Pengadaan Langsung adalah salah satu mentode dalam memilih penyedia barang/jasa pemerintah. Dibanding dengan metode lainnya metode Pengadaan Langsung merupakan cara yang paling sederhana dan dapat dilaksanakan oleh pejabat pengadaan tanpa harus melalui proses lelang. Meskipun metode Pengadaan Langsung ini merupakan metode yang paling sederhana, namun dalam pelaksanaannya ternyata masih dijumpai Pejabat Pengadaan yang belum memiliki pemahaman yang lengkap dan benar tentang tata cara Pengadaan Langsung. Akibatnya pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilakukan dengan cara Pengadaan Langsung sering menimbulkan kerugian negara. Tulisan ini menguraikan tata cara pengadaan langsung yang sesuai dengan Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah untuk dipedomani oleh para Pejabat Pengadaan di setiap instansi pemerintah agar dapat terhindar dari kesalahan yang dapat menimbulkan kerugian negara. TATA CARA PENGADAAN LANGSUNG DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH A. Latar Belakang Suatu saat teman penulis (sebut saja namanya Ahmad) seorang pejabat pengadaan pada instansi tempat ia bekerja bertanya kepada penulis tentang tata cara yang benar dalam malaksanakan pengadaan barang/jasa dengan cara pengadaan langsung. Kemudian terjadilah diskusi antara penulis dan Ahmad. Dalam diskusi informal tersebut terungkap bahwa Ahmad telah berkali-kali melakukan pengadaan barang/jasa di instansinya dengan tata cara yang tidak sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Ahmad telah memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan telah ditunjuk sebagai Pejabat Pengadaan pada instansi tempatnya bekerja. Namun dalam melaksanakan tugas sehari-hari sebagai pejabat pengadaan ia sendiri kadang-kadang masih ragu-ragu terutama dalam menafsirkan dan melaksanakan praturan yang ada. Ia mengetahui bahwa pengadaan langsung adalah cara pengadaan yang dapat dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan tanpa harus melalui proses lelang, cukup dengan melakukan survey harga di antara paling kurang dua penyedia barang/jasa yang berbeda. Menurut pendapat Ahmad survey harga tersebut dapat dilakukan dengan membandingkan total penawaran harga dari dua penyedia. Adalah benar bahwa survey tersebut membandingkan harga paling kurang dua penyedia. Namun yang seharusnya dibandingkan bukan total harga penawaran, melainkan rincian harga atau harga masing-masing barang/jasa. Di sinilah letak kekeliruan Ahmad dalam memahami perpres nomor 54 tahun 2010. Ia membandingkan total harga penawaran dari masing-masing penyedia kemudian memutuskan untuk memilih penyedia yang
mengajukan total penawaran paling rendah sebagai penyedia barang/jasa. Ia tidak menyadari bahwa di antara sekian banyak item yang tercantum dalam surat penawaran masing-masing penyedia, terdapat barang yang harganya lebih tinggi dibandingkan dengan penawaran penyedia lainnya. Namun karena ada pula barang yang harganya lebih rendah dibandingkan penawaran dari penyedia lainnya maka secara total penawaran salah satu penyedia tersebut nilainya paling rendah. Dari diskusi tersebut penulis akhirnya menduga bahwa dalam pengadaan barang/jasa pemerintah mungkin banyak orang lain yang melakukan cara yang sama dengan apa yang telah dilakukan oleh Ahmad. Selanjutnya dalam beberapa kesempatan ketika mengajar Diklat dan Bimbingan Teknis tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, jika isi diskusi tersebut penulis coba lontarkan kepada peserta diklat ternyata masih banyak peserta yang tidak memahami cara pengadaan langsung. Kejadian tersebut telah menggugah hati penulis untuk membuat tulisan ini. Semoga tulisan ini dapat dijadikan pedoman bagi para pejabat pengadaan dalam melaksanakan kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah. Berikut ini disajikan ilustrasi cara pengadaan langsung yang telah dilaksanakan oleh Ahmad, meskipun nama barang, harga per unit, merek dan spesifikasi barang tersebut hanyalah fiktif belaka yang disajikan sebagai contoh untuk memperjelas masalah saja. Dana yang tersedia dalam DIPA untuk pengadaan alat perlengkapan kantor tempat Ahmad bekerja adalah sebesar Rp35.400.000,- masing-masing untuk pengadaan Laptop 3 (tiga) buah sebesar Rp18.000.000,- untuk pengadaan printer 3 (tiga) buah sebesar Rp2.400.000,- untuk pengadaan infocus 2 (dua) buah Rp 15.000.000,-. Pejabat Pembuat Komitmen pada instansi tersebut telah menetapkan merek dan spesifikasi dari barang yang akan diadakan tersebut sebut saja laptop merek Acer, printer merek Canon, infocus merek Thosiba. Hasil survey harga untuk pengadaan barang tersebut adalah sebagai berikut: Harga yang diperoleh dari Toko A Laptop merek Acer 3 buah @ Rp7.500.000,- = Rp22.500.000,- Printer merek Canon 3 buah @ Rp775..000,- = Rp 2.325.000,- Infocus merek Thosiba 2 buah @ Rp7.400.000,- = Rp14.800.000,- Jumlah =.Rp39.625.000,- PPN = Rp 3.962.500,- Total = Rp43.587.500,- Harga yang diperoleh dari Toko B Laptop merek Acer 3 buah @ Rp7.200.000,- = Rp21.600.000,- Printer merek Canon 3 buah @ Rp650.000,- = Rp 1.950.000,- Infocus merek Thosiba 2 buah @ Rp7.900.000,- = Rp15.800.000,-
Jumlah =.Rp39.350.000,- PPN = Rp 3.935.000,- Total = Rp43.285.000,- Berdasarkan hasil survey harga tersebut Ahmad melakukan pengadaan dengan membeli seluruh barang tersebut kepada Toko B seharga Rp43.285.000,- Meskipun Ahmad telah memilih Toko B sebagai penyedia barang berdasarkan perbandingan total penawaran harga antara Toko A dan Toko B dimana total penawaran Toko B lebih rendah dibanding dengan total penawaran Toko A, namun cara pengadaan langsung yang dilakukan oleh Ahmad tersebut telah menyebabkan kerugian negara sebesar Rp1.100.000,- (satu juta seratus ribu rupiah) karena telah membeli 2 (dua) buah infocus pada toko B dengan harga yang lebih mahal dari harga infocus pada toko A. Seharusnya Ahmad membeli seluruh barang tersebut di atas dengan harga yang tidak lebih dari Rp42.185.000,- (empat puluh dua juta seratus delapan puluh lima ribu rupiah) dengan harga tertinggi untuk masing-masing barang adalah sebagai berikut ini: Laptop merek Acer 3 buah @ Rp7.200.000,- = Rp21.600.000,- Printer merek Canon 3 buah @ Rp650.000,- = Rp 1.950.000,- Infocus merek Thosiba 2 buah @ Rp7.400.000,- = Rp14.800.000,- Jumlah =.Rp38.350.000,- PPN = Rp 3.835.000,- Total = Rp42.185.000,- B. Sistem Pengadaan Barang/Jasa Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menyebutkan bahwa pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang dan jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lain yang perosesnya mulai dari perencanaan kebutuhan sampai dengan diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Tata cara pengadaan barang/jasa tersebut dapat dilakukan dengan cara swakelola dan dapat pula dilakukan melalui penyedia barang/jasa. Dalam hal pengadaan dilakukan dengan melalui penyedia barang/jasa, metode pengadaan barang/jasa tersebut dibedakan berdasarkan jenis barang/jasa (jasa konstruksi, jasa konsultansi, barang, dan jasa lainnya). Pengadaan barang dan pengadaan jasa lainnya dilakukan dengan cara: a. Pelelangan yang terdiri atas Pelelangan Umum dan Pelelangan Sederhana b. Penunjukan Langsung c. Pengadaan Langsung d. Kontes/Sayembara
Pengadaan jasa konstruksi dilakukan dengan cara a. Pelelangan Umum b. Pelelangan Terbatas c. Pemilihan Langsung d. Penunjukan Langsung e. Pengadaan Langsung Pengadaan jasa konsultansi dilakukan dengan cara a. Seleksi yang terdiri dari Seleksi Umum dan Seleksi Sederhana b. Penunjukan Langsung c. Pengadaan Langsung d. Sayembara Ternyata baik konstruksi, konsultansi, barang, maupun jasa lainnya dapat dilakukan dengan cara Pengadaan Langsung. Pasal 39 Perpres nomor 54 tahun 2010 mengatur Pengadaan Langsung sebagai berikut: (1) Pengadaan terhadap Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000,- (seratus juta rupiah) dengan ketentuan: a. merupakan kebutuhan operasional K/D/L/I b. teknologi sederhana; c. resiko kecil; dan/atau d. dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa usaha orang perseorangan dan/atau badan usaha kecil serta koperasi kecil, kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan Koperasi Kecil. langsung dapat dilakukan (2) Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. (3) Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh 1 (satu) Pejabat Pengadaan. C. Pasal-pasal Perpres tentang Pengadaan Langsung Pasal 39 tersebut di atas menetapkan batasan pengadaan yang dapat dilaksanakan dengan cara Pengadaan Langsung. Jika tidak terpenuhi batasan tersebut maka pengadaan barang/jasa tidak boleh dilakukan dengan cara Pengadaan Langsung. Contohnya pengadaan barang dengan nilai lebih dari Rp100.000.000,- tidak boleh dilakukan dengan pengadaan langsung tetapi harus dengan cara penunjukan langsung atau dengan cara pelelangan. Ketentuan tersebut menunjukkan bahwa metode Pengadaan Langsung merupakan cara yang paling sederhana di antara berbagai metode pengadaan barang/jasa pemerintah. Pengadaan Langsung cukup dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan tanpa melalui proses lelang. Dalam pasal-pasal Perpres 54 tahun 2010 tidak dijumpai aturan yang secara khusus mengatur tentang cara Pengadaan Langsung. Ketentuan tentang Pengadaan Langsung dijumpai dalam pasal-pasal berikut:
1. Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/ Seleksi/Penunjukan Langsung. (Pasal 1 angka 32 Perpres nomor 54/2010) 2. Pengadaan terhadap Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000,- (seratus juta rupiah) dengan ketentuan: a. merupakan kebutuhan operasional K/D/L/I (Kementerian/Daerah/Lembaga/ langsung dapat dilakukan Instansi); b. teknologi sederhana; c. resiko kecil; dan/atau d. dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa usaha orang=perseorangan dan/atau badan usaha kecil serta koperasi kecil, kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan Koperasi Kecil. (Pasal 39 ayat (1) Perpres nomor 54/2010) 3. Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. (Pasal 39 ayat (2) Perpres nomor 54/2010) 4. Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh 1 (satu) Pejabat Pengadaan. (Pasal 39 ayat (3) Perpres nomor 54/2010) 5. Pengadaan Langsung meliputi paling kurang tahapan sebagai berikut: a. Survey harga pasar dengan cara membandingkan minimal dari 2 (dua) Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang berbeda; b. Membandingkan harga penawaran dengan Harga Perkiraan Sendiri; dan c. Klarifikasi teknis dan negosiasi harga/biaya. (Pasal 57 ayat (5) Perpres nomor 54/2010). D. Tata Cara Pengadaan Langsung Berdasarkan ketentuan pasal 39 ayat (2) dan (3) dan pasal 57 ayat (5) maka pengadaan langsung harus memenuhi hal-hal berikut: 1) Dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan 2) Berdasarkan harga yang berlaku di pasar 3) Membandingkan harga penawaran dengan Harga Perkiraan Sendiri 4) Klarifikasi teknis dan negosiasi harga Agar pengadaan langsung yang dilaksanakan memenuhi hal tersebut di atas, maka pelaksanaan pengadaan langsung yang benar adalah sebagai berikut: Pertama, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menentukan jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan diadakan. Setelah itu PPK melakukan survey harga dengan cara membandingkan minimal 2 (dua) penyedia barang/jasa. Berdasarkan hasil survey harga PPK menggunakan harga yang termurah di antara para penyedia barang/jasa untuk menyusun Harga Perkiraan Sendiri. HPS tersebut harus disertai dengan merek dan spesifikasi barang/jasa. Semua data-data tentang harga termasuk spesifikasi barang tersebut harus diadministrasikan oleh Pejabat Pembuat Komitmen. Kedua, PPK menyerahkan HPS kepada Pejabat Pengadaan sekaligus memerintahkan kepada Pejabat Pengadaan untuk segera membeli barang/jasa dengan cara pengadaan langsung. Ketiga, Atas permintaan dari PPK Pejabat pengadaan harus melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan cara pengadaan langsung dalam waktu paling lambat 28 (dua puluh
delapan) hari kerja setelah tanggal penetapan HPS. Hal ini karena ketentuan dalam pasal 66 ayat (4) Perpres nomor 54/2010 mengatur bahwa HPS disusun paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Karena dalam pengadaan langsung tidak mengharuskan pemasukan penawaran sebagaimana pada proses lelang, maka waktu penyusunan HPS diperhitungkan paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum pelaksanaan transaksi Pengadaan Langsung. Dalam melakukan pengadaan langsung pejabat pengadaan hanya terikat pada ketentuan atau wajib melakukan dua hal yaitu: 1. Harus melakukan klarifikasi tidak membeli/ mengadakan barang dengan spesifikasi yang lebih rendah dari yang ditetapkan oleh PPK. teknis barang tujuannya agar 2. Melakukan negosiasi harga agar diperoleh harga yang sama atau lebih rendah dari harga masing-masing barang yang tercantum dalam rincian HPS. Yang perlu dipahami bahwa pelaksanaan survey harga dan pengadaan langsung merupakan dua hal yang terpisah. Karena itu Pejabat Pengadaan tidak harus membeli barang/jasa kepada responden penyedia barang/jasa tempat PPK melakukan survey harga. Survey harga adalah cara untuk mengetahui harga pasar yang sebenarnya yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pembuatan HPS. Agar harga yang dijadikan dasar penyusunan HPS benar-benar merupakan harga yang berlaku mewakili harga pasar PPK harus membandingkan paling kurang 2 (dua) penyedia barang/jasa. Jadi tidak ada keharusan untuk membeli barang/jasa kepada penyedia yang telah menjadi responden dalam kegiatan survey tersebut. Dengan kata lain pengadaan langsung dapat dilakukan dengan membeli barang/jasa pada penyedia barang/jasa yang lain sepanjang harga barang/jasa tidak lebih tinggi dari yang tercantum dalam rincian HPS. Selanjutnya dalam pengadaan barang/jasa dengan cara Pengadaan Langsung perlu dipahami ketentuan tentang pemaketan yang melarang pemecahan paket untuk menghindari lelang. Ketentuan tersebut hanya melarang pemecahan paket pekerjaan untuk menghindari lelang. Karena paket pengadaan langsung memang bukan merupakan paket yang pelaksanaannya harus dengan cara lelang, maka pemecahan paket pada pengadaan langsung tidak termasuk yang dilarang dan tidak ada keharusan pengadaan langsung menjadi satu paket atau belanja kepada satu penyedia barang/jasa. Karena itu selain bebas untuk membeli barang/jasa kepada berbagai penyedia barang/jasa, Pejabat Pengadaan juga tidak harus belanja sekaligus di kepada satu penyedia barang/jasa. E. Penutup. Sebagai penutup dari tulisan ini penulis sajikan contoh cara pengadaan barang/jasa dengan metode Pengadaan Langsung untuk barang, dan hasil survey seperti yang tertulis di awal tulisan ini. Dalam DIPA tersedia dana untuk pengadaan alat perlengkapan kantor sebagai berikut: Perlengkapan kantor a. Laptop 3 (tiga) buah b. printer 3 (tiga) buah c. infocus 2 (dua) buah Rp35.400.000,- Rp18.000.000,- Rp 2.400.000,- Rp15.000.000,-.
Hasil survey harga pada 2 (dua) Penyedia barang yang berbeda, dengan merek dan spesifikasi barang sama adalah sebagai berikut:
Harga pada Toko A Laptop Acer 3 buah @ Rp7.500.000,- Printer Canon 3 buah @ Rp775.000,- Infocus Thosiba 2 buah @ Rp7.400.000,- Jumlah PPN 10% Total Harga Rp22.500.000 Rp 2.325.000 Rp14.800.000 Rp39.625.000 Rp 3.962.500 Rp43.587.500 Harga pada Toko B Laptop Acer 3 buah @ Rp7.200.000,- Printer Canon 3 buah @ Rp650.000,- Infocus Thosiba 2 buah @ Rp7.900.000,- Jumlah PPN 10% Total Harga Rp21.600.000 Rp 1.950.000 Rp15.800.000 Rp39.350.000 Rp 3.935.000 Rp43.285.000 Berdasarkan hasil survey tersebut PPK dapat menyusun HPS dengan mengambil harga terendah untuk setiap jenis barang yaitu harga laptop Rp7.200.000,- harga printer Rp650.000,- harga infocus Rp7.400.000. Dengan demikian HPS yang disusun PPK adalah sebagai berikut: HARGA PERKIRAAN SENDIRI 1. Laptop Acer 3 buah @ Rp7.200.000,- Rp21.600.000 2. Printer Canon 3 buah @ Rp650.000,- Rp 1.950.000 3. Infocus Thosiba 2 buah @ Rp7.400.000,- Rp14.800.000 Jumlah Rp38.350.000 PPN 10% Rp 3.835.000 Total Harga Rp42.185.000 Berdasarkan HPS yang telah ditetapkan oleh PPK tersebut maka Pejabat Pengadaan memiliki berbagai alternatif dalam melaksanakan pengadaan barang dengan cara Pengadaan Langsung yaitu: a. membeli semua barang tersebut pada Toko A dengan melakukan klarifikasi teknis dan mensyaratkan bahwa Toko A harus menyediakan barang yang memenuhi syarat teknis sebagaimana yang dikehendaki oleh PPK, dan melakukan negosiasi biaya dengan mensyaratkan Toko A setidak-tidaknya harus bersedia menurunkan harga laptop dari Rp7.500.000,- menjadi Rp7.200.000,- dan menurunkan harga printer dari Rp775.000,- menjadi Rp650.000,-. Jika negosiasi tersebut dapat dicapai maka total harga seluruh barang tersebut tidak lebih dari Rp42.185.000,- (Empat puluh dua juta seratus delapan puluh lima juta rupiah). b. membeli semua barang tersebut pada Toko B dengan melakukan klarifikasi teknis dan mensyaratkan bahwa Toko B harus menyediakan barang yang memenuhi syarat teknis sebagaimana yang dikehendaki oleh PPK, dan melakukan negosiasi biaya dengan mensyaratkan Toko B setidak-tidaknya harus bersedia menurunkan harga infocus dari Rp7.900.000,- menjadi Rp7.400.000,-. Jika negosiasi tersebut dapat dicapai maka total harga seluruh barang tersebut tidak lebih dari Rp42.185.000,- (Empat puluh dua juta seratus delapan puluh lima juta rupiah).
c. Memecah paket tersebut menjadi 2 (dua) paket : Paket pertama dengan nilai Total HPS Rp25.905.000,- dibeli dari Toko B, terdiri dari: Laptop 3 buah @ Rp7.200.000,- Printer 3 buah @ Rp650.000,- Jumlah PPN 10% Total = Rp21.600.000,- = Rp 1.950.000,- = Rp23.550.000,- = Rp 2.355.000,- = Rp25.905.000,- Paket kedua dengan nilai Total HPS Rp25.465.000,- dibeli dari Toko A yaitu Infocus 2 buah @ Rp7.400.000,- PPN 10% Total = Rp14.800.000,- = Rp 1.480.000,- = Rp16.280.000,- d. Membeli barang tersebut kepada penyedia barang/jasa selain Toko A dan Toko B, sepanjang harga masing-masing barang tersebut tidak tinggi dari harga yang tercantum dalam rincian HPS. Pejabat pengadaan dapat memilih salah satu alternatif tersebut di atas dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa. Selanjutnya bukti pembelian barang/jasa tersebut mengikuti ketentuan dalam pasal 55 Perpres nomor 54 tahun 2010 sebagai berikut: a. Jika nilai pembelian barang/jasa tidak lebih dari Rp5.000.000,- (lima juta rupiah) tanda bukti pembeliannya tidak memerlukan kuitansi, cukup berupa bukti pembelian saja seperti faktur dan tanda terima barang yang di dalamnya mencantumkan bahwa pembayaran harga barang tersebut telah dilunasi. b. Jika nilai pembelian barang/jasa di atas Rp5.000.000,- dan tidak lebih dari Rp10.000.000,- (sepuluh juta rupiah), tanda bukti pembelian tersebut harus berupa kuitansi. c. Jika nilai pembelian barang/jasa di atas Rp10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) dan tidak lebih dari Rp100.000.000,- (seratus juta rupiah) untuk jasa konstruksi atau tidak lebih dari Rp50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk jasa konsultansi, tanda bukti pembelian tersebut harus berupa Surat Perintrah Kerja (SPK). d. Jika nilai pembelian barang/jasa tersebut lebih dari Rp100.000.000,- (seratus juta rupiah) untuk jasa konstruksi atau lebih dari Rp50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk jasa konsultansi, tanda bukti pembelian tersebut harus berupa Surat Perjanjian. Pengadaan barang atau jasa konstruksi dengan nilai tidak lebih dari Rp100.000.000,- dan pengadaan jasa konsultansi dengan nilai tidk lebih dari Rp50.000.000,- sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b di atas diselesaikan sepenuhnya oleh Pejabat Pengadaan tanpa melibatkan PPK. Sedangkan pengadaan barang atau jasa kstruksi dengan nilai di atas Rp100.000.000,- dan pengadaan jasa konsultansi dengan nilai tidk lebih dari Rp50.000.000,- sebagaimana dimaksud huruf c dan d di atas harus mengikutsertakan PPK sebagai penenanda tangan Surat Perintah Kerja dan Surat Perjanjian.