T H E R E S I A V E R A Y . MENGUNGKAP R A H A S I A TRAINING NEEDS ANALYSIS B A G I A N 1 K E M E N T E R I A N K E U A N G A N P u s d i k l a t K e u a n g a n U m u m B P P K
Oleh: Theresia Vera Yuliastanti - Widyaiswara Ahli Madya Pusdiklat Keuangan Umum Agustus 2021 Mengapa Perlu Diadakan Training Needs Analysis? Jika dahulu organisasi dituntut untuk produktif maka sekarang organisasi lebih dituntut untuk responsif. Gagasan produktif yang diartikan sebagai menghasilkan produk lebih banyak lebih cepat, dengan tetap berkualitas, sudah tergantikan dengan gagasan responsif yaitu terus berubah sesuai lingkungan yang bergerak sangat dinamis. Pengetahuan (knowledge) menjadi sumber daya yang strategis dari setiap organisasi atau institusi dalam upayanya beradaptasi. Memiliki pengetahuan yang tepat yang diikuti dengan perubahan ke arah yang tepat, menjadi kunci sukses organisasi dalam bertahan hidup di masa kini. Sehingga, pelatihan dan pengembangan (learning and development) menjadi elemen pokok dari keberhasilan organisasi. Beberapa organisasi kemudian mengambil strategi membangun Corporate University (CorpU) yang harapannya agar dapat beradaptasi lebih baik dengan perubahan lingkungan. CorpU dianggap sebagai alat strategi yang jitu karena pelaksanaan pengembangan pegawainya secara sistematis terarah kepada pencapaian visi dan strategi organisasi (Satrijono, Djawahir, & Sugiarsono, 2019). Bagi organisasi, apalagi yang berbentuk CorpU, menentukan fokus pembelajaran yang tepat untuk pengembangan pegawai menjadi isu yang penting. Geary A. Rummler, ahli manajemen kinerja dari Amerika mengatakan bahwa "the foundation, the starting point, for everything (related to training, learning, and performance) is effective needs assessment and analysis". Pelatihan dan pengembangan yang berhasil guna berfondasi pada efektivitas penentuan kebutuhan pembelajaran. Organisasi yang berhasil menentukan kebutuhan pembelajarannya dengan efektif akan menuai dampak yang baik, yaitu organisasi yang berfungsi dengan baik. Eratnya kaitan antara penentuan kebutuhan pembelajaran dengan keberfungsian suatu organisasi juga dikemukakan oleh Skica dan Rodzinka. 1
Mereka menyebutkan bahwa: kualitas suatu organisasi dalam menjalankan fungsinya sangat dipengaruhi oleh kematangannya, yaitu berupa kesadaran akan kebutuhan pembelajarannya sendiri (endogen) dan pemenuhannya dengan mengadakan pelatihan (Skica & Rodzinka, 2012). Sehingga, penentuan kebutuhan pembelajaran menjadi kegiatan yang harus dikelola dengan serius. Seperti kata pepatah "silap mata, pecah kepala", jika tidak berhati-hati dalam menentukan kebutuhan pembelajaran maka akan organisasi akan merugi, yaitu tidak dapat menjalankan fungsinya dengan efektif. Apakah Training Needs Analysis Menurut Teori? Banyak organisasi kemudian menggunakan istilah Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Needs Analysis atau disingkat TNA) untuk menyebut kegiatan penentuan kebutuhan pembelajaran. Wright dan Geroy mencatat jika definisi awal tentang TNA menurut para ahli merupakan analisis gap antara kinerja yang diinginkan dengan kinerja saat ini (1992). Definisi ini mengarah kepada usaha pemenuhan kinerja berdasarkan kebutuhan saat ini melalui pelatihan. Definisi ini kemudian mengalami perubahan seiring perubahan yang terjadi pada lingkungan bisnis. Raymond A. Noe mendefinisikan TNA sebagai proses untuk menentukan kebutuhan pelatihan, yang melibatkan analisis terhadap organisasi (strategi organisasi, ketersediaan sumber daya, dan dukungan atasan dan rekan sekerja), analisis terhadap orang, dan analisis terhadap tugas (2017). Pada definisi Noe, TNA dipahami selain sebagai usaha pemenuhan kinerja berdasarkan kebutuhan masa kini dan juga masa yang akan datang, dimana kebutuhan masa yang akan datang diturunkan dari strategi organisasi. Yang terkini, definisi TNA hadir dengan penekanan pada perubahan konstan. TNA didefinisikan sebagai studi sistematis tentang perubahan atau inovasi dengan mengumpulkan data, pendapat dari berbagai sumber untuk membuat keputusan yang efektif (Hardiyanta, Suyanto, Arifin, Mujaki, & Saputro, 2020). Dapat dilihat bahwa definisi dari Hardiyanta, et.al, sesuai dengan definisi dari Noe. Sedikit perbedaan yang muncul adalah penekanan lebih spesifik tentang acuan strategi organisasi yang berupa perubahan dan inovasi. Selaras dengan definisi yang disampaikan Noe, Tony Pont menjabarkan fokus pelaksanaan TNA. Menurutnya, analisis kebutuhan pembelajaran organisasi harus fokus pada tiga hal, yaitu: kebutuhan tingkat organisasi, yang bertujuan untuk mendiagnosis unit dalam organisasi yang membutuhkan pelatihan 2
kebutuhan tingkat profesional, yang merujuk pada kebutuhan akan keterampilan, pengetahuan, dan sikap untuk melaksanakan setiap pekerjaan secara efektif dan kompeten, serta kebutuhan tingkat individu, yang bertujuan untuk mendiagnosis kebutuhan yang spesifik sebagai permintaan individu akan pelatihan (Pont, 2003). Pont menyatakan jika tingkat kepentingan dari tiga poin ini dapat berbeda dan berubah sesuai dengan kondisi yang terjadi pada organisasi. Fokus klasifikasi kebutuhan pembelajaran yang berbeda dikemukakan oleh Robert Dilts. Klasifikasi kebutuhan pembelajaran menurut Dilts dilakukan menurut level neurologis, yaitu: 1. lingkungan, 2. perilaku orang atau sekelompok orang tertentu, 3. kemungkinan yang tersedia bagi pegawai, 4. keyakinan orang-orang yang dipekerjakan dalam organisasi, 5. perasaan identitas yang dimiliki individu, dan 6. spiritual (Dilts, 2003). Level lingkungan merupakan pengidentifikasian peluang atau tantangan eksternal yang harus ditanggapi oleh individu dan organisasi. Pada level perilaku kemudian dilakukan identifikasi langkah-langkah dan tindakan khusus yang harus diambil untuk mencapai kesuksesan. Level kemampuan berhubungan dengan peta mental. Pada level ini diidentifikasi rencana atau strategi yang mengarah pada kesuksesan. Level keyakinan memberikan penguatan yang mendukung atau menghambat kemampuan dan tindakan tertentu. Level identitas berhubungan dengan perasaan orang tentang peran atau misi mereka. Kemudian level spiritual berhubungan dengan pandangan orang tentang sistem yang lebih besar di mana mereka menjadi bagiannya. Faktor- faktor tersebut meliputi untuk siapa atau untuk apa langkah atau jalan tindakan tertentu telah diambil (tujuannya). Bagaimana TNA pada praktiknya di organisasi-organisasi selama ini? Apakah pelaksanaan TNA di organisasi-organisasi telah ideal sesuai dengan teori yang berkembang? Atau, apakah pelaksanaannya secara empiris menghasilkan catatan-catatan yang menarik? Pembahasannya ada pada bagian 2 artikel ini. 3
Referensi Dilts, R. (2003). From Coach to Awakener. Retrieved from Hardiyanta, R., Suyanto, W., Arifin, Z., Mujaki, A., & Saputro, R. (2020). Training Needs Analysis for Management of Facilities and Infrastructure Learning Automotive Engineering. Journal of Physics: Conference Series. Noe, R. A. (2017). Employee Training and Development. New York: McGraw-Hill Education. Pont, T. (2003). Developing Effective Training Skills. London: Chartered Institute of Personnel and Development. Wright, P. C., & Geroy, G. D. (1992). Needs Analysis Theory and the Effectiveness of Large-scale Government-sponsored Training Programmes: A Case Study. Journal of Management Development, 16-27. 4