© 2020 Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi Panduan Booking Meeting dan Menjalankan Meeting Zoom sebagai Host DIREKTORAT PENGEMBANGAN TEKNOLOGI DAN SISTEM INFORMASI
Deskripsi Deskripsi Panduan Host pada Zoom Meeting Nama Panduan : Panduan Booking Meeting dan Menjalankan Meeting Zoom sebagai Host Tujuan Panduan : Memberikan langkah-langkah booking dan penggunaan zoom meeting ketika menjadi host Pengguna : Mahasiswa, Dosen, atau Tendik Penulis : Ernis Desna Pratami Unit Informasi : Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Keterangan : Panduan lainnya dapat diunduh melalui website its.ac.id/dptsi/id/panduan Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi COMPUTER REPAIR & SUPPORT
Akses webinar-book.its.ac.id Untuk melakukan booking, Anda perlu mengakses webinar-book.its.ac.id. Langkah ini bisa dilakukan dengan mengetikkan alamat url langsung pada mesin pencari (chrome) ataupun dengan mengaksesnya melalui myITS SSO. Opsi 1 : Langsung masuk ke halaman webinar- book.its.ac.id Opsi 2 : Masuk melalui myITS SSO dan pilih menu Webinar Booking Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Booking Meeting Untuk melakukan booking, pilih menu Meeting, lalu pilih Booking Meeting. Pilih Booking Meeting untuk mulai melakukan booking Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi Data PIC Zoom menunjukkan data yang sesuai dengan data myITS SSO, jika no. WA tidak sesuai, silahkan melakukan perubahan pada setting myITS SSO Klik Next untuk melanjutkan
Isi Form Booking Isi form booking sesuai dengan data acara Anda. Siapkan undangan maupun flyer untuk diisi pada bagian file pendukung. Harap pastikan judul tidak terlalu panjang agar booking dapat disetujui. Dan pastikan semua isian benar, karena setelah disubmit, form tidak dapat diedit kembali. Ada batasan ukuran untuk file pendukung yakni sebesar 2 mb, jika lebih dari itu, form tidak dapat disubmit Tanda * menandakan WAJIB DIISI Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Tambah Sesi/Gladi Setelah mengisi keterangan acara, Anda dapat menambah jumlah sesi maupun gladi, sesuai dengan kebutuhan Anda. Isi data dengan benar sebelum melakukan Submit Booking. Jika Anda membutuhkan sesi gladi, Anda dapat mengklik tombol Tambah Sesi Gladi. Secara DEFAULT, sudah tersedia 1 Sesi Meeting yang dapat Anda isi, jika acara Anda lebih dari 1 sesi, Anda dapat menambahkan sesi dengan mengklik tombol Tambah Sesi. Jika sudah mengisi keterangan sesi, harap pastikan kembali data yang terisi sudah benar sebelum mengklik Submit Booking (Form yang sudah disubmit tidak dapat diedit kembali). Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Cek Status pada Meeting Saya Setelah melakukan submit booking, Anda dapat mengecek status konfirmasi pada menu Meeting Saya. Jika belum dikonfrmasi, status pengajuan booking Anda masih "Menunggu Konfirmasi", dan ketika sudah disetujui akan berubah warna menjadi Hijau dan bertuliskan Disetujui. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Booking Disetujui? Setelah melakukan booking meeting dan sudah disetujui, Anda akan menerima email masuk yang berisi konfirmasi meeting sudah disetujui dan menerima link zoom yang dapat anda bagikan kepada peserta/attendees. Link Zoom meeting dan gladi akan dikirimkan dalam satu email, Anda dapat membagikan link tersebut kepada para peserta. Note: Walaupun bertuliskan Booking Webinar, zoom yang diterima tetap versi zoom meeting karena zoom webinar sudah dinonaktifkan. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Bagaimana Masuk ke Zoom Meeting? Setelah meeting Anda disetujui, 40 menit sebelum acara meeting, Anda akan menerima email masuk yang berisi akun Host Zoom Meeting yang digunakan untuk masuk zoom.us/signin. Ini berlaku untuk sesi meeting maupun gladi. Gunakan Email dan Password ini untuk login pada zoom melalui zoom.us/signin Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Masuk ke Zoom Setelah masuk ke halaman zoom.us/signin, masukkan Email Address dan Password Host Meeting: Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi Masukkan Email dan Password Host untuk login zoom Klik Sign In untuk masuk
Start Meeting Setelah berhasil login, pilih menu Meetings. Lalu pilih meeting yang akan Anda mulai. Klik Start untuk memulai meeting. Klik start untuk memulai Meeting Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Membuka Zoom Meeting Klik Open Zoom Meeting untuk memulai rapat melalui aplikasi Destop Zoom, jika menggunakan versi web, cukup tekan cancel. Klik Open Zoom Meeting untuk memulai meeting menggunakan aplikasi desktop zoom. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Join with Computer Audio Klik Join with Computer Audio, agar speaker dan microphone Anda aktif saat meeting. Anda dapat mencentang tombol Automatically join audio by computer when joining a meeting agar ke depannya Anda otomatis join audio. Klik join with Computer Audio agar suara pembicara dapat terdengar oleh Anda, dan agar Anda dapat mengaktifkan microphone Anda ketika hendak berbicara nantinya. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Tampilan Zoom Meeting Terdapat beberapa menu pada tampilan Zoom Meeting. Di antaranya Menu Security. Di menu ini Anda dapat mengatur apa yang dapat dilakukan maupun tidak oleh participants. Pada menu Security Setting, pilihan yang terdapat tanda centang menandakan sudah aktif, dan untuk menonaktifkannya, cukup mengklik pilihan hingga tanda centang hilang Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Cek Participants Pada menu Participants, Anda juga dapat melakukan pengaturan terkait setting bagi peserta. Sebagai Host Anda dapat melakukan mute atau menonaktifkan video serta merename nama Anda Tombol Invite memungkinkan Anda untuk mengcopy link join zoom yang dapat Anda bagikan kepada peserta yang belum mendapatkan link join Tombol titik 3 di sebelah tombol Mute All, merupakan pengaturan untuk peserta. Tanda centang menandakan pilihan aktif. Untuk menonaktifkannya cukup dengan mengklik pilihan tersebut hingga tanda centang hilang. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Membuat Peserta Sebagai Co-Host Peran Co-Host sangat diperlukan untuk membantu Host dalam menangani atau memantau jalannya meeting. Host dapat membuat lebih dari 1 Co-Host, atau semua Panelis dijadikan Co-Host juga bisa. Klik More lalu Pilih Make Co-Host Pada nama Peserta yang akan dijadikan Co-Host Klik Yes untuk menyetujui Make Co-Host Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Memulai Live on YouTube Jika Anda ingin melakukan Live on YouTube, maka Anda dapat mengaktifkannya dengan mengklik tombol More lalu pilih Live on YouTube. Klik Live on YouTube untuk menyalakan Live Streaming Webinar pada YouTube. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Menyalakan Recording Pada saat melakukan webinar, Anda dapat merekamnya dengan klik tombol Record dan pilih Record to the Cloud untuk menyimpannya pada aplikasi Zoom, atau Record on this Computer untuk menyimpannya pada komputer Anda. Klik Record to the Cloud untuk menyimpan rekaman pada aplikasi Zoom sehingga Anda dapat mengunduh langsung maupun membagikan link download kepada participants. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Melakukan Share Screen Share Screen dapat dilakukan oleh Host maupun Co-Host dengan mengklik tombol Share Screen. Anda dapat mengatur apakah share screen dapat dilakukan oleh semua panelis atau hanya Host saja. Klik Only Host untuk membuat hanya Host saja yang dapat melakukan share screen, atau klik All Panelist untuk mengijinkan semua Panelis dapat melakukan share screen. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Membuat Breakout Room Pilih menu Breakout Rooms untuk membuat beberapa ruang pada zoom meeting. Nantinya kita dapat memilih berapa banyak jumlah ruang yang akan dibuat dan bagaimana ketentuannya. Assign automatically membuat peserta masuk ke dalam room secara otomatis oleh sistem. Assign manually memungkinkan Host memasukkan peserta secara manual ke room. Let participants choose room memungkinkan peserta untuk dapat memilih room mana yang ingin dimasuki. Klik Create untuk membuat room. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Memulai Breakout Room Untuk memulai breakout room kita dapat mengklik tombol Open All Rooms, sebelumnya jika memilih opsi Assign manually, Anda perlu memilih peserta mana yang akan dimasukkan room dengan mengklik tombol Assign. Klik Assign untuk memasukkan peserta, lalu pilih peserta dengan mengklik namanya. Untuk mengganti nama room, klik pada room, lalu pilih Rename Memungkinkan peserta memilih room yang akan dimasuki. Memungkinkan peserta kembali ke main session tanpa bantuan Host. Memungkinkan peserta otomatis masuk ke room oleh sistem. Breakout rooms akan tertutupotomatis sesuai dengan waktu yang dipilih. Mengatur waktu breakout room tertutup setelah diclosed Klik Open All Rooms untuk membuka rooms Menu Options digunakan untuk mengatur ketentuan room. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Mengakhiri Breakout Room Untuk mengakhiri breakout rooms, sebagai Host dapat menekan tombol End Meeting For All pada breakout room. Untuk Host maupun peserta yang memiliki akses untuk kembali ke main session, dapat mengklik tombol leave meeting untuk meninggalkan meeting, atau dapat mengklik Leave Breakout Room untuk meninggalkan room dan kembali ke main session. Untuk menutup breakout rooms, fitur ini hanya ada di Host. Untuk meninggalkan zoom meeting (fitur ini ada pada Host dan Participants). Untuk kembali ke main session. Fitur ini berlaku untuk Host, namun peserta bisa memiliki fitur ini jika Host memilih Allow participants to return to the main session pada Option. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Melakukan Sesi Foto Dalam suatu meeting seringkali diadakan sesi foto bersama. Untuk menampilkan seluruh peserta, dapat dengan mengklik tombol gallery view di pojok kanan atas layar zoom. Untuk menampilkan seluruh peserta, Anda dapat mengklik tombol Gallery View di pojok kanan atas. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Mengakhiri Streaming YouTube Ketika Webinar akan berakhir, Anda dapat mengakhiri Streaming YouTube dengan mengklik tombol More dan pilih Stop Live Stream. Klik Stop Live Stream untuk mengakhiri Live Streaming YouTube. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Mengakhiri Meeting Ketika Meeting sudah selesai, Anda dapat melakukan End Meeting for All untuk mengakhirinya. Klik End Meeting for All untuk mengakhiri sesi webinar. Jika Anda klik Leave Meeting maka webinar akan tetap berlangsung, dan Host akan berpindah dari Anda kepada panelis lain yang menjadi Co-Host secara otomatis. Jadi pastikan Anda mengklik tombol End Meeting for All untuk mengakhiri webinar. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Mendapatkan file Recording Ketika Meeting sudah selesai, maka zoom akan mengirimkan share recording link ke akun email Anda. Ini merupakan share recording link yang dapat Anda bagikan kepada peserta untuk mendapatkan file recording. Untuk mengakses file recording langsung, Anda dapat mengklik link tersebut. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Mendapatkan file Recording Setelah mengklik link recording, Anda dapat melihat dan mengunduh rekaman dengan klik tombol Download di pojok kanan atas. Hubungi Layanan DPTSI : servicedesk.its.ac.id | Website : its.ac.id/dptsi
Kontak Kami Website Keluhan/Permintaan : servicedesk.its.ac.id Email Telepon : (031) 5947270 Penanggung Jawab : Subdit Layanan Teknologi Sistem Informasi : its.ac.id/dptsi : dptsi@its.ac.id Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi