KEPENTINGAN KEPENTINGAN PENGURUS PENGURUS PENGURUSAN PENGURUSAN KOPERASI KOPERASI DALAM DALAM Nur Anizah Aziz Pusat Penyelidikan anizah@ikkm.edu.my 62
DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) Pengenalan Umum mengetahui bahawa seorang pengurus amat diperlukan dalam sesebuah organisasi sebagai penggerak utama bagi membawa ke arah pencapaian matlamat yang telah ditetapkan. Sehubungan itu pengurus merupakan individu yang bertanggungjawab merancang, mengurus, memimpin, mengawal sumber manusia, bukan sumber manusia serta membangunkan dan memasarkan produk atau perkhidmatan sesebuah organisasi. Pengurus yang efektif merupakan aset penting bukan sahaja kepada organisasi ditadbir, malahan ia sangat diperlukan dalam organisasi di negara maju termasuk negara sedang membangun. Didapati sesebuah negara yang mempunyai kekayaan dalam sumber manusia, modal dan sumber semulajadi sekiranya ia tidak mempunyai seorang pengurus akan memberi kesan kepada ekonomi disebabkan ketidakcekapan dalam mengendalikan sumber tersebut. Kepentingan Pengurus Koperasi Pengurus merupakan tenaga kerja koperasi bertanggungjawab sepenuhnya melaksanakan dasar setelah dimuktamadkan oleh Anggota Lembaga Koperasi (ALK) termasuk memenuhi Indeks Petunjuk Prestasi (KPI) yang telah ditetapkan. Pengurus manjadi tulang belakang kepada pencapaian prestasi koperasi sekali gus sebagai ketua kepada kakitangan yang menggembleng usaha dan tenaga bagi memastikan pentadbiran serta perniagaan koperasi beroperasi pada tahap optimum. Rajah 1 merupakan kedudukan jawatan pengurus dalam carta organisasi pengurusan koperasi. ANGGOTA LEMBAGA KOPERASI (ALK) PENGURUS TENAGA KERJA TENAGA KERJA TENAGA KERJA Rajah 1: Kedudukan jawatan pengurus dalam pengurusan koperasi Kewujudan pengurus dilihat sebagai penghubung konstruktif secara dalaman dan luaran iaitu di antara pemilik organisasi dan kakitangan serta berkomunikasi dengan individu atau kumpulan yang berada di luar demi kepentingan organisasi tersebut. Oleh itu jawatan pengurus sangat diperlukan sebagai ketua pasukan untuk merancang, memimpin, mengurus dan mengawal pasukannya dengan dinamik. Sebagaimana syarikat yang memfokuskan untuk memaksimumkan keuntungan, koperasi juga mempunyai objektif untuk memberi manfaat sosioekonomi kepada anggota melalui keuntungan aktiviti perniagaan. Justeru bagi memastikan perniagaan ini berdaya maju dan lestari, pengurus yang profesional sangat penting dalam merealisasikan hasrat ini. Perjawatan sebagai pengurus koperasi dilihat akan memberi kebaikan kepada pembangunan perniagaan koperasi. Pelantikan jawatan pengurus dalam gerakan koperasi di Malaysia kebanyakannya hanya melibatkan koperasi kluster besar dan kluster sederhana. Bagi koperasi yang mempunyai perolehan RM1 juta dan ke bawah adalah disarankan mempunyai seorang pengurus. Namun, pelantikan jawatan pengurus juga adalah bergantung kepada aktiviti perniagaan dan kemampuan kewangan koperasi dalam menggajikan pengurus tersebut. Walau bagaimanapun, masih terdapat koperasi yang kurang memberi penekanan terhadap kepentingan dan peranan pengurus dalam pentadbiran koperasi. 62 63
Peranan Pengurus Koperasi Profesion jawatan pengurus merupakan satu keperluan dalam koperasi bagi meningkatkan pendapatannya. Hal ini disebabkan pengurus memainkan beberapa peranan yang penting dalam mentadbir dan mengurus koperasi. Peranan pertama adalah menguruskan sumber-sumber di koperas seperti pekerja, aset, kewangan dan sebagainya. Peranan kedua pula adalah mengurus dan menyelesaikan masalah harian dalam pengurusan, operasi dan pentadbiran koperasi. Operasi harian koperasi tidak dapat diurus serta ditadbir oleh ALK yang dilantik kerana kekangan masa dan kadangkala terlibat dalam tugasan hakiki di luar koperasi. Sehubungan itu koperasi memerlukan seorang pengurus sepenuh masa untuk menguruskan koperasi. Mengenal pasti dengan jelas elemen kompetensi yang dipraktiskan sekali gus mampu memartabatkan profesion dan hasil kerja pengurus yang lebih efektif dan efisien. Peranan seterusnya adalah pengurus sebagai penaung kepada kakitangan koperasi. Pengurus mempunyai peranan dan tanggungjawab menjaga kebajikan kakitangan pengurusan koperasi. Pengurus juga merupakan individu perantaraan antara kakitangan koperasi dengan ALK, sehubungan itu keperluan dan masalah yang dihadapi oleh kakitangan koperasi boleh disalurkan melalui pengurus untuk dibincangkan dalam mesyuarat ALK. Selain itu, peranan pengurus juga sebagai rujukan dalam hal ehwal pengurusan koperasi dalam kalangan ALK. Pelantikan pengurus dalam menguruskan koperasi dapat mengurangkan risiko penyalahgunaan kuasa dan penyelewengan di koperasi. Pembahagian tugas dan pengasingan kuasa di koperasi adalah satu elemen penting bagi memastikan koperasi sentiasa beroperasi mengikut peruntukan akta, peraturan-peraturan, garis panduan, perintah, Undang-Undang Kecil (UUK), dan aturan. Elemen Kompetensi Pengurus Koperasi Dalam memastikan pengurusan koperasi yang diterajui oleh pengurus berada pada tahap yang mampu meningkatkan prestasi koperasi, beberapa elemen kompetensi bagi jawatan pengurus koperasi perlu diterapkan. Mengenal pasti dengan jelas elemen kompetensi yang dipraktiskan sekali gus mampu memartabatkan profesion dan hasil kerja pengurus yang lebih efektif dan efisien. Terdapat enam elemen kompetensi pengurus koperasi yang telah dikenal pasti meliputi aspek pengetahuan, kemahiran perniagaan, komunikasi, kepimpinan, kreativiti dan inovasi serta sistem pengurusan. a) Pengetahuan Secara umum pengetahuan adalah segala yang diketahui atau dipelajari tentang sesuatu perkara. Ia boleh membentuk seseorang pengurus untuk bertindak dengan efektif dan efisien 64
DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) dalam menguruskan hal ehwal koperasi di bawah kawal selianya termasuk menyelesaikan masalah. Pengetahuan terbahagi kepada empat iaitu pengetahuan koperasi, pengetahuan kewangan, pengurusan pentadbiran, aplikasi teknologi maklumat dan komunikasi (ICT). dititikberatkan sebagai ilmu pengetahuan yang perlu ada pada pengurus. Hal ini kerana pengetahuan kewangan merupakan asas kepada sebarang urusniaga yang dijalankan. Pengetahuan dalam bidang kewangan ini penting terutama dalam memulakan projek baharu atau menguruskan projek, perancangan sewajarnya perlu ada bagi memastikan perniagaan dapat menjana keuntungan. i. Pengetahuan Koperasi Pengetahuan pengurus mengenai koperasi adalah suatu kewajiban kerana sektor koperasi merupakan bidang yang unik dan masih kurang diketahui umum. Pengurus perlu mempunyai pengetahuan tentang prinsip, konsep, nilai dan falsafah, amalan tadbir urus serta keperluan tentang perundangan yang berkaitan koperasi. iii. Pengurusan Pentadbiran Pengurusan pentadbiran merangkumi aspek sistem kerja, hal ehwal pengurusan ALK dan sumber manusia. Pengurus perlu mempunyai pengetahuan terutama perancangan sistem kerja yang baik dan memastikan pekerja atau kakitangan dibawah seliaan dapat menyiapkan tugasan dalam masa ditetapkan. ii. Pengetahuan Kewangan Dalam menguruskan perniagaan koperasi, aspek kewangan dan perakaunan wajar 64 65
iv. A p l i k a s i Te k n o l o g i M a k l u m a t d a n Komunikasi (ICT) Kemahiran dalam aplikasi teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) juga merupakan satu keperluan dan sangat membantu koperasi untuk melaksanakan urusan pentadbiran dengan lebih efisien. Melalui kemahiran ICT sekali gus dapat mempromosikan produk koperasi secara lebih meluas dan mempercepatkan proses operasi kerja, dokumentasi serta pengeluaran produk koperasi. Teknik pemasaran akan lebih berkesan dengan penggunaan aplikasi teknologi yang terkini sesuai dengan peredaran zaman. Saluran pemasaran online seperti aplikasi mobile (mobile apps), laman web (website) dan media sosial menjadi pilihan alat pemasaran pada masa kini. Pemilihan bahan mentah, pemilihan vendor, penetapan margin, peletakan harga, aliran proses kerja yang pendek dan struktur kos adalah antara isu diberi perhatian. v. Kemahiran Perniagaan Komponen ini merujuk kepada sesuatu bidang kemahiran yang perlu dikuasai oleh pengurus sama ada di peringkat strategi korporat, perniagaan, fungsian atau unit. Kemahiran dalam bidang perniagaan ini sangat membantu dalam kelancaran aktiviti perniagaan yang diusahakan oleh koperasi. Terdapat beberapa aspek kemahiran perniagaan yang perlu diberi penekanan iaitu penetapan polisi dan dasar serta perancangan strategik termasuk jualan. Aspek penetapan polisi dan dasar tentang perniagaan akan dimuktamadkan oleh ALK manakala pelaksanaannya pula di bawah tanggungjawab pengurus juga pihak pengurusan koperasi. Pengurus perlulah peka dan patuh kepada sebarang keputusan yang telah dipersetujui oleh ALK tersebut. Bagi aspek perancangan strategik pula ia akan menentukan hala tuju koperasi yang meliputi proses perancangan, pelaksanaan, pemantauan, penilaian dan semakan berterusan bagi sesuatu perancangan berkaitan perniagaan koperasi bagi tempoh jangka panjang. Perancangan strategik ini boleh dibahagikan kepada tiga bahagian iaitu peringkat korporat, perniagaan dan fungsian. Seterusnya perancangan aspek jualan sangat penting bagi memastikan pendapatan perniagaan konsisten mahupun meningkat dari semasa ke semasa berdasarkan KPI yang telah ditetapkan. Pemilihan bahan mentah, pemilihan vendor, penetapan margin, peletakan harga, aliran proses kerja yang pendek dan struktur kos adalah antara isu diberi perhatian. Pengurusan pemasaran merupakan elemen penting dalam sesuatu perniagaan yang dijalankan. Peranan utama pemasaran 66
DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) Komunikasi dalaman merupakan keupayaan untuk menyampaikan arahan, berbincang serta mengambil maklum balas terhadap mereka yang berkhidmat dalam organisasi tersebut seperti ALK, kakitangan termasuk anggota koperasi. adalah untuk menempatkan produk dan perkhidmatan di mata pelanggan. Oleh itu pengurus berperanan untuk memastikan segmentasi pasaran dan pelanggan serta teknik pemasaran perniagaan yang efektif digunakan sesuai dengan jenis perniagaan, kapasiti pengeluaran mahupun perkhidmatan ditawarkan oleh koperasi. Manakala bagi komunikasi luaran pula pengurus hendaklah berkeupayaan untuk berkomunikasi dengan pihak luar koperasi seperti rakan perniagaan, vendor, pihak media, agensi kerajaan, bank, koperasi atau syarikat lain juga pihak-pihak berkepentingan. Oleh itu kekuatan peribadi atau personaliti pengurus juga amat penting dan sangat membantu dalam menguruskan hal ehwal berkaitan memenangani hati pelanggan, bersosial bersama ahli perniagaan termasuk perhubungan awam. b) Komunikasi Komunikasi yang berkesan dengan individu lain merupakan satu kemahiran seharusnya dimiliki untuk menjadi pengurus berwibawa. Komunikasi terbahagi kepada dua aspek iaitu komunikasi dalaman dan komunikasi luaran. c) Kepimpinan Karakter kepimpinan pengurus koperasi m e m a i n k a n p e r a n a n p e n t i n g d a l a m memastikan corak pentadbiran di koperasi masing-masing. Ironinya wujud sinergi yang positif dan menguntungkan apabila kepimpinan pengurus mempunyai kompetensi dalam aspek pengetahuan, berkemahiran serta berkemampuan dalam mengurus juga mentadbir, bekerjasama rapat dengan ALK dan mengawal hal ehwal korporat serta perniagaan koperasi secara cekap dan sistematik. Komunikasi dalaman merupakan keupayaan untuk menyampaikan arahan, berbincang serta mengambil maklum balas terhadap mereka yang berkhidmat dalam organisasi tersebut seperti ALK, kakitangan termasuk anggota koperasi. Pengurus merupakan pemimpin kepada kakitangan koperasi sekali gus pada masa sama turut bertanggungjawab terhadap ALK dan anggota. Ia lebih mudah diuruskan kerana pengurus akan bertindak sebagai orang tengah dan perantara serta penghubung antara staf dan ALK. Ciri kepimpinan bagi pengurus koperasi termasuklah berkemahiran dalam menangani 66 67
hal ehwal kakitangan dan juga berkaitan tugas seharian. Kemahiran seseorang pengurus dalam pengurusan tatatertib dapat membantu menyelesaikan masalah disiplin kakitangan dengan beretika. Maka, wajarlah bahawa pengurus merupakan rujukan utama kepada kakitangan dan pihak pengurusan dalam urusan setiap hari di koperasi. Dengan adanya sistem yang didokumentasikan seperti KPI, Prosedur Operasi Standard (SOP) dan senarai tugas, dapat membantu pengurusan koperasi berjalan lancar dan adil kepada semua pihak. Secara tidak langsung setiap pekerja dapat menjalankan tanggungjawab masing-masing secara telus dan komited. dan peka kepada peredaran persekitaran pasaran semasa. Oleh itu pengurus dan pihak pengurusan wajar menggalakkan unit tertentu di koperasi atau melantik anak syarikat untuk membantu koperasi meningkatkan kualiti perkhidmatan sekaligus menjana pendapatan koperasi. Idea kreatif dalam mengurus dan mentadbir koperasi dapat menghasilkan pulangan bernilai tinggi disamping meningkatkan m u t u p e r k h i d m a t a n b u k a n s a h a j a melibatkan pelanggan dalaman tetapi juga pelanggan luaran koperasi. e) Pengurusan Sistem d) Kreativiti dan Inovasi Kreativiti dan inovasi juga merupakan salah satu kemahiran yang perlu ada oleh setiap pengurus. Kemahiran kreativiti dan inovasi terbahagi kepada dua aspek iaitu produk dan perkhidmatan. i. Produk Pembangunan produk biasanya akan melalui fasa penjanaan idea dan divalidasikan (market testing) untuk mengetahui tahap penerimaan masyarakat terhadap idea tersebut. Pengurus harus memastikan produk koperasi sentiasa berada dalam pasaran untuk memenuhi kehendak pelanggan. Dalam konteks ini kreativiti dan inovasi merupakan salah satu inisiatif yang akan memastikan kelangsungan produk koperasi agar sentiasa relevan kepada anggota koperasi, pelanggan dan pasaran perniagaan. ii. Perkhidmatan Perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan perlulah sentiasa segar, berubah mengikut citarasa pelanggan Selaras dengan perubahan ekonomi dan Revolusi Industri 4.0 (IR 4.0), kebanyakan organisasi menggunakan sistem pengurusan bersepadu. Sesebuah organisasi dapat beroperasi dengan lancar, efektif dan efisien sekiranya mempunyai sistem pengurusan bersepadu dan mengaplikasikannya dalam aktiviti harian. Begitu juga organisasi seperti koperasi memerlukan sistem seperti rekod dan fail secara digital, sistem perakaunan berkomputer, sistem keanggotaan, sistem pengurusan inventori juga logistik dan sebagainya. Sehubungan itu penekanaan atau keutamaan pengurusan sistem yang perlu dikuasai oleh pengurus berkaitan sistem keanggotaan, sistem perakaunan berkomputer, sistem ICT dan sistem operasi. i. Sistem Keanggotaan Sistem keanggotaan meliputi maklumat- maklumat peribadi keanggotaan, modal syer dan sebagainya. Sehubungan itu pengurus koperasi perlu mempunyai k o m p e t e n s i d a l a m m e n g g u n a k a n sistem keanggotaan walaupun telah mempunyai staf yang menguruskan sistem tersebut. 68
DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) DIMENSIKOOPBil. 67(1/2021) ii. Sistem Perakaunan Berkomputer Sistem perakaunan berkomputer meliputi, proses urus niaga, pinjaman, perekodan t r a n s a k s i p e r n i a g a a n , p e n y e d i a a n penyata kewangan dan pengurusan tunai (pendapatan/perbelanjaan, kutipan hutang dan inventori). Sehubungan itu seorang pengurus koperasi perlu mempunyai kompetensi mengendalikan sistem ini bagi memudahkan penyediaan laporan prestasi kewangan dan belanjawan. iii. Sistem ICT Sistem ICT lebih terarah kepada automasi untuk kecekapan proses, aplikasi digital, perbankan internet dan pemasaran dengan menggunakan kaedah secara dalam talian (online). Penggunaan ICT memudahkan dan melancarkan penyampaian serta penerimaan maklumat daripada anggota, ALK termasuk pihak luar. Kompetensi dalam penggunaan ICT dapat membantu koperasi mempromosikan aktiviti perniagaan dengan lebih efektif dan kos yang efisien. Penutup K e s i m p u l a n n y a j a w a t a n p e n g u r u s koperasi merupakan satu keperluan yang signifikan bukan sahaja kepada pembangunan perniagaan koperasi, malah kepada keharmonian keseluruhan pengurusan dan pentadbiran operasi, ALK dan kakitangan. Melalui penerapan enam elemen kompetensi yang dipraktiskan mampu memartabatkan profesion dan menjadikan seorang pengurus koperasi ke arah lefektif serta efisien. iv. Sistem Operasi Aktiviti perniagaan dan urusan sesebuah organisasi dapat diuruskan dengan cekap sekiranya mempunyai sistem operasi yang sistematik. Organisasi disarankan mempunyai SOP, peraturan dan garis p a n d u a n b a g i s e t i a p o p e r a s i a g a r memastikan dapat mencapai objektif y a n g t e l a h d i t e t a p k a n . P e n g u r u s koperasi perlu mempunyai kompetensi ini bagi menguruskan operasi aktiviti harian koperasi. Pengetahuan berkenaan perundangan koperasi perlu diaplikasikan oleh pengurus bagi memastikan tidak berlaku pelanggaran undang-undang, wujudnya konflik dan berlakunya kerugian dalam operasi harian. Justeru semua kluster koperasi amat digalakkan untuk melantik seorang p e n g u r u s y a n g b o l e h m e r a n c a n g , mengorganisasi, memimpin, mengawal sumber-sumber manusia, kewangan, fizikal dan maklumat dalam koperasi ke arah mencapai matlamatnya. Sekiranya koperasi tidak mempunyai kemampuan kewangan bagi menggajikan seorang pengurus, d i c a d a n g k a n s e k u r a n g - k u r a n g n y a melantik penolong pengurus atau penyelia bagi menguruskan hal ehwal koperasi tersebut. Didapati apabila koperasi tidak mempunyai kakitangan pengurusan secara sepenuh masa secara tidak langsung akan menyebabkan ketidak lancaran perjalanan harian pentadbiran. 68 69