GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PEPERIKSAAN LISAN (VIVA-VOCE) 1.0 PENDAHULUAN Peperiksaan Lisan (viva-voce) merupakan proses akhir yang perlu dilalui oleh seorang pelajar Pascasiswazah secara penyelidikan untuk bergelar graduan Sarjana ataupun Doktor Falsafah. Dalam proses ini pelajar perlu mempertahankan hasil dapatan kajian di hadapan para panel atau jawatankuasa viva-voce yang dilantik oleh Pusat Pengajian Pascasiswazah. Garis panduan ini diwujudkan bagi menjelaskan secara terperinci proses-proses yang terlibat dalam pelaksanaan viva-voce bermula dari sebelum, semasa dan selepas sidang peperiksaan diadakan. 2.0 PELANTIKAN PANEL PEMERIKSA a. Panel Pemeriksa dilantik oleh Pusat Pengajian Pascasiswazah adalah berdasarkan cadangan seterusnya disokong oleh Jawatankuasa di peringkat Fakulti/Pusat/Institut dan Fakulti/Pusat/Institut dan diperakukan serta diluluskan di peringkat Jawatankuasa Pengajian Pascasiswazah (JKP). b. Bagi pelajar Ijazah Kedoktoran, panel pemeriksa terdiri daripada seorang (1) Pemeriksa Luar dan dua (2) orang Pemeriksa Dalam. Manakala, bagi kakitangan Universiti yang juga merupakan pelajar Ijazah Kedoktoran, dua (2) orang Pemeriksa Luar dan seorang (1) Pemeriksa Dalam perlu dilantik. Bagi pelajar Sarjana, satu (1) orang Pemeriksa Luar dan satu (1) orang Pemeriksa Dalam perlu dilantik. c. Penyelia tidak boleh menjadi pemeriksa bagi pelajarnya sendiri. d. Lantikan Panel Pemeriksa adalah berdasarkan kepada bidang kepakaran serta berlandaskan etika dan profesionalisme akademik yang tinggi. e. Pemeriksa dari IPT luar negara boleh dipertimbangkan untuk dilantik sebagai pemeriksa tetapi kos perbelanjaan untuk menghadiri sidang viva-voce adalah di bawah tanggungan Fakulti/Pusat/Institut (FPI). f. Panel Pemeriksa hendaklah berstatus aktif dalam perkhidmatan (tidak bersara/hampir bersara, berhenti kerja, dipecat dan seumpamanya) sepanjang tempoh penilaian tesis. g. Staf akademik yang sedang bertugas di luar UMS (contoh: sangkutan industri, pasca kedoktoran, cuti sabatikal dan sebagainya) boleh dilantik menjadi pemeriksa dalam dengan justifikasi oleh FPI . h. Panel Pemeriksa tidak boleh mempunyai hubungan kekeluargaan dengan pelajar dan penyelia bagi tujuan integriti. 1
3.0 4.0 i. Panel pemeriksa tidak boleh mempunyai sebarang hubungan kerja dengan pelajar dan penyelia bagi tujuan integriti (contoh: Pelajar berkhidmat di Universiti Y dan melanjutkan pelajaran di Universiti Z. Pemeriksa tidak boleh dilantik daripada Universiti Y). j. Panel pemeriksa tidak dibenarkan berkomunikasi dengan penyelia tentang tesis pelajar yang diperiksa sebelum sesi viva-voce berlangsung. PELANTIKAN PENGERUSI VIVA a. Pengerusi viva-voce dilantik di kalangan staf akademik berkelayakan seperti berikut: i. Pelantikan pengerusi viva-voce adalah berasaskan kewibawaan dan profesionalisme yang tinggi. ii. Pengerusi bagi calon peringkat Doktor Falsafah hendaklah berjawatan Profesor/Profesor Madya. iii. Pengerusi bagi calon peringkat program Sarjana secara Penyelidikan hendaklah sekurang- kurangnya berjawatan Profesor Madya. Walau bagaimanapun dalam keadaan yang tertentu, seorang Pensyarah Kanan boleh dilantik sebagai Pengerusi. iv. Pengerusi hendaklah berkecuali, tidak ada kepentingan dan tidak boleh diragui tentang sifat berkecualiannya. Bertindak sebagai badan bebas dalam menentukan keputusan viva-voce tanpa dipengaruhi oleh mana-mana pihak. v. Pengerusi tidak mempunyai hubungan kekeluargaan dengan pelajar, pemeriksa dan penyelia bagi tujuan integriti. vi. Pengerusi berperanan dalam memastikan sesi viva-voce dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan. KEAHLIAN JAWATANKUASA VIVA VOCE Ahli Jawatankuasa viva-voce adalah terdiri daripada: a. Dekan Pusat Pengajian Pascasiswazah atau wakil yang dilantik sebagai Pengerusi b. Pemeriksa Dalam dan/atau Pemeriksa Luar c. Penyelia, Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan atau ahli lain dalam Jawatankuasa Penyeliaan hanya dijemput sebagai pemerhati d. Urus setia (Setiausaha)
Penolong Pendaftar Seksyen Peperiksaan dan Pengijazahan, Pusat Pengajian Pascasiswazah/Penolong Pendaftar FPI atau kakitangan (Gred 29 dan ke atas) yang dilantik oleh F/P/I. 2
5.0 FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA JAWATANKUASA SEBELUM SEMASA 1. PENGERUSI Memastikan dokumen Bertindak sebagai berkaitan viva-voce adalah 'moderator' untuk lengkap dan memastikan satu memaklumkan kepada penyelesaian terbaik dapat Pusat Pengajian dicapai sekiranya berlaku Pascasiswazah sekiranya sebarang percanggahan dokumen tidak lengkap. semasa viva-voce berlangsung Memastikan tidak ada perbincangan atau soal jawab antara pemeriksa dan penyelia semasa sesi soal jawab dengan pelajar. Mengendalikan sesi pembentangan termasuk sesi soal-jawab berdasarkan masa yang diperuntukkan Memastikan suasana viva- Bersepakat bersama Panel voce adalah kondusif di Pemeriksa mengenai mana pelajar berpeluang prosedur perjalanan viva- menjawab soalan Panel voce (contoh: aliran Pemeriksa dalam keadaan aktiviti, sesi soal-jawab, tenang. jangka masa yang diperuntukkan, kesesuaian soalan-soalan Memastikan Panel dikemukakan dan Pemeriksa sebagainya). mengemukakan soalan yang relevan sahaja kepada pelajar. Pengerusi tidak digalakkan mengemukakan soalan tambahan semasa sesi SELEPAS Menjemput pelajar untuk meninggalkan bilik viva- voce bagi perbincangan antara Panel Pemeriksa, Pengerusi, Dekan/Wakil Dekan dan Penyelia (sekiranya ada). Pengerusi memastikan senarai pembetulan adalah terperinci dan tempoh pembetulan (sekiranya ada) dipersetujui bersama Panel Pemeriksa. Membuat pengesahan dalam minit yang ditandatangani oleh semua Panel Pemeriksa. Pengerusi akan berbincang bersama Panel Pemeriksa untuk menentukan pemeriksa yang bertanggungjawab terhadap penyemakan tesis selepas pembetulan (sekiranya ada) dilakukan. Menjemput pelajar ke bilik viva-voce dan memaklumkan keputusan viva-voce, senarai pembetulan (sekiranya ada) dan tempoh pembetulan (sekiranya ada). 3
2. PEMERIKSA LUAR/DALAM 3. DEKAN / WAKIL Membaca tesis secara objektif tanpa sebarang prasangka atau prejudis dan menilai tesis sama ada memenuhi piawaian akademik yang ditetapkan atau sebaliknya. Panel Pemeriksa wajar meneliti secara terperinci tesis secara profesional sebagai seorang pakar bidang untuk mencungkil kekuatan dan kelemahan tesis pelajar. Hasil pemeriksaan adalah laporan bebas tanpa rundingan. Melengkapkan dan mengembalikan Borang Laporan Pemeriksa Tesis selewat-lewatnya pada hari pelaksanaan viva- voce kepada Pusat Pengajian Pascasiswazah. Memberi maklumat lengkap penerbangan dan penginapan bagi tujuan tempahan. Boleh bertindak mewakili Pemeriksa Luar jika Pemeriksa Luar tidak hadir soal jawab di luar ruang lingkup laporan dari pemeriksa. Menghadirkan diri dalam sesi viva-voce seperti yang dijadualkan kecuali atas sebab-sebab tertentu dengan persetujuan Pengerusi (contoh: kemalangan, kematian dan sebagainya). Mengajukan soalan kepada pelajar berdasarkan laporan yang telah diserahkan. Memperincikan cadangan pembetulan dan penambahbaikan tesis yang diperlukan secara keputusan bersama dengan Panel Pemeriksa yang lain. Sekiranya perlu, Dekan/ Wakil boleh mendapatkan penjelasan berkaitan pemeriksaan tesis daripada calon dan semua ahli panel. Mengesahkan pembetulan menurut tempoh yang ditetapkan dalam keputusan viva-voce. Memastikan tiada pembetulan tambahan selain daripada apa yang diputuskan secara bersama dalam viva-voce. Memberi pandangan tentang kemampuan calon menjawab soalan semasa sidang viva-voce Memastikan ijazah/bidang yang dianugerahkan 4
4. PENYELIA 5. URUSETIA Tidak memberitahu calon tentang kandungan laporan Pemeriksa sebelum pemeriksaan viva-voce (Laporan pemeriksa hanya diberi kepada Penyelia pada hari berlangsungnya viva-voce dan tidak boleh diberi lebih awal pada hari tersebut). Memberi maklum balas tentang komitmen calon secara keseluruhan dan kemajuan calon sepanjang tempoh pengajian kepada Panel Pemeriksa. Memastikan semua Ahli Jawatankuasa sesi viva- voce hadir pada hari yang telah ditetapkan. Memastikan semua keperluan sidang viva- voce lengkap. Bertindak sebagai pemerhati dan tidak boleh mengambil bahagian atau membantu calon kecuali jika diminta oleh Pengerusi. Mencatatkan segala pembetulan dan komen yang ditimbulkan oleh pemeriksa. Mengambil maklum dan peka dengan keadaan semasa sidang viva-voce berlangsung bagi memastikan sidang viva- voce berada dalam keadaan kondusif dan teratur. kepada pelajar adalah betul (minit sidang). Memberi penjelasan tentang perkara-perkara yang ditimbulkan semasa sesi viva-voce dan juga tentang perkara yang tidak dipersetujui kepada panel pemeriksa semasa sesi perbincangan. Memastikan calon membuat segala pembetulan kepada tesis seperti yang dicadangkan oleh Panel Pemeriksa sebelum dihantar kepada Panel Pemeriksa. Tidak boleh mengambil bahagian dalam proses menentukan perakuan tesis. Memastikan minit telah lengkap diisi oleh Pengerusi sidang viva-voce Menyediakan surat keputusan pelajar sejurus selepas sidang viva-voce tamat. Memastikan tesis dan laporan dari pemeriksa diberikan kepada pelajar. 5
6.0 7.0 PELAKSANAAN VIVA VOCE 6.1 Viva-voce seseorang pelajar akan diadakan apabila semua laporan pemeriksaan tesis pelajar telah diterima daripada Pemeriksa Luar dan Pemeriksa Dalam. Seksyen Peperiksaan dan Pengijazahan, Pusat Pengajian Pascasiswazah akan mencadangkan tarikh viva-voce kepada Pemeriksa Luar dan Pemeriksa Dalam, dan setelah mendapat persetujuan daripada kedua-dua pihak, Seksyen Peperiksaan dan Pengijazahan akan memaklumkan tarikh viva-voce kepada pelajar dan semua ahli jawatankuasa yang terlibat. 6.2 Walau bagaimanapun, F/P/I juga boleh mencadangkan tarikh sidang, memaklumkan tarikh viva-voce kepada semua pelajar dan semua ahli jawatankuasa yang terlibat dan termasuk mencadangkan pengerusi sidang seterusnya mengadakan sidang viva-voce di F/P/I masing- masing. Sekiranya F/P/I menjalankan sendiri segala urusan berkaitan pelaksanaan sidang viva- voce seperti yang dimaklumkan di atas maka keputusan sidang perlu dimaklumkan kepada Pusat Pengajian Pascasiswazah sejurus selesai sidang viva-voce selesai. PENGHANTARAN TESIS SELEPAS SIDANG VIVA 7.1 Pelajar dikehendaki untuk menyemak tesis yang telah diperbaiki bersama Penyelia terlebih dahulu. Tesis tersebut perlu dihantar kepada Pemeriksa untuk semakan seterusnya sebelum disahkan oleh Dekan/Pengarah. 7.2 Pelajar juga dikehendaki untuk menghantar tesis (ring binding) berserta Borang Penyerahan Tesis Selepas Pembetulan yang telah lengkap diisi dan ditandatangani ke Pusat Pengajian Pascasiswazah bagi semakan format. 7.3 Format adalah mengikut format yang telah ditetapkan oleh Pusat Pengajian Pascasiswazah dan tesis yang telah selesai semakan format sahaja dibenarkan untuk serahan tesis berkulit keras. Disediakan oleh, Seksyen Peperiksaan dan Pengijazahan [6]