Bil. 1. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN TAJUK : BAYARAN MENGENAI KEMUDAHAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH RUJUKAN DOKUMEN : KELUARAN : 1 MUKASURAT : 1/6 TARIKH UBAHSUAI : 03 Ogos 2010 PINDAAN : 0 Perkara Bayaran Tuntutan Bantuan Pembelian Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Alih Maklumat Yang Perlu Disemak Pastikan Kenyataan Tuntutan Bantuan Pembelian Alat Komunikasi Mudah Alih dan dokumen sokongan disertakan. 1.0 Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasa pastikan Sijil AP58(a) disertakan & memenuhi syarat berikut :- a) tuntutan hendaklah dibayar dalam tahun kewangan Rujukan kelulusan AP58(a) diterima. b) baki peruntukan dalam tahun kewangan Arahan Perbendaharaan 58 perbelanjaan dan baki peruntukan semasa adalah mencukupi. 2.0 Sekiranya syarat AP58(a) tidak dipatuhi, pastikan surat kelulusan Perbendaharaan disertakan. 3.0 Pastikan butir-butir maklumat pegawai adalah lengkap berdasarkan Borang Permohonan Tuntutan Bantuan Pembelian Alat Komunikasi Mudah Alih adalah seperti berikut :- Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2009 Lampiran A 3.1 Nama, no. kad pengenalan, gred/ kategori/ kumpulan, jawatan, jabatan/ bahagian hendaklah dicatitkan. 3.2 Kelulusan Pegawal Pengawal atau Pegawai yang diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan sebelum pembelian alat komunikasi mudah alih. Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2009 perenggan 4 4.0 Pastikan maklumat alat komunikasi alat mudah alih yang dibeli dinyatakan dengan lengkap seperti berikut:- 4.1 Jenama/ model, harga belian, tarikh dibeli, nombor siri telefon, nombor resit pembelian dan tuntutan bantuan. Kadar Maksimum bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih termasuk aksesori adalah seperti berikut:- Pegawai Turus III dan ke atas/ setaraf serta Ketua Setiausaha Kementerian Gred Utama/ Khas `C' hingga `A' dan setaraf Gred 53 dan 54 Gred 41 hingga 52 Juruiring/ pengiring rapat/ pengawal peribadi dan pemandu kereta rasmi jawatan Kadar (termasuk aksesori) RM 2,500.00 RM 2,000.00 RM 1,000.00 RM 750.00 RM 375.00 Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2009 perenggan 5
Bil. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN TAJUK : BAYARAN MENGENAI KEMUDAHAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH RUJUKAN DOKUMEN : KELUARAN : 1 MUKASURAT : 2/6 TARIKH UBAHSUAI : 03 Ogos 2010 PINDAAN : 0 Perkara Maklumat Yang Perlu Disemak Rujukan Bayaran Tuntutan Bantuan Pembelian Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Alih 4.2 Pastikan pegawai memohon kemudahan ini setiap dua (tahun) sekali dan permohonan baru (jika telah mendapat kemudahan sebelum ini) hanya diberi dengan mengambilkira tarikh kelulusan sebelumnya; tuntutan dibuat secara bayaran balik 4.3 Pastikan menggunakan kod objek am 15000; 4.4 Pastikan resit pembelian yang dikemukakan atas Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2004 nama pegawai yang menuntut; 4.5 Pastikan Kew.8 disediakan selepas mendapat kelulusan seperti di perenggan 3.2 bagi setiap pembelian alat komunikasi mudah alih untuk dicatatkan dalam Buku Kenyataan Perkhidmatan pegawai; Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew 8) 4.6 Pastikan pembelian alat komunikasi mudah alih tidak direkodkan dalam Daftar Harta Modal atau Daftar Inventori kerana aset tersebut adalah hak milik pegawai; 4.7 Sekiranya berlaku kerosakan atau kehilangan, pastikan Pegawai Pengawal memutuskan sama ada kerosakan/ kehilangan adalah kerana kecuaian pegawai atau tidak dengan mengambil tindakan berikut:- 4.7.1 kerosakan/ kehilangan atas kecuaian pegawai, kerajaan tidak akan menanggung tuntutan pembelian alat yang baru dalam tempoh dua (2) tahun; 4.7.2 kerosakan/ kecuaian pegawai, kerajaan akan menanggung kos layak mendapat pembaikan atau pegawai kemudahan baru; kehilangan bukan 4.7.2.1 pastikan surat pengawal disertakan; dan kelulusan pegawai 4.7.2.2 pastikan resit bagi kos pembaikan disertakan; atau 4.7.2.3 pastikan Kew.8 disediakan (tuntutan seterusnya dikira genap dua (2) tahun dari tarikh kelulusan diberikan untuk alat yang baru)
Bil. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN TAJUK : BAYARAN MENGENAI KEMUDAHAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH RUJUKAN DOKUMEN : KELUARAN : 1 MUKASURAT : 3/6 TARIKH UBAHSUAI : 03 Ogos 2010 PINDAAN : 0 Perkara Maklumat Yang Perlu Disemak Rujukan Bayaran Tuntutan Bantuan Pembelian Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Alih 4.8 Pembelian Secara Pakej 4.8.1 Pengurusan pembelian secara pakej/pukal dibenarkan tertakluk kepada:- i. perolehan adalah lebih menjimatkan dan dapat mengurangkan perbelanjaan kementerian/ jabatan; ii. jumlah keseluruhan perolehan adalah tidak melebihi jumlah kadar kelayakan pegawai dan kumpulan kadar kelayakan pegawai yang sama; iii. perolehan dibuat mengikut tatacara perolehan yang berkuatkuasa; iv. kemudahan dicatatkan di dalam Buku Kenyataan Perkhidmatan pegawai dengan menyediakan Kew.8; v. tuntutan bantuan alat kemudahan komunikasi mudah alih dibuat dalam tempoh dua (2) tahun sekali; dan Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew. 8) vi. Pembelian secara pakej dicajkan kepada kod objek am 35000. Pek.Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2004 4.9 Kaedah Penetapan Harga Jualan Telefon Bimbit Kepada Pegawai dan Pesara 4.9.1 Alat komunikasi yang dibekalkan boleh ditawarkan kepada pegawai selepas dua (2) tahun mulai dari tarikh kemudahan tersebut dibeli; 4.9.2 Alat komunikasi yang dibekalkan belum genap tempoh dua (2) tahun, boleh ditawarkan kepada pesara; Nilai Alat Komunikasi RM1,000 ke atas RM500 hingga RM1,000 Kurang daripada RM500 Kadar Harga Jualan RM 100.00 RM 75.00 RM 50.00 Surat Arahan Perbendaharaan KK/BP/DS(S)10/656/2 /3(SK.1/2009)(4) bertarikh 29 Mei 2009 4.9.3 Sekiranya alat komunikasi tidak dibeli, ianya hendaklah dilupuskan mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
Bil. 2. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN TAJUK : BAYARAN MENGENAI KEMUDAHAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH RUJUKAN DOKUMEN : KELUARAN : 1 MUKASURAT : 4/6 TARIKH UBAHSUAI : 03 Ogos 2010 PINDAAN : 0 Perkara Maklumat Yang Perlu Disemak Rujukan Bayaran Tuntutan Caj Bulanan Alat Komunikasi Mudah Alih 1.0 Pastikan butir-butir maklumat pegawai adalah lengkap berdasarkan Borang Permohonan Tuntutan Caj Bulanan Alat Komunikasi Mudah Alih adalah seperti berikut :- 1.1 Nama, no. kad pengenalan, gred/ kategori/ kumpulan, jawatan, jabatan/ bahagian dan nombor surat kelulusan pegawai pengawal rujukan hendaklah dicatitkan. Lampiran B atau C 2.0 Pastikan maklumat tuntutan dilengkapkan berdasarkan kadar kelayakan pegawai seperti berikut:- Bil. Pegawai Had Caj Maksimum Sebulan 1 2 Turus III dan ke atas/ setaraf serta Ketua Setiausaha Kementerian Gred Utama/ Khas `C' hingga `A' dan setaraf RM 500.00 RM 350.00 3 Gred 53 dan 54 4 Gred 41 hingga 52 RM 200.00 RM 100.00 5 6 7 Juruiring/ pengiring rapat/ pengawal peribadi Pemandu Kenderaan Rasmi Jabatan/ Jawatan Selain pegawai di atas (Kelulusan Pegawai Pengawal) RM 50.00 RM 30.00 RM 80.00 Bagi pegawai 1 - 5, talian hendaklah didaftar atas nama Kementerian/ Jabatan. Bagi pegawai 6 - 7, talian hendaklah didaftar atas nama pegawai secara pasca bayar atau tuntutan melalui tambah nilai pra bayar. 3.0 Pastikan dokumen sokongan berikut dikepilkan sebelum pembayaran dilakukan; 3.1 Bil bulanan yang dikeluarkan oleh syarikat telekomunikasi untuk pasca bayar; atau 3.2 Resit/ slip/ kad tambah nilai untuk pra bayar; 3.3 Salinan penyata akaun bank (bukan salinan kad Surat Pekeliling JANM Pulau Pinang Bil.6/2008 ATM)
Bil. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN TAJUK : BAYARAN MENGENAI KEMUDAHAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH RUJUKAN DOKUMEN : KELUARAN : 1 MUKASURAT : 5/6 TARIKH UBAHSUAI : 03 Ogos 2010 PINDAAN : 0 Perkara Maklumat Yang Perlu Disemak Rujukan Bayaran Tuntutan Caj Bulanan Alat Komunikasi Mudah Alih 4.0 Caj-caj yang ditanggung oleh Kerajaan adalah termasuk caj panggilan, bayaran laluan dan caj tambahan:- Takrif "caj panggilan" Caj panggilan adalah termasuk caj panggilan suara, caj penggunaan data (mengakses internet, muat turun dan seumpamanya), penggunaan emel, SMS, MMS perkhidmatan dan Blackberry (BES/BIS). bayaran bulanan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.7 Tahun 2010 perenggan 4 Penggunaan talian perkhidmatan Blackberry adalah tertakluk kepada kelulusan Kementerian. Takrif "bayaran laluan" Bayaran laluan bermaksud bayaran yang dikenakan secara tetap kadarnya setiap bulan sebagai sewa bulanan untuk talian tersebut yang didaftarkan di atas nama kementerian/ jabatan. Takrif "caj tambahan" Caj tambahan adalah termasuk caj pengaktifan perayauan antarabangsa (international roaming), value added voice telemanager, Calling Line Identification Restriction (CLIR), call divert dan seumpamanya), bil terperinci, duti setem dan cukai perkhidmatan. services (call waiting, 4.1 Caj panggilan bulanan yang tidak melebihi had maksimum kelayakan akan ditanggung oleh Kerajaan sepenuhnya termasuk caj panggilan tidak rasmi. KK/BP(DS)10/387/ 853/2 (60) bertarikh 17 Mac 2009 4.2 Sekiranya caj panggilan bulanan melebihi had yang ditetapkan dan pegawai maksimum mengesahkan butir panggilan adalah rasmi berdasarkan bil bulanan, pastikan kelulusan Ketua Jabatan diperolehi supaya ianya ditanggung sepenuhnya oleh Kerajaan;
Bil. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN TAJUK : BAYARAN MENGENAI KEMUDAHAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH RUJUKAN DOKUMEN : KELUARAN : 1 MUKASURAT : 6/6 TARIKH UBAHSUAI : 03 Ogos 2010 PINDAAN : 0 Perkara Maklumat Yang Perlu Disemak Rujukan Bayaran Tuntutan Caj Bulanan Alat Komunikasi Mudah Alih 5.0 Caj-caj yang TIDAK ditanggung oleh Kerajaan adalah termasuk:- Caj yang berkaitan dengan perolehan/ pembelian alat komunikasi mudah alih seperti bayaran pendahuluan, bayaran ansuran pembelian alat, caj tambahan bagi pakej alat komunikasi mudah alih bersekali dengan talian dan insuran. 6.0 Pegawai yang membuat panggilan rasmi melalui telefon bimbitnya dan pegawai tidak layak membuat tuntutan di bawah Pekeliling Perbendaharaan Bil.4/2009, boleh menuntut di bawah pekeliling bertugas rasmi yang berkuatkuasa. Pekeliling Perbendaharaan Bil.3/2003, Bil.4/2003, Bil.3/2005 dan Bil.4/2005 7.0 Pengakuan Semak sama ada borang permohonan tuntutan bantuan dan tuntutan caj bulanan alat komunikasi alat mudah alih diisi dengan lengkap berserta tarikh dan tandatangan pegawai yang menuntut. 8.0 Pengesahan Semak sama ada borang permohonan tuntutan bantuan dan tuntutan caj bulanan alat komunikasi alat mudah alih diisi ditandatangani oleh Ketua Jabatan berserta tarikh dan jawatan.
Lampiran A
Lampiran B BORANG TUNTUTAN CAJ BULANAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH BAGI BULAN __________________ TAHUN ______________ MAKLUMAT PEGAWAI YANG MEMOHON Nama (Huruf Besar) : No Kad Pengenalan : Gred/ Kategori : Jawatan / Gred : Jabatan/ Bahagian : Rujukan Kelulusan Pegawai Pengawal : No Telefon : MAKLUMAT TUNTUTAN Had Maksimum Caj Panggilan ( tidak termasuk bayaran laluan ) RM500 RM350 Gred Utama / Khas C - A dan keatas Turus III dan keatas/ KSU Jumlah Sebenar Tuntutan : RM __________ (Bil asal dikepilkan) RM200 Gred 53 dan 54 RM100 Gred 41 dan 52 RM50 Juruiring/Pengiring Rapat/ Pengawal Peribadi (Nota): Tuntutan yang dituntut adalah tidak melebihi had maksimum kelayakan seperti di sebelah. PENGAKUAN Saya mengaku bahawa : i) telah menggunakan kemudahan caj panggilan pasca bayar untuk kegunaan rasmi, ii) tuntutan ini dibuat mengikut kadar dan syarat yang ditetapkan di bawah peraturan berhubung alat komunikasi mudah alih yang sedang berkuatkuasa, dan iii) semua butir-butir tuntutan yang dinyatakan di atas adalah benar. Tarikh : Tandatangan Pemohon KELULUSAN KETUA JABATAN Adalah disahkan bahawa tuntutan ini memenuhi peraturan sebagaimana kelayakan pegawai dan diluluskan untuk dibayar sebanyak RM ... .. Tarikh : Tandatangan : Cop Nama & Jawatan :
Lampiran C BORANG TUNTUTAN BAYARAN BALIK PANGGILAN TELEFON BIMBIT PRA BAYAR PEMANDU KENDERAAN JABATAN BAGI BULAN _______________ TAHUN ___________ NAMA NO KAD PENGENALAN : : JAWATAN / GRED : NO TELEFON : TUNTUTAN BAYARAN PANGGILAN TELEFON BIMBIT PRA BAYAR MENGIKUT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 4/2009 Sukacita saya menuntut bayaran balik panggilan rasmi yang telah saya lakukan sebanyak RM ... . melalui alat komunikasi mudah alih bernombor ... .. pada bulan ... tahun ... . Bersama-sama ini disertakan kad tambah nilai / resit pembayaran saya sebagai dokumen sokongan ke atas tuntutan ini. 2. Adalah disahkan bahawa tugas saya sentiasa memerlukan penggunaan alat komunikasi mudah alih dan disahkan juga bahawa alat tersebut adalah milik saya sendiri. Tarikh :... . Tandatangan : ... .. PERAKUAN DAN KELULUSAN KETUA JABATAN Disahkan bahawa pegawai di atas memerlukan penggunaan alat komunikasi mudah alih di dalam menjalankan tugas rasminya. Disamping itu disahkan juga bahawa alat mudah alih tersebut adalah milik beliau sendiri. Diluluskan bayaran sebanyak RM ... .. Tandatangan : Cop Nama & Jawatan : Tarikh :