PROSEDUR SOKONGAN No. Ruj. Dokumen : PS/UPS/013 Tarikh Kuatkuasa : 12 Februari 2015 Muka Surat : 1 KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN T.T. PENULIS JAWATAN TARIKH RUZAIMAH BINTI LATIF PENOLONG SETIAUSAHA PEROLEHAN KERAJAAN PSPK(PS)2 04 Februari 2015 T.T. PENYEMAK JAWATAN TARIKH WAN AZWAR ZAIHAN BIN WAN AHMAD KETUA PENOLONG SETIAUSAHA PEROLEHAN KERAJAAN KPSPK(PS) 10 Februari 2015 T.T. YANG MELULUS JAWATAN TARIKH Y.BHG. DATUK MOHAMED BIN JUSOH TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN TSBPK(S) 12 Februari 2015
PROSEDUR SOKONGAN No. Ruj. Dokumen : PS/UPS/013 Tarikh Kuatkuasa : 12 Februari 2015 Muka Surat : 2 KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pegawai dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan- pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa Rujukan Pindaan/ Mukasurat Terlibat Butir-butir Pindaan 26/02/2009 26/02/2009 26/02/2009 26/02/2009 02/02/2012 02/02/2012 04/02/2013 04/02/2013 04/02/2015 04/02/2015 04/02/2015 04/02/2015 04/02/2015 04/02/2015 1 1 hingga 8 1 1 1 1 hingga 8 5 Mengeluarkan jadual (No. Salinan / dikeluarkan kepada) Memasukkan no. pindaan Pindaan nama pegawai dokumen Pindaan nama pegawai dokumen Pindaan nama Wakil Pengurusan dan pegawai dokumen Memasukkan no. Pindaan/ Dokumen/tarikh Klausa 5.0 Singkatan/ Ringkasan - Pindaan gelaran jawatan pegawai ruj.
PROSEDUR SOKONGAN No. Ruj. Dokumen : PS/UPS/013 Tarikh Kuatkuasa : 12 Februari 2015 Muka Surat : 3 KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menyelenggara satu sistem bagi memastikan produk yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenal pasti, diasingkan, didokumentasi dan dilupuskan mengikut Dasar Kerajaan di dalam memenuhi kehendak pelanggan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh semua Pegawai Proses Unit Pendaftaran Syarikat (UPS) untuk mengenal pasti, merekod, menganalisis dan mengawal penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan. Keperluan ini merangkumi pematuhan kepada prosedur dan peraturan yang didokumenkan serta ciri-ciri kualiti yang ditetapkan bagi setiap perkhidmatan. 3.0 RUJUKAN 3.1 Rujukan Pendaftaran Syarikat: 4.2.1 - 4.2.3 - 4.2.4 - 5.3 - 5.5.1 - 5.6 - 6.2.2 - 7.2.3 - 7.5.3 - 8.0 - 8.2.1 - 8.2.2 - 8.3 - 8.4 - 8.5.2 - 8.5.3 - Am (Sistem Pengurusan Kualiti) Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Dasar Kualiti Tanggungjawab dan Kuasa Kajian Semula Pengurusan Kompetensi, Latihan dan Kesedaran Komunikasi Dengan Pelanggan Identifikasi dan Kemudahkesanan Pengukuran, Penganalisaan dan Penambahbaikan Kepuasan Hati Pelanggan Audit Dalaman Kawalan Ke Atas Produk Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan Analisis Data Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan
PROSEDUR SOKONGAN No. Ruj. Dokumen : PS/UPS/013 Tarikh Kuatkuasa : 12 Februari 2015 Muka Surat : 4 KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN 4.0 DEFINISI 4.1 Produk Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan Permohonan dan dokumen yang disertakan tidak lengkap dan tidak memenuhi syarat. 4.2 Dokumen sokongan Dokumen yang dihantar oleh syarikat sebagai sokongan kepada permohonan samada melalui hard copy atau soft copy. 4.3 Pegawai Proses PSPK(PS),PPTKPK(PS) dan PPTPK(PS). 4.4 SDO Supporting Document Officer / KPT (S),PT(PS) dan SA.
PROSEDUR SOKONGAN No. Ruj. Dokumen : PS/UPS/013 Tarikh Kuatkuasa : 12 Februari 2015 Muka Surat : 5 KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN 5.0 SINGKATAN / RINGKASAN 5.1. SBPK
Setiausaha Bahagian Perolehan Kerajaan 5.2. TSBPK (S)
Timbalan Setiausaha Bahagian Perolehan Kerajaan (Sistem Perolehan, Maklumat dan Pendaftaran) 5.3 KPSPK(PS) - Ketua Penolong Setiausaha Perolehan Kerajaan (Pendaftaran Syarikat). 5.4 PSPK(PS) (Pendaftaran Syarikat).
Penolong Setiausaha Perolehan Kerajaan 5.5 PPTKPK(PS) - Kerajaan (Pendaftaran Syarikat). Penolong Pegawai Tadbir Kanan Perolehan 5.6 PPTPK(PS) - (Pendaftaran Syarikat). Penolong Pegawai Tadbir Perolehan Kerajaan 5.7 KPT (S)
Ketua Pembantu Tadbir (Sistem Perolehan, Maklumat dan Pendaftaran) 5.8 PT(PS)
Pembantu Tadbir (Pendaftaran Syarikat)/ SDO 5.9 PT(PS)/SA
Pegawai Yang Dipertanggungjawabkan BPK ADMIN Mentadbir Sistem Dan Serahan Sijil Secara Atas Talian
PROSEDUR SOKONGAN No. Ruj. Dokumen : PS/UPS/013 Tarikh Kuatkuasa : 12 Februari 2015 Muka Surat : 6 KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PT(PS)/SDO Terima dan mengunci masuk (key in) nombor rujukan permohonan pendaftaran (dijana secara automatik oleh : K-XXXXXXXX-XXXX atau J- sistem - Contoh XXXXXXXX-XXXX serta dokumen sokongan yang diterima secara hard copy di kaunter atau melalui pos atau secara soft copy melalui Sistem ePerolehan. PSPK(PS)/PPTKPK(PS) / PPTPK(PS) Menyemak dan memproses permohonan serta dokumen sokongan yang diterima melalui Sistem ePerolehan. PSPK(PS)/ PPTKPK(PS)/ PPTPK(PS) penolakan PT permohonan dan dokumen tersebut akan dikembalikan melalui pos dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh penolakan. Dokumen tolak yang dikembalikan ke UPS akan disimpan selama tujuh (7) hari. Sekiranya dokumen tersebut, dokumen akan dilupuskan dengan cara dirincih. Dokumen permohonan secara softcopy yang ditolak kekal di dalam Sistem ePerolehan. (PS) akan menyediakan surat tidak dituntut selepas tempoh KPT (S) / PT(PS) Mencetak surat penolakan dan serah kepada pegawai proses untuk ditandatangani. PSPK(PS)/ PPTKPK(PS)/ PPTPK(PS) Menandatangani surat penolakan. KPT (S)/ PT(PS) Merekod surat penolakan sebelum di pos kepada syarikat. Borang Maklumbalas Kepuasan Pelanggan disertakan.
PROSEDUR SOKONGAN KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN 7.0 CARTA ALIRAN KERJA Kuiri Tolak Kuiri tidak dijawab permohonan akan ditolak secara automatik oleh yang sistem ditetapkan. selepas tempoh No. Ruj. Dokumen : PS/UPS/013 Tarikh Kuatkuasa : 12 Februari 2015 Muka Surat : 7 Terima dan mengunci masuk (key in) nombor rujukan permohonan pendaftaran (dijana secara automatik oleh sistem - Contoh : K- XXXXXXXX-XXXX atau J-XXXXXXX-XXXX serta dokumen sokongan yang diterima secara hard copy di kaunter atau melalui pos atau secara soft copy melalui Sistem ePerolehan. Menyemak dan memproses dokumen sokongan yang diterima melalui sistem ePerolehan. Jika dokumen tidak lengkap dan tidak memenuhi syarat, permohonan akan dibuat pertanyaan atau ditolak secara online. Manakala dokumen sokongan yang lengkap dan memenuhi syarat akan diproses. Dokumen akan dipos dalam tempoh 14 hari dari tarikh permohonan ditolak. bagi Maklumkan (atas surat talian/surat). penolakan dan serah kepada pegawai proses untuk tandatangan. penolakan Mencetak Menandatangani surat penolakan. Merekod penolakan surat sebelum di pos kepada syarikat. Borang Maklumbalas Kepuasan Pelanggan disertakan. Bagi dokumen yang dipulangkan selepas serahan pertama, dokumen akan disimpan dalam tempoh 7 hari. Dokumen tersebut akan dilupuskan sekiranya tidak dituntut dalam tempoh yang ditetapkan.
PROSEDUR SOKONGAN KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN 8.0 REKOD KUALITI BIL. JENIS REKOD 1. Rekod dokumen permohonan No. Ruj. Dokumen : PS/UPS/013 Tarikh Kuatkuasa : 12 Februari 2015 Muka Surat : 8 TEMPOH PENYIM[PANAN Kekal di dalam sistem