JANM.BKP.600-20/2/1(1) KERAJAAN MALAYSIA GARIS PANDUAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA BILANGAN 1 TAHUN 2024 PELAKSANAAN ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 299 RESIT RASMI DAN BORANG SEUMPAMANYA YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANG JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA TARIKH BERKUAT KUASA 8 APRIL 2024
GPANM BIL. 1/2024 KANDUNGAN 1. TUJUAN ... 1 2. ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 299 ... 1 3. TAKRIFAN ... 2 4. TUJUAN PELUPUSAN RESIT RASMI DAN BORANG SEUMPAMANYA YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANG ... 5 5. PELAKSANAAN ... 5 6. HAL-HAL LAIN ... 14 7. TARIKH KUAT KUASA ... 14 i
GPANM BIL. 1/2024 JANM.BKP.600-20/2/7(2) KERAJAAN MALAYSIA GARIS PANDUAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA BILANGAN 1 TAHUN 2024 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan PELAKSANAAN ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 299 RESIT RASMI DAN BORANG SEUMPAMANYA YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANG 1. TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk memberi panduan kepada Kementerian/Jabatan, Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara (JAN) mengenai tatacara pelaksanaan Arahan Perbendaharaan (AP) 299 berkaitan pelupusan Resit Rasmi dan borang yang belum digunakan dan usang bagi memastikan ianya dilupuskan dengan cekap dan teratur dalam tempoh masa yang ditetapkan. 2. ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 299 Arahan Perbendaharaan (AP) 299 berkaitan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang telah menetapkan perkara seperti berikut: (a) Kelulusan Ketua Audit Negara dan Akauntan Negara atau Bendahari Negeri/Akauntan Negeri hendaklah diperoleh sebelum Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan atau usang hendak dilupuskan. Ketua Jabatan yang berkenaan hendaklah menghantar kepada Ketua Audit Negara dan lengkap Akauntan Negara atau Bendahari Negeri/Akauntan Negeri senarai mengenai semua Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang hendak dimusnahkan dengan memberi nombor kaunterfoil dan menyatakan justifikasi mengapa borang-borang itu tidak boleh digunakan lagi; dan (b) Pegawai Pengawal hendaklah menubuhkan Lembaga Pemeriksa. Lembaga Pemeriksa hendaklah memusnahkan borang itu dan menyediakan perakuan pemusnahan dalam tiga (3) salinan. Salinan pertama hendaklah dikemukakan kepada Ketua Audit Negara, salinan kedua kepada Akauntan Negara dan salinan ketiga hendaklah disimpan oleh Kementerian/Jabatan berkenaan. 1
GPANM BIL. 1/2024 3. TAKRIFAN 3.1 Pusat Tanggungjawab (PTJ) Selaras dengan PP PS 6.1 - Garis Panduan Pemantapan Penubuhan Pusat Tanggungjawab Dan Pejabat Pemungut, PTJ adalah pejabat Pemegang Waran Peruntukan/Ketua Jabatan yang telah menerima penetapan kuasa dan tugas daripada Pegawai Pengawal dan bertanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan di bawah seliaannya seperti peruntukan mengurus, peruntukan pembangunan, pengurusan Kumpulan Wang Amanah Kerajaan/Akaun Amanah Awam, pengurusan terimaan, pengurusan aset, pengurusan liabiliti serta sumber- sumber lain yang berkaitan dengan menjalankan fungsi minimum PTJ. 3.1.1 PTJ Tier 1 PTJ yang menguruskan Waran Am di peringkat Kementerian/Jabatan. Contoh Bahagian Kewangan Kementerian. 3.1.2 PTJ Tier 2 PTJ yang menerima Waran Peruntukan daripada PTJ Tier 1. Contoh bahagian-bahagian lain di 3.1.3 PTJ Tier 3 PTJ yang menerima Waran Peruntukan daripada PTJ Tier 2. Contoh PTJ di peringkat Bahagian/Negeri/Daerah. Selaras dengan PP PS 6.1, Pegawai Pengawal boleh menetapkan peringkat PTJ sehingga Tier 3 atau lebih bergantung kepada struktur dan keperluan Kementerian/Jabatan. 3.1.4 Pusat Kos Unit Kumpulan PTJ & PTJ dalam baris caj yang diwujudkan bagi memperakaunkan perbelanjaan untuk tujuan pelaporan. 3.1.5 Pejabat Pemungut Pejabat Pemungut adalah merujuk kepada pejabat yang bertanggungjawab menerima wang daripada pelanggan bagi pihak Kerajaan berdasarkan undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa. (1) Pejabat Pemungut Utama Pejabat Pemungut yang menerima, mengakaun dan memasukkan terimaan ke bank termasuk terimaan dari Pejabat Pemungut Kecil. 2
GPANM BIL. 1/2024 (2) Pejabat Pemungut Kecil Pejabat Pemungut Kecil yang menerima kutipan sahaja dan menyerahkan kutipan kepada Pejabat Pemungut Utama. 3.1.6 PTJ Maya PTJ Maya merujuk kepada unit Kumpulan PTJ & PTJ dalam baris caj yang diwujudkan bagi memperakaunkan bayaran/terimaan melalui ePembayaran untuk tujuan pelaporan. 3.2 Pejabat Perakaunan (Accounting Office - AO) Bahagian Akaun Kementerian dan Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) Negeri/Cawangan bagi Kerajaan Persekutuan manakala bagi Kerajaan Negeri merujuk kepada Pejabat Bendahari Negeri/Akauntan Negeri. Bagi tujuan garis panduan ini peranan Akauntan Negara di bawah AP299 dilaksanakan oleh Pejabat Perakaunan. 3.3 Jabatan Audit Negara Merujuk kepada kuasa Ketua Audit Negara di bawah subseksyen 7(2) Akta Audit 1957 [Akta 62] yang membenarkan mana-mana kuasa yang diberikan oleh seksyen ini kepada Ketua Audit Negara boleh dijalankan oleh seseorang pegawai awam yang diberi kuasa oleh Ketua Audit Negara secara bertulis untuk menjalankan kuasa itu bagi pihaknya. 3.4 Resit Rasmi Yang Belum Digunakan Dan Usang 3.4.1 Selaras dengan AP3, Resit Rasmi adalah sebarang bentuk akuan terimaan wang daripada orang awam termasuk dalam bentuk lesen, tiket, borang yang mana amaun bayaran tetap ditulis atau dicetak padanya atau melalui media elektronik. 3.4.2 Resit Rasmi yang belum digunakan dan usang adalah Resit Rasmi (manual/fizikal) yang tidak digunakan oleh PTJ melebihi tiga (3) tahun, disebabkan oleh perkara berikut: (1) PTJ telah menggunakan Resit Rasmi elektronik sepenuhnya; (2) format Resit Rasmi telah dibatalkan dan digantikan dengan format yang baharu; atau (3) sebab-sebab lain yang menyebabkan Resit Rasmi tidak digunakan oleh PTJ melebihi tiga (3) tahun. 3
GPANM BIL. 1/2024 3.5 Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang 3.5.1 Borang yang mempunyai nombor siri kawalan seperti buku Pesanan Kerajaan manual, Baucar manual dan borang-borang lain yang mempunyai nombor siri kawalan dan mempunyai nilai wang. (1) Pesanan Kerajaan Manual Pesanan Kerajaan manual adalah terdiri daripada: (a) Pesanan Kerajaan (Bekalan dan Perkhidmatan) (Am 75) (Purchase Order - PO); (b) Inden Kerajaan (J.K.R 58 - Pin.1/2020) (Work Order - WO); dan (c) Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA) (Kew.301). (2) Baucar Manual Baucar manual adalah dokumen kewangan yang terdiri daripada Arahan Pembayaran manual, Baucar Jurnal manual dan Baucar Kecil manual. (a) Arahan Pembayaran Manual Arahan Pembayaran (Kew.330) yang diperakukan oleh PTJ kepada AO untuk membuat bayaran. Dokumen ini disokong dengan butir- butir penuh mengenai setiap tuntutan, pendahuluan, perolehan bekalan/perkhidmatan atau kerja yang telah disempurnakan. Arahan Pembayaran hendaklah disediakan oleh PTJ Pembayar. (b) Baucar Jurnal Manual Baucar Jurnal (Kew.306) yang disediakan untuk melaraskan transaksi perakaunan. Baucar Jurnal hendaklah disediakan oleh PTJ Menyedia. (c) Baucar Kecil Manual (Kew.50) yang disediakan untuk pembayaran Baucar Kecil menggunakan Panjar Wang Runcit dan Panjar Khas. Baucar Kecil hendaklah disediakan oleh PTJ Pembayar. Penggunaan Baucar Kecil hendaklah dibaca bersama dengan SPANM Tatacara Pengurusan Panjar yang berkuat kuasa. 4
GPANM BIL. 1/2024 3.5.2 Borang yang belum digunakan dan usang adalah borang (manual/fizikal) yang tidak digunakan oleh PTJ melebihi tiga (3) tahun, disebabkan oleh perkara berikut: (1) PTJ telah menggunakan borang elektronik sepenuhnya; (2) format borang telah dibatalkan dan digantikan dengan format yang baharu; atau (3) sebab-sebab lain yang menyebabkan borang tidak digunakan oleh PTJ melebihi tiga (3) tahun. 4. TUJUAN PELUPUSAN RESIT RASMI DAN BORANG SEUMPAMANYA YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANG Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang perlu dilupuskan bagi memastikan: 4.1 hanya Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang sah untuk digunakan sahaja berada dalam stok simpanan dan kawalan PTJ; 4.2 Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang mempunyai nilai wang adalah masih sempurna, selamat dan tidak disalahgunakan atau hilang dari simpanan PTJ; dan 4.3 ruang penyimpanan dokumen terkawal digunakan secara optimum. 5. PELAKSANAAN Tatacara pelaksanaan AP299 adalah melibatkan peranan di peringkat Kementerian/ Jabatan dan PTJ, Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara. 5.1 Tanggungjawab Kementerian/Jabatan Dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) 5.1.1 Permohonan Pelupusan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang (1) Menyemak dan mengenal pasti keperluan pelupusan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang berdasarkan kriteria berikut: (a) Tempoh Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang adalah melebihi tiga (3) tahun; (b) Tiada lagi keperluan penggunaan Resit Rasmi dan borang seumpamanya di PTJ, sama ada: 5
GPANM BIL. 1/2024 i) format Resit Rasmi dan borang seumpamanya telah dibatalkan disebabkan perubahan format Resit Rasmi dan borang kepada format elektronik; atau ii) format Resit Rasmi dan borang seumpamanya masih sah digunakan, walau bagaimanapun tiada keperluan penggunaan format berkenaan di PTJ tersebut; atau iii) sebab-sebab lain Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang perlu dilupuskan bagi mengelakkan kehilangan atau penyalahgunaan format Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang berkenaan. (2) PTJ melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang [AP299(a)] Lampiran 1 dengan maklumat berikut: (a) senarai Resit Rasmi dan borang seumpamanya; (b) nombor siri kawalan kaunterfoil Resit Rasmi dan borang seumpamanya; dan (c) justifikasi Resit Rasmi dan borang seumpamanya belum digunakan dan usang. (3) Borang yang telah dilengkapkan hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan PTJ untuk kelulusan. Senarai Pemetaan Kelulusan Arahan Perbendaharaan (AP) 299(a) Pejabat Perakaunan Dan Jabatan Audit Negara adalah seperti di Lampiran 2. (4) Memberikan maklum balas kepada Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara sekiranya menerima kuiri ke atas permohonan yang telah dikemukakan. 5.1.2 Pelantikan Lembaga Pemeriksa (1) Selepas PTJ menerima kelulusan daripada Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara, PTJ hendaklah mengemukakan permohonan pelantikan Lembaga Pemeriksa kepada Pegawai Pengawal yang mengandungi cadangan ahli Lembaga Pemeriksa dan carta organisasi PTJ. (2) Setelah selesai pelantikan Lembaga Pemeriksan, PTJ hendaklah mengemukakan dokumen berikut kepada Lembaga Pemeriksa untuk rujukan Lembaga Pemeriksa: 6
GPANM BIL. 1/2024 (a) salinan surat lantikan Pegawai Pengawal; dan (b) salinan Borang Permohonan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang [AP299(a)] Lampiran 1 yang telah diluluskan oleh Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara. 5.1.3 Tindakan Pelupusan PTJ bertanggungjawab memastikan tindakan pemusnahan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang dilaksanakan oleh PTJ dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh keputusan kaedah pemusnahan oleh Lembaga Pemeriksa. 5.1.4 Pelanjutan Tempoh Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara dan disalinkan kepada Pejabat Perakaunan dalam tempoh dua (2) minggu sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan yang pertama. Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi satu (1) bulan. 5.1.5 Sijil Perakuan Pemusnahan (1) Menyediakan tiga (3) salinan Sijil Perakuan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang [AP299(b)] Lampiran 5 dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pelupusan dilaksanakan. Sijil yang telah disediakan hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Pemeriksa. (2) Mengemukakan Sijil Perakuan Pemusnahan yang telah disahkan oleh Lembaga Pemeriksa kepada Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara bersama dengan dokumen sokongan berikut: (a) salinan surat Pengawal; lantikan Lembaga Pemeriksa oleh Pegawai (b) salinan Borang Permohonan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang [AP299(a)] Lampiran 1 yang telah diluluskan oleh Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara; (c) salinan minit mesyuarat Lembaga Pemeriksa; (d) gambar (sekiranya dilupuskan melalui kaedah rincih/bakar); dan (e) salinan surat yang berkaitan (sekiranya pelupusan melalui kaedah pindahan ke PTJ lain). 7
GPANM BIL. 1/2024 5.1.6 Mengemas Kini Daftar Borang Hasil PTJ bertanggungjawab mengemas kini Daftar Borang Hasil (Kew.67) dengan lengkap dan teratur selaras dengan AP67 dan SPANM Tatacara Pengurusan Terimaan yang berkuat kuasa, selepas tindakan pelupusan Resit Rasmi yang belum digunakan dan usang selesai. 5.1.7 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan wujudnya kawalan dalaman yang mencukupi dan berkesan terutama prosedur berkaitan dengan pengeluaran, penyimpanan dan pelupusan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang bagi mengelakkan berlakunya kes penyelewengan. 5.2 Tanggungjawab Pejabat Perakaunan 5.2.1 Menyemak dan mempertimbangkan permohonan pelupusan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang yang diterima dari PTJ berdasarkan kriteria berikut: (1) Tempoh Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang adalah melebihi tiga (3) tahun; (2) Tiada lagi keperluan penggunaan Resit Rasmi dan borang seumpamanya di PTJ, sama ada: (a) format Resit Rasmi dan borang seumpamanya telah dibatalkan disebabkan perubahan proses kerja manual kepada format elektronik; atau (b) format Resit Rasmi dan borang seumpamanya masih sah digunakan, walau bagaimanapun tiada keperluan penggunaan format berkenaan di PTJ tersebut; atau (c) sebab-sebab lain Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang perlu dilupuskan bagi mengelakkan kehilangan atau penyalahgunaan format Resit Rasmi dan borang seumpamanya. 5.2.2 Sekiranya permohonan tidak lengkap, kuiri dan dapatkan maklum balas tambahan dari PTJ. 5.2.3 Sekiranya permohonan diluluskan, kemukakan Borang Permohonan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang [AP299(a)] Lampiran 1 PTJ kepada Jabatan Audit Negara bagi tujuan pertimbangan dan kelulusan Jabatan Audit Negara. Senarai pemetaan (mapping) Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara 8
GPANM BIL. 1/2024 adalah seperti di Lampiran 2. Salinkan borang yang telah diluluskan oleh Pejabat Perakaunan kepada PTJ yang memohon. 5.2.4 Sekiranya permohonan tidak diluluskan, kemukakan Borang Permohonan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang [AP299(a)] Lampiran 1 kepada PTJ. 5.2.5 Pejabat Perakaunan bertanggungjawab menyelenggara Daftar Permohonan Pelupusan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang Pejabat Perakaunan seperti di Lampiran 3. 5.3 Tanggungjawab Jabatan Audit Negara 5.3.1 Menyemak dan mempertimbangkan permohonan pelupusan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang yang diterima dan telah diluluskan oleh Pejabat Perakaunan, berdasarkan kriteria berikut: (1) Borang Permohonan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang [AP299(a)] Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang Lampiran 1 telah diluluskan oleh Pejabat Perakaunan; (2) Tempoh Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya yang belum digunakan dan usang adalah melebihi tiga (3) tahun; dan (3) Tiada lagi keperluan penggunaan Resit Rasmi dan borang seumpamanya berkenaan di PTJ, sama ada: (a) format Resit Rasmi dan borang seumpamanya telah dibatalkan format disebabkan perubahan proses kerja manual kepada elektronik; atau (b) format Resit Rasmi dan borang seumpamanya masih sah digunakan, walau bagaimanapun tiada keperluan penggunaan format berkenaan di PTJ tersebut; atau (c) sebab-sebab lain Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang perlu dilupuskan bagi mengelakkan kehilangan atau penyalahgunaan format Resit Rasmi dan borang seumpamanya. 5.3.2 Sekiranya permohonan diluluskan, kemukakan Borang Permohonan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang [AP299(a)] Lampiran 1 kepada PTJ dan disalinkan kepada Pejabat Perakaunan yang berkaitan. Senarai pemetaan (mapping) Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara adalah seperti di Lampiran 2. 9
GPANM BIL. 1/2024 5.3.3 Sekiranya permohonan tidak diluluskan, kemukakan Borang Permohonan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang [AP299(a)] Lampiran 1 kepada PTJ dan disalinkan kepada Pejabat Perakaunan yang berkaitan. 5.3.4 Jabatan Audit Negara bertanggungjawab menyelenggara Daftar Permohonan Pelupusan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang Jabatan Audit Negara seperti di Lampiran 4. 5.4 Tanggungjawab Lembaga Pemeriksa Selaras dengan perenggan 5.1.2, selepas PTJ menerima kelulusan dari Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara, PTJ hendaklah mengemukakan permohonan pelantikan Lembaga Pemeriksa kepada Pegawai Pengawal. 5.4.1 Pelantikan Lembaga Pemeriksa (1) Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk memusnahkan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang selaras dengan AP299(b). (2) Lembaga Pemeriksa dilantik atas nama dan jawatan. Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada: (a) sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang; (b) pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) dan Kumpulan Pelaksana Gred 19 dan ke atas atau yang setaraf. Sekiranya di PTJ berkenaan tiada pegawai Kumpulan P&P, tertakluk kepada pelantikan oleh Pegawai Pengawal, ketiga-tiga pegawai yang menganggotai Lembaga Pemeriksa tersebut boleh dilantik dalam kalangan pegawai Kumpulan Pelaksana Gred 19 dan ke atas; dan (c) pegawai dari Kementerian/Jabatan di bawah Pegawai Pengawal yang sama atau dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu. 5.4.2 Bidang Tugas Lembaga Pemeriksa Tugas-tugas Lembaga Pemeriksa Pelupusan adalah seperti berikut: (1) Mengadakan mesyuarat Lembaga Pemeriksa bagi membincangkan (1) kaedah pemusnahan yang boleh sekurang-kurangnya satu dilaksanakan ke atas Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum 10
GPANM BIL. 1/2024 digunakan dan usang yang telah diluluskan oleh Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara. (2) Memastikan PTJ mengambil tindakan pemusnahan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh keputusan kaedah pemusnahan oleh Lembaga Pemeriksa. Penyaksian tindakan pemusnahan yang dilaksanakan oleh PTJ. (3) Menyemak, melengkap dan mengesahkan tiga (3) salinan Sijil Perakuan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Seumpamanya Yang Belum Digunakan Dan Usang [AP299(b)] Lampiran 5 yang telah disediakan oleh PTJ. 5.4.3 Kandungan Minit Mesyuarat Lembaga Pemeriksa Kandungan minit mesyuarat Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada perkara seperti berikut: (1) Pendahuluan; (2) Tujuan mesyuarat; (3) Perbincangan; (4) Kelulusan Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara; (5) Penemuan semakan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang untuk dimusnahkan; (6) Kaedah pemusnahan (rincih/bakar/pindah atau kaedah-kaedah lain yang bersesuaian); (7) Tarikh, masa dan lokasi pemusnahan; (8) Isu-isu berbangkit berkaitan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang untuk dimusnahkan; (9) Hal-hal lain; (10) Keputusan; dan (11) Syor dan Perakuan Lembaga Pemeriksa. 5.4.4 Kaedah Pelupusan Dalam urusan pelupusan Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang, Lembaga Pemeriksa hendaklah melaksanakan kaedah pelupusan yang sesuai dan memastikan kawalan serta keselamatan 11
GPANM BIL. 1/2024 Resit Rasmi dan borang tersebut agar tidak disalahgunakan. Kaedah pelupusan adalah seperti berikut: (1) Pemindahan Kaedah ini sesuai dilaksanakan sekiranya masih terdapat keperluan untuk Resit Rasmi dan borang seumpamanya digunakan oleh PTJ lain. Kaedah pelupusan ini hendaklah disokong dengan surat pindahan stok borang-borang kewangan yang berkaitan. (2) Rincih/Bakar Resit Rasmi dan borang seumpamanya yang belum digunakan dan usang dirincih/dibakar. Ini bagi memastikan dokumen kawalan tersebut tidak disalahgunakan. Kaedah pelupusan ini hendaklah disokong pembuktian bergambar. (3) Kaedah-kaedah lain yang diluluskan oleh Lembaga Pemeriksa tetapi tindakan menjual Resit Rasmi dan borang tidak melibatkan seumpamanya yang tidak gunakan dan usang. 5.5 Carta Alir Proses Pelaksanaan Arahan Perbendaharaan (AP) 299 adalah seperti di Rajah 1. 12
GPANM BIL. 1/2024 Mengemukakan Minit Mesyuarat dan keputusan kaedah pemusnahan Melaksanakan tindakan pemusnahan Resit Rasmi dan Borang (dalam tempoh 3 bulan dari tarikh keputusan kaedah pemusnahan):•Pemindahan -disokong dengan surat yang berkaitan•Rincih/Bakar -pembuktian bergambar•Kaedah-kaedah lain Menyaksikan tindakan pemusnahan yang dilaksanakan oleh PTJ 9 Surat & Borang AP299(a) kelulusan Tamat Surat & Borang AP299(a) kelulusan Menyemak, melengkap dan mengesahkan Sijil Perakuan Pemusnahan (3 salinan) Terima Surat & Borang AP299(a) salinan Tiga (3) keanggotaan Lembaga Pemeriksa:•Pengerusi•Ahli 1•Ahli 2Rujuk perenggan 5.4Tanggungjawab Lembaga Pemeriksa 8 13 AsalSalinan AsalAsal 17 YaTidak Tidak 3 18 11 Pegawai Pengawal melantik Lembaga Pemeriksa 23 Terima dan semak permohonan Terima dan semak permohonan Lengkap? Tidak 7Salinan Kemukakan permohonan pelantikan Lembaga Pemeriksa kepada Pegawai Pengawal 12 Kuiri 1 Semakkelulusan? Perakuan Pemusnahan (Salinan 2) dan dokumen sokongan Mengadakan mesyuarat Lembaga Pemeriksa 22 21 14 Surat & Borang AP299(a) tidak diluluskan Surat & Borang AP299(a) tidak diluluskan Terima surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Kemukakan surat & BorangAP299(a)permohonan kepada JANM:•Senarai lengkap semua Resit Rasmi dan borang yang belum digunakan dan usang;•No.siri kawalan kaunterfoil; dan•Justifikasi Resit Rasmi dan borang yang belum digunakan dan usang 19 Menyediakan Sijil Perakuan Pemusnahan [Borang AP299(b)] dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pemusnahan. Kemukakan 3 salinan Borang AP299(b) kepada Lembaga Pemeriksa 4Ya 10YaTidakYa Pejabat PerakaunanUnit Yang Menguruskan Resit Rasmi & Borang Yang Belum Digunakan Dan UsangLembaga PemeriksaBahagian Akaun Kementerian/ JANM Negeri/CawanganAP299(a)Arahan TanggungjawabJabatan Audit Negara NegeriAP299(b) 16 Perakuan Pemusnahan (Salinan 3) dan dokumen sokonganSalinan 24 5 Keputusan? Terima Surat & Borang AP299(a) asal 2 Mengemukakan Borang AP299(b) yang telah lengkap dan dokumen sokongan kepada JANM, JAN dan salinan PTJ 15 Keputusan? 6 Perakuan Pemusnahan (Salinan 1) dan dokumen sokongan 20 Rajah 1: Carta Alir Proses Pelaksanaan Arahan Perbendaharaan (AP) 299 13
GPANM BIL. 1/2024 6. HAL-HAL LAIN 6.1 Pertanyaan lanjut berkaitan AP299 boleh dirujuk kepada Bahagian Kawalan Kewangan Strategik dan Korporat (BKSK), Kementerian Kewangan Malaysia. 6.2 Pertanyaan lanjut mengenai garis panduan boleh dirujuk kepada pihak berikut: Pengarah Bahagian Khidmat Perunding (BKP) Jabatan Akauntan Negara Malaysia Aras 5, Perbendaharaan 2 No.7, Persiaran Perdana 62594, Presint 2 Putrajaya u.p. emel : bkpups@anm.gov.my No. Tel.: 03 - 8886 9623/ 9538/ 9761/ 9703/ 9659/ 9875 : Unit Perakaunan Strategik (UPS) 7. TARIKH KUAT KUASA Garis panduan ini berkuat kuasa mulai pada tarikh ianya dikeluarkan. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PUTRAJAYA 8 APRIL 2024 s.k: Ketua Setiausaha Negara Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Ketua Setiausaha Perbendaharaan Ketua Audit Negara Semua Ketua Akauntan Kementerian Semua Pengarah Negeri/Cawangan Jabatan Akauntan Negara Malaysia 14
GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 1: BORANG AP299(a) JabatanNama Pegawai: ... .Tandatangan:Jawatan:... Nama: ... ..Cap Jabatan: ... .No. Rujukan:No. Rujukan:Tarikh:Tarikh:Ulasan: _____________________________________Ulasan: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Tandatangan:Tandatangan:Nama: Nama: Cap Jabatan: Cap Jabatan: (11) PEJABAT PERAKAUNAN(12) JABATAN AUDIT NEGARADiluluskan/ Tidak DiluluskanDiluluskan/ Tidak DiluluskanSelaras dengan Arahan Perbendaharaan 299(a), saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan Resit Rasmi/borang seperti di atas.C. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA DAN JABATAN AUDIT NEGARATempoh Resit Rasmi Dan Borang Belum Digunakan Dan UsangNo. Siri Resit Dan BorangBil.Resit Rasmi Dan BorangJustifikasi Belum Digunakan Dan UsangBORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHANRESIT RASMI DAN BORANG YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANGB. MAKLUMAT MENGENAI RESIT RASMI DAN BORANG YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANGA. MAKLUMAT KEMENTERIAN/JABATAN/PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)(1) Kementerian/Jabatan/Agensi(2) Bahagian/Cawangan/Unit 15
Keterangan melengkapkan Borang AP299(a) BIL. 1. 2. 3. RUJ A(1) A(2) B(3) PERIHAL Kementerian/Jabatan/Agensi Bahagian/Cawangan/Unit Bil. 4. B(4) Resit Rasmi Dan Borang 5. 6. 7. 8. B(5) B(6) B(7) B(8) Tempoh Resit Rasmi Dan Borang Belum Digunakan Dan Usang - Daripada Tempoh Resit Rasmi Dan Borang Belum Digunakan Dan Usang - Kepada Nombor Siri Resit Rasmi Dan Borang - Dari Nombor Siri Resit Rasmi Dan Borang - Hingga 9. 10. B(9) (10) Justifikasi Belum Digunakan Dan Usang Selaras dengan AP299(a), mengemukakan saya bagi permohonan pemusnahan Resit Rasmi/borang seperti di atas ini 11. C(11) Pejabat Perakaunan 12. C(12) Jabatan Audit Negara GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 1: BORANG AP299(a) KETERANGAN Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon Bahagian/Cawangan/Unit yang memohon Senarai Bilangan Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang Perihal Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang Tarikh mula Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang Tarikh akhir Resit Rasmi Yang Belum Digunakan Dan Usang yang tidak digunakan oleh PTJ melebihi tiga (3) tahun Nombor siri mula Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang Nombor siri akhir Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang yang tidak digunakan oleh PTJ melebihi tiga (3) tahun Justifikasi Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang tidak digunakan oleh PTJ Perakuan oleh pegawai yang bertanggungjawab ke atas permohonan (Penyedia) dan disahkan oleh Ketua Jabatan Tindakan Pejabat Perakaunan; i. ii. iii. iv. Nombor rujukan seperti pada ruangan (4b)(Lampiran 3) Tarikh seperti pada ruangan (4a) (Lampiran 3) Keputusan diluluskan/tidak diluluskan berserta ulasan seperti pada ruangan (5a) dan (5b) (Lampiran 3) Tandatangan, Akauntan/Pengarah Timbalan/ Akauntan) nama dan (Ketua Negeri/Cawangan/ cap JANM Tindakan Jabatan Audit Negara Negeri/Cawangan; i. ii. iii. iv. Nombor rujukan seperti pada ruangan (4b)(Lampiran 4) Tarikh seperti pada ruangan (4a) (Lampiran 4) Keputusan diluluskan/tidak diluluskan berserta ulasan seperti pada ruangan (5a) dan (5b) (Lampiran 4) Tandatangan, nama dan cap (Ketua Audit Negara/ wakil tempatan Ketua Audit Negara) 16
GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 2 PEMETAAN KELULUSAN ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 299(a) PEJABAT PERAKAUNAN DAN JABATAN AUDIT NEGARA* BIL. PEJABAT PERAKAUNAN 1. 2. 3. JANM Negeri Perlis JANM Negeri Kedah JANM Negeri Pulau Pinang JANM Negeri Perak 4. JANM Negeri Selangor 5. JANM Negeri Melaka 6. JANM Negeri Sembilan 7. JANM Negeri Johor 8. 9. JANM Negeri Pahang 10. JANM Negeri Terengganu 11. JANM Negeri Kelantan 12. JANM Negeri Sarawak 13. JANM Cawangan Bintulu 14. JANM Cawangan Kapit 15. JANM Cawangan Limbang 16. JANM Cawangan Miri 17. JANM Cawangan Sarikei 18. JANM Cawangan Sibu 19. JANM Cawangan Sri Aman 20. JANM Negeri Sabah 21. JANM Cawangan Keningau 22. JANM Cawangan Sandakan 23. JANM Cawangan Tawau BIL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. PEJABAT DAN WISMA AUDIT JABATAN AUDIT NEGARA Jabatan Audit Negara Negeri Perlis Jabatan Audit Negara Negeri Kedah Jabatan Audit Negara Negeri Pulau Pinang Jabatan Audit Negara Negeri Perak Jabatan Audit Negara Negeri Selangor Jabatan Audit Negara Negeri Melaka Jabatan Audit Negara Negeri Sembilan Jabatan Audit Negara Negeri Johor Jabatan Audit Negara Negeri Pahang Jabatan Terengganu Jabatan Audit Negara Negeri Kelantan Jabatan Audit Negara Negeri Sarawak Jabatan Audit Negara Cawangan Bintulu Jabatan Audit Negara Negeri Sarawak Jabatan Audit Negara Negeri Sarawak Jabatan Audit Negara Cawangan Miri Jabatan Audit Negara Negeri Sarawak Jabatan Audit Negara Cawangan Sibu Jabatan Audit Negara Negeri Sarawak Jabatan Audit Negara Negeri Sabah Jabatan Audit Negara Cawangan Keningau Jabatan Audit Negara Cawangan Sandakan Jabatan Audit Negara Cawangan Tawau Jabatan Audit Negara Negeri Sabah Jabatan Audit Negara Putrajaya Audit Negara Negeri 24. JANM Cawangan Labuan 25. Jabatan Perdana Menteri 26. Kementerian Dalam Negeri 27. Kementerian Kesihatan Malaysia 28. Kementerian Pertahanan Malaysia 29. Kementerian Perdagangan Dalam Negeri dan Kos Sara Hidup 30. Kementerian Sumber Asli, dan 24. 25. Kelestarian Alam 31. Kementerian Kerja Raya 32. Kementerian Komunikasi 33. Kementerian Digital 17
GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 2 BIL. PEJABAT PERAKAUNAN BIL. PEJABAT DAN WISMA AUDIT JABATAN AUDIT NEGARA 34. Kementerian Pendidikan Malaysia 35. Kementerian Pengangkutan Malaysia 36. Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi 37. Kementerian Pertanian dan 25. Jabatan Audit Negara Putrajaya Keterjaminan Makanan 38. Jabatan Kastam DiRaja Malaysia 39. Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi 40. Kementerian Peralihan Tenaga Dan Transformasi Air 41. Kementerian Luar Negeri 42. Kementerian Perumahan Kerajaan Tempatan 43. Kementerian Pelancongan, Seni dan Budaya 44. Kementerian Sumber Manusia 45. Kementerian Kemajuan Desa dan Wilayah 46. Kementerian Pelaburan, Perdagangan dan Industri 47. Kementerian Komoditi Perladangan dan 48. Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat 49. Kementerian Belia dan Sukan 50. Kementerian Kewangan 51. Kementerian Pendidikan Tinggi 52. Kementerian Perpaduan 53. Kementerian Ekonomi Senarai Pejabat Perakaunan adalah tertakluk kepada senarai terkini yang ditetapkan oleh JANM dan Senarai Pejabat dan Wisma Audit JAN adalah tertakluk kepada senarai terkini yang ditetapkan oleh JAN 18
Bil (1) Kod (2a) GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 3 PERMOHONAN PELUPUSAN RESIT RASMI DAN BORANG SEUMPAMANYA YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANG PEJABAT PERAKAUNAN: PTJ Perihal (2b) Permohonan Diterima Dari PTJ Tarikh No. Rujukan (3a) (3b) Pejabat Perakaunan Tarikh No. Rujukan (4a) (4b) Status (Lulus/Tidak Lulus) (5a) Keputusan Sebab Tidak Diluluskan (jika berkaitan) (5b) Kuiri (jika berkaitan) Tarikh Kuiri (6a) Tarikh Maklum balas (6b) Tarikh Kemukakan Kepada Jabatan Audit Negara (7) Tarikh Terima Salinan Sijil Perakuan Pemusnahan (jika Keputusan - Lulus) (8) 19
GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 3 Keterangan Melengkapkan Daftar Pejabat Perakaunan BIL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. RUJ (1) (2a) (2b) (3a) (3b) (4a) (4b) (5a) (5b) (6a) (6b) (7) (8) PERIHAL Bil. PTJ - Kod PTJ - Perihal Permohonan Diterima Dari PTJ - Tarikh Permohonan Diterima Dari PTJ - No. Rujukan Pejabat Perakaunan - Tarikh Pejabat Perakaunan - No. Rujukan Keputusan - Status Keputusan - Sebab Tidak Diluluskan Kuiri - Tarikh Kuiri Kuiri - Tarikh Maklum balas Tarikh Kemukakan Kepada Jabatan Audit Negara Tarikh Terima Salinan Sijil Perakuan Pemusnahan KETERANGAN Senarai Bilangan Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang yang diproses Kod PTJ yang memohon Perihal Kod PTJ yang memohon Tarikh permohonan diterima dari PTJ No. rujukan permohonan PTJ Tarikh keputusan Pejabat Perakaunan [Dikemaskini pada ruangan (C11) Lampiran 1] Nombor rujukan Pejabat Perakaunan ruangan (C11) Lampiran 1] Status keputusan Lulus/Tidak Lulus Dilengkapkan sekiranya status keputusan Tidak Lulus [Dikemaskini pada Tarikh kuiri kepada PTJ (Jika berkaitan) Tarikh maklum balas kuiri dari PTJ (Jika berkaitan) Tarikh mengemukakan Lampiran 1 kepada Jabatan Audit Negara sekiranya status keputusan Lulus Tarikh terima Salinan Sijil Perakuan Pemusnahan dari PTJ sekiranya status keputusan Lulus 20
Bil (1) Kod (2a) GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 4 PERMOHONAN PELUPUSAN RESIT RASMI DAN BORANG SEUMPAMANYA YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANG JABATAN AUDIT NEGARA PTJ Perihal (2b) Diterima Dari Pejabat Perakaunan Tarikh No. Rujukan (3a) (3b) Jabatan Audit Negara Tarikh No. Rujukan (4a) (4b) Status (Lulus/Tidak Lulus) (5a) Keputusan Sebab Tidak Diluluskan (jika berkaitan) (5b) Tarikh Kemuka Keputusan Kepada PTJ (salinkan kepada Pejabat Perakaunan) (6) Tarikh Terima Salinan Sijil Perakuan Pemusnahan (jika Keputusan - Lulus) (7) 21
GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 4 Keterangan Melengkapkan Daftar Jabatan Audit Negara BIL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. RUJ (1) (2a) (2b) (3a) (3b) (4a) (4b) (5a) (5b) (6) (7) PERIHAL Bil. PTJ - Kod PTJ - Perihal Diterima Perakaunan - Tarikh Diterima Dari PTJ - No. Rujukan Jabatan Audit Negara - Tarikh Dari Pejabat Jabatan Audit Negara - No. Rujukan Keputusan - Status Keputusan - Sebab Tidak Diluluskan Tarikh Kemuka Keputusan kepada PTJ Tarikh Terima Salinan Sijil Perakuan Pemusnahan KETERANGAN Senarai Bilangan Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang yang diproses Kod PTJ yang memohon Perihal Kod PTJ yang memohon Tarikh Lampiran 1 diterima dari Pejabat Perakaunan No. rujukan Lampiran 1 dari Pejabat Perakaunan Tarikh keputusan Jabatan Audit Negara [Dikemaskini pada ruangan (C12) Lampiran 1] Nombor rujukan Jabatan Audit Negara [Dikemaskini pada ruangan (C12) Lampiran 1] Status keputusan Lulus/Tidak Lulus Dilengkapkan sekiranya status keputusan Tidak Lulus Tarikh mengemukakan Lampiran 1 kepada PTJ, salinkan kepada Pejabat Perakaunan Tarikh terima Salinan Sijil Perakuan Pemusnahan dari PTJ sekiranya status keputusan Lulus 22
GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 5: BORANG AP299(b) (2)Lembaga PemeriksaPengerusiAhli 1Ahli 2DaripadaKepadaDariHingga(8)(9)(10)(11)(12)(13)(14)(15) Tarikh Pemusnahan:(16) Tempat Pemusnahan:(17) Masa Pemusnahan:(18)PenyediaKetua JabatanNama Pegawai:... .Tandatangan:... .Jawatan:... Nama: ... ..Cap Jabatan: ... .(19)PengerusiTandatangan:(Pegawai Bertanggungjawab)Nama:Cap Jawatan:Saksi PertamaTandatangan:(Ahli 1)Nama:Cap Jawatan:Saksi TambahanTandatangan:(Ahli 2)Nama:Cap Jawatan:Nota:Saya mengesahkan bahawa Resit Rasmi/borang seperti di atas seperti yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara telah dimusnahkan seperti kaedah pemusnahan yang ditetapkan oleh Lembaga Pemeriksa.(6) Tarikh & No. Rujukan Kelulusan (JANM):SIJIL PERAKUAN PEMUSNAHANRESIT RASMI DAN BORANG YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANGA. MAKLUMAT LEMBAGA PEMERIKSAB. MAKLUMAT KEMENTERIAN/JABATAN/PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)(1) Tarikh & No. Rujukan Surat Lantikan:NamaJawatan(7) Tarikh & No. Rujukan Kelulusan (JAN):Selaras dengan Arahan Perbendaharaan 299(b), saya mengesahkan bahawa Resit Rasmi/borang seperti di atas seperti yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara telah dimusnah dan disaksikan oleh saya.Disertakan lampiran sokongan seperti berikut:1. Salinan surat lantikan Pegawai Pemeriksa2. Salinan Borang AP299(a) kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara3. Salinan minit mesyuarat Lembaga Pemeriksa4. Gambar (sekiranya pemusnahan melalui kaedah rincih/bakar)5. Salinan surat yang berkaitan (sekiranya pemusnahan melalui kaedah pindahan ke PTJ lain)(3) Tarikh Mesyuarat Lembaga Pemeriksa:(5) Bahagian/Cawangan/Unit(4) Kementerian/Jabatan/AgensiC. SENARAI RESIT RASMI DAN BORANG YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANG YANG DILUPUSKANBil.Resit Rasmi Dan BorangTempoh Resit Rasmi Dan Borang Belum Digunakan Dan UsangNo. Siri Resit Dan BorangKaedah Pemusnahan 23
GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 5: BORANG AP299(b) Keterangan melengkapkan Borang AP299(b) BIL. RUJ PERIHAL KETERANGAN 1. A(1) Tarikh & No. Rujukan Surat Lantikan Tarikh dan nombor rujukan surat lantikan Lembaga Pemeriksa oleh Pegawai Pengawal 2. A(2) Lembaga Pemeriksa, Nama, Jawatan Nama dan jawatan Pengerusi, Ahli 1 dan Ahli 2 Lembaga Pemeriksa yang dilantik 3. A(3) Tarikh Mesyuarat Pemeriksa Lembaga Tarikh Mesyuarat Lembaga Pemeriksa (sekurang-kurangnya sekali mesyuarat) 4. B(4) Kementerian/Jabatan/Agensi Kementerian/Jabatan/Agensi seperti Lampiran 1 5. B(5) Bahagian/Cawangan/Unit Bahagian/Cawangan/Unit seperti Lampiran 1 6. B(6) Tarikh & No. Rujukan Kelulusan (JANM) Tarikh & No. Rujukan Kelulusan (JANM) seperti Lampiran 1 7. B(7) Tarikh & No. Rujukan Kelulusan (JAN) Tarikh & No. Rujukan Kelulusan (JAN) ) seperti Lampiran 1 8. C(8) Bil. Senarai Bilangan Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang seperti Lampiran 1 9. C(9) Resit Rasmi Dan Borang Perihal Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang seperti Lampiran 1 10. C(10) Tempoh Resit Rasmi Dan Borang Belum Digunakan Dan Usang - Daripada Tarikh mula Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang seperti Lampiran 1 11. C(11) Tempoh Resit Rasmi Dan Borang Belum Digunakan Dan Usang - Kepada Tarikh akhir Resit Rasmi Yang Belum Digunakan Dan Usang yang tidak digunakan oleh PTJ melebihi tiga (3) tahun seperti Lampiran 1 12. C(12) No. Siri Resit Dan Borang - Dari Nombor siri mula Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang seperti Lampiran 1 13. C(13) No. Siri Resit Dan Borang - Hingga Nombor siri akhir Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang yang tidak digunakan oleh PTJ melebihi tiga (3) tahun seperti Lampiran 1 14. C(14) Kaedah Pemusnahan Kaedah Pemusnahan yang dipersetujui oleh Lembaga Pemeriksa sama ada Kaedah lain yang diluluskan oleh Lembaga Pemeriksa 24
BIL. 15. 16. 17. 18. 19. 20. RUJ C(15) C(16) C(17) (18) (19) PERIHAL Tarikh Pemusnahan Tempat Pemusnahan Masa Pemusnahan Saya mengesahkan bahawa Resit Rasmi/borang seperti di atas seperti yang diluluskan oleh Jabatan Negara Akauntan Malaysia dan Jabatan Audit dimusnahkan Negara seperti kaedah pemusnahan yang ditetapkan oleh Lembaga Pemeriksa. telah Selaras dengan AP299(b), saya mengesahkan bahawa Resit Rasmi/borang seperti di atas seperti yang diluluskan oleh Jabatan Negara Akauntan Malaysia dan Jabatan Audit Negara telah dimusnah dan disaksikan oleh saya. Nota GPANM BIL. 1/2024 LAMPIRAN 5: BORANG AP299(b) KETERANGAN Tarikh Pelaksanaan Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang oleh Lembaga Pemeriksa dalam tempoh 3 bulan dari tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa Tempat Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang oleh Lembaga Pemeriksa Masa Pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang oleh Lembaga Pemeriksa Perakuan oleh pegawai yang bertanggungjawab ke atas tindakan pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang (Penyedia) dan disahkan oleh Ketua Jabatan Perakuan oleh Pengerusi, Saksi Pertama, Saksi Tambahan yang bertanggungjawab ke atas pemusnahan Resit Rasmi Dan Borang Yang Belum Digunakan Dan Usang Lampiran 5 disediakan dalam 3 salinan dan dikemukakan kepada Kementerian/Jabatan/PTJ, Pejabat Perakaunan dan Jabatan Audit Negara berserta lampiran sokongan seperti berikut: 1. Salinan surat lantikan Pegawai Pemeriksa 2. Salinan Borang AP299(a) kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara (Lampiran 1) 3. Salinan minit mesyuarat Lembaga Pemeriksa 4. Gambar pemusnahan melalui (sekiranya rincih/bakar) 3. Salinan minit mesyuarat Lembaga Pemeriksa 4. Gambar pemusnahan melalui (sekiranya rincih/bakar) 5. Salinan surat yang berkaitan (sekiranya pemusnahan melalui kaedah pindahan ke PTJ lain) 25