KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA MALAYSIA SURAT PEKELILING SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA BILANGAN 2 TAHUN 2004 PERMOHONAN JAWATAN SECARA ON-LINE OLEH PEGAWAI SEDANG BERKHIDMAT TUJUAN 1. Surat Pekeliling ini bertujuan memaklumkan keputusan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA) membenarkan pegawai sedang berkhidmat memohon jawatan yang berada di bawah bidang kuasa SPA secara on-line melalui Laman Web menggunakan Borang SPA 8i. LATAR BELAKANG 2. Berdasarkan kepada peruntukan Perintah Am 21, Perintah-Perintah Am Bab A (Lantikan dan Kenaikan Pangkat) 1973, pegawai yang sedang berkhidmat perlu mengemukakan permohonan melalui Ketua Jabatan masing-masing jika mereka ingin dipertimbangkan pelantikan ke jawatan lain dalam perkhidmatan awam. Jika mereka tidak mematuhi peraturan ini, permohonan mereka boleh ditolak. Ketua Jabatan pula bertanggungjawab mengedarkan permohonan pegawai berkenaan kepada pihak berkuasa melantik tanpa mengira sama ada mereka menyokong permohonan itu ataupun sebaliknya. 3. Semenjak melaksanakan sistem pengambilan secara berkomputer pada tahun 1997 yang dikenali sebagai Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM), mereka yang ingin memohon jawatan yang berada di bawah bidang kuasa SPA mempunyai dua pilihan, iaitu sama ada memohon secara manual menggunakan Borang SPA 8, ataupun secara on-line menggunakan Borang SPA 8i. Walaubagaimanapun, kemudahan memohon jawatan secara on-line ini telah tidak dapat dimanfaatkan oleh pegawai yang sedang berkhidmat kerana kaedah ini tidak dapat memenuhi syarat yang ditetapkan oleh Perintah Am 21 itu. Keadaan ini telah menyebabkan ramai pegawai sedang berkhidmat merasa terkilan kerana kemudahan teknologi maklumat tidak dapat mereka manfaatkan untuk tujuan ini. TATACARA MEMOHON JAWATAN SECARA ON-LINE OLEH PEGAWAI SEDANG BERKHIDMAT 4. SPA berpendapat pegawai sedang berkhidmat wajar dibenar menggunakan kemudahan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) semasa memohon jawatan dalam perkhidmatan awam, khususnya yang berada di bawah bidang kuasa SPA. Langkah ini bukan sahaja adil,
bahkan selaras dengan hasrat Kerajaan menggalakkan penggunaan kemudahan ICT dalam sektor awam. Oleh itu SPA telah mengambil keputusan membenarkan pegawai sedang berkhidmat membuat permohonan jawatan secara on-line melalui laman web SPA di alamat dengan syarat sekiranya berjaya dipanggil temu duga mereka hendaklah membawa bersama perakuan bertulis daripada Ketua Jabatan yang menyatakan sama ada menyokong / tidak menyokong permohonan pegawai berkenaan. Pegawai juga dikehendaki membawa kenyataan perkhidmatan yang kemas kini, laporan pengisytiharan harta, laporan penilaian prestasi yang terkini dan kenyataan bebas dari sebarang tindakan tatatertib. Ketua Jabatan dikehendaki mengesahkan maklumat pegawai terbabit menggunakan format seperti Lampiran A yang boleh dimuat turun melalui laman web SPA. Permohonan jawatan menggunakan Borang SPA 8 masih dibenarkan. TARIKH KUAT KUASA DAN PEMAKAIAN 5. Surat Pekeliling ini berkuat kuasa mulai tarikh ianya dikeluarkan. Pemakaiannya kepada pegawai bidang kuasa SPA, Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa berkenaan. Persekutuan Awam luar di Perkhidmatan "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Ketua Jabatan Persekutuan S.k.: Semua Ketua Eksekutif Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) Semua Pihak Berkuasa Tempatan
Lampiran A PENGESAHAN KETUA JABATAN (Untuk diisi oleh Ketua Jabatan bagi permohonan pegawai sedang berkhidmat) Arahan Sila isi ruangan yang disediakan kod jenis hukuman tatatertib yang dikenakan kepada pegawai (termasuk surcaj), tarikh hukuman dan kod pengisytiharan harta oleh pegawai. A. Hukuman Tatatertib (i) (ii) Jenis hukuman Tarikh hukuman1 : ___________________ :___________________ (kosongkan jika kod 9) Panduan Kod Hukuman Tatertib (Termasuk Surcaj) 1 - Amaran 2 - Denda 3 - Lucut Hak Emolumen 4 - Tangguh Pergerakan Gaji 5 - Turun Gaji 6 - Turun Pangkat 7 - Surcaj 8 - Dalam Proses Tindakan Tatatertib 9 - Tiada B. Pengisytiharan Harta Oleh Pegawai (i) (ii) Status pengisytiharan harta Tarikh isytihar : _____________ : _____________(kosongkan jika kod 3) Panduan Kod Status Pengisytiharan Harta 1 - Pengisytiharan harta telah diluluskan oleh Ketua Jabatan 2 - Telah isytihar harta tetapi belum diluluskan oleh Ketua Jabatan 3 - Belum mengisytiharkan harta " Saya mengesahkan bahawa kedudukan tindakan tatatertib dan pengisytiharan harta pegawai ini adalah seperti di atas. Disertakan bersama-sama ini ringkasan Kenyataan Perkhidmatan pegawai. Saya menyokong / tidak menyokong² permohonan beliau dan bersedia / tidak bersedia³ melepaskannya jika beliau ditawarkan pelantikan ke jawatan yang dipohon". TANDATANGAN KETUA JABATAN4 NAMA KETUA JABATAN JAWATAN : : : COP RASMI JABATAN TARIKH : : _________________ 1 Nyatakan tarikh hukuman yang terakhir jika pegawai dikenakan hukuman yang sama lebih dari sekali. 2 Potong yang tidak berkenaan. 3 Potong yang tidak berkenaan. 4 Maksud "Ketua Jabatan" ini ialah seperti yang ditakrifkan dalam Perintah-Perintah Am Bab A (Lantikan dan Kenaikan Pangkat) 1973.