GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI BAGI PEMBELIAN TERUS, SEBUT HARGA DAN TENDER 1. PENDAHULUAN 1.1. Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Agensi semasa menyediakan spesifikasi perolehan dalam melaksanakan pembelian terus, sebut harga dan tender. Ini bagi memastikan Agensi mendapat pembekalan / perkhidmatan yang dikehendaki dan mengelakkan kekeliruan kepada pihak pembekal semasa membuat penawaran pembekalan / perkhidmatan. 2. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI BAGI PELAWAAN TAWARAN HARGA MODUL PEMBELIAN TERUS 2.1. Agensi diwajibkan untuk membuat carian katalog terlebih dahulu bagi melasanakan kaedah pembelian terus. Agensi hanya dibenarkan membuat Pelawaan Tawaran Harga (Simple Quote) sekiranya hasil carian item dan pembekal melalui katalog mendapati perkara-perkara di bawah: 2.1.1. Terdapat kurang daripada tiga (3) pembekal tempatan; 2.1.2. Terdapat keperluan khusus/ tambahan kepada spesifikasi item; 2.1.3. Tiada hasil carian item; atau 2.1.4. Melibatkan perolehan bermasa 2.2. Bagi melaksanakan Pelawaan Tawaran Harga, Agensi hendaklah mengambil langkah-langkah berikut: 2.2.1. Agensi hendaklah mengenal pasti jenis item yang ingin diperoleh sama ada produk atau perkhidmatan untuk dikunci masuk di Jadual Senarai Produk atau Jadual Senarai Perkhidmatan yang mana berkenaan. 2.2.2. Setiap item hendaklah mempunyai sekurang-kurangnya satu (1) spesifikasi bagi membolehkan Pelawaan Tawaran Harga diteruskan. 2.2.3. Maklumat yang dikunci masuk dalam Jadual Senarai Produk / Perkhidmatan bagi jenis pemenuhan one-off akan dibawa ke Modul Pemenuhan. Manakala, maklumat yang dikunci masuk dalam Jadual Senarai Perkhidmatan bagi jenis pemenuhan bermasa akan dibawa itu, Agensi hendaklah ke Modul Pengurusan Kontrak. Oleh memastikan maklumat yang dikunci masuk adalah tepat bagi mengelakkan kesilapan semasa membuat pesanan dan pengiraan formula pembayaran. 1/20
Jenis Pemenuhan Unit Ukuran Kekerapan / Unit Ukuran Bilangan Unit Ukuran Sehari Bilangan Unit Ukuran Sebulan Tempoh (Bulan) Kuantiti Spesifikasi a. Jadual Senarai Produk Agensi hendaklah mengunci masuk maklumat berikut: i. Nama Item Nama item merujuk kepada nama barang yang hendak dibeli. ii. Unit Ukuran Unit Ukuran merujuk kepada asas ukuran bagi menentukan harga seunit untuk ditawarkan oleh pembekal dan akan digunakan untuk menentukan harga seunit semasa pembayaran dibuat. iii. Jenis Harga Bagi perolehan dengan zon / tanpa zon, terdapat 2 jenis pilihan harga seperti berikut: Biasa Standard - Agensi memilih kategori harga ini untuk sekiranya menawarkan satu kadar harga sahaja per UoM. mengkehendaki pembekal Berperingkat Standard - Agensi memilih kategori harga untuk ini menawarkan beberapa kadar harga berdasarkan lingkungan kuantiti pesanan tertentu seperti contoh berikut: sekiranya mengkehendaki pembekal Lingkungan Kuantiti (ditentukan oleh Agensi) 1 hingga 300 unit 301 hingga 600 unit Harga Tawaran (ditawarkan oleh pembekal) RM12/unit RM10/unit Agensi perlu menetapkan sekurang-kurangnya dua (2) peringkat lingkungan kuantiti jika jenis harga Berperingkat Standard dipilih. 2/20
b. iv. Kuantiti Agensi hendaklah mengunci masuk kuantiti yang diperlukan bagi setiap item berkaitan. Kuantiti dengan digit perpuluhan juga dibenarkan bagi unit ukuran tertentu, antaranya adalah seperti berikut: Berat (Contoh: kilogram / tan) Panjang (Contoh: meter / kilometer) Isipadu (Contoh: meter padu / liter) v. Tempoh Penghantaran (hari) Agensi hendaklah menetapkan tempoh penghantaran yang dikehendaki dari pihak pembekal. Pengiraan tempoh penghantaran akan bermula dari Tarikh Mula Penghantaran yang akan ditetapkan semasa membuat Permintaan (Purchase Request). Agensi hendaklah Pembelian menganggarkan dengan mengambilkira tempoh kelulusan Pesanan Kerajaan (LO) dan pengesahan penerimaan LO oleh pembekal. tempoh penghantaran vi. Spesifikasi Spesifikasi merujuk kepada kriteria atau ciri-ciri item yang hendak diperoleh. Jadual Senarai Perkhidmatan Agensi hendaklah mengunci masuk maklumat berikut: i. Nama Item Nama item merujuk kepada nama perkhidmatan yang hendak diperoleh. ii. Jenis Pemenuhan Agensi hendaklah menetapkan jenis pemenuhan sama ada one-off atau bermasa. Bagi jenis pemenuhan bermasa, Surat Setuju Terima perlu dikeluarkan selepas kelulusan Nota Minta diperoleh. Agensi hendaklah melengkapkan butiran pemenuhan dan perjanjian di dalam Modul Pengurusan Kontrak setelah Surat Setuju Terima yang disahkan oleh pembekal terlebih dahulu bagi membolehkan pesanan kontrak dikeluarkan. iii. Unit Ukuran Unit Ukuran merujuk kepada asas ukuran bagi menentukan harga seunit untuk ditawarkan oleh pembekal dan akan 3/20
digunakan untuk menentukan harga seunit semasa pembayaran dibuat. iv. Kekerapan / Unit Ukuran Maklumat kekerapan hanya diguna pakai bagi unit ukuran berikut: Hour Contoh: Kawalan keselamatan - 2 pengawal bagi setiap jam Penyewaan dewan - 1 dewan bagi setiap jam Day Contoh: Pembersihan - 1 pakej perkhidmatan sehari Penyewaan Mesin Penyalin - 1 pakej perkhidmatan sehari Month Contoh: Pembersihan - 1 pakej perkhidmatan sebulan Penyewaan Mesin Penyalin - 1 pakej perkhidmatan sebulan Person Contoh: Katering - 1 pakej perkhidmatan Latihan - 1 pakej latihan v. Bilangan Unit Ukuran Sehari Hanya terpakai bagi unit ukuran 'hours' sahaja. terpakai bagi jenis pemenuhan bermasa dan Contoh: Kawalan Keselamatan - 2 syif sehari vi. Bilangan Unit Ukuran Sebulan Hanya terpakai bagi jenis pemenuhan bermasa dan untuk unit ukuran 'hours' dan 'days' sahaja Contoh: Kawalan Keselamatan - bilangan hari perkhidmatan diperlukan dalam sebulan Katering - bilangan hari perkhidmatan diperlukan dalam sebulan
vii. Tempoh (Bulan) Hanya terpakai bagi jenis pemenuhan bermasa. Merujuk kepada bilangan bulan perkhidmatan diperlukan. viii. Kuantiti Agensi hendaklah mengunci masuk kuantiti yang diperlukan bagi setiap item berkaitan. Kuantiti yang dikunci masuk 4/20
merujuk kepada bilangan yang diperlukan bagi setiap unit ukuran dengan mengambil kira elemen berikut: Kekerapan / Unit Ukuran Bilangan Unit Ukuran Sehari Bilangan Unit Ukuran Sebulan Tempoh (Bulan) Kuantiti dengan digit perpuluhan juga dibenarkan bagi unit ukuran tertentu, antaranya adalah seperti berikut: Berat (Contoh: kilogram / tan) Panjang (Contoh: meter / kilometer) Isipadu (Contoh: meter padu / liter) ix. Spesifikasi Spesifikasi merujuk kepada kriteria atau ciri-ciri item yang hendak diperoleh. Bagi perolehan perkhidmatan, hanya satu (1) jenis harga sahaja dibenarkan iaitu harga standard. Jika perolehan dilaksanakan mengikut zon, pembekal perlu menawarkan harga mengikut zon. 2.2.4. Nota Peringatan Sistem akan menjana satu (1) permintaan pembelian bagi satu- satu perolehan yang mengandungi maklumat-maklumat yang sama: i. ii. iii. Kategori Jenis Perolehan iv. Tempoh Penghantaran / Perkhidmatan v. Penyedia kepada Permintaan Pembelian / Surat Setuju Pembekal Tajuk Terima Jenis Pemenuhan (one-off / bermasa) vi. vii. Jenis Harga viii. Tempoh (Bulan) - Pelawaan Tawaran Harga bagi perolehan perkhidmatan sahaja. Tempoh ini merujuk kepada tempoh kontrak. Agensi hendaklah memastikan semua maklumat-maklumat di atas dikunci masuk dengan seragam sekiranya item-item yang terlibat adalah dalam satu (1) perolehan bagi mengelakkan berlakunya pecah kecil. 5/20
3. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SENARAI SEMAK TEKNIKAL DAN SPESIFIKASI BAGI MODUL SEBUT HARGA DAN TENDER 3.1. Penyediaan Senarai Semak Teknikal 3.1.1. Agensi hendaklah menyediakan senarai semak teknikal untuk dipenuhi oleh pembekal bagi tujuan semakan pematuhan dan penilaian. Senarai semak teknikal terdiri daripada: a. Item beserta spesifikasi. Ia merupakan dokumen wajib dalam senarai semak. Setiap spesifikasi yang dikunci masuk wajib ditentukan jenis maklum balas yang dikehendaki dari pembekal, jenis skor dan skema skor. b. Elemen / kriteria lain yang diperlukan daripada pembekal untuk tujuan penilaian. Senarai elemen / kriteria lain ini boleh dipilih dari senarai semak standard yang telah disediakan mengikut kategori perolehan atau Agensi boleh menambah apa-apa elemen / kriteria baharu mengikut keperluan. Contoh elemen / kriteria lain adalah seperti keperluan untuk pembekal mengemukakan dokumen sokongan atau melengkapkan dokumen yang telah dimuat naik oleh Agensi. Setiap elemen / kriteria yang dikunci masuk boleh ditentukan jenis tindakan yang perlu dibuat oleh pembekal, keperluan untuk dibuat penilaian atau tidak, atau memadai dengan pematuhan dokumen sokongan sahaja. 3.1.2. Mencipta Templat Item dan Spesifikasi a. Agensi boleh menyediakan spesifikasi dengan kaedah berikut: i. mencipta templat item dan spesifikasi baharu dengan menggunakan templat kosong; ii. mengguna pakai templat item dan spesifikasi yang disediakan oleh pencadang spesifikasi; atau iii. mengguna pakai templat item dan spesifikasi daripada perolehan sebut harga atau tender yang lepas. 3.1.3. Templat a. Agensi hendaklah terlebih dahulu menetapkan jenis templat yang hendak digunakan sama ada templat produk atau perkhidmatan dengan memilih jenis item sama ada produk atau perkhidmatan templat yang hendak berdasarkan digunakan tidak bergantung kepada jenis perolehan yang hendak dilaksanakan (bekalan / perkhidmatan). item. Penentuan jenis 6/20
b. Sekiranya sesuatu perolehan melibatkan kombinasi pembekalan produk dan perkhidmatan, templat berasingan berdasarkan item yang hendak diperolehi sama ada item produk atau perkhidmatan hendaklah digunakan dalam penyediaan item dan spesifikasi. c. Agensi juga boleh mengenal pasti sama ada terdapat keperluan untuk item/perkhidmatan yang ingin diperoleh diasing-asingkan mengikut kumpulan tertentu supaya beberapa templat boleh diwujudkan bagi memudahkan proses kunci masuk item beserta spesifikasi. Contoh 1: Templat Produk Perolehan Membekalkan Rangsum Bahan Mentah Basah dan Kering Templat 1 - Ikan Templat 2 - Sayur-sayuran Templat 3 - Buah-buahan Templat 4 - Seafood Contoh 2: Templat Perkhidmatan Perolehan Perkhidmatan Membersih Bangunan dan Pejabat Templat 1 - Membersih Pejabat Templat 2 - Mencuci Tandas Templat 3 - Memotong Rumput Contoh 3: Kombinasi Templat Produk dan Perkhidmatan Perolehan Membekalkan Alat Penghawa Dingin Templat 1 - Alat Penghawa Dingin Templat 2 - Pemasangan Alat Penghawa Dingin 3.1.4. Jenis Barangan Tempatan/Import a. Agensi perlu menetapkan jenis barangan sama ada keluaran tempatan atau import. Perolehan barang import hendaklah dilaksanakan mengikut tatacara semasa yang berkuat kuasa dan kelulusan hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Pegawai Pengawal. Sekiranya barang yang diperoleh merupakan sebahagian barang tempatan dan sebahagian lagi barang import, templat yang berasingan hendaklah disediakan. 3.1.5. Wajaran Spesifikasi a. Terdapat dua (2) jenis wajaran spesifikasi seperti berikut: i. Secara Terus - Agensi boleh memilih jenis wajaran spesifikasi ini sekiranya ingin membuat penilaian dengan terus menentukan pemarkahan ke atas spesifikasi tawaran pembekal dengan andaian wajaran bagi setiap spesifikasi 7/20
adalah sama. Kaedah ini adalah sesuai untuk perolehan yang tidak kompleks. ii. Mengikut Keutamaan - Agensi boleh memilih jenis wajaran spesifikasi ini sekiranya ingin membuat penilaian dengan menetapkan wajaran bagi setiap spesifikasi mengikut keutamaan dalam penentuan markah. 3.1.6. Penyediaan Spesifikasi a. Templat Produk Agensi hendaklah mengunci masuk maklumat berikut: i. Nama Item Nama item merujuk kepada nama barang yang hendak dibeli. ii. Unit Ukuran Unit Ukuran merujuk kepada asas ukuran bagi menentukan harga seunit untuk ditawarkan oleh pembekal dan akan digunakan untuk menentukan harga semasa pembayaran dibuat. seunit iii. Jenis Harga Bagi perolehan dengan zon / tanpa zon, terdapat 2 jenis pilihan harga seperti berikut:
Biasa Standard - Agensi memilih kategori harga ini sekiranya mengkehendaki pembekal untuk menawarkan satu kadar harga sahaja per UoM.
Berperingkat Standard - Agensi memilih kategori harga ini untuk menawarkan beberapa kadar harga berdasarkan lingkungan kuantiti pesanan tertentu seperti contoh berikut: sekiranya mengkehendaki pembekal Lingkungan Kuantiti (ditentukan oleh Agensi) 1 hingga 300 unit 301 hingga 600 unit Harga Tawaran (ditawarkan oleh pembekal) RM12/unit RM10/unit Agensi perlu menetapkan sekurang-kurangnya dua (2) peringkat lingkungan kuantiti jika jenis harga Berperingkat Standard dipilih. 8/20
iv. Kuantiti Agensi hendaklah mengunci masuk kuantiti yang diperlukan bagi setiap item berkaitan. Kuantiti dengan digit perpuluhan juga dibenarkan bagi unit ukuran tertentu, antaranya adalah seperti berikut:
Berat (Contoh: kilogram / tan) Panjang (Contoh: meter / kilometer) Isipadu (Contoh: meter padu / liter) v. Spesifikasi Spesifikasi merujuk kepada kriteria atau ciri-ciri item yang hendak diperoleh. b. Templat Perkhidmatan Agensi hendaklah mengunci masuk maklumat berikut: i. Nama Item Nama item merujuk kepada nama perkhidmatan yang hendak diperoleh. ii. Unit Ukuran Unit Ukuran merujuk kepada asas ukuran bagi menentukan harga seunit untuk ditawarkan oleh pembekal dan akan semasa digunakan untuk menentukan harga pembayaran dibuat. seunit iii. Kekerapan / Unit Ukuran Maklumat kekerapan hanya diguna pakai bagi unit ukuran berikut:
Hour Contoh: Kawalan keselamatan - 2 pengawal bagi setiap jam Penyewaan dewan - 1 dewan bagi setiap jam
Day Contoh: Pembersihan - 1 pakej perkhidmatan sehari Penyewaan Mesin Penyalin - 1 pakej perkhidmatan sehari Month Contoh: Pembersihan - 1 pakej perkhidmatan sebulan Penyewaan Mesin Penyalin - 1 pakej perkhidmatan sebulan 9/20
Person Contoh: Katering - 1 pakej perkhidmatan Latihan - 1 pakej latihan iv. Bilangan Unit Ukuran Sehari Hanya terpakai bagi jenis pemenuhan bermasa dan terpakai bagi unit ukuran 'hours' sahaja Contoh: Kawalan Keselamatan - 2 syif sehari v. Bilangan Unit Ukuran Sebulan Hanya terpakai bagi jenis pemenuhan bermasa dan untuk unit ukuran 'hours' dan 'days' sahaja Contoh: Kawalan Keselamatan - bilangan hari perkhidmatan diperlukan dalam sebulan Katering - bilangan hari perkhidmatan diperlukan dalam sebulan vi. Kuantiti Agensi hendaklah mengunci masuk kuantiti yang diperlukan bagi setiap item berkaitan. Kuantiti yang dikunci masuk merujuk kepada bilangan yang diperlukan bagi setiap unit ukuran dengan mengambil kira elemen berikut:
Kekerapan / Unit Ukuran Bilangan Unit Ukuran Sehari Bilangan Unit Ukuran Sebulan vii. Spesifikasi Spesifikasi merujuk kepada kriteria atau ciri-ciri item yang hendak diperoleh. 3.1.7. Nota Peringatan a. Bagi Kategori Jenis Perolehan Perkhidmatan yang melibatkan Jenis Pemenuhan Bermasa, pengiraan tawaran pembekal akan mengambil kira maklumat-maklumat berikut: i. Kekerapan / Unit Ukuran; ii. Bilangan Unit Ukuran Sehari; iii. Bilangan Unit Ukuran Sebulan; iv. Kuantiti; v. Harga seunit yang ditawarkan pembekal; dan vi. Tempoh kontrak. 10/20
b. Agensi hendaklah memastikan semua maklumat-maklumat di atas dikunci masuk dengan betul bagi mengelakkan kekeliruan di pihak pembekal supaya tidak tersalah membuat penawaran harga. 3.1.8. Penetapan Skor a. Terdapat tiga (3) jenis maklum balas yang boleh ditetapkan oleh Agensi untuk dikunci masuk oleh pembekal seperti berikut: i. ii. Mengunci masuk nilai digit; atau iii. Mengunci masuk teks. "Ya" atau "Tidak"; b. Berdasarkan jenis maklum balas yang ditetapkan, Agensi boleh menentukan kaedah pemarkahan dengan memilih jenis skor automatik atau skor pengguna (manual) dan menetapkan skema skor seperti berikut: Kaedah Jenis Maklum Balas 1. Ya atau Tidak 2. Nombor 3. Teks Penetapan Skor Automatik Manual Automatik Manual Manual Jenis Contoh Skor Ya = 10 Tidak = 0 Maksimum = 10 Julat skor : 1 - 2 = 3 3 - 6 = 5 7 - 10 = 10 Maksimum = 10 Maksimum = 10 Skema c. Bagi kaedah 1 dan 2, Jawatankuasa Spesifikasi boleh menetapkan skor automatik atau skor pengguna (manual), manakala bagi kaedah 3, hanya skor pengguna (manual) sahaja dibenarkan. 3.1.9. Elemen / Kriteria lain a. Selain dari item serta spesifikasi, terdapat juga keperluan elemen / kriteria lain dalam menilai keupayaan teknikal pembekal. b. Agensi boleh menggunakan elemen telah disediakan dalam senarai semak standard berdasarkan kategori perolehan (contoh: kawalan keselamatan, makanan bermasak dan lain-lain). Mekanisma yang perlu diambil tindakan oleh / kriteria yang 11/20
Agensi atau pembekal ke atas elemen / kriteria tersebut telah ditetapkan di dalam sistem. c. Jika Agensi mempunyai elemen / kriteria yang tiada dalam senarai semak standard, Agensi boleh menambah elemen / kriteria tersebut ke dalam senarai semak dan menetapkan mekanisma yang perlu diambil tindakan oleh Agensi atau pembekal ke atas elemen / kriteria tersebut serta menentukan sama ada penilaian perlu dibuat atau tidak. d. Agensi perlu menetapkan sama ada elemen / kriteria di para 3.1.9.b dan 3.1.9.c di atas perlu dibuat penilaian atau tidak dengan menanda di ruangan 'skor' atau tidak perlu menanda apa- apa sekiranya hanya berhasrat untuk membuat pematuhan dokumen sokongan sahaja. e. Bagi perolehan yang memerlukan penghantaran sampel untuk penilaian, Agensi hendaklah: i. Menetapkan penghantaran sampel sebagai salah satu item dalam senarai semak; dan ii. Memuat naik senarai item yang memerlukan sampel. f. Bagi perolehan yang memerlukan sesi demonstrasi, ianya hanya dibenarkan untuk penilaian 2 peringkat sahaja. Agensi hendaklah menetapkan sesi tersebut sebagai salah satu item dalam senarai semak. g. Mekanisma, tindakan pembekal dan skor bagi elemen / kriteria adalah seperti berikut: Bil Mekanisma Tindakan Pembekal Penetapan Jenis Skor Contoh Skema Skor Senarai Semak Standard (Skor dikunci masuk semasa penyediaan Senarai Semak Teknikal) 1. Borang Talian Atas Kunci Masuk Pengguna Skor Pengguna Maksimum = 10 2. Janaan Sistem 3. PTJ Muat Naik 4. Pembekal Muat Naik Lihat Lihat Muat Turun dan Muat Naik Muat Naik Pengguna Automatik Pengguna Pengguna Skor Automatik Julat skor : 1 - 2 = 3 3 - 6 = 5 7 - 10 = 10 12/20
Elemen / kriteria Tambahan (Skor dikunci masuk semasa penyediaan Skor Teknikal ) Lihat 1. Muat Turun dan Muat Naik PTJ Muat Naik Pengguna 2. Pembekal Muat Naik Muat Naik Pengguna 3. Sampel 4. Demonstrasi Serahan Manual Secara Manual Pengguna Pengguna 3.2. Penyediaan Senarai Semak Kewangan 3.2.1. Agensi hendaklah menyediakan senarai semak kewangan untuk dipenuhi oleh pembekal bagi tujuan semakan pematuhan dan penilaian. Senarai semak kewangan terdiri daripada: a. Item. Tajuk templat dan item yang dikunci masuk di dalam senarai semak teknikal akan dibawa secara automatik ke senarai semak kewangan bagi tujuan kunci masuk jumlah harga indikatif setiap item. b. Elemen / kriteria lain yang diperlukan daripada pembekal untuk tujuan penilaian. Senarai elemen / kriteria lain ini boleh dipilih dari senarai semak standard yang telah disediakan atau Agensi boleh menambah apa-apa elemen / kriteria baharu mengikut keperluan. Contoh elemen lain adalah seperti keperluan untuk pembekal mengemukakan dokumen sokongan atau melengkapkan dokumen yang telah dimuat naik oleh Agensi. Setiap elemen / kriteria yang dikunci masuk boleh ditentukan jenis tindakan yang perlu dibuat oleh pembekal, keperluan untuk dibuat penilaian atau tidak, atau memadai dengan pematuhan dokumen sokongan sahaja. / kriteria 3.2.2. Jumlah Harga Indikatif Item dan Penetapan Skor a. Agensi hendaklah mengunci masuk jumlah harga indikatif bagi setiap item untuk keseluruhan kuantiti yang ditetapkan dalam senarai semak teknikal (harga indikatif seunit item x kuantiti item = jumlah harga indikatif per item) b. Agensi juga perlu menentukan kaedah pemarkahan dengan memilih jenis skor automatik atau skor pengguna (manual). Sekiranya penilaian adalah mengguna pakai skor automatik, Agensi hendaklah menentukan varian dan skor bagi setiap item. Varian adalah peratus julat yang boleh diterima pakai dalam 13/20
penentuan harga tawaran yang munasabah. Berikut merupakan takrifan bagi skor yang melibatkan varian : i. Skor di bawah varian adalah markah yang boleh diberikan kepada harga tawaran pembekal yang berada di bawah varian. ii. Skor dalam varian adalah markah yang boleh diberikan kepada harga tawaran pembekal yang berada dalam julat varian. iii. Skor melebihi varian pula adalah markah yang boleh diberikan kepada harga tawaran pembekal yang berada di atas varian. Contoh penentuan varian dan julat skor adalah seperti di bawah: Jumlah Harga Indikatif bagi item Laptop Varian yang ditetapkan Nilai Varian : RM30,000 : 10% : RM30,000 x 10% = ±3,000 Dari Varian (%) Hingga Varian (%) Skor Di Bawah Varian Skor Dalam Varian Skor Melebihi Varian 10 10 20 40 20 Hasil penentuan varian dan skor mengikut julat adalah seperti berikut: Julat Nilai Harga (RM) Skor Di Bawah Julat =< 27,000 20 Dalam Julat 27,000 to 33,000 40 Di Atas Julat > 33,000 20 3.2.3. Elemen / Kriteria lainSelain daripada penyediaan harga indikatif item, lain dalam menilai terdapat keupayaan kewangan pembekal. juga keperluan elemen / kriteria a. Agensi boleh menggunakan elemen / kriteria yang telah (contoh: disediakan Pengalaman Syarikat (Nilai Kontrak), Kemudahan Kredit, Aset dan Liabiliti serta lain-lain). Mekanisma yang perlu diambil tindakan oleh Agensi atau pembekal ke atas elemen / kriteria tersebut telah ditetapkan di dalam sistem. dalam senarai semak standard 14/20
b. Jika Agensi mempunyai elemen / kriteria yang tiada dalam senarai semak standard, Agensi boleh menambah elemen / kriteria tersebut ke dalam senarai semak dan menetapkan mekanisma yang perlu diambil tindakan oleh Agensi atau pembekal ke atas elemen / kriteria tersebut serta menentukan sama ada penilaian perlu dibuat atau tidak. c. Agensi perlu menetapkan sama ada elemen / kriteria di para 3.2.3.a dan 3.2.3.b di atas perlu dibuat penilaian atau tidak dengan menanda di ruangan 'skor' atau tidak perlu menanda apa-apa sekiranya hanya berhasrat untuk membuat pematuhan dokumen sokongan sahaja. d. Mekanisma, tindakan pembekal dan skor bagi elemen / kriteria adalah seperti berikut: Bil Mekanisma Tindakan Pembekal Penetapan Jenis Skor Contoh Skema Skor Senarai Semak Standard (Skor dikunci masuk semasa penyediaan Senarai Semak Kewangan) 1. Borang Talian Atas Kunci Masuk Pengguna 2. Janaan Sistem Lihat Pengguna Automatik 3. PTJ Muat Naik Lihat Muat Turun dan Muat Naik Pengguna 4. Pembekal Muat Naik Muat Naik Pengguna Elemen / Kriteria Tambahan (Skor dikunci masuk semasa penyediaan Skor Kewangan ) 1. Lihat Muat Turun dan Muat Naik PTJ Muat Naik Pengguna Skor Pengguna Maksimum = 10 Skor Automatik Julat skor : 1 - 2 = 3 3 - 6 = 5 7 - 10 = 10 2. Pembekal Muat Naik Muat Naik Pengguna 3.3. Penyediaan Skor Teknikal 3.3.1. Semua spesifikasi mengikut tajuk templat dan elemen / kriteria yang ditetapkan dalam senarai semak beserta skor yang telah dikunci masuk dalam senarai semak teknikal akan dibawa secara automatik ke paparan penyediaan Skor Teknikal. 15/20
3.3.2. Agensi hendaklah menentukan sama ada penilaian perlu dibuat berdasarkan wajaran elemen penilaian (mengikut kriteria penilaian) atau tidak. Wajaran elemen penilaian ialah peratus pemberat yang ditentukan bagi setiap kriteria penilaian. 3.3.3. Agensi juga hendaklah menetapkan peratusan markah lulus teknikal. Sekiranya perolehan memerlukan sesi demonstrasi, hanya pembekal yang melepasi markah lulus teknikal layak untuk dijemput bagi sesi tersebut dan peratusan markah lulus teknikal keseluruhan (markah lulus teknikal dan markah lulus demonstrasi) hendaklah ditetapkan. 3.3.4. Agensi perlu memuat naik skema permarkahan (skor secara manual) dan kriteria penilaian demonstrasi (jika ada) sebagai garis panduan semasa penilaian. 3.4. Penyediaan Skor Kewangan 3.4.1. Semua harga indikatif mengikut tajuk templat dan elemen / kriteria yang ditetapkan dalam senarai semak beserta skor yang telah dikunci masuk dalam senarai semak kewangan akan dibawa secara automatik ke paparan penyediaan Skor Kewangan. 3.4.2. Agensi hendaklah menentukan sama ada penilaian perlu dibuat berdasarkan wajaran elemen penilaian (mengikut kriteria penilaian) atau tidak. Wajaran elemen penilaian ialah peratus pemberat yang ditentukan bagi setiap kriteria penilaian. 3.4.3. Agensi juga hendaklah menetapkan skor kewangan berdasarkan pakej dan item. a. Skor kewangan berdasarkan pakej adalah: i. Jumlah Keseluruhan Harga Indikatif sebenar (jumlah harga anggaran Jabatan) beserta varian (%) dan skor (contoh +/- 5%). ii. Menetapkan peratusan markah lulus pakej. Contoh Jumlah Harga Indikatif Sebenar untuk keseluruhan perolehan berdasarkan pakej Varian yang ditetapkan Nilai varian : RM400,000 : 5% : RM400,000 x 5% = ±20,000 16/20
Dari Varian (%) Hingga Varian (%) Skor Di Bawah Varian Skor Dalam Varian Skor Melebihi Varian 5 5 20 40 20 Nota: Peratus varian dari dan hingga boleh menggunakan nilai yang berbeza. Hasil penentuan varian dan skor mengikut julat adalah seperti berikut: Julat Nilai Harga (RM) Skor Di Bawah Julat =< 380,000 20 Dalam Julat 380,000 to 420,000 40 Di Atas Julat > 420,000 20 b. Skor kewangan berdasarkan item adalah: i. Menetapkan peratus skor untuk harga item dan elemen lain dan keseluruhan skor tidak melebihi 100%. ii. Menetapkan peratusan markah lulus secara item. Harga Item (%) 50 Elemen Lain (%) 50 Skor (%) 100 Contoh pengiraan pemarkahan secara item dengan markah lulus 70% No. Elemen 1 2 3 4 5 Harga Item 1 Harga Item 2 Skor Keseluruhan Item Penyata Bank Untuk Tiga Bulan Kemudahan kredit Aset dan Liabiliti (Daripada Penyata Kewangan Syarikat) Skor Maksimum 50 30 80 40 20 20 Skor Pembekal 1 40 15 60 30 15 20 Skor Pembekal 2 30 28 50 20 10 15 17/20
6 Pengalaman Syarikat Skor Keseluruhan Elemen Lain Jumlah 20 100 180 15 80 140 10 55 105 Jenis Markah Harga Item (50%) Elemen Lain (50%) Jumlah Markah Formula Pengiraan Skor Item Pembekal / Skor Maksimum Item * Peratus Harga Item Skor Elemen Lain Pembekal / Skor Maksimum Elemen Lain * Peratus Elemen Lain Jumlah Markah = Peratus Item + Peratus Elemen Lain Nama Item Item 1 Item 2 Kod Pembekal 1 2 1 2 Markah Item 40/50 * 50% = 40.00 30/50 * 50% = 30.00 15/30 * 50% = 25.00 28/30 * 50% = 46.67 Markah Elemen Lain 80/100 x 50% = 40.00 55/100 x 50% = 27.50 80/100 x 50% = 40.00 55/100 x 50% = 27.50 Jumlah Markah 80.00 57.50 65.00 74.17 Keputusan Berdasarkan Markah Lulus 70% Lulus Gagal Gagal Lulus c. Skor kewangan berdasarkan item adalah: i. Peratusan markah harga setiap item dan elemen lain disenarai semak (contohnya penyata akaun bank untuk tiga (3) bulan) yang perlu diambil kira. ii. Menetapkan peratusan markah lulus item. iii. Agensi perlu memuat naik skema permarkahan (skor secara manual) sebagai garis panduan semasa penilaian. 3.5. Penyediaan Skor Keseluruhan 3.5.1. Skor teknikal dan kewangan akan digabungkan bagi mendapatkan skor keseluruhan penilaian. Agensi perlu melaksanaan perkara berikut bagi mendapatkan skor keseluruhan. 18/20
3.5.2. Menetapkan peratusan markah teknikal dan kewangan untuk diambilkira dalam pengiraan skor keseluruhan. Peratusan minima markah teknikal telah ditetapkan pada nilai 50% dan boleh dipinda kepada nilai yang lebih tinggi sekiranya perlu. Baki peratusan markah teknikal akan dijana sebagai peratusan markah kewangan. Penetapan ini perlu dibuat bagi kedua-dua skor keseluruhan untuk penilaian secara pakej atau item. 3.5.3. Bagi penilaian mengikut item, perkara-perkara berikut perlu diambil kira: a. Teknikal - Peratusan markah spesifikasi digabungkan dengan peratusan markah elemen lain bagi setiap item. b. Kewangan - Peratusan markah kewangan digabungkan dengan peratusan markah elemen lain bagi setiap item. 3.5.4. Gabungan kedua-dua peratusan menjadikan jumlah skor 100%. teknikal dan kewangan ini 3.5.5. Penetapan peratusan markah lulus keseluruhan untuk tujuan pengesyoran kepada PBM adalah seperti contoh di bawah: Mengikut Pakej Penilaian Teknikal (%) 50% Penilaian Kewangan (%) 50% Jumlah Skor 100% Markah Lulus 70% Mengikut Item Item (Spesifikasi/ Harga) (%) Elemen Lain (%) Skor (%) Penilaian Teknikal 20 30 50 Penilaian Kewangan 20 30 50 Jumlah Skor 100 Markah Lulus 70% 19/20
3.6. Alamat Penghantaran 3.6.1. Alamat di mana sesuatu perolehan itu akan dihantar dan dilaksanakan boleh dinyatakan semasa penyediaan spesifikasi sebagai panduan kepada pembekal untuk penyediaan tawaran. Walau bagaimanapun, alamat tersebut masih boleh dikemaskini di dalam Modul Pengurusan Kontrak atau Modul Pemenuhan. 3.7. Pengesahan Spesifikasi 3.7.1. Spesifikasi yang telah disediakan hendaklah disahkan oleh ahli dan diperakui oleh Pengerusi Jawatankuasa Spesifikasi sebelum diserahkan kepada urusetia untuk penyediaan dokumen sebut harga/tender. Walau bagaimanapun, sekiranya urusetia menetapkan spesifikasi yang telah dikunci masuk perlu mendapat pengesahan di peringkat Kementerian, spesifikasi yang telah disahkan dan diperakui ini akan diserahkan kepada pelulus di peringkat Kementerian untuk tujuan kelulusan terlebih dahulu. Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia 16 Mac 2018 20/20