G Suite YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN EMIL R. KABURUAN LEMBAGA SISTEM INFORMASI |2017 2016
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat dan karuniaNya sehingga Buku G-Suite telah dapat diselesaikan. Buku panduan ini merupakan buku tutorial layanan Google, sebagai pedoman dalam memberikan petunjuk praktis penggunaan layanan Google. Terimakasih disampaikan kepada Dr. Ir. Bob Foster, M.M. selaku Rektor UNIBI. Terimakasih juga disampaikan kepada staff Lembaga Sistem Informasi dan semua pihak yang telah ikut membantu dalam penyelesaian buku ini. Kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam buku ini untuk itu kritik dan saran terhadap penyempurnaan buku ini sangat diharapkan. Semoga buku ini dapat memberi maanfaat bagi mahasiswa dan dosen khususnya dan bagi semua pihak yang membutuhkan. Bandung, Maret 2017 Penulis YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 1
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ... 1 DAFTAR ISI ... 2 BAB 1 E-mail ... 3 BAB 2 Google Calendar ... 20 2.1 Google Calendar (Mobile version) ... 27 BAB 3 Google Drive ... 24 3.1 Google Docs ... 31 3.2 Google Docs (Mobile version) ... 41 3.2 Google Sheet ... 43 3.2 Google Sheet (Mobile version) ... 48 3.3 Google Slides ... 51 3.2 Google Slides (Mobile version) ... 51 BAB 4 Google Forms ... 53 BAB 5 Google Classroom ... 58 Google Classroom (Mahasiswa) ... 58 BAB 6 Google Groups ... 61 YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 2
BAB 1 E-Mail Komunikasi daring tak serempak atau komunikasi asinkronadalah komunikasi menggunakan perangkat komputer dan jaringan Internet yang dilakukan secara tunda. Jenis komunikasi asinkron antara lain e-mail, forum, blog, jejaring sosial (social network) dan website. Di dalam buku ini, hanya akan dibahas penggunaan e-mail sebagai salah satu bentuk komunikasi asinkron. Alamat e-mail merupakan bagian dari identitas di dunia maya. Hampir seluruh layanan daring mensyaratkan kepemilikan e-mail untuk dapat mengakses layanan tersebut. E-mail singkatan dari electronic-mail yang berarti surat elektronik disingkat surel. Lebih khusus, e-mail adalah cara pengiriman data, file teks, foto digital, file audio, dan video dari satu komputer ke komputer lainnya dalam jaringan Internet. Kelebihan e-mail dibandingkan surat biasa. e-mail akan langsung terkirim ke alamat tujuan dalam waktu yang singkat e-mail dapat menampung lampiran (attachment) berupa file digital Sebagian besar e-mail tidak memerlukan biaya selain untuk koneksi Internet Dari segi layanan, terdapat e-mail gratis dan e-mail berbayar. E-mail gratis adalah kegiatan surat menyurat melalui jaringan Internet tanpa mengeluarkan biaya dalam penggunaannya. Pada umumnya biaya yang diperlukan hanyalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Walaupun kadang terdapat layanan tambahan yang berbayar, misalkan surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman. Contoh E-mail Gratis adalah : Yahoo! mail, Gmail , Livemail, Hotmail, dll. E-mail berbayar adalah kegiatan surat-menyurat melalui jaringan Internet yang dikenai biaya tambahan. Anda diwajibkan membayar untuk berlangganan e-mail dengan layanan yang tidak didapatkan pada e-mail gratis. Sebagai contoh yahoo! mail plus dengan berbagai layanan tambahan, antara lain: tambahan kapasitas e-mail, perlindungan terhadap virus, bebas iklan, dan berbagai layanan tambahan lainnya. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 3
Salah satu penyedia layanan email tidak berbayar adalah Gmail. Gmail merupakan salah satu layanan yang disediakan oleh Google. Berikut ini merupakan beberapa fasilitas yang dimiliki oleh Gmail. Mempunyai kapasitas penampungan e-mail yang besar. Secara terus-menerus kapasitas penampungan tersebut selalu ditambah. Mempunyai fasilitas pencarian (search) untuk membantu proses pencarian E-mail tertentu dalam penampungan e-mail Anda. Mendapatkan akses perangkat lunak Google lainnya, antara lain: Google Drive Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk membuka lampiran dokumen secara langsung tanpa mengunduh terlebih dahulu. Google Talk Memungkinkan sesama pengguna Gmail untuk berkomunikasi secara sinkron. Google Calendar Memungkinkan Anda untuk mengagendakan berbagai kegiatan. Mendapatkan layanan POP dan Forwarding POP (Post Office ProTOCol) adalah layanan untuk mengunduh e-mail dari Gmail ke komputer pribadi sehingga dapat Anda baca secara luring (offline). Forwarding adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang masuk ke Gmail ke e-mail lain secara otomatis. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 4
Menggunakan e-mail Untuk lebih mengenal Gmail, berikut dijelaskan beberapa cara dan keterangan dalam menggunakan menu pada Gmail. Menu yang paling sering digunakan adalah Tulis, Kotak Masuk, Pesan Terkirim, Draf, dan Spam. Dari gambar dan paparan di atas, berikut ini akan dijelaskan bagaimana cara menggunakan menu-menu tersebut, mulai dari menu tulis, hingga mempelajari menu selengkapnya. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 5
a. Mengirim surat elektronik (surel) dengan e-mail Untuk mengirimkan surel menggunakan e-mail, lakukan langkah-langkah berikut. Pilih menu compose Keterangan kotak untuk menulis pesan YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 6
Di samping itu, Anda dapat juga menambahkan tujuan Carbon Copy (CC) dan Blind Carbon Copy (BCC). Menu CC digunakan ketika Anda ingin orang lain yang bukan tujuan utama pengiriman e-mail untuk ikut membaca isi e-mail. Sedangkan BCC memiliki fungsi yang sama dengan CC, namun penerima e-mail Anda yang lainnya tidak dapat melihat daftar penerima BCC. b. Menerima surel dengan e-mail Klik menu kotak masuk, maka akan terlihat tampilan di bawah ini. Adapun menu "Starred" digunakan untuk memberi status khusus pada pesan agar mudah ditemukan. Fitur ini biasanya digunakan untuk menandai e-mail yang penting. Untuk menghilangkan bintang sebuah pesan, klik pada gambar bintang redup di samping setiap pesan atau percakapan. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 7
c. Lingkaran (Circles) Adapun menu lingkaran berisi grup yang Anda miliki di Google+. Menggabungkan Beberapa Email Pada Satu Akun Gmail Mungkin diantara kita ada yang memiliki lebih dari satu alamat email dan mengalami kesulitan saat mengecek email tersebut satu per satu. Sekarang mengecek email di YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 8
Yahoo, kemudian mengecek di Outlook, kemudian mengecek di GMail, belum lagi jika anda punya email dengan domain sendiri. Solusi masalah ini sebenarnya mudah, yaitu dengan menggunakan email client seperti Thunderbird, MailBird, Microsoft Outlook, dan sejenisnya. Namun terkadang beberapa orang tidak begitu suka menginstal banyak software di komputer. Disini kita akan menggabungkan beberapa email pada satu akun yaitu di Gmail. 1. Kita harus login ke akun Gmail. 2. Jika sudah login, maka akan muncul tampilan inbox. Dari sini, klik tombol Setting (yang bergambar roda gigi di sebelah pojok kanan atas) kemudian pilih tab Accounts. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 9
3. Dari tab Accounts, klik pilihan "Import from another address". 4. Akan muncul pop up berupa pilihan untuk memasukkan alamat email yang ingin digabungkan dengan Gmail. Masukkan alamat emailnya, misalnya Anda ingin menggabungkan email Yahoo ke GMail. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 10
5. Lalu lanjutkan pengaturannya dengan klik button "Continue" 6. Setelah klik "Continue" akan muncul pop up seperti di bawah ini. Klik Button Start Import, untuk memindahkan kotak masuk di akun yahoo Anda. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 11
7. Setelah memasukan email ke akun Gmail. Maka email yang dimasukan sudah terintegrasi dengan akun Gmail Anda. 8. Ini merupakan tampilan email yang sudah terintegrasi di akun Gmail Anda. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 12
Membuat Signature Pada Gmail Signature pada sebuah e-mail sangat penting, hal itu berguna sebagai identitas pengirim e-mail. Cara membuat signature pada Gmail. 1. Jika sudah login akun Gmail, maka akan muncul tampilan inbox. Klik tombol Setting (yang bergambar roda gigi di sebelah pojok kanan atas) kemudian pilih tab General. 2. Setelah mengisi box signature, scroll lagi kebawah dan temukan menu save. Lalu lakukan compose sebuah email dan Anda akan menemukan signature tersebut secara otomatis pada bagian bawah email Anda. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 13
Balas Email Otomatis (Auto Reply) Fungsi membalas email otomatis : a) Untuk konfirmasi. Orang yang akan mengirimkan email dapat memastikan bahwa email telah dikirim karena terkadang orang ragu apakah emailnya sudah terkirim atau belum. b) Menjaga kepercayaan orang lain. Balasan email otomatis ini akan membuat orang merasa respon kita cepat untuk dibalas. Ini juga menjaga agar pengirim tidak berburuk sangka jika emailnya tidak ada tanggapan. Cara setting Gmail agar membalas email secara otomatis melalui PC 1. Terlebih dahulu anda harus login Gmail. 2. Jika sudah, pada dashboard gmail klik ikon roda gigi kemudian pilih setelan/settings. 3. Pada tab general pilih Vacation Responder seperti pada tampilan di bawah ini. 4. Isi kolom hari pertama dan tanggal terakhir merencanakan akan membuat balasan email secara otomatis. 5. Pada kolom subject, isi dengan judul email agar orang yang akan menerima mengerti itu adalah balasan email otomatis. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 14
6. Pada kolom pesan (Message) isi dengan pesan contohnya "Terimakasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini merupakan balasan email secara otomatis, kami akan menjawab email ini segera mungkin". Jika diperlukan anda tinggal memasukan nomor telepon yang dapat dihubungi penerima. 7. Anda juga dapat mengatur agar balasan email otomatis ini dikirimkan kepada kontak tertentu saja yang berada dalam kontak gmail anda. Caranya dengan memberikan centang pada pilihan kirimkan tanggapan hanya kepada orang-orang di dalam kontak anda. Namun jika tidak ingin di batasi anda tidakperlu untuk memberikan centang. 8. Terakhir klik save. Cara setting Gmail agar membalas email secara otomatis melalui HP android 1. Buka aplikasi Gmail anda di android. 2. Sentuh ikon yang terletak di sisi kiri layar. 3. Pilih settings/setelan. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 15
4. Pilih akun gmail yang akan diaktifkan balasan otomatis 5. Pilih Vacation Responder (Penjawab kala libur). 6. Isi kolom hari pertama dan tanggal terakhir merencanakan akan membuat balasan email secara otomatis. 7. Pada kolom subject, isi dengan judul email agar orang yang akan menerima mengerti itu adalah balasan email otomatis. 8. Pada kolom pesan (Message) isi dengan pesan contohnya "Terimakasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini merupakan balasan email secara otomatis, kami akan menjawab email ini segera mungkin". Jika diperlukan anda tinggal memasukan nomor telepon yang bias dihubungi penerima. 9. Alihkan dari NONAKTIF menjadi AKTIF di bagian atas. 10. Pilih simpan. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 16
Cara Menggunakan Thunderbid pada Akun Gmail Mozilla Thunderbird adalah program aplikasi komunikasi yang berguna untuk membaca email (email client). Email Client digunakan untuk memudahkan Anda dalam manajemen email melalui computer desktop maupun laptop tanpa harus membuka email dari browser dan dengan adanya email client Anda dapat mengatur lebih dari satu akun email yang dimiliki. Untuk menggunakan thunderbird ikuti langkah berikut ini. Langkah pertama: 1. Login Gmail. 2. Klik "Option" di bagian kanan atas. 3. Pilih "Setting" 4. Klik Forwarding and POP/IMAP. 5. Beri tanda centang pada Enable IMAP. 6. Klik "Save Changes". Langkah kedua: 1. Download Thunderbird 2. Buka software/aplikasi Thunderbird 3. Klik "View setting for this account" YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 17
4. Klik "Account Action" => klik "Add Mail Account" 5. Berikut yang terlihat pada gambar di bawah ini: 1. Your Name: Isikan nama Anda 2. Email Address: Isikan alamat email anda 3. Password: Isikan password email anda YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 18
4. Klik "Continue" 6. Setelah anda klik "continue", maka anda akan dibawa pada halaman seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini: Lalu klik "Done' YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 19
BAB 2 Google Calendar Mengakses Google Calendar Sebaiknya menggunakan web browser Chrome untuk melihat Kalender Google. Anda dapat login langsung melalui Google anda dan mengakses account Gmail seperti gambar di bawah ini. Selanjutnya pilih icon Calendar YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 20
Apa yang anda akan lihat di Google Calendar ? 1. Tampilan di tengah : kalender, yang secara default akan menampilkan minggu tampilan. 2. Di bagian atas: menu Google Apps, kotak pencarian, Tombol untuk pindah ke layar sebelumnya atau berikutnya, dan pengaturan. 3. Di sisi kiri Tombol create Sebulan kecil ini tampilan kalender - klik pada tanggal di sini untuk pergi ke sana. My Calendar : meliputi tampilan kalender utama setiap kalender dan memiliki daftar tugas anda. Others Calendar : pada fitur ini anda dapat memasukkan alamat email Universitas rekan untuk melihat kalender mereka. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 21
Pengaturan pertemuan 1. Klik tombol merah create di kiri atas layar utama. 2. Tambahkan nama acara, waktu, durasi dan sebagainya. 3. Untuk menambahkan tamu untuk pertemuan masuk ke add guests. Masukan alamat email tamu yang akan anda undang lalu klik add button. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 22
4. Apabila anda ingin membuat jadwal secara berulang, centanglah kolom Repeat dan kemudian isikan semua data. Berapa lama Anda mengulang jadwal tsb, berakhir pada, dll. 5. Setelah selesai lalu klik button save. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 23
Bagaimana menambahkan Tasks? Cara menambahkan Task hampir sama mudahnya dengan menambahkan jadwal agenda pada kalender, seperti berikut ini contohnya: 1. Pilih Reminder pada My Calendar YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 24
2. Kemudian akan muncul seperti gambar dibawah ini 3. Pilih icon pojok kanan bawah, lalu pilih New list... untuk menambah list baru pada task Anda. 4. Tuliskan nama list yang akan Anda buat, lalu klik OK. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 25
5. pilih Add Task lalu tuliskan tugas Anda dan pilih tombol panah ke kanan untuh edit detail selanjutnya. 6. Pada Edit Detail Anda bisa menambahkan Due Date atau waktu tempo pengerjaan tugas tersebut harus selesai dan juga Anda bisa menambahkan keterangan lain-lain. Lalu pilih pada list mana tugas tersebut dimasukkan. Misalnya saja pada list yang sudah kita buat tadi. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 26
7. Task Anda sudah muncul tertera pada calendar task Anda, seperti gambar dibawah ini: Anda dapat menambahkan semua Jadwal agenda dan tugas-tugas yang anda kerjakan pada Google Calendar. Hal ini sangat bermanfaat dan dapat juga mengingatkan kita akan jadwal dan tugas yang harus dikerjakan. 2.1 Google Calendar (Mobile version) Google Calendar juga dapat di download melalui Google Play Store pada smartphone anda. Ini merupakan tampilan utama pada Google Calendar versi mobile, terdapat beberapa event yang sudah anda create pada kalender di smartphone anda yang telah terintegrasi dengan Google Calendar. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 27
Fitur yang ada pada Google Calendar versi mobile ada tujuan, pengingat dan acara. Salah satu fitur dalam Google Calendar apps adalah pengingat. Memberitahukan event atau acara dalam bentuk alarm yang dapat diatur waktunya. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 28
BAB 3 Google Drive Mengakses Google Drive Sebelum mengakses Google Drive kita harus memiliki akun Google. Google Drive memungkinkan anda menyimpan berkas agar dapat diakses di internet. Kini, fungsi Google Drive adalah selain sebagai pusat penyimpanan, pembuatan dokumen, anda pun kini bisa memasang app pada Google Drive. 1. Tambahkan berkas pada akun Google Drive anda YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 29
Ada dua acara untuk menambahkan berkas pada akun Anda. Anda dapat membuat dokumen langsung di Google Drive atau anda dapat mengunggah berkas dari computer Anda. Untuk membuat berkas baru, klik tombol New. 2. Mengubah cara sortir berkas. Anda bisa memilih untuk menampilkan berkas dengan ikon besar (Grid) atau sebagai gambar (List). Modus List akan memperlihatkan sekilas siapa pemilik berkas, dan kapan berkas tersebut terakhir diubah. Modus Grid akan menampilkan pratinjau laman pertama berkas. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 30
3. Navigasi pada Google Drive "My Drive" adalah lokasi dimana berkas dan folder unggahan Anda dapat disimpan. "Shared with Me" adalah berkas yang dibagi dengan Anda oleh pengguna Drive lain. Berkas "Starred" adalah berkas yang Anda tandai sebagai berkas penting, dan "Recent" menampung berkas-berkas yang baru Anda sunting. 4. Navigasi pada My Drive Pada My Drive terdapat menu New Folder , Upload Files, Upload Folder dan link untuk masuk ke layanan Google lainnya. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 31
New Folder digunakan untuk membuat folder baru di Google Drive Anda. Anda bisa membuat folder di dalam folder untuk mengatur berkas Anda. Upload Files digunakan untuk mengunggah file yang ada di Komputer anda. Upload Folder digunakan untuk mengunggah folder yang ada pada komputer anda. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 32
Menyunting dan Membuat Dokumen a) Klik tombol NEW. Sebuah menu yang memungkinkan Anda memilih jenis dokumen yang Anda ingin buat akan muncul. Anda memiliki beberapa pilihan secara default, dan jenis berkas lain dapat dibuat dengan cara mengklik "Connect More App" di bagian bawah menu. Pilihan tersebut adalah sebagai berikut: Folder - Pilihan ini akan membuat folder di My Drive, yang bisa digunakan untuk pengaturan berkas. Google Docs - Pilihan ini akan membuat berkas pengolah kata yang kosong. Anda bisa menyesuaikan format dan pengaturan halaman dengan peralatan dan menu yang tersedia di bagian atas dokumen. Anda bisa mengekspor dokumen ke format Microsoft Word, OpenOffice, PDF, dll. Google Slide - Pilihan ini akan membuka file PowerPoint. Berkas yang disunting disini bisa diekspor ke format Microsoft PowerPoint, PDF, JPG, dll. Googlesheet - Pilihan ini akan membuat berkas pengolah angka yang kosong. Anda bisa mengekspor dokumen ke format Microsoft Excel, PDF, CSV, dll. Google Form - Pilihan ini akan membuat formulir yang bisa diisi secara online. Isian form dapat diekspor ke format CSV. Google My Maps - Pilihan ini akan membuka file Maps. Format yang bias diekspor adalah format CSV, XLSX, KML, dan GPX. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 33
b) Sunting dokumen Anda. Tulislah dokumen Anda seperti biasa. Dokumen Anda akan tersimpan otomatis saat Anda bekerja dengan dokumen tersebut. c) Berbagi File. Jika Anda ingin membagikan file dengan klik tombol Share di bagian kanan atas dokumen untuk membuka jendela "Sharing Settings". Anda bisa menentukan siapa yang dapat mengakses dan menyunting dokumen Anda. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 34
Berikan tautan dokumen pada orang yang Anda akan tuju. Aturlah siapa yang mendapat akses pada berkas dengan mengklik tombol "Change". Pada awalnya, dokumen Anda adalah dokumen privat dan Anda harus mengundang orang lain untuk memberi akses pada mereka. Anda bisa mengizinkan akses pada orang yang memiliki tautan, atau pada semua orang (publik). Undanglah orang untuk menyunting dokumen Anda dengan memasukkan informasi kontak mereka pada isian "Invite People". Pengguna yang diundang harus login ke Google Drive untuk mengakses dokumen. d) Untuk membagikan file word, spreadsheet atau presentation dengan cara Klik share. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 35
Ada beberapa pilihan untuk membagikan URL file word, spreadsheet atau presentation. Can edit (siapapun yang memiliki tautan dapat menyunting file word, spreadsheet atau presentasi). Can comment (siapapun yang memiliki tautan dapat memberikan komentar pada file word, spreadsheet atau presentasi yang dibagikan). Can view (siapapun yang memiliki tautan dapat melihat). Google Drive (Mobile Version) Gambar disamping merupakan tampilan dari Google drive versi mobile. Terdapat fitur akses cepat untuk memilih Google slide, Google spreadsheet, Google Forms dan Google docs. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 36
Menu folder untuk membuat folder baru, unggah untuk mengunggah file yang akan dimasukan ke dalam google drive dan pindai untuk mengambil gambar yang nantinya jika di unggah akan berupa file pdf. 3.1 Google Docs Google Docs adalah salah satu aplikasi yang dikembangkan Google untuk kebutuhan file server khususnya aplikasi office. Mulai dari pengolah kata (word processor), pengolah lembar kerja (spreadsheet) dan presentasi (presentation). Google Docs bukan hanya menyimpan saja, namun juga bisa digunakan untuk untuk mengolah (menyimpan, membuat dan meng-edit) program-program aplikasi perkantoran (seperti Microsoft Office jika di Windows) secara online semuanya dalam satu aplikasi. Tanpa perlu memiliki Microsoft Office. Sebelum menggunakan layanan Google Docs disarankan untuk Login akun Google terlebih dahulu. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 37
1. Klik New di pojok kiri atas di bawah logo UNIBI. Pilih Google Docs dari daftar drop down untuk membuka jendela dokumen Google Anda seperti di bawah ini. 2. Lalu Anda ketikan sesuatu teks di badan dokumen misalnya "Hari ini adalah dokumen Google pertama saya di Universitas Informatika dan Bisnis Indonesia". 3. Dokumen Google Anda akan secara otomatis disimpan dan diberi nama "Untitled Document." Untuk menyimpan dokumen dalam nama yang berbeda, klik link dokumen Untitled di atas sudut kiri dan jendela Rename Document akan membuka. Atau, pilih Rename dari File menu untuk mengubah nama dokumen Google Anda untuk "My Google Document". YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 38
4. Untuk mengomentari dokumen, klik Comments tombol di sudut kanan atas kemudian klik ikon Comments. Masukkan komentar Anda di kotak Tambahkan Komentar. 5. Untuk menyimpan dokumen ini sebagai dokumen Word, klik menu File, pilih Download as... maka Word dari daftar pop-up. Sebuah dokumen Word baru yang terpisah akan diunduh dan dibuka di Microsoft Word di desktop Anda. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 39
6. Klik My Drive di atas untuk melihat daftar dokumen Google Anda. Dokumen yang baru dibuat dalam format Google Docs harus terdaftar di bawah My Drive. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 40
3.2 Google Docs (Mobile Version) Tampilan google docs versi mobile terdapat fitur pilih template dan dokumen baru, tidak ada perbedaan antara fitur dan tampilan desktop dan mobile. Fitur pilih template terdapat beberapa template google docs yang dapat anda gunakan. Jika anda tidak memilih template maka tampilannya akan seperti pada gambar di bawah ini. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 41
YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN terdapat juga fitur untuk berbagi dokumen dengan orang lain. Orang yang anda kirim dokumen tersebut dapat melakukan aktifitas seperti mengedit, mengomentari dan hanya melihat. 42
3.3 Google Sheets Layanan yang diberikan Google untuk menangani daftar tugas, membuat rencana proyek, menganalisis data dengan grafik dan filter, dan banyak lagi. Dengan Google Spreadsheet, Anda dapat membuat dan menyunting spreadsheet tepat di web browser Anda tanpa software khusus yang diperlukan. Bahkan lebih baik, beberapa orang dapat bekerja pada saat yang sama, Anda dapat melihat perubahan orang ketika mereka menyunting, dan setiap perubahan akan disimpan secara otomatis. Membuat spreadsheet baru. Klik Create new spreadsheet . Dari Google Drive: Klik New > Google Sheets. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 43
Mengkonversi dan Import spreadsheet untuk lembar yang lama. Jika Anda memiliki spreadsheet yang telah Anda buat di program lain, Anda dapat dengan mudah mengimpor dan mengubahnya menjadi Sheets. 1. Pergi ke Drive. 2. Klik New> File Upload. 3. Pilih spreadsheet yang ada dari komputer Anda untuk menambahkannya ke Drive. file yang didukung termasuk .xls, .xlsx, .xlt, .ods, .csv, .tsv, .txt, dan .tab. 4. Di Drive, klik kanan spreadsheet yang akan dikonversi. 5. Pilih Open With dan pilih Google Sheets. Konversi spreadsheet Anda dari program lain membuat copy dari file asli Anda dalam format Lembar. Anda kemudian dapat mengeditnya di browser Anda seperti Lembar lainnya. Memasukan File Spreadsheet dan Mengedit Data. Ganti nama spreadsheet Anda : Klik spreadsheet Untitled dan ketik nama baru. Memasukkan teks atau data: Cukup klik sel dan mulai mengetik. Memasukkan lebih item: Klik menu Insert untuk menambahkan catatan, fungsi, grafik, gambar, gambar, dan banyak lagi. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 44
Bekerja dengan baris dan kolom 1. Tambahkan baris dan kolom: Pilih sel. Kemudian, pada menu bar, klik Insert dan pilih mana untuk menambahkan baris atau kolom sebelah sel itu. 2. Menghapus atau menyembunyikan baris dan kolom: Klik kanan nomor baris atau kolom surat dan pilih Hapus atau Sembunyikan. 3. Pindahkan baris dan kolom: Klik nomor baris atau kolom surat untuk memilihnya. Kemudian, tarik ke lokasi baru. 4. Membekukan baris header dan kolom: baris Freeze dan kolom untuk menyimpan beberapa data Anda di tempat yang sama seperti Anda menelusuri sisa spreadsheet Anda. Pada menu bar, klik View. Kemudian, pilih opsi di bawah Freeze. Bekerja dengan Multiple Sheets Menambahkan sheet: Di bagian bawah spreadsheet Anda, klik Add sheet untuk menambahkan lembar lain. Menghapus atau menyalin sheet: Buka lembar. Kemudian, di bagian bawah spreadsheet Anda, pada tab lembar, klik panah bawah, dan pilih Delete atau Duplicate. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 45
Berbagi dan Berkolaborasi Untuk bekerja pada spreadsheet Anda dengan rekan tim atau bahkan orang-orang di luar perusahaan Anda dapat berbagi file. Orang bisa membuat perubahan pada saat yang sama, dan Anda akan melihat perubahan mereka saat mereka terjadi. Berbagi dengan tim Anda Untuk berbagi file Anda sendiri atau dapat mengedit: 1. Buka file yang ingin berbagi. 2. Klik Share. 3. Masukkan alamat email atau Grup Google Anda ingin bagikan. 4. Memilih jenis akses yang ingin Anda berikan pada penerima tautan: Can edit: dapat menambah dan mengedit konten, atau menambahkan komentar. Can commentar: dapat menambahkan komentar, tetapi tidak mengedit konten. Can View: dapat melihat file, tetapi tidak mengedit konten atau menambahkan komentar. 5. Klik Send YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 46
Membuat salinan di Spreadsheet. Menyalin spreadsheet berguna untuk membuat template. Misalnya, jika Anda menulis banyak rencana proyek, membuat salinan dari satu rencana. Kemudian, update setiap salinan untuk proyek baru tanpa harus memformat lagi. Untuk membuat salinan dari spreadsheet Anda, klik File> Make a Copy. Anda dapat mengganti nama copy, mengubah mana Anda menyimpannya di Drive, dan opsional berbagi dengan kolaborator yang sama. Kirimkan salinan sebagai lampiran Jika Anda perlu untuk berkolaborasi dengan seseorang di spreadsheet Anda dalam program lama Anda, seperti PDF atau Excel, Anda dapat mengirimkan email sebagai lampiran. Klik File> Email as attachment. Pilih format. Masukkan alamat email atau Grup Anda ingin mengirim salinan ke.
(Opsional) Masukkan pesan. Klik Send. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 47
3.4 Google Spreadsheet (Mobile Version) Dibawah ini merupakan tampilan dari Google Spreadsheet mobile version fitur hampir sama dengan google spreadsheet yang ada pada desktop. 3.4 Google Slides Membuat presentasi proyek, modul pelatihan, dan masih banyak lagi. Dengan Google Slide, Anda dapat membuat presentasi langsung di browser web Anda. Membuat Slide Presntasi Baru Dari Slides homepage: Klik Create new presentation . Dari Google Drive: Klik New > Google Slides. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 48
Ketika Anda pertama kali membuat presentasi, Anda dapat memilih tema untuk memberikan semua slide Anda latar belakang dan jenis teks yang sama untuk tampilan yang konsisten. Menambah dan mengedit konten Mengubah nama presentasi Anda: Klik Untitled presentation dan ketik nama baru. Add text: Klik Insert> kotak teks untuk menambahkan kotak teks baru, kemudian klik kotak teks untuk mengetik di dalamnya. Anda juga dapat memindahkan, menghapus, atau kotak teks. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 49
Tambahkan gambar, video, dan banyak lagi: Klik Insert untuk menambahkan gambar, video, bentuk, jumlah slide, dan fitur lain untuk presentasi Anda. Anda juga dapat memindahkan atau menghapus. Add notes: Gunakan catatan pembicara untuk melacak poin berbicara untuk setiap slide. Dalam editor presentasi, catatan muncul di bawah slide. Ketika slide anda muncul, catatan pembicara ditampilkan di jendela terpisah. Membuat dan mengatur slide 1. New slide-Ada beberapa cara untuk membuat slide baru. Yang paling mudah adalah dengan mengklik tombol + pada toolbar. Anda dapat memilih layout untuk slide baru dengan mengklik panah Down 2. Move slide-Tarik slide yang ingin pindah ke posisi yang berbeda dalam presentasi. Untuk memindahkan beberapa slide sekaligus, Ctrl + click beberapa slide sebelum memindahkan. 3. Duplicate slide- Klik kanan slide yang ingin di duplikasi dan pilih Duplicate Slide. 4. Delete slide-Klik kanan slide yang ingin Anda hapus di sidebar dan pilih Delete slide. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 50
3.5 Google Slides (Mobile Version) Google slide versi mobile ini hampir sama seperti pada desktop. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 51
YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN Terdapat beberapa fitur pada Google Slides versi mobile diantaranya: a) Lihat komentar. Fitur ini berisi komentar yang ditulis oleh orang yang menerima presentasi anda. b) Detail. Fitur ini berisi informasi lokasi penyimapanan presentasi, tanggal dibuatnya presentasi dan tanggal ubah presentasi. 52
BAB 4 Google Forms Google Forms merupakan salah satu layanan yang diberikan Google untuk kelola pendaftaran acara, jejak pendapat, membuat kuis, dan melakukan survei secara online. Pada Google Forms terdapat tanggapan survei yang diolah menjadi sebuah grafik lingkaran. Adapun cara penggunaan Google Forms seperti gambar di bawah ini. 1. Sebelum menggunakan Google Form silahkan login dahulu ke Google drive menggunakan akun Google Anda. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 53
2. Setelah masuk Google Drive, silahkan fokus pada pojok kanan atas tempat baris menu berada kemudian klik pada tombol New > More > Google Forms. 3. Anda akan dihadapkan pada tampilan default Google Form seperti pada gambar dibawah ini: YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 54
4. Terdapat beberapa pilihan jenis form. Anda bisa menambah form dalam bentuk teks seperti form diatas atau dengan bentuk yang lain. Dalam form bias juga kita tambahkan tambahkan judul dan deskripsi, tambah gambar, video dan menambah bagian pertanyaan. 5. Sebagai contoh saya membuat kuesioner menggunakan pilihan ganda atau multiple choice. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 55
6. Form yang sudah kita buat dapat dibagikan menggunakan URL form yang nanti akan muncul. Anda bisa langsung mengcopy dan menyebarkan URL form anda atau memperpendek URLnya terlebih dahulu dengan cara memberikan centang pada bagian Short URL. Dapat juga melalui email. 7. Dari sini pembuatan form sudah selesai dan anda sudah bisa menyebarkan URL Form anda pada orang-orang. Semua data yang masuk kedalam form (telah disubmit) akan masuk dalam dokumen spreadsheet yang ada di google drive. Anda bisa mengaksesnya dengan mengklik tanggapan yang berada di halaman editor form. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 56
8. Hasil kuesioner dapat juga dilihat dalam bentuk spreadsheet seperti pada gambar di bawah ini. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 57
BAB 5 Google Classrooms Google Classrooms (Mahasiswa) YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 58
YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 59
YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 60
BAB 6 Google Groups Grup Google memudahkan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan kelompok orang seperti teman sekelas, tim proyek, teman kerja atau belajar kelompok dengan topik kepentingan bersama. Misalnya, kelompok dapat menjadi forum online untuk membahas proyek atau mailing list untuk sebuah organisasi. Setiap kelompok memiliki alamat e-mail yang unik (misalnya, dkv101-group@unibi.ac.id) dan forum diskusi online sendiri di mana anggota dapat berbagi informasi. Menggunakan Google Groups, Anda dapat: Buat grup Anda sendiri: Mengatur pertemuan, kegiatan sosial, dan kelompok studi di antara anggota kelompok. Bergabung dengan grup: Cari grup yang dibuat oleh siswa, dosen atau staff lain di direktori Grup. Bergabung dengan grup terbuka atau meninggalkan grup kapanpun yang Anda inginkan. Diskusikan e-mail secara online atau melalui: Baca dan menanggapi posting melalui forum diskusi online. Berkomunikasi dan berkolaborasi: Mengirim pesan dan berbagi file dengan semua orang dalam kelompok dengan satu alamat. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 61
Membuat Group 1. Masuk ke Google Grup. 2. Di dekat kiri atas, klik Create grup. 3. Masukkan info dan pilih setelan untuk grup. 4. Klik Create. Membuat daftar email atau forum web untuk grup Anda dapat mengubah jenis grup kapan saja agar cocok dengan gaya komunikasi dan alur kerja grup. 1. Masuk ke Google Grup. 2. Klik Grup Saya. 3. Pilih grup. 4. Di dekat kanan atas, klik Kelola. Menu akan muncul di sebelah kiri. 5. Di sebelah kiri, klik Informasi Lanjutan. 6. Untuk memilih jenis grup baru, di samping "Pilih jenis grup," klik Panah bawah . Anda dapat memilih antara: Daftar email: Anggota saling berkomunikasi menggunakan satu alamat email. Forum web: Anggota menggunakan forum web Google Grup untuk saling berkomunikasi. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 62
Forum Tanya Jawab: Ini adalah jenis forum web yang mengizinkan anggota untuk menanyakan atau menjawab pertanyaan orang lain. Kotak masuk kolaboratif: Anggota dapat menugaskan topik untuk anggota lain. 7. Klik Setel ulang grup ini. 8. Di kotak yang muncul, klik Setel ulang grup. Mengundang orang ke grup 1. Masuk ke Google Grup. 2. Klik Grup Saya. 3. Pilih grup. 4. Di dekat kanan atas, klik Kelola. 5. Di sebelah kiri, klik Anggota Undang anggota. 6. Masukkan alamat email orang yang akan diundang. Opsional: Masukkan teks di bidang "Tulis pesan undangan". YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 63
7. Klik Kirim undangan. Untuk mengubah undangan yang tertunda, klik Anggota Klik Kirim ulang undangan atau Cabut undangan. Permintaan bergabung. Menambahkan anggota ke Grup 1. Masuk ke Google Grup. 2. Klik Grup Saya. 3. Pilih grup. 4. Di dekat kanan atas, klik Kelola. 5. Di sebelah kiri, klik Anggota Langsung tambahkan anggota. 6. Masukkan alamat email orang yang akan ditambahkan. 7. Masukkan pesan sambutan. 8. Setel cara anggota akan menerima email dari grup. 9. Klik Tambahkan. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 64
Melihat semua anggota grup Anda dapat melihat semua anggota, termasuk anggota yang telah dicekal. 1. Masuk ke Google Grup. 2. Klik Grup Saya. 3. Pilih grup. 4. Di dekat kanan atas, klik Kelola. Untuk melihat daftar anggota saat ini, di sebelah kiri, Semua anggota. Untuk melihat daftar semua anggota yang dicekal, Dicekal. klik Anggota klik Anggota 5. Untuk menelusuri berdasarkan peran, apakah anggota dicekal atau tidak, dan fitur lainnya, gunakan kotak pencarian di laman "Anggota Grup". Anda memerlukan "Lihat izin anggota" untuk menelusuri berdasarkan peran. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 65
Mengekspor daftar nama dan alamat email Anda dapat mendownload file dengan daftar anggota grup dan alamat email mereka ke file CSV. Anda dapat memuat daftar ke dalam spreadsheet untuk mengelola keanggotaan grup, menghitung anggota, atau mengatur grup yang lebih kecil dalam grup. 1. Masuk ke Google Grup. 2. Klik Grup Saya. 3. Pilih grup. 4. Di dekat kanan atas, klik Kelola. 5. Di bagian atas, klik Ekspor anggota. YUKKE YULIANI HAMDANI, EMIL R KABURUAN 66