Hak cipta dan penggunaan kembali: Lisensi ini mengizinkan setiap orang untuk menggubah, memperbaiki, dan membuat ciptaan turunan bukan untuk kepentingan komersial, selama anda mencantumkan nama penulis dan melisensikan ciptaan turunan dengan syarat yang serupa dengan ciptaan asli. Copyright and reuse: This license lets you remix, tweak, and build upon work non-commercially, as long as you credit the origin creator and license it on your new creations under the identical terms. Perpustakaan Univeristas Multimedia Nusantara
BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG 3.1 Kedudukan dan Koordinasi Pada saat pelaksanaan magang, kedudukan yang ditempati adalah sebagai intern dari divisi partnership LINIPOIN, yang bertugas menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan dengan cara menukar benefit dari LINIPOIN dan juga perusahaan yang dituju. Praktik Kerja Magang (PKL) dilaksanakan selama 60 hari bekerja di PT. Kreasi Kode Digital yaitu mulai dari tanggal 1 Febuari 2020 - 29 April 2020. Selama kegiatan PKL dilakukan jam kerjanya kurang lebih 9 jam yang dimulai dari jam 09.00 - 18.00 WIB. 3.2 Tugas yang Dilakukan Banyak hal yang dilakukan pada saat pelaksanaan magang di Codify.id yaitu mulai dari mencari data perusahaan, mengirim e-mail untuk melakukan kerjasama, menelfon untuk follow-up klien, membuat proposal kerjasama, dan berujung meeting dengan klien. Ada beberapa brand yang telah dibuat proposalnya untuk mengajak kerjasama untuk event lebaran mendatang yaitu: Lumiere, Nescafe, Jakarta Fair, Jakarta Aquarium, Hadi Kitchen, Fore, Kopi Kenangan, Home Credit, Geprek Bensu, Atoz Go, Fanta Cocopandan, Lemonilo, dan Softies. Proposal pada awalnya dibuat berdasarkan hasil brief dari client. Setelah itu, tim marketing communication akan membahas dan membuat proposal tersebut yang dibantu oleh tim design. Lalu pada bulan kedua magang saya membantu LINIPOIN menjadi tenant relations dalam perencanaan event Earth Festival 2020. Event tersebut seharusnya diadakan pada tanggal 17-19 April 2020, namun berhubung munculnya COVID-19 dan diharuskan untuk menerapkan social distancing, maka event tersebut diundur sampai waktu yang ditentukan. Pada kesempatan ini, saya ditugaskan untuk mencari sponsor, mencari 20
vendor baju untuk event, mencari ide untuk offline games pada saat di booth, dan brainstorming. N o 1 2 3 4 5 Jenis Pekerjaan Briefing Hubungan dengan Klien Pembuatan Proposal Tenant Relations Membuat Linikuis Uraian Pekerjaan Pengenalan pekerjaan pengenalan produk e-mail dan follow up klien by phone meeting dengan klien Membuat proposal untuk klien sesuai dengan kebutuhan klien Mencari database tenant yang berpotensial untuk ikut event Menghubungi tenant Membuat untuk di unggah pada aplikasi LINIPOIN Februari Maret 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 April 21
3.3 Uraian Pelaksanaan Magang Pelaksanaan kerja magang ini telah didahului oleh konsep - konsep atau teori terkait dengan jobdesk yang dilakukan. Kerjasama menurut Zainudin (2009) merupakan kepedulian satu orang atau satu pihak dengan orang atau pihak lain yang tercermin dalam suatu kegiatan yang menguntungkan semua pihak dengan prinsip saling percaya, menghargai dan adanya norma yang mengatur, makna kerjasama dalam hal ini adalah kerjasama dalam konteks organisasi, yaitu kerja antar anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi (seluruh anggota). Selama kurang lebih 3 bulan magang berlangsung, pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan tabel yang tertera diatas yaitu: Email dan Follow-up klien, menjadi tenant relations LINIPOIN dalam perencanaan event Earth Festival 2020, membuat proposal untuk klien, dan karena munculnya kasus COVID-19 maka diterapkan work from home. Aktvitas yang dilakukan untuk e-mail klien maupun follow-up biasa dilakukan pada pukul 10.00 hingga 12.00 sedangkan kalau ada meeting dengan klien kegiatan ini dapat ditunda dan lebih memprioritaskan untuk meeting. Pada saat pengerjaan proposal biasa dilakukan seharian karena banyak hal yang harus dibahas untuk memenuhi keinginan klien. Pada saat perencanaan untuk tenant pada saat event, di bulan Maret kesehariannya adalah membahas tentang perencanaan dan persiapan tenant untuk event tersebut. Pada saat work from home jam bekerja masih sama dengan jam masuk kantor jadi walaupun tidak hadir ke kantor tetapi harus tetap absen lewat Google form dan mengisi kegiatan di form tersebut. 22
3.3.1 Email dan Follow-up Klien by phone Aktivitas seorang partnership yang dilakukan dalam praktek kerja magang antara lain mengikuti meeting dengan klien. Setiap hari menargetkan mencari 10 kontak dari perusahaan berupa e-mail maupun juga nomor telfon tetapi biasa berupa e- mail. Servicing client dapat dilakukan dengan cara mengirim e-mail atau menelfon client untuk melakukan hubugnan kerjasama dengan cara saling menukar benefit yang telah ditentukan biasa perusahaan yang dituju memberikan digital voucher kepada LINIPOIN yang akan dijadikan sebagai LINIREWARDS untuk para pengguna LINIPOIN, sedangkan untuk perusahaan yang telah memberikan digital voucher akan diiklankan oleh LINIPOIN tergantung dari nominal yang dibarter. Gambar 3.4 Daftar Klien Sumber: pribadi Menurut Zainudin (2009) kerjasama merupakan kepedulian satu orang atau satu pihak dengan orang atau pihak lain yang tercermin dalam suatu kegiatan yang menguntungkan semua pihak dengan prinsip saling percaya, menghargai dan adanya norma yang mengatur, makna kerjasama dalam hal ini adalah kerjasama dalam konteks organisasi, yaitu kerja antar anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi (seluruh anggota). Selain itu ada juga manfaat dalam bekerjasama dalam sebuah 23
perusahaan yaitu adalah untuk mencapai target atau tujuan bagi kedua belah pihak tanpa ada satu pihak yang dirugikan. 3.3.2 Menyusun Proposal Untuk Klien Menysusun sebuah proposal merupakan tahap ketika klien yang dituju telah menyetujui ajakan kerjasama, hasil brief meeting akan dituangkan dalam MoM (Minutes of Meeting), MoM yang dibuat berisikan poin pembahasan meeting yang penting dan dituliskan secara mendetail. Lalu akan diakan rapat internal membahas dan berdiskusi tentang pengerjaan proposal. Ketika proposal selesai dibuat, tahap selanjutnya adalah mempresentasikan proposal yang dibuat kepada klien. Ketika selesai mempresentasikan proposal pasti ada revisi dari client karena mungkin klien merasa kurang puas atau masih kurang dan ingin menambahkan sesuatu. Gambar 3.4 Contoh Proposal Sumber: Pribadi 24
Gambar 3.5 Contoh proposal Sumber: pribadi Gambar 3.6 Contoh Proposal Sumber: pribadi 25
Gambar 3.7 Contoh Proposal Sumber: pribadi Gambar 3.8 Contoh Proposal Sumber: pribadi 26
Gambar 3.9 Contoh proposal Sumber: pribadi Gambar 3.10 Contoh brand yang akan dijadikan games Sumber: pribadi 27
3.11 Benefits for partner Sumber: pribadi 3.3.3 Menjadi Tenant Relations LINIPOIN dalam perencanaan Event 'Earth Festival 2020' Pada bulan Maret, head of marketing communication memberikan brief tentang Earth Festival 2020 yang diselenggarakan oleh IVS (Indonesia Vegetarian Society) yang akan dilaksanakan pada tanggal 17-19 April 2020. Earth Festival merupakan event kepedulian terhadap bumi dan mencintai alam. Hal yang dilakukan dalam perencanaan tenant dalam event tersebut yaitu: mencari sponsor menyiapkan hadiah untuk pemenang lucky spin mencari vendor untuk custom baju brainstorming hal apa yang dapat membuat booth disana menjadi menarik mencari ide untuk offline games pada saat di booth 28
Namun, karena maraknya kasus COVID-19 event ini secara terpaksa harus diundur sampai waktu yang ditentukan dikarenakan pemerintah menerapkan social distancing maka event tersebut tidak akan bisa berjalan. Gambar 3.12 Earth Festival 2020 Sumber: pribadi Gambar 3.13 Lokasi dan Tanggal Pelaksanaan event Sumber: pribadi 29
Gambar 3.14 Daftar acara pada event Earth Festival 2020 Sumber: pribadi Gambar 3.15 LINIPOIN Luckyspin Sumber: instagram: @linipoin.id 30
Gambar 3.16 LINIPOIN Balloon Brush Sumber: pribadi Menurut Cutlip, Center & Broom (dalam Suciawan, 2014: 3) Tenant Relations berfungsi untuk menjalin hubungan baik antara manajemen penyedia dengan tenant. Jadi seorang tenant relations menjembatani hubungan dari pihak manajemen penyedia dengan tenant. Seorang tenant relations diharuskan dapat menjalin hubungan yang baik dengan tenant karena tenant memiliki kebutuhan dan kepentingan yang berbeda. Tiga faktor menurut Rasila (dalam Setiawan, 2017: 4) yang membuat diperlukannya usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif antara manajemen penyedia (landlord) dengan tenant yaitu: what, when, and how (apa, kapan, dan dimana) sebuah informasi tersebut disampaikan kepada sebuah tenant. Selain itu ada juga medium komunikasi yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan untuk menanggapi perihal juga merupakan hal yang penting dari menjaga hubungan antara seorang manajemen penyedia (landlord) dengan tenant. Maka dari itu, hubungan yang baik dan komunikasi yang efektif antara landlord dan tenant sangat dibutuhkan dalam proses pengembangan sebuah perusahaan atau organisasi. 31
Jenis tenant juga menjadi beberapa kategori yang terbagi atas ukuran dan ruang yang diberikan oleh penyedia tempat kepada tenant. Pengunjung biasanya cenderung lebih mempercayai tenant besar (Anchor Tenant) dibandingkan tenant kecil hal itu dikarenakan tenant besar memiliki daya tarik yang lebih kuat untuk menarik pengunjung serta tenant besar juga memiliki laba yang lebih tinggi dibanding tenant yang kecil. Agar dapat menjaga proses pengembangan dan pandapatan tenant, seorang tenant relations harus mengetahui definisi, konsep dan karakteristik sehingga dapat disesuaikan oleh standart yang berlaku. 3.3.4 Membuat LINIKUIS LINIKUIS merupakan salah satu fitur dari aplikasi LINIPOIN yang berisi kuis untuk mendapatkan poin. Pada dua minggu terakhir penulis ditugaskan untuk mempersiapkan kuis yang telah diberikan yang akan di publikasi pada bulan Mei. Gambar 3.17 Contoh Kuis Sumber: pribadi 32
Gambar 3.18 Contoh Kuis yang sudah dipublikasi di aplikasi LINIPOIN Sumber: pribadi 3.4 Kendala Kendala yang ditemukan pada saat melakukan praktik kerja magang di PT.Kreasi Kode Digital (Codify.id) adalah dalam pembagian jobdesk masih belum merata dan juga tenant relations masih kurang jadi komunikasi dengan klien masih kurang efektif dan berdampak komunikasi dengan klien menjadi lama karena terbagi oleh beberapa klien 3.5 Solusi Solusi dari kendala tersebut adalah lebih meratakan jobdesk para pekerja dan juga segera mencari sumber daya manusia yang ahli dalam bidang tenant relations agar komunikasi dengan klien menjadi efektif. 33