9th Applied Business and Engineering Conference AUDIT KEPATUHAN SOP WORK ORDER TESTING PADA PT XYZ Natalia Ivana Bella Tampubolon1) Sugeng Riadi2) 1Manajemen Bisnis, Politeknik Negeri Batam, Jl Ahmad Yani, Batam, 29461 E-mail: sugeng@polibatam.ac.id Abstract This study report discusses the importance of implementing a standard operating procedure (SOP) for work order testing in carrying out material testing. The purpose of this study was to audit the level of employee compliance with the SOP in carrying out material testing based on the work order testing SOP. This research is qualitative research with descriptive analysis and data collection methods using interviews, document inspections and observations. The results of the study stated that the SOP compliance audit for work order testing was declared compliant with a percentage of 91.3%. However, there were several findings, namely the delivery of material testing samples and the material testing process was not carried out on time according to the predetermined schedule. Keywords: compliance audit, SOP, work order testing. Abstrak Laporan studi ini membahas pentingnya penerapan sebuah Standar Operasional Prosedur (SOP) work order testing dalam melaksanakan pengujian material. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk audit tingkat kepatuhan karyawan terhadap SOP dalam melaksanakan pengujian material berdasarkan SOP work order testing. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan deskriptif analisis dan metode pengumpulan data menggunakan wawancara, inspeksi dokumen dan observasi. Hasil penelitian menyatakan bahwa audit kepatuhan SOP pengujian work order testing dinyatakan patuh dengan persentase sebesar 91.3%. Namun, terdapat beberapa temuan yaitu pengantaran sampel pengujian material dan proses pengujian material dilaksanakan tidak tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah disusun. Kata Kunci: Audit kepatuhan, SOP, work order testing. ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 1
9th Applied Business and Engineering Conference PENDAHULUAN Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang dapat mempermudah proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. SOP dibuat oleh perusahaan sebagai acuan kerja sehingga para pekerja diharapkan menjadi sumber daya yang professional. Pembuatan SOP sangat berpengaruh kepada suatu perusahaan untuk lebih maju dan berkembang. Oleh karena itu, SOP harus disusun dengan baik dan jelas. SOP yang telah dibuat harus ditaati oleh setiap pekerja, karena untuk menghasilkan hasil yang terbaik dibutuhkan perencanaan yang baik pula. Berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Work Order Testing yang dibuat oleh PT XYZ dan yang terjadi di lapangan, terdapat kendala yang terjadi dalam membuat jadwal Work Order Testing. Dalam penyusunan jadwal terjadi miss communication, dikarenakan pengantaran barang material tidak menentu sehingga jadwal pengujian menjadi tidak tersusun dengan baik. Lalu, kegiatan pengujian juga ikut terlambat, yang mengakibatkan karyawan harus melaksanakan lembur dan akan berpengaruh terhadap naiknya upah lembur karyawan. Berdasarkan permasalahan tersebut, dilakukan penelitian untuk mengetahui tingkat kepatuhan karyawan terhadap SOP Work Order Testing dan dalam rangka mencari penyebab permasalahan yang terjadi sekaligus memberikan rekomendasi perbaikan kepada PT XYZ, sehingga peneliti tertarik untuk meneliti dengan judul"Audit Kepatuhan SOP Work Order Testing di PT XYZ" METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini penulis menggunakan sampel penelitian yaitu bagian Work Order Testing PT XYZ dan data penelitian yang digunakan oleh penulis yaitu: a. Data Primer, melakukan wawancara dengan staf bagian quality engineer (QE). b. Data Sekunder, dokumen SOP dan jadwal Work Order Testing. Berikut adalah penjelasan teknik pengumpulan data yang penulis gunakan: a. Wawancara; penulis melakukan wawancara dengan membuat daftar pertanyaan (ICQ) berdasarkan SOP Work Order Testing, dan mengamati apakah dijalankan atau tidak. ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 2
9th Applied Business and Engineering Conference b. Inspeksi; penulis melakukan inspeksi dengan cara pemeriksaan fisik secara rinci terhadap dokumen SOP Work Order Testing untuk melakukan pengujian pengendalian. c. Observasi; penulis mengadakan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan pengujian. Metode analisis data yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif. Metode deskriptif adalah suatu metode yang digunakan untuk menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas (Sugiyono, 2005). Penulis melakukan metode deksriptif ini dengan cara memusatkan perhatian pada permasalahan yang diteliti atau bersifat aktual. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Internal Control Quesionnaires (ICQ) Penelitian ini menggunakan tabel ICQ berdasarkan SOP Work Order Testing. ICQ dilakukan untuk memeriksa kinerja internal perusahaan dan kepatuhan karyawan. Berikut merupakan tabel ICQ yang dibuat oleh penulis: Tabel 1 Internal Control Questionnaires (ICQ) (diolah peneliti) Jawaban No Pertanyaan Ya Tidak 1 Apakah PT XYZ melakukan pekerjaan pengujian sesuai dengan prosedur? √ 2 Apakah PT XYZ menerima dan membuat contoh uji sebelum melakukan pengujian? √ 3 Apakah PT XYZ menerima dan mengisi lembaran Work Order Testing setelah contoh uji dikirim oleh klien? √ 4 Apakah PT XYZ mengsisi Work Order Form, jika klien tidak memberikan lembaran perintah kerja? √ ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 3
9th Applied Business and Engineering Conference 5 Apakah sampel pengujian yang dikirimkan oleh klien sampai di PT XYZ sesuai dengan waktu yang ditentukan? √ 6 Apakah PT XYZ menulis nomor kerja (job number) ketika sampel pengujian telah sampai di PT XYZ? √ 7 Jika contoh uji diambil oleh pihak PT XYZ, apakah PT XYZ memperhatikan peraturan keselamatan dan regulasi dari phak klien tersebut? √ 8 Selama pengambilan contoh uji, apakah PT XYZ tetap menindak lanjuti sampel yang tidak sesuai? √ 9 Apakah contoh uji yang sudah diambil dari klien, ditandai atau ditempel sesuai dengan tanda yang terdapat pada instruksi kerja oleh PT XYZ? √ 10 Apakah PT XYZ tidak akan memproses contoh uji jika tidak ada instruksi kerja dari klien? √ 11 Apakah PT XYZ akan berkonsultasi dengan klien untuk memastikan lebih dahulu instruksi kerja sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya? √ 12 Apakah PT XYZ melakukan dokumentasi terhadap salinan instruksi kerja? √ 13 Apakah contoh uji yang dikirim ke divisi permesinan, dikirim bersama perintah kerja dan lembar penanganan? √ 14 Apakah dalam kondisi tertentu, staf penguji melakukan rapat dengan teknisi permesinan untuk membahas tentang instruksi kerja? √ 15 Apakah lembar Sample Handling Checklist dikeluarkan oleh staf penguji sesuai dengan waktu penerimaan, jenis permintaan, waktu pengujian, dan sisa contoh uji setelah pengujian? √ 16 Apakah teknisi permesinan melakukan proses permesinan sesuai dengan instruksi kerja? √ ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 4
9th Applied Business and Engineering Conference 17 Apakah teknisi permesinan melakukan pengecekan specimen, meliputi jumlah, ukuran dan metode, setelah proses permesinan selesai? √ 18 Apakah staf penguji melakukan pengecekan specimen contoh uji, meliputi kuantitas dan dimensi contoh uji? √ 19 Apakah staf penguji memberi tahu kepada klien jika klien tidak menyaksikan proses pengujian? Dan apakah laporan hasil pengujian dikirimkan melalui e-mail? √ 20 Apakah staf penguji selalu melakukan pengujian tepat dengan waktu yang sudah ditentukan dan disaksikan oleh klien? √ 21 Ketika melakukan proses pengujian, apakah staf penguji melakukan rekam data dalam bentuk laporan hardcopy maupun softcopy? Dan apakah hasil laporan pengujian dikirimkan ke klien? √ 22 Apakah PT XYZ menyimpan terlebih dahulu sisa specimen yang diuji sebelum dibuang ke tempat pembuangan? √ 23 Apakah PT XYZ menyimpan semua dokumen laporan pengujian dalam bentuk hardcopy atau softcopy sebagai arsip? √ Hasil Tabulasi Internal Control Questionnaires (ICQ): Tabel 2 Hasil Tabulasi Internal Control Questionnaires (ICQ) (diolah peneliti) Keterangan Ya Tidak Jumlah 21 2 Persentase 91.3% 8.69% ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 5
9th Applied Business and Engineering Conference Melalui hasil perhitungan tabulasi ICQ diatas, diperoleh persentase kepatuhan karyawan terhadap SOP Work Order Testing sebesar 91.3%. Namun, untuk persentase sebesar 8.69% disimpulkan bahwa terdapat temuan pada prosedur SOP poin 5 dan 20 tidak dijalankan dengan baik oleh pihak eksternal, yaitu: a. Sampel pengujian yang dikirimkan oleh klien tidak sampai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. b. Staf penguji tidak melakukan pengujian tepat waktu, dikarenakan terdapat klien yang datang terlambat, proses pengujian tidak dapat dimulai oleh staf sebelum perwakilan klien datang untuk menyaksikan. Untuk keperluan interprestasi hasil perhitungan persentase, Champion mengemukakan sebagai berikut: Tabel 3 Kriteria Penilaian Keefektifan SKOR KRITERIA KEEFEKTIFAN 0% - 25% Tidak Efektif 25% - 50% Kurang Efektif 50% - 75% Efektif 75% - 100% Sangat Efektif Menurut metode Champion, hasil persentase tabulasi ICQ sebesar 91.3% termasuk ke dalam kriteria sangat efektif. Sehingga dapat disimpulkan bahwa PT XYZ telah melakukan dan mematuhi SOP Work Order Testing yang telah dibuat oleh perusahaan. B. Uji Pengendalian ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 (2009) 6
9th Applied Business and Engineering Conference Uji pengendalian merupakan prosedur audit untuk menguji keefektifan operasional pengendalian internal yang dibuat oleh perusahaan. Berikut merupakan prosedur pengendalian yang dibuat oleh penulis: Tabel 4 Uji Pengendalian (diolah peneliti) No. PROSEDUR PENGENDALIAN 1 Mintalah dokumen SOP Work Order Testing. 2 Perhatikanlah apakah pengujian dilakukan sesuai dengan prosedur SOP. 3 Mintalah dokumen Work Order yang dikirim oleh klien dan yang dibuat oleh perusahaan. 4 Periksalah apakah staf penguji menerima dan mengisi Work Oder sesuai dengan yang dikirim oleh klien. 5 Mintalah Work Order Form dari klien. 6 Periksalah apakah semua klien mengirimkan Work Order Form, jika tidak apakah klien mengisi Work Order Form yang dibuat oleh perusahaan. 7 Mintalah buku nomor kerja (Job Number Book). 8 Periksalah apakah staf mengisi buku nomor kerja setiap sampel pengujian sampai di gudang perusahaan. 9 Mintalah bukti pengambilan sampel pengujian ke perusahaan klien. 10 Periksalah apakah data dalam lembaran tersebut terisi atau tidak. 11 Mintalah dokumentasi sampel pengujian yang sudah ditandai atau distempel sesuai dengan tanda atau stempel pada instruksi kerja. 12 Periksalah sampel pengujian dilaksanakan atau tidak. tersebut apakah instruksi kerja tersebut 13 Mintalah lembaran penanganan (Sample Handling Checklist). ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 7
9th Applied Business and Engineering Conference 14 Periksalah data berupa waktu pengujian, jenis permintaan pengujian, waktu pengujian, dan sisa contoh uji setelah pengujian, sudah terisi atau tidak. 15 Mintalah lembaran barang siap diuji (ready for testing). 16 Periksalah data berupa jumlah dan ukuran spesimen sudah terisi atau tidak. 17 Mintalah draf laporan pengujian. 18 Periksalah apakah data tersebut sesuai dengan hasil sampel yang sudah diuji. 19 Mintalah Test Report yang ada di database. 20 Periksalah apakah dokumen tersebut sesuai dengan draf atau tidak. 21 Mintalah Final Testing Report yang sudah di approve. 22 Periksalah apakah dokumen tersebut sesuai dengan laporan awal atau tidak. C. Uji Petik Uji Petik Sampel Penanganan Pengujian Gambar 1 Uji Petik Penanganan Pengujian (diolah peneliti) Uji petik menggunakan sampel penanganan sebelum pengujian. Uji petik menunjukkan indeks A hingga D telah dilakukan dan dokumen lengkap. Namun, untuk indeks E yaitu posting ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 8
9th Applied Business and Engineering Conference buku job number tidak dilakukan. Oleh karena itu, uji petik menunjukkan bahwa prosedur dilakukan hampir sesuai dengan SOP. Uji Petik Contoh Uji Pengujian Gambar 2 Uji Petik Pengujian (diolah peneliti) Uji petik menggunakan sampel Work Order yang dikirim oleh klien. Dalam uji petik menunjukkan dokumen Work Order telah dilakukan dan dibuktikan dengan indeks A hingga E telah sesuai dengan prosedur SOP dan dokumen lengkap. Uji Petik Pelaporan Pengujian Gambar 3 Uji Petik Pelaporan Pengujian (diolah peneliti) ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 9
9th Applied Business and Engineering Conference Uji petik menggunakan sampel Final Test Report. Dalam uji petik menunjukkan dokumen Final Test Report telah dilakukan dan dibuktikan dengan indeks A hingga E telah sesuai sesuai dengan prosedur SOP dan dokumen lengkap. Permasalahan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, penulis menemukan penyebab permasalahan, yaitu: a. Beberapa klien perusahaan terlambat dalam mengantarkan material pengujian, oleh karena itu staf penguji harus mempersiapkan report testing dengan lembur. b. Beberapa klien perusahaan datang tidak sesuai dengan waktu pengujian yang telah ditentukan. Pengujian tidak dapat dimulai sebelum klien datang. c. Penyusunan jadwal pengujian hanya secara lisan atau via telepon. d. Pihak manajemen kurang tegas, terbukti dengan tidak ada sanksi bagi klien yang tidak tepat waktu. ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 10
9th Applied Business and Engineering Conference Solusi Permasalahan Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya, maka penulis memberikan saran untuk solusi permasalahan yaitu: a. Pihak manajemen harus bersikap lebih tegas dengan memberikan sanksi yaitu pengujian akan rescheduled sehingga tidak mengganggu jadwal pengujian yang lain. b. Pembuatan jadwal pengujian baik dalam bentuk softcopy atau hardcopy sehingga memudahkan pihak internal dan pihak eksternal dapat mengetahui jadwal masing-masing dan datang tepat waktu. SIMPULAN Berdasarkan pembahasan tersebut, maka diperoleh kesimpulan bahwa PT XYZ memiliki SOP Work Order Testing dan staf telah melaksanakan prosedur pengujian dengan patuh dan sesuai, terbukti dalam hasil Uji petik. Uji petik menggunakan sampel penanganan sebelum pengujian, contoh uji pengujian dan pelaporan pengujian dan telah dibuktikan dengan dokumen pendukung. Namun, dalam sampel penanganan sebelum pengujian terdapat satu temuan yaitu dokumen sampel penanganan sebelum pengujian tidak diposting ke buku job number. Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis memberikan saran yaitu: 1. Semua dokumen hasil pengujian harus diposting ke buku job number. 2. Buku job number harus diupdate secara berkala agar menghindari lupa posting. 3. Semua dokumen hasil pengujian harus dicetak dan diarsip sebagai bukti dokumen. ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 11
9th Applied Business and Engineering Conference DAFTAR PUSTAKA Agoes, S. (2001). Auditing: petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Kantor Akuntan Publik. Jakarta: Salemba Empat. Agoes, S. (2009). Auditing (pemeriksaan) oleh Kantor Akuntan Publik . Bandung: Fakultas Ekonomi Trisakti. Champion, D. J. (2009). Basic Statistic for Social Research. London: Chandler Pub. Co. Hasibuan, M. (1999). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Gunung Agung. Indah Puji, H. (2014). Buku Praktis Mengembangkan SDM. Yogyakarta: Laksana. Laksmi, F. (2008). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Pernaka. Mulyadi. (2014). Auditing. Edisi Keenam. Jakarta: Salemba Empat. Sailendra, A. (2015). Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP. Yogyakarta: Trans Idea Publishing. Sugiyono. (2005). Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta. ISSN: 2339 - 2053 Pekanbaru, Agustus 2021 12