PEMENUHAN KEBUTUHAN INFORMASI PEMUSTAKA DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT Rahmi Fadhilah1, Malta Nelisa2 Program Studi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang email: rahmi.fadhilah67@yahoo.co.id Abstract This article discusses Fulfillment pemustaka Information Library and Archives in West Sumatra province. Preparation of this article aims to describe: (1) the type of information needs of the visitors, and (2) the relevance of library materials to the needs of the visitors information. Relevance in the context of this study is defined as suitability, linkage or alignment between the library materials available to the needs of the visitors who use it. Based on analyzing the data summarized as follows: (1) the information needs of the visitors have not been fulfilled to the fullest because library materials are not required to follow the development of information and the latest updates or not. (2). based on the type of the visitors to the information needs of library materials available are less relevant to the information needs of the visitors. Keywords: fulfillment; need; information; library A. Pendahuluan Relevansi merupakan adanya kesesuaian antara koleksi dengan informasi yang dibutuhkan pemustaka. Bahan pustaka yang ada di perpustakaan tentunya harus selalu mengikuti perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang terwujud dalam bentuk publikasi melalui pembelian, pertukaran, dan hadiah dari berbagai instansi dimana selalu memperhatikan kebutuhan pengguna jasa perpustakaan. Aneka ragam bahan pustaka harus tersedia dan sesuai dengan kebutuhan pengguna serta memiliki kualitas yang memadai yang dapat mendukung tujuan perpustakaan tersebut. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumatera Barat merupakan sebuah instansi pembinaan perpustakaan dan kearsipan yang terletak di Kota Padang yang menyediakan berbagai macam bahan pustaka atau bahan bacaan yang disediakan untuk masyarakat dalam bentuk buku, majalah, dan bahan cetak lainnya yang dapat dibaca dan dimanfaatkan oleh masyarakat atau pengguna yang menyangkut dengan bidang masing-masing. 1Mahasiswa penulis makalah Prodi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode September 2014 2Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang 104
Pemenuhan Kebutuhan Informasi Pemustaka di Badan Perpustakan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat - Rahmi Fadhilah, Malta Nelisa Jenis bahan pustaka pada instansi ini adalah karya cetak berupa buku teks, sedangkan karya non cetak berupa mikro dan karya dalam bentuk elektronik belum disediakan. Dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya, instansi ini masih banyak kekurangan bahan pustaka seperti bahan noncetak dalam bentuk mikro dan bentuk elektronik yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi. Instansi ini tidak menyediakan bahan pustaka yang relevan karena tidak menyediakan bahan pustaka berdasarkan kebutuhan informasi pemustaka dan masih banyak bahan pustaka yang harus dilengkapi. Dalam memenuhi kebutuhan informasi pemustakanya, perpustakaan perlu memperhatikan ketersediaan bahan pustaka atau koleksi dengan kebutuhan informasi pemustaka yang datang ke perpustakaan tersebut. Kebutuhan informasi seseorang didorong oleh keadaan dalam diri seseorang dan perannya dalam lingkungannya. Dimana seseorang menyadari bahwa pengetahuan yang ia miliki masih kurang sehingga ada keinginan untuk memenuhi kebutuhan informasi. Informasi tersebut dapat digunakan untuk menambah pengetahuan mengenai lingkungan masyarakat, tugas-tugas pribadi sesuai dengan pekerjaan, pendidikan, hiburan dan untuk pengambilan keputusan. Kebutuhan kognitif, kebutuhan ini berkaitan erat dengan kebutuhan untuk memperkuat atau menambah informasi, pengetahuan, dan pemahaman seseorang akan lingkungannya. Menurut pandangan psikologi kognitif mempunyai kecenderungan untuk mengerti dan menguasai lingkungannya. Di samping itu, kebutuhan ini juga dapat memberi kepuasan atas hasrat keingintahuan dan penyelidikan seseorang. Kebutuhan afektif, kebutuhan ini dikaitkan dengan penguatan estetis, hal yang dapat menyenangkan, dan pengalaman-pengalaman emosional. Berbagai media, baik media cetak maupun media elektronik, sering dijadikan alat untuk mengejar kesenangan dan hiburan. Kebutuhan integrasi personal (Personal integrative Needs), kebutuhan ini sering dikaitkan dengan penguatan, kredibilitas, kepercayaan, stabilitas, dan status individu. Kebutuhan-kebutuhan ini berasal dari hasrat seseorang untuk mencari harga diri. Kebutuhan integrasi sosial (Social Integrative Needs), Kebutuhan ini dikaitkan dengan penguatan hubungan dengan keluarga, teman, dan orang lain di dunia. Kebutuhan ini didasari oleh hasrat seseorang untuk bergabung atau berkelompok dengan orang lain. Kebutuhan Berkhayal (Escapist Needs), Kebutuhan ini dikaitkan dengan kebutuhan-kebutuhan untuk melarikan diri, melepaskan ketegangan, dan hasrat untuk mencari hiburan atau pengalihan (diversion). Maka dapat disimpulkan bahwa dalam memenuhi kebutuhan yang informasi beberapa memepengaruhi yaitu kebutuhan individu seperti kebutuhan psikologis, kebutuhan afektif dan kebutuhan kognitif, peran social seperti peran kerja dan peran tingkat kinerja individu, dan factor lingkungan seperti lingkungan kerja, sosial budaya, politik, ekonomi, dan lingkungan fisik. perpustakaan terdapat faktor Dalam memenuhi kebutuhan informasi perpustakaan terdapat beberapa individu seperti kebutuhan faktor yang memepengaruhi yaitu kebutuhan psikologis, kebutuhan afektif dan kebutuhan kognitif, peran social seperti peran kerja dan peran tingkat kinerja individu, dan factor lingkungan seperti lingkungan kerja, sosial budaya, politik, ekonomi, dan lingkungan fisik. Perpustakaan merupakan tempat sumber informasi bagi seluruh pengguna perpustakaan. Begitu 105
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 3, No. 1, September 2014, Seri B juga dengan perpustakaan sekolah, maka segala sumber informasi dalam koleksi yang dimilikinya pun bersifat menyeluruh untuk masyarakat sekolah, sumber informasi dapat diperoleh melalui informasi internal dan eksternal atau informasi formal dan informal. Relevansi adalah keterkaitan, keterhubungan dengan apa yang terjadi. Relevansi dalam konteks penelitian dimaknai sebagai kesesuaian, keterkaitan atau keselarasan antara bahan pustaka yang tersedia disatu sisi dan kebutuhan masyarakat dipihak lain. Prinsip relevansi dalam penyediaan bahan pustaka mutlak dibutuhkan. Karena salah satu orientasi perpustakaan adalah pemenuhan kebutuhan pengguna perpustaka. Bahan pustaka adalah kumpulan gambar-gambar, benda-benda bersejarah, lukisan, dan sebagainya. Menurut Undang-undang no. 43 tahun 2007 pasa1 ayat 2 tentang perpustakaan menyatakan bahwa bahan perpustakaan merupakan semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan yang dihimpun, diolah dan dilayankan. jenis bahan pustaka, terlebih dahulu dijelaskan mengenai bahan pustaka. Bahan pustaka artinya kitab atau buku. Menurut Massofa (2008), beberapa jenis bahan pustaka yang tercakup dalam koleksi perpustakaan yaitu (a) karya cetak, (b) karya noncetak; (c) bentuk mikro; dan (d) karya dalam bentuk elektronik. Pada prinsipnya semua jenis bahan pustaka merupakan hasil karya seseorang atau sekelompok orang, ataupun sebuah instansi yang diterbitkan dan digandakan oleh penerbit serta disebarluaskan melalui berbagai saluran di antaranya adalah pedagang buku. Sebelum membahas berbagai Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti. a) buku; b) terbitan berseri. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Karya noncetak terdiri dari beberapa jenis, diantaranya adalah sebagai berikut: a) rekaman suara; b) gambar hidup dan rekaman video; c) bahan Grafika. Menurut Siregar (1999), menyatakan bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreder. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup di dalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu: (a) Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm; (b) Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm; (c) Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya ukuran sebesar mikrofis. Jenis bahan pustaka itu berupa karya cetak seperti buku dan majalah, noncetak seperti rekaman- rekaman suara atau video, bentuk mikro yang informasi tercangkup dalam media mikro, dan elektronik seperti CD. Semua jenis bahan pustaka tersebut memuat semua informasi. Proses pemilihan bahan pustaka ini merupakan kegiatan yang harus dibatasi oleh tujuan dan sarana yang ingin dicapai perpustakaan. Dimana kegiatan pemilihan bahan pustaka merupakan proses mengevaluasi bahan pustaka yang akan dipilih sesuai dengan kebijakan 106
Pemenuhan Kebutuhan Informasi Pemustaka di Badan Perpustakan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat - Rahmi Fadhilah, Malta Nelisa perpustakaan. Jadi, dasar-dasar penyeleksian bahan-bahan pustaka adalah untuk melayani pengguna, pengguna lain yang lebih luas dan melayani generasi mendatang, proses pemilihan bahan pustaka adalah penyeleksian bahan pustaka sesuai dengan kebijakan perpustakaan sebelum di ajukan kepada pustakawan maupun pemustaka yang membutuhkan informasi Pemustaka adalah orang atau badan yang menggunakan perpustakaan. Hermawan dan Zen (2006) membagi pemustaka perpustakaan menjadi lima kelompok, yaitu. anggota, yaitu orang yang telah menjadi anggota perpustakaaan; Pembaca, orang yang membaca berbahgai jenis bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan; Pelanggan, dalam hal ini perpustakaan menganggap pemustaka ini hubungan sebagai pelanggan yang harus dilayani. klien, dalam hal perpustakaan dengan pemustaka sudah seperti hubungan pengacara (ahli hukum) dengan orang yang dibelanya, polisi pustakawan menjadi penasehat. B. Metode Penelitian Artikel ini menggunakan penelitian kuantitatif dengan metode deskriptif. Metode deskriptif, yaitu metode penelitian yang dilakukan dengan jalan mengumpulkan data, menyusun, mengklasifikasikan data, data yang dikumpulkan berupa kata-kata bukan angka. Pemilihan sampel dalam penelitian ini menggunakan sampel aksidental (accidental sampling) Arikunto (2006:131). Sampel ini sering disebut dengan sampel kebetulan yang pengambilannya berdasarkan pada pertimbangan kemudian bagi peneliti (bukan penelitian). Sampel diambil bagi pemustaka yang benar datang ke lokasi penelitian, yang menjadi sampelnya adalah 30 orang. Dalam pengumpulan data penelitian digunakan teknik pengumpulan data adalah dengan menyebar kan angket yang berupa kuesioner, yaitu pengumpulan data dengan cara memberikan daftar pertanyaan untuk diisi oleh responden. Proses analisis data dalam penelitian ini dilakukan dengan menelaah dan mempelajari seluruh data yang diperoleh dan terkumpul selama penelitian yang di rangkum menjadi intisari yang terjaga kebenarannya. C. Pembahasan informasi pemustaka dapat dijelaskan diantaranya ada tiga jenis kebutuhan yaitu. (a) Kebutuhan afektif; (b) Kebutuhan kognitif; dan (c) Kebutuhan informasi berkhayal. Pertama, kebutuhan afektif, dikaitkan dengan penguatan mengenai keindahan, menyangkut apresiasi keindahan, mempunyai nilai keindahan (estetis), hal yang dapat menyenangkan dan pengalaman menyentuh perasaan (emosional). Berbagai media, baik media cetak maupun media elektronik sering dijadikan alat untuk mengejar kesenangan dan hiburan. Orang membeli radio, televisi, menonton film, membaca buku-buku bacaan ringan dengan tujuan untuk mencari hiburan. Menurut Haas dalam Yusup (1995:3-4), jenis kebutuhan 107
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 3, No. 1, September 2014, Seri B Tabel 1 Membutuhkan bacaan ringan Pertanyaan 1. Apakah M 21 K 6 T 3 membutuhkan bahan pustaka yang bersifat hiiburan ? Berdasarkan tabel di atas dapat dijelaskan bahwa dari 30 angket yang telah disebarkan, 21 orang membutuhkan bahan pustaka ringan untuk hiburan, seperti novel, komik, majalah, dan lainnya, sedangkan yang kurang membutuhkan bahan pustaka ringan 6 orang dan yang tidak membutuhkan dinyatakan 3 orang. Namun pada kenyataannya, bahan pustaka yang tersedia di instansi ini kebanyakan berupa buku teks seperti buku pelajaran, karya ilmiah, dan lainnya. Kedua, kebutuhan kognitif berkaitan erat dengan kebutuhan untuk memperkuat atau menambah informasi, pengetahuan dan pemahaman seseorang akan lingkungannya. Kebutuhan ini didasarkan pada hasrat seseorang untuh memahami dan menguasai lingkungannya. Disamping itu kebutuhan ini juga dapat memberikan kepuasan atas hasrat keinginantahuan dan penyelidikan seseorang. Tabel 2 Membutuhkan Bahan Teks Pertanyaan 1. Apakah M 16 K 8 T 6 mmbutuhkan buku teks untuk menambah wawasan ? Berdasarkan tabel diatas, dapat dijelaskan bahwa dari 30 angket yang telah disebarkan, 16 orang membutuhkan bahan pustaka untuk menambah wawasan seperti buku teks pelajaran seperti Ilmu Pengetahuan Sosial (IPS), Ilmu Pengetahuan Alam (IPA), Biologi, Georafi, Agama dan sebagainya, 8 orang yangkurang membutuhkan dan 6 orang yang tidak membutuhkan. Sesuai dengan kenyataanya, golongan yang sering datang ke instansi ini umumnya anak sekolahan. Ketiga, kebutuhan Berkhayal (Escapist Needs), Kebutuhan ini dikaitkan dengan kebutuhan-kebutuhan untuk melarikan diri, melepaskan ketegangan, dan hasrat untuk mencari hiburan atau pengalihan (diversion). Kebutuhan informasi berkhayal dapat disimpulkan sebagai kebutuhan informasi pemustaka sebagai tempat melarikan diri dari ketegangan atau hiburan yang berupa bahan cetak seperti novel, komik, dan noncetak seperti audiovisual atau film yang merupakan hiburan tersendiri. 108
Pemenuhan Kebutuhan Informasi Pemustaka di Badan Perpustakan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat - Rahmi Fadhilah, Malta Nelisa Tabel 3 Membutuhkan Bahan Untuk Melepas Ketegangan Pertanyaan 1. Apakah membutuhka n film, audiovisual, TV untuk melepas ketegangan? M 19 K 7 T 4 Berdasarkan 30 angket yang disebarkan 19 pemustaka mengatakan bahwa mereka sangat membutuhkan media dan bahan hiburan seperti film, TV, novel, komik, audiovisual, 7 orang yang kurang membutuhkan dan 4 orang yang tidak membutuhkan. namun pada kenyataannya instansi ini hanya menyediakan bahan hiburan yang berupa bahan cetak saja (novel, komik dan lainnya) namun tidak terbaru, sedangkan bahan pustaka noncetak (audiovisual, film dan sebagainya) tersebut tidak disediakan. Sebagian pemustaka membutuhkan TV untuk melepas ketegangan, namun kenyataannya instansi ini tidak menyediakan TV untuk pemustaka. Secara umum, arti dari relevansi adalah kecocokan atau kesesuaian. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kata Relevan adalah bersangkut paut, berguna secara langsung. Relevansi berarti kaitan, hubungan. Jadi relevansi ialah sesuatu sifat yang terdapat pada dokumen yang dapat membantu pengarang dalam memecahkan kebutuhan akan informasi. Dokumen dinilai relevan bila dokumen tersebut mempunyai topik yang sama, atau berhubungan dengan subjek yang diteliti (topical relevance). Berdasarkan jabawan responden mengenai bahan pustaka yang tersedia, bahan pustaka di instansi ini kurang relevan dengan kebutuhan informasi pemustaka. Karena pemustaka membutuhkan bahan pustaka ringan untuk hiburan, seperti novel, komik, majalah, dan lainnya. Namun pada kenyataannya, bahan pustaka yang tersedia di instansi ini kebanyakan berupa buku pelajaran, karya ilmiah, dan lainnya. Berdasarkan jawaban responden mengenai bahan pustaka yang tersedia, bahan pustaka di instansi ini kurang relevan dengan kebutuhan informasi pemustaka, karena pemustaka membutuhkan bahan pustaka untuk menambah wawasan seperti buku pelajaran seperti Ilmu Pengetahuan Sosial (IPS), Ilmu Pengetahuan Alam (IPA), Biologi, Georafi, Agama dan sebagainya. Sebagian dari responden juga membutuhkan bahan pustaka yang berupa noncetak seperti gambar hidup dan rekaman video yang berguna untuk rekreasi dan juga pendidikan. Selain itu pemustaka juga membutuhkan informasi dari bahan pustaka yang berupa bentuk mikro maupun elektronik. Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan dalam memenuhi kebutuhan informasi pemustaka, bisa dikatakan belum maksimal, karena bahan pustaka yang ada kurang relevan dengan kebutuhan informasi pemustaka. Dalam ini seharusnya mencapai tujuannya sebagai perpustakaan umum, instansi 109
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 3, No. 1, September 2014, Seri B menyediakan bahan pustaka yang relevan dengan kebutuhan informasi pemustaka yang datang mencari informasi, karena perpustakaan umum menyediakan bahan pustaka untuk umum atau masyarakat luas. Upaya yang dapat dilakukan oleh instansi ini dalam menyediakan bahan pustaka yang relevan dengan kebutuhan informasi pemustaka adalah dengan menyediakan buku khusus untuk pemustaka yang berisikan saran atau permintaan tentang buku apa saja yang perlu disediaka, memperhatikan setiap golongan yang datang, dan mengikiti perkembangan informasi. D. Simpulan dan Saran Berdasarkan hasil penelitian dan angket yang telah disebarkan dan telah digambarkan sebelumnya, dapat disimpulkan sebagai berikut: Pertama, ketersediaan koleksi di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumatera Barat telah berorientasi pada kebutuhan pemustaka, tetapi belum seutuhnya memenuhi perkembangan kebutuhan informasi pemustaka. Disebabkaan karena pelaksanaan kegiatan pengembangan koleksi yang tidak melibatkan pihak lain dalam seleksi terhadap koleksi yang akan ditambah atau diadakan dan tidak adanya kegiatan survei kebutuhan pemustaka serta tidak ada kegiatan menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain. Kedua, ketersediaan koleksi yang dimiliki Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumatera Barat belum secara menyeluruh mengikuti perkembangan kebutuhan pemustaka yang dilayani, karena volume penggunaan atau keterpakaian koleksi sangat rendah oleh pemustaka yang dijadikan target layanan. Hal ini dapat menimbulkan citra yang kurang baik bagi pengguna mengenai perpustakaan tersebut. Ketiga, relevansi bahan pustaka dengan kebutuhan informasi pemustaka di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumatera Barat, berdasarkan jenis kebutuhan informasi pemustaka terhadap bahan pustaka yang tersedia kurang relevan dengan kebutuhan informasi pemustaka. Catatan: artikel ini disusun berdasarkan makalah penulis dengan pembimbing Malta Nelisa, S.Sos., M.Hum. Daftar Rujukan Astuti. 2008. Kebutuhan dan Perilaku Pencarian Informasi : studi kasus mahasiswa PDPT FIB UI 2007 dengan metode problem-based learning (PBL) tersedia pada (22/03/2010) Darmono .2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Grasindo. Harissanty,Dessy. 2007. Kebutuhan Informasi siswa SMA dan Ketersediaan Sumber Informasi pada Perpustakaan SMA di Surabaya, tersedia pada (19/02/2010). Hermawan, Rahman dan Zulfikar Zen .2006. Etika Kepustakawanan. Jakarta: Sagung Seto. 110
Pemenuhan Kebutuhan Informasi Pemustaka di Badan Perpustakan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat - Rahmi Fadhilah, Malta Nelisa Ishak. 2006. Kebutuhan Informasi Mahasiswa Program Pendidikan Dokter Spesialis (PPDS) FK-UI dalam Pemenuhan Tugas Journal Reading. Pustaka: Journal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol 2 No.2. Purnomo. 2006. Penilaian Relevansi. Dalam 0- 07- 06-unpas-rev.doc. Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Soetminah, 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan, Yogyakarta: Kanisius. Sutarno NS., 2006. Perpustakaan dan Masyarakat, Jakarta: Yayasan Obor Indonesia. Undang-Undang Perpustakaan (UU RI Nomor 43 tahun 2007), Jakarta: Asa Mandiri. Yuliannah. 2009. Kebutuhan Informasi Pemustaka: studi kasus di perpustakaan keliling kota administrasi., tersedia pada themes/libri2/ (22/03/2010). 111