TATA PEMBEKAL UPM DAN PIHAK KETIGA PANDUAN AMALAN UNTUK KEPUTUSAN HARIAN
Jadual Kandungan PRAKATA CEO 3 PENGENALAN 4 KOMITMEN 1. Komitmen terhadap integriti 6 ORANG DAN OPERASI 2. Menghormati orang lain dan hak asasi manusia 3. Mengambil berat akan kesan terhadap alam sekitar 8 dan keselamatan produk 10 INTEGRITI PERNIAGAAN 4. 5. Ketelusan perniagaan 6. 7. Melindungi aset dan maklumat Toleransi sifar terhadap amalan rasuah dan sogokan Pematuhan undang-undang persaingan 12 14 16 18 RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN 8. Ketahui orang yang berurusan dengan anda 9. Melibatkan diri dengan pemegang kepentingan dan masyarakat 20 22 SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA 10. Pematuhan melibatkan semua orang 24 2
Rakan Kongsi yang dihormati, Di UPM, Integriti mendasari semua operasi perniagaan kami dan menyediakan asas untuk kejayaan dan perkembangan kami yang berterusan. Kami tidak mengkompromikan standard integriti kami dalam apa-apa jua keadaan dan kami mengharapkan perkara yang sama daripada pembekal dan orang tengah pihak ketiga kami. Sebagai rakan kongsi perniagaan kami, anda merupakan sebahagian yang penting bagi rantaian nilai kami. Kami komited terhadap dialog yang berterusan dan kerjasama dengan anda untuk menambah baik prestasi kami dan bagi memastikan kecekapan, ketelusan, dan tanggungjawab bagi seluruh rantaian bekalan. Kita semua bertanggungjawab untuk bertindak dengan integriti, dalam segala tindakan yang kita lakukan dan setiap pilihan yang kita buat. Saya mengharapkan anda dan syarikat anda memainkan peranan anda dalam hal ini: mematuhi Tata Pembekal UPM dan Pihak Ketiga tanpa pengecualian dan membuat pilihan yang betul dalam kerja seharian anda. Massimo Reynaudo Presiden dan CEO, UPM 3
Pengenalan UPM berhasrat untuk menjadi rakan kongsi perniagaan yang boleh dipercayai dan yakin bahawa amalan yang bertanggungjawab dan beretika memupuk nilai jangka panjang untuk UPM dan pemegang kepentingan. UPM telah menyatakan komitmen terhadap integriti dalam Tatakelakuan. Prinsip utama kami ialah kami tidak mengkompromikan standard integriti kami dalam apa- apa jua keadaan dan kami mengharapkan perkara yang sama daripada pembekal dan orang tengah pihak ketiga. Semua pembekal UPM dan orang tengah pihak ketiga (cth. ejen, penasihat, rakan usaha sama, rakan kongsi perniagaan tempatan, atau pengedar bertindak bagi pihak UPM) perlu mematuhi standard yang ditetapkan dalam Tata Pembekal UPM dan Pihak Ketiga atau mendemonstrasikan pematuhan mereka dengan standard serupa yang ditakrifkan dalam tatakelakuan atau dasar syarikat mereka sendiri. Kod Pembekal dan Pihak Ketiga ini mentakrifkan prestasi tahap minimum yang diperlukan oleh UPM daripada semua pembekal dan pihak ketiga. Terdapat keperluan tambahan untuk sesetengah bahan dan perkhidmatan. 4 TATA PEMBEKAL UPM DAN PIHAK KETIGA Tatakelakuan Pembekal dan Pihak Ketiga UPM adalah berdasarkan inisiatif sepuluh prinsip United Nations Global Compact, Prinsip Panduan Bangsa-Bangsa Bersatu tentang Perniagaan dan Hak Asasi Manusia. dan Deklarasi berkenaan Prinsip dan Hak Asasi di Tempat Kerja Organisasi Buruh Antarabangsa. Versi Kod Pembekal dan Pihak Ketiga yang paling kini tersedia di laman web UPM. KETAHUI LEBIH LANJUT Prinsip Panduan Bangsa-Bangsa Bersatu tentang Perniagaan dan Hak Asasi Manusia Sepuluh Prinsip United Nations Global Compact Matlamat Pembangunan Lestari Bangsa-Bangsa Bersatu Panduan OECD untuk Perusahaan Multinasional
NILAI-NILAI UPM Untuk maklumat lanjut, rujuk konvensyen dan pengisytiharan antarabangsa, serta arahan UPM yang berikut. Percaya dan dipercayai Capai bersama- sama Pemba- haruan dengan keberanian Konvensyen ILO asas • Kebebasan Berpersatuan dan Perlindungan Hak untuk Menganjurkan Konvensyen (No. 87) Konvensyen Hak untuk Menganjurkan dan Tawar-Menawar Kolektif (No. 98) Konvensyen Buruh Paksa (No. 29) • Konvensyen Pemansuhan Buruh Paksa (No. 105) • Konvensyen Umur Minimum (No. 138) • Konvensyen Bentuk Terburuk bagi Buruh Kanak-Kanak (No. 182) • Konvensyen Ganjaran Sama Rata (No. 100) • Konvensyen Diskriminasi (Penggajian dan Pekerjaan) (No. 111) Konvensyen Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan ILO (No. 155) Sepuluh prinsip United Nations Global Compact Deklarasi Universal Hak Asasi Manusia PBB Pengenalan Keselamatan UPM 5
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA integriti 1 Komitmen terhadap PEMBEKAL/PIHAK KETIGA UPM PERLU: Mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Memaklumkan orang hubungan UPM mereka dengan segera jika pembekal atau pihak ketiga tidak dapat mematuhi Kod Pembekal dan Pihak Ketiga. CARA UPM UPM mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkenaan dalam semua operasinya. Pematuhan undang-undang dan amalan bertanggungjawab serta beretika ialah asas bagi semua perniagaan UPM. Integriti bermakna membuat perkara yang betul. 6
KOMITMEN PEOPLE AND OPERATIONS INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Contoh dan amalan baik untuk anda Mengenal pasti undang-undang dan peraturan yang berkenaan dengan perniagaan anda, dengan mempertimbangkan sifatnya, bidang aktiviti, dan skop geografi anda. Mematuhi undang-undang dan peraturan serta bertindak terhadap perubahan padanya. Memastikan bahawa para pekerja anda mengetahui dan mematuhi undang-undang serta peraturan ini melalui latihan dan komunikasi kerap. Memastikan bahawa pihak pengurusan tertinggi anda mendemonstrasikan pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan dalam semua aktiviti mereka dan memastikan semua pengurus memimpin melalui teladan. Selain itu, bergantung pada saiz, bidang aktiviti, dan skop geografi anda: o Mewujudkan dan mengekalkan sistem pengurusan yang mengandungi dasar, proses, dan prosedur yang perlu yang mengemudi proses membuat keputusan, kepimpinan, pengurusan risiko, kawalan, dan aliran maklumat dengan berkesan serta membuatkan objektif anda boleh dicapai. o Menyediakan program pematuhan di seluruh syarikat yang menekankan sekurang- kurangnya cara anda memastikan pematuhan undang-undang, pencegahan sogokan dan rasuah, serta cara anda melibatkan para pekerja anda dalam program ini. o Mengesahkan program pematuhan anda secara kerap dan mengemas kininya apabila perlu. Memaklumkan kepada orang hubungan UPM anda tentang sebarang kebimbangan yang anda mungkin ada tentang keperluan Tata Pembekal UPM dan Pihak Ketiga, terutamanya tentang kemungkinan konflik dengan perundangan atau peraturan tempatan yang berkenaan. Bersama-sama, kami boleh mencari cara untuk mengelakkan halangan yang mungkin berlaku. 7
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN 2 Menghormati orang lain dan hak asasi manusia CARA UPM UPM komited untuk menghormati hak asasi manusia. Kami menggalakkan suasana bekerja yang baik, tidak bertoleransi terhadap penggunaan buruh paksa atau buruh kanak-kanak dalam apa-apa jua keadaan, dan kami tidak pernah berkompromi tentang keselamatan. Kami hanya bekerja dengan rakan kongsi perniagaan yang berkongsi komitmen kami terhadap hak asasi manusia dan kesihatan serta keselamatan. Kami bermatlamat untuk memperkasakan dan melibatkan para pekerja kami pada semua tahap melalui kepimpinan yang bertanggungjawab. 8 TATA PEMBEKAL UPM DAN PIHAK KETIGA RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Berikan sumbangan dan libatkan orang lain. PEMBEKAL/PIHAK KETIGA UPM PERLU: Menghormati hak asasi manusia sejagat seperti kebebasan berfikir, berpendapat, meluahkan idea, beragama dan kebebasan daripada diskriminasi berdasarkan bangsa, umur, kewarganegaraan, jantina atau orientasi seksual atau apa-apa bentuk gangguan. Menghormati undang-undang setempat tentang waktu bekerja dan pampasan, kebebasan berpersatuan, dan hak untuk tawar-menawar kolektif. Menghormati hak kanak-kanak dan tidak menggunakan atau menerima penggunaan buruh kanak-kanak. Mengikut umur minimum yang ditetapkan oleh undang- undang tempatan atau takrifan umur minimum 15 tahun bagi Organisasi Buruh Antarabangsa (ILO), mana-mana yang lebih tinggi. Memastikan tiada bentuk buruh paksa digunakan atau ditoleransikan dalam apa-apa jua operasi atau aktiviti. Memastikan kesihatan, keselamatan, dan keselamatan para pekerja, pelawat dan orang lain yang terlibat dalam operasi. Mematuhi keperluan keselamatan UPM sewaktu bekerja atau melawat tapak UPM dan menjalankan latihan keselamatan yang diperlukan.
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Contoh dan amalan baik untuk anda Hak asasi manusia dan suasana bekerja yang baik Melayan para pekerja anda secara sama rata dan dengan rasa hormat dalam semua situasi (cth. dari segi pengambilan pekerja, kenaikan pangkat, pampasan, dan manfaat) serta tidak mendiskriminasikan mereka berdasarkan kaum, umur, warganegara, jantina, orientasi seksual, bahasa, agama, pandangan politik atau lain- lain, asal-usul sosial, hartanah, kelahiran, atau status lain. Memastikan bahawa para pekerja anda mempunyai kebebasan untuk membentuk, menyertai, atau tidak menyertai kesatuan buruh dan untuk tawar- menawar secara kolektif. Menggalakkan suasana bekerja yang baik. Ikuti had standard Organisasi Buruh Antarabangsa (ILO) bagi waktu normal 8 jam sehari dan 48 jam setiap minggu. Memastikan bahawa kerja lebih masa adalah secara sukarela dan diberikan pampasan. Melindungi para pekerja anda daripada sakit, penyakit, dan kecederaan akibat pekerjaan mereka. Menyatakan dalam dasar anda dan memberitahu secara jelas bahawa gangguan seksual dan apa-apa jua bentuk gangguan yang lain serta tingkah laku lain yang tidak wajar terhadap para pekerja atau wakil pemegang kepentingan anda sendiri tidak ditoleransikan. Jelaskan bahawa para pekerja tidak dibenarkan untuk berkelakuan - secara lisan, fizikal, atau visual ‒ dalam cara yang boleh dianggap sebagai menyinggung perasaan, menakutkan, mengancam, berniat jahat atau menghina. Mentakrifkan umur minimum untuk penggajian mengikut takrifan umur minimum Organisasi Buruh Antarabangsa (ILO) atau undang- undang tempatan jika umur minimum yang ditakrifkan dalam undang- undang tersebut adalah lebih tinggi. Jika kerja yang sesuai wujud di syarikat anda, berikan takrifan tugas dan masa bekerja yang boleh diperuntukkan kepada pekerja muda (pekerja di bawah umur 18 tahun). Mentakrifkan umur minimum untuk penggajian mengikut takrifan umur minimum Organisasi Buruh Antarabangsa (ILO) atau undang- undang tempatan jika umur minimum yang ditakrifkan dalam undang- undang tersebut adalah lebih tinggi. Jika kerja yang sesuai wujud di syarikat anda, berikan takrifan tugas dan masa bekerja yang boleh diperuntukkan kepada pekerja muda (pekerja di bawah umur 18 tahun). Pastikan bahawa penggajian individu muda tidak mendedahkan pendidikan, perkembangan, atau kesihatan dan keselamatan mereka terhadap risiko. Jangan bertoleransi terhadap perhambaan, buruh paksa, atau pemerdagangan manusia dalam apa-apa jua operasi perniagaan anda. Buruh yang terikat atau buruh penjara tanpa sukarela tidak boleh digunakan. Seseorang boleh dianggap hamba jika mereka: o Dipaksa untuk bekerja melalui ancaman mental atau fizikal. pembayaran semula pinjaman atau untuk memperoleh semula hartanah yang disita, seperti pasport atau kad ID, atau dengan ancaman untuk dilaporkan kepada pihak berkuasa imigresen, dll. o Dinyahmanusiakan, dianggap sebagai barangan, atau dibeli dan dijual sebagai harta. o Dipaksa secara fizikal atau kebebasan pergerakan mereka disekat. o Dipaksa untuk bekerja lebih masa setiap hari, setiap minggu, atau setiap bulan tanpa rehat seperti yang ditakrifkan dalam undang- undang atau perjanjian buruh kolektif yang berkenaan. Keselamatan Sentiasa menyediakan para pekerja anda dengan peralatan perlindungan keselamatan pekerjaan dan peribadi yang perlu secara percuma dan memastikan peralatan ini digunakan dengan betul. Memastikan bahawa para pekerja anda yang bekerja atau melawat premis UPM mengetahui prosedur keselamatan UPM dan mereka menerima latihan keselamatan khusus kerja dan khusus tapak. Alat Pengenalan Keselamatan UPM menyampaikan dan mendemonstrasikan keperluan keselamatan asas; bergantung pada kerja; dan modul yang diperlukan mestilah dilengkapkan sebelum memasuki tapak UPM. 9
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA 3 Mengambil berat akan kesan terhadap alam sekitar dan keselamatan produk CARA UPM UPM mematuhi undang-undang alam sekitar yang relevan dan mengetahui kesannya terhadap udara, air, tanah dan kepelbagaian hayat. Kami bermatlamat untuk meminimumkan kesan buruk kami termasuk cara kami menggunakan tanah. Kami mengukur dan menilai secara berterusan beban alam sekitar secara langsung dan tidak langsung dan impak operasi UPM. PEMBEKAL/ PIHAK KETIGA UPM PERLU: Meminimumkan impak alam sekitar mereka yang negatif di darat, air, kepelbagaian hayat, iklim dan udara. Untuk memerangi perubahan iklim, kami komited untuk mengurangkan pelepasan CO2 kami dengan ketara dan tenaga yang kami beli menjelang 2030. Kami juga komited untuk mengurangkan pelepasan CO2 yang disebabkan oleh produk kami pada seluruh rantaian nilai mereka - daripada pengeluaran sehinggalah penggunaan dan pelupusan. Mengurus apa-apa sisa mengikut undang-undang berkenaan dan arahan pengeluar. Memastikan bahawa produk adalah selamat untuk kegunaan yang sepatutnya. 10 TATA PEMBEKAL UPM DAN PIHAK KETIGA
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Contoh dan amalan baik untuk anda Kurangkan, guna semula, kitar semula! Menentukan dan menilai aspek alam sekitar anda dan impak alam sekitar yang dikaitkan dengannya. Mengurus impak alam sekitar yang signifikan dalam situasi normal dan berkecuali. Memperoleh dan mengekalkan permit alam sekitar yang diperlukan untuk sisa, udara, air, dan bahan kimia serta memastikan kontraktor anda juga mempunyai permit yang diperlukan. Mengukur dan merekodkan pelepasan dan sisa yang menjejaskan udara, tanah, dan air serta mengetahui pelepasan CO2 anda secara langsung dan juga pelepasan daripada tenaga yang anda beli. Menetapkan sasaran untuk pelepasan yang lebih rendah. Menetapkan keperluan untuk pembekal anda melaporkan pelepasan CO2 mereka. Jika anda mempunyai operasi lapangan (perhutanan, pertanian, perlombongan lubang terbuka, dll.), galakkan biodiversiti di kawasan pengaruh anda. Pastikan bahawa produk anda memenuhi keperluan keselamatan undang-undang dan produk UPM. Mematuhi sekatan bahan yang dinyatakan dalam undang-undang dan oleh UPM. Mengekalkan rekod data yang lengkap tentang kandungan bahan mentah, seperti bahan kimia dan sebatian yang digunakan. Memastikan bahawa semua bahan mentah anda berasal daripada sumber yang sah. Mencegah kebocoran bahan kimia dan bahan berbahaya yang lain ke alam sekitar dengan mempunyai proses yang betul seperti dulang dan/atau himpunan sekunder, dan cara untuk mengurus bahan ini. Juga, laporkan lencongan atau kebocoran yang relevan kepada UPM. Menyediakan dan mengekalkan prosedur yang memastikan anda mematuhi kewajipan pengurusan sisa anda. Sentiasa mencari peluang untuk mengurangkan dan menggunakan semula sisa daripada operasi anda atau produk, atau aset pelanggan. Memastikan sisa yang berbahaya dirawat mengikut arahan perundangan dan pengeluar yang berkenaan. Memastikan bahawa anda menggunakan sistem pengurusan alam sekitar (EMS) pada operasi anda. UPM memilih persijilan EMS yang sejajar dengan standard alam sekitar yang sesuai seperti ISO 14001. 11
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA 4 Toleransi sifar terhadap amalan rasuah dan sogokan CARA UPM Prinsip panduan UPM adalah jelas: kami tidak bertoleransi dengan amalan rasuah atau sogokan dalam apa-apa bentuk sekalipun. Kami tidak pernah menawarkan atau membayar rasuah kepada pegawai kerajaan atau kepada orang perseorangan, dan kami tidak pernah meminta atau menerima rasuah. PEMBEKAL/PIHAK KETIGA UPM PERLU: Jangan membayar, memberikan, menawarkan, atau meluluskan rasuah kepada pegawai kerajaan atau kepada orang perseorangan dalam apa-apa jua keadaan sama ada secara langsung atau tidak langsung. Jangan memberikan atau menerima rasuah daripada mana-mana pihak dalam apa-apa jua keadaan sama ada secara langsung atau tidak langsung. Tiada kompromi, tiada alasan, tiada pengecualian! Jangan melibatkan diri dalam apa-apa jua bentuk sogokan atau amalan perniagaan yang tidak wajar atau menyalahi undang-undang dalam apa-apa jua keadaan seperti pemerasan, penggelapan wang, atau penipuan. Mengekalkan prosedur yang sewajarnya untuk menghindarkan rasuah dan sogokan dalam operasi. 12
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Contoh dan amalan baik untuk anda Prinsip umum Jangan memberikan atau menawarkan apa-apa jua nilai untuk mempengaruhi keputusan perniagaan secara tidak wajar untuk mendapatkan perniagaan, memastikan perniagaan, atau memperoleh kelebihan yang tidak adil. Tindakan ini dilarang secara langsung dan tidak langsung, cth. melalui pihak ketiga yang bertindak bagi pihak anda. Jangan meminta secara langsung atau tidak langsung untuk atau menerima apa-apa jua nilai yang mungkin menjejaskan atau kelihatan menjejaskan keupayaan anda untuk menjadi objektif dalam keputusan perniagaan anda. Ambil perhatian bahawa "sesuatu yang berharga" mestilah difahami secara meluas dan termasuk sebarang bayaran, pinjaman, diskaun, sumbangan politik atau amal, pembayaran balik, hadiah, kad hadiah, makanan, hiburan, perjalanan, penggajian atau latihan amali, peluang perniagaan, perkhidmatan atau manfaat lain. Jangan lupa bahawa peraturan sogokan dan rasuah adalah lebih ketat terhadap pegawai kerajaan, dan bahkan manfaat kecil yang ditawarkan atau diberikan kepada pegawai kerajaan boleh dianggap sebagai rasuah. Istilah "pegawai kerajaan" mempunyai makna yang meluas di bawah pelbagai undang- undang anti-sogokan. Istilah ini termasuk mana-mana pegawai, pekerja, wakil atau calon mana- mana jabatan kerajaan, agensi, perusahaan dimiliki atau dikawal kerajaan negeri, pihak berkuasa tempatan, kariah, parti politik atau organisasi antarabangsa awam. Sogokan dan amalan perniagaan lain yang tidak wajar dan tidak sah Mainkan peranan anda dalam menyingkirkan sogokan dengan mengenal pasti dan menolaknya. Amalan perniagaan lain yang tidak wajar meliputi semua jenis cara yang tidak adil dan tidak beretika untuk memperoleh perniagaan, mengekalkan perniagaan, atau mendapat manfaat dengan tidak wajar daripada perniagaan anda sendiri atau perniagaan orang lain. Contoh termasuk pemerasan, penggelapan wang, penipuan, gambaran yang salah, dan pengiklanan palsu. Kebanyakan daripada amalan ini adalah tidak sah di negara yang berbeza-beza. Hadiah dan layanan baik Jangan tawarkan, berikan atau terima sebarang hadiah atau hospitaliti, makanan, perjalanan atau hiburan yang keterlaluan atau yang digunakan untuk mempengaruhi keputusan perniagaan secara tidak wajar atau mendapatkan layanan istimewa atau yang boleh menimbulkan pandangan yang tidak elok. Hadiah atau layanan baik mesti mempunyai tujuan perniagaan yang sah dan sentiasa munasabah dari segi jenis dan saiznya. Mengekalkan rekod perbelanjaan yang berkaitan dengan semua hadiah, layanan baik, makanan, perjalanan, dan hiburan. Pengurusan risiko Sentiasa menilai dan mendokumenkan risiko sogokan dan rasuah dalaman dan luaran yang dihadapi oleh organisasi anda. Mengekalkan prosedur pencegahan sogokan dan rasuah (cth. dasar, latihan, dan galakkan untuk melaporkan salah laku) yang sesuai dengan risiko sogokan dan rasuah organisasi anda. Memastikan pihak pengurusan tertinggi anda mendemonstrasikan - dalam komunikasi dan dalam amalan - komitmen penuh terhadap sifar toleransi terhadap sogokan dan rasuah serta semua pengurus memimpin melalui teladan. Memastikan para pekerja anda sedar dan komited dengan sifar toleransi anda terhadap sogokan dan rasuah melalui latihan dan komunikasi. Melakukan pemeriksaan latar belakang pembekal dan pihak ketiga yang bertindak bagi pihak anda dan mengenakan kewajipan berkontrak ke atas mereka untuk mematuhi undang-undang anti-sogokan dan anti-rasuah yang berkenaan. Juga, pantau bahawa kewajipan ini dipatuhi. Pantau dan semak prosedur anda untuk mencegah sogokan dan rasuah serta membuat penambahbaikan apabila perlu. 13
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA 5 Ketelusan perniagaan PEMBEKAL/PIHAK KETIGA UPM PERLU: CARA UPM Dengan mengenali pelanggan, pembekal dan rakan kongsi perniagaan kami yang lain dan mengembangkan hubungan perniagaan dengan mereka, UPM dapat menambah baik prestasi perniagaan, keselamatan bekalan dan keberterusan perniagaan. Pada masa yang sama, UPM boleh mengurangkan risiko terlibat dalam aktiviti perniagaan yang menyalahi undang-undang dan mengalami kerugian atau reputasi terjejas disebabkan hubungan tersebut. Oleh sebab inilah, kami mesti memilih rakan kongsi perniagaan dengan teliti menggunakan kriteria objektif seperti mengehendaki mereka menjalankan perniagaan dengan mematuhi undang-undang yang berkenaan. Menjadi entiti sah yang ditubuhkan menurut peraturan dan wujud secara sah mengikut undang- undang yang berkenaan. Mempunyai kebenaran untuk menjalankan perniagaan, membuat perjanjian dengan UPM dan melaksanakan kewajipan yang berkaitan. Peka terhadap risiko yang mungkin berlaku, menguatkuasakan langkah-langkah pengurangan risiko yang bersesuaian dan memaklumkan kepada UPM dengan segera jika risiko tersebut mungkin menjejaskan perniagaan UPM. Mematuhi sepenuhnya semua undang-undang cukai yang berkenaan dan membayar semua cukai dan bayaran rasmi lain yang ditetapkan oleh pihak berkuasa. Mematuhi sepenuhnya semua undang-undang pencegahan pengubahan wang haram dan rejim sekatan dagangan yang berkaitan. Mendedahkan apa-apa konflik kepentingan sebenar atau yang berkemungkinan kepada UPM yang berkaitan dengan aktivitinya sebagai pembekal UPM atau orang tengah pihak ketiga. Hal ini merangkumi hubungan peribadi antara para pekerja pembekal/orang tengah pihak ketiga dengan UPM serta mana-mana kepentingan kewangan penting yang diperoleh oleh para pekerja UPM dalam perniagaan pembekal/orang tengah pihak ketiga. 14
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Contoh dan amalan baik untuk anda Melengkapkan keperluan pendaftaran yang sesuai untuk entiti undang-undang anda. Memperoleh dan sedemikian dapat memastikan bahawa kami boleh membuat pertimbangan bersama-sama tentang cara untuk mengurus risiko secara proaktif dan berkesan. tambahan yang sesuai, cth. di kawasan geografi tertentu, untuk mengenal pasti dan mengurangkan risiko pematuhan. Setiap pilihan memang bermakna! menyelenggara semua lesen yang perlu dan permit yang dikehendaki untuk menjalankan perniagaan anda dan membuat perjanjian. Mendapatkan dan menguatkuasakan syarikat insurans yang bereputasi dan polisi insurans yang sewajarnya yang berkaitan dengan aktiviti anda dengan UPM. Melakukan secara kerap penilaian risiko yang berkesan untuk mengenal pasti risiko yang dihadapi perniagaan anda, cth. ekonomi, penghantaran bahan mentah, alam sekitar (ribut, banjir, dll.), sosial, dan risiko siber. Menangani risiko secara konsisten dan mewujudkan kawalan untuk mengurusnya. Memaklumkan kepada UPM jika anda mendapati risiko yang boleh memberikan impak kepada perniagaan UPM. Tindakan Menyedari perundangan cukai yang terpakai terhadap perniagaan anda dan mana-mana cukai dan pembayaran rasmi lain yang perlu dilakukan oleh perniagaan anda. Mencegah pengelakan cukai pada operasi anda, cth. melalui pemantauan yang wajar. Mencegah pelaburan wang haram pada operasi anda, cth. dengan melakukan pemeriksaan kewangan yang wajar dan pemeriksaan latar belakang yang lain pada rakan kongsi perniagaan anda. Kekal terkini dengan dan menggunakan sekatan perdagangan yang dikenakan akibat rejim sekatan antarabangsa. Apabila dipraktikkan, pantau pelanggan anda dan rakan kongsi perniagaan yang lain, cth. dengan menyaring mereka terhadap senarai sekatan bagi mengelakkan apa-apa transaksi dengan pihak yang disekat. Menjalankan pemantauan Konflik kepentingan Konflik kepentingan berlaku apabila kepentingan anda sebagai pembekal UPM atau orang tengah pihak ketiga mempunyai konflik dengan kepentingan UPM. Kepentingan konflik biasa yang berkaitan dengan terma komersial dan khidmat pelanggan tidak dianggap sebagai konflik kepentingan di sini, tetapi situasi bagi pembuatan keputusan yang objektif diancam oleh kepentingan tersebut. Konflik kepentingan berlaku contohnya jika para pekerja anda mempunyai hubungan peribadi dengan UPM atau para pekerja UPM mempunyai kepentingan kewangan penting dalam perniagaan anda. Dengan mendedahkan perkara ini, kita boleh memastikan bahawa pembuatan keputusan yang objektif dijamin bagi kedua-dua belah pihak. 15
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN 6 Pematuhan undang-undang persaingan CARA UPM Di UPM tindakan kami perlu mematuhi semua undang- undang berkenaan yang mengawal selia persaingan pada setiap masa. Pematuhan undang-undang persaingan mengelakkan kami daripada membuat perjanjian atau mewujudkan amalan lain yang menyekat persaingan. Kami tidak membincangkan atau memberikan sebarang maklumat sensitif kepada pesaing. 16 TATA PEMBEKAL UPM DAN PIHAK KETIGA RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA PEMBEKAL/PIHAK KETIGA UPM PERLU: Mematuhi semua undang-undang persaingan yang berkenaan dan tidak membuat atau melibatkan diri dalam apa-apa perjanjian, amalan dagangan atau pertemuan dengan pelanggan, pengedar, pembekal atau rakan kongsi perniagaan lain yang boleh dianggap sebagai mengganggu persaingan, atau melibatkan diri dalam amalan anti-persaingan.
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Kejayaan perniagaan dibina atas pematuhan. Contoh dan amalan baik untuk anda Jangan terlibat dalam penetapan harga, peruntukan pasaran atau pelanggan, penipuan bida, pemulauan atau pengehadan pengeluaran dengan pesaing. Jangan membincangkan atau bertukar- tukar maklumat sensitif dengan pesaing yang melanggar undang-undang persaingan. Sebarang hubungan atau perjanjian komersial dengan pesaing di samping penyertaan dalam kesatuan perdagangan dan profesional mestilah mengikut undang- undang persaingan. Ambil perhatian bahawa terma berkontrak tertentu, cth. sekatan penjualan semula, penyelenggaraan harga jualan balik, dan aturan secara eksklusif, mungkin memerlukan semakan undang-undang. Jika anda mempunyai kedudukan pasaran yang dominan, anda tidak boleh menyalahgunakan kedudukan ini. 17
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA 7 Melindungi aset dan maklumat CARA UPM Para pekerja UPM bertanggungjawab untuk mengendalikan aset UPM dan rakan kongsi perniagaan kami, seperti jentera, peralatan, bahan mentah, kenderaan, IT dan peranti mudah alih, serta dana dengan teliti dan melindunginya daripada kerosakan, kehilangan, kecurian dan penyalahgunaan. Kami mengendalikan maklumat sulit dan data peribadi dengan teliti dan melindungi syarikat terhadap risiko siber. PEMBEKAL/PIHAK KETIGA UPM PERLU: Mengendalikan aset UPM dengan waspada. Sebagai syarikat tersenarai awam, semua pendedahan maklumat UPM kepada orang awam perlu dibuat dengan mematuhi undang- undang dan peraturan bursa saham yang terpakai. Melindungi maklumat sulit UPM daripada penggunaan atau pendedahan yang tidak dibenarkan. Memproses data peribadi mengikut undang-undang yang berkenaan. Tidak menerbitkan apa-apa pengumuman, siaran akhbar atau pendedahan umum lain yang berkaitan dengan UPM tanpa kelulusan daripada UPM. Menghormati hak milik intelek bagi UPM dan pihak lain. 18
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Contoh dan amalan baik untuk anda Jangan gunakan aset UPM, termasuk maklumat, untuk apa-apa tujuan lain selain perkara yang diamanahkan kepada anda. atau dengan saudara-mara atau rakan-rakan. Gunakan alatan IT yang yang berkenaan dengan perniagaan anda. Melindungi harta intelektual Ambil langkah-langkah yang wajar untuk melindungi kerahsiaan dan keselamatan data, termasuk rahsia perniagaan UPM contohnya oleh penggunaan perjanjian ketidakdedahan yang sesuai dan sistem perlindungan lain serta menyekat akses kepada data terhadap individu yang memerlukan maklumat sulit sahaja untuk tujuan pemberian maklumat sulit. bersesuaian dan gunakan dasar- dasar keselamatan maklumat IT untuk melindungi data daripada risiko siber. Memastikan bahawa para pekerja dan rakan kongsi perniagaan anda tahu dan komited dengan keperluan anda tentang kerahsiaan dan keselamatan siber melalui latihan dan komunikasi. UPM dalam bentuk seperti hasil reka cipta, paten, tanda dagangan dan nama domain dengan mengekalkan perlindungan undang-undang atau kerahsiaan yang sewajarnya. Memastikan bahawa produk dan perkhidmatan anda tidak melanggar apa-apa hak milik intelektual bagi mana-mana pihak ketiga. Mengendalikan dan Jangan bincangkan hal sulit di tempat awam atau pada media sosial menyelenggara apa-apa data peribadi mengikut undang-undang Cegah, lindungi, perhatikan. 19
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA 8 Ketahui orang yang berurusan dengan anda CARA UPM UPM ingin mengenal pasti dan menangani risiko yang berkaitan dengan rakan kongsi perniagaan sebelum menjalankan hubungan perniagaan dengan mereka. Kami juga memantau rakan kongsi perniagaan kami sepanjang hubungan perniagaan. UPM komited terhadap amalan penyumberan yang bertanggungjawab dan mengharapkan rakan kongsi perniagaan mematuhi undang-undang yang terpakai dan berkongsi prinsip yang digariskan dalam Tatakelakuan UPM. PEMBEKAL/PIHAK KETIGA UPM PERLU: Mengenali dan memilih rakan kongsi perniagaan dengan berhati-hati untuk mengenal pasti dan mengurangkan risiko penglibatan dalam aktiviti perniagaan haram atau pelanggaran mana-mana keperluan Kod Pembekal dan Pihak Ketiga ini. Dalam Tata Pembekal dan Pihak Ketiga, kami mentakrifkan keperluan untuk pembekal kami dan orang tengah pihak ketiga, serta kami mengharapkan mereka untuk menggalakkan keperluan ini dalam rantaian bekalan mereka. Menggalakkan keperluan yang diterangkan dalam Tata Pembekal dan Pihak Ketiga ini atau standard yang serupa kepada pihak lain dalam rantaian bekalan mereka. Menyimpan rekod yang lengkap dan tepat tentang semua transaksi perniagaan. 20
TATA PEMBEKAL UPM DAN PIHAK KETIGA KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Adakah anda mengenali rakan niaga anda? Ketahui orang yang berurusan dengan anda Contoh dan amalan baik untuk anda Mengisytiharkan secara terbuka komitmen anda sendiri terhadap integriti perniagaan. latar belakang sebelum membuat hubungan perniagaan dan dengan mengaudit semasa membuat hubungan perniagaan. Menetapkan sasaran untuk prestasi pembekal utama dan pembekal risiko tinggi anda, sebagai contoh, impak alam sekitar dan sosial. Memantau kemajuan. membuat audit. Menjalankan audit berdasarkan risiko dengan susulan dan penutupan tindakan pembetulan. Mentakrifkan keperluan untuk rakan kongsi perniagaan anda dan memaklumkan keperluan ini secara telus. Keperluan yang diperlukan untuk meliputi skop Tata Pembekal dan Pihak Ketiga. Saring rakan kongsi perniagaan anda pada senarai sekatan yang berkenaan. Mengambil langkah-langkah yang wajar jika anda mendapati berlakunya salah laku. Memberikan sokongan secara aktif kepada rakan kongsi perniagaan anda untuk menambah baik amalan perniagaan mereka yang tanggungjawab secara berterusan. Lakukan pemeriksaan kredit dan kewangan yang tetap dalam rantaian bekalan anda. Berikan perhatian kepada tanda amaran, seperti struktur bayaran yang rumit dan luar biasa, bayaran berbilang daripada pelbagai pihak, dan permintaan bayaran untuk akaun yang tidak berkaitan atau pihak ketiga. Mendemonstrasikan kesahan transaksi perniagaan anda dengan menyimpan rekod bagi semua transaksi perniagaan. Perkara ini mungkin diperlukan oleh pihak berkuasa dalam, contohnya, siasatan anti- pengubahan wang haram atau anti-sogokan. 21 Menilai risiko rakan kongsi perniagaan anda dari segi hak pekerja dan hak asasi manusia, anti- rasuah dan anti-sogokan, kualiti bahan atau perkhidmatan, pelepasan alam sekitar, dan risiko pematuhan lain. Perkara ini boleh dilakukan cth. dengan melakukan pemeriksaan Memantau pematuhan dengan keperluan yang ditetapkan untuk rakan kongsi perniagaan anda dan mengekalkan hak untuk
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA 9 Melibatkan diri dengan pemegang kepentingan dan masyarakat CARA UPM UPM bermatlamat untuk memahami jangkaan khusus pemegang kepentingan dan melibatkan diri dalam dialog dengan pelbagai pemegang kepentingan untuk membincangkan sasaran UPM, prinsip operasi dan cabaran yang kami hadapi. Kami menghormati hak untuk memiliki pendapat berbeza kerana kami ingin menggalakkan dialog dengan pemegang kepentingan dan masyarakat kami. Kami mengambil bahagian dalam pembangunan masyarakat setempat kami masing- masing melalui pelbagai projek dan inisiatif. PEMBEKAL/PIHAK KETIGA UPM PERLU: Berkomunikasi dengan pemegang kepentingan secara terbuka dan telus serta menggalakkan dialog dengan mereka. 22
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Dialog pemegang kepentingan bermula dengan amanah. Contoh dan amalan baik untuk anda Mengenal pasti pihak kepentingan anda dan jangkaan mereka serta mendengar pandangan mereka. Memastikan anda mempunyai sistem yang sewajarnya untuk mendokumenkan kemungkinan aduan dan menggunakannya secara konsisten. Melibatkan diri dengan pemegang kepentingan yang berbeza-beza dan terbuka kepada dialog. Memberikan maklumat yang telus dan berdasarkan fakta tentang impak dan prestasi anda kepada pemegang kepentingan setempat dan masyarakat anda. Jika terdapat perubahan dalam operasi perniagaan anda, impak alam sekitar yang meningkat atau perubahan lain yang boleh menjejaskan kesejahteraan pemegang kepentingan anda secara ketara, libatkan diri dengan mereka secara aktif dan biarkan mereka tahu tindakan yang anda telah ambil. Contoh situasi tersebut merangkumi kebocoran atau tumpahan, peningkatan bau, atau peningkatan pengeluaran. Mewujudkan saluran untuk maklum balas komuniti dan pemegang kepentingan. 23
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA PEMBEKAL/PIHAK KETIGA UPM PERLU: 10 Pematuhan melibatkan semua orang Memberikan kebenaran kepada UPM untuk mengesahkan pematuhan dengan Tata Pembekal dan Pihak Ketiga ini melalui dialog dan, jika dianggap perlu oleh UPM, melalui audit tapak. Notis yang munasabah akan diberikan untuk audit yang dijalankan oleh sumber dalaman atau luaran UPM. CARA UPM Membalas tinjauan UPM dengan tepat dan mengikut waktu yang ditetapkan. Di UPM, semua orang bertanggungjawab untuk mengekalkan standard integriti dan etika kami. Kami menggalakkan budaya bersuara iaitu para pekerja berpeluang dan digalakkan untuk menyuarakan kebimbangan mereka. Memahami bahawa pelanggaran undang- undang atau Tata Pembekal dan Pihak Ketiga ini atau kegagalan untuk mengambil tindakan pembetulan akan dianggap oleh UPM sebagai pelanggaran kontrak dan boleh membenarkan UPM menamatkan hubungan perniagaan dengan pembekal atau pihak ketiga. Semua pekerja mesti melaporkan dengan segera apa-apa salah laku yang disyaki atau yang disaksikan. Kami tidak boleh membenarkan tindakan balas terhadap mana-mana orang yang, secara jujur, melaporkan salah laku yang disyaki. Membolehkan para pekerja menyuarakan kebimbangan mereka tentang salah laku atau mencadangkan penambahbaikan atau memberikan maklum balas umum secara tanpa nama. Melaporkan dengan segera kepada individu hubungan UPM mereka tentang apa-apa pelanggaran yang disyaki atau disaksikan bagi Tata Pembekal dan Pihak Ketiga ini yang boleh menjejaskan hubungan perniagaan atau UPM. 24
KOMITMEN ORANG DAN OPERASI INTEGRITI PERNIAGAAN RANTAIAN BEKALAN DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA Contoh dan amalan baik untuk anda Memberikan hak kepada UPM untuk melakukan audit tapak tentang subjek khusus kes bagi mengesahkan ketelusan dan pematuhan. Audit bermanfaat untuk semua pihak: UPM boleh memastikan rakan perniagaannya mematuhi Tata Pembekal dan Pihak Ketiga, serta rakan kongsi perniagaan menerima maklum balas dan peluang untuk membangunkan operasinya. Memiliki sistem untuk membolehkan pelaporan yang jelas, terutamanya yang berkaitan dengan permit dan pelepasan alam sekitar, pertanyaan berkaitan sumber manusia, dan tindakan anti-rasuah anda. Memiliki saluran yang boleh diakses dengan mudah dan dipercayai untuk para pekerja dan pemegang kepentingan luaran anda, iaitu mereka boleh melaporkan salah laku dan apa-apa pemerhatian, cth. tentang keselamatan atau hak asasi manusia atau hanya berkongsi idea pembangunan mereka. Para pekerja anda ialah himpunan bakat yang besar yang boleh menghasilkan idea yang bernas. Memastikan bahawa anda mempunyai proses untuk mengurus maklum balas yang anda terima dan para pekerja anda memahami dengan proses ini. membenarkan kenaikan pangkat, pengurangan gaji dan sebarang jenis ancaman, pembulian atau gangguan. Memastikan bahawa anda menyiasat apa-apa dakwaan salah laku yang dilaporkan dengan segera, mengambil langkah pembetulan apabila terdapat salah laku, dan memberitahu penyelesaiannya kepada semua pihak yang berkenaan. Jelaskan bahawa anda tidak bertoleransi terhadap tindakan balas terhadap mana-mana individu yang, secara jujur, melaporkan salah laku yang disyaki atau terlibat dalam penyiasatan untuk menyelesaikan salah laku yang disyaki. Contoh tindakan balas termasuk penurunan pangkat, pemecatan, tidak Anda boleh melaporkan apa-apa salah laku yang disyaki atau yang diperhatikan yang berkaitan dengan para pekerja UPM atau Tata Pembekal dan Pihak Ketiga ini sama ada secara langsung kepada individu hubungan anda di UPM atau secara tanpa nama menggunakan saluran melaporkan salah laku UPM. Berdiam diri bukan satu pilihan. Lakukan perkara yang betul! 25
TATA PEMBEKAL UPM DAN PIHAK KETIGA 26
LAPORKAN SALAH LAKU Laporan salah laku tanpa nama, termasuk yang berkaitan para pekerja UPM, boleh dilakukan melalui: UPM-Kymmene Corporation Head of Internal Audit/Complaint P.O. Box 380 FI-00101 Helsinki, Finland UPM akan menyemak laporan salah laku dengan teliti dan merahsiakan laporan tersebut sejauh mungkin. 27
n o i t a r o p r o C e n e m m y K - M P U : t h g i r y p o C 4 2 0 2 / 1 0 d e a d p U t 2 m / g 0 2 1 e n F M P U : s e g a p e d i s n 2 m / g 0 5 2 e n F M P U : r e v o C . s l i a v e r p n o i s r e v e g a u g n a h s i l g n E e h , s n o i s r e v e g a u g n a e h n e e w e b t c i l f n o c a o e s a c n I . s e g a u g n a l a r e v e s n e b a l l i a v a s i e d o C y t r a P - d r i h T d n a r e i l p p u S e h T