KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI USAID CEGAH Empowering Community of Accountability BUKU PANDUAN Sistem Informasi Pelayanan Publik (SIPP) ADMIN INSTANSI APRIL 2018 Publikasi ini didanai oleh Rakyat Amerika melalui Badan Amerika Serikat untuk Pembangunan Internasional (USAID). Isi dari publikasi ini merupakan tanggung jawab kontraktor dan tidak mencerminkan pandangan USAID ataupun pemerintah Amerika Serikat.
BUKU PANDUAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN PUBLIK (SIPP) PENGGUNA: ADMIN INSTANSI Didukung oleh: KEMENTRIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Didanai oleh: USAID Copyright ©2017 1
2 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
KATA PENGANTAR Alhamdulillah, Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat-Nya aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Publik dapat dibuat dan digunakan untuk kepentingan umum. Sistem Informasi Pelayanan Publik (SIPP) merupakan media informasi elektronik satu pintu meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari penyelenggara pelayanan publik kepada masyarakat. Tujuan dari aplikasi SIPP ini adalah memberikan kemudahan kepada masyarakat untuk menemukan informasi yang dibutuhkan seputar pelayanan publik. Buku Panduan penggunaan Aplikasi SIPP ini berisikan panduan tentang cara menggunakan aplikasi SIPP pada bagian Admin Instansi. Buku ini ditujukan untuk memandu para Admin dari setiap Instansi Pelayanan Publik agar dapat menggunakan aplikasi SIPP dengan baik dan benar. Sehingga data dan informasi yang akan diakses oleh masyarakat dapat tersampaikan dengan baik. Pada buku ini, dijelaskan setiap bagian dari aplikasi SIPP mulai dari dashboard, menu per menu, input data, hingga melihat dan menarik laporan. Akhir kata semoga aplikasi SIPP dapat bermanfaat bagi masyarakat sesuai dengan peruntukannya dan semoga buku panduan ini dapat memberikan panduan yang baik bagi para Admin Instansi. Terima Kasih. Jakarta, Oktober 2017 P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | i
ii | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
DAFTAR ISI Kata Pengantar ... i Daftar Isi ... iii Pendahuluan ... 1 1. PENDAHULUAN ... 1 1.1. Cara Membuka Aplikasi SIPP ... 1 1.2. Menu Navigasi ... 2 1.3. Halaman Utama Aplikasi SIPP (Beranda) ... 2 1.4. Tipe Pengguna SIPP ... 4 1.4.1. Pengguna Nasional ... 4 1.4.2. Pengguna Instansi ... 5 1.5. Alur Penggunaan Awal Aplikasi SIPP ... 8 Undang Pengguna ... 5 2. Undang Pengguna ... 5 2.1. Manajemen Pengguna ... 5 2.2. Akun Saya ... 6 Input Data ... 9 3. INPUT DATA ... 9 3.1. Profil Instansi / Unit Pelayanan ... 9 3.2. Jenis Layanan ... 12 3.2.1. Tab Deskripsi ... 13 3.2.2. Tab Persyaratan ... 14 3.2.3. Tab Prosedur ... 15 3.2.4. Tab Penyelenggara ... 15 3.3. Instansi dan Unit Pelayanan ... 16 3.4. Unit Pelayanan ... 20 P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | iii
3.5. Berita ... 23 3.6. Survey Kepuasan Masyarkat ... 25 Melihat Laporan ... 29 4. LAPORAN ... 29 4.1. MENU LAPORAN ... 29 4.2. Laporan Jenis Layanan... 29 4.3. Laporan Riwayat Pencarian ... 30 4.4. Laporan Organisasi Perangkat Daerah ... 31 4.5. Laporan Pelayanan ... 32 4.6. Laporan Instansi yang memiliki Data ... 32 4.7. Laporan OPD yang memiliki Data Layanan ... 34 iv | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
PENDAHULUAN P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 1
2 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
1. PENDAHULUAN 1.1. CARA MEMBUKA APLIKASI SIPP Untuk membuka aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Publik (SIPP), silahkan buka browser Anda, kemudian ketikan pada kolom URL sipp.menpan.go.id/webcontrol. Anda akan diarahkan menuju halaman login seperti pada gambar berikut ini. Silahkan isikan alamat email dan kata sandi yang telah Anda terima, centang kolom Captcha, kemudian klik tombol Masuk. Jika proses login Anda tidak berhasil, Anda dapat menggunakan fungsi Lupa Password untuk mendapatkan password Anda kembali. Jika Akun Anda pernah didaftarkan sebelumnya namun dinyatakan tidak terdaftar, silahkan kunjungi website SIPP dan masuk ke menu Kontak. Silahkan pilih topik "Permasalahan dengan Akun". Kemudian tinggalkan pesan berisikan data email dan instansi Anda. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 1
1.2. MENU NAVIGASI Aplikasi SIPP memberikan Anda navigasi menu pada bagian kiri layar Anda untuk memudahkan Anda mengoperasikan aplikasi SIPP ini. 1. Beranda 2. Profil 3. Daftar Layanan 4. Jenis Layanan 5. Instansi dan Unit Pelayanan 6. Unit Pelayanan 7. Berita 8. Survei Kepuasan Masyarakat 9. Indeks Pelayanan Publik 10. Laporan 11. Manajemen pengguna 12. Akun saya 1.3. HALAMAN UTAMA APLIKASI SIPP (BERANDA) Setelah Anda berhasil login, maka Anda akan diarahkan menuju ke halaman utama atau dashboard page pada aplikasi SIPP ini. Halaman Dashboard akan terlihat seperti gambar dibawah ini. 2 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
Terdapat beberapa Tab Summary dari data yang telat diinput pada Instansi Anda. Pada contoh diatas, terdapat tab jumlah Kabupaten, jumlah Kota, jumlah OPD, dan jumlah Jenis Layanan. Masin-masing tab merepresentasikan jumlah data yang telah diinput pada instansi Anda. Jika anda klik tab-tab tersebut, anda akan diarahkan langsung menuju halaman laporan sesuai dengan tab yang Anda klik. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 3
Contoh diatas adalah untuk Instansi Kota atau Provinsi, jika Anda mengelola Instansi Kementrian, Lembaga, BUMN, BUMD, dan semacamnya, Anda akan melihat tab-tab yang berbeda sesuai dengan data pada instansi Anda. Terdapat juga grafik yang berisikan data jumlah jenis layanan yang terdata. Grafik tersebut menunjukan waktu pengisian data ke aplikasi SIPP. Sedangkan diagram lingkaran menunjukan persentase kalkulasi standar layanan yang telah terdata. Juga terdapat summary 10 OPD atau Unit Kerja penginput data terbanyak pada instansi Anda. Seluruh grafik yang terdapat di aplikasi SIPP ini dapat Anda download menjadi gambar atau file excel serta dapat anda print. 1.4. TIPE PENGGUNA SIPP Dalam situs web SIPP terdapat beberapa tipe pengguna yang akan dijelaskan dibawah ini: 1.4.1. PENGGUNA NASIONAL Pengguna Nasional disediakan untuk tim dari Kedeputian Pelayanan Publik, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, untuk mengelola situs SIPP secara keseluruhan. Ada 3 tipe pengguna Nasional, yaitu: 1. Admin Nasional Dapat mengelola seluruh data situs web SIPP. 2. Sub Admin Nasional Membantu Admin Nasional untuk mengelola data dengan hak akses terbatas. 3. Executive Nasional Melihat dashboard dan laporan perkembangan data Pelayanan Publik. 4 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
1.4.2. PENGGUNA INSTANSI Pengguna Instansi disediakan untuk seluruh Instansi Pemerintah Indonesia yaitu, Kementerian, Lembaga, Pemerintah Daerah (Provinsi, Kabupaten, Kota) dan Organisasi Perangkat Daerah serta Unit Pelayanannya. Ada 3 tipe pengguna Instansi, yaitu: 1. Admin Instansi Pengguna Admin Instansi memiliki hak akses tertinggi pada Instansi terkait di backend aplikasi website SIPP. Admin Instansi ditujukan untuk pengguna dari Biro Organisasi / ORTALA dari sebuah Instansi. Tugas utamanya adalah sebagai berikut: a. Melihat Perkembangan Data Melalui Dashboard b. Mengelola / menambah data OPD / Unit Kerja / Unit Pelayanan c. Mengundang Sub Admin Instansi Level 1 dan 2 i. Kementerian/Lembaga : Unit Pelayanan ii. Pemerintah Daerah : OPD dan Unit Pelayanan d. Menjaga kualitas data Pelayanan Publik OPD / Unit Pelayanan e. Mengisi Berita Terkini f. Mengisi Index Pelayanan Publik g. Mengisi Survei Kepuasan Masyarakat h. Mengisi Survei Reformasi Birokrasi Pengguna Admin Instansi adalah: 1. Pemerintah Daerah - Bagian Organisasi / ORTALA 2. Kementerian / Lembaga - Bagian Organisasi / ORTALA Contoh: 1. PEMDA : Provinsi, Kabupaten, Kota 2. Kementerian: Direktorat Jenderal P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 5
3. Lembaga: Arsena POLRI (Untuk Lembaga lain menyesuaikan) 2. Sub Admin Instansi Level 1 Sub Admin Instansi Level 1 ditujukan untuk pengguna dari OPD (untuk pengguna PEMDA) dan pengguna Setingkat Direktorat Jenderal (untuk pengguna dari Kementeraian / Lembaga). Sub Admin Instansi Level 1 bertanggung jawab sebagai koordinator Sub Admin Instansi Level 2 dan bertanggung jawab kepada Admin Instansi. Tugas utamanya adalah sebagai berikut: a. Mengisi Data Profil Kantor b. Mengisi Data Pelayanan Publik c. Mengundang Sub Admin Instansi Level 2 dan Level 3 (jika ada) d. Mengisi Berita Terkini Pengguna Sub Admin Instansi Level 1 adalah: 1. Pemerintah Daerah - Organisasi Perangkat Daerah (OPD). 2. Kementerian / Lembaga - Setingkat Direktorat Jenderal Contoh: 1. PEMDA : Dinas Kesehatan, dibawah koordinasi PEMDA. 2. Kementerian: Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam (BIMAS Islam), dibawah koordinasi Kementerian Agama. 3. Lembaga : POLDA, dibawah koordinasi Arsena 3. Sub Admin Instansi Level 2 Sub Admin Instansi Level 2 ditujukan untuk pengguna dari Unit Pelayanan OPD. Berperan sebagai Unit Pelayanan dibawah OPD atau dibawah Direktorat Jenderal, yang bertanggung jawab kepada Sub Admin Instansi Level 1. Tugas utamanya adalah sebagai berikut: a. Mengisi Data Profil Kantor b. Mengisi Data Pelayanan Publik c. Mengundang Sub Admin Instansi Level 2 dan Level 3 (jika ada) d. Mengisi Berita Terkini 6 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
Pengguna Sub Admin Instansi Level 2 adalah: 1. Pemerintah Daerah - Unit Pelayanan dibawah OPD 2. Kementerian / Lembaga - Setingkat Direktorat Contoh: 1. PEMDA : PUSKESMAS, dibawah koordinasi OPD Dinas Kesehatan. 2. Kementerian: Direktorat Bina KUA dan Keluarga Sakinah, dibawah koordinasi Direktorat Jenderal BIMAS Islam. 3. Lembaga : POLRES, dibawah koordinasi POLDA 4. Sub Admin Instansi Level 3 Sub Admin Instansi Level 3 ditujukan khusus untuk pengguna dari Unit Pelayanan Teknis Kementerian / Lembaga. Sub Admin Instansi Level 3 bertanggung jawab kepada Sub Admin Instansi Level 2. Tugas utamanya adalah sebagai berikut: a. Mengisi Data Profil Kantor b. Mengisi Data Pelayanan Publik c. Mengisi Berita Terkini Pengguna Sub Admin Instansi Level 3 adalah: 1. Pemerintah Daerah - Tidak ada 2. Kementerian / Lembaga - Setingkat Unit Pelayanan Teknis (UPT) Contoh: 1. PEMDA : Tidak ada 2. Kementerian: Kantor KUA, dibawah koordinasi Direktorat Bina KUA dan Keluarga Sakinah 3. Lembaga : Unit Pelayanan SIM, dibawah koordinasi POLRES 5. Eksekutif Instansi Merupakan pejabat eksekutif yang terdapat pada Instansi terkait. Pengguna Eksekutif Instansi dapat memantau laporan yang berkaitan dengan Instansinya pada backend Aplikasi SIPP, yaitu: a. Melihat Halaman Dashboard b. Melihat Halaman Laporan P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 7
1.5. ALUR PENGGUNAAN AWAL APLIKASI SIPP Untuk memulai menggunakan Aplikasi SIPP, yang perlu anda lakukan adalah: 1. Menginput Data Profil Instansi Setelah melakukan login, lengkapi data profil Instansi Anda 2. Menambah data OPD / Unit Pelayanan Memasukkan data semua OPD / Unit Pelayanan dibawah Instansi Anda 3. Mengundang User Sub Admin Instansi (OPD / Unit Pelayanan) Silakan undang OPD / Unit Pelayanan sebagai Sub Admin Instansi 4. Setelah User menerima undangan Anda, mereka dapat login dan mulai mengisi data OPD atau Unit Kerja mereka seperti Profile OPD/Unit, Jenis Layanan, dan berita. 5. Khusus untuk Fitur Indeks Pelayanan Publik (IPP), Survey Kepuasan Masyarakat (SKM), dan Survey Reformasi Birokrasi (SRB) hanya dapat di input oleh Organisasi dan Tata Laksana (ORTALA). 8 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
4 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
UNDANG PENGGUNA P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 5
6 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
2. UNDANG PENGGUNA 2.1. MANAJEMEN PENGGUNA Menu Manajemen Pengguna digunakan untuk mengatur pengguna yang dapat mengakses dan melakukan perubahan data di aplikasi SIPP pada instansi atau unit kerja Anda. Anda dapat mengundang user lain untuk menggunakan aplikasi SIPP dari Instansi Anda. Menu Manajemen Pengguna: Anda akan diarahkan menuju halaman yang berisikan list pengguna yang pernah Anda daftarkan sebelumnya. Untuk menambah pengguna atau pengguna, silahkan klik tombol Tambah Baru pada pojok kanan halaman. Kemudian Anda akan diarahkan menuju halaman yang berisikan Form yang perlu Anda isikan dengan data user baru seperti gambar berikut ini. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 5
Berikut ini adalah penjelasan form Tambah Pengguna: 2. Email merupakan email yang akan digunakan oleh user untuk login ke aplikasi SIPP 3. Konfrimasi Email diisikan dengan alamat email yang Anda tulis pada kolom email. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi tingkat kesalahan input 4. Grup Pengguna merukapan jenis user atau user leveling dari pengguna yang akan Anda daftarkan. Terdapat beberapa jenis pengguna yaitu Admin Instansi, Sub Admin Instansi Level 1, 2 dan 3 serta Executive Instansi, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya pada poin 1.4. Tipe Pengguna SIPP. 5. Nama Depan merupakan nama depan dari User yang akan Anda tambahkan 6. Nama Belakang merupakan nama belakang dari User yang akan Anda tambahkan 7. No Handphone merupakan nomor handphone dari user yang akan Anda tambahkan 8. Instansi merupakan nama instansi yang ingin Anda undang. Jika nama instansi belum tersedia pada pilihan, silahkan tambahkan nama Instansi atau Unit Kerja atau OPD pada menu Instansi dan Unit Pelayanan 9. Tombol Undang berfungsi untuk menyimpan data user dan mengundang user tersebut melalui email yang Anda input pada kolom email. 10. Tombol Kembali digunakan jika Anda ingin membatalkan proses. 2.2. AKUN SAYA Menu Akun Saya merupakan menu yang dapat Anda gunakan untuk merubah data akun user milik Anda. Anda disarankan mengubah password Anda ketika Anda login pertama kali. Terdapat 2 submenu pada menu Akun Saya, yaitu Ubah Password dan Profil Pengguna. 6 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
Menu Akun saya: Sub Menu Ubah Password berguna untuk mengubah password Anda. Silahkan klik sub menu Ubah Password kemudian Anda akan diarahkan menuju form Ubah Password seperti berikut. Berikut ini adalah penjelasan form Ubah Password: a. Old Password merupakan password lama yang Anda gunakan saat ini b. New Password merupakan password baru yang akan Anda gunakan c. Re-Type New Password merupakan pengulangan input password baru Anda untuk mengurangi kemungkian kesalahan input d. Tombol Save digunakan untuk menyimpan password baru Anda Submenu Profil Pengguna digunakan untuk mengubah profil atau data diri Anda sebagai user atau pengguna aplikasi SIPP. Silahkan klik sub menu Profil Pengguna kemudian Anda akan diarahkan menuju form Profile Pengguna seperti berikut. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 7
Berikut ini adalah penjelasan form Profile Pengguna: a. Email merupakan alamat email yang Anda gunakan untuk login ke aplikasi SIPP b. Grup Pengguna merupakan tipe user yang Anda miliki. Kolom ini tidak dapat Anda ubah c. Nama Instansi mnerupakan Instansi yang Anda representasikan pada aplikasi SIPP ini. kolom ini tidak dapat Anda ubah d. Nama depan merupakan nama depan Anda e. Nama belakang merupakan nama belakang Anda f. No telepon merupaka nomor telepon yang Anda miliki g. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan daya profile yang telah Anda ubah 8 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
INPUT DATA P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 9
10 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
3. INPUT DATA 3.1. PROFIL INSTANSI / UNIT PELAYANAN Anda dapat mengubah profil instansi Anda melalui menu Profil. Profile yang dimaksud adalah Nama Instansi, Logo, jumlah layanan, alamat, dan sebagainya. Menu Profile: Anda akan diarahkan menuju halaman yang berisikan data Instansi yang dapat Anda ubah sesuai kebutuhan Anda. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 9
Berikut ini adalah penjelasan dari halaman profile: a. Nama merupakan nama dari Instansi atau Unit Anda b. Alias/Singkatan merupakan alias atau singkatan dari Instansi atau Unit Anda yang dikenali oleh masyarakat (jika ada) c. Jumlah Layanan merupakan layanan yang disediakan oleh instansi atau unit Anda (contoh: KTP-el) d. Jumlah Jenis Layanan merupakan jenis layanan atau bagian dari layanan yang tersedia di instansi atau unit Anda. (contoh: Pembuatan KTP-el baru, Pengurusan KTP-el yang hilang, Perubahan data KTP-el, Perbaikan KTP-el yang rusak) e. Deskripsi merupakan penjelasan singkat mengenai instansi atau unit kerja Anda f. No Telp merupakan nomor telepon kantor instansi atau unit kerja Anda g. Email merupakan alamat email resmi dari instansi atau unit kerja Anda h. Website merupakan alamat website resmi dari Instansi atau unit kerja Anda i. Maklumat Pelayanan merupakan gambar dari maklumat pelayanan instansi atau unit kerja Anda j. Logo merupakan gambar dari logo instansi atau unit kerja Anda. Maksimal lebar (width) logo adalah 115pixel Berikut ini merupakan form untuk alamat kantor instansi atau unit kerja Anda secara detail. 10 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
k. Provinsi, Kab/Kota, Kecamatan, Kelurahan diiskan sesuai dengan lokasi kantor Anda l. Alamat merupakan alamat lengkap kantor instansi atau unit kerja Anda m. Kode pos merupakan kode pos dari kantor Anda n. Lokasi google maps merupakan lokasi dari kantor Anda pada google maps, silahkan ketikan nama instansi atau kantor Anda (co: gedung kementrian keuangan), google maps akan menentukan sendiri posisi kantor sesuai dengan inputan Anda o. Latitude dan longitude merupakan koordinat kantor Anda, kolom ini akan terisi otomatis sesuai dengan inputan google maps Anda P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 11
Jika semua data telah terisikan dengan lengkap dan benar, silahkan klik tombol simpan pada pojok kanan atas halaman. 3.2. JENIS LAYANAN Jenis layanan merupakan list layanan yang disediakan oleh instansi atau unit kerja Anda. Menu: Anda akan diarahkan menuju halaman daftar Layanan pada Instansi Anda seperti pada gambar dibawah ini. Untuk menambah jenis layanan, silahkan klik tombol Tambah Baru. Akan muncul form untuk isi data jenis layanan Anda. Terdapat 4 tab dari yaitu Deskripsi Layanan, Persyaratan, Prosedur, Penyelenggara dan Lokasi. 12 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
3.2.1. TAB DESKRIPSI Setiap tab berisikan form yang harus Anda isikan. Berikut penjelasan Tab Deskripsi Layanan. Berikut ini adalah penjelasan dari tab Deskripsi Layanan: a. Layanan adalah nama layanan yang Anda sediakan b. Jenis Layanan adalah bagian jenis layanan yang Anda sediakan P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 13
c. URL adalah link yang akan menjadi alamat dari jenis layanan Anda, kolom ini akan terisi otomatis sesuai dengan jenis layanan d. Jangka Waktu ada lama proses pelayanan dari layanan tersebut hingga selesai e. Deskripsi Jangka Waktu adalah penjelasan dari lama proses pelayanan Anda (contoh: 1 hari verfikasi formulir, 2 hari proses cetak blangko, dsb) f. Biaya tarif merupakan biaya yang diperlukan untuk layanan tersebut g. Deskripsi biaya tarif merupakan penjelasan detil dari tarif layanan Anda h. Penanganan Pengaduan merupakan informasi kontak bagi masyarakat untuk mengadu perihal layanan tersebut i. Produk Layanan merupakan keluaran hasil dari pelayanan public tersebut. (Contoh: Hasil produk layanan Pembuatan SIM A Baru adalah SIM A). j. Kata Kunci merupakan keyword dari jenis layanan Anda (contoh: Kata Kunci dari Layanan pembuatan SIM A Baru adalah SIM A, SIM Mobil, Pembutan SIM, Surat Izin Mengemudi) k. Status Penerbitan merupakan status apakan layanan ini ditampilkan atau tidak pada website SIPP 3.2.2. TAB PERSYARATAN Berikut penjelasan Tab Persyaratan. Persyaratan Pelayanan adalah persyaratan yang diperlukan untuk layanan yang Anda sediakan. Jika syarat lebih dari 1, silahkan klik +Tambah Persyaratan. Jika Anda ingin menghapus persyaratan silahkan klik tombol silang (x) disamping. Saat mengisi data Persyaratan, Anda tidak perlu memasukkan angka di depannya. 14 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
3.2.3. TAB PROSEDUR Berikut penjelasan adalah Tab Prosedur. Gambar Bagan prosedur merupakan bagan alur dari prosedur layanan Anda (jika ada). Silhakan isikan setiap langka-lahkan pada kolom prosedur ke-x, untuk menambah langkah silahkan klik tambah prosedur. Untuk menghapus silahkan klik tombol silang (x). Saat mengisi data Prosedur, Anda tidak perlu memasukkan angka di depannya. 3.2.4. TAB PENYELENGGARA Berikut ini adalah penjelasan Tab Penyelenggara dan Lokasi. Penyelenggara merupakan instansi / unit kerja yang menyelenggarakan Layanan ini Jika seluruh data telah terisi dengan lengkap dan benar, silakan klik tombol Simpan untuk menyimpan jenis layanan sebagai draft atau klik Publikasi untuk mempublikasi jenis layanan ke ranah publik. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 15
3.3. INSTANSI DAN UNIT PELAYANAN Menu ini dapat Anda gunakan untuk melihat serta menambahkan daftar OPD yang terdapat pada Instansi Anda. Terdapat beberapa sub menu pada menu ini. Setiap submenu menampilkan data OPD atau unit pelayanan yang dibagi berdasarkan tingkatan pada instansi tersebut. Untuk melihat data OPD atau Unit Pelayanan pada Instansi Anda, silahkan klik salah satu submenu yang akan Anda lihat. Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar berikut ini. 16 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
Untuk menambahkan data OPD baru, klik tombol tambah baru pada pojok kanan atas. Tombol : Kemudian Anda akan diarahkan untuk menuju ke halaman pengisian form data OPD seperti gambar berikut ini. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 17
Berikut ini adalah penjelasan dari halaman profile: a. Nama merupakan nama dari OPD atau Unit Pelayanan Anda b. Alias/Singkatan merupakan alias atau singkatan dari OPD atau Unit Pelayanan Anda yang dikenali oleh masyarakat (jika ada) c. Jumlah Layanan adalah layanan yang disediakan oleh OPD atau Unit Pelayanan Anda d. Jumlah Jenis Layanan merupakan jenis layanan atau bagian dari layanan yang tersedia di OPD atau Unit Pelayanan Anda. e. Deskripsi merupakan penjelasan singkat mengenai OPD atau Unit Pelayanan Anda f. No Telp merupakan nomor telepon kantor OPD atau Unit Pelayanan Anda g. Email merupakan alamat email resmi dari OPD atau Unit Pelayanan Anda h. Website merupakan alamat website resmi dari OPD atau Unit Pelayanan Anda i. Maklumat Pelayanan merupakan gambar dari maklumat pelayanan OPD atau Unit Pelayanan Anda j. Logo merupakan gambar dari logo OPD atau Unit Pelayanan Anda 18 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
k. Provinsi, Kab/Kota, Kecamatan, Kelurahan diisi sesuai dengan lokasi kantor Anda l. Alamat merupakan alamat lengkap kantor OPD atau Unit Pelayanan Anda m. Kode pos merupakan kode pos dari OPD atau Unit Pelayanan Anda n. Lokasi google maps merupakan lokasi dari OPD atau Unit Pelayanan Anda pada google maps, silahkan ketikan nama instansi atau kantor Anda (co: gedung kementrian keuangan), google maps akan menentukan sendiri posisi kantor sesuai dengan inputan Anda. o. Latitude dan longitude merupakan koordinat OPD atau Unit Pelayanan Anda, kolom ini akan terisi otomatis sesuai dengan inputan google maps Anda. p. Konfigurasi Penerbitan adalah penentu untuk link yang akan digunakan sebagai link dari OPD atau Unit Pelayanan Anda. URL adalah link yang akan menjadi alamat dari P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 19
unit kerja Anda di website SIPP seperti url ini akan ter-generate secara otomatis sesuai dengan nama Unit Kerja atau Unit Pelayanan yang Anda input pada point (a). Status digunakan untuk menentukan apakah link Unit Kerja ini akan dimunculkan pada website SIPP (status: publish), atau tidak dimunculkan (status: unpublish). 3.4. UNIT PELAYANAN Menu Unit Pelayanan merupakan data unit pelayanan atau unit kerja yang menyediakan pelayana bagi masyarakat yang berada dibawah instansi Anda. Menu: Anda akan diarahkan menuju halaman yang berisikan unit pelayanan yang pernah Anda daftarkan sebelumnya. Untuk menambah unit pelayanan baru silahkan klik tombol Tambah Baru. 20 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
Berikut ini adalah penjelasan dari halaman profile: a. Nama merupakan nama dari Unit Pelayanan atau Unit Kerja Anda b. Alias/Singkatan merupakan alias atau singkatan dari Unit Pelayanan atau Unit Kerja Anda yang dikenali oleh masyarakat (jika ada) c. Jumlah Layanan merupakan layanan yang disediakan oleh Unit Pelayanan atau Unit Kerja Anda P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 21
d. Jumlah Jenis Layanan merupakan jenis layanan atau bagian dari layanan yang tersedia di Unit Pelayanan atau Unit Kerja Anda. e. Deskripsi adalah penjelasan singkat mengenai Unit Pelayanan atau Unit Kerja Anda f. No Telp merupakan nomor telepon kantor Unit Pelayanan atau Unit Kerja Anda g. Email merupakan alamat email resmi dari Unit Pelayanan atau Unit Kerja Anda h. Website merupakan alamat website resmi dari Unit Pelayanan atau Unit Kerja Anda i. Maklumat Pelayanan adalah gambar dari maklumat pelayanan Unit Pelayanan Anda j. Logo merupakan gambar dari logo Unit Pelayanan atau Unit Kerja Anda Berikut ini merupakan form untuk alamat kantor instansi atau unit kerja Anda secara detail. 22 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
q. Provinsi, Kab/Kota, Kecamatan, Kelurahan diisi sesuai dengan lokasi kantor Anda r. Alamat merupakan alamat lengkap kantor instansi atau unit kerja Anda s. Kode pos merupakan kode pos dari kantor Anda t. Lokasi google maps merupakan lokasi dari kantor Anda pada google maps, silahkan ketikan nama instansi atau kantor Anda (co: gedung kementrian keuangan), google maps akan menentukan sendiri posisi kantor sesuai dengan inputan Anda u. Latitude dan longitude merupakan koordinat kantor Anda, kolom ini akan terisi otomatis sesuai dengan inputan google maps Anda v. Konfigurasi Penerbitan adalah penentu untuk link yang akan digunakan sebagai link dari unit kerja atau unit pelayanan Anda. URL adalah link yang akan menjadi alamat dari unit kerja Anda di website SIPP seperti url ini akan ter-generate secara otomatis sesuai dengan nama Unit Kerja atau Unit Pelayanan yang Anda input pada point (a). Status digunakan untuk menentukan apakah link Unit Kerja ini akan dimunculkan pada website SIPP (status: publish), atau tidak dimunculkan (status: unpublish) 3.5. BERITA Anda dapat menambahkan berita atau artikel yang dapat tayang pada halaman website SIPP. Untuk membuka menu berita, silahkan klik tombol berita pada menu utama. Menu: Anda akan diarahkan menuju halaman list berita yang pernah ditampilkan sebelumnya. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 23
Untuk menambah berita baru, silahkan klik tombol Tambah baru. Kemudian Anda akan diarahkan menuju halaman form pengisian berita. Berikut ini adalah penjelasan form berita: a. Judul merupakan judul berita Anda b. Instansi Penyelenggara silahkan pilih instansi yang membuat atau akan menerbitkan judul tersebut c. URL akan terisi secara otomatis sesuai dengan judul Anda d. Gambar dapat pilih gambar pendukung artikel atau berita Anda e. Title dan Alt Image berisikan judul dari gambar yang Anda isikan 24 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
f. Publish Date merupakan tanggal penerbitan berita Anda g. Kata Kunci adalah keywords dari berita Anda h. Teaser adalah ringkasan berita yang akan muncul di website i. Konten berisikan keseluruhan berita Anda j. Seo Title, Meta Description dan Meta Keywords berhubungan dengan seo dari konten Anda. Seluruh berita yang Anda inputkan ke website SIPP, akan ditinjau terlebih dahulu oleh KEMENPAN sebelum dapat ditayangkan. 3.6. SURVEY KEPUASAN MASYARKAT Menu SKM atau Survey Kepuasan Masyarakat merupakan fitur yang memungkinkan Anda untuk mengupload hasil rekapitulasi SKM yang telah Anda buat sebelumnya dalam format excel. Menu: Anda akan diarahkan menuju halaman yang berisikan survey yang sebelumnya telah Anda upliad ke aplikasi SIPP. untuk menambah data baru, silahkan klik tombol tambah baru. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 25
Anda akan diarahkan menuju halaman seperti gambar berikut ini. untuk meng-upload hasil survey kepuasan masyarakat, Anda perlu mendownload template excel yang telah disediakan aplikasi SIPP. Silahkan klik tombol Download Format Excel. Kemudian silahkan Anda buka file excel tersebut dan isikan data sesuai dengan kolom yang tersedia. Berikut penjelasan dari masing-masing kotak: 1. Kode Instansi: Merupakan kode Instansi pada aplikasi SIPP, apa bila Anda mendownload nya langsung dari Menu Tambah SKM, maka otomatis akan terisi. Field ini tidak boleh dirubah atau pun dihapus karena field ini merupakan kode identitas dari Instansi tersebut. Field ini dapat dikosongkan apa bila Instansi yang ingin Anda input belum dimasukkan ke dalam aplikasi SIPP. 2. Nama Satuan Kerja: Nama Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau Unit Pelayanan di bawah koordinasi Instansi Anda. 3. Nilai SKM: Nilai hasil survey yang sudah dikonversi ke bilangan skala 1-100. 4. Kinerja Unti Pelayanan: Merupakan kesimpulan hasil survey. 5. Nilai Terendah: Nilai terendah dari hasil survey yang sudah dikonversi ke bilangan skala 1-100. 26 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
6. Nilai Tertinggi: Nilai tertinggi dari hasil survey yang sudah dikonversi ke bilangan skala 1-100. 7. Unsur Terendah: Unsur pelayanan yang mendapatkan nilai terendah. 8. Unsur Tertinggi: Unsur pelayanan yang mendapatkan nilai tertinggi. 9. Pelaksana Survey: Terdiri dari Mandiri dan Pihak Ketiga, terdiri dari pilihan Mandiri dan Pihak Ke-3, Anda hanya boleh mengisi satu Ya darikedua kolom tersebut. 10. Pelaksana Survey: Dasar hukum pelaksanaan survey. Jika seluruh data sudah diisikan pada file excel tersebut, silahkan unggah data tersebut. Silahkan klik tombol choose file. Kemudian silahkan pilih file excel Anda. Jika sudah silahkan klik tombol import excel. P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 27
MELIHAT LAPORAN P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 29
30 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
4. LAPORAN 4.1. MENU LAPORAN Anda dapat melihat atau menarik laporan yang tesedia pada aplikasi SIPP. Gambar disamping merupakan gambar dari menu Laporan. Terdapat beberapa jenis laporan yang tersedia pada aplikasi SIPP, berikut ini merupakan penjelasan dari masing-masing laporan. 4.2. LAPORAN JENIS LAYANAN Laporan Jenis Layanan merupakan data summary dari Jenis Layanan yang tersedia pada Instansi atau Lembaga Anda. Jenis Layanan tersebut termasuk dengan layanan-layanan yang terdapat pada OPD atau Unit Kerja yang Anda bawahi. Berikut ini merupakan tampilan dari halaman Laporan Pelayanan. Pada gambar diatas, terlihat terdapat beberapa field dari table yang tersedia. Nama Jenis Layanan merupakan nama jenis layanan yang tersedia, Instansi Penyelenggara merupakan nama Instansi atau OPD atau Unit Kerja yang menyelenggarakan layanan tersebut, standar P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 29
waktu pelayanan adalah standar waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan layanan tersebut, biaya total layanan adalah biaya yang dibutuhkan untuk pekerjaan layanan tersebut, Telah Dibaca merupakan perhitungan jumlah pembaca artikel layanan tersebut pada website SIPP. Anda dapat mendownload Laporan ini menjadi format excel dengan mengklik tombol Download Excel pada sudut kanan atas halaman. Tombol: 4.3. LAPORAN RIWAYAT PENCARIAN Laporan Riwayat Pecarian merupakan riwayat atau history pencarian informasi yang dilakukan masyarakat pada website SIPP. Berikut ini adalah tampilan dari dari halaman Laporan Riwayat Pencarian. Anda dapat melakukan fiter pecarian data berdasarkan tanggal pada kolom "tanggal search". Silahkan isikan range tanggal yang Anda perlukan untuk Anda dapatkan datanya. 30 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
Selain itu Anda juga dapat mendownload data pencarian ini menjad file excel menggunakan tombol Download Excel. Tombol: 4.4. LAPORAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH Laporan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) merupakan data OPD pada Instansi Anda. Data yang ditunjukan adalah data tentang jumlah Layanan serta Jenis Layanan yang disediakan oleh OPD tersebut. Laporan ini memberikan keterangan jumlah Layanan serta Jenis Layanan yang disediakan oleh OPD dan berapa jumlah Layanan serta Jenis Layanan yang telah didata secara detail pada aplikasi SIPP. Berikut ini merupakan tampilan halaman Laporan OPD. Anda dapat men-download laporan ini menjadi format excel dengan menggunakan tombol Export to Excel yang terdapat pada sudut kanan atas halaman. Tombol: P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 31
4.5. LAPORAN PELAYANAN Laporan Pelayanan merupakan summary dari Produk layanan yang tersedia pada Instansi Anda. Produk Layanan yang dimaksud termasuk dengan Produk Layana yang disediakan oleh OPD atau unit kerja yang Anda bawahi. Berikut ini merupakan tampilan dari Laporan Pelayanan. Anda dapat melakukan pencarian berdasarkan nama produk layanan atau berdasarkan Instansi/Unit penyelenggara melalui kolom search yang terdapat pada table tersebut. Anda juga dapat mendownload data ini menjadi file excel melalui tombol download Excel yang terdapat pada halaman tersebut. Tombol: 4.6. LAPORAN INSTANSI YANG MEMILIKI DATA Pada laporan ini, Anda dapat mengetahui data jumlah jenis layanan yang dimiliki instans- instansi yang Anda bawahi, dan jumlah data jenis layanan yang sudah diinput oleh tiap instansi ke aplikasi SIPP. Berikut ini adalah tampilan dari Laporan Instansi yang Memiliki Data. 32 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P
Pada kolom Jenis Layanan, Jumlah Total Jenis Layanan adalah total jumlah jenis layanan yang dimiliki oleh Instansi tersebut. Sedangkat Jumlah Jenis Layanan Terdata merupakan jenis layanan yang telah di-input oleh Instansi tersebut. Jika Anda melihat terdapat selisih terdapat Jumlah Total Jenis Layanan dengan Jumlah Jenis Layanan Terdata, maka Instansi tersebut belum melengkapi data jenis layanan pada aplikasi SIPP. Anda dapat melakukan pencarian khusus berdasarkan tipe Instansai, Nama Instansi, atau wilayah administrasi instansi tersebut. Silahkan gunakan drop down menu pada kolom tipe instansi untuk filter berdasarkan tipe instansi, atau kolom search untuk filter berdasarkan nama instansi, atau drop down menu pada kolom wilayah administrasi untuk filter berdasarkan wilayah administrasi. Anda juga dapat mendownload data ini menjadi file excel melalui tombol download Excel yang terdapat pada halaman tersebut. Tombol: P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P | 33
4.7. LAPORAN OPD YANG MEMILIKI DATA LAYANAN Pada laporan ini, Anda dapat mengetahui data jumlah jenis layanan yang dimiliki OPD yang Anda bawahi, dan jumlah data jenis layanan yang sudah diinput oleh tiap OPD ke aplikasi SIPP. Berikut ini adalah tampilan dari Laporan OPD yang Memiliki Data. Pada kolom Jenis Layanan, Jumlah Total Jenis Layanan adalah total jumlah jenis layanan yang dimiliki oleh OPD tersebut. Sedangkat Jumlah Jenis Layanan Terdata merupakan jenis layanan yang telah di-input oleh OPD tersebut. Jika Anda melihat terdapat selisih terdapat Jumlah Total Jenis Layanan dengan Jumlah Jenis Layanan Terdata, maka OPD tersebut belum melengkapi data jenis layanan pada aplikasi SIPP. Anda dapat melakukan pencarian data layanan berdasarkan Nama OPD yang Anda bawahi melalui kolom search pada kolom Nama OPD. Anda juga dapat mendownload data ini menjadi file excel melalui tombol download Excel yang terdapat pada halaman tersebut. Tombol: 34 | P A N D U A N P E N G G U N A A N A P L I K A S I S I P P