BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Berdasarkan Undang-Undang (UU) Republik Indonesia (RI) Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit pasal 1 ayat (1), di nyatakan bahwa "Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat". Pada pasal 32 bagian (j) dijelaskan bahwa setiap pasien mempunyai hak, yaitu "Mendapatkan informasi yang meliputi diagnosis dan tata cara tindakan medis, tujuan medis, alternatif tindakan, resiko dan komplikasi yang mungkin terjadi, dan prognosis terhadap tindakan yang dilakukan serta perkiraan biaya pengobatan". Berdasarkan Undang-Undang (UU) Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran pasal 46 ayat (1) disebutkan bahwa yang dimaksud "Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien". sedangkan menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat (2) yaitu: "Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara". lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi 1
Berdasarkan Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi I Departemen Kesehatan (Depkes) RI Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (Depkes RI, 1997:89) yaitu : "Salah satu elemen yang diperlukan penyusutan arsip adalah jadwal retensi arsip (JRA) jadwal retensi arsip merupakan daftar yang jangka waktu berisikan sekurang-kurangnya penyimpanannya sesuai dengan kegunaanya yang wajib dimiliki oleh setiap badan pemerintah sebagai pedoman penyusutan arsip". jenis arsip dan Pengertian retensi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (Alwi, 2005:1953) adalah "Penyimpanan, pemusnahan : setiap arsip ditentukannya atas dasar nilai kegunaannya". Menurut Dirjen Yanmed (Depkes RI, 2006:82) mengemukakan bahwa "Retensi berkas rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak peyimpanan dengan cara : 1. Memindahkan Dokumen Rekam Medis (DRM) in aktif dari rak aktif dengan cara memilah rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan 2. Memikrofilmisasi DRM in aktif sesuai ketentuan yang berlaku 3. Memusnahkan DRM yang telah di microfilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku". Retensi merupakan proses memilah DRM untuk memisahkan DRM aktif dan DRM in aktif sesuai dengan jangka waktu penyimpanan DRM. Dalam melaksanakan retensi DRM petugas dapat melihat jadwal retensi arsip (JRA) sebagai pedoman untuk menentukan jangka waktu penyimpanan DRM. Retensi dapat dilakukan sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun, dilihat dari tanggal terakhir pasien berobat. Pelaksanaan retensi juga dapat dilakukan setiap hari atau dalam periode bulanan maupun tahunan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi jumlah DRM yang ada serta untuk menghindari terjadinya peumpukan DRM setiap harinya. 2
3 Rumah Sakit Arafah Anwar Medika merupakan Rumah Sakit Umum tipe D dan merupakan rumah sakit umum yang memberikan pelayanan kedokteran umum dan kedokteran gigi kepada masyarakat. Kegiatan pengelolaan pelaksanaan retensi Dokumen Rekam Medis (DRM) dilakukan untuk mengurangi jumlah DRM di tempat penyimpanan. Pada ruang penyimpanan di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo menggunakan tempat peyimpanan secara sentralisasi yaitu DRM baik pelayanan poliklinik, gawat darurat maupun pasien rawat inap di simpan menjadi satu kesatuan dalam satu tempat dan satu rak penyimpanan sehingga jika terjadi peningkatan jumlah DRM akan menimbulkan berbagai permasalahan bila tidak diimbangi dengan kebijakan pengurangan DRM. Berdasarkan temuan yang dilakukan oleh peneliti di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo pelaksanaan retensi DRM dilakukan terakhir pada tahun 2018 hingga tahun 2020 belum dilakukan pelaksanaan retensi kembali. Pada ruang penyimpanan terdapat DRM in aktif kurang lebih berjumlah 5094 pada tahun 2013-2014 dan DRM in aktif pada tahun 2015 yang berjumlah 2445 yang belum di retensi, sedangkan jika tidak segera di lakukan retensi maka DRM akan menumpuk dan memenuhi rak penyimpanan. Petugas juga belum mempunyai jadwal retensi yang tetap serta tidak tersediannya alat atau mesin pencacah untuk mengahancurkan DRM. Jika penatalaksanan retensi belum berjalan dengan baik dan benar maka akan mempengaruhi mutu pelayanan di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo.
Kendala lainnya tidak dilakukan retensi DRM dikarenakan petugas yang sibuk dalam pelayanan terlebih dahulu, sehingga tidak adanya waktu untuk pelaksanaan retensi DRM. Untuk membandingkan antara retensi DRM pada tahun 2018 dan 2020 serta untuk mengetahui faktor apa saja yang mempengaruhi tidak terlaksananya retensi DRM hingga tidak dapat berjalan kembali dengan baik dan optimal serta pelaksanaan retensi yang belum sesuai dengan Standar Prosedur Operasional (SPO) maka peneliti tertarik untuk mengambil judul evaluasi penatalaksanaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo. 4
1.2 Identifikasi Penyebab Masalah Man Kurangnya jumlah petugas yang menghambat dalam pelaksanaan retensi Material 1. Belum tersedia nya jadwal untuk pelaksanaan retensi sehingga retensi tidak berjalan dengan teratur 2. DRM in aktif yang seharusnya sudah di retensi 3. Tidak tersedianya daftar pertelaan untuk mencatat nomor RM, tahun retensi, KRS, jangka waktu penyimpanan DRM dan diagnosis pasien Retensi DRM belum terlaksana secara optimal di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo Methode SPO retensi DRM belum dilaksanakan dan di sosialisasikan Money Terbatasnya anggaran untuk pelaksanaan retensi Machine Mesin pencacah DRM belum ada atau tersedia Gambar 1.1 Identifikasi Penyebab Masalah 5
Berdasarkan gambar diatas dapat dilihat bahwa retensi di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika belum dilaksanakan secara optimal terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi antara lain: 1. Man : Kurangnya jumlah petugas dalam pelaksanaan retensi sehingga mengakibatkan terhambatnya proses retensi. 2. Material : a. Jadwal retensi yang belum ada atau tersedia sehingga waktu pelaksanaan retensi tidak dapat dilaksanakan secara rutin. b. Dokumen Rekam Medis in aktif pada tahun 2013-2014 dan DRM in aktif pada tahun 2015 yang seharusanya sudah di retensi. c. Daftar pertelaan yang belum ada atau tersedia sehingga petugas tidak dapat mencatat nomor rekam medis, tahun retensi, Keluar Rumah Sakit (KRS), jangka waktu penyimpanan DRM in aktif dan diagnosis paisen. 3. Methode : SPO retensi DRM belum dijalankan secara optimal serta belum adanya sosialisasi. 4. Money : Anggaran yang masih kurang atau terbatas sehingga menjadi penghambat dalam pelaksanaan retensi. 5. Machine : Mesin pencacah yang belum ada atau tersedia sehingga proses untuk memusnahkan DRM menjadi sulit. 6
7 1.3 Batasan Masalah Agar penelitian ini dapat dilakukan dengan lebih sempurna dan mendalam maka peneliti mempunyai batasan masalah antara lain : 1. Mengevaluasi Penatalaksanaan DRM pada tahun 2020 dijadikan perbandingan dengan tahun 2018 yaitu merupakan tahun terakhir dilakukannya retensi DRM di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo. 2. Penelitian ini hanya mengambil sampel dari total keseluruhan populasi yang diambil dari DRM in aktif pada tahun 2013-2015. 1.4 Rumusan Masalah Berdasarkan dari latar belakang diatas maka rumusan masalah dalam penelitian ini dengan judul "Bagaimana Penatalaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo?" 1.5 Tujuan 1.5.1 Tujuan Umum Tujuan umum penelitian ini adalah mengevaluasi penatalaksanaan retensi dokumen rekam medis di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo. 1.5.2 Tujuan Khusus 1. Mengidentifikasi petugas retensi tahun 2018 dan menentukan kualifikasi petugas retensi di tahun 2020 di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo.
2. Mengidentifikasi jumlah DRM in aktif pada pelaksanaan retensi DRM pada tahun 2018 dan pada tahun 2020 di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo. 3. Membuat daftar pertelaan DRM in aktif untuk retensi DRM pada tahun 2018 dan 2020 di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo. 4. Mengindentifikasi pelaksanaan retensi DRM pada tahun 2018 dan 2020 dengan SPO yang ada di Rumah Sakit Arafah Anwar Medika Sidoarjo. 1.6 Manfaat 1.6.1 Bagi Peneliti Peneliti dapat menambah wawasan dan pengalaman yang berharga secara langsung di Rumah Sakit dengan menerapkan teori yang pernah diajarkan yang berkaitan dengan retensi DRM. 1.6.2 Bagi Rumah Sakit Sebagai bahan evaluasi, masukan, dan pertimbangan tentang pelaksanaan retensi dokumen rekam medis sesuai dengan SPO di Rumah Sakit di Rumah Sakit Arafah Anwar medika. 1.6.3 Bagi Akademik Penelitian dapat menambah pengetahuan dan referensi dalam mempelajari retensi dokumen rekam medis dan sebagai masukan dalam upaya penigkatan mutu pembelajaran dalam bidang rekam medis. 8