PK 1.2 KERAJAAN MALAYSIA Tanggungjawab Pegawai Pengawal Dan Ketua Jabatan PERBENDAHARAAN MALAYSIA
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 1 .2 KANDUNGAN PK 1.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL DAN KETUA JABATAN ... 1 1. Pendahuluan ... 1 2. Definisi Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan ... 1 3. Tanggungjawab Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan Dalam Menguruskan Perolehan Kerajaan ... 2 4. Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Menyediakan Perancangan Perolehan Tahunan (PPT) ... 2 5. Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Semasa Proses Perolehan ... 3 6. Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Dalam Pentadbiran Kontrak ... 4 7. Tarikh Kuat Kuasa ... 4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 1 .2 PK 1.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL DAN KETUA JABATAN 1. Pendahuluan 1.1 Pekeliling ini bertujuan memberi penjelasan mengenai tanggungjawab Pegawai Pengawal dan Ketua Jabatan dalam menguruskan perolehan Kerajaan di Agensi masing-masing. 1.2 Pegawai Pengawal dan Ketua Jabatan adalah tertakluk kepada peraturan dan tatacara yang memperuntukkan kuasa masing-masing bawah Arahan Perbendaharaan, Pekeliling sama ada di Perbendaharaan atau surat Kementerian Kewangan selaras dengan Seksyen 15A, Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61] dan Arahan Perbendaharaan yang berkuat kuasa. 1.3 Pegawai Pengawal dan Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan perolehan Agensi dilaksanakan dengan cekap dan berkesan selaras dengan prinsip perolehan Kerajaan dan tadbir urus yang baik demi memastikan objektif pelaksanaan perolehan tersebut tercapai dan kepentingan Kerajaan adalah sentiasa terpelihara. 2. Definisi Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan 2.1 Pegawai Pengawal adalah pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua Menteri di bawah Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61] bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran. 2.2 Pegawai Pengawal bertanggungjawab untuk mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan yang ditujukan oleh pihak berkuasa kewangan ke atas perbelanjaan yang dikuat kuasakan di bawah tujuan itu dan termasuk semua tanggungjawab Pegawai Perakaunan. 2.3 Pelantikan Pegawai Pengawal adalah seperti yang dinyatakan dalam Buku Belanjawan Tahunan melalui cetakan nama jawatan Pegawai Pengawal bagi tiap-tiap maksud anggaran perbelanjaan tahunan. 2.4 Dalam konteks perolehan oleh Badan Berkanun Persekutuan (BBP), Pegawai Pegawal adalah Ketua Pegawai Eksekutif atau Ketua Pengarah bagi BBP tertakluk kepada ketetapan oleh Kementerian Pengawal masing-masing. tersebut 2.5 Ketua Jabatan adalah pegawai yang mengetuai dan bertanggungjawab terhadap sesuatu sektor, bahagian atau cawangan di peringkat Ibu M.S. 1/4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 1 .2 Pejabat atau perwakilan luar negeri atau ketua jabatan wilayah, bahagian, cawangan, daerah, daerah kecil atau pejabat di peringkat negeri. 3. Tanggungjawab Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan Dalam Menguruskan Perolehan Kerajaan 3.1 Bertanggungjawab sendiri atas perolehan termasuk membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyenggaraan dan pengawalan am bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diterima atau dipegang oleh agensi yang perbelanjaannya dikawal olehnya. 3.2 Memastikan sama ada sesuatu perolehan itu tertakluk kepada apa-apa Perjanjian Perdagangan Bebas (Free Trade Agreement - FTA) dan dilaksanakan mengikut peraturan dan tatacara yang berkuat kuasa. 3.3 Memastikan sebarang pengecualian atau kelulusan khas diperolehi daripada Perbendaharaan atau pihak yang telah diturunkan kuasa sebelum perolehan dilaksanakan. 3.4 Memastikan dokumentasi laporan dan keputusan berkaitan dengan perolehan yang dilaksanakan disimpan dengan sempurna dalam bentuk fizikal dan/atau elektronik mengikut tempoh yang ditetapkan oleh undang-undang yang berkuat kuasa. lengkap termasuk rekod, 3.5 Memastikan setiap pegawai di bawah seliaannya mempunyai kompetensi dan terlatih bagi melaksanakan perolehan Kerajaan mengikut peraturan/tatacara yang berkuat kuasa dengan memantau setiap pelaksanaan adalah berintegriti dan tiada berlaku pembaziran Kerajaan. 4. Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Menyediakan Perancangan Perolehan Tahunan (PPT) 4.1 Memastikan agensi menyediakan PPT bagi perolehan yang akan termasuk semua kategori tahun berikutnya dilaksanakan pada perolehan (bekalan/perkhidmatan/ kerja) dan kaedah perolehan. 4.2 Memastikan terlebih dahulu bahawa peruntukan bagi perolehan yang dirancang berkenaan telah diluluskan dan disediakan serta mencukupi. 4.3 Memastikan PPT telah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal sebelum dilaksanakan. M.S. 2/4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 1 .2 4.4 Memastikan amalan berbelanja di penghujung tahun atau di saat-saat akhir tidak berlaku. 5. Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Semasa Proses Perolehan 5.1 Memastikan agensi dan pegawai di bawah seliaannya tidak memecah kecil perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada pelawaan secara sebut harga atau tender. 5.2 Memastikan agensi dan pegawai di bawah seliaannya tidak memecah kecil perolehan bagi tujuan untuk mengelakkan perolehan tersebut daripada tertakluk kepada FTA yang sedang berkuat kuasa. 5.3 Perancangan pakej tender secara berasingan hendaklah terlebih dahulu dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Agensi untuk kelulusan. 5.4 Perolehan kerja yang telah dipersetujui untuk ditender boleh dipakejkan kepada pakej yang lebih kecil untuk dilaksanakan secara tender sekiranya memenuhi kriteria seperti berikut: (i) projek yang terdiri daripada beberapa pakej kerja yang memerlukan kepakaran khusus selaras dengan bidang-bidang pengkhususan CIDB. (ii) kerja-kerja khusus yang perlu mematuhi standard atau keperluan kejuruteraan yang ditetapkan. (iii) keperluan untuk menyiapkan projek dengan segera yang melibatkan penyampaian perkhidmatan yang kritikal kepada orang awam. (iv) tidak menyebabkan pertambahan siling peruntukan yang disediakan bagi projek berkenaan. (v) agensi pelaksana berkeupayaan untuk menyelaras dan menyelia projek dengan berkesan. 5.5 Memastikan peranan dan tanggungjawab semua pihak yang terlibat dalam setiap pakej projek terhadap kesempurnaan seluruh projek dijelaskan sepenuhnya dalam kontrak masing-masing. M.S. 3/4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 1 .2 6. Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Dalam Pentadbiran Kontrak 6.1 Mengambil dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 59 sekiranya pegawai yang menguruskan perolehan gagal mematuhi peraturan semasa yang ditetapkan, tindakan sewajarnya selaras 6.2 Memastikan pentadbiran kontrak diurus sewajarnya dengan memastikan obligasi kontrak dipatuhi sepenuhnya dan kepentingan Kerajaan adalah dipelihara. 6.3 Memastikan pemantauan dan penilaian berterusan perolehan/projek dilaksanakan secara berterusan melalui Unit Audit Dalam dan Unit Integriti di Agensi. 7. Tarikh Kuat Kuasa 7.1 Peraturan ini berkuat kuasa mulai 29 November 2022. M.S. 4/4