D. PENGURUSAN STOR 1.0 PENDAHULUAN 1.1 Tafsiran 1.1.1 Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, merekod, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. 1.1.2 Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan atau untuk digunakan terus bagi tujuan operasi atau penyelenggaraan. 1.1.3 Antara contoh-contoh stok termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen yang dikawal dan sebagainya. 1.2 Objektif Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan: 1.2.1 Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan 1.2.2 Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan. 1
1.3 Kategori Stor 1.3.1 Stor dibahagikan kepada tiga (3) kategori iaitu: i. Stor Pusat a. Stor Pusat merupakan tempat yang menyedia, menyimpan, mengurus, mengawal dan membekalkan stok secara berpusat kepada semua Stor Utama/ Unit di Pusat Tanggungjawab (PTj). b. Stor Pusat mempunyai peruntukan dan melaksanakan perolehan berpusat. c. Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Pusat Alat Tulis Pejabat Bendahari dan Stor Pusat Cenderahati di Canselori. ii. Stor Utama a. Stor Utama merupakan tempat untuk menyedia, menyimpan, mengurus, mengawal dan membekalkan barang-barang kepada Stor Unit dan pelanggan akhir. b. Stor Utama mempunyai peruntukan dan melaksanakan perolehan sendiri. c. Antara contoh Stor Utama ialah Stor Alat Tulis dan Stor Bahan Guna Habis, Ubat dan Bahan Cetakan. iii. Stor Unit a. Stor Unit merupakan tempat untuk menyimpan dan membekalkan stok kepada pelanggan akhir. 2
1.4 b. Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor Pusat atau Stor Utama. c. Tiada perolehan dilaksanakan oleh Stor Unit. d. Antara contoh Stor Unit ialah stor di bilik jurutera pengajar di makmal. Fungsi Stor 1.4.1 Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperakukan serahan barang-barang oleh pembekal; 1.4.2 Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum; 1.4.3 Menjaga dan menyenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan; 1.4.4 Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan; 1.4.5 Menyenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemas kini; 1.4.6 Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan; 1.4.7 Mengendali penghantaran stok kepada pelanggan; 1.4.8 Menjalankan pengiraan stok bagi mengesan dan mengenal pasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak; 3
1.5 1.6 1.4.9 Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran penyelenggaraan kebersihan stor; 1.4.10 Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/ obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan termasuk barang simpanan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran penyimpanan; dan 1.4.11 Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang. Pengurusan Organisasi Stor 1.5.1 Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik mempunyai empat (4) bahagian utama iaitu: i. Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun; ii. Bahagian Terimaan; iii. Bahagian Simpanan; dan iv. Bahagian Pengeluaran. Fungsi Bahagian Utama Stor 1.6.1 Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA) i. Pembekalan Merancang dan menguruskan perolehan bekalan stok untuk keperluan pelanggan. dan ruang 4
ii. iii. iv. Kawalan Stok a. Menyedia dan mengemas kini Katalog dan Kod barang- barang; b. Menyemak dan menentukan bahawa setiap Borang Permohonan Stok adalah teratur dan betul; c. Menentukan kuantiti stok yang akan dikeluarkan; d. Merekodkan penerimaan dan pengeluaran stok; e. Menentukan dan menguruskan kuantiti penokokan stok; f. Menguruskan pemeriksaan stok; g. Menguruskan pelupusan stok; h. Menguruskan kehilangan dan hapus kira stok; dan i. Menyediakan Laporan Suku Tahun dan Tahunan Pengurusan Stor. Akaun Bertanggungjawab mengurus akaun dan kewangan stor. Pangkalan Data Bertanggungjawab mengawal selia data dan penyediaan rekod keseluruhan. 5
1.6.2 Bahagian Terimaan (BT) i. Bertanggungjawab untuk memeriksa dan menerima barang-barang daripada pembekal dengan memastikan langkah-langkah yang ditetapkan sebelum mengesahkan penerimaan. ii. Memastikan pemeriksaan dilaksanakan bagi barang-barang simpanan sebelum membuat terimaan. 1.6.3 Bahagian Simpanan (BS) i. Bertanggungjawab ke atas penerimaan dan penyimpanan stok seperti berikut: a. Mengendali dan menyelenggara stok semasa dalam simpanan; b. Mencatatkan penerimaan dan pengeluaran di Kad Petak; c. Memastikan keselamatan dan kebersihan stor/ stok terpelihara; dan d. Menjalankan urusan pengiraan stok sekurang-kurangnya di setiap sukuan tahunan. ii. Barang simpanan hendaklah disimpan dengan kaedah yang bersesuaian mengikut kategori barang tersebut. 1.6.4 Bahagian Pengeluaran Bertanggungjawab mengeluarkan barang-barang kepada pelanggan mengikut permohonan yang telah diluluskan sahaja. 6
1.7 Pengurusan Kawalan Stok 1.7.1 Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok berada pada paras keperluan yang sesuai supaya dapat disediakan untuk keperluan pelanggan. 1.7.2 Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan. 1.7.3 Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan faedah-faedah berikut: i. Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi; ii. Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok; iii. Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya; iv. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan; dan v. Ruang simpanan dapat dioptimumkan. 1.7.4 Katalog i. Katalog bermaksud satu senarai stok dalam pegangan yang mengandungi maklumat-maklumat lengkap mengenai nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga. 7
ii. Semua Stor Pusat hendaklah merujuk kepada katalog dalam laman sesawang Pejabat Bendahari atau PTj berkaitan bagi mendapatkan maklumat stok. iii. Katalog hendaklah disediakan oleh semua stor untuk: a. Dimaklumkan kepada pengguna bagi tujuan permohonan stok; dan b. Menyeragamkan stok supaya bilangan penjenisan stok yang fungsinya sama dapat dikurangkan. 1.7.5 Kategori Kumpulan Stok i. Semua Stor Pusat dan Utama hendaklah menentukan kumpulan stok seperti berikut: a. Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang disimpan dan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi; dan b. Kumpulan B mengandungi 70% bakinya. ii. Tindakan berikut hendaklah diambil dalam menentukan Kumpulan A dan Kumpulan B kepada stok iaitu: a. Semua stok yang disimpan hendaklah disenaraikan mengikut seksyen seperti seksyen alat tulis, alat ganti, makmal, elektrik, bahan kimia, ubat-ubatan dan seumpamanya dan butiran maklumat stok dilengkapkan di Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-6); b. Stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai pembelian bagi tempoh dua (2) tahun lepas; 8
c. Daripada senarai itu, 30% daripada stok yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi hendaklah dimasukan ke dalam Kumpulan A dan selebihnya 70% ke dalam Kumpulan B; dan d. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor yang menguruskan stor hendaklah memberi tumpuan kepada stok dalam Kumpulan A bagi tujuan mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan. iii. Kajian semula ke atas pembahagian Kumpulan A dan Kumpulan B boleh dilakukan pada setiap permulaan tahun. Apabila nilai pembelian stok bertambah atau berkurangan, Pegawai Stor hendaklah menentukan kumpulan baharu bagi stok yang berkenaan. iv. Pegawai Stor hendaklah mengawal stok dalam Kumpulan A bagi mengelakkan stok disimpan berlebihan. 1.7.6 Paras Stok i. Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa oleh semua kategori stor dan ditentukan seperti berikut: a. Paras Stok Maksimum Kuantiti stok tertinggi yang disimpan pada satu-satu masa. b. Paras Menokok Stok Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baharu kerana baki stok yang ada hanya 9
ii. iii. iv. cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan. c. Paras Stok Minimum Kuantiti stok terendah yang disimpan pada satu-satu masa. Dalam menentukan paras stok, kadar penggunaan bulanan adalah dikira dengan mengambil purata pengeluaran bagi dua belas (12) bulan terakhir sebelum bulan pesanan baharu dibuat. Paras Stok = Jumlah Kuantiti Pengeluaran Setahun Bagi Tahun Sebelumnya__________ 12 Bulan Paras stok bagi barang-barang yang dibeli di pasaran tempatan atau diperoleh dari Stor Pusat dengan tempoh serahannya tidak melebihi satu (1) bulan, stok yang harus disimpan pada satu-satu masa adalah seperti berikut: a. Kuantiti Stok Maksimum 3 bulan penggunaan b. Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan c. Kuantiti Stok Minimum 1 bulan penggunaan Paras stok bagi kes-kes yang melibatkan wabak penyakit, bencana alam, keselamatan dan seumpamanya hendaklah ditentukan oleh Ketua PTj berkenaan mengikut keperluan dan kesesuaian. Namun begitu, tidak perlu ditetapkan parasnya tetapi hendaklah dipastikan stok sentiasa ada dan tidak disimpan melebihi tarikh luput. 10
v. vi. vii. viii. ix. x. Bagi barang-barang yang diimport, paras stok yang boleh disimpan pada sesuatu masa adalah mengikut kesesuaian ruang setelah mengambil kira tempoh serahan, nilai dan kepentingannya. Stok maksima tidak boleh melebihi dua belas (12) bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Ketua PTj. Paras stok hendaklah dikaji semula apabila; a. berlaku perubahan tempoh serahan bekalan bagi mengelakkan kehabisan stok; b. stok yang dikeluarkan kurang daripada empat (4) kadar pusingan; c. membuat pesanan baharu; atau d. berlaku kecemasan atau keadaan yang memerlukan stok tambahan seperti kejadian wabak, bencana alam dan sebagainya. Sekiranya keadaan pulih semula, paras stok hendaklah mengikut paras asal yang telah ditetapkan. Barang-barang yang mahal dan boleh dibeli di pasaran tempatan hendaklah disimpan mengikut keperluan dan kesesuaian. Pemesanan pertama kali bagi barang-barang baharu hendaklah dibuat sekadar keperluan sahaja. Paras stok hanya ditentukan selepas tempoh setahun stok tersebut direkodkan. Paras stok perlu dikemaskini pada setiap permulaan tahun. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor yang menguruskan stor perlu menentu paras menokok bagi memastikan stok dapat dibekalkan kepada pengguna terakhir. 11
1.8 Prestasi Stor 1.8.1 Prestasi sesebuah stor boleh diukur melalui: i. Kadar Pusingan Stok a. Kadar Pusingan Stok hendaklah dibuat pengiraan secara tahunan mengikut jumlah nilai stok; b. Semua Stor hendaklah mencapai kadar pusingan stok tahunan sekurang-kurangnya empat (4) kadar pusingan; c. Stor yang diuruskan dengan baik merupakan stor yang mencapai kadar pusingan tertinggi dan dapat memenuhi keperluan pengguna; d. Stok yang aktif adalah stok yang mempunyai empat (4) kadar pusingan atau lebih dalam setahun manakala yang kurang daripada empat (4) kadar pusingan adalah stok yang tidak aktif; e. Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok usang/ tidak bergerak adalah stok yang tidak dikeluarkan selepas dua (2) tahun daripada tarikh penerimaannya; dan f. Stok yang dibeli untuk projek pembangunan/ projek- projek khas tidak perlu diambil kira semasa menyediakan kadar pusingan stok 1.8.2 Paras Simpanan Stok yang disimpan tidak boleh melebihi paras yang telah ditetapkan kecuali stok untuk keperluan darurat atau kecemasan. 12
1.8.3 Paras Perkhidmatan Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor yang mencapai paras perkhidmatan yang baik. 13
2.0 PENERIMAAN 2.1 Objektif 2.1.1 Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan; 2.1.2 Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan 2.1.3 Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan. 2.2 Pegawai Stor 2.2.1 Ketua PTj hendaklah melantik Pegawai Stor dan Penolong Pegawai Stor yang bertanggungjawab untuk mengawal rekod keluar masuk barang di stor. 2.2.2 Pegawai Stor dan Penolong Pegawai Stor perlu memastikan stor berada dalam keadaan teratur, kemas dan barang-barang stor tidak mempunyai perbezaan baki di Kad Petak. 2.3 Pegawai Penerima Stok 2.3.1 Ketua PTj hendaklah melantik Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok yang akan bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa barang-barang yang diterima. 2.3.2 Bagi barang-barang teknikal, Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok yang dilantik hendaklah seorang pegawai bertauliah yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu. 2.3.3 Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok adalah bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa stok yang diterima 14
2.4 daripada pembekal serta meneliti spesifikasi dan syarat-syarat yang telah ditetapkan. Peraturan Penerimaan 2.4.1 Peraturan ini merangkumi penerimaan barang-barang melalui perolehan, pindahan, hadiah, lucut hak dan lain-lain. Langkah-langkah penerimaan adalah seperti berikut: i. Semua barang-barang hendaklah diterima melalui stor. ii. Barang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. 2.4.2 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima barang- barang: i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan barang-barang yang diterima adalah betul; ii. Barang-barang hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya; iii. Pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok selepas pemeriksaan berjaya dilaksanakan dengan menggunakan Pesanan Tempatan atau Borang Terimaan Barang-Barang (BTB) (KEW.PS-1); iv. Borang Penolakan Barang-Barang (BPB) (KEW.PS-2) hendaklah disediakan oleh Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi dan dihantar kepada pembekal; 15
2.5 v. Pegawai Stor dan Penolong Pegawai Stor perlu memastikan proses penerimaan stok dilakukan serta merta sebaik sahaja ia dihantar oleh pembekal; vi. Bagi semua stor penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah direkodkan terus di Kad Daftar dan Kad Petak; vii. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah memastikan barang-barang yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada; dan viii. Bagi barang-barang yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara berpusat, Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah menerima dokumen- dokumen seperti Pesanan Tempatan, Nota Serahan, Invois, Surat Jaminan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan pengesahan. Pengujian Kualiti 2.5.1 Kualiti barang-barang yang diterima melalui pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah menepati spesifikasi dalam perjanjian. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah memastikan perkara- perkara berikut dipatuhi: i. Pengesahan kualiti oleh pengilang/ pembekal; ii. Barang-barang yang tidak menepati kualiti hendaklah dikembalikan; dan iii. Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak. 16
2.6 2.7 Penerimaan Di Luar Kawasan Stor 2.6.1 Penerimaan di luar kawasan stor hendaklah dilaksanakan dalam keadaan berikut: i. Ukuran atau keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor; dan ii. Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti penyerahan di tapak projek dan sebagainya. Peraturan Penerimaan Daripada Stor 2.7.1 Penerimaan barang-barang daripada stor perlulah mematuhi langkah- langkah seperti berikut: i. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah memastikan barang-barang diterima daripada stor disertakan dengan Borang Permohonan Stok (KEW.PS-9) yang telah diluluskan; ii. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah memeriksa dan mengesahkan barang-barang yang diterima sama seperti yang dipesan; dan iii. Pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok selepas pemeriksaan berjaya dilaksanakan dengan menggunakan Borang Permohonan Stok. 17
2.8 Barang-Barang Yang Dikembalikan 2.8.1 Semua stor boleh menerima stok yang dikembalikan oleh pemesan atau pelanggan akhir dengan mengambil tindakan berikut: i. Direkodkan semula dalam Kad Daftar Stok dan Kad Petak sebagai stok belum guna; dan ii. Bagi stok separa guna hendaklah direkod menggunakan borang yang disediakan oleh stor bagi tujuan kawalan keluar-masuk. 2.8.2 Sekiranya stok yang diterima adalah melalui pembekal, pemulangan adalah tertakluk dalam kontrak pembekalan yang telah disahkan dan jika tidak dinyatakan maka stok tersebut hendaklah dilupuskan mengikut tatacara pelupusan. 2.9 Pelabelan Barang-Barang Diterima Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok di semua jenis stor hendaklah melabelkan semua bekas menyimpan stok bagi memudahkan penyimpanan. 2.10 Penerimaan barang-barang import di tempat pendaratan, Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah memastikan; 2.10.1 Bungkusan barang-barang berkenaan tidak mempunyai sebarang tanda kerosakan atau terusik; 2.10.2 Sekiranya terdapat tanda tersebut, bungkusan itu hendaklah dibuka dan diperiksa dengan serta-merta di hadapan agen penghantaran atau wakilnya dan hendaklah dibandingkan dengan butir-butir yang terdapat dalam invois atau nota hantaran/ pembungkusan; dan 2.10.3 Jika barang-barang tersebut didapati berlaku kerosakan atau kehilangan atau tidak cukup bekal dan sebagainya yang berlaku ke atas stok yang diterima, sijil kerosakan hendaklah diperoleh daripada pembekal. 18
2.11 Penerimaan Barang-Barang Mudah Terbakar Atau Kimia Barang-barang mudah terbakar atau kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke stor barang-barang mudah terbakar atau kimia untuk disimpan. 2.12 Tuntutan 2.12.1 Tuntutan berkaitan penerimaan barang-barang yang rosak, tidak cukup bekal, berkualiti rendah, luput dan sebagainya hendaklah merujuk kepada syarat-syarat perjanjian dalam kontrak surat setuju terima dan/ atau peraturan yang berkuat kuasa. 2.12.2 Tuntutan juga boleh dilaksanakan dengan membuat penggantian tanpa melalui proses pelupusan yang telah ditetapkan. 19
3.0 MEREKOD STOK 3.1 Objektif 3.1.1 Mengetahui kedudukan stok simpanan; 3.1.2 Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan 3.1.3 Mengawal paras stok. 3.2 Tempoh Rekod Setiap stok hendaklah direkodkan segera dari tarikh pengesahan penerimaan dan dihantar ke Pejabat Bendahari bersama-sama Permohonan Pembayaran. 3.3 Stok Yang Perlu Direkodkan Stok yang perlu direkodkan adalah stok yang diterima melalui pembelian dengan peruntukan Universiti, yang diterima melalui hadiah, pindahan dan melalui proses perundangan. 3.4 Jenis-jenis Rekod 3.4.1 Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor yang menguruskan stor dengan mematuhi penggunaan rekod seperti berikut: i. Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor iaitu: a. Kad Daftar Stok (KEW.PS-3) di Stor Pusat dan Stor Utama; dan b. Kad Petak (KEW.PS-4) di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit 20
3.5 3.6 3.7 ii. Kad Daftar Stok dan Kad Petak boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama. Kad Daftar 3.5.1 Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Penolong Pegawai Stor yang tidak terlibat dengan perekodan Kad Petak dan disahkan oleh Pegawai Stor dengan menggunakan Kad Daftar Stok. 3.5.2 Segala butiran Kad Daftar ini hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat. Penempatan Kad Petak 3.6.1 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok oleh Penolong Pegawai Stor atau pegawai yang dinamakan. 3.6.2 Kad Petak bagi bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan diruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang bersesuaian atau berasingan. Kaedah Merekod 3.7.1 Setiap penerimaan dan pengeluaran direkodkan dengan kaedah yang bersesuaian menggunakan Kad Daftar Stok dan Kad Petak. 3.7.2 Semua Kad Daftar Stok dan Kad Petak hendaklah dikemas kini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran. 3.7.3 Satu Kad Daftar Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan. 3.7.4 Bagi Kad Daftar Stok dan Kad Petak untuk stok yang mempunyai tarikh luput boleh diasingkan bagi memudahkan pemantauan. 21
3.8 3.9 3.7.5 Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa- apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi: i. Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja; ii. Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan iii. Pembetulan di tandatangan ringkas oleh Pegawai Stor. Penggunaan Rekod Melalui Sistem Elektronik 3.8.1 Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan seperti berikut: i. Format Kad Daftar Stok dan Kad Petak yang sama hendaklah diguna pakai; dan ii. Dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa. Pendaftaran 3.9.1 Semua pendaftaran stok akan dilaksanakan melalui Sistem Maklumat Kewangan Bersepadu atau sistem rekod yang bersesuaian atau Permohonan Pembayaran atau Surat Makluman atau Surat Kelulusan. 3.9.2 Dokumen bagi menyokong pendaftaran stok adalah seperti berikut: i. Stok yang dibeli a. Pesanan Tempatan; b. Nota Serahan; c. Invois; d. Dokumen Kontrak; 22
ii. iii. e. Surat/ Kad Jaminan; f. Manual Pengguna; atau g. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan. Stok yang diterima daripada pelbagai sumber lain untuk direkodkan atau didaftarkan: a. Salinan Daftar Stok jika diterima secara pindahan atau serahan; b. Surat Kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuat kuasa berserta maklumat lengkap stok berkaitan; c. Salinan Perintah Lucut Hak bagi stok yang diterima berikutan Perintah Lucut Hak Mahkamah; d. Surat Kelulusan bagi Stok Lucut Hak yang digunakan semula oleh Universiti; e. Salinan dokumen-dokumen pembelian atau dokumen penggantian atau apa-apa kelulusan khas; dan f. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan. Stok yang belum direkodkan atau didaftarkan a. Sekiranya tiada punca maklumat, rekod stok tersebut hendaklah berasaskan maklumat pada fizikal stok berkenaan atau dokumen yang diperoleh yang berkaitan dengan syarat stok tersebut boleh digunakan. b. PTj boleh menggunakan maklumat yang diperoleh daripada pemberi/ penyumbang. 23
c. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor hendaklah mengemukakan semua maklumat stok tersebut jika tiada dalam senarai Katalog kepada Pejabat Bendahari untuk didaftarkan. iv. Rekod Komponen/ Alat Ganti Yang Masih Boleh Guna a. Komponen atau alat ganti yang telah diluluskan pelupusan melalui kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah dimasukkan ke dalam stor. b. Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod. v. Nilai semasa stok boleh dirujuk melalui garis panduan perakaunan yang ditetapkan atau harga jualan secara atas talian seperti dan sebagainya. 3.10 Pengemaskinian Rekod 3.10.1 Daftar stok hendaklah dikemas kini seperti berikut: PERKARA PENGEMASKINIAN 1) Kumpulan Stok Setiap 2 tahun pada setiap awal tahun 2) Pergerakan Aktif/ Tidak Aktif pada setiap awal tahun 3) Paras Stok Pada setiap awal tahun 4) Lokasi Penyimpanan Apabila berlaku perubahan lokasi 24
3.11 Laporan Kedudukan Stok 3.11.1 Ketua PTj dikehendaki menyediakan dengan lengkap Senarai Daftar Stok (KEW.PS-5) secara suku tahunan dan dihantar kepada Pejabat Bendahari sebelum 7hb bulan berikutnya; dan 3.11.2 Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-7) akan dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU). 25
4.0 PENYIMPANAN 4.1 Objektif 4.1.1 Memastikan stok disimpan di tempat yang sesuai dan selamat. 4.1.2 Memudahkan pengendalian dan pengeluaran. 4.1.3 Penggunaan ruang yang optimum. 4.2 Susun Atur 4.2.1 Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambil kira faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, pemeriksaan dan kekemasan stor. 4.2.2 Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa. 4.2.3 Susun atur perlu mengambil kira penggunaan ruang untuk memudahkan staf dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat. 4.2.4 Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak, tingkat atau petak supaya teratur dan kemas. 4.2.5 Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak yang bersesuaian. 4.3 Lokasi dan Letakan Stok 4.3.1 Lokasi stok hendaklah diwujudkan bagi memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan. Tindakan berikut perlu diambil: 26
4.4 i. Carta lokasi stok perlu disediakan dan dikemas kini dari semasa ke semasa; dan ii. Lokasi stok hendaklah direkodkan di Kad Daftar Stok. 4.3.2 Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap. Jika tidak dapat dipraktikkan maka Letakan Stok Sementara dibenarkan dalam keadaan berikut: i. Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan; ii. Stok yang baharu diterima belum sempat disusun; atau iii. Ruang yang terhad disebabkan oleh kuantiti, ukuran dan berat. 4.3.3 Letakan Stok Sementara hendaklah diberikan tanda pengenalan mengenai perihal stok supaya memudahkan penyimpanan atau pengeluarannya. 4.3.4 Letakan Stok Sementara dikecualikan daripada mewujudkan kod lokasi penyimpanan stok. Penyimpanan Stok 4.4.1 Menggunakan ruang simpanan secara optimum. 4.4.2 Menyusun dengan cara teratur agar tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan oleh kakitangan dan alat pengendalian barang-barang. 4.4.3 Menyusun bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara Masuk- Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD). 4.4.4 Menyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan mengambil kira jenis stok tertentu seperti berikut: 27
i. Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu yang rendah; ii. Ruang yang bersiling untuk mengurangkan hawa panas; dan iii. Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras. 4.4.5 Penyimpanan stok secara amnya bergantung kepada jenisnya dan ruang stor yang ada, tertakluk kepada perkara-perkara berikut: i. Ruang stor hendaklah dibahagikan kepada unit/seksyen atau kumpulan barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat Tulis, Alatan Makmal dan sebagainya. ii. Setiap lokasi stok hendaklah ditentukan mengikut susunan penyimpanan dengan memberi kod lokasi penyimpanan stok seperti contoh berikut: Kategori Stor Unit/ Seksyen Baris Rak Tingkat Petak Lokasi Stok 1) Stor Pusat Unit A 01 RB01 01 01 A-01-RB01-01-01 2) Stor Utama/ Unit Seksyen A 01 RB01 01 01 A-01-RB01-01-01 a. Unit/ Seksyen Merupakan tempat/lokasi penyimpanan stok samada mengikut kategori, jenis atau mana-mana yang sesuai. Contoh: Unit A: Alat Tulis Seksyen B: Alat Ganti 28
b. Baris Tempat penyimpanan stok yang disusun berbaris. Kod baris bermula daripada nombor 1. c. Rak Jenis tempat penyimpanan stok seperti Rak Besi (RB), Rak Kayu (RK), Palet Kayu (PK), Kabinet Besi (KB) dan lain-lain. Kod rak bermula daripada 1. d. Tingkat Tingkat rak yang bermula daripada bawah ke atas dengan kod 1. e. Petak Lokasi stok yang ditempatkan di setiap tingkat. f. Lokasi Stok Merupakan gabungan Unit/ Seksyen, Baris, Rak, Tingkat dan Petak. iii. Setiap lokasi stok hendaklah dilabelkan kod lokasi penyimpanan stok dan perihal stok tersebut. 4.4.6 Jika tidak dapat dipraktikkan maka penyimpanan adalah berdasarkan kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannya dan keadaan fizikalnya. Peraturan-peraturan penyimpanan yang ditetapkan dalam manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi mengekalkan kualiti stok. 29
4.5 4.6 4.7 Stok Dalam Bungkusan Asal 4.5.1 Stok yang diterima dalam pelbagai jenis bungkusan seperti kotak, tin, plastik dan sebagainya bolehlah dikekalkan penyimpanannya dalam bungkusan asalnya dengan memastikan label maklumat stok dapat dilihat. 4.5.2 Setiap bungkusan itu hendaklah mengandungi hanya stok yang mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama. Stok Yang Mudah Tercerai 4.6.1 Stok yang mudah tercerai seperti aksesori pakaian seragam, alat ganti dan seumpamanya hendaklah dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran sama. 4.6.2 Disimpan mengikut bilangan atau unit yang memudahkan pengeluaran. 4.6.3 Stok yang mudah tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun dengan kemas. Stok Berharga Dan Menarik 4.7.1 Stok yang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat di bawah kawalan Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor. 4.7.2 Arahan Keselamatan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kehilangan atau kerosakan. 4.7.3 Pengeluaran hendaklah dibuat sendiri oleh Penolong Pegawai Stor melainkan dalam hal-hal tertentu sahaja. 30
4.8 Penyimpanan Dadah Berbahaya, Racun Dan Bahan Psikotropik 4.8.1 Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah mematuhi peraturan penyimpanan di bawah Peraturan Dadah Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan Peraturan Bahan Psikotropik 1989. 4.9 Stok berunsur keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan seumpamanya hendaklah disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang ditetapkan. 4.10 Stok Yang Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan Lembab 4.10.1 Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembap hendaklah disimpan dalam bilik atau tempat berhawa dingin atau peti sejuk yang suhu dan kelembapannya boleh dikawal. 4.10.2 Stok yang tidak tahan lembap hendaklah disimpan dalam bilik kering atau nyah-lembapan. 4.11 Stok yang tahan kepada cuaca panas, hujan dan sukar dialih hendaklah disimpan di tempat lapang yang berpagar. 4.12 Stok Barang-Barang Berat 4.12.1 Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan. 4.12.2 Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor berikut hendaklah diambil kira: i. Senang dikendalikan dan memudahkan pengeluaran stok mengikut sistem MDKD; 31
ii. Kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang lebih berat; iii. Barang-barang tersebut mudah dijilat api; iv. Memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan pemeriksaan; dan v. Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara dua (2) hingga tiga (3) meter, melainkan jika fork lift digunakan. 4.12.3 Susunan atau tindanan stok barang hendaklah diselang-selikan supaya lebih kukuh. 4.12.4 Landasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di bawah susunan atau tindanan barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh dengan lantai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara dan mengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan. 4.12.5 Landasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang sesuai bagi memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan tidak tergelunsur atau tergelincir. 4.12.6 Ruangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan lorong bekerja atau berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika berlaku kebakaran. 4.12.7 Ukuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan barang- barang bagi mengelak pembaziran ruang. 4.12.8 Barang-barang hendaklah ditindan seberapa tinggi yang boleh dan tidak membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan pengendalian barang seperti fork lift atau kren. alat 32
4.13 Stok Bertarikh Luput 4.13.1 Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pihak pembuat atau pembekal melabelkan tarikh luput stok. 4.13.2 Tarikh luput stok hendaklah dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya bagi memudahkan Pegawai Stor mengenal pasti dan memantau semua stok bertarikh luput. 4.13.3 Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan dalam penyimpanan stok. 4.13.4 Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat stok yang masuk kemudian tetapi tarikh luput tempohnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu. 4.13.5 Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-8) hendaklah disediakan oleh Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama. 4.13.6 Kedudukan stok hendaklah dikemas kini dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan mencatatkan baki stok dan tarikh dikemas kini. Contoh: stok yang tarikh luputnya dalam bulan Julai 2017 hendaklah dikemas kini dalam minggu pertama bulan Januari 2017. 4.13.7 Sekiranya stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tarikh luput, tindakan berikut hendaklah diambil ke atas stok tersebut: i. Mengemukakan satu senarai kepada Stor Pusat atau Stor Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor-stor lain memerlukannya; atau yang 33
ii. Mengeluarkan bagi tujuan latihan, pengembangan, pembangunan dan seumpamanya; atau iii. Memulangkan kepada pembekal tertakluk kepada syarat-syarat perjanjian; atau iv. Melupuskan mengikut peraturan pelupusan yang sedang berkuat kuasa. 4.14 Stok Bahan Kimia Dan Mudah Terbakar 4.14.1 Melabel Bekas i. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia atau bahan mudah terbakar hendaklah diberi tanda pengenalan secukupnya. ii. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang pada bekas- bekas tersebut menggunakan dakwat yang tidak mudah padam. iii. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia dan bahan mudah terbakar hendaklah dilabelkan untuk menunjukkan kandungannya dan langkah-langkah keselamatan perlu diambil semasa mengendalikannya. Contoh: Jika kalsium karbid digunakan, bekasnya hendaklah dilabelkan atau menggunakan simbol keselamatan seperti berikut: "BAHAYA" "MUDAH TERBAKAR" "SIMPAN DI TEMPAT KERING KANDUNGAN MUNGKIN MENGELUARKAN GAS BERACUN MUDAH TERBAKAR JIKA LEMBAB" jenis 34
iv. Bahan kimia yang berlainan jenis hendaklah disimpan dalam bekas yang berasingan. Bekas-bekas tersebut hendaklah ditegakkan dan di luarnya hendaklah ditandakan seperti berikut: TOP 4.14.2 Penyimpanan i. Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan rawatan kecemasan. Peraturan penyimpanan dan pengendalian bahan kimia hendaklah mengikut arahan semasa yang berkuat kuasa. ii. Semua jenis asid hendaklah disimpan jauh daripada stok mudah terbakar atau stok yang boleh terjejas akibat wapnya dan dielakkan dari tersentuh logam atau air kerana ia akan bertindak balas. iii. Cecair di dalam tong yang sangat mudah terbakar (pada suhu kurang dari 23ºC) hendaklah dialas tinggi dari paras lantai supaya senang dilihat jika bocor dan bertujuan mencegah kebakaran. iv. Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal hendaklah disimpan jauh dari bangunan stor dan jika perlu ia disimpan dalam tangki bawah tanah. v. Stok barang keselamatan seperti peluru, bahan letupan atau seumpamanya perlu ditempatkan di bangunan berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan semasa yang berkuat kuasa. 35
4.14.3 Pengendalian i. Pengendalian stok mudah terbakar dan bahan kimia seperti memunggah, membuka, membungkus, mengangkut seumpamanya hendaklah dilakukan dengan berhati-hati. ii. Cecair yang mudah meruap seperti astilin, karbon dioksida, hidrogen, nitrogen, petrol, alkohol, ether, spirit dan seumpamanya hendaklah disimpan di dalam bekas ditutup rapat kerana ia mudah terbakar dan boleh segera sejat atau keras jika terdedah kepada udara. iii. Bahan mudah terbakar seperti kalsium karbid, berilium, kalsium fosfat dan seumpamanya hendaklah disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara dan dijauhkan dari api dan air kerana mudah terbakar serta jika terkena air boleh mengeluarkan gas yang memabukkan. iv. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, karbon tetraklorida, kalium hidroksida, kuprum sulfat, ammonia klorida dan lain-lain termasuk racun dan baja hendaklah disimpan di tempat yang mempunyai peredaran udara, dingin dan kering kerana jika terkena air, ia akan rosak dan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu hendaklah digunakan untuk mengalas bekas-bekas tersebut. v. Jika berlaku kebocoran pada bekas-bekas, tin atau tong yang boleh dikesan dari bau gas, pemeriksaan serta merta hendaklah dilakukan. Bekas yang rosak hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal. vi. Semasa mengendalikan bahan tersebut langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi: dan 36
a. Pakaian Keselamatan yang diluluskan hendaklah digunakan; b. Bahan kimia yang mengeluarkan wap yang memabukkan hendaklah dituang atau digunakan di luar bangunan. Arah tiupan angin hendaklah diambil kira; c. Pengeluaran bahan kimia hendaklah dibuat dalam bekas asalnya yang belum dibuka. Sekiranya pengeluaran dibuat secara agihan, pendedahan bekas-bekas tersebut hendaklah sesingkat mungkin; dan d. Semua peraturan penggunaan dan keselamatan yang ditetapkan oleh pengeluar hendaklah dipatuhi. 4.14.4 Gas Mampat Dalam Tabung i. Gas yang tersimpan dalam tabung secara mampat hendaklah dikawal rapi kerana ada antaranya yang memabukkan, boleh membakar atau mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen atau sebagainya. ii. Tabung besi waja yang berisi gas mampat hendaklah disimpan di tempat yang dingin dan kering serta ditutup dengan "Coir Jacket" jika ada. iii. Tabung gas tersebut hendaklah: a. Dilindungi daripada bahang panas; b. Jauhkan dari minyak, geris atau bahan-bahan yang mudah terbakar; dan 37
c. Elakkan daripada terhempas atau pecah apabila mengendali atau mengangkutnya kerana boleh mengakibatkan ia meletup dan membahayakan. iv. Injap tabung berkenaan juga hendaklah ditutup dengan penutupnya. Tabung yang diterima tanpa penutup injap hendaklah dilaporkan kepada pembekal dengan segera. v. Tabung-tabung tersebut hendaklah dilekat dan dikunci tegak ke dinding. vi. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor hendaklah memastikan Gas Mampat ini diuruskan mengikut peraturan yang telah ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan atau Akta atau apa-apa sahaja peraturan yang sedang berkuat kuasa. 4.14.5 Penerimaan Dan Pengeluaran Stok Mudah Terbakar Dan Bahan Kimia i. Stok mudah terbakar dan bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar untuk disimpan. ii. Pengeluaran stok mudah terbakar dan bahan kimia hendaklah dibuat daripada tempat simpanannya sahaja, dibawah penyeliaan seorang Pegawai Stor. 4.15 Penyelenggaraan Stok 4.15.1 Stok perlu disenggara dari semasa ke semasa supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh guna. Bagi tujuan tersebut langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi: i. Menyapu minyak tertentu untuk mengelakkan karat; ii. Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelakkan debu; 38
iii. iv. Menyembur ubat serangga untuk mengawal serangan dari serangga; dan Stok bagi barang yang mempunyai ciri-ciri keselamatan hendaklah mematuhi peraturan atau arahan semasa yang sedang berkuat kuasa. 39
5.0 PENGELUARAN 5.1 Pengeluaran stok hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor. 5.2 Kaedah pengeluaran 5.2.1 Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-Dahulu-Keluar- Dahulu (MDKD) dengan memastikan stok yang diterima dahulu dikeluarkan dahulu. 5.2.2 Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara- perkara berikut: i. Pengeluaran tanpa kebenaran; ii. Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang dipesan; dan iii. Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan. 5.3 Permohonan Stok Antara Stor 5.3.1 Permohonan stok antara stor hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok (Stor) (KEW.PS-9) bagi pengeluaran stok alat tulis. 5.3.2 Borang Permohonan Stok hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Stor untuk kelulusan. 5.3.3 Penolong Pegawai Stor atau pegawai yang dinamakan hendaklah mengambil tindakan ke atas Borang Permohonan Stok yang diterima seperti berikut: i. Mempertimbangkan permohonan stok yang dikemukakan. 40
5.4 5.5 ii. Menentukan kuantiti pengeluaran; iii. Mendapatkan kelulusan pengeluaran; iv. Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak; dan v. Menyimpan secara sistematik. Permohonan Stok oleh Individu 5.4.1 Permohonan stok oleh individu kepada stor hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok (Individu) (KEW.PS-10). 5.4.2 Pegawai Penerima akan mengambil tindakan ke atas Borang Permohonan Stok yang diterima seperti berikut: i. Mempertimbangkan permohonan stok yang dikemukakan. ii. Menentukan kuantiti pengeluaran; iii. Mendapatkan kelulusan pengeluaran; iv. Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak; dan v. Menyimpan secara sistematik. Pesanan Stok Yang Tidak Dapat Dibekalkan 5.5.1 Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Utama, Pegawai Stor hendaklah membuat perolehan mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuat kuasa. 5.5.2 Pegawai Stor perlu menyertakan bersama permohonan yang tidak diluluskan semasa membuat perolehan stok tersebut. 41
5.6 5.7 5.5.3 Bagi stok yang tidak disediakan oleh Stor Pusat/ Stor Utama, permohonan bagi stok tersebut perlu dikemukakan dengan menggunakan Borang Barang-Barang Standard (KEW.PS-12). Kawalan 'Keluar-Masuk' Stok Guna Sama 5.6.1 Stok yang dikeluarkan bagi tujuan guna sama hendaklah disimpan semula ditempat atau lokasi tertentu setelah selesai penggunaannya. 5.6.2 Borang kawalan keluar masuk stok hendaklah disediakan mengikut format yang disediakan sebagai rekod penggunaan. 5.6.3 Sekiranya stok ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan dan mempunyai nilai jualan hendaklah dijual secara jualan sisa stok atau barang-barang terpakai. Jualan Sisa Stok Terpakai 5.7.1 Sisa stok terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran, kajian, penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program dan pameran hendaklah dijual dan disimpan setelah mendapat kelulusan Ketua PTj. 5.7.2 Penjualan sisa stok terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut: i. Penjualan sisa stok terpakai yang dikategorikan sebagai buangan terjadual di bawah Akta Alam Sekitar boleh dijual terus kepada mana-mana syarikat yang dilantik oleh Jabatan Alam Sekitar. ii. Bagi sisa stok terpakai yang bukan dikategorikan sebagai buangan terjadual, jualan terus boleh dibuat kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang lusuh (perlu permit) tertakluk kepada beratnya satu (1) ribu kilogram (1,000 kg) dan ke bawah. 42
5.8 5.7.3 Bagi sisa stok terpakai yang beratnya melebihi satu (1) ribu kilogram (1,000 kg) hendaklah mengikut proses pelupusan stok. 5.7.4 Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Hasil Universiti. 5.7.5 Sekiranya sisa stok ini disimpan, stok ini hendaklah direkodkan dan didaftarkan dalam Kad Daftar Stok. Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok 5.8.1 Produk yang dihasilkan bagi tujuan program latihan, kajian, penyelidikan dan seumpamanya hendaklah direkodkan menggunakan format yang disediakan oleh Universiti seperti di lampiran. 5.8.2 Produk yang dihasilkan melalui stok dan hendak didaftarkan sebagai aset atau stok Universiti perlu mematuhi syarat-syarat berikut: i. Mendapatkan perakuan standard piawaian oleh Pegawai Perakuan Pelupusan (PEP) bagi peralatan Mekanikal, Teknikal, Elektrik, Elektronik dan Perkakasan Komputer. ii. Mendapatkan kelulusan Ketua PTj bagi peralatan selain Mekanikal, Teknikal, Elektrik, Elektronik dan Perkakasan Komputer seperti perabot, kraf tangan dan lain-lain. 5.8.3 Produk yang dihasilkan melalui stok boleh dibuat jualan secara terus dengan mendapatkan kelulusan Ketua PTj mengikut harga yang ditetapkan oleh PTj. 5.8.4 Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Universiti. 5.8.5 Sekiranya Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok ini disimpan, produk ini hendaklah didaftarkan dan diproses di bawah peraturan Aset Alih. 43
6.0 PEMERIKSAAN 6.1 Objektif 6.1.1 Memastikan ketepatan rekod dan fizikal stok; 6.1.2 Memastikan pelarasan stok diambil tindakan; 6.1.3 Memastikan stok usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan; dan 6.1.4 Memastikan kehilangan stok diambil tindakan hapus kira. 6.2 Pemeriksa Stor 6.2.1 Bendahari adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan pemeriksaan Stor Pusat di peringkat Universiti. 6.2.2 Ketua PTj adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan pemeriksaan Stor Utama atau Stor Unit di PTj. 6.2.3 Pemeriksa Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. 6.3 Keanggotaan Pemeriksa Stor 6.3.1 Terdiri daripada dua (2) orang pegawai; 6.3.2 Pegawai tidak bertugas di stor yang diperiksa; 6.3.3 Pegawai mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor (jika perlu); dan 44
6.4 6.5 6.3.4 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta gred 19 ke atas atau yang setaraf. Tugas-tugas Pemeriksa Stor 6.4.1 Melaksanakan pemeriksaan mengikut tempoh yang telah ditetapkan ke atas Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit setahun sekali dalam tahun semasa bermula 1 Oktober dan berakhir pada 31 Disember; 6.4.2 Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa pemeriksaan dilaksanakan; 6.4.3 Memeriksa dan mengira baki fizikal stok dan membuat perbandingan dengan rekod di Kad Petak; 6.4.4 Menyediakan dan melengkapkan Laporan Pemeriksaan Fizikal Stok (KEW.PS-13) dan Laporan Pemeriksaan Pengurusan Stor (KEW.PS- 14); 6.4.5 Membuat pengesahan dengan mencatatkan tarikh dan satu garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak berserta tandatangan oleh pegawai pemeriksa; dan 6.4.6 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan laporan-laporan tersebut kepada Pegawai Stor. Tanggungjawab Pegawai Stor 6.5.1 Mengurus pelantikan Pegawai Pemeriksa Stor PTj; 6.5.2 Menyemak laporan-laporan pemeriksaan yang diterima dan menyediakan Sijil Pemeriksaan Stor (KEW.PS-15) dan Laporan Tahunan Pemeriksaan (KEW.PS-16) untuk pengesahan Ketua PTj; 45
6.6 6.7 6.8 6.5.3 Melaksanakan dan mengambil tindakan ke atas syor Pemeriksa Stor sama ada melalui proses pindahan, pelupusan, hapus kira atau pelarasan stok. 6.5.4 Mengemukakan Laporan Pemeriksaan Fizikal Stok, Laporan Pemeriksaan Pengurusan Stor, Sijil Pemeriksaan Stor dan Laporan Tahunan Pemeriksaan (KEW.PS-16) kepada Pejabat Bendahari pada setiap 15 Januari tahun berikutnya. Tanggungjawab Ketua PTj 6.6.1 Ketua PTj hendaklah menyemak laporan pemeriksaan yang telah dikemukakan oleh pegawai Pemeriksa Stor. 6.6.2 Ketua PTj hendaklah mengambil tindakan ke atas syor Pemeriksa Stor sama ada melalui proses pindahan, pelupusan, hapuskira atau pelarasan stok. 6.6.3 Ketua PTj hendaklah mengesahkan pemeriksaan stor telah dijalankan melalui Sijil Pemeriksaan Stor dan Laporan Tahunan Pemeriksaan yang disediakan oleh Pegawai Stor PTj. 6.6.4 Memastikan laporan pemeriksaan stor dihantar kepada Pejabat Bendahari pada tempoh yang telah ditetapkan. Naib Canselor atau Pengerusi JKPAU boleh mengarahkan JPAU untuk membuat pemeriksaan Stor. Pelarasan Stok 6.8.1 Pelarasan Stok boleh dilaksanakan apabila: i. Terdapat kesilapan merekod samada kuantiti atau nilai pada Kad Petak; atau 46
ii. Stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya. 6.8.2 Stok hendaklah disenaraikan dalam Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS- 17) dan dikemukakan untuk kelulusan Ketua PTj. 6.8.3 Setelah mendapat kelulusan Ketua PTj, Pegawai Stor hendaklah mengemaskini kuantiti atau nilai pada Baki Akhir di Kad Petak. 6.9 Mengambil Alih Tugas Stor 6.9.1 Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor, tindakan berikut hendaklah diambil: i. Menyedia Perakuan Ambil Alih Stor (KEW.PS-18) dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh mengambil alih stor; ii. Membuat semakan di Kad Daftar dan Kad Petak bagi memastikan baki stok adalah sama dengan fizikal stok; iii. Perakuan Ambil Alih hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh kedua-dua pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua PTj; dan iv. Pegawai Stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah melakukan tindakan pelarasan stok jika terdapat stok lebih atau kurang. 6.10 Laporan Pemeriksaan 6.10.1 Laporan Pemeriksaan Stor (KEW.PS-16) hendaklah disediakan dan dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU). 47
7.0 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN 7.1 Langkah-Langkah Keselamatan 7.1.1 Langkah-langkah Keselamatan yang perlu dilaksanakan adalah seperti berikut: i. Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua PTj dengan mematuhi Arahan Keselamatan Universiti. ii. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan keselamatan stor dan stok terpelihara. iii. Stor hendaklah terhindar daripada bahaya banjir atau bahang matahari dan juga selamat daripada ancaman makhluk perosak. iv. Ketua PTj hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi Pembantu Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor. v. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas angin. vi. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang- barang rosak, usang dan sebagainya. vii. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa ke semasa. udara 48
7.2 7.3 Kawalan Keselamatan Stor 7.2.1 Kawalan keselamatan stor yang perlu diwujudkan adalah seperti berikut: i. Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan. ii. Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung kepada keperluan dan kesesuaian penempatan Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit dengan mematuhi ciri-ciri berikut: a. sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar; b. kawalan 24 jam oleh Pengawal Keselamatan; c. pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada waktu malam; d. pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera); e. tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu; dan f. peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci mematuhi Arahan Keselamatan Universiti yang berkuat kuasa. Kawalan Kebakaran 7.3.1 Kawalan kebakaran yang perlu diwujudkan adalah seperti berikut: i. Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dan lain-lain; 49
7.4 ii. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuat kuasa; iii. Mempamerkan pelan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT); dan iv. Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti "Dilarang Merokok", "Mudah Terbakar" dan sebagainya. Kebersihan 7.4.1 Ketua PTj atau Pegawai Stor hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stok terjamin. 7.4.2 Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala. 50
8.0 PINDAHAN 8.1 Objektif 8.1.1 Memastikan penggunaan stok secara optimum; 8.1.2 Menjimatkan perbelanjaan Universiti; dan 8.1.3 Membolehkan pemilik baharu mengguna pakai stok tersebut. 8.2 Pindahan bermaksud proses untuk memindahkan stok antara Stor Pusat atau Stor Utama PTj dengan Stor Pusat atau Stor Utama PTj yang lain. 8.3 Proses Pindahan 8.3.1 PTj boleh membuat pindahan stok yang dimilikinya untuk dipindahkan kepada PTj yang lain dengan justifikasi yang munasabah. 8.3.2 Permohonan i. Pindahan Stok hendaklah berdasarkan kepada permohonan daripada PTj dengan menggunakan Borang Pindahan Stok (KEW.PS-19). ii. Ketua PTj hendaklah mempertimbangkan dan meluluskan permohonan pindahan stok. 8.3.3 Setiap stok hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. 8.3.4 PTj Pemberi hendaklah mengemaskini Daftar Stok dan Kad Petak bagi stok yang dipindahkan dengan perkataan "DIPINDAHKAN, KEPADA ... dan ditarikhkan ... " 51
8.4 8.3.5 Stor Penerima hendaklah mendaftarkan semula stok tersebut dalam Kad Daftar Stok dan Kad Petak. 8.3.6 PTj Pemberi hendaklah mengemukakan Borang Pindahan Stok dan Daftar Stok asal kepada PTj penerima dan salinan ke Pejabat Bendahari. Laporan Pindahan 8.4.1 Laporan Pindahan Stok (KEW.PS-20) hendaklah disediakan dan dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU). 52
9.0 PELUPUSAN 9.1 Objektif 9.1.1 Memastikan PTj tidak menyimpan stok yang rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan; 9.1.2 Menjimatkan ruang simpanan; 9.1.3 Memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Universiti; dan 9.1.4 Memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari. 9.2 Borang Permohonan Pelupusan Stok (KEW.PS-21) hendaklah dimohon oleh Stor Pusat dan Stor Utama sahaja. 9.3 Justifikasi Pelupusan 9.3.1 Stok boleh dilupuskan berdasarkan justifikasi berikut: i. Usang ii. Rosak dan tidak boleh digunakan iii. Luput tempoh penggunaan; iv. Tidak lagi diperlukan oleh PTj; v. Disyorkan selepas pemeriksaan stor; vi. Perubahan teknologi; dan vii. Melebihi keperluan. 9.4 Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stor (JKPPS) 9.4.1 JKPPS hendaklah dilantik menggunakan Surat Lantikan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-22) oleh Ketua PTj (nilai permohonan kurang daripada RM100,000.00) dan Naib Canselor (nilai 53
permohonan melebihi daripada RM100,000.00) untuk membuat pemeriksaan ke atas stok yang hendak dilupuskan. 9.4.2 JKPPS dilantik di atas nama jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun iaitu: i. Dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan stor berkenaan. Pegawai yang tidak terlibat secara langsung bermaksud stok tersebut bukan di bawah tanggungjawab pegawai yang dilantik sebagai JKPPS; ii. Seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan seorang pegawai gred 29 dan ke atas atau yang setaraf; iii. Pegawai daripada PTj lain boleh dilantik jika perlu; dan iv. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa stok jika perlu. 9.4.3 Tugas-tugas JKPPS adalah seperti berikut: i. Memeriksa stok dan rekod yang berkaitan; ii. Melaksanakan pemeriksaan pada masa dan tarikh yang dijadualkan oleh Urus setia Pelupusan PTj/ Universiti iaitu dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan; iii. Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam stok yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan; iv. Memastikan Stok Keselamatan dilupuskan mengikut Akta/ Peraturan pihak berkuasa yang berkenaan; dan v. Menyedia dan melengkapkan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stor (KEW.PS-23) seperti berikut: 54
9.5 a. Nyatakan keadaan stok dengan jelas termasuk gambar; b. Syor kaedah pelupusan dan justifikasi; c. Menyemak maklumat dan menandatangani; dan d. Mengemukakan kepada Urus setia Pelupusan PTj/ Universiti pada tempoh yang ditetapkan. JKPPS hendaklah memaklumkan kepada Urus setia Pelupusan PTj/ Universiti jika berlaku kelewatan. Proses Pelupusan 9.5.1 Penolong Pegawai Stor hendaklah melengkapkan Borang Permohonan Pelupusan Stok seperti berikut: i. Mengenal pasti dan menyenaraikan stok yang hendak dilupuskan; ii. Disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut jenis stok atau nilai perolehan stok; iii. Mengemukakan Borang Permohonan Pelupusan Stok (KEW.PS-21) yang lengkap kepada Pegawai Stor PTj; dan iv. Justifikasi tambahan hendaklah dilampirkan sekiranya stok yang dilupuskan kurang daripada tempoh jangka hayat stok daripada tarikh didaftarkan. 9.5.2 Ketua PTj hendaklah menyediakan prosedur dalaman bagi menguruskan proses permohonan pelupusan stok sama ada secara bulanan atau suku tahunan. Penetapan ini hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada Pejabat Bendahari. 55
9.5.3 Tindakan Pegawai Stor PTj i. Permohonan Pelupusan Melebihi daripada RM100,000.00 a. Menyemak dan memastikan Borang Permohonan Pelupusan Stok diisi dengan lengkap berserta dokumen sokongan yang berkaitan; b. Mendapatkan pengesahan daripada Ketua PTj; c. Mengemukakan permohonan dan dokumen yang berkaitan kepada Pejabat Bendahari; d. Membantu Urus setia Pelupusan Universiti menguruskan pelupusan stok melalui kaedah yang diluluskan; e. Mendapatkan tandatangan Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS-25) daripada Ketua PTj dan mengemukakan semula kepada Pejabat Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan; f. Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS-25) asal akan disimpan bersama-sama dokumen sokongan seperti berikut: (i) Borang Akuan Penerimaan Stok (KEW.PS-34) yang dilupuskan melalui kaedah hadiah/ pindahan. (ii) Salinan resit jualan bagi stok yang dilupuskan melalui kaedah jualan. (iii) Salinan resit jualan/ Borang Akuan Penerimaan Stok (KEW.PS-34) bagi Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal. 56
ii. (iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS-35) yang dilupuskan melalui kaedah musnah. g. Mengemaskini rekod Daftar Stok dan Kad Petak; dan h. Memastikan dokumen berkaitan pelupusan difailkan dengan sistematik. Permohonan Pelupusan Kurang daripada RM100,000.00 a. Menyemak dan memastikan borang permohonan diisi dengan lengkap berserta dokumen sokongan yang berkaitan; b. Menyediakan Senarai Daftar Stok yang hendak dilupuskan; c. Mengeluarkan surat lantikan JKPPS dan menyediakan jadual pemeriksaan Pelupusan Stok; d. Mendapatkan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok daripada JKPPS dan menyediakan Laporan Akhir untuk kelulusan Ketua PTj; e. Mendapatkan kelulusan daripada Ketua PTj termasuk: (i) Sijil Kelulusan Pelupusan Stok (KEW.PS-24); (ii) Perlanjutan tempoh pelupusan; dan (iii) Meminda kaedah pelupusan. f. Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan; g. Melantik saksi bagi kaedah pelupusan secara musnah; 57
h. Melengkapkan dan mendapatkan tandatangan Sijil Pelupusan Stok daripada Ketua PTj; i. Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS-25) asal akan disimpan bersama-sama dokumen sokongan seperti berikut: (i) Borang Akuan Penerimaan Stok (KEW.PS-34) yang dilupuskan melalui kaedah hadiah/ pindahan. (ii) Salinan resit jualan bagi stok yang dilupuskan melalui kaedah jualan. (iii) Salinan resit jualan/ Borang Akuan Penerimaan Stok (KEW.PS-34) bagi Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal. (iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS-35) yang dilupuskan melalui kaedah musnah. j. Menghantar salinan dokumen pelupusan yang telah selesai dilaksanakan iaitu Borang Permohonan Pelupusan Stok, Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok, Sijil Kelulusan Pelupusan Stok, Sijil Pelupusan Stok dan dokumen-dokumen yang berkaitan kepada Pejabat Bendahari tidak melebihi satu bulan dari tarikh Sijil Pelupusan Stok ditandatangan. iii. Mengemaskini rekod Daftar Stok dan Kad Petak; dan iv. Memastikan dokumen berkaitan pelupusan difailkan dengan sistematik. 9.5.4 Tindakan Urus setia Pelupusan Stok Universiti i. Menyemak permohonan dan dokumen sokongan yang diterima lengkap dan teratur; 58
ii. Menyediakan Senarai Stok yang hendak dilupuskan; iii. Melantik JKPPS dan mengaturkan jadual pemeriksaan pelupusan stok; iv. Mendapatkan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok daripada JKPPS dan menyediakan Laporan Akhir untuk kelulusan Pihak Berkuasa Melulus; v. Mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus termasuk: (i) Sijil Kelulusan Pelupusan Stok (KEW.PS-24); (ii) Perlanjutan tempoh pelupusan; dan (iii) Meminda kaedah pelupusan. vi. Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan; vii. Melantik saksi bagi kaedah pelupusan secara musnah; viii. Menyediakan dan mendapatkan Sijil Pelupusan Stok daripada PTj pemohon yang lengkap; ix. Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS-25) asal akan disimpan bersama- sama dokumen sokongan seperti berikut: (i) Borang Akuan Penerimaan Stok (KEW.PS-34) yang dilupuskan melalui kaedah hadiah/ pindahan. (ii) Salinan resit jualan bagi stok yang dilupuskan melalui kaedah jualan. (iii) Salinan resit jualan/ Borang Akuan Penerimaan Stok (KEW.PS-34) bagi Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal. (iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS-35) yang dilupuskan melalui kaedah musnah. 59
9.6 9.7 x. Menyerahkan Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS-25) dan mengeluarkan arahan kepada PTj untuk pengemaskinian rekod Daftar Stok; xi. Membantu Urus setia Pelupusan PTj menguruskan pelupusan stok PTj; dan xii. Memastikan dokumen berkaitan pelupusan difailkan dengan sistematik. Tempoh Tindakan Pelupusan 9.6.1 Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang telah diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh enam (6) bulan daripada tarikh kelulusan. 9.6.2 Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat sebelum pelupusan dilaksanakan, Urus setia Pelupusan hendaklah memohon semula kelulusan yang baharu kepada Pihak Berkuasa Melulus kerana kelulusan terdahulu adalah terbatal. 9.6.3 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor. 9.6.4 Pelanjutan hanya dibenarkan bagi tempoh tidak melebihi 6 bulan. Pinda Kaedah Pelupusan 9.7.1 Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan dengan justifikasi oleh JKPPS atau Urus setia Pelupusan Universiti/ Pegawai Stor PTj kepada Pihak Berkuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. 60
9.8 9.7.2 Pihak Berkuasa Melulus hendaklah memberi kelulusan yang baharu dan tempoh pelupusan selama enam (6) bulan akan dikira dari tarikh kelulusan yang baharu. Kaedah Pelupusan 9.8.1 JKPPS hendaklah memastikan syor yang dipilih adalah bersesuaian dan Pihak Berkuasa Melulus hendaklah meluluskan kaedah pelupusan yang telah disyorkan oleh JKPPS atau mencadangkan kaedah sesuai untuk dilaksanakan dan memberikan pulangan paling menguntungkan Universiti. 9.8.2 Kriteria memilih kaedah pelupusan hendaklah disesuaikan mengikut keadaan stok tersebut, tiada unsur kepentingan peribadi dan memenuhi justifikasi pelupusan. 9.8.3 Urus setia Pelupusan Universiti/ Pegawai Stor PTj hendaklah memastikan proses pelupusan dilaksanakan mengikut kelulusan dan diselesaikan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh kelulusan. 9.8.4 Segala dokumen yang berkaitan dengan kaedah pelupusan hendaklah disediakan, dilengkapkan dan difailkan bersama-sama dokumen pelupusan yang lain. 9.8.5 Kaedah pelupusan adalah seperti berikut: i. Jualan secara a. Tender; b. Sebut Harga; dan c. Lelong. ii. Buangan Terjadual (E-Waste) dan Sisa Pepejal; iii. Jualan Sisa; iv. Tukar Barang atau Perkhidmatan; v. Tukar Beli; 61
9.9 vi. Tukar Ganti; vii. Hadiah; viii. Serahan; dan ix. Musnah. Kaedah Pelupusan Secara Jualan 9.9.1 Tender i. Tender hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu stok atau secara keseluruhannya melebihi RM500,000.00 pada satu-satu masa. ii. Dokumen Tender a. Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Stok (KEW.PS- 26); b. Borang Tender Pelupusan Stok (KEW.PS-27); dan c. Jadual Tender Pelupusan Stok (KEW.PS-28). iii. Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Stok. iv. Kenyataan tender yang mengandungi maklumat seperti di hendaklah diiklankan melalui akhbar harian utama Bahasa Melayu. Tender juga boleh dipaparkan dalam laman sesawang Universiti. v. Masa yang secukupnya hendaklah diberi bagi membolehkan petender mengkaji tawaran dan membuat persediaan bagi semua tender. Untuk tujuan ini, tarikh tender ditutup hendaklah sekurang- kurangnya empat belas (14) hari dari tarikh dokumen tender dijual. vi. Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang perseorangan dengan menggunakan Borang Tender Pelupusan Stok. 62
vii. viii. ix. x. xi. xii. xiii. Harga simpanan adalah berdasarkan nilai di Borang Pelupusan Stok. Tawaran harga dikemukakan menggunakan sampul berlakri dan dimasukkan ke dalam peti tender pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan (12.00 tengah hari). Tender yang lewat diterima tidak boleh dipertimbangkan. Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula. Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima, tender boleh dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus. Dalam memproses tender, Naib Canselor hendaklah memastikan bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai tender tersebut. Jika Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak, Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan tender itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual dan analisis tender kepada Lembaga Perolehan. Pegawai dari PTj yang melupuskan stok tidak dibenarkan menyertai tender kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak. 63
xiv. xv. Tempoh Sah Laku Tender a. Tempoh sah laku tender adalah sembilan puluh (90) hari bagi tender tempatan bermula dari tarikh tender ditutup. b. Sekiranya pelanjutan tempoh sah laku tawaran tender diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti. Deposit Tender a. Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksimum RM10,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Deposit tender hendaklah diuruskan seperti berikut: (i) Dibuat dalam bentuk tunai/ Wang Pos/ Draf Bank/ Jaminan Bank daripada bank yang berlesen dan diakaunkan. (ii) Deposit tender bagi petender yang berjaya hendaklah diselaraskan dengan harga jualan stok. (iii) Bagi petender yang menyertai tawaran tetapi tidak berjaya, deposit hendaklah dikembalikan sebaik sahaja tawaran tender tersebut disetuju terima oleh petender yang berjaya atau selepas tamatnya tempoh sahlaku tender, mengikut mana yang terdahulu. (iv) Deposit tender akan dirampas sekiranya syarat dalam pelawaan tender telah ditetapkan bahawa petender yang enggan menandatangani sesuatu 64
xvi. kontrak selepas tendernya disetuju terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat atau gagal mengambil stok mengikut tempoh yang ditetapkan dalam syarat tender. Pembuka Tawaran Tender a. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender (i) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dianggotai dua (2) orang pegawai terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender sama seperti Jawatankuasa Pembuka Tender di bawah urusan Perolehan Universiti. (ii) Pelantikan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dibuat secara bertulis oleh Bendahari. b. Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender (i) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah memastikan perkara-perkara yang dinyatakan di bawah dilaksanakan dengan sempurna:
Peti tawaran dibuka secepat mungkin selepas tender ditutup;
Setiap tawaran tender yang diterima, dibuka dan disemak nombor siri dengan rekod penjualan dokumen; 65
Nombor kod hendaklah diberi untuk setiap dokumen dan senarai harga serta ditandatangani ringkas;
Lembaran yang menyatakan harga dan apa- apa pindaan yang terdapat dalam tawaran tender hendaklah ditandatangani ringkas;
Menyenaraikan semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Jadual Tender Pelupusan Stok; dan
Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mengemukakan Jadual Tender bersama- sama dengan dokumen-dokumen tawaran kepada Urus Setia Tender berkenaan. xvii. Penilaian Tender a. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Tender (i) Pelantikan Ahli Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah dibuat secara bertulis oleh Bendahari; dan (ii) Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah dianggotai dua (2) orang pegawai, di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. b. Proses penilaian tender hendaklah disiapkan dan dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh tiga puluh (30) hari dari penilaian tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian. 66
c. Laporan Penilaian Tender hendaklah ditandatangani oleh semua Ahli Jawatankuasa. xviii. Perakuan Tender a. Ketua PTj hendaklah membuat perakuan kepada Lembaga Perolehan Universiti sedia ada berdasarkan Laporan Penilaian Tender. Perakuan hendaklah berdasarkan tawaran harga yang tertinggi. b. Urusetia Perolehan Tender hendaklah menyediakan Kertas Tender untuk pertimbangan Lembaga Perolehan Universiti. c. Perakuan hendaklah disertakan dengan salinan iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan. xix. Pertimbangan dan Keputusan Lembaga Perolehan a. Lembaga Perolehan Universiti sedia ada hendaklah menimbang tender-tender dan memilih tawaran yang tertinggi. b. Dalam memilih tawaran yang tertinggi, Lembaga Perolehan Universiti hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima tidak kurang daripada 70% harga simpanan. c. Sekiranya harga tawaran kurang daripada 70% harga simpanan, Lembaga Perolehan Universiti boleh menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut berdasarkan justifikasi yang kukuh atau mempelawa semula tender. 67
xx. d. Urusetia Lembaga Perolehan Universiti hendaklah merekodkan segala keputusan penting seperti nombor tender, tarikh keputusan tender, nama/ kod petender yang berjaya, harga tawaran, sebab-sebab penerimaan/ penolakan dan sebagainya. e. Urusetia Lembaga Perolehan Universiti hendaklah mendapatkan tandatangan Ahli Lembaga Perolehan Universiti sebaik sahaja keputusan dibuat. f. Keputusan muktamad Lembaga Perolehan Universiti hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya dan harga tawaran secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan/ ditandatangani dan dikembalikan dan disiarkan di dalam laman sesawang Universiti masing-masing. g. Dalam keadaan dimana SST telah dikeluarkan kepada petender yang berjaya dipilih dan petender berkenaan menolak tawaran berkenaan atau tidak mengembalikan SST dalam tempoh yang ditetapkan, maka perkara ini hendaklah dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan Universiti untuk memilih petender lain dalam tempoh sah laku tender. Sebarang pembatalan tender hendaklah mendapat kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti yang berkenaan dan dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan Universiti dengan menyatakan sebab-sebab pembatalan. 68
9.9.2 Sebut Harga i. Sebut Harga hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu (1) stok atau secara keseluruhannya tidak lebih RM500,000.00 pada satu- satu masa. ii. Dokumen Sebut Harga a. Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Stok (KEW.PS-29); b. Borang Sebut Harga Pelupusan Stok (KEW.PS-30); dan c. Jadual Sebut Harga Pelupusan Stok (KEW.PS-31). iii. Sebut harga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada lima (5) syarikat atau orang perseorangan. Walau bagaimanapun sebut harga bagi jualan sisa hendaklah dipelawa daripada syarikat dan tidak dibenarkan kepada orang perseorangan. iv. Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Stok hendaklah seberapa boleh disebarkan secara meluas dengan menggunakan borang Borang Sebut Harga Pelupusan Stok. Sebut Harga juga boleh dipaparkan dalam laman sesawang Universiti. v. Pelawaan sebut harga bagi jualan stok hendaklah menggunakan Borang Sebut Harga Pelupusan Stok. vi. Universiti hendaklah mempamerkan Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Stok di papan kenyataan, selain daripada mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. vii. Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut. 69
viii. ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan. Satu (1) daftar sebut harga hendaklah diselenggarakan untuk mencatat senarai edaran sebut harga yang telah mengambil sendiri sebut harga. Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan. Harga simpanan stok adalah berdasarkan nilai di Borang Sebut Harga Pelupusan Stok. Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, sebut harga boleh dipelawa semula. Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima, sebut harga boleh dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus. Dalam memproses sebut harga, Naib Canselor hendaklah memastikan bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebut harga tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai sebut harga tersebut. Jika Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebut harga mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak, Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan sebut harga itu. 70
xvi. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual dan analisis sebut harga kepada Jawatankuasa Sebut Harga. xvii. Urus Setia Pelupusan tidak dibenarkan menyertai sebut harga kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak. xviii. Tempoh Sah Laku Sebut Harga a. Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi sembilan puluh (90) hari dari tarikh tutup sebut harga. b. Jika tempoh pelanjutan sah laku tawaran diperlukan, permohonan pelanjutan hendaklah dikemukakan sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti/ Pihak Berkuasa Melulus Pelupusan. xix. Deposit Sebut Harga a. Deposit Sebut Harga sebanyak 5% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksimum RM5,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Deposit Sebut Harga hendaklah diuruskan seperti berikut: (i) Dibuat dalam bentuk tunai/Wang Pos/ Draf Bank/ Jaminan Bank daripada bank yang berlesen dan diakaunkan. (ii) Deposit Sebut Harga bagi penyebut harga yang berjaya hendaklah diselaraskan dengan harga jualan stok. 71
xx. xxi. (iii) Bagi penyebut harga yang menyertai tawaran tetapi tidak berjaya, deposit hendaklah dikembalikan sebaik sahaja tawaran Sebut Harga tersebut disetuju terima oleh penyebut harga yang berjaya atau selepas tamatnya tempoh sahlaku Sebut Harga, mengikut mana yang terdahulu. (iv) Deposit Sebut Harga akan dirampas sekiranya syarat dalam pelawaan Sebut Harga telah ditetapkan bahawa penyebut harga yang enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas Sebut Harganya disetuju terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat atau gagal mengambil stok mengikut tempoh yang ditetapkan dalam syarat Sebut Harga. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga a. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang dilantik oleh Bendahari. b. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri daripada dua (2) pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. c. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga sama seperti Jawatankuasa Pembuka Sebut Hargdi bawah urusan Perolehan Universiti. Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga a. Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan; 72
b. Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga; c. Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan bertindih dalam tawaran sebut harga; d. Merekodkan pada Jadual Sebut Harga Pelupusan Stok dengan mencatatkan kod penyebut harga dan harga yang ditawarkan; dan e. Menyerahkan sebut harga kepada Urus Setia Perolehan. xxii. Penilaian Sebut Harga a. Pelantikan Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah dibuat secara bertulis oleh Bendahari yang menguruskan sebut harga. b. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah dianggotai dua (2) orang pegawai, seorang Pengerusi dan seorang ahli. c. Penilaian Sebut Harga hendaklah disiapkan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian. d. Laporan Penilaian Sebut Harga hendaklah ditandatangani oleh semua Ahli Jawatankuasa. e. Setelah Laporan Penilaian Sebut Harga diterima oleh Urus setia Sebut Harga, Kertas Sebut Harga hendaklah disediakan. 73
xxiii. Jawatankuasa Sebut Harga bagi jualan stok hendaklah menggunakan Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan Universiti yang sedia ada. xxiv. Pertimbangan Sebut Harga a. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut harga dan memilih sebut harga yang menawarkan harga tertinggi. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi peluang yang saksama; b. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga. Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak dibenarkan; c. Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas; d. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat suara hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Universiti berkenaan untuk keputusan; dan e. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima adalah yang tertinggi. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada harga simpanan, Jawatankuasa Sebut Harga boleh menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut berdasarkan justifikasi yang kukuh atau mempelawa semula sebut harga. 74
xxv. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga a. Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga, penyebut harga yang berjaya, Surat Setuju Terima (SST) hendaklah dikeluarkan dengan serta merta; b. Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak tawaran, deposit sebut harga tidak akan dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang tawaran-tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula; dan c. Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dengan menggunakan Jadual Sebut Harga Pelupusan Stok. 9.9.3 Lelong i. Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke atas stok berikut: a. Mempunyai nilai pasaran; b. Kuantiti yang banyak; dan c. Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya. ii. Dokumen Lelongan a. Kenyataan Jualan Lelongan Stok (KEW.PS-32); dan b. Senarai Stok Yang Dilelong (KEW.PS-33). 75
iii. Tatacara Lelongan a. Lelongan bagi pelupusan Stok boleh dilaksanakan dengan melalui: (i) Pegawai yang dilantik oleh Bendahari; atau (ii) Pegawai dari Unit Rekod Aset & Stor; atau (iii) Khidmat Jurulelong Swasta b. Pegawai yang dilantik dan pegawai dari Unit Rekod Aset & Stor perlu menghadiri latihan/kursus berkaitan dengan lelongan. c. Khidmat Jurulelong Swasta boleh dilantik untuk melaksanakan lelongan tertakluk kepada syarat-syarat berikut: (i) Mempunyai lesen lelongan dengan Pihak Berkuasa berkenaan; dan (ii) Pelantikan perkhidmatan jurulelong tertakluk peraturan perolehan yang berkuatkuasa. d. Kenyataan lelongan hendaklah mengandungi maklumat terperinci mengenai stok yang akan dilelong. Tarikh, waktu dan tempat lelongan hendaklah dinyatakan dengan jelas. e. Kenyataan lelongan hendaklah diberi publisiti meluas dan dipamerkan di papan kenyataan. Bagi maksud mengiklankan sesuatu lelongan, adalah memadai notis itu mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat lelongan akan diadakan. f. Harga simpanan untuk lelongan berdasarkan kepada nilai semasa stok. 76
g. h. i. j. k. l. m. Urusan lelongan hendaklah diadakan di ruang terbuka atau dewan di mana kemudahan yang sesuai hendaklah disediakan untuk urusan melelong. Stok yang hendak dilelong hendaklah dipamerkan untuk dilihat oleh orang ramai dalam tempoh dua (2) hari dengan harga simpanan dipamerkan pada stok yang dilelong. Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu mendaftar dengan Urus setia Pelupusan Stok dengan memberikan nama penuh, nombor Kad Pengenalan dan alamat kepada Urus setia Pelupusan Stok semasa lelongan dilakukan. Deposit sebanyak 5% daripada harga simpanan atau maksimum RM1,000 hendaklah dibayar kepada Urus setia Pelupusan Stok melalui Bank Draf/ Wang Pos dan ditulis atas nama Bendahari UTeM. Pembida yang berjaya hendaklah menjelaskan bayaran penuh pada hari yang sama atau dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh lelongan kepada Universiti. Stok hendaklah diambil oleh pembida yang berjaya selepas bayaran penuh dibuat dan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh lelongan. Jika pembida enggan membuat bayaran penuh dan mengambil stok selepas tempoh yang ditetapkan, maka deposit tidak akan dikembalikan dan stok tersebut akan dilelong semula. 77
n. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang daripada 70% harga simpanan, Pihak Berkuasa Melulus boleh menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut atau pembidaan semula diadakan. 9.10 Kaedah Pelupusan Secara Buangan Terjadual (E-Waste) Dan Sisa Pepejal 9.10.1 Stok yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Jadual Pertama, Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005, hendaklah dikendalikan dan dilupuskan mengikut Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005 yang berkuat kuasa. 9.10.2 Barang-barang yang dikategorikan sebagai Buangan Terjadual adalah seperti yang disenaraikan di bawah Jadual Pertama, Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005. 9.10.3 Stok yang dikategorikan sebagai Sisa Pepejal hendaklah dilupuskan mengikut Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2007. Sisa Pepejal ditafsirkan sebagai: i. Apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan lain yang tidak dikehendaki atau keluaran yang ditolak yang timbul daripada penggunaan apa-apa proses; ii. Apa-apa benda yang dikehendaki dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh, tercemar atau selainnya rosak; atau iii. Apa-apa bahan lain yang mengikut Akta ini atau mana-mana undang-undang bertulis lain dikehendaki oleh pihak berkuasa yang dilupuskan. 9.10.4 Kos pengendalian pelupusan hendaklah ditanggung oleh Universiti yang melupuskan stok tersebut dan hendaklah mematuhi sepenuhnya peraturan perolehan perkhidmatan. 78
9.10.5 Universiti hendaklah merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan Pengurusan Sisa Pepejal Negara bagi mendapatkan keterangan lanjut mengenai perkara ini atau akta yang berkaitan. 9.10.6 Sekiranya kuantiti stok yang banyak dalam jangka masa panjang, Universiti boleh mewujudkan kontrak dengan mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus Universiti. 9.11 Kaedah Pelupusan Secara Jualan Sisa 9.11.1 Kaedah pelupusan secara jualan sisa dilaksanakan bagi stok selain daripada Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal. 9.11.2 Stok yang boleh dilupuskan melalui kaedah jualan sisa adalah stok yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya. 9.11.3 Penjualan sisa stok hendaklah dilaksanakan seperti berikut: i. Jualan Terus a. Nilai perolehan asal bagi satu stok atau secara keseluruhannya sehingga lima puluh ribu ringgit (RM50,000). b. Kajian Pasaran hendaklah dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit). c. Pemilihan syarikat dan keputusan jualan terus hendaklah mendapat pertimbangan dan kelulusan Pihak Berkuasa Melulus. 79
ii. Sebut Harga a. Nilai perolehan asal bagi satu (1) stok atau secara keseluruhannya melebihi lima puluh ribu ringgit (RM50,000) sehingga lima ratus ribu ringgit (RM500,000). b. Mempelawa sekurang-kurangnya lima (5) syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) atau bidang-bidang lain yang berkaitan. c. Pelaksanaan Sebut Harga sama seperti Kaedah Jualan Secara Sebut Harga. iii. Tender a. Nilai perolehan asal bagi satu (1) stok atau secara keseluruhannya melebihi lima ratus ribu ringgit (RM500,000.00) hendaklah dipelawa secara tender terbuka kepada syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit). b. Pelaksanaan Tender sama seperti Kaedah Jualan SecaraTender. 9.11.4 Jualan Sisa hanya boleh ditawarkan kepada syarikat sahaja dan tidak boleh ditawarkan kepada orang perseorangan. 9.11.5 Harga simpanan bagi jualan sisa adalah dikecualikan. Pemilihan syarikat adalah berdasarkan tawaran yang tertinggi. 9.11.6 Sekiranya kuantiti sisa stok yang banyak dalam jangka masa panjang, Universiti boleh mewujudkan kontrak dengan mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus Universiti. 80
9.12 Kaedah Pelupusan Secara Tukar 9.12.1 Kaedah pelupusan secara tukar barang atau perkhidmatan merupakan pertukaran stok dari jenis yang sama atau berbeza atau pertukaran stok dengan perkhidmatan. 9.12.2 Kaedah tukar barang atau perkhidmatan dilaksanakan berasaskan: i. Pertukaran stok atau perkhidmatan adalah berasaskan nilai terbaik tanpa melibatkan kos tambahan; ii. Nilai stok hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan; iii. Pertukaran stok atau perkhidmatan hendaklah mengikut keperluan sebenar Universiti; iv. Pelantikan syarikat tertakluk kepada peraturan perolehan yang berkuat kuasa; dan v. Syarikat pengeluar atau agen pembekal stok baharu hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan. 9.12.3 Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar barang hendaklah mempunyai justifikasi. 9.13 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Beli 9.13.1 Kaedah pelupusan secara tukar beli dilaksanakan bagi stok yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh PTj dan tiada PTj lain yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan. 81
9.13.2 Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar beli hendaklah mempunyai justifikasi. 9.13.3 Kaedah tukar beli dilaksanakan berasaskan: i. Stok yang sama jenis; ii. Stok lama perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang; iii. Penggantian stok hendaklah disahkan oleh pegawai yang mempunyai kepakaran (jika perlu); iv. Harga jualan dirundingkan antara PTj dengan pembekal dan mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus; v. Nilai semasa ditaksir oleh pegawai yang mempunyai kepakaran atau mengikut nilai pasaran; vi. Peruntukan yang mencukupi; dan vii. Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender atau sebut harga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan. 9.14 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Ganti 9.14.1 Kaedah pelupusan secara tukar ganti boleh dilaksanakan ke atas stok yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan komponen-komponen tertentu seperti komponen kenderaan atau perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat atau komponen ganti bagi pembaikan jentera atau kenderaan atau perkakasan komputer yang lain. 9.14.2 Pelupusan secara tukar ganti dilaksanakan berasaskan: i. Stok yang sama jenis dan kegunaannya; dan 82
ii. Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh pegawai yang berkepakaran. 9.14.3 Stok yang ditukar ganti hendaklah dimasukkan ke dalam rekod secara berasingan dengan menggunakan tatacara pengurusan dan kawalan stok. 9.15 Kaedah Pelupusan Secara Hadiah 9.15.1 Pelupusan Stok secara hadiah boleh dilaksanakan dari Universiti kepada: i. Pertubuhan atau persatuan yang diiktiraf oleh Kerajaan Persekutuan dan Negeri; dan ii. Rumah-rumah ibadat, rumah-rumah kebajikan masyarakat dan seumpamanya yang diiktiraf oleh Kerajaan Persekutuan dan Negeri; 9.15.2 Stok yang boleh dilupuskan secara hadiah adalah: i. Stok boleh digunakan lagi tetapi tidak diperlukan lagi oleh Universiti; atau ii. Stok boleh diguna sebagai bahan latihan dan pameran. 9.15.3 Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan: i. Disokong dengan surat permohonan daripada organisasi, pertubuhan sukarela atau persatuan-persatuan lain; ii. PTj hendaklah mengemukakan surat permohonan dari pemohon yang diterima kepada Urus setia Pelupusan Universiti; 83
iii. Urus setia Pelupusan Universiti akan memaklumkan kepada PTj ke atas pengurusan penyerahan hadiah stok kepada pemohon; iv. Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh pemohon; dan v. Surat Akuan Penerimaan (KEW.PS-34) hendaklah dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus beserta Sijil Pelupusan Stok selepas stok diterima oleh pemohon. 9.16 Kaedah Pelupusan Secara Serahan 9.16.1 Pelupusan Stok secara serahan boleh dilaksanakan dari Universiti kepada: i. Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan Berkanun; ii. Kumpulan sasaran seperti petani, penternak dan nelayan; dan iii. Syarikat Penyelenggaraan bagi penggantian stok. 9.16.2 Kaedah pelupusan secara serahan dilaksanakan: i. PTj hendaklah mengemukakan surat permohonan dari pemohon yang diterima kepada Urus setia Pelupusan Universiti; ii. Urus setia Pelupusan Universiti akan memaklumkan kepada PTj ke atas pengurusan penyerahan stok kepada pemohon; iii. Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh penerima; 84
iv. Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus beserta Sijil Pelupusan Stok selepas stok diterima oleh pemohon; v. Salinan Daftar Stok hendaklah diserahkan kepada Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan Berkanun. 9.17 Kaedah Pelupusan Secara Musnah 9.17.1 Kaedah pelupusan secara musnah hendaklah menjadi pilihan terakhir setelah mendapati semua kaedah seperti jualan, hadiah dan sebagainya tidak sesuai untuk dilaksanakan. 9.17.2 Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi stok yang tiada nilai jualan atau nilai sisa atau stok yang berunsur keselamatan dengan cara berikut: i. Ditanam; ii. Dibakar; iii. Dibuang; iv. Ditenggelam; atau v. Diletup/ diledak/ dilebur. 9.17.3 Langkah-langkah berikut hendaklah diambil sebelum pelupusan secara musnah dilaksanakan: a. Mendapat kelulusan tempat pemusnahan daripada Pihak Berkuasa yang berkenaan seperti Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan Alam Sekitar, Jabatan Laut atau Pihak Berkuasa Lain mengikut mana yang berkenaan; 85
b. Mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa yang berkenaan; c. Bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alat ganti hendaklah ditanggalkan atau dikeluarkan terlebih dahulu untuk kegunaan akan datang; d. Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek, dirincih dan sebagainya perlu diambil terlebih dahulu supaya tiada mana- mana pihak dapat mengambil dan menjual semula atau bagi stok yang mempunyai unsur-unsur keselamatan, tiada sebarang maklumat dapat diakses; e. Ketua PTj atau Pegawai Stor PTj yang melupuskan stok atau Urus setia Pelupusan Universiti hendaklah melantik dua (2) orang pegawai gred yang bersesuaian untuk menyaksikan bahawa stok tersebut telah dimusnahkan; dan f. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS-35) hendaklah disediakan apabila pemusnahan telah selesai dilaksanakan dan dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus. 9.17.4 Sekiranya kuantiti stok yang banyak hendak dimusnahkan dalam jangka masa panjang, Universiti boleh mewujudkan kontrak dengan mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus Universiti. 9.18 Pelupusan Melalui Kontrak Pusat Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Universiti hendaklah menggunakan peraturan yang telah ditetapkan. 86
9.19 Kaedah-kaedah Lain Kaedah-kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan hendaklah mendapat kelulusan daripada Naib Canselor melalui Pejabat Bendahari berdasarkan cadangan kaedah dan justifikasi daripada JKPPS. 9.20 Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan 9.20.1 Sijil Pelupusan Stok disediakan dan dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus bersama dokumen sokongan seperti berikut: i. Resit jualan bagi pelupusan secara jualan; ii. Surat Akuan Penerimaan bagi kaedah pelupusan secara hadiah/ serahan; iii. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok bagi pelupusan kaedah pemusnahan; dan iv. Akuan penerimaan/ Resit Jualan bagi pelupusan secara Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal. 9.20.2 Semua daftar dan senarai Stok hendaklah dikemaskini. 9.21 Laporan Pelupusan Stok 9.21.1 Laporan Pelupusan Stok (KEW.PS-36) hendaklah disediakan dan dilaporkan dalam Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU). 87
10.0 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA 10.1 Objektif Hapus Kira 10.1.1 Menyelaras rekod stok; 10.1.2 Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan stok; 10.1.3 Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan stok Universiti; dan 10.1.4 Membolehkan tindakan surcaj dan tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai. 10.2 Proses Hapus Kira 10.2.1 Melaporkan Kehilangan Apabila terdapat apa-apa kehilangan stok, tindakan yang perlu diambil adalah: i. Kesalahan Jenayah a. Pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah melaporkannya kepada Ketua PTj (Naib Canselor jika Ketua PTj) dan Pegawai Stor PTj dengan serta-merta. b. Membuat Laporan Polis tidak lewat 24 jam jika ia mempercayai kehilangan tersebut berpunca daripada kesalahan jenayah. 88
ii. Kesalahan Bukan Jenayah a. Laporan Polis hendaklah dibuat dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh kehilangan dikenalpasti. b. Ketua PTj hendaklah mengarahkan Pegawai Stor atau pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga stok membuat Laporan Polis. iii. Surat penjelasan perlu disediakan sekiranya berlaku kelewatan pemakluman ke atas kehilangan yang berlaku kepada Naib Canselor dan dihantar bersama-sama dengan Laporan Awal Kehilangan Stok. 10.2.2 Menyediakan Laporan Awal Kehilangan Stok i. Ketua PTj atau Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Stok (KEW.PS-37) bagi kehilangan Stok yang telah berlaku di PTjnya dan di bawah kawalannya. ii. Bagi kehilangan yang melibatkan Ketua PTj, Laporan Awal Kehilangan Stok hendaklah disediakan Pegawai Stor PTj yang berkaitan atau pegawai yang dilantik oleh Universiti. iii. Ketua PTj atau Pegawai Stor atau pegawai yang dilantik hendaklah menghantar Laporan Awal Kehilangan Stok dan salinan Laporan Polis terus kepada Naib Canselor dan Bendahari selewat-lewatnya dua (2) hari bekerja dari tarikh Laporan Polis. iv. Salinan Laporan Awal dan Laporan Polis hendaklah dihantar kepada Pengarah Keselamatan. 89
10.2.3 Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Stok i. Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis (KEW.PS-38) oleh Bendahari dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh terima Laporan Awal Kehilangan Stok. ii. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri daripada: a. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari jabatan/ bahagian/ unit yang sama. b. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri daripada: (i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari jabatan/ bahagian/ unit yang sama. (ii) Terdiri daripada dua (2) orang pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional di gred bersesuaian. (iii) Mempunyai pengalaman dalam pengurusan stok atau pengurusan kewangan jika perlu. iii. Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat adalah seperti berikut: a. Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan dengan mengambil tindakan seperti berikut: (i) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan; 90
b. c. d. e. (ii) Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-mana pegawai yang difikirkan perlu; (iii) Meneliti rekod-rekod stok, Laporan Polis termasuk laporan siasatan dan Laporan Awal; (iv) Melawat dan memeriksa tempat kejadian (jika perlu); (v) Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian, salinan dokumen-dokumen yang berkaitan sebagai bahan bukti (sekiranya perlu); dan (vi) Tindakan lain yang difikirkan sesuai untuk melengkapkan siasatan. Mengenalpasti sama ada peraturan Pengurusan Stok Universiti dan Arahan Keselamatan Universiti dan peraturan dalaman (jika ada) dipatuhi; Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan berpunca daripada kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi peraturan yang disengajakan, kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai pengetahuan dalam peraturan Pengurusan Stok Universiti; Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunya kehilangan; Mengenalpasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-langkah kawalan dan pencegahan; 91
f. Menyatakan sama ada tindakan surcaj patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi; dan g. Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir Kehilangan Stok. 10.2.4 Menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Stok i. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Stok (KEW.PS-39) dan mengemukakan kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pelantikan. ii. Laporan Akhir Kehilangan Stok hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti: a. Salinan Daftar Stok; b. Salinan Daftar Pergerakan Stok; c. Gambar lokasi kejadian; d. Laporan Penyiasatan Polis (jika ada); e. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat termasuk pegawai yang bertanggungjawab bagi kehilangan stok tersebut; dan f. Dokumen-dokumen berkaitan. iii. Surat penjelasan perlu disediakan dan diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus sekiranya melebihi tempoh penghantaran Laporan Akhir Kehilangan Stok. 92
10.2.5 Pihak Berkuasa Melulus hendaklah: i. Meneliti semua laporan dan dokumen-dokumen yang telah dihantar oleh Jawatankuasa Penyiasat dan disediakan oleh Urus setia Kehilangan Aset Universiti. ii. Memanggil mana-mana staf yang boleh membantu dalam mendapatkan maklumat berkaitan dengan kehilangan Stok. iii. Setelah Pihak Berkuasa Melulus berpuas hati dengan hasil siasatan, Pihak Berkuasa Melulus adalah bertanggungjawab untuk: a. Meluluskan tindakan menghapus kira stok yang hilang (KEW.PS-40) dengan surcaj atau tatatertib atau kedua- duanya sekali jika terdapat kecuaian atau penipuan atau kecurian oleh pegawai. b. Bagi tindakan tatatertib, ulasan dan kelulusan hendaklah dihantar kepada Ketua Pegawai Operasi dan Penasihat Undang-undang bersama salinan Laporan Awal dan Akhir; atau c. Meluluskan tindakan menghapus kira stok yang hilang (KEW.PS-40) tanpa surcaj dan tatatertib; atau d. Meluluskan tindakan menghapus kira stok yang hilang (KEW.PS-40) dengan penggantian. e. Sekiranya Pihak Berkuasa Melulus tidak berpuas hati dengan hasil siasatan, maka Pihak Berkuasa Melulus boleh mengarahkan siasatan semula dengan mengambil tindakan seperti berikut: 93
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau (ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang lain untuk menjalankan siasatan semula. 10.2.6 Tindakan Selepas Kelulusan i. Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan dalam Daftar Stok dan mengemaskini rekod-rekod yang berkaitan; ii. Melengkapkan Sijil Hapus Kira Stok (KEW.PS-41) oleh PTj dalam tempoh 2 minggu dari tarikh kelulusan Pihak Berkuasa Melulus; iii. Syor surcaj atau tatatertib hendaklah dibawa kepada Jawatankuasa Tatatertib oleh Pejabat Pendaftar/ Penasihat Undang-undang dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan Pihak Berkuasa Melulus Kehilangan Aset; dan iv. Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj/ tatatertib hendaklah dimaklumkan kepada Pihak Berkuasa Melulus Kehilangan Aset dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh kelulusan Pihak Berkuasa Melulus Kehilangan Aset. 10.3 Urus setia Kehilangan dan Hapus Kira Stok 10.3.1 Unit Rekod Aset dan Stor, Pejabat Bendahari bertanggungjawab sebagai Urus setia Kehilangan dan Hapus Kira Universiti. 10.3.2 Tugas-tugas Urus setia Kehilangan dan Hapus Kira adalah seperti berikut: 94
i. Mendapatkan maklumat mengenai stok yang hilang melalui Daftar Stok; ii. Menerima dan menyemak Laporan Awal Kehilangan Stok (KEW.PS-37) yang diterima; iii. Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat (KEW.PS- 38); iv. Mendapatkan dan menyemak Laporan Akhir Kehilangan Stok (KEW.PS-39) daripada Jawatankuasa Penyiasat; v. Menyemak laporan-laporan dan dokumen sokongan yang akan disediakan kepada Pihak Berkuasa Melulus lengkap dan teratur; vi. Mendapatkan Sijil Kelulusan Hapus Kira Stok (KEW.PS.40) kepada Pihak Berkuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan daripada Laporan Akhir Kehilangan Stok diterima; vii. Memaklumkan keputusan kepada PTj untuk tindakan kemas kini rekod berkaitan; viii. Memaklumkan syor surcaj kepada Urus setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya; ix. Menyediakan dan mendapatkan Sijil Hapus Kira Stok (KEW.PS.41) yang lengkap daripada PTj dan mengemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira; dan x. Mendapatkan maklum balas kedudukan tindakan surcaj daripada Urus setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya kepada Pihak Berkuasa Melulus. 95
10.4 Laporan Hapus Kira Stok 10.4.1 Laporan Hapus Kira Stok (KEW.PS.42) hendaklah dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU). 96