NEGOSIASI DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH Oleh Abu Sopian Widyaiswara pada Balai Diklat Keuangan Palembang Kata Kunci Pelelangan umum, pelelangan terbatas, pelelangan sederhana, pemilihan langsung, seleksi umum, seleksi sederhana, penunjukan langsung, pengadaan langsung, harga perkiraan sendiri, negosiasi, gaji dasar, biaya personil, biaya non personil, unit biaya personil, dan spesifikasi teknis barang/jasa. Abstrak Pengadaan barang dan jasa pemerintah dilakukan melalui dua cara yaitu 1) cara swakelola dan 2) melalui penyedia barang/jasa. Pengadaan barang/jasa dengan cara swakelola adalah pengadaan barang/jasa yang direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri. Pengadaan melalui penyedia barang/jasa adalah pengadaan barang/jasa yang dikerjakan penyedia barang/jasa. Yang dimaksud penyedia barang/jasa adalah orang peseorangan atau badan usaha yang pekerjaannya menyediakan barang atau jasa. Dalam hal pengadaan barang/jasa dilakukan melalui penyedia barang/jasa, pihak pemerintah harus memilih dengan tepat penyedia barang/jasa yang akan ditunjuk menjadi penyedia barang/jasa. Pertimbangan utama dalam memilih penyedia barang/jasa adalah nilai harga penawaran dan kualitas atau spesifikasi teknis barang yang ditawarkan. Pihak pemerintah sebagai pembeli tentu menginginkan barang/jasa dengan kualitas atau spesifikasi teknis yang terbaik yang harga penawarannya murah. Sedangkan pihak penyedia barang/jasa sebagai pengusaha yang menginginkan keuntungan akan berupaya untuk menawarkan barang/jasa pada tingkat harga yang setinggi mungkin untuk setiap spesifikasi atau kualitas barang. teknis Untuk mencapai suatu kesepakatan dimana harga dan kualitas barang/jasa sesuai dengan keinginan pihak pemerintah dan pihak penyedia barang/jasa dapat dilakukan negosiasi antara pemerintah dan penyedia barang/jasa. A. Tata Cara Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Dalam hal pengadaan barang/jasa pemerintah dilakukan melalui penyedia barang/jasa, pemilihan penyedia barang dan jasa harus dilaksanakan dengan cara yang telah ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan. Peraturan perundangan yang khusus dibuat sebagai acuan utama dalam pengadaan barang/jasa adalah Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 sebagaimana telah direvisi dengan Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012. Petunjuk teknis pelaksanaan Peraturan Presiden
tersebut adalah Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) nomor 14 tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan cara: 1. Pelelangan (Pelelangan Umum, Pelelangan Terbatas, Pelelangan Sederhana, dan Pemilihan Langsung); 2. Seleksi (Seleksi Umum dan Seleksi Sederhana); 3. Penunjukan Langsung; 4. Pengadaan Langsung; 5. Sayembara; dan 6. Kontes. Dalam hal pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan dengan cara Seleksi, Penunjukan Langsung, dan Pengadaan Langsung, kesepakatan antara pemerintah dan penyedia tentang kualitas teknis dan harga barang/jasa harus dilakukan melalui proses negosiasi. Sedangkan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara Pelelangan, Sayembara, dan Kontes tidak boleh dilakukan negosiasi. B. Dasar Hukum Negosiasi Ketentuan yang mewajibkan dilakukannya negosiasi untuk setiap metode pemilihan tersebut diatur di dalam Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012 sebagai berikut: 1. Pasal 38 ayat (3) yang berbunyi "Penunjukan langsung dilakukan dengan negosiasi baik teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan". 2. Pasal 49 ayat (7) "semua evaluasi penawaran Pekerjaan Jasa Konsultansi harus diikuti dengan klarifikasi dan negosiasi, dengan ketentuan sebagai berikut: a. Harga satuan yang dapat dinegosiasikan yaitu biaya langsung non-personil yang dapat diganti (reimburseable cost) dan/atau biaya langsung personil yang dinilai tidak wajar. b. Aspek biaya yang perlu diklarifikasi atau dinegosiasi terutama: 1) kesesuaian rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya; 2) volume kegiatan dan jenis pengeluaran; dan 3) biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di pasar/kewajaran biaya; c. Klarifikasi dan negosiasi terhadap unit biaya langsung dilakukan berdasarkan daftar gaji yang telah diaudit dan/atau bukti setor Pajak Penghasilan tenaga ahli konsultan yang bersangkutan;
d. Biaya satuan dari biaya langsung personil paling tinggi 4 (empat) kali gaji dasar yang diterima tenaga ahli tetap dan paling tinggi 2,5 (dua koma lima) kali penghasilan yang diterima tenaga ahli tidak tetap; dan e. Unit biaya langsung personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang telah ditetapkan. C. Tujuan Negosiasi Negosiasi dilakukan bukan saja untuk mencapai kesepakatan tentang harga dan kualitas teknis barang/jasa tetapi untuk memperoleh harga yang sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Materi pokok yang menjadi objek negosiasi adalah harga dan kualitas teknis barang/jasa. Dari sisi harga tentu saja semakin tinggi harga yang disepakati semakin besar keuntungan yang diperoleh penyedia. Dari sisi kualitas barang/jasa semakin tinggi kualitas barang/jasa semakin sulit mengerjakannya dan semakin banyak membutuhkan biaya untuk mewujudkan barang tersebut. Karena itu penyedia barang/jasa menginginkan harga yang tinggi dan/atau kualitas barang/jasa yang rendah. Sebaliknya bagi pemerintah sebagai pemilik anggaran dan penguna barang/jasa tentu menginginkan harga yang rendah dan/atau kualitas barang/jasa yang tinggi. Negosiasi dilakukan antara (Pokja ULP) Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan mewakili pemerintah dengan pimpinan perusahaan Penyedia Barang/jasa yang telah terpilih (melalui proses seleksi atau melalui proses penunjukan langsung) yang akan ditunjuk sebagai penyedia barang/jasa. Dalam proses negosiasi Pokja ULP dan Pimpinan Perusahaan Penyedia Barang/Jasa mempunyai kedudukan yang sama dan masing-masing pihak memiliki kebebasan untuk menerima atau menolak keinginan pihak lainnya. Keputusan yang disepakati sebagai hasil negosiasi akan dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi yang akan ditindaklanjuti dengan penandatangan kontrak. Karena itu negosiasi harus dilakukan dengan iktikad baik dalam rangka mewujudkan akuntabilitas proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Meskipun para pihak yang melaksanakan negosiasi memiliki kebebasan untuk menetapkan isi kesepakatan, termasuk bebas untuk tidak sepakat dengan apa yang dikehendaki salah satu pihak, namun setiap pihak harus taat dan tunduk pada ketentuan yang berlaku. Karena itu jika ada salah satu pihak memaksakan kehendaknya yang tidak sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, maka hal itu tidak saja dapat berakibat kegagalan dalam negosiasi tetapi dapat menyebabkan munculnya permasalahan hukum lainnya. Pokja ULP dapat membatalkan penetapan pemenang jika pihak penyedia tetap mempertahankan harga yang terlalu tinggi. Pihak penyedia yang dibatalkan sebagai penyedia akibat dari kegagalan proses negosiasi tentu tidak akan menerima begitu saja kegagalan negosiasi tersebut. Jika terdapat
pelanggaran terhadap ketentuan perundang-undangan yang merugikan penyedia hal itu dapat dijadikan alasan untuk melakukan gugatan melalui pengadilan. D. Proses Pengadaan Yang Harus Melalui Negosiasi Negosiasi hanya dilakukan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara Seleksi, Penunjukan Langsung, dan Pengadaan Langsung. Sedangkan pada proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan dengan metode pelelangan, sayembara, dan kontes tidak dibolehkan negosiasi. Hal tersebut secara eksplisit diatur dalam Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012 pasal 36 ayat (4) yang berbunyi "dalam pelelangan umum tidak ada negosiasi teknis dan harga" dan pasal 37 ayat (4) yang berbunyi "dalam pelelangan sederhana tidak ada negosiasi teknis dan harga". Seleksi Umum adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang memenuhi syarat. Seleksi Sederhana adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) penyedia barang/jasa. Pengadaan Langsung adalah pengadaan barang/jasa langsung kepada penyedia barang/jasa tanpa melalui pelelangan/seleksi/penunjukan langsung. Pelelangan Umum adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi syarat. Pelelangan Terbatas adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi dengan jumlah penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks. Pelelangan Sederhana adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp5.000.000.000,- (lima miliar rupiah). Sayembara adalah metode pemilihan penyedia jasa yang memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan. Kontes adalah metode pemilihan penyedia barang yang memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan. terutama oleh para peserta Diklat Pengadaan Barang/Jasa dan Pokja ULP adalah, mengapa negosiasi hanya dilakukan pada proses Seleksi, Penunjukan Langsung, dan Pengadaan Langsung dan tidak boleh dilakukan dalam proses pelelangan. Menurut hemat penulis hal tersebut disebabkan karena dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara pelelangan, kontes, dan sayembara, faktor utama yang dipersaingankan Pertanyaan yang sering ditanyakan
dalam menentukan pemenang adalah harga. Sebaliknya dalam proses pemilihan penyedia yang dilaksanakan dengan cara seleksi faktor harga bukan merupakan faktor utama yang dipersaingankan. Uraian lebih lanjut tentang hal ini silahkan baca artikel yang ditulis oleh penulis dengan judul "Larangan Negosiasi Dalam Proses Lelang". Selain dalam tahapan pemilihan penyedia barang/jasa, negosiasi dapat juga dilaksanakan pada masa pelaksanaan kontrak atau setelah kontrak ditandatangani. Negosiasi dimaksud adalah negosiasi antara PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dengan penyedia barang/jasa yang dilakukan dalam rangka perubahan kontrak. Kemungkinan perubahan kontrak antara PPK dan penyedia dapat terjadi berdasarkan pasal 87 Peraturan Presiden Nomor 70 tahun 2012 apabila terdapat perbedaan yang signifikan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan Kerangka Acuan Kerja yang telah ditentukan dalam kontrak. Namun pelaksanaan pasal 87 tersebut dibatasi oleh ketentuan pasal 51 ayat (1) Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 yang tidak membolehkan adanya pekerjaan tambah kurang dalam kontrak lumpsum. Karena itu perubahan kontrak yang diatur dalam pasal 87 Perpres 70 tahun 2012 hanya untuk Kontrak Harga Satuan dan porsi harga satuan dalam Kontrak Gabungan (Lump sum dan Harga Satuan). Apabila terdapat perbedaan yang signifikan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan Kerangka Acuan Kerja yang telah ditentukan dalam PPK bersama penyedia dapat melakukan perubahan kontrak yang meliputi antara lain: a) Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam kontrak; b) Mengurangi atau menambah jenis pekerjaan; c) Mengubah spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan; d) Melaksanakan pekerjaan tambah/kurang yang belum tercantum dalam kontrak yang diperlukan untuk penyelesaian seluruh pekerjaan; Perubahan kontrak tersebut hanya untuk kontrak lumpsum dan forsi harga satuan dalam kontrak gabungan dengan ketentuan: a. Tidak menyebabkan nilai kontrak naik lebih dari 10% nilai kontrak awal b. Tersedia dana anggaran untuk pekerjaan tambah. Perintah perubahan dibuat oleh PPK secara tertulis kepada penyedia, ditindaklanjuti dengan negosiasi teknis dan biaya dengan tetap mengacu pada ketentuan yang tercantum dalam kontrak awal. Hasil negosiasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara sebagai dasar penyusunan addendum kontrak. E. Waktu Negosiasi
Berdasarkan pasal 58 ayat (1) dan (2) Perpres nomo 70 tahun 2012 dalam tahap pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan metode seleksi umum maupun seleksi sederhana, negosiasi dilakukan setelah selesai masa sanggah dan telah ada kepastian bahwa tidak ada peserta yang mengajukan sanggahan banding. Ini berarti penyedia yang melaksanakan negosiasi dengan Pokja ULP adalah penyedia yang telah ditetapkan dan telah diumumkan sebagai pemenang seleksi serta tidak disanggah oleh peserta seleksi lainnya atau sanggahan yang diajukan peserta seleksi telah dijawab oleh Pokja ULP dan atas jawaban sanggah tersebut tidak diajukan sanggahan banding. Jadwal waktu negosiasi yang diletakkan setelah habis masah sanggah menunjukkan bahwa dalam proses seleksi hasil negosiasi teknis dan harga tidak dijadikan dasar untuk menetapkan pemenang seleksi. Penetapan pemenang seleksi didasarkan pada persyaratan administrasi, teknis, dan harga sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Namun demikian menjelang akhir proses pemilihan penyedia barang/jasa, Pokja ULP dan Penyedia yang telah menjadi pemenang seleksi harus memastikan bahwa harga penawaran dan kualitas teknis yang dapat akan dipertanggungjawabkan. Karena itu perlu dilakukan negosiasi teknis dan harga. dijadikan dasar penyusunan kontrak adalah wajar dan Apakah hasil negosiasi masih dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan atau membatalkan pemenang seleksi. Atas pertanyaan tersebut jawabnya, hasil negosiasi dapat dijadikan dasar untuk untuk menggugurkan atau membatalkan pemenang seleksi. Untuk itu diciptakan ketentuan yang memungkinkan Pokja ULP dan Penyedia berada pada posisi tawar menawar yang seimbang. Di satu sisi, Pokja ULP tidak dapat seenaknya meminta agar penyedia menurunkan harga dan/atau menaikkan kualitas teknis penawarannya, di sisi lain, Penyedia tidak boleh bertahan pada harga penawaran yang tidak wajar dan kualitas teknis yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. F. Tata Cara Negosiasi Negosiasi dilakukan oleh Pokja ULP terhadap penyedia yang telah ditetapkan sebagai pemenang seleksi dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Pihak penyedia adalah: a) Direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi; b) Penerima kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi yang namanya tercantum dalam akta pendirian/anggaran dasar; c) Pihak lain yang berstatus sebagai tenaga kerja tetap dan mendapat surat kuasa atau pendelegasian wewenang yang sah dari direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi;
d) Kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan dengan dokumen otentik; e) Pejabat yang menurut perjanjian Kerja Sama Operasi (KSO) berhak mewakili kemitraan. 2. Negosiasi memperhatikan kesesuaian antara bobot pekerjaan dengan tenaga ahli dan/atau tenaga pendukung yang ditugaskan, serta mempertimbangkan kebutuhan perangkat/fasilitas pendukung yang proporsional guna mencapai hasil kerja yang optimal; 3. Negosiasi ditujukan untuk memperoleh kesepakatan biaya yang efisien dan efektif dengan mempertahankan hasil yang ingin dicapai sesuai dengan penawaran teknis yang diajukan penyedia; 4. Aspek biaya yang perlu diklarifikasi dan dinegosiasikan terutama: a. Kesesuaian rencana dengan jenis pengeluaran biaya; b. Volume kegiatan dan jenis pengeluaran; c. Biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di pasaran. 5. Klarifikasi dan negosiasi terhadap biaya personil dilakukan berdasarkan daftar gaji yang telah diaudit dan/atau bukti setor PPh tenaga ahli bersangkutan dengan ketentuan: a. Biaya satuan dari baya langsung personil maksimul 4 (empat) kali gaji dasar yang diterima oleh tenaga ahli tetap dan/atau 2,5 (dua koma lima) kali gaji dasar yang diterima oleh tenaga ahli tidak tetap. b. Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang dihitung berdasarkan tingkat kehadiran dengan ketentuan: 1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari kerja; 1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja. 6. Negosiasi dan penunjang/administrasi) dilakukan berdasarkan harga pasar tenaga pendukung tersebut; terhadap biaya tenaga pendukung (tenaga teknik 7. Harga satuan yang dapat dinegosiasikan yaitu biaya langsung non personil yang langsung personil dapat diganti (direct reimbursable cost) dan/atau biaya (remuneration) yang dinilai tidak wajar. G. Kesimpulan 1. Negosiasi memiliki arti sangat penting dalam mencapai kesapakatan antara pemerintah sebagai pengguna barang/jasa dan penyedia barang/jasa tentang harga dan kualitas teknis barang/jasa; 2. Negosiasi hanya dibolehkan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara seleksi, penunjukan langsung, dan pengadaan langsung; 3. Negosiasi dilakukan oleh pihak yang berwenang;
4. Harga satuan yang dapat dinegosiasikan adalah biaya langsung non personil yang dapat diganti (direct reimbursable cost) dan/atau biaya langsung personil (remuneration) yang dinilai tidak wajar; 5. Negosiasi terhadap biaya personil (reminiration) dilakukan berdasarkan gaji dasar yang telah diterima oleh tenaga ahli yang dibuktikan dengan hasil audit atau bukti setor PPh; c. Biaya satuan dari baya langsung personil maksimul 4 (empat) kali gaji dasar yang diterima oleh tenaga ahli tetap dan/atau 2,5 (dua koma lima) kali gaji dasar yang diterima oleh tenaga ahli tidak tetap. d. Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang dihitung berdasarkan tingkat kehadiran dengan ketentuan: 1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari kerja; 1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja. Daftar Pustaka: 1. Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 2. Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012 3. Peraturan Kepala LKPP nomor 14 tahun 2012 4. Peraturan Kepala LKPP nomor 5. Sopian, Abu. Dasar-Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta, In Media, 2014. 6. Sopian, Abu. Tata Cara Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi, Jogjakarta, Pustaka Felicha, 2012. 7. Kuncoro. Agus. Begini Tender Yang Benar, Jogjakarta, Primaprint, 2013