1. 2. 3. 4. Prosedur Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Pembaikan & Servis Berjadual Bangunan dan Infrastruktur Rujukan Tarikh Kuatkuasa No.Keluaran /No.Pindaan UMS/PK/19 OBJEKTIF Memastikan kerja pembaikan & servis berjadual bangunan & infra di Universiti Malaysia Sabah dijalankan dengan berkesan. SKOP Diterimapakai oleh menyelenggara semua bangunan dan infra milik Universiti Malaysia Sabah. Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaran dalam SINGKATAN SKP - Seksyen Khidmat Pelanggan JPP - Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan PPM - Planed Preventive Maintenance DEFINISI SKP - Seksyen Khidmat Pelanggan ialah satu seksyen dalam JPP yang bertanggungjawab menerima dan merekodkan semua aduan. PPM - Planed Preventive Maintenance adalah servis berjadual yang perlu dilaksanakan untuk mengelakkan kerosakkan pada sistem dalam bangunan. Spesifikasi Kerja - Dokumen yang menerangkan jenis kerosakan yang dilaporkan dan cadangan kerja pembaikan atau servis berjadual yang diperlukan. Anggaran Kos - Dokumen yang menerangkan nilai anggaran kos kerja samada berdasarkan harga pasaran ataupun Jadual Kadar Harga (JKH) bagi setiap kerja pembaikan atau servis berjadual. Jadual Kadar Harga (JKH) - Dokumen yang dikeluarkan oleh Jabatan Kerja Raya merangkumi spesifikasi /skop kerja, senarai bahan, dan kadar harga kerja untuk digunapakai sebagai rujukan bagi kerja pembaikan dan servis berjadual. Kontraktor Outsourcing - Kontraktor yang dilantik bagi menyediakan perkhidmatan di Universiti untuk melaksanakan beberapa kerja/tugas mengikut skop & tempoh yang telah dipersetujui di dalam kontrak.
5. Prosedur Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Pembaikan & Servis Berjadual Bangunan dan Infrastruktur Rujukan Tarikh Kuatkuasa No.Keluaran /No.Pindaan UMS/PK/19 Pelanggan - Merangkumi semua kakitangan UMS yang menghuni / menduduki bangunan-bangunan yang telah ditetapkan oleh Pihak Pengurusan Universiti. Infrastruktur - Chemical Treatment Plan (CTP), Sewerage Treatment Plant (STP), Lampu Jalan, Perhentian Bas, Jalan Utama, Longkang Utama, Saliran & Pengairan Utama, Rumah Pam, Air Terjun, External Pipe, Main Hole, Pagar, Logo UMS, Cerun, Kolam Tadahan, Fasiliti Sukan, Padang Kawad, ODEC dan Jeti. DOKUMEN RUJUKAN / SENARAI DOKUMEN RUJUKAN Bil Nama Dokumen No.Rujukan 5.1 Jadual Kadar Harga JKH-JKR 5.2 Akta Bekalan Elektrik 1990 (Akta 447) 5.3 Akta Bekalan Elektrik (Kontraktor Pengganti) 1990 (Akta 448) 5.4 Akta Kilang Dan Jentera 1967 5.5 Akta Perkhidmatan Bomba 1988 5.6 Peraturan Keselamatan Kebakaran 5.7 Akta Perlindungan Alam Sekitar 5.8 "Occupational Safety and Health Act 1994" 5.9 Suruhanjaya Telekomunikasi Malaysia (MCMC). 5.10 Malaysia Competition Commission (MyCC) 5.11 5.12 Energy efficiency and use of renewable energy for non-residential buildings - Code of practice MS 1525:2014 Uniform-Building-by-Law 1984 (UBBL) Lokasi Website JKR Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP Bilik Galeri JPP
Prosedur Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Pembaikan & Servis Berjadual Bangunan dan Infrastruktur Rujukan Tarikh Kuatkuasa No.Keluaran /No.Pindaan UMS/PK/19 6. INPUT PROSES i. Aduan & Permohonan ii. Jadual PPM 7. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN REKOD /BORANG /RUJUKAN 4.1 PEMBAIKAN / PERMOHONAN SKP 4.1.1 Menerima & merekodkan aduan / permohonan pelanggan di dalam sistem TAMS. [D] SKP 4.1.2 Pengagihan mengikut disiplin / / kontraktor zon Outsourcing / Bahagian [D] Kontraktor Outsourcing 4.1.2.1 Sekiranya dibawah skop kontraktor Outsourcing, proses berikutnya adalah tertakluk seperti di dalam kontrak yang telah dipersetujui [D] Penolong Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran 4.1.3 Melawat / dan permohonan, memeriksa mendapatkan pengesahan kerosakan yang dilaporkan oleh pelanggan lokasi aduan [D] Penolong Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran 4.1.4 Menyemak aduan / permohonan berkaitan ataupun tidak berkaitan / Benar atau tidak benar di tapak [C] Jurutera / SKP 4.1.4.1 Sekiranya tidak berkaitan, aduan akan dibatalkan & dimajukan ke jabatan berkaitan sekiranya perlu. / permohonan [C] Jurutera / Penolong 4.1.5 Menyediakan spesifikasi / skop [D]
TANGGUNGJAWAB Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran Bahagian Kontrak & Ukurbahan / Jabatan Bendahari Kontraktor Jurutera / Penolong Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran Pengarah / Jurutera / Penolong Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran / Bahagian Kontrak & Ukurbahan / Jabatan Bendahari / Pelanggan SKP Jurutera / Penolong Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran / SKP / Verifier Jurutera / Penolong Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran / SKP Prosedur Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Pembaikan & Servis Berjadual Bangunan dan Infrastruktur Rujukan Tarikh Kuatkuasa No.Keluaran /No.Pindaan UMS/PK/19 TINDAKAN REKOD /BORANG /RUJUKAN kerja berdasarkan Jadual Kadar Harga dan anggaran kos 4.1.6 untuk perolehan Proses perlantikan kontraktor mengikut prosedur kewangan Universiti [D] 4.1.7 Tindakan kerja-kerja pembaikan di tapak 4.1.8 Pemantauan kerja yang dilaksanakan oleh kontraktor yang telah dilantik. [D] 4.1.9 Memeriksa dan mengesahkan bersama pelanggan kerja-kerja yang dilaksanakan oleh kontraktor mengikut spesifikasi/ skop kerja bagi tujuan bayaran [D] 4.1.10 Mengemaskini status aduan permohonan / [D] 4.2 Servis Berjadual 4.2.1 Semakan Jadual PPM / Keperluan [C] perlaksanaan PPM 4.2.2 Semakan samada tanggungjawab kontraktor Outsourcing dalam ataupun tida [C]
TANGGUNGJAWAB Kontraktor Outsourcing Jurutera / Penolong Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran Bahagian Kontrak & Ukurbahan / Jabatan Bendahari Kontraktor Jurutera / Penolong Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran Pengarah / Jurutera / Penolong Jurutera / Juruteknik / Pembantu Kemahiran / Bahagian Kontrak & Ukurbahan / Jabatan Bendahari SKP Prosedur Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Pembaikan & Servis Berjadual Bangunan dan Infrastruktur Rujukan Tarikh Kuatkuasa No.Keluaran /No.Pindaan UMS/PK/19 TINDAKAN REKOD /BORANG /RUJUKAN 4.2.2.1 Proses berikutnya adalah tertakluk seperti di dalam kontrak yang telah dipersetujui 4.2.3 Menyediakan spesifikasi / skop kerja kos berdasarkan Jadual Kadar Harga dan anggaran [D] 4.2.4 Proses untuk perolehan perlantikan kontraktor mengikut prosedur kewangan Universiti. [D] 4.2.5 Tindakan menjalankan kerja-kerja [D] PPM di tapak 4.2.6 Pemantauan kerja pembaikan yang dilaksanakan oleh kontraktor yang telah dilantik. [C] 4.2.7 Memeriksa dan mengesahkan kerja-kerja yang dilaksanakan oleh kontraktor mengikut spesifikasi/ skop kerja untuk tujuan bayaran [C] 4.2.8 Mengemaskini status PPM [A]
Prosedur Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Pembaikan & Servis Berjadual Bangunan dan Infrastruktur Rujukan Tarikh Kuatkuasa No.Keluaran /No.Pindaan UMS/PK/19 8. OUTPUT PROSES i. Laporan lengkap kerja perlaksanaan 9. REKOD KUALITI/ SENARAI REKOD Bil Rekod dan Dokumen NO RUJUKAN Lokasi Tempoh Simpanan 1. Borang Work Request & Work Order (Bagi task yang telah selesai) Pejabat JPP/ Pelanggan 2. Spesifikasi Kerja / Anggaran Kos / Dokumen berkaitan 3. Dokumen Sebutharga /Tender/ Undian 4. Surat Niat/ Surat Tawaran/ LPO Pejabat JPP Pejabat Bendahari /Pejabat JPP Pejabat Bendahari / Pejabat JPP Tertakluk kepada Akta Arkib Negara yang digunapakai 5. Borang Pemantauan Kerja Pejabat JPP / Pelanggan 6. Borang Pemantauan Dan Pengesahan Kerja Pejabat JPP 10. LAMPIRAN Tiada Lampiran