KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar PENDAHULUAN Kit Pegawai Baharu ini merupakan panduan kepada pegawai baharu yang melapor diri di Jabatan Alam Sekitar berkaitan tanggungjawab semasa melapor diri dan dokumen yang perlu dilengkapkan oleh pegawai yang melapor diri. Kit ini juga menjelaskan perkara-perkara mengenai urusan pelantikan, perkhidmatan, kemudahan cuti dan elaun serta kemudahan perubatan penjawat awam. Diharapkan kit ini dapat membantu pegawai memperolehi informasi awal dan seterusnya mencapai kecemerlangan dalam penyampaian perkhidmatan di Jabatan Alam Sekitar. TATACARA MELAPOR DIRI DI JABATAN ALAM SEKITAR 1. PENGENALAN Pegawai yang melapor diri terdiri daripada 2 kategori iaitu: 1.1 Lantikan Baharu; dan 1.2 Pertukaran. 2. URUSAN SEMASA MELAPOR DIRI 2.1. Tempat Melapor Diri Pegawai lantikan baharu hendaklah melapor diri di Ibu Pejabat Jabatan Alam Sekitar Putrajaya. Penempatan pegawai di Jabatan Alam Sekitar adalah diuruskan oleh Seksyen Sumber Manusia, Bahagian Pentadbiran dan Kewangan, Ibu Pejabat Jabatan Alam Sekitar Putrajaya. Setelah menerima surat penempatan pegawai hendaklah melapor diri di penempatan yang telah ditetapkan. 2
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar 2.2. Bahagian-Bahagian di Ibu Pejabat JAS Putrajaya adalah seperti berikut: (i) Pejabat Ketua Pengarah (ii) Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Operasi) (iii) Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan) (iv) Bahagian Pentadbiran dan Kewangan Unit Perkhidmatan dan Alatan Unit Undang-Undang Unit Integriti (v) Bahagian Air dan Marin (vi) Bahagian Bahan Berbahaya (vii) Bahagian Udara (viii) Bahagian Penguatkuasa (ix) Bahagian Penilaian (x) Bahagian Teknologi Maklumat (xi) Bahagian Komunikasi Strategik (xii) Institut Alam Sekitar Malaysia (EiMAS) Bangi, Selangor 2.3 Pejabat JAS Negeri dan Cawangan adalah seperti berikut: (i) Jabatan Alam Sekitar Negeri Perlis (ii) Jabatan Alam Sekitar Negeri Kedah JAS Cawangan Langkawi / Kulim / Sungai Petani (iii) Jabatan Alam Sekitar Negeri Pulau Pinang JAS Cawangan Bayan Lepas (iv) Jabatan Alam Sekitar Negeri Pera / Teluk Intan / Taiping / Gopeng (v) Jabatan Alam Sekitar Negeri Selangor JAS Cawangan Sepang / Sabak Bernam / Gombak / Kajang (vi) Jabatan Alam Sekitar Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur (vii) Jabatan Alam Sekitar Wilayah Persekutuan Labuan (viii) Jabatan Alam Sekitar Negeri Sembilan JAS Cawangan Kuala Pilah 3
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar (ix) Jabatan Alam Sekitar Negeri Melaka JAS Cawangan Tabuh Naning (x) Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor JAS Cawangan Muar / Batu Pahat / Kluang / Pengerang / Pasir Gudang (xi) Jabatan Alam Sekitar Negeri Pahang JAS Cawangan Gebeng / Temerloh / Rompin / Cameron Highlands (xii) Jabatan Alam Sekitar Negeri Terengganu JAS Cawangan Kemaman (xiii) Jabatan Alam Sekitar Negeri Kelantan JAS Cawangan Gua Musang (xiv) Jabatan Alam Sekitar Negeri Sarawak JAS Cawangan Miri / Bintulu / Sibu (xv) Jabatan Alam Sekitar Negeri Sabah JAS Cawangan Sandakan / Tawau / Sipitang (xvi) Institut Alam Sekitar Malaysia (EiMAS) 2.4 Dokumen-Dokumen Yang Diperlukan Semasa melapor diri pegawai hendaklah menyerahkan dokumen- dokumen berikut: 2.4.1 Lantikan Baharu (i) Surat Tawaran; (ii) Surat Setuju Terima; (iii) Surat Akuan Sumpah; (iv) Surat Akuan Doktor; (v) Salinan Kad Pengenalan; (vi) Salinan Buku dan No. Akaun Bank; (vii) Salinan Surat KWSP/No. KWSP; dan (viii) Gambar warna terkini berukuran pasport (3 keping). 4
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar 2.4.2 Pertukaran (i) Salinan Surat Pertukaran/Pemangkuan; (ii) Salinan Surat Penangguhan; (iii) Borang Maklumat Peribadi dan Perkhidmatan; (iv) Borang Pembayaran Gaji Melalui Bank; (v) Borang Mengemas Kini Maklumat Peribadi Bagi Tujuan Pengiraan Potongan Cukai Bulanan (PCB); (vi) Borang Permohonan Pas Keselamatan; (vii) Borang Permohonan Pelekat Kenderaan; (viii) Borang Kawalan Akses (E-mel Jabatan); (ix) Borang Pemilihan Waktu Bekerja; (x) Salinan Kad Pengenalan; dan (xi) Salinan Buku dan No. Akaun Bank. Bagi pegawai yang dalam perkhidmatan, pastikan pejabat lama menyediakan Sijil Gaji Akhir bagi mempercepatkan urusan pembayaran gaji. Pegawai adalah diminta menyediakan dan menyerahkan dokumen-dokumen di atas bagi urusan Jabatan ini membuat pembayaran gaji. 3. PERATURAN-PERATURAN PEJABAT Pegawai yang melapor diri hendaklah mematuhi perka-perkara berikut: 3.1 Waktu Bekerja Fleksi (WBF) WBF adalah merupakan masa bekerja yang fleksibel di mana pegawai diberi fleksibiliti untuk hadir bekerja dalam tempoh waktu masuk dan waktu pulang yang ditetapkan, dengan syarat memenuhi tempoh waktu bekerja sehari. 5
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar Waktu pejabat adalah bermula dari pukul 7.30 pagi hingga 6.00 petang kecuali pada hari Khamis di negeri Kedah, Kelantan, Terengganu dan Johor iaitu bermula dari pukul 7.30 pagi hingga 4.30 petang. Hari dan tempoh waktu bekerja sehari adalah seperti berikut: Negeri Hari Waktu Masuk (pagi) Waktu Pulang (petang) Tempoh Waktu Bekerja Sehari Perlis, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Pahang, Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan (Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan) Isnin hingga Jumaat 7.30 - 9.00 4.30 - 6.00 9 jam Kedah, Kelantan, Terengganu dan Johor Ahad hingga Rabu 7.30 - 9.00 4.30 - 6.00 9 jam Khamis 7.30 - 9.00 3.00 - 4.30 7 jam 30 minit Nota: Tempoh waktu bekerja pejabat biasa yang perlu dipatuhi adalah termasuk waktu rehat dan solat Jumaat 3.2 Pakaian Pegawai hendaklah sentiasa mematuhi peraturan pakaian pejabat dan sentiasa kelihatan kemas. Pegawai dikehendaki memakai tanda nama dan Pas Keselamatan sepanjang waktu pejabat. 6
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar 4. PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN OLEH PEGAWAI LANTIKAN BAHARU 4.1 Syarat-syarat Tawaran Pelantikan (i) Mengesahkan penerimaan tawaran pelantikan secara atas talian melalui Sistem Tawaran Pelantikan (STP); (ii) Membuat Akuan Berkanun menggunakan Akuan Berkanun SPA 6C(2014) di hadapan Pesuruhjaya Sumpah/Majistret/Hakim Mahkamah Sesyen. (iii) Menjalani pemeriksaan kesihatan dan diperakui sihat oleh pengamal perubatan berdaftar dengan menggunakan Borang Pin. 1/2013. (iv) Melaporkan diri di Jabatan Alam Sekitar pada tarikh yang ditetapkan; (v) Menandatangani Surat Aku Janji di hadapan Ketua Jabatan; dan (vi) Menjalani dan lulus tapisan keselamatan oleh Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (KPKK). Pegawai hendaklah mengemukakan permohonan secara atas talian melalui Sistem e-Vetting 2.0 dalam tempoh 30 hari dari tarikh melapor diri bertugas. 4.2 Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan (i) Berkhidmat dalam tempoh percubaan selama satu (1) hingga tiga (3) tahun; (ii) Hadir dengan jayanya Program Transformasi Minda; (iii) Lulus Peperiksaan Perkhidmatan yang diitetapkan; dan (iv) Mendapat sokongan dan perakuan Ketua Jabatan. 7
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar 4.3. Kursus dan Latihan Bagi tujuan meningkatkan prestasi perkhidmatan pegawai dikehendaki menjalani kursus dan latihan dari masa ke semasa yang akan ditetapkan oleh pihak Jabatan. Semua penjawat awam perlu menghadiri kursus sekurang-kurangnya tujuh (7) hari setahun. 4.4. Peperiksaan Pegawai lantikan baharu perlu lulus peperiksaan yang ditetapkan seperti berikut: (i) Peperiksaan Perkhidmatan Jabatan bagi Skim Pegawai Kawalan Alam Sekitar Gred C41 dan Penolong Pegawai Kawalan Alam Sekitar Gred C29. Pegawai hendaklah mengemukakan permohonan melalui Ketua Jabatan masing-masing untuk menduduki peperiksaan tersebut; dan (ii) Peperiksaan Perkhidmatan Awam bagi semua skim Gred 11 hingga 41. Pegawai hendaklah memohon secara dalam talian (online) di Portal Rasmi Kompetensi Perkhidmatan Awam melalui pautan 4.5 Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (Human Resource Management Information System - (HRMIS) HRMIS atau Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia adalah sistem di bawah Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). HRMIS adalah sistem pengurusan sumber manusia sektor awam yang bersepadu, komprehensif dan berteraskan kompetensi bermula dari proses perancangan strategik tenaga manusia dan pengambilan pegawai sehingga pegawai bersara. 8
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar Pelbagai fungsi dan modul yang terdapat di dalam sistem ini digunakan oleh semua penjawat awam. Sistem HRMIS ini boleh dicapai di pautan Bagi pegawai lantikan baharu ID Pengguna akan diwujudkan bagi membolehkan pegawai mengemaskini dan menggunakan kemudahan di dalam Sistem HRMIS seperti berikut: (i) Rekod Peribadi; (ii) Mengisytihar harta dalam tempoh 30 hari selepas melapor diri untuk pegawai yang baru dilantik ke perkhidmatan awam; (iii) Permohonan cuti rehat dan cuti sakit; (iv) Permohonan kebenaran keluar pejabat; (iv) Kemudahan Perubatan (eGL); (v) Pengisian Sasaran Kerja Tahunan (SKT); dan (vi) Pengisian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT). 4.6 Aplikasi MyHRMIS Mobile Aplikasi MyHRMIS Mobile merupakan aplikasi mudah alih terbaharu JPA yang merangkumkan kesemua fungsi dalam aplikasi MyHRMIS sedia ada iaitu MyHRMIS Cuti, MyHRMIS Profil, MyHRMIS eGL, MyHRMIS Self Check, MyHRMIS Care dan MyHRMIS Keluar Pejabat. Kesemua fungsi yang terdapat dalam aplikasi MyHRMIS sedia ada boleh diakses dalam aplikasi terbaharu ini dalam bentuk paparan yang lebih ringkas, kemas dan menarik. Penjawat awam boleh memuat turun aplikasi MyHRMIS Mobile di Google Play dan App Store untuk capaian sistem HRMIS yang cepat & mudah. 9
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar 4.7 Tarikh Pergerakan Gaji Tarikh Pergerakan Gaji (TPG) seseorang pegawai lantikan tetap adalah seperti berikut: TARIKH PELANTIKAN TARIKH PERGERAKAN GAJI 1 Januari - 31 Mac 1 Januari tahun berikutnya 1 April - 30 Jun 1 April tahun berikutnya 1 Julai - 30 September 1 Julai tahun berikutnya 1 Oktober - 31 Disember 1 Oktober tahun berikutnya 4.8 Skim Berpencen Merupakan skim perkhidmatan atau jenis perkhidmatan yang menawarkan ganjaran, faedah dan kemudahan tertentu apabila bersara secara sah (wajib atau pilihan) dari perkhidmatan kerajaan kepada diri sendiri dan tanggungan. 4.9 Skim KWSP Satu skim perkhidmatan yang mana faedah persaraan oleh Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP). Merupakan satu akaun simpanan wajib setiap bulan melibatkan caruman pekerja dan majikan. 10
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar 4.10 Syarat Layak Opsyen Pencen (i) Dilantik kali pertama ke jawatan tetap; (ii) Belum pernah membuat opsyen mengikut seksyen 6A(1) AKta Pencen 1980 (227); dan (iii) Sekali sahaja dalam perkhidmatan. JIKA ANDA MEMILIH Faedah Skim Pencen Skim KWSP Ganjaran Persaraan ✓ X Pencen Bulanan ✓ X Gantian Cuti Rehat (GCR) ✓ ✓ Rawatan Perubatan Percuma di Hospital Kerajaan ✓ ✓ Caruman KWSP x ✓ 4.11 Umur Persaraan Pegawai diwajibkan bersara apabila mencapai umur 60 tahun. 5. KEMUDAHAN CUTI 5.1 "Cuti" adalah sebarang tempoh pegawai dibenarkan meninggalkan tugasnya dan peninggalan tugas itu tidak dikira sebagai putus perkhidmatan atau sebagai berhenti kerja. Cuti tidak diberikan secara automatik dan memerlukan kelulusan daripada Ketua Jabatan atau Kuasa Tertentu terlebih dahulu. Cuti merupakan satu keistimewaan dan boleh ditarik balik (jika perlu) serta diberi atas tujuan dan syarat-syarat yang tertentu. Kemudahan cuti yang diberikan adalah berdasarkan Perintah Am Bab C serta peraturan-peraturan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. 11
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar 5.2 Jenis-Jenis Cuti Dalam Perkhidmatan Awam 5.2.1 Cuti Yang Diberi Kerana Perkhidmatan (i) Cuti rehat (ii) Cuti separuh gaji (iii) Cuti tanpa gaji Kelayakan cuti rehat tahunan bagi lantikan mulai 1 Januari 2009 (PP 14/2008) seperti berikut: Kumpulan/ Gred < 10 tahun perkhidmatan >10 tahun perkhidmatan Pengurusan Tertinggi 25 hari 25 hari 31 - 54 25 hari 25 hari 21 - 30 25 hari 25 hari 1 - 20 20 hari 25 hari 5.2.2 Cuti Atas Sebab Perubatan (i) Cuti sakit (ii) Cuti sakit lanjutan (iii) Cuti kerantina (iv) Cuti bersalin (v) Cuti kecederaan (vi) Cuti tibi, kusta dan barah 5.2.3 Cuti Tidak Berekod (i) Cuti gantian (ii) Cuti latihan pasukan sukarela (iii) Cuti menghadiri latihan/khemah tahunan pertubuhan/ persatuan atau kursus-kursus tertentu 12
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar (iv) Cuti menghadiri latihan syarikat kerjasama (v) Cuti untuk masuk peperiksaan (vi) Cuti menghadiri mesyuarat persatuan ikhtisas (vii) Cuti mengambil bahagian dalam olahraga/sukan (viii) Cuti tugas khas perubatan (ix) Cuti bagi pegawai yang dipilih untuk mengambil bahagian dalam lawatan kebudayaan dan pertandingan bulan bahasa kebangsaan (x) Cuti menghadiri Mesyuarat Majlis Bersama Kebangsaan (MBK) dan Majlis Bersama Jabatan (MBJ) (xi) Cuti isteri bersalin (xii) Cuti urusan kematian ahli keluarga terdekat (xiii) Cuti bagi pegawai yang dilantik sebagai jurulatih Pusat Latihan Khidmat Negara (PLKN) (xiv) Cuti bagi tujuan menghadiri mahkamah di luar stesen (xv) Kemudahan cuti kursus sambilan kepada pegawai yang mengikuti pengajian secara sambilan di Institut Pengajian Tinggi (IPT) dalam negara (xvi) Cuti menderma organ 5.2.4 Cuti-Cuti Lain (i) Kemudahan cuti menjaga anak (cuti tanpa gaji) (ii) Cuti haji (iii) Cuti kerana berkursus (iv) Cuti tanpa gaji bagi pegawai yang mengikuti pasangan bertugas/ berkursus di dalam atau luar negara (v) Cuti rehat setelah berkursus 12 bulan (vi) Kebenaran tidak hadir bertugas atas sebab-sebab kecemasan am (vii) Pelepasan waktu bertugas kepada pegawai perkhidmatan awam yang menderma darah 13
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar 6. KEMUDAHAN ELAUN 6.1 Kemudahan elaun yang diberikan adalah mengikut kelayakan dan gred pegawai berdasarkan pekeliling dan peraturan-peraturan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. 6.2 Senarai Elaun Dalam Perkhidmatan Awam 6.2.1 Imbuhan Tetap (i) Imbuhan Tetap Perumahan (ii) Imbuhan Tetap Khidmat Awam (iii) Imbuhan Tetap Keraian (iv) Imbuhan Tetap Jawatan Utama 6.2.2 Bayaran-Bayaran Insentif (i) Bayaran Imbuhan Sara Hidup (BISH) (ii) Bayaran Insentif Penguat Kuasa (BIP) (iii) Bayaran Insentif Trengkas Dwi Bahasa (iv) Bayaran Insentif Tugas Kewangan (v) Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor 6.2.3 Elaun/Bayaran Lain (i) Bayaran Tambang Perjalanan Lantikan Pertama (ii) Elaun Lebih Masa (iii) Elaun Pemangkuan (iv) Elaun Penanggungan Kerja (v) Elaun Pembantu Khas (vi) Elaun Tugas Memandu Kenderaan (vii) Elaun-elaun kerana Berkursus (viii) Elaun-elaun kerana Bertugas Rasmi (ix) Elaun-elaun kerana Bertukar dan Berpindah 14
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar 6.2.4 Elaun Pertukaran Wilayah (i) Bayaran Imbuhan Perumahan Wilayah (ii) Bayaran Insentif Wilayah (iii) Tambang Mengunjungi Wilayah Asal (iv) Bayaran Insentif Arahan Pertukaran Wilayah (v) Tambang Mengiringi Jenazah 7. KEMUDAHAN PERUBATAN Kemudahan perubatan percuma di hospital/klinik kerajaan diberikan kepada semua penjawat awam, ahli keluarga dan ibu bapa yang layak mengikut syarat- syarat yang telah ditetapkan berdasarkan Perintah Am Bab F dan pekeliling berkaitan serta peraturan-peraturan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. 15
KIT Pegawai Baharu Jabatan Alam Sekitar Seksyen Sumber Manusia Bahagian Pentadbiran dan Kewangan Jabatan Alam Sekitar Aras 3, Podium 3, Wisma Sumber Asli No.25, Persiaran Perdana, Presint 4 62574 Putrajaya No. Tel : 03-8871 2000 No. Faks : 03-8889 1040 / 8888 9987 E-mel : sumberhq@doe.gov.my 16