Modul Training CIMSA Indonesia Time Management and Setting Priority October Meeting 2020
Modul Training CIMSA Indonesia Time Management and Setting Priority Tasya Leonita Setiawan - UGM Winna Adelia Amru - UB I. Learning Objectives: a. Definisi, konsep, tujuan manajemen waktu dan membuat prioritas b. Metode-metode untuk mengatur waktu dan prioritas c. Do's and don'ts dalam mengatur waktu dan membuat prioritas yang baik dan adaptif d. Cara menghadapi situasi yang mengubah manajemen waktu dan skala prioritas yang telah ditentukan e. Tips and tricks menghadapi keadaan yang tidak sesuai dengan rencana dan prioritas sebelumnya II. Contents: SETTING PRIORITY A. Definisi, konsep, tujuan manajemen waktu dan membuat prioritas Prioritas adalah kemampuan untuk memanfaatkan waktu, kemampuan, dan sumber daya dengan efektif dan sebaik-baiknya. Saat kita berusaha mencapai beberapa tujuan pada saat yang sama, memiliki banyak hal yang harus dilakukan dengan waktu yang sedikit, kita perlu menetapkan prioritas dan menentukan tujuan mana yang paling penting dan mengapa. Melakukan hal itu membantu kita bisa mempertahankan fokus yang jelas dalam mencapai tujuan terpenting terlebih dahulu dan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa kita melakukannya sehingga kita tetap bergerak maju. Menetapkan prioritas juga membantu kita menghindari kewalahan jika memiliki banyak tujuan yang ingin kita capai. Pada tingkat yang paling sederhana, menetapkan prioritas sangatlah mudah. Kita cukup menentukan kriteria yang paling penting dan paling terkait dengan tujuan kita dan kemudian menggunakan kriteria tersebut untuk mengurutkan tugas berdasarkan prioritasnya. Pertimbangan yang dapat kita gunakan dalam mengurutkan prioritas adalah: hal yang kemungkinan besar akan menguntungkan, harus diselesaikan agar orang lain dapat melanjutkan pekerjaan mereka, memiliki anggaran yang sudah dialokasikan untuk itu, atau apakah alat yang diperlukan sudah tersedia. tidak semua situasi yang memerlukan prioritas sesederhana ini. Dalam banyak kasus, kita sering kali sulit untuk Namun
membuat keputusan mengenai apa yang akan dikerjakan terlebih dahulu ketika banyak hal tampak penting. Pada modul ini, akan dibahas bagaimana cara menetapkan prioritas dengan baik. Salah satu cara termudah untuk menentukan prioritas adalah mengurutkan dari yang penting dan mendesak, mendesak saja, penting saja, dan terakhir yang kurang penting dan mendesak. Dalam menentukan prioritas ada cara yang disebut the law of three, dimana kita menanyakan tiga pertanyaan berikut sebelum menentukan prioritas: 1. Jika saya hanya dapat melakukan satu hal dalam daftar ini, sepanjang hari, aktivitas manakah yang akan memberikan outcome atau hasil paling menguntungkan untuk saya? 2. Jika saya hanya dapat melakukan dua hal dalam daftar ini, sepanjang hari, apa aktivitas kedua yang akan memberikan hasil paling menguntungkan untuk saya? 3. Jika saya hanya bisa melakukan tiga hal dalam daftar ini, sepanjang hari, kegiatan ketiga apa yang akan memberikan hasil paling menguntungkan untuk saya? B. Metode (6 Golden Rules) 1. Set Your Long-Term Goals and Work Back From That Point Mulai dengan membuat target jangka panjang dan tentukan mana yang harus dilakukan terlebih dahulu. Pada umumnya target diurutkan berdasarkan tenggat waktu yang ada. Ini tidak harus selalu diikuti, yang terpenting dalam mengurutkan prioritas kita harus mempertimbangkan hasil jangka panjang nya. 2. Break Down Task Into Manageable Pieces Terkadang sulit untuk melakukan satu pekerjaan besar karena terlalu berat dan membuat kita menunda pekerjaan tersebut. Untuk menghadapi hal ini, kita dapat membagi pekerjaan tersebut menjadi beberapa pekerjaan kecil. Mulai dengan mendata semua hal yang harus dilakukan untuk mencapai hal tersebut, lalu mulai lakukan dari yang terlihat paling penting. Seberapa kecil tugas itu harus dibagi? Kita boleh membagi tugas tersebut selama masih terasa tidak dapat dilakukan atau tidak kunjung terselesaikan ketika kita kerjakan. Mungkin ini akan menghabiskan waktu lebih lama, tetapi selama kita tetap melangkah perlahan, pada akhirnya akan selesai. Jika pekerjaan tersebut tidak dapat dibagi, kita dapat mengalokasikan waktu setiap hari ini untuk mengerjakan tugas tersebut sedikit demi sedikit. 3. Set Specific and Measurable Goals Ini merupakan salah satu peraturan yang paling penting. Target yang
kita buat harus spesifik agar kita tahu apa yang harus kita lakukan dan harus dapat diukur agar kita tahu apakah tugas tersebut sudah selesai atau belum. 4. Simple is Best Kita tidak harus selalu "Think Big" seperti yang dikatakan orang. Terkadang, semakin sederhana atau simple rencana kita untuk memprioritaskan, semakin mudah untuk mengimplementasikan rencana kita. Semakin sedikit tujuan dan prioritas yang kita miliki, semakin mudah untuk menyelesaikannya. Merumitkan rencana adalah kesalahan umum dalam penetapan prioritas. Ketika rencana terlalu rumit, kita membuatnya tidak mungkin untuk menyelesaikan semuanya dan kita akhirnya frustrasi. 5. Measure Your Results and Stay Adaptive Butuh latihan dan pengalaman untuk akhirnya terbiasa menetapkan target. Kita harus cepat beradaptasi ketika ada kendala yang menyebabkan perubahan terhadap rencana kita (measure your results). Selama proses mencapai target, kita harus mengecek berkala sudah sampai mana kita mencapai target kita. Biasanya ini dilakukan dengan mencatat setiap hal yang telah kita lakukan. Kita dapat melihat sudah sejauh mana kita melangkah. Ketika ada sesuatu yang tidak sesuai dengan harapan kita, kita dapat selalu merubah rencana kita. 6. Live Your Priorities Sangat bagus jika kita bisa belajar bagaimana memprioritaskan dan merencanakan secara efektif, tapi ingat bahwa kita harus mengambil tindakan atas rencana ini dan menjalankan prioritas kita. Jika tidak, menetapkan prioritas akan sama sekali tidak berarti. Ada banyak cara dan sistem untuk menetapkan prioritas. Yang penting adalah menemukan teknik yang dapat bekerja dengan baik untuk kita membantu kita menyelesaikan semua pekerjaan, tetapi Teknik dan prioritas yang telah kita tetapkan itu harus dapat kita patuhi. C. Do's and Don'ts Do's: Berikan diri sedikit waktu istirahat sesekali untuk mempertahankan tingkat motivasi yang stabil Buat tenggat waktu dan batas waktu dalam mengerjakan sesuatu Utamakan kesehatan fisik dan mental dalam mengerjakan apapun Don'ts:
Jangan menunda pekerjaan Jangan mengerjakan banyak pekerjaan sekaligus Jangan menggunakan adanya interupsi sebagai alasan D. Cara Menghadapi Situasi yang Mengganggu Prioritas Situasi yang mengganggu prioritas dapat berasal dari dalam diri sendiri atau dari luar. Dari luar misalnya ada tambahan pekerjaan yang penting dan mendesak juga. Jika ini terjadi, kita harus melakukan penetapan prioritas kembali sesuai dengan metode yang telah dibahas sebelumnya. Disini, kita harus melihat ulang urgensi dan kepentingan dari masing - masing pekerjaan. Dari dalam misalnya ada rasa malas, procrastination atau kebiasaan menunda, atau ada masalah pribadi. Berikut beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk mencegah dan menghadapi hal-hal tersebut: a. Hadapi Rasa Takut Terhadap Interupsi Biasanya kita merasa kesal ketika waktu produktif kita terganggu atau ketika rencana kita tidak berjalan sesuai rencana. Jika kita membiarkan rasa ini menyelinap ke dalam pikiran kita, waktu kita untuk produktif akan semakin berkurang. Selain itu, rasa takut akan gangguan juga menumbuhkan kebencian terhadap orang yang melakukan gangguan. Sadarilah bahwa kadang-kadang kita akan terganggu dan terima gangguan itu sebagai peluang untuk berkembang. Kita tidak dapat menghentikan gangguan, tetapi kita dapat mencegahnya dalam mengambil alih waktu kita. b. Rencanakan Untuk Interupsi Perencanaan yang efektif adalah landasan gaya hidup produktif. Merencanakan interupsi mungkin tampak mustahil. Berikut cara untuk membantu kita memulai rencana kita. Mulailah setiap sesi kerja dengan menggambar beberapa kotak pada selembar kertas kecil. Ini mewakili gangguan yang hampir pasti akan muncul. Saat menghadapi dan mengatasi gangguan, beri tanda centang di kotak yang sesuai. Setelah sudah menerapkannya dalam beberapa waktu kita akan terbiasa dan bisa melakukan perencanaan ini di dalam kepala kita. Diharapkan dengan cara ini, interupsi tidak mengganggu karena sudah terencana. 7. Delegasikan dan Tunda Setelah mengidentifikasi gangguan sebagai sesuatu yang membutuhkan perhatian dan bukan hanya keinginan untuk membuang waktu, cobalah untuk menunda keterlibatannya. Luangkan waktu sejenak untuk memahami apa yang termasuk dalam gangguan tersebut. Apakah ini keadaan darurat? Apakah ada tenggat waktu
(deadline) yang kita lupakan? Jika ternyata bukan keadaan darurat, tunda keterlibatan kita dan delegasikan sebanyak mungkin detail pekerjaan kepada seseorang dengan sumber daya yang tersedia. 8. Jangan Menunda Dapat dikatakan bahwa kebanyakan dari kita malah melayani jauh lebih banyak interupsi daripada yang seharusnya. Mengapa? Karena kita kita sudah terbiasa menunda dan gangguan menawarkan kita cara untuk mengendur tanpa terlalu malas. Cara termudah untuk mencegah penundaan adalah dengan menyadari bahwa dengan adanya deadline yang terpotong, maka hal tersebut akan menjadi lebih urgent dan kita semakin tidak nyaman dalam mengerjakannya. 9. Bagi Harimu Menjadi Beberapa Target Gangguan paling berbahaya adalah bagi orang yang bekerja tanpa tujuan jangka pendek. Kita dapat mencegahnya dengan menetapkan target sepanjang hari. Kita mungkin hanya perlu menetapkan target-target ini untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kita saat kita merasa malas atau tidak ingin melakukannya. 10. Batasi Input Gangguan Semakin kita membatasi sumber yang dapat mengalihkan perhatian, semakin kecil kemungkinan kita akan terganggu. Dibutuhkan kekuatan karakter untuk mengabaikan media sosial dan ponsel. Dibutuhkan kepercayaan pada orang-orang yang bekerja untuk kita untuk menjauh dari kesibukan bisnis. Terkadang sulit untuk memutuskan diri dari hal-hal yang terbiasa kita lakukan yang sebenarnya memunculkan banyak gangguan dalam manajemen waktu kita, namun kita perlu melakukannya agar hari-hari kita lebih efektif. E. Tips and Tricks Tuliskan target utama terlebih dahulu, dan tentukan target-target selanjutnya Urutkan prioritas dari yang paling penting atau sesuai dengan tenggat waktu (deadline) Ingat selalu target utama sebagai motivasi Siapkan rencana cadangan jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan rencana awal Pastikan kita menjauh namun tetap memberi ruang untuk interupsi saat berfokus pada prioritas Jadikan prioritas sebagai bagian dari hidup Buat daftar hal-hal yang harus dilakukan setiap harinya
F. Managing Procrastination Ada kalanya kita memiliki alasan yang sah untuk menghindari mengerjakan suatu proyek. Misalnya, mungkin kita tidak memiliki semua informasi yang dibutuhkan atau kita yakin bahwa dengan menunggu jangka waktu tambahan akan mendapatkan hasil yang lebih akurat. Dan kemudian ada saat-saat kita hanya melakukan hal- hal yang sebenarnya kurang penting seperti bermain ponsel. Ketika kita berfokus pada sesuatu selain apa yang seharusnya kita fokuskan sesuai dengan prioritas, kita sedang menunda-nunda atau biasa disebut procrastinating. Definisi lain yang lebih ilmiah datang dari psikolog Clarry Lay. Ia menyatakan bahwa penundaan adalah jarak antara waktu yang kita inginkan untuk melakukan tugas dan waktu kita benar-benar melakukannya. Berikut beberapa tanda umum bahwa Anda mungkin menunda-nunda: Mengisi daftar 'yang harus dilakukan' dengan hal-hal yang tidak terlalu penting Mengisi daftar 'hal yang harus dilakukan' hanya untuk terlihat sibuk Berfokus pada sesuatu selain apa yang seharusnya Menangani hal yang sama berulang kali daripada melakukan apa yang perlu dilakukan pertama kali Membaca email berulang kali tanpa menghapus, mengarsipkan, atau membalasnya Menemukan alasan untuk meninggalkan pekerjaan saat mengerjakan tugas dengan prioritas tinggi Meninggalkan sesuatu di daftar 'yang harus dilakukan' yang sebenarnya penting Memutuskan untuk menunda mengerjakan sesuatu sampai kita menyukainya, memiliki lebih banyak energi, atau suasana hati yang lebih baik Mengatakan "ya" untuk membantu orang lain dengan tugas yang tidak sepenting yang sudah ada di daftar 'yang harus dilakukan' Memutuskan untuk menunggu untuk mengerjakan sebuah proyek karena kita pikir kita melakukan pekerjaan terbaik apabila sudah di bawah tekanan Beberapa kemungkinan yang menyebabkan sikap menunda-nunda: Merasa pekerjaan itu tidak menyenangkan Tidak teratur Merasa bahwa tugas itu membebani Perfeksionis Mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan Strategi menghadapi penundaan: 1. Ketika pekerjaan terasa tidak menyenangkan Pikirkan apa yang akan terjadi jika kita tidak menyelesaikan tugas. Bagaimana pengaruhnya?
Buatlah cara untuk menghargai diri sendiri saat menyelesaikan tugas yang tidak menyenangkan. Minta rekan kerja untuk memeriksa pekerjaan kita. Ini adalah
penggunaan tekanan teman yang positif. Ingatkan diri Anda bahwa Anda tidak HARUS INGIN melakukan sesuatu untuk MELAKUKANNYA. 2. Ketika tidak teratur Buatlah aturan sebelum melakukan pekerjaan Rencanakan hari sesuai dengan hal terpenting yang ingin dicapai hari itu. Gunakan pengatur waktu untuk membuat diri sadar akan waktu yang dihabiskan. Jangan lupa membuat daftar 'hal yang harus dilakukan' untuk hari berikutnya 3. Ketika pekerjaan terasa membebani Ambil tugas dan bagi menjadi tugas yang lebih kecil dan mudah dicapai. Mulailah dengan tugas termudah atau tercepat terlebih dahulu Hadiahi diri sendiri saat menyelesaikan setiap sub-tugas (self-rewarding). Minta masukan dari orang lain 4. Ketika terlalu perfeksionis Tinjau hasil yang diharapkan Jadwalkan untuk mengevaluasi rencana kita secara teratur sehingga dapat mengidentifikasi potensi masalah sebelum terjadi Sadarilah bahwa tidak ada orang yang sempurna dan kekurangan akan terjadi Berlatih beberapa teknik manajemen stres 5. Ketika mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan Gunakan konsensus kelompok untuk mengambil keputusan terbaik (konsensus adalah keputusan sebuah kelompok atau ide yang diterima oleh sebuah kelompok). Minta masukan dari orang lain. Ketika semuanya gagal, buat saja pilihan terbaik yang kita bisa. Bergerak maju ke arah manapun yang kita pilih biasanya lebih baik daripada tidak bergerak sama sekali
TIME MANAGEMENT Kemampuan mengatur waktu atau time management dapat menentukan sukses atau tidaknya kita. Waktu adalah sumber daya yang harus ada dan tak tergantikan, waktu adalah aset yang paling berharga. Sekali waktu hilang, maka tidak akan dapat dikembalikan. Semua yang kita kerjakan memerlukan waktu. Semakin baik kita menggunakan waktu kita, maka akan semakin banyak yang kita capai, dan semakin baik hasil yang kita peroleh. Time management penting untuk kesehatan dan efektivitas seseorang. Time management menentukan derajat perasaan bahwa kita memegang kendali atas waktu dan hidup kita, yang merupakan kunci penting dalam tingkat kedamaian yang kita rasakan, harmoni dan kesehatan mental kita. Perasaan bahwa kita tidak dapat memegang kendali atas waktu kita, adalah sumber besar bagi stress, cemas dan depresi. Semakin baik kita dalam mengatur dan mengontrol hal- hal penting dalam hidup kita, semakin baik kita dapat meresapi setiap momen, merasakan energi yang lebih besar, dan akan semakin banyak hal yang mampu kita kerjakan. 4 Ds of Effectiveness Untuk memiliki time management yang baik, kita mengenal bekal yang dinamakan '4 Ds of Effectiveness' atau 4D untuk mencapai keefektifan. Yang pertama adalah Desire atau keinginan. Kita perlu memiliki keinginan yang besar dan membara untuk bisa mengontrol waktu kita dan mencapai keefektifan yang maksimal. Yang kedua adalah Decisiveness atau ketegasan yang artinya kita perlu membuat keputusan yang jelas bahwa kita akan melatih teknik time management yang baik sampai hal itu menjadi kebiasaan. D yang ketiga adalah Determination atau kebulatan tekad. Kita harus mau bertahan dalam menghadapi segala godaan dan melakukan sebaliknya sampai kita menjadi time manager yang baik. Desire atau keinginan yang kita miliki akan memperkuat determination kita. Selanjutnya adalah Discipline. Kita harus mendisiplinkan diri kita untuk menjadikan time management sebagai kegiatan dan pelatihan jangka panjang. Disiplin adalah kemauan untuk membayar hasil manis dari time management dengan usaha, dan melakukan apa yang menurut kita perlu dikerjakan, di waktu hal tersebut perlu dikerjakan, terlepas dari suka atau tidaknya kita. Hal ini penting untuk mencapai sukses.
Do What You Can, with What You Have, Right Where You Are Katakanlah pada dirimu bahwa, "Hidupku berharga dan penting, jam darinya. Aku akan dan aku menghargai setiap menit dan menggunakan waktu-waktu tersebut dengan baik agar aku dapat mencapai yang terbaik yang aku bisa, dalam waktu yang aku punya." Time management Increases Self-Esteem and Self-Efficacy Bagaimana kita berpikir dan merasa tentang diri kita sangat menentukan kualitas hidup kita, dan inti emosional dari kepribadian kita adalah self-esteem yang didefinisikan sebagai seberapa kita menyukai diri kita Self-esteem sangat ditentukan oleh cara kita menggunakan waktu dan hidup kita dalam mengembangkan potensi maksimal kita. Self-esteem yang kita miliki meningkat saat kita bekerja secara efisien, tidak dan sebaliknya, self-esteem kita akan melakukannya dengan efisien. turun saat kita Jika self-esteem diibaratkan sebuat koin, maka sisi di balik 'koin' self esteem adalah self-efficacy yang didefinisikan sebagai derajat kita merasa kompeten, mampu dan produktif untuk menyelesaikan masalah, melakukan pekerjaan kita dan mencapai tujuan kita. Semakin kita merasa kompeten, mampu dan produktif, maka akan semakin tinggi self-esteem kita. Semakin tinggi self-esteem kita, maka semakin produktif dan mampu kita. Masing-masing mendukung dan menguatkan yang lain. Orang yang mampu mengatur waktunya dengan baik akan merasa positif, percaya diri, dan memegang kepemimpinan atas dirinya sendiri. A Good Time Management Can Be Achieved Kabar baiknya adalah, time management merupakan sebuah kemampuan yang dapat dipelajari. Time management sama seperti menaiki sepeda, mengetik di keyboard atau bermain dalam kegiatan olahraga. Hal ini terdiri atas serangkaian metode, strategi dan teknik. Ini adalah sebuah keahlian yang dapat kamu pelajari, latih dan kuasai melalui kebulatan tekad dan pengulangan. Steps To Manage Time 1. Determine Your Values Manajemen waktu adalah manajemen kehidupan. Meningkatkan produktivitas diri kita dimulai dari menilai value atau nilai yang kita pegang. Salah satu Hukum Murphy berkata bahwa sebelum melakukan
sesuatu, kita harus melakukan sesuatu terlebih dahulu. Kita tidak mungkin dapat mengatur waktu kita dengan baik kecuali kita mengetahui dengan jelas apa yang menjadi value kita. Time management yang baik menuntut kita untuk mengontrol serangkaian tugas agar selaras dengan value yang kita pegang. Apabila tugas atau sesuatu itu tidak penting untuk kita, kita tidak akan termotivasi dan tidak akan bertekad untuk mengontrol waktu kita. Tanyakan kepada dirimu: "Mengapa aku melakukan ini?", "Untuk apa aku bangun pagi ini?", "Mengapa aku melakukan pekerjaan ini?" dan "Apa alasan aku bekerja di tempatku bekerja saat ini?". Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan mengarah pada value yang kita pegang. 2. Think About Your Vision and Mission Perjelas tujuan apa yang kamu inginkan. Seperti yang dikatakan Stephen Covey, "Start with the end in mi nd" yang berarti "Mulailah pekerjaanmu dengan membayangkan hasil akhirnya di kepalamu." Apa hasil atau pencapaian yang sedang kamu perjuangkan? Akhir seperti apa yang kamu inginkan? Ibarat sedang menaiki tangga kesuksesan, pastikan tangga itu bersandar pada bangunan yang tepat. Tujulah hal yang lebih besar dan luas, contohnya apabila kita bekerja hanya agar tentu akan susah untuk dapat melunasi mempertahankan level komitmen dan antusiasme yang tinggi. Kita perlu menuju sesuatu yang lebih besar dari diri kita, bahkan yang membuat perubahan pada hidup dan pekerjaan orang lain. tagihan-tagihan kita, Setelah merasa jelas dengan apa yang berusaha kita kerjakan, selanjutnya kita perlu bertanya pada diri kita "Bagaimana kita melakukannya?" Pertanyaan ini akan membantu kita untuk melihat situasi dan mengetahui apakah kita berada di jalur yang benar. Setelah itu, kita perlu bertanya kembali "Bagaimana sejauh ini berjalan?" Apakah yang kamu lakukan membawamu ke hal yang kamu inginkan dengan cara yang paling cepat dan efisien? Apakah kamu merasa puas dengan progress yang sudah dibuat? Apakah semuanya berjalan lancer atau kamu mengalami banyak hambatan dalam perjalananmu? Pertanyakan juga asumsi yang kita miliki tentang pekerjaan atau tujuan kita. Sering kali, meskipun sudah bekerja keras, kita mengalami kesulitan karena asumsi salah yang tidak pernah kita pertanyakan. 3. Project Forward, Look Backward Pekerjaan apakah yang kamu lakukan, yang paling penting dan berharga di bidang profesi mana pun? Pekerjaan itu adalah berpikir! Kemampuan kita untuk berpikir jernih mengenai apa yang kita lakukan dan bagaimana kita melakukannya akan memberikan dampak yang lebih besar pada hasil kita di masa yang akan datang ketimbang pekerjaan-pekerjaan lain yang kita lakukan. Ada beberapa bagian di dalam pekerjaan kita di mana 'slow thinking' atau berpikir pelan-pelan sangat penting agar kita dapat memiliki performa
terbaik. Manfaatkanlah 30 menit atau lebih setiap hari untuk me-review tujuan, rencana atau progress kita. Waktu terbaik untuk melakukan review ini adalah di waktu pertama pada pagi hari. Ambillah waktu untuk berpikir, merencanakan, bermimpi dan membuat sesuatu. Semua eksekutif yang hebat dan perempuan maupun laki-laki yang hidup dengan efektif menyisihkan waktu setiap hari untuk benar-benar mempertimbangkan apa yang akan mereka lakukan sebelum mereka memulai pekerjaan mereka. Kita perlu membaca, mereview, mengaca dan berpikir tentang apa yang kita lakukan sebelum kita mengambil suatu langkah. Gunakan waktu untuk mengevaluasi diri dan aktivitas kita dalam konteks yang lebih luas. Pikirkan di mana kita berada sekarang dan di mana kita ingin berada 5 tahun yang akan datang. Lihatlah aktivitas yang sedang kita kerjakan hari ini dan pertimbangkanlah aktivitas mana yang memiliki efek paling besar pada masa depan kita. Cara berpikir semacam ini akan membantu kita untuk mengatur waktu kita dengan jauh lebih baik dari yang pernah kita bayangkan saat ini. Terkadang, satu ide baik yang didapat dari waktu-waktu sendiri atau saat merenung akan menghemat berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun kerja keras. 4. Make Written Plans Semua time manager yang sukses adalah perencana yang baik. Mereka membuat daftar dan perinciannya untuk mencapai setiap tujuan besar dan kecil. Setiap ada project baru yang datang, mereka mengambil waktu untuk menentukan tujuannya, lalu menulis secara runtut setiap Langkah yang perlu diambil untuk menyelesaikan project tersebut. Perencanaan ini akan sangat menghemat waktu kita dalam pelaksanaannya. Susunlah daftar yang sudah ditulis dalam dua acara: berdasarkan urutan dan prioritas. Dalam menyusun berdasarkan urutan, kita dapat membuat daftar aktivitas secara kronologis mulai dari Langkah pertama hingga langkah terakhir sebelum penyelesaian sebuah tujuan atau project. Henry Ford pernah berkata bahwa "The biggest goal can be achieved if you simply break it down into enough small parts." Yang artinya tujuan-tujuan yang paling besar pun dapat diraih apabila kita membaginya ke dalam bagian- bagian yang cukup kecil. Yang kedua, kita perlu Menyusun daftar yang kita punya berdasarkan prioritas. Menetapkan prioritas membuat kita tetap fokus pada tugas dan aktivitas utama tanpa terdistraksi. Seperti Goethe pernah berkata, "The things that matter most must never be at the mercy of the things that matter least." Yang kira-kira artinya, hal yang paling penting tidak boleh diabaikan hingga bergantung pada hal yang paling kurang penting. Evaluasi rencana kita secara berkala, terutama apabila kita merasakan frustrasi atau hambatan dalam berbagai bentuk. Bersiaplah untuk merevisi rencanamu saat kamu menerima informasi baru atau tanggapan. Ingatlah bahwa hampir semua rencana memiliki kekurangan, baik besar maupun kecil. Teruslah mencarinya. Saat kita me-review rencana kita setiap hari, kita akan mendapat ide baru, perspektif dan wawasan tentang bagaimana cara
menyelesaikan tugas lebih cepat dan lebih baik dari yang awalnya kita rencanakan. 5. Chart Your Projects Kebanyakan pekerjaan terdiri dari serangkaian project. Kemampuanmu untuk menyelesaikan project-project itu sangat menentukan kesuksesanmu. Sebuah project didefinisikan sebagai 'multitask job' yang artinya terdiri banyak tugas-tugas. Project adalah hasil yang membutuhkan penyelesaian dari serangkaian tugas-tugas yang lebih kecil. Salah satu alat paling efektif yang dapat kita gunakan untuk meningkatkan efektifitas adalah sebuah checklist. Checklist terdiri dari rangkaian langkah tertulis dalam urutan kronologis yang dibuat di awal sebelum memulai pekerjaan. Kemampuanmu untuk menentukan dan mempertimbangkan secara jelas langkah-langkah yang harus diambil mulai hari ini sampai selesai mengerjakan project dengan sukses adalah tanda bahwa kamu memiliki kemampuan untuk berpikir di atas rata-rata (superior thinking). Setiap menit yang digunakan untuk merencanakan akan menghemat 10 menit untuk kita pada saat lain slow thinking yang dapat pelaksanaannya. meningkatkan efektivitas dan hasil secara signifikan Ini adalah contoh Buatlah PERT Chart Buatlah representasi visual dari tugas-tugasmu yang lebih besar agar kamu dan rekan-rekan yang lain dapat melihatnya secara keseluruhan. Mulailah dengan menentukan goals dan tujuan yang harus dicapai untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Mulailah dengan membayangkan hasil akhirnya di pikiranmu. Ambillah waktu untuk benar-benar membayangkan bagaimana hasilnya apabila dicapai dengan cara yang sangat baik, lalu bekerjalah mundur dari masa depan ke masa sekarang. Buatlah daftar langkah-langkah logis secara urut yang kamu butuhkan mulai dari sekarang hingga titik di mana kamu ingin berada. Penggunaan PERT Chart yang merupakan kepanjangan dari Program Evaluation Review Technique menunjukkan secara grafis semua langkah yang perlu diambil dan kapan setiap Langkah tersebut perlu diselesaikan. Teknik ini digunakan oleh para perusahaan dan eksekutif yang paling efektif di seluruh dunia. PERT Chart dapat membantumu untuk melihat berbagai cara untuk mencapai tugas dengan efisiensi yang lebih besar. Ada banyak bentuk dan gaya PERT Chart yang tersedia secara online dan dapat dipilih, salah satunya adalah yang akan ditampilkan pada Gambar 1. Untuk membuat PERT Chart, maka dari setiap goal atau tujuan, tariklah garis ke belakang dari tanggal harus selesainya, lakukanlah pada kertas agar kamu dapat melihat kapan kamu perlu menyelesaikan setiap bagian untuk dapat menyelesaikan seluruh pekerjaan sesuai jadwal.
Dengan berpikir menggunakan kertas dan menggunakan PERT Chart, kita terhindar dari merasa kewalahan dengan deadline atau batas waktu. Kamu selalu berada 'di atas' pekerjaanmu dan proyek-proyek besarmu. Saat kamu memerlukan sesuatu yang harus selesai pada akhir bulan, misalnya saja terjadi penundaan tidak terduga atau muncul masalah, seperti Hukum Murphy, "Whatever can go wrong will go wrong." Yang artinya apapun yang berpotensi bermasalah akan bermasalah. Eksekutif yang baik akan mengasumsikan bahwa akan ada masalah, hambatan, penundaan yang tidak terduga, serta kegagalan untuk memenuhi deadline yang telah disepakati. Kejadian-kejadian ini adalah bagian yang normal dari sebuah bisnis (Karena kita mahasiswa, anggap saja pekerjaan kita sehari-hari, pendidikan atau hal-hal lain yang kita hadapi 😊). Tugas kita adalah untuk keep your finger on the pulse atau menjadi terbiasa dengan perubahan yang baru saja terjadi dan tetap melanjutkan pekerjaan, lalu menyelesaikan masalah dan menghilangkan hambatan yang pasti akan muncul. Setelah kita memakai PERT Chart, kita akan merasa takjub dengan seberapa bertambah yang kita capai dan seberapa berkurangnya hambatan atau konflik yang hadir di antara langkah-langkah yang dilakukan. Gambar 1. Contoh PERT Chart
6. Create Your Daily "To-Do" List Salah satu alat time management yang paling efektif adalah daftar harian aktivitas sebagai blueprint untuk harimu, yang seding disebut "To-Do List". Seperti halnya seorang pilot menggunakan checklist setiap sebelum take off, orang-orang dengan efektivitas yang tinggi mengambil beberapa menit setiap hari untuk membuat "to-do" list sebelum mereka memulai harinya. Waktu yang paling baik untuk membuat daftar ini adalah pada malam sebelumnya agar alam bawah sadarmu dapat memproses daftar tersebut saat kamu tidur. Saat bangun di pagi hari, kamu akan sering mendapatkan ide untuk membantumu mencapai beberapa goals yang paling penting, yang sudah tertulis dalam daftarmu. Saat malam hari, kamu mulai merencanakan hari esoknya lagi. Sleep Better Banyak orang kesulitan tidur pada malam hari karena mencoba untuk tidak lupa dengan apa yang harus mereka kerjakan keesokan harinya. Apabila kamu membuat daftar untuk semua yang direncanakan keesokan harinya sebelum tidur, kamu akan tidur dengan jauh lebih baik dan bangun dengan lebih segar. Menurut pakar time management, membutuhkan waktu 12 menit per hari untuk menulis daftar yang harus dikerjakan hari itu, namun daftar ini akan tersebut karena meningkatkan menghemat waktu 10x dari waktu produktivitas. Dua belas menit yang digunakan untuk membuat jadwal harian akan dibayar dengan 120 menit atau 2 jam peningkatan produktivitas saat kamu merealisasikan pekerjaannya. Ini adalah bayaran yang luar biasa untuk sebuat pekerjaan kecil seperti membuar daftar kegiatan.
The ABCDE Method Mulailah dengan membuat daftar semua yang harus dilakukan keesokan harinya. Lalu tulislah A/B/C/D/E di sebelah setiap daftar aktivitas yang ada. A/B/C/D/E ini merupakan penanda prioritas yang didasarkan pada konsekuensi yang akan didapat apabila tugas itu dilakukan atau tidak dilakukan. Kegiatan yang diberi tanda A berarti merupakan sesuatu yang harus dilakukan. Ini adalah kegiatan dengan konsekuensi yang penting dan serius. Bubuhkan tanda A apabila kamu ingin menyelesaikan tanggung jawabmu tersebut. B adalah kegiatan yang sebaiknya dikerjakan. Ada konsekuensi ringan/sedang apabila tidak dilakukan, namun tidak sepenting aktivitas A. Aturannya adalah aktivitas B baru dilakukan apabila aktivitas A dapat terselesaikan semua. C adalah aktivitas yang nice to do atau baik saja apabila dilakukan namun tidak sepenting A dan B, misalnya mengobrol dengan rekan kerja, minum kopi, mengecek email. Biasanya adalah aktivitas yang menyenangkan untuk dilakukan, namun apabila tidak dilakukan, tidak akan mengganggu efektivitas dari kinerja kita. Time Wastage Sabotage Careers Robert Half International mengestimasi bahwa 50 persen dari waktu bekerja kita dihabiskan pada aktivitas C, sesuatu yang tidak memiliki kontribusi pada pekerjaan kita. Manusia adalah 'creature of habit' yang artinya sangat dipengaruhi oleh kebiasaannya. Seseorang yang efektif akan membentuk kebiasaan baik dan digunakan sebagai pedomannya. Seseorang yang tidak efektif, secara tidak sengaja membentuk kebiasaan buruk dan membiarkan kebiasaan buruk tersebut menguasai hidup mereka. Banyak orang terjerumus ke dalam kebiasaan datang ke tempat kerja dan segera masuk ke dalam aktivitas yang hanya menghabiskan waktu, bernilai rendah atau tidak bernilai. Begitu mereka sampai, mereka menemukan seseorang yang bisa diajak mengobrol, membaca koran, mengecek email, minum kopi, dan melewatkan hari begitu saja. lakukan secara berulang akan menjadi kebiasaan. Sangat disayangkan bahwa sebagian besar orang di dunia kerja saat ini memiliki kebiasaan membuang waktu pada aktivitas yang tidak memiliki kontribusi pada pekerjaan atau karir mereka. Jangan biarkan ini terjadi padamu. Namun apapun yang kita
Delegate Everything Possible Kembali pada metode ABCDE, aktivitas D adalah sesuatu yang dapat kita lain. Aturannya adalah, kamu sebaiknya delegasikan pada orang mendelegasikan semua yang bisa didelegasikan kepada orang lain untuk menyisihkan lebih banyak waktu pada aktivitas A. Aktivitas E adalah sesuatu yang dapat kamu eliminasi semuanya. Pada akhirnya, kita hanya dapat mengontrol waktu kita apabila kita berhenti melakukan hal-hal yang tidak seperlunya dilakukan. Adalah hal yang normal untuk kembali masuk ke dalam zona nyaman dan melakukan aktivitas- aktivitas yang kurang perlu, meskipun kita sudah diamanahi tanggung jawab yang lebih besar. Tanyakan pada dirimu, "Apa yang akan terjadi sekiranya aku tidak melakukan aktivitas ini sama sekali?" apabila dampaknya kecil atau tidak memiliki dampak terhadap pekerjaanmu, maka hal tersebut adalah kandidat utama untuk dieliminasi.
Plan Your Work and Work Your Plan Yang artinya, sesudah kita merencanakan kegiatan/tugas kita, kita juga harus melaksanakannya. Jangan lakukan sesuatu di luar daftar yang sudah kita buat. Apabila sebuah pekerjaan datang, tulislah pada to-do list yang telah dibuat dan tentukan prioritasnya terlebih dahulu. Apabila kamu tidak menuliskan ide atau aktivitas baru ke dalam daftarmu dan memilih untuk merespon dan bereaksi secepatnya, maka kamu akan mudah kehilangan kontrol atas harimu dan berakhir menghabiskan waktu pada hal yang memiliki nilai rendah atau tidak bernilai. Sistem time management apa saja masih lebih baik dari pada tidak sama sekali. Saat ini banyak tersedia aplikasi smartphone yang dapat membantu mengatur waktu, atau sistem manajemen waktu yang dapat di- install pada komputer. Kamu juga dapat menggunakan time management tertulis yang kamu bawa ke mana-mana dan di-update secara berkala. Ingatlah bahwa dalam dunia kerja, satu-satunya yang harus kamu 'jual' adalah waktumu. Maka pastikan bahwa waktumu terfokus pada hal-hal yang paling penting dan bernilai yang dapat kamu lakukan untuk memberikan kontribusi yang terbaik. The Not-To-Do List Seperti hal-nya kita membutuhkan to-do-list untuk menuntun kita melalui hari yang sibuk, kita juga membutuhkan not-to-do list yang berisi hal- hal yang sebaiknya tidak / tidak boleh kita lakukan untuk menuntun kita tetap berada pada jalur yang benar. Ini adalah hal-hal yang kamu putuskan lebih awal, yang tidak akan kamu lakukan, tidak peduli seberapa menggiurkannya apabila hal-hal tersebut datang. Apabila harus menolak ajakan, bilang terima kasih dan katakan bahwa kamu sekarang sedang memiliki banyak pekerjaan dan deadline yang harus dikejar. Kamu bisa mengatakan "mungkin lain kali", saat ada waktu yang lebih longgar pada kalendermu. 7. Stay on Track Tanyakan pada dirimu, "Apa yang paling berharga yang bisa dilakukan dengan waktuku sekarang?" Karena ini merupakan pertanyaan paling penting dalam time management, tanyakanlah berulang kali sampai menjadi petunjuk otomatis yang memotivasi dan menggiringmu untuk fokus pada aktivitas atau tugasmu yang paling penting. Saat kamu mengatur semua waktu dan aktivitasmu berdasarkan pertanyaan ini, kamu akan takjub dengan seberapa akan produktifnya kamu, dan seberapa cepatnya kamu berubah. Pemilihan dari penggunaan waktu yang menurut kita paling berharga
juga berlaku untuk semua aspek hidup kita. Terkadang, hal paling berharga yang bisa kita lakukan adalah, pulang ke rumah dan tidur secepatnya untuk mendapatkan tidur yang berkualitas. Terkadang, penggunaan waktu yang paling berharga adalah bertatap muka dan menikmati waktu dengan orang- orang yang penting dalam hidup kita. Terkadang, penggunaan waktu yang paling berharga adalah untuk memelihara kesehatan diri kita, dengan makan yang benar, berolahraga, dan melakukan relaksasi serta istirahat yang cukup. Terkadang untuk diisi dengan membaca buku atau bersosialisasi. Yang paling penting adalah kita selalu menanyakan hal ini pada diri kita, "Apa yang paling berharga yang bisa dilakukan dengan waktuku sekarang?", dan berdisiplin untuk memulai serta menyelesaikan aktivitas tersebut, bagaimana pun keadaannya. Saat kita mulai memasukkan metode ini ke dalam time management dan hari-hari kita, kita akan menjadi time manager paling efisien di generasi kita 8. Invest in Personal Development Hal paling penting yang perlu dilakukan untuk menambah nilai diri kita adalah menjadi lebih baik dan lebih baik pada hal penting yang kita lakukan. Self-development atau pengembangan diri perlu menjadi bagian yang terus berjalan dan berkelanjutan dari penggunaan waktu kita setiap hari. Ini adalah salah satu tujuan dari time management, yaitu agar kamu memiliki waktu untuk mengembangkan dirimu. Temukanlah waktu dalam jadwalmu untuk terus bertumbuh dan berkembang. Aturan dasar yang membuat pengembangan diri penting adalah, kamu tidak akan berjalan lebih jauh dari tempatmu berada saat ini apabila pengetahuan dan kemampuanmu masih sama dengan hari ini. Untuk berjalan lebih jauh dan meningkatkan karirmu, kamu perlu menambah pengetahuan. Kamu harus belajar lebih untuk mendapatkan lebih. 9. Organize Your Work Space Salah satu alat time management terbesar adalah bekerja di meja yang bersih. Seperti halnya seorang chef hebat membersihkan meja dapurnya sebelum dan sesudah memasak, kita perlu merapikan tempat kerja kita sebelum kita memulai pekerjaan. Peter Drucker mengamati bahwa eksekutif yang efektif selalu memiliki meja yang bersih. Semuanya harus dibersihkan dari atas meja kecuali hal yang berhubungan dengan pekerjaan mereka saat itu, inilah mengapa mereka mampu fokus dengan ketajaman yang lebih tinggi dan memperoleh hasil yang lebih banyak, dengan kualitas yang lebih baik, dalam waktu yang lebih singkat. Sisihkan semua dokumenmu pada tempat yang sesuai, baik dokumen fisik maupun online. Kamu hanya berhadapan dengan tugasmu saat ini. Cobalah untuk hanya memiliki satu jenis di hadapanmu sebisa mungkin. Profesional yang hebat di semua bidang selalu menjaga tempat kerja yang rapi dan teratur. Lihatlah tukang kayu, dokter, dokter gigi. Mereka membersihkan dan mengatur ulang area kerja mereka sepanjang hari. "Get organized and stay organized". Jadilah rapi dan tetaplah begitu.
Pastikan peralatan belajar atau bekerjamu tersedia dan mudah diakses. Tidak ada yang lebih mengganggu efisiensi dibandingkan harus berhenti di tengah pekerjaan yang sudah dimulai, kemudian memulai lagi karena kurangnya persiapan, suplai alat dan bahan. PENUTUP Untuk menutup modul ini, kami ingin memberikan sebuah kata-kata mutiara yang berbunyi: "One of the most important rules for success is simply to form good habits and make them your masters." yang artinya, salah satu aturang terpenting untuk meraih sukses adalah membentuk suatu kebiasaan baik dan menjadikannya pedoman hidup kita. Semangat, teman-teman!
III. References: a. The Six Golden Rules for Setting Priority by iWISH, iCAN, iWILL b. Lifehack. (2010). 9 Ways To Handle Interruptions Like A Pro. [online] Available at: like- a-pro.html [Accessed 12 Oct. 2020]. c. McPheat, Sean. 2010. Successful Time Management. Coventry: MTD Training. d. Tracy, B., 2013. Time Management. New York: AMACOM (American Management Association).