PENGURUSAN PROJEK PENGURUSAN PROJEK 9.0 PENGENALAN Unit ini akan membincangkan tentang pengurusan yang melibatkan aktiviti- aktiviti pembangunan dan inovasi dalam kerja operasi yang dikenali sebagai pengurusan projek. Apakah yang dimaksudkan dengan pengurusan projek? Pengurusan projek merupakan satu pengurusan yang melibatkan pembangunan, perubahan dan inovasi dalam kerja operasi. Ia merangkumi aktiviti seperti merancang dan pengawalan sesuatu projek dengan bergantung kepada kekangan belanjawan supaya projek dapat disempurnakan dalam tempoh masa yang ditetapkan. Sebelum kita meneruskan pelajaran dalam unit ini, kita juga perlu tahu apakah yang dimaksudkan dengan projek? Projek didefinisikan sebagai satu aktiviti operasi yang wujud hanya sekali- sekala dalam tempoh masa yang tertentu. Projek merupakan aktiviti yang besar dan akan mempengaruhi masa depan syarikat. Contohnya seperti projek pembinaan kemudahan, bangunan kilang, pusat membeli belah dan pemasangan sistem komputer. 9.1 ELEMEN-ELEMEN PENGURUSAN 1
PENGURUSAN PROJEK Sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan kemahiran di luar sistem pengeluaran. Organisasi projek akan dibentuk untuk memudahkan proses perjalanan projek menjadi lebih lancar dan sempurna. Terdapat TIGA peringkat pengurusan projek yang utama iaitu :- Perancangan Penjadualan Pengawalan Ketiga-tiga peringkat ini akan digunakan dalam teknik PERT, CPM dan carta Gantt. Teknik-teknik ini akan dijelas dengan lebih terperinci dalam tajuk yang seterusnya. Dalam pengurusan projek , pasukan projek akan dibentuk yang mana ianya akan memainkan peranan penting untuk melaksanakan ketiga-tiga peringkat pengurusan projek yang telah dinyatakan di atas. Pasukan projek merupakan sekumpulan individu dari organisasi atau dari luar organisasi yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang berkaitan dengan sesuatu projek. Ahli-ahlinya terdiri daripada pengurus dan staf yang mahir dalam bidang tertentu seperti buruh dan jurutera yang diperlukan dalam projek pembinaan. Organisasi projek akan menguruskan pengurusan projek melalui perancangan penjadualan dan pengawalan. Rajah 9.1 di bawah menunjukkan salah satu 2
PENGURUSAN PROJEK contoh struktur organisasi projek yang dibentuk dalam pengurusan sesuatu projek. Pengurus Eksekutif Pengurus Projek Pengeluaran Kejuruteraan Perakaunan Penyelidikan & Pembangunan Pasukan Kerja Pembelian Pemasaran Pentadbiran Perkhidmatan Rajah 9.1 : Struktur Organisasi Projek 3
PENGURUSAN PROJEK 9.1.1 Perancangan Perancangan merupakan salah satu daripada peringkat pengurusan projek yang utama yang merangkumi aktiviti menentukan objektif projek. Ianya bertujuan untuk memudahkan pengurus dan pasukannya menjalankan sesuatu projek. Kebiasaannya, perancangan projek akan disenaraikan dalam bentuk dokumen yang formal yang dikenali sebagai skop projek. Seterusnya, projek akan dibahagikan kepada beberapa komponen yang lebih terperinci dengan kaedah yang dikenali sebagai struktur pembahagian kerja (seperti yang ditunjukkan dalam rajah carta alir di bawah). PROJEK Perkara-perkara Utama Dalam Projek Sub Perkara Utama Dalam Projek Aktiviti-aktiviti Matris Organisasi Rajah 9.2 : Carta Alir Struktur Pembahagian Kerja 4
PENGURUSAN PROJEK Dengan itu sesuatu aktiviti dapat dijalankan dengan lebih lancar oleh setiap individu dengan adanya sumber tenaga buruh dan masa yang diperlukan oleh penyelia dan bahagian pengawalan pengurusan. Matris organisasi : Satu pasukan yang dibentuk khas untuk menjalankan sesuatu projek yang khas dimana ahlinya terdiri daripada pelbagai jabatan fungsi dalam syarikat seperti kejuruteraan, pemasaran dan pengeluaran yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu projek. 9.1.2 Penjadualan Selepas proses perancangan, proses penjadualan diperlukan untuk menganggarkan jangkamasa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti projek. Anggaran tempoh masa menyiapkan projek ditetapkan dengan membuat perbandingan dengan objektif projek syarikat. Apakah yang akan berlaku sekiranya masa yang ditetapkan melebihi masa yang dihadkan? Jika keadaan ini berlaku, tempoh persiapan projek mesti dikurangkan samada dengan menambah sumber tenaga kerja atau dengan menggunakan cara lain yang boleh menyiapkan projek dengan cepat. Selain dari menambah sumber tenaga kerja, salah satu cara yang boleh digunakan untuk menyiapkan projek dengan cepat ialah dengan kerja lebih masa (overtime). Dengan cara ini kos menyiapkan projek akan meningkat. Macamana kita mengatasi masalah peningkatan kos, akan dijelaskan pada unit yang seterusnya. Mengapakah penjadualan projek perlu dibuat dalam melaksanakan sesuatu projek? 5
PENGURUSAN PROJEK Penjadualan perlu dilakukan untuk :- Menentukan dan menghubungkaitkan antara aktiviti dengan aktiviti yang lain Mengenalpasti hubungan sebelumnya antara aktiviti. Hubungan ini akan ditunjukkan melalui teknik CPM/PERT yang melibatkan graf rangkaian. Contoh hubungan aktiviti melalui rangkaian ditunjukkan oleh rajah di bawah :- Mendirikan tiang Memaku dinding P1 P2 P3 Rajah 9.3 : Hubungan aktiviti melalui rangkaian Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan penyenggaraan setiap aktiviti. Anggaran tempoh perlaksanaan projek perlu dibuat untuk mengelak kerugian dari segi masa dan kos. Mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah dengan lebih cekap. Seterusnya, disini akan diterangkan mengenai Carta Gantt yang merupakan salah satu teknik penjadualan yang popular. Carta Gantt juga dikenali sebagai carta bar dimana setiap aktiviti projek akan ditunjukkan bersama tempoh masa perjalanannya. Mengapakah kita menggunakan Carta Gantt dalam melaksanakan projek? Carta Gantt digunakan kerana ia dapat membantu pengurus mengenalpasti :- i. semua aktiviti yang telah dirancang. ii. Pelaksanaan aktiviti pekerjaan yang ditunjukkan iii. Anggaran masa untuk aktiviti-aktiviti direkodkan iv. Jangkamasa keseluruhan projek dilaksanakan 6
PENGURUSAN PROJEK Rajah 9.4 di bawah menunjukkan contoh Carta Gantt bagi satu projek pembinaan rumah. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Aktiviti Merekabentuk rumah Mendapatkan bekalan Mencari pembekal Membuat pesanan Menerima bahan mentah Membina rumah Mengecat Memasang permaidani Siapkan kerja Rajah 9.4 : Contoh Carta Gantt 9.1.3 Pengawalan Selepas peringkat perancangan dan penjadualan, aktiviti projek akan dijalankan. Dalam masa itu, pengurus projek akan tertumpu kepada peringkat pengawalan yang merangkumi pengawalan sumber, kos kualiti dan belanjawan. Apakah tujuan peringkat pengawalan ini ? Pengawalan bertujuan untuk :- Memastikan semua aktiviti dikenalpasti Memastikan semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan Memastikan sumber -sumber yang diperlukan dikenalpasti Memastikan perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat sebarang perubahan atau pembaharuan dalam projek. 7
PENGURUSAN PROJEK Rumusan Fungsi Akibat Perancangan Penjadualan Pengawalan Tugas Bangunkan syarat sumber-sumber dalaman dan yang luaran diperlukan untuk aktiviti projek Bangunkan yang lebih jelas Untuk sumber setiap timing dan hubungan dengan sumber lain petunjuk Mengesan ketidakpatuhan penjadualan, piawaian belanjawan kualiti dengan kos, dan Cara pencapaian tugas Carta aliran tunai Carta Requirement Pelan Work Pelan Material Delivery Penganggaran masa dan kos Belanjawan jabatan Carta Milestone CPM/PERT Rekabentuk Personel Subcontractor Carta Milestone : - Jabatan Subcontractors Material Deliveries Jadual Aliran Tunai CPM/PERT :- Tarikh permulaan dan persiapan aktiiti Update Activity slack Laporan jabatan Laporan kos aktiviti Laporan Compliance Laporan performance : Aktiviti delinquent Akiviti slack Bahagian kritikal Kesimplan projek belanjawan Quality time Masa Sebelum dilaksanakan Pengubahsuaian perlu seiring perjalanan projek projek jika dengan Sebaik sahaja projek akan bermula Berterusan perjalanan projek sepanjang Semasa dilaksanakan projek 8