Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 KANDUNGAN KELENGKAPAN DAN KEMUDAHAN ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM ... 2 WP 2.5 Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi ... 2 1. Tujuan ... 2 2. Penggunaan Perkhidmatan Syarikat Penerbangan ... 2 3. Kemudahan Perjalanan Udara ... 3 4. Pengurusan Perolehan Tiket Kapal Terbang ... 4 5. Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA) ... 6 6. Kaedah Pembayaran ... 8 7. Pembelian Tiket ... 8 8. Denda Ke Atas "No Show Passengers" Oleh Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) ... 8 M.S. 1/10
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 KELENGKAPAN DAN KEMUDAHAN ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM WP 2.5 Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi 1. Tujuan 1.1 Pekeliling Perbendaharaan ini bertujuan untuk menjelaskan tentang peraturan, kelayakan dan kaedah penggunaan, penempahan dan pembelian tiket serta pembayaran untuk semua perjalanan udara rasmi. 2. Penggunaan Perkhidmatan Syarikat Penerbangan 2.1 Surat Pekeliling Am (SPA) Bil. 3 Tahun 2013 menetapkan supaya semua perjalanan udara bagi penerbangan domestik dan ke luar negara bagi semua pegawai awam dan mereka yang ditaja perjalanannya oleh Kerajaan dikehendaki menggunakan Sistem Penerbangan Nasional iaitu kepada syarikat penerbangan Malaysia Airlines (MAS). Walau bagaimanapun, pegawai boleh juga memilih untuk menggunakan perkhidmatan penerbangan yang lain, iaitu Syarikat AirAsia Berhad (AirAsia) dan Malindo Air atau Sistem Penerbangan Negara iaitu merujuk kepada mana- mana syarikat penerbangan yang diluluskan lesen perkhidmatan udara (penumpang) oleh Kerajaan. 2.2 Surat Pekeliling Am (SPA) Bil. 3 Tahun 2013 menjelaskan penggunaan perkhidmatan penerbangan selain daripada Sistem Penerbangan Nasional dan Sistem Penerbangan Negara hanya dibenarkan sekiranya Malaysia Airlines tidak menawarkan perkhidmatan ke destinasi-destinasi yang dikehendaki atau tidak mempunyai kekosongan pada hari dan masa perjalanan yang dikehendaki oleh pegawai awam serta tertakluk kepada keupayaan kewangan Kementerian/Jabatan/Agensi masing- masing. 2.3 Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2013 juga menyatakan bahawa sekiranya penjawat awam atau mereka ditaja oleh Kerajaan bagi urusan dan tugas rasmi yang terlibat terpaksa menggunakan perkhidmatan syarikat penerbangan selain syarikat penerbangan negara yang diluluskan oleh Kerajaan, sebelum memulakan perjalanan hendaklah terlebih dahulu mendapatkan kelulusan rasmi daripada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan masing-masing. M.S. 2/10
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 3. Kemudahan Perjalanan Udara 3.1 Anggota penjawat awam adalah digalakkan menggunakan perkhidmatan perjalanan udara untuk menjalankan tugas rasminya jika ianya adalah lebih murah dan menjimatkan masa tertakluk kepada syarat seperti berikut: 3.1.1 semua kemudahan perjalanan udara bagi penjawat awam hendaklah mematuhi arahan SPA Bil. 3 Tahun 2013, perkara di perenggan 2 di atas serta pindaan-pindaan yang dibuat dari semasa ke semasa; 3.1.2 Kelayakan kelas tempat duduk penerbangan untuk perjalanan domestik dan antarabangsa bagi penjawat awam adalah seperti berikut: i. Penerbangan Di Dalam Negeri (Domestik): Gred/Pangkat Kelas 53 dan ke atas/ Penolong Kanan Pesuruhjaya Polis dan ke atas Perniagaan 52 dan ke bawah/ Penolong Pesuruhjaya Polis dan ke bawah Ekonomi ii. Penerbangan Ke Luar Negeri (Antarabangsa) Gred/Pangkat Utama/Khas A dan ke atas/ Timbalan Ketua Polis Negara dan ke atas Satu Utama/Khas B dan C/ Pesuruhjaya Polis dan Timbalan Pesuruhjaya Polis Perniagaan 54 dan ke bawah/ Penolong Kanan Pesuruhjaya Polis dan ke bawah Ekonomi 3.2 Kekerapan perjalanan atas tugas rasmi ke luar negara bagi Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan dan Timbalan Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Jabatan adalah dihadkan kepada maksimum empat (4) kali setahun. M.S. 3/10
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 4. Pengurusan Perolehan Tiket Kapal Terbang 4.1 Tempahan Tiket 4.1.1 Tertakluk kepada peraturan dan tatacara penggunaan syarikat penerbangan bagi perjalanan udara rasmi yang dikeluarkan Jabatan Perdana Menteri (SPA Bil. 3 Tahun 2013) dan tertakluk kepada pindaannya, penggunaan Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA) bagi tempahan tiket adalah dibenarkan seperti berikut: Syarikat Penerbangan Jenis Penerbangan Sistem Penerbangan Malaysia Berhad Antarabangsa AirAsia Berhad Malindo Air Berhad Pelangi Airways Berjaya Air Transmile Air Fly Asian Xpress (FAX) FyFirely Sdn Bhd (Firefly) MASWing domestik Antarabangsa domestik Antarabangsa domestik Domestik Domestik Domestik Domestik Domestik Domestik 4.1.2 Bagi kes Firefly, MAS dibenar bertindak sebagai saluran utama proses menginvois dan pembayaran bagi pihak FlyFirefly Sdn Bhd. Sehubungan itu, FlyFirefly Sdn Bhd akan menggunakan WPUA dan nombor akaun pukal MAS yang sedia ada untuk tujuan mengeluarkan tiket penerbangan, menginvois dan pembayaran secara pukal menerusi pihak MAS. Sebagai suatu langkah kawalan, perlu dipastikan agar FlyFirefly Sdn Bhd tidak akan menginvois Kerajaan secara terus yang mungkin boleh mengakibatkan pembayaran dua kali. 4.1.3 Tempahan tiket hendaklah di buat seperti berikut: penerbangan menggunakan WPUA 4.1.3.1 Bagi sektor penerbangan di dalam negeri (domestik), tempahan tiket adalah berdasarkan kepada harga pasaran dan mengikut kelayakan pegawai. M.S. 4/10 dan dan dan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 4.1.3.2 Bagi penerbangan ke (antarabangsa), tempahan tiket adalah seperti berikut: sektor luar negeri i. Pegawai Gred Utama/Khas A dan ke atas/Timbalan Ketua Polis Negara dan ke atas berkelayakan tempat duduk Kelas Satu dan pegawai Gred Utama B dan C/Pesuruhjaya Polis dan Timbalan Pesuruhjaya Polis berkelayakan tempat duduk Kelas Perniagaan, tempahan tiket adalah berdasarkan kepada harga pasaran. ii. Pegawai Gred 54 dan ke bawah/Penolong Kanan Pesuruhjaya Polis dan ke bawah: a. bagi perjalanan kurang daripada 4 jam, tempahan tiket adalah berdasarkan Kelas Ekonomi mengikut harga pasaran; b. bagi perjalanan melebihi 4 jam (dikira dari waktu pelepasan terakhir) ke luar negara yang menggunakan Sistem Penerbangan - MAS), (Malaysia Airlines Nasional dibenarkan mengguna kadar tambang tiket Kelas Ekonomi mengikut harga International Air Transport Association (IATA) bagi melayakkan untuk dinaiktaraf kepada Kelas Perniagaan; dan c. bagi perjalanan yang melibatkan beberapa penerbangan (transit) dalam hari yang sama menggunakan syarikat penerbangan selain daripada MAS, kelayakan adalah berdasarkan Kelas Perniagaan mengikut harga pasaran. iii. Tanpa menjejaskan kemudahan di perenggan di atas, bagi perjalanan yang melibatkan kombinasi MAS dengan penerbangan asing, harga IATA hendaklah digunapakai sekiranya harga pasaran lebih mahal. 4.2 Penggunaan Agensi Pengembaraan/Pelancongan 4.2.1 Semua agensi Kerajaan hendaklah membuat penempahan terbang hanya dengan syarikat agensi tiket kapal pengembaraan/pelancongan Bumiputera yang berdaftar agensi dengan Kementerian Kewangan. Pelantikan M.S. 5/10
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 pengembaraan hendaklah berdasarkan peraturan perolehan pengembaraan/ yang pelancongan boleh dirujuk di laman web ePerolehan. berkuatkuasa. Senarai agensi 5. Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA) 5.1 Setiap penjawat awam yang menggunakan perjalanan udara di dalam atau di luar negeri hendaklah menggunakan Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA) bagi semua Kementerian, Jabatan Persekutuan dan Negeri, Badan Berkanun, Pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan dan syarikat-syarikat yang dipunyai oleh Kerajaan yang ekuitinya melebihi 50%. 5.2 WPUA ini merupakan suatu dokumen kewangan yang dikawal dan hendaklah dikawal melalui nombor siri bilangan yang awal dicetak (preprinted serial number). Buku WPUA ini perlu disimpan selamat dan hanya digunakan oleh pegawai yang diberi kuasa. Ciri-ciri kawalan dalaman seperti disenaraikan di bawah ini perlu diwujudkan untuk memastikan tidak berlaku penyalahgunaan ke atas WPUA. 5.2.1 Tempahan tiket kapal terbang hanya boleh dibuat dengan kuasa bahawa perjalanan pegawai yang berkenaan dengan kapal terbang telah diluluskan oleh Ketua Jabatan; 5.2.2 WPUA hanya boleh dikeluarkan oleh pegawai yang diberi kuasa untuk menguruskan WPUA; 5.2.3 Semua tempahan tiket hendaklah dibuat bagi perjalanan terus yang diiktiraf paling murah; 5.2.4 Semua tempahan tiket kapal terbang dan bayaran mesti mematuhi segala surat pekeliling, arahan dan peraturan semasa yang berkuat kuasa; 5.2.5 Sekiranya berlaku kesalahan dalam mengeluarkan WPUA, WPUA yang salah itu mestilah dibatalkan dan disimpan di dalam Buku WPUA dan WPUA baru hendaklah dikeluarkan sebagai ganti; 5.2.6 Semua Buku WPUA yang mana WPUA telah habis dikeluarkan hendaklah disimpan untuk pengauditan. Pemusnahannya boleh dilakukan setelah mendapat kelulusan daripada pihak yang berkenaan seperti yang tersebut di dalam Arahan Perbendaharaan (AP) 150 berhubung pemusnahan buku akaun dan rekod kewangan; dan 5.2.7 Salinan peniga dan pengempat WPUA perlu difailkan mengikut rujukan pejabat dan nombor siri bilangannya untuk pengauditan. M.S. 6/10
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 5.3 Tatacara Pengeluaran WPUA dan Urusniaga Pembayaran adalah seperti berikut: 5.3.1 WPUA hendaklah dikeluarkan oleh kementerian/jabatan yang berkenaan kepada syarikat penerbangan awam/agensi penerbangan yang dilulus/disyor oleh Kerajaan; 5.3.2 WPUA perlu diisi dengan lengkap dan tidak mempunyai sebarang pindaan; 5.3.3 Peruntukan yang mencukupi perlu dipastikan sebelum sesuatu WPUA dikeluarkan; 5.3.4 WPUA perlu disediakan dalam empat salinan. Salinan asal, pendua dan peniga hendaklah dikemukakan kepada syarikat/agensi penerbangan untuk membuat penempahan. Salinan pengempat difailkan untuk tujuan rujukan pejabat mengenai penempahan yang sedang di dalam proses; 5.3.5 Salinan asal dan peniga WPUA yang telah lengkap diisi akan dikembalikan oleh syarikat penerbangan setelah tiket kapal terbang dikeluarkan. Salinan asal yang lengkap dan kemaskini adalah dokumen sokongan asal untuk pembayaran. Salinan peniga akan difailkan untuk rujukan pejabat. Di mana sistem invois berkomputer diamalkan oleh MAS maka invois secara berasingan akan dikeluarkan manakala bagi sistem manual WPUA akan terus digunakan sebagai invois. Bayaran boleh dilakukan setelah pengesahan dibuat oleh penumpang atau jabatan berkenaan bahawa tiket kapal terbang telah diterima dan perjalanan udara yang berkenaan telah dilakukan. Pengesahan ini adalah seperti yang dinyatakan di muka surat belakang WPUA; 5.3.6 Bahagian invois syarikat penerbangan diisi dengan betul dan ditandatangani oleh pegawai syarikat yang berkuasa; 5.3.7 Bayaran hendaklah dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh kementerian/jabatan yang berkenaan menerima invois; 5.3.8 Bagi tujuan bayaran, amaun yang diinvoiskan oleh pihak syarikat penerbangan perlu dianggap sebagai amaun yang betul setelah pengesahan di sebelah waran ruangan Agensi Pengangkutan yang terdapat di waran dibuat oleh syarikat penerbangan berkenaan mengenai perbezaan amaun yang berlaku; dan 5.3.9 Apa-apa perbezaan perlulah diselaraskan ke Buku Vot apabila kementerian/jabatan diterima invois berkenaan. berkenaan oleh M.S. 7/10
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 6. Kaedah Pembayaran 6.1 Mengikut mana yang berkenaan, pembayaran WPUA boleh dilakukan melalui Sistem Bayaran Pukal berpandukan peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia. 7. Pembelian Tiket 7.1 Bagi semua perjalanan udara rasmi sama ada dalam negara atau ke luar negara, pegawai sendiri boleh juga membeli tiket terus daripada syarikat penerbangan atau syarikat/agensi pelancongan berkenaan sama ada secara atas talian (on-line), melalui kaunter, secara tunai atau dengan menggunakan kad kredit dengan syarat perjalanan diluluskan oleh Ketua Jabatan dan semasa tuntutan perjalanan dibuat, salinan resit dikemukakan untuk mengesahkan pembelian tiket. Namun, pegawai sendiri patut menanggung sepenuhnya sebarang risiko atau kerugian akibat pemilihan kaedah pembelian tiket ini. 7.2 Bagi kejadian "no-show passengers", tuntutan bayaran balik (refund) pembelian tiket tersebut hanya boleh dibenarkan oleh Pegawai Pengawal sendiri setelah beliau berpuas hati bahawa punca kejadian tersebut tidak disebabkan oleh kesalahan pegawai dalam sesuatu terpaksa diarah untuk keadaan di mana pegawai menjalankan tugas rasmi yang lain atas kepentingan perkhidmatan. tersebut 8. Denda Ke Atas "No Show Passengers" Oleh Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) 8.1 Perkhidmatan MAS 8.1.1 Mengikut amalan sekarang, MAS tidak mengenakan bayaran denda ke atas "no show passengers" yang terdiri daripada pegawai-pegawai Kerajaan. Walau bagaimanapun oleh kerana bilangan "no show passengers" dari kalangan pegawai Kerajaan kian meningkat, Kerajaan telah bersetuju supaya MAS tidak lagi memberikan pengecualian ini. Melalui pekeliling ini pegawai Kerajaan yang termasuk dalam takrif "no show passengers" akan dikenakan bayaran denda yang ditetapkan oleh MAS. M.S. 8/10
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 8.2 Denda Ke Atas "No Show Passengers" 8.2.1 Takrif "no show passengers" merangkumi salah satu keadaan- keadaan seperti berikut bagi penerbangan dalam negeri dan di antara Malaysia dan Singapura sahaja: i. penumpang yang membatalkan tempahan dalam tempoh 24 jam daripada masa yang dijadualkan. ii. penumpang yang gagal melakukan perjalanan dengan penerbangan yang ditempah. iii. penumpang yang gagal melaporkan diri dalam masa yang ditetapkan. iv. penumpang yang gagal melakukan perjalanan oleh sebab tidak mempunyai dokumen yang lengkap. v. penumpang yang mengubah perjalanan daripada sektor yang jauh kepada sektor yang dekat dalam tempoh 24 jam. vi. penumpang yang gagal untuk menyerahkan tiket di tiket MAS untuk penempahan mana-mana pejabat semula atau pengeluaran tiket baru atau bayaran balik sekurang-kuranyg 24 jam sebelum perjalanan asal dijadualkan bertolak sepertimana yang dinyatakan di tiket. 8.3 "No show passengers" akan dikenakan denda yang ditetapkan mengikut peraturan semasa MAS. Sekiranya terdapat keraguan mengenai tafsiran tersebut, Kementerian/Jabatan boleh merujuk terus kepada pejabat MAS yang berdekatan. 8.4 Tatacara Bayaran dan Tuntutan Denda 8.4.1 MAS tidak mengeluarkan bil untuk menuntut bayaran denda bagi " no show passengers". Bayaran denda itu akan ditolak daripada tuntutan bayaran balik (refund) oleh Jabatan ke atas tiket yang telah tidak digunakan. Dengan demikian Ketua Jabatan hendaklah mengadakan peraturan dalaman yang dapat memastikan tiap-tiap pegawai yang diberikan tiket penerbangan hendaklah melaporkan kepada pegawai yang mengeluarkan telah menggunakan tiket penerbangan tersebut atau tidak. Ini adalah untuk memastikan bahawa Kerajaan hanya akan membayar Di samping itu, ianya juga akan dapat menentukan sama ada berlaku "no show". tiket sama ada beliau tiket penerbangan yang telah digunakan. M.S. 9/10
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 2.5 8.4.2 Jika Ketua Jabatan mendapati telah berlaku kejadian "no show", beliau hendaklah menjalankan penyiasatan untuk menentukan siapakah yang telah melakukan kesilapan itu. 8.4.3 Jika kejadian "no show" itu tidak disebabkan oleh kesalahan pegawai maka bayaran denda akan dijelaskan oleh peruntukan Kementerian/Jabatan Hidup Perbelanjaan Kementerian/Jabatan yang sedia ada. Peruntukan tambahan bagi tujuan tuntutan denda tersebut tidak dibenarkan. Oleh yang demikian, Ketua Jabatan hendaklah membuat teliti sebelum memberi kelulusan. pertimbangan yang Jabatan juga hendaklah mengadakan satu buku daftar show mengenai yang kejadian mengandungi butiran seperti berikut: berkenaan melalui Perjalanan dan Sara "no passengers" i. Nama pegawai; ii. Tarikh Penerbangan; iii. Destinasi/sektor; iv. Denda (RM); dan v. Sebab-sebab terjadinya "no show". 8.4.4 Jika kejadian "no show" adalah disebabkan oleh kesalahan pegawai itu sendiri maka denda yang dikenakan hendaklah dituntut secara tunai dari pegawai yang berkenaan atau dipotong daripada gajinya. M.S. 10/10