Aplikasi Uji Petik Dan Perijinan Pegawai Pada Pegawai Pemerintahan Kota Cimahi Berbasis Web Nadia Latifah1, Wardani Muhamad2, Ady Purna Kurniawan3 Abstrak Badan Kepegawaian Daerah merupakan lembaga teknis daerah Kota Cimahi yang mempunyai tugas pokok membantu walikota dalam penyelenggaraan pemerintah Daerah khususnya dibidang kepegawaian. BKD melakukan proses uji petik masih secara manual yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel. Banyak kendala yang timbul dengan cara proses seperti itu, maka perlu dibangun sistem yang dapat membantu pekerjaan dalam proses uji petik dan perijinan pegawai. Dengan demikian, menyediakan aplikasi uji petik d an perijinan pegawai berbasis web di BKD. Aplikasi dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database MySQL, dan Framework CodeIgniter. Dari hasil penelitian akan menghasilkan proses uji petik pegawai, perijinan pegawai, dan absensi pegawai serta laporan yang dibutuhkan. Kata kunci: Badan Kepegawaian Daerah, Aplikasi, PHP, MySQL, CodeIgniter Abstract Regional employee agency is a technical the area of a city cimahi who has the main task of help mayor in the local government especially in human resources.Bkd perform the process stringed test still manually that is by using microsoft excel.Many obstacles arising by means of this process it, so needs to be a system that can help out in the process stringed test from all employees.Thus, pro vide application stringed test from all employees web-based in vcb.Application programming built use of language php with a database mysql, and framework codeigniter.The research will produce the process stringed test employees, licensing employees, and abse ntee employees and report required. Keywords: of local personnel , application , php , mysql , codeigniter 1. Pendahuluan Pada tahun 2001 mempunyai komitmen tinggi dalam melaksanakan reformasi birokras, dengan melaksanakan prinsip- prinsip tata pemerintahan yang baik, terutama melakukan penataan internal baik dalam konteks penataan organisasi pemerintahan maupun dalam hal akuntabilitas kinerja. Badan kepegawaian daerah (BKD) merupakan salah satu badan di bawah naungan pemerintahan Kota Cimahi yang mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik di bidang manajemen kepegawaian. Serta menyelenggarakan fungsi yaitu: 1. Perumusan kebijakan teknis bidang manajemen kepegawaian. 2. Pembinaan, pelaksanaan, pengelolaan perencanaan. 3. Kesejahteraan pegawai, pengembangan dan mutasi pegawai serta pendidikan dan pelatihan, pelaksanaan urusan kesekretariatan dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya . Serta yang menjadi rumusan masalah di BKD Pemerintahan Kota Cimahi yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana membuat aplikasi untuk memudahkan melihat absensi pegawai di Pemerintahan Kota Cimahi. 2. Bagaimana membuat sistem otomatisasi untuk memilih pegawai secara acak sebanyak 10 orang setiap minggunya. 3. Bagaimana mengirimkan surat keterangan tidak masuk dengan sistem upload file. 4. Bagaimana membuat fitur rekapitulasi jumlah surat keterangan yang masuk setiap harinya. Dengan adanya beberapa rumusan masalah untuk memperbaiki SIMPEG sehingga mampu memiliki yang harus dicapai dalam mengerjakan proyek akhir ini yaitu: 1. Menyediakan fitur untuk melihat absensi pegawai, terhadap kehadiran pegawai yang telah tersimpan pada aplikasi. 2. Menyediakan fitur otomatisasi untuk memilih pegawai secara acak sebanyak 10 orang setiap minggunya, pada aplikasi yang dibangun agar pencatatan data pegawai tersebut dapat lebih cepat dan mudah. 3. Menyediakan fitur upload file untuk surat keterangan Pegawai yang tidak bisa hadir. 4. Menyediakan fitur rekapitulasi jumlah surat masuk perijinan sehingga pengelolaan surat dapat lebih terorganisisr. 5. Menyediakan fitur untuk menyajikan pegawai berprestasi dari hasil uji petik selama 3 bulan. 2. Metode Pengerjaan Metode yang digunakan dalam pembuatan proyek akhir adalah model SDLC (Software Development Life Cycle) atau waterfall, sering juga disebut model linear sequential model ini adalah model klasik yang sekuensial atau terutut dalam membangun software. Berikut adalah gambar model waterfall menurut sommerville: Gambar 1 Model Waterfall secara umum, model waterfall terdiri dari beberapa tahapan, yaitu: a. Requirement Definition Tahap pendefinisian kebutuhan pengguna yang akan diimplementasikan pada proyek akhir ini, melibatkan administrator dan pegawai. Pada tahap ini dilakukan penyusunan daftar kebutuhan sistem, perancangan kebutuhan perangkat lunak dank eras untuk pembangunan sistem. b. System and Software Desaign Tahap perancangan sistem dan database berdasarkan tahapan requirement definition. Desain sistem yang dilakukan mencakup media informasi uji petik pegawai pada pemerintahan Kota Cimahi. ISSN : 2442-5826 e-Proceeding of Applied Science : Vol.2, No.1 April 2016 | Page 13
Gambar 2 proses bisnis berjalan Randam uji petik Gambar 2 merupakan proses bisnis berjalan random uji petik pegawai, memiliki 2 aktor yaitu admin dan sistem. Proses ini dimulai dari admin yang menampilkan data kehadiran, data kehadiran ini merujuk pada sebuah sistem yang menyimpan database uji petik. Setelah itu, admin akan melakukan copy ke Microsoft Excel untuk data kehadiran pegawai. Lalu admin melakukan random uji petik pegawai sehingga mendapatkan 10 pegawai pada Microsoft Excel. Proses yang admin lakukan telah selesai, maka admin mencetak dokumen uji petik pegawai. c. Implementation and Unit Testing Dalam tahap ini, desain sistem direalisasikan secara local dan online untuk melihat kesiapa web hosting, dimana sistem akan diimplementasikan. unit testing meliputi verifikasi bahwa setiap fungsi unit telah memenuhi spesifikasinya dan dapat bekerja pada server secara menyeluruh. Pada tahap ini sistem belum direalisasikan kepada target yaitu di Pemerintahan Kota Cimahi. d. Integration and System Testing Unit-unit program individual digabungkan dan di uji coba didalam server sebagai sebuah sistem yang lengkap untuk memastikan bahwa kebutuhan-kebutuhan fungsi sistem telah terpenuhi. Setelah iitu dilaksanakan validasi fungsi sistem telah terpenuhi. Dilaksanakan validasi fungsi sistem oleh pengguna yang meliputi penanggung jawab uji petik dan kepala divisi Badan Kepegawaian Daerah secara langsung untuk mengetahui kelayakan sistem dari sudut pandang pengguna. e. Operation and Maintenance Definisi operation and maintenance merurut sommerville adalah "sistem diinstall dan digunakan secara praktikal. Pemeliharaan meliputi perbaikan kesalahan yang tidak diketahi pada tahapan sebelumnya, memperbaiki implementasi unit sistem dan meningkatkan layanan sistem jika terdapat kebutuhan baru" (Sommerville, 2007). Tahap operation and maintenance tidak diimplementasikan pada saat pengembangan dan ketika sistem diimplementasikan. 3. Analisis 3.1 Kebutuhan Perangkat keras pada tabel 1 terdapat beberapa perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk implementasi sistem Tabel 1 Kebutuhan Perangkat Keras No No 5 Notepad++ Editor 4 Microsoft Visio 2013 Design 3 Hard Disk 500GB Perangkat Keras Perangkat Keras 8 Mozilla Firefox Web Browser 2 Balsamiq Mockups Design 2 RAM 3GB Gambar 3 proses bisnis berjalan Surat perijinan pegawai Gambar 3 ini merupakan proses bisnis berjalan surat perijinan pegawai, memiliki 3 aktor yaitu pegawai, admin dan sistem. Proses ini dimulai dari pegawai yang membuat surat perijinan, setelah pegawai membuat surat maka pegawai melakukan pengajuan surat perijinan yang diberikan kepada admin. Admin menerima dokumen yang telah diajukan oleh pegawai, admin akan melakukan proses manual yaitu membuat surat perijinan. Lalu terdapat sebuah kondisi, yang dimana bila surat perijinan tersebut tidak diapproval oleh admin maka pegawai akan melakukan dalam membuat surat perijinan, tetapi bila surat perijinan tersebut di approval admin melakukan input perijinan dan mengintegrasikan ke sistem untuk 3.2 Kebutuhan perangkat lunak Tabel 2 Kebutuhan Peraangkat Lunak 6 XAMPP Web Server 3 Astah Community Design 3.3 Gambaran sistem saat ini Sampai dengan penelitian ini dilakukan, bagian Dinas Badan Kepegawaian Daerah melakukan proses random uji petik dan perijinan pegawai masih di lakukan secara manual. Dibawah ini adalah flowmap gambaran sistem saat ini: 7 Google Chrome Web Browser 1 Windows 7 Ultimate 64 bit Sistem Operasi Keterangan 1 Processor Core i3 2,4 Ghz ISSN : 2442-5826 e-Proceeding of Applied Science : Vol.2, No.1 April 2016 | Page 14
Gambar 4 proses bisnis usulan Random uji petik Gambar 4 ini merupakan proses bisnis usulan pada random uji petik pegawai memiliki 2 aktor yaitu admin dan sistem. Proses ini dimulai dari admin yang melakukan login, untuk menampilkan data kehadiran pegawai yang sudah tersimpan di sistem database uji petik, lalu admin melakukan proses random uji petik pegawai untuk mendapatkan 10 orang pegawai dengan di random. Setelah itu, admin melakukan pencetakan dokumen terhadap 10 orang pegawai. Gambar 5 proses bisnis usulan Surat perijinan pegawai Gambar 5 merupakan proses bisnis usulan surat perijinan pegawai ini memiliki 3 aktor yaitu admin, sistem dan pegawai. Proses ini dimulai dari pegawai yang login terlebih dahulu, proses login ini untuk data sudah tersimpan di sistem yaitu database uji petik, lalu pegawai ditampilkan untuk lihat absen yang sudah tersimpan datanya di database uji petik yang dikelola oleh sistem. Lalu pegawai melakukan input surat perijinan, yang dimana surat perijinan memiliki kategori perijinan yaitu sakit, cuti, dan dinas luar. penginputan selesai maka pegawai melakukan upload berkas dan data tersebut akan tersimpan pada database uji petik. Admin dapat melihat absen pegawai dari sebuah sistem pada database uji petik. Admin akan melakukan proses terkomputerisasi yaitu menampilkan data pengajuan perijinan yang dilakukan oleh pegawai. atasan langsung akan melakukan approval terhadap pengajuan dari pegawai dan admin akan melakukan keterangan, setelah proses tersebut dilakukan admin menampilkan data-data pegawai yang di approve dan data-data tersebut akan tersimpan di sistem pada database uji petik serta admin mencetak dokumen surat perijinan pegawai. Setelah proses admin selesai, pegawai akan mendapatkan notifikasi tidak di approve atau di approve nya surat perijinan dari sebuah system pada database uji petik pegawai. 3.5 Perancangan Sistem Berikut merupakan perancangan sistem 3.5.1 Use Case Diagram Gambar 7 Class Diagram 3.6 Entity Relantionship Diagram (ERD) Gambar 6 Use Case Diagram 3.5.2 Class Diagram menyimpan data tersebut di database uji petik. Dari database uji petik tersebut akan menghasilkan dokumen perijinan yang dicetak oleh admin. Setelah itu admin akan menginformasikan dan memberikan dokumen perijinan kepada pegawai. 3.4 Gambaran Sistem yang Diusulkan ISSN : 2442-5826 e-Proceeding of Applied Science : Vol.2, No.1 April 2016 | Page 15
n penguji status Pengujian Pengujian Pengujian Pengujian Pengujian Gambar 8 Entity Relantionship Diagram 3.7 Skema Relasi Antar Tabel Huruf (A- Z,a-z) + Angka (0- 9) Berhasil masuk Berhasil masuk Berhasil Deskripsi Deskripsi Deskripsi Deskripsi Deskripsi Password Kosong Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Berhasil an pengujian harapkan Status pengujian di harapkan harapkan pengujian pengujian pengujian n pengujian pengujian harapka pengujian pengujian pengujian Statu Hasil harapkan dinas perhubungan Tanggal: 26/01/2015 Tanggal selesai : 28/01/2015 ya apabila pengisian sudah benar selanjutny a. Username kosong Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Berhasil Huruf (A- Z,a-z) + Angka (0- 9) Berhasil masuk Berhasil masuk berhasil Pegawai memilih menu akun dan mengisi form update password dengan memasukan password lama dan password baru Password lama : jajang Password baru : 1234 Password baru : 1234 Sistem akan memeriksa password lama yang dimasukkan apakah sudah benar ketika benar maka sistem akan membandingkan 2 inputan password baru yang sudah dimasukan ketika hasilnya sama maka password akan terupdate Password lama yang diinputkan sama, password berhasil di upload Berhasil Pegawai masuk ke menu approve - Sistem akan menampilkan berkas perijinan yang sudah di approve oleh pimpinan dan kabag Sistem menampilkan berkas yang di pilih, jika status di reject maka data null Berhasil Pegawa i mengisi form surat cuti, dinas luar ataupun sakit Nama : jajang Nip : 123456 Pangkat/golru ang: IIIA Jabatan : kepala sub bidang perhubungan Status organisasi: Sistem akan memvalid asi inputan yang dan akan mengatar kan ke form selanjutn Inputan sudah benar dan data masuk ke database dan sistem mengarah kan ke form Berha sil di harapkan Hasil yang di Status Status Status Kabag memilih menu akun dan mengisi form update password dengan memasukan password lama dan password baru Password lama : ema Password baru : 1234 Password baru : 1234 Sistem akan memeriksa password lama yang dimasukkan apakah sudah benar ketika benar maka sistem akan membandingkan 2 inputan password baru yang sudah dimasukan ketika hasilnya sama maka password akan terupdate Password lama yang diinputkan sama, password berhasil di upload Berhasil Hasil Hasil Hasil Pengujian Hasil Hasil Hasil Hasil pengujia Hasil yang Gambar 9 Skema Relasi Antar Tabel 4. Pengujian Berikut merupakan hasil pengujian dari aplikasi Tabel 3 Pengujian Kabag memilih menu random pegawai Pilih tab random pegawai Sistem akan menampilkan hasil random pegawai jumlah 10 pegawai. Berbentuk tabel Sistem menampilkan hasil random pegawai Berhasil Hasil yang di yang di yang di Deskri s Hasil yang psi ISSN : 2442-5826 e-Proceeding of Applied Science : Vol.2, No.1 April 2016 | Page 16
penguji status status status Pengujian Pengujian n Deskripsi Deskripsi Deskripsi Deskripsi harapkan harapkan harapkan harapkan pengujian pengujian pengujian pengujian pengujian pengujian pengujian pengujian Di reject Klik tombol "reject" Data tersimpan dalam database dengan status perijinan "di reject" Data tersimpan dalam database dengan status perijinan "di reject" Berhasil Penguji Penguji Penguji di harapkan Deskrips Di approve Klik approve Data tersimpan dalam database dengan status perijinan "di approve" Data tersimpan pada database dengan status perijinan " di approve" Berhasil Status Status 5. Tampilan Antarmuka Berikut merupakan tampilan antarmuka aplikasi 5.1 Halaman masuk (Login) Gambar 10 Antarmuka login 5.2 Halaman Beranda Gambar 11 Antarmuka beranda pegawai 5.3 Halaman Absensi Gambar 12 Antarmuka absensi Menampil kan sertifikat pada random pegawai - Sistem akan menampil kan sertifikat untuk random pegawai Sistem menampil kan sertifikat untuk random pegawai Berha sil Hasil Hasil Hasil Hasil Hasil Hasil Hasil Hasil di approve Klik tombol "approve" Data tersimpan dalam database dengan status perijinan "approve" data tersimpan dalam database dengan status perijinan "approve" Berhasil Hasil yang Hasil yang di yang di yang di yang di i an an an an pengujia Pimpinan memilih menu akun dan mengisi form update password dengan memasuk an password lama dan password baru Passwor d lama : pimpina n Passwor d baru : 1234 Passwor d baru : 1234 Sistem akan memeriksa password lama yang dimasukkan apakah sudah benar ketika benar maka sistem akan membanding kan 2 inputan password baru yang sudah dimasukan ketika hasilnya sama maka password akan terupdate Passwor d lama yang diinputk an sama, passwor d berhasil di upload Berhas il Menampil kan grafik surat perijinan yang masuk pertahun - Sistem akan menampil kan grafik laporan surat perijinan yang masuk sesuai per tahun Sistem menampil kan grafik laporan surat perijinan yang masuk Berha sil ISSN : 2442-5826 e-Proceeding of Applied Science : Vol.2, No.1 April 2016 | Page 17
5.4 Halaman perijinan cuti 5.11 Halaman Absensi pegawai Gambar 13 Antarmuka perijinan cuti 5.5 Halaman perijinan sakit Gambar 14 Antarmuka perijinan sakit 5.6 Halaman Approve Gambar 19 Antarmuka absensi pegawai 5.12 Halaman klarifikasi Gambar 20 Antarmuka klarifikasi 5.13 Halaman random pegawai . Gambar 15 Antarmuka approve 5.7 Halaman unduh berkas Gambar 16 Antarmuka unduh berkas 5.8 Halaman Akun Gambar 17 Antarmuka akun 5.9 Halaman beranda kabag Gambar 18 Antarmuka beranda kabag Gambar 21 Antarmuka random pegawai 5.14 Halaman uji petik Gambar 22 Antarmuka uji petik 5.15 Halaman pengajuan perijinan Gambar 22 Antarmuka pengajuan perijinan ISSN : 2442-5826 e-Proceeding of Applied Science : Vol.2, No.1 April 2016 | Page 18
Gambar 24 Antarmuka laporan uji petik 5.18 Halaman laporan surat perijinan Gambar 25 AntarMuka laporan surat perijinan 5.19 Halaman beranda pimpinan Gambar 26 Antarmuka beranda pimpinan 5.20 Halaman pengajuan perijinan Gambar 27 Antarmuka pengajuan perijijan 5.21 Halaman Approve pimpinan [Accessed 27 Mei2015]. [12] B. A. Minartiningtyas, "SMS Gateway," 15 December 2012. [Online]. Available: gateway.htm#more-1455. [Accessed 22 11 2015]. Agus Saputra, Membangun Aplikasi SMS dengan PHP dan [13] MySQL. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2011. Gambar 23 Antarmuka approve admin 5.17 Halaman laporan uji petik Gambar 28 Antarmuka approve pimpinan 6. Daftar Pustaka [1] Hendrayudi, VB 2008 Untuk Berbagi Keperluan Pemrograman, Surabaya: Elex Media Komputindo, 2009. [2] Atmoko. Tjipto, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Jakarta: Hand Out, 2011. [3] Y. M. Kusuma Ardhana, PHP Menyelesaikan Website 30 Juta, Purwokerto: Jasakom, 2013. [4] B. Raharjo, Belajar Pemrograman Web, Bandung: Modula, 2011. [5] S. Rizky, Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak, Jakarta: Gramedia Pustaka, 2011. [6] Yakub, Pengantar Sistem Infromasi, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012. [7] M. S. Rosa A.S, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek), Bandung: Modula, 2011. [8] K. Wiswakarma, Membuat Katalog Online dengan PHP & CSS, Bali: Lokomedia, 2009. [9] E. P. Nugroho, K. Ratnasari, K. N. Ramadhani and B. L. Putro, Rekayasa Perangkat Lunak, Bandung: Politeknik Telkom, 2009. [10] "Pemerintahan kota cimahi," [Online]. Available: [Accessed 27 Mei 2015]. [11] "Badan Kepegawaian Daerah," [Online]. Available: 5.16 Halaman Approve ISSN : 2442-5826 e-Proceeding of Applied Science : Vol.2, No.1 April 2016 | Page 19
ISSN : 2442-5826 e-Proceeding of Applied Science : Vol.2, No.1 April 2016 | Page 20