluh Media. Rodliyah, U. (2016). Penggunaan Aplikasi E-Prints Untuk Pengembangan Intitutional Repository Dan Pengaruhnya Terhadap Peringkat Webometrics Perguruan Tinggi Di Indonesia. Libraria: Jurnal Perpustakaan, 4(1), 223. 168 Subrata, G., & Kom, S. (N.D.). Perpustakaan Digital. 11. Suwardi. (2014). Peran Pustakawan Dalam Pengembangan Institutional Repository: Sebuah Tantangan. Visi Pustaka, Vol. 16 No. 1. ne-detail.php?lang=id&id=8325 86
Alekmida Sinaga Suwarno, W. (2010a). Ilmu Perpustakaan & Kode Etik Pustakawan. Ar-Ruzz Media. Suwarno, W. (2010b). Pengetahuan Dasar Kepustakaan - Sisi Penting Perpustakaan Dan Pustakawan. Ghalia Indonesia. Suwarno, W. (2014). Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan: Sebuah Pendekatan Praktis. Ar-Ruzz Media. Ulum, A., & Setiawan, E. (2013). Analisis Konten Dan Kebijakan Akses Institutional. Repository Dalam Pustakaloka, Volume 8 No.1 2016: 145-160. Were, M. (2004). Pathfinder Research On Web-Based Repositories. Publisher And Library Learning Solutions. Widada, C. K., & Handayani, E. (N.D.). Pasang Surut Pengelolaan Institutional Repository (Ir) Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. 12. Satya Sastraharing: Jurnal Manajemen. Vol. 5. No. 1. Tahun 2021 e-ISSN: 2797-586X Doi: 10.33363/satya-sastraharing.v5i1.687 87