I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Menurut Mulyadi (2017), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem akuntansi terbagi menjadi empat bagian yaitu (a) dokumen yang digunakan, (b) catatan akuntansi yang digunakan, (c) fungsi yang terkait, dan (d) sitem pngendalian internal. Salah satu bagian yang harus dikelola dengan baik oleh suatu perusahaan yaitu bagian keuangan. Pengelolaan keuangan perusahaan dalam kegiatan operasional merupakan hal penting dan tidak terlepas dari kegiatan yang berhubungan dengan kas. Kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan. Keberadaan kas dalam suatu perusahaan sangat penting karena kas merupakan elemen yang sangat berpengaruh dalam siklus operasional suatu perusahaan. Segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran atau alat pelunasan kewajiban disebut kas. Menurut Warren, dkk (2017), kas meliputi uang logam, uang kertas, cek, giro, wesel, dan simpanan uang yang tersedia untuk ditarik kapan saja dari bank dan lembaga keuangan lainnya. Untuk keperluan pengeluaran dalam jumlah kecil, perusahaan tidak mungkin melakukan dengan menggunakan cek karena tidak efisien. Perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pengeluaran yang relatif kecil akan dibantu dengan dana kas kecil (petty cash) dengan jumlah yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Kas kecil merupakan dana khusus yang dibentuk suatu perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan sifatnya rutin. Pengendalian internal yang lebih baik sangatlah mungkin jika pembayaran dilakukan melalui cek, akan tetapi menggunakan cek untuk membayar dalam jumlah kecil sangatlah tidak praktis dan menyulitkan. Untuk memenuhi kebutuhan 1
pengeluaran kas dalam jumlah kecil perusahaan membentuk dana kas kecil. Kas kecil digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti pembayaran biaya angkutan, konsumsi untuk kepentingan rapat, pembelian ATK (Alat Tulis Kantor), dan sebagainya. Menurut Martani (2018), terdapat dua sistem pencatatan kas kecil yaitu sistem dana tetap (imprest system) dan sistem fluktuasi (fluctuatingsystem). Pemilihan metode dana tetap ataupun metode fluktuasi dalam pengelolaan kas kecil disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Sistem dana tetap kas kecil adalah mekanisme kas kecil di mana dana dipertahankan tetap. Pada awalnya akan dibentuk dana kas kecil dalam jumlah yang ditentukan. Setiap ada pengeluaran akan dibuat bukti pengeluaran tetapi tidak dibuat jurnal. Jika jumlah kas kecil sudah tidak cukup untuk pengeluaran berikutnya, maka akan dilakukan penggantian sejumlah dana yang telah terpakai. Pada saat penggantian dana tersebut akan dibuat jurnal terkait dengan pengeluaran-pengeluaran dan mengurangi kas perusahaan. Setelah penggantian saldo, dana kas kecil akan kembali terisi dengan jumlah yang ditetapkan. Sedangkan sistem fluktuasi yaitu dana kas kecil tidak ditetapkan sejumlah tertentu sehingga saldonya bervariasi dari waktu ke waktu. Penggantian tidak didasarkan jumlah terpakai tetapi sering kali ditetapkan sejumlah tertentu. PT YDP merupakan salah satu perusahaan real estate yang berada di wilayah Bandar Lampung, berdiri sejak tahun 2015. PT YDP melakukan usaha penjualan bangunan dengan berbagai jenis tipe ruko, rumah, dan tanah kavling. Kegiatan operasional perusahaan tidak lepas dari transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Terkait dengan pengeluaran kas, khusus untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil seperti pembelian alat tulis kantor, ongkos karyawan, pembelian materai, uang makan karyawan dan biaya tak terduga lainnya, perusahaan menggunakan kebijakan sistem dana kas kecil. Perusahaan menggunakan sistem dana tetap dalam kebijakannya. Kas kecil yang terdapat pada PT YDP dikelola oleh kasir kas kecil. Kasir kas kecil bertanggung jawab atas transaksi kas kecil yang terjadi di perusahaan dengan mencatat transaksi pengeluaran kas kecil dalam microsoft excel, kemudian akan di catat pada voucher pengeluaran. Perusahan memiliki voucher pengeluaran 2
yang juga digunakan oleh kasir kas kecil sebagai bukti pengeluaran kas kecil apabila terdapat transaksi yang tidak memiliki bukti ataupun struk. Akan tetapi dalam pelaksanaanya seringkali pada saat terjadi transaksi pengeluaran kas kecil yang tidak memiliki bukti atau struk, kasir kas kecil tidak langsung melakukan pencatatan pada voucher pengeluaran, sehingga mengakibatkan ketidaklengkapan bukti-bukti pengeluaran kas kecil setiap bulannya, karena ketidaklengkapan tersebut dikhawatirkan terdapat kesalahan maupun kecurangan. Berdasarkan uraian tersebut, penulis melihat bahwa banayak kegiatan operasional sehari-hari PT YDP yang berkaitan dengan kas kecil, maka diperlukan pengendalian internal yang baik untuk menerapkan sistem akuntansi kas kecil agar terhindar dari kesalahan maupun kecurangan, sehingga penulis tertarik membuat laporan tentang "Tinjauan Atas Sistem Akuntansi Kas Kecil Pada PT YDP". 1.2 Tujuan Berdasarkan uraian pada latar belakang, tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu: 1. Untuk mengetahui sistem akuntansi kas kecil pada PT YDP. 2. Untuk mengetahui kesesuaian sistem akuntansi kas kecil yang diterapkan pada PT YDP dengan teori akuntansi keuangan. 3
1.3 Kerangka Pemikiran PT YDP merupakan salah satu perusahaan yang menerapkan kas kecil pada usahanya. Kas kecil merupakan dana khusus yang dibentuk suatu perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan sifatnya rutin. Metode yang digunakan oleh PT YDP adalah sistem dana tetap. Sistem dana tetap adalah sistem yang menetapkan kas kecil dengan nilai yang tetap atau tidak berubah-ubah. Sitem akuntansi kas kecil menurut PT YDP akan dibandingkan dengan sistem akuntansi berdasarkan teori akuntansi keuangan. Sesuai penjelasan tersebut, kerangka pemikiran dapat digambarkan sebagai berikut: PT YDP Kas Kecil Sistem Akuntansi Kas Kecil Pada PT YDP Sistem Akuntansi Kas Kecil Menurut Mulyadi (2017) Sesuai atau Tidak Sesuai Kesimpulan dan Saran Gambar 1. Kerangka Pemikiran 4
1.4 Kontribusi Laporan Tugas Akhir ini diharapkan dapat memberikan kontribusi : 1. Bagi Perusahaan Memberikan masukan dan bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk sistem akuntansi kas kecil yang terdapat di perusahaan. 2. Bagi Penulis Menerapkan teori dan memperdalam pengetahuan yang berkaitan dengan kas kecil yang pernah didapat selama perkuliahan. 3. Bagi Pembaca Sebagai sumber informasi dan bahan referensi bagi pihak-pihak yang terkait dengan topik sejenis serta dapat digunakan dalam penulisan tugas akhir yang akan datang. 5
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Kas Menurut PSAK No. 2 (2020), kas adalah sebuah investasi yang bersifat sangat likuid, berjangka pendek, yang dengan cepat dapat segera dikonversikan menjadi kas dalam jumlah yang dapat ditentukan dan memiliki risiko perubahan nilai yang tidak signifikan. Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand), rekening giro atau setara kas. Dengan arti lain, kas adalah aktiva perusahaan yang berbentuk uang tunai (uang kertas, uang logam, wesel, cek dan lainnya) yang dipegang oleh perusahaan atau disimpan di bank dan dapat digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut Martani (2018), kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan. Menurut Jumingan (2017), kas merupakan salah satu unsur modal yang paling tinggi likuiditasnya, berarti bahwa semakin besar kas yang dimiliki suatu perusahaan akan semakin tinggi pula likuditasnya. 2.2 Pengertian Kas Kecil dan Metode Pencatatan Kas Kecil Menurut Samryn (2015), sebagai salah satu alat kontrol kas, perusahaan membentuk dana kas kecil yang digunakan untuk memenuhi pembayaran- pembayaran dalam jumlah kecil. Penyimpanan kas perusahaan biasanya di bank karena kas akan lebih aman tetapi perusahaan juga harus menyediakan kas kecil. Hery (2015), menjelaskan bahwa kas kecil merupakan pengeluaran- pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil, dimana pengeluaran- pengeluaran ini dapat dibiayai langsung dengan menggunakan dana kas kecil. Akan menjadi sangat tidak praktis apabila perusahaan menggunakan cek atau transfer rekening bank hanya untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil. 6
Menurut Grahito (2014), tujuan dibentuknya kas kecil yaitu: 1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. 2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada para pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contohnya: pimpinan kedatangan tamu dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis jika stafnya melakukan pembayaran dengan cek. 3. Untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang sesuai dengan dana dan tidak terencana. Menurut Martani (2018), terdapat dua sistem kas kecil yaitu: 1. Sistem Imprest Adalah mekanisme kas kecil di mana dana dipertahankan tetap. Pada awalnya dibentuk dana kas kecil dalam jumlah tertentu. Setiap ada pengeluaran akan dibuat bukti pengeluaran tetapi tidak dibuat jurnal. Jika jumlah kas kecil habis, maka akan dilakukan penggantian jumlah dana yang telah dipakai. Pada saat penggantian akan dibuat jurnal terkait dengan pengeluaran tersebut dan mengurangi kas perusahaan. Setelah penggantian saldo dana kas kecil akan kembali sejumlah yang ditetapkan. 2. Fluctuating system Dalam sistem ini dana kas kecil tidak ditetapkan sejumlah tertentu sehingga saldonya bervariasi dari waktu ke waktu. Penggantian tidak didasarkan jumlah terpakai tetapi sering kali ditetapkan jumlah tertentu. Misalnya, untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil sebesar Rp 5.000.000. Setiap bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa memperhatikan jumlah dana yang terpakai. Akibatnya saldo kas kecil akan berubah-ubah. 2.3 Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2017) sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Karakteristik sistem secara umum sebagai berikut: a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 7
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerja sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Menurut Mulyadi (2017), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem akuntansi terbagi menjadi empat bagian yaitu: (a) dokumen yang digunakan, (b) catatan akuntansi yang digunakan, (c) fungsi yang terkait, dan (d) sitem pngendalian internal. 2.4 Dokomen Yang Digunakan Dalam Kas Kecil Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan kas kecil menurut Mulyadi (2017) adalah: 1. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 2. Cek Cek yaitu dokumen yang menyatakan bahwa bank harus melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak yang bersangkutan dalam dokumen tersebut. 3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada kasir kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya. 4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Dalam sistem dana tetap, bukti 8
pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukung disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem dana tetap tidak dilakukan pencatatan bukti pengeluaran dalam catatan akuntansi. Dalam sistem dana berubah, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukung dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil fungsi akuntansi untuk dicatat dalam pengeluaran kas kecil. 5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil digunakan untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk mengisi kembali dana kas kecil. Dalam sistem dana tetap, jumlah yang diminta untuk mengisi kembali dana kas kecil adalah jumlah uang yang dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti-bukti yang dikumpulkan dalam arsip dana kecil. Dalam sistem dana berubah, pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan, namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil. 2.5 Catatan Akuntansi Yang Digunakan Dalam Kas Kecil Menurut Mulyadi (2017) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah : 1. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal yang digunakan untuk mencatat kas dalam dan mengisi kembali kas kecil. Dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap "lunas" oleh fungsi kas. 2. Register Cek Register cek digunakan perusahaan untuk mencatat cek yang dilakukan untuk pembentukan dan pengisian kembali kas kecil. 3. Jurnal Pengeluaran Kas Kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. 9
2.6 Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil Menurut Mulyadi (2017), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan menggunakan kas kecil yaitu sebagai berikut: a. Fungsi Kas Dalam sistem dana kas kecil, fungsi kas bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otoritas atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali kas kecil. b. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut beban dan persediaan. b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil dalam (fluctuating-fund-balance system). e) Pembentukan bukti kas keluar yang memberikan otoritas kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang terpakai sebagai dasar pembentukan bukti kas keluar. c. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil Fungsi yang mempunyai tanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil dan pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otoritas dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. d. Fungsi Pemeriksaan Intern Fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil perhitungan dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di pemegang dana kas kecil. 10
2.7 Sistem Pengendalian Internal 2.7.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2017), sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan kendalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Tujuan pengendalian internal menurut definisi tersebut adalah: (1) menjaga aset organisasi, (2) mengecek ketelitian dan kendalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 2.7.2 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2017), unsur pokok sistem pengendalian internal adalah: 1. Organisasi Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip: a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwewenang untuk menyetujuinya transaksi tersebut. a) Pengeluaran kas harus medapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. b) Pembukaan dan oenutupan rekenig bank harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang. c) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan dengan bukti kas keluar yang mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung. 11
3. Praktik yang Sehat Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. a) Saldo kas yang disimpan di perusahaan harus dilindungi dari kemungkinan pencuri atau penggunaan yang tidak semestinya. b) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap "lunas" oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas. c) Penggunaan rekening koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga. d) Semua pengeluran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pemayaran atau dengan pemindahbukuan. e) Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dengan sistem dana kas kecil. f) Kas yang ada di perusahaan (cash in safe) dank as yang ada diperjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian. g) Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance) h) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang disimpan di perusahaan (misalnya mesin register kas, lemari besi, dan strong room). i) Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa. 4. Karyawan yang Mutunya Sesuai Baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian internal, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting. 2.8 Prosedur Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil Menurut Mulyadi (2017), prosedur sistem akuntansi dana kas kecil meliputi 3 bagaian, yaitu: prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil, dan prosedur permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 12
1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Bagan alir prosedur pembentukan dana kas kecil dapat dilihat pada Gambar 2. SK31BKK SK321BKK 4 4 3 3 Dikirim ke Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya untuk diarsipkan 1 1 SK13BKKCek Bagian KasaPemegang Dana Kas KecilBagain JurnalBKK = Bukti kas keluarSK = Surat KeputusanBagian Utang Mencatatnomorcekpada registerbukti kaskeluarSetelah Bagian Kasamembubuhkancap lunas pada BKK dandokumen pendukung dan mencatat nomor cek pada BKK MulaiSurat KeputusanMembuat bukti kas keluar SK1BKK SK1BKK 2 2 BKK3Cek Register BukuKas KeluarMengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cekMenguangkan cek ke bankMenyimpan Uang TunaiRegister CekNNSelesai Gambar 2. Flowchart Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Berdasarkan gambar diatas, bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. 13
2. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Bagan alir prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil metode sistem dana tetap (imperest system) dapat dilihat pada Gambar 3. NSelesaiMenyerahkan uang kepada permintaMemeriksa pertanggungjawabanpemakaian danakas kecil DP1BPKKPPKK 3 Dikembalikan kepadapemakai dana kas kecil setelah dibubuhicap lunas Diarsipkansampai dengan saat pengisiankembali kas kecil 4Bersama dengan penyerahan uangtunai 3 A DPBPKK 1 1 4 DP21PPKKBPKK 2PPKK N N MulaiMembuatpermintaan pengeluaran kas kecilMengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukungMembuatbukti pengeluarankas kecil 1PPKK 2 2 21PPKK PPKK = Permintaan pengeluaran kas kecilBPKK = Bukti pengeluaran kas kecilDP = Dokumen PendukungPemakain Dana Kas KecilPemegang Dana Kas Kecil 21PPKK 21PPKK 1 Gambar 3. Flowchart Prosedur Permintaan Dan Pertanggungjawaban Pengeluaran dalam Sistem Dana Kas Kecil Metode Sistem Dana Tetap (Imperest System) Dalam sistem dana tetap pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat ke dalam catatan akuntansi. Oleh sebab itu, pada gambar 3 tidak terlihat dokumen yang dikirimkan oleh pemegang dana kas kecil ke bagian jurnal untuk kepentingan pencatatan. Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai kus kecil. Jika pengeluaran danakas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, 14
pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas yang dilampiri dengan permintaan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan. 3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Bagan alir pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem dana tetap (Imprest System) dapat dilihat pada Gambar 4. 3 DP21BPKKPP3K DP21BPKKPP3K 1 1 DP21BPKKPP3K PP3K = Permintaan pengisian kembali kas kecilBKK = Bukti kas keluarBagian UtangPemegang Dana Kas Kecil 3BKKCekDPBPKKPP3KBKK21321 4 TMenyimpan uang tunaiRegisterBukti KasKeluar 6 MulaiMembuatpermintaan pengisian TMenguangkan cek ke bankMembuatbukti kas keluar Arsip BPKK dan dokumen pendukungnya 2 5 Gambar 4. Flowchart Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Sistem Dana Tetap (Imperest System) 15
BKK1 BKK1 4 3 N Setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnyadan mencatat nomor cek pada BKK Cek Bagian KasaBagian JurnalBagian Kartu Biaya NMengisi cek dan memintatanda tanganatascekRegister CekKartuBiaya DP1BPKKPP3KBKKPP3K2BKK2 DP23BPKKPP3K DP23BPKKPP3K 6 2 5 Selesai Gambar 5. Flowchart Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Sistem Dana Tetap (Imperest System) Lanjutan Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian utang. Bagian utang membuat bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah yang dicantumkan dalam permintaan pengisian kembali kas kecil. 16