GARIS PANDUAN PERUNDINGAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA PUSAT PENGURUSAN KOLABORASI RICE UTeM - MELAKA Cetakan 2024
ISI KANDUNGAN 1.0 PENGENALAN 2.0 MODEL PERUNDINGAN UNIVERSITI 3.0 TATACARA PERMOHONAN PROJEK PERUNDINGAN 4.0 CARTA ALIR DAFTAR PROJEK PERUNDINGAN 5.0 RINGKASAN PROSES KERJA PERUNDINGAN LAMPIRAN : BORANG PENILAIAN RISIKO PROJEK PERUNDINGAN 2 Muka Surat 3 4 5 10 11 13
1.0 PENGENALAN 1.1 TUJUAN Perkhidmatan perundingan merupakan salah satu agenda penting Universiti sejajar dengan misi Universiti iaitu "Menjana pembangunan lestari bersama industri dan komuniti". Perkhidmatan perundingan bukan sahaja boleh menjana pendapatan kepada Universiti bahkan juga menjadi platform kepada hubungan pintar dengan pihak industri dan masyarakat yang menerima manfaat daripada kepakaran yang ditawarkan. Secara tidak langsung ianya akan memberi impak kepada pembangunan dan visibiliti Universiti serta melonjak nama Universiti ke satu aras yang lebih tinggi di Malaysia dan antarabangsa. Garis Panduan ini akan menjadi rujukan kepada tatacara proses kerja pendaftaran dan pengurusan projek perundingan yang dijalankan di Universiti. 1.2 OBJEKTIF Objektif Garis Panduan ini adalah untuk:- i. Mewujudkan tatacara yang sistematik dan jelas dalam pelaksanaan projek perundingan di Universiti. ii. Menjadi dokumen rujukan dalam pengurusan semua projek perundingan di Universiti. iii. Menggalakkan staf Universiti melibatkan diri dalam projek perundingan melalui tatacara dan proses perlaksanaan yang jelas. 3
2.0 MODEL PERUNDINGAN UNIVERSITI Panduan (Quick guide) Model Perundingan Universiti adalah seperti yang ditunjukkan dalam rajah di bawah. Setiap komponen model perundingan ini akan diterangkan secara terperinci di dalam peruntukan-peruntukan yang berikutnya. Projek Perundingan Daripada UTeM ANAK SYARIKAT UTeM Jenis Projek Projek "G2G" / Berisiko Rendah Berisiko Tinggi Projek yang dibawa oleh Anak Syarikat UTeM Pendaftaran Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka Borang Daftar Perundingan dihantar ke Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka Surat lantikan Perundingan dihantar ke Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka Diuruskan Oleh UNIVERSITI ANAK SYARIKAT UTeM ANAK SYARIKAT UTeM Bayaran Pengurusan 15% (<=RM50,000) UTeM 10% min 10% (RM50,001 - RM500,000) % daripada nilai projek min 5% (>=RM500,001) % daripada (Kos Perundingan + Kos Langsung) SST Tiada 8% 8% Agihan Bayaran Pengurusan 80% Universiti 50% Anak Syarikat UTeM 80% Universiti 15% PTj 15% PTj 35% Universiti 5% Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka 10% PTj 5% Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM- Melaka 5% Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM- Melaka Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka Penutupan Projek Borang Laporan Tamat Projek dihantar ke RICE Agihan Baki Projek 100% PTJ 8% SST- Include dalam bayaran pengurusan bagi low risk 4
3.0 TATACARA PERMOHONAN DAN KELULUSAN PROJEK PERUNDINGAN 3.1 PENDAFTARAN PROJEK 3.1.1 Setiap projek perundingan yang diperolehi hendaklah didaftarkan di Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka untuk mendapatkan surat kelulusan menjalankan projek. 3.1.2 Ketua Projek hendaklah mengisi Borang Daftar Perundingan dan disertakan: i. Dokumen / bukti tawaran lantikan sebagai perunding daripada klien (dinyatakan kos projek yang dipersetujui). ATAU ii. Sebut harga (quotation) yang dipersetujui oleh klien. Ketua Projek hendaklah memohon sebut harga melalui Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka dengan kelulusan Pengarah Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka. 3.1.3 Borang yang lengkap perlu dihantar ke Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka, selewat-lewatnya tujuh (7) hari sebelum tarikh mula projek. Sekiranya, borang permohonan lewat diterima dari tarikh mula projek, maka kumpulan perunding perlu menyatakan justifikasi yang kukuh (seperti keperluan kesegeraan projek) dalam ruang borang perundingan tersebut. 3.1.4 Bagi projek perundingan yang kos sebenarnya tidak dapat ditentukan sewaktu permohonan dibuat (atas sebab tertentu seperti bayaran bergantung pada bilangan permintaan, jumlah peserta latihan, dll), maka Ketua Projek perlu nyatakan dalam Borang Daftar Perundingan bahawa nilai kos projek adalah nilai anggaran. 3.1.5 Sekiranya ada perubahan dalam Borang Daftar Perundingan yang telah diluluskan, contohnya perubahan pada perincian kos, ahli perunding dan lain-lain, maka Ketua Projek hendaklah memaklumkan melalui Borang Pindaan Perundingan dengan 5
3.2 sokongan Ketua PTj kepada Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka. 3.1.6 Sekiranya klien adalah orang perseorangan atau sekumpulan individu, maka di dalam Borang Daftar Perundingan, maklumat klien direkodkan sebagai "Individu" atau "Sekumpulan Individu". 3.1.7 Untuk projek bernilai RM500,000.00 dan ke atas, Pihak Berkuasa Melulus adalah Naib Canselor dan tatacara pendaftaran projek adalah sama seperti dalam Garis Panduan ini. PROJEK RISIKO TINGGI Secara dasarnya perundingan melalui Universiti adalah bersifat perundingan yang berisiko rendah (low risk), manakala perundingan melalui pihak Anak Syarikat adalah bersifat perundingan yang berisiko tinggi (high risk). 3.2.1 Adalah disyorkan supaya Ketua Projek berbincang dahulu bersama Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka dan Anak Syarikat UTeM berhubung projek yang bersifat risiko tinggi sebelum menghantar borang permohonan ke Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka. 3.2.2 Projek yang dikategorikan sebagai berisiko tinggi dan disyorkan untuk melalui Anak Syarikat UTeM adalah termasuk projek yang melibatkan mana-mana satu atau lebih perkara-perkara berikut:- i. Risiko tinggi berdasarkan markah Borang Penilaian Risiko Projek Perundingan berjumlah sepuluh(10) dan ke atas (rujuk Lampiran A); ii. Latihan berkaitan HRDF (Human Resources Development Fund); iii. Keperluan kod bidang Kementerian Kewangan (MOF), Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan (CIDB) dan lain- lain badan berkaitan; atau iv. Apa-apa kriteria yang difikirkan munasabah oleh Jawatankuasa 6
Perundingan sebagai projek perundingan berisiko tinggi. 3.2.3 Projek yang dimohon sebagai berisiko tinggi hendaklah dinyatakan justifikasi dalam Borang Daftar Perundingan dan sekiranya perlu, Ketua Projek akan dijemput untuk membentangkan permohonan dalam satu mesyuarat penilaian projek berisiko tinggi di bawah Jawatankuasa Perundingan yang akan dikendalikan oleh Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka. 3.2.4 Walau bagaimanapun, semua projek yang dimohon sebagai berisiko tinggi adalah tertakluk kepada persetujuan Anak Syarikat UTeM melalui Borang Setuju Terima Projek untuk menguruskan projek tersebut. 3.3 PROJEK YANG DIBAWA OLEH ANAK SYARIKAT UTeM Anak Syarikat UTeM yang merupakan entiti perniagaan Universiti secara amnya menjalankan perkhidmatan perniagaan (business) untuk menjana pendapatan. Salah satu bentuk perkhidmatan yang disediakan adalah pengurusan projek perundingan kepada pihak luar. 3.3.1 Projek perundingan yang dibawa oleh Anak Syarikat UTeM boleh direkodkan sebagai perundingan Universiti tertakluk kepada syarat-syarat berikut: i. Projek tersebut adalah diusahakan atau diperolehi oleh Anak Syarikat UTeM. ii. Staf Universiti yang dilantik sebagai perunding dalam projek tersebut hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan Ketua PTj. iii. Anak Syarikat UTeM hendaklah menghantar salinan dokumen perundingan dan dilampirkan bersama surat lantikan perunding ke Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka. iv. Anak Syarikat UTeM hendaklah menghantar Borang Laporan Tamat Projek Perundingan ke Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM-Melaka selepas projek tamat. 7
3.3.2 Projek-projek perundingan yang dibawa oleh Anak Syarikat UTeM adalah tertakluk kepada proses kerja dan proses kewangan yang ditetapkan oleh Anak Syarikat UTeM. 3.4 PEMBUKAAN KOD PROJEK 3.4.1 Setiap projek perundingan yang diluluskan akan mendapat satu nombor rujukan (Kod Projek) yang akan dikeluarkan oleh RICE sebagai rujukan kepada semua rekod perundingan Universiti. 3.4.2 Kod projek ini akan didaftarkan dalam Kumpulan Wang Perundingan (KW10) SMKB dan contoh struktur kod akaun bagi projek perundingan adalah seperti berikut: 10 - P00001 atau U00001 Petunjuk: Perkara 10 Kumpulan Wang Perundingan (KW10) P Pengurusan projek oleh Universiti U Pengurusan projek oleh UHSB (termasuk anak syarikat) 00001 Nombor siri projek 3.4.3 Segala urusan kewangan bagi projek perundingan seperti pengeluaran pesanan tempatan, permohonan pembayaran, baki projek dan sebagainya hendaklah merujuk kepada Kod Projek yang telah ditetapkan oleh Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM- Melaka berdasarkan surat kelulusan projek. 3.4.4 Kod projek ini juga akan digunakan kelak untuk tujuan pengesahan projek perundingan yang telah tamat dijalankan bagi tujuan pelaporan penjanaan pendapatan universiti, pelaporan MyRA, kenaikan pangkat staf dan lain-lain. 3.5 PENAWARAN PERUNDINGAN KEPADA SEKUMPULAN INDIVIDU 3.5.1 Sekiranya klien terdiri daripada sekumpulan individu, proses 8
kerja perlu disesuaikan untuk pendaftaran projek dan penerimaan bayaran daripada sekumpulan individu. 3.5.2 Projek perundingan, contohnya latihan (training) kepada sekumpulan individu boleh dilaksanakan mengikut kaedah berikut: i. Di dalam Borang Daftar Perundingan, maklumat klien dinyatakan sebagai "Sekumpulan Individu" dan borang tersebut perlu dilampirkan bersama senarai maklumat setiap individu (Nama Penuh, Alamat, No. Telefon, e-mel). ii. Invois tidak dikeluarkan bagi projek perundingan yang melibatkan sekumpulan individu. iii. Ketua Projek bertanggungjawab memastikan setiap individu tersebut membuat bayaran kepada Bendahari Universiti (dinyatakan kod Projek). iv. Ketua Projek perlu memantau dan menyimpan bukti bayaran setiap individu. v. Ketua Projek mendapat pengesahan wakil individu untuk Borang Laporan Tamat Projek Perunding. 4.0 CARTA ALIR DAFTAR PROJEK PERUNDINGAN 9
Kumpulan perunding menerima permintaan daripada klien Perbincangan awal bersama klien dan cadangan kos projek Klien Setuju Tidak Ya Disyor 7 hari sebelum tarikh mula projek Ketua Projek menghantar Borang Daftar Perundingan ke RICE bersama bukti tawaran Klien ATAU sebut harga yang dipersetujui Rujuk Nota 1 dan 2 di bawah Pengesahan RICE Risiko tinggi RICE keluarkan Kod Projek dan Surat Sokongan bersama salinan Borang Perundingan yang telah disokong. Salinan dihantar kepada: 1. Ketua Projek 2. Anak Syarikat UTeM 3. Pejabat Bendahari Risiko rendah Dalam tempoh 3 hari bekerja RICE keluarkan Kod Projek, Surat Kelulusan dan salinan Borang Perundingan yang telah diluluskan. Salinan dihantar kepada: 1. Ketua Projek 2. Pentadbiran PTj 3. Pejabat Bendahari Ketua Projek memaklumkan RICE untuk menyemak permohonan yang telah disokong Anak Syarikat UTeM menghantar Borang Setuju Terima Projek ke RICE bersama salinan 1. Surat Lantikan Perunding 2. Maklumat bayaran projek Nota: 1. Untuk projek bernilai RM500,000.00 dan ke atas, Pihak Berkuasa Melulus adalah Naib Canselor dan tatacara pendaftaran projek adalah sama seperti dalam Garis Panduan ini. 2. Bagi sebarang projek perundingan yang melibatkan MoA, Pihak Berkuasa Melulus adalah Jawatankuasa Perundingan dan pelaksanaannya perlu melalui tatacara seperti dalam Dasar, Garis Panduan ini dan Pekeliling Pentadbiran Bil 30 Tahun 2021. 3. Bagi perundingan yang dibawa oleh Anak Syarikat UTeM, proses kerja adalah seperti yang ditetapkan oleh Anak Syarikat UTeM dan Anak Syarikat UTeM perlu menghantar salinan dokumen perundingan dan surat lantikan perunding ke RICE. 10
N A K A D N T I / B A W A J G N U G G N A T 5.0 RINGKASAN PROSES KERJA PERUNDINGAN FASA PROSES KERJA (1) Permohonan (2) Bil Tuntutan / Invois (3) Tuntutan Bayaran Ketua Projek / Kumpulan Perunding Menghantar dokumen permohonan berikut ke RICE : 1. Borang Daftar Perundingan. 2. Bukti tawaran klien ATAU Sebut harga yang dipersetujui (sebut harga adalah dimohon melalui RICE). 3. Borang Pekerjaan Luar kepada Unit Intergriti, Pejabat Naib Canselor. Setelah mendapat surat kelulusan, Ketua Projek boleh: 1. Memohon invois melalui Pentadbiran PTj (Kewangan) 2. Menyimpan salinan invois. 3. Memastikan klien telah menerima invois. 1. Memaklumkan klien untuk membuat bayaran kepada Bendahari Universiti. 2. Menyimpan bukti bayaran oleh klien 3. Menuntut bayaran perunding melalui PTj Ketua Projek: Borang Tuntutan Projek Perundingan Dokumen bukti bayaran oleh klien 4. Memastikan baki projek sebelum mencukupi pembayaran dibuat PTj Ketua PTj menyemak dan menyokong borang permohonan sebelum dihantar ke RICE. Setelah Ketua Projek menghantar dokumen bagi memohon invois, PTj boleh: 1. Memohon invois daripada Pej. Bendahari 2. Menghantar salinan invois kepada Ketua Projek 1. Mengesahkan Borang Tuntutan daripada perunding 2. Mencetak Borang BEN/PSPP/001 - Borang Penyata Projek Perundingan melalui SMKB 3. Menghantar borang yang lengkap ke Pej. Bendahari 1. Mengeluarkan Harga (jika perlu) 1. Mengeluarkan Harga (jika perlu)
2. Menyemak permohonan (kod Surat Kelulusan projek) Pusat Pengurusan Kolaborasi RICE UTeM- Melaka 3. Salinan surat kelulusan dihantar kepada: - Ketua Projek - Pejabat Bendahari - Anak Syarikat UTeM (high risk sahaja) 4. Merekod dalam sistem perundingan 11 (4) Penutupan Projek 1.Dalam tempoh dua (2) minggu selepas tamat tempoh projek, Ketua Projek dikehendaki menyerahkan kepada RICE: a. Borang Tamat Projek Perundingan b. Dokumen bukti oleh bayaran klien Ketua 2. projek hendaklah memastikan selesai baki dengan membuat semakan di Pejabat Bendahari projek
1. Menerima dan mengesahkan Borang Tamat Projek Perundingan 2. Menghantar borang ke Pej Bendahari untuk semakan. 3. Kemaskini data dalam sistem perundingan
Pejabat Bendahari Anak Syarikat (bagi projek berisiko tinggi) (1) Permohonan (2) Bil Tuntutan / Invois (3) Tuntutan Bayaran Mendaftar maklumat dan perincian kos Projek. Mengeluarkan invois kepada klien Menyemak Borang Tuntutan dan membuat bayaran kepada perunding 1. Menyemak permohonan 2. Hantar Borang Setuju Terima Projek ke RICE 1. Menyemak permohonan 2. Hantar Borang Setuju Terima Projek ke RICE 3. Mengeluarkan Surat Lantikan Perunding 1. Membuat bayaran kepada perunding 2. Membuat Bayaran Pengurusan / Sewaan Universiti dan menghantar perincian projek kepada Pej. Bendahari BORANG PENILAIAN RISIKO PROJEK PERUNDINGAN 12 (4) Penutupan Projek Menerima salinan Borang Tamat Projek: 1. Menyemak baki akaun. 2. Menutup akaun projek. Menerima salinan Borang Tamat Projek: 1. Menyemak baki akaun 2. Menutup akaun projek. LAMPIRAN A
BAHAGIAN 1. Pemohon dikehendaki membuat penilaian bagi projek perundingan yang ingin dijalankan: SKOR JENIS RISIKO 1 2 3 4 1. Risiko Perundangan Tiada kesan / sangat minimum Liabiliti kepada perunding Liabiliti kepada Universiti Memerlukan perjanjian antara organisasi 2. Risiko Kewangan Caj perundingan kepada klien Sehingga RM20,000.00 Sehingga RM200,000.00 Sehingga RM500,000.00 Melebihi RM500,000.00 3. Risiko Pengurusan Projek Tiada / sangat minima Keperluan perunding yang bertauliah Keperluan organisasi yang bertauliah Keperluan perunding dan organisasi yang bertauliah JUMLAH SKOR KESELURUHAN Nota : 1. Sila pilih skor yang sesuai merujuk kepada jenis risiko yang dinyatakan. 2. Berikut adalah rujukan Kelas Impak kepada nilai skor yang dipilih: SKOR RISIKO 3 - 5 Rendah 6 - 9 Sederhana 10 - 12 Tinggi BAHAGIAN 2. Maklumat tambahan projek (sila tandakan, sekiranya ada): Latihan berkaitan Human Resources Development Fund (HRDF). Keperluan kod bidang MOF, CIDB, dan sebagainya. Keperluan pengurusan projek oleh syarikat berdaftar di bawah Akta Syarikat 2016. Lain-lain (sila nyatakan) : Nota : Sila lampirkan bukti sokongan. 13 SKOR YANG DIPILIH