11 | PERTANYAAN YG SERING DITANYAKAN & JAWABAN/PENYELESAIANNYA 1
PERTANYAAN & JAWABAN : 1. Bagaimana menyelesaikan transaksi tidak bisa diproses akibat ada peringatan stok tidak mencukupi ? Pertama, cek dahulu notifikasi peringatan yang tampil pada saat di proses kasir, kemudian masuk ke menu Administrasi-> Stok Apotik-> pilih Data Obat/Alkes/Bahan. Tiga cara menyelesaikan : (pilih salah satu dari cara dibawah ini sesuai notifikasi yg muncul) a. Klik tombol hapus cache bebas & resep (di Data Obat/Produk/Bahan) b. Cari nama obat stok apotik yang tidak mencukupi, lalu tambahkan jumlah stok, klik tombol PROSES -> Edit Produk (lalu ubah jumlah stok di panel produk/obat). c. Jika yg tidak mencukupi adalah obat kabin, cari nama obat bahan kabin tsb, lalu tambahkan jumlah stok, klik tombol PROSES -> Edit Produk (ubah jumlah stok di panel produk/obat). Untuk tiga cara di atas harus menggunakan akses akun administrator. 2. Bagaimana cara mengkoneksikan WA Marketing agar bisa untuk kirim pesan secara otomatis ke pasien ? Langkah-langkah untuk menghubungkan no.whatsapp klinik dgn sistem blast ICONIX : 1. Anda harus menyiapkan nomor WhatsApp baru (nomor WhatsApp lama pun tidak mengapa, justru lebih baik, karena sudah ada interaksi/komunikasi yg cukup intens dgn no.whatsapp lain - karena interaksi ini penting agar no.wa ini tidak terblokir bila terlalu sering mengirimkan pesan secara massal/blast). 2. Bila No.WhatsApp ini baru aktif, maka perlu digunakan untuk aktivitas chatting seperti biasa selama ± 3 hari (untuk membentuk interasi aktif dgn no.wa lain). 3. Informasikan nomor WhatsApp tersebut ke ICONIX SUPPORT untuk dibantu setupnya ke sistem kami. 2
4. Setelah selesai disetup (tunggu info dari Tim Support kami), klik menu Administrasi > Menu marketing > WhatsApp - Kirim Manual (menu ini hanya dapat diakses oleh user bagian Marketing atau Adminsitrator). 3. Bagaimana cara menghapus stok yang terlanjur dimiliki oleh pasien lain yg muncul di notifikasi ? Ada 2 cara untuk menyelesaikan : Cara pertama : 1. Cek transaksi tersebut, masuk menu Kasir Pembayaran -> Pembayaran perawatan, pilih tab Pembayaran Reguler. 2. Jika sudah ada nama yang sama tampil di notifikasi, bisa di lakukan cara : masuk ke menu Perawatan -> Data Perawatan, cari nama Pasien yang sesuai, pilih tombol PROSES -> klik "Batal Perawatan Reguler". Cara kedua : 1. Akses menu Data Transaksi -> Data Tr.Penjualan resep -> klik tombol "Cek Data Transaksi" (tombol merah, ada di pojok kanan atas - lihat gambar). 2. Pada Panel Data Transaksi yg tampil, bila ada tombol HAPUS di salah satu data, menandakan bahwa transaksi tersebut bermasalah. Untuk itu bisa klik HAPUS, untuk menghapus transaksi yg bermasalah tsb. 3
4. Bagaimana cara membuat paket produk seperti halnya di paket treatment ? Pembuatan Paket Produk/Obat jg bisa dilakukan lewat cara spt Racik Obat, yakni : 1. Buka menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Data Obat/Alkes/Bahan 2. Pilih Nama Produk yang ingin dijadikan Nama Paket (atau buat Nama Produk baru bila belum ada, lewat menu Entry Obat Baru) 3. Klik link Proses (sebelah paling kanan), kemudian klik opsi Racik Produk 4. Pada halaman selanjutnya, isi kolom dengan nama-nama produk/obat yang dimasukkan ke dalam Paket Produk tsb. Perlu diingat bahwa hanya obat golongan BAHAN BAKU yang dapat diinput pada kolom bahan racikan ini 5. Selanjutnya isi jumlah produk/obat (isi dengan angka saja, tanpa tanda X) 6. Klik TAMBAHKAN yang ada di samping kanan jumlah agar produk/obat yang diinput bisa terproses (simpan sementara). 7. Ulangi langkah no.6 sesuai dgn item produk yg ingin dimasukkan ke Paket tsb. 4
8. Klik SELESAI untuk menyimpan ke database, dan siap untuk dijual. 5. Bagaimana cara setting atau menambahkan bahan perawatan (obat kabin) ke data tindakan/treatment ? Langkah-langkah untuk hal itu, adalah sbb : 1. Klik menu Administrasi > Data Treatment > Data Treatment 2. Dari daftar treatment yang ada, pilih/cari nama tindakan/treatment yang ingin dimasukkan data-data bahan perawatannya (jenis treatment harus TINDAKAN) 3. Klik Proses yang ada di sebelah kanan nama tindakan/treatment tersebut, kemudian klik opsi EDIT BAHAN/KABIN 4. Dari halaman yang ditampilkan diatas, input dengan nama-nama obat kabin/ bahan yang akan ditambahkan ke dalam tindakan tersebut. Nama-nama obat kabin/bahan harus sudah terdaftar di dalam menu Data Obat (jenis KABIN) 5. Selanjutnya isi jumlah pemakaian bahan tsb dalam 1 tindakan tsb (isi dengan angka saja - boleh dalam bentuk desimal/koma, tidak perlu tanda X) 6. Klik TAMBAHKAN yang ada di samping kanan kolom jumlah agar bahan yang diinput bisa terproses (disimpan sementara). 7. Ulangi langkah no.6 diatas, dengan bahan-bahan yg lain sesuai kebutuhan pemakaian untuk treatment tsb. 8. Klik SELESAI untuk menyimpan. 6. Ingin minta penjelasan tentang apa itu reseller dan downlinenya, dan bagaimana perhitungan komisi untuk mereka ? Reseller adalah pasien yg ikut membantu mempromosikan dan menjual produk- produk Klinik Kecantikan. Sedangkan Downline adalah reseller yg berasal atau rujukan dari reseller yg lain. 5
Untuk menjadi Reseller ataupun Downlinenya, cukup isikan No.Reseller di Panel Data Pasien (bisa lewat menu Administrasi -> Data Pasien, pilih Nama Pasien yg akan jadi Reseller atau Downline, klik Edit Data). Nominal komisi reseller dan downline yang diterima adalah berupa diskon (%) yang langsung dipotong harga produknya saat reseller tsb atau downlinenya melakukan transaksi pembelian produk di Kasir 7. Diskon di kasir apakah harus meminta password dengan manager setiap hari, apakah ada solusi lain yg lebih mudah ? Fitur ini pada dasarnya untuk mencegah terjadinya manipulasi diskon yg dilakukan tanpa sepertujuan pimpinan klinik. Isian password ini wajib bagi user yang memberikan diskon. Apabila memang klinik menghendaki agar staff klinik memang punya kewenangan untuk bebas memberikan diskon, agar tidak merepotkan Administrator untuk selalu mengisikan passwordnya, maka Administrator Klinik bisa membuatkan user khusus (misal: user_diskon) dengan jabatan Administrator tapi tanpa hak akses ke menu apapun (centangan hak akses tidak ada sama sekali). 8. Cara membatalkan paket di kasir seperti apa ya ? Pembatalan Paket Treatment pada dasarnya membatalkan kelanjutan pemakaian Paket tsb, dan sisa treatment yg belum terpakai dikembalikan menjadi Deposit. Hal ini karena Paket yg sudah terlanjur dipakai tidak bisa dihapus, mengingat transaksi pembayaran sudah dibayarkan di awal, sedangkan pemakaian treatment belum sepenuhnya tuntas atau belum habis dipakai. Cara melakukan pembatalan Paket : 1. Klik menu Kasir Pembayaran -> Pembatalan Paket Perawatan 2. Cari Pasien yang ingin melakukan Pembatalan Paket, lalu klik tombol Edit -> Proses Retur. 6
3. selanjutnya centang Paket, klik tombol PROSES (sistem akan menghitung selisih nilai pemakaian treatment tarif normal dengan harga paket tsb, selanjutnya selisihnya dijadikan Deposit untuk Pasien tsb). 4. Proses pembatalan Paket berhasil dilakukan, Deposit utk Pasien tsb bertambah, yg bisa dijadikan alat pembayaran saat transaksi di Kasir. 9. Apa bisa pada saat perawatan paket di input juga tambahan tindakan atau treatment yg lain diluar paket tsb ? Bisa, yakni melalui Tab Tambah Tindakan (lihat gambar dibawah), Cara entry tindakan sama persis seperti mengisikan nama tindakan/treatment di Perawatan Non Paket (Reguler). 10. Bagaimana cara input nama sales yg mereferensikan suatu perawatan ke pasien, agar ada komisi/fee buat sales ? Ada 2 langkah yg harus dilakukan agar perhitungan komisi penjualan bisa berjalan : 1. Setup besaran Komisi/Fee Sales di Data Treatment (pilih menu Administrasi -> Data Treatment -> Data Treatment, pilih nama Treatment yg akan dimasukkan fee utk penjualan tsb (bila semua treatment berlaku Fee Sales, maka Anda perlu ulangi setup ini satu persatu di setiap Treatment yg ada) 2. Isikan nama sales (atau siapapun yg me-referensi-kan suatu treatment ke pasien) di panel pembayaran perawatan di Kasir (lihat gambar dibawah) 7
3. Selanjutnya Anda bisa melihat rekapitulasi pendapatan komisi/fee sales masing- masing orang di Laporan Klinik -> Laporan Perawatan, pilih Laporan Fee Sales. 8