40 Hamizah Mohd Nadzir Institut Koperasi Malaysia Zon Sarawak hamizah@ikma.edu.my ADAPTASI KOMUNIKASI CEMERLANG DALAM GERAKAN KOPERASI
41 PENGENALAN Komunikasi yang baik sering kali dikaitkan dengan prestasi kecemerlangan sesebuah organisasi. Ia secara tidak langsung menjadi kunci kejayaan jangka panjang dalam organisasi yang melibatkan kakitangan dan majikan secara umumnya. Dalam erti kata lain, produktiviti sesebuah organisasi bergantung kepada kecekapan dan kecemerlangan komunikasi di antara kedua-dua pihak tersebut dalam menentukan hala tuju dan matlamat organisasi. Melalui komunikasi cemerlang, pengurusan konflik atau arahan yang tidak jelas dapat ditangani sekali gus membantu sesebuah organisasi berfungsi dengan baik. Komunikasi dilihat sebagai interaksi sosial antara sekurang-kurangnya dua pihak berinteraksi yang berkongsi satu set maklumat yang sama. Perbualan merupakan sejenis komunikasi yang kedua-dua pihaknya saling menghantar dan menerima maklumat. Dalam konteks yang mudah, maklumat atau kandungan dihantar daripada penghantar kepada penerima menerusi saluran penghantaran. Perantara komunikasi bukan sahaja membabitkan media massa, tetapi juga merangkumi perantara tunggal yang digunakan untuk menyampaikan maklumat. Manakala bahasa ialah sistem isyarat teratur dari segi sintaks misalnya intonasi, gerak isyarat, atau simbol bertulis yang menyampaikan pemikiran
42 Keberkesanan komunikasi cemerlang adalah sangat penting di dalam koperasi. Beberapa organisasi menghabiskan banyak wang untuk memberi latihan kepada kakitangan mengenai cara untuk berkomunikasi dengan baik. atau perasaan. Kedua-dua bahasa pertuturan dan bahasa tulisan manusia boleh diperihalkan sebagai sebuah sistem yang terdiri daripada simbol serta juga peraturan tatabahasa yang mengolah simbol tersebut yang membawa kepada maklumat daripada penghantar. orang di sekeliling kita. Komunikasi cemerlang membolehkan kita untuk membina rasa hormat dan kepercayaan, menyelesaikan perbezaan dan persekitaran di mana penyelesaian masalah dan idea-idea kreatif boleh berkembang maju. Sesuatu komunikasi itu dianggap berjaya dan berkesan apabila maklumat yang disampaikan tepat kepada penerima. Kekurangan komunikasi yang berkesan secara tidak sengaja membawa kepada konflik dan kekecewaan dalam kedua-dua hubungan profesional dan peribadi. Kemahiran komunikasi yang baik merangkumi kemahiran mendengar, komunikasi bukan lisan, pengurusan tekanan dan kesedaran emosi. Dalam usaha untuk berkomunikasi dengan berkesan, kita perlu jelas menyusun kata-kata sebelum berkongsi dengan pihak yang mendengar. Satu- satunya cara yang betul untuk berkongsi idea adalah dengan membentuk koheren terlebih dahulu. Komunikasi ialah proses dua hala yang melibatkan pertukaran idea dan jika dibuat satu hala, pertukaran itu terhalang dan ini membawa kepada kekecewaan kerana komunikasi ialah kerjasama dalam perkongsian idea. Dalam konteks koperasi, komunikasi bersifat intelektual sangat penting kerana di koperasi terdapat beberapa lapisan pemegang taruh, antaranya, pengurusan, kakitangan, anggota, Anggota Lembaga Koperasi dan Jawatankuasa Audit Dalaman. Justeru, komunikasi memainkan peranan penting dalam menyampaikan dan menyebarkan maklumat atau arahan daripada pelbagai peringkat. KEBERKESANAN KOMUNIKASI CEMERLANG Ko m u n i k a s i c e m e r l a n g m e r u p a k a n s a t u kemahiran hidup yang membolehkan kita untuk lebih memahami dan berhubung dengan Justeru, keberkesanan komunikasi cemerlang adalah sangat penting di dalam koperasi. Beberapa organisasi menghabiskan banyak wang untuk memberi latihan kepada kakitangan mengenai cara untuk berkomunikasi dengan baik. Kemahiran komunikasi yang baik bukan sahaja melalui perbualan, tetapi pekerja juga mesti tahu bagaimana untuk berkomunikasi dengan baik dalam laporan bertulis dan e-mel. Memahami faedah komunikasi yang baik mampu membantu koperasi meletakkan tumpuan kepada membangunkan tenaga kerja yang mahir berkomunikasi dalam perniagaan dan dengan pelanggan, pembekal dan rakan kongsi perniagaan antarabangsa.
43 KELEBIHAN KOMUNIKASI CEMERLANG Komunikasi yang berkesan adalah penting untuk perniagaan yang ingin berkembang melangkaui sempadan. i. Meningkatkan Peluang Perniagaan Secara Global Dengan urus niaga perniagaan global terus meningkat, keperluan untuk komunikasi yang berkesan untuk memenuhi permintaan global juga meningkat. Ketua dan kakitangan perlu mengetahui bagaimana untuk berkomunikasi seca ra berkesan denga n ra ka n-rakan perniagaan antarabangsa. Perbezaan dalam budaya memerlukan seorang ketua untuk memahami syarat-syarat yang biasa digunakan di negara luar yang mempunyai perbezaan budaya. Organisasi yang menyediakan kakitangan yang cemerlang dalam komunikasi lisan dan bukan lisan akan mempunyai lebih peluang untuk masuk ke dalam pasaran global berbanding dengan organisasi yang tidak mempunyai kemahiran komunikasi. ii. Bekerja dalam Kumpulan Komunikasi yang berkesan juga membantu kakitangan membentuk pasukan yang sangat berkesan. Kakitangan dapat mempercayai antara satu sama lain dalam pengurusan dan pentadbiran seharian. Komunikasi yang berkesan boleh mengurangkan persaingan yang tidak perlu dalam jabatan dan membantu kakitangan bekerja bersama-sama dalam suasana yang harmoni. Hasil daripada pasukan yang bekerja bersama-sama adalah produktiviti yang lebih tinggi, integriti dan tanggungjawab. Kakitangan mengetahui peranan mereka dalam pasukan dan tahu mereka dihargai. Ketua pula dapat membetulkan kesilapan kakitangan tanpa mewujudkan persekitaran kerja yang bermusuhan. Seorang ketua
44 yang berkomunikasi secara terbuka dengan kakitangannya boleh memupuk hubungan positif yang memberi manfaat kepada organisasi secara keseluruhan. iii. Peningkatan Moral Kakitangan Moral kakitangan dalam sesebuah organisasi boleh meningkat, hasil daripada komunikasi yang berkesan. Kakitangan menghargai ko munikasi ya ng bai k dari pa da p i ha k pentadbiran dan pengurusan kerana boleh menghasilkan persekitaran kerja yang sihat. Apabila kakitangan berpuas hati dengan kerja mereka, mereka mampu menjalankan tugas dengan cekap serta sentiasa bersikap positif. Kegagalan untuk berkomunikasi dengan berkesan dalam organisasi boleh membawa kepada kekecewaan dan kekeliruan di kalangan kakitangan. Walau bagaimanapun, seorang ketua boleh mengurangkan masalah itu dengan mengamalkan komunikasi yang baik di dalam organisasi. MEMUPUK KOMUNIKASI CEMERLANG DALAM KOPERASI Komunikasi yang berkesan melibatkan cara bekerja dan cara mengemudi perhubungan interpersonal antara satu sama yang lain. Dalam organisasi, komunikasi cemerlang ialah salah satu kunci kejayaan jangka panjang perniagaan yang membantu meningkatkan produktiviti dan mengekalkan hubungan kerja yang kukuh di organisasi. Kajian menunjukkan bahawa organisasi yang mempunyai komunikasi berkesan memberikan pulangan 47% lebih tinggi kepada pemegang saham (dalam tempoh lima tahun). Penting untuk memupuk komunikasi cemerlang dalam koperasi dan memastikan komunikasi yang berkesan menjadi agenda utama dalam tugasan harian. Antara kaedah untuk meningkatkan keberkesanan komunikasi adalah seperti berikut: 1. Bercakap secara bersemuka Di persekitaran tempat kerja kini, pertemuan bersemuka kadangkala boleh diketepikan kerana alat komunikasi di tempat kerja seperti WhatsApp dan e-mel telah menjadi amalan. Walau bagaimanapun, komunikasi bersemuka tidak seharusnya ditinggalkan sepenuhnya. Jika perlu menyampaikan maklumat yang sensitif, pertemuan bersemuka adalah satu kemestian, sementara bertemu pemegang taruh secara peribadi (atau sekurang-kurangnya melalui panggilan video) membolehkan bahasa badan dan ekspresi muka dilihat, supaya dapat memahami sepenuhnya sejauh mana maklumat tertentu dapat disampaikan.
45 2. Fokus pada mesej yang jelas Apabila bercakap tentang komunikasi yang berkesan di koperasi, penting untuk mendapatkan mesej yang betul pada kali pertama. Komunikasi yang tidak jelas daripada pengurusan koperasi boleh melambatkan atau menjejas projek sebelum ia berjalan (seperti pertindihan kerja, rangka masa yang mengelirukan, penghantaran yang salah, dll.). Sertakan arahan terperinci untuk sebarang tugasan dan pastikan terdapat jawapan itu persoalan apa, bagaimana dan mengapa. Ini untuk mengelakkan berlakunya kekeliruan dan memisahkan kakitangan daripada tugas yang sedang dijalankan. Komunikasi profesional yang lemah juga boleh dirasai oleh pembekal dan pelanggan, menyebabkan mereka berasa kehilangan hubungan dengan perniagaan koperasi dan seterusnya berurusan dengan pihak lain. Situasi ini boleh dielakkan dengan mengekalkan komunikasi yang cepat dan jelas dari awal. Memahami faedah komunikasi yang baik mampu membantu koperasi meletakkan tumpuan kepada membangunkan tenaga kerja yang mahir berkomunikasi dalam perniagaan dan dengan pelanggan, pembekal dan rakan kongsi perniagaan antarabangsa. PENUTUP 3. Amalkan "keterusterangan radikal" Kejujuran radikal ialah rangka kerja untuk komunikasi secara profesional yang memerlukan sifat mengambil berat tentang kakitangan sambil turut mencabar secara langsung tingkah laku mereka dalam persekitaran kerja. Bagi kebanyakan pemimpin, kemahiran komunikasi yang baik tidak datang secara semula jadi. Ini boleh dilihat dalam hasil tinjauan oleh Interact yang mendapati 69% pengurus tidak selesa berkomunikasi secara langsung dengan kakitangan, dan 37% pengurus tidak selesa memberikan maklum balas secara langsung jika mereka percaya bahawa kakitangan tersebut boleh bertindak balas secara negatif. Oleh itu, kejujuran radikal boleh menjadi strategi komunikasi pejabat yang boleh digunakan, dan membantu membina pasukan yang padu dan mencapai hasil yang lebih baik. Komunikasi cemerlang boleh memainkan peranan penting dalam hampir setiap aspek perniagaan koperasi. Melalui amalan komunikasi yang baik dalam kalangan pihak pengurusan seterusnya akan meningkatkan status sesebuah koperasi pada pandangan masyarakat, memelihara nama baik, imej dan reputasinya serta melonjakkan koperasi ke mercu kecemerlangan. Amat penting untuk koperasi melihat tentang amalan komunikasi yang bersesuaian untuk di beri perhatian bagi menjamin penyampaian maklumat yang jelas dan betul. Menguasai komunikasi yang berkesan di tempat kerja boleh membantu meningkatkan kecekapan, produktiviti dan inovasi, memastikan kakitangan sentiasa terlibat dan menjadikan perniagaan koperasi untuk terus berjaya.