BAB 5 MICROSOFT WORD 5.1. Sekilas Tentang Microsoft Word Microsoft Office Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat, brosur, tabel dan masih banyak lagi dokumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Office Word. Microsoft Office Word 2016 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yang mengalami banyak perubahan dan perbaikan, sehingga lebih fleksibel digunakan di masa kini. Berbeda dari versi sebelumnya seperti Word 2000, 2003, 2007, 2010, dan 2013, Word 2016 tidak lagi menyediakan menu bar dengan pull downnya beserta toolbar-toolbar seperti formatting, standard dan drawing, tetapi terdiri dari beberapa tab yang terdiri dari beberapa grup yang masing-masing grup terdiri dari beberapa perintah singkat/ icon. Memulai Microsoft Word Pilih Start > Word 2016 (Jika dibuka di Windows 10), kemudian akan muncul tampilan permulaan. Berisi nama file yang pernah dibuat Berisi nama file yang pernah dibuat Berisi nama file yang pernah dibuat Pilihan templat untuk membuat dokumen baru Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 37
Microsoft Word 5 Tampilan Microsoft Word Akses Cepat Tab Menu Judul Dokumen yang sedang dibuat Untuk mencari alat yang diinginkan Pita Icon kendali jendela Berbagi Menyembunyikan Pita Penggaris horisontal Penggaris Vertikal Tombol View Vertical Scroll Zoom Keterangan Gambar : 1. Quick Access, merupakan tombol yang berisi menu simpan, undo (urung) dan redo (mengulangi), kita dapat menambahkan menu-menu yang tampil sesuai keinginan. 2. Tab Menu/ Menu bar, merupakan tab dari menu-menu yang ada pada Microsoft Word 2016. 3. Judul dokumen, merupakan judul dari file/ dokumen. 4. Ribbon, Ribbon berisi semua perintah yang Anda perlukan dalam melakukan tugas umum di Word. Pita memiliki banyak tab, masing-masing tab dengan beberapa kelompok perintah 5. Minimize, digunakan untuk menyembunyikan jendela/ dokumen. 6. Maximize/ restore digunakan untuk menampilkan jendela/ dokumen. 7. Close, digunakan untuk menutup file/ dokumen. 8. Tell me ...., Beritahu Saya memungkinkan Anda untuk mencari sebuah perintah, sangat membantu jika Anda tidak ingat di mana menemukan sebuah perintah tertentu. 9. Penggaris, Penggaris terletak di bagian atas dan di sebelah kiri dokumen Anda. Akan 38 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word mempermudah untuk menyelaraskan dan menyesuaikan jarak. 10. Akun Microsoft, dari sini, Anda dapat mengakses informasi akun Microsoft Anda, melihat profil, dan beralih akun. 11. Status bar, memberikan informasi tentang letak cursor saat ini atau halaman saat ini, jumlah halaman, jumlah kata di dalam dokumen. 12. Area Dokumen, merupakan area untuk melakukan kerja. 13. Tombol View, digunakan untuk merubah tampilan dokumen seperti Mode Baca, Tata Letak Cetak, dan Tata Letak Web. 14. Zoom, digunakan untuk menentukan ukuran tampilan dokumen pada layar komputer. 5.2. Mengaktifkan Menu-menu a. Tampilan Backstage Tampilan Backstage menampilkan pilihan untuk menyimpan, membuka file, mencetak, dan berbagi dokumen Anda. Untuk mengakses tampilan Backstage, klik tab File pada Pita. l Return to Word: Anda dapat menggunakan panah untuk menutup tampilan Backstage dan kembali ke Word. l Info: Panel Info akan muncul setiap kali Anda mengakses tampilan Backstage. Ini berisi informasi tentang dokumen saat ini. Anda juga dapat memeriksa dokumen untuk menghapus informasi pribadi dan melindunginya, mencegah orang lain membuat perubahan. l New: Dari sini, Anda dapat membuat dokumen kosong yang baru, atau Anda dapat memilih dari pilihan template. l Open: Dari sini, Anda dapat membuka dokumen yang disimpan pada komputer atau OneDrive Anda. l Save dan Save As: Anda akan menggunakan Save dan Save As untuk menyimpan dokumen ke komputer atau OneDrive Anda. l Print: Dari panel Print, Anda dapat mengubah pengaturan pencetakan dan mencetak buku kerja Anda. Anda juga dapat melihat preview dari dokumen Anda. l Share: Dari sini, Anda dapat mengundang orang untuk melihat dan berkolaborasi Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 39
Microsoft Word 5 pada dokumen Anda. l Export: Dari sini, Anda dapat mengekspor dokumen Anda menjadi file dengan format lain, seperti PDF / XPS. l Close: Klik di sini untuk menutup buku kerja yang saat ini terbuka. l Account: Dari panel Account, Anda dapat mengakses informasi akun Microsoft Anda (OneDrive), mengubah tema dan latar belakang, dan keluar dari akun Anda. l Options: Di sini, Anda dapat mengubah berbagai pilihan Word. Misalnya, Anda dapat mengontrol pengaturan ejaan dan pemeriksaan tata bahasa, pengaturan AutoRecover, dan preferensi bahasa. b. Menu Home Clipboard Paste, menempatkan tulisan/ gambar yang telah disalin sebelumnya. Menu Paste dapat juga di akses dengan menggunakan shortcut yaitu dengan menekan tombol CTRL + V secara bersamaan. Cut, memindahkan obyek berupa tulisan/ gambar ditempat lain dalam dokumen. Copy, menyalin obyek berupa tulisan/ gambar. Menu Copy dapat juga diakses dengan menekan tombol CTRL + C secara bersamaan. Format Painter, digunakan untuk menyamakan format sebuah paragraf dengan format paragraf lain. Caranya dengan blok paragraf yang akan disalin formatnya, lalu klik Format Painter kemudian klik paragraf yang akan disamakan formatnya. Atau dengan dengan tekan tombol CTRL + SHIFT + C secara bersamaan pada paragraf yang akan disalin formatnya, lalu tekan tombol CTRL + SHIFT + V pada paragraf yang akan disamakan formatnya. Font Dengan menu font kita dapat melakukan modifikasi dan penyesuaian (costumize) terhadap teks tulisan yang ada dalam dokumen. Jenis tulisan dapat ditentukan dengan memilih jenis-jenis tulisan yang disediakan. 40 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Ukuran teks dapat diperbesar atau diperkecil sesuai kebutuhan, caranya dengan memilih ukuran teks yang telah disediakan. Untuk membuat tulisan menjadi lebih besar atau lebih kecil satu ukuran dapat menggunakan menu dengan icon huruf A besar dan kecil yang ada pada Group Font. Pengaturan format yang telah dilakukan dapat dikembalikan seperti semula dengan memilih menu Clear Formatting yang ada terletak pada Group Font paling kanan. Format tulisan berupa huruf menjadi tebal, miring, atau tulisan diberi garis bawah dapat pula dilakukan dengan memilih kelompok menu pada ribbon Font. Tulisan dapat dibuat dengan format memiliki garis ditengahnya, seperti contoh TULISAN dengan memilih menu Striketrough. Untuk membuat tulisan menjadi subscript ataupun superscript dapat dipilih menu Subscript untuk merubah menjadi subscript atau Menu Superscript untuk merubah menjadi superscript. Tulisan yang ada dapat juga dilakukan modifikasi seperti membuat seluruh huruf menjadi huruf kecil dengan memilih menu Lowercase, membuat seluruh huruf menjadi huruf besar dengan memilih menu Uppercase, membuat huruf awal dari kata menjadi huruf bersar dengan memilih menu Capitalize Each Word, atau membuat variasi huruf menjadi besar dan kecil dengan memilih menu Toggle Case. Untuk membuat highlight dan pewarnaan pada tulisan dapat digunakan menu Text Highlight Color untuk melakukan highlight dan menu Font Color untuk melakukan pewarnaan pada tulisan. Untuk membuat efek teks dan tipografi. Paragraph Untuk melakukan bullet, penomoran atau penomoran bertingkat maka dapat digunakan menu menu Bullets untuk melakukan bulleting, menu Numbering untuk melakukan penomoran atau menu Multilevel List untuk melakukan penomoran bertingkat. Untuk melakukan menambahan atau pengurangan indent level dari paragrap maka dapat digunakan menu Increase Indent untuk melakukan penambahan atau Decrease Indent untuk melakukan pengurangan indent. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 41
Microsoft Word 5 Untuk mengurutkan huruf secara alfabetis atau mengurutkan angka dapat digunakan menu Sort. Untuk menampilkan tanda paragraf atau format simbol yang tersembunyi dapat digunakan menu Show/Hide ¶. Untuk melakukan pengaturan perataan maka dapat dipilih salah satu menu perataan yang ada. Untuk melakukan pengaturan spasi antar baris teks atau antar paragraf. Untuk mengubah warna di belakang teks, paragraf atau sel tabel yang dipilih. Border digunakan untuk tambahkan atau menghapus batas pada tabel sesuai pilihan anda. Styles Kita dapat melakukan pengaturan format tulisan judul dan sub judul dengan menggunakan menu Styles. Disana tersedia beberapa pilihan yaitu Normal, Tidak Ada Spasi, Judul 1, Judul 2, dan lain-lain. Terhadap pilihan yang ada kita juga dapat melakukan modifikasi, caranya dengan meng- klik kanan pilihan tertentu kemudian pilih Modify. Editing Menu editing dapat digunakan ketika ingin melakukan kegiatan berupa mencari kata tertentu dengan menggunakan menu Find, mengganti kata tertentu dengan kata lain dengan menggunakan menu Replace, dan menu Select untuk memilih seluruh isi dokumen (Select All), memilih obyek tertentu (Select Objects) dan memilih tulisan yang memiliki format yang sama (Select Text with Similar Formatting). b. Menu Insert 42 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Pages Menu Pages ini menyediakan beberapa fasilitas seperti membuat halaman judul (Cover Page), membuat halaman kosong setelah cursor (Blank Page), dan menuju halaman berikutnya (Page Break). Table Menu Table digunakan untuk menciptakan tabel. Ada beberapa pilihan dalam menu Tabel ini : - Insert Table, menu ini dapat digunakan untuk menambahkan tabel pada dokumen. Number of columns digunakan untuk menentukan jumlah kolom pada tabel. Number of rows digunakan untuk menentukan jumlah baris dalam tabel. AutoFit Behaviour digunakan untuk menentukan lebar kolom, Fixed Column Width untuk menentukan menyamakan seluruh lebar kolom pada tabel. AutoFit to contents membuat tabel memiliki lebar yang sama dengan isi dari kolom dan AutoFit to window membuat tabel memiliki lebar sama dengan lebar dokumen. Draw Table, digunakan untuk menggambar sendiri tabel yang diinginkan. - Convert Text to Table, menu ini dapat digunakan untuk mengkonversi tulisan menjadi sebuah tabel. Excel Spreadsheet, menu ini untuk membuat excel dalam dokumen. Dengan menggunakan menu ini kita dapat menggunakan formula- formula yang ada pada excel seperti gambar di atas sebelah kanan. Q u i c k T a b l e , m e n u i n i menyediakan fasilitas pembuatan tabel yang umum digunakan, misalnya tabel berbentuk kalender, double table, matrix, tabular list dan with subheads. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 43
44 Microsoft Word 5 Illustrations, menu ini digunakan untuk menambah obyek pada dokumen. - Pictures, berfungsi untuk menambahkan gambar pada dokumen. Dengan menu ini kita dapat mengambil gambar yang berada pada komputer. Online Pictures, berfungsi untuk menambahkan gambar pada dokumen yang diambil dari internet. Shapes, menu ini menyediakan beberapa bentuk obyek yang dapat ditambahkan pada dokumen. SmartArt, menu SmartArt menyediakan bentuk obyek berupa bagan yang tervisualisasi untuk mengomunikasikan informasi. Bagan yang disediakan berupa List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matrix dan Pyramid. Chart, berfungsi untuk membuat bagan yang datanya berasal data Excel tertanam. Screenshot, berfungsi untuk menyisipkan gambar snapshot dari jendela yang dibuka di desktop anda ke dalam dokumen. Links, untuk membuat tautan MS. Word 2016 juga menyediakan menu Tautan. Hyperlink, untuk membuat link menuju dokumen/ file lain. Jika anda ingin menghubungkan ke website unissula, maka ketikkan Apabila pada teks tersebut, Anda tekan tombol Ctrl+klik teksnya maka akan langsung membuka browser dan menuju ke alamat tersebut. Bookmark, untuk membuat anda bisa melompat ke halaman tertentu di dokumen anda.Bookmark akan bekerjasama dengan Hyperlink. Cross Reference, untuk membuat referensi ke bagian lain dari dokumen. Header & Footer, menu ini menyediakan pembuatan kepala surat dengan menu Header, kaki surat dengan menu Footer, dan penomoran halaman dengan menggunakan menu Page Number. Header, untuk membuat header pada dokumen. Ada beberapa pilihan format untuk membuat header, juga tersedia menu untuk melakukan perubahan pada edit (Edit Header) dan menu untuk menghapus header (Remove Header). Footer, menu yang berfungsi untuk membuat kaki dokumen atau footer . Untuk membuat header pada dokumen. Ada beberapa pilihan format untuk membuat footer, juga tersedia menu untuk melakukan perubahan pada edit (Edit Footer) dan menu untuk menghapus footer (Remove Footer). Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Page Number, untuk melakukan penomoran halaman Microsoft Word 2016 memberikan fasilitas melalui menu Insert > Page Number. Text, menu Insert Text dapat digunakan untuk melakukan modifikasi pada teks/ tulisan yang ada pada dokumen. Text Box, menu ini berfungsi untuk membuat tulisan menjadi box atau kotak. Ada beberapa pilihan box yang disediakan. QuickParts, menu ini berfungsi untuk sisipkan teks yang sudah diformat, teks-otomatis, properti dokumen dan bidang di mana saja di dokumen. WordArt, menu ini berfungsi untuk melakukan modifikasi terhadap tulisan. Terdapat berbagai macam format tulisan yang disediakan, seperti yang terlihat pada gambar berikut : Drop Cap, menu ini digunakan untuk membuat huruf awal dari sebuah paragraf atau kalimat menjadi huruf besar. Signature Line, menu ini berfungsi untuk menambahkan tanda tangan digital pada dokumen. Dalam menambahkan baris tanda tangan perlu diketahui bahwa dokumen harus sudah selesai/ tidak akan diedit lagi karena apabila sudah diberi tanda tangan, dokumennya tidak bisa diedit lagi. Date & Time, menu ini dapat digunakan untuk menambahkan tanggal pada dokumen. Berbagai format penanggalan telah disediakan. Object, menu ini berfungsi untuk menambahkan obyek berupa file jenis lainnya pada dokumen/ menciptakan file jenis lain pada dokumen. Obyek tersebut dapat ditampilkan berupa icon sesuai jenis file yang bersangkutan. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 45
Microsoft Word 5 Symbols, Microsoft Word 2016 menyediakan menu untuk menambahkan simbol. - Equation, menu ini menyediakan formula persamaan matematika. Simbol persamaan yang telah dibuat dapat dimodifikasi sesuai keinginan. - Symbol, menu ini menyediakan berbagai macam simbol. c. Menu Design Themes, digunakan untuk menentukan tema dari dokumen. Tema yang disediakan dapat diubah warna, jenis tulisan dan tema efek tulisan. Document Formatting, digunakan untuk membuat pemformatan lebih mudah dengan gaya yang telah disediakan dan juga dengan mudah mengubahnya. Page Background, digunakan untuk memformat latar belakang - Watermark, digunakan untuk menambahkan teks transparan/ berbayang seperti "Rahasia" atau "Mendesak" di belakang konten halaman. 46 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Page Color, digunakan untuk memberi warna halaman. - Page Borders, digunakan untuk memberikan batas tepi pada halaman. d. Menu Layout Page Setup, untuk menentukan pengaturan halaman antara lain margin, orientasi kertas, ukuran kertas, jumlah kolom, pemisah halaman dan nomor baris. Margins, digunakan untuk mengatur batas tepi halaman dapat dilakukan. Orientation, pengaturan posisi kertas berupa portrait (potret) atau landscape (bentang). Size, untuk menentukan ukuran kertas yang ingin digunakan Microsoft Word 2016. Breaks, menu ini digunakan untuk loncat ke bagian tertentu pada dokumen Dengan menu Break kita dapat menuju ke halaman berikutnya, ke kolom selanjutnya dan sebagainya. Columns, dokumen dapat dijadikan berbentuk kolom seperti yang terlihat pada gambar berikut : Line Numbers, menu ini membantu kita untuk membuat penomoran untuk setiap baris yang ada dalam dokumen. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 47
e. Microsoft Word 5 Dokumen sebelum diberi Line Number Dokumen sesudah diberi Line Number Hyphenation, menu ini digunakan untuk memberi garis penghubung berupa simbol (-). Jika ruang kata habis, Word biasanya memindahkan ke baris berikutnya. Jika anda mengaktifkan tanda sambung, Word akan memenggal kata. Paragraph, menu ini berfungsi untuk melakukan pengaturan terhadap halaman pada dokumen. Indent, menu ini digunakan untuk membuat paragraf menjorok ke kiri dan atau ke kanan sesuai kebutuhan. Spacing, pemberian spasi pada dokumen dapat menggunakan menu Spasi. Arrange, menu ini terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk mengatur letak obyek pada dokumen seperti menata letak gambar dengan menggunakan menu Position. Menu Reference Table of Contents, menu ini berfungsi untuk membuat daftar isi dari dokumen yang bersangkutan. Menu ini dapat digunakan apabila pada dokumen telah dilakukan pengaturan pada judul sub judul dan seterusnya dengan menggunakan pengaturan format penulisan berupa Judul 1, Judul 2 dan seterusnya dengan menggunakan menu Home > Styles. Menu ini akan otomatis membaca pengaturan tersebut dan menjadikannya daftar isi. Table of Contents, menu ini berfungsi untuk membuat daftar isi pada dokumen. 48 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Add Text, menu ini digunakan untuk menambahkan paragraf tertentu ke dalam daftar isi. Update Table, menu ini berfungsi untuk memperbarui daftar isi apabila terjadi penambahan atau pengurangan isi dokumen. Footnotes, menu ini menyediakan fasilitas membuat catatan kaki pada dokumen. Menu Insert Footnote dan menu Insert Endnote pada dasarnya memiliki fungsi yang sama yaitu menambahkan catatan pada dokumen, perbedaannya adalah jika menu Insert Footnote maka catatan yang dibuat terletak di bawah dokumen sedangkan menu Insert Endnote terletak di bawah kalimat yang diberi catatan. Menu Next Footnote berfungsi untuk menuju ke catatan kaki atau catatan akhir yang berikutnya atau sebelumnya. Sedangkan menu Show Notes berfungsi untuk merujuk kepada catatan yang bersangkutan. Citations & Bibliography, menu ini berfungsi untuk membuat kutipan daftar isi dari dokumen. Insert Citation, menu ini digunakan untuk membuat kutipan dari sebuah sumber. Dengan menu Insert Citation ini kita dapat menyimpan sumber kutipan yang akan dapat digunakan untuk membuat daftar pustaka/ bibliografi. Manage Sources, menu ini berfungsi untuk melakukan pengaturan terhadap sumber kutipan. Disini kita dapat melakukan penambahan sumber melalui file pada komputer, menyalin sumber, menghapus dan merubah/ edit sumber. Style, ada beberapa gaya kutipan dan bibliografi yang disediakan. Bibliography, menu ini berfungsi untuk membuat daftar pustaka pada dokumen. Hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat kutipan melalui menu Insert Citation setelah itu memilih format bibliografi sesuai kebutuhan. Captions
Insert Caption, menu ini berfungsi untuk membuat nama gambar dengan lebih mudah. Pengaturan yang telah dilakukan pada awal akan diikuti oleh penamaan gambar-gambar berikutnya. Begitu pula penyisipan gambar di antara dua gambar akan secara otomatis merubah penomoran gambar yang telah ada.
Insert Table of Figures, menu ini digunakan untuk membuat daftar gambar pada dokumen yang bersangkutan. Menu ini akan secara otomatis membuat daftar gambar dengan pengaturan penomoran dan penamaan gambar dilakukan melalui menu Insert Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 49
50 Microsoft Word 5 Caption. Update Table, menu ini berfungsi untuk melakukan perubahan pada daftar gambar yang telah dibuat apabila terjadi perubahan gambar yang ada pada dokumen berupa penambahan ataupun pengurangan. Untuk melakukan perubahan daftar gambar maka terlebih dahulu arahkan cursor pada daftar gambar yang telah ada kemudian pilih menu Update Table. Cross-reference, menu ini digunakan untuk merujuk pada obyek seperti judul, gambar, catatan kaki, catatan akhir maupun tabel. Index, menu ini berfungsi untuk pengelolaan daftar kata yang dibahas dibuku. Mark Entry, menu ini berfungsi untuk menandai masukan baru dalam dokumen. Menu ini untuk membedakan antara kata masukan yang baru dengan yang lama. Dengan menu ini kata baru dapat ditandai dengan warna tertentu sehingga dapat dengan mudah membedakan kata yang sebelumnya dengan kata yang baru dimasukan.
Insert Index, menu ini digunakan untuk menyisipkan daftar kata / indeks pada dokumen. Istilah indeks menggambarkan kata atau istilah yang dibahas di dalam dokumen. Indeks berfungsi sebagai navigasi sebagai pengenal secara sepintas tentang perbendaharaan sebuah buku. Update Index, menu ini digunakan untuk memperbarui daftar indeks. Dengan menggunakan menu Update Index maka kondisi indeks yang telah berubah dapat disesuaikan dengan perubahan yang telah terjadi. Table of Authorities, menu ini berfungsi untuk menyisipkan daftar sumber dari pemilik otoritas dokumen. Mark Citation, menu ini berfungsi untuk menandai masukan baru pada dokumen.
Insert Table of Authorities, menu ini digunakan untuk menyisipkan tabel sumber kutipan, sumber undang-undang atau konstitusi. Update Table, menu ini digunakan untuk melakukan pembaruan terhadap kutipan yang telah ada. Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word f. Menu Mailings Create Envelopes, menu ini berfungsi untuk membuat amplop dengan menyertakan alamat yang dituju. Ukuran amplop dapat diatur sesuai kebutuhan dan dapat dicetak. Labels, menu ini berfungsi untuk membuat dan mencetak label pada dokumen. Start Mail Merge Start Mail Merge, dengan menu ini kita diberi beberapa fasilitas seperti yang terlihat pada gambar di samping kanan: Letters, menu ini dapat digunakan untuk menulis surat secara manual. E-mail Messages, menu ini dapat digunakan untuk membuat pesan untuk e-mail. Envelopes, menu ini digunakan untuk membuat amplop. Labels, menu ini berfungsi untuk membuat label pada dokumen. Directory, menu ini digunakan untuk membuat direktori dari database yang telah disediakan sebelumnya. Normal Word Document, menu ini digunakan untuk mengembalikan format dokumen menjadi format biasa yaitu format dokumen word. Step-by-Step Mail Merge Wizard, menu ini dapat menggantikan menu-menu yang ada di atas dalam membuat surat, amplop, label, direktori dan pesan e-mail dengan memberikan langkah per langkah dalam pembuatannya. Hal ini akan lebih mempermudah pengguna karena pengguna akan dibimbing dari awal hingga akhir termasuk dalam membuat konten yang memiliki format yang sama seperti alamat surat sehingga pengguna tidak perlu berulang kali membuatnya. Kita tinggal memilih Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 51
52 Microsoft Word 5 salah satu dan mengikuti langkah-langkah pembuatannya dengan menekan link Berikutnya untuk melanjutkan pembuatan atau Sebelumnya untuk kembali ke langkah sebelumnya yang pada bagian bawah jendela. Select Recipient Type a New List, menu ini berfungsi untuk membuat daftar penerima menggunakan format daftar alamat Microsoft Office. Use Existing List, menu ini berfungsi untuk menggunakan daftar alamat yang sudah ada. Daftar alamat ini bisa dibuat dengan Word, Excel, Access dan lain-lain. Choose from Outlook Contact, menu ini berfungsi untuk menggunakan data pada Microsoft Outlook. Edit Recipient List, digunakan untuk membuat perubahan pada daftar penerima Write & Insert Fields, menu ini terlihat tidak aktif, untuk mengaktifkannya kita harus melakukan mail merge menggunakan menu Step-by-Step Mail Merge Wizard. Setelah langkah gabungan surat selesai maka menu-menu yang ada pada menu Write & Insert Fields akan aktif atau bisa digunakan. Highlight Merge Fields, menu melakukan sorot pada isi surat. Highlight Merge Fields, menu melakukan sorot pada isi surat. Address Block, menu ini berfungsi untuk menambahkan alamat surat dengan format yang bisa dipilih. Greeting Line, menu ini berfungsi untuk menambahkan kata sambutan pada surat. Insert Merge Field, menu ini berfungsi untuk menambahkan bidang atau isian yang telah ditentukan saat penggabungan surat. Preview Results, menu ini berfungsi untuk melihat surat yang telah dibuat. Menu ini dalam keadaan tidak aktif, untuk mengaktifkannya kita harus melakukan penggabungan surat terlebih dahulu karena menu ini berkaitan dengan pembuatan surat. Preview Results, melihat satu-satu surat yang telah dibuat. Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Find Recipient, menu ini berfungsi untuk mencari surat berdasarkan penerima surat. Check for Error, menu ini berfungsi untuk memeriksa kesalahan yang ada pada surat. Untuk melihat data penerima no urut pertama (First Record) Untuk melihat data penerima no urut sebelumnya (Previous Record) Untuk melihat no urut data penerima yang sedang ditampilkan (Current Record) dan bisa juga untuk melompat ke no urut tertentu (go to Jump). Untuk melihat data penerima no urut selanjutnya (Next Record) Untuk melihat data penerima no urut terakhir (Last Record) Finish, apabila surat yang dibuat telah selesai maka langkah terakhir yang harus dilakukan adalah dengan memilih menu Finish. Edit Individual Documents, menu ini digunakan untuk membuat surat menjadi dokumen lain dan siap untuk diproses lebih lanjut. Pada gambar terlihat beberapa pilihan yaitu All, Current Record dan From ... to .... Pilihan All berfungsi untuk membuat semua surat yang ada menjadi dokumen lain. Pilihan Current Record berfungsi untuk membuat surat yang terlihat pada layar saja yang menjadi dokumen lain. Sedangkan pilihan From .... to .... berfungsi untuk menentukan mulai dan sampai no urut berapa yang akan dibuat menjadi dokumen lain. Print Document, menu ini ini berfungsi untuk mencetak surat yang telah dibuat. Ada beberapa pilhan yaitu mencetak seluruh dokumen dengan memilih pilihan All lalu tekan OK. Untuk mencetak surat yang telihat pada layar saja maka pilihan Current Record dapat dipilih kemudian tekan tombol OK. Untuk mencetak beberapa surat pada range tertentu maka pilihan From .... to .... dapat dipilih kemudian tekan tombol OK. Send E-mail Messages, menu ini berfungsi untuk mengirimkan surat yang telah dibuat melalui e-mail. g. Menu Review Proofing, menu ini memiliki fungsi yang berhubungan dengan tata bahasa yang ada di dalam dokumen. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 53
54 Microsoft Word 5 Spelling & Grammar, menu ini berfungsi untuk memeriksa tata bahasa dan ejaan dalam dokumen. Pada gambar terlihat sebuah kata yang dianggap memiliki tata bahasa yang salah karena tata bahasa yang digunakan adalah English (U.S.). Thesaurus, menu ini berfungsi untuk memberi saran kata lain yang memiliki makna yang sama dengan kata yang dipilih. Pada gambar tampak bahwa menu ini memberi saran kata lain yang memiliki makna yang sama dengan kata translate. Word Count, menu ini berfungsi untuk menghitung jumlah halaman, kata, karakter tanpa spasi, karakter dengan spasi, paragraf, dan garis dalam dokumen. Insights, menu ini memiliki fungsi untuk mencari teks yang berkaitan dengan teks disorot. Smart Lookup, menu ini berfungsi untuk mempelajari lebih tentang teks yang dipilih dengan melihat definisi, gambar atau hasil yang lain dari berbagai sumber online. Fitur ini berafiliasi dengan aplikasi Bing dalam mencari teks yang dimaksud. Language, menu ini memiliki fungsi yang berhubungan dengan bahasa yang ada di dalam dokumen. Translate, menu ini berfungsi untuk menerjemahkan ke bahasa lain melalui aplikai online. Language, menu ini berfungsi untuk melakukan pengaturan terhadap bahasa yang dapat digunakan untuk pemeriksaan tata bahasa di dalam dokumen. Pemeriksaan tata bahasa dan ejaan kata yang ada dalam dokumen tergantung dari bahasa yang dipilih pada menu ini Comment, menu ini memiliki fungsi yang berhubungan dengan komentar yang dapat ditambahkan pada area yang telah dipilih di dalam dokumen. New Comment, menu ini berfungsi untuk menambahkan komentar pada dokumen. Delete, menu ini berfungsi untuk menghapus komentar. Previous, menu ini digunakan untuk menuju komentar yang sebelumnya. Next, menu ini berfungsi untuk menuju komentar yang berikutnya. Show Comment, menu ini berfungsi untuk melihat semua komentar pada tepi dokumen. Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Tracking Track Changes, menu ini berfungsi untuk melakukan pelacakan terhadap perubahan yang ada dalam dokumen termasuk penyisipan, penghapusan dan perubahan format. Pada gambar terlihat ada tiga fasilitas yang disediakan oleh menu Track Changes yaitu : Track Changes yang berfungsi untuk memberitahu perubahan yang terjadi. Pada gambar di bawah terlihat adanya perubahan format pada dokumen : Lock Tracking yang berfungsi untuk kata sandi supaya orang lain tidak bisa menonaktifkan lacak perubahan. Display for Review, menu ini berfungsi untuk memberi pilihan yang disukai untuk melihat perubahan dokumen. Show Markup, menu ini memberi fasilitas untuk memilih jenis markup yang ingin ditampilkan pada dokumen. Reviewing Pane, menu ini berfungsi untuk menampilkan revisi yang akan muncul pada bagian kiri atau bawah dokumen. Changes Accept, menu ini berfungsi mengakses persetujuan untuk perubahan yang terjadi pada dokumen. Reject, menu ini berfungsi mengakses persetujuan untuk membatalkan perubahan yang terjadi pada dokumen. Previous, melihat revisi dokumen yang sebelumnya sehingga dapat dilakukan persetujuan atau pembatalan revisi yang terjadi. Next, melihat revisi dokumen yang sesudahnya sehingga dapat dilakukan persetujuan atau pembatalan revisi yang terjadi. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 55
Microsoft Word 5 Compare Compare, menu ini berfungsi untuk membandingkan dua versi dokumen. Combine, menu ini berfungsi untuk mengkombinasikan dua versi dokumen menjadi satu dokumen. Bisa juga anda menggabungkan beberapa revisi menjadi satu dokumen. Show Source Documents, menu ini berfungsi untuk memberi pilihan dalam menampilkan dokumen yang dibandingkan atau digabungkan. Protect Protect Document, menu ini berfungsi untuk membatasi hak akses terhadap dokumen yang bersangkutan. h. Menu View View, menu ini memberi pilihan bagaimana dokumen akan ditampilkan. Ada lima pilihan untuk menampilkan dokumen, yaitu Print Layout untuk melihat tampilan dokumen setelah dicetak. Full Screen Reading adalah cara terbaik untuk membaca dokumen meliputi beberapa alat yang dirancang untuk membaca, bukan untuk menulis. Web Layout untuk menampilkan dokumen seperti halaman web. Tata letak ini juga bagus jika anda memiliki tabel yang lebar. Outline untuk menampilkan dokumen sebagai garis tepi dan menampilkan tool outline. Draft untuk menampilkan dokumen sebagai draf untuk mempercepat dalam melakukan edit. Show/Hide Menu ini berfungsi untuk menampilkan : 56 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Ruler, menampilkan garisan yang terletak pada bagian atas dokumen yang berfungsi untuk mengukur dan mengatur letak obyek. Gridlines, berfungsi untuk memudahkan anda dalam meratakan obyek dengan obyek lain. Panel Navigasi, berfungsi seperti panduan tour dokumen anda. Klik judul, halaman atau hasil pencarian anda dan anda akan langsung dibawa kesana. Zoom, menu ini berhubungan dengan ukuran dokumen yang dapat diatur sesuai pilihan yang disediakan. Zoom, dengan menu ini pengguna dapat mengatur perbesaran yang diinginkan. Untuk pengaturan lebih tepat, anda bisa gunakan kontrol di bilah status. 100%, menu ini menjadikan ukuran dokumen menjadi 100%. One Page, menu ini membuat dokumen menjadi satu halaman. Multiple Page, menu ini berfungsi untuk melihat beberapa halaman dokumen di jendela. Page Width, menu ini berfungsi untuk membuat lebar dokumen sama dengan lebar jendela. Window, menu ini berhubungan dengan jendela yang digunakan dokumen. New Window, menu ini berfungsi untuk membuka jendela baru yang menampilkan dokumen terbaru yang dibuka. Arrange All, meletakkan seluruh dokumen yang terbuka dalam satu jendela satu persatu. Split, digunakan melihat dua bagian dokumen dalam waktu yang sama. View Side by Side, menampilkan dua dokumen bersebelahan sehingga dapat dilakukan pembandingan antara dua dokumen tersebut. Synchronous Scrolling, menu ini berfungsi untuk menyesuaikan scrolling antara dua dokumen. Reset Window Position, menu ini berfungsi untuk mengembalikan posisi jendela dua dokumen yang dibandingkan. Switch Window, untuk memindah dengan cepat ke jendela yang terbuka. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 57
Microsoft Word 5 Macros, menu ini berfungsi untuk merekam macro atau mengakses pilihan macro yang lainnya. Menu ini dapat digunakan untuk membuat modul dan fungsi tambahan. Macro ditulis dengan menggunakan bahasa pemrograman VB di Visual Basic Editor yang kemudian ditanamkan pada Microsoft Word. I. Menu Format , menu format secara default tidak ditampilkan pada menu tab. Menu ini merupakan alat untuk mengolah gambar pada dokumen. Adjust, menu berhubungan dengan pengaturan gambar yang ada pada dokumen. Remove Background, menu ini berfungsi untuk menghapus porsi gambar yang tidak diinginkan secara otomatis. Corrections, menu ini berfungsi untuk mengatur tingkat kecerahan, kontras atau ketajaman gambar. Color, menu berfungsi untuk mengubah warna dari gambar, menaikkan kualitas atau mencocokkan konten dokumen. Artistic Effect, berfungsi untuk menambah efek artistik ke gambar untuk membuatnya seperti sketsa atau gambar. Compress Picture, menu ini berfungsi untuk memadatkan ukuran gambar menjadi lebih kecil. Change Picture, menu ini berfungsi untuk merubah gambar menjadi gambar yang lain dengan tetap menggunakan format dan ukuran gambar yang sebelumnya. Reset Picture, menu ini berfungsi untuk menghilangkan seluruh format yang dilakukan pada gambar. Style Picture, menu ini berfungsi untuk merubah model gambar. Picture Border, menu ini berfungsi untuk menetapkan warna, garis dan lebar garis tepi gambar. Picture Effects, menu ini berfungsi menyediakan berbagai macam efek untuk gambar. Picture Layout, berfungsi untuk mengonversika gambar terpilih ke gafik SmartArt untuk mengatur, menambah keterangan, dan mengubah ukuran gambar dengan mudah. 58 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Arrange, menu ini berfungsi untuk mengatur posisi gambar. Position, menu ini berfungsi untuk menentukan letak gambar pada dokumen. Ada beberapa pilihan peletakkan gambar pada dokumen. Text Wrapping, menu ini berfungsi untuk membungkus teks pada sebuah gambar yang dipilih. Bring to Front, menu ini membuat letak gambar yang terpilih menjadi paling depan diantara semua obyek. Send to Back, menu ini membuat letak gambar yeng terpilih menjadi paling belakang diantara semua obyek. Selection Pane, menu ini berfungsi untuk melihat semua obyek. Dengan menu ini anda akan dimudahkan dalam memilih obyek, mengurutkannya atau mengubah visibiltasnya. Tetapi menu ini tidak akan aktif apabila dokumen dalam mode kompatibilitas. Align, menu ini berfungsi untuk meratakan obyek yang dipilih di halaman. Cara ini memudahkan anda meratakan ke margin atau tepi halaman dan bisa juga meratakan relatif satu sama lain. Group, menu ini berfungsi untuk mengelompokkan beberapa obyek sehingga dapat dilakukan perubahan terhadap obyek-obyek tersebut secara bersamaan. Rotate, menu ini berfungsi untuk memutar atau membalik sebuah obyek Size, menu ini berfungsi untuk melakukan pengaturan ukuran gambar seperti tinggi dan lebar gambar. Crop, menu ini berfungsi untuk memangkas area gambar yang tidak diinginkan. Height, menu ini berfungsi untuk mengubah tinggi bentuk atau gambar Width, menu ini berfungsi untuk mengubah lebar bentuk atau gambar j. Menu Design, menu secara default tidak aktif, menu ini digunakan untuk mengolah sebuah tabel. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 59
Microsoft Word 5 Table Style Options , menu ini berfungsi untuk memberi pilihan bagian mana saja dari tabel yang ingin dimodifikasi. Pada gambar terlihat pilihan berupa Header Row, Total Row, Banded Row, First Column, Last Column dan Banded Column. Table Style, menu ini memberi beberapa pilihan style untuk tabel. Menu ini menyediakan fasilitas untuk memberi warna latar bagi teks atau paragraf yang terpilih dengan menu Bangan serta modifikasi terhadap garis tepi tabel dengan menggunakan menu Border. Draw Border, dengan menu ini pengguna dapat menggambar sendiri tabel dengan garis tepi yang disesuaikan dengan keinginan mulai dari model, ketebalan dan warna garis tepi. k. Menu Layout , menu ini berhubungan dengan pengaturan susunan tabel pada dokumen. Table Select , menu ini untuk memilih sel, kolom, baris atau tabel. View Gridlines, menu ini untuk menampilkan atau menyembunyikan garis kisi pada tabel. Properties, menu ini menampilkan properti milik tabel yang bersangkutan. Draw Draw Table, menu ini berfungsi untuk mendesain tabel dengan menggambar bingkai sel, kolom, dan baris sendiri. Eraser, menu ini untuk menghapus batas tertentu di tabel untuk membuat sel yang digabung. Rows & Column, menu ini berhubungan dengan baris dan kolom pada tabel. Delete, menu ini digunakan untuk menghapus sel, kolom, baris ataupun tabel. Insert Above, menu ini berfungsi untuk menambahkan baris di atas baris yang disorot. Insert Below, menu ini berfungsi untuk menambahkan baris di bawah baris yang disorot. Insert Left, menu ini berfungsi untuk menambahkan kolom di sebelah kiri kolom yang 60 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word disorot. Insert Right, menu ini berfungsi untuk menambahkan kolom di sebelah kanan kolom yang disorot. Merge, dengan menu ini kita dapat menggabungkan, memisahkan sel dan memisahkan tabel. Cell Size, menu ini mengatur ukuran dari tabel yang telah dibuat. Tabel yang dibuat ukurannya dapat dijadikan sesuai dengan ukuran isi, ukuran jendela dan disamaratakan ukurannya. Alignment, menu ini berfungsi untuk meluruskan tabel yang dibuat. Arah penulisan teks dapat pula diatur melalui menu Text Direction. Menu ini juga menyediakan fungsi untuk mengatur margin sel serta spasi antar sel dengan menu Cell Margins. Menu dapat juga digunakan melalui tombol shortcut yaitu dengan menekan tombol ALT + J kemudian tekan tombol J + L lalu tekan TL untuk Align Top Left, tekan TC untuk Align Top Center, tekan TR untuk Align Top Right, teken CL untuk Align Center Left, tekan CC untuk Align Center, tekan CR untuk Align Center Right, tekan BL untuk Align Bottom Left, tekan BC untuk Align Bottom Center, tekan BR untuk Align Bottom Right, tekan G untuk Text Direction dan tekan N untuk Cell Margins. Data Sort, menu ini berfungsi untuk mengurutkan secara alfabetis kumpulan teks atau angka dalam satu kolom pada tabel. Repeat Header Row, menu ini berfungsi untuk mengulangi baris header pada tiap halaman. Convert to Text, menu ini berfungsi untuk mengonversi tabel menjadi teks. Formula, menu ini berfungsi menambahkan formula pada sel untuk menampilkan perhitungan sederhana seperti rata-rata, jumlah atau menghitung. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 61
Microsoft Word 5 l. Menu Design (Header & Footer Tools), menu secara default tidak aktif, menu ini akan muncul ketika sedang menggunakan header atau footer. Header & Footer Header, menu ini berfungsi untuk memberi pilihan gaya header dan juga ada header untuk halaman genap dan ganjil. Footer, menu ini berfungsi untuk memberi pilihan style footer dan juga ada footer untuk halaman genap dan ganjil. Page Number, menu ini berfungsi untuk mengatur penempatan penomoran halaman dan formatnya. Insert Date & Time, menu ini digunakan apabila kita ingin menyisipkan tanggal dan waktu ke dalam header atau footer. Document Info, menu ini digunakan untuk menyisipkan informasi tentang Dokumen anda seperti penulis atau nama file. Quick Part, menu ini digunakan apabila kita ingin menyisipkan Properti Dokumen atau Field. Picture, menu ini digunakan jika anda ingin menyisipkan gambar dari komputer anda atau komputer lain yang terhubung dengan komputer anda. Online Picture, menu ini digunakan jika anda ingin menyisipkan gambar dari sumber online. Fitur ini terafiliasi dengan aplikasi Bing. Navigation, menu ini digunakan apabila kita ingin menuju ke header, footer, bagian sebelumnya atau sesudahnya. Option Different First Page, menu ini digunakan apabila header dan footer pada halaman pertama dibuat berbeda . 62 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Different Odd & Even Pages, menu ini digunakan untuk membuat header footer pada halaman genap dan ganjil berbeda. Show Document Text, menu ini digunakan untuk menampilkan atau menyembunyikan teks dokumen. Position, menu ini digunakan untuk mengatur jarak header atau footer dengan batas tepi dan bisa juga untuk mengatur perataan header atau footer beserta leader. Close, menu ini untuk menutup toolbar menu header dan footer. 5.3. Mengelola Dokumen/File 5.3.1 Membuat dokumen baru a. Menggunakan Backstage klik File > New Pada kotak dialog yang muncul Pilih > Blank Document (bisa menggunakan style yang disediakan) b. Menggunakan Quick Access Toolbar klik New pada Quick Access Toolbar, apabila tidak ada maka klik panah di sebelah kanan > New Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 63
Microsoft Word 5 c. Menggunakan Shortcut Tekan tombol CTRL + N secara bersamaan 5.3.2 Menyimpan dokumen baru a. Menggunakan Backstage klik File > Save As. Apabila kita tekan Save, maka akan menuju ke menu Save As. Kemudian pilih tempat menyimpan dokumen. OneDrive merupakan aplikasi Microsoft yang memungkinkan kita menyimpan file di servernya Microsoft. Apabila menyimpan pada This PC bisa dipilih pada folder yang barusan digunakan dan apabila folder yang diinginkan tidak ada maka bisa klik Browse. ketik Nama_File > klik Save as type > klik Save. Pada pilihan tipe file, Word menyediakan bermacam format antara lain PDF. 64 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word b. Menggunakan Quick Access Toolbar klik Save pada Quick Access Toolbar, apabila tidak ada maka klik panah di sebelah kanan > Save c. Menggunakan Shortcut Tekan tombol CTRL + S secara bersamaan 5.3.3 Membuka dokumen a. Menggunakan Backstage klik File > Open. Pada menu Open terdapat pilihan yaitu Recent, file yang beberapa hari terakhir digunakan. OneDrive, membuka file yang disimpan pada layanan OneDrive. This PC, membuka file pada komputer yang sedang digunakan. Browse, mencari tempat file yang akan dibuka Cari dokumen yang akan dibuka > Open Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 65
Microsoft Word 5 b. Menggunakan Quick Access Toolbar klik Open pada Quick Access Toolbar, apabila tidak ada maka klik panah di sebelah kanan > Open c. Menggunakan Shortcut Tekan tombol CTRL + O secara bersamaan 5.3.4 Mengedit dokumen a. Mengetik teks Mengetikkan huruf, untuk mengetikan huruf pada dokumen tekan tombol huruf yang ada pada keyboard. Untuk membuat huruf menjadi huruf kapital maka dapat menekan tombol Caps Lock atau kombinasi tombol huruf dengan tombol Shift. b. Menyalin teks n Menggunakan clipboard Pilih teks yang akan disalin Klik Home > Copy > Paste n Menggunakan Shortcut Tekan CTRL+C > tekan CTRL+V c. Memindahkan Teks Ada beberapa cara untuk memindahkan teks, yaitu : Menggunakan Menu Clipboard Pilih teks yang akan dipindahkan Klik menu Home > pilih menu Clipboard > klik menu Cut Letakkan cursor pada lokasi dimana teks ingin dipindahkan. Pilih Paste pada menu Clipboard. 66 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Menggunakan Shortcut Pilih teks yang akan dipindah Tekan tombol CTRL + X pada keyboard Letakkan cursor pada lokasi dimana teks ingin dipindahkan. Tekan tombol CTRL + V pada keyboard d. Undo / Redo n Undo, perintah undo adalah untuk membatalkan perintah yang baru saja diberikan pada Microsoft Word. Ada dua cara untuk menjalankan perintah undo yaitu : Menggunakan Quick Access Toolbar Pada Quick Access Toolbar pilih gambar Menggunakan tombol shortcut - Tombol shortcut untuk perintah undo adalah CTRL + Z n Redo / Repeat Typing, redo adalah mengulang perintah yang baru saja diberikan pada Microsoft Word. Ada dua cara untuk menjalankan perintah redo yaitu : Menggunakan Quick Access Toolbar Pada Quick Access Toolbar pilih gambar Menggunakan tombol shortcut Tekan tombol CTRL + Y untuk menjalankan perintah redo melalui keyboard. e. Mencari Teks, microsoft Word memberi fasilitas untuk mencari teks yang ada dalam dokumen. Ada dua cara untuk mencari teks pada dokumen yaitu : Menggunakan Menu Editing Klik menu Home > Editing > Find Menggunakan tombol shortcut Klik tombol CTRL + F Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 67
Microsoft Word 5 Dengan menggunakan dua cara tersebut maka pada layar akan muncul jendela seperti yang terlihat pada gambar berikut dan kemudian diketik teks yang akan dicari misalnya sudirman. Maka pada bagian sebelah kiri akan menampilkan hasil pencarian dan pada dokumen ditampilkan teks yang dicari dengan diwarnai blok kuning. f. Mengganti Teks, microsoft Word memberi fasilitas untuk mengganti beberapa kata yang sama dengan satu kali langkah. Ada dua cara untuk mengganti teks yaitu : Menggunakan Menu Editing Klik menu Home > Editing > Replace Menggunakan Shortcut Tekan tombol ALT + F Dengan cara tersebut maka akan muncul jendela seperti yang terlihat pada gambar berikut : 68 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Pada gambar terlihat teks "sudirman" ingin di ganti dengan teks "......." kemudian tekan tombol Replace untuk mengganti satu kata saja dan pilih Replace All untuk mengganti seluruh kata yang ada dalam dokumen. g. Format Huruf/ Font Klik Home > Font Mengubah Huruf Besar, Huruf Kecil atau Kombinasinya, untuk merubah huruf menjadi huruf kapital maupun huruf kecil dapat digunakan menu Home > Font kemudian pilih menu seperti yang terlihat pada gambar. Bentuk hurufnya dengan teks pada menu. h. Perataan Teks (Text Alignment) Untuk penjajaran teks dapat digunakan menu Home > Paragraph kemudian pilih menu dengan tampilan seperti gambar : 1. Align Left (Ctrl + L), untuk membuat paragraf/ teks rata kiri. 2. Center (Ctrl + C), untuk membuat paragraf/ teks rata tengah. 3. Align Right (Ctrl + R), untuk membuat paragraf/ teks rata kanan. 4. Justify (Ctrl + J), untuk membuat paragraf/ teks rata kiri dan kanan. i. Penomoran dan Bullet Untuk melakukan penomoran dapat dipilih menu Home > Paragraph kemudian pilih menu dengan tampilan seperti gambar : Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 69
Microsoft Word 5 Bullet Penomoran Penomoran dengan Multilevel j. Penggantian Halaman Untuk melakukan penggantian halaman dapat digunakan menu Insert > Pages > pilih menu : 1. Blank Page, menu ini berfungsi untuk menambah satu halaman kosong. 2. Page Break, menu ini berfungsi untuk mengakhiri halaman yang sedang aktif dan pindah ke halaman berikutnya. k. Penggunaan Kolom Untuk membuat teks menjadi kolom dapat digunakan menu Layout > Page Setup > Columns. Kolom yang dibentuk dapat disesuaikan dengan keinginan. Dalam membuat kolom, terlebih dahulu Anda menge-blok teks yang akan dibuat kolom. Selanjutnya pilih berapa kolom yang dikehendaki tetapi apabila Anda ingin mengatur sendiri maka Anda pilih More Column yang kemudian muncul jendela seperti gambar disamping. 70 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Anda dapat mengatur lebar masing-masing kolom, lebar jarak antar kolom dan juga dapat memberi garis pemisah antar kolom. l. Menulis Header & Footer klik Menu Insert > Header/Footer Selanjutnya muncul jendela yang berisi template header & footer. Anda bisa memilih header/footer yang disediakan. Jika Anda mengeditnya, maka akan muncul menu header/footer secara otomatis. Pada header/footer ini Anda bisa mengatur penomoran halaman melalui icon Page Number, bisa menyisipkan tanggal & waktu dan juga bisa menyisipkan gambar/clipArt. Apabila Anda telah selesai mengeditnya, maka tutup menunya dengan cara klik icon Close > Header & Footer. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 71
Microsoft Word 5 m. Page Numbering Penomoran halaman dapat dilakukan dengan menggunakan menu Insert > Header & Footer > Page Number. Pada page number bisa diatur posisi penomoran dan jenis penomoran bisa diatur pada Format Page Numbers. Kita bisa memilih penomoran dengan hurus ataupun angka. n. Membuat Catatan Kaki/Footnote klik Menu Insert > Insert Footnote Sebelum Anda klik icon Insert Footnote, Anda harus menempatkan kursor pada tempat yang diinginkan. Setelah di-insert, maka akan muncul angka kecil pada bagian atas yang selanjutnya akan menuju pada bagian bawah (di atas footer). Selanjutnya Anda ketikkan teks yang diinginkan. Contoh dapat dilihat pada gambar berikut ini. Penomoran footnote akan dilakukan secara otomatis. o. Menyisipkan Halaman Depan (Cover) klik Menu Insert > Cover Page Selanjutnya muncul jendela yang berisi template Cover halaman. Microsoft Word 2016 telah menyediakan banyak template yang bisa Anda gunakan. 72 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word p. Menyisipkan Bentuk/Bidang (Shape) klik Menu Insert > Shape > Pilih Shape yang diinginkan Bila sudah dipilih, klik dan drag pada halaman edit. Apabila ingin mengatur posisi teks, anda klik icon LAYOUT OPTIONS pada pojok kanan atas sehingga muncul menunya, selanjutnya anda pilih jenis Text Wrapping yang diinginkan. Bisa juga anda atur melalui menu Format. Anda bisa memberi pewarnaan sesuai dengan model yang diinginkan. Anda juga bisa memutar bentuk melalui icon rotate. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 73
Microsoft Word 5 q. Menyisipkan Bentuk/Bidang Grafis dengan SmartArt Menu SmartArt menyediakan bentuk obyek berupa bagan. Bagan yang disediakan berupa List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matrix dan Piramid. Menu SmartArt dapat digunakan dengan shortcut yaitu dengan menekan tombol ALT+N untuk mengaktifkan menu Insert kemudian tekan tombol M. klik Menu Insert > SmartArt > Pilih Bentuk yang diinginkan Dengan menggunakan SmartArt, Anda hanya mengetikkan teks pada jendela sebelah kiri yang secara otomatis akan terisi pada bidangnya. Anda dapat mengubah layout dan warna sesuai selera Anda. r. Comments Menu ini memiliki fungsi yang berhubungan dengan komentar yang dapat ditambahkan pada area yang telah dipilih di dalam dokumen. klik Review > New Comment s. Menyisipkan Grafik (Chart) klik Menu Insert > Chart Pada gambar di bawah sebelah kanan merupakan jendela Microsoft Excel 2016, digunakan untuk menempatkan data yang akan dibuat grafik. 74 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word t. Menyisipkan Hyperlink Hyperlink digunakan untuk menghubungkan dengan file yang ada, halaman Web, gambar, alamat email atau program. klik Menu Insert > Hyperlink Jika anda ingin menghubungkan ke website unissula, maka ketikkan Saat pada teks tersebut, Anda tekan tombol Ctrl+klik maka akan membuka browser dan menuju ke alamat tersebut. u. Menyisipkan WordArt Microsoft Word menyediakan template teks dekoratif. klik Menu Insert > WordArt > Pilih yang diinginkan. v. Membuat Drop Cap Drop cap digunakan untuk membuat huruf besar pada awal paragraf. klik Menu Insert > Drop Cap Ada dua pilihan drop cap yaitu dropped dan in margin. Drop-nya juga bisa diatur melalui Drop Cap Options. Anda dapat memilih drop-nya berapa baris dan jarak dari teks. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 75
Microsoft Word 5 w. Menulis Kutipan dan Daftar Pustaka klik Menu References > Insert Citation > Add New Source Untuk membuat kutipan ini, Anda harus memasukkan terlebih dahulu data buku yang digunakan terutama data pengarang, judul, tahun, kota dan penerbit. klik Menu References > Insert Citation > Pilih referensi yang digunakan Untuk membuat daftar pustaka, Anda klik Menu References > Bibliography Selanjutnya tampil halaman seperti di atas. Teks Bibliography dapat Anda ganti. v. Menulis Keterangan Gambar dan Daftar Gambar Tempatkan kursor pada tempat yang diinginkan. Klik Menu References > Insert Caption Pilih Label. Apabila label yang diinginkan tidak ada, maka anda klik New Label > ketik label diinginkan Ketikkan keterangan gambar yang diinginkan. Membuat daftar gambar. Klik Menu References > Insert Tables of Figures 76 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Hasilnya seperti gambar berikut. w. Membuat Tabel Daftar Isi Sebelum membuat Tabel Daftar Isi, Anda diharuskan menambahkan teksnya terlebih dulu antara lain bab, sub bab dst. Teksnya kemudian diberi tingkatan levelnya. Klik Menu References > Table of Content > Add Text atau Home > Styles > Heading 1/2/.. Sebagai contoh, teks bab diberi level 1/ heading 1 dan teks sub bab diberi level 2/ heading 2. Apabila sudah selesai, kita klik icon Table of Contents > Pilih model yang diinginkan. Hasilnya seperti gambar di bawah. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 77
Microsoft Word 5 x. Membuat Mail Merge Suatu proses yang menggabungkan antara file dokumen dengan file data. Proses ini biasa digunakan untuk mengirim suatu naskah (isi) yang sama dengan tujuan (kepada) yang berbeda. Dua file yang digabung adalah : a. File Dokumen (Main Document), yang berfungsi untuk menuliskan naskah / surat yang akan dikirim b. File Data (Data Source), yang digunakan untuk menampung data-data yang akan dikirim naskah / surat. Filenya bisa dari bermacam format bisa MS Address List, Outlook Contact, MS Word, MS Excel, MS Access, dll Pada kelompok Create, terdapat icon envelope dan label. Apabila Anda akan memilih isi surat, maka tahap pertama ini tidak usah dipilih dan langsung pada kelompok Start Mail Merge. Klik Start Mail Merge > Letters apabila Anda akan membuat isi surat. Klik Select Recipients > Pilih sesuai kebutuhan Anda Klik Insert Merge Field. Masukkan Field sesuai dengan tempatnya. Klik Preview Result untuk melihat hasilnya. Apabila Anda akan melihat data berikutnya, maka klik Next record. Klik Finish & Merge y. Menyisipkan Tabel 1. Klik menu Insert 2. Pada ribbon Tables klik Table 3. Arahkan mouse pada kotak-kota yang muncul dan pilih berapa kotak yang diperlukan (akan terlihat preview tabel dilayar kerja MS Word) . Kotak-kotak tersebut mewakili baris dan kolom. 4. Jika sudah silahkan di klik. Maka tabel sudah dibuat. Atau bisa juga dengan cara : 1. Setelah klik pada table, pilih Insert Table 2. Masukkan angka jumlah kolom (number of columns) dan jumlah 78 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word baris (number of rows) yang diperlukan kemudian klik OK. 3. Pengaturan lebar baris dan lebar kolom dilakukan dengan cara menempatkan pointer pada garis yang akan diatur lebarnya. 4. Pengaturan lebar baris dan kolom yang lebih spesifik bisa dilakukan Table Properties. Caranya dengan menempatkan pointer pada bidang tabel kemudian klik kanan dan pilih Table Properties. Pada Table Properties ini juga dapat diatur Text Wrapping dan perataan teks dalam tabel. z. Mengubah Dokumen menjadi PDF Ms Word 2007 belum menyediakan fasilitas PD tetapi menyediakan fasilitas Addins, dimana Anda dapat menambahkan fasilitas PDF. File Addins dapat Anda download dari website microsoft. Jika sudah Anda install, maka dapat Anda gunakan dengan cara Save As pilih PDF or XPS. Dalam MS Word 2010 dan seterusnya sudah menyediakan fasilitas PDF. Untuk mengubah dokumen menjadi PDF, anda tinggal menggunakan fitur Save As seperti pada sub bab 4.3.2. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 79
Microsoft Word 5 aa. Pengaturan Halaman (Page Setup) Page setup adalah fasilitas yang digunakan untuk mengatur halaman pengetikan. Pada halaman page setup terdapat tiga tab yaitu margins, paper dan layout. Top, left, bottom dan right digunakan untuk menentukan batas pengetikan dari tepi halaman. Gutter digunakan untuk menentukan jarak tambahan untuk keperluan penjilidan. Gutter position untuk menentukan posisi gutter, apakah pada left, atau top. Pada tab Paper, klik Paper Size untuk menentukan jenis kertas yang kita inginkan, apabila ukuran kertas tidak ada yang sesuai maka kita gunakan Width untuk menentukan lebar kertas dan height untuk menentukan tinggi kertas. Batas pengetikan Batas pengetikan dari tepi atas dari tepi kiri Jarak tambahan untuk penjilidan dari tepi atas dari tepi kiri Posisi Gutter Menentukan ukuran kertas Lebar kertas Tinggi kertas Orientasi vertikal Orientasi horisontal ab. Mencetak Dokumen klik File > Print Pengaturan pencetakan Pratinjau pencetakan 80 Fakultas Teknologi Industri
5 Microsoft Word Keterangan : Tampilan dalam pengaturan printer merupakan pengaturan default. Printer : Name : Jenis printer yang akan digunakan untuk pencetakan. Apabila printer yang akan digunakan belum tersedia disini maka harus di-install dulu. Copies : Jumlah bendel pencetakan. Settings : Print All Pages : Pilihan untuk mencetak semua halaman dalam satu file. Print Current Page : Hanya mencetak halaman dimana posisi kursor berada. Custom Print : Mencetak halaman tertentu yang format penulisannya dicontohkan pada teks di bawahnya. Only Print Odd Pages : Mencetak hanya halaman genap Only Print Even Pages : Mencetak hanya halaman ganjil. Print One Sided : Hanya mencetak pada 1 sisi. Print on Both Sides : Hanya mencetak pada 2 sisi, dilipat pada sisi panjang atau pendek. Manually Print on Both Sides: Hanya mencetak pada 2 sisi secara manual. Collated : Cara pencetakan halaman urut dari awal hingga terakhir dalam satu bendel dan pencetakan bendel selanjutnya dengan urutan yang sama. Uncollated : Apabila pencetakan lebih dari 1 bendel maka tiap nomor dicetak sesuai jumlah pencetakan, selanjutnya nomor halaman berikutnya. Portrait Orientation : Orientasi kertas secara potret. Landscape Orientation: Orientasi kertas secara membentang. Modul Praktikum ICT for Academic Purposes 81
Microsoft Word 5 Legal 8 1/2x14 in : Pengaturan ukuran kertas yang akan digunakan. Custom Margins : Pengaturan batas tepi pengetikan dokumen yang akan digunakan, pada menu ini juga menyediakan pilihan lain dan juga bisa mengatur sesuai kehendak kita. 1 Page per Sheets : Pengaturan jumlah halaman dalam 1 lembar. Defaultnya 1 halaman per lembar tetapi kita bisa memilih yang lain. ac. Keamanan Dokumen Password Dokumen klik File > Save As > Tools > General Options ketik teks Passwordnya dua kali > OK 82 Fakultas Teknologi Industri