NOTULENSI RAPAT Hari Tanggal Jam Tempat Notulis Materi : Selasa : 6 Juli 2021 : 13.00 - 15.00 WIB : Ruang Rapat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil : Kasubag Perencanaan : Printout E-Monev Tribulan II Tahun 2021 Kehadiran 1. Plt. Kepala Dinas 2. Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk 3. Plt. Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil 4. Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan 5. Kepala Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan 6. Kasubag Keuangan 7. Kasubag Perencanaan Hasil Pembahasan Rapat 1. Rapat dibuka oleh Plt. Kepala Dinas 2. Kasubag Perencanaan menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Dalam capaian kinerja di emonev tribulan 2 ada beberapa sub kegiatan dan kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana, meskipun masih pertengahan tahun dan masih banyak waktu tetapi sebenarnya target kinerja dan penyerapan anggaran harus sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. b. Kegiatan Pengadaan Barang Milik Daerah Penunjang Urusan Pemerintah Daerah masih belum ada penyerapan anggaran, hal ini disebabkan oleh lamanya proses pengadaan di ULP karena adanya gagal tender mesin ADM dan harus diulang lagi 3. Kasubag Keuangan menyampaikan hal sebagai berikut: a. Kegagalan tender mengakibatkan molornya waktu pengadaaan dan tidak sesuai dengan rencana awal. Hal ini disebabkan oleh adanya malfungsi pada aplikasi ULP sehingga seluruh dokumen pengadaan yang diupload tidak dapat tersimpan dalam server ULP. Dengan adanya masalah tersebut maka beberapa pengadaan pada waktu itu harus dilakukan lelang ulang
NOTULENSI RAPAT Hari Tanggal Jam Tempat Notulis Materi : Senin : 6 September 2021 : 09.00 - 11.00 WIB : Ruang Rapat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil : Kasubag Perencanaan : Printout E-Monev Tribulan III Tahun 2021 Catatan : Seluruh Kabid membawa ajuan untuk perubahan anggaran 2021 beserta rencana kegiatannya Kehadiran 1. Plt. Kepala Dinas 2. Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk 3. Plt. Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil 4. Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan 5. Kepala Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan 6. Kasubag Keuangan 7. Kasubag Umum dan Kepegawaian 8. Kasubag Perencanaan Hasil Pembahasan Rapat 1. Rapat dibuka oleh Plt. Kepala Dinas 2. Pembahasan rapat adalah: a. Capaian Indikator tiap program kegiatan dan sub kegiatan sampai dengan tribulan 3 Tahun 2021 beserta permasalahan dan hambatan; b. Rencana Ajuan Perubahan Anggaran Tahun 2021 3. Kasubag Perencanaan menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Dalam capaian kinerja di emonev tribulan 3 ada beberapa sub kegiatan dan kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana antara lain: 1) Untuk capaian kinerja masih sesuai dengan rencana, tetapi untuk capaian penyerapan anggaran masih rendah yaitu belum sampai 70% 2) Pada Kegiatan Perencanaan, Penganggaran dan Evaluasi Kinerja Perangkat Daerah capaian kinerja dan penyerapan anggaran masih
sangat rendah tidak mencapai 50%. Hal ini karena pada tribulan 3 hanya sedikit laporan yang dibuat dan akan dipenuhi pada tribulan 4 yaitu laporan semesteran dan tahunan 3) Untuk keuangan dan kepegawaian akan dioptimalkan pada tribulan 4. Khusus untuk Kegiatan Pengadaan Barang Milik Daerah Penunjang Urusan Pemerintah Daerah serapan anggaran tidak mencapai 90% karena penawaran harga barang yang lebih rendah dari pagu anggaran 4) Untuk program pendaftaran penduduk serapan anggaran masih dibawah 70% karena untuk belanja ribbon dan lainnya masih menunggu perubahan SSH dalam SIPD dan akan dilakukan pencairan pada tribulan 4 5) Untuk kegiatan PIAK dan PDIP yang lain akan dioptimalkan pada tribulan 4. Antara lain pembuatan media sosialisasi dan pelatihan terhadap pegawai honorer baru. b. Dalam perubahan anggaran tahun 2021 ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain: 1) Kita masih belum mengetahui pagu anggaran yang akan diperoleh, apabila ada pengurangan secara signifikan maka kita harus mendahulukan belanja untuk gaji dan tunjangan baik PNS maupun honorer. Seperti kita ketahui bahwa anggaran untuk gaji dan tunjangan sudah mengambil lebih dari 50% total anggaran 2) Untuk opname perlengkapan pencetakan dokumen kependudukan agar mendapat perhatian utama, harus ada perencanaan sampai dengan maret 2022 karena ada indikasi bahwa anggaran kita akan jauh berkurang pada tahun 2022 stok 3) Tahun 2021 merupakan tahun terakhir dalam renstra 2016-2021, untuk target kinerja renstra yang belum tercapai agar dioptimalkan dengan anggaran perubahan tahun ini. Seluruh target kinerja dapat dilihat pada printout emonev 4. Kasubag Umum dan Kepegawaian menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Wacana perpindahan kantor sebagai langkah awal pembangunan MPP di kantor kita masih belum menemukan titik kejelasan tentang kapan dan biayanya. Tetapi pihak cipta karya telah melakukan survei dan pengukuran di kantor kita. b. Untuk petugas diloket depan agar tetap memperhatikan protokol kesehatan dan memperhatikan pakaian pelayanan karena ada tulisan dalam medsos tentang pemakaian masker dan nama petugas.
5. Kepala Bidang PDIP menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Untuk perubahan anggaran kami membutuhkan dana untuk pembuatan video profil karena hal itu harus dilakukan setiap tahun. Mohon agar disisihkan dana untuk kepentingan tersebut b. Selain itu kami juga membutuhkan dua unit PC lengkap mengingat ada tambahan jumlah pegawai di bidang kami c. Untuk sosialisasi kita fokuskan pada bentuk media cetak 6. Kepala Bidang PIAK menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Kita memerlukan tambahan anggaran untuk penyediaan akses internet bagi pelayanan. Rencananya kita akan membuat tambahan jalur khusus yang lebih terjamin keamanan dan kestabilannya b. Kami memerlukan tambahan anggaran untuk pengecekan dan perbaikan jaringan serta peralatan pelayanan di kecamatan. Hal ini karena adanya tambahan tugas untuk pemantauan mesin ADM di setiap kecamatan 7. Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk menyampaikan hal sebagai berikut: a. Dapat dilaporkan bahwa stok opname ribbon dkk sudah menipis dan memerlukan tambahan anggaran lagi untuk penambahan stok. Mohon hal ini dapat didahulukan karena menyangkut keberlangsungan pencetakan KTP-El dan KIA b. Apabila dalam tribulan 4 nantinya kita masih tidak bisa melakukan pelayanan keliling maka target kinerja untuk pelayanan keliling tidak akan dapat tercapai. Untuk anggaran pelayanan keliling telah habis dan apabila memungkinkan dilakukan penambahan dalam perubahan anggaran ini. Sebagai antisipasi apabila pelayanan keliling diijinkan untuk beroperasi c. Untuk perolehan KIA memang jauh dari target kinerja yang ditentukan, hal ini memang tidak dapat kita hindari karena pelayanan keliling sebagai penyumbang terbesar pencetakan KIA tidak dapat dilakukan dengan maksimal
NOTULENSI RAPAT Hari Tanggal Jam Tempat Notulis Materi : Jum'at : 7 Januari 2022 : 09.00 - 11.00 WIB : Ruang Rapat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil : Kasubag Perencanaan : Printout E-Monev Tahun 2021 Kehadiran 1. Plt. Kepala Dinas 2. Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk 3. Plt. Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil 4. Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan 5. Kepala Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan 6. Kasubag Keuangan 7. Kasubag Umum dan Kepegawaian 8. Kasubag Perencanaan Hasil Pembahasan Rapat 1. Plt. Kepala Dinas membuka rapat dengan memberikan gambaran masalah yang akan dibahas yaitu: a. Capaian IKU Tahun 2021; b. Capaian IKU Renstra 2016-2021; c. Capaian Indikator tiap program kegiatan dan sub kegiatan Tahun 2021; d. Capaian Indikator tiap program kegiatan dan sub kegiatan Renstra 2016-2021; e. Permasalahan dan hambatan yang dihadapi, solusi serta tindak lanjut untuk mengatasinya. 2. Plt. Kepala Dinas mengharapkan agar pada tahun 2022 semua direncanakan dengan matang karena sudah masuk pada renstra baru 3. Kasubag Perencanaan menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Capaian IKU Tahun 2021 adalah sebagai berikut: 1) Persentase Kepemilikan Dokumen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Target : 86% Capaian : 88,95%
Persentase : 103,43% 2) Survey Kepuasan Masyarakat Target : 80,5 Capaian : 87,56% Persentase : 108,77% b. Untuk capaian IKU berdasarkan renstra 2016-2021 sama dengan capaian kinerja tahun 2021 c. Berdasarkan laporan emonev tahun 2021 ada beberapa yang perlu digaris bawahi dan sudah dikoordinasikan dengan bidang terkait yaitu: 1) Pada Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota hanya pada kegiatan Pemeliharaan Barang Milik Daerah Penunjang Urusan Pemerintahan Daerah pada Sub kegiatan Pemeliharaan/Rehabilitasi Gedung Kantor dan Bangunan Lainnya tidak dapat dilaksanakan pencairan anggaran sebesar 100 juta karena rencana perpindahan kantor tidak dapat dilaksanakan Program Penunjang Urusan 2) Pada Program Pendaftaran Penduduk capaian realisasi anggaran hanya 83,65% yang disebabkan oleh sisa anggaran dalam pengadaan ribbon, film dan cleaning kit KTP-EL dan KIA 3) Pada Program Pencatatan Sipil terdapat kesalahan pada pembagian anggaran dalam Sub Kegiatan Pencatatan, Penatausahaan dan Penerbitan Dokumen atas Pelaporan Peristiwa Penting yang mempunyai 2 indikator kinerja. Anggaran hanya dimasukkan dalam satu indikator kinerja saja sehingga indikator kinerja yang lain tidak tercatat melakukan realisasi anggaran. 4) Pada Program Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan terdapat satu Kegiatan dengan capaian kinerja 88,75% yaitu Kegiatan Pengumpulan Data Kependudukan dan Pemanfaatan dan Penyajian Database Kependudukan. Hal ini disebabkan oleh minimnya OPD yang mengajukan kerjasama pemanfaatan data kependudukan d. Untuk capaian kinerja dan realisasi anggaran berkaitan dengan renstra 2016-2021, terdapat beberapa hal sebagai berikut: 1) Capaian kinerja dan realisasi anggaran jauh diatas 100%, yang disebabkan beberapa hal antara lain: a) Penambahan jumlah pegawai honorer yang menyebabkan penambahan anggaran untuk gaji dan tunjangan pegawai honorer b) Perpindahan kantor pada tahun 2017 yang memerlukan penambahan jenis barang
c) Peningkatan kebutuhan masyarakat terdahap dokumen kependudukan sebagai akibat adanya vaksin dan kebutuhan fasilitas kesehatan d) Kebijakan mewajibkan pengurusan akta kematian apabila anggota keluarga dalam KK akan dihapus karena kematian e) Dengan adanya kebijakan PPKM maka sosialisasi difokuskan pada penambahan sosialisasi dalam bentuk media cetak f) Penambahan kebutuhan koordinasi dengan OPD terkait pemanfaatan data kependudukan 2) Capaian kinerja dan realisasi anggaran jauh dibawah 100% disebabkan antara lain: a) Efisiensi anggaran pada tahun 2020 dan 2021 b) Perubahan Standart Satuan Harga (SSH) sehingga tidak sesuai dengan kebutuhan jumlah penerima manfaat dan jumlah anggaran c) Adanya kebijakan PPKM sehingga pelayanan tatap muka diminimalkan d) Adanya kebijakan pembiayaan untuk belanja ADM sehingga hanya menambah satu jenis barang dengan harga yang cukup tinggi e) Pembatalan perpindahan gedung kantor pada tahun 2021 e. Untuk penjelasan lebih lanjut dapat diterangkan oleh bidang yang bersangkutan. 4. Sekretaris Dinas menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Penambahan jumlah pegawai honorer memang diperlukan pada saat migrasi dari pelayanan tatap muka ke pelayanan online. Hal ini karena waktu yang dibutuhkan untuk menangani satu permohonan menjadi lebih lama. b. Dengan penambahan tersebut tentu saja akan membutuhkan banyak anggaran di luar sub kegiatan untuk gaji dan tunjangan pegawai. Hal ini lah yang menjadi pertimbangan agar kita dapat mengajukan penambahan jumlah anggaran. c. Untuk rencana perpindahan kantor sebagai langkah pembangunan MPP masih menunggu kebijakan dari Pemkab d. Untuk SKM ada kemungkinan akan disatukan dengan program provinsi tapi untuk tahun 2022 tetap dianggarkan sebagai langkah antisipasi apabila program provinsi tersebut belum berjalan tahun ini. Hal ini karena pada dasarnya survei kepuasan masyarakat harus dilakukan
secara menyeluruh di setiap titik pelayanan. Sebagaimana kita ketahui bahwa survei saat ini hanya dilakukan di dinas dan 3 kecamatan. Sedangkan apabila akan dilakukan di 33 kecamatan maka akan membutuhkan anggaran yang besar. Dengan adanya program propinsi ini maka survei dilakukan secara online. Ada 2 keuntungan yang dapat diambil yaitu survei dapat mencakup semua masyarakat kabupaten malang yang melakukan pengurusan dokumen adminduk, kedua yaitu dapat kita dapat secara gratis. Untuk hasil survei harus kita lihat terlebih dahulu dalam aplikasi propinsi tersebut apakah ada fasilitas penghitungan hasil survei apa tidak, apabila tidak ada maka kita harus menganggarkan untuk jasa konsultan penghitungan hasil survei e. Dengan adanya penambahan jumlah kendaraan operasional dinas maka jasa perbaikan dan diperlukan penambahan anggaran untuk pembayaran pajak kendaraan 5. Kepala Bidang PDIP menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Dengan rumit dan ijin pemanfaatan data kependudukan di adminduk maka koordinasi dengan OPD lebih sering dilakukan. lamanya pengurusan b. Jumlah OPD yang mengajukan kerjasama memang tidak banyak dan tidak dapat mencapai target. Seharusnya kita harus menyaring OPD mana saja yang membutuhkan kerjasama, jadi tidak semua OPD dimasukkan dalam target. Mohon untuk mengkoordinasikan dengan pihak Tapem agar ada perubahan dalam jumlah OPD tersebut c. Kegiatan sosialisasi di fokuskan pada media cetak karena dalam masa pandemi tidak dilakukan sosialisasi tatap muka 6. Kepala Bidang PIAK menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Pemanfaatan ADM masih belum optimal karena adanya pengaturan peralatan yang harus dilakukan oleh pihak adminduk dan adanya perubahan dalam SIAK. Tapi sampai dengan akhir tahun 2021 terdapat 2 unit yang tidak dapat berfungsi karena merupakan bantuan dari adminduk dan propinsi. Unit lain dapat berfungsi dengan baik b. Dengan adanya rencana adminduk untuk memberlakukan SIAK terpusat maka diperlukan persiapan secara matang baik dari peralatan maupun sistem pelayanan. Untuk detail SIAK terpusat masih belum ada petunjuk dari adminduk, tetapi dengan melihat daerah lain yang sudah memberlakukan SIAK terpusat dapat kita ambil kesimpulan bahwa tidak dibutuhkan peralatan khusus. Kita hanya harus untuk mempersiapkan sistem pelayanan saja khususnya di kecamatan dan desa.
c. Kebutuhan internet untuk pelayanan harus mendapatkan perhatian utama dalam pelayanan mengingat seluruh pelayanan kita sekarang menggunakan jalur internet. Selain itu untuk anggaran keamanan jaringan juga harus diperhatikan mengingat kita pernah mengalami serangan hacker yang mengambil data kependudukan kita 7. Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk menyampaikan hal sebagai berikut: a. Sisa lelang untuk ribbon dkk memang banyak dan seharusnya dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan lain. Mohon untuk standar harga di SIPD agar disesuaikan dengan harga pasaran. b. Dengan adanya indikasi menipisnya blangko KTP-El di adminduk maka mohon untuk stok blangko agar diperhatikan. Apabila sudah menipis dan di adminduk tidak tersedia, kita harus segera berkoordinasi dengan adminduk untuk menerbitkan surat keterangan. Jangan sampai kita disalahkan karena menerbitkan surat keterangan tersebut c. Untuk kegiatan pelayanan keliling baik jebolanduk maupun plat N agar dapat kita jalankan kembali dengan seijin dari pemkab karena hanya dengan pelayanan tersebut kita dapat mencapai target pencetakan KIA mengingat pencetakan KIA pada tahun 2021 jauh dari target yang ditentukan d. Untuk surat pindah datang yang tidak mencapai target mohon untuk dilakukan perbaikan di emonev karena pada tribulan 3 dan 4 tidak diisi e. Apabila nanti ada migrasi ke SIAK terpusat agar ada persiapan terlebih dahulu dalam pelayanan, hal ini untuk menghindari penumpukan permohonan dan pemberian waktu penyelesaian 8. Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil menyampaikan beberapa hal antara lain: a. Selain karena perubahan kebijakan di pembuatan KK, Peningkatan jumlah akta kematian juga karena banyaknya perubahan KK untuk pengurusan BPJS khususnya untuk menghilangkan anggota yang sudah meninggal agar dapat dilakukan penghentian pembayaran b. Untuk perkawinan dan perceraian tidak dapat diprediksi jumlah per tahun nya sehingga sulit untuk melakukan penetapan target 9. Kasubag Umum dan Kepegawaian menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Untuk pejabat struktural yang baru saja dilantik menjadi pejabat fungsional agar tetap menjalankan tugasnya dengan baik sambil menunggu petunjuk lebih lanjut dari BKPSDM b. Berkaitan dengan pengisian siakkerja agar tetap meneruskan kegiatan sebelumnya
c. Untuk pertanggungjawaban anggaran juga tetap meneruskan kebijakan lama, selama kebijakan baru belum ada 10. Kasubag Keuangan menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Untuk SPJ tahun 2021 agar secepatnya dikumpulkan. Kita harus belajar dari temuan inspektorat yang mengharuskan kita mengembalikan banyak anggaran karena dinilai fiktif. b. Untuk TPP menunggu petunjuk dari pemkab, kemungkinan besar akan bisa dicairkan maret atau april, itupun setelah ada penghitungan besaran TPP dari umpeg 11. Plt. Kepala Dinas menyampaikan beberapa hal sebagai berikut: a. Agar setiap bidang menginventarisir seluruh SPJ, baik yang sudah dibuat maupun belum. Segera berkoordinasi dengan kasubag keuangan kalau ada kesulitan. Jangan sampai untuk tahun 2021 kita harus mengembalikan anggaran lagi b. Kabid Dafduk agar segera membuat draft surat permohonan petunjuk kepada adminduk berkaitan dengan penerbitan surat keterangan pengganti KTP-El c. Capaian kinerja IKU dinas kita baik sekali, hal ini bukan berarti kita bangga dengan hal itu. Karena dalam masa pandemi dimana anggaran dikurangi secara drastis, kita malah dapat mencapai IKU dengan baik sekali. Jangan sampai anggaran kita yang hanya 4M dikurangi lagi dengan alasan kinerja kita baik walaupun anggaran sedikit d. Kabid PIAK agar berkoordinasi dengan pihak adminduk berkaitan dengan pemanfaatan ADM kedepannya mengingat pemberlakuan SIAK terpusat memang akan segera dilaksanakan. Selain itu ada kabar bahwa setelah SIAK terpusat akan diberlakukan dokumen adminduk elektrik. Kita harus dapat memanfaatkan ADM sebaik mungkin dalam perubahan sistem tersebut. e. Kabid Capil agar dapat segera membuat perencanaan berkaitan dengan buku pokok pemakaman dan segera melaksanakan kerjasama dengan sekolah dalam masalah penerbitan akta kelahiran. Untuk kabid Dafduk agar dapat menambahkan KIA dalam kerjasama tersebut f. Untuk sementara anggaran kita pada tahun 2022 sangat minim, kita masih berusaha untuk mendapatkan tambahan anggaran mengingat kita adalah dinas pelayanan publik yang menangani seluruh lapisan masyarakat g. Kita harus mengedepankan kebutuhan pokok anggaran untuk pelayanan, dokumen adminduk elektrik masih belum jelas kapan akan berlaku jadi kita tetap menganggarkan untuk ribbon dll.