MENTER! KEUANGAN REPUBLJK INDONESIA SALINAN KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 184 /KMK.01/2021 TENTANG KETENTUAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DAN ALIH MEDIA ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa untuk mewujudkan organisasi yang responsif dan adaptif, dalam upaya mewujudkan transformasi digital di Kementerian Keuangan, termasuk untuk memberikan kepastian hukum dalam pelaksanaan alih media arsip, serta untuk melaksanakan ketentuan Pasal 32 ayat (4) dan Pasal 39 ayat (5) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan, perlu ketentuan pelaksanaan sebagai acuan dalam pengelolaan arsip elektronik guna menjamin autentikasi dan ketersediaan akses arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja Kementerian Keuangan, serta tata cara alih media arsip; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Menteri Keuangan tentang Ketentuan Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Elektronik dan Alih Media Arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182); Keputusan Presiden Nomor 113/P Tahun 2019; Peraturan Menteri Keuangan Nomor 136/PMK.01/2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 1388); JA
Menetapkan PERTAMA KEDUA KETIGA KEEMPAT MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 2- Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 1660); Keputusan Menteri Keuangan Nomor 983/KM.1/2015 tentang Tata Cara Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan; Keputusan Menteri Keuangan Nomor 610/KMK.01/2020 tentang Penunjukan Organisasi Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan; MEMUTUSKAN: : KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN TENTANG KETENTUAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DAN ALIH MEDIA ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN. : Menetapkan ketentuan pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip di lingkungan Kementerian Keuangan yang merupakan acuan pengelolaan arsip elektronik serta pelaksanaan alih media arsip bagi seluruh Unit Kearsipan clan Unit Pengolah di lingkungan Kementerian Keuangan. : Ruang lingkup ketentuan pengelolaan arsip elektronik clan alih media arsip sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri mi meliputi: bentuk arsip elektronik; prinsip pengelolaan arsip elektronik; kegiatan pengelolaan arsip elektronik; tata cara alih media arsip; clan pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik clan alih media arsip. : Bentuk arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA huruf a berupa: a. teks, gambar, audio, clan video; atau ii arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu. : Prinsip pengelolaan arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA huruf b meliputi: a. autentisitas, yang merupakan penj abaran karakteristik arsip elektronik yang dapat membuktikan keaslian/kebenaran arsip yang penciptaan atau pengirimannya dilakukan oleh pihak yang benar, dengan menerapkan clan mendokumentasikan kebij akan dan prosedur yang mengatur pengelolaan arsip elektronik; ,44i
KELIMA
KEENAM
KETUJUH
KEDELAPAN
S MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 3- keandalan, yang merupakan penjabaran karakteristik arsip elektronik yang isinya memberikan gambaran yang utuh dan akurat mengenai transaksi, kegiatan atau fakta yang dinyatakan dan dapat diandalkan untuk kegiatan berikutnya; keutuhan, yang merupakan penjabaran karakteristik arsip elektronik yang lengkap dan tidak diubah serta dilindungi dari perubahan yang tidak sah; dan ketergunaan, yang merupakan penjabaran karakteristik arsip elektronik yang dapat diketahui tempatnya, ditemukan kembali, disajikan dan diartikan dalam waktu yang tepat oleh pemangku kepentingan serta terhubung dengan proses atau transaksi pekerjaan yang dihasilkan. : Kegiatan pengelolaan arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA huruf c meliputi: penciptaan arsip elektronik; penggunaan arsip elektronik; pemeliharaan arsip elektronik; dan penyusutan arsip elektronik. : Penciptaan arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Diktum KELIMA huruf a terdiri atas: pembuatan arsip elektronik; atau penerimaan arsip elektronik, sesuai uraian sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf A yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri mi. : Penciptaan arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEENAM dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku; dan dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan. : Penggunaan arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Diktum KELIMA huruf b berlaku ketentuan sebagai berikut: dilaksanakan berdasarkan Sistem Kiasi fikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi pengelolaan arsip elektronik; dan M,
KESEMBILAN KESEPULUH KESEBELAS KEDUABELAS MENTERI KEUANGAN REPUBLJK INDONESIA 4- c. harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip elektronik. : Pemeliharaan arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Diktum KELIMA huruf c terdiri atas: a. antisipasi terhadap keusangan clan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku; clan teknologi b. preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut: migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang telah usang ke perangkat terkini; konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data untuk preservasi j angka panjang; enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata, spesifikasi format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi arsip tersebut di masa mendatang; dan/atau emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana arsip elektronik tersebut diciptakan. : Penyusutan arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Diktum KELIMA huruf d dilakukan dengan cara: pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; pemusnahan arsip elektronik; clan penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan, sesuai uraian yang tercantum dalam Lampiran huruf B yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri mi. : Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA huruf d merupakan kegiatan pengalihan media arsip darl satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip. : Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESEBELAS dilakukan untuk mendukung pemeliharaan arsip dengan memperhatikan: a. kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain: arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik; arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; atau A 441-
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 5- 3. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi; dan b. nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit: 1. informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan mengenai keterbukaan informasi publik; dan 2. informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip Kementerian Keuangan. KETIGABELAS : Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESEBELAS dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf C yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri mi. KEEMPATBELAS : Pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA huruf e meliputi: Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha; unit yang termasuk dalam organisasi kearsipan sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Keuangan mengenai penunjukan organisasi kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan; dan pejabat fungsional Arsiparis. KELIMABELAS : Rincian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEEMPATBELAS mengacu pada ketentuan yang tercantum dalam Lampiran huruf D yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri mi. KEENAMBELAS : Keputusan Menteri mi mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Salman Keputusan Menteri mi disampaikan kepada: Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia; Wakil Menteri Keuangan; Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, para Direktur Jenderal, dan para Kepala Badan di lingkungan Kementenian Keuangan; Kepala Lembaga National Single Window;
MENTERI KEUANGAN REPUBLJK INDONESIA -6- Para Sekretaris Direktorat Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, dan para Sekretaris Badan di lingkungan Kementerian Keuangan; Kepala Biro Umum, Sekretariat Jenderal; Kepala Biro Hukum, Sekretariat Jenderal; dan Para Pimpinan unit non Eselon di lingkungan Kementerian Keuangan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggàl 10 Mel 2021 MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA, ttd. SRI MULYANI INDRAWATI Salman sesuai dengan aslinya Kepala Biro Umum Pit. Kepala Bag' _\ 1-
Š- '1 J KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 184 /KMK.01/2021 TENTANG KETENTUAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DAN ALIH MEDIA ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAI'T KEUANGAN LAMPIRAN MENTERI KEUANGAN REPUBLŠK INDONESIA KETENTUAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DAN ALIH MEDIA ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN A. Penciptaan Arsip Elektronik 1. Penciptaan arsip elektronik terdiri atas: a. Pembuatan arsip elektronik Pembuatan arsip elektronik merupakan kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Kementerian Keuangan. Pembuatan arsip elektronik terdiri atas: arsip yang penciptaannya dalam format elektronik; atau arsip hasil proses alih media. b. Penerimaan arsip elektronik Penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Keuangan terdiri atas: arsip yang diterima dalam format elektronik; atau arsip hasil proses digitisasi arsip, yang merupakan kegiatan mengubah teks, gambar, audio atau video menjadi bentuk elektronik sehingga dapat diproses oleh komputer dan/atau sistem informasi yang dilakukan dengan cara: pemindaian arsip; registrasi arsip; autentikasi arsip; dan distribusi arsip. 2. Kegiatan penciptaan arsip elektronik meliputi: a. Registrasi arsip elektronik, dengan ketentuan sebagai berikut: direkam dalam sistem informasi dan terpenuhinya metadata arsip elektronik; dilakukan secara lengkap dan konsisten dengan memperhatikan keutuhan naskah dinas; dan data registrasi tidak dapat diubah, kecuali dalam hal diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, dengan selanjutnya dilakukan pencatatan perubahan. b. Agregasi 1) Agregasi merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan dan/atau memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan, serta memenuhi ketentuan sebagai berikut: a) prinsip asal usul yang mencatat pihak yang berwenang untuk menciptakan, mengubah, membaca, dan menghapus suatu arsip elektronik; 0
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 2- prinsip aturan asli yang menjaga struktur dari suatu arsip eiektronik sehingga dapat digunakan oieh pejabat fungsional Arsiparis untuk membandingkan arsip tercipta dan proses autentikasi; dan perubahan terhadap agregasi arsip elektronik harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengeloiaan arsip eiektronik. 2) Agregasi arsip elektronik ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain: agregasi pada Tingkatan Seri (Series), yang merupakan kumpulan dari entitas arsip eiektronik yang saling berkaitan dalam satu unit. agregasi pada Tingkatan Berkas (File), yang merupakan kumpulan item dan menjadi unit dasar bagi pembentukan suatu Seri arsip. agregasi pada Tingkatan Item, yang merupakan unit arsip yang terke cii. Tingkalan Series Gambar 1. Ilustrasi Agregasi Arsip Elektronik 3) Persyaratan fungsi agregasi pada sistem informasi arsip eiektronik diatur sebagai berikut: memastikan bahwa semua arsip terhubung, paling sedikit ke satu agregasi; memastikan keutuhan metadata yang mehekat pada arsip elektronik saat agregasi diiakukan (tidak mengubah struktur arsip elektronik); tidak membatasi jumlah arsip yang dapat direkam dalam sebuah agregasi, atau jumlah arsip yang dapat disimpan daiam sistem informasi arsip eiektronik, kecuali dengan kewenangan administrator sistem pengeioiaan arsip eiektronik; dan mempunyai kemampuan untuk dapat menda ftarkan suatu arsip ke banyak agregasi tanpa menyebabkan terjadinya duplikasi arsip elektronik. 44
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 3- c. Penamaan file, yang dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: menggunakan format yang sederhana dan mudah diingat; mendeskripsikan kegiatan atau tugas dan fungsi yang menghasilkan arsip elektronik; memudahkan temu kembali arsip elektronik; memenuhi fungsi pencatatan (logging); dan acuan pemberian identitas berupa nama file elektronik dapat mengikuti format sebagai berikut: yyyymmdd_v. 1 yyyymmdd V.0 tanggal penciptaan arsip elektronik tanggal) identitas versi, yang dimulai darl angka 0 (nol) dan seterusnya disesuaikan dengan banyaknya revisi yang dilakukan terhadap arsip elektronik, sedangkan versi final akan bernotasi v. ~ (tahun bulan ABCD Kode Klasifikasi : kode jenis naskah dinas, dokumen, dan/atau formulir sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas dan! atau ketentuan lainnya yang mengatur mengenai kode jenis dokumen di lingkungan Kementerian Keuangan sistem pengkodean dalam bentuk gabungan huruf dan angka sesuai dengan ketentuan dalam pedoman kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan : Nama kegiatan : nama kegiatan sesuai dengan nama yang tertera dalam SJ.0 1 program kerja tahunan Kementerian Keuangan kode unit pencipta arsip elektronik yang telah diatur di lingkungan Kementerian Keuangan 3. Metadata Arsip Elektronik Metadata arsip elektronik merupakan informasi tentang karakteristik, konten, konteks, struktur dan sebagainya dari arsip elektronik, yang mendeskripsikan mengenai arsip elektronik. Metadata arsip elektronik merekam informasi sebagai berikut: identifier dan informasi lain yang diperlukan untuk menemukan dan menyajikan arsip elektronik; deskripsi isi arsip elektronik; struktur arsip elektronik (misalnya, bentuk, format, dan hubungan antara komponen yang membentuk arsip); konteks pekerjaan ketika arsip elektronik diciptakan atau diterima, untuk selanjutnya digunakan; hubungan dengan arsip elektronik lain dan metadata lain; clan E I ,
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 4- 6) tanggal dan waktu, perubahan pada metadata, dan pihak yang melakukan perubahan yang dilakukan terhadap arsip elektronik selama masih digunakan dan belum dilakukan pemusnahan. Metadata arsip elektronik harus dikelola dan dilindungi dari kehilangan, C. penghapusan, pemusnahan dan/atau penguasaan secara tidak sah. AM Metadata arsip elektronik meliputi namun tidak terbatas pada elemen sebagai benikut: Tabel 1. Metadata Elemen Pengelolaan Arsip Elektronik Kementerian Keuangan No. Elemen Deskripsi 1 2 3 4 5 6 7 Identifier Judul Level deskripsi Tanggal arsip Pencipta Cakupan/Isi Jumlah arsip Kode unik dari suatu entitas arsip Informasi yang menjelaskan konten arsip Kategori deskripsi (series, file, atau item) Tanggal saat arsip diciptakan Pej abat/ pengguna yang menciptakan arsip Isi singkat dari arsip Jumlah media dan ukuran arsip Klasifikasi arsip Kementerian Keuangan dari arsip berdasarkan level 8 9 Klasifikasi arsip Kegiatan/subjek 10 Arsip terkait kegiatan, transaksi atau aktivitas yang menghasilkan arsip elektronik; dan digunakan sebagai subjek utama dalam proses pemberkasan arsip elektronik mendeskripsikan terkait yang berhubungan erat; ditujukan referensi identifier darl arsip terkait; dan sifatnya tidak harus ada (opsional) jika terdapat arsip dengan menggunakan 11 Lokasi simpan 12 Hak Akses 13 Asal sistem 14 Format 15 Tipe file 16 Entri user 17 Tanggal entri 18 Versi Lokasi simpan pada arsip tercetak Kewenangan akses berdasarkan Sistem Kiasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) Asal sumber arsip elektronik Ekstensi file Gambar (image), teks (text), audio, video, dan lainnya (other) Pengguna yang melakukan entri Tanggal data entri dilakukan Mencatat elektronik setiap perubahan dari arsip M,
, MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 5- B. Penyusutan Arsip Elektronik 1. Pemindahan Arsip Elektronik Pemindahan arsip elektronik dilakukan pada arsip elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Kementerian Keuangan. Pemindahan arsip elektronik dilakukan dengan cara pemindahan hak akses dan/atau database dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. Pemindahan arsip elektronik dilakukan dengan tahapan proses sebagai berikut: 1) Unit Pengolah melakukan identifikasi terhadap arsip elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif. 2) Unit Pengolah menyusun daftar arsip yang akan diusulkan untuk dipindahkan sesuai dengan ketentuan bentuk dan format Daftar Arsip Usul Pindah. 3) Unit Pengolah melakukan penyiapan arsip elektronik sesuai dengan Daftar Arsip Usul Pindah yang telah disusun. 4) Unit Pengolah mengirimkan usulan pemindahan arsip elektronik kepada Unit Kearsipan dengan melampirkan Daftar Arsip Usul Pindah. 5) Unit Kearsipan melakukan pemeriksaan kesesuaian antara Daftar Arsip Usul Pindah dengan arsip elektronik yang akan dipindahkan, jika terdapat perbedaan, maka Unit Kearsipan berhak meminta revisi Daftar Arsip Usul Pindah dan/atau menolak arsip elektronik yang tidak sesuai. 6) Unit Kearsipan menerima arsip elektronik yang telah diperiksa dan diverifikasi kesesuaian antara daftar dan arsip elektronik. 7) Unit Kearsipan membuat Berita Acara Pemindahan Arsip sebagaimana ketentuan dalam tata cara penyusutan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan. 8) Pemindahan arsip elektronik dapat dilakukan dengan: memindahkan hak akses dari Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan pada sistem informasi kearsipan; memindahkan arsip elektronik dari sistem informasi bisnis ke sistem informasi kearsipan; atau memindahkan arsip elektronik dalam media penyimpanan offline. 9) Unit Kearsipan menyimpan dan menata arsip elektronik yang telah dipindahkan ke sistem informasi kearsipan dengan berpegang pada asas asal usul (provenance) dan asas aturan ash (original order), serta menambahkan Daftar Arsip yang Dipindahkan tersebut dalam Daftar Arsip Inaktif Unit Kearsipan yang bersangkutan. kk
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 6- 2. Pemusnahan Arsip Elektronik Pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan. Metode Pemusnahan Arsip Elektronik Pemusnahan arsip elektronik dilakukan melalui koordinasi dengan Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan dan/atau Unit Kerja yang memiliki kewenangan pengelolaan sistem clan teknologi informasi. Pemusnahan arsip elektronik dapat dilakukan dengan cara: a) menghapus arsip elektronik dari sebuah basis data, untuk arsip elektronik yang bersifat biasa; b) overwriting dengan menimpa arsip elektronik yang akan dimusnahkan dengan arsip elektronik lainnya; c) shredding dengan memusnahkan arsip elektronik dengan melakukan overwriting berkali-kali; d) degaussing dengan memusnahkan arsip elektronik yang format perekamannya berupa magnetik seperti floppy disk, CD/DVD, dan hardisk dengan cara mendekatkan arsip elektronik tersebut ke sebuah alat degauss yang memiliki medan magnet sehingga mampu merusak keseluruhan data yang terekam di dalamnya; e) penghancuran media penyimpanan dengan memusnahkan arsip elektronik dengan cara membakar, memotong, dan/atau upaya lain untuk menghancurkan media penyimpanan arsip elektronik, dengan ketentuan sebagai berikut: direkomendasikan untuk arsip elektronik yang bersifat rahasia dan sangat rahasia; dan terhadap Barang Milik Negara, mengacu pada ketentuan mengenai tata cara pemusnahan dan penghapusan Barang Milik Negara di lingkungan Kementenian Keuangan; atau f) metode pemusnahan arsip elektronik lainnya yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah. 3. Penyerahan Arsip Elektronik Penyerahan arsip elektronik dilakukan terhadap arsip elektronik yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan penyerahan arsip statis di lingkungan Kementerian Keuangan. Mekanisme penyerahan arsip elektronik dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: Pemeriksaan Unit Kearsipan melakukan pemeriksaan terhadap arsip elektronik yang akan diserahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Penyusunan daftar arsip usul serah Unit Kearsipan menyusun daftar arsip yang akan diusulkan untuk diserahkan sesuai dengan bentuk dan format yang tercantum dalam tata cara penyusutan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan. 44
\ MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 7- Penataan Unit Kearsipan menyiapkan dan menata arsip elektonik yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Serah. Penilaian Panitia Penilai Arsip melakukan penilaian terhadap arsip usul serah. Pemberitahuan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan memberitahukan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia mengenai rencana penyerahan arsip statis. Verifikasi Tim Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan verifikasi dan persetujuan terhadap arsip yang diusulkan untuk diserahkan. Penetapan Penetapan Keputusan Menteri Keuangan mengenai penyerahan arsip statis dan Daftar Arsip Yang Diserahkan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atas nama Menteri Keuangan. Penyerahan Pelaksanaan serah terima arsip statis elektronik disertai Berita Acara Serah Terima Arsip, Daftar Arsip yang Diserahkan, dan arsip elektronik yang akan diserahkan sesuai dengan ketentuan penyerahan arsip elektronik yang berlaku di Arsip Nasional Republik Indonesia. C. Tata Cara Alih Media Arsip 1. Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai berikut: bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik; bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru; bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau bentuk media satu ke media yang lain. 2. Alih media arsip bertujuan untuk memudahkan akses dan! atau sebagai upaya pelestarian informasi, yang dilakukan dengan melalui tahapan sebagai berikut: penyeleksian/penilaian arsip yang akan dilakukan alih media dengan memperhatikan kondisi dan nilai informasi arsip. pemindaian/scanning arsip Alih media arsip dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang memiliki kompetensi alih media arsip, yang pelaksanaannya didukung dengan sarana dan prasarana pindai yang memadai, yang dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Pelaksanaan alih media arsip dari format kertas ke format elektronik dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: a) untuk keperluan akses, pemindaian arsip tekstual menggunakan resolusi paling rendah 300dpi dan disimpan dalam format tertentu seperti TIFF, GIF, JPEG, PNG dan/atau PDF/A; dan hz/
MENTER! KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 8- b) untuk keperluan preservasi, pemindaian arsip tekstual dan/atau gambar berketerangan permanen berdasarkan Jadwal Retensi Arsip menggunakan resolusi paling rendah 600dpi dan disimpan dalam format perekaman TIFF dan/atau PNG tanpa kompresi. 2) Pelaksanaan alih media arsip audio dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: untuk kebutuhan preservasi dilakukan dalam format perekaman WAV atau BWF dan tanpa kompresi; dan untuk kebutuhan akses dilakukan dalam format perekaman seperti MP3. 3) Pelaksanaan alih media arsip video dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: untuk kebutuhan preservasi dilakukan dalam format perekaman MOV atau AVI dan dilakukan tanpa kompresi; dan untuk kebutuhan kebutuhan akses, dilakukan dalam format perekaman seperti MP4. c. pelaksanaan autentikasi arsip hasil alih media Setiap arsip yang dialihmediakan harus diautentikasi oleh pimpinan/pejabat terkait atau pejabat fungsional Arsiparis/Pengelola Arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait arsip hasil alih media, dengan metode antara lain: digital signature (security); public key/private key (akses); watermark (copyright); atau metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi. d. penyusunan berita acara dan daftar arsip alih media Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara dan daftar arsip alih media, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Berita Acara Alih Media Arsip yang paling sedikit memuat informasi: waktu pelaksanaan; tempat pelaksanaan; jenis media; jumlah arsip; keterangan proses alih media yang dilakukan; pelaksana alih media; dan penandatanganan oleh pimpinan Unit Kearsipan/Unit Pengolah. 2) Daftar Acara Alih Media Arsip yang paling sedikit memuat informasi: nomor urut; jenis arsip; media arsip (semula, menjadi); jumlah;
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 9- alat; waktu pelaksanaan alih media; dan keterangan; 3. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Contoh Berita Acara Alih Media Arsip: BERITA ACARA ALIH MEDIA ARSIP NOMOR BA-... Pada hari mi ... , tanggal ... , bulan ... , tahun ... , yang bertanda tangan di bawah mi: NAMA PANGKAT/GOL: JABATAN Telah melaksanakan alih media arsip Bagian ... Tahun sebagaimana tercantum dalam daftar arsip alih media. Dari hasil alih media tersebut juga telah dilakukan autentikasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada arsip hasil alih media sebagai tanda bahwa telah sesuai dengan aslinya. Dibuat di . . .(tempat)... Kepala Unit Kearsipan/Unit Pengolah (tanda tangan) Nama Lengkap tanpa gelar 44
Contoh Daftar Arsip Alih Media: Organisasi Unit Pengolah : Kementerian Keuangan Republik Indonesia : Biro Hukum No. 1 Jenis Arsip Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 682/KMK.01/2019 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Keuangan Media Arsip Semula Menjadi Kertas Elektronik Format: PDF/A MENTERI KEUANGAN REPUBLJK INDONESIA - 10 - Jumlah Alat Tanggal Keterangan 1 berkas Scanner Fujitsu Model XYZ 30 Agustus 2019 Berkas berisi kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis sejak penciptaan hingga penyusutan. Hasil alih media disimpan pada Repositori e-Arsip Kepala Unit Kearsipan/Unit Pengolah (tanda tangan) Nama Lengkap tanpa gelar 44
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 11 - D. Tugas clan Tanggung Jawab Pengelolaan Arsip Elektronik Tugas clan tanggung jawab pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip sebagai berikut: 1. Unit kerja bidang tata usaha persuratan dan/atau sebutan lain unit kerja yang memiliki kewenangan mengendalikan penerimaan dokumen yang berasal dan pihak eksternal Kementerian Keuangan, bertugas: menerima dokumen balk secara konvensional maupun melalui sistem informasi persuratan di lingkungan Kementerian Keuangan; melakukan identi fikasi dan pencatatan dokumen pada sistem penerimaan dokumen dan/atau sistem informasi lainnya yang telah ditetapkan di lingkungan Kementerian Keuangan; dalam hal dokumen yang diterima berupa dokumen tercetak dalam bentuk kertas, maka dilakukan digitisasi arsip; dan melaksanakan proses distribusi secara elektronik dan terhadap fisik arsip. 2. Unit Pengolah, bertugas: menjamin penciptaan arsip elektronik dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan; menggunakan arsip elektronik; memelihara arsip elektronik clan fisik arsip sesuai dengan ketentuan pengelolaan arsip dinamis; menyiapkan akses da ftar arsip elektronik yang diusulkan pindah sesuai dengan ketentuan Jadwal Retensi Arsip; melakukan pemindahan arsip elektronik; clan melaksanakan alih media arsip. 3. Unit Kearsipan, bertugas: menggunakan arsip elektronik; memelihara arsip elektronik clan fisik arsip sesuai dengan ketentuan pengelolaan arsip dinamis; melaksanakan penyusutan arsip elektronik sesuai ketentuan yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan; melaksanakan alih media arsip; clan melaksanakan pembinaan dan pengawasan penerapan arsip elektronik clan alih media arsip. 4. Pejabat Fungsional Arsiparis, bertugas: memastikan kualitas data arsip elektronik clan alih media arsip yang diciptakan; mengubah metadata untuk menjamin kualitas arsip elektronik sesuai standar minimal elemen metadata; 4
MENTERI KEUANGAN REPU6L)}< INDONESIA 12 - melaksanakan alih media arsip; melaksanakan proses autentikasi arsip alih media; dan mengendalikan penggunaan arsip elektronik dan arsip hasil alih media. MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA, ttd. SRI MULYANI INDRAWATI Salinan sesuai dengan aslinya Kepala Biro Umurn u.b. Pit. Kep ala Bagian rmnit&Kementerian AiRIA NP 0213- 01