KPN.BKP.PA.100-1/7/1 (1) KEMENTERIAN PERPADUAN NEGARA GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI, MEMO PERHUBUNGAN, E-MEL DAN MINIT BEBAS DI KEMENTERIAN PERPADUAN NEGARA Semua Ketua Jabatan/ Setiausaha Bahagian/ Ketua Unit, TUJUAN Garis panduan penulisan surat rasmi, memo perhubungan, e-mel dan minit bebas dibangunkan sebagai garis panduan kepada warga Kementerian Perpaduan Negara (KPN) dalam penyediaan surat rasmi, memo perhubungan, e-mel dan minit bebas mengikut tatacara yang betul, tepat dan seragam. LATAR BELAKANG 2. Garis panduan penulisan surat rasmi, memo perhubungan, e-mel dan minit bebas ini merupakan salah satu penambahbaikan bagi meningkatkan keberkesanan komunikasi dalaman dan luaran di KPN. Surat, memo perhubungan, e-mel dan minit bebas merupakan antara medium komunikasi utama untuk menyampaikan maklumat, arahan, keputusan, memohon maklumat, pertimbangan dan kelulusan. Kejelasan dan ketepatan isi kandungan surat, memo perhubungan, e-mel dan minit bebas serta penggunaan format yang seragam akan memudahkan penerima memahami mesej yang hendak disampaikan. Sehubungan dengan itu, garis panduan penulisan surat rasmi, memo 3. perhubungan, e-mel dan minit bebas di KPN ini dikeluarkan sebagai satu inisiatif untuk membantu warga KPN meminimumkan masa, meningkatkan kualiti komunikasi dan memupuk budaya ketepatan. Garis panduan ini memberi fokus kepada perkara seperti yang berikut: i) Format serta elemen yang terkandung dalam surat rasmi, memo perhubungan, e-mel dan minit bebas;
ii) Contoh-contoh surat rasmi, memo perhubungan, e-mel dan minit bebas sebagai rujukan. PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI 4. berikut: Secara amnya, surat rasmi Kerajaan hendaklah mengandungi elemen yang i) ii) iii) iv) v) vi) vii) viii) ix) x) Kepala Surat (Letterhead); Nombor Rujukan; Tarikh; Nama dan Alamat Penerima; Panggilan Hormat Penerima atau Kata Sapaan; Tajuk; Isi Kandungan; Pengakhiran Surat; Muka Surat; dan Lampiran (sekiranya berkaitan). 5. iaitu: Secara khususnya terdapat tiga format surat rasmi yang diguna pakai di KPN i) ii) iii) Format Surat Rasmi KPN; Format Surat Rasmi Ketua Setiausaha KPN; dan Format Surat Rasmi Anggota Pentadbiran KPN FORMAT SURAT RASMI KEMENTERIAN PERPADUAN NEGARA 6. berikut: Penulisan surat rasmi KPN hendaklah menggunakan ketetapan seperti yang i) ii) iii) Saiz Font: 12 Jarak antara barisan: 1.0 - 1.15 Spacing (mengikut kesesuaian); dan Kedudukan teks: Justified. 7. ketetapan seperti yang berikut: Penulisan surat rasmi Ketua Setiausaha KPN hendaklah menggunakan i) ii) iii) Saiz Font: 14 Jarak antara barisan bagi tajuk surat: 1.0 Spacing Jarak antara barisan bagi kandungan surat: 1.15 Spacing; dan 2
iv) Kedudukan teks: Justified. 8. ketetapan seperti yang berikut: Penulisan surat rasmi Anggota Pentadbiran KPN hendaklah menggunakan i) ii) iii) iv) Saiz Font: 14 Jarak antara barisan bagi tajuk surat: 1.0 Spacing Jarak antara barisan bagi kandungan surat: 1.15 Spacing; dan Kedudukan teks: Justified. Contoh surat rasmi KPN adalah seperti di Rajah 1. 3
Nombor Rujukan dan Tarikh Kepala Surat (Letterhead) Nama dan Alamat Penerima Panggilan Hormat Penerima/ Kata Sapaan Tajuk Isi Kandungan 4
Rajah 1: Contoh Surat Rasmi KPN 5 Pengakhiran Surat Muka Surat
9. Elemen dalam surat rasmi KPN adalah seperti berikut: i) Kepala Surat Rasmi Kementerian Perpaduan Negara dan Agensi di bawah KPN Muka surat pertama hendaklah menggunakan kepala surat rasmi KPN dan Agensi di bawah KPN mengikut penghantar surat. Surat yang dihantar di antara Agensi di bawah KPN perlu menggunakan surat rasmi penghantar. Sebagai contoh, surat rasmi KPN kepada JPNIN perlu menggunakan kepala surat rasmi KPN dan surat rasmi MITRA kepada KPN perlu menggunakan kepala surat rasmi MITRA. Rajah 2 menunjukkan kepala surat rasmi yang perlu digunakan oleh warga KPN. Rajah 3 menunjukkan kepala surat rasmi Jabatan Perpaduan dan Integrasi Nasional (JPNIN). Rajah 4 menunjukkan kepala surat rasmi Unit Transformasi Masyarakat India Malaysia (MITRA). 6
Rajah 2: Kepala Surat Rasmi KPN 7
Rajah 3: Kepala Surat Rasmi JPNIN 8
Rajah 4: Kepala Surat Rasmi MITRA 9
ii) Nombor Rujukan Nombor rujukan surat hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat dan dikandungkan mengikut fail yang berkenaan. Rujukan kami ditulis sebagai 'Ruj. Kami:' menandakan nombor rujukan bagi surat tersebut. Nombor rujukan mesti disertakan dalam surat rasmi bagi memudahkan rujukan, pengesanan dan penyimpanan. Semasa menyediakan surat, pegawai hendaklah memperakukan penentuan taraf keselamatan surat sama ada terbuka atau terperingkat kepada pegawai pengelas. Kod peringkat keselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagi surat berkenaan. iii) Tarikh Surat Tarikh surat hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat di bawah Rujukan Kami. Ruangan tarikh perlu dikosongkan dan perlu diisi oleh pegawai yang menandatangani surat. iv) Nama dan Alamat Penerima Alamat penerima hendaklah dicatatkan pada sebelah kiri surat. Terdapat tiga kategori penerima surat, iaitu: a) Agensi Kerajaan; b) Sektor Swasta/ Badan Bukan Kerajaan/ Pertubuhan; dan c) Orang Awam/ Individu. Alamat penerima dalam surat rasmi KPN hendaklah dibuat mengikut kategori penerima seperti yang berikut: a) Agensi Kerajaan (Kementerian/ Jabatan Persekutuan dan negeri serta Pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan) Surat kepada agensi Kerajaan boleh dibahagikan kepada tiga (3) jenis iaitu surat kepada Agensi seperti Rajah 5, surat khusus kepada Ketua Agensi seperti Rajah 6 dan surat kepada pegawai seperti Rajah 7. 10
Gelaran rasmi jawatan • Alamat rasmi Rajah 5: Surat kepada Agensi Kata hormat • Gelaran kebesaran • Nama • Gelaran rasmi jawatan • Alamat rasmi Rajah 6: Surat khusus kepada Ketua Agensi 11
Gelaran rasmi jawatan • Alamat rasmi • Nama pegawai yang hendak dihubungi Rajah 7: Surat kepada Pegawai b) Sektor Swasta/ Badan Bukan Kerajaan/ Pertubuhan Surat kepada Sektor Swasta, Badan Bukan Kerajaan atau Pertubuhan hendaklah dialamatkan kepada ketua organisasi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, diikuti oleh nama organisasi, alamat rasmi serta nama pegawai yang hendak dihubungi. Rajah 8 menunjukkan contoh surat berkenaan. Gelaran rasmi jawatan • Alamat rasmi • Nama pegawai yang hendak dihubungi Rajah 8: Surat kepada Sektor Swasta/ Badan Bukan Kerajaan/ Pertubuhan 12
c) Orang Awam/ Individu Surat kepada orang awam atau individu juga hendaklah dialamatkan kepada nama dan alamat individu berkenaan, Bagi individu yang mempunyai gelaran kebesaran, kata hormat dan gelaran hendaklah dinyatakan pada namanya. Bagi surat yang mempunyai bilangan penerima lebih daripada satu pihak, senarai edaran perlu digunakan. Rajah 9 menunjukkan contoh surat dengan senarai edaran. Kedudukan perkataan 'SEPERTI SENARAI EDARA adalah diruang sebelah kiri sebelum panggilan hormat penerima atau kata sapaan 13 N'
v) Senarai edaran yang mengandungi alamat rasmi penerima perlu disertakan Rajah 9: Surat dengan Senarai Edaran Susunan senarai edaran bagi Susunan Keutamaan Persekutuan/ Kementerian perlu merujuk kepada Protokol Persekutuan, Bahagian Istiadat dan Urus setia Antarabangsa, Jabatan Perdana Menteri. Panggilan Hormat Penerima atau Kata Sapaan Surat yang ditujukan kepada agensi Kerajaan dan orang awam hendaklah dimulakan dengan 'Tuan' atau 'Puan' seperti yang ditunjukkan pada Rajah 10. Surat yang khusus kepada Ketua Agensi yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah mendahulukan kata hormat dan gelaran kebesarannya seperti 'YBhg. Tan Sri/ Datuk/ Dato'. Begitu juga bagi surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran. Rajah 11 menunjukkan contoh panggilan hormat penerima atau kata sapaan dengan gelaran kebesaran. 14
Permulaan surat dimulai dengan 'Tuan' Rajah 10: Panggilan Hormat Penerima atau Kata Sapaan Kata hormat • Gelaran kebesaran Rajah 11: Panggilan Hormat Penerima atau Kata Sapaan dengan Gelaran Kebesaran 15
vi) vii) Tajuk atau Perkara Surat perlu diberikan tajuk atau perkara yang dapat menggambarkan kandungan surat berkenaan. Bagi surat jawapan, tajuk yang sama hendaklah digunakan. Rajah 12 menunjukkan contoh tajuk surat. Tajuk dalam huruf besar dan 'Bold' Rajah 12:Tajuk atau Perkara Isi Kandungan Semua perenggan dalam surat kecuali perenggan pertama dan perenggan terakhir hendaklah dinombori secara berturutan. Rajah 13 menunjukkan contoh isi kandungan surat dan nombor perenggan. 16
Baris pertama tidak perlu dinomborkan Perenggan bermula dengan perenggan kedua dan seterusnya mengikut turutan nombor Selepas nombor perenggan, perlu 'Tab' sekali viii) Rajah 13: Isi Kandungan dan Nombor Perenggan Pengakhiran Surat Setiap surat hendaklah diakhiri dengan ayat penutup. Frasa "WAWASAN KEMAKMURAN BERSAMA 2030" dan "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" atau frasa yang diarahkan oleh Kerajaan perlu dipaparkan selepas ayat penutup. Frasa "Perpaduan Keluarga Malaysia" atau frasa yang diarahkan oleh Kementerian Perpaduan Negara juga perlu dipaparkan sebagai frasa yang melambangkan Kementerian. Seterusnya diikuti dengan 'Saya yang menjalankan amanah,' di sudut kiri sebelah bawah surat sebelum ruangan tandatangan pegawai yang berkenaan. 17
ix) Nama pegawai hendaklah menggunakan huruf besar di sudut kiri surat di bawah tandatangannya dan diikuti dengan singkatan 'bagi pihak (b.p.) Ketua Setiausaha, Kementerian Perpaduan Negara'. Rajah 14 menunjukkan contoh pengakhiran surat. Ayat pengakhiran • Frasa • Tandatangan/ Tandatangan bagi pihak (b.p.) Rajah 14: Pengakhiran Surat Muka Surat dan Lampiran Muka surat pertama bagi surat tidak perlu dipapar nombor, muka surat seterusnya hendaklah diberikan nombor yang berturutan. Lampiran yang disertakan bersama-sama surat hendaklah dilabelkan di bahagian atas sebelah kanan. Contohnya Lampiran 1 atau Lampiran A mestilah selaras dengan label yang dirujuk dalam kandungan surat. Rajah 15 menunjukkan contoh penomboran muka surat dan Rajah 16 menunjukkan contoh lampiran surat. 18
Rajah 15: Penomboran Muka Surat 19 Penomboran muka surat
Rajah 16: Lampiran Surat 20 Muka surat pertama lampiran perlu dilabelkan • Tajuk lampiran dalam surat mesti selaras dengan tajuk di lampiran
Surat hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan asal. Salinan pertama 10. dihantar kepada penerima manakala salinan kedua dikandungkan dalam fail yang berkenaan. Sekiranya surat perlu diedarkan kepada penerima dalam senarai salinan kepada (s.k.), salinan tambahan perlu dibuat. Butiran salinan kepada boleh disediakan selepas ruangan tandatangan surat. Rajah 17 menunjukkan contoh penggunaan salinan kepada. Boleh menggunakan singkatan s.k. • Digunakan selepas ruangan tandatangan atau bahagian muka surat yang baharu Menggunakan alamat penuh agensi bagi salina n kepada agensi lua r atau gelaran jawatan untuk edaran dalaman Rajah 17: Penggunaan Salinan Kepada (s.k.) 21 di
Format surat Ketua Setiausaha KPN perlu menggunakan kepala surat Ketua 11. Setiausaha KPN (jenis kertas: conqueror berwarna: kuning muda - cream). Rajah 18 menunjukkan format kepala surat Ketua Setiausaha KPN dan Rajah 19 menunjukkan format kepala surat Timbalan Ketua Setiausaha KPN. Kepala Surat Ketua Setiausaha menggunakan kertas jenis conqueror berwarna kuning muda (cream) Kata hormat dan gelaran kebesaran menggunakan jenis tulisan italic dan bold contohnya seperti jenis font Monotype Cursive Saiz Font: 14 • Jarak antara barisan bagi tajuk surat: 1.0 Spacing Jarak antara barisan bagi kandungan surat: 1.15 Spacing; dan Kedudukan teks: Justified. Rajah 18: Format Kepala Surat Ketua Setiausaha KPN 22
Rajah 19: Format Kepala Surat Timbalan Ketua Setiausaha KPN 23
Surat Menteri Perpaduan Negara perlu menggunakan format kepala surat 12. Menteri Perpaduan Negara (jenis kertas: conqueror berwarna: krim gelap - vellum) seperti Rajah 20. Surat Timbalan Menteri Perpaduan Negara perlu menggunakan format kepala surat Timbalan Menteri Perpaduan Negara (jenis kertas: conqueror berwarna: krim gelap - vellum) seperti Rajah 21. Kepala Surat Menteri Perpaduan Negara menggunakan kertas jenis conqueror berwarna krim gelap (vellum) Rajah 20: Format Kepala Surat Menteri Perpaduan Negara 24
Kepala Surat Timbalan Menteri Perpaduan Negara s menggunakan kertas jeni gelap conqueror berwarna krim (vellum) Rajah 21: Format Kepala Surat Timbalan Menteri Perpaduan Negara 25
PENULISAN MEMO 13. Memo berperanan sebagai salah satu komunikasi rasmi tetapi lebih ringkas dan biasanya digunakan sebagai alat komunikasi bertulis dalam organisasi untuk berhubung secara rasmi. Penulisan memo tidak terikat kepada sesuatu bentuk seperti surat rasmi. Pemilihan bentuk memo terpulang kepada organisasi masing-masing. 14. Ciri-ciri memo yang baik adalah seperti berikut: i) ii) iii) iv) v) Maklumat yang hendak disampaikan perlu jelas; Isinya perlu ringkas, tepat dan padat; Memo perlu lengkap dengan maklumat; Maklumat penerima, maklumat penghantar, nombor rujukan, tarikh, perkara, tandatangan dan sebagainya perlu dipaparkan; dan Ciri-ciri surat rasmi boleh diaplikasikan dalam memo. FORMAT MEMO PERHUBUNGAN KEMENTERIAN PERPADUAN NEGARA 15. seperti yang berikut: Penulisan memo perhubungan KPN hendaklah menggunakan ketetapan i) ii) iii) iv) Saiz Font: 12 Saiz Font: 14 bagi memo perhubungan kepada YB Menteri dan YB Timbalan Menteri sahaja Jarak antara barisan: 1.0 - 1.15 Spacing (mengikut kesesuaian); dan Kedudukan teks: Justified. 16. Warna kertas bagi muka surat hadapan memo perhubungan KPN perlu disediakan mengikut Sektor di KPN. Warna kertas pada memo perhubungan ini ditentukan mengikut penghantar memo berkenaan. Muka surat kedua dan seterusnya hendaklah menggunakan kertas berwarna putih. Senarai warna muka surat hadapan memo perhubungan KPN adalah seperti berikut: i) Warna Pic (Peach) Memo perhubungan dari Pejabat Anggota Pentadbiran menggunakan warna pic (peach) pada muka hadapan memo yang melibatkan Pejabat YB Menteri dan Pejabat YB Timbalan Menteri; 16. Warna kertas bagi muka surat hadapan memo perhubungan KPN perlu disediakan mengikut Sektor di KPN. Warna kertas pada memo perhubungan ini ditentukan mengikut penghantar memo berkenaan. Muka surat kedua dan seterusnya hendaklah menggunakan kertas berwarna putih. Senarai warna muka surat hadapan memo perhubungan KPN adalah seperti berikut: i) Warna Pic (Peach) Memo perhubungan dari Pejabat Anggota Pentadbiran menggunakan warna pic (peach) pada muka hadapan memo yang melibatkan Pejabat YB Menteri dan Pejabat YB Timbalan Menteri; Warna Merah Muda (Pink) Memo perhubungan dari Pejabat Ketua Setiausaha menggunakan warna merah muda (pink) pada muka hadapan memo; 26
iii) Warna Kuning Cair Memo perhubungan dari Pejabat/ Unit di bawah pentadbiran Ketua Setiausaha yang melibatkan Unit Komunikasi Korporat, Unit Audit Integriti Dalam, Pejabat Penasihat Undang-Undang dan Unit menggunakan warna kuning cair pada muka hadapan memo; iv) Warna Hijau Muda Memo perhubungan dari Sektor Perancangan dan Dasar menggunakan warna hijau muda pada muka hadapan memo yang melibatkan Pejabat Timbalan Ketua Setiausaha, Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa, Bahagian Pembangunan Masyarakat, Bahagian Perhubungan Masyarakat dan Sekretariat Majlis Perpaduan; serta v) Warna Biru Muda Memo perhubungan dari Sektor Pengurusan menggunakan warna biru muda pada muka hadapan memo yang melibatkan Pejabat Setiausaha Bahagian Kanan (Pengurusan), Bahagian Khidmat Pengurusan, Bahagian Akaun dan Bahagian Pengurusan Maklumat. 17. Memo perhubungan berwarna digunakan bagi memudahkan urusan komunikasi dalaman. Memo perhubungan hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan asal. Salinan pertama merupakan memo perhubungan berwarna dihantar kepada penerima manakala salinan kedua menggunakan kertas putih sepenuhnya yang perlu dikandungkan dalam fail yang berkenaan. Format penulisan memo perhubungan KPN adalah seperti Rajah 22. 27
Salinan kepada boleh dimasukkan sekiranya Rajah 22: Format Memo Perhubungan KPN dari Sektor Pengurusan 28 perlu
PANDUAN PENULISAN E-MEL KPN 18. E-mel berperanan sebagai salah satu komunikasi rasmi tetapi lebih ringkas dan biasanya digunakan sebagai alat komunikasi bertulis dalam organisasi untuk berhubung secara rasmi melalui elektronik. Penulisan e-mel tidak terikat kepada sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi. Bentuknya tidak terlalu formal dan butiran penerima dan pengirim telah sedia ada diformatkan dalam sistem. Pengirim hanya perlu memasukkan butiran penerima serta tajuk e-mel. 19. Ciri-ciri e-mel yang baik adalah seperti yang berikut: i) ii) iii) iv) v) Maklumat yang hendak disampaikan perlu jelas; Isinya perlu ringkas, tepat dan padat; E-mel perlu lengkap dengan maklumat; Tajuk atau perkara, maklumat penghantar dan sebagainya perlu dimasukkan; dan Ciri-ciri surat rasmi boleh diaplikasikan dalam e-mel. FORMAT E-MEL KEMENTERIAN PERPADUAN NEGARA 20. Format penulisan e-mel KPN adalah seperti Rajah 23. "WAWASAN KEMAKMURAN BERSAMA 2030" "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" "Perpaduan Keluarga Malaysia" Rajah 23: Format E-mel KPN 29
FORMAT MINIT BEBAS UNTUK PERTIMBANGAN DAN KELULUSAN KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN PERPADUAN NEGARA Format penulisan minit bebas untuk pertimbangan dan kelulusan Ketua 21. Setiausaha KPN e-mel KPN hendaklah menggunakan ketetapan seperti yang berikut: i) ii) iii) Saiz Font: 12 Jarak antara barisan: 1.0 - 1.15 Spacing (mengikut kesesuaian); dan Kedudukan teks: Justified. 22. Minit bebas KPN hendaklah mengandungi elemen yang berikut: i) ii) iii) ii) iii) iv) v) vi) x) xi) Rujukan dan Tarikh; Panggilan Hormat dan Gelaran Jawatan; Tajuk; Tujuan; Latar Belakang; Cadangan (pelaksanaan program/ majlis/ bengkel/ kursus/ latihan/ perolehan/ pembangunan dan lain-lain yang berkaitan); Implikasi Kewangan; Syor daripada Setiausaha Bahagian/ Ketua Unit/ Ketua Seksyen; Lampiran (sekiranya berkaitan); Perakuan Setiausaha Bahagian, Bahagian Khidmat Pengurusan (sekiranya melibatkan implikasi kewangan); xii) Sokongan Timbalan Ketua Setiausaha/ Setiausaha Bahagian Kanan (Pengurusan); xiii) Keputusan/ Kelulusan oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Setiausaha. Elemen lain seperti Objektif dan Justifikasi boleh dimasukkan dalam minit bebas mengikut kesesuaian kandungan. Minit bebas KPN yang melibatkan implikasi kewangan perlu mendapatkan Pengesahan Peruntukan Kewangan dari Seksyen Kewangan dan Perolehan, Bahagian Khidmat Pengurusan. Contoh minit bebas KPN yang lengkap adalah seperti di Rajah 24. 30
31 Pegawai Pengawal Rujukan dan Tarikh Panggilan Hormat Tajuk Tujuan Latar Belakang
32 Cadangan Pelaksanaan • Program • Majlis • Bengkel • Kursus • Latihan • Pembangunan • Perolehan • Lain-lain yang berkaitan Implikasi Kewangan
Perincian Implikasi Kewangan • Disediakan berdasarkan Arahan Perbendaharaan yang berkuat kuasa contohnya Perolehan bagi Penganjuran Majlis merujuk kepada PK7.1 dan Bayaran Lebih Masa Pekerja Bukan Pegawai Awam dalam Program Rasmi Kerajaan merujuk kepada WP10.9. Syor 33
34 Sok
ongan Pera
kuan
35 Keputusan/ Kelulusan
Rajah 24: Format Lengkap Minit Bebas KPN 36 Lamp iran
TARIKH KUATKUASA: 23. Garis Panduan ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan. PEKELILING-PEKELILING BERKAITAN DENGAN PENULISAN SURAT RASMI 1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan Pejabat 2. Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bilangan 5 Tahun 2014 - Panduan Penulisan Surat Rasmi, Memo dan E-mel 3. Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2013 - Penyeragaman Format Kepala Surat Bagi Kementerian/ Jabatan/ Agensi Persekutuan 4. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2020 - Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Kebangsaan Dalam Perkhidmatan Awam 5. Surat Edaran JPA.BPP(S)193/6/84 Jld.4(3) bertarikh 20 September 2018 - Penggantian Frasa "Saya Yang Menurut Perintah" Dengan Frasa "Saya Yang Menjalankan Amanah" Dalam Urusan Penyediaan Surat Kerajaan 6. Surat Ketua Setiausaha Negara JPM.100-15/3/9 Jld.2 (11) bertarikh 12 Julai 2021 - Penggunaan Frasa "Wawasan Kemakmuran Bersama 2030" Dalam Urusan Penyediaan Surat Kerajaan Disediakan oleh: Seksyen Pentadbiran dan Aset Bahagian Khidmat Pengurusan 14 Februari 2022 37