TRANSFORMASI DIGITAL TATA KELOLA KEGIATAN UMKM BERBASIS OFFICE 365 1 Khoirudin, 2 B. Very Christioko, 3 Atmoko Nugroho 1,2,3 Jurusan Teknik Informatika Universitas Semarang 1 khoirudin@usm.ac.id, 2 very@usm.ac.id, 3 atmoko@usm.ac.id Abstrak Transformasi digital merupakan bagian dari Revolusi Industri 4.0 dimana internet yang memiliki fungsi salah satunya sebagai media penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau berkas yang digunakan oleh pelaku usaha. Media penyimpanan ini seringkali disebut cloud storage (penyimpanan di awan), yang bertujuan pemakai tidak membutuhkan lagi penyimpanan biasa, seperti flashdisk, cakram (compact disk), dan tidak perlu khawatir akan kehilangan data yang tersimpan, selain itu juga dapat diakses dimana saja. Saat ini sudah mulai banyak bermunculan media penyimpanan di awan dengan beragam fasilitas dan fiturnya, salah satunya adalah Office 365 yang merupakan produk dari microsoft. Usaha Mikro, Kecil, Menengah (UMKM) Kota Semarang tersebar di seluruh wilayah administratif Kotamadya Semarang dengan beragam jenis usaha produk ataupun jasa dan dengan sebaran usaha yang beragam. Ini semua membutuhkan penanganan berkas ataupun dokumen yang tidak sedikit, apalagi jika sudah berkaitan dengan jasa pengiriman baik pengiriman dalam negeri ataupun luar negeri seperti ekspor-impor. Dokumen atau berkas ini tentunya jika hanya mengandalkan pembuatan document manual maka akan sangat lambat dan tidak efektif. Pelaku usaha, khususnya UMKM tentunya harus bisa mengikuti perkembangan teknologi agar tidak kehilangan peluang usaha, oleh sebab itu perlu pelatihan transformasi digital dengan office 365. Hasil dari pelatihan ini adalah mitra (UMKM Kota Semarang) telah memperoleh pengetahuan dan pemahaman tentang bagaimana mengelola kegiata secara digital menggunakan office 365. Dari hasil pelatihan ini diharapkan UMKM mampu memanfaatkan office 365 dalam memajukan usaha mereka. Kata Kunci: Office 365, Transformasi Digital, UMKM, cloud storage A. Latar Belakang adalah pengembangan dari teknologi komputer dengan teknologi telekomunikasi yang mempunyai untuk melakukan suatu pengolahan data dan menjadi Istilah teknlogi informasi sendiri digunakan secara populer pada tahun 1980an. Teknologi informasi mempunyai peran penting dalam membantu tujuan bisnis organisasi dengan bantuan teknologi Teknologi informasi arti proses sebuah informasi. informasi harapannya adalah proses menjadi lebih efisien dan efektif serta kualitas dari sebuah informasi dapat disajikan lebih bagus. Dunia usaha dalam hal ini UMKM harus selalu mengikuti teknologi perkembangan supaya tidak kehilangan peluang usaha. Pembuatan dan penyimpanan berkas atau dokumen yang baik akan sangat membantu UMKM dalam hal efisiensi, terutama di era Revolusi Industri 4.0 dan era Masyarakat Sosial 5.0. Sangat disayangkan jika saat ini ada pelaku
usaha yang masih enggan untuk bergerak menuju transformasi digital. Yang sebenarnya transformasi digital ini bertujuan agar pelaku usaha dapat efisien dalam dokumentasi, tidak butuh komputer untuk mengetik lagi, tidak membutuhkan penyimpanan berkas atau dokumen, kehilangan dokumen atau berkas dan masih banyak keuntungan lainnya. tidak takut Semarang mencatat ada 17.602 pelaku UMKM yang sudah berizin per-juli 2020. Angkla tersebut baru sekitar 20 sudah menggunakan persen pemasarannya. teknologi Berdasarkan hal sangat penting untuk melakukan sosialisai tentang penggunaan teknologi dalam pemasaran, khususnya dalam tata kelola usaha. yang dalam ini maka pentingnya Dinas Koperasi, Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) Kota Gambar 1. Pertemumbuhan UMKM Semarang B. Metode Pelaksanaan 1. Kerangka Pemecahan Masalah Metode yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian ini adalah dalam bentuk workshop dan tujuan agar mitra pelatihan dengan dapat melakukan praktek langsung. Untuk tempat pengabdian masyarakat ini berada pada lingkungan UMKM Kota Semarang yang nantinya akan berlangsung dan pelaksanaan mengenai selama waktu 3 jam pengabdian masyarakat pada bulan Mei 2020. ini estimasi Dalam pelaksanaan pengabdian trasformasi ini pengetahuan yaitu aplikasi Office 365 kepada UMKM kota semarang, bertujuan melakukan pengingkatan pengetahuan dan ketrampilan UMKM didalam menggunakan aplikasi office 365 guna untuk menunjang kegiatan mereka, hal ini dapat kita lihat pada gambar kerangka pemecahan masalah berikut; kami melakukan cloud storage kegiatan ini
Pengabdian pada Masyarakat (PkM) Transformasi digital menggunakan Office 365 Peningkatan Pengetahuan dan Ketrampilan digitalisasi Menggunakan Office 365 oleh UMKM Kota Semarang Gambar 2. Kerangka Pemecahan masalah 2. Realisasi Pelaksanaan Kegiatan kegiatan praktik terlebih tentang office 365, dahulu diawali dengan pengenalan tentang transformasi perkembangan teknologi digital mulai dari revolusi industri 1.0 sampai dengan revolusi industri 4.0, hal ini bertujuan untuk tentang memberikan perkembangan teknologi dari masa ke masa. Selain ini dilakukan guna untuk membantu peserta didik memahami tentang bagaimana menggunakan teknologi secara lebih baik. Selanjutnya kegiatan dilanjutkan metode menggunakan dengan praktikum secara langsung dan metode ceramah. Masing-masing peserta menggunakan 1 unit komputer selama praktik berlangsung dan diberikan modul untuk memudahkan dalam proses praktikum. Sebelum dimulai wawasan itu Pengenalan Kegiatan pelatihan ini bertempat komputer M.2.1 di Informasi Fakultas Teknologi dan Universtias Semarang. Masing-masing peserta menggunakan 1 unit komputer selama praktik berlangsung. Kegiatan dilaksanakan dalam 1 (satu) hari dengan durasi pelatihan adalah 4 (empat) jam, terdiri dari : laboratorium a. 30 menit pengenalan pengenalan teknologi dan transformasi digital. b. 180 menit untuk teknologi office 365. menit keseluruhan materi. c. 30 untuk pengenalan evaluasi tingkat Untuk mengevaluasi keberhasilan kegiatan pelatihan ini dilakukan penilaian dengan kuisioner yang dibagikan diawal dan diakhir pelatihan. Hal ini dilakukan guna untuk mengukur tingkat pemahaman peserta diberikan. terhadap materi Indikator keberhasilan kegiatan ini dilihat dari respon positif dari para peserta yang melalui evaluasi juga diberikan. Evaluasi kegiatan dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada peserta guna untuk mendapatkan feedback yang lebih baik. Luaran adalah kemampuan peserta dalam pemahaman aplikasi office 365. Melalui pelatihan dapat ini, memanfaatkan menerapkan dan teknologi informasi office 365 untuk pengembangan UMKM. yang dihasilkan yang diharapkan peserta C. Hasil dan Pembahasan 1. Analisa Hasil Kegiatan pengabdian ini berjalan dengan sangat baik, hal ini dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain antusias peserta selama pelaksanaan yang sangat
baik dan hasil kuesioner pre test dan post test yang menuntukan hasil tingkat pemahaman teknologi yang lebih baik setelah dilaksanakan pelatihan ini. Dalam kuisoner baik pre-test maupun post-test kami menggunakan pertanyaan yang sama, hal ini bertujuan untuk mengetahuai apakah belum dan setelah pelatihan terdapat perubahan pemahaman atau tidak, kemudian total respondent yang mengisi adalah 6 UMKM. kami gunakan dapat kita lihat pada daftar berikut; Pertanyaan yang d. Secara keseluruhan apakah aplikasi Office 365 ini mudah digunakan? e. Apakah aplikasi Office 365 ini sesuai dengan kebutuhan UMKM? selama penjelasan pelatihan dapat membantu peserta materi pemahaman dalam pelatihan? f. Apakah g. Apakah nanti setelah pelatihan akan penggunaan tetap aplikasi Office 365-nya? h. Apakah program pelatihan dilanjutkan ini bermanfaat? i. Apakah nanti diharapkan ada pelatihan lanjutan? a. Apakah anda sudah memahami apa itu Transformasi Digital? b. Apakah anda menggunakan Office 365? sudah mahir c. Apakah aplikasi Office 365 ini untuk layak digunakan Transformasi Digital? j. Apakah pelayanan dan fasilitas yang disediakan selama pelatihan sudah memuaskan? Hasil dari pengolahan data dapat dilihat dalam gambar hasil pre test dan post test dibwah ini; Hasil Penilaian Pre Test Apakah pelayanan dan fasilitas yang... Apakah nanti diharapkan ada pelatihan... Apakah program pelatihan ini bermanfaat? Apakah nanti setelah pelatihan akan tetap... Apakah penjelasan selama pelatihan... Apakah aplikasi Office 365 ini sesuai... Secara keseluruhan apakah aplikasi Office... Apakah aplikasi Office 365 ini layak... Apakah anda sudah mahir menggunakan... Apakah anda sudah memahami apa itu... 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Sangat Mahir/Paham/Setuju Paham/Mahir/Setuju Tidak paham/mahair/setuju Tidak Mahir/Paham Sama sekali Gambar 3 - Hasil Penilaian Pre-Test
Hasil Post Test Apakah pelayanan dan fasilitas yang... Apakah nanti diharapkan ada pelatihan... Apakah program pelatihan ini bermanfaat? Apakah nanti setelah pelatihan akan tetap... Apakah penjelasan selama pelatihan... Apakah aplikasi Office 365 ini sesuai... Secara keseluruhan apakah aplikasi Office... Apakah aplikasi Office 365 ini layak... Apakah anda sudah mahir menggunakan... Apakah anda sudah memahami apa itu... 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Sangat Paham, Setuju, mahir Paham/Mahir/Setuju Tidak Paham/Mahir/Setuju Tidak Mahir/Paham sama sekali Gambar 4 - Hasil Penilaian Post-Test Selain melalui kuesioner pre test dan post test, hasil pelatihan juga dapat dilihat dari antusias para peserta yang sangat baik, dimana selama pelatihan peserta aktif bertanya dan mencoba berbagai aplikasi office 365 yang kami jelaskan. Gambar 5 - Suasana kegiatan pelatihan 2. Evaluasi Kegiatan Evaluasi kegiatan pengabdian masyarakat ini dilakukan dengan dua cara yaitu melalui kuisioner dengan dua tahapan yaitu sebelum dimulai pelatihan dan setelah dilakukan pelatihan. Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan dan dapat kita lihat pada gambar 3 dan gambar 4, kita dapat menyimpulkan bahwa pelatihan ini sukses dan mampu memberikan manfaat bagi mitra, hal ini dapat dilihat dari pemahaman mitra yang meningkat dari hasil kuesioner. Selain dengan menggunakan juga melakukan kueisoner evaluasi secara langsung yaitu pada saat kami
kegiatan dilaksanakan dengan cara langsung dengan para berinteraksi ini peserta, secara umum kegiatan berjalan dengan sangat baik dapat juga dapat dilihat dari antusias peserta. Gambar 6 - Sesi Foto Bersama Secara umum hasil pelatihan ini sangat baik hal ini dapat kita lihat dari gambar tingkat pemahaman peserta sebelum dan sesudah mendapatkan pelatihan. Perbandingan Tingkat Pemahaman Peserta SANGAT MAHIR 30% 48% MAHIR 40% 50% TIDAK MAHIR 2% 25% TIDAK MAHIR SAMA SEKALI 0% 5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Post Test Pre Test Gambar 7. Perbandingan tingkat pemahaman peserta D. Kesimpulan diatas, kegiatan pelatihan Transforamsi digital tata kelola kegiatan berbasis office 365 ini lancar. berjalan Kesimpulan hasil kuesioner pre test dan post test yang telah dilakukan, yang hasilnya menunjukan Berdasarkan paparan dengan ini baik berdasarkan dan peningkatan pemahaman peserta pelatihan dalam (UMKM melakukan digital menggunakan office 365 hal ini seperti terlihat pada gambar 7 Perbandingan tingkat pemahaman peserta, dan pelatihan ini juga mendapat respon yang sangat baik dari para peserta. Kota Semarang) kelola tata
E. Daftar Pustaka Institute Technology Bandung (2015). Panduan Penggunaan Akun Microsoft Office 365 Microsoft Org (2018). Microsoft Office 365 Education Free and Legal Ridi Terdanu, Randi Eka, Ibnu Fauzi (2018). Petunjuk Praktis Microsoft Office 365 Bagi Institusi Pendidikan, Microsoft Innovation Centre Yogyakarta Skendzic, A., & Kovacic, B. (2012, May). Microsoft office 365-cloud in business environment. In 2012 Proceedings of the 35th International Convention MIPRO (pp. 1434-1439). IEEE. Kroenke, D., & Nilson, D. (2011). Office 365 in Business. John Wiley & Sons. Handayani, S., & Hadi, S. (2020). Pelatihan E-Learning Menggunakan Office 365 Bagi Guru-Guru dan Siswa-Siswa Madrasah Aliyah Negeri 1 Semarang. JPKMI (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Indonesia), 1(2), 49-58. Ferdiana, R. (2016). Solusi Cloud Computing dengan Microsoft Azure bagi UMKM. Elex Media Komputindo. Febriani, E. (2017). Perancangan Sistem Informasi Paguyuban Keramik Dinoyo Malang berbasis Cloud Computing dengan Menggunakan Office 365 dan Website (Doctoral dissertation, Universitas Brawijaya).