GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA (UTeM) Disediakan oleh : Bahagian Pengurusan Penjanaan Pendapatan, Pusat Strategik Penjanaan Pendapatan, Pejabat Bendahari
SENARAI KANDUNGAN 1.0 OBJEKTIF DAN SKOP 2.0 TAFSIRAN 3.0 KATEGORI PREMIS PERNIAGAAN 4.0 PENETAPAN KADAR SEWAAN 5.0 JAWATANKUASA PEMILIHAN PENYEWA PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI (JPPU) 6.0 JAWATANKUASA KAFETARIA UNIVERSITI 7.0 PERANAN PUSAT TANGGUNG JAWAB 8.0 PENGURUSAN PELAWAAN PERKHIDMATAN 9.0 PENGURUSAN PELANTIKAN PENYEWA PREMIS PERNIAGAAN (TANPA PELAWAAN PERKHIDMATAN) 10.0 PENGURUSAN PENYEWAAN MESIN LAYAN DIRI 11.0 CADANGAN PENJANAAN MELALUI PENAWARAN PERKHIDMATAN 12.0 CADANGAN INISIATIF PENJANAAN PENDAPATAN 13.0 PENTADBIRAN PENYEWAAN 14.0 TATACARA PEMBAYARAN 15.0 HAK-HAK UNIVERSITI 16.0 TANGGUNGJAWAB PENYEWA 17.0 PENGECUALIAN PERATURAN 18.0 PENUTUP
1.0 GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA OBJEKTIF DAN SKOP 1.1 Garis panduan ini disediakan untuk proses pemilihan pengusaha bagi premis kafetaria, kiosk dan penawaran perkhidmatan yang mempunyai lebih daripada seorang penyewa/pengusaha yang berminat akan dipilih melalui proses pelawaan perkhidmatan. 1.2 Objektif garis panduan adalah untuk: 1.2.1 Memberi panduan tentang tatacara pengurusan premis perniagaan yang terdapat di Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM). 1.2.2 Memberikan maklumat yang lebih menyeluruh tentang syarat- syarat, proses dan peraturan Universiti yang perlu dipatuhi dalam pengurusan pelantikan berkaitan pengurusan premis dan perkhidmatan yang melibatkan pemilihan penyewa/pengusaha. 1.2.3 Membantu pihak pengurusan UTeM dalam memantau urusan pelantikan pengusaha premis perniagaan mengikut garis panduan yang ditetapkan. 1.2.4 Meningkatkan kecekapan pengurusan premis perniagaan dan seterusnya dapat membantu penjanaan pendapatan melalui penyewaan premis. 1.3 Skop garis panduan ini tidak termasuk penyewaan ruang dan kemudahan di bawah pengurusan PTj yang mana tiada keperluan pemilihan penyewa. Penyewaan ruang dan kemudahan di bawah PTj adalah tertakluk dengan Garis Panduan Pengurusan Penyewaan Ruang Dan Kemudahan dalam Lampiran Peraturan Kewangan Dan Perakaunan Universiti (PKPU) Bahagian Pengurusan Wang Universiti, Bab J Penjanaan Pendapatan. 1.4 Kriteria atau ciri-ciri aktiviti dan perkhidmatan di bawah Garis Panduan Premis Perniagaan Dan Perkhidmatan adalah seperti berikut: 3
2.0 GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 1.4.1 Premis perniagaan yang tertakluk di bawah garis panduan ini adalah kafetaria, kiosk, mesin layan diri, mini gerai/ mini kiosk, gerai bergerak, pasar berkala/ bermusim. 1.4.2 Pemilihan pengusaha bagi premis kafetaria, kiosk dan penawaran perkhidmatan yang mempunyai lebih daripada seorang penyewa/pengusaha yang berminat akan dipilih melalui proses pelawaan perkhidmatan. 1.4.3 Perkhidmatan yang tertakluk kepada garis panduan ini adalah perkhidmatan yang ditawarkan oleh pihak luar seperti perkhidmatan juru gambar, pengurus acara/projek dan sebagainya semasa majlis/program/aktiviti Universiti yang mana hasil diperolehi daripada pelajar, staf atau orang luar yang menggunakan perkhidmatan mereka. TAFSIRAN Tafsiran bagi terma yang digunakan dalam garis panduan ini: 2.1 Universiti adalah merujuk kepada Universiti Teknikal Malaysia Melaka. 2.2 Pusat Tanggungjawab (PTj) termasuk semua fakulti, pejabat, bahagian atau unit di UTeM. 2.3 Pejabat Bendahari yang bertanggungjawab kepada Naib Canselor bagi menguruskan kewangan dan perakaunan Universiti. 2.4 JSKU ialah Jawatankuasa Strategik Kewangan Universiti. 2.5 JPPU ialah Jawatankuasa Pemilihan Penyewa Premis Perniagaan dan Perkhidmatan Universiti. 4
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 2.6 JKU ialah Jawatankuasa Kafetaria Universiti di bawah Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) yang menguruskan kafetaria dan kiosk. 2.7 PSPP ialah Pusat Strategik Penjanaan Pendapatan di bawah Pejabat Bendahari yang bertanggungjawab dengan pengurusan penjanaan pendapatan Universiti. 2.8 Kemudahan bermaksud apa-apa prasarana dan kemudahan Universiti seperti peralatan, kelengkapan dan lekapan seperti kemudahan pendingin hawa, rangkaian internet, perabot, utiliti dan sebagainya. 2.9 Premis Perniagaan ialah ruang yang boleh digunakan atau disewakan untuk aktiviti perniagaan di UTeM. 2.10 Penyewa/Pengusaha adalah merujuk kepada orang perseorangan, persatuan/kelab atau syarikat yang diberikan kelulusan untuk menjalankan perniagaan di premis UTeM. 2.11 Kontrak penyewaan ialah perjanjian penyewaan yang disediakan bagi aktiviti penyewaan yang bertempoh. 2.12 Kadar Sewaan ialah kadar rasmi yang diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti untuk dikenakan/caj kepada penyewa yang menyewa ruang dan kemudahan. 2.13 Sewaan harian adalah kadar penyewaan ruang dan kemudahan dalam tempoh sehari yang perlu dibayar oleh penyewa seperti yang diluluskan oleh Universiti. 2.14 Sewaan bulanan adalah kadar penyewaan ruang dan kemudahan secara bulanan yang perlu dibayar oleh Penyewa seperti yang diluluskan oleh Universiti. 5
3.0 GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 2.15 Perniagaan bermusim/berkala seperti sewaan semasa pesta konvo, program PTj, pasar pagi dan seumpamanya. 2.16 Perkhidmatan yang ditawarkan oleh pihak luar kepada Universiti seperti perkhidmatan juru gambar, pengurus acara/projek dan sebagainya semasa majlis/program Universiti yang mana hasil dikutip daripada pelajar, staf atau orang luar yang menggunakan perkhidmatan mereka. 2.17 PKPU adalah Peraturan Kewangan Dan Perakaunan Universiti. KATEGORI PREMIS PERNIAGAAN 3.1 Kafetaria ialah ruang perniagaan makanan dan minuman di premis yang ditetapkan oleh Universiti. 3.2 Kiosk/Lot Kedai ialah ruang perniagaan yang disediakan khusus untuk aktiviti perniagaan tertentu seperti kedai roti, alat tulis, percetakan dan lain- lain (Contoh : Sasana Niaga, Kiosk di Kolej Kediaman Lestari dan Satria). 3.3 Mini Kiosk/Lot Gerai Jualan ialah ruang perniagaan di PTj yang disediakan khusus untuk perniagaan makanan dan minuman atau apa-apa perniagaan yang dibenarkan oleh Universiti. 3.4 Pusat Persatuan Pelajar (PPP) ialah ruang yang menempatkan Koperasi UTeM Berhad, mesin ATM, lot-lot kedai dan lot gerai jualan. 3.5 Sasana Niaga ialah ruang yang dikhususkan untuk pelajar menjalankan aktiviti perniagaan atau perkhidmatan secara kecil-kecilan. Walau bagaimanapun ruang ini boleh disewakan kepada pihak luar dengan kadar yang lebih sesuai sekiranya terdapat kekosongan. 3.6 Mesin layan diri (Vending Machine) adalah mesin menjual air minuman dan makanan, Automated Teller Machine (ATM), Cash Deposit Machine (CDM) dan Cheque Deposit Machine, mesin basuh, mesin pengering, 6
4.0 GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA mesin tambah nilai talian pra bayar (top up prepaid) dan yang seumpamanya. 3.7 Gerai bergerak ialah gerai mudah alih yang menjalankan perniagaan seperti food truck, car boot sales, penjaja dan gerai di lokasi acara/program yang dibenarkan. 3.8 Pasar bermusim/berkala ialah pasar jualan di ruang terbuka/ruang letak kereta untuk menjual makanan, hasil pertanian dan lain-lain seperti pasar malam, pasar pagi/tani dan pasar semperna bulan Ramadhan. PENETAPAN KADAR SEWAAN 4.1 Naib Canselor boleh menentukan sesuatu kadar harga penyewaan untuk diguna pakai sebelum dijadikan sebagai suatu kadar rasmi yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti. 4.2 Lembaga Pengarah Universiti (LPU) adalah pihak berkuasa yang meluluskan sesuatu kadar harga, yuran, caj dan bayaran-bayaran lain setelah diperakukan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK). 4.3 Caj terhadap penyewaan atau penggunaan ruang dan kemudahan adalah merupakan hasil kepada Universiti dan perlu diakaunkan sebagai hasil Universiti atau sesuatu akaun yang ditetapkan oleh Pejabat Bendahari atau peratusan yang dibenarkan untuk Tabung Kewangan PTj. 4.4 Kadar sewaan kafetaria, kiosk dan Sasana Niaga yang diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti seperti Lampiran 1. 4.5 Kadar sewaan harian ruang kosong (kelengkapan perlu disediakan sendiri oleh penyewa) adalah seperti berikut: 7
5.0 GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 4.5.1 penyewaan harian ruang tertutup termasuk di ruang legar (kosong) dalam bangunan dengan keluasan 10 kaki x 10 kaki ialah RM50 sehari. 4.5.2 penyewaan harian ruang terbuka/tapak ruang kosong di luar bangunan (contoh tempat letak kereta) dengan keluasan 10 kaki x 10 kaki ialah RM25 sehari. 4.6 Walau bagaimanapun kadar penyewaan di para 4.5 tidak terpakai untuk: 4.6.1 penyewaan tapak semasa Majlis Konvoksyen; 4.6.2 penyewaan tapak pasar bermusim/berkala; dan 4.6.3 penyewaan jangka masa panjang. 4.7 Universiti membenarkan PTj mengenakan kadar penyewaan yang melebihi kadar asal yang telah diluluskan oleh Pihak Berkuasa Universiti tetapi tidak melebihi 50% daripada kadar terkini yang diluluskan dan tertakluk kepada persetujuan penyewa. 4.8 Lain-lain kadar dan peraturan penyewaan bagi ruang, kemudahan dan peralatan adalah seperti dalam Pekeliling Kewangan Pengurusan Universiti (PKPU). JAWATANKUASA PEMILIHAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI (JPPU) 5.1 Ahli Jawatankuasa dilantik oleh Naib Canselor, yang terdiri daripada: Pengerusi Ahli-ahli Bendahari Pengarah PSPP Timbalan Bendahari Kanan Timbalan Pendaftar Kanan 8
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA Wakil Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Seorang Wakil Pegawai Dari Skim J (Pejabat Pengurusan Fasiliti) Urus setia Wakil Pejabat Penasihat Undang- Undang Wakil Bahagian Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Pejabat Pengurusan Pembangunan Bahagian Pengurusan Penjanaan Strategik Pendapatan, Penjanaan (PSPP), Pejabat Bendahari. Pusat Pendapatan 5.2 JPPU akan melaporkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Strategik Kewangan Universiti (JSKU) dan sekiranya terdapat keperluan untuk kelulusan akan dibentangkan dalam mesyuarat Majlis Eksekutif. 5.3 Tanggungjawab JPPU 5.3.1 Menimbangkan dan meluluskan pemilihan penyewa berdasarkan perakuan yang disediakan oleh Jawatankuasa PTj/Jawatankuasa Kafetaria Universiti (premis kafetaria dan kiosk) atau PSPP. 5.3.2 Membuat keputusan pemilihan bagi aktiviti penawaran perkhidmatan yang berbentuk penjanaan pendapatan yang ditawarkan oleh pihak luar sama ada secara pelawaan perkhidmatan atau pelantikan terus. 5.3.3 Membuat keputusan pemilihan/permohonan baru/ penyambungan/ penamatan kontrak sewaan premis perniagaan dan perkhidmatan. 5.3.4 Membincangkan syor JKU/PTj bagi cadangan tindakan yang akan diambil ke atas mana-mana pengusaha/penyewa yang melanggar kontrak penyewaan dan perkhidmatan sebelum merujuk kepada Pejabat Penasihat Undang-undang. 9
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 5.3.5 Membuat pertimbangan kelulusan pelantikan pengusaha mesin layan diri. 5.4 Terma Rujukan Jawatankuasa 5.4.1 Keahlian jawatankuasa dilantik oleh Naib Canselor. 5.4.2 Tempoh pelantikan ahli Jawatankuasa adalah selama dua (2) tahun dan boleh disambung atas kelulusan Naib Canselor. 5.4.3 Ahli yang dilantik tidak boleh mewakilkan kepada pegawai lain untuk hadir mesyuarat jawatankuasa. 5.4.4 Ahli jawatankuasa JPPU yang dilantik tidak boleh menjadi Ahli Jawatankuasa Penilai/pegawai penilai atau pemohon bagi premis perniagaan dan perkhidmatan di peringkat PTj. 5.4.5 Keputusan pemilihan penyewa yang berjaya hendaklah dicatatkan dan ditandatangani oleh pengerusi dan ahli jawatankuasa yang hadir mesyuarat. 5.4.6 Kekerapan mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun tetapi tertakluk kepada keputusan Pengerusi untuk membuat mesyuarat pada bila-bila masa yang dirasakan perlu kontrak berikut: i. premis tamat tempoh kontrak; ii. penamatan awal atas sebab-sebab tertentu/ditamatkan; dan iii. permohonan pembidaan bagi kontrak baru 5.4.7 JPPU hendaklah bermesyuarat dalam membuat pemilihan pengusaha/penyewa dan tidak boleh dibuat secara edaran bagi pemilihan 1. 10 bagi
6.0 GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 5.4.8 Ahli jawatankuasa hendaklah memaklumkan kepada mesyuarat dan tidak turut serta dalam membuat keputusan sekiranya beliau mempunyai kepentingan secara langsung atau tidak langsung dalam pemilihan yang dibuat. 5.4.9 Kuorum mesyuarat sekurang-kurangnya dua pertiga ahli termasuk Pengerusi. 5.4.10 Sebarang keputusan mesyuarat adalah muktamad dan perlu diminitkan dan disahkan oleh Pengerusi. JAWATANKUASA KAFETARIA UNIVERSITI (JKU) 6.1 Keahlian Jawatankuasa 6.1.1 Pengerusi : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Setiausaha : Timbalan Pendaftar Kanan, Hal Ehwal Pelajar & Alumni Ahli : a) Seorang wakil dari Pejabat Bendahari (dinamakan oleh Bendahari) b) Seorang wakil dari Pejabat Pembangunan (dinamakan oleh Pengarah Pembangunan) c) Dua (2) orang ahli yang dipilih oleh Majlis Perwakilan Pelajar d) Seorang ahli yang dipilih oleh PRAKTIS e) Seorang ahli yang dipilih oleh UTeMASA f) Seorang ahli yang dipilih oleh KEKUTEM g) Pengurus Asrama h) Seorang wakil dari Pusat Kesihatan (dinamakan oleh Pengarah Pusat Kesihatan) i) Seorang wakil dari Pejabat Undang-Undang (dinamakan oleh Penasihat Undang-Undang) 11
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 6.1.2 Urus Setia: Unit Penempatan Dan Kafetaria Pelajar, Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) 6.2 Ahli Jawatankuasa Kafeteria Universiti adalah dilantik oleh Naib Canselor, UTeM. 6.3 Fungsi Jawatankuasa Kafeteria 6.3.1 Bidang tugas Jawatankuasa: a) Membantu menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di premis perniagaan. b) Mengadakan mesyuarat dan tindakan ke atas aduan-aduan pelajar dan staf berhubung dengan kafeteria. c) Memantau dan memastikan kafeteria, kemudahan peralatan dan kelengkapan dalam keadaan bersih dan kesihatan pekerja, penyediaan makanan dan minuman adalah dijaga dengan baik. d) Membuat lawatan dan pemeriksaan di kafeteria dari semasa ke semasa. e) Memantau harga jualan makanan dan minuman yang dijual supaya mengikut perjanjian yang dipersetujui. f) Menyediakan laporan-laporan yang diperlukan kepada Pihak Pengurusan. g) Mengemukakan cadangan-cadangan kepada Pihak Pengurusan bagi menambah baik pengurusan kafeteria. h) Mengadakan dan melaksanakan denda-denda kepada Penyewa kafeteria jika melanggar peraturan-peraturan yang ditetapkan. i) Menyediakan dokumen untuk pelawaan dan juga membuat penilaian untuk cadangan pelantikan Penyewa makanan. j) Mengeluarkan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pengurusan kafeteria dan aset-asetnya. 12
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA k) Memastikan kepentingan universiti di dalam perjanjian/kontrak pengurusan kafeteria terjamin. l) Memantau dan memastikan Penyewa kafeteria menjaga keselamatan di premis kafeteria secara keseluruhan. 6.3.2 Kuasa Jawatankuasa: a) Jawatankuasa Kafeteria hendaklah bertanggungjawab kepada Pengurusan UTeM untuk pemantauan dan tindakan keputusan ke atas perkara-perkara yang berkaitan pengurusan kafeteria. b) Bertindak sebagai Panel Pemilih Penyewa kafeteria yang akan berkhidmat di kafeteria UTeM. c) Boleh mewujudkan jawatankuasa kerja/jawatankuasa kecil untuk membantu Jawatankuasa Kafeteria UTeM melaksanakan tanggungjawab. d) Boleh memanggil mana-mana pihak atau individu/orang perseorangan untuk hadir dalam mesyuarat atau semasa penilaian pemilihan dalam membuat keputusan. e) Boleh mengambil tindakan yang wajar terhadap kontraktor/Penyewa kefeteria yang melanggar perjanjian dan peraturan yang ditetapkan. f) Boleh memasuki premis kafeteria, memeriksa dan menggeledah premis, kelengkapan dan makanan serta mengambil contoh bahan mentah untuk tujuan pemeriksaan dan semakan. g) Boleh memeriksa sijil-sijil, pas pekerja dan segala dokuman yang berkaitan dan memastikan Penyewa kafeteria dan pekerja mengikuti syarat-syarat yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan dan peratuaran yang berkuat kuasa. h) Boleh menegur dan memberi peringatan, nasihat serta amaran kepada Penyewa kafeteria dan pekerjanya jika didapati melanggar mana-mana peraturan berkuat kuasa atau syarat dalam perjanjian. 13
7.0 GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA i) Boleh menahan dan melarang dari menjual makanan yang tercemar atau yang dipercayai tercemar atau makanan yang dilarang penjualannya. j) Berkuasa menggantung atau menangguhkan perkhidmatan kafeteria dan mana-mana penjualan makanan bagi tempoh tertentu kerana melanggar perjanjian atau peraturan yang berkuat kuasa. 6.3.3 Jawatankuasa akan menyediakan laporan dan perakuan tindakan dari semasa ke samasa ke Jawatankuasa Pemilihan Premis Perniagaan Dan Perkhidmatan Universiti. PERANAN PUSAT TANGGUNGJAWAB 7.1 Pusat Tanggungjawab 7.1.1 Setiap ruang dan kemudahan yang boleh disewakan kepada pihak luar adalah di bawah tanggungjawab PTj yang akan berperanan mengurus ruang dan kemudahan tersebut untuk urusan penyewaan. 7.1.2 Ketua PTj berkuasa meluluskan penyewaan ruang dan kemudahan di bawah PTj mengikut kadar yang telah diluluskan oleh Pihak Berkuasa Universiti. 7.1.3 Ketua PTj boleh menentukan ruang dan kemudahan yang terdapat di PTj yang boleh disewakan kepada pihak luar dengan syarat penyewaan berkenaan tidak menganggu aktiviti pengajaran dan pembelajaran serta pentadbiran. 7.1.4 PTj dibenarkan menguruskan penyewaan semasa aktiviti/program/acara di peringkat PTj atau Universiti yang tidak 14
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA memerlukan kontrak perjanjian antara Universiti dengan penyewa/pengusaha. 7.1.5 Bagi permohonan penyewaan kiosk, mini kiosk/lot gerai jualan di ruangan PTj untuk menjalankan perniagaan dalam jangka masa panjang dan memerlukan kontrak, PTj perlu merujuk kepada PSPP untuk pengurusan penyewaan. 7.1.6 Sekiranya terdapat permohonan penyewaan ruang/premis yang bukan di bawah pengurusan PTj, PTj perlu merujuk PTj berkaitan/PSPP untuk pengesahan. 7.1.7 PTj perlu melaporkan kepada Pusat Kesihatan Universiti (PKU) sekiranya terdapat penyewaan premis untuk menjalankan perniagaan makanan untuk tindakan pemantauan. 7.1.8 PTj adalah bertanggungjawab untuk memantau pematuhan kepada kontrak dan peraturan yang digariskan oleh Universiti di ruang premis atau perkhidmatan di bawah pengurusan PTj. 7.2 Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) 7.2.1 Mengurus dan memantau sewaan kafetaria, kiosk dan Sasana Niaga serta ruang dan kemudahan di bawah tanggungjawab Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar (Hal Ehwal Pelajar & Alumni). 7.2.2 Mengurus dan memantau aktiviti penggunaan ruang dan kemudahan perniagaan oleh pelajar (selain ruang di bawah tanggungjawab PTj) 7.2.3 Memaklumkan kepada Pejabat Bendahari sebarang keperluan permohonan pelantikan baru/penamatan penyewa. 7.2.4 Menyediakan spesifikasi pelawaan perkhidmatan untuk dokumen kafetaria dan kiosk. 15
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 7.2.5 Menguruskan sesi taklimat dan penyerahan kunci kepada penyewa premis kiosk dan kafetaria. 6.3.4 Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) bertanggungjawab untuk memantau pematuhan kepada kontrak dan peraturan yang digariskan oleh Universiti bagi pengurusan kafetaria dan kiosk Universiti. 7.3 Pusat Strategik Penjanaan Pendapatan (PSPP) , Pejabat Bendahari (Bahagian Pengurusan Penjanaan Pendapatan) 7.3.1 Menguruskan proses panggilan pelawaan perkhidmatan premis perniagaan yang berkaitan dan perkhidmatan. 7.3.2 Menguruskan permohonan sewaan mini kiosk/lot gerai jualan yang berkontrak di premis perniagaan Universiti kecuali premis perniagaan yang diusahakan oleh pelajar seperti di Sasana Niaga dan kiosk asrama di bawah Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) serta kiosk perniagaan di bawah Pusat Pembangunan Perusahaan Teknousahawanan (CREATE). 7.3.3 Menyelaras mesyuarat/perbincangan berkaitan dengan pengurusan premis perniagaan dan penetapan kadar. 7.3.4 Mengurus setia mesyuarat JPPU. 7.3.5 Menyediakan surat setuju terima/penawaran kepada penyewa/pengusaha dan perkhidmatan yang berjaya. 7.3.6 Menguruskan penyediaan kontrak dengan Pejabat Penasihat Undang-undang. 16
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA (Bahagian Pembangunan Penjanaan Pendapatan) 7.3.7 Mengenalpasti ruang dan kemudahan baru yang boleh disewakan kepada pihak luar. 7.3.8 Menyemak, menilai cadangan perniagaan/penyewaan oleh pihak luar di ruang yang belum mempunyai kadar atau ruang baru. 7.3.9 Mengadakan perbincangan dengan PTj berkaitan dari segi kesesuaian lokasi dan keperluan permohonan sewaan dari pihak luar. 7.3.10 Mengadakan promosi bagi menarik pihak luar menyewa ruang dan kemudahan Universiti. 7.3.11 Menyelaras permohonan penyewaan daripada pihak luar yang melibatkan ruang dan kemudahan daripada pelbagai PTj. 7.4 Kumpulan Pemantau Premis, Penyewa dan Pengendali Makanan UTeM (Di bawah Jawatankuasa Kafetaria Universiti) 7.4.1 Berperanan untuk memantau kafeteria dan premis makanan lain selain kafeteria yang beroperasi di dalam kawasan UTeM seperti food truck, katering, gerai dan penjaja makanan. 7.4.2 Memastikan makanan di dalam UTeM berkualiti, bersih dan mempunyai tempat penyimpanan yang sesuai sama ada bahan mentah, makanan yang terhidang atau bungkusan. 7.4.3 Memastikan pengendali makanan sentiasa mengamalkan kebersihan diri, dari aspek pemakaian, mengambil suntikan tifoid dan menghadiri kursus pengendalian makanan dengan jayanya. 7.4.4 Memastikan peralatan dan perkakas yang digunakan oleh pengendali makanan berada dalam keadaan bersih. 7.4.5 Memastikan fasiliti dan utiliti premis makanan dalam keadaan baik. 17
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 7.4.6 Mewujudkan kesedaran kepada peniaga agar sentiasa mematuhi peraturan dalam Akta Makanan 1983. 7.4.7 Memastikan warga UTeM bebas dari penyakit berjangkit bawaan makanan. 7.4.8 Menetapkan kadar denda premis, penyewa dan pengendali makanan di dalam kawasan kampus UTeM. 7.4.9 Memantau kebersihan premis perniagaan kekal dan sementara. 7.5 Pejabat Pengurusan Fasiliti 7.5.1 Menyemak keadaan premis sebelum, semasa dan selepas tempoh penyewaan. 7.5.2 Menyemak kuantiti aset dan inventori yang terdapat di premis dan keperluan penggantian/pembaikan. 7.5.3 Melakukan pembaikan/penambahbaikan premis perniagaan. 7.5.4 Memeriksa dan meluluskan kerja-kerja pengubahsuaian. 7.5.5 Menyediakan senarai bacaan meter eletrik dan air bulanan bagi premis kafetaria dan kiosk yang disewakan. 7.5.6 Memaklumkan apa-apa kerosakan premis yang dilakukan oleh Penyewa di premis perniagaan kepada Jawatankuasa Kafetaria bagi premis kafetaria dan kiosk. Manakala lain-lain ruang dilaporkan terus kepada Penyewa dan makluman kepada PTj. 18
8.0 GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA PENGURUSAN PERLANTIKAN PENGUSAHA/PENYEWA PREMIS PERNIAGAAN SECARA PELAWAAN PERKHIDMATAN 8.1 Proses pemilihan penyewa secara pelawaan akan dilaksanakan bagi premis perniagaan yang mempunyai lebih dari satu pihak yang berminat termasuk kafetaria, kiosk dan perkhidmatan. 8.2 Proses Pelawaan Perkhidmatan : 8.2.1 Pusat Tanggungjawab perlu menyediakan detail/spesifikasi untuk tujuan pelawaan dan perakukan oleh pemohon. 8.2.2 Dokumen yang lengkap dikemukakan ke Pusat Strategik Penjanaan Pendapatan (PSPP), Pejabat Bendahari untuk semakan dan pelawaan perkhidmatan. 8.2.3 Kadar harga naskhah jualan dokumen pelawaan perkhidmatan adalah RM10 bagi kiosk/gerai dan RM22.00 bagi kafetaria/lain-lain premis/perkhidmatan bagi setiap satu set. 8.2.4 PSPP, Pejabat Bendahari akan membuat pelawaan perkhidmatan minimum selama 7 hari. Sekiranya tiada tawaran diterima, pelawaan perkhidmatan akan dipanjangkan atau dibuka semula. 8.2.5 Masa dan tarikh pelawaan perkhidmatan akan ditentukan oleh PSPP. 8.2.6 Syarat-syarat kelayakan pengusaha akan ditentukan mengikut jenis premis yang akan disewakan dan terbuka kepada pengusaha/penyewa yang layak. 8.3 PSPP selaku urus setia akan membuka serta merekodkan dokumen pelawaan perkhidmatan setelah tempoh pelawaan ditutup. 8.4 Penilaian Dokumen Pelawaan Perkhidmatan: 19
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 8.4.1 Dokumen pelawaan perkhidmatan yang telah selesai dibuka akan diserahkan kepada PTj berkaitan untuk penilaian. 8.4.2 Jawatankuasa Penilaian PTj/Jawatankuasa Kafetaria akan mengadakan mesyuarat untuk membuat penilaian dokumen dan panggilan temu duga (sekiranya berkaitan) bakal penyewa yang layak. Ahli Jawatankuasa Penilaian PTj bagi pelawaan perkhidmatan boleh merupakan ahli sebujawatankuasa yang sama dengan Jawatankuasa Sebut Harga PTj. 8.4.3 Keputusan dan syor Jawatankuasa Penilaian PTj/Jawatankuasa Kafetaria akan dibentangkan dalam JPPU. 8.4.4 PSPP akan menyediakan laporan pelawaan perkhidmatan untuk mesyuarat JPPU berdasarkan keputusan dan syor PTj. 8.5 Mesyuarat Pemilihan Penyewa Premis Perniagaan Dan Perkhidmatan 8.5.1 PSPP akan menentukan tarikh mesyuarat. 8.5.2 Jawatankuasa Pemilihan Penyewa Premis Perniagaan Dan Perkhidmatan Universiti (JPPU) akan bermesyuarat menentukan penyewa/pengusaha yang berjaya. 8.5.3 Keputusan mesyuarat akan diminitkan dan adalah muktamad. 8.6 Proses Tawaran Dan Dokumen Kontrak 8.6.1 Surat Tawaran/Setuju Terima (SST) disediakan kepada penyewa/pengusaha yang berjaya. Surat Setuju Terima setelah ditandatangani dan disaksikan perlu dikembalikan 2 salinan ke PSPP dalam tempoh yang ditetapkan dalam SST. 8.6.2 Pembayaran deposit sewaan dan security deposit adalah tertakluk kepada syarat deposit yang dinyatakan dalam penyewaan premis 20
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA atau tawaran perkhidmatan berkenaan. Surat pembatalan akan dikeluarkan sekiranya tiada deposit diterima mengikut tempoh yang ditetapkan. 8.6.3 Jumlah deposit yang perlu dibayar oleh penyewa kafetaria dan kiosk (Kolej Kediaman Lestari dan Satria) dan Sasana Niaga adalah sebanyak tiga (3) bulan caj sewaan. Deposit keselamatan untuk penyewaan kafetaria sahaja sebanyak RM1,500.00. 8.6.4 Deposit untuk lain-lain premis adalah satu (1) setengah bulan atau jumlah yang ditetapkan/diluluskan oleh pihak berkuasa. 8.6.5 PSPP akan menguruskan penyediaan kontrak penyewaan dengan Pejabat Penasihat Undang-Undang. 8.6.6 Tempoh kontrak kepada penyewa/pengusaha yang berjaya akan ditentukan oleh Jawatankuasa Pemilihan Premis Perniagaan Dan Perkhidmatan Universiti (JPPU) berdasarkan keperluan operasi perniagaan/penyewaan premis dan perkhidmatan. 8.7 Pengurusan Penyewaan Kafetaria Dan Kiosk 8.7.1 Pejabat Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni perlu mengemukakan permohonan Pelawaan Perkhidmatan bersama-sama detail/spesifikasi pelawaan perkhidmatan kafetaria atau kiosk (di bawah kawalan Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) ke Pejabat Bendahari. 8.7.2 Tempoh permohonan pelawaan perkhidmatan kafetaria dan kiosk perlu mengambil kira tarikh tamat penyewa sedia ada dan anggaran tempoh pelantikan penyewa baru. 8.7.3 Setelah tutup pelawaan pelawaan, PSPP akan mengemukakan dokumen pelawaan pelawaan kepada Jawatankuasa Kafetaria untuk penilaian dan panggilan temu duga (sekiranya ada). 8.7.4 Urus setia Jawatankuasa Kafetaria akan mengaturkan mesyuarat dan sesi temu duga penyewa yang layak. 21
9.0 GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 8.7.5 Laporan penilaian dan syor Jawatankuasa Kafetaria akan dibentangkan dalam JPPU. 8.8 Proses pelawaan perkhidmatan adalah seperti di Lampiran 2. PENGURUSAN PERLANTIKAN PENGUSAHA/PENYEWA PREMIS PERNIAGAAN UNTUK MINI KIOSK/GERAI (JANGKA PANJANG) 9.1 Permohonan penyewaan mini kiosk dan gerai di PTj untuk jangka pendek semasa program/aktiviti PTj akan diuruskan oleh PTj masing-masing. 9.2 Permohonan penyewaan mini kiosk dan mini gerai dalam kawasan Universiti untuk jangka masa panjang adalah seperti berikut : 9.2.1 PSPP akan mengeluarkan senarai mini kiosk dan gerai yang boleh disewakan. 9.2.2 Pemohon perlu mengisi borang permohonan dan mengemukakan dokumen yang diperlukan. 9.2.3 Pemilihan dibuat secara terus dan tidak dibuat secara pelawaan perkhidmatan kecuali terdapat lebih dari seorang yang berminat. Sekiranya perlu sesi temu bual akan diadakan dengan pemohon. 9.2.4 Penyewa perlu membayar kadar sewaan tapak yang akan ditentukan. 9.2.5 Kelulusan pelantikan pengusaha oleh Bendahari. 9.2.6 Surat Setuju Terima/tawaran disediakan kepada penyewa yang berjaya. 22
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 9.2.7 Pembayaran deposit adalah satu setengah bulan kadar sewaan. Surat pembatalan akan dikeluarkan sekiranya tiada deposit diterima mengikut tempoh yang ditetapkan. 9.2.8 PSPP akan memohon penyediaan kontrak penyewaan premis kepada Pejabat Penasihat Undang-Undang. 9.2.9 Tempoh kontrak kepada penyewa yang berjaya akan ditentukan berdasarkan keperluan operasi perniagaan/penyewaan premis. 9.2.10 Proses pelantikan adalah seperti di Lampiran 3. 9.3 Penyewaan pasar/gerai bermusim/berkala: 9.3.1 Kesesuaian lokasi pasar/gerai bermusim/berkala untuk disewakan perlu mendapat pengesahan dari Pejabat Penolong Naib Canselor (Pembangunan Dan Pengurusan Fasiliti). 9.3.2 Pengurusan penyewaan pasar/gerai bermusim seperti pasar malam, pasar tani/minggu dan seumpamanya akan diuruskan oleh PSPP atau PTj yang diberikan tanggungjawab untuk menguruskannya. 9.3.3 Pemohon perlu mengisi borang permohonan dan mengemukakan dokumen yang diperlukan atau mengikut syarat permohonan yang ditetapkan oleh PSPP/PTj. 9.3.4 Pelantikan adalah secara terus dan tidak dibuat pelawaan perkhidmatan. 9.3.5 PSPP/PTJ akan menyemak dan meluluskan permohonan yang layak. 23
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 9.3.6 Bagi gerai bermusim/berkala yang diusahakan oleh pelajar akan diuruskan oleh PTj termasuk pemilihan/pelantikan dan pemantauan gerai pelajar yang terpilih. 9.3.7 Penyewaan gerai semasa Majlis Konvokesyen Universiti yang diuruskan oleh Pejabat Hal Ehwal Pelajar adalah tidak tertakluk kepada proses pelawaan perkhidmatan dan perlantikan di bawah garis panduan ini. 9.3.8 Penyewa perlu membayar kadar sewaan tapak yang akan ditentukan. 10.0 PENGURUSAN PENYEWAAN MESIN LAYAN DIRI 10.1 Mesin Layan Diri merangkumi mesin minuman dan makanan, Automated Teller Machine (ATM), Cash Deposit Machine (CDM) dan Cheque Deposit Machine, mesin basuh, mesin pengering dan mesin tambah nilai talian pra bayar (top up prepaid) dan yang seumpamanya dipasang di kawasan Universiti untuk kemudahan pelajar dan pegawai. 10.2 Mesin Layan Diri seperti Automated Teller Machine (ATM), Cash Deposit Machine (CDM) dan Cheque Deposit Machine diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Maklumat Kewangan Dan Perakaunan, Pejabat Bendahari dan tidak tertakluk kepada garis panduan ini. 10.3 Permohonan mesin layan diri boleh dikemukakan kepada PSPP oleh: 10.3.1 Pengusaha mesin layan diri termasuk juga Koperasi UTeM Bhd.(Koperasi) boleh mengemukakan kertas cadangan/ surat permohonan/membentangkan cadangan untuk menjalankan perniagaan mesin layan diri di UTeM; atau 24
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 10.3.2 PTj boleh mengemukakan cadangan mesin layan diri di ruang masing-masing untuk kegunaan pelajar (tidak termasuk mesin layan diri berbentuk minuman dan makanan, ATM serta CDM). 10.4 PSPP akan menyemak permohonan yang dikemukakan. 10.5 Permohonan penempatan mesin layan diri di ruangan PTj perlu mendapat kebenaran PTj berkaitan. 10.6 Kadar sewaan mesin layan diri akan menggunapakai kadar yang telah diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti. 10.7 Bagi mesin layan diri yang belum mempunyai kadar, kertas cadangan penetapan kadar mesin layan diri perlu disediakan untuk mendapatkan kelulusan pihak berkuasa Universiti. 10.8 Permohonan pelantikan pengusaha mesin layan diri akan dipertimbangkan untuk kelulusan oleh JPPU. Walaubagaimana sekira terdapat lebih daripada satu pihak berminat untuk menawarkan mesin layan diri, proses pemilihan akan dibuat secara proses pelawaan perkhidmatan. 10.9 PSPP akan menguruskan pelantikan penyewaan mesin layan dan menguruskan penyediaan kontrak penyewaan premis dengan Pejabat Penasihat Undang-Undang. 10.10 Pengusaha/PTj/Koperasi yang berjaya perlu merujuk Pejabat Pengurusan Fasiliti bagi tujuan pemasangan atau penamatan mesin layan diri: 10.10.1 sebelum pemasangan bagi menentukan kesesuaian tempat dan kemudahan utiliti yang ada serta syarat-syarat tambahan yang ditetapkan oleh Pengurusan Fasiliti; dan 10.10.2 semasa mengeluarkan mesin apabila tamat tempoh kontrak. 25
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 10.11 Sebarang penambahan, pengurangan jumlah mesin layan diri atau penamatan penyewaan mesin layan diri, penyewa perlu merujuk PSPP terlebih dahulu. 10.12 staf dan pelajar tidak dibenarkan untuk menguruskan penyewaan mesin layan diri dan menerima/mengutip sewaan/komisen daripada syarikat mesin layan diri kecuali dilantik/diluluskan oleh JPPU. 10.13 Pengurusan penyewaan mesin layan diri adalah seperti Lampiran 4. 11.0 CADANGAN PENJANAAN MELALUI PENAWARAN PERKHIDMATAN 11.1 Aktiviti penawaran perkhidmatan yang ditawarkan oleh pihak luar dalam garis panduan ini adalah seperti perkhidmatan juru gambar, pengurus acara/projek dan sebagainya semasa majlis/program Universiti yang mana hasil dikutip daripada pelajar, staf atau orang luar yang menggunakan perkhidmatan mereka dalam kawasan Universiti. 11.2 Universiti akan mendapatkan hasil bagi perkhidmatan yang ditawarkan oleh pihak luar. Perkhidmatan ini tidak termasuk perkhidmatan yang ditawarkan oleh Universiti seperti projek perundingan atau lain-lain yang mempunyai peraturan berasingan. 11.3 Pelawaan perkhidmatan akan dilaksanakan sekiranya terdapat lebih daripada satu pihak yang berminat menawarkan perkhidmatan yang sama. 11.4 Proses pelawaan perkhidmatan bagi perkhidmatan seperti para 8.0 di atas iaitu: 11.4.1 PTj menyediakan dokumen keperluan spesifikasi; 11.4.2 PSPP akan menguruskan pelawaan perkhidmatan; 26
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 11.4.3 PTj akan membuat penilaian dokumen pelawaan perkhidmatan; dan 11.4.4 JPPU akan bermesyuarat untuk pemilihan pihak yang layak. 11.5 Perlantikan terus boleh dibuat dengan pertimbangan dan kelulusan JPPU sekiranya terdapat hanya satu permohonan yang layak diterima. 11.6 Sekiranya perlu satu perjanjian akan disediakan, tertakluk kepada permohonan pengusaha/PTj atau atas pandangan Pejabat Penasihat Undang-undang. 12.0 CADANGAN INISIATIF PENJANAAN PENDAPATAN 12.1 Cadangan inisiatif penjanaan pendapatan baharu yang strategik oleh PTj/pihak luar atau cadangan peluasan inisiatif sedia ada oleh PTj perlu merujuk PSPP untuk semakan dan perbincangan lanjut (sekiranya berkaitan). 12.2 Sebarang cadangan/permohonan untuk menjalankan perniagaan dan penyewaan dari pihak luar di ruangan sedia ada, hendaklah merujuk peraturan pengurusan penyewaan serta kadar yang sedang berkuat kuasa. 12.3 Kertas cadangan inisiatif baru akan dibentangkan untuk perakuan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Strategik Kewangan Universiti (JSKU) dan seterusnya mendapat kelulusan daripada pihak berkuasa Universiti. 13.0 PENTADBIRAN PENYEWAAN 13.1 Satu perjanjian bertulis atau kontrak penyewaan antara Universiti dan penyewa akan disediakan bagi penyewaan jangka masa panjang atau untuk melindungi kepentingan Universiti. 27
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 13.2 Perjanjian atau kontrak boleh disediakan sama ada oleh pihak penyewa/pengusaha atau Universiti melalui Pejabat Penasihat Undang- undang UTeM yang mana perlu mengandungi terma-terma perjanjian yang bersesuaian dengan kehendak Universiti dan dipersetujui kedua-dua pihak. Walau bagaimanapun untuk penyewaan kafetaria dan kiosk, perjanjian akan disediakan oleh Universiti. 13.3 Terma-terma penyewaan hendaklah dinyatakan dengan jelas di dalam kontrak dan hendaklah dimatikan setem dan kos tersebut perlu ditanggung oleh penyewa. 13.4 Penyewa perlu mematuhi terma dan syarat yang ditetapkan dalam perjanjian seperti yang dipersetujui bersama. 13.5 Surat setuju terima/tawaran akan dikeluarkan kepada penyewa yang diluluskan/berjaya bagi penyewaan berkontrak. Syarat terma pembayaran deposit perlu dipatuhi sebelum kunci diserahkan bagi penyewaan kafetaria dan kiosk. 13.6 Penyewa jangka masa pendek/semasa program perlu membuat pembayaran terlebih dahulu kepada Universiti dan Agensi Kerajaan boleh mengemukakan pesanan tempatan sebelum penyewaan berlaku. Namun syarat ini tidak terpakai untuk penyewaan dalam projek perundingan dan premis yang mempunyai kontrak perjanjian. 13.7 Pembayaran sewa bulanan bagi kafetaria dan kiosk adalah dalam bentuk post-dated cheque yang bertarikh tidak lewat dari 1hb. pada setiap bulan. Penyewa perlu membuat sewa bulanan (dalam bentuk 'post- dated' cek) untuk 24 bulan. 13.8 Penyewa yang terpilih tidak boleh menyewakan semula/menyerahkan sewaan premis perniagaan mereka kepada pihak lain untuk menguruskan premis tanpa kebenaran bertulis daripada Universiti. 28
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 13.9 Kelulusan penyewaan adalah tertakluk kepada kekosongan dan tidak menjejaskan aktiviti pengajaran dan pembelajaran Universiti. 14.0 TATACARA PEMBAYARAN 14.1 Semua pembayaran kepada UTeM melalui wang pos, kiriman wang, cek dan sebagainya hendaklah atas nama BENDAHARI UTeM dan dipalang 'Akaun Penerima Sahaja'. 14.2 Sekiranya pembayaran melalui pindahan atas talian/ Electronic Fund Transfer (EFT)/ Telegrafic Transfer (Rentas)/ Interbank GIRO (IBG) dikreditkan terus ke akaun berikut: Nama Akaun : Universiti Teknikal Malaysia Melaka No. Akaun : 04042010000833 Nama Bank : Bank Islam Malaysia Berhad Cawangan Ayer Keroh, Melaka (Sila nyatakan tujuan/rujukan bayaran dan kemukakan slip pembayaran/slip pindahan sebagai bukti bayaran telah dibuat melalui e-mel pejabatbendahari@utem.edu.my) 14.3 Sebarang akuan terimaan bagi wang yang dikreditkan secara terus ke akaun bank Universiti hanya dibuat setelah bukti atau slip pembayaran lengkap (bukti pembayaran) dikemukakan kepada pihak Universiti dan semua terimaan hanya dianggap sah apabila diakui terima oleh bank. 14.4 Awam yang ingin membuat apa- apa bayaran di UTeM perlulah menggunakan kemudahan/perkhidmatan tanpa tunai yang telah disediakan seperti berikut: 14.4.1 Bayaran melalui Terminal Point of Sale di kaunter-kaunter penerimaan di UTeM menggunakan Kad Debit/Kad Kredit. 29 ke
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 14.4.2 Bayaran atas talian di Portal UTeM melalui Financial Process Exchange (FPX). 14.4.3 Bayaran melalui Mastercard Internet Gateway System (MiGS). 14.4.4 Perbankan internet melalui JomPAY. 14.4.5 Bayaran di Kaunter Bank Islam 14.5 Segala urusniaga terimaan hendaklah menggunakan Ringgit Malaysia. Hanya mata wang asing yang sah diperlakukan sahaja yang boleh diterima sebagai bayaran. Namun begitu, kadar tukaran kepada Ringgit Malaysia hendaklah dirujuk terlebih dahulu dan sekiranya perbezaan tukaran tersebut tidak dapat menjelaskan bayaran yang ditetapkan, Universiti berhak untuk membuat tuntutan terhadap perbezaan tersebut. 14.6 Bagi pembayaran caj sewaan dibuat selepas penggunaan berdasarkan justifikasi tertentu atau sekiranya pembayaran melalui pesanan tempatan, Pejabat Bendahari akan mengeluarkan Bil Tuntutan kepada penyewa melalui permohonan oleh PTj yang berkenaan. Adalah menjadi tanggungjawab PTj untuk mendapatkan dokumen pesanan tempatan dari penyewa sebelum penyewaan berlaku. 14.7 Pejabat Bendahari akan mengeluarkan surat peringatan sekiranya pembayaran tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan dan sekiranya masih tiada pembayaran tindakan seterusnya akan diambil. 15.0 HAK-HAK UNIVERSITI 15.1 Universiti berhak untuk menolak dan membatalkan permohonan penyewaan tanpa memberikan sebarang sebab sekiranya didapati: 15.1.1 penyewa tidak mematuhi terma dalam perjanjian; 30
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 15.1.2 penyewa/syarikat sebelum ini telah tidak menjelaskan hutang tertunggak kepada Universiti; dan 15.1.3 syarikat tidak lagi aktif atau dorman. 15.2 Universiti juga mempunyai keutamaan dalam penggunaan kemudahannya serta berhak pada bila-bila masa mengambil tindakan atau membatalkan tempahan yang telah diluluskan sekiranya berlaku pertindihan penggunaan dengan program Universiti atau didapati penyewa melanggar atau tidak mematuhi mana-mana peraturan atau syarat penyewaan yang telah ditetapkan. 15.3 Universiti atau pegawai yang bertugas berhak membuat pemeriksaan premis dari semasa ke semasa sepanjang tempoh penyewaan/program. 15.4 Pihak Universiti berhak meminda atau menambah syarat-syarat atau peraturan yang terdapat dalam garis panduan ini dari semasa ke semasa berdasarkan keperluan. 15.5 Universiti berhak menyenarai hitam penyewa yang telah didapati gagal mematuhi syarat dan peraturan yang ditetapkan. 15.6 Universiti berhak mengambil gambar atau membuat rakaman audio visual aktiviti yang dijalankan di premis perniagaan untuk simpanan/dokumentasi sahaja. 16.0 TANGGUNGJAWAB PENYEWA/PENGUSAHA 16.1 Penyewa/pengusaha perlu menjelaskan bayaran mengikut tempoh yang yang telah ditetapkan atau mengikut terma kontrak perjanjian. 16.2 Penyewa/pengusaha yang ditawarkan mengendalikan perniagaan di premis Universiti hendaklah mengendalikan/mengusahakan sendiri perniagaan dan tidak boleh menyewakan premis kepada pihak ketiga. 31 tujuan
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 16.3 Penyewa/pengusaha bertanggungjawab sepenuhnya atas kerosakan, kemusnahan dan kehilangan peralatan milik Universiti akibat kecuaianya semasa penyewaan. 16.4 Penyewa/pengusaha bertanggungjawab sepenuhnya terhadap sebarang kemalangan yang berlaku di premis sepanjang tempoh penyewaan. 16.5 Penyewa/pengusaha bertanggjungjawab menjaga kebersihan semua bahagian premis yang digunakan sepanjang tempoh penyewaan. 16.6 Penyewa/pengusaha tidak dibenarkan membuat sebarang kerja/aktiviti yang boleh menjejaskan keadaan atau perubahan kekal kepada struktur premis yang disewa. 16.7 Penyewa/pengusaha perlu mematuhi lain-lain syarat yang ditetapkan dalam kontrak perjanjian dan syarat-syarat lain am yang ditetapkan oleh PTj. 17.0 PENGECUALIAN PERATURAN 17.1 Kadar sewaan tapak gerai semasa majlis/program Universiti yang melebihi 50% daripada kadar sewaan tapak sedia ada perlu mendapat kelulusan Naib Canselor kerana mengguna kadar sewaan tapak yang berbeza daripada yang telah diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti. 17.2 Pelantikan terus penyewa/pengusaha baharu boleh disyorkan oleh PTj /Jawatankuasa Kafetaria Universiti bagi : 17.2.1 menggantikan penyewa sedia ada sekiranya kontrak asal penyewa ditamatkan lebih awal kerana melanggar perjanjian atau penyewa menarik diri atas sebab-sebab tertentu; atau 17.2.2 menyewakan ruang kafetaria/ruang perniagaan kepada pengusaha/penyewa yang mempunyai pengalaman/ restoren 32
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PREMIS PERNIAGAAN DAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA makanan segera/ restoren francais/restoren bistro/mamak atau yang telah mempunyai cawangan/rangkaian atau dikenali ramai. Syarat pelantikan: a. mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemilihan Premis Perniagaan Dan Perkhidmatan Universiti (JPPU) ; dan b. tempoh penyewaan adalah tertakluk kepada pertimbangan kelulusan JPPU sehingga tiga (3) tahun. 17.3 Sebarang syor penyambungan kontrak penyewaan sedia ada untuk tempoh masa yang sesuai iaitu sekurang-kurangnya satu (1) tahun atau sehingga tiga (3) tahun tertakluk kepada pertimbangan kelulusan Jawatankuasa Pemilihan Premis Perniagaan Dan Perkhidmatan Universiti (JPPU) berdasarkan penilaian prestasi yang dibuat oleh PTj/Jawatankuasa Kafetaria Universiti. 18.0 PENUTUP 18.1 Semua PTj perlu mematuhi peraturan yang digariskan dalam garis panduan ini, Peraturan Kewangan Perakaunan Universiti (PKPU) atau peraturan tambahan yang akan dikeluarkan dari semasa ke semasa dalam menguruskan premis perniagaan Universiti dan perkhidmatan. 18.2 PTj juga hendaklah bersama-sama menyokong dan memberikan kerjasama dalam sebarang aktiviti penyewaan di UTeM agar penjanaan pendapatan Universiti dapat ditingkatkan. 33
LAMPIRAN 1 KADAR PENYEWAAN KAFETARIA, KIOSK DAN SASANA NIAGA UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA PREMIS Kapasiti (Bil.Orang) Kadar Sewaan LOKASI Kafetaria Pelajar 1A 120 750.00 Bersebelahan FKEKK Kafetaria Pelajar 1B 120 750.00 Kafetaria Pelajar 2A 140 750.00 Hadapan PPPK Kafetaria Pelajar 2B 140 750.00 Kafetaria Pelajar 3 160 750.00 Bersebelahan FKP Kafetaria 1 Kampus Teknologi 280 850.00 Kampus Teknologi Kafetaria 2 Kampus Teknologi 280 850.00 Kafetaria Kolej Kediaman Lestari 200 850.00 Kolej Kediaman Lestari Kafetaria 1 Kolej Kediaman Satria 500 2,000.00 Kolej Kediaman Satria Kafetaria 2 Kolej Kediaman Satria 500 2,000.00 Kafetaria Eksekutif 100 1,000.00 Berhadapan Kafetaria 1 Kiosk Kolej Kediaman Lestari
300.00 Kolej Kediaman Lestari Kiosk Kolej Kediaman Satria
300.00 Kolej Kediaman Satria Sasana Niaga
70.00 Bersebelahan Masjid Masjid Sayyidina Abu Bakar UTeM Nota Kadar deposit bagi kafeteria, kiosk Kolej Kediaman Lestari dan Satria dan Sasana Niaga di UTeM iaitu Deposit Sewaan sebanyak 3 bulan caj sewaan dan Deposit Keselamatan sebanyak RM1,500.00.
LAMPIRAN 2 CARTA ALIR PROSES PEMILIHAN PENYEWA/PENGUSAHA KAFETARIA/KIOSK/PERKHIDMATAN SECARA PELAWAAN PERKHIDMATAN MULA Pihak Bertanggungjawab Penyediaan spesifikasi pelawaan perkhidmatan Pusat Tanggungjawab Iklan Pelawaan perkhidmatan PSPP, Pejabat Bendahari Buka dokumen tawaran Urus Setia (PSPP) Penilaian sebutharga dan temubual Jawatankuasa PTj/JK Kafeteria Mesyuarat Pemilihan/Kelulusan Jawatankuasa Pemilihan Premis Penyediaan surat setuju terima PSPP, Pejabat Bendahari Penyediaan Kontrak Pejabat Penasihat Undang- Undang (PUU) Penyerahan Kontrak kepada syarikat yang dilantik PSPP, Pejabat Bendahari Pemantauan Jawatankuasa PTj/Kafeteria PSPP Pejabat Bendahari/PUU Simpan Kontrak SELESAI
Tidak Keluarkan surat pembatalan sewaan SEWAAN MINI KIOSK DAN GERAI UNTUK JANGKA MASA PANJANG MULA Pelaksana Keluarkan senarai mini kiosk dan gerai yang boleh disewakan PSPP Mengisi borang permohonan Penyewa/Pemohon Penilaian permohonan PSPP Kelulusan permohonan Bendahari Sediakan Surat Setuju Terima PSPP Bayaran deposit sewaan mengikut tempoh ditetapkan Penyewa/Pemohon Ya Mohon penyediaan kontrak kepada Pejabat PUU PSPP Tentukan tempoh kontrak kepada penyewa yang berjaya PSPP SELESAI LAMPIRAN 3
Kertas Cadangan Penentuan kadar LAMPIRAN 4 PROSEDUR PERMOHONAN RUANG KONTRAK (MESIN LAYAN DIRI) MULA Pelaksana Menerima permohonan/cadangan PSPP Semakan permohonan PSPP Kenalpasti ruang dipohon PSPP Penentuan Kadar PSPP Tidak Ya Kelulusan Pelantikan syarikat JPPU Keluarkan surat setuju terima PSPP Semakan Kesesuaian Pemasangan Pejabat PNC PPF Penyediaan Kontrak Pejabat Penasihat Undang-undang Penyerahan kontrak kepada syarikat yang dilantik PSPP Failing Penyediaan Kontrak Mesin Layan Diri PSPP SELESAI