Rohalinda Ahad Institut Koperasi Malaysia Zon Tengah rohalinda@ikma.edu.my MESYUARAT LEMBAGA KOPERASI: MERANCANG KEJAYAAN 18
PENGENALAN Kejayaan adalah kemampuan untuk mencapai sesuatu keputusan yang baik dan cemerlang sehingga keputusan tersebut mampu membantu koperasi untuk mencapai matlamat yang digariskan. Kejayaan mesti dirancang, ia tidak terjadi secara kebetulan. Seperti kata Benjamin Franklin, "If you fail to plan, you are planning to fail!" Begitulah juga dengan pengendalian Mesyuarat Lembaga Koperasi. Mesyuarat perlu dirancang sebaiknya supaya dapat dijalankan dengan sempurna mengikut ketetapan yang telah termaktub dalam perundangan. Penulisan ini akan menyentuh bagaimana persiapan dan perancangan yang rapi akan menentukan kejayaan sesebuah Mesyuarat Lembaga Koperasi dilaksanakan. M e s y u a r a t m e r u p a k a n p e r u n d i n g a n u n t u k membincangkan sesuatu atau mencapai sesuatu keputusan (Kamus Dewan Edisi Keempat). Terdapat beberapa jenis mesyuarat dalam pentadbiran sesebuah koperasi seperti mesyuarat kakitangan, Mesyuarat Jawatankuasa/biro, Mesyuarat Jawatankuasa Audit Dalaman mahupun Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi. Artikel ini akan menjelaskan tentang Mesyuarat Lembaga Koperasi dan bagaimana ia diuruskan. Biasanya, apabila disebut mesyuarat, kita menjadi lesu, layu dan memikirkan banyak perkara perlu diambil kira. Namun begitu, ada juga yang teruja untuk melaksanakan tanggungjawab tersebut namun tidak tahu di mana harus bermula dan bagaimana menguruskan Mesyuarat Lembaga dengan berkesan. Justeru, artikel ini akan memberi panduan terutamanya kepada koperasi baharu, sama ada selaku urus setia, Pengerusi, Setiausaha atau sekadar sebagai ahli mesyuarat. 19
KENAPA PERLU ADAKAN MESYUARAT LEMBAGA? Sebelum menjawab persoalan ini, kita perlu mengimbau kembali dan memahami kenapa koperasi ditubuhkan? Secara amnya, koperasi ditubuhkan untuk memenuhi aspirasi sesama anggotanya dengan menjalankan perniagaan secara bersama-sama. Manakala pelaksanaannya digerakkan oleh Lembaga yang dilantik oleh anggota dalam mesyuarat agung untuk menjalankan operasi koperasi. Justeru, menjawab persoalan kenapa perlu diadakan Mesyuarat Lembaga, jawapannya kerana Mesyuarat Lembaga adalah satu- satunya platform untuk Lembaga yang dilantik itu mula menjalankan amanah yang diberikan untuk berkumpul, bertemu secara berkala dan membuat perbincangan serta menyumbangkan pandangan berkaitan segala perkara yang perlu dirancangkan demi matlamat dan hala tuju koperasi tercapai. Setiap Anggota Lembaga berperanan besar dalam Mesyuarat Lembaga yang diadakan. Hal ini juga telah dinyatakan dengan jelas dalam Undang- undang Kecil (UUK) koperasi berkenaan dengan tugas Pengerusi Koperasi sebagai orang yang perlu mempengerusikan mesyuarat, tugas Setiausaha selaku orang yang perlu memanggil mesyuarat dan tugas Lembaga yang lain untuk menghadiri mesyuarat pada masa yang ditetapkan. Seperti yang telah dinyatakan sebelum ini, Mesyuarat Lembaga sebagai platform pertemuan sesama Lembaga, mesyuarat ini wajib diadakan kerana melalui mesyuarat ini segala penyampaian dan pertukaran maklumat akan disampaikan. Setiap Lembaga yang diberikan amanah perlu melaporkan prestasi biro/jawatankuasa masing-masing. Mesyuarat Lembaga adalah medan untuk sesuatu tindakan dijalankan dengan konsep kerjasama, melalui komunikasi dan penyelarasan yang dipersetujui secara kolektif. Mesyuarat Lembaga juga adalah platform untuk menyelesaikan konflik, memperbaiki prestasi kerja semasa, membincangkan hala tuju koperasi termasuk hal-hal berkaitan dengan latihan dan pembangunan koperasi. Kesimpulannya selagi mana ia dalam batasan kuasa yang diberikan oleh mesyuarat agung, semua aktiviti dan prestasi perniagaan yang dijalankan perlu dibentangkan melalui kekerapan mesyuarat yang diadakan. Laporan prestasi koperasi dalam tempoh setahun tersebut kemudiannya perlu dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan kepada semua anggota. Anggota akan menilai prestasi koperasi termasuk prestasi Lembaga yang telah diberikan amanah. SIAPA AHLI MESYUARAT DI DALAM MESYUARAT LEMBAGA? Perlu diketahui bahawa ahli mesyuarat yang utama dalam Mesyuarat Lembaga ini terdiri daripada anggota koperasi yang telah dilantik sebagai Lembaga melalui platform Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi. Bagaimanapun, UUK membenarkan Lembaga untuk menjemput mana-mana individu untuk menghadiri m e s y u a rat b a g i m e m b e r i n a s i h at t e r h a d a p perbincangan dalam agenda mesyuarat. Namun begitu, individu tersebut tidak dibenarkan untuk mengundi. BILA MESYUARAT LEMBAGA PERLU DIADAKAN? Setiap tahun, koperasi akan mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan koperasinya. Sehubungan itu, Mesyuarat Lembaga yang pertama perlu diadakan sebaik sahaja selesai Mesyuarat Agung Tahunan pada hari tersebut dan sebaik-baiknya sebelum semua Lembaga beredar pulang. Hal ini bagi memudahkan Lembaga yang dilantik berkumpul dan memutuskan hal berkaitan pelantikan Pengerusi, 20
Setiausaha, Bendahari dan pihak yang diberi kuasa untuk menandatangani cek koperasi. Selepas daripada itu, Mesyuarat Lembaga bilangan kedua dan seterusnya adalah bergantung kepada kekerapan bermesyuarat seperti yang ditentukan dalam UUK koperasi masing-masing dalam tempoh setahun berkenaan. Dalam hal keadaan tertentu, terdapat peruntukan khas di dalam UUK bahawa Mesyuarat Lembaga perlu diadakan sekiranya mendapat arahan yang dikeluarkan daripada pihak Suruhanjaya. Selain itu, mesyuarat boleh juga diadakan sekiranya terdapat Lembaga yang membuat permohonan bertulis untuk membincangkan perkara-perkara yang dianggap mustahak dan perlu diputuskan segera. (bilangan Lembaga yang membuat permintaan bergantung kepada UUK koperasi). BERAPAKAH KUORUM YANG DIPERLUKAN MESYUARAT LEMBAGA? Secara umumnya, kuorum merupakan bilangan minimum ahli mesyuarat yang layak hadir dalam s e s u at u m e s y u a rat d i a d a k a n . Ku o r u m b a g i Mesyuarat Lembaga hendaklah melebihi satu perdua daripada bilangan keseluruhan Lembaga yang ada di dalam koperasi. Sebagai contoh, koperasi mempunyai komposisi Lembaga seramai 12 orang, bermakna kuorum yang diperlukan adalah seramai tujuh orang bagi melayakkan sesuatu Mesyuarat Lembaga itu boleh dilaksanakan. Perlu diingat juga, kuorum hendaklah cukup sepanjang mesyuarat berlangsung dan sebarang keputusan yang dibuat selepas ketidakcukupan kuorum adalah tidak sah. Dalam melaksanakan tadbir urus yang baik, kehadiran setiap Lembaga perlu direkodkan. Koperasi boleh mengambil pendekatan dengan menyediakan buku khas untuk merekodkan kehadiran Mesyuarat Lembaga yang mengandungi butiran seperti tarikh, masa, tempat mesyuarat, nama ALK yang hadir dan tandatangan. Maklumat ini penting untuk disimpan oleh setiausaha koperasi yang kemudiannya akan dibentangkan di dalam buku laporan tahunan koperasi pada Mesyuarat Agung Tahunan yang dijalankan. Pelaporan tersebut akan memberikan gambaran kepada anggota-anggota tentang kekerapan Mesyuarat Lembaga diadakan dan komitmen Lembaga yang dilantik untuk menghadiri mesyuarat tersebut. Jadual 1: Contoh Format Rekod Kehadiran ALK dalam Mesyuarat Lembaga BIL. / TARIKH MESYUARAT LEMBAGA BIL. NAMA ALK Bil.1 xx.x.xx Bil. 2 xx.x.xx Bil. 3 xx.x.xx Bil.4 xx.x.xx 1. Encik A / / / / 2. Encik B / / / / 3. Puan C / / 0 0 4. Puan D / / 0 / 5. Puan E / / / / Petunjuk : / = hadir 0 = tidak hadir 21
ADAKAH NOTIS PERLU UNTUK MESYUARAT LEMBAGA? APAKAH YANG DIBINCANGKAN DI DALAM MESYUARAT LEMBAGA? Notis merupakan satu pemberitahuan mengikut saluran yang boleh menyebarkan maklumat mengenai tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat yang akan diadakan. Mengikut perundangan koperasi, notis hendaklah dikeluarkan mengikut kuasa yang telah ditetapkan di dalam UUK. Oleh itu, notis mesyuarat perlu diberikan kepada semua Anggota Lembaga dalam tempoh tidak kurang daripada 14 hari sebelum mesyuarat itu diadakan (UUK28). Lazimnya mesyuarat diadakan bagi menyelesaikan masalah, mengatasi konflik, bertukar pandangan dan menilai maklumat, memberi semangat kepada sesama ahli mesyuarat dan membuat keputusan. Di koperasi, Mesyuarat Lembaga diadakan dengan membincangkan perkara-perkara yang telah ditetapkan di dalam UUK sebagai senarai agenda mesyuarat. UUK 45 menyenaraikan susunan agenda mesyuarat lembaga seperti berikut : a) Mengesahkan minit Mesyuarat Lembaga terdahulu; b) Membincangkan perkara berbangkit; c) Mengkaji, membincang, menimbang dan memutuskan di mana berkenaan perkara berikut: keputusan mesyuarat agung dan menentukan tindakan; laporan jawatankuasa audit dalaman; laporan pengurusan; permohonan menjadi anggota koperasi; permohonan berhenti daripada menjadi anggota; permohonan pembiayaan Islam dan kemudahan kredit daripada anggota; permohonan menambah atau mengurangkan ansuran pembiayaan; dan permohonan menambah atau mengurangkan caruman syer dan yuran. d) Membentang dan meluluskan kedudukan kewangan bulanan; e) Mengkaji dan membincangkan projek koperasi yang sedia ada dan subsidiari, jika ada; f) Mengkaji, membincang dan memutuskan cadangan projek baharu koperasi; g) Mengkaji, membincang dan memutuskan - hal-hal perjawatan; h) Melantik Jawatankuasa Audit Dalaman dalam kalangan anggota menurut undang-undang kecil 53; dan program latihan pekerja; dan menjalankan apa-apa urusan lain dengan program pendidikan anggota. memberi notis tidak kurang daripada tujuh hari. 22
SIAPAKAH YANG MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT LEMBAGA? Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat dan ini termasuklah menentukan tarikh, masa dan tempat mesyuarat serta perkara yang harus dibincangkan dalam mesyuarat. Seperti mana yang diperuntukkan di dalam UUK, sesuatu mesyuarat lembaga perlu dipengerusikan oleh Pengerusi Koperasi. Namun, dalam keadaan tertentu, peruntukan UUK juga menyebut, tanggungjawab ini boleh diturunkan kepada individu yang diberi kuasa seperti Timbalan Pengerusi, Setiausaha atau Anggota Lembaga lain yang diarahkan. Koperasi ditubuhkan untuk memenuhi aspirasi sesama anggotanya dengan menjalankan perniagaan secara bersama-sama. Manakala pelaksanaannya digerakkan oleh Lembaga yang dilantik oleh anggota dalam mesyuarat agung untuk menjalankan operasi koperasi. Pengerusi mesyuarat merupakan individu yang sangat penting sepanjang mesyuarat berlangsung. Beliau perlu memastikan etika dan tertib mesyuarat dipatuhi bagi mengelakkan wujud suasana yang tidak dapat dikawal. Oleh itu, semasa mesyuarat berlangsung pengerusi mesyuarat harus memastikan penglibatan semua ahli mesyuarat dan diberi peluang sama rata dengan mengekalkan suasana harmonis. Pengerusi juga harus tahu mengawal perbincangan dan perjalanan masa mesyuarat supaya tidak berlaku pembaziran masa. Dalam mesyuarat ini, Pengerusi akan membuat rumusan berdasarkan input-input ahli mesyuarat dan satu keputusan hasil perbincangan akan dicapai dan dilaksanakan oleh mana-mana Lembaga yang ditentukan. dan menghadiri mesyuarat dan merekodkan perjalanan dan keputusan sesuatu mesyuarat. Oleh itu, dalam konteks persediaan menguruskan Mesyuarat Lembaga, tugas seorang Setiausaha adalah seperti berikut : Menentukan tarikh, masa dan agenda mesyuarat bersama-sama Pengerusi Membuat tempahan bilik mesyuarat Menghantar surat jemputan mesyuarat Menentukan kertas kerja atau laporan AJK/ Biro/ALK disediakan untuk perbincangan SIAPAKAH YANG MENGURUSKAN PERSIAPAN MESYUARAT? Memastikan persediaan kemudahan- kemudahan bilik mesyuarat mencukupi Pihak yang bertanggungjawab dalam menguruskan persiapan mesyuarat adalah Setiausaha koperasi itu sendiri. Seperti yang termaktub di dalam UUK, antara senarai tugas Setiausaha adalah termasuk memanggil Menentukan kehadiran Perbincangan pramesyuarat Menyediakan minit mesyuarat 23
APAKAH PERSEDIAAN SEBELUM MESYUARAT LEMBAGA? Berikut adalah persiapan secara ringkas bagi menjalankan Mesyuarat Lembaga sebagai panduan : Tindakan Pra Mesyuarat Tindakan Semasa Mesyuarat Menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat • Menghantar notis/e-mel jemputan mesyuarat • Mendapatkan bilangan kehadiran ahli mesyuarat (kuorum) • Tempahan bilik mesyuarat " Pastikan kebersihan " Pencahayaan " Kualiti kerusi dan meja Memastikan kuorum cukup • Memulakan mesyuarat tepat pada masanya • Pastikan pendaftaran kehadiran • Fokus kepada perbincangan/agenda • Peranan Pengerusi mesyuarat mengawal perjalanan mesyuarat dan peka sebarang pertanyaan /cadangan Tempahan jamuan • Audio visual • Alat perakam Peranan Setiausaha merekodkan perkara- perkara penting yang dibincangkan dan diputuskan dalam mesyuarat Tindakan Selepas Mesyuarat Penyediaan Minit Mesyuarat " Disediakan dalam tempoh tujuh hari " Ditandatangani oleh Setiausaha mesyuarat tersebut " Diedarkan kepada Anggota Lembaga dalam tempoh empat belas hari " Minit mesyuarat yang telah disahkan dalam mesyuarat berikutnya hendaklah ditandatangani oleh pengerusi mesyuarat tersebut. Format Minit Mesyuarat " Ditulis mengikut format yang ditetapkan oleh koperasi " Disusun mengikut agenda mesyuarat Menghantar salinan minit mesyuarat kepada Suruhanjaya 24
APAKAH PEMBAZIRAN-PEMBAZIRAN YANG BERLAKU JIKA MESYUARAT LEMBAGA TIDAK DILAKSANAKAN DENGAN BAIK? yang disenaraikan dapat meminimumkan pembaziran ini seterusnya membawa kepada mesyuarat yang lebih berkesan. PERANAN AHLI MESYUARAT Semua pihak mengharapkan Mesyuarat Lembaga dapat dijalankan dengan tenang dan lancar. Antara pembaziran-pembaziran yang dikesan jika Mesyuarat Lembaga tidak dilaksanakan dengan baik adalah berlaku pembaziran masa, kos tuntutan perjalanan dan tugas rasmi, kerja di pejabat tertangguh, kos penginapan dan sajian, tenaga kerja yang menganjurkan mesyuarat, serta pembaziran alat tulis dan fail dan juga utiliti. Justeru, dengan mengenal pasti perkara-perkara Mesyuarat bukanlah tempat untuk melepaskan tekanan perasaan. Seperti yang telah dinyatakan, setiap ahli mesyuarat perlu memainkan peranan mereka dan mengelakkan sikap mementingkan diri sendiri. Di sini disenaraikan 10 kesilapan dalam bermesyuarat yang harus dielakkan. Turut dikongsikan adalah 10 tip peranan yang perlu dilaksanakan bagi memastikan mesyuarat dapat dijalankan dalam suasana yang harmoni. 10 Kesilapan dalam Mesyuarat 10 Tip Mesyuarat Berkualiti Tidak menepati masa • Tidak bersedia untuk bermesyuarat (gangguan Hormati masa dan orang lain. Saranan masa yang diberikan? 3 jam? telefon dsb.) Jangka masa mesyuarat terlalu panjang • Memalukan ahli yang memberi pandangan • Keluar dari tajuk mesyuarat • Suasana tegang dan tidak selesa • Asik menyalahkan orang lain • Anggap perubahan sebagai beban • Emosi pengerusi tidak stabil • Terlalu banyak pergerakan dalam bilik mesyuarat Lakukan persiapan awal dan rapi • Tentukan matlamat dan objektif mesyuarat • Bincang hanya perkara yang penting (mengikut agenda) • Semua pandangan adalah baik • Bertanggungjawab pada situasi • Memelihara profesionalisme • Atasi perkara tertangguh • Sejarah silam adalah cabaran untuk menjadi lebih baik • Keputusan yang diambil didokumenkan 25
PENGENDALIAN MESYUARAT LEMBAGA DALAM NORMA BAHARU Penggunaan secara menyeluruh dengan mengambil kira kemudahan infrastruktur seperti peralatan mencukupi dan capaian Internet yang kukuh perlu diberi perhatian supaya koperasi dapat terus berkomunikasi serta menyampaikan maklumat. Penghujung tahun 2019 lalu dunia diuji dengan pandemik wabak COVID-19. Koperasi di Malaysia tidak terkecuali turut terjejas dengan situasi yang berlaku. Operasi koperasi terkesan dan mesyuarat yang perlu diadakan tertangguh akibat cabaran tidak dapat bersemuka pada peringkat awal Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) dikeluarkan oleh kerajaan. Pada masa ini koperasi mula melalui proses 'kejutan budaya' dengan terpaksa menerima perubahan persekitaran yang drastik iaitu menggunakan perkembangan teknologi dan inovasi bagi menjalankan mesyuarat. Oleh itu, Anggota Lembaga yang berada dalam barisan kepimpinan dalam suasana ini perlu menerima hakikat berhadapan dengan 'dunia dalam talian' (online). Koperasi perlu beradaptasi mengikut situasi semasa dan proaktif dalam mengambil langkah sewajarnya dengan menyediakan kelengkapan untuk bermesyuarat secara maya. Lembaga koperasi 26
saling membantu sekiranya ada Lembaga lain yang tidak mahir dengan kaedah ini kerana ia semakin menjadi kebiasaan kehidupan baharu (new normal). Penggunaan secara menyeluruh dengan mengambil kira kemudahan infrastruktur seperti peralatan mencukupi dan capaian Internet yang kukuh perlu diberi perhatian supaya koperasi dapat terus berkomunikasi serta menyampaikan maklumat. masa dan kos koperasi. Walau bagaimanapun terpulang kepada koperasi dalam menentukan pilihan yang terbaik asalkan ianya memudahkan semua pihak tanpa membelakangkan peruntukan yang telah ditetapkan dalam perundangan koperasi. PENUTUP Apabila kerajaan telah mula melonggarkan arahan berikutan kadar jangkitan semakin menurun, pengendalian mesyuarat telah dibenarkan secara bersemuka namun masih lagi perlu mematuhi prosedur operasi standard (SOP) seperti memakai pelitup muka, mengimbas mySejahtera, mencuci tangan dan menjaga jarak. Selepas dua tahun pandemik ini, keadaan akhirnya kembali normal dan mesyuarat pada masa kini dapat dijalankan seperti kebiasaan iaitu secara bersemuka. Koperasi masih boleh mengamalkan mesyuarat secara dalam talian dan kaedah ini sebenarnya menjimatkan P e l b a g a i k a e d a h m e s y u a r a t w u j u d , t e t a p i matlamatnya adalah sama iaitu mencari persetujuan, pengagihan tugas dan mengkoordinasikan sesuatu acara. Perkongsian penulisan ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan kemahiran menguruskan Mesyuarat Lembaga. Kecekapan merancang dan menguruskan mesyuarat lembaga dengan berkesan adalah usaha ke arah kecemerlangan masa hadapan koperasi. Sebaliknya, kegagalan koperasi untuk merancang menyebabkan koperasi merancang untuk gagal. Oleh itu berusaha untuk merancang sebuah kejayaan perlu bermula pada detik hari ini! 27
DIMENSI KOOP " BIL. 74 " 1/2023 28