BALAI BESAR PENGUJIAN MUTU DAN SERTIFIKASI OBAT HEWAN PETUNJUK PENGGUNAAN SIHAPSOH (BAGI PELANGGAN) SISTEM INFORMASI HASIL PENGUJIAN MUTU OBAT HEWAN BBPMSOH
PETUNJUK PENGGUNAAN SIHAPSOH BAGI PELANGGAN I. REGISTRASI AKUN SIHAPSOH Untuk dapat menggunakan layanan pengujian obat hewan melalui aplikasi SIHAPSOH, pelanggan harus mempunyai akun pelanggan SIHAPSOH. Cara agar pelanggan memiliki akun SIHAPSOH dengan cara melakukan registrasi akun SIHAPSOH. Langkah langkah registrasi akun SIHAPSOH, sebagai berikut : 1. Buka Browser Mozilla Firefox atau Chrome (direkomendasikan Mozilaa Firefox). Jika versi browser anda versi lama, maka sebaiknya diupdate terlebih dahulu. 2. Ketik alamat URL : Maka akan tampil halaman SIHAPSOH seperti dibawah ini : Gambar 1. Halaman Muka SIHAPSOH 3. Klik menu "Registrasi member baru!". Kemudian akan tampil halaman registrasi, seperti dibawah ini : Gambar 2. Halaman Registrasi Akun Pelanggan
Pada halaman Registrasi Pelanggan Baru terdapat beberapa kolom isian yang harus anda isikan yaitu Data Pelanggan dan Data Perusahaan. Data Pelanggan terdiri dari : a. Nama : Input nama lengkap b. Email : Input nama email pribadi yang aktif c. Email Perusahaan : Input alamat email perusahaan (Email perusahaan yang diinput akan dijadikan sebagai username pada saat login aplikasi SIHAPSOH) d. Password : Input password yang anda inginkan (sangat disarankan kombinasi huruf besar, angka dan karakter) e. No Handphone : Input no Handphone anda yang aktif. f. Alamat : Input alamat tempat tinggal. Data Perusahaan terdiri dari : a. Nama Perusahaan : Input Nama Perusahaan anda b. No Handphoe : Input No Handphoe atau No Telepon perusahaan anda c. No Fax : Input no fax kantor (jika ada) d. Alamat Perusahaan : Input alamat lengkap perusahaan anda Setelah semua kolom data telah anda input, Klik tombol "Registrasi". Jika sukses maka akan tampil seperti halaman dibawah ini : Gambar 3. Halaman Sukses Registrasi Akun SIHAPSOH Jika sukses maka admin SIHAPSOH akan memverifikasi dan mengkatifkan akun SIHAPSOH anda. Informasi aktivasi akun akan dikirim melalui email atau no handphone anda. Setelah anda menerima informasi aktivasi akun SIHAPSOH, anda dapat menggunakan akun tersebut dengan Sign in ke aplikasi SIHAPSOH. Buka aplikasi SIHAPSOH melaui URL :
4. Setelah aplikasi SIHAPSOH terbuka, silakan masukan User dan Password yang telah anda daftarkan sebelumnya. Lalu klik "Sign In" Gambar 4. Halaman Sign In Akun SIHAPSOH 5. Jika berhasil maka anda akan masuk pada halaman Dasboard Pelanggan, seperti dibawah ini : Gambar 5. Halaman Dashboard Pelanggan
II. PENGAJUAN PERMOHONAN PENGUJIAN SAMPEL OBAT HEWAN Setelah anda berhasil Sign In pada aplikasi SIHAPSOH, maka anda akan masuk pada halaman Dashboard Pelanggan Gambar 6. Halaman Dashboard Pelanggan Baru Pada halaman Dashboard Pelanggan terdapat beberapa menu, diantaranya : MENU TRANSAKSI a. MT 01 b. MT 02 c. Kode Billing d. Bukti Bayar LAPORAN Laporan Progress
Untuk dapat mengajukan permohonan pengujian sampel obat hewan, maka anda dapat membuka menu MT01. Gambar 7. Halaman MT01
1. Setelah halaman MT01 terbuka, maka klik tombol Add New yang terdapat di bawah halaman. Gambar 8. Tombol Add New 2. Setelah klik Add New, maka anda akan tampil halaman Form MT01, seperti dibawah ini : Gambar 9a. Form Permohonan Kontrak Pengujian Mutu Obat Hewan (MT01) Secara keselurihan Form MT01 terdiri dari beberapa kolom data yang harus anda input, diantaranya : 1. No Surat Dari POH 2. Lampiran 3. Perihal 4. Tanggal 5. Pemohon
6. Provinsi 7. Kabupaten / Kota Gambar 9b. Form Permohonan Kontrak Pengujian Mutu Obat Hewan (MT01) 8. Tipe Permohonan 9. Nama Produsen 10. Alamat Produsen 11. Tujuan Pengujian 12. Nama Sample 13. Jenis Sediaan 14. Keterangan Jenis Sediaan 15. Informasi Peredaran Di Indonesia Gambar 9c. Form Permohonan Kontrak Pengujian Mutu Obat Hewan (MT01
16. Zat Aktif 17. No Batch / LOT 18. Tanggal Produksi 19. Tanggal Kadaluarsa 20. No Reg Kementan 21. Kemasan 22. Kemasan Dagang 23. Jumlah Yang Diserahkan 24. Suhu Penyimpanan Gambar 9d. Form Permohonan Kontrak Pengujian Mutu Obat Hewan (MT01 25. Permohonan Ini Dilampiri Dengan 26. Tanggal Pengambilan Sample 27. Tanggal Penyerahan Sample 28. Pimpinan Perusahaan
Gambar 9e. Form Permohonan Kontrak Pengujian Mutu Obat Hewan (MT01) 29. File Upload 30. Tombol Save First Format isian pada kolom input, dijelaskan pada keterangan dibawah ini : No Surat Dari POH : Input dengan no surat hasil rapat dari POH - - - - - - - Lampiran : Input berkas lampiran Perihal : Input dengan Pengujian Sampel Obat Hewan Tanggal : Terisi otomatis dengan tanggal pada saat form diinput Pemohon : Akan tampil pilihan Nama Pemohon Provinsi : Pilih Provinsi sesuai alamat Kabupaten / Kota : Pilih sesuai lokasi Kabupaten / Kota Tipe Permohonan : Pada kolom ini terdapat pilihan : Perorangan, Perusahaan dan Dinas. Pilih yang sesuai Nama Produsen : Input Nama Produsen Obat yang akan diuji - Alamat Produsen : Input alamat lengkap dari produsen obat yang akan diujikan - Tujuan Pengujian : Pada kolom ini terdapat pilihan : Daftar Baru, Daftar Ulang, Sampling Sewaktu waktu, Pemantauan dan Kiriman Dinas, Pilih yang sesuai. Keterangan Tujuan Pengujian : Input keterangan terkait tujuan pengujian bila diperlukan - Nama Sample : Input Nama Sample Obat Hewan Yang Akan Diujikan - Jenis Sediaan : Pada kolom ini terdapat pilihan jenis sediaan : Biologik, Farmasetik, Premiks, Bahan Baku, Obat Alami, Lain Lain dan Probiotik. Input yang sesuai. Keterangan Jenis Sediaan : Input keternangan tambahan terkait jenis sediaan jika ada. Informasi Peredaran Di Indonesia : Terdapat Pilihan Sudah dan Belum. Pilih yang sesuai. Zat Aktif : Input zat aktif yang terkandung dalam sample obat yang akan diujikan. Jika ada lebih dari satu zat aktif maka bias ditambahkan dengan menekan tombol Tambah - - No Batch / LOT : Input No Batch dari sample obat yang akan diujikan - Tanggal Produksi : Input tanggal produksi dari sample obat yang akan diujikan - Tanggal Kadaluarsa : Input tanggal kadaluarsa dari sample obat yang akan diujikan - No Reg Kementan : Input No Registrasi Kementan dari sample obat yang akan diujikan - - - Kemasan : Input bentuk kemasan sample obat hewan yang akan diujikan Kemasan Dagang : Input Bentuk Kemasan Merk Dagang Jumlah Yang Diserahkan : Input Jumlah sampel obat yang akan diujikan
- Suhu Penyimpanan : Input suhu penyimpanan dari sampel obat hewan yang akan diujikan Permohonan Ini dilampiri Dengan : Input nama dokumen lampiran dari permohonan sample obat hewan Tanggal Pengambilan Sample : Input tanggal pengambilan sample obat hewan dari tempat penyimpanannya Tanggal Penyerahan sample : Input tanggal penyerahan sample obat yang akan diujikan Pimpinan Perusahaan : Input nama pimpinan perusahaan yang mengajukan permohonan pengujian. File Upload : Upload semua dokumen yang dipersyaratkan pada permohonan ini, diantaranya : 1. Hasil Rapat PPOH
* 2. Lampiran A (komposisi)
* 3. Lampiran C lengkap (termasuk CoA)
* 4. Lampiran J
* 5. Foto Sampel (komposisi terbaca)
* 6. Dokumen Lengkap Pendaftaran Obat Hewan (format pdf) Jika semua kolom inputan telah diisi, maka klik Save First. Tombol Save First ini hanya baru menyimpan inputan data yang telah kita isi. Gambar 10 a dan b. Pop Up Notifikasi ketika Save First
Jika yakin maka pilih Yes, kemudian sistem akan menyimpan data inputan. Setelah itu Klik OK. Jika ada inputan yang masih harus diperbaiki maka pelanggan masih bisa mengedit input data. Lalu Kilik Update Save As Draft Jika belum akan dikirim. Klik Update & Submit jika sudah yakin dan akan dikirim. 3. Jika sudah berhasil kirim , maka Permohonan Pengujian Sample akan masuk pada Daftar Tunggu untuk diverifikasi oleh Verifikator SIHAPSOH Gambar 11. Permohoan Pengujian Sampel Dalam Status Waiting Approval Jika Permohonan Pengujian direject maka aka nada notifikasi pada kolom inbox, dan dapat dilihat pada status permohonan pengujian sampel
Gambar 12 a dan b. Permohonan Pengujian Sample direject 4. Pelanggan masih dapat mengedit data input untuk memperbaiki permohonan pengujian sample yang direject. Setelah diperbaiki maka dapat kembali diajukan dengan menekan tombol "Update & Submit" 5. Jika Permohonan Pengujian disetujui maka status permohonannya berubah menjadi disetujui / OK Gambar 13. Permohonan Pengujian Sample disetujui Jika Permohonan Pengujian telah disetujui maka. Permohonan akan dilanjutkan untuk dapat diujikan di Lab Unit Uji. Semua kolom input yang bertanda bintang adalah wajib diisi dengan data yang sesuai. Adapun untuk kolom input yang tidak bertanda bintang dapat diisi dengan tanda -