KERAJAAN MALAYSIA Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 9/1991 PANDUAN MENGENAI PELAKSANAAN DASAR PERSYARIKATAN MALAYSIA Jabatan Perdana Menteri Malaysia 1 Julai, 1991 Dikelilingkan Kepada: Ketua-ketua Setiausaha Kementerian Ketua-ketua Jabatan Persekutuan Ketua-ketua Badan Berkanun Persekutuan Y.B. Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri Pihak-pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan.
Tujuan Pentingnya Dasar Ini Pelaksanaan Dasar Tarikh Penggunaan KANDUNGAN 1 Muka Surat 2 2 2 5
Tujuan mengandungi garis panduan mengenai pelaksanaan dasar 1. Pekeliling ini Persyarikatan Malaysia di peringkat Kementerian, Jabatan Persekutuan, Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah, termasuk pihak-pihak berkuasa tempatan. Pentingnya Dasar Ini 2. Konsep Persyarikatan Malaysia adalah menekankan pentingnya kerjasama yang bermakna di antara perkhidmatan awam dan sektor swasta bagi tujuan memesatkan lagi pertumbuhan ekonomi dan pembangunan negara. Kejayaan sektor swasta yang membawa perkembangan dan peningkatan keuntungannya akan memastikan lebih banyak penghasilan pendapatan negara melalui pungutan pelbagai jenis cukai oleh Kerajaan. Adalah amat perlu bagi perkhidmatan awam mempastikan bahawa sektor swasta mencapai kejayaan. Pelaksanaan Dasar 3. Untuk melaksanakan dasar ini secara berkesan, adalah diputuskan bahawa Kementerian/Jabatan/Pejabat berkenaan hendaklah mengambil langkah-langkah saperti berikut: A. Panel Perundingan tiap-tiap Kementerian/Jabatan/Pejabat dan hendaklah diadakan di peringkat persekutuan, negeri dan daerah. Peraturan-peraturan seperti berikut hendaklah dilaksanakan: 3.1. Panel Perundingan hendaklah diwujudkan di i. Keanggotaan 3.2. Panel Perundingan hendaklah dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Pengarah Jabatan Persekutuan/Setiausaha Kerajaan Negeri/Pegawai Daerah. Timbalan Pengerusi hendaklah dilantik dari pihak swasta. Keanggotaan Panel hendaklah terdiri dari pegawai-pegawai tertentu Kementerian/Jabatan/Pejabat dan wakil-wakil pihak swasta. Wakil-wakil pihak swasta boleh dipilih dari ahli-ahli dewan- dewan perdagangan dan perindustrian, majlis-majlis perniagaan, pertubuhan- pertubuhan industri, sosial, badan-badan ikthisas dan lain-lain organsisi yang berkaitan serta orang-orang perseorangan yang berkepentingan. Anggota-anggota Panel hendaklah dilantik oleh Pengerusi Panel. ii. Bidang Tugas 3.3. Panel Perundingan adalah merupakan sebagai mekanisma bagi wakil-wakil daripada kedua-dua pihak berbincang mengenai pelaksanaan dasar/program/projek Kementerian/ Jabatan/ Pejabat yang berkenaan yang melibatkan peranan sektor swasta. Panel hendaklah isu-isu berkaitandengan penyampian perkhidmatan oleh Kementerian/ Jabatan/ Pejabat kepada pihak swasta. Perhatian hendaklah diberi kepada perkara-perkara saperti berikut: memberi perhatian yang berat kepada 2
a. urusan memudahkan prosedur dan peraturan yang berkaitan dengan urusan sektor swasta; b. penyediaan buku-buku panduan bagi memudahkan kefahaman terhadap peraturan-peraturan dan prosedur; c. penetapan kriteria-kriteria bagi membuat keputusan yang jelas dan mengurangkan kuasa budibicara; dan d. penyampaian perkhidmatan rasmi Kerajaan kepada sektor swasta secara efisien dan berkesan dan tepat pada masa. iii. Mesyuarat Berjadual 3.4. Panel-panel ini hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya dua kali setahun, yang mana tarikh-tarikh mesyuarat ditetapkan lebih awal. iv. Sekretariat 3.5. Sekretariat bagi Panel Perundingan di setiap agensi perlu dikenalpasti dengan seseorang pegawai tertentu ditugaskan sebagai pegawai perhubungan di antara sesebuah agensi itu dengan pihak sektor swasta. v. Perbincangan 3.6. Agensi-agensi berkenaan perlu mempastikan cadangan-cadangan yang telah dikemukakan dibincang, dikaji dan tindakan-tindakan susulan dan tindakan-tindakan seterusnya dilaksanakan bagi mempastikan pencapaian matlamat. B. Sessi Dialog Tahunan 3.7. Kementerian/Jabatan Persekutuan dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri hendaklah mengadakan sessi dialog tahunan dengan pihak swasta. Tujuan sessi dialog tahunan ini ialah untuk membolehkan perbincangan terbuka dengan pihak swasta mengenai dasar-dasar tertentu Kerajaan yang melibatkan mereka di bawah bidang kuasa Kementerian/ Jabatan/Pejabat Kerajaan Negeri masing-masing, pelaksanaan dasar- dasar itu, peraturan, prosedur dan prestasi Kementerian/Jabatan/Pejabat. Maklumbalas yang diterima hendaklah digunakan dimana perlu untuk memperbaiki prestasi Kementerian/Jabatan/Pejabat dalam bidang kuasa masing-masing. Sessi dialog ini hendaklah dianggap sebagai majlis penasihat sahaja tanpa apa jua kuasa membuat keputusan. 3.8. Sessi dialog tahunan di peringkat tertinggi ini yang akan dipengerusikan oleh Yang Berhormat Menteri/Menteri Besar hendaklah diwakili oleh Ketua Setiausaha/Setiausaha Kerajaan Negeri, Ketua-ketua Jabatan dan pegawai-pegawai kanan Kementerian/Jabatant Pejabat berkenaan bagi pihak sektor awam. Sektor swasta pula hendaklah diwakili oleh ahli-ahli utama dewan-dewan perdagangan dan perindustrian, majlis-majlis perniagaan, pertubuhan-pertubuhan industri, sosial dan badan-badan ikthisas yang mana berkaitan serta orang-orang perseorangan yang berkepentingan dan sebagainya. 3
3.9. Sekretariat bagi sessi dialog tahunan ini hendaklah dikenalpasti untuk menerima dan mengemukakan kertas-kertas kerja untuk perbincangan. Tarikh sessi dialog hendaklah ditetapkan dan dimaklumkan terlebih awal kepada anggota-anggota dialog. 3.10 Segala perbincangan dan cadangan-cadangan sessi dialog hendaklah didokumentasikan dan disampaikan kepada anggota-anggota. Cadangan-cadangan yang diterima hendaklah dikaji untuk menentukan kemungkinan bagi pelaksanaan. C. Penyampaian Maklumat 3.11 Maklumat-maklumat yang dikehendaki oleh sektor swasta dalam perbincangan-perbincangan di peringkat panel, sessi dialog dan lain-lain forum yang melibatkan kedua-dua sektor, boleh disampaikan dengan kebenaran Ketua Jabatan. Penyampaian maklumat ini hendaklah mengambil kira dasar-dasar tertentu Kementerian/ Jabatan/ Pejabat, peraturan-peraturan pentadbiran Kerajaan dan tertakluk kepada Akta Rahsia Rasmi 1972. D. Pengetahuan Dan Pengalaman Interaksi Menerusi Majlis-Majlis Tertentu Bagi Pertukaran Idea, 3.12 Pegawai-pegawai Kerajaan boleh mengambil bahagian dalam seminar- seminar dan lain-lain forum yang dianjurkan oleh dewan-dewan perdagangan dan perindustrian, majlis-majlis perniagaan, pertubuhan ikhtisas dan sebagainya sekiranya tajuk-tajuk atau perkara-perkara perbincangan majlis itu adalah berhubung kait dengan fungsi Kementerian/ Jabatan/Pejabat masing-masing. Penyertaan di seminar, bengkel, kursus latihan yang dianjurkan oleh pihak swasta dengan penyertaan kedua pihak awam-swasta, idea-idea, pengetahuan, pengalaman serta memperolehi maklum balas yang mana akan menfaatkan pentadbiran Kerajaan. adalah untuk mengalakkan pertukaran E. Interaksi Secara Sosial 3.13 Bagi mewujudkan pertalian yang lebih rapat di antara perkhidmatan awam dengan sektor swasta, Kementerian/ Jabatan/Pejabat Kerajaan boleh mengadakan majlis sukan di mana pemain-pemain daripada kedua-dua belah pihak boleh mengambil bahagian. Sukan yang berjenis berpasukan adalah digalakkan. Pembiayaan untuk mengadakan majlis sukan hendaklah ditanggung bersama. Dalam hubungan ini, pihak swasta adalah bermaksud dewan-dewan perdagangan dan perindustrian, majlis antara perniagaan, persekutuan tidak Kementerian/Jabatan/Pejabat Kerajaan dengan syarikat-syarikat persendirian digalakkan. industri dan seumpamanya. Peraduan di F. Pengiktirafan Oleh Sektor Swasta 3.14 Adalah diputuskan bahawa Kementerian/Jabatan/ Pejabat Kerajaan boleh menerima pengiktirafan daripada sektor swasta berhubung dengan prestasinya dari segi penyampaian perkhidmatan yang berkualiti, produktif, cekap dan berkesan yang mana memberi kepuasan hati kepada sektor swasta. Walau bagaimanapun apa oleh sektor swasta ke atas mana-mana jua pengiktirafan yang diberi Kementerian/Jabatan /Pejabat hendaklah terlebih dahulu dipersetujui oleh Panel Memajukan Pentadbiran Awam. Pengiktirafan ke atas mana-mana Kementerian/ Jabatan/ 4
Pejabat boleh di beri oleh dewan-dewan perdagangan dan perindustrian, majlis perniagaan, persekutuan atau pertubuhan industri dan seumpamanya, dan tidak oleh mana-mana syarikat persendirian. Pemberian hadiah sebagai pengiktirafan hendaklah dalam bentuk matabenda seperti cenderamata, piala dan sebagainya dan tidak wang tunai. kepada sektor 3.15 Kementerian/Jabatan/Pejabat atau bahagian/unit Kementerian/Jabatan/Pejabat itu, dan tidak kepada mana-mana individu dalam perkhidmatan awam. Pengiktirafan daripada swasta boleh diberi Tarikh Penggunaan 4. Pekeliling ini hendaklah dilaksanakan mulai daripada tarikh ia dikeluarkan. Tan Sri Dato' Seri Ahmad Sarji Bin Abdul Hamid, Ketua Setiausaha Negara 5