JDN.100-1/7/1(7) s.k: Ketua Setiausaha Kementerian Ekonomi Menara Prisma No. 26, Persiaran Perdana, Presint 3 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62675 Putrajaya (u.p: Mohd Farid bin Mohd Arif) YBhg. Dato' Indera Ab Rahim bin Ab Rahman Setiausaha Bahagian Bahagian Perolehan Kerajaan (GPD) Kementerian Kewangan Malaysia Aras 5 Blok Utara, No. 5 Persiaran Perdana, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62592 Putrajaya 3
JDN.100-1/7/1(7) SENARAI EDARAN 1. YBhg. Dato' Seri Ir. Dr. Zaini bin Ujang Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Tinggi Aras 17, No. 2, Menara 2 Jalan P5/6, Presint 5 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62200 Putrajaya 2. YBhg. Datuk Lokman Hakim bin Ali Ketua Setiausaha Kementerian Pertanian Dan Keterjaminan Makanan Aras 15, Wisma Tani, No. 28 Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62624 Putrajaya 3. YBhg. Dato' Ts. Dr. Hj. Aminuddin bin Hassim Ketua Setiausaha Kementerian Sains, Teknologi Dan Inovasi Blok C5 Aras 6, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62662 Putrajaya 4. YBhg. Datuk Seri Haji Hasnol Zam Zam bin Haji Ahmad Ketua Setiausaha Kementerian Kerja Raya Tingkat 1-14, Kompleks Kerja Raya Jalan Sultan Salahuddin 50580 Kuala Lumpur 5. YBhg. Datuk Seri Isham bin Ishak Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan Jalan Padang Tembak 50634 Kuala Lumpur 4
JDN.100-1/7/1(7) 6. YBhg. Dato' Sri Suriani binti Dato' Ahmad Ketua Setiausaha Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi Blok E4/5, Kompleks Kerajaan Parcel E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62668 Putrajaya 7. YBhg. Datuk Johan Mahmood Merican Ketua Setiausaha Perbendaharaan Kementerian Kewangan Aras 10, Blok Tengah, No. 5 Persiaran Perdana Presint 2, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62592 Putrajaya YBhg. Dato' Sri Amran bin Mohamed Zin Ketua Setiausaha Kementerian Luar Negeri Aras 3, Wisma Putra No. 1, Jalan Wisma Putra, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62602 Putrajaya 7. YBhg. Datuk Johan Mahmood Merican Ketua Setiausaha Perbendaharaan Kementerian Kewangan Aras 10, Blok Tengah, No. 5 Persiaran Perdana Presint 2, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62592 Putrajaya YBhg. Dato' Sri Amran bin Mohamed Zin Ketua Setiausaha Kementerian Luar Negeri Aras 3, Wisma Putra No. 1, Jalan Wisma Putra, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62602 Putrajaya 8. YBhg. Datuk Dr. Maziah binti Che Yusoff Ketua Setiausaha Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat Aras 36, No. 55 Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 Putrajaya 10. YBhg. Datuk Azman bin Mohd Yusof Ketua Setiausaha Kementerian Perpaduan Negara Aras 5 - 10, Blok F9, Parcel F Lebuh Perdana Timur, Presint 1 62000 Putrajaya 5
JDN.100-1/7/1(7) 11. YBhg. Dato' Yusran Shah bin Mohd Yusof Ketua Setiausaha Kementerian Perladangan dan Komoditi No. 15, Level 5-13 Persiaran Perdana, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62654 Putrajaya 12. YBhg. Datuk Haji Ruji bin Haji Ubi Ketua Setiausaha Kementerian Dalam Negeri Aras 12, Blok D1, Setia Perkasa 1 Kompleks Setia Perkasa Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62546 Putrajaya 13. YBhg. Dato' Nor Azmie bin Diron Ketua Setiausaha Kementerian Ekonomi Aras 8, Menara Prisma No. 26, Persiaran Perdana, Presint 3 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62675 Putrajaya 14. YBhg. Datuk Wira M Noor Azman bin Taib Ketua Setiausaha Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan Aras 17, No. 51 Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 Putrajaya 15. YBhg. Dato' Sri Khairul Dzaimee bin Daud Ketua Setiausaha Kementerian Sumber Manusia Aras 9, Setia Perkasa 3 & 4 Kompleks Setia Perkasa Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62530 Putrajaya 6
JDN.100-1/7/1(7) 16. YBhg. Dato' Seri Mohd Sayuthi bin Bakar Ketua Setiausaha Kementerian Perdagangan Dalam Negeri dan Kos Sara Hidup No. 13, Persiaran Perdana, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62623 Putrajaya 17. YBhg. Dato' Indera Nik Nasarudin bin Mohd Zawawi Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia Aras 8, Blok E8, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Putrajaya 18. YBhg. Dato' Jana Santhiran a/l Muniayan Ketua Setiausaha Kementerian Pengangkutan Malaysia Aras 9, No. 26, Jalan Tun Hussein Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 Putrajaya 19. YBhg. Ts. Dr. Nagulendran a/l Kangayatkarasu Ketua Setiausaha Kementerian Belia dan Sukan Aras 15, Menara KBS No. 27, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62570 Putrajaya 20. YBhg. Datuk Mohamad Fauzi bin Md Isa Ketua Setiausaha Kementerian Komunikasi Lot 4G9, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100, Putrajaya 7
JDN.100-1/7/1(7) 21. YBhg. Datuk Awang Alik bin Jeman Timbalan Ketua Setiausaha Kanan Jabatan Perdana Menteri Aras 4, Setia Perdana 8 Kompleks Setia Perdana Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62502 Putrajaya 22. YBhg. Dato' Haji Mad Zaidi bin Mohd Karli Ketua Setiausaha Kementerian Peralihan Tenaga dan Transformasi Air Aras 15, Menara PETRA 25 Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62574, Putrajaya 23. YBhg. Dato' Roslan bin Tan Sri Abdul Rahman Ketua Setiausaha Kementerian Pelancongan, Seni dan Budaya Aras 17, No. 2, Menara 1 Jalan P5/6, Presint 5 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62200 Putrajaya 24. YBhg. Datuk Dr. Ching Thoo a/l Kim Ketua Setiausaha Kementerian Sumber Asli dan Kelestarian Alam Blok F11, Kompleks F Lebuh Perdana Timur, Presint 1 62000 Putrajaya 25. YBhg. Dato' Hairil Yahri bin Yaacob Ketua Setiausaha Kementerian Pelaburan, Perdagangan dan Industri Tingkat 28, Menara MITI No.7, Jalan Sultan Haji Ahmad Shah 50480 Kuala Lumpur 8
JDN.100-1/7/1(7) 26. YBhg. Datuk Muhd Khair Razman bin Mohamed Annuar Ketua Setiausaha Kementerian Kemajuan Desa dan Wilayah Aras 30, No 47 Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 Putrajaya 27. YBrs. Tuan Fabian Bigar Ketua Setiausaha Kementerian Digital Aras 14, Blok Usahawan, Menara Usahawan No.18, Persiaran Perdana, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62000 Putrajaya 28. Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia Aras 12, Blok E7, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62590 Putrajaya 9
JDN.100-1/7/1(7) LAMPIRAN A TATACARA PELAKSANAAN TATAKELOLA PENGURUSAN DAN PEROLEHAN PROJEK ICT BAGI RMKe-13 ROLLING PLAN 1 (RP1) TAHUN 2026 1. TUJUAN Tatacara ini merupakan perincian pelaksanaan Garis Panduan Pelaksanaan Tatakelola Pengurusan dan Perolehan Projek ICT bagi RMKe-13 (Tahun 2026-2030) bertarikh 26 April 2024 yang telah diedarkan kepada Kementerian/agensi sektor awam sebagai panduan pelaksanaan permohonan projek ICT. 2. LATAR BELAKANG 2.1 Penubuhan Kementerian Digital (KD) dan Jabatan Digital Negara (JDN) pada 12 Disember 2023 bertujuan untuk memperkasa inisiatif pendigitalan melalui konsep Government Technology atau GovTech yang merupakan perkhidmatan digital bersepadu (Whole of Government (WoG)) kerajaan yang memfokuskan kepada: a. Perkhidmatan awam yang mudah diakses dan berpaksikan rakyat. b. Transformasi kerajaan digital. c. Sistem kerajaan yang mudah, cekap dan telus. 2.2 Perkhidmatan digital bersepadu (WoG) merangkumi perkhidmatan keseluruhan kerajaan yang melibatkan touchpoint rakyat dalam suatu peristiwa kehidupan (life-event) dan 1
JDN.100-1/7/1(7) disediakan secara dalam talian dari mula hingga akhir. Pendekatan WoG adalah ke arah kesejahteraan rakyat dengan memberi penekanan kepada aspek keselamatan digital dan meningkatkan keyakinan rakyat dalam transaksi kerajaan. Perkhidmatan WoG merupakan perkhidmatan rentas pelbagai agensi yang ditawarkan kepada rakyat. 2.3 Pelaksanaan WoG menjelaskan bagaimana perkhidmatan kerajaan disediakan secara menyeluruh dan suatu penyelesaian digital saling berkaitan merentas agensi secara seamless. Perspektif kluster perkhidmatan kerajaan merangkumi lima (5) sektor iaitu sektor ekonomi, sosial, keselamatan, infrastruktur dan pentadbiran awam berdasarkan kepada perkhidmatan yang disediakan kepada empat kumpulan sasar iaitu rakyat, komuniti perniagaan, agensi kerajaan dan penjawat awam. 2.4 Setiap sektor memfokuskan kepada perkara berikut: a. Sektor Ekonomi merujuk kepada perkhidmatan yang disediakan oleh agensi kerajaan kepada komuniti perniagaan (Kementerian Kewangan, Kementerian Pertanian dan Keterjaminan Makanan, Kementerian Perladangan dan Komoditi, Kementerian Pelaburan, Perdagangan dan Industri, Kementerian Perdagangan Dalam Negeri dan Kos Sara Hidup, Kementerian Ekonomi, Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi dan Kementerian Pelancongan, Seni dan Budaya). 2
JDN.100-1/7/1(7) b. Sektor Sosial merujuk kepada perkhidmatan disediakan oleh agensi kerajaan kepada rakyat (Kementerian Kesihatan Malaysia, Kementerian Kemajuan Desa dan Wilayah, Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan, Kementerian Pendidikan Malaysia, Kementerian Pendidikan Tinggi, Kementerian Belia dan Sukan, Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat, Kementerian Perpaduan Negara dan Kementerian Sumber Manusia). c. Sektor Infrastruktur pula merujuk kepada perkhidmatan oleh agensi kerajaan yang menyediakan perkhidmatan pembangunan fizikal untuk meningkatkan taraf hidup serta kesejahteraan rakyat (Kementerian Komunikasi, Kementerian Kerja Raya, Kementerian Pengangkutan, Kementerian Kemajuan Desa dan Wilayah, Kementerian Pembangunan Kerajaan Tempatan, Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi, Kementerian Peralihan Tenaga dan Daya Guna Awam dan Kementerian Sumber Asli dan Kelestarian Alam). d. Sektor Keselamatan merujuk kepada perkhidmatan yang disediakan oleh pelbagai agensi kerajaan bagi memastikan negara dalam keadaan selamat dan kedaulatan negara dilindungi (Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Pertahanan, Kementerian Luar Negeri, Kementerian Komunikasi dan Kementerian Digital) 3
JDN.100-1/7/1(7) e. Sektor Pentadbiran Awam merujuk kepada aktiviti sokongan yang disediakan oleh pelbagai agensi kerajaan yang membolehkan kerajaan beroperasi secara cekap dan berkesan (Kementerian Kewangan Malaysia, Jabatan Kerajaan Tempatan, KPKT dan Jabatan Perdana Menteri). 2.5 Selaras dengan hasrat kerajaan dalam memperkasakan mekanisme dalam pengurusan, penilaian dan pemantauan projek ICT sektor awam, terdapat keperluan terhadap perubahan proses dan tatakelola perolehan ICT sedia ada. Kementerian Kewangan Malaysia (MOF) bersama Jabatan Digital Negara (JDN) telah membuat penambahbaikan terhadap Tatakelola Perolehan ICT yang melibatkan proses kelulusan teknikal Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) kementerian dan agensi / Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTISA) dilaksanakan sebelum permohonan bajet kepada Kementerian Ekonomi atau MOF. 2.6 Garis Panduan Pelaksanaan Tatakelola Pengurusan dan Perolehan Projek ICT bagi RMKe-13 telah diedarkan kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian (KSU) pada 30 April 2024. 2.7 Garis Panduan tersebut terpakai untuk proses kelulusan teknikal projek ICT di peringkat JPICT/JTISA bagi permohonan bajet pembangunan dan bajet mengurus yang menggunakan peruntukan kewangan Kerajaan Persekutuan serta projek yang dilaksanakan secara Public Private Partnership (PPP) dan projek in-house. 4
JDN.100-1/7/1(7) 3. SKOP DAN TEMPOH PELAKSANAAN 3.1 Sebagai permulaan, pelaksanaan Tatakelola Pengurusan dan Perolehan Projek ICT RMKe-13 RP1 Tahun 2026 akan memfokuskan kepada permohonan Bajet Pembangunan (DE) dan Bajet Mengurus (OE). 3.2 Manakala bagi pelaksanaan projek secara Public Private Partnership (PPP) adalah menggunakan Garis Panduan Kerjasama Awam-Swasta melalui Unit Kerjasama Awam Swasta (UKAS). 3.3 Pelaksanaan projek secara in-house hendaklah melalui JPICT Kementerian/agensi seperti mana proses sedia ada. 3.4 Tempoh masa pelaksanaan permohonan bajet pembangunan dan bajet mengurus adalah seperti di Jadual 1. Jadual 1 Tempoh Masa Pelaksanaan Permohonan Bajet Pembangunan dan Bajet Mengurus JENIS BAJET PERINGKAT KELULUSAN TEMPOH MASA Bajet Pembangunan JPICT Kementerian Mei 2024 - Feb 2025 (sebelum tarikh mula permohonan bajet oleh pembangunan Kementerian Ekonomi) JTISA Mei 2024 - September 2024 Bajet Mengurus JPICT Kementerian Mei 2024 - April 2025 (sebelum tarikh mula permohonan bajet mengurus oleh MOF) JTISA Mei 2024 - September 2024 5
JDN.100-1/7/1(7) 4. PERANAN DAN TINDAKAN KEMENTERIAN/AGENSI 4.1 Peranan dan tindakan Kementerian/agensi dalam pelaksanaan tatakelola pengurusan dan perolehan projek ICT baharu adalah seperti berikut: a. Menyediakan permohonan projek ICT RMKe-13 RP1 yang lengkap melalui Sistem PROFIT dengan menggunakan templat permohonan JTISA. b. Memastikan perancangan projek ICT selaras dengan Pelan Pendigitalan Kementerian/agensi yang sedang berkuatkuasa. c. Memastikan tiada pertindihan antara sistem aplikasi yang ingin dibangunkan dengan sistem aplikasi sedia ada di agensi sektor awam melalui semakan dalam Sistem Repositori Aplikasi Sektor Awam (RASA). Kementerian/agensi boleh menghubungi bsa_ea@digital.gov.my berkaitan perkara ini. d. Mengguna pakai produk dan perkhidmatan gunasama seperti berikut: i. MyGDX sebagai platform perkongsian data yang terjamin. 6
JDN.100-1/7/1(7) ii. MyGovernment Portal sebagai satu gerbang tunggal bagi memudahkan capaian perkhidmatan kerajaan oleh rakyat. iii. MyGovCloud@PDSA dan MyGovCloud@CFA merupakan perkhidmatan Cloud Hosting yang menyediakan perkhidmatan termasuk rangkaian, server, storan dan sistem operasi secara maya (virtual). iv. Infrastruktur guna sama ICT (MyGov*Net, MyGovUC, MyGPKI) merupakan perkhidmatan teras pengupaya penyampaian dan komunikasi maklumat kerajaan yang selamat. v. Lain-lain yang bersesuaian. 5. CARTA ALIR PELAKSANAAN 5.1 Carta alir pelaksanaan Tatakelola Pengurusan Dan Perolehan Projek ICT Bagi RMKe-13 RP1 Tahun 2026 bagi Bajet Pembangunan (DE) dan Bajet Mengurus (OE) adalah seperti di Rajah 1. 7
JDN.100-1/7/1(7) PENERANGAN: 1. Kementerian/Agensi membuat perancangan projek ICT dengan merujuk kepada Pelan Pendigitalan Kementerian/agensi dan mengambilkira pelaksanaan perkhidmatan digital bersepadu (WoG). 2. Kementerian/Agensi membuat rujukan kepada Panduan Reka Bentuk Perkhidmatan dan Katalog Anggaran Harga serta melaksanakan kajian pasaran. 3. Kementerian/Agensi menyediakan permohonan projek ICT RMKe-13 RP1 Tahun 2026 yang lengkap melalui Sistem PROFIT dengan menggunakan templat permohonan JTISA. 4. Urus setia JPICT Kementerian/agensi menyemak permohonan untuk memastikan templat adalah lengkap. Penilaian teknikal di peringkat JPICT Kementerian/agensi dilaksanakan. Hasil Penilaian dihantar ke JDN dan dimaklumkan kepada Kementerian/ agensi. 5. Sekiranya mencapai had nilai JTISA, permohonan akan melalui penilaian teknikal JTISA. Hasil penilaian akan dimaklumkan kepada Kementerian/ agensi. 6. JDN membuat konsolidasi senarai projek ICT berdasarkan kelulusan teknikal diperingkat JPICT Kementerian dan JTISA. Maklumat konsolidasi akan dikemukakan kepada Kementerian Ekonomi/MOF. 7. Kementerian/Agensi akan membuat permohonan bajet bagi projek ICT yang telah mendapat kelulusan teknikal melalui MyProjek (Bajet Pembangunan) kepada Kementerian Ekonomi dan MyResults (Bajet Mengurus) kepada MOF mengikut tarikh yang ditetapkan. 8. Kementerian Ekonomi/MOF akan menjalankan sesi pemeriksaan bajet. 9. Projek ICT yang tidak mendapat kelulusan bajet sepenuhnya atau lulus sebahagian,perlu diangkat semula ke JPICT Kementerian dan dimaklumkan kepada JDN. Rajah 1 Carta Alir Pelaksanaan Tatakelola Pengurusan Dan Perolehan Projek ICT Bagi RMKe-13 RP1 Tahun 2026 8
JDN.100-1/7/1(7) 6. TATACARA PELAKSANAAN TATAKELOLA PENGURUSAN DAN PEROLEHAN PROJEK ICT BAGI RMKe-13 RP1 TAHUN 2026 6.1 Tatacara pelaksanaan Tatakelola Pengurusan dan Perolehan Projek ICT bagi RMKe-13 RP1 Tahun 2026 untuk Bajet Pembangunan adalah seperti di Jadual 2. 9
JDN.100-1/7/1(7) Jadual 2: Tatacara Pelaksanaan Tatakelola Pengurusan Dan Perolehan Projek ICT Bagi RMKe-13 Tahun 2026 Bagi Bajet Pembangunan PROSES AKTIVITI PERANAN TEMPOH KETERANGAN Bajet Pembangunan (DE) Bagi Pelaksanaan Projek Pada Tahun 2026 1. Perancangan projek ICT Melaksanakan perancangan membangunkan perkhidmatan ICT untuk Kementerian/ Agensi Januari Disember hingga Memastikan tiada pertindihan aplikasi bagi projek ICT yang dipohon dengan merujuk kepada Sistem Repositori Aplikasi Sektor Awam (RASA). Sebarang pertanyaan boleh menghubungi bsa_ea@digital.gov.my 2. Penyediaan permohonan projek RMKe-13 RP1 ICT Penyediaan spesifikasi teknikal dan anggaran kos bagi projek ICT baharu Kementerian/ Agensi Mei 2024 hingga Disember 2024 Penyediaan permohonan menggunakan templat JTISA dan membuat rujukan berikut: (a) Panduan Reka Bentuk Perkhidmatan Digital (Service Design) di pautan Sebarang menghubungi standard@digital.gov.my pertanyaan boleh (b) Katalog anggaran harga di pautan atau kajian pasaran oleh Kementerian/agensi bagi anggaran kos. Sebarang boleh menghubungi kosictsa@digital.gov.my yang dilaksanakan pertanyaan (c) FAQ Tatakelola RMKe-13 di pautan 10
PROSES 3. Permohonan kelulusan teknikal AKTIVITI (a) Penilaian oleh JPICT Kementerian PERANAN Kementerian/ Agensi TEMPOH Mei 2024 hingga atau 2025 Feb sebelum tarikh mula permohonan Bajet Pembangunan yang ditetapkan oleh Kementerian Ekonomi 11 KETERANGAN teknikal-ict-sektor-awam-jtisa/ Sebarang pertanyaan boleh menghubungi urussetiajtisa@digital.gov.my (d) Pengiraan oleh Kementerian/agensi dibuat berdasarkan purata atau trend kadar tukaran mata wang asing yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) unjuran boleh Penafian: Rujukan (a) hingga (c) merupakan panduan asas kepada Kementerian/agensi semasa penyediaan permohonan projek ICT dan membuat anggaran harga. Dokumen ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa (a) Permohonan adalah melalui Sistem ICT Sektor Awam pautan Profil Projek (PROFIT) di (b) Permohonan di bawah had nilai JTISA akan menggunakan kelulusan teknikal dan syor bajet JPICT kementerian bagi tujuan permohonan bajet kepada Kementerian Ekonomi
PROSES AKTIVITI (b) Permohonan kepada JDN (c) Penilaian oleh JDN (d) Konsolidasi semua permohonan oleh JDN Nota: Konsolidasi akan dilaksanakan selepas memperolehi kelulusan teknikal dan syor bajet PERANAN Kementerian/ Agensi JDN/JTISA JTISA TEMPOH Mei 2024 hingga September 2024 atau tertakluk kepada tarikh yang ditetapkan oleh JDN Jun 2024 hingga Januari 2025 Februari 2025 atau tertakluk kepada tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian Ekonomi 12 KETERANGAN Rujukan: Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2015 (SPA 3 Tahun 2015) Garis Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal Dan Pemantauan Projek Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam Permohonan melalui PROFIT berdasarkan kelulusan bagi permohonan projek mencapai had nilai JTISA JPICT Kementerian Rujukan: SPA 3 Tahun 2015 Penilaian bagi permohonan yang mencapai had nilai JTISA peringkat JTISA Rujukan: SPA 3 Tahun 2015 Urus setia JTISA mengemukakan senarai projek yang diperakui kepada Kementerian Ekonomi seperti berikut: (a) Projek yang diperakui kelulusan teknikal dan syor bajet oleh JTISA (mencapai had nilai JTISA)
PROSES 4. Permohonan kelulusan bajet pembangunan 5. Perolehan dan pelaksanaan projek AKTIVITI Permohonan kelulusan bajet kepada Kementerian Ekonomi Perolehan pelaksanaan RMKe-13 RP1 dan projek PERANAN Kementerian/ Agensi Kementerian/ Agensi TEMPOH Mac 2025 Jan/Feb 2026 13 KETERANGAN (b) Projek yang diperakui kelulusan teknikal dan syor bajet oleh JPICT Kementerian (bawah had nilai JTISA) Rujukan: SPA 3 Tahun 2015 (a) Permohonan melalui Sistem MyProjek oleh Kementerian/agensi (b) Pemeriksaan Kementerian bajet Ekonomi dan Kementerian/ agensi dilaksana pada bulan Mei 2025 atau tertakluk kepada tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian Ekonomi (c) Kelulusan Bajet pada Januari 2026 atau tertakluk kepada tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian Ekonomi Projek dilaksana oleh Kementerian/ agensi
JDN.100-1/7/1(7) 6.2 Contoh Senario bagi bajet pembangunan adalah seperti berikut: a. Projek ICT Yang Dilaksanakan Bersekali Dengan Projek Pembangunan Fizikal Kementerian/Agensi bercadang untuk memohon kelulusan teknikal projek ICT yang dilaksanakan bersekali dengan projek pembangunan fizikal dalam RMKe-13 bagi tahun 2026 hingga 2028. Bagaimanakah kaedah pelaksanaan projek bagi tatakelola baharu ini? Penyelesaian Proses permohonan kelulusan teknikal bagi projek ICT yang dilaksana bersekali dengan projek fizikal dibuat selepas kelulusan bajet bagi projek fizikal dari Kementerian Ekonomi/Kementerian Kewangan (MOF) seperti proses sedia ada. b. Peningkatan kos projek ICT selepas kelulusan JPICT (bawah had nilai JTISA) Kementerian/Agensi telah mendapat kelulusan bajet pembangunan dari Kementerian Ekonomi bagi RMKe- 13 RP1 (2026) untuk Projek Menaik Taraf Peralatan Pusat Data sebanyak RM2,000,000.00. Bagaimanapun 14
JDN.100-1/7/1(7) c. disebabkan perubahan teknologi dan spesifikasi terkini, terdapat peningkatan kos menjadikan jumlah adalah RM2,500,000.00. Adakah Kementerian/agensi perlu memohon semula kelulusan teknikal bagi kes ini? Penyelesaian: Permohonan Projek Menaik Taraf Peralatan Pusat Data perlu diangkat semula untuk makluman JPICT Kementerian secara rasmi. Bagi keperluan pertambahan peruntukan, pihak Kementerian/agensi boleh merujuk kepada Kementerian Ekonomi/MOF. Peningkatan kos projek ICT selepas kelulusan JTISA (mencapai had nilai JTISA) Kementerian/Agensi telah mendapat kelulusan bajet pembangunan dari Kementerian Ekonomi bagi RMKe- 13 RP1 (2026) untuk Projek Pembangunan Sistem Pengurusan Bot Nelayan sebanyak RM3,000,000.00 dan projek telah dimulakan. Bagaimanapun disebabkan perubahan teknologi dan spesifikasi terkini, telah berlaku peningkatan kos menjadikan jumlah adalah RM3,500,000.00. Adakah Kementerian/agensi perlu memohon semula kelulusan teknikal JTISA bagi kes ini? 15
JDN.100-1/7/1(7) Penyelesaian: i. Bagi projek yang telah mendapat kelulusan teknikal JTISA tetapi belum dilaksanakan: (a) Jika berlaku perubahan skop, agensi hendaklah memohon semula kelulusan teknikal JTISA secara rasmi. (b) Jika berlaku perubahan kos, spesifikasi, kuantiti, tempoh projek dan kaedah perolehan tanpa melibatkan perubahan skop, hendaklah memaklumkan secara rasmi kepada urus setia JTISA. ii. Bagi projek yang telah mendapat kelulusan teknikal JTISA dan telah dilaksanakan, sebarang perubahan adalah di bawah kawalan Jawatankuasa Teknikal Projek (JKT) dan Jawatankuasa Pemandu Projek (JKP). iii. Bagi projek Pembangunan Sistem Pengurusan Bot Nelayan, ianya telah dilaksanakan dan tidak perlu diangkat semula ke JTISA. Bagi keperluan pertambahan peruntukan, pihak Kementerian/agensi boleh merujuk kepada Kementerian Ekonomi/MOF. 16
JDN.100-1/7/1(7) d. Penggunaan Peruntukan Akaun Amanah Sekiranya Kementerian/agensi menggunakan peruntukan Akaun Amanah bagi permohonan projek ICT RMKe-13, adakah perlu mematuhi tatakelola baharu ini? Penyelesaian: i. Sekiranya Akaun Amanah di Kementerian/agensi menggunakan peruntukan persekutuan, maka permohonan projek ICT tertakluk kepada tatakelola baharu ini; dan ii. Sekiranya Akaun Amanah di Kementerian/agensi tidak menggunakan peruntukan persekutuan, maka permohonan projek ICT tidak tertakluk kepada tatakelola baharu ini. e. Jumlah Peruntukan Dilulus Kementerian Ekonomi Berbeza Dengan Dipohon Kementerian/Agensi telah memohon kelulusan bajet pembangunan RMKe-13 RP1 (2026) dari Kementerian Ekonomi sebanyak RM10,000,000.00. Bagaimanapun, jumlah yang diluluskan oleh Kementerian Ekonomi adalah RM7,000,000.00. Apakah Tindakan yang Kementerian/ agensi perlu lakukan? 17
JDN.100-1/7/1(7) Penyelesaian: i. Sekiranya pengurangan bajet ini akan menyebabkan berlaku perubahan skop, Kementerian/agensi perlu memohon semula kelulusan teknikal JPICT Kementerian dan memaklumkan kepada JTISA secara rasmi. ii. Sekiranya pengurangan bajet ini tidak menyebabkan perubahan skop, Kementerian/agensi perlu memaklumkan kepada JPICT Kementerian dan JTISA. 6.3 Tatacara pelaksanaan Tatakelola Pengurusan dan Perolehan Projek ICT bagi RMKe-13 RP1 Tahun 2026 untuk Bajet Mengurus adalah seperti di Jadual 3. 18
JDN.100-1/7/1(7) Jadual 3 Tatacara Pelaksanaan Tatakelola Pengurusan Dan Perolehan Projek ICT Bagi RMKe-13 Tahun 2026 Bagi Bajet Mengurus AKTIVITI Bajet Mengurus (OE) Bagi Pelaksanaan Projek Pada Tahun 2026 PROSES PERANAN TEMPOH KETERANGAN 1. Perancangan projek ICT Melaksanakan perancangan membangunkan perkhidmatan ICT untuk Kementerian/ Agensi Januari Disember hingga Memastikan tiada pertindihan aplikasi bagi projek ICT yang dipohon dengan merujuk kepada Sistem Repositori Aplikasi Sektor Awam (RASA). Sebarang pertanyaan boleh menghubungi bsa_ea@digital.gov.my 2. Penyediaan permohonan projek RMKe-13 RP1 ICT (a) Penyediaan spesifikasi teknikal dan anggaran kos bagi projek ICT - Dasar Baru/ One- Off dan Dasar Sedia Ada yang belum mempunyai kelulusan teknikal Kementerian/ Agensi Mei 2024 hingga Disember 2024 Penyediaan permohonan menggunakan templat JTISA dan membuat rujukan berikut: (a) Panduan Reka Bentuk Perkhidmatan Digital (Service Design) di pautan Sebarang menghubungi standard@digital.gov.my pertanyaan boleh (b) Sekiranya permohonan projek ICT menggunakan Bajet Mengurus bagi Dasar Sedia Ada dan belum mendapat kelulusan teknikal ICT perlu diangkat kelulusan untuk (b) Katalog anggaran harga di pautan atau kajian pasaran oleh Kementerian/agensi bagi anggaran kos. boleh Sebarang menghubungi kosictsa@digital.gov.my yang dilaksanakan pertanyaan (c) FAQ Tatakelola RMKe-13 di pautan teknikal-ict-sektor-awam-jtisa/ Sebarang pertanyaan boleh 19
PROSES 3. Permohonan kelulusan teknikal AKTIVITI teknikal dahulu terlebih (a) Penilaian oleh JPICT Kementerian PERANAN Kementerian/ Agensi TEMPOH Mei 2024 hingga April atau 2025 sebelum tarikh mula permohonan Bajet yang Mengurus ditetapkan oleh MOF 20 KETERANGAN menghubungi urussetiajtisa@digital.gov.my (d) Pengiraan oleh Kementerian/agensi dibuat berdasarkan purata atau trend kadar yang tukaran mata wang asing dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) unjuran boleh Penafian: Rujukan (a) hingga (c) merupakan panduan asas kepada Kementerian/agensi semasa menyediakan permohonan projek ICT dan membuat anggaran harga. Dokumen ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa (a) Permohonan adalah melalui PROFIT di pautan (b) Permohonan di bawah had nilai JTISA akan menggunakan kelulusan teknikal dan syor bajet JPICT kementerian bagi tujuan permohonan bajet kepada MOF Rujukan: Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2015 (SPA 3 Tahun 2015) Garis Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal Dan
PROSES AKTIVITI (b) Permohonan kepada JDN (c) Penilaian oleh JDN (d) Konsolidasi semua permohonan oleh JDN Nota: Konsolidasi akan dilaksanakan selepas memperolehi kelulusan teknikal dan syor bajet PERANAN Kementerian/ Agensi JDN/JTISA JTISA TEMPOH Mei 2024 hingga September 2024 atau tertakluk kepada tarikh yang ditetapkan oleh JDN Jun 2024 hingga Januari 2025 Mei tertakluk tarikh ditetapkan MOF 2025 atau kepada yang oleh 21 KETERANGAN Pemantauan Projek Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam Permohonan melalui PROFIT berdasarkan kelulusan bagi permohonan projek mencapai had nilai JTISA JPICT Kementerian Rujukan: SPA 3 Tahun 2015 Penilaian peringkat permohonan mencapai had nilai JTISA JTISA bagi Rujukan: SPA 3 Tahun 2015 Urus setia JTISA menghantar senarai projek yang diperakui kepada MOF seperti berikut: (a) Projek yang diperakui kelulusan teknikal dan syor bajet oleh JTISA (mencapai had nilai JTISA) (b) Projek yang diperakui kelulusan teknikal dan syor bajet oleh JPICT Kementerian (bawah had nilai JTISA) Rujukan: SPA 3 Tahun 2015
PROSES 4. Permohonan kelulusan bajet mengurus 5. Perolehan dan pelaksanaan projek AKTIVITI Permohonan kelulusan bajet kepada MOF Perolehan pelaksanaan RMKe-13 RP1 dan projek PERANAN Kementerian/ Agensi Kementerian/ Agensi TEMPOH Mei 2025 Jan/Feb 2026 22 KETERANGAN (a) Permohonan melalui Sistem MyResults oleh Kementerian/agensi (b) Semakan bajet MOF dan Kementerian/ agensi dilaksana pada bulan Mei 2025 atau tarikh yang ditetapkan oleh MOF tertakluk kepada (c) Kelulusan Bajet pada Januari 2026 atau tertakluk kepada tarikh yang ditetapkan oleh MOF Projek dilaksana oleh Kementerian/ agensi
JDN.100-1/7/1(7) 6.4 Contoh Senario bagi bajet mengurus adalah seperti berikut: a. Pelaksanaan projek ICT bermula pada RMKe-12 Kementerian/agensi melaksanakan sewaan perkakasan ICT bernilai RM3.4 Juta dengan menggunakan sumber peruntukan bajet mengurus (OE). Tempoh projek bermula pada Julai 2025 hingga Jun 2027 (24 bulan). Unjuran penggunaan Peruntukan adalah seperti di bawah: i. Jul 2025 - Dis 2025 (RM1,600,000.00) ii. Jan 2026 Dis 2026 (RM1,200,000.00) iii.Jan 2027
Jun 2027 (RM600,000.00) Daripada situasi di atas, didapati bahawa pada tahun 2026 terdapat peruntukan bajet yang diperlukan sebanyak RM1.2 juta melalui sumber OE. Adakah bagi maksud permohonan RM1.2 juta ini, kelulusan teknikal perlu diangkat pada tahun 2024? Penyelesaian: Projek ini merupakan projek RMKe-12, tatakelola baharu adalah bagi pelaksanaan projek bermula RMKe- 13. Dalam situasi ini, tatakelola kelulusan teknikal dan permohonan bajet adalah sebagaimana lazim. Projek 23 JDN.100-1/7/1( )
JDN.100-1/7/1(7) ini tidak perlu diangkat semula untuk kelulusan teknikal bagi permohonan bajet RM1.2 juta tersebut. b. Pelaksanaan projek ICT bermula pada RMKe-13 JTISA telah meluluskan permohonan perolehan perhidmatan sewaan peralatan ICT bagi tahun 2022 hingga 2025 (4 tahun). Kementerian/Agensi bercadang untuk melaksanakan perolehan baharu perhidmatan sewaan peralatan ICT bagi tempoh sewaan tahun 2026 hingga 2029 (4 tahun). Adakah Kementerian/agensi perlu mendapatkan kelulusan teknikal pada tahun 2024? Penyelesaian: Projek ini merupakan projek RMKe-13 dan tertakluk kepada Pelaksanaan Tatakelola Pengurusan dan Perolehan Projek ICT bagi RMKe-13 RP1. 24
JDN.100-1/7/1(7) 7. PENUTUP 7.1 Tatacara ini disediakan sebagai perincian pelaksanaan Garis Panduan Pelaksanaan Tatakelola Pengurusan dan Perolehan Projek ICT Bagi RMKe-13 yang perlu dibaca bersekali. 7.2 Sekiranya Kementerian/agensi menghadapi sebarang masalah berkaitan Tatacara Pelaksanaan Pengurusan Dan Perolehan Projek ICT RMKe-13 RP1 Tahun 2026, pertanyaan melalui e-mel boleh dikemukakan kepada urussetiajtisa@digital.gov.my. Bahagian Pembangunan Strategik dan Arkitektur Digital Jabatan Digital Negara, Kementerian Digital 12 Julai 2024 25