TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 Penerapan Teknologi Pada Sistem Informasi Manajemen Proyek Sistem Informasi Kontraktor Dan Konsultan (Studi Kasus Kota Manado) Leidy Magrid Rompas #1 #Program Studi Arsitektur, Universitas Sam Ratulangi Abstrak Suatu kegiatan dan pelaksanaan proyek terdiri dari bermacam proses dan prosedur yang harus diselenggarakan bersama antara pihak kontraktor, konsultan dan stakeholder selaku pemegang modal. Penerapan teknologi informasi pada kegiatan ini serta memudahkan bertujuan untuk membantu pengelolaan inovasi, perubahan dan kebijakan-kebijakan lainnya yang bersifat strategis. Perancangan omput informasi manajemen proyek diharapkan dapat menjadi salah satu acuan dan sumber solusi untuk permasalahan tersebut. proses anggaran belanja, menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu omput kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi. Dengan demikian, omput informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan omput aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu bentuk komunikasi omput di mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari memori omput. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai omput semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Kata Kunci - manajemen proyek, sistem informasi manajemen proyek, perancangan sistem informasi I. PENDAHULUAN Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah omput informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara omput informasi, dan omputer omput TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam omput informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan informasi. Sistem teknologi informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis. Perkembangan teknologi informasi saat ini dapat pada mempengaruhi perusahaan/ organisasi. Sebuah teknologi informasi yang diterapkan dimanfaatkan sebagai salah satu solusi untuk meminimalisir tingkat kesalahan pada pengguna, baik pelayanan kepada konsumen maupun dalam memanajemen distribusi informasi dan data kepada omput Pengembangan perangkat tepat sasaran hendaknya disesuaikan dengan segala kebutuhan administrasi yang dibutuhkan sehari-hari, sehingga pada proses input akhirnya segala keputusan dan kebijakan yang akan ditentukan dapat menunjang perkembangan perusahaan/ organisasi. Dampak penerapan efektivitas operasional karyawan perusahaan. lunak yang informasi yang semakin pesat ini sudah merambah kepada semua bidang, tak terkecuali pada aspek-aspek pembangunan dalam bidang jasa kontraktor. Seperti perusahaan jasa lainnya yang menyediakan suatu program aplikasi omput informasi dengan tujuan untuk membantu serta memudahkan pengelolaan proses anggaran belanja, inovasi, perubahan dan kebijakan-kebijakan lainnya yang bersifat strategis. Menurut definisi dalam buku panduan PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) pada Heryanto (2015), definisi proyek sementara yang suatu usaha dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. teknologi adalah Untuk omput informasi sebagai tipe khusus dari omput kerja. Sistem kerja adalah suatu omput di mana manusia dan/atau mesin melakukan pekerjaan dengan Proyek yang dilaksanakan secara temporer tentu perlu diatur dan dikendalikan dengan baik. Untuk melakukan pengaturan dan pengendalian diperlukan ISSN: 0215-9617 101
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 untuk kaidah-kaidah pelaksanaannya. "Manajemen proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat dan teknik untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebutuhan proyek" (Tantra, 2012). yang menjadi pedoman II. METODOLOGI PENELITIAN Pada fase ini proyek telah mulai dilaksanakan, partisipasi dari rekan dan relasi yang terkait didalam kontrak kerja harus diidentifikasi secara detail. 3. Planning Tahap perencanaan mendefinisikan spesifikasi pekerjaan dilaksanakan, meliputi: penganggaran serta realisasi RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang telah disetujui. 4. Risk management yang akan Pembahasan yang dengan menggunakan permasalahan diangkat kerangka dikembangkan waterfall, yang terdiri dari beberapa langkah yaitu: Pada fase ini, pimpinan menekankan fokus kegiatan pada terkait pelaksanaan kegiatan proyek yang sedang berlangsung. 5. Progress and performance kebijakan-kebijakan pengawasan A. Tahap Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Pada tahap ini pengembang mendefinisikan batasan kegiatan, melakukan analisis kebutuhan user, dan melakukan perancangan awal perangkat lunak (perancangan arsitektural dan use case). Fase ini merupakan bentuk kemajuan dan realisasi yang telah terlaksana pada seluruh kegiatan proyek yang sedang berjalan. 6. Auditing, documentation and closing B. Tahap Desain Tahap ini lebih difokuskan pada perencanaan arsitektur sistem. Tahap ini juga mendeteksi apakah arsitektur sistem yang diinginkan dapat ciptakan atau tidak. Laporan akhir kegiatan proyek, pemberkasan dan dokumen serta dokumentasi yang dilaksanakan di lapangan. Bentuk laporan yang sudah disusun akan dipertanggungjawabkan kepada pihak stakeholder. B. Tahap Analisa Kebutuhan C. Pengkodean Kebutuhan data dan informasi baik berupa fisik dan non fisik pada penelitian ini didasarkan pada teknik pengumpulan data yang dilakukan. Pengimplementasian rancangan perangkat lunak yang telah dibuat dilakukan pada tahap ini. Hasil pada tahap ini adalah program dengan desain yang telah dibuat dengan desain yang telah ditentukan. D. Tahap Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi logis dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang dibutuhkan. III. ANALISA HASIL PENELITIAN A. Analisa Sistem Berjalan Untuk menjabarkan sistem yang berjalan pada kegiatan proyek, penulis mencoba menggambarkan melalui metode Conceptual Framework yang meliputi seluruh proses kegiatan proyek. 1. Project organization Mendeskripsikan kebutuhan pengorganisasian pada manajemen proyek secara keseluruhan, meliputi: perencanaan, penjadwalan, prosedur pendaftaran dan pengajuan proyek pada fase pelelangan. Penyusunan berkas-berkas pendukung seperti: RAB (Rencana Anggaran Biaya), perpajakan, izin usaha, kontrak kerja dan dokumen-dokumen pendukung lainnya. 2. Scope C. Hasil Analisa Kebutuhan Setelah teknik pengumpulan data dilaksanakan, penulis menganalisa permasalahan yang dihadapi oleh manager kontraktor pada penyelenggaraan proyek terutama pada tingkat kebutuhan yang dijabarkan di bawah ini. 1. Kebutuhan pengguna mengidentifikasi dan Identifikasi kebutuhan pengguna telah dilakukan dengan melalui pendataan awal, melakukan pendekatan dan konsultasi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. Hasil dari identifikasi ini adalah dengan memperoleh struktur User Level dan User Requirement yang digunakan untuk perancangan sistem, menyusun navigasi Menu Utama dan Sub Menu dalam suatu rancangan aplikasi. User Level terbagi kedalam tiga kategori, yaitu Staff/ Karyawan, Client dan Manager. 2. Kebutuhan informasi dalam bentuk laporan Laporan merupakan dokumen yang wajib disediakan pada setiap pelaksanaan proyek, dari laporan ini diperoleh rangkuman informasi yang harus diterjemahkan dengan baik kepada implementasi pekerjaan dan pertanggungjawaban kepada pihak dapat stakeholder. dipertanggungjawabkan kepada kegiatan lainnya yang dibutuhkan dalam memanajemen kebutuhan perusahaan baik administrasi dan pengaplikasian pekerjaan di lapangan. 3. Manajemen dokumen Laporan juga untuk pengelolaan proyek ISSN: 0215-9617 102
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 Pengelolaan dokumen dapat berupa hard copy dan soft copy yang berfungsi sebagai arsip dokumen proyek serta memfasilitasi kebutuhan administrasi kepada seluruh pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan prosedur yang berjalan. D. Analisa Kebutuhan Sistem Berjalan Kebutuhan data dan informasi yang dibutuhkan digambarkan melalui diagram use case sistem berjalan (Gambar 1). Rancangan desain sistem informasi manajemen proyek yang diusulkan oleh penulis digambarkan melalui diagram activity di bawah ini (Gambar 2 sd. Gambar 8). E. Tahap Implementasi/Pengkodean 1. Perancangan sistem informasi Pada fase ini perancangan sistem informasi memasuki proses penerapan, pembuatan aplikasi yang terkoneksi dengan database system yang dirancang harus sesuai spesifikasi kebutuhan administrasi dan dengan prosedur kerja yang djalankan pada pelaksanaan proyek. Implementasi dan pengkodean rancangan digambarkan melalui diagram sequence (Gambar 9 sd. Gambar 14). Gambar 1. Use Case Sistem Berjalan (Sumber: Hasil Analisa, 2020) Gambar 2. Diagram Activity Registrasi (Sumber: Hasil Analisa, 2020) ISSN: 0215-9617 103
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 Gambar 3. Diagram Activity Sistem Informasi Gaji (Sumber: Hasil Analisa, 2020) Gambar 4. Diagram Activity Administrasi Surat (Sumber: Hasil Analisa, 2020) ISSN: 0215-9617 104
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 Gambar 5. Diagram Activity Absensi Karyawan (Sumber: Hasil Analisa, 2020) Gambar 6. Diagram Activity Pengarsipan (Sumber: Hasil Analisa, 2020) ISSN: 0215-9617 105
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 Gambar 7. Diagram Activity Laporan (Sumber: Hasil Analisa, 2020) Gambar 8. Diagram Activity Sistem Berjalan (Sumber: Hasil Analisa, 2020) ISSN: 0215-9617 106
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 Gambar 9. Sequence Diagram - Registrasi Akun (Sumber: Hasil Analisa, 2020) Gambar 10. Sequence Diagram - Subsistem Absensi (Sumber: Hasil Analisa, 2020) ISSN: 0215-9617 107
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 Gambar 11. Sequence Diagram - Subsistem Logistik (Sumber: Hasil Analisa, 2020) Gambar 12. Sequence Diagram - Subsistem Gaji (Sumber: Hasil Analisa, 2020) ISSN: 0215-9617 108
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 Gambar 13. Sequence Diagram - Subsistem Surat (Sumber: Hasil Analisa, 2020) Gambar 14. Sequence Diagram - Subsistem Kearsipan (Sumber: Hasil Analisa, 2020) 2. Rancangan dokumen Berikut ini adalah bentuk-bentuk data yang akan diolah pada penerapan sistem informasi yang dirancang. a. Data perusahaan yang berhubungan dengan inti perusahaan di mulai dari nama perusahaan, alamat perusahaan, nama direktur hingga nomor telp direktur. b. Data komanditer Data Perusahaan adalah data-data ISSN: 0215-9617 109
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 Data Komanditer adalah data-data pemilik saham yang meliputi profil dan biodata perusahaan itu sendiri. c. Data akta Data Akta merupakan data-data yang berhubungan dengan didirikannya perusahaan kontraktor yang diantaranya tanggal berdirinya dan telah disahkan secara hukum. d. Data IUJK Data IUJK merupakan kepanjangan dari Izin Usaha Jasa Kontruksi yang berhubungan dengan data-data perizinan yang disahkan secara hukum dan memiliki masa berlaku yang harus di perpanjang selama 3 tahun sekali. e. Data SBU Data SBU merupakan kepanjangan dari Sertifikat Badan Usaha yang bertujuan untuk mengklasifikasikan jenis pekerjaan yang dapat di lakukan perusahaan. f. Data SITU Data SITU merupakan kepanjangan dari Surat Izin Tempat Usaha berisi data-data perusahaan yang berhubungan dengan lokasi kantor. g. Data SIUP Data SIUP merupakan kepanjangan dari Surat Izin untuk yang Usaha melaksanakan kegiatan usaha perdagangan. h. Data personalia Perdagangan berfungsi b. Perangkat keras (hardware) Perangkat keras adalah seluruh komponen yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya. Bagian penting lain yang mendukung program adalah perangkat lunak yang digunakan dalam mengeksekusi program aplikasi serta sistem operasi yang akan digunakan untuk menjalankan program tersebut. Untuk perangkat lunak yang diusulkan untuk aplikasi perancangan sistem dan informasi penawaran proyek pembangunan ini adalah: 1. OS (Operating System): Microsoft Windows XP x86, x6 Microsft Windows 7 x86, x64 2. Bahasa pemrograman: Microsoft Visual Basic 6.0, mySQL 3. Program atau Software pendukung : Crystal Report, Wamp Server All API Guide, API Viewer 4. Database server: mySQL 5.5.8 Perancangan aplikasi ini dibangun di bawah sistem operasi Windows 7 serta menggunakan software visual basic 6.0, WampServer dan Crystal Report juga didukung bahasa pemograman Basic dan mySQL Data personalia adalah data-data yang menampung tenaga ahli yang diperuntukkan untuk personil/ mendukung kegiatan proyek. i. Data pajak Data pajak digunakan untuk menunjukkan bahwa perusahaan adalah taat hukum diantaranya membayar pajak atas penghasilan yang didapat. j. Data logistik dan perlengkapan Data ini mencakup seluruh sarana dan prasarana yang digunakan untuk pelaksanaan proyek. k. Data keuangan Data ini mencakup seluruh anggaran pembiayaan dan kegiatan pengeluaran. 3. Spesifikasi Hardware dan Software a. Umum proyek, mencakup pemasukan Suatu sistem yang baik tidak akan berhasil dengan baik apabila tidak didukung oleh sarana pendukung yang baik pula. Sarana pendukung yang dimaksud bukan harus menggunakan suatu unit komputer dengan merek tertentu dan harga yang mahal tetapi harus berintegrasi dengan baik antara satu dengan yang lainnya. Sistem dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur atau beberapa aspek antara lain, lunak perangkat keras (Software).Diantara unsur tersebut yaitu prasarana atau peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi sistem yang diusulkan. (Hardware), perangkat F. Pengujian Beberapa test-case harus dilaksanakan dengan perbedaan strategi transaksi, query, atau jalur navigasi yang mewakili penggunaan sistem. Pengujian harus mencakup unit testing, yang mengecek validasi dari setiap prosedur dan fungsi yang dijalankan secara independen dari komponen sistem lainnya. Kemudian modul testing harus menyusul dilakukan untuk mengetahui apakah penggabungan beberapa unit dalam satu modul sudah berjalan dengan baik, termasuk eksekusi dari beberapa modul yang saling berelasi. Berikut tahap pengujian yang dapat dilakukan (Al Fatta, 2007): 1. Sub Testing ini adalah Merupakan suatu pengujian yang difokuskan pada pengujian struktur kendali sebelum semua modul dituliskan. Sistem perangkat lunak secara umum terdiri dari modul yang berelasi, secara hierarki maupun relasional. 2. Unit Testing Pengujian unit dilakukan untuk menguji setiap modul untuk menjamin fungsi yang dijalankan oleh tiap-tipa modul. Ada dua metode yang dapat dilakukan untuk melakukan uji pada tahap ini, yaitu: 1. Black Box Testing, terfokus pada unit program yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan (requirement) yang telah didefinisikan sebelumnya. 2. White Box Testing, yaitu dengan cara pengujian modul yang diteliti dari kode-kode program yang ada, jika terjadi kesalahan pada output yang ISSN: 0215-9617 110
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 dihasilkan, maka baris-baris program, variabel dan parameter yang terlibat akan di-compile ulang. 3. Integration Testing perangkat lunak bekerja dengan baik sebagai bagian dari keseluruhan sistem yang berjalan. 5. Acceptance Setting ini dilakukan dengan menganalisa interaksi dari modul-modul yang menyusun sistem informasi untuk menjamin bahwa modul tersebut berjalan dengan semestinya. Integration Testing terdiri dari (Fatta, 2007): 1. Uji coba interface, memastikan setiap fungsi dari Pengujian antarmuka. 2. Uji coba skenario pengguna. 3. Uji coba aliran data, menguji setiap proses dalam langkah per langkah. 4. Uji coba sistem antar muka, memastikan data mengalir antar proses. 4. Pengujian Sistem dari Komponen secara keseluruhan tidak hanya terdiri dari perangkat lunak saja, tetapi juga terdiri dari sistem transmisi data, perangkat keras, magnetic reader tes untuk menjamin sistem informasi Pengguna akhir dari sistem yang diterapkan memiliki tingkat pemahaman yang berbeda akan penerapan sistem informasi. Pengujian ini dilakukan untuk memastikan apakah sistem informasi yang diaplikasikan kebutuhan sesuai telah perusahaan. Pengujian ini terdiri dari: 1. Alpha Testing, yaitu dilakukan oleh setiap pengguna untuk menjamin bahwa kebutuhan informasi dari tiap divisi dapat terpenuhi pada seluruh prosedur perusahaan yang dibutuhkan. 2. Beta testing, pengujian ini dilakukan sebagai hasil akhir dari keputusan perusahaan pada penerapan sistem informasi yang diusulkan. Perbaikan dan pembaharuan yang dibutuhkan ditentukan dari penilaian masing-masing divisi kepada output akhir sistem informasi yang telah diterapkan. dengan Gambar 15. Ilustrasi Stub Testing IV. KESIMPULAN merangkul keseluruhan prosedur yang dibutuhkan oleh semua pihak yang terkait. Kegiatan dan pelaksanaan proyek terdiri dari bermacam proses dan prosedur yang harus diselenggarakan bersama antara pihak kontraktor, konsultan dan stakeholder selaku pemegang modal Pemanfaatan sistem informasi pada manajemen proyek perlu berbagai kemudahan pada pelaksanaan proyek yang dijalankan. Rancangan ini memberikan solusi melalui metode Waterfall yang didasarkan pada kebutuhan perusahaan pada pengolahan data dan informasi terkait pada prosedur dan pelaksanaan teknis pekerjaan. dilakukan untuk memberikan Mengingat kebutuhan sarana dan prasarana yang cukup kompleks pada pelaksanaan kegiatan proyek, perlu difasilitasi kesiapan infrastruktur yang optimal, baik dari segi sumber daya manusia, peralatan dan perlengkapan serta sistem informasi yang mampu KUTIPAN Buku [1] Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi: Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi, 2007. Imam Heryanto, Totok Triwibowo, Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi: Mengelola Proyek Secara Sistematis Menggunakan Microsoft Project. Bandung: Informatika, 2015. Jr. McLeod, George P. Schell, Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat, 2008. [2] [3] [4] Olaf Passenheim, Project Management. 2009. ISSN: 0215-9617 111
TEKNO - Volume 17 Nomor 74 - April 2020 [5] A. S. Rosa, M. Shalahuddin, Modul Pembelajaran dan Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek). Bandung: Modula, 2011. (Terstruktur [6] Sholiq, Permodelan Sistem Informasi Berorientasi dengan UML. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2006. ISSN: 0215-9617 112