TATA KEL AK UAN 1
ISI KANDUNGAN MESEJ DARIPADA CEO KAMI... 5 ME NZAHIRKAN KOD ... 6 Ini Semua Tentang Hormat Menghormati Apa itu Diskriminasi dan Gangguan? Dapatkan Nasihat Bersuara Bagaimanakah Saya Melaporkan Kebimbangan? Tiada Tindakan Balas P RINS IP PAN D UAN ... 12 Buat Lebih Banyak Kebaikan Menjadi Rakan Sekerja Inklusif Hak Asasi Manusia dan Buruh Adil Jadi yang Beretika, Jujur dan Telus Konflik Kepentingan Bertindak Secara Bertanggungjawab Sepanjang Masa Kelestarian Pemberian Kebajikan Mengekalkan Persekitaran Kerja yang Selamat MENC EGAH SO G OKAN DAN R A SUAH ... 20 Undang-undang Anti-Sogokan dan Rasuah Apa itu Rasuah? Interaksi dengan Pegawai Kerajaan Aktiviti Politik Hadiah dan Keraian 2 8 8 9 10 10 10 13 14 14 16 16 17 17 17 18 21 22 22 24 25 MEN JAL AN KA N PER NI AGA A N DE NGAN B E RI N TEGR ITI ... 2 8 Rakan Kongsi Perniagaan Kita Undang-undang Kawalan Perdagangan Berurusan dengan Pesaing Maklumat Pesaing Perdagangan Orang Dalam Apa itu Maklumat Bukan Awam yang Material? Tetingkap Perdagangan Pematuhan Produk dan Hal Ehwal Kawal Selia MEL IN DUNGI HA RTA DAN AS ET IF F ... 38 Mengelakkan Penipuan, Pencurian, Pembaziran, atau Penyalahgunaan Harta Intelek dan Rahsia Perdagangan Apa itu Maklumat Sulit dan Hak Milik? Mengekalkan Kerahsiaan Semasa Berkomunikasi Rekod Tepat Penyimpanan Dokumen KO MUNI KAS I DAN P RI VASI ... 48 Komunikasi Luaran Sistem IT dan Komunikasi Privasi dan Data Peribadi P ESA NAN DAR IPA DA ET IKA DAN P E MAT U HAN GLOBA L ... 53 Nota kepada Pekerja: Kod ini bukan satu kontrak. Ia tidak memberikan apa-apa hak pekerjaan secara khusus atau menjamin pekerjaan untuk jangka masa tertentu. Rujukan kepada "IFF" dalam Kod ini bermaksud International Flavours & Fragrances Inc. dan anak syarikat serta sekutunya juga mana-mana syarikat yang secara langsung atau tidak langsung dimiliki sepenuhnya atau dimiliki secara majoriti atau dikendalikan olehnya. Rujukan kepada dasar, prosedur, piawaian dan garis panduan IFF (secara kolektif "dasar IFF") terdapat di seluruh Kod ini. Dalam kebanyakan keadaan, hanya perkara utama atau ringkasan dasar yang terdapat dalam Kod ini. Untuk mendapatkan salinan lengkap mana-mana dasar, anda hendaklah pergi ke IFFConnect atau menghubungi Jabatan Undang-undang atau Sumber Manusia. 29 30 32 32 34 34 35 36 39 40 42 44 46 47 49 50 52 3
4 MESEJ DARIPADA CEO KAMI Apabila kita memperkenalkan penggunaan sains dan kreativiti untuk dunia yang lebih baik, kita tahu bahawa memperjuangkan tujuan ini hanya boleh dicapai dengan pekerja yang beretika dan berdedikasi. Berada di persimpangan sains dan kreativiti menjadikan kita mempunyai tanggungjawab, yang mengatasi sekadar pemahaman pada perkara yang betul atau salah. Ini memerlukan kejujuran dan integriti - dua kualiti yang membezakan kita, serta yang menjadikan kita luar biasa. Matlamat kita adalah untuk menerajui industri ini. Ketika kita memandang ke hadapan, "menerajui industri" akan membawa kita ke batasan baharu apabila kita mendakap peluang baharu. Tetapi sama ada ia satu tindakan bersejarah atau belum diterokai, memimpin dengan integriti adalah satu tindakan yang sangat penting. Ini bermaksud kita melibatkan pelanggan kita sebagai rakan sekerja, dan kita menghormati rakan sekerja kita dengan rasa hormat yang tinggi. Kita melindungi Bumi dengan sebaik mungkin, dan kita menganggap setiap komuniti seperti masyarakat kita sendiri. Kata-kata di halaman seterusnya memberikan panduan praktikal dan mudah diikuti tentang tonggak etika kita, tetapi jangan mengabaikan jangkaan yang menjadi dasar kata-kata ringkas itu. Kita mengharapkan setiap pekerja melakukan lebih banyak kebaikan dalam semua interaksi, berusaha untuk menjalankan perniagaan kita tanpa dicela, dan meminta bimbingan serta melaporkan masalah jika ada keraguan. Dengan menggunakan Kod sebagai penanda aras, kita akan terus menegakkan inti pati IFF yang sebenarnya. Erik Fyrwald Chief Executive Officer 5
MENZAHIRKA N KOD 6 Kita berusaha untuk mewujudkan persekitaran di mana pekerja suka datang bekerja setiap hari - ke tempat yang mereka berikan komitmen, tanpa pengecualian, terhadap kepelbagaian dan penyertaan, rasa hormat, kebertanggungjawapan dan melakukan perkara yang betul. Setiap yang kita lakukan untuk mendorong pertumbuhan mesti dilakukan dengan standard etika, kejujuran, dan integriti tertinggi. Setiap tindakan yang kita lakukan semasa menjalankan perniagaan di seluruh dunia, di samping mesti mematuhi standard tinggi yang ditetapkan ini, juga mesti mematuhi Tatakelakuan ini ("Kod"), dasar dan prosedur IFF, dan semua undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Semua pekerja IFF (termasuk pekerja dan kontraktor sementara), pengarah dan pegawai di seluruh dunia bertanggungjawab untuk menyemak, memahami, dan mematuhi Kod ini serta dasar dan prosedur IFF. Sebagai tambahan kepada tanggungjawab ini, pengurus dan penyelia IFF juga bertanggungjawab untuk: - Bertindak sebagai model peranan dan mewujudkan persekitaran untuk pekerja berasa selesa mengemukakan soalan dan mengutarakan kebimbangan tanpa rasa takut tindakan balas; - Melatih ahli pasukan secara berkala tentang Kod dan polisi IFF yang berkenaan; - Bersedia untuk memberi bimbingan kepada pekerja; dan - Meningkatkan ketepatan masa dan pelaporan kepada Etika dan Pematuhan, Jabatan Undang-undang atau Sumber Manusia sebarang masalah atau kebimbangan yang ditimbulkan oleh pekerja. Harapan yang terdapat dalam Kod ini terpakai di seluruh dunia, tidak kira sama ada anda bekerja secara jauh jauh atau di pejabat, menghadiri mesyuarat perniagaan atau acara pelanggan, atau melakukan aktiviti lain bagi pihak IFF. Jika terdapat perbezaan antara Kod ini, dasar IFF, dan undang-undang serta peraturan tempatan, anda mesti menerapkan peraturan yang menetapkan standard tingkah laku etika yang lebih tinggi. 7
INI SEMUA TENTANG HORMAT MENGHORMATI Tanggungjawab untuk mencipta persekitaran tempat kerja yang positif terletak pada setiap rakan sekerja, pelanggan, dan rakan niaga IFF. Untuk mengekalkan budaya kekitaan sepenuhnya yang memelihara keunikan setiap individu, kita mesti melayan semua rakan sekerja, pelanggan, dan rakan niaga lain dengan hormat. Tindakan diskriminasi atau gangguan secara langsung atau tidak langsung, atau sebarang tingkah laku tidak sopan atau tidak peka, tidak sesekali diterima. Apa itu Diskriminasi dan Gangguan? Dalam istilah sebenarnya, diskriminasi ialah perlakuan tidak adil atau prejudis terhadap individu berdasarkan bangsa, warna kulit, kepercayaan, agama, jantina, orientasi seksual, identiti atau ekspresi jantina, antara jantina, asal usul negara, status perkahwinan atau kesatuan sivil, kehamilan, keturunan, kewarganegaraan , umur, status tentera atau veteran, kecacatan, ciri genetik, status HIV, atau ciri-ciri lain yang dilindungi oleh undang-undang. Gangguan ada dalam pelbagai bentuk dan termasuk sebarang aktiviti yang mewujudkan persekitaran kerja yang menakutkan, bermusuhan, atau menyinggung perasaan atau yang mempunyai tujuan atau kesan mengganggu prestasi kerja seseorang secara tidak munasabah. Gangguan yang didorong oleh ciri-ciri perlindungan yang sama seperti yang disenaraikan di atas bagi diskriminasi adalah dilarang. Contoh gangguan khusus termasuk, tetapi tidak terbatas pada, penggunaan bahasa kasar atau menyinggung perasaan, sentuhan yang tidak diundang, gambar yang menjurus ke arah seksual, isyarat tidak senonoh, ancaman, atau jenaka yang tidak sesuai. Tingkah laku sedemikian, serta sebarang bentuk tingkah laku yang melanggar hak pekerja IFF untuk bekerja dalam persekitaran bebas gangguan, tidak dapat diterima. Melarang diskriminasi dan gangguan terpakai pada semua aspek amalan pekerjaan IFF, termasuk merekrut, mengambil pekerja, latihan, pertukaran, kenaikan pangkat, pampasan dan pemberhentian. Larangan IFF terhadap diskriminasi dan gangguan juga terpakai ke atas pembekal, pelanggan, dan rakan niaga kita yang lain. Tambahan pula, ini terpakai pada aktiviti di tempat kerja serta tetapan perniagaan di luar lokasi. Jika anda menjadi mangsa - atau menyaksikan - tingkah laku sebegini, anda mesti "bersuara" dan melaporkannya dengan segera. Kita semua mesti melakukan peranan kita untuk menjadi sebahagian daripada penyelesaian - dan bukan sebahagian daripada masalah. 8 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Sydney, seorang wanita kulit hitam, dari semasa ke semasa mengayakan fesyen rambut yang berbeza ke tempat bekerja. Suatu hari, pengurus Sydney, Johann, meminta dia meluruskan rambut semula jadinya. Johann mengatakan bahawa dia mahu mereka berdua kelihatan profesional untuk menghadiri mesyuarat yang akan datang dengan pihak berkepentingan yang penting. Adakah Johann bersikap diskriminasi? JAWAPAN Ya. Dengan meminta Sydney melakukan perkara ini, Johann mengatakan bahawa rambut Sydney yang semula jadi, yang menjadi ciri khas bagi bangsanya, sememangnya tidak profesional. Ini adalah diskriminasi berdasarkan bangsa Sydney. Dalam keadaan ini, Johann tidak sepatutnya memberi komen tentang rambut Sydney. DAPAT KAN NASIHAT Walaupun Kod ini menggambarkan banyak situasi biasa yang mungkin dihadapi oleh pekerja, ia tidak menangani setiap situasi. Sering akan terdapat keadaan yang perlu ditangani secara lebih spesifik atau keadaan yang anda tidak pasti akan tindakan yang anda perlu ambil. Kadang-kala, perkara yang betul untuk dilakukan adalah jelas, tetapi dalam banyak situasi keputusannya kurang jelas. Ini berlaku terutamanya apabila anda menghadapi kekangan masa atau tekanan perniagaan yang kelihatan bertentangan. Dalam situasi seperti ini, bertanyakan kepada diri sendiri soalan-soalan ini boleh membantu anda membuat keputusan yang tepat: 1. Adakah ia sah? 2. Adakah ia sejajar dengan Kod dan dasar IFF? 3. Adakah saya akan mengekalkan integriti saya? 4. Adakah ia akan melindungi reputasi IFF? 5. Adakah saya akan berasa tidak selesa jika ia diketahui umum? Jika jawapan kepada mana-mana soalan di atas adalah "tidak" atau anda tidak pasti, anda hendaklah tidak meneruskannya dan sebaliknya berunding dengan Bahagian Etika dan Pematuhan, Jabatan Undang-undang, atau Sumber Manusia. Penting untuk anda mendapatkan panduan sebelum bertindak. 9
10 BERS UAR A Semua di IFF bertanggungjawab untuk memastikan perniagaan dijalankan dengan jujur dan berintegriti serta mematuhi sepenuhnya Kod ini, dasar IFF, dan undang- undang dan peraturan yang terpakai. Jika anda menyedari terdapat pelanggaran disyaki atau tuduhan salah laku, anda mesti melaporkan kebimbangan anda dengan segera. Bagaimanakah Saya Melaporkan Kebimbangan? Anda mempunyai beberapa pilihan: - Bercakap terus dengan penyelia anda atau anggota pasukan Etika dan Pematuhan Global IFF ("Etika dan Pematuhan"), Jabatan Undang-undang atau Sumber Manusia; - Laporkan masalah dalam talian di - Hubungi Talian Utama Bersuara IFF menggunakan nombor telefon yang terdapat di atau - E-mel ke Sesetengah pilihan di atas membenarkan pelaporan anonim jika dibenarkan berdasarkan undang-undang tempatan. Walau bagaimanapun, semua individu yang membuat laporan digalakkan untuk mendedahkan identiti mereka kerana ini membolehkan IFF menyemak dan memberikan tindak balas terhadap laporan tersebut dengan cara yang lebih cekap dan berkesan. Tiada Tindakan Balas IFF melarang keras tindakan balas terhadap sesiapa yang dengan niat baik menyuarakan kebimbangan atau melaporkan kemungkinan salah laku. Jika anda percaya bahawa anda menjadi subjek tindakan balas, anda hendaklah melaporkan tindakan itu dengan segera kepada anggota pasukan Etika dan Pematuhan, Jabatan Undang- undang atau Sumber Manusia IFF. Penyiasatan dan Pelanggaran IFF memandang serius semua laporan kemungkinan pelanggaran atau salah laku dan komited untuk menyemak dan menyiasat semua tuduhan yang boleh dipercayai. Jika diminta, anda mestilah bekerjasama sepenuhnya dan yang sebenarnya semasa siasatan dalaman. Di samping itu, Kod ini atau mana-mana dasar atau perjanjian kita tidak bermaksud untuk melarang atau menyekat anda daripada melaporkan sebarang pelanggaran undang-undang kepada mana-mana badan pemerintah atau kawal selia yang berpatutan, atau daripada bekerjasama dengan atau memberikan maklumat kepada mana-mana badan tersebut yang berkaitan dengan pelanggaran undang-undang, penyiasatan, pemeriksaan kerajaan, atau soal selidik. Pelanggaran Kod ini, dasar IFF dan semua undang-undang dan peraturan yang terpakai - dan percubaan untuk menyembunyikan pelanggaran - boleh mengakibatkan tindakan disiplin sehingga dan termasuk pemberhentian pekerjaan anda. Dalam sesetengah keadaan, tindakan anda juga boleh menyebabkan pihak berkuasa undang- undang mengenakan denda atau hukuman jenayah terhadap anda dan/atau IFF. Oleh itu, adalah penting untuk mematuhi peraturan dan sekatan yang ditetapkan dalam Kod ini pada setiap masa. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila semak Bersuara IFF: Menyuarakan Kebimbangan dan Dasar Tiada Tindakan Balas dan Prosedur Penyiasatan IFF. Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Saya menghubungi Talian Utama Bersuara IFF untuk melaporkan beberapa komen pengurus saya yang membuatkan saya berasa tidak selesa. Pengurus saya ditemu ramah sebagai sebahagian daripada siasatan terhadap aduan saya dan selepas itu dia memberikan saya penilaian prestasi yang buruk walaupun saya sering berjaya melepasi sasaran penjualan saya dan menerima pujian tinggi daripada pekerja lain. Adakah tindak tanduk pengurus saya melanggar Kod? JAWAPAN Mungkin. IFF mempunyai dasar tegas yang melarang tindakan balas terhadap mana- mana pekerja yang melaporkan kebimbangan dengan niat baik. Jika pengurus anda memberikan penilaian buruk kepada anda kerana anda melaporkan kelakuannya, dia telah melakukan tindakan balas. Anda hendaklah melaporkan tindak tanduk pengurus anda dengan segera. 11
PR INSI P PA NDUAN 12 B UAT LE BIH BANYAK KEBAIKAN Kita memahami sokongan yang diperlukan oleh rakan sekerja dan pelanggan dan berusaha sedaya upaya untuk membantu mereka dengan memberikan tumpuan kepada perkara yang mengikat kita. Mencipta dan Mengekalkan Kepelbagaian Di Tempat Kerja Di IFF, kita memupuk persekitaran yang mengalu-alukan serta merangkumi kepelbagaian unik rakan sekerja, pembekal, pelanggan, dan rakan niaga kita yang lain. Kita meraikan dan mempromosikan ekspresi, inovasi, dan pencapaian individu, dan kita menghargai kekuatan serta kepakaran dari sudut pandangan yang berbeza. Kita bersemangat untuk mendakap budaya, bahasa dan kepercayaan yang berbeza, dan untuk memperkuat dan memperkasakan kepelbagaian tenaga kerja dan rakan niaga kita. IFF hanya akan mencapai potensi sepenuhnya jika semua individu berasa mampu menyerlahkan keunikan masing- masing. Semua individu mesti tahu bahawa mereka dapat "membawa seluruh diri" untuk datang bekerja tanpa rasa takut akan gangguan atau diskriminasi. Tempat kerja sebegitu hanya boleh dicapai dan dikekalkan jika kita bekerjasama dan saling melayan satu sama lain dengan hormat dan bermaruah, serta tanpa berat sebelah atau prejudis. Kita komited untuk memberikan peluang setara kepada semua. Kita berusaha untuk memastikan demografi populasi pekerja di semua peringkat organisasi mewakili pasaran yang kita terlibat. 13
Menjadi Rakan Sekerja Inklusif Kita inklusif, saling melayan satu sama lain dengan hormat dan bekerja dengan cara yang adil, jujur dan beretika. IFF dapat memenuhi komitmennya untuk mewujudkan dan mengekalkan kepelbagaian di tempat kerja, pekerja mestilah komited untuk memupuk budaya inklusif yang tidak berprasangka serta memanfaatkan potensi unik setiap individu. Setiap rakan sekerja mesti mempamerkan komitmen ini dengan menguasai kecekapan berikut: - Bersikap Tidak Berprasangka: Membangunkan pengetahuan bawah sedar tentang sikap berprasangka anda secara peribadi, berusaha untuk mengatasinya, dan aktif membina tempat kerja yang setara dan adil; - Inklusif Secara Aktif: Menyokong dan bertindak secara konsisten untuk menyokong budaya yang menghargai dan memelihara keunikan rakan sekerja; - Ketangkasan Berbilang Budaya: Secara proaktif berusaha untuk memahami bagaimana orang lain mengalami dunia dan menyesuaikan tingkah laku anda untuk bekerjasama secara berkesan di tempat kerja yang pelbagai budaya; dan - Komited kepada Kepelbagaian: Mempamerkan pengelibatan aktif untuk menyokong objektif perniagaan berkepelbagaian inklusif IFF dengan memastikan semua peringkat organisasi kita mencerminkan pasaran yang kita terlibat. Hak Asasi Manusia dan Buruh Adil IFF menghormati hak asasi manusia semua pihak dan komited untuk memberikan upah yang adil dan setara kepada pekerja di seluruh dunia. Sebagai sebahagian daripada komitmen ini, IFF memperakui hak pekerja untuk menjalin pertalian dan melakukan perundingan bersama. IFF melarang penggunaan buruh kanak-kanak, buruh paksa, dan pemerdagangan manusia, dan larangan ini meluas ke semua rakan niaga IFF. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila semak Dasar Hak Asasi Manusia Global IFF. 14 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Saya menyertai program pementoran syarikat dan mengambil dua atau tiga pekerja baharu di bawah bimbingan saya setiap beberapa tahun. Baru-baru ini, saya menyedari bahawa saya cenderung memilih mentee yang seperti saya. Untuk mendorong diri saya keluar dari zon selesa, saya ingin memilih individu yang mempunyai potensi besar tetapi tergolong dalam kumpulan identiti di luar kumpulan saya. Adakah ini diskriminasi? JAWAPAN Tidak sama sekali. Sebenarnya, ini bukan contoh berat sebelah atau diskriminasi, tetapi dalam mendorong untuk membimbing individu yang bersemangat dan bijak yang berbeza daripada diri anda, anda mengambil langkah proaktif untuk memenuhi tujuan IFF membentuk kepelbagaian barisan pengganti berbakat. 15
JADI YANG BERETI K A, JU JU R DA N T ELUS Konflik Kepentingan Apakah Yang Akan Anda Lakukan? Mengelakkan konflik kepentingan adalah penting untuk beroperasi sebagai syarikat yang beretika, jujur, dan telus. Semasa bekerja di IFF, anda mesti memastikan bahawa kepentingan dan hubungan peribadi anda tidak bertentangan - atau bahkan kelihatan bertentangan - dengan tanggungjawab profesional anda kepada IFF. Konflik kepentingan boleh terjadi dalam pelbagai bentuk tetapi timbul apabila aktiviti dan hubungan peribadi anda mengganggu atau kelihatan mengganggu keupayaan anda untuk bertindak demi kepentingan IFF. Contoh di sini termasuk: SOAL AN Saya ingin mengupah syarikat sepupu saya untuk memberikan perkhidmatan keselamatan bagi bangunan IFF. Saya rasa itu bukan masalah besar asalkan dia memberikan kita harga terbaik dan memberikan kualiti perkhidmatan yang sama dengan penyedia lain. Adakah saya perlu memberitahu pengurus saya bahawa saya bersaudara dengan pemiliknya? - Mempunyai hubungan peribadi atau kewangan dengan pesaing, pembekal, vendor, atau pelanggan; - Bekerja atau menjalankan perniagaan bersama ahli keluarga atau dengan perniagaan lain di mana ahli keluarga mempunyai kepentingan kewangan peribadi; - Menjalankan aktiviti kerja bukan IFF semasa waktu syarikat atau menggunakan sumber IFF; JAWAPAN Ya, kerana ini adalah potensi konflik kepentingan jika saudara anda memiliki atau bekerja untuk vendor atau penyedia perkhidmatan dengan siapa kita berniaga. Dalam keadaan seperti ini, anda mesti mendedahkan konflik dan mendapatkan persetujuan terlebih dahulu daripada pengurus anda dan Etika dan Pematuhan atau Jabatan Undang-undang. - Menjalin hubungan romantis dengan penyelia atau pekerja bawahan; - Bekerja sebagai perunding untuk pesaing, pembekal, atau pelanggan IFF; dan - Berkhidmat sebagai pekerja, pegawai, atau pengarah bagi syarikat lain semasa bekerja di IFF. Potensi konflik mesti segera didedahkan dengan segera kepada penyelia anda, Etika dan Pematuhan atau Jabatan Undang- undang untuk diselesaikan. Sebilangan besar konflik boleh dikurangkan dengan membuat pendedahan tentangnya. Untuk panduan tambahan tentang konflik dan proses pendedahan, sila rujuk Dasar Konflik Kepentingan IFF. 16 B ERTINDAK SECAR A B ERTANG GUN GJAWAB SE PANJANG M ASA Di IFF, kita melindungi kesihatan dan keselamatan pekerja kita dan memelihara komuniti tempat kita bekerja. Kelestarian Kelestarian telah lama menjadi inti bagi cara kita menjalankan perniagaan di IFF. Prinsip ini dan komitmen kita untuk masa depan diserapkan ke dalam strategi kelestarian kita dan mendorong inovasi yang menghasilkan penambahbaikan sosial dan persekitaran - dari sumber bahan mentah yang kita peroleh secara bertanggungjawab, hingga ke kemudahan pembuatan eko-efisien kita, hingga ke produk yang direka bentuk dengan teliti yang mempertimbangkan atribut kemampanan kita yang kritikal. Strategi empat tonggak kita - jejak alam sekitar, inovasi lestari, penyumberan dan orang dan komuniti yang bertanggungjawab - digabungkan sepenuhnya dan mensasarkan peluang paling utama untuk mencipta produk untuk pelanggan kita juga pengguna di seluruh dunia. Untuk mendapatkan maklumat lebih lanjut tentang pencapaian kita, aktiviti berterusan dan matlamat masa depan, rujuk Laporan Kelestarian terbaharu IFF. Pemberian Kebajikan IFF komited untuk mengembalikan kepada masyarakat di tempat kita beroperasi dan memberikan sumbangan kebajikan secara berkala sebagai sebahagian daripada komitmen ini. Semua sumbangan kebajikan yang dibuat bagi pihak syarikat mesti dikaji dan dipersetujui oleh ahli Jawatankuasa Sumbangan Kebajikan IFF. Yang paling utama, sumbangan kebajikan, sama ada dalam bentuk sumbangan tunai, penajaan korporat, atau apa-apa faedah dalam bentuk lain, mesti tidak sesekali diberikan kepada organisasi politik, ahli politik, atau organisasi yang bersekutu atau dikaitkan dengan ahli politik untuk mengelakkan risiko atau penampilan sogokan dan rasuah. IFF juga tidak akan menyumbang kepada organisasi yang bersikap diskriminasi berdasarkan kelas yang dilindungi. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila lihat Dasar Kebenaran Sumbangan Amal IFF. 17
Mengekalkan Persekitaran Kerja yang Selamat Tidak ada jalan pintas untuk melindungi kesihatan dan keselamatan pekerja, rakan niaga, dan pengunjung ke kemudahan kita. Sama ada melibatkan membersihkan air yang tumpah ke atas lantai kilang atau mengingatkan rakan sekerja untuk memakai kaca mata atau topeng keselamatan mereka, kita semua mestilah komited pada persekitaran kerja yang selamat dan terjamin. Kita semua bertanggungjawab untuk memahami dan mematuhi semua undang-undang, peraturan, dan dasar IFF yang berkenaan yang direka bentuk untuk memastikan keadaan kerja yang selamat serta untuk mencegah kecederaan dan kemalangan. Bersikap berwaspada dan menyedari keadaan sekeliling kita, dan dengan bertindak bersesuaian dengan keadaan, kita semua boleh memainkan peranan dalam memastikan kita mempunyai tempat yang selamat untuk bekerja. Hubungi penyelia anda, ketua laman web, atau anggota Kesihatan dan Keselamatan Alam Sekitar, Etika dan Pematuhan, Jabatan Undang-undang, atau Sumber Manusia secepat mungkin jika anda menyedari terdapat keadaan atau aktiviti yang tidak selamat, termasuk: - Peralatan yang memerlukan penyelenggaraan atau tidak berfungsi dengan betul; - Pendedahan kepada bahan berbahaya sehingga boleh menyebabkan penyakit atau kecederaan; - Tugas yang anda atau rakan sekerja mungkin memerlukan latihan tambahan untuk diselesaikan; atau - Apa-apa keadaan atau tingkah laku tidak selamat yang boleh membahayakan anda, orang lain, atau persekitaran. Ingat, perkara kecil juga penting dalam soal kesihatan, keselamatan, dan persekitaran. 18 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Baru-baru ini berlaku kebakaran di kilang kita yang mengakibatkan kerosakan besar pada bangunan kita dan seorang pekerja mengalami kebakaran teruk dan dikejarkan ke hospital. Apabila saya melihat laporan kejadian yang berkaitan, pengurus tapak melaporkan bahawa terdapat laporan asap di dalam bangunan, tetapi tidak ada kebakaran yang ditemui. Beliau juga gagal menyedari yang rakan saya cedera. Apa yang perlu saya lakukan? JAWAPAN Laporkan tingkah laku pengurus lapangan. Kita semua dikehendaki melaporkan dengan tepat semua kejadian, kemalangan, dan kecederaan di tempat kerja. Hasrat kilang anda untuk mencapai matlamat keselamatan hendaklah tidak menghalang mana-mana pekerja daripada melaporkan kerosakan kemudahan atau kecederaan di tempat kerja, dan penyelia mesti tidak sesekali mendorong pekerja untuk menyembunyikan kejadian keselamatan. Penyalahgunaan Bahan IFF mengekalkan persekitaran kerja yang memelihara kesihatan dan keselamatan pekerja serta melindungi integriti amalan perniagaannya. IFF tidak akan bertolak ansur ke atas penggunaan, penjualan, pemilikan, atau pengedaran ubat-ubatan haram di premis syarikat, pada waktu syarikat atau semasa mengendalikan peralatan atau kenderaan milik syarikat. Peraturannya jelas: bekerja di bawah pengaruh ubat-ubatan terlarang atau alkohol membahayakan semua orang dan dilarang keras sama sekali. Keganasan Di Tempat Kerja Sebarang tindakan keganasan atau tingkah tanduk mengancam oleh pekerja atau oleh orang lain di premis IFF atau semasa menjalankan perniagaan atau aktiviti IFF tidak dapat diterima dan dilarang keras sama sekali. Ini termasuk serangan fizikal dan kata-kata cercaan, serta pemilikan apa- apa senjata. Tindakan dan tingkah laku sedemikian mesti dilaporkan serta-merta. Jika bahaya menghampiri, hubungi pihak polis atau bomba tempatan dengan segera dan patuhi dasar pengurusan tapak atau pengurusan krisis yang berkenaan. 19
MENCEGAH S O G OKAN DAN R ASUA H 20 UN DANG -U NDANG ANT I-SO G OKAN DA N R ASUAH Undang-undang anti-sogokan dan rasuah, termasuk, tetapi tidak terhad kepada, Akta Amalan Rasuah Asing A.S. ("FCPA") dan Akta Rasuah UK, secara amnya terpakai untuk semua pekerja IFF dan operasi IFF di seluruh dunia. Walaupun undang-undang sogokan dan rasuah berbeza di setiap negara, peraturan di IFF adalah ringkas: - Anda mesti tidak sesekali membayar atau menawarkan sogokan atau pembayaran pemudahan kepada sesiapa sahaja, termasuk kepada pegawai kerajaan atau rakan niaga; - Anda mesti tidak sesekali meminta atau menerima sogokan; dan - Anda mesti tidak sesekali menggunakan pihak ketiga atau ejen bagi pihak anda atau bagi pihak syarikat untuk membayar atau menerima sogokan. Jika anda percaya bahawa rakan sekerja atau pihak ketiga mungkin mempengaruhi, menyogok, atau melakukan tingkah laku rasuah secara tidak betul - atau jika terdapat sesuatu yang "rasa tidak betul" - hubungi Etika dan Pematuhan atau Jabatan Undang-undang dengan segera. 21
Apa itu Rasuah? Rasuah boleh berlaku dalam banyak bentuk dan boleh merangkumi pemberian atau penerimaan wang, sogokan, peluang perniagaan atau pekerjaan, hadiah dan hiburan, perjalanan, "manfaat" khas, atau apa pun yang bernilai, untuk tujuan yang tidak wajar: - Mempengaruhi keputusan; - Memperoleh atau mengekalkan perniagaan; - Memperoleh permit perniagaan atau lain-lain lesen; atau - Mempengaruhi hasil audit, pemeriksaan atau keputusan kerajaan. IFF juga melarang melakukan pembayaran pemudahan, yang biasanya pembayaran tunai yang diberikan kepada pegawai kerajaan untuk mempercepat tindakan rutin seperti mempercepat import melalui kastam. Interaksi dengan Pegawai Kerajaan Sebagai syarikat global, kita sering diminta untuk berinteraksi dengan pegawai kerajaan di tempat kita beroperasi, tetapi kita mesti berhati-hati semasa interaksi ini kerana tindakan berniat baik pekerja boleh dianggap melanggar undang-undang anti-rasuah apabila ia melibatkan pegawai kerajaan. Berikut adalah contoh orang yang boleh dianggap pegawai kerajaan: - Mana-mana pegawai atau pegawai bagi kerajaan asing, tanpa mengira pangkat; - Kakitangan perniagaan milik kerajaan atau yang dikawal oleh kerajaan, seperti hospital; - Ahli politik asing, parti politik atau calon jawatan; dan - Ahli keluarga atau ejen mereka di atas. Jika anda dijangka berinteraksi dengan individu yang memenuhi kriteria di atas, anda mesti mematuhi larangan yang dinyatakan di atas dan membiasakan diri dengan Dasar Anti Rasuah IFF. 22 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Produk perisa yang dikeluarkan di China telah tiba di pelabuhan di Buenos Aires, Argentina tanpa pelabelan yang betul. Pegawai kastam Argentina memberitahu saya bahawa dia akan melepaskan penghantaran jika kita membayar beliau 4,000 peso. Kita memerlukan produk ini dengan segera untuk memenuhi pesanan pelanggan. Bolehkah saya membuat bayaran? JAWAPAN Sudah tentu tidak. Dengan membuat pembayaran, IFF Argentina (dan anda secara peribadi) melanggar undang- undang pelabelan Argentina serta kemungkinan undang- undang anti-rasuah. Ambil maklum bahawa undang-undang serupa wujud di hampir semua negara lain di seluruh dunia, oleh itu, tanpa mengira lokasi, pekerja IFF hendaklah merujuk Jabatan Undang-undang apabila berhadapan dengan permintaan seperti ini. SOAL AN Dalam pemeriksaan tahunan kilang IFF di India untuk pembaharuan lesen operasi, pegawai bandar yang melakukan pemeriksaan telah menemui beberapa pelanggaran kesihatan dan keselamatan. Ejen tempatan yang kita gunakan untuk membantu memudahkan proses pemeriksaan dan pelesenan mengatakan bahawa pemeriksa akan mengabaikan pelanggaran dan menyetujui pembaharuan, tetapi ia memerlukan pemberian sumbangan yang cukup besar kepada sekolah tempatan. Bolehkah kita membuat sumbangan ini atau meminta ejen kita melakukannya bagi pihak IFF? JAWAPAN Tidak. Dasar IFF tidak membenarkan pemberian, secara langsung atau melalui pihak ketiga, apa-apa yang bernilai kepada pegawai kerajaan atau sesiapa juga di mana-mana negara untuk mempengaruhi keputusan orang itu bagi membantu IFF memperoleh atau mengekalkan perniagaan atau memperoleh keuntungan yang tidak adil. Dasar Anti Rasuah IFF juga menghendaki pemeriksaan latar belakang yang sesuai dilakukan oleh Jabatan Undang-undang sebelum melantik mana-mana ejen pihak ketiga untuk berinteraksi dengan pegawai kerajaan bagi pihak IFF. Anda hendaklah segera menghubungi Etika dan Pematuhan atau Jabatan Undang-undang untuk membincangkan permintaan tersebut. 23
A KT IVITI POLI TIK Kita menggalakkan semua pekerja kita untuk melibatkan diri dalam komuniti mereka, dan menjadi warganegara yang aktif dalam politik dan sosial. Walau bagaimanapun, kita tidak membenarkan penggunaan waktu kerja pekerja atau sumber atau aset syarikat yang lain - termasuk kemudahan, telefon, komputer, mesin fotokopi, atau peralatan pejabat - untuk tujuan ini. Kita juga tidak membenarkan pekerja menampal atau mengedarkan bahan di premis IFF atau memancing pekerja lain semasa bekerja. Keputusan untuk menggunakan masa lapang anda atau untuk menyumbang wang atau sumber peribadi lain untuk aktiviti politik atau masyarakat bergantung sepenuhnya kepada anda, dan jika anda memilih untuk terlibat dalam aktiviti tersebut, syarikat tidak akan mengambil tindakan terhadap anda atas pandangan politik peribadi anda atau sumbangan anda. Semasa terlibat dalam proses politik, anda mesti mematuhi undang-undang dan peraturan yang mentadbir urus aktiviti dan sumbangan politik. Semua aktiviti politik bagi pihak IFF, termasuk semua aktiviti melobi dan perjumpaan serta komunikasi dengan pegawai kerajaan, mesti mendapat izin terlebih dahulu dari Etika dan Pematuhan atau Undang-undang. Ambil maklum bahawa Dasar Sumbangan Politik IFF melarang keras sumbangan secara langsung atau tidak langsung oleh syarikat kepada mana-mana kempen politik atau organisasi politik, serta pembayaran balik ke atas sumbangan sedemikian yang dibuat oleh pekerja. 24 HAD IAH DAN KER AIAN Di IFF, kita mempromosikan hubungan kerja dan muhibah yang berjaya dengan pelanggan, pembekal dan rakan niaga kita lain, kerana ini sangat penting untuk kejayaan kita. Kita mengakui bahawa hiburan perniagaan, seperti makan di luar atau menghadiri acara, boleh memainkan peranan penting dalam mengeratkan hubungan ini. Tambahan pula, kita menghargai bahawa terdapat amalan budaya yang merangkumi pemberian hadiah di negara-negara tempat kita berniaga. Walaupun kita menghormati amalan ini, kita mesti berhati- hati untuk tidak membiarkan ia melampaui komitmen kita untuk mematuhi undang-undang dan dasar kita. Sebagai peraturan umum, hadiah, keraian dan hiburan mesti tidak sesekali diberi atau diterima dengan tujuan untuk memperoleh atau mempertahankan perniagaan, atau mempengaruhi pegawai kerajaan. Kita juga hendaklah menghindari keadaan yang akan menimbulkan keadaan yang kelihatan mempunyai niat yang tidak betul. Penawaran atau penerimaan hadiah bernilai minimum mungkin dibenarkan, asalkan hadiah itu dilakukan secara terbuka dan sah menurut amalan yang boleh diterima dalam industri kita dan di lokasi di mana ia berlaku. Hadiah boleh dalam pelbagai bentuk, termasuk produk atau perkhidmatan percuma, manfaat khas, diskaun, hiburan serta pengangkutan percuma ke atau dari mesyuarat. Walau bagaimanapun, penawaran atau penerimaan hadiah, wang tunai, atau setara tunai yang keterlaluan seperti kad hadiah tidak sesekali dibenarkan. Walaupun pemahaman antara hiburan dan hadiah yang sesuai dan tidak sesuai sukar dibezakan, ikut panduan ini: jika ia tidak dirasakan sesuai, ia mungkin tidak sesuai. Jika pendedahan secara terbuka tentang perkara itu boleh memalukan IFF atau anda secara peribadi, ia tidak boleh diterima. Jika anda tidak pasti tentang hadiah atau aktiviti hiburan tertentu, atau jika hadiah atau hiburan tersebut melibatkan pegawai kerajaan, anda hendaklah sentiasa menghubungi Etika dan Pematuhan atau Jabatan Undang- undang sebelum mengambil apa-apa tindakan. Untuk mendapatkan maklumat lebih lanjut tentang hadiah, hiburan dan keraian, sila semak Dasar Perbelanjaan Perniagaan dan Perjalanan IFF. 25
Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Kita memilih penyedia perkhidmatan IT yang baharu dan setelah menandatangani kontrak dengan syarikat itu, pemiliknya memberikan sebotol champagne yang sangat jarang didapati dan mahal. Bolehkah saya menerimanya? JAWAPAN Tidak. Menerima hadiah sederhana daripada rakan niaga, seperti pen, kalendar, bakul buah, atau barang serupa yang lain, boleh diterima. Pekerja atau rakan niaga kita tidak boleh memberi atau menerima hadiah yang keterlaluan, termasuk wain atau minuman keras yang mahal, barang kemas, barang elektrik, wang tunai, atau kad hadiah. SOAL AN Salah seorang vendor kita menjemput saya menghadiri pertandingan bola sepak profesional. Bolehkah saya menerima jemputan itu? JAWAPAN Mungkin. Jika vendor menawarkan perjalanan berbayar penuh ke pertandingan akhir Piala Dunia termasuk penginapan, jemputan itu boleh dianggap keterlaluan dan tidak dapat diterima. Jika vendor menjemput anda ke pertandingan kelab tempatan bersama rakan sekerja vendor dan tidak ada kontrak yang belum selesai atau peluang perniagaan baharu dengan vendor, jemputan itu mungkin dapat diterima dengan syarat anda melaporkan hadiah itu kepada pengurus anda supaya tidak ada persoalan di kemudian hari sama ada hadiah itu merupakan usaha untuk secara rahsia mempengaruhi hubungan IFF dengan vendor. 26 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Saya menyokong seorang pelanggan untuk mengembangkan produk baharu menggunakan salah satu enzim terbaru kita. Sebagai tanda penghargaan, beliau memberikan saya jam tangan dan gula-gula buatan tempatan semasa saya meninggalkan pejabatnya. Bolehkah saya menyimpan pemberian ini? JAWAPAN Anda boleh mengambil gula-gula buatan tempatan tetapi mesti memulangkan jam itu. Kita mahu dihargai atas sokongan pelanggan dan kerjasama yang baik dan tidak terpengaruh dengan pertukaran hadiah berharga atau hiburan yang berlebihan. Menerima jam tangan daripada rakan niaga boleh dianggap berlebihan dan tidak sesuai, tetapi hadiah lain yang bernilai rendah seperti gula-gula atau barang promosi yang murah dengan logo pelanggan boleh diterima. 27
MENJAL ANK AN PER NI AGA AN DENGAN BE RIN TEGRITI 28 R AKA N KON GSI P ER NIAGA AN KITA Kita memberi tumpuan kepada landskap perniagaan secara keseluruhan dan memperkasakan pasukan kita untuk membuat keputusan etika dengan integriti. Menjalankan perniagaan dengan penuh integriti dan beretika bermaksud bahawa kita mesti mempertimbangkan reputasi dan akibat kewangan bagi semua interaksi kita dengan rakan niaga kita. Sebagai sebahagian daripada komitmen ini, IFF hanya akan bekerja dengan rakan niaga yang bereputasi baik yang mematuhi semua undang- undang dan peraturan dan yang memegang prinsip etika yang sama seperti IFF. Prinsip-prinsip ini dinyatakan dalam Tatakelakuan Vendor IFF. Semasa bekerja dengan rakan niaga kita, anda mesti: - Mengelakkan amalan tidak adil atau menipu; - Melayan semua rakan niaga dengan jujur, adil, dan secara objektif; - Bersikap jujur dan berterus terang tentang produk dan perkhidmatan kita; - Mengikuti prosedur perolehan dan sumber yang betul di mana berkenaan; dan - Pilih rakan niaga berdasarkan merit dan tidak sesekali kerana konflik kepentingan. Sebagai tambahan kepada perkara di atas, anda mesti memastikan rakan niaga kita menjalani pemeriksaan latar belakang yang wajar untuk melindungi IFF daripada rasuah dan risiko lain yang timbul akibat terlibat dengan rakan niaga yang mempunyai reputasi buruk. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila semak Prosedur Semakan Latar Belakang IFF. 29
Pengubahan Wang Haram dan Aktiviti Berkaitan IFF melarang sebarang bentuk pengubahan wang haram, pembiayaan pengganas, atau pembiayaan lain untuk tujuan haram atau tidak sah. "Pengubahan wang haram" ialah apabila seseorang individu atau organisasi berusaha menyembunyikan hasil kejahatan dengan menjadikan hasil tersebut kelihatan sah. Biasanya, hasil ini disalurkan melalui satu atau lebih syarikat shell dan akaun bank luar pesisir untuk menyembunyikan asal dan tujuan sebenar hasil tersebut. Jika anda mengesyaki rakan niaga terlibat dalam aktiviti haram atau mencurigakan, hubungi Jabatan Undang-undang dengan segera. UNDANG-UNDANG KAWALAN PERDAGANGAN Sebagai syarikat global, IFF memberikan kepakaran, kreativiti, dan produk ke seluruh dunia dan merentasi banyak sempadan. Beroperasi di seluruh dunia bermaksud bahawa IFF tertakluk kepada undang-undang kawalan perdagangan di pelbagai negara di tempat kita menjalankan perniagaan, dan IFF komited untuk mematuhi sepenuhnya undang-undang ini, termasuk: - Kawalan eksport, sekatan perdagangan, embargo perdagangan, dan sekatan ekonomi, yang mengehadkan atau melarang IFF daripada terlibat dalam aktiviti perniagaan dengan negara, individu, atau entiti tertentu; - Undang-undang anti-boikot yang melarang syarikat daripada mengambil bahagian atau bekerjasama dengan boikot antarabangsa yang tidak dibenarkan atau dipersetujui oleh pemerintah A.S. - Undang-undang import atau eksport lain yang menghendaki IFF dan rakan niaga membayar duti dan/ atau untuk mendapatkan lesen, permit, atau dokumentasi lain sebelum memindahkan produk dan data teknikal merentasi sempadan. Jika anda di IFF bertanggungjawab untuk membuat keputusan tentang tempat atau dengan siapa kita membeli atau menjual produk, atau sebaliknya anda terlibat dalam urus niaga perniagaan rentas sempadan, anda mesti membiasakan diri dengan Dasar Kawalan Perdagangan Asing IFF dan Prosedur Jualan Dipersetujui IFF. Undang-undang kawalan perdagangan dan undang-undang anti-boikot sangat rumit. Jika anda mempunyai pertanyaan atau kebimbangan bahawa anda mungkin terlibat dalam perniagaan yang terlarang, atau jika anda menerima permintaan berkaitan boikot, anda hendaklah menghubungi Hal Ehwal Kawal Selia Global atau Jabatan Undang-undang. 30 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Isabel telah bekerjasama dengan wakil pengedar yang meliputi Timur Tengah selama beberapa tahun. Wakil itu baru-baru ini mengatakan bahawa dia menemui perjanjian yang berpotensi menguntungkan dengan pelanggan di wilayah ini. Bagaimanapun, wakil itu sering mengelak apabila Isabel mengajukan soalan tentang pelanggan tersebut. Sebaliknya, dia memberitahu Isabel "jangan bimbang tentang" ke mana produk itu pergi dan hanya perlu menghantar semua barangan ke pejabatnya di Istanbul. Dia kemudian membayar IFF pembayaran penuh dari akaun bank pihak ketiga yang berbeza. Perlukah Isabel membuat penghantaran? JAWAPAN Tidak. Isabel hendaklah tidak menghantar barangan dan sebaliknya perlu menghubungi Jabatan Undang-undang dan Hal Ehwal Kawal Selia Global untuk membantunya menentukan sama ada barangan perlu dihantar dan jika wang perlu dikembalikan. Jenis tingkah laku ini dapat menunjukkan bahawa pengedar cuba menjual barang ke negara atau entiti yang IFF dilarang berurusan dengannya dan usaha wajar hendaklah dilaksanakan sebelum menyelesaikan transaksi. 31
BERURUSAN DE NGAN PESA ING IFF komited untuk mencapai kejayaan menerusi persaingan yang adil dan sah dan melarang keras sebarang aktiviti yang melanggar undang-undang antitrust atau menyekat persaingan secara tidak sah. Anda tidak boleh membincangkan atau bersetuju dengan pesaing kita atau orang lain untuk: - Menetapkan atau mengawal harga atau syarat penjualan lain, termasuk rebat, diskaun, elaun tambang muatan, atau syarat penjualan lain; - Sejajarkan kandungan cadangan tender; - Boikot pembekal atau hadkan pengeluaran; atau - Bahagikan pasaran, wilayah jualan, barisan produk, atau pelanggan. Malah perbincangan tidak rasmi dengan pesaing kita tentang jenis aktiviti ini dilarang dan melanggar undang- undang. Jika anda mempunyai pertanyaan tentang komunikasi atau interaksi dengan pesaing, anda hendaklah mendapatkan nasihat daripada Jabatan Undang-undang. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila semak Dasar Antitrust IFF. Maklumat Pesaing IFF tidak membenarkan dan tidak akan bertolak ansur dengan aktiviti haram atau tidak beretika untuk memperoleh atau mendedahkan maklumat pesaing - tidak kira seberapa berguna maklumat tersebut. Sebaliknya, maklumat yang kompetitif hendaklah diperoleh dengan cara yang sah dan beretika seperti dengan meninjau pemfailan peraturan, pengucapan awam eksekutif, artikel berita, dan maklumat lain yang tersedia untuk umum. 32 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Jabatan saya merancang untuk mengambil pekerja dari salah satu pesaing kita. Adakah terdapat apa-apa peraturan khusus yang perlu dipatuhi? JAWAPAN Ya. Anda mesti berunding dengan Sumber Manusia sebelum mengambil individu dari pesaing bekerja. Walaupun pengambilan pekerja boleh diterima, individu tersebut mungkin tertakluk di bawah kewajipan undang-undang untuk tidak bekerja dengan IFF atau mendedahkan maklumat sulit atau rahsia perdagangan. Sumber Manusia perlu mengkaji keadaan tertentu sebelum sebarang tawaran dibuat kepada individu tersebut. SOAL AN Pada perjumpaan persatuan perdagangan minggu lepas, salah seorang pesaing kita mula bercakap dengan saya secara tidak rasmi tentang "menjauhkan diri" daripada salah seorang pelanggannya. Dia mengatakan bahawa perbualan itu "tidak rasmi." Adakah itu dibolehkan? JAWAPAN Sudah tentu tidak. Walaupun perjumpaan persatuan perdagangan mempunyai tujuan yang berguna dan sah untuk IFF dan pesaing kita, pertemuan tersebut hendaklah dihadiri dengan berhati-hati. Perbincangan dengan pesaing kita, walaupun yang mungkin "tidak rasmi" dalam hal seperti harga, syarat penjualan, wilayah, atau pelanggan, mestilah dielakkan. Jika pesaing cuba membincangkan perkara ini, anda hendaklah meminta orang itu berhenti serta-merta, dan jika perlu, anda hendaklah meninggalkan mesyuarat dan melaporkan keadaan itu kepada Jabatan Undang-undang. SOALAN Semasa mengunjungi pelanggan penting, saya diberikan contoh teknologi wangian berkapsul yang dibangunkan oleh pesaing tetapi belum dipasarkan. Pelanggan bertanya sekiranya saya boleh memberikan sampel yang serupa. Bolehkah saya berbuat demikian? JAWAPAN Tidak. Jika sampel itu tidak tersedia secara komersial, kita tidak boleh menerimanya. IFF akan sentiasa menghormati harta intelek pelanggan, pesaing dan pihak ketiga yang sah. Jika terdapat keraguan sama ada sesuatu sampel boleh diperoleh atau dianalisis, hubungi Jabatan Undang-undang untuk mendapatkan panduan. SOALAN Adakah saya boleh membincangkan harga produk dengan pesaing kita? JAWAPAN Mungkin. Kerana kita membekalkan produk kepada sesetengah pesaing kita, anda boleh membincangkan harga yang berkaitan dengan penjualan ini. Walau bagaimanapun, anda tidak boleh membincangkan harga dengan pesaing kita jika IFF dan pesaing bersaing untuk perniagaan yang sama dengan pelanggan lain, kerana ini boleh menyebabkan anda (secara peribadi) dan IFF dikenakan tuduhan jenayah atau sivil yang serius. Ia mudah: penetapan harga atau bersetuju untuk menetapkan harga adalah haram. 33
34 PER DAGAN GA N OR AN G DA L AM Membeli atau menjual sekuriti IFF (termasuk saham, unit stok terhad, opsyen saham, atau hak penghargaan yang diselesaikan oleh saham) apabila anda mengetahui maklumat penting bukan umum tentang IFF adalah tidak beretika dan melanggar undang-undang serta boleh mengakibatkan jenayah sivil dan penalti jenayah yang teruk terhadap anda dan IFF. Peraturan ini terpakai kepada semua pekerja dan berkaitan dengan semua maklumat penting yang bukan awam atau maklumat "dalam" tentang perniagaan IFF. Berdagang dalam sekuriti IFF atau syarikat lain (termasuk pelanggan dan pembekal) semasa memiliki maklumat dalaman yang material tentang kedua-dua entiti dilarang keras; begitu juga memberitahu orang lain, termasuk ahli keluarga dan rakan, tentang maklumat bukan awam yang material tentang IFF atau syarikat lain (walaupun anda tidak berdagang sendiri). Individu, termasuk ahli keluarga, yang berdagang sekuriti sambil bertindak atas dasar maklumat atau memiliki maklumat dalam yang material, mungkin melanggar undang-undang dan menjatuhkan hukuman sivil dan jenayah. Apa itu Maklumat Bukan Awam yang Material? "Maklumat bukan awam yang material" adalah maklumat yang belum tersedia untuk umum dan dianggap penting oleh orang yang munasabah semasa membuat keputusan untuk membeli, menjual, atau memegang sekuriti syarikat. Ini termasuk maklumat tentang IFF, serta maklumat tentang syarikat lain seperti rakan niaga dan pesaing kita. Contoh maklumat dalam yang material termasuk: - Ramalan, anggaran, atau hasil pendapatan yang tidak diterbitkan; - Pemerolehan, penjualan, atau penyusunan semula; - Perubahan pengurusan; - Pelancaran produk akan datang atau inovasi produk; - Perolehan atau kehilangan pelanggan atau kontrak penting; dan - Tindakan pengadilan atau kawal selia yang belum selesai atau diancam. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila semak Dasar Perdagangan Orang Dalam IFF. Tetingkap Perdagangan Bergantung pada peranan anda di IFF, atau akses anda ke maklumat sulit IFF, anda mungkin dikenakan syarat pra-pelepasan atau tempoh masa apabila anda disekat berdagang dalam sekuriti IFF. Jika anda ragu-ragu tentang transaksi yang dibenarkan, semak Dasar Tempoh Masa Tingkap IFF dan hubungi Jabatan Undang-undang. Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Saya tidak bekerja di jabatan kewangan dan merupakan pekerja junior dengan sedikit akses kepada maklumat pengurusan. Bolehkah saya mengabaikan Dasar Perdagangan Orang Dalam? JAWAPAN Tidak. Maklumat bukan awam yang material boleh berada dalam banyak bentuk, dan ada kemungkinan anda memiliki pengetahuan bukan awam - walaupun melalui perbualan santai dengan rakan sekerja - yang mungkin dianggap berharga kepada pelabur untuk memutuskan sama ada membeli atau menjual sekuriti IFF. SOAL AN Adakah salah untuk berkongsi maklumat dalaman dengan orang lain walaupun saya tidak menggunakannya untuk memberi manfaat kepada diri sendiri? JAWAPAN Ya. Sebenarnya, anda mungkin didapati lebih bersalah kerana anda adalah orang yang memulakan "rantai" kesalahan. Menyampaikan maklumat bukan awam yang material kepada orang lain, walaupun anda tidak menerima sebarang faedah, boleh mengakibatkan anda secara peribadi dipertanggungjawabkan secara sivil dan jenayah. 35
PEM AT UHAN PRODU K DAN HAL EHWAL KAWAL SELIA IFF menjalankan perniagaan dengan mematuhi sepenuhnya undang-undang, peraturan dan pengawalan yang terpakai di tempat kita menjalankan perniagaan. Ini termasuk semua undang-undang kawalan makanan, kosmetik, ubat-ubatan, dan kimia, yang merumitkan. Undang-undang ini mentadbir urus: - Pelabelan produk IFF atau barang pengguna yang merangkumi produk kita; - Tuntutan yang kita buat tentang produk kita; dan - Cara produk kita dikeluarkan dan dihantar. Reputasi dan kejayaan global IFF bergantung kepada pemahaman dan pematuhan kita semua pada peraturan yang mentadbir urus perniagaan kita. Jika anda mempunyai pertanyaan tentang peraturan ini, anda mesti mendapatkan panduan daripada penyelia anda, Hal Ehwal Peraturan Global atau Jabatan Undang-undang dengan segera. 36 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Saya ingin memberi pelanggan wangian yang mengandungi ramuan yang belum diluluskan secara dalaman untuk penggunaan wangian. Bahannya sudah diluluskan untuk penggunaan perasa. Bolehkah saya memperkenalkan wangian ini? JAWAPAN Tidak. Bahan tidak boleh digunakan sehingga proses pelepasan dalaman selesai untuk "penggunaan akhir" produk. Peraturan yang berkenaan untuk wangian tidak semestinya terpakai untuk perasa, dan sebaliknya. Tindakan anda: tunggu. SOAL AN Seorang pembekal memberitahu saya bahawa produknya mengandungi kesan tahap pencemaran, tetapi tahapnya sangat rendah dan tidak menimbulkan kebimbangan keselamatan. Dia juga memberitahu saya bahawa pembekal sedang mengambil langkah-langkah untuk menghapuskan pencemaran itu. Adakah saya perlu memberitahu penyelia saya? JAWAPAN Ya, dengan segera. Walaupun terdapat sekelumit tanda masalah pada persekitaran, keselamatan atau kualiti dengan salah satu produk atau bahan kita, ia mesti dilaporkan sebaik sahaja ia ditemui. Anda hendaklah segera menghubungi anggota Hal Ehwal Kawal Selia Global atau Jabatan Undang- undang. 37
MEL I NDUNGI HARTA DAN ASE T I FF 38 MENGELAKKAN PENIPUAN, PENCURIAN, PEMBAZIRAN, ATAU PENYALAHGUNAAN Kita bertindak seperti pemilik untuk melindungi harta benda, aset, dan pengetahuan IFF, kerana ini membolehkan kita mencipta dan memberikan produk serta perkhidmatan terbaik untuk pelanggan kita. Harta dan aset IFF ditujukan untuk digunakan secara ketat bagi tujuan perniagaan. Pencurian atau penyalahgunaan harta dan aset IFF, serta penggunaan harta atau aset syarikat untuk tujuan peribadi, tidak beretika, haram, atau keuntungan peribadi, dilarang sama sekali. Kita semua bertanggungjawab untuk mencegah kecurian, pembaziran atau penyalahgunaan harta dan aset IFF. Sebagai sebahagian daripada tanggungjawab ini, anda mesti: - Mematuhi Dasar Perolehan Global IFF semasa mendapatkan bahan mentah dan perkhidmatan; - Mengelakkan pembaziran atau menyalahgunakan dana syarikat yang ditujukan untuk perjalanan perniagaan atau hiburan menurut Dasar Perbelanjaan Perjalanan dan Perniagaan IFF; - Pastikan bahawa semua transaksi dibenarkan dan berada dalam had kebenaran yang ditetapkan dalam Dasar Had Kebenaran Global IFF; dan - Mengembalikan semua harta dan aset IFF - sama ada fizikal atau tidak ketara - pada penamatan pekerjaan anda dengan IFF. 39
HARTA IN TEL EK DAN R AHSIA PERDAGAN GAN Semua harta intelek yang dicipta, dibuat, atau dibangunkan oleh IFF atau anda dalam tempoh anda bekerja dengan IFF adalah harta syarikat dan selalunya sulit. Sama seperti semua aset IFF lain, harta intelek IFF hanya boleh digunakan berkaitan dengan perniagaan IFF dan untuk kepentingan IFF. Ini termasuk sebarang daya cipta, formula, proses, produk, senarai pelanggan, program, paten, tanda dagang, hak cipta, rahsia perdagangan, kepakaran, nama domain, idea, penemuan, dan penambahbaikan yang difikirkan atau dibangunkan oleh anda atau mana-mana pekerja IFF semasa bekerja dengan atau untuk IFF. Anda tidak boleh menggunakan atau berkongsi harta intelek IFF tanpa perlindungan undang-undang dan dokumentasi yang sesuai. Sila hubungi Jabatan Undang-undang jika anda mempunyai sebarang pertanyaan berkaitan harta intelek. 40 Melindungi Aset Kita Melindungi kerahsiaan dan integriti penemuan kita, formula unik, proses pembuatan, dan data saintifik menjadikan IFF berada di barisan hadapan industri kita. Bagi mengekalkan kelebihan dan kemampuan bersaing IFF untuk berterusan menghasilkan produk dan perkhidmatan unggul kepada pelanggan kita, adalah sangat penting kita bekerja bersama- sama melindungi aset unik dan sulit ini, serta maklumat sulit dan hak milik kita yang lain, seperti jualan, perniagaan, dan maklumat harga. Anda berkewajipan untuk melindungi dan mengambil langkah-langkah untuk mencegah akses atau penggunaan maklumat rahsia dan hak milik IFF tanpa kebenaran, begitu juga maklumat pekerja, pelanggan, pembekal, dan rakan niaga kita yang lain. Kita tidak boleh menjejaskan kelebihan daya saing kita dengan mendedahkan maklumat sulit dan hak milik IFF serta rakan niaga kita, dan kita tidak boleh menjejaskan standard etika, kejujuran dan integriti kita yang tinggi dengan menerima atau menggunakan maklumat sulit dan hak milik pihak ketiga, termasuk pelanggan kita dan pesaing. 41
Apa itu Maklumat Sulit dan Hak Milik? Sebarang maklumat tentang IFF, pekerja kita, pelanggan, rakan niaga, atau orang lain yang tidak terbuka kepada awam. Ini termasuk: Perubahan yang dicadangkan dalam Pengurusan Kanan Rancangan pemerolehan atau penggabungan Data pemahaman pengguna Aset jenama IFF termasuk logo, reka bentuk dan kempen digital Data pekerja Rahsia dagangan yang merangkumi formula dan resepi kita Spesifikasi produk Data saintifik dan teknikal Rancangan dan tinjauan perniagaan Nama pelanggan atau produk yang mereka beli Pelancaran produk Proses, lukisan dan reka bentuk Maklumat kewangan dan operasi Kerentanan dalam rangkaian dan sistem kita Kata laluan Alamat IP rangkaian Maklumat berkenaan penyelidikan dan pembangunan Program, rancangan atau strategi pemasaran atau jualan Spesifikasi, kaedah, teknik dan proses pembuatan Rancangan dan reka bentuk pembangunan Manual operasi dan latihan Identiti, gred atau sumber bahan mentah Strategi peletakan harga Maklumat lain yang secara umumnya tidak tersedia kepada awam 42 Jika anda tidak pasti sama ada sesuatu maklumat tertentu itu adalah sulit, pertimbangkan soalan berikut: - Adakah maklumat itu tidak diketahui umum? - Adakah pendedahan maklumat itu memudaratkan atau merugikan IFF atau mana-mana pekerja atau rakan kongsi IFF? - Mungkinkah kerja anda atau kerja orang lain akan tergugat jika maklumat itu dikongsi? - Adakah pendedahan atau penggunaan maklumat itu melanggar mana-mana undang-undang atau peraturan? Jika jawapan anda untuk salah satu soalan di atas adalah "ya", maka anda hendaklah menganggap maklumat itu sulit dan memperlakukannya dengan sewajarnya. Sesetengah maklumat sulit dan hak milik mungkin juga disimpan sebagai rahsia perdagangan IFF. Secara umumnya, maklumat tentang amalan dan proses kita mungkin memenuhi syarat sebagai rahsia perdagangan jika: - Ia hanya diketahui oleh sebilangan orang; - Ia bernilai secara komersial kerana ia sulit; dan - IFF mengambil langkah-langkah wajar untuk melindungi maklumat itu daripada didedahkan. Untuk membantu IFF mengekalkan kelebihan daya saingnya, anda mesti mengambil langkah melindungi rahsia perdagangan dan maklumat sulit secara berkesan dengan mematuhi Dasar Maklumat Sulit dan Rahsia Perdagangan IFF. Tanggungjawab ini terpakai sepanjang masa dalam tempoh pekerjaan anda, termasuk di luar tempat kerja dan waktu kerja, dan berlanjutan di luar pekerjaan anda dengan IFF. 43
MENGEKALKA N KER A HSIA AN SEMASA BERKOMUNIKAS I Sentiasa berwaspada dan berhati-hati apabila berkongsi maklumat sulit atau hak milik, sama ada secara bertulis - termasuk e-mel, mesej segera, dan akaun media sosial peribadi dan profesional - atau semasa perbualan bersemuka atau maya. Perhatikan persekitaran anda semasa bercakap di telefon bimbit atau di tempat awam (seperti di lif, restoran atau pengangkutan awam) atau di perjumpaan sosial. Ingat bahawa kewajipan anda untuk melindungi maklumat sulit dan hak milik terpakai pada perbualan dengan rakan, rakan sekerja di syarikat lain, serta dengan ahli keluarga anda sendiri. Tanggungjawab ini juga berterusan di luar batas pekerjaan anda dengan IFF. Pendedahan maklumat sulit hendaklah terhad kepada pekerja (atau penasihat) IFF yang dibenarkan dan perlu mengetahui maklumat ini untuk melaksanakan tugas mereka untuk syarikat. Begitu juga, perkongsian maklumat sulit di luar IFF hendaklah hanya dilakukan apabila diperlukan untuk tujuan perniagaan dan selepas langkah-langkah diambil seperti pelaksanaan perjanjian kerahsiaan, untuk mencegah penyebaran atau penyalahgunaan maklumat dengan lebih lanjut. Jika anda mempunyai pertanyaan sama ada maklumat itu sulit atau hak milik atau sama ada ia boleh didedahkan, sila dapatkan panduan dari Jabatan Undang-undang. 44 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Seorang ahli kimia dalam kumpulan R&D kita baharu sahaja meletakkan jawatan dan merancang untuk menyertai syarikat farmaseutikal. Beliau memberitahu saya bahawa dia merancang untuk menyalin failnya yang berkaitan dengan beberapa proses dan molekul unik yang dia cipta semasa di IFF kerana dia mendakwa bahawa IFF tidak berkemungkinan menggunakannya. Adakah beliau dibolehkan untuk mengambil maklumat ini? JAWAPAN Tidak. Setiap sesuatu yang dicipta oleh pekerja berdasarkan kemampuannya sebagai pekerja IFF, termasuk proses dan daya cipta, adalah milik IFF. Ciptaan itu bertujuan untuk digunakan semata-mata berkaitan dengan perniagaan IFF dan tidak boleh, dalam apa juga keadaan, diambil atau dimanfaatkan oleh pekerja selepas pekerja itu menamatkan perkhidmatannya. SOAL AN Saya seorang pengurus akaun untuk salah satu pelanggan Taste terbesar IFF. Pelanggan itu baru-baru ini bertanya jika saya boleh memberikan formula bagi produk yang pelanggan beli. Bolehkah saya memberikan maklumat ini? JAWAPAN Mungkin, bergantung kepada kelulusan dan keadaan bersesuaian. Pendedahan formula dan ramuan hanya boleh dibuat dengan persetujuan awal anggota Hal Ehwal Kawal Selia Global atau Jabatan Undang-undang mengikut spesifikasi pendedahan ketat dan prosedur kerahsiaan. Anda hendaklah menghubungi ahli Hal Ehwal Kawal Selia Global sekiranya pelanggan meminta pendedahan untuk tujuan kawal selia. Dalam semua kes lain, sila hubungi Jabatan Undang-undang. SOAL AN Seorang vendor penting IFF telah meminta untuk menggunakan logo dan gambar kerja mereka di pejabat kita di akaun media sosial dan laman webnya. Adakah ini dibenarkan? JAWAPAN Tidak. Logo dan aset jenama IFF dianggap sebagai harta dan hak milik IFF. Begitu juga gambar pejabat kita boleh secara tidak sengaja mendedahkan maklumat sulit atau hak milik kepada pihak ketiga. Oleh demikian, anda tidak boleh membenarkan vendor menggunakan logo IFF atau sebarang gambar hasil kerja mereka di laman web vendor tanpa mendapat kebenaran bertulis dari pihak Komunikasi Korporat. SOAL AN Saya bertugas di R&D, dan baru-baru ini kami telah mencipta molekul baharu Hanya pekerja IFF yang mengusahakan molekul ini yang mengetahuinya. Saya makan malam dengan seorang pelanggan lama kita malam ini, dan saya tahu saya boleh mempercayainya. Bolehkah saya mengukur minatnya terhadap molekul baharu supaya saya dapat memberikan maklum balas kepada pasukan jualan kita? JAWAPAN Tidak. Anda mesti terlebih dahulu menyemak perkara ini dengan Jabatan Undang-undang untuk memastikan terdapat perlindungan harta intelek yang wajar sebelum berkongsi maklumat ini dengan sesiapa sahaja di luar IFF. Sebenarnya, anda tidak boleh langsung membincangkan molekul ini dengan sesiapa sahaja dalam IFF melainkan jika berkongsi maklumat itu diperlukan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan anda atau tugas orang lain. 45
R EKOD TEPAT Buku dan rekod yang lengkap dan tepat diperlukan secara sah dan penting untuk menguruskan perniagaan IFF dan menjaga ketepatan dan integriti pelaporan dan pendedahan kewangan kita - semuanya akan mempengaruhi kredibiliti dan reputasi IFF. "Buku dan rekod" tidak merujuk hanya kepada akaun kewangan, tetapi kepada semua rekod yang disediakan, dihasilkan, atau dikendalikan dalam menjalankan perniagaan IFF, termasuk invois, pesanan pembelian, perjanjian, lembaran waktu, dokumen pembayaran gaji, laporan perjalanan dan perbelanjaan, hasil ujian, pembacaan peralatan, laporan kerentanan teknologi, laporan keselamatan dan persekitaran, dan pemfailan kawal selia. Memandangkan betapa meluasnya senarai ini, tanggungjawab untuk memastikan ketepatan dan pelengkapannya terletak pada kita semua, bukan sahaja kakitangan perakaunan dan kewangan IFF. Apabila anda menyumbang pada penciptaan rekod perniagaan, contohnya dengan menyerahkan laporan perbelanjaan, lembaran waktu atau pesanan pembelian, anda bertanggungjawab atas kejujuran dan ketepatan maklumat yang anda serahkan. Sebarang percubaan untuk menyembunyikan atau memberikan maklumat yang salah dalam buku atau rekod IFF adalah satu pelanggaran serius. Ini termasuk: - Melengahkan merakam tarikh pesanan atau pembayaran; - Melaporkan maklumat yang tidak tepat atau mengelirukan tentang urus niaga; dan - Memalsukan laporan pemeriksaan, data ujian, atau dokumen syarikat yang lain. Peraturan adalah jelas: semua rekod dan pelaporan mesti lengkap, adil, mengikut masa dan tidak mengelirukan. Tiada pengecualian. 46 Penyimpanan Dokumen Semua rekod perniagaan juga mesti disimpan dan dilupuskan mengikut Dasar Penyimpanan Rekod IFF. Tempoh penyimpanan IFF untuk rekod perniagaan tidak terpakai jika anda telah diarahkan untuk menyimpan dokumen atau rekod tertentu yang relevan bagi penyiasatan, audit, atau prosiding pentadbiran yang sebenar, diancam, atau tuntutan mahkamah yang munasabah. Pematuhan anda terhadap kewajipan ini sangat penting kerana pemusnahan atau perubahan, walaupun tidak disengajakan, bagi dokumen yang relevan atau tertakluk kepada arahan penahanan boleh mendedahkan IFF dan anda kepada tanggungjawab sivil dan jenayah. Jika anda tidak pasti tentang dokumen atau tempoh penyimpanan tertentu, simpan dokumen tersebut dan rujuk kepada Dasar Penyimpanan Rekod dan Jabatan Undang- undang untuk mendapatkan panduan lebih lanjut. Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Saya terdengar seseorang di jabatan kewangan meminta pembekal untuk "menahan" invois selama beberapa minggu untuk bekalan yang telah kita terima supaya jumlah akhir tahun kita kelihatan lebih baik. Pada pandangan saya ini tidak betul. Apa yang perlu saya lakukan? JAWAPAN Gerak rasa anda betul. Menyimpan invois untuk memanipulasi nombor tidak boleh diterima dan melanggar dasar IFF. Menyembunyikan atau menyamarkan liabiliti atau tidak memasukkan item ke kunci kira-kira yang sepatutnya ada adalah tidak beretika, menyalahi undang-undang, dan tidak akan diterima. Jika anda menyaksikan tingkah laku tersebut, anda hendaklah melaporkan kepada Etika dan Pematuhan atau Jabatan Undang-undang dengan segera. 47
KOMUNIKA SI DA N PRIVASI 48 KO MU NIKAS I LUAR AN Sebagai syarikat yang diperdagangkan secara terbuka, sangat penting untuk kita mempunyai satu suara supaya semua mesej luaran adalah benar, tepat, dan konsisten. Untuk memastikan ini berlaku, hanya pasukan CEO, CFO, dan Hubungan Pelabur kita sahaja yang boleh bercakap bagi pihak IFF. Kecuali dibenarkan secara nyata untuk berbuat sedemikian, anda tidak boleh membuat pernyataan awam atau menjawab pertanyaan tentang IFF, perniagaan atau operasi IFF, atau pekerja IFF. Sekatan ini terpakai kepada: - Media tradisi di seluruh saluran; - Pengelibatan bersuara; - Akaun media sosial persendirian dan profesional; - Buku, artikel atau lain-lain data yang diterbitkan; - Blog dan lain-lain platform kandungan dalam talian; dan - Sebarang permintaan "rasmi" atau "tidak rasmi" untuk mendapatkan maklumat, termasuk dari pelabur dan penganalisis. Jika anda dihubungi untuk mendapatkan maklumat, halakan pertanyaan tersebut kepada anggota pasukan Komunikasi Korporat. Untuk panduan lebih lanjut, sila tinjau Dasar Komunikasi Luaran IFF dan Dasar Media Sosial IFF. Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Saya mahu mencipta akaun media sosial peribadi untuk berkongsi dan bekerjasama dengan rakan sekerja dan pelanggan. Saya juga ingin menggunakannya untuk terlibat dalam perbincangan dalam talian dengan ahli industri yang lain. Adakah ia dibenarkan? JAWAPAN Tidak. Dengan melibatkan diri dalam aktiviti ini, anda mungkin melanggar pelbagai dasar IFF, seperti Dasar Komunikasi Luaran dan Dasar Media Sosial. Anda juga mungkin melanggar dasar dan undang-undang antitrust jika anda terlibat dalam perbualan dengan pesaing tentang aktiviti perniagaan IFF. Anda tidak boleh menyiarkan dalam talian tentang IFF melainkan dibenarkan secara nyata untuk melakukannya. 49
SISTEM IT DAN KOMUN I KAS I Sistem IFF, termasuk sistem komunikasi dan maklumat elektronik, seperti komputer, peranti mudah alih, pelayan, telefon, e-mel dan akses internet umum, dan semua maklumat dan komunikasi yang dihantar, diterima, atau disimpan menerusi sistem tersebut, disediakan untuk pekerja bagi tujuan perniagaan Penggunaan peribadi sistem IFF secara kebetulan dan sekali sekala dibenarkan, tetapi penggunaan sedemikian mesti tidak mengganggu perniagaan IFF, memudaratkan IFF, atau mempengaruhi prestasi pekerja. Maklumat tentang sistem ini adalah harta IFF, dan untuk memastikan keselamatan maklumat perniagaan IFF, anda mesti hanya menggunakan sistem IFF untuk menghantar, menerima, atau menyimpan maklumat tersebut. Ini bermaksud bahawa sistem bukan IFF, termasuk akaun e-mel peribadi atau pihak ketiga, akaun perkongsian fail pihak ketiga, peranti elektronik, dan pemacu ibu jari mesti tidak digunakan untuk menjalankan perniagaan IFF melainkan dibenarkan oleh IFF secara bertulis. Kita semua diharapkan dapat menggunakan sumber-sumber ini dengan cara yang wajar. Penggunaan yang tidak wajar termasuk: - Komunikasi yang mengandungi bahan ejekan, mengancam, memfitnah, tidak senonoh, rasis, pornografi, atau tidak menyenangkan; - Penyalinan atau penghantaran maklumat peribadi, sensitif, atau sulit tanpa kebenaran, termasuk rahsia perdagangan; - Mengakses atau melihat tanpa kebenaran rangkaian, pelayan, pemacu, folder, atau fail. - Memancing pekerja untuk tujuan yang Untuk melindungi aset dan reputasi IFF dan untuk melindungi pengguna, IFF berhak untuk, menurut undang-undang berkenaan, memantau, mengakses, menyemak, memadam dan merekod maklumat dan komunikasi, termasuk e-mel peribadi, diterima, dilihat, atau disimpan pada sistem IFF,serta penggunaan dan aktiviti anda (termasuk melayari internet) di atau melalui sistem IFF. Oleh sebab itu, anda hendaklah mengetahui bahawa tiada privasi pada maklumat, komunikasi, atau aktiviti tersebut. Jika anda percaya bahawa data IFF secara tidak sengaja atau sengaja disalah urus atau didedahkan, sila hubungi pasukan Keselamatan Maklumat IFF. tidak dibenarkan, termasuk pengumpulan dana politik atau aktiviti keagamaan; - Aktiviti perniagaan peribadi; dan - Sebarang aktiviti yang menyalahi undang- undang, tidak beretika, atau melanggar Kod ini atau dasar IFF. Anda diharapkan dapat melindungi sistem IFF daripada akses yang tidak disengajakan atau tidak dibenarkan, untuk menjaga kerahsiaan kata laluan semua sistem IFF dan untuk mematuhi dasar IFF yang berkaitan dengan keselamatan sistem dan maklumat IFF. 50 Apakah Yang Akan Anda Lakukan? SOAL AN Saya perlu membuat persembahan penting pada hujung minggu, tetapi saya akan makan malam terus dari pejabat dan tidak mahu membawa komputer riba saya ke bandar. Bolehkah saya menghantar draf terbaru ke akaun e-mel peribadi saya atau menyimpannya di pemacu ibu jari supaya saya boleh menyelesaikan draf saya pada hujung minggu? JAWAPAN Tidak. Peralatan dan sistem IFF dilengkapi dengan keselamatan yang bersesuaian untuk mengelakkan pelanggaran. Oleh itu, data IFF mestilah kekal dalam sistem IFF. Dasar IFF melarang pekerja untuk menghantar sebarang maklumat perniagaan IFF ke atau melalui sistem bukan IFF. Ini bermaksud pekerja tidak boleh menghantar maklumat IFF ke e-mel peribadi mereka. Walau bagaimanapun, IFF menyediakan sejumlah pilihan pematuhan untuk mengakses fail perniagaan dengan selamat dari jauh. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila hubungi pasukan Keselamatan Maklumat IT atau IFF. 51
52 PR IVASI DAN DATA PE RI BAD I Data peribadi ialah maklumat yang boleh mengenal pasti individu, termasuk pekerja, kontraktor, rakan niaga, pelanggan, dan sesiapa juga yang mempunyai pertalian perniagaan dengan IFF. IFF perlu mengumpulkan maklumat peribadi untuk, antara lain, menguruskan faedah pekerja, menguruskan hubungan kita dengan pelanggan dan rakan niaga, dan mematuhi kehendak undang-undang. IFF menghormati kerahsiaan data peribadi, sama ada di atas kertas atau dalam bentuk elektronik, dan menghendaki maklumat tersebut dikendalikan dengan penuh tanggungjawab dan mematuhi undang-undang privasi yang berkenaan. Jika anda mempunyai akses ke data peribadi dalam pelaksanaan tugas anda, adalah penting anda mengumpul, mengakses, menggunakan, atau berkongsi data tersebut hanya setakat yang diperlukan dan relevan untuk memenuhi tanggungjawab kerja anda dan menurut dasar IFF, undang-undang tempatan, dan peraturan. Jangan mendedahkan maklumat peribadi kepada sesiapa yang tidak mempunyai keperluan yang sah untuk mengetahui maklumat sedemikian, di dalam atau di luar IFF, sama ada semasa atau selepas tempoh pekerjaan anda. Jika anda menyedari atau mengesyaki bahawa maklumat peribadi telah disalahgunakan, hilang, dicuri, atau diakses secara tidak wajar, laporkan kepada Jabatan Undang-undang dengan segera. Undang-undang privasi berbeza dalam skop dan kerumitan, bergantung pada tempat anda menjalankan perniagaan. IFF memantau perkembangan undang-undang privasi di seluruh dunia dan dari pemantau itu mungkin mengemas kini dasar dan amalan IFF. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan tentang undang-undang privasi yang terpakai kepada anda atau berkenaan tanggungjawab anda, hubungi Jabatan Undang-undang. PESANAN DARIPADA ETIKA DAN PEMATUHAN GLOBAL Nilai, harapan, dan panduan praktikal yang terdapat dalam Kod ini menjadi asas bagaimana kita mengharapkan pekerja IFF mengendalikan diri mereka sendiri. Walau bagaimanapun, perkataan dalam Kod ini hanya permulaan, dan terserah kepada setiap Seorang daripada anda untuk menghidupkan Kod tersebut. Untuk membantu anda dalam hal ini, terdapat lebih banyak sumber praktikal yang boleh ditemui di bahagian Pematuhan IFFConnect, termasuk dasar dan prosedur tambahan yang mesti anda kaji, fahami dan patuhi. Saya tahu bahawa tidak mudah untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan dalam setiap situasi yang anda hadapi, tetapi pasukan Etika dan Pematuhan Global IFF sedia membantu apabila anda mempunyai pertanyaan. Anda juga hendaklah berasa selesa untuk menghubungi anggota pasukan Sumber Manusia dan Jabatan Undang-undang wilayah anda untuk mendapatkan bantuan dan bimbingan. Sebagai penutup, anda mungkin kerap bertanya soalan atau melaporkan pelanggaran Kod yang disyaki melalui Talian Utama Bersuara IFF. Kejayaan IFF bergantung pada pekerja yang bertindak secara beretika, meminta nasihat, dan bersuara apabila terdapat masalah. Bersama-sama kita akan mencipta tempat kerja positif yang meraikan semua perkara unik yang terdapat pada IFF dan orang-orangnya. Brynn Samson Ketua Pegawai Etika dan Pematuhan 53
Untuk soalan umum atau untuk melaporkan kemungkinan pelanggaran Tatakelakuan kita, hubungi atau lawati ©2021 International Flavors & Fragrances, Inc. (Rev. 02/2022) Hak cipta terpelihara. IFF ialah tanda dagangan berdaftar. 521 West 57th Street New York, NY 10019 Amerika Syarikat 54