KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018 myPortfolio: PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU) JABATAN PERDANA MENTERI
PERKARA Tujuan Latar Belakang Keperluan Pelaksanaan Konsep myPortfolio Pemantapan myPortfolio Pemakaian Pembatalan Tarikh Berkuat Kuasa Pertanyaan Senarai Lampiran KANDUNGAN i MUKA SURAT 1 1 2 4 5 5 7 8 8 9 10
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018 myPortfolio: PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM TUJUAN Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan kepada agensi Kerajaan berkaitan tatacara penyediaan myPortfolio yang lebih tuntas dan kebolehgunaannya sebagai radas pengurusan sumber manusia ke arah melonjakkan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan sektor awam. LATAR BELAKANG 2. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri (JPM), telah menerbitkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991: Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja sebagai rujukan dalam penyediaan dokumen berkaitan prosedur, proses kerja dan tanggungjawab yang lebih teratur di peringkat jabatan dan individu. Inisiatif ini bertujuan untuk memastikan supaya tidak berlaku kesilapan dalam pelaksanaan tugas dan seterusnya dapat meningkatkan prestasi penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaan. 3. Berdasarkan perkembangan semasa, PKPA Bil. 8 Tahun 1991 Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja telah dikaji dan ditambah baik. Inisiatif ini mengambil kira cabaran dan perubahan semasa sama ada di peringkat global mahupun domestik seperti gelombang teknologi digital, ekspektasi rakyat, dominasi golongan millennial dan Revolusi Perindustrian Keempat. Sehubungan itu, PKPA Bil. 4 Tahun 2018 myPortfolio: Panduan Kerja Sektor Awam dikeluarkan sebagai pendekatan baharu dalam pelaksanaan bidang tugas dan tanggungjawab secara yang lebih komprehensif dan teratur di agensi Kerajaan. Ketua Jabatan juga boleh meluas guna myPortfolio sebagai radas strategik dalam pengurusan sumber manusia. 1
KEPERLUAN 4. Kesungguhan Kerajaan melonjakkan perkhidmatan awam untuk produktiviti melalui strategi-strategi tertentu telah digariskan dalam Bab 9, Rancangan Malaysia Kesebelas (RMKe-11). Strategi A2 dalam naskhah tersebut misalannya memperlihatkan inisiatif bagi menambah baik proses penyampaian perkhidmatan dan kepantasan bertindak. Justeru, MAMPU perlu menterjemahkan pelaksanaan strategi-strategi tersebut melalui garis panduan kerja yang boleh memantapkan lagi sistem dan prosedur kerja tertentu. 5. Sebagai tiang seri pentadbiran negara, sistem penyampaian perkhidmatan awam yang berteraskan budaya dan nilai positif, inovasi serta kreativiti perlu sentiasa ditambah baik dan diperkukuhkan. Untuk itu, pelaksanaan panduan kerja melalui myPortfolio diperkenalkan bagi memperkukuhkan pelaksanaan bidang tugas dan tanggungjawab agensi demi memastikan perkhidmatan awam sentiasa relevan. Panduan kerja yang lebih ringkas dan mudah ini juga menepati kehendak semasa dan perubahan landskap perkhidmatan awam yang bakal didominasi oleh golongan millennial yang aktif menggunakan teknologi dan mahukan tindakan yang lebih cepat. 6. Pekeliling ini mendukung hasrat Kerajaan untuk memantapkan lagi perkongsian dan integrasi maklumat serta kerjasama strategik dalam kalangan agensi Kerajaan. Hasrat ini dipaparkan melalui kolaborasi strategik antara MAMPU dengan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) ke arah pengoptimuman sumber manusia dan peningkatan produktiviti. Maka melalui Pekeliling ini, Deskripsi Tugas (Job Description - JD) diperkenalkan bagi menggantikan Senarai Tugas. Deskripsi Tugas ini memperjelaskan tujuan pewujudan sesuatu perjawatan dengan mengambil kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi. Hal ini selaras dengan objektif sesuatu jawatan yang secara prinsipnya diwujudkan berdasarkan kadar upah untuk kerja (rate for the job). Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang menjalankan tugas dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan yang 2
diperuntukkan. Deskripsi Tugas juga dapat membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan objektif penubuhan sesebuah organisasi. 7. Berdasarkan maklumat dalam Deskripsi Tugas, myPortfolio secara prinsipnya berupaya bertindak sebagai radas dalam bidang pengurusan sumber manusia sektor awam seperti pelan penggantian (succession planning), pementoran (mentoring), bimbingan khusus (coaching), dan latihan (training). Sebagai contoh, myPortfolio boleh dimanfaatkan dalam program pementoran (mentoring). Ini boleh dilakukan dengan mengenal pasti mentor dan mentee melalui kandungan Deskripsi Tugas dengan tujuan bagi memindahkan pengetahuan kerja, tacit knowledge dan sokongan kepada perkembangan kerjaya mentee. Dalam aspek coaching pula, kandungan Deskripsi Tugas dalam myPortfolio boleh dirujuk sebelum seseorang coachee itu diletakkan di bawah seliaan coach dalam rantaian tugas yang sama bagi tujuan peningkatan kemahiran dan kompetensi kerja. 8. myPorfolio juga boleh diguna pakai dalam sesi kaunseling dengan seseorang kaunselor itu merujuk kepada maklumat berkaitan kriteria individu dan pengalaman yang terdapat dalam myPortfolio, berpadanan dengan personaliti seseorang kliennya. Dalam aspek latihan pula, maklumat kompetensi dan pengalaman yang dinyatakan dalam Deskripsi Tugas boleh dijadikan panduan untuk melatih seseorang pegawai yang menyandang sesuatu jawatan dalam bidang dan pada tahap kompetensi yang diperlukan. Selain dari menggunakan kaedah penilaian dan pengukuran prestasi pegawai dalam pekeliling sedia ada, maklumat Dimensi dalam Deskripsi Tugas juga boleh dijadikan rujukan semasa menetapkan piawaian pengukuran dan penilaian prestasi seseorang pegawai. 9. Strategi ini bertepatan dengan inisiatif Kerajaan bagi merasionalisasikan institusi sektor awam untuk meningkatkan produktiviti dan prestasi serta memperkukuh pengurusan bakat untuk perkhidmatan awam masa hadapan. Maka, myPortfolio akan menyokong pemerkasaan pengurusan bakat dan menambah baik 3
proses penyampaian perkhidmatan dalam mendepani jangkaan rakyat yang terus meningkat. 10. Pelaksanaan myPortfolio dalam sesebuah organisasi boleh menjadi bukti kepada pematuhan peraturan dan proses kerja yang ditetapkan. Kegagalan mematuhi arahan pelaksanaan myPortfolio boleh memberikan kesan terhadap kecekapan serta prestasi agensi Kerajaan dan penjawat awam dalam mematuhi peraturan-peraturan yang berkuat kuasa. Sebagai contoh, myPortfolio boleh digunakan sebagai sebahagian daripada maklumat didokumentasikan di bawah keperluan MS ISO 9001. Dalam erti kata lain, myPortfolio merupakan elemen yang menyumbang kepada Sistem Pengurusan Kualiti. Justeru, pelaksanaan myPortfolio turut berupaya menyumbang kepada pembudayaan kecemerlangan, penambahbaikan kualiti penyampaian perkhidmatan, peningkatan prestasi dan pemerkasaan akauntabiliti agensi Kerajaan secara berterusan. 11. Selaras dengan keperluan ini, Fail Meja dijenamakan semula sebagai myPortfolio bagi memberikan gambaran menyeluruh terhadap bidang tugas serta tanggungjawab sesuatu jawatan dan agensi. PELAKSANAAN 12. Bagi memantapkan pelaksanaan panduan kerja, maka PKPA ini dihasilkan dengan memberikan fokus kepada elemen utama berikut: (i) Konsep myPortfolio; dan (ii) Pemantapan myPortfolio. 13. Panduan Penyediaan myPortfolio disertakan di Lampiran A dan boleh dilayari di portal MAMPU di Panduan ini akan membantu agensi Kerajaan dan penjawat awam dalam melaksanakan fungsi dan tugas dengan lebih cekap serta berkesan. 4
KONSEP myPortfolio 14. myPortfolio adalah satu kaedah pengurusan ilmu yang memberikan penekanan kepada pengupayaan minda setiap penjawat awam dalam kerangka organisasi berpembelajaran (learning organisation). Selain sebagai dokumen rujukan rasmi yang menghuraikan maklumat pewujudan jawatan, proses kerja dan panduan menjalankan tugas bagi jawatan tersebut dalam sesebuah organisasi juga dinyatakan dalam myPortfolio. 15. Ciri-ciri myPortfolio adalah seperti yang berikut: (i) myPortfolio merupakan dokumen rujukan pada peringkat jawatan dan jabatan; (ii) Setiap jawatan dalam sesebuah agensi hendaklah mempunyai myPortfolio termasuk jawatan yang belum diisi; (iii) myPortfolio berasaskan bidang tugas dan tanggungjawab jawatan; dan (iv) myPortfolio mengandungi maklumat, panduan dan rujukan dalam mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi sesuatu jawatan. PEMANTAPAN myPortfolio 16. Panduan ini memperkenalkan satu elemen baharu, memansuhkan tiga (3) komponen dan menambah baik tujuh (7) aspek Fail Meja. Terdapat 10 komponen baharu myPortfolio meliputi maklumat yang perlu diketahui dan dirujuk oleh penjawat awam dalam melaksanakan tugas. Komponen myPortfolio adalah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1. 5
CARTA ORGANISASI CARTA FUNGSI AKTIVITI- AKTIVITI BAGI FUNGSI DESKRIPSI TUGAS SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI PROSES KERJA SENARAI BORANG SENARAI UNDANG- UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA SENARAI SEMAK CARTA ALIR RAJAH 1: KOMPONEN myPortfolio 17. Elemen baharu yang diperkenalkan ialah Deskripsi Tugas. Norma Kerja dan Senarai Tugas Harian dimansuhkan dengan mengambil kira perubahan cara bekerja dan perkembangan teknologi, manakala terdapat tujuh (7) elemen ditambah baik seperti yang berikut: (i) Fungsi disediakan dalam bentuk Carta Fungsi bagi tujuan penyelarasan format untuk pelbagai kegunaan; (ii) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan digabungkan dengan Proses Kerja dalam satu format baharu yang lebih ringkas iaitu, Proses Kerja bagi memberikan lebih penekanan terhadap aktor dan tanggungjawab; (iii) Kandungan asal Peraturan-peraturan Pentadbiran bagi Setiap Aktiviti serta Senarai Undang-undang dan Peraturan yang Diperlukan digabungkan dalam satu format baharu iaitu, Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa; (iv) Format Senarai Borang ditambah ruangan Kod Borang; (v) Format Carta Alir ditambah baik bagi memberikan lebih fokus terhadap aktor dan tanggungjawab; 6
(vi) Takrifan agensi Kerajaan dan jawatan diperkemas; dan (vii) Aspek pelaksanaan turut ditambah baik. Pelaksanaan myPortfolio memerlukan perancangan yang teratur dan teliti melalui komitmen pengurusan atasan. Ketua Agensi hendaklah menetapkan satu bahagian yang berperanan sebagai penyelaras bagi memastikan kelancaran pelaksanaan myPortfolio di agensi. Bahagian bertanggungjawab memastikan setiap jawatan untuk mempunyai myPortfolio yang terkini dan melaksanakan pemantauan. Tertakluk kepada peraturan yang berkuat kuasa, penyelaras juga hendaklah memastikan myPortfolio dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan. Bagi memastikan pelaksanaan myPortfolio lancar dan teratur, penjawat awam bertukar/ tamat perkhidmatan hendaklah dipastikan menyerahkan myPortfolio kepada Ketua Agensi/ Pegawai Penilai Pertama/ Pengarah (berdasarkan chain of command) melalui penyelaras myPortfolio. 18. Pemantauan penyediaan myPortfolio dan pelaksanaan tugas berpandukan myPortfolio hendaklah dilaksanakan secara dalaman oleh agensi bagi memperkasa peranan dan akauntabiliti agensi. PEMAKAIAN 19. Pekeliling ini terpakai kepada semua agensi Perkhidmatan Awam Persekutuan. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing- masing, peruntukan pekeliling ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. 7 ini
PEMBATALAN 20. Pekeliling ini menggantikan PKPA Bil. 8 Tahun 1991: Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang dikeluarkan pada 1 Julai 1991 serta PKPA Bil. 11 Tahun 1991: Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Borang Tindakan Kerja. TARIKH BERKUAT KUASA 21. Pekeliling ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan dan terpakai hingga dibatalkan, melainkan jika terdapat arahan terkini atau perkembangan baharu yang memerlukannya dikaji semula. 8
PERTANYAAN 22. Sebarang pertanyaan berhubung pekeliling ini boleh dikemukakan kepada: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri, Aras 6, Blok B2, Kompleks Jabatan Perdana Menteri, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502 Putrajaya. No. Telefon : 03 - 8000 8000 No. Faks. : 03 - 8000 8001 E-mel : webmaster@mampu.gov.my "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" TAN SRI DR. ALI HAMSA Ketua Setiausaha Negara Julai 2018 MAMPU.600-1/3/2 Jld. 3 (17) Diedarkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Pihak Berkuasa Berkanun Persekutuan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Negeri Semua Pihak Berkuasa Tempatan 9
LAMPIRAN A
SENARAI LAMPIRAN TAJUK
Panduan Penyediaan myPortfolio 10
MUKA SURAT 11
Lampiran A Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 4 Tahun 2018 PANDUAN PENYEDIAAN myPortfolio 11
PERKARA Tujuan Takrifan Kandungan myPortfolio Format Penyediaan myPortfolio Penutup KANDUNGAN i MUKA SURAT 1 1 2 11 13
LAMPIRAN 1 2 SENARAI LAMPIRAN TAJUK Tatacara Penyediaan Deskripsi Tugas (Job Description - JD) Contoh myPortfolio ii MUKA SURAT 14 43
PANDUAN PENYEDIAAN myPortfolio TUJUAN Panduan ini bertujuan untuk menerangkan kepada agensi Kerajaan berhubung tatacara penyediaan myPortfolio yang ringkas dan padat bagi memudahkan rujukan oleh penjawat awam dalam melaksanakan tugas. TAKRIFAN 2. Takrifan yang akan diguna pakai dalam garis panduan ini adalah seperti yang berikut: (i) myPortfolio merujuk kepada dokumen rujukan rasmi yang menjadi panduan kerja bagi sesuatu jawatan dalam sesebuah organisasi. (ii) Deskripsi Tugas merujuk kepada dokumen rasmi yang menghuraikan sesuatu tugas secara spesifik bagi sesuatu jawatan dalam sesebuah organisasi. (iii) Jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan. 1
KANDUNGAN myPortfolio 3. myPortfolio meliputi maklumat yang perlu diketahui dan dirujuk oleh penjawat awam dalam melaksanakan tugas dan diterjemahkan dalam 10 komponen seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1. CARTA ORGANISASI CARTA FUNGSI AKTIVITI- AKTIVITI BAGI FUNGSI DESKRIPSI TUGAS SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI PROSES KERJA SENARAI BORANG SENARAI UNDANG- UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA SENARAI SEMAK CARTA ALIR RAJAH 1: KOMPONEN myPortfolio 4. Penjelasan terhadap 10 komponen myPortfolio adalah seperti yang berikut: (i) CARTA ORGANISASI (a) Carta organisasi ialah carta atau rajah yang menunjukkan susunan program, aktiviti, subaktiviti dan gred serta bilangan jawatan yang terdapat dalam sesebuah organisasi. Carta organisasi menunjukkan garisan tanggungjawab (lines of responsibility), skop dan jangkauan kawalan (span of control) antara satu peringkat kakitangan dengan peringkat yang lain dalam sesebuah organisasi serta bidang tugas masing-masing. 2
(ii) (iii) (b) Carta organisasi merupakan panduan dalam pelaksanaan fungsi dan program ke arah mencapai objektif sesebuah organisasi. Hierarki atau rangkaian perintah (chain of command) membantu mengenal pasti ketua atau pegawai yang bertanggungjawab dalam memberikan arahan, membuat keputusan dan mengawal selia kerja-kerja yang ditetapkan. (c) Fungsi dan aktiviti agensi digambarkan melalui pewujudan beberapa jabatan/ bahagian/ cawangan/ sektor/ seksyen/ unit dalam carta organisasi yang mempunyai tanggungjawab khusus dan berbeza antara satu sama lain. (d) Kedudukan jawatan hendaklah digariskan bawah (underline)/ diwarnakan. CARTA FUNGSI (a) Carta Fungsi ialah rajah yang mengandungi keterangan tugas utama yang dilaksanakan oleh sesebuah organisasi. Carta fungsi juga menggariskan tugas dan tanggungjawab di bawah setiap fungsi/aktiviti yang terdapat dalam sesebuah organisasi. (b) Fungsi yang berkaitan dengan jawatan hendaklah digariskan bawah (underline)/ diwarnakan. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI (a) Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi meliputi aktiviti khusus dilaksanakan oleh sesebuah agensi dan aktiviti standard atau generik (jika berkaitan) yang ada di semua agensi Kerajaan. Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos. 3
(b) Aktiviti yang dinyatakan adalah yang berkaitan dengan jawatan. (iv) DESKRIPSI TUGAS (a) Deskripsi Tugas ialah dokumen rasmi yang menghuraikan sesuatu tugas secara spesifik bagi sesuatu jawatan dalam sesebuah organisasi. Deskripsi Tugas dapat dijadikan panduan untuk mewujudkan jawatan yang bersesuaian. Setiap jawatan perlu mempunyai satu Deskripsi Tugas. (b) Deskripsi Tugas mengandungi lapan (8) komponen utama iaitu: (1) Maklumat Umum; (2) Tujuan Pewujudan Jawatan; (3) Akauntabiliti; (4) Tugas Utama; (5) Dimensi; (6) Kelayakan Akademik/Ikhtisas; (7) Kompetensi; dan (8) Pengalaman. (c) Tatacara Penyediaan Deskripsi Tugas (Job Description - JD) dilampirkan seperti di Lampiran 1. (v) PROSES KERJA (a) Proses Kerja merupakan senarai rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Proses Kerja dapat memastikan sesuatu tugas dilaksanakan dengan cekap dan berkualiti. 4
(b) Proses Kerja bertujuan: (1) Melancarkan pelaksanaan tugas; (2) Menjelaskan tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas; (3) Mengelakkan kesilapan operasi dan peraturan ketika menjalankan tugas; (4) Membantu kerja penyeliaan; (5) Mengurangkan arahan biasa yang berulang; dan (6) Memendekkan masa latihan kepada pegawai baharu. (c) Proses Kerja turut menunjukkan hubungan kerja atau perkaitan antara pegawai dengan pegawai lain yang ada hubungan atau dirujuk dan pegawai atasan yang ada hubungan atau yang meluluskan. Hal ini memudahkan pegawai menjalankan tanggungjawab mengikut arahan dan kuasa yang dibenarkan. (d) Hubungan kerja dengan pegawai atasan dan pegawai bawahan dalam unit yang sama dikategorikan di bawah Tanggungjawab, manakala hubungan kerja dengan pegawai di luar unit/ bahagian dan dari agensi luar dikategorikan sebagai Pegawai Lain yang Ada Hubungan/ Dirujuk. (e) Berikut merupakan kaedah menyediakan Proses Kerja: (1) Senaraikan semua proses kerja yang perlu ada bagi tugas yang berkaitan dengan jawatan; (2) Senaraikan semua pegawai berkenaan yang dirujuk; (3) Senaraikan semua pegawai yang memberikan kelulusan; (4) Senaraikan jawatan pegawai yang dirujuk; (5) Senaraikan jawatan pegawai yang meluluskan tindakan; 5
(vi) (6) Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan terhadap langkah-langkah yang berkenaan; (7) Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut; (8) Mula dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap proses; dan (9) Senaraikan petikan undang-undang, peraturan dan punca kuasa yang berkaitan dengan setiap aktiviti bagi proses kerja tersebut. CARTA ALIR (a) Carta Alir ialah gambaran secara grafik atau gambar rajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti. Carta Alir diperlukan untuk memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul iaitu, menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat akhir yang dijelaskan secara ringkas. (b) Carta Alir bertujuan: (1) Memberikan kefahaman kepada pegawai mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing; (2) Menjelaskan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas; (3) Mengesan peringkat atau proses yang menyebabkan berlaku kelewatan, kejejalan (bottleneck) dan kerja berulang; dan (4) Menunjukkan gambaran menyeluruh mengenai aktiviti yang dilakukan. 6
(c) Berikut merupakan kaedah menyediakan Carta Alir: (1) Sediakan selepas penyediaan proses kerja; (2) Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat; (3) Sediakan carta alir terperinci berdasarkan proses kerja aktiviti tersebut; dan (4) Gunakan simbol carta alir yang ditetapkan. Contoh simbol asas adalah seperti yang berikut: Mula/Tamat Aktiviti Pilihan/Keputusan Penyambung ke muka surat yang lain Aliran (d) Carta Alir yang berkaitan dengan jawatan hendaklah diwarnakan. 7
(vii) SENARAI SEMAK (a) Senarai Semak merupakan satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Senarai Semak boleh berbentuk rangkai kata, soalan dan jawapan atau pernyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis/ bidang aktiviti yang dilakukan. Senarai Semak hendaklah disusun mengikut tertib turutan tindakan. (b) Senarai Semak boleh berfungsi sebagai pelan tindakan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti terutamanya bagi aktiviti seperti memproses permohonan, semakan keselamatan, semakan kualiti, perancangan dan kawalan pelaksanaan projek-projek pembangunan, persediaan sebelum mengadakan mesyuarat, persidangan dan seminar, pemilihan serta pengambilan pekerja, dan latihan. (c) Senarai Semak bertujuan: (1) Memberikan peringatan dan semakan terhadap tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan aktiviti harian; (2) Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja; (3) Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutama yang melibatkan aktiviti teknikal seperti pemeriksaan keselamatan bangunan, pemprosesan alatan dalam rangkaian pemasangan (assembly line) dan pengekalan kualiti; (4) Menjadi alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam usaha menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan dan memudahkan tindakan awal diambil jika terdapat masalah; 8
(5) Sebagai alat semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan seperti penyediaan kertas kabinet, kertas cadangan atau yang berkaitan dengan pemprosesan lesen/ permit/ kelulusan; (6) Menjadi alat yang mengawal dan menyelaras tindakan- tindakan yang diambil oleh pelbagai unit; dan (7) Memperkukuh disiplin pegawai dalam melaksanakan tugas. (viii) SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA (a) Senarai undang-undang, peraturan dan punca kuasa yang perlu ada dalam myPortfolio merupakan arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugas. Hanya arahan-arahan yang berkaitan dengan tugas jawatan dan masih digunakan sahaja yang perlu dinyatakan. (b) Undang-undang, peraturan dan punca kuasa tersebut termasuk Akta-Akta, Ordinan, Enakmen, Perintah-perintah Am, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Am, Surat Pekeliling Am, Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam, Malaysian Standards (MS) ISO 9001, Piagam Pelanggan atau peraturan pentadbiran dalaman agensi. (c) Senarai undang-undang, peraturan dan punca kuasa bertujuan: (1) Memastikan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan; (2) Menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti dilaksanakan dengan sah; 9
(3) Menjimatkan masa mengesan semula arahan yang diperlukan, yang kebiasaannya tersimpan di pelbagai bahagian/ unit di dalam sesebuah agensi/ bahagian; dan (4) Memudahkan pegawai lain membuat rujukan. (d) Berikut merupakan kaedah penyediaan senarai undang- undang, peraturan dan punca kuasa: (1) Kumpulkan semua undang-undang, peraturan dan punca kuasa yang ada kaitan secara langsung dengan tugas sesuatu jawatan berkenaan; (2) Sediakan senarai undang-undang, peraturan dan punca kuasa tersebut dengan mencatatkan bilangan, tahun dikeluarkan, tarikh serta tajuk ringkas arahan tersebut; dan (3) Nyatakan rujukan perundangan, peraturan dan punca kuasa tersebut yang mempunyai kaitan dengan jawatan berkenaan. (ix) SENARAI BORANG (a) myPortfolio hendaklah menyenaraikan nama borang berkaitan tugas pegawai tanpa perlu melampirkan di dalam myPortfolio. (b) Borang bertujuan: (1) Membantu pegawai menjalankan tugas dengan lebih berkesan dan seterusnya menjadi sumber rujukan; dan (2) Menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang diterangkan. 10
(x) SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Senarai jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai hendaklah disenaraikan bagi membolehkan persediaan dan perancangan awal dibuat sebelum hadir ke mesyuarat sesuatu jawatankuasa. Senarai tersebut juga membolehkan pegawai baharu yang mengambil alih tugas mengetahui jawatankuasa yang dianggotainya. Jawatankuasa yang disenaraikan hendaklah merupakan lantikan rasmi mengikut jawatan dan sekurang-kurangnya untuk tempoh setahun. FORMAT PENYEDIAAN myPortfolio 5. myPortfolio hendaklah disediakan mengikut susunan seperti yang berikut: (i) Muka hadapan yang mempamerkan: (a) Jata Negara; (b) Gelaran jawatan (tidak perlu menyatakan nama pegawai); (c) Bahagian/ Cawangan/ Seksyen; (d) Unit; (e) Alamat pejabat; dan (f) Maklumat perhubungan. (ii) Muka surat maklumat pegawai: Maklumat pegawai hendaklah dimulakan pada halaman baharu. Ia mengandungi nama, gelaran jawatan, gred hakiki jawatan dan tarikh penempatan di jawatan tersebut. Gred hakiki jawatan pegawai hendaklah digariskan bawah (underline)/ diwarnakan. Maklumat ini hendaklah disahkan oleh penyelia. 11
(iii) Jadual Pengemaskinian: (a) Jadual Pengemaskinian myPortfolio hendaklah dimulakan pada halaman baharu. Ia disediakan bagi memastikan myPortfolio sentiasa dikemas kini dan maklumat pengemaskinian direkodkan. Jadual ini mengandungi tarikh pengemaskinian, perkara yang dikemas kini dan tandatangan Pegawai Penyelia. (b) Ketua Agensi hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini: (1) Apabila berlaku perubahan dasar, fungsi dan prosedur kerja; atau (2) Apabila berlaku pertukaran, perubahan kepada jawatan atau apabila penjawat awam tersebut tamat perkhidmatan. (iv) Muka Surat Kandungan: (a) Senarai kandungan hendaklah dimulakan pada halaman baharu di bawah tajuk "KANDUNGAN". Perkara-perkara yang disenaraikan pada muka surat ini hendaklah sama seperti yang dinyatakan dalam pekeliling. Susunan kandungan adalah seperti yang berikut: (1) Carta Organisasi; (2) Carta Fungsi; (3) Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi; (4) Deskripsi Tugas; (5) Proses Kerja; (6) Carta Alir; (7) Senarai Semak; (8) Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa; 12
(9) Senarai Borang; dan (10) Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai. (b) Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak hendaklah disediakan secara berturutan bagi sesuatu aktiviti. 6. Pada asasnya, format penyediaan myPortfolio adalah seperti yang berikut: (i) Jenis Tulisan (Font) : Arial (ii) Saiz Tulisan (Font) : 12 (mengikut kesesuaian) (iii) Jarak Antara Barisan : Langkau 1.15 (iv) Kedudukan Teks : Justified (v) Istilah Selain : Italic Bahasa Melayu (vi) Muka Surat : Kecuali muka hadapan 7. Contoh myPortfolio disertakan dalam Lampiran 2. PENUTUP 8. Agensi Kerajaan hendaklah menyempurnakan myPortfolio di agensi masing-masing bagi meningkatkan lagi kecekapan organisasi dan kompetensi penjawat awam ke arah penyampaian perkhidmatan awam yang lebih efisien dan berkesan. 13
Lampiran 1 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 4 Tahun 2018 TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS (JOB DESCRIPTION - JD) 14
KANDUNGAN PERKARA Definisi Deskripsi Tugas Panduan Penulisan Deskripsi Tugas Penutup Pertanyaan i MUKA SURAT 15 15 33 34
SENARAI JADUAL JADUAL NO TAJUK 1 Cadangan Senarai Kata Kerja Mengikut Peringkat 2 Perbezaan antara Akauntabiliti dengan Tugas 3 Deskripsi Tugas Pengurus Kanan 4 Deskripsi Tugas Pengurus 5 Deskripsi Tugas Penolong Pengurus 6 Deskripsi Tugas Pembantu Tadbir ii MUKA SURAT 23 27 35 37 39 41
TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS (JOB DESCRIPTION - JD) DEFINISI DESKRIPSI TUGAS 1. Deskripsi Tugas (Job Description - JD) merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi. Hal ini selaras dengan objektif sesuatu jawatan yang secara prinsipnya diwujudkan berdasarkan kadar upah untuk kerja (rate for the job). Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang menjalankan tugas dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan yang diperuntukkan. Deskripsi Tugas dapat membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan objektif penubuhan sesebuah agensi. PANDUAN PENULISAN DESKRIPSI TUGAS 2. Panduan Penulisan Deskripsi Tugas mengandungi penjelasan berhubung tiga (3) perkara iaitu, Konsep dan Rasional Penyediaan Deskripsi Tugas; Komponen Deskripsi Tugas; dan Penyediaan Dokumen Deskripsi Tugas. (i) Konsep dan Rasional Penyediaan Deskripsi Tugas (a) Deskripsi Tugas merupakan rujukan rasmi yang perlu disediakan bagi setiap jawatan. Secara prinsipnya, pewujudan jawatan perlu selari dengan matlamat penubuhan sesebuah organisasi (seperti yang terkandung dalam akta tubuh/ Akta Fungsi-Fungsi Menteri 1969) agar setiap jawatan dan penyandangnya digembleng ke arah penggunaan sumber manusia secara optimum. Deskripsi Tugas berperanan untuk menjelaskan penghuraian tugas (kaedah dan penyelesaian masalah) dan akauntabiliti berdasarkan struktur hierarki sesuatu jawatan dalam sesebuah unit/ cawangan/ jabatan. 15
(b) Kandungan Deskripsi Tugas terdiri daripada komponen- komponen yang komprehensif dan saling bergantungan antara satu sama lain serta menjelaskan beban dan kompleksiti tugas bagi sesuatu jawatan. (c) Dalam konteks pewujudan sesuatu jawatan di sesebuah organisasi, elemen yang perlu diberi perhatian adalah objektif dan fungsi sesebuah organisasi ditubuhkan. Sesuatu jawatan perlu merujuk kepada matlamat penubuhan organisasi dan tidak disesuaikan berdasarkan kompetensi yang dimiliki oleh penyandang. Setiap jawatan perlu mempunyai tugas tertentu yang berorientasikan keluaran/hasil (output/outcome), fakta yang tepat dan bukan berlandaskan andaian. Setiap Deskripsi Tugas yang disediakan mempunyai keunikan dan kedinamikan untuk setiap jawatan. Sekiranya sesuatu jawatan yang diwujudkan mempunyai Deskripsi Tugas yang sama dengan jawatan yang lain, organisasi perlu memastikan tiada berlaku pertindihan fungsi bagi jawatan tersebut selaras dengan dasar untuk mengoptimumkan sumber manusia sedia ada. Walau bagaimanapun, terdapat kemungkinan beberapa jawatan mempunyai Deskripsi Tugas yang sama atas sebab-sebab tertentu. (d) Dari perspektif pembangunan organisasi, Deskripsi Tugas merupakan salah satu mekanisme untuk memahami persekitaran (nature) kerja sesuatu agensi berdasarkan fungsi teras yang perlu dilaksanakan oleh agensi berkenaan. (e) Deskripsi Tugas juga dapat membantu dalam menentukan keperluan perjawatan (skim perkhidmatan, gred, bilangan) dan struktur organisasi. Maklumat yang terkandung dalam 16
Deskripsi Tugas boleh digunakan untuk membangunkan nisbah, norma dan model perjawatan dalam bidang-bidang tertentu berdasarkan perincian maklumat berkaitan perjawatan mengikut bidang, skim perkhidmatan dan sebagainya. Seterusnya, Deskripsi Tugas berupaya memperincikan tahap akauntabiliti dan skop dimensi bagi setiap jawatan serta hubung kaitnya dengan jawatan lain dalam organisasi tersebut. (f) Dalam hal ehwal perkhidmatan pula, Deskripsi Tugas dapat membantu ketua-ketua perkhidmatan/ Pengurus Sumber Manusia (PSM) agensi dalam urusan perancangan pelantikan/ pengisian pegawai mengikut kelayakan akademik berdasarkan keperluan bidang-bidang tertentu. Perancangan penempatan pegawai juga dapat dilaksanakan mengikut bidang kepakaran jawatan dan keperluan kompetensi jawatan berkenaan. Selain itu, ketua-ketua perkhidmatan/ PSM boleh merancang pembangunan laluan kerjaya pegawai mengikut bidang kepakaran bersesuaian dengan jawatan tersebut. Ketua-ketua perkhidmatan/ PSM juga dapat membuat perancangan latihan dan pembangunan kompetensi pegawai mengikut keperluan jawatan bagi memenuhi unjuran keperluan perkhidmatan awam dalam jangka masa panjang. (g) Pelaksanaan Deskripsi Tugas bagi setiap jawatan juga dapat membantu agensi pusat merangka pembentukan gaji berlandaskan prinsip kadar upah untuk kerja, pariti dan kerelatifan mengikut jawatan. 17
(h) Penyediaan Deskripsi Tugas dapat memperincikan perkara berikut: (1) Menghuraikan tanggungjawab sesuatu jawatan berdasarkan akauntabiliti yang ditetapkan; (2) Mengenal pasti kompleksiti tugas mengikut jawatan dan gred yang ditetapkan; (3) Mengenal pasti hubung kait tugas antara penyelia dengan pegawai bawah seliaannya; (4) Mengenal pasti jurang antara kompetensi jawatan dengan kompetensi pegawai; (5) Menjelaskan skop dan sempadan fungsi sesuatu jawatan untuk memastikan tiada pertindihan fungsi di antara satu jawatan dengan jawatan yang lain; dan (6) Merancang keperluan sumber manusia sektor awam yang komprehensif, holistik dan bersifat strategik. (i) Deskripsi Tugas merupakan sebahagian daripada profil sumber manusia yang komprehensif. Usaha ini dapat dijayakan melalui penglibatan aktif semua pihak dalam menyediakan Deskripsi Tugas yang jelas bagi setiap jawatan di agensi masing-masing. 18
(ii) Komponen Deskripsi Tugas Deskripsi Tugas mengandungi lapan (8) komponen utama iaitu, Maklumat Umum; Tujuan Pewujudan Jawatan; Akauntabiliti; Tugas Utama; Dimensi; Kelayakan Akademik/Ikhtisas; Kompetensi; dan Pengalaman. Komponen atau subkomponen lain juga boleh dipertimbangkan mengikut keperluan dan kesesuaian agensi tanpa menjejaskan objektif penyediaan Deskripsi Tugas. Contohnya bagi jawatan berbentuk Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert - SME) ditambah dengan elemen Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicator - KPI) atau Pulangan Pelaburan (Return on Investment - ROI). (a) Maklumat Umum Maklumat Umum mengandungi subkomponen Deskripsi Tugas seperti yang berikut: (1) Gelaran Jawatan Panggilan atau nama yang diberikan kepada jawatan yang digunakan oleh sesuatu organisasi dalam melaksanakan aktivitinya. Nama jawatan ini dapat menentukan kedudukannya dalam organisasi tersebut dan rantaian arahan (chain of command). (Contoh: Setiausaha Bahagian, Timbalan Pengarah, Perunding Kanan dan Ketua Unit) (2) Ringkasan Gelaran Jawatan (sekiranya ada) Singkatan kepada tatanama yang digunakan di sesebuah agensi bagi membezakan sesuatu jawatan mengikut fungsi. (Contoh: SUB (SM) - Setiausaha Bahagian Sumber Manusia, KPSU(D) - Ketua Penolong Setiausaha Unit Dasar) 19
(3) Gred Jawatan Gred hakiki jawatan mengikut kedudukan yang ditetapkan berdasarkan sesuatu skim perkhidmatan. (Contoh: S44, N29, F54) (4) Status Jawatan Status sesuatu jawatan tersebut. (Contoh: Jawatan Hakiki/ Fleksi/ Jawatan Terbuka) (5) Hierarki 1/ Bahagian Kedudukan jawatan di agensi mengikut struktur organisasi. (Contoh: Bahagian Pembangunan Organisasi) (6) Hierarki 2/ Cawangan/ Sektor/ Seksyen/ Unit Kedudukan jawatan di agensi mengikut struktur organisasi. (Contoh: Unit ICT) (7) Skim Perkhidmatan Skim perkhidmatan bagi sesuatu jawatan yang disandang. (Contoh: Pegawai Teknologi Maklumat, Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi)) (8) Ketua Perkhidmatan Seseorang pegawai yang mengetuai sesuatu perkhidmatan atau mana-mana pegawai yang ditentukan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam sebagai Ketua Perkhidmatan. (Contoh: Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, Ketua Pengarah Kesihatan) 20
(9) Kedudukan Jawatan di Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan Merujuk kepada nombor butiran, aktiviti/ subaktiviti, program dan bekalan dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan yang berkuat kuasa. (10) Bidang Bidang tugas bagi jawatan berkenaan. Nyatakan dengan jelas sekiranya skim perkhidmatan yang berkaitan mempunyai bidang-bidang tertentu yang ditetapkan oleh Ketua Perkhidmatan masing-masing. (Contoh: Bidang Dasar Keselamatan Dalam Negeri - 14 Bidang PTD) (11) Subbidang Subbidang bagi jawatan berkenaan. Nyatakan dengan jelas sekiranya skim perkhidmatan yang berkaitan mempunyai subbidang tertentu yang ditetapkan. (Contoh: Pembangunan Organisasi) (12) Disediakan Oleh Nama dan gelaran jawatan pegawai yang menyediakan Deskripsi Tugas. (Contoh: Ali bin Bakar - Ketua Penolong Pengarah, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia) (13) Disemak Oleh Nama dan gelaran jawatan penyelia kepada pegawai yang menyediakan Deskripsi Tugas. (Contoh: Suhaimi bin Baba - Timbalan Pengarah, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia) 21
(14) Diluluskan Oleh Nama dan gelaran jawatan Ketua Jabatan. (Contoh: YBhg. Dato' Azman bin Harun - Ketua Pengarah) (15) Tarikh Dokumen Tarikh terkini Deskripsi Tugas dikemas kini. (Contoh: 11 Oktober 2017) (b) Tujuan Pewujudan Jawatan Tujuan pewujudan jawatan menerangkan keperluan/justifikasi sesuatu jawatan secara umum dalam satu kenyataan merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Tujuan pewujudan jawatan juga boleh dikenal pasti dengan merujuk kepada carta organisasi dan carta fungsi sesebuah agensi. Deskripsi Tugas terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu: (1) Kata Kerja: Kata yang digunakan untuk menyatakan sesuatu perbuatan. Bagi tujuan penyediaan Deskripsi Tugas, kata kerja boleh menentukan kompleksiti tugas bagi sesuatu gred jawatan. Seorang penyelia tidak seharusnya mempunyai kata kerja yang sama dengan pegawai di bawah seliaannya kerana kompleksiti tugas penyelia lebih tinggi daripada pegawai di bawah seliaannya. Cadangan Senarai Kata Kerja adalah seperti dalam Jadual 1. 22
Jadual 1: Cadangan Senarai Kata Kerja Mengikut Peringkat Peringkat 1 Peringkat 2 Peringkat 3 (Ketua (Penyelia/ Pengurusan (Operasi) Jabatan/ Unit/ Pertengahan) Bahagian) Merancang Menyelaras Membantu Membantu Merangka Menyemak Menganalisis Melaksana- Menetapkan Memberikan Mengemas kan Memberikan khidmat kini Menyedia khidmat nasihat Menambah Mengumpul nasihat Memantau nilai Merekod Mengesahkan Menilai Menyunting Meluluskan Meluluskan Memperakui Melaksana Meneliti Memudah Menganalisis cara Menyedia Memperakui (2) Objek: merupakan rangkaian perkataan selepas kata kerja yang merujuk kepada siapa atau apa. Bagi tujuan penyediaan Deskripsi Tugas, objek menerangkan produk/ perkhidmatan/ tujuan sesuatu fungsi bagi jawatan berkenaan. Contoh: ...hala tuju pembangunan organisasi/pengurusan aset dan stor... 23
(3) Keluaran atau Hasil (Output atau Outcome): merujuk kepada jangkaan penghasilan yang perlu dicapai dalam melaksanakan sesuatu tugas bagi jawatan. Contoh: ...bagi memastikan agensi awam mematuhi dasar dan arahan semasa Kerajaan seperti yang telah ditetapkan selaras dengan objektif penubuhannya. Contoh 1 Pengarah, Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred Utama B di Bahagian Pembangunan Organisasi, Jabatan Perkhidmatan Awam Kata kerja Objek Keluaran/Hasil (Output/Outcome) Merancang hala tuju pembangunan organisasi bagi memastikan agensi awam mematuhi dasar dan arahan semasa Kerajaan seperti yang telah ditetapkan selaras dengan objektif penubuhannya. 24
Contoh 2 Pengarah, Pegawai Tadbir, Gred N41 di Jabatan Khidmat Pengurusan (Pihak Berkuasa Tempatan) Kata kerja Objek Keluaran/Hasil (Output/Outcome) Merancang dan merangka hala tuju perancangan yang melibatkan hal ehwal khidmat pengurusan bagi memastikan fungsi Jabatan dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan selaras dengan objektif penubuhannya. Contoh 3 Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi), Gred N19 di Bahagian Khidmat Pengurusan Kata kerja Objek Keluaran/Hasil (Output/Outcome) Menyediakan perakuan Penyata Perubahan Kewangan (KEW 8) bagi memastikan prosedur kewangan yang berkuat kuasa dipatuhi. (c) Akauntabiliti (1) Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan. Secara ringkasnya, akauntabiliti dapat diterjemahkan seperti yang berikut: 25
(i) Keluaran/Hasil (Output/Outcome) sesuatu tugas; (ii) BUKAN senarai tugas dan aktiviti; dan (iii) Rangkuman akauntabiliti membentuk tujuan pewujudan sesuatu jawatan. (2) Dalam konteks pewujudan sesuatu jawatan, akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama bagi mencapai tujuan pewujudan jawatan. Akauntabiliti juga merupakan satu atau beberapa kenyataan spesifik yang menggambarkan hasil atau output kepada sesuatu tugas yang dilaksanakan dan tidak merujuk kepada senarai tugas atau aktiviti yang berkaitan dengan sesuatu tugas. (3) Ciri-ciri akauntabiliti adalah seperti yang berikut: (a) Mengenal pasti semua keluaran (output) utama bagi sesuatu jawatan (identifies all key outputs); (b) Fokus kepada hasil (focused on results); (c) Tidak terikat dengan sesuatu tempoh (timeless); (d) Ditakrifkan dengan jelas (distinct); dan (e) Tugas yang spesifik (job specific). (4) Terdapat kemungkinan beberapa jawatan berkongsi akauntabiliti yang sama dan pada masa yang sama beberapa akauntabiliti lebih penting daripada yang lain. (5) Kaedah penulisan akauntabiliti adalah sama seperti penulisan Tujuan Pewujudan Jawatan yang terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu, Kata Kerja, Objek dan Output atau Outcome. Walau bagaimanapun, setiap akauntabiliti bagi sesuatu jawatan perlu dikategorikan 26
mengikut keutamaan fungsi dan bersandarkan tujuan pewujudan jawatan tersebut. (d) Tugas Utama Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang dikenal pasti dapat mencapai akauntabiliti yang ditetapkan. Perbezaan Tugas Utama dan Akauntabiliti ditunjukkan seperti dalam Jadual 2. Jadual 2: Perbezaan antara Akauntabiliti dengan Tugas Akauntabiliti Tugas Menghuraikan "Apa" Menghuraikan "Bagaimana" Tepat Menyenaraikan Fokus Mungkin berubah Kawalan kepada Sumber yang diperlukan untuk penghasilan/keluaran (Output) pengeluaran (Input) Contoh Jawatan: Pemandu Contoh Jawatan: Pemandu Menyelenggarakan Menghantar pegawai ke destinasi kenderaan dari segi dalam keadaan cekap, selamat dan mekanikal dan kebersihan selesa. Memandu kenderaan dengan berhemah Mematuhi peraturan lalu lintas Susunan akauntabiliti perlu Tidak semua tugas bagi sesuatu disenaraikan mengikut keutamaan jawatan perlu disenaraikan fungsi 27
Contoh 4 Setiausaha Bahagian, Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred M54 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Tujuan Pewujudan Jawatan Merancang dan merangka hala tuju pengurusan sumber manusia bagi memastikan fungsi agensi dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan selaras dengan objektif penubuhannya. Akauntabiliti Tugas Utama 1. Merancang dan merangka hala a) Menyediakan pelan tuju pengurusan sumber manusia perancangan strategik. yang meliputi urusan b) Mempengerusikan mesyuarat pelantikan/kenaikan pangkat, hal berkala di peringkat Jabatan. ehwal luar negeri, elaun dan c) Menyemak dan meluluskan kemudahan bagi memastikan permohonan yang berkaitan. agensi mematuhi dasar dan peraturan semasa yang sedang berkuat kuasa. 2. Merancang dan merangka hala a) Meneliti dan meluluskan tuju pengurusan sumber manusia permohonan kursus/latihan yang meliputi pembangunan yang dicadangkan. kompetensi dan latihan bagi memastikan agensi mematuhi dasar dan peraturan semasa yang sedang berkuat kuasa. 28
(e) Dimensi Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi bagi sesuatu jawatan. Parameter/skala dan kuantiti spesifik kepada jawatan yang berkenaan sahaja dan hanya berdasarkan skala penentuan di bawah seliaan jawatan berkaitan sahaja. Bagi jawatan fleksi gred/skim perkhidmatan, hanya satu Deskripsi Tugas sahaja yang perlu disediakan dengan perbezaan dimensi mengikut gred. Contoh 5 Jawatan Penolong Akauntan, Gred W36 di Bahagian Akaun Parameter Kuantiti a) Pelanggan dalaman (250 orang) b) Jumlah peruntukan yang diuruskan (RM500,000) c) Bilangan pegawai di bawah seliaan (4 orang) d) Bilangan baucar yang diluluskan (750 unit) (f) Pengalaman Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi jawatan tersebut. Tempoh pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan, bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada. 29
Contoh 6 Jawatan Pengarah, Gred N54 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Sekurang-kurangnya berpengalaman lima (5) tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia. (g) Kelayakan Akademik/Ikhtisas Kelayakan akademik/ikhtisas merujuk kepada kelayakan minimum yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan seperti syarat-syarat skim perkhidmatan. Contoh 7 Jawatan Ketua Unit Integriti, Pegawai Siasatan, Gred P47/48 Ijazah Sarjana Muda Sijil CeIO (Certificate of Integrity Officer) (h) Kompetensi (1) Kompetensi merujuk kepada kemahiran, kecekapan dan kemampuan yang diperlukan oleh pegawai dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan sesuai dengan jawatannya. 30
Contoh 8 Jawatan Pengarah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred M48 a) Kemahiran Kepimpinan b) Kemahiran Membuat Keputusan c) Pemikiran Strategik d) Pemikiran Analisis (2) Bagi jawatan berbentuk perkhidmatan guna sama, kader, terbuka dan pinjaman/pertukaran sementara atau mana-mana jawatan yang difikirkan sesuai oleh Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang penyandang yang kurang memenuhi kriteria untuk ditempatkan dalam jawatan tersebut. Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan boleh menentukan bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang bagi memenuhi kriteria tersebut. (iii) Penyediaan Deskripsi Tugas (a) Penyediaan Deskripsi Tugas memerlukan perancangan yang teratur dan teliti. Penglibatan pihak pengurusan atasan amat diperlukan bagi memudahkan dan melicinkan proses penyediaan Deskripsi Tugas yang komprehensif dan bertepatan dengan objektif penubuhan sesebuah organisasi. 31
(b) Deskripsi Tugas bagi sesuatu jawatan wajar disediakan oleh penyelia kepada jawatan di bawah seliaannya. Selain itu, PSM agensi juga boleh menyediakan Deskripsi Tugas kerana melibatkan komponen yang boleh dijadikan rujukan dan panduan dalam perancangan dan pembangunan sumber manusia. (c) Bagi pewujudan jawatan baharu dan/ atau penyediaan Deskripsi Tugas baharu, agensi hendaklah merujuk kepada Bahagian Pembangunan Organisasi, Jabatan Perkhidmatan Awam. (d) Proses penulisan Deskripsi Tugas boleh dilaksanakan melalui dua (2) kaedah iaitu, sama ada daripada "atas ke bawah" (top-down) ataupun daripada "bawah ke atas" (bottom-up). Hal ini bermakna penulisan Deskripsi Tugas boleh dilaksanakan bermula daripada jawatan pada peringkat kumpulan pengurusan atasan hingga peringkat kumpulan pelaksana ataupun sebaliknya. Walau bagaimanapun, penulisan Deskripsi Tugas lebih wajar dilaksanakan pada peringkat kumpulan atasan memandangkan fungsi dan peranan sesuatu jawatan lebih jelas dilihat dari perspektif yang menyeluruh selari dengan tujuan dan objektif penubuhan sesebuah organisasi. (e) Pada kebiasaannya, penyediaan Deskripsi Tugas melibatkan empat (4) fasa utama seperti yang berikut: (1) Sesi Pemindahan Pengetahuan; (2) Bengkel Penulisan; (3) Penyediaan Dokumen; dan (4) Sesi Semakan/Pemurnian. 32
(f) Semasa proses penulisan Deskripsi Tugas, dokumen berikut boleh dijadikan sebagai panduan iaitu: (1) Rancangan Malaysia, Pelan Strategik kementerian/ agensi; (2) Visi, Misi dan Objektif penubuhan organisasi; (3) Akta/ Enakmen/ Matlamat Penubuhan; (4) Dasar dan Arahan berkaitan; (5) myPortfolio; dan (6) Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan. (g) Deskripsi Tugas bagi setiap jawatan adalah bersifat fleksibel dan perlu dikemas kini mengikut keperluan dari semasa ke semasa. Setiap agensi perlu meneliti semula kandungan Deskripsi Tugas sekiranya ada perubahan fungsi atau sekurang-kurangnya antara tiga (3) hingga lima (5) tahun sekali selaras dengan hala tuju dan perancangan strategik agensi dengan berpandukan arahan dan dasar Kerajaan yang sedang berkuat kuasa. Dokumen ini dapat dijadikan rujukan kepada penyandang baharu yang mengisi sesuatu jawatan berkaitan. Tugas-tugas lain yang diarahkan bersesuaian dengan tujuan pewujudan jawatan yang difikirkan sesuai dengan jawatan ini boleh ditambah mengikut keperluan. PENUTUP 3. Panduan ini menggariskan kepentingan menyediakan dokumen Deskripsi Tugas secara umumnya dan tujuan pewujudan sesuatu jawatan, khususnya. Melalui panduan ini, diharapkan dokumen Deskripsi Tugas dapat disediakan bertepatan dengan prinsip kadar upah kerja. Contoh Deskripsi Tugas bagi satu hierarki yang lengkap adalah seperti di Jadual 3 hingga 6. 33
PERTANYAAN Sebarang pertanyaan berhubung Deskripsi Tugas boleh dikemukakan kepada: Jabatan Perkhidmatan Awam Bahagian Pembangunan Organisasi Aras 8 - 10, Blok C2, Parcel C, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62510 Putrajaya. No. Telefon : 03 - 8885 4000 No. Faks. : 03 - 8889 4516 E-mel : jdteam@jpa.gov.my Laman Sesawang : 34
Jadual 3: Deskripsi Tugas Pengurus Kanan Bahagian Pembangunan Usahawan dan Perniagaan, Jabatan Perancangan dan Pembangunan, Perbadanan Kemajuan Negeri Melaka MAKLUMAT UMUM Gelaran Jawatan Ringkasan Gelaran Jawatan Gred Jawatan Pengurus Kanan PKU N48 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Azhar bin Yaakob, Pengurus Kanan Osman bin Latif, Timbalan Pengurus Besar Noriah binti Noh, Pengurus Besar Hierarki 1/ Bahagian Hierarki 2/ Cawangan/ Sektor/ Seksyen/ Unit Bahagian Pembangunan Usahawan dan Perniagaan - Tarikh Dokumen 18 Disember 2017 Skim Perkhidmatan Pegawai Tadbir Ketua Perkhidmatan Kedudukan dalam Waran Perjawatan Pengurus Besar Bekalan B23 - Program 2.3 Butiran (18) Buku Senarai Perjawatan Tahun 2015 Bidang Pembangunan Usahawan dan Perniagaan TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Merangka dan menetapkan hala tuju pembangunan keusahawanan dalam kalangan masyarakat bumiputera bagi meningkatkan pertumbuhan usahawan dan ekonomi bumiputera di Melaka. AKAUNTABILITI 1. Merangka/ Merancang/ Menetapkan program latihan keusahawanan yang komprehensif bagi membentuk usahawan yang berdaya saing pada peringkat nasional dan global selari dengan dasar kerajaan negeri. TUGAS UTAMA a. Melaksanakan kerjasama dengan kerajaan negeri dan agensi-agensi berkaitan dalam merancang dan melaksanakan penganjuran program latihan keusahawanan. b. Mengendalikan dan melaksanakan khidmat nasihat untuk usahawan dan bakal usahawan dalam aspek pengurusan perniagaan, pasaran produk, latihan dan kursus serta sumber pembiayaan. c. Melaksanakan program latihan yang berkesan untuk golongan seperti pelajar sekolah, pelajar pengajian tinggi, bakal usahawan baharu dan usahawan sedia ada agar dapat bekerjasama membentuk komuniti usahawan yang berskala besar. 2. Merangka/ Menetapkan Merancang/ infrastruktur yang lengkap bagi memberikan kepada kemudahan usahawan bumiputera. yang komprehensif a. Membuat kajian dan perancangan menyeluruh mengenai lokasi strategik serta perancangan bagi pembinaan projek Hab dan Industri Kecil dan Sederhana (IKS) di kawasan setempat. b. Menyelaras alternatif sumber pembiayaan sama ada daripada geran ataupun institusi kewangan bagi membiayai projek yang dirancang. c. Menyelaras penyediaan peta laluan (road map) dalam mengatur tempoh pelaksanaan projek yang dirancang mengikut keutamaan. 35
3. Melaksanakan/ Mengendalikan pemadanan yang antara usahawan dengan agensi berkaitan bagi menghasilkan sinergi ke arah rangkaian pelaksanaan yang berkesan. a. Menyelaras pengumpulan maklumat fungsi, perkhidmatan dan sumber berkenaan agensi yang berkaitan. b. Merancang dan menetapkan sesi pemadanan dua (2) hala antara usahawan dengan agensi yang berkaitan untuk menyampaikan maklumat, memberikan pendedahan serta bantuan teknikal dan kewangan mengikut keperluan. c. Membentuk jawatankuasa khusus sama ada di peringkat daerah atau negeri. 4. Merangka / Merancang / Menetapkan sistem pemasaran berkesan (effective marketing) bagi meningkatkan penjualan produk di pasaran tempatan dan global. a. Menyelaras dan memantau dalam menyediakan pelbagai medium pemasaran (market place) secara guna sama seperti laman sesawang, kumpulan WhatsApp dan pelbagai media sosial untuk menghasilkan pemasaran produk secara berkesan dari segi kos efektif. b. Memberikan pendedahan kepada usahawan teknologi tentang arus perubahan dalam pemasaran dari semasa ke semasa. 5. Memantau/ Menilai projek mengikut perancangan, spesifikasi dan jadual kerja projek memberikan pulangan yang maksimum hingga menjana pendapatan yang diunjurkan. pelaksanaan bagi memastikan setiap a. Memantau dan merancang pengisian bagi setiap projek supaya penyewa/pengguna/pembeli dapat menyertainya sebaik sahaja disiapkan. b. Memantau sistem kutipan hasil sewa, sewa beli jualan yang berkesan bagi memastikan dan pendapatan yang berterusan. c. Memantau pelaksanaan sistem penguatkuasaan (enforcement) dan tindakan undang-undang bagi mengatasi kekangan hutang tertunggak. 1. Program dan Latihan DIMENSI : 10 program/latihan 2. Peserta program/latihan : 600 orang peserta KELAYAKAN AKADEMIK . Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya (bidang Pengurusan Perniagaan adalah satu kelebihan) KOMPETENSI . . . Kebolehan mentadbir dan memimpin bahagian Kemahiran perundingan dan membuat keputusan Kebolehan berkomunikasi yang baik PENGALAMAN (Pengalaman dan tempoh kerja) . Minimum 3-4 tahun dalam bidang pengurusan pentadbiran/pembangunan usahawan 36
Jadual 4: Deskripsi Tugas Pengurus Bahagian Pembangunan Usahawan dan Perniagaan, Jabatan Perancangan dan Pembangunan, Perbadanan Kemajuan Negeri Melaka MAKLUMAT UMUM Gelaran Jawatan Ringkasan Gelaran Jawatan Gred Jawatan Pengurus PU N44 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Mazlina binti Mazlan, Pengurus Azhar bin Yaakob, Pengurus Kanan Noriah binti Noh, Pengurus Besar Hierarki 1/Bahagian Hierarki 2/Cawangan/Sektor/Unit Skim Perkhidmatan Ketua Perkhidmatan Kedudukan di Waran Perjawatan Bahagian Pembangunan Usahawan dan Perniagaan - Pegawai Tadbir Pengurus Besar Bekalan B23 - Program 2.3 Butiran (19) Buku Senarai Perjawatan Tahun 2015 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Tarikh Dokumen Bidang 18 Disember 2017 Pembangunan Usahawan dan Perniagaan Melaksanakan pembangunan keusahawanan dalam kalangan masyarakat bumiputera bagi meningkatkan pertumbuhan usahawan dan ekonomi bumiputera di Melaka. AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA 1. Melaksanakan/Mengendalikan infrastruktur yang lengkap bagi memberikan kemudahan yang komprehensif kepada usahawan bumiputera. kajian menyeluruh a. Melaksanakan bagi mengenai pembinaan projek Hab dan Industri Kecil dan Sederhana (IKS) di kawasan setempat. lokasi strategik b. Menyemak dan meneliti alternatif sumber pembiayaan sama ada daripada geran atau institusi kewangan bagi membiayai projek yang dirancang. c. Menyediakan peta laluan (road map) untuk mengatur tempoh pelaksanaan dirancang mengikut projek keutamaan. yang 2. Menyelaras projek mengikut perancangan dan spesifikasi serta jadual kerja bagi memastikan setiap projek memberikan pulangan yang maksimum hingga menjana pendapatan yang diunjurkan. pelaksanaan a. Menyediakan perancangan pengisian supaya dapat bagi projek penyewa/pengguna/pembeli menyertainya sebaik sahaja disiapkan. setiap b. Menyediakan sistem kutipan hasil sewa, sewa beli dan jualan yang berkesan bagi memastikan yang berterusan. pendapatan c. Melaksanakan sistem penguatkuasaan (enforcement) dan tindakan undang- undang bagi mengatasi kekangan hutang tertunggak. 37
DIMENSI 1. Kawasan Kutipan Sewa : 5 kawasan : IKS Ayer Panas, Kawasan Perindustrian Bukit Rambai IVC, Bengkel Bersepadu Duyong Melaka, Halal Hub Plaza Melaka Raya 2. Peruntukan Kewangan : Peruntukan geran daripada Kementerian Kewangan KELAYAKAN AKADEMIK . Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya (bidang Pengurusan Perniagaan adalah satu kelebihan) KOMPETENSI . . Kebolehan komunikasi yang baik Kebolehan menggunakan perisian Microsoft Excel dan Power Point PENGALAMAN (Pengalaman dan tempoh kerja) . Minimum 2 tahun dalam bidang pengurusan pentadbiran (Pembangunan Usahawan diberi keutamaan) 38
Jadual 5: Deskripsi Tugas Penolong Pengurus Bahagian Pembangunan Usahawan dan Perniagaan, Jabatan Perancangan dan Pembangunan, Perbadanan Kemajuan Negeri Melaka MAKLUMAT UMUM Gelaran Jawatan Ringkasan Gelaran Jawatan Gred Jawatan Penolong Pengurus PP N41/N44 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Syafina binti Zakaria, Penolong Pengurus Mazlina binti Mazlan, Pengurus Noriah binti Noh, Pengurus Besar Hierarki 1/Bahagian Hierarki 2/Cawangan/Sektor/Unit Skim Perkhidmatan Ketua Perkhidmatan Kedudukan di Waran Perjawatan Bahagian Pembangunan Usahawan dan Perniagaan - Pegawai Tadbir Pengurus Besar Bekalan B23 - Program 2.3 Butiran (20) Buku Senarai Perjawatan Tahun 2015 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Tarikh Dokumen Bidang 18 Disember 2017 Pembangunan Usahawan dan Perniagaan Membantu melaksanakan pembangunan keusahawanan dalam kalangan masyarakat bumiputera bagi meningkatkan pertumbuhan usahawan dan ekonomi bumiputera di Melaka. AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA 1. Melaksanakan/Mengendalikan latihan keusahawanan yang komprehensif bagi membentuk usahawan yang berdaya saing pada peringkat nasional dan global selari dengan dasar kerajaan negeri. program a. Mengadakan dengan kerajaan negeri dan agensi berkaitan dalam melaksanakan penganjuran program latihan keusahawanan. kerjasama b. Melaksanakan program latihan yang berkesan untuk golongan pelajar sekolah, pelajar pengajian tinggi, bakal usahawan dan usahawan sedia ada agar dapat bekerjasama membentuk komuniti usahawan yang berskala besar. c. Membantu dan memberikan khidmat nasihat kepada usahawan dan bakal usahawan dalam aspek pengurusan perniagaan, pasaran produk, latihan dan kursus serta sumber pembiayaan. 2. Melaksanakan/Mengendalikan pemadanan antara usahawan dengan agensi yang berkaitan bagi menghasilkan sinergi ke arah rangkaian pelaksanaan yang berkesan. a. Mengumpulkan maklumat sumber berkaitan. dan mendapatkan fungsi, perkhidmatan dan yang berkenaan agensi b. Mengadakan sesi pemadanan dua (2) hala antara usahawan dengan agensi yang berkaitan untuk menyampaikan maklumat, memberikan pendedahan, bantuan kewangan mengikut keperluan. teknikal dan 39
c. Mengumpulkan maklumat sumber berkaitan. dan mendapatkan fungsi, perkhidmatan dan yang berkenaan agensi 3. Melaksanakan/Mengendalikan sistem pemasaran yang berkesan bagi meningkatkan penjualan produk di pasaran tempatan dan global. a. Menyediakan medium pemasaran secara guna sama seperti laman sesawang, kumpulan WhatsApp dan pelbagai media sosial untuk menghasilkan produk secara berkesan dari segi kos efektif. pelbagai pemasaran b. Membantu memberikan pendedahan kepada usahawan mengenai arus perubahan dalam teknologi terhadap pemasaran dari semasa ke semasa. 1. Kursus/peserta kursus DIMENSI : 10 program dan latihan 2. Kursus/peserta kursus : 600 peserta kursus KELAYAKAN AKADEMIK . Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya (bidang Pengurusan Perniagaan adalah satu kelebihan) KOMPETENSI . . Kebolehan berkomunikasi yang baik Kebolehan menggunakan perisian Microsoft Excel dan Power Point PENGALAMAN (Pengalaman dan tempoh kerja) . Minimum 2 tahun dalam bidang Pengurusan Pentadbiran (bidang Pembangunan Usahawan diberi keutamaan) 40
Jadual 6: Deskripsi Tugas Pembantu Tadbir Bahagian Pembangunan Usahawan dan Perniagaan, Jabatan Perancangan dan Pembangunan, Perbadanan Kemajuan Negeri Melaka MAKLUMAT UMUM Gelaran Jawatan Pembantu Tadbir Ringkasan Gelaran Jawatan PT Gred Jawatan N19/N22 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Husaini bin Omar, Pembantu Tadbir Syafina binti Zakaria, Penolong Pengurus Noriah binti Noh, Pengurus Besar Hierarki 1/Bahagian Bahagian Pembangunan Usahawan dan Perniagaan Tarikh Dokumen 18 Disember 2017 Hierarki 2/Cawangan/Sektor/ Unit Skim Perkhidmatan Ketua Perkhidmatan Kedudukan di Waran Perjawatan
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pengurus Besar Bekalan B23 - Program 2.3 Butiran (21) Buku Senarai Perjawatan Tahun 2015 Bidang Pembangunan Usahawan dan Perniagaan TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Membantu melaksanakan pembangunan keusahawanan dalam kalangan masyarakat bumiputera bagi meningkatkan pertumbuhan usahawan dan ekonomi bumiputera di Melaka. 1. AKAUNTABILITI melaksanakan Membantu latihan keusahawanan yang komprehensif bagi membentuk usahawan yang berdaya saing pada peringkat nasional dan global, selari dengan dasar kerajaan negeri. program a. TUGAS UTAMA Membantu mengadakan kerjasama dengan kerajaan negeri dan agensi dalam melaksanakan berkaitan latihan penganjuran keusahawanan. program b. Membantu mengumpulkan data dan maklumat memberikan khidmat nasihat kepada usahawan dan bakal usahawan dalam aspek pengurusan perniagaan, pasaran produk, latihan dan kursus serta sumber pembiayaan. untuk c. Membantu melaksanakan program untuk latihan golongan pelajar sekolah, pelajar pengajian tinggi, bakal usahawan dan usahawan sedia ada agar dapat bekerjasama membentuk komuniti usahawan yang berskala besar. yang berkesan 2. Membantu melaksanakan antara usahawan dengan agensi yang berkaitan bagi menghasilkan sinergi ke arah rangkaian pelaksanaan yang berkesan. pemadanan a. Membantu mengumpulkan mendapatkan maklumat perkhidmatan berkenaan agensi yang berkaitan. dan fungsi, sumber dan b. Membantu melaksanakan sesi pemadanan dua (2) hala antara usahawan dengan agensi yang berkaitan untuk menyampaikan maklumat, memberikan pendedahan 41
serta bantuan teknikal dan kewangan mengikut keperluan. c. Membantu mengumpulkan mendapatkan maklumat perkhidmatan berkenaan agensi yang berkaitan. dan fungsi, sumber dan 3. Membantu melaksanakan sistem pemasaran yang berkesan bagi meningkatkan penjualan produk di pasaran tempatan dan global. a. Membantu mendapatkan maklumat untuk menyediakan pelbagai medium pemasaran secara guna sama seperti laman sesawang, kumpulan WhatsApp dan pelbagai media sosial untuk menghasilkan pemasaran produk secara berkesan dari segi kos efektif. b. Membantu mendapatkan maklumat terkini mengenai arus perubahan dalam teknologi pemasaran dari semasa ke semasa untuk diberikan pendedahan kepada usahawan. 1. Kursus/peserta kursus DIMENSI : 10 program dan latihan 2. Kursus/peserta kursus : 600 peserta kursus KELAYAKAN AKADEMIK . Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh kerajaan KOMPETENSI . . Kebolehan berkomunikasi yang baik Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik PENGALAMAN (Pengalaman dan tempoh kerja) . Minimum 0-2 tahun dalam bidang Pengurusan Pentadbiran/Pembangunan Usahawan 42
Lampiran 2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 4 Tahun 2018 CONTOH myPortfolio 43
myPortfolio TIMBALAN PENGARAH SEKSYEN TRANSFORMASI DAN PEMODENAN PENGURUSAN 2 BAHAGIAN : : ALAMAT MAMPU SARAWAK TINGKAT 5, BANGUNAN SULTAN ISKANDAR, JALAN SIMPANG TIGA, KAMPUNG KENYALANG PARK, 93300 KUCHING, SARAWAK. NO. TELEFON NO. FAKS. LAMAN SESAWANG : : : 082-257 991 082-429 722 44
Nama Gelaran Jawatan Gred Hakiki Jawatan Tarikh Penempatan Nama Gelaran Jawatan Gred Jawatan Tarikh MAKLUMAT PEGAWAI : Cornelia Wong Chui : Timbalan Pengarah : M48/M52 : 16 Mac 2015 DILULUSKAN OLEH : YBrs. Dr. Dusit anak Jaul : Pengarah : M54 : 31 Mac 2017 45
JADUAL PENGEMASKINIAN BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA 1. 31 Mac 2017 Pengemaskinian Deskripsi t.t Tugas Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan. 46
KANDUNGAN PERKARA Carta Organisasi Carta Fungsi Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi Deskripsi Tugas Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1 Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa Senarai Borang Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 47 MUKA SURAT 48 50 51 52 54 59 60 60
1. CARTA ORGANISASI 1.1 Agensi TIMBALAN KETUA PENGARAH (TRANSFORMASI DAN PEMODENAN PENGURUSAN) PENGARAH BAHAGIAN PERUNDINGAN PENGURUSAN 1 PENGARAH BAHAGIAN PERUNDINGAN PENGURUSAN 2 PENGARAH BAHAGIAN PENYELIDIKAN PENGURUSAN PENGARAH MAMPU SABAH PENGARAH MAMPU SARAWAK KETUA PENGARAH MAMPU PENGARAH BAHAGIAN DASAR TRANSFORMASI PENGARAH BAHAGIAN PERANCANGAN DAN KOMUNIKASI KORPORAT PENGARAH BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN PENGARAH BAHAGIAN 1MOCC KETUA UNIT INTEGRITI KETUA UNIT KPI 48 TIMBALAN KETUA PENGARAH (TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI) PENGARAH BAHAGIAN PERUNDINGAN ICT PENGARAH BAHAGIAN PEMBANGUNAN APLIKASI PENGARAH BAHAGIAN PEMBANGUNAN STRATEGIK DAN ARKITEKTUR ICT PENGARAH BAHAGIAN PEMBANGUNAN PERKHIDMATAN GUNASAMA INFRASTRUKTUR DAN KESELAMATAN ICT PENGARAH BAHAGIAN KERAJAAN DIGITAL
1.2 Bahagian PENGARAH MAMPU SARAWAK (PTD M54) SEKSYEN TRANSFORMASI DAN PEMODENAN PENGURUSAN 1 SEKSYEN TRANSFORMASI DAN PEMODENAN PENGURUSAN 2 TIMBALAN PENGARAH (PTD M52) TIMBALAN PENGARAH (PTD M52) UNIT PEMATUHAN DAN PENGIKTIRAFAN UNIT ADVISORI PENOLONG PENGARAH KANAN (PTD M44) UPP1 PENOLONG PENGARAH KANAN (PTD M44) UA1 PENOLONG PENGARAH KANAN (PTD M44) UPP2 PENOLONG PENGARAH KANAN (PTD M44) UA2 PENOLONG PENGARAH (PTD M41/44) UPP3 PENOLONG PENGARAH (PTD M41) UA3 SEKSYEN KHIDMAT SOKONGAN PEN. PEG. TADBIR KANAN (PPT N32) UNIT PENTADBIRAN AM DAN SUMBER MANUSIA UNIT KEWANGAN DAN AKAUN PT(P/O) N22 PT(P/O) N19 (1) PT(P/O) N19 (2) PT(KEW) KANAN W22 (1) PT(KEW) KANAN W22 (2) PT(P/O) N19 (3) PT(P/O) N19 (4) PT(P/O) N19 (5) PT(KEW) W19 (1) PT(KEW) W19 (2) PT(P/O N19 (6) PT(P/O) N19 (7) PEMANDU H11 PEMBANTU OPERASI N11 49 SP N32 SEKSYEN PEMBANGUNAN ICT TIMBALAN PENGARAH (PTM F48) UNIT PEMBANGUNAN DAN ADVISORI ICT PENOLONG PENGARAH KANAN (PTM F44) ICT1 PENOLONG PENGARAH KANAN (PTM F44) ICT2 UNIT APLIKASI DAN SOKONGAN TEKNIKAL PEN. PEG. TEKNOLOGI MAKLUMAT KANAN (PPTM FA32) PEN. PEG. TEKNOLOGI MAKLUMAT (PPTM FA29) TEK1 PEN. PEG. TEKNOLOGI MAKLUMAT (PPTM FA29) TEK2
2. CARTA FUNGSI SEKSYEN TRANSFORMASI DAN PEMODENAN PENGURUSAN 1 UNIT PEMATUHAN DAN PENGIKTIRAFAN i. Merangka, merancang dan melaksanakan program turun padang/lawatan pemantauan ke jabatan/agensi semua Persekutuan. ii. Menyediakan dan membentangkan laporan program turun padang/lawatan pemantauan kepada pengurusan atasan MAMPU berkepentingan dan (stakeholder). pihak iii. Membantu melaksana dan menyediakan laporan program penggredan agensi melalui kaedah Penarafan Bintang (Star Rating)/anugerah. iv. Menjalankan penilaian agensi- agensi persekutuan dan negeri untuk tujuan pengiktirafan. v. Mewakili MAMPU dalam jawatankuasa-jawatankuasa sistem penambahbaikan penyampaian peringkat negeri. tugas keurusetiaan dan menguruskan Anugerah/KIK/Hari Majlis Perkhidmatan Inovasi/Hari Awam Sarawak. vi. Menjalankan MAMPU SARAWAK SEKSYEN TRANSFORMASI DAN PEMODENAN PENGURUSAN 2 UNIT ADVISORI i. Merancang dan melaksanakan program khidmat nasihat dan rundingan mengenai pelaksanaan program. ii. Merancang dan melaksanakan kajian mengenai pelbagai aspek pembangunan pembangunan pengurusan, organisasi dan inovasi di Sarawak. iii.Melaksanakan program- program promosi dan hebahan program-program MAMPU di Sarawak. SEKSYEN KHIDMAT SOKONGAN UNIT PENTADBIRAN AM DAN SUMBER MANUSIA i. Mengurus Sarawak. tadbir pejabat MAMPU ii. Memastikan pengurusan ruang pejabat dan peralatan pejabat dijalankan dengan teratur dan sempurna. iii. Mengurus tadbir aset dan lebih inventori tersusun dan pejabat dengan sistematik. iv. Mengurus ehwal perhubungan awam dan perkhidmatan pelanggan. v. Memastikan hal semua menyelaras dan keselamatan dokumen mengikut Akta Rahsia Rasmi, Arahan Keselamatan, dan Akta Arkib Negara. dan vi. Merancang melaksanakan pembangunan sumber manusia. vii. Mengurus tadbir hal-hal perkhidmatan perkhidmatan, termasuk rekod pengesahan dalam jawatan, kemasukan tetap dan berpencen, kenaikan pangkat, pertukaran, harta, penilaian prestasi tahunan, persaraan dan tatatertib. pengisytiharan UNIT KEWANGAN DAN AKAUN i. Menyedia dan mengawal peruntukan dan perbelanjaan tahunan. ii. Mengurus semua pembayaran bil dan tuntutan. iii. Mengurus tempahan tiket pengangkutan awam. iv. Mengurus pesanan tempatan. v. Mengurus terimaan dan akaun Panjar Wang Runcit. vi. Urusan pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer. 50 SEKSYEN PEMBANGUNAN ICT UNIT PEMBANGUNAN DAN ADVISORI ICT i. Merancang dan melaksanakan program-program penggalakan penggunaan penyampaian Kerajaan. ii.Menyediakan pembudayaan sistem perkhidmatan khidmat rundingan dan nasihat ICT mengenai pelaksanaan dasar, polisi, standard, garis panduan dan peningkatan pembangunan perkhidmatan awam. program iii. Membantu memantau dan menilai pelaksanaan projek- projek Kerajaan Elektronik. iv.Memantau 1Gov*Net negeri. perkhidmatan peringkat pada v. Menganggotai jawatankuasa- jawatankuasa ICT negeri. vi.Menjalankan aktiviti-aktiviti projek Kerajaan termasuk semua promosi Elektronik perkhidmatan dalam talian. UNIT APLIKASI DAN SOKONGAN TEKNIKAL i. Membantu menyelaras dan memantau pelaksanaan laman web sektor awam. ii. Memantau dan memberikan kepada sokongan projek-projek Kerajaan Elektronik di peringkat negeri. iii. Mengurus dan menyelaras hal- keperluan hal berkaitan ICT termasuk penyelenggaraan perkakasan dan perisian, rangkaian dan sistem aplikasi. teknikal iv. Menjalankan tugas keurusetiaan dan memberikan sokongan untuk semua majlis dan program jabatan. teknikal v. Mengendalikan latihan ICT dalaman.
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI SEKSYEN TRANSFORMASI DAN PEMODENAN PENGURUSAN 2 UNIT ADVISORI (a) Merancang/melaksanakan program khidmat rundingan bagi agensi kerajaan negeri dan persekutuan di Sarawak yang memohon bantuan MAMPU Sarawak. (b) Merancang/menyampaikan khidmat nasihat (bengkel, taklimat dan ceramah kualiti) di Sarawak. (c) Merancang dan menyelaras kajian pengurusan di Sarawak. (d) Menjalankan penilaian Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) pada peringkat jabatan/negeri/kebangsaan. (e) Menjalankan pengauditan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) ke atas agensi kerajaan di Sarawak. 51
4. DESKRIPSI TUGAS MAKLUMAT UMUM Gelaran Jawatan Ringkasan Gelaran Jawatan Gred Jawatan Timbalan Pengarah TP (TPP) 2 M48/M52 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Cornelia Wong Chui, Timbalan Pengarah YBrs. Dr. Dusit anak Jaul, Pengarah YBhg. Dato' Dr. Mazlan Yusoff, Ketua Pengarah Hierarki 1/Bahagian MAMPU Sarawak Tarikh Dokumen 31 Mac 2017 Hierarki 2/Cawangan/Sektor/ Seksyen/Unit Skim Perkhidmatan Ketua Perkhidmatan Kedudukan di Waran Perjawatan Seksyen Transformasi dan Pemodenan Pengurusan 2 Pegawai Tadbir dan Diplomatik KPPA 8.2 Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (TPP) 8.2.4 MAMPU Sarawak (106) Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M48/M52 Buku Senarai Perjawatan Tahun 2017 Bidang Dasar Strategik Sumber Manusia TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Merancang, melaksanakan dan memantau program peningkatan kualiti dan inovasi bagi memastikan sistem penyampaian perkhidmatan agensi kerajaan, khususnya di Sarawak dengan cekap, berkesan dan responsif. 1. AKAUNTABILITI Merancang, melaksanakan dan memantau program penilaian dan pengiktirafan terhadap semua agensi Persekutuan dan negeri di Sarawak ke arah Perkhidmatan Awam bertaraf dunia. TUGAS UTAMA a. Merancang/melaksanakan program khidmat rundingan bagi agensi kerajaan negeri dan persekutuan di Sarawak yang memohon bantuan MAMPU Sarawak. b. Merancang dan melaksanakan program lawatan inspektorat dan melaporkan lawatan kepada pengurusan hasil atasan pihak dan MAMPU berkepentingan (stakeholder). c. Membantu dan menyediakan program penggredan agensi melalui kaedah Penarafan Bintang (Star Rating). melaksanakan laporan 2. Merancang dan melaksanakan khidmat nasihat dan bimbingan kepada agensi di sektor awam di Sarawak bagi kecemerlangan penyampaian perkhidmatan agensi masing-masing sejajar dengan jangkaan pihak berkepentingan dan pelanggan. mempertingkat tahap a. Menyediakan khidmat nasihat dan bimbingan kepada agensi sektor awam di Sarawak mengenai pelaksanaan dasar, polisi, standard dan garis panduan program peningkatan kualiti dan inovasi perkhidmatan awam. b. Mewakili MAMPU dalam jawatankuasa penambahbaikan sistem penyampaian pada peringkat negeri. c. Menjalankan tugas keurusetiaan dan menguruskan seminar/forum anjuran bersama dengan agensi kerajaan negeri atau agensi Persekutuan lain di Sarawak. AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA 52
3. Merancang dan melaksanakan penambahbaikan untuk prosedur kerja terhadap menyediakan penyampaian perkhidmatan yang cemerlang serta meningkatkan tahap kesedaran dan pemahaman orang ramai terhadap inisiatif-inisiatif yang dilaksanakan oleh kerajaan. proses dan a. Mengenal pasti, menambah baik dan merekayasa sistem dan prosedur kerja tahap ke penyampaian agensi kerajaan di Sarawak. arah meningkatkan perkhidmatan b. Merancang dan melaksanakan kajian perundingan mengenai keberkesanan pelaksanaan dasar, polisi, standard dan garis panduan terhadap agensi kerajaan di Sarawak. c. Melaksanakan program promosi dan hebahan program-program MAMPU bagi meningkatkan persepsi umum terhadap sistem penyampaian perkhidmatan serta meningkatkan penggunaan kemudahan dan yang penambahbaikan diperkenalkan. kesedaran kerajaan d. Melaksanakan kajian impak kepuasan hati sistem penyampaian perkhidmatan di Sarawak. pelanggan terhadap DIMENSI 1. Bilangan agensi : 300 Jabatan Persekutuan, Jabatan Negeri dan Agensi Badan Berkanun di Sarawak 2. Bilangan pegawai di bawah seliaan 2. Bilangan pegawai di bawah seliaan 3. Bilangan Mesyuarat berkaitan : MPM, Mesyuarat Pengurusan MAMPU Sarawak, Mesyuarat Pegawai dan Staf MAMPU Sarawak, JKPAK, JPKA. 4. Kajian/kertas : PKPA/Surat Pekeliling/Garis Panduan/Arahan Pentadbiran. KELAYAKAN AKADEMIK . Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya (Ijazah Sarjana adalah satu kelebihan) KOMPETENSI . . . Kemahiran kepimpinan Kemahiran membuat keputusan Kemahiran menyelia dan merancang serta memahami dan berupaya membimbing agensi dalam melaksanakan program kualiti dan inovasi seperti perancangan strategik, rekayasa semula proses perniagaan (Business Process Reengineering - BPR), Pengurusan Risiko, MS ISO 9001:2008, Sistem Penarafan Bintang, EKSA, myPortfolio PENGALAMAN (Pengalaman dan tempoh kerja) . 1 - 3 tahun dalam bidang/program pemodenan sistem penyampaian perkhidmatan 53
5. PROSES KERJA Aktiviti 1: BIL. TANGGUNG JAWAB 1. KP/ TKP (TPP)/ Pengarah 2. P/TP/PPK 3. TP/PPK 4. TP/PPK 5. KP/ TKP (TPP)/ Pengarah 6. TP/PPK 7. TKP(TPP)/ Pengarah 8. TP/PPK Merancang/melaksanakan khidmat rundingan bagi agensi kerajaan negeri dan persekutuan di Sarawak yang memohon bantuan MAMPU Sarawak. program PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANG- UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA untuk Mengeluarkan menyediakan perkhidmatan perundingan kepada agensi di Sarawak. arahan untuk Menerima memberikan perkhidmatan perundingan kepada agensi di Sarawak. arahan Menyediakan kertas cadangan. Mendapatkan kelulusan. a) Jika tidak diluluskan, membuat pindaan dan mengemukakan semula kertas cadangan untuk kelulusan; atau b) Jika diluluskan, memaklumkan kepada agensi berserta berkenaan pelaksanaan program. Ketua Jabatan agensi yang diberi khidmat rundingan Meluluskan perkhidmatan kepada agensi di Sarawak. kertas cadangan perundingan Menyediakan bahan perundingan dan mendapatkan kelulusan. Meluluskan bahan perundingan. Melaksanakan perundingan. khidmat 54
BIL. 9. 10. 11. 12. TANGGUNG JAWAB TP/PPK PPK PT (PO) TPP/PPK PROSES KERJA Mendapatkan maklum daripada pengendalian perundingan. (Rujuk Lampiran 1: PK(PU)-03-1 - Borang Maklum Balas Peserta: Penilaian terhadap Pengendalian Khidmat Perundingan). balas peserta mengenai khidmat balas Menganalisis maklum peserta dan mengemukakan laporan analisis untuk memastikan kualiti adalah penyampaian memuaskan. Memfailkan laporan. Mendapatkan maklum balas daripada agensi mengenai status keberkesanan pelaksanaan khidmat rundingan tidak melebihi pemberian setahun khidmat sekiranya perlu. selepas rundingan, 55 PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK Ketua Jabatan agensi yang diberi khidmat rundingan UNDANG- UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA PK(PU)-03: Pengurusan Khidmat Perundingan
6. CARTA ALIR Aktiviti 1: Merancang/melaksanakan program khidmat rundingan bagi agensi-agensi kerajaan negeri dan persekutuan di Sarawak yang memohon bantuan MAMPU Sarawak. 56
TANGGUNGJAWAB P/TP/PPK TP/PPK TP/PPK KP/TKP(TPP)/P TP/PPK TP/PPK TKP(TPP)/PK TP/PPK TP/PPK PPK PT(PO) Buat pindaan Buat pindaan Tidak Tidak 57 MULA Ya Ya TAMAT PROSES KERJA Terima arahan untuk memberikan khidmat rundingan. Sediakan kertas cadangan. Dapatkan kelulusan Diluluskan? Maklumkan kepada agensi mengenai pelaksanaan program. Sediakan bahan perundingan dan dapatkan kelulusan. Diluluskan? Laksanakan khidmat rundingan. Dapatkan maklum balas daripada peserta mengenai pengendalian khidmat rundingan. Analisis maklum balas peserta dan kemukakan laporan analisis. Failkan.
7. SENARAI SEMAK Aktiviti 1: Merancang/melaksanakan program khidmat rundingan bagi agensi-agensi kerajaan negeri dan persekutuan di Sarawak yang memohon bantuan MAMPU Sarawak. BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN Terima arahan untuk memberikan 1. khidmat perundingan. 2. Sediakan kertas cadangan. Dapatkan kelulusan KP/TKP(TPP)/ 3. Pengarah. Maklumkan kepada agensi 4. mengenai pelaksanaan program. Sediakan bahan perundingan dan 5. dapatkan kelulusan. 6. Laksanakan khidmat perundingan. Dapatkan maklum balas khidmat 7. perundingan. 8. Analisis maklum balas. 9. Failkan laporan. Dapatkan maklum balas status 10. keberkesanan pelaksanaan khidmat perundingan. 58
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA (i) Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2016 : Panduan Pembudayaan dan Pemerkasaan Inovasi Dalam Sektor Awam Melalui Horizon Baharu Kumpulan Inovatif dan Kreatif. (ii) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2008: Panduan Pengurusan Perhubungan Pelanggan. (iii) Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). (iv) Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008/MS ISO 9001:2015 dalam Sektor Awam. (a) PK(PU)-03: Pengurusan Khidmat Perundingan (v) Piagam Pelanggan MAMPU. (a) Memberikan khidmat nasihat/bimbingan/khidmat perundingan secara berkesan dengan mencapai sekurang-kurangnya skala '5' (memuaskan) daripada '7' dalam penilaian. (b) Laporan lawatan inspektorat dikemukakan kepada agensi dalam tarikh persetujuan Pengurusan tempoh 14 hari bekerja dari Tertinggi/Pengurusan Kanan. (c) Mengemukakan pemakluman awal status Pensijilan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) secara e-mel kepada agensi dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas sesi Sidang Penutup (Exit Conference) pengauditan dilaksanakan. 59
9. 10. SENARAI BORANG BIL. BORANG KOD BORANG 1. Borang Maklum Balas Pelanggan: Pemberian Khidmat Perundingan. Lampiran PK(PU)-05-1 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 1. Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan 2. Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan 3. Ahli Jawatankuasa EKSA MAMPU Sarawak 60
myPortfolio PEMBANTU TADBIR (KEWANGAN) - PT(KEW)1 UNIT AKAUN & BAYARAN SEKSYEN KEWANGAN BAHAGIAN : : ALAMAT NO. TELEFON NO. FAKS. LAMAN SESAWANG BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN ARAS 6, BLOK B2, KOMPLEKS JABATAN PERDANA MENTERI, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN 62502 PUTRAJAYA. : : : PERSEKUTUAN, 03-8872 6366 03-8888 3721 61
Nama Gelaran Jawatan Gred Hakiki Jawatan Tarikh Penempatan Nama Gelaran Jawatan Gred Jawatan Tarikh MAKLUMAT PEGAWAI : Madihah binti Mohd Zolquarnain : Pembantu Tadbir (Kewangan) : W19/W22 : 2 Februari 2014 DILULUSKAN OLEH : Nik Radziah binti Nik Yusoff : Akauntan : WA44 : 2 Mei 2017 62
JADUAL PENGEMASKINIAN BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PEGAWAI PENYELIA 1. 2 Mei 2017 Pengemaskinian Deskripsi t.t Tugas Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan. 63
KANDUNGAN PERKARA Carta Organisasi Carta Fungsi Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi Deskripsi Tugas Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1 Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa Senarai Borang Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 64 MUKA SURAT 65 67 68 69 71 76 77 78
1. CARTA ORGANISASI 1.1 Agensi TIMBALAN KETUA PENGARAH (TRANSFORMASI DAN PEMODENAN PENGURUSAN) PENGARAH BAHAGIAN PERUNDINGAN PENGURUSAN 1 PENGARAH BAHAGIAN PERUNDINGAN PENGURUSAN 2 PENGARAH BAHAGIAN PENYELIDIKAN PENGURUSAN PENGARAH MAMPU SABAH PENGARAH MAMPU SARAWAK KETUA PENGARAH MAMPU PENGARAH BAHAGIAN DASAR TRANSFORMASI PENGARAH BAHAGIAN PERANCANGAN DAN KOMUNIKASI KORPORAT PENGARAH BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN PENGARAH BAHAGIAN 1MOCC KETUA UNIT INTEGRITI KETUA UNIT KPI 65 TIMBALAN KETUA PENGARAH (TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI) PENGARAH BAHAGIAN PERUNDINGAN ICT PENGARAH BAHAGIAN PEMBANGUNAN APLIKASI PENGARAH BAHAGIAN PEMBANGUNAN STRATEGIK DAN ARKITEKTUR ICT PENGARAH BAHAGIAN PEMBANGUNAN PERKHIDMATAN GUNASAMA INFRASTRUKTUR DAN KESELAMATAN ICT PENGARAH BAHAGIAN KERAJAAN DIGITAL
1.2 Bahagian SEKSYEN SUMBER MANUSIA TIMBALAN PENGARAH PTD M48/M52 UNIT PERKHIDMATAN PP M41/M44 (1) PP M41/M44 (2) PP M41/M44 (3) PPTN29/N32 (1) PPTN29/N32 (2) PT(P/O) N19/N22 (1) PT(P/O) N19/N22 (2) PT(P/O) N19/N22 (3) PT(P/O) N19/N22 (4) PT(P/O) N19/N22 (5) PT(P/O) N19/N22 (6) PT(P/O) N19/N22 (7) PT(P/O) N19/N22 (8) UNIT PERJAWATAN & HRMIS PP M41/M44 PT(P/O) N19/N22 (1) PT(P/O) N19/N22 (2) PT(P/O) N19/N22 (3) UNIT PRESTASI PP M41/M44 (1) PP M41/M44 (2) PP M41/M44 (3) PT(P/O) N19/N22 (1) PT(P/O) N19/N22 (2) UNIT PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA PP M41/M44 PT(P/O) N19/N22 (1) PT(P/O) N19/N22 (2) UNIT INOVASI PP M41/M44 PT(P/O) N29/N32 PT(P/O) N19/N22 PENGARAH PTD M54 SEKSYEN KEWANGAN TIMBALAN PENGARAH PTD M48/M52 UNIT BAJET PP M41/M44 (1) PP M41/M44 (2) PPTN29/N32 PT(KEW) W19/W22 (1) PT(KEW) W19/W22 (2) UNIT AKAUN & BAYARAN AKAUNTAN WA48 AKAUNTAN WA44 PEM. AKAUNTAN W26 PT(KEW) W19/W22 (1) PT(KEW) W19/W22 (2) PT(KEW) W19/W22 (3) PT(KEW) W19/W22 (4) PT(KEW) W19/W22 (5) PT(KEW) W19/W22 (6) PT(KEW) W19/W22 (7) UNIT PEMBANGUNAN & PEROLEHAN KPP M48/M52 PP M41/M44 (1) PP M41/M44 (2) PPTN29/N32 PT(KEW) W19 (1) PT(KEW) W19 (2) 66 SP N19/N22/N29/30 SEKSYEN PENTADBIRAN TIMBALAN PENGARAH PTD M48/M52 UNIT FASILITI PP M41/M44 PPTN29/N32 PT(P/O) N26 PT(P/O) N19/N22 (1) PT(P/O) N19/N22 (2) PT(P/O) N19/N22 (3) PT(P/O) N19/N22 (4) PK H14 PK H11/H14 (1) PK H11/H14 (2) PK H11/H14 (3) PK H11/H14 (4) PK H11/H14 (5) PK H11/H14 (6) PK H11/H14 (7) PK H11/H14 (8) UNIT REKOD & REGISTRI PEG. ARKIB S44 PEN. PEG. ARKIB S32 PEN. PEG. ARKIB S27 PT(P/O) N19/N22 (1) PT(P/O) N19/N22 (2) PT(P/O) N19/N22 (3) PEM. OPERASI N11/N14 (1) PEM. OPERASI N11/N14 (2) PEM. OPERASI N11/N14 (3) UNIT PENGURUSAN BANGUNAN PP M41/M44 PPT N29/N32 (1) PPT N29/N32 (2) PT(P/O) N19/N22 PEM. OPERASI N11/ N14 (1) PEM. OPERASI N11 /N14 (2) PEM. OPERASI N11 /N14 (3) UNIT ASET & STOR PP M41/M44 PPT N29/N32 PT(P/O) N19/N22 (1) PT(P/O) N19/N22 (2) PT(P/O) N19/N22 (3) PT(P/O) N19/N22 (4) PT(P/O) N19/N22 (5) PEM. OPERASI N11/N14 UNIT KESELAMATAN PEM. OPERASI N11 PEM. OPERASI N11 PP M41/M44 PEM. OPERASI N11 PPTN29/N32 PT(P/O) N19/N22 (1) PT(P/O) N19/N22 (2) PT(P/O) N19/N22 (3) Pengawal Keselamatan KP 11/KP 14 (1) KP 11/KP 14 (2) KP 11/KP 14 (3) KP 11/KP 14 (4) KP 11/KP 14 (5)
2. CARTA FUNGSI SEKSYEN SUMBER MANUSIA UNIT PERKHIDMATAN penyelidikan Melaksanakan kajian dasar dan strategi baharu program dan pembangunan sumber manusia. pengurusan UNIT PERJAWATAN & HRMIS pembangunan Merancang sumber manusia segi keperluan kepakaran, kuantiti dan kualiti. dari UNIT PRESTASI HRMIS Melaksanakan MAMPU, setia Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dan Majlis Bersama Jabatan (MBJ). KPI dan urus UNIT PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA Merancang, membangun dan pembangunan melaksanakan kompetensi sumber manusia [Training Need Analysis (TNA)], Pelan Operasi Latihan (POL). UNIT INOVASI Memastikan pematuhan kualiti dan dasar inovasi di peringkat MAMPU. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SEKSYEN KEWANGAN UNIT BAJET Mengurus, menyedia memantau Mengurus Pembangunan. Mengurusetiakan Mengurus, menyedia memantau Mengurus Pembangunan. Mengurusetiakan Jawatankuasa Kewangan dan Akaun (JPKA). UNIT AKAUN & BAYARAN Mengurus pembayaran semua jenis bil dan tuntutan di bawah Belanjawan Mengurus dan Belanjawan Pembangunan. Mengurus tempahan tiket pengangkutan awam. Mengurus terimaan dan akaun Panjar Wang Runcit Mengurusetiakan Jawatankuasa Penilaian Perolehan Program (JPPP) dan Jawatankuasa Kumpulan Wang Amanah ICT (KWAICT). Mengurus akaun dan laporan vot perbelanjaan mengurus/ pembangunan/amanah/hasil/ deposit/Akaun Tunai Bulanan /Panjar Wang Runcit. UNIT AKAUN & BAYARAN Mengurusetiakan Lembaga Pra-Tender MAMPU, Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Tindakan MAMPU dan Jawatankuasa Sebut Harga. Mengurus dan melaksana semua jenis perolehan secara pembelian terus, sebut harga, tender, rundingan terus dan e- bidding. Menyelaras dan memantau projek-projek pelaksanaan pembangunan MAMPU. Menyelia penyediaan kontrak dan memantau pentadbiran bawah kontrak-kontrak Belanja dan Pembangunan. Mengurus di 67 SEKSYEN PENTADBIRAN UNIT FASILITI Memastikan pejabat dijalankan sempurna. pengurusan peralatan ruang pejabat dan dan dengan teratur UNIT REKOD & REGISTRI Memastikan dan menyelaras keselamatan dokumen mengikut Akta Rahsia Rasmi, Arahan Keselamatan dan Akta Arkib Negara. Menguruskan pelaksanaan DDMS sebagai Agensi Perintis DDMS di Malaysia. UNIT PENGURUSAN BANGUNAN ruang Memastikan bangunan dan peralatan bangunan dijalankan dan sempurna. pengurusan dengan teratur UNIT ASET & STOR Memastikan setiap aset/barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan, kualiti dan kuantiti yang dipesan mengikut pesanan dan aset/barang stor yang diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk digunakan. UNIT KESELAMATAN Memastikan pengurusan keselamatan pejabat dan bangunan dijalankan dengan teratur dan sempurna.
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI SEKSYEN KEWANGAN UNIT AKAUN & BAYARAN (i) Memproses bayaran Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri dan Luar Negeri, Tuntutan Elaun Perpindahan/Pertukaran, Elaun Lebih Masa dan Elaun Penceramah. (ii) Menguruskan pembayaran gaji. (iii) Memproses Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA) dan membuat tempahan tiket penerbangan WPUA. (iv) Menguruskan Akaun Deposit, Akaun Amanah dan Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan (ATTD). (v) Mengurus terimaan dan mengeluarkan Resit Rasmi. (vi) Memproses penyata pemungut dan memasukkan terimaan ke bank. (vii) Menguruskan Panjar Wang Runcit. (viii) Menguruskan bayaran balik kepada pegawai seperti bayaran perubatan, subsidi taska, bil telefon, alat telekomunikasi, pasport, visa, lesen memandu dan yuran profesional. (ix) Memproses pinjaman kenderaan dan pinjaman komputer. (x) Memproses Pendahuluan diri dan Pendahuluan Pelbagai. (xi) Mengurus bayaran akaun pukal untuk WPUA, elektrik, air, petrol, touch n go, telefon pejabat, sewaan dan penyelenggaraan kenderaan SPANCO. (xii) Menguruskan bayaran projek pembangunan dan pesanan tempatan. (xiii) Menyemak dan mengesahkan Akaun Tunai Bulanan untuk diaudit. (xiv) Menyedia dan menyemak penyata penyesuaian mengurus, pembangunan, amanah, hasil dan deposit. (xv) Merekod dan melaporkan Akaun Belum Terima MAMPU kepada JPM. (xvi) Melaporkan laporan prestasi pembayaran bil kepada JPM. (xvii) Urus setia Jawatankuasa Penilaian Perolehan Program (JPPP) dan Kumpulan Wang Amanah ICT (KWAICT). (xviii) Menyimpan dengan selamat dokumen-dokumen kewangan. 68
4. DESKRIPSI TUGAS MAKLUMAT UMUM Gelaran Jawatan Pembantu Tadbir (Kew) Ringkasan Gelaran Jawatan PT(Kew) Gred Jawatan W19/W22 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Madihah binti Mohd Zolquarnain, Pembantu Tadbir (Kew) 1 Nik Radziah binti Nik Yusoff, Akauntan YBhg. Dato' Dr. Mazlan bin Yusoff, Ketua Pengarah MAMPU Hierarki 1/Bahagian Bahagian Khidmat Pengurusan Tarikh Dokumen 2 Mei 2017 Hierarki 2/Cawangan/Sektor/ Seksyen/Unit Skim Perkhidmatan Seksyen Kewangan Pembantu Tadbir (Kewangan) Ketua Perkhidmatan Kedudukan di Waran Perjawatan KPPA Bekalan B.06 Program 8.1.5 Butiran (63) Buku Senarai Perjawatan Tahun 2017 Bidang Pengurusan Kewangan (Akaun & Bayaran) TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Menjalankan operasi Unit Akaun dan Bayaran iaitu, memproses dan mengakaunkan semua jenis bayaran dan terimaan MAMPU bagi memastikan semua bil tuntutan dibayar tidak lewat dari 14 hari dari tarikh terima bil tuntutan yang lengkap dan sempurna. AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA 1. Membantu menguruskan semua proses bayaran bagi memastikan bil tuntutan dibayar tidak lewat dari 14 hari dari tarikh terima bil tuntutan yang lengkap dan sempurna selaras dengan peraturan yang berkuat kuasa. a. Memproses Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri dan Luar Negeri, Tuntutan Elaun Perpindahan / Pertukaran, Elaun Lebih Masa dan Elaun Penceramah. bayaran 2. Membantu menguruskan perekodan semua terimaan MAMPU bagi memastikan ia dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa. a. Memproses terimaan mengeluarkan Resit Rasmi. b. Memproses penyata pemungut dan memasukkan terimaan ke bank. dan DIMENSI 1. Bilangan baucar tahunan : 800 baucar 2. Bilangan resit tahunan : 200 resit 3. Bilangan bahagian yang terlibat : 16 bahagian 4. Pekeliling berkaitan : Perintah Am, Arahan Perbendaharaan, 1Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia 69
KELAYAKAN AKADEMIK . Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan serta kepujian dalam subjek Matematik, Perdagangan atau Prinsip Perakaunan pada peringkat peperiksaan tersebut. KOMPETENSI . . . . Kemahiran menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik Kemahiran berkomunikasi yang baik Kebolehan dalam kerja-kerja pemfailan Boleh bekerjasama dalam kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuat kuasa PENGALAMAN (Pengalaman dan tempoh kerja) Pengalaman dalam bidang pengurusan kewangan adalah satu kelebihan. . 70
5. PROSES KERJA Aktiviti 1: Mengurus permohonan tuntutan elaun perjalanan. BIL. 1. TANGGUNG JAWAB Pembantu Akauntan (W26) PROSES KERJA Mengeluarkan menguruskan tuntutan elaun perjalanan. arahan untuk permohonan PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANG- UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA Arahan Perbendaharaan 100(a) 2. PT(Kew) Menerima menguruskan tuntutan perjalanan. Menyemak borang tuntutan elaun perjalanan yang diterima daripada pegawai yang menuntut. Ini termasuk menyemak kadar dan serta dokumen memastikan telah ditandatangani oleh pegawai yang menuntut dan disahkan oleh pegawai atasannya. arahan untuk permohonan sokongan borang Arahan Perbendaharaan 100(a) 1Pekeliling Perbendaharaan WP1.4 3. PT(Kew) a) Jika ada pindaan, meminta berkenaan yang tindakan pegawai membuat pembetulan. 1Pekeliling Perbendaharaan WP1.10 b) Jika ada Pendahuluan Diri, membuat potongan dalam baucar bayaran. 5. 6. 7. PT(Kew) PT(Kew) Pembantu Akauntan (W26) Menyediakan Baucar Bayaran dalam e-SPKB untuk pengesahan dan kelulusan. Mengemukakan dokumen Baucar Bayaran untuk pengesahan dan kelulusan. dan Membuat pengesahan dokumen Baucar Bayaran. semakan SPANM Bil. 17 Tahun 2014 SPANM Bil. 17 Tahun 2014 SPANM Bil. 17 Tahun 2014 8. Akauntan Meluluskan Bayaran. dokumen Baucar SPANM Bil. 17 Tahun 2014 71
BIL. 9. 10. 11. TANGGUNG JAWAB PT(Kew) PT(Kew) PT(Kew) PROSES KERJA Mencetak Baucar Bayaran setelah untuk pembayaran dikepilkan dokumen sokongan untuk difailkan. dilakukan pada Menebuk Baucar dokumen difailkan. "TELAH Bayaran sokongan BAYAR" berserta untuk Menyusun Baucar susunan Nombor Baucar. dan memfailkan mengikut Bayaran 72 PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANG- UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA SPANM Bil. 17 Tahun 2014 SPANM Bil. 17 Tahun 2014 SPANM Bil. 17 Tahun 2014
6. CARTA ALIR Aktiviti 1: TANGGUNGJAWAB Pembantu Akauntan W26 PT(Kew) PT(Kew) PT(Kew) PT(Kew) PT(Kew) Pembantu Akauntan W26 PT(Kew) Akauntan Mengurus permohonan tuntutan elaun perjalanan. PROSES KERJA MULA Keluarkan arahan untuk menguruskan permohonan tuntutan elaun perjalanan. Terima arahan. Buat pindaan Semak borang tuntutan elaun perjalanan yang diterima. Lengkap? Tidak Ya Buat potongan Pendahuluan Diri (jika ada). Sediakan Baucar Bayaran dalam e-SPKB. Buat pindaan Kemukakan dokumen Baucar Bayaran untuk pengesahan. Disahkan? Tidak Ya Kemukakan dokumen Baucar Bayaran untuk kelulusan. Tidak Diluluskan? Ya A 73
TANGGUNGJAWAB PT(Kew) PT(Kew) PT(Kew) 74 A TAMAT PROSES KERJA Cetak Baucar Bayaran untuk dikepilkan pada dokumen sokongan. Tebuk "TELAH BAYAR" untuk dikepilkan pada dokumen sokongan. Failkan.
7. SENARAI SEMAK Aktiviti 1: Mengurus permohonan tuntutan elaun perjalanan. BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN 1. Terima arahan untuk menguruskan permohonan tuntutan perjalanan. 2. Semak borang tuntutan elaun perjalanan yang diterima daripada pegawai yang menuntut. Ini termasuk menyemak kadar dan dokumen sokongan serta memastikan borang telah ditandatangani oleh pegawai yang menuntut dan disahkan oleh pegawai atasannya. 3. Jika ada pindaan, meminta pegawai yang berkenaan membuat tindakan pembetulan. 4. Jika ada Pendahuluan Diri, membuat potongan dalam baucar bayaran. 5. Sedia Baucar Bayaran dalam e-SPKB untuk pengesahan dan kelulusan. 6. Mengemukakan dokumen Baucar Bayaran untuk pengesahan. 7. Mengemukakan dokumen Baucar Bayaran untuk kelulusan. 8. Cetak Baucar Bayaran setelah pembayaran dilakukan untuk dikepilkan pada dokumen sokongan. 9. Tebuk 'TELAH BAYAR' Baucar Bayaran berserta dokumen sokongan. 10. Susun dan failkan Baucar Bayaran ikut susunan Nombor Baucar. 75
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA (i) Perintah Am Bab B (ii) Akta Acara Kewangan 1957 (iii) Arahan Perbendaharaan 100(a) (iv) 1Pekeliling Perbendaharaan WP1.4 dan WP1.10 (v) Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bil. 17 Tahun 2014 76
9. SENARAI BORANG BIL. BORANG 1. Borang Tuntutan Perjalanan dalam Negeri Borang Tuntutan Perjalanan Luar 2. Negeri Borang Permohonan untuk 3. Menjalankan Tugas Rasmi di luar Pejabat dan Tempahan Waran Perjalanan Udara Awam Borang Pergerakan Dokumen e-SPKB 4. (TNT) 77 KOD BORANG MAMPU-KEW/2/2015 MAMPU-KEW/3/2015 MAMPU-KEW/1/2016 JANM08
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Tiada 78