SELAMAT DATANG DI SITUS SISTEM INFORMASI AKADEMIK MAHASISWA (SIAM) Sistem Informasi Akademik Mahasiswa (disingkat SIAM ) yang diterapkan di Universitas Brawijaya ini adalah generasi pertama situs layanan yang didedikasikan khusus kepada mahasiswa Universitas Brawijaya mulai angkatan 2003 guna memberikan informasi seputar kegiatan akademik yang telah ditempuhnya hingga semester terakhir secara online melalui media internet. Untuk versi awal ini, layanan yang diberikan melalui SIAM adalah: a. Pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) b. Informasi KHS (Kartu Hasil Studi) c. Informasi jadwal kuliah sesuai jadwal yang diprogram d. Informasi jadwal ujian sesuai jadwal yang diprogram Berikut adalah langkah-langkah penelusuran dan penggunaan layanan SIAM. I. Form AKTIVASI Gambar 1. Form aktivasi untuk pengguna layanan SIAM. Form ini harus dilalui oleh setiap mahasiswa yang akan mengaktifkan account-nya untuk memperoleh layanan SIAM. Prosedur aktivasi sangatlah penting sebelum mahasiswa melakukan login ke SIAM, dikarenakan layanan SIAM membutuhkan otentikasi dan verifikasi dari penggunanya. 1
Prosedur aktivasi membutuhkan data NIM (Nomer Induk Mahasiswa) sebagai username atau tanda pengenal pengguna SIAM), dan data tanggal lahir sebagai kode aktivasi. Langkah aktivasi account mahasiswa adalah sebagai berikut: 1. Masukkan NIM Anda pada kolom isian yang disediakan (sebanyak 10 digit). 2. Tentukan data tanggal lahir dengan memilih hari, bulan, dan tahun sesuai daftar yang disediakan. 3. Selanjutnya, tentukan password yang akan digunakan pada saat Anda login ke layanan SIAM. Ketentuan pengisian password adalah: a. Terdiri atas 6 - 12 karakter. Jumlah karakter yang kurang atau lebih dari ketentuan ini akan ditolak oleh sistem dan Anda harus melakukan entri ulang password. b. Hanya terdiri dari huruf, angka, atau gabungan dari keduanya (a..z,0..0). Misalnya: user4siam. c. Tidak boleh ada spasi atau penghubung kata dalam bentuk apapun (underscore atau dash). d. Huruf besar dan huruf kecil dibedakan (case sensitive). Misalnya: Pass tidak sama dengan pass. 4. Ketikkan ulang password Anda pada kolom yang disediakan. Prosedur ini untuk meyakinkan Anda tentang password yang Anda isikan. 5. Klik tombol AKTIVASI. Selanjutnya sistem akan memberitahukan Anda hasil proses aktivasi yang baru saja dilakukan. Bila gagal, Anda harus mengulangi prosedur aktivasi ini hingga berhasil. 6. Prosedur aktivasi hanya dapat dilakukan sekali bila sistem menyatakan Anda telah berhasil melalui proses ini. Bila Anda melakukan aktivasi lagi, maka sistem akan memberikan informasi bahwa aktivasi account Anda sudah dilakukan. Bila data tanggal lahir yang Anda masukkan ditolak oleh sistem, Anda dapat menghubungi Bagian Pengajaran/Akademik untuk melakukan klarifikasi dan perubahan data tanggal lahir. 2. Form LOGIN Gambar 2. Form login untuk pengguna layanan SIAM . 2
Form Login berisi prosedur pengisian username dan password setiap mahasiswa pengguna layanan SIAM untuk masuk ke dalam sistem sesuai dengan datanya masing-masing. Setiap username tidak akan sama antara mahasiswa yang satu dengan mahasiswa yang lain karena menggunakan kode NIM (Nomer Induk Mahasiswa). Untuk menjaga keamanannya, digunakan sistem password yang ditentukan sendiri oleh mahasiswa melalui prosedur aktivasi. Prosedur Login akan meliputi langkah-langkah berikut: 1. Masukkan NIM Anda pada kolom USERNAME yang tersedia (sebanyak 10 digit). 2. Masukkan password Anda pada kolom PASSWORD (password dalam prosedur aktivasi). 3. Klik tombol LOGIN. Sistem akan membawa Anda ke form akademik sesuai kode identitias yang baru Anda masukkan. 3. Form KARTU RENCANA STUDI (KRS) Gambar 3. Form Kartu Rencana Studi dalam SIAM. Sesuai namanya, form ini menampilkan informasi daftar mata kuliah yang diprogram mahasiswa melalui KRS. Mahasiswa dapat menambah dan menghapus mata kuliah yang diprogram sesuai waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh fakultas masing-masing. Prosedur pengisian KRS ini selain memprogram mata kuliah untuk semester yang berjalan, sekaligus mendaftarkan mahasiswa sebagai peserta dari kelas yang dipilihnya. Hal ini memungkinkan mahasiswa terhindar dari saling tumpang tindih antar kelas mata kuliah yang harus ditempuhnya karena waktu kuliah yang bersamaan. Pasca pengisian KRS, mahasiswa juga akan mendapatkan informasi jadwal ujian sesuai mata kuliah yang diprogramnya. Prosedur pengisian KRS secara online ini, meliputi langkah-langkah berikut: 1. Klik tombol mata MATA KULIAH BARU. 2. Pada form yang ditunjukkan dalam Gambar 4, pilih mata kuliah berikut kelas perkuliahan yang akan diikuti dengan klik tombol (+) yang terdapat di samping setiap jadwal kuliah. 3
Gambar 4. Form Jadwal Mata Kuliah Ditawarkan sesuai program studi yang diikuti. 3. Untuk kembali ke form KRS tanpa menambahkan mata kuliah, klik link KARTU RENCANA STUDI. 4. Setelah memilih mata kuliah yang akan diprogram, form akan kembali ke modul KRS dengan daftar mata kuliah sesuai pilihan yang ditetapkan. Prosedur penambahan mata kuliah dalam KRS dilakukan untuk setiap mata kuliah yang akan diprogram, sehingga Anda harus mengulangi prosedur ini untuk memprogram mata kuliah berikutnya. Gambar 5 menunjukkan form KRS dengan mata kuliah yang berhasil ditambahkan (diprogram). 5. Untuk menghapus mata kuliah yang diprogram dalam KRS, klik tombol (-) yang terletak disamping setiap mata kuliah dalam daftar KRS. Gambar 5. Form KRS dengan mata kuliah yang ditambahkan. 6. Untuk mencetak form KRS, klik tombol bergambar printer yang terletak di kanan atas daftar mata kuliah dalam KRS. 4
7. Untuk membantu Anda dalam menetapkan daftar mata kuliah yang akan ditempatkan dalam KRS, form ini juga menyediakan informasi akademik yang meliputi nilai IP, jumlah SKS, dan jumlah mata kuliah baik yang lulus maupun beban pada semester lalu berikut kumulatif perolehannya. 4. Form KARTU HASIL STUDI (KHS ) Gambar 6. Form KHS pada semester terakhir. Form KHS menampilkan informasi perolehan nilai akhir yang ditempuh pada semester lalu sebagai acuan bagi mahasiswa dalam memprogram mata kuliah untuk KRS semester ini. Form ini hanya informasi, sehingga data yang ada didalmnya tidak dapat diubah. Perubahan data nilai atau mata kuliah dalam KHS hanya dapat dilakukan oleh operator akademik melalui aplikasi SIAKAD-UB. Mahasiswa dapat mencetak lembar KHS yang ditampilkan dengan meng-klik tombol bergambar printer yang terletak di kanan atas pada daftar mata kuliah dalam KHS. 5. Form JADWAL KULIAH Gambar 7. Form Jadwal Kuliah sesuai mata kuliah yang telah diprogram dalam KRS. 5
Form Jadwal Kuliah menampilkan informasi seputar jadwal kuliah yang harus diikuti mahasiswa selama semester yang berlangsung. Jadwal kuliah tersebut mengikuti pilihan mata kuliah dan kelas perkuliahan yang telah dipilih mahasiswa melalui prosedur pengisian KRS. Melalui form ini, mahasiswa dapat merancang jadwal kuliahnya dengan lebih baik sehingga tidak ada lagi saling tumpang tindih waktu kuliah yang menyebabkan mahasiswa terpaksa tidak mengikuti suatu kelas perkuliahan. Setiap saat mahasiswa dapat memantau perubahan waktu dan tempat kuliah bila operator akademik melakukan perubahan pada saat perkuliahan berjalan. 6. Form JADWAL UJIAN Gambar 8. Form Jadwal Ujian sesuai mata kuliah yang telah diprogram dalam KRS. Form Jadwal Ujian menampilkan informasi seputar jadwal ujian yang harus dilalui mahasiswa pada waktu dan ruangan yang telah ditentukan. Jadwal ujian ini akan mengikuti pilihan mata kuliah dan kelas perkuliahan yang telah dipilih mahasiswa melalui prosedur pengisian KRS. Mahasiswa dapat mengetahui dan merancang dengan lebih baik jadwal kuliahnya sehingga tidak ada saling tumpang tindih pelaksanaan ujian yang mengharuskannya mengorbankan mata kuliah yang diujikan. Melalui form ini juga, setiap saat mahasiswa dapat memantau perubahan waktu dan tempat ujian andaikata operator akademik melakukan perubahan menjelang pelaksanaan ujian akhir. 6. LOGOUT Prosedur yang penting dilakukan oleh setiap mahasiswa yang menggunakan layanan SIAM, adalah melakukan logout setiap kali akan meninggalkan terminal komputer baik untuk waktu yang sebentar apalagi untuk waktu yang cukup lama. Form SIAM menyediakan tombol LOGOUT yang dapat digunakan sewaktu- waktu, sehingga tampilan di layar komputer Anda akan kembali ke menu LOGIN. Bila layanan terbukti masih aktif dan ada orang lain yang menggunakannya, maka sistem tetap akan mencatat segala perubahan data melalui account yang masih aktif. 6