Buku Panduan versi 4.0 ARKAS 4 Aplikasi Rencana Kegiatan Anggaran Sekolah ) ARKAS 4 sedang dalam pengembangan, tampilan-tampilan tersebut dapat mengalami perubahan sesuai perkembangan rancang-bangun / pengembangan produk
Apa itu ARKAS? Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah, selanjutnya disingkat ARKAS merupakan sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi penganggaran, pelaksanaan dan penatausahaan serta pertanggungjawaban dana bantuan operasional sekolah di satuan pendidikan dasar dan menengah secara nasional. Berdasarkan Permendiknas No. 19 Tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan, setiap sekolah pada semua jenjang pendidikan, termasuk SMP, harus menyusun Rencana Kerja Sekolah (RKS) dan Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS). Fungsi dan Manfaat ARKAS Mengukur pembelanjaan dana BOSP di sekolah terkait 8 Standar Nasional Pendidikan (SNP) ● Mempermudah sekolah dalam pelaporan dan pertanggungjawaban dana BOSP ● Menjamin tercapainya penggunaan sumber dana secara efisien, efektif, dan berkesinambungan ● Memfasilitasi sekolah dalam menyusun perencanaan, penganggaran dan penatausahaan sekolah dari manual ke bentuk digital Mengapa ARKAS 4? Lebih Praktis Lebih Aman Lebih Nyaman Perbaikan alur pengguna untuk mempermudah satuan pendidikan di seluruh rantai proses pengisian ARKAS ARKAS 4 mencakup semua sumber dana yang telah tercakup di dalam ARKAS 3 dan regulasi sesuai Juknis terbaru Pengguna lebih mudah mengakses fitur Pergeseran Tampilan pergeseran lebih sederhana ARKAS terintegrasi SIPLah pada bagian penatausahaan, sehingga data pembelanjaan detail dari SIPLah tidak perlu dimasukkan manual Proses Aktivasi Kertas Kerja dan Buku Kas Umum secara otomatis melalui dukungan data Dapodik Hierarki informasi ditampilkan dengan terstruktur sehingga lebih jelas dipahami satuan pendidikan Login hanya diminta untuk memasukkan email dan password, tanpa perlu koneksi internet Pengelompokan anggaran per bulan, mempermudah akses Meningkatkan relevansi tiap menu dan info yang ditampilkan Pengguna dapat dengan mudah melihat bagian yang perlu diisi saat menyunting anggaran Kode Referensi di Benahi Rapor sudah dipetakan dengan kode kegiatan di ARKAS Terdapat panduan pengisian di kolom pengisian Penyesuaian Layout Pelaporan Kertas Kerja dikelompokkan berdasarkan sumber dana Penghitungan Pajak (PPn, PPh, SPPD) untuk transaksi yang relevan Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 ii
Pengguna ARKAS 4 ARKAS ditujukan agar pengelolaan dana BOSP pada satuan pendidikan semakin efektif, efisien, akuntabel dan transparan, sehingga dapat meningkatkan mutu pendidikan di Indonesia. Pihak yang dapat menggunakan/memiliki akun ARKAS, yaitu: 1. 2. Satuan pendidikan yang menerima dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan (BOSP) yaitu SD, SMP, SMA, SMK, SLB, PAUD, dan Kesetaraan.. Pengguna ARKAS di satuan pendidikan adalah kepala satuan pendidikan/kepala sekolah, bendahara sekolah & komite sekolah yang tergabung dalam Tim BOSP. Perbedaan Pengguna ARKAS 4 BOS dan BOP Mulai tanggal 13 November penerima dana BOP yaitu PAUD dan Kesetaraan telah dapat menggunakan ARKAS 4 untuk pengelolaan dana BOP. Tidak ada perbedaan dalam alur pengelolaan dana pada ARKAS 4 bagi pengguna ARKAS 4 BOS dan BOP. Namun berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk pengguna BOS dan BOP: Pengguna BOS Pengguna BOP Merupakan penerima dana BOS yaitu dana yang diberikan oleh pemerintah untuk mendukung pendidikan di jenjang SD, SMP, SMA, dan SMK. Merupakan penerima dana BOP yaitu dana yang diberikan oleh pemerintah untuk mendukung pendidikan di jenjang PAUD dan kesetaraan. Sebelumnya merupakan pengguna ARKAS 3 Sebelumnya merupakan pengguna BOP Salur Perlu menginstall ARKAS 4 pada perangkat yang sama dengan yang digunakan saat menggunakan ARKAS 3 Bisa langsung menginstal ARKAS 4 pada perangkat yang sesuai Perlu melakukan sinkronisasi data dari ARKAS 3 sebelum menggunakan ARKAS 4 Tidak perlu melakukan sinkronisasi data karena merupakan pengguna baru ARKAS 4 Perlu melakukan konversi data terlebih dahulu sebelum menggunakan ARKAS 4 Tidak perlu melakukan konversi data Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS versi 4.0 iii
Syarat dan Ketentuan ARKAS 4 Sebelum mengunduh, memasang dan menggunakan ARKAS, pastikan perangkat yang digunakan sudah memenuhi syarat penggunaan sebagai berikut: Jenis Prosesor : Prosesor yang mendukung sistem operasi Windows Sistem Operasi : Windows 10 atau yang lebih baru Memori (RAM) : min. 2 GB atau lebih tinggi Ruang Hard Drive : 1 GB Resolusi layar : 1366 x 768 atau lebih tinggi Persyaratan tambahan : koneksi internet dan pengaturan zona waktu pada perangkat yang digunakan sesuai dengan jam lokal Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS versi 4.0 iv
Alur Penggunaan ARKAS Anggaran Penatausahaan Aktivasi Kertas Kerja Ajukan Pengesahan Aktivasi BKU Tutup BKU Pergeseran Perubahan Penganggaran Penatausahaan
Penganggaran dilakukan satu kali untuk satu tahun anggaran Penyusunan dokumen RKAS dilakukan berdasarkan kebutuhan Satuan Pendidikan dan hasil evaluasi diri pada profil Satuan Pendidikan Pada tahap ini, satuan pendidikan harus membuat perencanaan kegiatan detail sampai ke nominal kegiatan (termasuk pajak, biaya administrasi dan ongkos kirim) Kertas Kerja yang sudah disahkan disebut RKAS
Pada tahapan ini, satuan pendidikan dapat mencatatkan realisasi pembelanjaan dan pengadaan barang/jasa secara kronologis sesuai dengan yang telah diinput pada tahap penganggaran Penatausahaan dilakukan setiap bulan secara berurutan Jika pembelanjaan tidak terjadi pada bulan yang sudah direncanakan, maka kegiatan tersebut dapat direalisasikan ke bulan-bulan berikutnya. Namun, tidak bisa dimajukan ke bulan sebelumnya kecuali satdik melakukan revisi RKAS (Pergeseran & Perubahan) Jika harga barang yang dianggarkan lebih rendah dari realisasi, maka selisihnya perlu untuk dianggarkan ulang
Pergeseran hanya dapat dilakukan untuk sumber dana BOSP, BOSP Kinerja, SiLPA BOSP Kinerja, BOSPDA dan sumber dana lainnya dalam satu akun belanja
Perubahan dapat dilakukan untuk sumber dana BOSP dan lintas akun belanja sebanyak 1x sesuai ketentuan dinas masing-masing Buku panduan penggunaan ARKAS akan diperbarui mengikuti ketersediaan fitur terbaru sesuai perkembangan rancang-bangun atau pengembangan produk. Catatan: Untuk pengguna ARKAS 4 BOP, sumber dana SILPA BOSP Kinerja, BOSPDA, dan Sumber Dana Lainnya masih dalam proses pengembangan. Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 iv v
Petunjuk Penggunaan Buku Panduan Untuk memudahkan Anda dalam melakukan pencarian informasi yang dibutuhkan pada buku panduan ini, Anda dapat melakukan dengan 2 cara berikut ini: 1. Masuk ke halaman Daftar Isi dan Klik judul materi yang ingin dikunjungi, Anda akan langsung diarahkan pada halaman tersebut. Klik Ctrl + F dan ketik kata kunci terkait informasi yang dibutuhkan pada kolom pencarian di sudut kanan atas, kemudian klik enter. Anda akan diarahkan menuju halaman dengan informasi yang mengandung kata kunci terkait. 2. Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 2 1 v vi
ARKAS 4 Glosarium Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 vii
Glosarium Topik Istilah ARKAS Umum Windows Specifications (32/64 bit) Kode Aktivasi KK Kegiatan Rekening/Akun Belanja Uraian Penganggaran SSH Batas Bawah Batas Atas Sisip Kegiatan Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Kepanjangan Aplikasi Rencana Kegiatan Anggaran Sekolah Kertas Kerja Standar Satuan Harga Penjelasan Aplikasi resmi Kemendikbudristek RI untuk tata kelola anggaran BOSP satuan pendidikan. Spesifikasi sistem komputer yang diperlukan untuk dapat menginstal dan menggunakan aplikasi ARKAS 4 Kode unik satuan pendidikan yang didapatkan dari dinas agar dapat registrasi ke ARKAS. Lembar kerja di ARKAS 4 untuk membuat perencanaan anggaran sekolah dalam satu tahun. Serupa seperti bagian 'Input Perencanaan' di BOP Salur. Daftar kegiatan yang perlu dipilih sebagai basis pembelanjaan. Serupa seperti 'Kegiatan RKAS' di BOP Salur. Jenis pembelanjaan yang dapat dibelanjakan oleh satuan pendidikan sesuai dengan juknis yang berlaku. Detail Barang/Jasa yang ingin dibelanjakan. Serupa seperti 'Deskripsi Kegiatan' di BOP Salur. Acuan harga satuan barang/jasa bagi satuan pendidikan yang ditentukan oleh daerah masing-masing dalam membuat perencanaan anggaran pada Kertas Kerja. Acuan harga terendah yang dapat direncanakan oleh satuan pendidikan per satuan barang/jasa. Acuan harga tertinggi yang dapat direncanakan oleh satuan pendidikan per satuan barang/jasa. Fitur di ARKAS untuk penambahan uraian belanja pada kegiatan dan rekening belanja yang sama tanpa mengulang input. Dapat digunakan untuk perencanaan kegiatan yang berulang/rutin. viii
Glosarium Topik Istilah Pengesahan RKAS Penganggaran Pergeseran Perubahan BKU Tarik Tunai Setor Tunai Penatausahaan Jenis Transaksi SIPLah Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Kepanjangan Rencana Kerja Anggaran Sekolah Buku Kas Umum Sistem Informasi Pengadaan Sekolah Penjelasan Proses pengiriman Kertas Kerja oleh satuan pendidikan kepada Dinas Pendidikan melalui ARKAS untuk kemudian disahkan dan dapat dijadikan acuan belanja saat dana sudah turun. Kertas Kerja yang sudah dibuat oleh satuan pendidikan dan sudah disahkan oleh Dinas melalui MARKAS. Proses penyuntingan kertas kerja yang sudah disahkan untuk merubah anggaran dalam satu jenis belanja yang sama Proses penyuntingan kertas kerja yang sudah disahkan untuk merubah anggaran pada jenis belanja yang berbeda Lembar kerja di ARKAS 4 untuk mencatat laporan realisasi dari pembelanjaan sesuai RKAS yang telah dibuat. Serupa seperti bagian 'Menu Pelaporan' di BOP Salur. Fitur untuk mencatat riwayat penarikan tunai yang dilakukan oleh satuan pendidikan. Fitur untuk mencatat riwayat setor tunai (pengembalian uang tunai ke rekening) yang dilakukan oleh satuan pendidikan. Bentuk transaksi yang digunakan untuk melakukan realisasi (Tunai/Non-tunai) Platform resmi Kemendikbud untuk pengadaan, pembelanjaan satuan pendidikan. SIPLah bekerjasama dengan berbagai Mitra pasar daring (e-commerce) untuk menyediakan barang dan jasa kebutuhan satuan pendidikan. ix
Glosarium Topik Istilah SIPLah non integrasi Tutup BKU Penatausahaan Hapus BKU Arsip SiLPA Perencanaan T-1 Substansi MARKAS SIPD Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Kepanjangan Sisa Lebih Perhitungan Anggaran Manajemen ARKAS Sistem Informasi Pemerintahan Daerah Penjelasan Istilah yang digunakan untuk menggambarkan kondisi di mana satuan pendidikan melakukan pembelanjaan melalui SIPLah namun data belum secara otomatis terintegrasi pada BKU ARKAS (data SIPLah tidak ditemukan atau tanggal yang diinput tidak sesuai invoice). Jika satuan pendidikan sudah selesai mencatat realisasi pembelanjaan pada bulan berjalan, maka satuan pendidikan dapat melakukan 'Tutup BKU' di ARKAS untuk mengirim BKU ke Dinas Pendidikan dan dapat melanjutkan pencatatan BKU ke bulan berikutnya. Jika satuan pendidikan ingin merevisi BKU salah satu bulan yang sudah ditutup, maka satuan pendidikan perlu mengajukan 'Hapus BKU' di ARKAS. Bagian di ARKAS 4 di mana satuan pendidikan dapat mencetak dokumen RKAS atau BKU setahun di tahun berjalan maupun tahun-tahun sebelumnya sebagai berkas pelengkap laporan yang sah. Sisa dana dari total seluruh dana BOP yang tidak direalisasikan dalam tahun berjalan dan dapat dipakai di penganggaran tahun berikutnya dengan memotong penerimaan dana salur. Perencanaan Tahun Mendatang yang dibuat pada tahun berjalan. Aplikasi pengelolaan anggaran satuan pendidikan untuk Dinas Pendidikan SIPD yang berfungsi salah satunya untuk proses penganggaran APBD tahun kedepan berdasarkan data-data yang telah diinput pada tahun yang sebelumnya (T-1) termasuk perencanaan yang berhubungan dengan Dana BOSP x
Daftar Isi I Soal Sering Ditanya II Pemutakhiran ARKAS 3 ke ARKAS 4 III Unduh dan Instal ARKAS III.1 Pengecekan Detail Arsitektur Sistem Operasi Perangkat Komputer III.2 Unduh dan Instal ARKAS IV Konversi Data V Registrasi Akun dan Login V.1 Registrasi Akun V.2 Login ARKAS V.3 Reset Password VI Menyunting Data Penanggung Jawab VII Fitur Utama VII.1 Penganggaran VII.2 Penatausahaan VII.3 Arsip VII.4 Perbarui Aplikasi VII.5 Keluar (Logout) VIII Mengaktifkan Kertas Kerja VIII.1 Mengaktifkan Kertas Kerja (BOS Reguler) VIII.2 Mengaktifkan Kertas Kerja (BOS Kinerja dan SiLPA BOS Kinerja) VIII.3 Mengaktifkan Kertas Kerja (BOSDA dan Sumber Dana Lainnya) VIII.4 Laman Utama Menyusun Kertas Kerja (BOS Reguler) IX Menyusun Kertas Kerja IX.1 Menyusun Kertas Kerja (BOS Reguler) IX.2 Menyusun Kertas Kerja (Sumber Dana Lainnya) IX.3 Edit Detail Anggaran saat Menyusun Kertas Kerja (BOS Reguler) IX.4 Sisip Uraian saat Menyusun Kertas Kerja (BOS Reguler) X Review Kertas Kerja dan Mengajukan Pengesahan X.1 Review Kertas Kerja X.2 Mengajukan Pengesahan Kertas Kerja X.3 Cek Status Pengesahan X.4 Mencetak Kertas Kerja dan RKAS X.5 Revisi Kertas Kerja (Ditolak Dinas) Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 14 18 20 21 22 25 28 29 32 33 35 39 40 41 42 43 44 45 46 48 49 50 51 52 54 55 57 59 60 62 63 66 67 vi xi
Daftar Isi XI Pergeseran RKAS XI.1 Membatalkan Pergeseran XII Menghabiskan Sisa Dana Kuota 1 Tahun karena Adanya Selisih Harga Satuan XII.1 Memperoleh Tambahan Anggaran dari Sisa Realisasi Penuh BKU XII.2 Menghabiskan Sisa Dana Kuota 1 Tahun karena Adanya Selisih Harga Satuan XII.3 Mengambil Sisa Dana setelah Pembelanjaan Penuh Dihapus di BKU XIII Perubahan RKAS XIII.1 Apa Saja yang Menyebabkan Pengajuan Perubahan RKAS Gagal? XIV Aktivasi Buku Kas Umum XIV.3 Konfirmasi Penerimaan Dana (BOS Reguler) XIV.4 Konfirmasi Penerimaan Dana (BOS Daerah) XIV.5 Konfirmasi Penerimaan Dana (BOS Kinerja dan SiLPA BOS Kinerja) XIV.6 Konfirmasi Penerimaan Dana (Sumber Dana Lainnya) XIV.7 Mengapa Saya Tidak Dapat Mengaktifkan BKU? XV Cara Mengisi BKU XVI Mencatat Penarikan atau Setor Tunai di BKU XVI.1 Mencatat Penarikan Tunai XVI.2 Mencatat Setor Tunai XVI.3 Menghapus Pencatatan Setor Tunai XVII Mencatat Pembelanjaan Barang dan Jasa (di Luar SIPLah) XVIII Mencatat Pembelanjaan Barang dan Jasa di SIPLah (Integrasi SIPLah) XIX Menambah Penerimaan Dana Pertahapan di BKU XX Menyelesaikan atau Menutup BKU XXI Lapor Pajak XXII Hapus BKU setelah BKU Ditutup XXIII Cara Cetak BKU XXIV Terhubung dengan tim Penjawab ARKAS Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 70 76 77 78 79 81 82 86 87 90 94 95 96 97 98 100 101 102 103 104 114 123 127 131 135 140 143 vii xii
Buku Panduan versi 4.0 ARKAS 4 Aplikasi Rencana Kegiatan Anggaran Sekolah Mulai Menggunakan ARKAS
Soal Sering Ditanya Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 14 14
I Soal Sering Ditanya (SSD) 1 Tanya : Mengapa harus menggunakan ARKAS? Jawab: Satuan pendidikan harus menggunakan ARKAS agar: 1. Dapat mengelola keuangan satuan pendidikan secara lebih baik lagi, mulai dari proses perencanaan, penatausahaan dan pelaporan dana BOSP 2. Berbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan keuangan satuan pendidikan mampu berkoordinasi dengan baik dalam sistem informasi ARKAS 3. Memiliki laporan yang sesuai dengan format yang telah diamanatkan dalam regulasi pemerintah Kewajiban menggunakan ARKAS dalam tata kelola dana BOSP tertuang pada: 1. Surat Edaran Bersama (SEB) Mendagri Nomor 907-6479-SJ dan Mendikbudristek Nomor 7 Tahun 2021 tentang (BOSP), Pengintegrasian Sistem Kemendikbudristek dan Kemendagri yang menyatakan bahwa ARKAS sebagai aplikasi tunggal dalam mengelola anggaran pendidikan dengan sistem pengelolaan keuangan daerah 2. Permendikbudristek RI 63/2022 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan 3. Permendagri 3 tahun 2023 tentang Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan pada Pemerintah Daerah Informasi Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan 2 Tanya: Apa saja sumber dana yang bisa dikelola menggunakan ARKAS 4? Jawab: Saat ini ARKAS 4 dapat mengelola sumber dana yang berasal dari BOSP Reguler, BOSP Kinerja, SiLPA BOSP Kinerja, BOSP Daerah dan Sumber Dana Lainnya. Saat ini, sumber dana untuk BOP hanya tersedia BOP Reguler saja, dengan sumber dana lainnya masih dalam proses pengembangan. 3 Tanya: Siapa saja yang bisa menggunakan ARKAS 4? Jawab: Mulai 13 November 2023, ARKAS 4 dapat digunakan oleh seluruh satuan pendidikan dasar dan menengah, baik negeri maupun swasta di seluruh wilayah Indonesia yang berada di bawah naungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi. Sekolah yang menerima dana BOS Reguler maupun BOP meskipun di daerah terpencil tetap dapat menggunakan ARKAS 4, namun tidak untuk Sekolah Indonesia yang berada di luar negeri. 4 Tanya: Pada website tersedia 2 versi aplikasi, yaitu ARKAS 3 dan ARKAS 4. Mana yang sebaiknya diunduh oleh satuan pendidikan? Jawab: Satuan pendidikan direkomendasikan untuk mengunduh ARKAS versi terbaru, yakni ARKAS 4 karena versi aplikasi ini telah dilengkapi dengan beberapa pembaruan dan penyempurnaan. 5 Tanya: Bagaimana cara melihat arsitektur sistem operasi perangkat komputer (32/64 bit) yang saya gunakan? Jawab: Anda dapat melihat sistem operasi perangkat komputer yang digunakan dengan cara: 1. Klik logo Windows (yang ada pada perangkat Anda atau tekan tombol Windows pada keyboard) 2. Pilih Pengaturan (Settings) 3. Pilih Sistem (System) 4. Pilih Tentang (About) 5. Lihat tipe sistem perangkat Anda apakah 32-bit atau 64-bit pada bagian Device Specifications dan cek System type 6. Lihat versi Windows yang terinstall pada perangkat Anda pada bagian Windows Specification" 6 Tanya: Dimana bisa mendapatkan installer ARKAS 4? Jawab: Satuan pendidikan dapat mengunduh installer ARKAS 4 dengan mengakses website utama ARKAS dan klik Menu Unduhan atau secara langsung mengunjungi tautan 7 Tanya: Apa saja pembaruan pada ARKAS 4? Jawab: Beberapa pembaruan pada ARKAS 4 yaitu, 1. Sistem penganggaran & penatausahaan sesuai dengan Juknis BOSP Reguler 2023. 2. Pengambilan sisa dana anggaran otomatis yang bisa digunakan secara fleksibel. 3. Perhitungan pajak otomatis yang menyesuaikan dengan jenis pembelanjaan secara detail. 4. Fitur lapor pajak sesuai ketentuan yang berlaku. 5. Penyesuaian alur & desain untuk proses pencatatan yang lebih efektif & akurat. 6. Integrasi ARKAS dengan SIPLah untuk pengisian pembelanjaan secara otomatis. Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 15 15
8 Tanya: Saya pengguna ARKAS versi 3, bagaimana cara memperbarui ARKAS ke versi 4? Jawab: Sebelum memperbarui ARKAS ke versi 4, pastikan untuk: 1. Melakukan sinkron data pada ARKAS 3 terlebih dulu dengan klik Tombol Sinkron 2. Tutup ARKAS 3 Selanjutnya, silakan perbarui ARKAS ke versi 4 dengan cara: 1. Unduh installer ARKAS 4 sesuai dengan arsitektur sistem operasi windows 32 atau 64 bit pada tautan 2. Klik dua kali pada installer ARKAS 4 yang telah berhasil diunduh 2. Klik 'Yes' 4. Klik 'I accept the agreement' lalu klik 'Next' 5. Klik 'Next' 6. Klik 'Finish' Setelah proses intalasi ARKAS 4 berhasil, muncul informasi bahwa akan dilakukan konversi ke ARKAS 4 jika Anda sudah memiliki ARKAS versi 3 pada laptop yang digunakan, klik "Next" 9 Tanya: Saya pengguna ARKAS 4 peserta Rilis Terbatas, bagaimana cara memperbarui ARKAS 4 ke versi terbaru? Jawab: Bagi Anda peserta Rilis Terbatas dan telah menggunakan ARKAS 4 sejak Bulan Juni 2023 silam, mohon uninstall ARKAS 4 yang ada di perangkat Anda, dan unduh kembali installer ARKAS 4 yang sesuai dengan arsitektur sistem operasi windows pada perangkat Anda melalui tautan . Hal ini berguna untuk memutakhirkan sistem keamanan ARKAS 4 yang akan Anda gunakan sesuai arsitektur sistem operasi windows perangkat. 10 Tanya: Bagaimana cara melihat versi ARKAS yang sedang digunakan? Jawab: Untuk melihat detail informasi versi ARKAS yang sedang digunakan, awali dengan membuka ARKAS pada perangkat Anda. Selanjutnya, Anda dapat melakukan 2 langkah ini: 1. Lihat pada bagian pojok kiri atas aplikasi, maka Anda akan melihat versi aplikasi dengan tulisan sebagai berikut ARKAS 4.1 2. Lihat versi aplikasi dengan klik tombol Perbarui Aplikasi, maka Anda akan melihat versi ARKAS yang sedang digunakan dan versi terbaru ARKAS yang tersedia 11 Tanya: Apakah seluruh data saya di ARKAS 3 akan hilang setelah saya memperbarui aplikasi ke versi 4? Jawab: Data Anda tidak akan hilang dan akan muncul pada ARKAS 4. Pastikan untuk melakukan proses sinkronisasi pada ARKAS 3 terlebih dulu agar seluruh data Anda pada ARKAS 3 tersimpan ke MARKAS dan tutup ARKAS 3 saat mulai proses Konversi Data ke ARKAS 4. Pastikan juga untuk tetap menggunakan perangkat yang sama dan telah terinstal ARKAS 3 sebelumnya, karena jika Anda memakai laptop yang berbeda, pada saat proses login Anda akan mendapatkan pesan error "NPSN sudah terpakai di Perangkat lain". 12 Tanya: Saya menggunakan NPSN sekolah yang sesuai, tapi masih mendapat tulisan NPSN dipakai di perangkat lain pada ARKAS 4. Bagaimana solusinya? Jawab: Silakan menghubungi dinas pendidikan untuk mereset data sekolah dan daftarkan ulang akun pada perangkat yang baru. ARKAS dengan akun satuan pendidikan pada perangkat sebelumnya tidak akan dapat dioperasikan kembali setelah reset data dilakukan. 13 Tanya: Saya perlu dokumen pelaporan dalam bentuk Ms. Excel tapi mengapa format yang tersedia hanya dalam bentuk PDF? Jawab: Saat ini semua jenis cetak laporan hanya ada dalam format PDF. Jika format laporan yang diinginkan belum sesuai dengan ketentuan terbaru atau tidak tersedia, laporan dapat dibuat secara manual menggunakan Microsoft Excel atau Word. 14 Tanya: Saya sudah memasukkan Kode Aktivasi yang diberikan oleh Dinas, namun tertera bahwa Kode Aktivasi yang dimasukkan salah. Bagaimana solusinya? Jawab: Apabila Kode Aktivasi yang Anda terima dari dinas pendidikan terdeteksi salah sehingga membuat Anda belum dapat mengakses ARKAS, Anda dapat berkoordinasi kembali dengan Dinas untuk mengajukan pergantian Kode Aktivasi pada MARKAS. Selanjutnya, silakan masukan Kode Aktivasi terbaru yang diberikan oleh dinas. Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 16 16
15 Tanya: Mengapa dokumen RKAS/BKU tidak ditemukan setelah berpindah ke ARKAS 4? Jawab: Hal ini terjadi karena aplikasi ARKAS 3 pada perangkat yang sama masih terbuka ketika mulai mengoperasikan ARKAS 4 ditengah proses konversi yang sedang berlangsung. Mohon lakukan langkah berikut: 1. Klik tombol Sinkron pada ARKAS 3 untuk memastikan data Anda tersimpan di dalam MARKAS 2. Tutup ARKAS 3 yang sedang Anda operasikan 3. Unduh installer ARKAS 4 4. Lanjutkan proses instalasi ARKAS 4 pada perangkat Anda 5. Setelah ARKAS 4 terbuka masukkan Kode Aktivasi 6. Klik "Mulai Konversi" 16 Tanya: Saya tidak dapat melihat tulisan pada ARKAS 4 dengan baik karena font terlalu kecil, bagaimana solusinya? Jawab: Jika font pada ARKAS 4 terlalu kecil, Anda dapat melakukan penyesuaian pada tampilannya dengan cara: 1. Tekan tombol Ctrl , Shift dan (+) yang ada pada keyboard secara bersamaan, untuk memperbesar tampilan ARKAS 4 2. Tekan tombol Ctrl dan (-) yang ada pada keyboard secara bersamaan, untuk memperkecil tampilan ARKAS 4 3. Tekan tombol Ctrl dan angka 0 yang ada pada keyboard secara bersamaan, untuk mengembalikan tampilan ARKAS 4 ke ukuran normal 17 Tanya: Saya tidak bisa tutup BKU karena pada saat memasukkan pajak bunga/biaya administrasi tertulis keterangan pajak bunga/biaya administrasi tidak boleh melebihi bunga bank/jasa giro, bagaimana solusinya? Jawab: Hal tersebut dapat terjadi karena Pajak Bunga/Biaya Administrasi tidak boleh melebihi nominal Bunga Bank/Jasa Giro. Untuk dapat melanjutkan proses pengisian BKU, silakan masukkan nominal pada Bunga Bank/Jasa Giro lebih tinggi dari nominal Pajak Bunga/Biaya Administrasi atau nominal keduanya sama. Mohon pastikan nominal yang dimasukkan sudah sesuai. 18 Tanya: Berapa email yang dapat didaftarkan dalam 1 NPSN yang sama? Jawab: Saat ini tidak ada batasan jumlah email yang terdaftar dalam 1 NPSN yang sama. Namun, perlu diingat bahwa hanya satu email yang dapat login dalam satu waktu. 19 Tanya: Mengapa saya melihat BKU ganda di bulan yang sama pada ARKAS? Jawab: Pada beberapa kasus, ARKAS 4 yang sedang dioperasikan satuan pendidikan terjadi anomali berupa data BKU yang muncul berulang (double data). Kendala tersebut dapat terjadi karena proses Backup Database (DB) secara manual yang kerap dilakukan. Untuk melakukan perbaikan, mohon dapat melakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Hapus BKU yang terdeteksi double (contoh: BKU Bulan April double, maka hapus BKU sampai Bulan April) 2. Gunakan DB ARKAS 3 yang didapat dari MARKAS melalui Dinas 3. Operasikan ARKAS 3 kembali dengan DB yang baru saja didapatkan dari Dinas, lalu klik tombol Sinkron pada ARKAS 3 4. Tutup ARKAS 3 5. Buka ARKAS 4 lalu lanjutkan proses Konversi Data dengan menggunakan DB ARKAS 3 sesuai dengan informasi pada artikel Untuk menghindari permasalahan serupa, satdik diharapkan tidak melakukan Backup Database secara lokal (melalui perangkat Anda) karena menyebabkan data double dan tidak tersinkronisasi ke MARKAS. 20 Tanya: Di mana saya bisa mengakses informasi terkini seputar ARKAS? Jawab: Website arkas.kemdikbud.go.id Instagram @aplikasi.rkas Youtube SobatARKAS 21 Tanya: Apa yang harus saya lakukan ketika mengalami kendala saat penggunaan ARKAS 4? Jawab: Berikut solusi yang bisa Anda lakukan apabila mengalami kendala saat menggunakan ARKAS 1. Kunjungi Pusat Bantuan ARKAS melalui link 2. Pilih versi ARKAS 4.0 dan pelajari cara mengoperasikan ARKAS 4 melalui berbagai artikel yang tersedia 3. Akses menu ARKAS Bot pada situs Pusat Informasi ARKAS dan temukan artikel yang sesuai permasalahan Anda 4. Apabila Anda belum menemukan jawaban atas kendala yang Anda alami, ketik pada laman pencarian, dan tulis kendala Anda melalui formulir yang tersedia Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 17 17
ARKAS 4 Pemutakhiran ARKAS 3 ke ARKAS 4 Langkah ini hanya untuk satdik yang sebelumnya telah menggunakan ARKAS 3. Untuk PAUD dan Kesetaraan tidak perlu melakukan langkah ini dan dapat langsung mengunduh dan melakukan instalasi ARKAS 4 pada perangkat Anda. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 18
II Sinkronisasi dengan MARKAS Langkah pertama untuk memastikan agar database ARKAS 3 ke ARKAS 4 tidak hilang, adalah dengan melakukan sinkronisasi pada ARKAS 3 terlebih dulu. Hal ini dilakukan agar data terbaru satuan pendidikan pada ARKAS 3 tersimpan ke MARKAS dan muncul pada ARKAS 4. Setelah klik sinkron pada ARKAS 3, silakan tutup ARKAS 3 Anda dan lanjutkan proses unduh dan instal ARKAS 4. 1 3 2 4 1. 2. Mohon menunggu hingga proses Sinkron selesai hingga muncul notifikasi Sync Data Berhasil pada bagian kanan bawah ARKAS 3 Anda. Pastikan perangkat Anda terhubung dengan koneksi internet Klik tombol Tutup Aplikasi Klik Keluar Klik tombol Sinkron pada menu Utama ARKAS 3 3. 4. Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 19 19
ARKAS 4 Unduh & Instal ARKAS Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 20
III.1 Pengecekan Detail Arsitektur Sistem Operasi Perangkat Komputer Sebelum mengunduh dan melakukan instalasi ARKAS 4, pastikan Anda telah mengetahui arsitektur sistem operasi Windows (32-bit/64-bit) yang Anda gunakan pada perangkat komputer Anda. Temukan informasi mengenai arsitektur sistem operasi perangkat Anda dengan cara berikut ini: 1. Klik logo Windows ( ) yang ada pada perangkat Anda atau tekan tombol Windows pada keyboard 2. Pilih Pengaturan (Settings) 3. Pilih Sistem (System) 4. Pilih Tentang (About) 5. Lihat versi arsitektur sistem operasi perangkat Anda apakah 32-bit atau 64-bit pada bagian Device Specifications dan cek System type 6. Lihat versi Windows yang terinstall pada perangkat Anda pada bagian Windows Specifications Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 21 21 21
III.2 Unduh dan Instal ARKAS Setelah melakukan pengecekan arsitektur sistem operasi komputer, Anda dapat mengunduh dan instal Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (ARKAS) yang sesuai dengan perangkat komputer Anda. Silakan mengunduh ARKAS 4 dengan langkah berikut ini: 1. 2. 3. 4. Pastikan perangkat komputer Anda tersambung dengan koneksi Internet Unduh installer ARKAS 4 dengan cara mengunjungi situs ARKAS arkas.kemdikbud.go.id dan akses Menu Unduhan. Klik Unduh ARKAS 4 Unduh installer ARKAS 4 yang sesuai dengan arsitektur sistem operasi Windows (32-bit/64-bit) pada perangkat komputer Anda. 1 2 3 4 Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 22 22 22
III.2 Unduh dan Instal ARKAS Penting! Sebelum menginstal ARKAS 4 Anda harus memperhatikan hal ini:
Untuk pengguna ARKAS 3, Anda tidak perlu meng-uninstall ARKAS yang sudah ada, Anda bisa langsung melanjutkan ke proses instalasi ARKAS 4. Namun, pastikan untuk melakukan Sinkronisasi ARKAS 3 ke MARKAS dengan klik tombol Sinkron. Hal ini bertujuan untuk menyimpan data Anda ke dalam sistem MARKAS. Setelah berhasil sinkron, harap menutup ARKAS 3 terlebih dulu untuk melanjutkan proses instalasi ARKAS 4 pada perangkat Anda. Pastikan Anda meng-install ARKAS 4 di laptop yang sama dengan pengguna ARKAS 3 sebelumnya. Hal ini karena pada tahap selanjutnya akan terjadi Konversi Data Base (Konversi DB) dari ARKAS 3.4 dan ARKAS 4. Selanjutnya, Anda dapat melakukan instal aplikasi dengan cara berikut ini: 1. 2. 3. Pada folder downloads di komputer Anda, klik dua kali installer ARKAS 4 Klik "Yes" Klik lingkaran "I Accept the Agreement" lalu klik "Next" 11 33 Catatan! ARKAS hanya bisa diinstal pada perangkat komputer atau laptop berbasis Windows dan Chromebook. Namun, masih terdapat keterbatasan fitur Cetak pada perangkat berbasis Chromebook. Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 22 23 23 23
III.2 Unduh dan Instal ARKAS 4. Jika Anda ingin memasukkan shortcut atau akses cepat ARKAS melalui desktop komputer Anda, ceklis tombol 'Create a desktop shortcut' lalu, klik 'Next' 5. Tunggu hingga aplikasi berhasil terpasang di perangkat komputer Anda 6. Jika sudah selesai melakukan instalasi, klik Finish 7. Selesai. ARKAS sudah tersedia di desktop perangkat komputer Anda 44 6 6 7 7 Catatan! ARKAS hanya bisa diinstal pada perangkat komputer atau laptop berbasis Windows dan Chromebook. Namun, masih terdapat keterbatasan fitur Cetak pada perangkat berbasis Chromebook. Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 24 24 24 55
ARKAS 4 Konversi Data Langkah ini hanya untuk satdik yang sebelumnya telah menggunakan ARKAS 3. Untuk PAUD dan Kesetaraan tidak perlu melakukan langkah ini dan dapat langsung mengunduh dan melakukan Registrasi Akun dan Login. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 25
IV Konversi Data Jika sistem mendeteksi database ARKAS 3 pada perangkat yang sama, maka Anda akan diminta untuk Konversi Data terlebih dulu, untuk memindahkan data sebelumnya. Penting! Harap menutup ARKAS 3 yang sedang dioperasikan dan diharapkan untuk menggunakan ARKAS 4 pada perangkat yang telah terinstal ARKAS 3 agar proses Konversi Data pada ARKAS 4 berjalan dengan lancar. 1 2 1. Masukkan Kode Aktivasi yang didapatkan melalui Dinas Pendidikan 2. Klik "Mulai Konversi". Mohon menunggu hingga proses konversi data Anda berhasil, dan pastikan Anda terhubung ke koneksi internet yang lancar. Anda akan menemukan tampilan ini jika proses konversi data Anda dari ARKAS versi sebelumnya berhasil dipindah ke versi terbaru Saat ini Anda berada di tampilan Login untuk masuk ke aplikasi. Isi kolom dengan menuliskan alamat email dan password yang sama dengan ARKAS 3 Klik Masuk 3. 4. 5. 4 5 Langkah ini hanya untuk satdik yang sebelumnya telah menggunakan ARKAS 3. Untuk Paud dan Kesetaraan tidak perlu melakukan langkah ini dan dapat langsung mengunduh dan melakukan instalasi ARKAS 4 pada perangkat Anda. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 26 26 3
6 6. Apabila muncul tampilan seperti di atas, proses Konversi Data Anda gagal disebabkan Anda belum menutup ARKAS 3 sebelum proses konversi. Klik Saya Mengerti, tutup ARKAS 3 dan silakan memulai kembali proses Konversi Data pada ARKAS 4. Langkah ini hanya untuk satdik yang sebelumnya telah menggunakan ARKAS 3. Untuk Paud dan Kesetaraan tidak perlu melakukan langkah ini dan dapat langsung mengunduh dan melakukan instalasi ARKAS 4 pada perangkat Anda. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 27 27
ARKAS 4 Registrasi Akun dan Login Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 28
V.1 Registrasi Akun Apabila satuan pendidikan Anda merupakan pengguna baru ARKAS, Anda akan diminta melakukan registrasi terlebih dulu. Registrasi merupakan tahapan pendaftaran akun satuan pendidikan sebelum menggunakan ARKAS. Anda akan menemukan tampilan Registrasi jika satuan pendidikan belum pernah menggunakan ARKAS sehingga tidak ada data base dari ARKAS versi 3. Proses registrasi akun membutuhkan koneksi internet. 1. Buka Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (ARKAS) yang sudah diinstall, kemudian ARKAS akan memunculkan dua form NPSN dan Kode Aktivasi. Isi dengan NPSN satuan pendidikan dan Kode Aktivasi yang telah Anda dapatkan dari dinas pendidikan 2. Klik Daftar. Mohon menunggu dan pastikan terkoneksi dengan internet yang lancar, karena data sedang dikirim melalui sistem 1 2 3. Masukkan Email, Password (kata sandi) dan Konfirmasi Password. Klik tombol mata untuk melihat password Anda. Pastikan untuk membuat password minimal 8 karakter dan yang mudah diingat 4. Klik Daftar. Mohon menunggu dan pastikan terkoneksi dengan internet yang lancar untuk proses sinkronisasi data aplikasi 3 4 Catatan! Jika Anda pengguna ARKAS 3 namun muncul tampilan registrasi bukan login/konversi data, pastikan menggunakan laptop yang sama seperti pengoperasian ARKAS 3 dan tidak melanjutkan Registrasi dengan email yang baru karena data satuan pendidikan akan hilang seperti pengguna baru. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 29 29
5 1. 2. 3. 4. 5. Berhasil! Anda telah berhasil Registrasi jika sudah menemukan laman utama ARKAS dengan deskripsi profile seperti pada gambar di atas. Tampilan ini juga merupakan laman utama menu Penganggaran Catatan! Satuan pendidikan dapat mendaftarkan email tambahan (Satu NPSN lebih dari satu email). Namun satu akun satuan pendidikan (NPSN) hanya bisa digunakan pada satu perangkat saja. Sehingga pastikan untuk menginstal ARKAS pada perangkat milik satuan pendidikan (bukan milik pribadi). 6. 7. Apabila Anda mengalami koneksi yang bermasalah ketika proses registrasi, maka akan muncul tampilan seperti ini. Periksa internet dan Klik Sinkronisasi Ulang Apabila terdapat gangguan pada sistem saat melakukan proses registrasi, maka akan muncul tampilan seperti ini. Klik Sinkronisasi Ulang 6 7 8. 9. Apabila gagal sinkronisasi ulang lebih dari dua kali, Klik Saya Mengerti. Anda dapat memulai proses registrasi ulang beberapa saat kemudian Apabila Anda memasukkan NPSN dan Kode Aktivasi pada perangkat baru (lebih dari satu perangkat), maka akan muncul tampilan berikut. Klik Saya Mengerti, silakan menghubungi dinas pendidikan untuk mereset data sekolah dan daftarkan ulang akun pada perangkat yang baru. ARKAS dengan akun satuan pendidikan pada perangkat sebelumnya tidak akan dapat dioperasikan kembali setelah reset data dilakukan. 8 9 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 30 30
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Jika muncul tampilan seperti ini, lakukan pengisian Kode Aktivasi dengan benar sesuai yang Anda terima 11. Masukkan email baru yang akan Anda daftarkan jika Anda mengajukan proses ganti akun pada tahapan Registrasi 11 10 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 31 31
V.2 Login ARKAS Setelah memperbarui ARKAS, untuk pengguna lama ARKAS sistem akan langsung menampilkan form login karena di dalam data base terdeteksi sudah ada akun yang pernah didaftarkan. Anda akan menemukan tampilan login setiap membuka aplikasi. Gunanya agar data-data yang ada pada aplikasi aman dan tidak dapat dibuka oleh selain pemilik akun atau yang bertanggung jawab terhadap keuangan satuan pendidikan. Perlu diketahui, hanya bendahara satuan pendidikan atau yang telah memiliki SK dari Kepala Satuan Pendidikan saja yang bertanggung jawab penuh terhadap pengoperasian ARKAS. 1 2 5 3 4 1. Masukkan Email yang sudah didaftarkan pada proses registrasi 2. Masukkan Password atau kata sandi. Klik tombol mata untuk melihat password Anda 3. Lalu, Klik 'Masuk' 4. Klik Daftarkan Email baru apabila Anda ingin mengganti akun atau email yang sebelumnya telah Anda daftarkan 5. Klik Reset Password untuk memperbarui password jika Anda lupa password akun yang sebelumnya telah Anda daftarkan 6. Berhasil! Anda akan langsung masuk ke laman utama menu Penganggaran Perlu diketahui! Satuan pendidikan tetap dapat melakukan proses login meskipun perangkat tidak terkoneksi internet. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 6 32 32
V.3 Reset Password Apabila Anda lupa password, Anda dapat melakukan reset atau penggantian password secara mandiri. Pastikan Anda memasukkan email yang telah terdaftar sebelumnya. Apabila Anda memasukkan email baru, sistem akan mendeteksi eror sehingga Anda tidak bisa melanjutkan proses reset password. 1. 2. Masukkan email yang sudah didaftarkan pada ARKAS sebelumnya 3. 4. 5. Isi password baru Ulangi isi password pada kolom Konfirmasi Password Klik tombol Reset Password Klik Reset Password Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 33 33
6. 7. Mohon menunggu sistem memproses reset password Anda dan pastikan bahwa perangkat terhubung dengan jaringan internet yang lancar Klik Ya, Konfirmasi untuk memastikan bahwa Anda akan melakukan reset password 6 Proses reset password berhasil, apabila Anda telah berhasil masuk ke laman utama ARKAS 4. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 7 34 34
ARKAS 4 Menyunting Data Penanggung Jawab Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 35
VI Menyunting Data Penanggung Jawab Menyunting data penanggung jawab juga dapat dilakukan pada Menu Profil di Laman Utama ARKAS. Setelah Anda melakukan penyuntingan atau penggantian data penanggung jawab, maka data tersebut akan tersimpan di dalam ARKAS serta tertera pada seluruh berkas Kertas Kerja dan BKU. 1. Klik Menu Profil (Nama satuan pendidikan Anda) dan pilih menu Data Penanggung Jawab Catatan! 1. 2. 3. 4. Anda membutuhkan koneksi internet untuk menyunting data penanggung jawab Anda dapat memperbarui kapan pun sesuai dengan adanya pergantian penanggung jawab di satuan pendidikan Perubahan data penanggung jawab hanya tertera pada sesuatu yang belum disahkan/ditutup untuk RKAS dan BKU (pertahun) Nama penanggung jawab di Kertas Kerja dan BKU bisa berbeda selama ada pergantian penanggung jawab Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 36 36 1
5 2 3 4 1. 2. Masukkan nama dan NIP Kepala Sekolah 3. Masukkan nama dan NIP Bendahara Sekolah 4. Masukkan nama dan email Komite Sekolah Catatan: Untuk satdik PAUD dan Kesetaraan tidak perlu memasukkan Nama Komite dan Email Komite. Anda bisa langsung melanjutkan pada langkah berikutnya. 5. 6. 7. Pilih Bulan Akhir periode jabatan pihak penanggung jawab Jika Bulan Akhir yang Anda pilih bukan bulan Desember, maka akan muncul secara otomatis formulir untuk mengisi data penanggung jawab baru sehingga muncul tampilan Periode 1 dan Periode 2 Klik Perbarui 6 7 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 37 37
8 8. Klik Simpan Perubahan 9 9. Mohon menunggu dan pastikan Anda terkoneksi dengan internet yang lancar 10. Data penanggung jawab berhasil diperbarui 11. Anda tidak dapat menyunting data penanggung jawab jika belum melakukan Aktivasi Kertas Kerja dan saat mengajukan pengesahan Kertas Kerja 11 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 10 38 38
ARKAS 4 Fitur Utama Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 39 39
VII.1 Penganggaran Berikut adalah laman utama Penganggaran yang dapat Anda lihat setelah melakukan Login atau Registrasi pada ARKAS. Pada halaman ini Anda dapat melihat/menyusun/memperbaharui kertas kerja atau RKAS untuk masing-masing sumber dana yang tersedia. Pada laman utama Penganggaran ditampilkan Kertas Kerja atau RKAS tiga tahun terakhir. Anda juga dapat menghapus Kertas Kerja dengan status "Draf, Perlu Revisi, dan Perlu Diajukan Ulang". 1 3 4 5 2 1. 2. 3. 4. 5. Klik pada salah satu sumber dana. Sumber dana yang tersedia dapat berbeda antara masing-masing satuan pendidikan Ketika tahun anggaran baru untuk BOSP Reguler telah dimulai, maka akan muncul notifikasi pada sudut kanan bawah berupa himbauan untuk melakukan penganggaran pada tahun anggaran berikutnya lebih awal (Perencanaan T-1). Catatan: Jika Anda mendapatkan notifikasi berikut, Anda dapat klik Aktivasi Kertas Kerja untuk dapat melakukan Aktivasi Kertas Kerja tahun 2024. Berikut adalah status Kertas Kerja atau RKAS Klik tombol Aktivasi Kertas Kerja untuk mengaktivasi Kertas Kerja suatu sumber dana dengan status Belum Aktif Klik ikon jika ingin melihat RKAS atau Kertas Kerja yang sudah disahkan oleh dinas Klik ikon untuk menghapus Kertas Kerja atau RKAS. Jika ikon ini berwarna abu-abu atau berstatus sudah disahkan, maka Anda tidak dapat menghapus RKAS tersebut. Klik ikon jika ingin mencetak Kertas Kerja atau RKAS Jika font pada ARKAS 4 terlalu kecil, Anda dapat melakukan penyesuaian pada tampilan perangkat Anda dengan cara: 1. zoom in: tekan tombol "ctrl" & "+" secara bersamaan 2. zoom out: tekan tombol "ctrl" & "shift" & "-" secara bersamaan Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 40 40 40
VII.2 Penatausahaan Laman Penatausahaan berfungsi untuk melihat, menyusun atau memperbaharui Buku Kas Umum (BKU) untuk masing-masing sumber dana. Anda akan mengakses BKU saat melakukan pelaporan realisasi penggunaan dana bantuan operasional satuan pendidikan (BOSP) setiap bulan. 1 3 2 4 5 1. 2. 3. 4. 5. Klik pada salah satu sumber dana. Sumber dana yang tersedia dapat berbeda antara masing-masing satuan pendidikan Berikut adalah status BKU Anda Klik Aktivasi BKU untuk mulai mengaktivasi BKU satu tahun anggaran Berikut adalah tombol BKU setiap bulan. Silakan klik pada Bulan yang akan Anda catat, setelah melakukan Aktivasi BKU Klik tombol Cetak untuk mencetak BKU Tahun Anggaran sebelumnya atau yang berstatus sudah selesai Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 41 41
VII.3 Arsip Dokumen yang tersedia dan dapat Anda cetak melalui Menu Arsip adalah dokumen yang telah sepenuhnya disahkan oleh dinas atau ditutup, baik untuk RKAS maupun BKU. Jika Anda ingin mencetak dokumen RKAS atau BKU setahun sebagai berkas pelengkap laporan yang sah, silakan melakukan cara sebagai berikut: 1 2 1. 2. Pilih Jenis Dokumen, Sumber Dana, serta Tahun dokumen yang ingin dicetak Klik Cetak pada dokumen yang diinginkan. Tersedia dua pilihan format dokumen yang sesuai dengan kebutuhan Anda;
Format Akumulasi berisi rekapan RKAS lengkap berdasarkan penggunaan seluruh sumber dana yang diterima Format per Sumber Dana berisi rekapan RKAS terpisah per masing-masing sumber dana yang diterima satuan pendidikan Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 42 42
VII.4 Perbarui Aplikasi Terdapat bulatan merah pada menu Perbarui Aplikasi jika perangkat terkoneksi dengan internet dan tersedia ARKAS versi terbaru. Klik untuk memperbarui ARKAS ke versi terbaru dan jangan menutup aplikasi hingga proses pembaruan selesai. Proses ini membutuhkan koneksi internet. 1 2 1. Klik tombol Perbarui Aplikasi. Jika perangkat Anda terkoneksi internet dan tersedia versi terbaru ARKAS, maka tombol yang Perbarui Aplikasi akan terdapat penanda berwarna merah 2. Mohon menunggu. Mohon untuk tidak menutup aplikasi ARKAS hingga proses pembaruan 3. aplikasi selesai Klik Tutup dan Instal Ulang ARKAS. Aplikasi akan tertutup dan otomatis menginstal ulang aplikasi. Anda dapat membukanya kembali dalam beberapa saat. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 3 43 43
VII.5 Keluar (Logout) Pada bagian kanan atas aplikasi, terdapat menu profil satuan pendidikan. Anda dapat mengakses menu dengan logo (v) untuk Keluar dari profil. Melalui menu ini juga Anda dapat mengakses menu Data Penanggung Jawab. 4 3 1. 2. 3. 4. 5. Klik ikon (v) selanjutnya akan muncul pilihan menu Keluar Klik Keluar Klik Ya, Keluar Berhasil, Anda sudah keluar dari Profil ARKAS dan perlu memasukkan email dan password satuan pendidikan jika hendak mengoperasikan ARKAS kembali Anda juga dapat menutup aplikasi serta logout secara otomatis, jika menekan tombol tutup pada bagian kanan atas aplikasi (x) Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 1 2 44 44 5
ARKAS 4 Mengaktifkan Kertas Kerja Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 45 45
VIII.1 Mengaktifkan Kertas Kerja (BOSP Reguler) 1 1. Klik Aktivasi Kertas Kerja pada tab sumber dana BOSP Reguler atau yang Anda ingin aktifkan dan rancang pada tahun berkenaan Catatan: Untuk pengguna PAUD dan Kesetaraan, fitur sumber dana BOSP Daerah, SILPA BOSP Kinerja, dan Lainnya masih dalam pengembangan sehingga masih belum tersedia. 2. Isi Data Penanggung jawab secara manual untuk kolom Nama dan Email Komite Catatan: Untuk pengguna ARKAS 4 BOP yaitu PAUD dan Kesetaraan tidak perlu mengisi kolom Nama dan Email Komite 3. Klik Lanjut Catatan! ● Ketika proses sinkronisasi data dengan Dapodik berhasil, maka data Kepala Sekolah dan Bendahara akan otomatis terisi karena data diambil dari Dapodik. Anda tetap dapat mengubah data tersebut jika ada kesalahan. Nama dan Email Komite wajib diisi *Satuan pendidikan negeri wajib mengisi NIP, sedangkan satuan pendidikan swasta tidak diwajibkan (opsional) untuk mengisi NIP 1 4 4. Klik + Aktivasi Kertas Kerja, setelah Anda melihat tampilan Pagu Dana BOSP Reguler. Pagu Anggaran BOSP Reguler satuan pendidikan yang tertera berasal dari jumlah murid yang terdaftar di Kepmendikbudristek terbaru tentang Sekolah Penerima BOS Reguler dan BOP. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 46 46 2 3
5 7 9 5. Berhasil! Kertas Kerja telah aktif. Klik Isi Kertas Kerja 6. Anda diarahkan menuju tampilan Menyusun Kertas Kerja 7. Apabila Anda telah menggunakan ARKAS sebelumnya, Anda akan ditawarkan pilihan untuk Menyalin dari RKAS sebelumnya. Klik Salin RKAS untuk mengisi kegiatan berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya. Apabila Anda tidak ingin mengambil referensi kegiatan dari tahun sebelumnya, silakan Klik Buat Baru untuk membuat rancangan kegiatan baru pada Kertas Kerja. 8. Mohon menunggu dan pastikan perangkat terhubung ke internet yang lancar karena sistem sedang mengambil data kegiatan dari MARKAS 9. Data Kegiatan berhasil diperbarui Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 8 6 47 47
VIII.3 Mengaktifkan Kertas Kerja (BOSDA dan Sumber Dana Lainnya) Pada Sumber Dana BOSP Daerah (BOSPDA) dan Sumber Dana Lainnya (Lainnya), satuan pendidikan perlu mengisi nominal Pagu anggaran secara manual, sedangkan untuk Sumber Dana Lainnya selain mengisi nominal Pagu anggaran secara manual, Anda juga dapat menambah dan memasukkan lebih dari satu sumber dana lainnya secara bersamaan. 1 1 2a 2b 3a 3b 3c 1. 2. 3. Pilih tombol Sumber Dana BOSP Daerah dan Lainnya pada menu Penganggaran Setelah mengisi data Penanggung Jawab, Anda akan diarahkan ke laman pengisian nominal Pagu. Untuk Pagu Dana BOSP Daerah a. Masukkan Nominal Pagu secara manual b. Klik + Aktivasi Kertas Kerja Setelah mengisi data Penanggung Jawab, Anda akan diarahkan ke laman pengisian nominal Pagu. Untuk Sumber Dana Lainnya a. b. c. Anda wajib memasukkan Sumber Dana yang diterima (misal: nama instansi atau perusahaan yang memberikan) dan tuliskan Nominal Dana secara manual Klik + Tambah Sumber Dana apabila satuan pendidikan menerima lebih dari satu sumber dana lainnya Klik + Aktivasi Kertas Kerja Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 48 48
VIII.2 Mengaktifkan Kertas Kerja (BOSP Kinerja dan SiLPA BOSP Kinerja) Pada Sumber Dana BOSP Kinerja dan SiLPA BOSP Kinerja, satuan pendidikan tidak perlu mengisi nominal Pagu anggaran karena nominal Pagu berasal dari data MARKAS yang telah diinput oleh dinas setempat. 1 2 3 1. 2. Pilih tombol Sumber Dana BOSP Kinerja dan SiLPA BOSP Kinerja pada menu Penganggaran Isi data Penanggung Jawab Catatan: Tidak perlu memasukkan nama komite untuk pengguna ARKAS 4 BOP 3. 4. Klik Lanjut Lanjutkan proses Aktivasi Kertas Kerja dengan klik tombol + Aktivasi Kertas Kerja 4 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 4 49 49
VIII.4 Laman Utama Menyusun Kertas Kerja (BOSP Reguler) 1 3 4 5 6 7 9 10 11 1. Klik untuk kembali ke menu utama Penganggaran 2. Kolom Panduan berisi imbauan penggunaan berdasarkan peraturan terbaru, seperti: Juknis BOSP 2023 3. Pagu Dana BOSP Reguler adalah nominal pagu selama satu tahun anggaran yang dapat Anda rencanakan 4. Klik + Tambah Kegiatan untuk menambah barang atau jasa yang akan dibelanjakan pada tahun tersebut. Sesuai Juknis BOSP 2023 satuan pendidikan diwajibkan menganggarkan 50% dari dana tersedia untuk alokasi Tahap 1 5. Tombol Perbarui Data Kegiatan berfungsi untuk memperbarui data Kegiatan berdasarkan data terkini yang bersumber dari MARKAS atau sinkronisasi antara data Kegiatan, Rekening Belanja, Uraian di ARKAS. Klik tombol ini untuk mengecek pembaruan data oleh Dinas secara berkala. (Contoh: Adanya Rekening Belanja yang dihilangkan atau batas harga yang diubah) 6. 7. 8. Tombol Cari dapat Anda gunakan untuk mencari data Kegiatan yang telah Anda rencanakan Tombol Review berfungsi untuk mengulas seluruh kegiatan yang telah Anda rencanakan dan melihat grafik proporsi penggunaan dana sebagai langkah penelaahan satuan pendidikan Klik Ajukan Pengesahan apabila rencana kegiatan satu tahun penuh telah selesai, sesuai dan nominal pada kolom Belum Dianggarkan tertera Rp 0 9. Pada kolom ini, Anda dapat melihat total pagu anggaran BOSP reguler yang sudah dianggarkan 10. Pada kolom ini, Anda dapat melihat pagu anggaran yang belum dianggarkan kegiatannya 11. 12. Berikut adalah menu 12 bulan atau satu tahun anggaran yang dapat Anda klik untuk melihat rencana kegiatan, barang atau jasa Pada Kolom Aksi, Anda dapat memilih untuk Edit Detail Anggaran atau Sisip Uraian. Anda akan melihat kedua tombol ini jika rancangan Kegiatan pada Kertas Kerja telah terisi/dianggarkan 13. Data KK pada ARKAS 4 akan otomatis tersimpan secara berkala hanya pada perangkat Anda Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 8 13 12 50 50
ARKAS 4 Menyusun Kertas Kerja Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 51 51
IX.1 Menyusun Kertas Kerja (BOSP Reguler) 1 12 2 3 4 5 6 10 7 8 9 13 11 1. Klik + Tambah Kegiatan 2. Cari kegiatan yang ingin dianggarkan, dengan menulis kata kunci atau kode kegiatan yang sesuai. Selanjutnya, akan muncul daftar kegiatan. Klik kegiatan tersebut. 3. Pilih rekening belanja yang ingin dianggarkan untuk kegiatan tersebut. 4. Tulis deskripsi kegiatan yang dianggarkan pada kolom Uraian untuk rekening belanja operasional. Sedangkan untuk rekening belanja kategori barang modal, Anda dapat memilih Uraian kegiatan berdasarkan daftar yang tersedia 5. Isi harga satuan kegiatan. Harga satuan harus berada dalam batas yang ditentukan oleh Dinas, seperti tertera pada gambar yang muncul Pilih bulan kegiatan tersebut akan dilaksanakan 6. 7. Masukkan jumlah barang atau jasa 8. 9. 10. 11. 12. 13. Pilih satuan yang sesuai dengan barang atau jasa Klik + Tambah Bulan jika kegiatan tersebut dilakukan juga pada bulan lainnya Klik (-) apabila Anda ingin membatalkan Tambah Bulan dalam satu Kegiatan Jika data kegiatan sudah lengkap dan sesuai, klik + Masukkan Ke Anggaran Klik Hapus Semua untuk menghapus detail Kegiatan yang sudah direncanakan Klik Batal jika tidak ingin melanjutkan pengisian kegiatan dan kembali ke laman Menyusun Kertas Kerja Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 52 52
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Berikut adalah tampilan 1 Kegiatan yang baru saja Anda masukkan ke dalam Kertas Kerja 15 16 14. 15. 16. 17. Terdapat penanda pada bagian kanan bawah aplikasi, setelah Anda berhasil menambahkan suatu Kegiatan Nominal pada kolom Sudah Dianggarkan terisi mengikuti jumlah total Kegiatan yang telah Anda rencanakan Berikut adalah tampilan beberapa Kegiatan pada Kertas Kerja yang telah Anda isi sesuai anggaran Pada kolom Aksi, Klik tanda ... di masing-masing tabel Kegiatan apabila Anda ingin mengedit detail anggaran atau melakukan sisip uraian Catatan: ● Saat membuat anggaran pastikan kesesuaian pengaturan proporsinya dengan juknis tahun berkenaan. Contoh: Menurut permendikbud 63/2022 pasal 40 ayat 1, pembayaran honor hanya bisa digunakan paling banyak 50% dari total keseluruhan jumlah alokasi dana BOS reguler yang diterima satdik. Untuk BOP tidak diatur ketentuan persentase-nya
Tombol Perbarui Data Kegiatan disarankan untuk digunakan secara berkala agar data di ARKAS selalu sinkron dengan data di MARKAS. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 13 17 14 53 53
IX.2 Menyusun Kertas Kerja (Sumber Dana Lainnya) Simak informasi di bawah ini untuk melanjutkan proses penyusunan Kertas Kerja dari Sumber Dana Lainnya pada ARKAS 4: 1 2 3 4 1. Masuk ke Kertas Kerja sumber dana Lainnya, klik "Edit Dana" 2. Isi detail Sumber Dana (dari mana dana tersebut diterima) dan Nominal Dana yang diterima. Pastikan pengisian nominal Sumber Dana sesuai dengan yang diterima. 3. Jika sumber dana lebih dari satu, silakan klik "+Tambah Sumber Dana" untuk menambahkan sumber dana sesuai dengan yang diterima oleh satuan pendidikan 4. Klik "Perbarui" Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 54 54
IX.3 Edit Detail Anggaran saat Menyusun Kertas Kerja (BOSP Reguler) 2 3 4 6 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pada kolom Aksi, Klik tanda ... di salah satu tabel Kegiatan yang ingin Anda edit detail anggarannya Klik Edit Detail Anggaran Pilih detail yang ingin Anda edit. Pada gambar dicontohkan mengedit jumlah barang atau jasa Jumlah barang atau jasa telah disesuaikan Klik Perbarui Anggaran kegiatan berhasil diperbarui Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 1 5 55 55
9 8 7. 8. 9. Kegiatan yang telah berhasil Anda Edit dapat terlihat di laman utama Menyusun Kertas Kerja Nominal Rupiah pada Kolom Sudah Dianggarkan sudah otomatis menyesuaikan nominal terbaru Klik tombol Review untuk melihat seluruh Kegiatan yang Anda rencanakan 10 11 10. 11. Berikut adalah tombol Kegiatan yang dikelompokkan berdasarkan periode salur sesuai Juknis BOSP terbaru yaitu dua tahap salur Klik ikon (v) untuk mencermati keseluruhan Kegiatan setiap Komponen. Terdapat warna pada setiap Komponen seperti di halaman Menyusun Kertas Kerja Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 7 56 56
IX.4 Sisip Uraian saat Menyusun Kertas Kerja (BOSP Reguler) Pada Menu Penganggaran, tersedia fitur Sisip Uraian untuk fitur untuk menduplikasi daftar kegiatan pada suatu Kegiatan yang sudah dibuat sebelumnya. Detail yang dapat ditambahkan oleh pengguna: Uraian, Harga Satuan yang Dianggarkan, dan Bulan (Dianggarakan untuk bulan). 2 6 3 4 5 1. Pada kolom Aksi, Klik tanda ... di salah satu tabel Kegiatan yang ingin Anda lakukan Sisip Uraian Tulis jenis Uraian yang ingin Anda rencanakan Pilih Bulan yang sesuai dengan kebutuhan 2. 3. 4. Masukkan Jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan 5. Masukkan Satuan yang sesuai dengan kebutuhan barang atau jasa 6. 7. Tulis Harga Satuan jenis Uraian yang perlu dianggarkan Klik + Masukkan ke Anggaran Catatan! Kertas Kerja yang dapat Sisip Uraian adalah Kertas Kerja murni, Pergeseran Kertas Kerja, dan Perubahan Kertas Kerja. Sedangkan untuk Kertas Kerja yang tidak dapat Sisip Uraian adalah Kertas Kerja yang sedang diajukan ke Dinas dan Kertas Kerja sudah disahkan oleh Dinas. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 57 57 7 1
8. Anggaran kegiatan yang baru disisipkan telah berhasil masuk ke dalam kertas kerja dan terdapat penanda box berwarna kuning serta notifikasi pada bagian kanan bawah laman aplikasi. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 58 58 8
ARKAS 4 Review Kertas Kerja dan Mengajukan Pengesahan Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 59
X.1 Review Kertas Kerja Untuk Anda yang telah selesai menyusun Kertas Kerja, Anda dapat melakukan Review Kertas Kerja (mengulas) dari apa yang telah Anda masukkan untuk menelaah kesesuaian rencana dengan kebutuhan dan peraturan yang ada. Langkah ini disarankan sebelum Anda mengajukan pengesahan dinas. tersebut Kertas Kerja kepada Untuk masuk ke halaman Review Kertas Kerja Anda dapat melalui dua cara: Pada halaman Menyusun Kertas Kerja (status kertas kerja belum disahkan), silakan klik tombol Review, atau silakan klik tombol Review pada pada halaman Rencana Kegiatan Anggaran Sekolah (RKAS) (status Kertas Kerja yang sudah disahkan oleh dinas). 1 2 3 5 7 4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klik tombol Review, selanjutnya Anda akan diarahkan ke laman Review Kertas Kerja Periksa kembali kolom Sudah Dianggarkan dan Belum Dianggarkan. Jika Anda ingin mengajukan Pengesahan Kertas Kerja ke Dinas, maka pastikan seluruh anggaran selesai direncanakan = Belum Dianggarkan Rp0 Klik tombol Cari untuk mencari berbagai Kegiatan berdasarkan kata kunci yang dimasukkan Klik ikon (v) untuk melihat lebih detil berbagai Program Kegiatan yang Anda rencanakan Anda dapat memilih berbagai tampilan yang disediakan untuk mengulas atau mereview Kertas Kerja. Tersedia tampilan per tahapan, per tahun, dan tampilan dalam bentuk grafik proporsi untuk memudahkan Anda. Pada gambar dicontohkan tampilan per tahapan Tombol Cetak berfungsi untuk mencetak dokumen Kertas Kerja atau RKAS yang dimiliki Berikut adalah opsi tampilan untuk mereview Kertas Kerja Anda a. b. c. Lihat per tahapan → Opsi ini hanya muncul untuk sumber dana BOSP Reguler saja Lihat per tahun → Opsi ini muncul untuk sumber dana BOSP Reguler dan non Reguler Lihat grafik proporsi → Opsi ini muncul untuk BOSP Reguler dan non Reguler. Untuk sumber dana BOSP non Reguler, grafik proporsi yang dapat dilihat hanya proporsi jenis antar belanja. Sedangkan grafik proporsi BOSP Reguler akan menampilkan dua grafik; Belanja Honor dan Antar Jenis Belanja dari Total Pagu Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 6 60 60
10 7c 8 9 7. c) Lihat grafik proporsi → Opsi ini muncul untuk BOSP Reguler dan non Reguler. Untuk sumber dana BOSP non Reguler, grafik proporsi yang dapat dilihat hanya proporsi Antar Jenis Belanja dari Total Pagu. Sedangkan grafik proporsi BOSP Reguler akan menampilkan dua grafik; Belanja Honor dan Antar Jenis Belanja dari Total Pagu. Catatan: Grafik Proporsi secara lengkap hanya muncul untuk sumber dana BOSP Reguler saja. Sementara untuk sumber dana BOSP Non-Reguler hanya tersaji grafik untuk Proporsi Antar Jenis Belanja dari Total Pagu. 8. 9. 10. 11. Berikut adalah tampilan proporsi Belanja Honor dari Total Pagu khusus untuk sumber dana BOSP Reguler. Kolom ini akan memudahkan Anda untuk memastikan kembali kesesuaian alokasi belanja honor yang telah dianggarkan dengan petunjuk teknis (Juknis) yang berlaku. Kolom ini menampilkan grafik proporsi Antar Jenis Belanja dari Total Pagu. Tersedia berbagai warna dengan keterangan yang akan memudahkan Anda mengidentifikasi jenis belanja yang telah direncanakan dalam Kertas Kerja atau RKAS Jika semua sudah sesuai dengan kebutuhan dan perencanaan, silakan Ajukan Pengesahan dengan klik tombol <- Kembali ke Halaman Menyusun Klik Ajukan Pengesahan untuk mengajukan pengesahan ke Dinas. Pastikan seluruh pagu sudah selesai dianggarkan atau nominal pada kolom Belum Dianggarkan tertulis Rp0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 11 61 61
X.2 Mengajukan Pengesahan Kertas Kerja Ajukan Kertas Kerja Anda kepada Dinas agar dapat disahkan setelah penganggaran sudah selesai diulas. Pastikan bahwa seluruh informasi kegiatan yang diajukan sudah benar dan sesuai. Proses Ajukan Pengesahan membutuhkan koneksi internet karena data akan dikirim ke Dinas melalui sistem MARKAS. 1 1. Klik 'Ajukan Pengesahan' untuk mengajukan pengesahan. Pastikan seluruh pagu sudah selesai dianggarkan atau nominal pada kolom Belum Dianggarkan tertulis Rp0 3 2 2. Klik 'Kirim Pengajuan', untuk mengirim pengajuan pengesahan Kertas Kerja 3. Atau klik 'Batal' jika ingin membatalkan pengajuan pengesahan Kertas Kerja 4 55 6 7 4. Berikut tampilan proses pengiriman Kertas Kerja. Pastikan Anda terhubung ke internet yang lancar. 5. Sistem sedang mengirim Kertas Kerja Anda ke MARKAS. Mohon cek status secara berkala 6. Klik Tutup untuk kembali ke lembar Kertas Kerja Anda 7. Klik Kembali ke Beranda untuk kembali ke laman utama ARKAS Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 5 62 62
X.3 Cek Status Pengesahan 1 1. Apabila Anda melihat notifikasi Mengirim Kertas Kerja pada laman utama ARKAS, itu menandakan Kertas Kerja sedang dikirim melalui sistem. Klik tombol Cek Status Terbaru untuk mengetahui status pengiriman 2. Mohon menunggu, pastikan Anda terhubung dengan koneksi internet yang lancar. 3. Kertas Kerja Sedang Dikirim. Klik Tutup untuk kembali ke laman utama dan silakan klik Cek Status Terbaru kembali. 4. Kertas Kerja Anda berhasil terkirim dan masuk ke dalam MARKAS. Klik Lihat Kertas Kerja untuk kembali ke laman Kertas Kerja atau klik Tutup untuk kembali ke laman utama ARKAS. Selanjutnya, mohon menunggu Kertas Kerja disahkan oleh dinas setempat 5. Apabila muncul tampilan seperti ini, maka sedang terjadi gangguan pada sistem. Klik Ajukan Pengesahan Ulang, kemudian klik Cek Status Terbaru secara berkala pada laman utama Penganggaran 2 4 5 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 3 63 63
1. 2. 3. 4. 5. 6. Anda berada di laman utama ARKAS. Setelah Anda melihat status berubah menjadi Menunggu Pengesahan, tunggu proses pengesahan oleh Dinas selama 7-14 hari kerja sejak pengajuan pengesahan terkirim. Klik Cek Status secara berkala untuk mengetahui status pengesahan langsung dengan Dinas untuk Kertas Kerja, dan bila diperlukan silakan berkoordinasi memproses Pengesahan Kertas Kerja. 7. Mohon menunggu dan pastikan Anda terhubung dengan internet yang lancar 8. Tampilan berikut menunjukkan Kertas Kerja Anda masih dalam tahap review Dinas. Klik Tutup dan Anda dapat mengulang langkah pada nomor 6. 9. Selamat! RKAS sudah disahkan. Klik Cetak RKAS. 10. Berikut adalah tampilan laman utama ARKAS jika Anda memiliki RKAS yang Sudah Disahkan Dinas 11. Klik ikon panah untuk melihat RKAS yang Sudah Disahkan oleh Dinas 6 7 8 9 10 11 11 64 64 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0
Di bawah ini adalah contoh tampilan RKAS yang Sudah Disahkan oleh Dinas. 17 16 13 15 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Pada laman RKAS Anda, tersedia kolom panduan yang berisi informasi tentang aturan Juknis terbaru serta panduan Pergeseran atau Perubahan RKAS 13. Pada laman ini juga Anda dapat menemukan tabel Dianggarkan dan Dibelanjakan untuk memudahkan Anda membandingkan berbagai Kegiatan yang Anda anggarkan dengan yang telah Dibelanjakan 14. Anda dapat klik ... pada kolom Aksi untuk melihat form Detail Anggaran Kegiatan 15. Jika RKAS sudah disahkan, Anda tidak dapat melakukan Sisip atau Edit Detail Anggaran Kegiatan secara langsung karena tampilan Form pengisian Detail Anggaran Kegiatan tidak dapat diklik. Klik Tutup. 16. Untuk dapat mengedit atau mengganti rincian Kegiatan dari RKAS yang telah disahkan Dinas, Anda dapat klik Pergeseran bulan apa saja sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Dinas 17. Anda dapat klik Perubahan hanya jika terdapat rencana perubahan data lintas kode rekening sebanyak 1x pada anggaran Tahun Berkenaan Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 12 65 65 14
X.4 Mencetak Kertas Kerja dan RKAS Anda dapat mencetak Kertas Kerja yang sudah disahkan atau RKAS secara langsung setelah menerima notifikasi RKAS disahkan oleh Dinas atau mencetaknya dari laman utama Penganggaran. 2 1 1. 2. Klik Cetak RKAS pada laman notifikasi RKAS Sudah Disahkan Klik ikon printer pada laman utama Penganggaran 3 4 5 3. 4. 5. Klik Format RKAS dan pilih format yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Tersedia 28 Format RKAS yang sudah sesuai dengan peraturan terbaru Klik Cetak (ikon printer) untuk mencetak format RKAS sesuai dengan kebutuhan dan pilihan Format RKAS Jika Anda tidak ingin mencetak dokumen tersebut, silakan klik tombol Simpan sebagai PDF untuk mengunduh file dan menyimpannya sebagai PDF di dalam perangkat komputer Anda sebagai pelengkap laporan. Pastikan komputer Anda tersambung dengan perangkat mesin pencetak kertas atau printer Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 66 66
X.5 Revisi Kertas Kerja (Ditolak Dinas) Apabila menurut Dinas ada yang perlu diperbaiki dari Kertas Kerja Anda, maka akan muncul status Kertas Kerja belum disetujui saat Anda membuka ARKAS atau setelah Anda klik Cek Status Terbaru pada laman utama Penganggaran setelah Anda mengajukan Pengesahan Kertas Kerja. Klik Revisi Kertas Kerja atau buka Kertas Kerja tahun berjalan. Anda akan diarahkan ke lembar Kertas Kerja. 1 3 1. 2. 3. 4. Buka laman utama Penganggaran dan klik Cek Status Terbaru Akan muncul status penolakan dari Dinas. Klik Revisi Kertas Kerja Anda juga dapat melihatnya melalui laman utama Penganggaran. Terdapat status Perlu Revisi dan silakan klik ikon panah untuk membuka Kertas Kerja BOS yang belum disetujui Dinas. Anda perlu segera melakukan revisi Kertas Kerja Pada bagian kanan atas lembar Kertas Kerja terdapat panduan berwarna merah yang menandakan Kertas Kerja Anda belum disetujui Dinas. Klik Lihat Catatan Revisi untuk mengetahui catatan perbaikan dari Dinas Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 2 4 67 67
1. 2. 3. 4. 5. 6. 5 Anda akan menemukan Form Catatan Revisi Dinas. Silakan cermati poin revisi dari Dinas dan klik Tutup Untuk melanjutkan revisi Kertas Kerja, klik ... pada salah satu Kegiatan yang diminta Dinas untuk diperbaiki. Pilih Edit Detail Anggaran 7. Pada gambar dicontohkan mengganti Uraian sesuai dengan arahan Dinas. Klik pada kolom Uraian dan pilih Uraian yang sesuai 7 8. Cermati kembali penyesuain detail anggaran yang dilakukan. Selanjutnya, Klik Perbarui 8 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 6 68 68
10 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 9 10. 11. Berikut adalah tampilan Kegiatan yang baru saja Anda sesuaikan. Terdapat kotak penanda berwarna kuning pada kolom Kegiatan dan pengingat di bagian bawah kanan untuk menunjukkan Revisi detail anggaran Anda berhasil Klik Ajukan Pengesahan dan lakukan tahap yang sama dengan langkah Cek Status Terbaru Selamat! RKAS TA berjalan Sudah Disahkan Dinas Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 69 69
ARKAS 4 Pergeseran RKAS Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 70
XI Pergeseran Pergeseran adalah proses untuk merevisi RKAS, baik yang berasal dari sumber dana BOS Reguler, BOS Kinerja, SiLPA BOS Kinerja, BOSDA dan sumber dana lainnya dalam satu jenis belanja (terjadi perubahan uraian kegiatan pada kode rekening belanja yang sama). Pergeseran RKAS dapat dilakukan kapan saja, dengan maksimal revisi sesuai ketentuan dinas pendidikan setempat. Namun dalam Pergeseran, satuan pendidikan tidak dapat memasukkan perubahan jumlah siswa. Pergeseran RKAS adalah proses merevisi kertas kerja atau menyisir anggaran yang sudah disahkan oleh Dinas setempat. Anda bisa melakukan Pergeseran kapan pun setelah Kertas Kerja disahkan sesuai dengan kuota yang ditentukan oleh Dinas, tanpa harus menutup salah satu bulan pencatatan Buku Kas Umum (BKU). Saat ini secara umum akun belanja terbagi menjadi tiga : a. b. c. Total Anggaran Dana Operasional Total Anggaran Dana Alat dan Mesin Total Anggaran Dana Aset Penting! Pergeseran RKAS hanya dapat dilakukan dalam satu akun belanja (tidak boleh lintas akun belanja) dan tidak bisa digunakan pada anggaran di Kertas Kerja yang telah direalisasikan dalam BKU. 1. 2. Klik tombol ini untuk membuka RKAS tahun berjalan yang hendak dilakukan Pergeseran Klik Pergeseran. Mohon pastikan perangkat Anda terhubung dengan internet yang lancar 1 2 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 71 71
3 6 7 Setelah masuk halaman Pergeseran Kertas Kerja, Anda dapat melakukan aktivitas seperti ketika Menyusun Kertas Kerja seperti Tambah Kegiatan, Pencarian Data, Perbarui Data Kegiatan, 1. Review dan Ajukan Pengesahan 2. 3. Anda akan melihat notifikasi konfirmasi melakukan Pergeseran RKAS. Klik Ya, Lanjutkan 4. Mohon menunggu dan pastikan Anda terhubung dengan internet karena sistem sedang 5. 6. 7. memproses data Klik ... untuk memilih Aksi Pergeseran sesuai kebutuhan Klik kolom akun belanja untuk melihat pembagian Jenis Belanja berdasarkan tiga kategori Klik Hapus Semua jika Anda ingin menghapus detail anggaran kegiatan yang ingin Anda geser lain. Catatan, Anda hanya dapat menghapus anggaran yang belum ke anggaran dibelanjakan/direalisasikan sama sekali di BKU. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 4 5 72 72
9 8 10 12 8. 9. 10. 11. 12. Klik Ya, Hapus Anggaran Kegiatan berhasil dihapus. Mohon diingat kembali, Anda hanya dapat menghapus anggaran yang belum dibelanjakan/direalisasikan sama sekali di BKU. Anda dapat melihat kolom salah satu anggaran dana berwarna merah setelah menghapus salah satu Kegiatan Nominal pada kolom Belum Dianggarkan berwarna merah sebagai penanda Anda memiliki sisa dana yang belum dianggarkan atas Pergeseran yang baru saja Anda lakukan Klik ... pada kolom Aksi salah satu Kegiatan dan lakukan penyesuaian anggaran sehingga tidak ada lagi penanda berwarna merah Sebagai contoh, Anda akan melakukan penganggaran makanan ringan pada Bulan Februari untuk digeser ke pembelanjaan makanan ringan pada Bulan Januari, atau menutup salah satu Kegiatan yang telah dianggarkan. Simak penjelasan Pergeseran pada halaman selanjutnya. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 11 73 73
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 13 Klik pada kolom Bisa Dibelanjakan untuk melakukan edit kegiatan yang sudah diinput dan mengubahnya sesuai kebutuhan. Perlu diingat, penyesuaian tidak dapat melewati satu jenis belanja yang sudah dianggarkan sebelumnya Simak penjelasan berikut, Bisa Dibelanjakan adalah anggaran belanja yang belum direalisasikan penggunaannya di BKU. Sudah Dibelanjakan adalah anggaran belanja yang sudah direalisasikan penggunaannya di BKU. 14. Anda dapat menghapus atau membatalkan Kegiatan pada bulan tertentu dengan klik tombol (-) pada Bulan yang Anda ingin sesuaikan. Catatan! Anda tidak dapat menghapus bulan dimana anggaran pada bulan tersebut sudah dibelanjakan atau terealisasi di BKU. 16 15 15. 16. Sesuaikan jumlah kegiatan pada Bulan Januari dengan anggaran yang dimiliki Anda juga dapat memperbarui kegiatan, baik mengurangi Uraian, Menutup Anggaran Kegiatan, Menghapus atau Membatalkan Kegiatan yang sebelumnya telah Anda rencanakan dengan menulis 0 pada kolom Bisa Dibelanjakan 18 17 17. 18. Klik Perbarui pada form pengingat yang muncul Anggaran Kegiatan berhasil ditutup Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 14 74 74
1. 2. 19 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Apabila masih terdapat tulisan berwarna Merah (Kurang atau Lebih) pada masing-masing kolom Akun Belanja, maka Anda perlu melakukan penyesuaian dengan melakukan langkah seperti yang sebelumnya 20. Begitu juga dengan kolom Belum Dianggarkan yang masih berwarna merah, menunjukkan ada Aksi yang perlu Anda sesuaikan dalam Kertas Kerja Pergeseran Anda 21. Anda akan melihat berbagai kegiatan dengan tulisan berwarna hitam yang menandakan kegiatan tersebut belum direalisasikan atau sudah direalisasikan sebagian, sehingga masih dapat dilakukan Pergeseran 22. Anda melihat berbagai kegiatan dengan tulisan berwarna abu-abu, yang berarti kegiatan tersebut sudah sepenuhnya direalisasikan sehingga tidak bisa dilakukan Pergeseran 23. Tulisan (0) berwarna hijau menandakan pergeseran benar karena tidak ada belanja lintas 3 jenis akun belanja sehingga Anda dapat klik Ajukan Pengesahan apabila seluruh data yang Anda sesuaikan telah sesuai dan memenuhi ketentuan yang berlaku (tidak ada yang berwarna merah) Pengajuan Pengesahan Pergeseran Kertas Kerja membutuhkan koneksi internet. Setelah mengajukan pengesahan, Anda dapat melakukan Cek Status Berkala pada laman utama Penganggaran seperti tahap pengajuan pengesahan Kertas Kerja. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 20 21 22 23 75 75
XI.1 Membatalkan Pergeseran Anda dapat membatalkan pergeseran apabila masih dalam status 'Draf', dengan cara menghapus Kertas Kerja yang sedang dalam proses pergeseran. Tampilan Kertas Kerja akan otomatis kembali ke versi sebelum dilakukan pergeseran. 1. Klik ikon (x) pada laman utama Penganggaran untuk menghapus draf Pergeseran Kertas Kerja dan Membatalkan Pergeseran 3 2 1. 2. 3. 4. Klik Ya, Batal Akan muncul notifikasi Pergeseran Dibatalkan Berikut adalah tampilan utama menu Penganggaran ARKAS. Draf pergeseran kertas kerja sudah terhapus dan kembali ke RKAS yang telah disahkan oleh dinas sebelumnya. 4 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 1 76 76
ARKAS 4 Menghabiskan Sisa Dana Kuota 1 Tahun karena Adanya Selisih Harga Satuan Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 77
XII.1 Memperoleh Tambahan Anggaran dari Sisa Realisasi Penuh BKU Apabila terdapat selisih antara harga realisasi suatu barang di BKU dengan yang ada di dokumen penganggaran RKAS, maka selisih dana tersebut dapat diambil sebagai dana sisa ketika satuan pendidikan telah membelanjakan seluruh kuota barang tersebut dalam satu tahun. Dalam alur ini, sisa dana tersebut akan secara otomatis terdeteksi di awal ketika user melakukan Pergeseran. Jika Anda ingin melihat sisa anggaran yang disebabkan adanya perubahan harga satuan atas kegiatan yang sudah direalisasikan penuh di bulan bersangkutan, harap untuk tutup atau menyelesaikan pencatatan pada BKU terlebih dulu. 1 2 1. 2. 3. Klik Saya Mengerti Klik (+) Tambah Kegiatan untuk dapat menambah kegiatan dan menggunakan sisa dana yang tersedia Lakukan langkah menambah kegiatan sesuai kebutuhan satuan pendidikan seperti pada tahap penganggaran Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 78 78
XII.2 Menghabiskan Sisa Dana Kuota 1 Tahun karena Adanya Selisih Harga Satuan Satuan pendidikan mungkin akan menemukan tampilan pada ARKAS yang terdapat sisa dana anggaran satu tahun berjalan. Hal ini dapat terjadi apabila terdapat selisih harga satuan antara yang sudah direncanakan sebelum tahun anggaran dan nominal yang telah direalisasikan saat pembelanjaan terjadi. Berikut tahapan untuk menganggarkan sisa dana tersebut di dalam ARKAS. 1 2 1. Untuk Kegiatan yang sudah dilakukan realisasi sebagian seperti pada gambar, maka Anda tidak bisa menghapus kegiatan tersebut 2. Anda hanya dapat mengubah jumlah barang maupun jasa yang belum dibelanjakan pada Bulan yang baru direalisasikan sebagian. Untuk menambah atau mengurangi jumlah barang atau jasa, ganti angka pada kolom Bisa Dibelanjakan 3. Jika Anda ingin menghabiskan kuota belanja untuk 1 tahun atau tahun berjalan, silakan mengganti jumlah Bisa Dibelanjakan menjadi (0) 4. Klik Perbarui. Selanjutnya anggaran dari kegiatan tersebut sudah tidak dapat diedit 5. Klik Perbarui 6. 7. Selisih antara total anggaran yang sudah dianggarkan dan sudah dihabiskan dalam 1 tahun, akan otomatis menambah total Pagu Anggaran yang belum dianggarkan untuk dianggarkan ulang Selisih antara harga satuan yang sudah dianggarkan dengan harga satuan realisasi, akan otomatis menambah total Pagu Anggaran yang belum dianggarkan untuk dianggarkan ulang 6 6 7 7 3 4 5 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 79 79
8 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Berikut adalah tampilan hasil Pergeseran yang muncul di kolom Belum Dianggarkan yang berasal dari selisih kuota yang dihabiskan dalam 1 tahun dengan harga satuan Tulisan pada kolom berubah warna menjadi abu-abu yang menandakan Anda sudah menyelesaikan pembelanjaan selama setahun dan otomatis pembelanjaan tidak dapat diedit lagi 10 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Tulisan (0) berwarna hijau menandakan pergeseran benar karena tidak ada belanja lintas 3 jenis akun belanja 11. Pastikan Belum Dianggarkan Rp0 dan semua data pada Kegiatan telah sesuai 12. Ajukan pengesahan Pergeseran Kertas Kerja dengan klik tombol Ajukan Pengesahan. Pastikan perangkat komputer Anda terkoneksi dengan internet. 13. Klik Kirim Pengajuan dan ikuti langkah-langkah seperti pada bagian pengajuan pengesahan Kertas Kerja 13 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 9 12 11 80 80
XII.3 Mengambil Sisa Dana setelah Pembelanjaan Penuh Dihapus di BKU Ketika melakukan Pergeseran dan Menutup BKU, terdapat dua potensi yang mungkin Anda alami. (1) Satuan pendidikan memiliki sisa dana anggaran dan sisa kuota, sehingga sisa dana diambil dan kuota habis, atau (2) Satuan pendidikan hanya punya sisa kuota, sehingga menyebabkan tidak ada tambahan anggaran. 1. 2. 3. Kejadian tersebut akan tergambar pada Kegiatan dengan tanda (-) pada kolom Harga Satuan dan Total. Klik (...) pada kolom Aksi dan klik Lihat Detail Anggaran Klik tombol Ambil Sisa Kuota Anggaran untuk dapat menambah anggaran dan membelanjakannya kembali Klik Ya, Ambil 2 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 3 1 81 81
ARKAS 4 Perubahan RKAS Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 82
XIII Perubahan RKAS Perubahan RKAS adalah proses untuk mengubah dokumen rencana biaya dan pendanaan program atau kegiatan untuk satu tahun anggaran baik yang bersifat rutin, ataupun strategis, berasal dari sumber dana BOSP Reguler, BOSDA atau BOSP Kinerja. Perubahan RKAS hanya dapat dilakukan 1 kali sesuai dengan ketentuan dinas masing-masing wilayah di setiap tahunnya. Perubahan RKAS diperbolehkan mengubah perencanaan kegiatan lintas jenis kode rekening belanja. 1 1. Klik ikon buka di laman utama Penganggaran RKAS pada sumber dana terkait tahun berkenaan Klik tombol Perubahan Klik Ya, Lanjutkan 2. 3. 4. Mohon menunggu dan pastikan perangkat terhubung dengan internet yang stabil 2 3 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 4 83 83
Gambar di atas adalah tampilan laman Mengubah Kertas Kerja. Pada laman ini, Anda dapat melakukan edit kegiatan yang sudah diinput dan mengubahnya sesuai kebutuhan dengan catatan tidak melewati saku jenis belanja yang sudah dianggarkan sebelumnya. Ubah kegiatan yang diperbolehkan berupa: 1. 2. 3. 4. 5. Menghapus kegiatan dan membuat kegiatan baru sesuai alokasi jenis belanja atau menambah Kegiatan yang belum terealiasi. Klik pada Kegiatan yang Anda inginkan Pilih jumlah yang akan diubah atau diganti kebutuhannya Sesuaikan jumlah pada Bulan yang telah direncanakan sejak awal dengan jumlah sesuai kebutuhan terkini Sesuaikan kembali jumlah Dianggarkan untuk Bulan hanya sesuai dengan kebutuhan saja Klik Perbarui 6. 7. 8. 9. 6 8 7 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 5 9 84 84
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11 11. 12. Anggaran Kegiatan berhasil diubah dan diperbarui sehingga tampilan laman Mengubah Kertas Kerja terdapat highlight kuning pada kolom Kegiatan yang diubah Terdapat penanda di bagian kanan bawah bahwa Anggaran Kegiatan telah diperbarui Jika Anda masih menemukan warna merah pada kolom nominal Belum Dianggarkan, Anda perlu melakukan penyesuaian seperti pada tahap Pergeseran hingga nominal pada Belum Dianggarkan berubah menjadi Rp0 13 13. 14. Jika nominal pada Belum Dianggarkan Rp0 silakan Klik Ajukan Pengesahan. Mohon pastikan perangkat Anda terhubung dengan koneksi internet Setelah mengajukan pengesahan, Anda dapat melakukan Cek Status Berkala pada laman utama Penganggaran seperti tahap pengajuan pengesahan Kertas Kerja 14 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 12 10 85 85
XIII.1 Apa Saja yang Menyebabkan Pengajuan Perubahan RKAS Gagal? 1. Bila Anda menemukan tampilan seperti ini, menandakan Anda tidak dapat melakukan Perubahan RKAS karena BKU suatu bulan tertentu belum ditutup. Klik Saya Mengerti dan silakan tutup BKU lalu ajukan Perubahan kembali. Adapun ketentuan Bulan batas menutup BKU tidak selalu Agustus karena tergantung kebijakan masing-masing Dinas setempat. Umumnya di atas Bulan Juni 1 2. Jika Anda sedang melakukan Perubahan namun muncul notifikasi Perubahan dibatalkan otomatis, ini terjadi dikarenakan hingga batas waktu tenggat Pengesahan Kertas Kerja Pergeseran statusnya masih draft dan belum disahkan. Kondisi ini akan mengembalikan status Kertas Kerja ke sebelum Pergeseran dan akan ada form informasi Perubahan dibatalkan otomatis. Klik Saya Mengerti 2 3. Saat mengajukan Pengesahan Perubahan Kertas Kerja dan muncum tampilan seperti di bawah ini, mohon telaah dan revisi kembali Kertas Kerja Perubahan Anda karena saldo belum balance. Klik Revisi Kertas Kerja 3 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 86 86
ARKAS 4 Aktivasi Buku Kas Umum (BKU) Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 87
XIV.1 Buku Kas Umum (BKU) Buku Kas Umum (BKU) digunakan saat satuan pendidikan melakukan realisasi setiap penggunaan anggaran Bantuan Operasional Sekolah/Bantuan Operasional Pendidikan (BOS/BOP). Satuan pendidikan perlu mengawali aktivasi BKU secara rutin di setiap awal bulan berjalan. Pencatatan atau realisasi pada BKU, harus sesuai dengan pembelanjaan yang satuan pendidikan lakukan. Nantinya, setiap akhir bulan berjalan satuan pendidikan perlu menutup BKU yang telah diaktivasi. Berbagai buku kas umum yang tersedia yaitu buku kas umum tahun berjalan, 1 serta 2 tahun sebelumnya. Buku Kas Umum digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang dilakukan baik pencatatan keuangan dari satuan pendidikan, dari bank atau pun perpajakannya. Data tersebut akan menjadi acuan dalam pelaporan. Pastikan satuan pendidikan sudah pernah mengaktivasi BKU pada sumber dana yang sama, Kertas Kerja sudah disahkan dinas dan dana BOSP sudah diterima Masing-masing sumber dana memiliki alur yang berbeda pada proses konfirmasi penerimaan dana Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 88 88
XIV.2 Aktivasi Buku Kas Umum (BKU) 2 1 3 1. Pilih menu Penatausahaan 2. Pilih sumber dana yang sesuai. BKU baru dapat diaktivasi ketika Kertas Kerja untuk sumber dana yang berkaitan sudah disahkan dan dana BOSP sudah disalurkan 3. Akan terlihat status BKU BOS yang belum aktif dan tombol bulan BKU yang berwarna abu-abu Lanjutkan dengan klik Aktivasi BKU. Pastikan Anda terhubung dengan koneksi internet karena proses aktivasi BKU BOSP Reguler akan melakukan sinkronisasi data dengan BOSP Salur 4. Apabila muncul tampilan seperti ini, Anda belum dapat sinkron karena belum memiliki RKAS. Pastikan RKAS Anda sudah siap atau disahkan oleh Dinas. Klik Lihat Kertas Kerja (kertas kerja sudah disahkan oleh Dinas maka selanjutnya disebut RKAS) 5. Anda tidak dapat mengaktifkan BKU tahun berjalan jika belum menyelesaikan laporan tahun sebelumnya dengan menutup seluruh bulan BKU. Klik Saya Mengerti 4 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 5 89 89
XIV.3 Konfirmasi Penerimaan Dana (BOS Reguler) 6 6. Tampilan ini menandakan data penerimaan dana BOSP Reguler telah sinkron dengan BOSP Salur. Perlu diketahui, data pada kolom ini tidak dapat diubah karena data diambil dari BOSP Salur dan terisi secara otomatis. Klik Konfirmasi untuk melanjutkan 7. Jika Anda terdeteksi terlambat lapor, maka akan muncul kolom Nominal Pengurangan. Kolom ini tidak dapat diubah. Penjelasan pada kolom Nominal Pengurangan berada pada tabel notifikasi berwarna kuning di bagian atas form 8. Berikut adalah kolom Nominal Penerimaan Setelah Pengurangan 9. Klik tombol Konfirmasi untuk melanjutkan proses aktivasi BKU 7 8 9 Catatan! Setelah mengkonfirmasi penerimaan dana, seluruh data tidak bisa diubah. Silakan menghubungi dinas dan meminta bantuan untuk menghapus keseluruhan BKU dalam tahun tersebut jika ingin mengajukan perubahan nominal penerimaan yang sudah dicatat sebelumnya Penting! Proses Aktivasi BKU yang membutuhkan koneksi internet hanya untuk sumber dana BOSP Reguler dan BOSP Kinerja karena sistem akan menyinkronkan dengan data dari website BOSP Salur. Sedangkan aktivasi BKU BOSPDA, BOSP Lainnya dan SiLPA tidak membutuhkan koneksi internet. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 90 90
10 11 10. Tampilan di atas hanya akan muncul bagi Anda terdeteksi memiliki SiLPA dari dana yang tersedia. Silakan masukkan nominal dana SiLPA Tunai yang Anda miliki 11. Masukkan nominal dana SiLPA Nontunai yang Anda miliki 12. Penyaluran BOSP reguler terbagi ke dalam dua tahap sesuai dengan Juknis BOSP terbaru. Kolom BOSP Reguler Tahap 1 akan terisi secara otomatis Pada kasus dimana satuan pendidikan memiliki SiLPA, maka halaman konfirmasi penerimaan dana BOSP Reguler dengan SiLPA akan muncul kolom yang diisi secara otomatis dan kolom yang harus diisi manual. 13. Isi nominal pada kolom Rincian SiLPA tunai, dan 14. Isi nominal Rincian SiLPA Nontunai berdasarkan yang Anda miliki 12 13 14 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 91 91
Apabila Anda menemukan tampilan seperti pada gambar di bawah saat Konfirmasi Penerimaan Dana, menandakan Anda memiliki SiLPA dana BOSP tahun sebelumnya dan terdeteksi terlambat lapor pada fitur BKU sehingga penerimaan tahap 1 satuan pendidikan akan terkena pengurangan penyaluran. 15 16 17 18 15. 16. 17. 18. Informasi dan nominal pada tabel BOSP Reguler Tahap 1 tidak dapat diubah karena sudah tersinkron dengan sistem Isi nominal pada kolom Rincian SiLPA Tunai sesuai dengan ketersediaan SiLPA Tunai Isi nominal pada kolom Rincian SiLPA Nontunai Klik tombol Konfirmasi Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 92 92
18 19 20 19. 20. 21. 22. Klik Aktifkan BKU Klik Isi BKU Berikut adalah tampilan BKU yang telah aktif pada laman utama Penatausahaan. Bulan dimana satuan pendidikan belum menerima penyaluran dana BOSP akan otomatis tertulis Sudah Selesai, sehingga tidak perlu menuliskan realisasi penggunaan pada bulan tersebut. Pengisian Bulan BKU dimulai setelah dana BOSP diterima satuan pendidikan, dengan status Draf. Klik Bulan BKU dengan status Draf untuk memulai pelaporan realisasi penggunaan dana pada kegiatan di Bulan berkaitan 21 22 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 93 93
XIV.4 Konfirmasi Penerimaan Dana (BOSP Daerah) 1 2 3 Pada halaman konfirmasi penerimaan dana BOSP Daerah, terdapat kolom Periode penerimaan, Tanggal dana diterima, dan Nominal dana diterima. Kolom periode penerimaan sudah otomatis terisi sedangkan Kolom tanggal dana diterima dapat diisi disesuaikan dengan tanggal sebenarnya dana diterima. Pencatatan tanggal pada kolom Tanggal Dana Diterima dapat diisi sesuai dengan tanggal penerimaan dana yang sebenarnya terjadi di lapangan. 1. 2. 3. Dana salur BOSPDA dapat terjadi lebih dari 1 kali dan maksimal 2 kali salur Terdapat validasi pada kolom Nominal dana diterima. Nominal yang diinput tidak boleh melebihi nominal yang tertera pada Kertas Kerja Jika sudah mencatat konfirmasi Penerimaan Dana BOSPDA yang sesuai, klik Konfirmasi Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 94 94
XIV.5 Konfirmasi Penerimaan Dana (BOSP Kinerja dan SiLPA BOSP Kinerja) 1 Pada BOSP Kinerja, seluruh form yaitu Tanggal Dana diterima dan Nominal Dana Diterima sudah otomatis terisi pada laman Konfirmasi Penerimaan Dana. Perlu diingat penyaluran Dana BOSP Kinerja terjadi hanya 1 kali. 1. Klik tombol konfirmasi untuk melanjutkan proses aktivasi BKU 1 2 3 Pada halaman konfirmasi Rincian SiLPA BOSP Kinerja, kolom Tanggal SiLPA Difinalisasi dan Total SiLPA Final akan otomatis terisi oleh sistem. Kedua kolom tersebut wajib untuk diisi. Perlu diingat, sebelum melakukan Aktivasi BKU SiLPA BOSP Kinerja pastikan Dinas telah melakukan finalisasi dana SiLPA BOSP Kinerja (selesai proses reviu APIP). Apabila BKU SiLPA BOSP Kinerja belum dapat diaktivasi, mohon dapat berkoordinasi lebih lanjut kepada dinas. 1. 2. 3. Isi Rincian SiLPA Tunai dengan nominal SiLPA Tunai dari BOSP Kinerja yang dimiliki Isi Rincian SiLPA Nontunai dari sumber dana BOSP Kinerja Klik Konfirmasi Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 95 95
XIV.6 Konfirmasi Penerimaan Dana (Sumber Dana Lainnya) 1 3 2 4 Pada laman Konfirmasi Penerimaan Dana Lainnya, terdapat 3 kolom yang harus diisi dan dipilih, yaitu kolom Sumber Dana, Tanggal Dana Diterima, dan Nominal Dana Diterima. Berbeda dengan sebelumnya, form Sumber Dana Lainnya membutuhkan pengisian secara manual dari satuan pendidikan. 1. Jika Sumber Dana yang ditambahkan pada Kertas Kerja lebih dari satu, maka Anda perlu memilih salah satu dari sumber dana tersebut Pilih Tanggal Dana Diterima. Anda dapat melakukannya untuk kegiatan yang telah lampau 2. 3. Masukkan Nominal Dana Diterima. Anda dapat mengisi sesuai dengan nominal dana yang sebenarnya diterima. Nominal yang dimasukkan tidak boleh melebihi nominal yang tertera pada kertas kerja Klik Konfirmasi 4. Catatan, Konfirmasi Penerimaan Dana Sumber Dana Lainnya hanya dapat dilakukan 1 kali untuk masing-masing Sumber dana lain yang dituliskan. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 96 96
XIV.7 Mengapa Saya Tidak Dapat Mengaktifkan BKU? Terdapat beberapa kemungkinan jika Anda tidak dapat mengaktifkan BKU. 1. BKU tidak dapat diaktivasi jika Kertas Kerja sumber dana berkaitan belum diaktivasi atau disahkan dinas. Klik tombol Lihat Penganggaran untuk menuju laman Kertas Kerja 1 2. BKU tidak dapat diaktivasi hingga dana BOS sudah diterima. Klik Saya Mengerti untuk kembali ke laman utama ARKAS. Klik Aktivasi BKU pada laman utama Penatausahaan secara berkala selanjutnya ulangi tahapan Aktivasi BKU 2 3. Sesuai Juknis BOSP 2023, Anda dapat mengaktifkan BKU tahun berjalan setelah Anda melaporkan realisasi penggunaan tahun sebelumnya pada fitur BKU ARKAS. Klik Saya Mengerti 3 4. Apabila perangkat Anda telah terhubung dengan koneksi internet namun gagal mengambil data dari sistem sehingga menyebabkan adanya gangguan, maka akan muncul tampilan gagal sinkronisasi data. Klik Sinkronisasi Ulang 4 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 97 97
ARKAS 4 Mengisi BKU Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 98
XV Cara Mengisi BKU Pastikan Anda memiliki RKAS yang telah disahkan Dinas, melakukan aktivitas tarik tunai, setor tunai dan pembelanjaan sebelum mencatatkan pada BKU. Pastikan untuk mengisi BKU secara kronologis setiap bulan berjalan. 1 14 2 3 4 5 6 7 13 8 9 10 11 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Klik BKU bulan berjalan. Bulan BKU sebelum Anda menerima dana BOS akan otomatis tertutup (Sudah Selesai) Klik + Tambah Pembelanjaan untuk menambah pembelanjaan Klik Cari untuk mencari kegiatan berdasarkan kata kunci yang telah Anda masukkan ke dalam BKU Klik Cetak setelah Anda menyelesaikan pengisian BKU Berikut adalah informasi Total Dana Tersedia atau Dana BOS yang telah diterima Klik Tarik Tunai untuk mencatat histori penarikan tunai Klik Setor Tunai untuk mencatat histori setor tunai apabila Anda ingin mengembalikan uang tunai ke rekening satuan pendidikan (non tunai) Berisi informasi nominal non tunai yang dimiliki Berisi informasi nominal tunai yang dimiliki Nominal Bisa Dibelanjakan adalah nominal anggaran yang dapat dibelanjakan sampai bulan ini mengacu pada dokumen RKAS satuan pendidikan Nominal Sudah Dibelanjakan adalah total penggunaan dana yang sudah dibelanjakan sampai bulan ini Nominal Bisa Dianggarkan Ulang adalah Selisih dari nominal yang dianggarkan dengan penggunaan dana yang dibelanjakan yang bisa dianggarkan ulang setelah semua kuota selama setahun habis Berikut adalah status bar yang hanya tersedia pada fitur BKU BOS Reguler Bulan Januari-Juni untuk mempermudah Anda mengetahui Anggaran yang telah dibelanjakan sampai bulan ini Tombol Hapus BKU berfungsi untuk menghapus BKU pada bulan yang sedang Anda operasikan Klik Tutup BKU untuk menyelesaikan BKU yang telah Anda isi 14. 15. 16. Data BKU pada ARKAS 4 akan otomatis tersimpan secara berkala hanya pada perangkat Anda Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 12 15 16 99 99
ARKAS 4 Mencatat Penarikan atau Penyetoran Tunai di BKU Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 100
XVI.1 Mencatat Penarikan Tunai Pastikan Anda telah menarik saldo tunai sesuai dengan kebutuhan. Pencatatan tarik tunai harus sesuai dengan histori tarik tunai yang telah Anda lakukan di bank, agar data sinkron. Tarik Tunai adalah tombol untuk mencatat jika suatu saat satuan pendidikan ingin memegang uang tunai yang nanti akan digunakan untuk keperluan satuan pendidikan. Pada ARKAS 4 ini segala nominal tarik tunai akan berdampak ke saldo tunai. 1 1. Pada lembar BKU bulan yang sedang di isi untuk sumber dana terkait tahun berkenaan, klik Tarik Tunai. Anda akan menemukan tombol Tarik Tunai jika BKU belum ditutup 2. Klik ikon kalender untuk memilih tanggal tarik tunai 3. Isi nominal tunai penarikan. Nominal yang ditarik tidak boleh melebihi saldo pada rekening bank 4. Klik Simpan 5. Anda akan melihat pencatatan Tarik Tunai dengan kolom berwarna biru pada lembar BKU 2 3 4 5 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 101 101
XVI.2 Mencatat Setor Tunai Setor Tunai yaitu untuk mencatat jika suatu saat sekolah akan mengembalikan sejumlah uang tunai ke dalam saldo bank. Pada ARKAS 4 ini segala nominal setor tunai akan berdampak ke saldo non tunai. Perlu diingat! Pencatatan setor tunai (nominal dan tanggal tarik tunai) harus sesuai dengan histori setor tunai yang telah Anda lakukan, agar data sinkron. Anda dapat mencatat setor tunai, jika tarik tunai yang Anda lakukan berlebih sehingga Anda ingin setor ke rekening bank kembali 1 5 1. Klik tombol Setor Tunai 2. Klik ikon kalender untuk memilih tanggal setor tunai 3. Isi nominal tunai yang disetor. Nominal yang disetor tidak boleh melebihi saldo pada kolom Tunai 4. Klik Simpan 5. Pencatatan Setor Tunai Anda berhasil 6. Klik (...) apabila Anda ingin menghapus atau mengedit pencatatan setor tunai yang baru saja dilakukan 2 3 4 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 6 102 102
XVI.3 Menghapus Pencatatan Setor Tunai 1 1. Klik ... pada kolom setor tunai yang telah dicatat 2. Anda dapat memilih Hapus atau Edit sesuai dengan kebutuhan 3. Apabila Anda ingin menghapus histori setor tunai, klik Ya, Hapus 4 3 4. Data setor tunai berhasil dihapus dan tampilan BKU akan kembali seperti awal 5. Apabila Anda ingin menyunting histori setor atau tarik tunai, klik Edit 6. Setelah data histori penarikan atau setor tunai selesai disesuaikan, klik Simpan 6 Catatan! Anda hanya boleh menghapus pencatatan tarik tunai yang uang tersebut belum dibelanjakan VII.5 Non Tunai Catatan! Apabila Anda ingin melakukan transaksi non tunai, bisa dilakukan langsung dengan mengacu pada saldo nontunai yang tertera dalam BKU ARKAS. Anda hanya perlu memastikan bahwa satuan pendidikan memiliki Saldo Nontunai. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 2 5 103 103
ARKAS 4 Mencatat Pembelanjaan Barang dan Jasa (di luar SIPLah) Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 104
XVII.1 Mencatat Detail Pembelanjaan Form Detail Transaksi (Belanja di luar SIPLah) Saat Anda ingin mencatat realisasi setiap transaksi atau belanja yang telah dilakukan, gunakan fitur + Tambah Pembelanjaan pada menu BKU. 1 1. Klik + Tambah Pembelanjaan. Anda akan diarahkan ke tampilan berikutnya seperti gambar di bawah ini. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Berikut adalah Form Isi Detail Pembelanjaan. Pada form ini, Anda akan diminta untuk mengisi Detail Transaksi terlebih dulu. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 105 105
2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 11 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Berikut adalah fitur yang membuat Anda dapat menarik data pembelanjaan dari SIPLah. Abaikan kotak jika Anda tidak berbelanja melalui SIPLah. Centang kotak hanya saat Anda berbelanja suatu barang/jasa melalui SIPLah Klik ikon kalender untuk memilih Tanggal Transaksi. Pastikan untuk memasukkan data di bulan yang sama dengan bulan Anda melunasi pembelanjaan tersebut. Klik ikon panah kebawah pada kolom Jenis Transaksi untuk memilih jenis transaksi (tunai atau non tunai) Abaikan kotak jika Anda berbelanja melalui toko/badan usaha, sebaliknya Centang kotak apabila Anda melakukan pembelanjaan melalui usaha perseorangan Isi nama toko atau badan usaha Isi alamat toko atau badan usaha Isi nomor telepon kontak toko atau pemilik usaha yang dapat dihubungi Isi nomor NPWP dari toko atau pemilik usaha Jika toko atau pemilik usaha tidak mempunyai nomor NPWP, beri tanda centang dengan klik kotak kecil tersebut Jika data sudah terisi semua, klik Lanjut Klik Batal untuk membatalkan dan kembali ke laman utama BKU Catatan! Untuk melaporkan pembelanjaan yang dilakukan melalui toko/badan usaha, Anda wajib mengisi semua kolom Isi Detail Pembelanjaan yang tersedia. Sedangkan untuk pelaporan belanja yang tidak melalui toko/badan usaha, tidak wajib mengisi semua kolom yang tersedia Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 106 106
XVII.2 Isi Detail Pembelanjaan Form Detail Transaksi (Belanja di luar SIPLah dan bukan melalui Toko) 1 2 3 4 5 6 7 8 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Abaikan kotak jika Anda tidak berbelanja melalui SIPLah Apabila Anda mencentang kotak karena melalui pembelanjaan kepada usaha perseorangan, maka akan muncul kolom yang berbeda. Isi nama orang penerima pembayaran Isi alamat orang penerima pembayaran Isi nomor telepon pemilik usaha yang dapat dihubungi Isi nomor NPWP pemilik usaha Jika pemilik usaha tidak mempunyai nomor NPWP, beri tanda centang dengan klik kotak kecil tersebut. Jika data sudah terisi semua, klik 'Lanjut'. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 107 107
XVII.3 Isi Detail Pembelanjaan Form Detail Barang/Jasa (Belanja di luar SIPLah) 2 1 3 4 6 1. 2. 3. 4. 5. Jika terdapat nomor nota pada nota pembelanjaan Anda, tulis pada kolom berikut Klik ikon kalender untuk memasukkan tanggal saat Anda berbelanja. Anda hanya diperbolehkan mencatat tanggal pembelanjaan ditahun berjalan (tidak diperbolehkan mencatat pembelanjaan tahun yang telah lampau) Tulis kata kunci Kegiatan pembelanjaan dan pilih kegiatan yang sesuai dengan nota Tulis kata kunci Rekening Belanja dan pilih rekening belanja yang sesuai Daftar Uraian muncul secara otomatis setelah Anda ketik suatu kata kunci kegiatan berdasarkan yang telah Anda tuliskan pada Kertas Kerja. Apabila Uraian Anda lebih dari 5, klik bar di sebelah kanan dan scroll ke bawah untuk melihat semua Uraian. Centang salah satu Uraian yang ingin direalisasikan pada BKU Seluruh data Kegiatan, Rekening belanja, Uraian yang muncul sesuai dengan dokumen rencana kegiatan satuan pendidikan dan RKAS yang telah disahkan oleh dinas. 6. Klik Lanjut 5 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 108 108
7 8 9 10 11 7. Klik kotak kecil untuk mencentang setiap Uraian yang ingin Anda catat pembelanjaannya. Tertera jumlah maksimal setiap item belanja yang telah Anda rencanakan dalam Kertas Kerja. Anda perlu menulis berdasarkan jumlah riil pembelanjaan Anda dan tidak boleh melebihi dari yang sudah direncanakan pada RKAS 8. Masukkan jumlah pembelian Uraian sesuai nota pembelanjaan. Pastikan mencukupi kuota yang telah Anda rencanakan dalam Kertas Kerja 9. Masukkan harga satuan sesuai dengan yang tertera pada nota pembelanjaan. Pastikan tidak 10. 11. 12. melebihi rencana harga yang ada dalam Kertas Kerja Klik +Tambah Kegiatan Lain untuk mencatat kegiatan lainnya di dalam satu nota yang sama Pastikan semua data telah sesuai lalu Klik Lanjut Anda akan diarahkan ke form Perhitungan Pajak 12 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 109 109
XVII.4 Mencatat Perhitungan Pajak (Belanja di luar SIPLah dengan nilai transaksi sebelum PPN ≥ Rp2.000.000) 1 2 3 1. Jika Anda belanja di luar SIPLah abaikan kotak ini. Namun, untuk pembelanjaan di SIPLah dan tidak memiliki koneksi internet atau belum mencentang pembelanjaan SIPLah saat awal pengisian, silakan centang kotak ini 2. Akan muncul jenis pajak yang sesuai dengan pembelanjaan berdasarkan rekomendasi sistem. Anda dapat memilih Pajak PPN atau SSPD sesuai dengan pajak yang berlaku di daerah Anda. 3. Jika terdapat pengenaan pajak lain, maka Klik +Tambah Pajak, dan pilih jenis pajak yang sesuai dengan peraturan yang berlaku di wilayah satuan pendidikan Anda. 4. Klik Hapus jika ingin menghapus pengenaan pajak yang telah dipilih. Anda dapat menghapus salah satu pengenaan pajak pada semua rekening belanja 5. Klik Simpan apabila data yang Anda masukkan telah sesuai 4 5 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 110 110 110
9 8 7 6 6. 7. 8. 9. Pencatatan pada BKU berhasil. Terdapat kotak berwarna kuning sebagai penanda bahwa data kegiatan Anda telah berhasil dimasukkan dalam BKU sebagai tahap awal pelaporan Pada pembelanjaan di luar SIPLah dengan nilai transaksi sebelum PPN: >Rp2.000.000, kolom pencatatan Pajak Wajib Lapor akan terisi sesuai ketentuan (bukan Rp0). Satuan pendidikan wajib memungut PPN Nominal pada kolom Sudah Dibelanjakan merupakan refleksi dari seluruh nominal yang sudah dibelanjakan satuan pendidikan dan sudah dicatat ke dalam BKU bulan berkaitan Klik Hapus BKU jika Anda ingin menghapus BKU satu bulan berkaitan. Tombol Hapus BKU aktif karena terdapat pembelanjaan yang telah dicatat dalam BKU Pada pembelanjaan di luar SIPLah dengan nilai transaksi sebelum PPN: >Rp2.000.000, kolom pencatatan Pajak Wajib Lapor akan terisi (bukan Rp0) karena satuan pendidikan wajib memungut PPN Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 111 111
9 9. 10. 11. Apabila Anda melanjutkan klik tombol Hapus BKU, akan muncul notifikasi untuk mengkonfirmasi hapus BKU yang telah diajukan. Klik Hapus Selamat, BKU behasil terhapus Berikut adalah tampilan lembar BKU yang kembali seperti sedia kala 11 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 10 112 112
XVII.5 Mencatat Perhitungan Pajak (Belanja di luar SIPLah dengan nilai transaksi sebelum PPN: ≤ Rp 2.000.000) 1 2 1. Pada detail pembelanjaan Perhitungan Pajak belanja di luar SIPLah, Kegiatan dengan nilai transaksi sebelum PPN ≤ Rp2.000.000, tidak akan muncul informasi mengenai pajak 2. Klik Simpan apabila data yang Anda masukkan telah sesuai 3. Pencatatan Anda telah muncul di lembar BKU bulan berjalan, dan kolom Pajak Wajib Lapor Anda tertulis Rp0 karena satuan pendidikan tidak perlu memungut PPN (PPN tidak terutang) Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 3 113 113
ARKAS 4 Mencatat Pembelanjaan Barang dan Jasa di SIPLah (Integrasi SIPLah) Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 114
XVIII.1 Mencatat Detail Pembelanjaan Form Detail Transaksi (Belanja di SIPLah) 1 2 ARKAS 4 memberikan kemudahan bagi satuan pendidikan yang berbelanja melalui SIPLah berupa sinkronisasi data pembelanjaan SIPLah secara otomatis. Sehingga Anda tidak perlu mencatat manual detail transaksi termasuk memungut, setor, dan lapor pajak secara mandiri. 1. 2. Klik + Tambah Pembelanjaan pada lembar BKU Berikut adalah fitur yang membuat Anda dapat menarik data pembelanjaan dari SIPLah. Centang kotak saat Anda berbelanja suatu barang atau jasa melalui SIPLah. Pastikan perangkat Anda terhubung dengan jaringan internet. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 115 115
3 4 a b 5 1. 2. 3. 4. Klik ikon kalender untuk memilih Tanggal Transaksi. Pastikan untuk mencatat BKU di bulan yang sama dengan bulan Anda menerima proforma invoice tersebut Klik ikon panah kebawah pada kolom Jenis Transaksi untuk memilih jenis transaksi (tunai atau non tunai) a. b. Nominal Saldo Tunai yang tertera berdasarkan catatan Tarik Tunai yang telah Anda lakukan di BKU sebelumnya Nominal Saldo Nontunai yang tertera berdasarkan saldo penerimaan dana BOSP yang masih ada di rekening bank satuan pendidikan 5. 6. Sistem sedang mengambil dari dari SIPLah, pastikan Anda terhubung dengan internet yang lancar Setelah terkoneksi dengan data SIPLah, masukkan nomor invoice SIPLah, nama marketplace/penyedia yang ingin Anda catat realisasinya Apabila Anda menemukan kendala dalam mencari dan menemukan data dari SIPLah, mohon untuk mengisi data pembelanjaan Anda dari SIPLah secara manual. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 6 116 116
XVIII.2 Mencatat Detail Pembelanjaan Form Detail Barang/Jasa (Belanja di SIPLah) 7 8 9 10 12 11 7. 8. Akan muncul informasi lengkap mengenai pembelanjaan sesuai dengan data yang telah dimasukkan Klik Lanjut setelah mencermati detail invoice serta pembelanjaan melalui SIPLah yang ingin direalisasikan 9. Masukkan Kegiatan pembelanjaan yang akan direalisasikan 10. Masukkan Rekening Belanja yang sesuai dengan pembelanjaan terkait melalui SIPLah 11. Centang kotak di masing-masing Uraian Belanja di SIPLah yang akan direalisasikan penggunaannya. Uraian pembelanjaan akan muncul otomatis dan tidak dapat diubah. Jika ada uraian lebih dari satu yang sama persis, akan tetap muncul ketika melakukan pengisian uraian selanjutnya (baik itu di kegiatan yang sama atau beda). Apabila seluruh Uraian pembelanjaan tersedia akan direalisasikan, centang kotak Pilih semua uraian 12. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 117 117
13 14 15 13. 14. 15. Klik + Tambah Kegiatan Lain jika Anda ingin menambah Kegiatan pembelanjaan melalui SIPLah yang juga perlu direalisasikan Terdapat kolom pengisian Ongkos Kirim, Biaya Administrasi, dan Biaya Lainnya (Opsional) yang telah terisi otomatis jika Anda melakukan pembelanjaan melalui SIPLah Klik Lanjut Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 118 118
XVIII.3 Form Perhitungan Pajak pada BKU ARKAS 4 (Belanja di SIPLah) 1 2 1. 2. Berikut informasi Perhitungan Pajak yang muncul atas pembelanjaan yang direalisasikan. Anda juga dapat mencocokkan informasi tersebut melalui SIPLah. Anda dapat mengedit nominal pajak pada kolom masukkan nominal pajak. Selanjutnya, klik Simpan. Berhasil! Pencatatan realisasi belanja satu Kegiatan melalui SIPLah berhasil dilakukan sehingga muncul dalam lembar BKU dan Pajak Wajib Lapor tertulis Rp0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 119 119
4 5 6 3. 4. 5. 6. Klik (...) pada Kegiatan yang baru saja atau telah berhasil Anda realisasikan. Nominal pada kolom Pajak Wajib Lapor atas pembelanjaan melalui SIPLah secara otomatis tertera Rp0, karena satuan pendidikan tidak diwajibkan Lapor Pajak atas pembelanjaan melalui SIPLah Klik Lihat Detail Pembelanjaan Apabila terdapat kesalahan pada pencatatan realisasi satu Kegiatan tersebut, klik Hapus Pembelanjaan. Perlu diingat, hapus salah satu kegiatan hanya dapat dilakukan sebelum Tutup BKU atau mengirimkan laporan BKU ke dinas Klik Tutup untuk kembali ke lembar BKU bulan berjalan dan melanjutkan pencatatan pembelanjaan lainnya Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 120 120 3
XVIII.4 Mencatat Manual Detail Pembelanjaan (Apabila tidak ditemukan data pembelanjaan dari SIPLah) 1 Pada beberapa kasus, satuan pendidikan mengalami kendala "Data Tidak Ditemukan" saat memasukkan realisasi penggunaan dana yang diterima atas pembelanjaan melalui SIPLah. Hal ini dapat terjadi karena beberapa hal; 1. 2. Kendala pada koneksi internet, dan Saat memilih/memasukkan tanggal proforma invoice, tidak ada transaksi yang ditemukan pada Mitra SIPLah Untuk mengatasi kendala Data Tidak Ditemukan dan sistem pelaporan ARKAS (BKU) tetap mendeteksi pembelanjaan dilakukan melalui SIPLah, mohon lakukan pencatatan manual seperti belanja di Luar SIPLah. Perhatikan langkah di bawah ini: 1. 2. Abaikan kotak pernyataan Belanja dari SIPLah pada Form Detail Transaksi; jangan mencentang kotak tersebut, sehingga pada proses selanjutnya Anda perlu melakukan pencatatan manual detail transaksi Pada langkah ke-3 pengisian BKU yaitu pada form Perhitungan Pajak, Anda wajib mencentang kotak kecil untuk menyatakan Anda melakukan pembelanjaan di SIPLah sehingga tetap dapat merasakan benefit bebas lapor pajak yang ditawarkan 2 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 121 121
3 4 3. 4. 5. Pada form Perhitungan Pajak, Anda akan melihat perubahan tampilan setelah mencentang kotak pembelanjaan melalui SIPLah. Kolom Total Transaksi menampilkan Pajak yang hanya dikenakan kepada satuan pendidikan yang berbelanja melalui SIPLah Apabila Pajak yang ditampilkan tidak relevan dengan ketentuan wilayah masing-masing, silakan klik tombol Hapus Klik Simpan Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 5 122 122
ARKAS 4 Menambah Penerimaan Dana Pertahapan di BKU Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 123
XIX.1 Menambah Penerimaan Dana Pertahapan di BKU Berikut adalah penyesuaian dari alur tambah penerimaan dana BKU berdasarkan Juknis BOSP 2023. Tombol Tambah Penerimaan Dana dapat Anda akses melalui menu utama Penatausahaan dan dapat dilakukan pada sumber dana apapun. Berdasarkan Juknis BOSP terbaru, jumlah dana yang diterima oleh satuan pendidikan dapat terpotong atau berkurang karena SiLPA dan/atau sanksi denda akibat keterlambatan pelaporan pada tahap sebelumnya. 1 2 4 5 1. 2. Klik Tombol Tambah Penerimaan Dana pada laman utama Menu Penatausahaan Klik kolom + Tambah Penerimaan Tahap Berikutnya (Tahap 2). Hubungkan perangkat komputer Anda dengan internet karena akan mengambil data dari sistem Pusat. 3. Mohon menunggu selama proses Sinkronisasi Data 4. Pada form Tambah Penerimaan Dana, cermati data Periode Penerimaan, Tanggal Dana Diterima dan Nominal Dana Diterima. Data sudah otomatis terisi mengambil informasi dari sistem Klik Simpan 5. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 3 124 124
6 6. Apabila Anda menemukan tampilan seperti gambar di atas, terdapat kemungkinan bahwa Anda belum melakukan realisasi penggunaan dana BOSP penyaluran tahap 1 hingga 50%. Oleh sebab itu mohon lakukan realisasi penggunaan dana BOSP penyaluran tahap 1 minimal 50% agar Anda terhindar dari pengurangan penyaluran sesuai yang diatur dalam Juknis BOSP (Permendikbudristek 63/2022) Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 125 125
XIX.2 Menambah Penerimaan Dana Pertahapan di BKU (Terkena pengurangan penyaluran) Apabila satuan pendidikan terdeteksi terlambat melaporkan realisasi penggunaan dana BOSP melalui fitur BKU, maka Anda akan melihat tampilan di bawah ini. 1 2 3 5 7 1. 2. 3. 4. 5. 6. Terdapat pemberitahuan Dana Tahap 2 yang akan dikenakan potongan sesuai dengan Juknis terbaru Nominal pada kolom Nominal Pengurangan tidak dapat diubah dan telah sesuai berdasarkan ketentuan yang berlaku Klik Simpan Klik Simpan pada form konfirmasi Simpan Penerimaan Baru Penerimaan Dana Baru berhasil tersimpan Akan muncul kolom BOS Reguler Tahap 2 berisi nominal penerimaan dana yang sudah mengalami pengurangan penyaluran. Perlu diingat, ketentuan pengurangan penyaluran diatur berdasarkan Juknis BOSP terbaru Klik Tutup 7. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 6 4 126 126
ARKAS 4 Menyelesaikan atau Menutup BKU Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 127
XX Menyelesaikan atau Menutup BKU Setelah selesai mencatat realisasi penggunaan dana BOSP selama satu bulan, penyelesaian pelaporan dengan melakukan Tutup BKU. 1 2 5 1. 2. 3. Pastikan seluruh pencatatan realisasi belanja telah sesuai dengan yang dilakukan. Klik Tutup BKU Klik Lanjut Silakan masukkan nominal pada kolom Bunga Bank/Jasa Giro dan Pajak Bunga/Biaya Administrasi jika ada. Sebaliknya, jika tidak menerima hal tersebut, tulis 0 pada kedua kolom. Anda tidak bisa memasukkan nominal Pajak Bunga/Biaya Administrasi lebih tinggi daripada nominal Bunga Bank/Jasa Giro. Klik Simpan dan Tutup BKU 4. 5. Menutup BKU membutuhkan koneksi internet. Pastikan perangkat Anda terhubung dengan jaringan internet yang lancar karena BKU akan dikirim melalui sistem ke dinas BKU sedang ditutup. Klik Kembali ke Beranda. Pada langkah ini Anda dapat melakukan Cek Status pada laman utama Penatausahaan. 4. 5. Menutup BKU membutuhkan koneksi internet. Pastikan perangkat Anda terhubung dengan jaringan internet yang lancar karena BKU akan dikirim melalui sistem ke dinas BKU sedang ditutup. Klik Kembali ke Beranda. Pada langkah ini Anda dapat melakukan Cek Status pada laman utama Penatausahaan. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 lanjutkan 3 4 6 128 128
7 7a 8 11 9 9 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 10 Selamat, BKU Anda berhasil ditutup dan silakan klik tombol Masukkan Bukti Lapor a. Jika terjadi gangguan pada sistem, akan muncul tampilan Gagal Menutup BKU. Silakan klik Tutup Ulang BKU 8. 9. 10. Berikut adalah laman BKU yang telah berhasil ditutup. Simak kembali panduan pada lembar BKU yang telah berhasil tertutup Anda terdeteksi belum lapor pajak pada beberapa Kegiatan. Klik pada kolom Kegiatan di mana Pajak Wajib Lapor Anda berwarna merah untuk selanjutnya melengkapi data transaksi per kegiatan yang perlu dilaporkan pajaknya. Klik Kirim Bukti Lapor. Panduan mengirim Bukti Lapor Pajak ada pada halaman selanjutnya. Apabila Anda kembali ke laman utama Penatausahaan, maka BKU bulan berjalan akan muncul status Belum Lapor Pajak sebagai pengingat untuk Anda. Catatan! Lapor Pajak wajib dilakukan untuk sumber dana yang berasal dari APBN sesuai ketentuan yang berlaku. Namun, Anda dapat mengisi BKU di bulan selanjutnya meskipun pelaporan pajak BKU bulan berjalan belum selesai seluruhnya. Untuk melanjutkan pengisian BKU Bulan Selanjutnya silakan klik Tutup BKU. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 129 129
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13 13a 12 13. Jika Anda melihat tampilan seperti ini pada menu Penatausahaan ARKAS, maka Anda diharapkan untuk segera melapor realisasi penggunaan atau mengisi BKU sesuai dengan panduan yang tertera. Hal ini karena sistem mendeteksi satuan pendidikan belum menutup BKU h-7 tenggat waktu pelaporan berdasarkan Juknis BOSP 2023 Lanjutkan lapor pajak atas belanja pada bulan BKU dengan status Belum Lapor Pajak. Perlu diketahui, tenggat lapor bukti setor pajak adalah setiap tanggal 20 pada bulan berikutnya a. Anda tetap dapat melanjutkan pengisian BKU bulan selanjutnya dengan status Draf meskipun belum melaporkan pajak bulan sebelumnya. Namun demikian Lapor Pajak wajib dilakukan satuan pendidikan untuk sumber dana yang berasal dari APBN sesuai ketentuan yang berlaku 14. 15. Pesan ini hanya akan muncul jika Anda melewati tenggat lapor BKU. Klik Saya Mengerti untuk segera memulai pelaporan penggunaan dana BOSP agar tidak terkena tambahan pengurangan penyaluran Cermati kotak panduan pada status Aktif - Lewat Batas Lapor bagi Anda yang terdeteksi terlambat melaporkan realisasi penggunaan dana BOSP 14 15 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 130 130
ARKAS 4 Lapor Pajak Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 131
XXI Lapor Pajak Catatan! Lapor Pajak berlaku untuk transaksi di luar SIPLah lebih dari (>) Rp2.000.000 sebelum PPN. Adapun untuk transaksi melalui SIPLah dan di luar SIPLah kurang dari (≤) Rp 2.000.000, tidak ada kewajiban melaporkan pajak atas transaksi tersebut. 2 3 4 Klik (...) pada salah satu kegiatan yang sudah Anda realisasikan dan ingin dilaporkan pajaknya (tulisan Pajak Wajib Lapor berwarna merah) dan klik Lapor Pajak Klik ikon kalender untuk memasukkan Tanggal Lapor, tanggal disaat Anda melaporkan pajak 2. 3. Masukkan Nomor Transaksi Penerimaan Negara (NTPN) yang Anda terima dari Bukti Bayar 1. 4. Pajak Cermati kembali Kegiatan yang telah Anda realisasikan dan hendak Anda laporkan pajaknya. Jika sudah sesuai, Klik Simpan Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 1 132 132
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Berhasil! Lapor pajak untuk salah satu Kegiatan telah berhasil dengan perubahan warna nominal menjadi hitam pada kolom Pajak Wajib Lapor lembar BKU bulan yang sedang diisi dan terdapat notifikasi penanda pada bagian kanan bawah aplikasi Lakukan langkah yang sama untuk menyelesaikan pelaporan wajib pajak seluruh Kegiatan di bulan terkait hingga seluruh nominal Pajak Wajib Lapor berubah menjadi warna hitam Klik Simpan Bukti Lapor, pastikan Anda terhubung dengan koneksi internet karena sistem akan mengambil data Anda ke dalam sistem 7 6 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 5 133 133
8 10 14 8. 9. Mohon menunggu, dan pastikan Anda terhubung dengan jaringan internet yang lancar 10. 11. Selamat! Bukti Lapor berhasil tersimpan. Klik Lihat BKU Lembar BKU telah berubah yang terdapat notifikasi BKU Sudah Selesai pada bagian kanan atas aplikasi Jika Anda membutuhkan dokumen dalam bentuk kertas atau print out, silakan klik Cetak Klik Kembali ke Penatausahaan Berikut adalah tampilan BKU dari laman utama Penatausahaan dengan status BKU Sudah Selesai Klik Lanjut 12. 13. 14. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 9 134 134
ARKAS 4 Hapus BKU setelah BKU Ditutup Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 135
XXII Menghapus BKU yang Sudah Disahkan Jika terdapat kesalahan pencatatan realisasi BKU bulan yang telah lampau dengan kondisi BKU tersebut sudah disahkan oleh Dinas, maka satuan pendidikan dapat mengajukan hapus BKU pada bulan yang ingin diperbaiki atau dihapus. Pastikan satuan pendidikan memiliki Kertas Kerja sumber dana terkait yang sudah disahkan oleh Dinas dan satuan pendidikan sudah mencatat pembelanjaan dan menutup Buku Kas Umum(BKU) pada Bulan yang ingin dihapus BKUnya. 1. Klik pencatatan BKU pada Bulan yang ingin Anda hapus untuk membukanya. BKU yang telah disahkan akan bertuliskan Sudah Selesai. 1 2. Anda akan diarahkan ke laman BKU. Klik tombol ikon Hapus BKU pada bagian kiri atas, untuk menghapus BKU yang telah disahkan dalam 1 bulan penuh. 2 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 136 136
1. 2. 3. Akan muncul notifikasi konfirmasi pengajuan hapus BKU seperti pada gambar di bawah. Klik Lanjut 4. Anda diminta untuk mengisi alasan pengajuan hapus BKU. Silakan tulis alasan pada kolom yang tertera 3 5. Setelah Anda menuliskan alasan pengajuan hapus BKU, klik Kirim Pengajuan 5 6. Mohon menunggu dan pastikan Anda terkoneksi ke internet yang lancar. Proses pengiriman data sedang berlangsung 7. Pengajuan Hapus BKU terkirim. Klik Tutup atau Kembali ke Penatausahaan untuk cek status secara berkala 6 7 Perlu diingat! Jika terdapat bulan BKU yang telah Anda isi atau tutup namun bulan BKU selanjutnya ingin Anda hapus, maka dampaknya adalah bulan-bulan BKU yang telah ditutup tersebut akan ikut terhapus juga. Contoh: Anda telah mengisi dan menutup BKU Bulan Januari hingga Maret dan Anda ingin menghapus BKU Bulan Februari, maka BKU Bulan Februari dan Maret akan ikut terhapus sehingga Anda perlu mengulang pengisian BKU. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 4 137 137
8 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Anda kini berada di laman utama Penatausahaan. Klik Cek Status Terbaru pada BKU Bulan yang telah dihapus dan terdapat status Mengajukan Hapus. 9. Pastikan Anda terkoneksi ke internet yang lancar saat proses pengecekan status 10. BKU telah berhasil dihapus! Cermati sisa anggaran Anda kembali untuk dapat dicatat sesuai dengan realisasi penggunaan terbaru. Klik Buat BKU Baru 9 11. Di bawah ini adalah tampilan BKU yang telah berhasil dihapus sehingga tampilan status pada laman utama Penatausahaan kembali berubah menjadi Draf 11 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 10 138 138
12 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Saat ini Anda diarahkan ke laman pengisian BKU murni pada Bulan BKU yang telah Anda hapus. Terlihat bahwa Kegiatan pada BKU kosong dan tombol Hapus BKU tidak dapat diklik 13. Apabila pengajuan hapus BKU tidak dapat disetujui Dinas sesuai ketentuan yang telah ditetapkan, silakan klik Lihat Catatan Dinas untuk mengetahui langkah lanjutan yang dapat dilakukan dan selanjutnya klik Saya Mengerti 13 14 14. Apabila Anda menemukan tampilan ini, maka pengajuan hapus BKU Anda gagal karena pengajuan hapus BKU dibulan lain belum selesai diproses Dinas. Klik Saya Mengerti . Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 139 139
ARKAS 4 Cetak BKU Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 140
XXIII Cara Cetak BKU 1 2 1. 2. 3. 4. Anda dapat mencetak BKU secara langsung dari laman utama menu Penatausahaan dengan klik Cetak Anda juga dapat mencetak dokumen BKU salah satu bulan dengan cara klik BKU suatu bulan tertentu sesuai kebutuhan (Misal: BKU Maret), selanjutnya Anda akan diarahkan ke laman utama BKU bulan pilihan dan klik tombol Cetak Klik ikon panah pada Format BKU untuk memilih Format BKU yang ingin dicetak. Untuk Sumber Dana BOSP Non Reguler, tidak tersedia format BKU "Tahapan". Silakan akses menu Cetak dari laman utama Penatausahaan dan dokumen BKU Tahunan untuk menemukan format BKU tersebut: Rekapitulasi Realisasi (Semester), Buku Pembantu Rincian Objek Belanja (Semester), dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak. Klik ikon panah pada Periode untuk memilih bulan BKU yang telah selesai dibuat dan perlu dicetak. Periode hanya akan muncul ketika mengakses tombol Cetak dari BKU Tahunan dan dari menu Arsip. Klik tombol Cetak 5. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 141 141
6. Anda dapat mencetak dokumen BKU pada pencatatan BKU yang masih berjalan pada suatu tahun anggaran. Pada dokumen BKU bulan berjalan terdapat penanda berlatar tulisan Draft. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 142 142
Terhubung dengan Tim Penjawab ARKAS Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 143 143
XXIV Terhubung dengan Tim Penjawab ARKAS Bagi satuan pendidikan yang masih mengalami kendala saat mengoperasikan ARKAS 4 dan belum menemukan solusi atas kendala yang dialami, Anda tetap dapat terhubung dengan tim penjawab secara daring dengan mengikuti panduan berikut ini: 1. 2. Akses Pusat Bantuan ARKAS melalui laman . Pastikan perangkat terhubung dengan koneksi internet Berikut adalah tampilan Pusat Bantuan dan Informasi ARKAS. Klik Hubungi Kami 1 3 3. 4. 5. Isi Formulir Layanan yang muncul dengan data diri Anda, yaitu Alamat Email, Instansi, Jenis Laporan-Tipe Laporan, Perihal, Deskripsi Detail Permasalahan, Lampiran atau tangkapan layar permasalahan lalu klik Kirim. Anda juga dapat mengakses form layanan di atas secara langsung dengan mengakses situs Setelah formulir terkirim, Tim Penjawab akan mengirimkan solusi atas pertanyaan Anda melalui email yang didaftarkan maksimal 3x24 jam pada hari kerja. Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 2 144144
Buku Panduan versi 4.0 ARKAS 4 Aplikasi Rencana Kegiatan Anggaran Sekolah Selesai