PK 5.1 KERAJAAN MALAYSIA PEROLEHAN MENGGUNAKAN SISTEM ePEROLEHAN PERBENDAHARAAN MALAYSIA
KANDUNGAN PK 5.1 PEROLEHAN MENGGUNAKAN SISTEM ePEROLEHAN (eP) SENARAI LAMPIRAN ... ii 1. Latar Belakang ... 1 2. Penambahbaikan Sistem eP ... 1 3. Skop Sistem ... 2 4. Keperluan Penggunaan Sistem eP ... 3 4.2.1 Capaian kepada Sistem eP ... 4 4.2.2 Dokumen Elektronik ... 6 4.2.3 Fi Perkhidmatan ... 7 5. Modul Dalam Sistem eP ... 10 5.1.1 Modul Pengurusan Pembekal ... 10 5.1.2 Modul Perancangan Perolehan ... 11 5.1.3 Modul Pembelian Terus dan Sebut Harga/Tender ... 13 5.1.4 Modul Pengurusan Kontrak ... 36 5.1.5 Modul Pemenuhan (Fulfilment) ... 42 6. Manual Pengguna ... 43 7. Tanggungjawab Agensi ... 43 8. Pengecualian ... 45 8.1 Pengecualian Penggunaan Sistem eP ... 45 8.2 Percanggahan Dengan PP/PK Yang Lain ... 47 8.3 Pengecualian Kenaan Fi Perkhidmatan ... 47 9. Tarikh Kuat Kuasa ... 47 LAMPIRAN ... 48 M.S. i
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 SENARAI LAMPIRAN LAMPIRAN 1 : Senarai Peranan Pengguna Dalam Sistem eP (Pengurusan Profil) LAMPIRAN 2 : Tatacara Perancangan Perolehan dan Perancangan Perbelanjaan LAMPIRAN 2.1 : Carta Alir Bagi Perancangan Perolehan Untuk Kerja, Bekalan dan Perkhidmatan LAMPIRAN 3 : Tatacara Pemilihan Pembekal Untuk Perolehan Secara Pembelian Terus LAMPIRAN 3.1 : Carta Alir Bagi Pemilihan Pembekal Untuk Perolehan Secara Pembelian Terus LAMPIRAN 4 : Tatacara Pemilihan Pembekal Untuk Perolehan Secara Sebut harga/Tender LAMPIRAN 4.1 (i) : Carta Alir Bagi Pemilihan Pembekal Untuk Perolehan Secara Sebut Harga/Tender LAMPIRAN 4.1 (ii) : Carta Alir Penilaian Cadangan LAMPIRAN 4.1(iii) : Carta Alir Pemilihan Terus LAMPIRAN 4.1 (iv) : Carta Alir Pemilihan Pelbagai LAMPIRAN 4.1 (v) : Carta Alir Bidaan LAMPIRAN 5 : Tatacara Pengurusan Kontrak LAMPIRAN 5.1 (i) : Carta Alir Penyediaan Butiran Pemenuhan Bagi Bekalan dan Perkhidmatan LAMPIRAN 5.1 (ii) : Carta Alir Penyediaan Dokumen Perjanjian LAMPIRAN 5.1 (iii) : Carta Alir Perubahan Kontrak (Tanpa Kontrak Tambahan) LAMPIRAN 5.1 (iv) : Carta Alir Perubahan Kontrak (Dengan Kontrak Tambahan) LAMPIRAN 5.1 (v) : Carta Alir Penggantungan Kontrak LAMPIRAN 5.1 (vi) : Carta Alir Penamatan Kontrak LAMPIRAN 5.1 (vii) : Carta Alir Permohonan/Penamatan Pemfaktoran LAMPIRAN 5.1 (viii) : Carta Alir Perubahan Akaun Bank LAMPIRAN 6 : Tatacara Proses Pemenuhan Bekalan Perkhidmatan LAMPIRAN 6.1 : Carta Alir Proses Pemenuhan Bekalan/Perkhidmatan LAMPIRAN 7 : Terma Rujukan Pasukan Petugas Kementerian LAMPIRAN 8 : Terma Rujukan Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan) M.S. ii
PK 5.1 PEROLEHAN MENGGUNAKAN SISTEM ePEROLEHAN 1. Latar Belakang 1.1. Kementerian Kewangan Malaysia (MoF) telah membangunkan Sistem ePerolehan (eP) sebagai salah satu inisiatif di bawah Kerajaan Elektronik dalam usaha memodenkan urusan perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding. Sistem eP ini telah diguna pakai oleh tahun 2000 dan semua Agensi Kerajaan Persekutuan sejak ditambahbaik mulai 1 Januari 2018. 1.2. Semua urusan perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding Kerajaan Persekutuan hendaklah dilaksanakan melalui Sistem eP secara atas talian sepenuhnya selaras dengan Blueprint Ekonomi Digital Malaysia yang mensasarkan 80% perkhidmatan Kerajaan dilaksanakan secara dalam talian (online) dari peringkat awal hingga akhir (end-to-end). 2. Penambahbaikan Sistem eP 2.1 Sistem eP merupakan transformasi ke arah perolehan Kerajaan yang lebih dinamik dan strategik melibatkan beberapa penambahbaikan seperti berikut: 2.1.1 Proses kerja yang lebih komprehensif bagi membolehkan pelaksanaan perolehan Kerajaan secara dalam talian termasuklah bagi sebahagian sepenuhnya proses kerja yang sebelum ini dilaksanakan secara manual. (end-to-end) 2.1.2 Peraturan dan tatacara perolehan Kerajaan dijadikan sebagai parameter dalam sistem. Melalui mekanisme ini, wujudnya elemen kawalan secara automatik bagi memastikan setiap Agensi mematuhi peraturan perolehan yang berkuat kuasa. 2.1.3 Ciri keselamatan diperkukuhkan dengan pengenalan kaedah 'single sign-on' dan untuk mengakses sistem secara penggunaan sijil digital. Pengguna sistem dibenarkan mempunyai satu ID log masuk sahaja bagi meningkatkan akauntabiliti dan menjamin kerahsiaan maklumat. M.S. 1/48
2.1.4 Kebolehcapaian Agensi dan pembekal untuk bertransaksi di dalam Sistem eP telah dipermudahkan tanpa perlu berstatus eP enabled, memadai dengan penciptaan profil pengguna dalam Sistem eP. Walau bagaimanapun, untuk bertransaksi dalam Sistem eP, pengguna perlu berstatus eP enabled. Status eP enabled bertujuan mewujudkan interaksi antara Kerajaan dengan pembekal/perunding melalui pertukaran maklumat dan transaksi secara online. 2.1.5 Selaras dengan PK1.1 di bawah prinsip-prinsip perolehan, sesuatu perolehan itu hendaklah dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan. Fungsi untuk melaksanakan kajian pasaran telah dibangunkan dalam Modul Pembelian Terus di samping pelawaan secara terbuka kepada pembekal yang layak mengikut kriteria kelayakan yang ditetapkan bagi sesuatu perolehan Modul Sebut Harga/Tender. 2.1.6 Pemakluman keputusan pemilihan pembekal yang lebih telus bagi semua kaedah perolehan. Semua pembekal yang menyertai perolehan akan dimaklumkan keputusannya sama ada berjaya atau gagal melalui e-mel. Nama pembekal yang berjaya akan dipaparkan di portal MyProcurement dan papan kenyataan Sistem eP. 2.1.7 Pemantauan pelaksanaan perolehan dan perbelanjaan tahunan boleh dilaksanakan oleh Agensi masing-masing melalui Sistem eP. Modul khusus untuk merekod perancangan perolehan dan perbelanjaan tahunan telah dibangunkan. Selain itu, Agensi juga boleh menjana laporan komprehensif secara deskriptif dan predictive serta membuat analisis ke atas prestasi masing-masing. 3. Skop Sistem 3.1 Penggunaan Sistem eP adalah diwajibkan ke atas semua Agensi termasuk Pusat Tanggungjawab (PTJ) Persekutuan Negeri/Badan Berkanun Persekutuan atau Negeri/Syarikat Milik atau Berkaitan Kerajaan/Company Limited By Guarantee (CLBG) yang menggunakan peruntukan Kerajaan Persekutuan. iaitu tidak M.S. 2/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 3.2 Semua PTJ hendaklah memastikan perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding dilaksanakan melalui Sistem eP secara menyeluruh. Perolehan ini termasuk yang menggunakan peruntukan Belanja Mengurus, Belanja Pembangunan, Akaun Amanah dan dana lain sama ada peruntukan Kerajaan Persekutuan tersebut adalah sebahagian atau sepenuhnya. Skop penggunaan sistem turut merangkumi perolehan berikut: 3.2.1 Perolehan yang mempunyai kontrak jangka panjang (contohnya kontrak perkhidmatan sokongan klinik); 3.2.2 Pelaksanaan perolehan yang diluluskan secara rundingan terus oleh MoF hendaklah menggunakan Sistem eP bermula daripada pengeluaran Surat Setuju Terima (SST) sehinggalah pesanan dan pembayaran dilaksanakan; dan 3.2.3 Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang mempunyai syarat serta tatacara khusus di bawah PP/PK7 yang berkaitan. Agensi hendaklah melaksanakan perolehan ini melalui modul tertentu dalam Sistem eP. 4. Keperluan Penggunaan Sistem eP 4.1 Agensi hendaklah melantik sekurang-kurangnya seorang pegawai daripada kalangan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik atau pegawai lain yang sesuai bagi memberi khidmat bantuan teknikal di Agensi untuk memastikan keperluan perkakasan, perisian serta pelayar memenuhi spesifikasi minimum dan dapat berfungsi dengan baik. 4.2 Agensi hendaklah memastikan keperluan di bawah dipenuhi dan dipatuhi dalam menggunakan Sistem eP bagi mengelakkan sebarang permasalahan semasa melaksanakan urusan perolehan dan pembayaran serta bagi mengatasi berlakunya pertikaian (dispute) berkaitan obligasi kontrak. Perkara yang perlu diberi perhatian adalah seperti berikut: M.S. 3/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 4.2.1 Capaian kepada Sistem eP (a) ID Pengguna dan Kata Laluan (i) Sistem eP dapat dicapai dengan menggunakan No. Kad Pengenalan sebagai ID Pengguna (username) laluan (password). Agensi hendaklah dan kata memastikan setiap pengguna Sistem eP mempunyai e-mel rasmi Agensi yang sah dan tepat semasa membuat permohonan ID. Kata laluan sementara akan dihantar melalui e-mel rasmi pengguna. (ii) Bagi Agensi yang baharu ditubuhkan dan masih belum mempunyai profil dalam Sistem eP, Agensi hendaklah memastikan Profil PTJ telah dicipta dalam Integrated Government Financial and Management Accounting System (iGFMAS) terlebih dahulu supaya profil tersebut dapat dihantar melalui integrasi dengan Sistem eP. Agensi hendaklah melantik Pentadbir PTJ yang berperanan untuk mencipta profil pengguna sistem. (iii) Bagi yang membekalkan bekalan atau perkhidmatan kepada Agensi Kerajaan Persekutuan yang lain (G2G), status Agensi tersebut perlu ditetapkan di dalam Modul Pengurusan Profil. Pada masa yang sama, Agensi yang bertaraf G2G perlu melengkapkan butiran G2G dengan memasukkan maklumat bank pembayaran dan menamakan pengguna sebagai pembekal. Pengguna yang dinamakan boleh terdiri daripada pengguna-pengguna Sistem eP di Agensi tersebut. Agensi Kerajaan Persekutuan (b) Tandatangan Digital (i) Tandatangan digital pengguna diperlukan bagi peranan tertentu dalam Sistem eP seperti Pegawai Pelulus, Pengerusi Jawatankuasa Penilaian, Pentadbir Kontrak Kementerian, Pegawai Padanan Bayaran dan lain-lain bagi melaksanakan sesuatu transaksi seperti di LAMPIRAN 1 iaitu Senarai Peranan Pengguna Dalam Sistem eP (Pengurusan Profil). M.S. 4/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (ii) Tandatangan digital dalam Sistem eP dilaksanakan dengan menggunakan token yang dibekalkan oleh Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). (iii) Sub Administrator (SA) atau Authorised Personnel (AP) di PTJ bertanggungjawab mengendalikan permohonan token kepada MAMPU melalui portal Government Public Key Infrastructure (GPKI) di Sila rujuk portal GPKI mengenai peranan SA dan AP. Agensi hendaklah memastikan pengguna eP menggunakan token bagi melaksanakan transaksi dalam Sistem eP. (c) Peranan dan Pelantikan Pengguna (i) Pegawai Pengawal atau pegawai yang diturunkan kuasa hendaklah mengenal pasti dan melantik pegawai yang akan bertindak sebagai Pentadbir Kementerian/Pentadbir Kumpulan PTJ/Pentadbir PTJ dan pengguna lain dalam Sistem eP mengikut peranan seperti di LAMPIRAN 1. Agensi juga hendaklah memastikan tiada pertindihan tugas atau peranan dengan merujuk kepada Lampiran 1a. Lampiran ini merupakan garis panduan sahaja bagi menetapkan Pelulus Pelantikan Jawatankuasa/ Pengerusi Jawatankuasa Pelulus Pengiklanan/SST dan pengguna lain dalam Sistem eP dan tertakluk kepada kesesuaian perjawatan PTJ masing-masing. Spesifikasi/ (ii) Profil pengguna Sistem eP yang terlibat dalam perolehan sebut harga/tender boleh diwujudkan dari masa ke masa berdasarkan keperluan. Agensi juga hendaklah memastikan tiada pertindihan tugas atau peranan dengan merujuk kepada Lampiran 1b. Lampiran ini merupakan garis panduan sahaja bagi menetapkan Pentadbir Kementerian/Pentadbir Kumpulan PTJ/Pentadbir PTJ dan pengguna lain dalam Sistem eP dan tertakluk kepada kesesuaian perjawatan PTJ masing-masing. M.S. 5/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (iii) Agensi perlu menetapkan peranan Pengguna Umum kepada semua pengguna yang bakal terlibat sebagai Jawatankuasa Spesifikasi, Jawatankuasa Penilaian, Jawatankuasa Pembuka, Jawatankuasa Penilaian Teknikal, Jawatankuasa Penilaian Kewangan, Ahli Jawatankuasa Sebut Harga dan Ahli Lembaga Perolehan bagi sebut harga/tender di PTJ dan juga Agensi luar. (iv) Bagi perolehan sebut harga/tender yang melibatkan pegawai daripada Kementerian/Kumpulan PTJ/PTJ lain, profil pegawai tersebut perlu diwujudkan di bawah profil organisasi pengguna berkenaan. Sebagai contoh, pelantikan wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan dalam Lembaga Perolehan Agensi hendaklah dibuat oleh Pentadbir Kementerian di MoF. (v) Pentadbir Kementerian/PTJ yang dilantik adalah bertanggungjawab menyelenggara semua profil pengguna Pentadbir Kementerian/PTJ hendaklah memastikan pegawai yang bertukar atau berpindah perlu menyelesaikan tugasan dalam sistem eP dalam memudahkan proses menyahaktif profil pengguna. di bawah Agensi. 4.2.2 Dokumen Elektronik (a) Agensi hendaklah menggunakan sepenuhnya dokumen elektronik yang disediakan dalam Sistem eP seperti Dokumen Tawaran, Laporan Jawatankuasa Penilaian, Kertas Taklimat, Surat Setuju Terima (SST), Pesanan Kerajaan dan lain-lain. (b) Semua dokumen pelawaan, dokumen tawaran dan dokumen sokongan hendaklah dikemukakan secara elektronik dan penyerahan dokumen secara manual adalah tidak dibenarkan. (c) Sekiranya berlaku gangguan sistem yang disahkan oleh MoF, Sistem eP akan melanjutkan tempoh tutup pelawaan sebut harga/tender secara automatik pada hari yang berikutnya. Pemakluman perkara ini akan dipaparkan melalui portal eP. M.S. 6/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (d) Agensi hendaklah memastikan dokumen yang dicetak daripada Sistem eP diuruskan berdasarkan arahan keselamatan yang dikeluarkan oleh Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia dan mana-mana peraturan yang sedang berkuatkuasa. 4.2.3 Fi Perkhidmatan (a) Fi perkhidmatan akan dikenakan bagi semua transaksi melalui Sistem eP. (b) Kadar fi perkhidmatan perlu dinyatakan dengan jelas dalam juga dokumen pelawaan sebut harga/tender. Agensi hendaklah memastikan klausa piawai mengenai kenaan fi perkhidmatan dimasukkan dalam perjanjian dan perjanjian tambahan (supplementary agreement). (c) Kadar fi perkhidmatan yang ditetapkan adalah seperti berikut: (i) Kadar Fi Perkhidmatan 0.8% Bagi Kontrak Bukan Bermasa Kadar fi perkhidmatan sebanyak 0.8% dikenakan bagi setiap transaksi tertakluk kepada had maksimum berjumlah RM9,600 bagi transaksi yang bernilai RM1.2 juta atau lebih bagi perolehan atau kontrak yang melibatkan hanya sekali bayaran (one-off payment). Kaedah pengiraan fi perkhidmatan adalah seperti berikut: Formula pengiraan tanpa kenaan Cukai Jualan dan Cukai Perkhidmatan (CJCP) Fi perkhidmatan Bayaran kepada pembekal = 0.8% X Nilai Transaksi = Nilai Transaksi - Fi Perkhidmatan Contoh pengiraan: Nilai transaksi Fi perkhidmatan = RM10,000 = 0.8% X RM10,000 = RM80 M.S. 7/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Bayaran kepada pembekal = RM10,000 - RM80 = RM9,920 Formula pengiraan dengan kenaan CJCP Fi perkhidmatan = 0.8% X [Nilai Transaksi (termasuk CJCP) - Nilai CJCP] Bayaran kepada pembekal = Nilai Transaksi (termasuk CJCP) - Fi Perkhidmatan Contoh pengiraan: Nilai transaksi (termasuk CJCP) Nilai CJCP Fi perkhidmatan Bayaran kepada pembekal = RM10,600 = 6 X RM10,600/106 = RM600 = 0.8% X (RM10,600 - RM600) = RM80 = RM10,600 - RM80 = RM10,520 (ii) Kadar Fi Perkhidmatan 0.4% Bagi Kontrak Bermasa Kadar fi perkhidmatan sebanyak 0.4% dikenakan bagi setiap transaksi tertakluk kepada had maksimum berjumlah RM4,800 bagi setiap transaksi bayaran yang bernilai RM1.2 juta atau lebih bagi kontrak yang melibatkan beberapa kali bayaran (multiple payment). Kaedah pengiraan fi perkhidmatan adalah seperti berikut: Formula pengiraan tanpa kenaan CJCP Fi perkhidmatan Bayaran kepada pembekal = 0.4% X Nilai Transaksi = Nilai Transaksi - Fi Perkhidmatan Contoh pengiraan: Nilai transaksi Fi Perkhidmatan = RM10,000 = 0.4% X RM10,000 = RM40 M.S. 8/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Bayaran kepada pembekal = RM10,000 - RM40 = RM9,960 Formula pengiraan dengan kenaan CJCP Fi perkhidmatan = 0.4% X [Nilai Transaksi (termasuk CJCP) - Nilai CJCP] Bayaran kepada pembekal = Nilai Transaksi (termasuk CJCP) - Fi Perkhidmatan Contoh pengiraan: Nilai transaksi (termasuk CJCP) = RM10,600 Nilai CJCP Fi perkhidmatan Bayaran kepada pembekal = 6 X RM10,600/106 = RM600 = 0.4% X (RM10,600 - RM600) = RM40 = RM10,600 - RM40 = RM10,560 (iii) Sekiranya terdapat elemen potongan ke atas Invois pembekal seperti penalti, royalti, denda dan lain-lain potongan bagi transaksi tersebut, fi perkhidmatan hendaklah dikira selepas potongan dibuat. Kaedah pengiraan fi perkhidmatan dengan potongan adalah seperti berikut: Formula pengiraan potongan tanpa kenaan CJCP Nilai bersih transaksi = Nilai Transaksi - Jumlah Potongan Fi perkhidmatan Bayaran kepada pembekal = 0.4% X Nilai Bersih Transaksi = Nilai Bersih Transaksi - Fi Perkhidmatan Contoh pengiraan: Nilai transaksi Jumlah potongan Nilai bersih transaksi = RM10,000 - RM100 = RM10,000 = RM100 Fi perkhidmatan = RM9,900 = 0.4% X RM9,900 M.S. 9/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Bayaran kepada pembekal = RM39.60 = = RM9,900 - RM39.60 RM9,860.40 Formula pengiraan potongan dengan kenaan CJCP Nilai bersih transaksi = Nilai Transaksi (termasuk CJCP) - Nilai CJCP - Jumlah Potongan Fi perkhidmatan Bayaran kepada pembekal = 0.4% X (Nilai Bersih Transaksi) = Nilai Transaksi (termasuk CJCP) - Jumlah Potongan - Fi Perkhidmatan Contoh pengiraan: Nilai transaksi (termasuk CJCP ) = RM10,600 Nilai CJCP = 6 X RM10,600/106 = RM600 Jumlah potongan = RM100 Nilai bersih transaksi = RM10,600 - RM600 - RM100 = RM9,900 Fi perkhidmatan = 0.4% X (RM9,900) = RM39.60 Bayaran kepada pembekal = RM10,600 - RM100 - RM39.60 = RM10,460.40 5. Modul Dalam Sistem eP 5.1 Modul dalam Sistem eP terbahagi kepada modul utama dan modul sokongan. Modul utama adalah seperti berikut: 5.1.1 Modul Pengurusan Pembekal Modul ini membolehkan pembekal yang ingin berurus niaga dengan Kerajaan berdaftar dengan MoF. Semua pembekal wajib berdaftar dalam Sistem eP sama ada sebagai Akaun Asas, Akaun MoF atau Akaun G2G seperti mana yang digariskan dalam Panduan Pendaftaran Akaun Asas dan Syarikat bagi Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan dan M.S. 10/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Panduan Pendaftaran Firma Perunding yang boleh dimuat turun di portal rasmi ePerolehan. Berikut merupakan takrifan akaun-akaun tersebut: (a) Akaun Asas adalah khusus bagi pembekal yang berhasrat untuk berurus niaga dengan perolehan Kerajaan bagi had nilai tidak melebihi RM20,000 setahun dan melalui pendaftaran yang ringkas. (b) Akaun MoF adalah bagi pembekal/perunding yang berhasrat perolehan Kerajaan berdasarkan kod bidang pendaftaran tertentu tanpa had nilai. Proses permohonan pendaftaran akan melibatkan verifikasi ke atas pematuhan semua syarat yang ditetapkan oleh MoF. untuk menyertai (c) Akaun G2G bagi Badan Berkanun Persekutuan/Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) yang berhasrat untuk berurus niaga dengan Agensi Kerajaan Persekutuan, hendaklah berdaftar melalui Modul Pengurusan Pembekal. Selain itu, Akaun G2G juga adalah bagi Agensi Kerajaan Persekutuan yang mengguna pakai Sistem eP untuk tujuan perolehan dan berhasrat menjadi pembekal kepada Agensi Kerajaan yang lain melalui pengemaskinian profil PTJ sebagai 'G2G' oleh Pentadbir Kementerian. adalah 5.1.2 Modul Perancangan Perolehan (a) Modul ini membolehkan Agensi menyediakan perancangan perolehan dan perbelanjaan tahunan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan termasuk perunding dan kerja. Maklumat perihal perolehan, kaedah dan anggaran nilai perolehan serta perbelanjaan tahun semasa dan tahun berikutnya hendaklah dikunci masuk perbelanjaan perolehan sebelum dilaksanakan. proses dan M.S. 11/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (b) Modul ini mengandungi dua (2) jenis pelan iaitu Pelan Perolehan dan Pelan Perbelanjaan seperti berikut: (i) Pelan Perolehan Pelan Perolehan bertujuan untuk memantau semua kaedah perolehan yang akan dilaksanakan bagi memastikan perolehan dilaksanakan dengan terancang dan teratur serta mengelakkan amalan berbelanja pada akhir tahun atau di saat-saat akhir. (ii) Pelan Perbelanjaan Pelan Perbelanjaan bertujuan untuk memantau prestasi perbelanjaan agensi dalam melaksanakan perancangan perolehan melalui aktiviti Pemenuhan (Fulfillment). (c) Kedua-dua perancangan yang hendak dilaksanakan pada tahun berikutnya perlu dikunci masuk sebelum 15 Januari pada setiap tahun. (d) Perancangan Perolehan dan Perbelanjaan perlu mendapat kelulusan Pegawai Pengawal di peringkat Kementerian terlebih dahulu sebelum dikunci masuk ke dalam Sistem eP. (e) Pegawai Pengawal dan/atau Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memantau perancangan perolehan dan perbelanjaan masing-masing, yang merupakan salah satu Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Kementerian. MoF melaksanakan pemantauan secara berterusan ke atas prestasi sebenar berbanding perancangan yang telah dikunci masuk dalam Sistem eP. (f) Sebarang pindaan kepada perancangan perolehan dan perbelanjaan hendaklah mendapat pengesahan dan kelulusan daripada Pegawai Pengawal. (g) Tatacara penyediaan Perancangan Perolehan dan Perancangan Perbelanjaan melalui Sistem eP adalah seperti di LAMPIRAN 2. M.S. 12/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 5.1.3 Modul Pembelian Terus dan Sebut Harga/Tender Modul ini digunakan untuk melaksanakan kaedah perolehan iaitu pembelian terus, sebut harga dan tender termasuklah bagi perolehan item yang mempunyai tatacara khusus di bawah PP/PK7. Modul ini mengandungi dua sub modul iaitu Pembelian Terus dan Sebut Harga/Tender seperti berikut: (a) Pembelian Terus (i) Pembelian bagi melaksanakan sesuatu perolehan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000 dan tertakluk kepada peraturan perolehan semasa yang berkuat kuasa. terus merupakan kaedah (ii) Bagi perolehan item Kontrak Panel Berpusat (KPB), perolehan boleh dilaksanakan secara pembelian terus sehingga had nilai RM50,000 dan tertakluk kepada peraturan perolehan semasa yang berkuat kuasa. (iii) Kaedah pembelian terus boleh dibuat di kalangan pembekal yang berdaftar di bawah pendaftaran Akaun Asas atau Akaun MoF. (iv) Kaedah pembelian terus hendaklah melalui proses seperti berikut : (1) Carian Katalog (a) Katalog di dalam Sistem eP hendaklah digunakan untuk mencari item dan pembekal bagi tujuan kajian pasaran dengan membuat perbandingan harga item daripada sekurang-kurangnya tiga (3) (mengikut pembekal negeri/daerah). tempatan (b) Agensi dibenarkan membuat pertanyaan lanjut berkenaan sesuatu item (jika perlu) kepada pembekal berkaitan di peringkat ini secara atas talian. M.S. 13/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (c) Agensi hendaklah membuat Pelawaan Tawaran Harga (Simple Quote) sekiranya hasil carian item dan pembekal melalui katalog mendapati bahawa: (i) Terdapat kurang daripada tiga (3) pembekal tempatan; (ii) Terdapat keperluan khusus/ tambahan kepada spesifikasi item; (iii) Tiada hasil carian item; atau (iv) Melibatkan perolehan bermasa bagi perkhidmatan. (2) Pelawaan Tawaran Harga (Simple Quote) Pelawaan Tawaran Harga adalah proses untuk Agensi mendapatkan tawaran harga daripada pembekal dan boleh dilaksanakan sama ada melalui: (a) Tawaran Tunggal (Single Quote); atau Pembekal dipelawa untuk membuat penawaran harga sekali sahaja dalam tempoh ditetapkan. Walau bagaimanapun, Agensi tidak terikat untuk menyetuju terima Pelawaan Tawaran Harga yang terendah atau mana-mana Pelawaan Tawaran Harga. yang (b) Tawaran Berulang (Multiple Quote) Pembekal akan dipelawa dan dibenarkan untuk membuat pindaan ke atas tawaran harga sepanjang tempoh pelawaan yang ditetapkan. Sistem akan memaparkan terkini pembekal di skrin kedudukan tawaran Walau pembekal. bagaimanapun, Agensi tidak terikat untuk terima Pelawaan Tawaran menyetuju M.S. 14/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Harga yang terendah atau mana-mana Pelawaan Tawaran Harga. (3) Agensi hendaklah mengunci masuk spesifikasi item dan menetapkan tempoh Pelawaan Tawaran Harga yang bersesuaian dan yang munasabah dibenarkan. berdasarkan tempoh (4) Tempoh maklum balas pembekal yang dibenarkan bagi Pelawaan Tawaran Harga adalah berdasarkan Jenis Perolehan seperti berikut: (a) Perolehan Normal/G2G/ Item Khas /PK7 - minimum satu (1) hari dan maksimum tujuh (7) hari. (b) Perolehan Segera (ad-hoc) - minimum satu (1) jam dan maksimum tiga (3) hari. (5) Agensi boleh meneruskan perolehan walaupun (1) pembekal sahaja yang hanya satu mengemukakan tawaran harga dengan syarat pelawaan telah dibuat kepada tiga (3) atau lebih pembekal tempatan. (6) Tempoh sah laku tawaran harga adalah 60 hari dari tarikh tamat Pelawaan Tawaran Harga. (Jenis Jika Pesanan Kerajaan Pemenuhan One-off)/SST (Jenis Pemenuhan Bermasa) tidak dikeluarkan dalam tempoh sah laku, perolehan berkenaan tidak boleh diteruskan. (v) Agensi hanya dibenarkan untuk melaksanakan Pelawaan Tawaran Harga dengan satu (1) pembekal (tanpa perbandingan) bagi Jenis Perolehan berikut: M.S. 15/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (1) Perolehan yang melibatkan Agensi Kerajaan Persekutuan (tanpa had nilai) dengan G2G, Badan Berkanun Persekutuan, Kerajaan Negeri (SUK), Badan Berkanun Negeri dan PBT. (2) Perolehan segera (ad-hoc) ditakrifkan sebagai perolehan mendesak dalam keadaan kajian pasaran tidak dapat dilaksanakan bagi memastikan perkhidmatan/operasi Agensi tidak terjejas dan nilai perolehan tidak melebihi RM20,000 dengan kelulusan Ketua Jabatan. Skop perolehan ini terhad kepada perkara berikut: (a) Perkhidmatan katering atau makanan Islam. Contoh bermasak Islam/bukan perkhidmatan katering atas lawatan di luar jadual oleh pemimpin atau penyedia ada katering perkhidmatan ditamatkan kontrak serta merta atau dewan makan disita dalam tempoh tertentu; sedia (b) Pembaikan Contohnya kenderaan. kerosakan teruk kenderaan Jabatan di luar kawasan atau wilayah; dan (c) Pembelian aset atau item yang amat mendesak dengan justifikasi yang kukuh. (3) Agensi yang melaksanakan perolehan secara ad-hoc pelaksanaan perlu memastikan perolehan adalah selaras dengan prinsip perolehan Kerajaan. Ketua Jabatan adalah bertanggung jawab penuh ke atas perolehan ad-hoc tersebut. M.S. 16/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (vi) SST Bagi Pembelian Terus (1) Bagi perolehan bermasa, Agensi hendaklah mengeluarkan SST kepada pembekal yang berjaya dengan kadar segera selepas Nota Minta diluluskan dalam tempoh sah laku 60 hari dari tarikh tamat Pelawaan Tawaran Harga. (2) Agensi hendaklah menetapkan tempoh maklum balas untuk pembekal menyetuju terima/menolak SST dalam tempoh tiga (3) hari dari tarikh SST dikeluarkan. (vii) Tatacara Pemilihan Pembekal untuk perolehan secara pembelian terus melalui Carian Katalog dan Pelawaan Tawaran Harga adalah seperti di LAMPIRAN 3. (viii) Bagi perolehan yang mempunyai tatacara khusus seperti dinyatakan dalam PP/PK2 dan PP/PK7 serta mempunyai had nilai sepertimana yang ditetapkan, Agensi boleh melaksanakan perolehan tersebut menggunakan Modul Pembelian Terus (Jenis Perolehan: Item Khas/PK7). Bagi pelaksanaan perolehan di bawah PP/PK7, agensi boleh merujuk kepada garis panduan di portal MoF. (b) Sebut Harga/Tender (i) Sebut untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang melibatkan jumlah had nilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahun di kalangan pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan. harga merupakan kaedah (ii) Tender merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang melibatkan jumlah had nilai melebihi RM500,000 setahun di kalangan pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan. M.S. 17/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (iii) Semua perolehan dalam lingkungan had nilai sebut harga/tender, hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan Modul Sebut Harga/Tender Sistem eP termasuklah perolehan item KPB. (iv) Agensi kelulusan daripada pihak yang berkenaan selaras dengan peraturan semasa yang berkuat kuasa sebelum melaksanakan perolehan berikut: hendaklah mendapatkan (1) barangan import; dan (2) barangan ICT yang bernilai melebihi RM20,000. (v) Syarat pelaksanaan perolehan secara sebut harga/tender dalam Sistem eP adalah seperti berikut: Bil. 1. Had Nilai Melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahun atau sesuatu kontrak Kaedah dan Syarat Perolehan Dilaksanakan secara sebut harga mengikut tatacara seperti berikut:- a) Bagi perolehan yang melebihi RM50,000 hingga RM100,000, pelawaan adalah di kalangan pembekal tempatan (di negeri berkenaan) berdaftar dengan MoF, menepati kriteria bertaraf kelayakan Bumiputera; yang dan Pihak Berkuasa Melulus Jawatankuasa Sebut (JKSH) dilantik Pegawai Pengawal seperti di dalam peraturan semasa berkuat kuasa. Harga yang oleh yang b) Bagi perolehan yang melebihi RM100,000 hingga RM500,000, pelawaan adalah di kalangan pembekal tempatan (di negeri berkenaan) berdaftar dengan MoF, menepati kriteria kelayakan dan terbuka kepada semua pembekal; yang c) Sekiranya bilangan pembekal di negeri tidak berkenaan mencukupi, pembekal di negeri berhampiran/sempadan boleh dipelawa; dan d) Tempoh notis adalah sekurang- M.S. 18/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Bil. Had Nilai Kaedah dan Syarat Perolehan Pihak Berkuasa Melulus kurangnya tujuh (7) hari berturut- termasuk hari cuti (cuti turut umum dan pelepasan am). 2. Melebihi RM500,000 setahun atau sesuatu kontrak (Lembaga Perolehan) Dilaksanakan secara tender mengikut tatacara seperti berikut:- a) Pelawaan kepada pembekal yang berdaftar dengan MoF dan menepati kriteria kelayakan; dan b) Tempoh notis adalah sekurang- kurangnya dua puluh satu (21) hari berturut-turut termasuk hari cuti (cuti umum dan pelepasan am). Lembaga Perolehan Persekutuan yang dilantik oleh Menteri Kewangan seperti di dalam peraturan semasa yang berkuat kuasa. (vi) Perancangan dan Penyediaan Sebut Harga/Tender (1) Dalam menguruskan perolehan secara sebut harga/tender, bertanggungjawab Agensi memastikan sebut harga/tender dilaksanakan dalam tempoh masa yang munasabah dan bersesuaian. Proses sebut harga/tender adalah dilaksanakan secara dalam talian sepenuhnya bermula daripada peringkat penciptaan sehinggalah pengeluaran SST. Penyerahan secara manual hanya dibenarkan bagi sampel sahaja (jika berkenaan). (2) Penilaian dua (2) peringkat hendaklah dilaksanakan bagi semua perolehan melebihi RM50,000. Walau bagaimanapun, Agensi dibenarkan untuk melaksanakan penilaian satu (1) peringkat, khusus kepada perolehan bagi kod bidang berikut: (a) Pembekalan bekalan alat tulis (Kod Bidang : 020601); bermasak (b) Pembekalan tidak melebihi Islam/bukan RM500,000 (Kod Bidang : 040103 dan 040104); makanan Islam M.S. 19/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (c) Pembekalan dakwat pencetak (toner) (Kod Bidang : 020601); (d) Perkhidmatan kawalan keselamatan (Kod Bidang : 220801); (e) Perkhidmatan membersih dan mencuci bangunan (Kod Bidang : 221001, 221002 dan 221005); (f) Pembekalan/perkhidmatan sewaan (Kod Bidang: 020301, penapis air 221502); (g) Perkhidmatan sewaan mesin penyalin dan bacaan meter (Kod Bidang: 220201, 221502); (h) Kontrak Panel Berpusat (KPB); dan (i) Lain-lain dan perkhidmatan yang tidak kompleks dan bersesuaian dilaksanakan penilaian satu peringkat yang ditentukan oleh Ketua Jabatan. item pembekalan (3) Mengurus pelantikan keahlian Jawatankuasa jadual mengikut kaedah penilaian seperti berikut: Kaedah Penilaian Jawatankuasa (JK) 1 Peringkat 2 Peringkat JK Spesifikasi √ √ JK Pembuka
JK Penilaian Teknikal
√ JK Penilaian Kewangan JK Penilaian (Kombinasi Pembuka, Teknikal dan Kewangan)
M.S. 20/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (vii) Penyediaan Spesifikasi (1) Agensi boleh menyediakan templat item dan spesifikasi lebih awal sebelum proses sebut harga/tender dilaksanakan melalui peranan Pencadang Spesifikasi. Templat item dan spesifikasi ini boleh diklon oleh Jawatankuasa Spesifikasi semasa penyediaan spesifikasi. (2) Agensi hendaklah melantik Jawatankuasa Spesifikasi yang terdiri daripada sekurang- kurangnya tiga (3) orang pegawai yang mahir dan berkelayakan di dalam bidang berkenaan termasuk wakil daripada agensi lain yang berkaitan iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli. Pengerusi hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Seorang Setiausaha Jawatankuasa Spesifikasi perlu dilantik bukan di kalangan ahli jawatankuasa bagi membantu segala urusan penyediaan spesifikasi. (3) Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi adalah seperti berikut: (a) Menyediakan senarai item dan spesifikasi yang ingin diperoleh untuk dikunci masuk ke item, bekalan/perkhidmatan) di senarai semak teknikal; dalam sistem (templat (b) Memberi perhatian kepada perkara yang ditetapkan di dalam peraturan perolehan semasa yang berkuat kuasa berkaitan penyediaan spesifikasi; M.S. 21/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (c) Menyediakan senarai semak teknikal dan kewangan penetapan untuk kriteria/elemen penilaian serta dokumen sokongan yang diperlukan bagi penilaian teknikal dan kewangan. Harga Indikatif Seunit bagi setiap item perlu ditetapkan bagi pengiraan Harga Indikatif sebenar dalam menentukan kaedah perolehan (sebut harga/tender); pemarkahan (d) Menentukan kewangan penilaian ada termasuk pemarkahan diberi secara skor automatik (auto-scoring) atau skor pengguna (user- scoring); skema teknikal penentuan dan sama (e) Sekiranya penetapan skor ke atas tawaran harga pembekal secara pakej dan item adalah secara automatik (auto- varian hendaklah scoring), peratus ditetapkan mengikut yang munasabah berdasarkan kajian pasaran yang dijalankan dan peruntukan yang bagaimanapun, diluluskan. Walau (weightage) bagi penetapan wajaran varian kemunasabahan harga hendaklah tidak melebihi daripada markah lulus penilaian kewangan; harga (f) Menetapkan markah lulus seperti berikut: i) Markah lulus penilaian teknikal (skor teknikal) bagi melayakkan tawaran pembekal penilaian kewangan (skor kewangan); dibawa ke ii) Markah lulus penilaian kewangan bagi pembekal melayakkan dibawa ke penyatuan skor teknikal dan kewangan; dan tawaran M.S. 22/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 iii) Markah lulus penyatuan bagi skor teknikal dan skor kewangan (skor keseluruhan) untuk pengesyoran ke Pihak Berkuasa Melulus. (g) Mengesah dan memperaku spesifikasi dan kriteria penilaian yang disediakan untuk penyediaan dokumen tawaran oleh Urus Setia Perolehan. (viii) Penyediaan Dokumen Tawaran dan Kelulusan Pengiklanan (1) Urus Setia Perolehan hendaklah memastikan dokumen tawaran (Syarat-syarat Am/Arahan/ Syarat-syarat Khas/Terma Kontrak) adalah lengkap dengan memberi perhatian kepada perkara yang ditetapkan di dalam peraturan perolehan semasa yang berkuat kuasa; (2) Urus Setia Perolehan hendaklah memastikan kelulusan bagi perolehan barangan import dan ICT (mengikut nilai yang ditetapkan) telah diperoleh terlebih dahulu bagi membolehkan dokumen kelulusan dimuat naik ke dalam sistem sebelum diserahkan kepada Pelulus Pengiklanan; (3) Urus hendaklah memuktamadkan kaedah penilaian sama ada secara satu (1) peringkat (1 tier) atau dua (2) peringkat (2 tier) mengikut syarat dan jenis perolehan yang telah ditetapkan; Setia Perolehan (4) Urus Setia Perolehan hendaklah menetapkan tarikh dan tempoh iklan serta jadual taklimat/ lawatan tapak (jika ada); (5) Urusetia Perolehan hendaklah menetapkan Tempoh Sah Laku yang munasabah bagi memastikan penilaian dapat diselesaikan dan seterusnya SST dapat diserahkan kepada pembekal dalam tempoh berkenaan; M.S. 23/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (6) Tempoh sah laku sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku telah tamat dan SST masih belum diserahkan kepada pembekal secara atas talian, sebut harga hendaklah dipelawa semula (sekiranya perlu); (7) Tempoh sah laku tender boleh dilanjutkan dengan Lembaga kelulusan Pengerusi Perolehan dalam tempoh sah laku berkuat kuasa; (8) Perkara-perkara berikut hendaklah dirujuk kepada MoF terlebih dahulu untuk kelulusan sebelum proses selanjutnya diteruskan dalam sistem eP: (a) memendekkan tempoh iklan; dan (b) meminda sebut harga/tender Bumiputera kepada semua pembekal dan sebaliknya. (9) Dokumen hendaklah Pengiklanan pengiklanan. tawaran yang diserahkan bagi lengkap kepada Pelulus kelulusan telah tujuan (ix) Notis Iklan dan Pelawaan (1) Notis iklan akan dipaparkan secara automatik di portal ePerolehan berdasarkan tarikh iklan yang ditetapkan pada jam 12:00 tengah hari. Notis iklan ini juga akan dipaparkan di portal MyProcurement. digalakkan memaparkan notis iklan di laman sesawang masing-masing. Agensi (2) Bagi sebut harga/tender yang tidak melibatkan taklimat atau lawatan tapak, notis iklan dan tawaran akan dihantar kepada dokumen pembekal yang layak berdasarkan kriteria kelayakan yang ditetapkan. Tarikh tutup iklan dan tempoh pelawaan dikira dari tarikh notis iklan. M.S. 24/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (3) Bagi sebut harga/tender yang melibatkan taklimat dan/atau lawatan tapak: (a) Notis jemputan taklimat/lawatan tapak akan dihantar kepada pembekal pada tarikh notis iklan dipaparkan. (b) Notis jemputan taklimat/lawatan tapak akan dihantar kepada pembekal yang layak berdasarkan kriteria kelayakan yang ditetapkan; (c) Pembekal boleh mendaftarkan kehadiran (self-register) ke sesi wakil syarikat taklimat/lawatan kalangan Pegawai/Pekerja yang diberi kuasa oleh Syarikat bagi urusan Perolehan Kerajaan selepas menerima notis iklan/jemputan. tapak di (d) Dokumen tawaran akan diserahkan kepada pembekal berdasarkan senarai kehadiran pembekal yang dikunci masuk dan memenuhi semua kriteria kelayakan. (4) Agensi hendaklah memastikan kehadiran tapak pembekal ke sesi mematuhi perkara berikut: taklimat/lawatan (a) Kehadiran taklimat/lawatan tapak hanya dibenarkan di kalangan pegawai/pekerja yang dinyatakan dalam Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat. (b) Sekiranya wakil pembekal yang telah didaftarkan kehadiran (self-register) tidak dapat menghadiri sesi taklimat/lawatan tapak, pengganti hendaklah di kalangan pegawai/pekerja yang dinyatakan dalam Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat. M.S. 25/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (c) Wakil pembekal yang bukan di kalangan pegawai/pekerja yang dinyatakan dalam Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat adalah sesi tidak taklimat/lawatan tapak walaupun dengan membawa Surat Perwakilan. dibenarkan hadir ke (d) Agensi hendaklah memastikan tarikh tutup iklan adalah pada hari bekerja. (x) Penyediaan dan Penyerahan Cadangan (1) Pembekal boleh menyediakan cadangan apabila menerima dokumen tawaran (dokumen pelawaan) dan menyerahkannya sebelum tarikh tutup. Cadangan yang telah diserahkan masih boleh dikemas kini dan diserahkan semula dari semasa ke semasa sehingga tarikh dan masa iklan ditutup. (xi) Penutupan Iklan/Pembukaan Cadangan (1) Agensi hendaklah memastikan Jawatankuasa Penilaian/Pembuka telah diluluskan dalam sistem eP bagi membolehkan Jadual Harga secara automatik di portal dipaparkan ePerolehan pada tarikh tutup iklan mulai jam 12:00 tengah hari. (2) Pengiraan tempoh sah laku sebut harga/tender bermula dari tarikh tutup iklan. (3) Proses pembukaan cadangan dilaksanakan berdasarkan kepada kaedah penilaian. Bagi penilaian ianya (1) dilaksanakan oleh Jawatankuasa Penilaian manakala bagi penilaian dua (2) peringkat, ianya dilaksanakan oleh Jawatankuasa Pembuka. satu peringkat, M.S. 26/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (4) Agensi hendaklah melantik Jawatankuasa Penilaian/Pembuka yang terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli. Pengerusi hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Seorang Setiausaha Jawatankuasa Penilaian/Pembuka perlu dilantik bukan di kalangan ahli jawatankuasa bagi membantu segala merekod urusan pembukaan cadangan. (5) Proses pembukaan melibatkan semakan dan dokumen pematuhan Kewangan) oleh Jawatankuasa Penilaian bagi penilaian satu (1) peringkat atau Jawatankuasa Pembuka bagi penilaian dua (2) peringkat. Semakan pematuhan melibatkan perkara- perkara berikut: (Teknikal (a) Menyemak dan mengesahkan dokumen yang diterima daripada pembekal seperti mana yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Spesifikasi di Senarai Semak Teknikal dan Senarai Semak Kewangan dengan menetapkan dokumen yang dimuat naik oleh pembekal sama ada "Mematuhi" atau "Tidak Mematuhi"; (b) Menyemak dan mengesahkan sampel yang telah dihantar oleh pembekal (jika berkaitan); dan (c) Mana-mana pembekal yang dokumennya ditetapkan sebagai "Tidak Mematuhi", pembekal berkenaan tidak layak untuk dinilai di peringkat penilaian teknikal. (d) Mengesah dan memperakukan senarai layak ke peringkat pembekal yang penilaian teknikal. (e) Memperaku senarai pembekal yang layak ke peringkat penilaian teknikal. M.S. 27/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (xii) Penilaian Teknikal dan Kewangan (1) Agensi hendaklah melaksanakan penilaian berdasarkan kaedah penilaian yang ditetapkan semasa penyediaan dokumen tawaran sama ada satu (1) peringkat atau dua (2) peringkat; Penilaian satu (1) peringkat - penilaian teknikal dan oleh jawatankuasa yang sama semasa semakan pematuhan dokumen iaitu Jawatankuasa Penilaian. kewangan dilaksanakan Penilaian dua (2) peringkat - penilaian teknikal dilaksanakan oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal manakala penilaian kewangan dilaksanakan oleh Jawatankuasa Penilaian Kewangan. (2) Agensi hendaklah melantik jawatankuasa penilaian teknikal dan kewangan yang terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang mahir dan berkelayakan di dalam bidang berkenaan termasuk wakil daripada agensi lain yang berkaitan (sekiranya perlu) iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli. Pengerusi hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Seorang Setiausaha perlu dilantik bukan di kalangan ahli jawatankuasa bagi setiap jawatankuasa bagi membantu urusan penilaian. (3) Penilaian Teknikal (a) Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian dan Jawatankuasa Penilaian Teknikal adalah seperti berikut: (i) Menilai cadangan tawaran teknikal berdasarkan spesifikasi dan skema pemarkahan yang disediakan oleh Jawatankuasa Spesifikasi, penyataan pematuhan (statement of M.S. 28/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 penilaian dan/atau compliance) fizikal (sampel/demonstrasi sekiranya ada). Maklumat dan mengenai semasa teknologi spesifikasi bekalan/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira bagi tujuan penilaian; (ii) Bagi pemarkahan skor automatik (auto-scoring), sistem akan menjana skor penilaian berdasarkan skema pemarkahan dan skor yang telah ditetapkan; (iii) Bagi pemarkahan skor pengguna (user-scoring), Jawatankuasa Penilaian/ Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah mengunci masuk skor penilaian berdasarkan skema pemarkahan; (iv) Penilaian satu (1) peringkat: laporan hanya disediakan selepas selesai melaksanakan penilaian kewangan; dan (v) Pembekal yang melepasi tahap lulus penilaian teknikal sahaja layak untuk penilaian peringkat dinilai kewangan berdasarkan Penetapan Penanda Aras Tahap Lulus (%) bagi penilaian teknikal seperti mana yang ditetapkan Jawatankuasa Spesifikasi. di oleh M.S. 29/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (4) Penilaian Kewangan (a) Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan adalah seperti berikut: (i) Menilai tawaran cadangan kewangan pembekal berasaskan pernyataan pematuhan (statement of skema pemarkahan yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Spesifikasi; compliance) dan (ii) Bagi pemarkahan skor automatik (auto-scoring), sistem akan menjana skor penilaian berdasarkan skema pemarkahan dan skor yang telah ditetapkan; (iii) Bagi pemarkahan skor pengguna Jawatankuasa (user-scoring), Penilaian Penilaian/Jawatankuan Kewangan hendaklah mengunci masuk skor penilaian berdasarkan skema pemarkahan; (iv) Menilai tawaran cadangan kewangan pembekal berasaskan pernyataan pematuhan (statement of skema pemarkahan yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Spesifikasi. compliance) dan (v) Penilaian peringkat: dan Menyedia, memperakukan laporan penilaian; dan satu (1) mengesah M.S. 30/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (vi) Pembekal yang melepasi tahap lulus penilaian kewangan sahaja layak ke penilaian penyatuan peringkat teknikal dan penilaian kewangan berdasarkan Penetapan Penanda Aras Tahap Lulus (%) bagi penilaian kewangan yang ditetapkan Jawatankuasa Spesifikasi. seperti mana oleh (5) Agensi hanya hendaklah memastikan pembekal yang melepasi tahap lulus penilaian teknikal dan kewangan sahaja diperakukan untuk pengesyoran Pihak Berkuasa Melulus (PBM). (xiii) Pengesyoran kepada PBM (1) Urus Setia Perolehan hendaklah melengkapkan Kertas Taklimat dengan: (a) Mengesyorkan kedudukan pembekal berdasarkan penyatuan laporan penilaian yang dijana oleh sistem: (i) Jika bilangan pembekal yang disenarai pendek melebihi tiga (3), urus setia hendaklah membuat pengesyoran kedudukan sekurang- kurangnya tiga (3) pembekal teratas. (ii) Jika bilangan pembekal yang disenarai pendek tiga (3) dan ke bawah, hendaklah membuat pengesyoran kedudukan bagi semua pembekal tersebut; urus setia kedudukan pembekal (b) Mengesyorkan dengan Dasar kira Keutamaan kepada Syarikat Bumiputera (jika ada). Pemakaian dasar ini adalah bagi pemilihan pembekal secara pakej sahaja; dan mengambil M.S. 31/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (c) Memberi ulasan ke atas syor yang telah dibuat. (2) Urus Setia Perolehan hendaklah menyerahkan Kertas Taklimat kepada Urus Setia PBM untuk penyediaan ulasan dan perakuan ke atas kertas taklimat tersebut sebelum diangkat untuk pertimbangan PBM. (xiv) Pertimbangan dan Keputusan PBM (1) Urus Setia PBM hendaklah melengkapkan ulasan dan perakuan ke atas kertas taklimat untuk pertimbangan dan keputusan PBM. (2) Berdasarkan Kertas Taklimat, PBM hendaklah membuat pertimbangan dan memutuskan sama ada: (a) Pengesyoran dan memuktamadkan pemilihan pembekal berdasarkan perolehan secara pakej [semua item di dalam sesuatu sebut harga/tender dimuktamadkan kepada satu (1) pembekal sahaja] atau item (item yang berlainan di dalam sesuatu sebut harga/tender dimuktamadkan kepada pembekal yang berlainan) melalui kaedah berikut: Pembekal (i) Pemilihan Terus yang mana PBM terus memuktamadkan pemilihan pembekal yang berjaya. (ii) Bidaan PBM memutuskan untuk melaksanakan proses bidaan harga secara dalam talian di kalangan pembekal yang telah disenarai pendek sebelum memuktamadkan pemilihan pembekal yang berjaya. yang mana M.S. 32/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (iii) Lebih Daripada Satu Surat Niat boleh digunakan dalam keadaan di mana PBM memutuskan supaya perolehan dimuktamadkan secara item dan dibuat agihan kuantiti (kuota) dengan beberapa pembekal yang disenarai pendek. Agensi rundingan hendaklah membuat dengan menyeragamkan kadar harga berasaskan harga tawaran terendah yang boleh disetuju terima yang di pembekal tujuan disenarai pendek. Bagi perlu Surat Niat rundingan, dikeluarkan semua kepada pembekal yang disenarai pendek oleh Agensi. kalangan (b) Penilaian Semula sebut harga/tender sama ada bermula dari semakan pematuhan dokumen atau penilaian kewangan. teknikal tujuan Keahlian penilaian semula boleh dianggotai oleh ahli yang sama atau ahli yang baharu. atau penilaian jawatankuasa untuk (c) Iklan Semula sebut harga/tender sama ada dengan spesifikasi yang sama atau dipinda. Pilihan ini adalah merujuk kepada keputusan PBM yang menghendaki sesuatu sebut harga/tender dibatalkan dan dilaksanakan semula atas justifikasi tertentu. Pelantikan spesifikasi/ perolehan pembuka/penilaian tersebut boleh dibuat di kalangan ahli yang sama atau ahli yang baharu. Pemberitahuan pembatalan ke atas Sebut Harga/Tender yang diputuskan untuk diiklan semula akan dipaparkan di Notis Sebut Harga/Tender di Portal eP. jawatankuasa bagi M.S. 33/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (d) Kemukakan Kepada Pihak Berkuasa Yang Lebih Tinggi bagi pengesyoran pembekal yang melebihi had nilai kuasa PBM yang dibenarkan atau keputusan yang tidak sebulat suara. (e) Batal dengan justifikasi yang kukuh. Pilihan ini adalah merujuk kepada keputusan PBM yang menghendaki sesuatu sebut harga/tender dibatalkan dan tidak akan dilaksanakan. Pemberitahuan pembatalan ke atas Sebut Harga/Tender akan dipaparkan di Notis Sebut Harga/Tender di Portal eP. sebut harga/tender (xv) Surat Niat Pengeluaran Surat Niat adalah berdasarkan kepada pemilihan "Kaedah Memuktamadkan Pembekal" seperti berikut: (1) Pemilihan boleh mengeluarkan Surat Niat (jika perlu) kepada pembekal tujuan rundingan lain-lain terma tanpa melibatkan harga tawaran pembekal. Terus
Agensi yang disyorkan bagi (2) Bidaan - Agensi boleh mengeluarkan Surat Niat (jika perlu) kepada pembekal yang disyorkan bagi tujuan rundingan lain-lain terma tanpa melibatkan harga tawaran pembekal. (3) Lebih Daripada Satu Surat Niat - Agensi hendaklah mengeluarkan Surat Niat kepada pembekal yang disenarai pendek untuk tujuan rundingan harga dan lain-lain terma (jika perlu). (4) Surat Niat hendaklah dikeluarkan dengan kadar segera selepas diputuskan oleh PBM dan agensi hendaklah menentukan tempoh maklum balas pembekal yang bersesuaian rundingan bagi membolehkan mesyuarat diadakan sebelum SST boleh dikeluarkan. M.S. 34/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (xvi) SST Bagi Sebut Harga/ Tender (1) Agensi hendaklah memastikan SST yang telah ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/ Pegawai Yang Diturunkan Kuasa diserahkan kepada pembekal secara dalam talian melalui Sistem eP terlebih dahulu sebelum diserahkan secara manual kepada pembekal. Proses ini hendaklah dilakukan dalam tempoh sah laku masih berkuat kuasa. (2) Agensi hendaklah menetapkan tempoh maklum balas untuk pembekal menyetuju terima/menolak SST seperti berikut: (a) Tujuh (7) hari bagi sebut harga (nilai perolehan melebihi RM50,000 hingga RM500,000); dan (b) Empat belas (14) hari bagi tender. (3) Agensi hendaklah membuat susulan ke atas pembekal agar maklum balas untuk menyetuju terima/menolak SST berkenaan dibuat dalam tempoh yang telah ditetapkan. (4) Sekiranya pembekal menolak SST yang ditawarkan oleh Agensi, PBM boleh memilih pembekal lain di kalangan pembekal yang disenarai pendek dan mengeluarkan SST kepada pembekal tersebut, tertakluk kepada tempoh sah laku perolehan masih berkuat kuasa. (xvii) Tatacara Pemilihan Pembekal untuk perolehan secara sebut harga/tender adalah seperti di LAMPIRAN 4. M.S. 35/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (xviii) Bagi perolehan yang mempunyai tatacara khusus seperti dinyatakan dalam PP/PK2 dan PP/PK7, Agensi boleh melaksanakan perolehan tersebut menggunakan Modul Sebut Harga/Tender (Cipta SST) dengan mengeluarkan SST melalui Sistem eP. Perolehan ini hendaklah dilaksanakan mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuat kuasa. (xix) Pelanjutan Tempoh Sah Laku (untuk Tender sahaja). Bagi Tempoh Sah Laku yang masih belum tamat, pelanjutan Tempoh Sah hendaklah dilaksanakan oleh Urus Setia Perolehan setelah mendapat Lembaga Perolehan Agensi. Pelanjutan tempoh sah laku yang baharu akan berkuatkuasa. Pelawaan pelanjutan Tempoh Sah Laku akan dihantar kepada semua pembekal untuk persetujuan. Tempoh sah laku baharu tidak akan berkuat kuasa terdapat sekurang-kurangnya satu sekiranya tidak tidak bersetuju atau pembekal yang memberikan sebarang maklum balas. Laku kelulusan Pengerusi (xx) Proses Perolehan Secara Tender Terbuka Pra- Kelayakan Tendering) (Selective (PP/PK2.3)/Rundingan Terus (Limited Tendering) for (PP/PK2.4)/Request (RFP) (PP/PK2.8)/Panel Kementerian yang Diluluskan MoF. Proses perolehan dan pemilihan pembekal hendaklah dilaksanakan secara manual tanpa menggunakan Sistem eP. Walau bagaimanapun, SST hendaklah dikeluarkan dari Sistem eP melalui menu 'Cipta SST' di Modul Sebut Harga/Tender. Proposal 5.1.4 Modul Pengurusan Kontrak (a) Modul ini membolehkan Agensi melaksanakan urusan pentadbiran kontrak dengan pembekal yang melibatkan proses seperti berikut: M.S. 36/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 i. Mengemaskini Maklumat Pemenuhan seperti Tempoh Penghantaran, mengunci masuk maklumat dan memuat naik Bon Pelaksanaan, menetapkan Potongan dan sebagainya; dan ii. Menyediakan Maklumat Perjanjian (jika ada) seperti memuat naik Dokumen Kontrak dan Lampiran, mengunci masuk Tarikh Ditandatangani, memuat naik Halaman Ditandatangani dan Halaman Setem Hasil Dimatikan. (b) Modul Pengurusan Kontrak hendaklah digunakan bagi urusan pentadbiran kontrak yang melibatkan Kontrak Pusat (KP), KPB dan Kontrak Kementerian. (c) Takrifan bagi KP dan KPB adalah seperti di dalam peraturan perolehan semasa yang berkuat kuasa. (d) Kontrak Kementerian ditakrifkan sebagai kontrak yang diikat oleh Agensi dengan pembekal bagi maksud perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding. (e) Kontrak Kementerian diuruskan untuk kegunaan Agensi masing-masing. Ia juga boleh diguna sama dengan Agensi lain selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)178.2. (f) Agensi hendaklah mewujudkan Kontrak Kementerian bagi perolehan yang memerlukan kontrak, termasuklah perolehan bagi item KPB. (g) Kontrak perjanjian boleh diwujudkan bagi Jenis Pemenuhan Bermasa atau One-Off. Kontrak Bermasa terbahagi kepada Berjadual dan Bila Perlu. Takrifan mengenai Jenis Pemenuhan ini adalah seperti di LAMPIRAN 4. (h) Tarikh kuat kuasa kontrak adalah merujuk kepada Tarikh (Contract Commencement Date) Mula Kontrak sebagaimana yang ditandatangani oleh pembekal yang berjaya. Manakala tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh pihak Agensi dan pembekal. dinyatakan dalam SST M.S. 37/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (i) Agensi hendaklah memastikan Tarikh Mula Kontrak dan Tarikh Tamat Kontrak yang terkandung dalam kontrak perjanjian adalah sama seperti Tarikh Mula Kontrak dan Tarikh Tamat Kontrak dalam SST di Sistem eP. (j) Agensi juga hendaklah memastikan Jenis Pemenuhan yang terkandung dalam SST dan Dokumen Kontrak Perjanjian adalah sama seperti yang telah ditetapkan semasa sebut harga/tender diiklankan. (k) Sekiranya Agensi membuat pindaan kontrak yang (supplementary tambahan hendaklah memerlukan agreement), maka kontrak disediakan dan ditandatangan dengan kadar segera. kontrak tambahan (l) Kontrak tambahan hendaklah dibuat dalam tempoh kontrak asal masih berkuat kuasa. Sebarang proses pemenuhan tidak dapat dilaksanakan sekiranya kontrak asal telah tamat tempoh. (m) Pesanan Kontrak perlu dikeluarkan dalam tempoh kontrak asal/tambahan masih berkuat kuasa. Jika Pesanan Kontrak tidak dikeluarkan semasa kontrak asal/tambahan masih berkuat kuasa, proses pemenuhan tidak dapat dilaksanakan setelah kontrak asal/tambahan telah tamat tempoh. (n) Bon Pelaksanaan (i) Pembekal Bon Pelaksanaan dalam tempoh 14 hari atau 30 hari daripada tarikh pengakuan penerimaan SST kecuali telah diberikan Penangguhan (Deferment) oleh Pegawai Pengawal/Pegawai yang Diturunkan Kuasa diberikan Pengecualian telah atau (Exemption) oleh MoF. hendaklah mengemukakan Kelulusan Penangguhan atau Pengecualian hendaklah dimuat naik di medan yang disediakan dalam Sistem eP. M.S. 38/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (ii) Sebarang pelanjutan permohonan Penangguhan penyerahan Bon Pelaksanaan hendaklah berdasarkan peraturan perolehan semasa yang berkuat kuasa. (iii) Peraturan dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan adalah seperti peraturan perolehan semasa yang berkuat kuasa. (o) Dokumen Kontrak Perjanjian (i) Dokumen hendaklah dimuktamadkan secepat mungkin dan berstatus "Lengkap" selewat-lewatnya empat (4) bulan dari tarikh SST disetuju terima oleh pembekal. Kontrak Perjanjian (ii) Dokumen Kontrak Perjanjian telah ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/Pegawai yang Diturunkan Kuasa dan telah dimatikan setem hendaklah dimuat naik ke dalam Sistem eP. yang (iii) Sekiranya terdapat keperluan untuk melaksanakan pindaan kontrak yang memerlukan Perjanjian Tambahan (Supplementary Agreement), Agensi hendaklah memastikan Perjanjian bagi Kontrak Asal/Induk dilengkapkan terlebih dahulu. Perjanjian dan Tambahan ditandatangan selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh Surat Berkaitan Kontrak Tambahan disahkan oleh pembekal. hendaklah disediakan (iv) Dokumen Kontrak Perjanjian Tambahan hendaklah dimuktamadkan dan ditandatangan dalam tempoh kontrak asal/tambahan masih berkuat kuasa. (v) Agensi hendaklah memasukkan klausa kenaan fi perkhidmatan eP di dalam Dokumen Kontrak Perjanjian. (p) Pembayaran Bagi Perolehan Selepas SST Ditandatangan (i) Pembayaran bagi Jenis Pemenuhan One-Off boleh diteruskan sekiranya Dokumen Kontrak Perjanjian tidak diperlukan (SST tanpa kontrak). M.S. 39/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (ii) Pembayaran bagi Jenis Pemenuhan One-Off yang memerlukan Dokumen Kontrak Perjanjian, tidak boleh dibuat sekiranya dokumen tersebut belum berstatus "Lengkap" di dalam Sistem eP. (iii) Pembayaran kepada pembekal bagi kontrak bermasa hendaklah mengikut syarat-syarat berikut: No. Jenis Pemenuhan Tempoh Kontrak Bilangan Pembayaran Mengikut Jadual Had Pembayaran yang dibenarkan 1. 2. 3. Berjadual Bila Perlu and-when required) Berjadual (as- Tidak melebihi empat bulan Melebihi empat bulan (4) (4) Pembayaran tidak boleh dibuat selagi dokumen belum dimuktamadkan. perjanjian Melebihi (3) kali tiga Tiga (3) kali bayaran atau 75% daripada nilai yang kontrak mana terdahulu. Nota: Pembayaran hanya boleh dibuat dalam tempoh empat (4) bulan pertama selepas SST disetuju terima oleh pembekal. Tidak melebihi (3) kali tiga Bilangan pembayaran hendaklah ditolak 1 bilangan pembayaran atau 75% daripada nilai yang kontrak mana terdahulu. jadual Contoh: Bilangan pembayaran mengikut jadual= 3, maka had bilangan pembayaran yang dibenarkan adalah 3 - 1 = 2 bayaran Nota: Pembayaran hanya boleh dibuat dalam tempoh empat (4) bulan pertama M.S. 40/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 No. Jenis Pemenuhan Tempoh Kontrak Bilangan Pembayaran Mengikut Jadual Had Pembayaran yang dibenarkan selepas SST disetuju terima oleh pembekal. 4. Bila Perlu and-when required) (as- Melebihi empat bulan (4) Tiga (3) kali bayaran atau 75% daripada nilai kontrak yang mana terdahulu. Nota: Pembayaran hanya boleh dibuat dalam tempoh empat (4) bulan pertama terima oleh selepas SST disetuju pembekal. (iv) Bayaran seterusnya hanya boleh dilakukan selepas Dokumen Kontrak Perjanjian berstatus "Lengkap" dalam Sistem eP. (q) Perubahan Kontrak Bekalan/Perkhidmatan (i) Syarat-syarat perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan/ perkhidmatan hendaklah selaras dengan AP 201. (ii) Agensi hendaklah mendapatkan kelulusan PBM asal untuk melakukan sebarang perubahan atau pelanjutan kontrak mengikut had nilai perolehan berdasarkan peraturan semasa yang berkuat kuasa. (iii) Sebarang perubahan atau pelanjutan kontrak yang di diuruskan Sabah/Labuan/Sarawak eP hendaklah dipertimbangkan dalam Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah/Sarawak tertakluk kepada nilai kontrak kumulatif yang ditetapkan berdasarkan peraturan semasa yang berkuat kuasa. oleh Pentadbir Kontrak Sistem dalam (iv) Kelulusan perubahan kontrak tersebut hendaklah dikemukakan kepada pembekal secara bertulis dan dimuat naik ke dalam Sistem eP. Perjanjian Tambahan hendaklah dibuat dengan segera selepas mendapat pengesahan daripada pembekal. M.S. 41/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (r) Penamatan Kontrak Bekalan/Perkhidmatan (i) Agensi hendaklah mengambil tindakan selaras terma kontrak sebelum melaksanakan dengan langkah penamatan kontrak. (ii) Penamatan kontrak bekalan/perkhidmatan merangkumi perkara berikut: (1) Notis Remedi; (2) Penamatan Kontrak (Termination); dan (3) Penamatan Bersama (Mutual Termination). (iii) Agensi hendaklah memastikan sekurang-kurangnya satu Notis Remedi telah dihantar kepada pembekal sekiranya tindakan penamatan perlu diambil. (iv) Bagi Penamatan Bersama, Agensi hendaklah memastikan satu Perjanjian Penamatan Bersama disediakan dan ditandatangani oleh pihak Kerajaan dan pembekal. (s) Tatacara Pengurusan Kontrak adalah seperti di LAMPIRAN 5. 5.1.5 Modul Pemenuhan (Fulfilment) (a) Modul Pemenuhan membolehkan Agensi melaksanakan pesanan dengan mengeluarkan Permintaan Pembelian/ Kontrak, Pesanan Kerajaan dan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan serta membuat proses bayaran melalui pengeluaran Arahan Bayaran (Padanan Pembayaran) kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). (b) Bagi perolehan berkontrak yang tidak memerlukan Dokumen Kontrak Perjanjian (SST tanpa kontrak), Agensi boleh mengeluarkan Pesanan Kontrak selepas maklumat pemenuhan dilengkapkan dalam Modul Pengurusan Kontrak. Manakala bagi perolehan berkontrak yang memerlukan Dokumen Kontrak Perjanjian, pengeluaran M.S. 42/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Pesanan Kontrak hendaklah mematuhi peraturan yang di perenggan 5.1.4 (p) telah ditetapkan seperti Pembayaran SST Ditandatangan. Bagi Perolehan Selepas (c) Agensi hendaklah memastikan penurunan kuasa dibuat terlibat dengan proses kepada pegawai pengeluaran Pesanan Kerajaan dan pengesahan penerimaan bekalan/perkhidmatan. yang (d) Agensi hanya dibenarkan untuk membuat bayaran pendahuluan sekali sahaja (jika perlu) sepanjang tempoh kontrak iaitu sebelum bayaran pertama dibuat dalam tempoh tidak melebihi tiga (3) bulan bagi perolehan yang melebihi RM500,000 dan satu (1) bulan bagi perolehan di antara RM200,000 hingga RM500,000 daripada tarikh tertakluk kepada pematuhan SST disetuju peraturan semasa yang berkuat kuasa. Bayaran Wang Pendahuluan/ Bayaran Balik Wang Pendahuluan hendaklah diuruskan melalui Sistem iGFMAS. terima (e) Tatacara Pemenuhan Bekalan/Perkhidmatan adalah seperti di LAMPIRAN 6. 6. Manual Pengguna 6.1 Manual pengguna boleh dicapai secara dalam talian melalui 7. Tanggungjawab Agensi 7.1 Semua Agensi hendaklah memastikan perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding dilaksanakan sepenuhnya (100%) melalui Sistem eP. 7.2 Agensi hendaklah memastikan tiada simbol atau karakter khas yang tidak dikenal pasti (selain daripada karakter di papan kekunci) dikunci masuk semasa penyediaan dokumen tawaran (dokumen pelawaan), SST, Pesanan Kerajaan dan sebagainya. Agensi hendaklah menyemak dan memastikan maklumat yang dikunci masuk adalah tepat. M.S. 43/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 7.3 Pesanan Kerajaan perlu dikeluarkan sebelum atau pada masa sebarang bekalan atau perkhidmatan diperolehi atau diterima oleh Agensi. 7.4 Agensi hendaklah memastikan pembekal membekalkan bekalan dan perkhidmatan mengikut Arahan Perbendaharaan dan peraturan perolehan semasa yang berkuat kuasa merangkumi perkara berikut: 7.3.1 Bekalan/perkhidmatan dihantar/disempurnakan di lokasi yang telah ditetapkan; 7.3.2 Bekalan adalah baharu, tulen dan belum pernah digunakan; 7.3.3 Bekalan/Perkhidmatan mengikut spesifikasi/skop yang telah ditetapkan; 7.3.4 Kualiti bekalan/perkhidmatan yang memuaskan; 7.3.5 Kuantiti bekalan/perkhidmatan seperti yang ditetapkan; dan 7.3.6 Menepati tempoh penghantaran bekalan/penyempurnaan perkhidmatan yang ditetapkan/dipersetujui. 7.5 Agensi bertanggungjawab untuk memastikan pembekal melaksanakan perkara berikut: 7.4.1 Mengemukakan Pesanan selepas perkhidmatan Penghantaran bekalan/penyempurnaan penghantaran mengikut tempoh yang telah ditetapkan oleh Agensi. 7.4.2 Mengemukakan Invois dengan kadar segera selepas penghantaran bekalan/perkhidmatan diterima dan disahkan. 7.6 Arahan Pembayaran hendaklah dilaksanakan secepat mungkin selepas penerimaan invois yang lengkap supaya bayaran dapat dibuat kepada pembekal dalam tempoh 14 hari selaras dengan AP 103 (a) atau mengikut kontrak perjanjian. 7.7 Agensi hendaklah memperkasakan stuktur tadbir urus sedia ada bagi memantau penggunaan dan pelaksanaan Sistem eP seperti berikut: 7.6.1 Pasukan Petugas ditubuhkan di peringkat Kementerian dengan terma rujukan seperti di LAMPIRAN 7. M.S. 44/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 7.6.2 Pasukan Pelaksana Agensi ditubuhkan di peringkat Jabatan dengan terma rujukan seperti di LAMPIRAN 8. 7.6.3 Bagi PTJ yang baharu diwujudkan, Agensi hendaklah memastikan struktur tadbir urus di atas ditubuhkan bagi memastikan pelaksanaan Sistem eP berjalan dengan lancar. 8. Pengecualian 8.1 Pengecualian Penggunaan Sistem eP 8.1.1 Bagi pengecualian Sistem eP, Agensi boleh merujuk kepada garis panduan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Penggunaan Sistem eP diwajibkan bagi semua perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding, kecuali bagi perolehan berikut: (a) Pembelian Tanah/Bangunan dan Sewaan Bangunan/ Ruang Pejabat/Stor (i) Perolehan pembelian tanah/bangunan dan sewaan bangunan/ruang pejabat/stor adalah dikecualikan daripada menggunakan Sistem eP. (ii) Pembayaran boleh dibuat melalui Sistem iGFMAS. (b) Perolehan Surat Khabar dan Majalah (i) Perolehan surat khabar dan majalah adalah dikecualikan daripada menggunakan Sistem eP. Pesanan Kerajaan tidak perlu dikeluarkan dan bayaran boleh dibuat melalui Sistem iGFMAS berdasarkan invois/bil. (c) Perolehan Pangkalan Data, Jurnal dan Maklumat Secara Atas Talian (i) Perolehan pangkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian adalah dikecualikan daripada menggunakan Sistem eP. (ii) Pembayaran boleh dibuat melalui Sistem iGFMAS. M.S. 45/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 (d) Bayaran Secara Pukal (i) Bekalan/Perkhidmatan yang dibayar secara pukal seperti utiliti air, elektrik, telefon, pembentungan, waran perjalanan udara awam, kad inden, kad 'n Go dan pembelian setem dan Touch perkhidmatan pos berharga tetap (terhad kepada pembelian daripada POS Malaysia sahaja) termasuklah perolehan item Kontrak Pusat iaitu Perkhidmatan Pos Laju adalah dikecualikan daripada menggunakan Sistem eP. (ii) Pembayaran boleh dibuat melalui Sistem iGFMAS. (e) Perolehan yang Melibatkan Mata Wang Asing (i) Perolehan yang melibatkan mata wang asing adalah dikecualikan daripada menggunakan Sistem eP. (ii) Pembayaran boleh dibuat melalui Sistem iGFMAS. (f) Perolehan dengan Kerajaan Negeri dan Agensi Kerajaan Negeri (i) Perolehan di antara Agensi Kerajaan Persekutuan dengan Kerajaan Negeri adalah dikecualikan daripada menggunakan Sistem eP. (ii) Pembayaran boleh dibuat melalui Sistem iGFMAS. (g) Perolehan Darurat (i) Perolehan Darurat hendaklah dilaksanakan selaras dengan peraturan semasa yang berkuat kuasa dan dikecualikan daripada menggunakan Sistem eP. (ii) Pembayaran boleh dibuat melalui Sistem iGFMAS. M.S. 46/48
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 8.2 Percanggahan Dengan PP/PK Yang Lain 8.2.1 Bagi Agensi yang menggunakan Sistem eP, jika terdapat sebarang perbezaan atau percanggahan di antara peraturan ini dengan peraturan perolehan di dalam PP/PK yang lain (peraturan bagi perolehan dilaksanakan secara manual), maka peraturan dalam PK5.1 adalah terpakai. 8.3 Pengecualian Kenaan Fi Perkhidmatan 8.3.1 Kenaan fi perkhidmatan sebanyak 0.4% atau 0.8% dikecualikan bagi transaksi G2G di antara G2G dengan Agensi lain, Badan Berkanun yang Kerajaan Persekutuan Persekutuan/Negeri dan PBT. 9. Tarikh Kuat Kuasa 9.1 Peraturan ini berkuat kuasa mulai 29 Jun 2018. 9.2 Pindaan pada 29 November 2022. M.S. 47/48
M.S. 48/48 PK 5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 LAMPIRAN 1 SENARAI PERANAN PENGGUNA DALAM SISTEM eP (PENGURUSAN PROFIL) 1) Lampiran 1a: Senarai Peranan Yang Memerlukan Token Bil. Peranan Organisasi Fungsi Modul Gred/Jawatan 1 Pelulus Pelantikan Jawatankuasa Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Meluluskan dan meminda cadangan keahlian Jawatankuasa di dalam Sebut Harga/Tender Sebut Harga/ Tender Pegawai Pengawal/ Pegawai Yang Diturunkan Kuasa 2 Pengerusi Jawatankuasa Spesifikasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Memperakukan spesifikasi teknikal dan kewangan serta kriteria penilaian selepas semua ahli membuat semakan dan pengesahan Sebut Harga/ Tender Gred 41 dan ke atas 3 Pelulus Pengiklanan/ SST Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Menyemak dan mengesahkan maklumat iklan sebelum diiklankan 2. Meluluskan tarikh taklimat/lawatan tapak dan/atau tarikh tutup Sebut Harga/ Tender yang dibuat oleh Urus Setia selepas iklan pindaan Sebut Harga/ Tender Gred 41 dan ke atas 3. Menyemak dan mengesahkan maklumat Surat Niat/SST sebelum dihantar kepada pembekal 4 Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Memperakukan keputusan penilaian Peringkat untuk Penilaian 1 Sebut Harga/ Tender Gred 41 dan ke atas Nota: Penilaian 1 peringkat bermaksud hanya satu (1) jawatankuasa dibentuk untuk menilai pematuhan dokumen, Penilaian Teknikal dan Penilaian Kewangan 5 Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Memperakukan keputusan penilaian berdasarkan dokumen pematuhan di senarai semak untuk penilaian dua (2) peringkat Sebut Harga/ Tender Gred 41 dan ke atas Nota: Penilaian 2 peringkat bermaksud terdapat tiga (3) jawatankuasa diwujudkan untuk menilai iaitu: (i) Jawatankuasa Pembuka; (ii) Jawatankuasa Penilaian Teknikal; dan (iii) Jawatankuasa Kewangan Penilaian M.S. 1/12
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. Peranan Organisasi 6 7 Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kewangan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 8 Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 9 Pengerusi Lembaga Perolehan Kementerian/ Kumpulan PTJ 10 Pengerusi Lembaga Perolehan Persekutuan Perbendaharaan Malaysia Sabah/ Sarawak 11 Pelulus Kontrak Kementerian Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Fungsi Memperakukan keputusan penilaian teknikal untuk Penilaian 2 Peringkat Memperakukan keputusan penilaian kewangan untuk Penilaian 2 Peringkat Memperakukan keputusan Pemilihan Akhir Pembekal Memperakukan keputusan Pemilihan Akhir Pembekal Memperakukan keputusan Pemilihan Akhir Pembekal 1. Meluluskan / mengeluarkan arahan untuk mengkaji semula a) Maklumat Pemenuhan sebelum boleh digunakan di dalam Modul Pemenuhan kontrak b) Perjanjian Kontrak/ Kontrak Tambahan 2. Meluluskan/ mengeluarkan mengkaji semula: arahan Menolak/ untuk a) Penamatan Kontrak b) Penggantungan Kontrak c) Pindaan Dengan/Tanpa Kontrak Tambahan d) Kemaskini Maklumat Pemenuhan e) Perjanjian/Perjanjian Tambahan f) Surat Berkaitan Kontrak Tambahan 3. Meluluskan untuk menambah/membatalkan Syarikat Pemfaktoran permohonan M.S. 2/12 Modul Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Pengurusan Kontrak PK5.1 Gred/Jawatan Gred 41 dan ke atas Gred 41 dan ke atas Pegawai Pengawal/ Pegawai Yang Diturunkan Kuasa Pegawai Pengawal/ Pegawai Yang Diturunkan Kuasa Pegawai Kewangan Persekutuan Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 41 dan ke atas PTJ : Gred 32 dan ke atas
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. Peranan Organisasi 12 Pelulus Pemenuhan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 13 Pegawai Pengesah Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Fungsi 4. Meluluskan/Menolak Luar Aturan bagi Kementerian Permintaan item Kontrak 1. Meluluskan/Menolak/ arahan Meminda/ Mengeluarkan untuk mengkaji semula untuk Pemintaan Pembelian (Purchase Request) dan (Contract Kontrak Pemintaan Request) 2. Mengeluarkan Pesanan Kerajaan kepada pembekal 3. Membatalkan Pesanan Kerajaan untuk kontrak/bukan kontrak 4. Mengeluarkan untuk Bekalan/ Memberhentikan Perkhidmatan atau Kelulusan atau untuk Penolakan Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan yang dipohon oleh pembekal Arahan Arahan 5. Meluluskan Nota Debit 6. Melulus pindaan atau dikemaskini dokumen oleh pembekal yang telah pembatalan Meluluskan /Menolak/Meminda/ Mengeluarkan arahan untuk mengkaji semula Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan (FRN) Nota M.S. 3/12 Modul Pemenuhan (Fulfilment) Pemenuhan (Fulfilment) PK5.1 Gred/Jawatan Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 41 dan ke atas PTJ : Gred 29 dan ke atas ATAU tertakluk kepada kesesuaian perjawatan PTJ masing-masing Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 41 dan ke atas PTJ : Gred 29 dan ke atas ATAU tertakluk kepada kesesuaian perjawatan PTJ masing-masing mengikut kekananan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. Peranan Organisasi 14 Pegawai Padanan Bayaran Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Fungsi (3) dokumen 1. Memadankan (Pesanan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Invois) tiga Kerajaan, 2. Mengenakan potongan bayaran ke atas invois dengan kontrak (jika perlu) 3. Mengeluarkan arahan pembayaran kepada 1GFMAS M.S. 4/12 Modul Pemenuhan (Fulfilment) PK5.1 Gred/Jawatan Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 41 dan ke atas PTJ : Gred 22 dan ke atas ATAU tertakluk kepada kesesuaian perjawatan PTJ masing-masing mengikut kekananan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 2) Lampiran 1b: Senarai Peranan Yang Tidak Memerlukan Token Bil. 1 Peranan Pentadbir Kementerian Organisasi Kementerian Fungsi 1. Mencipta dan Menyelenggara pengguna Kementerian/ Profil Kumpulan PTJ/PTJ 2. Menyelenggara maklumat Kementerian/ Kumpulan PTJ/PTJ 3. Menyelenggara kumpulan Pelulus PTJ 4. Menyelenggara senarai PTJ yang bertransaksi dalam eP 5. Penugasan Semula Pengguna Kementerian PTJ di Tugasan bawah 6. Menetapkan anggaran peruntukan penggunaan eP 2 Pentadbir Kumpulan PTJ Kumpulan PTJ 1. Mencipta dan Menyelenggara Profil pengguna Kumpulan PTJ 2. Menyelenggara maklumat Kumpulan PTJ/PTJ 3. Menyelenggara kumpulan Pelulus PTJ 4. Penugasan Semula Tugasan Pengguna PTJ di bawah Kumpulan PTJ/PTJ 3 Pentadbir PTJ PTJ 1. Mencipta dan Menyelenggara Profil pengguna PTJ 2. Menyelenggara maklumat PTJ 3. Menyelenggara kumpulan Pelulus PTJ 4. Penugasan Semula Pengguna PTJ 4. Penugasan Semula Pengguna PTJ M.S. 5/12 Modul Pengurusan Profil Pengurusan Profil Pengurusan Profil PK5.1 Gred/Jawatan Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 22 dan ke atas ATAU tertakluk kepada kesesuaian perjawatan PTJ masing- masing mengikut kekananan PTJ: Gred 19 dan ke atas
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. 4 Peranan Pegawai Perancangan Organisasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 5 Pegawai Pengesah Perancangan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 6 Pegawai Pelulus Perancangan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 7 8 Peminta (Pesanan Pembelian/ Kontrak) Pelulus Nota Minta Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Fungsi 1. Menyediakan atau meminda atau Perancangan Perolehan Perbelanjaan 2. Mengunci masuk peruntukan semasa penciptaan perancangan jumlah dan dengan peruntukan Perbelanjaan Anggaran Persekutuan. memastikan selaras Mengesahkan/ Meminda/ Menolak/ Mengeluarkan arahan untuk mengkaji semula Perancangan Perolehan yang dibuat oleh Pegawai Perancangan Perolehan. 1. Meluluskan/ Meminda/ Menolak/ Mengeluarkan untuk mengkaji semula Perancangan Perolehan yang disemak dan disahkan oleh Pegawai Pengesah Perancangan Perolehan arahan 2. Meluluskan/ Meminda/ Menolak/ Mengeluarkan untuk mengkaji semula Perancangan Perbelanjaan arahan Mencipta, menyerah, meminda dan membatalkan Nota Minta/ Permintaan Pembelian/ Permintaan Kontrak 1. Menyemak dan mengesahkan Nota Minta yang disediakan oleh Peminta 2. Menyemak dan mengesahkan Luar Pembelian permintaan Aturan. 3. Menyemak dan mengesahkan maklumat SST sebelum dihantar kepada pembekal. M.S. 6/12 Modul Perancangan Perolehan Perancangan Perolehan Perancangan Perolehan Pembelian Terus/ Pemenuhan Pembelian Terus PK5.1 Gred/Jawatan Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 29 dan ke atas PTJ : Gred 22 dan ke atas Kementerian: Gred 44 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 41 dan ke atas PTJ : Gred 29 dan ke atas Kementerian: Gred 48 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 44 dan ke atas PTJ : Gred 32 dan ke atas Gred 19 dan ke atas Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 29 dan ke atas PTJ : Gred 22 dan ke atas
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. 9 Peranan Penandatangan SST/ Kontrak Organisasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 10 Urus Setia Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 11 Pembantu Urus Setia Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 12 Pencadang Spesifikasi (Business owner - bahagian yang berkaitan) Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 13 Setiausaha Jawatankuasa Spesifikasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Fungsi Menandatangan dan/atau kontrak yang dimuat turun daripada Sistem ePerolehan SST Menyediakan dokumen Sebut Harga/ Tender Membantu urus setia mengunci masuk senarai kehadiran pembekal bagi sesi untuk taklimat/lawatan tapak. Mengunci masuk cadangan item dan spesifikasi untuk diguna pakai (klon) oleh Jawatankuasa Spesifikasi. 1. Mengunci masuk item (termasuk spesifikasi), elemen penilaian teknikal, elemen penilaian kewangan termasuk tahap lulus (%) bagi kedua-dua penilaian teknikal dan kewangan serta tahap lulus (%) keseluruhan (penyatuan teknikal dan kewangan) a) Senarai semak teknikal - item beserta spesifikasi dan elemen penilaian teknikal bersesuaian dengan sesuatu perolehan; b) Senarai semak kewangan - harga indikatif dan elemen penilaian kewangan bersesuaian dengan sesuatu perolehan; c) Skor teknikal - menetapkan tahap lulus penilaian teknikal M.S. 7/12 Modul Pembelian Terus /Sebut Harga/ Tender/ Pengurusan Kontrak Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender PK5.1 Gred/Jawatan Pegawai Pengawal/ Pegawai Yang Diturun Kuasa Gred 22 dan ke atas ATAU tertakluk kepada kesesuaian perjawatan PTJ masing- masing mengikut kekananan Gred 19 dan ke atas Gred 22 dan ke atas Kementerian: Gred 29 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 29 dan ke atas PTJ : Gred 19 dan ke atas
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. Peranan Organisasi 14 Ahli Jawatankuasa Spesifikasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 15 Setiausaha Kementerian Jawatankuasa Spesifikasi Kementerian 16 Setiausaha Jawatankuasa Pembuka Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 17 Ahli Jawatankuasa Pembuka Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 18 Setiausaha Jawatankuasa Penilaian Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Fungsi d) Skor kewangan - menetapkan tahap lulus penilaian kewangan; dan e) Skor keseluruhan: i) menetapkan nisbah peratusan skor teknikal dan skor kewangan untuk disatukan; ii) menetapkan keseluruhan tahap lulus 1. Membantu Jawatankuasa mengunci masuk spesifikasi Setiausaha Spesifikasi item beserta 2. Mengesahkan semak teknikal, Senarai semak kewangan, Skor teknikal, Skor kewangan dan Skor keseluruhan senarai 3. Menyemak, dan mengesahkan perincian item dan spesifikasi meminda 1. Membuat pengesahan spesifikasi untuk semua PTJ di bawah Kementerian (sekiranya perlu) 1. Mengunci masuk hasil semakan pematuhan dokumen dan sampel serta menyediakan Laporan Jawatankuasa Pembuka 1. Membuka Sebut Harga/Tender dan membuat semakan ke atas semua dokumen yang disyaratkan sampel dan 1. Mengunci masuk hasil semakan pematuhan dokumen dan sampel 2. Mengunci masuk hasil penilaian oleh yang dipersetujui Jawatankuasa Penilaian 3. Menjana dan menyediakan laporan jawatankuasa penilaian 4. Menyediakan minit mesyuarat (secara manual) M.S. 8/12 Modul Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender PK5.1 Gred/Jawatan Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 32 dan ke atas PTJ : Gred 22 dan ke atas Gred 41 dan ke atas Gred 19 dan ke atas Gred 19 dan ke atas Kementerian: Gred 29 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 29 dan ke atas PTJ : Gred 19 dan ke atas
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. 19 Ahli Peranan Jawatankuasa Penilaian Organisasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 20 Setiausaha Jawatankuasa Penilaian Teknikal Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 21 Ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 22 Setiausaha Jawatankuasa Penilaian Kewangan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 23 Ahli Jawatankuasa Penilaian Kewangan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Fungsi 1. Membuka Sebut Harga/Tender dan membuat semakan ke atas semua dokumen yang disyaratkan dan sampel 2. Menilai cadangan penyebut harga/petender 3. Menyemak dan mengesahkan hasil penilaian 1. Mengunci masuk hasil penilaian oleh yang Jawatankuasa Penilaian Teknikal dipersetujui 2. Menjana dan menyediakan laporan jawatakuasa penilaian teknikal 3. Menyediakan minit mesyuarat (secara manual) 1. Menilai cadangan teknikal 2. Menyemak dan mengesahkan hasil penilaian teknikal 1. Mengunci masuk hasil penilaian oleh Penilaian dipersetujui telah yang Jawatankuasa Kewangan 2. Menjana dan menyediakan laporan jawatakuasa penilaian kewangan 3. Menyediakan minit mesyuarat (secara manual) 1. Menilai cadangan kewangan 2. Menyemak dan mengesahkan hasil penilaian kewangan M.S. 9/12 Modul Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender PK5.1 Gred/Jawatan Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 32 dan ke atas PTJ : Gred 22 dan ke atas Kementerian: Gred 29 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 29 dan ke atas PTJ : Gred 19 dan ke atas Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 32 dan ke atas PTJ : Gred 22 dan ke atas Kementerian: Gred 29 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 29 dan ke atas PTJ : Gred 19 dan ke atas Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 32 dan ke atas
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. Peranan Organisasi 24 Urus Setia Jawatankuasa Sebut Harga A/B Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 25 Ahli Jawatankuasa Sebut Harga A/B Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 26 Urus Setia Kementerian Lembaga Perolehan A/B 27 Ahli Lembaga Perolehan A/B Kementerian 28 Urus Setia Lembaga Perolehan Persekutuan Perbendaharaan Malaysia Sabah/ Sarawak 29 Ahli Lembaga Perolehan Persekutuan Perbendaharaan Malaysia Sabah/ Sarawak Fungsi 1. Mengunci pembekal dimuktamadkan Jawatankuasa Sebut Harga A/B pemilihan telah oleh yang masuk 2. Menyediakan minit mesyuarat (secara manual) 1. Membuat penilaian akhir dan pemilihan memuktamadkan pembekal 1. Mengunci masuk yang 1. Mengunci masuk yang 2. Menyediakan ulasan dalam kertas taklimat 3. Menyediakan minit mesyuarat (secara manual) 1. Membuat penilaian akhir dan pemilihan memuktamadkan pembekal pemilihan 1. Mengunci pembekal telah dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan Persekutuan masuk yang 2. Menyediakan ulasan dalam kertas taklimat 3. Menyediakan minit mesyuarat (secara manual) Membuat dan memuktamadkan pemilihan pembekal penilaian akhir M.S. 10/12 Modul Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender Sebut Harga/ Tender PK5.1 Gred/Jawatan PTJ : Gred 22 dan ke atas Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 29 dan ke atas PTJ : Gred 22 dan ke atas Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 29 dan ke atas PTJ : Gred 22 dan ke atas Gred 41 dan ke atas Gred 41 dan ke atas Gred 41 dan ke atas Mengikut Pewartaan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. 30 Pentadbir Peranan Kontrak Kementerian Organisasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 31 Penerima Barang/ Perkhidmatan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ/ Pusat Kos 32 Pengguna Kajian Pasaran 1. Kementerian 2. Kumpulan PTJ 3. PTJ 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC Fungsi 1. Mencipta/ Meminda Maklumat Pemenuhan/ Perjanjian Kontrak/ Surat Kontrak Berkaitan Tambahan/ Kontrak Tambahan Pengakuan 2. Mengesahkan Berkaitan Surat Penerimaan Kontrak daripada Tambahan pembekalMencipta/ Meminda Notis Peringatan/ Penamatan/ 3. Penamatan Bersama/ Penggantungan Kontrak 4. Memperakukan permintaan untuk menggunakan kemudahan pembiayaan syarikat pemfaktoran daripada pembekal 5. Memperakukan permintaan untuk menukar maklumat bank daripada pembekal 6. Mengunci masuk maklumat Bon Pelaksanaan 7. Mengunci masuk keputusan dan daripada syarat-syarat Kementerian Kewangan bagi permohonan berkaitan pindaan kontrak (AP201) khas 1. Memperakukan/Menolak Pesanan Penghantaran atau sebahagian kuantiti penghantaran (DO) 2. Membuat prestasi penilaian pembekal selepas penerimaan pembekalan 3. Meminda Nota Bekalan/ Perkhidmatan (FRN) Penerimaan Mendapat capaian kepada maklumat tujuan harga dan spesifikasi bagi tinjauan pasaran (market survey) M.S. 11/12 PK5.1 Modul Pembelian Terus/ Pengurusan Kontrak Gred/Jawatan Kementerian: Gred 41 dan ke atas Kumpulan PTJ: Gred 41 dan ke atas PTJ : Gred 22 dan ke atas Pemenuhan Gred 19 dan ke atas Pengurusan Profil Kementerian/ Kumpulan PTJ/PTJ: Gred 19 dan ke atas Lain-lain Agensi : Tertakluk kepada bidang kuasa Agensi
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. 33 Pengguna Profil Syarikat Peranan Organisasi 1. Kementerian 2. Kumpulan PTJ 3. PTJ 4. Badan Fungsi Mendapat capaian kepada maklumat profil syarikat Pembekal Berdaftar eP Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC 34 Pengguna Business Intelligence 35 Juruaudit Kementerian Kementerian (Pengurusan atasan/ Bahagian Perolehan atau Kewangan) Unit Audit Dalam Mendapat capaian kepada laporan berkaitan Sistem eP Mendapat capaian kepada Modul Business tujuan analisis dan pemantauan Intelligence bagi M.S. 12/12 Modul Pengurusan Profil Business Intelligence Audit PK5.1 Gred/Jawatan Kementerian/ Kumpulan PTJ/PTJ: Gred 19 dan ke atas Lain-lain Agensi : Tertakluk kepada bidang kuasa Agensi Gred 41 dan ke atas Gred (Juruaudit) dan ke atas W29
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 LAMPIRAN 2 TATACARA PERANCANGAN PEROLEHAN DAN PERANCANGAN PERBELANJAAN 1. Peranan dan Capaian Sistem Agensi hendaklah memastikan pengguna yang terlibat dan bertanggungjawab dalam proses penyediaan Perancangan Perolehan dan Perancangan Perbelanjaan telah dilantik dan diwujudkan di dalam Pengurusan Profil. 2. Modul Perancangan Perolehan 2.1 Perancangan Perolehan adalah pelan untuk membolehkan Agensi merancang perolehan dan perbelanjaan yang akan dilaksanakan bagi tahun kewangan semasa serta tahun berikutnya bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja. 2.2 Modul ini mengandungi dua (2) sub modul iaitu Pelan Perolehan dan Pelan Perbelanjaan seperti berikut: 2.2.1 Pelan Perolehan Pelan Perolehan bertujuan untuk merekod semua perancangan perolehan yang hendak dilaksanakan pada tahun berikutnya. Melalui sub modul ini, Agensi boleh memantau semua perolehan supaya yang kesinambungan bekalan/perkhidmatan yang diperlukan oleh Agensi tidak terjejas di samping mengelakkan pelaksanaan perolehan yang tidak dirancang. hendak dilaksanakan dengan teratur 2.2.2 Pelan Perbelanjaan Pelan Perbelanjaan semua perancangan perbelanjaan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding berdasarkan peruntukan belanjawan Agensi melalui Buku Anggaran Belanjawan yang hendak dilaksanakan pada tahun berikutnya. Melalui sub modul ini, Agensi boleh melaksanakan unjuran bagi perbelanjaan tahun berikutnya supaya peruntukan yang diperolehi dibelanjakan mengikut perancangan. bertujuan untuk merekod M.S. 1/6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 2.3 Kedua-dua pelan perancangan yang hendak dilaksanakan pada tahun berikutnya perlu disediakan pada setiap awal tahun iaitu sebelum 15 Januari. 3. Penyediaan Pelan Perolehan 3.1 Pegawai Perancangan hendaklah memastikan perancangan perolehan telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal sebelum mengunci masuk Pelan Perolehan dalam Sistem ePerolehan (eP). 3.2 Pelan Perolehan bagi semua kaedah perolehan (pembelian terus, lantikan terus, requisition, sebut harga, tender, tender terbuka pra- kelayakan, tender terbuka request for proposal (RFP) dan rundingan terus) yang telah diluluskan hendaklah dikunci masuk ke dalam sistem. Semua maklumat berkaitan tajuk, perihal perolehan, kategori jenis perolehan, kaedah perolehan, tarikh jangkaan pelawaan dan amaun anggaran hendaklah dilengkapkan sebelum dikemukakan kepada Pegawai Pengesah Perancangan. 4. Pengesahan Pelan Perolehan 4.1 Pegawai Pengesah Perancangan hendaklah mengambil tindakan seperti berikut: 4.1.1 Menyemak Pelan Perolehan; dan 4.1.2 meminda Pelan Perolehan jika perlu; atau 4.1.3 mengemukakan kembali kepada Pegawai Perancangan untuk dikaji semula/dikemas kini sekiranya terdapat percanggahan maklumat atau kesilapan; atau 4.1.4 mengesahkan Pelan Perolehan untuk diserahkan kepada Pegawai Pelulus Perancangan bagi tujuan pertimbangan. M.S. 2/6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 5. Kelulusan Pelan Perolehan 5.1 Pegawai Pelulus Perancangan boleh mengambil mana-mana tindakan berikut: 5.1.1 meminda Pelan Perolehan jika perlu; atau 5.1.2 mengemukakan kembali kepada Pegawai Perancangan untuk dikaji semula/dikemas kini sekiranya terdapat percanggahan maklumat atau kesilapan; atau 5.1.3 meluluskan Pelan Perolehan. 5.2 Pelan Perolehan bagi kaedah tender, tender terbuka pra-kelayakan dan tender terbuka RFP yang telah diluluskan akan dipaparkan di portal eP. 6. Penyediaan Pelan Perbelanjaan 6.1 Pegawai Perancangan perancangan telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal sebelum hendaklah memastikan perbelanjaan mengunci masuk Pelan Perbelanjaan dalam Sistem eP. 6.2 Pegawai Perancangan hendaklah mengunci masuk Pelan Perbelanjaan mengikut kod akaun, jumlah bajet yang diluluskan, bajet untuk kegunaan eP dan justifikasi kerana tidak menggunakan Sistem eP bagi pemenuhan yang melibatkan kontrak dan bukan kontrak sebelum dikemukakan kepada Pegawai Pelulus Perancangan untuk pertimbangan. 7. Kelulusan Pelan Perbelanjaan 7.1 Pegawai Pelulus Perancangan boleh mengambil mana-mana tindakan berikut: 7.1.1 meminda Pelan Perbelanjaan; atau 7.1.2 mengemukakan kembali kepada Pegawai Perancangan untuk dikaji semula/dikemas kini sekiranya terdapat percanggahan maklumat atau kesilapan; atau 7.1.3 meluluskan Pelan Perbelanjaan. M.S. 3/6 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 8. Pelan Perolehan dan Pelan Perbelanjaan yang telah diluluskan boleh dicapai oleh Bahagian Perolehan Kerajaan (BPK) bagi tujuan pemantauan ke atas prestasi pelaksanaan perolehan dan perbelanjaan oleh Agensi. 9. Carta alir bagi Perancangan Perolehan untuk perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja serta Perancangan Perbelanjaan untuk perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding adalah seperti di Lampiran 2.1. M.S. 4/6 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 Lampiran 2.1 Carta Alir Bagi Perancangan Perolehan Untuk Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Bil Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab 1. Mula 2. Mengisi/Mengemaskini maklumat perbelanjaan Mengisi/Mengemaskini perolehan tahunan seperti berikut: maklumat Pegawai Perancangan − Tahun perancangan − Tajuk Perolehan − Perihal Perolehan − Kategori Jenis Perolehan − Kaedah Perolehan − Tarikh Jangkaan Pelawaan − Amaun Anggaran 3. Tidak Sahkan? maklumat Perancangan Perolehan Pegawai Pengesah Perancangan Ya 4. Lulus? Menyemak/Mengemaskini/Melulus maklumat Perancangan Perolehan Pegawai Pelulus Perancangan Tidak Ya Tamat tt M.S. 5/6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Carta Alir Bagi Perancangan Perbelanjaan Untuk Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Bukan Perunding Bil Carta Aliran Tindakan 1. . Mula 2. Mengisi/Mengemas kini maklumat perbelanjaan Mengisi/Mengemas kini maklumat perbelanjaan tahunan yang akan diguna pakai seperti berikut: − Tahun perancangan − Kod akaun − Jenis perbelanjaan − Jumlah bajet yang diluluskan − Bajet untuk kegunaan eP − Peruntukan tidak menggunakan eP − Justifikasi kerana tidak menggunakan eP 3. Tidak Lulus? Menyemak/Mengemas kini/Meluluskan maklumat Perancangan Perbelanjaan. Ya Tamat M.S. 6/6 PK5.1 Tanggungjawab Pegawai Perancangan Pegawai Pelulus Perancangan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 LAMPIRAN 3 TATACARA PEMILIHAN PEMBEKAL UNTUK PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS 1. Peranan dan Capaian Sistem Agensi dan bertanggungjawab dalam proses pemilihan pembekal bagi pembelian terus telah dilantik dan diwujudkan di dalam Pengurusan Profil. hendaklah memastikan pengguna yang terlibat 2. Modul Pembelian Terus Modul ini digunakan untuk melaksanakan kaedah perolehan secara pembelian terus termasuklah bagi perolehan item yang mempunyai tatacara khusus di bawah PP/PK7. 3. Penyediaan Nota Minta 3.1 Penyediaan Nota Minta boleh dibuat melalui dua (2) cara mengikut situasi semasa pencarian item seperti berikut: 3.1.1 Carian Katalog (a) Bagi perolehan yang telah dikenal pasti, Peminta hendaklah membuat kajian pasaran bagi pencarian item dan pembekal melalui Carian Katalog terlebih dahulu. Hasil carian untuk perbandingan harga hendaklah dibuat tiga (3) pembekal. sekurang-kurangnya di kalangan Berdasarkan hasil carian tersebut, Peminta boleh mengambil mana-mana tindakan berikut: (i) memilih pembekal bagi penyediaan Nota Minta untuk disyorkan kepada Pelulus; atau (ii) menyenarai pendek pembekal untuk membuat perbandingan lanjut terutama berkaitan spesifikasi sesuatu item. Hasil perbandingan lanjut, Peminta boleh terus memilih satu (1) pembekal dengan menyediakan Nota Minta atau membuat Pertanyaan Item berkenaan kesediaan stok dan harga kepada M.S. 1/7
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 pembekal. Sekiranya Peminta berpuas hati dengan maklum balas pembekal, Peminta boleh terus membuat pengesyoran dengan menyediakan Nota Minta untuk dikemukakan kepada Pelulus. 3.1.2 Pelawaan Tawaran Harga (Simple Quote) (a) Proses Pelawaan Tawaran Harga (Simple Quote) hendaklah diguna pakai jika hasil carian melalui katalog mendapati mana-mana perkara berikut: (i) kurang daripada tiga (3) pembekal; (ii) terdapat spesifikasi item; keperluan khusus/tambahan kepada (iii) tiada hasil carian item dijumpai; atau (iv) melibatkan perolehan bermasa. (b) Peminta boleh melaksanakan proses Pelawaan Tawaran Harga dengan mempelawa sekurang-kurangnya tiga (3) pembekal untuk membuat tawaran harga sama ada secara Tawaran Tunggal atau Tawaran Berulang seperti takrifan di bawah: (i) Tawaran Tunggal (Single Quote); atau Pembekal dipelawa untuk membuat penawaran harga sekali sahaja dalam tempoh yang ditetapkan. (ii) Tawaran Berulang (Multiple Quote). Pembekal akan dipelawa dan dibenarkan untuk membuat pindaan ke atas tawaran harga sepanjang tempoh pelawaan yang ditetapkan. Sistem akan memaparkan kedudukan terkini pembekal. Agensi hendaklah membuat pilihan berdasarkan pilihan dan yang memberi menguntungkan Kerajaan serta tidak terikat untuk menyetuju terima Pelawaan Tawaran Harga yang terendah atau mana-mana Pelawaan Tawaran Harga. nilai faedah terbaik M.S. 2/7
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia (c) Sekiranya Peminta bersetuju dengan tawaran harga pembekal, Peminta boleh membuat pengesyoran dengan menyediakan Nota Minta untuk dikemukakan kepada Pelulus. 3.2 Agensi dibenarkan untuk memilih satu (1) pembekal dengan membuat carian katalog atau Pelawaan Tawaran Harga bagi jenis perolehan di bawah: 3.2.1 Perolehan Segera; atau 3.2.2 Agensi Kerajaan Persekutuan (G2G) - Perolehan yang melibatkan G2G dengan Agensi Kerajaan Persekutuan yang lain, Badan Berkanun Persekutuan/Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). 3.3 Pelaksanaan perolehan item di bawah PP/PK7 hendaklah dibuat mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa dengan memilih jenis perolehan PK7/Item Khas. 4. Kelulusan Nota Minta 4.1 Pelulus perlu menyemak Nota Minta yang diserahkan oleh Peminta dan boleh mengambil mana-mana tindakan berikut: 4.1.1 meluluskan; atau 4.1.2 meminda dan meluluskan; atau 4.1.3 mengembalikan kepada Peminta bagi tujuan kaji semula; atau 4.1.4 menolak. 4.2 Nota Minta yang telah diluluskan oleh Pelulus Nota Minta akan diteruskan dengan mana-mana proses berikut : 4.2.1 penciptaan Pembelian Permintaan dalam Modul Pemenuhan bagi perolehan one-off; atau 4.2.2 (SST). Kontrak dan penyediaan Surat Setuju Terima Pemenuhan selepas SST diperakui oleh pembekal bagi perolehan bermasa. M.S. 3/7 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 5. Carta alir bagi Pemilihan Pembekal untuk perolehan secara Pembelian Terus adalah seperti di Lampiran 3.1 Lampiran 3.1 Carta Alir Bagi Pemilihan Pembekal Untuk Perolehan Secara Pembelian Terus Bil Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab Mula 1. Pencarian Item dan pembekal Carian dan membuat perbandingan harga melalui hasil carian katalog item Peminta 2. Tiada Hasil Carian Hasil carian sekurang-kurangnya tiga (3) pembekal, teruskan Pilih Pembekal dari Katalog. Peminta A Ada X Jika hasil carian melalui katalog kurang dari tiga (3) atau terdapat khusus/tambahan keperluan kepada atau item melibatkan perolehan bermasa, kaedah Pelawaan Tawaran Harga (Simple hendaklah digunapakai. spesifikasi Quote) M.S. 4/7
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil Carta Aliran X 3. Perbandingan Pertanyaan Ya Pertanyaan Kepada Pembekal Tidak Nota Minta 4. Tidak Kelulusan Ya Tamat 5 Pemenuhan Bekalan/Perkhidmatan PK5.1 Lampiran 3.1 Tindakan Tanggung jawab Perbandingan hendaklah dibuat tiga dengan sekurang-kurangnya (3) pembekal dari segi spesifikasi item dan harga yang ditawarkan (kecuali bagi perolehan segera dan G2G). Peminta Agensi boleh membuat pertanyaan kepada pembekal berkenaan item yang ditawarkan (jika perlu). Peminta Menyediakan Nota Minta dengan mengesyorkan item dan pembekal berkaitan Peminta Meluluskan /Meminda dan melulus / Mengembalikan kepada Peminta bagi tujuan kaji semula / Menolak Nota Minta Pelulus Mengeluarkan Pesanan Kerajaan bekalan/ pemenuhan bagi perkhidmatan kepada pembekal Peminta M.S. 5/7
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 Lampiran 3.1 Bil Carta Aliran Tindakan Tanggung jawab A 3. Penyediaan Spesifikasi Item Menetapkan kaedah Pelawaan Tawaran Harga Menetapkan kaedah Pelawaan Tawaran Harga Penyediaan spesifikasi item • Penetapan kriteria kelayakan pembekal berdasarkan lokaliti dan jenis perniagaan 4. Pelawaan Tawaran Harga kepada pembekal Pelawaan Tawaran Harga kepada sekurang-kurangnya tiga (3) pembekal berdasarkan kriteria yang ditetapkan Peminta 5. Pembekal membuat penawaran Pembekal Berulang Kaedah Tawaran Tunggal harga berdasarkan kaedah Pelawaan Tawaran Harga yang ditetapkan 6. Penawaran Harga boleh dikemas kini selepas serahan Penawaran Harga Sekali serahan sahaja o Tunggal - Penawaran Harga sekali yang hanya boleh dihantar sahaja tempoh dalam ditetapkan. o Berulang - Penawaran Harga boleh dihantar dan dikemaskini lebih daripada sekali dalam tempoh yang ditetapkan. Sistem akan memaparkan kedudukan tawaran pembekal berdasarkan harga semasa dalam tempoh yang ditetapkan. Y M.S. 6/7
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil Carta Aliran Y 7. Penyediaan Nota Minta 8. Tidak Kelulusan Ya Tamat 9. Tidak Perolehan Bermasa Ya 10. Penyediaan Surat Setuju Terima 11. Tidak Pengesahan Surat Setuju Terima X/Y Ya 12. Penyediaan Kontrak 13. Pemenuhan Bekalan/Perkhidmatan Tindakan Tawaran tunggal/berulang − Membandingkan tawaran harga yang ditawarkan. − Menyediakan Nota Minta dengan mengesyorkan pembekal dan item berkaitan Memperakui/meminda/menolak Nota Minta Pengeluaran Surat Setuju Terima oleh Agensi yang berjaya bagi perolehan bekalan/ perkhidmatan bermasa. pembekal kepada Pembekal mengesahkan SST. • Sekiranya pembekal menolak SST peminta boleh mencipta semula Nota Minta atau Pelawaan Tawaran Harga. Penyediaan kontrak bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa Mengeluarkan Pesanan Kerajaan bagi pemenuhan bekalan/ perkhidmatan kepada pembekal M.S. 7/7 PK5.1 Tanggung jawab Peminta Pelulus Nota Minta Peminta Peminta Pembekal Pentadbir Kontrak Peminta
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 LAMPIRAN 4 TATACARA PEMILIHAN PEMBEKAL UNTUK PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA/TENDER 1. Peranan dan Pengguna 1.1 Agensi hendaklah memastikan pengguna yang terlibat dan bertanggungjawab dalam proses pemilihan pembekal bagi sebut harga/tender telah dilantik dan diwujudkan di dalam Pengurusan Profil. 1.2 Bagi memudahkan perolehan secara sebut harga/tender, Agensi boleh mengenal pasti Pencadang Spesifikasi dari pihak yang hendak melaksanakan perolehan (business owner) dan di kalangan pegawai yang mahir serta berkelayakan di dalam sesuatu bidang. Pencadang Spesifikasi berperanan untuk menyediakan draf templat item spesifikasi di dalam sistem dan boleh disediakan lebih awal sebelum sesuatu perolehan dilaksanakan. Draf templat tersebut boleh diguna pakai oleh Jawatankuasa Spesifikasi semasa penyediaan spesifikasi sesuatu perolehan. 2. Modul Sebut Harga/Tender 2.1 Modul Sebut Harga/Tender hendaklah diguna pakai dalam melaksanakan kaedah perolehan yang melibatkan jumlah had nilai melebihi RM50,000 setahun di kalangan pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan termasuklah perolehan item Kontrak Panel Berpusat (KPB) tertakluk kepada peraturan semasa yang berkuat kuasa. 2.2 Perolehan secara luar aturan seperti di bawah juga hendaklah tertakluk kepada kelulusan dilaksanakan di dalam modul Kementerian Kewangan Malaysia (MoF): ini (a) Memendekkan tempoh iklan; (b) Mengubah syarat pelawaan yang ditetapkan khas bagi pembekal Bumiputera untuk turut dibuka kepada semua pembekal atau sebaliknya; dan M.S. 1/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia (c) Melaksanakan pelanjutan tempoh sah laku sebut harga/tender selepas tamat tempoh sah laku. 2.3 Modul ini juga boleh diguna pakai untuk perolehan yang melibatkan perolehan secara Cost, Insurance, and Freight (CIF) bagi peralatan latihan, penyelidikan dan perubatan yang diimport. 2.4 Bagi perolehan barangan import dan Information and Communications Technology (ICT) yang bernilai melebihi RM20,000, Agensi hendaklah memastikan kelulusan telah diperolehi daripada pihak yang berkenaan selaras dengan peraturan semasa yang berkuat kuasa sebelum melaksanakan perolehan tersebut. 3. Penyediaan/Penciptaan Sebut Harga/Tender 3.1 Urus Setia Perolehan hendaklah mengambil kira perkara berikut dalam penyediaan/penciptaan sebut harga/tender: 3.1.1 Agensi hendaklah menentukan sama ada sesuatu perolehan item adalah di bawah KPB. Sekiranya item tersebut di bawah KPB, tatacara selanjutnya adalah seperti berikut: (a) Jemputan terhad kepada pembekal-pembekal panel bagi item KPB berkenaan. (b) Notis iklan tidak akan dipaparkan di papan kenyataan. (c) Kaedah perolehan ditetapkan sebagai sebut harga, walau pun jumlah Harga Indikatif dalam lingkungan had nilai tender. 3.1.2 Jumlah Harga Indikatif digunakan sebagai penentuan bagi perkara berikut: (a) Kaedah perolehan sama ada secara sebut harga atau tender; dan M.S. 2/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (b) Perolehan kepada pembekal berstatus Bumiputera atau tidak. Urus setia boleh meminda status pembekal berdasarkan keperluan tertakluk kepada peraturan perolehan semasa yang berkuat kuasa. terbuka 3.1.3 Menentukan Kategori Jenis Perolehan sama ada bekalan atau perkhidmatan bagi maksud pengenaan Cukai Barang dan Cukai Perkhidmatan (CJCP). 3.1.4 Menentukan Kategori Perolehan untuk tujuan penyediaan senarai semak perolehan berkenaan (contoh: ICT, Kawalan Keselamatan, Pembersihan dan lain-lain). 3.1.5 Menetapkan kriteria kelayakan pembekal iaitu Kod Bidang (wajib), lokaliti pembekal dan modal berbayar. 3.2 Urus Setia hendaklah membentuk Jawatankuasa Spesifikasi melalui sistem dan surat pelantikan dihantar kepada ahli jawatankuasa melalui emel. 4. Penyediaan Spesifikasi 4.1 Jawatankuasa Spesifikasi perlu memberi perhatian kepada perkara yang ditetapkan di dalam PP/PK2 semasa menyediakan butiran spesifikasi masing-masing. 4.2 Sistem menyediakan kemudahan bagi semua Ahli Jawatankuasa termasuk Pengerusi dan Setiausaha untuk mengunci masuk spesifikasi ke dalam sistem. Walau bagaimanapun, Pengerusi hendaklah memastikan agihan tugas setiap ahli untuk mengunci masuk spesifikasi adalah bagi item yang berbeza. Setiausaha bertanggung jawab untuk menyelaras semua spesifikasi yang telah dikunci masuk. 4.3 Antara maklumat yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa Spesifikasi adalah seperti berikut: 4.3.1 Cadangan kaedah penilaian sama ada satu (1) peringkat atau dua (2) peringkat bagi perolehan yang akan dilaksanakan. Penilaian dua (2) peringkat hendaklah dilaksanakan bagi semua perolehan. Kaedah penilaian satu (1) peringkat dibenarkan bagi perolehan bernilai melebihi RM50,000 khusus kepada perolehan mengikut kod bidang seperti berikut: M.S. 3/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (a) Pembekalan bekalan alat tulis (Kod Bidang: 020601); (b) Pembekalan makanan bermasak Islam/bukan Islam tidak melebihi RM500,000 (Kod Bidang: 040103 dan 040104); (c) Pembekalan dakwat pencetak (toner) (Kod Bidang: 020601); (d) Perkhidmatan kawalan keselamatan (Kod Bidang: 220801); dan (e) Perkhidmatan membersih dan mencuci bangunan (Kod Bidang: 221001, 221002 dan 221005). 4.3.2 Melengkapkan Senarai Semak Teknikal (a) Menyediakan/mengemaskini Templat Item Spesifikasi melalui kaedah berikut: (i) Templat item spesifikasi yang disediakan oleh lain atau daripada Pencadang Spesifikasi/PTJ perolehan terdahulu; atau (ii) Menyediakan templat item spesifikasi baharu. (b) "Senarai Semak Standard" berserta dokumen pematuhan adalah satu senarai yang telah disediakan di dalam sistem mengikut kategori perolehan yang akan dilaksanakan untuk dipilih oleh Agensi (contohnya perolehan Perkhidmatan Makanan Bermasak Islam perlu mempunyai Sijil Pengiktirafan Halal atau berkaitan). Agensi juga boleh menambah senarai semak yang baharu berdasarkan kesesuaian perolehan yang dilaksanakan. keperluan dan (c) Agensi hendaklah menetapkan Jenis Maklum Balas oleh pembekal ke atas pematuhan atau tawaran spesifikasi teknikal dengan mengguna pakai mana-mana pilihan berikut: (i) "Ya" atau "Tidak"; (ii) Mengunci masuk nilai digit; atau M.S. 4/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (iii) Mengunci masuk teks. (d) Bagi Jenis Maklum Balas yang dinyatakan dalam perkara (i) dan (ii) di atas, Jawatankuasa Spesifikasi boleh menetapkan skor automatik atau skor pengguna (manual), manakala bagi kaedah (iii), hanya skor pengguna (manual) sahaja dibenarkan. Contoh skema skor adalah seperti berikut: Jenis Maklum Balas Penetapan Skor Contoh Skema Skor Ya atau Tidak Automatik Ya = 1 Tidak = 0 Manual Maksimum = 1 Julat skor: Julat Skor Dari 1 3 7 Hingga 2 6 ** 3 5 10 Nilai Digit Automatik **Nota: Julat "Hingga" yang terakhir hendaklah tidak dikunci masuk (tanpa nilai). Secara automatik, skor bagi Julat tersebut adalah skor maksimum. Manual Maksimum = 10 Teks Manual Maksimum = 10 Jadual 1 : Contoh Skema Skor (e) Bagi elemen atau kriteria selain tawaran spesifikasi teknikal, Jawatankuasa Spesifikasi boleh menetapkan sama ada skor secara automatik atau skor pengguna (manual). (f) Bagi perolehan yang memerlukan penghantaran sampel untuk penilaian, Agensi hendaklah: (i) Menetapkan penghantaran sampel sebagai salah satu elemen dalam Senarai Semak Teknikal; dan M.S. 5/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (ii) Memuat naik senarai item yang memerlukan sampel. (g) Hanya perolehan yang menetapkan penilaian 2 peringkat sahaja dibenarkan untuk melaksanakan sesi demonstrasi dengan kaedah berikut: (i) Agensi hendaklah menetapkan sesi demonstrasi tersebut sebagai salah satu elemen dalam Senarai Semak Teknikal. (ii) Agensi hendaklah menetapkan peratusan markah lulus untuk jemputan demonstrasi dan penanda aras tahap lulus teknikal berdasarkan markah tawaran teknikal dan markah demonstrasi. (h) Jenis Skor (sama ada secara automatik atau pengguna) dan Penetapan Skor (Skema Skor) hendaklah ditetapkan untuk kesemua elemen di dalam Senarai Semak Kewangan yang telah ditanda bagi tujuan penilaian dan penetapan skor. 4.3.3 Melengkapkan Senarai Semak Kewangan (a) Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah mengunci masuk Harga Indikatif seunit bagi setiap item yang dikunci masuk dalam templat item di Senarai Semak Teknikal. Jumlah Harga Indikatif perolehan akan dijana daripada jumlah Harga Indikatif setiap item. (b) Jawatankuasa Spesifikasi juga hendaklah menentukan varian dan skor bagi setiap item sekiranya penilaian adalah mengguna pakai skor automatik. Varian adalah peratus julat yang boleh diterima pakai dalam penentuan harga tawaran yang munasabah. Berikut merupakan takrifan bagi skor yang melibatkan varian: (i) Skor di bawah varian adalah markah yang boleh diberikan kepada harga tawaran pembekal yang berada di bawah varian. M.S. 6/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (ii) Skor dalam varian adalah markah yang boleh diberikan kepada harga tawaran pembekal yang berada dalam julat varian. (iii) Skor melebihi varian pula adalah markah yang boleh diberikan kepada harga tawaran pembekal yang berada di atas varian. (c) Penentuan varian dan julat skor "Elemen Harga" setiap item adalah seperti contoh senario di bawah: Templat Senarai 1 Senarai 2 Item Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Item 5 Item 6 Item 7 Item 8 Kuantiti 10 40 5 12 Jumlah 1 2 3 5 Jumlah Harga Indikatif Seunit (RM) 3,000 1,000 10,000 5,000 70,000 40,000 30,000 20,000 Jumlah Harga Indikatif Item (RM) 30,000 40,000 50,000 60,000 180,000 70,000 80,000 90,000 100,000 340,000 520,000 Jumlah Besar (Jumlah Harga Indikatif Sebenar) Jadual 2 : Jadual Senarai Item dan Harga Indikatif M.S. 7/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 Contoh penetapan skor "Elemen Harga" bagi setiap item: Jumlah Harga Indikatif bagi Item 1 : RM30,000 (i) Jenis Skor : Automatik Varian yang ditetapkan Nilai Varian Skor Dalam Varian Skor Di Bawah dan Melebihi Varian : Dari 10% hingga 10% (varian dari dan hingga boleh hendaklah berbeza Agensi ditetapkan berdasarkan peratus munasabah dan boleh diterima) : RM30,000 x 10% = ±RM3,000 : 1 (hendaklah ditetapkan kepada "1") : 0 (hendaklah ditetapkan kepada "0") dan oleh Dari Varian (%) Hingga Varian (%) Skor Di Bawah Varian Skor Dalam Varian Skor Melebihi Varian 10 10 0 1 0 Jadual 3 : Penetapan Skor Item Berdasarkan Varian Julat yang terhasil berdasarkan varian di Jadual 3 akan menentukan skor kepada harga item seperti berikut: Julat Nilai Harga (RM) Skor Di Bawah Julat < 27,000 0 Dalam Julat 27,000 hingga 33,000 1 Di Atas Julat > 33,000 0 Jadual 4 : Penetapan Skor Item Berdasarkan Nilai Tawaran Sepertimana Varian di Jadual 3 Ketetapan seperti contoh di atas perlu dilaksanakan untuk skor harga bagi kesemua item di dalam sesuatu perolehan. M.S. 8/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (ii) Bagi "Jenis Skor" Pengguna, "Skor Maksima" untuk setiap item hendaklah ditetapkan kepada "1". (iii) Contoh penetapan skor maksimum untuk kesemua item di dalam sesuatu perolehan adalah seperti di bawah: Templat Item Senarai 1 Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Jumlah Senarai 2 Item 5 Item 6 Item 7 Item 8 Jumlah Jumlah Besar Jumlah Harga Indikatif Item (RM) 30,000 40,000 50,000 60,000 180,000 70,000 80,000 90,000 100,000 340,000 520,000 Skor Harga Item 1 1 1 1 1 1 1 1 8 Jadual 5 : Skor Maksimum Item (iv) Contoh kaedah pengiraan skor 'harga' setiap item berdasarkan penetapan harga yang dinyatakan pada Jadual 2 dan varian berdasarkan Jadual 3 adalah seperti berikut: indikatif Jenis Skor : Varian yang ditetapkan : Dari 10% hingga 10% Automatik (varian dari dan hingga boleh dan berbeza hendaklah ditetapkan oleh Agensi berdasarkan peratus munasabah boleh diterima) dan M.S. 9/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 Templat Item Senarai 1 Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Jumlah Harga Indikatif Item (RM) 30,000 40,000 50,000 60,000 Harga Dalam Julat (RM) 27,000 hingga 33,000 36,000 hingga 44,000 45,000 hingga 55,000 54,000 hingga 66,000 Tawaran Harga (RM) Pembekal 1 Pembekal 2 27,000 30,000 35,000 40,000 35,000 50,000 60,000 50,400 Skor Pembekal 1 Pembekal 2 1 1 0 1 0 1 1 0 Jumlah Senarai 2 Item 5 180,000 70,000 Item 6 80,000 Item 7 90,000 Item 8 100,000 63,000 hingga 77,000 72,000 hingga 88,000 81,000 hingga 99,000 90,000 hingga 110,000 157,000 170,400 70,000 64,000 72,000 80,000 81,000 90,000 91,000 110,000 2 1 1 1 1 3 1 1 1 1 Jumlah Jumlah Besar 340,000 520,000 308,000 350,000 **465,000 **520,400 4 6 4 7 Jadual 6 : Skor Harga Pembekal Setiap Item Nota: *Skor untuk setiap item akan diguna pakai dalam penentuan skor kewangan berdasarkan item **Jumlah tawaran harga keseluruhan pembekal akan diguna pakai dalam penentuan skor kewangan berdasarkan pakej (d) "Elemen Lain" penilaian kewangan selain daripada "Elemen Harga" hendaklah disediakan di dalam Senarai Semak Kewangan. "Elemen Lain" penilaian kewangan boleh dipilih oleh Agensi daripada "Senarai Semak Standard" yang telah disediakan di dalam sistem. Agensi juga boleh menambah senarai semak yang baharu M.S. 10/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia berdasarkan keperluan dan kesesuaian perolehan yang dilaksanakan. (e) Jenis Skor (sama ada secara automatik atau pengguna) dan Penetapan Skor (Skema Skor) hendaklah ditetapkan untuk kesemua elemen di dalam Senarai Semak Kewangan yang telah ditanda bagi tujuan penilaian dan penetapan skor. 4.3.4 Melengkapkan Skor Teknikal (a) Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah menentukan sama ada penilaian perlu dibuat berdasarkan wajaran elemen penilaian (mengikut kriteria penilaian) atau tidak. Wajaran elemen penilaian ialah peratus pemberat yang ditentukan bagi setiap kriteria penilaian. (b) Jawatankuasa Spesifikasi juga hendaklah menetapkan peratusan penanda aras tahap lulus penilaian teknikal. (c) Sekiranya perolehan memerlukan sesi demonstrasi, hanya pembekal yang melepasi peratusan markah lulus yang telah ditetapkan untuk jemputan demonstrasi sahaja layak untuk dijemput bagi sesi tersebut. Penanda aras tahap lulus teknikal berdasarkan markah tawaran teknikal dan markah demonstrasi hendaklah ditetapkan. (d) Agensi perlu memuat naik skema pemarkahan (jika terdapat jenis skor "Pengguna") dan kriteria penilaian demonstrasi (jika ada) sebagai garis panduan semasa penilaian. 4.3.5 Melengkapkan Skor Kewangan (a) Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah menetapkan wajaran untuk penilaian kewangan (Skor Kewangan). Wajaran adalah peratus pemberat yang ditentukan bagi setiap elemen di Senarai Semak Kewangan dan jumlah keseluruhan wajaran tidak boleh melebihi 100%. (b) Jawatankuasa Spesifikasi juga hendaklah menetapkan skor kewangan berdasarkan pakej dan item. M.S. 11/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (i) Skor Kewangan Berdasarkan Pakej (1) Agensi pakai/ hendaklah mengguna menetapkan wajaran dalam pengiraan skor kewangan dengan ketetapan berikut: Elemen Wajaran (%) Harga 1 Elemen Lain 99 (Jumlah wajaran untuk kesemua "Elemen Lain") Jadual 7 : Penetapan Untuk Pengiraan Skor Kewangan Secara Pakej Wajaran (2) Agensi hendaklah menetapkan varian dan julat skor "Elemen Harga" secara pakej. "Elemen Harga" Contoh penetapan skor secara pakej adalah seperti berikut (merujuk kepada Jadual 5): Jumlah Besar (Jumlah Indikatif Sebenar) Jenis Skor Harga : RM520,000 : Automatik Varian yang ditetapkan : Dari 10% hingga 10% Nilai Varian Skor Dalam Varian Skor Di Bawah dan Melebihi Varian (varian dari dan hingga boleh hendaklah berbeza Agensi ditetapkan peratus berdasarkan munasabah boleh diterima) : RM520,000 x 10% = ±RM52,000 : 8 (skor dalam varian bagi pakej berdasarkan jumlah terkumpul skor bagi kesemua item) : 0 (hendaklah ditetapkan kepada "0") dan oleh dan M.S. 12/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 Dari Varian (%) Hingga Varian (%) Skor Di Bawah Varian Skor Dalam Varian Skor Melebihi Varian 10 10 0 8 0 Jadual 8 : Penetapan Skor Berdasarkan Varian Secara Pakej Julat yang terhasil berdasarkan varian di Jadual 8 akan menentukan skor kepada harga pakej seperti berikut: Julat Nilai Harga (RM) Skor Di Bawah Julat < 468,000 0 Dalam Julat 468,000 hingga 572,000 8 Di Atas Julat > 572,000 0 Jadual 9 : Penetapan Pakej Berdasarkan Nilai Tawaran Sepertimana Varian di Jadual 8 Skor Secara (3) Contoh kaedah pengiraan Skor Kewangan berdasarkan dengan wajaran berdasarkan Jadual 6 dan Jadual 8 adalah seperti berikut: pakej Bil Elemen Skor Maksimum Skor Pembekal 1 Skor Pembekal 2 Elemen Harga (Pakej) 1 2 Senarai 1 Senarai 2 Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Item 5 Item 6 Item 7 Item 8 8 0 8 Skor Keseluruhan Harga Elemen Lain 8 0 8 3 4 Penyata Bank Untuk Tiga Bulan Baki Kredit Kemudahan 40 20 30 15 20 10 M.S. 13/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 5 6 Aset (Daripada Kewangan Syarikat) Pengalaman Syarikat dan Liabiliti Penyata 20 20 20 10 10 5 Skor Keseluruhan Elemen Lain 100 75 45 Jadual 10 : Skor Kewangan Elemen Skor Maksimum Wajaran (%) Wajaran Elemen Jumlah Wajaran Skor Pembekal (Kod) 2 1 Skor Pembekal (Kod) Mengikut Wajaran (%) 1 2 Elemen Harga Senarai 1 Senarai 2 Elemen Lain Penyata Bank Untuk Tiga Bulan Baki Kemudahan Kredit Aset Liabiliti (Daripada Penyata Kewangan Syarikat) Pengalaman Syarikat Jumlah dan 8 40 20 20 20 108 1 30 20 30 19 100 1 99 100 0 30 15 20 10 75 8 20 10 10 5 53 0/8 x 1 = 0 30/40 x 30 = 22.50 15/20 x 20 = 15.00 20/20 x 30 = 30.00 10/20 x 19 = 9.50 77 8/8 x 1 = 1 20/40 x 30 = 15.00 10/20 x 20 = 10.00 10/20 x 30 = 15.00 5/20 x 19 = 4.75 45.75 Jadual 11 : Contoh Pengiraan Skor Kewangan Secara Pakej Mengikut Wajaran Berdasarkan Skor di Jadual 10 (4) Menetapkan Penanda Aras Tahap Lulus (%) Secara Pakej. Contoh: Penanda Aras Tahap Lulus Secara Pakej (%): 60% Pembekal 1: 77% (Lulus) Pembekal 2: 45.75% (Gagal) M.S. 14/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (ii) Skor Kewangan Berdasarkan Item (1) Agensi hendaklah menetapkan wajaran ke atas skor elemen penilaian kewangan secara item dengan ketetapan berikut: Harga Item (%) 1 Elemen Lain (%) 99 Skor (%) 100 Jadual 12 : Wajaran Skor Elemen Penilaian Kewangan Secara Item (2) Menetapkan penanda aras tahap lulus (%) secara item. Contoh: Penetapan Penanda Aras Tahap Lulus (%): 60% (3) Formula pengiraan yang diguna pakai untuk pengiraan skor secara item adalah seperti berikut: Jenis Markah Formula Pengiraan Harga Item (1%) Elemen Lain (99%) Jumlah Markah (100%) (Skor Harga Item Pembekal / Skor Maksimum Item) x 1 (Skor Elemen Lain Pembekal / Skor Maksimum Elemen Lain) x 99 Jumlah Markah = Peratus Harga Item + Peratus Elemen Lain Jadual 13 : Formula Pengiraan Skor Secara Item M.S. 15/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (4) Contoh Pengiraan item berdasarkan markah (skor) pembekal untuk setiap item di Jadual 6, markah (skor) pembekal untuk 'Elemen Lain' di Jadual 10 dan wajaran di Jadual 12 seperti berikut: skor secara Nama Item Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Kod Pembekal 1 2 1 2 1 2 1 2 Markah Item (%) (1/1) x 1 = 1 (1/1) x 1 = 1 (0/1) x 1 = 0 (1/1) x 1 = 1 (0/1) x 1 = 0 (1/1) x 1 = 1 (1/1) x 1 = 1 (0/1) x 1 = 0 Markah Elemen Lain (%) (75/100) x 99 = 74.25 (45/100) x 99 = 44.55 (75/100) x 99 = 74.25 45/100) x 99 = 44.55 (75/100) x 99 = 74.25 45/100) x 99 = 44.55 (75/100) x 99 = 74.25 45/100) x 99 = 44.55 Jumlah Markah (%) 75.25 45.55 74.25 45.55 74.25 45.55 75.25 44.55 Keputusan Berdasarkan Markah Lulus 60% Lulus Gagal Lulus Gagal Lulus Gagal Lulus Gagal Jadual 14 : Jadual Pengiraan Skor Secara Item Bagi Senarai 1 Nama Item Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Kod Pembekal 1 2 1 2 1 2 1 2 Markah Item (%) (1/1) x 1 = 1 (1/1) x 1 = 1 (1/1) x 1 = 1 (1/1) x 1 = 1 (1/1) x 1 = 1 (1/1) x 1 = 1 (1/1) x 1 = 1 (1/1) x 1 = 1 Markah Elemen Lain (%) (75/100) x 99 = 74.25 (45/100) x 99 = 44.55 (75/100) x 99 = 74.25 45/100) x 99 = 44.55 (75/100) x 99 = 74.25 45/100) x 99 = 44.55 (75/100) x 99 = 74.25 45/100) x 99 = 44.55 Jumlah Markah (%) 75.25 45.55 75.25 45.55 75.25 45.55 75.25 45.55 Keputusan Berdasarkan Markah Lulus 60% Lulus Gagal Lulus Gagal Lulus Gagal Lulus Gagal Jadual 15 : Jadual Pengiraan Skor Secara Item Bagi Senarai 2 M.S. 16/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 (c) Agensi perlu memuat naik skema pemarkahan (jika terdapat jenis skor "Pengguna") sebagai rujukan semasa penilaian kewangan. 4.3.6 Skor Keseluruhan (a) Penetapan tahap lulus keseluruhan perlu dibuat bagi kedua-dua skor keseluruhan secara pakej dan item untuk tujuan pengesyoran kepada PBM. (b) Menetapkan wajaran minimum markah teknikal dan kewangan untuk diambil kira dalam pengiraan skor keseluruhan. Wajaran markah teknikal secara default ditetapkan pada nilai 50% dan boleh dipinda kepada nilai yang lebih tinggi sekiranya perlu. Contoh penetapan wajaran markah teknikal dan kewangan mengikut pakej dan item serta peratusan markah lulus adalah seperti berikut: (1) Mengikut Pakej Penilaian Teknikal (%) 60 Penilaian Kewangan (%) 40 Jumlah Skor (%) 100 Markah Lulus (%) 70 (2) Mengikut Item Item (Spesifikasi/ Harga) (%) Elemen Lain (%) Skor (%) Penilaian Teknikal 40 20 60 Penilaian Kewangan 1 39 40 Jumlah Skor 100 Markah Lulus 70% Jadual 16 : Contoh Penetapan Wajaran Markah Teknikal dan Kewangan M.S. 17/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 4.3.7 Alamat Penghantaran/Perkhidmatan Jawatankuasa Spesifikasi boleh menyatakan alamat di mana sesuatu perolehan itu akan dihantar/dilaksanakan. Alamat tersebut boleh dikemas kini di dalam Modul Pengurusan Kontrak atau Modul Pemenuhan. 4.4 Agensi boleh mengemukakan spesifikasi kepada Kementerian untuk pengesahan jika telah ditetapkan untuk berbuat sedemikian. 4.5 Spesifikasi yang telah disediakan hendaklah disahkan oleh ahli dan diperakukan oleh Pengerusi Jawatankuasa Spesifikasi. 4.6 Bagi spesifikasi yang telah diperakui, pindaan masih boleh dibuat dan dan ianya perlu disahkan dan diperakukan semula oleh Jawatankuasa Spesifikasi tertakluk kepada perkara berikut sahaja: 4.6.1 Pindaan ejaan dalam spesifikasi; dan 4.6.2 Pindaan kuantiti serta Harga Indikatif item tetapi masih di dalam kaedah perolehan yang telah ditetapkan pada peringkat awal. 4.7 Penambahan tidak pengguguran dibenarkan. Sekiranya terdapat keperluan untuk menambah dan/atau menggugurkan item/spesifikasi, sebut harga/tender tersebut hendaklah dibatalkan. dan/atau item/spesifikasi 5. Penyediaan Dokumen Tawaran, Jadual Pengiklanan dan Pembentukan Jawatankuasa 5.1 Urus Setia hendaklah mengambil kira perkara berikut dalam proses penyediaan Dokumen Tawaran: 5.1.1 Menetapkan kaedah penilaian sama ada 1 Peringkat atau 2 Peringkat; 5.1.2 Memuat naik surat kelulusan bagi perolehan Barangan Import/ Projek ICT (yang berkaitan) yang telah diperolehi secara luar talian; M.S. 18/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 5.1.3 Memilih Urus Setia Pihak Berkuasa Melulus yang berkaitan berdasarkan had kuasa melulus; 5.1.4 Menetapkan tarikh taklimat/lawatan tapak (jika ada) dan tarikh iklan beserta tempoh iklan; 5.1.5 Melengkapkan Dokumen Tawaran dengan mengemas kini templat standard Syarat-syarat Am/Arahan/Syarat-syarat Khas/Terma Kontrak yang dijana oleh sistem; dan 5.1.6 Mengenal pasti Pelulus bagi tujuan pengiklanan. 5.2 Melantik jawatankuasa yang akan melaksanakan penilaian berdasarkan kaedah penilaian yang telah ditetapkan seperti berikut: 5.2.1 Penilaian 1 Peringkat: Jawatankuasa Penilaian. 5.2.2 Penilaian 2 Peringkat: Jawatankuasa Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Penilaian Kewangan. Pembuka, Jawatankuasa 5.3 Jawatankuasa berkaitan boleh dibentuk pada peringkat ini ataupun bila-bila masa sebelum proses pembukaan dan penilaian dilaksanakan. Sekiranya terdapat perubahan, keahlian Jawatankuasa Penilaian boleh dipinda sekiranya perlu, sebelum bersidang selagi Setiausaha/Urus jawatankuasa belum membuat Pengesahan Setia mana-mana Jawatankuasa. Surat pelantikan kepada ahli jawatankuasa perlu disediakan dan diserahkan secara manual. Pegawai lain yang turut hadir di dalam mesyuarat penilaian juga perlu direkodkan ke dalam sistem. 5.4 Sekiranya Pelulus Iklan mendapati tarikh semasa telah melepasi tarikh iklan yang dijadualkan, tindakan berikut perlu diambil: 5.6.1 Meminda tarikh iklan; atau 5.6.2 Mengemukakan kembali kepada Urus Setia untuk pindaan. M.S. 19/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 6. Notis Iklan dan Pelawaan 6.1 Notis iklan akan dipaparkan secara automatik di portal ePerolehan berdasarkan tarikh iklan yang ditetapkan pada jam 12:00 tengahari. Notis Pemberitahuan juga akan dihantar kepada pembekal yang layak. 6.2 Bagi sebut harga/tender yang tidak melibatkan taklimat/lawatan tapak, dokumen tawaran (dokumen pelawaan) akan dihantar bersekali dengan Notis Pemberitahuan dan pembekal boleh menyediakan cadangan bermula daripada Notis Pemberitahuan diterima. 6.3 Bagi sebut harga/tender yang melibatkan taklimat/lawatan tapak: 6.3.1 Jemputan ke sesi taklimat/lawatan tapak akan dihantar bersekali dengan Notis Pemberitahuan; 6.3.2 Pembekal yang berminat untuk menyertai taklimat/lawatan tapak boleh membuat pendaftaran untuk hadir ke sesi tersebut melalui portal ePerolehan; 6.3.3 Urus Setia/Pembantu Urus Setia hendaklah membuat pengesahan dan pendaftaran kehadiran melalui sistem pada tarikh taklimat/lawatan tapak; 6.3.4 Kehadiran semasa sesi tapak hanya dibenarkan kepada pegawai/personel yang diberi kuasa seperti yang didaftarkan di Modul Pengurusan Pembekal; dan taklimat/lawatan 6.3.5 Dokumen tawaran akan diserahkan kepada pembekal berdasarkan kriteria kelayakan dan kehadiran pembekal ke semua sesi taklimat/lawatan tapak selepas sesi terakhir taklimat/lawatan tapak dan pengesahan kehadiran disahkan oleh Urus Setia. 7. Penyediaan Cadangan 7.1 Pembekal hendaklah menyediakan cadangan teknikal dan kewangan serta memenuhi syarat/dokumen wajib pematuhan. M.S. 20/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 7.2 Cadangan hendaklah diserahkan sebelum masa dan pada tarikh tutup iklan yang telah ditetapkan. Pembekal boleh mengemas kini cadangan yang telah diserah sebelum masa dan pada tarikh tutup iklan. 7.3 Pembekal juga hendaklah menghantar sampel yang diminta oleh Agensi (jika ada) sebelum atau pada tarikh dan masa tutup iklan. 8. Penutupan Iklan dan Pembukaan Tawaran 8.1 Pembukaan tawaran pembekal akan dilakukan secara automatik selepas tarikh tutup iklan dan jadual harga akan dipaparkan secara automatik di papan kenyataan portal ePerolehan. 8.2 Sekiranya Jawatankuasa Penilaian/Jawatankuasa Pembuka belum dilantik/diluluskan, jadual harga tidak akan dipaparkan sehingga urusan pelantikan jawatankuasa selesai. 9. Semakan Pematuhan Dokumen 9.1 Semakan pematuhan dokumen dilaksanakan oleh Jawatankuasa Penilaian (Penilaian 1 Peringkat) atau Jawatankuasa Pembuka (Penilaian 2 Peringkat) berdasarkan perkara berikut: 9.1.1 Penyerahan dokumen tawaran; 9.1.2 Dokumen cadangan lengkap dan betul; dan 9.1.3 Penyerahan sampel (jika ada). 9.2 Penyisihan pembekal yang tidak menepati kriteria pematuhan hendaklah dibuat pada peringkat ini. 9.3 Pembekal yang telah melepasi kelayakan pematuhan dokumen akan dibawa ke proses Penilaian Teknikal. 10. Peringkat Penilaian Cadangan Pembekal (Teknikal dan Kewangan) 10.1 Jawatankuasa penilaian ditentukan mengikut peringkat penilaian seperti berikut: M.S. 21/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 10.1.1 Penilaian 1 Peringkat - Penilaian Teknikal dan Kewangan dilaksanakan oleh Jawatankuasa Penilaian. 10.1.2 Penilaian 2 Peringkat - Penilaian Teknikal dilaksanakan oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal manakala Penilaian Kewangan dilaksanakan oleh Jawatankuasa Penilaian Kewangan. 10.2 Proses penilaian akan diuruskan oleh setiausaha setiap jawatankuasa yang terlibat. 10.3 Bagi "Jenis Skor" Automatik (auto-scoring), sistem akan menjana skor secara automatik berdasarkan skema jawapan dan skor yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa Spesifikasi. 10.4 Bagi "Jenis Skor" Pengguna (user-scoring), jawatankuasa penilaian hendaklah mengunci masuk skor penilaian berdasarkan skema jawapan dan skor yang ditentukan oleh Jawatankuasa Spesifikasi. 10.5 Bagi penilaian yang memerlukan sesi demonstrasi: 10.5.1 Hanya pembekal yang melepasi peratusan markah lulus "Jemputan Demonstrasi" yang telah ditetapkan sahaja layak untuk dijemput ke sesi demonstrasi; 10.5.2 Skor demonstrasi hendaklah dikunci masuk dan hasil penilaian hendaklah dimuat naik ke dalam sistem; dan 10.5.3 Skor demonstrasi akan diambil kira dalam pengiraan penanda aras tahap lulus teknikal. 10.6 Jawatankuasa penilaian hendaklah mengunci masuk maklumat seperti latar belakang, tujuan, metodologi penilaian, ulasan penilaian dan perakuan bagi melengkapkan laporan penilaian sebelum ia dijana. 10.7 Penilaian yang telah lengkap hendaklah disahkan oleh kesemua ahli dan diperaku oleh Pengerusi. 10.8 Hanya pembekal yang melepasi tahap lulus penilaian teknikal sahaja dibawa untuk penilaian kewangan. 10.9 Hanya pembekal yang melepasi tahap lulus penilaian kewangan sahaja dibawa untuk pengesyoran Pihak Berkuasa Melulus (PBM). M.S. 22/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 11. Penyatuan Laporan Dan Pengesyoran 11.1 Kedudukan pembekal telah ditetapkan secara automatik oleh sistem. Walau bagaimanapun, Urus Setia Perolehan hendaklah memuat turun Laporan penilaian (1 peringkat) atau laporan penilaian teknikal dan tujuan pengesyoran kewangan (2 peringkat) untuk diteliti bagi kedudukan pembekal. Sekiranya kedudukan pembekal yang disyorkan berbeza dengan kedudukan oleh sistem, justifikasi perlu dikunci masuk. 11.2 Pengesyoran kedudukan pembekal hendaklah dibuat mengikut penawaran secara pakej dan item. 11.3 Urus Setia Perolehan hendaklah mengunci masuk maklumat latar belakang, tujuan, metodologi penilaian, ulasan dan pengesyoran bagi melengkapkan Kertas Taklimat sebelum ia dijana. Urus Setia Perolehan boleh memuat naik dokumen tambahan (jika perlu). 11.4 Kertas taklimat yang telah lengkap hendaklah diserahkan kepada Urus Setia PBM. 12. Pertimbangan dan Keputusan PBM 12.1 Proses pertimbangan dan keputusan PBM akan diuruskan oleh Urus Setia PBM. 12.2 Urus Setia PBM hendaklah melengkapkan "Ulasan Dan Perakuan Urus Setia PBM" terlebih dahulu sebelum diedarkan kepada pengerusi dan ahli PBM untuk dibentangkan dalam mesyuarat. 12.3 PBM boleh membuat keputusan sebut harga/tender dengan mana- mana opsyen berikut: (a) Pengesyoran pembekal; (b) Penilaian semula; (c) Iklan semula; (d) Kemukakan kepada pihak berkuasa yang lebih tinggi; atau (e) Batal. M.S. 23/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 12.4 Berikut merupakan perkara yang perlu diberi perhatian oleh PBM semasa mempertimbangkan mana-mana opsyen di atas: 12.4.1 Pengesyoran Pembekal (a) Dalam memuktamadkan pembekal, PBM perlu menetapkan sama ada ingin menawarkan sebut harga/ tender tersebut secara pakej atau item. (b) Penawaran secara pakej hanya membenarkan Agensi menawarkan sesuatu sebut harga/tender kepada satu (1) pembekal sahaja. (c) Penawaran secara menawarkan setiap harga/tender kepada pembekal yang berlainan. item membenarkan Agensi item di dalam sesuatu sebut (d) Sekiranya keputusan mesyuarat adalah "Pengesyoran Pembekal" atau "Kemukakan Kepada Pihak Berkuasa Yang Lebih Tinggi", Agensi hendaklah memuktamadkan pembekal dengan kaedah berikut: (i) Pemilihan Terus yang mana PBM terus memuktamadkan pemilihan pembekal yang berjaya. (ii) Bidaan yang mana PBM memutuskan untuk melaksanakan proses bidaan atas talian terlebih pemilihan dahulu pembekal yang berjaya. sebelum memuktamadkan (iii) Lebih Dari Satu Surat Niat hanya terpakai bagi perolehan bekalan berdasarkan item sahaja dan sekiranya PBM memutuskan supaya perolehan dibuat secara agihan kuantiti (kuota) bagi item yang sama kepada beberapa pembekal yang disenarai pendek. menubuhkan rundingan untuk jawatankuasa bagi menyeragamkan kadar harga berasaskan harga tawaran munasabah yang boleh disetuju terima di kalangan pembekal yang disenarai pendek. Agensi hendaklah tujuan M.S. 24/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 12.4.2 Penilaian Semula (a) Apabila mesyuarat memutuskan sebut harga/tender dinilai semula, PBM perlu menetapkan perkara-perkara berikut: sesuatu (i) Peringkat penilaian semula sama ada bermula daripada: a. Pematuhan Dokumen; b. Penilaian Teknikal; atau c. Penilaian Kewangan. Jika penilaian semula diputuskan pada sesuatu peringkat seperti mana di atas, penilaian akan bermula daripada peringkat tersebut sehingga ke PBM. (ii) Keahlian Jawatankuasa a. PBM juga perlu menetapkan penilaian semula dengan keahlian jawatankuasa yang sama atau baharu. b. Jika keahlian jawatankuasa yang sama, proses akan diteruskan dengan penilaian semula di peringkat yang diputuskan oleh PBM. penilaian semula dengan c. Jika keahlian jawatankuasa baharu, proses akan bermula dengan Urus Setia melantik keahlian baharu dan diteruskan dengan penilaian semula di peringkat yang diputuskan oleh PBM. penilaian semula dengan M.S. 25/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 12.4.3 Iklan Semula (a) Sekiranya PBM memutuskan sesuatu sebut harga/tender diiklankan semula, PBM perlu menetapkan mana-mana kaedah pengiklanan semula seperti berikut: (i) Tanpa Perubahan Spesifikasi Jika diiklankan semula tanpa perubahan spesifikasi, proses perolehan diteruskan dengan jawatankuasa spesifikasi yang sama. Justeru, spesifikasi hanya perlu diperaku oleh Pengerusi Jawatankuasa Spesifikasi dan diteruskan dengan proses selanjutnya. (ii) Perubahan Spesifikasi, Senarai Semak dan Pemarkahan (Skor) semula dengan perubahan Jika diiklankan spesifikasi, senarai semak dan pemarkahan (skor), Jawatankuasa Spesifikasi yang sama hendaklah meminda/mengemas kini perkara-perkara yang berkaitan di spesifikasi/senarai semak/pemarkahan (skor). Justeru, Ahli dan Pengerusi Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah mengesahkan/memperaku untuk diteruskan dengan proses selanjutnya. (iii) Perubahan Spesifikasi, Senarai Semak, Pemarkahan (Skor) dan Jawatankuasa semula dengan perubahan Jika diiklankan spesifikasi, senarai semak, pemarkahan (skor) dan Jawatankuasa Spesifikasi yang baharu, Urus Setia keahlian hendaklah membentuk Perolehan Jawatankuasa Spesifikasi yang baharu untuk diteruskan dengan proses selanjutnya. M.S. 26/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 12.4.4 Kemukakan Kepada Pihak Berkuasa Yang Lebih Tinggi Sebut harga/tender boleh dikemukakan kepada PBM yang lebih tinggi sekiranya berlaku keadaan seperti berikut: (a) Tawaran harga pembekal yang hendak dipilih melebihi had kuasa melulus PBM; atau (b) Keputusan PBM tidak sebulat suara; atau (c) Harga indikatif Jabatan melebihi had kuasa melulus Lembaga Perolehan (Bekalan/Perkhidmatan). 12.4.5 Batal PBM boleh memutuskan untuk membatalkan sesuatu sebut harga/tender. 12.5 Urus Setia PBM hendaklah menyediakan kertas keputusan PBM untuk ditandatangan secara manual. Kertas keputusan yang lengkap perlu dimuat naik ke dalam sistem. 12.6 Semua ahli PBM hendaklah mengesahkan keputusan pemilihan pembekal untuk diperaku oleh Pengerusi secara dalam talian. 13. Penyediaan Surat Niat 13.1 Agensi dibenarkan untuk mengadakan rundingan dengan pembekal berkaitan terma berikut: (a) Pembiayaan kontrak yang dicadangkan; (b) Penyertaaan tenaga kerja tempatan/bumiputera; (c) Pemindahan teknologi/latihan/guna tenaga tempatan; (d) Terma-terma pembayaran; (e) Lain-lain terma mengikut keperluan; dan (f) Harga tawaran pembekal hanya bagi keputusan PBM "Lebih Dari Satu Surat Niat". M.S. 27/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 13.2 Bagi melaksanakan rundingan, Surat Niat perlu dikeluarkan terlebih dahulu kepada pembekal yang ingin ditawarkan. 13.3 Surat Niat boleh diserah kepada Pelulus untuk tujuan semakan sekiranya perlu. 13.4 Persetujuan pembekal untuk berunding hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum rundingan diadakan. 13.5 Sekiranya kedua-dua pihak bersetuju dengan terma rundingan, Agensi hendaklah mengunci masuk hasil rundingan sebelum Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan. 14. Penyediaan SST 14.1 SST hendaklah dikeluarkan kepada pembekal bagi mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan. 14.2 Semasa menyediakan SST, Agensi hendaklah melengkapkan maklumat seperti berikut: (a) Cukai Jualan dan Cukai Perkhidmatan (CJCP) (jika berkaitan); (b) Bon Pelaksanaan, Insuran/Jaminan; dan (c) Perincian Kontrak beserta lampiran-lampiran berkaitan. 14.3 SST hendaklah dimuat turun untuk dilengkapkan/dipinda berdasarkan keperluan Agensi dan perlu disemak oleh Pelulus sebelum ditandatangan. 14.4 SST yang telah ditandatangan hendaklah dimuat naik semula ke dalam sistem untuk diserahkan secara dalam talian kepada pembekal semasa tujuan Perakuan tempoh sah Penerimaan SST oleh pembekal. laku masih berkuat kuasa bagi 14.5 Urus Setia Perolehan hendaklah memastikan pembekal sama ada menyetuju terima atau menolak SST dalam tempoh yang ditetapkan. 14.6 Sekiranya pembekal menolak SST, Urus Setia Perolehan perlu membawa kembali sebut harga/tender tersebut kepada PBM untuk dimuktamadkan semula. M.S. 28/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 14.7 Bagi kaedah memuktamadkan pembekal "Lebih Dari Satu Surat Niat", rundingan pembekal dipersetujui oleh kedua-dua pihak. tidak dibenarkan menolak SST setelah 15. Pengurusan Bidaan 15.1 Penyediaan Jadual Bidaan dan Jemputan Bidaan 15.1.1 Semua pembekal yang disenarai pendek ke peringkat PBM akan dijemput menyertai bidaan secara automatik. 15.1.2 Hanya satu (1) sesi bidaan sahaja dibenarkan bagi sesuatu sebut harga/tender. 15.1.3 Urus Setia Perolehan hendaklah mengambil tindakan berikut: (a) Menetapkan "Bidaan Mula (tarikh dan masa)", "Tempoh (jam)" dan "Nilai Penurunan Minima (decrement block)" di Jadual Bidaan; (b) Tempoh bidaan yang dibenarkan sama ada satu (1) jam atau dua (2) jam; (c) Nilai penurunan minimum yang dibenarkan bagi harga seunit setiap item berdasarkan kepada harga indikatif seunit item yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Spesifikasi. Contoh harga indikatif seunit item adalah RM20.00. Nilai penurunan minimum yang ditetapkan adalah RM0.50. Oleh itu, penurunan yang dibenarkan adalah dalam gandaan RM0.50. 15.1.4 Urus Setia Perolehan hendaklah mengambil kira tempoh sah laku sebut harga/tender semasa menetapkan "Jadual Bidaan" bagi memastikan SST dapat diserahkan kepada pembekal semasa tempoh sah laku masih berkuat kuasa. 15.2 Proses Bidaan 15.2.1 Bidaan akan bermula secara automatik pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan. M.S. 29/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 15.2.2 Harga bidaan bagi setiap pembida dimulakan dengan harga tawaran semasa tutup iklan sebut harga/tender. 15.2.3 Tiada pengesahan jemputan diperlukan dari pembekal. Sekiranya pembekal yang dijemput tidak membida sepanjang tempoh bidaan, harga tawaran semasa tutup iklan akan diguna pakai sebagai harga terakhir bidaan. 15.2.4 Semasa bidaan sedang berjalan, Urus Setia Perolehan dapat melihat kedudukan pembekal berdasarkan pakej atau item tertakluk kepada ketetapan PBM semasa memutuskan kaedah memuktamadkan pembekal secara bidaan. 15.2.5 Keputusan bidaan hendaklah dibawa kepada PBM untuk memuktamadkan pembekal. 15.3 Memuktamadkan Pembekal Selepas Bidaan 15.3.1 PBM hendaklah memuktamadkan pembekal berdasarkan harga tawaran terakhir selepas bidaan tamat. 15.3.2 PBM tidak terikat untuk memilih pembekal dengan harga tawaran yang terendah selepas bidaan. 15.3.3 Pemilihan akhir pembekal adalah berdasarkan pakej atau item tertakluk kepada ketetapan PBM semasa memutuskan kaedah memuktamadkan pembekal secara bidaan. 15.4 Penyediaan Surat Niat Bidaan 15.4.1 Bagi melaksanakan rundingan, Surat Niat perlu dikeluarkan terlebih dahulu kepada pembekal yang ingin ditawarkan. 15.4.2 Surat Niat boleh diserah kepada Pelulus untuk tujuan semakan sekiranya perlu. 15.4.3 Sekiranya kedua-dua pihak bersetuju dengan terma rundingan, Agensi hendaklah mengunci masuk hasil rundingan sebelum Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan. M.S. 30/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 15.5 SST Bidaan 15.5.1 SST hendaklah dikeluarkan kepada pembekal bagi tawaran berasaskan mengesahkan penerimaan sesuatu kepada syarat yang telah ditetapkan. 15.5.2 SST hendaklah dimuat turun untuk dilengkapkan/dipinda berdasarkan keperluan Agensi dan perlu disemak oleh Pelulus sebelum ditandatangan. 15.5.3 SST yang telah ditandatangan hendaklah dimuat naik semula ke dalam sistem untuk diserahkan secara dalam talian kepada pembekal semasa tempoh sah laku masih berkuat kuasa bagi tujuan Perakuan Penerimaan SST oleh pembekal. 16. Pengurusan Lebih Dari Satu Surat Niat 16.1 PBM hendaklah memuktamadkan pembekal berdasarkan hasil rundingan dengan pembekal yang bersetuju untuk berunding. 16.2 PBM tidak terikat untuk memilih pembekal yang bersetuju dengan harga tawaran dan lain-lain terma selepas rundingan, dengan syarat sekurang-kurangnya dua (2) pembekal dipilih. 17. Carta alir bagi Pemilihan Pembekal untuk perolehan secara sebut harga/tender adalah seperti di Lampiran 4.1. M.S. 31/38 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 LAMPIRAN 4.1 i) Carta Alir Bagi Pemilihan Pembekal Untuk Perolehan Secara Sebut Harga/Tender Bil Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab Mula Mengenal pasti Pencadang Spesifikasi (Business Owner). Pencadang Spesifikasi Menyediakan spesifikasi awal untuk item yang diperlukan. 1 Cipta Sebut Harga/Tender Persediaan Perolehan Perincian Sebut Harga/ Tender Pembentukan Jawatankuasa Spesifikasi Memulakan aktiviti perolehan. • Menyediakan perincian sebut harga/ tender. Memulakan aktiviti perolehan. • Menyediakan perincian sebut harga/ tender. Mementukan penilaian 1 peringkat (1 tier) atau 2 peringkat (2 tiers). Pembentukan Spesifikasi. Jawatankuasa 2. Semakan Sebut Harga/Tender dan Kelulusan Jawatankuasa Spesifikasi Membuat semakan, mengemas kini dan meluluskan Jawatankuasa Spesifikasi. Pelulus Jawatankuasa Lulus? Tidak Menyerahkan semula kepada Urus Setia untuk dikaji semula (jika perlu). Pelulus Jawatankuasa Ya A M.S. 32/38
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil Carta Aliran A 3. Penyediaan Spesifikasi/ Kriteria Penilaian 4. Penyediaan Jawatankuasa, Jadual Iklan dan Dokumen Tawaran 5. Lulus? Ya 6. Notis Iklan 7. Tidak Taklimat/ Lawatan Tapak B Tidak Ya C Tindakan Menyediakan menetapkan pematuhan. dan syarat/dokumen wajib Spesifikasi Menyediakan senarai semak dan kriteria penilaian. Menyediakan skema skor. • Menetapkan markah lulus untuk penilaian teknikal dan kewangan. Membentuk Jawatankuasa Penilaian, Pembuka, Penilaian Teknikal, Penilaian (yang berkaitan) untuk Kewangan penilaian. Boleh dibentuk di peringkat ini atau berkaitan proses sebelum dilaksanakan. Menetapkan tarikh notis iklan dan tarikh-tarikh lain yang berkaitan. • Menyediakan dokumen tawaran. Semua kelulusan berkaitan mesti diperolehi sebelum iklan. Pengesahan dan kelulusan untuk diiklankan. Menyerahkan semula kepada Urus Setia untuk dikaji semula (jika perlu). Notis dipaparkan dalam papan kenyataan. Jika tapak, jemputan taklimat/lawatan tapak akan dihantar kepada pembekal yang layak. boleh ada taklimat/lawatan berminat yang membuat pendaftar kehadiran. taklimat/lawatan Pembekal tiada Jika tapak, tawaran akan dihantar dokumen kepada pembekal yang layak. M.S. 33/38 PK5.1 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi Urus Setia Pelulus Iklan (Sistem) (Sistem)
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil Carta Aliran B C 8. Pendaftaran Taklimat/ Lawatan tapak 9. Penyediaan Cadangan 10. Penutupan Notis Iklan D Tindakan Agensi hendaklah pendaftaran kehadiran pada taklimat/lawatan tapak. membuat tarikh Pendaftaran kehadiran taklimat hanya dibenarkan kepada wakil pembekal yang dalam Modul Pengurusan Pembekal. didaftarkan tawaran akan diserahkan • Dokumen kepada berdasarkan pembekal pendaftaran kehadiran dan kriteria kelayakan pembekal. Menyediakan cadangan teknikal & kewangan. Menghantar tawaran sebelum tarikh tutup. Menyerahkan sampel sekiranya perlu. Paparan jadual harga di papan kenyataan portal. M.S. 34/38 PK5.1 Tanggungjawab Urus Setia/ Pembantu Urus Setia Pembekal (Sistem)
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia ii) Carta Alir Penilaian Cadangan Bil Carta Aliran Tindakan D 1. Semakan Dokumen Pematuhan Semakan Kelayakan: o Penyerahan dokumen o Dokumen lengkap dan betul o Penyerahan sampel (jika ada) • Penyisihan pembekal yang tidak menepati kriteria pematuhan. Dokumen tawaran yang melepasi kelayakan untuk dinilai akan dibawa ke proses seterusnya. Menjana laporan penilaian. 2. Penilaian Teknikal Menilai tawaran teknikal. • Hanya pembekal yang melepasi layak dibawa penilaian untuk penilaian kewangan. • Menjana laporan penilaian. teknikal Penilaian Kewangan Menilai tawaran kewangan. • Menjana laporan penilaian. 3. Pengesyoran Kepada PBM Membuat pengesyoran kepada laporan berdasarkan PBM jawatankuasa. Melengkapkan kertas taklimat. Memuktamadkan Pemilihan Pembekal Memuktamadkan berdasarkan laporan Jawatankuasa Penilaian. Jawatankuasa pembekal dan membuat keputusan untuk: o Pemilihan Terus o Pemilihan Pelbagai o Bidaan E F G Pemilihan Terus Pemilihan Pelbagai Bidaan M.S. 35/38 PK5.1 Tanggungjawab 1 Peringkat: a) Jawatankuasa Penilaian 2 Peringkat: b) Jawatankuasa Pembuka c) Jawatankuasa Penilaian Teknikal d) Jawatankuasa Penilaian Kewangan Urus Setia Jawatankuasa Sebut Harga/ Lembaga Perolehan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia iii) Carta Alir Pemilihan Terus Bil Carta Aliran Tindakan E 1. Perlu Surat Niat Ya Tidak Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat (jika perlu) kepada pembekal bagi rundingan selain daripada tujuan harga. 2. Penyediaan Surat Niat Menyemak Surat Niat. • Menerima/Menolak Surat Niat. 3. Pengesahan Surat Niat Pembekal perlu mengesahkan surat niat. Pembekal perlu mengesahkan surat niat. 4. Penyediaan Surat Setuju Terima Menyediakan dan menyerahkan Surat Setuju Terima kepada pembekal. 5. Pengesahan Surat Setuju Terima Menyemak Surat Setuju Terima • Menyetuju terima/menolak Surat Setuju Terima. Menyemak Surat Setuju Terima • Menyetuju terima/menolak Surat Setuju Terima. 6. Pengurusan Kontrak Penyediaan maklumat pemenuhan dan perjanjian kontrak (jika perlu). 7. Pemenuhan Bekalan/Perkhidmatan Mengeluarkan pemenuhan kepada pembekal. bagi bekalan/perkhidmatan pesanan M.S. 36/38 PK5.1 Tanggungjawab Urus Setia Urus Setia Pentadbir Kontrak Peminta
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia iv) Carta Alir Pemilihan Pelbagai Bil Carta Aliran Tindakan F 1. Penyediaan Surat Niat Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat kepada pembekal yang disenarai tujuan rundingan harga dan lain-lain. pendek bagi 2. Pengesahan Surat Niat Menyemak Surat Niat. • Menerima/menolak Surat Niat. 3. Hasil Rundingan Mengunci masuk hasil rundingan. Keputusan Akhir Memuktamadkan pembekal. 4. Penyediaan Surat Setuju Terima Menyediakan dan menyerahkan Surat Setuju Terima kepada satu pembekal atau lebih berdasarkan keputusan. 5. Pengesahan Surat Setuju Terima Menyemak Surat Setuju Terima. • Menyetuju terima/menolak Surat Setuju Terima. Menyemak Surat Setuju Terima. • Menyetuju terima/menolak Surat Setuju Terima. 6. Pengurusan Kontrak Penyediaan maklumat pemenuhan dan perjanjian kontrak (jika perlu). 7. Pemenuhan Bekalan/Perkhidmatan Mengeluarkan bagi pemenuhan bekalan/perkhidmatan kepada pembekal. pesanan M.S. 37/38 PK5.1 Tanggungjawab Urus Setia Pembekal Urus Setia Jawatankuasa Sebut Harga/ Lembaga Perolehan Urus Setia Pentadbir Kontrak Peminta
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil Carta Aliran G Penyediaan Jadual dan Jemputan Bidaan 1. Bidaan Atas Talian 2. Perlu Surat Niat Ya 3. Penyediaan Surat Niat 4. Pengesahan Surat Niat 5. Penyediaan Surat Setuju Terima 6. Pengesahan Surat Setuju Terima Pengurusan Kontrak Pemenuhan Bekalan/Perkhidmatan v) Carta Alir Bidaan Tindakan Menetapkan tarikh bidaan dan nilai penurunan. Menghantar jemputan kepada semua pembekal yang layak. Proses bidaan pada tarikh dan masa yang ditetapkan. Pemantauan bidaan oleh Agensi. Tidak Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat (jika perlu) kepada pembekal di tujuan kedudukan pertama bagi rundingan selain daripada harga. Menyemak Surat Niat. Menyetuju terima/Menolak Surat Niat Menyediakan dan menyerahkan Surat Setuju Terima kepada pembekal. Menyemak Surat Setuju Terima. Setuju terima/Tolak Surat Setuju Terima. Penyediaan maklumat pemenuhan dan perjanjian kontrak (jika perlu). Mengeluarkan pemenuhan kepada pembekal. bagi bekalan/perkhidmatan pesanan M.S. 38/38 PK5.1 Tanggungjawab Urus Setia (Sistem)/ Pembekal/ Agensi Urus Setia Pembekal Urus Setia Pembekal Pentadbir Kontrak Peminta
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 LAMPIRAN 5 TATACARA PENGURUSAN KONTRAK 1. Peranan dan Capaian Sistem dan Agensi bertanggungjawab dalam proses Pengurusan Kontrak telah dilantik dan diwujudkan di dalam Pengurusan Profil. hendaklah memastikan pengguna yang terlibat 2. Modul Pengurusan Kontrak 2.1 Modul Pengurusan Kontrak terbahagi kepada dua (2) proses yang perlu dijalankan oleh Pentadbir Kontrak dan Pelulus Kontrak iaitu : 2.1.1 Penciptaan Maklumat Pemenuhan; dan 2.1.2 Penciptaan Perjanjian Kontrak (jika berkaitan). 2.2 Modul ini juga turut menyediakan kemudahan untuk melaksanakan Penyelenggaraan Kontrak yang merangkumi proses Pindaan, Menggantung Kontrak dan Penamatan. 2.3 Modul juga menyediakan kemudahan Penetapan Tempoh Notifikasi bagi menetapkan tempoh supaya sistem dapat memberi peringatan kepada Pentadbir Kontrak untuk mengambil tindakan seperti Notifikasi Kontrak, Perjanjian, Bon Pelaksanaan, Remedi, Penyediaan Pesanan Penghantaran oleh Pembekal dan Pesanan Kontrak Terakhir. ini 3. Penyediaan Maklumat Pemenuhan 3.1 Maklumat SST seperti Butiran Bekalan/Perkhidmatan, Zon, Agensi, Item, Potongan, Jadual Penghantaran dan Bon Pelaksanaan dijana secara automatik di Maklumat Pemenuhan selepas SST disetuju terima oleh pembekal/disahkan oleh Urus Setia Perolehan. 3.2 Maklumat Pemenuhan disediakan oleh Pentadbir Kontrak dengan memastikan perkara berikut diambil tindakan iaitu: M.S. 1/18
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 3.2.1 Menyemak dan memastikan maklumat yang dijana tersebut adalah tepat; 3.2.2 Mengunci masuk maklumat yang tidak lengkap di Butiran Bekalan/Perkhidmatan, Zon, Agensi, Potongan Bayaran, Jadual Penghantaran dan Bon Pelaksanaan; 3.2.3 Memilih Pelulus Kontrak daripada senarai pelulus; dan 3.2.4 Mengemaskini tempoh notifikasi, sekiranya perlu; 3.3 Maklumat Pemenuhan yang telah dilengkapkan hendaklah diserahkan kepada Pelulus Kontrak. Setelah diluluskan oleh Pelulus Kontrak dan berstatus "Lengkap", proses pemenuhan ke atas kontrak tersebut boleh dilaksanakan. 3.4 Agensi boleh membuat semakan ke atas amaun/peratus permintaan kontrak dan amaun/peratus penggunaan kontrak yang telah dibuat padanan bayaran melalui menu sisi Pengesanan Bayaran. 4. Kelulusan Maklumat Pemenuhan 4.1 Kelulusan Maklumat Pemenuhan dibuat oleh Pelulus Kontrak untuk membolehkan pemenuhan bekalan/perkhidmatan dijalankan ke atas kontrak berdasarkan Maklumat Pemenuhan yang telah diluluskan. 4.2 Pelulus Kontrak hendaklah mengambil tindakan berikut sebelum meluluskan Maklumat Pemenuhan yang diserahkan oleh Pentadbir Kontrak: 4.2.1 Menyemak dan memastikan Maklumat Pemenuhan adalah tepat; 4.2.2 Meminda sebarang Maklumat Pemenuhan (jika perlu); dan 4.2.3 Meluluskan Maklumat Pemenuhan untuk membolehkan di Modul bekalan/perkhidmatan pemenuhan Pemenuhan. dibuat M.S. 2/18 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 5. Penyediaan Dokumen Kontrak Perjanjian 5.1 Penyediaan Dokumen Kontrak Perjanjian adalah bertujuan untuk merekodkan dan memuat naik kandungan Kontrak Perjanjian ke dalam Sistem eP. 5.2 Semasa membuat penyediaan Dokumen Kontrak Perjanjian, Pentadbir Kontrak boleh merujuk contoh-contoh dokumen seperti muka hadapan, pihak yang menandatangani perjanjian, klausa perjanjian dan halaman tandatangan. 5.3 Pentadbir Kontrak bertanggungjawab untuk mengambil tindakan berikut semasa membuat Penyediaan Dokumen Kontrak Perjanjian di Sistem eP: 5.3.1 Menyediakan draf Kontrak Perjanjian dan mendapatkan bagi tersebut kelulusan membolehkan dimuktamadkan; Bahagian Undang-Undang (BUU) draf Kontrak Perjanjian 5.3.2 Memuat naik Dokumen Kontrak Perjanjian berserta Lampiran, mengunci masuk Tarikh Ditandatangani, memuat naik Halaman Ditandatangani dan Halaman Setem Hasil Dimatikan; dan 5.3.3 Menyerahkan Kontrak Perjanjian yang telah dimuktamadkan kepada Pelulus Kontrak untuk kelulusan. 6. Kelulusan Dokumen Kontrak Perjanjian 6.1 Pelulus Kontrak hendaklah mengambil tindakan berikut semasa meluluskan Dokumen Kontrak Perjanjian yang diserahkan oleh Pentadbir Kontrak: 6.1.1 Menyemak Dokumen Kontrak Perjanjian dan memastikan perenggan 5 di atas adalah tepat; 6.1.2 Meminda Dokumen Kontrak Perjanjian (jika perlu); dan M.S. 3/18 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 6.1.3 Meluluskan Dokumen Kontrak Perjanjian setelah memastikan maklumat di dalam Dokumen Kontrak Perjanjian fizikal (hardcopy) dengan dokumen yang dimuat naik ke dalam Sistem eP adalah tepat. 7. Penyelenggaraan Kontrak 7.1 Kemudahan Penyelenggaraan Kontrak adalah untuk membolehkan Agensi menguruskan kontrak Agensi masing-masing seperti berikut: 7.1.1 Menggantung Kontrak; 7.1.2 Penamatan; 7.1.3 Pindaan Dengan Kontrak Tambahan; 7.1.4 Pindaan Tanpa Kontrak Tambahan; 7.1.5 Kemaskini Maklumat Pemenuhan; dan 7.1.6 Penetapan Tempoh Notifikasi 7.2 Penyelenggaraan yang dilaksanakan oleh Pentadbir Kontrak perlu diserahkan kepada Pelulus Kontrak untuk diluluskan sebelum perubahan tersebut berkuat kuasa dalam Sistem eP. 7.3 Kemudahan Penyelenggaraan Kontrak yang disediakan untuk pembekal adalah seperti berikut: 7.3.1 Pemfaktoran; dan 7.3.2 Permohonan Perubahan Akaun Bank. 7.4 Menggantung Kontrak 7.4.1 Menggantung Kontrak terbahagi kepada dua (2) Penggantungan Item dan Penggantungan Agensi. 7.4.2 Penggantungan Item bertujuan untuk membolehkan Pentadbir Kontrak menyekat Permintaan Kontrak dikeluarkan ke atas sesuatu item atas sebab-sebab tertentu. Sebagai contoh, penggantungan item dibuat bagi tempoh dua (2) bulan disebabkan oleh penarikan balik item berkenaan di pasaran atau penarikan balik kelulusan persijilan ke atas item M.S. 4/18 PK5.1 iaitu
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 tersebut yang menyebabkan pembelian ke atas item tersebut tidak boleh dibuat. 7.4.3 Penggantungan Agensi disediakan untuk membolehkan Pentadbir Kontrak menghalang Permintaan Kontrak dikeluarkan oleh sesuatu Agensi dalam tempoh masa yang tertentu. Fungsi terpakai bagi Agensi yang berkongsi kontrak (kontrak tumpang). ini hanya 7.5 Penamatan 7.5.1 Sesuatu kontrak boleh ditamatkan sekiranya berlaku kemungkiran di pihak pembekal dalam melaksanakan tanggungjawab kontraknya. 7.5.2 Jika berlaku kemungkiran atau ketidakpatuhan oleh pembekal dalam memenuhi obligasi kontrak, Agensi hendaklah memastikan sekurang-kurangnya satu Notis Remedi dihantar kepada penamatan dilaksanakan. Ini bagi membolehkan tindakan pembetulan dapat diambil oleh pembekal dalam tempoh yang ditetapkan. Notis Remedi boleh dikeluarkan lebih daripada satu (1) kali mengikut keperluan. pembekal sebelum tindakan 7.5.3 Kontrak boleh diteruskan sekiranya Agensi berpuas hati dan bersetuju dengan telah dilaksanakan oleh pembekal dalam tempoh yang ditetapkan. tindakan pembetulan yang 7.5.4 Sekiranya pembekal masih gagal mengambil tindakan pembetulan selepas Notis Remedi dikeluarkan, Agensi boleh mengambil tindakan untuk mengeluarkan Notis Remedi yang baharu atau meneruskan dengan proses penamatan kontrak. 7.5.5 Sekiranya Agensi memutuskan untuk menamatkan kontrak, keputusan tersebut hendaklah direkodkan dan dimuat naik berserta "Klausa kontrak dan ketidakpatuhan ke atas klausa" yang berkaitan dengannya ke dalam Sistem eP. 7.5.6 Penamatan bersama bagi sesuatu kontrak boleh dipohon oleh pihak Kerajaan atau pembekal atas sebab-sebab tertentu dan hendaklah berdasarkan klausa Kontrak Perjanjian yang ditandatangan. 7.5.7 Notis bagi tujuan Penamatan atau Penamatan Bersama perlu ditandatangani oleh Pegawai yang Diturunkan Kuasa untuk menandatangan kontrak. M.S. 5/18
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 7.5.8 Agensi perlu memuktamadkan dokumen perjanjian penamatan bersama bagi menjamin hak dan kepentingan Kerajaan terpelihara. Dokumen ini perlu dimuat naik ke dalam Sistem eP. 7.5.9 Agensi hendaklah memastikan penghantaran Notis Remedi, Notis Penamatan atau Notis Penamatan Bersama diterima oleh pembekal dan pengesahan penerimaan hendaklah direkodkan dalam Sistem eP oleh Pentadbir Kontrak. 7.5.10 Agensi boleh memuat turun contoh Notis Remedi, Notis Penamatan dan Notis Penamatan Bersama melalui Sistem eP sebagai rujukan dan boleh dipinda mengikut kesesuaian Agensi dengan merujuk kepada Bahagian Undang-undang masing-masing. 7.6 Pindaan Dengan Kontrak Tambahan 7.6.1 Kemudahan Pindaan Dengan Kontrak Tambahan disediakan untuk membolehkan Agensi meminda kontrak seperti perubahan klausa, pelanjutan tempoh kontrak, perubahan kuantiti item, nilai kontrak dan lain-lain mengikut keperluan Agensi selaras dengan peraturan semasa yang sedang berkuat kuasa. 7.6.2 Bagi sebarang perubahan kontrak yang akan dilaksanakan, Agensi hendaklah menentukan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) seperti berikut: (a) Kementerian Kewangan Malaysia (MoF); atau (b) Jawatankuasa Sebut Harga/Lembaga Perolehan Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah/Lembaga Perolehan Persekutuan Sarawak; atau (c) Pelulus Kontrak. Pilihan ini hanya bagi meluluskan pindaan kontrak yang melibatkan perubahan nilai kontrak dan Jualan/Cukai Perkhidmatan Perkhidmatan (CJCP) sahaja dengan memuat naik surat kelulusan daripada Pegawai Pengawal/pegawai yang diturunkan kuasa. disebabkan (CBP) oleh Cukai Barang atau Cukai M.S. 6/18
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 7.6.3 Sekiranya perubahan kontrak memerlukan kelulusan khas daripada MoF, Agensi hendaklah mengemukakan permohonan perubahan kontrak melalui Sistem Electronic Government Procurement Application (eGPA), MoF dan Pentadbir Kontrak dikehendaki memuat naik surat kelulusan tersebut ke dalam Sistem eP. 7.6.4 Sekiranya perubahan kontrak memerlukan kelulusan daripada PBM di peringkat Kementerian/Jabatan, Urus Setia PBM hendaklah memuat naik kertas keputusan mesyuarat berhubung perubahan kontrak tersebut ke dalam Sistem eP. 7.6.5 Agensi hendaklah mengeluarkan Surat Berkaitan Kontrak Tambahan kepada pembekal dengan kadar segera selepas kelulusan perubahan kontrak diperolehi. Contoh Surat Berkaitan Kontrak Tambahan ini boleh dimuat turun melalui Sistem eP sebagai rujukan dan boleh dipinda mengikut kesesuaian Agensi dengan merujuk kepada BUU masing- masing. 7.6.6 Surat Berkaitan Kontrak telah dimuktamadkan hendaklah dimuat naik ke dalam Sistem eP untuk membolehkan pembekal membuat pengesahan penerimaan surat ini secara atas talian. Tambahan yang 7.6.7 Agensi boleh meneruskan proses penyediaan dokumen kontrak perjanjian tambahan selepas pembekal membuat pengakuan penerimaan Surat Berkaitan Kontrak Tambahan berkenaan. Proses penyediaan dokumen kontrak perjanjian tambahan boleh dirujuk di perenggan 5 : Penyediaan Dokumen Kontrak Perjanjian. 7.7 Pindaan Tanpa Kontrak Tambahan 7.7.1 Bagi perolehan yang mempunyai Dokumen Kontrak Perjanjian yang telah diluluskan dan berstatus "Lengkap", Pentadbir Kontrak boleh mengemas kini maklumat pemenuhan melalui "Pindaan Tanpa Kontrak Tambahan". Kemudahan ini boleh digunakan bagi perubahan di butiran tambahan pemenuhan yang diwujudkan setelah dirujuk kepada BUU Agensi masing- masing. tidak memerlukan kontrak 7.7.2 Perubahan ini hanya memerlukan kelulusan di peringkat Pelulus Kontrak sahaja. M.S. 7/18 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 7.8 Kemaskini Maklumat Pemenuhan Maklumat pemenuhan yang telah disedia dan diluluskan boleh dikemas kini oleh Pentadbir Kontrak. Sekiranya perolehan tersebut mempunyai dokumen perjanjian, maklumat pemenuhan hanya boleh dikemaskini sebelum dokumen kontrak perjanjian diluluskan di dalam Sistem eP. 7.9 Penetapan Tempoh Notifikasi Pentadbir kontrak hendaklah menggunakan kemudahan ini untuk menetapkan notifikasi bagi perkara-perkara berikut: (a) Notifikasi Kontrak Tamat; (b) Notifikasi Perjanjian Perlu Dimuktamadkan; (c) Notifikasi Bon Pelaksanaan Tamat; (d) Notifikasi Remedi Tamat; (e) Penyediaan Pesanan Penghantaran Oleh Pembekal; dan (f) Pesanan Kontrak Terakhir Sebelum Tarikh Tamat Kontrak. 7.10 Pemfaktoran 7.10.1 Pembekal dibenarkan untuk memohon kemudahan pemfaktoran bagi pembiayaan ke atas kontrak yang dimeterai antara pembekal dan Kerajaan dengan mana-mana syarikat pemfaktoran yang tersenarai dalam Sistem eP. 7.10.2 Setiap permohonan pemfaktoran yang dibuat oleh pembekal akan diserahkan kepada Pentadbir Kontrak untuk semakan dan dikemukakan kepada Pelulus Kontrak untuk kelulusan. Pentadbir Kontrak dan Pelulus Kontrak perlu memastikan perjanjian antara pembekal dengan syarikat pemfaktoran yang telah dimeterai, dimuat naik oleh pembekal di "Salinan Perjanjian Pemfaktoran". 7.10.3 Pembayaran bagi kontrak yang telah difaktorkan akan dibuat kepada syarikat pemfaktoran yang telah diluluskan sepanjang tempoh pemfaktoran berkuat kuasa. M.S. 8/18 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 7.10.4 Pembatalan pemfaktoran boleh dibuat oleh pembekal ke atas kontrak yang telah difaktorkan dengan memuat naik surat pengesahan daripada syarikat pemfaktoran di "Salinan Perjanjian Pemfaktoran" yang menyatakan bahawa kontrak lagi difaktorkan kepada syarikat yang tersebut berkenaan. tidak 7.10.5 Setiap permohonan pembatalan pemfaktoran yang dibuat oleh pembekal perlu diluluskan oleh Pelulus Kontrak terlebih dahulu sebelum pembatalan pemfaktoran tersebut berkuat kuasa. 7.10.6 Pembekal dibenarkan untuk mengemaskini maklumat pemfaktoran (jika perlu) sepanjang tempoh pemfaktoran berkuat kuasa. Sebarang pengemaskinian maklumat pemfaktoran perlu mendapat kelulusan Pelulus Kontrak sebelum maklumat terkini berkuat kuasa. 7.11 Permohonan Perubahan Akaun Bank 7.11.1 Pembekal boleh membuat perubahan maklumat akaun bank (jika perlu) bagi sesuatu kontrak di mana perubahan maklumat akaun bank tersebut adalah berdasarkan senarai bank yang telah didaftarkan oleh pembekal di Modul Pengurusan Pembekal. 7.11.2 Pentadbir Kontrak perlu mengesahkan sebarang perubahan maklumat akaun bank yang dilakukan oleh pembekal bagi membolehkan perubahan tersebut berkuat kuasa. 8. Carta alir bagi proses pengurusan kontrak adalah seperti di Lampiran 5.1 M.S. 9/18 PK5.1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 Lampiran 5.1 i) Carta Alir Penyediaan Butiran Pemenuhan bagi Bekalan/Perkhidmatan Bil Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab 1. Pemilihan Pembekal Pemilihan Pembekal pengeluaran SST dan Urus Setia 2. Penyediaan maklumat pemenuhan Butiran pemenuhan diterima Pemilihan daripada modul Pembekal (iaitu daripada SST) dan secara automatik. dipaparkan Sistem eP Mengunci masuk maklumat butiran pemenuhan yang masih tidak lengkap. Pentadbir Kontrak Menyerahkan pemenuhan Kontrak untuk kelulusan butiran kepada Pelulus Pentadbir Kontrak 3. Kemaskini maklumat pemenuhan Membuat semakan/kemas kini dan butiran meluluskan pemenuhan untuk membolehkan pesanan kontrak dikeluarkan oleh Agensi (proses pemenuhan bekalan dan perkhidmatan) Pelulus Kontrak Lulus? Tidak Menyerahkan semula butiran pemenuhan kepada Pentadbir Kontrak untuk dikaji semula (jika perlu) Pelulus Kontrak Ya 4. Pemenuhan Menyediakan Pesanan Kontrak berdasarkan maklumat butiran pemenuhan yang telah diluluskan Peminta M.S. 10/18
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia ii) Carta Alir Penyediaan Dokumen Perjanjian Bil Carta Aliran Tindakan 1. Pemilihan Pembekal dan pengeluaran SST Pemilihan Pembekal 2. Penyediaan deraf perjanjian Memuat turun contoh dokumen seperti muka hadapan, yang menandatangani perjanjian, klausa perjanjian dan halaman tandatangan sebagai rujukan dalam penyediaan dokumen kontrak perjanjian. pihak Menyediakan deraf dokumen kontrak perjanjian dan memuat naik deraf kontrak perjanjian untuk kelulusan Pelulus Kontrak 3. Semakan/Kemas kini Membuat semakan/kemas kini dan meluluskan kandungan draf dokumen kontrak perjanjian untuk bagi perbincangan memuktamadkan kandungan perjanjian. dibawa ke Lulus? Tidak Menyerahkan semula butiran pemenuhan yang ingin dikemas kini kepada Pentadbir Kontrak untuk dipinda (jika perlu) Ya 4. Perbincangan memuktamadkan kandungan dokumen Kontrak Perjanjian Mengadakan perbincangan bersama bagi memuktamadkan kandungan Dokumen Kontrak Perjanjian. Memuktamadkan kandungan Dokumen Kontrak Perjanjian. Mendapatkan tandatangan agensi pembekal serta dimatikan setem 5. Kemas Kini Kandungan Perjanjian dan memuat naik ke dalam sistem Mengemas kini dan memuat naik Dokumen Kontrak Perjanjian yang telah ditandatangani dan dimatikan setem ke dalam sistem. 6. Kelulusan Perjanjan Menyemak dan mengesahkan bahawa butiran yang dinyatakan dalam dokumen kontrak perjanjian adalah benar dan tiada percanggahan maklumat di antara dokumen kontrak perjanjian fizikal (hardcopy) dengan dokumen yang dimuat naik ke dalam sistem. Tamat Meluluskan Dokumen Kontrak Perjanjian. M.S. 11/18 PK5.1 Tanggungjawab Urus Setia Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak Agensi (Contract Owner), Penasihat Undang-undang, Pembekal. dan Pentadbir Kontrak Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia iii) Carta Alir Perubahan Kontrak (Tanpa Kontrak Tambahan) Bil Carta Aliran Tindakan Mula 1. Carian kontrak Membuat Carian kontrak untuk memilih kontrak yang perlu dibuat perubahan. 2. Kemas kini/ Perubahan maklumat pemenuhan Membuat perubahan ke atas maklumat- maklumat yang dikunci masuk di butiran pemenuhan tanpa perlu mewujudkan kontrak tambahan Menyerahkan butiran pemenuhan kepada Pelulus untuk kelulusan. 3. Semakan maklumat pemenuhan Membuat dan semakan/kemas meluluskan butiran pemenuhan yang telah dibuat perubahan. kini Lulus? Tidak Menyerahkan semula butiran pemenuhan yang ingin dibuat perubahan kepada Pentadbir Kontrak untuk dipinda (jika perlu) Ya 4. Pemenuhan Menyediakan Kontrak berdasarkan maklumat butiran pemenuhan yang telah diluluskan Pesanan M.S. 12/18 PK5.1 Tanggung jawab Pentadbir Kontrak Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak Peminta
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 iv) Carta Alir Perubahan Kontrak (Dengan Kontrak Tambahan) Bil Carta Aliran Tindakan Mula 1. Carian kontrak Membuat Carian kontrak untuk memilih kontrak yang perlu dibuat perubahan 2. Kunci masuk/Kemas kini maklumat perubahan dan pilih Pihak Berkuasa Melulus Mengunci masuk maklumat perubahan Memilih Pihak Berkuasa Melulus (PBM) yang berkenaan Memuat naik surat kelulusan (jika berkaitan) Memuat naik surat kelulusan (jika berkaitan) Menyerahkan kepada kelulusan Menyerahkan kepada kelulusan Pelulus perubahan untuk Kontrak 3. Semakan/ kemas kini maklumat perubahan Membuat dan meluluskan butiran perubahan yang telah dibuat. semakan/kemaskini Tidak Menyerahkan butiran perubahan kepada Pentadbir Kontrak untuk dipinda (jika perlu). semula Lulus? Ya 4. Pelulus Kontrak Jawatankuasa Sebut Harga / LP/ LPP Sabah/ Sarawak Sistem akan menghantar permohonan perubahan kontrak kepada PBM yang berkenaan pilihan Pentadbir Kontrak berdasarkan Kementerian Kewangan 5. Kunci Masuk Keputusan mesyuarat Jika pilihan PBM adalah Kementerian Kewangan, Pentadbir Kontrak akan mengunci keputusan masuk permohonan perubahan. A Jika pilihan PBM adalah JKSH/LP /LPP Sabah/LPP Sarawak, Urus Setia akan mengunci masuk keputusan mesyuarat M.S. 13/18 Tanggung jawab Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak Sistem eP Pentadbir Kontrak Urus Setia PBM berkenaan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil Carta Aliran A 6. Memuat naik Surat Berkaitan Kontrak Tambahan maklumat perubahan 7. Semakan/ kemas kini Surat Berkaitan Kontrak Tambahan Kontrak Tambahan 8. Lulus? Ya Pengesahan penerimaan Surat Berkaitan Kontrak Tambahan Kontrak Tambahan 9. Penyediaan Kontrak Tambahan Tidak Tindakan Memuat naik Surat Berkaitan Kontrak siap yang Tambahan ditandatangan ke dalam sistem. telah Membuat dan meluluskan Surat Berkaitan Kontrak Tambahan. semakan/kemaskini Menyerahkan semula Surat Berkaitan Kontrak Tambahan kepada Pentadbir Kontrak untuk dipinda (jika perlu). Memuat turun Surat Berkaitan Kontrak Tambahan untuk semakan. Membuat pengakuan penerimaan Surat Berkaitan Kontrak Tambahan. Mengesahkan pengakuan penerimaan oleh pembekal. Menyediakan kontrak tambahan (rujuk di perkara 5: Penyediaan Dokumen Kontrak Perjanjian). M.S. 14/18 PK5.1 Tanggung jawab Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak Pembekal Pentadbir Kontrak
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 v) Carta Alir Penggantungan Kontrak Bil Carta Aliran Tindakan Mula 1. Carian kontrak Membuat Carian kontrak untuk memilih dibuat perlu yang kontrak penggantungan 2. Pilih item/Agensi Memilih item atau Agensi atau kedua- dibuat yang ingin duanya penggantungan Menyerahkan butiran penggantungan kepada Pelulus untuk kelulusan 3. Semakan/ kemas kini Penggantungan item/ Agensi Membuat semakan/kemas kini dan meluluskan butiran penggantungan. Menyerahkan semula butiran kepada Pentadbir penggantungan Kontrak untuk dipinda (jika perlu). Lulus? Tidak Ya Tamat Selesai proses penggantungan. M.S. 15/18 Tanggung jawab Pentadbir Kontrak Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 vi) Carta Alir Penamatan Kontrak Bil Carta Aliran Tindakan Mula 1. Carian kontrak Membuat Carian kontrak untuk memilih kontrak yang perlu dibuat penamatan 2. Pilih keputusan Penamatan dan memuat naik notis Memilih tindakan sama ada penghantaran Notis Remedi, Notis Penamatan atau Notis Penamatan Bersama Memuat naik Notis Remedi, Notis Penamatan atau Notis Penamatan Bersama ke dalam sistem Memuat naik Perjanjian Penamatan Bersama (jika berkaitan) Menyerahkan Notis Remedi, Notis Penamatan atau Notis Penamatan Bersama kepada Pelulus 3. Semakan/ kemas kini Penamatan Membuat semakan/kemas kini dan meluluskan butiran notis berkaitan. Menyerahkan semula butiran notis berkaitan kepada Pentadbir Kontrak untuk dipinda (jika perlu). Tidak Lulus? Ya 4. Penghantaran notis kepada pembekal Notis Remedi, Notis Penamatan atau Notis Penamatan Bersama di hantar kepada pembekal secara luar talian (manual) 5. Mengunci masuk maklumat penerimaan Mengunci masuk maklumat pengesahan penerimaan notis yang diterima oleh pembekal. Tamat Selesai proses penamatan M.S. 16/18 Tanggung jawab Pentadbir Kontrak Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak Pentadbir Kontrak Pentadbir Kontrak
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 vii) Carta Alir Pemfaktoran Bil Carta Aliran Tindakan Mula 1. Carian kontrak Membuat carian kontrak kontrak untuk tujuan penamatan memilih permohonan pemfaktoran bagi atau Tidak Kontrak difaktorkan? Ya 2. Permohonan Pemfaktoran Pembatalan/ Kemaskini Pemfaktoran Permohonan pemfaktoran - memuat naik perjanjian antara pembekal dan syarikat pemfaktoran Penamatan pemfaktoran - membuat permohonan penamatan 3. Lulus? Tidak Mengesahkan/menolak permohonan penamatan pemfaktoran/ pemfaktoran untuk kelulusan. Ya 4. Meluluskan/menolak pemfaktoran. Meluluskan/menolak pemfaktoran. permohonan Lulus? Ya Selesai proses penamatan Tamat M.S. 17/18 Tanggung jawab Pembekal Pembekal Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia viii) Carta Alir Perubahan Akaun Bank Bil Carta Aliran Tindakan Mula 1. Carian kontrak Membuat carian kontrak untuk memilih kontrak bagi tujuan perubahan akaun bank. Membuat carian kontrak untuk memilih kontrak bagi tujuan perubahan akaun bank. 2. Memilih no. akaun bank yang baharu. Perubahan Akaun Bank Menyerahkan butiran perubahan akaun bank kepada Pentadbir Kontrak. 3. Pengesahan perubahan akaun bank Mengesahkan permohonan perubahan akaun bank. Selesai proses penamatan Tamat M.S. 18/18 PK5.1 Tanggung jawab Pembekal Pentadbir Kontrak
1. 2. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 LAMPIRAN 6 TATACARA PROSES PEMENUHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN Peranan dan Capaian Sistem 1.1 Agensi hendaklah memastikan pengguna yang terlibat dan bertanggung jawab dalam proses Pemenuhan telah dilantik dan diwujudkan di dalam Pengurusan Profil. Proses Pemenuhan 2.1 Proses pemenuhan boleh dimulakan selepas mana-mana perkara berikut selesai dilaksanakan: 2.1.1 Proses pemilihan pembekal selesai dimuktamadkan di Modul Pembelian Terus (one-off); atau 2.1.2 Maklumat kontrak di dalam butiran Pemenuhan di Modul Pengurusan Kontrak telah dilengkapkan bagi mana-mana perolehan secara pembelian terus (bermasa), sebut harga atau tender yang mempunyai kontrak. 2.2 Modul Pemenuhan membolehkan Agensi melaksanakan pesanan dengan mengeluarkan Permintaan Pembelian (Purchase Request - PR)/Permintaan Kontrak (Contract Request - CR), Pesanan Kerajaan dan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan serta melaksanakan Padanan Pembayaran bagi tujuan Arahan Bayaran kepada Sistem iGFMAS. 2.3 Modul ini juga membolehkan pembekal mengesahkan Pesanan Kerajaan dan mengeluarkan Pesanan Penghantaran serta Invois kepada Agensi. M.S. 1/15
3. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Penyediaan Permintaan Pembelian/Permintaan Kontrak 3.1 PR dijana secara automatik selepas Nota Minta diluluskan di Modul Pembelian Terus. Manakala Permintaan Kontrak perlu dijana melalui Senarai Kontrak di Modul Pemenuhan atau Carian Katalog di Modul Pembelian Terus. 3.2 Bagi perolehan dan pengurusan kontrak yang mana kontraknya melibatkan bayaran pendahuluan, proses pesanan sehingga bayaran tersebut hendaklah dilaksanakan melalui Sistem bagi kontrak iGFMAS. Agensi juga hendaklah memastikan klausa berkaitan fi perkhidmatan dimasukkan dalam terma kontrak dan potongan fi perkhidmatan tersebut dibuat di Sistem iGFMAS. 3.3 Peminta hendaklah memastikan perkara berikut diberi perhatian semasa memproses Permintaan Pembelian atau pengeluaran Permintaan Kontrak: 3.3.1 Bagi Permintaan Pembelian, Peminta hendaklah memastikan bahawa maklumat yang diterima daripada Nota Minta iaitu maklumat item berserta kod item adalah tepat. Maklumat- maklumat lain seperti perihal pembelian, perincian Agensi (PTJ Dipertanggung), perincian permintaan, perincian pembekal, item, alamat penghantaran dan penetapan kod dipertanggung hendaklah disemak dan dikemaskini (jika perlu) semasa memproses Permintaan Pembelian. 3.3.2 Bagi penciptaan Permintaan Kontrak, Peminta hendaklah memastikan bahawa maklumat item berserta kod item adalah tepat. maklumat-maklumat lain seperti perihal pembelian, perincian Agensi (PTJ Dipertanggung), perincian permintaan, item, alamat penghantaran dan perincian pembekal, penetapan kod dipertanggung hendaklah disemak dan dikemaskini (jika perlu) semasa penciptaan Permintaan Kontrak. 3.3.3 Peminta hendaklah memastikan bahawa bilangan baris caj (charge line) dalam satu permintaan adalah tidak melebihi jumlah maksimum yang telah ditetapkan oleh sistem iaitu 450 baris caj. M.S. 2/15
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 3.3.4 Bagi permintaan yang mempunyai lebih daripada satu (1) baris caj, Peminta hendaklah memastikan kod dipertanggung mematuhi perkara berikut: (a) Vot B & T bagi baris caj (charge line) berbeza boleh digabungkan di bawah satu PR/CR yang sama. (b) Vot S & Dana Amanah bagi baris caj berbeza boleh digabungkan di bawah satu PR/CR yang sama. (c) Vot P tidak boleh digabungkan dengan mana-mana Vot & Dana Amanah di bawah satu PR/CR yang sama. (d) (a) & (b) di atas tidak boleh digabungkan bagi baris caj berbeza di bawah satu PR/CR yang sama. 3.3.5 Peminta juga hendaklah memastikan peraturan item mematuhi perkara berikut: (a) Satu (1) item yang sama tidak boleh mengguna pakai baris caj/Vot yang berbeza di dalam PR/CR yang sama. (b) Jika lebih daripada satu item, baris caj/Vot yang sama atau berlainan dalam satu PR/CR yang sama boleh digunakan tertakluk kepada syarat yang dinyatakan pada perenggan 3.3.4. 3.3.6 Peminta hendaklah mengesahkan maklumat permintaan adalah sah dan benar sebelum penyerahan dokumen permintaan kepada Pelulus Pemenuhan untuk kelulusan permintaan. 3.3.7 Pemilihan Pelulus Pemenuhan adalah bergantung kepada had kuasa melulus yang dibenarkan kepada pegawai yang diberi peranan tersebut untuk meluluskan Permintaan Pembelian/Permintaan Kontrak bagi tujuan pengeluaran Pesanan Kerajaan. M.S. 3/15
4. 5. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Kelulusan Permintaan Pembelian/Permintaan Kontrak 4.1 Pelulus Pemenuhan hendaklah mengambil tindakan berikut sebelum meluluskan Permintaan Pembelian/Permintaan Kontrak: 4.1.1 Menyemak Permintaan Pembelian/Permintaan Kontrak dan memastikan perenggan 3 di atas dipatuhi sepenuhnya; 4.1.2 Meminda maklumat Permintaan Pembelian/Permintaan Kontrak (jika perlu); 4.1.3 Mengemukakan kembali kepada Peminta untuk dikaji semula/dikemas kini sekiranya terdapat percanggahan maklumat atau kesilapan; dan 4.1.4 Mengesahkan maklumat Permintaan Permintaan Kontrak adalah sah dan benar. Pembelian/ 4.2 Bahagian Akaun Kementerian/Jabatan Akauntan Negeri akan menyemak dan meluluskan tanggungan peruntukan dan baris caj sebelum Pesanan Kerajaan dijana melalui Sistem eP. 4.3 Sekiranya tanggungan peruntukan tidak berjaya, ia akan diserah semula kepada Pelulus Pemenuhan supaya tindakan bersesuaian diambil segera ke atas peruntukan yang terlibat dalam perolehan tersebut. 4.4 Sekiranya terdapat kuiri ke atas baris caj di dalam Permintaan Pembelian/Permintaan Kontrak, ia akan diserah semula kepada Peminta untuk tindakan pembetulan ke atas baris caj tersebut. Pengesahan Pesanan Kerajaan 5.1 tidak melibatkan kontrak hendaklah Pesanan Kerajaan yang disahkan oleh pembekal di Sistem eP dalam tempoh 14 hari bagi mengelakkan Pesanan Kerajaan tersebut dibatalkan secara automatik. M.S. 4/15
6. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 5.2 Jika Pesanan Kerajaan yang tidak melibatkan kontrak hendak difaktorkan, pembekal hendaklah memasukkan maklumat syarikat pemfaktoran sebelum mengesahkan Pesanan Kerajaan. 5.3 Pesanan Kerajaan yang melibatkan kontrak hendaklah disahkan oleh pembekal di Sistem eP bagi membolehkan proses pemenuhan bekalan/perkhidmatan diteruskan. 5.4 Pesanan Kerajaan yang melibatkan kontrak yang telah difaktorkan, maklumat pemfaktoran akan dipaparkan secara automatik semasa pengesahan Pesanan Kerajaan. Pemenuhan Bekalan/Perkhidmatan dan Pengeluaran Pesanan Penghantaran 6.1 Pemenuhan bekalan/perkhidmatan adalah proses di mana pembekal melaksanakan pembekalan/perkhidmatan kepada Agensi mengikut terma yang telah dinyatakan dalam Pesanan Kerajaan. 6.2 Agensi hendaklah memastikan pembekal melaksanakan dengan teratur perkara-perkara berikut: 6.2.1 Pesanan Penghantaran telah dicipta semasa pembekalan/ perkhidmatan dilaksanakan; dan 6.2.2 Tarikh pembekalan yang dikunci masuk dalam Pesanan Penghantaran adalah merupakan tarikh jangkaan/tarikh penghantaran sebenar pembekalan atau perkhidmatan dilaksanakan. 6.3 Pemenuhan bekalan/perkhidmatan boleh dilaksanakan secara sepenuhnya atau separa oleh pembekal dalam satu pesanan dengan syarat mendapat persetujuan Agensi. 6.4 Pemenuhan bermaksud pembekal membuat penghantaran secara sekaligus tanpa sebarang penolakan oleh Agensi. bekalan/perkhidmatan sepenuhnya M.S. 5/15
7. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 6.5 Pemenuhan bekalan/perkhidmatan separa boleh berlaku dalam keadaan seperti berikut: 6.5.1 Pembekal membuat beberapa penghantaran secara berperingkat sehingga keseluruhan bekalan/perkhidmatan disempurnakan; atau 6.5.2 Pembekal pembekalan/perkhidmatan sepenuhnya tetapi berlaku penolakan oleh Agensi ke atas pembekalan/ sebahagian perkhidmatan. membuat penghantaran semasa Pengesahan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan 7.1 Penerima Barang/Perkhidmatan hendaklah memastikan perkara berikut: 7.1.1 Pembekalan/perkhidmatan disempurnakan oleh pembekal dalam tempoh dan mengikut spesifikasi yang ditetapkan; 7.1.2 Penilaian prestasi pembekal telah direkodkan; 7.1.3 Pesanan penghantaran yang dikemukakan oleh pembekal melalui Sistem eP hendaklah disahkan oleh Penerima janaan Nota Penerimaan Barang/Perkhidmatan untuk Bekalan/Perkhidmatan; dan 7.1.4 Agensi boleh menolak atau menerima sebahagian kuantiti yang dibekalkan dengan mengunci masuk kuantiti penerimaan dan ruangan Catatan justifikasi dalam Penolakan. 7.2 Kelulusan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan 7.2.1 Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan yang disediakan oleh Penerima Barang/Perkhidmatan hendaklah diluluskan oleh Pegawai Pengesah setelah berpuas hati dengan pembekalan/perkhidmatan tersebut; M.S. 6/15
8. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 7.2.2 Pegawai Pengesah hendaklah mengambil tindakan berikut sebelum meluluskan Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan: (a) Menyemak Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan memastikan perenggan 7.1 di atas dipatuhi sepenuhnya; dan (b) Meminda bekalan/ perkhidmatan kecuali penilaian prestasi pembekal yang oleh Penerima Barang/ Perkhidmatan (jika perlu). maklumat penerimaan dilaksanakan Pengeluaran Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan 8.1 Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan boleh dikeluarkan oleh Pelulus Pemenuhan untuk menamatkan penghantaran ke atas bekalan/perkhidmatan yang belum diterima oleh Agensi. Agensi hendaklah memilih sebab pemberhentian yang bersesuaian di ruangan Justifikasi. 8.2 Pembekal juga boleh mengemukakan permohonan Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan untuk pertimbangan Agensi sekiranya didapati baki bekalan/perkhidmatan tidak dapat disempurnakan. 8.3 Invois hanya boleh dikeluarkan oleh pembekal ke atas bekalan/perkhidmatan yang telah disah terima oleh Pegawai Pengesah Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan dikeluarkan atau diluluskan oleh Pelulus Pemenuhan bagi tujuan pembayaran. selepas Arahan Untuk 8.4 Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan akan menyebabkan perubahan kepada nilai tanggungan peruntukan asal pengurangan bagi Pesanan Kerajaan penghantaran Bekalan/Perkhidmatan. disebabkan oleh M.S. 7/15
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 9. Penyerahan Invois 9.1 Invois akan dijana selepas Pegawai Pengesah meluluskan Nota Penerimaan Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan dikeluarkan/diluluskan oleh Pelulus Pemenuhan. Bekalan/Perkhidmatan atau 9.2 Jika Pesanan Kerajaan pemfaktoran akan dipaparkan sebagai penerima bayaran. telah difaktorkan, maklumat syarikat 9.3 Pembekal hendaklah memastikan maklumat yang terkandung di tujuan Padanan dalam Pembayaran oleh Pegawai Padanan Bayaran. Invois adalah sah dan benar bagi 10. Pengeluaran Nota Kredit /Nota Debit 10.1 Nilai Nota Kredit/Nota Debit adalah dijana berdasarkan perbezaan nilai baris caj bekalan/perkhidmatan di Invois berbanding nilai tanggungan baris caj tersebut di Pesanan Kerajaan. 10.2 Nota Kredit akan dijana sekiranya berlaku pengurangan ke atas nilai mana-mana baris caj di Invois berbanding nilai tanggungan baris caj bekalan/perkhidmatan tersebut di Pesanan Kerajaan. 10.3 Manakala Nota Debit akan dijana sekiranya berlaku penambahan ke atas nilai mana-mana baris caj di Invois berbanding nilai tanggungan baris caj tersebut di Pesanan Kerajaan. Pengeluaran Nota Debit perlu mendapat kelulusan daripada Pelulus Pemenuhan. 10.4 Sekiranya terdapat Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan, Nota Kredit dijana berdasarkan perbezaan antara baris caj di Invois berbanding nilai tanggungan peruntukan mana- mana baris caj yang terkini. M.S. 8/15
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 10.5 Ringkasan pengeluaran Nota Kredit/Nota Debit adalah seperti berikut: Senario Pemenuhan Pengeluaran Nota Kredit Pengeluaran Nota Debit Pemenuhan Tanpa Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan Nilai baris caj di Pesanan Kerajaan > nilai baris caj di Invois Nilai di Pesanan Kerajaan < nilai baris caj di Invois baris caj Pemenuhan yang melibatkan Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/ adalah Perkhidmatan mengikut seperti berikut: takrifan Untuk mendapatkan nilai B, bandingkan nilai A dan nilai D iaitu A - D. Untuk mendapatkan nilai B, bandingkan nilai A dan nilai D iaitu A - D. A : Nilai baris caj asal di Pesanan Kerajaan B : Nilai baris caj baharu di Kerajaan Pesanan (selepas ditolak nilai D) C : Nilai baris caj di Invois D : Nilai Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan nilai C Sekiranya kurang daripada B, Nota Kredit akan dijana iaitu C < B. Nota: Sekiranya tiada perbezaan di antara nilai B dan C, tiada Nota Kredit/Nota Debit. Sekiranya nilai C lebih daripada B, Nota Debit akan dijana iaitu C > B. Nota: Sekiranya tiada perbezaan di antara nilai B dan C, tiada Nota Kredit/Nota Debit. 11. Padanan Pembayaran 11.1 Padanan Pembayaran adalah proses bagi membolehkan Arahan Bayaran dihantar ke Sistem iGFMAS yang dilaksanakan oleh Pegawai Padanan Bayaran dengan melaksanakan perkara-perkara berikut: 11.1.1 Menyemak dokumen Padanan Pembayaran Kerajaan, iaitu Pesanan Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan, Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan (jika ada), Invois dan Nota Kredit/Nota Debit (jika ada) serta mengunci masuk maklumat Perihal Pembayaran; dan Nota M.S. 9/15
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 11.1.2 Memastikan maklumat potongan bayaran seperti penalti, royalti serta maklumat baris caj potongan bayaran adalah tepat dan betul (jika ada) dengan merujuk kepada Garis Panduan Pelaksanaan Potongan Ke Atas Bayaran Kontrak Melalui Sistem eP di skrin Pegawai Padanan Bayaran. Bagi Padanan Pembayaran yang mempunyai potongan bayaran, maklumat tersebut adalah dipaparkan secara automatik daripada Modul Pengurusan Kontrak. 12. Kuiri Padanan Pembayaran 12.1 Kuiri Padanan Pembayaran membolehkan Pegawai Padanan Bayaran membuat kaji semula invois yang telah diserahkan oleh pembekal di dalam Sistem eP bagi membolehkan pembekal untuk membatalkan invois berkaitan sekiranya terdapat kesilapan. 12.2 Pembekal perlu membatalkan invois dan Pesanan Penghantaran (jika perlu) bagi membetulkan kesilapan yang dikuiri oleh Pegawai Padanan Bayaran. Pembekal hendaklah mencipta Pesanan Penghantaran (jika perlu) dan seterusnya menyerahkan invois yang baharu. 12.3 Kuiri Arahan Pembayaran (jika ada) akan dibuat oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) selepas Padanan Pembayaran dilaksanakan. Kuiri boleh melibatkan empat (4) skop iaitu: (a) Baris Caj Potongan Bayaran; (b) Perihal Pembayaran; (c) Maklumat Bank Pembekal/Syarikat Pemfaktoran; atau (d) Amaun Invois. 12.4 Agensi boleh merujuk Garis Panduan Proses Kuiri Padanan Bayaran (Payment Match Query - PMQ) Di Dalam Sistem ePerolehan bertarikh 24 Oktober 2019 di portal eP. M.S. 10/15
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 13. Pengesahan Status Pembayaran Arahan Pembayaran yang telah selesai diproses dalam Sistem iGFMAS akan dikemaskini ke Sistem eP untuk menandakan bahawa transaksi Pesanan Kerajaan tersebut telah selesai. 14. Carta Alir bagi proses pemenuhan adalah seperti di Lampiran 6.1. M.S. 11/15
Bil. 1. 2. 3. 4. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Lampiran 6.1 Carta Alir Proses Pemenuhan Bekalan/Perkhidmatan Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab Mula Cipta/Kemas kini Permintaan Pembelian/Kontrak Mencipta/ Mengemas kini Pembelian/ Permintaan Permintaan Kontrak. Peminta Menyerahkan Permintaan Pembelian/ Permintaan Kontrak kepada Pelulus untuk kelulusan. Semakan Permintaan Pembelian/ Kontrak Membuat dan mengemas kini atau meluluskan Pembelian/ Permintaan Permintaan Kontrak. semakan Pelulus Lulus? Tidak Menyerahkan semula Permintaan Pembelian/ Permintaan Kontrak kepada Peminta untuk dikaji semula (jika perlu) Ya Semakan Peruntukan Membuat semakan peruntukan di Sistem iGFMAS ke atas nilai di dalam Permintaan Pembelian/ Permintaan Kontrak. JANM (Sistem) Tidak Mencukupi? Ya Semakan baris caj Membuat semakan ke atas baris caj (charge line). JANM (Pejabat Perakaunan) Tidak Berjaya? Ya A M.S. 12/15
Bil 5. 6. 7. 8. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab A Pengesahan Pesanan Kerajaan Mengesahkan Kerajaan. Pesanan Pembekal Menyerahkan Pesanan Penghantaran Menyerahkan Penghantaran Penerima Perkhidmatan. Pesanan kepada Barang/ Pembekal Melaksanakan Pembekalan/ Perkhidmatan Melaksanakan perkhidmatan. pembekalan/ Semak/ Kunci Masuk penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan Menyemak dan mengunci masuk maklumat penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan. Penerima Barang/ Perkhidmatan Membuat penilaian pembekal. Sahkan? Tidak Mengesahkan dan menyerahkan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan kepada Pegawai Pengesah. Ya Semak/ Kemaskini Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan Perkhidmatan Menyemak maklumat di dalam Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan. Pegawai Pengesah Lulus? Ya Pegawai boleh mengambil tindakan sama ada: − Lulus − Kaji Semula − Tolak Pengesah Tidak B Kaji semula? Ya Tidak (Tolak) M.S. 13/15
Bil 9. 10. 11. 12. 13. 14. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Carta Aliran B SDI? Ya Tidak Cipta/Lulus SDI Cipta Invois Batalkan Invois Nota Nota Debit Debit ? Tidak Ya Meluluskan Nota Debit Padanan Pembayaran Ya Kuiri? Tidak C D PK 5.1 Tindakan Tanggungjawab Mengeluarkan Untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan (Stop Delivery Instruction - SDI) (jika berkaitan). Arahan Pembekal/ Pelulus Mencipta SDI. Pelulus Melulus/Menolak SDI sekiranya SDI diterima daripada pembekal. Mencipta dan menyerahkan Invois. Pembekal Membatalkan Invois. Pembekal Nota Kredit/Nota Debit dijana secara Sistem eP automatik (jika berkaitan). Meluluskan bagi tanggungan tanggungan asal dalam Nota Debit penambahan berbanding Pesanan Kerajaan. nilai Pelulus Nota Debit dihantar ke Sistem iGFMAS peruntukan tanggungan untuk (tambahan). JANM (Sistem) Membuat Padanan Pembayaran Pegawai Padanan Bayaran Membuat kuiri Padanan Pembayaran Pegawai Padanan Bayaran M.S. 14/15
Bil Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Carta Aliran C D Arahan Bayaran Kuiri? Ya Tidak Tamat PK 5.1 Tindakan Tanggungjawab Arahan Bayaran dihantar ke Sistem Sistem eP iGFMAS. Sistem iGFMAS menerima Arahan Bayaran utk proses semakan. JANM ((Peraku I, Peraku II dan Pegawai Perakaunan) Membuat kuiri Arahan Bayaran Status pembayaran akan dihantar oleh Sistem iGFMAS ke Sistem eP untuk rujukan pengguna. JANM (Sistem) M.S. 15/15
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 LAMPIRAN 7 Terma Rujukan Pasukan Petugas Kementerian Pengerusi Ketua Setiausaha Kementerian/Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian Ahli i. Setiausaha Bahagian Perolehan/Kewangan; ii. Setiausaha Bahagian Pentadbiran/Korporat; iii. Setiausaha Bahagian Teknologi Maklumat; dan iv. Wakil Ketua Jabatan/PTJ; v. Wakil Unit Audit Dalam Kementerian; dan vi. Wakil-wakil lain (mengikut keperluan). Peranan i. Memastikan keperluan infrastruktur ICT di Agensi untuk pelaksanaan Sistem eP disediakan; ii. Menyediakan khidmat sokongan teknikal ICT disediakan untuk Sistem eP; iii. Memastikan semua pengguna Sistem eP mendapat capaian dan latihan sewajarnya; iv. Memastikan semua PTJ di bawah seliaan agensi masing-masing boleh bertransaksi melalui Sistem eP; v. Memantau pelaksanaan dan penggunaan Sistem eP bagi mencapai prestasi yang ditetapkan; vi. Melaporkan prestasi penggunaan dan status pelaksanaan Sistem eP kepada Sektor Sistem Perolehan dan Pendaftaran, Bahagian Perolehan Kerajaan (BPK); vii. Memastikan penglibatan pengguna-pengguna berkaitan dalam mana-mana pengujian atau sesi taklimat yang dilaksanakan oleh Kementerian Kewangan Malaysia (MoF) apabila diperlukan; viii. Mengenal pasti pegawai-pegawai yang berkeupayaan untuk M.S. 1/2
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 memberi latihan kepada PTJ di bawah Kementerian masing- masing. Pegawai tersebut juga bertindak sebagai pegawai perhubungan di antara Kementerian dan MoF; ix. Mengenal pasti dan menyelesaikan isu-isu dan permasalahan dalam pelaksanaan Sistem eP; dan x. Memastikan keberkesanan fungsi Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan) termasuk menyelesaikan permasalahan dalam pelaksanaan eP di Agensi Kekerapan Sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam tempoh enam (6) bulan Mesyuarat M.S. 2/2
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 LAMPIRAN 8 Terma Rujukan Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan) Pengerusi Ketua Jabatan/Timbalan Ketua Jabatan Ahli i. Pegawai Bahagian Perolehan/Kewangan Kementerian; ii. Pegawai Unit Perolehan/ Kewangan Jabatan; iii. Pegawai Unit Pentadbiran/Korporat Jabatan; iv. Pegawai Teknologi Maklumat Jabatan; dan v. Pegawai-pegawai lain (mengikut keperluan). Peranan i. Memastikan keperluan infrastruktur ICT di Agensi untuk pelaksanaan Sistem eP disediakan; ii. Memastikan khidmat sokongan teknikal ICT disediakan untuk Sistem eP; iii. Memastikan semua pengguna Sistem eP mendapat capaian dan latihan sewajarnya; iv. Memastikan semua PTJ di bawah seliaan agensi masing-masing boleh bertransaksi melalui Sistem eP; v. Memantau pelaksanaan dan penggunaan Sistem eP bagi mencapai prestasi yang ditetapkan; vi. Melaporkan prestasi penggunaan dan status pelaksanaan Sistem eP kepada Pasukan Petugas Kementerian; vii. Memastikan penglibatan pengguna-pengguna berkaitan dalam mana-mana pengujian atau sesi taklimat yang dilaksanakan oleh Kementerian Kewangan Malaysia (MoF) apabila diperlukan; viii. Mengenal pasti pegawai-pegawai yang berkeupayaan untuk memberi latihan kepada PTJ di bawah Agensi masing-masing. Pegawai tersebut juga bertindak sebagai pegawai perhubungan di M.S. 1/2
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK5.1 antara Agensi (Jabatan) dengan Kementerian masing-masing serta MoF; dan ix. Mengenal pasti dan menyelesaikan isu-isu serta permasalahan dalam pelaksanaan Sistem eP dan dikemukakan kepada Pasukan Petugas Kementerian masing-masing sekiranya perlu. Kekerapan Sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam tempoh enam (6) bulan Mesyuarat M.S. 2/2