USER MANUAL APLIKAN WEB E-RECRUITMENT PERTAMINA I. CARA MELAKUKAN PENDAFTARAN 1. Buka laman pada browser Anda (disarankan menggunakan Google Chrome) 2. Klik Daftar pada halaman utama (landing page) untuk membuat akun pribadi Anda dan isi data-data yang diperlukan : a. Nama Lengkap b. No. KTP c. Alamat Email d. Password e. Konfirmasi Password f. Checklist persetujuan Ketentuan dan Persyaratan yang berlaku Klik Daftar jika data yang diisi sudah benar. Hal 1
3. Setelah Klik Daftar, muncul notifikasi data yang diisikan pada form registrasi. Jika data yang diisi sudah benar, Anda dapat memilih tombol Ya Jika data yang diisi masih harus diperbaiki, Anda dapat memilih tombol Tidak dan akan kembali ke laman Daftar Akun - 4. Setelah konfirmasi, akan muncul notifikasi bahwa Registrasi telah berhasil dan Anda dapat memeriksa di email Anda email balasan berupa Verifikasi akun. Mohon dapat dicek email balasan dimaksud di Inbox/Spam/Junk. Hal 2
5. Anda akan menerima email verifikasi akun seperti di bawah ini. Klik tombol Aktivasi Akun untuk di-direct kembali ke laman tampilan awal kembali (tampilan awal ketika masuk ke untuk di-direct kembali ke laman tampilan awal kembali (tampilan awal ketika masuk ke Notes : Untuk melakukan aktivasi akun, agar memakai laman awal yang didirect kembali setelah mengklik button aktivasi email yang diterima di email untuk menghindari error aktivasi Hal 3
II. CARA MELAKUKAN LOG IN (MASUK) 1. Buka laman pada browser Anda (disarankan menggunakan Google Chrome) 2. Jika Anda sudah melakukan registrasi dan memiliki akun, maka Anda dapat langsung memilih menu MASUK. 3. Masuk menggunakan alamat email dan password yang sudah diaktivasi. Kemudian klik tombol Masuk Hal 4
4. Setelah Anda berhasil masuk, akan muncul halaman utama berupa Progress Vacancy. Laman ini nantinya akan berisi progress dari posisi yang Anda lamar. III. CARA MENGGANTI FOTO PROFILE DAN PASSWORD 1. Setelah berhasil masuk, Anda dapat mengubah foto profile. Pada pojok kanan atas halaman, klik tanda panah dan akan muncul tombol Nama Peserta dan tombol Logout. Klik tombol Nama Peserta lalu klik icon dalam CV Anda. Kemudian klik tombol save. untuk mengupload file photo profile Anda yang akan ditampilkan Hal 5
2. Apabila Anda ingin mengganti password, maka dapat diklik pilihan tab Change Password. Masukkan password lama di Password Sekarang, dan ketikkan Password Baru (minimal 6 karakter) serta ketikkan kembali password baru tersebut di Ulangi Password Baru. Kemudian lakukan penyimpanan dengan mengklik Simpan. Hal 6
IV. CARA MENGISI CURRICULUM VITAE 1. Untuk mengisi data diri, Anda dapat mengklik menu Curiculum Vitae. Pada tampilan Curriculum Vitae akan tampak tampilan dibawah melihat keseluruhan data yang sudah diisikan. - Tombol Ubah Data berfungsi untuk menghubungkan kehalaman dimana peserta dapat melakukan pengisian CV dengan tab data diri, keluarga, pendidikan, alamat, kompetensi, sertifikasi, organisasi, dan pekerjaan. Tombol Unduh CV berfungsi untuk mendownload CV kedalam bentuk tampilan Pdf.
Hal 7
2. Pada tab data diri, isilah data diri Anda seperti no. KTP, Jeni Kelamin, Kewarganegaraan dan lain- lain. Anda diwajibkan untuk mengisi semua kolom yang bertanda bintang merah (asterisk) sesuai dengan data yang sebenarnya. Kemudian klik tombol Simpan jika Anda sudah yakin untuk menyimpan data yang telah diisikan. Notes : Pada laman ini, Anda dapat melakukan penggantian Email di placeholder Email (diberi kotak kuning). Kolom ini akan mendeteksi apabila Email dimaksud sudah pernah digunakan/terdaftar di Web Recruitment Hal 8
3. Pada tab Alamat, isilah data diri Anda pada alamat KTP maupun alamat domisili. Isi alamat, Nomor Rumah, Kode Pos, dan Nomor Telpon (dalam bentuk free text), serta pilih secara drop-down list Provinsi, Kota/Kabupaten, dan Kecamatan alamat Anda. Anda diwajibkan untuk mengisi semua kolom yang bertanda bintang merah (asterisk) sesuai dengan data yang sebenarnya. Kemudian klik tombol Simpan jika Anda sudah yakin dengan data yang diisikan. Notes : Apabila Kota/Kabupaten ataupun Kecamatan Anda tidak tercantum dalam drop-down list dimaksud, pilihlah daerah yang paling dekat. Hal 9
4. Pada tab Pendidikan, list data pendidikan, nama sekolah/universitas, jurusan, dan isi nilai/IPK Anda dalam kolom IPK/Nilai serta nilai maksimal IPK/Nilai di kolom dari Maksimal. Sebagai contoh, IPK Anda adalah 3.56 dan nilai maksimal IPK di Institusi Pendidikan Anda adalah 4, maka isi 3.56 di kolom Nilai/IPK dan 4.00 di kolom dari Maksimal. Isi maksimal 3 pendidikan terakhir Anda dengan seKemudian mengklik tombol Simpan sebelum Anda menambah field data pendidikan Anda. Anda diwajibkan untuk mengisi semua kolom yang bertanda bintang merah (asterisk) sesuai dengan data yang sebenarnya. Kemudian seKemudian klik tombol Simpan jika Anda sudah yakin menyimpan data yang diisikan. isilah data diri secara drop-down Hal 10
5. Pada tab Pengalaman Kerja, isilah data diri Anda berupa nama perusahaan, jabatan, lama bekerja, kolom Keterangan dapat diisikan dengan Deskripsi Pekerjaan Anda dan dan Prestasi/Achievement Anda selama menjabat posisi di Pekerjaan tersebut (apabila ada). Isikan dengan pengalaman kerja Anda yang terbaru dan seKemudian mengklik tombol Simpan sebelum Anda menambah field data pengalaman kerja Anda. Anda diwajibkan untuk mengisi semua kolom yang bertanda bintang merah (asterisk) sesuai dengan data yang sebenarnya. Kemudian seKemudian klik tombol Simpan jika Anda sudah yakin menyimpan data yang diisikan. Hal 11
6. Pada tab Pengalaman Organisasi, isilah data diri Anda berupa nama organisasi, jabatan, dan lama menjabat (start date dan end date) di Organisasi tersebut. SeKemudian mengklik tombol Simpan sebelum Anda menambah field data pengalaman Organisasi Anda. Apabila sampai dengan saat ini Anda masih terdaftar di jabatan/posisi di Organisasi tersebut, maka end date Jabatan dimaksud dapat diisikan tanggal terakhir Anda mengisi CV dimaksud sebelum melakukan Apply. Anda diwajibkan untuk mengisi semua kolom yang bertanda bintang merah (asterisk) sesuai dengan data yang sebenarnya. Kemudian klik tombol Simpan jika Anda sudah yakin menyimpan data yang diisikan. 7. Pada tab Keluarga, isilah data diri Keluarga Anda berupa status keluarga, nama lengkap, dan pekerjaan. Dalam field ini, data keluarga yang dapat dipilih terdiri dari Ayah, Ibu, Suami atau Istri. Jika ingin menambahkan isian, klik tombol Tambah Keluarga. Anda diwajibkan untuk mengisi Hal 12
semua kolom yang bertanda bintang merah (asterisk) sesuai dengan data yang sebenarnya. Kemudian klik tombol Simpan jika Anda sudah yakin menyimpan data yang diisikan. 8. Pada tab Kompetensi dan Sertifikasi, isilah data diri Anda berupa Kompetensi (dapat dipilih dalam drop-down list atau meng-klik Lainnya untuk menambahkan data free-text apabila data kompetensi tidak terdapat dalam drop-down list dimaksud) serta Sertifikasi yang dimiliki (nama sertifikat, lembaga penerbit dan tahun sertifikasi). Anda diwajibkan untuk mengisi semua kolom yang bertanda bintang merah (asterisk) sesuai dengan data yang sebenarnya. Kemudian selalu klik tombol Simpan jika Anda sudah yakin menyimpan data yang diisikan. Hal 13
9. Pada tab Data Pendukung, upload file-file yang dibutuhkan, seperti ijazah, KTP, dan transkrip nilai. Klik tombol Choose File, pilih file yang akan di upload, Kemudian klik tombol Kirim untuk menyimpan dokumen dimaksud. Anda diwajibkan untuk meng-upload semua kolom yang bertanda bintang merah (asterisk) sesuai dengan data yang sebenarnya. Untuk dokumen tambahan, bisa di-upload dengan file lain yang dapat menunjang proses rekrutmen. Klik tombol Choose File, pilih file yang akan di upload, isikan nama dokumen pada kolom dibawahnya, Kemudian klik Kirim. Setelah selesai mengisikan seluruh data diri, Anda dapat melihat kembali isiannya dengan klik tombol Lihat CV. Hal 14
V. CARA MELAMAR SUATU POSISI PEKERJAAN 1. Setelah mengisikan seluruh data diri, Anda baru bisa melamar suatu posisi. Untuk melihat daftar posisi yang sedang lowong, Anda klik tab menu Job Vacancy. Anda dapat mencari posisi pekerjaan sesuai dengan yang diinginkan dengan menyaring posisi berdasarkan Nama Perusahaan, Jenis Program, Tipe Pekerjaan dan mengurutkan tanggal posting Job dimaksud pada Urut Berdasarkan. Untuk melihat deskripsi lengkap mengenai pekerjaan yang akan di pilih, Anda dapat klik tombol Detail Pekerjaan. Hal 15
2. Setelah melihat detail pekerjaan dan melihat kesesuaian requirement pekerjaan dimaksud dengan kualifikasi Anda, Anda dapat melamar pekerjaan tersebut dengan mengklik tombol Lamar Pekerjaan Ini . 3. Kemudian pilih tombol Lamar untuk melamar posisi pekerjaan yang sudah dipilih. Hal 16
Notes : Apabila masih terdapat data yang kurang lengkap di CV Anda, menu notifikasi diatas akan memberitahukan bahwa masih ada data maupun dokumen (yang diberikan asterisk) yang belum lengkap. 4. Kemudian akan muncul notifikasi sebagai berikut. Pilih tombol Lamar jika Anda sudah yakin dengan posisi yang dilamar, jika tidak yakin pilih tombol Batal. 5. Jika Anda berhasil melamar suatu posisi pekerjaan, akan muncul notifikasi berhasil sebagai berikut. Notifikasi yang sama juga akan dikirimkan ke email yang Anda gunakan untuk melakukan pendaftaran. Hal 17
VI. CARA MELIHAT PERKEMBANGAN TAHAP REKRUTMEN 1. Setelah Anda melamar suatu posisi pekerjaan, Anda dapat melihat perkembangan tahapan rekrutmen pada tab menu My Application. Tahapan rekrutmen ditandai dengan dot pada garis lurus tahapan, seperti applied, screening, assessment, online interview, interview user, top management interview, medical check up, dan hired. Perkembangan setiap tahapan akan ditandai dengan warna dengan definisi sebagai berikut: - Warna Biru berarti Anda sedang Diproses pada tahap tersebut, - Warna Hijau berarti Anda dinyatakan Lulus tahapan seleksi dimaksud - Warna Merah berarti Anda dinyatakan Gagal tahapan seleksi dimaksud Hal 18
FREQUENTLY ASKED QUESTION 1. Q : Adakah minimum spesifikasi requirement untuk membuka aplikasi Web E-Recruitment Pertamina? A: Aplikasi ini bisa berfungsi dengan baik apabila dibuka di desktop/laptop melalui browser Google Chrome. 2. Q : Apabila saya ingin mengganti Foto Profile Saya dengan yang ter-update, apakah bisa? A : Foto Profile bisa diupdate setiap saat dengan tata cara mengganti foto profile 3. Q : Apakah saya bisa melakukan update email setelah selesai melakukan pengisian CV? A : Update email dapat dilakukan setiap saat dengan cara mengupdate email dan secara system akan dilakukan checking apakah email dimaksud sudah terdaftar (ref. melakukan Tata Cara mengisi Curriculum Vitae no.2 terkait update email). Akan tetapi, setelah melakukan apply/meng-apply pekerjaan, maka data personal (termasuk Email) tidak dapat diubah 4. Q : Apakah saya bisa melakukan update data yang telah saya input di Web Recruitment Pertamina? A : Update dapat dilakukan 1 tahun setelah terakhir masa apply 5. Q : Bagaimana saya mengetahui jadwal saya selama proses rekrutmen? A : Selama proses rekrutmen berlangsung, peserta akan menerima pengumuman terkait jadwal melalui email dan dapat dipantau melalui dashboard peserta di Web Recruitment Pertamina 6. Q : Apakah saya dapat diperkenankan melakukan apply lebih dari 1 job position? A : Apply dapat dilakukan hanya untuk 1 job position dalam 1 tahun dan dapat melakukan apply kembali setelah 1 tahun tanggal terakhir melakukan apply 7. Q : Apakah saya dapat melakukan permintaan reset NIK/No ID KTP? A : No. NIK akan dikunci pada saat melakukan registrasi dan tidak dapat dilakukan reset. Untuk itu harap dipastikan bahwa NIK tersebut benar. 8. Q : Apabila saya lupa password, apakah saya bisa melakukan reset password? A : Terdapat fitur "lupa password" yang dapat memberikan langsung ke email yang telah didaftarkan. Untuk itu, pastikan bahwa email yang telah Anda daftarkan sudah benar. 9. Q : Bagaimana saya mengetahui status terakhir saya dalam proses rekrutmen yang saya ikuti? A : Terdapat dashboard peserta yang menunjukkan beberapa warna untuk status proses yang dijalani : Lulus, Tidak Lulus, Dalam Proses. 10. Q : Terdapat beberapa dokumen yang harus diupload pada saat peserta dinyatakan lulus dan menerima surat panggilan mengikuti pendidikan (Fresh Graduate) /Offering Letter (Experienced Hire), apakah seluruh dokumen wajib diupload? A : Dokumen-dokumen yang mandatory (bersifat wajib) agar diupload sebagai prasyarat proses onboard peserta. Hal 19