PEDOMAN PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) No. A01-002/KPI13000/2022-S9 REVISI KE - √ 0 1 2 3 4 PT KILANG PERTAMINA INTERNASIONAL CORPORATE SECRETARY
DAFTAR ISI BAB I UMUM ... 1 A. TUJUAN ... 1 B. RUANG LINGKUP ... 1 BAB II KEBIJAKAN ... 2 A. KEBIJAKAN UMUM ... 2 B. TAHAPAN PENANGANAN KONFLIK KEPENTINGAN ... 7 C. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN PENANGANAN KONFLIK KEPENTINGAN ... 9 D. BATASAN MENCEGAH TERJADINYA KONFLIK KEPENTINGAN ... 10 E. IMPLEMENTASI ... 12 F. PROSES PELAPORAN ... 12 G. SANKSI ATAS PELANGGARAN ... 12 BAB III TUGAS, KEWENGANGAN DAN TANGGUNG JAWAB ... 13 A. PIHAK YANG WAJIB MEMATUHI PEDOMAN KONFLIK KEPENTINGAN ... 13 B. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI PIMPINAN ... 13 C. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI PEKERJA ... 14 BAB IV KETENTUAN LAIN ... 15 LAMPIRAN ... 15
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 1 dari 15 2 3 4 BAB I UMUM Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan tidak dapat terlepas dari hubungan atau interaksi dengan para pihak, baik internal maupun eksternal yang saling menjalin dan melakukan kerjasama yang harmonis, serasi sesuai dengan kebutuhan dan berkesinambungan dengan tidak melupakan etika dan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik. Hubungan atau interaksi yang dilakukan dalam kegiatan kerja sehari-hari kerap kali muncul dan tidak terhindarkan yaitu adanya konflik kepentingan dari satu pihak kepada pihak yang lainnya. Oleh sebab itu, untuk menjaga hubungan bisnis dengan pemangku kepentingan, maka perlu diatur hal-hal yang terkait dengan konflik kepentingan dan tatacara/mekanisme pelaporannya di lingkungan PT Kilang Pertamina Internasional (selanjutnya disebut PT KPI). Hal tersebut di atas, sangat penting untuk dibudayakan di lingkungan PT KPI sebagai suatu proses pembelajaran untuk mewujudkan lnsan Perusahaan yang mempunyai harkat, martabat dan citra yang tinggi dalam hubungan bisnis dengan para pemangku kepentingannya. A. TUJUAN Tujuan dari penyusunan pedoman ini adalah memberikan arah dan acuan bagi seluruh lnsan Perusahaan yang berkenaan dengan Konflik Kepentingan atau Conflict of Interest (Col) di lingkungan PT KPI, agar sesuai dengan asas Good Corporate Governance (GCG), sehingga dapat mendorong terlaksananya etika bisnis yang tinggi dan mencegah kecurangan serta penyimpangan perilaku lainnya. B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup pedoman ini adalah mengenai hal-hal yang terkait dengan etika dalam Konflik Kepentingan atau Conflict of Interest (Col) dan mekanisme pelaporannya di lingkungan PT KPI.
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 2 dari 15 2 3 4 BAB II KEBIJAKAN A. KEBIJAKAN UMUM 1. Konflik Kepentingan Pribadi, Keluarga dan atau Kelompok Semua jabatannya, apabila menemui potensi atau kondisi/situasi Konflik Kepentingan DILARANG meneruskan kegiatan/melaksanakan kewajiban atas jabatannya. Dalam pelaksanaan potensi atau kondisi/situasi Konflik Kepentingan, lnsan KPI: 1) Dilarang melakukan transaksi dan/atau menggunakan harta perusahaan untuk lnsan KPI diluar anggota keluarganya (keluarga inti) yang karena kepentingan diri sendiri, keluarga atau kelompok. 2) Dilarang menerima dan/atau memberi hadiah/manfaat dalam bentuk apapun yang berkaitan dengan kedudukannya di dalam perusahaan dari mitra kerja, penyedia barang dan jasa serta perusahaan pesaing rekanan/mitra kerja. 3) Dilarang menerima dan/atau memberi barang/parcel/uang/setara uang atau dalam bentuk apapun pada hari raya keagamaan sesuai ketetuan yang berlaku. 4) Dilarang mengijinkan mitra kerja atau pihak ketiga memberikan sesuatu dalam bentuk apapun kepada lnsan KPI. 5) Dilarang menerima refund dan keuntungan pribadi lainnya yang melebihi dan atau bukan haknya dari hotel atau pihak manapun juga dalam rangka kedinasan atau hal-hal yang dapat menimbulkan potensi Konflik Kepentingan. 6) Dilarang bersikap diskriminatif, tidak adil untuk memenangkan penyedia barang/jasa rekanan/mitra kerja tertentu dengan maksud untuk menerima imbalan jasa untuk kepentingan pribadi, keluarga dan atau kelompok. 7) Dilarang memanfaatkan informasi rahasia dan data bisnis perusahaan untuk kepentingan diluar perusahaan. 8) Dilarang terlibat langsung atau tidak langsung dalam pengelolaan perusahaan pesaing dan/atau perusahaan mitra atau calon mitra lainnya. 9) Dilarang bagi lnsan KPI baik langsung maupun tidak langsung dengan sengaja turut serta dalam pemborongan, pengadaan, atau penyewaan, yang pada saat dilakukan perbuatan tersebut, untuk seluruh atau sebagian, Insan KPI ditugaskan untuk mengurus atau mengawasinya. 10) Diwajibkan membuat pernyataan Potensi Konflik Kepentingan apabila mempunyai hubungan keluarga sedarah dalam hubungan keluarga inti dengan anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris.
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 3 dari 15 2 3 4 lnsan KPI apabila menemui kondisi Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku wajib MEMBUAT SURAT PERNYATAAN POTENSI KONFLIK KEPENTINGAN atas kondisi tersebut dengan memberikan penjelasan terhadap kebijakan dan aturan ini kepada Atasan Langsung ataupun Pimpinan Tertinggi Setempat. Apabila diperlukan, Insan KPI tersebut dapat menyampaikan aturan ini kepada pihak ketiga sebagai bagian dari sosialiasi aturan ini. 2. Mengutamakan Kepentingan Publik 1) Setiap lnsan KPI harus memperhatikan asas umum Tata Kelola Perusahaan yang Baik dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai ketentuan yang berlaku. 2) Dalam pengambilan keputusan, setiap lnsan KPI harus memperhatikan peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang berlaku tanpa memikirkan keuntungan pribadi ataupun afiliasi dengan agama, profesi, partai atau politik, etnisitas, dan keluarga. 3) Setiap lnsan KPI tidak boleh memasukkan unsur kepentingan pribadi dalam pembuatan keputusan dan tindakan yang dapat mempengaruhi kualitas keputusannya. Apabila terdapat Konflik Kepentingan, maka lnsan KPI tidak boleh berpartisipasi dalam pembuatan keputusan-keputusan resmi yang dapat dipengaruhi oleh kepentingan dan afiliasi pribadinya. 4) Setiap lnsan KPI harus menghindarkan diri dari tindakan pribadi yang diuntungkan oleh 'inside information' atau informasi orang dalam yang diperolehnya dari jabatannya, sedangkan informasi ini tidak terbuka untuk umum. 5) Setiap lnsan KPI tidak boleh mencari atau menerima keuntungan yang tidak seharusnya sehingga dapat mempengaruhi pelaksanaan tugasnya. Setiap lnsan KPI juga tidak boleh mengambil keuntungan yang tidak seharusnya dari jabatan yang diembannya, termasuk mendapatkan informasi tertentu dalam jabatan tersebut. 3. Menciptakan Keterbukaan Penanganan dan Pengawasan Konflik Kepentingan 1) Setiap Insan KPI harus bersifat terbuka atas pekerjaan yang dilakukannya. Kewajiban ini tidak sekedar terbatas pada mengikuti undang-undang dan peraturan tetapi juga harus mentaati nilai-nilai bebas kepentingan, tidak berpihak, dan memiliki integritas. 2) Kepentingan pribadi dan hubungan afiliasi setiap lnsan KPI yang dapat tugas perusahaan harus diungkapkan dan menghambat pelaksanaan
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 4 dari 15 2 3 4 dideklarasikan agar dapat dikendalikan dan ditangani secara memadai. 3) Pengaduan dari masyarakat tentang adanya potensi Konflik Kepentingan akan ditindaklanjuti secara proporsional sesuai dengan ketentuan Perusahaan. 4) Setiap lnsan KPI harus menjamin konsistensi dan keterbukaan dalam proses penyelesaian atau penanganan situasi Konflik Kepentingan sesuai kerangka hukum yang ada. 4. Mendorong Tanggung Jawab Pribadi dan Sikap Keteladanan 1) Setiap lnsan KPI harus menjaga integritas sehingga dapat menjadi teladan bagi lnsan KPI lainnya dan bagi masyarakat. 2) Setiap lnsan KPI harus dapat memisahkan antara urusan pribadi dengan urusan perusahaan sehingga dapat menghindari terjadinya Konflik Kepentingan yang merugikan kepentingan perusahaan apabila terjadi Konflik Kepentingan. 3) Setiap lnsan KPI harus bertanggung jawab untuk menyelesaikan Konflik Kepentingan yang terjadi. 4) Setiap lnsan KPI harus menunjukkan komitmen dan profesionalitas dalam penerapan kebijakan penanganan Konflik Kepentingan. 5. Menciptakan dan Membina Budaya Organisasi yang Tidak Toleran terhadap Konflik Kepentingan 1) Tersusun dan terlaksananya kebijakan dan praktek manajemen yang men- dorong pengawasan dan penanganan Konflik Kepentingan secara efektif. 2) Terciptanya iklim yang mendorong setiap lnsan KPI untuk mengungkapkan dan membahas Konflik Kepentingan yang terjadi. 3) Terciptanya budaya komunikasi yang terbuka, serta mendorong dialog tentang integritas secara terus menerus. 4) Terlaksananya pengarahan dan pelatihan secara berkesinambungan untuk meningkatkan pemahaman terhadap aturan-aturan dan kode etik. 6. Menghindari Konflik Kepentingan dalam Perusahaan Beberapa bentuk Konflik Kepentingan yang sering terjadi dan dihadapi oleh lnsan KPI antara lain adalah: 1) Situasi yang menyebabkan seseorang menerima gratifikasi atau pemberian/ penerimaan Hadiah atas suatu keputusan/jabatan. 2) Situasi yang menyebabkan penggunaan aset perusahaan untuk kepentingan pribadi/kelompok. 3) Situasi yang menyebabkan informasi rahasia jabatan/perusahaan diperguna-
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 5 dari 15 2 3 4 kan untuk kepentingan pribadi/kelompok. 4) Perangkapan jabatan dibeberapa perusahaan yang memiliki hubungan lang- sung/tidak langsung, sejenis atau pemanfaatan suatu jabatan yang tidak seharusnya. tidak sejenis, sehingga menyebabkan 5) Situasi di mana lnsan KPI memberikan akses khusus kepada pihak tertentu tanpa mengikuti prosedur yang rekrutmen pegawai misalnya dalam seharusnya. 6) Situasi yang menyebabkan proses pengawasan tidak mengikuti prosedur karena adanya pengaruh dan harapan dari pihak yang diawasi. 7) Situasi di mana kewenangan pembuatan dan penilaian atas suatu obyek dimiliki oleh Insan KPI yang sama. 8) Situasi di mana adanya kesempatan penyalahgunaan jabatan. 9) Post-employment (berupa trading influence, rahasia jabatan). 10) Situasi di mana lnsan KPI menentukan sendiri besarnya gaji/remunerasi. 11) Moonlighting atau outside employment (bekerja lain di luar pekerjaan pokoknya). 12) Situasi yang memungkinkan penggunaan diskresi yang menyalahgunakan wewenang. Sumber-sumber penyebab Konflik Kepentingan antara lain meliputi: Kekuasaan dan kewenangan lnsan KPI. Perangkapan jabatan, yaitu lnsan KPI menduduki dua atau lebih jabatan sehingga tidak bisa menjalankan jabatannya secara profesional, independen dan akuntabel. Hubungan Afiliasi yaitu hubungan yang dimiliki oleh lnsan KPI dengan pihak tertentu baik karena hubungan darah, hubungan perkawinan, maupun hubungan pertemananan yang dapat mempengaruhi keputusannya. Gratifikasi yaitu Hadiah/Cinderamata dan/ atau Hiburan (entertainment). Kelemahan sistem organisasi yaitu keadaan yang menjadi kendala bagi pencapaian tujuan pelaksanaan kewenangan lnsan KPI yang disebabkan karena aturan, struktur dan budaya perusahaan yang ada. Kepentingan pribadi (vested interested) yaitu keinginan/kebutuhan lnsan KPI mengenai sesuatu hal yang bersifat pribadi. Untuk mencegah potensi Konflik Kepentingan di perusahaan termasuk anak perusahaan dan perusahaan afiliasinya dalam melaksanakan kegiatan usaha, sehubungan dengan rencana transaksi, perusahaan disarankan untuk:
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 6 dari 15 2 3 4 1. Menunjuk pihak-pihak independen untuk melakukan penilaian yang independen atas rencana transaksi maupun investasi yang perlu dimintakan persetujuan Pemegang Saham. Pendapat tersebut dimaksud adalah pendapat penilai independen atas kelayakan dan kewajaran nilai rencana transaksi atau investasi tersebut. 2. Pendapat konsultan hukum independen yang memberikan pendapat hukum (legal opinion) atas transaksi jasa-jasa sebagaimana diuraikan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. Dalam pelaksanaannya, setiap lnsan KPI: 1. Dilarang melakukan transaksi dan/atau menggunakan harta perusahaan untuk kepentingan diri sendiri, keluarga atau kelompok. 2. Dilarang memberi Hadiah dan/atau Hiburan dalam bentuk apapun yang berkaitan dengan perusahaan kepada pegawai negeri, departemen, aparat pemerintah/ negara, sesama mitra kerja, penyedia barang dan jasa serta perusahaan pesaing rekanan/mitra kerja dengan maksud untuk menyuap dan atau memberikan keistimewaan yang tidak seharusnya diterima oleh perusahaan termasuk memberi barang/parcel/uang/setara uang atau dalam bentuk apapun pada hari raya keagamaan yang tidak sesuai dengan aturan. 3. Dilarang menerima Hadiah dan/atau Hiburan dalam bentuk apapun yang berkaitan dengan jabatan dalam perusahaan dari pegawai negeri, departemen, apparat pemerintah/negara, sesama mitra kerja, penyedia barang dan jasa serta perusahaan pesaing rekanan/mitra kerja dengan maksud untuk menyuap dan atau memberikan keistimewaan yang tidak seharusnya diterima oleh yang bersangkutan sesuai ketentuan yang berlaku. 4. Dilarang mengijinkan mitra kerja atau pihak ketiga memberikan sesuatu dalam bentuk apapun kepada pegawai negeri, departemen, aparat pemerintah/negara, sesama mitra kerja, penyedia barang dan jasa serta perusahaan pesaing rekanan/mitra kerja dengan maksud perusahaan mendapat suatu keistimewaan yang seharusnya tidak didapatkan oleh perusahaan secara berlebihan. 5. Dilarang bersikap diskriminatif, tidak adil untuk memenangkan penyedia barang/jasa rekanan/mitra kerja tertentu dengan maksud untuk menerima imbalan jasa untuk kepentingan pribadi, keluarga dan/atau kelompok. 6. Dilarang memanfaatkan informasi rahasia dan data bisnis perusahaan lain, pihak ketiga ataupun perusahaan pesaing yang dilakukan diluar yang ditentukan oleh peraturan yang berlaku untuk kepentingan perusahaan.
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 7 dari 15 2 3 4 B. TAHAPAN PENANGANAN KONFLIK KEPENTINGAN 1. Penyusunan Kerangka Kebijakan Dalam penyusunan kerangka kebijakan penanganan Konflik Kepentingan, terdapat beberapa aspek pokok yang saling terkait dan perlu diperhatikan, yaitu: 1) Pendefinisian Konflik Kepentingan yang berpotensi membahayakan integritas perusahaan dan individu. 2) Komitmen manajemen dalam penerapan kebijakan Konflik Kepentingan. 3) Pemahaman dan kesadaran yang baik tentang Konflik Kepentingan untuk mendukung kepatuhan dalam penanganan Konflik Kepentingan. 4) Keterbukaan informasi yang memadai terkait dengan penanganan Konflik Kepentingan. 5) Keterlibatan para pemangku kepentingan dalam penanganan Konflik Kepentingan. 6) Monitoring dan evaluasi kebijakan penanganan Konflik Kepentingan. 7) Pengembangan dan penyesuaian kebijakan dan prosedur penanganan Konflik Kepentingan berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi diatas. 2. Identifikasi Situasi Konflik Kepentingan Pada tahapan ini akan dilakukan identifikasi terhadap situasi yang termasuk dalam kategori Konflik Kepentingan. Dalam hal ini diperlukan penjabaran yang jelas mengenai situasi dan hubungan afiliasi yang menimbulkan Konflik Kepentingan fungsi yang bersangkutan. sesuai dengan tugas pokok dan masing-masing ldentifikasi tentang situasi Konflik Kepentingan harus konsisten dengan ide dasar bahwa ada berbagai situasi di mana kepentingan pribadi dan hubungan afiliasi setiap lnsan KPI dapat menimbulkan Konflik Kepentingan. 3. Penyusunan Strategi Penanganan Konflik Kepentingan Kebijakan Konflik Kepentingan perlu didukung oleh sebuah strategi yang efektif berupa: 1) Penyusunan kode etik. 2) Pelatihan, arahan serta konseling yang memberi contoh-contoh praktis dan langkah-langkah untuk mengatasi situasi-situasi Konflik Kepentingan. 3) Dukungan Fungsi Compliance dalam bentuk: a. Dukungan administrasi yang menjamin efektifitas proses pelaporan terus sehingga informasi dapat dinilai dengan benar dan dapat diperbaharui. b. Pelaporan dan pencatatan kepentingan pribadi dilakukan dalam do-kumen- dokumen resmi agar fungsi yang bersangkutan dapat menunjukkan
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 8 dari 15 2 3 4 bagaimana mengidentifikasi dan menangani Konflik Kepentingan. 4) Deklarasi Konflik Kepentingan dengan cara sebagai berikut: a. Pelaporan atau pernyataan awal (disclosure) tentang adanya kepentingan pribadi yang dapat bertentangan dengan pelaksanaan jabatannya pada saat seseorang diangkat sebagai lnsan KPI. b. Pelaporan dan pernyataan lanjutan apabila terjadi perubahan kondisi setelah pelaporan dan pernyataan awal. c. Pelaporan mencakup informasi yang rinci untuk bisa menentukan tingkat Konflik Kepentingan dan bagaimana menanganinya. 4. Penyiapan Serangkaian Tindakan untuk Penanganan Konflik Kepentingan Untuk menangani Konflik Kepentingan diperlukan serangkaian tindakan yang jelas apabila setiap lnsan KPI berada dalam situasi Konflik Kepentingan. Penyiapan tindakan-tindakan tersebut diperlukan sebagai langkah lanjutan setelah lnsan KPI melaporkan situasi Konflik Kepentingan yang dihadapinya, mengingat keberadaan laporan tersebut tidak menjamin bahwa Insan KPI tersebut telah ke luar dari situasi Konflik Kepentingan. Selain itu, penyiapan tindakan ini juga diperlukan pada saat Konflik Kepentingan telah terjadi walaupun tanpa adanya pelaporan dari yang bersangkutan. Serangkaian tindakan yang dapat disiapkan sebagai langkah lanjutan dalam menangani Konflik Kepentingan yang dapat digunakan sebagai pedoman adalah: 1) Pengurangan kepentingan pribadi Insan KPI dalam jabatannya. 2) Penarikan diri dari proses pengambilan keputusan yang berpotensi menimbulkan konflik kepentingan. 3) Membatasi akses lnsan KPI atas informasi tertentu apabila yang bersangkutan memiliki kepentingan. 4) Mutasi lnsan KPI ke jabatan lain yang tidak memiliki Konflik Kepentingan. 5) Mengalihtugaskan tugas dan tanggung jawab lnsan KPI yang bersangkutan. 6) Pengunduran diri lnsan KPI dari jabatan yang menyebabkan Konflik Kepentingan. 7) Mengintensifkan pengawasan terhadap lnsan KPI tersebut. 8) Pemberian sanksi yang tegas bagi yang melanggarnya.
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 9 dari 15 2 3 4 C. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN PENANGANAN KONFLIK KEPENTINGAN 1. Komitmen dan Keteladanan Manajemen Manajemen wajib mempergunakan kewenangannya secara baik dengan mempertimbangkan kepentingan perusahaan, kepentingan masyarakat, kepentingan lnsan KPI dan berbagai faktor lain yang terkait. 2. Partisipasi dan Keterlibatan Insan KPI Implementasi kebijakan untuk mencegah Konflik Kepentingan membutuhkan keterlibatan lnsan KPI. Insan KPI harus sadar dan paham tentang isu Konflik Kepentingan dan harus bisa mengantisipasi sekaligus mencegah terjadinya Konflik Kepentingan. Untuk mendorong partisipasi dan keterlibatan lnsan KPI, dapat dilakukan antara lain dengan: Mempublikasikan kebijakan Konflik Kepentingan. Secara berkala mengingatkan lnsan KPI adanya kebijakan Konflik Kepentingan. Menjamin agar aturan dan prosedur mudah diperoleh dan diketahui. Memberi pengarahan tentang bagaimana menangani Konflik Kepentingan. Memberi bantuan konsultasi dan nasihat bagi mereka yang belum memahami kebijakan penanganan Konflik Kepentingan, termasuk juga kepada pihak- pihak luar yang berkaitan atau berhubungan dengan lembaga yang bersangkutan. 3. Perhatian Khusus atas Hal Tertentu Perhatian khusus perlu dilakukan terhadap hal-hal tertentu yang dianggap berisiko tinggi menyebabkan terjadinya situasi Konflik Kepentingan. Hal-hal yang perlu mendapat perhatian khusus tersebut antara lain adalah: 1) Perangkapan jabatan; 2) Hubungan afiliasi; 3) Gratifikasi; 4) Pekerjaan tambahan; 5) 6) Keterlibatan dalam pengadaan barang dan jasa; 7) Tuntutan keluarga dan komunitas; 8) Kedudukan di organisasi-organisasi lain; 9) Kegiatan setelah selesai masa jabatan. lnformasi orang dalam;
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 10 dari 15 2 3 4 4. Upaya Preventif Pencegahan Konflik Kepentingan Berbagai langkah preventif dapat dilakukan untuk menghindari situasi Konflik Kepentingan. Sebagai contoh langkah-langkah preventif yang terkait dengan lnsan KPI dalam pengambilan keputusan adalah: 1) Agenda rapat yang akan diadakan perlu disampaikan kepada lnsan KPI sebelum pelaksanaan rapat agar dapat mengidentifikasi dan menangani situasi Konflik Kepentingan pada tahap awal. 2) Adanya tata tertib rapat yang mengatur tata cara penarikan diri dari pengambilan keputusan rapat di mana lnsan KPI tersebut berada di dalam situasi Konflik Kepentingan. Langkah-langkah preventif tersebut akan tumbuh dalam suatu budaya KPI yang terbuka, di mana dimungkinkan pembahasan masalah masalah Konflik Kepentingan secara bebas di antara para pekerja, wakil-wakil pekerja dan pihak- pihak lain yang mempunyai perhatian pada masalah Konflik Kepentingan. 5. Penegakkan Kebijakan Konflik Kepentingan Penegakkan kebijakan Konflik Kepentingan tidaklah mudah. Agar kebijakan tersebut berjalan secara efektif maka memerlukan hal sebagai berikut: 1) Mekanisme identifikasi untuk mendeteksi pelanggaran kebijakan yang ada. 2) Instrumen penanganan Konflik Kepentingan yang secara berkala diperbaharui. 3) Sanksi yang memadai. 6. Pemantauan dan Evaluasi Kebijakan Konflik Kepentingan juga perlu dipantau dan dievaluasi secara berkala untuk menjaga agar tetap efektif dan relevan dengan lingkungan yang terus berubah. Bila perlu, kebijakan tersebut dapat diubah atau diselaraskan/ disesuaikan dengan kebutuhan pada saat itu. D. BATASAN MENCEGAH TERJADINYA KONFLIK KEPENTINGAN 1. 2. lnsan KPI yang menerima hadiah atau janji, padahal diketahui atau patut diduga bahwa hadiah atau janji tersebut diberikan untuk menggerakkan agar melakukan atau tidak melakukan sesuatu dalam jabatannya, yang bertentangan dengan kewajibannya. Insan KPI yang menerima hadiah, padahal diketahui atau patut diduga bahwa telah tersebut diberikan sebagai akibat atau disebabkan karena Hadiah melakukan atau tidak melakukan sesuatu dalam jabatannya yang bertentangan dengan kewajibannya.
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 11 dari 15 2 3 4 3. Insan KPI yang dengan maksud menguntungkan diri sendiri atau pihak lain secara melawan hukum, atau dengan menyalahgunakan kekuasaannya memaksa seseorang memberikan sesuatu, membayar, atau menerima pembayaran dengan potongan, atau untuk mengerjakan sesuatu bagi dirinya sendiri. Terhadap Konflik Kepentingan tersebut, maka setiap lnsan KPI: 1. Secara profesional menghindari Konflik Kepentingan dalam bentuk apapun dan secara personal selalu mengutamakan kepentingan perusahaan di atas kepentingan pribadi atau pihak lain. 2. Harus mengundurkan diri dari proses pengambilan keputusan apabila berada dalam posisi yang mengandung Konflik Kepentingan. 3. Tidak melakukan transaksi dan/atau menggunakan harta perusahaan untuk kepentingan diri sendiri, keluarga atau kelompok. 4. Tidak menerima dan/atau memberikan Hadiah/manfaat dalam bentuk apapun yang berkaitan dengan kedudukannya di dalam perusahaan. 5. Tidak memanfaatkan informasi rahasia dan data bisnis perusahaan untuk kepentingan di luar perusahaan. 6. Tidak memanfaatkan dan menggunakan hak cipta atau merek dagang perusahaan atau menghambat perkembangan yang dapat merugikan kepentingan perusahaan. 7. Tidak melakukan investasi atau ikatan bisnis dengan pihak lain yang mempunyai keterkaitan bisnis dengan perusahaan baik langsung/tidak langsung. 8. Tidak memegang jabatan apapun pada perusahaan/institusi lain yang ingin dan/atau sedang melakukan hubungan bisnis dengan perusahaan maupun yang ingin dan/atau sedang berkompetisi dengan perusahaan. 9. Tidak memanfaatkan jabatan untuk memberikan perlakuan istimewa kepada keluarga, kerabat, kelompok dan/atau pihak lain atas beban perusahaan. 10. Tidak memberikan perlakuan istimewa kepada pelanggan, pemasok, mitra bisnis, pemerintah dan/atau pihak lain melebihi dari kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. 11. Mengungkapkan dan/atau melaporkan setiap kepentingan dan/atau kegiatan kegiatan di luar perusahaan yaitu kepada Atasan Langsung bagi pekerja perusahaan, kepada Pemegang Saham bagi Dewan Komisaris dan kepada Pemegang Saham dan Dewan Komisaris bagi Direksi.
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 12 dari 15 2 3 4 E. IMPLEMENTASI Dalam rangka menjamin bahwa Pedoman ini dapat diketahui oleh seluruh insan KPI selain keluarga inti dan seluruh pihak ketiga yang berhubungan dengan PT KPI, agar seluruh pihak-pihak yang terkait di lingkungan PT KPI untuk melakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Mencantumkan ketentuan larangan Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) dalam setiap pengumuman dalam proses pengadaan barang/jasa. 2. Menugaskan kepada Fungsi Compliance di Unit Operasi dan Anak Perusahaan PT KPI untuk secara terus menerus memberikan informasi kepada seluruh pekerja maupun pihak ketiga/eksternal terkait dengan adanya pedoman ini. 3. Menugaskan kepada Fungsi SCM, Fungsi Keuangan dan fungsi/unit kerja lain di lingkungan PT KPI yang memiliki hubungan kerja dengan pihak ketiga untuk melakukan penyampaian Pedoman Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) ini kepada seluruh pihak terkait dalam mata rantai suplai di lingkungan KPI (penyedia barang/jasa, agen, distributor, konsultan, auditor/asesor dan pelanggan serta pemangku kepentingan lainnya). 4. Memberikan informasi yang jelas kepada pihak manapun juga terkait dengan ketentuan yang terdapat dalam pedoman ini. 5. Chief Compliance Officer (CCO) memonitor implementasi isi pedoman ini dan memberikan laporan secara berkala (minimal 6 bulan sekali) kepada Direktur Utama mengenai implementasinya. F. PROSES PELAPORAN lnsan KPI atau pihak ketiga yang mengetahui adanya pelanggaran terhadap ketentuan yang terdapat pada pedoman ini, agar segera melaporkan pelanggaran dimaksud sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan atau melaporkan melalui saluran Whistle Blowing System (WBS). Perusahaan menjamin bahwa proses pelaporan yang dilakukan oleh lnsan KPI maupun pihak ketiga akan dijaga kerahasiaannya. G. SANKSI ATAS PELANGGARAN Pelanggaran terhadap ketentuan dalam Pedoman Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) ini akan dikenakan sanksi yang berlaku di perusahaan yang masuk dalam kategori sebagai suatu bentuk pelanggaran berat.
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 13 dari 15 2 3 4 BAB III TUGAS, KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB A. PIHAK YANG WAJIB MEMATUHI PEDOMAN KONFLIK KEPENTINGAN Pedoman Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) ini menjadi panduan bagi Insan KPI yaitu Direksi, Dewan Komisaris, Pekerja Waktu Tidak Tertentu (PWTT), Pekerja Waktu Tertentu (PWT), dan Tenaga Kerja Jasa Penunjang (TKJP) yang bekerja di lingkungan KPI. Pedoman Konflik of Interest (Conflict of Interest) ini juga akan menjadi panduan bagi: 1. Pihak eksternal yang bertindak untuk dan atas nama PT KPI. 2. Anak Perusahaan dan struktur perusahaan di bawahnya, yaitu badan hukum/usaha lain yang dikendalikan oleh PT KPI, baik secara langsung maupun tidak langsung. 3. Mitra Kerja dan pihak terkait lainnya. Sebuah organisasi hanya dapat mencapai visinya melalui komitmen segenap insan dan dengan kerja sama yang solid serta kontribusi yang optimal dari seluruh anggota organisasinya. Demikian pula bagi PT KPI, kepatuhan dan komitmen setiap Insan KPI terhadap Pedoman Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) ini memberikan kontribusi bagi pencapaian visi PT KPI sebagai perusahaan kilang minyak dan petrokimia berkelas dunia. B. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI PIMPINAN 1. Membaca, memahami dan mengimplementasikan Pedoman Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) ini. 2. Mengisi pernyataan Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) setiap tahunnya melalui Compliance Online System. 3. Melaporkan setiap tindakan yang tidak sesuai dengan hukum dan ketentuan Perusahaan lainnya. 4. Menjadi panutan bagi pekerja di lingkungannya. 5. Memberikan perlindungan bagi pekerja yang melakukan pelaporan terjadinya benturan kepentingan (Conflict of Interest).
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 14 dari 15 2 3 4 C. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI PEKERJA 1. Membaca, memahami dan mengimplementasikan Pedoman Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) ini. 2. Mengisi pernyataan Konflik Kepentingan (Conflict of Interest) setiap tahunnya melalui Compliance Online System. 3. Melaporkan setiap tindakan yang tidak sesuai dengan hukum dan ketentuan Perusahaan lainnya.
PEDOMAN FUNGSI : CORPORATE SECRETARY NOMOR : A01-002/KPI13000/2022-S9 JUDUL : PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN : 0 1 : JUNI 2022 : 15 dari 15 2 3 4 BAB IV KETENTUAN LAIN Hal-hal yang belum di atur dalam pedoman ini akan diatur kemudian baik dalam bentuk surat keputusan, surat perintah atau bentuk produk hukum lainnya yang berlaku di Perusahaan. Penyempurnaan dalam isi pedoman ini dilaksanakan sesuai dengan ketentuan/sistem tata kelola Perusahaan yang berlaku. Pelaksanaan aturan pedoman ini akan diatur kemudian menggunakan Tata Kelola Organisasi atau sesuai dengan ketentuan/sistem tata kelola Perusahaan yang berlaku. LAMPIRAN Lampiran 1 - Pengertian Lampiran 2 - Referensi Lampiran 3 - Pernyataan Komitmen Bersama Direksi Dengan Dewan Komisaris Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Manager Quality System & Knowledge Management Corporate Secretary Direktur Utama Humaina Ifki Sukarya Taufik Aditiyawarman Tgl: Tgl: Tgl:
Lampiran 1 - Pedoman No. A01-002/KPI13000/2022-S9 Revisi Ke-0 PENGERTIAN 1. Atasan Langsung adalah pimpinan langsung dari lnsan Perusahaan minimal setingkat Manajer. 2. Chief Compliance Officer (CCO) adalah pejabat yang ditunjuk oleh Direktur Utama yang bertanggung jawab atas program kepatuhan perusahaan dan memastikan bahwa Dewan Komisaris, Direksi, Manajemen dan pekerja mematuhi peraturan dan ketentuan baik yang dikeluarkan oleh pemerintah, perusahaan dan ketentuan lain yang berlaku serta perilaku organisasi sesuai dengan Pedoman Perilaku & Etika Bisnis (Code of Conduct) Perusahaan. 3. Code of Conduct (CoC) PT KPI adalah pedoman yang menjelaskan perilaku dan etika bisnis lnsan Perusahaan dalam melaksanakan praktik praktik pengelolaan perusahaan yang baik. 4. Code of Corporate Governance (CoCG) PT KPI adalah pedoman yang menjelaskan stuktur dan proses yang digunakan oleh Organ Perusahaan untuk meningkatkan keberhasilan usaha dan akuntabilitas guna mewujudkan nilai pemegang saham dalam jangka waktu panjang dengan tetap memperhatikan hajat Pemangku Kepentingan lainnya. 5. Fungsi Compliance adalah fungsi yang bertugas untuk melaksanakan pengembangan, pembinaan, penerapan dan penegakan praktek-praktek Good Corporate Governance (GCG) serta melakukan proses administrasi dokumen korporat. 6. Good Corporate Governance (GCG) adalah prinsip yang mengarahkan dan mengendalikan perusahaan agar mencapai keseimbangan antara kekuatan serta kewenangan perusahaan dalam memberikan pertanggungjawabannya kepada para Shareholders khususnya, dan Pemangku kepentingan (Stakeholders) pada umumnya. Hal tersebut terkait dengan pengaturan kewenangan Pemegang Saham, Dewan Komisaris, Direksi, pejabat berwenang, dan pihak lain yang berhubungan dengan pengelolaan perusahaan. 7. Hadiah/Cinderamata adalah obyek dari penerimaan, pemberian, dan permintaan dalam arti ter bat as penerimaan/pemberian/ permintaan uang/setara dengan uang, barang, rabat (discount), komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan lainnya. Hadiah/cinderamata tersebut baik yang diterima di dalam negeri maupun di luar negeri dan yang dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik atau tanpa sarana elektronik. luas, yakni meliputi nam un t idak cuma-cuma, dan fasilitas 8. Hiburan (Entertainment) adalah segala sesuatu baik yang berbentuk kata kata, tempat, benda, perilaku yang dapat menjadi penghibur dan menyenangkan hati. Pada umumnya Hiburan dapat berupa undangan makan, musik, film, opera, drama, ataupun berupa permainan bahkan olahraga dan berwisata. 9. lnsan KPI adalah Dewan Komisaris, Direksi, dan Pekerja yang bekerja untuk dan atas nama serta berada di lingkungan PT KPI.
Lampiran 1 - Pedoman No. A01-002/KPI13000/2022-S9 Revisi Ke-0 10. Konflik Kepentingan adalah situasi di mana seorang lnsan KPI yang memiliki kekuasaan dan kewenangan atau diduga memiliki kepentingan pribadi atas penggunaan wewenang tertentu yang dimilikinya sehingga dapat mempengaruhi kualitas dan kinerja yang seharusnya. 11. Pimpinan Tertinggi Setempat adalah pejabat tertingi setempat minimal setingkat Vice President (VP)/setara atau General Manager di Unit Operasi Pengolahan dan Petrokimia, Anak Perusahaan/Perusahaan Patungan/Afiliasi PT KPI. Pimpinan Tertinggi Setempat wajib menunjuk seorang pejabat satu tingkat di bawahnya yang bertanggung jawab untuk menerima, mengelola dan membuat laporan gratifikasi. 12. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah organ perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang dan/atau Anggaran Dasar.
Lampiran 2 - Pedoman No. A01-002/KPI13000/2022-S9 Revisi Ke-0 REFERENSI 1. Undang-Undang No.31 Tahun 1999 sebagaimana telah diperbaharui dengan Undang-Undang No.20 Tahun 2001 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi. 2. Undang-Undang No.40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. 3. Surat Edaran Menteri BUMN No. SE-7/MBU/07/2020 tanggal 01 Juli 2020, tentang Nilai- nilai Utama (Core Values) Sumber Daya Manusia Badan Usaha Milik Negara. 4. Anggaran Dasar PT Kilang Pertamina Internasional sesuai dengan Akta Pendirian Nomor 08 tanggal 13 November 2017, yang telah mendapatkan pengesahan dan persetujuan dari Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia No. AHU-0051207.AH.01.01 Tahun 2017, dan/atau perubahannya. 5. SK Direktur Utama PT Pertamina (Persero) No. Kpts-033/C00000/2020-S0 Tentang Penerapan Nilai-Nilai Utama (Core Values) AKHLAK di Pertamina, Anak Perusahaan serta Afiliasi Terkonsolidasi. 6. Code of Corporate Governance (CoCG) P T KPI. 7. Pedoman Perilaku dan Etika Bisnis (Code of Conduct) P T KPI.