PS 3.1 KERAJAAN MALAYSIA Jabatan Persekutuan Dan Kerajaan Negeri Pelaksanaan Audit Dalam Di Kementerian Atau PERBENDAHARAAN MALAYSIA
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.1 KANDUNGAN AUDIT DALAM ... 2 PS 3.1 Pelaksanaan Audit Dalam Di Kementerian Atau Jabatan Persekutuan Dan Kerajaan Negeri ... 2 1. Tujuan ... 2 2. Penubuhan Unit Audit Dalam ... 2 3. Definisi Dan Objektif Unit Audit Dalam ... 2 4. Tanggungjawab Dan Bidang Tugas Unit Audit Dalam ... 3 5. Tanggungjawab Ketua Eksekutif ... 4 6. Peranan Perbendaharaan Malaysia ... 4 7. Hubung Kait Antara Unit Audit Dalam Dengan Audit Luar ... 5 8. Keahlian Institut Juruaudit Dalaman Malaysia ... 5 M.S. 1/5
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.1 AUDIT DALAM PS 3.1 Pelaksanaan Audit Dalam Di Kementerian Atau Jabatan Persekutuan Dan Kerajaan Negeri 1. Tujuan 1.1 Pekeliling ini bertujuan memberi penjelasan mengenai peranan dan tanggungjawab Unit Audit Dalam, Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Jabatan Persekutuan atau Setiausaha Kerajaan Negeri dan terhadap Perbendaharaan Malaysia pelaksanaan audit dalam. serta memberi arahan 2. Penubuhan Unit Audit Dalam 2.1 Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Jabatan Persekutuan/ Setiausaha Kerajaan Negeri (selepas ini dirujuk sebagai "Ketua Eksekutif") bertanggungjawab untuk menubuhkan Unit Audit Dalam di bawah organisasi/pentadbirannya. Ketua Eksekutif juga hendaklah memastikan keperluan sumber manusia Unit Audit Dalam sejajar dengan saiz dan operasi organisasi. 2.2 Bagi Jabatan yang tidak mempunyai Unit Audit Dalam, fungsi audit dalam hendaklah dijalankan oleh Unit Audit Dalam yang ditubuhkan di Kementerian yang mengawal selia Jabatan tersebut. 2.3 Dalam konteks Kerajaan Negeri, Unit Audit Dalam yang dirujuk dalam Pekeliling ini bermaksud Unit Audit Dalam yang telah diluluskan penubuhannya di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri. 2.4 Unit Audit Dalam diketuai oleh Ketua Audit Dalam dan bertanggungjawab terus kepada Ketua Eksekutif untuk menjamin keberkesanan Unit Audit Dalam. 3. Definisi Dan Objektif Unit Audit Dalam 3.1 Audit dalam merupakan satu fungsi bebas, yang memberi kepastian dan khidmat perundingan secara objektif untuk menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi. 3.2 Objektif Unit Audit Dalam adalah untuk membantu sesebuah organisasi mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus. M.S. 2/5
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.1 4. Tanggungjawab Dan Bidang Tugas Unit Audit Dalam 4.1 Tanggungjawab Unit Audit Dalam adalah untuk: 4.1.1 menjalankan audit pengurusan kewangan yang merangkumi pemeriksaan terhadap: i. sistem kewangan; ii. kawalan dalaman; dan iii. rekod kewangan untuk menentukan sama ada perbelanjaan, hasil, aset dan stor telah diurus mengikut undang-undang, peraturan dan arahan yang berkaitan. 4.1.2 menjalankan audit prestasi yang merangkumi penilaian terhadap aktiviti sesebuah organisasi untuk menentukan matlamatnya telah dicapai dan sumber digunakan secara berhemat, cekap dan berkesan. 4.2 Bidang tugas Unit Audit Dalam adalah untuk: i. mengkaji kewangan serta kawalan dalaman organisasi; kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem ii. mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang- undang, peraturan dan arahan yang berkuat kuasa; iii. mengkaji aktiviti organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan; iv. mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan, penipuan dan penyelewengan; v. memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuk sistem ICT; vi. melaporkan kepada Ketua Eksekutif hasil pengauditan dan memantau tindakan susulan diambil oleh pihak pengurusan terhadap perkara yang dibangkitkan; vii. menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk kelulusan Ketua Eksekutif; dan viii. membentangkan Rancangan Tahunan dan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit. M.S. 3/5
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.1 5. Tanggungjawab Ketua Eksekutif 5.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab mengawasi Unit Audit Dalam dengan: i. mengkaji dan meluluskan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam; ii. memastikan Unit Audit Dalam tidak terlibat dalam sebarang operasi organisasi dan bebas daripada pengaruh pegawai yang bertanggungjawab operasi organisasi; secara langsung terhadap iii. memastikan Unit Audit Dalam diberi kebebasan untuk memeriksa semua dokumen berkaitan dengan aktiviti organisasi bagi tujuan pengauditan; iv. memastikan pemerhatian/laporan audit dalam; tindakan susulan diambil terhadap iv. melibatkan Unit Audit Dalam dengan mesyuarat-mesyuarat antaranya mesyuarat pengurusan serta mesyuarat berkaitan dengan dasar organisasi; vi. memastikan anggota Unit Audit Dalam mempertingkatkan untuk diperlukan kemahiran pengetahuan melaksanakan tanggungjawab mereka secara berkesan. dan yang 6. Peranan Perbendaharaan Malaysia 6.1 Perbendaharaan Malaysia ialah Agensi Pusat yang bertanggungjawab bagi memantau dan menyelaras pelaksanaan audit dalam di Kementerian atau Jabatan Persekutuan dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri, khususnya dalam perkara seperti berikut: i. mengeluarkan arahan dasar umum; ii. menyediakan garis panduan pengauditan; iii. memberi nasihat dan bimbingan berkaitan dengan pelaksanaan audit dalam; dan iv. menilai keberkesanan pelaksanaan audit dalam. 6.2 Dalam usaha untuk memantau pelaksanaan audit dalam, Ketua-Ketua Audit Dalam perlu mengemukakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam yang telah diluluskan oleh Ketua Eksekutif ini, Rancangan kepada Perbendaharaan Malaysia. Sehubungan M.S. 4/5
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.1 Tahunan Audit Dalam hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 31 Januari tahun semasa manakala Laporan Tahunan Audit Dalam hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. 7. Hubung Kait Antara Unit Audit Dalam Dengan Audit Luar 7.1 Pada asasnya, peranan dan tanggungjawab Unit Audit Dalam adalah berbeza daripada Jabatan Audit Negara yang berfungsi selaku pihak audit luar. Kuasa dan tanggungjawab Jabatan Audit Negara ditetapkan dalam undang-undang manakala kuasa dan tanggungjawab Unit Audit Dalam dinyatakan secara pentadbiran. Walau bagaimanapun, Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam mempunyai matlamat yang sama iaitu bagi mempertingkatkan keberkesanan proses tadbir urus, tahap pengurusan kewangan dan akauntabiliti dalam pentadbiran awam. 7.2 Kerjasama dan hubungan yang baik di antara Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam adalah penting demi pencapaian matlamat tersebut. Sehubungan itu, semasa proses penyediaan Rancangan Tahunan Audit Dalam, Unit Audit Dalam hendaklah berbincang dengan pihak Jabatan Audit Negara dari segi pengauditan yang telah, sedang dan akan dijalankan. Ini adalah untuk mengelakkan pertindihan tugas di samping dapat saling membantu dalam mengenal pasti bidang atau perkara yang perlu diaudit. 8. Keahlian Institut Juruaudit Dalaman Malaysia 8.1 Semua Unit Audit Dalam melalui Kementerian/Jabatan Persekutuan/ Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri hendaklah menjadi ahli korporat Institut Juruaudit Dalaman Malaysia dan yuran keahlian tahunan ditanggung oleh Kerajaan. M.S. 5/5
PS 3.2 KERAJAAN MALAYSIA Dan Kerajaan Negeri Penubuhan Jawatankuasa Audit Di Peringkat Kementerian Persekutuan PERBENDAHARAAN MALAYSIA
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.2 KANDUNGAN AUDIT DALAM ... 2 PS 3.2 Penubuhan Jawatankuasa Audit Di Peringkat Kementerian Persekutuan Dan Kerajaan Negeri ... 2 1. Tujuan ... 2 2. Latar Belakang ... 2 3. Penubuhan Jawatankuasa Audit ... 3 4. Objektif Penubuhan Jawatankuasa Audit ... 3 5. Tanggungjawab Jawatankuasa Audit ... 3 6. Mesyuarat Dan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit ... 4 M.S. 1/4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.2 AUDIT DALAM PS 3.2 Penubuhan Jawatankuasa Audit Di Peringkat Kementerian Persekutuan Dan Kerajaan Negeri 1. Tujuan 1.1 Pekeliling ini bertujuan untuk menjelaskan penubuhan dan tanggungjawab Jawatankuasa Audit di Kementerian Persekutuan dan Kerajaan Negeri bagi memantapkan dan mempertingkatkan lagi tadbir urus khususnya dalam pengurusan kewangan. 2. Latar Belakang 2.1 Tumpuan utama Kerajaan pada masa kini adalah untuk meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan awam. Bagi memastikan sistem penyampaian perkhidmatan awam yang cemerlang dapat dicapai, tadbir urus yang terbaik di kalangan perkhidmatan awam adalah amat penting. 2.2 Tadbir urus yang terbaik perlu memberi penumpuan terhadap dua aspek seperti berikut: i. Prestasi, di mana pengurusan pencapaian adalah kritikal untuk menyampaikan perkhidmatan secara cekap dan berkesan seperti yang diharapkan oleh stakeholders di samping memastikan value for money dan pengurangan pembaziran sumber/dana; dan ii. Pematuhan, di mana undang-undang, peraturan dan piawaian yang diguna pakai adalah dipatuhi serta harapan masyarakat terhadap amalan kejujuran, akauntabiliti dan integriti serta kewajipan perkongsian maklumat secara telus dipenuhi. 2.3 Dalam proses memperkukuhkan tadbir urus, Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam Kementerian Persekutuan/Kerajaan Negeri memainkan peranan yang mustahak melalui pengauditan yang dijalankan. Hasil pengauditan syor penambahbaikan hendaklah diberi perhatian serius dan diambil tindakan oleh semua pihak pengurusan bagi meningkatkan prestasi sistem penyampaian perkhidmatan awam. dan penemuan yang dibangkitkan serta M.S. 2/4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.2 3. Penubuhan Jawatankuasa Audit 3.1 Jawatankuasa Audit perlu ditubuhkan di peringkat Kementerian Persekutuan dan peringkat Kerajaan Negeri. 3.2 Jawatankuasa Audit dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian (KSU)/Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK) dengan ahli-ahli sekurang- kurangnya terdiri daripada Timbalan KSU/Timbalan SUK, Setiausaha Bahagian (SUB)/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, SUB/ Ketua Bahagian Kewangan, SUB/Ketua Bahagian Pembangunan dan SUB/Ketua Bahagian, bahagian lain yang sesuai. 3.3 Sebagai fungsi ganti, salah seorang daripada Timbalan KSU atau Timbalan SUK boleh mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Audit semasa ketiadaan Pengerusi. 3.4 Ketua Audit Dalam hendaklah bertindak sebagai Setiausaha Jawatankuasa Audit. 4. Objektif Penubuhan Jawatankuasa Audit 4.1 Membincangkan isu-isu yang dibangkitkan sama ada oleh Unit Audit Dalam atau Jabatan Audit Negara. 4.2 Memastikan tindakan preventive dan corrective diambil oleh pihak pengurusan (auditi) supaya kelemahan-kelemahan berkaitan dapat diperbetulkan dan tidak berulang. 5. Tanggungjawab Jawatankuasa Audit 5.1 Menyemak dan mengkaji kesempurnaan serta keutuhan sistem kawalan dalaman dan sistem maklumat pengurusan organisasi. 5.2 Melaporkan sama ada wujudnya sistem perakaunan dan kewangan yang tertentu sebagai satu amaran awal efektif serta kawalan-kawalan mengenai kelemahan di Kementerian Persekutuan/Kerajaan Negeri. 5.3 Mengkaji Rancangan Tahunan yang disediakan Unit Audit Dalam dan membuat cadangan skop pengauditan dan tumpuan audit sekiranya ada, sebelum diluluskan oleh KSU/SUK dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia. 5.4 Memastikan tidak terdapat sekatan atau batasan yang tidak wajar yang boleh menjejaskan pelaksanaan Audit Dalam dan Unit Audit Dalam M.S. 3/4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.2 diberikan akses yang sesuai pada maklumat dalam pelaksanaan tugasnya. 5.5 Memastikan Unit Audit Dalam mempunyai sumber yang mencukupi dan kakitangan yang kompeten bagi membolehkan ia berfungsi dengan berkesan. 5.6 Mengkaji laporan daripada Unit Audit Dalam dan Jabatan Audit Negara untuk memastikan semua isu yang dilaporkan diselesaikan dengan memuaskan dan memperakukan tindakan susulan. 5.7 Menimbangkan hasil/syor apa-apa kajian semula dalaman tentang keberkesanan fungsi audit dalam untuk meningkatkan prestasi dan jaminan kualiti audit dalam. 6. Mesyuarat Dan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit 6.1 Jawatankuasa Audit hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali dalam setahun. 6.2 Salinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah dihantar kepada Perbendaharaan Malaysia setiap suku tahun iaitu selewat-lewatnya pada 15 April, Julai, Oktober dan Januari tahun berikutnya. M.S. 4/4