` KUMPULAN SIME DARBY PLANTATION BERHAD Ikrar Integriti Vendor
IKRAR INTEGRITI VENDOR (IIV) Syarikat kami, (Nama Syarikat) dengan Nombor Pendaftaran _____________________________ (Pendaftaran Syarikat / Lesen Berniaga / Lain- Lain) seterusnya dirujuk sebagai "Vendor" yang termasuk Pengarah dan Kakitangannya yang berhasrat untuk menjalankan Transaksi Perniagaan* dengan Kumpulan Sime Darby Plantation Berhad) dengan ini: 1. BERIKRAR DAN BERJANJI BAHAWA: a. Kami telah membaca dan memahami, dan akan mematuhi: (i) Kod Etika Kerja Vendor (VCOBC); VCOBC disertakan sebagai Lampiran 1, yang menggariskan piawaian tingkah laku yang perlu dipatuhi Vendor berhubung dengan: (a) Hak Buruh & Hak Asasi Manusia; (b) Persekitaran, Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan; dan (c) Etika & Amalan Pengurusan. (ii) semua undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan antisogokan, penipuan dan rasuah; dan prinsip antirasuah yang berikut: (a) Bertekad untuk menerapkan nilai integriti, ketelusan, kebertanggungjawaban dan tadbir urus korporat yang baik; (b) Mengukuhkan sistem dalaman yang menyokong usaha mencegah rasuah; (c) Menentang sebarang bentuk amalan rasuah; dan (d) Menyokong usaha mencegah rasuah oleh Kerajaan dan pihak berkuasa tempatan; (dirujuk secara keseluruhan sebagai, "Keperluan"). b. Kami akan memastikan anak syarikat,syarikat sekutu kami dan semua pihak lain yang dilantik untuk menjalankan kerja bagi Kumpulan Sime Darby Plantation Berhad juga mematuhi Keperluan. c. Kami tidak pernah disabitkan mahupun menghadapi sebarang penyiasatan, inkuiri atau penguatkuasaan oleh pihak berkuasa yang berkaitan dengan sebarang pelanggaran sebenar atau disyaki melanggar Keperluan dan kami akan melaporkan kepada Kumpulan Sime Darby Plantation Berhad mengenai sebarang perbuatan yang melanggar atau disyaki melanggar Keperluan dengan secepat mungkin dan setakat yang dibenarkan di bawah undang-undang. 2. BERSETUJU BAHAWA: a. Sekiranya kami melanggar mana-mana ketetapan di atas, Kumpulan Sime Darby Plantation Berhad dengan serta-merta boleh membatalkan kontrak, atau menamatkan kontrak untuk Transaksi Perniagaan tanpa sebarang liabiliti Kumpulan Sime Darby Plantation Berhad terhadap Vendor. Ini tidak akan menjejaskan sebarang hak atau remedi lain Kumpulan Sime Darby Plantation Berhad atau sebarang tindakan sewajarnya yang boleh diambil oleh Kumpulan Sime Darby 1
Plantation Berhad di bawah syarat-syarat tender/kontrak yang berkenaan atau undang-undang dan peraturan yang berkenaan. b. Sekiranya terdapat sesiapa yang cuba meminta rasuah atau manfaat (sama ada kewangan atau lain-lain) daripada Vendor atau mana-mana orang lain yang berkaitan dengan Vendor sama ada sebagai dorongan atau insentif untuk dipilih atau sebagai ganjaran, hadiah atau bonus untuk dipilih dalam Transaksi Perniagaan*, atau di mana Vendor mempunyai sebab yang munasabah untuk mengesyaki sebarang pelanggaran kewajipan dalam IIV ini atau VCOBC, Vendor akan melaporkan perbuatan sedemikian kepada Kumpulan Sime Darby Plantation Berhad dengan secepat mungkin. Untuk dan bagi pihak Vendor, Yang benar, ________________ Tarikh : Nama Pengarah Syarikat / Pemilik / Penandatangan yang diberi kuasa : No. KP/ Identiti/ Pasport : Jawatan : Nama Syarikat : Cap Rasmi Syarikat : Diterima & diakui oleh: Tarikh : Nama : Jawatan : Jabatan : Kumpulan Sime Darby Plantation Berhad / Unit Perniagaan : Transaksi Perniagaan ditakrifkan sebagai Tender, Sebut Harga, Kontrak, Surat Tawaran dan Pesanan Belian 2
SIME DARBY PLANTATION BERHAD KOD ETIKA KERJA VENDOR February 2023 1
KOD ETIKA KERJA VENDOR KUMPULAN SYARIKAT SIME DARBY PLANTATION Kejayaan Kumpulan Syarikat Sime Darby Plantation Berhad bukan sahaja diukur berasaskan keputusan yang kami capai, tetapi juga cara kami mencapai keputusan tersebut. Tingkah laku yang beretika menjadi tanggungjawab kami dan dengan demikian, amalan Vendor kami juga sesuatu yang amat kami utamakan. Justeru, kami telah merangka Kod Etika Kerja Vendor (VCOBC) sebagai garis panduan kepada Vendor berhubung dengan piawaian tingkah laku yang dikehendaki apabila menjalankan tugas untuk Sime Darby Plantation Berhad dan Kumpulan Syarikatnya. Piawaian tingkah laku ini dirangka berlandaskan Nilai-Nilai Teras dan Prinsip Perniagaan Kumpulan Syarikat Sime Darby Plantation Berhad. Di dalam buku panduan ini, Perkataan "Syarikat" dan "Sime Darby Plantation" digunakan silih berganti untuk merujuk kepada Kumpulan Syarikat Sime Darby Plantation Berhad secara umum. Sama juga seperti perkataan "kami" yang digunakan untuk merujuk kepada Kumpulan Syarikat Sime Darby Plantation Berhad termasuk semua Pengarah dan Kakitangannya. 2
NILAI-NILAI TERAS KUMPULAN SYARIKAT SIME DARBY PLANTATION Integriti Berpegang teguh kepada nilai-nilai peribadi dan profesional yang tinggi dalam semua urusan dan keputusan perniagaan. Hormat & Bertanggungjawab Menghormati individu yang berinteraksi dengan kita, persekitaran di mana kita beroperasi dan menerapkan nilai tanggungjawab dalam semua tindakan yang diambil. Semangat Keusahawanan Berusaha dan merebut peluang dengan pantas dan tangkas, serta melangkaui sempadan yang sedia ada. Kecemerlangan Berusaha meningkatkan mutu pencapaian diri, perniagaan dan warga kerja melalui cita- cita teguh yang tak berbelah bahagi untuk menghasilkan peribadi dan perniagaan yang cemerlang. PRINSIP PERNIAGAAN KUMPULAN SYARIKAT SIME DARBY PLANTATION Asas Syarikat telah dibina di atas Nilai-nilai Teras, yang memberi panduan kepada tindakan dan cara kita menjalankan urusan perniagaan kita. Ia juga diterapkan dalam Prinsip Perniagaan kita seperti berikut: Keselamatan, Kesihatan dan Persekitaran Aspek keselamatan dan kesihatan adalah penting bagi warga kerja dan komuniti di mana kita beroperasi. Kita memastikan operasi perniagaan kekal lestari dengan menangani cabaran persekitaran dan menghormati hak asasi manusia secara proaktif tanpa menjejaskan nilai ekonomi jangka masa panjang. Pematuhan Mematuhi semua undang-undang dan peraturan di negara tempat kita beroperasi. Bekerjasama denganKomuniti Setempat Mendukung penglibatan bersama serta memberi sumbangan kepada komuniti setempat secara bertanggungjawab di mana sahaja kita beroperasi, tanpa mengetepikan manfaat mana-mana pihak yang terlibat. Amalan Perniagaan Yang Adil Menggalakkan amalan perniagaan yang adil dan persaingan yang beretika. 3
KANDUNGAN 1. TUJUAN 2. SKOP 3. PRINSIP UMUM VCOBC 4. TANGGUNGJAWAB DAN PEMATUHAN KEPADA VCOBC 5. HAK BURUH & HAK ASASI MANUSIA 5.1 Peluang yang Sama Rata dan Tiada Diskriminasi 5.2 Gangguan dan Keganasan 5.3 Bahan Terlarang 5.4 Aktiviti Jenayah 5.5 Upah, Manfaat & Waktu Kerja yang Munasabah 5.6 Kebebasan Berpersatuan & Hak Untuk Menyertai Perundingan Bersama 5.7 Membasmi Eksploitasi 5.8 Pemansuhan Buruh Kanak-Kanak & Melindungi Hak Kanak-Kanak 5.9 Menghormati Hak Komuniti & Hak Orang Asal dan Golongan yang Mudah Terjejas 6. PERSEKITARAN, KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN 6.1 Persekitaran Kerja 6.2 Keadaan Kerja & Tempat Tinggal yang Selesa 6.3 Persediaan Kecemasan 6.4 Perlindungan Alam Sekitar 7. ETIKA & AMALAN PENGURUSAN 7.1 Mengelakkan Konflik Kepentingan a) Berurusan dengan Syarikat b) Berurusan dengan Pengarah atau Kakitangan Syarikat c) Ahli Keluarga dan Hubungan Peribadi yang Rapat 7.2 Menangani Gejala Rasuah dan Sogokan 7.3 Hadiah Dan Hospitaliti Korporat 7.4 Derma dan Tajaan 7.5 Melindungi Aset Syarikat 7.6 Ketepatan Rekod Transaksi Perniagaan dan Maklumat Kewangan 7.7 Maklumat Propietari dan Sulit 7.8 Maklumat Dalaman, Perdagangan Sekuriti dan Pendedahan Awam 7.9 Perlindungan Data Peribadi 4
7.10 Media Sosial 7.11 Undang-Undang Persaingan dan Antitrust 7.12 Undang-Undang Perdagangan Antarabangsa 7.13 Berurusan Dengan Pegawai Awam, Agensi Kerajaan, Parti Politik dan Pertubuhan Antarabangsa 7.14 Pencegahan Pengubahan Wang Haram dan Pencegahan Pembiayaan Keganasan 8. HUBUNGI KAMI 9. DEFINISI 5
1. 2. 3. 4. TUJUAN Buku panduan VCOBC ini memberikan panduan mengenai standard Etika kerja yang dikehendaki daripada semua Vendor Sime Darby Plantation. SKOP VCOBC ini hendaklah diaplikasikan oleh: Semua Vendor Syarikat apabila menjalankan kerja untuk Syarikat. • Semua anak syarikat dan Afiliasi Vendor dan semua pihak lain yang dilantik oleh Vendor untuk menjalankan kerja untuk Syarikat. PRINSIP UMUM VCOBC VCOBC ini menggariskan piawaian tingkah laku yang perlu dipatuhi Vendor berhubung dengan hak buruh dan hak asasi manusia, persekitaran, keselamatan & kesihatan pekerjaan serta Etika & amalan pengurusan. VCOBC ini bukanlah satu dokumen yang menyeluruh dan tidak menangani setiap situasi yang boleh berlaku. Vendor hendaklah membaca dan memahami VCOBC dan mematuhi semua dasar, prosedur, undang-undang dan peraturan di negara tempat mereka beroperasi. Sekiranya terdapat percanggahan diantara peruntukan di dalam buku panduan ini dan mana-mana peruntukan peraturan dan undang-undang lain, peruntukan yang lebih ketat hendaklah diguna pakai. Walau bagaimanapun, jika terdapat konflik antara adat resam atau amalan tempatan dengan buku panduan ini, Vendor dikehendaki mematuhi VCOBC. Teks rasmi buku panduan ini adalah dalam Bahasa Inggeris dan jika terdapat percanggahan dari aspek terjemahan, versi Bahasa Inggeris hendaklah diguna pakai. Jika terdapat sebarang perkara yang tidak jelas atau keraguan berhubung dengan perkara di atas, Vendor hendaklah mendapatkan penjelasan dan panduan daripada pihak Syarikat yang berurusan dengan mereka. TANGGUNGJAWAB DAN PEMATUHAN KEPADA VCOBC Vendor dikehendaki: Memahami dan mematuhi VCOBC. Menyebarkan, mendidik dan memastikan pematuhan kepada VCOBC ini oleh Pekerja, anak syarikatnya, Afiliasi dan semua pihak yang dilantik oleh Vendor untuk menjalankan tugas untuk Syarikat. Vendor hendaklah membaca dan mengisytiharkan pematuhan kepada VCOBC menerusi Ikrar Integriti Vendor (VIP). Menerusi ikrar ini, Vendor terikat untuk memastikan bahawa semua operasinya adalah tertakluk kepada peruntukan yang terkandung dalam VCOBC ini. Bergantung pada keperluan perniagaan, syarat selanjutnya mungkin dikenakan ke atas Vendor menerusi perjanjian atau terma dan syarat yang berasingan. Dengan penerimaan sebarang pesanan pembelian atau Kontrak pembelian dengan Syarikat, Vendor turut mengakui penerimaan terhadap VCOBC dan pematuhan kepadanya 6
Sime Darby Plantation boleh meminda VCOBC ini dari semasa ke semasa. Semua Vendor terikat dengan pindaan tersebut yang diterbitkan dari semasa ke semasa dan dapat diakses di Laman Web Korporat Sime Darby Plantation Berhad. Rujukan kepada VCOBC akan dianggap merangkumi pindaan tersebut dan Vendor harus memastikan pematuhan kepadanya . Kami berhak mengaudit Vendor untuk mengesahkan pematuhan kepada VCOBC ini dan/atau syarat yang ditetapkan dalam persetujuan dengan pihak ketiga untuk membenarkan penilaian risiko dari masa ke masa. Sekiranya terdapat Pelanggaran yang telah atau disyaki berlaku, Vendor hendaklah segera memaklumkan Syarikat dan memberikan maklumat yang diperlukan dan bertindak untuk mengurangkan risiko yang mungkin timbul. Perbuatan melanggar VCOBC boleh menjejaskan hubungan perniagaan Vendor dengan Syarikat. Vendor boleh dikenakan tindakan yang sewajarnya oleh Syarikat yang mungkin termasuk penggantungan, penamatan Kontrak dan disenarai hitamkan. Perbuatan melanggar VCOBC yang membabitkan perbuatan jenayah atau sebagainya yang dikawal selia oleh undang- undang boleh mengakibatkan dakwaan selepas dirujuk kepada pihak berkuasa yang berkenaan. 5. HAK BURUH & HAK ASASI MANUSIA Syarikat ini bertekad untuk memastikan tingkah laku perniagaan yang beretika yang melindungi hak Kakitangan dan pekerja dalam operasi kami. Apabila menjalankan kerja untuk Syarikat, Vendor dan Pekerja, anak syarikatnya Afiliasi dan semua pihak yang dilantik oleh Vendor untuk menjalankan kerja untuk Syarikat dikehendaki menghormati hak asasi manusia termasuk hak buruh sebagaimana yang digariskan dalam Piagam Hak Asasi Manusia1 kami. Vendor hendaklah melayan Pekerja dengan penuh hormat, kepercayaan, jujur dan bermaruah, dan dengan menyediakan persekitaran kerja yang adil dan beretika. Vendor juga digalakkan memberikan komitmen yang serupa dalam melaksanakan amalan perniagaan mereka sendiri. Apabila menjalankan kerja untuk Syarikat, Vendor dikehendaki menunjukkan piawaian tingkah laku berikut, yang mana berkenaan: 5.1 Peluang yang Sama Rata dan Tiada Diskriminasi Kami menggalakkan kepelbagaian dan keterangkuman dan tidak akan menerima sebarang bentuk diskriminasi. Vendor digalakkan untuk memberi peluang sama rata kepada semua Pekerja untuk memastikan keputusan berkaitan pengambilan pekerja dibuat berdasarkan kelayakan, merit, prestasi dan faktor-faktor lain berkaitan pekerjaan dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Vendor tidak boleh mendiskriminasi mana-mana Pekerja disebabkan faktor peribadi, seperti jantina, bangsa, ketidakupayaan, kewarganegaraan, agama, usia atau kecenderungan seksual melainkan undang-undang atau peraturan tertentu dengan jelas menetapkan pemilihan dibuat menurut kriteria tertentu. 1 Piagam Hak Asasi Manusia Sime Darby Plantation boleh didapati di laman web kami di 7
5.2 Gangguan dan Keganasan Vendor dikehendaki mewujudkan persekitaran di mana semua bentuk gangguan dan penganiayaan dihapuskan. Perbuatan atau tingkah laku berunsur gangguan dan keganasan termasuk(tetapi tidak terhad kepada): Komen yang menghina berasaskan jantina, perkauman atau etnik, dan berunsur seks yang tidak diingini. Sebarang bentuk gangguan seksual. Penyebaran khabar angin berunsur fitnah. Penggunaan sebarang bentuk saluran komunikasi seperti e-mel, pesanan suara atau media sosial untuk menghantar bahan berunsur penghinaan atau diskriminasi. 5.3 Bahan Terlarang Syarikat ini melarang sama sekali penggunaan atau pengedaran dadah atau bahan terlarang yang lain di tempat kerja. Vendor hendaklah memastikan perbuatan sedemikian tidak dilakukan oleh Pekerja, semasa menjalankan tugas untuk Syarikat. 5.4 Aktiviti Jenayah Vendor hendaklah memastikan bahawa tiada Pekerja, Afiliasi atau pihak lain yang menjalankan kerja untuk Syarikat terbabit atau terlibat dalam sebarang tingkah laku atau kegiatan yang boleh dikategorikan sebagai subversif atau melakukan sebarang kesalahan, jenayah atau perkara lain yang boleh dikenakan hukuman di bawah undang-undang negara di mana Vendor dan Syarikat beroperasi. Ini termasuk (tetapi tidak terhad kepada) penggunaan urus niaga/transaksi dengan Syarikat untuk menutup kegiatan jenayah, subversif dan salah laku. 5.5 Upah, Manfaat & Waktu Kerja Munasabah Vendor hendaklah menyediakan persekitaran pekerjaan yang adil dan munasabah untuk Pekerja, Afiliasi atau pihak lain, khususnya mereka yang ditugaskan untuk menjalankan kerja untuk Syarikat. Keadaan kerja sedemikian termasuk, tetapi tidak terhad kepada: Memberikan upah dan manfaat yang adil kepada Pekerja, Afiliasi atau pihak lain berdasarkan gaji minimum yang ditentukan secara sah mengikut matlamat produktiviti, dan memastikan kerja lebih masa dibayar mengikut ketetapan undang-undang. Mematuhi ketetapan undang-undang dalam soal waktu kerja yang munasabah, termasuk cuti dan kelayakan mengambil cuti. 5.6 Kebebasan Berpersatuan & Hak Untuk Menyertai Perundingan Bersama Syarikat ini menghormati hak Kakitangan untuk menyertai dan membentuk organisasi pilihan masing-masing dan menyertai rundingan bersama. Vendor digalakkan untuk memberi kebebasan berpersatuan dan hak menyertai perundingan bersama kepada Pekerja menurut semua undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Jika tiada perwakilan rasmi, Vendor digalakkan untuk menyediakan cara alternatif untuk berhubung dan menyelesaikan rungutan Pekerja. 8
5.7 Membasmi Eksploitasi Syarikat ini berusaha untuk membasmi segala bentuk buruh terikat dan buruh paksa, penghambaan, perdagangan manusia dan eksploitasi seksual dengan melaksanakan teras piawaian dan konvensyen buruh oleh Organisasi Buruh Antarabangsa (ILO). Apabila membekalkan tenaga buruh untuk menjalankan kerja untuk Syarikat, Vendor tidak boleh menggunakan atau menggalakkan mana-mana aktiviti berikut: Pekerja dikenakan caj yuran pengambilan untuk tujuan mengekang pergerakan bebas. Dokumen pengenalan asal Pekerja seperti pasport atau permit kerja dipegang secara paksa oleh Vendor. Bayaran gaji Pekerja ditahan atau ditangguhkan lebih daripada tempoh yang dibenarkan oleh undang-undang dan peraturan yang diguna pakai di negara di mana Vendor dan Syarikat beroperasi. Selain itu, Vendor hendaklah memastikan pengambilan Pekerja dilakukan melalui agensi pengambilan pekerja yang sah, yang mempunyai lesen untuk beroperasi di bawah undang-undang yang diguna pakai. 5.8 Pemansuhan Buruh Kanak-Kanak & Melindungi Hak Kanak-Kanak Syarikat ini berusaha untuk menjaga kesejahteraan kanak-kanak dan melindungi mereka daripada sebarang bentuk penganiayaan atau eksploitasi. Ini termasuk tetapi tidak terhad kepada pelancongan seks kanak-kanak, perdagangan kanak- kanak, dan pornografi kanak-kanak. Oleh yang demikian, Vendor tidak boleh mengambil sesiapa di bawah umur 18 tahun atau umur minimum dibenarkan bekerja di negara tempat mereka beroperasi, melainkan dalam program pendidikan dan latihan vokasional dan/atau latihan perintis yang rasmi dan tersusun. 5.9 Menghormati Hak Komuniti & Hak Orang Asal dan Golongan yang Mudah Terjejas Syarikat mengamalkan proses Persetujuan Bebas, Awal dan Termaklum (FPIC) dan menyedari bahawa selain undang-undang dan permit yang berkaitan dengan tanah, penduduk peribumi dan masyarakat tempatan berhak untuk memberi atau tidak memberi persetujuan kepada cadangan projek yang mungkin menjejaskan tanah mereka samada yang dimiliki, diduduki ataupun digunakan. Vendor mesti menghormati hak komuniti tersebut keatas tanah yang terlibat dalam operasi mereka, bagi mematuhi proses ini. Komuniti tersebut hendaklah dibawa berunding untuk menerangkan hak atau tuntutan yang dikaitkan dengan geran tanah, demi mengekalkan keharmonian. Apabila berurusan dengan komuniti ini bagi pihak Syarikat, Vendor hendaklah berunding dengan pihak-pihak dalam Syarikat yang berurusan dengan mereka berhubung dengan sebarang keputusan yang perlu dibuat atau tindakan yang perlu diambil. Vendor juga dikehendaki melindungi dan menghormati hak golongan yang mudah terjejas seperti golongan yang terpinggir, orang kelainan upaya dan pelarian. 9
6. PERSEKITARAN, KESELAMATAN & KESIHATAN PEKERJAAN Syarikat ini berusaha untuk menyediakan persekitaran kerja yang selamat, terjamin dan sihat untuk Kakitangan dan pekerja kami dalam operasi kami untuk menyokong kesejahteraan masyarakat. Vendor dikehendaki menyediakan dan mengekalkan persekitaran kerja yang selamat dan mematuhi undang-undang dan peraturan kesihatan dan keselamatan perkerjaan dan persekitaran di negara dimana mereka beroperasi. Dalam menjalankan kerja untuk Syarikat, Vendor dikehendaki memperlihatkan piawaian tingkah laku berikut, yang mana berkenaan: 6.1 Persekitaran Kerja Vendor hendaklah menyediakan persekitaran kerja yang selamat dan sihat untuk Pekerja supaya dapat mencegah kemalangan dan mengurangkan risiko. Oleh itu, Pekerja mereka hendaklah dibekalkan dengan peralatan dan kelengkapan perlindungan secara percuma dan secukupnya untuk menjalankan tugas mereka dengan selamat. Sebarang laporan mengenai peralatan dan kelengkapan yang tidak selamat, keadaan berbahaya dan kemalangan mesti diambil tindakan dengan serta-merta. Vendor juga hendaklah memastikan bahawa Pekerja menggunakan peralatan dan kelengkapan perlindungan yang disediakan untuk mereka, termasuk yang disediakan oleh Syarikat. 6.2 Keadaan Kerja & Tempat Tinggal yang Selesa Vendor hendaklah memastikan keadaan kerja dan tempat tinggal yang selesa untuk Pekerja, dengan menyediakan keperluan asas seperti (tetapi tidak terhad kepada) kemudahan tandas dan bilik air yang bersih, air yang selamat diminum, kemudahan penyediaan dan penyimpanan makanan yang bersih, pencahayaan yang mencukupi, pengudaraan, dan ruang peribadi yang sewajarnya. Kediaman yang disediakan hendaklah selamat dan bersih, selain dibina dan disenggarakan mengikut semua undang-undang dan peraturan yang diguna pakai. 6.3 Persediaan Kecemasan Vendor hendaklah bersedia untuk mengendalikan situasi cemas dan menyediakan untuk Pekerja segala maklumat kesihatan dan keselamatan, peralatan dan kemudahan yang diperlukan oleh Pekerja. Vendor hendaklah memastikan: Maklumat kesihatan dan keselamatan bertulis, lembaran data keselamatan bahan berbahaya dan tanda amaran disediakan, dipaparkan dan disampaikan dalam bahasa dan bentuk yang sesuai dan difahami oleh Pekerja. Pekerja dilatih dengan secukupnya tentang amalan kerja yang selamat, prosedur kemalangan dan prosedur pemindahan kecemasan. Pekerja diberi akses kepada peralatan pertolongan cemas, kemudahan perubatan, pintu keluar kebakaran, dan juga alat pemadam kebakaran dan keselamatan. 10
6.4 Perlindungan Alam Sekitar Vendor dikehendaki mengurangkan risiko kesihatan dan alam sekitar dengan menggunakan sumber asli secara bertanggungjawab dan mengurangkan sisa buangan dan emisi, sebaik mungkin. Vendor hendaklah mengambil langkah untuk mencegah pencemaran dan memastikan bahan berbahaya tidak mencemari alam sekitar atau tidak dikendalikan atau dilupuskan dengan cara yang tidak betul. Vendor juga hendaklah memastikan prosedur Syarikat berhubung dengan perlindungan alam sekitar dipatuhi dan jika tiada prosedur berkenaan, mereka hendaklah mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan kesihatan dan alam sekitar. 7. ETIKA & AMALAN PENGURUSAN Vendor diwajibkan menjalankan perniagaan menurut piawaian tingkah laku beretika yang dinyatakan dalam VCOBC ini dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Dalam urusan kerja yang dijalankan untuk Syarikat, Vendor perlu mematuhi piawaian tingkah laku yang berikut, yang mana berkenaan. 7.1 Mengelakkan Konflik Kepentingan Konflik kepentingan timbul apabila wujud kepentingan peribadi yang dilihat berpotensi menjejaskan keutamaan seseorang individu dalam menjalankan tugas atau membuat pertimbangan. Vendor mestilah tidak menggunakan kedudukan mereka dan juga sumber dan Aset Syarikat untuk kepentingan peribadi atau untuk kelebihan sesiapa yang berkaitan dengan mereka. Vendor hendaklah mengelakkan konflik kepentingan apabila berurusan dengan atau untuk Syarikat. Vendor yang mendapati diri mereka berada dalam situasi konflik kepentingan sama ada telah atau disyaki berlaku perlu mendedahkan perkara tersebut kepada Syarikat dengan melengkapkan Borang Perisytiharan Konflik Kepentingan Vendor (VCOI) yang terdapat di Laman Web Korporat Sime Darby Plantation Berhad sebaik sahaja situasi itu timbul. a) Berurusan dengan Syarikat Sekiranya Vendor mempunyai pertalian saudara dengan mana-mana ahli lembaga Pengarah Syarikat atau Kakitangan atau Ahli Keluarga mereka yang mempunyai sebarang kepentingan kewangan yang besar dalam perniagaan Vendor, maka Vendor hendaklah mendedahkan maklumat sedemikian kepada pihak di dalam Syarikat yang berurusan dengan Vendor, melainkan Vendor ialah syarikat tersenarai umum dan kepentingan kewangan tersebut adalah kurang daripada 5% dalam ekuiti. b) Berurusan dengan Pengarah atau Kakitangan Syarikat Vendor mungkin mempunyai urusan peribadi dengan mana-mana ahli lembaga Pengarah dan Kakitangan kami atau Ahli Keluarga mereka. Bagaimanapun, dalam kes tersebut, Vendor mesti memastikan bahawa urusan ini adalah pada kadar setaraf, sebagai contoh jualan/pembelian dengan yang kadarnya bukanlah yang tidak lebih baik daripada yang ditawarkan kepada orang ramai. 11
c) Ahli Keluarga dan Hubungan Peribadi yang Rapat Mana-mana Pengarah atau Pekerja Vendor yang mempunyai hubungan keluarga atau hubungan peribadi yang rapat dengan ahli lembaga Pengarah atau Kakitangan Syarikat mestilah mendedahkan hubungan tersebut dengan pihak yang mereka sedang berurusan di dalam Syarikat untuk memastikan bahawa pelantikan sebagai Vendor tidak ditentukan, dipengaruhi atau diselia oleh ahli lembaga Pengarah atau Kakitangan Syarikat. Vendor hendaklah bersaing secara adil untuk sebarang kerja berasaskan kelayakan, prestasi, kemahiran, pengalaman, harga dan tawaran komersial lain. 7.2 Menangani Gejala Rasuah dan Sogokan Syarikat ini sama sekali tidak akan bertolak ansur terhadap Rasuah dan Sogokan. Seiring dengan penguatkuasaan oleh pihak berkuasa tempatan di negara di mana Vendor beroperasi, kesan Rasuah dan Sogokan adalah amat berat, dan mungkin mengakibatkan hukuman penjara untuk individu, denda yang tidak terhad dan penggantungan daripada mengemukakan tender untuk Kontrak awam. Vendor hendaklah tidak mempengaruhi atau dipengaruhi, sama ada secara langsung atau tidak langsung, menerusi pemberian atau penerimaan Rasuah atau Sogokan atau sebarang langkah lain yang dianggap tidak beretika atau akan memburukkan nama baik Syarikat. Vendor hendaklah mematuhi semua Undang-undang Anti Rasuah dan peraturan yang berkenaan di semua negara di mana mereka beroperasi. Vendor dilarang samaada secara langsung atau tidak langsung, berjanji atau menawarkan untuk memberikan sebarang Rasuah atau kelebihan tidak wajar (wang tunai atau sebanding nilai wang tunai) kepada mana-mana individu di dalam Syarikat atau mana-mana individu lain yang mewakili Syarikat, sebagai daya tarikan, insentif, ganjaran, hadiah atau bonus untuk dipilih dan/atau sebarang tujuan lain yang berkaitan dengan urusan Syarikat. Vendor dilarang samaada secara langsung atau tidak langsung, berjanji, menawarkan, memberikan atau membenarkan pemberian wang atau barangan lain yang berharga kepada Pegawai Awam, pegawai syarikat swasta dan individu yang berhubungkait dengan mereka untuk mendapatkan atau mengekalkan perniagaan atau kelebihan dalam urusan perniagaan atau semasa menjalankan urusan Syarikat. Ini termasuk: Komisen yang kelihatan seperti Rasuah atau akan digunakan oleh penerima untuk membayar Rasuah atau untuk tujuan Sogokan lain; dan Bayaran pelincir atau pemudahan ('grease payment') yang dianggap sebagai bayaran kepada Pegawai Awam untuk mendapatkan akses, jaminan atau mempercepatkan sesuatu fungsi tugas yang sememangnya patut mereka lakukan. Kami tidak membenarkan bayaran pelincir. Vendor mesti memaklumkan pihak di dalam Syarikat yang berurusan dengan mereka apabila berdepan dengan permintaan untuk membuat bayaran pelincir. Jika Vendor telah membuat bayaran yang mungkin disalah anggap sebagai bayaran pelincir, pihak yang berurusan dengan mereka di dalam Syarikat mesti dimaklumkan serta-merta dan bayaran hendaklah dicatatkan dengan sewajarnya. 12
Dalam apa jua keadaan, Vendor yang menggunakan khidmat pihak ketiga berhubung dengan perkhidmatan yang diberikan kepada atau bagi pihak Syarikat perlu melakukan ketekunan wajar (due diligence) terhadap pihak ketiga tersebut untuk mengenal pasti risiko berkaitan Rasuah. Vendor juga perlu segera menghantar maklumat yang berkenaan yang mungkin dikehendaki oleh Syarikat untuk tujuan yang sama. Vendor juga mesti mengelakkan diri daripada sebarang aktiviti atau tingkah laku yang mungkin menimbulkan persepsi atau syak wasangka tentang apa-apa amalan Rasuah atau percubaan melakukannya. Tindakan berjanji, menawarkan, memberi atau menerima sebarang kelebihan tidak wajar untuk mempengaruhi keputusan penerima atau dipengaruhi olehnya bukan sahaja menyebabkan perlanggaran Kontrak tetapi juga pendakwaan jenayah. 7.3 Hadiah dan Hospitaliti Korporat Syarikat mengamalkan Polisi Tiada Hadiah dan melarang sebarang bentuk atau penggunaan hospitaliti korporat untuk mempengaruhi keputusan perniagaan. Vendor tidak boleh menawarkan hadiah dalam bentuk wang tunai atau sebanding nilai wang tunai, perkhidmatan peribadi, sajian mewah yang kerap, hiburan tidak wajar yang tidak senonoh atau berunsur seks, perjalanan yang bukan untuk tujuan perniagaan yang sah, atau apa-apa yang mungkin meletakkan Syarikat pada kedudukan yang menimbulkan konflik dengan hasrat untuk mempengaruhi keputusan perniagaan atau selainnya bertujuan atau diberikan untuk mendapatkan kelebihan, atau yang mungkin menjejaskan reputasi Syarikat dengan cara yang negatif. Vendor perlu mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang diguna pakai berkaitan hospitaliti korporat di semua negara tempat mereka beroperasi. Sebarang hospitaliti korporat yang ditawarkan mestilah dibenarkan di sisi undang- undang, sederhana dan munasabah dengan bidang kerja untuk memupuk hubungan perniagaan yang baik, selagi ianya tidak menjadi amalan yang boleh mempengaruhi keputusan perniagaan atau memberi kesan buruk terhadap reputasi Syarikat. 7.4 Derma dan Tajaan Pemberian derma dan tajaan adalah sebahagian daripada komitmen Syarikat untuk menyumbang bakti kepada masyarakat. Malangnya, pemberian derma dan tajaan yang sah juga kadangkala boleh disalahertikan sebagai Rasuah dan Sogokan. Atas sebab ini, apabila melakukan kerja bagi pihak Syarikat, Vendor tidak boleh menawarkan sebarang derma atau tajaan kepada mana-mana pihak ketiga. 7.5 Melindungi Aset Syarikat Vendor mungkin dibenarkan untuk menggunakan Aset Syarikat ketika menjalankan perkhidmatan mereka. Vendor perlu melindungi Aset ini daripada pembaziran, kehilangan, kerosakan, salah guna, kecurian, penyelewengan atau perlanggaran hak Harta Intelek dan memastikan Aset-Aset ini digunakan secara bertanggungjawab. 13
7.6 Ketepatan Rekod Transaksi Perniagaan dan Maklumat Kewangan Syarikat komited dalam memastikan integriti maklumat kewangan yang disediakan demi manfaat pihak berkepentingan termasuk ahli lembaga Pengarah, Pengurusan, pemegang saham, pemiutang dan agensi kerajaan. Vendor hendaklah memastikan semua rekod dan dokumen perniagaan bagi semua transaksi yang dijalankan dengan Syarikat adalah tepat, terkini, boleh dibaca, mudah dikenal pasti dan boleh diakses semula. Semua rekod hendaklah dikendalikan mengikut tahap kerahsiaan yang sewajarnya dan mematuhi prinsip perakaunan yang diterima pakai umum dan juga semua undang-undang dan peraturan yang diguna pakai di negara di mana Vendor dan Syarikat beroperasi. Rekod tersebut hendaklah diberikan atau disediakan kepada Syarikat apabila perlu untuk proses pengesahan dan tujuan audit. Pemalsuan rekod kewangan atau rekod lain atau salah nyata maklumat mungkin membabitkan Penipuan dan boleh menimbulkan liabiliti sivil dan jenayah terhadap Vendor. 7.7 Maklumat Proprietari dan Sulit Vendor perlu melindungi Maklumat Proprietari dan Maklumat Sulit Syarikat. Maklumat tersebut hanya boleh digunakan oleh Vendor untuk tujuan yang dibenarkan oleh Syarikat. Vendor hendaklah tidak menyampaikan atau mendedahkan maklumat tersebut dengan sebarang cara kepada pihak ketiga melainkan komunikasi atau pendedahan tersebut dibenarkan oleh Syarikat atau sekiranya maklumat tersebut sudah boleh didapati secara umum. Vendor diwajibkan untuk terus melindungi Maklumat Proprietari dan Maklumat Sulit Syarikat walaupun selepas Kontrak untuk melakukan kerja untuk Syarikat telah selesai atau tidak lagi berkuat kuasa, melainkan pendedahan tersebut diwajibkan atas perintah mahkamah, kuasa kehakiman, penguatkuasa kerajaan atau perundangan. 7.8 Maklumat Dalaman, Perdagangan Sekuriti dan Pendedahan Awam Sebagai sebuah syarikat tersenarai awam, Syarikat ini perlu mematuhi pelbagai undang-undang dan peraturan untuk membuat pendedahan mengikut ketetapan waktu dengan lengkap dan telus bagi maklumat yang boleh menjejaskan pasaran sahamnya secara drastik. Vendor tidak dibenarkan untuk berdagang dalam sekuriti atau instrumen kewangan lain berasaskan maklumat yang diperolehi dalam pelaksanaan tugas, jika maklumat tersebut belum dilaporkan secara umum. Vendor juga mesti mengelakkan diri daripada mendedahkan maklumat dalaman kepada sesiapa, termasuk Ahli Keluarga dan rakan-rakan mereka, melainkan pendedahan tersebut diwajibkan atas perintah mahkamah, kuasa kehakiman, penguatkuasa kerajaan atau perundangan. Pendedahan maklumat dalaman atau bukan umum kepada pihak lain juga boleh dikenakan hukuman sivil dan jenayah. 14
7.9 Perlindungan Data Peribadi Syarikat menghormati privasi dan kerahsiaan data Kakitangan, Pengarah, Rakan Niaga, Rakan Kongsi Perniagaan dan data peribadi Pelanggan. Vendor perlu melakukan perkara yang sama dengan memastikan data peribadi dikekalkan rahsia dan terlindung, melainkan akses diberikan untuk tujuan perniagaan yang sah. Vendor perlu mematuhi semua undang-undang perlindungan data peribadi yang berkenaan di semua negara di mana Syarikat beroperasi. Langkah sewajarnya perlu diambil apabila mengendalikan data peribadi dari segi pengumpulan, pemprosesan, pendedahan, keselamatan dan penyimpanan. 7.10 Media Sosial Vendor tidak boleh menggunakan media sosial dengan cara apa pun di mana aktiviti tersebut boleh menjejaskan reputasi Syarikat. Vendor dikehendaki meminta persetujuan Syarikat untuk penggunaan foto atau media lain yang diperoleh di laman web Syarikat, logo Syarikat, bahan hak cipta terpelihara, tanda dagangan, dan data peribadi. Vendor yang ditugaskan untuk menguruskan akaun media sosial rasmi Syarikat bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan akaun dan aktiviti di dalamnya, mematuhi dasar dan garis panduan media sosial Syarikat. Oleh itu, Vendor bertanggungjawab untuk mendapatkan satu salinan garis panduan media sosial yang berkenaan daripada pihak yang berurusan dengan mereka di dalam Syarikat. 7.11 Undang-Undang Persaingan dan Antitrust Vendor hendaklah mematuhi Undang-undang Persaingan dan Antitrust yang berkuat kuasa di negara di mana mereka beroperasi. Vendor hendaklah tidak menggunakan cara yang menyalahi undang-undang atau tidak beretika untuk bersaing di dalam pasaran atau berpakat dengan Vendor lain dalam urusan perniagaan dengan Syarikat. Ini termasuk tetapi tidak terhad kepada: Bertukar maklumat berdaya saing dengan syarikat Pesaing; Memanipulasi bidaan (termasuklah mengatur untuk menghantar bidaan palsu); Pakatan harga atau syarat berkaitan dengan penetapan harga; Membahagi-bahagikan pasaran, wilayah atau Pelanggan; Menyusun atur strategi untuk mengenepikan Pesaing secara tidak sah dari pasaran, termasuk tetapi tidak terhad kepada penggabungan produk atau perkhidmatan (bundling) untuk menyekat persaingan atau menetapkan harga predatori dan sebarang amalan dilarang yang mengehadkan persaingan yang bebas dan adil. 7.12 Undang-undang Perdagangan Antarabangsa Sebagai syarikat multinasional yang menjalankan perniagaan di seluruh dunia, Syarikat ini tertakluk kepada peraturan dan undang-undang yang mentadbir perdagangan antarabangsa. Vendor yang urusan kerjanya dengan Syarikat tertakluk di bawah undang-undang ini perlu memahami dan mematuhi undang- undang dan peraturan berkenaan terutamanya berhubung dengan (tetapi tidak terhad kepada) kawalan import dan eksport, seperti nhalangan perdagangan dan duti import. 15
7.13 Berurusan dengan Pegawai Awam, Agensi Kerajaan, Parti Politik dan Pertubuhan Antarabangsa Syarikat berusaha membina hubungan yang telus dan adil dengan agensi kerajaan, Pegawai Awam dan pertubuhan antarabangsa. Sejajar dengan komitmen ini: Vendor dikehedaki mengemukakan sebarang permintaan maklumat mengenai Syarikat oleh Pegawai Awam dan/atau agensi kerajaan kepada Syarikat. Walaubagaimanapun, ini tertakluk pada batasan undang-undang dan kerahsiaan; Vendor dilarang daripada memberikan sumbangan politik secara langsung atau tidak langsung bagi pihak Syarikat dan mengelakkan diri daripada seolah-olah membuat sumbangan atau perbelanjaan sedemikian kepada mana-mana Parti Politik, calon atau kempen bagi pihak Syarikat. Vendor hendaklah mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkaitan berhubung dengan urusan mereka dengan pihakyang disebutkan diatas di semua negara di tempat mereka beroperasi. 7.14 Pencegahan Pengubahan Wang Haram dan Pencegahan Pembiayaan Keganasan Vendor perlu mematuhi sebarang akta pencegahan Pengubahan Wang Haram dan pembiayaan keganasan di semua negara di mana mereka beroperasi. Vendor dilarang daripada terlibat dalam aktiviti Pengubahan Wang Haram sama ada secara langsung atau tidak langsung. Aktiviti sedemikian termasuklah berpakat dengan mana-mana Kakitangan Syarikat untuk memindahkan atau mendapatkan dana haram menggunakan urusan kerja mereka dengan Syarikat, untuk menyembunyikan aktiviti haram dan transaksi Pengubahan Wang Haram. Contoh transaksi mencurigakan termasuk tetapi tidak terhad kepada berikut: Pembayaran yang dibuat dalam mata wang yang berbeza daripada invois; Cubaan untuk membuat pembayaran secara tunai atau Kesetaraan Tunai (di luar norma berniaga); Pembayaran yang dibuat oleh pihak ketiga, bukannya pihak yang terlibat dalam Kontrak; dan Pembayaran kepada atau ke dalam akaun pihak ketiga, bukannya pihak yang terlibat dalam Kontrak. 16
8. HUBUNGI KAMI Vendor yang bimbang tentang berlakunya sebarang perlanggaran yang telah atau disyaki berlaku terhadap undang-undang dan peraturan, termasuklah peruntukan VCOBC oleh mana-mana Pengarah atau Kakitangan Syarikat, sesiapa yang menjalankan kerja bagi Syarikat, atau bertindak bagi pihak Syarikat, hendaklah melaporkan perkara tersebut kepada Syarikat menggunakan saluran berikut: e-Borang Pmeberi Maklumat di Laman Web Sime Darby Plantation Email: Pengerusi Jawatankuasa Tadbir Urus & Audit: Unit Pemberi Maklumat: Hubungi Talian Bebas Tol (Waktu Pejabat Malaysia; GMT+8): Malaysia Indonesia Thailand Belanda Afrika Selatan United Kingdom 1 800 22 3388 007 8036 01 5252 1 800 011 933 0800 0220 028 0800 993 820 0808 2344 999 Hubungi Talian Utama di: +6019 - 2797 553 Surat kepada Unit Pemberi Maklumat: Unit Pemberi Maklumat Sime Darby Plantation Berhad P.O. Box 8068 Kelana Jaya 46781 Selangor, Malaysia 17
DEFINISI Definisi bagi istilah penting yang digunakan dalam buku panduan VCOBC ini adalah seperti berikut: ISTILAH KETERANGAN Afiliasi Individu atau organisasi yang berkait dengan Vendor secara rasmi Ahli Keluarga Termasuk pasangan, ibu bapa, anak Pengarah (termasuk anak angkat dan anak tiri), saudara lelaki, saudara perempuan dan pasangan anak, saudara lelaki atau saudaranya. Aset Sumber ketara atau tidak ketara yang dikawal oleh sebuah syarikat sebagai hasil urusniaga yang lepas dan dijangka mendatangkan manfaat ekonomi pada masa hadapan. Sumber yang dimaksudkan termasuklah bangunan, tapak, peralatan, alat, kemudahan komunikasi, dana, akaun, program komputer, maklumat teknologi, dokumen, paten, tanda dagangan, hak cipta, pengetahuan dan sumber atau harta lain milik Syarikat Etika Merujuk kepada standard kelakuan yang menujukkan cara untuk berkelakuan, berdasarkan pada tanggungjawab moral dan sifat murni yang terbit daripada prinsip betul atau salah. Etika melibatkan dua aspek iaitu keupayaan untuk membezakan yang betul daripada yang salah dan komitmen untuk melakukan apa yang betul. Harta Intelek Maklumat perniagaan atau teknikal yang dilindungi oleh paten, tanda dagangan, hak cipta atau undang-undang rahsia perdangangan. Individu yang Berhubungkait Individu yang Berhubungkait termasuk yang berikut: Ahli keluarga bagi rakan perniagaan atau pegawai itu termasuk pasangan, ibu bapa, anak (termasuk anak angkat dan anak tiri), adik beradik dan pasangan kepada anak dan adik beradiknya; Badan korporat yang berkaitan dengan rakan perniagaan atau pegawai itu; Pemegang amanah (selain daripada pemegang amanah untuk skim perkongsian pekerja atau skim pencen) dimana rakan perniagaan atau pegawai itu atau ahli keluarganya adalah benefisiari; atau Pasangan bagi rakan perniagaan atau pegawai atau rakan rakan individu yang dihubungkaitkan dengan bagi perniagaan atau pegawai itu. "Kakitangan" atau "Kakitangan Syarikat" Kakitangan merangkumi semua kakitangan termasuk pengurusan kanan, pengurus eksekutif dan bukan eksekutif di bawah penggajian Syarikat. Ia juga meliputi kakitangan yang dipinjam atau ditukar sementara ke syarikat usahasama, gabungan ataupun bersekutu, kakitangan sementara dan pelatih. Tidak termasuk kontraktor dan perunding bebas yang dilantik untuk suatu tempoh atau tugasan yang khusus. 18
ISTILAH Kesetaraan Tunai Kontrak Maklumat Proprietari Maklumat Sulit Parti Politik KETERANGAN Aset, seperti hartanah atau saham, yang mempunyai nilai tunai setara yang boleh direalisasi untuk jumlah wang tertentu, atau aset yang mudah ditukarkan untuk tunai, sebagai contoh bil perbendaharaan. Perjanjian yang mewajibkan pihak-pihak yang terlibat untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu perkara mengikut undang-undang. Contoh kontrak termasuk kontrak penjualan dan pembelian, kontrak perkhidamatan dan lain-lain. Maklumat proprietari adalah maklumat yang dimiliki oleh individu atau entiti berkenaan pengetahuan, rahsia perdagangan atau maklumat lain sama ada dalam format bercetak atau elektronik yang tidak terhad kepada hak Harta Intelek, maklumat teknikal, proses perniagaan, ramalan jualan, strategi pemasaran, senarai pelanggan atau maklumat pelanggan, rekod atau operasi kewangan yang dikira sebagai sulit secara sifatnya (sama ada dilabel sebagai sulit atau tidak) dan dimiliki oleh Syarikat. a. Sebarang maklumat dalam apa-apa bentuk yang tidak diketahui umum, dan proprietari kepada Syarikat yang tidak terhad kepada informasi yang berkaitan kepada proses, operasi, perdagangan, produk, penyelidikan, pembangunan, pembuatan, pembelian, perniagaan, prospek perniagaan, transaksi, hal ehwal, aktiviti, pengetahuan, Harta Intelek, perakaunan, kewangan, perancangan, operasi, data pelanggan, kejuruteraan, pemasaran, perdagangan dan jualan, maklumat perdangangan proprietari, angka gaji, data peribadi pekerja, senarai pelanggan, rekod, perjanjian dan maklumat, dan maklumat lain yang berkaitan, dan apa- apa buku, akaun dan rekod yang disimpan oleh Syarikat untuk tujuan perniagaan; b. Semua maklumat kepada yang Pengarah/pekerja atau Pengarah/pekerja diberikan akses kepada maklumat tersebut semasa berkihdmat, dimana ianya dianggap sulit atau mempunyai alasan untuk dianggap sulit. Ianya tidak terhad kepada senarai harga, kaedah perniagaan, sejarah pelanggan, rekod, maklumat dan rekacipta; dan didedahkan Sebarang maklumat seperti yang diterangkan dalam (a) dan (b) di atas yang berkaitan dengan mana-mana pembekal, ejen, pengedar dan pelanggan Syarikat. Sekumpulan individu yang menubuhkan sebuah organisasi untuk memperoleh dan mengamalkan kuasa politik. 19
ISTILAH Pegawai Awam Pekerja Pelanggan Pelanggaran "Pengarah" atau "Lembaga Pengarah" Pengurusan Pengubahan Wang Haram Penipuan Persetujuan Bebas, Awal dan Termaklum atau FPIC KETERANGAN Tidak terhad kepada pegawai, pekerja atau mana-mana individu yang bertindak bagi pihak kerajaan atau agensi awam. Ia juga boleh merujuk kepada pegawai, pekerja atau individu organisasi antarabangsa, seperi Pertubuhan Bangsa-bangsa Bersatu, Perdagangan, Kesatuan Sekerja, NGO dan Badan Perindustrian. Ia juga termasuk pegawai politik atau pekerja parti politik atau calon pejabat politik. Pertubuhan Pekerja merangkumi termasuk pengurusan kanan, pengurus eksekutif dan bukan eksekutif di bawah penggajian Vendor. Ia juga meliputi kakitangan sementara, pelatih dan/atau pihak ketiga yang ditugaskan oleh Vendor untuk melakukan kerja untuk Syarikat kami. semua kakitangan Pelanggan adalah individu atau entiti yang mendapatkan produk atau perkhidmatan daripada Syarikat dan ia termasuk pelanggan-pelanggan berpotensi. Kelakuan yang boleh menyebabkan sebarang bentuk tindakan tatatertib diambil terhadap individu tertentu. Pengarah termasuk semua pengarah bebas dan tidak bebas. pengarah eksekutif dan bukan eksekutif dan juga termasuk pengarah gantian. Merangkumi Ahli Jawatankuasa Kepimpinan (PLC) dan kakitangan lain yang mempunyai kuasa eksekutif dan membuat keputusan bagi operasi perniagaan. Pengubahan Wang Haram ialah proses menyembunyikan ciri atau sumber sebenar dana yang diperolehi secara haram (seperti penjualan dadah atau aktiviti keganasan) dan memindahkannya secara terselindung melalui saluran perniagaan sah melalui kaedah deposit bank, pelaburan atau pemindahan dari satu tempat (atau orang) ke tempat lain. Gambaran palsu bagi hal fakta, sama ada melalui kata-kata atau kelakuan, dengan tuduhan palsu atau penipuan, atau dengan menyembunyikan sepatutnya didedahkan, mengelirukan atau bertujuan mengelirukan orang lain. apa yang Prinsip bahawa sebuah komuniti mempunyai hak untuk memberi atau tidak memberi persetujuan terhadap cadangan projek yang boleh menjejaskan tanah mereka samaada dimiliki, diduduki atau digunakan. Ia menyiratkan rundingan tanpa paksaan antara pelabur, syarikat atau pemerintah dengan masyarakat pribumi sebelum ladang kelapa sawit, penerokaan dan penubuhan perkebunan kayu atau perusahaan lain di tanah pusaka mereka. Prinsip ini bermaksud bahawa mereka yang ingin menggunakan tanah pusaka milik masyarakat peribumi mestilah mengadakan rundingan dengan mereka. 20
ISTILAH Pesaing Rakan Kongsi Perniagaan Rakan Niaga Rasuah & Sogokan "Syarikat" atau "Kumpulan Syarikat Sime Darby Plantation" Undang-undang Anti Rasuah KETERANGAN Pesaing adalah orang atau entiti yang memberikan perkhidmatan yang sama atau serupa atau membekalkan produk yang sama atau serupa seperti Syarikat dalam mana-mana industri atau perniagaan. Mana-mana pihak yang mempunyai hubungan komersial dengan Syarikat tetapi bukan dalam kedudukan untuk mengamalkan pengaruh kuat atau mengawal, seperti pelanggan, usahasama (tanpa kawalan kepentingan) dan sekutu perniagaan. Usahasama (dengan kawalan kepentingan). Peruding, ejen, kontraktor dan pembekal barangan/perkhidmatan yang mempunyai urusniaga langsung dengan Syarikat. Definisi merangkumi tetapi tidak terhad kepada: a) wang tunai atau seumpamanya cth. wang, derma, hadiah, pinjaman, yuran, ganjaran, barang berharga, harta benda atau kepentingan hak milik, faedah kewangan, atau kelebihan lain yang serupa; b) sebarang jawatan, martabat, pekerjaan, kontrak pekerjaan atau perkhidmatan, dan perjanjian untuk memberi pekerjaan atau memberikan perkhidmatan dalam apa jua kemampuan; c) apa-apa pembayaran, pelepasan atau pembubaran sebarang pinjaman, kewajipan atau liabiliti lain, sama ada secara keseluruhan atau sebahagian; d) apa-apa pertimbangan berharga, sebarang potongan, komisen, rebat, bonus, pemotongan atau peratusan; e) sebarang toleransi daripada menuntut wang atau nilai wang atau barang berharga; f) apa-apa termasuk perlindungan dari sebarang hukuman atau kecacatan yang ditanggung atau ditangkap atau dari sebarang tindakan atau prosiding yang bersifat tatatertib, sivil atau jenayah, sama ada sudah atau tidak telah dimulakan, dan termasuk pelaksanaan atau penolakan dari pelaksanaan hak atau kuasa rasmi atau tugas; dan layanan lain atau sokongan, apa-apa tawaran, janji, sama ada bersyarat atau tanpa syarat, dari setiap kepuasan dalam pengertian mana-mana perenggan sebelumnya dari (a) hingga (f). Sime Darby Plantation Berhad dan kumpulan syarikatnya. Undang-undang yang melarang penawaran wang, barang atau perkhidmatan kepada seseorang untuk memujuknya melakukan tindakan yang kebanyakannya menyalahi undang-undang dan membawa kepentingan kepada individu yang menawarkan rasuah. 21
ISTILAH Undang-undang Antitrust Undang-undang Pencegahan Pengubahan Wang Haram dan Pembiayaan Keganasan VCOBC Vendor KETERANGAN Undang-undang yang bertujuan untuk menggalakkan persaingan bebas dalam pasaran yang mengharamkan monopoli. Undang-undang Pencegahan Pengubahan Wang Haram dan Pembiayaan Keganasan adalah bertujuan untuk membantu mencegah perniagaan yang sah daripada digunakan oleh penjenayah untuk aktiviti ini, dan untuk membantu agensi penguatkuasaan undang-undang untuk mengesan dan mendapatkan kembali aset penjenayah dan dana pengganas. Kod Etika Kerja Vendor Vendor merangkumi ejen, kontraktor dan penyedia barang / perkhidmatan Syarikat yang berhubung secara langsung dengan Syarikat. pembekal, perunding, 22