Microsoft Innovation Center UGM - Yogyakarta Aktivasi Office 365 dan Teams for Education 1 Apa itu Office 365? Office 365 merupakan sekumpulan fasilitas komputasi online yang didesain untuk memberikan pengalaman yang lebih baik dalam berkomunikasi dan berkolaborasi melalui medium Internet. Office 365 dapat dimanfaatkan oleh seluruh warga Universitas Gadjah Mada (UGM), baik itu mahasiswa, dosen, ataupun staf untuk komunikasi di lingkup organisasi ataupun antar organisasi. Terdapat berbagai fasilitas pada Office 365 yang dapat dimanfaatkan oleh pemilik akun, di antaranya: (DSSDI, 2014) Sistem Email Berkapasitas 50 GB. Bukan hanya email tetapi email yang memberikan kebebasan dan mendukung berbagai skenario yang memudahkan akademisi untuk melakukan berbagai skenario seperti mengetahui kontak rekan lain yang tergabung di Office 365 dan setiap perubahannya. Sebagai contoh seorang dosen ingin mencari kontak dosen lain yang memiliki kompetensi tertentu. Penyimpanan Awan Berkapasitas 1 TB. Sebagai penyimpanan awan yang dirancang untuk digunakan secara personal sekaligus untuk berkolaborasi, OneDrive for Business dapat memudahkan akademisi untuk melakukan pengelolaan berbagai berkas dengan skenario seperti menyimpan berkas penting seperti dokumen skripsi atau sejenisnya untuk menjadi backup dari data yang tersimpan di komputer. Sehingga meminimalisir kemungkinan kehilangan data yang disebabkan karena virus atau kerusakan hardware. • Situs Kolaborasi. Diciptakan untuk memberikan pengalaman lebih dalam berkolaborasi, Office 365 dilengkapi dengan SharePoint Online yang memungkinkan pengguna untuk mengelola Team Site. Ruang Komunikasi Virtual. Microsoft Teams dapat digunakan bagi mahasiswa, dosen, ataupun staf dalam berkomunikasi secara real-time. Beberapa kegiatan yang dapat dilakukan di lingkup akademik di antaranya diskusi personal. Dengan dukungan IM, video/audio call serta beberapa fitur lain, mahasiswa, dosen, atau staf dapat dengan mudah melakukan komunikasi dua arah atau secara berkelompok. Bekerja di Berbagai Perangkat. Untuk mendukung kegiatan dosen dan mahasiswa yang padat, dan cenderung mobile, berbagai fasilitas di Office 365 dapat dioperasikan melalui berbagai jenis perangkat, termasuk di komputer (Windows, Mac, Linux), Tablet (Windows, iOS, Android) hingga Smartphone (Windows Phone, iOS, Android, BlackBerry, Symbian).
Aplikasi pendukung untuk masing-masing fasilitas di Office 365 dapat diunduh melalui Market Store atau portal Office 365. 1.1 Mengaktifkan Office 365 UGM Berikut langkah-langkah yang diperlukan oleh mahasiswa atau dosen dalam mengaktifkan akun Office 365 UGM. Table 1.1 Langkah Mengaktifkan Office 365 UGM Gambar Keterangan Buka browser Anda, ketikkan alamat Halaman web akan menampilkan tampilan SSO UGM. Masukkan UGM ID dan password Anda. Klik tombol Login untuk masuk ke dalam Portal Office 365. Catatan: Jika Anda mengalami kendala dalam mengakses akun Office 365, hubungi DSSDI UGM (Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi). Klik tombol Menuju Dashboard Office 365 untuk masuk ke dalam Portal Office 365. Halaman web akan menampilkan salah satu layanan aplikasi Office 365 untuk email, yaitu Outlook. Jika Anda baru pertama kali mengakses Office 365 UGM, tentukan zona waktu dan bahasa yang akan digunakan. 2
Gambar Keterangan Klik judul Office 365 di pojok kiri atas untuk mengakses layanan aplikasi lainnya. Ini adalah tampilan Portal Office 365. Anda dapat mengakses layanan aplikasi lainnya di sini mulai dari Office Online, OneDrive for Business, dan Microsoft Teams. 1.2 Bergabung di Microsoft Teams Office 365 memiliki Microsoft Teams sebagai digital hub yang menghubungkan berbagai layanan Office 365 dalam satu ruang kerja memungkinkan dosen dan mahasiswa untuk mencapai hal lebih, karena mereka dapat berinteraksi dan berkomunikasi dengan mudah. Hal ini didukung dengan adanya fitur obrolan yang disematkan di dalam Microsoft Teams yang memungkinkan siswa melakukan konsultasi secara personal atau pun kelompok, atau pun sebaliknya, pendidik membimbing seluruh siswa langsung dari percakapan di dalam kelas virtual atau pun langsung secara personal kepada setiap siswa. Teams adalah ruang kerja berbasis chatting yang meningkatkan kemampuan kolaborasi Office 365 dengan mengintegrasikan semua orang dan konten. Contoh skenarionya adalah seperti ketika seorang dosen hendak menerapkan konsep Blended Learning. Pada rancangan pembelajaran, dosen sudah memiliki Office 365 tetapi belum tahu bagaimana cara menggunakan Microsoft Teams sebagai E-Learning. Pertama, Anda harus menyiapkan Teams sebagai ruang kelas virtual sebagai tempat berkomunikasi dengan mahasiswa. Lalu, menambahkan sumber daya kursus dengan OneNote Class Notebook yang dapat digunakan sebagai E-Learning. Selanjutnya, Anda juga dapat membuat penugasan dengan tab Assessment dan mengadakan ujian kelulusan menggunakan Forms. 3
4 Gambar Table 1.2 Langkah Bergabung di Microsoft Teams Keterangan Pilih aplikasi Microsoft Teams dari Portal Office 365 untuk mengaksesnya. Selain itu pengguna juga dapat mengunjungi dengan login melalui akun namaanda@365.ugm.ac.id. Namaanda diganti dengan akun sso anda. Aplikasi akan otomatis mengarahkan ke SSO. Ini adalah tampilan Microsoft Teams Anda. Jika Anda baru pertama kali mengaksesnya biasanya tampilannya masih kosong. Jika Anda sebagai mahasiswa ingin bergabung ke dalam sebuah Teams, tunggu ketika dosen Anda untuk memasukkan akun Office 365 Anda ke dalam Teams miliknya. Atau Anda juga dapat bergabung melalui code yang telah dibuat oleh dosen. Pilih Join or create a team di bagian kiri bawah Teams, dan masukkan code yang ada. Jika Anda sebagai dosen ingin bergabung ke dalam sebuah Teams, tunggu ketika rekan kerja Anda menambahkan akun Office 365
Gambar Keterangan Anda ke dalam Teams miliknya. Atau Anda dapat membuat Teams milik Anda sendiri. Pilih Join or create a team di bagian kiri bawah Teams, dan klik tombol Create team. Pilih jenis Teams yang Anda inginkan. Aplikasi Microsoft Teams ini juga dapat Anda unduh di desktop atau smartphone. Login dengan akun namaanda@365.ugm.ac.id. Ganti namaanda dengan akun SSO. 2 Referensi Pembelajaran Berikut adalah referensi pembelajaran yang dapat digunakan untuk mempelajari Microsoft Teams lebih lanjut. 1. Tutorial penggunaan Microsoft Teams bagi akademisi. teams 2. Fitur-Fitur Microsoft Teams bagi akademisi 3. Dasar-Dasar Microsoft Teams 5