e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL Analisis Kebutuhan Pengguna pada Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Mahkamah Agung Republik Indonesia Analysis of User Needs for Collection Development Activity in Mahkamah Agung Republik Indonesia Library Niko Grataridarga1 Program Studi Managemen Informasi Dan Dokumen Program Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia Abstrak ini membahas mengenai kegiatan analisis kebutuhan pengguna dalam Penelitian pengembangan koleksi di perpustakaan khusus. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi praktik dan kendala yang dihadapi pustakawan dalam melakukan kegiatan analisis kebutuhan pengguna di Perpustakaan Mahkamah Agung. Kegiatan analisis kebutuhan pengguna menjadi penting sebagai tahap awal dan tolak ukur dalam melakukan pengembangan koleksi. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. Hasil penelitian ini memperlihatkan bahwa Perpustakaan Mahkamah Agung belum analisis kebutuhan pengguna yang mendalam. Hal ini menyebabkan pustakawan terkadang kebingungan untuk mengembangkan koleksi tidak dapat menentukan pengadaan koleksi. Maka diperlukan kegiatan analisis yang lebih mendalam dengan cara audit informasi dan wawancara pada pengguna. Kata Kunci: pengembangan koleksi, analisis kebutuhan pengguna, perpustakaan khusus Abstract This study discusses the activities of analyzing user needs in developing collections in specialized libraries. This study aims to identify the practices and constraints faced by librarians in conducting user needs analysis activities at the Mahkamah Agung Library. The activity of analyzing user needs becomes important as an initial step and benchmark in developing collections. This research is a qualitative research using a case study method. The results of this study show that the Mahkamah Agung Library has not analyzed the needs of users in depth. This causes librarians to be confused about how to develop collections cannot determine the procurement of collections. Then more in-depth analysis is needed by auditing information and interviews with users. Keywords: collection development, user needs analysis, special library Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama dalam menunjang pelayanan informasi lain yang perpustakaan dan menjadi kekuatan utama dalam memenuhi kebutuhan terbitan penggunanya. Koleksi perpustakaan terdiri atas buku-buku dan 1 Korespondensi: Nico Grataridarga. Program Studi Managemen Informasi Dan Dokumen, Program Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia. Kampus UI Depok Gedung A, Beji, Kota Depok, Jawa Barat 16424. Email: 22
e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL dikumpulkan, diolah, dan disimpan oleh perpustakaan sehingga dapat ditemu kembali untuk dimanfaatkan pengguna sehingga menciptakan pelayanan terhadap kebutuhan pengguna dengan optimal. Kegiatan pengembangan koleksi merupakan salah satu kegiatan terpenting di perpustakaan yaitu dengan menambah koleksi perpustakaan dan memastikan koleksi tersebut sesuai dengan apa yang dibutuhkan pengguna (Evans, 2005). Untuk memastikan koleksi tersebut sesuai dalam kegiatan pengembangan koleksi tahap pertama yang paling penting di lakukan yaitu analisis kebutuhan pengguna perpustakaan (user needs analysis). Indonesia sebagai negara hukum berasaskan peraturan dan perundang-undangan lembaga pelaku kekuasaan kehakiman, yaitu Mahkamah Agung. memiliki sebuah Mahakamah Agung memegang kekuasaan negara yang merdeka untuk menyelenggarakan peradilan guna menegakkan hukum dan keadilan berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan demi terselenggaranya negara hukum Republik Indonesia. Kewenangan Mahakamah Agung sangatlah besar dalam jalannya hukum peradilan Indonesia. Kewenangan tersebut antara lain yaitu mengadili pada tingkat kasasi, menguji peraturan perundang-undangan di bawah undang-undang terhadap undang-undang, mempunyai kewenangan lain yang diberikan undang-undang (Pasal 24A ayat [1] UUD 1945). Lembaga Mahakamah Agung memiliki perpustakaan yang melayani dan menyediakan informasi untuk membantu hakim dan tenaga ahli dalam bidang hukum guna membantu kinerjanya dalam melaksanakan wewenang Mahakamah Agung. Perpustakaan Mahkamah Agung Republik Indonesia adalah Perpustakaan khusus, di mana koleksi yang dimiliki sebagian besar merupakan koleksi dalam bidang ilmu hukum dan peraturan perundang-undangan, di samping koleksi umum seperti koleksi dalam bidang ilmu social dan humaniora. Dengan pelayanan ini tentunya perpustakaan membutuhkan bahan- bahan koleksi yang memadai dalam menunjang pekerjaan penggunanya yaitu tenaga-tenaga ahli hukum seperti hakim dan praktisi yang bekerja dalam berbagai macam subjek perkara hukum. Selain orang-orang yang bergerak di bidang hukum, perpustakaan juga melayani seluruh unsur di lingkungan Mahkamah Agung. Setiap pegawai dari berbagai macam divisi juga merupakan pengguna dan sasaran layanan dari perpustakaan. Maka untuk memenuhi kebutuhan dan bagi para professional dan praktisi hukum pada lingkungan peradilan Mahkamah Agung diperlukan sebuah pengembangan koleksi yang baik dan analisis kebutuhan pengguna yang tepat dan efsien. Perpustakaan MA perlu mengelola koleksi dan informasi tersebut dengan efektif sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Untuk mengembagkan koleksi perpustakaan sengan tepat dan efisien maka diperlukan sebuah analisis terhadap kebutuhan pengguna tersebut. Mendasarkan pada penjelasan di atas, pertanyaan penelitian yang diangkat dalam tesis ini adalah sebagai berikut: 1). Bagaimana kegiatan analisis kebutuhan pengguna perpustakaan Mahkamah Agung selama ini berjalan? 2). Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam kegiatan analisis kebutuhan pengguna tersebut? 3). Mengapa kendala tersebut terjadi? Tujuan penelitian ini antara lain: mengidentifikasi pelaksanaan kegiatan analisis kebutuhan pengguna pada pengembangan koleksi di perpustakaan MA, mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam analisis kebutuhan pengguna, memberi masukkan untuk kegiatan analisis kebutuhan pengguna yang lebih mendalam dan komperhensif. Metode Penelitian Pendekatan yang diterapkan oleh peneliti dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif. Kualitatif berarti sesuatu yang berkaitan dengan aspek kualitas, nilai atau makna yang terdapat dibalik fakta. Kualitas, nilai atau makna hanya dapat diungkapkan dan 23
e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL dijelaskan melalui linguistik, bahasa, atau kata-kata. Pickard (2007: 239) mengatakan bahwa penerapan anlisis kualitatif tujuannya adalah untuk menghasilkan hipotesis berdasarkan data yang terkumpul dan interpretasi dari data tersebut. Irawan menambahkan (2006: 53) analisis data dalam penelitian kualitatif bersifat induktif. Peneliti membangun kesimpulan penelitiannya dengan cara "menafsirkan" data-data empiris yang dikumpulkannya dari lapangan, dan mencari pola-pola yang didapat dari data tersebut. Metode penelitian yang digunakan adalah metode studi kasus. Menurut Mulyana (2008: 201) studi kasus adalah uraian dan penjelasan komprehensif mengenai berbagai aspek seorang individu, suatu kelompok, suatu organisasi (komunitas), suatu program, atau suatu situasi social. Peneliti studi kasus berupaya menelaah sebanyak mungkin data mengenai subjek yang diteliti. Mereka sering menggunakan berbagai metode: wawancara (riwayat hidup), pengamatan, penelaahan dkumen, (hasil) survey dan data apapun untuk menguraikan suatu kasus secara terperinci. Dalam penelitian yang berjudul Analisis Kebutuhan Pengguna dalam Pengembangan Koleksi Perpustakaan Mahkamah Agung ini, dilihat sebagai suatu kasus. Kasus digambarkan melalui hubungan-hubungan antara orang-orang yang terkait dengan kasus. Menggunakan studi kasus karena penelitian ini mengkaji kegiatan dalam suatu instansi atau lembaga untuk menggali lebih dalam lagi kasus yang diteliti agar mendapatkan hasil yang komprehensif dan rinci. Subjek penelitian ini adalah pustakawan perpustakaan Mahkamah Agung sedangkan objek penelitian adalah pengembangan koleksi di Perpustakaan Mahkamah Agung. Dalam setiap kegiatan penelitian dibutuhkan objek atau sasaran dan objek atau sasaran tersebut umumnya dalam jumlah besar. Dalam suatu survei penelitian, tidak semua indvidu yang ada dalam populasi objek tersebut harus diteliti. Hanya diperlukan sampel atau contoh sebagai representasi dari objek penelitian. Oleh karena itu, persoalan penting dalam pengumpulan data yang harus diperhatikan adalah "bagaimana dapat dipastikan atau diyakini bahwa sampel yang ditetetapkan adalah representatif". (Bungin 2010:77). Di dalam penelitian ini, peneliti akan menggunakan beberapa teknik pengumpulan data, yaitu sebagai berikut observasi, wawancara pada informan terseleksi dan analysis dokumen. Informan yang dipilih untuk diwawancarai adalah orang-orang yang berwenang dalam pengembangan koleksi atau dapat disebut sebagai informan kunci. Informan kunci adalah seseorang atau lebih yang diyakini dapat memberikan informsi yang berguna bagi suatu penelitian. Informasi kunci ini berasal dari pihak yang berwenang dalam pengembangan koleksi yaitu pustakawan-pustakawan yang terlibat dalam tim pengembangan koleksi, pustakawan penanggung jawab dalam pengembangan koleksi, kassubbag perpustakaan dan kepala perpustakaan. Data mentah yang telah dikumpulkan selanjutnya memasuki tahap analisis. Sebelum dianalisis secara matang, data berupa hasil wawancara dibuatkan transkrip (salinan dalam bentuk tulisan). Kemudian data diklasifikasikan berdasarkan tujuan penelitian. Selanjutnya data dianalisis dengan membandingkan pola yang penulis harapkan berdasarkan literatur dengan pola yang ditemukan dalam data wawancara maupun observasi. Hasil Pengembangan Koleksi Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama dalam menunjang eksistensi perpustakaan. Koleksi berarti jumlah buku atau bahan pustaka lainnya dalam suatu bidang atau suatu jenis yang dikumpulkan oleh seseorang atau organisasi. Menurut Evans (2005: 11) 24
e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL pengembangan koleksi merupakan proses dimana memastikan informasi di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan dari populasi yang dilayani dengan tepat dan ekonomis, serta menggunakan sumber-sumber informasi baik dari dalam instansi dalam maupun luar. Johnson (2009: 1) menjelaskan bahwa pengembangan koleksi perpustakaan di akhir tahun 1960-an merupakan istilah yang mempunyai konotasi yang lebih luas untuk menggantikan seleksi sebagai istilah yang meliputi refleksi dari keseluruhan proses pengembangan koleksi dalam merespon prioritas instituusi dan komunitas atau kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi meliputi beberapa kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan pengembangan tersebut, yaitu seleksi, penetapan dan koordinasi kebijakan seleksi, analisis kebutuhan pengguna dan pengguna potensial, koleksi sebagai pembelajaran, analisis koleksi, menajemen biaya, identifikasi kebutuhan koleksi, pencapaian dan hubungan komunitas dan pengguna, dan perencanaan untuk sumber daya. Pada 1980-an diusulkan sebuah payung istilah yang membawahi pengembangan koleksi. Dalam konstruksi tersebut manajemen koleksi termasuk pengembangan koleksi dan diperluas dengan keputusan mengenai penyiangan, pemilihan serial, penyimpanan, dan preservasi. Dan juga dalam manajemen koleksi menyangkut organisasi dan tugas dari tanggungjawab secara praktikal. Evans (2005: 7) juga memberikan batasan istilah collection development sebagai suatu proses untuk mengetahui peta kekuatan dan kekurangan atau kelemahan koleksi perpustakaan, sehingga dapat merencanakan perbaikan peta kelemahan tadi dan mempertahankan kekuatan koleksi. Dia menambahkan bahwa, "collection developmet is a 'written statement' of that plan, providing details for guidance of the library staff", karena pengembangan koleksi merupakan statemen tertulis, maka tentunya harus berupa sebuah dokumen. Dokumen itu akan berisi rincian rencana kegiatan dan segala informasi yang digunakan oleh pustakawan sebagai dasar dalam berfikir dan menentukan kebijaksanaan saat mengembangkan koleksi perpustakaannya. Dokumen ini digunakan sebagai tempat untuk berkonsultasi saat pustakawan akan menentukan bidang-bidang koleksi apa yang akan dibeli dan berapa banyak untuk masing-masing bidang itu. Kegiatan pengembangan koleksi dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan pemustaka, ketersediaan anggaran, serta kebijakan yang berlaku di lingkungan perpustakaan tersebut. Pengembangan koleksi haruslah memperhatikan faktor-faktor antara lain kebutuhan jangka panjang pemakai, pustakawan harus bersikap efektif dan peka terhadap kebutuhan informasi pemakai, dilakukan melalui kerjasama perpustakaan-perpustakaan lain, perpustakaan perlu memperhatikan segala bentuk informasi yang ada, tercetak maupun non- tercetak (Evans, 2005). Analisis Kebutuhan Pengguna Evans (2005: 20) mengatakan bahwa layanan dan koleksi perpustakaan seharusnya dikembangkan berdasarkan pada pemahaman layanan informasi yang dibutuhkan dan diinginkan oleh suatu komunitas yang akan dilayaninya. Data yang terkumpul mengenai pemustaka bernilai dalam memformulasikan kebijakan, kegiatan seleksi, dan mengevaluasi projek. Dalam menilai setiap koleksi sebaiknya meliputi sebuah pertimbangan bagaimana koleksi dapat mempertemukan harapan dan kebutuhan pemustaka. Lebih lanjut Evans (2005: 21) menjelaskan bahwa orang mencari informasi dari sistem formal dan informal. Secara nyata, sistem informal memberikan bagian terbesar terhadap keseharian individu, atau kebiasaan, dan informasi. Contoh bagian sistem informal yaitu teman, kolega, dan organisasi. Semua pencari informasi menempatkan sebuah nilai pada setiap jenis informasi yang digunakan dan mereka sering lakukan tanpa sadar. Beberapa 25
e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL faktor yang mempengaruhi nilai informasi seperti peran informasi dalam mengambil keputusan, jenis informasi yang diperlukan (teks, numerik, grafik, atau audio), dan format kemasan informasi (buku, jurnal, database, kaset, dll). Salah satu faktor yang penting ialah ketersediaan akses dan usaha yang diperlukan untuk mendapatkan akses ke informasi. Staf pengembangan koleksi seharusnya mengetahui sumber informal apa yang tersedia melalui layanan komunitas. Dalam beberapa kasus, staf pengembangan koleksi memungkinkan untuk menggabungkan beberapa sumber informal ke dalam sebuah sistem formal sehingga memberikan layanan yang lebih baik. Penilaian kebutuhan pengguna pada Perpustakaan Khusus (Evans, 2005: 44) cenderung fokus kepada kelompok kecil dan individu. Terdapat beberapa isu kunci yaitu : 1). Sumberdaya informasi apa yang baru-baru ini dimanfatkan? 2). Bagaimana sumberdaya tersebut digunakan? 3). Apa hasil terhadap penggunaaan sumberdaya informasi tersebut? 4). Apa peralatan yang diperlukan untuk menggunakan informasi, dan siapa yang menggunakan informasi tersebut? 5). Apa biaya informasi dan biaya yang dihubungkan pada peralatan? 6). Nilai apa yang yang dihasilkan? Apa biaya atau keuntungan terhadap pengadaan informasi dan penggunanya dalam organisasi? Evans (2005: 45) menjelaskan audit informasi merupakan salah satu teknik penilaian untuk perpustakaan khusus. Audit dapat membantu menjamin nilai maksimum yang direalisasikan dari pengeluaran organisasi pada sumberdaya informasi. Terdapat 4 tujuan audit informasi yaitu dapat mengidentifikasikan: a). Kebutuhan informasi sesuai dengan target organisasi; b). Keseluruhan sumberdaya informasi; c). Pengetahuan dan sumberdaya yang ahli organisasi; dan d). Letak informasi, siapa yang menggunakannya, hambatan dalam penggunaannya, dan kesenjangan terhadap kebutuhan yang terpenuhi. Pendekatan yang dilakukan dalam audit informasi ini adalah dengan wawancara mendalam kepada individu atau grup, kemudian mempunyai catatan terstruktur mengenai aktivitas keseharian. Fokusnya pada pembuatan dan pengambilan keputusan, topik diskusi, surat dan memo yang diterima, bentuk formulir yang terproses. Pendekatan ini berasumsi bahwa kegiatan sehari-hari akan mejadi sebuah pola yang regular dan dapat diidentifikasi oleh pustakawan untuk menjadi kebutuhan informasi yang spesifik. Perpustakaan Mahkamah Agung sebagai Perpustakaan Khusus Perpustakaan Mahkamah Agung adalah perpustakaan khusus karena berdiri di bawah lembaga induknya yaitu lembaga Mahkamah Agung dan melayani pengguna utama yaitu pegawai-peagawai di lingkungan Mahkamah Agung. Kemudian perpustakaan Mahkamah Agung juga berkonsentrasi pada prioritas subjek tertentu yaitu subjek hukum untuk koleksi- koleksi yang dimilikinya. Menurut Mount dan Massoud (1999), perpustakaan khusus adalah "organisasi informasi yang disponsori oleh perusahaan swasta, instansi pemerintah, organisasi nonnirlaba, atau asosiasi profesi." The Special Libraries Special Interest Working Group (SIWG) menyatakan bahwa "Perpustakaan Khusus memenuhi kebutuhan kelompok profesional atau akademis tertentu yang kebutuhan tertentu". Perpustakaan khusus dapat ditemukan dalam pemerintahan kementerian, departemen, rumah sakit dan perusahaan. Peran masing-masing perpustakaan khusus adalah untuk mendukung kebutuhan informasi pengguna atau klien sehingga mereka dapat mencapai misi dan tujuan organisasi. Perpustakaan ini menyediakan berbagai layanan informasi untuk memenuhi kebutuhan pengguna khusus, menyediakan staf dan peneliti dengan informasi yang mereka butuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. informasi yang didefinisikan oleh subjek atau kegiatan 26
e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL Koleksi dalam lembaga ini bertujuan untuk melayani kebutuhan informasi spesifik dari organisasi yang mereka layani dalam rangka meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi induk. Kustomisasi ini dicapai dengan mengurangi waktu karyawan menghabiskan data pencarian, dan dengan memberikan informasi yang dapat memfasilitasi peningkatan pengambilan keputusan. Pelaksanaan Pengembangan Koleksi di Perpustakaan Mahkamah Agung Pengembangan koleksi dimaknai oleh pustakawan di Mahkamah Agung sebagai penambahan kepemilikan bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Penambahan caranya dengan melakukan pembelian yang diadakan setiap tahun. Pengadaan ini dilakukan didasarkan pada permintaan pengguna perpustakaan terutama permintaan dari hakim-hakim Mahkamah Agung. Praktik pengembangan koleksi yang dilakukan di Perpustakaan Mahkamah Agung memuat beberapa unsur pengembangan koleksi seperti yang dijelaskan oleh Evans (2005) yaitu analisis kebutuhan pengguna, seleksi bahan pustaka, pengadaan melalui hadiah, resource sharing dan deposit, serta weeding dan evaluasi koleksi. Beberapa unsur telah teregulasi dalam peraturan tertulis seperti identifikasi kebutuhan pengguna dan pembelian diatur dalam SOP Pengadaan. Kegiatan Analisis Kebutuhan Pengguna Sudah semestinya perpustakaan menyediakan koleksi yang tepat guna sesuai dengan kebutuhan dari penggunanya. Pengadaan buku di perpustakaan Mahkamah Agung juga didasarkan pada permintaan pengguna. Pengadaan buku ini biasanya dilakukan dengan dua cara. Pertama yaitu permintaan buku berdasarkan topik yang diajukan pengguna. Contohnya hakim agung mengajukan pada pustakawan bahwa mereka memerlukan buku mengenai topik kasus korupsi tapi mereka tidak tahu bukunya, jika belum ada di perpustakaan maka pustakawan akan membantu mencari buku yang tepat mengenai topik korupsi tersebut. Kemudian jika buku tentang kasus korupsi ini sudah ditemukan akan dijadikan bahan untuk pengadaan. Kedua adalah permintaan pengguna yang ditampung melalui catatan pustakawan. Setiap hari pengguna datang ke perpustakaan baik itu hakim agung, pegawai, atau mahasiswa. Setiap pengguna tersebut memerlukan buku atau informasi di perpustakaan. Jika perpustakaan Mahkamah Agung tidak memilikinya, pengguna dapat meminta kepada pustakawan untuk mencatat langsung judul buku yang mereka perlukan. Catatan dari pengguna ini juga dijadikan sebagai usulan kepada perpustakaan untuk jadi bahan pertimbangan pengadaan. Jika dilihat pelaksanaan pengadaan koleksi berdasarkan permintaan pengguna yang diterapkan Perpustakaan Mahkamah Agung belum melibatkan analisis mendalam terhadap kebutuhan pengguna yang sesungguhnya. Bahkan pihak Perpustakaan sempat bingung untuk menentukan buku yang akan diadakan jika tidak ada pesanan buku langsung dari pengguna. Maka Perpustakaan Mahkamah Agung sebagai perpustakaan khusus yang dituntut untuk mengembangkan koleksi yang dinamis dari berbagai sumber daya informasi, harus memiliki pemahaman yang mendalam informasi penggunanya. Pemahaman ini dapat diperoleh dengan proaktif menganalisis kebutuhan pengguna yang tersegmentasi. Salah satu caranya yaitu audit informasi terhadap pengguna seperti yang diusulkan Evans (2005). Dari audit ini nantinya dapat dianalisis kebutuhan pengguna melalui observasi, wawancara, atau identifikasi saluran-saluran informasi yang biasa digunakan oleh tentang kebutuhan 27
e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL pengguna dalam hal ini pengguna utama dari Perpustakaan Mahkamah agung yaitu hakim- hakim agung. Tidak menutup kemungkinan juga pustakawan dapat melakukan survei atau wawancara kepada pengguna lainnya yang memang sering mencari informasi di perpustakaan Mahkamah Agung seperti mahasiswa, peneliti atau praktisi. Informasi-informasi apa saja yang sebenarnya mereka harapkan dari perpustakaan Mahkamah Agung sehingga nantinya menjadi tolak ukur perpustakaan untuk memberikan pelayanan yang optimal. Menjaring kebutuhan pengguna dari hasil usulan atau permintaan pemustaka tentunya tindakan yang sangat minimal. Kebutuhan seperti yang digambarkan oleh pemustaka secara individual hanya menggambarkan sebagian dari kebutuhan mereka. Pustakawan dapat menggunakan standar koleksi untuk bidang hukum, mempertimbangkan unit-unit kerja di lingkungan Mahkamah Agung dan kebutuhan informasinya, serta perkembangan terbaru (advances) dibidang hukum. Seleksi buku yang diadakan oleh perpustakaan Mahkamah Agung dilihat dari daftar usulan buku oleh pengguna. Usulan buku dari pengguna tersebut kemudian dicari lewat katalog penerbit di internet. Setelah didapat memilih buku pilihan yang sebelumnya sudah dibuat daftarnya oleh pustakawan. Yang memilih di sini adalah para hakim agung yang menjadi sasaran utama pelayanan perpustakaan Mahkamah Agung. Buku-buku pilihan tersebut sebelumnya telah dibuatkan daftar yang dikumpulkan dari katalog penerbit. Katalog penerbit ini didapat dari browsing di internet dan katalog tercetak yang didapatkan dari penerbitnya langsung. Katalog tercetak ini diberikan dari permintaan pihak perpustakaan ataupun penerbit tersebut yang datang ke perpustakaan dan menawarkan koleksi-koleksi mereka. Setelah buku-buku tersebut dipilih dan diceklist atau dicentang oleh hakim agung. Daftar buku-buku terpilih tersebut dikembalikan ke perpustakaan untuk dianalisis lagi terkait dengan database jika ternyata buku sudah dimiliki dan terkait dengan harga untuk kesesuaian dana. Jika sudah dianalisis hasil centangan ini kemudian dibuatkan daftar lagi, diserahkan ke vendor baru kemudian dilakukan pembelian. Dalam SOP pengadaan dijelaskan bahwa pustakawan Mahakamah Agung menghimpun daftar buku dari katalog penerbit kemudian diketik ulang dan didistribusikan ke hakim-hakim agung. Daftar buku yang sudah didistribusikan ke hakim agung ini nantinya akan diseleksi oleh hakim agung dengan cara disilang judul-judul buku yang diperlukan. Hasil silang inilah yang kemudian jadi acuan utama dalam pengadaan. Gambar 1. Contoh daftar buku dari penerbit yang dibukukan 28
e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL Gambar 2. Contoh Daftar Buku yang Disilang (dicentang) oleh Hakim Agung Walaupun menjadi acuan utama namun hasil pilihan hakim agung ini tidak serta merta langsung diadakan karena harus dinilai lagi dengan memeriksa ulang, misalnya ternyata buku yang diusulkan oleh hakim agung sebelumnya sudah dimiliki oleh perpustakaan sehingga tidak jadi diadakan. Jadi untuk alat bantu seleksi sendiri, pustakawan Mahkamah Agung benar-benar mengandalkan katalog buku dari penerbit dalam bentuk softcopy yang didapat dari internet. Cara seleksi biasanya mereka langsung membuka website penerbit dan melakukan pencarian buku yang berhubungan dengan hukum. Katalog buku dalam bentuk tercetak yang ditawarkan atau diminta kepada penerbit atau vendor. Selain itu seleksi juga memperhatikan bahasa, format koleksi dan fisik koleksi. Untuk bahasa, perpustakaan Mahkamah Agung tidak memiliki kriteria khusus mengenai bahasa dari koleksi yang akan diadakan. Kebanyakan adalah koleksi yang diadakan adalah koleksi berbahasa Indonesia. Hal ini karena masih banyak hakim agung yang lebih menggemari koleksi dengan bahasa Indonesia hanya beberapa hakim agung yang lebih menggemari koleksi berbahasa Inggris. Koleksi berbahasa Inggris juga memiliki problem tersendiri karena waktu pengadaannya yang lama. Pada pertimbangan pengadaan berdasarkan format koleksi, perpustakaan Mahkamah Agung masih berkonsentrasi pada pengadaan koleksi tercetak. Alasannya karena masih banyak pengguna yang mencari koleksi tercetak, terutama hakim agung yang lebih suka dengan koleksi tercetak. Walaupun ada yang format digital, format tercetaknya juga tetap diminta. Menurut keterangan pustakawan bahwa Perpustakaan Mahakamah Agung sempat berlangganan jurnal ilmiah dalam bentuk digital. Namun ternyata penggunanya sangat sedikit sementara biaya yang dikeluarkan cukup besar maka Perpustakaan Mahakamah Agung memutuskan untuk tidak lagi berlangganan. Saat ini diperlukan pertimbangan bagi Perpustakaan Mahkamah Agung untuk memiliki koleksi-koleksi dalam bentuk digital. Seperti yang diungkapkan Evans (2005: 16) pengembangan Koleksi harus mempertimbangkan semua format informasi untuk dimasukkan dalam koleksi. mengingat Perpustakaan Mahakamah Agung yang membawahi perpustakaan peradilan-peradilan di berbagai penjuru daerah Indonesia, akan sangat menguntungkan jika mereka memiliki koleksi digital yang dapat diakses dari jarak jauh. Saat ini juga 29
e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL Perpustakaan Mahkamah ingin menjadi induk bagi perpustakaan-perpustakaan pengadilan yang berada di bawahnya. Untuk itu sekarang Perpustakaan Mahkamah Agung juga sedang mengembangkan UCS (Union Catalog Server). Menurut Evans (2005: 120) keputusan untuk berlangganan konten digital perlu dilakukan berbagai petimbangan. Memiliki berbagai format dan bentuk sehingga harus memiliki komitmen keuangan tersediri dalam manajemen perpustakaan. Pengembangan e- serial harus diikuti dengan pengembangan di bidang teknologi. Perpustakaan (pustakawan) harus dapat memilah jurnal-jurnal yang diperlukan secara cermat. Analisis Kendala yang dihadapi Kendala juga didapat dari analisis penulis terhadap praktik analisis kebutuhan pengguna Perpustakaan Mahkamah Agung adalah perpustakaan Mahkamah Agung sangat bergantung dari usulan langsung judul buku yang diajukan oleh hakim atau pengguna lainnya seperti mahasiswa dan praktisi. Menurut data yang diambil dari wawancara dengan salah satu informan bahwa justru usulan seperti ini yang sangat diharapkan. Keterlibatan pengguna dalam proses pengadaan di Perpustakaan Mahkamah Agung dilakukan dengan memesan langsung buku yang mereka inginkan. Tapi hal ini menjadi pradoks karena pesanan usulan buku tidak selalu ada setiap waktu dan terkadang pustakawan menjadi kebingungan untuk menetapkan buku yang akan diadakan maka pihak perpustakaan sendiri yang menentukan buku-buku apa saja yang akan diadakan tersebut. Caranya dengan menawarkan langsung ke hakim-hakim daftar buku yang telah didapat dari katalog penerbit. Kurangnya analisis yang mendalam terhadap kebutuhan pustakawan berdampak pada bingungnya pustakawan dalam mengadakan koleksi. Jika ditelaah hal ini memang disebabkan kolaborasi antara pustakawan dan pengguna yang belum sepenuhnya dilakukan dengan baik. Pengguna perpustakaan khusus yang telah tersegmentasi memberikan keuntungan bagi pustakawan dalam menganailisis kebutuhan penggunanya. Pustakawan dapat melakukan kegiatan yang proaktif untuk menggali kebutuhan informasi dari penggunanya lebih mendalam. Kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan audit informasi yaitu wawancara mendalam, analisis sumber informasi formal dan informal, serta mengikuti kegiatan sehari- hari pengguna. Analisis kebutuhan pengguna memerlukan kerjasama dan komunikasi yang baik antara pengguna itu sendiri dan pustakawan. Kerjasama yang baik antara pustakawan dan pengguna di Perpustakaan Mahkamah Agung belum berjalan dengan semestinya terjadi karena beberapa hal. Pertama, ada jarak antara pengguna terutama hakim agung dengan pustakawan. Hakim agung jarang datang ke perpustakaan. Jika hakim agung membutuhkan buku mereka hanya mengutus asistennya saja sehingga hakim agung belum tentu mengetahui keadaan perpustakaan yang sebenarnya dan pustakawan tidak memiliki kesempatan untuk berkomunikasi langsung dengan hakim agung. Jarak ini juga terjadi bukan saja karena jarangnya hakim agung ke perpustakaan tapi status hakim agung sebagai pimpinan tertinggi sehingga keputusan hakim agung dianggap sangat absolut oleh pustakawan. Jarak status yang besar tersebut bahkan dapat mempengaruhi peraturan perpustakaan. Seperti peraturan denda buku yang sudah tidak diterapkan lagi karena banyak pimpinan MA yang meminjam buku dan susah untuk mengembalikannya. Jarak yang tercipta antara pimpinan dan pustakawan menyebabkan komunikasi dan kerjasama tidak terlaksana dengan baik. Kerjasama dan komunikasi yang kurang menyebabkan analisis kebutuhan pengguna tidak dilakukan dengan maksimal sehingga koleksi yang diadakan belum tentu mencerminkan kebutuhan pengguna yang seutuhnya. 30
e-ISSN 2442-5168 Volume 4, Nomor 1, Januari - Juni 2018 RECORD AND LIBRARY JOURNAL Simpulan Pustakawan Mahkamah Agung memahami bahwa pengembangan koleksi merupakan kegiatan yang dinamis, mengadakan koleksi berdasarkan kebutuhan dan permintaan pengguna yang selalu berkembang. Namun pemahaman pengembangan koleksi ini bertolak belakang dengan praktik yang terjadi di perpustakaan Mahkamah Agung. Hal ini disebabkan kerjasama antara pustakawan dan pengguna yang tidak maksimal. Analisis kebutuhan pengguna sebagai tumpuan utama dalam melakukan proses pengembangan koleksi belum dilakukan secara mendalam. Kebutuhan pengguna perpustakaan hanya dilakukan melalui usulan tersebut menyebabkan bahwa pengembangan koleksi yang menurut pemahaman pustakawan harus sesuai dengan kebutuhan pengguna belum mencerminkan kebutuhan pengguna yang sebenarnya. judul buku. Analisis yang tidak mendalam Adapun saran yang dapat diberikan dalam penelitian ini adalah Pustakawan Perpustakaan Mahkamah Agung selaku perpustakaan khusus dapat lebih mendalam untuk menganalisis kebutuhan pengguna. Seperti yang disebutkan oleh Evans bahwa perpustakaan khusus memiliki pengguna yang sudah tersegmentasi, pustakawan hendaknya dapat melakukan analisis yang lebih mendalam terhadap penggunanya melalui audit informasi: observasi, wawancara dengan pengguna, identifikasi sumber-sumber informasi terkait kebutuhan mereka. Referensi Australian Library and Information Association (ALIA). Guidelines Australian Special Libraries. Evans, G. E., and Saponaro, Z. M.. (2005). Developing Library and Information Center Collections (5ͭ ͪ ed). Englewood.: Libraries Unlimited. International Coalition of Library Consortia (ICOLC). (2009). About Iinternational Coalitional. April 10, 2015 Johnson, P. (2009). Fundamentals of Collection Development and Management (3rd ed). Chicago: American Library Association. Mahkamah Agung Republik Indonesia. (2010). Cetak biru pembaruan peradilan 2010-2035. Mount, E., and Massoud, R. (1999). Special Libraries and Information Centers: An Introductory Text. Washington DC, USA: Special Libraries Association. Mulyana, D. (2008). Metodologi Penelitian Kualitatif: Paradigma baru ilmu komunikasi dan ilmu social lainnya. Bandung: Remaja Rosdakarya. Pickard, A. J. (2007). Research methods in information. London: Facet Publishing 31