PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunianya sehingga Buku Pedoman Sistem Informasi Akademik (SIA) Akademi Farmasi IKIFA ini dapat diselesaikan. Buku pedoman ini merupakan edisi pertama, sebagai pedoman bagi mahasiswa yang akan menggunakan SIA dalam melaksanakan segala kegiatan akademik. SIA ini merupakan jantung dari segala system informasi yang telah terintegrasi. Kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam buku ini untuk itu kritik dan saran terhadap penyempurnaan buku ini sangat diharapkan. Semoga buku ini dapat memberi maanfaat bagi mahasiswa MM FEUA khususnya dan bagi semua pihak yang membutuhkan. Jakarta, April 2017 Penyusun Gilang Al'Qarana DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA i
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI... ii BAB I - PENDAHULUAN... 1 1.1 Pengertian... 1 1.2 Fungsi ... 1 1.3 Kedudukan ... 1 1.4 Fitur ... 2 1.5 Alamat Akses ... 3 1.6 Konteks Manual dalam Sistem Informasi Akademik (SIA) Akademi Farmasi IKIFA ... 3 BAB II - MANUAL ... 4 2.1 Login ... 4 2.2 Beranda ... 4 2.3 Profil ... 5 2.4 Konsultasi ... 6 2.5 Informasi Terbaru dan Informasi Dosen ... 7 2.6 Status Semester ... 8 2.7 KRS ... 8 2.8 KHS ... 10 2.9 Jadwal ... 10 3.0 Kartu Ujian ... 11 3.1 Tagihan ... 11 3.2 Kampus ... 12 BAB III - FAQ ... 13 DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA ii
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA BAB I - PENDAHULUAN 1.1 Pengertian Sistem informasi akademik secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan Akademi Farmasi IKIFA yang menginginkan layanan pendidikan berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan kualitas lulusan yang dihasilkannya. Gambar 1 Halaman Utama 1.2 Fungsi Sistem informasi akademik akan membantu dalam pengelolaan data mahasiswa, mata kuliah, dosen serta administrasi yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan perangkat lunak secara efektif dan efisien. 1.3 Kedudukan Sistem Informasi Akademik (SIA) merupakan sistem informasi berbasis web dan merupakan bagian dari sistem informasi yang ada di Akademi Farmasi IKIFA. Sistem ini dalam implementasinya dikelola oleh Divisi IT Akademi Farmasi IKIFA, dan dimonitor langsung oleh Unit Penjamin Mutu Internal (UPMI) Akademi Farmasi IKIFA dan Direktur Akademi Farmasi IKIFA. DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 1
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA 1.4 Fitur Khusus untuk modul mahasiswa saat ini dilengkapi oleh fitur- fitur yang dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa sebagai berikut : 1) Edit Profil Pada fitur ini anda dapat mengedit data diri anda yang sudah kami sesuiakan dengan yang dibutuhkan untuk pelaporan data ke PDDIKTI FEEDER. Selain itu, anda juga bisa merubah password SIA anda. 2) Konsultasi Fitur ini memungkinkan mahasiswa melihat detail kontak dosen PA dan histori konsultasi 3) Jadwal Perkuliahan Pada fitur ini anda dapat melihat jadwal perkuliahan kelas anda dan kelas lain pada setiap hari. 4) Presensi Fitur ini memungkinkan anda untuk dapat melihat detail presensi anda yang telah diinput oleh admin ke SIA. 5) Informasi Fitur ini berisi dua informasi, yaitu informasi dosen yang memungkinkan anda untuk mengetahui kabar tentang pelaksanaan perkuliahan dan informasi dari institusi mengenai akademik, oeprasional, ataupun kegiatan. 6) KRS Fitur dapat digunakan mahasiswa untuk mengambil SERTA mencetak LRS dan KRS. Pada fitur ini pula anda dapat mengambil data mata kuliah yang mengulang. 7) Status Semester Pada fitur ini anda bisa melihat detail status semester anda dari awal hingga semester terakhir yang anda jalani. 8) KHS Pada fitur ini anda dapat melihat dan mencetak detail hasil studi anda selama satu semester. DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 2
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA 9) Jadwal Ujian Pada fitur ini anda dapat melihat jadwal ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester (UAS) 10) Kartu Peserta Ujian Pada fitur ini anda dapat melakukan pencetakkan kartu peserta ujian sebagai syarat utama dalam mengikuti ujian. 11) Lihat Tagihan Pada fitur ini anda dapat melihat detail tagihan yang telah anda bayarkan dan histori tanggalnya. 12) Detail Kampus Pada fitur ini anda dapat melihat detail kampus dan lokasi kampus. 1.5 Alamat Akses Sistem Informasi Akademik (SIA) merupakan suatu sistem yang dibangun dengan terknologi berbasis web, saat ini untuk dapat mengakses sistem ini baik pengguna maupun pengunjung dapat mengakses dengan menggunakan web browser melalui alamat : 1.6 Konteks Manual dalam Sistem Informasi Akademik (SIA) Akademi Farmasi IKIFA Pemanfaatan dan Operasionalisasi Akademik (SIA) mensyaratkan kesamaan pemahaman, regulasi (mekanisme dan prosedur) serta aturan teknis dan non teknis untuk mendukung implementasinya. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka keberadaan buku pedoman ini adalah sebagai acuan bersama dalam pengoperasian Sistem Informasi Akademik (SIA). Dengan adanya Buku Pedoman Pemanfaatan Sistem Informasi Akademik (SIA) diharapkan setiap pelaku yang terlibat dapat memahami dan melaksanakan tugas dan fungsinya dalam pembentukan dan pengkayaan data dari basis data yang telah terbentuk. DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 3
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA BAB II - MANUAL 2.1 Login Untuk masuk ke SIA, silahkan akses melalui url yang telah disebutkan di BAB I (1.6 Hak Akses). Kemudian, untuk login ke dalam SIA bagi mahasiswa yang belum merubah password adalah dengan menggunakan Username = NIM tanpa angka nol didepannya Password = NIM tanpa angka nol didepannya Kemudian pilih role sebagai mahasiswa Bagi yang sudah merubah password silahkan login dengan menggunakan username (NIM tanpa angka nol didepannya) dan password yang sudah anda tentukan. Gambar 2 Halaman Login 2.2 Beranda Pada halaman beranda anda dapat melihat jadwal perkuliahan kelas anda yang berlangsung saat ini dan detail presensi kuliah anda. DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 4
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA Gambar 3 Halaman Beranda 2.3 Profil Pada halaman profil anda dapat mengedit data diri anda yang sudah disesuaikan dengan standar profil mahasiswa PDDIKTI FEEDER. Serta dihalaman ini juga anda dapat merubah password SIA anda. Gambar 4 Ganti Password DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 5
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA Gambar 5 Ubah Data Diri 2.4 Konsultasi Pada fitur ini anda dapat melihat detail kontak dari dosen PA anda. Dan anda dapat melihat histori konsultasi yang anda pernah lakukan dengan PA anda setelah dosen PA anda menginpu data konsultasi yang telah dilakukan. Gambar 6 Konsultasi DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 6
2.5 PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA Informasi Terbaru dan Informasi Dosen Fitur pada halaman ini berisi dua informasi, yaitu informasi dosen yang memungkinkan anda untuk mengetahui kabar tentang pelaksanaan perkuliahan dan informasi dari institusi mengenai akademik, oeprasional, ataupun kegiatan. Khusus untuk informasi dosen, ada dua tipe informasi yang akan anda dapatkan, yaitu :
Informasi khusus kelas anda, ditandai dengan header berwarna merah
Informasi untuk seluruh kelas ditandai dengan header berwarna hijau Gambar 8 Informasi Dosen Gambar 7 Informasi Terbaru DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 7
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA 2.6 Status Semester Pada halaman ini anda dapat melihat status semester anda yang aktif saat ini dan dapat melihat histori status semester- semester anda sebelumnya. Dihalaman ini juga anda dapat melihat instansi tempat anda melaksanakan PKL. Gambar 9 Status Semester 2.7 KRS Pada halaman ini anda dapat mencetak KRS dan mengambil mata kuliah mengulang. Halaman KRS ini merupakan halaman dengan otorisasi dimana fiturnya terbatas pada biaya administrasi anda. Jika anda belum melunasi biaya administrasi yang sudah ditentukan, maka halaman KRS ini tidak akan muncul saat di klik. Sebaliknya halaman KRS mengarahkan anda ke halaman peringatan. Gambar 10 Halaman KRS DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 8
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA Gambar 11 Data KRS Gambar 12 Tambah data mata kuliah mengulang Gambar 13 Cetak KRS DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 9
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA 2.8 KHS Menu yang ada pada halaman cetak KHS sama dengan halaman KRS, hanya saja di halaman ini anda hanya dapat mencetak KHS dan melihat KHS sesuai mata kuliah yang anda ambil pada semester yang anda jalani saat ini. 2.9 Jadwal Pada menu jadwal anda dapat melihat beberapa jadwal yang berkaitan dengan perkuliahan seperti jadwal kuliah, jadwal ujian dan jadwal sidang yang akan dilaksanakan selama semester berlangsung. Gambar 14 Menu Jadwal DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 10
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA Gambar 15 Jadwal Perkuliahan 3.0 Kartu Ujian Pada menu kartu ujian anda akan diberi pilihan untuk mencetak kartu peserta ujian UTS atau UAS. Dan anda akan mencetak dua kartu ujian yaitu teori dan praktek. Cara mencetak kartu ujian adalah : Cetak kartu peserta ujian teori dengan kertas ukuran A4 Cetak kartu peserta ujian praktek dikertas yang sama yang digunakan saat mencetak kartu peserta ujian teori yaitu dihalaman sebaliknya. Pencetakkan kartu peserta ujian memliki alur yang sama seperti saat rilis versi beta SIA. Dan menu ini sama hal nya dengan halaman KRS dimana membutuhkan hak otorisasi sesuai dengan ketentuan pelunasan biaya administrasi akademik. 3.1 Tagihan Bersamaan dengan terbitnya buku panduan ini, fitur tagihan masih dalam tahap beta dimana baru akan rilis secara penuh pada tahun akademik 2017-2018. Pada halaman tagihan saat ini anda dapat melihat tagihan anda yang dibagi per semester. Anda dapat melihat detail tiap semester dengan melakukan klik pada tab-tab yang ada. DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 11
PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA Gambar 16 Halaman Tagihan 3.2 Kampus Pada menu kampus anda dapat melihat lokasi, alamat, data website, nama direktur, dan status akreditasi dari kampus. Lokasi yang diberikan dalam bentuk peta Google Maps yang jika anda klik akan bisa terarah ke google navigation. Gambar 17 Halaman Detail Kampus DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 12
Q A Q A Q A Q A Q A Q A Q A Q A Q A PEDOMAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK - MODUL MAHASISWA BAB III - FAQ : Kenapa saya tidak bisa login? : Pastikan website yang anda buka adalah : Kenapa setiap login saya selalu salah? : Pastikan username anda nim tanpa angka nol didepannya : Saya sudah tidak pakai angka nol, tetap tidak bisa login? : Pastikan hanya angka nol yang ada di depan nim yang tidak diikutsertakan saat login : Kenapa nama dan kelas saya salah? : Segera hubungi IT jika anda mengalami masalah ini : Kenapa status saya non aktif? : Anda belum mengambil dan mencetak KRS di SIA : Saya sudah membayar biaya adminstrasi, kenapa KRS dan KPU saya tidak bisa dicetak? : Pastikan anda sudah konfirmasi ke bagian keuangan, karena pihak bagian keuangan yang berhak melakukan otorisasi. : Saya lupa password saya? : Segera hubungi dosen PA anda agar disampaikan ke pihak IT : Kenapa saya diarahkan ke website ikatan alumni? : Anda sudah dirubah statusnya menjadi "LULUS" : Kenapa saat mencetak KRS dan KPU ukuran cetakan tidak sesuai? : Pastikan anda menggunakan kertas A4 dan membuka SIA melalui browser terbaru DIVISI IT AKADEMI FARMASI IKIFA 13