".(MAMPU) . ~ KETUA PENGARAH UNIT'PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU) JABATAN PERDANA MENTERI ARAS 6, BLOK B2 KOMPLEKS JABATAN PERDANA MENTERI PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62502 PUTRAJAYA MALAYSIA Telefon Faks Email : 03-88882311 : 03-88883163 : normah@mampu.gov.my UPTM 159/526/9 Jld. 4 (60) 2.:3November 2007 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Ketua Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan Semua V.B. Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Tempatan LANGKAH-LANGKAH PEMANTAPAN PELAKSANAAN SISTEM MEL ELEKTRONIK DIAGENSI-AGENSI KERAJAAN Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di alas. Surat MAMPU ru'ukan UPTM159/526/9 Jld.4 5 bertarikh 1 Jun 2007 adalah jQga berkaitan. 2. Sebagaimana semua sedia maklum, mel elektronik atau e-mel merupakan salah satu dari media yang sangat penting dalam berkomunikasi. Pada masa ini sistem e-mel telah menjadi saluran . rasmi Kerajaan dalam berkomunikasi dan digunakan secara meluas serta menyediakan saluran komunikasi lebih daripada dua hala dengan cara yang lebih pantas dan berkesan.
Langkah-Iangkah pemantapan yang cigariskan ini merupakan 3. usaha baai menaukuhkan laai PekelHina Kemaiuan Pentadbiran Awam BU. 1 Tahun 2003 bertaiuk "Garis Panduan Menaenai Tatacara Penaallnaan Internet dan Mel Elektronik di Aaensi- aaensi Keraiaan". 4. Sehubungan dengan itu, Ketua Jabatan can pegawai-pegawai di semua peringkat dalam agensi Kerajaan hendaklah mematuhi can melaksanakan perkara-perkara seperti berikut: a) Setiap agensi hendaklah memberi latihan asas tatacara penaendalian dan penaurusan baru sebelum akaun a-mal a-mal kepada peaawai berkenaan peaawai diwuiudkan. Program kesedaran, tatacara can pembudayaan penggunaan e-mel juga perlu dilaksanakan secara berkalabagi b) Setiap peaawai penaemaskinian dan bertanaaunaiawab atas penaaunaan mailbox masina- ke masing. c) Agensi hendaklah sentiasa memantau kestabilan server .(server heal1l1)24 x 3~an menauii capa~ kepada sistem e-mel secara berkala dengan menaaunakan peralatan yang dikenal pasti sesuai. Uiian penahantaran e- mal dari sistem e-mel luaran (seperti yahoomail, gmail, hotmail) ke e-mel agensi hendaklah dUaksanakan secara beriadual untuk memastikan bahawa capaian sistem a-mal agensi berkenaan berada dalam keadaan vana baik. Pengujian ini hendaklah dijadikan salah satu perkara dalam senarai semak harian sistem e-mel. 2
perianiian sistem a-mal Dada tahaD premium mempunvai digalakkan d) Agensi penvelenaaaraan ,(premium service), dengan pembekal-pembekal yang berkelayakan. e) Memastikan keseluruhan intrastruktur ICT (seperti firewall, Domain Name Server (DNS), Intrusion Prevention System landasan bagi sistem e- vana (IPS) dan sebagainya) yang menjadi mal berada pad a tahap ketersediaan dan prestasi terbaik. Untuk tujuan ini, agensi dikehendaki untuk menialankan penilaian sekurang-kurangnyasekali setahun oleh pihak ketiga ke alas intrastruktur ICT (ke alas aspek- aspek seperti prestasi, risiko keselamatan dan bekalan elektrik)bagi f) Memastikan peralatan-peralatan ICT agensi (server a-mal, DNS, anti-spam, firewall, IPS) dikontiaurasi menaikut Diawaian industri. Amalan-amalan seperti berikut hendaklah diguna pakai: i) Ruang mailbox yang mencukupi (sekurang-kurangnya 100Mb) untuk setiap akaun a-mal. Walau bagaimanapun, mailbox terti n untuk tidak adalah peaawai dicadangkan perinakat had supaya saiz penaurusan Seandainya kapasiti server sedia ada tidak dapat memenuhi keperluan ini maka aaensi terbabit hendaklah menaik tarat kaQasiti server berkenaan. ii) Ruang storan pemprosesan sementara untuk a-mal (temp files) hendaklah sekurang-kurangnya 1GB. 3
iii) Saiz maksimum dan minimum bagi e-mel berserta lampiran (attachment) yang keluar atau masuk, adalah 10Mb. Sekiranya perlu, kaedah pemampatan untuk mengurangkan saiz fail adalah disarankan. iv) Agensi-agensi digalakkan mempunyai sekurang- kurangnya dua server e-mel untuk memperoleh tahap high availability. v) Perkhidmatan MTAle-mel perlu didaftarkan di DNS dan mempunyai elemen-elemen berikut; A record, MX record, reverse lookup, Sender Privacy Framework (SPF) dan domain key. vi) Memastikan agar keupayaan relay hanya boleh digunakan untuk server/aplikasi dalaman agensi sahaja bagi tujuan keselamatan. vii) Bagi agensi-agensi di Pusat Pentadbiran Putrajaya yang mempunyai internal DNS sendiri, DNS tersebut hendaklah dikonfigurasikan untuk forward lookup kepada Internal DNS di Putrajaya. g) Bagi aaensi Keraiaan vana menaaunakan peralatan- peralatan mudah alih seperti telefon bimbit. oersonal diaital assistant notebook dan sebaaainva untuk menaakses sistem e-mel. peralatan- peralatan tersebut hendaklah dipastikan mematuhi lanakah-Ianakah keselamatan sebaaaimana vana telah ditetapkan baai capaian a-mal dalam persekitaran Q!tlabat. 4
, '. - h) Aaensi hendaklah membanaunkan Standard Ooeratina procedures~an senarai semat< har!an baa! a-mal berdasarkan kepada kerangka asas yang disediakan oleh MAMPU..danmelaksanakannya. i) Agensi hendaklah memastikan semua peralatan ICT menaaunakan sistem penaoperasian vana masih disokona oleh pihak pembekal utama (product principal) serta sentiasa dikemas kini dengan versi/patches terkini. j) Agensi digalakkan menvediakan keupavaan redundancy atau hiah availability bagi lain-lain peralatan ICT vana kritikal (seperti firewall, switches/hubs, Intrusion Prevention System (IPS), viruswall dan sebagainya). k) Agensi digalakkan menjalankan imbasan penuh ke alas sistem rangkaian atau full network scan sekurang- kurangnya dua kali setahun untuk menghapuskan sebarang parisian jahat (malicious software). I) Agensi digalakkan melaksanakan backup setiap hari ke alas sistem a-mal. m)Agensi disarankan membangunkan Business Continuity plan lBCPl dan Risk Assessment bagi sistem a-mal di peringkat disediakan oleh MAMPU. agensi berdasarkan kerangka asas yang n) Agensi hendaklah mengadakan sesi perbincangan dengan pembekal-pembekal utama sistem a-mal dari semasa ke semasa untuk mencari jalan terbaik bagi memperbaiki pengurusan dan pengoperasian sistem a-mal secara berterusan. 5
5. Agensi yang mengendalikan sisteme-mel adalah disarankan mempunyai sekurana-kurananva dua orana Pentadbir E-Mel dari skim Perkhidmatan Teknoloai Maklumat supaya pengetahuan serta kemahiran meng,urus sistem e-mel tersebut diperoleh oleh lebih seorang dan saling melengkapi. 6. Peaawai Pentadbir E-Mel hendaklah mendapat latihan vana secukupnva mengikut platform e-mel yang digunakan. Peaawai berkenaan adalah di alakkan untuk lulus cerlifie dalam bidana-bidana vana tetapkan bagi produk e-mel yang diguna pakai. 7. Semua Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Jabatan diminta mengambil tindakan supaya langkah-Iangkah di alas dipatuhi, dilaksanakan dan dipantau sepenuhnya dengan berkesan. Sekian, terima kasih. "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang menurut perintah, Salinan Kepada: Ketua Setiausaha Negara 6