TATACARA PELAKSANAAN FUNGSI TATATERTIB U N I T I N T E G R I T I A G E N S I AW A M BAHAGIAN PENGURUSAN INTEGRITI AGENSI SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA
KANDUNGAN PERKARA 1. PENDAHULUAN 2. TUJUAN TATACARA 3. TAFSIRAN 4. KOMPONEN PELAKSANAAN FUNGSI TATATERTIB 4.1. Asas Tindakan Urus Setia Tatatertib 4.2. 4.3. Pihak Bertanggungjawab Jenis Kes Tatatertib 5. PROSES KERJA PELAKSANAAN FUNGSI TATATERTIB 6. PEMAKAIAN & PEMATUHAN LAMPIRAN 1 CARTA ALIRAN KERJA PELAKSANAAN FUNGSI TATATERTIB 1 MUKA SURAT 2 2 2 5 5 6 7 7 9 10
1. 2. 3. TATACARA PELAKSANAAN FUNGSI TATATERTIB AGENSI AWAM PENDAHULUAN 1.1 Tatatertib merupakan salah satu daripada enam fungsi yang perlu dilaksanakan oleh setiap Unit Integriti (UI) agensi awam selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2013 (PP Bil.6/2013) yang bertujuan untuk melaksanakan fungsi urus setia Lembaga Tatatertib sesebuah agensi awam. 1.2 Dalam konteks fungsi teras UI, tatatertib adalah bertujuan untuk memastikan setiap kes yang melibatkan pelanggaran tata kelakuan oleh warga kerja agensi di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U.(A) 395/1993] dan mana-mana undang-undang yang berkuat kuasa diurus selia mengikut peraturan yang ditetapkan dengan sebaiknya. TUJUAN TATACARA Tatacara ini dikeluarkan bertujuan : 2.1 Menjelaskan mengenai pelaksanaan fungsi tatatertib di UI di Agensi Awam. 2.2 Memberi panduan yang seragam dalam pelaksanaan fungsi urus setia tatatertib dalam sesebuah agensi. TAFSIRAN Bagi tujuan tatacara ini; 3.1 Aduan ertinya sesuatu aduan mengenai salah laku atau pelanggaran tatatertib yang telah dilaporkan secara rasmi kepada UI. 3.2 Agensi ertinya kementerian (Persekutuan dan Negeri), jabatan (Persekutuan dan Negeri), Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan, sama ada keseluruhan organisasi agensi berkenaan ataupun sebahagian daripadanya. 3.3 Agensi Penguatkuasaan ertinya mana-mana seksyen, unit, bahagian, jabatan yang ditubuhkan oleh mana-mana undang-undang bertulis sama ada persekutuan, negeri atau kerajaan tempatan yang mempunyai fungsi penyiasatan dan penguatkuasaan. 3.4 Biro Pengaduan Awam (BPA) ertinya agensi kerajaan di bawah Jabatan Perdana Menteri Malaysia untuk menangani aduan awam terhadap warga kerja kerajaan, kekurangan dan penangguhan dalam perkhidmatan dan utiliti awam, dan undang- undang dan dasar awam. 2
3.5 Fungsi Teras ertinya enam (6) fungsi teras Unit Integriti (UI) yang diperuntukkan dalam PP Bil.6/2013. 3.6 Jawatankuasa Menilai Maklumat (JMM) ertinya jawatankuasa yang ditubuhkan oleh UI agensi untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil ke atas aduan/ maklumat yang diterima. 3.7 Ketua Jabatan ertinya bertanggungjawab bagi sesuatu Kementerian, Jabatan, Institusi, Agensi atau Unit dan termasuklah mana-mana pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa dengan sewajarnya secara bertulis oleh pegawai yang bertanggungjawab bagi Kementerian, Jabatan, Institusi, Agensi atau Unit untuk bertindak bagi pihaknya (PUA 395 Persekutuan dan Negeri). 3.8 Ketua Unit Integriti (KUI) ertinya berdasarkan gelaran jawatan di kementerian, jabatan dan SUK yang mengetuai Unit Integriti (UI) dipanggil Pengarah Bahagian atau Pengarah Jabatan. Bagi maksud penyelarasan untuk tatacara ini penggunaan dan pemakaian selepas ini akan dipanggil sebagai KUI. 3.9 Laporan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (LSPRM) ertinya surat rasmi yang dikeluarkan oleh SPRM kepada agensi mengenai aduan dan siasatan yang menunjukkan tiada elemen kes jenayah rasuah tetapi telah menemui bukti kesalahan pelanggaran integriti yang bersifat menyalahi tata kelakuan terhadap pegawai atau kakitangan agensi tersebut. 3.10 Lembaga Tatatertib Kumpulan Pengurusan (No.1) ertinya LTT yang dianggotai oleh Ketua Setiausaha Negara (KSN) sebagai Pengerusi dan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA) serta dua (2) orang pegawai yang dilantik oleh Perdana Menteri sebagai anggota. LTT ini mempunyai bidang kuasa tindakan tatatertib bukan dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat ke atas semua pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi serta pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional di Gred 48 yang setaraf dan ke atas. 3.11 Lembaga Tatatertib Kumpulan Pengurusan (No.2) ertinya LTT ini dianggotai oleh Ketua Setiausaha (KSU)/Ketua Pengarah (KP)/ Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK) sebagai Pengerusi dan Timbalan Ketua Setiausaha (TKSU)/ Timbalan Ketua Pengarah (TKP)/ Timbalan Setiausaha Kerajaan Negeri (TSUK) serta seorang pegawai yang tidak rendah dari Gred 48 yang setaraf, yang dilantik oleh KSU atau SUK sebagai anggota. LTT ini mempunyai bidang kuasa tindakan tatatertib bukan dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat ke atas pegawai dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional di Gred 41 yang setaraf bagi tiap-tiap Negeri yang berkenaan. 3.12 Lembaga Tatatertib Kumpulan Sokongan (No.1) ertinya LTT ini dianggotai oleh KSU/ KP/ SUK sebagai Pengerusi dan TKSU/ TKP/ TSUK serta Penasihat Undang-Undang atau Wakil Peguam Negara sebagai anggota. LTT ini mempunyai bidang kuasa tindakan tatatertib dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat bagi pegawai dalam Kumpulan Sokongan bagi tiap-tiap Negeri yang berkenaan. 3
3.13 Lembaga Tatatertib Kumpulan Sokongan (No. 2) LTT ini dianggotai oleh TKSU/Ketua Jabatan atau Ketua Bahagian Tempatan/ TSUK sebagai Pengerusi dan Setiausaha Bahagian/ Timbalan Ketua Jabatan atau Timbalan Ketua Bahagian Tempatan/ Ketua Penolong Setiausaha serta seorang pegawai dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang dilantik oleh KSU atau SUK sebagai anggota. LTT ini mempunyai bidang kuasa tindakan tatatertib bukan dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat bagi pegawai dalam Kumpulan Sokongan bagi tiap-tiap Negeri yang berkenaan. 3.14 Maklumat ertinya sesuatu maklumat mengenai salah laku atau pelanggaran tatatertib agensi yang diperoleh oleh UI melalui sumber-sumber selain pengadu. 3.15 Pegawai Integriti (PI) ertinya pegawai yang dilantik dan berkhidmat di UI. 3.16 Penyelia ertinya seseorang yang bertanggungjawab ke atas pegawai bawahnya. Pegawai Penyelia mestilah mempunyai hubungan taraf tinggi rendah dalam satu susunan kuasa (span of control) di mana jawatan yang lebih tinggi itu bertanggungjawab secara langsung menyelia jawatan yang lebih rendah. 3.17 Pihak Berkuasa Tatatertib ertinya Suruhanjaya Perkhidmatan berkenaan yang bidang kuasanya meliputi perkhidmatan di mana pegawai tersebut ialah seorang anggota mengikut peruntukan-peruntukan pada Bahagian X Perlembagaan Persekutuan dan termasuklah seorang pegawai atau sesuatu lembaga pegawai dalam perkhidmatan awam yang boleh menjalankan fungsi Suruhanjaya berhubung dengan pengawalan tatatertib menurut Fasal (5A), (5B), (6) atau (6A) Perkara 144 Perlembagaan Persekutuan. Pihak Berkuasa Tatatertib lebih dikenali sebagai Lembaga Tatatertib (LTT) dilantik berdasarkan Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 (P.U.(A) 396). 3.18 Sistem Pengurusan Aduan Awam (SISPAA) ertinya sistem pengurusan aduan awam bersepadu yang telah dibangunkan oleh Biro Pengaduan Awam (BPA). 3.19 Sumber Aduan/ Maklumat ertinya punca sesuatu aduan atau maklumat seperti pengadu, Sistem Aduan Integriti, Pegawai Integriti, Ketua Jabatan, SISPAA, BPA, LSPRM, Laporan Ketua Audit Negara (LKAN), surat rasmi jabatan kerajaan, e-mel, faksimile, telefon, media sosial, media massa dan surat layang. 3.20 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA) ertinya PBT yang mempunyai bidang kuasa untuk mengenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat bagi semua pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Selain itu SPA juga menjalankan fungsi sebagai Lembaga Rayuan Tatatertib Perkhidmatan Awam bagi kumpulan pegawai yang telah dikenakan tindakan/hukuman tatatertib oleh Lembaga Tatatertib (LTT). 3.21 Urus Setia ertinya PI yang menguruskan, prosiding tatatertib dan keurusetiaan tatatertib. 4
4. KOMPONEN PELAKSANAAN FUNGSI TATATERTIB 1 Asas Tindakan Urus Setia Tatatertib 2 Pihak Bertanggungjawab 3 Jenis Kes Tatatertib Rajah 1: Komponen Pelaksanaan Fungsi Tatatertib 4.1 Asas Tindakan Urus Setia Tatatertib Mengurusetia kes tatatertib berdasarkan hasil dan perakuan berikut: 4.1.1 Laporan Jawatankuasa Siasatan Dalaman (JKSD) Hasil siasatan dalaman yang telah diperakukan oleh Ketua Jabatan. 4.1.2 Laporan Jawatankuasa Siasatan Khas (JKSK) berkaitan teguran dari Laporan Ketua Audit Negara (LKAN) / Lain-lain laporan. Hasil siasatan JKSK yang mengesyorkan tindakan tatatertib ke atas warga kerja agensi yang diperakukan oleh Ketua Jabatan berkaitan. 4.1.3 Laporan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (LSPRM) LSPRM yang dikemukakan oleh SPRM ke atas warga kerja agensi yang telah disiasat di bawah Akta SPRM 2009 dan tidak dituduh di mahkamah. 4.1.4 Syor Jawatankuasa Menilai Maklumat (JMM) Aduan/ maklumat yang telah diputuskan oleh JMM untuk diambil tindakan tatatertib. 4.1.5 Laporan Salah Laku dan Pelanggaran Tatatertib yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan Laporan yang dikemukakan oleh KJ terhadap warga kerja yang telah melanggar mana-mana undang-undang atau peraturan yang sedang berkuat kuasa. 4.1.6 Laporan Pengesahan & Pengesanan oleh UI (LPP) Hasil LPP yang telah dilaksanakan oleh Sub-unit P&P terhadap sesuatu aduan/maklumat yang diterima daripada pelbagai sumber. 4.1.7 Laporan daripada Agensi Penguatkuasaan Lain Laporan yang dikemukakan oleh Agensi Penguatkuasaan Lain ke atas pegawai yang melakukan pelanggaran tatatertib. 5
4.2 Pihak Bertanggungjawab 4.2.1 Penyelia Penyelia dikehendaki melakukan kawalan dan pemantauan secara berterusan ke atas pegawai warga kerja di bawah seliaannya dan bertanggungjawab melaporkan sebarang pelanggaran tatatertib kepada Ketua Jabatan. 4.2.2 Ketua Jabatan (KJ) KJ mengambil tiap-tiap hal tindakan pentadbiran yang sesuai dalam pelanggaran mana-mana peruntukan yang sedang berkuat kuasa serta melaporkan kepada Unit Integriti untuk tindakan tatatertib dilaksanakan. 4.2.3 Unit Integriti (UI) a. UI menerima dan memproses laporan tatatertib dari mana-mana yang dimaksudkan di Perkara 4.1.1 hingga 4.1.7. b. UI mengurusetiakan Mesyuarat Lembaga Tatatertib (LTT), membuat susulan dan menyediakan laporan perkara berbangkit ke atas semua keputusan Mesyuarat Lembaga. c. Menyedia dan menyimpan minit mesyuarat LTT dan salinan dokumen mesyuarat di bawah kendalian unit secara sistematik. d. Mengedarkan keputusan-keputusan mesyuarat kepada pihak-pihak yang relevan untuk diambil tindakan. 4.2.4 Lembaga Tatatertib Pihak Berkuasa Tatatertib yang lebih dikenali sebagai LTT adalah dilantik berdasarkan Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 (P.U.(A) 396). LTT bertanggungjawab meneliti dan memutuskan sama ada warga kerja bersalah atau tidak serta menentukan hukuman yang sewajarnya. Penyelia KetuaJabatan Urus Setia Lembaga Tatatertib Pihak Berkuasa Tatatertib Pegawai yang bertanggungjawab ke atas warga kerja di bawahnya Kumpulan Pengurusan Tertinggi & Kumpulan Pengurusan dan Profesional Unit Integriti (UI) Agensi Urus setia Tatatertib JPA LTT Kumpulan Pengurusan (No.2) & LTT Kumpulan Sokongan (No.1) & (No.2) LTT Kumpulan Pengurusan (No.1) Kawalan dan pemantauan secara berterusan ke atas warga kerja di bawah seliaannya dan melaporkan kepada KJ Mengambil tindakan pentadbiran dan melaporkan kepada UI Menerima, memproses dan mengurusetiakan kes tatatertib Memutuskan sama ada wujud prima facie, bersalah dan menentukan hukuman Rajah 2: Pihak Bertanggungjawab Ke Atas Pengurusan Tatatertib 6
5. 4.3 Jenis Kes Tatatertib Setiap proses kerja kes tatatertib yang tersenarai di bawah boleh dirujuk dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam [P.U.(A) 395/1993]. (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 4.3.1 Kes Tatatertib Biasa (Am) di bawah Peraturan 35, 36, 37; 4.3.2 Kes Perbicaraan/ Sabitan Mahkamah Jenayah di bawah Peraturan 28, 29, 33; 4.3.3 Kes Tahanan, Buang Negeri dan sebagainya di bawah Peraturan 32, 33; 4.3.4 Kes Tidak Hadir Bertugas Tak Dapat Dikesan di bawah Peraturan 26; 4.3.5 Kes-Kes Tatatertib Penamatan Perkhidmatan Demi Kepentingan Awam di bawah Peraturan 49; dan 4.3.6 Kes Surcaj di bawah Peraturan 51 P.U.(A)395/1993/ Seksyen 18, Akta Prosedur Kewangan 1957/ Arahan Perbendaharaan 316, 317. PROSES KERJA PELAKSANAAN FUNGSI TATATERTIB Tatatertib boleh dilaksanakan seperti berikut: (Carta Aliran Kerja Tatatertib boleh dirujuk di Lampiran 1) BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK 1. Urus setia tatatertib Menerima laporan seperti mana yang KUI dinyatakan dalam Perkara 4.1.1-4.1.7 2. Urus setia tatatertib Menyemak dokumen yang dilaporkan dan memastikan ia disertakan dengan lengkap. i. Penyediaan Lengkap- Pertimbangan Penentuan Kes Tak Lengkap- Mohon dokumen lengkap Kertas 2. Urus setia tatatertib Menyemak dokumen yang dilaporkan dan memastikan ia disertakan dengan lengkap. i. Penyediaan Lengkap- Pertimbangan Penentuan Kes Tak Lengkap- Mohon dokumen lengkap Kertas 2. Urus setia tatatertib Menyemak dokumen yang dilaporkan dan memastikan ia disertakan dengan lengkap. i. Penyediaan Lengkap- Pertimbangan Penentuan Kes Tak Lengkap- Mohon dokumen lengkap Kertas 3. Urus setia tatatertib Mengkaji dan menyediakan kertas bagi menentukan sama ada jenis pelanggaran tatatertib yang dilaporkan adalah dari jenis: KUI i. patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat (P.37); atau ii. patut dikenakan hukuman selain buang kerja atau turun pangkat (P.36) 4. KUI Menyemak kertas yang disediakan oleh urus setia tatatertib KJ/ Penyelia 7
5. 6. KUI Pengerusi LTT Edar kertas bagi penentuan pelanggaran Pengerusi Lembaga Tatatertib Penentuan jenis pelanggaran tatatertib: i. patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat (P.37); atau jenis kepada tatatertib ii. patut dikenakan hukuman selain buang kerja atau turun pangkat (P.36) 7. Urus setia tatatertib i. Menyediakan Kertas Pertimbangan Prima Facie (sekiranya penentuan di bawah Peraturan 37); atau 8. KUI ii. Menyediakan Kertas Penentuan Wujud Suatu Kesalahan Tatatertib (sekiranya penentuan di bawah Peraturan 36) Kertas Edar bagi keputusan kepada Pengerusi Lembaga Tatatertib Pertimbangan 9. Pengerusi LTT i. Pengerusi LTT [No.2] membuat keputusan wujud suatu kesalahan tatatertib atau tidak wujud; atau ii. Pengerusi LTT [No.1] membuat keputusan wujud kes prima facie atau tidak wujud 10. Urus setia tatatertib i. Menyediakan Surat Pertuduhan (sekiranya wujud); atau ii. Kes tutup dan maklumkan kepada tak yang berkenaan wujud) (sekiranya 11. Urus setia tatatertib Edar Surat Pertuduhan kepada Pegawai yang dituduh (dalam tempoh 21 hari pegawai perlu membuat representasi bertulis) 12. Urus setia tatatertib i. ii. Terima representasi - Edar untuk ulasan KJ/Penyelia dan persiapan penyediaan Kertas Pertimbangan Hukuman Tidak persiapan Pertimbangan Hukuman terima representasi- Kertas penyediaan 13. Urus setia tatatertib Menyediakan Lembaga Tatatertib 13. Urus setia tatatertib Menyediakan Lembaga Tatatertib Kertas 14. Urus setia tatatertib Membentangkan kes dalam Mesyuarat Lembaga Tatatertib Lembaga Tatatertib Membuat keputusan: 15. i. Dibebaskan ii. Disabit/ hukuman 16. Urus setia tatatertib Menyediakan Minit Mesyuarat Lembaga 17. Urus setia tatatertib Tatatertib i. Memaklumkan kepada pegawai dituduh (sekiranya dibebaskan) 8 Pengerusi LTT Urus setia tatatertib Pengerusi LTT Urus setia tatatertib Pegawai yang dituduh Pegawai yang dituduh Lembaga Tatatertib
6. ii. Menyediakan Surat Keputusan Hukuman (sekiranya disabitkan) 18. Urus setia tatatertib Hantar keputusan LTT kepada pegawai dan nyatakan peluang merayu 19. Urus setia tatatertib Mengemukakan Suruhanjaya 19. Urus setia tatatertib Mengemukakan Suruhanjaya Rayuan Pegawai yang dituduh SPA 20. Urus setia tatatertib Edarkan keputusan hukuman kepada bahagian sumber manusia untuk tujuan rekod dalam buku perkhidmatan pegawai Bahagian Sumber Manusia 21. Urus setia tatatertib i. Kemas kini Laporan urus setia ii. iii. Tatatertib. Edar kepada KUI untuk semakan berkala Edarkan kepada pegawai yang bertanggungjawab/sediakan Laporan Berkala UI KUI/ PI yang bertanggungjawab menyediakan Laporan Berkala UI PEMAKAIAN & PEMATUHAN 6.1 Tatacara ini adalah panduan umum kepada semua KUI dan UI agensi awam di Persekutuan dan Negeri dalam melaksanakan Fungsi Teras Tatatertib. 6.2 Semua agensi awam digalakkan untuk menerima pakai tatacara ini supaya segala keputusan yang diambil oleh Kerajaan berhubung dengan penginstitusian dan pembudayaan integriti di pelbagai agensi dapat diuruskan dengan seragam, cekap, teratur dan berkesan. 6.3 Bagi Perkhidmatan Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan, garis panduan ini boleh disesuaikan dengan polisi dan tatacara tatatertib agensi masing- masing. 9
LAMPIRAN 1 CARTA ALIRAN KERJA PELAKSANAAN FUNGSI TATATERTIB YANG ASAS MULA 1 Menerima laporan (Perkara 4.1.1-4.1.7 Tak lengkap Mohon maklumat tambahan 2 Menyemak dokumen Lengkap 3 Mengkaji dan menyediakan Kertas Penentuan Jenis Pelanggaran Tatatertib (P.36/37) Ada pindaan 4 KUI menyemak kertas yang disediakan Tiada pindaan 5 Edar Kertas Penentuan Jenis Pelanggaran Tatatertib kepada Pengerusi LTT Hukuman selain Buang Kerja atau Turun Pangkat (P.36) Hukuman Buang Kerja atau Turun Pangkat (P.37) 6 Menyediakan Kertas Penentuan wujud suatu kesalahan tatatertib 7(ii) Penentuan Jenis Pelanggaran Tatatertib oleh LTT 7(i) Menyediakan Kertas Pertimbangan Prima Facie Edar Kertas Pertimbangan bagi keputusan kepada Pengerusi LTT. 8 8 Edar Kertas Pertimbangan bagi keputusan kepada Pengerusi LTT. Pengerusi LTT No. 2 membuat keputusan wujud kesalahan atau tidak 9(i) Tidak wujud 10 (ii) Tidak wujud 9(ii) Pengerusi LTT No. 1 membuat keputusan wujud kesalahan atau tidak Wujud Kes tutup dan makluman kepada pihak berkenaan Wujud 10 (i) Menyediakan Surat Pertuduhan A 10
Mohon ulasan KJ/ Penyelia Maklum kepada pegawai yang dituduh bahawa telah dibebaskan Terima representasi 12 Dibebaskan 17(i) A 11 Edar Surat Pertuduhan kepada Pegawai (Diberi tempoh 21 hari membuat representasi) Tak Terima representasi 13 Menyediakan Kertas Pertimbangan LTT 14 Membentangkan kes dalam Mesyuarat LTT 15 Pengerusi Mesyuarat LTT membuat keputusan 16 Menyediakan Minit Mesyuarat LTT 17(ii) Menyediakan Surat Keputusan Hukuman 18 Edar keputusan LTT kepada Pegawai yang dituduh (nyatakan peluang merayu) 19 Edar Rayuan Pegawai kepada SPA 20 Edarkan keputusan hukuman kepada bahagian sumber manusia untuk tujuan rekod 21 Pengurusan Rekod TAMAT 11
TERBITAN BAHAGIAN PENGURUSAN INTEGRITI AGENSI SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA 2022 12