GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
© CETAKAN PERTAMA 2013 Universiti Teknikal Malaysia Melaka Hakcipta terpelihara. Tiada bahagian daripada penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat juga pun, sama ada secara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya tanpa kebenaran bertulis daripada Universiti Teknikal Malaysia Melaka.
Bab 1 2 3 4 5 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM KANDUNGAN Tajuk Halaman PENGENALAN 1.1 Tujuan 1 1.2 Sumber Rujukan 1 1.3 Tarikh Kuat Kuasa 1 DEFINISI 2 PUNCA KUASA 3.1 Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka, Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 3 3.2 Garis Panduan Pelaburan Untuk IPTA (April 2004) 4 3.3 Akta Syarikat 1965 [Akta 125] 5 3.4 Pengecualian 5 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN SYARIKAT 4.1 Mewujudkan Pentadbiran Berasingan 6 4.2 Jawatankuasa Induk Pelaburan 6 4.3 Pelantikan Wakil Universiti Dalam Syarikat 8 4.4 Penglibatan Staf Universiti 10 4.5 Peraturan Penglibatan Staf 11 4.6 Panduan Pengurusan Syarikat 12 AKTIVITI YANG DIBENARKAN 5.1 Perancangan Perniagaan 14 5.2 Strategi dan Rancangan Korporat 14 5.3 Aktiviti-aktiviti Syarikat 15 5.4 Output Aktiviti 16 5.5 Mengkomersialkan Hasil Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi 17 5.6 Perkhidmatan Pengurusan Projek (Event Manager) 18 5.7 Perkhidmatan Perundingan 18 5.8 Perkhidmatan Latihan Eksekutif dan Profesional 19 i
Bab 6 7 8 9 10 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM KANDUNGAN Tajuk Halaman SUMBER KEWANGAN 6.1 Pembiayaan Modal 20 6.2 Pembiayaan Lain 20 PENGGUNAAN ASET, KEMUDAHAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI 7.1 Aset, Kemudahan Dan Perkhidmatan Universiti 21 7.2 Caj Penggunaan 21 7.3 Perhatian dan Keutamaan 22 SISTEM KAWALAN DAN PEMANTAUAN 8.1 Kewangan dan Akauntabiliti 23 8.2 Kawalan Terhadap Syarikat 23 8.3 Tanggungjawab Lembaga Pengarah Syarikat Induk 25 8.4 Perkara Yang Memerlukan Kelulusan Lembaga Pengarah Syarikat Induk Dan Universiti 26 8.5 Laporan Akaun Tahunan 27 8.6 Lantikan Juru Audit 27 8.7 Laporan Prestasi dan Kewangan 27 8.8 Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan 28 PENJANAAN PENDAPATAN 9.1 Sumbangan Pendapatan Oleh Anak Syarikat 31 9.2 Bayaran Dividen Tahunan 31 9.3 Yuran Pengurusan 34 9.4 Bayaran kepada Universiti 34 MANFAAT KEPADA UTeM DAN KOMUNITI 10.1 Peranan 35 10.2 Manfaat 35 ii
KANDUNGAN Bab Tajuk 11 PERKARA-PERKARA LAIN 11.1 Pembubaran Anak Syarikat/Penjualan Ekuiti 11.2 Larangan RUJUKAN GLOSARI iii GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM Halaman 37 37 38 39
1.1 1.2 1.3 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 1 PENGENALAN Tujuan 1.1.1 Garis panduan ini disediakan bertujuan untuk memantau pentadbiran dan pengurusan anak syarikat Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM) dan subsidiarinya bagi memastikan ia melaksanakan aktivitinya sebagaimana ditetapkan oleh pihak berkuasa UTeM. 1.1.2 Garis panduan ini mengandungi rujukan terhadap sumber/punca kuasa, pentadbiran dan pengurusan, aktiviti yang dibenarkan, sumber kewangan, penggunaan aset, kemudahan dan perkhidmatan Universiti, sistem kawalan dan pemantauan, penjanaan pendapatan, manfaat kepada UTeM dan komuniti dan perkara-perkara lain yang berkaitan. Sumber Rujukan 1.2.1 Garis panduan ini disediakan berdasarkan kepada peraturan dan arahan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia (Perbendaharaan), Jabatan Perkhidmatan Awam dan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) (dahulunya Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia - KPT) serta peraturan- peraturan yang dikeluarkan oleh UTeM dan mana-mana pihak yang berkuasa bagi menentukan sesuatu peraturan yang berkaitan dengan kewangan dan perakaunan Universiti. Tarikh Kuat Kuasa 1.3.1 Garis Panduan Tadbir Urus Anak Syarikat ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan. 1
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 2 DEFINISI Pihak Berkuasa Universiti merujuk kepada Lembaga Pengarah Universiti. Lembaga merujuk kepada Lembaga Pengarah Universiti. Pegangan atau penyertaan ekuiti bermaksud pelaburan Universiti dalam sesuatu entiti iaitu perbadanan atau syarikat. Perbadanan adalah agensi atau mana-mana pertubuhan perbadanan yang ditubuhkan/diperbadankan/wujud di Malaysia. Syarikat adalah syarikat yang ditubuhkan di mengikut Akta Syarikat 1965 atau mengikut mana-mana enakmen yang diperuntukkan. Syarikat juga merujuk kepada : 2.5.1 Syarikat Induk (Holding Company) dan Subsidiari (Subsidiary Company) di bawah kawalan Universiti di mana Universiti mempunyai pegangan ekuiti lebih dari 50%; 2.5.2 Syarikat Bersekutu (Associate Company) di luar kawalan Universiti di mana pegangan ekuiti Universiti adalah di antara 20 hingga 50%; 2.5.3 Syarikat Pelaburan (Investment Company) di mana pegangan ekuiti Universiti adalah kurang daripada 20%; dan 2.5.4 Semua lapisan Syarikat Subsidiari, Bersekutu dan Pelaburan di mana Universiti mempunyai pegangan ekuiti secara terus atau efektif masing- masing seperti peratusan-peratusan di atas. 2
3.1 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 3 PUNCA KUASA Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka, Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 3.1.1 Seksyen 5 Bahagian I Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka antaranya memperuntukkan kuasa kepada Universiti, dengan kelulusan Menteri Kewangan, untuk menyertai ekuiti, perkongsian, usaha sama, pengusahaan atau apa-apa bentuk kerjasama atau perkiraan yang lain bersama sesuatu perusahaan, syarikat, pengusahaan swasta atau sindiket orang yang ditubuhkan bagi menjalankan perniagaan di Malaysia atau di tempat lain. 3.1.2 Ia juga memberi kuasa kepada Universiti untuk menubuhkan atau menganjurkan penubuhan syarikat di bawah Akta Syarikat 1965 [Akta 125] untuk menjalankan atau melibatkan diri dalam apa-apa aktiviti yang telah dirancangkan atau diusahakan oleh Universiti. 3.1.3 Ia turut membenarkan Universiti memperoleh atau memegang syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan atau sekuriti yang diterbitkan dan menjalankan atau menguatkuasakan hak dan kuasa yang diberikan atas pemunyaan yang tersebut iaitu menjual, memindah hak milik, menukar atau melupuskan syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan atau sekuriti itu. 3.1.4 Seksyen 6 pula menyatakan peruntukan yang berhubungan dengan perbadanan iaitu antaranya Lembaga hendaklah menetapkan melalui peraturan-peraturan : i. maksud dan tujuan perbadanan itu ditubuhkan; ii. hak, kuasa, kewajipan dan fungsi perbadanan itu; iii. sistem pengurusan perbadanan itu; dan iv. hubungan antara perbadanan itu dengan Universiti dan hak kawalan Lembaga ke atas perbadanan itu. 3
3.2 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 3.1.5 Seksyen ini juga menyatakan Lembaga boleh meminda, membatalkan atau menambah mana-mana peraturan berkenaan dengan perbadanan atau, tertakluk kepada kelulusan Menteri, mengarahkan perbadanan digulung atau dibubarkan. 3.1.6 Sekiranya perbadanan dibubarkan, aset perbadanan hendaklah dipindah hak miliknya kepada dan diletakhakkan pada Universiti selepas dijelaskan tanggungannya. Penggulungan sesuatu perbadanan hendaklah dijalankan mengikut apa-apa cara yang ditetapkan oleh Lembaga melalui peraturan- peraturan. 3.1.7 Seksyen 8 memperuntukkan kuasa kepada perbadanan berkenaan nama perbadanan, hayat, meterai, tindakan guaman, kontrak, urusan harta alih atau tak alih dan perkara atau benda lain yang bersampingan atau berkaitan dengannya, tertakluk kepada apa-apa sekatan dan batasan yang dinyatakan oleh Lembaga dalam setiap hal. 3.1.8 Seksyen 9 hingga 15 menjelaskan mengenai meterai perbadanan. Setiap perbadanan hendaklah mempunyai suatu meterai perbadanan yang mengandungi apa-apa tanda yang ditentukan oleh perbadanan dengan kelulusan Lembaga dan ia boleh dipecahkan, ditukar, diubah atau dibuat baharu dengan kelulusan Lembaga. Meterai perbadanan hendaklah disimpan dan disahkan oleh orang yang diarahkan untuk menjaganya. Segala surat ikatan, dokumen atau surat cara lain yang telah dimeteraikan dengan meterai itu adalah sah sehingga dibuktikan sebaliknya. Meterai perbadanan hendaklah diberi pengiktirafan rasmi dan kehakiman. Garis Panduan Pelaburan Untuk IPTA (April 2004) 3.2.1 Garis panduan ini telah diluluskan oleh Kementerian Kewangan Malaydisa dan dipanjangkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia kepada semua IPTA. Ia disediakan bagi membantu IPTA membuat pertimbangan dalam penyertaan ekuiti, perkongsian dan usaha sama serta pelaburan-pelaburan yang lain. 4
3.3 3.4 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 3.2.2 Bagi pelaburan dalam ekuiti, IPTA boleh mengadakan subsidiari, syarikat bersekutu (associate company), usaha sama (joint venture) dan menubuhkan apa-apa bentuk perbadanan yang lain. 3.2.3 Tujuannya bagi membolehkan satu entiti komersial diwujudkan oleh IPTA bagi mengembangkan peranan serta aktivitinya dengan lebih berkesan di sektor komersial bagi menjana pendapatan tambahan dan mengurangkan kebergantungan kewangan kepada Kerajaan. 3.2.4 Penubuhan syarikat oleh IPTA bermaksud penubuhan sebuah entiti (digelar SYARIKAT) yang berdaftar di bawah Akta Syarikat 1965 dan termasuk penubuhan anak syarikat, penyertaan ekuiti, perkongsian dan usaha sama. 3.2.5 IPTA dikehendaki mematuhi beberapa syarat dalam menyediakan perancangan penubuhan syarikat dan ia dijelaskan dalam tajuk-tajuk yang berikutnya dalam 'Garis Panduan Tadbir Urus Anak Syarikat Universiti Teknikal Malaysia Melaka' ini. Akta Syarikat 1965 [Akta 125] 3.3.1 Anak syarikat yang ditubuhkan oleh IPTA hendaklah berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). 3.3.2 Pengurusan dan pentadbiran anak syarikat adalah turut tertakluk kepada apa-apa peruntukan di bawah Akta Syarikat 1965 selain daripada peruntukan yang ditentukan oleh Universiti. Pengecualian 3.4.1 Mana-mana peruntukan kuasa yang tidak dinyatakan adalah tertakluk kepada kuasa Lembaga Pengarah Universiti dan/atau kelulusan Kementerian Kewangan. 5
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 4 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN SYARIKAT 4.1 Mewujudkan Pentadbiran Berasingan 4.1.1 Pentadbiran dan pengurusan syarikat adalah berasingan daripada pentadbiran dan pengurusan Universiti. 4.1.2 Syarikat perlu mempunyai kumpulan pegawai dan staf tetapnya sendiri yang mengendalikan operasi harian syarikat bertujuan supaya tumpuan sepenuhnya dapat diberi kepada pengurusan dan pengendalian syarikat agar perjalanan fungsi UTeM sebagai IPTA tidak terjejas. 4.1.3 UTeM perlu mengadakan satu unit khas yang berfungsi sebagai penghubung antara syarikat dengan UTeM. 4.1.4 Unit khas ini bertanggungjawab kepada Lembaga Pengarah UTeM melalui Naib Canselor berkaitan dasar penubuhan syarikat, aktiviti perniagaan dan menyediakan laporan kemajuan/prestasi syarikat. 4.1.5 Segala perancangan dan urusan yang dibentang dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah Syarikat perlu dimaklumkan kepada Lembaga Pengarah Universiti melalui Jawatankuasa Induk Pelaburan/Unit Khas. 4.2 Jawatankuasa Induk Pelaburan 4.2.1 Penubuhan i. Lembaga Pengarah Universiti perlu menubuhkan Jawatankuasa Induk Pelaburan yang akan bertanggungjawab kepada Lembaga di dalam hal-hal yang melibatkan pelaburan yang memerlukan persetujuan Menteri Kewangan setelah mendapat kelulusan Menteri Pendidikan Malaysia. 6
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 4.2.2 Keanggotaan i. Keanggotaan Jawatankuasa Induk Pelaburan adalah terdiri daripada : a. Naib Canselor atau wakil sebagai Pengerusi b. Seorang Ahli Lembaga Pengarah Universiti c. Dua orang wakil daripada badan profesional d. Bendahari sebagai ahli e. Unit Khas Perniagaan Universiti sebagai urus setia 4.2.3 Kuasa i. Jawatankuasa Induk Pelaburan bertanggungjawab kepada Lembaga Pengarah Universiti untuk membuat pelaburan yang difikirkan wajar berdasarkan garis panduan yang ditetapkan. 4.2.4 Fungsi i. Mencadangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti dasar pelaburan; ii. Melabur wang lebihan Universiti dari sumber yang tidak berpunca daripada Kerajaan; iii. Memantau prestasi pelaburan; iv. Memperakukan pelantikan pengurus dana atau firma pengurus dana atau mengadakan Jawatankuasa Khas; v. Menerima dan meneliti laporan dari pengurus-pengurus dana tentang strategi pelaburan dan kedudukan semasa; vi. Membuat laporan berkala kepada Lembaga Pengarah Universiti; vii. Mencadangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti agihan keuntungan daripada pelaburan; dan 7
4.3 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM viii. Mengemukakan cadangan untuk pelaburan baru dan penjualan saham kepada Lembaga Pengarah Universiti. Pelantikan Wakil Universiti Dalam Syarikat 4.3.1 Pegawai yang dilantik sebagai Pengerusi, Ketua Eksekutif dan ahli Lembaga Pengarah syarikat hendaklah : i. Dihadkan di kalangan pegawai-pegawai Universiti berdasarkan jawatan atau keupayaan individu; ii. Mempunyai kelayakan dan pengalaman untuk memberi sumbangan; iii. Mempunyai kemampuan untuk membuat keputusan; dan iv. Mendapat pelantikan secara bertulis daripada Universiti. 4.3.2 Keanggotaan Lembaga Pengarah Syarikat i. Lembaga Pengarah UTeM hendaklah menentukan sekurang- kurangnya seorang daripada ahlinya dan tidak lebih daripada 2 orang pegawai UTeM dilantik sebagai ahli Lembaga Pengarah Syarikat berkenaan. ii. Lembaga Pengarah UTeM juga hendaklah memastikan seorang wakil Kementerian Kewangan dan seorang wakil Kementerian Pendidikan Malaysia dilantik sebagai ahli Lembaga Pengarah Syarikat Induk dan juga anak-anak syarikat. Naib Canselor dibenarkan menganggotai Lembaga Pengarah Syarikat sebagai ahli. iii. Lantikan keahlian Lembaga Pengarah Syarikat dari kalangan pegawai Universiti adalah tertakluk kepada tempoh yang ditetapkan oleh Universiti. Universiti berhak menamatkan tempoh lantikan keahlian ini pada bila-bila masa. 8
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 4.3.3 Pelantikan Jawatan Ketua Eksekutif Dalam Syarikat i. Ketua Eksekutif hendaklah dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti setelah diperakukan oleh Lembaga Pengarah Syarikat. Beliau bertanggungjawab terhadap keseluruhan fungsi pengurusan dan operasi harian syarikat. ii. Ketua Eksekutif dibenarkan : a. memegang jawatan bukan eksekutif tidak melebihi 10 syarikat yang mempunyai kepentingan Universiti b. memegang jawatan eksekutif tidak melebihi 2 syarikat yang mempunyai kepentingan Universiti iii. Walaupun Ketua Eksekutif dihadkan memegang bilangan jawatan seperti di atas, perkara-perkara berikut perlu diberi pertimbangan : a. jika seseorang Ketua Eksekutif sebuah syarikat induk menjadi Pengerusi sebuah anak syarikat, ini mungkin kerana bagi menjaga kepentingan syarikat induk. Tetapi jika syarikat itu tidak ada kena-mengena dengan syarikat induk tersebut, maka orang lain hendaklah diberi peluang menjadi Pengerusinya; b. jika seseorang Pengerusi syarikat induk memegang juga jawatan Pengerusi anak syarikatnya, maka tidak ada elaun tetap boleh dibayar kepadanya bagi jawatan Pengerusi anak syarikat berkenaan. Jika pihak lain yang menjadi Pengerusi, maka bayaran elaun diperlukan, terutamanya jika Pengarah yang berkenaan tidak ada jawatan lain. Perkara ini perlu diberi pertimbangan sebelum dipindahkan sesuatu jawatan kepada pihak lain; dan 9
4.4 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM c. bagi syarikat yang dimiliki 100% oleh pihak swasta, bilangan jawatan yang dipegang oleh seseorang Ketua Eksekutif yang dilantik oleh Universiti tidak perlu dikurangkan. Walau bagaimanapun, jika Ketua Eksekutif berkenaan memegang terlalu banyak jawatan syarikat swasta di samping jawatan dalam syarikat Universiti, jawatan dalam syarikat Universiti hendaklah dilepaskan, walaupun ia tidak dibayar elaun. iv. Lembaga Pengarah Universiti/Syarikat berhak menamatkan tempoh lantikan Ketua Eksekutif ini pada bila-bila masa. Penglibatan Staf Universiti 4.4.1 Staf Universiti boleh dilantik dalam pengurusan anak syarikat sama ada secara pinjaman atau pertukaran dengan mematuhi peraturan-peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa. 4.4.2 Peminjaman kepada anak syarikat i. Anak syarikat boleh menawarkan gaji, elaun dan kemudahan yang secara pakejnya tidak kurang baik (no less favourable) daripada emolumen di jawatan hakiki dengan mengambil kira jumlah gaji yang boleh diselaraskan sekurang-kurangnya dua Pergerakan Gaji Biasa. ii. Sekiranya anak syarikat tidak dapat menawarkan gaji, elaun dan kemudahan di atas, Universiti boleh menampung sebahagian atau kesemua nilai yang kurang itu tertakluk dengan persetujuan Universiti. iii. Sepanjang dalam tempoh peminjaman, pegawai akan diberi Pergerakan Gaji Tahunan secara isyarat di jawatan hakiki. Pergerakan Gaji Tahunan di jawatan pinjaman adalah tertakluk kepada kaedah yang diputuskan oleh anak syarikat. iv. Pegawai bertanggungjawab mengemukakan salinan laporan penilaian prestasi mereka kepada Universiti. 10
4.5 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 4.4.3 Pertukaran i. Syarat lantikan tetap ke anak syarikat ditentukan oleh dasar anak syarikat berkenaan. Bagi maksud pemberian faedah persaraan, pegawai yang telah diberi taraf berpencen dan memenuhi syarat- syarat yang ditetapkan dalam undang-undang pencen boleh memohon untuk bersara pilihan sendiri mengikut undang-undang pencen yang berkuatkuasa. Pegawai yang belum disahkan dalam perkhidmatan atau yang telah memilih Skim KWSP hendaklah meletak jawatan. Peraturan Penglibatan Staf 4.5.1 Selain daripada staf yang dilantik secara pinjaman atau pertukaran, tahap yang dibenarkan bagi penglibatan staf Universiti adalah terhad kepada : i. Memberi perkhidmatan seperti dalam kerja perundingan, penyelidikan dan seumpamanya; ii. Kadar jam maksimum dalam seminggu atau setahun yang ditetapkan oleh Universiti; dan iii. Kadar bayaran maksimum yang boleh diterima dalam sebulan atau setahun yang ditetapkan oleh Universiti. 4.5.2 Staf Universiti tidak digalakkan memegang sebarang ekuiti dalam anak syarikat bagi mengelakkan staf daripada terdedah kepada risiko yang boleh menjejaskan kedudukannya sebagai penjawat awam. Walau bagaimanapun, staf dibenarkan memiliki ekuiti dengan syarat-syarat seperti yang ditetapkan oleh pekeliling Kerajaan yang sedang berkuat kuasa. Staf juga dibenarkan menerima royalti, ganjaran dan yuran perundingan mengikut pekeliling yang sedang berkuat kuasa. 11
4.6 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM Panduan Pengurusan Syarikat 4.6.1 Menyediakan strategi dan rancangan korporat i. Semua syarikat perlu menyedia dan mengemaskini strategi dan rancangan korporat selaras dengan objektif penubuhan syarikat. 4.6.2 Mengawal dengan lebih rapi kos operasi yang tinggi i. Peraturan-peraturan berkaitan dengan perbelanjaan syarikat perlu diperkemas dan diperketatkan bagi tujuan mengurangkan kos operasi dan mengelakkan pembaziran. 4.6.3 Menyediakan rancangan bagi menggabungkan aktiviti-aktiviti yang bertindih i. Lembaga Pengarah Syarikat Induk dan Universiti perlu menyusun kumpulan syarikat dan menggabungkan aktiviti yang bertindih dan sempit untuk mengoptimumkan penggunaan sumber kewangan dan tenaga kerja yang terhad. ii. Rancangan mempelbagaikan (diversification) yang selaras dengan objektif penubuhan syarikat boleh dilakukan bagi mendapat pulangan modal yang lebih tinggi kepada pemegang saham. 4.6.4 Syarikat Induk bagi Kumpulan Syarikat i. Pengarah Universiti boleh menetapkan untuk mempunyai hanya sebuah Syarikat Induk bagi memudahkan kawalan ke atas semua Syarikat Subsidiari dan Bersekutu. 4.6.5 Menyediakan rancangan bagi melupus atau menswastakan syarikat i. Lembaga Pengarah Syarikat Induk dan Universiti perlu melupus atau menswastakan kepentingan Universiti di dalam syarikat-syarikat yang menghadapi masalah kewangan yang tenat dan mengalami kerugian besar yang berterusan, kecuali syarikat-syarikat yang sedang atau akan disusun semula. 12
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM ii. Tindakan yang sama perlu diambil ke atas syarikat-syarikat yang tidak beroperasi, khususnya yang dorman dan yang telah memberhentikan operasinya. 4.6.6 Mendapatkan pembiayaan projek dari sumber luar i. Lembaga Pengarah Syarikat Induk dan Universiti perlu menekankan supaya Syarikat-syarikat Subsidiari dan Bersekutunya yang berupaya atau yang mempunyai projek komersial yang berdaya maju untuk memperoleh pinjaman daripada institusi-institusi kewangan. Pinjaman daripada Syarikat Induk atau Universiti yang diberikan tanpa keuntungan atau dengan kadar keuntungan bersubsidi dan terma- terma yang longgar, hendaklah dihentikan. 13
5.1 5.2 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 5 AKTIVITI YANG DIBENARKAN Perancangan Perniagaan 5.1.1 Skop dan jenis perniagaan yang hendak dijalankan oleh syarikat perlu mempunyai kaitan dengan fungsi utama Universiti. 5.1.2 Dalam menentukan skop dan jenis perniagaan, Lembaga Pengarah Universiti perlu memastikan dengan sebaik mungkin perkara berikut : i. Nama baik dan kepentingan Universiti dapat dilindungi dan kepentingan pelajar tidak terjejas; dan ii. Risiko dan liabiliti Universiti dari segi kewangan dan undang-undang dapat dikurangkan. Strategi dan Rancangan Korporat 5.2.1 Syarikat perlu menyedia dan mengemaskini strategi serta rancangan korporat untuk mencapai matlamat bagi jangka pendek (tahunan) dan jangka panjang selaras dengan objektif penubuhan syarikat. 5.2.2 Strategi dan rancangan korporat perlu dibentang dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah Syarikat dan dimaklumkan kepada Lembaga Pengarah Universiti melalui Jawatankuasa Induk Pelaburan/Unit Khas. 5.2.3 Strategi dan perancangan korporat syarikat perlu dibuat setiap 3 tahun atau mengikut tempoh yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah Universiti. 14
5.3 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 5.2.4 Skop perancangan korporat hendaklah merangkumi, tetapi tidak terhad kepada, perkara berikut : i. Strategi pemasaran a. Mengkomersialkan produk penyelidikan b. Mempromosi kepakaran c. Menyebarkan ilmu pengetahuan ii. Perancangan operasi iii. Perancangan kewangan a. Sumber kewangan b. Unjuran pendapatan c. Ramalan dividen dan bonus d. Kedudukan kewangan semasa iv. Pengurusan risiko a. Risiko kewangan b. Risiko bukan kewangan v. Maklumat-maklumat lain yang diperlukan oleh Lembaga Pengarah Universiti. Aktiviti-aktiviti Syarikat 5.3.1 Syarikat berperanan menggembleng sumber yang ada di Universiti untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti yang lazimnya seperti dan tidak terhad kepada senarai berikut : i. Mengkomersialkan hasil penyelidikan, pembangunan dan inovasi; ii. Perkhidmatan Pengurusan Projek; 15
5.4 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM iii. Perkhidmatan Perundingan; dan iv. Perkhidmatan Latihan Eksekutif dan Profesional. 5.3.2 Lembaga Pengarah Syarikat perlu memastikan : i. Syarikat perlu mempunyai sistem perancangan yang baik bagi melaksanakan program dan projek; ii. Objektif program dan projek selaras dengan objektif Universiti; iii. Faedah dari setiap program dan projek dihuraikan dengan jelas; iv. Semua program dan projek yang dicadangkan telah dikaji kesesuaian berdasarkan kriteria yang disokong oleh laporan kos dan faedah (cost and benefit) yang lengkap; dan v. Semua program dan projek telah diperiksa dengan teliti dari segi implikasi kewangan jangka pendek dan jangka panjang. Output Aktiviti 5.4.1 Pendapatan yang diperolehi daripada aktiviti syarikat hendaklah digunakan untuk membantu membiayai pengurusan dan pembangunan Universiti yang dapat memberi manfaat kepada warga Universiti. 5.4.2 Lembaga Pengarah Universiti perlu memastikan hasil/output yang dikeluarkan oleh syarikat tidak boleh menggunakan nama Universiti. 5.4.3 Lembaga Pengarah Universiti juga perlu memastikan segala produk atau perkhidmatan yang dihasilkan hendaklah pada tahap piawai yang telah ditentukan oleh pihak Universiti. 16
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 5.5 Mengkomersialkan Hasil Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi 5.5.1 Syarikat bertanggungjawab mengkomersialkan hasil penyelidikan bagi pihak Universiti. Kuasa dan tanggungjawab syarikat adalah termasuk perkara- perkara berikut : i. Mengambil langkah-langkah yang perlu bagi melindungi hak cipta hasil penyelidikan yang hendak dikomersialkan; ii. Mendapatkan penilai bebas bagi hasil penyelidikan yang hendak dikomersialkan; iii. Mengenal pasti pemegang serah hak/pemegang lesen yang berpotensi bagi tujuan pengkomersialan; iv. Menyerah hak/melesenkan kepada pihak ketiga, tertakluk kepada kelulusan Universiti; dan v. Mengenal pasti kaedah terbaik untuk penggunaan hasil penyelidikan yang hendak dikomersialkan. 5.5.2 Syarikat perlu mengutamakan syarikat perusahaan tempatan bagi tujuan menyerahkan hak atau lesen untuk pengkomersialan. 5.5.3 Perundingan Awal i. Syarikat perlu memastikan penyelidik dan pihak pengkomersialan menyatakan dengan jelas hak ke atas harta intelektual dan lain-lain maklumat penting semasa proses perundingan. ii. Semasa perundingan, syarikat boleh melantik pasukan perunding sama ada dari dalam atau luar syarikat sekiranya perlu. Pasukan perundingan perlu mempunyai atribut berikut : a. Mempunyai kepakaran teknologi dan kefahaman yang tinggi terhadap teknologi yang dibincangkan; 17
5.6 5.7 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM b. Mempunyai kefahaman yang tinggi terhdap peraturan, undang-undang, polisi Kerajaan dan lain-lain polisi yang digunapakai oleh Universiti; dan c. Kepakaran dalam bidang pengkomersialan. iii. Syarikat akan menyelaraskan semua aktiviti bagi tujuan pengkomersialan harta intelek termasuk : a. Kajian pasaran; b. Mengenal pasti dan memilih pihak yang mempunyai kepakaran dalam bidang teknikal dan pemasaran bagi tujuan pengkomersialan; c. Mengadakan perbincangan dengan pemegang serah hak/pemegang lesen atau pihak yang berminat untuk tujuan usaha sama; d. Membangunkan pelan perniagaan; dan e. Perundingan perjanjian. Perkhidmatan Pengurusan Projek (Event Management) 5.6.1 Pengurusan projek merujuk kepada projek yang mendapat dana melalui Universiti daripada pihak ketiga (pemberi dana). 5.6.2 Penyaluran dana kepada syarikat adalah tertakluk kepada peraturan kewangan Universiti. 5.6.3 Syarikat perlu memastikan semua syarat-syarat yang ditetapkan oleh pihak ketiga dipatuhi. Perkhidmatan Perundingan 5.7.1 Syarikat perlu menyediakan garis panduan yang lengkap dan jelas bagi pengurusan perkhidmatan perundingan yang melibatkan staf dari Universiti. 18
5.8 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 5.7.2 Pecahan/Agihan pendapatan perlu dinyatakan dengan jelas. 5.7.3 Syarikat bertanggungjawab untuk : i. Terlibat secara aktif dalam kerja pemasaran untuk perkhidmatan perundingan. ii. Menyediakan dokumen kontrak aktiviti perundingan dan menyelaraskan segala bayaran dan potongan yang berkaitan. iii. Membuat pemantauan ke atas semua projek perundingan bagi memastikan ia dilaksanakan mengikut polisi dan garis panduan perundingan yang sedang berkuatkuasa. iv. Memberikan dan melaporkan maklumat yang diperlukan dari semasa ke semasa kepada Lembaga Pengarah Universiti. v. Meningkatkan kualiti dan kuantiti perkhidmatan perundingan Universiti. Perkhidmatan Latihan Eksekutif dan Profesional 5.8.1 Syarikat dibenarkan menjalankan aktiviti berbentuk pendidikan iaitu : i. Menawarkan program akademik secara eksekutif dan usahasama; dan ii. Menawarkan perkhidmatan latihan melalui aktiviti kursus jangka pendek dan jangka panjang. 19
6.1 6.2 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 6 SUMBER KEWANGAN Pembiayaan Modal 6.1.1 Pembiayaan modal oleh Universiti perlu dinyatakan dengan jelas iaitu berkaitan modal dibenar dan modal berbayar syarikat. 6.1.2 Sumber kewangan Universiti untuk pembiayaan modal permulaan syarikat hendaklah menggunakan punca-punca lain selain daripada peruntukan/baki peruntukan kerajaan. 6.1.3 Universiti tidak terikat untuk menyumbang sebarang bentuk bantuan kewangan bagi perbelanjaan operasi, perolehan aset atau tujuan-tujuan lain dalam pengurusan anak syarikat. 6.1.4 Jumlah modal, peratusan pegangan saham dalam anak syarikat serta modal/ ekuiti yang dipegang oleh pihak-pihak lain dalam syarikat yang diusahakan secara penyertaan ekuiti, perkongsian dan usaha sama perlu dinyatakan dengan jelas. Pembiayaan Lain 6.2.1 Lembaga Pengarah Universiti perlu menekankan supaya anak syarikat yang berupaya atau yang mempunyai projek nilai komersial perlu memperoleh pinjaman daripada institusi kewangan. 6.2.2 Universiti tidak boleh menjadi penjamin kepada anak syarikat bagi pinjaman yang dibuat daripada institusi kewangan. 20
7.1 7.2 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 7 PENGGUNAAN ASET, KEMUDAHAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI Aset, Kemudahan Dan Perkhidmatan Universiti 7.1.1 Universiti boleh membenarkan anak syarikat menggunakan aset, kemudahan dan perkhidmatan yang dimiliki oleh Universiti. Ia tidak boleh dibeli, dijual, dicagar atau dipindahmilik bagi dijadikan milik anak syarikat. Caj Penggunaan 7.2.1 Setiap penggunaan aset, kemudahan dan perkhidmatan Universiti oleh anak syarikat hendaklah dikenakan bayaran sama ada berbentuk sewa atau caj berdasarkan kadar yang telah ditetapkan oleh Universiti. 7.2.2 Aset dan kemudahan i. Aset adalah harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Universiti dan terbahagi kepada dua iaitu aset tetap dan inventori. ii. Kemudahan merangkumi lekapan dan kelengkapan yang diperlukan seperti kemudahan pendingin hawa, talian rangkaian internet, perabot, utiliti dan sebagainya. iii. Setiap penggunaan aset dan kemudahan perlu dikenakan caj bayaran mengikut jenis aset dan kemudahan tersebut seperti ruang kaki persegi, masa penggunaan, jarak, bilangan peserta dan sebagainya. iv. Universiti boleh mengenakan caj tambahan atau gantirugi kepada pemohon sekiranya terdapat keperluan atau kerosakan. v. Anak syarikat perlu mendapatkan kebenaran penggunaan aset daripada pemilik aset (PTj). 21
7.3 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 7.2.3 Perkhidmatan i. Perkhidmatan adalah merujuk kepada kepakaran, gunatenaga, perundingan atau apa-apa bentuk khidmat yang boleh ditawarkan. Contohnya khidmat kepakaran dalam bidang kejuruteraan, teknologi maklumat, pengurusan dan sebagainya. ii. Kadar bagi setiap perkhidmatan boleh dirujuk kepada kadar yang ditetapkan oleh Universiti atau berdasarkan kadar pasaran semasa. iii. Setiap perkhidmatan yang ingin diperoleh perlu mendapat kelulusan Universiti atau PTj atau individu (staf) yang berkaitan. 7.2.4 Pembayaran penggunaan aset, kemudahan dan perkhidmatan Universiti hendaklah dijelaskan sepenuhnya kepada Bendahari UTeM dalam tempoh yang ditetapkan. Perhatian dan Keutamaan 7.3.1 Penggunaan aset, kemudahan dan perkhidmatan oleh anak syarikat adalah tertakluk kepada kebenaran Universiti dan tidak akan menjejaskan kepentingan dan kebajikan pelajar dan staf Universiti. 7.3.2 Anak Syarikat perlu mematuhi peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan bagi penggunaan aset, kemudahan dan perkhidmatan Universiti. Universiti boleh mengambil tindakan perundangan atas kegagalan syarikat mematuhi peraturan yang ditetapkan. 22
8.1 8.2 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 8 SISTEM KAWALAN DAN PEMANTAUAN Kewangan dan Akauntabiliti 8.1.1 Anak syarikat hendaklah memastikan segala peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Akta Syarikat 1965 dipatuhi termasuk apa-apa peraturan yang ditetapkan oleh Universiti. 8.1.2 Kuasa-kuasa mentadbir dan mengurus syarikat dijelaskan dalam Bab 4. 8.1.3 Syarikat perlu bertanggungjawab dalam semua aktiviti yang dijalankan dan urus niaga yang dilakukan tanpa menjejaskan nama Universiti. 8.1.4 Universiti boleh campur tangan ke atas pengurusan syarikat, sekiranya terdapat keperluan, dari semasa ke semasa. 8.1.5 Syarikat hendaklah memastikan sistem kewangan dan perakaunan dibangunkan dan ditambah baik berdasarkan keperluan semasa. Kawalan Terhadap Syarikat 8.2.1 Syarikat Induk perlu membentangkan perkara-perkara yang memerlukan kelulusan atau untuk makluman Lembaga Pengarah Universiti sekurang- kurangnya pada setiap suku tahun iaitu : i. Laporan prestasi kewangan dan analisis yang mendalam mengenainya; dan 23
ii. GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM Bagi semua lapisan syarikat subsidiari : a. Semua pelaburan yang dilakukan oleh Syarikat Subsidiari menerusi penubuhan atau perolehan syarikat baru tanpa mengira nilainya, termasuk syarikat yang mempunyai modal berbayar RM2.00; b. Semua penjualan atau penutupan syarikat dan juga penjualan aset tetap dan aset-aset lain yang mempunyai nilai 'substantial' yang mana nilai itu perlu ditetapkan oleh Syarikat Induk atau Universiti atau sekurang-kurangnya bersamaan dengan Modal Berbayar Syarikat; c. Pelantikan semua ahli Lembaga Pengarah Syarikat-syarikat Subsidiari, Bersekutu dan Pelaburan yang mewakili syarikat induk dan Universiti. Sebahagian daripada ahli-ahli itu perlu terdiri daripada mereka yang bukan daripada pihak pengurusan Kumpulan Syarikat tetapi dilantik atas kepakaran dan pengalaman dalam bidang-bidang tertentu; d. Pelantikan ahli-ahli Lembaga Tender dan prosedur-prosedur tender; e. Semua pinjaman yang diperolehi dari Syarikat Induk atau Universiti dan semua pinjaman yang diberikan kepada Syarikat-syarikat Subsidiari dan Bersekutu termasuk terma- terma pinjaman itu; f. Pinjaman yang 'substantial' oleh Syarikat-syarikat Subsidiari sama ada dijamin oleh Syarikat Induk atau Universiti atau tidak dan nilai 'substantial' itu perlu ditetapkan oleh Lembaga Pengarah Syarikat Induk dan Universiti atau sekurang- kurangnya bersamaan dengan Modal Berbayar Syarikat; 24
8.3 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM g. Semua projek yang mempunyai nilai yang 'substantial' termasuk kos secara terperinci dan nilai 'substantial' itu perlu ditetapkan oleh Lembaga Pengarah Syarikat Induk dan Universiti atau sekurang-kurangnya bersamaan dengan Modal Berbayar Syarikat; h. Pelantikan Ketua Eksekutif, Timbalan Ketua Eksekutif dan Pengurus-pengurus Bahagian; i. Kuasa-kuasa yang diberikan kepada Ketua Eksekutif; j. Skim kenaikan gaji dalam semua kumpulan pengurusan dan pekerja; dan k. Bayaran bonus bagi Syarikat Induk dan semua lapisan Syarikat Subsidiari. Tanggungjawab Lembaga Pengarah Syarikat Induk 8.3.1 Lembaga Pengarah Syarikat Induk bertanggungjawab sepenuhnya bagi perkara-perkara berikut : i. Semua soal dasar dan operasi semua lapisan Syarikat Subsidiari; ii. Memastikan semua lapisan Syarikat Subsidiari mematuhi garis panduan ini dan peraturan-peraturan lain yang ditetapkan dari semasa ke semasa; dan iii. Bagi semua lapisan Syarikat Bersekutu dan Pelaburan, Lembaga Pengarah Syarikat Induk adalah juga bertanggungjawab bagi memastikan bahawa syarikat-syarikat itu mempunyai dasar dan operasi yang munasabah dan selaras dengan tujuan syarikat tersebut ditubuhkan. Sekiranya tanggungjawab ini tidak dapat dilaksanakan, pertimbangan yang serius harus diberikan untuk menjual ekuiti dalam syarikat-syarikat itu. 25
8.4 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM Perkara Yang Memerlukan Kelulusan Lembaga Pengarah Syarikat Induk Dan Universiti 8.4.1 Cadangan penubuhan atau perolehan syarikat baru i. Butiran yang perlu dikemukakan bagi penubuhan atau perolehan syarikat baru : a. Tujuan penubuhan atau perolehan; b. Sebab-sebab tujuan itu tidak dapat dilakukan oleh syarikat sedia ada; c. Sama ada syarikat itu akan bersaing dengan syarikat-syarikat Bumiputera sedia ada; d. Faedah kepada Kumpulan Syarikat; e. Peratusan ekuiti yang akan dipegang dalam syarikat yang ditubuhkan atau yang diperolehi; f. Kos penubuhan atau perolehan; g. Perancangan korporat dan pelaburan bagi tiga (3) tahun untuk syarikat itu; dan h. Butiran-butiran lain yang dirasakan perlu. 8.4.2 Cadangan penjualan syarikat sedia ada i. Butiran yang perlu dikemukakan bagi penjualan ekuiti dalam syarikat sedia ada : a. Tujuan penjualan; b. Cara (kaedah) penjualan; c. Pihak yang membelinya; d. Harga jualan; e. Faedah kepada Kumpulan Syarikat; dan f. Butiran-butiran lain yang dirasakan perlu. 26
8.5 8.6 8.7 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM Laporan Akaun Tahunan 8.5.1 Laporan Akaun Tahunan Syarikat yang disatukan hendaklah disediakan dan dibentangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti pada setiap tahun. Ia perlu dibentangkan dalam tempoh tidak lewat 2 bulan selepas akaun syarikat berkenaan ditutup. 8.5.2 Laporan Akaun Tahunan ini hendaklah mematuhi piawaian perakaunan yang ditetapkan dan diaudit oleh juru audit yang bertauliah. 8.5.3 Laporan ini hendaklah disatukan dengan akaun Universiti selaras dengan peruntukan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 15 Tahun 1994 dan arahan- arahan berkaitannya yang ditetapkan oleh agensi pusat. Lantikan Juru Audit 8.6.1 Syarikat perlu melantik juru audit luar yang bertauliah dan mendapatkan kelulusan pelantikan tersebut daripada Lembaga Pengarah Syarikat di dalam Mesyuarat Agung Tahunan. 8.6.2 Universiti boleh mencadangkan mana-mana juru audit yang bertauliah kepada syarikat. Laporan Prestasi dan Kewangan 8.7.1 Laporan Prestasi dan Kewangan hendaklah dibentangkan di mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti sekurang-kurangnya 4 kali setahun. 8.7.2 Pembentangan laporan ini perlu merangkumi semua pelaburan yang dilakukan, perbelanjaan, pendapatan, keuntungan, sumber kewangan dan perkara-perkara penting yang berkaitan prestasi kewangan syarikat. 27
8.8 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan 8.8.1 Universiti boleh mengarahkan Jawatankuasa Audit Universiti untuk menjalankan pemeriksaan ke atas operasi syarikat pada bila-bila masa bagi meningkatkan kawalan ke atas syarikat termasuk subsidiari-subsidiari supaya kepentingan Universiti terpelihara. 8.8.2 Universiti boleh mengarahkan syarikat menubuhkan Jawatankuasa Audit bagi memastikan kawalan dan pengawasan ke atas pengurusan semua lapisan Syarikat-syarikat Subsidiari dan Bersekutu. 8.8.3 Penubuhan Jawatankuasa Audit Syarikat i. Objektif a. Membantu Lembaga Pengarah Syarikat Induk mengawasi dasar dan sistem perakaunan, kawalan dalaman, laporan kewangan dan etika perniagaan semua lapisan syarikat subsidiari dan bersekutu; b. Menentukan sumber-sumber kewangan diuruskan dengan efisien dan efektif; c. Memainkan peranan sebagai mekanisma penyemakan dan pengimbangan (check and balance) terhadap pengurusan semua lapisan syarikat subsidiari dan bersekutu; d. Memastikan peruntukan-peruntukan statutori yang diwajibkan oleh Akta Syarikat 1965 sentiasa dipatuhi sepenuhnya; dan e. Mengawasi semua fungsi Bahagian Audit Dalaman. ii. Tanggungjawab a. Memperakukan pelantikan dan kenaikan pangkat Pengurus Audit dan pegawai-pegawai audit dalaman untuk kelulusan Lembaga Pengarah; b. Memberi sokongan untuk memelihara kebebasan aktiviti audit dalaman supaya ia dapat berjalan dengan lancar; 28
c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM Mengadakan kajian audit atau pemeriksaan khas apabila diperlukan; Menyemak aktiviti dan pencapaian audit dalaman; Mengkaji dan mengawasi rancangan korporat bagi semakan dan kawalan dalaman terutama dari segi pengurusan kewangan; Mengkaji dan menyelenggara sistem perakaunan yang efektif serta mengadakan kawalan-kawalan yang tertentu supaya satu sistem amaran awal mengenai kelemahan sesuatu syarikat dapat diwujudkan dan diatasi dengan mengambil tindakan segera; Mengesan kelemahan di dalam sistem pengurusan agar kelemahan tersebut dapat diatasi; Memastikan tindakan-tindakan yang bertentangan dengan dasar, sistem dan prosedur pengurusan dikesan dan diambil tindakan dengan segera; Mengkaji perbelanjaan langsung dan tidak langsung untuk memastikan kos-kos yang terlibat adalah berpatutan; Mengkaji kaedah-kaedah yang sesuai untuk melindungi aset dan mengesahkan kewujudan aset syarikat dan semua lapisan syarikat subsidiari dan bersekutu; Mengkaji dan membincang pelan audit tahunan; Mengkaji pandangan dan teguran audit luar dan memastikan pengurusan syarikat mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan; Mengkaji prestasi audit luar dan mencadangkan kepada Lembaga Pengarah mengenai pelantikan semula dan kadar yuran tahunan; dan Mengkaji dan memeriksa penyata kewangan tahunan syarikat induk dan semua lapisan syarikat subsidiari dan bersekutu sebelum mengemukakannya kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan. 29
iii. iv. GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM Keahlian a. Pelantikan ahli oleh Lembaga Pengarah Syarikat Induk; b. Bilangan ahli maksimum adalah lima orang. Tiga daripadanya (termasuk Pengerusi) mestilah terdiri daripada Pengarah Bukan Eksekutif dan dua ahli yang lain terdiri dari orang luar iaitu bukan pengarah dan bukan dari pengurusan syarikat induk/subsidiari/bersekutu; c. Bilangan ahli minimum adalah tiga orang. Dua daripadanya (termasuk Pengerusi) mestilah terdiri daripada Pengarah Bukan Eksekutif manakala seorang lagi dari orang luar iaitu bukan pengarah dan bukan dari pengurusan syarikat induk/ subsidiari/bersekutu; d. Sekurang-kurangnya seorang dari ahli jawatankuasa ini hendaklah mempunyai pengetahuan dan pengalaman di dalam urusan audit dan perakaunan; e. Ahli yang terdiri dari orang luar hendaklah mempunyai kepakaran atau pengalaman yang mendalam dalam bidang aktiviti utama syarikat berkenaan; f. Ahli-ahli daripada pihak pengurusan tidak boleh menjadi ahli jawatankuasa ini; dan g. Pengurus Audit Dalaman akan menjadi setiausaha bagi jawatankuasa ini dan perlu mempunyai kelulusan dan pengalaman yang berkaitan. Mesyuarat a. Korum yang dimestikan bagi menjalankan mesyuarat ini adalah, jika keahlian 5 orang, 3 orang termasuk seorang ahli dari luar dan jika keahlian 3 orang, 2 orang termasuk seorang ahli dari luar; dan b. Bilangan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan atau seperti yang ditentukan oleh Pengerusinya. 30
9.1 9.2 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 9 PENJANAAN PENDAPATAN Sumbangan Pendapatan Oleh Anak Syarikat 9.1.1 Universiti menubuhkan anak syarikat untuk menjalankan dan mengembangkan aktiviti perniagaan dengan pihak luar sama ada sektor swasta ataupun Kerajaan bagi tujuan menyumbang pendapatan untuk mengurangkan kebergantungan Universiti kepada kewangan Kerajaan. 9.1.2 Pendapatan yang boleh disumbangkan kepada Universiti adalah dalam bentuk bayaran dividen tahunan, yuran pengurusan, bayaran sewaan fasiliti Universiti dan sumber-sumber lain yang diputuskan oleh Universiti. Bayaran Dividen Tahunan 9.2.1 Bayaran dividen kepada Universiti bertujuan bagi mencapai maksud berikut : i. Memastikan anak syarikat berusaha dengan lebih gigih untuk meningkatkan keuntungan semasa dan membayar dividen kepada Universiti sebagai pemegang saham; dan ii. Mengawal dengan lebih rapi penggunaan keuntungan yang diperolehi oleh anak syarikat. 9.2.2 Dasar Bayaran Dividen i. Dividen perlu dibayar kepada Universiti daripada sebahagian keuntungan yang diperolehi bagi sesuatu tahun kewangan anak syarikat; 31
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM ii. Anak syarikat hendaklah membayar dividen tahunan sekurang- kurangnya 10.0% kepada Universiti. Sekiranya terdapat lebihan keuntungan (excess profit) yang diperolehi bagi sesuatu tahun kewangan, peratusan dividen boleh ditingkatkan tanpa menjejaskan kedudukan kewangan anak syarikat; iii. Semua bayaran dividen hendaklah dibuat daripada keuntungan anak syarikat sahaja seperti mana yang diperuntukkan di bawah Seksyen 365 (1), Akta Syarikat 1965 termasuk keuntungan luar biasa. iv. Semua bayaran dividen hendaklah mematuhi syarat-syarat yang terkandung di dalam Artikel 98 hingga 107, Jadual Keempat, Akta Syarikat 1965. v. Semua cadangan bayaran dividen tahunan atau dividen interim perlu diluluskan oleh Kementerian setelah diperaku oleh Lembaga Pengarah Universiti. vi. Universiti yang menerima bayaran dividen dari anak syarikat hendaklah membuat cadangan penggunaan dividen tersebut kepada Bahagian Belanjawan, Kementerian Kewangan untuk kelulusan sebaik sahaja dividen diterima. Cadangan ini hendaklah diluluskan terlebih dahulu oleh Y.B. Menteri Pendidikan Malaysia. 9.2.3 Garis Panduan Bayaran Dividen i. Lembaga Pengarah anak syarikat hendaklah memastikan supaya semua lapisan Syarikat Subsidiari, Bersekutu dan Pelaburan (jika ada) untuk membayar dividen kepada anak syarikat agar anak syarikat pula dapat membayar dividen kepada Universiti; ii. Lembaga Pengarah anak syarikat perlu memastikan dasar-dasar dan peraturan yang terkandung di dalam Garis Panduan ini turut dipatuhi oleh semua lapisan Syarikat Subsidiari anak syarikat; 32
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM iii. Anak syarikat hendaklah mengemukakan kepada Universiti satu perancangan korporat bagi setiap tiga (3) tahun mengenai ramalan keuntungan berdasarkan keuntungan sebelum cukai bagi tiga (3) tahun sebelumnya dan dividen anak syarikat dan syarikat di bawahnya, dan bagaimana keuntungan syarikat akan digunakan, termasuk kadar dividen yang akan dibayar kepada Universiti untuk kelulusan Kementerian; iv. Semua Kumpulan Syarikat yang mempunyai keuntungan perlu mengemukakan cadangan bayaran dividen dan asas-asasnya di dalam tempoh tidak lebih dari satu (1) bulan selepas buku akaun tahunannya ditutup untuk diluluskan oleh Lembaga Pengarah Syarikat masing-masing; v. Sekiranya anak syarikat mempunyai keuntungan tetapi tidak bercadang untuk membayar dividen atas sebab-sebab yang tertentu perlu memberikan butir-butir berikut : a. sebab-sebab mengapa dividen tidak dapat dibayar; b. cadangan bayaran bonus kepada kakitangan (jika ada); c. cadangan penggunaan keuntungan dan asas-asasnya; d. kerugian terkumpul (jika ada); dan e. tahun kewangan di mana kerugian terkumpul dijangka boleh dihapuskan dan dividen dapat dibayar. 9.2.4 Syarikat-syarikat Bersekutu dan Pelaburan i. Sekiranya anak syarikat, syarikat Bersekutu dan Pelaburan tidak membayar dividen untuk tiga (3) tahun berturut-turut, laporan hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Pengarah Universiti bagi membolehkan pertimbangan dibuat sama ada untuk melupuskan kepentingan Universiti dalam syarikat-syarikat tersebut atau tidak. Laporan itu hendaklah, di antara lain, mengandungi butir-butir berikut : a. objektif perolehan ekuiti dalam syarikat berkenaan; b. sebab-sebab syarikat tidak membayar dividen; dan c. ramalan bayaran dividen tiga (3) tahun ke hadapan. 33
9.3 9.4 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 9.2.5 Sekiranya anak syarikat dan syarikat di bawahnya yang dikawal oleh Universiti dan disenaraikan di Bursa Saham Kuala Lumpur (BSKL), Garis Panduan ini hendaklah dibaca bersama-sama dengan peraturan-peraturan yang sedia ada di BSKL yang berkaitan dengan perkara ini. Yuran Pengurusan 9.3.1 Anak syarikat hendaklah menyumbang yuran pengurusan tahunan kepada Universiti seberapa tinggi tanpa menjejaskan kedudukan kewangan anak syarikat. 9.3.2 Yuran pengurusan ini hendaklah dibayar kepada Universiti selepas laporan suku tahun ketiga prestasi kewangan syarikat dan sebelum tahun kewangan berakhir. 9.3.3 Lembaga Pengarah Universiti berhak menentukan bayaran yuran pengurusan yang perlu disumbangkan anak syarikat bagi sesuatu tahun kewangan. Bayaran kepada Universiti 9.4.1 Semua bayaran dan sumbangan kepada Universiti hendaklah dibuat atas nama Bendahari Universiti Teknikal Malaysia Melaka. 34
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 10 MANFAAT KEPADA UTeM DAN KOMUNITI 10.1 Peranan 10.1.1 Anak syarikat yang ditubuhkan berperanan sebagai penghubung antara Universiti dan komuniti melalui aktiviti yang dilaksanakannya. 10.2 Manfaat 10.2.1 Kewujudan anak syarikat diharap dapat menyumbang manfaat kepada Universiti dalam bentuk : i. Membantu dalam menjana pendapatan kepada Universiti bagi mengurangkan kebergantungan kewangan kepada Kerajaan; ii. Menaikkan nama Universiti sebagai sebuah IPTA yang terkemuka dalam aspek pemindahan teknologi, 'insertion of new technology', perkongsian dan pertukaran kepakaran dengan pihak industri dan institusi lain; iii. Memberi peluang kepada staf Universiti untuk menimba pengalaman dalam budaya kerja korporat melalui aktiviti keusahawanan anak syarikat sekaligus meningkatkan ilmu, tahap kepakaran dan pendapatan sampingan; iv. Mempercepatkan proses membuat keputusan dalam aktiviti pengkomersialan dan perundingan, dengan itu menjadikan Universiti lebih efisien, berkualiti dan dinamik; dan v. Membina reputasi Universiti melalui aktiviti jalinan strategik, perkongsian pintar dan usaha sama melalui penyelidikan kontrak dan penubuhan syarikat bersekutu dengan agensi kerajaan dan syarikat multinasional ataupun tempatan. 35
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM 10.2.2 Penubuhan anak syarikat juga diharap dapat menyumbang manfaat kepada komuniti iaitu : i. Memberi peluang kepada komuniti untuk meningkatkan kemahiran dan peningkatan kerjaya melalui latihan eksekutif dan profesional; ii. Memberi penyelesaian kepada permasalahan yang dialami oleh pihak industri melalui khidmat perundingan oleh ahli akademik; iii. Menawarkan peluang-peluang pekerjaan kepada anggota masyarakat bagi aktiviti-aktiviti yang dijalankan; dan iv. Membantu masyarakat yang kurang upaya atau kemampuan atas dasar tanggungjawab sosial korporat (corporate social responsibility). 36
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM BAB 11 PERKARA-PERKARA LAIN 11.1 Pembubaran Anak Syarikat/Penjualan Ekuiti 11.1.1 Cadangan pembubaran anak syarikat hendaklah dibentangkan untuk pertimbangan dan kelulusan Lembaga Pengarah Universiti, Kementerian Pendidikan Malaysia dan Kementerian Kewangan. 11.1.2 Cadangan penjualan ekuiti dalam anak syarikat hendaklah terlebih dahulu dibentangkan untuk pertimbangan Lembaga Pengarah Universiti dan kemudiannya perlu dimaklumkan kepada Kementerian Kewangan melalui Kementerian Pendidikan Malaysia. 11.2 Larangan 11.2.1 Anak syarikat tidak dibenarkan menjalankan aktiviti-aktiviti yang melanggar hukum syarak (Syariah) dan apa-apa peraturan dan undang-undang yang telah diperuntukkan. 37
GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT RUJUKAN Akta Universiti Dan Kolej Universiti (Pengubahan Dan Penambahan Kepada, Perlembagaan) (Universiti Teknikal Malaysia Melaka) 2010. Akta Syarikat 1965. Garis Panduan Pelaburan Untuk IPTA April 2004. Jabatan Perdana Menteri, Pekeliling dan Surat Pekeliling Am. Jabatan Perkhidmatan Awam, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perkhidmatan. Kementerian Kewangan Malaysia, Arahan Perbendaharaan (2008), Percetakan Nasional Malaysia Berhad. Kementerian Kewangan Malaysia, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Surat Arahan Perbendaharaan, Laman Sesawang Perbendaharaan. The Commissioner of Law Revision, Malaysia, Akta Acara Kewangan (Akta 1961), Percetakan Nasional Malaysia Berhad (1957). 38
IPTA KPM LPU NC Perbendaharaan PTj Universiti UTeM GLOSARI Institusi Pengajian Tinggi Awam Kementerian Pendidikan Malaysia Lembaga Pengarah Universiti Naib Canselor Kementerian Kewangan Malaysia Pusat Tanggungjawab Universiti Teknikal Malaysia Melaka Universiti Teknikal Malaysia Melaka 39 GARIS PANDUAN TADBIR URUS ANAK SYARIKAT UTeM