Notis Privasi Global untuk Pekerja BHP 1 Pengenalan Melindungi privasi anda tetap menjadi keutamaan kami. Notis ini menetapkan cara BHP mengumpul dan memproses maklumat peribadi anda. Notis ini juga menetapkan hak anda berkenaan maklumat peribadi yang kami pegang tentang anda. Jika anda mempunyai soalan mengenai notis ini, sila hubungi Pejabat Perlindungan Data dan Privasi BHP melalui e-mel Apakah tujuan notis ini? Notis ini menerangkan cara BHP mengendalikan maklumat peribadi berkenaan semua orang yang bekerja untuk BHP - ini termasuk pengarah, pekerja dan kontraktor (contohnya pekerja yang digaji, pekerja agensi dan sementara, secondee) Untuk tujuan notis ini, "maklumat peribadi" merujuk kepada apa-apa maklumat mengenai orang yang dikenal pasti atau boleh dikenal pasti. Ini termasuk maklumat yang boleh mengenal pasti identiti anda, secara langsung atau tidak langsung, termasuk dengan yang merujuk kepada pengecam (sebagai contoh, nama atau alamat e-mel, atau pengecam dalam talian seperti nombor pengenalan peranti yang unik). Kami menggunakan perkataan "proses" dan "pemprosesan" untuk menerangkan pelbagai hal yang kami boleh lakukan dengan maklumat peribadi anda - termasuk menggunakan, mendedahkan, mengekalkan, merekodkan, menyimpan, memindahkan atau sebaliknya mengendalikan maklumat tersebut. Notis ini tidak membentuk sebahagian daripada kontrak pekerjaan atau kontrak penglibatan anda (seperti yang berkenaan) kecuali jika dinyatakan di Seksyen 7 (Peraturan Khusus Negara),. Notis ini mungkin dikemas kini dari masa ke semasa seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 8 (Kemas Kini kepada notis ini). Sekiranya anda mempunyai soalan mengenai notis ini, sila hubungi kami seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 9 (Bagaimanakah anda boleh menghubungi kami). Kepada pihak manakah notis ini ditujukan? Notis ini ditujukan kepada:
semua orang yang bekerja untuk BHP ("anda"); dan Group Plc of Nova South, 160 Victoria Street, London, SW1E 5LB, UK, BHP Marketing Asia Pte Ltd of 10 Marina Boulevard, Tingkat 7, Marina Bay Financial Tower, Tower 2, Singapore (018983) dan semua subsidiari dalam syarikat kumpulan BHP di seluruh dunia (secara kolektif "BHP", "kami", atau "kita"). BHP Group Limited of 171 Collins Street, Melbourne, Victoria 3000, Australia, BHP 2 Jenis maklumat peribadi yang kami kumpulkan Kami mengumpul dan memproses pelbagai jenis maklumat peribadi bergantung kepada cara anda berinteraksi dengan kami. Dalam sesetengah kes, ini mungkin termasuk maklumat yang menunjukkan siapa anda dan/atau dikaitkan kepada anda kerana pekerjaan anda dengan BHP. Kami juga mungkin mengumpulkan maklumat peribadi sensitif mengenai anda (seperti butiran perubatan).
Bagaimanakah kami mengumpulkan maklumat peribadi Kami akan mengumpulkan maklumat peribadi daripada anda sama ada secara langsung (misalnya apabila anda memohon pekerjaan dengan BHP) atau secara tidak langsung daripada interaksi anda dengan kami (misalnya memantau penggunaan anda pada sistem IT kami). Dalam sesetengah kes, kami juga mungkin perlu mengumpulkan maklumat peribadi mengenai anda daripada pihak ketiga (misalnya agensi perekrutan dan agensi kerajaan). Jenis maklumat peribadi yang kami kumpulkan Jenis maklumat peribadi yang kami kumpulkan tentang anda mungkin termasuk:
Data pengenalan - seperti nama, jantina, gambar dan tarikh lahir. pengecam yang dikeluarkan oleh kerajaan. Pengecam nasional - seperti butiran pasport, status imigresen / visa, dan sebarang nombor telefon bimbit anda. Ini juga mungkin termasuk butiran perhubungan waris terdekat anda dan pihak ketiga lain seperti perhubungan kecemasan, tanggungan dan benefisiari insurans hayat. Rekod perekrutan - seperti borang permohonan pekerjaan anda, resume atau CV, Butiran perhubungan - seperti alamat rumah dan perniagaan, alamat e-mel dan nota temuduga , rujukan dan sebarang hasil ujian psikometrik dan pemeriksaan latar belakang (termasuk pemeriksaan rekod jenayah). Rekod pekerja - seperti nombor pekerja anda, nama jawatan, lokasi pejabat, • kontrak pekerjaan, rekod kehadiran, penilaian kesihatan dan kecergasan serta rekod penyakit dan ketidakhadiran lain, rekod kesihatan dan keselamatan, rekod prestasi, rekod kemahiran, rekod latihan dan rekod projek yang telah anda laksanakan, butiran pemberhentian / peletakan jawatan, pemindahan dan secondment. butiran pendidikan, pekerjaan dan sejarah kerjaya. Maklumat latar belakang, pendidikan dan kelayakan - seperti kelayakan anda, dan butiran pencen serta rekod pembayaran. Maklumat kewangan - seperti maklumat perbankan, maklumat cukai, gaji, manfaat kepada sistem dan rangkaian IT kami (seperti maklumat log masuk, alamat IP), dan rekod penggunaan sistem dan rangkaian tersebut (seperti telefon, e-mel dan penggunaan internet). Maklumat lain - seperti akses dan kehadiran ke premis BHP dan aset fizikal • (umpamanya rekod keselamatan mengenai masa kemasukan dan keluar, serta maklumat yang dikumpulkan melalui televisyen litar tertutup [CCTV]), butiran mengenai penggunaan aset kami (seperti ketika memandu kenderaan BHP), komunikasi dengan anda (termasuk aduan atau kebimbangan yang anda kemukakan) dan maklumat lain yang anda berikan kepada BHP secara sukarela (umpamanya tempat anda mendaftar untuk aktiviti tertentu). Maklumat IT - ini termasuk maklumat yang diperlukan untuk memberikan akses Maklumat Peribadi Sensitif Sesetengah jenis maklumat peribadi dianggap lebih peribadi daripada yang lain (bergantung kepada bidang kuasa, termasuk maklumat mengenai asal-usul kaum atau etnik seseorang, pendapat politik, kepercayaan agama atau afiliasi, keadaan kesihatan atau perubatan, maklumat genetik, maklumat biometrik, orientasi seksual, rekod jenayah, keahlian persatuan perdagangan dan keanggotaan persatuan politik). Jenis maklumat ini digelar "maklumat peribadi sensitif".
Dalam sesetengah situasi, kami mungkin perlu mengumpulkan maklumat peribadi sensitif tentang anda (contohnya, kami mungkin memerlukan anda untuk menjalani pemeriksaan perubatan untuk menilai kesesuaian anda untuk bekerja), tetapi kami hanya akan melakukan ini seperti yang dijelaskan dalam Seksyen 3 (Mengapakah kami memproses maklumat peribadi anda) di bawah. 3 Mengapakah kami memproses maklumat peribadi anda Kami memproses maklumat peribadi untuk mengendalikan perniagaan kami - ini termasuk menguruskan hubungan kerja anda dengan kami, menguruskan tenaga kerja global, menguruskan hubungan kontraktual, menguruskan risiko keselamatan dan sekuriti, dan mematuhi kewajiban undang-undang. Kami juga memproses maklumat peribadi sensitif yang dikumpulkan dengan kebenaran yang diterima dengan persetujuan anda atau sepertimana yang diperlukan untuk memenuhi obligasi undang-undang. Tujuan untuk memproses maklumat peribadi anda bergantung pada jenis maklumat peribadi yang dikumpulkan dan konteks yang mana maklumat tersebut dikumpulkan. Namun demikian, tujuan utama kami memproses maklumat peribadi termasuk: menguruskan hubungan kerja anda dengan kami - ini termasuk memproses maklumat peribadi anda sebagai sebahagian daripada proses perekrutan dan untuk memastikan bahawa kami dapat menguruskan kontrak anda secara berterusan seperti pembayaran gaji dan pengurusanpenglibatan anda yang berterusan dengan BHP (termasuk prestasi anda); menguruskan tenaga kerja global kami - ini termasuk memproses maklumat peribadi anda sebagai sebahagian daripada tenaga kerja dan pengurusan/perancangan kewangan, mengurus sistem IT kami dan menyiasat pelanggaran undang-undang dan dasar/prosedur dalaman kami (termasuk berkaitan dengan penggunaan sistem komunikasi dan IT kami), penggunaan CCTV untuk pemprograman dan kerja penjejakan; menguruskan hubungan kontraktual kami - ini termasuk menguruskan dan memenuhi kontrak kami dengan pelanggan, pembekal dan pihak ketiga; menguruskan risiko keselamatan dan sekuriti - ini termasuk menguruskan dan memantau akses ke laman web kami; keselamatan dan sekuriti di tapak kami (termasuk melalui penggunaan CCTV); persekitaran IT kami (termasuk memantau komunikasi elektronik - lihat Notis Pemantauan Sistem Teknologi dan Komunikasi BHP; dan kesihatan pekerja kami (termasuk melalui ujian dan rawatan perubatan); dan
kewajiban undang-undang - ini termasuk memenuhi kewajiban yang dikehendaki oleh undang-undang; bereaksi kepada permintaan yang sah dari kerajaan dan pihak berkuasa awam dan bereaksi terhadap litigasi berpotensi atau sebenar. Kami juga boleh mengumpul dan memproses maklumat peribadi anda yang dikumpulkan dengan persetujuan anda untuk sebarang tujuan lain atau jika ada asas lain yang sah. Jika kami tidak mengumpul maklumat peribadi anda, ini mungkin mengakibatkan keupayaan kami terjejas untuk melaksanakan tugas-tugas ini serta mengekalkan hubungan antara anda dengan kami. Maklumat peribadi sensitif Seperti yang diterangkan di atas, kadangkala kami mungkin perlu mengumpul dan memproses maklumat peribadi sensitif tentang anda, tetapi kami hanya akan melakukan ini: di mana anda telah memberikan persetujuan anda secara nyata (termasuk yang mana anda telah bersetuju dengan pihak ketiga yang menyediakan perkhidmatan kesihatan atas permintaan BHP atau yang mana anda memberi kami surat doktor (contohnya menyokong permohonan cuti sakit); sepertimana yang diperlukan untuk mematuhi obligasi undang-undang sebagai majikan - sepertimana yang diperlukan bagi tujuan penilaian perubatan sah yang dimandatkan, pemantauan kesihatan yang berterusan, atau mematuhi undang-undang anti-diskriminasi dan kewajiban pelaporan kerajaan; atau jika sebaliknya dibenarkan oleh undang-undang dan peraturan yang berkenaan. 4 Dengan siapakah kami berkongsi maklumat peribadi anda Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda dalam kumpulan korporat kami serta dengan pihak ketiga yang terlibat dalam menjalankan perniagaan kami dan wakil anda yang diberi kuasa. Ini mungkin melibatkan perkongsian maklumat merentasi sempadan negara. Pendedahan dalam kumpulan korporat kami Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda (yang mungkin kadang-kadang termasuk maklumat peribadi sensitif) dalam kumpulan korporat kami yang memerlukan maklumat untuk tujuan seperti yang dinyatakan dalam notis ini. Ini termasuk berkongsi maklumat peribadi anda dengan entiti BHP di negara selain daripada tempat maklumat tersebut dikumpulkan pada mulanya. Perkongsian maklumat ini dalam kumpulan kami ditadbir oleh perjanjian pemindahan data yang kami laksanakan dengan semua entiti BHP yang berkaitan. Gambaran keseluruhan kumpulan korporat global BHP dan negara-negara tempat entiti BHP beroperasi boleh didapati dalam Laporan Tahunan BHP (lihat di sini). Beberapa ahli kumpulan korporat kami juga melakukan perkhidmatan bersama bagi entiti BHP yang lain. Oleh itu, maklumat peribadi anda (yang kadang-kadang mungkin termasuk maklumat peribadi sensitif) mungkin diproses oleh pusat perkhidmatan bersama BHP yang berpangkalan di Malaysia dan Filipina.
Pendedahan di luar kumpulan korporat kami Kami juga mungkin perlu berkongsi maklumat peribadi anda (yang kadang-kadang mungkin termasuk maklumat peribadi sensitif) dengan: wakil yang anda benarkan untuk berinteraksi dengan kami bagi pihak anda (seperti agensi perekrutan); pihak ketiga yang menyediakan perkhidmatan yang kami gunakan untuk menjalankan perniagaan kami (seperti penyedia perkhidmatan luar yang membantu BHP untuk melaksanakan perkhidmatan HR dan fungsi perkhidmatan perkongsian lain, yang menyediakan perkhidmatan IT atau yang menyediakan keselamatan untuk laman web atau sistem BHP); pembeli prospektif untuk semua atau sebahagian daripada perniagaan kami atau mana- mana saham dalam entiti BHP; penasihat profesional kami (seperti peguam dan akauntan kami); dan pihak berkuasa kerajaan atau orang lain yang diwajibkan untuk berbuat demikian oleh undang-undang yang berkenaan. Jika kami perlu mendedahkan maklumat peribadi kepada pihak ketiga di negara yang berlainan daripada tempat maklumat tersebut dikumpulkan, kami akan mengambil langkah untuk memastikan bahawa terdapat asas yang sah untuk pendedahan tersebut dan pendedahan tersebut mematuhi semua undang-undang yang terpakai. Ini mungkin termasuk memasuki kontrak yang mengikat secara sah dengan penerima yang diwajibkan untuk mengendalikan maklumat anda menurut undang-undang yang terpakai. 5 Bagaimanakah kami menyimpan dan melindungi maklumat peribadi anda Kami mengambil langkah-langkah yang sewajarnya untuk memastikan maklumat peribadi anda disimpan dengan selamat dan dilindungi daripada akses atau penggunaan yang tidak dibenarkan. Kami hanya menyimpan maklumat peribadi anda selagi kami memerlukannya untuk melaksanakan tujuan yang diterangkan dalam notis ini. Maklumat keselamatan Kami memandang sangat serius terhadap privasi untuk semua orang dan kami telah menyediakan prosedur dan teknologi untuk memastikan keselamatan maklumat peribadi anda dari saat pengumpulan hingga penghapusan. Sebagai contoh, akses kepada maklumat peribadi oleh pekerja kami adalah mengikuti dasar "perlu mengetahui" yang terdapat keperluan perniagaan yang sah untuk mendapatkan akses. Kami juga menguruskan maklumat peribadi mengikut Kerangka Kerja Maklumat Keselamatan yang boleh didapati di Keperluan Kami: Proses Global, Teknologi dan Keselamatan Siber. Kami juga mengambil langkah-langkah yang sewajarnya bagi memastikan bahawa semua pekerja kami mengetahui, dan terlatih dengan sebaik-baiknya tentang dasar dan prosedur keselamatan maklumat berkenaan yang dilaksanakan untuk memastikan maklumat peribadi
anda selamat. Kami akan menyiasat dan mengambil tindakan sewajarnya jika kami mengetahui tentang kegagalan mematuhi dasar dan prosedur ini. Penyimpanan maklumat peribadi Secara amnya kami menyimpan maklumat peribadi yang kami kumpulkan dalam pangkalan data elektronik. Pangkalan data ini secara amnya dipusatkan di pusat data khusus kami di Australia (Perth), Chile (Santiago) dan Amerika Syarikat (Dallas). Kami juga menggunakan pihak ketiga untuk menyimpan dan memproses maklumat peribadi anda. Walau bagaimanapun, kami hanya melakukan ini apabila pihak tersebut bersetuju untuk mematuhi prosedur dan dasar kami atau menyediakan langkah-langkah keselamatan yang setara. Pengekalan maklumat Matlamat kami adalah untuk menyimpan maklumat peribadi tidak melebihi tempoh daripada yang diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan dalam notis ini atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang. Secara amnya, ini bermakna maklumat peribadi anda akan disimpan untuk tempoh pekerjaan atau hubungan pekerjaan anda dengan kami, ditambah dengan tempoh masa yang munasabah selepas itu jika perlu untuk memenuhi semua komitmen kami kepada anda (contohnya untuk mengira apa-apa manfaat kerja yang muktamad), untuk menangani isu berkaitan pekerjaan yang sedang dilaksanakan (contohnya, tuntutan disiplin yang berterusan), atau berurusan dengan sebarang hal yang berkaitan dengan undang-undang. Maklumat lanjut tentang amalan pengekalan maklumat kami boleh didapati di Keperluan Kami: Maklumat Tadbir Urus dan Dokumen Kawalan. 6 Hak dan pilihan anda Anda mempunyai hak terhadap maklumat peribadi anda yang dipegang oleh BHP. Sekiranya anda ingin membetulkan maklumat peribadi anda atau anda khuatir mengenai cara kami mengendalikan maklumat peribadi anda, sila hubungi kami seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 9 (Bagaimanakah anda boleh menghubungi kami) Hak Anda Anda mempunyai hak tertentu terhadap maklumat peribadi yang kami pegang tentang anda, walaupun butiran ini mungkin berbeza bergantung kepada negara tempat anda berpangkalan. Kami akan memberi maklum balas kepada semua permintaan yang kami terima daripada individu yang ingin menggunakan hak mereka terhadap apa-apa maklumat yang kami pegang mengikut undang- undang perlindungan data yang terpakai. Sekiranya anda ingin mengakses, membetulkan atau mengemas kini sebarang maklumat peribadi yang kami pegang tentang anda, anda harus menghubungi wakil HR anda atau mengajukan perkara itu melalui pengurus anda. Anda juga boleh mengemas kini jenis maklumat tertentu melalui laman web, Digital Workspace atau, jika anda belum mula bekerja dengan kami, melalui profil anda di laman web kekosongan jawatan kami. Ia penting bagi kami untuk memastikan bahawa semua maklumat yang kami pegang mengenai anda adalah betul dan y terkini. Oleh itu, sila beritahu" kami dengan segera sekiranya terdapat sebarang kesilapan atau perubahan lain yang perlu dilakukan.
Membangkitkan kebimbangan mengenai cara kami menangani maklumat peribadi Jika anda bimbang tentang cara kami mengendalikan maklumat peribadi anda maka anda mempunyai hak untuk mengadu kepada pihak berkuasa perlindungan data yang berkenaan. Pihak berkuasa yang berkaitan adalah bergantung pada negara dimana anda berada. Bagi individu yang berada di Australia, pihak berkuasa yang berkaitan ialah Pejabat Pesuruhjaya Maklumat Australia, butiran hubungan seperti di bawah. Sila hubungi untuk pihak berkuasa di lokasi yang lain. Pejabat Pesuruhjaya Maklumat Australia Telefon: 1300 363 992 Emel: enquiries@oaic.gov.au Alamat: GPO Box 5218, Sydney, NSW, 2001 Sebelum mengemukakan aduan dengan pihak berkuasa perlindungan data, kami mengesyorkan anda mengajukan isu tersebut dengan kami terlebih dahulu supaya kami boleh menangani dengan secepat mungkin. Kami akan merekodkan aduan anda, menanganinya dengan secepat mungkin dan memaklumkan perkembangannya kepada anda dari semasa ke semasa. Sekiranya kami tidak dapat menangani kebimbangan and isu- isu anda, kami akan memberikan maklumat lanjut mengenai cara-cara untuk menghubungi pihak berkuasa perlindungan data yang berkenaan kepada anda. Untuk maklumat lanjut, sila hubungi Pejabat Perlindungan Data dan Privasi BHP. Selain itu, anda juga boleh menghubungi EthicsPoint (1800 423 473) untuk memperoleh kajian semula saksama terhadap pertikaian mengenai pematuhan kami dengan notis ini atau pengendalian maklumat peribadi anda atau sebarang perkara lain yang berkaitan dengan keselamatan maklumat dan Tatakelakuan Perniagaan. 7 Peraturan khusus untuk Negara Peraturan dan sekatan privasi tambahan yang berkaitan dengan pengurusan maklumat peribadi anda mungkin terpakai di sesetengah negara yang kami beroperasi (termasuk United Kingdom). United Kingdom Peruntukan tambahan dalam seksyen ini terpakai kepada semua individu yang bekerja untuk BHP dan berpangkalan di UK. Interpretasi Untuk semua undang-undang UK dan EU yang berkenaan, rujukan kepada 'maklumat peribadi' dalam notis ini hendaklah dibaca sebagai rujukan kepada 'data peribadi' dan BHP adalah "pengawal" berhubung dengan maklumat peribadi anda. Asas undang-undang untuk memproses maklumat peribadi anda BHP hanya akan memproses maklumat peribadi anda di mana kami mempunyai dasar yang sah untuk melakukannya. Ini bermaksud kami akan memproses maklumat peribadi anda:
di mana perlu berkaitan dengan kemasukan atau pencapaian kontrak pekerjaan / penglibatan anda dengan kami; untuk mematuhi obligasi undang-undang kami sebagai majikan; untuk kepentingan perniagaan BHP yang sah, atau kepentingan sahnya sebagai majikan; atau di mana anda diberi pilihan tulus sama ada kami mengumpulkan data anda atau tidak dan anda telah memberikan persetujuan anda kepada kami. Di mana anda telah bersetuju, anda akan sentiasa mempunyai pilihan untuk menarik balik persetujuan ini kemudian dan anda tidak akan mengalami apa-apa kerugian jika anda memilih untuk tidak bersetuju. India Peruntukan tambahan dalam bahagian ini dikenakan kepada semua individu yang bekerja untuk BHP dan berpangkalan di India. Maklumat hubungan Pegawai Aduan: Victor Tsui Head of Data Privacy & Data Ethics BHP Group Limited 171 Collins Street Melbourne VIC 3000 E: China Sebarang maklumat kewangan peribadi (contoh: maklumat bank) diklasifikasikan sebagai Maklumat Peribadi Sensitif Hak Anda Selain hak-hak yang dinyatakan di atas, anda mempunyai hak dalam situasi tertentu, untuk meminta: pemadaman apa-apa maklumat peribadi yang kami pegang tentang anda; sekatan pemprosesan sebarang maklumat peribadi yang kami pegang tentang anda; dan pemindahan maklumat peribadi anda dari BHP ke pihak ketiga. Anda juga berhak untuk membantah pemprosesan maklumat peribadi anda oleh BHP dalam situasi tertentu. Anda juga boleh meminta salinan perlindungan dokumen yang kami sediakan mengenai perkongsian maklumat peribadi merentasi sempadan negara, termasuk perjanjian
pemindahan data BHP, Jika anda ingin membuat permintaan atau membangkitkan bantahan, berkenaan perkara di atas, sila hubungi Pejabat Perlindungan Data dan Privasi BHP. 8 Pengemaskinian untuk notis ini Kami akan mengemas kini notis ini dari semasa ke semasa jika perlu untuk memastikan perubahan dalam undang-undang yang terpakai atau dalam amalan pematuhan privasi kami diperbarui. Versi terkini notis ini akan sentiasa tersedia di laman web. Notis ini akan dikemas kini jika perlu untuk memastikan perubahan dalam undang-undang yang terpakai atau dalam amalan pematuhan privasi kami diperbarui. Versi terkini notis ini akan sentiasa tersedia di laman web . 9 Bagaimanakah anda boleh menghubungi kami Sekiranya anda mempunyai sebarang soalan mengenai notis ini, sila hubungi Pejabat Perlindungan Data dan Privasi kami melalui e-mel Anda boleh mengemukakan pertanyaan berkaitan privasi (sama ada berkaitan dengan notis ini atau sebaliknya): dengan pengurus anda pada bila-bila masa, yang mungkin dapat memberikan respons secara sendiri atau akan mengajukan anda ke Pejabat Perlindungan Data dan Privasi BHP untuk mendapatkan bantuan; dan/atau secara terus dengan Pejabat Perlindungan Data dan Privasi BHP di