STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERUBAHAN DATA MAHASISWA Disahkan oleh : Diperiksa oleh : Disiapkan oleh : Wakil Rektor Bidang Akademik Kepala Biro Administrasi Akademik Staf Biro Administrasi Akademik Prof. Dr. Ir. Sukamta, S.T., M.T., IPM Caka, S.T. Hasan Basri NIP : 19700502199603123023 NIP : 19741020200704100317 NIP : No. Dokumen TanggalTerbit SOP/BAA/015 : : November 2019 No./Tgl. Revisi Halaman : 15 Juli 2022 : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan tanpa seijin Rektor Alamat: Jl. Brawijaya Tamantirto Kasihan Bantul Indonesia, 55183 Telp: (0274) 387656, ext 158 ; Fax: (0274) 387646 Email: biro_akademik@umy.ac.id ; Website:
Nomor Revisi 1 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA Nomor Dokumen Tanggal Terbit PERUBAHAN DATA MAHASISWA Nomor Revisi Dari Halaman DAFTAR REVISI Tanggal Revisi 15 Juli 2022 Deskripsi Format SOP disesuaikan dengan format baru SOP BPM UMY : : : : SOP/BAA/015 November 2019 1 2 dari 5 TTD/Paraf
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA Nomor Dokumen Tanggal Terbit : SOP/BAA/015 : November 2019 PERUBAHAN DATA MAHASISWA Nomor Revisi Dari Halaman : : 1 3 dari 5 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk menjadi pedoman mahasiswa dan pihak terkait dalam memproses pengajuan perubahan data mahasiswa pada PDDIKTI. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk semua mahasiswa baru Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. 3. ISTILAH DAN DEFINISI 4. REFERENSI/RUJUKAN 4.1 Permenristekdikti Nomor 61 Tahun 2016 tentang Pangkalan Data Pendidikan Tinggi; 4.2 Keputusan Sekretaris Jenderal Kemristekdikti Nomor 85/A/KPT/2018 tentang Standar Pengelolaan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi; 4.3 Surat Keputusan Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Nomor 302/B/SK/2017 Tanggal 28 Juli 2017 Tentang Perubahan Data Mahasiswa. 5. PIHAK TERKAIT 5.1 Mahasiswa; 5.2 Prodi; 5.3 Rektorat; 5.4 Biro Administrasi Akademik. 6. DOKUMEN TERKAIT 6.1 KTP ; 6.2 Ijazah ; 6.3 Surat peryataan; 6.4 KTM; 6.5 KHS seluruh semester; 6.6 Surat wakil rektor bidang akademik. 7. MEKANISME/ALUR PROSEDUR 7.1 Mahasiswa Melapor ke admin PDDIKTI prodi; 7.2 Prodi melakukan pendataan dan pengarhan mahasiswa untuk melengkapi berkas; 7.3 Mahasiswa Menyerahkan berkas persyaratan Perubahan Data Mahasiswa (PDM) ke admin prodi;
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA Nomor Dokumen Tanggal Terbit : SOP/BAA/015 : November 2019 PERUBAHAN DATA MAHASISWA Nomor Revisi Dari Halaman : : 1 4 dari 5 7.4 Prodi memeriksa berkas, jika belum lengkapa akan dikembalikan ke mahasiswa, dan jika sudah lengkap akan meneruskan ke BAA dan membuat draft surat keterangan PDM dan diserahkan ke Rektorat; 7.5 Rektorat mencetak surat keterangan dan di sahkan oleh Wakil Rektor Bid. Akademik; 7.6 Biro Administrasi Akademik mengajukan PDM pada PDDIKTI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA PERUBAHAN DATA MAHASISWA Diagram Alir Mekanisme/Alur Prosedur Pihak Terkait No Kegiatan Rektorat Biro Adm. Akademik Prodi Mahasiswa 1 Melapor ke admin PDDIKTI prodi Mulai 2 Mendata dan mengarahkan untuk melengkapi berkas 3 Menyerahkan berkas persyaratan Perubahan Data Mahasiswa (PDM) ke admin prodi Belum lengkap 4 Memeriksa berkas dan membuat draft surat keterangan PDM dan di serahkan ke Rektorat 5 Mencetak surat keterangan dan di sahkan oleh Wakil Rektor Bid. Akademik 6 Berkas di serahkan ke admin PDDIKTI Universitas 7 Berkas di periksa dan di proses 8 Operator mengajukan PDM pada PDDIKTI Selesai Nomor Dokumen Tanggal Terbit Nomor Revisi : : : SOP/BAA/015 November 2019 1 Dari Halaman : 5 dari 5 Mutu Baku Syarat Waktu Output KTM 2-10 menit 2-10 menit 1. KTP 2. 3. 4. KTM 5. KHS seluruh semester Ijazah Surat peryataan 2-10 menit 5 menit 5 menit 5 menit 1. KTP 2. 3. Surat peryataan 4. KTM 5. KHS seluruh semester 6. Surat wakil rektor bidang akademik Ijazah 1x24 jam PDDIKTI Perubahan data mahasiswa