Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA MAKLUM BALAS CADANGAN PENAMBAHBAIKAN KAJIAN KEPUASAN BEKERJA JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA TAHUN 2020 1
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN OLEH RESPONDEN A) BIDANG TUGAS & TANGGUNGJAWAB BIL 1 Memberi peluang untuk melakukan kerja yang berbeza dari CADANGAN PENAMBAHBAIKAN semasa ke semasa. MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Kebanyakan tugasan / kerja di BKP memerlukan sesorang yang berkemahiran dan pengalaman bagi memastikan tugasan/ kerja tersebut berjaya mencapai sasaran dan ini hanya dapat diperolehi sekiranya pegawai telah melaksanakan tugas melebihi 1 tahun dan ke atas. Walau bagaimanapun BKP ada melaksanakan pengiliran tugasan sekiranya pegawai telah melaksanakan tuagas melebihi 5 tahun dan ke atas. BKP juga mengambil perhatian dan tindakan sewajarnya sekiranya terdapat pegawai yang memohon untuk dipertimbangkan melaksanakan tugasan lain dengan alasan yang munasabah dan demi kebaikan BKP dan juga pegawai tersebut. MAKLUM BALAS 2 Perkara ini boleh diselaraskan di peringkat Bahagian masing-masing di mana Ketua Jabatan/ Penyelia boleh melaksanakan job rotation di peringkat dalaman bagi membolehkan pegawai melakukan sesuatu tugasan yang baharu. 2 Pegawai dan pelaksana perlu dibuat pusingan kerja setiap 5 tahun bagi menambah ilmu pengetahuan pegawai. MAKLUM BALAS 1 BPAD telah membuat pusingan kerja bagi pegawai-pegawai yang telah melebihi 5 tahun di Unit Kewangan. Pegawai BPAD yang telah berkhidmat antara 3 hingga 5 tahun ditukarkan oleh BPPP. MAKLUM BALAS 2 Pelaksanaan pusingan kerja antara unit boleh dibuat secara dalaman oleh Pengarah Bahagian masing- masing. Bagi pelaksanaan pusingan kerja secara besar-besaran melibatkan pertukaran ke jabatan lain, BPPP sedang melaksanakan urusan ini secara berperingkat. 3 Adakan pusingan kerja. Pusingan kerja telah dan akan dibuat mengikut keperluan dan kepentingan keseluruhan penyampaian perkhidmatan BPTM kepada pemegang taruh. 4 Staff di Admin sebaiknya patut tahu tugasan di unit mereka, yang ketiadaan contoh bertanggungjawab, maka ada pegawai lain yang boleh tolong menyelesai sesuatu perkara atau diadakan apabila pegawai 1) Penggiliran kerja memang dibuat untuk sesuatu tempoh tertentu di unit Admin, tetapi tidak semua tugasan boleh dibuat penggiliran dan dibuat oleh pegawai lain kerana melibatkan sistem yang mempunyai ID. 2
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS pusingan kerja, maka ada peluang pegawai lain mempelajari tugasan pegawai lain. Tidak lah sesuatu perkara tidak dapat diselesaikan sehingga pegawai yang berkenaan kembali berkerja. Kerja dapat diselesaikan dalam masa yang lebih singkat dan lebih efisien. 2) Perlantikan untuk capaian sesuatu ID adalah dikawal oleh BPPP. 5 Menyesuaikan kepakaran pekerja dengan tugas atau jawatan dalam unit yang berkaitan. Pada masa sekarang penempatan pegawai adalah mengikut kepakaran dan jawatan yg ada di setiap unit. Walau bagaimanapun disebabkan bilangan kepakaran dalam sesuatu bidang melebihi bilangan jawatan yang ada di unit tersebut menyebabkan pegawai tidak dapat ditempatkan selaras dengan kepakaran masing-masing. 6 Lebih memberi pegawai bawahan peluang untuk bersuara. Tools akan disediakan bagi pegawai bawahan menyalurkan komen/pandangan berkenaan kerja/masalah kepada pihak pengurusan. 7 Pusingan tugas dilaksanakan setiap 2-3 tahun. Pusingan tugas di peringat Jabatan telah dilaksanakan pada penguhujung tahun 2019. Manakala pertukaran tugas pegawai di Seksyen Pengurusan dibuat dari semasa ke semasa mengikut keperluan (turut dibuat pada tahun 2020 dan 2021). Pusingan tugas dibuat mengikut Pekeliling Pekhidmatan Bil. 3/2004. 8 Pusingan kerja setiap 3 perkembangan pengetahuan dalam bidang tugas. tahun sangat membantu Akan dipertimbangkan sekiranya praktikal disebabkan kekangan jawatan untuk pusingan kerja. 9 Menambah kakitangan untuk melancarkan lagi urusan di bahagian operasi. MAKLUM BALAS 1 Amat diharapkan untuk membolehkan aduan dapat dilaksanakan. MAKLUM BALAS 2 Cadangan pengukuhan perjawatan JANM yang melibatkan pertambahan jawatan telah ditolak oleh MOF dan JPA atas dasar semasa iaitu sebarang pertambahan jawatan perlu dilaksanakan tanpa melibatkan implikasi kewangan. 10 Penetapan KPI Naziran hendaklah selari dengan ManPower Unit di AO agar pegawai mempunyai masa & tenaga yang mencukupi untuk melaksanakan KPI yang ditetapkan dan tidak membuat kerja kelam kabut terkejar- kejar masa. MAKLUM BALAS 1 Jabatan telah menempatkan seorang lagi pegawai Gred W22 di Unit Naziran. Pengisian perjawatan tersebut hanya dapat dilakukan pada 17 Mei 2021 berdasarkan pengisian yang dilakukan oleh BPPP. Jumlah perjawatan di Unit Naziran adalah seramai 5 orang, selain itu jabatan juga telah memohon unit-unit lain membantu jika terdapat kekangan masa dalam melaksanakan KPI yang ditetapkan. 3
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 2 Penetapan KPI Pelaksanaan Naziran Pejabat Perakaunan adalah berdasarkan pengiraan 35% daripada jumlah keseluruhan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dengan bilangan minimum ditetapkan kepada sekurang- kurangnya 20 PTJ. Ini mengambil kira pusingan pelaksananaan naziran sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 tahun. Bahagian ini berpandangan penetapan KPI ini berkadaran dengan jumlah perjawatan Unit Naziran bagi setiap Pejabat Perakaunan. (Pengiraan penetapan KPI ini adalah seragam bagi semua pejabat perakaunan di seluruh negara) Untuk makluman, pihak Ibu Pejabat juga turut mengambil kira kekangan yang dihadapi oleh semua Pejabat Perakaunan berdasarkan kepada permohonan yang dikemukakan oleh Pejabat Perakaunan (sekiranya perlu). Selain itu, kajian semula penepatan KPI tahun 2020 turut dilaksanakan di mana Pihak Pengurusan Tertinggi telah bersetuju bagi pengurangan sebanyak 50% daripada jumlah asal KPI mengambil kira kekangan pandemik Covid-19. 11 Kesesuaian dan kerja yg diberikan berdasarkan bidang tugas yg bersesuaian dan memberikan pertukaran unit kerja berdasarkan tempoh berada di sesuatu unit Perubahan tugas yang dilakukan adalah dibuat selepas jabatan melihat penilaian ke atas kemampuan seseorang pegawai, beban tugas, kemampuan pegawai menyiapkan serta meyelesaikan tugas semasa. Lanjutan itu pertukaran yang dilakukan adalah bagi meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan serta kompetensi pegawai tersebut juga. Perkara ini juga telah dihebahkan kepada semua kakitanga semasa Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Kakitangan pada lepas dan tahun ini. 12 Memastikan perjawatan kosong diisi bagi mengurangkan beban tugas yang ditanggung oleh rakan sekerja. Selain itu peruntukan tambahan (ELM) perlu dititik beratkan memandangkan tugasan secara ad hoc perlu diselesaikan segera. yang MAKLUM BALAS 1 Pada masa ini terdapat 6 kekosongan bagi jawatan seperti berikut:- 1. WA 41 - 1 (mulai 1.1.2020) 2. W26 - 1 (mulai 7.2.2021) 3. W22 -1 (mulai 22.8.2020) 4. W19 -1 (mulai 1.4.2021) 5. PT(KEW) W19 - 1 ( sebelum 2017) 6. PAP N11 - 1 ( mulai 2016) 4
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Kekosongan ini telah dimaklumkan setiap bulan melalui laporan perjawatan kepada BPPP. Keperluan ELM sentiasa dipantau bagi memastikan peruntukan mencukupi dan unjuran keperluan ELM dihantar setiap sukuan tahun kepada BPOPP dan semua tuntutan ELM pada tahun 2020 telahpun dibuat bayaran. MAKLUM BALAS 2 Isu pengisian jawatan ini melibatkan beberapa perkara dasar yang ditetapkan oleh pihak luar seperti JPA. Sebagai contoh, bagi pengisian jawatan di gred lantikan, JPA menetapkan peratus pengisian keseluruhan jawatan di sesebuah Jabatan turut diambil kira bagi tujuan kelulusan pengisian jawatan di gred lantikan tersebut. JANM tidak diluluskan pengisian jawatan di gred lantikan sejak tahun 2019 dan hanya diluluskan pengisian jawatan di gred lantikan pada tahun 2021 ini. Urusan pengisian jawatan terlibat telah diambil tindakan sewajarnya dan sedang menunggu urusan penempatan pegawai daripada agensi pembekal yang terlibat. 13 Pembahagian tugas kepada staf sokongan perlu seimbang dan tidak hanya menjadikan setiap staf melakukan tugasan yang khusus. Hal ini kerana, jika seseorang staf bercuti atau tidak hadir bertugas, tugasan beliau tidak dapat dilakukan oleh staf yang lain, kerana hanya staf tersebut sahaja yang tahu tugasan beliau. Diharapkan pihak pengurusan dapat memandang serius berkenaan isu ini kerana ianya akan memberi kesan kepada output di Jabatan. Cadangan diambil maklum. Perkara ini akan dibincangkan bersama dalam Mesyuarat Pengurusan jabatan untuk dibuat penambahbaikan dan pengharmonian yang sewajarnya. 14 Penambahan PSH, di WTD bagi menjamin kelancaran penyampaian kaunter yang berkesan. Pejabat ini telah melantik dua (2) kakitangan di bawah program MySTEP dan ditempatkan di kaunter WTD bermula pada 15.03.2021. 15 Membuat penyelarasan semula bilangan kakitangan antara unit dalaman JANM Negeri berdasarkan kuantiti kerja setiap unit. Bilangan kakitangan di setiap unit berdasarkan carta organisasi yang telah disarankan oleh Pengurusan JANM. 16 Dicadangkan supaya dibuat pusingan tugas sekurang- kurangnya 5 tahun sekali supaya staf dapat merasa atau menikmati kerja/bidang tugas yang disukai. Secara tak Pusingan tugas bagi jawatan penolong akauntan dan pembantu akauntan dilaksanakan secara berkala dan tidak melebihi 5 tahun. Pusingan tugas bagi jawatan-jawatan lantikan JPA seperti Pembantu Tadbir N32/Pembantu Tadbir Kewangan dan jawatan khusus seperti pemandu/pembantu operasi/pegawai khidmat pelanggan adalah tertakluk kepada bidang tugas yang tiada pusingan tugas boleh dilaksanakan. 5
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN langsung penyelia2 dapat menilai kebolehan/kepandaian staf berada di unit mana. MAKLUM BALAS 17 Pembahagian bilangan kakitangan yang sesuai mengikut keperluan bagi setiap unit. Dengan bilangan perjawatan sedia ada seramai 123 orang, taburan bilangan telah dirombak pada Januari 2021 yang melibatkan pengurangan staf dari Unit Gaji dan Unit Naziran. Seorang staf dari Unit Gaji dipindahkan ke Unit Akaun dan 2 orang staf daripada Unit Naziran ke Unit Pengurusan Aset. Perubahan ini dilaksanakan selaras dengan beban tugas perakaunan akruan yang bertambah dari masa ke semasa. 18 Tugasan atau bidang kerja perlu jelas peringkat tindakannya sama ada dilakukan oleh pegawai atau pelaksana. Pembahagian bidang kerja dilakukan mengikut prosedur kerja. Kebanyakan pegawai di JANM Pulau Pinang adalah selaku ketua unit yang perlu mengawal selia tugasan pegawai di bawah unit beliau. Cadangan yang dikemukakan terlalu umum untuk diambil tindakan secara spesifik keatas pegawai yang terlibat. Walaubagaimanapun, JANMPP akan membuat penambahbaikan dari semasa ke semasa. 19 Pusingan dilaksanakan bagaimanapun minat yang diamanahkan perlu seiring bagi mendapatkan hasil kerja yang produktif. Selain itu, pertukaran antara staf di AO dan PTJ perlu dilaksanakan bagi menimba ilmu dan pengalaman baru. kerja amat bersesuaian terhadap tugas/kerja MAKLUM BALAS 1 Jawatan di AG adalah dikategorikan sebagai kritikal dan memerlukan pusingan tugas sepertimana yang diarahkan oleh JPA. Jabatan ini sentiasa menyokong permohonan tukar dengan pengganti bagi tujuan pusingan tugas pegawai di PTJ dan AO supaya pegawai dapat menimba pengalaman operasi di PTJ. Walaubagaimanapun, kelulusan pertukaran keluar dari AG bukan di bawah bidang kuasa JANM Pulau Pinang. MAKLUM BALAS 2 Kekangan utama dalam melaksanakan pertukaran dalam stesen yang sama (antara AO dan PTJ) adalah berkaitan isu waran perjawatan di PTJ. Bilangan waran perjawatan sedia ada di PTJ adalah amat terhad. Oleh yang demikian, atas keperluan perkhidmatan, pegawai perlu bersedia untuk ditempatkan di mana- mana sahaja jika berhasrat untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran. 20 Pembahagian Senarai Tugasan Hakiki serta Pelantikan Jawatankuasa Program Jabatan hendaklah dilakukan secara adil dan saksama bagi mengurangkan bebanan tugas seseorang pegawai berdasarkan :- a) skim perkhidmatan dan gred seseorang pegawai. b) bilangan perjawatan di seksyen/unit tersebut. Tugasan hakiki pegawai adalah berdasarkan carta fungsi setiap unit dan senarai tugas pegawai sepertimana yang terkandung dalam MyPortfolio. Manakala bagi Perlantikan Jawatankuasa Program, sekiranya jabatan melaksanakan sebarang program, satu Jawatankuasa Induk akan dibentuk untuk pengagihan tugasan mengikut kepakaran dan kesesuaian serta menggalakkan kerja berpasukan dalam organisasi. 6
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 21 Semakan bebanan kerja di BPOPP yang banyak dan bertambah dengan bilangan pekerja yang tidak ramai. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Pengurusan BPOPP mengambil perhatian berkenaan perkara yang dibangkitkan dan telah meminta semua Ketua Seksyen dan Ketua Unit untuk mendapat maklumbalas berkenaan beban kerja daripada semua pegawai seliaan masing-masing serta mengenalpasti beban kerja yang terlibat. Hasil daripada engagement tersebut, feedback yang diterima daripada semua pegawai seliaan ialah beban kerja sedia ada masih boleh dilaksanakan dengan bilangan pegawai sedia ada. Pengurusan BPOPP juga telah membincangkan perkara ini di dalam Mesyuarat Pengurusan bulanan BPOPP. MAKLUM BALAS 2 Cadangan pengukuhan perjawatan JANM yang melibatkan pertambahan jawatan telah ditolak oleh MOF dan JPA atas dasar semasa iaitu sebarang pertambahan jawatan perlu dilaksanakan tanpa melibatkan implikasi kewangan. 22 Staff perlu ditambah lagi, walaupun cawangan kecil. MAKLUM BALAS 1 Penentuan pengisisan kekosongan perjawatan di JANM Negeri/Cawangan adalah di bawah bidang kuasa BPPP dan JPA. Isu berkaitan pengisian perjawatan di semua pejabat perakaunan juga telah dibincangkan di dalam MPKA 1/2021 sesi ANM dan BPPP juga telah dimaklumkan berkenaan kekosongan perjawatan di semua pejabat perakaunan. MAKLUM BALAS 2 Cadangan pengukuhan perjawatan JANM yang melibatkan pertambahan jawatan telah ditolak oleh MOF dan JPA atas dasar semasa iaitu sebarang pertambahan jawatan perlu dilaksanakan tanpa melibatkan implikasi kewangan. 23 Pengisian perjawatan perlu dikaji dan dilaksanakan berdasarkan peratusan pengisian setiap pejabat cawangan agar dan bukannya dilihat berdasarkan peratusan pengisian keseluruhan di jabatan. Ini bagi memastikan setiap pejabat cawangan mampu bergerak dalam kekuatan yang seiring dengan cawangan/bahagian lain sekaligus memastikan KPI jabatan tercapai. MAKLUM BALAS 1 Penentuan pengisisan kekosongan perjawatan di JANM Negeri/Cawangan adalah di bawah bidang kuasa BPPP dan JPA. Isu berkaitan pengisian perjawatan di semua pejabat perakaunan juga telah dibincangkan di dalam MPKA 1/2021 sesi ANM dan BPPP juga telah dimaklumkan berkenaan kekosongan perjawatan di semua pejabat perakaunan. MAKLUM BALAS 2 Penetapan peratusan pengisian secara keseluruhan di peringkat Jabatan adalah ketetapan yang dibuat oleh JPA dan JANM tidak mempunyai apa-apa autoriti dalam mengubah dasar perjawatan ini. Status 7
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS pengisian penuh 90% untuk keseluruhan JANM adalah ketetapan yang sama untuk semua Kementerian/ Jabatan. 24 Penempatan staf dibuat mengikut permohonan dari staf jika berlaku kekosongan agar kebajikan staf dari segi emosi juga dijaga. Selain persekitaran yang kondusif, emosi dan mental yang sihat dapat membantu meningkatkan prestasi dan produktiviti staf. Penentuan penempatan warga skim perakaunan adalah berdasarkan SOP Dalaman yang telah ditetapkan dan dipersetujui oleh panel penempatan. Pelbagai aspek diambil kira termasuk elemen kebajikan pegawai dan yang paling utama adalah atas kepentingan perkhidmatan. 25 Perlu membuat pertukaran kerja yang melebihi 5 tahun. BPPP sedang melaksanakan urusan pusingan kerja mengikut tempoh yang paling lama secara berperingkat. Pelaksanaan ini perlu dilaksanakan secara berfasa kerana melibatkan bilangan pegawai yang ramai. 26 Dicadangkan pertukaran dalam stesen (kawasan) ke Pusat Tanggungjawab / pelbagai Jabatan bagi pegawai lantikan JANM yang bertugas di Pejabat Perakaunan pengalaman dan pengetahuan skop kerja berbeza dapat dikongsi bersama dan membantu merealisasikan hala tuju JANM kepada pihak berkepentingan mengikut keperluan semasa. Selain itu, alternatif ini dapat memberi sokongan kepada pihak yang tidak ingin berpindah / bertukar jauh selain meningkatkan motivasi suasana bekerja di tempat kerja baru dan skop kerja berbeza. Kekangan utama dalam melaksanakan pertukaran dalam stesen yang sama adalah berkaitan isu waran perjawatan di PTJ terutamanya di kawasan yang kecil seperti WP Labuan. Bilangan waran perjawatan sedia ada adalah amat terhad dan berdasarkan rekod semasa, pegawai telah dipusingkan hampir ke semua jabatan yang ada. Oleh yang demikian, atas keperluan perkhidmatan, pegawai perlu bersedia untuk ditempatkan di mana-mana sahaja. 27 Memudahkan urusan pertukaran dan kenaikan pangkat. Urusan pertukaran dan kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan kepada peraturan dan pekeliling semasa yang sedang berkuat kuasa. Dalam hal ini, aspek kepentingan perkhidmatan menjadi asas utama dalam melaksanakan apa-apa dasar pertukaran pegawai manakala dalam urusan kenaikan pangkat, pegawai akan diberi kenaikan pangkat berdasarkan merit tertentu yang telah ditetapkan. 28 Mohon Pengisian Kekosongan Jawatan Gred N11, W19, W32, WA41 Yang Belum Diisi. Kaji Pertambahan Jawatan Gred W19 & W22. Pengisian jawatan kenaikan pangkat sedang dilaksanakan secara berperingkat. Ini kerana, BPPP berhadapan dengan isu tiada calon yang bersedia untuk menerima kenaikan pangkat ke JANM Sri Aman. Bagi pengisian jawatan di gred lantikan pula, kelulusan pengisian telah diperoleh daripada JPA untuk tahun 2021 ini dan BPPP telah memohon pengisian daripada agensi pembekal yang terlibat. Pengisian jawatan 8
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS W32 telah dibuat pada 2 Februari 2021. Kekosongan pengisian WA41 akan dibuat selepas urusan pelantikan baharu selesai manakala kekosongan jawatan W22 akan dibuat mulai 1 Jun 2021. 29 Mohon pihak atasan menilai semula dan menentapkan tempoh seseorang pegawai untuk berkhidmat di sesuatu jabatan. Ada pegawai telah berkhidmat lebih dari 5 tahun di sesuatu jabatan. Pernah memohon untuk bertukar, tetapi masih tidak mendapat tempat. Ada juga pegawai yang tidak pernah memohon untuk berpindah kerana telah selesa di sesuatu jabatan, dan pegawai tidak mahu berpindah selagi pihak atasan tidak mengarahkan pegawai bertukar jabatan. BPPP sedang melaksanakan urusan pusingan kerja mengikut tempoh yang paling lama secara berperingkat. Pelaksanaan ini perlu dilaksanakan secara berfasa kerana melibatkan bilangan pegawai yang ramai dan tertakluk kepada kekosongan dan kesesuaian jawatan di lokasi yang dimohon. 30 Laksanakan pertukaran keluar Jabatan untuk pegawai yang telah 5 tahun berkhidmat di sesebuah Jabatan. BPPP sedang melaksanakan urusan pusingan kerja mengikut tempoh yang paling lama secara berperingkat. Pelaksanaan ini perlu dilaksanakan secara berfasa kerana melibatkan bilangan pegawai yang ramai. 31 Pegawai atasan telah berkhidmat lebih lama di jabatan ini dan diminta membuat pertukaran di PTJ yang lain supaya pegawai yang berada di PTJ dapat diberi peluang berada di JANM Negeri. BPPP sedang melaksanakan urusan pusingan kerja mengikut tempoh yang paling lama secara berperingkat. Pelaksanaan ini perlu dilaksanakan secara berfasa kerana melibatkan bilangan pegawai yang ramai. BPPP juga sedang melihat mana-mana pegawai yang telah lama berada di sesebuah negeri untuk ditukarkan di luar dari negeri tersebut. 32 Cepat membuat keputusan dan permohonan melibatkan kerjaya kakitangan. kelulusan bagi Sebarang keputusan dan kelulusan melibatkan kerjaya pegawai lazimnya melibatkan bidang kuasa pihak luar seperti JPA. Dalam hal ini, BPPP sentiasa berusaha untuk mengambil tindakan sewajarnya dengan secepat mungkin. 33 1) Peluang pertukaran yang lebih terbuka untuk semua jawatan samada pertukaran masuk JANM atau pertukaran keluar. Urusan pertukaran dan kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan kepada peraturan dan pekeliling semasa yang sedang berkuat kuasa. Dalam hal ini, aspek keperluan perkhidmatan menjadi asas utama dalam melaksanakan apa-apa dasar pertukaran pegawai manakala dalam urusan kenaikan pangkat, pegawai akan diberi kenaikan pangkat berdasarkan merit tertentu yang telah ditetapkan. 2) Kajian semula perluasan perjawatan di PTJ meliputi semua skim perakaunan bagi mempercepatkan kenaikan pangkat ke peringkat tertinggi. 9
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 34 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN JANM Negeri perlulah mengambil berat mengenai kekurangan staf kerana sehingga kini masih ramai staf yang masih menanggung kerja kerana tempat tersebut tidak diisi. MAKLUM BALAS Isu pengisian jawatan ini melibatkan beberapa perkara dasar yang ditetapkan oleh pihak luar seperti JPA. Sebagai contoh, bagi pengisian jawatan di gred lantikan, JPA menetapkan peratus pengisian keseluruhan jawatan di sesebuah Jabatan turut diambil kira bagi tujuan kelulusan pengisian jawatan di gred lantikan tersebut. JANM tidak diluluskan pengisian jawatan di gred lantikan sejak tahun 2019 dan hanya diluluskan pengisian jawatan di gred lantikan pada tahun 2021 ini. Urusan pengisian jawatan terlibat telah diambil tindakan sewajarnya dan sedang menunggu urusan penempatan pegawai daripada agensi pembekal yang terlibat. 35 Mohon dipertimbangkan pegawai yang telah berkhidmat melebihi 10 tahun ke atas di AO negeri dtukarkan ke PTJ supaya dapat mempelajari pembelajaran baru. Kekangan utama dalam melaksanakan pertukaran dalam stesen yang sama (antara AO dan PTJ) adalah berkaitan isu waran perjawatan di PTJ. Bilangan waran perjawatan sedia ada di PTJ adalah amat terhad. Oleh yang demikian, atas keperluan perkhidmatan, pegawai perlu bersedia untuk ditempatkan di mana- mana sahaja jika berhasrat untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran. Pegawai juga perlu bersedia untuk ditukarkan keluar dari negeri semasa. 36 Melakukan pusingan kerja antara AG dalam tempoh 3 hingga 5 tahun terutama bagi jawatan PT (Kew) dan PT (PO) yang tidak dapat dilakukan rotation secara dalaman. Bagi urusan pusingan kerja skim PT Kew dan PT PO, hanya JPA yang mempunyai kuasa untuk membuat pusingan kerja ke jabatan lain. Ini kerana, ketua perkhidmatan bagi kedua-dua skim ini adalah JPA dan bukannya JANM. 37 Terkilan melihat ketidak adilan di segi kenaikan pangkat secara KUP, hanya pegawai W19 dan W22 tetapi tidak kepada W26. Sedangkan W26 boleh di hitung % yang terlibat. Apakah W26 yg sedikit bukan penyumbang kepada organisasi? Atau kami ini tercicir kerana tergolong dalam kalangan yang tidak ramai di dalam sesebuah organisasi? Teringat masa lampau untuk meningkat ke satu kenaikan pangkat dengan gaji yg tinggi mengambil masa lebih sepuluh tahun. Berbeza dengan sekarang, KUP memberikan gaji yang tinggi walaupun tidak kepada pangkat. Sedangkan kerja tetap di tahap yang sama. Dasar kenaikan pangkat secara TBK kepada kumpulan pelaksana yang ditetapkan oleh JPA hanya terhad sehingga peringkat TBK 2 sahaja iaitu kenaikan pangkat dari gred W22 ke gred W26. Tiada dasar semasa yang ditetapkan oleh JPA bagi kenaikan pangkat secara TBK dari gred W26 ke W28 dan JANM perlu akur kepada ketetapan dasar ini yang terpakai kepada semua skim perkhidmatan. 38 Perlu mengagihkan kerja berdasarkan kemampuan dan Boleh dibincangkan di peringkat dalaman dengan Penyelia masing-masing. jawatan individu. 10
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 39 Mohon mudahkan & mempercepatkan permohonan CADANGAN PENAMBAHBAIKAN pertukaran kakitangan untuk berpindah keluar MAKLUM BALAS Urusan pertukaran pegawai tertakluk kepada kekosongan dan kesesuaian jawatan di penempatan/ lokasi yang dimohon. 40 Segerakan pertukaran pegawai pelaksana. Pertukaran sangat mudah bagi P&P tetapi pelaksana sukar sangat permohonan tukar hendak dilaksanakan. Sila laksanakan pertukaran dengan adil & sama. Cuba penuhi kehendak pemohon. Mohon laksanakan reshuffle besar-besaran baik pegawai & pelaksana yang telah lama di JANM ini bagi meningkatkan prestasi & kemajuan kerjaya. BPPP sedang melaksanakan urusan pusingan kerja mengikut tempoh yang paling lama secara berperingkat. Pelaksanaan ini perlu dilaksanakan secara berfasa kerana melibatkan bilangan pegawai yang ramai. Urusan pertukaran pegawai juga tertakluk kepada kekosongan dan kesesuaian jawatan di penempatan/ lokasi yang dimohon. 41 Perlu penambahan kakitangan teknikal bagi membantu melandaikan beban tugasan yang semakin meningkat dari tahun ke tahun. Penambahan dari segi perjawatan agak sukar jika melibatkan implikasi kewangan. Perjawatan di PPPA perlu dilihat semula dengan BPTM kerana ada sebahagian perjawatan PPPA ditempatkan secara pentadbiran di BPTM. Perkara ini adalah bersalahan dengan penetapan dasar penempatan oleh JPA. Satu mesyuarat bersama BPTM dan PPPA akan diadakan pada 21 Jun 2021. 42 Mohon elaun bagi pertukaran pejabat yang dipindahkan (i) Elaun Perpindahan Pegawai : Diuruskan oleh PTJ masing-masing. dari KL ke Putrajaya dengan kadar segera. (ii) Lain-lain elaun berkaitan perpindahan pejabat BWTD: BPPP tidak menerima sebarang permohonan berkaitan daripada BWTD. Sekiranya ada, ianya akan disemak berdasarkan kepada elaun dan kelayakan berkuatkuasa. Jika tiada dinyatakan di mana-mana, ianya perlu dipanjangkan terlebih dahulu kepada JPA untuk kelulusan lanjut 43 Maklumbalas perlu mengikut tempoh. Semua aduan dan pertanyaan yang dikemukakan melalui e-mel dan Sistem Pengurusan Aduan Awam (SISPAA) dipantau oleh BPPP dan tempoh memberikan maklum balas adalah mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2009 iaitu 15 hari bekerja. 44 Tambah PSH bagi untuk handle SISPAA serta follow up aduan. Pegawai penyelaras aduan telah dilantik mengikut keperluan dari setiap bahagian. Bilangan pegawai yang dilantik adalah berdasarkan kekerapan aduan yang diterima oleh setiap bahagian. SPPS, BPPP akan membuat follow up dengan pegawai penyiasat bahagian sekiranya terdapat aduan yang telah melebihi tempoh maklum balas yang ditetapkan. 11
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 B) KEPIMPINAN PENYELIA & KETUA BIL 1 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Penyelia perlu mempamerkan kompetensi yang tinggi dalam mengetuai sesebuah Unit. (kefahaman mengenai isu/kerja hakiki, skop, dan penyelesaian masalah) MAKLUM BALAS Pengarah dan pengurusan BPAD sentiasa mengadakan sesi knowledge sharing dan kursus secara atas talian bagi meningkatkan kompetensi pegawai dalam melaksanakan tugas hakiki. Tahun 2020 - 3 Sesi Knowledge Sharing diadakan Tahun 2021 - 4 Sesi Knowledge Sharing diadakan. 2 Pihak Pengurusan perlu memainkan peranan yang penting sebagai leader dengan mengambil kira persekitaran, masa dan idea yang disumbangkan oleh pegawai-pegawai. Arahan last minute hendaklah dielakkan dan dikaji semula bagi menjamin kualiti kerja dan keputusan. Pelaksanaan tugas atau kerja hakiki dilaksanakan berdasarkan Sasaran Kerja Tahunan yang ditetapkan. Penambahbaikan berterusan akan sentiasa dilaksanakan bagi memastikan SKT yang ditetapkan tercapai. 3 Penyelia seharusnya memainkan watak sebagai seorang leader bagi membimbing pegawai-pegawai di bawah beliau. Pengarah BPAD sentiasa mengingatkan pegawai-pegawai BPAD agar sentiasa meningkatkan kompetensi diri sebagai seorang leader dalam membimbing pegawai-pegawai bawahan di dalam Mesyuarat Pengurusan BPAD atau sesi yang diadakan secara berseorangan. Latihan dan Sesi Knowledge Sharing yang berkaitan tugas utama juga diadakan untuk membimbing pegawai bawahan. 4 Pihak Pengurusan seharusnya berpotensi dan mengambil kira segala faktor sebelum sesuatu keputusan dibuat. Keputusan terburu-buru boleh menyebabkan kesan demotivated kepada pegawai untuk menjalankan tugas harian Keputusan diperingkat pengurusan dibuat setelah mendapat pandangan secara kolektif dengan Timbalan Pengarah dan Ketua Unit sebelum keputusan dibuat. 5 Memastikan penglibatan kakitangan di setiap peringkat dalam memutuskan sesuatu arahan demi memastikan objektif tercapai tanpa meminggirkan kebajikan mereka- mereka yang melaksanakannya hingga tercapai. Penglibatan kakitangan dalam memutuskan sesuatu keputusan adalah mengikut kesesuaian dan keperluan arahan tersebut. 6 Penjelasan dan penghayatan hala tuju JANM perlu dipertingkatkan di kalangan warga. Program berbentuk Sesi Sharing Knowledge akan diadakan bagi memberi penjelasan dan penghayatan hala tuju JANM dikalangan Warga PPPA. 12
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 7 Memantau Ketua Unit supaya lebih memahami pegawai di CADANGAN PENAMBAHBAIKAN bawah jagaannya. MAKLUM BALAS Ketua Unit disaran untuk menggunakan pendekatan psikologi terutama dalam menangani bebanan tugas yang perlu diselesaikan oleh pegawai dan masalah-masalah yang berkaitan dengan kakitangan di bawah seliaan. 8 Seorang penyelia/ketua mestilah mempunyai ciri-ciri perikemanusian, prihatin kepada kebajikan staff dan boleh bertolak ansur demi menjaga kepentingan sesebuah organisasi. Cadangan diambil maklum. Perkara ini akan dibincangkan bersama dalam Mesyuarat Pengurusan untuk dibuat penambahbaikan dan pengharmonian yang sewajarnya. 9 Prihatin dan bertimbang kakitangan. rasa terhadap kebajikan Pejabat ini mengambil pendekatan sekiranya kakitangan mempunyai masalah boleh berhubung dengan penyelia dan pihak pengurusan. Perkara ini sering ditekankan semasa Mesyuarat Pengarah Bersama Kakitangan. 10 Memberi perhatian dalam kebajikan pekerja JANM Melaka. Pihak pengurusan dengan kerjasama ahli jawatankuasa KESAN JANM Melaka sentiasa memberi perhatian dan menjaga kebajikan setiap kakitangan dengan mengadakan aktiviti-aktivti seperti berikut: 1. Melawat kakitangan yang ditimpa musibah/ bersalin. 2. Membuat kutipan bagi sumbangan kepada kakitangan JANM Melaka yang memenuhi kriteria. 11 Membentuk suasana kerja yang boleh bertolak ansur dan bertimbang rasa dalam kebajikan dan memudahkan urusan pekerja. Ketua Jabatan/Ketua Seksyen/Ketua Unit sentiasa membuat perbincangan bagi setiap tugasan/masalah yang dihadapi serta mempertimbangkan cadangan-cadangan penyelesaian. 12 Untuk menjadi satu organisasi yang berjaya perlu ada teamwork dan kebajkan pekerja perlulah dijaga agar ada keharmonian. Ketua Jabatan dan pengurusan jabatan sentiasa menitik beratkan aspek kebajikan pekerja. 13
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 C) GANJARAN & PENGIKTIRAFAN BIL 1 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Secara asasnya di Jabatan ini, pegawai yang dipilih sebagai penerima APC adalah berdasarkan seniority dan bukannya berdasarkan performance serta komitmen yang dicapai/diberikan oleh seseorang pegawai. Perkara ini perlu dikaji semula bagi memberikan peluang kepada pegawai yang selayaknya. MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Pemberian APC kepada pegawai yang telah menunjukkan prestasi kerja cemerlang tahun tersebut berdasarkan kriteria-kriteria kecemerlangan pegawai dan skongan pengawai penyelia masing-masing. MAKLUM BALAS 2 Walaupun PPSM mempunyai kuasa penuh terhadap pencalonan APC ini, keputusan oleh PPSM akan bersandarkan kepada perakuan awal yang diterima daripada Pengarah Bahagian masing-masing. Terdapat banyak elemen pertimbangan oleh Ketua Jabatan dalam melaksanakan urusan ini dan elemen tempoh masa pegawai berkhidmat juga wajar diberi pertimbangan bagi meningkatkan motivasi pegawai. Keputusan akhir pencalonan APC ini adalah tertakluk kepada panel PPSM yang dipengerusikan oleh ANM. 2 Pemberian insentif seperti APC kepada individu perlu dikaji dan disemak semula dengan lebih teliti. MAKLUM BALAS 1 Pemberian APC kepada pegawai yang telah menunjukkan prestasi kerja cemerlang telah dibuat dengan teliti dengan melihat tempoh keberadaan pegawai di Bahagian dan prestasi kerja yang ditunjukkan. MAKLUM BALAS 2 Panduan pencalonan APC adalah berdasarkan kepada Pekeliling semasa yang sedang berkuat kuasa. 3 Peluang untuk kumpulan pelaksana ditaja untuk mendapat MIA dan Sijil Profesional. Tiada penajaan Sijil Profesional Perakaunan kepada kumpulan pelaksana oleh Jabatan. Walau bagaimanapun, pegawai boleh mengambil inisiatif sendiri mendapatkan penajaan daripada pihak Yayasan Peneraju. 4 Cadangan diadakan Anugerah Sifar MC setiap tahun kepada pegawai dan kakitangan yang berkenaan. MAKLUM BALAS 1 Perkara ini akan diambilkira dalam kriteria untuk Anugerah Pekerja Contoh yang dicadang diadakan di BPTM bermula pada tahun 2021. MAKLUM BALAS 2 Cadangan diambil maklum dan akan dikemukakan untuk pertimbangan pengurusan atasan. 5 Memberi kerjasama, kesungguhan, inovasi dan lain-lain secara berkala, contoh setiap perhimpunan bulanan kepada semua juga peringkat pengiktirafan atas kakitangan. Dicadangkan IPN di dalam proses merangka kaedah pengiktirafan secara berkala kepada warga kerja IPN yang menunjukkan kecemerlangan. IPN ingin meminta daripada KESAN dan BERKAT sejumlah dana bagi aktiviti-aktiviti yang akan dijalankan oleh IPN. 14
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN pengiktirafan ini dipilih melalui suara ramai sebagai motivasi kepada semua kakitangan. Saya juga mencadangkan untuk pihak pengurusan/kelab memperjuangkan bahagian yang boleh IPN perolehi dari pemotongan bulanan KESAN dan BERKAT. MAKLUM BALAS 6 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang hendaklah diberi berdasarkan prestasi sebenar pegawai dan bukannya atas dasar ikut giliran. Setiap tahun pegawai diberikan peluang untuk mendapat APC secara penggiliran berdasarkan pencapaian dan prestasi pegawai tersebut. 7 Penilaian LNPT staff perlu diberikan penjelasan yang jelas jika berlaku penurunan atau peningkatan, dan bukannya hanya meletakkan komen standard setiap tahun walhal markah turun dan naik. Ini bertujuan supaya staff tahu apa yang perlu diperbaiki dan dikekalkan. Bukan itu sahaja, penilai kena lebih bijak dalam menilai staff berdasarkan pada beban kerja dan komitmen yang diberikan supaya nampak lebih adil dan menambahkan semangat kerja di kalangan staff. Jabatan sentiasa terbuka dalam memberi ruang kepada pegawai untuk menyuarakan apa jua ketidakpuasan pegawai terhadap jabatan dalam Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Kakitangan selain pegawai juga boleh menyuarakan terus kepada Pengarah Cawangan. Jabatan percaya penilaian dilakukan adalah berdasarkan hasil kerja, kualiti, kuantiti dan sumbangan pegawai kepada jabatan pada setiap tahun penilaian. 8 Memberi peluang kepada golongan sokongan 1 dan 2 dalam mendapatkan sijil yang kompetent dalam bidang perakaunan bagi meningkatkan kemahiran bekerja dan skill perakaunan akruan. Kumpulan pelaksana boleh memohon bagi mengikuti Latihan Dalam Perkhidmatan yang ditawarkan oleh pihak JPA bagi mendapatkan sijil. Bagi meningkatkan skil perakaunan akruan, pegawai boleh mengikuti kursus perakaunan akruan yang ditawarkan oleh IPN seperti MPSAS. 9 Memberi peluang untuk pegawai mengikuti kursus walaupun bidang masing-masing mengikut membabitkan kos yang perlu pejabat keluarkan. MAKLUM BALAS 1 JANM Pahang sentiasa memberi peluang kepada pegawai yang mohon mengikut berkaitan bidang masing- masing bergantung kepada peruntukan sedia ada. MAKLUM BALAS 2 Keperluan kursus hendaklah diteliti dan dirancang oleh pihak Pengurusan JANM Negeri Pahang secara menyeluruh dan membuat permohonan peruntukan melalui Anggaran Belanja Mengurus pada setiap tahun. 15
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 10 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Menaja skim penolong akauntan mengambil CIPFA Certificate in IPSAS (Cert IPSAS). Ini penting bagi memperkukuh perlaksanaan perakaunan akruan memandangkan kebanyakan mereka bertindak barisan hadapan (frontliner) di pusat tanggungjawab. Dengan pensijilan ini, mereka dapat memberi pertimbangan berkaitan perakaunan akruan dengan yakin, di samping mengurangkan kesilapan olahan perakaunan dari mulanya sesuatu urus niaga. MAKLUM BALAS Program CIPFA IPSAS setakat ini melibatkan Diploma in IPSAS yang diikuti oleh 47 Akauntan di semua bahagian/ JANM Negeri/ JANM Cawangan serta 3 Penolong Akauntan yang bertugas di PPPA. Penglibatan Penolong Akauntan dalam program berkenaan akan diambilkira semasa pelaksanaan seterusnya tertakluk kepada keputusan pihak pengurusan dan peruntukan. Pegawai juga boleh mengikuti kursus perakaunan akruan yang ditawarkan oleh pihak IPN seperti MPSAS. 11 Ganjaran/Pengiktirafan bagi sesuatu tugas yang cemerlang hendaklah diberi peluang kepada pegawai yang pernah mendapat APC dan tempoh berkhidmat melebihi 10 tahun di jabatan yang sama. Pengurusan JANM Negeri Selangor membuat penilaian dan pertimbangan terhadap prestasi kerja pegawai secara tahunan dalam menentukan cadangan penerima APC. Penilaian dan pertimbangan bagi menentukan calon penerima APC adalah bukan sahaja berdasarkan pencapaian SKT dan prestasi kerja pegawai, namun juga ia dinilai dari segi sumbangan (idea, kreativiti, inovasi, proaktif) serta keaktifan penyertaan program jabatan. 12 Memberi semua staff merasa APC. Pegawai tidak patut menilai pada pandangan mata kasar, kerana ada staff yg melakukan kerja tetapi Pegawai tidak perasan. Pengurusan JANM Negeri Selangor membuat penilaian dan pertimbangan terhadap prestasi kerja pegawai secara tahunan dalam menentukan cadangan penerima APC. Penilaian dan pertimbangan bagi menentukan calon penerima APC adalah bukan sahaja berdasarkan pencapaian SKT dan prestasi kerja pegawai, namun juga ia dinilai dari segi sumbangan (idea, kreativiti, inovasi, proaktif) serta keaktifan penyertaan program jabatan. 13 Sekiranya pegawai dilihat berpotensi utk menjadi SME / pakar rujuk sesuatu bidang - bantu groom pegawai utk fokus dalam bidang tersebut (beserta passion daripada pegawai tersebut juga). MAKLUM BALAS 1 Jabatan mengambil maklum perkara ini. Sekiranya terdapat pegawai yang berpotensi untuk menjadi SME, pencalonan akan dibuat. MAKLUM BALAS 2 Pengarah Negeri/ Cawangan boleh mengenalpasti pegawai untuk dilatih menjadi SME/ pakar rujuk. 14 Beri peluang kpd pegawai yang berminat dan berkelayakan untuk mendapatkan certification professional tidak terhad kpd bidang professional perakaunan sahaja - sbg cth: boleh juga utk dptkan professional daripada badan sistem perakaunan. Pegawai yang berminat mendapatkan sijil profesional boleh memohon mengikuti kursus anjuran pihak swasta yang menawarkan kursus berkenaan tertakluk kepada tempoh kursus adalah kurang daripada 3 bulan serta diluluskan pihak pengurusan. 16
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 D) HUBUNGAN DI TEMPAT KERJA BIL 1 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN teambuilding dilaksanakan setiap Mengalakkan tahun. Ini kerana dapat mewujudkan keselesaan sesama sendiri dan membolehkan keserasian untuk bekerja bersama-sama sepasukan. MAKLUM BALAS Bajet yang diperuntukan oleh BPPP untuk teambuilding adalah 2 tahun sekali dan memandangkan Pandemik Covid19 masih kritikal di Malaysia dan PKP masih dilaksanakan, maka tidak wajar teambuilding dibuat pada masa yang terdekat ini. 2 tindakan pantas dan Mohon BPPP mengambil memberi kerjasama yang optimum di dalam menangani pekerja yang bermasalah. Perlu mengambilkira kesan kepada prestasi dan emosi penyelia dan rakan sekerja. Dalam kes pegawai yang bermasalah, tindakan menukarkan pegawai ke Bahagian/ Jabatan lain merupakan tindakan akhir yang perlu dilaksanakan. Ini kerana, Ketua Jabatan/ Penyelia sewajarnya mengambil tindakan punitif yang berkaitan seperti melaporkan kepada UI untuk tindakan tatatertib bagi mengelakkan pegawai mengulangi masalah yang sama di tempat baharu. Kebanyakan kes pegawai bermasalah di JANM mempunyai kaitan dengan tindakan tatatertib dan juga tindakan daripada pihak luar seperti Lembaga Perubatan dan pelaksanaan Dasar Pemisah. 3 Meningkatkan menganjurkan program teambuilding dll secara berkala. semangat dengan seperti perhimpunan, kekitaan MAKLUM BALAS 1 BKP sering mengadakan aktiviti-aktiviti yang melibatkan penglibatan semua pegawai antaranya bacaan yasin, majlis khatam quran dan berbagai lagi malah BKP merancang untuk mengadakan program teambuilding pada 2021 namun dengan keadaan pendemik Covid 19 yang melanda banyak aktiviti terpaksa ditangguhkan kerana mengutamakan keselamatan dan kesihatan pegawai. MAKLUM BALAS 2 Penganjuran program seperti teambuilding telah dipersetujui oleh pihak pengurusan diadakan oleh Bahagian/JANM Negeri/ JANM Cawangan 2 tahun sekali tertakluk kepada peruntukan. Walau bagaimanapun, ekoran pandemik Covid-19, teambuilding tidak dapat dilaksanakan kerana aktiviti teambuilding melibatkan aktiviti bersemuka dan bilangan yang ramai. 4 Tempat bertugas memuaskan tetapi lebih perlu ada kerjasama antara pegawai. Bagi membentuk hubungan dan kerjasama antara pegawai, BPOPA telah mengambil dua (2) pendekatan berikut: 1. Pendekatan Langsung Melantik pegawai dari pelbagai Sekyen/Unit yang berlainan ke dalam Jawatankuasa dan program rasmi tertentu di peringkat BPOPA. Contohnya, Ahli Jawatankuasa EKSA diwakili hampir dari keseluruhan wakil daripada setiap Seksyen/Unit di 17
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS BPOPA. Cadangan Penambahbaikan : Program Team Building dilaksanakan bagi membina persefahaman dan kebersamaan berkerja secara berpasukan dan memupuk hubungan yang lebih harmoni dalam organisasi. Pelaksanaan Virtual Team Building yang interaktif adalah sesuai untuk dilaksanakan dalam tempoh PKP. 2. Pendekatan Tidak Langsung BPOPA mempunyai kelab dalaman iaitu Kelab BPOPA yang menjadi platform integrasi hubungan antara pegawai Contohnya, pelaksanaan program tertentu seperti perjumpaan Pengarah bersama warga BPOPA, Mesyuarat Agung Tahunan, Majlis Hari Lahir, Majlis Bacaan Yasin dan doa selamat, Majlis Penghargaan (Bertukar/Bersara) pemberian/sumbangan tertentu kepada warga BPOPA Cadangan Penambahbaikan : Menambahbaik program sedia ada terutama mengenai kebajikan warga BPOPA 5 Mengadakan pelbagai aktiviti sosial yang boleh ramai kakitangan melibatkan penyertaan pelbagai unit untuk mewujudkan semangat berpasukan dan kemesraan. lebih Sepanjang tahun 2020 IPN melalui Kelab Sukan dan Kebajikan IPN (KESKIP) telah merancang mengadakan pelbagai aktiviti bagi mengeratkan hubungan sosial dalam kalangan warga seperti aktiviti sukan dan hari keluarga. Namun begitu hanya satu aktiviti berjaya dilaksanakan iaitu pertandingan bowling pada bulan Januari 2020. Disebabkan oleh PKP yang dikuatkuasakan kerajaan, KESKIP terpaksa menangguhkan dahulu aktiviti- aktiviti yang telah dirancang dan akan mengadakannya selepas dibenarkan oleh pihak kerajaan pada masa hadapan. Aktiviti untuk mewujudkan semaangat berpasukan dan kemesraan dalam kalangan warga IPN akan diselaraskan dengan pewujudan Program Pembangunan Modal Insan. 6 Membudayakan kerja sepasukan yang lebih efektif dan tidak mengikut emosi. PPPA akan mengadakan: 1) Majlis Amanat Pengarah bersama Warga PPPA. 18
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS 2) Ujian Psikometrik akan diadakan yang merangkumi pengukuran pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat keperibadian Warga PPPA. 3) Team building. 7 Program bagi meningkatkan hubungan personal/ kerja secara langsung. teambuilding adalah penting Penganjuran program teambuilding telah dipersetujui oleh pihak pengurusan diadakan oleh Bahagian/JANM Negeri/ JANM Cawangan 2 tahun sekali tertakluk kepada peruntukan. Walau bagaimanapun, ekoran pandemik Covid-19, teambuilding tidak dapat dilaksanakan kerana aktiviti teambuilding melibatkan aktiviti bersemuka dan bilangan yang ramai. 8 Perlu Ada Program Seperti Team Building Untuk Mengeratkan Hubungan Dengan Semua Kakitangan. Program telah dirancang sebelum ini di luar Kapit tetapi terpaksa ditunda disebabkan pandemik COVID-19. Walaubagaimanapun, terdapat program berkumpulan anjuran EKSA dan KESAN Kapit yang bertujuan untuk mengukuhkan kerjasama antara pasukan. 9 Mengekalkan kerja berpasukan. Program teambuilding untuk warga JANM Sandakan telah diluluskan pada Tahun 2020 tetapi tidak dapat dilaksanakan ekoran pandemik Covid-19. Selain itu, Kumpulan Whatsapp telah diwujudkan untuk menyalurkan maklumat / arahan/ perbincangan/ isu/ penyelesaian masalah serta penyelarasan tugas bagi memberi perkhidmatan terbaik.. 10 Kursus Semangat Kerja Berpasukan (Team Building) perlu diadakan untuk memupuk semangat kerjasama dalam satu pasukan/unit. Permohonan telah dimasukkan di dalam bajet tahunan jabatan tetapi tidak diluluskan. Aktiviti akan dijalankan sekiranya bajet diluluskan dan COVID 19 telah berakhir. Selain itu, perkara ini telah dirancang di dalam KESAN Kedah sebagai aktiviti namun tidak dapat dijalankan disebabkan oleh COVID 19. 11 Wujud suasana kekitaan dengan mengadakan program yg dapat merapat jurang antara staff. Cth bertanya khabar dan ambil tahu bila berlaku musibah. Program bagi merapatkan hubungan antara staff telah dilaksanakan selama ini melalui program KESAN, EKSA dan lain-lain program jabatan. Walau bagaimanapun penglibatan hanya daripada orang yang sama sahaja (di luar kawalan penganjur). Antara program-program yang telah dijalankan adalah seperti berikut:- 1) Sukan dalaman 2) Majlis bacaan Yasin / Terapi jiwa 3) Family Day 12 Team building perlu dilaksanakan setiap 2 tahun sekali bagi setiap Bahagian atau JANM Negeri dan Ia bertujuan untuk memecahkan Cawangan. Cadangan diambil maklum dan amat baik untuk dilaksanakan. Pada tahun 2020, JANM Kelantan telah diluluskan permohonan untuk melaksanakan Team Building. Walau bagaimanapun program ini terpaksa ditangguh kerana PKP dan PKPB. JANM Kelantan akan memohon kelulusan baharu bagi melaksanakan program team building jabatan pada masa hadapan. 19
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN kumpulan-kumpulan organisasi dalam membentuk budaya yang sihat. dan MAKLUM BALAS 13 Mengadakan aktiviti luar pejabat bagi memupuk semangat kekitaan, contoh sukan dan team building. Cadangan diambil maklum dan amat baik untuk dilaksanakan. Pelaksanaan aktiviti luar pejabat akan diadakan selepas ancaman Covid-19 kembali reda dan selamat untuk diadakan. 14 Mengadakan kursus bersama cawangan JANM yang lagi semangat kerja lain bagi meningkatkan berpasukan. Cadangan diambil maklum dan baik untuk dilaksanakan. Perkara ini akan dibincangkan bersama dalam Mesyuarat Pengurusan dan Kelab Kesukan jabatan untuk perancangan kursus dan aktiviti bersama JANM lain. 15 Wujudkan aktiviti berkongsi pengalaman antara Pegawai dan kakitangan berkaitan kerja. JANM Negeri Sembilan telah merangka sesi perkongsian ilmu. Sesi ini akan diadakan sebulan sekali secara giliran mulai bulan Jun 2021. 16 Menganjur teambuilding. JANM Negeri Sembilan telah menerima kelulusan penganjuran Kursus Pengukuhan Pasukan (teambuilding) pada tahun 2021. Walau bagaimanapun, cadangan penganjuran kursus tersebut pada tahun 2021 telah dibatalkan disebabkan oleh pandemik COVID-19. JANM Negeri Sembilan telah memasukkan cadangan penganjuran kursus tersebut dalam permohonan Belanjawan Tahun 2022. 17 Membuat program team building, retreat, lawatan sambil belajar, hari keluarga, ceramah motivasi. Program team building diadakan 2 tahun sekali dan ceramah motivasi juga sering diadakan. Aspek ini tidak relavan untuk dinilai dalam tempoh PKP/PKPB/PKPP. 18 Memupuk sikap adil dan sentiasa memberikan layanan atau respond yang baik di antara pegawai dan staff. Jabatan mengamalkan layanan yang adil disemua peringkat. Setiap program dan aktiviti diwar-warkan kepada semua anggota. Semua keputusan Jabatan adalah hasil perbincangan dan mesyuarat yang telah diadakan. 19 Semangat AG Milik Bersama sentiasa diterap melalui program teambuilding terutamanya di Cawangan dan negeri. Dirancang bagi tahun 2022. 20 Lebih banyak program teambuilding yang melibatkan setiap seksyen supaya semangat kekitaan dan bekerjasama dapat diterapkan. Dirancang bagi tahun 2022. 20
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 21 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Banyakkan komunikasi dgn pegawai atasan dan bawahan dan amalkan hormat menghormati antara satu sama lain. MAKLUM BALAS Cadangan tersebut sentiasa diamalkan di JANM Negeri Sarawak. Namun demikian, perkara ini , Jabatan cuba laksanakan kursus Soft Skills di masa akan datang. 22 Melaksanakan Program Teambuilding bagi membina semangat kerja berpasukan yang mantap dan cemerlang. JANM Negeri Selangor akan mengadakan Program Kursus Teambuilding sebanyak 2 Siri bagi tahun 2021. Program ini dijangka akan diadakan pada bulan Jun atau Julai 2021 tertakluk kepada Perintah Kawalan Pergerakan di Negeri Selangor. 23 Memberi peluang semua staff merasa segala aktivi/program seperti KIK. Pengurusan JANM Negeri Selangor sentiasa memberi peluang kepada pegawai-pegawai untuk menyertai semua program dan aktiviti yang dianjurkan oleh jabatan termasuk Ibu Pejabat. Ini termasuklah memberi peluang kepada pegawai untuk mengembangkan bakat dan memberi sumbangan idea dan tenaga dalam menjayakan apa-apa program dan aktiviti. 24 Meningkatkan lagi aktiviti dan program jabatan untuk mewujudkan semangat dan sentiasa positif dalam kerja. Penganugerahan Anugerah Pekerja Contoh setiap 6 bulan sekali (pengiktirafan daripada pihak pengurusan jabatan) dan Anugerah Favourite Staff setiap 3 bulan sekali ( pengiktirafan daripada kalangan staff sendiri) diadakan bagi mewujudkan semangat positif serta mengeratkan hubungan dikalangan staff. 25 Diharap hubungan pegawai atasan dgn AKP diperbaiki akan keseronokan bertambah. agar bekerja Pegawai atasan sentiasa prihatin terhadap kebajikan kakitangan.Sebagai contoh pegawai atasan mempertimbangkan permohonan pegawai untuk BDR bagi anak yang diarahkan untuk dikuarantinkan selain dari prihatin terhadap isu kesihatan pegawai. 26 Perbanyakkan aktiviti dan program bersama kakitangan untuk mengeratkan hubungan warga kerja JANMT. Jabatan melaksanakan program bacaan Yassin pada setiap hari Khamis , program tadarus Al-Quran di Bulan Ramadhan, program perlawanan bowling di antara staff, program hiking selain mengadakan Program Rekreasi yang dijadikan aktiviti tahunan anjuran Kelab bagi mengeratkan hubungan di kalangan staff. 27 Meningkatkan lagi program dan aktiviti untuk memberi dan memupuk semangat kepada warga JANM. Penganugerahan Anugerah Pekerja Contoh setiap 6 bulan sekali (pengiktirafan daripada pihak pengurusan jabatan) dan Anugerah Favourite Staff setiap 3 bulan sekali ( pengiktirafan daripada kalangan staff sendiri) diadakan bagi mewujudkan semangat positif serta mengeratkan hubungan dikalangan staff. 28 Mempelbagaikan aktiviti untuk kakitangan dan sentiasa memberi peluang kepada kakitangan untuk memberi pendapat dan pandangan Selain daripada aktiviti rasmi, jabatan juga mempunyai aktiviti yang dijalankan di bawah Kelab JANM Pulau Pinang. Walaubagaimanapun kepelbagaian aktiviti bagi tahun 2020 dan 2021 adalah amat terhad disebabkan oleh Arahan Kawalan Pergerakan. Jabatan menyediakan saluran untuk kakitangan memberi pandangan dan pendapat melalui peti cadangan, 21
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS penubuhan jawatankuasa-jawatankuasa berkaitan, perhimpunan jabatan dan melalui AGM Kelab JANM Pulau Pinang(bagi aspek kebajikan dan sosial). 29 Adakan annual dinner. Annual Dinner pernah dicadangkan sebagai aktiviti kelab walaubagaimanapun penyertaan yang diperolehi adalah tidak memberangsangkan disebabkan program diadakan di luar waktu pejabat. Annual dinner telah ditukar ke Majlis Makan Tengahari pada tahun 2019. Walaubagaimanapun aktiviti tidak dapat diteruskan pada tahun 2020 kerana pandemik yang melanda dunia. 22
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 E) KEMUDAHAN DI TEMPAT KERJA BIL 1 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Mohon cari solusi berkaitan isu parkir. MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Parkir di BPAD adalah tertakluk kepada peraturan yang ditetapkan oleh Perbendaharaan 2. Pegawai gred 48 dan ke atas telah disediakan pakir. Walau bagaimanapun, pegawai gred lain disediakan parking di seberang jalan bangunan Perbendaharaan 2. MAKLUM BALAS 2 Luar bidang kuasa UPAA BPPP. Cadangan supaya bahagian terlibat membuat permohonan rasmi kepada MOF dan salinan kepada BPPP. BPPP akan membuat susulan mengenai perkara ini dengan pengurusan bangunan MOF. 2 Semua pegawai gred sokongan yang menjalankan pengauditan dibekalkan laptop bagi menggantikan komputer meja yang digunakan sedia ada. Ini kerana salah satu metodologi pengauditan BPAD adalah menganalisis data-data auditi sebelum dan semasa pengauditan di lapangan. MAKLUM BALAS 1 Memo kepada BPTM telah dikemukakan pada Mac 2021 bagi memohon keperluan komputer riba pegawai sokongan yang terlibat dengan pengauditan di lapangan. Pengarah BPAD juga telah membangkitkan perkara ini dalam Mesyuarat JKPAK JANM dan mesyuarat telah meluluskan 20 unit komputer riba kepada pegawai sokongan di BPAD. MAKLUM BALAS 2 Sedang menunggu kelulusan perancangan perolehan tambahan dari MOF bagi 20 unit laptop gunasama tambahan di BPAD. 3 Cadangan utk penyimpanan fail - ada keperluan utk sediakan tempat penyimpanan yg lebih luas/ besar samada di pejabat atau sewaan luar premis kerana dokumen yg banyak. Pada masa ini ruang penyimpanan fail di BPAD adalah mencukupi. BPAD juga sedang melaksanakan pelupusan fail bagi menyediakan ruang penyimpanan fail aktif yang diperlukan. 4 Mempertingkatkan kemudahan peralatan (meja dan kerusi) dan saiz ruang pantry yang membolehkan kakitangan untuk makan bagi mengelak ruang kerja digunakan. BPAD telah menyediakan tiga buah pantry bagi kemudahan pegawai. Walau bagaimanapun, ruang pantry di bangunan Perbendaharaan 2 adalah terhad. 23
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 5 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Perlu lebih bilik bagi perbincangan untuk diadakan kursus bagi tugasan di unit masing-masing. MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Buat masa ini, tiada bilik khas yang dikhususkan di setiap Seksyen/Unit untuk mengadakan perbincangan, kursus atau latihan dalaman tetapi lazimnya dibuat di Bilik Perbincangan (1 bilik) dan Bilik Mesyuarat (1 bilik) yang digunakan secara bersama oleh warga kerja BPOPA. Namun begitu, terdapat dua (2) ruangan terbuka di BPOPA yang boleh dimanfaat bagi melaksanakan aktiviti tersebut tetapi tertakluk kepada kesesuaian. MAKLUM BALAS 2 BPOPA mempunyai ruang pejabat yang luas. Perkara ini adalah dibawah tindakan pentadbir BPOPA. 6 Tambahbaik capaian internet wifi, perancangan ke arah digital workspace. Kajian semula bagi keperluan liputan WiFi tambahan di ruang kerja BPAD akan dilaksanakan bersama pihak MAMPU memandangkan migrasi rangkaian ke fabrik PCN yang diuruskan oleh pihak MAMPU, di pejabat BPAD telah dilaksanakan pada 2 Mei 2021. 7 Mohon talian internet lebih terbuka ke organisasi kerajaan kerana ada beberapa laman jabatan kerajaan tidak boleh dicapai. MAKLUM BALAS 1 Jabatan adalah tertakluk kepada Dasar ICT Jabatan dan MAMPU berkaitan talian internet. MAKLUM BALAS 2 Semakan selanjutnya dengan pihak teknikal JANM Pulau Pinang akan dilakukan bagi mengenalpasti laman web yang terlibat. 8 Menerapkan konsep open ruangan gunasama untuk tujuan perbincangan kumpulan secara ad hoc. Selain itu mengalakkan persekitaran digital workspace. room di Cadangan ini dipersetujui dan susun atur sedia ada akan disusun semula dengan mengambilkira ruangan sedia ada, peruntukan kewangan dan bilangan vendor yang ada di BPTM. 9 10 Pegawai sokongan 1 terutama pegawai F diberi laptop supaya mudah untuk membuat tugasan di mana sahaja. 1) Susun semula penempatan bilik pegawai mengikut gred dengan penyusunan yang adil. Diambil kira dalam perolehan perkhidmatan sewaan yang dijangka bermula April 2022 iaitu untuk penggantian komputer tahun 2014. Pengagihan laptop untuk kumpulan Pegawai Sokongan 1 adalah secara berperingkat. MAKLUM BALAS 1 Cadangan 1 dan 2 - cadangan ini akan diambilkira semasa pelaksanaan Digital Workspace (open concept). Cadangan 3 - aduan telah dibuat kepada pihak BPPP dan maintenance. 24
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS 2) Sediakan yang mencukupi/teratur untuk setiap pegawai dan juga vendor. ruang/partition Cadangan 4 - perkara ini telah dimaklumkan kepada MBJ dan BPPP. Cadangan 5 - perkara ini akan dipanjangkan kepada pihak BPPP. 3) Baiki flush tandas dengan segera. Cadangan 6 - perkara ini telah diambil tindakan dan pemantauan telah dibuat oleh BPPP. 4) Susun semula pembahagian parking di aras -2 dengan mengambilkira cadangan dari MBJ. MAKLUM BALAS 2 Cadangan 3 - Tindakan pentadbir BPTM untuk dipanjangkan ke FM. 5) Uruskan parking berbayar dengan diskaun pekerja jika parking dalam bangunan tidak mencukupi. Cadangan 4 - Tindakan MBJ telah selesai. Mohon perincian berkenaan perkara ini. Cadangan 5 - Cadangan tersebut pernah dibincangkan di dalam MBJ tetapi ditolak. 6) Ambil tindakan ke atas pegawai/ pelawat yang didapati merokok di tangga atau di kafe tanpa mengira pangkat. Cadangan 6 - Sekiranya terdapat pegawai yang merokok di bangunan JANM, sila maklumkan kepada UPAA, BPPP untuk tindakan selanjutnya beserta bukti bergambar. 11 Tingkatkan kelajuan capaian internet aras 6. Pada ketika ini, bandwidth yang diperuntukkan bagi Ibu Pejabat JANM adalah berkapasiti 405 Mbps. Sebagai makluman, pihak BTM-URK sedang dalam perancangan bersama pihak MAMPU bagi perancangan naik taraf bandwidth Ibu Pejabat JANM. 12 Cadangan kemudahan tempat kerja: membina storage cloud 1TB setiap individual untuk simpan data penting sebab komputer/laptop rosak, data tidak akan dapat diselamatkan dan elakkan menyimpan data kerajaan di google drive, dropbox dan lain2. Perolehan komputer bermula 2019 telah dibekalkan dengan saiz storage yang tinggi. Namun sekiranya AO memerlukan backup jika PC/Laptop bermasalah, AO dicadangkan membuat perolehan sendiri bagi membeli external storage mengikut keperluan kerana external storage boleh dibeli dengan harga yang rendah sahaja. Keperluan ini boleh dimajukan dan dimohon dengan pihak BPOPP. 13 Melihat kedudukan pegawai di bilik-bilik pegawai di mana ada bercampur lelaki dan wanita. Kedudukan pegawai sekarang adalah atas persetujuan bersama dengan pihak pengurusan. Sekiranya terdapat aduan, admin bersedia untuk berbincang dengan pegawai berkenaan. 14 Ruang kerja yang lebih teratur dan selesa untuk jumlah pegawai BPTM yang ramai. MAKLUM BALAS 1 Perkara ini telah dibincangkan di peringkat BPPP bersama pihak Pengurusan Tertinggi JANM. Cadangan ini akan diambilkira semasa pelaksanaan Digital Workspace (open concept). 25
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 2 BPTM mempunyai ruang pejabat yang luas. Tindakan pentadbir BPTM. Ruang tersebut boleh disusun semula selepas vendor sedia ada tamat kontrak. 15 1) Jangan buat mesyuarat terlalu lama kerana pegawai stress. 2) Jangan buat mesyuarat terlalu kerap kerana pegawai tiada masa untuk siapkan kerja hakiki dalam masa yg ditetapkan kerana terpaksa hadir ke mesyuarat yang terlalu kerap dan berdurasi lama. 1) Cadangan ini akan disampaikan kepada pasukan pengurusan BPTM untuk dijadikan peringatan, walau bagaimanapun mesyuarat akan mengambil masa yang lama jika isu yang dibincangkan banyak dan setiap isu sukar untuk mendapat persetujuan dari ahli mesyuarat yang terdiri dari pelbagai pihak termasuk vendor. Setiap mesyuarat perlu ada keputusan agar masa tidak dibazirkan untuk mengadakan mesyuarat yang lain. 2) Mesyuarat yang terlalu kerap disebabkan terdapat beberapa concurrent aktiviti yang perlu diselesaikan dan diputuskan dalam mesyuarat agar aktiviti siap mengikut timeline yang telah ditetapkan bagi memastikan kontrak penyenggaraan iGFMAS bersama iAC yang akan tamat pada 09.08.2021 dapat ditutup dengan teratur dan sempurna mengikut obligasi kontrak. 3) Menerapkan norma baharu iaitu mesyuarat atas talian dan dokumentasi secara softcopy atau atas talian utk T&T dll. 3) Mulai MCO 3.0 di BPTM mesyuarat telah dibuat online sepenuhnya. Dokumentasi untuk tuntutan T & T melalui HRMIS perlu mengikut garis panduan yang telah ditetapkan. 16 Pihak pengurusan mengadakan mesyuarat dengan semua peringkat gred untuk mendengar apa komen/pandangan berkenaan kerja/masalah yang ada dengan kekerapan mungkin 6 bulan sekali. Pada masa terdekat, tools akan disediakan bagi menyalurkan komen/pandangan berkenaan kerja/masalah kepada pihak pengurusan. Mesyuarat akan diaturkan mengikut keperluan bagi mengelakkan terlalu banyak mesyuarat pada masa sekarang disebabkan banyak aktiviti sedang berlangsung secara serentak sehingga 09.08.2021. 17 Suasana kerja lebih harmoni. Hubungan antara unit yang lebih mesra. Ruang kerja yang lebih ceria, terang dan memberikan aura yang lebih positif. 1) Untuk mewujudkan keharmonian di kalangan pegawai, BPTM telah menganjurkan Kursus Motivasi bagi memberi kesedaran kepada pegawai agar lebih bekerjasama antara unit dan saling menghormati. 2) Cadangan ini akan diambilkira semasa pelaksanaan Digital Workspace (open concept). 18 Penglibatan yang lebih banyak dengan semua Bahagian, cawangan dan Kementerian dalam proses hubungan perkongsian jalinan kerjasama untuk lebih memahami keperluan perkhidmatan teknologi yang dapat membantu peningkatan perkhidmatan yang dapat diberikan. Semua kemudahan ICT yang terdapat di Ibu Pejabat JANM juga disediakan kepada semua pegawai Bahagian dan JANM Negeri/Cawangan tidak termasuk Kementerian. Perkongsian maklumat boleh dilaksanakan melalui emel rasmi MyGovuc atau whatsapp group yang diwujudkan bagi kumpulan tertentu untuk menyampaikan maklumat dengan lebih cepat . 26
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 19 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Perlu mengutamakan kebajikan pekerja dari segi surau tempat makan, lelaki dan perempuan, penapis air dan ruang kerja yang selesa. MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Kemudahan-kemudahan yang sewajarnya telah disediakan untuk kebajikan dan keselesaan semua warga MAKLUM BALAS 2 Luar bidang kuasa UPAA, BPPP. Cadangan supaya bahagian terlibat membuat permohonan rasmi kepada MOF dan salinan kepada BPPP. BPPP akan susul perkara ini dengan pengurusan bangunan MOF. 20 Perbaiki/baik pulih/ganti baru kemudahan lif di Blok A untuk kemudahan peserta kursus, pegawai & kakitangan IPN. Mohon supaya bangunan IPN lebih mesra pengguna OKU. IPN dalam proses membuat penggantian lif baru pada Tahun 2021. Dijangka kerja-kerja penggantian dapat disiapkan pada November 2021. 21 Ruangan makan untuk peserta kursus di IPN CPD perlu ditambah baik. Permohonan naik taraf ruang makan peserta IPNCPD telah diambil kira dalam perancangan perolehan 2021 dan sedang menunggu kelulusan. IPN juga kini sedang dalam proses penyediaan spesifikasi kerja-kerja perolehan naik taraf berkenaan. 22 Membuat susun atur semula ruang pejabat di PPPA agar ruang digunakan secara optimum. PPPA dalam tindakan mengadakan perbincangan bersama JKR mengenai Cadangan Ubah Suai Ruang Pejabat PPPA mengikut konsep Digital Workspace. Cadangan Ubah Suai ini turut dimasukkan di dalam Bajet tahun 2022. 23 Pusat Jagaan kanak-kanak disediakan untuk kemudahan warga organisasi. JANM Cawangan Bintulu bertempat di dalam bangunan Wisma Bintulu, sehubungan itu kemudahan dalam bangunan adalah di bawah tanggungjawab pihak pengurusan Lembaga Kemajuan Bintulu (BDA). Sehingga kini, tiada kemudahan pusat jagaan kanak-kanak disediakan. 24 Talian internet yang lebih kukuh dicadangkan untuk ditambah baik MAKLUM BALAS 1 Isu talian internet wifi tidak stabil telah dipanjangkan oleh Pen. Peg. Teknologi Maklumat FA32 dalam Mesyuarat Teknikal anjuran BPTM MAKLUM BALAS 2 Bandwidth di JANM Bintulu adalah berkapasiti 10 Mbps. Berdasarkan laporan bulanan pihak GITN (April 2021) kadar penggunaan talian di JANM Bintulu tidak melebihi tahap threshold penggunaan talian yang boleh dinaik taraf. Semakan selanjutnya bersama pihak teknikal JANM Bintulu akan dilaksanakan. 27
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 25 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Perlunya ada kemudahan perpustakaan atau ruang bacaan yang 'privacy. MAKLUM BALAS Pihak pengurusan bangunan Wisma Bintulu iaitu BDA tidak menyediakan kemudahan ini. Ruang pejabat JANM terhad untuk mewujudkan ruang cadangan. 26 Kembangkan workplace digital. MAKLUM BALAS 1 Digital Workplace JANM dilaksanakan secara rintis di JANM Negeri Selangor dan BPOPP. Pelaksanaan di peringkat JANM Cawangan Bintulu masih dalam proses. MAKLUM BALAS 2 Pelaksanaan digital workspace/workplace di JANM adalah secara berfasa kerana melibatkan kos yang tinggi dan tertakluk kepada kelulusan Pengurusan Tertinggi JANM dan peruntukan oleh MoF. 27 Diadakan mini Gym untk ruang bersukan dalaman sekiranya cuaca tidak mengizinkan di luar. 28 Memerlukan pusat rekreasi seperti gim. Pihak pengurusan bangunan Wisma Bintulu iaitu BDA tidak menyediakan kemudahan ini. Ruang pejabat JANM terhad untuk mewujudkan ruang cadangan. Walaubagaimanapun, terdapat Bilik KESAN BTU untuk tujuan riadah disediakan. Perkara ini telah dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Bangunan dan difahamkan terdapat kekangan dari segi ruang dan peruntukan kewangan. Pihak Pejabat Belia Sukan Bahagian Kapit menyarankan agar penjawat awam memanfaatkan sepenuhnya kemudahan rekreasi milik mereka yang terletak agak jauh dari Wisma Persekutuan. 29 Membuat penambahbaikan untuk menyediakan surau di bangunan yang sama. Perkara ini juga telah dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Bangunan untuk pertimbangan. Ruang pejabat sedia ada adalah sangat terhad. Walaubagaimanapun, di pejabat sewa bangunan bersebelahan terdapat ruang Bilik Solat disediakan. 30 Peruntukan untuk kenderaan baru memandangkan jalan raya ke Sibu Dan bandar lain sudah ada. MAKLUM BALAS 1 Perkara ini telah dimaklumkan kepada BPOPP semasa pembentangan unjuran perbelanjaan untuk tindakan selanjutnya. Keperluan untuk kenderaan baru amat mendesak kerana usia kenderaan sedia ada serta bilangan kenderaan yang tidak cukup sekiranya terdapat rombongan daripada ibu pejabat untuk tugas/lawatan rasmi. MAKLUM BALAS 2 BPOPP mengambil maklum berkenaan keperluan perolehan kenderaan oleh semua pejabat perakaunan di seluruh negara. Permohonan sebanyak 25 buah kenderaan termasuk JANM Kapit telah diangkat dalam bajet 2022. Walau bagaimanapun, perolehan kenderaan baharu adalah tertakluk kepada kelulusan MoF. 31 Banyak perubahan telah berjaya dibuat bagi menceriakan lagi pejabat pada tahun 2020. Diharap MAKLUM BALAS 1 28
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN pada tahun-tahun akan datang akan ada lagi perubahan yang dapat membuatkan suasana persekitaran di pejabat lebih ceria dan kondusif. MAKLUM BALAS Pengurusan pejabat dengan kerjasama dan sokongan daripada BPOPP akan berusaha dari semasa ke semasa untuk memastikan keceriaan pejabat sentiasa diambil terutamanya yang melibatkan pejabat cawangan terpencil seperti di Kapit agar tidak jauh ketinggalan jika dibandingkan dengan cawangan-cawangan lain. MAKLUM BALAS 2 BPOPP sentiasa komited untuk memastikan suasana persekitaran di semua pejabat perakaunan adalah kondusif, walau bagaimanapun ianya tertakluk kepada kelulusan peruntukan oleh MoF. Semua warga JANM perlu memainkan peranan dan tanggungjawab dalam memasti dan mengekalkan persekitraan di pejabat adalah ceria dan kondusif dengan sentiasa mengamalkan EKSA. 32 Kemudahan taska/rumah transit kanak-kanak di Rumah Persekutuan. Kaji Selidik Keperluan Penubuhan Taska Di Tempat Kerja Sektor Awam Bagi Agensi Di Bawah Kementerian Kewangan Malaysia telah dibuat pada bulan Mac 2021 yang lepas. Perkara ini juga telah diajukan kepada pihak pengurusan bangunan Rumah Persekutuan dan dimaklumkan bahawa SUP mengalami kekangan peruntukan untuk membina taska buat masa ini. 33 Menambahkan komputer bagi keperluan latihan MAKLUM BALAS 1 Bilik latihan boleh memuatkan 30 komputer (pc) dan buat masa ini hanya terdapat 26 pc yang sebahagian adalah pc aset tahun 2014 dan ke bawah. Permohonan untuk menambah pc untuk tujuan latihan telah dihantar kepada pihak BPTM melalui emel pada bulan Julai 2020. MAKLUM BALAS 2 Diambil kira dalam perolehan perkhidmatan sewaan 2022 di mana jangkaan sewaan bermula April 2022. Pengagihan adalah berdasarkan keperluan dan berasaskan polisi DKICT JANM. 34 Memperbanyakkan/ menambah ruang kemudahan tempat letak kereta. Perkara ini telah diajukan secara lisan kepada Pengerusi Bangunan dan dimaklumkan telah dibincangkan di Mesyuarat Bangunan pada bulan April yang lepas. Pihak pengurusan bangunan telah mengedarkan pelekat kenderaan kepada pegawai-pegawai yang bertugas di Rumah Persekutuan dan menghadkan kemasukan kenderaan yang tiada pelekat. Selain itu, cadangan untuk menambah ruang meletak kenderaan juga telah diajukan kepada pihak pengurusan bangunan. 35 Tiada ruang bersukan kerana ruang pejabat yang sangat sempit dan terhad. Perlu pindah ke pejabat yang lebih luas dan selesa. MAKLUM BALAS 1 Pejabat telah diubahsuai pada penghujung tahun 2019 menjadi lebih kondusif dengan kelengkapan baharu. Pejabat Rumah Persekutuan terletak berhampiran dengan kompleks sukan sekiranya pegawai ingin bersukan selepas waktu pejabat. 29
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 2 Pejabat JANM Keningau telah diubahsuai pada penghujung tahun 2019 dan menjadi lebih kondusif dengan kelengkapan baharu. BPOPP berpandangan tiada keperluan untuk JANM Keningau berpindah pejabat buat masa ini. 36 Memandangkan kita menghadapi pandemik buat masa ini saya cadangkan penapis udara dalam setiap bilik pegawai dan ruang pejabat dapat disediakan bagi menjamin/menjaga kesihatan pegawai yang hadir bertugas. Buat masa ini tiada keperluan mendesak untuk perolehan penapis udara yang fungsi utama adalah membuang habuk dan tiada dilaporkan masalah kesihatan berkaitan dengan udara di tempat kerja. Sebagai langkah pencegahan wabak pandemik Covid-19, pegawai di jabatan sentiasa diingatkan untuk mematuhi langkah-langkah pencegahan seperti sentiasa memakai pelitup muka, kerap membasuh tangan dan mengamalkan penjarakan sosial, di samping menunggu giliran vaksin. Hand sanitiser disediakan untuk kegunaan pegawai di pejabat dan pelitup muka disediakan sekiranya perlu. 37 Saya mencadangkan agar pusat jagaan kanak- kanak disediakan untuk kemudahan warga organisasi. Kajian berkenaan penyediaan pusat jagaan kanak-kanak telah diadakan dan didapati bahawa memang ada keperluan untuk menyediakan taska. Walau bagaimanapun, bangunan Ujana Kewangan yang merangkumi pejabat kerajaan, pejabat swasta dan kompleks membeli-belah adalah dimiliki oleh pihak ketiga dan tidak sesuai dijadikan taska. 38 Mengadakan ruang untuk bersukan contohnya gym bagi mewujudkan warga yang sihat dan tidak stress. JANM Labuan telah mengosongkan satu bilik stor dan bercadang untuk dijadikan tempat rehat / rekreasi / akrab. Kegunaan bilik tersebut masih dalam perbincangan dan hanya dapat dilaksanakan sekiranya menerima peruntukan pengubahsuaian dan peruntukan membeli peralatan yang mencukupi dari Ibu Pejabat. 39 Mewujudkan ruang rehat dan ruang khas untuk Telah dimasukkan dalam cadangan struktur pelan lantai pejabat baru. mengambil wudhu di pejabat. 40 Membuat penyelenggaraan elektrik semula kerana Hal ini adalah di bawah tanggunjawab pemilik bangunan. Pemilik bangunan tidak memberi kerjasama. 41 sentiasa ada masalah Sistem pendawaian perlu ditambah baik. Penyelenggaraan dan pendawaian letrik secara "major" telah dilaksanakan pada tahun 2012. Masalah ini timbul semula selepas banjir di Tingkat 3 akibat kebocoran atap selepas ubahsuai oleh pemilik bangunan. Pihak pemilik bangunan tidak memberi kerjasama untuk membaiki semula. Ekoran itu kami membuat cadangan untuk pindah pejabat. 30
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 42 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Pindah pejabat. MAKLUM BALAS 1 Dalam proses. MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 2 BPOPP telah mengambil kira semula kos perpindahan JANM Limbang dalam bajet tahun 2022. Perpindahan JANM Limbang pada tahun 2021 ditangguhkan kerana bangunan masih belum siap. Walau bagaimanpun, perpindahan ini tertakluk kepada kelulusan MoF. 43 Secara keseluruhannya semua adalah baik cuma perlu diwujudkan pusat jagaan kanak-kanak untuk memudahkan pegawai yang mempunyai anak- anak. Salah satu inisiatif jabatan, ruang khas /bilik telah direnovasi tanpa melibatkan kos penyelenggaraan pada Januari 2020. Bilik atau Hub-Kreativiti tersebut telah didedikasi sebagai pusat jagaan sementara untuk anak-anak pegawai yang memerlukan serta ruang untuk kakitangan mencari inspirasi/merehatkan minda seketika semasa waktu bekerja. Namun penggunaan hub tersebut sebagai pusat jagaan anak-anak belum dapat dibenarkan memandangkan negara masih lagi berjuang menangani penularan pandemik covid-19, dimana salah satu SOP adalah pegawai- pegawai tidak dibenarkan membawa anak-anak ke pejabat. 44 Lokasi pejabat yg berada di tengah pasar amat sukar untuk memperolehi parkir. 1 tempat parkir yg disediakan oleh pemilik bangunan amat jauh dr pejabat (lebih kurang 10 minit berjalan kaki dengan melalui 2 jalan utama dan 1 lampu isyarat) dan 1 tempat parkir lagi di bangunan UTC yg mana berebut dengan orang awam kerana menggunakan kaedah 1st come 1st serve sedangkan sewaan bangunan termasuk parkir. Ruang parkir telah sedia ada disediakan secukupnya bagi semua anggota yang menggunakan kereta, terutama di kalangan anggota bergred bawahan, namun tidak dapat memenuhi keperluan dari aspek keselesaan (jarak) dan kesediaan ruang kerana kemudahan adalah di tempat letak kenderaan awam yang mengamalkan "first come first served basis".Kemudahan parkir juga bergantung kepada ketersediaan(availability) ruang parkir yang boleh disewa pihak bangunan yang agak terhad memandangkan lokasi pejabat adalah lokasi tumpuan di Bandaraya Miri. 45 Tambah baik lagi ruang kerja. Penambahbaikan ruang kerja sedang dan akan dilaksanakan secara berperingkat dengan mengambil kira ruang sedia ada dan peruntukan yang diterima. Antara usaha yang dilakukan adalah dengan menggantikan alat kelengkapan pejabat yang telah melebihi usia guna contohnya kerusi dan meja pegawai. Selain itu Seksyen Pengurusan sedang menyenaraikan aset-aset alih yang tidak digunakan secara optimum untuk dipindahkan kepada jabatan lain yang lebih memerlukan. Ini akan menghasilkan ruang kerja yang lebih luas, selesa dan teratur selaraskan dengan matlamat jabatan ke arah Digital Workspace. 31
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 46 Menggantikan penapis udara yang lebih berkualiti (Filter Anti-Flu HEPA) di dalam pejabat. Keperluan yang sememangnya penting untuk mencegah daripada debu habuk, bakteria dan virus serta mengekalkan persekitaran yang kondusif untuk kepentingan kesihatan pekerja. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Penapis udara sedia ada telah berusia 15 tahun dan usang. Pihak pengurusan akan menyenaraikan dalam permohonan perolehan harta modal dalam bajet akan datang 47 Ruang pantry perlu diluaskan. Kabinet Pantry sedia ada telah dibuat penyelenggaraan pada Bulan April 2021. Walau bagaimanapun, keluasan sedia ada akan dikekalkan kerana kekangan ruang dan boleh memuatkan tiga (3) orang pegawai pada satu-satu masa. 48 Bekalan set komputer baru untuk makmal di cawangan. MAKLUM BALAS 1 Setiap tahun BPTM akan meminta status rekod komputer dan sekiranya terdapat komputer yang tidak boleh digunakan lagi akan ditukar secara sewaan. Buat masa ini semua komputer boleh digunakan dan tidak memerlukan penggantian. Pada Tahun 2020, komputer yang diterima daripada BPTM adalah sebanyak 36 unit untuk penggantian komputer di makmal. Walau bagaimanapun, memandangkan komputer makmal masih berkeadaan baik dan jarang digunakan, pihak JANM Sandakan memohon kepada BPTM supaya penggantian komputer pegawai diganti terlebih dahulu dan diluluskan. Oleh itu, penggantian komputer makmal akan dibuat pada masa akan datang. MAKLUM BALAS 2 Di ambil kira dalam perolehan perkhidmatan sewaan yang dijangka bermula April 2022 iaitu untuk penggantian komputer tahun 2014. 49 Ruang rekreasi diadakan. Ruang yang terhad dan tidak sesuai kerana pejabat ini menyewa di bangunan rumah kedai. 50 Pusat jagaan kanak-kanak disediakan. Ruang yang terhad dan tidak sesuai kerana pejabat ini menyewa di bangunan rumah kedai. 51 Mewujudkan mini gym di pejabat cawangan sarikei. Ruang yang terhad dan tidak sesuai kerana pejabat ini menyewa di bangunan rumah kedai. 52 Sediakan ruang untuk peralatan sukan (treadmill, rower dll) dan ubahsuai pejabat terutamanya kaunter yang kurang sesuai dan bilik mesyuarat yang kecil. MAKLUM BALAS 1 Permohonan Peruntukan Renovation telah dikemukakan pada 3.4. 2021 32
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 2 BPOPP telah memaklumkan kepada semua JANM untuk mengemukakan permohonan ubah suai pejabat (jika ada keperluan) dalam Mesyuarat MPKA bil.1 tahun 2021. Walau bagaimanapun, pelaksanaan adalah tertakluk kepada kelulusan Pengurusan JANM dan peruntukan oleh MoF. 53 Untuk penambahbaikan lagi di tempat kerja adalah talian internet kerana down beberapa kali dan kelajuan agak slow kadangkala. Mohon untuk penambahan mesin photostat bagi melancarkan tugasan di pejabat. MAKLUM BALAS 1 Perkhidmatan mesin fotostat telah dilaksanakan pada 1.1.2021 MAKLUM BALAS 2 Bandwidth di JANM Sibu adalah berkapasiti 10 Mbps. Berdasarkan laporan bulanan pihak GITN (April 2021) kadar penggunaan talian di JANM Sibu tidak melebihi tahap threshold penggunaan talian yang boleh dinaik taraf. Semakan selanjutnya bersama pihak teknikal JANM Sibu akan dilaksanakan. 54 Semoga mempunyai ruang rekreasi / sukan di berpeluang jabatan membebaskan diri mereka daripada tekanan semasa berkerja. agar pekerja-pekerja Cadangan bagi mengubahsuai bilik data centre untuk dijadikan ruangan riadah/rekreasi telahpun diutarakan semasa MPKA pada bulan Disember 2020. Selain daripada itu, riadah dan rekreasi di peringkat jabatan juga sering dibincangkan melalui Kelab KESAN. Untuk makluman juga, jabatan ini melalui Kelab KESAN, telah menyediakan gelanggang untuk staf yang berminat untuk bermain badminton sekali seminggu selepas waktu bekerja pada tahun 2019 tetapi disebabkan pandemik covid 19 pada tahun 2020 dan juga 2021, aktiviti ini dihentikan sementara. Penganjuran aktiviti Hari Keluarga/sukaneka juga pernah diadakan pada tahun 2018 bagi mengeratkan jalinan persahabatan antara staf dan juga ahli keluarga. Selain daripada itu, aktiviti di peringkat jabatan yang telah diadakan bagi meningkatkan semangat berpasukan ialah Kem Bina Pasukan yang bertempat di PLKN Bukit Saban, Betong pada hujung tahun 2018. Pada awal tahun 2020 juga, Kelab KESAN telah mengadakan aktiviti BBQ dan pertukaran hadiah selepas penutupan akaun tahun 2019 di tempat letak kereta Wisma Persekutuan Sri Aman. Pada bulan Februari 2020, Kelab KESAN juga telah mengadakan pertandingan bowling di Kuching pada hujung minggu bagi memberi ruang dan peluang kepada semua pegawai dan ahli keluarga masing-masing untuk sama-sama beriadah dan berekreasi. Aktiviti-aktiviti ini adalah bertujuan sebagai satu platform untuk semua staf untuk sama-sama beriadah dan berekreasi dan dalam masa yang sama membina semangat berpasukan. 33
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Kelab KESAN juga ada menyediakan peralatan índoor games' seperti carrom dan dart khas untuk semua pegawai yang berminat. Pada tahun 2021, aktiviti-aktiviti ini belum lagi dianjurkan memandangkan pandemik covid-19 yang masih belum reda dan jabatan mengambil langkah yang ketat dalam mengadakan aktiviti yang melibatkan staf untuk berhimpun bagi memutuskan rantaian Covid-19. 55 Tambahkan talian internet lebih power lagi. Pejabat ini telah disediakan dengan kemudahan WIFI dan juga talian internet 1govnet. Pihak pengurusan juga berpandangan bahawa kemudahan internet yang sedia ada adalah memadai untuk tujuan melaksanakan pekerjaan. Sistem sedia ada yang memerlukan talian internet adalah seperti Sistem iGFMAS, Sistem ePerolehan, Sistem SPA, HRMIS, akses kepada emel, e-GUMIS dan Mycost. Dan capaian ke internet sedia ada untuk akses kepada sistem-sistem tersebut adalah pada tahap yang memuaskan dan hanya ada masanya (isolated case) di mana, capaian ke internet gagal disebabkan talian GITN yang terputus akibat daripada pembinaan rangkaian jalanraya Pan Borneo yang sedang berlangsung. Dan berdasarkan pengalaman yang lepas Pihak Telekom dan GITN mengambil tindakan pantas dalam memastikan masalah tersebut diselesaikan dengan segera. 56 Mohon penambahbaikan kemudahan / ruangan pejabat. Jabatan sentiasa akan melihat keperluan penambahbaikan ruangan pejabat agar dapat menyediakan ruang kerja yang kondusif dan selesa kepada semua pegawai. Walaubagaimanapun, semua penambahbaikan yang dirancang tertakluk kepada peruntukan yang diterima serta kreativiti pegawai-pegawai dalam memperkemaskan ruang kerja sediada selaras dengan pelaksanaan aktiviti EKSA. 57 Penambahbaikan bilik mesyuarat. Jabatan telah mendapat pengesahan kelulusan peruntukan dari BPOPP bagi penambahbaikan bilik mesyuarat. Jabatan dalam tindakan menyediakan keperluan pelaksanaan perolehan secara sebutharga. Kerja-kerja akan dimulakan selepas proses perolehan selesai dilakukan dan dijangka selesai pada suku ketiga tahun 2021. 58 Ruang kerja dan tempat penjagaan anak-anak Jabatan akan sentiasa memastikan ruang kerja pegawai adalah kondusif dan selesa sesuai dengan keperluan pegawai. Tempat penjagaan anak-anak tidak dapat dilaksanakan oleh jabatan memandangkan bangunan Wisma Persekutuan di bawah seliaan Pejabat SUP Sabah. 59 Jika dapat seragam semua perabot seperti meja dan kerusi pegawai pelaksana agar lebih korporat. Perabot yang disediakan oleh jabatan adalah mengikut gred jawatan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan dan pembelian perabot-perabot melalui Kontrak Pusat juga berdasarkan kelayakan gred pegawai-pegawai. Perolehan yang dibuat bagi setiap perabot adalah mengikut kelulusan perolehan Aset yang diperolehi. Secara dasarnya, penyeragaman perabot di jabatan ini hanya melibatkan saiz meja dan kabinet sisi sahaja. Pihak jabatan 34
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS akan mengemukakan cadangan permohonan dan tertakluk pada kelulusan perolehan aset yang diterima oleh jabatan. 60 Partition staff di ruang legar perlu ada supaya nampak lebih kemas dan teratur Jabatan telah membuat permohonan bagi perolehan partition pada tahun 2018 dan tahun 2020, namun tidak diluluskan oleh Ibu Pejabat. Jabatan akan mempertimbangkan semula jika terdapat keperluan bagi pembelian partition yang baharu memandangkan JANM kini kearah pelaksanaan Digital Workspace yang lebih berimej korporat. 61 Secara keseluruhannya, suasana kerja adalah sangat kondusif. Cadangan supaya, sekiranya dapat diberikan kemudahan ruang parkir kenderaan kepada semua pegawai (tanpa mengira gred jawatan). Kemudahan ruang parkir bagi JANM Negeri Johor di bangunan Tabung Haji adalah berdasarkan perkiraan ruang luas pejabat yang disewa (37,949 kp bersamaan 38 petak tempat letak kereta). Jabatan telah menetapkan pembahagian 38 petak tempat letak kereta adalah untuk 4 kenderaan Jabatan manakala baki sebanyak 34 petak tempat letak kereta adalah kepada pegawai dan kakitangan JANM Johor mengikut perjawatan dan kekananan. Sebagai tambahan, Jabatan telah membuat pertanyaan kepada pihak yang menguruskan parkir sekiranya pengurangan kadar bayaran kepada RM 50 sebulan boleh diberikan khusus kepada kakitangan AG merujuk surat bertarikh 6 Mei 2021. 62 Menyediakan kemudahan parking kereta tidak berbayar kepada kakitangan bawahan untuk ke pejabat setiap hari atau meluluskan bayaran balik parking kepada pegawai bawahan. Permohonan pengurangan kadar bayaran tempat letak kereta sebulan dari RM110 kepada kadar RM50 sebulan bagi 49 kakitangan JANM yang tidak mendapat tempat letak kereta telah dikemukakan kepada pihak Syarikat Park Access Sdn Bhd melalui surat bertarikh 6 Mei 2021. 63 Mencadangkan untuk membina pejabat sendiri dengan adanya kemudahan-kemudahan yang lebih efektif seperti pusat penjagaan anak-anak dan tempat letak kenderaan. Jabatan mengambil maklum dengan cadangan untuk membina pejabat sendiri. Walaubagaimana pun, pemilihan lokasi Pejabat sekarang adalah setelah mengambil kira pelbagai faktor serta survey dan pandangan dari semua kakitangan semasa pemilihan tempat dilakukan pada tahun 2011. Pejabat telah melaksanakan perpindahan Pejabat dari KOMTAR ke bangunan Tabung haji sekarang adalah pada 2 November 2012. 64 Adalah dicadangkan mewujudkan pusat jagaan kanak-kanak di dalam/ berdekatan dengan bangunan pejabat. Pada masa ini, pihak TH tidak dapat menyediakan pusat jagaan kanak-kanak di bangunan ini memandangkan ruang yang bersesuaian tidak dapat disediakan bagi keperluan tersebut. 65 Sentiasa berusaha untuk menjadi pejabat yang memberi keselesaan dan keceriaan kepada staf. Jabatan sentiasa berusaha untuk menjadikan ruang pejabat selesa dan kondusif serta dari masa ke masa akan menambahbaik ruang pejabat selaras dengan keperluan EKSA. 35
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 66 Menambah Kelengkapan Pejabat seperti printer terutamanya tidak perlu berkongsi terutamanya di bahagian kewangan dan pentadbiran supaya urusan kerja lebih lancar. Mohon Ibu pejabat mempertimbangkan bajet untuk keperluan ini. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Keperluan diberikan kepada staff berdasarkan polisi yang telah ditetapkan oleh JPICT ibu pejabat. Jabatan juga telah menyediakan kemudahan mencetak dokumen melalui mesin photostat. MAKLUM BALAS 2 Perolehan perkhidmatan pencetak meter caj tanpa sewaan 2021 telah mengambil kira penggantian pencetak yang dibeli sebelum tahun 2016 di mana pengagihan adalah mengikut polisi DKICT JANM berdasarkan jenis pencetak yang dibekalkan. 67 Kemudahan sukan/rekreasi perlu sediakan. Kemudahan seperti meja ping pong dan peralatan, dart, congkak, karom dan ruang rekreasi telah disediakan namun penggunaan tidak digunakan secara optimum. 68 Mohon dibaiki saluran air di pantri yang selalu tersumbat di tingkat bawah JANM Kedah. Tindakan pembaikkan telah dibuat oleh pihak pengurusan bangunan. Namun kerosakan ini kerap berulang dan masalah ini dihadapi oleh kebanyakkan jabatan di dalam Kompleks Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Anak Bukit. 69 Mohon pihak jabatan menukar kerusi pegawai kerana banyak kerosakan terutama pada bahagian roda. Semua staff telah pun dimaklumkan bahawa sebarang kerosakan peralatan pejabat perlu mengisi borang aduan kerosakan (KEW PA 10) bagi membolehkan tindakan selanjutnya diambil. Malangnya tiada aduan kerosakan yang diterima oleh Unit Pentadbiran. Bagi memudahkan semua staff borang telah dimuatnaik di dalam Portal Jabatan. 70 Pantri selalu tersumbat dan tiada penyelenggaraan untuk jangka masa lama. Tindakan pembaikan telah dibuat oleh pihak pengurusan bangunan. Namun kerosakan ini kerap berulang dan masalah ini dihadapi oleh kebanyakkan jabatan di dalam Kompleks Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Anak Bukit. 71 Pantri dan pusat jagaan kanak-kanak. Cadangan diambil maklum. Faktor ruang yang terhad menyebabkan pantri tidak dapat disediakan kepada semua aras/ unit. Manakala aspek keselamatan pula tidak membenarkan pewujudan pusat jagaan kanak-kanak di Bangunan Gunasama Persekutuan ini. 72 Mohon pihak jabatan memasang kelengkapan cctv di semua unit dan ruang legar serta tempat letak kenderaan di pejabat agar pihak pengurusan jabatan dapat memantau pergerakan tertinggi Cadangan diambil maklum. Keperluan cctv tidak menjadi keutamaan memandangkan bangunan ini telah dipasang cctv di bawah penyelaras bangunan dan dikawal 24 jam oleh syarikat sekuriti yang dilantik oleh penyelaras bangunan. 36
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS pegawai-pegawai tujuan keselamatan harta benda serta kenderaan pegawai. dan juga untuk 73 Kekalkan persekitaran yang kemas dan bersih. Pejabat ini mengambil maklum dan di bawah pelaksanaan EKSA pejabat ini akan sentiasa memantau dan berusaha mewujudkan persekitaran pejabat yang kondusif. 74 Menyediakan mesin pencetak bagi setiap pekerja. Pada masa ini, penggunaan mesin pencetak adalah secara gunasama. Namun demikian, terdapat mesin pencetak yang telah rosak. Bilangan penggantian mesin pencetak telah dikemukakan oleh Unit Teknologi Maklumat kepada BPTM. Walau bagaimanapun, sebagai alternatif pejabat ini mempunyai tiga (3) unit mesin fotostat sewa yang ditempatkan di setiap seksyen yang boleh digunakan untuk mencetak dokumen rasmi jabatan. 75 Cadangan saya supaya semua kaunter di JANM dibuat hadangan (plastik/kaca) ini kerana kaunter yang ada sekarang terbuka supaya keselamatan petugas kaunter terjamin dengan keadaan penyakit yang ada sekarang. terlalu MAKLUM BALAS 1 Kaunter di JANM adalah seragam dan rekabentuk ditetapkan oleh Ibu Pejabat. Pejabat ini telah mengambil maklum isu struktur kaunter jabatan yang terdedah kepada pencerobohan pihak luar. Perkara ini juga turut dibangkitkan dan dalam pengetahuan TAN (K) semasa Kursus Keselamatan Perlindungan JANM Tahun 2020 yang diadakan secara maya pada 17 - 19 November 2020. MAKLUM BALAS 2 JANM sedang dalam proses untuk menyeragamkan konsep kaunter di semua JANM Negeri/Cawangan. 76 Menyediakan pusat jagaan kanak-kanak untuk kemudahan warga organisasi. Pejabat ini tidak mempunyai ruang mencukupi untuk menyediakan kemudahan Pusat Jagaan Kanak-Kanak. Namun demikian, pihak pengurus bangunan Menara Persekutuan dalam proses menyediakan kemudahan Pusat Asuhan Kanak-Kanak di dalam bangunan. 77 Membuat penambahbaikkan bagi mana-mana skala yang rendah dan mengadakan mini perpustakaan. Pejabat ini mempunyai bilik bacaan yang menempatkan dokumen dan artikel berkaitan jabatan dan kewangan untuk rujukan kakitangan. Selain itu, pegawai yang ditugaskan menjaga bilik tersebut juga telah membuat pengemaskinian dari segi jenis bahan, tahun untuk memudahkan carian. 78 Perbanyakkan parking untuk staff. Pejabat JANM Negeri Sembilan terletak di Bangunan Wisma Persekutuan iaitu bangunan gunasama yang diuruskan oleh pihak Ambang Wira Sdn Bhd selaku pengurus bangunan. Pihak pengurusan bangunan telah menetapkan kuota 30% tempat letak kereta bagi setiap jabatan yang terletak di Wisma Persekutuan Seremban. Sehubungan itu, cadangan untuk menambah tempat letak kereta bagi kakitangan adalah di luar bidang kuasa JANM Negeri Sembilan. 37
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 79 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Perlu peningkatan dalam kerja yang kondusif. MAKLUM BALAS JANM Negeri Sembilan telah mengadakan kaji selidik kepuasan pekerja di bawah Jawatankuasa Latihan EKSA. Cadangan daripada kakitangan telah diterima dan diambil tindakan sewajarnya. 80 Sengaraan internet. MAKLUM BALAS 1 Kemudahan internet jabatan adalah selaras dengan semua kemudahan yang disediakan oleh BPTM dan JANM. MAKLUM BALAS 2 Bandwidth di JANM Pahang adalah berkapasiti 25 Mbps dan berdasarkan laporan bulanan pihak GITN (April 2021), penggunaan talian tidak belebihi tahap threshold untuk dinaik taraf. Semakan selanjutnya bersama pihak teknikal JANM Pahang akan dilaksanakan. 81 Disediakan pusat kemudahan kakitangan. jagaan kanak kanak untuk Pusat jagaan kanak-kanak tidak dapat disediakan kerana JANM Pahang menduduki bangunan Wisma Persekutuan di mana tiada ruang untuk menubuhkan pusat jagaan kanak-kanak. 82 Tingkatkan persekitaran yang lebih baik. Sentiasa dalam pemantauan dan penambahbaikan. 83 Penggunaan komputer yang terlalu uzur diberikan kepada staff. Komputer yang digunakan sekarang adalah komputer perolehan pada tahun 2014. Komputer sekarang tidak dapat mengemaskini 'software- software' terbaru menyebabkan kerja kadang-kadang tertangguh. Sedangkan komputer yang baru diperolehi secara sewaan diletakkan di latihan komputer sedangkan pegawai makmal menggunakan komputer lama. Ini amat merugikan kerana komputer sewaan tidak digunakan secara optimum dan nilai kepada kerajaan. MAKLUM BALAS 1 Komputer sewaan perlu diletakkan di makmal komputer bagi memudahkan kakitangan atau peserta kursus yang akan menjalani kursus menggunakan perisian dan sistem terkini. MAKLUM BALAS 2 Berdasarkan pengagihan yang dibuat melalui kontrak perkhidmatan sewaan komputer pada 2019 (dengan sykt. Felda Prodata), kontrak perkhidmatan sewaan komputer desktop 2020 (dengan sykt. PC-Soft) dan kontrak perkhidmatan sewaan komputer riba 2020 (dengan sykt. Examedia), BPTM telah membuat pengagihan mengikut bilangan komputer yang diperlukan. Namun BPTM telah memaklumkan kepada pihak AO (pegawai teknikal) semasa pengagihan untuk mengenalpasti dan menentukan sendiri keperluan komputer untuk pegawai atau makmal yang mana bersesuaian. 84 Tisu toilet perlu disediakan selalu. Tisu tandas adalah di bawah tanggungjawab Lindungan Bangunan Sdn Bhd. Pihak JANM Pahang akan memaklumkan perkara ini kepada pihak pengurusan bangunan. 85 Sediakan surau dan pantri bagi seksyen pemantauan. Tiada ruang yang sesuai kerana tempat yang terhad 38
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 86 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Ruang parkir yang mencukupi, tidak sesak & lebih teratur untuk mudah keluar & masuk. MAKLUM BALAS Kemudahan parkir sedia ada yang diperuntukan oleh tuan bangunan (Maju Perak) adalah terhad mengikut sewaan bangunan. Walau bagaimanapun, atas ehsan pemilik bangunan, kebenaran diberikan kepada warga AG Perak untuk meletakkan kenderaan secara berlapis. 87 Digital workspace dan ke arah mengurangkan kos utiliti dan tenaga melalui konsep bekerja dari rumah MAKLUM BALAS 1 Peraturan bekerja samada di pejabat atau di rumah adalah tertakluk kepada pekeliling dan peraturan kehadiran bekerja yang berkuatkuasa. MAKLUM BALAS 2 Pelaksanaan perpindahan dan ubah suai pejabat JANM Perak berkonsep digital workspace sedang dalam pelaksanaan dan telah diluluskan oleh MoF melalui permohonan bajet tahun 2021. Dasar bekerja dari rumah adalah di luar bidang kuasa JANM. 88 Mohon wujudkan cafe supaya memudahkan staff membeli makanan. Pada masa ini staff terpaksa mencari makanan di tempat yg jauh. JANM Perak menyewa dengan ruang yang terhad di bangunan sedia ada. 89 Penambaikan tempat ruang kerja. Setiap tahun, perancangan perolehan untuk menambahbaik ruang kerja dipohon. Walaubagaimanapun perbelanjaan diutamakan untuk penyampaian perkhidmatan. 90 Kemudahan pusat kemudahan warga JANM. jagaan kanak-kanak untuk JANM Perak menyewa dengan ruang yang terhad di bangunan sedia ada. 91 Mengoptimumkan ruang kerja sedia ada dengan dalam penyediaan kemudahan lain seperti bilik seminar / serba guna untuk aktiviti jabatan. Perancangan telah ada untuk mewujudkan ruang serbaguna di bilik audit dalam tetapi tertakluk kepada kelulusan dan peruntukan. 92 Menambah ruang rekreasi/sukan di jabatan Berdasarkan Schedule of Accommodation (SOA), Jabatan beroperasi di pejabat dengan keluasan 72% daripada keluasan sepatutnya. Walaubagaimanapun, tiada ruang yang mencukupi untuk menyediakan ruang ini. 93 Mohon dipertimbangkan pejabat dipindahkan ke Seberang Perai (Tanah Besar) kerana hampir 95% pegawai tinggal di Seberang Perai. Selain itu, MAKLUM BALAS 1 Berdasarkan kepada kaji selidik yang dijalankan, 66.3% pegawai di JANMPP yang tinggal di kawasan tanah besar Seberang Perai termasuk Kedah dan Perak. Jabatan telah menyediakan kertas kerja perpindahan. Buat masa ini, 39
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN kurang kemudahan ditempat kerja dan feri juga akan ditamatkan perkhidmatan. MAKLUM BALAS kertas kerja perpindahan ke tanah besar masih di peringkat kelulusan Bahagian Pengurusan Hartanah untuk permohonan keluar dari KOMTAR. MAKLUM BALAS 2 BPOPP mengambil maklum berkenaan permohonan perpindahan pejabat JANM Negeri Pulau Pinang dan ianya tertakluk kepada kelulusan pengurusan JANM dan peruntukan oleh MoF. 94 JANM Pulau Pinang buat masa ini telah disuntik dengan pelbagai kemudahan insfrasuktur didalam bangunan JANM sendiri seperti adanya yang baru diperolehi iaitu, CCTV QMS untuk pelanggan. terbaik untuk Bangunan serta pelanggan untuk mendapat khidmat JANM Pulau Pinang. Saya warga JANM berterima kasih kepada ibu pejabat dalam penambaikan JANM Pulau Pinang. lokaliti yang JANM Pulau Pinang mengambil maklum. 95 Naik taraf tandas agar lebih selesa. Tandas adalah di bawah seliaan dan hakmilik pihak PDC dan tindakan naik taraf memerlukan kelulusan dari pihak berkenaan dan peruntukan jabatan. Jabatan akan membuat permohonan kelulusan dan peruntukan naik taraf tandas. 96 Ruang legar di luar iaitu di antara lif dan pintu masuk pejabat JANMPP perlu dinaik taraf supaya menampakkan imej korporat. MAKLUM BALAS 1 Ruang legar di luar pejabat adalah di bawah seliaan PDC dan sebarang naik taraf memerlukan kelulusan PDC dan menggunakan peruntukan jabatan sendiri. MAKLUM BALAS 2 BPOPP telah memaklumkan kepada semua JANM untuk mengemukakan permohonan ubah suai pejabat (jika ada keperluan) dalam Mesyuarat MPKA bil.1 tahun 2021. Walau bagaimanapun, pelaksanaan adalah tertakluk kepada kelulusan Pengurusan JANM dan peruntukan oleh MoF 97 Toilet perlu separate antara pengguna warga JANMPP dengan pelanggan JANMPP. MAKLUM BALAS 1 Tandas adalah di bawah seliaan PDC dan sebarang naik taraf memerlukan kelulusan PDC dan menggunakan peruntukan jabatan sendiri. 40
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 98 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Bilik rehat wanita dan lelaki (diasingkan) diperlukan supaya staf dapat berehat tanpa gangguan. MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Jabatan tidak mempunyai sebarang bilik rehat. Berdasarkan Schedule of Accommodation (SOA), Jabatan beroperasi di pejabat dengan keluasan hanya 72% daripada keluasan sepatutnya. Oleh itu, tiada ruang yang mencukupi untuk menyediakan ruang ini. MAKLUM BALAS 2 BPOPP telah memaklumkan kepada semua JANM untuk mengemukakan permohonan ubah suai pejabat (jika ada keperluan) dalam Mesyuarat MPKA Bil.1 tahun 2021. Walau bagaimanapun, pelaksanaan adalah tertakluk kepada kelulusan Pengurusan JANM dan peruntukan oleh MoF. 99 Ruang khas tertutup diperlukan bagi tujuan sukan 'in door' supaya peralatan sukan dapat diletakkan dan mudah dicari. Selain dapat mengelakkan bunyi bising semasa bermain. MAKLUM BALAS 1 Berdasarkan Schedule of Accommodation (SOA), Jabatan beroperasi di pejabat dengan keluasan hanya 72% daripada keluasan sepatutnya. Oleh itu, tiada ruang yang mencukupi untuk menyediakan ruang ini. Kakitangan boleh menggunakan gimnasium di komtar untuk bersukan. MAKLUM BALAS 2 BPOPP telah memaklumkan kepada semua JANM untuk mengemukakan permohonan ubah suai pejabat (jika ada keperluan) dalam Mesyuarat MPKA bil.1 tahun 2021. Walau bagaimanapun, pelaksanaan adalah tertakluk kepada kelulusan Pengurusan JANM dan peruntukan oleh MoF. 100 Layout sedia ada telah merugikan ruang kosong yang banyak. Oleh itu, kebajikan kakitangan agak terjejas bagi kegunaan ruang rehat/surau lelaki/ ruang sukan. MAKLUM BALAS 1 Layout sedia ada disediakan berdasarkan khidmat nasihat yang diberikan oleh pihak JKR semasa proses ubahsuai dibuat. Layout ini juga terpaksa menggunakan ruang sedia ada untuk menempatkan semua pegawai dengan selesa. MAKLUM BALAS 2 BPOPP telah memaklumkan kepada semua JANM untuk mengemukakan permohonan ubah suai pejabat (jika ada keperluan) dalam Mesyuarat MPKA bil.1 tahun 2021. Walau bagaimanapun, pelaksanaan adalah tertakluk kepada kelulusan Pengurusan JANM dan peruntukan oleh MoF. 41
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 101 Kebersihan dan kemudahan di tandas pada tahap yang kurang memuaskan. Ruang pejabat yang terhad menyebabkan tempat guna sama seperti bilik perbincangan, tempat rehat kakitangan tidak disediakan. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Surat aduan telah dihantar ke PDC dan didapati terdapat penambahbaikan dari segi kebersihan tandas. 102 Ruang kerja yang lebih kondusif dan berimej tugas Yang korporat sesuai dengan skop berhubungkait dengan orang awam (WTD). Ruang kaunter untuk berurusan dengan pelanggan (WTD) adalah mengikut spesifikasi kaunter yang telah ditetapkan oleh ibu pejabat untuk JANM Negeri dan Cawangan. 103 Tempat parking free. Ruang pejabat yang disewa hanya menyediakan 12 parkir kenderaan dan tidak mencukupi untuk bilangan anggota JANM Sabah yang berjumlah 107 orang (termasuk 6 anggota Audit Dalam dan 3 orang pekerja Mystep). Ruang parkir berbayar disediakan berhampiran bangunan pejabat. Tempat parking free tidak dapat disediakan kerana Jabatan/Kerajaan tidak menanggung bayaran tempat parkir kereta datang ke pejabat kecuali jika anggota menjalankan tugas rasmi keluar pejabat. 104 Lokasi yang strategik mewujudkan pusat jagaan kanak-kanak bagi kakitangan JANM Sabah. Pejabat ini berada di bangunan Wisma Perindustrian Likas, Kota Kinabalu dan terdapat lebih 15 buah taska yang berada dalam lingkungan 10 km daripada pejabat ini. Oleh itu, lokasi pejabat ini adalah strategik dan pegawai boleh memilih taska yang berhampiran dengan pejabat ini. 105 Kemudahan lif yang tidak memuaskan, menjadi masalah kepada pekerja yang mempunyai masalah kesihatan yang terpaksa menaiki tangga ke tingkat 7. Walaupun isu ini telah ditanggani tetapi adakah % tidak akan berlaku pada masa akan datang? Ini merupakan isu keselamatan. Bangunan Wisma Perindustrian ini adalah setinggi 18 tingkat dan terdapat 24 pejabat/syarikat yang berada di bangunan ini. Sebanyak 5 lif yang disediakan untuk kegunaan penghuni bangunan yang telah berusia lebih dari 20 tahun ini. Oleh itu, kerosakan lif memang tidak dapat dielakkan dan penyenggaraan lif mengambil masa yang lama untuk dibaiki. Kerosakan yang melibatkan kelima-lima lif amat jarang berlaku iaitu hanya berlaku sekali pada tahun 2020. Pemilik bangunan mengakui tidak semua lif dapat dibaiki (2 lif perlu naiktaraf kerana alat ganti telah obsolete) dan pada masa ini kelewatan menunggu lif memang tidak dapat dielakkan kerana pematuhan kepada SOP covid-19. 106 Perlukan kawasan meletak kenderaan (parking) yang selesa dan selamat. Terdapat dua parkir kenderaan berbayar iaitu di bangunan Bay 21 (terletak bersebelahan dengan bangunan Wisma Perindustrian) mempunyai kawalan sekuriti dengan bayaran yang lebih mahal dan parkir di kawasan terbuka tanpa kawalan sekuriti(parkir atas risiko sendiri). Jabatan mengesyorkan untuk pemilik kenderaan meningkatkan kawalan keselamatan terhadap kenderaan masing-masing. 42
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 107 Sila cari bangunan pejabat yg baru dgn kadar segera (samada bangunan kerajaan ataupun sewa) Masalah : CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Sewaan ruang pejabat baru yang telah dikemukakan pada 12 Mac 2021 kepada pihak BPOPP dapat menyelesaikan isu-isu yang dibangkitkan tersebut. a) Siling pejabat leaking b) Tandas ada kerosakan c) Parking kereta limited - termasuk parking MAKLUM BALAS 2 JANM Sabah telah mengangkat permohonan serta cadangan lokasi perpindahan kepada BPOPP dan permohonan tersebut telah diangkat ke BPPP untuk pertimbangan. berbayar d) Lif selalu tidak berfungsi dgn baik e) Tiada kemudahan ATM f) Pilihan cafe terhad (1 cafe di bangunan yg sma - serve no pork, 1 cafe muslim 3 minit jln kaki, 1 cafe muslim di bangunan lain 8 minit jalan kaki) Selain itu, BPOPP juga telah mengambil kira anggaran kos perpindahan JANM Sabah dalam bajet tahun 2022. Walau bagaimanapun, perpindahan ini tertakluk kepada kelulusan peruntukan oleh MoF. 108 Kekalkan ruang kerja secara kubic bagi memberi penjarakan semasa menjalankan tugas hakiki di pejabat untuk tujuan membendung penularan covid- 19 ditempat kerja. Semua anggota berada dalam ruang kerja masing-masing(kubikel). 109 Diberi ruang riadah santai dan selesa. Ruang riadah sementara ada disediakan iaitu menggunakan bilik Unit Audit Dalam di aras 6 yang telah berpindah ke aras bawah. 110 Menyediakan ruang sukan yang teratur Ruang riadah sementara ada disediakan iaitu menggunakan bilik Unit Audit Dalam di aras 6 yang telah berpindah ke aras bawah. 111 Mengadakan Mini Perpustakaan Perpustakaan mini yang menempatkan 2 rak bahan bacaan ada disediakan di Bilik Professionalism di aras 7. 112 Menyediakan kaunter yang lebih selamat dengan menutup kaunter dengan cermin supaya dapat menjarakkan pelanggan dengan pekerja kaunter JANM Sarawak Acrylic Protect Shield telah dipasang di kaunter. Namun demikian, cadangan penambahbaikan telah diutarakan kepada Ibu Pejabat. 43
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 113 Menyediakan tempat jagaan kanak2, menyediakan parking kenderaan bagi pegawai yang layak tanpa mengira senioriti JANM Sarawak. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Situasi dan SOP Pandemik Covid-19 tidak mengizinkan. Cadangan akan dipertimbangkan oleh Jabatan. Penyediaan parking kenderaan bukan dibawah bidang kuasa Jabatan tetapi di bawah bidang kuasa Setiausaha Persekutuan Sarawak. 114 Pembelian perabot baru seperti meja dan kerusi baru untuk kegunaan staf. Jabatan telah menghantar permohonan untuk pembelian kerusi dan meja baharu bagi menggantikan kerusi yang lama/rosak. Namun demikian, kelulusan adalah bergantung kepada Ibu Pejabat. 115 Direct line ke PTJ perlu disediakan untuk Direct line ke PTJ telah dilaksanakan Januari 2021 bagi memudahkan pegawai menghubungi PTJ. memudahkan AO menghubungi PTJ seliaan. 116 Perlu pengubahsuaian keselesaan pegawai. sedikit pejabat utk Akan memohon peruntukan kepada BPOPP untuk mengubahsuai pejabat secara menyeluruh dengan new concept. 117 Saya berharap JANM Sarawak dapat dinaik taraf dari segi tempat segah dengan nama JANM negeri, kerana kondusif bangunan sekarang terlalu tua. MAKLUM BALAS 1 Bangunan yang sedia ada bukan di bawah tanggungjawab Jabatan tetapi di bawah Setiausaha Persekutuan Sarawak. Pihak Setiausaha Persekutuan Sarawak dalam usaha pembaikan bangunan. MAKLUM BALAS 2 BPOPP telah memaklumkan kepada semua JANM untuk mengemukakan permohonan ubah suai pejabat (jika ada keperluan) dalam Mesyuarat MPKA bil.1 tahun 2021. Walau bagaimanapun, pelaksanaan adalah tertakluk kepada kelulusan Pengurusan JANM dan peruntukan oleh MoF 118 Sediakan taska untuk kakitangan. Ruang pejabat JANM Negeri Selangor merupakan bangunan yang disewa. Ruang pejabat sedia ada telah digunakan secara optimum untuk tujuan operasi JANM Negeri Selangor. Sekiranya kemudahan ini perlu sediakan, JANM Selangor perlu menyewa ruang tambahan dan ini akan meningkatkan kos sewaan dan pengurusan. 119 Menyediakan tempat mengambil wuduk kerana surau tiada kemudahan tersebut. Perkara ini pernah dibincangkan semasa persediaan perancangan ubahsuai pejabat JANM Negeri Selangor di Aras 6, 12 dan 13 Menara Naza pada tahun 2019. Namun yang demikian, menyediakan tempat mengambil wuduk dalam ruang pejabat JANM Selangor atau di tandas guna sama akan melibatkan kerja-kerja penyaluran air yang baharu dan perkara ini tidak dibenarkan oleh pemilik bangunan. Ini kerana ia mendedahkan kepada risiko kebocoran yang dibimbangi kebocoran berlaku di aras yang lain. 120 Menyediakan satu "mini library" sbg tempat Ruang dan bahan untuk mini library sedang dalam tindakan pengurusan. rujukan/rekreasi. 44
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 121 Mohon disediakan kemudahan komputer/laptop serta keperluan internet menyemak AO di seksyen operasi kerana tidak semua pegawai mampu membeli komputer/laptop walaupun terdapat elaun kemudahan komputer disediakan untuk penjawat awam. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN kemudahan bagi MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 JANM Negeri Selangor telah diperuntukkan sebanyak 5 komputer riba gunasama. Sekiranya terdapat keperluan untuk bekerja dari rumah dan pegawai tidak mempunyai kemudahan komputer riba, pegawai boleh memohon pinjaman komputer peribadi pejabat untuk kegunaan di rumah. Selain itu, Kerajaan juga menyediakan kemudahan pinjaman komputer kepada semua penjawat awam dengan kadar faedah serendah 4% dan pegawai digalakkan untuk menggunakan kemudahan ini sekiranya memerlukan kerana ia mampu dibiayai oleh pegawai. MAKLUM BALAS 2 Di ambil kira dalam perolehan perkhidmatan sewaan 2022 di mana jangkaan sewaan bermula April 2022. Pengagihan adalah berdasarkan keperluan dan berasaskan polisi DKICT JANM. 122 Menyediakan sinki di ruang pantry utk kegunaan staf. Pihak pengurusan bangunan tidak membenarkan pemasangan sinki tambahan selain dari sinki yang telah disediakan di tandas. 123 Kemudahan printer. MAKLUM BALAS 1 Penyediaan printer adalah berdasarkan nisbah I printer: 4 orang kakitangan. Permohonan ABR bagi perolehan 4 buah printer pada tahun 2021 bagi menggantikan printer yang telah rosak masih belum diluluskan. Kakitangan juga adalah digalakkan untuk mencetak menggunakan mesin photostat sebagai langkah penjimatan penggunaan toner. MAKLUM BALAS 2 Perolehan perkhidmatan pencetak meter caj tanpa sewaan 2021 telah mengambil kira penggantian pencetak yang dibeli sebelum tahun 2016 di mana pengagihan adalah mengikut polisi DKICT JANM berdasarkan jenis pencetak yang dibekalkan. 124 Menghidupkan keceriaan di tempat kerja Pembudayaan amalan EKSA di pejabat adalah antara program yang telah dan sentiasa dijalankan bagi menghidupkan keceriaan ditempat kerja. 125 Diharap pihak kelengkapan alat seharian. jabatan dapat menyediakan tulis untuk kegunaan kerja Penyediaan alat tulis sememangnya telah disediakan dan ditempatkan didalam stor alat tulis. Permohonan keluar stok hendaklah dibuat melalui Sistem SPPA. 45
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 126 Sebaik-baiknya JANM Terengganu mempunyai CADANGAN PENAMBAHBAIKAN bangunan sendiri. MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 1 Tiada keperluan untuk berpindah keluar buat masa ini. Dengan menduduki ruang pejabat sedia ada (Wisma Persekutuan) tiada isu keselamatan dibangkitkan oleh pihak Bomba selain dapat menjimatkan perblanjaan jabatan (tiada kos sewaan perlu dibayar). MAKLUM BALAS 2 Pejabat JANM Terengganu terletak di Wisma Persekutuan dan telah diubahsuai pada penghujung tahun 2019. BPOPP berpandangan tiada keperluan untuk JANM Terengganu mempunyai bangunan sendiri kerana ianya melibatkan kos yang tinggi. 127 Penambahan ruang parking untuk staff Ruang parking adalah terhad dan tertakluk kepada ruang sedia sedia yang telah diperuntukkan oleh pihak pengurusan bangunan. 128 Tandas tidak selesa (dinding di ruangan atas terbuka). Pihak pengurusan bangunan memaklumkan bahawa design tandas sebegitu adalah standard dan seragam kepada semua jabatan yang menduduki Wisma Persekutuan. 129 Lokasi pantri yang agak jauh. Ruang pejabat adalah terhad. Kemudahan pantri yang dapat menempatkan 15 staff pada satu-satu masa adalah ideal dengan ruangan yang terhad ini. 130 Surau yang sempit. Ruang pejabat adalah terhad. Kemudahan sebuah surau lelaki dan sebuah surau perempuan yang boleh menempatkan 4 orang kakitangan bagi setiap surau pada satu- satu masa adalah ideal dengan ruangan yang terhad ini. Pegawai mempunyai pilihan untuk menggunakan surau di tingkat 9 yang lebih luas dan selesa. 131 Susun atur kakitangan biarlah teratur dan sama dengan Ketua Unit ataupun duduk di bawah bahagian Pengurusan masing-masing. Ruang jabatan adalah terhad. Sebahagian kecil bilik pegawai tidak dapat disediakan di ruangan dalam Seksyen berkenaan. Tambahan pula, kerajaan juga telah memperkenalkan konsep digital work space. 132 Menyediakan pantry. Ruang pejabat adalah terhad. Kemudahan pantri yang dapat menempatkan 15 staff pada satu-satu masa adalah ideal dengan ruangan yang terhad ini. 133 Mempercepatkan proses naik taraf makmal latihan dgn segera. Pengubahsuaian Makmal Komputer telah dirancang untuk dijalankan pada tahun ini. Walau bagaimanapun, pihak bangunan telah memaklumkan bahawa tiada sebarang pengubahsuaian bangunan boleh dilakukan mulai Mei 2021 sehingga April 2022. 46
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Kerja -kerja pemasangan nework bagi menggantikan penggunaan Wifi sedang berjalan dan dianggarkan siap sebelum penghujung Mei 2021. 134 Menyediakan kemudahan parking yang mencukupi bagi memudahkan urusan kakitangan JANM. Tempat tidak mencukupi yang membebankan pegawai bawahan kerana terpaksa memperuntukan bayaran parking sebanyak RM8.00 untuk sehari bekerja. Mohon pertimbangan dan penambahbaikan yang sewajarnya. parking Ruang parking adalah terhad. Parking diberikan kepada pegawai Gred 41 dan ke atas dan bakinya diagihkan mengikut kuota bahagian. 135 Kemudahan talian telefon untuk berurusan dengan Pegawai boleh mohon kepada BPPP untuk menaiktaraf telefon bersama justifikasi penggunaan telefon. pejabat pemungut negeri-negeri lain. 136 Menyediakan kafeteria dan pusat jagaan kanak- kanak di bangunan pejabat. Luar bidang kuasa BPPP. Cadangan supaya bahagian terlibat membuat permohonan rasmi kepada MOF dan salinan kepada BPPP. BPPP akan susul perkara ini dengan pengurusan bangunan MOF. 137 Hendaklah memastikan dan kebersihan di dalam tandas kakitangan JANM berada di dalam keadaan yang baik. kemudahan Elemen pemantauan kebersihan tandas telah diberikan kepada pegawai yang ditugaskan untuk menyemak kerja yang telah dilaksanakan oleh housekeeping dan memperakukan di borang tugas. 138 3 orang pegawai daripada 2 unit berbeza menggunakan satu talian unit telefon. Harap boleh ada penambahbaikan untuk kemudahan tersebut. UPAA, BPPP sedang kenal pasti bilangan keperluan tambahan untuk talian telefon dan akan memohon kepada syarikat TM. Selain itu, masalah port tidak mencukupi disebabkan kawasan terlalu padat akan disemak bersama FM. 139 Sila tukar kontrak cafe.Makanan mahal tidak sedap, kurang bersih. Tidak banyak pilihan, order untuk mesyuarat, makanan tak disediakan dengan baik. KESAN telah mengadakan kajian soal selidik pada 22 Feb - 8 Mac 2021 berkenaan dengan perkhidmatan kafeteria. Sebanyak 49.2% responden telah memberi maklumbalas memuaskan dan 23.6% menyatakan baik. 140 Tekanan air rendah di tandas. Perkara tersebut telah diselesaikan pada penghujung tahun 2020. 141 Kerosakan kecil seperti tombol pintu dan tiles. Perincian kerosakan perlu dimaklumkan kepada admin bahagian masing-masing untuk dipanjangkan kepada pihak FM. 47
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 142 Menyediakan parkir motor berbumbung. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Parking motor berbumbung ada disediakan di aras -1. BPPP akan menyemak keperluan tambahan parking berbumbung. 143 Penambahbaikan ke atas penggunaan workstation kepada konsep baharu bagi menambahbaik ruang pejabat Penggunaan konsep baharu bagi menambah baik ruang pejabat akan dilaksanakan tertakluk kepada peruntukan kewangan dan kelulusan pengurusan JANM. 144 Mengujudkan pusat sumber/sudut rujukan dan ruang sukan indoor yang bersesuaian Projek pembinaan galeri dan gymnasium sedang dilaksanakan oleh BPPP bersama JKR dan turut menyediakan ruang pusat sumber di galeri. Manakala bagi ruang sukan indoor akan disediakan di ruang gymnasium yang baru. 145 Ruang kerja yang tidak terlalu padat dan terbuka. Ruangan istirehat yang lebih moden dan boleh merehatkan minda. Kerusi urut di letakkan di ruangan yang mudah diaccess oleh staff. BPPP sedang mengenal pasti ruangan istirehat, tertakluk kepada peruntukan kewangan sedia ada. Bagi kerusi urut, tiada ruangan yang lebih sesuai untuk ditempatkan disebabkan ianya melibatkan keselamatan aset. 146 Perbaiki sistem penghawa dingin BPPP mengambil maklum terdapat beberapa kawasan yang sedikit panas disebabkan laluan aircond. Memerlukan maklumat berkenaan lokasi yang lebih terperinci untuk menyemak isu aircond ini. 147 Ruang kerja yang sangat padat UPAA, BPPP sedang menyemak perkara ini dan mengenal pasti ruang yang sesuai untuk penempatan pegawai. 148 Kerap memantau penapis air Coway kadang rosak. UPAA, BPPP memantau penyelenggaraan penapis air berdasarkan kepada kontrak sedia ada secara berjadual. PIC perlu membuat laporan kerosakan kepada syarikat Coway sekiranya ada. 149 Call maintenance mengambil masa berjam/berhari. BPPP sentiasa memberi peringatan kepada pihak FM berkenaan perkara ini. 150 Menyediakan tempat kemudahan rekreasi yang BPPP dalam proses menyiapkan gymnasium baru di ruangan yang lebih luas dan selesa. khusus dan peralatan yg lengkap. 151 Mempelbagaikan penyedia perkhidmatan makanan di kafetaria (mengambil contoh di KWP). Ambil maklum dengan cadangan tersebut. Kami akan melakukan lawatan tapak untuk melihat kemudahan dapur untuk menampung lebih daripada 1 operator. 152 Mesin penyalin terkini tak pantas (slow). UPAA, BPPP mengambil maklum akan perkara ini. 153 Menyediakan food stalls / food trucks. KESAN tidak mempunyai kebenaran untuk menyediakan food trucks di luar premis sewaan. 48
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 154 Perpustakaan yang lebih lengkap dan sistematik sebagai gedung ilmu yang menyediakan sumber rujukan dan bahan bacaan untuk kegunaan seluruh warga JANM. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Projek pembinaan galeri sedang dilaksanakan oleh BPPP bersama JKR dan turut menyediakan ruang pusat sumber di galeri. 155 Menambahkan keceriaan di kawasan sekitar bangunan seperti penampalan lebih sticker serta poster berkenaan dengan perkhidmatan JANM. BPPP sedang melaksanakan projek rebranding dan cadangan ini akan disemak. 156 Menyediakan gym berasingan untuk staff wanita dan tidak berkongsi bilik yang sama dengan staff lelaki. Gym yang bercampur dengan staff lelaki tidak privasi, berbau rokok dan tidak bersih (terdapat barang2 yang ditiggalkan bersepah di gym). Penyediaan gym staff wanita mengalakan staf utk beriadah dan menjaga kesihatan. Dicadangkan jadual penggunaan gymnasium untuk lelaki dan perempuan secara bergilir disediakan setelah gymnasium siap dibina. 157 Mohon diadakan kemudahan Gym yang bersih, lengkap dan teratur serta adakan kempen galakan kepada semua warga JANM HQ untuk bersenam. BPPP dalam proses menyiapkan gymnasium baru di ruangan yang lebih luas dan selesa. 158 Meletakkan punch kad di pintu lobi kerana punch kad di setiap aras melambatkan kerana faktor lif dan sebagainya. Punch kad diletakkan di setiap aras pegawai masing-masing bagi menunjukkan waktu sebenar pegawai hadir di pejabat. 159 Menyediakan ruang parkir yang mencukupi untuk Parking diberikan kepada pegawai Gred 41 dan ke atas dan bakinya diagihkan mengikut kuota bahagian. kakitangan JANM. 160 Unit bagi kakitangan mendapatkan khidmat kaunseling. Pegawai yang memerlukan khidmat kaunseling boleh membuat temujanji melalui emel /telefon untuk sesi kaunseling bersama kaunselor JANM yang ditempatkan di UPKK, BPPP. Selain daripada itu, pegawai juga boleh berhubung dengan ahli AKRAB yang terdapat di bahagian/ JANM Negeri/ JANM Cawangan bagi sesi bimbingan. Maklumat berkenaan dengan AKRAB JANM boleh dirujuk melalui portal: 49
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 161 Penyediaan kipas gergasi di ruang terbuka hadapan kaunter BAMOF bagi keselesaan pelanggan dan pengunjung JANM. Sesuai digunakan juga semasa majlis/sambutan/keramaian. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Kipas gergasi di hadapan kaunter BA MOF adalah tidak bersesuaian disebabkan ruangan tersebut jarang digunakan. 162 Mohon loading bay. improvement ruang di BPPP telah mengambil tindakan dengan melupuskan barang-barang yang tidak digunakan yang diletakkan di loading bay. 163 Sediakan Pusat Asuhan Kanak-Kanak. Luar bidang kuasa UPAA, BPPP. Cadangan supaya bahagian terlibat membuat permohonan rasmi kepada MOF dan salinan kepada BPPP. BPPP akan susul perkara ini dengan pengurusan bangunan MOF. 50
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 F) LAIN-LAIN BIL 1 Mohon sediakan coffee maker utk staff. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS Permohonan pembelian aset bernilai rendah telah diangkat ke BPPP pada tahun 2021 sebanyak dua kali, tetapi telah ditolak oleh BPPP. 2 Laluan Trafik- Kenderaan/ Motorsikal a) Selalu diperhatikan kenderaan/ motorsikal menggunakan laluan salah (kontra trafik) di sekitar perkarangan SPR/ LPPSA/ Bangunan Perbendaharaan 2. MAKLUM BALAS 1 Laluan trafik di SPR/LPPSA dan Bangunan Perbendaharaan 2 adalah di bawah tanggungjawab Polis Bantuan MOF. MAKLUM BALAS 2 Luar bidang kuasa BPPP. Perkara ini boleh diajukan kepada pengurusan bangunan dan PPJ. b) Kenderaan memandu laju di persekitaran laluan SPR/ LPPSA dan Bangunan Perbendaraan 2. Keadaan ini boleh menimbulkan keadaan yang tidak diingini kepada pejalan kaki/ pengguna jalan raya yang lain. boleh diletakkan papan tanda/ makluman/ hebahan yang bersesuaian bagi mencegah perkara tersebut. 3 Mengadakan aktiviti bersama pihak swasta. Pada masa ini tiada aktiviti bersama pihak swasta dibuat kecuali pegawai yang terlibat dengan pembangunan sistem. 4 Pihak pengurusan sentiasa memaklumkan objektif dan hala tuju bahagian, agar semua pegawai dapat melaksanakan tanggungjawab dengan lebih efektif. MAKLUM BALAS 1 Pihak pengurusan BPAD sentiasa mengadakan sesi perjumpaan bersama dengan Pengarah BPAD bagi memaklumkan halatuju bahagian dari semasa ke semasa melibatkan semua pegawai di BPAD termasuk pegawai di Unit Audit Dalam Zon. 51
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS 2 Visi, misi dan objektif Jabatan telah dipaparkan di portal rasmi JANM. Pelan Strategik JANM juga dipaparkan di portal rasmi sebagai makluman hala tuju jabatan kepada warga dan pelanggan JANM. 5 Menyediakan peralatan kesihatan (cth:-tekanan darah/kandungan gula dalam darah/timbangan) MAKLUM BALAS 1 Perkara ini akan dibawa ke dalam Mesyuarat Kelab Pengurusan Audit Dalam untuk tindakan selanjutnya. 6 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan Tertinggi JANM untuk menarik post Teknikal FA/FT ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan FA/FT amat diperlukan di AO. Tindakan juga akan menyebabkan terdapat implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan kerana pegawai terlibat perlu berpindah ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemic Covid- 19. Secara tidak langsung menyebabkan prestasi kerja pegawai akan menurun. Diharap dapat dipertimbangkan untuk mengekalkan post FA/FT di setiap AO. ini Post FA/FT sedia ada kekal di JANM Cawangan Keningau. 7 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan Tertinggi JANM untuk menarik post Teknikal FA/F ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan FA/F amat juga akan diperlukan di AO. Tindakan menyebabkan terdapat implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan kerana pegawai terlibat perlu berpindah ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemic Covid- 19. Diharap untuk mengekalkan post FA/F di AO. ini dapat dipertimbangkan Post FA/FT sedia ada kekal di JANM Cawangan Labuan 8 Tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan JANM untuk menarik post F ke BPTM kerana perjawatan F amat diperlukan di AO dan tindakan ini Post FA/FT sedia ada kekal di JANM Cawangan Sibu 52
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN juga akan menyebabkan terdapat implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan kerana perlu berpindah ke Putrajaya yang dimana keadaan pandemic Covid-19. Harap dapat dipertimbangkan untuk mengekalkan post F di AO. MAKLUM BALAS 9 a) Menambahkan aktiviti bersukan yang boleh mempertingkatkan kesihatan fizikal dan mental kepada pekerja Pada tahun 2020, pejabat ini telah memberi taklimat kepada semua kakitangan dari segi pengurusan stress dan program sukan akan diadakan selepas PKPB ditamatkan di Kawasan Sibu . b) Memberi perhatian kepada psikologi pekerja yang diperlukan terutamanya tekanan kerja atau luar kerja Kedua-dua ini yang saya rasa kurang ada di jabatan ini dan perlu ditambahbaikkan untuk pekerja. 10 Mencadangkan agar Unit Teknikal dikekalkan di AO Negeri dan Cawangan kerana tugas unit teknikal bukan sahaja membantu tugas2 di AO malah PTJ juga seringkali merujuk kepada Teknikal AO jika berlaku masalah teknikal berkenaan iGFMAS dan Token. Post FA/FT sedia ada kekal di JANM Cawangan Tawau. 11 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan JANM untuk menarik post F ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan F amat diperlukan di AO. Tindakan ini juga akan menyebabkan terdapat implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan kerana perlu berpindah ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemic Covid19. Harap dapat dipertimbangkan untuk mengekalkan post F di AO. Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut. 53
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 12 Mesyuarat dan bengkel/kursus CADANGAN PENAMBAHBAIKAN yang akan dilaksanakan oleh bahagian dimaklumkan kepada BPOPP supaya tidak berlaku pertindihan. MAKLUM BALAS BPOPP telah memaklumkan perkara ini kepada semua Pengarah Bahagian di JANM 13 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan JANM untuk menarik post F ke BPTM. Ini adalah kerana penjawatan F amat diperlukan di AO. Bilangan 3 orang bagi unit IT di AO adalah sedang mencukupi telah dibahagikan dengan baik dan jika salah seorang ditarik akan menyebabkan kekalutan dalam agihan juga akan menyebabkan tugas. Tindakan implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan kerana perlu berpindah ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara yang sedang berdepan dengan pandemic Covid, sukar untuk mencari pekerjaan baru bagi pasangan. Contoh seperti saya yang mempunyai anak istimewa Autisme yang memerlukan penjagaan khas dan belanja untuk terapi dan suami yang bekerja shift. Jika di Putrajaya belanja terapi nya mestilah lebih tinggi. Oleh itu, saya amat berharap agar BPTM menyelami permasalahan kami dan mempertimbangkan untuk mengekalkan post F di AO. kerana agihan tugasan ini Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut. 14 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan JANM untuk menarik post F ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan F amat diperlukan di AO. Tindakan ini juga akan menyebabkan terdapat implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan kerana perlu berpindah ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemic Covid19. Harap dapat dipertimbangkan untuk mengekalkan post F di AO. Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut 54
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 15 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan JANM untuk menarik post F ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan F amat diperlukan di AO. Tindakan ini akan memberi implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan terlibat kerana perlu berpindah ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemic Covid19. Saya amat berharap perkara ini dapat diberi perhatian dan dipertimbangkan dengan sewajarnya bagi mengekalkan post F di AO. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN individu yang MAKLUM BALAS Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut. 16 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan JANM untuk menarik post F ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan F amat diperlukan di AO. Tindakan ini juga akan menyebabkan terdapat implikasi ke atas emosi diri, kemurungan, punca masalah institusi keluargaan dan kewangan kerana perlu berpindah secara setara dan gred yang terlibat hanyalah kumpulan pelaksana yang tidak bergaji tinggi ke Putrajaya (kos sara hidup yang lebih tinggi) lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemik Covid19. Keadaan ini juga akan menyebabkan kemurungan berganda kepada pegawai berkenaan yang kesemuanya telah settle down di negeri masing-masing secara tidak langsung ia juga akan memberi kesan negatif kepada jabatan. Harap dapat dipertimbangkan untuk mengekalkan post F di AO. Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut 17 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan Tertinggi JANM untuk menarik post Teknikal FA/F ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan FA/F amat diperlukan di AO. Tindakan juga akan menyebabkan terdapat implikasi ke atas emosi, ini Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. 55
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN keluarga dan kewangan kerana pegawai terlibat perlu berpindah ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemic Covid- untuk 19. Diharap mengekalkan post FA/F di AO. dapat dipertimbangkan MAKLUM BALAS Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut. 18 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan JANM untuk menarik post F ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan F amat diperlukan di AO. Tindakan ini juga akan menyebabkan terdapat implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan kerana perlu berpindah ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemic Covid19. Harap dapat dipertimbangkan untuk mengekalkan post F di AO. Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut. 19 Saya tidak bersetuju keputusan JANM untuk menarik jawatan F ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan F amat diperlukan di AO. Tindakan ini juga akan menyebabkan implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan kerana perlu berpindah ke Putrajaya atau perlu merempuh perjalanan yang jauh ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemic Covid19. Harap dapat dipertimbangkan untuk mengekalkan jawatan F di AO. Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut. 20 Saya tidak bersetuju dengan keputusan Pengurusan JANM untuk menarik post F ke BPTM. Ini adalah kerana perjawatan F amat diperlukan di AO. Tindakan ini juga akan menyebabkan terdapat implikasi ke atas emosi, keluarga dan kewangan kerana perlu berpindah ke Putrajaya lebih-lebih lagi dalam keadaan negara berdepan dengan pandemic Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. 56
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Covid19. Harap dapat dipertimbangkan untuk mengekalkan post F di AO. MAKLUM BALAS Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut. tidak 21 Kami secara bersetuju keputusan sekali pengurusan JANM untuk menarik pos F ke BPTM. ikhlas menyatakan untuk sama dengan Keputusan ini adalah keputusan sebelah pihak yang tidak mengambil pendapat secara individu seolah- olah kami tidak mempunyai hak untuk bersuara. Tindakan ini tidak mengambil keperluan emosi pegawai yang terlibat dan kesan yang bakal dilalui oleh individu yang tersebut. Berdasarkan Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) yang telah diadakan pada 9 Disember 2020, gred yang akan terlibat bagi cadangan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ialah jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (Gred FA32) sahaja di semua JANM Negeri yang mempunyai 3 jawatan kumpulan pelaksana skim F iaitu Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA32, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29 dan Juruteknik Komputer Gred FT19 kecuali JANM Perlis. Keperluan pemusatan perkhidmatan ICT di BPTM ini adalah memandangkan BPTM memainkan peranan utama dalam menyelenggara sistem perakaunan bersepadu yang digunakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan pegawai sedia ada tidak mencukupi untuk melaksanakan tugas tersebut. Ia melibatkan urusan kekeluargaan dan kesan kepada rumahtangga dan keluarga individu serta hal-hal berkaitan ekonomi dan sebagainya. Hal ini sangat runcing dalam situasi sekarang di mana faktor semasa seperti covic19 dan pengurusan ekonomi perlu diambil perhatian. Berlainan dengan situasi pertukaran atas faktor kenaikan pangkat, mereka diberi kenaikan gaji serta berada dipos tidak begitu lama dan berkemungkinan boleh kembali semula ke tempat asal. 22 Mohon IPN melaksanakan kursus berbentuk kemahiran kepada Pemandu/Pembantu Operasi. Cadangan diambil maklum. IPN akan mengkaji sama ada kursus berkaitan dengan kemahiran pemandu dan pembantu operasi dimasukkan di dalam takwim kursus IPN. 23 Memperbanyakkan kursus-kursus perakaunan di JANM cawangan Bilangan kursus generik perakaunan dan kewangan di zon (JANM negeri/cawangan) ditambah setiap tahun akan dibincangkan bersama dengan BPOPP. IPN akan memperbanyakkan kursus-kursus berkaitan kewangan dan perakaunan melalui secara dalam talian. 57
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL 24 Terlalu pedalaman dan tiada tarikan untuk peserta CADANGAN PENAMBAHBAIKAN datang. MAKLUM BALAS IPN menyediakan kemudahan pengangkutan bagi memudahkan peserta untuk hadir bekursus. Pelbagai inisiatif telah diadakan oleh IPN bagi meningkatkan minat untuk peserta berkursus di IPN antaranya: Program lawatan mee udang pantai BNO dan pembelian kerepek IKS tempatan; Kerjasama bersama Balai Cerap Selangor untuk lawatan pendidikan; Aktiviti -aktiviti riadah petang berbasikal, berkayak, gym dan sukan; Program ceramah di surau IPN; Hiburan santai karaoke dan aktiviti senaman zumba dan aerobik. Pada tahun 2020 juga IPN telah menambah aktiviti riadah iaitu dengan pewujudan Pusat Permainan Dalaman (Indoor Games) dan penggantian basikal baharu bagi manambah kemudahan kepada peserta-peserta. Namun begitu sepanjang tahun 2020 aktiviti-aktiviti riadah di IPN tidak dapat dilaksanakan disebabkan oleh penguatkuasaan PKP oleh pihak kerajaan. Bagi tahun 2021, IPN telah menambah kursus-kusus berkaitan pembangunan sahsiah diri iaitu kursus pembinaan pasukan. Selain itu pembinaan Laman MPSAS yang bakal menjadi mercu tanda baharu IPN Aktiviti-aktiviti riadah di IPN akan diadakan semula di IPN selepas keadaan dibenarkan oleh pihak berkuasa. IPN juga akan meningkatkan promosi terutama melalui medium dalam talian bagi tujuan ini. 25 Semua cadangan penambahbaikan IPN yang melibatkan peruntukan perlu diperhalusi untuk memastikan tidak digunakan dengan perancangan yang lebih teratur dan lebih berimpak tinggi. sumber tenaga manusia Peruntukan IPN digunakan mengikut keperluan setiap seksyen berdasarkan keutamaan dan permohonan ABM sebelumnya. ABM 2022 dirangka dengan mengambil kira keperluan Seksyen Akademik, CPD dan Pendaftar bagi memastikan agenda tahun 2022 dapat dilaksanakan dengan berkesan. Unit Kewangan, IPN sentiasa memantau melalui unjuran perbelanjaan daripada Seksyen Akademik, CPD, dan Pendaftar dibelanjakan mengikut cadangan dan mematuhi semua peraturan yang berkuatkuasa. 26 Latihan Komunikasi/Penyediaan paperwork di dalam bahasa Inggeris yang mudah serta pembudayaan komunikasi bahasa Inggeris yang PPPA akan mengadakan: a) English Day - satu hari setiap minggu di mana para pegawai perlu berkomunikasi dalam Bahasa Inggeris; 58
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN mudah selaras peranan PPPA yang sering berurusan dengan badan profresional perakaunan diluar. MAKLUM BALAS b) Sesi sharing knowledge dalam Bahasa Inggeris; c) Menyertai Kursus yang dianjurkan oleh INTAN mengenai Skill Komunikasi dalam Bahasa Inggeris. 27 Mengadakan lebih banyak program ceramah agama Program keagamaan telah/akan diadakan seperti berikut: di JANM. a) Bacaan yasin secara online; b) Ceramah Ihya Ramadan oleh Ustaz Meeftah Anuar (17 April 2021) (secara Hybrid); c) Ceramah "Ramadan yang Berkat" oleh Ustaz Mohd Radhi Abdul Ghani (7 Mei 2021) (secara Hybrid); d) Kuliah Agama Bersiri - Silibus Hadith 40 oleh Ustaz Meeftah Anuar - setiap Khamis pertama mulai Julai 2021 (secara online); e) Kursus Pengurusan Wasiat dan Harta Pusaka oleh Majlis Agama Islam Selangor - ditangguhkan sementara berikutan PKP3.0 (dirancang Hybrid). 28 Mewajibkan pembacaan doa pada setiap pagi hari Telah berjalan dalam tempoh PKPB dan PKPP mengikut jadual yang telah ditetapkan. bekerja. 29 Bagikan hak sama rata di kalangan kakitangan jabatan. Pengurusan pejabat sentiasa mengamalkan konsep adil dan saksama dalam memastikan urusan yang berkaitan dengan pengurusan, operasi dan pemantauan berjalan lancar. Konsep ini juga diterapkan untuk pengurusan sumber manusia di pejabat. Medium mesyuarat/perjumpaan kakitangan yang diadakan 2 kali setahun seharusnya dijadikan platform oleh kakitangan untuk melontarkan idea atau permasalahan kerana setiap isu akan diminitkan untuk tindakan selanjutnya. 30 Memperbanyakan kursus motivasi di masa - masa akan datang. MAKLUM BALAS 1 Setiap kali Perhimpunan Bulanan Perkongsian Ilmiah berkaitan motivasi akan diselitkan sebagai salah satu pengisian. Kursus motivasi juga akan dimasukkan dalam Perancangan Kursus tahun hadapan. MAKLUM BALAS 2 Keperluan kursus hendaklah diteliti dan dirancang oleh pihak Pengurusan JANM Sandakan secara menyeluruh dan membuat permohonan peruntukan melalui Anggaran Belanja Mengurus pada setiap tahun. 31 Perbincangan secara terbuka dan penyediaan kotak cadangan. Jabatan sentiasa terbuka dalam memberi ruang kepada semua pegawai untuk berbincang. Jabatan akan membincangkan isu ini secara terbuka dalam Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Kakitangan yang akan datang. Untuk makluman, jabatan ini telah menyediakan pelbagai platform agar semua pegawai menyuarakan pandangan atau hal-hal yang berkaitan pengoperasian pejabat melalui Mesyuarat Pengurusan Jabatan yang 59
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN MAKLUM BALAS diadakan setiap bulan, Mesyuarat Kakitangan yang diadakan 4 kali setahun, Mesyuarat Kelab Kesan selain perbincangan secara ad-hoc atau berkumpulan bagi meningkatkan prestasi perkhidmatan jabatan kepada pelanggan dalaman atau luaran. Selain itu, jabatan melalui Kelab Kesan juga telah diarahkan untuk menyediakan aktiviti-aktiviti sosial selaras dengan konsep Work Life Balance yang telah diterapkan di jabatan ini. 32 Pelaksanaan EKSA sentiasa diamalkan. Jawatankuasa Pemandu EKSA JANM Negeri Sembilan telah merancang beberapa aktiviti EKSA untuk tahun 2021. Antara aktiviti yang telah dirancang adalah seperti berikut : a) Gotong-royong perdana; b) Kajian Kepuasan Pelanggan; c) Audit Dalaman EKSA sebanyak dua kali setahun; d) Pertandingan Explorace EKSA; e) Pertandingan X-Files Challenges; dan f) Pertandingan Kreatif EKSA / Poster Infografik EKSA. 33 Mengambil maklum permasalahan yang dihadapi oleh peringkat bawahan untuk kecemerlangan jabatan. Ketua Jabatan dan pengurusan jabatan sentiasa menitik beratkan aspek kebajikan pekerja. Setiap kali majlis perjumpaan pengarah bersama kakitangan diadakan, semua kakitangan diberi peluang untuk bersuara dan memberi pendapat serta pandangan. Ketua Jabatan juga mengamalkan dasar pintu terbuka bagi semua kakitangan untuk datang berjumpa dan berbincang setiap masa. 34 Memberi peluang untuk pegawai pengikuti kursus bidang masing-masing walaupun mengikut membabitkan kos yang perlu pejabat keluarkan. MAKLUM BALAS 1 JANM Pahang sentiasa memberi peluang kepada pegawai yang mohon mengikut berkaitan bidang masing-masing bergantung kepada peruntukan sedia ada. MAKLUM BALAS 2 Keperluan Latihan hendaklah diteliti dan dirancang oleh pihak Pengurusan JANM Negeri Pahang secara menyeluruh dan membuat permohonan peruntukan melalui Anggaran Belanja Mengurus pada setiap tahun. 35 Pelaksanaan tugas memang tip top, ikut prosedur dan aliran tugas yang teratur cuma perlu longgarkan sedikit peraturan di tempat kerja kerana bagi saya apabila ada keseronokan di tempat kerja akan menghasilkan kerja yang berkualiliti dan suasana yang harmoni. Peraturan dalaman diwujudkan bagi tujuan memantau kerja dan pergerakan pegawai. Jika semua warga dapat mendisiplinkan diri masing-masing, peraturan dalaman boleh dilonggarkan. 60
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN BIL 36 Cadangan dilarang hisap vafe dalam pejabat MAKLUM BALAS Jabatan ini tidak membenarkan penggunaan vape di dalam pejabat. 37 Mewujudkan pekerja yang produktif, komited dan Pegawai dan kakitangan di JANM Negeri Sarawak memang komited, produktif dan setia kepada majikan. setia kepada majikan. 38 Menghapuskan sistem penggantian masa time off yang diambil. Perintah Am 5 Bab G memperuntukkan bahawa seseorang pegawai perkhidmatan awam hendaklah mematuhi waktu bekerja yang telah ditetapkan. Jika pegawai hendak meninggalkan pejabatnya hendaklah mendapat kebenaran daripada Pegawai Penyelianya terlebih dahulu. Pegawai Penyelia hendaklah menggunakan budi bicaranya untuk memberi kebenaran kepada pegawai meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja bagi urusan persendirian setelah mengambilkira kepentingan perkhidmatan. Pegawai Penyelia boleh menetapkan bahawa pegawai perlu menggantikan semula tempoh waktu bekerja yang telah digunakan untuk tujuan menyelesaikan tugas hakikinya supaya penyampaian perkhidmatan tidak terjejas. Kemudahan kebenaran keluar pejabat adalah tertakluk kepada peraturan semasa yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) melalui Peraturan Mengenai Meninggalkan Waktu Pejabat serta Garis Panduannya melalui surat rujukan JPA(Saraan)(S)1619 Klt.16(7) bertarikh 9 Disember 2009 dan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2019 Pelaksanaan Waktu Bekerja Fleksi (WBF) serta arahan dalaman pentadbiran ibu pejabat yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Justeru itu, JANM Selangor bersetuju bahawa sistem penggantian time off ini masih terpakai demi kepentingan pejabat. 39 Kurangkan aktiviti yang melibatkan perbelanjaan. Utamakan penjimatan dalam semua perkara. Kawalan dalam jabatan banyak menetapkan unsur penjimatan antaranya, tuntutan pada kadar tambang gantian, kawalan penggunaan toner, had syiling bagi makan minum dan kawalan paras stok dalam stor jabatan. 40 Perlu perbanyakkan lagi lawatan ke organisasi jabatan lain atau tempat yang boleh memberi idea atau boleh mengembangkan lagi persekitaran kerja yang berlainan dari kebiasaan. Lawatan ke organisasi jabatan lain tidak dapat dijalankan memandangkan masalah COVID-19 yang menghadkan aktiviti jabatan serta kekangan peruntukan jabatan dan juga kekangan masa dimana pegawai terikat dengan kerja dan keluarga masing-masing. 41 Dalam merealisasi Perakaunan Akruan, perjawatan W juga perlu ditambah baik selaras dengan bebanan kerja. Hasil dari audit di Kem/PTJ, didapati pegawai yang bukan skim Kewangan juga di mana menjalankan percanggahan pendapat dan pemahaman terhadap tugas kewangan Isu perjawatan di Kementerian/ Jabatan lain adalah di luar bidang kuasa JANM. Ini kerana, waran perjawatan di sesebuah Kementerian/ Jabatan adalah terletak kepada keputusan KSU/ KJ berkenaan. Namun, JANM melalui PPPA sedang melihat struktur perjawatan ini melalui Cadangan Pemantapan PTJ yang sedang diusahakan. 61
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 BIL CADANGAN PENAMBAHBAIKAN isu-isu perakaunan selalu disalah tafsir sehingga menjejaskan objektif Perakaunan Akruan. MAKLUM BALAS 42 Terdapat perjawatan pegawai undang-undang di JANM Putrajaya yang mudah dirujuk oleh JANM Negeri. Kelulusan pengisian baharu sahaja diperoleh pada tahun ini dan BPPP telah mengemukakan permohonan ke AGC bagi mengisi jawatan tersebut. 43 Berharap ibu pejabat dapat memberikan quota yang adil dan cukup kepada JANM Negeri/Cawangan bagi sebarang kursus/konvensyen. Bukan hanya bahagian/pejabat di Putrajaya yang diutamakan. Penetapan kuota adalah berdasarkan kepada bilangan perjawatan di bahagian. Kuota bagi JANM Negeri/Cawangan termasuk dalam kuota yang diberikan kepada BPOPP dan pihak BPOPP yang akan menyelaras pencalonan daripada JANM Negeri/Cawangan. Penetapan kuota yang ditetapkan adalah berdasarkan peruntukan BPPP. Sekiranya JANM Negeri/Cawangan bercadang untuk menambah pencalonan, pihak JANM Negeri/Cawangan boleh memohon kepada pihak BPOPP dengan menggunakan peruntukan BPOPP/JANM Negeri/JANM Cawangan. 44 Ambil kira faktor keluarga dalam urusan perpindahan / kenaikan pangkat pegawai. Perkara utama yang perlu dipertimbangkan dalam urusan pertukaran/ kenaikan pangkat adalah aspek kepentingan perkhidmatan secara keseluruhannya. 45 Tiada cadangan tapi ada persoalan. Sejauh manakah kajian ni memberi kesan kepada pengurusan memandangkan kajian ini dibuat setiap tahun. Apakah tindakan yang telah diambil hasil daripada kajian yg telah diadakan. Laporan kajian dan cadangan dari responden dibentangkan kepada Pengurusan Tertinggi JANM di Mesyuarat Pengurusan JANM. Setiap cadangan dari responden akan dikemukakan kepada Bahagian terlibat untuk maklum balas dan dipaparkan di portal JANM untuk makluman kepada semua warga. 46 Cadangan tiada, kalau ada pun belum tentu dilaksanakan. 47 Semua pegawai dan kakitangan perlu diberi pendedahan berkaitan pekeliling, peraturan dan tanggungjawab dan ilmu pengurusan supaya dapat membina pasukan yang baik dan berilmu. Jabatan mengambil maklum dan akan mempertingkatkan lagi tahap kesedaran warga JANM mengenai pekeliling, peraturan & tanggungjawab serta ilmu pengurusan melalui pendekatan yang lebih proaktif. 48 Tidak dapat memberikan maklumbalas terhadap kajian ini secara negatif kerana identiti dikenalpasti. (Tiada kebebasan bersuara). Sebarang maklumat responden (sekiranya ada) bagi kajian ini adalah sulit seperti yang dimaklumkan dalam borang kajian. Pegawai boleh memaklumkan kepada urus setia sekiranya terdapat pihak yang cuba mengenalpasti identiti responden. 62
Maklum Balas Cadangan Penambahbaikan Kajian Kepuasan Bekerja Tahun 2020 63