Panduan Am Lesen dan Pendaftaran PETRONAS 1
Notis Penting untuk Pemohon Pemohon dinasihatkan untuk meneliti dan memahami kandungan Panduan Am ini. Pemahaman yang jelas adalah penting bagi memastikan permohonan yang dikemukakan adalah lengkap dan akan diberikan pertimbangan yang sewajarnya. Syarat-syarat dan prosedur permohonan akan dikemaskini dari semasa ke semasa. Pemohon juga disarankan untuk menghubungi Bahagian Pelesenan dan terus bagi sebarang pertanyaan umum, termasuk perkara-perkara yang berkaitan dengan permohonan melalui butiran berikut: PETRONAS Contact Centre Tel: 1-800-88-0011 E-mel: Semua permohonan yang berkaitan dengan Lesen dan Pendaftaran PETRONAS adalah berdasarkan konsep layan diri secara dalam talian . Pemohon hendaklah memastikan semua maklumat yang dikemukakan adalah benar. PETRONAS tidak melantik atau mengesahkan mana-mana pihak ketiga bagi urusan pelesenan atau pendaftaran dengan PETRONAS. PETRONAS tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang kesulitan yang mungkin dihadapi oleh pemohon sekiranya permohonan Lesen atau Pendaftaran PETRONAS dilakukan melalui pihak ketiga. 2 3/1/2024
Isi Kandungan Glosari Pengenalan Syarat-Syarat Am Permohonan Lesen atau Permohonan PETRONAS Permohonan Melibatkan Syarikat Luar Negara Standard Bidang Kerja dan Kelengkapan (SWEC) Prosedur Permohonan Lesen atau Pendaftaran PETRONAS Jenis-Jenis Permohonan Lesen atau Pendaftaran Baharu Pembaharuan Lesen atau Pendaftaran Kemas Kini Lesen atau Pendaftaran SWEC Baharu Pembaharuan SWEC Kemaskini SWEC Pembatalan Lesen atau Pendaftaran Pembatalan SWEC Proses Permohonan Keputusan Permohonan Peluang Penyertaan dalam Tender Peringatan Lampiran 3
Glosari Term Definition or Explanation Kakitangan Kakitangan Syarikat merangkumi: • Kakitangan pengurusan tanpa mengira status pekerjaan iaitu tetap, kontrak, peminjaman, dan lain-lain. Kakitangan bukan pengurusan (eksekutif dan bukan eksekutif); kakitangan tetap sahaja. Produk atau perkhidmatan yang mempunyai impak kurang tinggi kepada perniagaan, bidang pasaran yang kurang kompleks dan/atau pelaburan yang kurang tinggi; mudah didapati di pasaran. Lesen Lesen diperlukan bagi mana-mana Syarikat yang ingin menyediakan produk dan/atau perkhidmatan kepada sektor Huluan dalam industri minyak dan gas di Malaysia. Dengan Lesen yang sah, Syarikat dibenarkan untuk membekalkan produk dan/atau perkhidmatan kepada sektor Huluan (Kumpulan Syarikat PETRONAS dan Syarikat-Syarikat Contract dan sektor Hiliran (Kumpulan Syarikat PETRONAS). Pengurusan Kakitangan yang memegang jawatan pengurusan dan ke atas (tetap, kontrak atau peminjaman). Contoh: Naib Presiden, Pengurus Projek, Pengurus Kewangan, Pengurus dan lain-lain. Minimum Technical Requirement MTR) Syarat-syarat yang perlu dipenuhi oleh Syarikat semasa membuat permohonan untuk SWEC tertentu. Hanya terpakai kepada SWEC yang berkenaan sahaja. • Kebiasaanya diperlukan untuk SWEC . Pendaftaran Pendaftaran diperlukan bagi mana-mana Syarikat yang ingin menyediakan produk dan/atau perkhidmatan kepada sektor Hiliran (Kumpulan Syarikat PETRONAS). Syarat Khas Syarat Khas yang diberikan kepada Syarikat di mana Syarikat dikehendaki mematuhi syarat tersebut dalam tempoh masa yang ditetapkan. Produk atau perkhidmatan yang kompleks, mempunyai impak tinggi kepada perniagaan dan/atau pelaburan yang tinggi. SWEC SWEC (Standard Bidang Kerja dan Kelengkapan) merupakan kategori produk atau perkhidmatan yang berkaitan dengan keperluan kedua-dua sektor, iaitu Huluan dan Hiliran, dalam industri minyak dan gas di Malaysia. Pengurusan Tertinggi Kakitangan bergaji dengan kedudukan tertinggi dalam Syarikat. (Contoh: Pengerusi, Ketua Pegawai Eksekutif, Pengarah Urusan dan Presiden) yang bertanggungjawab ke atas keseluruhan Syarikat. 4
Pengenalan 1. Syarikat yang mempunyai Lesen atau Pendaftaran yang sah (bagi SWEC yang berkenaan), adalah layak untuk menyertai tender bagi Kumpulan Syarikat PETRONAS dan Syarikat-Syarikat Arrangement Contract (PAC), tertakluk kepada strategi perolehan. 2. Sila rujuk rajah di bawah untuk gambaran keseluruhan Lesen atau Pendaftaran: Lesen VS Pendaftaran Berdasarkan Akta Pembangunan Petroleum 1974 dan Peraturan- Peraturan Petroleum 1974 Keperluan PETRONAS h e l o r i b d a t i D Berdasarkan Akta ini, mana-mana entiti yang ingin menyediakan produk dan/atau perkhidmatan kepada sektor Huluan industri minyak dan gas di Malaysia mestilah mempunyai lesen yang sah. Sektor Huluan merangkumi, tetapi tidak terhad kepada, eksplorasi, pembangunan dan pengeluaran minyak dan gas. PETRONAS mengehendaki mana- mana entiti (Syarikat) untuk berdaftar dengan PETRONAS sebelum menyertai tender untuk membekal produk dan/atau perkhidmatan kepada sektor Hiliran untuk Kumpulan Syarikat PETRONAS. r o t k e S Sektor Huluan Sektor Hiliran Sektor Hiliran n a r u Y Dikenakan Tidak dikenakan 5
Syarat-Syarat Am Permohonan Lesen atau Pendaftaran PETRONAS Syarikat mestilah mematuhi kesemua syarat Am berikut: 1 Diperbadankan dalam Negara Pendaftaran Syarikat (ROC) atau Pendaftaran Perniagaan (ROB) atau Badan Profesional (PB) Berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) sebagai Syarikat: • • Berhad Bhd atau (persendirian) atau Berhad awam). Berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) sebagai Pemilikan Tunggal dan Perkongsian. • ROB adalah bagi Semenanjung Malaysia sahaja. Berdaftar dengan Badan Profesional yang berkenaan iaitu Lembaga Juruukur Tanah Malaysia untuk 'Juruukur Tanah', Lembaga Penilai, Pentaksir dan Ejen Harta Tanah Malaysia untuk 'Penilai', Lembaga Arkitek Firma Arkitek' atau mana-mana badan profesional yang lain. 2 Memenuhi keperluan minima modal berbayar Sektor Lesen RM 100,000 VS Sektor Pendaftaran RM 10,000 Nota: Bagi Badan Profesional (PB), modal berbayar merujuk kepada Modal Syarikat atau Jumlah Keseluruhan Nilai Sumbangan. Modal berbayar mestilah memenuhi nilai minima seperti yang dinyatakan di atas. . 3 Nilai Bersih Positif Nilai bersih Syarikat yang terkini mestilah positif. 4 Berlesen atau berdaftar dalam sekurang-kurangnya satu SWEC Syarikat hendaklah mempunyai Lesen atau Pendaftaran dalam sekurang-kurangnya satu SWEC (yang diluluskan) untuk Lesen atau Pendaftaran menjadi sah dan aktif. 6
Permohonan Melibatkan Syarikat Luar Negara Terdapat tiga cara bagi syarikat dari luar negara untuk berlesen atau berdaftar dengan PETRONAS: Melantik syarikat tempatan sebagai Ejen atau Menubuhkan cawangan tempatan di Malaysia atau Menubuhkan Syarikat Usahasama bersama Syarikat atau individu tempatan Ejen yang dilantik selaku wakil tempatan dan sebagai pembekal perkhidmatan. Ejen yang dilantik mestilah: i. mematuhi syarat-syarat Am. ii. memohon untuk Berlesen atau Berdaftar dengan PETRONAS. Cawangan tersebut mestilah: i. mematuhi syarat-syarat Am. ii. memohon untuk Berlesen atau Berdaftar dengan PETRONAS. Syarikat Usahasama tersebut mestilah: i. mematuhi syarat-syarat Am. ii. memohon untuk Berlesen atau Berdaftar dengan PETRONAS. Syarikat dari Luar Negara digalakkan untuk memilih Ejen tempatan yang telah Berlesen atau Berdaftar dengan PETRONAS. Ini adalah untuk memastikan syarat-syarat yang ditetapkan oleh PETRONAS telah dipatuhi. 7
Standard Bidang Kerja dan Kelengkapan (SWEC) Apa Itu SWEC SWEC (Standard Bidang Kerja dan Kelengkapan) merupakan kategori produk atau perkhidmatan yang berkaitan dengan keperluan kedua-dua sektor iaitu Huluan dan Hiliran dalam industri minyak dan gas di Malaysia. Jenis-Jenis SWEC Terdapat dua jenis SWEC, iaitu: Produk VS Perkhidmatan XXXXXXXXP (Kod berakhir XXXXXXXXS (Kod berakhir Sekiranya melibatkan kedua-dua produk dan perkhidmatan, SWEC dikategorikan sebagai Perkhidmatan. Kategori SWEC Terdapat dua kategori SWEC, iaitu: General VS Strategic Produk atau perkhidmatan yang mempunyai impak kurang tinggi kepada perniagaan, bidang pasaran yang kurang kompleks dan/atau pelaburan yang kurang tinggi; mudah didapati di pasaran. Produk atau perkhidmatan yang kompleks, mempunyai impak tinggi kepada perniagaan dan/atau pelaburan yang tinggi. Syarat- syarat bagi SWEC Syarikat mestilah memenuhi syarat-syarat bagi SWEC seperti di bawah: Memenuhi Syarat Minima Bumiputera Memenuhi syarat-syarat lain SWEC Memenuhi syarat Minima Bumiputera bagi kesemua empat peringkat (Ekuiti, Lembaga Pengarah, Pengurusan dan Kakitangan) bagi SWEC yang dimohon. Memenuhi syarat-syarat lain yang terdapat pada SWEC. Contoh: (MTR), sijil pendaftaran dengan badan- badan berkanun, profesional atau jabatan-jabatan kerajaan, surat pelantikan Ejen, dan lain-lain. 8
Standard Bidang Kerja dan Kelengkapan (SWEC) Syarat Minima Bumiputera bagi SWEC 1. Syarat Minima Bumiputera telah ditetapkan pada 100% atau 51% atau 30% atau 0%. 2. Sila rujuk jadual di bawah untuk maklumat lanjut mengenai syarat minima Bumiputera berdasarkan jenis-jenis Syarikat i.e. Sdn Bhd/Berhad/ROB/PB: Syarat Minima Bumiputera bagi SWEC Ekuiti Syarat Minima Bumiputera bagi Syarikat Lembaga Pengarah Pengurusan Kakitangan 100% 100% 75% 75% 51% 51% untuk Sdn Bhd/Berhad (persendirian)/ROB/PB 35% (awam) 35% 51% untuk Syarikat yang dimiliki sekurang- kurangnya 51% oleh Syarikat Berhad (awam) 51% 51% 51% 17.85% untuk Syarikat (awam) yang dimiliki oleh 51% Syarikat Berhad (awam) 30% untuk Syarikat Sdn Bhd/Berhad (persendirian)/ROB/PB/Berh 30% Syarikat Berhad (awam) 30% 30% 30% 17.85% untuk Syarikat (awam) yang dimiliki 51% oleh Syarikat Berhad (awam) 0% 0% 0% 0% 0% 9
Standard Bidang Kerja dan Kelengkapan (SWEC) Senarai SWEC dan MTR 1. Syarikat dinasihatkan agar sentiasa merujuk kepada senarai SWEC dan MTR terkini yang terdapat di Laman Web PETRONAS. 2. Setiap SWEC mempunyai penanda bagi Kategori Permohonan, Modus Operasi, Syarat Minima Bumiputera (%) dan SWEC MTR seperti rajah di bawah: Penanda Kategori Permohonan Kategori Permohonan Keterangan L Lesen R Pendaftaran Penanda Modus Operasi (MOO) Jenis MOO bagi produk SWEC Pengedar • Ejen • Pengadun Bahan Kimia Pemasang • Pengintegrasi Sistem • Pengilang • Pemfabrikasi Jenis MOO untuk Perkhidmatan SWEC ▪ Ejen ▪ Operasi- Sendiri ▪ Pengoperasi Penggerudi ▪ Pemilik Pengoperasi Penggerudi ▪ Pengoperasi Penanda Syarat Minima Bumiputera Penanda SWEC MTR Jenis Kenyataan Keterangan Yes SWEC mempunyai MTR No SWEC tiada MTR Kapal ▪ Pemilik Pengoperasi Kapal 10
Prosedur Permohonan Lesen atau Pendaftaran PETRONAS Semua jenis permohonan Lesen atau Pendaftaran PETRONAS adalah berkonsep layan diri secara dalam talian ) melalui PETRONAS License Management System (PLMS). Jenis-Jenis Permohonan Berikut disenaraikan jenis-jenis permohonan yang terdapat dalam PLMS: Lesen atau Pendaftaran Baharu Pembaharuan Lesen atau Pendaftaran Kemas Kini Lesen atau Pendaftaran Pembatalan Lesen atau Pendaftaran SWEC Baharu Pembaharuan SWEC Kemas Kini SWEC Pembatalan SWEC 11
Jenis-Jenis Permohonan Lesen atau Pendaftaran Baharu 1. Permohonan ini adalah bagi Syarikat yang belum pernah berlesen atau berdaftar dengan PETRONAS. 2. Sila rujuk aliran proses di bawah: Syarikat menghantar Permohonan Baharu dalam PLMS Permohonan Baharu Syarikat diluluskan* Syarikat membuat pembayaran lesen** Permohonan Baharu Syarikat lengkap**** Permohonan Baharu SWEC diluluskan *** Syarikat menghantar Permohonan Baharu SWEC dalam PLMS Permohonan mungkin akan dikembalikan kepada Syarikat untuk penjelasan lanjut/pembetulan/apabila tidak memenuhi syarat. ** Pembayaran lesen adalah bagi permohonan lesen sahaja. *** Sebelum mengemukakan permohonan SWEC, sila rujuk senarai SWEC dan MTR yang terkini. **** Syarikat hendaklah mempunyai Lesen atau Pendaftaran dalam sekurang kurangnya satu SWEC (yang diluluskan) untuk Lesen atau Pendaftaran menjadi sah dan aktif. 12
Jenis-Jenis Permohonan Pembaharuan Lesen atau Pendaftaran 1. Permohonan ini adalah bagi Syarikat yang ingin memperbaharui Lesen atau Pendaftaran yang hampir atau telah tamat tempoh sah Lesen atau Pendaftaran. 2. Syarikat boleh mengemukakan permohonan pembaharuan ini dalam tempoh empat bulan sebelum tarikh tamat sah Lesen atau Pendaftaran. 3. Syarikat hendaklah melakukan pembaharuan Lesen atau Pendaftaran seawal yang mungkin. Kelewatan memperbaharui Lesen atau Pendaftaran akan menjejaskan peluang Syarikat menyertai tender. Kesemua permohonan (termasuk pembaharuan pada saat akhir) akan diproses mengikut garis masa yang telah ditetapkan, iaitu 10 hari bekerja dari tarikh permohonan (tertakluk kepada permohonan yang lengkap dan betul). 4. Sila rujuk kepada aliran proses berikut: Syarikat menghantar Permohonan Pembaharuan Lesen atau Pendaftaran dalam PLMS Permohonan Pembaharuan diluluskan* Syarikat membuat pembayaran lesen** Permohonan Pembaharuan lengkap**** Permohonan Pembaharuan SWEC diluluskan *** Syarikat menghantar Permohonan Pembaharuan SWEC dalam PLMS Permohonan mungkin akan dikembalikan kepada Syarikat untuk penjelasan lanjut/pembetulan/apabila tidak memenuhi syarat. ** Pembayaran lesen adalah bagi permohonan lesen sahaja. *** Sebelum mengemukakan permohonan SWEC, sila rujuk senarai SWEC dan MTR yang terkini. **** Syarikat hendaklah mempunyai Lesen/Pendaftaran dalam sekurang kurangnya satu SWEC (yang diluluskan) agar Lesen atau Pendaftaran menjadi sah dan aktif. 13
Jenis-Jenis Permohonan Kemas Kini Lesen atau Pendaftaran 1. Syarikat dikehendaki untuk melakukan kemas kini profil dan maklumat Syarikat apabila: i. Terdapat perubahan pada Profil Syarikat atau Maklumat Syarikat: Terdapat perubahan seperti berikut: • Nama Syarikat. • Pertukaran Alamat Berdaftar/Perniagaan/Cawangan. • Nombor Telefon. • Alamat e-mel. • Pemilikan Ekuiti . • Lembaga Pengarah. • Pemunyaan Benefisial • Pengurusan. • Bilangan Kakitangan Syarikat. • Perubahan sektor iaitu perubahan daripada sektor Lesen kepada sektor Pendaftaran atau (BO). sebaliknya. Nota: a) Kemas kini maklumat mestilah dilakukan dalam tempoh empat belasharidaripada tarikh perubahan tersebut. b) Bagi Nilai Bersih, Syarikat dikehendaki untuk mengemukakan Penyata Kewangan yang terkini pada setiap tahun kepada PETRONAS (dalam tempoh 8 bulan daripada tarikh akhir penyata kewangan). Sehubungan dengan itu, Syarikat perlulah memastikan serahan kepada SSM dilakukan dalam tempoh yang telah ditetapkan. ii. Untuk mematuhi Syarat Khas Syarikat mestilah mematuhi Syarat Khas Lesen atau Pendaftaran PETRONAS untuk memastikan nama Syarikat sentiasa tersenarai sah Lesen atau Pendaftaran. 2. Kegagalan untuk memenuhi perkara i. dan ii. mungkin dianggap sebagai melanggar Syarat Am Lesen/Pendaftaran, dan mengakibatkan status Ketidakpatuhan (Non-Compliance) Syarikat. 3. Sila rujuk kepada aliran proses berikut: Syarikat menghantar Permohonan Kemas Kini dalam PLMS Permohonan Kemas Kini diluluskan* Syarikat membuat pembayaran lesen** Permohonan Kemas Kini lengkap Permohonan mungkin akan dikembalikan kepada Syarikat untuk penjelasan lanjut/pembetulan/apabila tidak memenuhi syarat. ** Pembayaran lesen adalah bagi permohonan untuk menaiktaraf dari sektor Pendaftaran kepada sektor Lesen Sahaja. 14
Jenis-Jenis Permohonan SWEC Baharu 1. Permohonan ini adalah bagi Syarikat yang ingin menambah SWEC kepada bidang yang sedia ada. 2. Sebelum menghantar permohonan, sila rujuk senarai SWEC dan MTR yang terkini. 3. Sila rujuk kepada aliran proses berikut: Syarikat menghantar Permohonan Baharu SWEC dalam PLMS ** Permohonan Baharu SWEC diluluskan*** Permohonan Baharu SWEC lengkap Syarikat tidak boleh menghantar permohonan SWEC jika mempunyai permohonan diproses. ** Syarikat boleh membuat permohonan SWEC secara pukal pada masa yang sama. *** Permohonan mungkin akan dikembalikan kepada Syarikat untuk penjelasan lanjut/pembetulan/apabila tidak memenuhi syarat. Pembaharuan SWEC 1. Permohonan ini adalah bagi Syarikat yang ingin memperbaharui SWEC semasa pembaharuan Lesen atau Pendaftaran. 2. Sebelum menghantar permohonan, sila rujuk senarai SWEC dan MTR yang terkini. 3. Sila rujuk kepada aliran proses berikut: Syarikat menghantar Permohonan Pembaharuan SWEC dalam PLMS ** Permohonan Pembaharuan SWEC diluluskan*** Permohonan Pembaharuan SWEC lengkap **** Syarikat tidak boleh menghantar permohonan SWEC jika mempunyai permohonan diproses. ** Syarikat boleh membuat permohonan SWEC secara pukal pada masa yang sama. *** Permohonan mungkin akan dikembalikan kepada Syarikat untuk penjelasan lanjut/pembetulan/apabila tidak memenuhi syarat. **** Syarikat hendaklah mempunyai Lesen/Pendaftaran dalam sekurang kurangnya satu SWEC (yang diluluskan) agar Lesen atau Pendaftaran menjadi sah dan aktif. 15
Jenis-Jenis Permohonan Kemas Kini SWEC 1. Syarikat hendaklah melakukan Kemas Kini SWEC apabila: i. Terdapat perubahan maklumat and dokumen yang telah dikemukakan pada SWEC yang telah diluluskan Contoh: Apabila terdapat perubahan prinsipal, kakitangan, sijil, fasiliti, peralatan, dan lain-lain. ii. Untuk mematuhi Syarat Khas Syarikat mestilah mematuhi Syarat Khas Lesen atau Pendaftaran PETRONAS untuk memastikan nama Syarikat sentiasa tersenarai Registered Companies (LLRC) sepanjang tempoh sah Lesen atau Pendaftaran. List of Licensed or 2. Sila rujuk kepada aliran proses berikut: Syarikat menghantar Permohonan Kemas Kini SWEC dalam PLMS ** Permohonan Kemas Kini SWEC diluluskan*** Permohonan Kemas Kini SWEC lengkap Syarikat tidak boleh menghantar permohonan SWEC jika mempunyai permohonan diproses. ** Syarikat boleh membuat permohonan SWEC secara pukal pada masa yang sama. *** Permohonan mungkin akan dikembalikan kepada Syarikat untuk penjelasan lanjut/pembetulan/apabila tidak memenuhi syarat. 16
Jenis-Jenis Permohonan Pembatalan Lesen atau Pendaftaran 1. Permohonan ini adalah bagi Syarikat yang tidak lagi ingin membekalkan produk dan/atau perkhidmatan kepada Kumpulan Syarikat PETRONAS atau Syarikat-Syarikat Arrangement Contract 2. Sila rujuk kepada aliran proses berikut: Syarikat menghantar Permohonan Pembatalan Lesen atau Pendaftaran dalam PLMS Permohonan Pembatalan Lesen atau Pendaftaran diluluskan* Permohonan Pembatalan Lesen atau Pendaftaran lengkap Permohonan mungkin akan dikembalikan kepada Syarikat untuk penjelasan lanjut/pembetulan/apabila tidak memenuhi syarat. 3. Sila rujuk rajah di bawah bagi syarat-syarat yang perlu dipenuhi apabila mengemukakan permohonan Pembatalan Lesen atau Pendaftaran Syarikat dalam PLMS: Mengemukakan ringkasan pembatalan dalam PLMS Lampirkan surat rasmi Ringkasan tersebut hendaklah megandungi: i. ii. Sebab pembatalan. Sebab pembatalan yang dikemukakan dalam PLMS mestilah sama dengan sebab pembatalan yang dikemukakan dalam surat rasmi yang dilampirkan. Surat rasmi hendaklah mengandungi: Sebab pembatalan Lesen atau i. Pendaftaran. Pengesahan bahawa tiada tender atau kontrak yang masih dijalankan. Surat tersebut hendaklah ditandatangani oleh pemegang saham terbesar dan Pengurusan Tertinggi Syarikat. ii. iii. 4. Lesen atau Pendaftaran Syarikat yang telah tamat tempoh melebihi satu tahun akan dibatalkan secara automatik apabila tiada sebarang pembaharuan dilakukan. 5. Jika Syarikat berhasrat untuk memperbaharui Lesen atau Pendaftaran selepas pembatalan, Syarikat hendaklah melakukan permohonan Pembaharuan Lesen atau Pendaftaran dalam PLMS. 17
Jenis-Jenis Permohonan Pembatalan SWEC 1. Permohonan ini adalah bagi Syarikat yang tidak lagi ingin membekalkan produk dan/atau perkhidmatan bagi SWEC yang telah diluluskan. 2. Sila rujuk kepada aliran proses berikut: Syarikat menghantar permohonan Pembatalan SWEC dalam PLMS * Permohonan Pembatalan SWEC diluluskan*** Permohonan Pembatalan SWEC lengkap**** ** Syarikat tidak boleh menghantar permohonan SWEC jika mempunyai permohonan diproses. ** Syarikat boleh membuat permohonan SWEC secara pukal pada masa yang sama. *** Permohonan mungkin akan dikembalikan kepada Syarikat untuk penjelasan lanjut/pembetulan/apabila tidak memenuhi syarat. **** Syarikat hendaklah mempunyai Lesen/Pendaftaran dalam sekurang kurangnya satu SWEC (yang diluluskan) agar Lesen atau Pendaftaran menjadi sah dan aktif. 3. Sila rujuk rajah di bawah bagi syarat-syarat yang perlu dipenuhi apabila mengemukakan permohonan Pembatalan SWEC dalam PLMS: Mengemukakan ringkasan pembatalan dalam PLMS Lampirkan surat rasmi Ringkasan tersebut hendaklah megandungi: i. ii. Sebab pembatalan. Sebab pembatalan yang dikemukakan dalam PLMS mestilah sama dengan sebab pembatalan yang dikemukakan dalam surat rasmi yang dilampirkan. Surat rasmi hendaklah mengandungi: Sebab pembatalan Lesen atau i. Pendaftaran. Pengesahan bahawa tiada tender atau kontrak yang masih dijalankan. Surat tersebut hendaklah ditandatangani oleh pemegang saham terbesar dan Pengurusan Tertinggi Syarikat. ii. iii. 18
Proses Permohonan 1. Tempoh anggaran bagi proses permohonan: Jenis Permohonan Tempoh Anggaran Baharu/Pembaharuan/Kemas Kini Lesen atau Pendaftaran Baharu/Pembaharuan/Kemas Kini SWEC Pembatalan SWEC/Lesen/Pendaftaran 10 hari bekerja dari tarikh permohonan *tertakluk kepada permohonan yang lengkap dan betul 10 hari bekerja dari tarikh permohonan *tertakluk kepada permohonan yang lengkap dan betul 5 hari bekerja dari tarikh permohonan *tertakluk kepada permohonan yang lengkap dan betul 2. Syarikat akan mendapat e-mel notifikasi secara automatik apabila: i. Permohonan dikembalikan untuk pembetulan. ii. Permohonan ditolak atas sebab tidak memenuhi syarat. iii. Permohonan diluluskan. iv. Pembayaran Lesen (jika perlu). v. Peringatan untuk mematuhi Syarat Khas. 3. Jika Syarikat tidak mendapat sebarang e-mel notifikasi mengenai status permohonan dalam jangka masa seperti yang tertera di atas, Syarikat boleh memeriksa status permohonan dalam PLMS. 4. Syarikat diingatkan untuk sentiasa memastikan maklumat (untuk dihubungi) yang dikemukakan dalam PLMS adalah yang terkini dan dikemaskini dari semasa ke semasa. Keputusan Permohonan 1. Tempoh sah Lesen dan Pendaftaran PETRONAS adalah selama tiga tahun. 2. Entiti yang berlesen dikehendaki menjelaskan yuran lesen berdasarkan Modal Berbayar Paid-up ) atau Jumlah Keseluruhan Nilai Sumbangan ) seperti di bawah: Modal Berbayar atau Jumlah Keseluruhan Nilai Sumbangan Yuran Lesen Tahunan RM100,000 - RM1,000,000 RM 250 Melebihi RM1,000,000 - RM5,000,000 RM 500 Melebihi RM5,000,000 RM 1,000 3. Yuran lesen hanya perlu dibayar bagi permohonan Lesen Menaiktaraf Pendaftaran kepada Lesen sahaja. Pembaharuan Lesen 4. Yuran lesen mestilah dijelaskan dalam tempoh lima hari daripada tarikh e-mel dihantar kepada Syarikat. 5. Pembayaran yuran lesen hanya boleh dilakukan melalui pembayaran dalam talian FPX sahaja. Pembayaran melalui kaedah lain seperti wang tunai, kiriman wang, cek peribadi atau kad kredit tidak diterima. 6. Sijil Digital Pendaftaran boleh didapati dalam PLMS setelah permohonan diluluskan, sementara Sijil Digital Lesen boleh didapati dalam PLMS setelah permohonan diluluskan dan bayaran yuran lesen diterima. 19
Peluang Penyertaan dalam Tender 1. Syarikat yang mempunyai Lesen atau Pendaftaran yang sah untuk SWEC yang berkaitan sahaja berpeluang untuk terlibat dalam tender (tertakluk kepada strategi perolehan) Kumpulan Syarikat PETRONAS dan Syarikat- kerana Syarikat tersenarai 2. Syarikat digalakkan untuk memperkenalkan dan mempromosikan produk dan/atau perkhidmatan yang ditawarkan kepada Kumpulan Syarikat PETRONAS dan Syarikat-Syarikat 3. Jika sesebuah Syarikat Berlesen atau Berdaftar ditawarkan untuk menyertai sesebuah tender, Syarikat tersebut hendaklah terlebih dahulu memberi maklum balas terhadap tawaran tersebut. Kegagalan untuk menjawab atau menolak tawaran tersebut, tanpa alasan yang munasabah berulang kali (untuk SWEC yang sama) mungkin akan menyebabkan Syarikat tersebut tidak ditawarkan untuk tender bagi skop kerja yang sama pada masa akan datang. 4. Jika Syarikat gagal untuk mematuhi Syarat Khas yang ditetapkan, secara automatik, Syarikat tersebut tidak akan tersenarai PETRONAS walaupun tempoh Lesen atauPendaftaran masih sah. Peringatan 1. Pemohon dinasihatkan agar memahami Panduan Am ini sepenuhnya sebelum mengemukakan permohonan melalui sistem PLMS. Permohonan akan ditolak sekiranya maklumat yang dikemukakan: • tidak lengkap; ATAU • terdapat dokumen yang tidak lengkap; ATAU • gagal memenuhi syarat-syarat Am dan/atau syarat-syarat SWEC. 2. Pemegang Saham atau Pengarah Syarikat yang sama dalam dua atau lebih Syarikat tidak boleh memohon dan berlesen atau berdaftar dalam SWEC yang sama. Ini bertujuan untuk mengelak berlakunya sebarang percanggahan kepentingan. 3. Semasa proses permohonan, pegawai Bahagian Pelesenan dan Pendaftaran mungkin akan menghubungi pemohon sekiranya terdapat sebarang kemusykilan. Pemohon hendaklah memberi kerjasama sebaik mungkin. 4. Dokumen yang dilampirkan mestilah sah sepanjang tempoh Lesen atau Pendaftaran. 5. Semua dokumen yang dihantar mestilah diimbas dari dokumen asal dan dalam versi berwarna. Jika dokumen asal berwarna Hitam dan Putih, dokumen tersebut hendaklah disahkan Certified True Copy Nota: Peraturan di atas terpakai untuk permohonan Syarikat dan SWEC. 6. Syarikat bertanggungjawab untuk memastikan butiran (untuk dihubungi) yang dinyatakan dalam PLMS adalah yang terkini dan dikemaskini dari semasa ke semasa. 7. Syarikat hendaklah memberi kerjasama kepada wakil PETRONAS semasa lawatan audit ke premis Syarikat dan membenarkan wakil PETRONAS untuk menyemak atau menyalin dokumen-dokumen yang diperlukan termasuk menemubual kakitangan Syarikat. 20
Lampiran Appendix 1: Definisi Modus Operasi (MOO) Appendix 2: Senarai Semak Dokumen untuk Permohonan Baharu/Pembaharuan/Kemas Kini Lesen atau Pendaftaran Appendix 3: Senarai Semak Berdasarkan Modus Operasi bagi SWEC yang Dimohon Appendix 4: Pelantikan Ejen Panduan Surat Pelantikan Ejen Appendix 5: Pelantikan Ejen Templat Surat Pelantikan Ejen Appendix 6: Templat untuk Pengilang, Pemasang, Pengadun Bahan Kimia, Pemfabrikasi, Pempakej dan Pengintegrasi Sistem 21
Appendix 1: Definisi Modus Operasi (MOO) Modus Operasi (MOO) Definisi Pengedar (Dealer) Syarikat yang mengedarkan produk dari mana-mana pembekal atau pengilang. Ejen (Agent) Syarikat yang mewakili Prinsipal (Syarikat tempatan atau Syarikat asing) dalam membekalkan produk atau perkhidmatan di Malaysia. Operasi Sendiri (Self-operated) Syarikat yang menjalankan kerja-kerja menggunakan sumber dalaman Syarikat seperti tenaga kerja, kepakaran, fasiliti dan peralatan sendiri. Pengilang (Manufacturer) Syarikat yang membuat dan/atau menghasilkan bahan atau produk untuk kegunaan yang termasuk pemasangan bahagian melalui proses pembuatan. Pemasang (Assembler) Syarikat yang memasang pelbagai bahagian produk dan menyatukannya untuk membuat produk siap. Pengadun Bahan Kimia (Chemical Blender) Syarikat yang mencampur atau menggabungkan bahan mentah menjadi campuran produk kimia. Pemfabrikasi (Fabricator) Syarikat yang terlibat dalam pembinaan mesin dan struktur dari pelbagai bahan mentah dan biasanya berdasarkan gambar dan reka bentuk kejuruteraan. Pengintegrasi Sistem (System Integrator) Syarikat yang membina sistem dengan mengintegrasikan produk perkakasan dan perisian. Pengoperasi Penggerudi atau Kapal (Rig/Vessel Operator) Syarikat yang mengendalikan rig atau kapal menggunakan tenaga kerja dalaman mereka (kepakaran) tetapi tidak memiliki kapal tersebut. Pemilik-pengoperasi Penggerudi atau Kapal (Rig or Vessel Owner- Operator) Syarikat yang memiliki dan mengendalikan rig atau kapal. 22
Lampiran 2: Senarai Semak Dokumen untuk Permohonan Baharu/Pembaharuan/Kemas Kini Lesen atau Pendaftaran (1/3) No. Dokumen Penerangan dan Lampiran-Lampiran Penting i. Syarikat mestilah diperbadankan dalam negara sebagai: a) b) c) d) Pemilikan Tunggal dan Perkongsian (Nota: ROB adalah bagi atau Berhad persendirian) atau Berhad awam) atau Semenanjung Malaysia sahaja). 1 Berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) ii. Syarikat hendaklah memastikan maklumat Syarikat di SSM adalah yang terkini. iii. Pengecualian diberikan kepada badan professional seperti Lembaga Jurukur Penilai dan Ejen Hartanah Jurukur Penilai Penilai, Arkitek Firma Arkitek atau badan-badan profesional berkaitan lain. Syarikat dikehendaki mengemukakan pendaftaran/pengesahan yang berkaitan dengan badan professional tersebut. iv. Maklumat yang tidak terdapat dalam SSM perlu dikemukakan secara manual dalam PLMS oleh Syarikat. i. Syarikat hendaklah mengisytiharkan maklumat BO kepada PETRONAS. Maklumat tersebut akan digunapakai untuk pihak dalaman PETRONAS sahaja dan tidak akan didedahkan kepada mana- mana pihak ketiga. Syarikat boleh mengemaskini maklumat BO melalui: a) Jika Lesen atau Pendaftaran Syarikat akan tamat tempoh dalam 2 Pengisytiharan Pemunyaan Benefisial atau Beneficial (BO) ii. masa kurang dari empat bulan, kemas kini boleh dilakukan melalui Permohonan Pembaharuan Lesen/Pendaftaran. b) Sebaliknya, Syarikat boleh berbuat demikian melalui Permohonan Kemas Kini Syarikat. Kesemua maklumat mestilah dikemukakan agar Syarikat dapat menghantar Permohonan Syarikat (sama ada untuk Pembaharuan atau Pengemaskinian Syarikat) dalam PLMS. iii. Syarikat diingatkan dan dinasihatkan untuk merujuk Setiausaha Syarikat masing-masing mengenai maklumat yang perlu diberikan. iv. Sila rujuk Maklumat Tambahan Sistem Panduan Pengguna How to ) untuk maklumat lanjut tentang panduan cara mengisytihar BO dalam PLMS. 23
Lampiran 2: Senarai Semak Dokumen untuk Permohonan Baharu/Pembaharuan/Kemas Kini Lesen atau Pendaftaran (2/3) No. Dokumen Penerangan dan Lampiran-Lampiran Penting i. AFS perlulah yang terkini dan lengkap. Sila rujuk kepada kriteria berikut: a) Penyerahan AFS terkini mestilah dilakukan dalam tempoh 8 bulan daripada tarikh akhir penyata kewangan Syarikat. b) Bagi atau Berhad jika AFS yang terkini tidak dapat dikemukakan: • Permohonan Syarikat tidak dapat dihantar dalam PLMS. • Jika Syarikat mendapat kelulusan dari SSM iaitu lanjutan masa bagi serah simpan penyata kewangan hendaklah mengemukakan surat kelulusan SSM kepada PETRONAS Contact Centre , Syarikat c) Bagi Syarikat yang mempunyai penyata kewangan yang dikemukan kepada SSM: • Maklumat kewangan Syarikat (bukan maklumat perlu dikemukakan secara manual dalam PLMS. Mengemukakan lampiran penyata kewangan yang terkini dalam PLMS. 3 Penyata Kewangan yang diaudit atau Audited Financial d) Syarikat yang memperoleh Pengecualian Syarikat Swasta atau Exempt Maklumat kewangan Syarikat perlu dikemukakan secara manual dalam PLMS. Maklumat kewangan Syarikat perlu dikemukakan secara manual dalam PLMS. Mengemukakan lampiran penyata kewangan yang terkini dalam PLMS. (AFS) yang terkini e) Dokumen penyata kewangan yang dikemukakan hendaklah: Diaudit oleh Juruaudit. • Disahkan oleh Pesuruhjaya Sumpah. • Ditandatangani oleh Pengarah Syarikat. • Termasuk Laporan Juruaudit. f) Pengecualian diberikan kepada Syarikat yang: Ditubuhkan kurang daripada 20 bulan dari tarikh permohonan. • Bukan atau Berhad iaitu kategori ROB dan badan profesional). Walaubagaimanapun, Syarikat mestilah mengemukakan dokumen berikut: ▪ Penyata Kewangan Tahunan tidak melebihi 8 bulan dari tarikh 31 Disember tahun tersebut, (ditandatangani oleh Pengurusan Tertinggi Syarikat) atau ▪ Akaun Pengurusan tidak melebihi 3 bulan dari tarikh permohonan Syarikat dihantar (ditandatangani oleh Pengurusan Tertinggi Syarikat). ii. Nilai Bersih Syarikat mestilah positif. Syarikat dengan Nilai Bersih negatif tidak akan diterima. 24 )
Lampiran 2: Senarai Semak Dokumen untuk Permohonan Baharu/Pembaharuan/Kemas Kini Lesen atau Pendaftaran (3/3) No. Dokumen Penerangan dan Lampiran-Lampiran Penting i. Bagi tujuan pengesahan Bumiputera bagi Pemegang Saham dan Pengarah, Syarikat hendaklah mengemukakan: a) FoAR) of a Company having a Share terkini 4 Pengesahan Status Bumiputera bagi Pemegang Saham, Pengarah, dan Kakitangan Pengurusan ii. Untuk pengesahan status Bumiputera bagi Kakitangan Pengurusan, Syarikat hendaklah mengemukakan: a) Sijil Lahir yang menyatakan bangsa ATAU b) Surat Pengesahan status Bumiputera daripada: Pejabat Hal Ehwal Anak Negeri Sabah (PHEANS) • Mahkamah Anak Negeri Wilayah Persekutuan Labuan (MANWPL) Nota: UntukKakitanganPengurusanyang juga adalahPemegang Saham/Pengarah dikemukakan, tiadadokumensokonganlain diperlukan. telah i. Syarikat mestilah mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan untuk SWEC seperti berikut: a) Mematuhi syarat minima Bumiputera di kesemua empat peringkat (Ekuiti, Lembaga Pengarah, Pengurusan dan Kakitangan) bagi SWEC yang dimohon. b) Memenuhi syarat yang dinyatakan dalam SWEC tersebut. Contoh, Minimum Technical Requirement (MTR), salinan sijil daripada badan berkanun, surat pelantikan ejen, dan lain-lain. ii. Dokumen yang dilampirkan hendaklah sah sepanjang tempoh Lesen atau Pendaftaran. 5 Mematuhi syarat- syarat SWEC yang dimohon iii. Semua dokumen yang dihantar mestilah diimbas dari dokumen asal dan dalam versi berwarna. Jika dokumen asal berwarna Hitam dan Putih, dokumen tersebut hendaklah disahkan true Copy Certified Nota: Peraturan di atas terpakai untuk permohonan Syarikat dan SWEC. iv. Untuk kelayakan akademik, salinan sijil (e.g. Sijil, Diploma, Ijazah and v. PhD) hendaklah dikemukakan. tidak diterima. Syarikat hendaklah mempunyai Lesen atau Pendaftaran dalam sekurang kurangnya satu SWEC (yang diluluskan) agar Lesen atau Pendaftaran menjadi sah dan aktif. atau 25
Lampiran 3: Senarai Semak Berdasarkan Modus Operasi bagi SWEC yang Dimohon (1/3) No. Modus Operasi (MOO) SWEC Penerangan dan Lampiran-Lampiran Penting 1 Pengedar (bagi produk) i. Pengedar adalah Syarikat yang mengedarkan produk dari mana-mana pembekal atau pengilang. ii. Menyediakan dokumen-dokumen lain untuk SWEC yang dimohon. i. Ejen adalah Syarikat yang mewakili Prinsipal (Syarikat tempatan atau Syarikat asing) dalam membekalkan produk atau perkhidmatan di Malaysia. ii. Untuk SWEC yang sama: a) Prinsipal boleh membekalkan produk dan/atau perkhidmatan melalui satu Ejen atau lebih (pelantikan eksklusif atau bukan eksklusif). b) Syarikat boleh menjadi Ejen untuk lebih daripada satu Prinsipal. 2 Ejen (bagi produk atau perkhidmatan) iii. Tempoh minimum pelantikan ejen adalah tiga tahun. Tempoh lebih daripada tiga tahun adalah sangat digalakkan. Contoh: Lima tahun pelantikan sebagai Ejen. iv. Untuk menyediakan Lantikan Ejen dari Prinsipal, sila rujuk Lampiran 4 dan Lampiran 5 untuk maklumat lanjut berkenaan Surat Lantikan Ejen. v. Surat Lantikan Ejen mestilah diperbaharui tiga bulan sebelum tarikh tamat untuk memastikan SWEC kekal sah. vi. Menyediakan dokumen-dokumen lain untuk SWEC yang dimohon, e.g. salinan yang disahkan benar oleh prinsipal, Stem Rasmi prinsipal atau tandatangan Pengarah prinsipal, dan lain-lain. 3 Operasi-sendiri (untuk perkhidmatan) i. Syarikat yang beroperasi-sendiri adalah Syarikat yang menjalankan kerja-kerja menggunakan sumber dalaman Syarikat seperti tenaga kerja, kepakaran, fasiliti dan peralatan sendiri. ii. Menyediakan dokumen-dokumen lain untuk SWEC yang dimohon, e.g. salinan yang disahkan benar oleh Syarikat, Stem Rasmi Syarikat atau tandatangan Pengarah Syarikat, dan lain-lain. iii. Semua sijil dan/atau dokumen yang diperlukan hendaklah atas nama Syarikat. i. Syarikat perlulah mengemukakan dokumen seperti berikut: a) Senarai b) Lesen pengilang daripada Lembaga Pembangunan Pelaburan Malaysia 4 Pengilang • Pemasang • Pengadun Bahan Kimia • Pemfabrikasi • Pengintegrasi Sistem (MIDA) atau Majlis Tempatan. • Syarikat perlulah melampirkan surat pengecualian daripada MIDA jika Syarikat layak untuk pengecualian. c) Risalah teknikal atau komersial untuk produk. d) Pelan tapak kilang. e) Carta aliran proses seperti contoh proses pengilangan . f) Menyediakan dokumen-dokumen lain untuk SWEC yang dimohon, e.g. salinan yang disahkan benar oleh Syarikat, Stem Rasmi Syarikat atau tandatangan Pengarah Syarikat, dan lain-lain. ii. Sila rujuk kepada Lampiran 6 untuk templat yang disediakan. 26
Lampiran 3: Senarai Semak Berdasarkan Modus Operasi bagi SWEC yang Dimohon (2/3) No. Modus Operasi (MOO) SWEC Penerangan dan Lampiran-Lampiran Penting i. Berikut adalah dokumen yang diperlukan untuk SWEC Baharu dan Pembaharuan SWEC berdasarkan Modus Operasi yang dimohon: Dokumen MOO Ejen Pengoperasi Penggerudi Pemilik-pengoperasi Penggerudi (CoR) Atas nama Pemilik Penggerudi Surat Pelantikan Daripada Pemilik Penggerudi Tidak Berkenaan Nota CoR dan Surat Pelantikan daripada kumpulan Syarikat Pemilik Penggerudi boleh diterima, dengan sekurang-kurangnya 51% ekuiti. CoR daripada kumpulan Syarikat Pemilik Penggerudi boleh diterima, dengan sekurang- kurangnya 51% ekuiti. 5 Permohonan Penggerudi (Rig) • Ejen • Pengoperasi Penggerudi Pemilik- ii. Dokumen sokongan untuk mengesahkan struktur Syarikat haruslah dikemukakan. Dokumen sokongan untuk mengesahkan struktur Syarikat haruslah dikemukakan. Berikut adalah dokumen yang diperlukan untuk SWEC Baharu dan Pembaharuan SWEC yang dimohon bagi Modus Operasi Pemilik- pengoperasi Penggerudi: pengoperasi Penggerudi Dokumen MOO Pemilik-pengoperasi Penggerudi (SPA) Atas nama Pemilik Penggerudi Penggerudi Perjanjian Pinjaman Kemudahan dari Bank Tempatan Atas nama Pemilik Penggerudi Bukti Pemilikan atau Pemilikan Mutlak Surat Rasmi dari Syarikat yang menunjukkan pecahan pemilikan pengoperasi penggerudi dalam peratus (%) Nota SPA dan Perjanjian Pinjaman Kemudahan daripada kumpulan Syarikat Pemilik Penggerudi boleh diterima, dengan sekurang-kurangnya 51% ekuiti. Dokumen sokongan untuk mengesahkan struktur Syarikat haruslah dikemukakan. iii. Menyediakan dokumen-dokumen lain untuk SWEC yang dimohon. 27
Lampiran 3: Senarai Semak Berdasarkan Modus Operasi bagi SWEC yang Dimohon (3/3) No. Modus Operasi (MOO) SWEC Penerangan dan Lampiran-Lampiran Penting i. Berikut adalah dokumen yang diperlukan untuk permohonan SWEC Baharu dan Pembaharuan SWEC berdasarkan Modus Operasi yang dimohon: Dokumen MOO Ejen Pengoperasi Kapal Pemilik- pengoperasi Kapal (CoR)* Atas nama Pemilik Kapal Management Atas nama Kapal ** 6 Permohonan Kapal (Marine Vessel) • Ejen • Pengoperasi Kapal • Pemilik- pengoperasi Kapal (DOC)** Surat Pelantikan Nota Atas nama Pemilik Kapal Atas nama Pengoperasi Kapal Atas nama Pemilik Kapal CoR, DoC dan Surat Pelantikan daripada kumpulan Syarikat Pemilik Kapal boleh diterima, dengan sekurang- kurangnya 51% ekuiti. Atas nama Pemilik Kapal Tidak Berkenaan Permohonan dalam kumpulan Syarikat Pemilik Kapal yang sama boleh diterima, dengan sekurang- kurangnya 51% ekuiti. Dokumen sokongan untuk mengesahkan struktur Syarikat haruslah dikemukakan. Dokumen sokongan untuk mengesahkan struktur Syarikat haruslah dikemukakan. Bagi kapal yang didaftarkan di Denmark, sila kemukakan Sijil Kewarganegaraan. ** Bagi Kapal dengan berat >500 mt sahaja. ii. Menyediakan dokumen-dokumen lain untuk SWEC yang dimohon. 28
Lampiran 4: Pelantikan Ejen Panduan Surat Pelantikan Ejen (1/2) No. Maklumat Penting Penerangan i. Prinsipal boleh terdiri daripada Syarikat tempatan atau Syarikat asing. ii. Mestilah mengandungi butiran Prinsipal berikut: 1 Maklumat Prinsipal a) Kepala surat rasmi. b) Nama penuh Syarikat. c) Alamat penuh. d) Nombor telefon. e) Alamat e-mel. 2 Maklumat Ejen Ejen mestilah dari kalangan Syarikat tempatan yang memenuhi syarat- syarat Am Pelesenan atau Pendaftaran. 3 Istilah Ejen Istilah Ejen mestilah dinyatakan dengan jelas dalam surat. Hubungan lain seperti pengedar atau ) tidak diterima. i. Surat pelantikan ejen boleh bersifat eksklusif atau tidak eksklusif dan hendaklah dinyatakan secara jelas dalam surat. 4 Liputan Pelantikan ii. Liputan untuk pelantikan juga perlu dinyatakan secara jelas, seperti Asia Tenggara, Malaysia Barat, Malaysia Timur, Sabah, Sarawak, dan lain-lain. i. Perkhidmatan atau Produk yang dibekalkan hendaklah dinyatakan secara jelas dalam surat pelantikan. Syarikat boleh merujuk kepada format di bawah. Kod SWEC Deskripsi SWEC Maklumat Berkaitan Produk atau Perkhidmatan 5 Skop Produk atau Perkhidmatan Rujuk senarai SWEC terkini Contoh: 16221100P Rujuk senarai SWEC terkini. Contoh: Motor Vehicle Maklumat produk atau perkhidmatan yang ditawarkan Contoh: Passenger car, motorcycle, pickup truck, etc. ii. Senarai produk atauperkhidmatan mestilah mengikut kategori dan SWEC yang dimohon mestilah ditonjolkan. Contohnya abjad ditebalkan atau ditukar warna. iii. Nyatakan deskripsi SWEC dengan spesifik dan gunakan terminologi yang tepat mengikut senarai SWEC terkini. 29
Lampiran 4: Pelantikan Ejen Pelantikan Ejen (2/2) Panduan Surat No. Maklumat Penting Penerangan i. Tarikh Mula dan Tamat Pelantikan mestilah dinyatakan dalam surat. • Tarikh perlulah dinyatakan secara lengkap iaitu mengandungi hari, bulan dan tahun. Tarikh Mula dan Tamat Pelantikan mestilah ditebalkan. 6 Tempoh Pelantikan ii. Tempoh minimum pelantikan Ejen adalah tiga tahun. Tempoh lebih dari tiga tahun adalah sangat digalakkan. Contoh: Lima tahun pelantikan sebagai Ejen. iii. Surat Lantikan Ejen mestilah diperbaharui tiga bulan sebelum tarikh tamat. i. Perlu mengandungi butiran penandatangan seperti berikut: a) Ditandatangani oleh Pengurusan Tertinggi Prinsipal atau wakil (bagi pihak) Pengurusan Tinggi (mestilah berjawatan Pengurus dan keatas). 7 Penandatangan Surat b) Nama penuh penandatangan. c) Jawatan penandatangan. ii. Tandatangan digital adalah diterima. 30
Lampiran 5: Pelantikan Ejen Templat Surat Pelantikan Ejen Full Address Postcode Country. Tel: +49 (0) XXXX / XXXX-X E-mail Address: xxx@xy.de Website: Letter Head Date of Letter Full Address Postcode Country. Attention: Full Name Designation Dear Sir, RE: APPOINTMENT LETTER We, (name of principal) hereby confirm that your company, (name of Agent) has been appointed as our AGENT on exclusive / non-exclusive basis in the territory of Malaysia for our product as follows: SWEC Code Refer to PETRONAS SWEC List E.g. 16221100P Scope Description Refer to PETRONAS SWEC List E.g. Motor Vehicle Information of Product or Service Details of product or service offered E.g. Passenger car, motorcycle, pickup truck, etc. This appointment shall be for a period of ____ (years) effective from ____ (day, month, year) to _____ (day, month, year) and must be renewed in writing before expiration. Thank you. Yours faithfully, SAMPLE Principal Authorised Signature Full Name Designation 31 1 2 3 4 5 6 7
Lampiran 6: Templat untuk Pengilang, Pemasang, Pengadun Bahan Kimia, Pemfabrikasi, Pempakej dan Pengintegrasi Sistem Kilang/Bengkel dan Senarai Peralatan Kilang/lapangan fabrikasi/bengkel/stor Alamat Keluasan Pemilikan (sila tanda √ Pemilikan Sendiri Disewa Nama Pemilik (jika disewa) Alamat Pemilik (jika disewa) Lesen pengilang daripada Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA)/Majlis Tempatan Nombor lesen Tempoh lesen Sila sertakan salinan sijilbagi lesen pengilang yang tersebut di atas. Bil Peralatan/mesin/perkakasan/ perisian/kenderaan Senarai Peralatan Kuantiti/Saiz/ Keluasan Pemilikan (pemilikan sendiri/disewa) Pemilik (jika disewa) 32