Kami semua ada di sini, membantu melindungi dan memperindah dunia dengan cara yang benar, Cara PPG. Kami mencapai hal ini ketika Kami bertindak dengan integritas dan sesuai dengan "Kode Etik Global PPG" setiap hari. Kami saling bergantung satu sama lain untuk berani dan angkat bicara jika Kami ini memiliki pertanyaan atau kekhawatiran merupakan bagian penting dalam menghormati komitmen Kami untuk menjalankan bisnis dengan cara yang benar dan merupakan tanggung jawab serta kewajiban Kami bersama. tentang pelanggaran etika. Hal Ketika Kami angkat bicara, Kami menjadikan PPG tempat yang lebih baik untuk bekerja dan Kami melakukan yang benar bagi semua orang yang bergantung pada Kami, termasuk pelanggan, sesama karyawan, dan para pemangku kepentingan. Kami juga memungkinkan PPG untuk menangani masalah dan membantu menyelesaikan masalah secara dini. Semakin cepat Kami menyampaikan kekhawatiran, semakin cepat PPG dapat bekerja untuk mulai membuat segala sesuatunya menjadi lebih baik. Halaman 1
Pendahuluan Tujuan BERBICARA: Kebijakan global ini menguraikan prinsip-prinsip untuk pelaporan internal atas dugaan pelanggaran, dugaan pelanggaran terhadap undang-undang atau peraturan atau dugaan pelanggaran lain terhadap Kode Etik Global PPG ("GCOE"). DENGARKAN: Kebijakan ini menjelaskan proses yang kami gunakan untuk menangani laporan dengan tepat. TINDAK LANJUT: Kebijakan ini menjelaskan komitmen PPG untuk melindungi para pelapor dari pembalasan dendam dan mengambil tindakan korektif yang tepat untuk semua pelanggaran yang terbukti. Kartu Dompet Poster Speak Up Stiker Saluran Bantuan Etika Anda dapat memesan bahan-bahan ini melalui situs SharePoint Etika dan Kepatuhan perusahaan PPG. Halaman 2
Definisi Siapa yang dimaksud dengan Pelapor? Pelapor adalah seorang individu yang melaporkan dengan itikad baik kepada saluran pelaporan PPG tentang informasi tentang dugaan pelanggaran, dugaan pelanggaran undang-undang atau peraturan atau dugaan pelanggaran GCOE lainnya yang dilakukan oleh seorang karyawan PPG atau oleh pihak ketiga, seperti kontraktor, pemasok, distributor, atau orang atau badan lain yang menjalankan bisnis dengan PPG. Apa yang dimaksud dengan Itikad Baik? "Itikad baik" berarti keyakinan yang tulus bahwa dugaan pelanggaran atau pelanggaran yang dicurigai telah terjadi dan niat yang tulus untuk bersikap jujur dan akurat dalam setiap laporan tentang perbuatan buruk atau pelanggaran tersebut. Apa yang dimaksud dengan Pelanggaran? Untuk tujuan kebijakan ini, pelanggaran berarti setiap perilaku yang tidak mematuhi hukum, peraturan, kebijakan dan prosedur perusahaan yang berlaku, atau standar yang ditetapkan dalam PPG GCOE. Beberapa contoh mencakup penipuan, pencurian, korupsi, kekerasan di tempat kerja, diskriminasi, pelecehan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan, benturan kepentingan, pemindahan atau penggunaan informasi rahasia PPG yang tidak sah, praktik- praktik akuntansi yang tidak benar, dan perilaku tidak etis lainnya. Pelanggaran juga dapat mencakup pelanggaran yang disengaja terhadap peraturan keselamatan PPG. Apa yang dimaksud dengan Pembalasan? Pembalasan berarti tindakan spesifik dan merugikan yang dilakukan oleh perusahaan atau karyawan terhadap karyawan lain, seperti pemutusan hubungan kerja, penurunan pangkat, skorsing, atau bentuk hukuman lainnya, sebagai tanggapan atas kegiatan yang mereka lindungi, seperti melaporkan pelanggaran, berpartisipasi dalam pelaporan pelanggaran, mengajukan pengaduan, atau menuntut hak-hak hukum mereka. Pembalasan dendam juga dapat mencakup tindakan halus atau tidak langsung terhadap karyawan, seperti pengawasan kinerja yang berlebihan, umpan balik yang bias yang merusak reputasi profesional atau prospek promosi, penugasan kerja yang tidak diinginkan yang membatasi peluang untuk pertumbuhan profesional, menahan dukungan atau pelatihan yang seharusnya diberikan kepada rekan kerja yang memiliki Halaman 3
posisi yang sama, atau tindakan permusuhan lainnya seperti perilaku yang mengucilkan, komentar yang kasar atau meremehkan, atau kritik yang terus menerus dari kolega atau penyelia yang menciptakan tempat kerja yang beracun dan tidak menyenangkan. Halaman 4
Bicaralah. Mengapa Penting untuk Bersuara? Anda melakukan hal yang benar untuk melindungi diri sendiri, kolega Anda yang mungkin juga terpapar, dan perusahaan. Hal ini merupakan bagian penting dalam menghormati komitmen kami untuk menjalankan bisnis dengan cara yang benar dan merupakan tanggung jawab serta kewajiban yang harus Kami jalankan bersama. Kami menjadikan PPG tempat yang lebih baik untuk bekerja dan Kami melakukan hal yang benar bagi semua orang yang bergantung pada Kami, termasuk pelanggan, sesama karyawan, dan para pemangku kepentingan. Kami memungkinkan PPG untuk mengatasi kekhawatiran dan membantu menyelesaikan masalah sejak dini - semakin cepat Kami menyampaikan kekhawatiran, semakin cepat pula PPG dapat bekerja untuk mulai membuat segala sesuatunya menjadi lebih baik. JANGAN GUNAKAN KEBIJAKAN INI Untuk melaporkan kejadian yang menimbulkan ancaman langsung terhadap nyawa atau properti - jika Anda memerlukan bantuan darurat, hubungi pihak berwenang setempat, atau hubungi nomor telepon darurat negara Anda. Untuk setiap keluhan yang mungkin Anda miliki sehubungan dengan persyaratan kerja Anda. Untuk menyelesaikan perselisihan pribadi. Membuat tuduhan yang Anda ketahui tidak benar. Melakukan hal tersebut dapat menyebabkan tindakan disipliner. Halaman 5
Bagaimana Anda bisa BERBICARA di PPG? PPG menawarkan berbagai saluran pelaporan internal sehingga pelapor dapat selalu menemukan cara yang aman untuk menyampaikan kekhawatiran, baik di tingkat lokal, regional, maupun korporat. Supervisor Anda atau orang lain dalam jajaran manajemen Anda Perwakilan Sumber Daya Manusia Anda Setiap anggota "Departemen Hukum dan Kepatuhan PPG" Dengan menggunakan Saluran Bantuan PPG (lihat di bawah) Melalui email ke Melaporkan pelanggaran yang mungkin melibatkan peran Anda tidak membuat Anda lepas dari tanggung jawab atas tindakan Anda sendiri. Namun demikian, tindakan Anda melaporkan sendiri akan dipertimbangkan sebagai faktor yang meringankan dalam setiap penyelesaian laporan. Saluran Pelaporan Lokal Seringkali, cara terbaik untuk menyampaikan kekhawatiran Anda secara cepat dan langsung adalah dengan menghubungi atasan Anda yang mungkin dapat mengatasi kekhawatiran Anda atau melibatkan individu atau tim yang sesuai. Jika Anda merasa tidak nyaman mendekati atasan langsung Anda karena alasan apa pun, Anda dapat menyampaikan kekhawatiran Anda kepada anggota manajemen lainnya atau seseorang dari fungsi SDM, atau fungsi Hukum dan Kepatuhan. "Fasilitator": Di beberapa negara, Anda dapat menghubungi fasilitator setempat - kontak lebih lanjut bagi Anda untuk menyampaikan kekhawatiran tentang dugaan pelanggaran, misalnya, saat Anda ingin menghindari menyampaikan kekhawatiran kepada atasan langsung. Fasilitator siap membantu Anda untuk mendiskusikan kekhawatiran Anda secara rahasia dan memberi saran mengenai langkah selanjutnya. Fasilitator tidak berpartisipasi dalam penyelidikan apa pun sehingga percakapan Anda tetap dirahasiakan. Silakan hubungi perwakilan Sumber Daya Manusia setempat untuk mendapatkan informasi tentang cara menghubungi fasilitator Anda (jika negara Anda memiliki fasilitator). Saluran Bantuan Etika PPG Kami menyadari bahwa seorang pelapor kadang kala merasa lebih nyaman untuk melaporkan suatu masalah secara anonim atau kepada seseorang di luar organisasi setempat, khususnya Halaman 6
jika masalah itu mungkin melibatkan anggota lain dari organisasi setempat. "Saluran Bantuan Etika PPG" tersedia bagi siapa saja, di dalam maupun di luar PPG, dan dikelola oleh pihak ketiga yang independen untuk menyediakan platform Halaman 7
untuk melaporkan masalah secara rahasia dan dalam bahasa Anda sendiri kepada Departemen Hukum dan Kepatuhan PPG untuk penanganan lebih lanjut. Saluran Bantuan juga dapat digunakan untuk sekadar meminta panduan dan saran. Setelah Anda menyelesaikan laporan Anda melalui Saluran Bantuan (secara online atau melalui telepon), Anda akan menerima kode unik yang diberikan pada laporan Anda. Anda dapat menggunakan kode ini untuk menelepon kembali atau mengakses situs web untuk memeriksa perkembangan laporan Anda. Anda dapat melihat apakah orang yang menangani laporan Anda memiliki umpan balik untuk Anda atau pertanyaan lebih lanjut. Jika mau, Anda dapat memberikan informasi tambahan. Kode laporan Anda sangat penting jika Anda memilih untuk tetap anonim, karena kami hanya dapat menghubungi Anda melalui sistem Saluran Bantuan. Apa yang dilihat oleh reporter ketika menggunakan Saluran Bantuan Etika? Halaman 8
Pelaporan Eksternal Kami sangat mendorong karyawan untuk menyampaikan kekhawatiran secara internal melalui salah satu saluran pelaporan internal untuk memberikan kesempatan kepada perusahaan agar dapat meninjau masalah tersebut dan bertindak sesuai dengan nilai-nilai utama kami. Dalam beberapa situasi, misalnya, jika laporan internal Anda diabaikan atau tidak ada tindakan yang diambil, atau jika ada risiko pembalasan yang serius, Anda mungkin ingin menyampaikan masalah Anda secara eksternal, misalnya, kepada lembaga atau entitas resmi yang ditunjuk oleh otoritas setempat. Kerahasiaan dan Anonimitas Kami memahami bahwa pelapor mungkin takut akan pembalasan, dan kami berkomitmen untuk melindungi identitas mereka dan memastikan kerahasiaan. Pelapor dapat memilih untuk tetap anonim jika diizinkan oleh hukum negara setempat saat melaporkan kekhawatiran, dan kami tidak akan mengungkapkan identitas mereka tanpa persetujuan mereka, kecuali jika diwajibkan oleh hukum. Namun demikian, PPG mendorong pelapor untuk mengungkapkan identitasnya karena laporan anonim dapat menyulitkan pelaksanaan penyelidikan yang baik dan penyelesaian masalah pelapor. Halaman 9
Dengarkan. PPG menanggapi setiap laporan dugaan pelanggaran dengan serius. Jika Anda mengirimkan laporan, Anda akan menerima konfirmasi penerimaan. Laporan Anda akan menjalani tinjauan awal, dan jika perlu, akan diselidiki sebagaimana mestinya. PPG akan melakukan segala upaya untuk menjaga kerahasiaan Anda. PPG dengan hati-hati memilih mereka yang menerima laporan Anda (berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui), dan mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa laporan Anda ditangani dengan benar dan Anda diperlakukan secara adil dalam prosesnya. Rata-rata, penyelesaian masalah ini dapat diharapkan dalam waktu satu hingga tiga bulan. Anda akan diberitahu tentang keseluruhan temuan, tetapi kami mungkin tidak dapat memberikan rincian lengkap tentang hasil dari suatu kasus (atau tindakan terkait yang diambil) untuk alasan kerahasiaan, privasi, dan hak-hak hukum semua pihak yang terkait. Semua laporan dan rincian penyelidikan disimpan di lokasi yang aman, dan PPG berkomitmen pada prinsip-prinsip umum tentang kerahasiaan. Apa yang diharapkan dari Anda sehubungan dengan investigasi? Jika Anda terlibat dalam suatu penyelidikan, Anda berkewajiban sebagai karyawan PPG untuk bersikap jujur dan terbuka, serta menjawab semua pertanyaan secara lengkap dan jujur. Berbohong atau dengan sengaja menahan informasi yang relevan kepada orang-orang melakukan investigasi, serta menunda, mengganggu, atau menolak untuk bekerja sama dalam investigasi, dapat menyebabkan tindakan disipliner. Semua pihak yang terlibat, termasuk subjek laporan, berhak atas kerahasiaan untuk menghindari kerusakan yang tidak perlu pada reputasi mereka. Oleh Halaman 10
karena itu, jika Anda berpartisipasi dalam atau mengetahui tentang suatu penyelidikan, Anda harus menjaga kerahasiaan masalah tersebut. Halaman 11
Tindak Lanjut Ketika laporan diarahkan ke Departemen Hukum dan Kepatuhan, Departemen Hukum dan Kepatuhan dan/atau Departemen Sumber Daya Manusia akan meninjau proses penyelidikan, temuan, dan usulan pendisiplinan atau tindakan korektif lain yang dihasilkan dari laporan tersebut untuk memastikan integritas dan penerapan yang konsisten atas proses penyelidikan dan penyelesaian di seluruh dunia. Penyelesaian suatu laporan dapat berupa melibatkan tindakan disipliner terhadap satu atau beberapa pihak yang bertanggung jawab, termasuk peringatan lisan atau tertulis, pembinaan, skorsing, dampak pada peringkat kinerja, penalti finansial, atau pemutusan hubungan kerja atau hubungan bisnis lainnya. Penyelesaian juga dapat melibatkan tindakan korektif lainnya untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau pelanggaran di masa mendatang, seperti pelatihan khusus, kontrol baru atau yang lebih baik, atau penguatan proses atau prosedur. Kami tidak menoleransi pembalasan dendam. Adalah bertentangan dengan kebijakan PPG untuk membalas dendam kepada siapa pun yang membuat laporan dengan iktikad baik tentang dugaan pelanggaran atau pelanggaran hukum, peraturan atau Kode Etik Global PPG. Kami tidak akan menoleransi pembalasan dendam di PPG. Individu yang melaporkan kekhawatiran secara jujur dan sejauh pengetahuan mereka tidak boleh diperlakukan secara tidak adil. Jika Anda merasa diperlakukan secara berbeda karena Anda telah membuat laporan atau mengajukan pertanyaan, segera sampaikan masalah ini kepada Departemen Hukum dan Kepatuhan atau salah satu sumber daya pelaporan PPG yang lain. Pelapor yang mengalami pembalasan dendam dilindungi oleh PPG karena pembalasan dendam terhadap seorang pelapor dianggap sebagai pelanggaran terhadap Kode Etik Global PPG dan dapat mengakibatkan tindakan disipliner. PPG akan bertanya kepada Anda selama dan setelah proses penyelidikan apakah Anda telah mengalami bentuk atau tindakan pembalasan apa pun, dan kami akan Halaman 9
mendokumentasikan tindakan kami. Sekalipun kekhawatiran dengan itikad baik Anda ternyata tidak benar atau tidak dapat dibenarkan, PPG akan memastikan bahwa Anda tidak akan menghadapi pembalasan karena mengemukakan kekhawatiran itu. Anda harus menyadari bahwa di beberapa negara, hukuman perdata atau pidana dapat dijatuhkan karena menghalangi atau mencoba menghalangi laporan pelanggaran. Halaman 9
Penyimpanan Data, Privasi Data Penyimpanan Data Laporan dan informasi terkait akan disimpan selama diperlukan untuk menyelidiki dan menangani masalah yang diajukan, dan untuk mematuhi persyaratan hukum atau peraturan yang berlaku. Setelah itu, laporan dan informasi terkait akan dimusnahkan atau dihapus dengan aman sesuai dengan kebijakan penyimpanan data PPG. Privasi Data Laporan yang dibuat berdasarkan kebijakan ini mungkin mengandung informasi pribadi pelapor, subjek dan pihak ketiga (seperti saksi). PPG berkomitmen untuk melindungi privasi semua orang tersebut dan menjaga kerahasiaan laporan. Setiap informasi pribadi yang dikumpulkan selama penanganan laporan akan diproses sesuai dengan undang-undang perlindungan data yang berlaku dan kebijakan privasi PPG oleh entitas PPG yang mempekerjakan Anda dan dapat dibagikan dengan entitas PPG terkait yang berpartisipasi dalam proses penyelidikan. Kami selalu berupaya membatasi jenis dan jumlah informasi pribadi yang digunakan. Kami juga memastikan bahwa akses ke laporan dan informasi terkait akan dibatasi pada personil yang berwenang yang mempunyai kebutuhan yang sah untuk mengetahui guna menyelidiki dan menangani masalah yang dikemukakan. Dalam keadaan tertentu, kami dapat membagikan informasi pribadi secara eksternal kepada pihak ketiga untuk membantu kami dalam melakukan penyelidikan yang kompleks. Kami selalu melakukannya sesuai dengan hukum yang berlaku dan tunduk pada persyaratan kerahasiaan yang ketat. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang privasi data atau menggunakan hak-hak yang tersedia bagi Anda berdasarkan hukum yang berlaku, silakan hubungi kami di Halaman 10
Ada pertanyaan? Jika Anda mempunyai pertanyaan atau masalah apa pun tentang kebijakan ini atau penerapannya, silakan hubungi Departemen Hukum dan Kepatuhan PPG di Panduan lebih lanjut sehubungan dengan Kebijakan ini tersedia di bagian "Kode Etik Global" di Seluruh Kode Etik, dalam berbagai bahasa, tersedia di situs web ini. Halaman 11