JURNAL BISNIS MAHASISWA COMPLIANCE AUDIT OF QUALITY CONTROL DOCUMENT PROCEDURES (CASE STUDY IN PT CLADTEK BI METAL MANUFACTURING BATAM) Athifah Nur Asjad1, Sugeng Riadi2* 12Jurusan Manajemen Bisnis, Politeknik Negeri Batam, Batam, Indonesia *sugeng@polibatam.ac.id INFO ARTIKEL ABSTRAK Diterima: 8 Agustus 2022 Direvisi: 30 Agustus 2022 Disetujui: 15 Oktober 2022 Kata Kunci: Audit Kepatuhan, Standar Operasional Prosedur, Quality Control Document Penelitian ini membahas tentang audit kepatuhan terhadap penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) quality control document pada PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tingkat kepatuhan karyawan atas SOP pada bagian quality control document. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif analisis kualitatif, dan pengumpulan data dilakukan dengan teknik dokumentasi, inspeksi dokumen, wawancara dan pengamatan langsung di tempat penelitian. Hasil dari penelitian ini menyatakan bahwa audit kepatuhan SOP quality control document dinyatakan patuh dengan persentasi 82% dan persentasi tidak patuh yaitu 18%. Peneliti menemukan beberapa temuan yaitu tidak dilakukannya penawaran berkas kepada pelanggan, tidak memberikan salinan dokumen inspections release note (IRN) kepada bagian projects melainkan memberikan original file dan tidak dilakukannya update tracking pada report IRN summary yang mana mengakibatkan ditemuinya perbedaan dokumen invoice dan support invoice, sehingga harus dilakukan perbaikan. PENDAHULUAN Standar Operasional Prosedur atau SOP merupakan pedoman bagi perusahaan untuk memenuhi tujuan, dengan adanya SOP akan memudahkan setiap anggota perusahaan untuk memahami apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan (Nur'aini, 2016). Standar Operasional Prosedur merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015). SOP sangat dibutuhkan sebagai aturan dalam menjalankan bisnis, SOP digunakan sebagai guidance sehingga aktivitas bisnis berjalan dengan baik. Dunia bisnis semakin berkembang dan kompleks sehingga membutuhkan SOP Semakin banyak prosedur, maka perlu evaluasi apakah prosedur maka diperlukan audit terhadap berbagai aktivitas dalam dunia kerja. Audit kepatuhan merupakan salah satu komponen yang perlu dilakukan dalam sebuah perusahaan. Menurut Arens, Elder, & Beasley (2017) tujuan audit kepatuhan adalah untuk 391
menentukan apakah pihak yang diaudit telah mengikuti prosedur, kebijakan, yang telah ditetapkan oleh otoritas yang lebih tinggi. Hasil dari audit kepatuhan biasanya berupa pernyataan temuan tingkat kepatuhan, kegiatan dari audit kepatuhan yang dilakukan disebuah perusahaan menentukan apakah bagian dalam perusahaan telah mengikuti kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. PT Cladtek Bi Metal Manufacturing merupakan perusahaan yang beroperasi di bidang jasa industri material logam, dalam proses administrasi penjualan barang di PT Cladtek BI Metal Manufacturing mengeluarkan invoice dan dokumen support invoice seperti, packing list dan inspection release note (IRN) untuk Customer. Dalam pembuatan dokumen tersebut, PT Cladtek BI Metal Manufacturing melibatkan beberapa departemen seperti, divisi piutang yang bertanggung jawab dalam invoice, project yang bertanggung jawab dalam dokumen packing list dan quality control document yang bertanggung jawab dalam Inspection release note (IRN) dan inspection release note summary. Inspection release note summary merupakan dokumen acuan yang digunakan bagian project dalam pembuatan packing list, divisi piutang menggunakan inspection release note (IRN) sebagai acuan dalam pembuatan invoice, dalam dokumen inspection release note (IRN) dan inspection release note summary tersebut mencakup informasi data pembelian customer seperti, ukuran barang, deskripsi material dan lainnya. Pada pembuatan dokumen inspection release note dan inspection release note summary, bagian quality control harus melakukan update tracking, pada dokumen packing list, sering ditemukan perbedaan ukuran pipa antara invoice dan inspection release note (IRN). Seperti yang sudah Peneliti jelaskan sebelumnya, inspection release note summary merupakan dokumen acuan dalam pembuatan packing list. Bagian quality control document sering ditemui tidak melakukan update ukuran pipa setelah melalui proses perbaikan. Maka, dokumen packing list, dan inspection release note (IRN) pada total length (ukuran) sering ditemukan perbedaan jumlah, sehingga harus melakukan perbaikan data ukuran terbaru pada dokumen packing list. Dampak tersebut dapat menghambat departemen piutang dalam mengirimkan invoice kepada customer dan mempengaruhi total harga. Maka dari itu diperlukan audit kepatuhan SOP Quality Control Document tersebut. Setiap perusahaan tentu memiliki visi-misi yang ingin dicapai, setiap visi misi yang ingin dicapai, tidak hanya melibatkan beberapa individu saja, tetapi seluruh anggota perusahaan agar visi-misi tersebut dapat tercapai, maka perusahaan membutuhkan prosedur dan sistem jelas, lengkap, rapi dan situlah SOP bekerja (Nur'Aini, 2016). Standar operasional prosedur adalah sistem yang disusun untuk memudahkan dan merapikan (Ekotama, 2015). Purnamasari (2015) menjelaskan bahwa SOP adalah prosedur kerja yang dibuat secara terperinci bagi semua karyawan untuk melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan pengertian dari ahli, maka dapat disimpulkan bahwa SOP merupakan sebuah acuan dalam menjalankan tugas di sebuah perusahaan. Quality control adalah yang bertanggung jawab terhadap pemerikasaan barang produksi dan menjamin kualitas setiap barang produksi dan memiliki peran dan fungsi 392
untuk meningkatkan mutu sebuah produk yang dihasilkan. Quality control document di PT Cladtek BI Metal Manufacturing merupakan bagian yang bertanggung jawab pembuatan report dan pemerikasaan dokumen yang akan diserahkan kepada client. Selain itu, menjamin kualitas dan validasi setiap dokumen sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan. Document report yang telah memasuki tahap pemeriksaan oleh bagian Quality Control Document akan di distribusikan kepada bagian yang berhubungan. Menurut Agoes (2017) audit adalah pemeriksaan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan pembukuan dan bukti pendukungnya, dengan tujuan memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut. Audit merupakan suatu proses sistematis untuk menghimpun dan mengevaluasi bukti- bukti secara objektif berbagai tindakan dan kejadian ekonomi untuk menentukan tingkat kesesuaian dan menyampaikan hasilnya kepada pemakai (Halim, 2015). Menurut Arens (2015) tujuan audit kepatuhan adalah memastikan bagian yang diaudit mengikuti prosedur dan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. Dimana, hasil dari audit kepatuhan berupa pernyataan temuan atau tingkat kepatuhan yang akan dilaporkan. Menurut Halim (2015) Audit kepatuhan mencakup penghimpunan dan pengevaluasian bukti dengan tujuan untuk menentukan apakah kegiatan finansial maupun operasi tertentu dari sesuai dengan aturan, dan regulasi yang telah ditentukan. Dalam melakukan kegiatan audit kepatuhan ada langkah yang dilakukan oleh auditor yaitu adalah tahap pertimbangan awal, tahap perencanaan audit, tahap pelaksanaan audit dan pengumpulan bukti, tahap evaluasi bukti dan perumusan simpulan dan yang terakhir adalah tahap pelaporan. Menurut Arens, Elder & Beasley (2015) memaparkan bahwa output dari audit kepatuhan berbeda dengan hasil audit laporan keuangan dimana harus dilaporkan ke penggunanya, sedangkan hasil dari audit kepatuhan hanyalah melaporkan ke bagian management perusahaan. Karena management memiliki kepentingan dalam melihat kepatuhan perusahaan. Menurut Agoes (2017) Internal control questionnaire, memiliki komponen yang diajukan untuk menguji sistem pengendalian manajemen perusahaan. Dalam ICQ terdapat beberapa pertanyaan yang diatur kolom jawaban yaitu "ya" dan "tidak". Sedangkan, kertas kerja audit menurut Bayangkara (2015) adalah catatan yang dibuat dan data yang dikumpulkan auditor secara sistematis pada saat melaksanakan kegiatan audit. Selain itu kertas kerja audit memberikan gambaran yang jelas terhadap proses audit (Rusdiono, 2020). Dari langkah audit diperlukan program audit yaitu prosedur kegiatan pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor dengan tujuan, memperoleh gambaran kegiatan audit yang telah dilakukan (Novianti, 2020). METODE Penelitian ini dilakukan di PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam, pada bagaian quality control document, project department dan account receivable accounting. Data dalam penelitian ini data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dari hasil 393
wawancara dan data sekunder didapatkan dari dokumen SOP dan dokumen yang berkaitan lainnya. Populasi dalam penelitian ini adalah data dokumen di PT Cladtek BI Metal Manufacturing, sedangkan penelitian Peneliti berupa SOP quality control documents, serta dokumen invoice, packing list, dan inspection release note dan IRN summary. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah: 1 Teknik Dokumentasi 2 Peneliti mengumpulkan dan menganalisis dokumen terkait invoice dan dokumen support invoice seperti inspection release note, packing list project CT667 Shipment16 sampai dengan Shipment20 dan SOP quality control document Inspeksi Dokumen Peneliti melakukan inspeksi dokumen terkait SOP quality control documents dengan melakukan uji petik (mengambil) sampel untuk audit kepatuhan di PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam. 3 Wawancara Peneliti menggunakan ICQ (Internal Control Quesioner) dari SOP quality control documents dan melakukan wawancara kepada Supervisor yang berkaitan dan berhubungan atas pembuatan invoice, packing list, dan inspection release note. 4 Pengamatan Langsung Peneliti melakukan pengamatan langsung di lokasi penelitian yaitu mengamati proses penginputan data packing list di bagian project department, invoice di bagian piutang, dan inspection release note di bagian quality control document. Dalam metode analisis data, Peneliti menggunakan metode deskriptif analisis kualitatif, dimana hasil analisis ini menggambarkan kondisi permasalahan yang terjadi. Hasil analisis menjelaskan fenomena secara faktual dan sistematis. Untuk mendapatkan hasil analisis tersebut, maka langkah-langkah penelitian yang akan dilakukan adalah 1 Mengambil data; Peneliti mengambil data berupa SOP quality control documents; 2 Menyusun ICQ (Internal Control Quesioner) dan melakukan wawancara; 3 Mengolah data hasil ICQ (Internal Control Quesioner) dengan menggunakan metode Champion; 4 Melakukan uji pengendalian; 5 Melakukan uji petik sampel audit; 6 Peneliti melakukan simpulan hasil; 7 Kepatuhan SOP quality control document di PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam; 8 Memberikan saran atau rekomendasi sesuai dengan hasil penelitian. HASIL DAN PEMBAHASAN Internal Control Questionnaire (ICQ) Peneliti telah membuat internal control questionnaire (ICQ) atau kuesioner pengendalian internal, berdasarkan data standar operasional prosedur (SOP) pada bagian quality control document pada PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam. 394
Pada ICQ terdapat 11 pertanyaan yang dapat dijawab oleh reponden "ya" atau "tidak" berikut grafik hasil ICQ yang telah disusun Peneliti berdasarkan SOP, Peneliti menyajikan hasil ICQ yang telah diisi oleh bagian yang bersangkutan dalam bentuk diagram laporan dan catatan pemeriksaan, peninjauan berkas, penyiapan draft dan penerbitan report pada gambar 1. lingkaran dimulai dari prosedur penyusunan Internal Control Questionaire 0% YA 100% TIDAK Gambar 1 Diagram ICQ SOP Penyusunan Laporan & Catatan Pemeriksaan Sumber: Data diolah Peneliti, 2022 Pada ICQ ini terdapat pertanyaan pertama yaitu Apakah bagian Quality Control Document sudah menyusun semua laporan dan catatan untuk semua pemeriksaan dan inspeksi seperti NDE, perbaikan, uji kekerasan, magnet sisa dan uji produksi mekanis bahan baku dan penyiapan lembar perhitungan induk untuk ditinjau dan disetujui oleh supervisor quality control document? responden menjawab "ya" pada kolom jawaban ICQ dan melakukan aktivitas sesuai dengan SOP yang ditetapkan, pada pertanyaan ini peneliti maupun responden tidak memberikan komentar tambahan, karena aktivitas dari penyusunan laporan atau catatan di lakukan sesuai dengan SOP yang berlaku. Pertanyaan kedua adalah Apakah bagian Quality Control Document sudah meninjau berkas untuk penyelesaian yang diterima dari semua uji produksi dan inspeksi seperti yang sudah di syaratkan oleh spesifikasi MIS/ITP dan API spesifik proyek? Kepatuhan dalam hal produk monogram" responden menjawab "ya" dan tidak terdapat komentar tambahan baik dari peneliti maupun responden, karena sudah dijalankan sebagaimana mestinya. Pertanyaan ketiga adalah Apakah bagian quality control document sudah menyiapkan drfat IRN menggunakan form yang sudah di tetapkan sebagaimana yang sudah disyaratkan dan diserahkan kepada supervisor QC untuk ditinjau? Responden menjawab "ya" dan tidak terdapat komentar tambahan baik dari peneliti maupun responden, karena sudah dijalankan sebagaimana mestinya. Pertanyaan keempat adalah Apakah bagian quality control document memastikan bahwa hanya dapat di terbitkan setelah menyelesaikan semua item? Pada pertanyaan tersebut responden menjawab "ya" tetapi terdapat komentar tambahan dari responden yaitu, document COC yang terdapat pada SOP, untuk project yang peneliti teliti tidak menggunakan COC melainkan Inspaction release note (IRN), karena COC digunakan untuk project spool dan project yang di teliti oleh Peneliti ialah mechanically lined pipe (MLP) dan weld overlay (WO) yang menggunakan document inspection releas note (IRN). Selanjutnya adalah ICQ ke 2 dari SOP perihal peninjauan berkas dimana hasil dari ICQ tersebut pada diagram lingkaran berikut: 395
25% YA 75% TIDAK Gambar 2 Diagram ICQ SOP Peninjauan Berkas Sumber: Data diolah Peneliti, 2022 Diagram di atas menunjukkan tiga pertanyaan ICQ dari SOP, pertanyaan pertama adalah Apakah bagian quality control document sudah memastikan bahwa IC dan IRN diterbitkan untuk setiap lot atau item isnpeksi berdasarkan item pada PO? dengan jawabn "ya" dan tidak terdapat komentar tambahan baik dari peneliti maupun responden, karena sudah dijalankan sebagaimana mestinya. Pertanyaan kedua adalah Apakah bagian quality control document sudah meninjau isi dokumen-dokumen sesuai dengan persyaratan kontrak, dan jika komponen yang tertera dalam dokumen sudah benar, bagain quality control document memberikan tersebut kepada supervisor/manager QAQC untuk mendapatkan document persetujuan? Jawaban responden adalah "ya" dan tidak terdapat komentar tambahan dari pihak responden. Tetapi sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Peneliti pada point ini bagian quality control document tidak meninjau secara baik pada dokumen, karena ditemuinya komponen atau data pada document yang tidak ter-update seperti "length" pada IRN summary yang akan diserahkan kepada bagian project dimana akan menyebabkan perubahan amount pada data project atau document packing list. Pertanyaan ketiga adalah Apakah bagian quality control document menggunakan jenis sertifikat inspeksi (IC) sesuai dengan yg disyaratkan oleh ITP/MIS/MPS khusus proyek" Responden menjawab "ya" dan tidak terdapat komentar tambahan baik dari peneliti maupun responden, karena sudah dijalankan sebagaimana mestinya. Pertanyaan keempat adalah Apakah bagian quality control document memberikan penawaran berkas IRC, IC, dan COC kepada pelanggan dan perwakilan inspeksi pihak ketiga untuk ditanda tangani sebagaimana diperlukan? Responden menjawab "tidak" karena menurut responden, pemberian berkas kepada pelanggan adalah sebuah keharusan dan tidak melalui tahap penawaran. Internal control questionnaire selanjutnya adalah SOP terhadap penyerahan salinan document serta izin pengiriman barang tanpa document pendukung dan seluruh document dikelola dan di kontrol sesuai dengan PR-01. 25% YA 75% TIDAK Gambar 3 Diagram ICQ SOP Persiapan Draft Dokumen Sumber: Data diolah Peneliti, 2022 396
Diagram di atas menunjukkan tiga pertanyaan ICQ dari SOP, pertanyaan pertama adalah Apakah bagian quality control document, setelah dokumen IRN disetujui oleh pelanggan dan supervisor manager QAQC bagian quality control document memberikan salinan dokumen ke bagian project, bagian keuangan atau piutang dan kepada pengontrol project untuk dibuatkan MRB termasuk pemindaian, Penelitian CD, pencetakan beberapa salinan kontrak persyaratan untuk penyerahan akhir kepada pelanggan? Responden menjawab "tidak" karena menurut responden, bagian quality control memberikan hard copy atau original document pada bagian project dan memberikan salinan kepada bagian keuanggan. Pertanyaan selanjutnya adalah Apakah bagian quality control document, memastikan bahwa tidak ada barang yang diizinkan untuk dikirim tanpa IRN atau IRN bersyarat sesuai prosedur kecuali diinstruksikan lain oleh pelanggan? Responden menjawab "ya" dengan tambahan komentar dari responden yaitu barang keluar yang mendapatkan izin dikirim tanpa IRN ataupun barang yang keluar tanpa IRN sesuai dengan masing masing project yang sedang berjalan, dimana quality control document mendapatkan info ataupun arahan dari bagain quality control enginer, untuk project CT667 yang diteliti oleh Peneliti bahwa barang pada project CT667 diizinkan untuk dikirim tanpa IRN sesuai arahan yang didaptkan dari bagian quality control enginer. Pertanyaan terakhir adalah Apakah bagian quality control document, sudah memastikan bahwa seluruh dokumen yang dirujuk sudah dikontrol dan dikelola dengan baik? Responden menjawab "ya" dari responden dan tidak ada komentar tambahan baik dari responden ataupun dari Peneliti. Hasil ICQ dengan Metode Champion Dalam penelitian ini, Peneliti mengolah data internal control questionnaire (ICQ) dengan metode champion, dimana data dalam penelitian diperhitungkan dengan menjumlahkan jawaban "ya" kemudian dibagi dengan jumlah pertanyaan dan dikali dengan 100% maka persentase akan didapatkan dari (Dean J Champion, 2002 dalam Tampubolon, 2021). Hasil dari perhitungan kuesioner tersebut akan dianalisis angka persentasinya merujuk pada tabel di bawah ini: Tabel 1 Kriteria Nilai Dean J Champion, dalam Tampubolon 2021 Persentasi Keterangan 0% - 25% 26% - 50% 51% - 75% 76% - 100% Tidak Patuh Kurang Patuh Cukup Patuh Patuh Sumber: Data diolah Peneliti, 2022 Berdasarkan hasil ICQ dengan sebelas pertanyaan yang Peneliti susun sesuai dengan data SOP, dimana jawaban "Ya" untuk Sembilan (9) jawaban dan "tidak" untuk dua (2) pertanyaan, dengan persentasi keseluruhan adalah 81,9%, maka dapat disimpulkan bahwa karyawan pada bagian Quality control document PT Cladtek BI 397
Metal Manufacturing Batam patuh terhadap SOP yang berlaku di perusahaan dan dijalankan sebagaimana mestinya. Uji Pengendalian Dalam uji Pengendalian Peneliti menggunakan indikator dari ICQ, berikut daftar program audit berupa prosedur yang telah dibuat yaitu No Tabel 2 Prosedur Audit Prosedur Pengendalian 1 Mintalah dokumen SOP quality control document PT 2 3 Cladtek BI Metal anufacturing Batam Periksalah apakah bagian quality control document sudah menyusun repot check untuk di tinjau supervisor Periksalah, apakah bagian quality control document sudah meninjau berkas dari seluruh uji produksi. 4 Mintalah document sample menggunakan draft IRN. 5 Periksalah apakah quality control document menggunakan draft COC. Periksalah apakah IRN diterbitkan berdasarkan sesuai PO Periksalah apakah bagian quality control document sudah meninjau isi dokumen sesuai dengan persyaratan konrak. Periksalah apakah bagian quality control document menggunakan jenis sertifikat inspeksi (IC). Periksalah apakah bagian quality control memastikan baarang yang dikirim dengan IRN. Periksalah apakah bagian quality control document sudah memastikan bahwa seluruh report sudah dikontrol dan dikelola dengan baik. 6 7 8 9 10 item Sumber: Data diolah Peneliti, 2022 Uji Petik Sampel IRN Peneliti menggunakan Inspaction Release Note (IRN) dari bagian quality control document dimana pada dokumen tersebut terdapat data pembelian pelanggan seperti, item description, customer description, length (MM), quantity dan lainnya. Inspection release note (IRN) merupakan report document yang akan diberikan kepada bagian project dan bagian piutang sebagai acuan dalam pembuatan dokumen lainnya. Selain inspection release note (IRN) Peneliti juga menggunakan document packing list yang diolah oleh bagian project, dimana dokumen ini merupakan salah satu supporting document invoice yang akan diserahkan kepada pelanggan, pada document packing list terdapat data pembelian pelanggan yang lebih merinci dari IRN, 398
data tersebut seperti terdapat gross weight, volume, net weight shipping quantity, length, IRN number dan lainnya. Sampel terkahir yang digunakan Peneliti dalam melakukan penelitian adalah invoice pada project yang diteliti, invoice diolah oleh bagian piutang, pada invoice terdapat data pembelian pelanggan seperti, identitas pelanggan, invoice number, PO number, delivery term, project ID, material description, IRN number, PO item, quantity, unit price, total price, amount dan lainnya, dimana pada dokumen invoice meringkas informasi pembelian pelanggan lebih singkat dan terfokus pada deskripsi pembelian dan biaya yang dibebankan kepada pelanggan, tetapi pada dokumen invoice dan document support invoice tersebut haruslah memiliki keselarasan disetiap datanya. Gambar 4 Kertas Kerja IRN Sumber: Data diolah Peneliti, 2022 Uji petik yang menggunakan dokumen inspection release note (IRN), lembar pengujian ini terdapat data pembelian pelanggan, uji petik yang digunakan oleh Peneliti menggunakan sample handling checklist dimana pada bagian A hingga F merupakan kelengkapan yang terdapat pada dokumen. Uji Petik Sampel Dokumen IRN Summary Uji petik menggunakan sampel dokumen inspection release note summary, deskripsi lembar pengujian ini dari pembelian pelanggan, seperti kode barang ukuran dan lainnya, uji petik yang digunakan oleh Peneliti menggunakan sample handling checklist dimana pada bagian A hingga E merupakan kelengkapan yang terdapat pada dokumen. 399
Gambar 5 Uji Petik Dokumen IRN summary Sumber: Data diolah Peneliti, 2022 Uji Petik Contoh Pengujian Uji petik menggunakan sampel Packing List dari bagian project department ini dokumen packing list pada bagian A hingga F yaitu kelengkapan dokumen, bagian bagian tersebut telah diisi sebagaimana mestinya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan di perusahaan Gambar 6 Uji Petik Dokumen Packing List Sumber: Data diolah Peneliti, 2022 Uji Petik Pelaporan Pengujian Uji petik menggunakan invoice pada project CT667, dalam uji petik Peneliti menunjukkan dokumen akhir penyesuaian yaitu terhadap dokumen support invoice seperti inspaction relese note (IRN) dan packing list (PL) sesuai dengan kelengkapan dokumen. 400
Gambar 7 Uji petik Pelaporan Pengujian Sumber: Data diolah Peneliti, 2022 Permasalahan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh Peneliti, maka Peneliti menemukan penyebab permasalahan yaitu; 1. Sistem yang digunakan oleh PT Cladtek BI Metal Manufacuturing Batam, salah satunya adalah COR yang merupakan salah satu sistem yang digunakan untuk membuat report IRN project CT667. Dimana system ini dirancang khusus oleh PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam untuk membuat report document oleh bagian Quality Control document. Dimana report berupa IRN dan IRN summary tersebut akan di serahkan ke bagian piutang dan bagian project sebagai acuan dalam pembuatan report packing list dan invoice. 2. Pada dasarnya CT667 bukanlah satu satunya project yang dalam pembuatan lain yang report document menggunakan sistem, beberapa project menggunakan sistem akan ada kemungkinan terjadi kembali kesalahan dalam pembuatan report, karena sistem tidak dapat bekerja dengan maksimal dalam membaca data yang telah di input oleh bagian quality control, hal ini menyebabkan beberapa komponen pada report document tidak ter update setelah dilakukannya repair pada pipa. Selain itu, tidak adanya double check pada document report IRN maupun IRN summary oleh bagian quality control document sehingga kasus ini sering dijumpai pada beberapa project terutama pada project CT667 yang dijadikan peneliti sebagai objek penelitian. 3. Tidak dilakukannya repair system secara berkala, yang mana artinya jika terdapat project yang menggunakan sistem dalam pembuatan report document, akan ada kemungkinan kembali ditemuinya kesalahan data dalam report document itu SOP dalam inspection release note (IRN), selain pembuatan report document inspection release note (IRN) tidak terdapat point mengatur bahwa diharuskannya melakukan double check report dan update report pada IRN summary yang menyebabkan kesalahan data pada dokumen akan terus berulang-ulang. Sehingga, harus dilakukannya perbaikan dokumen 401
yang memakan waktu dan menghambat bagian piutang dalam mengirimkan invoice dan document support invoce kepada pelanggan. Solusi Permasalahan Berdasarkan permasalahan yang telah Peneliti jabarkan sebelumnya, maka Peneliti memberikan saran dan solusi yang dapat digunakan oleh perusahaan, agar meminimalisir kesalahan serta tidak terulang kembali yaitu 1. Bagian quality control document harus selalu melakukan double check dalam pembuatan report baik yang dilakukan menggunakan sistem maupun manual report. 2. PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam harus melakukan update system ataupun repair system yang digunakan sebagai pembuatan report document. 3. Diberikannya akses dalam explore data inspection release note yang sudah di approve oleh bagian supervisor dan pelanggan kepada bagian project department agar dalam pembuatan report document packing list project department menggunakan data ter update. 4. Memberikan rincian ataupun penjelasan Step by Step dalam SOP quality control document pada tahap pembuatan report document IRN ataupun IRN summary dimana pada dua document tersebut harus mengandung data terbaru SIMPULAN Berdasarkan pembahasan, maka diperoleh kesimpulan bahwa PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam dalam menjalankan kegiatan perusahaan terutama dalam kepatuhan karyawan bagian quality control document dalam pembuatan report document telah melaksanakan prosedur dengan patuh sebagaimana seharusnya, terbukti dalam hasil ICQ dan uji petik yang penulis lakukan dengan persentasi 82%. Namun, terdapat dua prosedur yang tidak dijalankan sebagimana mestinya yaitu penawaran report document kepada pelanggan dan tidak memberikan document salinan kepada bagian project melainkan memberikan original document dan hanya memberikan document salinan kepada bagian keuangan. Dari penelitian yang telah penulis lakukan, maka penulis memberikan rekomendasi untuk menghindari terjadinya human error dari audit kepatuhan SOP quality control document PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam yaitu, meningkatkan kemampuan karyawan quality control document dalam memahami SOP yang berlaku di perusahaan, melakukan mutase karyawan ke bagian lain secara berkala, meningkatkan kemampuan karyawan dalam pembuatan report document dan dilakukannya kembali audit internal. Selain itu, rekomendasi penulis pada sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk membuat report document yaitu dengan memutahirkan atau meremajakan teknologi yang di gunakan oleh perusahaan agar dapat bekerja dengan maksimal. Selain itu penulis juga merekomendasikan untuk melakukan evaluasi atau perbaikan terhadap SOP yang berlaku. 402
SARAN Berdasarkan pembahasan sebelumnya, maka peneliti memberikan saran sebagai salah satu masukan kepada perusahan PT Cladtek BI Metal Manufacturing Batam agar menambahkan point pada standar operasional prosedur (SOP) mengenai update report document baik pada IRN summary maupun IRN dan bagian quality control document, harus memastikan bahwa dokumen IRN dan IRN summary mengandung data yang sama serta up to date sebelum diberikan kepada bagian piutang dan project, dan dilakukannya double check untuk mengindari human error dan pembetulan sistem pembuatan report secara berkala agar dapat bekerja dengan maksimal dan meminimalkan kesalahan. DAFTAR RUJUKAN Agoes, S. (2017). Petunjuk praktis pemeriksaan akuntan oleh akuntan publik. Auditing, Edisi 5/1 . Alvin A. Arens, R. J. (2015). Auditing dan Assurance Services A Systematic Appro. Auditing dan Jasa Assurance : Pendekatan Terintegr, jilid 1, edisi 15 . Arens, A. A. (2017). Auditing and assurance services an integrated approach. Auditing, 16, 37. Bayangkara, I. B. K. (2015). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi Edisi 2. Jakarta: Salemba Empat, 20018, 2015. Champion, D. J. (2002). Metode dan Masalah Penelitian Sosial. Ekotama, S. (2015). Pedoman mudah menyusun sop (standar operating prosedure). In A. P. R. (Ed.). Yogyakarta: Media Pressindo. Halim, A. (2015). Dasar-Dasar Audit Laporan Keuangan. Auditing, Jilid 1, Edisi 5. Novianti. (2020). Audit Plan, Audit Program Dan Audit Prosedur Pada Harta, Utang Dan Modal. Jurnal Akuntansi. Nur'aini, F. (2016). Pedoman Praktis Menyusun SOP. Manajemen perusahaan sistematika SOP. Purnamasari, E. P. (2015). Panduan Menyusun Standard Operating Procedure (SOP). Yogyakarta: Kobis, 12.. Rusdiono. (2020). Pengertian Kertas Kerja Audit, Tujuan, Syarat Membuat Sailendra, A. (2015). Langkah-langkah Praktis membuat SOP (Standard Operating Procedures). Tampubolon, N. I. B., & Riadi, S. (2021). Audit Kepatuhan SOP Work Order Testing Pada PT XYZ. Jurnal Akuntansi Keuangan dan Bisnis, 14(2), 328-335. 403