RANCANGAN SISTEM INFORMASI DAFTAR URUT KEPANGKATAN (STUDI KASUS RUMAH SAKIT XYZ) Akwan Sunoto Program Studi Sistem Informasi, STIKOM Dinamika Bangsa, Jambi Jl. Jenderal Sudirman Thehok-Jambi Email : ABSTRAK Daftar Urut Kepangkatan (DUK) merupakan salah bahan pertimbangan objektif yang digunakan dalam pembinaan karir kepangkatan Pegawai Negeri Sipil oleh karena itu pembaruan terhadap data-data yang berkenaan dengan kepangkatan pegawai mutlak dilakukan sehingga akurasi dari DUK dapat dipertangungjawabkan. Untuk menjamin akurasi laporan DUK itulah maka perlu dirancang Sistem Informasi Daftar Urut Kepangkatan sehingga sub bagian kepegawaian yang bertanggung jawab dalam pengelolaan DUK ini dapat memberikan laporan secara akurat. Kata Kunci : Sistem Informasi, Daftar Urut Kepangkatan, Rancangan. 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Pengelolaan Daftar urut kepangkatan (DUK) memegang peranan penting bagi Institusi Pemerintahan dalam rangka melakukan pembinaan terhadap karier Pegawai Negeri Sipil berdasarkan sistem karier dan prestasi kerja. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 tahun 1979 DUK disusun dan di perbarui oleh Sub Bagian Kepegawaian tiap tahun namun pada prakteknya data harus dimuktahirkan tiap bulan yang karenakan dinamisnya perubahan data kepegawaian seperti jenjang pendidikan, pangkat dan golongan, masa kerja, pelatihan yang di ikuti serta usia dari pegawai. Jika semua pekerjaan ini dilakukan dengan cara konvensional dengan jumlah pegawai yang tidak sedikit tentu ini akan memberatkan beban kerja sub bagian kepegawaian untuk selalu menghasil laporan DUK yang uptodate, permasalahan seperti ini jugalah yang dialami oleh sub bagian kepegawaian Rumah Sakit Umum XYZ. Agar pembinaan terhadap karier dan prestasi kerja Pegawai Negeri Sipil tersebut dapat berjalan dengan tepat tentu harus di dukung oleh informasi yang akurat dan uptodate. Untuk itulah maka perlu dirancang Sistem Informasi Daftar Urut Kepangkatan untuk menjamin akurasi informasi yang dihasilkan. 1.2. Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang telah di uraikan diatas maka dapat dirumuskan masalahnya yaitu bagaimana merancang aplikasi Daftar Urut Kepangkatan sehingga pembinaan terhadap karier Pegawai berdasarkan sistem karier dan prestasi kerja dapat dilakukan dengan tepat dan objektif. 1.3. Batasan masalah Pada rancangan aplikasi ini data yang di kelola adalah data-data yang berkaitan daftar urut kepangkatan yaitu: a. Pangkat dan Golongan. b. Jabatan. c. Masa kerja d. Latihan jabatan. e. Pendidikan. f. Usia. 1.4. Tujuan dan Mamfaat Penelitian a. Merancang Aplikasi Daftar Urut Kepangkatan (DUK) untuk menghasilkan informasi yang kurat dan uptodate sehingga pembinaan terhadap karier pegawai dapat dilakukan dengan tepat. b. Memudahkan sub bagian kepegawaian dalam mengolah Daftar Urut Kepangkatan sebagai bahan dalam pengangkatan dan kepangkatan pegawai. Jurnal Ilmiah Media SISFO Vol.8 No.3, Oktober 2014 ISSN 1978-8126 137
2. Tinjauan Pustaka 2.1. Daftar Urut Kepangkatan Berdasarkan peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 1976, Daftar Urut Kepangkatan adalah suatu daftar yang memuat nama Pegawai Negeri Sipil dari suatu satuan organisasi negara yang disusun menurut tingkatan kepangkatan. Daftar Urut Kepangkatan digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan obyektif dalam melaksanakan pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil. Prosedur dalam penyusunan DUK yaitu: a. Pangkat PNS dengan pangkat lebih tinggi dicantumkan pada urutan yang lebih tinggi . Apabila tingkatannya sama, tetapi umurnya lebih tua dicantumkan pada urutan yang lebih tinggi b. Jabatan Apabila tingkatannya sama dan diangkat dalam tingkat yang sama pula, maka jabatan yang lebih tinggi dicantumkan pada urutan yang lebih tinggi Apabila jabatan sama, maka yang menjabat lebih dulu dicantumkan pada urutan yang lebih tinggi. c. Masa Kerja Apabila tingkat dan jabatannya sama, maka yang masa kerjanya lebih lama dicantumkan pada urutan yang lebih tinggi. Masa kerja yang diperhatikan dalam pembuatan DUK adalah masa kerja yang dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji. d. Latihan Jabatan Apabila ada dua orang atau lebih PNS dengan pangkat sama, jabatan sama dan masa kerja sama, maka diantara mereka yang lebih dulu tamat dicantumkan pada nomor urut yang lebih tinggi. Tingkat latihan jabatan yang digunakan untuk DUK adalah jumlah jam pelajaran tidak kurang dari 100 jam pelajaran. e. Pendidikan Dicantumkan pendidikan terakhir yaitu: nama universitas/institut, tahun lulus dan tingkat ijazah. f. Tanggal Lahir g. Catatan Mutasi jika ada h. Keterangan misalnya : cuti diluar tanggungan negara, meninggal dunia, pensiun. 2.2. Sistem Informasi Sistem informasi merupakan seperangkat tata cara, metodologi dan organisasi maupun software dan hardware yang dibutuhkan untuk menjalankan dan mengelolah organisasi. Definisi lain sistem informasi dapat dilihat dari beberapa pendapat para ahli. Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses dan teknologi informasi (IT) yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan output informasi yang di perlukan untuk mendukung sebuah organisasi(Whitten, 2007). Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi (O'Brien, 2007). Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Loudon dkk, 2007). 3. METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini penulis melakukan langkan-langkah sebagai berikut: a. Studi literatur Jurnal Ilmiah Media SISFO Vol.8 No.3, Oktober 2014 ISSN 1978-8126 138
Studi literatur penulis lakukan untuk memplejari dan memahami konsep-konsep dan teori-teori yang relevan dengan tema penelitian yang penulis lakukan. b. Pengumpulan data Pengumpumpulan data penulis lakukan dengan mengumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan DUK serta mengamati proses pendataan DUK c. Analisa Kebutuhan sistem Analisa kebutuhan sistem ini penulis lakukan dengan mempelajari dan menganalisa dokumen- dokumen yang telah di kumpulkan serta proses yang sedang berlangsung. d. Membuat rancangan sistem informasi. 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisa Proses Penyusunan dan Pelaporan DUK Dari hasil analisa yang telah dilakukan pada proses penyusunan dan pelaporan DUK di Rumah Sakit Umum XYZ permasalahan yang muncul adalah proses penyusunan dan pelaporan DUK berjalan lambat dan informasi yang dihasilkan tidak selalu akurat. Salah satunya penyebabnya adalah mereka belum memiliki Program Aplikasi yang khusus untuk mengolah DUK. 4.2. Analisa Kebutuhan Sistem Adapun kebutuhan dari sistem yang akan dibangun diatas adalah: a. Modul Login Modul ini digunakan oleh user untuk masuk kedalam aplikasi. b. Modul Pangkat Dan Golongan Modul ini digunakan untuk mendata data pangkat dan golongan dari mulai dari golongan terenah sampai golongan tertinngi c. Modul Bagian Modul ini digunakan untuk mendata unit bagian kerja yang ada di Rumah Sakit Umum XYZ. d. Modul Kelompok Modul ini digunakan untuk mendata pengelompokan unit kerja dari pegawai. e. Modul Pegawai Modul ini digunakan untuk mendata data pegawai mulai dari NIP, nama, Tempat tanggal lahir, jenjang pendidikan, golongan, jabatan, masa kerja, pelatihan catatan mutasi dan lain sebagainya 4.3. Rancangan Input Rancangan input ini digunakan untuk menentukan kebutuhan data yang akan di proses pada proses penyusunan DUK. 1. Rancangan Form Login Form login digunakan untuk oleh user untuk masuk kedalam sistem dengan memasukan password masing-masing. Form login ini berperan sebagai salah unsur keamanan terhadap Sistem Informasi DUK. Gambar 1 : Form Login Jurnal Ilmiah Media SISFO Vol.8 No.3, Oktober 2014 ISSN 1978-8126 139
2. Rancangan menu utama Menu utama ini digunakan untuk memanajemen form-form serta laporan yang terdapat didalam sistem informasi DUK. Menu pegawai digunakan untuk untuk masuk kedalam foem pegawai, menu setup digunakan untuk pendataan data master, menu recall digunakan untuk mengembalikan data yang sudah dihapus, menu pack digunakan untuk menghapus data secara permanen, menu laporan digunakan untuk menampilkan laporan dari DUK. Gambar 2: Menu Utama 3. Rancangan Menu Setup Menu ini digunakan untuk untuk mendata data master, yaitu data unit bagian, Kelompok unit , Golongan dan Direktur dari Rumah Sakit XYZ. Data master ini bertujuan untuk menjaga konsistensi data. Gambar 3: Menu Setup Jurnal Ilmiah Media SISFO Vol.8 No.3, Oktober 2014 ISSN 1978-8126 140
4. Rancangan Form Pangkat dan Golongan Form pangkat digunakan golongan digunakan untuk mendata data pangkat dan golongan yang terdapat di dalam data kepegawaian. Dengan adanya data master golongan ini semua data pangkat dan golongan pegawai dapat di input dengan satu format. Gambar 4 : Form Pangkat dan Golongan 5. Rancangan Form Bagian Form ini digunakan untuk mendata unit-unit bagian kerja yang terdapat di Rumah Sakit XYZ sehingga data bagian ini tersimpan dalam satu tabel. Gambar 5: Form Bagian Jurnal Ilmiah Media SISFO Vol.8 No.3, Oktober 2014 ISSN 1978-8126 141
6. Form Kelompok Form ini digunakan untuk mendata pengelompokan unit kerja dari pegawai. Di Rumah Sakit terdapat beberapa pengelompokan bidang kerja pegawai seperti Medis, Medis XZZ Keperawatan, AD dan Keuangan dan lain-lain sebagainya. Gambar 6: Form Kelompok 7. Form Pegawai Form ini digunakan untuk mendata data pokok dari pegawai seperti NIK, nama, pangkat dan golongan, jabatan, TMT jabatan, bagian bekerja, kelompok keahlian atau bidang kerja, pelatihan jabatan yang diikuti, pendidikan formal, jenjang pendidikan, masa kerja, catatan mutasi dan lain sebagainya. Form ini merupakan inputan pokok untuk menghasilkan laporan DUK. Pada Form ini masa kerja akan dihitung secara otomatis oleh sistem berdasarkan tanggal capegnya. Sedangkan umur juga dihitung secara otomatis oleh sistem berdasakan tanggal lahir. Gambar 7 : Form Pegawai Jurnal Ilmiah Media SISFO Vol.8 No.3, Oktober 2014 ISSN 1978-8126 142
4.4. Rancangan Output Rancangan output ini disesuaikan dengan format dan ketentuan yang berlaku dalam penyusunan Daftar Urut Kepangkatan yaitu peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 1976. Laporan dapat difilter berdasarkan golongan, bagian kerja, kelompok kerja ataupun secara keseluruhan. Gambar 8 : Menu Laporan DUK Output dari laporan DUK dapat lihat pada gambar 9 dimana pada laporan ini data sudah diurutkan secara otomatis oleh sistem berdasarkan Golongan, TMT Golongan, Tanggal Capeg dan Tanggal Lahir. Gambar 9 : Laporan Daftar Urut Kepangkatan Jurnal Ilmiah Media SISFO Vol.8 No.3, Oktober 2014 ISSN 1978-8126 143
5. Kesimpulan Dengan adanya Sistem Informasi DUK ini maka masalah yang dihadapi pada proses penyusunan dan pelaporan DUK seperti lamanya masa waktu penyusunan dan informasi DUK yang tidak selalu akurat dapat diminimalkan, sehingga data yang dihasilkan pada memang dapat dijadikan rujukan yang objektif dalam pembinaan karir kepangkatan pegawai. DAFTAR PUSTAKA [1] James A. O'Brien.2007. Management Information Systems - 10th edition.Palgrave, Basingstoke. [2] Laudon, Kenneth C.; Laudon, Jane P. 2007.Sistem Informasi Manajemen. Palgrave, Basingstoke [3] Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 tahun 1979. [4] Whitten, Jeffery L.; Bentley, Lonnie D.; Dittman, Kevin C.2007. System Analysis and Design Methods. The McGraw-Hill Companies, Inc.New York. Jurnal Ilmiah Media SISFO Vol.8 No.3, Oktober 2014 ISSN 1978-8126 144