SCIENTEX PACKAGING (AYER KEROH) BERHAD (Dahulunya dikenali sebagai DAIBOCHI BERHAD) DASAR PENCEGAHAN RASUAH DAN PENYELEWENGAN
DASAR PENCEGAHAN RASUAH DAN PEYELEWENGAN 1.0 PENGENALAN Kesalahan rasuah dan penyelewengan membawa risiko sangat serius untuk semua perniagaan dan dalam hal yang melibatkan sebuah syarikat, orang yang terlibat dengan syarikat dan syarikat itu boleh dikenakan hukuman menurut undang-undang selain menjejaskan nama baik. Di Kumpulan Scientex Packaging (Ayer Keroh) Berhad (dahulunya dikenali sebagai Daibochi Berhad) (selepas ini dirujuk sebagai "SPAK"), nilai teras kami ialah kejujuran dan integriti, dan berurusan secara adil, telus, dan sikap saksama memerlukan piawaian tertinggi pematuhan daripada diri kita, dan dalam hubungan dengan pembekal, pelanggan, kerajaan, dan badan pengawal selia serta pihak berkepentingan. SPAK komited kepada integriti dan tingkah laku beretika dalam cara kami menjalankan perniagaan dan operasi kami, dan ini ditunjukkan dalam dasar yang ingin kami kuat kuasakan. Kami menyedari bahawa amalan rasuah dan penyelewengan adalah kesalahan yang boleh dikenakan hukuman di bawah undang-undang Malaysia dan bidang kuasa di tempat lain di mana kami beroperasi, dan kami berhasrat untuk mematuhi semua undang-undang terpakai yang berkaitan dalam mencegah rasuah dan penyelewengan dalam semua bidang kuasa yang kita beroperasi. Kami benar-benar yakin bahawa mempertahankan nilai teras kami dalam kejujuran, kesaksamaan, ketelusan, dan integriti, kami akan terus membina dan mengukuhkan lagi jenama SPAK secara global dan dikenali sebagai sebuah institusi yang menggalakkan amalan terbaik dan tadbir urus korporat yang baik. 2.0 TUJUAN Tujuan Dasar ini adalah untuk menetapkan kedudukan SPAK tentang amalan rasuah dan penyelewengan tanggungjawab untuk mematuhi dan cara mempertahankan nilai teras kami, iaitu kejujuran dan integriti diwujudkan di seluruh operasi SPAK. Dasar ini juga berikhtiar untuk mewujudkan pengawalan untuk memastikan pematuhan semua undang-undang pencegahan rasuah dan penyelewengan yang terpakai bagi memastikan perniagaan SPAK dikendalikan dengan piawai tertinggi kejujuran dan integriti. serta memperincikan 3.0 SKOP Dasar ini meliputi semua anak syarikat dan syarikat berkaitan SPAK, serta pekerja termasuk tetapi tidak terhad kepada semua individu di semua peringkat dan gred, pengurusan, pegawai, pengarah, kakitangan berkaitan, dan pihak ketiga yang bertindak bagi pihak yang dinyatakan sebelum ini. Dasar ini turut merangkumi semua urusan perniagaan dalam semua bidang kuasa yang melibatkan operasi SPAK. Bagi tujuan Dasar ini, "kakitangan berkaitan" termasuk ahli keluarga (pasangan, anak, adik-beradik, dan ibu bapa). Manakala, "Pihak Ketiga" bermaksud mana-mana organisasi yang terlibat semasa pelaksanaan kerja bersama SPAK, dan termasuk pelanggan sebenar dan berpotensi, klien, pembekal, pengedar, kontraktor, hubungan perniagaan, ejen, penasihat, dan badan kerajaan dan awam termasuk penasihat, wakil, pegawai dan ejen mereka. Tambahan lagi, bagi tujuan Dasar ini, semua pengarah, pegawai, pekerja, dan mana-mana pihak ketiga atau orang yang bersekutu dengan SPAK, secara kolektif dikenali sebagai "Sekutu SPAK". 1
4.0 PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG a) Dasar ini akan pada setiap masa mematuhi undang-undang dan peraturan di Malaysia. Dalam keadaan sekiranya terdapat apa-apa ketaktekalan atau percanggahan antara peruntukan dasar ini dan undang-undang di Malaysia, yang kedua akan diguna pakai. Undang-undang utama pencegahan rasuah dan penyelewengan ialah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) 2009 seperti yang tertakluk kepada apa-apa arahan, enakmen semula, dan/atau pindaan susulan kerajaan. b) Merujuk kepada Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia dalam portal rasminya "rasuah" ditakrifkan sebagai pelakuan menerima atau memberi apa-apa upah atau dorongan dalam bentuk wang tunai atau ganjaran bernilai tinggi untuk melakukan sesuatu perbuatan yang berkaitan dengan fungsi atau aktiviti tugas seseorang. c) Akta SPRM menetapkan enam (6) kesalahan utama seperti yang berikut: Meminta/Menerima Suapan (Rasuah) - Seksyen 16 & 17(a) Akta SPRM Menawar/Memberi Suapan (Rasuah) - Seksyen 17(b) Akta SPRM Berniat untuk Memperdayakan (Tuntutan Palsu) - Seksyen 18 Akta SPRM Menggunakan Jawatan atau Kedudukan untuk Suapan (Rasuah) (Penyalahgunaan Kuasa/Kedudukan) - Seksyen 23 Akta SPRM Menawar/Memberi Suapan oleh Organisasi Komersial (Tanggungan Korporat) - Seksyen 17A Akta SPRM Disifatkan sebagai Menyamai Tanggungan Peribadi bagi Kakitangan Kanan (Tanggungan Peribadi) - Seksyen 17A(3) Akta SPRM d) Sebagai rujukan Dasar ini, penyelewengan boleh melibatkan "rasuah" , iaitu, apa-apa penawaran, janji, pemberian, permintaan, persetujuan untuk mendapat, menerima suapan, atau kelebihan lain dengan niat sebagai dorongan atau upah untuk seseorang melaksanakan fungsi tugas atau aktiviti mereka secara tidak sah. Bentuk rasuah termasuk sogokan, komisyen yang ditinggikan, hadiah mahal, sumbangan politik, keraian melampau atau tidak sesuai. e) Suapan ditafsirkan dalam Akta SPRM sebagai: i. Wang, derma, hadiah, pinjaman, fi, ganjaran, cagaran berharga, harta atau kepentingan mengenai harta, sama ada boleh alih atau tak boleh alih, faedah kewangan, atau apa-apa manfaat seumpama itu yang lain; ii. Apa-apa jawatan, kebesaran, pekerjaan, kontrak pekerjaan atau perkhidmatan, dan apa- apa perjanjian untuk memberikan pekerjaan atau memberikan perkhidmatan atas apa-apa sifat; iii. Apa-apa bayaran, pelepasan, penunaian atau penyelesaian apa-apa pinjaman, obligasi atau liabiliti lain, sama ada keseluruhannya atau sebahagian daripadanya; iv. Apa-apa jenis balasan berharga, apa-apa diskaun, komisen, rebat, bonus, potongan atau peratusan; v. Apa-apa perbuatan menahan diri daripada menuntut apa-apa wang atau nilai wang atau benda berharga; vi. Apa-apa jenis perkhidmatan atau pertolongan lain, termasuk perlindungan daripada apa- apa penalti atau ketakupayaan yang dikenakan atau yang dikhuatiri atau daripada apa-apa tindakan atau prosiding yang bersifat tatatertib, berbentuk sivil atau jenayah, sama ada atau tidak sudah dimulakan, dan termasuk penggunaan atau menahan diri daripada menggunakan apa-apa hak atau apa-apa kuasa atau kewajipan rasmi; dan 2
vii. Apa-apa tawaran, aku janji atau janji, sama ada bersyarat atau tidak bersyarat, untuk memberikan suapan mengikut pengertian mana-mana perkara dalam perenggan (i) hingga (vi). 5.0 PRINSIP AM a) SPAK tidak terlibat dalam rasuah atau penyelewengan, dan adalah bertentangan dengan dasar SPAK bagi mana-mana pekerja atau pihak ketiga yang bertindak bagi pihak SPAK untuk meminta, menawar, memperoleh, membuat atau menerima apa-apa pembayaran atau dorongan yang salah di sisi undang-undang dan tidak beretika. b) SPAK komited untuk menyediakan garis panduan kawalan dalamannya, dan memastikan perniagaan dan operasinya dijalankan dalam semua hal menurut piawai etika, profesional dan undang-undang yang ketat. c) SPAK mematuhi sepenuhnya semua hal dalam undang-undang yang sedia ada yang berkaian pencegahan rasuah dan penyelewengan dalam semua bidang kuasa yang melibatkan operasi syarikat ini. d) SPAK tidak akan terlibat dalam apa-apa bentuk rasuah, sama ada secara langsung atau tidak langsung atau melalui mana-mana pihak ketiga (seperti ejen, kontraktor atau pengedar). e) SPAK tidak membuat sumbangan secara langsung atau tidak langsung kepada parti atau calon politik. f) SPAK melarang penggunaan kontrak atau perjanjian perunding untuk menyalurkan pembayaran yang tidak sesuai melalui ejen atau pengantara kepada pegawai kerajaan atau awam. 5.1 HADIAH, MANFAAT DAN PELAYANAN SPAK melarang pekerjanya daripada memberi atau menerima hadiah, keraian, atau manfaat lain yang dalam apa-apa cara akan mempengaruhi atau kelihatan mempengaruhi apa-apa keputusan perniagaan, pengaturan, atau urus niaga. Sebagai tambahan, pekerja dilarang daripada menerima atau menawar wang tunai dan apa-apa bentuk wang tunai termasuk baucer, kupon, saham, dan komisen. Bagaimanapun, SPAK mengiktiraf bahawa keraian, pemberian hadiah, dan penerimaan hadiah boleh menjadi adat atau amalan yang sah dalam hubungan perniagaan bagi menunjukkan tanda penghargaan, dan diberi atau diterima tanpa mengharapkan balasan atau nilai sebagai pulangan. Garis panduan yang ditetapkan oleh SPAK berhubung pemberian dan penerimaan hadiah seperti ini adalah hadiah tak diminta atau ihsan perniagaan lain boleh diberi atau diterima, jika hadiah dikendali secara telus, serta bersifat munasabah dan sederhana sifat dan jumlahnya, sahih, dan diwajarkan oleh tujuan perniagaan yang jelas dan sah. 3
5.2 PENAJAAN DAN DERMA Penajaan, derma amal, dan tanggungjawab sosial korporat hendaklah dibuat untuk tujuan yang benar dan boleh disahkan. Rasuah dan bayaran memudah cara tidak boleh diselindungkan sebagai penajaan atau derma untuk mempengaruhi secara tidak sesuai keputusan perniagaan atau menyalur dana untuk membiayai aktiviti yang salah di sisi undang-undang, yang menjadi pelanggaran dasar dan prosedur SPAK termasuk undang-undang dan peraturan yang terpakai. Semua aktiviti penajaan, derma amal, dan tanggungjawab sosial korporat tertakluk kepada kelulusan pihak Pengurusan berdasarkan Garis Panduan Kawalan Dalaman. 5.3 PEMBAYARAN MEMUDAH CARA SPAK mengamalkan dasar ketat dengan tidak membenarkan penggunaan pembayaran memudah cara dalam mana-mana skop operasinya dalam organisasi. Bagi tujuan dasar ini, pembayaran memudah cara ditafsirkan sebagai bentuk pembayaran atau peruntukan lain yang dibuat sendiri kepada seseorang yang berkuasa dalam proses atau keputusan untuk memastikan atau mempercepatkan prestasi tugas atau fungsi rutin atau pentadbiran. Jika mana-mana pekerja SPAK berdepan dengan apa-apa permintaan untuk menawar, menjanji, memberi, menyetujui atau menerima pembayaran memudah cara, mereka hendaklah membuat keputusan dan tindakan komited untuk menolak permintaan itu atau menolak daripada terlibat dalam apa-apa bentuk pelibatan selepas itu. Tambahan lagi, pekerja itu hendaklah melaporkan situasi ini kepada Ketua Jabatan dan Jabatan Sumber Manusia pada kadar segera. Jika pekerja itu tidak pasti tentang sifat permintaan pembayaran itu, Ketua Jabatan dan Jabatan Sumber Manusia hendaklah dimaklumkan serta-merta bagi mendapatkan penjelasan dan bimbingan untuk tindakan selanjutnya. Dalam beberapa keadaan, sekiranya seseorang pekerja SPAK dipaksa untuk melakukan atau membuat pembayaran seperti itu memandangkan keselamatan atau kebebasan mereka berada dalam ancaman serius, dan pekerja itu tidak ada pilihan lain kecuali membayar bagi melindungi nyawa, anggota badan, atau kebebasan mereka, maka, pekerja yang terkesan hendaklah melaporkan serta-merta pembayaran itu kepada Ketua Jabatan dan Jabatan Sumber Manusia. 6.0 USAHA WAJAR DAN BERURUSAN DENGAN PIHAK KETIGA a) Semua pekerja dikehendaki mengamalkan usaha wajar yang munasabah pada setiap masa apabila berurusan dengan Pihak Ketiga, sekiranya boleh dilakukan dan relevan, dengan tumpuan kepada integriti urusan itu sebelum berurus niaga dengan mereka. b) SPAK tidak akan berurus niaga dengan mana-mana Pihak Ketiga yang semunasabahnya disyaki terlibat dengan rasuah dan amalan perniagaan yang tidak sesuai dan tidak kena. c) SPAK berhak menamatkan perkhidmatan mereka sekiranya Pihak Ketiga ini memberi rasuah atau bertindak dalam cara yang tidak konsisten dengan Dasar ini. 4
7.0 TANGGUNGJAWAB a) Lembaga Pengarah SPAK ("Lembaga Pengarah") mempunyai tanggungjawab keseluruhan untuk memastikan Dasar ini mematuhi kewajipan undang-undang dan etika, dan semua pihak yang tertakluk kepada Dasar ini turut mematuhinya. b) Lembaga Pengarah hendaklah memastikan penjajaran Dasar ini dengan strategi SPAK dan mengawasi keseluruhan sistem pengurusan pencegahan rasuah dan penyelewengan. c) Pengurusan SPAK hendaklah memastikan setiap unit perniagaan yang beroperasi dan semua Sekutu SPAK dimaklumkan tentang Dasar ini. d) Pengurusan SPAK hendaklah mengawasi pelaksanaan Dasar ini di seluruh unit perniagaan dan bidang kuasa yang melibatkan operasi SPAK. Ketua unit perniagaan bertanggungjawab memastikan pelaksanaan Dasar ini di dalam unit perniagaan masing-masing. e) Ketua Jabatan dan/atau Jabatan Sumber Manusia hendaklah bertindak, mengurus dan menangani apa-apa pertanyaan atau permintaan untuk perundingan berhubung Dasar ini atau apa-apa keadaan lain berkaitan dengan kandungan Dasar ini. 8.0 PEMBERI MAKLUMAT SPAK percaya bahawa tindakan mencegah, mengesan, melapor amalan rasuah dan bentuk penyelewengan lain menjadi tanggungjawab semua Sekutu SPAK dan masyarakat umum. SPAK menggalakkan Sekutu SPAK untuk mengutarakan kebimbangan tentang apa-apa isu atau mengesyaki apa-apa pelakuan tidak beretika dan kesalahan korporat, termasuk amalan rasuah dan penyelewengan, dengan melaporkannya melalui saluran yang disediakan dalam Dasar Pemberi Maklumat yang tersedia dalam laman sesawang SPAK. SPAK setakat mana yang boleh akan menganggap apa-apa laporan pelakuan tidak beretika dan menyeleweng dengan kerahsiaan paling ketat dan tidak akan menghukum atau mengambil tindakan balas terhadap mana-mana orang kerana melaporkan sesuatu hal dengan suci hati, dan menurut dasar dan prosedur SPAK. Sekiranya hal memberi maklumat boleh diselesaikan secara dalaman tanpa membawanya kepada pengetahuan pihak pengurusan lebih tinggi, maka, penyelia atau Ketua Jabatan haruslah menangani hal itu sebaik sahaja hal itu dilaporkan. Bagi hal memberi maklumat yang tidak sesuai dan mustahil untuk disampaikan melalui penyelia dan/atau Ketua Jabatan, maka, pemberi maklumat hendaklah melaporkan hal itu terus kepada Pegawai yang Ditetapkan (seperti orang yang diberi kuasa untuk menerima laporan berhubung hal memberi maklumat): Nama: Mr. Lim Kah Fan (Pengerusi Jawatankuasa Audit) E-mel: (ditanda sebagai "Sulit dan Persendirian untuk Penerima sahaja') dan/ atau Nama: Mr. Tan Seong Tay (Ketua Jabatan Audit Dalaman) E-mel: sahaja') (ditanda sebagai "Sulit dan Persendirian untuk Penerima 5
dan/ atau Nama: E-mel: Penerima sahaja') Jabatan Sumber Manusia (ditanda sebagai "Sulit dan Persendirian untuk 9.0 LATIHAN DAN KOMUNIKASI a) Jabatan Sumber Manusia hendaklah memastikan bahawa pekerja akan diberi Dasar ini dan program latihan yang berkaitan untuk mendidik mereka tentang keperluan dan kewajipan di bawah undang-undang pencegahan rasuah dan penyelewengan, dan kandungan Dasar ini. Bagi surat akuan yang diperoleh daripada pekerja, satu salinan dokumen tersebut hendaklah disimpan oleh Jabatan Sumber Manusia sepanjang tempoh pekerjaan pekerja itu. b) Semua unit perniagaan SPAK hendaklah menyampaikan Dasar ini kepada semua pembekal, kontraktor, dan rakan perniagaan dan mana-mana pihak ketiga semasa permulaan hubungan perniagaan dan dengan sewajarnya selepas itu. 10.0 PENILAIAN RISIKO a) Jabatan Pengurusan Risiko hendaklah menjalankan penilaian risiko untuk mengenal pasti risiko rasuah dan penyelewengan yang berpotensi untuk memberi kesan kepada SPAK secara berkala dan/atau apabila terdapat perubahan dalam undang-undang atau keadaan perniagaan itu. b) Keputusan penilaian risiko, semakan semula langkah kawalan, dan prestasi hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Risiko dan diambil tindakan sewajarnya. Semua keputusan dan tindakan yang dirancang atau dilaksanakan juga akan dilaporkan kepada Lembaga Pengarah untuk pertimbangan lebih lanjut. c) Proses penilaian risiko rasuah dan penyelewengan adalah seperti di bawah: - Pengenalpastian Risiko Pentaksiran Risiko Penilaian Risiko Penyelesaian Risiko Pemantauan & Pelaporan 11.0 PEMATUHAN a) Pematuhan kepada Dasar ini adalah mandatori untuk semua Sekutu SPAK. Dasar ini tertakluk kepada semakan semula secara berkala untuk memastikan kesesuaian dan keberkesanannya berhubung operasi SPAK dan, dalam bidang kuasa operasinya. b) Jika mana-mana Sekutu SPAK didapati melanggar Dasar ini, pihak yang bersalah hendaklah dikenakan tindakan disiplin yang boleh menyebabkan penyingkiran atas salah laku melampau dan pihak SPAK berhak menamatkan apa-apa hubungan secara kontrak dengan Sekutu SPAK jika berlaku pelanggaran Dasar ini. 6
c) Kegagalan untuk menerima dan/atau mematuhi syarat-syarat Dasar ini boleh mengakibatkan kesan yang besar kepada SPAK, kerana kegagalan seperti itu boleh mendedahkan SPAK kepada kesalahan sivil dan jenayah di bawah undang-undang Malaysia. SPAK berhak sekiranya didapati perlu untuk merujuk hal itu kepada pihak berkuasa kawal selia. 12.0 PEMANTAUAN a) SPAK komited untuk menjadikan langkah-langkah pencegahan rasuah dan penyelewengan suatu usaha berterusan bagi mempertahankan reputasi dan piawaian tinggi pelakuan dan operasi perniagaannya. b) Di mana perlu, semakan semula dan audit secara tetap hendaklan dilakukan untuk memantau, mentaksir dan menambah baik prestasi, kecekapan dan keberkesanan langkah pencegahan rasuah dan penyelewengan semasa SPAK. Semakan semula seperti ini boleh dilakukan secara dalaman oleh SPAK atau dilakukan oleh pihak dari luar. Keputusan mana-mana audit dan semakan semula langkah pengawalan dan prestasi hendaklah dilaporkan kepada Lembaga Pengarah dan diambil tindakan sewajarnya. 13.0 SEMAKAN SEMULA DASAR Dasar ini boleh diubah suai dan dipinda oleh Lembaga Pengarah dari masa ke semasa apabila dianggap perlu. Pengubahsuaian dan pindaan boleh dilakukan sebagaimana perlu untuk memastikan pematuhan undang-undang dan peraturan dan/atau untuk memudahkan pembangunan organisasi dan perniagaan di SPAK. Dasar yang telah dikemas kini hendaklah dikuatkuasakan sebaik sahaja mendapat kelulusan daripada Lembaga Pengarah dan setelah Dasar ini disediakan untuk orang awam. Dasar Pencegahan Rasuah dan Peyelewengan ini telah diluluskan dan diterima pakai oleh Lembaga Pengarah berkuat kuasa mulai 22 Jun 2021 dan dikemaskini dengan nama Syarikat yang baru dan butiran kenalan Pegawai yang Ditetapkan. 7