KERAJAAN MALAYSIA Rundingan Terus PERBENDAHARAAN MALAYSIA PK 2.4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia KANDUNGAN PK 2.4 RUNDINGAN TERUS ... 1 1. Pendahuluan ... 1 2. Kriteria dan Kaedah Permohonan Rundingan Terus Bagi Perolehan Yang Tidak Tertakluk FTA ... 1 3. Kriteria Tambahan Bagi Kaedah Rundingan Terus... 2 4. Tatacara permohonan Rundingan Terus ... 4 5. Kaedah Melaksanakan Rundingan Harga ... 5 6. Memuktamadkan Harga dan Pengeluaran Surat Setuju Terima (SST) ... 7 7. Prosedur Semakan Domestik (Domestic Review Procedure) ... 8 8. Penjelasan Berhubung Proses Perolehan Kerajaan (Debriefing) bagi Perolehan Tertakluk kepada FTA... 8 9. Tarikh Kuat Kuasa ... 8 SENARAI LAMPIRAN Lampiran 1 : Laporan Perbandingan Anggaran Jabatan, Harga Tawaran Dan Harga Dipersetujui Lampiran 2 : Pengesahan Pegawai Pengawal Ke Atas Rundingan Harga Untuk Dimuktamadkan PK 2.4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.4 RUNDINGAN TERUS 1. Pendahuluan 1.1. Rundingan Terus yang juga dikenali sebagai limited tendering merupakan kaedah perolehan ke atas pelaksanaan perolehan/projek sedia ada. Perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang tidak dapat dilaksanakan secara sebut harga dan tender boleh dilaksanakan secara rundingan terus tertakluk kepada kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu atau peraturan khusus dalam pekeliling yang berkuat kuasa. 1.2. Agensi hendaklah memastikan bahawa kaedah rundingan terus tidak tujuan mengelak daripada melaksanakan sebut digunakan untuk harga/tender terbuka. 2. Kriteria dan Kaedah Permohonan Rundingan Terus Bagi Perolehan Yang Tidak Tertakluk FTA 2.1 Rundingan terus bagi bekalan/perkhidmatan/kerja dengan kelulusan Kementerian Kewangan hendaklah berasaskan kriteria seperti berikut: (i) Kesegeraan Atas Kepentingan Awam Perolehan yang perlu disegerakan supaya tidak menjejaskan kepentingan awam, penyampaian Kerajaan dan sekiranya perolehan tersebut tidak dibuat dengan segera akan memberi impak negatif kepada perkhidmatan awam. (ii) Bagi Maksud Penyeragaman Bagi memastikan kesesuaian penggunaan antara barangan yang sedia ada dengan barangan baru yang akan dibeli,maka permohonan untuk membeli barangan yang sama dan daripada pembekal yang sama secara rundingan terus boleh dipertimbangkan. (iii) Satu Punca Bekalan/Perkhidmatan (Pembuat/Pemegang Francais) Pembelian khusus yang mana hanya satu syarikat sahaja yang dapat membekalkan barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti membeli alat ganti dan lain-lain. M.S 1/8 PK 2.4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia (iv) Melibatkan Keselamatan/Strategik Perolehan yang melibatkan alat keselamatan atau projek tertentu yang strategik yang perlu dirahsiakan demi kepentingan negara. (v) Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera Dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat Bumiputera yang bertaraf pembuat, Kerajaan telah mengadakan tender khusus yang dibuka kepada pembuat berkenaan sahaja. Bagi barangan tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat Bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus bolehlah dipertimbangkan bagi membantu mewujudkan pembuat Bumiputera yang berdaya saing. 2.2 Permohonan secara rundingan terus berdasarkan kriteria di atas hendaklah diperakukan oleh Pegawai Pengawal sebelum dikemukakan kepada Kementerian Kewangan. 3. Kriteria Tambahan Bagi Kaedah Rundingan Terus 3.1 Kaedah perolehan secara rundingan terus boleh digunakan bagi perolehan yang tertakluk dengan FTA atau tidak dengan kelulusan daripada Kementerian Kewangan. Rundingan terus dibenarkan asalkan kaedah ini tidak digunakan untuk mengelak persaingan antara syarikat, melindungi syarikat tempatan atau menghalang penyertaan syarikat dari negara ahli FTA. 3.2 Keadaan Tambahan Rundingan Terus Yang Dibenarkan i. Setelah pelawaan secara tender terbuka dilaksanakan, terdapat keadaan seperti berikut: a. Tiada tawaran tender dikemukakan/tiada sambutan/tiada pihak membeli dokumen tender selepas tamat tempoh iklan tender; b. Tiada tawaran tender yang memenuhi kriteria penilaian yang penting/wajib yang dinyatakan di dalam dokumen tender; c. Tiada syarikat/tawaran yang memenuhi syarat penyertaan tender; dan d. Didapati berlaku pakatan harga dalam tender yang dikemukakan. M.S 2/8 PK 2.4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia ii. Walau bagaimanapun, Agensi tidak sama sekali dibenarkan untuk tender mengubah/meminda syarat atau kelayakan penyertaan semasa/selepas pelawaan/iklan tender dan dalam dokumen tender. iii. Bekalan/perkhidmatan hanya boleh dibekalkan oleh pembekal tertentu (tunggal) dalam keadaan seperti berikut: a. melibatkan karya seni; b. perlindungan paten, hak cipta terpelihara atau hak eksklusif yang lain; atau c. tiada persaingan disebabkan faktor teknikal. iv. Rundingan terus dengan pembekal asal atau agennya yang sah bagi tidak dimasukkan dalam bekalan/perkhidmatan perolehan bagi pembekal bekalan/perkhidmatan tambahan tersebut: tambahan yang asal, sekiranya pertukaran a. Tidak boleh dibuat disebabkan alasan teknikal seperti, tidak boleh tukar ganti tidak saling kendali (interoperability) dengan peralatan sedia ada, software, (installations) di bawah perkhidmatan atau pemasangan perolehan asal atau kerana keadaan di bawah waranti pembekal asal; dan (interchangeability) atau b. mengakibatkan kesulitan atau implikasi kos yang tinggi kepada agensi. v. Untuk barang-barang yang dibeli dari pasaran komoditi sebagai bahan mentah seperti minyak sawit, getah, lada hitam, kayu balak dan sebagainya. vi. Prototaip yang dibuat terhad untuk satu tempoh percubaan atau berdasarkan permintaan oleh agensi khususnya untuk kontrak berkaitan penyelidikan, uji kaji, kajian atau pembangunan barangan tersebut. Namun, perolehan bekalan atau perkhidmatan yang seterusnya tidak lagi boleh dilaksanakan secara rundingan terus. vii. tidak Untuk perolehan kerja, pertambahan skop kerja yang dimasukkan di bawah kontrak asal tidak melebihi 50% daripada nilai kontrak asal tertakluk kepada kesediaan peruntukan; viii. Berlakunya keadaan yang paling menguntungkan Kerajaan bagi satu tempoh yang singkat contohnya daripada pelupusan luar biasa, M.S 3/8 PK 2.4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.4 likuidasi, bankrap atau pembubaran syarikat dan ianya bukanlah satu perolehan rutin daripada pembekal biasa. ix. Pemenang pertandingan reka bentuk. Namun, pertandingan tersebut hendaklah dianjurkan selaras dengan obligasi Bab Perolehan Kerajaan, contohnya pertandingan turut dipelawa di kalangan negara ahli FTA. x. Perolehan dalam keadaan darurat yang tidak membolehkan agensi tender pra tersebut secara mempelawa kelayakan. tatacara hendaklah perolehan/perbelanjaan darurat mengikut pekeliling yang berkuat kuasa. tender terbuka atau mematuhi Agensi 3.3 Permohonan rundingan terus di bawah keadaan tambahan di atas hendaklah diperakukan oleh Lembaga Perolehan Agensi/Jawatankuasa Sebut Harga dan dikemukakan kepada Kementerian Kewangan melalui Pegawai Pengawal untuk pertimbangan. 4. Tatacara permohonan Rundingan Terus 4.1 Permohonan rasmi kepada Kementerian Kewangan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Pengawal sahaja. 4.2 Format permohonan yang ditetapkan seperti di dalam pautan telah diisikan dengan lengkap berserta butiran maklumat dan dokumen sokongan yang diperakukan serta ditandatangani oleh Pegawai Pengawal dan pegawai Agensi. 4.3 Profil syarikat yang diperakukan, skop projek, penilaian keupayaan syarikat dan dokumen sokongan lain yang berkaitan hendaklah juga disertakan. 4.4 Pegawai Pengawal perlu memastikan kajian pasaran dan penilaian dilaksanakan terhadap keupayaan syarikat/kontraktor yang dicadangkan. 4.5 Agensi perlu menyatakan dengan jelas proses penilaian keupayaan syarikat melalui pelantikan ahli jawatankuasa sekiranya perlu, kelayakan ahli jawatankuasa, kaedah penilaian dan laporan yang perlu disediakan. 4.6 Laporan Penilaian teknikal dan kewangan hendaklah disertakan semasa permohonan kepada Kementerian Kewangan/Pihak Berkuasa Melulus. Jika tidak disyorkan oleh Agensi masih memperakukan syarikat yang M.S 4/8
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Jawatankuasa Penilaian, perkara tersebut hendaklah juga dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus. 4.7 Bagi perolehan ICT, Agensi adalah bertanggungjawab untuk menyemak dan mendapat kelulusan teknikal ICT berdasarkan peraturan dan tatacara semasa yang dikeluarkan oleh MAMPU. Bagi perolehan yang memerlukan proses pengurusan nilai, Agensi hendaklah melaksanakan Makmal Pengurusan Nilai (VM) berdasarkan peraturan semasa yang berkuat kuasa. 4.8 Bagi perolehan/perbelanjaan darurat, Agensi hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan melalui pekeliling yang berkuat kuasa. 4.9 Permohonan yang tidak memenuhi kriteria di perenggan 2 dan 3 tidak akan dipertimbangkan. Kegagalan mematuhi perancangan perolehan dan pelaksanaan perolehan pada saat akhir tidak boleh dijadikan justifikasi dan asas permohonan rundingan terus oleh Agensi. 5. Kaedah Melaksanakan Rundingan Harga 5.1 Kaedah melaksanakan rundingan harga bagi rundingan terus yang diluluskan oleh Kementerian Kewangan adalah seperti berikut: i. Surat Niat (Letter of Intent) hendaklah dikeluarkan kepada syarikat setelah syarat-syarat yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dipenuhi; ii. Pegawai Pengawal hendaklah memastikan Surat Niat ditandatangani oleh Ketua Jabatan tanpa tertakluk kepada had nilai mengikut penurunan kuasa selaras dengan Akta Kontrak Kerajaan 1949 [Akta 120]. iii. Terma dalam Surat Niat hendaklah tidak mengikat Kerajaan (non- binding); iv. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah ditubuhkan dan dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal secara bertulis; v. Pelantikan Ahli Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pegawai Pengawal; M.S 5/8 PK 2.4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia vi. terdiri daripada Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang berkelayakan atau mempunyai pengalaman dan kemahiran teknikal mengenai perolehan yang berkenaan. Pegawai awam dari agensi lain boleh dilantik bagi maksud ini; vii. Bagi memastikan harga yang dirundingkan adalah munasabah, berpatutan dan mendapat nilai faedah terbaik (best value for money), kajian pasaran hendaklah dibuat bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan sebelum sesuatu rundingan dijalankan. Trend Harga pembelian dalam urusan perolehan hendaklah diambil kira serta dijadikan sebagai panduan. Harga pembelian bagi perolehan juga yang sama yang diuruskan oleh agensi/institusi hendaklah diambil kira. Bagi perolehan kerja, anggaran Jabatan hendaklah dijadikan asas rundingan. Agensi perlu mengambil kira angka tunjuk harga/indeks kos bahan binaan bangunan yang diterbitkan oleh Jabatan Perangkaan semasa menyediakan anggaran jabatan; lain viii. Minit Mesyuarat hendaklah disediakan untuk setiap mesyuarat rundingan harga dengan dicatatkan para hadirin dan perkara yang telah atau pun tidak dipersetujui dan seterusnya hendaklah ditandatangani oleh Pengerusi dan wakil syarikat yang sah iaitu seperti penama dalam Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat Kementerian Kewangan dan CIDB; ix. Agensi hendaklah mendapat pengesahan bertulis daripada syarikat ke atas harga rundingan yang telah dipersetujui; x. Anggaran Harga Jabatan, harga tawaran asal syarikat dan harga dipersetujui hendaklah disenaraikan secara terperinci mengikut item atau komponen perolehan seperti contoh di Lampiran 1 (Laporan Hasil Rundingan Harga) atau lain-lain format mengikut kesesuaian; xi. Laporan Hasil Rundingan Harga hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh Pengerusi dan Ahli-ahli Jawatankuasa Rundingan Harga dalam tempoh tiga (3) hari selepas tamat rundingan harga dan seterusnya dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan bagi meluluskan harga tersebut; M.S 6/8 PK 2.4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia xii. Pegawai Pengawal dan Jawatankuasa Rundingan Harga adalah bertanggungjawab untuk memastikan harga yang diperakukan untuk persetujuan adalah munasabah, berpatutan dan mencapai matlamat nilai faedah terbaik. Bagi maksud ini, Pegawai Pengawal hendaklah membuat pengesahan ke atas harga yang telah dirunding untuk dimuktamadkan dengan mengisi contoh format seperti di Lampiran 2 dan mengemukakannya bersama Lampiran 1 serta dokumen/maklumat lain yang berkaitan untuk kelulusan; xiii. Sekiranya harga rundingan tidak dapat dipersetujui, Pengerusi Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah memaklumkan kepada Pegawai PengawaI. Laporan Hasil Rundingan Harga tersebut hendaklah juga dimaklumkan kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan sewajarnya; xiv. Agensi hendaklah memastikan proses rundingan harga dapat diselesaikan seboleh-bolehnya dalam tempoh tidak lebih dua (2) minggu dari tarikh mesyuarat pertama rundingan harga supaya syarikat tidak melengahkan persetujuan harga. Tempoh rundingan hendaklah ditentukan dan dimaklumkan kepada syarikat di awal rundingan. 6. Memuktamadkan Harga dan Pengeluaran Surat Setuju Terima (SST) 6.1 Setelah proses rundingan hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan/Pihak Berkuasa Melulus yang ditetapkan. rundingan selesai, harga 6.2 Surat Setuju Terima (SST) hendaklah dikeluarkan kepada syarikat secepat mungkin tetapi tidak lewat daripada tujuh (7) hari selepas kelulusan Kementerian Kewangan/Pihak Berkuasa Melulus. 6.3 Keseluruhan proses rundingan harga setelah mendapat kelulusan termasuk mengeluarkan SST hendaklah Kementerian Kewangan diselesaikan dalam tempoh seperti berikut: M.S 7/8 PK 2.4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.4 Bil. Nilai Tempoh Selesai Rundingan Sehingga Dikeluarkan SST (i) Tidak Melebihi RM50 juta 3 bulan (ii) Melebihi RM50 juta 6 bulan 6.4 Sekiranya SST tidak dikeluarkan dalam tempoh yang ditetapkan di atas, maka kelulusan Kementerian Kewangan terbatal dengan sendirinya. 7. Prosedur Semakan Domestik (Domestic Review Procedure) 7.1. Sebarang bantahan ke atas perolehan yang tertakluk kepada FTA boleh dibuat oleh petender dan hendaklah merujuk di PK2.1. 8. Penjelasan Berhubung Proses Perolehan Kerajaan (Debriefing) bagi Perolehan Tertakluk kepada FTA 8.1. Tatacara debriefing bagi perolehan yang tertakluk kepada FTA dinyatakan di PK2.1. 9. Tarikh Kuat Kuasa 9.1 Peraturan ini adalah berkuat kuasa mulai 29 November 2022. M.S 8/8
PK 2.4
LAMPIRAN 1 LAPORAN HASIL RUNDINGAN HARGA Tajuk Perolehan/Projek: Nama Syarikat: Bil Butiran Item/Kapasiti /Bill of Quantity (BQ) Anggaran Jabatan Harga Tawaran Asal Harga Dipersetujui Perbezaan Harga (D) (E) (A) (B) (C) D = C - A E= D x 100 A (RM) (RM) (RM) (RM) (%) Jumlah Keputusan Hasil Rundingan: Perakuan Pengerusi Ahli Ahli Wakil Syarikat Setuju/Tidak Setuju Setuju/Tidak Setuju Setuju/Tidak Setuju Setuju/Tidak Setuju Tandatangan Nama Jawatan Tarikh Catatan: Format hendaklah diubahsuai mengikut keperluan dan kesesuaian perolehan M.S 1/1
LAMPIRAN 2 PENGESAHAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS RUNDINGAN HARGA UNTUK DIMUKTAMADKAN Saya mengesahkan bahawa harga rundingan yang dipersetujui di antara (nama agensi) dan (nama syarikat) seperti di bawah adalah munasabah dan paling menguntungkan Kerajaan: Tajuk perolehan: Harga dipersetujui: Tempoh siap/penghantaran: Dengan ini saya memperakukan supaya harga di atas dimuktamadkan oleh Kementerian Kewangan. (Nama dan Tandatangan Pegawai Pengawal) Kementerian : Tarikh : Cop Kementerian : M.S 1/1