Jurnal PROTEKINFO Vol.2 September 2015 SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA UNIVERSITAS SERANG RAYA BERBASIS WEB Agus Irawan1, Ahmad Najiullah2 Program Studi Teknik Informatika - Universitas Serang Raya 1agus.irawan@unsera.ac.id Abstrak - Website merupakan teknolog yang terus berkembang seiring dengan semakin beragamnya kebutuhan manusia akan kecepatan informasi dan distribusi data, Unit pelayanan terpadu (UPT) perpustakan Universitas serang raya merasa perlu untuk memanfaaatkan teknologi informasi dalam rangka Peningkatan Kualitas Pelayanan. Pengetahuan akan informasi buku dan jurnal digital serta memudahkan dalam pencarian buku akan sangat membantu dalam menunjang aktifitas kepustakaan. Analisa yang dilakukan adalah dengan mengumpulkan informasi, studi lapangan, analisis data mengenai buku, jurnal dan anggota perpustakaan yang semuanya adalah mahsiswa, serta studi pustaka dari buku-buku dan sumber dari internet. Metode yang digunakan adalah observasi dan analisa sistem yang dilakukan di Perpustakaan universitas serang raya. Kata Kunci : Informasi, Website, sistem,perpustakaan I. PENDAHULUAN Perpustakaan merupakan salah satu unit Pelaksana seknis yang secara khusus sebagai unit penunjang proses belajar mengajar. Sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi bagi seluruh sivitas akademika, perpustakaan senantiasa diharapkan dapat memberikan layanan yang berkualitas serta menyeluruh kepada seluruh penggunanya. Untuk mencapai tersebut diperlukan sarana dan prasarana penunjang kualitas pelayanan di perpustakaan yang memadai. Kualitas layanan merupakan standar proses yang harus dilaksanakan dalam suatu layanan perpustakaan guna memenuhi harapan dan tuntutan pengguna. Bila kualitas layanan perpustakaan sesuai dengan yang diharapkan pengguna perpusakaan maka pengguna akan merasa puas. Sebaliknya bila kualitas layanan lebih rendah dari yang diharapkan maka tidak ada kepuasan pengguna perpustakaan itu sendiri. tujuan Kualitas layanan perpustakan Universitas Serang Raya hingga saat ini masih kurang memuaskan penggunanya. Hal ini tercermin dari wawancara yang dilakukan terhadap beberapa mahasiswa pengguna perpustakaan yang menyatakan bahwa kualitas layanan belum memuaskan. Hingga saat ini layanan registrasi layanan layanan atas ketersediaan buku, anggota, pemesanan, pengambilan buku, pengarsipan data buku maupun dan sirkulasi pengembalian) masih dilakukan secara manual. Petugas perpustakaan dalam memberikan layanan sirkulasi harus mencatat data buku yang dipinjam ke daftar buku sirkulasi secara manual lalu di pindahkan ke dalam excel, oleh karena itu pelayanan perpustakaan untuk saat ini memerlukan waktu yang cukup lama. Selain itu pencarian data buku yang ada diperpustakaan karena mahasiswa yang ingin mencari buku harus melihat di komputer terlebih dahulu melalui excel atau langsung layanan (peminjaman mengecek ke tiap rak untuk memperoleh buku yang mereka inginkan. Data buku hanya diarsip dalam buku besar perpustakaan dan di komputer melalui excel, sehingga pengecekan data buku, keadaan buku dan jumlah buku memerlukan waktu relatif lama dan dalam pelayanannya kurang efektif dan efisien. Demikian juga untuk kepentingan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen sering menghadapi kendala, jumlah buku, permintaan judul buku, permintaan referensi kurang akurat, lambat dan tidak efisien. ini dikarenakan informasi Dari uraian diatas memberikan gambaran bahwa sistem yang ada sekarang ini tidak memberikan akses yang optimal terhadap seluruh pengguna perpustakaan. Sehingga sudah seharusnyalah perpustakaan Universitas Serang Raya bisa mengembangkan diri dengan membuat suatu sistem informasi perpustakaan yang bisa memberikan layanan perpustakaan yang cepat, tepat dan akan informasinya kepada pengguna perpustakaan. Sistem berbasis web informasi merupakan salah satu alternative pemberian layanan peprustakaan yang bisa memberikan informasi yang akurat dalam waktu yang singkat dan dapat diakses kapan saja dan dimana saja. 1.2 Identifikasi Masalah akurat guna memenuhi kebutuhan layanan perpustakaan 1. Kurangnya perpustakaan 1. Kurangnya perpustakaan efisiensi dalam 2. Sulitnya dalam mencari informasi yang dibutukan oleh pengguna perpustakaan di sebabkan belum ada sumber data yang mudah untuk diakses. 1.3 Perumusan Masalah Bagaimana mengembangkan sistem informasi yang dapat menunjang kualitas pelayanan pada perpustakaan universitas serang raya? 34
II. DASAR TEORI 2.1 Sistem Informasi Sistem merupakan elemen yang saling berhubungan sama sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu (Budi, 2002:168). Sedangkan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Jogiyanto HM (2005:8). tujuan. Maka, sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan tansaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2005:11). Definisi sistem informasi juga dikemukakan oleh Aziz (2006) bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi, dan komponen system informasi meliputi hardware, software, manusia, data dan prosedur. organisasi Terdapat beberapa komponen-komponen sistem informasi yaitu sebagai berikut: a. Blok masukan (input block). Terdiri dari semua jenis data baik berupa teks, suara dan pendapat masukan dari sistem informasi serta metode media yang dilibatkan. b. Blok Model (Model Block). Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input maupun data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu agar menghasilkan output yang diinginkan. Didalam sistem analisis desain, model blok digunakan untuk spesifikasi dokumen seperti tabel keputusan, data flow diagram, struktur analisis dan teknik pendesain dan lain-lain. c. Blok Keluaran (output block). Merupakan produk dari sistem informasi yang akan menentukan kualitas informasi serta dokumen yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pengguna sistem. d. Blok Teknologi (Technologi Block). Merupakan kontak alat (toolbox) dalam sistem informasi yang mencakup input, model penyimpanan dan akses data serta output yang membantu pengendalian sistem dimana teknologi mempunyai tiga unsur, yaitu: 1. Brainware (Unsur manusia) 2. Software (perangkat lunak) 3. Hardware (perangkat keras). e. Blok Basis Data (Database Block). Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras untuk perangkat komputer memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan dan lunak 35 Jurnal PROTEKINFO Vol.2 September 2015 sedemikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas. f. Blok Kendali (control Block). Berfungsi untuk mengendalikan sistem agar terhidar dari hal-hal yang dapat merusak sistem sehingga presentasi terjadi dapat ditekan sekecil kesalahan yang mungkin. 2.2 Perpustakaan Perpustakaan yang kegiatan penghimpunan, didalamnya pengelolaan, dan penyebarluasan (pelayanan) segala macam informasi, baik yang tercetak maupun yang terekam dalam berbagai media seperti buku, tape recorder, majalah, surat kabar, film, kaset, video.(Yusuf : 2007). adalah suatu tempat terdapat Sedangkan menurut Presiden RI nomor 11, disebutkan bahwa ― perpustakaan merupakan salah satu sarana pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dann kebudayaan dalam rangka mencerdaskan kebihidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional. dapat pengertian disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu organisasi yang bertugas mengumpulkan informasi, mengolah, menyajikan, dan melayani kebutuhan Dari informasi pengertian tersebut terlihat bahwa perpustakaan adalah suatu organisasi, artinya perpustakaan merupakan suatu badan yang di dalamnya terdapat sekelompok orang yang bertanggung jawab mengatur, dan mengendalikan perpustakaan. Dari berbagai tersebut bagi pemakai perpustakaan. Tugas utama perpustakaan adalah mengumpulkan informasi, mengolah, mengajikan, dan melayani kebutuhan informasi bagi pemakai perpustakaan. Informasi tersebut berupa koleksi buku dan majalah, jurnal, hasil penelitian dan karya-karya ilmiah. Menurut Widiasa, tugas pokok perpustakaan adalah: (1) menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan non buku sebagai sumber informasi, (2) mengolah dan merawat bahan pustaka, (3) memberikan layanan bahan pustaka. Secara umum, perpustakaan mengemban beberapa fungsi, yaitu: a. fungsi informasi sebagai penyedia berbagai informasi yang meliputi bahan cetak, terekam, maupun koleksi lainnya agar dapat memenuhi kebutuhan masyarakat, b. fungsi pendidikan yaitu, sebagai sarana untuk meningkatkan mutu pendidikan dan menerapan tujuan pendidikan. c. fungsi sarana yaitu, peningkatan mutu kehidupan dan menumbuhkan budaya membaca, kebudayaan sebagai
d. fungsi sarana untuk pemanfaatan waktu lenggang dengan bacaaan yang bersifat rekreatif dan hiburan yang positif, e. fungsi penelitian, yaitu sebagai sarana untuk rekreasi yaitu, sebagai menunjang kegiatan penelitian, f. fungsi deposit, yaitu untuk menyimpan dan melestarikan karya-karya, baik cetak maupun noncetak, yang diterbitkan. 2.3 Sistem Informasi Perpustakaan Sistem Informasi Perpustakaan adalah sistem yang dibuat untuk memudahkan petugas perpustakaan dalam mengelola suatu perpustakaan. Semua di proses secara komputerisasi yaitu digunakannya suatu software tertentu seperti software pengolah database. Petugas perpustakaan tentang ketersediaan buku, daftar buku baru, peminjaman buku dan pengembalian buku. dapat selalu memonitor Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem yang terdiri dari manusia, hardware, software, prosedur, dan data yang terintegrasi, digunakan untuk manajemen sehingga mengemas sebuah informasi yang bernilai bagi penggunanya (pustakawan maupun pemustaka). otomasi perpustakaan informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam dua bentu yaitu: (1) penerapan teknologi informasi digunakan sebagai sistem informasi manajeman perpustakaan, mulai dari pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebaginya, (2) penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital Penerapan teknologi Dalam sebuah sistem Informasi untuk otomasi perpustakaan terdapat beberapa komponen atau unsur yang saling berkaitan dan mendukung satu dengan lainnya. Menurut Supriyanto (2008), komponen- komponen tersebut adalah : a. Pengguna (users), pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem informasi untuk otomasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan para penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi, dan para anggota perpustakaan. perpustakaan hendaknya b. Perangkat Keras (Hardware), perangkat Keras merupakan mesin komputer yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya. c. Perangkat Lunak (Software), perangkat lunak untuk yang adalah istilah yang menggambarkan mengoperasikan perangkat keras untuk melakukan tugas sesuai dengan perintah. digunakan instruksi-instruksi 36 Jurnal PROTEKINFO Vol.2 September 2015 d. Jaringan (Network), jaringan (Network) adalah sebuah jaringan yang menghubungkan komputer induk (server) dengan komputer yang lain dan dengan alat-alat penunjang sistem otomasi yang lain dalam sebuah system yang terintegrasi. e. Data, data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus. f. Panduan panduan penjelasan Operasional/Manual bagaimana menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Komponen-komponen tersebut di atas harus dapat dipenuhi untuk membangun sebuah sistem informasi perpustakaan. 2.4 Unified Modeling Language (UML) Operasional / Manual, merupakan memasang, UML adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan pemrograman berorientasi objek[7]. Dengan kata lain UML berarti standar dan merupakan alat bahasa pemodelan komunikasi yang konsisten dalam mensuport para pengembang saat ini[8]. arsitektur dalam Dari kedua pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa UML adalah bahasa pemodelan sistem yang digunakan sebagai alat komunikasi antara pengembang dengan pengguna atau antar pengembang itu sendiri untuk pemrograman berorientasi objek (Object Oriented Programming). III. TEKNIK PENGUMPULAN DATA Dalam membangun sistem informasi ini terlebih dahulu dilakukan pengumpulan data yaitu : a. Penelitian Lapangan ( field research) . Pada tahap awal dalam penelitian ini dikumpulkan data terlebih dahulu dengan studi lapangan di Perpustakaan Universitas Serang Raya, Jl. Raya Serang - Cilegon KM. 3 Drangong legok serang. b. Penelitian Kepustakaan (Library Research). Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan mempelajari buku-buku (literature) mengenai sistem informasi berbasis bahasa pemrgoraman PHP dan langkah-langkah membangun aplikasi berbasis web. 3.1 Aplikasi Aplikasi adalah sebuah media penunjang dalam sebuah object yang memiliki beberapa instruksi yang disusun sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan input dan output[1]. Pendapat lain mengatakan bahwa Aplikasi adalah penerapan dari rancang sistem untuk mengolah data yang menggunakan aturan atau ketentuan bahasa pemrograman tertentu[2]. Aplikasi adalah suatu program komputer yang dibuat untuk
mengerjakan dan melaksanakan tugas khusus dari pengguna. 3.2 Informasi Informasi adalah data yang telah dirposes/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya[3]. Pada literatur yang lain dikatakan bahwa Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi[4]. 3.3 Web Web atau website merupakan bahasa suatu aplikasi yang berjalan pada server dan dapat diakses melalui jaringan secara world wide. Website menawarkan berbagai macam keutungan dalam pemanfaatannya, antara lain : 1. Mudah untuk diakses, 2. Dapat diakses dari pengguna dari mana saja dan kapan saja. internet IV. ANALISA KEBUTUHAN Pada pembangunan aplikasi ini dibutuhkan spesifikasi minimal hardware sebagai berikut : TABEL 1 KEBUTUHAN HARDWARE No Nama Hardware Spesifikasi Jml 1 Laptop Acer one happy 2 n450 Processor RAM Hardisk : : : Intel atom 1.8 Ghz 1 GB 320 GB 1 2 Printer Epson L110 1 Software yang digunakan untuk pembangunan aplikasi sebagai berikut : TABEL 2 KEBUTUHAN SOFTWARE No Kebu tuhan Keterangan Fungsi 1 Sistem Operasi Windows 7 home basic XAMPP Sebagai Sistem Operasi yang dipakai untuk menjalankan Software Kebutuhan Web server (apache, Mysql, dan PHP) Geany 1.8 t Text editor 2 Aplikasi Adobe Photoshop CS. 3 Mozilla firefox 40 Image editor Aplikasi untuk menjalankan Website V. ANALISA PENGGUNA aplikasi dengan menggunakan aplikasi browser ke alamat IP komputer server yang sudah diberikan. Pengguna aplikasi dapat dibedakan menjadi 3 pengguna, yaitu ; Pengguna dapat mengakses 37 Jurnal PROTEKINFO Vol.2 September 2015 1. User pegawai Perpustakaan. Pegawai perpustakaan dapat mengakses aplikasi ini melalui alamat IP komputer server. Pegawai mendapatkan masing- masing username dan password untuk dapat meng- akses aplikasi. Pegawai yang sudah bisa masuk ke aplikasi dapat mengelola data buku, data jurnal, data kategori, data post berita, data transaksi peminjaman dan pengembalian. 2. User pengguna masyarakat umum. Seluruh masyarakat dapat mengakses aplikasi ini dengan menggunakan alamat masyarakat yang mengakses dapat melihat katalog buku, mencari buku, dan membaca berita. browser dengan VI. ANALISA DATA Data yang digunakan adalah data yang didapatkan dari sistem lama yang sudah di catat dan disimpan dalam bentuk dokumen microsoft excel. Dalam dokumen tersebut terdapat data buku beserta profil dan properti dari buku, data member perpustakaan dan data transaksi yang di bukukan dalam format yang ditentukan pihak perpustakaan. VII. PERANCANGAN Pada tahap ini, dipaparkan dengan rancangan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML) yaitu salah satunya dengan Diagram Use case. Diagram seperti terlihat pada gambar di bawah ini : <<include>> Akses katalog Kelola buku <<include>> Cari buku <<include>> masyarakat Kelola jurnal Kelola berita Kelola denda <<extend>> Kelola transaksi Kelola member Gambar 1. Diagram Use Case Aliran logika pada Use Case di atas terdiri dari flow of events Unduh, flow of events Install dan flow of events lihat. Rincian tabel flow of events seperti tabel di bawah ini : admin
TABEL 3 FLOW OF EVENTS AKSES KATALOG Nama of Use case Akses Katalog Tujuan User dapat melihat katalog buku Prasyarat Data buku sudah diinput oleh admin Kondisi Akhir sukses Kondisi Gagal Aktor Utama Masyarakat Aktor Sekunder Tampil list buku dalam bentuk tabel Blank atau terjadi pesan error
Pemicu User mengakses alamat URL dan memilih menu buku Alur Utama Langkah Aktor Sistem 1 Membuka alamat URL Menampilkan halaman utama 2 Memilih menu buku Menampilkan halaman buku TABEL 4 FLOW OF EVENTS CARI BUKU Nama Use case Cari buku Tujuan Prasyarat Agar dapat menemukan buku berdasarkan filter pencarian Akses halaman pencarian dan data buku /jurnal sudah di tambahkan oleh admin Kondisi Akhir sukses Kondisi Gagal Aktor Utama Aktor Sekunder Pencarian menemukan atau tidak menemukan dengan keterangan Blank atau terjadi error masyarakt
Pemicu User mengakses url dan kemudian memilih buku dan mengisi form pencarian Alur Utama Langkah Aktor Sistem 1 2 Membuka menu buku/jurnal Input dan submit kata kunci pencarian Menampilkan katalog buku/jurnal Melakukan query penca rian dan me nampilkan hasilnya TABEL 4 FLOW OF EVENTS KELOLA BUKU Nama Use case Lihat Tujuan Prasyarat Untuk mengelola data buku (tambah, edit, hapus, cari ) Punya akses ke dalam aplikasi melalui login Kondisi Akhir sukses Kondisi Gagal Bias menambahkan, edit dan hapus serta dapat melakukan sort data dan filter Tidak bias menambahkan ,edit dan hapus 38 Jurnal PROTEKINFO Vol.2 September 2015 Aktor Utama Aktor Sekunder Pemicu Alur Utama admin
Klik menu icon kelola buku Langkah Aktor Sistem 1 2 login Klik menu icon buku Menampilkan beranda Menampilkan data buku dan fiturnya VIII. HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem Informasi perpustkaan universitas serang raya dibuat untuk kalangan civitas kampus dan untuk tinggal masyarakat umum, mengakses alamat website dengan menggunakan aplikasi browser web, bagi kalangan umum dengan mengakses url dan untuk admin melalui ip komputer server dari jaringan lokal. User dapat dengan mudah menggunakannya untuk kepentingan masing-masing. cara menggukannya Berikut fasilitas-fasilitas yang disediakan pada sistem informasi seperti terlihat pada gambar tampilan di bawah ini : a. Halaman website. Halaman utama website adalah domain halaman : depan ketika mengakses Gambar 2. Tampilan halaman website b. Halaman pencarian. Ketika User mengklik menu buku atau jurnal akan menemukan form pencarian sebagai berikut : Gambar 3. Tampilan Menu Sejarah c. Halaman login. Halaman admin hanya bias di akses setelah melakukan login, berikut tampilah login admin :
Gambar 4. Tampilan Halaman Login d. Halaman Beranda Admin. Tampilan Beranda admin: Gambar 5. Tampilan Halman beranda admin e. Form input buku Pada menu buku ketika di buka akan menampilkan list data buku dan fitur, salah satunya adalah tombol tambah buku, sehingga menampilkan halaman form input buku : Gambar 6. Tampilan form input buku f. Form daftar anggota Pada menu icon member menampilkan list anggota perpustakaan dan fiturnya salah satunya adalah fitur tambah anggota yang menampilkan halaman berikut : 39 Jurnal PROTEKINFO Vol.2 September 2015 Gambar 7. Tampilan visi Kegiatan IX. SIMPULAN Berdasarkan uraian diatas maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut : Dengan adanya sistem informasi perpustakaan pada universitas serang raya dapat menunjang aktifitas kepustakaan. Baik untuk mencari buku dan untuk mengelola data buku jurnal dan lainnya, sehingga dirasakan dapat menghemat waktu. Hal ini dapat di lihat ketika pengunjung mencari buku mereka dapat langsung mengakses aplikasi untuk melihat katalog atau untuk mencari berdasarkan filter tertentu yang di mana sebelumnya mereka harus bertanya kepada petugas perpus dan kemudian petugas perpus mencari buku tersebut dalam dokumen Microsoft excel. X. DAFTAR PUSTAKA 1. Aziz, Muhammad dan Slamet Pujiono. (2006). 2. Sistem Informasi Geografis Berbasis Dekstop dan Web. Yogyakarta: Gava Medi. Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi 3. Oetomo, Budi Sutedjo Dharma (2002). Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi 4. M. P. Yusuf and Y. Suhendra. (2007). Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Media Prenada Media Group. [Online]. Sekolah," 5. Republik Indonesia.( 2000). "Fungsi dan Peranan Available: 21 Perpustakaan Desember 2011]. Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. Teknologi Informasi Perpustakaan. Stategi. Perancangan Perpustakaan Digital. Yogyakarta : Kanisius. informasi-perpustakaan.html [Accessed 6. (2008). 7. 8.