BUPATI JEMBRANA PROVINSI BALI PERATURAN BUPATI JEMBRANA NOMOR 60 TAHUN 2020 TENTANG PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI JEMBRANA, Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 38 Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2019 tentang Kearsipan, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1655); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang (Lembaran Negara Republik Pemerintahan Daerah Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang (Lembaran Negara Republik Pemerintahan Daerah Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lemabaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 5. Peraturan Kepala ...
2 - 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 37 Tahun 2016 (Berita Negara tentang Program Penyusutan Arsip Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1787); 6. Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Jembrana Tahun 2019 Nomor 2, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Jembrana Nomor 2); MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Kabupaten Jembrana. 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Jembrana. 3. Bupati adalah Bupati Jembrana. 4. Perangkat Daerah adalah unsur Pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelengaraan urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah. 5. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang selanjutnya disebut Dinas adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jembrana. 6. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai dengan dan media perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. pelaksanaan kehidupan sesuai bentuk 7. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 8. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 9. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Dinas. 10. Arsiparis ...
3 - 10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipa serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 11. Pencipta Arsip adalah Perangkat Daerah kemandirian yang dalam mempunyai pelaksanaan fungsi, tugas, tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. otoritas dan 12. Unit Pengolah adalah unit organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah yang mencipta Arsip atau mengolah Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi dan kegiatan administrasi. 13. Unit Kearsipan unit yang organisasi melaksanakan tugas kearsipan baik struktural maupun fungsional di lingkungan Pemerintah Daerah. fungsi dan adalah 14. Penilaian Arsip adalah proses menentukan nilai Arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya yang fisik/nilai serta karakteristik dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit informasi. instrinsiknya 15. Nilai Guna Arsip adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi kegiatan pemerintahan dan kehidupan bangsa pada umumnya. 16. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada Dinas. 17. Pemindahan Arsip adalah kegiatan pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. 18. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai Peraturan Perundang- undangan. 19. Penyerahan Arsip adalah kegiatan menyerahkan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip ke Dinas. 20. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang suatu jenis Arsip atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. dimusnahkan, kembali, dinilai Pasal 2 ...
4 - Pasal 2 Maksud ditetapkannya Peraturan Bupati ini sebagai pedoman bagi Pencipta Arsip dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip. Pasal 3 Penyusutan Arsip dalam Peraturan Bupati ini meliputi: a. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. Pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan; dan c. Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Dinas. Penyusutan Arsip berdasarkan JRA. Pasal 4 dilakukan oleh Pencipta Arsip BAB II PEMINDAHAN ARSIP (1) Pemindahan Arsip Pasal 5 Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media Arsip. (2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. penyeleksian Arsip Inaktif; b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan. Pasal 6 (1) Pelaksanaan Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dilakukan sesuai dengan prosedur pemindahan Arsip Inaktif. kegiatan pemindahan Arsip (2) Ketentuan mengenai prosedur pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. BAB III PEMUSNAHAN ARSIP Pasal 7 (1) Pemusnahan Arsip menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip. (2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah ...
5 - b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada Peraturan Perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (3) Dalam hal Arsip belum memenuhi semua ketentuan retensinya sebagaimana dimaksud pada ayat ditentukan kembali oleh pimpinan Pencipta Arsip. (2), Pasal 8 Prosedur Pemusnahan Arsip berlaku ketentuan sebagai berikut: a. pembentukan panitia penilai Arsip; b. penyeleksian Arsip; c. pembuatan daftar Arsip usul musnah oleh Arsiparis di unit kearsipan; d. penilaian oleh panitia penilai Arsip; e. permintaan persetujuan dari pimpinan Pencipta Arsip; f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan; dan g. pelaksanaaan pemusnahan. Pasal 9 (1) Pelaksanaan kegiatan Pemusnahan Arsip dilakukan sesuai dengan prosedur pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8. (2) Ketentuan mengenai tata cara Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. BAB IV PENYERAHAN ARSIP STATIS Pasal 10 Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Dinas dilakukan terhadap Arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip. Pasal 11 Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut: a. penyeleksian dan pembuatan daftar Arsip usul serah oleh Arsiparis di unit kearsipan; b. penilaian oleh panitia penilai Arsip terhadap Arsip usul serah; c. pemberitahuan ...
LAMPIRAN PERATURAN BUPATI JEMBRANA NOMOR 60 TAHUN 2020 TENTANG PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP SISTEMATIKA BAB I PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF A. Penyeleksian Arsip Inaktif; B. Penataan Arsip Inaktif; dan C. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif. BAB II PEMUSNAHAN ARSIP A. Pembentukan Panitia Penilai Arsip; B. Penyeleksian Arsip; C. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah; D. Penilaian Arsip; E. Permintaan Persetujuan; F. Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan; dan G. Pelaksanaaan Pemusnahan Arsip: BAB III PENYERAHAN ARSIP STATIS A. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah; B. Penilaian; C. Pemberitahuan Penyerahkan Arsip Statis; D. Verifikasi dan Persetujuan. E. Penetapan Arsip yang Akan Diserahkan; dan F. Pelaksanaaan Serah Terima Arsip Statis.
2 - BAB I PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Kegiatan pemindahan Arsip Inaktif meliputi kegiatan: A. Penyeleksian Arsip Inaktif; B. Penataan Arsip Inaktif; dan C. Pembuatan daftar Arsip Inaktif. A. PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF 1. Penyeleksian Arsip Inaktif dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi aktif. 2. Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, maka arsip tersebut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan arsip yang telah menurun (ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 (lima) kali dalam setahun). B. PENATAAN ARSIP INAKTIF 1. Penataan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan azas asal usul dan azas aturan asli: a. azas "asal usul" adalah azas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. b. azas "aturan asli" adalah azas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip. 2. Penataan Arsip Inaktif pada Unit Pengolah/Unit Kerja dilaksanakan melalui kegiatan: a. pengaturan fisik arsip; b. pengolahan informasi arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif. 3. Penataan Arsip Inaktif yang dipindahkan kedalam boks, dengan rincian kegiatan: a. menata Inaktif yang akan dipindahkan yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan; folder/berkas yang berisi Arsip b. menyimpan dan memasukkan folder/berkas Arsip Inaktif kedalam boks arsip; c. memberi label boks arsip, dengan keterangan: nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip. 4. Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab Kepala Unit Pengolah /Unit Kerja.
3 - C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF 1. Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. 2. Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat: a. Pencipta Arsip; b. Unit Pengolah; c. nomor arsip; d. kode klasifikasi; e. uraian informasi arsip; f. kurun waktu; g. jumlah; dan h. keterangan. Contoh: DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN INSTANSI : UNIT KERJA: NO KODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS/SERIES ARSIP TAHUN JUMLAH TINGKAT PERKEMBANGAN NO. BOKS KETERANGAN (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Yang memindahkan Yang menerima (Unit Kerja) (Unit Kearsipan) Nama Jabatan Nama Jabatan ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP Petunjuk Pengisian : (1) Nomor (2) Kode Arsip Klasifikasi : Berisi nomor urut jenis arsip : Berisi tanda pengenal arsip yang dapat membedakan antara masalah yang satu dengan masalah yang lain (3) Jenis/Series Arsip (4) Tahun (5) Jumlah : Berisi jenis/series arsip : Berisi tahun terciptanya arsip : Berisi jumlah (eksemplar/folder/ boks). arsip dalam setiap jenis arsip (6) Tingkat Perkembangan : Berisi tingkat perkembangan arsip (asli/copy/tembusan). tingkat perkembangan Bila dicantumkan seluruhnya terdiri dari beberapa (7) Nomor Boks : Berisi nomor yang memuat lokasi pada boks berapa jenis arsip disimpan (8) Keterangan : Berisi kekhususan arsip (kertas rapuh/berkas tidak lengkap/lampiran tidak ada)
4 - 3. Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, tempat, jenis arsip yang dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. Contoh: BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP Nomor :... Pada hari ini ... tanggal... bulan... tahun... yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemindahan arsip... sebanyak... tercantum dalam Daftar Arsip yang Dipindahkan sebagaimana terlampir. Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama. Dibuat di ... (tempat), ... (tanggal) PIHAK YANG MEMINDAHKAN Jabatan*) ttd Nama tanpa gelar**) NIP PIHAK YANG MENERIMA Jabatan*) ttd Nama tanpa gelar**) NIP
5 - BAB II PEMUSNAHAN ARSIP Prosedur pemusnahan arsip oleh Pencipta Arsip melalui tahapan sebagai berikut: A. Pembentukan Panitia Penilai Arsip; B. Penyeleksian Arsip; C. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah; D. Penilaian Arsip; E. Permintaan Persetujuan Pemusnahan; F. Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan; dan G. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip. A. PEMBENTUKAN PANITIA PENILAI ARSIP 1. Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip. 2. Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. 3. Panitia penilai arsip berjumlah ganjil. 4. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur: a. pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota; b. pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan c. Arsiparis sebagai anggota. 5. Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun terdiri dari: a. pimpinan Unit Kearsipan pada tiap perangkat daerah sebagai ketua merangkap anggota; b. pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan c. Arsiparis sebagai anggota. 6. Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun terdiri dari: a. pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana sebagai ketua merangkap anggota; b. pimpinan perangkat daerah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan c. Arsiparis sebagai anggota. 7. Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip. B. PENYELEKSIAN ARSIP 1. Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah.
6 - 2. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom tersebut dapat keterangan dinyatakan musnah, maka arsip dikategorikan sebagai arsip usul musnah. 3. Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan pemusnahan arsip mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH 1. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah. 2. Daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan. Contoh: DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH TINGKAT PERKEMBANGAN KETERANGAN Keterangan : Nomor Jenis/Series Arsip Tahun Jumlah Tingkat Perkembangan : berisi nomor urut : berisi jenis/series arsip : berisi tahun pembuatan arsip : berisi jumlah arsip : berisi tingkatan keaslian arsip (asli, copy, atau salinan) Keterangan : berisi informasi tentang kondisi arsip (misalnya rusak/tidak lengkap/berbahasa asing/daerah. D. PENILAIAN ARSIP 1. Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. 2. Hasil penilaian sebagaimana dimaksud dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip.
7 - Contoh: SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di ... .. (Nama Instansi) ... ... , dalam hal ini telah dilakukan penilaian tanggal... .s/d... .., terhadap daftar arsip yang diusulkan musnah dengan menghasilkan pertimbangan: a.menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir; atau b.menyetujui usulan pemusnahan arsip, namun ada beberapa berkas yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dengan alasan tertentu... sebagaimana terlampir. Demikian hasil pertimbangan panitia penilai arsip, dengan harapan permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui prosedur yang telah ditetapkan. Nama kota, tanggal, bulan, tahun 1. ( Ketua ) ... (... NIP... ,... jabatan... ) 2. Anggota ... (... NIP... ,... jabatan... ) 3. Anggota ... (... NIP... ,... jabatan... ) 4. Anggota ... (... NIP... ,... jabatan... ) 5. Anggota ... (... NIP... ,... jabatan... ) dari
8 - E. PERMOHONAN PERSETUJUAN/PERTIMBANGAN 1. Persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip terdiri dari: a. Pemusnahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI; arsip di lingkungan pemerintahan b. Pemusnahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat persetujuan tertulis dari bupati; arsip di lingkungan pemerintahan 2. Dalam hal pemusnahan arsip tanpa JRA harus mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI tanpa membedakan retensinya. 3. Proses permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. menyampaikan surat permohonan persetujuan/pertimbangan dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI/bupati sesuai wilayah kewenangannya. b. menyampaikan daftar arsip usul musnah berupa salinan cetak dan salinan elektronik; dan c. menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip. F. PENETAPAN ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari Kepala ANRI/bupati sesuai wilayah kewenangannya dan pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip. G. PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSIP 1. Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan: a. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; b. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan c. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan. 2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua). 3. Berita acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan, pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum dan unit kerja bidang pengawasan.
9 - Contoh: BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP Nomor :... Pada hari ini ... tanggal... bulan... tahun... yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip... pemusnahan tercantum dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan sebanyak... terlampir... lembar. dengan cara... arsip telah melaksanakan Pemusnahan arsip secara total Saksi-Saksi Kepala Unit Kearsipan 1. (Kepala Unit Pengolah) ... 2. (Unit Hukum) ... 3. (Unit Pengawas Internal) ... 4. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara, antara lain: a. pencacahan; b. penggunaan bahan kimia; atau c. pulping. 5. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh Pencipta Arsip, meliputi: a. keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; b. notulen rapat penitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; c. surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; d. surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; e. keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip. f. berita acara pemusnahan arsip g. daftar arsip yang dimusnahkan.
10 - BAB III PENYERAHAN ARSIP STATIS Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut: A. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah; B. Penilaian; C. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis; D. Verifikasi dan Persetujuan. E. Penetapan Arsip yang Akan Diserahkan; dan F. Pelaksanaaan Serah Terima Arsip Statis. A. PENYELEKSIAN DAN PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL SERAH 1. Penyeleksian Arsip Statis dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan permanen. 2. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan permanen, maka arsip tersebut telah memasuki masa arsip usul serah. 3. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah. 4. Daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip dan keterangan. Contoh: DAFTAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN Nama Pencipta : ... No. Kode Klasifikasi Uraian Informasi arsip Kurun Waktu Jumlah Arsip Keterangan 1 2 3 4 5 6 ... (tempat), tanggal, tahun... Yang mengajukan Menyetujui, Pimpinan Pencipta Arsip Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kab. Jembrana, ttd. ttd. ( nama jelas ) ( nama jelas ) NIP...
11 - Petunjuk Pengisian : 1. Nama Pencipta 2. Nomor 3. Kode Klasifikasi : Diisi nama instansi/Pencipta Arsip; : Nomor urut; : Kode klasifikasi arsip (apabila memiliki klasifikasi arsip); 4. Uraian Informasi Arsip : Uraian arsip; informasi yang terkandung dalam 5. Kurun Waktu 6. Jumlah Arsip 7. Keterangan : Kurun waktu terciptanya arsip; : Jumlah arsip (lembaran,berkas); : Informasi khusus yang penting untuk diketahui, seperti: kertas rapuh, berkas tidak lengkap, lampiran tidak ada, tingkat keaslian dan sebagainya. B. PENILAIAN ARSIP 1. Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul serah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. 2. Hasil penilaian dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip. C. PEMBERITAHUAN PENYERAHAN ARSIP STATIS 1. Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. 2. Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip Statis dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana. b. menyampaikan daftar arsip usul serah; dan c. menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip. D. VERIFIKASI DAN PERSETUJUAN 1. Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana melakukan verifikasi daftar arsip usul serah berdasarkan permohonan penyerahan Arsip Statis dari Pencipta Arsip. 2. Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana dapat memberikan rekomendasi atas hasil verifikasi daftar arsip usul serah terhadap arsip yang diterima atau ditolak kepada Pencipta Arsip. 3. Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana memberikan persetujuan atas daftar arsip usul serah dari Pencipta Arsip.
12 - E. PENETAPAN ARSIP YANG DISERAHKAN Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana. F. PELAKSANAAN SERAH TERIMA ARSIP 1. Pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana dengan disertai berita acara, daftar arsip usul serah dan fisik arsip yang akan diserahkan. 2. Susunan format berita acara meliputi: a. Kepala, memuat logo, judul, dan hari/ tanggal/ tahun, tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b. batang tubuh, memuat kegiatan yang dilaksanakan, termasuk bilamana ada klausul perjanjian antara kedua pihak khususnya mengenai hak akses Arsip Statis; c. kaki, memuat nama jabatan dan pejabat atau pihak yang dikuasakan olehnya, serta tanda tangan para pihak yang melakukan penandatanganan naskah berita.