Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen Mariana Kristiyanti Fakultas Ekonomi Universitas AKI Abstract Performance measurement yields useful information for management decision making and stakeholders. Strategic and economical decisions hardly require information support of this performance. Performance information also assists to assess management success or whom that is given a trust to manage and handle organization. According to Lohman (2003), performance indicator (performance indicators) is a variable applied to express quantitatively the effectiveness and efficiency process or operation with guidance at the targets and purposes of organizations. It is clearly distinct that performance indicator is a criterion applied to assess the success of organizational purpose achievement realized in certain criteria. Key words : Indicator, Performance, Measures Performance, Management Performance Pendahuluan semata-mata kepada input dari program Pada era reformasi saat ini, suatu organisasi tetapi lebih ditekankan fenomena pengukuran keberhasilan yang kepada output, proses, manfaat, dan dampak hanya menekankan pada input banyak dari program organisasi tersebut bagi mendapat sorotan tajam dari berbagai pihak. kesejahteraan masyarakat. Melalui suatu Oleh karena itu perbaikkan indikator pengukuran kinerja, keberhasilan suatu keberhasilan suatu organisasi sangat penting organisasi akan lebih dilihat dari agar dapat mencerminkan kinerja kemampuan instansi tersebut berdasarkan sesuangguhnya dalam suatu organisasi. sumber daya yang dikelolanya untuk Tingkat keberhasilan harus diukur tidak mencapai hasil sesuai dengan rencana yang 103-
Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 telah dituangkan dalam perencanaan tujuan maka penilaian keberhasilan diharapkan organisasi. menggunakan kriteria yang sama sehingga Dalam rangka mengukur tingkat lebih obyektif. Indikator kinerja suatu keberhasilan suatu organisasi sangat dibutuhkan adanya indikator yang jelas oleh organisasi semestinya tidak hanya dipahami pejabat atau aparatur instansi pemerintah stakeholders. Indikator kinerja adalah (public servants), namun juga penting bagi ukuran kuantitaif dan / atau kualitatif yang pihak lain seperti legislatif, investor, menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. kreditur, institusi internasional, pengamat, dan juga masyarakat umum. Jadi dengan Oleh karena itu indikator kinerja harus adanya indikator yang jelas maka akan merupakan sesuatu yang akan dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menciptakan konsensus berbagai pihak baik internal maupun eksternal untuk menilai atau melihat tingkat kinerja, baik menghindari kesalahan interpretasi selama dalam tahap perencanaan, tahap pelaksanaan program dan dalam menilai pelaksanaan, maupun tahap setelah kegiatan keberhasilan suatu organisasi. selesai. Dengan demikian, tanpa adanya Kinerja Organisasi bersifat indikator kinerja, sulit bagi kita untuk multidimensional. Dalam arti, tidak ada menilai tingkat keberhasilan dan indikator tunggal yang dapat digunakan ketidakberhasilan kebijaksanaan maupun untuk menunjukkan tingkat keberhasilan program suatu organisasi. Dengan indikator secara komprehensif untuk semua jenis kinerja, suatu organisasi mempunyai wahana Organisasi yang ada. Indikator kinerja yang yang jelas bagaimana dia akan dikatakan dipilih akan sangat tergantung pada faktor berhasil atau tidak berhasil di masa yang kritikal keberhasilan yang telah akan datang. diidentifikasi. Beberapa ukuran keberhasilan Indikator kinerja suatu organisasi dapat diklasifikasikan dalam beberapa hendaknya dapat dipahami secara sama baik perspektif. Menurut Gordon Roberton oleh manajemen maupun stakeholders, (2002) terdapat empat perspektif indikator terutama direct users. Dengan indikator yang sama dan pola pikir yang relatif sama keberhasilan instansi pemerintah sebagaimana diadaptasi dari metodologi balanced scorecard, antara lain: 104-
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) 1. Perspektif Stakeholders dan Finansial Perspektif ini memuat indikator Perspektif ini melihat pada kinerja tentang sampai seberapa jauh manfaat dari dari sudut pandang penyedia sumber daya pengembangan baru atau bagaimana hal ini dan menunjukkan hasil dari apa yang ingin dicapai dalam perspektif lainnya. dapat memberikan kontribusi bagi keberhasilan di masa depan. Mengukur hasil dari tindakan dan aktivitas dalam perspektif 2. Perspektif Pelanggan ini mungkin tidak dapat dilakukan karena hasilnya tidak segera dapat diketahui dan Perspektif pelanggan merupakan bersifat jangka panjang. Dalam banyak indikator tentang bagaimana pelanggan kejadian, mungkin diperlukan ukuran melihat organisasi dan bagaimana organisasi pengganti sebagai indikator kinerja. memandang mereka. Indikator yang dapat digunakan untuk menilai bagaimana Definisi Kinerja dan Pengukuran Kinerja pelanggan memandang organisasi adalah Kinerja (performance) adalah gambaran tingkat kepuasan pelanggan yang bisa mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu diketahui melalui survei pelanggan, sikap kegiatan/program/kebijakan dalam mewujudkan dan perilaku mereka yang dapat diketahui sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi yang dari keluhan-keluhan yang mereka tertuang dalam strategic planning suatu sampaikan. organisasi. Istilah kinerja sering digunakan untuk menyebut prestasi atau tingkat 3. Perspektif Proses Internal keberhasilan individu maupun kelompok individu. Kinerja bisa diketahui hanya jika Perspektif ini mencakup indikator individu atau kelompok invidu tersebut produktivitas, kualitas, waktu penyerahan, mempunyai kriteria keberhasilan yang telah waktu tunggu dan sebagainya. Indikator ini ditetapkan. Kriteria keberhasilan ini berupa memungkinkan kita untuk menentukan tujuan-tujuan atau target-target tertentu yang apakah proses telah mengalami peningkatan, hendak dicapai. Tanpa ada tujuan atau target, sejajar dengan benchmarks, dan atau kinerja seseorang atau organisasi tidak mungkin mencapai target dan sasaran. dapat diketahui karena tidak ada tolok ukurnya. 4. Perspektif Inovasi dan Pembelajaran Sedangkan pengukuran kinerja (performance measurement) adalah suatu proses 105-
Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 penilaian kemajuan pekerjaan terhadap tujuan Meningkatnya kesadaran masyarakat dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya, terhadap penyelenggaraan administrasi publik termasuk informasi atas: efisiensi penggunaan memicu timbulnya gejolak yang berakar pada sumber daya dalam menghasilkan barang dan ketidakpuasan. Tuntutan yang semakin tinggi jasa; kualitas barang dan jasa (seberapa baik diajukan terhadap pertanggungjawaban yang barang dan jasa diserahkan kepada pelanggan diberikan oleh penyelenggara negara atas dan sampai seberapa jauh pelanggan kepercayaan yang diamanatkan kepada mereka. terpuaskan); hasil kegiatan dibandingkan dengan Dengan kata lain, kinerja instansi pemerintah maksud yang diinginkan; dan efektivitas kini lebih banyak mendapat sorotan, karena tindakan dalam mencapai tujuan (Robertson, masyarakat mulai mempertanyakan manfaat 2002). yang mereka peroleh atas pelayanan instansi pemerintah. Sementara menurut Lohman (2003) pengukuran kinerja merupakan suatu aktivitas Kondisi ini mendorong peningkatan penilaian pencapaian target-target tertentu yang kebutuhan adanya suatu pengukuran kinerja diderivasi dari tujuan strategis organisasi. terhadap para penyelenggara negara yang telah Whittaker (dalam BPKP, 2000) menjelaskan menerima amanat dari rakyat. Pengukuran bahwa pengukuran kinerja merupakan suatu alat tersebut akan melihat seberapa jauh kinerja yang manajemen yang digunakan untuk meningkatkan telah dihasilkan dalam suatu periode tertentu kualitas pengambilan keputusan dan dibandingkan dengan yang telah direncanakan. akuntabilitas. Simons (dalam BPKP, 2000) menyebutkan bahwa pengukuran kinerja membantu manajer dalam memonitor Elemen Pokok Pengukuran Kinerja implementasi strategi bisnis dengan cara membandingkan antara hasil aktual dengan Berdasarkan berbagai definisi di atas, sasaran dan tujuan strategis. Jadi pengukuran dapat disimpulkan elemen pokok suatu kinerja adalah suatu metode atau alat yang pengukuran kinerja antara lain: digunakan untuk mencatat dan menilai 1. Menetapkan tujuan, sasaran, dan strategi pencapaian pelaksanaan kegiatan berdasarkan organisasi. tujuan, sasaran, dan strategi sehingga dapat diketahui kemajuan organisasi serta 2. Merumuskan indikator dan ukuran kinerja. meningkatkan kualitas pengambilan keputusan 3. Mengukur tingkat ketercapaian tujuan dan dan akuntabilitas. sasaran-sasaran organisasi. 106-
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) 4. Evaluasi kinerja (feedback, penilaian sasaran dan strategi. Indikator kinerja dapat kemajuan organisasi, meningkatkan kualitas berbentuk faktor-faktor keberhasilan utama pengambilan keputusan dan akuntabilitas). (critical success factors) dan indikator kinerja kunci (key performance indicator). Faktor keberhasilan utama adalah suatu area yang 1. Menetapkan Tujuan, Sasaran dan Strategi mengindikasikan kesuksesan kinerja unit kerja Organisasi organisasi. Area ini menggambarkan preferensi manajerial dengan memperhatikan variabel- variabel kunci finansial dan nonfinansial pada Tujuan adalah pernyataan secara umum kondisi waktu tertentu. Faktor keberhasilan (belum secara eksplisit) tentang apa yang ingin utama ini harus secara konsisten mengikuti dicapai organisasi. Sasaran merupakan tujuan perubahan yang terjadi dalam organisasi. organisasi yang sudah dinyatakan secara Sedangkan indikator kinerja kunci merupakan eksplisit dengan disertai batasan waktu yang sekumpulan indikator yang dapat dianggap jelas. Strategi adalah cara atau teknik yang sebagai ukuran kinerja kunci baik yang bersifat digunakan organisasi untuk mencapai tujuan dan finansial maupun nonfinansial untuk sasaran. Tujuan, sasaran, dan strategi tersebut melaksanakan operasi dan kinerja unit bisnis. ditetapkan dengan berpedoman pada visi dan misi organisasi. Berdasarkan tujuan, sasaran dan Indikator ini dapat digunakan oleh manajer untuk mendeteksi dan memonitor capain kinerja. strategi tersebut selanjutnya dapat ditentukan indikator dan ukuran kinerja secara tepat. 3. Mengukur Tingkat Ketercapaian Tujuan dan Sasaran-Sasaran Organisasi 2. Merumuskan Indikator dan Ukuran Jika kita sudah mempunyai indikator Kinerja dan ukuran kinerja yang jelas, maka pengukuran Indikator kinerja mengacu pada kinerja bisa diimplementasikan. Mengukur penilaian kinerja secara tidak langsung yaitu hal- tingkat ketercapaian tujuan, sasaran dan strategi hal yang sifatnya hanya merupakan indikasi- adalah membandingkan hasil aktual dengan indikasi kinerja. Ukuran kinerja mengacu pada indikator dan ukuran kinerja yang telah penilaian kinerja secara langsung. Indikator ditetapkan. Analisis antara hasil aktual dengan kinerja dan ukuran kinerja ini sangat dibutuhkan indikator dan ukuran kinerja ini menghasilkan untuk menilai tingkat ketercapaian tujuan, penyimpangan positif, penyimpangan negatif, 107-
Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 atau penyimpangan.nol Penyimpangan positif b. Penilaian Kemajuan Organisasi, berarti pelaksanaan kegiatan sudah berhasil Pengukuran kinerja yang dilakukan mencapai serta melampaui indikator dan ukuran setiap periode waktu tertentu sangat kinerja yang ditetapkan. Penyimpangan negatif bermanfaat untuk menilai kemajuan berarti pelaksanaan kegiatan belum berhasil yang telah dicapai organisasi. Kriteria mencapai indikator dan ukuran kinerja yang yang digunakan untuk menilai kemajuan ditetapkan. Penyimpangan nol berarti organisasi ini adalah tujuan yang telah pelaksanaan kegiatan sudah berhasil mencapai ditetapkan. Dengan membandingkan atau sama dengan indikator dan ukuran kinerja hasil aktual yang tercapai dengan tujuan yang ditetapkan. organisasi yang dilakukan secara berkala (triwulan, semester, tahunan) maka kemajuan organisasi bisa dinilai. 4. Evaluasi Kinerja Semestinya ada perbaikan kinerja secara berkelanjutan dari periode ke periode Evaluasi kinerja akan memberikan berikutnya. Jika pada suatu periode, gambaran kepada penerima informasi mengenai kinerja yang dicapai ternyata lebih nilai kinerja yang berhasil dicapai organisasi. rendah daripada periode sebelumnya, Capaian kinerja organisasi dapat dinilai dengan maka harus diidentifikasi dan ditemukan skala pengukuran tertentu. Informasi capaian sumber penyebabnya dan alternatif kinerja dapat dijadikan feedback dan reward- solusinya. punishment, penilaian kemajuan organisasi dan dasar peningkatan kualitas pengambilan c. Meningkatkan Kualitas Pengambilan keputusan dan akuntabilitas. Keputusan dan Akuntabilitas, Pengukuran kinerja menghasilkan informasi yang sangat bermanfaat untuk a. Feedback, Hasil pengukuran terhadap pengambilan keputusan manajemen capaian kinerja dijadikan dasar bagi maupun stakeholders. Keputusan- manajemen atau pegelola organisasi keputusan yang bersifat ekonomis dan untuk perbaikan kinerja pada periode strategis sangat membutuhkan dukungan berikutnya. Selain itu, hasil ini pun bisa informasi kinerja ini. Informasi kinerja dijadikan landasan pemberian reward juga membantu menilai keberhasilan and punishment terhadap manajer dan manajemen atau pihak yang diberi anggota organisasi. amanah untuk mengelola dan mengurus organisasi. 108-
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) dibandingkan dengan yang telah direncanakan. Apabila dalam melaksanakan kegiatannya Di samping beberapa hal yang sudah ditemukan hambatan-hambatan ataupun kendala disinggung di atas, pengukuran kinerja juga yang mengganggu pencapaian kinerjanya, juga merupakan salah satu faktor penting dalam akan diungkapkan dalam pengukuran kinerja pengimplementasian manajemen strategik. Hal tersebut. Pengukuran kinerja ini sangat penting ini penting karena pengukuran kinerja baik bagi pihak yang memberikan amanah merupakan salah satu tahapan dalam siklus maupun pihak yang diberi amanah. Bagi manajemen strategis. Dengan memahami siklus pemberi amanah, pengukuran kinerja dapat manajemen strategis tersebut dapat diketahui digunakan untuk menilai kinerja para manajer bahwa pengukuran kinerja merupakan tahapan sektor publik, apakah mereka telah menjalankan yang sangat vital bagi keberhasilan tugasnya sesuai dengan yang diamanahkan atau implementasi manajemen strategis. tidak. Sedangkan bagi yang diberi amanah, Rencana strategis yang telah ditetapkan pengukuran dapat digunakan sebagai media oleh organisasi membutuhkan wahana untuk untuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan mewujudkannya dalam bentuk aktivitas amanah yang telah dipercayakan kepada mereka. keseharian organisasi. Implementasi rencana Selain itu pengukuran kinerja juga dapat strategik akan dapat mencapai kualitas yang digunakan sebagai umpan balik bagi mereka diinginkan jika ditunjang oleh pola pengukuran untuk mengetahui seberapa jauh prestasi yang kinerja yang yang berada dalam koridor telah berhasil diraihnya. manajemen strategik. Pengukuran kinerja yang dimulai dari penetapan indikator kinerja dan diikuti dengan implementasinya memerlukan Indikator Kinerja adanya evaluasi mengenai kinerja organisasi dalam rangka perwujudan visi dan misi organisasi. Definisi indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif dan/atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu Jadi, diperlukan adanya suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan pengukuran kinerja terhadap manajer organisasi (BPKP, 2000). Sementara menurut Lohman sektor publik, sebagai orang yang diberi amanah (2003), indikator kinerja (performance oleh masyarakat. Pengukuran tersebut akan indicators) adalah suatu variabel yang melihat seberapa jauh kinerja yang telah digunakan untuk mengekspresikan secara dihasilkan dalam suatu periode tertentu kuantitatif efektivitas dan efisiensi proses atau 109-
Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 operasi dengan berpedoman pada target-target dapat digunakan sebagai indikator kinerja atau dan tujuan organisasi. Jadi jelas bahwa indikator masukan dalam menetapkan indikator kinerja. kinerja merupakan kriteria yang digunakan Identifikasi terhadap CSF dapat dilakukan untuk menilai keberhasilan pencapaian tujuan terhadap berbagai faktor misalnya, potensi yang organisasi yang diwujudkan dalam ukuran- dimiliki organisasi, kesempatan, keunggulan, ukuran tertentu. tantangan, kapasitas sumber daya, dana, sarana- prasarana, regulasi atau kebijakan organisasi, Indikator kinerja (performance dan sebagainya. Untuk memperoleh CSF yang indicator) sering disamakan dengan ukuran tepat dan relevan, CSF harus secara konsisten kinerja (performance measure). Namun mengikuti perubahan yang terjadi dalam sebenarnya, meskipun keduanya merupakan organisasi. Setiap organisasi mempunyai CSF kriteria pengukuran kinerja, terdapat perbedaan yang berbeda-beda karena sangat tergantung makna. Indikator kinerja mengacu pada pada unsur-unsur apa dari organisasi tersebut penilaian kinerja secara tidak langsung yaitu hal- yang dapat menentukan keberhasilan atau hal yang sifatnya hanya merupakan indikasi- kegagalan dalam pencapaian tujuan. indikasi kinerja, sehingga bentuknya cenderung kualitatif. Sedangkan ukuran kinerja adalah CSF sering disamakan pengertiannya kriteria kinerja yang mengacu pada penilaian dengan key performance indicator (KPI) yang kinerja secara langsung, sehingga bentuknya sebenarnya sangat berbeda. KPI adalah lebih bersifat kuantitatif. Indikator kinerja dan sekumpulan indikator yang dapat dianggap ukuran kinerja ini sangat dibutuhkan untuk sebagai ukuran kinerja kunci baik yang bersifat menilai tingkat ketercapaian tujuan, sasaran, dan finansial maupun nonfinansial untuk strategi. melaksanakan operasi dan kinerja unit bisnis. Indikator ini dapat digunakan oleh manajer untuk mendeteksi dan memonitor capain kinerja. Definisi Critical Success Factors (CSF) Critical Success Factors (faktor Pengembangan Indikator Kinerja keberhasilan utama) adalah suatu area yang mengindikasikan kesuksesan kinerja unit kerja Penggunaan indikator kinerja sangat organisasi. Area CSF ini menggambarkan penting untuk mengetahui apakah suatu aktivitas preferensi manajerial dengan memperhatikan atau program telah dilakukan secara efisien dan variabel-variabel kunci finansial dan non- efektif. Indikator untuk tiap-tiap unit organisasi finansial pada kondisi waktu tertentu. Suatu CSF berbeda-beda tergantung pada tipe pelayanan 110-
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) yang dihasilkan. Penentuan indikator kinerja Indikator kualitas dan standar pelayanan perlu mempertimbangkan komponen berikut: merupakan indicator yang paling sulit diukur, karena menyangkut pertimbangan yang 1. Biaya pelayanan (cost of service) sifatnya subyektif. Penggunaan indicator Indikator biaya biasanya diukur dalam bentuk kualitas dan standar pelayanan harus biaya unit (unit cost), misalnya biaya per unit dilakukan secara hati-hati karena kalau pelayanan. Beberapa pelayanan mungkin terlalu menekankan indicator ini justru dapat tidak dapat ditentukan biaya unitnya,karena menyebabkan kontra produktif. Contoh output yang dihasilkan tidak dapat indicator kualitas dan standar pelayanan dikuantifikasi atau tidak ada keseragaman misalnya perubahan jumlah komplain tipe pelayanan yang diberikan. Untuk kondisi masyarakat atas pelayanan tertentu. tersebut dapat dibuat indicator kinerja proksi, misalnya belanja per kapita. 2. Penggunaan (utilization) 4. Cakupan pelayanan (coverage) Indikator penggunaan pada dasarnya Indikator cakupan pelayanan perlu membandingkan antara jumlah pelayanan dipertimbangkan apabila terdapat kebijakan yang ditawarkan (supply of service) dengan atau peraturan perundangan yang permintaan publik (public demand). Indikator mensyaratkan untuk memberikan pelayanan ini harus mempertimbangkan preferensi dengan tingkat pelayanan minimal yang telah publik, sedangkan pengukurannya biasanya ditetapkan. berupa volume absolut atau persentase 5. Kepuasan (satisfaction) tertentu, misalnya persentase penggunaan kapasitas. Contoh lain adalah rata-rata jumlah Indikator kepuasan biasanya diukur melalui penumpang per bus yang dioperasikan. metode jajak pendapat secara langsung. Bagi Indikator kinerja ini digunakan untuk pemerintah daerah, metode penjaringan mengetahui frekuensi operasi atau kapasitas aspirasi masyarakat (need assessment), dapat kendaraan yang digunakan pada tiap-tiap juga digunakan untuk menetapkan indicator jalur. kepuasan. Namun demikian, dapat juga digunakan indicator proksi misalnya jumlah 3. Kualitas dan standar pelayanan (quality and komplain. Pembuatan indicator kinerja standards) tersebut memerlukan kerja sama antar unit kerja. 111-
Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 6. Comprehensiveness. Indikator kinerja harus merefleksikan semua aspek perilaku yang Syarat-syarat Indikator Ideal cukup penting untuk pembuatan keputusan Indikator kinerja bisa berbeda untuk manajerial. setiap organisasi, namun setidaknya ada 7. Boundedness. Indikator kinerja harus persyaratan umum untuk terwujudnya suatu difokuskan pada faktor-faktor utama yang indikator yang ideal. Menurut Palmer (1995), merupakan keberhasilan organisasi. syarat-syarat indikator yang ideal adalah sebagai berikut: 8. Relevance. Berbagai penerapan membutuhkan indicator spesifik sehingga 1. Consitency. Berbagai definisi yang relevan untuk kondisi dan kebutuhan digunakan untuk merumuskan indicator tertentu. kinerja harus konsisten, baik antara periode waktu maupun antar unit-unit organisasi. 9. Feasibility. Target-target yang digunakan sebagai dasar perumusan indikator kinerja 2. Comparibility. Indikator kinerja harus harus merupakan harapan yang realistik dan mempunyai daya banding secara layak. dapat dicapai. 3. Clarity. Indikator kinerja harus sederhana, didefinisikan secara jelas dan mudah dipahami. Sementara itu, syarat indikator kinerja menurut BPKP (2000) adalah sebagai berikut: 4. Controllability. Pengukuran kinerja terhadap seorang manajer publik harus 1. Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami berdasarkan pada area yang dapat dan tidak ada kemungkinan kesalahan dikendalikannya. interpretasi. 5. Contingency. Perumusan indikator kinerja 2. Dapat diukur secara obyektif baik yang bukan variabel yang independen dari bersifat kuantitatif maupun kualitaitf, yaitu lingkungan internal dan eksternal. Struktur dua atau lebih mengukur indicator kinerja organisasi, gaya manajemen, ketidakpastian mempunyai kesimpulan yang sama. dan kompleksitas lingkungan eksternal 3. Relevan, indikator kinerja harus menangani harus dipertimbangkan dalam perumusan aspek-aspek obyektif yang relevan. indikator kinerja. 112-
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) 4. Dapat dicapai, penting, dan harus berguna diperlukan sistem pengukuran yang tidak untuk menunjukkan keberhasilan masukan, hanya mempertimbangkan ukuran-ukuran keluaran, hasil, manfaat, dan dampak serta keuangan tetapi juga ukuran non keuangan. proses. Informasi yang digunakan dalam 5. Harus cukup flesibel dan sensitive terhadap pengendalian seorang menejer fungsinya perubahan/penyesuaian pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan adalah menjamin bahwa pekerjaan yang ada pada organisasi dilakukan secara efisien dan 6. Efektif. Data/informasi yang berkaitan efektif. Manajer tidaklah mengendalikan dengan indicator kinerja yang bersangkutan biaya secara langsung. Yang dilakukan dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis menejer adalah berupaya mempengruhi dengan biaya yang tersedia. tindakan yang bertanggung jawab atas pengeluaran biaya. Dengan demikian dalam pengendalian manajemen, manajer bekerja Pengukuran Kinerja Manajemen melalui orang lain dengan berbagai cara Pengukuran dilakukan dengan berikut ini : membandingkan kinerja keuangnan 1. Memilih pegawai sesungguhnya dibandingkan dengan kinerja keuangan yang dianggarkan. Sistem 2. Memastikan pegawai dilatih secara pengukuran demikian sering disebut dengan layak, memutuskan dimana pegawai sistem pengukuran kinerja tradisional. tersebut cocok pada organisasi Asumsi yang digunakan dalam sistem pemberdayaan pegawai pengukuran tradisional adalah bahwa 3. Mengatasi masalah menjamin bahwa pekerja dapat mengerjakan sesuatu yang lingkungan pekerjaan memuaskan telah ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi tanpa ada keharusan untuk 4. Pemberdayaan pegawai melakukan inovasi. Untuk memenangkan 5. Memberikan nasihat dan saran persaiangn global, sistem pengukuran yang hanya mempertimbangkan aspek keuangan 6. Mengatasi masalah semata tidak dapat mencerminkan kinerja menejemen sesungguhnya, sehingga 113-
Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 7. Menjamin bahwa lingkungan pekerjaan bermanfaat telah menjadikan sebagian kecil memuaskan dari informasi yang tersedia mudah digunakan oleh manajer. Untuk menjalankan tugas-tugas Laporan anggaran yang disetujui merupakan media pengendalian aktivitas diatas, manajer membutuhkan informasi yaitu Informasi informal. Bayak informasi pusat pertanggung jawaban yang ada, dan yang digunakan manajer adalah informasi suatu laporan yang membandingkan informal. Manajer menerimanya melalui pengamatan, percakapan, telepon, rapat, pendapatan sesungguhnya dengan biaya yang dianggarkan merupakan keuangn yang memo, pertemuan-pertemuan sehingga sama penting. Walaupun anggaran merupakan sekali berbeda dengan informasi yang diperoleh dari laporan formal Informasi pedoman penting bagi manajer pusat pertanggung jawaban, anggaran hanyalah pengendalian tugas. Kebanyakan informasi merupakan pedoman. Jika manajer yang ada pada suatu organisasi adalah informasi pengendalin tugas. Sistem menemukan cara yang lebih baik dalam mencapai tujuan atau jika keadaan berubah pengendalian produksi menyediakn dari asumsi awal manajer boleh tidak informasi yang menjadwalkan pengiriman menggunakan anggaran Informasi non bahan baku, penggunaan tenaga kerja dan sumber daya lain, sehingga produk yang keuangan, Informasi non keuangan tertentu merupakan indikator penting tentang sebenarnya dan jumlah yang benar dapat bagaimana strategi yang dipilih diterapkan diperoleh pada akhir proses, sistem ini juga mengendalikan pemesanan gaji hal ini mengacu pada beberapa cara : variabel penting, faktor-faktor strategi, penyimpanan dan aktifitas lain. Informasi faktor kesuksesan kunci, faktor kesuksesan pengendalian manajemen terutama kritis atau indikator kinerja kunci merupakan ringkasan dari pengendalian tugas. Karena pesatnya perkembangan Sistem Pengukuran Kinerja komputer dan biaya pertransaksi yang semakin rendah, masalah utama dalam Dalam menetapkan sistem memperoleh informasi manajemen yang pengukuran kinerja, manajemen puncak 114-
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) memilih serangkaian ukuran-ukuran yang 2. Membantu pengambilan keputusan menunjukan strategi perusahaan. ukuran- yang bersangkutan dengan ukuran ini dapat dilihat sebagai faktor karyawan kesuksesan kritis saat ini dan masa depan. Jika faktor-faktor ini diperbaiki, maka 3. Mengidentifikasi pelatihan dan kebutuhan pengembangan Organisasi telah menerapkan strateginya. karyawan dan untuk menyediakan Kesuksesan suatu strategi tergantung pada strateginya itu sendiri. Sistem pengukuran kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan kinerja secara ringkas merupakan mekanisme perbaikan lingkungan organisasi 4. Menyediakan umpan balik bagi agar berhasil dalam menerapkan strategi karyawan mengenai bagaimana perusahaan. atasan mereka menilai kinerja mereka Ukuran keuangan kesuksesan perusahaan, laba dan pendapatan, 5. Menyediakan suatu dasar bagi menunjukan hasil keputusan masa lalu yang distribusi penghargaan telah diambil oleh perusahaan. Karena dunia usaha telah menggunakan ukuran pendapatan dan biaya untuk jangka waktu Balanced Scorecard merupakan yang lama, ukuran ini cukup baik. Namun conton sistem pengukuran kinerja. Balance beberapa tahun terakhir menunjukan adanya scorecard diperkenalkan oleh Kaplan dan peningkatan kebutuhan untuk menggunakan Norton. Ia menekankan keseimbangan pengukuran non keuangan. Manfaat antara ukuran strategis dalam upaya Pengukuran Kinerja Manajemen mencapai keselarasan tujuan, sehingga mendorong bawahan untuk bertindak sesuai 1. Mengelola operasi organisasi secara dengan tujuan organisasi. Untuk mendukung efektif & efisien melalui keselarasan, tujuan Balance scoredcard pemotivasian karyawan secara merupakan alat dalam mempokouskan maksimum, organisasi, meningkatkan komunikasi, menetapkan tujuan organisasi, dan menyediakan umpan balik bagi manajemen. 115-
Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 Setiap ukuran dalam Balance manajemen puncak kurang akrab dengan scorecard menekankan aspek strategi penggunaann ukuran tersebut. organisasi. Dalam membuat Balance Ukuran internal & ukuran eksternal, scorecsrd, eksekutif seperangkat ukuran yang : harus memilih Perusahaan harus melakukan keseimbanagn diantara ukuran-ukuran eksternal, seperti manufaktur. Alasan untuk ini adalah banyak 1. Menunjukan faktor kritis secara akurat perusahaan sering mengorbankan yang akan menentukan kesuksesan strategi pengembangan untuk hasil eksternal atau perusahaan. mengabaikan hasil eksternal¸dengan 2. Menunjukan hubungan diantara ukuran menyakinkan bahwa ukuran internal sudah individual sebagai penyebeb cukup. 3. Menyediakan pandangan yang lebih luas tentang status terkini perusahaan. Balanced scorecard memiliki 4 perspektif : 1. perspektif keuangan Ukuran ini merupakan indokator Kinerja keuangan mengukur kinerja yang menunjukan kepada manajemen apa perusahaan dalam memperoleh laba dan yang telah terjadi sebaliknya ukuran pemicu nilai pasar. Ukuran keuangan biasanya adalah indikator terdepan yang menunjukan diwujudkan dalam profitabilitas, kemajuan bagian-bagian penting dari pertumbuhan dan nilai pemegang saham. penenerapan suatu strategi. Alat ukur yang biasa digunakan adalah Ukuran keuangan & non keuangan, return on investement dan residual income. dengan menyadari pentingnya ukuran banyak organisasi yang masih gagal 2. perspektif kepuasan pelanggan memasukan ukuran non keuangan kedalam Kepuasan pelanggan ini diukur dari kinerja manajemen puncak perusahaan bagaimana perusahaan dapat memuaskan terutama karena ukuran ini cendrung sedikit pelannggan. Alat ukur yang bias digunakan canggih dari pada ukuran keuangan dan adalah market share, custemer retension, 116-
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) customer acquisition, customer satisfaction 1. Menentukan strategi dan custumer profitability. Membuat suatu jaringan antara strategi dan tindakan operasional akibatnya adalah 3. perspektif proses bisnis internal perlu proses penentuan Balance scorecared Dalam perspektif ini kinerja dengan menetukan strategi organisasi. Pada perusahaan diukur dsri magaimana tahapan ini penting dipahami bahwa tujuan perusahaan dapat meghasilkan prodek atau organisasi dijelaskan ssecara eksplisit dan jasa secara efisien dan efektif. Ukuran yang target yang ingindicapai telah biasa digunakan adalah kualitas, response dikembangkan. time, cost dan pengnalan produk baru. 4. perspekif pertumbuhan & pembelajaran 2. Menentukan ukuran dari strategi Langkah berikutnya adalah Perspektif ini menekankan pada mengmbangkan ukuran-ukuran dalam magaimana perusahaan dapat berinovasi dan terus tumbuh dan berkembang agar dapat mendukung strategi yang telah diterapkan. Organisasi harus fokus pada ukuarn-ukuarn bersaing dimasa sekarang maupun dimasa penting dari strategi. datang. Oleh karena itu sumber daya ditutut untuk produktif dan terus belajar agar mempunyai kemampuan dalam berinovasi 3. Menyatukan ukuran yang sudah dan mengembangkan produk baru yang ditetapkan ke dalam sistem manajemen memiliki value bagi custumer. Alat ukur yang biasa dipakai adalah employee Balance scorecard harus disatukan satisfactiondan information sytem availebel. dengan struktur formal dan informal organisasi, budaya, dan prakktik-praktik sumber dayanya. Penerapan Balanced Score Card Penerapan balanced scorecard dapat 4. Menelaah ukuran dan hasil secara rutin diikhtisarkan menjadi 4 langkah : 117-
Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 Sekali balance scoredcard bejalan maka 1. Kurangnya hubungan antara ukuran secara konsisten harus ditelah oleh & hasil non keuangan manajemen puncak. 2. Fixation on financial results 3. Tidak adanya mekanisme perbaikan Aspek penting dari telaah ini adalah: 4. Ukuran-ukurannya tidak 1. Telah memberitahukan manajemen diperbaharui apakah strategi telah diterapkan 5. Pengukuran terlalu berlebihan 2. Telaah dijunkan bahwa manajemen serius terhadap ukuran-ukuran yang 6. Kesulitan dalam menentukan trade off ada. 3. Telaah telah tetap menggariskan ukuran tegrhadap strategi yang Berbagai Kategori Pengukuran Kinerja berubah Dari berbagai aspek dan perspektif 4. Telaah memperebaiki pengukuran dalam pengukuran kinerja sebagaimana dipaparkan di atas, maka dapat dirinci berbagai kategori sebagai tolok ukur Keunggulan Balanced Scorecard : penilaian kinerja organisasi. Kategori- 1. Merupakan konsep pengukuran yang kategori ini dapat diterapkan pada setiap komprehensif jenis organisasi dengan modifikasi sesuai dengan karakteristik dan keunikan 2. Merupakan konsep yang adaptif & organisasi yang bersangkutan. responsif terhadap lingkungan bisnis 3. Memberikan fokus menyeluruh perusahaan terhadap tujuan 1. Ukuran-ukuran finansial a. Ukuran Biaya Kelemahan Balanced Scorecard : 118-
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) 1. Kemampuan untuk mencapai pengurangan biaya yang telah c. Ukuran Tingkat Pengembalian dan dianggarkan (budgeted cost Surplus reductions) 2. Kemampuan untuk merealisasikan 1. Kemampuan untuk mencapai marjin kontribusi sebagaimana ditargetkan. pengeluaran atau biaya sebagaimana dianggarkan dalam satu periode 2. Kemampuan untuk mencapai tingkat secara efisien. surplus atau income tertentu sebagai ditargetkan. 3. Kemampuan untuk merealisasikan pengeluaran atau biaya sebagaimana 3. Kemampuan untuk mencapai arus direncanakan dalam anggaran kas tertentu sebagaimana ditargetkan. fleksibel satu periode secara efisien 4. Kemampuan untuk mencapai tingkat (misalnya biaya-biaya yang bisa surplus setelah mempertimbangkan dikeluarkan dalam batas toleransi investasi total atau beban biaya tertentu untuk setiap unit produk atau modal (misalnya dengan menghitung layanan yang dihasilkan dan residual income-nya) disediakan). 5. Kemampuan untuk mencapai return on asset (ROA), return on investment b. Ukuran Pendapatan (ROI), dan return on equity (ROE). 1. Kemampuan untuk mencapai 6. Peningkatan harga pasar saham penjualan (penyediaan layanan) atau organisasi jika organisasi yang target pertumbuhan penjualan bersangkutan go public melalui pasar (penyediaan layanan) sebagaimana modal. dianggarkan dengan efektif. 2. Kemampuan untuk mencapai 2. Ukuran Produktivitas peningkatan atau perluasan market share (pangsa pasar) dengan efektif. 119-
1. Jumlah output yang bisa dihasilkan untuk setiap pegawai atau setiap jam kerja efektif. 2. Jumlah output yang bisa dihasilkan untuk setiap unit bahan mentah (input). 3. Tingkat pengurangan atau penurunan produk rusak atau cacat. 4. Jumlah waktu yang dibutuhkan organisasi secara keseluruhan untuk menghasilkan setiap unit produk atau layanan. 5. Proporsi nilai tambah (value-added) dari total jam kerja efektif. 6. Proporsi waktu menganggur (idle time) dari total jam kerja efektif. 3. Ukuran Kualitas 1. Persentase produk tidak sempurna (defective products) misalnya produk rusak, cacat, kembali, dan / atau layanan yang tidak memenuhi standar pelayanan minimum (SPM). 2. Jumlah biaya yang digunakan untuk mengganti (warranty costs) atau membayar kembali (reimbursements) 120- Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 atas produk atau pelayanan yang tidak memadai. 3. Jumlah biaya-biaya kualitas yang dikeluarkan dalam penerapan sistem manajemen mutu terpadu (total quality management system). 4. Penilaian pelanggan (masyarakat sebagai direct users) atas kualitas layanan atau produk. 4. Ukuran Pelayanan 1. Kepuasan pelanggan (masyarakat sebagai direct users) atas kualitas layanan atau produk yang disediakan. 2. Penilaian pihak ketiga (misalnya LSM, YLKI, atau auditor independen) atas tingkat kepuasan pelanggan. 3. Prosentase produk atau layanan yang disediakan secara tepat waktu. 4. Jumlah keluhan atau komplain pelanggan (masyarakat sebagai direct users) setiap periode tertentu misalnya hari, minggu atau bulan.
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) 5. Kemampuan untuk memenuhi 4. Jumlah pelatihan dan pengembangan produk atau layanan yang dibutuhkan pegawai pelanggan (masyarakat). Ukuran-ukuran kinerja tersebut tidak 5. Ukuran Inovasi mutlak sama antara organisasi satu dengan 1. Jumlah produk atau jenis layanan organisasi lainnya. Penggunaan ukuran- baru yang berhasil disediakan setiap periode. ukuran kinerja tersebut sangat tergantung pada karakteristik organisasi dan jenis pendekatan pengukuran kinerja yang 2. Prosentase penyediaan produk atau digunakan. layanan yang digunakan untuk pengembangan pasar baru. 3. Waktu yang diperlukan untuk Kesimpulan mengenalkan produk/layanan baru Pengukuran kinerja merupakan alat kepada masyarakat. manajemen untuk meningkatkan kualitas 4. Pembandingan dengan organisasi pengambilan keputusan. Dengan sejenis lain yang memiliki kinerja dilakukannya pengukuran kinerja maka kita terbaik (benchmarking). bisa memastikan keputusan dilakukan apakah pengambilan secara tepat dan obyektif. Selain itu kita juga bisa memantau 6. Ukuran Personalia dan mengevaluasi pelaksanaan kinerja dan membandingkannya dengan rencana kerja 1. Tingkat perputaran pegawai serta melakukan tindakan untuk (turnover) memperbaiki kinerja periode berikutnya. 2. Jumlah pegawai yang membolos Terjadinya peningkatan atau penurunan (absen) setiap bulan. produktivitas bisa ditunjukkan dari kegiatan ini. Pengukuran kinerja adalah suatu proses 3. Tingkat kepuasan pegawai penilaian kemajuan pekerjaan terhadap 121-
Majalah Ilmiah INFORMATIKA Vol. 3 No. 3, Sept. 2012 tujuan dan sasaran yang telah ditentukan Daftar Pustaka sebelumnya. Henley, D., et al. Public Sector Accounting Dalam rangka menciptakan system and Financial Control. London: pengukuran kinerja, sebaaiknya organisasi Chapman & Hall. 1993. mempertimbangkan indikator input, indikator output, indikator outcome, indikator manfaat, indikator dampak. Indikator input adalah segala sesuatu yang Jones, Rowan and Maurice Pendlebury. 4th Public Sector Accounting. dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat Edition. London: Pitman Publishing. berjalan untuk menghasilkan output. 1996. Indikator proses adalah segala besaran yang menunjukkan upaya yang dilakukan dalam rangka mengolah input menjadi output. Kloot, Louise. "Performance Measurement Indikator output adalah sesuatu yang and Accountability in Victorian diharapkan langsung dicapai dari suatu Local Government", The kegiatan yang dapat berupa fisik dan / atau International Journal of Public non fisik. Indikator hasil adalah segala Sector Management, Vol.12, issue 7, sesuatu yang mencerminkan berfungsinya 1999 output kegiatan pada jangka menengah. Indikator manfaat adalah sesuatu yang terkait dengan tujuan akhir dari pelaksanaan kegiatan. Indikator dampak adalah pengaruh Parry, Robert W., et al. "The Role of Service yang ditimbulkan baik positif maupun Efforts and Accomplishments negatif pada setiap tingkatan berdasarkan Reporting in Total Quality asumsi yang telah ditetapkan. Management: Implications for Accountants". Accounting Horizons. Vol.8 No.02. June 1994. pp.25-43 122-
Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja Manajemen (Mariana Kristiyanti) Robertson, Gordon. "Revie Kinerja". Lokakarya Revie Kinerja. BPKP dan Executive Education, 2002. Scott, Thomas W. and P. Tiessen. "Performance Measurement and Managerial Teams", Accounting, Organizations and Society 24., 1999, p.263-285. 123-