GARIS PANDUAN AGENSI UNTUK PENYEDIAAN SURAT SETUJU TERIMA (SST) MELALUI SISTEM ePEROLEHAN Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia M.S. 1/15
1 2 3 4 ISI KANDUNGAN GARIS PANDUAN AGENSI UNTUK PENYEDIAAN SURAT SETUJU TERIMA (SST) MELALUI SISTEM ePEROLEHAN LATAR BELAKANG ... 3 PANDUAN PENYEDIAAN SST MELALUI SISTEM eP... 3 PENGISIAN SST MELALUI SISTEM eP ... 4 PENUTUP ... 15 M.S. 2/15
GARIS PANDUAN AGENSI UNTUK PENYEDIAAN SURAT SETUJU TERIMA (SST) MELALUI SISTEM ePEROLEHAN 1. Latar Belakang 1.1. Kementerian Kewangan telah mengeluarkan 1PP/PK4.2 berkaitan Surat Setuju Terima (SST) baharu berikutan wujudnya pelanggaran yang serius dalam pentadbiran kontrak yang memberi implikasi perundangan kepada Kerajaan. 1.2. Selaras dengan itu, Sistem ePerolehan (eP) telah menambahbaik penyediaan SST mengikut format di dalam 1PP/PK4.2 bagi memantapkan urus tadbir perolehan Kerajaan terutama yang berkaitan pentadbiran kontrak secara atas talian. 1.3. SST bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui Sistem eP akan digunakan oleh Agensi Kerajaan Persekutuan dalam semua perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding 2. Panduan Penyediaan SST Melalui Sistem eP 2.1 Agensi hendaklah terlebih dahulu memuat turun SST bersekali dengan lampirannya yang dijana dari Sistem eP untuk dibuat pindaan sewajarnya. 2.2 Walau apapun, Agensi hendaklah memastikan Kandungan Utama SST tidak boleh diubah suai dan ditambah dengan apa-apa syarat/perenggan selain daripada yang telah ditetapkan dalam format tersebut. Agensi boleh membuat penambahan perenggan mengikut kesesuaian perolehan sekiranya maklumat yang perlu dinyatakan masih tidak mencukupi tanpa menjejaskan maksud dalam kandungan utama SST. 2.3 Bagi mana-mana ayat/perenggan atau maklumat yang ditandakan dengan simbol bintang '*', Agensi boleh menggugurkan mana-mana pilihan yang diberikan mengikut kesesuaian perolehan atau yang berkenaan. Agensi boleh menggugurkan mana-mana ayat/perenggan atau maklumat yang tidak ditandakan dengan simbol bintang '*'. tidak 2.4 "Butiran Kontrak" dalam Lampiran A di SST tersebut pula adalah merupakan maklumat terperinci berkaitan perolehan yang disetuju terima di antara Kerajaan dengan pembekal yang berjaya. Agensi hendaklah melengkapkan Lampiran A tersebut. Kebanyakan maklumat dalam Lampiran A berkenaan telah dilengkapkan secara automatik oleh Sistem eP. 2.5 SST dan lampirannya yang telah dipinda hendaklah dimuat naik ke dalam Sistem eP untuk diserahkan kepada pembekal secara atas talian. M.S. 3/15
2.6 Pembekal hendaklah memuat turun SST dan dokumen-dokumen berikut untuk ditandatangani : i. Pengakuan Penerimaan Surat Setuju Terima dan Lampiran Yang Berkaitan oleh Syarikat; ii. Surat Akuan Pembida Berjaya; dan iii. Surat Akuan Sumpah Syarikat. 2.7 Pembekal juga hendaklah mengemukakan maklumbalas setuju terima secara atas telah ditandatangani seperti di perkara 2.6 mengikut tempoh yang ditetapkan dalam SST. talian dengan memuat naik dokumen yang 2.8 Pada masa yang sama, Agensi hendaklah mengemukakan tiga (3) salinan SST beserta lampirannya secara manual kepada pembekal. Pembekal pula hendaklah mengembalikan salinan asal dan kedua beserta lampirannya secara manual kepada Agensi. 2.9 Agensi dan pembekal masing-masing hendaklah memastikan maklumat dalam kesemua salinan SST dan lampirannya seperti tarikh tandatangan, nama penandatangan dan lain-lain adalah sama seperti mana SST dan lampiran yang dimuat naik secara atas talian. 3. Pengisian SST Melalui Sistem eP Agensi hendaklah memastikan bahawa maklumat dokumen tawaran harga syarikat yang berjaya hendaklah tidak bercanggah dengan isi kandungan SST dan "Butiran Kontrak". 3.1. Perenggan 1 Dalam Kandungan Utama SST: "Dengan ini dimaklumkan bahawa Kerajaan telah bersetuju menerima tawaran <sebut harga/tender> syarikat tuan dengan harga sebanyak Ringgit ... ..... (RM... ) yang merupakan harga kontrak bagi tempoh kontrak selama ... .. tertakluk kepada dokumen <sebut harga/tender> yang menjadi sebahagian daripada perolehan ini dan Surat Setuju Terima ini berserta dengan Lampiran A kepada Surat Setuju Terima iaitu maklumat terperinci kontrak (selepas ini disebut sebagai "Surat ini")." 3.1.1. Harga kontrak dan tempoh kontrak telah dilengkapkan secara automatik di dalam Sistem eP berdasarkan harga tawaran pembekal yang berjaya termasuk percukaian (contohnya, 6% cukai barang dan perkhidmatan, sekiranya berkaitan) dan lain- lain fi serta tempoh kontrak yang telah dipersetujui oleh Pihak Berkuasa Melulus (PBM) tanpa mengadakan rundingan harga atau selepas rundingan harga diadakan melalui kaedah pemilihan pelbagai (Multiple LOI) (Mana yang berkenaan). M.S. 4/15
3.1.2. Bagi kaedah pemilihan pelbagai dan bidaan, harga tawaran syarikat akan dilengkapkan secara automatik berdasarkan harga rundingan atau harga bidaan pembekal yang berjaya dipilih. 3.2. Perenggan 2 Dalam Kandungan Utama SST: "Dengan pengakuan penerimaan Surat ini, suatu kontrak yang mengikat terbentuk antara Kerajaan dengan syarikat tuan. *Satu dokumen kontrak hendaklah ditandatangani dengan kadar segera dengan memasukkan semua terma sebagaimana dokumen <sebut harga/tender> serta semua terma dalam Lampiran A. Sehingga dokumen kontrak tersebut ditandatangani, Surat ini hendaklah terus mengikat kedua-dua pihak." 3.2.1. Agensi diberi tempoh maksimum selama empat (4) bulan daripada tarikh SST ditandatangan balas oleh syarikat untuk menyediakan tidak dilengkapkan dalam tempoh empat (4) bulan akan menjejaskan proses pembayaran. dokumen kontrak. Kontrak yang 3.2.2. Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan bermasa adalah diberi pengecualian daripada menyediakan dokumen kontrak. Namun begitu, bagi projek yang kompleks, Agensi boleh menyediakan dokumen kontrak terperinci demi menjaga kepentingan Kerajaan. 3.2.3. Ayat yang ditandakan dengan simbol bintang '*' boleh digugurkan oleh Agensi sekiranya tiada kontrak diwujudkan bagi perolehan ini selaras dengan peraturan semasa yang berkuat kuasa. 3.3. Perenggan 3 Dalam Kandungan Utama SST (Klausa Berkenaan Kenaan CBP) Berdasarkan Perenggan 3 di bawah, Agensi hendaklah memilih salah satu perenggan yang berkaitan dengan kenaan CBP sama ada perkara 3.3.1, 3.3.2 atau 3.3.3 ke atas harga kontrak perolehan yang dilaksanakan selaras dengan syarat-syarat seperti yang dinyatakan di dalam 1PP/PK4.2. 3.3.1. Perenggan 3 Dalam Kandungan Utama SST (Harga Kontrak Dengan Kenaan CBP) termasuk peruntukan Kerajaan "Harga kontrak sebanyak 6% Cukai Barang dan Perkhidmatan (CBP) memandangkan syarikat tuan telah berdaftar dengan JKDM mengikut Akta Cukai Barang dan Perkhidmatan 2014 [Akta 762] dan tarikh pendaftaran tersebut telah berkuat kuasa sebelum atau pada tarikh Surat ini dikeluarkan mengikut Akta 762." ini adalah M.S. 5/15
3.3.2. Perenggan 3 Dalam Kandungan Utama SST (Harga Kontrak Tanpa Kenaan CBP) "Harga kontrak adalah tidak termasuk peruntukan Kerajaan sebanyak 6% Cukai Barang dan Perkhidmatan (CBP) memandangkan keadaan berikut: (a) syarikat tuan belum berdaftar dengan Jabatan Kastam Diraja Malaysia tetapi pembekalan barang bercukai syarikat tuan dalam bulan ini dan sebelas (11) telah melebihi bulan RM500,000.00, di mana syarikat tuan adalah dikehendaki untuk berdaftar dengan JKDM; (JKDM), sebaik sebelum bulan ini (b) pembekalan barang bercukai syarikat tuan dalam bulan ini dan sebelas (11) bulan sebaik sebelum bulan ini belum lagi melebihi RM500,000.00, tetapi syarikat tuan berniat untuk berdaftar dengan JKDM secara sukarela; atau (c) syarikat tetapi pendaftaran syarikat tuan hanya berkuat kuasa selepas tarikh Surat ini dikeluarkan. tuan telah berdaftar dengan JKDM, Bagi perkara 3.3.2, Agensi hendaklah memilih salah satu daripada klausa 3(a), (b) atau (c) yang berkaitan untuk dimasukkan dalam SST. 3.1. Bagi perenggan 3 (a) dan (b), syarikat tuan adalah dikehendaki untuk memaklumkan nombor pendaftaran CBP syarikat tuan dan tarikh kuat kuasa pendaftaran tersebut kepada Kerajaan untuk pelarasan harga kontrak, dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh surat dikeluarkan oleh JKDM. Pembayaran CBP ini adalah dikira berdasarkan tuntutan sebenar dan tarikh kuat kuasa pendaftaran CBP syarikat tuan dengan JKDM. 3.2. Bagi perenggan 3 (c), sebaik sahaja pendaftaran CBP syarikat tuan telah berkuat kuasa, syarikat tuan adalah dikehendaki memaklumkan tarikh kuat kuasa pendaftaran tersebut kepada Kerajaan untuk pelarasan harga kontrak, dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh surat dikeluarkan oleh JKDM. Pembayaran CBP ini adalah dikira berdasarkan tuntutan sebenar dan tarikh kuat kuasa pendaftaran CBP syarikat tuan dengan JKDM." 3.3.3. Perenggan 3 Dalam Kandungan Utama SST (Harga Kontrak Tanpa Kenaan CBP) (Disebabkan Telah Diberi Pelepasan Di Bawah Perintah Cukai Barang dan Perkhidmatan (Pelepasan) 2014 "Harga kontrak ini adalah tidak termasuk peruntukan Kerajaan sebanyak 6% Cukai Barang dan Perkhidmatan (CBP) selaras M.S. 6/15
dengan pelepasan yang diberikan di bawah Perintah Cukai Barang dan Perkhidmatan (Pelepasan) 2014 [P.U.(A) 273/2014] yang dengannya Certificate of Goods and Services Tax Relief (CoGSTR) akan dikeluarkan sebelum sebarang pembayaran dibuat." 3.4. Perenggan 4 Dalam Kandungan Utama SST: "Adalah dimaklumkan bahawa tiada pembekalan barang boleh dibuat melainkan jika syarikat tuan telah mengemukakan kepada Kerajaan dokumen-dokumen berikut: (a) suatu bon pelaksanaan yang tidak boleh dibatalkan yang berjumlah Ringgit... (RM... ..); (b) suatu polisi insurans yang tidak boleh dibatalkan yang berjumlah Ringgit ... (RM... ..) dan resit premium; (c) Nombor Kod Majikan di bawah Skim PERKESO dan/atau Polisi Pampasan Pekerja, seperti yang ditetapkan dalam Lampiran A tidak melebihi *14/30 hari dari tarikh pengakuan penerimaan Surat ini oleh syarikat tuan. Apa-apa kegagalan dalam mematuhi kehendak di perenggan ini dalam tempoh masa yang ditetapkan, boleh mengakibatkan Surat ini terbatal dan Kerajaan tidaklah dengan apa-apa cara jua bertanggungan terhadap syarikat tuan melainkan jika penepian bertulis diberikan oleh orang yang diberi kuasa, bagi bekalan barang yang perlu dibuat dengan segera atau serta-merta apabila kelewatan itu akan memudarat dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam." 3.4.1. Agensi hendaklah menetapkan dokumen-dokumen yang perlu dikemukakan kepada pihak Kerajaan seperti di Perenggan 4 (a), (b) dan (c) agar pembekalan atau perkhidmatan dapat dimulakan oleh syarikat. Sekiranya ketiga-tiga dokumen tersebut adalah tidak diperlukan, Agensi dibenarkan untuk menggugurkan terus perenggan 4 dalam kandungan SST tersebut. 3.4.2. Agensi boleh membuat pilihan untuk sama ada menetapkan 14 hari atau 30 hari bagi tempoh penyerahan dokumen-dokumen tersebut oleh syarikat kepada Kerajaan. Peraturan semasa menetapkan bahawa tempoh 14 hari adalah bagi perolehan secara Sebut Harga manakala tempoh 30 hari adalah bagi perolehan secara Tender. Agensi tidak dibenarkan untuk meminda tempoh selain daripada yang telah dipaparkan. M.S. 7/15
3.5. Perenggan 5 Dalam Kandungan Utama SST: "Setelah pesanan/arahan dikeluarkan oleh Kerajaan, syarikat tuan dikehendaki melaksanakan pembekalan barang dalam tempoh yang ditetapkan dan kualiti bekalan tersebut hendaklah memuaskan hati serta memenuhi kehendak Kerajaan. Sekiranya syarikat tuan gagal melaksanakan pembekalan barang dalam tempoh dan/atau kualiti yang ditetapkan, Kerajaan berhak membatalkan pesanan/arahan yang dikeluarkan dan/atau mengenakan *Denda/ Tolakan/ Liquidated & Ascertained Damages Lampiran A." (LAD) seperti yang ditetapkan dalam 3.5.1. Agensi hendaklah menetapkan kenaan LAD/denda/tolakan yang mana kaedah/formula pengiraan hendaklah ditetapkan oleh Agensi mengikut kesesuaian dan kerumitan pelbagai projek dan dinyatakan secara jelas dalam SST. Ini bagi membolehkan Kerajaan menuntut ganti rugi ke atas kemungkiran syarikat dalam melaksanakan obligasinya dalam kontrak. Kenaan LAD, denda atau tolakan mengikut formula yang ditetapkan oleh Agensi juga perlu dinyatakan di Butiran Kontrak di Lampiran A dalam SST tersebut. 3.6. Perenggan 6 Dalam Kandungan Utama SST: "Syarikat tuan juga adalah dikehendaki melaksanakan program Skim Latihan 1Malaysia (SL1M) seperti yang ditetapkan oleh Kerajaan berdasarkan harga kontrak dengan bilangan minimum peserta SL1M seramai tanpa sebarang kos kepada Kerajaan. Bilangan minimum peserta yang diperlukan hendaklah dikira berdasarkan formula di bawah: ... orang 1% X Harga Kontrak RM18,000* Elaun SL1M (RM1,500 seorang x 12 bulan) 3.6.1 Agensi hendaklah melengkapkan bilangan minimum peserta SL1M berdasarkan sektor yang telah dikenalpasti dan nilai ambang seperti yang dinyatakan di bawah 1PP/PK1.2. ATAU "Syarikat tuan juga adalah digalakkan melaksanakan program Skim Latihan 1Malaysia (SL1M) seperti yang ditetapkan oleh Kerajaan." 3.6.2 Bagi perolehan yang tidak tertakluk dengan keperluan untuk melaksanakan SL1M, Agensi boleh memilih klausa seperti di atas. M.S. 8/15
3.7. Perenggan 7 Dalam Kandungan Utama SST: "Bagi tujuan program SL1M ini, syarikat tuan adalah dikehendaki untuk: (a) mengemukakan Jadual Pelaksanaan Program SL1M berdasarkan tempoh kontrak kepada Sekretariat SL1M untuk kelulusan dalam tempoh dua (2) minggu selepas tarikh pengakuan penerimaan Surat ini oleh syarikat tuan; (b) melaksanakan program ini mengikut Jadual Pelaksanaan Program SL1M yang diluluskan oleh Sekretariat SL1M; (c) mengemaskini maklumat syarikat melaksanakan program SL1M dalam sistem ePerolehan di Kementerian Kewangan atau sistem di Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB), mengikut mana yang berkaitan; berkaitan pengalaman (d) menandatangani dan mengembalikan Surat Akuan Pembida Untuk Melaksanakan Program Skim Latihan 1Malaysia seperti di Lampiran B bersama dengan Surat ini; (e) mengemukakan sijil atau surat pengesahan oleh Sekretariat SL1M kepada Agensi sebaik sahaja pelaksanaan program SL1M selesai; dan (f) mengemukakan laporan berkaitan pelaksanaan program SL1M kepada Sekretariat SL1M. 3.7.1 Perenggan ini berkehendakkan syarikat untuk melaksanakan beberapa tindakan seperti mana dinyatakan di atas bagi memastikan pelaksanaan ke atas SL1M oleh syarikat dapat dibuat pemantauan sewajarnya oleh Sekretariat SL1M. 3.8. Perenggan 8 Dalam Kandungan Utama SST: terma di "Sekiranya syarikat perenggan 6 dan 7 atau arahan oleh Kerajaan, Kerajaan berhak untuk tawaran kontrak baharu atau tidak mempertimbangkan sebarang pelanjutan kontrak pada masa hadapan kepada syarikat tuan." tuan gagal mematuhi mana-mana 3.8.1 Perenggan ini memberi hak kepada Kerajaan untuk tidak memberi tawaran kontrak baharu atau kelulusan lanjutan kontrak kepada syarikat yang tidak melaksanakan program SL1M berdasarkan kehendak Kerajaan, terutamanya yang wajib melaksanakannya berdasarkan bilangan minimum peserta SL1M dan nilai ambang harga kontrak. M.S. 9/15
3.8.2 Perenggan dimasukkan. ini tidak terpakai jika klausa di perkara 3.6 3.9. Perenggan 9 Dalam Kandungan Utama SST: "Tuan adalah diingatkan bahawa Kerajaan berhak untuk membatalkan Surat ini sekiranya..." 3.9.1 Perenggan ini memberi hak kepada Kerajaan untuk menamatkan perkhidmatan syarikat dengan Kerajaan walaupun dengan ketiadaan dokumen kontrak atau dokumen kontrak belum ditandatangan lagi. 3.9.2 Lazimnya apabila Kerajaan memutuskan untuk menamatkan perkhidmatan syarikat, prosedur penamatan akan dilaksanakan berdasarkan tatacara yang dinyatakan dalam dokumen kontrak. Walau bagaimanapun, sekiranya dokumen kontrak tidak disediakan atau belum lagi ditandatangan, ia tidak bermaksud Kerajaan tidak boleh menamatkan perkhidmatan dengan syarikat. tidak berhak atau 3.9.3 Bagi memastikan proses penamatan dilaksanakan dengan teratur, Agensi disarankan untuk memasukkan prosedur penamatan di dalam Arahan Kepada Pembekal semasa pelawaan dibuat memandangkan dokumen pelawaan akan turut dijadikan sebahagian daripada SST. 3.10. Perenggan 10 Dalam Kandungan Utama SST: "Sekiranya Surat ini dibatalkan atas alasan seperti yang ditetapkan di perenggan 9, Kerajaan tidak akan bertanggungan terhadap apa-apa kerugian syarikat tuan termasuk kerugian masa hadapan." 3.10.1 Perenggan ini menjelaskan bahawa sekiranya penamatan telah dibuat oleh Kerajaan ke atas syarikat, syarikat tidak berhak membuat sebarang tuntutan kerugian atau ganti rugi termasuk kerugian masa hadapan. 3.10.2 Walau bagaimanapun, bagi kes penamatan yang disebabkan pelanggaran kontrak, Kerajaan berhak melaksanakan perkara berikut: (a) Merampas bon pelaksanaan. Bagi penentuan sama ada rampasan bon pelaksanaan hendaklah dibuat sepenuhnya atau bon sebahagian pelaksanaan, Agensi hendaklah membawa perkara ini ke CCP Kementerian masing-masing untuk keputusan; sepenuhnya atau sebahagian termasuk pelepasan bon/baki M.S. 10/15
(b) Menyiapkan pembekalan barang/perkhidmatan sama ada secara sendiri atau pun melalui pelantikan syarikat lain. Bagi pelantikan syarikat baharu, Agensi adalah tertakluk kepada tatacara perolehan yang sedang berkuat kuasa; dan (c) Membuat tuntutan ke atas syarikat bagi sebarang kerugian, kos, perbelanjaan dan ganti rugi yang terlibat akibat daripada penamatan kontrak tersebut. 3.11. Perenggan 11 Dalam Kandungan Utama SST: "Bersama-bersama Surat ini disertakan Surat Akuan Pembida Berjaya dan Surat Akuan Sumpah Syarikat seperti di Lampiran B dan Lampiran C untuk ditandatangani oleh syarikat tuan dan dikembalikan bersama- sama dengan Surat ini." 3.11.1 Agensi hendaklah memastikan lampiran berkaitan Surat Akuan Pembida Berjaya dan Surat Akuan Sumpah disertakan bersama SST untuk ditandatangan oleh syarikat dan dikembalikan bersama-sama dengan SST kepada Kerajaan. Surat Akuan Sumpah hendaklah ditandatangani dan mendapat pengesahan daripada Pesuruhjaya Sumpah. 3.12. Perenggan 12 Dalam Kandungan Utama SST: "Surat ini dihantar kepada syarikat tuan dalam tiga (3) salinan. Sila kembalikan ke pejabat ini salinan asal dan kedua berserta lampiran yang berkaitan yang telah ditandatangani dengan sempurna oleh syarikat tuan dan saksi syarikat tuan tidak melebihi *3/7/14 hari dari tarikh Surat ini diterima untuk tindakan kami selanjutnya. Apa-apa kegagalan dalam mematuhi kehendak di perenggan ini dalam tempoh masa yang ditetapkan boleh mengakibatkan Surat ini terbatal dan Kerajaan tidaklah dengan apa-apa jua bertanggungan terhadap syarikat tuan." 3.12.1 Bagi SST yang dijana melalui Sistem eP, Agensi hendaklah menghantar SST tersebut secara atas talian kepada syarikat berjaya. 3.12.2 Agensi hendaklah memastikan SST dikemukakan kepada syarikat sama ada secara pos berdaftar atau serahan tangan dalam 3 salinan yang lengkap dengan lampiran-lampiran yang berkaitan dan setiap muka surat SST termasuk muka surat di Butiran Kontrak di Lampiran A dalam SST diturunkan tandatangan ringkas oleh pegawai Agensi yang diturunkan kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949. 3.12.3 Agensi juga hendaklah memastikan syarikat mengembalikan salinan asal dan salinan kedua SST yang telah lengkap diisi dan ditandatangan di Bahagian Pengakuan Penerimaan dan M.S. 11/15
Surat Akuan Pembida Berjaya dalam tempoh tidak melebihi 3 hari atau 7 hari atau 14 hari. Agensi hendaklah membuat pilihan ke atas tempoh syarikat perlu mengembalikan SST kepada Agensi mengikut peraturan yang berkuat kuasa seperti berikut : i. Pembelian Terus - 3 hari; ii. Sebut Harga - 3 atau 7 hari; dan iii. Tender - 14 hari 3.12.4 Syarikat juga hendaklah menurunkan tandatangan ringkas di setiap muka surat SST termasuk lampiran yang berkaitan oleh pegawai yang dibenarkan oleh syarikat. 3.12.5 Sekiranya syarikat tidak mengemukakan maklum balas dalam tempoh yang ditetapkan, Agensi hendaklah memberi peringatan kepada syarikat dan meminta supaya pembekal menolak SST sekiranya tidak berminat agar pembekal lain boleh dipilih. 3.13. Pengakuan Penerimaan SST Dan Lampiran Yang Berkaitan Oleh Syarikat: "Dengan ini disahkan bahawa yang bertandatangan di bawah ini mengakui penerimaan Surat ini dan lampiran yang berkaitan yang bertarikh ... rujukannya ... dan bersetuju dengan terma dan syarat yang terkandung dalam Surat ini tanpa syarat yang mana salinan kepada Surat ini telah pun disimpan, dan selanjutnya disahkan bahawa tiada apa-apa terma, syarat atau stipulasi tambahan kepada yang terkandung dalam dokumen *sebut harga/tender dan Surat ini telah dikenakan." ialah 3.13.1 Maklumat di dalam pengakuan penerimaan ini akan dilengkapkan secara automatik oleh Sistem eP berdasarkan data yang dikunci masuk oleh Agensi dan syarikat. 3.13.2 Agensi hendaklah memastikan bahawa pegawai syarikat yang tersebut adalah merupakan akan menandatangani SST pegawai yang dibenarkan oleh syarikatnya untuk menurunkan tandatangan ke atas dokumen kontrak bagi pihak syarikat. Agensi turut perlu memastikan bahawa saksi yang akan menandatangani ruangan ini adalah merupakan kakitangan syarikat yang sama dan bukannya daripada pihak-pihak lain selain daripada syarikat tersebut. 3.13.3 Agensi hendaklah memastikan syarikat telah mengembalikan salinan asal dan kedua SST kepada Agensi bersama-sama dengan Surat Akuan Sumpah bebas daripada sebarang tindakan undang-undang seperti muflis, jenayah dan tatatertib oleh mana-mana badan kawal selia. M.S. 12/15
3.13.4 Agensi hendaklah memastikan bahawa syarikat mengembalikan salinan asal dan kedua SST kepada Agensi dalam tempoh yang ditetapkan dengan melengkapkan dan menandatangani bahagian ini bagi memastikan syarikat mengambil maklum secara rasmi ke atas pelantikan oleh Kerajaan dan syarat- syarat yang ditetapkan bagi projek berkenaan. 3.14. Butiran Kontrak Di Lampiran A Dalam SST: 3.14.1 Maklumat butiran kontrak di Lampiran A bagi perkara 1, 2, 3 dan 7 seperti di bawah akan dilengkapkan secara automatik oleh Sistem eP :
Pendaftaran Dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) Atau Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) (jika berkaitan) Pendaftaran Dengan Kementerian Kewangan berkaitan) Pendaftaran CBP Dengan JKDM Bon Pelaksanaan 3.14.2 Agensi hendaklah memastikan maklumat lain bagi perkara 4, 5, 6, 8, 9, 10 dan 11 di Lampiran A dilengkapkan sewajarnya. Bagi mana-mana ayat/perenggan atau maklumat yang ditandakan dengan simbol bintang '*', Agensi boleh menggugurkan mana-mana pilihan yang diberikan mengikut kesesuaian perolehan atau yang berkenaan. Agensi tidak boleh menggugurkan mana-mana ayat/perenggan atau maklumat yang tidak ditandakan dengan simbol bintang '*'. 3.14.3 Harga Dan Tempoh Kontrak (a) Agensi hendaklah menyediakan Lampiran A1 bagi memperincikan pecahan kos kepada Harga Kontrak yang telah dipersetujui dan memuat naik lampiran tersebut. (b) Item ini tidak boleh digugurkan. Walau bagaimanapun, bagi sub item yang tidak berkaitan, agensi tidak perlu mengisi sub item tersebut. (c) Agensi adalah dibenarkan untuk membuat penambahan sub item lain yang berkaitan dengan item ini (sekiranya perlu). 3.14.4 Tempoh dan Jadual Pembekalan Barang/ Penyempurnaan Perkhidmatan (a) ini adalah merupakan obligasi syarikat yang Item ditetapkan oleh Kerajaan. Agensi hendaklah menyediakan M.S. 13/15 (jika
Lampiran A2 bagi memperincikan Tempoh dan Jadual Pembekalan Barang/ Perkhidmatan mengikut kesesuaian projek dan memuat naik lampiran tersebut. (b) Item ini tidak boleh digugurkan. Agensi adalah dibenarkan untuk membuat penambahan sub item lain yang berkaitan di bawah item ini (sekiranya perlu). 3.14.5 Spesifikasi/Skop Perkhidmatan/ Service Level Agreement (SLA) (sekiranya berkaitan) (a) Item ini adalah merupakan obligasi syarikat yang ditetapkan oleh Kerajaan. Agensi hendaklah menyediakan Lampiran A3 bagi memperincikan skop perkhidmatan syarikat mengikut kesesuaian projek dan memuat naik lampiran tersebut. (b) Item ini tidak boleh digugurkan. Agensi adalah dibenarkan untuk membuat penambahan sub item lain yang berkaitan di bawah item ini (sekiranya perlu). 3.14.6 Polisi Insurans (a) Agensi telah mengemukakan kepada Kerajaan polisi insurans yang tidak boleh dibatalkan (sekiranya ada) sebelum membekalkan barang atau memulakan perkhidmatan. hendaklah memastikan Syarikat (b) Item ini boleh digugurkan, sekiranya ia tidak berkaitan. (c) Agensi adalah dibenarkan untuk membuat penambahan sub item lain yang berkaitan di bawah item ini (sekiranya perlu). 3.14.7 Kenaan Denda/ Tolakan/ Liquidated & Ascertained Damages (LAD) (a) Item ini tidak boleh digugurkan. Walau bagaimanapun, bagi sub item yang tidak berkaitan, agensi tidak perlu mengisi sub item tersebut. (b) Agensi adalah dibenarkan untuk membuat penambahan sub item lain yang berkaitan di bawah item ini (sekiranya perlu). M.S. 14/15
3.14.8 Skim Latihan 1Malaysia (SL1M) (jika berkaitan) (a) Item ini hanya terpakai bagi perolehan yang telah melebihi had nilai untuk pelaksanaan Program SL1M. (b) Formula pengiraan bilangan minimum peserta SL1M bagi syarikat yang terlibat adalah seperti di Butiran Kontrak di Lampiran A dalam SST. 3.15. Tandatangan Ringkas Di Setiap Muka Surat SST Dan Muka Surat Butiran Kontrak 3.15.1. Agensi hendaklah memastikan setiap muka surat di SST dan muka surat di Butiran Kontrak di Lampiran A dalam SST diturunkan tandatangan ringkas oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 dan juga oleh pegawai syarikat yang mempunyai kuasa untuk menandatangani dokumen kontrak bagi pihak syarikatnya. Ini adalah bertujuan untuk memastikan tiada muka surat yang boleh diubahsuai tanpa kebenaran kedua-dua pihak. 3.15.2. SST dan lampiran yang telah lengkap ditandatangan hendaklah dimuat naik oleh pembekal ke dalam Sistem eP untuk dihantar secara atas talian kepada Agensi. 4. PENUTUP Agensi dipohon untuk mengambil maklum bahawa Garis Panduan ini hendaklah dibaca bersekali dengan 1PP/PK4.2 - Surat Setuju Terima (SST), Pesanan Kerajaan Dan Inden Kerajaan Bagi Perolehan Kerajaan. Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia 1 Januari 2018 M.S. 15/15