DIKLAT PIM TK. IV
Deskripsi Singkat Mata diklat ini membekali peserta dengan kemampuan membangun tim efektif untuk mengelola kegiatan instansinya melalui pembelajaran identifikasi stakeholder, pemetaan nilai dan interest stakeholder, dan strategi berkomunikasi. Mata Diklat disajikan secara interaktif melalui metode ceramah interaktif, diskusi, dan praktik. Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya membangun persepsi yang sama di antara para stakeholder untuk mewujudkan pengelolaan kegiatan instansinya.
HASIL BELAJAR Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu membangun tim yang efektif untuk mewujudkan pengelolaan kegiatan organisasi.
INDIKATOR HASIL BELAJAR Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat: • Mampu mengidentifikasi stakeholder dalam mengelola kegiatan Memetakan nilai dan kepentingan stakeholder Menyamakan persepsi stakeholder • Mempengaruhi stakeholder • Mengajak stakeholder membentuk tim
Tim adalah perpaduan dua atau lebih orang yang memiliki Tujuan Bersama dan memiliki Saling Ketergantungan. Hasil yang dicapai oleh Tim bergantung pada Kerjasama yang dilakukan pada sebagian besar waktu. KERJASAMA TIM ?
TAHAPAN MEMBANGUN TIM EFEKTIF Tim Efektif akan melalui Tahapan Pengembangan (Development) secara berjenjang yakni: 1. Forming (Pembentukan) 2. Storming (Menyerbu) 3. Norming (Norma/Etika) 4. Performing (Pencapaian/Kinerja)
MODEL EFEKTIVITAS TIM Sebuah Tim dapat terus memperbaiki efektivitasnya dengan fokus pada 5 kunci utama yakni: 1. Goals (Tujuan), 2. Roles (Peran), 3. Procedures (Prosedur), 4. Relationships(Hubungan) and 5. Leadership (Kepemimpinan). Tim yang efektif selalu Sadar (Awareness) dan Responsif (Responsive) terhadap lingkungan Internal dan lingkungan Eksternal mereka.
Siapa saja (orang, organisasi, komunitas) yang dipengaruhi oleh atau mempengaruhi suatu Upaya Perubahan organisasi (Upaya) Bisa pula mereka yang memiliki kepentingan kuat terhadap Upaya itu, baik alasan akademik, filosofis, atau politis, sekalipun mereka dan keluarganya, teman dan rekannya tidak langsung dipengaruhi Upaya itu
Stakeholders Primer (Primary Stakeholders) Orang / kelompok yang langsung dipengaruhi Upaya itu, baik positif maupun negatif (dalam beberapa kasus ada Stakeholders Primer di kedua sisi)
Stakeholders Sekunder (Secondary Stakeholders) Orang / kelompok yang secara tidak langsung dipengaruhi Upaya itu, baik positif maupun negatif
Stakeholders Utama (Key Stakeholders) Mereka yang bisa memiliki pengaruh positif / negatif terhadap Upaya itu mereka penting di dalam atau bagi organisasi yang terlibat dalam Upaya itu
Ekonomi
Politik
Sosial
Budaya
Etnis
Lingkungan
Keamanan
Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan dan implementasi perubahan Bisa memberi gambaran lebih jelas tentang konteks komunitas, potensi kesulitan, dan aset yang ada Sense of ownership terhadap upaya perubahan
Fair bagi semua Meminimalisir penolakan Memperkuat posisi kita jika ada oposisi Menjembatani modal sosial bagi komunitas Meningkatkan kredibilitas organisasi kita : fair, etis, transparan, dan membuat orang suka bekerja dengan kita Meningkatkan peluang keberhasilan Perubahan
Stakeholders Utama Pejabat Pemerintah & Pembuat Kebijakan adalah mereka yang merencanakan, mensahkan, dan menjalankan hukum dan peraturan yang bisa memenuhi tujuan Upaya atau langsung membatalkannya Anggota DPR-DPRD yang membuat dan mensahkan hu- kum serta mengontrol anggaran publik Gubernur, Walikota / Bupati eksekutif yang menjalankan hukum, mengadministrasikan anggaran, dan laksanakan- nya bisa sangat berkontribusi bagi keberhasilan / kegagal- an Upaya
Stakeholders Utama (lanjutan) Anggota pimpinan badan lokal Pimpinan badan kese- hatan, perencanaan (BAPEDA), penzonaan wilayah bisa dengan kekuasaannya menjadi sekutu penting atau opo-nen berbahaya Badan Pemerintah Daerah sering membuat dan mengelu- arkan peraturan yang adakalanya bisa membantu / mem- batalkan Upaya, tergantung pilihan mereka Pembuat kebijakan sering memiliki kekuasaan resmi (mes- kipun hanya "penasehat") pendapat dan gagasannya sering dianut
Stakeholders Utama (lanjutan) Mereka yang bisa mempengaruhi pihak lain Media massa Orang dengan posisi yang bisa menyebarkan pengaruh ulama, dokter, CEO, Rektor Pemimpin komunitas yang didengar orang mungkin di-hormati karena posisi mereka dalam populasi itu, menjadi penduduk lama yang mendapat kepercayaan masyarakat
Stakeholders Utama (lanjutan) Mereka yang punya kepentingan dengan hasil Upaya Komunitas bisnis bisa mendapatkan pekerja yang lebih baik, lebih mudah dan lebih banyak mendapat keuntungan Advokat bergantung kepentingan mereka Aktivis komunitas yang memiliki kepentingan filosofis atau politis berkaitan dengan isu yang diangkat oleh Upaya Orang yang mempunyai kepentingan akademik / penelitian terhadap isu / populasi Target Penyandang Dana nyata / potensial tanpa dukngan me- reka Upaya tidak bisa terlaksana Masyarakat luas diperlukan dukungannya
NILAI DAN INTEREST STAKEHOLDERS
PENGERTIAN NILAI "Values (Tata Nilai)" = prinsip-prinsip tuntunan dan perilaku yang melekat di dalam cara organisasi dan para tenaga kerjanya beroperasi seperti yang diharapkan. Values mencerminkan dan memperkuat budaya yang diinginkan oleh organisasi, mendukung dan menuntun pengambilan keputusan setiap tenaga kerja, membantu organisasi dalam melaksanakan misinya dan mencapai visinya dengan cara yang memadai. Contoh Values : integritas dan sikap fair dalam seluruh interaksi, melampaui ekspektasi pelanggan, menghargai tenaga kerja dan keberagaman, memproteksi lingkungan, dan bertekad untuk mencapai keunggulan kinerja setiap hari.
Sangat mendukung (melihat peluang untuk perbaikan hidup) Ambivalen (dipermalukan karena buta huruf) Menentang ( menganggap sebagai beban)
Menentukan: Stakeholders yang berpengaruh paling positif atau paling negatif terhadap Upaya Perubahan Stakeholders yang paling dipengaruhi oleh Upaya Perubahan Bagaimana kita harus bekerja bersama Stakeholders dengan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda
High Influence, Low Interest (Latents) Low Influence, Low Interest (Apathetics) High Influence, High Interest (Promoters) Low Influence, High Interest (Defenders)
Ciri-ciri keempat Kelompok Stakeholders: Promoters memiliki kepentingan besar terhadap Upaya dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggelincirkannya) Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat me- nyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuat-annya kecil untuk mempengaruhi Upaya Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terli-bat dalam Upaya, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi Upaya jika mereka menjadi tertarik Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuat-an, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya Upaya
Stakeholders Utama pada umumnya adalah Promoters Kuadran ini dapat membantu memutuskan bagaimana mengelola Stakeholders Agar Upaya berhasil, perlu mengembangkan Promoters agar memahami penuh dan menerima proses Upaya se- penuh hati Mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung serta mendorong mereka berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya Mereka bisa menjadi mentor atau mitra bagi Stakeholders lain
Promoters (High Influence / High Interest) Benar-benar bisa membuat Upaya berjalan Jika positif, maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam pekerjaan yang akan dinikmatinya Jika gagasannya tidak jalan, yakinkan bahwa mereka tahu mengapa, dan mengapa alternatifnya lebih baik Latents (High Influence / Low Interest) Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya Upaya bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan kontak dengan mereka Tunjukkan bagaimana Upaya memiliki efek positif terhadap isu maupun populasi yang menjadi perhatiannya
Defenders (Low Influence / High Interest) Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi dan kita tidak perlu khawatir tertang ke terlibatannya di masa datang Mereka sering memberikan waktu dan keterampilannya saat Upaya perlu bertahan hidup Apathetics (Low Influence / Low Interest) Tidak peduli terhadap Upaya Menjadi Stakeholders karena kebetulan menjadi anggota suatu kelompok atau karena posisinya di ko-munitas Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi informasi melalui newsletter
Menarik orang / organisasi ke dalam proses dan meng Gerakkan ke arah Promoters Memperlakukan mereka dengan respek Memberi informasi apapun, training, mentoring, dan/atau dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat Menemukan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan yang menarik minat dan menggunakan bakat mereka Menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan, apresiasi kecil, dan secara terus menerus mengingatkan pencapaian Upaya Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan
Mengajak mereka mengerjakan pembuatan konsep, perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya dari se- jak awal Apabila mengawali hanya dengan sedikit kekuasaan / pe- ngaruh, mereka perlu dibantu belajar bagaimana memperoleh dan melatih pengaruhnya dengan bekerja bersama orang lain, dan mengembangkan keterampilan pribadi, berpikir kritis, dan politis
Memetakan kompleksitas Pengaruh Stakeholder Net Map
MANFAAT NET-MAP Membantu memahami : 1. Kompleksitas hubungan dengan perspektif yang berbeda 2. Network terkait kewenangan formal & informal 3. Bottlenecks serta penyebab keberhasilan & kegagalan 4. Bagaimana memanfaatkan kompleksitas yang ada
PROSES ≥≤HASIL NET-MAP Peta hubungan adalah rangka. Sedangkan diskusi justru sebagai substansinya Hasil akhir : peta hubungan menunjukkan kepada siapa kita dapat bekerja sama Proses yang maksimal akan melahirkan hasil yang maksimal (memberikan pandangan yang mendalam bagaimana mengeksekusinya)
LANGKAH DALAM MENGGUNAKAN NET-MAP 1. Rumuskan PERTANYAAN 2. Tempatkan stakeholders dalam map & buatlah kategori-nya 3. Kaitkan hubungan formal & informal 4. Petakan posisi stakeholders dengan memberikan simbol positif/negatif 5. Tetapkan besarnya pengaruh tiap stakeholder (tower) 6. Sepakati hasil peta dan kompromikan kemungkinan tindakan 7. Bagaimana melakukan komunikasi kepada stakeholders yang stratejik
Bagaimana Memulai ? Langkah 1 Pertimbangkan kasus yang telah didiskusikan dalam kelompok dan definisikan pertanyaan : "Siapa yang mempengaruhi....... ?"
Defining THE QUESTION Spesifik "Hot" Pertanyaan yang tepat dalam Net- Map Relevan Terkait dengan Perubahan
MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Langkah 2 Pengelompokan Kategori stakeholder dalam net-map: • Pemerintah • Organisasi Masyarakat (NGO) • Dunia Usaha • Aktor Internasional • dll
Langkah 3 MENGAITKAN HUBUNGAN ANTAR STAKEHOLDERS Hubungan formal : hirarki, pelaporan, aliran dana, dsb Hubungan informal : kesetiakawanan, konflik, advokasi
MEMETAKAN POSISI DARI TIAP STAKEHOLDERS Langkah 4 Jenis Posisi: • Positif (+) = mendukung • Negatif (-) = menentang • Netral (+/-)
MENETAPKAN PENGARUH STAKEHOLDERS Seberapa besar pengaruh dari setiap aktor terhadap pertanyaan yang diajukan (pada langkah 1) ? Langkah 5 Makin besar pengaruhnya maka makin tinggi tower-nya : Rendah : 1-2 Sedang : 3-5 Tinggi : 6-8 Sangat tinggi : 9 ≤ .....
Langkah 6 OBSERVASI & KEMUNGKINAN TINDAKAN KEMUNGKINAN TINDAKAN OBSERVASI Bagaimana peta besar yang dihasilkan? Apa yang dapat kita lakukan? Apa/Siapakah motor utamanya ? Siapa dapat mengerjakan apa? Dimanakah kebuntuan terjadi ? Dapatkah kita mengharapkan mereka melakukannya?
STRATEGI ... adalah jalan-jalan utama yang terpilih untuk menjamin tercapainya tujuan secara efektif dan efisien (Santoso : 2005). ... adalah taktik, kiat, cara-cara yang baik dan menguntungkan dalam suatu tindakanDalam kamus induk istilah ilmiah (2003 :740) ... adalah rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai sasaran khusus (KBBI : 1996 : 964).
KOMUNIKASI "proses interaktif antara dua atau lebih orang yang saling bertukar informasi yang bermanfaat melalui kata-kata atau pesan-pesan baik secara verbal ataupun tertulis" Ada dua pihak yang saling berhubungan : pemberi informasi (sender) dan yang menerima informasi (receiver).
PENGERTIAN STRATEGI KOMUNIKASI Paduan dari perencanaan komunikasi (communication planning) dan manajemen komunikasi (communication manajement) untuk mencapai suatu tujuan (goal). Secara operasional pendekatan (approach) bisa berbeda-beda sewaktu-waktu, bergantung pada situasi dan kondisi.
STRATEGI KOMUNIKASI 1. Terbuka Kunci pertama untuk menciptakan Komunikasi yang efektif adalah transparansi, yaitu informatif dan jujur dalam berkomunikasi. 2. Terstruktur Komunikasi yang terstruktur dapat dipresentasikan dalam cara yang menarik agar mudah dimengerti oleh audiens. 3. Bersemangat Komunikasi harus dikemas dengan nuansa yang bersemangat untuk memastikan audiens segera bertindak setelah menerima pesan.
LANJUTAN................ 4. Seimbang Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, Anda perlu mengatur frekuensi pesan. Komunikasi yang terlalu sedikit dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi. Di sisi lain, komunikasi yang terlalu sering akan menyebabkan sikap apatis. 5. Profesional Komunikasi harus dikemas secara profesional. Pesan yang dibuat dengan baik dan tanpa kepentingan pribadi akan lebih efektif dalam lingkungan kerja. 6. Wording Pemilihan kata yang tepat akan menjadikan komunikasi lebih efektif