KERAJAAN MALAYSIA Pekeliling Am Bilangan 6 Tahun 1999 PELAKSANAAN PERKONGSIAN PINTAR ANTARA AGENSI-AGENSI KERAJAAN DALAM BIDANG TEKNOLOGI MAKLUMAT Jabatan Perdana Menteri Malaysia Disember 1999 Dikelilingkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Ketua Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Ketua Pengurusan Pihakberkuasa Tempatan
JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA KOMPLEKS JABATAN PERDANA MENTERI PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62505 PUTRAJAYA Telefon: 603-88881957 Kawat: PERDANA Fax: 603-88883721 Rujukan Kami: UPTM (S) 07/267/2-1 Klt. 3 Tarikh: 15 Disember 1999 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Ketua Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Ketua Pengurusan Pihakberkuasa Tempatan Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 1999 PELAKSANAAN PERKONGSIAN PINTAR ANTARA AGENSI-AGENSI KERAJAAN DALAM BIDANG TEKNOLOGI MAKLUMAT Tujuan 1. Pekeliling ini bertujuan menyediakan garispanduan bagi pelaksanaan perkongsian pintar antara agensi-agensi kerajaan dalam bidang pembangunan teknologi maklumat (IT) dan tindakan yang perlu diambil oleh agensi-agensi kerajaan. Latar Belakang 2. Pada 6 Februari 1998 Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK) telah diwujudkan untuk berperanan sebagai badan induk di peringkat kebangsaan yang bertanggungjawab menggubal dasar dan memantau pembangunan dan penggunaan Internet bagi sektor awam. Penjelasan mengenai Jawatankuasa ini dihuraikan dalam Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1999. IT dan 3. Salah satu daripadanya bidang tugas JITIK ialah menggubal strategi bagi perkongsian pintar di kalangan agensi-agensi sektor awam dan di antara sektor awam dengan sektor swasta dalam bidang IT. Rasional 4. Perkongsian pintar adalah satu gabungan strategik (strategic alliance) yang membawa faedah sinergi kepada semua pihak yang terlibat. Dalam konteks sektor awam, perkongsian pintar berlaku apabila agensi-agensi yang mempunyai kepakaran dalam bidang IT berkongsi dengan agensi yang lain. 1
5. Dalam operasi kerajaan harian, terdapat aktiviti-aktiviti generik yang dijalankan oleh semua agensi kerajaan seperti pengurusan personel; rekod dan inventori; kewangan dan komunikasi antara agensi-agensi kerajaan. Banyak sistem yang sama telah dibangunkan untuk mengendalikan aktiviti-aktiviti generik ini oleh agensi-agensi kerajaan di peringkat persekutuan, negeri dan pihak berkuasa tempatan. Sebahagiannya menyebabkan berlakunya pertindihan yang boleh mengakibatkan pembaziran. Perkongsian pintar boleh mengurang atau mengelakkan pertindihan dan pembaziran ini. 6. Pelaksanaan perkongsian pintar boleh menghasilkan faedah-faedah berikut: a. Menjimatkan kos pembangunan sistem; b. Meningkatkan prestasi agensi kerajaan secara menyeluruh; c. Memudahkan perkongsian data dan sumber; d. Mengurangkan jurang antara agensi-agensi kerajaan yang lebih berupaya dengan agensi-agensi yang kurang berkemampuan dalam membangun aplikasi IT; e. Mewujudkan penyelarasan antara agensi-agensi kerajaan dalam pembangunan IT; dan f. Membantu usaha pembangunan dan pemulihan ekonomi negara. Skop 7. Perkongsian pintar merangkumi perkongsian antara pihak-pihak berikut: a. Antara agensi-agensi kerajaan di peringkat persekutuan, negeri, dan kerajaan tempatan; b. Di kalangan agensi-agensi persekutuan, negeri dan kerajaan tempatan; c. Antara sektor awam dengan sektor swasta. 8. Dari segi bidangnya pula, buat permulaan perlaksanaan perkongsian pintar akan memberi tumpuan kepada perkongsian sistem aplikasi. Di fasa selanjutnya ia akan dikembangkan untuk merangkumi bidang-bidang lain seperti berikut: a. Proses dan prosedur; b. Metodologi pemindahan teknologi; c. Laporan penyelidikan IT; dan d. Mengimbas dan mengemaskini teknologi(technology scanning and updating). Peraturan Perkongsian Pintar 9. Perlaksanaan perkongsian pintar hendaklah berasaskan kepada beberapa peraturan yang perlu dipatuhi oleh semua pihak yang terlibat. Peraturan-peraturan tersebut ialah: a. Setiap aplikasi perlu mematuhi syarat Piawaian Sistem Terbuka dan juga dasar-dasar kerajaan seperti yang terkandung dalam Dokumen Electronic Government IT Policies and Standards (EGIT); b. Setiap aplikasi perlu mematuhi keperluan keselamatan mengikut Dasar Keselamatan IT Kerajaan; 2
c. Setiap aplikasi hendaklah tidak bercanggah dengan undang-undang, prosedur dan peraturan yang berkuatkuasa; dan d. Pengemaskinian dan pindaan dari semasa ke semasa kepada sistem yang telah digunasama dalam perkongsian pintar hendaklah dibuat oleh agensi asal atau agensi lain sekiranya mendapat persetujuan agensi asal. Perkara- perkara yang perlu dipertimbangkan dalam pengubahsuaian hendaklah dibincangkan bersama antara agensi-agensi yang sedang menggunakanya. Urusan pengubahsuaian ini akan diselaras dan diputuskan oleh MAMPU. Sistem Repositori Aplikasi Perkongsian Pintar 10. Bagi membantu agensi-agensi membuat rujukan mengenai aplikasi yang sedia ada, MAMPU telah melaksanakan Sistem Repositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP). RAPP adalah pangkalan data yang mengandungi aplikasi yang telah dibangunkan oleh agensi-agensi kerajaan di semua peringkat yang boleh dikongsi bersama. Sistem RAPP boleh dicapai melalui laman web MAMPU iaitu Melalui sistem RAPP, agensi kerajaan boleh: a. merujuk dan mendapatkan maklumat mengenai sistem aplikasi yang sedia ada; b. memasukkan maklumat aplikasi ke dalam repositori secara atas talian (online); c. membuat pertanyaan mengenai sistem aplikasi secara atas talian dan interaktif. Kaedah Pelaksanaan 11. Pelaksanaan Perkongsian Pintar perlu melalui proses-proses berikut: a. Agensi Kerajaan yang ingin membangunkan atau memperolehi aplikasi baru hendaklah terlebih dahulu merujuk kepada Repositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP) yang dilaksanakan oleh MAMPU untuk menyemak sama ada aplikasi yang sama telah dibangunkan di agensi lain. Sekiranya aplikasi yang sama telah dibangunkan oleh agensi lain, agensi berkenaan hendaklah mengkaji kesesuaiannya untuk digunakan di agensinya; b. Pengubahsuaian kepada sistem yang perlu dibuat oleh pembangun asal terus dan MAMPU akan rundingan boleh dilaksanakan melalui menyelaras kos pembangunannya. Kementerian Kewangan telah memberi persetujuan secara prinsip untuk mempertimbangkan rundingan terus bagi perolehan perisian aplikasi. Walau bagaimanapun, kelulusan muktamat mengenainya hendaklah dibuat mengikut prosedur semasa. c. Agensi Kerajaan yang tidak bercadang menggunapakai sistem aplikasi sedia ada yang telah dibangunkan oleh agensi lain perlu mengemukakan justifikasi kepada MAMPU kenapa sistem yang sedia ada tidak boleh digunakan. d. Sekiranya sistem aplikasi yang hendak diperolehi belum terdapat dalam RAPP, agensi kerajaan yang memilikinya hendaklah memasukkan 3
maklumat mengenai aplikasi tersebut ke dalam RAPP melalui Borang Pendaftaran Aplikasi yang terdapat dalam Sistem RAPP. e. Pemilik aplikasi perkongsian pintar adalah digalakkan memperkenalkan sistem tersebut misalnya melalui taklimat dan sebagainya. Struktur Pelaksanaan 12. Untuk memastikan perkongsian pintar dilaksanakan secara terselaras dan berterusan, satu Jawatankuasa Perkongsian Pintar (JPP) telah diwujudkan pada 15 April 1999 dan dipengerusikan oleh Ketua Pengarah MAMPU. JPP bertanggung- jawab kepada JITIK yang dipengerusi oleh Ketua Setiausaha Negara. 13. Objektif JPP adalah untuk memastikan: a. perkongsian pintar dilaksanakan secara berterusan; b. pelaksanaan perkongsian pintar diselaras dengan rapi dan berterusan; c. perkongsian pintar menghasilkan faedah-faedah yang diharapkan. 14. Bidang tugas JPP adalah seperti berikut: a. Memperakukan cadangan-cadangan untuk menggalak, memaju dan memudahkan pelaksanaan perkongsian pintar antara agensi kerajaan di semua peringkat; terutama bagi perkongsian sistem aplikasi. b. Menjadi pemudahcara (facilitator) dalam pelaksanaan perkongsian pintar antara pemilik dan pengguna sistem. c. Menyelaraskan kos sistem aplikasi yang diperolehi melalui pelaksanaan perkongsian pintar dan memainkan peranan sebagai arbitrator dalam rundingan kos serta menangani sebarang isu yang mungkin bangkit dalam pelaksanaan perkongsian pintar. d. Menyedia dan meluluskan garis panduan atau arahan untuk meningkatkan kelicinan dan keberkesanan pelaksanaan perkongsian pintar. e. Memastikan data dalam Sistem RAPP dikemaskinikan secara berterusan; f. Menggalakkan agensi-agensi kerajaan yang kurang maju dalam penggunaan teknologi maklumat mengkaji dan menimbangkan kemungkinan pelaksanaan sistem yang sedia ada bagi meningkatkan prestasi agensi berkenaan. g. Memastikan sistem aplikasi yang dilaksanakan melalui perkongsian pintar berkualiti dan berfungsi dengan baik. 15. Keahlian Jawatankuasa Perkongsian Pintar adalah seperti berikut: Pengerusi Ketua Pengarah MAMPU Ahli-ahli o Jabatan Perkhidmatan Awam o Unit Penyelarasan Pelaksanaan 4
o Kementerian Kewangan (Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan) o Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Persekutuan o Jabatan Kerja Raya o Jabatan Akauntan Negara Malaysia o Jabatan Pendaftaran Negara o Jabatan Parlimen Malaysia o Arkib Negara o Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia (JKSM) o Jabatan Kemajuan Islam Malaysia (JAKIM) o Jabatan Kerajaan Tempatan o Semua Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Urusetia MAMPU 16. Jawatankuasa ini boleh mewujudkan Jawatankuasa Kecil yang bertanggungjawab mengendalikan perkongsian pintar dalam bidang-bidang tertentu dan menjalankan fungsi JPP yang diturunkan ke Jawatankuasa Kecil ini. Secara khusus Jawatankuas Kecil ini mempunyai bidang tugas berikut: a. Memastikan keahlian Jawatankuasa Kecil merangkumi semua pihak agensi kerajaan dan pihak swasta yang releven; b. Menetapkan visi dan arahtuju strategi penggunaan IT; c. Mengenalpasti keperluan sistem aplikasi umum yang akan dibangunkan; d. Mengenalpasti piawaian serta keperluan keselamatan yang perlu dipenuhi untuk mengoptimumkan pertukaran maklumat; dan e. Menilai sistem aplikasi yang sedia ada dan memilih sistem yang akan digunapakai. 17. Pengerusi Jawatankuasa Kecil memain peranan sebagai pemimpin dan agensinya akan memberi khidmat urusetia dalam pelaksanaan perkongsian pintar dalam bidang jawatankuasa tersebut. 18. Pada masa ini, terdapat empat Jawatankuasa Kecil Sistem Aplikasi yang bertanggungjawab ke atas pelaksanaan perkongsian pintar dalam bidang sistem aplikasi tertentu. Jawatankuasa tersebut ialah: a. Jawatankuasa Kecil Persidangan Parlimen/Dewan Undangan Negeri yang dipengerusi oleh Setiausaha Parlimen Malaysia; 5
b. Jawatankuasa Kecil Sistem Maklumat Tanah yang dipengerusi oleh Ketua Pengarah Tanah dan Galian Persekutuan; c. Jawatankuasa Kecil Kerajaan Tempatan yang dipengerusi oleh Ketua Pengarah Jabatan Kerajaan Tempatan; dan d. Jawatankuasa Kecil Kehakiman Syariah yang dipengerusi oleh Ketua Pengarah Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia. Tindakan Oleh Agensi 19. Semua agensi kerajaan di semua peringkat adalah dikehendaki mengambil tindakan-tindakan berikut: a. Mengenalpasti sistem aplikasi generik yang boleh dikongsi sama dengan agensi lain; b. Memasukkan maklumat aplikasi tersebut ke dalam RAPP dan mengemaskinikannya sekiranya perlu. c. Merujuk kepada sistem RAPP untuk menyemak sama ada sistem yang sama telah dibangunkan atau tidak, sebelum keputusan dibuat untuk memperolehi sistem aplikasi baru; d. Membuat justifikasi kepada MAMPU kenapa sistem aplikasi yang sedia dibangunkan oleh agensi lain tidak digunapakai; dan e. Memaklumkan kepada MAMPU kos pelaksanaan perkongsian pintar, iaitu kos yang terlibat bagi mengguna semula sistem aplikasi yang sedia ada. Tarikh Kuatkuasa 20. Pekeliling ini berkuatkuasa mulai tarikh pengeluaran pekeliling ini. "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Tan Sri Abdul Halim Ali Ketua Setiausaha Negara 6