Seri Pengembangan Perpustakaan Pertanian no. 14 JASA PENELUSURAN INFORMASI Pusat Perpustakaan Pertanian dan Komunikasi Penelitian Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian BOGOR 2000 1
Seri Pengembangan Perpustakaan Pertanian no. 14 JASA PENELUSURAN INFORMASI Oleh : Hendrawaty Nurdiana Sulastuti Sophia Pusat Perpustakaan Pertanian dan Komunikasi Penelitian Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian BOGOR 2000 2
DAFTAR ISI DAFTAR ISI ... Pengertian Penelusuran Informasi ... Apakah Jasa Penelusuran Informasi Itu? ... Untuk Apa Penelusuran Informasi Itu? ... Bagaimana Pelaksanaan Penelusuran Informasi? ... Prosedur Kegiatan Penelusuran Informasi ... 1. Menerima permintaan penelusuran ... 2. Mencatat data surat permintaan informasi ... 3. Analisis subyek permintaan penelusuran ... 4. Cara menelusur literatur ... a. Menelusur secara manual ... b. Menelusur secara elektronis ... 5. Mengirim hasil penelusuran ... i 1 1 1 2 4 4 4 5 7 7 11 12 3
Pengertian Penelusuran Informasi Apakah Jasa Penelusuran Informasi Itu ? Penelusuran informasi merupakan jasa aktif untuk menjawab pertanyaan/permintaan informasi dari pengguna tentang suatu masalah/subyek tertentu. Penelusuran informasi merupakan kegiatan untuk mencari/menemukan kembali kepustakaan yang pernah terbit atau pernah ada mengenai sesuatu bidang ilmu tertentu. Untuk Apa Penelusuran Informasi Itu ? Tujuan kegiatan penelusuran informasi adalah untuk mendapatkan informasi literatur yang dibutuhkan peneliti, ilmuwan, pengambil kebijaksanaan dan pengguna lainnya, dari dalam suatu kumpulan bahan pustaka atau dari suatu sistem penyimpanan informasi tertentu. 4
Bahan pustaka dapat dicari langsung dari rak penyimpanan. Dapat juga dicari dengan menggunakan sarana temu kembali bahan pustaka yang berupa katalog perpustakaan, indeks, bibliografi, abstrak. Bagi perpustakaan yang telah dilengkapi sarana komunikasi yang baik, dapat mencari informasi melalui pangkalan data yang ada di perpustakaan setempat, dari CD-ROM, atau berhubungan langsung dengan suatu jaringan informasi. Bagaimana Pelaksanaan Penelusuran Informasi ? 1. Menelusur langsung literatur primer dengan cara membuka-buka (browsing) majalah yang sesuai dengan subjek permintaan penelusuran. Dengan cara ini, pustakawan dapat menemukan langsung artikel yang diperlukan pengguna perpustakaan. Selain itu penelusur dapat menggunakan daftar pustaka yang tercantum 5
pada artikel-artikel yang diperoleh, sebab karangan yang disitir pengarang artikel tersebut tentu relevan dengan subjek yang dibahas dalam artikel tersebut. 2. Menelusur informasi melalui sarana temu kembali informasi yang ada di perpustakaan dan yang terhubung dengan perpustakaan, seperti : Katalog Bibliografi, Abstrak, Indeks, serta bahan referens lain, baik yang terbit dalam bentuk cetak maupun rekaman. Sarana penelusuran terekam antara lain CD-ROM yang berisi informasi bahan pustaka, pangkalan data yang tersedia di perpustakaan, mau pun yang dapat diakses secara on-line melalui internet. 6
Prosedur Kegiatan Penelusuran Informasi 1. Menerima permintaan penelusuran dari pengguna. 2. Mencatat data surat permintaan informasi dari pengguna, antara lain: a. tanggal permintaan b. nama dan alamat pengguna c. topik/masalah yang diminta sejelas mungkin. d. untuk keperluan apa bahan pustaka/informasi tersebut diminta. e. identitas pengguna antara lain pekerjaan (peneliti, penyuluh, dosen, mahasiswa, pustakawan, umum dan lain-lain), tingkat pendidikan, kegiatan yang sedang dilakukannya, dan karakteristik lain yang mungkin berpengaruh kepada kebutuhan informasi pengguna tersebut. 7
3. Analisis subyek permintaan penelusuran Untuk menganalisis subyek diperlukan pengetahuan mengenai disiplin ilmu yang akan dilayankan. Analisis dapat dilakukan dengan cara mempertanyakan kebutuhan informasi pengguna secara mendalam, misalnya informasi tentang komoditas apa, ditinjau dari aspek apa. Penelusur juga perlu memahami isi permintaan informasi tersebut, sehingga dapat menentukan dengan tepat subjek yang diminta. Pada penelusuran melalui pangkalan data, dilakukan juga penentuan kata kunci yang sesuai dengan permintaan, dengan menggunakan thesaurus yang baku bagi masing-masing jaringan informasi. Dalam penentuan kata kunci, istilah-istilah teknis perlu dimengerti dengan baik, termasuk sinonimnya terutama dalam bahasa Latin, dan Inggris. 8
Contoh: Menganalisis surat permintaan pengguna mengenai "Pengaruh pemangkasan dan pemupukan NPK terhadap hasil tanaman teh". Penentuan kata kuncinya adalah sebagai berikut: Apa komoditasnya? Tanaman teh Aspek apa dari tanaman teh yang hendak diketahui? Budidaya: pemangkasan batang, pemupukan NPK, hasil tanaman Teh sebagai akibat dari perlakuan pemangkasan dan pemupukan. Setelah dilihat pada thesaurus, maka kata kunci : Untuk : tanaman Teh, adalah Camellia sinensis Untuk : Pemangkasan, adalah Pruning Untuk : Pemupukan NPK, adalah NPK fertilizers 9
Untuk : Hasil tanaman Teh sebagai akibat dari kedua perlakuan tersebut, adalah: Yields Kata-kata kunci tersebut dapat dipakai untuk memanggil/menelusur informasi yang ada di dalam pangkalan data, dan dapat dikombinasikan dengan metode Boolean logic. 4. Cara menelusur literatur a. Menelusur secara manual : Penelusuran literatur dapat dilakukan setelah kata kunci dan sumber informasi ditetapkan. Contoh penelusuran melalui bahan tercetak : kartu katalog, bibliografi khusus, Abstrak Hasil Penelitian Pertanian Indonesia dan sebagainya. Penelusuran informasi melalui kartu katalog perpustakaan dapat dilakukan dengan menentukan 10
nomor klasifikasi informasi yang diminta, misalnya No Klasnya X. Kemudian penelusur mencari kartu-kartu bernomor klas X tersebut pada jajaran kartu katalog yang menurut nomor klasifikasi. Bilamana kartu-kartu bernomor klasifikasi X ditemukan, maka akan terlihat beberapa kartu lainnya yang bernomor klasifikasi X juga. Semua kartu bernomor klas X diamati lagi untuk memilih judul-judul yang tepat dengan informasi yang diminta. Judul-judul yang ditemukan didaftar, ditawarkan kepada pengguna untuk dipilih lagi, hasil pilihan pengguna inilah yang kemudian dicari bahan pustaka yang memuatnya. Cara mengambil bahan pustaka yang dipilih pengguna adalah dengan melihat nomor panggilnya, dan pustakawan atau pengguna dapat memperkirakan letaknya di dalam rak penyimpanan. 11
12 Penelusuran informasi melalui bibliografi tercetak: Pertama kali yang harus dilakukan adalah menentukan subjek permintaan. Setelah itu memilih bibliografi yang ada, yaitu memilih bibliografi yang cakupan ilmunya sesuai dengan informasi yang diminta. Cakupan ilmu dari masing-masing bibliografi biasanya dapat disimpulkan dari judul, atau dapat dibaca pada Kata Pengantar masing-masing bibliografi. Bibliografi terpilih biasanya ditelusuri melalui Indeks Subjeknya untuk melihat ada tidaknya informasi yang membahas subjek yang diminta pengguna. Bila terdapat judul-judul bahan pustaka yang sesuai dengan permintaan di dalam bibliografi tersebut, maka kemudian judul tersebut dicatat dan didaftar untuk ditawarkan kepada pengguna
agar memilih judul-judul bacaan yang paling tepat untuk kebutuhan informasinya. Pendaftaran bacaan yang terpilih perlu dilakukan dengan cermat, yaitu mencatat dengan benar nama pengarang, judul, sumber informasi (judul buku/majalah), volume/nomor. dan tahun terbit, serta halaman yang memuat bacaan tersebut. Penggunaan Indeks dalam penelusuran Indeks-indeks yang ada pada masing-masing bibliografi bervariasi kegunaannya, dan biasanya telah dirancang sebelumnya oleh penyusun bibliografi. Indeks subjek, digunakan oleh penelusur yang telah mengetahui subjek yang diperlukan, namun belum tahu siapa pengarang buku/artikel yang diperlukan. 13
Indeks Pengarang, diperuntukkan bagi penelusur yang telah mengetahui nama pengarang dari buku/informasi yang dicarinya. Indeks Badan Korporasi diperlukan bila penelusur mengetahui lembaga yang bertanggung jawab terhadap penerbitan buku/literatur yang dicari. b. Menelusur secara elektronis melalui: ♦ CD-ROM ♦ CCOD ♦ Pangkalan Data Hasil Penelitian Pertanian Indonesia. ♦ Internet Penelusuran secara elektronis dilakukan dengan menggunakan kata kunci atau kode-kode subjek yang sesuai. Kata kunci yang telah ditentukan, dipakai oleh program untuk memilih bahan pustaka yang mengandung informasi yang diwakili oleh kata kunci tersebut. Bahan 14
pustaka yang terdaftar di dalam pangkalan data akan terlacak bila : Kata kunci tersebut ada di dalam daftar kata kunci atau thesaurus bahan pustaka yang didaftar. Kata kunci tersebut merupakan komponen dari judul atau komponen dari abstrak bahan pustaka yang terdaftar di dalam pangkalan data. 5. Mengirim hasil penelusuran Hasil akhir dari penelusuran secara manual berupa daftar artikel majalah, laporan penelitian, makalah dari dalam buku, atau bagian dari suatu buku, dan sejenisnya. Sedangkan hasil penelusuran dari CD-ROM adalah data yang di down load ke disket atau print out yang mencakup: nama penulis, judul, sumber, alamat penulis, abstrak, kata kunci dan lain-lain. 15
16 Hasil penelusuran tersebut dikirim ke pengguna, dilengkapi dengan surat pengantar dan formulir umpan balik. Pengguna yang menerima salinan daftar penelusuran tersebut dapat meminta artikel yang diinginkan dengan mencatat nomor artikel yang relevan dan mencatatnya ke dalam lembar umpan balik. Lembar umpan balik tersebut dikirim kembali ke penelusur/pustakawan, kemudian pustakawan akan mengirim fotokopi artikel yang diminta sebagai tindak lanjut kegiatan penelusuran informasi.