. Pemantauan dan Inventarisasi Data Kebencanaan di Sistem Informasi Kebencanaan (SIK) Provinsi Bali Disusun oleh Tim UPTD BPBD Provinsi Bali Desember 2023
Daftar Isi Daftar Isi... 2 1. Pendahuluan... 3 1.1. Fungsi Pusat Data dan Informasi Kebencanaan dalam UPTD BPBD Provinsi Bali... 3 1.2. Pembagian Peran Provinsi dan Kabupaten/Kota dalam Pengelolaan SIK... 4 2. Pemantauan data dan Informasi Kebencanaan... 6 2.1. Data Kebencanaan... 6 2.1.1. Sub Menu Input Data Kejadian/ Bencana... 7 2.1.2. Sub Menu Data Kejadian/ Bencana... 7 2.1.3. Sub Menu Cari Data kejadian/ Bencana... 8 2.2. Data Sumber Daya... 10 2.2.1. Sub Menu Jenis Sumber Daya... 11 2.2.2. Sub menu Data Sumber Daya... 13 3. Inventarisasi data dan Informasi Kebencanaan... 14 3.1. Inventarisasi Data dan Informasi Kebencanaan... 14 3.2. Diseminasi Informasi Informasi Kebencanaan... 14 3.3. Proses Verifikasi dan Inventarisasi Data dalam Rilis Kejadian Bencana Bulanan... 14 2
1. Pendahuluan 1.1. Fungsi Pusat Data dan Informasi Kebencanaan dalam UPTD BPBD Provinsi Bali Dalam konteks bencana, peran data dan Informasi memainkan peranan yang sangat penting baik untuk mendukung upaya mitigasi, kesiapsiagaan, dan peringatan dini. Data dan Informasi dapat dimanfaatkan untuk memberikan bahan pertimbangan dalam membantu mengidentifikasi risiko yang didalamnya termasuk yang berkaitan dengan identifikasi potensi ancaman, kerawanan dan kapasitas dari masyarakat. Data dan informasi kebencanaan juga perlu dioptimalkan dalam penyusunan perencanaan penanggulangan bencana (RPB), Rencana Penanggulangan Kedaruratan Bencana (RPKB) hingga penyusunan rencana Kontijensi. Data juga memainkan peran dalam mendukung pengelolaan bencana pada fase kesiapsiagaan dan pencegahan hingga pada penanggulangan dampak bencana. Pengelolaan data dan informasi yang tepat diharapkan dapat mendukung pengambilan keputusan secara cepat dan tepat agar dapat mengurangi dampak dari kejadian bencana serta mengoptimalisasi proses inisiatif kesiapsiagaan secara tepat dan alokasi sumber daya yang tersedia dan berbagai terukur. Saat bencana terjadi, data dan informasi yang valid membantu dalam kegiatan penanganan darurat baik untuk mendukung upaya penyelamatan, evakuasi hingga pada pemenuhan kebutuhan dasar, perlindungan, pengurusan pengungsi, sert pemulihan sarana prasarana vital yang harus segera terbangun ketika bencana terjadi seperti fasilitas pendukung telekomunikasi, distribusi air bersih dan kebutuhan utama lainnya. Pasca terjadi bencana, ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan terverifikasi juga menjadi tahap pemulihan, rehabilitasi, dan rekonstruksi. Termasuk diantaranya untuk mendukung para aktor penanggulangan bencana dalam mengembalikan kondisi masyarakat serta lingkungan hidup, memperbaiki kelembagaan, prasarana, dan sarana melalui upaya rehabilitasi dan rekonstruksi yang tepat. faktor keberhasilan dalam berbagai inisiatif penanganan di Fungsi utama Pusat Data dan Informasi Kebencanaan di Provinsi Bali dilaksanakan oleh Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Pengendalian Bencana Daerah BPBD Provinsi Bali. Fungsi Pusat Data dan Informasi Kebencanaan meliputi pengumpulan, pengolahan, dan analisis data komprehensif terkait risiko bencana. Pusat Data dan Informasi menyediakan informasi penting kepada pemangku kepentingan, mendukung perencanaan mitigasi, serta menyediakan sistem peringatan dini serta memberikan masukan untuk pengembangan kebijakan penanggulangan bencana, kolaborasi dengan lembaga terkait, dan koordinasi dalam upaya meningkatkan informasi yang kuat yang kualitas data dan respons terhadap bencana. Dengan dasar disediakan oleh Pusat Data dan Informasi, BPBD Provinsi Bali mampu merencanakan, merespons, dan mengelola bencana dengan lebih efektif dan tepat waktu. 3
1.2. Pembagian Peran Provinsi dan Kabupaten/Kota dalam Pengelolaan SIK Dalam memastikan proses pengumpulan data dan informasi kebencanaan dapat berkelanjutan serta terkumpul secara lengkap dan cepat maka diperlukan kerja sama yang solid antara BPBD Provinsi Bali dengan dengan OPD lain di tingkat Provinsi dan juga yang paling penting adalah kolaborasi aktif dengan BPBD Kabupaten dan Kota di Provinsi Bali. Baik Provinsi maupun Kabupaten dan Kota tentunya memiliki pembagian peran sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangan masing masing. Pembagian kewenangan antara UPTD PB Provinsi Bali sebagai pusat data dan informasi kebencanaan di level Provinsi Bali dengan BPBD kabupaten/Kota ditunjukkan melalui gambar di bawah ini: Pusat data dan informasi di level Provinsi memiliki peran pengembangan Sistem Informasi Kebencanaan (SIK) yang di dalamnya kemudian dikelola berbagai data terkait kebencanaan baik yang bersifat data statis yang memiliki dinamika perubahan data yang minim serta data dinamis yang dalam pengelolaannya harus selalu diperbarui. Salah satu data utama yang dikelola di dalam SIK adalah data kejadian bencana. Dalam beberapa kasus seperti contohnya pada data demografi, Provinsi perlu juga membantu Kabupaten/Kota dalam memfasilitasi koordinasi untuk penyediaan data-data dasar tersebut. Fasilitasi dan pendampingan dari Provinsi sangat dibutuhkan dikarenakan dalam beberapa kebutuhan penyediaan data-data dasar. 4
Dalam proses produksi produk produk analisis data seperti rilis bulanan dan kebutuhan pelaporan terkait data, Pusat Data dan informasi menitikberatkan perannya pada rekapitulasi data Provinsi hingga pada produksi produk analisis data baik dalam bentuk tabular hingga pada produk hasil analisis hingga konten yang kemudian didiseminasikan. Pusat data dan informasi di level Provinsi juga memiliki tugas untuk menyediakan ruang diskusi bagi BPBD kabupaten/Kota se Provinsi Bali untuk mendiskusikan terkait pengelolaan data dan informasi kebencanaan. Dalam mengakomodasi peran tersebut dapat dilaksanakan dalam bentuk FGD ataupun koordinasi rutin langsung dalam forum forum online (Whatsapp grup) yang dikelola oleh UPTD PB Provinsi Bali. BPBD Kabupaten/Kota memiliki kewenangan untuk memperkuat pengelolaan data dan informasi kebencanaan di wilayahnya masing-masing. Pengumpulan data yang lengkap dan valid dapat dilakukan oleh BPBD Kabupaten/Kota dengan berbagai pendekatan yang disesuaikan dengan karakter wilayah dan kebijakan di wilayah masing masing. Variasi pada pendekatan yang dipilih oleh BPBD Kabupaten/Kota di Provinsi Bali berdampak pada waktu dan kecepatan pengumpulan data dan informasi terkait kebencanaan yang juga berbeda. Namun demikian berdasarkan pembelajaran baik selama 2021 dan 2022, direkomendasikan dalam hal pengisian data kejadian bencana BPBD Kabupaten/Kota dapat melakukan pengisian data kejadian awal dahulu ke SIK dengan informasi (jenis kejadian, waktu kejadian dan lokasi kejadian). tersebut sebisa mungkin dapat dimasukan kedalam SIK oleh Kabupaten/Kota pada saat awal penanganan. Kelengkapan data lainnya yang memberikan informasi detail dari penanganan di lapangan dapat dimasukan kedalam SIK setelah penanganan telah dilakukan. Hal ini bermanfaat bila terjadi banyak kejadian bencana dalam rentang waktu yang singkat. Informasi awal Ketika dilakukan rilis data bulanan, dan rilis resmi lainnya BPBD Kabupaten/Kota memiliki peran untuk memastikan data dan informasi yang direkapitulasi oleh Provinsi sudah mencakup semua lainnya menjadi fokus dalam perilisan tersebut dapat kejadian bencana dan juga informasi dikoreksi dan validasi oleh Kabupaten/Kota. Selain melaksanakan fungsi verifikasi dan Validasi data dan informasi, BPBD Kabupaten dan Kota juga dapat menambahkan detail informasi lainnya dalam perilisan yang dilakukan. Hal ini termasuk didalamnya memasukan informasi informasi spesifik kewilayahan lainnya yang dianggap penting baik dari sisi jenis kebencanaan yang memungkinkan untuk kabupaten/Kota juga menyertakan upaya penanganan yang dilakukan oleh tim di lapangan serta isu isu lainnya seperti detil dampak kejadian bencana hingga pada kebutuhan mendesak. 5
2. Pemantauan data dan Informasi Kebencanaan Proses pemantauan data dan Informasi Kebencanaan di Provinsi Bali dilakukan dengan memanfaatkan Sistem Informasi kebencanaan (SIK) BPBD Provinsi Bali. Sistem informasi kebencanaan dapat diakses melalui tautan SIK dikembangkan oleh UPTD PB Provinsi Bali dan telah dimanfaatkan dan disepakati oleh BPBD Kabupaten/Kota se Provinsi Bali untuk dijadikan media pengelola data Kebencanaan yang resmi di Provinsi Bali. Ada beberapa data yang saat ini dikelola dengan memanfaatkan SIK yang mencakup Data Kejadian Bencana, Data Sumberdaya dan juga data kontak penting. Adapun penjelasan dari masing masing jenis data tersebut adalah sebagai berikut: 2.1. Data Kebencanaan Data kejadian bencana di Provinsi Bali dalam SIK dapat dikelola dengan memanfaatkan fitur pada menu "Data Kebencanaan". Dalam menu tersebut terdapat 3 sub menu yang berfungsi untuk memasukan, pencarian hingga monitoring data kebencanaan. Yang pertama adalah sub menu "Input Data Kejadian/ Kebencanaan", menu ini difungsikan untuk keperluan memasukan data agar data kejadian bencana dapat terarsipkan di dalam sistem SIK. Untuk keperluan monitoring data kejadian yang sudah dimasukan, pengguna dapat memanfaatkan sub menu "Data Kejadian/ Bencana". Selain kedua sub menu tersebut, pengguna juga dapat memanfaatkan sub menu "Cari Data Kejadian/ Bencana" untuk mendukung pencarian dan penyediaan data sejarah kejadian bencana yang sudah dimasukan sebelumnya. Gambar 2.1 Halaman menu Data Kebencanaan di aplikasi SIK 6
2.1.1. Sub Menu Input Data Kejadian/ Bencana Jika operator menekan sub menu Input Data Kejadian / Bencana maka warna akan berubah hijau dan muncul pop up. Sub menu input data kejadian/bencana adalah untuk merekam kejadian bencana yang terjadi sesuai tanggal dan jenis bencana. Dalam pop up terdapat kolom isian yang harus dilengkapi seperti gambar 2.2. Kolom latitude/longitude adalah kolom koordinat yang membantu untuk ploting lokasi di google map ataupun GIS nantinya. Gambar 2.2. Halaman sub menu Input Data Kejadian/Bencana di aplikasi SIK 2.1.2. Sub Menu Data Kejadian/ Bencana Jika operator menekan sub menu Data Kejadian/Bencana maka warna akan berubah hijau dan halaman seperti gambar 2.3. Sub menu data kejadian/bencana adalah rekaman kejadian bencana yang terjadi sesuai tanggal atau rentang tanggal, jenis kejadian/bencana, dan lokasi Kabupaten/Kota. Dalam halaman ini operator bisa menambah data bencana seperti sub menu Input Data Kejadian/Bencana. Data pada halaman ini dapat di eksport ke dalam excel (.xls) dan PDF. 7
Gambar 2.3. Halaman sub menu Data Kejadian/Bencana di aplikasi SIK 2.1.3. Sub Menu Cari Data kejadian/ Bencana Jika operator menekan sub menu Cari Data Kejadian/Bencana maka warna akan berubah hijau dan halaman seperti gambar 2.4. Sub menu cari data kejadian/bencana adalah opsi pencarian rekaman kejadian/bencana yang lebih spesifik sesuai dengan parameter yang digunakan, seperti opsi- opsi pencarian di semua menu. Opsi ini mencari data kejadian/bencana yang sudah diinput oleh semua BPBD Kab/Kota di Provinsi Bali. Dalam halaman ini operator tidak bisa menambah data bencana. Data pada halaman ini dapat di eksport ke dalam excel (.xls) dan PDF. 8
Gambar 2.4. Halaman sub menu Cari Data Kejadian/Bencana di aplikasi SIK Pada Sub menu Cari Data Kejadian/Bencana akan terdapat tampilan seperti gambar di atas : 1. Tombol (+) : Untuk menambah kolom Parameter Data 2. Tombol (-) : Untuk mengurangi kolom Parameter Data Tombol Cari Data : untuk mencari data sesuai dengan Parameter Data yang digunakan 3. Layar Tampilan Pencarian Data: terdapat kolom Pencarian Data Parameter Data, Kriteria, Nilai dan Operator, 4. Layar Tampilan Hasil Pencarian Data: terdapat kolom waktu kejadian, lokasi kejadian, jenis kejadian/bencana, kab/kota, kecamatan, desa, dimensi kerugian, dan perkiraan kerugian, serta opsi detail, edit, dan hapus 5. Pilihan Jumlah Tampilan Kontak instansi pada layar sub menu instansi 6. Kolom Cari : untuk mencari data personal sesuai dengan kata yang diketikkan dalam kolom 7. Tombol detail Data : Memunculkan detail dari data personal yang dipilih 8. Tombol edit : untuk mengedit data personal yang di pilih 9. Tombol Delete : untuk menghapus data personal yang dipilih 10. Tombol Next : untuk melanjutkan ke halaman Hasil pencarian data personal berikutnya 9
[Penjelasan tentang Fitur Data Kejadian yang ada di SIK] bisa ambil dari yang ada di tautan ini ) 2.2. Data Sumber Daya Sumber daya yang dimaksud dalam menu ini adalah sarana-prasarana yang dimiliki oleh BPBD Kabupaten/Kota atau jejaring dan fasilitas vital yang menunjang kegiatan penanggulangan bencana. Menu ini dibagi menjadi dua yaitu Jenis Sumber Daya dan Data Sumber Daya. Sangat perlu untuk operator memutakhirkan data terbaru agar kita bisa memantau dan mendapat informasi terkait jumlah dan jenis sarana-prasarana, sehingga saat terjadi bencana kita bisa menanggulanginya dengan lebih cepat dan efektif. Gambar 2.5. Halaman menu Sumber Daya di aplikasi SIK 10
Gambar 2.5. Halaman sub menu Master Jenis Sumber Daya di aplikasi SIK 2.2.1. Sub Menu Jenis Sumber Daya Pada Sub menu Jenis Sumber Daya akan terdapat tampilan seperti gambar di atas 1) Tombol Tambah Data : Untuk menambah data Master Jenis Sumber Daya 2) Layar Tampilan data Master Jenis Sumber Daya yang telah tersimpan dalam SIK : terdapat Kode Jenis , Nama Jenis, handphone, keterangan, Opsi 3) Pilihan Jumlah Tampilan Kontak instansi pada layar sub menu instansi 4) Kolom Cari : untuk mencari data Master Jenis Sumber Daya sesuai dengan kata yang diketikkan dalam kolom 5) Tombol detail Data : Memunculkan detail dari data Master Jenis Sumber Daya yang dipilih 6) Tombol edit : untuk mengedit data Master Jenis Sumber Daya yang di pilih 7) Tombol Delete : untuk menghapus data Master Jenis Sumber Daya yang dipilih 8) Tombol Next : untuk melanjutkan ke halaman Master Jenis Sumber Daya berikutnya Jika user mengklik tombol tambah data akan muncul layer baru "Input Data Jenis Kapasitas", Tambah data berfungsi untuk menambah data Jenis Kapasitas pada aplikasi SIK. 11
12 Gambar 2.6. Halaman sub menu input Master Jenis Sumber Daya di aplikasi SIK 1) Kode Jenis : mengetikan Kode jenis Data Kapasitas 2) Nama Jenis : user mengetikkan nama jenis pada kolom ini 3) Keterangan : user dapat mengisi keterangan Jenis Kapasitas pada kolom ini Gambar 2.7. Halaman sub menu Data Sumber Daya di aplikasi SIK
2.2.2. Sub menu Data Sumber Daya Pada Sub menu Data Sumber Daya akan terdapat tampilan seperti gambar di atas : 1) Tombol Tambah Data : Untuk menambah data Sumber Daya 2) Scroll Bar Pilih Kabupaten/Kota : untuk mencari data personal menurut kabupaten/kota 3) Scroll Bar Pilih instansi untuk mencari data personal menurut instansi kontak personal 4) Layar Tampilan data Data Sumber Daya yang telah tersimpan dalam SIK : terdapat nama personal , telpon, handphone, kab/kota, instansi, email, Opsi 5) Pilihan Jumlah Tampilan Kontak instansi pada layar sub menu instansi 6) Kolom Cari : untuk mencari Data Sumber Daya sesuai dengan kata yang diketikkan dalam kolom 7) Tombol detail Data : Memunculkan detail dari Data Sumber Daya yang dipilih 8) Tombol edit : untuk mengedit Data Sumber Daya yang di pilih 9) Tombol Delete : untuk menghapus Data Sumber Daya yang dipilih 10) Tombol Next : untuk melanjutkan ke halaman Data Sumber Daya berikutnya Jika user mengklik tombol tambah data akan muncul layer baru "Data Kapasitas", Tambah data berfungsi untuk menambah data kontak instansi pada aplikasi SIK. Gambar 2.8. Halaman sub menu input Data Sumber Daya di aplikasi SIK 1) Jenis Instansi : Memilih jenis instansi seperti : instansi daerah, instansi pusat dll 2) 3) Jumlah : user dapat mengisi Jumlah Data Kapasitas pada kolom ini 4) Keterangan : user dapat mengisi keterangan Data Kapasitas pada kolom ini 5) Tombol Simpan Data : tombol untuk menyimpan data instansi yang akan di input Instansi : user mengetikkan nama instansi pada kolom ini 13
3. Inventarisasi data dan Informasi Kebencanaan 3.1. Inventarisasi Data dan Informasi Kebencanaan Inventarisasi data kebencanaan dilakukan tiap bulan dengan bersumber pada data kejadian bencana yang dihimpun dari BPBD kabupaten/kota se-Bali. BPBD Provinsi Bali dalam hal ini tools yaitu Aplikasi Sistem Informasi UPTD. Pengendalian Bencana Daerah memiliki Kebencanaan (SIK). Data-data kebencanaan yang dihimpun dari BPBD kabupaten/kota se-Bali selanjutnya dikumpulkan pada periode tertentu (bulanan), lalu dilakukan validasi data berdasarkan kategori bencana yang ditetapkan oleh BNPB. Bencana yang terjadi pada suatu waktu dan berdampak luas pada suatu kabupaten/kota seperti cuaca ekstrem dicatat sebagai satu bencana dengan dampak yang beragam seperti pohon tumbang, bangunan roboh, banjir dan lain-lain atau gempabumi yang terjadi pada suatu titik namun berdampak di beberapa wilayah atau lintas kabupaten/kota maka terhitung satu kejadian bencana gempabumi. 3.2. Diseminasi Informasi Informasi Kebencanaan Sehubungan dengan penyusunan publikasi kebencanan rutin Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) dan pembaharuan basis data bencana, BPBD Provinsi Bali memberikan data-data kejadian bencana yang telah dikumpulkan dan divalidasi dengan format acuan BNPB. Data-data tersebut berupa data kejadian bencana triwulan dan tahunan. Untuk memudahkan Pusdalops Bali untuk memenuhi permintaan tersebut, dibuatlah rekapitulasi kejadian bencana bulanan dengan menggunakan format acuan BNPB. 3.3. Proses Verifikasi dan Inventarisasi Data dalam Rilis Kejadian Bencana Bulanan Rekapitulasi data kejadian bencana bulanan di BPBD Provinsi Bali merupakan langkah-langkah yang sangat penting dalam pemantauan dan penanganan bencana. Data-data tersebut diolah sehingga dapat dibaca dan dimanfaatkan oleh masyarakat. Berikut adalah langkah-langkah pengolahan Rilis Kejadian Bencana Bulanan sebagai berikut: 14
15 1) Setiap bulan, tim di BPBD Provinsi Bali memulai proses rekapitulasi kejadian dengan menentukan tanggal cut-off data, yang biasanya berada pada akhir bulan berjalan. Pada tanggal tersebut, seluruh data kejadian bencana yang terjadi di seluruh wilayah provinsi dihimpun dan diakses. Tim Crisis Centre memastikan bahwa data yang digunakan adalah lengkap dan akurat. 2) Langkah berikutnya adalah proses filtrasi, di mana tim melakukan evaluasi terhadap setiap kejadian yang tercatat. Kejadian yang dianggap sebagai bencana dikenali melalui kriteria tertentu, seperti dampak signifikan terhadap masyarakat, kerugian material, atau ancaman serius terhadap keselamatan. Definisi berdasarkan Peraturan Kepala BNPB Nomor 8 Tahun 2011 tentang Standarisasi Data Kebencanaan. 3) Setelah proses filtrasi, data yang teridentifikasi sebagai bencana disusun dan dianalisis lebih lanjut. Tim mengklasifikasikan jenis kejadian bencana, tingkat kerusakan, serta dampak sosial dan ekonomi. Informasi ini menjadi dasar untuk pembuatan visualisasi yang jelas dan informatif. 4) Proses pembuatan visualisasi melibatkan penggunaan berbagai alat dan teknik, seperti grafik, peta, dan diagram. Tujuan utamanya adalah menyajikan informasi secara visual agar mudah dipahami oleh semua pihak terkait. Visualisasi ini juga membantu dalam menyusun infografis bulanan yang informatif. 5) Sebelum infografis dipublikasikan, dilakukan proses supervisi/Quality Control (QC) oleh atasan. Supervisi/QC melibatkan peninjauan ulang terhadap seluruh data, analisis, dan visualisasi yang telah disiapkan. Atasan memastikan bahwa laporan memenuhi standar kualitas dan memberikan gambaran yang akurat tentang kejadian bencana selama bulan tersebut. Setelah itu infografis dan rekapitulasi data kejadian bencana diteruskan ke BPBD Kab/Kota untuk dikoreksi kembali agar data yang telah kita olah sesuai dengan data mereka. 6) Setelah proses di atas selesai, maka infografis kejadian bencana bulanan dapat dipublikasikan. Infografis dirilis pada media sosial dan website BPBD Provinsi Bali agar
dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat umum, pihak terkait, dan pemangku kebijakan. Tujuannya adalah memberikan pemahaman yang komprehensif tentang kejadian bencana, langkah-langkah penanganan yang diambil, dan rekomendasi untuk perbaikan kedepannya. Berikut ini adalah contoh Infografis hasil dari proses verifikasi dan inventarisasi data kejadian bencana pada Bulan November yang mencakup inventarisasi data kejadian level Provinsi dan data kejadian level kabupaten Kota. Dalam contoh ini hanya ditunjukkan adalah inventarisasi data kejadian kabupaten Badung, meskipun pada praktiknya semua Kabupaten/kota di provinsi Bali telah dilakukan secara rutin bulanan. 16