Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan Biro Manajemen BMN dan Pengadaan PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG (SIMPeL) Versi 5.1.0 UNTUK PEJABAT PENGADAAN Gd. Juanda II Lt.15-18 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710 Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219 Copyright © 2020 Biro Manajemen Barang Milik Negara Dan Pengadaan 1
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan 1.1 Pejabat Pengadaan Berdasarkan Perpres 16 tahun 2018, Pejabat Pengadaan adalah pejabat administrasi/pejabat fungsional/personel yang bertugas melaksanakan Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, dan/atau E-purchasing. Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), Pejabat Pengadaan mempunyai wewenang, sebagai berikut : a. Melaksanakan pengadaan langsung dengan SPK, yang terdiri dari : 1) Mereview HPS yang dikirim PPK. 2) Membuat jadwal dan mengirim undangan kepada penyedia yang terpilih dari referensi penyedia. 3) Memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga. 4) Mengundang penyedia yang memenuhi syarat untuk proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga. 5) Memasukkan tanggal dan nomor Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung, dan mengirimkannya kepada PPK. b. Melaksanakan pembelian Langsung untuk fitur pencatatan pembelian, yang terdiri dari : 1) Menginput data referensi penyedia pembelian langsung yang belum terdapat di referensi penyedia. 2) Menginput data kuitansi/bukti pembelian. 3) Merekam detil barang/pekerjaan. Copyright © 2020 Biro Manajemen Barang Milik Negara Dan Pengadaan 2
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan 1.3 Alur Proses Pembelian Langsung 2 Memulai Aplikasi 2.1 Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL Pejabat Pengadaan mendapatkan kode akses (user id dan password) dari Admin Satker pada kantor yang bersangkutan berdasarkan Surat Penunjukan sebagai Pejabat Pengadaan atau PPHP. Pendataran Pejabat Pengadaan Copyright © 2020 Biro Manajemen Barang Milik Negara Dan Pengadaan 3
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan password, kemudian klik tombol . Pada menu ini juga terdapat tombol "lupa password" yang digunakan apabila Pejabat Pengadaan lupa password untuk login. Untuk menggunakan tombol "lupa password" ini, pengguna akan diminta untuk memasukkan alamat email yang terdaftar di sistem, kemudian sistem akan memverifikasi kebenaran alamat email tersebut dan mengirimkan link untuk masuk ke menu perubahan password. Selanjutnya pengguna diminta untuk memasukkan password yang baru. Copyright © 2020 Biro Manajemen Barang Milik Negara Dan Pengadaan 4
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan 3 Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan oleh Pejabat Pengadaan untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL. 3.1.Pejabat Pengadaan 3.1.1 Penyedia Menu ini digunakan untuk melihat referensi penyedia pengadaan langsung yang telah terdaftar di aplikasi SIMPeL ataupun daftar refensi penyedia yang direkam manual untuk pembelian langsung menggunakan fitur pencatatan pembelian. Untuk penggunaan fitur ini, pejabat pengadaan dapat menambahkan referensi penyedia untuk fitur pembelian langsung yang berlum terdapat di referensi penyedia. List Penyedia Keterangan : : Tombol untuk melihat detil penyedia : Tombol untuk memasukkan nama penyedia ke data kuitansi/bukti pembelian Copyright © 2020 Biro Manajemen Barang Milik Negara Dan Pengadaan 5
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Terdapat fitur baru yaitu mencari penyedia dengan cari dengan keyword produk. Pejabat Pengadaan dapat melakukan review penyedia yang akan diundang dengan menuliskan keyword produk pada kolom Setelah itu pejabat pengadaan dapat menemukan penyedia yang sesuai dengan keyword yang diinput Detil Penyedia Syarat Pendaftaran Copyright © 2020 Biro Manajemen Barang Milik Negara Dan Pengadaan 6
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan 3.1.2 Menu Paket dengan SPK Menu ini digunakan untuk melaksanakan proses pengadaan langsung dengan SPK berdasarkan status pelaksanaan pengadaan, yaitu "sent" paket pengadaan langsung baru dikirim dari PPK, "process" paket pengadaan langsung sedang berjalan (dalam proses), dan "close" paket pengadaan langsung tersebut telah selesai dilaksanakan dan telah diumumkan penyedianya. List Paket Pengadaan Lansung : 3.1.3 Menu Pembelian Langsung Menu ini digunakan untuk melaksanakan pembelian langsung melalui pencatatan Pembelian. Fitur ini baru terbatas untuk mencatat bukti pembelian/kuintasi dan rincian barang/pekerjaan ke dalam aplikasi SIMPeL. 3.2 Menu Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat. Copyright © 2020 Biro Manajemen Barang Milik Negara Dan Pengadaan 7
Copyright © 2016 Pusat LPSE Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan 8
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan 3.4 Proses Pengadaan Langsung dengan SPK a. Klik tombol paket dengan SPK b. Pilih paket yang dikirim oleh PPK. Klik tombol mata pada paket tersebut. Status : - sent : paket terkirim dari ppk - batal proses : paket dibatalkan baik oleh ppk, atau pp - close : paket sudah selesai, penyedia pengadaan langsung sudah terpilih c. Tampilan paket setelah diklik tombol mata. Copyright © 2016 Pusat LPSE 9
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan d. PP melakukan cek paket tersebut. Apabila terdapat sesuatu yang ingin direvisi, maka PP dapat mengirimkan kembali paket tersebut kepada PPK dengan melakukan klik tombol Namun apabila terdapat sesuatu keadaan yang mengakibatkan paket tersebut berhenti, maka PP dapat melakukan klik tombol e. PP memasukan survey harga. Setelah diyakini paket pengadaan tidak ada yang direvisi, PP melanjutkan proses pengadaan. Untuk memasukan survey harga, PP melakukan klik tombol PP dapat memasukan 2 sumber harga yang berbeda, namun survey harga pejabat pengadaan yang pertama bersifat wajib dan survey harga pejabat pengadaan yang kedua bersifat optional ( apabila pp ingin mencari sumber harga yang lain). Setelah itu klik tombol save. f. PP memasukan dokumen pengadaan ( untuk pengadaan barang dan jasa lainnya ) Copyright © 2016 Pusat LPSE 10
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Untuk memasukan dokumen pengadaan, PP menuliskan bidang usaha sesuai dengan pengadaan. Pejabat pengadaan dapat menambahkan syarat kualifikasi lainnya (jika ada). Kemudian menyimpan dengan mengklik tombol save. Setelah itu klik tab berikutnya yaitu buat dokumen pengadaan. Kemudian mengisi detail dari dokumen pengadaan, berisikan nomor dokumen, tanggal dokumen, jangka waktu pelaksanaan, masa berlaku penawaran, sampai bagian pekerjaan yang disubkontrakan jika ada. Kemudian klik cetak jika sudah selesai. Copyright © 2016 Pusat LPSE 11
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Dokumen pengadaan akan otomatis terbuat setelah klik tombol cetak, dan dokumen pengadaan ini hanya dapat dipergunakan pada pengadaan barang dan jasa lainnya. Untuk Jasa Konstruksi dan Jasa Konsultasi setelah mengisi syarat kualifikasi, pejabat pengadaan mengupload dokumen pengadaan, karena tidak dibuatkan secara otomatis dalam aplikasi SIMPeL. g. PP membuat jadwal pengadaan. Untuk membuat jadwal, PP melakukan klik pada tombol Setelah itu klik tombol save. Untuk memastikan jadwal sudah terinput apa belum, PP dapat melihat pada laman pengadaan dengan klik tombol schedule. Copyright © 2016 Pusat LPSE 12
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan h. PP mengundang Penyedia Untuk mengundang penyedia, PP melakukan klik pada tombol undang penyedia Setelah diklik akan tampil, tampilan sebagai berikut : Untuk memudahkan pencarian dalam mencari penyedia maka PP dapat mencari berdasarkan spesifikasi. PP melakukan klik pada Cari Berdasarkan Spesifikasi Akan tampil seperti ini : tombol Pilih jenis pengadaan, kemudian di klik tombol search untuk mencari. Setelah mendapat penyedia yang dicari, PP mencentang kotak disamping tombol mata dan klik tombol undang. Copyright © 2016 Pusat LPSE 13
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan i. PP menyetujui pakta integritas. j. Penyedia memasukan penawaran dan data pendukung. k. Tahap Pembukaan Dokumen dan Evaluasi Pada tahap ini disesuaikan dengan jadwal yang telah di input oleh pejabat pengadaan. Apabila belum masuk jadwal pembukaan maka dokumen belum terbuka. NB : Akan ada tiga status pada tahap ini. 1. Belum Konfirmasi : Penyedia belum mengkonfirmasi paket, ikut atau tidak dalam pengadaan ini. 2. Ikut : Penyedia sudah konfirmasi untuk mengikuti paket, namun penyedia belum mengirimkan penawaran kepada pejabat pengadaan. 3. Terkirim : Penyedia sudah ikut dan mengirimkan penawarannya. Pejabat Pengadaan membuka bahan evaluasi. Bahan evaluasi terdiri dari tiga jenis, yaitu : - Data Pendukung Berisi data pendukung dan surat penawaran. Data Penyedia Data penyedia berisi data kualifikasi penyedia. Penawaran Berisi harga penawaran dan spesifikasi penawaran yang ditawarkan penyedia. Copyright © 2016 Pusat LPSE 14
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan l. Pejabat Pengadaan melakukan Evaluasi Penyedia Evaluasi Penyedia terdiri dari empat tahap. - Evaluasi Administrasi Evaluasi pada surat penawaran harga. Jika sesuai maka klik tombol ada/valid dan klik tombol save. Evaluasi Teknis Evaluasi pada kesesuaian spesifikasi yang ditawarkan. Jika sesuai maka klik tombol ada/valid dan klik tombol save. Evaluasi Harga Evaluasi pada harga masih dibawah HPS. Copyright © 2016 Pusat LPSE 15
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Jika sesuai maka klik tombol ada/valid dan klik tombol save. Evaluasi Kualifikasi Evaluasi pada dokumen kualifikasi penyedia. Jika sesuai maka klik tombol ada/valid dan klik tombol save. m. Pejabat Pengadaan mengundang negosiasi dan pembuktian kualifikasi penyedia Untuk mengundang penyedia, PP dapat melakukan klik pada Negosiasi dilakukan secara manual. tombol n. Pejabat Pengadaan menginput hasil negosiasi. Untuk menginput negosiasi, PP dapat melakukan klik pada tombol Setelah itu aka nada tampilan seperti ini : Copyright © 2016 Pusat LPSE 16
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Untuk melanjutkan klik tombol update Maka tampilan akan seperti ini : PP memasukan harga satuan nego. Setelah itu klik save. Tampilan akan berubah seperti ini : Setelah itu PP membuat BA hasil negosisasi. BAHPL, Surat Penetapan dan Pengumuman. PP melakukan klik pada Copyright © 2016 Pusat LPSE 17
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Tampilan akan berubah seperti ini : PP menginput semua detail yang dibutuhkan. Semua detail yang dibutukan, setelah itu PP klik tombol Maka paket pengadaan dengan SPK sudah berakhir. Paket sudah tampil di halaman home Copyright © 2016 Pusat LPSE 18
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Tampilan akan seperti ini : o. Arsip Dokumen Pejabat Pengadaan dan PPK dapat melihat dokumen terkait paket pengadaan yang telah dilaksanakan pada tab arsip dokumen. Terdapat BA Evaluasi, BA Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga, BAHPL, Surat Penetapan Penyedia, Pengumuman Penyedia Pengadaan Langsung. 1. Berita Acara Evaluasi Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara dengan cara klik tombol Add. Copyright © 2016 Pusat LPSE 19
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Isikan detail kemudian klik tombol buat. Setelah itu tampilan akan berubah seperti ini : Setelah itu PP dapat mencetak Berita Acara Evaluasi dengan klik tombol 2. Berita Acara Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga Dokumen secara otomatis dibuatkan oleh sistem, PP dapat mencetak Berita Acara Evaluasi dengan klik tombol 3. Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung Dokumen secara otomatis dibuatkan oleh sistem, PP dapat mencetak Berita Acara Evaluasi dengan klik tombol Copyright © 2016 Pusat LPSE 20
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan 4. Surat Penetapan Penyedia Dokumen secara otomatis dibuatkan oleh sistem, PP dapat mencetak Berita Acara Evaluasi dengan klik tombol 5. Pengumuman Penyedia Pengadaan Langsung Copyright © 2016 Pusat LPSE 21
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Pejabat Pengadaan Secara Manual membuat Surat Pengumuman dan mengunggah kedalam aplikasi. p. History Dokumen Pejabat Pengadaan dan PPK, dapat melihat history semua dokumen pada SIMPeL. Copyright © 2016 Pusat LPSE 22
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan 3.5 Pembelian Langsung Terdapat empat langkah mudah. Setelah PP melakukan pembelian langsung baik menggunakan kuitansi atau bukti pembelian, PP merekam pembelian langsung pada aplikasi SIMPeL. Langkah 1 : Perekaman Penyedia Langkah-langkah : a. PP membuka laman b. PP login menggunakan user id dan password c. Klik tombol Pembelian Langsung d. Tampilan akan seperti ini Untuk melanjutkan perekaman penyedia, PP melakukan klik tombol add new. Copyright © 2016 Pusat LPSE 23
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan e. Tampilan akan seperti ini. f. PP dapat menambahkan penyedia baru sebagai penyedia untuk pencatatan pembelian. Untuk menambahkan PP melakukan klik tombol add. Menu ini untuk menambahkan penyedia yang belum terdaftar pada aplikasi SIMPeL. Namun demikian, perekaman penyedia baru untuk pembelian langsung tersebut hanya bersifat referensi, sehingga penyedia yang bersangkutan tidak dapat mengikuti pada pengadaan dengan SPK. PP mengisi data penyedia dan kemudian melakukan klik pada tombol add. Langkah 2 : Perekaman Paket a. Setelah PP merekam penyedia atau sudah terdapat penyedia terekam. b. PP memilih penyedia tersebut dan melakukan klik pada tombol untuk merekam pembelian langsung. Copyright © 2016 Pusat LPSE 24
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan c. Tampilan akan seperti ini. PP mengisikan form sesuai dengan data pembelian. PP melakukan klik tombol add. d. Tampilan akan seperti ini. Copyright © 2016 Pusat LPSE 25
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan Apabila PP melakukan revisi, maka PP melakukan klik tombol update. Setelah diyakini benar maka pp dapat melakukan klik untuk merekam detail paket. e. Tampilan akan seperti ini. PP melengkapi detail barang persediaan, sesuai dengan jumlah kuitansi/bukti pembelian. Setelah itu melakukan klik tombol add. Copyright © 2016 Pusat LPSE 26
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 5.1.0 - Pejabat Pengadaan f. Tampilan akan seperti ini. 4. Mengakhiri Aplikasi 5. Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat mengikuti versi aplikasi SIMPeL yang dirilis. Untuk update aplikasi SIMPeL terbaru, petunjuk pengoperasiannya akan diupload di halaman utama aplikasi SIMPeL. Apabila mendapat kesulitan dalam pengoperasian aplikasi SIMPeL, dapat menghubungi alamat dan nomor telepon unit layanan helpdesk yang terdapat di website aplikasi SIMPeL. Copyright © 2016 Pusat LPSE 27