Tahniah kerana anda dah selangkah ke hadapan untuk kembangkan bisnes anda! Semoga ebook ini membantu anda untuk lebih bersemangat automate dan grow kan bisnes anda. Ketua Research & Development Zulfadhli Talib Penulis Abdul Basit Editor Norshahirah binti Zahimi Reka Bentuk Grafik Amirul Hafis Hak Cipta Terpelihara. Namun andai mahu kongsikan ilmu di media sosial, sila gunakan #ByondSuccess Ebook ini diterbitkan oleh: Byond Success Sdn Bhd (1113174-U) 85-1 & 85-2, Dataran DwiTasik, Jalan Dwitasik 1, Bandar Sri Permaisuri, 56000 Cheras, Kuala Lumpur
FORENSIK BISNES: 11 R A H S I A DUIT B I S N E S SELALU "BOCOR" DAN B AG AI MAN A NAK TAMPAL DUIT BOCOR ANDA Bisnes bukan sekadar jual beli, untung rugi. Jika anda serious untuk bina legasi bisnes, pastikan anda tahu bagaimana nak buat bisnes, dan urus bisnes tersebut. Sama juga untuk duit masuk dalam bisnes. Fokus terhadap bagaimana nak bawak duit masuk saja tidak cukup. Anda perlu uruskan duit yang masuk supaya bisnes anda kukuh dan boleh berkembang bila- bila masa. Di dalam ebook ini saya akan berkongsikan kepada anda, ada 11 jenis pembelanjaan yang memakan keuntungan bisnes.
Dah lama berniaga, bisnes tak berkembang pun.. Ada orang dah berniaga 10 tahun, dari dulu sampai sekarang, bisnes dia sama je. Lagi sedih, bisnes dah 10 tahun, tapi saving "ciput", bisnes untung ke tak, owner pun tak tahu macam mana nak tengok. Selalunya owner bisnes macam ni, mereka dah biasa buat bisnes sorang-sorang ataupun mereka ada staf, tapi staf hanya handle kerja-kerja operasi je. Bab jaga duit, owner bisnes selalunya tak percaya nak hire staf, yang boleh jaga duit bisnes dengan selamat. Pakai duit bisnes sendiri pun salah ke? Apabila anda sendiri yang urus duit bisnes, mungkin anda rasa lebih selamat sebab tiada risiko staf curi duit bisnes, tapi sebaliknya anda sendiri yang "tercuri" duit company. Bagi anda mungkin tak salah kalau guna duit bisnes sendiri, bukan duit bisnes orang lain, anda jugak yang bawak masuk sales dalam bisnes. Bila dah fikir macam tu, tak mustahillah duit syarikat banyak bocor atau hilang hasil curian anda. Walaupun anda ambil duit bisnes sendiri, tetapi anda kena ingat, itu duit bisnes. Jangan samakan duit bisnes dengan duit kegunaan peribadi. Melainkan jika anda memang tak kisah bisnes anda tutup bila-bila masa, kemudian anda boleh teruskan ambil duit bisnes sesuka hati.
Kenapa bila audit je ada masalah? Untuk yang syarikat Sdn Bhd, menggunakan duit syarikat sesuka hati, tanpa rekod, tanpa sebab yang valid, kesannya akan membuatkan anda "sedekah lebih" bila anda bayar cukai nanti. Ingat, setiap tahun akaun syarikat anda akan diaudit. Jangan nanti bila report audit keluar, syarikat dah lah rugi, tapi kena bayar cukai. Kenapa? Ini adalah kerana ada perbelanjaan yang tak sepatutnya anda buat, anda ingat kesemuanya boleh ditolak cukai. Bukan ke lagi banyak aset, lagi banyak pengecualian cukai? Jangan salah faham dengan syarikat lagi banyak aset, lagi murah bayar cukai. Bukan semua aset layak untuk dibuat pengecualian cukai. Setiap ringgit yang dikeluarkan walaupun seposen, kalau dalam report kewangan tak tally, susah bila anda nak tutup akaun untuk diaudit nanti. Kawal perbelanjaan syarikat jauh lebih jimat.. Untuk pastikan kebocoran duit syarikat anda "ditampal", saya akan kongsikan 11jenis pembelanjaan yang biasa anda buat,dan bagaimana nak uruskan pembelanjaan ini.
1. Gaji & Benefit Sebuah bisnes takkan bertahan lama jika ia hanya bergantung kepada owner bisnes sahaja. Jika anda masih baru dalam bisnes, anda kena plan dan decide siapa yang anda perlukan untuk jadi team anda, dan apakah job scope yang mereka perlu uruskan. Untuk pastikan anda tidak mempunyai isu dengan kos untuk hire pekerja, sebelum anda hire lagi anda boleh buat anggaran gaji untuk bakal team yang akan dihire nanti. Pastikan gaji berbaloi, tidak terlalu tinggi, dan rendah. Bila dah ada expected salary, kira sekali caruman yang perlu dibayar, dan masukkan dalam kos bulanan. Ingat, hire staf yang anda perlu sahaja. Jangan hire staf ramai-ramai, tapi anda tak buat pengiraan kos, lepas tu kos meningkat, tapi produktiviti syarikat tak naik pun. Paling tidak, jika anda tak mampu, gunakan freelancer atau pekerja part time untuk bantu anda uruskan bisnes.
2. Kadar Sewa Selain daripada kos staf, kadar sewa adalah kos syarikat yang paling predictable, betul? Bagi owner bisnes yang menyewa ofis, atau shop lot, anda dah ada flat rate yang perlu anda bayar setiap bulan. Untuk anda yang ingin ada ofis tetapi bajet agak ketat, elakkan ambil ofis yang lokasinya di tempat yang ramai orang, supaya kadar sewa yang dibayar lebih murah. Alternatif lain, anda boleh cari ofis yang mana anda boleh sewa separuh daripada ofis tersebut. Ini bermakna anda kongsi bayar sewa dengan orang lain untuk lot tersebut. Selain itu, tips apabila anda deal dengan agent atau owner pejabat, sebelum menandatangi perjanjian, anda boleh letak klausa berkenaan kenaikan harga. Sebagai contoh, "pemilik premis hanya boleh menaikkan kadar sewa premis maksima 3% dalam masa tempoh 2 tahun". Dari situ anda tahu, kalau pemilik premis naikkan harga sekalipun, ia takkan lebih dari 3% dalam masa 2 tahun.
3.Peralatan Anda mungkin perlukan peralatan-peralatan untuk jalankan bisnes anda seperti mesin-mesin untuk manufacturing, kamera, komputer, perisian komputer (software) dan banyak lagi. Conoth anda perlukan printer dan scanner, tetapi untuk jimat kos, daripada beli dua mesin yang berbeza, anda boleh beli printer yang 2 in 1 sekali dengan scanner. Selain tu, tak salah untuk anda gunakan peralatan yang secondhand. Langkah yang lebih jima, anda boleh beli peralatan pejabat terpakai seperti secondhand laptop, mesin manufacturing untuk production anda seperti oven, mixer, jika anda buat bisnes baking. Tetapi, untuk beli peralatan secondhand, pastikan ia masih berkualiti dan tahan lama. Apa yang penting, boleh mudahkan anda uruskan perniagaan anda.
4. Peralatan Kos yang berterusan seperti utiliti dan bekalan pejabat juga tidak terkecuali untuk "makan" bajet bisnes anda. Oleh itu, anda perlukan plan untuk bil air, elektrik, gas, internet, dan barang-barang asas keperluan pejabat seperti pen, kertas, pensil. Bagaimana nak kurangkan kos utiliti ni? Anda boleh kurangkan kos utiliti dengan amalkan budaya "go green" seperti recycle kertas-kertas yang tak digunakan, dan "go paperless" dengan apply sistem online. Contohnya, anda dan team menggunakan Google Docs atau Google Sheet untuk buat report seperti report kewangan, operasi, pemasaran dan lain-lain. So jika staf nak submit report, mereka tak perlu print report dan bagi kepada anda. Mereka hanya sharekan link document dan anda boleh tengok dan edit melalui telefon atau laptop saja. Untuk penggunaan elektrik di ofis, anda boleh sediakan SOP di setiap plug suis seperti aircond, komputer, supaya setiap peralatan ini ditutup selepas digunakan.
5.Keselamatan Anda perlu menitik beratkan isu keselamatan. Isu keselamatan ini bukan sahaja dari segi keselamatan pejabat. Data syarikat juga perlu dipelihara supaya tidak bocor terutama kepada pesaing bisnes anda. Oleh sebab itu, untuk staf yang mempunyai akses kepada data-data sulit syarikat seperti finance, HR, mereka perlu menandatangani agreement Non-Disclosure Agreement bersama syarikat. Selain itu, anda perlu invest duit bisnes anda untuk keselamatan yang lebih untuk bisnes seperti pasang kamera cctv, alarm, system anti virus untuk komputer anda dan staf.
6. Adhoc Expenses Dalam bisnes, kita tak lari daripada perbelanjaan adhoc yang tak dapat kita elak. Di luar sana, ramai yang ambil insuran untuk medical card. Tetapi, ramai owner bisnes tak tahu bahawa adanya insuran bisnes, untuk secure bisnes mereka. Sekurang-kurangnya apabila perkara seperti kecurian, kerugian, terjadi, anda boleh claim insuran bisnes anda. Oleh itu, sebelum nak ambil insuran untuk lindung bisnes anda, pastikan anda buat kajian dan analisis dan pilih policy insuran yang terbaik. Sekurang-kurangnya kalau ada apa-apa berlaku pada syarikat, anda dah ada insuran yang akan bantu anda, daripada anda terpaksa keluarkan semua duit bisnes untuk selesaikan masalah.
7. Yuran Professional Beberapa owner bisnes yang saya jumpa, mereka lebih suka untuk memilih uruskan bisnes sendiri, yang mana bagi mereka bisnes "lebih selamat". Namun, bila uruskan bisnes sendiri, saya dapati paling sukar untuk owner bisnes buat adalah disiplin. Disiplin apa? Disiplin untuk tak guna duit bisnes untuk kegunaan peribadi. Disiplin untuk tak suka hati nak buka bisnes ke nak cuti. Disiplin untuk simpan, jaga dan susun dokumen bisnes secara sistematik. Apabila disiplin tiada, itu yang bisnes dah 10 tahun pun tak berkembang. Jika anda tak reti nak buat marketing, anda boleh hire staf atau outsource marketing anda kepada agency. Jika anda tak reti nak urus duit syarikat, hire akauntan atau beli sistem akaun untuk track duit keluar masuk dari bisnes anda. Jika anda tak tahu siapa perlu anda cari, anda cari mereka yang berjaya tetapi mempunyai bisnes sama seperti anda, jumpa mereka, dan dapatkan nasihat mereka untuk anda atur tindakan anda.
8. Marketing Jika anda nak bisnes anda bertambah customer, follower dan lebih dikenali ramai, anda perlu laburkan kos untuk marketing. Namun jika tersalah labur untuk kos marketing ni, memang tak mustahil kos tu terlebur. Nak buat marketing pastikan anda ada ilmu marketing. Hampir 7/10 owner bisnes yang datang kepada saya masih mengendalikan kempen marketing sendiri. Tetapi, hanya 60% saja daripada mereka yang tahu buat marketing, dan selebihnya mereka buat marketing tanpa ada ilmu yang betul. Ada juga yang cakap "takpelah, saya buat free marketing, tak rugi pun". Siapa kata anda tak rugi? Masa dan tenaga yang anda guna itu semua kos yang "tersirat". Cuba bayangkan anda ada staf marketing, hire untuk buat free marketing, tapi sales tak masuk. Rugi tak? Mesti anda akan cakap, buat rugi je bayar gaji mereka, betul? Sama juga kalau anda buat sendiri. Walaupun tak keluar kos, tapi masa yang anda gunakan tu, boleh buat banyak lagi perkara untuk jana income bisnes. Pastikan anda buat marketing plan dan strategi yang baik, barulah anda run kempen marketing. Apabila anda laburkan kos marketing, sudah pasti anda nak Return On Investment (ROI) yang tinggi, betul? Perkara yang sama, jika anda rasa anda nak outsource marketing, pastikan anda tahu nak baca data daripada agency yang anda bayar. Kalau tidak, tak mustahil duit marketing anda burn, marketing kempen anda effective atau tak pun anda tak tahu. Namun, jika anda rasa anda nak run marketing sendiri juga untuk permulaan, hadirlah ke mana-mana kelas marketing untuk dapatkan ilmu dan strategi yang betul.
9. Reward, Travel, & Entertainftent Jika bisnes anda banyak travel, banyak jumpa customer di luar, anda perlu menitik beratkan kos pengangkutan, makan dan minum, entertainment, dan reward. Tak salah nak reward team, nak entertain customer di luar, cuma bila ia melibatkan duit bisnes, anda perlu lebih berjimat. Setiap kos yang keluar perlulah ada resit claim untuk pastikan setiap duit bisnes yang keluar tidak disalah gunakan. Untuk mengelakkan kos di bahagian ini tinggi, anda perlu buat allocation setiap bulan untuk reserve duit bisnes untuk kos di bahagian ini. Selain daripada berjumpa direct dengan customer, anda boleh video call dengan customer, lebih menjimatkan.
10. Maintenance Maintenance perlu dibuat untuk mengelakkan kerosakan yang boleh merugikan bisnes. Tetapi, maintenance juga perlukan kos yang tinggi ada masanya. Untuk mengelakkan bisnes anda tidak terjejas dengan kos maintainance, anda boleh buat saving setiap bulan. Apabila ada maintainance yang perlu dibayar, anda boleh gunakan duit tersebut. Sebagai contoh, tiba-tiba laptop staf rosak: Kos maintenance : RM 250. Anda mungkin nampak RM 250 itu satu nilai yang kecil. Tetapi bagaimana jika data-data, atau kerja penting yang staf tersebut handle takda backup dan hilang? Dalam masa yang sama, company takda laptop backup nak bagi staf tersebut guna sementara tunggu laptop staf tersebut siap dibaiki. Macam mana kerja staf nak jalan? Oleh sebab itulah, jangan tengok nilai sesuatu perkara atau isu dalam bisnes, hanya pada jumlah wang yang perlu anda keluarkan.
11. Persediaan Cukai Ramai owner bisnes tak suka bayar cukai. Anda mahu atau tidak, itulah tanggungjawab yang perlu anda penuhi setiap tahun untuk menyumbang dalam ekonomi negara. Untuk penyediaan cukai, 1st sekali, owner bisnes perlu membuat anggaran berapa anggaran keuntungan pada tahun tersebut. Selepas buat anggaran keuntungan, anda perlu kira daripada jumlah keuntungan tersebut, berapa cukai yang perlu dibayar. Kemudian anda buatlah bayaran cukai ansuran setiap bulan melalui borang CP 204. Untuk buat ansuran ni, anda perlu maklumkan dan daftar kepada LHDN melalui E- Filling sebab LHDN dah tak benarkan secara manual. Walaupun akaun belum tutup untuk taksiran cukai, anda boleh dan sangat digalakkan untuk bayar cukai secara ansuran. So nanti, bila sampai masa anda kena tutup akaun, anda hanya ada masa 7 bulan untuk kemukakan borang nyata cukai pendapatan syarikat. Gunakan Slip Pengiriman Bayaran (Borang CP207) yang disediakan bersama Borang C apabila membuat bayaran. Sekurang-kurangnya bila anda dah buat bayaran ansuran dari awal, anda hanya tinggal bayar baki saja jika ada lebihan yang perlu dijelaskan selepas anda kemukakan borang nyata cukai.
Realitinya, duit bocor dapat dielakkan jika anda peka dalam uruskan duit bisnes anda. Ada dua solusi yang saya suggest untuk anda tampal kebocoran bisnes anda, dalam masa yang sama anda dapat jimat masa dan tenaga anda untuk jaga akaun bisnes. 1.Hire orang akaun Untuk hire orang akaun, anda ada dua pilihan. Satu, sama ada anda hire sendiri staf akaun, jadi staf tetap. Kedua, anda bayar syarikat lain yang menyediakan servis bookkeeping akaun, untuk jaga akaun syarikat anda. Salah satu syarikat yang buat servis bookkeeping di bawah kelolaan Byond Group of Companies adalah Byond Corporation. Anda boleh hubungi 017 949 9647 untuk dapatkan servis ini daripada Byond Corporation. 2. System akaun Ini solusi yang sesuai untuk anda yang masih startup. Banyak sistem akaun kat luar sana yang anda boleh subscribe, yang lebih menjimatkan duit syarikat. Ada beberapa contoh sistem akaun yang popular seperti : Quickbooks Ecount Paling tidak jika anda tak bersedia nak hire orang akaun, subscribelah sistem akaun supaya anda senang nak buat report akaun bisnes nanti.