MANUAL APLIKASI PLATFORM PEMBAYARAN PEMERINTAH TIM SEKRETARIAT PLATFORM PEMBAYARAN PEMERINTAH DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN TAHUN 2021
1 Tim Penyusun : Penanggung Jawab Agung Yulianta Direktur Sistem Perbendaharaan Ketua Rd. Yen Yen Nuryeni Kasubdit Transformasi Kelembagaan Supervisi Adi Sucipto Materi dan Bahan Seti Gautama Wawan Hadinata Faruq Al Amin Julianda Rosyadi Desain dan Ilustrasi Danang Setyahadi Marthony Mandra Agung Kusuma Hadi Faried Astia Rachman Publikasi Kristono Immanuel Budi Utomo Murti Pagar Intan Kata Pengantar Sekilas Platform Pembayaran Pemerintah Regulasi & Probis Platform Pembayaran Pemerintah Manual Pembayaran Gaji Melalui Platform Manual Pembayaran Tagihan Listrik dan Telepon Melalui Platform Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah DAFTAR ISI 5 13 Frequently Asked Questions (FAQ) 21 Saluran Komunikasi dan Dukungan Platform Pembayaran Pemerintah 49 Penutup Lampiran-Lampiran 63 75 79 81 2
1 Kata Pengantar Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia- Nya, sehingga penyusunan Manual Book Implementasi Piloting Platform Pembayaran Pemerintah ini dapat diselesaikan. Perkembangan proses bisnis dan peraturan dalam informasi, pelaksanaan APBN yang mengakomodasi perkembangan teknologi mengharuskan dan menuntut adanya inovasi yang dijabarkan melalui implementasi IS RBTK Kementerian Keuangan yakni Simplifikasi Pelaksanaan Anggaran melalui Penggunaan Teknologi Digital (Shared Service dan Goverment Platform). Platform Pembayaran Pemerintah berfungsi sebagai konsolidator backend sistem elektronik yang bertujuan agar pembayaran pemerintah dapat dilakukan secara elektronik dan dapat diakses pejabat yang berwenang dari berbagai kanal Jenderal pembayaran. Hal Perbendaharaan selaku Bendahara Umum Negara (BUN) yang menyediakan dan mengelola core system pembayaran pemerintah (SPAN, SAKTI, Gaji Web). Diharapkan, implementasi Platform Pembayaran Pemerintah dapat menjadi pola tata kelola perbendaharaan negara melalui modernisasi pelaksanaan anggaran, inklusi ekonomi, dan pengamanan data yang tinggi. tersebut menjadi tanggung jawab Direktorat Manual Book ini dibuat sebagai referensi bagi para satuan kerja peserta piloting Platform Pembayaran Pemerintah sehingga dapat memahami regulasi, proses bisnis, dan operasi atas aplikasi dalam pelaksanaan piloting. Manual Book ini tentu masih jauh dari kata sempurna dan komprehensif, untuk itu kami sangat mengharapkan masukan dan saran dalam pengembangannya. Direktur Sistem Perbendaharaan Selaku Penanggung Jawab Platform Pembayaran Pemerintah "" Simplifikasi proses bisnis transaksi pembayaran pemerintah dilakukan melalui interkoneksi core system dengan sistem pendukung, sistem mitra, dan sistem monitoring. Kegiatan entry data pada layanan platform dilakukan secara single entry. Kegiatan transaksi pembayaran pemerintah melalui platform dilakukan secara digitalisasi 3 Agung Yulianta Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah "" 4
2 Sekilas Platform Pembayaran Pemerintah Pengembangan dan implementasi layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah merupakan bentuk respon Direktorat Jenderal Perbendaharaan terhadap faktor eksternal dan internal yang meliputi perkembangan teknologi informasi, peningkatan kualitas layanan, kebutuhan & pengelolaan basis data, simplifikasi & digitalisasi proses bisnis, dan mandat program reformasi birokrasi dan transformasi kelembagaan. Dasar Hukum Implementasi ● Keputusan Menteri Keuangan nomor 302/KMK.01/2019 tanggal 2 April 2019 tentang Implementasi Inisiatif Strategis Program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan, pada IS #8 tema Perbendaharaan "Simplifikasi Pelaksanaan Anggaran melalui Penggunaan Teknologi Digital (Shared Services and Government Platform)". Keputusan Menteri Keuangan nomor 125/KMK.01/2020 tanggal 20 Maret 2020 tentang Implementasi Inisiatif Strategis Program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan (yang telah direvisi dengan Keputusan Menteri Keuangan nomor 424/KMK.01/2020 tanggal 21 September 2020), pada IS #11 tema Perbendaharaan "Simplifikasi Pelaksanaan Anggaran melalui Penggunaan Teknologi Digital (Shared Services and Government Platform Pembayaran Pemerintah (Government Payment Platform) adalah Platform)". interkoneksi sistem antara core system dengan sistem pendukung, sistem mitra, Keputusan Menteri Keuangan nomor 91/KMK.01/2021 tanggal 3 Maret 2021 dan sistem monitoring dalam rangka pelaksanaan pembayaran pemerintah. tentang Implementasi Inisiatif Strategis Program Reformasi Birokrasi dan Platform bertujuan agar pembayaran dapat dilakukan secara elektronik dan Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan, pada IS #17 tema dapat diakses pejabat yang berwenang dari berbagai kanal pembayaran. Perbendaharaan "Simplifikasi Pelaksanaan Anggaran melalui Penggunaan Teknologi Digital (Shared Services and Government Platform)". Platform Pembayaran Pemerintah berfungsi sebagai konsolidator backend Keputusan Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan nomor KEP- sistem elektronik yang bertujuan agar pembayaran pemerintah dapat dilakukan 120/SJ/2020 tanggal 27 Maret 2020 tentang Perubahan Kedua Atas Keputusan secara elektronik dan dapat diakses pejabat yang berwenang dari berbagai Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan Nomor KEP-438/SJ/2019 tentang kanal pembayaran. Hal tersebut menjadi tanggung jawab Direktorat Jenderal Tata Kelola Implementasi IS Program RBTK Kementerian Keuangan, pada IS Perbendaharaan selaku Bendahara Umum Negara (BUN) yang menyediakan #11 tema Perbendaharaan "Simplifikasi Pelaksanaan Anggaran melalui dan mengelola core system pembayaran pemerintah (SPAN, SAKTI, Gaji Web). Penggunaan Teknologi Digital (Shared Services and Government Platform)". 5 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 6
Keputusan Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan nomor KEP- Desain Layanan Platform Pembayaran Pemerintah 59/SJ/2021 tanggal 10 Maret 2021 tentang Tata Kelola Implementasi IS Program RBTK Kementerian Keuangan, pada IS #17 tema Perbendaharaan "Simplifikasi Pelaksanaan Anggaran melalui Penggunaan Teknologi Digital (Shared Services and Government Platform)".
Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor KEP-286/PB/2019 tanggal 27 November 2019 tentang Cetak Biru (Blueprint) Platform Pembayaran Pemerintah (Government Payment Platform) sebagai Pelaksanaan Layanan Shared Service Pembayaran Pemerintah.
Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor KEP-130/PB/2020 tanggal 9 Juni 2020 tentang Tim Pengelola Platform Pembayaran Pemerintah (Ad Hoc).
Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor KEP-115/PB/2021 tanggal 9 Juni 2021 tentang Perubahan atas Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor KEP-130/PB/2020 tanggal 9 Juni 2020 Tentang Tim Pengelola Platform Pembayaran Pemerintah (Ad Hoc). Visi dan Misi Platform Pembayaran Pemerintah Visi implementasi Platform Pembayaran Pemerintah : Menjadi solusi tata kelola perbendaharaan negara melalui modernisasi pelaksanaan anggaran, inklusi ekonomi, dan pengamanan data yang tinggi. Misi implementasi Platform Pembayaran Pemerintah : 1. Meningkatkan keandalan dokumentasi digital transaksi pemerintah, Platform Pembayaran Pemerintah tidak mengambil alih kewenangan yang melekat 2. Meningkatkan konektifitas antar sistem di anggaran, 3. Mendukung ekonomi inklusif pada transaksi pemerintah, ekosistem pelaksanaan pada pejabat perbendaharaan. Pejabat yang berwenang wajib melakukan pengujian dan approval pembayaran sesuai kewenangannya. Platform mengelola administrasi 4. Menyediakan dukungan data analitycs untuk pengembangan layanan yang secara elektronik melalui sistem yang telah terintegrasi sehingga dapat berkelanjutan meningkatkan efisiensi waktu dalam pengelolaan anggaran negara, dimana dokumen terbentuk dan terkirim secara otomatis. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 8
9 Layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah mempunyai karakteristik input data dilakukan secara single entry, digitalisasi dokumen transaksi pembayaran, keamanan transaksi menggunakan tanda tangan elektronik & one-time password, kepastian pembayaran dilakukan melalui pengaturan jadwal (schedule payment). Manfaat Platform Pembayaran Pemerintah Simple Simplifikasi proses bisnis transaksi pembayaran pemerintah dilakukan melalui interkoneksi core system dengan sistem pendukung, sistem mitra, dan sistem monitoring. Kegiatan entry data pada layanan platform dilakukan secara single entry. Kegiatan transaksi pembayaran pemerintah melalui platform dilakukan secara digitalisasi. Data analytics Data transaksi pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah dilintaskan dan di-capture melalui Dashboard Platform. Data transaksi digital yang berisi informasi belanja pemerintah tersebut, dapat diolah dan dianalisis untuk mendukung pemerintah dalam pengambilan kebijakan efisiensi dan efektivitas belanja negara. Transparant Layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah dilakukan secara transparan melalui pengaturan schedule payment, pengawasan proses dan kepatu- Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 10
11 han pembayaran, kegiatan rekonsiliasi pra dan pasca settlement, pelacakan histori transaksi melalui audit trail, dan penyimpanan dalam repository dalam bentuk digital. Effective Layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah dapat memberikan manfaat bagi internal Ditjen Perbendaharaan selaku Bendahara Umum Negara (BUN), dan bermanfaat bagi pihak eksternal seperti kementerian/lembaga dan pihak mitra. Manfaat bagi Ditjen Perbendaharaan selaku BUN antara lain mendukung pengelolaan kas dan akurasi kepastian transaksi pembayaran. Manfaat bagi pihak eksternal antara lain kementerian/lembaga dapat fokus pada penyelesaian tusi utama, dan kepastian waktu & jumlah bagi penerima pembayaran. Efficient Layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah dapat memberikan manfaat berupa efisiensi dari penggunaan sumber daya. Efisiensi tersebut dapat diperoleh dari estimasi penggunaan ruang penyimpanan, penghematan waktu entry data, penghematan waktu pengantaran berkas, dan penghematan penggunaan kertas. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah " Data transaksi pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah dilintaskan dan di-capture melalui Dashboard Platform. Data transaksi digital yang berisi informasi belanja pemerintah tersebut, dapat diolah dan dianalisis untuk mendukung pemerintah dalam pengambilan kebijakan efisiensi dan efektivitas belanja negara " 12
3 Regulasi & Probis Platform Pembayaran Pemerintah 4. Pelaksanaan pembayaran atas belanja K/L melalui Platform Pembayaran Pemerintah dilaksanakan dengan tahapan : a. Tahap I, paling lambat tahun 2021, untuk piloting pembayaran belanja pegawai (gaji dan tunjangan yang melekat) dan belanja operasional Peraturan Menteri Keuangan (tagihan listrik dan telekomunikasi). (204/PMK.05/2020 tanggal 17 Desember 2020) b. Tahap II, paling lambat tahun 2022, untuk piloting pembayaran belanja pegawai (gaji dan tunjangan yang melekat), belanja operasional (tagihan Memuat substansi mengenai ruang lingkup dan prinsip dasar Platform Pembayaran Pemerintah, tahapan piloting Platform Pembayaran Pemerintah, sistem platform (sistem elektronik dan pengelola platform), interkoneksi sistem listrik dan telekomunikasi), belanja tunjangan kinerja, dan belanja pengadaan sederhana. antara core system dengan sistem lain (sistem pendukung, sistem mitra dan c. Tahap III, paling lambat tahun 2023, untuk piloting pembayaran belanja sistem monitoring), administrasi keuangan secara elektronik, dan monitoring & pegawai (gaji dan tunjangan yang melekat), belanja operasional (tagihan evaluasi, serta keadaan kahar (force majeure). listrik dan telekomunikasi), belanja tunjangan kinerja, belanja pengadaan sederhana, belanja perjadin, dan belanja bansos dan banper. Secara garis besar, poin substansi Peraturan Menteri Keuangan 5. Sistem elektronik terdiri dari core system pembayaran yang dikelola oleh 204/PMK.05/2020 tanggal 17 Desember 2020 tentang Piloting Pembayaran DJPb (SPAN, SAKTI, dan Gaji Web), sistem pendukung pembayaran yang Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara melalui dikelola oleh K/L, sistem mitra yang dikelola oleh pihak mitra, dan sistem Platform Pembayaran Pemerintah, yaitu : 1. Platform Pembayaran Pemerintah (Government Payment Platform) adalah interkoneksi sistem antara core system dengan sistem pendukung, sistem monitoring. 6. Platform Pembayaran Pemerintah dikelola oleh unit kerja lingkup DJPb. mitra, dan sistem monitoring dalam rangka pelaksanaan pembayaran Dalam hal unit kerja tersebut belum terbentuk, maka platform dikelola oleh pemerintah. tim yang ditetapkan dan bertanggung jawab kepada Dirjen Perbendaharaan. 2. Piloting pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah dalam 7. Interkoneksi antara core system dengan sistem mitra dilaksanakan rangka pelaksanaan APBN dilaksanakan untuk belanja pegawai (gaji dan berdasarkan perjanjian kerja sama antara Dirjen Perbendaharaan dengan tunjangan yang melekat pada gaji, dan tunjangan kinerja), belanja pimpinan tertinggi pihak mitra. Sistem pendukung dan sistem mitra yang operasional (belanja jasa listrik dan jasa telekomunikasi), belanja terkoneksi dengan core system harus memenuhi persyaratan administrasi pengadaan sederhana, belanja perjalanan dinas, dan belanja bantuan dan teknis. (bantuan sosial dan bantuan pemerintah). 8. Administrasi keuangan dalam Platform Pembayaran Pemerintah dilakukan 3. Pelaksanaan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah secara elektronik dengan menggunakan dokumen elektronik, data elektronik, menerapkan prinsip-prinsip: pembayaran dilaksanakan secara efektif, transaksi elektronik, dan pengesahan menggunakan tanda tangan elektronik efisien, transparan, dan akuntabel serta pembayaran dilaksanakan setelah serta diamankan secara elektronik. barang/jasa diterima. 13 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 14
15 1. Penyelesaian tagihan dilakukan secara elektronik yang meliputi pengujian b. Belanja operasional, meliputi : tagihan, pengujian dan penerbitan SPP, pengujian dan penerbitan SPM. 1) belanja jasa listrik, Mekanisme pembayaran dapat dilakukan secara Langsung (LS) atau Uang 2) belanja jasa telekomunikasi Persediaan (UP). 2. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilaksanakan oleh Pengelola Platform Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan dan Kementerian/Lembaga/Unit Eselon I yang melaksanakan piloting. (PER-25/PB/2020 tanggal 21 Desember 2020) 3. Dalam keadaan kahar, diatur mengenai deklarasi dan pemberitahuan keadaan kahar serta pelaksanaan Business Continuity Plan. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-25/PB/2020 tanggal 21 4. Petunjuk teknis pelaksanaan pembayaran melalui Platform Pembayaran Desember 2020 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Belanja Pegawai dan Pemerintah diamanahkan untuk diatur pelaksanaannya melalui Peraturan Belanja Barang Operasional dalam Piloting Pembayaran Dalam Rangka Dirjen Perbendaharaan. Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara melalui Platform Pembayaran Pemerintah, memuat substansi terkait langkah-langkah yang perlu Keputusan Menteri Keuangan dilakukan oleh Satker, KPPN, Kanwil DJPb dan Kantor Pusat DJPb dalam rangka (45/MK.05/2020 tanggal 22 Desember 2020) implementasi dan interkoneksi Aplikasi Gaji Berbasis Web dengan Aplikasi Kepegawaian pada Satuan Kerja, pengelolaan administrasi belanja pegawai gaji Keputusan Menteri Keuangan 45/MK.05/2020 tanggal 22 Desember 2020 dan Penyelesaian Tagihan Belanja Pegawai, dengan poin sebagai berikut : tentang Peserta Piloting Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran 1. Mengatur mengenai petunjuk teknis pelaksanaan piloting tata cara Pendapatan dan Belanja Negara melalui Platform Pembayaran Pemerintah pembayaran melalui Platform, yang meliputi : Tahap I. Secara garis besar, poin substansi dari Keputusan Menteri Keuangan a. Belanja Pegawai berupa belanja gaji dan tunjangan yang melekat pada tersebut, yaitu : gaji; 1. Piloting pembayaran dalam rangka pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan b. Belanja Operasional berupa belanja jasa listrik dan belanja jasa Belanja Negara melalui Platform Pembayaran Pemerintah pada tahap I telekomunikasi dilaksanakan pada : 2. Sistem Elektronik untuk pembayaran belanja gaji dan tunjangan yang a. Satuan Kerja Kantor Pusat Sekretariat Jenderal Kementerian melekat pada gaji merupakan interkoneksi sistem antara Core System, Sistem Keuangan, Pendukung, dan Sistem Monitoring b. Satuan Kerja lingkup Direktorat Jenderal Perbendaharaan. 3. Sistem Elektronik untuk pembayaran belanja jasa listrik dan belanja jasa 2. Pelaksanaan piloting pembayaran melalui Platform Pembayaran telekomunikasi merupakan interkoneksi sistem antara SPAN, SAKTI, Sistem Pemerintah pada tahap I terdiri atas : Mitra, dan Sistem Monitoring a. Belanja pegawai, meliputi gaji dan tunjangan yang melekat pada gaji, 4. Interkoneksi sistem antara Sistem Pendukung dan Sistem Mitra dengan Core Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 16
17 System dilaksanakan setelah melalui Unit Testing, Integration Testing, dan langgan dan/atau nomor telepon terdaftar dalam Sistem Mitra. Dalam hal User Acceptance Test. nomor identitas pelanggan atau nomor telepon tidak terdaftar dalam Sistem 5. Dalam Pembayaran belanja gaji dan tunjangan yang melekat pada gaji, Mitra, Satker melakukan konfirmasi ke Pengelola Platform melalui HAI DJPb Satker melaksanakan pengelolaan administrasi data kepegawaian dengan 10. Informasi tagihan untuk belanja jasa listrik atau belanja jasa telekomunikasi menggunakan Aplikasi Kepegawaian yang menghasilkan informasi disiapkan oleh Pihak Mitra di Sistem Mitra paling lambat tanggal 5 (lima) perubahan data pegawai yang disahkan menggunakan Tanda Tangan setiap bulan atas dasar nomor identitas pelanggan dan/atau nomor telepon Elektronik. Informasi perubahan data pegawai tersebut secara sistem yang terdaftar dalam Sistem Mitra. Tagihan sebagaimana dimaksud pada ayat dikirim ke Aplikasi Gaji modul Satker. (1) paling sedikit memuat informasi nomor identitas pelanggan dan/atau 6. Berdasarkan informasi perubahan data pegawai, Pejabat Pengelola nomor telepon, bulan tagihan, dan nilai tagihan termasuk tagihan atas Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) menerbitkan dan menyampaikan tunggakan. daftar gaji dan daftar perubahan data pegawai menggunakan Aplikasi Gaji 11. Satker melakukan pengecekan dan pemilihan data tagihan jasa listrik modul Satker kepada PPK dan ditandatangani secara elektronik oleh dan/atau jasa telekomunikasi yang telah disediakan oleh Pihak Mitra melalui PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan PPK. Daftar perubahan data pegawai menu pembuatan SPP langsung (LS) non kontraktual dengan memperhatikan ditandatangani secara elektronik oleh PPSPM. Daftar gaji dan daftar ketersediaan dana dalam DIPA. Tagihan yang dipilih menjadi dasar perubahan data pegawai terkirim secara sistem dari Aplikasi Gaji modul Satker ke Aplikasi Gaji modul KPPN untuk dilakukan validasi dan penerbitan SPP oleh PPK pemutakhiran data. 12. PPK menerima tagihan secara elektronik pada SAKTI (Daftar gaji, Daftar 7. Dalam hal telah lolos validasi, daftar gaji dan daftar perubahan data Perubahan Data Pegawai, dan Informasi Tagihan) dan melakukan pengujian pegawai sebagaimana dimaksud merupakan tagihan yang digunakan kebenaran tagihan. Dalam hal tagihan telah memenuhi ketentuan, PPK sebagai dasar penerbitan SPP yang diajukan ke PPK paling lambat tanggal menerbitkan SPP dan mengesahkannya menggunakan Tanda Tangan 4 sebelum bulan pembayaran gaji induk, dan paling lambat 3 hari kerja Elektronik. untuk belanja gaji selain gaji induk 13. PPK menyampaikan SPP secara elektronik kepada PPSPM, paling lambat: 8. Pembayaran belanja jasa listrik dan belanja jasa telekomunikasi tanggal 5 (lima) sebelum bulan pembayaran gaji untuk gaji induk, tanggal 4 dilaksanakan melalui interkoneksi antara Sistem Mitra dengan SAKTI. (empat) hari kerja setelah tagihan diajukan kepada PPK untuk belanja gaji Satker mendaftarkan atau melakukan perubahan nomor identitas dan tunjangan yang melekat pada gaji selain gaji induk, dan tanggal 9 pelanggan dan/atau nomor telepon yang dimiliki Satker melalui perekaman (sembilan) setiap bulan untuk belanja jasa listrik dan belanja jasa referensi data pelanggan pada SAKTI dalam periode tanggal 26 sebelum telekomunikasi. bulan pembayaran sampai dengan tanggal 1 bulan pembayaran 14. PPSPM melakukan penelitian dan pengujian secara elektronik atas SPP. Da- 9. Sistem Mitra memberikan konfirmasi ke SAKTI bahwa nomor identitas pe- Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 18
19 lam hal SPP memenuhi ketentuan, PPSPM menerbitkan SPM dan mengesahkannya menggunakan Tanda Tangan Elektronik. PPSPM menyampaikan SPM secara elektronik ke KPPN paling lambat: tanggal 10 (sepuluh) sebelum bulan pembayaran gaji untuk gaji induk, tanggal 3 (tiga) hari kerja setelah SPP diterima untuk belanja gaji dan tunjangan yang melekat pada gaji selain gaji induk, dan tanggal 13 (tiga belas) setiap bulan untuk belanja jasa listrik dan belanja jasa telekomunikasi.. 5. KPPN melakukan penelitian dan pengujian secara elektronik atas SPM yang disampaikan oleh PPSPM. Penelitian SPM terbatas pada penelitian keberadaan SPM melalui penayangan dokumen SPM. Dalam hal berdasarkan penelitian dan pengujian secara elektronik, SPM memenuhi ketentuan, KPPN menerbitkan SP2D menggunakan SPAN dengan diberi tanggal: hari pertama atau hari kerja pertama setiap bulan untuk gaji induk, sesuai dengan tanggal penerbitan SP2D untuk belanja gaji dan tunjangan yang melekat pada gaji selain gaji induk, dan tanggal 19 (sembilan belas) untuk belanja jasa listrik dan belanja jasa telekomunikasi. 6. Dalam hal pembayaran pada akhir tahun, jadwal pembayaran mengikuti ketentuan mengenai pedoman pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran negara pada akhir tahun anggaran. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah " Layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah dilakukan secara transparan melalui pengaturan schedule payment, pengawasan proses dan kepatuhan pembayaran, kegiatan rekonsiliasi pra dan pasca settlement, pelacakan histori transaksi melalui audit trail, dan penyimpanan dalam repository dalam bentuk digital " 20
4 Manual Pembayaran Gaji Melalui Platform Proses Bisnis Pembayaran Gaji Melalui Platform 4. Kemudian PPABP menyetujui dan menandatangani daftar gaji secara elektronik melalui aplikasi gaji dalam bentuk barcode (tanda tangan belum tersertifikasi). 5. Setelah PPABP melakukan tanda tangan secara elektronik, bendahara kemudian melakukan approval persetujuan daftar gaji untuk kemudian Alur proses bisnis pembayaran gaji melalui platform : terkirim ke PPK. 1. Proses penerbitan daftar gaji dimulai dari perekaman (jika data belum ada) 6. PPK kemudian melakukan penelitian dan pengujian kebenaran daftar gaji dan melakukan pemutakhiran (jika melakukan update data). Kegiatan ini dengan cara membandingkan kesesuaian data antara daftar gaji dengan dilakukan melalui aplikasi HRIS yang telah terinterkoneksi dengan sistem informasi data perubahan pegawai pada aplikasi gaji. Semua ini dilakukan by core. sistem. 2. Masih di aplikasi HRIS, PBDK kemudian melakukan pengujian kesesuaian 7. Setelah PPK menyetujui dan menandatangani secara elektronik. Hasilnya elemen data kepegawaian dengan dokumen kepegawaian. Jika telah sesuai, adalah terbentuknya informasi data perubahan pegawai. PBDK memberikan persetujuan atas perekaman dan atau pemutakhiran 8. Setelah itu ada approval PPSPM untuk daftar gaji dan daftar perubahan data 3. Data ini otomatis akan masuk ke dalam aplikasi gaji satker dan pegawai. menghasilkan informasi data perubahan pegawai. PPABP kemudian 9. Setelah PPSPM melakukan approval, data akan mengalir dari aplikasi gaji menerbitkan daftar gaji melalui aplikasi gaji berdasarkan informasi data satker terkirim ke aplikasi gaji KPPN secara otomatis. perubahan pegawai sebelumnya 21 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 22
23 10. KPPN kemudian melakukan validasi. kan Username dan Password. Tampilan form login seperti Gambar 2.1 di bawah ini : 11. Setelah tervalidasi, maka daftar gaji dan data perubahan pegawai tersebut digunakan sebagai dasar dalam penerbitan SPP. 12. Tagihan diajukan ke PPK, paling lambat : a. Tanggal 4 (empat) sebelum bulan pembayaran gaji untuk gaji induk. b. 3 (tiga) hari kerja setelah daftar gaji dan daftar perubahan data pegawai divalidasi dan dimutakhirkan untuk belanja gaji dan tunjangan yang melekat pada gaji selain gaji induk. c. Dalam hal tanggal 4 (empat) adalah hari libur, pengajuan tagihan kepada PPK disampaikan pada hari kerja sebelumnya 13. PPK menyampaikan SPP secara elektronik kepada PPSPM, paling lambat : a. tanggal 5 (lima) sebelum bulan pembayaran gaji untuk gaji induk; b. 4 (empat) hari kerja setelah tagihan diajukan kepada PPK untuk belanja gaji dan tunjangan yang melekat pada gaji selain gaji induk 14. PPSPM menyampaikan SPM secara elektronik ke KPPN paling lambat : 2. Petunjuk Login: a. tanggal 10 (sepuluh) sebelum bulan pembayaran gaji untuk a. Pada kolom "Username" masukkan username. b. Pada kolom "Password" masukkan password gaji induk; c. Klik tombol , jika Username dan Password yang b. 3 (tiga) hari kerja setelah SPP diterima untuk belanja gaji dan diinputkan valid,akan tampil halaman "Home Aplikasi HRIS" seperti tunjangan yang melekat pada gaji selain gaji induk tampilan pada Gambar 2.2 di bawah ini : Manual Aplikasi HRIS Kemenkeu Proses Login Prosedur Login digunakan untuk proses authorisasi atau proses pengenalan pengguna. Berikut adalah langkah-langkah melakukan login : 1. Pada halaman login akan dilakukan proses authorisasi dengan mengguna- Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 24
25 a. Apabila Username dan Password yang diinputkan tidak valid maka Submenu Monitoring Pegawai akan tampil notifikasi seperti Gambar 2.3 di bawah ini : Saat memilih Submenu Monitoring Pegawai akan mengarahkan user pada tampilan berikut, dengan memilih unit organisasi dan menekan tombol 'Cari' berwarna biru. Modul Keuangan Pada tampilan di atas, PBDK dapat mengetahui daftar seluruh pegawai berdasarkan unit organisasi yang telah dipilih. Untuk mencari pegawai tertentu pada unit Modul Keuangan pada Aplikasi HRIS dapat diakses pada Menu Administrasi tersebut, PBDK dapat menggunakan fitur global search yang tersedia. Tombol 'View' dengan user role PBDK. Modul Keuangan berisi tiga submenu yaitu monitoring berwarna hijau untuk melihat detail data pegawai yang terdiri atas data pokok, data pegawai, rekapitulasi perubahan, dan status validasi gaji, seperti pada Gambar keluarga, data perubahan, dan riwayat perubahan. 3.1 berikut : Tab Data Pegawai Pada Tab Data Pegawai, akan ditampilkan elemen data pokok pegawai pada HRIS (sisi kiri) dan Gaji (sisi kanan). Elemen atau data yang berbeda akan ditandai dengan warna merah, serta total perbedaan akan tertera pada badge masing-masing tab, seperti gambar berikut : Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 26
27 ma yang belum tertera akan dianggap sebagai anggota keluarga yang baru sehingga akan muncul tombol 'Tambah' berwarna biru. Sedangkan untuk nama anggota yang telah sama tetapi memiliki status tertanggung dan/atau nomor surat keterangan kuliah berbeda akan memunculkan tombol 'Ubah' berwarna merah, seperti pada Gambar 3.5. Sama halnya dengan data pokok pegawai, total perbedaan data keluarga akan tertera pada badge judul tab. Untuk melakukan update data dari HRIS ke Gaji, PBDK dapat memilih data mana saja yang akan diubah dengan mencentang pada kotak (checkbox) yang tersedia pada masing-masing baris. Tab Data Keluarga Selanjutnya PBDK dapat menekan tombol 'Ubah dan Simpan' untuk Tab Data Perubahan akan menampilkan data pegawai yang mempengaruhi menyimpan perubahan data pegawai tersebut. adanya perubahan gaji yang disertai jenis SK tertentu seperti kedudukan, gaji Tab Data Keluarga pokok, pangkat, serta jabatan. Sama halnya dengan data pokok pegawai, elemen data perubahan akan dibandingkan dari sisi HRIS serta Gaji. Data yang berbeda Tab Data Keluarga menampilkan data keluarga dari HRIS serta data keluarga akan ditampilkan dengan warna merah. PBDK dapat melakukan perubahan yang telah tersimpan pada Data Gaji. Data keluarga HRIS yang ditampilkan dengan menekan tombol 'View Detail' berwarna hijau pada baris yang berbeda. merupakan data Riwayat Keluarga yang telah terverifikasi minimal oleh UPK. Data keluarga HRIS dan GPP akan dibandingkan dari sisi nama anggota keluarga, status tertanggung, serta elemen nomor surat keterangan kuliah. Na- Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 28
29 PBDK akan diarahkan pada form perubahan pada Gambar 3.7. Pemilihan Jenis Bagian kosong akan terbuka sesuai jenis SK yang dipilih. Pada contoh tampilan, SK akan mempengaruhi elemen data yang perlu diinput. saat dipilih Jenis SK 06-SK Menduduki Jabatan Struktural, maka riwayat jabatan pegawai yang terbaru akan langsung terisi pada kolom Tanggal SK, Nomor SK, serta Tanggal TMT, sehingga PBDK hanya perlu mengisi bagian yang kosong seperti Uraian, SK Dari, serta Nilai Default seperti pada Gambar 3.9.Validasi dan dimutakhirkan secara otomatis pada Aplikasi Gaji modul KPPN. Pemilihan Jenis SK juga akan otomatis menarik riwayat HRIS yang terkait dengan jenis SK tersebut. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 30
31 Selanjutnya untuk menyimpan data perubahan, tekan tombol 'Simpan' dan data Pada riwayat perubahan pegawai terdapat sebuah tombol 'Lihat Detail Riwayat yang tersimpan dapat dilihat pada Tab Riwayat Perubahan seperti pada Perubahan' berwarna hijau untuk mengetahui riwayat secara lengkap. Melalui Gambar 3.10. dialog yang tampil, user PBDK dimungkinkan untuk menghapus riwayat dengan Dalam kondisi tertentu, PBDK dimungkinkan untuk mengubah data riwayat menggunakan tombol 'Hapus Riwayat' berwarna merah. Selain itu, untuk riwayat perubahan yang telah terekam. Kondisi ini dimungkinkan ketika Jenis SK dan yang bukan Default, dapat diubah menjadi default dengan menekan tombol 'Set Nomor SK yang dipilih telah terekam, maka pada form perubahan akan tersedia Default' berwarna hijau, sesuai tampilan berikut ini. tombol 'Ubah dan Simpan' untuk melakukan updating data perubahan. Tab Riwayat Perubahan Tab Riwayat Perubahan berisi seluruh riwayat perubahan pegawai yang diurutkan berdasarkan nomor agenda terbaru. Submenu Rekapitulasi Perubahan Selanjutnya pada submenu Rekapitulasi Perubahan, akan menampilkan Daftar Riwayat Rekapitulasi yang telah dikirim oleh user PBDK serta tombol berwarna biru untuk mengunduh file rekapitulasi perubahan yang telah menggunakan tanda tangan elektronik. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 32
33 Submenu Status Validasi Gaji Submenu Daftar Antrian Gaji Tampilan awal pada daftar antrian gaji, PBDK dapat melakukan filter berdasarkan unit organisasi, tahun, bulan, serta jenis gaji. Dapat dilihat pada gambar di atas, pada pojok kanan atas juga tersedia tombol serta informasi terkait pengiriman data rekapitulasi perubahan. Pengiriman rekapitulasi perubahan ini merupakan perekaman data pejabat Pengelola Basis Data Kepegawaian/PBDK (dalam hal ini merupakan user yang login) sebagai tanda melakukan approve terhadap perubahan-perubahan data pegawai yang telah dilakukan pada bulan berjalan. Pejabat ini dikirimkan satu bulan sekali setelah proses updating data kepegawaian telah selesai dilakukan. User dapat mengirim approver pada range tanggal yang ditentukan setiap bulannya. Selanjutnya untuk menampilkan data sesuai filter, PBDK dapat menekan tombol Berikut merupakan tombol untuk mengirim data rekapitulasi perubahan. 'Submit'. Seluruh data antrian akan tertampil seperti gambar di bawah ini. PBDK dapat melihat detail pegawai yang divalidasi dengan menekan tombol berwarna hijau, yang selanjutnya mengarah pada tampilan Gambar 3.14 Hasil Apabila data telah terkirim akan akan muncul informasi berikut. Validasi Gaji. Setelah data terkirim, user dapat menghapus riwayat tersebut dengan menekan tombol berikut Aabila masa approve telah berakhir, informasi akan berubah menjadi gambar berikut. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 'View' 34
35 Hasil Validasi Gaji Berikut merupakan tampilan validasi gaji berdasarkan anak satker yang telah dipilih pada menu sebelumnya. Interkoneksi Aplikasi Sakti Dengan Aplikasi GPP Terpusat DESKRIPSI SINGKAT Modul KOM Pada table hasil validasi, dimungkinkan untuk mencari data pegawai tertentu
Role User OPR menggunakan fitur global search seperti gambar di bawah ini. Modul Lain yang Terkait PEM
Transaksi yang Tekait PEM - Perekaman SPP Dokumen Input Data pegawai dan gaji dari aplikasi GPP satker Output
Validasi Data pegawai dan gaji dari aplikasi GPP terpusat (KPPN) yang telah direkonsiliasi • Apabila ada update jumlah pegawai, mohon supplier type 3 diupdate terlebih dahulu, baik di aplikasi GPP, SAKTI maupun data di SPAN. • Menu upload ADK data pegawai Tersedia juga tombol 'Export To Excel' untuk mengunduh data hasil validasi ke dalam format Excel seperti di bawah ini. yang berasal dari aplikasi GPP satker (ADK GPP dan KOM) hanya bisa digunakan untuk mengupload ADK uang makan dan uang lembur. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 36
37 5. Apabila ada perubahan data pegawai di satker, baik penambahan, perubahan, Data pegawai dan gaji dari aplikasi GPP terpusat (KPPN) yang telah direkonsiliasi apabila telah menjadi SPP maka tidak bisa dilakukan proses ubah/hapus. SPP harus dihapus terlebih dahulu apabila satker ingin melakukan proses import ulang dari aplikasi GPP terpusat (KPPN). penghapusan yang terkait supplier type 3 maka satker juga diwajibkan melakukan rekonsiliasi terlebih dahulu dengan KPPN. Setelah proses rekonsiliasi berhasil dilakukan maka satker bisa mengambil data pegawai yang merupakan hasil rekonsiliasi di menu import GPP terpusat melalui aplikasi SAKTI (tanpa melakukan import ADK KOM manual). Pembuatan gaji pada aplikasi GPP satker Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh satker : A. Proses perhitungan gaji pada aplikasi GPP Satker 1. Tidak ada update aplikasi GPP satker atas fitur baru yaitu Interkoneksi aplikasi SAKTI dengan aplikasi GPP Terpusat (KPPN), yang diupdate adalah aplikasi SAKTI. 2. Fitur interkoneksi aplikasi SAKTI dengan aplikasi GPP Terpusat (KPPN) ini menggantikan proses manual yang selama ini dilakukan oleh satker, yaitu upload Data pegawai dan gaji dari aplikasi GPP satker (ADK KOM dan GPP) ke aplikasi SAKTI. 3. Satker "wajib" melakukan rekonsiliasi Gaji dengan KPPN terkait dengan Fitur interkoneksi aplikasi SAKTI dengan aplikasi GPP Terpusat (KPPN), selain ADK GPP uang makan dan uang lembur satker tidak bisa lagi mengupload secara "manual" ADK GPP ke aplikasi SAKTI 4. Fitur interkoneksi aplikasi SAKTI dengan aplikasi GPP Terpusat (KPPN) ini melingkupi proses penerbitan SPM : a. Gaji Induk e. Gaji Susulan 1. Input informasi : b. Gaji 13 f. Uang Muka Gaji a. Tanggal proses c. Gaji THR g. Gaji Terusan b. Bulan dan tahun d. Kekurangan Gaji c. Jenis gaji Sedangkan untuk pembuatan SPM uang makan dan uang lembur masih melakukan upload manual ADK GPP dari aplikasi satker, seperti proses 2. Pilih pegawai yang akan dibayarkan gajinya dengan menchecklist pada yang telah dilakukan selama ini. nama pegawai yang bersangkutan 3. Klik Proses Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 38
39 B. Kirim gaji sementara ke PPSPM. C. Pengujian Gai oleh PPSPM D. Buat ADK Gaji oleh PPSPM E. Kirim ADK dari satker ke KPPN untuk dilakukan rekonsiliasi (pada aplikasi GPP Terpusat KPPN) Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 40
41 Pembuatan gaji pada aplikasi SAKTI 1. Masuk ke Modul Komitmen ADKIMPORT GPP TERPUSAT Data Gaji 2. Pilih jenis data: Lampiran Gaji Pada Aplikasi Sakti Pilih Komitmen - Import GPP Terpusat 3. Input informasi: Login user operator komitmen a. Tahun bulan gaji c. Kode anak satker b. Nomor gaji d. Kode jenis gaji (otomatis) 4. Klik import Perekaman SPP Login user operator pembayaran/operator SPP/SPM 1. Masuk ke Modul Komitmen ADKIMPORT GPP TERPUSAT 2. Pilih jenis data: Rekap Gaji 3. Input informasi: a. Tahun bulan gaji c. Kode anak satker b. Nomor gaji d. Kode jenis gaji (otomatis) 4. Klik import 1. Masuk ke Modul Pembayaran Catat/Ubah SPP 2. Pilih jenis SPP 3. Input informasi: Bulan, Tahun dan No. Gaji 4. Klik Rekam SPP 5. Lanjutkan proses pembuatan SPP/SPM seperti yang selama ini dilakukan Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 42
43 Perubahan Data Gaji Setelah SPP dihapus silahkan satker membuat perubahan data gaji dan 1. Pada Aplikasi GPP terpusat, ADK GPP yang telah digunakan pada SPP melakukan proses rekonsiliasi ulang dengan KPPN pada aplikasi GPP terpusat. akan terisi Flag Nomor SPP/SPM dan Nomor Invoice 2. Data Gaji yang telah digunakan untuk pembuatan SPP tidak dapat Dan melakukan proses import ulang dari aplikasi GPP terpusat ke aplikasi dilakukan proses ubah/hapus pada GPP Terpusat serta proses import ulang SAKTI seperti langkah-langkah diatas ke aplikasi SAKTI 3. Data Gaji yang telah digunakan untuk pembuatan SPP tidak dapat Penambahan/perubahan data pegawai pada aplikasi SAKTI dilakukan proses ubah/hapus pada aplikasi SAKTI Data Gaji 4. Harus dilakukan proses Hapus SPP jika akan dilakukan proses import A. Pada Aplikasi Sakti Pilih Komitmen - Import GPP Terpusat ulang ADK GPP Login user operator komitmen 5. Untuk memonitoring data nomor gaji yang telah diimport dari aplikasi GPP terpusat: 1. Masuk ke Modul Komitmen ADKIMPORT GPP TERPUSAT 2. Pilih jenis data: Lampiran Gaji 3. Input informasi: Kode Anak Satker 1. Masuk ke Modul Komitmen MonitoringMonitoring ADK GPP 4. Klik import 2. Pilih Bulan dan Tahun 3. Pilih No. Gaji B. Setelah berhasil melakukan unggah ADK KOM, masuk ke menu "Pencatatan 4. Klik Hapus Supplier" didalam menu Komitmen -> RUH -> Pencatatan Supplier. Pada tab 5. Muncul notifikasi bahwa Data nomor gaji yang telah direkam SPPnya tidak Supplier Header, pilih Supplier Satuan Kerja dan yang sudah mendapatkan dapat dihapus (silahkan hapus SPP terlebih dahulu) NRS sampai tab Supplier Address aktif Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 44
45 E. Tekan tombol [....] tersebut, yang akan mengaktifkan pop-up form dan C. Klik tab Supplier Address dan form akan berpindah, kemudian pilih menampilkan nama data supplier pegawai baru hasil dari pengunggahan supplier tipe 3 (pegawai) sampai tab Supplier Pegawai aktif. ADK KOM yang bersumber dari aplikasi GPP. Kemudian pilih dengan mengisi checklist atas pegawai mana saja yang akan didaftarkan, Klik Pilih. F. setelah itu klik tombol "Pilih", data supplier pegawai tersebut sudah masuk kedalam daftar data supplier pegawai Satuan Kerja D. Klik tab Supplier Pegawai dan form akan berpindah, kemudian tekan tombol "Rekam", yang akan mengaktifkan tombol [.....] pada menu isian NIP dalam kolom data pegawai. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 46
47 G. Setelah Operator komitmen selesai melakukan perekaman data, proses I. Setelah proses pembuatan ADK supplier selesai, PPK maupun operator dilanjutkan ke persetujuan dan pembuatan ADK atas supplier pegawai komitmen dapat memantau progress atas ADK tersebut pada menu tersebut melalui user PPK. Setelah login menggunakan user PPK, masuk ke "Monitoring ADK Kontrak dan Supplier" didalam menu Komitmen -> Monitoring -> Monitoring ADK Kontrak dan Supplier. ADK supplier tersebut menu "ADK Supplier FTP" didalam menu Komitmen -> ADK -> ADK akan diproses di Aplikasi SPAN mulai dari petugas Validator KPPN hingga Supplier FTP. Setelah muncul form ADK Supplier FTP, pilih dengan mendapat persetujuan oleh Approver KPPN. Setelah selesai proses mengisi checklist atas data supplier dengan deskripsi jenis supplier pendaftaran dan/atau penambahan data supplier pegawai di SPAN, Operator "SATKER" dan Site Address dengan digit awal "3", menandakan tipe Pembayaran dapat langsung membuat SPP hingga SPM atas supplier supplier 3 (pegawai). pegawai tersebut. H. Setelah itu klik tombol "Proses", muncul pop-up form penginputan PIN PPK, input dua kali 6 digit PIN PPK yang sudah didaftarkan sebelumnya melalui Catatan : portal KPPN, lalu klik tombol "Proses", tunggu prosesnya hingga berhasil. Untuk pendaftaran pegawai baru atau pindahan, file ADK yang dihasilkan untuk diunggah di SPAN adalah File BCSR, Bukan BCSU. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 48
5 Manual Pembayaran Tagihan Listrik dan Telepon Melalui Platform vice API ke aplikasi SAKTI. Secara System SAKTI akan menarik informasi tersebut secara berkala. Atas informasi tagihan yang dikirimkan selanjutnya akan dapat di-SPP-kan pada SAKTI. Proses Bisnis Pembayaran Tagihan Belanja Operasional melalui Platform Pembayaran Pemerintah Berikut adalah flow perekaman SPM Pembayatan Tagihan Langganan Jasa Pemerintah: DESKRIPSI SINGKAT Modul PEM
Role User OPR Modul Lain yang Terkait ADM, PEM, GLP
Transaksi yang Tekait Perekaman Referensi Data pelanggan Dokumen Input Referensi Data Pelanggan, Informasi Tagihan Penggunaan Langganan Jasa Output SPM Pembayaran Tagihan Langganan Jasa Platform Pembayaran Pemerintah merupakan Pelaksana Layanan Share Service Pembayaran Pemerintah. Layanan Share Service yang diwujudkan yaitu layanan administrasi digital atas proses transaksi pada system yang saling terhubung dalam kerangka Platform Pembayaran Pemerintah. Sentralisasi Perekaman Referensi Data Pelanggan layanan yang dilakukan oleh Ditjen Perbendaharaan tersebut dikenal sebagai Perekaman Referensi Data Pelanggan bertujuan untuk Merekam Data Shared Service Center (SSC). Langganan Jasa Pemerintah yang akan dibayarkan melalui SAKTI menggunakan Salah satu manfaat dari penerapan mekanisme SSC bagi pengguna SAKTI yaitu konsep Platform Pembayaran Pemerintah(interkoneksi dengan pihak eksternal). untuk pembayaran tagihan belanja operasional seperti tagihan penggunaan Data Referensi Pelanggan yang dapat direkam adalah ID pelanggan yang sudah didaftarkan oleh satker kepada pihak penyedia layanan sebagai ID yang akan langganan jasa telepon dan langganan jasa listrik dapat dilakukan secara dibayarkan melalui APBN. Berikut adalah langkah-langkah yang dilakukan langsung melalui mekanisme SPM LS pada SAKTI. Informasi Data Pelanggan dalam perekaman referensi data pelanggan : dan Informasi Tagihan Bulanan pada pihak penyedia Jasa dikirim melalui Ser- 49 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 50
51 1. Login menggunakan operator modul pembayaran 5. Pilih Jenis Layanan 2. Pilih menu Referensi Referensi Data Pelanggan 6. Isi Informasi No. Telpon / No. Meter PLN 3. Pada tampilan form Referensi Pembayaran Belanja Operasional terdapat 7. Klik Tombol Cari. Jika Parameter yang diinput benar maka system akan beberapa fungsi berikut: menampilkan informasi ID pelanggan dan Nama Pelanggan untuk dapat a. Filter perekaman = Untuk melakukan filter jenis layanan yang akan disimpan pada informasi Data Pelanggan pada SAKTI sehingga dapat direkam. (Misal: Telkom/PLN) dilakukan pembayaran tagihan melalui SAKTI b. Grid hasil perekaman = Menampilkan Informasi Hasil perekaman Data 8. Klik Simpan, maka data akan muncul pada Grid Hasil Perekaman (3b) Referensi Pelanggan c. Tombol aksi = Tombol aksi untuk menjalankan fungsi Rekam/Tambah Data, Simpan Data, Batal Simpan, dan Keluar Form Selanjutnya atas data pelanggan yang telah direkam pada menu Referensi Data 4. Klik Rekam Pelanggan, maka informasi tagihan bulanan akan dapat diperoleh untuk pembuatan SPM Pembayaran Tagihan Belanja Operasional Langganan Jasa. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 52
53 Penarikan Informasi Tagihan Outstanding Sebelum melakukan perekaman SPM Pembayaran Tagihan Langganan Jasa, satuan kerja dapat memperoleh informasi berapa besaran tagihan penggunaan langganan jasa yang belum dibayarkan. Secara system, SAKTI akan berkomunikasi dengan system penyedia layanan untuk memperoleh informasi tagihan outstanding satu awal bulan. Berikut adalah langkah-langkah penarikan informasi tagihan: 1. Informasi kode satker dan filter jenis layanan yang akan ditampilkan tagihannya 2. Informasi daftar tagihan atas layanan hasil filterisasi yang belum terbayarkan 3. Tombol aksi: Pilih untuk memilih data tagihan , Batal batal pilih tagihan dan keluar form 4. Tombol Unduh Tagihan: Untuk menampilkan rekapitulasi tagihan yang belum terbayarkan s.d. periode terakhir. (Report dapat berisi seluruh tagihan yang belum terbayarkan secara lintas tahun anggaran). Rekap tagihan 1. Login menggunakan operator modul pembayaran bersumber dari system penyedia layanan jasa. 2. Pilih menu RUH SPP dan Renkas Catat/Ubah SPP 3. Pada pilihan jenis SPP, pilih jenis SPP 231 kemudian pilih button "Belanja Jika terdapat row data tagihan yang tampil pada form "Ambil Data Belanja Operasional" Operasional", Satker dapat mendapatkan rekap informasi tagihan yang belum 4. Klik Tambah dibayarkan dengan klik tombol "Unduh Tagihan". Dokumen rekap tersebut dapat digunakan PPK untuk melakukan verifikasi atas tagihan yang akan dibayarkan Setelah klik tambah, maka akan muncul form Daftar Tagihan Belanja melalui SAKTI. Operasional bulanan dengan penjalasan sebagai berikut : Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 54
55 Contoh Rekap Tagihan Telkom : Contoh Rekap Tagihan PLN : Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 56
57 Perekaman SPM Tagihan Langganan Jasa Setelah tagihan dipilih maka akan muncul tampilan form perekaman SPP, lanjutkan proses perekaman SPP s.d.SPM Setelah proses unduh rekap tagihan, langkah selanjutnya dalam proses perekaman SPP tagihan langganan jasa adalah memilih informasi tagihan mana saja yang akan dibayarkan. Pada tahapan ini, operator PPK dapat membandingkan informasi tagihan yang muncul pada aplikasi dengan detil informasi tagihan pada rekap tagihan yang sebelumnya telah diunduh. Atas tagihan yang muncul pada SAKTI, dapat direkam sebagian tagihan dalam satu SPP, atau seluruh tagihan dalam 1 SPP sekaligus. Berikut contoh perekaman SPP atas sebagian tagihan outstanding : Adapun tahapan perekaman SPP s.d. SPM sama dengan tata cara perekaman SPM pada umumnya. Secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Rekam SPP oleh operator Pembayaran/Staf PPK 2. Cetak SPP oleh operator Pembayaran/Staf PPK 3. Validasi SPP oleh PPK 4. Buat ADK SPP dengan OTP PPK 5. Cetak Arsip SPP TTE(tanda tangan elektronik) oleh PPK 6. Cetak SPM oleh operator Pembayaran/Staf PPSPM 1. Login dengan user operator pembayaran 7. Upload dokumen pendukung hasil scan SPM yang sudah ditandatangani 2. Buka menu RUH SPP dan Renkas PPSPM 8. Validasi SPM oleh PPSPM 3. Pilih Jenis SPP 231 Belanja Operasional, Klik tambah 4. Atas Tagihan yang muncul, pilih (ceklis) tagihan yang akan di SPP-kan 9. Kirim ADK SPM dengan OTP PPSPM oleh PPSPM kemudian klik tombol pilih sebagaimana contoh pada gambar dibawah ini 10. Cetak Arsip SPM TTE oleh PPSPM Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 58
Berdasarkan penjelasan diatas, terdapat tahapan cetak Arsip SPP dan SPM TTE. Arsip SPP dan Arsip SPM TTE merupakan cetakan SPP dan SPM yang sudah ditandatangain by system dengan menggunakan QR Code. Untuk melakukan proses cetak Arsip SPP dan SPM TTE dapat dilakukan dengan langkah berikut : 1. Login user PPK (untuk cetakan SPP TTE) atau login user PPSPM (untuk cetakan Arsip SPM TTE) 2. Pilih modul pembayaran menu Cetak 3. Pilih menu Cetak Arsip SPP TTE(user PPK) / Cetak Arsip SPM TTE (user PPSPM) Rekonsiliasi Pembayaran Belanja Jasa Listrik dan Telekomunikasi Prosedur rekonsiliasi pembayaran belanja jasa listrik dan telekomunikasi : 1. Pihak Mitra mengirimkan data rekonsiliasi kepada Pokja Layanan Rekonsiliasi merupakan proses konfirmasi dan penyesuaian data pelunasan Operasional dalam format excel transaksi pembayaran atas tagihan jasa listrik dan telekomunikasi antara 2. Anggota Pokja Layanan Operasional mengunduh data rekonsiliasi dari sistem PPP dengan sistem mitra. Dengan keterangan data pelunasan tagihan Dashboard PPP, dan membandingkan dengan data dari sistem mitra. Dalam jasa listrik dan telekomunikasi, akan dapat diketahui tagihan-tagihan yang hal terdapat perbedaan data, melakukan penelusuran dan memberikan sudah terbayar, belum terbayar, dan juga apabila terjadi double bayar. penjelasan atas perbedaan tersebut. Memberikan penjelasan terhadap data 59 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 60
61 tagihan yang belum dilakukan pembayaran. Menuangkan hasil pembandingan data ke dalam konsep lampiran Berita Acara Rekonsiliasi Pasca-Settlement.dan meneruskan kepada Manajer Pokja PPP, 3. Manajer Pokja menerima dan melakukan penelitian terhadap konsep lampiran Berita Acara Rekonsiliasi. Kemudian meneruskan konsep lampiran Berita Acara Rekonsiliasi kepada pihak Mitra bila disetujui, dan mengembalikan konsep lampiran Berita Acara Rekonsiliasi kepada anggota Pokja bila tidak setujui. 4. Pihak Mitra menerima dan melakukan penelitian terhadap konsep lampiran Berita Acara Rekonsiliasi. Dalam hal terdapat perbedaan data, pihak mitra menyampaikan data pembanding. Dalam hal tidak terdapat perbedaan data, menyampaikan pernyataan persetujuan atas konsep lampiran Berita Acara Rekonsiliasi 5. Manajer Pokja dalam hal terdapat perbedaan data dari Mitra, menugaskan anggota Pokja untuk meneliti perbedaan data serta penyebabnya. Dan dalam hal Pihak Mitra setuju dengan konsep lampiran Berita Acara Rekonsiliasi, menugaskan Anggota Pokja untuk dibuatkan konsep Berita Acara Rekonsiliasi. 6. Manajer Pokja menerima dan meneliti konsep Berita Acara Rekonsiliasi Pasca Settlement dan lampirannya. Dalam hal manajer pokja setuju, meneruskan konsep Berita Acara Rekonsiliasi dan lampirannya kepada Ketua Tim Pengelola PPP 7. Ketua Tim Pengelola PPP menerima dan meneliti konsep Berita Acara Rekonsiliasi. Dalam hal setuju, menandatangani konsep Berita Acara Rekonsiliasi dan lampirannya atas nama Penanggung Jawab Tim Pengelola PPP paling lambat tanggal 14 bulan berikutnya 8. Pihak Mitra menerima dan menandatangani Berita Acara Rekonsiliasi Pasca Settlement dan lampirannya paling lambat tanggal 14 bulan " Layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah dapat memberikan manfaat bagi internal Ditjen Perbendaharaan selaku Bendahara Umum Negara (BUN), dan bermanfaat bagi pihak eksternal seperti kementerian/lembaga dan pihak mitra. Manfaat bagi Ditjen Perbendaharaan selaku BUN antara lain mendukung pengelolaan kas dan akurasi kepastian transaksi pembayaran. Manfaat bagi pihak eksternal antara lain kementerian/lembaga dapat fokus pada penyelesaian tusi utama, dan kepastian waktu & jumlah bagi penerima pembayaran berikutnya Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah " 62
6 Frequently Asked Questions (FAQ) Gambaran Implementasi Platform Umum dan Payung Hukum 3 Revisi PMK 190 akan mengadopsi transaksi belanja versi manual dan versi digital. Apakah bentuk format tagihan mengadopsi kedua versi atau menjadi satu? No Jenis Data dan Permasalahan Penjelasan Solusi 1 Apa dasar hukum piloting pembayaran gaji melalui Platform Pembayaran Pemerintah? a. Peraturan Menteri Keuangan nomor 204/PMK.05/2020 tentang Piloting Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara melalui Platform Pembayaran Pemerintah. b. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor PER- 25/PB/2020 tanggal 21 Desember 2020 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Belanja Pegawai dan Belanja Barang Operasional dalam Piloting Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara melalui Platform Pembayaran Pemerintah. c. Peraturan Direktur Jenderal 4 Kenapa dipilih entry dokumen dengan sistem digital (single entry point), apa ada keuntungan dan kekurangannya? Perbendaharaan nomor PER- 24/PB/2020 tanggal 10 Desember 2020 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pembayaran Belanja Pegawai Gaji dengan Menggunakan Aplikasi Gaji Modul Satker Berbasis Web. 2 Dengan adanya peraturan terkait pembayaran melalui platform, apakah berarti ada 2 aturan terkait pengeluaran APBN? Transaksi belanja bagi satker yg ditunjuk menjadi piloting pembayaran melalui platform (transaksi digital melalui interkoneksi) mengacu ke regulasi platform, sedangkan bagi satker yang belum ditunjuk menjadi piloting, transaksi belanjanya mengacu ke PMK 190 tahun 2012 63 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah Perubahan PMK 190 tahun 2012, nantinya tidak menggantikan PMK Piloting, tetapi mengakomodasi dan memayungi transaksi digital. PMK Piloting menjadi rujukan terkait transaksi platform dan mengelola perubahan sistem elektronik secara bertahap dengan tujuan akhir seluruh sistem terkait PPP terrsertifikasi sesuai UU ITE. Pada tahap Piloting, transaksi digital akan dipisah dengan transaksi yang manual. Tidak ada tambahan lampiran terkait format baru, approval PPK langsung PPSPM, PPSPM melakukan approval dan diteruskan langsung ke KPPN. Dalam transaksi platform, tidak ada lagi entry data tagihan, misalnya untuk pembayaran tagihan jasa listrik, satker dapat langsung melakukan request ID pelanggan melalui interkoneksi SAKTI dan Web Service PLN, dan langsung dapat membuat komitmen (SPP) secara otomatis melalui SAKTI (sistem end to end). Keuntungan: a. Tidak ada lagi administrasi secara manual, sehingga mengurangi dokumen fisik. b. Pembayaran atas komitmen dapat terjadwal dengan baik. c. Monitoring oleh pengelola platform untuk memberikan kepastian terhadap mitra dan/atau rekanan bahwa transaksi yg dilakukan satker akan dibayar tepat waktu dan tepat jumlah. Kerugian: a. Tahapan awal piloting jadi lebih panjang, dikarenakan jumlah kanal dan interkoneksi lebih banyak. b. Tambahan dan perubahan fungsi Supervisi, misalnya oleh Kanwil DJPb. 64
65 c. d. Tanggal tagihan harus sesuai data sehingga perilaku konsumsi listrik ketahuan. Isu keamanan transaksi yang lebih besar. 6 Muncul icon view pada data Bulan Akhir dan Tahun Akhir Pembayaran Gaji Pembayaran Pemerintah Induk Melalui Platform No Jenis Data dan Permasalahan Penjelasan Solusi 7 Gagal update adanya SK Jabatan struktural semula pelaksana jadi pejabat struktural, dan sebaliknya Proses Bisnis Aplikasi HRIS 1 Apa saja yang perlu diupdate di tab Data pegawai? 2 Gagal update data pegawai muncul notifikasi Parameter tidak valid 3 Data keluarga tidak muncul di tab data keluarga, sedangkan di HRIS sudah direkam riwayat keluarganya 4 Gagal update untuk tambah anggota keluarga, muncul notifikasi Parameter tidak valid (undefined) 5 Dimanakah harus merekam surat keterangan kuliah pada HRIS? Silahkan melakukan update perubahan data pada tab data pegawai, kecuali kode satker, kode anak satker, no NPWP, nomor dan nama rekening, untuk sementara tidak perlu diupdate. Jika terjadi kasus seperti ini sementara silahkan cek notif paramater yang muncul, jika nokk/kodepos, pastikan no kartu keluarga sudah sesuai dengan jumlah karakter angka 14 digit, kode pos sebanyak 5 digit angka Cek riwayat keluarga pegawai tersebut, pastikan status data disetujui (UPK), jika data keluarga statusnya disetujui (atasan), silahkan klik edit (ikon pensil warna orange), dan simpan. Cek riwayat keluarga pegawai tersebut, pastikan setiap data pada riwayat keluarga seluruh elemen datanya telah terisi, misalnya status tertanggung atau tidak dan jenis pekerjaan (tidak bekerja) Di riwayat keluarga, klik edit, kemudian ubah jenis pekerjaan menjadi kuliah, isi no dan tgl surat keterangan kuliah. 8 9 10 Pegawai yang terkena hukdis penurunan pangkat, pada HRIS tidak muncul pangkat yang telah diturunkan, padahal data hukuman disiplin sudah direkam di riwayat pangkat dan riwayat gaji Apakah KGB yang terbit namun belum waktu TMT nya bisa diupdate ke GPP? misalnya KGB TMT 1 Maret 2020, tapi saat ini baru update untuk gaji Januari 2021. Terkait Piloting Pembayaran Belanja Gaji melalui Platform Pembayaran Pemerintah, untuk potongan tarif sewa rumah dinas apakah dilakukan update di HRIS atau cukup koordinasi dengan PPABP Kantor Pusat DJPb? Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah Jika pegawainya memang kedudukannya aktif abaikan saja, jika terisi karakter angka, dan pernah berstatus pegawai selesai tugas belajar, jika terisi karakter alphabet silahkan dilist di hir Sudah clear, silahkan dilakukan update Saat ini sedang dilakukan pengecekan oleh Tim IT, akan segera diinfokan jika telah diperbaiki. jika pangkat pada GPP sudah sesuai dengan pangkat pada SK hukdis, sementara tidak perlu update dari HRIS. Update data dilakukan jika sudah tiba tmt nya untuk pembayaran gaji, contohnya KGB TMT 1 Maret 2021, maka update ke GPP dilakukan saat persiapan pembayaran gaji bulan Maret 2021. Namun untuk update di riwayat gaji pada HRIS bisa dilakukan setelah KGB tersebut terbit. Saat ini fitur perekaman potongan sewa rumah dinas berada pada aplikasi Gaji web. Bagi satker lingkup DJPb, pemotongan sewa rumah dinas dapat berkoordinasi dengan PPABP Kantor Pusat DJPb. 66
67 11 Terkait Piloting Pembayaran Belanja Gaji melalui Platform Pembayaran Pemerintah, apabila masih terdapat perbedaan data saat rekonsiliasi awal (data perbedaaan excel yang dibagikan oleh PPABP Kantor Pusat DJPb), data manakah yang pada akhirnya digunakan dalam pembayaran gaji, data GPP ataukah HRIS? 12 Apakah ada mekanisme check & balance data pembayaran gaji pada aplikasi Gaji Web untuk mengurangi risiko kesalahan pembayaran? Hal tersebut untuk menghindari pengelola kepegawaian seolah-olah bertanggung jawab penuh atas kesalahan pembayaran gaji pegawai. 13 Dalam rangka penyamaan data awal Gaji Web dengan HRIS, terdapat keterangan masa jabatan pada HRIS lebih daripada Gaji web, bagaimana cara mengubahnya? 14 Dalam rangka penyamaan data awal Gaji Web dengan HRIS, terdapat perbedaan data kode golongan dan masa kerja yaitu data HRIS 3b27, data Gaji web 3b26, dengan besaran nominal gaji yang sama, karena golongan 3 masa kerjanya genap pada SK KGB, perbedaan tersebut apakah diabaikan saja? Pada saat implementasi, pembayaran gaji mengacu pada data aplikasi HRIS. Lembar excel digunakan untuk konsolidasi data yang mungkin sudah tidak up to date dengan data pada aplikasi HRIS. 15 Status akhir data pegawai pada HRIS, seharusnya pada posisi Disetujui oleh Atasan atau Disetujui UPK atau yang lain? Tetap ada mekanisme check & balance, yaitu melalui proses cek/validasi yang dilakukan oleh UPSDM dan PBDK serta atasan langsung melalui aplikasi HRIS. Pada pembuatan daftar gaji juga dilakukan proses validasi otomatis (pada aplikasi Gaji web). Daftar gaji juga dilakukan rekonsiliasi antara satker dengan KPPN. 16 Terkait pembayaran gaji melalui platform, apakah user UPK (UPSDM) hanya Kasubbag Umum saja atau pelaksana kepegawaian dapat mengajukan? 17 User PBDK ini apakah diajukan terlebih dahulu? atau sudah terkoneksi otomatis dengan Kasubbag Umum atau pelaksana kepegawaian? Setelah dilakukan validasi dan dinyatakan bahwa data HRIS yang benar, maka PBDK dapat melakukan update data pada Gaji web melalui tab (menu) Perubahan. 18 Jika terdapat pegawai melakukan update data pada HRIS, untuk approval apakah cukup oleh atasan langsung saja? Dalam hal ini peran Kasubbag Umum dimana? 19 Bagi pegawai pelaksana, Setiap elemen data HRIS yang mempengaruhi besaran gaji, diberi ditanda merah apabila berbeda dengan data Gaji web. Dalam hal kode golongan/pangkat berbeda tetapi besaran gaji sama maka hal tersebut dapat diabaikan. menu Riwayat Jabatan pada HRIS diisi data sesuai SK Mutasi atau Penempatan, atau SK grading? 20 Terhadap data pegawai yang sudah diverifikasi atau diapprove oleh UPSDM, apabila terdapat kesalahan input data pegawai oleh pegawai, bagaimana mekanisme perbaikan datanya? Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah Data pegawai pada aplikasi HRIS yang digunakan untuk proses updating pembayaran gaji ke aplikasi Gaji web yaitu data yang telah divalidasi dan disetujuin minimal oleh user UPK. Pelaksana kepegawaian dapat mengajukan sebagai user melalui nota dinas pengajuan user UPSDM ke Bagian SDM DJPb. Penambahan role UPSDM diperbolehkan lebih dari 1 role, sedangkan untuk role PBDK dibatasi hanya 1 role. User PBDK harus diajukan terlebih dahulu kepada Bagian SDM DJPb. Data HRIS yang digunakan untuk proses updating pembayaran gaji ke aplikasi Gaji web hanya data yang telah divalidasi dan diapprove oleh UPK/UPSDM yang merupakan peran dari Kasubbag Umum. Riwayat Jabatan diisi sesuai dengan SK Mutasi atau Penempatan. SK Grading dapat diinput pada menu Riwayat Grading. Terhadap hal tersebut, perbaikan data hanya dapat dilakukan pada level verifikasi atau approval terakhir atau yg lebih tinggi. 68
69 21 Apakah pengelola kepegawaian tidak ada kewenangan untuk verifikasi/update data terkait data HRIS? atau sepenuhnya kewajiban setiap pegawai untuk update data secara mandiri? Terkait update data pada HRIS, dapat dilakukan oleh : 1. Masing-masing pegawai lalu kemudian diverifikasi oleh atasan langsung/pengelola SDM/level user di atasnya; 2. Pengelola SDM dengan tetap diverifikasi oleh atasan langsung/level user di atasnya. 25 PPABP instansi vertikal DJPb melakukan pengawasan seperti apa? Karena dimungkinkan pengelola HRIS berbeda dengan PPABP, misalnya pada Kanwil DJPb, pemegang HRIS adalah Subbag Kepegawaian, sedangkan PPABP oleh Kasubbag Keuangan. Proses Bisnis Pembayaran Gaji melalui Platform 22 PBDK dipegang oleh siapa? Apakah Kasubag Kepegawaian Kanwil atau Kasubag Umum KPPN? PBDK Kanwil, apakah tanggung jawabnya melingkupi unit kerjanya saja atau untuk seluruh usulan update yang berasal dari KPPN? PBDK merupakan Kasubbag Umum KPPN dan Kasubbag Kepegawaian Kanwil pada level satker masing-masing. Tanggung jawab PBDK Kanwil tidak termasuk KPPN dalam lingkup wilayah kerjanya. 26 Bagaimana jika terjadi pembayaran KGB yang terlewat? Apakah KPPN hanya melakukan updating data saja? 23 Kepala Seksi yang baru saja promosi seharusnya dibayarkan tunjangan jabatan, tapi masih dibayarkan tunjangan yang lama (tunjangan umum). Bagaimana metode pembayaran kekurangannya pada Gaji web? 24 Apakah pengelola kepegawaian tidak ada kewenangan untuk verifikasi atau update data terkait data HRIS? Atau sepenuhnya kewajiban setiap pegawai untuk update data secara mandiri? Pembayaran gaji baru (gaji promosi Kepala Seksi) menggunakan SK menduduki jabatan baru. Pegawai atau PBDK silahkan melakukan update data pegawai pada aplikasi HRIS. Kekurangan gaji bulan sebelumnya dapat dimintakan melalui SPM kekurangan gaji, silahkan berkoordinasi dengan Bendahara masing- masing satuan kerja. Update data pegawai pada HRIS, dapat dilakukan melalui: a. Masing-masing pegawai, kemudian diverifikasi oleh atasan langsung/pengelola SDM/level user di atasnya, b. Pengelola SDM dengan tetap diverifikasi oleh atasan langsung/level user di atasnya. 27 Apabila PPABP pada kantor vertikal DJPb tidak ada (dihilangkan), yang membuat dan menandatangani pengajuan uang makan dan lembur (tidak termasuk bagian dari sentralisasi gaji) siapa? Dimana, pada aplikasi GPP yang menandatangani adalah PPABP. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah PPABP instansi vertikal DJPb menggunakan aplikasi gaji dalam rangka support pembayaran gaji lingkup DJPb. Dalam piloting pembayaran gaji melalui platform, peran PPABP posisinya ada pada Kantor Pusat DJPb. Dalam implementasi platform, ranah bagian keuangan dan kepegawaian menjadi jelas. Instansi vertikal lingkup DJPb bertugas melakukan input data kepegawaian oleh PPDK melalui HRIS. Update perubahan data KGB dilakukan melalui aplikasi HRIS oleh masing-masing Satker. Jika terjadi keterlambatan update data KGB, maka pembayaran dapat dilakukan pada bulan berikutnya, termasuk pembayaran kekurangan pembayaran gaji KGB-nya. Bagi Satker lingkup DJPb yang menerapkan sentralisasi pembayaran gaji, maka KPPN selaku satker hanya melakukan update data KGB melalui HRIS. Pengajuan pembayaran gaji dan kekurangan gaji dilakukan oleh Kantor Pusat DJPb. Pembayaran uang makan dan lembur tetap dilakukan oleh satker (PPABP) masing-masing karena belum merupakan ruang lingkup pembayaran melalui platform. Pengajuan pembayaran uang makan dan lembur merujuk pada alokasi dana DIPA masing-masing satker. 70
71 28 Apakah dengan piloting pembayaran gaji melalui platform, Perdirjen nomor 41 tentang sentralisasi pembayaran gaji lingkup DJPb masih berlaku? 29 Perubahan data pada HRIS dapat dilakukan baik oleh pegawai sendiri maupun oleh UPK, terkait hal tersebut adakah SOP baru untuk pemutakhiran data HRIS terutama yang terkait penggajian (keuangan)? Dikhawatirkan terdapat data ganda karena direkam oleh pegawai sendiri dan oleh UPK. Selama ini update data kepegawaian melalui Pbn Open dan HRIS, apakah setelah berlakunya platform pembayaran ini, update data kepegawaian cukup lewat HRIS saja? 30 Detil data apa saja yang harus diperhatikan pada aplikasi HRIS dan Aplikasi Gaji saat implementasi Piloting Pembayaran Gaji melalui Platform Pembayaran Pemerintah? Perdirjen nomor PER-25/PB/2020 tanggal 21 Desember 2020 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Belanja Pegawai dan Belanja Barang Operasional dalam Piloting Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara melalui Platform Pembayaran Pemerintah telah mencabut Perdirjen 41 tentang sentralisasi pembayaran gaji lingkup DJPb dimaksud. 31 (Dalam rangka pemutakhiran data seperti Kenaikan Gaji Berkala (KGB) pada aplikasi HRIS, apakah perlu dilakukan updating semua KGB atau cukup KGB terakhir? 32 Apakah data yang direkam Update data kepegawaian dilakukan dengan metode single entry melalui aplikasi HRIS yang dapat dilakukan oleh pegawai atau UPK dan terdapat mekanisme approval terhadap perubahan data sesuai tingkatan kewenangan. Hal tersebut untuk menghindari adanya data ganda pada aplikasi HRIS. SOP terkait pembayaran gaji melalui platform segera disusun oleh Tim Pengelola Platform berdasarkan proses bisnis yang ditetapkan. dan diperbarui pada aplikasi gaji (GPP) langsung dapat terekam otomatis pada platform (atau difasilitasi fitur seperti impor data)? 33 Dalam rangka kewenangan update data kepangkatan, keluarga, dan lain-lain pada aplikasi HRIS, apakah bagian kepegawaian juga diberikan hak akses (dalam bentuk user tersendiri)? 34 Apakah dokumen selain SK, seperti "Surat keterangan kuliah anak yang masih menjadi tanggungan" juga diinput pada aplikasi HRIS? Data yang digunakan sebagai dasar Pembayaran Gaji melalui Platform Pembayaran Pemerintah yaitu data terakhir yang terekam pada aplikasi HRIS. Data yang ada pada aplikasi HRIS harus sama dengan data yang ada pada aplikasi gaji (GPP), oleh sebab itu pastikan elemen data pada HRIS dan Gaji web tidak ada perbedaan. Detail yang harus diperhatikan mencakup semua elemen data pegawa, seperti riwayat gaji, pangkat, keluarga. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah Dalam rangka implementasi Piloting Pembayaran Gaji melalui Platform Pembayaran Pemerintah, diharapkan data pegawai merupakan data paling update, termasuk SK KGB, sehingga dapat dilakukan updating data SK KGB terakhir saja. Pada kesempatan berikutnya, silahkan merekam semua SK dan data lainnya secara lengkap. Dasar pembayaran gaji melalui platform adalah data dari aplikasi HRIS sehingga pegawai atau pengelola SDM satker harus melakukan penyesuaian data melalui aplikasi HRIS untuk kemudian dikirimkan ke aplikasi Gaji web. Permintaan user dapat dilakukan komunikasi dengan pengelola SDM Kantor Pusat dan secara formal dapat mengirimkan nota dinas permohonan user, termasuk jika ada penggantian atau perubahan pejabat. Fitur perekaman dokumen non SK seperti "Surat keterangan kuliah anak yang masih menjadi tanggungan" segera di-deploy (ditambahkan) pada aplikasi HRIS. 72
73 Pembayaran Common Expenses Melalui Platform Pembayaran Pemerintah No Jenis Data dan Permasalahan Penjelasan Solusi 1 Pada saat piloting pembayaran common expenses melalui platform, apakah dilarang melakukan pembayaran tagihan listrik dan telekomunikasi secara konvensional (melalui KKP, token, atau manual)? Mekanisme pembayaran tagihan listrik dan telekomunikasi melalui platform, dimulai dengan tahapan pendaftaran ID Pelanggan listrik dan telekomunikasi melalui aplikasi SAKTI. Terhadap data ID Pelanggan yang telah didaftarkan tersebut, maka pembayarannya hanya dapat dilakukan melalui platform (secara sistem, pembayaran melalui cara lainnya akan tertutup). Hal tersebut untuk menghindari adanya pembayaran ganda. 5 6 Perekaman referensi data pelanggan itu sudah termasuk pendaftaran supplier atau belum? Untuk pendaftaran supplier apakah harus didaftarkan dahulu pada masing masing KPPN, tidak secara terpusat? Status ID Billing atau ID telkom yang dapat didaftarkan hanya yang berstatus milik pemerintah, bagaimana cara mengetahuinya? 2 Bagaimana jika terjadi double bayar (pembayaran melalui platform dan konvensional)? al tersebut telah dimitigasi melalui pendaftaran ID Pelanggan pada SAKTI. Tim Pengelola Platform secara periodik melakukan rekonsiliasi pembayaran dengan pihak mitra (PT PLN & PT Telkom), jika ditemukan kelebihan atau double bayar, maka diselesaikan dengan mekanisme yang ada. 7 Saat terjadi interkoneksi antara core system dengan sistem mitra, apakah performance kecepatan akses sistem tetap dapat terjaga? 3 Apabila dalam akun langganan listrik ada dua data, bagaimana mekanisme pendetilannya? Data tagihan listrik merujuk pada nomor meteran sehingga dapat dipastikan tidak terjadi dua data. Detil data tagihan listrik dikirimkan secara otomatis dari sistem PLN kepada aplikasi SAKTI, dimana detil data tersebut dapat dicapture oleh Dahsboard Platform. 8 Apakah setelah piloting pembayaran melalui platform dijalankan, KPPN masih berperan dalam pengujian SPM? 4 Jika terdapat tagihan listrik dan telepon yang belum dibayarkan karena keterlambatan pembuatan tagihan maupun SPM, apakah pembayaran melalui platform dapat dirapel? Data tagihan yang dikirimkan oleh sistem mitra (PT PLN & Telkom) meliputi data tagihan bulan berjalan dan bulan sebelumnya. Pembayaran tagihan bulan sebelumnya dapat dipisah atau dijadikan satu dengan tagihan bulan berjalan. Pemilihan tersebut menjadi kewenangan PPK dalam pembuatan SPP. Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah Perekaman data pelanggan terpisah dengan pendaftaran supplier. Pembayaran tagihan listrik dan telekomunikasi menggunakan data supplier tunggal yang dapat digunakan oleh seluruh satuan kerja dengan berkoordinasi dengan KPPN setempat. Sistem PLN dan sistem Telkom telah memberi kode atas ID Pelanggan yang masuk kategori satker pemerintahan. ID Pelanggan tersebut, otomatis muncul pada aplikasi SAKTI saat perekaman Referensi Pelanggan. Jika terdapat ketidaksesuaian data, satuan kerja dapat berkoordinasi dengan KPPN, Tim Pengelola Platform, atau Unit PT PLN & Unit PT Telkom di daerah. Dalam melakukan interkoneksi core system (SPAN, SAKTI, Gaji web) dengan sistem pendukung atau sistem mitra, terlebih dahulu dilakukan persyaratan dan pengujian untuk memastikan keamanan, kehandalan, dan performance dari masing- masing sistem. Sesuai dengan ketentuan yang ada, KPPN tetap melakukan penelitian dan pengujian terhadap SPM yang diajukan oleh satker piloting. Bentuk penelitian dan pengujian SPM yang menggunakan mekanisme platform, mengikuti regulasi dan SOP yang ditetapkan. 74
7 Saluran Komunikasi dan Dukungan Platform Pembayaran Pemerintah Gambaran Proses Bisnis Layanan HAI DJPb Koordinasi dan kolaborasi Tim Ad Hoc Platform Pembayaran Pemerintah dengan HAI DJPb Menyadari peran penting HAI Perbendaharaan sebagai helpdesk terintegrasi DJPb dalam memberikan komunikasi publik dan layanan informasi di bidang perbendaharaan, Tim Ad Hoc Platform Pembayaran Pemerintah akan berkolaborasi dan berkoordinasi dengan HAI DJPb dalam mensukseskan Platform Pembayaran Pemerintah. Koordinasi diwujudkan dalam bentuk one on one meeting, pelibatan HAI DJPb dalam webinar Plaform, dan penyiapan materi/paparan/FAQ sebagai transfer knowledge dan mendukung database pengetahuan HAI DJPb dalam memberikan layanan kepada pengguna layanan khususnya yang terkait dengan Platform Pembayaran Pemerintah. Koordinasi dimaksudkan agar pengguna Platform dapat mengetahui saluran komunikasi dan dukungan Platform Pembayaran Pemerintah, dan dapat mendapatkan solusi yang cepat apabila dalam implementasi menemukan kendala. 75 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 76
77 Contact Center HAI Call Center : 14090 ext 1 Email : hai.djpb@kemenkeu.go.id IG : @hai.djpb FB : @hai.djpb Twitter : @haiDJPb Portal : Contact Center PMO DJPb Email : pmodjpb@kemenkeu.go.id IG : @pmodjpb FB : @pmodjpb Twitter : @pmodjpb Portal : djpb.kemenkeu.go.id/tk/id/ " Layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah dapat memberikan manfaat berupa efisiensi dari penggunaan sumber daya. Efisiensi tersebut dapat diperoleh dari estimasi penggunaan ruang penyimpanan, penghematan waktu entry data, penghematan waktu pengantaran berkas, dan penghematan penggunaan kertas Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah " 78
8 Penutup Pengembangan dan implementasi layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah merupakan bentuk respon Direktorat Jenderal Perbendaharaan terhadap faktor eksternal dan internal yang meliputi perkembangan teknologi informasi, peningkatan kualitas layanan, kebutuhan & pengelolaan basis data, simplifikasi & digitalisasi proses bisnis, dan mandat program reformasi birokrasi dan transformasi kelembagaan. Platform Pembayaran Pemerintah tidak mengambil alih kewenangan yang melekat pada pejabat perbendaharaan. Pejabat yang berwenang wajib melakukan pengujian dan approval pembayaran sesuai kewenangannya. Platform mengelola administrasi secara elektronik melalui sistem yang telah terintegrasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam pengelolaan anggaran negara, dimana dokumen terbentuk dan terkirim secara otomatis. Layanan pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah mempunyai karakteristik input data dilakukan secara single entry, digitalisasi dokumen transaksi pembayaran, keamanan transaksi menggunakan tanda tangan elektronik & one-time password, kepastian pembayaran dilakukan melalui pengaturan jadwal (schedule payment). TIM SEKRETARIAT PLATFORM PEMBAYARAN PEMERINTAH DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN TAHUN 2021
9 Lampiran-Lampiran Peraturan Menteri Keuangan 204/PMK.05/2020 tanggal 17 Desember 2020 81 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah 82
Peraturan Menteri Keuangan 204/PMK.05/2020 tanggal 17 Desember 2020 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
Peraturan Dirjen Perbendaharaan PER-25/PB/2020 tanggal 21 Desember 2020 Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
Standar Operasional Prosedur Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 01/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Penerbitan Daftar Gaji dan Daftar Perubahan Data Pegawai pada Piloting Pembayaran Gaji Induk melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 02/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Penerbitan Daftar Kekurangan Gaji dan Daftar Perubahan Data Pegawai pada Piloting Pembayaran Kekurangan Gaji melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 03/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Penerbitan Daftar Gaji Susulan dan Daftar Perubahan Data Pegawai pada Piloting Pembayaran Gaji Susulan melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 04/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Penerbitan Daftar Gaji dan Daftar Perubahan Data Pegawai pada Piloting Pembayaran Tunjangan Hari Raya dan Gaji Ketiga Belas melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 05/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Penerbitan SPM pada Piloting Pembayaran Gaji Induk, Gaji Susulan, Kekurangan Gaji, Tunjangan Hari Raya, dan Gaji Ketiga Belas melalui Platform Pembayaran Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 06/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Penerbitan SPM Belanja Jasa Listrik dan Telekomunikasi pada Piloting Pembayaran Belanja Operasional melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 07/PB/PPP Daftar Gaji dan Daftar Perubahan Data Pegawai oleh KPPN pada Piloting Pembayaran Gaji Induk, Gaji Susulan, Kekurangan Gaji, Tunjangan Hari Raya, dan Gaji Ketiga Belas melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 08/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara dalam piloting pembayaran melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 09/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Pengawasan Kepatuhan Pembayaran dalam Piloting Pembayaran Belanja Jasa Listrik dan Telekomunikasi melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 10/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Pengawasan Kepatuhan Pembayaran dalam Piloting Pembayaran Gaji Induk melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 11/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Rekonsiliasi Pasca-Settlement dalam Piloting Pembayaran Belanja Jasa Listrik dan Telekomunikasi melalui Platform Pembayaran Pemerintah Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
SOP No. 12/PB/PPP Standar Operasional Prosedur Pemberian Data Transaksi Platform Pembayaran Pemerintah kepada Stakeholder Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah
Manual Book Platform Pembayaran Pemerintah Terima Kasih