P E N G E N A L A N Sebagai perusahaan yang bertanggung jawab secara sosial, berkomitmen dan berkontribusi, Eramet memastikan bahwa kegiatannya dilakukan dengan cara yang etis, berkelanjutan, dan bertanggung jawab. Korupsi tidak pernah ditoleransi. Sebagai bagian dari pendekatan etika ini, Eramet telah mengambil Kebijakan Anti- Korupsi untuk kembali menegaskan nol toleransi terhadap korupsi, dan menjelaskan harapannya tidak hanya kepada karyawannya tetapi juga kepada mitra dagangnya. Panduan Anti-Korupsi ini merupakan bagian dari proses ini. Panduan ini menetapkan prinsip-prinsip utama korupsi dan membimbing karyawan dalam kegiatan sehari-hari mereka, terutama melalui contoh dan tindakan yang harus dan tidak boleh dilakukan untuk bertindak dengan integritas. Setiap karyawan harus memastikan membaca, memahami dan menghormati Panduan ini. Kegagalan untuk mematuhi Panduan ini membuat karyawan terkena sanksi disipliner. R U A N G L I N G K U P Panduan ini berlaku untuk semua karyawan Eramet, yaitu Grup dan anak perusahaannya tetapi juga untuk semua entitas terkait, serta semua orang yang bertindak bersama kami, atas nama atau atas nama Eramet. Hal tersebut harus dihormati di semua negara tempat Eramet beroperasi, termasuk ketika ketentuan ini lebih ketat daripada undang-undang anti-penyuapan setempat yang berlaku. Namun, undang-undang anti-korupsi saat ini harus diikuti ketika mereka lebih ketat dari Panduan ini. Panduan ini dapat berubah atau diperbarui. 5
6 KO R U P S I Korupsi adalah tindakan yang dapat memiliki konsekuensi hukum, keuangan, dan reputasi yang serius bagi perusahaan. Hukuman perdata dan pidana juga berlaku untuk individu yang melakukan tindakan korupsi. Penting bahwa setiap karyawan mematuhi Panduan ini dan berkonsultasi dengannya setiap kali ada keraguan tentang perilaku etik yang harus dilakukan dalam situasi tertentu. Manajer harus menyebarkan pesan nol toleransi terhadap korupsi dan mendukung karyawan yang melaporkan perilaku yang bertentangan dengan Panduan ini. A p a k a h k o r u p s i i t u ? Korupsi adalah tindakan memberi kuasa, menawarkan, memberi, menjanjikan, menerima, atau meminta. keuntungan yang tidak semestinya, secara langsung atau tidak langsung, untuk mempengaruhi atau mendorong seseorang untuk melakukan atau tidak melakukan suatu tindakan dalam lingkup tugasnya. Keuntungan yang tidak semestinya ini dapat berupa uang (tunai) atau setara (kartu hadiah, kupon, dll.), Atau manfaat dalam bentuk barang (hiburan, hadiah, sponsor, dll.). Hal ini juga bisa menjadi bantuan atau keputusan (memberikan lisensi, kontrak, pekerjaan, dll.). publik jika dilakukan oleh atau terhadap pejabat publik Korupsi dapat berupa privat jika dilakukan oleh perorangan atau peru- sahaan swasta atau secara tatap muka dari perusahaan swasta tersebut. langsung jika tindakan tersebut dilakukan oleh agen publik atau swasta untuk kolaborator atau sebaliknya tidak langsung jika tindakan tersebut dilakukan melalui perantara. Fakta sederhana untuk mengusulkan atau meminta hadiah atau manfaat untuk tujuan mendapatkan penyelesaian atau abstain dari suatu tindakan sudah cukup untuk membuat pelanggaran korupsi. Keuntungan yang tidak semestinya, tidak boleh diminta atau diterima bahkan jika itu un- tuk orang lain (keluarga, teman, dll.) Atau untuk kepentingan perusahaan. aktif terdiri dari remunerasi atau menawarkan manfaat kepada pembuat keputusan publik atau pribadi Korupsi dapat berupa atau pasif adalah untuk menerima manfaat dari aktor publik atau swasta.
Di beberapa negara, korupsi telah meluas ke dalam konsep perdagangan dalam pengaruh. D i d e f i n i s i k a n Penyuapan didefinisikan sebagai fakta imbalan atau menawarkan manfaat kepada perantara yang memberikan pengaruh pada seseorang yang bertanggung jawab atas otoritas publik. Korupsi dihukum berat dalam segala bentuknya dengan hukuman perdata dan pidana. sikap refleks praktik buruk Pahami peran dan minat orang yang Anda hadapi; Membuat dana tersembunyi yang terdaftar atau tidak terdaftar dari pembayaran adalah hal yang dilarang; Laporkan segera masalah atau upaya korupsi; Pastikan bahwa pengeluaran mencerminkan sifat transaksi yang tepat; Menggunakan dana pribadi, memisahkan pembayaran atau menyembunyikan kegiatan yang membutuhkan otorisasi sebelumnya; Pastikan bahwa mitra bisnis Eramet mematuhi prinsip-prinsip Panduan ini atau bahwa mereka menerapkan standar setidaknya setara dengan yang terakhir; Lakukan pembayaran atau menawarkan obyek bernilai atau manfaat (mis. Janji pekerjaan, kontrak) untuk mendapatkan keputusan yang menguntungkan Eramet; Membayar konsultan, agen, dan mitra bisnis di negara tempat mereka melakukan tugas mereka. Hubungi penyelia Anda, Duta Besar Kepatuhan Etika, Pejabat Kepatuhan Etika atau Direktur Etika dan Kepatuhan jika diragukan. Meminta kepada pemasok atau perantara yang dikhawatirkan akan berperilaku tidak pantas atau korup atas nama Eramet; Lakukan transfer ke penerima selain penerima; Lakukan pembayaran tunai untuk pelaksanaan kontrak. Membayar perantara dengan uang tunai. Dokumen referensi: Kode Etika Eramet 7
8 SKENARIO: PERTANYAAN JAWABAN P: Anda telah bekerja selama beberapa tahun dengan perantara dan mencurigai bahwa sebagian dari komisi yang dibayarkan akan digunakan untuk menyuap beberapa orang untuk mendapatkan kontrak. Anda bertanya-tanya tentang bagaimana Anda harus bersikap. J: Korupsi adalah tindakan serius yang dikenai sanksi pidana. Di sini, korupsi akan dicapai melalui komisi retro, yaitu membayar sebagian dari komisi kepada pihak ketiga. Eramet aktif memerangi korupsi dan menerapkan kebijakan nol toleransi di bidang ini. Jika diragukan, Anda harus berbicara dengan Duta Kepatuhan Etika/Petugas Kepatuhan Etika Anda. Secara umum, Anda tidak boleh meminta pemasok atau perantara yang takut berperilaku tidak pantas atau korup atas nama Eramet. P: Sebagai bagian dari pengembangan proyek pertambangan, Anda diminta untuk merekrut Manajer Proyek. Anda mengikuti proses rekrutmen dan mewawancarai kandidat. Selama wawancara, salah satu kandidat mengajukan hubungan "peringkat tinggi" di dalam Kementerian yang bertanggung jawab atas Pertambangan dan bahwa yang terakhir ingin dia dipertahankan untuk posisi itu. Selain itu, pada saat pergi, calon menyatakan bahwa perekrutannya akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan dukungan "tanpa syarat" dari Kementerian. Anda bertanya-tanya tentang bagaimana Anda harus bersikap. J: Dengan mempertahankan kandidat ini, Anda akan melakukan tindakan korupsi. Anda tidak dapat merekrut kolaborator atas permintaan Otoritas Publik atau untuk memperoleh keuntungan yang tidak adil, seperti dukungan Kementerian sebagai imbalan atas bantuan itu. Dalam situasi seperti itu, Anda harus segera memberi tahu Duta Kepatuhan Etika/Petugas Kepatuhan Etika Anda yang akan mengarahkan Anda pada jawaban yang tepat untuk diberikan.
10 2.1 P E R AT U R A N K H U S U S U N T U K R I S I KO T E R T E N T U PEMBAYARAN FASILITASI P e m b a y a r a n f a s i l i t a s i Sebuah pembayaran fasilitasi adalah pembayaran yang dilakukan kepada pejabat publik untuk menjamin atau mempercepat prosedur umum seperti mendapatkan lisensi. Sebagian besar hukum nasional melarang pembayaran uang pelicin. Eramet melarang pembayaran fasilitasi ini. Terdapat kasus di mana pihak ketiga seperti pejabat publik resmi dapat meminta pembayaran sejumlah uang atau manfaat lainnya dengan mengancam atau memeras kolaborator. Yang terakhir harus menolak pembayaran semacam itu. Namun, jika penolakan untuk membayar mewakili bahaya langsung atau segera bagi kesehatan atau keselamatan karyawan, yang terakhir harus melakukan apa yang menurutnya masuk akal untuk tidak menempatkan dirinya dalam bahaya. Jika seorang karyawan melakukan pembayaran dalam konteks ini, ia harus segera memberi tahu atasannya/Petugas Kepatuhan Etika/Direktur Etika dan Kepatuhan. sikap refleks praktik buruk Setiap permintaan pembayaran harus dilaporkan kepada penyelianya atau Petugas Kepatuhan Etik (ECA) dari entitasnya; Menawarkan atau menerima sesuatu yang bernilai untuk mempengaruhi atau menghargai sebuah tindakan; Dalam hal ancaman, bertindak demi kesehatan dan keselamatannya; Membentuk dana tersembunyi yang terdaftar atau tidak terdaftar untuk pembayaran terlarang; Jika terjadi pemerasan, catat pembayaran ini secara terperinci untuk menggambarkan sifat asli mereka; Menggunakan dana pribadi, memisahkan pembayaran atau menyembunyikan kegiatan yang membutuhkan otorisasi sebelumnya; Hubungi penyelia Anda, Duta Kepatuhan Etika, Pejabat Kepatuhan Etika atau Direktur Etika dan Kepatuhan jika Anda merasa ragu. . Dalam kasus pemerasan, bertahanlah untuk menolak membayar bila ancaman itu nyata dan serius dan bila hal itu merupakan bahaya langsung atau mungkin segera terjadi bagi kesehatan atau keselamatan karyawan. Dokumen referensi: Kode Etika Eramet
SKENARIO: PERTANYAAN JAWABAN P: Ketika di bea cukai, karyawan pembawa yang dipercayakan Eramet untuk mengirimkan barang, diberhentikan oleh petugas bea cukai. Petugas meminta sejumlah uang untuk mendapatkan izin lebih cepat dari produk yang diangkut. Setelah ditolak dengan sopan, pembawa barang dibongkar oleh petugas bea cukai yang tetap meminta pembayaran sementara secara fisik tetap mengancam karyawan pembawa. Apakah berarti karyawan tersebut harus setuju untuk membayar sejumlah uang yang diminta? J: Bea cukai merupakan prosedur umum. Pembayaran sejumlah uang kepada petugas pabean untuk mempercepat prosedur dianggap sebagai pembayaran fasilitasi. Eramet melarang pembayaran semacam itu. Namun, jika ancaman petugas tampak nyata dan serius dan merupakan bahaya langsung atau mungkin segera terjadi bagi kesehatan atau keselamatan karyawan, karyawan tersebut harus melakukan apa yang menurutnya masuk akal untuk tidak menempatkan dirinya sendiri dalam risiko. Ini merupakan kasus pemerasan. Dalam hal ini, karyawan harus segera memberi tahu Eramet dan khususnya Departemen Etika dan Kepatuhan. 11
12 2.2 HADIAH DAN UNDANGAN H a d i a h d a n u n d a n g a n Sebuah hadiah atau sebuah undangan adalah sesuatu yang bernilai yang Anda berikan atau terima, secara langsung atau tidak langsung. Mengapa hadiah dan undangan bisa menjadi masalah? Menerima atau menawarkan hadiah atau undangan dapat menjadi cara yang sah untuk membangun dan memelihara hubungan bisnis. Namun, hal tersebut mungkin mirip dengan korupsi sehingga mereka tidak boleh dibuat atau diterima dengan maksud, atau terlihat, mempengaruhi keputusan bisnis. Pemberian hadiah atau undangan juga dapat menciptakan risiko konflik kepentingan. Kapan saya bisa menawarkan atau menerima hadiah atau undangan? Hadiah dan undangan ini merupakan pengecualian atau terkait dengan acara-acara yang membenarkannya dan harus memiliki tujuan profesional (tidak boleh ditawarkan kepada keluarga atau teman dari seseorang yang ditawarkan). Mereka juga harus dibuat dengan itikad baik dan bernilai rendah. Prosedur Grup - Hadiah dan Undangan telah menetapkan nilai maksimum pada € 150 per hadiah atau undangan per orang. Di luar jumlah ini, otorisasi sebelumnya dari atasan akan diperlukan atau, jika secara atasan tersebut menganggapnya perlu, untuk kegiatan Pejabat Kepatuhan Etika dan/atau Direktur Etika dan Kepatuhan. Perhatian: beberapa divisi/entitas Grup memiliki aturan khusus yang lebih ketat mengenai hadiah dan undangan. Anda harus merujuk pada aturan ketat yang berlaku bagi Anda. Selain itu, hadiah dan undangan ini harus mematuhi undang-undang yang berlaku dan kebiasaan setempat tetapi juga mematuhi prosedur Grup - Hadiah dan undangan. Jika undang-undang setempat lebih ketat dari prosedur Hadiah dan Undangan bagi Grup, aturan yang paling ketat harus dipatuhi. Setiap hadiah/undangan yang ditawarkan atau diterima harus dinyatakan kepada Petugas Kepatuhan Etika untuk didaftarkan dalam registrasi tertentu. Ketika Anda menerima hadiah, tergantung pada keadaan penghargaan, dimana hadiah tersebut dapat disimpan, diberikan kepada badan amal atau dikembalikan kepada orang yang memberikannya kepada Anda.
sikap refleks praktik buruk Lihat prosedur Grup - Hadiah dan undangan; Hadiah dan undangan dilarang selama periode penawaran; Pastikan bahwa manfaat tidak diminta oleh penerima manfaat; Hadiah tidak boleh berupa penyerahan uang tunai; Sebelum menerima atau menerima hadiah, manfaat atau undangan, pikirkan tentang bagaimana hal itu dapat dirasakan secara publik dan menyangkal mereka yang mungkin menempatkan Anda dalam konflik kepentingan; Menawarkan atau menerima hadiah atau undangan yang akan membuat malu jika diungkapkan secara publik. Hubungi penyelia Anda, Duta Kepatuhan Etika, Pejabat Kepatuhan Etika atau Direktur Etika dan Kepatuhan jika Anda merasa ragu. Dokumen referensi: Kode Etika Eramet; Prosedur kelompok - Hadiah dan undangan SKENARIO: PERTANYAAN JAWABAN P: Pada akhir kinerja layanan yang Anda berikan, pelanggan ingin mengucapkan terima kasih dan menawarkan jam tangan yang bernilai tinggi. Apakah ini korupsi? J: Ya, situasi ini dapat disamakan dengan korupsi sejauh hadiah itu sangat berharga. Hal ini dapat diartikan sebagai rekanan dari layanan yang tersedia. Perhatikanlah bahwa meskipun hadiah diberikan setelah pelaksanaan kontrak, hal tersebut dapat dianggap sebagai tindakan korupsi. Tidak masalah apakah hadiah itu diberikan sebelum, selama atau setelah pelaksanaan kontrak. Dalam situasi seperti itu, Anda harus menolak pemberian semacam ini dengan menjelaskan alasannya dengan sopan, sembari merujuk pada Buku Panduan Anti Korupsi Eramet. P: Sebagai bagian dari negosiasi ulang perjanjian pasokan gas utama, Anda akan menerima panggilan telepon dari manajer cabang anak perusahaan. Ia menawarkan untuk berpartisipasi dalam final Piala Afrika dan memberi tahu Anda bahwa semua biaya termasuk perjalanan akan didukung. Bisakah Anda menerima undangan seperti itu? J: Di sini, undangan itu tidak bernilai rendah, dan ditawarkan selama periode negosiasi ulang kontrak. Dalam situasi seperti itu, undangan tersebut dapat dianggap sebagai tindakan korupsi. Oleh karena itu, penawaran ini harus ditolak dengan menjelaskan dengan sopan akan alasannya, sambil merujuk pada Buku Panduan Anti Korupsi Eramet. 13
14 2.3 DONASI DAN SPONSOR D o n a s i d a n S p o n s o r Donasi adalah pembayaran (tunai atau nilainya) yang dilakukan tanpa menunggu pihak lawan. Sponsor dibuat untuk tujuan amal, untuk mendukung tujuan tertentu atau untuk memperoleh obyek budaya. Mereka dapat mengambil bentuk uang, layanan, kontribusi untuk bantuan pembangunan atau produk baru atau bekas. Mengapa donasi dan sponsor dapat menjadi masalah? Dalam beberapa kasus, mereka dapat dianggap sebagai korupsi. Memang, mereka dapat digunakan sebagai sarana untuk mempengaruhi atau mendorong seseorang untuk melakukan tindakan yang berada dalam ruang lingkup tugasnya, terutama jika orang tersebut memiliki hubungan atau minat dengan organisasi yang menerima donasi atau sponsor. Bagaimana donasi atau sponsor dapat dilakukan? Donasi dan perlindungan ini harus dilakukan dengan itikad baik, yaitu tanpa mencari keuntungan tertentu, selain mempromosikan citra perusahaan. Mereka harus mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku. Semua sumbangan tunduk pada persetujuan tertulis sebelumnya dari Direktur Etika dan Kepatuhan dan harus didaftarkan dengan semestinya.
sikap refleks praktik buruk Pastikan kebenaran organisasi amal; Memberikan donasi atau sponsor kepada individu atau organisasi nirlaba, Pastikan organisasi yang menerima sumbangan atau sponsor tidak terkait langsung atau tidak langsung dengan salah satu mitra bisnis Anda; Membuat donasi tanpa transparansi mengenai konflik kepentingan yang nyata, yang terkait, atau potensial, Memiliki hak istimewa kontribusi dalam bentuk barang daripada sejumlah uang atau sejenisnya; Memberikan donasi atau sponsor kepada organisasi yang terkait erat dengan partai politik. Pilih organisasi yang menjunjung tinggi nilai dan penyebab yang sama dengan Eramet; Catat donasi dan sponsor secara terperinci untuk mencerminkan kebenaran mereka yang sesungguhnya. Dokumen referensi: Kode Etika Eramet SKENARIO: PERTANYAAN JAWABAN P: Sebagai bagian dari pelaksanaan kontrak besar, klien meminta Anda agar Eramet memberikan donasi ke organisasi amal yang terkait dengan partai politik. Anda berpikir apakah Anda dapat memberikan donasi seperti itu. J: Anda tidak boleh membuat donasi atau sponsor atas permintaan klien, terutama ketika dikaitkan dengan organisasi politik. Dalam situasi seperti itu, Anda harus mencari saran dari manajer lini Anda, Pejabat Kepatuhan Etika dari entitas Anda atau Direktur Etika dan Kepatuhan. 15
2.4 16 KONFLIK KEPENTINGAN K o n f l i k k e p e n t i n g a n Sebuah konflik kepentingan adalah konflik antara misi profesional seseorang dan kepentingan pribadinya langsung atau tidak langsung, konflik ini cenderung mempengaruhi cara dia menjalankan misi profesionalnya. Konflik kepentingan dapat berupa internal ketika kepentingan pribadi karyawan atau kerabat berada dalam konflik atau kemungkinan akan bertentangan dengan kepentingan perusahaan, dan dapat memengaruhi penilaian, obyektivitas, atau independensi kolaborator ini atau eksternal ketika perusahaan dipaksa oleh pelanggan untuk melakukan kontrak dengan pihak ketiga untuk mendapatkan kontrak atau kontrak publik. Metodologi untuk mengidentifikasi konflik kepentingan: ujikan Tanyakan pada diri Anda! Jika Anda menjawab "ya" untuk salah satu pertanyaan berikut, maka ada risiko bahwa Anda mungkin berada dalam situasi konflik kepentingan: 1 Apakah Anda merasa berhutang budi kepada orang lain? 2 Adakah risiko bahwa independensi dan obyektivitas penilaian Anda akan dipertanyakan? 3 Apakah ini akan memberi kesan bahwa penilaian Anda dan obyektivitas Anda dikompromikan?
sikap refleks praktik buruk Mempertanyakan apakah situasi tersebut merupakan risiko konflik kepentingan; Membuat keputusan yang mungkin dipengaruhi oleh pertimbangan pribadi atau oleh pihak ketiga; Hindari segala situasi yang menempatkan Anda dalam konflik kepentingan yang nyata, jelas atau potensial; Mengungkap segala konflik kepentingan aktual, nyata atau potensial yang dapat memengaruhi keputusan atau tindakan tertentu; Menyembunyikan situasi konflik kepentingan yang nyata, jelas atau potensial; Menyetujui untuk menggunakan mitra komersial yang diberlakukan oleh pelanggan. Hubungi penyelia Anda, Duta Kepatuhan Etika, Pejabat Kepatuhan Etika atau Direktur Etika dan Kepatuhan jika ragu; Lihat prosedur Grup - Mengelola Konflik Kepentingan. Konflik kepentingan dapat menyembunyikan tindakan korupsi! Merupakan hal penting bagi semua karyawan agar waspada terhadap konflik kepentingan yang nyata, jelas atau potensi. Dokumen referensi: Piagam Etika; Prosedur Grup - Mengelola Konflik Kepentingan SKENARIO: PERTANYAAN JAWABAN P: Putra seorang teman telah melamar pekerjaan dimana Anda turut bertanggung jawab untuk memimpin proses perekrutan. Anda ingin merekrutnya untuk "memberikan layanan" kepada teman Anda meskipun kandidat lain tampaknya memiliki kualifikasi yang lebih baik. Apakah ini konflik kepentingan? J: Ya. Dalam hal ini, kepentingan pribadi Anda mengganggu kepentingan perusahaan dan mengompromikan penilaian dan obyektivitas Anda. Pada saat proses perekrutan, Anda harus mengungkapkan konflik kepentingan ini dan tidak mengganggu proses perekrutan. 17
18 2.5 2.6 MELOBI M e l o b i Tindakan melobi adalah tindakan yang dimaksudkan untuk menginformasikan pengambilan keputusan atau arahan pemerintah atau lembaga melalui kontak langsung atau tidak langsung, dan secara transparan. Pelobi, juga dikenal sebagai perwakilan kepentingan, bertujuan untuk membuat kegiatan Eramet dan/atau anak perusahaannya diketahui oleh para pembuat keputusan publik untuk memberikan mereka keahlian teknis mengenai subyek yang berkaitan dengan aktivitas Eramet. sikap refleks praktik buruk Periksa apakah proses tersebut kemungkinan merupakan tindakan melobi; Buat pendekatan melobi tanpa memperoleh persetujuan sebelumnya; Orang-orang yang teridentifikasi sebagai perwakilan dari kepentingan harus didaftarkan dan dideklarasikan kepada Otoritas Tinggi untuk Transparansi Kehidupan Publik di perimeter Perancis dan Kaledonia Baru, serta ke Daftar Eropa pada perimeter Uni Eropa (mengikuti aturan khusus untuk contoh ini), dan lainnya jika undang-undang baru tersedia; Tawarkan hadiah atau undangan yang tidak semestinya atau manfaat lainnya untuk tujuan memengaruhi pembuat keputusan. Tindakan melobi harus dinyatakan ke Departemen Urusan Publik sesuai dengan prosedur yang berlaku; Menyatakan tindakan melobi secara transparan jika undang-undang memberikannya. KEGIATAN POLITIK YANG TIDAK PANTAS Eramet adalah perusahaan apolitis. Karyawan memiliki kewajiban cadangan dan karenanya tidak boleh melibatkan perusahaan melalui pendapat dan tindakan politik pribadi mereka atau menerima permintaan dukungan politik yang akan melibatkan tanggung jawab Grup. sikap refleks praktik buruk Menyatakan mandatnya; Gunakan sumber daya Eramet untuk mensubsidi partai politik; Pisahkan dengan jelas kegiatan politik pribadinya dari misinya di dalam Eramet; Pastikan Anda tidak menggunakan Eramet. Melakukan kegiatan politik yang tidak sesuai secara individual yang akan melibatkan Eramet; Berkontribusi atau memberikan layanan kepada pemegang kantor publik, partai atau organisasi politik. Terima atau tawarkan keuntungan yang tidak semestinya.
2.7 MENANGANI PROSES PENAWARAN P e n a w a r a n Sebuah penawaran adalah prosedur dimana pembeli potensial meminta perusahaan yang berbeda untuk membuat proposal bisnis terenkripsi sebagai tanggapan terhadap spesifikasi kebutuhan akan suatu produk, layanan atau manfaat. Bagaimana prosesnya dapat dialihkan? Proses penawaran dapat dimanipulasi dengan berbagai cara: 1 Melaluikorupsi dengan menawarkan, memberi, menjanjikan, menerima atau meminta keuntungan yang tidak semestinya, secara langsung atau tidak langsung, untuk mempengaruhi atau mendorong dalam pilihan penawaran yang dipilih. 2 MelaluiKecurangan Penawaran penetapan harga barang dan jasa; mengecualikan penawar yang memenuhi syarat dengan mendiskualifikasi mereka secara keliru, atau dengan memberikan informasi sensitif/istimewa kepada perusahaan tertentu yang tidak dibagikan dengan peserta lain dalam proses penawaran. Proses penawaran harus dihormati dengan sangat ketat. sikap refleks praktik buruk Menetapkan spesifikasi yang jelas dan tepat; Mengirimkan informasi kepada pihak ketiga tentang penawaran yang diterima; Hargai proses penawaran dengan ketat; Dokumentasikan prosesnya; Menyetujui perusahaan lain pada penawnara yang diajukan; Melakukan proses tendernya secara transparan; Melaporkan konflik kepentingan yang nyata, jelas atau potensial. Menawarkan atau menerima sesuatu yang berharga untuk memengaruhi atau menghargai tindakan dalam sebuah penawaran. 19
20 SKENARIO: PERTANYAAN JAWABAN P: Sebagai bagian dari perusahaan patungan ini, Eramet ingin, bersama rekannya, mensub-kontrakkan bagian dari operasi tambang. Untuk melakukan ini, perusahaan patungan mengeluarkan panggilan untuk penawaran. Setelah semua penawaran diterima, Anda menerima panggilan dari manajer proyek perusahaan mitra. Ia mengumumkan bahwa baru saja menerima penawaran yang lebih rendah. Anda kemudian mengetahui bahwa perusahaan tersebut yang memiliki hubungan dengan mitra Anda selama bertahun-tahun. Anda memikirkan tentang konsekuensi dari penawaran ini. J: Dalam situasi seperti itu, jelas terdapat konflik kepentingan. Ada kemungkinan bahwa mitra Anda telah mengirimkan informasi rahasia ke perusahaan ini, sehingga mendistorsi permainan persaingan. Dalam kasus seperti itu, Anda harus merujuk kepada Petugas Kepatuhan Etika atau Direktur Etika dan Kepatuhan, yang akan memandu Anda dalam perilaku dan tindakan yang akan diadopsi.
2.8 RISIKO YANG TERKAIT DENGAN PERANTARA, PENYEDIA LAYANAN, MITRA, AGEN ATAU PENGANTAR BISNIS P e r a n t a r a Sebuah perantara berarti setiap individu atau perusahaan yang bertindak atas nama atau atas nama Eramet. Contohnya termasuk agen komersial, pengantar bisnis, konsultan, mitra, atau siapa pun untuk berinteraksi dengan otoritas pemerintah. Eramet, atau salah satu anak perusahaannya, mungkin secara hukum bertanggung jawab atas perilaku perantara dan pemasoknya, bahkan jika ia tidak menyadarinya. Dengan demikian, pihak ketiga mana pun harus diberi tahu tentang kebijakan nol toleransi Eramet tentang korupsi. Kebijakan Anti-Korupsi Eramet harus dilampirkan pada kontrak dan Panduan Anti-Korupsi ini harus dikirimkan kepada mereka. Eramet mungkin diminta untuk menolak bekerja dengan mitra bisnis yang tidak mematuhi aturan yang berlaku. Komisi yang dibayarkan kepada perantara ini harus dibingkai dalam kontrak dan harus masuk akal serta disesuaikan dengan pasar. Komisi yang terlalu tinggi dapat menimbulkan risiko retro-komisi. Hal tersebut merupakan bentuk suap yang melibatkan pembayaran sebagian dari komisi (yaitu, persentase yang dibayarkan melalui transaksi komersial) kepada pihak ketiga. sikap refleks praktik buruk Membenarkan penggunaan pihak ketiga dan menyatakannya; Masuk ke dalam hubungan komersial dengan perantara yang menolak untuk menerima Panduan Anti-Korupsi ini; Melakukan uji tuntas; Menjelaskan dengan tepat dalam kontrak misi yang dipercayakan kepada perantara; Memastikan tidak ada konflik kepentingan; Mengakhiri kontrak dengan pihak ketiga yang aktivitas atau reputasinya di masa lalu menimbulkan keraguan atau kecurigaan; Memastikan sebelum pembayaran penyelesaian efektif kontrak pada presentasi akuntansi atau bukti teknis; Menandatangani kontrak tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari manajemen terkait. Memasukkan klausul anti korupsi dalam kontrak; Kode Etika Eramet, Prosedur Grup - Evaluasi CSR/Etika Pemasok, Prosedur Grup - Penilaian CSR/Etika Pelanggan Komersial dan Perantara. Dokumen referensi: Kode Etika Eramet, Prosedur Grup - Evaluasi CSR/Etika Pemasok, Prosedur Grup - Penilaian CSR/Etika Pelanggan Komersial dan Perantara 21
22 2.9 SKENARIO: PERTANYAAN JAWABAN P: Sebagai bagian dari proyek baru, Anda ingin menyewa seorang perantara baru. Salah satu kandidat menarik perhatian Anda karena menyoroti pengetahuannya yang baik tentang pejabat publik serta metodenya "yang sebagian besar telah terbukti di masa lalu". Ditaklukkan oleh pidatonya, Anda ingin mempekerjakannya sebagai perantara. J: Sebelum merekrut perantara, Anda harus memastikan integritasnya dan mematuhi prosedur CSR/Etika untuk perantara komersial. Dengan mengikuti prosedur ini, Anda dapat menentukan apakah potensi perantara Anda masih terintegritas dan apakah ia adalah risiko potensial bagi perusahaan jika ingin dipertahankan sebagai perantara. KASUS MERGER DAN AKUISISI Operasi merger/akuisisi adalah risiko nyata dalam hal korupsi. Bahkan, Eramet dapat dimintai pertanggungjawaban atas kesalahan yang dilakukan oleh entitas yang diakuisisi dalam konteks merger atau akuisisi, termasuk untuk peristiwa sebelum transaksi merger/ akuisisi. Dalam konteks usaha patungan, mitra mungkin bersalah atas tindakan korupsi. sikap refleks praktik buruk Melakukan pengujian tuntas dari perusahaan target Melakukan merger atau akuisisi jika risiko korupsi yang tinggi telah terdeteksi di perusahaan target. Menyertakan jaminan dalam dokumen akhir Melakukan audit "kepatuhan" yang memadai Dokumen referensi: Kode Etika Eramet
SKENARIO: PERTANYAAN JAWABAN P: Anda ingin melakukan operasi akuisisi perusahaan yang, di masa lalu, diduga menyuap pejabat publik asing. Anda memikirkan apakah hal ini dapat menjadi hambatan pada operasi akuisisi. J: Jika perusahaan ini telah melakukan tindakan korupsi di masa lalu, dalam kasus akuisisi oleh Eramet, hal ini dapat memiliki konsekuensi serius pada reputasi perusahaan. Selain itu, Eramet juga dapat dikenai sanksi keuangan berat karena tindakan korupsi yang dilakukan sebelum diakuisisi oleh perusahaan target. Dalam situasi seperti itu, Anda harus mendekati Departemen Hukum dan Departemen Etika dan Kepatuhan, yang akan menemani Anda sesuai dengan prosedur grup. 23
24 M E M B U AT L A P O R A N Pertama-tama, jika Anda memiliki sedikit keraguan atau merasa tidak nyaman dalam suatu situasi etika, Anda harus menghubungi jaringan Petugas Kepatuhan Etika (Duta Kepatuhan Etika dan Petugas Kepatuhan Etika), dimana rincian kontaknya tersedia untuk semua karyawan Grup dan khususnya di intranet Grup. Namun, jika Anda adalah saksi atau korban dari perilaku tidak etis dan/atau yang tidak mematuhi Panduan Anti-Korupsi ini atau hukum dan prosedur internal yang berlaku, Anda dapat melaporkan menggunakan prosedur peringatan kerja. Siapa yang harus saya hubungi? Atasan Anda Atasan Anda adalah kontak hubungan Anda yang istimewa. Hal ini akan memberi pencerahan pada Anda akan sifat perilaku tidak etis dan membimbing Anda kepada tindak lanjut untuk diberikan pada hal tersebut. Petugas Kepatuhan Etika Anda Jika Anda merasa tidak nyaman untuk berbicara padanya atau jika tidak ada tanggapan yang sesuai telah dibuat untuk Anda, beri tahu Petugas Kepatuhan Etika Anda, yang perincian kontaknya tersedia untuk semua karyawan Grup dan khususnya kepada intranet Grup Eramet atau anak perusahaan tempat Anda bergantung. Peringatan profesional Karyawan yang ingin menggunakan sistem whistleblowing profesional harus mengirimkan pemberitahuan melalui alamat berikut: Hal ini merupakan perangkat rahasia yang memungkinkan Anda membuat peringatan secara anonim, jika diizinkan oleh hukum setempat yang berlaku. Perlindungan apa yang diberikan pada orang yang akan melaporkan pelanggaran? Orang yang melaporkan peringatan dengan itikad baik dan tanpa pamrih akan dilindungi sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Eramet tidak akan menoleransi segala bentuk sanksi atau pembalasan terhadap karyawan ini. Dokumen referensi: Kode Etika - Prosedur pengelolaan Tanda Etika - Perangkat Nama Tanda Profesionalt
26 S A N K S I D I S I P L I N E R Semua karyawan Eramet harus mematuhi semua ketentuan Panduan ini dan menjalankan kegiatan sehari-hari dengan integritas. Selain itu, setiap karyawan harus menandatangani Sertifikat Kepatuhan Etika setiap tahun, di mana ia secara pribadi berkomitmen untuk menempatkan etika di pusat praktik profesionalnya. Setiap penghinaan terhadap Panduan ini dan ketentuan hukum dan peraturan yang berkaitan dengan perang melawan korupsi dapat dikenakan sanksi disipliner. Sanksi ini akan diambil oleh manajemen dan Departemen Sumber Daya Manusia terkait, sesuai dengan ketentuan Undang Ketenagakerjaan yang berlaku untuk karyawan yang bersangkutan. Setiap situasi dievaluasi dan dianalisa berdasarkan kasus per kasus, dengan cara yang adil dan sepenuhnya sesuai dengan ketentuan hukum perburuhan setempat. Tindakan korektif dan sanksi disipliner meliputi: Manajemen kinerja (pembinaan, pelatihan, dll.); • Peringatan verbal; • Peringatan tertulis; • Tindakan internal; • Pemberhentian; • Tindakan hukum pelengkap. Komite Harmonisasi Sanksi, yang terdiri dari Direktur Etika dan Kepatuhan, Departemen Sumber Daya Manusia Grup, Departemen Hukum dan Departemen Hukum Sosial, dibentuk untuk memastikan perlindungan pelapor dan pelapor. memantau mereka, dan untuk menyelaraskan sanksi dalam Grup. Yang terakhir mengeluarkan pendapat tentang hukuman yang akan diucapkan.
Dokumen referensi Prosedur yang disebutkan dalam Panduan ini tersedia untuk semua karyawan di intranet dan termasuk: Kode Etika di Eramet, • Prosedur Grup - Hadiah dan Undangan • Prosedur Grup - Mengelola Konflik Kepentingan • Prosedur Grup - Penilaian CSR/Etika Pemasok • Prosedur Grup - Penilaian CSR/Etika Pelanggan Komersial dan Perantara • Prosedur untuk pengelolaan Tanda Etika - Perangkat Peringatan Profesional Eramet 27
28 GLOSARIUM Abus de bien social diperuntukkan bagi para pemimpin untuk menggunakan kekuatan mereka, atau properti perusahaan, untuk penggunaan yang mereka tahu bertentangan dengan kepentingan korporasi untuk keuntungan pribadi atau untuk menguntungkan perusahaan atau perusahaan lain di mana mereka secara langsung atau tidak langsung tertarik. Agen publik siapa pun yang bertindak dalam kerangka misi pelayanan publik, penyimpanan otoritas publik, legislatif, administratif atau otoritas yudisial, atau yang merupakan anggota atau menjalankan fungsi dalam partai politik atau yang kandidat untuk partai politik. Lebih umum, ia berarti orang yang melakukan fungsi publik untuk atau atas nama otoritas pemerintah. Penawaran prosedur dimana calon pembeli meminta pemasok yang berbeda untuk membuat penawaran komersial terenkripsi sebagai tanggapan terhadap spesifikasi kebutuhannya akan suatu produk, layanan atau layanan. Hadiah keuntungan material yang ditawarkan dalam konteks hubungan sosial yang nilainya mungkin sangat bergantung pada keadaan (standar hidup, konteks, dll.) dan pada individu. Perusahaan patungan perjanjian komersial yang ditutup dengan satu atau lebih entitas dimana telah diputuskan untuk bersama-sama melakukan kegiatan komersial dan untuk membagikan manfaatnya. Konflik kepentingan konflik antara misi profesional seseorang dan kepentingan pribadinya langsung atau tidak langsung, konflik ini kemungkinan akan mempengaruhi cara dia menjalankan misi profesionalnya. Korupsi mengizinkan, menawarkan, memberi, menjanjikan, menerima atau meminta keuntungan yang tidak semestinya, secara langsung atau tidak langsung, untuk tujuan mempengaruhi atau mendorong seseorang untuk melakukan atau tidak melakukan suatu tindakan dalam lingkup dari fungsinya. Hadiah pembayaran (dalam bentuk tunai atau nilai) tanpa harapan dari pihak lawan. Perantara setiap individu atau perusahaan yang bertindak atas nama atau atas nama Eramet. Hal ini dapat mencakup, misalnya, agen komersial, konsultan atau orang lain untuk berinteraksi dengan otoritas pemerintah. Integritas perilaku dan tindakan sesuai dengan seperangkat prinsip dan norma moral dan etika, yang diambil oleh individu dan oleh institusi. Integritas membutuhkan kejujuran, transparan, adil, asli, tidak dapat dicela, dll.
Undangan manfaat tidak berwujud dimaksudkan untuk bersaksi pada perhatian yang diberikan seseorang kepada orang lain yang nilainya tergantung pada tuan rumah dan keadaan. Pelapor peringatan seseorang yang mengungkapkan atau melaporkan, dengan cara yang tidak pamrih dan dengan niat baik, sebuah kejahatan atau pelanggaran, pelanggaran serius dan nyata pada tindakan sepihak dari organisasi internasional yang diambil atas dasar suatu usaha. Melobi tindakan yang dimaksudkan untuk menginformasikan pengambilan keputusan atau arahan pemerintah atau lembaga melalui kontak langsung atau tidak langsung, dan ini dalam transparansi penuh. Donasi menyumbangkan bisnis dalam bentuk bantuan finansial atau material kepada organisasi untuk mendukung pekerjaan yang memiliki kepentingan umum atau untuk memperoleh objek budaya. Pembayaran fasilitasi pembayaran dilakukan kepada pejabat publik resmi untuk menjamin atau mempercepat prosedur saat ini. Pengambilan sesuatu secara ilegal terdiri dari perwakilan terpilih, seseorang yang dipercayakan dengan otoritas publik atau yang ditugaskan dengan misi layanan publik, untuk mengambil, menerima atau mempertahankan kepentingan yang menjadi tanggung jawabnya untuk mengawasi atau mengelola. Komisi Retro suatu bentuk suap yang terdiri dari pembayaran sebagian dari komisi (yaitu, persentase yang dibayarkan melalui transaksi komersial) kepada pihak ketiga. Penyuapan untuk memberi imbalan atau memberikan manfaat kepada perantara yang memiliki pengaruh atas seseorang dengan otoritas publik. Transparansi ditandai dengan pengungkapan informasi, aturan, rencana, proses, dan tindakan yang jelas dan lengkap di dalam perusahaan tetapi juga untuk individu. 29
30 S I N YA L WA S PA D A - " R E D F L A G S " Untuk melangkah lebih jauh, di bawah ini adalah contoh situasi korupsi potensial yang mungkin terjadi. Jika Anda dihadapkan pada salah satu dari situasi ini, Anda harus waspada sesegera mungkin dengan merujuk ke Grup Peringatan ERAMET - Peringatan ERAMET(lihat 3. Membuat laporan). Anda menyadari bahwa mitra bisnis atau salah satu karyawan Anda telah atau terlibat dalam praktik yang tidak jujur. Anda mengetahui bahwa perantara yang ingin Anda pekerjakan memiliki reputasi koruptor, meminta suap atau memiliki hubungan yang tidak pantas dengan otoritas publik. Seorang pejabat publik yang resmi bersikeras menerima komisi atau pembayaran biaya sebelum menandatangani kontrak dengan Anda atau menetapkan tindakan administratif Anda. Salah satu pemasok Anda membutuhkan uang tunai dan menolak untuk mengeluarkan tanda terima. Pemasok mengharuskan pembayaran dilakukan ke negara atau wilayah geografis yang berbeda dari tempat pembuatan. Seorang pejabat publik membutuhkan biaya tambahan untuk memfasilitasi layanan rutin. Pelanggan membutuhkan hadiah atau undangan mewah sebelum menandatangani kontrak besar. Anda menyaksikan kolaborator yang menuntut pembayaran untuk "menutup mata" pada tindakan ilegal yang dilakukan oleh salah satu mitra dagang Anda. Seorang pejabat publik mengharuskan Anda mendapatkan pekerjaan atau tunjangan lain untuk teman atau anggota keluarga. Seorang mitra dagang menolak untuk menulis perjanjian. Anda melihat biaya tambahan yang tidak dapat dibenarkan. Salah satu mitra dagang Anda harus melalui perantara, agen, konsultan, atau distributor yang tidak dikenal.
ERAMET
10, Boulevard de Grenelle, 75015 Paris Conception et réalisation : Graphartgency Crédits photos : Pexels, Unsplash, © Sebastian SØrensen Ce Guide est imprimé sur un papier dont la fabrication est conforme aux exigences définies dans le règlement d'application de contrôle des bois FSC (Forest Stewardship Council). 31