PERBENDAHARAAN MALAYSIA PROSEDUR KUALlTl PK.PERB (K) - 04 KEMUDAHAN PEMBELIAN KERETA RASMl JAWATAN SEMASA BERSARA (OPTION TO PURCHASE) h Disediakan oleh : ... C ... Tandatangan Nama Dato' Hj. Za'ba Bin Hj. Che Rus Nama Dato' Zalekha binti Hassan Jawatan Setiausaha Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam dan Khidmat Pengurusan Jawatan Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Pengurusan) Tarikh 29 Julai 2010 Tarikh 30 Julai 2010 NO. KAWALAN SALINAN s NO. KELUARAN : 01 TARIKH : 2 Ogos 201 0
BIL. NO. KELUARAN REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI TARIKH PINDAAN KETERANGAN MENGENAI PINDAAN
1. 2. 3. KEMUDAHAN PEMBELIAN KERETA RASMI JAWATAN SEMASA BERSARA (OTP) MUKA SURAT : 1/8 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan permohonan Kemudahan Pembelian Kereta Rasmi Jawatan Semasa Bersara (Option To Purchase) oleh pegawai yang layak dapat diuruskan dengan teratur. SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Unit Kemudahan Kenderaan (Unit DS5), Seksyen Dasar Saraan, Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam dan Khidmat Pengurusan bagi memproses permohonan Kemudahan Pembelian Kereta Rasmi Jawatan Semasa Bersara. RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti Seksyen 7.1
Perancangan Bagi Proses Penghasilan dan Penyampaian Produk atau Perkhidmatan; Seksyen 7.2.1
Menentukan Keperluan Produk atau Perkhidmatan; Seksyen 7.2.2
Semakan Semula Keperluan Produk atau Perkhidmatan; Seksyen 7.5.1
Kawalan Ke Atas Proses Penghasilan dan Penyampaian/ Produk atau Perkhidmatan; Seksyen 7.5.3
Identifikasi dan Kemudahkesanan;
Seksyen 7.5.4
Harta Hakmilik Pelanggan;
Seksyen 7.5.5
Pemuliharaan Produk;
KEMUDAHAN PEMBELIAN KERETA RASMI JAWATAN SEMASA BERSARA (OTP) MUKA SURAT : 2/8 Seksyen 8.2.3
Pemantauan dan Pengukuran Proses;
Seksyen 8.2.4
Pemantauan dan Pengukuran Produk atau Perkhidmatan; dan Seksyen 8.3
Kawalan Ke Atas Produk atau Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan; 3.2 Concession Agreement Between The Government Of Malaysia And Spanco Sdn Bhd on 30 October 1993; 3.3 Supplemental Agreement To The Concession Agreement Dated 30 October 1993 Between The Government Of Malaysia And Spanco Sdn Bhd; 3.4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1999 - Peruntukkan Kereta Rasmi Bagi Hakim-Hakim, Ketua Setiausaha Negara Dan Pegawai-Pegawai Perkhidmatan Awam Pindaan Kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996 Dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 1997; 3.5 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996 - Peruntukkan Kereta Rasmi Bagi Para Hakim, Ketua Setiausaha Negara Dan Pegawai-Pegawai Perkhidmatan Awam Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Utama/ Khas C Dan Ke Atas Yang Setaraf; 3.6 Garis Panduan Dalaman Peraturan Pembelian Kereta Rasmi Bagi Anggota Kerajaan Yang Layak Semasa Bersara; 3.7 Garis Panduan Dalaman Seksyen Dasar Saraan Rujukan: KK/BP/R (8.00)684/3-1(sk1/96)(7) bertarikh 11 Oktober 1996 - Peraturan Pembelian Kereta Rasmi Ketika Bersara Bagi Anggota Pentadbiran; 3.8 Memo Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam dan Khidmat Pengurusan, Perbendaharaan Rujukan: KK/BP/DS(S)10/789/438/4 JD.17 (SK2/2008(2) bertarikh 21 Januari 2009 - Pemberian Kuasa
4. KEMUDAHAN PEMBELIAN KERETA RASMI JAWATAN SEMASA BERSARA (OTP) MUKA SURAT : 3/8 Untuk Menandatangani Borang Pesanan Dan Kad Akuan Maklumat Penghantaran Kereta Konsesi Serta Meluluskan Permohonan Pembelian Kereta Rasmi Semasa Bersara; dan 3.9 Surat Edaran Perbendaharaan Rujukan: KK/BP10/820/438/4-1 Klt.4(17) bertarikh 28 Jun 2007 - Pembayaran Saman Kereta Konsesi. DEFINISI 4.1 Kereta Rasmi Jawatan Kereta saloon yang diperuntukkan mengikut kelayakan jawatan kepada Anggota Pentadbiran, Hakim dan pegawai Perkhidmatan Awam Gred Utama/ Khas C dan ke atas atau setaraf yang dipajak daripada SPANCO. 4.2 SPANCO Syarikat SPANCO Sdn. Bhd. iaitu syarikat konsesi yang dilantik oleh Kerajaan Persekutuan untuk membekalkan kereta saloon kepada Kementerian/ Jabatan Persekutuan. 4.3 Kementerian/ Jabatan Kementerian/ Jabatan Persekutuan di negeri-negeri Semenanjung, Sabah dan Sarawak serta Wilayah Persekutuan Labuan yang diliputi dalam Perjanjian Konsesi. 4.4 Kemudahan Pembelian Kereta Rasmi Jawatan Semasa Bersara (Option To Purchase) Kemudahan untuk membeli Kereta Rasmi Jawatan oleh pegawai yang layak semasa bersara berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan.
5. KEMUDAHAN PEMBELIAN KERETA RASMI JAWATAN SEMASA BERSARA (OTP) MUKA SURAT : 4/8 SINGKATAN OTP
Option To Purchase Unit DS5
Unit Kemudahan Kenderaan, Seksyen Dasar Saraan, Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam dan Khidmat Pengurusan KS(DS)
Ketua Seksyen Dasar Saraan KPSU(DS)5
Ketua Penolong Setiausaha Unit DS5 PSU(DS)8
Penolong Setiausaha Unit DS5 PPTT(DS)
Pen. Pegawai Tadbir Tinggi Unit DS5 PT(DS)12
Pembantu Tadbir 12 Unit DS5 PT(DS)13
Pembantu Tadbir 13 Unit DS5 PT(DS)14
Pembantu Tadbir 14 Unit DS5
KEMUDAHAN PEMBELIAN KERETA RASMI JAWATAN SEMASA BERSARA (OTP) MUKA SURAT : 5/8 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan KS(DS)/ 1. Terima surat permohonan bersama Borang Permohonan KPSU(DS)5 Pembelian Kereta Rasmi Jawatan seperti di Lampiran A daripada pemohon melalui Kementerian/ Jabatan dan catat minit arahan. PPTT(DS) 2. Semak minit arahan dan borang permohonan. PPTT(DS) 3. Kenal pasti kereta yang bersesuaian dengan pemohon dan maklumkan kepadanya. PT(DS)12/ 4. Sekiranya pemohon bersetuju dengan kereta yang ditawarkan, PT(DS)13/ pohon Notis Untuk Hasrat Membeli Dan Penentuan Harga PT(DS) 14 Kereta Konsesi Dan Notis Saman kepada SPANCO dengan menggunakan format seperti di Lampiran B. PT(DS)12/ 5. Kemuka surat kepada pemohon melalui Kementerian/ Jabatan PT(DS)13/ untuk selesai saman. PT(DS) 14 PT(DS)12/ 6. Terima maklumat penyelesaian saman dan sediakan perakuan PT(DS)13/ Kertas Permohonan OTP dengan menggunakan format seperti PT(DS) 14 di Lampiran C. KPSU(DS)5/ 7. Semak dan peraku permohonan. PSU(DS) 8
KEMUDAHAN PEMBELIAN KERETA RASMI JAWATAN SEMASA BERSARA (OTP) MUKA SURAT : 6/8 Tanggungjawab Tindakan KS(DS) 8. Pertimbangkan permohonan. PPTT(DS)/ 9. Sediakan surat keputusan kepada Kementerian/ Jabatan dan PT(DS)12/ SPANCO dengan menggunakan format seperti di Lampiran D PT(DS)13/ dan salin kepada pemohon. PT(DS)14 KPSU(DS) 5/ 10. Tandatangan dan keluarkan surat keputusan. PSU(DS) 8
Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 7. KEMUDAHAN PEMBELIAN KERETA RASMI JAWATAN SEMASA BERSARA (OTP) REKOD KUALITI Rekod Kualiti Lokasi Surat Permohonan Unit DS5 Borang Permohonan Bagi Membeli Unit DS5 Kereta Rasmi Jawatan Semasa Bersara Notis Untuk Hasrat Membeli Dan Unit DS5 Penentuan Harga Kereta Konsesi Dan Notis Saman Kertas Permohonan OTP Unit DS5 Surat kelulusan OTP Unit DS5 MUKA SURAT : 7/8 Tempoh Penyimpanan 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun
8. KEMUDAHAN PEMBELIAN KERETA RASMI JAWATAN SEMASA BERSARA (OTP) MUKA SURAT : 8/8 CARTA ALIRAN KERJA Terima permohonan dan catat minit arahan. Semak minit arahan dan borang permohonan. Kenal pasti dan tawarkan kereta yang bersesuaian. Tidak Setuju ? Ya Pohon SPANCO tetapkan harga pembelian dan status saman. Sediakan surat kepada pemohon melalui Kementerian/ Jabatan untuk penyelesaian saman. Terima maklumat penyelesaian saman. Sediakan kertas permohonan OTP. Semak dan peraku permohonan. Pertimbang permohonan. Sediakan surat keputusan kepada Kementerian/ Jabatan/ pemohon dan SPANCO.
1. LAMPIRAN 'A' PERMOHONAN BAG1 MEMBELI KERETATASMI JAWATAN SEMASA BERSARA BUTIR-BUTIR PEGAWAI YANG MEMOHON 1.1 Nama: ... : ... 1.2 No. Kad Pengenalan: (Lama) ... (Baru) ... 1.3 Perkhidmatan: Anggota Pentadbiran [7 Awam Tentera/Polis Badan Berkanun Negeri 1.4 Jenis perlantikan:n Tetap Pinjaman Kontrak 1.5 Jawatan sebelum bersara: ... 1.6 Gred hakiki: ... 1.7 1.8 , Hrri , ' , yln , fi vl 1.9 Tarikh Bersara: t!rYhm Tarikh kenaikan pangkat yang melayakkan peruntukan kereta rasmi (Sila sertakan surat kenaikan ~anqkatlsurat perlantikan daripada JPAIpihak ;ang berkenaan): . . Tarikh lahir: q Pilihan Thn 1.10 Wajib Jenis persaraan: 1.11 Tarikh mula berkhidmat: m m Hari Bln 1.12 Hari Bln Thn Tempoh perkhidmatan: mmm 1.13 Sama ada pernah diluluskan pembelian kereta rasmi: Ya Tidak 1.14 Jika ya, sila nyatakan: (a) Tahun diluluskan ... (b) Nombor pendaftaran kereta : ... (c) Perkhidmatan ... 1.15 Alamat Rumah ...
2. 3. BUTIR KERETA YANG DIPERUNTUKKAN h 2.1 JenisKereta ... : 2.2 No.pendaftaran: ... 2.3 Tarikh pembelian: m m m Mula pajakan: m m m Hari Bln Thn Hari Bln Thn Tamat pajakan: m m m Hari Bln ' Thn 2.4 Usia kereta pada tarikh persaraan: bulan 2.5 Usia kereta pada tarikh semasa : bulan 2.6 Hakmilik Kenderaan : Syarikat Konsesi Kerajaan (sertakan salinan kad daftar) 2.7 Nombor casis ... 2.8 Nombor enjin ... 2.9 ... Harga kereta (sertakan salinan Pesanan Tempatan) (a) Harga bersih : (RM) ... (b) Harga aksesori : (RM) ... (c) Duti importfeksais: (RM) ... (d) Cukai jualan : (RM) ... PENGAKUAN Saya mengaku bahawa butir-butir seperti yang dinyatakan di atas adalah benar dan saya bertanggungjawab terhadapnya. (... ) Tandatangan Pegawai Yang Memohon Tarikh: ...
4. 5. KELULUSAN PENJUALAN KERETA RASMI (BADAN BERKANUNfKERAJAAN NEGERI) TarikhJBil. Mesyuarat MajlisILembaga: ... (Sila'serta petikan minit mesyuarat) PENGESAHAN KETUA JABATAN
Saya sahkan butir-butir di atas adalah lengkap dan betul. ( ... 1 Nama, Tandatangan Ketua Jabatan Dan Cop Rasmi Tarikh: ... [BRG MOHON MEMBELI KRT RASMI 2001/SURAT&MEMO /2000(WAHAB)>FR..]
No. Fail: Tarikh: Alamat SPANCO: ... Tuan, Notis Hasrat Untuk Membeli Dan Penentuan Harga Kenderaan Konsesi Proton Perdana 2.O(A) V6 Executive No. Pendaftaran ... Menurut Harga Fasal 12.1 & 12.2 Perjanjian Konsesi Dan Status Saman Trafik Adalah saya diarah untuk menarik perhatian tuan kepada perkara di atas. Adalah dimaklumkan bahawa ... No. Kad Pengenalan 2... berhasrat menggunakan opsyen untuk membeli kereta konsesi ... mengikut Sehubungan itu, Perbendaharaan bercadang untuk menawarkan kereta ... yang sedang digunakan olehnya dan memohon agar pihak tuan dapat mengemukakan harga jualan bagi kereta konsesi tersebut. fasal 12.1. Beliau akan bersara wajib pada tuan dipohon supaya dapat 3. mengesahkan status dan jumlah saman tertunggak sekiranya ada, bagi ... untuk tindakan Perbendaharaan selanjutnya. Sehubungan itu juga, kerjasama Sekian, terima kasih "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang menurut perintah, Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam Dan Khidmat Pengurusan b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Perbendaharaan Malaysia P: 03-88824419 8: 03-888241 69 ~:azmi.mohamad@treasury.gov.my
No. Fail: ... Tarikh: KERTAS PERMOHONAN PEMBELIAN KERETA RASMl JAWATAN SEMASA ... BERSARA (OTP) BIL.: Melalui Permohonan Pembelian Kereta Rasmi Jawatan Semasa Bersara TUJUAN Kertas ini bertujuan untuk memohon pertimbangan tuan ke atas permohonan pembelian Kereta Rasmi Jawatan Semasa Bersara seperti berikut: i. Nama Pegawai Pemohon ii. Tarikh Bersara iii. Jawatan Terakhir iv. Gred vi. No. Pendaftaran Kereta Rasmi Jawatan Yang Dipohon : ASAS PERTIMBANGAN 2. syarat-syarat pembelian Kereta Rasmi Jawatan seperti berikut:- , Melalui semakan ke atas rekod di seksyen ini, permohonan di atas memenuhi I. Pegawai bersara wajib dan telah berkhidmat lebih 20 tahun (tempoh berkhidmat ialah 30 tahun ) ii. Pegawai belum pernah menggunakan kemudahan pembelian Kereta Rasmi Jawatan semasa bersara; iii. Kereta yang dicadangkan berumur 37 bulan dan ke atas pada tarikh persaraan pegawai ( kereta berumur 37 bulan); iv. Harga jualan adalah selaras dengan fasal 12.2, Perjanjian Konsesi (30% dari harga belian asal tanpa cukai, RM38,238.11) dan v. Pegawai telah menyelesaikan tunggakan saman trafik bagi Kereta Rasmi Jawatan yang diperuntukkan kepadanya (kandungan 29).
CADANGAN 3. diluluskan. Berdasarkan fakta di atas, dicadangkan supaya permohonan tersebut SYOR 4. diatas. Tuan dipohon untuk menimbang dan meluluskan cadangan di perenggan 3 (SIT1 HAJAR BlNTl YAACOB) PSU(DS)8 KEPUTUSAN: Setuju 1 Tidak setuju dengancadangan Tandatangan: ... (MOHD RADZl BIN ABD HAMID) KS(DS) Tarikh Mac 2010 Hamidah binti ldris PT(08\14 Azmi bin Mohmad PPTTfDS\
No. Fail: Tarikh: Alamat Kementerian / Jabatan: ... Tuan, Pembelian Kereta Rasmi Jawatan Semasa Bersara Nama Pegawai Jawatan : No. Pendaftaran : Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada surat tuan Ruj.: ... mengenai perkara di atas. Sukacita dimaklumkan bahawa permohonan pembelian Kereta Rasmi 2. Jawatan Semasa Bersara di atas adalah diluluskan dengan harga dan syarat - syarat berikut: I . kereta tersebut dijual dengan harga: ii. penjualan kereta tersebut dibebaskan daripada bayaran Cukai Kastam, Cukai Eksais dan Cukai Jualan; iii. kereta yang dibeli ini hanya boleh dijual atau ditukarmilik kepada orang lain selepas dua (2) tahun dibeli daripada Kerajaan, iaitu selepas genap dua (2) tahun di atas nama pembeli dan berurusan terus dengan pihak Jabatan Pengangkutan Jalan; iv. pembayaran hendaklah dibuat sebelum 23 Oktober 2010 dan cek bayaran hendaklah dibuat atas nama SPANCO Sdn. Bhd yang dihantar terus kepada pihak berkenaan dengan satu salinan surat dikirim ke pejabat ini;
'v. kemudahan ini diberi sekali sahaja di dalam perkhidmatan sama ada di peringkat Persekutuan, Negeri ataupun Badan Berkanun; dan vi. Penjualan kereta adalah atas dasar 'as is where is' sedia ada tanpa kerajaan perlu menanggung seabarang kos tambahan; 3. Penamatan pajakan kereta konsesi ini berkuatkuasa 23 Oktober 2010. Dengan itu, penukaran hakmilik hendaklah dibuat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh penamatan pajakan. Segala urusan tukar hakmilik adalah diuruskan oleh ... / SPANCO Sdn. Bhd. Sekian, terima kasih. " BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang menurut perintah, Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam Dan Khidmat Pengurusan b.p : Ketua Setiausaha Perbendaharaan Perbendaharaan Malaysia =:03- 88823106 8:03- 88824169 ~:rnasni.mustapa@treasury.gov.my Alamat Pemohon: ... Alamat Jabatan Pengangkutan Jalan: ... Alamat Akauntan Negara ... Alamat Kastam ... Alamat Audit Negara ... Alamat SPANCO ...