LEMBAGA KEMAJUAN JOHOR TENGGARA (KEJORA) PEKELILING PERKHIDMATAN KEJORA BILANGAN 1 TAHUN 2024 TATAKELAKUAN DAN PENGURUSAN TATATERTIB PEGAWAI AWAM TATACARA PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH DI KEJORA TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan untuk menjelaskan mengenai tatacara pemberian dan penerimaan hadiah di KEJORA. LATAR BELAKANG 2. Amalan menerima dan memberi hadiah telah menjadi budaya dalam masyarakat kerana ianya bertujuan untuk melahirkan rasa terima kasih, kasih sayang, persahabatan dan persaudaraan. Di dalam perkhidmatan awam dan juga swasta wujud juga budaya menerima dan memberi hadiah. Walaupun tujuannya sama, kadangkala ianya ke arah satu maksud yang sukar 'diselami' dan berbentuk insentif serta perlukan balasan. Oleh itu ianya perlu dikawal agar tidak menjejaskan integriti dan imej perkhidmatan awam. 3. Ceraian ini merangkumi penerimaan dan pemberian hadiah di kalangan pegawai- pegawai KEJORA dan pertubuhan yang melibatkan pegawai KEJORA dan Kelab Kebajikan dan Sukan. 1
DEFINISI 4. Bagi maksud Ceraian ini, hadiah dan Jabatan Kerajaan dan Ketua Jabatan bermaksud seperti berikut: (a) Hadiah Hadiah termasuklah wang, harta alih atau tak alih, kenderaan, tambang percuma, saham, tiket loteri, kemudahan perjalanan, hiburan, perkhidmatan, keahlian kelab, apa-apa bentuk diskaun atau komisen, hamper, barang kemas, perhiasan, apa-apa pemberian, cenderamata, atau apa-apa benda yang bernilai yang diberi kepada atau diterima oleh pegawai itu, isterinya atau mana-mana orang lain, bagi pihaknya daripada mana-mana orang, dengan tiada balasan (without consideration) atau balasan yang diketahui oleh pegawai itu tidak mencukupi ataupun mencukupi. (b) Jabatan Kerajaan Jabatan Kerajaan termasuklah mana-mana Kementerian, Jabatan Persekutuan atau Negeri dan agensi-agensi Kerajaan Persekutuan atau Negeri yang lain. (c) Ketua Jabatan Seseorang pegawai yang bertanggungjawab di sebuah kementerian, jabatan, institusi, agensi atau unit dan termasuklah mana-mana pegawai dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa dengan sewajarnya secara bertulis oleh pegawai yang bertanggungjawab bagi kementerian, jabatan, institusi, agensi atau unit untuk bertindak bagi pihaknya. 2
PELAKSANAAN A. Pemberian Dan Penerimaan Hadiah Oleh Pegawai KEJORA Larangan Memberi Dan Menerima Hadiah 5. Pegawai dilarang daripada menerima atau memberi hadiah sekiranya berkaitan dengan tugas awamnya dan/atau bentuk, amaun atau nilai hadiah itu tidak sepadan dengan maksud hadiah itu diberi. Peraturan yang melarang pegawai memberi dan menerima hadiah adalah di bawah Peraturan 7(1), Bahagian II, Jadual Kedua, Peraturan-peraturan Tatatertib Badan-badan Berkanun, Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) seperti berikut: " 7. (1) Seseorang pegawai tidak boleh menerima atau memberikan dan tidak boleh membenarkan isteri atau suaminya atau mana-mana orang lain untuk menerima atau memberikan bagi pihaknya apa-apa hadiah, sama ada dalam bentuk zahir atau selainnya, daripada atau kepada mana-mana orang, persatuan, badan atau kumpulan orang jika penerimaan atau pemberian hadiah itu dalam apa-apa segi mempunyai kaitan, sama ada secara langsung atau tidak langsung, dengan tugas rasminya." Hadiah Yang Boleh Diterima Oleh Pegawai KEJORA Dengan Kebenaran 6. Dalam keadaan tertentu pegawai dibenarkan menerima pemberian hadiah, tertakluk kelulusan Ketua Jabatan. Perkara ini diperuntukkan di bawah Peraturan 7(2), Bahagian II, Jadual Kedua, Peraturan-peraturan Tatatertib Badan-badan Berkanun, Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) seperti berikut: "7(2) Ketua Jabatan seseorang pegawai boleh, jika difikirkannya patut, membenarkan pegawai itu untuk menerima suatu surat pujian daripada mana- mana orang, persatuan, badan atau kumpulan orang sempena persaraan atau pertukaran pegawai itu asalkan surat pujian itu tidak terkandung dalam suatu bekas yang bernilai." 3
Bentuk, Amaun Atau Nilai Hadiah Sepadan Atau Tidak Dengan Maksud lanya Diberi 7. Dalam keadaan penerimaan hadiah tidak berkaitan dengan tugas awam pegawai, maksud bentuk, amaun atau nilai hadiah itu sepadan atau tidak dengan tujuan hadiah itu diberi, hendaklah berdasarkan kepada nilai semasa hadiah itu, "occasion" dan tujuan atau maksud hadiah itu diterima. Penerimaan hadiah oleh pegawai yang tidak berkaitan dengan tugas awam, sama ada sepadan atau tidak dengan maksud ianya diberi adalah seperti berikut: (a) Penerimaan hadiah dianggap tidak sepadan dengan maksud hadiah itu diberi jika nilai semasa hadiah diterima itu nilainya (dalam bentuk wang) melebihi 1⁄4 emolumen bulanan atau melebihi RM500.00, mana yang lebih rendah. Dalam hal ini, penerimaan hadiah itu hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan menggunakan borang di Lampiran (A). (b) Penerimaan hadiah dianggap sepadan dengan maksud hadiah itu diberi dan tidak perlu dilaporkan kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan, jika nilai hadiah yang diterima itu kurang daripada 1⁄4 emolumen bulanan atau RM500.00, mana yang lebih rendah. Di samping itu penerimaan hadiah dianggap sepadan dengan maksud hadiah itu diberi walaupun nilainya melebihi RM500.00, jika penerimaan hadiah itu adalah dalam keadaan berikut: (i) penerimaan hadiah daripada rakan sekerja sempena persaraan, pertukaran, pertunangan dan perkahwinan pegawai; (ii) penerimaan hadiah daripada isteri atau suami, anak-anak termasuk anak menantu atau anak angkat yang sah dari segi undang-undang, ibu/bapa termasuk ibu mertua dan bapa mertua dan adik beradik termasuk sebelah isteri atau suami; 4
(iii) penerimaan hadiah daripada saudara-mara dan rakan-rakan sempena majlis hari jadi, pertunangan dan perkahwinan pegawai atau anak- anak, atau apa-apa majlis lain yang berkaitan dengan adat resam dan agama; atau (iv) penerimaan hadiah yang cepat rosak dan tidak tahan lama seperti buah-buahan, kuih-muih, minuman ringan, bunga dan sebagainya. 8. Walau apa pun, yang dinyatakan di perenggan 7 (a) dan (b), sekiranya pegawai masih ragu-ragu dan mendapati penerimaan ini boleh menimbulkan masalah berkaitan dengan tanggungjawabnya sebagai pegawai atau boleh menimbulkan syak wasangka bagi dirinya atau orang lain maka pegawai juga boleh melaporkan penerimaan ini kepada Ketua Jabatan. Pemberian Hadiah Yang Sukar Ditolak 9. Semasa menjalankan tugas awam kadangkala sukar untuk pegawai menolak pemberian hadiah kerana jika menolak pemberian itu akan memalukan si pemberi atau menimbulkan keadaan serba salah. lni misalnya: (a) semasa menjalankan tugas awam di seminar, simposium, bengkel, kursus atau mana-mana majlis rasmi yang lain termasuk di peringkat antarabangsa, pihak penganjur tidak memberitahu pemberian hadiah terlebih dahulu; atau (b) semasa menjalankan tugas rasmi di daerah atau di kampung di mana masyarakat atau pemimpin di peringkat daerah atau kampung memberi buah-buahan, sayur-sayuran, makanan dan hasil kerja tangan penduduk kampung atau sebagainya. 5
10. Dalam keadaan sukar untuk menolak pemberian hadiah yang ada kaitan dengan tugas awam, pegawai dibenarkan menerima hadiah berkenaan dan kemudiannya sekembalinya di pejabat, beliau hendaklah melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan menggunakan borang seperti di Lampiran (A) untuk kelulusan sewajarnya. 11. Walau bagaimanapun, bagi memudahkan urusan pentadbiran, pegawai dikehendaki hanya melaporkan sahaja kepada Ketua Jabatan dengan menggunakan borang seperti di Lampiran (B) iaitu tanpa perlu kelulusan Ketua Jabatan, jika pemberian hadiah yang sukar ditolak itu: (a) nilainya kurang daripada RM100.00; (b) berbentuk lencana ("plaque") atau "Pennant" atau barang-barang kraftangan yang dihasilkan sendiri oleh Jabatan Kerajaan berkenaan atau apa-apa bentuk bahan bercetak yang berkaitan Jabatan itu dan bertujuan untuk promosi Jabatan atau negara; atau (c) dalam bentuk barang-barang yang cepat rosak dan tidak tahan lama seperti buah-buahan, sayur-sayuran, kuih-muih, minuman ringan, bunga dan sebagainya. Penerimaan Hadiah Yang Menjadi Kesalahan 12. Walau bagaimanapun penerimaan hadiah itu, sama ada kurang atau lebih dari nilai yang dinyatakan di atas atau sama dengan nilai tersebut, adalah menjadi kesalahan di bawah undang-undang jika ia diterima dalam keadaan-keadaan berikut: (a) hadiah itu diterima atau diminta secara atau dengan niat rasuah (corruptly or with corrupt intention) bahawa ia adalah satu dorongan atau upah kepada pegawai itu bagi melakukan atau tidak melakukan (to forebear), atau kerana telah melakukan atau telah tidak melakukan sesuatu perbuatan 6
berhubung dengan hal-ehwal atau urusan prinsipalnya atau dalam menjalankan kerja- kerja rasminya (seksyen 16 dan 17, Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia, 2009 [Akta 694], seksyen 161 dan 162, Kanun Keseksaan); (b) orang yang memberi hadiah itu mempunyai perhubungan dengan kerja- kerja rasmi pegawai itu sendiri atau dengan kerja rasmi seseorang pegawai yang di bawahnya dia bekerja dan pemberian serta penerimaan itu tidak dibuat dengan suci hati (not in good faith) sebaliknya ia dilakukan dengan satu niat jenayah (mens rea); atau (c) hadiah itu diterima dengan niat jenayah (mens rea) daripada seseorang, yang pegawai itu ketahui telah, atau sedang, atau mungkin ada kena mengena dalam apa-apa urusan yang telah dijalankan, atau yang akan dijalankan, oleh pegawai itu (seksyen 165, Kanun Keseksaan). Keputusan Ketua Jabatan 13. Ketua Jabatan apabila menerima laporan mengenai penerimaan hadiah oleh pegawai-pegawainya yang memerlukan keputusannya, boleh membuat keputusan seperti berikut: (a) membenarkan pegawai menerima hadiah itu; (b) mengarahkan pegawai mengembalikan hadiah itu kepada si pemberi; atau (c) hadiah itu disimpan oleh Jabatan. Ketua Jabatan semasa menimbangkan permohonan pegawai hendaklah melihat kriteria- kriteria seperti di Lampiran (C). 7
B. Pemberian Dan Penerimaan Keraian Oleh Pegawai KEJORA 14. Pegawai boleh memberi atau menerima keraian jika tidak mempengaruhi tugas rasminya atau tidak bercanggah dengan tatakelakuan pegawai. Perkara ini diperuntukkan di bawah Peraturan 8, Bahagian II, Jadual Kedua, Peraturan-peraturan Tatatertib Badan-badan Berkanun, Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) seperti berikut: 8. Seseorang pegawai boleh memberi atau menerima daripada mana-mana orang apa-apa jenis keraian jika - (a) keraian itu tidak dalam apa-apa cara mempengaruhi pelaksanaan tugas-tugasnya sebagai seorang pegawai badan berkanun untuk kepentingan orang itu; dan (b) pemberian atau penerimaan keraian itu tidak dalam apa-apa cara menjadi tidak selaras dengan peraturan 3. 15. Walaupun pegawai dibenarkan memberi atau menerima keraian, pegawai hendaklah memberi perhatian yang serius mengenai perkara-perkara berikut: (a) dengan memberi atau menerima keraian, ianya tidak sama sekali menjejaskan kuasa dan tanggungjawabnya sebagai pegawai untuk kepentingan pihak yang memberi keraian itu; (b) pemberian dan penerimaan keraian itu tidak bercanggah dengan kehendak tatakelakuan pegawai di bawah Peraturan 8, Bahagian II, Jadual Kedua, Peraturan-peraturan Tatatertib Badan-badan Berkanun, Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) khususnya Peraturan 8(a) dan (b); (c) sensitiviti Jabatan di mana pegawai bertugas; 8
(d) sensitiviti masyarakat terhadap tanggungjawab pegawai perkhidmatan awam keseluruhannya; atau/dan (e) kekerapan pegawai menerima keraian. C. Ucap Tahniah, Terima Kasih Atau Takziah Di Akhbar-Akhbar Harian Dan Media Massa 16. Pegawai adalah dilarang daripada memberikan kebenaran bagi ucapan- ucapan tahniah/terima kasih/takziah yang menyentuh diri pegawai untuk disiarkan di akhbar-akhbar atau mana-mana media massa yang lain, oleh pihak swasta, persatuan, pertubuhan, orang perseorangan atau mana-mana kumpulan orang. D. Kewajipan Melaporkan Tawaran Rasuah/Suapan 17. Pegawai adalah diingatkan tentang peruntukan Seksyen 25, Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia, 2009 [Akta 694] iaitu tanggungjawab untuk melaporkan kepada Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) atau pihak Polis sekiranya mereka diberi atau dijanjikan atau ditawarkan apa-apa bentuk suapan. Adalah menjadi kesalahan dan boleh dikenakan denda di bawah akta tersebut, sekiranya pegawai gagal mematuhi peruntukan berkenaan. E. Pemberian Dan Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan Daripada Pihak Swasta Dan Sebagainya 18. Jabatan Kerajaan dibenarkan menerima hadiah daripada pihak swasta atau mana- mana pihak lain dan penerimaan hadiah itu mestilah mendapat kebenaran daripada Ketua Setiausaha Kementerian atau Pegawai Pengawal. Kuasa Ketua Setiausaha Kementerian atau Pegawai Pengawal meluluskan penerimaan hadiah ini tertakluk kepada syarat-syarat seperti di Lampiran (D). 9 dan
19. Setiap permohonan oleh Jabatan Kerajaan kepada pihak yang meluluskan penerimaan hadiah tersebut hendaklah mengandungi perkara-perkara seperti dinyatakan di Lampiran (E). Pemberian Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan Dalam Majlis Rasmi 20. Jabatan Kerajaan tidak digalakkan memberi hadiah kepada para tetamu khas yang merasmikan atau yang terlibat dalam apa-apa upacara rasmi Jabatan atau Kerajaan. Walaupun demikian, jika hadiah itu didapati perlu diberi atas sebab-sebab tertentu, maka pemberian itu bolehlah dibuat, tetapi pemberian hadiah itu hendaklah berbentuk lencana ("plaque") yang tidak mahal harganya, "Pennant", barang-barang kraftangan yang dihasilkan sendiri oleh Jabatan Kerajaan berkenaan atau apa-apa bentuk bahan atau barangan bercetak yang berkaitan dengan Jabatan itu dan bertujuan untuk promosi Jabatan atau negara. F. Penerimaan Hadiah Dan Sumbangan Oleh Kelab Kebajikan Dan Sukan 21. Kelab Kebajikan dan Sukan adalah tidak dibenarkan menghubungi terus atau secara langsung syarikat-syarikat swasta atau orang awam untuk mendapatkan bantuan kewangan dengan apa cara sekalipun bagi membiayai aktiviti-aktiviti mereka. 22. Walau bagaimanapun, apa-apa sumbangan yang hendak disumbangkan kepada kelab kebajikan dan sukan oleh syarikat-syarikat swasta dan orang awam hendaklah disalurkan kepada Majlis Kebajikan dan Sukan Anggota-anggota Kerajaan Malaysia (MAKSAK). Kelab Kebajikan dan Sukan di peringkat Jabatan bolehlah membuat permohonan kepada Majlis Kebajikan dan Sukan Anggota-anggota Kerajaan Malaysia bagi mendapatkan peruntukan masing-masing. 23. Perlulah ditegaskan bahawa apa-apa sumbangan yang diperolehi hendaklah dipastikan tiada unsur-unsur paksaan, tidak menimbulkan syak dan keraguan dan beban kepada mana-mana pihak agar ianya tidak mencemarkan nama baik Jabatan dan perkhidmatan awam keseluruhannya. Di samping itu, hendaklah juga diambilkira 10
dari segi jumlah dan kekerapan sumbangan tersebut diterima. Sumbangan yang diperolehi itu juga hendaklah digunakan untuk tujuan aktiviti-aktiviti kelab berkenaan dan hendaklah mempunyai penyata kira-kira yang boleh dirujuk. G. Pungutan Derma Oleh Kesatuan/Pertubuhan 24. Kutipan derma oleh kesatuan/pertubuhan yang berdaftar yang melibatkan atau dikendalikan oleh pegawai atau Jabatan Kerajaan adalah tertakluk kepada Akta Pungutan Rumah ke Rumah dan Di Jalan 1947 [Akta 200], Surat Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 1987 dan mana-mana akta/undang-undang/peraturan yang dikeluarkan oleh pihak-pihak yang berkenaan. 25. Jika sekiranya terdapat kesatuan/pertubuhan yang tidak berdaftar yang melibatkan atau dikendalikan oleh pegawai atau Jabatan Kerajaan, ia dilarang daripada mengutip derma. UMUM 26. Tiada apa-apa dalam Ceraian ini atau apa-apa pindaan yang dibuat di bawahnya boleh menghalang apa-apa tindakan diambil di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia, 2009 [Akta 694], Kanun Keseksaan, Akta Kastam 1967 dan mana- mana undang-undang lain yang berkaitan terhadap mana-mana pegawai. TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 27. Ketua Jabatan hendaklah melaporkan kepada Pihak Berkuasa Tatatertib atau mana-mana pihak berkuasa lain, sekiranya terdapat apa-apa pelanggaran terhadap apa- apa peraturan atau undang-undang berkaitan penerimaan hadiah oleh pegawainya. 11
PEMBATALAN 28. Dengan berkuat kuasanya Ceraian ini, Pemakaian Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan di Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) seperti di bawah adalah dibatalkan. (i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1998: Garis Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam; dan (ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2008: Pihak Berkuasa Meluluskan Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan. PENGURUS BESAR Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) MALAYSIA 12
LAMPIRAN (A) PERMOHONAN BAGI MENDAPATKAN KEBENARAN PENERIMAAN HADIAH DI BAWAH PERATURAN 7(i), BAHAGIAN II, JADUAL KEDUA, PERATURAN- PERATURAN TATATERTIB BADAN-BADAN BERKANUN, AKTA BADAN-BADAN BERKANUN (TATATERTIB DAN SURCAJ) 2000 (AKTA 605) PERHATIAN: 1. 2. Borang ini hendaklah diisi dengan lengkap dalam 2 salinan. Borang ini hendaklah diisi dengan ditaip atau ditulis dengan huruf cetak. A. BUTIR-BUTIR PERIBADI (i) (ii) (iii) Gelaran Jawatan (iv) (v) Nama Pegawai No. Kad Pengenalan : ... : ... : ... Kumpulan dan Gred Perkhidmatan: ... .... Tempat Bertugas : ... (Nota: Lampirkan senarai tugas pegawai). B. KETERANGAN MENGENAI HADIAH (i) (ii) Nilai (Anggaran Nilai) (iii) Tarikh diterima (iv) Sipemberi dan Alamat Jenis : ... : ... : ... : ... ... ... ... ... : ... ... (v) Hubungan/Kaitan Dengan Pegawai (vi) Sebab diberi : ... ... (vii) Lain-lain maklumat (jika ada): ... ... (seperti pandangan pegawai tentang hadiah itu, sama ada pegawai berkehendakkan hadiah tersebut atau sebagainya) 1-1
C. PERAKUAN PEGAWAI Saya ... mengaku bahawa butir-butir yang diberi di atas adalah benar. Tarikh: ... ... ... ( Tandatangan Pegawai) D. ULASAN KETUA JABATAN/CAWANGAN/UNIT (JIKA PERLU) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..... .... ... Tarikh: ... ... ... ( Tandatangan Pegawai) Nama : ... Jawatan : ... 1-2
E. KEPUTUSAN KETUA JABATAN Saya selaku Ketua Jabatan, setelah menimbangkan penerimaan hadiah di atas, membuat keputusan berikut:- Membenarkan pegawai menerima hadiah tersebut. Hadiah tersebut dikembalikan kepada sipemberi melalui Ketua Jabatan. Hadiah tersebut disimpan oleh Jabatan. (✓) mana yang berkenaan Tarikh: ... ... .... (Tandatangan) Nama : ... ... Gelaran : ... Jawatan : ... 1-3
LAMPIRAN (B) LAPORAN PENERIMAAN HADIAH PERHATIAN: 1. 2. 3. Borang ini hendaklah diisi dengan lengkap dalam satu (1) salinan sahaja. Borang ini hendaklah diisi dengan ditaip atau ditulis dengan huruf cetak. Borang ini hendaklah dimasukkan dalam fail peribadi pegawai atau fail yang berkaitan. A. BUTIR-BUTIR PERIBADI (i) Nama Pegawai : ... . (ii) No. Kad Pengenalan: ... . (iii) Gelaran Jawatan : ... . (iv) Tempat Bertugas : ... . ... . B. KETERANGAN MENGENAI HADIAH (i) Jenis Hadiah : ... . (ii) Sipemberi Hadiah : ... . (iii) Sebab Hadiah Diberi : ... .. .... . (iv) Tarikh Hadiah Diterima : .... . Tarikh: ... .. ... (Tandatangan Pegawai) 2-1
LAMPIRAN (C) SYARAT-SYARAT MELULUSKAN PENERIMAAN HADIAH OLEH PEGAWAI KEJORA Ketua Jabatan semasa menimbangkan permohonan pegawainya untuk menerima hadiah yang dibenarkan hendaklah mengambil kira perkara-perkara berikut: (i) Hendaklah memastikan hadiah yang diterima itu dibenarkan di bawah Peraturan-peraturan Tatatertib Badan-badan Berkanun, Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) dan di bawah Ceraian ini. (ii) Penerimaan hadiah itu tidak menimbulkan syak pegawai telah menggunakan kedudukan awamnya atau kuasa yang ada padanya untuk memperoleh hadiah itu. (iii) Mengambilkira kekerapan pegawai tersebut menerima hadiah. (iv) Hubungan antara pegawai dengan si pemberi hadiah tersebut, khususnya mengenai tugas-tugas dan kuasa yang ada kepada pegawai itu. (v) Kepentingan Jabatan secara keseluruhan. 3-1
LAMPIRAN (D) SYARAT-SYARAT MELULUSKAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN-JABATAN KERAJAAN 1. Kuasa meluluskan penerimaan hadiah oleh Ketua Setiausaha atau Pegawai Pengawal adalah tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut: (i) Hadiah yang diterima hendaklah diberikan oleh penderma secara percuma tidak tanpa sebarang syarat dan mempunyai apa-apa kepentingan dengan Kerajaan. ikatan. Penderma-penderma pula (ii) Hendaklah dipastikan barang-barang atau peralatan yang dihadiahkan adalah yang belum terpakai dan alat-alat gantinya pula mudah diperolehi serta memberi manfaat atau faedah kepada Jabatan atau negara amnya. (iii) Sesuatu hadiah itu diberikan oleh penderma secara sukarela dan bukan atas permintaan Jabatan Kerajaan yang berkenaan. Jabatan Kerajaan adalah dilarang menjalankan usaha bagi mendapatkan hadiah atau derma dari mana- mana pihak sama ada pertubuhan atau orang perseorangan. (iv) Penerimaan sesuatu hadiah itu tidak akan menyebabkan pewujudan jawatan baru bagi mengendalikannya. Dalam hal ini, Ketua-ketua Setiausaha dan Pegawai-pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa kakitangannya yang terlatih telah sedia ada dan mencukupi untuk mengendalikan hadiah yang diterima. (v) Peruntukan Kementerian dan Jabatan adalah mencukupi bagi membiayai penyelenggaraan hadiah yang diterima. (vi) Ketua-ketua Setiausaha dan Pegawai-pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab memastikan hadiah yang diterima digunakan mengikut apa yang dihasratkan oleh penderma. (vii) Semua hadiah yang telah diluluskan penerimaannya hendaklah dimasukkan ke dalam inventori Jabatan. 2. Ketua-ketua Setiausaha dan Pegawai-pegawai Pengawal dikehendaki menghantar kepada Perbendaharaan satu laporan dengan salinan kepada Ketua Audit Negara apabila sesuatu hadiah telah diluluskan penerimaannya. Dalam laporan tersebut hendaklah dinyatakan butir-butir hadiah, nilainya, nama penderma dan tempat di mana hadiah diletakkan. 3. mewujudkan akaun amanah yang sesuai. Semua hadiah yang berupa wang tunai hendaklah diambil tindakan dengan 4-1
LAMPIRAN (E) PERKARA-PERKARA YANG DIPERLUKAN SEMASA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN Perkara-perkara yang perlu di dalam laporan semasa mengemukakan permohonan oleh Jabatan-jabatan Kerajaan adalah seperti berikut: (i) Nama pihak yang memberi dan alamat. (ii) Tujuan hadiah itu diberi. (iii) Setakat mana kaitan sipemberi dengan Jabatan, jika ada. (iv) Jenis/bentuk hadiah. (v) Nilai hadiah. (vi) Syarat-syarat yang dikenakan oleh pemberi, jika ada. (vii) Kegunaan/faedah hadiah kepada Jabatan atau sebagainya. (viii) Ulasan Ketua Jabatan. (ix) Maklumat-maklumat lain yang berkaitan. 5-1