Lampiran 1 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN JAWATANKUASA SIASATAN (JKS) MELIBATKAN PENGURUSAN TERTINGGI UNIVERSITI AWAM 1. PENGENALAN 1.1. Pelanggaran tatakelakuan melibatkan Pengurusan Tertinggi di Universiti-Universiti Awam adalah disiasat oleh pihak Universiti sendiri. Perkara ini dikhuatiri boleh menghasilkan penemuan siasatan yang berat sebelah memandangkan ia dibuat secara dalaman dan tidak melibatkan pihak berkecuali. 1.2. Sehubungan itu, cadangan Garis Panduan Pelaksanaan Jawatankuasa Siasatan (JKS) Melibatkan Pengurusan Tertinggi Universiti Awam diwujudkan sebagai satu garis panduan bagi memastikan setiap aduan atau kes pelanggaran tatakelakuan melibatkan Pengurusan Tertinggi Universiti Awam dapat ditangani secara adil dan lebih telus. 2. TAFSIRAN 2.1. 'Jawatankuasa Siasatan (JKS)' bermaksud satu kumpulan pegawai yang dilantik oleh YB Menteri Pendidikan Tinggi untuk menyiasat kes/isu salah laku serta pelanggaran tatakelakuan dan etika yang melibatkan Pengurusan Tertinggi Universiti berdasarkan punca kuasa Seksyen 4, Akta Universiti dan Kolej 1971 (Akta 30). 2.2. 'Pengurusan Tertinggi Universiti' bermaksud Ahli Lembaga Pengarah Universiti, Naib Canselor, Timbalan Naib Canselor, dan lain-lain pegawai yang berkaitan yang tertakluk di bawah Akta Universiti dan Kolej 1971 (Akta 30) serta akta-akta dan peraturan-peraturan lain yang berkuat kuasa. 1 SULIT
3. OBJEKTIF 3.1. Objektif Penubuhan JKS adalah seperti berikut : i. memastikan proses siasatan dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan telus tanpa dipengaruhi oleh mana-mana pihak; ii. menyiasat dan mengenal pasti serta memperincikan salah laku Pengurusan Tertinggi Universiti dan pegawai-pegawai lain yang terlibat dalam kes yang dilaporkan; dan iii. mengesyorkan tindakan punitif / tatatertib terhadap Pengurusan Tertinggi Universiti atau pegawai-pegawai yang terlibat jika hasil siasatan mendapati wujud satu kesalahan ke atas pegawai. 4. PUNCA KUASA 4.1. Menurut Seksyen 4, Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30), Menteri boleh, dari semasa ke semasa, melantik mana-mana orang atau badan bagi menyiasat apa-apa kegiatan atau pentadbiran mana-mana institusi pelajaran tinggi dan melaporkan kepadanya keputusan siasatan itu serta syor yang berhubungan dengannya. 5. KOMPOSISI JAWATANKUASA SIASATAN (JKS) 5.1. YB Menteri Pendidikan Tinggi hendaklah melantik Pengerusi yang berjawatan dengan gred lebih tinggi atau setara dengan Pengurusan Tertinggi Universiti yang sedang disiasat dan melantik ahli-ahli JKS dengan jawatan / kepakaran yang bersesuaian; 2 SULIT
5.2. YB Menteri Pendidikan Tinggi boleh pada bila-bila masa menamatkan keahlian Pengerusi atau mana-mana ahli JKS tanpa sebarang penjelasan terhadap penamatan; 5.3. Pengerusi, Ahli dan Urus Setia JKS hendaklah menandatangani Aku Janji setelah dilantik menganggotai JKS bagi mengekalkan kerahsiaan dan menjaga imej pihak yang diadu dan organisasi berkaitan. Cadangan Surat Aku Janji adalah sebagaimana di Lampiran 2; 5.4. Keahlian dan Peranan JKS adalah seperti berikut : Pengerusi i. pelantikan Pengerusi adalah di bawah kuasa YB Menteri Pendidikan Tinggi; ii. pelantikan Pengerusi adalah seorang pegawai dengan tinggi atau setara dengan gred berjawatan Pengurusan Tertinggi Universiti yang disiasat; dan lebih iii. dalam ketiadaan Pengerusi JKS, Pengerusi boleh melantik mana-mana ahli jawatankuasa yang lain untuk menjadi Pengerusi Ganti bagi mempengerusikan Mesyuarat. Ahli-Ahli i. terdiri daripada wakil Kementerian dengan kepakaran yang relevan dengan siasatan yang dijalankan; ii. terdiri daripada wakil pegawai-pegawai daripada Jabatan / Agensi di bawah Kementerian atau di luar Kementerian berdasarkan kepakaran khusus yang diperlukan untuk melaksanakan siasatan; 3 SULIT
iii. terdiri daripada wakil daripada Universiti Awam berdasarkan kepakaran khusus sekiranya bersesuaian; dan iv. ahli-ahli hendaklah dari gred jawatan yang bersesuaian dengan skop siasatan yang dijalankan. Urus Setia i. Diurussetiakan di peringkat Jabatan Pendidikan Tinggi (JPT) mengambil kira semua Universiti-Universiti Awam adalah dikawal selia oleh jabatan; ii. boleh diurussetiakan secara bersama dengan Unit Integriti Universiti Awam sekiranya perlu; iii. perlu mencalonkan Pengerusi dan ahli-ahli JKS dengan keanggotaan sekurang-kurangnya seramai lima (5) orang termasuk Pengerusi. Senarai pencalonan Pengerusi dan ahli-ahli JKS hendaklah dikemukakan kepada Ketua Setiausaha KPT untuk ulasan sebelum diangkat kepada YB Menteri Pendidikan Tinggi untuk kelulusan pelantikan; iv. perlu menyediakan Terma Rujukan (Term of Reference -TOR) berdasarkan aduan yang disiasat. TOR akan digunakan oleh JKS sebagai panduan dalam menjalankan siasatan. Cadangan TOR adalah sebagaimana di Lampiran 3; v. menerima, menyemak dan menyelaras Laporan JKS yang disediakan oleh ahli JKS sebelum dikemukakan kepada Ketua Setiausaha KPT untuk ulasan dan seterusnya kepada YB Menteri Pendidikan Tinggi untuk keputusan dalam tempoh masa 45 hari selepas JKS ditubuhkan. Sekiranya siasatan tidak dapat diselesaikan telah ditetapkan, dalam tempoh masa yang 4 SULIT
permohonan pelanjutan tempoh masa siasatan boleh dikemukakan kepada YBhg. Dato' Seri Ketua Setiausaha KPT berserta justifikasi-justifikasi untuk kelulusan; dan vi. Ahli Lembaga Tatatertib bagi Universiti yang terlibat dalam siasatan tidak boleh dilantik sebagai ahli JKS. 6. Bidang Kuasa JKS 6.1. Melaksanakan siasatan berkaitan apa-apa pelanggaran terhadap tatakelakuan atau ketidakpatuhan kepada kaedah perolehan, peraturan kewangan atau pelanggaran kepada mana-mana peraturan / akta / pekeliling yang berkuat kuasa; 6.2. memanggil mana-mana Pengurusan Tertinggi Universiti dan lain yang berkaitan untuk memberi pegawai-pegawai keterangan; 6.3. mengarahkan Pengurusan Tertinggi Universiti dan pegawai- pegawai lain yang berkaitan untuk memberikan pernyataan bertulis; 6.4. mendapat akses kepada maklumat / dokumen (fail, buku, rekod, akaun, data komputer dan sebagainya); 6.5. mendapatkan khidmat nasihat profesional bebas atau daripada luar yang mempunyai pihak pengalaman yang berkaitan untuk menghadiri mesyuarat, menyediakan laporan dan lain-lain sekiranya perlu; dan lain dan menjemput pihak 6.6. ahli-ahli JKS perlu menyediakan laporan mengikut bidang tugas/ kepakaran masing-masing beserta syor dan mengemukakan laporan tersebut kepada Urus Setia JKS bagi tujuan menyelaras dan memuktamadkan penyediaan Laporan JKS tersebut. 5 SULIT
Lampiran 2 SURAT AKU JANJI Saya (Nama, Jawatan, Gred, Tempat Bertugas) Dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi semua peraturan dan arahan lain yang dikeluarkan dan dikuatkuasakan oleh Kerajaan, Kementerian Pendidikan Tinggi dan Jabatan/Agensi saya dari masa ke semasa sepanjang saya menganggotai Jawatankuasa Siasatan Kementerian Pendidikan Tinggi. Maka dengan itu saya berjanji sebagaimana yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Tinggi bahawa saya: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, Negara dan Kerajaan; akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguh-sungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab; tidak akan membelakangkan tugas sebagai ahli Jawatankuasa Siasatan demi kepentingan peribadi saya; tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan kepentingan peribadi bercanggah dengan tugas sebagai ahli Jawatankuasa Siasatan; tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan kegunaan saya sebagai ahli Jawatankuasa Siasatan; tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai sebagai ahli Jawatankuasa Siasatan bagi faedah diri saya sendiri; tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh memburukkan dan mencemarkan nama Jabatan/Agensi saya, Jabatan/Agensi yang disiasat dan Kerajaan; tekanan tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh atau menjalankan peranan sebagai ahli Jawatankuasa Siasatan; tidak akan membocorkan apa-apa maklumat mengenai hasil siasatan kepada pihak luar; dan tidak akan menggunakan maklumat Jabatan/Agensi yang disiasat untuk kepentingan peribadi atau pihak luar. luar dalam x. Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku Janji ini, saya boleh ditamatkan keahlian sebagai ahli Jawatankuasa Siasatan Kementerian Pendidikan Tinggi dan dikenakan tindakan mengikut peraturan atau arahan dikuatkuasakan oleh Kerajaan, Kementerian Pendidikan Tinggi dan Jabatan/Agensi saya... (Tandatangan Pegawai) ... (Jawatan Pegawai) ... (Tandatangan YB Menteri Pendidikan Tinggi) ... (Nama Menteri Pendidikan Tinggi) ... (Tarikh) ... (Cop Rasmi Jabatan)
Lampiran 3 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN JAWATANKUASA SIASATAN (JKS) MELIBATKAN PENGURUSAN TERTINGGI UNIVERSITI AWAM Cadangan Terma Rujukan 1. Menyiasat, mengenalpasti dan memperincikan salah laku Pengurusan Tertinggi Universiti serta pegawai-pegawai lain yang berkaitan dalam kes yang dilaporkan; 2. menyiasat dan meneliti dokumen / pembuktian bagi kesalahan yang dilakukan oleh Pengurusan Tertinggi Universiti dan pegawai-pegawai lain yang berkaitan; 3. menyiasat dan meneliti dokumen / rekod / fail / transaksi dalam urusan perolehan / peraturan kewangan / syarat kontrak dan membuat penentuan daripada segi sudut pelanggaran peraturan atau akta yang berkuat kuasa; 4. meneliti sama ada wujud kemungkinan unsur-unsur penyalahgunaan kuasa / penyelewengan / rasuah / pembaziran wang awam oleh Pengurusan Tertinggi Universiti serta pegawai-pegawai lain yang berkaitan; 5. mencadangkan Pengurusan Tertinggi Universiti serta pegawai- pegawai lain yang berkaitan untuk dikenakan tindakan tatatertib atau mana-mana tindakan yang dirasakan perlu; 1 SULIT
6. mencadangkan pihak-pihak lain yang terlibat selain daripada pegawai awam untuk dikenakan tindakan yang sewajarnya (sekiranya berkenaan); 7. mencadangkan penambahbaikan terhadap agensi dalam melaksanakan tugas / projek pada masa akan datang bagi mengelakkan kesalahan yang sama berulang; dan 8. mengemukakan laporan kepada Ketua Setiausaha KPT untuk ulasan dan seterusnya kepada YB Menteri Pendidikan Tinggi untuk keputusan dalam tempoh masa 45 hari selepas JKSD ditubuhkan. Sekiranya siasatan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh masa yang telah ditetapkan, permohonan pelanjutan tempoh masa siasatan boleh dikemukakan kepada YBhg. Dato' Seri Ketua Setiausaha KPT berserta justifikasi-justifikasi untuk kelulusan. Terma Rujukan ini merupakan cadangan sahaja dan boleh dipinda/diolah mengikut kesesuaian dengan siasatan yang sedang dijalankan. 2 SULIT