JPA.BK(S)173/9/3 Jld.5(20) No Siri : KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 1 TAHUN 2015 DASAR DAN PROSEDUR PELEPASAN JAWATAN DAN PELETAKAN JAWATAN TUJUAN 1. Pekeliling Perkhidmatan ini bertujua n memaklumkan dasar da n prosedur pelepasan jawatan dan peletakan ja watan pegawai selaras dengan hasrat Kerajaa n untuk memberi ruang mobiliti kepada pegawai dalam Perkhidmatan Awam. DEFINISI 2. Dalam Pekeliling Perkhidmatan ini: "Ketua Jabatan" bermaksud seseorang pegawai yang mengetuai sesuatu jabatan, mengikut mana-mana yang berkenaan, atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa melaksanakan tugas Ketua Jabatan atau Ketua Perkhidmatan; "Ketua Perkhidmatan" bermaksud seorang pegawai yang mengetuai sesuatu perkhidmatan atau mana-mana pegawai yang ditentukan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam sebagai Ketua Perkhidmatan; 1
"notis peletakan jawatan" bermaksud pernyataan rasmi secara bertulis oleh pegawai mengenai hasratnya untuk meletak jawatan; "pegawai" bermaksud seseorang pegawa i Perkhidmatan Awam yang dilantik secara tetap atau sementara; "pelepasan jawatan" bermaksud pemakluman secara ras mi bertulis ole h pegawai kepada Ketua Jabatan mengenai hasratnya untuk meninggalkan jawatan yang sedang disandang untuk dilantik ke jawatan dalam: (a) skim perkhidmatan yang lain di bawah Suruhanjaya yang sama; atau (b) skim perkhidmatan yang sama atau berlaina n di bawah S uruhanjaya yang lain. "peletakan jawatan" bermaksud pemakluman untuk berhenti berkhidmat daripada Perkhidmatan Awam dengan mengemukakan notis peletakan jawatan kepada Ketua Jabatan atas sebab berikut: (a) dilantik ke jawatan dalam skim perkhidmatan yang sama atau berlainan dalam perkhidmatan awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan; atau (b) pegawai tidak lagi berhasrat untuk meneruskan perkhidmatannya dengan perkhidmatan Kerajaan. 2
"pemendekan notis" bermaksud tempoh notis peletakan jawatan pegawai dipendekkan dari tempoh notis sebenar yang ditetapkan dengan kelulusan Ketua Jabatan; "Perkhidmatan Awam" bermaksud perkhidmatan awam Persekutuan iaitu, perkhidmatan kehakiman dan perundangan, perkhidmatan awam am persekutuan, pasukan polis dan perkhidmatan pelajaran menurut Fasal (1) Perkara 132 Perlembagaan Persekutuan; "perkhidmatan Kerajaan" bermaksud perkhidmatan awam perkhidmatan awam Negeri, piha k berkuasa berkanu n (Persekutuan dan Neger i) dan pihak berkuasa tempatan; "syarikat yang kerajaan mempunyai kepentingan" bermaksud perbadanan atau syarikat yang Kerajaan Malaysia mempunyai kepentingan secara langsung atau Kerajaan Malaysia "Suruhanjaya" bermaksud Suruhanjaya Perkhidmatan Awam, Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan, Suruhanjaya Pasukan Polis da n Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran atau mana-mana pihak yang diberi kuasa secara sah untuk melantik seseorang berk hidmat dengan mana-mana agensi awam di bawah bidang kuasa Suruhanjaya yang berkenaan. LATAR BELAKANG 3. Peraturan mengenai peletakan jawatan, pemendekan notis peletakan jawatan dan pelepasan jawatan telah din yatakan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 [P.U.(A) 1/2012]. 4. Dasar dan prosedur peletakan jawatan dan pelepasan dengan izin telah dijelaskan sebelum ini dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 23 Tahun 2009 (PP 3
23/2009). Selaras dengan hasrat Kerajaa n untuk meningkatkan lagi mobiliti pegawai dalam Perkhidmatan Awam tanpa menjejaskan faedah persaraan yang boleh diterima oleh pegawai dengan syarat pegawai dilantik semula pada atau selepas 1 Januari 2012 dan perkhidmatannya berakhir dengan persaraan, Kerajaan bersetuju memansuhkan dasar pelepasan dengan izin da n menggantikannya dengan dasar pelepasan jawatan melalui peraturan 57 P.U(A) 1/2012. 5. Mulai 1 Janu ari 2012, pelaksanaan d asar dan prosedur pe letakan jawatan dan pelepasan jawatan adalah berdasarkan S urat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2011 (SPP 10/2011) yang telah membatalkan PP 23/2009. Berikutan penambahbaikan Sistem Saraan Malaysia (SSM), SPP 10/2011 telah dibatalkan ole h Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2012 (PP 4/2012) - Pelaksanaan Urusan Perkhidmatan Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan Di Baw ah Sistem Saraan Malaysia. 6. Melalui PP 4/2012, pelaksanaan peletakan jawatan dan pelepasan jawatan adalah mengikut peraturan 54 hingga 57 P.U(A) 1/2012 dan undang-undang pencen yang berkuat kuasa berdasarkan ketetapan dalam Ruangan 2, Bilangan 5, Jadual B, PP 4/2012. Memandangkan PP 4/2012 menyatakan secara umum dasar dan pr osedur peletakan jawatan dan pelepasan jawatan, terdapat ke perluan untuk menjelaskan semula pelaksanaannya supaya ia lebi h teratur, seragam dan menepati peraturan semasa. DASAR Dasar Pelepasan Jawatan 7. Dasar pelepasan jawatan adalah seperti berikut: 4
(a) (b) (c) (d) (e) (f) Pelepasan jawatan hendaklah dibuat oleh pegawai se cara rasmi bertulis dan ditandatangani olehnya kepada Ketua Jabatan sekiranya pegawai dilantik secara tetap, sementara atau kontrak ke jawatan: (i) dalam skim perkhidmatan lain di bawah S uruhanjaya yang sama; atau (ii) skim perkhidmatan yang sama atau berlainan di bawah Suruhanjaya yang lain. surat pelepasan ja watan hendaklah dik emukakan oleh peg awai kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 30 hari sebelum tarikh kuat kuasa melapor diri bertugas di jawatan baru; pelepasan jawatan hendaklah diambil maklum oleh Ket ua Jabatan dan disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan untuk makluman; pelepasan jawatan tidak m emerlukan kelulusan melainkan dinyatakan sebaliknya bagi perkhidmatan tertentu dalam mana-mana Akta atau peraturan yang berkuat kuasa; tarikh kuat kuasa pelepasan jawatan adalah mulai tarikh pelantikan pegawai di jawatan baru. Pegawai dianggap belum dilantik sekiranya pegawai telah menangguhkan tarikh mula bertugas di jawatan baru dengan kebenaran Ketua Jabatan baru dan urusan perkhidmatannya masih tertakluk kepada perkhidmatan asal; pelepasan jawatan yang telah berkuat kuasa tidak boleh ditarik balik. 5
Dasar Peletakan Jawatan 8. Dasar peletakan jawatan adalah seperti berikut: (a) peletakan jawatan hendaklah dibu at oleh pegawai d mengemukakan notis peletakan jawatan kepada Ketua Jab sekiranya: (i) pegawai dilantik secara tetap, sementara atau kontrak ke jawa tan lain dalam perkhidmatan awam Negeri, pihak berkuasa berkanun (Persekutuan dan Negeri) atau pihak berkuasa tempatan; atau (ii) pegawai tidak lagi berhasrat untuk meneruskan perkhidmatan dengan perkhidmatan Kerajaan. (b) bagi pegawai yang dilantik tetap tempoh notis peletakan jawatan adalah 30 hari sebelu m peletakan jawatan berkuat kuasa. Mana kala bagi pegawai selain pelan tikan tetap tempoh pengemukaan notis peletakan jawatan adalah mengikut syarat pelantikan pegawai itu, atau 30 hari sekiranya tempoh tidak diperuntukkan dalam syarat pelantikan; (c) bagi maksud tempoh notis peletakan jawatan, cuti tanp a gaji b oleh diambil kira sebagai tempoh notis; (d) sekiranya peletakan jawatan tidak memenuhi tempoh notis yang ditetapkan, pegawai hendaklah membayar sebulan gaji iaitu gaji pokok sebagai ganti notis; (e) bayaran sebulan gaji sebagai ganti notis hendaklah dibuat oleh pegawai sebelum peletakan jawatannya berkuat kuasa. Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab menuntut bayaran sebulan gaji daripada pegawai; 6 engan atan
(f) peletakan jawatan berkuat kuasa pada hari berikutnya selepas tamat tempoh notis yang diberikan atau pada tar ikh yang ditetapkan oleh pegawai; (g) peletakan jawatan tidak m emerlukan kelulusan sebaliknya hanya diambil maklum secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Manakala Ketua Perkhidmatan akan dimaklumkan oleh Ketua Jabatan mengenai peletakan jawatan pegawai; (h) Ketua Jabatan bole h menimbang permohonan pegawai untuk memendekkan tempoh notis peletakan jawatan atas sebab berikut: (i) pegawai dilantik ke mana-mana jawatan dalam perkhidmatan awam Negeri, pihak berkuasa berkanun (Persekutuan dan Negeri) atau pihak berkuasa tempatan; (ii) pegawai ditawarkan pelantikan ke mana-mana jawatan dalam syarikat yang Kerajaan mempunyai kepentingan; (iii) pegawai atau pasangannya, anak atau ibu bapa pegawai itu mengalami masalah kesihatan; (iv) pegawai menghadiri kursus atau latih an yang ditawarkan ol eh pihak berkuasa yang berkenaan; atau (v) apa-apa sebab lain yang diluluskan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Bagi maksud perenggan 8(h)(v), Ketua Jabatan yang menyokong permohonan tersebut hendaklah mengemukakan perakuan kepada 7
Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Pe rkhidmatan Awam (JPA) yang akan memanjangkan kepada KPPA untuk pertimbangan. (i) peletakan jawatan yang telah berkuat kuasa tidak boleh ditarik balik. PROSEDUR Prosedur Pelepasan Jawatan 9. Prosedur pelepasan jawatan adalah seperti berikut: (a) pegawai hendaklah mengemukakan surat pelepasan jawatan s ecara rasmi bertulis berserta dengan s urat tawaran pelantikan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 30 hari sebelum tarikh kuat kuasa melapor diri di jabatan baru dan disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan sebaik sahaja menerima surat tawaran pelantikan. Pemakluman tersebut bertujuan untuk memastikan kaedah pegawai meninggalkan perkhidmatan dan urusan perkhidmatannya adalah teratur. Surat pelepasan jawatan hendaklah seperti di Lampiran A; (b) Ketua Jabatan boleh mengeluarkan akuan p enerimaan surat pelepasan jawatan kepada pegawai sebagai t ujuan rekod. Sekiranya akuan penerimaan surat p elepasan jawatan tersebut masih tidak dikeluarkan oleh Jabatan, pelepasan jawatan pegawai dianggap teratur; (c) Ketua Jabatan asal hendaklah mengemas kini maklumat pelepasan jawatan pegawai dalam Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS) dan Rekod Perkhidmatan pegawai; (d) pegawai perlu membawa bersama surat pelepasan jawatan yang dikemukakan kepada Ketua Jabatan a sal semasa melapor diri bertugas; 8
Sekiranya surat aku an penerimaan pelepasan jawatan dikeluarka n oleh Ketua Jabatan asal, ia bolehlah dibawa bersekali semasa melapor diri bertugas di Jabatan baru; (e) Ketua Jabatan hen daklah memaklumkan kepada pegawai akan tanggungjawab menguruskan tanggungan hutang dan ik atan perjanjiannya dengan pihak berkua sa yang berkaitan seki ranya ada. Walau bagaimanapun, tanggungan hutang dan ikatan perjanjian ters ebut tidak menghalang daripada pelepasan jawatan yang dibuat oleh pegawai itu berkuat kuasa; (f) pelepasan jawatan pegawai yang telah be rkuat kuasa tidak boleh ditarik balik. Walau bagaimanapun, pele pasan jawatan yang belum berkuat kuasa boleh ditarik balik dengan syarat pegawai mengemukakan notis secara bertulis ke pada Ketua Jabata n dan disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan dan diterima oleh Ketua Jabatan sebelum tarikh kuat kuasa pelepasan jawatan. Carta alir prosedur pelepasan jawatan adalah seperti di Lampiran B. Prosedur Peletakan Jawatan 10. Prosedur peletakan jawatan adalah seperti berikut: (a) pegawai hendaklah mengemukakan notis peletakan jawatan 30 hari secara rasmi bertulis kepada Ketua Jabatan dan disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan. Notis p eletakan jawatan hendaklah seperti di Lampiran C; 9
(b) Ketua Jabatan hend aklah menyemak sama ada tempoh notis pelet akan jawatan pegawai menepati tempoh notis yang ditetapkan. Tempoh notis bermula dari tarikh yang dinyatakan dalam notis yang dikemukakan kepada Ketua Jabata n sehingga tarikh kuat kuasa peletakan jaw atan. Sekiranya notis pelet akan jawatan tidak menepati tempoh tersebut, Ketua Jabatan hendaklah menuntut bayaran sebulan gaji sebagai ganti notis kecuali bagi pegawai yang diluluskan pemendekan tempoh notis; (c) Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan akuan bertulis penerimaan notis peletakan jawatan kepada pegawai sebaik sahaja notis peletakan jawatan itu diterima dan dis alinkan kepada Ketu a Perkhidmatan, Suruhanjaya jawatan asal dan Bahagian Pinjaman Perumahan, Kementerian Kewangan sekiranya pegawai telah memperoleh pinjaman perumahan Kerajaan. Akuan penerimaan notis pelet akan jawatan yang dikeluarkan oleh Ketua Jabatan kepada pegawai turut disalinkan kepada agensi pembiaya biasiswa bagi urusan pemindahan dan pe mantauan kontrak perkhidmatan. Contoh akuan penerimaan notis peletakan jawatan adalah seperti di Lampiran D; (d) Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan pegawai supaya tidak hadir bertugas mulai tarikh kuat k uasa peletakan jawatannya. Sekiranya pegawai terus berkhidmat selepas tarikh tersebut, pegawai tidak layak dibayar sebarang emolumen; (e) Ketua Jabatan hendaklah mengemas kini maklumat peletakan jawatan pegawai dalam HRMIS dan Rekod Perkhidmatan pegawai; (f) Ketua Jabatan hen daklah memaklumkan kepada pegawai akan tanggungjawabnya menguruskan hutang dan ikatan perjanji annya dengan pihak ber kuasa yang berkaitan sekiranya ada. Walau bagaimanapun, tanggungan hutang dan i katan perjanjian tersebut tidak 10
menghalang daripada peletakan jawatan yang dibuat oleh pegawai itu berkuat kuasa. Pemendekan Notis Peletakan Jawatan 11. Bagi pegawai yang layak memohon pemendekan notis seperti yang ditetapkan di perenggan 8(h), permohonan pemendekan notis p eletakan jawatan hendaklah dikemukakan kepada Ketua Jabatan seperti di Lampiran E. 12. Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan keputusan permohonan pemendekan tempoh notis peletakan jawatan kepada pegawai setelah mengambil kira sebab-sebab peletakan jawatan seperti di perengga n 8(h). Contoh surat pemakluman keputusan pemendekan notis peletakan jawatan adalah seperti di Lampiran F. 13. Ketua Jabatan hendaklah merekodkan keputusan permohonan pemendekan tempoh notis peletakan jawatan dalam Rekod Perkhidmatan pegawai. 14. Pegawai yang meletak jawatan tetapi tidak memenuhi syarat tempoh notis yang ditetapkan dan t idak diluluskan pemendekan notis hendaklah membayar sebulan gaji sebagai ganti notis kepada Ketua Jabatan. 15. Tertakluk kepada perenggan 14, Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan menuntut bayaran sebulan gaji berdasarkan peraturan kewangan yang berkuat kuasa. 16. Peletakan jawatan boleh ditarik bali k oleh pegawai sebelum tarikh berkuat kuasa peletakan jawatan dengan mengemukakan permohonan secara rasmi bertulis dan ditandatangani kepada Ketua Jabatan dan disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan. Carta alir prosedur peletakan jawatan adalah seperti di Lampiran G. 11
KEKECUALIAN DAN PERALIHAN 17. Sebarang pengecualian daripada mana-mana peruntukan dalam Pekeliling Perkhidmatan ini seta kat mana ia tidak bertentangan dengan undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa hendaklah mendapatkan pertimbangan dan kelulusan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. 18. Pelepasan jawatan dan peletakan ja watan yang telah di laksanakan mulai 1 Januari 2012 sehingga tarikh Pe keliling Perkhidmatan ini dikeluarkan adalah te ratur selaras dengan Peratu ran-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 dan dianggap telah berkuat kuasa. TARIKH KUAT KUASA 19. Pekeliling Perkhidmatan ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan. PEMBATALAN 20. Dengan berkuat kuasanya Pekeliling Perkhidmatan ini, Ruangan 2, Bilangan 5, Jadual B, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2012 - Pelaksanaan Urusan Perkhidmatan Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan Di Bawah Sistem Saraan Malaysia adalah dibatalkan. 12
Lampiran A SURAT PELEPASAN JAWATAN (nama dan alamat pegawai) ... . ... . ... . ... . Kepada : (nama dan alamat Ketua Jabatan) ... . ... . ... . ... . Tuan, (nama jawatan yang disandang ) PELEPASAN JAWATAN SEBAGAI ... (nama penuh ) Dengan hormatnya saya ... ... (nama jawatan dan gred jawatan) berjawatan sebagai ... ... .... ... (nama tempat bertugas) bertugas di ... ... ... memaklumkan untuk melepaskan jawatan mulai tarikh saya diterima untuk melapor diri bertugas di jawatan baru bagi membolehkan saya menjawat jawatan (nama jawatan baru) (nama Jabatan baru) sebagai... di... 2. Saya seperti yang tersebut di atas, dengan ini mengesahkan bahawa saya:- Tidak mempunyai baki kontrak berkhidmat dengan Kerajaan Mempunyai ikatan kontrak untuk berkhidmat dengan Kerajaan seperti berikut*: BIL PROGRAM/PENAJA TEMPOH KONTRAK TARIKH BERKUAT KUASA Program: Hadiah Latihan Persekutuan (HLP), Skim Latihan Akademik Bumiputera (SLAB)/ Skim Latihan Akademik IPTA (SLAI) dan lain-lain. Penaja: JPA, KKM, MOSTI, KPT, NRE dan lain-lain. 14
3. perhatian tuan selanjutnya. Sehubungan itu, bersama-sama ini disertakan sesalinan surat tawaran jawatan baru untuk Sekian, terima kasih. Tandatangan : ... Nama Penuh : ... No. K/P : ... ... Tarikh : ... ... s.k.: (Alamat Ketua Perkhidmatan) ... . ... . ... ... Nota: 1. Lampiran ini boleh dihantar melalui e-mel tetapi hanya menggunakan e -mel r asmi j abatan pegawai s ahaja. Notis ini juga boleh diimbas dan dilampirkan melalui e-mel tersebut setelah diisi; 2. Sekiranya notis dihantar melalui e-mel: (a) E-mel tersebut perlu disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan baru dan Suruhanjaya Perkhidmatan yang berkenaan. Selain itu ia juga perlu disalinkan kepada kepada Bahagian Pinjaman Perumahan dan Agensi Pembiaya Biasiswa (sekiranya berkenaan). (b) Sekiranya Lampiran ini tidak diimbas, surat pelepasan jawatan yang hendak dikemukakan melalui emel hendaklah mengandungi semua butiran yang terdapat dalam Lampiran ini. 15
Lampiran B CARTA ALIR PROSEDUR PELEPASAN JAWATAN Tawaran pelantikan ke jawatan lain oleh Suruhanjaya. Pegawai mengemukakan surat pelepasan jawatan serta surat tawaran pelantikan ke jawatan baru kepada Ketua Jabatan dan disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan. (Lampiran A). Ketua Jabatan bolehlah mengeluarkan akuan penerimaan pelepasan jawatan kepada pegawai dan disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan baru dan Suruhanjaya jawatan asal Ketua Jabatan mengemas kini maklumat pelepasan jawatan pegawai dalam HRMIS dan Rekod Perkhidmatan pegawai sebelum pegawai diterima untuk melapor diri bertugas di jawatan baru. Pegawai membawa bersama surat pelepasan jawatan dan akuan penerimaan surat pelepasan jawatan jika ada dan dikemukakan kepada Ketua Jabatan baru semasa melapor diri bertugas. Ketua Jabatan memaklumkan pegawai tanggungjawab menguruskan tanggungan hutang dan ikatan perjanjian dengan pihak berkuasa yang berkaitan. 16
Lampiran C NOTIS PELETAKAN JAWATAN (nama dan alamat pegawai ) ... . ... . ... . ... . Kepada : (nama dan alamat Ketua Jabatan) ... . ... . ... . ... . Tuan, (nama jawatan) PELETAKAN JAWATAN SEBAGAI ... (nama penuh) Dengan hormatnya saya ... ... (nama jawatan dan gred jawatan) berjawatan sebagai ... .... ... (nama tempat bertugas) bertugas di... ... dan bergaji akhir RM... (gaji pokok) meletak jawatan dengan memberi tempoh notis (tarikh) (tarikh ini hendaklah tidak lebih awal dari tarikh notis ditandatangan) (tarikh) 30 hari mulai... hingga... 2. Peletakan jawatan saya adalah atas sebab ... 17
3. Saya seperti yang tersebut di atas, dengan ini mengesahkan bahawa saya: Tidak mempunyai baki kontrak berkhidmat dengan Kerajaan Mempunyai ikatan kontrak untuk berkhidmat dengan Kerajaan seperti berikut*: BIL PROGRAM/PENAJA TEMPOH KONTRAK TARIKH BERKUATKUASA Program: Hadiah Latihan Persekutuan (HLP), Skim Latihan Akademik Bumiputera (SLAB)/ Skim Latihan Akademik IPTA (SLAI) dan lain-lain. Penaja: JPA, KKM, MOSTI, KPT, NRE dan lain-lain. 4. Dengan peletakan jawatan ini, saya bertanggungjawab menguruskan segala tanggungan hutang dan ikatan perjanjian saya dengan pihak berkuasa yang berkaitan. Sekian, terima kasih. Tandatangan : ... Nama Penuh : ... No. K/P : ... ... Tarikh : ... ... s.k.: (Alamat Ketua Perkhidmatan) ... . ... . ... . ... . Nota: 1. Lampiran ini boleh dihantar melalui e-mel tetapi hanya menggunakan e-mel r asmi jabatan p egawai sahaja. Notis ini juga boleh diimbas dan dilampirkan melalui e-mel tersebut setelah diisi; 2. Sekiranya notis dihantar melalui e-mel: 18
(a) E-mel tersebut perlu disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan dan Suruhanjaya Perkhidmatan yang berkenaan. Selain itu, ia juga perlu disalinkan kepada kepada Bahagian Pinjaman Perumahan dan Agensi Pembiaya Biasiswa (sekiranya berkenaan). (b) Sekiranya Lampiran ini tidak diimbas, notis peletakan jawatan yang hendak dikemukakan melalui e- mel hendaklah mengandungi semua butiran yang terdapat dalam Lampiran ini. 19
Lampiran D AKUAN PENERIMAAN NOTIS PELETAKAN JAWATAN Rujukan: Tarikh: (nama dan alamat pegawai) ... . ... . ... . ... . Tuan, PEMAKLUMAN PELETAKAN JAWATAN Dengan hormatnya merujuk kepada notis peletakan tuan yang ditandatangani pada... dan diterima oleh Jabatan ini pada... jawatan 2. kuasa mulai ... . t elah diambil maklum dan direkodkan. Sehubungan itu, tuan dengan ini dikehendaki: peletakan jawatan bahawa berkuat yang tuan Dimaklumkan (i) mematuhi keputusan dan Jabatan Perkhidmatan Awam/ Kerajaan Negeri/... jika tuan mempunyai ikatan biasiswa/ ikatan perjanjian lain dengan pihak berkenaan; arahan (ii) bertanggungjawab menguruskan segala tanggungan hutang tuan dengan Kerajaan; (iii) menyediakan Nota Serah Tugas; dan (iv) menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan pegawai di bawah penyeliaan tuan selama enam (6) bulan atau lebih dalam tahun penilaian (jika ada) sama ada sebagai Pegawai Penilai Pertama/ dan/ atau Pegawai Penilai Kedua. Sekian, terima kasih. Tandatangan Nama penuh Jawatan Tarikh : : : : ( Ketua Jabatan mana yang berkenaan) ... ... ... ... ... ... ... ... 20
s.k.: 1. 2. 3. (Alamat Ketua Perkhidmatan) ... .. ... .. ... .. ... .. (Suruhanjaya yang berkaitan) ... .. ... .. ... .. ... .. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Kementerian Kewangan Bahagian Pinjaman Perumahan ... .. ... .. ... .. 21
Lampiran E SURAT PERMOHONAN PEMENDEKAN NOTIS PELETAKAN JAWATAN (nama dan alamat Ketua Jabatan) ... ... ... . ... . Tuan, PERMOHONAN PEMENDEKAN NOTIS PELETAKAN JAWATAN Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. 2. (nama penuh) Dengan hormatnya saya ... ... (nama jawatan dan gred jawatan) berjawatan sebagai ... .... ... (nama tempat bertugas) bertugas di... ... ... ... memohon pemendekan notis mulai/ pada ... ... 3. Permohonan pemendekan notis saya adalah atas sebab berikut: (tanda √) (i) saya ditawarkan pelantikan ke mana-mana jawatan dalam perkhidmatan awam Negeri, pihak berkuasa berkanun (Persekutuan dan Negeri) atau pihak berkuasa tempatan; (ii) saya ditawarkan pelantikan ke mana-mana jawatan syarikat yang Kerajaan mempunyai kepentingan; (iii) saya, pasangan, anak atau ibu bapa saya mengalami masalah kesihatan; (iv) saya akan/ perlu menghadiri kursus atau latihan; atau (v) apa-apa sebab lain ... 4. Sehubungan itu, bagi menyokong permohonan saya ini, bersama-sama ini disertakan dokumen berkaitan. 22
Sekian, terima kasih. Tandatangan Nama Penuh Jawatan Tarikh : : : : ... .. ... .. ... .. ... .. s.k.: (Alamat Ketua Perkhidmatan) 1. ... ... ... ... ... ... ... ... 2. ... .. ... .. ... .. ... .. 3. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Kementerian Kewangan Bahagian Pinjaman Perumahan ... .. ... .. ... .. 4. (Agensi pembiaya biasiswa yang berkaitan) ... .. ... .. Nota: 1. Lampiran ini boleh dihantar melalui e-mel tetapi hanya m enggunakan e-mel r asmi jabatan p egawai sahaja. Notis ini juga boleh diimbas dan dilampirkan melalui e-mel tersebut setelah diisi. 2. Sekiranya notis dihantar melalui e-mel: 23
(a) E-mel tersebut perlu disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan dan Suruhanjaya Perkhidmatan yang berkenaan. Selain itu, ia juga perlu disalinkan kepada kepada Bahagian Pinjaman Perumahan dan Agensi Pembiaya Biasiswa (sekiranya berkenaan). (b) Sekiranya Lampiran ini tidak diimbas, surat permohonan pemendekkan notis peletakan jawatan yang hendak dikemukakan melalui e-mel hendaklah mengandungi semua butiran yang terdapat dalam Lampiran ini. 24
Lampiran F SURAT PEMAKLUMAN KEPUTUSAN PEMENDEKAN NOTIS PELETAKAN JAWATAN Rujukan : Tarikh : (nama dan alamat pegawai) ... . ... . ... . ... . Tuan: PEMAKLUMAN PERMOHONAN PEMENDEKAN NOTIS PELETAKAN JAWATAN Dengan hormatnya saya merujuk surat tuan bertarikh... berhubung perkara di atas. 2. Permohonan pemendekan notis peletakan jawatan tuan telah dipertimbangkan dengan sewajarnya dengan keputusan diluluskan/ tidak diluluskan*. 3. Sehubungan itu, tuan:- dikecualikan daripada* membayar sebulan gaji sebagai ganti notis. dikehendaki* membayar sebulan gaji sebagai ganti notis. Sekian, terima kasih. Tandatangan : (Ketua Jabatan) ... .. Nama penuh : ... .. Jawatan : ... .. Tarikh : ... .. Catatan : Potong mana yang tidak berkenaan. 25
Lampiran G CARTA ALIR PROSEDUR PELETAKAN JAWATAN Prosedur Pemendekan Notis Pegawai mengemukakan notis peletakan jawatan 30 hari secara bertulis (Lampiran C) kepada Ketua Jabatan dan disalinkan kepada Ketua Perkhidmatan. memohon Pegawai pemendekan notis (Lampiran E) kepada Ketua Jabatan. Pertimbangan Ketua Jabatan. Contoh keputusan pemendekan notis di Lampiran F seperti Tidak lulus Lulus Ketua Jabatan menyemak/ menuntut sebulan gaji sebagai ganti notis kecuali notis peletakan jawatan mencukupi 30 hari atau pegawai diluluskan pemendekan tempoh notis. Ketua Jabatan mengeluarkan akuan bertulis penerimaan notis peletakan jawatan kepada pegawai kepada Ketua disalinkan Perkhidmatan, Suruhanjaya dan Bahagian Pinjaman Perumahan, Kementerian Kewangan seperti di Lampiran D. dan Ketua Jabatan memaklumkan pegawai supaya tidak hadir bertugas mulai tarikh kuat kuasa peletakan jawatan itu. Jabatan mengemas kini maklumat Ketua peletakan jawatan/ pemendekan notis peletakan jawatan dalam HRMIS dan Rekod Perkhidmatan pegawai. Ketua pegawai Jabatan memaklumkan tanggungjawab menguruskan tanggungan hutang dan ikatan perjanjian dengan pihak berkuasa yang berkaitan. 26