Melindungi Orang. Meningkatkan Kehidupan.
Tatakelakuan
2 Kandungan Mesej daripada Ketua Eksekutif Pengenalan Mengapa kita mempunyai Tatakelakuan? Bagaimana Tatakelakuan digunakan? Misi, Visi dan Nilai Kita Melindungi orang Kesihatan dan Keselamatan Kesaksamaan dan Keadilan Hak Asasi Manusia Melindungi Maklumat Peribadi Melakukan perniagaan secara beretika Sogokan dan Rasuah Persaingan dan Anti-Amanah Pelaporan, Akaun dan Rekod yang Tepat Menghormati dunia di mana kita bekerja Alam sekitar Aktiviti Komuniti, Kebajikan dan Politik Melindungi organisasi kita Kontrak Aset dan Maklumat Sulit Syarikat Penipuan dan Pengubahan Wang Haram Komunikasi Luaran Mengekalkan integriti peribadi Konflik Kepentingan Hadiah dan Hospitaliti Perdagangan Orang Dalam Dalaman Panduan umum Menyelesaikan Dilema Etika Mendapatkan Nasihat dan Melaporkan Kemusykilan 03 04 05 05 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 28 Tatakelakuan
Tatakelakuan Mesej daripada Ketua Eksekutif Sebagai rakan sekerja Rentokil Initial anda adalah jenama kami. Anda mewakili kami dalam apa yang anda katakan dan cara bagaimana anda bertindak dengan rakan sekerja lain, pelanggan, pembekal dan pihak lain yang anda berurusan di tempat kerja. Kita mengharapkan anda dapat mengekalkan standard tingkah laku tertinggi dan bertindak dengan integriti setiap masa. Rakan sekerja, pelanggan dan pemegang saham sememangnya mengharapkan tiada yang kurang daripada itu. Standard ini adalah nadi perancangan kami untuk memberi pertumbuhan keuntungan melalui perkhidmatan pelanggan yang cemerlang dan kecemerlangan operasi. Kenyataan kami jelas menegaskan bahawa kami 'Membolehkan ORANG YANG BETUL untuk melakukan PERKARA YANG BETUL dalam CARA YANG BETUL'. Cara kita semua bertingkahlaku adalah faktor utama yang membentuk Janji setiap Rakan Sekerja, Pelanggan dan Pemegang Saham (Colleague, Customer and Shareholder Promises) - kerangka untuk budaya syarikat kita. Di samping polisi dan prosedur kami, Tatakelakuan ini, menetapkan standard syarikat kita dan perlu diaplikasi kepada semua orang di Rentokil Initial. Ia menggariskan tanggungjawab kepada rakan sekerja, kepada pelanggan dan kepada syarikat - bagaimana anda perlu bertindak selaras dengan peranan anda di Rentokil Initial. Ia adalah penting agar anda memahami apa tanggungjawab ini dan memastikan bahawa anda dan rakan sekerja anda bertindak dalam kedua-dua maksud yang tersirat dan yang tersurat pada setiap masa. Mencapai standard tertinggi tatalaku perniagaan adalah penting kepada kejayaan jangka panjang kami bagi mewujudkan perniagaan bertaraf dunia untuk manfaat semua pelanggan kami. Kita berjanji kepada semua rakan sekerja bahawa tiada sesiapa akan dihukum atas sebarang impak, termasuk kerugian perniagaan, yang berlaku akibat kepatuhan kepada Tatakelakuan ini. Andy Ransom Ketua Eksekutif 3
4 Tatakelakuan
Tatakelakuan Mengapa kita mempunyai Tatakelakuan? Tatakelakuan ini menyediakan asas yang membantu dan membimbing tingkah laku yang beretika, menetapkan standard tertinggi bagi tingkah laku dan menghormati hak asasi manusia. Semua rakan sekerja di Rentokil Initial diharapkan agar mematuhi Kod ini. Kod ini mewujudkan prinsip tatalaku perniagaan, yang dikaitkan dengan nilai yang dikongsi bersama yang membezakan Rentokil Initial sebagai sebuah syarikat yang baik untuk bekerja dan sebagai pembekal khidmat kualiti terbaik kepada pelanggan di serata dunia. Bagaimana Tatakelakuan digunakan Kod ini bertujuan untuk digunakan sebagai alat praktikal yang anda boleh gunakan dalam kehidupan seharian bekerja anda. Ia dibahagikan kepada seksyen yang jelas, dengan topik utama dalam setiap bahagian, supaya anda boleh menggunakannya dengan mudah. Setiap topik menjelaskan kedudukan syarikat, menetapkan beberapa langkah praktikal yang kita semua harus ikuti, dan mengarahkan anda ke mana untuk mendapatkan bantuan lanjut. Terdapat juga laman Soal & Jawab bagi setiap topik untuk memberikan contoh situasi kehidupan sebenar dan cara terbaik untuk mengendalikannya. Pada pengakhiran Kod, terdapat panduan mengenai cara untuk menangani dilema etika dan butiran di mana untuk mendapatkan nasihat lanjut dan bagaimana melaporkan kemusykilan. Bagaimana pula tentang undang-undang negara yang berbeza? Kod ini menetapkan prinsip yang digunakan merentasi kumpulan Rentokil Initial dan bertujuan untuk memberi bimbingan mengenai isu perundangan atau etika biasa - ia tidak bermaksud untuk menerangkan setiap undang-undang dan polisi yang mungkin berkaitan dengan anda. Jika ada sebarang keraguan sama ada untuk mematuhi undang-undang tempatan atau Kod ini, anda perlu mengikuti mana yang menetapkan standard tingkah laku tertinggi. Adakah Kod ini merangkumi semua polisi? Kod ini bukan bermaksud untuk menggantikan polisi terperinci, tetapi merupakan pernyataan prinsip kita dalam beberapa perkara penting yang menetapkan kerangka di mana semua polisi lain perlu ditafsirkan. Semua polisi merentas kumpulan boleh didapati di dalam Kumpulan Perpustakaan Polisi di Kumpulan Intranet . Beberapa polisi kumpulan menetapkan standard mutlak. Yang lain memberi bimbingan yang menunjukkan kerangka di mana perniagaan mesti menetapkan prosedur operasinya sendiri yang akan dimaklumkan secara terus kepada anda kerana ia memberi kesan kepada terhadap prestasi kerja anda. Misi, Visi dan Nilai Kita Misi Melindungi Orang. Meningkatkan Kehidupan. Visi Untuk menjadi sebuah syarikat perkhidmatan yang terkemuka di dunia, Melindungi Orang dan Meningkatkan Kehidupan melalui: n Meneraju inovasi industri n Produk Kelas terbaik dan Kualiti perkhidmatan n Mengambil berat tentang rakan sekerja, pelanggan dan komuniti kita merentasi dunia. Bagaimana kita akan melakukan ini: Kita akan memanfaatkan pemikiran, jiwa dan semangat pakar kami yang amat terlatih, untuk diperakui sebagai juara perkhidmatan pelanggan, diiktiraf di peringkat universal kerana kecemerlangan prestasi dan melakukannya kesemuanya pada kadar yang pantas menggunakan CARA YANG BETUL (The RIGHT WAY). Pelanggaran Tatakelakuan Pelanggaran Kod atau undang- undang dan peraturan ini boleh menyebabkan pekerja dikenakan tindakan disiplin termasuk pemberhentian kerja. Sebagai rakan sekerja Rentokil Initial, anda diharapkan untuk bertindak mengikut nilai dan prinsip perniagaan syarikat serta mematuhi polisi syarikat dan undang-undang kebangsaan dan beserta peraturan berkenaan dan menghormati hak asasi orang lain. Nilai dan prinsip perniagaan syarikat adalah ungkapan yang menghuraikan siapa kita dan bagaimana kita ingin dilihat dari sudut pandangan orang lain. Nilai Perkhidmatan . Hubungan . Kerja berpasukan 5
6 Tatakelakuan
Tatakelakuan Kesihatan dan Keselamatan Tiada apa yang lebih penting di Rentokil Initial daripada memastikan 'Semua Orang Pulang Ke Rumah Selamat' ('Everyone Goes Home Safe') selepas kerja mereka. Rakan sekerja, keluarga dan pelanggan kami bergantung pada komitmen ini. Kesihatan dan keselamatan akan sentiasa menjadi keutamaan kami dan tidak ada tolak ansur mengenai perkara ini. Strategi bagaimana kita menjalankan syarikat kita dipanggil 'Cara Yang Betul' ('The Right Way') dan teras strategi adalah komitment kami terhadap kesihatan dan keselamatan. Polisi kesihatan dan keselamatan kami memerlukan semua perniagaan melaksanakan sistem pengurusan kesihatan dan keselamatan yang berkesan untuk melindungi kesihatan dan keselamatan rakan sekerja, pelanggan dan orang lain yang mungkin terjejas oleh aktiviti kerja kami. Kita adalah komited bagi memastikan bahawa: n Pemimpin kita memberikan kepimpinan keselamatan yang jelas dan melibatkan diri dengan rakan sekerja untuk memupuk tingkah laku yang selamat dan mewujudkan budaya keselamatan yang kukuh. n Rakan sekerja mendapat latihan dan alat untuk membolehkan mereka melakukan kerja mereka dengan selamat dan diberi kuasa untuk membuat keputusan yang tepat tentang keselamatan mereka, kali pertama dan setiap kali. n Semua risiko kesihatan dan keselamatan difahami, dinilai dan dikawal dengan mengguna pakai amalan terbaik dalam semua prosedur kerja . n Prestasi kesihatan dan keselamatan sentiasa dipantau, disemak dan dilaporkan kepada umum. n Kita bertindak ke atas apa yang dipelajari untuk terus meningkatkan prestasi kesihatan dan keselamatan kami. SHE Peraturan Emas Memastikan semua rakan sekerja pulang ke rumah dengan selamat Kemalangan bukannya tidak dapat dielakkan dan kita komited untuk mencegahnya. Bagi memastikan ini, pengurusan operasi merangkumi pelbagai pilihan langkah untuk melindungi orang dan yang paling ketara antaranya ialah Peraturan Emas SHE (SHE Golden Rules) kita. Peraturan ini meliputi bidang utama di mana kita meletakkan diri sendiri paling berisiko dan menerangkan dengan jelas apa yang kita semua mesti tahu dan lakukan untuk menjaga diri kita, rakan sekerja dan pelanggan kita agar selamat. Kesihatan dan keselamatan adalah tanggungjawab semua orang! Oleh itu, semua rakan sekerja perlu mengambil tanggungjawab peribadi untuk kesihatan mereka sendiri dan keselamatan orang lain yang terjejas oleh kerja mereka dan keputusan yang mereka buat, mematuhi amalan kerja yang selamat dan bekerjasama sepenuhnya dengan pengurus terhadap sebarang perkara yang berhubung dengan kesihatan dan keselamatan. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Menjalankan kerja mereka dengan selamat dan bertanggungjawab dengan cara yang mematuhi peraturan, prosedur selamat bekerja, dan undang-undang kesihatan dan keselamatan syarikat yang berkenaan. n Melaporkan sebarang tingkah laku yang tidak selamat atau keadaan yang menimbulkan risiko kepada kesihatan dan keselamatan. n Melaporkan dengan segera sebarang kemalangan atau insiden lain, termasuk insiden yang hampir berlaku. n Memberhentikan kerja jika terdapat risiko/bahaya terdekat terhadap keselamatan dan menghubungi pengurus mereka. n Bekerjasama sepenuhnya dengan pengurus tentang sebarang perkara yang berhubung dengan kesihatan dan keselamatan. Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Kesihatan dan Keselamatan (Health and Safety Policy) di dan hal-hal berkenaan SHE di Kumpulan Intranet termasuk di Laman Peraturan Emas SHE (SHE Golden Rules). CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda atau pasukan SHE tempatan anda. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan melalui penggunaan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Saya tahu pelanggan mahu bercakap dengan saya segera dan mereka menelefon saya ketika saya sedang memandu. Saya tidak mempunyai kit bebas tangan, tetapi bolehkah saya menjawab dengan segera dan memberitahu mereka bahawa saya akan berhenti di bahu jalan dan memanggil kembali? A Tidak. Anda tidak sepatutnya menggunakan telefon bimbit / peranti pegang tangan semasa memandu! Anda perlu berhenti di bahu jalan dan telefon kembali kemudian bila selamat. Q Saya telah tiba di tapak untuk menjalankan tugas segera yang memerlukan kerja di tempat tinggi tetapi saya tidak mempunyai peralatan akses dan PPE yang betul. Apakah yang perlu saya lakukan? A Berhenti! Jangan teruskan, hubungi pengurus anda. Anda hanya perlu memulakan kerja jika anda mempunyai peralatan dan PPE yang betul untuk menjalankan tugas dengan selamat. 7
8 Kesaksamaan dan Keadilan Kita menghargai kepelbagaian dan penyertaan serta menegaskan layanan yang adil untuk semua dalam persekitaran kerja yang bebas daripada diskriminasi dan gangguan. Rentokil Initial komited kepada melayan semua rakan sekerja dan mana-mana individu lain dengan bermaruah dan rasa hormat serta mereka yang mematuhi semua undang-undang dan peraturan pekerjaan yang berkaitan bagi memastikan persekitaran bebas diskriminasi untuk semua. Nilai-nilai syarikat menggalakkan budaya di mana saling hormat-menghormati dan perkembangan individual adalah asas utama dalam kejayaan kita. Adalah menyalahi undang-undang dan bertentangan dengan Kod ini sekiranya kita memberi layanan yang tidak baik atau terlibat dalam sebarang tingkah laku yang memberi kesan negatif kepada rakan sekerja lain (seperti mengenakan tindakan disiplin tanpa sebab, menolak kenaikan pangkat seseorang, mempengaruhi gaji atau faedah seseorang) atau mengganggu orang lain berasaskan jantina, umur, bangsa, warna kulit, etnik atau negara asal, keahlian kesatuan sekerja, status perkahwinan, kehamilan, ketidak upayaan, agama, orientasi seks atau diskriminasi lain yang dilarang oleh undang-undang tempatan. Rentokil Initial tidak akan bertolak ansur terhadap sebarang tingkah laku lisan atau fizikal yang boleh dianggap menakut-nakutkan, bermusuhan atau menyakitkan hati dan akan mengambil tindakan disiplin yang sesuai dalam kes tingkah laku yang tidak boleh diterima. Contoh gangguan boleh meliputi : n Penggunaan nama samaran yang menyindir, bahasa atau gerak isyarat yang menyinggung perasaan n n Memaparkan e-mel, gambar atau pakaian menyakitkan hati n Mengancam atau menakutkan seseorang secara fizikal n Mengecualikan orang lain daripada perbualan atau acara sosial Jenaka, usikan atau gurauan yang tidak diingini dan kurang sesuai Contoh gangguan seksual boleh termasuk: n Cubaan bermesra, ambil kesempatan atau godaan yang tidak diingini n Sentuhan fizikal atau renungan yang tidak diingini n Komen yang tidak sesuai tentang penampilan seseorang termasuk pakaian atau tubuh mereka n Komen, soalan, gerak isyarat, bahasa, cerita, jenaka lucah atau tidak senonoh n Berkongsi imej atau video yang tidak sesuai SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Jangan sekali-kali menyalahi undang-undang atau secara tidak adil mendiskriminasikan individu atau kumpulan berdasarkan kepada faktor yang tidak berkaitan dengan keupayaan mereka untuk melaksanakan tugas mereka. n Bertingkah laku dengan cara yang profesional dan berbudi bahasa serta tidak melibatkan diri dalam gangguan, buli atau tingkah laku yang menyakitkan hati di tempat kerja. n Mengambil tanggungjawab peribadi untuk menegakkan standard syarikat dengan melayan secara bermaruah dan menghormati semua pemohon kerja, rakan sekerja yang lain, kontraktor, pelanggan dan semua pihak, baik sesiapa mereka berurusan dalam perniagaan kita. n Menjalankan proses pengambilan dan pengurusan rakan sekerja berdasarkan merit dan dengan cara yang menghargai bukannya sekadar menerima perbezaan dan membenarkan persekitaran kerja yang fleksibel dan menyeluruh yang menyokong semua pekerja kita dalam mencapai potensi mereka. n Melaporkan sebarang kemusykilan diskriminasi dan gangguan serta bekerjasama dalam siasatan yang dijalankan. Pengurus perlu menyiasat dengan betul sebarang kemusykilan yang dilaporkan kepada mereka. Tatakelakuan Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Bermaruah di Tempat Kerja serta Kepelbagaian dan Peluang Sama Rata (Dignity at Work and Diversity and Equal Opportunities) di dan juga kakitangan Sumber Manusia tempatan berkaitan dengan perniagaan anda. CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan Sumber Manusia, pasukan perundangan tempatan anda jika ada atau Kumpulan Perundangan sekiranya ada. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara' secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Saya telah bekerja selama beberapa tahun dalam satu pasukan di mana sebahagian besarnya terdiri daripada rakan sekerja lelaki. Sehingga baru-baru ini, beberapa lagi rakan sekerja wanita telah menyertai pasukan. Kami suka berkongsi banyak gurauan lelaki, tetapi baru-baru ini salah seorang daripada rakan sekerja baru rasa tersinggung dengan penggunaan bahasa kami. Ia terasa seperti reaksi yang berlebihan, tetapi perlukah kami menjaga tingkah laku kami untuk mengelak menyinggung perasaan mereka walaupun ini adalah apa yang sering kami lakukan dan tidak bermaksud membawa sebarang kemudaratan ? A Kita perlu sopan, profesional dan hormat menghormati di tempat kerja. Kita perlu sedar tingkah laku kita dan cuba elakkan kesalahan sejak permulaan . Sekiranya seseorang telah menunjukkan perasaan tersinggung mereka, anda pasti perlu berhati-hati dengan penggunaan bahasa anda.
Tatakelakuan Hak Asasi Manusia Rakan sekerja mesti menghormati hak asasi rakan sekerja mereka dan semua pihak yang mereka berurusan. Rentokil Initial menyokong asas hak asasi rakan sekerja dan individu lain dan amat berhati-hati bagi memastikan prinsip ini ditegakkan apabila beroperasi di wilayah bilamana terdapat kemusykilan standard hak asasi manusia . Syarikat ini melaksanakan peraturan ketat ke atas penubuhan operasi perniagaan di wilayah baharu untuk memastikan perlindungan yang sesuai disediakan supaya tiada hak asasi rakan sekerja terjejas. Rentokil Initial berpegang teguh kepada keperluan perundangan umur minimum di semua negara di mana ia beroperasi. Sekiranya terdapat kanak-kanak yang berumur di antara 16 dan 18 tahun diambil bekerja, syarikat akan memastikan kerja mereka tidak akan menjejaskan atau menghalang persekolahan. Rentokil Initial dalam apa juga keadaan tidak akan menggunakan buruh paksaan atau dipujuk secara haram, pengabdian atau perhambaan dan hanya akan menggaji individu yang bekerja atas kehendak mereka sendiri. Tiada rakan sekerja akan diambil dokumen pengenalannya, atau dikehendaki memberikan dorongan kewangan kepada syarikat, bagi memudahkan mereka bekerja. Syarikat juga telah menyusun langkah untuk memastikan pembekalnya tidak bergantung kepada penggunaan buruh paksaan atau kanak-kanak yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan atau produk kepada syarikat. Rentokil Initial mengiktiraf hak rakan sekerja untuk menjadi ahli organisasi pilihan mereka. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Menghormati hak semua rakan sekerja dan individu lain dengan siapa mereka berhubungan. n Memerlukan pembekal dan rakan niaga yang lain untuk menerima pakai standard yang sama mengenai hak asasi manusia. Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Hak Asasi Manusia (Human Rights Policy) di CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan Sumber Manusia, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Baru-baru ini saya melawat pembekal dan melihat orang yang bekerja di dalam bilik pembungkusan yang kelihatan di bawah 16. Apakah yang perlu saya lakukan? A Ingatkan pembekal tentang polisi kita dan keperluan kita bahawa pembekal kita tidak mengambil bekerja kanak-kanak. Minta mereka untuk bukti bahawa orang yang anda lihat adalah dalam kumpulan umur bekerja. Jika ini tidak dapat dibuktikan, bincangkan perkara ini dengan pengurus anda atau suarakan kepada pengurus Sumber Manusia syarikat anda. Kita tidak boleh bekerja dengan pembekal yang menggunakan buruh kanak-kanak maka dapatkan nasihat kerana kita mungkin perlu menggantung atau menamatkan hubungan dengan pembekal sehingga isu ini diselesaikan sepenuhnya. 9
10 Melindungi Maklumat Peribadi Kita semua mesti menjaga maklumat peribadi yang kita kendalikan. Kita secara rutin memegang dan berurusan dengan maklumat yang berkaitan dengan individu, seperti pekerja (dahulu dan sekarang), pemohon kerja, pelanggan, pembekal dan rakan niaga yang lain (dan kakitangan mereka). Data peribadi yang berkaitan dengan individu dari mana mereka boleh dikenal pasti mesti dikendalikan dengan bertanggungjawab dan selamat: ini termasuk nama, alamat, nombor telefon, alamat e-mel, kontrak pekerjaan, rekod disiplin dan juga pendapat mereka. Kebanyakan negara di mana kita beroperasi mempunyai undang-undang yang berkaitan dengan pengumpulan, penggunaan, penyimpanan dan pemindahan data peribadi. Walaupun undang-undang itu berbeza di seluruh dunia dan sering berubah, ia adalah polisi kita untuk memastikan bahawa sebarang data peribadi akan: n Diproses secara adil dan menurut undang-undang	n Diproses untuk tujuan terhad	n Tepat, mencukupi, relevan dan tidak berlebihan	n Tidak disimpan lebih lama daripada yang diperlukan	n Digunakan hanya untuk tujuan perniagaan yang sah	n Diproses mengikut hak individu	n Dipegang dengan selamat pada setiap masa	n Tidak dipindahkan tanpa perlindungan yang mencukupi	n Disimpan dan digunakan selaras dengan mana-mana undang-undang tempatan Apabila kita memegang maklumat kewangan peribadi pekerja atau pelanggan, seperti butiran kad kredit, ini mesti dikendalikan dengan selamat selaras dengan undang-undang tempatan dan di mana mungkin menggunakan pihak ketiga yang merupakan pakar dalam menguruskan maklumat sedemikian. Penjagaan tambahan perlu diambil di mana data peribadi dikelaskan sebagai sensitif. Data sensitif termasuk maklumat mengenai kesihatan, bangsa, agama, pandangan politik, sabitan jenayah atau amalan seksual individu. Kita hanya boleh mendedahkan maklumat sedemikian apabila individu tersebut telah memberikan persetujuan sah mereka, atau apabila terdapat obligasi perundangan yang memerlukan kita berbuat demikian contoh laporan kemalangan. Kita terhutang budi kepada orang yang kita bekerja dan berurusan untuk memastikan maklumat peribadi mereka dengan selamat. Kegagalan untuk mematuhi undang-undang perlindungan data juga boleh menyebabkan sekatan sivil, jenayah dan kewangan bagi Rentokil Initial dan individu. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Hanya menggunakan data peribadi atas sebab perniagaan yang jelas mengikut undang-undang yang berkaitan dan prinsip di atas. n Simpan data peribadi dengan selamat. n Melaporkan dengan serta-merta jika berlaku sebarang pelanggaran data yang mereka ketahui. Tatakelakuan Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Perlindungan Data (Data Protection Policy) di Walaupun khusus kepada undang-undang UK, bahan Perlindungan Data dalam seksyen Kumpulan Perundangan dari Kumpulan Intranet menyediakan panduan yang boleh diguna pakai . CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. kerja dalam fail?Q Berapa lama perlu saya menyimpan butiran pemohon A Melainkan jika tempoh yang lebih lama diperlukan di bawah undang-undang tempatan, enam bulan seharusnya mencukupi, melainkan anda bersetuju dengan mereka untuk menyimpannya bagi tempoh tetap yang lebih lama.
Tatakelakuan 11
12 Sogokan dan Rasuah Kita mempunyai pendekatan tolak ansur sifar terhadap sogokan dan rasuah Sogokan, suatu bentuk rasuah, adalah berbahaya dan menyalahi undang-undang, dan kita tidak boleh terlibat dalam apa juga cara. Sogokan bermakna memberi, menawarkan, menerima atau meminta bayaran rasuah atau bayaran tidak wajar atau kelebihan dalam pertukaran untuk sesuatu sebagai balasan. Contoh keadaan di mana tekanan untuk membayar sogokan mungkin timbul: n Untuk memenangi atau mengekalkan kontrak n Untuk mendapatkan sijil atau permit n Untuk menjamin bayaran invois n Untuk mengelakkan denda atau penalti n Untuk melepaskan barangan melalui kastam n Untuk mendapat kelebihan berbanding pesaing Rasuah boleh terdiri daripada wang, hadiah, keraian, perkhidmatan, pekerjaan, sumbangan amal, sumbangan politik, layanan istimewa atau beberapa kelebihan lain. Bayaran tambahan yang kecil kepada individu bagi melaksanakan tindakan rutin kerajaan atau rasmi (juga dikenali sebagai bayaran "pemudahan" atau " pelincir") ialah sejenis sogokan dan oleh itu dilarang sama sekali. Kemungkinan yang jarang berlaku ada a dalam keadaan kecemasan, di mana bayaran tersebut diperlukan sekiranya keselamatan rakan sekerja terancam. Jika berlaku sedemikian, dapatkan nasihat sebelum mempertimbangkan sebarang bayaran, atau jika tidak mungkin, laporkan perkara itu kepada pengurus kanan yang berkenaan dengan segera selepas itu. Makanan, hospitaliti dan hadiah kecil boleh menjadi aktiviti sah apabila dilakukan dengan cara yang betul. Walau bagaimanapun, ia boleh menjadi satu bentuk sogokan jika ia adalah berlebihan dalam nilai, tidak sesuai sifatnya, terlalu kerap atau dimaksudkan untuk mempunyai pengaruh yang tidak wajar terhadap keputusan perniagaan. Segala aktiviti sedemikian mesti dijalankan selaras dengan Polisi Hadiah dan Hospitaliti dan Polisi Perjalanan dan Perbelanjaan (Gifts and Hospitality Policy and Travel and Expenses Policy) bagi perniagaan yang berkaitan. Jika pihak ketiga yang bertindak untuk kita, seperti pembekal atau ejen, membayar sogokan maka kita boleh dipertanggungjawabkan seolah-olah kita yang membayarnya. Kita tidak mahu kontrak dengan pelanggan yang meminta sogokan kerana jenis perniagaan tersebut adalah tidak beretika, menyalahi undang-undang dan tidak mampan. Oleh itu, kita perlu mengelak daripada bekerja dengan orang atau organisasi yang terlibat dalam amalan rasuah. Sebarang penglibatan dengan sogokan, di mana sahaja ia berlaku di dunia, mungkin akan menyebabkan kerosakan teruk kepada reputasi kita dan boleh mempunyai kesan perundangan dan kewangan yang serius. Untuk kakitangan kita, sogokan merupakan salah laku yang serius yang boleh membawa tindakan disiplin, sehingga dan termasuk pemecatan, dan kemungkinan tindakan perundangan jenayah. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Kekal kemas kini dengan latihan mengenai topik ini. n Jangan sekali-kali memberi, menawarkan, menerima atau meminta sogokan dalam apa-apa bentuk, secara langsung atau tidak langsung. n Perlu lebih berhati-hati apabila berurusan dengan sebarang jenis pegawai kerajaan atau awam, dan tidak menawarkan kepada mereka apa-apa yang bernilai tanpa kebenaran yang jelas untuk berbuat demikian. n Hanya beri atau terima hadiah dan keraian yang sesuai selaras dengan Polisi Hadiah dan Hospitaliti (Gifts and Hospitality Policy) berkaitan, dan pastikan bahawa ia direkodkan. n Jalankan pemeriksaan yang sesuai ke atas pembekal kita, memastikan mereka menyedari dan bersetuju untuk mematuhi Tatakelakuan kita dan Polisi Anti Rasuah (Anti-Corruption Policy) kita, dan buat kontrak bertulis dengan mereka yang mengandungi kewajipan anti sogokan. n Jika tidak pasti sama ada apa sahaja boleh dianggap sogokan, perlu lebih berhati-hati dan dapatkan nasihat. Tatakelakuan Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Anti Rasuah (Anti-Corruption Policy) di dan bimbingan Kumpulan Perundangan di Kumpulan Intranet dan seksyen Hadiah dan Hospitaliti di halaman 25. CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Saya telah diminta untuk membayar rebat kepada satu pelanggan untuk mengekalkan pembaharuan kontrak yang besar. Ini tidak dirujuk di mana-mana dalam terma kontrak, tetapi ia adalah satu kontrak yang sangat berharga untuk pelanggan utama. Apakah yang perlu saya lakukan? A Jangan bayar dan dapatkan khidmat nasihat. Ini seperti permintaan bayaran yang tidak sah.
Tatakelakuan Persaingan dan Anti-Amanah Kita mesti bersaing dengan adil dan mengikut undang-undang di mana sahaja kita beroperasi. Ia adalah kritikal demi mencapai kejayaan untuk kita bersaing dan memenangi perniagaan daripada pelanggan. Walau bagaimanapun, Rentokil Initial mengharapkan semua perniagaannya bersaing di pasaran dengan cara yang mengikut undang-undang, beretika dan membolehkan persaingan yang sihat. Kebanyakan negara mempunyai undang-undang yang melarang tingkah laku anti-persaingan yang mengawal urusan antara pesaing, pelanggan, pembekal dan pengedar. Secara umumnya, ini bermakna kita tidak boleh terlibat dalam tingkah laku yang mungkin menyekat persaingan dan/atau memutarbelitkan pasaran, seperti penetapan harga, perkongsian pasaran dan penipuan bida dengan pesaing. Jika perniagaan anda adalah peneraju pasaran atau menguasai bahagian pasaran yang besar, ia boleh dianggap sebagai mendominasi pasaran di mana peruntukan yang lebih ketat mungkin akan dikenakan ke atas perniagaan anda untuk mengelakkan penyalahgunaan kuasa kedudukann, seperti secara agresif berusaha mendorong pesaing keluar daripada perniagaan. Undang-undang ini berbeza di seluruh dunia dan sesetengahnya seperti di Amerika Syarikat dan Kesatuan Eropah, boleh digunakan apabila tingkah laku yang berlaku di luar wilayah yang berkenaan. Penalti kerana melanggar undang-undang persaingan boleh memudaratkan dan mendedahkan Rentokil Initial, dan juga individu, kepada: n Tindakan sivil dan jenayah yang ketara, termasuk denda yang besar dan hukuman penjara. n Penyiasatan dan tindakan undang-undang. n Kerosakan reputasi dan kehilangan perniagaan. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Kekal perihatin dan kemas kini dengan latihan mengenai topik ini dan membiasakan diri dengan undang-undang di pasaran mereka. Jika ragu-ragu, sila dapatkan nasihat. n Bersaing dengan bersungguh-sungguh tetapi perlu secara adil, atas dasar kualiti dan merit lain perkhidmatan dan produk kita. n Melayan semua pelanggan dengan adil atas harga, terma dan perkhidmatan yang kita tawarkan kepada mereka. n Memastikan sebarang mesyuarat yang diadakan dengan para pesaing adalah bagi tujuan yang mengikut undang-undang, seperti mesyuarat persatuan perdagangan untuk membincangkan isu yang sah yang memberi kesan kepada industri secara keseluruhannya. n Meninggalkan mana-mana mesyuarat atau mengakhiri perbualan yang menimbulkan isu anti-persaingan dan segera memberitahu pengurus atau pasukan perundangan/Kumpulan Perundangan . n Jika perniagaan kita dominan dalam pasaran, pastikan ia tidak melakukan apapun yang boleh dianggap sebagai menyalahgunakan kedudukan dominannya atau mencuba secara tidak adil untuk mengurangkan persaingan. n Mengumpul maklumat pasaran melalui cara yang sah. n Mendapatkan nasihat sebelum bekerjasama dengan pesaing (termasuk sebagai pelanggan atau pembekal mereka) dan memastikan sebarang pertukaran maklumat hanya dihadkan kepada apa yang diperlukan untuk transaksi tersebut. n Berhati-hati dalam sebarang komunikasi, terutamanya secara bertulis, mengenai saham pasaran dan sebarang maklumat sensitif yang lain. Kenyataan yang tidak tepat mengenai pegangan pasaran kita boleh digunakan terhadap kita sekiranya kita disiasat. n Jangan sekali-kali melibatkan diri dalam sebarang hubungan dengan pesaing di mana harga, kos, margin, terma kontrak komersil, pasaran atau pelanggan dibincangkan. n Jangan sekali-kali bersetuju dengan pesaing, secara langsung atau tidak langsung, untuk menetapkan harga atau terma kontrak atau untuk membahagikan pasaran, wilayah atau pelanggan. 13 Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada bahan Undang- undang Persaingan/Antitrust (Competition/Antitrust Law) di bahagian Kumpulan Perundangan pada Kumpulan Intranet . CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Pesaing mencadangkan agar kita menyelaraskan tindakan terhadap dua tender supaya kita masing-masing mempunyai peluang yang baik untuk memenangi satu. Adakah cadangan ini situasi 'menang- menang' ? A Tidak ini akan menjadi penipuan bida yang tidak sah. Kita mesti membuat keputusan dan bertindak terhadap semua tender secara bebas.
14 Pelaporan, Akaun dan Rekod yang Tepat Ia adalah penting untuk kita merekodkan dan melaporkan semua maklumat dengan tepat dan jujur. Semua rakan sekerja perlu memastikan rakaman dan pelaporan maklumat yang tepat dan jujur untuk mematuhi kedua-dua keperluan perundangan yang berkenaan dan kepada sistem kawalan dalaman syarikat. Ini digunakan pada semua maklumat yang relevan dengan perniagaan kita, termasuk laporan tahunan kita, akaun pengurusan bulanan, angka jualan, kontrak dan tuntutan perbelanjaan peribadi, dan juga maklumat bukan kewangan seperti laporan kesihatan dan keselamatan dan audit pembekal. Rekod kewangan dan perakaunan kita dipercayai oleh pengurusan, pengarah, pelabur kita dan orang ramai untuk membuat keputusan termaklum tentang perniagaan kita dan mungkin juga akan diberikan kepada pihak berkuasa kawal selia dan kerajaan. Kita mesti mematuhi semua undang-undang yang terpakai, peraturan dan standard perakaunan dan memastikan maklumat kewangan yang kita hasilkan memberikan gambaran yang benar dan adil tentang perniagaan kita dan tidak dalam apa-apa cara yang mengelirukan. Angka pendapatan dan keuntungan mestilah tepat dan diiktiraf dalam tempoh yang betul. Semua jualan dan kontrak pelanggan mesti didokumen dan direkodkan dengan betul dalam sistem pentadbiran kontrak yang relevan. Semua perbelanjaan perniagaan hendaklah direkodkan dengan tepat dan disokong oleh dokumentasi. Jika rakan sekerja tidak pasti sama ada perbelanjaan adalah sah, mereka perlu merujuknya kepada pengurus mereka. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Memastikan semua buku, rekod, data dan akaun adalah tepat dan lengkap. n Jangan sekali-kali memalsukan peningkatan jualan atau angka keuntungan, atau memindahkannya antara tempoh laporan. n Jangan membuat sebarang entri palsu atau mengelirukan ke dalam sebarang laporan, rekod atau tuntutan perbelanjaan. n Berwaspada terhadap sebarang penipuan atau salah lapor dan melaporkan dengan segera sebarang kemusykilan. n Jangan sekali-kali membuat atau menggunakan akaun 'di luar buku' atau 'akaun hantu', kontrak atau dana yang tidak didedahkan. n Rekod dan dokumenkan semua transaksi dengan sewajarnya. n Mengikuti semua polisi dan prosedur perakaunan Rentokil Initial yang berkaitan dan mematuhi semua undang-undang, peraturan dan standard yang relevan. BACA CAKAP LAPOR Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan Sila rujuk kepada Polisi Perakaunan Kumpulan dalam seksyen Kewangan Pusat di Kumpulan Intranet . Anda boleh bercakap dengan pasukan Kewangan anda. Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Tatakelakuan Q Saya mendapati bahawa bahagian Jualan telah membuat invois jualan tambahan pada akhir setiap suku tahun, sebahagian daripadanya dikreditkan semula pada awal suku tahun berikutnya. Apakah yang perlu saya lakukan? A Mungkin ada penjelasan yang tidak bersalah, seperti mengejar kerja pentadbiran yang ketinggalan pada akhir setiap suku tahun. Tetapi jika anda bimbang, anda perlu membangkitkan isu tersebut dengan pengurus anda atau pasukan kewangan. Q Pengurus saya telah meminta saya untuk membayar makan malam dengan pelanggan yang kami berdua hadiri dan menuntut kembali melalui perbelanjaan. Apakah yang perlu saya lakukan? A Rakan sekerja yang paling kanan yang hadir hendaklah sentiasa membayar untuk makan atau keraian dan sepatutnya telah dibenarkan oleh pengurus barisan mereka. Adalah tidak boleh diterima untuk meminta rakan sekerja junior untuk membayar perbelanjaan bagi memintas keperluan mendapat kelulusan yang sesuai. Q Pengurus jualan saya mengatakan dia telah bersetuju bahawa jualan besar dengan pelanggan perlu dimasukkan dalam angka tahun ini, tetapi "kertas kerja" tidak akan ditandatangani sehingga Januari. Bolehkah saya memasukkannya? A Kontrak perlu dimuktamadkan dan ditandatangani sebelum jumlah pendapatan diambilkira, jadi anda tidak perlu memasukkannya kecuali semuanya boleh tersedia menjelang akhir tahun.
Tatakelakuan 15
16 Alam sekitar Kita berusaha untuk mengurangkan kesan terhadap alam sekitar dan semua rakan sekerja mempunyai peranan dalam melindungi alam sekitar. Pelepasan dan pencemaran udara, tanah dan air, serta bau dan bunyi bising, boleh menimbulkan masalah kepada jiran syarikat dan persekitaran yang lebih luas. Pengurusan sisa bunyi dan penggunaan berhati-hati sumber bahan dan tenaga adalah kedua-duanya wajar daripada segi alam sekitar dan ekonomi. Syarikat akan berusaha untuk menggunakan sumber bahan dengan cara yang berkesan. Kita akan mengurangkan penggunaan tenaga, pelepasan ke udara, tanah dan air. Kita juga akan mengurangkan pembentukan sisa dan menguruskan sisa yang tidak dapat dielakkan dengan cara yang bertimbang rasa kepada alam sekitar di mana mungkin. Syarikat akan mematuhi semua undang-undang dan peraturan alam sekitar. Ia juga akan secara umum melaporkan, sekurang-kurangnya setiap tahun, prestasinya berbanding petunjuk prestasi utama, seperti penggunaan air dan pelepasan CO2. Syarikat akan berusaha untuk memastikan bahawa apabila membangunkan dan menggunakan bahan dan produk, kita akan terus berusaha untuk mengenal pasti kaedah dan bahan yang mengurangkan kesan kita terhadap alam sekitar. Kita juga akan berusaha untuk mengurangkan penggunaan sumber kita yang terhad dan sentiasa menggunakan sumber lestari bila-bila masa dan di mana sahaja yang mungkin. Semua rakan sekerja mesti mematuhi undang-undang yang terpakai dan menghormati alam sekitar dalam semua aktiviti yang berkaitan dengan kerja, sama ada di atas harta syarikat ataupun tidak. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Menjalankan kerja mereka dengan cara yang mematuhi undang-undang alam sekitar dan mengurangkan sebarang kesan buruk kepada alam sekitar. n Melaporkan perkara itu dengan segera apabila menyedari, atau mengesyaki, pelanggaran undang-undang alam sekitar atau prinsip syarikat. n Memahami dan mematuhi semua permit, peraturan, polisi dan panduan yang berkaitan jika kerja mereka melibatkan menyelia atau mengendalikan bahan yang dikawal selia dan/atau berbahaya Tatakelakuan Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Alam Sekitar (Environment Policy), Polisi Keperluan Pengurusan SHE (SHE Management Requirements Policy) dan Laporan Tahunan Tanggungjawab Korporat syarikat di untuk maklumat lanjut. Panduan lanjut juga boleh didapati dalam bahagian SHE di Kumpulan Intranet . CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan SHE tempatan, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit Bersuaralah (Speak Up) atau mana- mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Sesetengah bahan kimia telah tertumpah secara tidak sengaja semasa menjalankan kerja A Melaporkan dengan segera insiden tersebut kepada pengurus anda dan mengikut prosedur yang perniagaan anda ada untuk menangani tumpahan. Jika insiden ini diambil kira sebagai insiden yang utama (cth. bahan kimia berbahaya dilepaskan ke dalam alur air), prosedur Pelaporan Insiden Utama Kumpulan (Group Major Incident Reporting) perlu diikuti. Dalam mana- mana kes, kejadian ini perlu disiasat dan langkah diambil untuk mengelakkan kejadian berulang.
Tatakelakuan Aktiviti Komuniti, Kebajikan dan Politik Kita menghormati komuniti tempatan. Kita sedar bahawa kita mempunyai tanggungjawab untuk memainkan peranan yang positif dalam komuniti tempatan. Rentokil Initial membantu seberapa mungkin penglibatan rakan sekerja dalam budaya, pendidikan dan pembangunan sosial masyarakat di mana syarikat beroperasi dan kakitangannya menetap hidup. Sebagai sebuah organisasi, kita membuat sumbangan korporat dan mengumpul dana untuk pelbagai sebab kebajikan. Ia adalah penting agar mana-mana sumbangan amal bagi pihak syarikat diberi kuasa dengan betul dan tidak seharusnya digunakan untuk mendapat kelebihan yang tidak wajar. Syarikat menggalakkan pemberian amal peribadi, terutamanya apabila kakitangannya mengambil peranan aktif, dan mempunyai skim pemberian dipadankan untuk menyokong usaha rakan sekerja. Sebagai sebuah organisasi bukan politik, Rentokil Initial akan menahan daripada membuat apa-apa sumbangan, sama ada dalam bentuk tunai atau apa juga jenis, kepada mana-mana calon politik, parti atau pertubuhan politik yang aktivitinya direka untuk menggalakkan kepentingan parti politik atau ideologi politik. Syarikat dan semua rakan sekerjanya merupakan sebahagian daripada masyarakat di mana sahaja ia beroperasi dan dalam semua masyarakat, perkara yang berkaitan dengan politik memainkan peranan penting untuk kedua-dua perniagaan dan individu. Dari semasa ke semasa kepentingan sah subjek politik dan kepentingnya kepada syarikat mungkin timbul. Hanya kakitangan yang diberi kuasa dengan betul boleh terlibat dalam sebarang komunikasi yang mungkin boleh dianggap sebagai mengambil bahagian dalam proses politik (termasuk melobi politik). Rakan sekerja, dalam kapasiti peribadi mereka, bebas untuk mengambil bahagian dalam mana-mana aktiviti komuniti, amal atau politik pilihan mereka secara individu, dengan wang mereka sendiri dan dalam masa mereka sendiri, tetapi ini tidak boleh mengganggu kerja mereka dengan syarikat atau mewujudkan konflik kepentingan. Rakan sekerja perlu berhati-hati untuk memastikan sebarang aktiviti tersebut tidak boleh ditafsirkan sebagai bagi pihak, atau berkaitan dengan, perniagaan kita (melainkan jika ia diberi kuasa). SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Menghormati komuniti di mana kita beroperasi dan sensitif kepada budaya dan adat resam. n Mendapatkan sebarang kelulusan yang diperlukan sebelum bersetuju untuk membuat sebarang sumbangan amal bagi pihak Rentokil Initial. n Jangan sesekali membuat sebarang sumbangan amal , atau boleh ditafsirkan , bagi maksud mencari perniagaan atau bagi kepentingan peribadi atau mencari pengaruh. n Jangan sesekali membuat sebarang sumbangan politik atau terlibat dalam sebarang proses politik bagi pihak Rentokil Initial tanpa kelulusan terlebih dahulu. n Pastikan aktiviti peribadi, politik dan amal berasingan daripada aktiviti kerja. 17 Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Penglibatan Komuniti (Community Involvement Policy) di dan lihat seksyen Amal/Komuniti di Kumpulan Intranet CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda atau pasukan Komunikasi Korporat. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Seorang pelanggan telah meminta agar kita menyediakan sokongan kewangan kepada badan amal tempatan dan telah mencadangkan bahawajika tidak, kita mungkin kehilangan perniagaan. Apakah yang perlu saya lakukan? A Anda perlu membangkitkan perkara ini dengan Pengarah Urusan anda. Tawaran untuk sokongan sedemikian tidak boleh diterima kerana ini boleh dianggap sebagai sogokan bagi mengelakkan kehilangan perniagaan. Sumbangan hadiah kecil, sebagai contoh, rafel mungkin dapat dibenarkan tetapi kita tidak dibenarkan membayar secara tunai untuk membiayai acara pelanggan.
18 Tatakelakuan
Tatakelakuan Kontrak Kontrak perniagaan yang kita sertaii mesti diberi kuasa dan diperhatikan dengan betul. Kontrak mentakrifkan hubungan perniagaan kita dengan pelanggan, pembekal dan pihak ketiga lain dengan siapa kita menjalankan perniagaan. Ia ialah cara yang penting dalam menguruskan risiko dengan menetapkan kewajipan setiap pihak, memberi kejelasan mengenai bagaimana hubungan ini harus bekerja dan menghadkan pendedahan kita jika berlaku kesilapan. Ia juga kritikal agar kita memerhatikan sepenuhnya semua tugas dan kewajipan yang terkandung dalam kontrak tersebut untuk memelihara kejayaan komersil syarikat dan mengekalkan reputasinya. Bagi kontrak pelanggan, kita mempunyai Polisi Kontrak Kumpulan (Group Contracting Policy) yang menetapkan butiran keperluan standard minimum dalam kontrak kami, serta ulasan mengenai klausa kontrak standard kami. la direka untuk membantu dan memberi panduan perunding kontrak polisi dalaman mengenai apa yang boleh dan tidak boleh dipinda dengan rundingan, dan penjelasan tentang tujuan dan kepentingan klausa. Ia perlu dibaca bersama dengan Jadual Autoriti Kumpulan (Group Authority Schedule) tentang klausa kewangan dan risiko utama yang lain (cth. liabiliti tanpa had) dan proses peningkatan untuk mendapatkan kelulusan bagi pengecualian terhadap aturan standard. Terdapat Polisi Perolehan dan Garis Panduan (Procurement Policy and Guidelines) yang berasingan yang mesti dipatuhi bagi kontrak pembekal. Ini adalah tambahan kepada standard yang ditetapkan di dalam Kod ini yang juga terpakai kepada pembekal kita seperti Hak Asasi Manusia (ms 9), Sogokan dan Rasuah (ms 12) Hadiah dan Hospitaliti (ms 25). SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Ikuti Polisi Kontrak Kumpulan (Group Contracting Policy) apabila berunding dan memasuki kontrak pelanggan. n Perhatikan Polisi Perolehan dan Garis Panduan (Procurement Policy and Guidelines) Rentokil Initial bagi kontrak pembekal. n Pastikan semua terma yang dipersetujui dan didokumenkan dengan betul secara bertulis. n Tidak bersetuju untuk menjalankan sebarang aktiviti perniagaan yang tidak dibenarkan atau memberi perkhidmatan di luar wilayah operasi kita tanpa kelulusan Kumpulan yang sesuai. n Pastikan kontrak dan terma mereka disemak dan diluluskan di peringkat yang sesuai. n Membiasakan diri mereka dengan, dan memerhati, terma mana-mana kontrak yang terpakai bagi aktiviti kita. 19 Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Kontrak (Contracting Policy), Polisi Perolehan dan Garis Panduan (Procurement Policy and Guidelines) dan Jadual Autoriti Kumpulan (Group Authority Schedule) di Kumpulan Intranet . CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Seorang pelanggan utama bertanya kepada saya jika kita boleh menyelesaikan beberapa pembaikan ke atas bumbung mereka apabila saya dapati ia perlukan dilakukan. Kerja pembaikan ini bukan sesuatu yang biasa kita lakukan tetapi kita boleh mencari seseorang yang boleh membaiki, yang akan memastikan pelanggan kita gembira dan mengelakkan mereka daripada pergi ke pesaing yang mungkin dapat membantu dan menjadikan syarikat lebih banyak pulangan wang. Adakah ini ok? A Kita tidak dapat menjalankan aktiviti yang tidak dibenarkan tanpa kebenaran khusus daripada Kumpulan. Terdapat beberapa sebab untuk ini, termasuk risiko SHE, sama ada kita akan diinsuranskan, dan apa- apa kerosakan yang boleh menimpa pelanggan dan mengancam reputasi kita apabila terjadi sesuatu yang tidak elok.
20 Aset dan Maklumat Sulit Syarikat Rakan sekerja mesti melindungi dan tidak boleh menyalahgunakan harta syarikat dan maklumat sulit. Semua aset syarikat sama ada fizikal atau tidak ketara mesti digunakan hanya untuk tujuan perniagaan yang sah dan dibenarkan. Kecurian, salah guna dan kecuaian mempunyai kesan langsung pada keuntungan syarikat. Harta Fizikal dan Sumber IT Rentokil Initial menyediakan alat, produk dan peralatan untuk melaksanakan kerja kita yang tidak boleh sama sekali digunakan untuk kegunaan peribadi atau mangaut keuntungan. Syarikat juga memberi akses kepada sumber IT, seperti komputer peribadi, komputer riba, PDA, telefon bimbit, e-mel dan internet untuk tujuan perniagaan. Penggunaan peribadi yang terhad dan sekali-sekala sumber IT syarikat dibenarkan dengan syarat ia tidak mengganggu produktiviti rakan sekerja atau prestasi tugas mereka atau memberi kesan buruk kepada reputasi syarikat. Pada setiap masa, penggunaan sumber IT syarikat mesti mematuhi Polisi Penggunaan Yang Boleh Diterima (Acceptable Use Policy) syarikat. Penyalahgunaan peralatan, sistem atau data syarikat yang disyaki akan disiasat dan boleh mengakibatkan tindakan disiplin diambil yang mungkin termasuk pemberhentian kerja. Harta Intelektual dan Maklumat Sulit Adalah menjadi kewajipan semua rakan sekerja untuk melindungi aset syarikat termasuk harta intelektual, seperti rahsia perdagangan, paten, cap dagangan dan bahan hak cipta, termasuk senarai pelanggan dan manual operasi serta perniagaan dan bahan perniagaan dan pemasaran yang lain, idea-idea, reka bentuk, pangkalan data, rekod atau sebarang data dan laporan kewangan yang tidak diterbitkan. Sebahagian besar nilai kumpulan diwakili oleh hak harta intelektual dan semua rakan sekerja mempunyai tanggungjawab untuk melindungi aset yang berharga ini. Rakan sekerja tidak boleh menggunakan maklumat rahsia syarikat dalam cara yang tidak sesuai, sama ada untuk kepentingan peribadi atau untuk memberi kelebihan yang tidak adil kepada pihak ketiga. Semua maklumat bukan awam mengenai syarikat adalah maklumat sulit dan perlu disimpan selamat dan tidak dibincangkan dengan atau dinyatakan dalam apa-apa cara kepada mana-mana pihak luar. Maklumat sulit ini termasuk butiran pelanggan dan pembekal, cara syarikat mengendalikan perkhidmatannya, dan bagaimana produk syarikat dihasilkan atau dibeli. Dalam kes pendedahan maklumat yang diperlukan kepada pihak ketiga, seperti penasihat dan rakan kongsi perniagaan, semestinya perlu ada perjanjian kontrak yang mengandungi peraturan yang jelas ke atas tiada pendedahan maklumat. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Berwaspada terhadap sebarang penyalahgunaan atau kecurian sumber syarikat dan melaporkan sebarang kemusykilan. n Jangan menggunakan secara tidak wajar aset syarikat, seperti menggunakan telefon kerja untuk panggilan peribadi yang berlebihan. n Pastikan orang yang berhenti kerja memulangkan semua harta syarikat yang ada pada mereka sebelum mereka pergi, termasuk senarai pelanggan dan manual operasi. n Ikuti semua amalan terbaik dan polisi untuk keselamatan IT dan kekal perihatin dan kemas kini dengan latihan mengenai subjek. n Berhati-hati apabila membincangkan atau mengendalikan sebarang perkara sulit. n Masukkan perjanjian sulit yang berkenaan (juga dikenali sebagai perjanjian tiada pendedahan atau NDA) sebelum mendedahkan maklumat sulit tersedia kepada pihak ketiga. Tatakelakuan Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Penggunaan Yang Boleh Diterima dan Keselamatan Maklumat (Acceptable Use and Information Security policies) pada Kumpulan Intranet . CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Salah seorang daripada pasukan saya telah menyertai pesaing dan saya bimbang beliau telah mengambil butiran pelanggan kita bersama beliau. Apakah yang boleh saya lakukan? A Melaporkan kecurigaan anda kepada Pengurus dan/ atau Sumber Manusia atau pasukan Perundangan Tempatan. Kita boleh menyiasat dan jika perlu membuat susulan dengan beliau dan majikan beliau yang baru. Kita boleh mengambil tindakan undang-undang kerana beliau melanggar kerahsiaan dan terma kontrak pekerjaannya . Kita juga dalam keadaan tertentu perlu mendedahkan sebarang kehilangan maklumat pelanggan kepada mereka atau pengawal selia kerana individu tersebut mungkin telah melanggar undang-undang perlindungan data. Q Apakah kewajipan yang dikenakan kepada maklumat syarikat lain yang kita temui? A Kita perlu menggunakan standard perlindungan yang sama kepada maklumat sulit pihak ketiga sebagaimana yang kita perlu untuk kita sendiri.
Tatakelakuan Penipuan dan Pengubahan Wang Haram Kita semua mempunyai peranan masing-masing dalam mencegah penipuan dan pengubahan wang haram. Rentokil Initial komited untuk mencegah penipuan dan untuk membangunkan budaya anti-penipuan yang sesuai. Syarikat mempunyai polisi toleransi sifar terhadap penipuan yang berpotensi membawa kerosakan serius kepada reputasi syarikat, begitu juga mendedahkan individu dan syarikat kepada tindakan undang- undang. Tiada rakan sekerja boleh dengan sengaja membenarkan sebarang tindakan penipuan oleh perniagaan atau rakan sekerja lain dalam hubungan mengendalikan perniagaan Rentokil Initial. Sebarang tingkah laku yang berpotensi menjadi penipuan akan menyebabkan siasatan yang boleh membawa kepada tindakan disiplin diambil terhadap pihak yang bersalah, yang boleh menyebabkan pemecatan. Sebarang kemusykilan hendaklah dilaporkan dengan segera kepada pengurus anda atau dengan menggunakan mana-mana cara yang dinyatakan dalam seksyen Nasihat dan Melaporkan Kemusykilan di halaman 28. Esempi di possibili indicatori di frode: n Menyediakan rekod jualan atau kontrak palsu n Penggunaan yang berlebihan untuk menghapus kira atau nota kredit n Melakukan kerja sampingan atau secara sembunyi menjalankan perkhidmatan Rentokil Initial untuk bayaran peribadi n Pemalsuan atau perubahan dokumen yang tidak dibenarkan n Bayaran atau penerimaan harga yang luar biasa tinggi atau rendah n Bayaran yang dibuat atas sebab yang tidak jelas n Perbelanjaan yang direka Sebarang insiden atau syak wasangka penipuan yang dilakukan terhadap Rentokil Initial oleh pihak luar perlu dilaporkan kepada pasukan kewangan atau perundangan anda. Jangan meminta atau memberi kuasa kepada sebarang bayaran di mana anda mengesyaki mungkin melibatkan penipuan. Semua rakan sekerja mesti berwaspada terhadap pengubahan wang haram: pengubahan wang haram adalah proses di mana penjenayah cuba untuk menyembunyikan atau menyamarkan asal sebenar dan pemilikan hasil daripada aktiviti jenayah mereka, dengan itu mengelakkan pendakwaan, sabitan dan perampasan dana jenayah. 'Memberi maklumat' kepada sesiapa sahaja yang mungkin cuba untuk melakukan jenayah di bawah peraturan pengubahan wang haram juga boleh menjadi satu kesalahan jenayah. Jenayah pengubahan wang haram boleh menyebabkan rakan sekerja secara peribadi tertakluk kepada sekatan jenayah dan tindakan disiplin syarikat. Keadaan yang mungkin menunjukkan pengubahan wang haram termasuk pelanggan atau pihak lain yang tidak bersedia untuk memberikan maklumat peribadi, yang ingin membayar jumlah wang tunai yang banyak, yang mengambil berat tentang jumlah yang mereka perlukan untuk membayar, menggunakan beberapa akaun atau kaedah pembayaran, atau menggunakan akaun yang berpangkalan di lokasi yang tidak dijangka. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Melaporkan dengan serta-merta sebarang penipuan atau aktiviti yang tidak jujur lain yang mereka sedari atau mempunyai syak wasangka mengenainya. n Memberikan kerjasama, terbuka dan jujur dalam apa-apa penyiasatan penipuan. n Berwaspada dengan kemungkinan penipuan yang dilakukan dalam Rentokil Initial atau oleh pihak luar dan bertindak ke atas sebarang syak wasangka. Jika sesuatu kelihatan tidak betul maka dapatkan nasihat. n Ikuti semua amalan terbaik dan nasihat yang dikeluarkan berhubung dengan pencegahan cubaan penipuan seperti pencurian maklumat e-mel. n Berwaspada dengan keadaan atau tingkah laku yang boleh mencadangkan pengubahan wang haram dan membincangkan sebarang kemusykilan dengan pasukan kewangan mereka atau Kumpulan Perbendaharaan . 21 Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Seksyen Sogokan dan Rasuah di muka surat 13 dan Pelaporan Yang Tepat, Akaun dan Rekod pada halaman 14. CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan kewangan, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Saya mengesyaki rakan sekerja mungkin terlibat dalam tingkah laku penipuan. Saya ingin melaporkannya, tetapi saya juga mahu mengelakkan sebarang akibat peribadi. Apakah yang perlu saya lakukan? A Terdapat beberapa cara anda boleh melaporkan ini. Anda boleh bercakap dengan pengurus anda atau rakan sekerja kanan yang lain, hubungi pasukan perundangan tempatan anda (jika ada) atau Kumpulan Perundangan , memberitahu pasukan Audit Dalaman atau membangkitkan isu ini melalui e-mel atau telefon melalui perkhidmatan pelaporan tanpa nama kita Bersuaralah (Speak Up) - lihat halaman 28 untuk butiran lanjut. Kami tidak akan bertolak ansur dengan sebarang tindak balas jahat terhadap orang yang tampil melapor, dengan niat baik, laporkan salah laku etika atau perundangan yang disyaki atau pelanggaran polisi.
22 Komunikasi Luaran Hanya kakitangan yang diberi kuasa perlu bersuara atau menulis bagi pihak Rentokil Initial. Sebagai sebuah organisasi yang besar, Rentokil Initial selalu menarik perhatian media dan pihak ketiga berkepentingan yang lain. Walau bagaimanapun, sebagai sebuah syarikat awam terhad, ia perlu memastikan bahawa maklumat sensitif harga cuma dilepaskan ke pasaran saham sebelum dilepaskan ke mana-mana pihak lain. Ia juga penting untuk melindungi reputasi kita menerusi lomunikasi yang konsisten dan tepat kepada pihak awam dan pemegang amanah lain. Oleh itu, syarikat mengambil pendedahan dan penyampaian maklumat dengan serius. Hanya pekerja yang khusus yang diberi kuasa untuk berbuat demikian boleh menghubungi atau memberi respons kepada pertanyaan daripada media, badan-badan awam atau kerajaan. Sebarang maklumat berkaitan dengan prestasi kewangan, pengambilalihan dan pemberhentian pelaburan, usaha sama, pelaburan, atau kontrak baru yang utama atau kerugian kontrak yang belum lagi disampaikan kepada umum, perlu terlebih dahulu diluluskan oleh jabatan komunikasi korporat sebelum pendedahan awam. Kenyataan tentang prestasi kewangan Rentokil Initial hanya boleh dibuat oleh pegawai syarikat yang diberi kuasa dengan betul. Sama juga, hanya rakan sekerja yang diberi kuasa secara khusus untuk berbuat demikian boleh menghubungi atau memberi respons kepada pertanyaan daripada komuniti pelabur (pemegang saham, broker, penganalisis pelaburan, dan lain-lain). Rakan sekerja mesti mendapatkan kebenaran sebelum berucap di majlis, ditemu bual, atau menulis bahan bagi penerbitan dalam kapasiti mereka sebagai pekerja Rentokil Initial. Kami menyedari bahawa penggunaan media sosial adalah meluas dan mempunyai implikasi yang yang besar bagi menentukan cara maklumat disebarkan. Walau bagaimanapun, rakan sekerja tidak boleh menerbitkan komen dalam sebarang format yang sulit, tidak tepat atau sebaliknya yang boleh merosakkan reputasi syarikat. Rakan sekerja tidak patut melaksanakan sebarang tindakan melobi politik tanpa kebenaran. Lihat halaman 17. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Merujuk sebarang pertanyaan daripada media, komuniti pelaburan, badan kawal selia, kerajaan, pelanggan atau orang awam kepada rakan sekerja yang telah diberi kuasa untuk mengurus, melainkan jika mereka dibenarkan untuk bercakap . n Ikuti Polisi Media Sosial (Social Media Policy) Rentokil Initial jika berkemungkinan untuk berinteraksi, dengan atau bagi pihak syarikat atau jenamanya, melalui saluran media sosial. n Mendapatkan kebenaran sebelum berucap pada majlis atau mengeluarkan sebarang penerbitan bagi pihak Rentokil Initial. Tatakelakuan Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada seksyen Komunikasi Korporat dan Polisi Media Sosial (Social Media Policy) di Kumpulan Intranet . CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan Komunikasi Korporat atau Setiausaha Syarikat. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Seorang rakan bertanya jika dia patut membeli saham Rentokil Initial, apa yang boleh saya katakan? A Anda boleh memberitahu beliau bagaimana hebatnya syarikat yang anda bekerja tetapi tidak harus menyatakan apa-apa maklumat bukan awam yang anda ada mengenai rancangan syarikat dan prospek masa depan. Anda boleh rujuk mereka ke laman web kita di mana terdapat banyak maklumat untuk bakal pelabur. Anda juga perlu mengambil kira polisi Pengendalian Saham dan Maklumat Dalaman (Share Dealing and Inside Information) dan mendapatkan nasihat jika anda tidak pasti.
Tatakelakuan 23
24 Konflik Kepentingan Rakan sekerja tidak boleh membenarkan sebarang konflik timbul antara kepentingan peribadi dan Rentokil Initial. Semua rakan sekerja perlu bertindak demi kepentingan terbaik Rentokil Initial pada setiap masa dan memastikan mereka boleh melaksanakan tugas dengan cekap dan melaksanakan pertimbangan yang objektif. Rakan sekerja perlu setia dalam semua perkara yang melibatkan syarikat termasuk perkara berkaitan dengan pelanggan dan orang lain yang mana syarikat mempunyai hubungan komersil. Anda perlu bekerja secara eksklusif untuk Rentokil Initial melainkan anda mempunyai kelulusan yang jelas untuk melaksanakan peranan luar. Konflik kepentingan wujud apabila kepentingan rakan sekerja atau hubungan luar mengganggu atau bersaing dengan kepentingan perniagaan, atau mempengaruhi keupayaan mereka untuk membuat keputusan yang tepat. Contoh potensi konflik kepentingan: n Mengambil bekerja atau menyelia ahli keluarga atau rakan n Bekerja untuk, atau mempunyai kepentingan dalam, pesaing, pelanggan atau pembekal n Menggunakan maklumat syarikat, produk atau peralatan untuk mangaut keuntungan peribadi atau untuk memberi manfaat kepada rakan dan keluarga n Melibatkan diri dalam aktiviti politik atau kebajikan yang mengganggu tugas syarikat n Tidak mendedahkan hubungan peribadi yang rapat yang anda ada dengan pesaing, pelanggan atau pembekal n Memilih untuk menggunakan pembekal tertentu kerana hospitaliti di acara yang mereka sediakan Banyak konflik sebenar atau yang berpotensi boleh diselesaikan dengan cara yang memuaskan antara rakan sekerja dan syarikat , tetapi ini bergantung kepada pendedahan sepenuhnya semua butiran yang berkaitan bagi perbincangan dua pihak secara terbuka dan telus. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Memikirkan dan mengelakkan situasi di mana kepentingan peribadi boleh bertentangan dengan tugas mereka untuk Rentokil Initial. n Membawa konflik kepentingan yang sebenar atau berpotensi berlaku kepada perhatian pengurus barisan mereka dengan segera. Sebarang tindakan bersetuju perlu disahkan secara bertulis. n Mengisytiharkan mana-mana kepentingan perniagaan di luar yang boleh menjejaskan, atau mengalihkan perhatian daripada tugas kepada syarikat. n Mendedahkan kepada pengurus barisan mereka dan rekod secara bertulis jika saudara atau rakan yang rapat bekerja dengan pelanggan, pembekal dan pesaing. n Jangan sekali-kali membiarkan diri mereka berada di dalam situasi di mana mereka bertanggungjawab sepenuhnya bagi pemberian perniagaan atau pekerjaan kepada saudara mara atau rakan. Bersikap terbuka mengenai hubungan mereka dan jauhkan diri daripada proses membuat keputusan. Tatakelakuan Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk ke seksyen Hadiah dan Hospitaliti pada halaman 25. CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. Q Isteri saya telah mula bekerja di salah satu pembekal utama kita. Apakah yang perlu saya lakukan? A Dedahkan fakta tersebut kepada pengurus anda. Kemungkinan tiada masalah wujud sama sekali, kerana ia bergantung kepada peranan anda dan pasangan anda. Anda perlu memastikan bahawa anda tidak terlibat dalam apa- apa keputusan yang berkaitan dengan penggunaan pembekal tersebut.
Tatakelakuan Hadiah dan Hospitaliti Hadiah dan hospitaliti yang diterima dan diberikan mestilah munasabah, sah dan dibenarkan. Penawaran atau penerimaan hadiah dan hospitaliti yang munasabah boleh mempunyai peranan yang positif dan sah dalam membina hubungan dengan rakan kongsi perniagaan. Ia secara umumnya boleh diterima jika ia adalah munasabah dalam keadaan untuk berbuat demikian, adalah seimbang dan tidak mewah atau boros. Walau bagaimanapun, hadiah dan hospitaliti tidak boleh digunakan untuk mendapat apa-apa kelebihan yang tidak wajar atau dengan cara yang mungkin mewujudkan konflik kepentingan, membawa kepada rasa tanggungjawab, atau menjejaskan pertimbangan dari pihak penerima. Hadiah dan hospitaliti tidak boleh mempengaruhi mana-mana keputusan perniagaan, atau menyebabkan orang lain untuk menganggap ia sebagai mempengaruhi. Setiap perniagaan Initial Rentokil mesti mengekalkan dan melaksanakan polisi hadiah dan hospitaliti yang menyediakan bimbingan dan had yang mencukupi terhadap pemberian atau penerimaan semua hadiah dan hospitaliti. Had ini perlu ditetapkan untuk memastikan hadiah dan hospitaliti adalah selaras dengan amalan dan undang-undang tempatan, termasuk undang-undang anti-sogokan. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Patuhi Polisi Hadiah dan Hospitaliti (Gifts and Hospitality Policy) atau Polisi Perjalanan dan Perbelanjaan (Travel and Expenses Policy) yang berkenaan, termasuk yang berkaitan dengan nilai, kekerapan dan merekod hadiah dan hospitaliti. n Dapatkan nasihat daripada pengurus barisan sebelum hadiah atau hospitaliti ditawarkan dan diterima jika terdapat sebarang keraguan. n Mematuhi sebarang polisi berkenaan bagi pelanggan, pembekal dan pihak ketiga yang lain bagi keadaan ini. Dan bukan untuk: n Memberi, berjanji untuk memberi, atau menawarkan hadiah atau hospitaliti dengan jangkaan, niat atau berharap agar kelebihan perniagaan akan diterima, seperti penganugerahan kontrak baru, atau pengekalan yang sedia ada, atau untuk memberikan kelebihan perniagaan yang telah pun diberikan. n Menerima hadiah atau hospitaliti dari pihak ketiga jika diketahui atau disyaki bahawa ia ditawarkan atau disediakan dengan jangkaan ia akan mendapatkan kelebihan perniagaan, atau boleh menyebabkan rakan sekerja tidak bertindak secara objektif atau berkesan. n Meminta rakan kongsi Rentokil Initial (termasuk pembekal, rakan kongsi perniagaan, rakan kongsi usahasama, subkontraktor atau penasihat) untuk menyumbang ke arah kos meraikan pelanggan bagi pihak Rentokil Initial. n Menerima wang tunai, atau bersamaan tunai (seperti sijil hadiah, tiket loteri atau baucar). n Berusaha untuk menyembunyikan atau menyamarkan hadiah atau hospitaliti yang diberikan atau diterima. n Memberi atau menerima hadiah atau hospitaliti daripada pegawai kerajaan atau wakil, atau ahli politik atau parti politik, tanpa kelulusan terlebih dahulu daripada pengurus barisan mereka. 25 Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada Polisi Hadiah dan Hospitaliti (Gifts and Hospitality) dan Perjalanan dan Perbelanjaan (Travel and Expenses) untuk perniagaan anda. CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda, pasukan perundangan tempatan anda jika ada, atau Kumpulan Perundangan. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. D Saya telah dijemput ke perlawanan bola sepak utama dengan orang hubungan, bolehkah saya pergi? R Anda perlu mengambil kira sama ada hubungan anda dengan orang ini bermakna mereka mungkin mengharapkan bantuan daripada Rentokil Initial sebagai balasan, dan apakah nilai tiket dan hospitaliti tersebut. Jika anda membuat keputusan untuk pergi, anda perlu merekodkan keraian ini dalam daftar Hadiah dan Hospitaliti tempatan anda.
26 Perdagangan Orang Dalam Kita tidak boleh menggunakan maklumat dalaman untuk manfaat kewangan peribadi. Rakan sekerja tidak boleh menggunakan maklumat bukan awam yang sensitif harga untuk manfaat kewangan peribadi, atau untuk 'memberi maklumat' kepada orang lain yang mungkin membuat keputusan pelaburan berdasarkan maklumat tersebut. Kedua-dua sikap ini adalah tidak beretika dan menyalahi undang-undang, dan boleh mengakibatkan p tindakan jenayah, denda, penjara dan kehilangan pekerjaan anda. Dari masa ke semasa, beberapa rakan sekerja akan menjadi 'orang dalaman' kerana mereka mengetahui maklumat sulit yang boleh memberi kesan kepada harga saham syarikat (mungkin kerana mereka terlibat dalam projek khas atau terlibat dalam penyediaan maklumat kewangan untuk dikeluarkan ke pasaran). Peraturan khas dikenakan kepada orang dalam kedudukan ini, yang akan dijelaskan kepada orang berkenaan pada masa yang sesuai. Rakan sekerja Rentokil Initial yang mempunyai, atau menyedari, maklumat yang mungkin sensitif harga kepada saham yang diniagakan syarikat mesti memastikan maklumat tersebut dirahsiakan dan tidak didedahkan kepada mana-mana rakan sekerja lain, atau kepada pihak ketiga, selain daripada berasaskan keperluan untuk mengetahuinya. Terdapat potensi maklumat sensitif harga yang diterima dengan tidak sengaja atau tidak disangka perlu dibawa kepada perhatian jawatankuasa pendedahan kumpulan dengan menghubungi Setiausaha Syarikat. SEMUA RAKAN SEKERJA ADALAH DIHARAPKAN UNTUK: n Jangan sekali-kali membeli atau menjual saham dalam Rentokil Initial (atau berurusan dalam sekuriti syarikat} ketika mempunyai maklumat dalaman, atau ketika mereka telah diberitahu yang mereka disekat daripada urusniaga dalam tempoh yang dekat. n Tidak menyampaikan maklumat dalaman kepada orang lain, seperti saudara-mara atau rakan- rakan. Tatakelakuan Untuk maklumat lanjut dan nasihat dan untuk melaporkan kemusykilan BACA Sila rujuk kepada seksyen Pengendalian Saham dan Maklumat Dalaman dari Kumpulan Intranet. CAKAP Anda boleh bercakap dengan pengurus anda atau Setiausaha Syarikat. LAPOR Anda boleh melaporkan sebarang kemusykilan menggunakan sistem pelaporan "Bersuara" secara sulit (Speak Up) atau mana-mana kaedah lain yang dinyatakan pada halaman 28. D Saya terdengar rakan sekerja bercakap mengenai pengambilalihan yang berlaku. Adakah ini bermakna saya tidak boleh berdagang dalam saham syarikat? R Ya. Jika anda percaya maklumat adalah benar, anda sudah dianggap telah memiliki maklumat dalaman dan tidak patut berdagang. Individu yang telah terdengar sepatutnya lebih berhati-hati dan tidak sepatutnya bercakap perkara yang sulit dalam jarak pendengaran rakan sekerja yang lain.
Tatakelakuan 27
28 Menyelesaikan Dilema Etika Tingkahlaku beretika dan membuat keputusan terletak di luar keperluan perundangan dan oleh itu memerlukan rakan sekerja membuat pertimbangan dan menerima tanggungjawab peribadi. Rakan sekerja digalakkan untuk mendapatkan bantuan atau bekerjasama dengan yang lain dalam berdialog dan berbahas bagi mengenal pasti tindakan terbaik. Apabila berhadapan dengan dilema etika, mulakan dengan menyoal diri anda soalan berikut n Adakah tindakan yang saya ingin lakukan mematuhi undang-undang dan peraturan berkaitan? n Adakah tindakan yang saya ingin lakukan mencerminkan nilai syarikat? n Adakah tindakan yang saya ingin lakukan mengikut prinsip etika dalam Tatakelakuan ini? n Jika dilaporkan dalam surat khabar, adakah tindakan yang saya ingin lakukan akan dilihat secara positif? n Adakah saya akan gembira jika tindakan yang saya ingin lakukan dilakukan kepada saya atau orang yang saya sayangi? n Adakah saya dan sesiapa yang saya hormati akan berasa bangga dengan tindakan yang ingin saya lakukan pada masa ini dan masa hadapan? n Adakah ia dirasakan betul? Jika anda menjawab 'tidak pasti' atau 'tidak' kepada mana-mana soalan ini, lapor atau bincang kemusykilan anda. Mendapatkan nasihat dan melaporkan kemusykilan Sentiasa terdapat seseorang yang boleh membantu mana-mana rakan sekerja apabila bantuan diperlukan mengenai kemusykilan etika. Kemusykilan anda akan diambil secara serius dan ditangani secara menyeluruh dan profesional. Apabila salah laku yang berpotensi dilaporkan, kita akan menyiasat dan mengambil tindakan sewajarnya. Rakan sekerja boleh menggunakan sumber berikut untuk bantuan, maklumat atau bimbingan mengenai masalah etika atau untuk melaporkan insiden yang disyaki. Hubungi pengurus anda Dalam kebanyakan keadaan, pengurus anda adalah orang terbaik untuk diajak berbincang. Jika anda tidak pasti tentang tindakan paling wajar diambil dalam apa juga keadaan, anda boleh meminta nasihat daripada pengurus anda. Berbincang dengan pengurus anda peringkat seterusnya Dalam kes tertentu di mana anda berasa tidak sesuai untuk berbincang dengan pengurus anda, anda boleh merujuk kepada pengurus atasan untuk nasihat atau melaporkan kemusykilan. Maklumkan kepada pasukan sumber manusia tempatan anda Pasukan sumber manusia tempatan anda bersedia untuk membincangkan sebarang masalah etika atau dilema yang anda ada, begitu juga kemusykilan berkaitan hal ehwal pekerjaan. Hubungi Kumpulan Perundangan Kumpulan Perundangan berpengalaman dalam mengendalikan pelbagai perkara etika dan undang-undang. Anda boleh menghubungi mana-mana ahli pasukan Kumpulan Perundangan secara individu atau gunakan alamat e-mel berikut: Bersuaralah Butiran bagaimana untuk menggunakan proses pelaporan sulit boleh didapati di dalam kotak di sebelah kanan. Tatakelakuan Bersuaralah Syarikat mengamalkan proses pelaporan yang dipanggil 'Bersuara' secara sulit (Speak Up), yang membenarkan rakan sekerja untuk menyuarakan kemusykilan secara dalaman kepada pihak pengurusan kanan yang berkecuali di Rentokil Initial plc. Butiran hubungan Bersuaralah (Speak Up) seharusnya tersedia kepada semua rakan sekerja di semua lokasi. Secara alternatif, gunakan salah satu daripada yang berikut: E-mel: Telefon: +44 207 6277 966 (lihat nombor telefon khusus negara / bebas tol di pautan intranet di bawah) Intranet: speak-up Rentokil Initial tidak akan bertolak ansur dengan sebarang tindak balas dalam apa jua bentuk terhadap orang yang, dengan niat baik, melaporkan salah laku etika atau perundangan yang disyaki atau pelanggaran polisi. Jangan lupa untuk memasuki ke laman U+ untuk kekal perihatin and kemas kini dengan semua latihan anda.