ISU INTEGRITI DALAM PELAKSANAAN PROJEK-PROJEK KERAJAAN DARIPADA PERSPEKTIF JABATAN AUDIT NEGARA OLEH: DATUK ZULKIPLI BIN ABDULLAH Mantan Timbalan Ketua audit Negara
OBJEKTIF PEMBELAJARAN Berkongsi pengalaman pengauditan dalam pelaksanaan projek-projek Kerajaan Kelemahan tidak berulang Penambahbaikan dalam melaksanakan projek akan datang
SKOP 1. 2. 3. 4. 5. 6. METODOLOGI PENGAUDITAN 7. 8. 9. 1. 2. 3. 4. 5. 6. METODOLOGI PENGAUDITAN 7. 8. 9. PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN PENGAUDITAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN PROJEK-PROJEK YANG DIAUDIT KATEGORI PROJEK YANG DIAUDIT AGENSI PELAKSANA
PENGURUSAN PROJEK ➢ Perancangan keseluruhan, pengawalan dan koordinasi sesuatu projek daripada peringkat permulaan hingga peringkat penyiapan bagi dan memenuhi memastikan projek tersebut disiapkan pada masa yang ditetapkan, dalam lingkungan kos dan yang kerja diharapkan oleh pelanggan. keperluan pelanggan juga kualiti seperti
PENGAUDITAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN ➢ Salah satu cabang pengauditan prestasi ➢ Objektif : Untuk menilai sama ada pengurusan Projek Pembinaan dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berhemat serta mencapai matlamat pembinaan. ➢ Skop Meliputi aspek Perancangan, Pelaksanaan dan Pemantauan Projek
PROJEK-PROJEK YANG DIAUDIT 1) Bangunan - pejabat, sekolah, institusi pengajian tinggi, pasar, kem tentera dan lain-lain. Jalan dan jambatan 2) 3) Kerja Kejuruteraan Mekanikal 4) Kerja Kejuruteraan Elektrik 5) Kerja lanskap 6) Empangan dan terowong 7) Landasan keretapi dan 8) Projek /kerja penyenggaraan
KATEGORI PROJEK YANG DIAUDIT 1) Projek Baru/Projek di dalam pelaksanaan Projek yang telah dimulakan dan sedang dalam peringkat pembinaan 2) Projek yang telah disiapkan Projek yang telah disiapkan tetapi masih dalam tempoh tempoh tanggungan kecacatan dan yang telah tamat tanggungan kecacatan. 3) Projek bermasalah Projek yang berada dalam kategori projek sakit/lembab - Projek yang telah dimansuhkan
AGENSI PELAKSANA 1) Dilaksanakan oleh Kementerian atau Jabatan sendiri 2) Dilaksanakan oleh Jabatan Teknikal
METODOLOGI PENGAUDITAN
A. Entrance Conference ❑Satu sesi pertemuan rasmi di antara pihak Auditi dengan Pasukan Audit yang akan melaksanakan kajian audit. ❑Taklimat ringkas mengenai projek, pengenalan kepada personel-personel yang akan terlibat dalam kerja pengauditan. ❑Soal jawab terhadap projek yang akan diaudit ❑Penyelarasan bagi melancarkan proses pengauditan
Taklimat oleh Auditi
B. Semakan Dokumen Dan Analisis Maklumat ❑ Merupakan bahan/bukti audit yang penting dalam penyediaan laporan audit. ❑ Antaranya seperti : 1) Dokumen Kontrak yang mengandungi syarat- syarat kontrak, senarai kuantiti, spesifikasi dan lukisan. 2) Fail-fail Projek yang mengandungi minit mesyuarat, bayaran kemajuan, laporan kemajuan kerja, surat- surat dan sijil-sijil berkaitan pentadbiran kontrak, rekod kualiti dll.
SemakanDokumenDan AnalisisMaklumat(Samb) Antara yang disemak: ➢Perkara-perkara berkaitan perolehan ➢Pematuhan kepada syarat-syarat kontrak ➢Kuantiti kerja yang dilaksanakan selaras dengan kuantiti yang dinyatakan dalam Bill Of Quantities (BQ) dan lukisan ➢Pematuhan kepada lukisan dan spesifikasi ➢Kemajuan kerja di tapak
Semakan Dokumen Dan Analisis Maklumat (Samb) ➢Bayaran kemajuan mengikut jadual dan selaras dengan kerja yang telah disiapkan ➢Keputusan penting dalam minit mesyuarat dan surat-menyurat seperti arahan-arahan, permintaan pelanggan, kelulusan dan kehendak daripada PBT serta pembekal utiliti ➢Sijil-sijil seperti Insuran, Lanjutan Masa, Perakuan Siap Kerja, Perubahan Kerja dan Buku Harian Tapak ➢Rekod-rekod permeriksaan dan ujian di Laporan Ketidakpatuhan kecacatan. (NCR) dan tapak, senarai
C. Pemeriksaan Fizikal / Lawatan Tapak ❑Untuk mendapatkan maklumat dan gambaran yang jelas tentang projek yang diaudit. ❑Membuat pemeriksaan ke atas kualiti pembinaan yang sedang dilaksanakan/telah siap. ❑Merupakan aktiviti susulan yang penting bagi mengesahkan bahan / bukti audit.
PemeriksaanFizikal/ LawatanTapak(Samb) Pemeriksaan dan pemerhatian yang dibuat antaranya ialah: ➢Adakah mutu kerja yang dilaksanakan memuaskan, mengikut spesifikasi dan lukisan? ➢Ujian-ujian dan pemeriksaan yang dilaksanakan ➢Ketidakpatuhan, ketidaksempurnaan, kecacatan dan kerosakan yang timbul terutama selepas pembinaan siap
PemeriksaanFizikal/ LawatanTapak(Samb) ➢Bahan-bahan di tapak disimpan dengan sempurna dan di tempat yang sesuai ➢Penjagaan alam sekitar ➢Kawasan tapak bersih dan teratur ➢Keselamatan di tapak
KEPENTINGAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN Dilihat daripada tiga sudut utama iaitu: i Masa Untuk memastikan projek disiapkan dalam tempoh masa yang minimum atau jangka masa yang telah ditetapkan ii Kualiti Untuk memastikan projek yang diurus itu mengikut dan mutu kerja yang ditetapkan supaya spesifikasi memenuhi kehendak pelanggan. iii Kos Untuk memastikan jumlah kos di akhir projek tidak melebihi daripada perancangan belanjawan asal yang telah diperuntukkan
PERINGKAT-PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN PERANCANGAN REKABENTUK PEROLEHAN PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN KONTRAK PEMBINAAN SIAP & PENYERAHAN PROJEK
ISU-ISU INTEGRITI YANG TIMBUL DI SETIAP PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK
PERANCANGAN 1. Keadaan tapak/tanah kurang sesuai 2. Pengambilan balik tanah belum selesai 3. Keperluan pelanggan tidak jelas/ tidak lengkap/kurang teliti dalam penyediaan brief projek 4. Pengalihan/sambongan utiliti tidak diambilkira 5. Peruntukan terhad
REKA BENTUK 1. Tidak sesuai/ tidak praktikal/ tidak memenuhi keperluan pengguna/ tidak lengkap 2. Kurang maklumat/ maklumat tidak jelas dan terperinci 3. Masalah komunikasi dan koordinasi 4. Kesilapan perekabentuk/ terlepas pandang 5. Kelewatan penyediaan rekabentuk
PEROLEHAN 1. Kontraktor tidak berdaftar dengan PKK dan CIDB 2. Kelewatan melantik perunding/kontraktor 3. Kontraktor yang dilantik tidak berkeupayaan 4. Kerja dipecah kecil untuk mengelak daripada ditender 5. Kontraktor tiada pengalaman melaksanakan projek yang kompleks 6. Kesilapan senarai kuantiti/percanggahan antara lukisan dan kuantiti
PEMBINAAN 1. Masalah tapak 2. Lambat mendapat kelulusan daripada PBT 3. Masalah komunikasi dan koordinasi 4. Kontraktor lewat menerima lukisan 5. Pelanggan lambat beri pengesahan 6. Banyak kerja tambahan 7. Lanjutan masa terlalu lama 8. Pertindihan skop kerja kontraktor 9. Penjagaan alam sekitar
PEMBINAAN (SAMB.) 10. Penyelia tapak kurang kompeten 11. Penyeliaan tapak tidak rapi 12. Kerja pembinaan tidak ikut BQ/spesifikasi/ lukisan 13. Tiada rekod kawalan kualiti 14. Kurang pemantauan terhadap perunding atau kontraktor 15. Pembayaran telah dibuat tetapi kerja tidak dilaksanakan 16. Kenaikan harga barang di luar kawalan 17. Kontraktor bermasalah 18. Projek dimansuhkan
PENYIAPAN DAN PENYERAHAN 1. Kerja-kerja pembinaan tidak sempurna/ banyak kecacatan dan kerosakan 2. Pembinaan diperakukan siap walaupun ada kerja yang belum siap 3. Ujian dan pentauliahan belum selesai 4. Kemudahan/peralatan tidak dapat digunakan 5. Bangunan/kemudahan tidak dapat beroperasi dengan berkesan
PENYIAPAN & PENYERAHAN (SAMB.) 6. Pelanggan enggan berpindah 7. Bangunan telah diserahkan tetapi tidak boleh diduduki 8. Tiada kawalan keselamatan 9. Bangunan diduduki walaupun Sijil Perakaun Siap Dan Pematuhan belum diperoleh
Dewan bedah hospital tidak boleh beroperasi kerana dinding berkulat dan mengalami kebocoran
PEMBAIKAN KECACATAN / KEROSAKAN DAN PENYENGGARAAN 1. Kurang atau tiada pemantauan/penyeliaan 2. Tiada penyenggaraan 3. Kecacatan/kerosakan ➢Lambat dibaiki ➢Dibiarkan tanpa apa-apa tindakan ➢Yang sama berulang ➢Tidak dilaporkan ➢Tidak dibaiki walaupun Tempoh Tanggungan Kecacatan tamat ➢Serius selepas Tempoh Tanggungan Kecacatan
PENTADBIRAN KONTRAK 1. Kontrak lewat ditandatangani dan 2. Bon Pelaksanaan dikemukakan/ lanjutan masa 1. Kontrak lewat ditandatangani dan 2. Bon Pelaksanaan dikemukakan/ lanjutan masa lewat tidak dilanjutkan selaras dengan 3. Perubahan kerja dilaksanakan sebelum kelulusan diberi 4. Lanjutan masa lewat dikeluarkan/ sebab-sebab tidak mengikut syarat kontrak
PENTADBIRAN KONTRAK (SAMB.) 5. Sijil Siap Kerja lewat dikeluarkan/ tarikh di backdate 6. Bayaran kemajuan tidak ikut jadual 7. Denda lewat tidak dikenakan 8. Perakuan Kerja Tidak Siap dikeluarkan setelah kerja diperakukan siap 9. Kerja pembaikan kecacatan belum sempurna tetapi Perakuan Siap Membaiki Kecacatan telah dikeluarkan 10. Perakuan Muktamad lewat dikeluarkan
IMPLIKASI ▪ Pembinaan lewat disiapkan ▪ Pembinaan tidak berkualiti ▪ Kos pembinaan bertambah ▪ Kesan kepada pengguna ▪ Menjejaskan imej ▪ Kerugian kepada kerajaan
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 1. Memastikan peruntukan mencukupi sebelum projek dilaksanakan 2. Pengambilan balik tanah dan masalah tapak diselesaikan sebelum kontraktor di lantik 3. Keperluan pelanggan perlu jelas, lengkap dan terperinci. Libatkan setiap peringkat pengguna semasa perancangan 4. Perunding perlu memahami dengan jelas kehendak-kehendak dan spesifikasi JKR
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (SAMB.) 5. Rekabentuk dan BQ yang disediakan oleh perunding perlu disemak dengan teliti 6. Perunding/penyelia tapak perlu kompeten 7. Pemantauan yang rapi terhadap perunding/penyelia tapak 8. Memantapkan keberkesanan komunikasi dan koordinasi di setiap peringkat pengurusan projek
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (SAMB.) 9. Agensi bukan teknikal yang melaksanakan mempunyai dan pembangunan teknikal yang mencukupi perlu projek kakitangan kompeten 10. Agensi mengenalpasti kelemahan yang wujud, menganalisis dan mengambil bagi mengelakkan kesilapan berulang pelaksana perlu tindakan penambahbaikan 11. Memantapkan etika dan integriti dalam sektor pembinaan