KERAJAAN MALAYSIA Garis Panduan Perolehan Perkhidmatan Kenderaan Projek dan Peralatan Projek Untuk Pemantauan Projek Melalui Kontrak Kerja (Kuat Kuasa 11 Mei 2021) PERBENDAHARAAN MALAYSIA PK 4.6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia KANDUNGAN PK 4.6 Garis Panduan Perolehan Perkhidmatan Kenderaan Dan Peralatan Projek Untuk Pemantauan Projek Melalui Kontrak Kerja ... 2 1. Pengenalan ... 2 2. Had Nilai Anggaran Harga Tender Kerja ... 2 3. Tanggungjawab Agensi Dan Perunding ... 2 4. Kriteria Dan Kelayakan Perkhidmatan Kenderaan Projek ... 3 5. Kriteria Dan Kelayakan Peralatan Projek ... 5 6. Syarat Pelaksanaan ... 6 7. Perkara Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender ... 8 8. Pemantauan Terhadap Kenderaan Dan Peralatan Projek ... 9 9. Penyerahan Semula Kenderaan Dan Peralatan Projek Kepada Kontraktor ... 10 10. Larangan Penerimaan Kenderaan atau Peralatan Projek Secara Percuma Daripada Kontraktor ... 10 11. Tanggungjawab Pegawai Pengawal ... 11 12. Tarikh Kuat Kuasa ... 11 LAMPIRAN ... 12 M.S. 1/12 PK 4.6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Garis Panduan Perolehan Perkhidmatan Kenderaan Dan Peralatan Projek Untuk Pemantauan Projek Melalui Kontrak Kerja 1. Pengenalan 1.1 Kerajaan lazimnya memperolehi perkhidmatan kenderaan dan peralatan projek melalui Peruntukan Kerja-Kerja Awalan (Preliminaries) bagi sesuatu kontrak kerja yang bertujuan untuk memudahkan pengurusan projek. 1.2 Bagi perkhidmatan kenderaan projek, Agensi adalah hanya membuat perolehan perkhidmatan kenderaan projek dan bukannya membeli kenderaan baharu. Kerajaan adalah sekadar mendapatkan perkhidmatan kenderaan projek tersebut daripada pihak kontraktor sepanjang pelaksanaan projek. Oleh itu, sepanjang tempoh kontrak berkuat kuasa, kemudahan kenderaan projek yang disediakan oleh kontraktor adalah milik kontraktor dan hendaklah sentiasa di bawah kawalannya. 2. Had Nilai Anggaran Jabatan 2.1 Perkhidmatan kenderaan dan peralatan projek melalui kontrak kerja adalah dibenarkan hanya bagi projek yang anggaran jabatan melebihi RM500 ribu sahaja dan sekiranya kenderaan atau peralatan Jabatan sedia ada tidak mencukupi untuk digunakan bagi tujuan pemantauan, penyeliaan dan pengurusan projek. 3. Tanggungjawab Agensi Dan Perunding 3.1 Agensi dan perunding hendaklah memastikan bahawa harga yang dimasukkan oleh kontraktor di dalam kontrak adalah bukan merupakan kos kenderaan dan kos peralatan tetapi adalah hanya merupakan kos menyediakan perkhidmatan kenderaan atau kos perkhidmatan peralatan. 3.2 Agensi dan perunding hendaklah memastikan bahawa kos perkhidmatan kenderaan yang ditawarkan oleh kontraktor hendaklah meliputi kos sewaan kenderaan, kos penyelenggaraan, kos bahan api dan tol, kos tempat letak kereta, kos perlindungan insurans komprehensif, cukai jalan, gaji dan elaun pemandu yang disediakan oleh kontraktor untuk sepanjang tempoh pelaksanaan projek. 3.3 Agensi dan perunding yang dilantik hendaklah memastikan kos perkhidmatan kenderaan dan peralatan projek yang ditawarkan oleh kontraktor secara keseluruhannya adalah tidak menyamai harga pembelian sesuatu aset. Jika didapati kos yang dikemukakan adalah tidak munasabah, Agensi hendaklah membuat pelarasan berdasarkan harga pasaran semasa. M.S. 2/12 PK 4.6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 3.4 Bagi projek yang diselia oleh perunding, sekiranya kos perkhidmatan kenderaan dan peralatan yang disediakan oleh perunding adalah tidak munasabah dan menyamai harga sesuatu pembelian aset mengakibatkan kos projek yang tinggi, pegawai Kerajaan hendaklah meminta perunding membuat semakan semula ke atas kos tersebut. Sekiranya perunding gagal membuat semakan semula, tindakan boleh dikenakan ke atas perunding selaras dengan syarat-syarat perjanjian, antaranya tidak membuat bayaran ke atas perkhidmatan tersebut kerana gagal mematuhi arahan Kerajaan. 3.5 Pegawai Kerajaan yang cuai melaksanakan semakan ke atas kos perkhidmatan kenderaan dan peralatan projek serta tidak mengawal selia perunding termasuk tidak meminta perunding membuat semakan semula ke atas kos yang dicadangkan, boleh dikenakan tindakan surcaj. 4. Kriteria Dan Kelayakan Perkhidmatan Kenderaan Projek 4.1 Terhad bagi projek yang memenuhi salah satu kriteria berikut: 4.1.1 melibatkan pembinaan bangunan yang mana tapak binanya melebihi 40 ekar dan tidak sesuai menggunakan kenderaan biasa; atau 4.1.2 melibatkan jalan masuk (access road) ke lokasi tapak bina yang sukar dilalui, tidak berturap dan hanya sesuai dilalui oleh kenderaan pacuan empat (4) roda (four wheel drive - 4WD); atau 4.1.3 melibatkan pembinaan projek berbentuk linear yang melebihi 1 kilometer serta tiada jalan masuk di sepanjang jajarannya; atau 4.1.4 melibatkan tapak bina yang sukar dilalui seperti berbukit bukau, berpaya dan sebagainya. 4.2 Mana-mana projek yang tidak memenuhi kriteria di perenggan 4.1 di atas adalah tidak layak mendapatkan perkhidmatan kenderaan projek. Sebarang pemantauan, penyeliaan dan pengurusan projek hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan kenderaan Jabatan. 4.3 Bilangan maksimum kenderaan yang dibenarkan bagi sesuatu kontrak kerja adalah seperti berikut: Jenis Kenderaan Anggaran Jabatan >RM500 ribu - RM3 juta >RM3 juta - RM5 juta >RM5 juta - RM20 juta >RM20 juta - RM50 juta >RM50 juta dan ke atas 4WD Bilangan Maksimum Tidak layak Tidak layak 1 2 3 Motosikal Bilangan Maksimum 1 2 2 3 3 M.S. 3/12
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 4.4 Agensi hendaklah memastikan hanya kenderaan sempurna dan tulen sahaja (bukan merupakan kenderaan potong dan sambung) yang telah diluluskan penggunaannya oleh pihak berkuasa berkaitan sama ada terpakai atau baharu disediakan oleh kontraktor serta terhad kepada spesifikasi seperti berikut: Kenderaan Projek 4WD Completely Knocked Down (CKD) sahaja (a) Untuk kegunaan jalan laluan masuk berturap (i) (ii) Spesifikasi Sehingga 2000 c.c Petrol dengan Electronic Fuel Injection 4WD (iii) Aksesori standard sahaja (b) Untuk kegunaan jalan yang laluan masuk tidak berturap (i) (ii) Diesel dengan turbocharged 4WD (iii) Aksesori standard sahaja Sehingga 2500 c.c Motosikal (i) Sehingga kuasa 150 c.c sahaja 4.5 Bagi kenderaan terpakai, Agensi hendaklah memastikan kontraktor menyediakan kenderaan yang selamat digunakan. 4.6 Sebarang pengubahsuaian kenderaan projek, sebagai contoh menukar rim sedia ada kepada rim bersaiz besar atau lain-lain pengubahsuaian adalah tidak dibenarkan. 4.7 Perolehan perkhidmatan pengangkutan air yang bersesuaian adalah dibenarkan dengan syarat mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada Jawatankuasa Perolehan Melalui Kontrak (JKPMK) seperti di perenggan 6.5. Justifikasi kukuh dan terperinci hendaklah disediakan. 4.8 Agensi hendaklah memastikan supaya maklumat dipaparkan dengan jelas di kenderaan projek seperti berikut: 4.8.1 Kenderaan 4WD (a) logo Agensi Pelaksana; (b) nombor telefon Pejabat Pegawai Penguasa; dan (c) nama projek. dipaparkan di kedua-dua pintu hadapan kenderaan dengan saiz minimum 14" x 14" menggunakan pelekat kekal. 4.8.2 Motosikal (a) logo Agensi Pelaksana dipaparkan di tempat yang sesuai dengan saiz 5" X 5" menggunakan pelekat kekal. M.S. 4/12
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 4.9 Perkhidmatan kenderaan 4WD yang disediakan oleh kontraktor kepada Agensi Pelaksana hendaklah disertakan bersama dengan pemandu. Ini adalah kerana kos perkhidmatan kenderaan yang diperolehi telah termasuk elaun pemandu. Pegawai dan kakitangan awam adalah dilarang sama sekali memandu sendiri kenderaan 4WD tersebut. 4.10 Kenderaan projek hendaklah hanya digunakan untuk tujuan urusan rasmi berkaitan dengan pengurusan projek berkenaan sahaja. Kenderaan projek tidak boleh digunakan bagi tujuan urusan rasmi yang lain atau tujuan peribadi dan hendaklah disimpan di pejabat tapak bina atau di pejabat kontraktor atau di pejabat Agensi apabila ia tidak digunakan. Kontraktor adalah dilarang membawa kenderaan berkenaan bagi tujuan selain daripada tugas berkaitan dengan projek tersebut. 4.11 Semua kenderaan projek hendaklah dipulangkan kepada kontraktor dalam tempoh tidak melebihi 30 hari dari tarikh Sijil Perakuan Siap Kerja (Certificate of Practical Completion - CPC) dikeluarkan. 4.12 Bagi projek yang ditamatkan kontraknya, kenderaan projek hendaklah dipulangkan kepada kontraktor dalam tempoh tidak melebihi 30 hari dari tarikh Notis Penamatan dikeluarkan. 5. Kriteria Dan Kelayakan Peralatan Projek 5.1 Hanya peralatan tulen sahaja adalah dibenarkan serta terhad kepada bilangan peralatan projek seperti berikut: Bil. 1. Peralatan Projek Komputer termasuk pencetak (printer) Bilangan (Unit) Anggaran Harga Tender >RM500 ribu - RM2 juta Bil. Maksimum 1 >RM2 juta - RM10 juta 2 >RM10 juta - RM20 juta 3 >RM20 juta - RM50 juta 4 >RM50 juta 5 2. Mesin Pendua machine) (Photostate 1 3. Mesin Pengimbas (Scanner) Projektor 4. 5. Kamera Digital 6. Mesin Faksimili 7 Telefon Talian Tetap 1 1 1 1 Anggaran Harga Tender >RM500 ribu - RM2 juta >RM2 juta - RM10 juta >RM10 juta - RM20 juta >RM20 juta - RM50 juta >RM50 juta Bil. Maksimum 1 1 2 2 2 M.S. 5/12
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 5.2 Spesifikasi peralatan projek adalah seperti di Lampiran 1. 5.3 Telefon bimbit dan lain-lain peralatan projek selain daripada yang dinyatakan dalam perenggan 5.1 adalah tidak dibenarkan. 5.4 Bagi telefon bimbit, kontraktor hendaklah membuat pembayaran secara imbuhan balik (reimbursable) ke atas penggunaan telefon bimbit milikan peribadi penjawat awam yang menyelia projek Kerajaan. Kadar tuntutan caj bulanan adalah RM100 sebulan, dikhususkan kepada Pegawai Penguasa/Pengarah Projek dan wakilnya berkaitan kontrak serta pasukan projek yang menyelia tapak. Bilangan dan pegawai yang layak membuat tuntutan bil telefon seperti di Lampiran 2. Kemudahan ini hanya terhad sekali sahaja bayaran sebulan walaupun bilangan projek yang perlu diselia melebihi satu dan akan menggunakan Borang Pengisytiharan Tuntutan Bil Telefon seperti di Lampiran 3. Tuntutan bayaran ini juga tidak layak diberikan kepada Pegawai yang telah menerima kemudahan bayaran balik bil telefon melalui PP/WP1.4 dan PP/WP2.2. 5.5 Peralatan projek yang diperoleh hendaklah termasuk kos waranti, kos penyelenggaraan asas dan kos perisian yang tulen (original). 5.6 Sepanjang tempoh kontrak berkuat kuasa, peralatan projek yang disediakan oleh kontraktor adalah milik kontraktor dan hendaklah sentiasa di bawah kawalannya. Peralatan projek hendaklah digunakan untuk tujuan berkaitan dengan pelaksanaan projek berkenaan sahaja. 5.7 Semua peralatan projek hendaklah diserahkan kepada kontraktor dalam tempoh tidak melebihi 30 hari daripada tarikh CPC dikeluarkan. 5.8 Bagi projek yang ditamatkan kontraknya, peralatan projek hendaklah dipulangkan kepada kontraktor dalam tempoh tidak melebihi 30 hari dari tarikh Notis Penamatan dikeluarkan. 6. Syarat Pelaksanaan 6.1 Kenderaan dan peralatan projek adalah untuk digunakan oleh pegawai Kerajaan yang terlibat dalam pengurusan projek berkenaan sahaja. 6.2 Perunding yang dilantik untuk menyelia projek berkenaan adalah tidak dibenarkan untuk menggunakan kenderaan dan peralatan projek tersebut. 6.3 Kenderaan dan peralatan projek yang telah disediakan oleh kontraktor kepada Agensi Pelaksana bagi sesuatu projek hendaklah digunakan secara bersama dengan Agensi Pelanggan, sekiranya terdapat keperluan bagi tujuan pemantauan projek berkenaan. 6.4 Agensi Pelaksana dan Agensi Pelanggan adalah tidak dibenarkan untuk menggunakan kenderaan dan peralatan projek untuk sebarang M.S. 6/12 PK 4.6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia lain yang tidak berkaitan dengan pemantauan projek tujuan berkenaan seperti menghadiri mesyuarat bagi projek lain, bengkel, kursus, seminar dan lain-lain yang tidak berkaitan dengan projek berkenaan. Pegawai Penguasa/ Pengarah Projek (PP)/ Wakil PP tidak bertanggungjawab menyalahgunakan kenderaan projek untuk tujuan selain daripada projek berkenaan sahaja sepanjang tempoh kontrak bagi menjaga nama baik Kerajaan memandangkan terdapatnya pelekat kekal dengan butiran Agensi Pelaksana pada kenderaan tersebut. memastikan kontraktor juga 6.5 Permohonan bagi khidmat kenderaan dan peralatan hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada JKPMK yang dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. Pengerusi hendaklah sekurang-kurangnya Timbalan Ketua Setiausaha bagi Kementerian/Agensi atau Timbalan Ketua Setiausaha Kanan bagi Jabatan Perdana Menteri atau Timbalan Ketua Pengarah bagi Jabatan Teknik. Keahlian JKPMK hendaklah terdiri daripada seorang pengerusi dan sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli yang berjawatan sekurang-kurangnya Gred 54. Permohonan hendaklah dibuat melalui borang seperti di Lampiran 4. 6.6 JKPMK bertanggungjawab memastikan permohonan perolehan perkhidmatan kenderaan dan peralatan projek yang dipohon oleh Agensi hendaklah diteliti terlebih dahulu dan diberi justifikasi kukuh sebelum sebarang kelulusan diberikan supaya ianya tidak menjadi satu keperluan wajib untuk setiap projek. Salinan keputusan JKPMK hendaklah turut disalinkan kepada Pegawai Pengawal untuk tujuan pemantauan. 6.7 Kelulusan daripada JKPMK seperti di perenggan 6.5 di atas hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum kuantiti dan jenis kenderaan atau peralatan projek dimasukkan dalam dokumen tender bagi mengelakkan perkara-perkara berikut berlaku: 6.7.1 Kuantiti dan jenis kenderaan atau peralatan projek yang dinyatakan dalam dokumen kontrak adalah berbeza dengan kuantiti dan jenis yang diluluskan oleh JKPMK; 6.7.2 Kenderaan atau peralatan projek telah dibuat bayaran walaupun tidak mempunyai kelulusan JKPMK; dan 6.7.3 Kenderaan atau peralatan projek telah dibuat bayaran walaupun tidak disediakan. 6.8 Bagi memastikan tiada sebarang ketidakpatuhan berlaku, langkah- langkah seperti berikut hendaklah dilaksanakan: 6.8.1 Permohonan kepada JKPMK hendaklah dikemukakan seawal level) bagi peringkat penerimaan projek mengelakkan kelewatan dalam memperolehi kelulusan; (project entry M.S. 7/12 PK 4.6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 6.8.2 Mesyuarat JKPMK hendaklah dijadualkan dengan lebih kerap bagi membolehkan pertimbangan ke atas permohonan perkhidmatan kenderaan atau peralatan projek dibuat; 6.8.3 Kuantiti dan jenis kenderaan atau peralatan projek yang dibekalkan oleh kontraktor dan yang diterima oleh Kerajaan hendaklah selaras dengan kuantiti dan jenis yang telah diluluskan oleh JKPMK bagi tujuan pembayaran. Sebarang perubahan terhadap kuantiti dan spesifikasi kenderaan dan peralatan projek yang telah diluluskan oleh JKPMK adalah tidak dibenarkan; dan 6.8.4 Sesalinan permohonan yang telah diluluskan oleh JKPMK hendaklah disalinkan kepada Pegawai Pengawal dan PP/Wakil PP bagi tujuan pemantauan, penggunaan dan penyimpanan rekod kenderaan dan peralatan projek. 7. Perkara Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender 7.1 Agensi hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dinyatakan dengan jelas di dalam dokumen tender yang seterusnya menjadi sebahagian daripada dokumen kontrak: 7.1.1 Kenderaan projek yang sempurna dan tulen sahaja (bukan merupakan kenderaan potong dan sambung) yang telah diluluskan penggunaannya oleh pihak berkuasa berkaitan sama ada terpakai atau baharu (4WD jenis CKD atau motosikal) serta mematuhi kuantiti dan spesifikasi yang telah ditetapkan di perenggan 4 di atas tertakluk kepada kelulusan JKPMK terlebih dahulu; 7.1.2 Perkhidmatan kenderaan yang diperoleh hendaklah merangkumi kos sewaan kenderaan, kos penyelenggaraan asas, kos bahan api dan tol, kos tempat letak kereta, kos perlindungan insurans komprehensif, cukai jalan dan lain-lain cukai serta gaji dan elaun pemandu untuk sepanjang tempoh pelaksanaan projek; 7.1.3 Peralatan projek yang tulen serta mematuhi kuantiti dan spesifikasi yang telah ditetapkan di perenggan 5 di atas tertakluk kepada kelulusan JKPMK terlebih dahulu; 7.1.4 Perkhidmatan peralatan projek yang diperoleh hendaklah termasuk kos waranti, kos penyelenggaraan asas dan kos perisian yang original; dan 7.1.5 Kenderaan dan peralatan projek akan dipulangkan kepada kontraktor dalam tempoh tidak melebihi 30 hari daripada tarikh CPC dikeluarkan. 7.2 Agensi Pelaksana adalah bertanggungjawab memastikan maklumat berkaitan jenis, bilangan dan spesifikasi perkhidmatan kenderaan dan peralatan projek seperti yang telah diluluskan oleh JKPMK hendaklah M.S. 8/12 PK 4.6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia dimasukkan ke dalam dokumen tender berdasarkan contoh format di Lampiran 5. 8. Pemantauan Terhadap Kenderaan Dan Peralatan Projek 8.1 PP/Wakil PP bertanggungjawab memantau penggunaan serta penyimpanan rekod yang teratur dan kemas kini mengenai kenderaan dan peralatan projek yang diterima melalui kontrak kerja dari peringkat kelulusan diterima sehingga peringkat penyerahan. 8.2 Tindakan yang perlu diambil PP/Wakil PP adalah seperti berikut: 8.2.1 Melengkapkan Borang Daftar Kenderaan Dan Peralatan Projek Yang Diterima Melalui Kontrak Kerja seperti di Lampiran 6; 8.2.2 Melengkapkan Borang Pengesahan Penerimaan Kenderaan Dan Peralatan Projek Daripada Kontraktor seperti di Lampiran 7. Sesalinan borang yang telah lengkap diisi hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal; 8.2.3 Melengkapkan Buku Log seperti berikut: (a) merekodkan butir penggunaan, tujuan perjalanan serta pegawai yang menggunakan kenderaan projek tersebut; (b) Pegawai yang menggunakan kenderaan projek hendaklah menandatangani Buku Log di ruangan yang ditetapkan selepas menggunakannya; (c) Buku Log hendaklah diselenggara dengan betul dan disimpan oleh pemandu; dan (d) menyemak buku log sekurang-kurangnya sebulan sekali bagi tujuan pemantauan. 8.2.4 Kenderaan dan peralatan projek yang disimpan sama ada di pejabat tapak bina atau di pejabat kontraktor atau di pejabat Agensi, hendaklah direkodkan dengan teratur. Senarai inventori yang lengkap mengenai kenderaan dan peralatan projek hendaklah dipamerkan di pejabat tapak. 8.2.5 PP/Wakil PP hendaklah menjalankan pemeriksaan atau audit ke atas penggunaan kenderaan dan peralatan projek dari semasa ke semasa untuk memastikan semua peraturan dipatuhi dan tiada penyalahgunaan. M.S. 9/12 PK 4.6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 8.2.6 Laporan Pemantauan Tahunan Status Kemudahan Kenderaan Projek Dan Peralatan Projek seperti di Lampiran 8 hendaklah dikemukakan oleh PP/Wakil PP kepada Pegawai Pengawal sebelum 31 Januari tahun berikutnya dan disalinkan kepada tujuan Unit Audit Dalam Agensi masing-masing untuk pengauditan. 8.3 Walaupun kenderaan dan peralatan projek adalah hak milik kontraktor, sekiranya berlaku kehilangan kenderaan dan/atau peralatan projek semasa digunakan oleh pegawai Kerajaan, pegawai tersebut hendaklah membuat laporan polis di balai polis yang berhampiran dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan dan membuat laporan kepada Ketua Jabatan. 9. Penyerahan Semula Kenderaan Dan Peralatan Projek Kepada Kontraktor 9.1 Setelah projek siap dan CPC dikeluarkan, penyerahan semula kenderaan dan peralatan projek kepada kontraktor perlu direkodkan oleh PP/Wakil PP dengan mengisi Borang Pengesahan Penyerahan Kenderaan dan Peralatan Projek Kepada Kontraktor seperti di Lampiran 9. 9.2 PP/Wakil PP hendaklah memastikan sebelum kenderaan dan peralatan projek tersebut dipulangkan kepada kontraktor, pelekat kekal yang mengandungi maklumat Agensi Pelaksana pada kenderaan tersebut hendaklah ditanggalkan/dipadamkan oleh kontraktor terlebih dahulu bagi tidak disalahgunakan. PP/Wakil PP hendaklah memastikan mengingatkan kontraktor bahawa adalah menjadi satu kesalahan sekiranya terdapat aduan pelekat kekal yang mengandungi maklumat Agensi Pelaksana tidak ditanggalkan pada kenderaan projek selepas projek siap. ianya 9.3 PP/Wakil PP hendaklah memastikan kuantiti kenderaan dan peralatan projek yang telah diperoleh melalui kontrak kerja hendaklah sama dengan telah diserahkan kepada kontraktor setelah CPC kuantiti yang dikeluarkan. Sekiranya kuantiti kenderaan dan peralatan projek yang diperoleh berbeza berbanding dengan kuantiti yang diserahkan semula kepada kontraktor, PP/Wakil PP hendaklah mengemukakan justifikasi ke atas perkara tersebut. 10. Larangan Penerimaan Kenderaan atau Peralatan Projek Secara Percuma Daripada Kontraktor 10.1 Pegawai/ kakitangan Agensi Kerajaan/ ahli keluarga/ saudara/ sekutunya adalah dilarang untuk menerima sebarang kenderaan atau peralatan projek secara percuma atau harga di bawah pasaran sama ada dalam tempoh pelaksanaan projek mahupun setelah projek siap. Sekiranya pegawai/ kakitangan Agensi Kerajaan didapati menerima kenderaan atau peralatan projek secara percuma atau harga di bawah pasaran, tindakan ke atas pegawai yang terlibat boleh diambil selaras dengan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 [Akta 694]. M.S. 10/12 PK 4.6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 11. Tanggungjawab Pegawai Pengawal 11.1 Pegawai Pengawal hendaklah memastikan pematuhan mengenai perolehan perkhidmatan kenderaan dan peralatan projek dilaksanakan berdasarkan peraturan yang ditetapkan dalam PPP ini. 12. Tarikh Kuat Kuasa 12.1 Peraturan ini adalah berkuat kuasa ke atas semua pelawaan perolehan kerja mulai 11 Mei 2021. 12.2 Bagi perolehan kerja yang telah dilaksanakan sebelum 11 Mei 2021 dan Surat Setuju Terima masih belum dikeluarkan, peraturan kenderaan dan peralatan projek sedia ada adalah dikekalkan sehingga kontrak tersebut tamat. M.S. 11/12 PK 4.6
M.S. 12/12 PK 4.6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 1 LAMPIRAN 1 Kelayakan Dan Spesifikasi Peralatan Projek Bil. (a) 1. Peralatan Bil. Komputer termasuk pencetak (printer) Anggaran Harga Tender >RM500 ribu - RM2 juta >RM2 juta - RM10 juta >RM10 juta - RM20 juta >RM20 juta - RM50 juta >RM50 juta Bil. Maksimum 1 2 3 4 5 Spesifikasi (i) Komputer terhad kepada jenis desktop dan komputer riba (laptop) sahaja. Komputer jenis selain daripada yang dinyatakan di atas adalah tidak dibenarkan; (ii) Komputer haruslah menggunakan sistem pengoperasian semasa; (iii) Printer yang mempunyai fungsi mencetak sahaja dan bukan merupakan multifunction printer bagi mengelakkan pertindihan fungsi dengan peralatan lain seperti item di (b), (c) dan (f); dan (iv) Spesifikasi komputer, printer dan perisian setakat keperluan asas menjalankan tugas pemantauan, penyeliaan dan pengurusan projek sahaja. Agensi hendaklah memastikan perisian komputer yang akan dipasang ke dalam komputer adalah merupakan perisian original. memenuhi (v) Komputer yang dibekalkan oleh kontraktor hendaklah juga dilengkapi dengan aksesori untuk video conference (vc) seperti web camera (webcam), mikrofon dan speaker sekiranya perlu. (b) 2. Mesin (Photostate machine) Pendua 1 (i) Hanya dibenarkan bagi projek melebihi RM5 juta sahaja; (ii) Medium duty (black and white); dan (iii) Kertas bersaiz A3/A4. (c) 3. Mesin (Scanner) Pengimbas 1 (i) (ii) Maksimum 2400 x 4800 dpi; dan (iii) Kertas bersaiz A3/A4. Flatbed type; (d) 4. Projektor 1 (i) Maksimum WXGA 1280 x 800 pixels; (ii) Maksimum 3000 lumens; (iii) HDMI Video/Audio input; dan (iv) 15-pin VGA . (e) 5. Kamera Digital 1 (i) Maksimum 16 megapixels; (ii) Maksimum 16 GB memory card; (iii) Maksimum 5x optical zoom; (iv) Built-in Wi-Fi; dan (v) Full HD video. (f) Mesin Faksimili 1 (i) Monochrome laser print; M.S. 1/2
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Bil. 6 Peralatan (g) Telefon Talian Tetap Anggaran Harga Tender >RM500 ribu - RM2 juta >RM2 juta - RM10 juta >RM10 juta - RM20 juta >RM20 juta - RM50 juta >RM50 juta PK 4.6 Lampiran 1 Bil. Spesifikasi (ii) Maksimum 33.6Kbps modem; (iii) Maksimum 600 x 600 dpi print resolution; (iv) Kertas bersaiz A4; dan (v) Maksimum 16Mb memory capacity. (i) Dibekalkan oleh syarikat telekomunikasi yang dipilih Bil. Maksimum 1 1 2 2 2 M.S. 2/2
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 2 BILANGAN DAN PEGAWAI YANG LAYAK MEMBUAT TUNTUTAN BIL TELEFON BIMBIT Bil. Anggaran Harga Tender Bilangan Pegawai Yang Layak Membuat Tuntutan Bil Telefon Bimbit Pegawai Yang Layak Membuat Tuntutan Bil Telefon Bimbit 1. Melebihi RM500 ribu hingga RM2 juta 1 1. PP/PD; atau 2. WPP/WPD Utama; atau 3. WPP/WPD Pakar 2. Melebihi RM2 juta hingga RM10 juta 2 1. PP/PD; atau 2. WPP/WPD Utama; atau 3. WPP/WPD Pakar 3. Melebihi RM10 juta hingga RM20 juta 4 1. PP/PD; atau 2. WPP/WPD Utama; atau 3. WPP/WPD Pakar 4. Melebihi RM20 juta hingga RM50 juta 4 1. PP/PD; atau 2. WPP/WPD Utama; atau 3. WPP/WPD Pakar 5. Melebihi RM50 juta 5 1. PP/PD; atau 2. WPP/WPD Utama; atau 3. WPP/WPD Pakar PP/PD - Pegawai Penguasa/ Pengarah Projek WPP/WPD - Wakil Pegawai Penguasa/ Wakil Pengarah Projek M.S. 1/1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 3 Rujukan:... ..... . BORANG PENGISYTIHARAN TUNTUTAN BIL TELEFON BAGI BULAN _____________ TAHUN ________ Penting: i) Hanya Pegawai Penguasa/Pengarah Projek dan pegawai yang terlibat dalam projek sahaja yang boleh membuat tuntutan. Tuntutan adalah terhad sekali sahaja sebulan walaupun bilangan projek yang diselia melebihi satu. Pegawai yang telah menerima kemudahan bayaran balik bil telefon melalui PP/WP1.4 dan PP/WP 2.2 adalah tidak layak untuk membuat tuntutan. Borang yang telah lengkap perlu disimpan bagi tujuan rekod dan rujukan. ii) iii) iv) BAHAGIAN A: Maklumat Pemohon Nama No. Kad Pengenalan Jawatan / Gred No. Telefon Bahagian / Jabatan : : : : : BAHAGIAN B: Maklumat Projek Nama Projek Peranan Di Dalam Projek Tempoh Projek Tarikh Mula Projek Tarikh Siap Projek : : : : : BAHAGIAN C: Maklumat Tuntutan Jumlah Tuntutan : BAHAGIAN D: PENGESAHAN PENGISYTIHARAN Saya mengaku bahawa: i) maklumat yang dinyatakan di atas adalah benar dan saya bertanggungjawab terhadapnya; dan ii) disahkan bahawa tuntutan ini hanya dibuat sekali sahaja. Tarikh: ... BAHAGIAN E: PERAKUAN KETUA JABATAN Tandatangan Pemohon: ... 1. 2. Saya mengesahkan bahawa semua maklumat yang diberikan oleh pemohon adalah benar Saya menyokong/tidak menyokong permohonan pegawai di atas sebab-sebab berikut ... ... Tarikh: ... . Tandatangan dan Cop: ... .. BAHAGIAN F: PENGESAHAN BAYARAN (Diisi oleh Kontraktor) Jumlah Pembayaran : Tarikh Pembayaran : Tandatangan dan Cop: ...
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 4 LAMPIRAN 4 PERMOHONAN KEMUDAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK MELALUI KONTRAK KERJA UNTUK PERTIMBANGAN JAWATANKUASA PEROLEHAN MELALUI KONTRAK (JKPMK) 1. BUTIR-BUTIR PROJEK 1.1. 1.2. 1.3. Nama Penuh Projek: Anggaran Jabatan: Tarikh dijangka tender dipelawa: 2. BUTIR-BUTIR PERMOHONAN 2.1 Permohonan Kemudahan Kenderaan Projek (a) Justifikasi keperluan: (b) Kriteria Wajib: Sila tanda '√' di petak yang disediakan. Semua kriteria wajib perlu dipatuhi. (i) Anggaran Jabatan melebihi RM500 ribu (ii) Kenderaan Jabatan sedia ada tidak mencukupi untuk digunakan bagi tujuan pemantauan, penyeliaan dan pengurusan projek (c) Kriteria Lain: Sila tanda '√' di petak yang berkaitan. (i) Melibatkan pembinaan bangunan yang mana tapak binanya melebihi 40 ekar dan tidak sesuai menggunakan kenderaan biasa; atau (ii) Melibatkan jalan masuk (access road) ke lokasi tapak bina yang sukar dilalui, tidak berturap dan hanya sesuai dilalui oleh kenderaan pacuan empat roda (four wheel M.S. 1/3
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 4 drive - 4WD); atau (iii) Melibatkan pembinaan projek berbentuk linear yang melebihi 1 kilometer serta tiada jalan masuk di sepanjang jajarannya; atau (iv) Melibatkan tapak bina yang sukar dilalui seperti berbukit bukau, berpaya dan sebagainya. 2.2 Butir-butir Kenderaan/Peralatan Yang Dipohon Bil. Jenis Kenderaan/ Peralatan Projek Kuantiti Justifikasi Keperluan Butir-butir Kenderaan/ Peralatan Sedia Ada Di Pejabat Yang Memohon 3. PERAKUAN OLEH PEMOHON 3.1. Adalah diperakukan bahawa permohonan kenderaan/peralatan projek seperti di perenggan 2.2 di atas adalah benar-benar diperlukan. Tandatangan : : Nama : Jawatan : Tarikh M.S. 2/3
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 4 4. Keputusan JKPMK Butir-Butir Permohonan Keputusan JKPMK Bil. Jenis Kenderaan/ Peralatan Projek Kuantiti Lulus/ Tidak Lulus Bilangan Yang Diluluskan Catatan Kami, Jawatankuasa Perolehan Melalui Kontrak (JKPMK), bersetuju meluluskan permohonan kemudahan kenderaan dan peralatan projek sebagaimana di perenggan 3 di atas. 5. Tandatangan JKPMK Nama dan Jawatan Hakiki Jawatan JKPMK Pengerusi Ahli 1 Ahli 2 Tandatangan 6. Tarikh Keputusan JKPMK M.S. 3/3
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia CONTOH BUTIRAN BAGI KERJA-KERJA AWALAN Bil. Item Rate (per month) 1. Provide, operate and maintain the following transportation service for the SO and his staff as and when required from the commencement of the Contract until the issuance of the Certificate of Practical Completion, as specified: i) nos. of 4WD: (a) On the road : *..... (b) Off road: *..... according to specified specifications. ii) ........ nos. of motorcycles, according to specified specifications. 2. Specifications of vehicles are as stated in the requirement. Provide and maintain the following for the use of the SO and his staff from the commencement of the Contract until the issuance of the Certificate of Practical Completion, as specified: i) Computer facilities compromising of *........ sets of microcomputer system, according to specified specifications. ii) ........ no. of medium duty copier machine, according to specified specifications. iii) ........ no. of scanner, according to specified specifications. iv) ........ no. of projector, according to specified specifications. v) ........ no. of digital camera, according to specified specifications. vi) ........ no. of fax machine, according to specified specifications. vii) ........ no. of fixed line telephone, specified by telecommunication company. Specifications of equipment are as stated in the requirement. * Insert the numbers required M.S. 1/1 PK 4.6 Lampiran 5 Amount
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 6 BORANG DAFTAR SETIAP KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK YANG DITERIMA MELALUI KONTRAK KERJA 1. 2. 3. 4. 5. Nama Projek Harga Kontrak Tempoh Kontrak Nama Kontraktor No. Kontrak : : : : : Bil. Butir Jelas Jenis Kenderaan/ Peralatan Projek Tarikh & Rujukan Kelulusan JKPMK Sepanjang Tempoh Pelaksanaan Projek Penerimaan Kenderaan / Peralatan Daripada Kontraktor Setelah Selesai Projek dan Sijil Perakuan Siap Kerja Dikeluarkan Serahan Kenderaan/ Peralatan Kepada Kontraktor Catatan Tarikh & Rujukan Terima Penempatan T.T Dan Cop PP Serta Tarikh Tarikh Rujukan Serahan T.T Dan Cop PP Serta Tarikh (1) KENDERAAN PROJEK (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1. ... PERALATAN PROJEK 1. ... Panduan mengisi daftar kenderaan dan peralatan yang diterima melalui kontrak kerja : (a) Daftar perlu diisi dengan lengkap dan dikemas kini. Jika tidak berkaitan, perlu dicatat "tidak berkenaan" di dalam ruang yang berkenaan. (b) Bilangan, jenis, butir jelas serta spesifikasi bagi setiap kemudahan yang diterima hendaklah direkodkan dengan lengkap pada ruang (2) di dalam daftar. Bagi kenderaan memadai dinyatakan jenis, model, kuasa kuda serta nombor pendaftarannya di dalam ruangan (2). (c) Bagi memudahkan rujukan, indeks perlu diwujudkan bagi borang-borang kelulusan, penerimaan dan penyerahan kenderaan dan peralatan. Kesemua dokumen ini perlu disimpan dengan teratur dalam satu fail yang bertajuk : "Kelulusan, Penerimaan Dan Penyerahan Kemudahan Kenderaan Dan Peralatan Projek Yang Diterima Melalui Kontrak". M.S. 1/1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 7 Rujukan:... ..... . PENGESAHAN PENERIMAAN KEMUDAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK DARIPADA KONTRAKTOR 1. Nama Projek 2. Harga Kontrak 3. Tempoh Kontrak 4. Nama Kontraktor 5. No. Kontrak : : : : : Bil. Maklumat Kemudahan Kenderaan/ Peralatan Projek Kuantiti Tarikh Terima No. Pendaftaran/ No. Siri 1. Perakuan Kontraktor Saya, bagi pihak kontraktor mengaku telah menyerahkan kenderaan dan peralatan projek seperti yang disenaraikan di atas kepada PP/ Wakil PP. ... .. (Tandatangan Kontraktor) Nama Jawatan Tarikh : : : 2. Pengesahan PP/ Wakil PP Saya, bagi pihak Jabatan, mengaku telah menerima kemudahan kenderaan/ peralatan projek seperti yang tercatat di dalam jadual di atas. ... .. (Tandatangan PP/ Wakil PP) Nama Jawatan Tarikh : : : Nota : 1. Sesalinan borang yang telah lengkap diisi hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal berserta salinan geran kenderaan yang berkaitan. 2. Satu salinan borang pengesahan penerimaan ini perlu disimpan oleh pihak kontraktor. M.S. 1/1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 8 Rujukan:... ..... . LAPORAN PEMANTAUAN TAHUNAN STATUS KEMUDAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK BAGI TAHUN ... . Nama Projek Harga Kontrak No. Kontrak : : : : Nama Kontraktor Tempoh Kontrak : Tarikh Siap Kerja : Bil. Tarikh & Ruj. Kelulusan JKPMK Jenis Kemudahan Kenderaan/ Peralatan Projek Kuantiti No. Pendaftaran/ No. Siri Model Tarikh Terima Pejabat Yang Bertanggungjawab Status 2 1 Catatan Status 1 Tiada Perubahan. 2 Lain-lain. Sila jelaskan. M.S. 1/1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 4.6 Lampiran 9 Rujukan:... ..... . BORANG PENGESAHAN PENYERAHAN KENDERAAN DAN PERALATAN PROJEK KEPADA KONTRAKTOR 1. Butiran Projek 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Nama Projek Nama Kontraktor Harga Kontrak : Tempoh Kontrak No. Kontrak : : : : 2. Senarai Kenderaan dan Peralatan Projek Yang Telah Diserahkan Kepada Kontraktor Bil. Maklumat Kenderaan Projek Kuantiti Tarikh Serahan Catatan 1. ... ... Bil. Maklumat Peralatan Projek Kuantiti Tarikh Serahan Catatan 1. ... ... 3. Pengesahan PP/ Wakil PP Saya, bagi pihak Jabatan mengaku telah menyerahkan kenderaan dan peralatan projek seperti yang disenaraikan di atas kepada kontraktor. ... .. (Tandatangan PP/ Wakil PP) Nama Jawatan Tarikh : : : 4. Perakuan Kontraktor Saya, bagi pihak Kontraktor mengaku kenderaan dan peralatan projek yang disenaraikan di atas telah diterima daripada pihak Kerajaan. ... .. (Tandatangan Kontraktor) Nama Jawatan Tarikh : : : Nota : 1. 2. 3. Borang penyerahan asal hendaklah disimpan oleh pihak Kerajaan. Satu salinan borang pengesahan penyerahan ini perlu disimpan oleh pihak kontraktor. Jabatan hendaklah memastikan kenderaan dan peralatan projek yang diserahkan adalah sama seperti mana yang disenaraikan dalam jadual di atas Sekiranya terdapat percanggahan, sebab-sebab yang munasabah hendaklah dinyatakan. M.S. 1/1