IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Terminal Teluk Lamong merupakan salah satu anak perusahaan PT Pelabuhan Indonesia III (pelindo III) yang bergerak di bidang jasa perhubungan laut. Pendirian PT Terminal Teluk Lamong merupakan proyek Pelindo III sebagai pengembangan dari Pelabuhan Tanjung Perak untuk mewujudkan pelabuhan dengan pelayanan logistik yang terintegrasi, modern, dan berwawasan lingkungan. Berkembangnya suatu usaha ke tingkat yang lebih luas dan maju tidak terlepas dari kualitas kinerja perusahaan. Telah diketahui bahwa sebuah perusahaan yang baik harus memiliki laporan keuangan yang baik. Kualitas laporan keuangan yang baik tidak mungkin dapat terwujud tanpa sistem pengelolaan dan pengawasan serta prosedur yang memadai. Pengelolaan keuangan dalam perusahaan merupakan kunci utama kegiatan operasional perusahaan dan tidak terlepas dari kegiatan yang berhubungan dengan kas. Setiap perusahaan pasti dibentuk bagian kas yang dibantu bagian petty cash (kas kecil) yang ditangani oleh petugas bersangkutan. Kas kecil merupakan dana kas yang digunakan untuk membayar sejumlah pengeluaran kegiatan operasional perusahaan sehari-hari yang nomimalnya relatif kecil. Dari definisi tersebut, jelas bahwa kas kecil hanya digunakan untuk pengeluaran yang relatif kecil yang tidak mungkin menggunakan cek, karena penarikan cek yang membutuhkan waktu yang lebih lama. Oleh sebab itu perusahaan perlu menetapkan transaksi apa saja yang dapat dibayarkan dengan menggunakan kas kecil. Dalam perusahaan yang sudah besar, fungsi kas kecil TUGAS AKHIR 1 ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA penting dalam menunjang kelancaran aktivitas operasional di perusahaan. Oleh karena fungsinya yang sedemikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah ke atas, kas kecil merupakan kebutuhan yang harus ada. Dapat dibayangkan ketidakefisiensi apabila kas kecil tidak disediakan anggarannya oleh perusahaan, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Kas sendiri merupakan aktiva perusahaan yang paling liquid, oleh karena itu jumlah kas kecil yang tersedia di pemegang kas kecil tidak boleh terlalu besar, karena dapat menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan dapat menimbulkan resiko kehilangan maupun penyelewengan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Berdasarkan kebijakan perusahaan menerapkan metode pencatatan sistem dana berubah-ubah (fluctuating fund system) yaitu metode pengisian kas kecil dimana pengisian kembali kas kecil sebesar jumlah pengeluaran kas kecil yang telah dikeluarkan, sehingga saldo kas kecil mengikuti pengisian dan pemakaian kas kecil di bulan berjalan. PT Terminal Teluk Lamong yang dikenal dengan sebutan TTL cukup banyak melakukan transaksi dengan melibatkan kas kecil, seperti biaya peralatan dan perlengkapan kantor, biaya jamuan makan dan minum, biaya transportasi dan bbm, serta biaya-biaya lainnya yang pembayarannya dapat dilakukan dengan dana kas kecil. Sehingga perusahaan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik, agar pelaksanaan kegiatan operasional dapat berjalan dengan lancar setiap harinya. Oleh karena itu, perlu juga suatu TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN 2
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA pengendalian internal terhadap kas untuk mengontrol perputaran kas yang terjadi dalam perusahaan. Pengelolaan dana kas kecil yang baik dan benar sesuai dengan Standar Akuntansi dibutuhkan agar aliran pemasukan dan pengeluaran dana kas kecil tetap seimbang. Selain itu perusahaan dapat mengambil keputusan yang tepat bagi pihak- pihak yang berkepentingan. Hal demikian membuat penulis tertarik untuk melakukan penelitian secara langsung untuk mengetahui sejauh mana pengelolaan dana kas kecil yang dilakukan PT Terminal Teluk Lamong dengan memilih judul "Analisis Sistem dan Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil Pada PT Terminal Teluk Lamong". 1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah penulisan dari laporan tugas akhir yang penulis ingin sampaikan yaitu sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem dan prosedur pengelolaan dana kas kecil di PT Terminal Teluk Lamong? 2. Bagaimana sistem pengendalian intenal dana kas kecil di PT terminal Teluk Lamong? 1.3 Landasan Teori 1.3.1 Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2017:3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan menurut Sujarweni (2015:3) sistem akuntansi TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN 3
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA adalah kumpulan keuangan yang akan digunakan oleh manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem akuntansi terdiri dari input yang berupa transaksi yang dicatatkan dalam formulir (input) kemudian diproses (dengan menjurnal, membuat buku besar, membuat buku pembantu) dan hasil akhirnya (output) berupa laporan keuangan yang digunakan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem akuntansi mempunyai prosedur dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, buku pembantu dan laporan keuangan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur akuntansi meliputi oraganisasi, formulir, catatan, dan laporan yang sering terkait untuk mencapai tujuan organisasi maupun perusahaan. Sistem akuntansi menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pengguna yang berwenang khususnya manajemen dalam mengelola perusahaan menjadi lebih efektif, efisien, dan ekonomis. 1.3.2 Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2016:10) sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, serta pengendalian internal dan ukuran keamanan. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Anastasia dan Lilis (2011:04) sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memroses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN 4
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA bahwa sistem informasi akuntansi tidak hanya depat digunakan untuk melihat transaksi yang terjadi saja, tetapi juga memiliki peranan yang sangat penting dalam menjalankan bisnis perusahaan. Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem informasi manajemen yang berfungsi untuk mengelola data keuangan dan menghasilkan informasi baik bagi internal maupun eksternal. Menurut Anastasia dan Lilis (2011:05) manfaat atau tujuan sistem informasi akuntansi sebagai berikut: 1. Mengamankan harta atau kekayaan perusahaan. 2. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan. 3. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal. 4. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi. 5. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan). 6. Menghasilkan informasi untuk penyusunan evaluasi anggaran perusahaan. 7. Menghasilkan informasi yang diberlakukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. 1.3.3 Dana Kas Kecil Pengertian Dana Kas Kecil Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 2 (2012) kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas merupakan unsur yang paling penting dalam perusahaan, kehidupan dan kemajuan perusahaan tidak dapat dipisahkan dari kas. Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN 5
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA selalu membutuhkan kas untuk membiayai operasi perusahaan sehari-hari. Pada umumnya kas yang dimiliki oleh perusahaan terdiri dari: 1. Kas pada perusahaan (cash on hand) Cash on hand adalah penerimaan kas yang belum disetor ke Bank berupa uang tunai, cek pribadi dan lain-lain. Selain itu juga saldo dana kas kecil, berupa uang tunai yang ada ditangan pemegang dana kas kecil. 2. Kas di bank (cash in bank) Cash in bank meliputi seluruh rekening perusahaan di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu. Kas dapat diibaratkan sebagai darah perusahaan, untuk itu manajemen keuangan harus mengelola dengan sebaik-baiknya agar perusahaan mempunyai saldo yang cukup dan terhindar dari kekurangan dan kelebihan. Kekurangan kas dapat menghambat kelancaran kegiatan operasional perusahaan, sedangkan kelebihan kas dapat mengakibatkan pemborosan. Pengeluaran kas dalam praktiknya tidak semua bisa dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk pengeluaran kas yang jumlahnya ralatif kecil, sangat tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek. Maka dari itu, perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil (petty cash fund). Menurut Suharli (2006:176) menyatakan bahwa sistem kas kecil (petty cash) yang fungsinya untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil (petty) dalam frekuensi yang relatif sering (frequentif). Aktivitas yang melibatkan TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN 6
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA kas kecil adalah pembentukan kas kecil, pembayaran menggunakan kas kecil dan pengisian kas kecil. Tujuan Dana Kas Kecil Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil, berikut di antaranya: 1. Menangani masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor. 2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. 3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 4. Mempercepat segala aktivitas atasan yang akan menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana pada sebelumnya. Karakteristik Dana Kas Kecil Adapun karakteristik dari dana kas kecil, diantanya sebagai berikut: 1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. 2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari. 3. Disimpan di tempat khusus seperti kotak kecil yang biasa disebut patty cash box atau bisa juga di dalam amplop. 4. Ditangani atau dipegang oleh bagian pemegang dana kas kecil yang ditunjuk manajer. TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN 7
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA Fungsi Yang Terkait Dengan Dana Kas Kecil Menurut Mulyadi (2017:446) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengelolaan dana kas kecil adalah: 1. Fungsi kas Dalam sistem dana kas kecil, fungsi kas bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otoritas atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2. Fungsi akuntansi Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: a. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut beban dan persediaan. b. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. c. Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. d. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating fund system). e. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertangung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keahlian dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 3. Fungsi pemegang dana kas kecil TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN 8
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 4. Fungsi pemeriksa internal Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di pemegang dana kas kecil. Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengelolaan dana kas kecil menurut Mulyadi (2017:443) adalah: a. Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. b. Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil. TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN 9
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 10 c. Bukti pengeluaran kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisan kembali dana kas kecil. Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan bukti pengeluaran kas kecil dalam catatan akuntansi. Dalam fluctuating fund system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. d. Permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund system, pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran, namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil. Dengan demikian, jumlah TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 11 pengisian kembali dana kas kecil dalam fluctuating fund system dapat lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil. Catatan Akuntansi Yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengelolaan dana kas kecil menurut Mulyadi (2017:445) adalah: 1. Jurnal pengeluaran kas Dalam sistem dana kas kecil, jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang dicap "lunas" oleh fungsi kas. 2. Register cek Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Dalam suatu perusahaan, informasi tentang keuangan merupakan suatu hal yang sangat penting dan dibutuhkan oleh banyak pihak terutama pihak TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 12 manajemen. Untuk mengetahui kegiatan sistem pengelolaan kas kecil, pihak manajemen membutuhkan informasi seperti yang telah dikemukakan oleh Anastasia dan Lilis (2011:163) adalah sebagai berikut: 1. Informasi kas bon yang belum diselesaikan 2. Informasi total kas bon dan total faktur untuk suatu periode kas kecil Informasi ini berguna untuk memudahkan pengisian kembali kas kecil. 3. Informasi kedisiplinan karyawan dalam menyelesaikan kas bon Untuk mendapatkan informasi ini, kita dapat memfokuskan pada tanggal kas bon dan tanggal penyesuaian kas bon. 1.3.4 Sistem dan Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil Sistem akuntansi kas kecil merupakan bagian dari sistem akuntansi yang disusun untuk transaksi dalam perhitungan pemakaian kas kecil. Dalam pengelolaan kas kecil dapat dilakukan dengan 2 (dua) metode yaitu: 1. Sistem Dana Tetap (Imprest Funds System) Sistem dana tetap merupakan suatu dana yang tersedia pada pemegang kas kecil. Kas kecil sistem dana tetap bersifat permanen (tetap) jumlahnya, dalam arti jumlah dana kas kecil selalu tetap sebesar dana yang diterima pada saat permulaan pembentukan. Pada sistem dana tetap pencatatan atas pengeluaran- pengeluaran kas kecil akan dilakukan pada saat pengisian kembali. Adapun ciri-ciri dari sistem dana tetap yaitu: a. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pemegang kas kecil TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 13 b. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula. Menurut Suharli (2006:177) pada sistem dana tetap, saldo kas kecil selalu tetap karena selurun bon atau voucher pengeluaran kas dianggap uang tunai. Pada saat pengisian kembali kas kecil barulah bon atau voucher tersebut didebet sebagai beban dan kas atau bank berkurang dikredit. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam metode sistem dana tetap, jumlah pengisian kembali besarnya sesuai dengan bukti-bukti pengeluaran sehingga jumlah keseluruhannya tetap. Kas kecil dapat dipercayakan kepada petugas untuk memegangnya. Petugas tersebut melaksanakan tugasnya dengan membuat catatan untuk pencatatan pengeluaran tetapi pencatatan tersebut bukan berupa buku jurnal. Namun, merupakan catatan internal untuk pemegang kas kecil. 2. Sistem Dana Berubah (Fluctuating Fund System) Sistem dana berubah merupakan suatu dana yang tersedia pada pemegang kas kecil dan jumlahnya tidak tetap. Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar kedalam kas kecil tidak dikaitkan dalam jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut dilakukan sewaktu-waktu yaitu jika persediaan uang dalam Kas kecil dirasakan sudah menipis. Pada sistem fluktuasi setiap terjadi pengeluaran atau transaksi dari kas kecil maka langsung dilakukan pencatatan. Adapun ciri-ciri dari sistem dana berubah yaitu: a. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 14 akun kas kecil. b. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil. c. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana. Menurut Suharli (2006:177) pada sistem dana berfluktuasi, setiap pengurangan akan mengkredit kas kecil dan saat pengisian kembali kas kecil jurnalnya kas kecil didebet dan kas atau bank dikredit. Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem dana berubah (fluctuating fund system) menekankan pada pencatatan dalam setiap perubahan yang terjadi pada dana kas kecil. Akibat pengeluaran-pengeluaran rutin yang terjadi dan dari jumlah pengisian kembali ini dapat berubah-ubah sesuai dengan besarnya pengeluaran yang terjadi. Pengisian kas kecil sistem fluktuasi tidak harus sama dengan waktu pembentukan kas kecil tersebut, karena saldo kas kecil bisa kurang ataupun lebih. Menurut Mulyadi (2017:442) dalam sistem dana kas kecil penyelenggaraan dana kas kecil yang memungkinkan pengeluaran kas dengan tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu fluctuating fund system dan imprest system. Dalam fluctuating fund system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan tiga prosedur sebagai berikut: 1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit akun dana kas kecil. 2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit akun dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo akun ini berfluktuasi. TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 15 3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan dan dicatat dengan mendebit akun dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo akun dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. Dalam imprest system penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan tiga prosedur sebagai berikut: 1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun dana kas kecil. Saldo akun dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi. 2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal sehingga tidak mengkredit akun dana kas kecil. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. 3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun beban dan mengkredit akun kas. Akun dana kas kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan dana kas kecil secara periodik atau secara mendadak menghitung dana kas kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil harus sama dengan saldo dana kas kecil yang tercantum dalam buku besar. Baik dengan imprest system maupun fluctuating fund system, penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakn melalui tiga prosedur: prosedur TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 16 pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil, dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil wajib bertanggung jawab terkait pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti- bukti pendukungnya. Dalam imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk digunakan nanti dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dalam fluctuating fund system, bukti pengeluaran dana kas kecil diserahkan oleh pemegang dana kas kecil ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil, jika dana kas kecil sudah menipis saldonya, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan kembali kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil. 1.3.5 Sistem Pengendalian Internal Menurut Mardi (2015:59) pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi struktur organisasi beserta semua mekanisme dan ukuran- ukuran yang dipatuhi bersama untuk menjaga seluruh harta kekayaan oragnisasi dari berbagai arah. Menurut Romney dan Steinbart (2016:226) sistem pengendalian TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 17 internal adalah rencana organisasi dan metode-metode serta ukuran yang diadopsi dalam sebuah bisnis untuk mengamankan asetnya, memelihara catatan yang merefleksikan aset perusahaan dengan tepat dan wajar, mengecek ketepatan dan keandalan data-data akuntansinya, meyediakan jaminan bahwa pelaporan keuangan disiapkan sesuai dengan GAAP (generally accepted accounting principles), mempromosikan efisiensi operasional, kepatuhan dengan hukum dan regulasi yang berlaku, serta mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang sudah ditentukan. Sedangkan menurut Anastasia dan Lilis (2011:81) pengendalian internal adalah semua rencana organisasional, metode, dan pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Tujuan pengendalian internal meliputi: 1. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Keandalan pelaporan keuangan 3. Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang ada Selain itu, untuk memberikan struktur dalam mempertimbangkan banyak control mungkin terkait dengan pencapaian tujuan entitas, COSO (Committee of Sponsoring Organization) mengidentifikasi lima komponen dalam pengendalian internal yaitu: TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 18 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian yang lemah kemungkinan besar diikuti dengan kelemahan dalam komponen pengendalian internal yang lain. Lingkungan pengendalian sebagai komponen pengendalian yang pertama memiliki faktor-faktor sebagai berikut: a. Filosofi manajemen dan gaya operasi. b. Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika. c. Komitmen terhadap kompetensi. d. Komite audit dari dewan direksi. e. Struktur organisasi. f. Metode penetapan otoritas dan tanggung jawab. g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. 2. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian yang terkait dengan pelaporan keuangan antara lain meliputi: a. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak. b. Pemisahan tugas. c. Otoritas yang memadai atas setiap transaksi bisnis yang terjadi. d. Mengamankan harta dan catatan perusahaan. e. Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan lain. 3. Penilaian Resiko TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 19 Semua perusahaan baik besar maupun kecil, pasti menghadapi resiko internal maupun eksternal dalam usahanya mencapai tujuan perusahaan. Resiko tersebut dapat bersumber dari: a. Tindakan tidak disengaja, seperti: 1) Kesalahan yang disebabkan oleh kecerobohan karyawan. 2) Kesalahan yang tidak disengaja. 3) Kesalahan dalam meng-copy data. 4) Sistem yang tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. b. Tindakan sengaja 1) Sabotase sistem. 2) Kecurangan karyawan dengan mencuri atau menyalahgunakan harta perusahaan. c. Bencana alam atau kerusuhan politik. d. Kesalahan perangkat lunak dan kegagalan peralatan komputer seperti: 1) Kerusakan hardware. 2) Kerusakan sistem operasi. 3) Kerusakan perangkat lunak. 4) Arus listrik yang tidak stabil. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi yang harus teridentifikasi, diproses dan dikonfirmasikan ke personil yang tepat sehingga setiap orang dalam perusahaan dapat melaksanakan tanggung jawab mereka dengan baik. Sistem informasi akuntansi harus bisa TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 20 menghasilkan laporan keuangan yang andal. Tujuan utama dari sistem informasi akuntansi antara lain meliputi: a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid. b. Mengklasifikasikan transaksi sebagaimana mestinya. c. Mencatat transaksi sesuai dengan nilai monoter yang tepat. d. Mencatat transaksi pada periode akuntansi yang benar. e. Menyajikan transaksi dan pengungkapan terkait dalam laporan keuangan secara tepat. 5. Pengawasan Kegiatan utama dalam pengawasan meliputi: a. Supervisi yang efektif Supervisi yang efektif meliputi pelatihan terhadap karyawan, memonitor kinerja karyawan, mengkoreksi kesalahan yang mereka lakukan, serta mengamankan harta dengan mengawasi karyawan yang memiliki akses terhadap harta perusahaan. b. Akuntansi pertanggungjawaban 1) Penyusunan anggaran, kuota, penjadwalan, harga pokok standar, dan standar kualitas. 2) Laporan kinerja yang membandingkan kinerja aktual dengan rencana dan menginformasikan jika ada penyimpangan yang signifikan. 3) Prosedur untuk investigasi penyimpangan yang signifikan dan megambil tindakan untuk mengoreksi kondisi yang menyebabkan terjadinya penyimpangan tersebut. TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 21 c. Pengauditan internal 1) Review terhadap keandalan dan integritas informasi operasional dan informasi finansial. 2) Penilaian terhadap efektivitas pengendalian internal. 3) Evaluasi kepatuhan karyawan terhadap kebijakan dan prosedur manajemen dan terhadap aturan dan regulasi yang berlaku. 4) Evaluasi terhadap efektivitas dan efisiensi manajemen. 1.4 Tujuan Tugas Akhir Tujuan penulisan dari laporan tugas akhir yang penulis harapkan, yakni sebagai berikut: 1. Mengetahui sistem dan prosedur pengelolaan dana kas kecil di PT Terminal Teluk Lamong. 2. Mengetahui sistem pengendalian intenal dana kas kecil di PT terminal Teluk Lamong. 3. Memenuhi syarat kelulusan pada program studi Diploma III Akuntansi Fakutas Vokasi Universitas Airlangga. 4. Sebagai wujud hasil dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL). 1.5 Manfaat Tugas Akhir Dengan terlaksanakannya kegiatan Tugas Akhir (TA) diharapkan dapat memberikan manfaat kepada pihak yang terkait, yakni: TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 22 1. Bagi penulis: a. Memenuhi tugas mata kuliah Tugas Akhir sebagai salah satu persyaratan wajib kelulusan mahasiswa Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Vokasi Universitas Airlangga. b. Sebagai penerapan dan perbandingan ilmu sistem informasi akuntansi yang diperoleh selama kuliah dengan praktik langsung di perusahaan. c. Memperoleh pengalaman kerja dan wawasan mengenai teori yang ada di dalam perusahaan. d. Memperoleh informasi mengenai sistem dan prosedur pengelolaan dana kas kecil di PT Terminal Teluk Lamong. e. Memperoleh informasi tentang sistem pengendalian intenal kas kecil di PT Terminal Teluk Lamong. 2. Bagi Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Airlangga: a. Sebagai sarana pengenalan dan pembelajaran yang efektif bagi mahasiswa sebelum lulus dan terjun pada dunia kerja yang nyata. b. Sarana mengenalkan kualitas mahasiswa Universitas Airlangga kepada perusahaan. c. Menjalin hubungan dan sinergi positif antara Universitas Airlangga sebagai universitas penyedia sumber daya manusia ahli (tenaga kerja) kepada perusahaan-perusahaan (pengguna tenaga kerja). 3. Bagi PT Terminal Teluk Lamong: a. Membantu meningkatkan kualitas sumber daya manusia, khusunya untuk mahasiswa karena perusahaan telah memberikan pengalaman kerja. TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN
IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 23 b. Sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan terkait masukan yang disarankan penulis. c. Sebagai sarana media untuk meningkatkan kerjasama antara PT. Terminal Teluk Lamong dengan Universitas Airlangga. 4. Bagi pembaca: a. Sebagai bahan atau media pertimbangan dan masukan yang diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan sejenis di masa yang akan datang. b. Sebagai tolak ukur pemahaman ilmu sistem informasi akuntansi yang terdapat diteori dengan praktik secara nyata. TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM DAN... KHOIRURRIZA AMINUDDIN