LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI PELIPUTAN MELALUI SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI PELIPUTAN (Si-INTAN) DI BAG PRODDOK RO PID DIVHUMAS POLRI DISUSUN OLEH: AGUSTINI EKAWATI, S.E. NOSIS: 20230607021903 PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) ANGKATAN IX T.A. 2023 LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI BANDUNG 2023
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR KATA PENGANTAR Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat dan karuniaNya, sehingga saya dapat menyusun Laporan hasil aksi perubahan dalam rangka mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Polri Angkatan IX T.A. 2023 yang diselenggarakan oleh Pusdikmin Lemdiklat Polri Jalan Gede Bage No. 157 Bandung dengan judul aksi perubahan PENGELOLAAN ADMINISTRASI PELIPUTAN MELALUI SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI PELIPUTAN (Si-INTAN) DI BAG PRODDOK RO PID DIVHUMAS POLRI. Action Leader menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan hasil aksi perubahan ini jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan kemampuan, waktu dan materi dalam menuangkan gagasan yang sangat berguna bagi semua pembaca dan khususnya bagi action leader. Untuk itu dalam kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, action leader mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada: 1. Allah SWT yang telah memberikan petunjuk, kekuatan dan kemudahan dalam penyusunan Laporan Hasil Aksi Perorangan (LHAP) ini; 2. Irjen. Pol. Dr. H. Sandi Nugroho, S.I.K., S.H., M.Hum., Kadivhumas Polri yang telah memberikan kesempatan mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA); 3. Brigjen Pol. Drs. Moh. Hendra Suhartiyono, M.Si., Karo PID Divhumas Polri yang telah memberikan bimbingan dan dukungan dalam mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA); 4. Kombes Pol Drs. Taufik Supriyadi, Kapusdikmin Lemdiklat Polri yang telah memberikan arahan dan dukungan selama mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA); 5. AKBP Slamet Wahyudi, S.I.K., M.H., Plh. Kabag Proddok Ro PID Divhumas Polri yang telah memberikan dorongan dan bimbingan dalam mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA); 6. AKBP Ir. Pertiwi Sitardhani Kasubag Bantek Bag Proddok Ro PID Divhumas Polri selaku mentor yang telah memberikan masukan, arahan, bimbingan dan motivasi dalam penyusunan Laporan Hasil Aksi Perorangan (LHAP); Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 7. AKBP Kusbianto, S.Pd., MH, selaku coach yang telah memberikan masukan, arahan dan bimbingan dalam menyusun penyusunan Laporan Hasil Aksi Perorangan (LHAP); 8. Widyaiswara LAN RI, para Gadik, Patun dan seluruh staf Pusdikmin Lemdiklat Polri yang telah memberikan materi dan arahan dalam mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA); 9. Orangtua, suami, serta anak-anak tersayang yang telah memberikan dukungan moril dan materiil serta semangat untuk terus belajar; dan keluarga yang telah memberikan do'a dan dorongan semangat kepada Action Leader dalam mengikuti Diklat PKA; 10. Semua pihak yang telah turut membantu dan memberikan dorongan baik moril maupun spiritual sehingga Laporan Hasil Aksi Perorangan (LHAP) ini selesai dengan tepat waktu. Semoga rancangan aksi perubahan ini dapat bermanfaat dalam meningkatkan kinerja pada Bagproddok secara efektif dan efisien serta berkelanjutan. Jakarta, Oktober 2023 ACTION LEADER AGUSTINI EKAWATI, S.E. NOSIS 20230607021903 Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN ... i PENJELASAN COACH TENTANG KEMAMPUAN PESERTA ... ii PENJELASAN MENTOR TENTANG KEMAMPUAN PESERTA ... iii KATA PENGANTAR ... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR TABEL ... viii DAFTAR GAMBAR ... ix BAB I PENDAHULUAN ... 1 A. Latar Belakang ... 1 1. Deskripsi Umum ... 1 2. Tujuan ... 11 3. Kemanfaatan Aksi Perubahan... 11 B. Inovasi dan output Aksi perubahan ... 15 C. Ruang lingkup ... 17 BAB II DESKRIPSI RENCANA AKSI PERUBAHAN ... 18 A. Roadmap atau Milestone aksi perubahan ... 18 1. Kegiatan... 18 2. Waktu pelaksanaan ... 19 3. Tahapan rencana Aksi Perubahan ... 19 B. Stakeholder aksi perubahan ... 22 1. Internal... 22 2. Eksternal ... 23 3. Peran, pengaruh dan intensitas ... 23 C. Strategi Komunikasi ... 18 BAB III PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN... 30 A. Pemanfaatan sumber daya ... 30 Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 1. Mobilitasi SDM ... 30 2. Pengelolaan anggaran ... 33 3. Pengelolaan sarana prasarana ... 33 4. Strategi mengatasi masalah ... 33 B. Stakeholder ... 35 1. Dukungan stakeholder ... 35 2. Kuadran stakeholder setelah aksi perubahan ... 40 C. Capaian aksi perubahan ... 42 1. Kesesuaian antara mailstone dan implementasi ... 42 2. Pencapaian hasil perubahan terhadap rencana perubahan ... 45 3. Pelaksanaan strategi pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan... 65 4. Keterkaitan mata pelatihan dengan aksi perubahan ... 66 BAB IV PENUTUP ... 71 A. Simpulan ... 71 B. Rekomendasi ... 71 DAFTAR PUSTAKA ... 72 Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR PENGELOLAAN ADMINISTRASI PELIPUTAN MELALUI SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI PELIPUTAN (Si-INTAN) DI BAG PRODDOK RO PID DIVHUMAS POLRI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang 1. Deskripsi Umum Divisi Hubungan Masyarakat Kepolisian Negara Republik Indonesia merupakan etalase tempat distribusi segala informasi yang dimiliki oleh Polri. Pembangunan postur Humas dilakukan melalui kegiatan kemitraan, penyelenggaraan diskusi, dan ekspose public atas kegiatan-kegiatan Kepolisian. Selain itu Humas Polri juga melakukan pengelolaan media dan media social sebagai saluran resmi institusi Polri serta melakukan pemantauan media untuk mereview produk komunikasi. Jenderal Polisi Drs. Listyo Sigit Prabowo, M.Si telah dilantik menjadi Kapolri yang baru pada tanggal 27 Januari 2021 dimana beliau memiliki kebijakan Polri Presisi. Pemantapan program Transformasi prioritas dalam kebijakan Polri Presisi terdiri : a. Transformasi Organisasi (Transforming Organization); b. Transformasi Operasional (Transforming Operation); c. Transformasi Pelayanan Publik (Transforming Public Service); dan d. Transformasi Pengawasan (Transforming Supervision). Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Dari keempat kebijakan Polri Presisi tersebut Divhumas Polri masuk kedalam Kebijakan ketiga yaitu Transformasi pelayanan Publik. Tujuan dari Transformasi pelayanan publik ini adalah mewujudkan perubahan kultur dilingkungan Polri untuk membangun/menciptakan budaya kerja keras, cepat dan produktif; memperkuat budaya anti korupsi dengan memperbanyak wilayah zona integritas yaitu Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM); meminimalisir arogansi kewenangan dan kekerasan eksesif melalui, pemantapan pemahaman HAM, serta menginternalisasi kembali doktrin kepolisian serta meningkatkan inovasi pelayanan publik berbasis teknologi informasi. Pada program prioritas tersebut, dalam transformasi pelayanan publik salah satu program dan kegiatannya adalah pemantapan komunikasi publik dimana Divhumas Polri memiliki tupoksi yang berkaitan dengan komunikasi publik. Berikut uraian Program dan Kegiatan dalam Transformasi Publik Polri yang Presisi : a. Peningkatan kualitas pelayanan Publik Polri, dengan kegiatan sebagai berikut : 1) Modernisasi fasilitas sarana prasarana sentra pelayanan publik; 2) Penguatan standarisasi system manajemen mutu dan control di semua sentra pelayanan publik Polri; 3) Peningkatan status Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) pada seluruh sentra pelayanan public. b. Mewujudkan pelayanan publik Polri yang terintegrasi; dengan kegiatan sebagai berikut : 1) Peningkatan pelayanan publik Polri yang terintegrasi dengan sentralisasi data berbasis Big Data; 2) Peningkatan integrasi teknologi dan komunikasi dengan 3) media untuk akses layanan, informasi, pengaduan dan partisipasi masyarakat. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR c. Pemantapan komunikasi publik; dengan kegiatan sebagai berikut: 1) Penguatan system komunikasi publik; 2) Layanan hubungan media; 3) Penguatan kapasitas sumber daya komunikasi publik. Berdasarkan Peraturan Kapolri Nomor 6 Tahun 2017 yang mengatur tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) pada tingkat Mabes Polri, Divhumas Polri adalah unsur pengawas dan pembantu pimpinan yang berada di bawah Kapolri. Dalam melaksanakan tugasnya Divhumas Polri dibantu oleh tiga biro antara lain Biro Penerangan Masyarakat, Biro Multimedia dan Biro Pengelola Informasi dan Dokumentasi (Ro PID). Biro PID merupakan unsur pelaksana utama yang berada dibawah Kadivhumas Polri. Biro PID bertugas membina, mengumpulkan, mengolah, menyajikan data, informasi dan dokumentasi dalam mendukung pelaksanaan penyampaian informasi baik internal maupun eksternal Polri. Dalam melaksanakan tugas, Biro PID menyelenggarakan fungsi : a. Pengumpulan, pengelolaan dan analisis data, informasi dan/atau dokumentasi yang diperlukan guna penyajian informasi yang akurat dan dapat dipercaya untuk kepentingan internal maupun eksternal Polri; b. Pengumpulan informasi dan data yang berkaitan dengan kegiatan Polri yang dapat diakses oleh publik; c. Penyiapan media dan pendistribusian informasi dan dokumentasi secara luas sesuai ketentuan perundang- udangan; d. Pengelolaan informasi pengaduan (public complain) yang menyangkut pelayanan, perlindungan, pengayoman dan penegakkan hukum oleh Polri; e. Penyelesaian proses sengketa informasi hingga tuntas. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Berikut dapat penulis gambarkan struktur organisasi Biro PID Divhumas Polri,: KARO PID KAURTU KABAG YANINFODOK KABAG PRODDOK KABAG ANEV KAURMIN KAURMIN KAURMIN KASUBBAG KASUBBAG KASUBBAG DOKLIPUT KASUBBAG BANTEK KASUBBAG KASUBBAG PAMIN PAMIN PAMIN DOKLIPUT PENATA I PAMIN PAMIN PAMIN BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA BA Gambar 1.1 Struktur Organisasi Biro Pid Divhumas Polri Dari gambar 1.1 tersebut diatas dalam melaksanakan tugas, Biro PID dibantu oleh Bagprodok, Bagyaninfodok dan Baganev. Dalam melaksanakan fungsinya Bagproddok menyelenggarakan fungsi: a. Peliputan dan pendokumentasian setiap kegiatan Polri dalam bentuk foto dan video, rekaman, audia visual serta dokumen lainnya yang diperlukan; b. Pembuatan jurnal foto dan video hasil liputan; c. Pengumpulan video kasus menonjol di media cetak elektronik TV sebagai dokumentasi Polri; d. Penyiapan produk-produk foto dan video hasil liputan sebagai bantuan tehnis bagi internal dan eksternal Polri; e. Penyiapan materi pameran yang diselenggarakan oleh dan/ atau K/L; f. Penyiapan kebutuhan foto dan video untuk materi Biro Multimedia seperti (videotron dan Iklan Layanan Masyarakat, TV); Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR g. Penyiapan materi foto dan video sebagai bahan publikasi/penyebaran informasi melalui portal/jaringan dan media humas. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Bagproddok dibantu oleh 2 (dua) subbag yang memliki tugas dan fungsi sebagai berikut : a. Subbagdokliput, bertugas melaksanakan peliputan dan dokumentasi kegiatan kinerja Polri sebagai stock shoot bagi kepentingan Biro; mengumpulan dan mengarsipkan hasil peliputan sebagai bahan dokumentasi untuk kepentingan Polri; Melaksanakan koordinasi dengan fungsi terkait dalam pelaksanaan kegiatan peliputan; melaksanakan kegiatan pameran dilingkungan Polri, K/L dan Non K/L. b. Subbagbantek, bertugas melaksanakan bantuan teknis untuk produksi hasil dokumentasi, peliputan dan monitoring media; membuat, menyiapkan bahan atau stokshoot berupa audio, visual, audio visual bagi kepentingan Biro dan jajaran; menyiapkan dan melaksanakan bantuan teknis di bidang peliputan; membuat tayangan berupa video dan buku profile satuan kerja Polri. Saat ini action leader berkedudukan sebagai Pamindokliput Bagproddok Ro PID Divhumas Polri dengan Tupoksi antara lain: a. Melaksanakan peliputan dan dokumentasi kegiatan kinerja Polri sebagai stock shoot bagi kepentingan Biro; b. Mengumpulkan dan mengarsipkan hasil peliputan sebagai bahan dokumentasi untuk kepentingan Polri; c. Melaksanakan koordinasi dengan fungsi terkait dalam pelaksanaan kegiatan peliputan; d. Melaksanakan kegiatan pameran dilingkungan Polri, K/L dan Non K/L; e. Melayani surat menyurat permintaan peliputan dokumentasi; Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR f. Melaksanakan kegiatan administrasi pembuatan jadwal tim peliputan, pembuatan sprin peliputan; g. Membuat laporan hasil peliputan. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya sebagai Pamindokliput Bagproddok Ro PID Divhumas Polri, terkait dengan isu yang ada action leader menemukan berbagai persoalan-persoalan pada pengiriman hasil peliputan, pengarsipan/penyimpanan surat menyurat, foto dan video di Bagdokliput antara lain: a. Proses pengiriman laporan peliputan masih manual. Tim peliputan Bagproddok yang disetiap tugasnya dituntut harus mengikuti kegiatan liputan dan sebisa mungkin mengabarkan perkembangan terbaru suatu kegiatan. Setelah melaksanakan tugasnya tim peliputan harus ke kantor dahulu untuk mengirimkan laporan baik itu foto maupun video kepada pimpinan. Dimana kondisi tersebut sangat tidak efisien karena dibutuhkan waktu yang tidak sebentar. Gambar 1.2. Pengiriman dokumentasi peliputan b. Masih manualnya layanan persuratan dinas. Dalam penangan arsip dinas, saat ini didasarkan kepada Peraturan Kapolri Nomor 7 tentang Naskah Dinas, adapun pengelolaannya masih dalam bentuk manual, dimana prosesnya masih menggunakan agenda Verbal, dibutuhkan buku registrasi sebagaimana digambarkan berikut: Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Gambar 1.3. Buku agenda surat menyurat c. Pengelolaan administrasi peliputan masih belum optimal. Dalam menjalani kerja keseharian, tim peliputan terkadang menemui hambatan terkait peristiwa yang harus diliput. Meskipun peristiwa tersebut sudah terjadwal, terkadang jadwal yang ada bisa berubah. Perubahan itu bisa saja dikabarkan, tetapi ada kalanya tanpa kabar. Untuk itu, perencanaan jadwal peliputan menjadi hal penting yang harus dilakukan oleh bagian administrasi pembuat jadwal peliputan sebelum tim peliputan berangkat tugas. Perencanaan meliputi: pembuatan jadwal liputan yang menyesuaikan dengan kegiatan pimpinan atau sesuai dengan permintaan peliputan; pembuatan surat perintah liputan, serta pembuatan surat perjalanan dinas liputan. Dengan perencanaan tersebut, tim peliputan bisa mengatur peralatan yang diperlukan, pergerakan selama liputan, dan pengolahan hingga pengiriman berita atau foto dan media penyimpanannya. Selama ini pelaksanaan administrasi peliputan di Subbagdokliput belum terintegrasi secara maksimal. Wadah pengumpulan data administrasi peliputan yang digunakan selama ini masih bersifat semi digital hanya sampai pengumpulan data awal permintaan peliputan yang berasal dari satker-satker yang membutuhkan peliputan dari humas guna meliput kegiatan-kegiatan pimpinan atau kegiatan satker mereka. Belum sampai pada tahap pengolahan dan penyajian data informasi secara digital. Sehinga Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menyajikan data terkait data jumlah laporan peliputan, jumlah peliputan perorang, jumlah biaya perjalanan dinas yang diterima perorang peliputan. Media penyimpanan foto dan video peliputan masih manual seperti masih menggunakan CD maupun memory eksternal dan belum digitalisasi. Gambar 1.4. .Memory Eksternal Untuk menggambarkan kondisi yang saat ini dan yang diharapkan secara lebih rinci dapat dijelaskan pada tabel berikut: Tabel 1.1. Kondisi Existing dan Kondisi yang diharapkan No Kondisi Existing Kondisi Yang Diharapkan 1. Dalam proses pengiriman laporan peliputan, tim peliputan harus ke kantor dahulu untuk mengirimkan laporan kepada pimpinan. Adanya sistem pengiriman foto dan video tidak memakan waktu yang lama melalui google drive di handphone masing- masing tim peliputan yang tentunya sudah terkoneksi internet. yang cepat dan 2. Kualitas pelayanan adminisinstasi surat menyurat mulai dari pengagendaan hingga pendistribusian surat menyurat masih manual sehingga membutuhkan waktu lama Adanya sistem apikasi pengarsipan dan penyimpanan persuratan dinas secara online, diharapkan akan memaksimalkan proses administrasi dapat dilakukan dengan efektif dan efesien kartena berbasis online. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR No Kondisi Existing Kondisi Yang Diharapkan 3. Pembuatan jadwal liputan, surat perintah liputan, laporan harian masih dilakukan secara manual dan softcopy didalam computer. Adanya system pembuatan jadwal peliputan, pembuatan surat perintah liputan, penyimpanan foto dalam bentuk elektronik berbasis Web yang mengubah arsip elektronik offline menjadi yaitu memberikan akses kepada semua komputer/laptop yang terkoneksi Internet dan memiliki akses berupa user dan pass. online Selanjutnya dari beberapa permasalahan tersebut diatas, Action leader mencoba untuk merumuskan masalah dengan menggunakan alat analisis USG (Urgency, Seriousness dan Growth). Metode USG dapat diuraikan sebagai berikut: a) Urgency, yaitu dilihat seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia. b) Seriousness, atau seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut. c) Growth, artinya seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu. Dalam menentukan prioritas masalah dilakukan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). Metode ini merupakan salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring 1-5 dan dengan mempertimbangkan tiga komponen dalam metode USG, dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel.1.2. Matriks Analisis USG Isu Strategis No Isu Strategis Kriteria U S G Total Rang king 1 Adanya sistem pengiriman foto dan video yang cepat dan tidak memakan waktu yang lama melalui 4 3 3 10 2 Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR No Isu Strategis Kriteria U S G Total Rang king google drive di handphone masing- masing tim peliputan yang tentunya sudah terkoneksi internet. 2 Adanya sistem apikasi pengarsipan dan penyimpanan persuratan dinas secara online, diharapkan akan memaksimalkan proses administrasi dapat dilakukan dengan efektif dan efesien kartena berbasis online. 3 2 3 8 3 3 Adanya system pembuatan jadwal peliputan, pembuatan surat perintah liputan, penyimpanan foto dalam bentuk elektronik berbasis Web yang mengubah arsip elektronik offline menjadi online yaitu memberikan akses kepada semua komputer/laptop yang terkoneksi Internet dan memiliki akses berupa user dan pass. 4 4 4 12 1 Keterangan skala nilai : 1 : sangat kecil 2 : kecil 3 : sedang 4 : besar Dari hasil penentuan bobot melalui metode USG diatas diketahui bahwa masalah pokok yang dominan adalah Pengelolaan administrasi peliputan masih belum optimal. Berkaitan dengan hal tersebut maka penulis akan melakukan rancangan aksi perubahan dengan tema Pengelolaan Administrasi Peliputan Melalui Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) di Bagproddok Ro PID Divhumas Polri. Bagproddok Ro PID Divhumas Polri akan mendapatkan beberapa nilai tambah yang signifikan jika menerapkan Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN). Berikut adalah beberapa manfaat yang mungkin mereka dapatkan: Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR a) Efisiensi Administrasi: Dengan menggunakan aplikasi Si-INTAN, Bagproddok Ro PID Divhumas Polri dapat mengotomatiskan proses administrasi terkait jadwal peliputan, pembuatan Surat Perintah peliputan serta laporan peliputan. Hal ini akan mengurangi ketergantungan pada proses manual yang memakan waktu dan memungkinkan para staf untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis. b) Peningkatan Keterjangkauan dan Aksesibilitas: Si-INTAN, Bagproddok Ro PID Divhumas Polri dapat menyediakan akses yang lebih mudah dan keterjangkauan yang lebih baik terhadap jadwal peliputan dan pembuatan laporan peliputan. Sistem ini dapat diakses secara online, memungkinkan seluruh stakeholder untuk mengakses informasi dan sumber daya pendukung tanpa harus berada di ruang kerja Bagproddok. c) Pengukuran dan Evaluasi yang Lebih Baik: aplikasi Si-INTAN dapat memberikan mekanisme pengukuran dan evaluasi yang lebih baik terhadap efektivitas laporan peliputan. Bagproddok Ro PID Divhumas Polri dapat melacak kemajuan dan input pelaporan dari tim peliputan, menganalisis data laporan dan mengindentifikasi hasil liputan. d) Dengan menerapkan Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan, Bagproddok Ro PID Divhumas Polri dapat mengoptimalkan manajemen peliputan, meningkatkan efisiensi administrasi, dan meningkatkan kualitas pelayanan dari Bagproddok. 2. Tujuan Dengan adanya aplikasi Si-INTAN diharapkan akan tercapai tujuan dari aksi perubahan yaitu terintegrasinya antara pembuatan jadwal peliputan, surat perintah peliputan dan laporan peliputan. 3. Kemanfaatan Aksi Perubahan Program Reformasi Birokrasi Tematik (RBT) dicanangkan oleh Pemerintah Republik Indonesia pada tanggal 5 Desember 2022. Dalam reformasi birokrasi Reformasi Birokrasi Tematik merupakan suatu pendekatan yang ditujukan untuk meningkatkan efektivitas dan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR efisiensi pemerintahan dalam mengatasi permasalahan tertentu. Pendekatan tersebut fokus pada peningkatan kualitas pelayanan publik dalam suatu bidang atau sektor tertentu. Program Reformasi ini berorientasi pada dampak yang dihasilkan. Penetapan RBT ini berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Desaign Reformasi Birokrasi 2010 - 2015 dan Peraturan Menteri PAN - RB Nomor 18 Tahun 2021 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Kemenpan RB dan Reformasi Birokrasi Tahun 2020 - 2024. Fokus dalam RB Tematik ini yaitu birokrasi untuk pengentasan kemiskinan, peningkatan investasi, digitalisasi administrasi pemerintahan, serta peningkatan penggunaan produk dalam negeri dan pengendalian laju inflasi. Permasalahan yang sering dihadapi dalam organisasi, termasuk dalam konteks pemerintahan, adalah adanya birokrasi yang kompleks, lambat, dan tidak responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Birokrasi yang kaku dan berbelit-belit dapat menghambat kemajuan dan inovasi di dalam organisasi. Permasalahan tersebut dalam dalam sebuah organisasi dapat diatasi dengan adanya aksi perubahan. Aksi perubahan merupakan langkah-langkah konkret yang dapat melibatkan berbagai strategi seperti restrukturisasi organisasi, pengembangan personel, perubahan kebijakan, dan perbaikan proses kerja. Tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan yang membawa dampak positif yang signifikan terhadap sebuah organisasi. Reformasi Birokrasi tematik dapat dijadikan kerangka kerja yang digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan dalam organisasi dan merancang aksi perubahan yang spesifik dan dapayt diukur. Digitalisasi administrasi pemerintahan dapat menjadi salah satu strategi dalam aksi perubahan untuk meningkatkan kinerja birokrasi dan meningkatkan pelayanan publik dalah sebuah organisasi. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Penerapan digitalisasi administrasi pemerintahan, proses administrasi dapat dibuat dengan sederhana, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas administratif lebih efektif, dan pelayanan publik dapat ditingkatkan. Ini akan membantu menciptakan birokrasi yang lebih responsif, transparan, dan mampu memberikan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat. Aksi perubahan ini terkait dengan digitalisasi administrasi pemerintahan, dapat dirancang dengan mengembangkan teknologi informasi untuk mendesain sebuah sistem informasi yang diharapkan guna membantu pelaksanaan tugas sehari-hari, bermanfaat bagi stakeholder internal maupun stakeholder eksternal yang menjadi mitra kerja Bagproddok Ro PID Divhumas Polri.. Sistem informasi yang dibangun memiliki kemanfaatan yang signifikan ketika dikaitkan dengan aksi perubahan melalui digitalisasi administrasi. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh dari digitalisasi administrasi dengan menggunakan sistem informasi: a. Efisiensi Operasional: Digitalisasi administrasi menghilangkan ketergantungan pada proses manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Dengan sistem informasi, tugas-tugas administratif dapat diotomatiskan, termasuk pengelolaan data, penyimpanan dokumen, pengarsipan, dan penjadwalan. Hal ini mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan dalam menjalankan tugas administrasi sehari-hari, memungkinkan sumber daya manusia untuk dialokasikan ke tugas-tugas yang lebih produktif dan strategis. b. Penghematan Biaya: Digitalisasi administrasi dapat mengurangi biaya yang terkait dengan penggunaan kertas, pencetakan dokumen, pengiriman fisik, dan pengarsipan tradisional. Dengan sistem informasi, data dan dokumen dapat disimpan secara elektronik, sehingga mengurangi biaya pengadaan dan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR pemeliharaan peralatan kantor, ruang penyimpanan, dan logistik terkait administrasi. c. Aksesibilitas dan Kolaborasi: Sistem informasi memungkinkan akses yang mudah dan cepat terhadap informasi dan dokumen yang diperlukan. Data dapat dengan mudah ditemukan, dibagikan, dan dikolaborasikan oleh berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini memfasilitasi kolaborasi antar tim, departemen, dan cabang organisasi yang berbeda, sehingga mempercepat alur kerja dan meningkatkan produktivitas. d. Analisis dan Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Dengan adanya sistem informasi, data administrasi dapat diolah dan dianalisis dengan lebih efektif. Organisasi dapat menggunakan alat analitik dan laporan yang disediakan oleh sistem informasi untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang kinerja administrasi, tren, dan pola-pola yang relevan. Informasi ini dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dan perencanaan strategis. e. Transparansi dan Akuntabilitas: Digitalisasi administrasi dengan sistem informasi menciptakan transparansi dalam proses dan pengelolaan data. Aktivitas administrasi dapat dilacak dengan jelas dan dicatat dalam sistem, mengurangi risiko kehilangan atau manipulasi data. Hal ini juga memfasilitasi pemantauan dan evaluasi yang lebih baik terhadap kinerja administrasi, memungkinkan akuntabilitas yang lebih tinggi dalam organisasi. Dengan digitalisasi administrasi melalui sistem informasi, organisasi dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi, penghematan biaya, aksesibilitas informasi yang lebih baik, analisis yang lebih akurat, serta transparansi dan akuntabilitas yang ditingkatkan. Hal ini mendorong perubahan positif dalam cara organisasi menjalankan aktivitas administratif mereka dan meningkatkan kinerja keseluruhan. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
B. LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Manfaat yang ingin dicapai dari Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan melalui aplikasi Si-INTAN adalah: 1) Manfaat Internal a) Memudahkan dalam melakukan pencarian jadwal, data liputan dan foto liputan; b) Memudahkan dalam proses back up dan proses pengarsipan. c) Dalam pengelolaan administrasi peliputan, aplikasi dapat membantu dalam pengontrolan dokumen serta persuratan berbentuk surat; d) Bagian administrasi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, tertib, akurat dan efisien. 2) Manfaat External a) Memberikan kemudahan bagi pimpinan dalam memonitor dan mengakses data giat kehumasan; b) Memberikan kemudahan bagi Biro Multimedia dalam menjalankan tugasnya penyiapan materi pembuatan materi rancangan/desain bahan konten digital media online dan media sosial, pembuatan penulisan, caption, storyboard; c) Memberikan kemudahan bagi Biro Penmas dalam melaksanakan kegiatan penerangan satuan dalam rangka pemerataan informasi di kelangan Personil Polri, serta membentuk opini dan kontra opini masyarakat bagi kepentingan pelaksanaan tugas Polri melalui media mainstrem (cetak dan elektronik). INOVASI DAN OUTPUT AKSI PERUBAHAN a. Inovasi Dalam Laporan aksi perubahan ini, untuk merealisasikan tujuan yang akan dicapai maka diupayakan melalui inovasi yang akan dilaksanakan yaitu: Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 1) Pembuatan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) pada Bagproddok Ro Pid Divhumas Polri sebagai media penyimpanan dokumen foto; penjadwalan tim peliputan; pembuatan surat perintah peliputan secara elektronik; dan dapat diakses oleh user yang memiliki username dan password; 2) Pembuatan Buku Panduan terkait tata cara penggunaan Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) pada Bagproddok; 3) Pembuat video turorial penggunaan Si-INTAN; 4) Pembuatan Surat Keputusan tentang aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN); 5) Mensosialisasikan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN); 6) mengimplementasikan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN). b. Output Aksi Perubahan 1) Terwujudnya aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) pada Bagproddok Ro Pid Divhumas Polri) sebagai media penyimpanan dokumen foto; penjadwalan tim peliputan; pembuatan surat perintah peliputan secara elektronik dan dapat diakses; 2) Terbentuknya buku panduan/manual book tentang tata cara penggunaan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) pada Bagproddok; 3) Terbentuknya video turorial penggunaan Si-INTAN; 4) Tersahkannya Surat Keputusan tentang aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN); 5) Tersosialisainya aplikasi Si-INTAN, buku panduan Si-INTAN dan Surat Keputusan tentang aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN); 6) Terimplematasinya aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN). Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR C. RUANG LINGKUP Ruang lingkup untuk aksi perubahan ini difokuskan pada Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) pada Bagproddok sebagai sarana pengelolalan administrasi peliputan dari konvensional menjadi pengarsipan elektronik. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR BAB II DISKRIPSI RENCANA AKSI PERUBAHAN A. Road Map atau Milestone Aksi Perubahan Milestone atau tolak ukur waktu dalam manajemen aksi adalah kejadian yang sangat diperlukan dan dapat berupa dokumen, program, data, layanan atau objek yang dihasilkan. Adapun milestone dari aksi perubahan ini adalah sebagai berikut: 1. Kegiatan Kegiatan yang dilaksanakan oleh action leader adalah sebagai berikut: a. Tahap Awal 1) Menganalisa dan mendiagnosa kebutuhan perubahan organisasi; 2) Membuat kesepakatan area perubahan dengan mentor; 3) Merancang aksi perubahan, melakukan terobosan/inovasi dan membangun tim. b. Tahap Utama 1) Perencanaan (Planning); a) Menghadap pimpinan dan melakukan koordinasi dengan mentor tentang perencanaan aksi perubahan; b) Melaporkan hasil koordinasi dengan mentor mengenai rencana aksi perubahan kepada coach. 2) Pengorganisasi (Organizing); a) Menyusun dan menentukan Tim Efektif untuk mendukung Aksi Perubahan; b) Membuat Surat Perintah mentor dan Tim Efektif implementasi Aksi Perubahan; c) Mensosialisasikan tahapan dan pembagian tugas kepada Tim Efektif perihal pelaksanaan aksi perubahan. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 3) Kegiatan (Pra-pelaksanaan); a) Menyusun draft Struktur Aplikasi Peliputan Dokumentasi (SI-INTAN); b) Menyusun draft Video Tutorial aplikasi dan konsep Dukungan Stakeholder; c) Membuat draft Manual Book; d) Membuat draft Surat Keputusan. 4) Pelaksanaan (Actuating); a) Rapat pembahasan konsep aksi perubahan dengan tim efektif dan pembagian tugas; b) Melaksanakan aksi perubahan; c) Sosialisasi output aksi perubahan; d) Ujicoba Implementasi aksi perubahan; e) Implementasi aksi perubahan. 5) Monitoring dan Evaluasi (Controling). a) Monitoring dan evaluasi; b) Membuat laporan hasil aksi perubahan. 2. Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan aksi perubahan dilaksanakan selama ± 60 hari dimulai tanggal 02 Agustus 2023 sampai dengan 11 Oktober 2023 di Bagproddok Ro PID Divhumas Polri dengan rincian kegiatan mingguan terlampir (Log Activity dari minggu kesatu sampai dengan minggu kesembilan). 3. Tahapan Rencana Aksi Perubahan Berdasarkan tujuan yang akan dicapai didalam pelaksanaan Aksi Perubahan, maka Roadmap atau milestone yang akan dilaksanakan terdiri dari 2 (dua) tahapan, yaitu: a. Tahap Off Campus : 1) Perencanaan (Planning); 2) Pengorganisasi (Organizing;) 3) Kegiatan (Pra-pelaksanaan); 4) Pelaksanaan (Actuating); 5) Monitoring dan Evaluasi (Controling). Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
NO 1 I. A. 1 2 3 4 B. 5 6 7 C. 8 9 LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR b. Tahap Pasca Diklat: 1) Jangka menengah; 2) Jangka Panjang. Roadmap atau milestone Aksi Perubahan dilihat pada table berikut ini: Tabel 2.1 Tabel tahapan tencana aksi perubahan TAHAPAN KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN OUTPUT 2 3 4 TAHAP OFF CAMPUS Tahap Perencanaan (Planning) Melaksanakan kordinasi dengan mentor mengenai rancangan aksi perubahan Berkoordinasi dengan stakeholders baik pihak terkait Internal dan Eksternal rencana aksi perubahan yang akan dilaksanakan. Membuat Draft surat-surat pendukung demi mendukung aksi perubahan yang akan dilakukan. Mengumpulkan data dan informasi terkait penyusunan rencana aksi perubahan MINGGU ke I 2 s.d 12 Agustus 2023 1. Draf surat-surat dukungan Aksi Perubahan 2. Dokumentasi Tahap Pengorganisasian (Organizing) Menyusun dan menentukan Tim Efektif untuk mendukung Aksi Perubahan. Pembuatan Surat Perintah Tim Efektif dan Surat Tugas Programer IT implementasi Aksi Perubahan. Mensosialisasikan pembagian perihal pelaksanaan aksi perubahan dan tahapan tugas kepada Tim Efektif Tahap Kegiatan Menyusun draft Struktur Aplikasi Peliputan Dokumentasi (SI-INTAN) MINGGU ke II 14 s.d 19 Agustus 2023 Dokumentasi 1. Sprin tim efektif 2. Surat Tugas Programer IT 1. Undangan rapat 2. Absensi Rapat 3. Notulen 4. Dokumentasi 5. Draft Job Description a. Dokumentasi b. Draft struktur 1. Sprin tim efektif 2. Surat Tugas Programer IT 1. Undangan rapat 2. Absensi Rapat 3. Notulen 4. Dokumentasi 5. Draft Job Description a. Dokumentasi b. Draft struktur aplikasi Menyusun draft Video Tutorial aplikasi dan konsep Dukungan Stakeholder a. Dokumentasi b. Draft Video tutorial Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR NO TAHAPAN KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN OUTPUT 1 10 Membuat draft Manual Book 2 3 4 a. Dokumentasi b. Draft manual book 11 Membuat draft Surat Keputusan a. Dokumentasi b. Draft Skep D. Tahap Pelaksanaan (Actuating) 12 Berkoordinasi dengan programmer untuk merancang dan Mendesain aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si- INTAN). 1. Tools design Aplikasi Si-INTAN 2. Dokumentasi 13 14 15 16 17 Informasi aplikasi Sistem Membuat Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) oleh Tim Efektif serta Konsultan IT. Mengajukan persetujuan program aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) kepada Kabagproddok Efektif dengan Berkoordinasi mengenai Surat Keputusan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN). Tim Efektif dengan Berkoordinasi mengenai Buku Panduan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN). Tim Merancang Buku Panduan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN). MINGGU ke IV 28 Agustus s.d 01 September 2023 MINGGU ke V 04 September s.d 08 September 2023 1. Aplikasi Si- INTAN sudah terprogram 2. Dokumentasi 1. Aplikasi Si- INTAN sudah disetujui 2. Dokumentasi 1. Skep penggunaan Aplikasi Si- INTAN 2. Dokumentasi 1. Konsep design buku panduan Aplikasi Si- INTAN 2. Dokumentasi 1. Buku panduan penggunaan Aplikasi Si- INTAN 18 Melakukan uji coba (trial and error) Aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) dan membuat video tutorial penggunaan aplikasi 2. Dokumentasi 1. Laporan ujicoba 2. video tutorial penggunaan aplikasi 19 Membuat buku panduan penggunaan Informasi Dokumentasi aplikasi Sistem Peliputan sebagai (Si-INTAN) penuntun/bimbingan penggunaan pada saat implementasi. MINGGU ke VI 11 September s.d 15 September 2023 1. Buku panduan penggunaan Aplikasi Si- INTAN 2. Dokumentasi 20 Mengajukan persetujuan buku panduan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) kepada Kabagproddok MINGGU ke VI 11 September 1. Buku panduan Aplikasi Si-INTAN telah disetujui 2. Dokumentasi Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR NO TAHAPAN KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN OUTPUT 1 21 22 2 Sosialisasi Melaksanakan dan pendampingan aplikasi, buku panduan dan Surat Keputusan Si-INTAN kepada Stakeholder. Melaksanakan dan pendampingan aplikasi, buku panduan dan Surat Keputusan Si-INTAN kepada Stakeholder. Sosialisasi 3 s.d 15 September 2023 MINGGU ke VII 18 September s.d 22 September 2023 4 Dokumentasi 1. Keputusan Kasatker 2. Dokumentasi 23 Melaksanakan Implementasi penggunaan aplikasi dan buku panduan kepada para stakeholder. 24 Membuat surat pernyataan keberlanjutan MINGGU ke VIII 25 s.d 29 September 2023 1. Hasil implementasi 2. Dokumentasi Surat Pernyataan penggunaan aplikasi Si-INTAN E Monitoring, Evaluasi dan Laporan Akhir (Controling) 25 Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Aksi Perubahan. 26 Menyusun laporan pelaksanaan MINGGU ke IX 02 s.d 11 Oktober 2023 Dokumentasi Draft Laporan Akhir Aksi perubahan. II TAHAP PASCA DIKLAT 27 Penyempurnaan Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN). Sistem Informasi 6 Bulan Pasca Pendidikan Jangka Menengah 28 Melakukan update dan maintenance Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN). 12 Bulan Pasca Pendidikan Jangka Panjang B. Stakeholder Aksi Perubahan Stakeholder atau pemangku kepentingan terkait disini adalah pihak yang secara langsung atau tidak langsung berperan terhadap keberhasilan pelaksanaan aksi perubahan, serta yang mendapatkan dampak atau memanfaatkan hasil dari aksi perubahan. Keberhasilan implementasi aksi perubahan ini memerlukan dukungan dan kerja sama dari para stakehoder baik internal maupun eksternal. a. Internal; a. Stakeholder Internal yang mendukung terdiri dari: a) Karo PID; Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR b) Kabag Proddok Ro PID; c) Kabag Yaninfodok Ro PID; d) Mentor Kasubbag Bantek Bagproddok Biro PID; e) Kasubbag Dokliput Bagproddok Biro PID; f) Kasubbag Fullahninfoddok Yaninfodok Ro PID; g) Kaurmin Bagproddok Biro PID; h) Kaurmin Baganev Biro PID; i) Kaurmin Bagyaninfodok Biro PID; j) Pamin Bagproddok Biro PID; k) Banum Bagproddok Biro PID; l) Banum Baganev Biro PID. b. Stakeholder Internal yang tidak mendukung: tidak ada b. Eksternal a. Stakeholder Eksternal yang mendukung terdiri dari: 1) Kasubbag Bagprodukkreatif Biro Multimedia; 2) Kasubbag Bagpensat Biro Penmas; 3) Programer IT. b. Stakeholder Eksternal yang tidak mendukung: tidak ada c. Peran, pengaruh dan intensitas a. Peran, pengaruh dan intensitas dapat dijelaskan pada tabel berikut: Tabel 2.2 Tabel peran, pengaruh dan intensitas sebelum aksi perubahan NO DESKRIPSI PERAN PENGARUH EVIDENCE A STAKEHOLDER INTERNAL 1 Karo PID Divhumas Polri sebagai berperan pimpinan tertinggi pada Biro PID Divhumas Polri legimitasi dan memiliki rencana aksi dukungan perubahan serta dalam memfasilitasi menyelesaikan masalah yang timbul selama proses pelaksanaan aksi perubahan Sangat Mendukung (Promoters) +++ 8 Tinggi Testimoni • Pernyataan • Kebijakan • Keputusan • Peraturan • Surat Perintah 2 Kabag Proddok berperan selaku sponsor Sangat Pernyataan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
NO 3 4 5 6 DESKRIPSI Ro Berperan PID. Kasubbag Dokliput Bagproddok Ro PID. Kabag Yaninfodok Ro PID. Kasubbag Bantek Bagproddok Ro PID. Kasubbag Fullahinfoddok Bagyaninfodok Ro PID LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR PERAN PENGARUH EVIDENCE yang memberikan saran serta masukan dan dukungan memberikan pelaksanaan aksi Kabag perubahan. dengan Proddok kewenangannya juga leader membantu action dalam memobilisasi stakeholder eksternal berperan dalam memberikan saran dan masukan serta semangat memberikan kepada dan dorongan selama action leader implementasi aksi perubahan berperan dalam memberikan saran dan masukan serta semangat memberikan kepada dan dorongan selama action leader implementasi aksi perubahan selaku mentor sangat berperan penting dalam pelaksanaan proyek dalam perubahan memberikan arahan dan bimbingan serta memantau kegiatan area aksi perubahan. Mentor membantu action leader menjadi fasilitator pada saat uji coba ke beberapa Kementerian/Lembaga serta memberikan solusi pada saat action leader menemui kendala dalam berperan memberikan saran dan masukan serta semangat memberikan kepada dan dorongan selama action leader implementasi aksi perubahan Mendukung (Promoters) +++ 8 Tinggi Sangat Mendukung (Promoters) +++ 8 Tinggi Sangat Mendukung (Latent) +++ 6 Sedang Sangat Mendukung (Latent) +++ 6 Sedang Sangat Mendukung (Latent) +++ 6 Sedang Pernyataan Testimoni • Pernyataan Testimoni • Pernyataan Pernyataan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR NO DESKRIPSI PERAN PENGARUH EVIDENCE 7 Kaurmin Bagproddok Ro PID 8 Kaurmin Baganev Ro PID 9 Kaurmin BagYaninfodok Ro PID 10 Pamin Bagproddok Ro PID 11 Banum Bagproddok Ro PID 12 Banum Bagyaninfodok Ro PID memberikan dengan keperluan-keperluan teknis yang diperlukan proses selama implementasi aksi perubahan memiliki berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan dukungan memfasilitasi memiliki berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan melaksanakan analisis dan tentang evaluasi pelaksanaan rencana aksi perubahan serta memberikan saran dan dalam masukan penyempurnaan implementasi perubahan membantu menginput jadwal peliputan pada Si- INTAN serta kebutuhan administrasi dan dokumentasi pada saat aksi pelaksanaan perubahan berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan aksi Sangat Mendukung (Latent) +++ 6 Sedang Sangat Mendukung (Latent) +++ 6 Sedang Sangat Mendukung (Latent) +++ 6 Sedang Sangat Mendukung (defenders) +++ 7 Tinggi Sangat Mendukung (defenders) +++ 7 Tinggi Sangat Mendukung (Aphatetics) +++ 4 Sedang Pernyataan Pernyataan Pernyataan Pernyataan Pernyataan Pernyataan B STAKEHOLDER EKSTERNAL 1 2 3 Kabagpensat Biro Penmas. Kaurtu Biro Multimedia. Programer IT berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan peranan dalam membantu rancangan kesuksesan aksi perubahan Sangat Mendukung (Latent) +++ 6 Sedang Sangat Mendukung (Latent) +++ 6 Sedang Sangat Mendukung (defenders) +++ 7 Tinggi Pernyataan Pernyataan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 1. Jenis Posisi a. b. Mendukung c. Netral d. Menentang Sangat mendukung = = = = +++ ++ +/- - 2. Pengaruh Tinggi a. b. Sedang c. Rendah d. = = = Promoters = 8 - 10 5 - 7 1 - 4 Pengaruh tinggi ketertarikan tinggi b. Net Map Dalam pelaksanaan aksi perubahan, perlu mengenal terlebih dahulu siapa saja stakeholder yang berkepentingan terhadap perubahan itu. Oleh karena itu perlu dibuat suatu peta jaringan atau net map yang bertujuan memetakan stakeholder yang terkait dengan aksi perubahan tersebut. Apabila dipetakan dalam net map, maka stakeholder yang terlibat dalam aksi perubahan ini dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 2.1. Peta jejaring aksi perubahan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR c. Kuadran Stakeholder Seluruh stakeholder tersebut apabila dipetakan dalam Kuadran Analisis Stakeholder, maka akan tampak seperti pada gambar berikut: Gambar 2.2. Kuadran Stakeholder Tabel 2.3 Keterangan Stakeholder Tabel 2.3. Keterangan Stakeholder C. Strategi Komunikasi Strategi komunikasi merupakan panduan perencanaan komunikasi (communication planning) dan manajemen komunikasi (communication management) untuk mencapai suatu tujuan. Dalam rangka melaksanakan tahapan aksi perubahan dan dengan memanfaatkan stakeholder yang ada serta didukung dengan strategi komunikasi yang tepat sehingga tercipta koordinasi dalam tahap implementasi aksi perubahan yang dilakukan. Beberapa Teknik yang digunakan dalam strategi komunikasi antara lain: a. Redudancy (Repetation) adalah teknik berkomunikasi dengan cara mempengaruhi dengan jalan mengulang-ngulang pesan. Cara ini Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR dilakukan dengan mengulang-ngulang aksi perubahan yang dilaksanakan kepada pelaksana kegiatan; b. Canalizing adalah memahami dan meneliti pengaruh kelompok terhadap individu atau khalayak. Langkah ini dimulai dengan membentuk tim efektif sehingga tim efektif dapat secara berangsur- angsur mengubah kepada hal yang dikehendaki; c. Informatif yaitu memberikan informasi yang sejelas-jelasnya mengenai aksi perubahan yang dilaksanakan; d. Persuasif yaitu teknik mempengaruhi dengan jalan membujuk. Dalam hal ini khalayak digugah baik pikirannya, maupun dan terutama perasaannya; e. Edukatif yaitu teknik mempengaruhi khalayak dari suatu pernyataan umum yang dilontarkan, dapat diwujudkan dalam bentuk pesan yang akan berisi pendapat-pendapat, fakta-fakta dan pengalaman- pengalaman. Dengan menggunakan teknik dalam strategi komunikasi seperti yang dijelaskan sebelumnya, action leader menggunakan langkah-langkah sebagai berikut: a. Action leader melakukan koordinasi dan konsultasi dengan atasan langsung secara terus menerus selaku mentor dalam Aksi Perubahan yang sedang dilaksanakan; b. Action leader melakukan metoda komunikasi persuasif dimana action leader memberikan alasan atau pengertian akan tujuan daripelaksanaan aksi perubahan ini bagi organisasi khususnya Bagproddok Ro PID Divhumas Polri serta mengajak para rekan kerja selaku stakeholder internal untuk ikut menyusun jadwal pelaksanaan aksi perubahan sehingga dapat dilaksanakan dengan maksimal sesuai dengan perencanaan yang disepakati bersama. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR c. Action leader melakukan metoda komunikasi persuasif kepada stakeholder eksternal dengan memberikan alasan dan pengertian akan tujuan dari pelaksanaan aksi perubahan bagi organisasi; d. Action leader melakukan metoda komunikasi informatif kepada pengguna sekaligus penerima manfaat dalam kegiatan pengelolaan administrasi peliputan dengan memberikan informasi mengenai manfaat dan tujuan Si-INTAN. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR BAB III PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN A. Pemanfaatan Sumber Daya 1. Mobilisasi Sumber Daya Manusia Action leader dalam mencapai tujuan dalam aksi perubahan ini, menjelaskan dari setiap unit tata kelola memiliki tugas/fungsi sebagai berikut: a. Diagram Tata Kelola SPONSOR (PLH.KABAGPRODDOK) MENTOR AKBP Ir. PERTIWI SITARDHANI STAKEHOLDER ACTION LEADER COACH AKBP KUSBIANTO, S.Pd., MH TIM EFEKTIF PAMIN DAN BANUM BAGPRODDOK Gambar 3.1. Diagram tata kelola b. Deskripsi Tata Kelola 1) Sponsor: PLH. KABAG PRODDOK RO PID DIVHUMAS POLRI memiliki tugas: a) Merupakan atas tertinggi dari action leader dalam pelaksanaan tugas sehari-hari; b) Memberikan dukungan, persetujuan dan arahan secara strategis dan teknis untuk melaksanakan dan menyukseskan pelaksanaan rencana aksi; Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR c) Memberikan dukungan yang bersifat kebijakan untuk menyukseskan rencana aksi perubahan. 2) Mentor: AKBP Ir. Pertiwi Sitardhani (Kasubbag Bantek Bagproddok Ro PID Divhumas Polri) memiliki tugas: a) Memberikan otorisasi kepada peserta diklat PKA untuk menyusun rencana aksi perubahan. b) Mempelajari dan mendalami rencana aksi perubahan peserta diklat PKA. c) Memberikan masukan penyempurnaan terhadap rencana aksi perubahan peserta diklat. d) Memastikan rencana perubahan tersebut membantu peningkatan kinerja organisasi. e) Menjadi sumber inspirasi bagi peserta diklat dalam membantu rencana aksi perubahan. f) Memonitor progress pelaksanaan tahap taking ownership; g) Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam melaksanakan kegiatan - kegiatan selama taking ownership; h) Menyetujui rencana aksi perubahan; i) Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta berdasar sikap profesionalisme; j) Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat dalam mengimplementasikan aksi perubahan; k) Memberikan dukungan kepada peserta dalam mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang diperlukan dalam mengimplementasikan aksi perubahan. l) Memberikan bimbingan kepada peserta dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung. m) Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 3) Coach: AKBP KUSBIANTO, S.Pd., MH. NRP. 67050249 (Gadik Madya pada Pusdikmin Lemdiklat Polri). a) Membantu untuk mengoptimalkan Sumber Daya untuk mendapatkan hasil yang lebih baik; b) Memberikan metodologi dan dukungan proses atas pelaksanaan Aksi Perubahan; c) Memberikan motivasi kepada Action leader ; d) Memberikan arahan dan masukan, monitoring serta berkoordinasi dengan Action leader terkait aksi perubahan yang dilaksanakan agar mencapai hasil yang maksimal 4) Action Leader: Agustini Ekawati, S.E memiliki tugas : a) Mengelola Tim agar perubahan dapat terlaksana dan mendapatkan hasil; b) Mengkoordinir agar seluruh tim dapat bekerja dan memberikan hasil terhadap aksi perubahan; c) Memotivasi seluruh tim agar bekerja sesuai harapan; d) Action leader berperan sebagai pemimpin dan motor penggerak dalam menyelesaikan masalah-masalah secara teknis dan operasional serta menyiapkan laporan hasil pelaksanaan. 5) Tim Efektif a) Merupakan Tim Efektif yang bertugas membantu Action leader dalam melaksanakan dan menyelesaikan setiap tahapan kegiatan penyusunan Aksi Perubahan; b) Bekerja secara bersama sesuai dengan peran dalam rangka menyukseskan aksi perubahan; c) Komitmen yang kuat untuk mewujudkan project perubahan sesuai dengan diharapkan; Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR d) Memberikan dukungan pada tahap perencanaan sistem, tahap pembangunan sistem, tahap implementasi sistem, tahap monitoring dan memberikan feedback terhadap kemajuan laporan implementasi. 2. Pengelolaan Anggaran Kebutuhan anggaran untuk pelaksanaan Rencana Aksi perubahan yang bersumber dari pribadi yang tidak mengikat. Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan pada proses aksi perubahan ini sejumlah Rp. 3.950.000,- (Tiga juta sembilan ratus lima puluh ribu rupiah) dengan rincian, sebagai berikut: Tabel.3.1. Rincian anggaran biaya NO KEGIATAN ANGGARAN 1. Aplikasi 3.500,000,- 2 Rapat Koordinasi dan sosialisasi 200,000,- 3. Pembuatan buku panduan 250,000,- JUMLAH 3.950.000,- 3. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana yang digunakan dalam mewujudkan aksi perubahan ini adalah: a. ruang kerja Bagproddok; b. Laptop, Komputer dan printer; c. Jaringan internet; d. ruang rapat Divhumas Polri; e. peralatan dokumentasi. 4. Strategi Mengatasi Masalah a. Potensi Masalah Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Dalam pelaksanan rancangan aksi perubahan ini tentunya tidak terlepas dari potensi masalah dan kendala, diantaranya: 1) Kesulitan pembagian waktu pelaksanaan aksi perubahaan dengan pekerjaan tugas pokok sehari-hari; 2) Kesulitan dalam koordinasi dengan tim efektif dan stakeholder internal karena tugas masing-masing; 3) Aksi perubahan tidak mendapat dukungan anggaran satker. 4) Kesulitan dalam koordinasi dengan stakeholder eksternal karena tugas masing-masing; 5) Dukungan stakeholder eksternal harus dilaksanakan sesuai dengan ketersediaan waktunya. b. Resiko Resiko yang akan terjadi dalam pelaksanaan rancangan aksi perubahan tersebut adalah sebagai berikut: 1) Hasil pelaksanaan tidak sesuai dengan apa yang telah direncanakan. 2) Aksi perubahan tidak berjalan sesuai jadwal dikarenakan Rutinitas pekerjaan sehari-hari. 3) Aksi perubahan tidak dapat dijalankan secara optimal sesuai dengan rencana belanja yang telah dibuat. 4) Jadwal kegiatan aksi perubahan terhambat dan tertunda. 5) Komunikasi yang tidak efektif antara Action Leader dengan tim efektif dan stakeholder. Dengan adanya potensi masalah dan kendala yang mungkin terjadi pada penyusunan aksi perubahaan ini, maka perlu diterapkan strategi komunikasi diantaranya sebagai berikut: 1) Memanfaatkan dan memberdayakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien agar tujuan dapat tercapai. 2) Menjadwalkan pekerjaan dengan memaksimalkan peran Tim Efektif. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 3) Menggunakan dana swadaya action leader dan/atau mengajukan proposal sponsor/ dukungan dari pihak lain. 4) Mengadakan pertemuan rutin baik secara langsung maupun melalui zoom serta dibuatkan WAG untuk komunikasi sehari- hari. 5) Selalu menjaga komunikasi baik secara langsung maupun tidak langsung. B. STAKEHOLDER 1. Dukungan Stakeholder Dukungan stakeholder yang berperan terhadap aksi perubahan yang dibuat baik stakeholder internal maupun stakeholder serta perannya yang sangat mendukung aksi perubahan, sebagai berikut: a. Stakeholder Internal antara lain: 1) Karo PID, berperan sebagai pimpinan tertinggi pada Biro PID Divhumas Polri memiliki legimitasi dan dukungan rencana aksi perubahan serta memfasilitasi dalam menyelesaikan masalah yang timbul selama proses pelaksanaan aksi perubahan; 2) PLH Kabag Proddok Ro PID, berperan selaku sponsor yang memberikan saran dan masukan serta memberikan dukungan pelaksanaan aksi perubahan. PLH Kabag Proddok dengan kewenangannya juga membantu action leader dalam memobilisasi stakeholder eksternal; 3) Kabag Yaninfodok Ro PID, berperan dalam memberikan saran dan masukan serta memberikan semangat dan dorongan kepada action leader selama implementasi aksi perubahan; 4) Kasubbag Bantek Bagproddok Biro PID selaku mentor sangat berperan penting dalam pelaksanaan proyek perubahan dalam memberikan arahan dan bimbingan serta memantau kegiatan area aksi perubahan. Mentor membantu action leader menjadi fasilitator pada saat uji Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR coba ke beberapa Kementerian/Lembaga serta memberikan solusi pada saat action leader menemui kendala; 5) Kasubbag Dokliput Bagproddok Biro PID berperan dalam memberikan saran dan masukan serta memberikan semangat dan dorongan kepada action leader selama implementasi aksi perubahan. 6) Kasubbag Fullahninfoddok Yaninfodok Ro PID berperan dalam memberikan saran dan masukan serta memberikan semangat dan dorongan kepada action leader selama implementasi aksi perubahan; 7) Kaurmin Bagproddok Biro PID memberikan dukungan dengan memfasilitasi keperluan-keperluan teknis yang diperlukan selama proses implementasi aksi perubahan; 8) Kaurmin Baganev Biro PID memiliki berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan; 9) Kaurmin Bagyaninfodok Biro PID memiliki berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan; 10) Pamin Bagproddok Biro PID melaksanakan analisis dan evaluasi tentang pelaksanaan rencana aksi perubahan serta memberikan saran dan masukan dalam penyempurnaan implementasi aksi perubahan; 11) Banum Bagproddok Biro PID membantu menginput jadwal peliputan pada Si-INTAN serta kebutuhan administrasi dan dokumentasi pada saat pelaksanaan aksi perubahan; 12) Banum Bagyaninfodok Biro PID memiliki berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan. b. Stakeholder Eksternal 1) Kabagpensat Biro Penmas berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan; 2) Kaurtu Biro Multimedia berperan sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan; Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
NO A 1 2 3 4 5 LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 3) Programer IT memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rancangan aksi perubahan. Tabel 3.2. Peran, pengaruh dan intensitas setelah aksi perubahan DESKRIPSI PERAN PENGARUH EVIDENCE STAKEHOLDER INTERNAL Karo PID Divhumas Polri PLH Kabag Proddok Ro PID. Berperan Kasubbag Dokliput Bagproddok Ro PID. Kabag Yaninfodok Ro PID. Kasubbag Bantek Bagproddok Ro PID. berperan pimpinan sebagai tertinggi pada Biro PID Divhumas Polri memiliki legimitasi dan dukungan rencana aksi perubahan dalam serta memfasilitasi yang menyelesaikan masalah timbul selama proses pelaksanaan aksi perubahan berperan selaku sponsor yang memberikan saran dan masukan dukungan serta memberikan pelaksanaan aksi perubahan. PLH Kabag dengan Proddok kewenangannya juga membantu action leader dalam memobilisasi stakeholder eksternal dalam memberikan berperan serta saran dan memberikan dorongan kepada action leader selama aksi perubahan dalam memberikan berperan serta saran memberikan dan dorongan kepada action leader aksi selama perubahan selaku mentor sangat berperan pelaksanaan penting dalam proyek memberikan dan bimbingan serta memantau kegiatan area aksi perubahan. Mentor membantu action leader menjadi fasilitator pada saat uji coba ke beberapa Kementerian/ Lembaga serta memberikan solusi pada saat action leader menemui kendala dan masukan semangat implementasi dan masukan semangat implementasi dalam perubahan arahan Sangat Mendukung (Promoters) +++ 9 Sangat Tinggi Sangat Mendukung (Promoters) +++ 9 Sangat Tinggi Sangat Mendukung (Promoters) +++ 9 Sangat Tinggi Sangat Mendukung (Latent) +++ 7 Tinggi Sangat Mendukung (Latent) +++ 7 Tinggi Testimoni • Pernyataan • Kebijakan • Keputusan • Peraturan • Surat Perintah Pernyataan Pernyataan Testimoni • Pernyataan Testimoni • Pernyataan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR NO DESKRIPSI PERAN PENGARUH EVIDENCE 6 Kasubbag Fullahinfoddok Bagyaninfodok Ro PID 7 Kaurmin Bagproddok Ro PID 8 Kaurmin Baganev Ro PID 9 Kaurmin BagYaninfodok Ro PID 10 Pamin Bagproddok Ro PID 11 Banum Bagproddok Ro PID 12 Banum Bagyaninfodok Ro PID dalam memberikan berperan serta saran memberikan dan dorongan kepada action leader selama aksi perubahan memberikan dukungan dengan memfasilitasi keperluan-keperluan teknis yang diperlukan selama aksi proses perubahan memiliki penerima manfaat perubahan dan masukan semangat implementasi implementasi berperan sebagai dari aksi memiliki penerima manfaat perubahan berperan sebagai dari aksi dan analisis melaksanakan tentang pelaksanaan evaluasi rencana aksi perubahan serta memberikan saran dan masukan dalam penyempurnaan implementasi aksi perubahan membantu menginput jadwal peliputan pada Si-INTAN serta dan kebutuhan dokumentasi saat pelaksanaan aksi perubahan berperan manfaat dari aksi perubahan administrasi pada sebagai penerima Sangat Mendukung (Latent) +++ 7 Tinggi Sangat Mendukung (Latent) +++ 7 Tinggi Sangat Mendukung (Latent) +++ 7 Tinggi Sangat Mendukung (Latent) +++ 7 Tinggi Sangat Mendukung (defenders) +++ 8 Tinggi Sangat Mendukung (defenders) +++ 8 Tinggi Sangat Mendukung (Aphatetics) +++ 6 Tinggi Pernyataan Pernyataan Pernyataan Pernyataan Pernyataan Pernyataan Pernyataan B STAKEHOLDER EKSTERNAL 1 2 3 Kabagpensat Biro Penmas. Kaurtu Biro Multimedia. Programer IT berperan manfaat dari aksi perubahan sebagai penerima berperan manfaat dari aksi perubahan sebagai penerima berperan kesuksesan perubahan dalam membantu aksi rancangan Sangat Mendukung (Latent) +++ 7 Tinggi Sangat Mendukung (Latent) +++ 7 Tinggi Mendukung (defenders) +++8 Tinggi Pernyataan Pernyataan Aplikasi Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Dalam pelaksanaan aksi perubahan, perlu mengenal terlebih dahulu siapa saja stakeholder yang berkepentingan terhadap perubahan itu. Oleh karena itu perlu dibuat suatu peta jaringan atau net map yang bertujuan memetakan stakeholder yang terkait dengan aksi perubahan tersebut. Apabila dipetakan dalam net map, maka stakeholder yang terlibat dalam aksi perubahan ini dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 3.2. Peta jejaring setelah aksi perubahan PLH KABAG PRODDOK (SPONSOR) +++ (10) KASUBBAG BANTEK (MENTOR) +++ (10) STAKEHOLDER INTERNAL STAKEHOLDER EKSTERNAL KARO PID +++ (9) PAMIN DOKLIPUT (ACTION LEADER) KABAG YANINFODOK +++ (7) KABAGPENSAT +++ (7) KASUBBAG DOKLIPUT +++ (9) KAURTU MULMED +++ (7) KASUBBAG FULLAHINFODOK +++ (7) TIM EFEKTIF KAURMIN BAGPRODDOK +++ (7) PAMIN BAGPRODDOK +++ (8) KAURMIN BAGYANINFODOK +++ (7) BANUM BAGPRODDOK +++ (8) KAURMIN BAGANEV +++ (7) PROGRAMER IT +++ (8) BANUM BAGYANINFODOK +++ (6) Keterangan : ++++ +++ ++ +/- : Sangat Mendukung : Mendukung : Sedang : Netral Keterangan: : Perintah : Laporan & Konsultasi : Koordinasi : Sosialisasi Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
PERAN RENDAH LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 2. Kuadran Stakeholder setelah aksi perubahan Setelah aksi perubahan terdapat beberapa perubahan dalam kuadran stakeholder, seperti gambar dibawah: Gambar 3.3 Kuadran stakeholder setelah aksi perubahan PENGARUH TINGGI LATENTS PROMOTER 1. KARO PID 2. KABAG PRODDOK 3. KASUBBAG DOKLIPUT 4. KABAG YANINFODOK 5. KASUBBAG BANTEK 6. KASUBBAGPULLAHINFODOK 7. KASUBBAG BAGPRODUKKREATIF 8. KASUBBAG BAGPENSAT 9. KAURMIN BAGPRODDOK 10. KAURMIN BAGANEV 11. KAURMIN BAGYANINFO DEFENDERS 1. KARO PID 2. KABAG PRODDOK 3. KASUBBAG DOKLIPUT 4. KABAG YANINFODOK 5. KASUBBAG BANTEK 6. KASUBBAGPULLAHINFODOK 7. KASUBBAG BAGPRODUKKREATIF 8. KASUBBAG BAGPENSAT 9. KAURMIN BAGPRODDOK 10. KAURMIN BAGANEV 11. KAURMIN BAGYANINFO DEFENDERS 1. PAMIN BAGPRODDOK 2. PROGRAMER IT 3. BANUM BAGYANINFODOK 4. BANUM BAGANEV PENGARUH RENDAH Gambar 3.4 Perbandingan kuadran stakeholder sebelum dan setelah aksi perubahan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX PERAN TINGGI
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Keterangan : Terdapat perubahan dimana stakeholder yang semula Aphatetic dimana peran rendah dan pengaruh rendah terhadap aksi perubahan, setelah aksi perubahan stakeholder mendukung aksi perubahan sehingga posisi stakeholder berubah menjadi Defender dimana peran tinggi pengaruh rendah dan yang semula Laten dimana peran rendah dan pengaruh tinggi terhadap aksi perubahan, setelah aksi perubahan stakeholder mendukung aksi perubahan sehingga posisi stakeholder berubah menjadi Promoter dimana pengaruh tinggi dan peran tinggi dalam mendukung implementasi aksi perubahan. Dalam suatu organisasi, perpindahan pengaruh stakeholder adalah perjalanan yang signifikan dalam mendukung perubahan positif. Para stakeholder dalam organisasi ini mungkin telah menunjukkan sikap di mana mereka kurang tertarik atau tidak aktif terlibat dalam urusan organisasi. Mereka mungkin merasa tidak memiliki kepentingan pribadi yang kuat, atau merasakan kekurangan dalam komunikasi dan partisipasi. Seiring berjalannya aksi perubahan ini, stakeholder mulai menyadari pentingnya organisasi dan mulai memahami kontribusi mereka dalam mencapai tujuan bersama. Mereka terlibat secara aktif dalam diskusi, memberikan masukan konstruktif, dan berbagi pandangan yang bermanfaat terhadap aksi perubahan yang dilakukan. Perpindahan ini juga menciptakan lingkungan yang lebih dinamis dan kolaboratif di dalam organisasi. Stakeholder yang menjadi lebih berkontribusi pada pengambilan keputusan yang lebih baik, membangun budaya yang inklusif, dan mendorong inovasi dan aksi perubahan. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Tabel 3.3. Identifikasi Stakeholder Setelah Aksi Perubahan NO STAKEHOLDER TIM EFE KTIF JENIS STAKE HOLDER R E M R P I R E D N U K E S A M A T U R E T O M O R P KELOMPOK STAKEHOLDER S N E T A L S R E D N E F E D S C T E H T A P A I STRATEGI KOMUNIKASI A 1 2 3 4 5 6 INTERNAL Karo PID Kabag Proddok Kabag Yaninfodok Kasubbag Bantek Kasubbag Dokliput Kasubbag Pullahinfodok √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ PERSUASIVE PERSUASIVE PERSUASIVE PERSUASIVE PERSUASIVE PERSUASIVE 7 8 9 10 11 12 B. Kaurmin Bagproddok Kaurmin Bagyaninfodok Kaurmin Baganev Pamin Bagproddok Banum Bagproddok Banum Bagyaninfodok √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ PERSUASIVE PERSUASIVE PERSUASIVE INFORMATIF INFORMATIF INFORMATIF 13 14 15 Kasubbag BagProdukkreatif Kasubbag Bagpensat Programer IT √ √ √ √ √ √ √ PERSUASIF PERSUASIF PERSUASIF C. Capaian Aksi Perubahan 1. Kesesuaian antara milestone dan aksi perubahan Pencapaian aksi dan jenis produk yang akan dicapai dari rencana aksi perubahan yang akan dilaksanakan oleh Action leader, dengan diuraikan sebagai berikut: Tabel 3.4 capaian aksi perubahan NO TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN KESESUAIAN RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI TAHAP PERENCANAAN 1 Melaksanakan dengan mentor. koordinasi Saran dan Masukan terkait aksi perubahan Saran Masukan dan Minggu ke 1 Minggu ke 1 Terlaksana dan Tercapai 100% 2 dengan Berkoordinasi stakeholder internal mengenai Rencana Aksi Perubahan. Saran dan Masukan terkait aksi perubahan Saran Masukan dan Minggu ke 1 Minggu ke 1 Sesuai Tercapai 100% 3 Mengikuti Webinar dengan Webinar Public tema Speaking by Shely Napitupulu Dokumentasi - e-sertifikat Minggu ke 1 Minggu ke 1 Sesuai Tercapai 100% Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
NO TAHAPAN KEGIATAN 4 Membuat Draft surat-surat pendukung demi mendukung aksi perubahan yang akan dilakukan dengan Berkoordinasi Mentor pelibatan personel Biro PID sebagai Tim Efektif 6 Menyusun 5 terkait Efektif serta bersama Mentor berkordinasi dan mensosialisasikan Rencana Aksi Perubahan yang akan dilaksanakan oleh Action Leader konsolidasi 7 Melakukan Efektif, dengan internal dan Stakeholder eksternal tentang rancangan aksi perubahan yang akan dilaksanakan. Tim tim TAHAP PENGORGANISASIAN 8 Menyusun dan menentukan Tim Efektif untuk mendukung Aksi Perubahan 9 Pembuatan Surat Perintah Tim Efektif dan Surat Tugas Programer IT implementasi Aksi Perubahan. 10 Berkoordinasi dengan isi Programmer Informasi aplikasi Sistem Dokumentasi Peliputan (Si- INTAN) dan membuat surat undangan Rapat Tim Efektif perihal 11 Melaksanakan rapat koordinasi persiapan aksi perubahan. 12 Penyampaian pembagian tugas kepada Tim Efektif. TAHAP KEGIATAN 13 Menyusun draft Struktur Aplikasi (SI-INTAN) 14 Menyusun draft Video tutorial aplikasi 15 Membuat draft Manual Book 16 Mengikuti webinar RISE Series 2023 TAHAP PELAKSANAAN 17 Membuat draft Surat Keputusan 18 Berkoordinasi programmer dengan untuk LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR OUTPUT KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN KESESUAIAN RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI Draft pendukung surat-surat Dokumentasi - Draft pendukung Dokumentasi - Draft pendukung surat Minggu ke 1 Sesuai Tercapai 100% Saran dan Masukan terkait Tim efektif Draf tim efektif - Dokumentasi Minggu ke 1 Minggu ke 1 Sesuai Tercapai 100% Sosialisasi Perubahan Aksi Dokumentasi Minggu ke 1 Minggu ke 1 Sesuai Tercapai 100% Saran dan Masukan terkait aksi perubahan Saran Masukan dan Minggu ke 1 Minggu ke 1 Sesuai Tercapai 100% Menyusun pembagian (Jobdesk) tugas Menyusun pembagian (Jobdesk) tugas Minggu ke 2 Minggu ke 2 Sesuai Tercapai 100% Surat perintah -Surat tugas Surat perintah -Surat tugas Minggu ke 2 Minggu ke 2 Sesuai Tercapai 100% Dokumentasi -Berkas Si-INTAN -Surat undangan aplikasi Dokumentasi -Berkas Si-INTAN -Surat undangan aplikasi Minggu ke 2 Minggu ke 2 Sesuai Tercapai 100% Undangan, - Absen Rapat, - Notulen rapat, - dokumentasi. Undangan, - Absen Rapat, - Notulen rapat, - dokumentasi. Minggu ke 2 Minggu ke 2 Sesuai Tercapai 100% Dokumentasi rapat dan pembagian tugas tim efektif. Dokumentasi rapat dan pembagian tugas tim efektif. Minggu ke 2 Minggu ke 2 Sesuai Tercapai 100% Dokumentasi - Draft struktur aplikasi - Dokumentasi - Draft video tutorial - Dokumentasi - Draft manual - book - Dokumentasi. - E-Sertifikat Dokumentasi - Draft struktur aplikasi - Dokumentasi - Draft video tutorial - Dokumentasi - Draft manual - book - Dokumentasi. - E-Sertifikat Minggu ke 3 Minggu ke 3 Minggu ke 3 Minggu ke 3 Minggu ke 3 Minggu ke 3 Minggu ke 3 Minggu ke 3 Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% Dokumentasi Draft Skep Tools design Aplikasi Si-INTAN Dokumentasi Dokumentasi - Draft Skep Tools design Aplikasi Si-INTAN Dokumentasi. Minggu ke 3 Minggu ke 4 Minggu ke 4 Minggu ke 4 Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR NO TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN KESESUAIAN RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI merancang dan Mendesain aplikasi Si-INTAN. 19 Mengikuti pelatihan operator pengembangan MediaHub Divhumas Polri TA. 2023 20 Membuat aplikasi Si-INTAN oleh Tim Efektif serta Konsultan IT. 21 Berkoordinasi dengan Tim Surat penggunaan Efektif mengenai Keputusan aplikasi Si-INTAN. 22 Berkoordinasi dengan Tim Buku penggunaan Efektif mengenai Panduan aplikasi Si-INTAN. Dokumentasi - Sertifikat Aplikasi Si-INTAN sudah terprogram Dokumentasi - Skep penggunaan Aplikasi Si-INTAN Dokumentasi. Konsep buku Aplikasi INTAN. design panduan Si- Dokumentasi - Sertifikat Aplikasi Si-INTAN sudah terprogram Dokumentasi - Skep penggunaan Aplikasi Si-INTAN Dokumentasi. . design - Konsep buku panduan Aplikasi Si-INTAN. Dokumentasi. Minggu ke 4 Minggu ke 4 Minggu ke 5 Minggu ke 5 Minggu ke 4 Minggu ke 4 Minggu ke 5 Minggu ke 5 Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% 23 Melakukan uji coba (trial and error) Aplikasi Si-INTAN 24 Membuat rancangan Buku penggunaan Panduan aplikasi Si-INTAN Dokumentasi. - Dokumentasi rancangan Buku Dokumentasi rancangan Buku panduan penggunaan Aplikasi Si-INTAN rancangan Buku panduan penggunaan Aplikasi Si-INTAN Minggu ke 5 Minggu ke 5 Minggu ke 5 Minggu ke 5 Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% 25 Membuat buku panduan penggunaan aplikasi Sistem Dokumentasi Informasi (Si-INTAN) Peliputan sebagai penuntun/bimbingan penggunaan saat implementasi. pada Dokumentasi - Buku panduan penggunaan Aplikasi Si-INTAN Dokumentasi Dokumentasi. - Buku panduan penggunaan Aplikasi Si-INTAN Dokumentasi Minggu ke 6 Minggu ke 6 Sesuai Tercapai 100% 26 Mengajukan persetujuan buku panduan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si- INTAN) Kabag kepada Proddok. 27 Melaksanakan pelatihan penggunaan aplikasi kepada operator dr tim IT 28 Melaksanakan Sosialisasi dan pendampingan aplikasi, buku panduan dan Surat Keputusan Si-INTAN kepada Stakeholder. Buku panduan Aplikasi Si-INTAN telah disetujui
Dokumentasi Dokumentasi
Buku panduan Aplikasi Si
INTAN telah disetujui
Dokumentasi Dokumentasi Minggu ke 6 Minggu ke 6 Minggu ke 6 Minggu ke 6 Minggu ke 6 Minggu ke 6 Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% 29 Melaksanakan Sosialisasi dan pendampingan aplikasi, buku panduan dan Surat Keputusan Si-INTAN kepada Stakeholder. Dokumentasi Dokumentasi Minggu ke 7 Minggu ke 7 Sesuai Tercapai 100% MONITORING, EVALUASI DAN LAPORAN AKHIR (CONTROLING) 30 Melaksanakan Implementasi penggunaan aplikasi dan buku panduan kepada para stakeholder Dokumentasi Dokumentasi Minggu ke 8 Minggu ke 8 Sesuai Tercapai 100% 31 Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Aksi Perubahan. 32 33 Menyusun akhir pelaksanaan aksi perubahan dan persetujuan laporan pelaksanaan aksi perubahan oleh mentor. laporan Dokumentasi Dokumentasi - Surat Pernyataan Draft laporan Hasil Aksi Perubahan Dokumentasi Dokumentasi - Surat Pernyataan - Draft laporan Hasil Aksi Perubahan Minggu ke 9 Minggu ke 9 Minggu ke 9 Minggu ke 9 Minggu ke 9 Minggu ke 9 Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% Sesuai Tercapai 100% Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR NO TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN KESESUAIAN RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI TAHAP PASCA DIKLAT Jangka Menengah (6 Bulan Pasca Pendidikan) 34 Penyempurnaan Informasi Peliputan (Si-INTAN). Sistem Dokumentasi Bulan November 2023 s.d. Mei 2024 Jangka Panjang (12 Bulan Pasca Pendidikan) 35 Melakukan update dan Sistem Dokumentasi maintenance Informasi Peliputan (Si-INTAN). Bulan Juni tahun 2024 2. Pencapaian Hasil Perubahan Terhadap Rencana Perubahan Capaian hasil aksi perubahan yang telah dicapai dalam implementasinya terdapat perubahan valuasi antara kondisi awal dan setelah terlaksananya aksi perubahan. Pelaksanaan administrasi peliputan di Subbagdokliput melalui mekasime aplikasi Si-INTAN menjadi lebih efektif dan efesien. Waktu yang diperlukan untuk pengumpulan data administrasi peliputan: pembuatan jadwal liputan, pembuatan surat perintah liputan, pembuatan surat perjalanan dinas liputan serta pembuatan laporan harian menjadi lebih singkat dan dapat segera dimajukan ke meja pimpinan dalam waktu 150 menit dari sebelumnya yang membutuhkan waktu 75 menit. Implementasi aksi perubahan merupakan kegiatan yang dilaksanakan di Bagproddok selama +/- 9 minggu (off campus) jika divaluasi dalam bentuk rupiah/waktu dapat digambarkan dalam table berikut: Tabel 3.5 Valuasi setelah implementasi aksi perubahan NO KEGIATAN PERHITUNGAN WAKTU JUMLAH SEBELUM IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN 1 Pembuatan jadwal peliputan 5 Sprin X 10 menit 50 menit 2 Pembuatan Surat Perintah peliputan 5 laporan X 10 menit 50 menit Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR NO KEGIATAN PERHITUNGAN WAKTU JUMLAH 3 Pembuatan laporan peliputan harian 5 Giat X 10 menit 50 menit JUMLAH 150 menit SETELAH IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN 1 Pembuatan jadwal peliputan 5 Sprin X 5 menit 25 menit 2 Pembuatan Surat Perintah peliputan 5 laporan X 5 menit 25 menit 3 Pembuatan laporan peliputan harian 5 Giat X 5 menit 25 menit JUMLAH 75 menit Dalam tabel digambarkan pembuatan surat perintah peliputan, pembuatan laporan harian peliputan, pembuatan jadwal peliputan menjadi lebih singkat dan dapat segera dimajukan ke meja pimpinan dalam waktu 75 menit dari sebelumnya yang membutuhkan waktu 150 menit. Dari perhitungan waktu dapat disimpulkan bahwa Bagproddok dalam pembuatan administrasi peliputan membutuhkan waktu sekitar 150 menit sebelum implementasi aksi perubahan yang action leader lakukan. Sedangkan pada tahap setelah aksi perubahan waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan administrasi peliputan menjadi sekitar 75 menit, karena dalam pembuatan surat perintah dan pembuatan laporan harian peliputan tidak perlu dibuat secara manual. Dalam aplikasi Si-INTAN ketika kita menginput jadwal peliputan dan menginput foto liputan, maka outputnya adalah tamplet surat perintah peliputan dan tamplet laporan harian. Secara umum pencapaian hasil aksi perubahan yang dilakukan oleh action leader telah tercapai 100 %, hasil aksi perubahan tersebut dapat dilihat dalam tabel realisasi Pencapaian aksi perubahan sebagai berikut: Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 1) Tahap Perencanaan (Planing) Tahap perencanaan Aksi Perubahan ini dilaksanakan pada tanggal 02 sampai dengan 12 Agustus 2023, dalam melaksanakan pembangunan Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) diawali dengan melakukan laporan dan koordinasi rencana aksi perubahan yang telah disusun kepada Kasubbagbantek Bagproddok Ro PID Divhumas Polri selaku mentor sebanyak 1 (satu) kali. Selain itu action leader juga melaksanakan koordinasi dengan stakeholder internal dan diperoleh dukungan dan kesepakatan tentang aksi perubahan. Koordinasi juga dilakukan dengan stakeholder eksternal guna mendapatkan informasi ketika akan menggunakan aplikasi Si- INTAN, Pelaksanaan koordinasi dilakukan melalui tatap muka dengan progres 100%. a) Laporan kepada Kasubbagbantek selaku mentor untuk mendapatkan arahan terkait rencana aksi perubahan yang akan dibuat oleh action leader, selain itu Mentor juga memberi arahan tentang personel yang akan dilibatkan dalam tim efektif, pembagian tugas serta membahas milestone rencana aksi perubahan. Kegiatan laporan ini dilaksanakan pada tanggal 02 Agustus 2023 di ruang kerja Bagproddok Ro PID Divhumas Polri. Gambar 3.5 Dokumentasi laporan kepada Kasubbagbantek (Mentor) b) Kegiatan selanjutnya dalam perencanaan ini adalah Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Melakukan konsolidasi dengan tim efektif dan stakeholder internal untuk menyampaikan Rencana Aksi Perubahan, kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 09 Agustus 2023. Pada tahap ini tim efektif memberikan saran masukan terkait proses aksi perubahan yang akan dilaksanakan. Gambar 3.6 Dokumentasi Konsolidasi Dengan Tim Efektif 2) Tahap Pengorganisasian (Organizing) Tahap kedua yang dilaksanakan, yaitu tahapan Pengorganisasian yang dilaksanakan pada tanggal 14 sampai dengan 19 Agustus 2023, tahapan pengorganisasian adalah Membentuk Tim Efektif untuk mendukung aksi Perubahan, membuat Surat Perintah Tim efektif, membagi tugas kepada Tim Efektif perihal pelaksanaan aksi perubahan, hingga melakukan koordinasi dengan stakeholder internal, eksternal, dan tim IT yang mendukung aksi perubahan ini. a) Pembentukan tim efektif Aksi Perubahan Tahap ini dilaksanakan pada tanggal 15 Agustus 2023, kegiatan yang dilakukan adalah Penyusunan Konsep Surat Perintah Kadivhumas Polri tentang Pembentukan Tim Efektif. Pelaksanaan tahapan ini dilakukan di ruang kerja Bagproddok. b) Membagi tugas kepada Tim Efektif perihal pelaksanaan aksi perubahan Tahap ini dilaksanakan pada hari Jum'at, tanggal 18 Agustus 2023, kegiatan yang dilakukan adalah Menyusun Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR pembagian tugas untuk tim efektif yang mendukung aksi perubahan action leader. Tujuan kegiatan ini adalah adanya pertelaahan tugas yang jelas dari masing-masing personel terkait pelaksanaan implementasi aksi perubahan. Action leader melaksanakan kegiatan ini di ruang kerja Bagproddok. Dalam penyusunan jobdesk tim efektif, action leader mendapatkan arahan dari Kasubbagbantek selaku mentor. Gambar 3.7 Dokumentasi sprin tim efektif c) Melaksanakan rapat koordinasi persiapan aksi perubahan. Tahapan selanjutnya dilaksanakan pada tanggal 4 Mei 2023, kegiatan yang dilakukan Koordinasi dengan Stakeholder Internal terkait Tim Efektif implementasi Rancangan Aksi Perubahan Si-INTAN dan penjelasan tugas masing-masing personel sesuai dengan Jobdesk. Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan di ruang kerja Bagproddok Divhumas Polri. Gambar 3.8 Dokumentasi Rapat Persiapan Aksi Perubahan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 3) Tahap Kegiatan Sebelum ke tahap pelaksanaan action leader melaksanakan tahap kegiatan terlebih dahulu, dimana tahap kegiatan ini dimulai pada tanggal 21 s.d 26 Agustus 2023. Tahap atan ini merupakan tahapan penyusunan atau pembuatan draft sistem informasi (aplikasi), draft video tutorial aplikasi, draft buku panduan, draft Surat Keputusan. Dalam tahapan ini, action leader berkoordinasi juga dengan programer (tim IT), kegiatan ini dilaksanakan diruang kerja Bagproddok Ro PID Divhumas Polri. Adapun rincian kegiatannya sebagai berikut: a) Pembuatan draft aplikasi Si-INTAN Pada tahap ini action leader berkoordinasi dengan programer terkait pembangunan aplikasi Si-INTAN, mulai Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR dari desain aplikasi hingga teknis penggunaan aplikasi. Gambar 3.9 Dokumentasi Koordinasi dengan tim IT b) Pembuatan draft video tutorial aplikasi Si-INTAN Pada tahap ini action leader membuat draft video untuk menentukan apa saja yang akan ditampilkan pada video tutorial aplikasi Si-INTAN. Gambar 3.10 Dokumentasi draft video tutorial aplikasi Si-INTAN Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR c) Pembuatan draft buku panduan aplikasi Si-INTAN Pada tahap ini action leader membuat penyusunan draft buku panduan penggunaan aplikasi Si-INTAN. Gambar 3.11 Dokumentasi draft buku panduan Si-INTAN d) Pembuatan draft Skep aplikasi Si-INTAN Pada tahap ini action leader membuat draft skep aplikasi Si-INTAN. Gambar 3.12 Dokumentasi draft Skep Si-INTAN Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 4) Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan dimulai pada tanggal 28 Agustus sampai dengan 29 September 2023. Tahap pelaksanaan ini merupakan tahapan pembuatan sistem informasi (aplikasi), buku panduan kegiatannya sebagai berikut: serta administrasi pendukung yang menjadi output dari implementasi dari sistem informasi yang dibuat. Adapun rincian a) Pembuatan aplikasi sistem informasi dokumentasi peliputan. Pada tahap ini action leader berkoordinasi dengan tim IT terkait pembangunan aplikasi Si-INTAN, mulai dari desain aplikasi hingga teknis penggunaan aplikasi. Gambar 3.13 Dokumentasi Koordinasi Dengan Tim IT Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR b) Penginputan data peliputan ke dalam sinstem Informasi dokumentasi peliputan. Pada tahapan ini dimulai dengan Menginventarisir data peliputan yang telah disusun, mengubah dokumen surat perintah secara elektronik, sampai dengan penginputan surat perintah kedalam aplikasi Si-INTAN, kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan bersama dengan tim efektif. Gambar 3.14 Dokumentasi proses inventarisir dan input surat perintah peliputan c) Pembuatan buku panduan penggunaan sistem informasi dokumentasi peliputan (Si-INTAN). Kegiatan selanjutnya yang dilakukan action leader adalah pembuatan buku panduan aplikasi Si-INTAN. Buku Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR panduan aplikasi adalah suatu dokumen atau panduan yang menyediakan petunjuk dan instruksi mengenai cara menggunakan aplikasi tertentu. Buku panduan ini dirancang untuk membantu pengguna memahami fitur-fitur, fungsi, dan tata cara penggunaan aplikasi dengan tepat. Biasanya, buku panduan aplikasi berisi informasi tentang langkah-langkah instalasi, konfigurasi, dan pembaruan aplikasi. Selain itu, buku panduan juga menjelaskan antarmuka pengguna, ikon, dan tombol yang ada dalam aplikasi serta menjelaskan fungsi masing- masing. Gambar 3.15 Dokumentasi Pembuatan Buku Panduan Si-INTAN Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR d) Pengajuan pengesahan aplikasi dan buku panduan sistem informasi dokumentasi peliputan (Si-INTAN). Pada tahapan ini setelah konsep buku panduan terselesaikan maka action leader mengajukan pengesahan aplikasi dan buku panduan sistem informasi dokumentasi peliputan (Si-INTAN) sebagai output aksi perubahan. Gambar 3.16 Dokumentasi Proses Pengesahan Buku Panduan Si-INTAN Pembuatan buku panduan dan surat keputusan penggunaan sistem informasi dokumentasi peliputan (Si-INTAN) pada Bagproddok Ro PID Divhumas Polri adalah dalam rangka kemudahan dan kelancaran dalam penggunaan Aplikasi Si-INTAN dengan memberikan penjelasan tentang tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh pengguna aplikasi Si-INTAN. Penyusunan buku panduan ini dapat dijadikan pedoman bagi personel pada Bagproddok Ro PID Divhumas dalam penggunaan aplikasi Si-INTAN, sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan Aplikasi Si-INTAN Pada Bagproddok Ro PID Divhumas Polri guna mempermudah penyimpanan serta pendistribusian data. Capaian pembuatan buku panduan penggunaan SIKAP pada Bagproddok Ro PID Divhumas Polri tercapai 100%. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR e) Pelaksanaan pelatihan penggunaan aplikasi dan sosialisasi kepada operator dan user. Kegiatan ini ditujukan untuk membimbing para operator dalam menggunakan aplikasi Si-INTAN. Penyampaikan cara penggunaan aplikasi Si-INTAN dilakukan oleh tim IT dengan di damping oleh tim Leader. Tujuan utama dari bimbingan teknis aplikasi adalah untuk membantu pengguna dalam memahami, mengoperasikan, dan mengoptimalkan penggunaan aplikasi tersebut. Kegiatan pelatihan sekaligus bimbingan teknis serta sosialisasi ini dilaksanakan pada minggu ke VI dan VII masa Off Campus, kegiatan dilaksanakan di Ruang kerja Bagproddok Ro PID Divhumas Polri. Dikarenakan padatnya kegiatan peliputan di Bagproddok Ro PID Divhumas Polri yang mengharuskan tim peliputan bekerja diluar lapangan, maka pelatihan dan sosialisasi tidak bisa dilaksanakan pada satu waktu secara bersamaan, sehingga pelatihan dan sosialisasi harus dilaksanakan satu persatu kepada tim peliputan karena menunggu waktu senggang tim peliputan. Gambar 3.17 Dokumentasi pelaksanaan pelatihan dan sosialisasi Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
f) LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Implementasi aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN). Implementasi yang telah dilakukan dalam penggunaan aplikasi Si-INTAN yaitu menginput data jadwal peliputan, surat perintah peliputan dan foto kegiatan peliputan. Berikut di dokumentasikan beberapa jadwal peliputan, sprin peliputan dan foto peliputan. Gambar 3.18 Dokumentasi Implementasi Aplikasi Si-INTAN Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR 5) Tahap Pelaksanaan Monitoring dan evaluasi pelaksanaan Aksi Perubahan. Tahap monitoring dan evaluasi dilaksanakan dimulai tanggal 2 sampai dengan 11 Oktober 2023. Adapun kegiatan pada tahap ini sebagai berikut: a) Monitoring dan evaluasi pelaksanaan terhadap aksi perubahan; b) Evaluasi pelaksanaan Aksi Perubahan; c) Penyusunan laporan akhir pelaksanaan aksi perubahan; d) Serah terima aplikasi Si-INTAN kepada Karo PID Divhumas Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Polri sebagai bentuk aksi perubahan yang telah dilakukan oleh action leader. Untuk mengetahui sejauh mana optimalisasi aksi perubahan yang diterapkan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, maka dilakukan monitoring dan evaluasi salah satunya dengan cara menyebarkan kuesioner melalui kepada para pengguna aplikasi Si-INTAN, baik dari stakeholder internal maupun stakeholder eksternal. Action leader menggunakan metode penelitian dengan menyebarkan kuesioner. Action leader membuat kuesioner melalui aplikasi google form secara online yang disebarkan menggunakan whatsapp dimana responden dapat mengakses link berikut: Pada kuesioner tersebut terdiri dari 10 (sepuluh) pertanyaan yang akan dijawab oleh 18 orang responden yang terdiri dari stakeholder internal dan eksternal. Tabel 3.6 Kuesioner Sistem Informasi Dokumentasi Peliputan (Si-INTAN) S NO 1. Aplikasi Si-INTAN dengan PERTANYAAN STS TS SS 2. 3 4 5 alamat sangat mudah diakses Tampilan dan fitur Aplikasi Si- INTAN sangat mudah dimengerti dan dipahami Fitur input dan visualisasi aplikasi Si-INTAN mudah digunakan Aplikasi Si-INTAN dibuat sesuai dengan kebutuhan organisasi dan bagi bermanfaat kepentingan organisasi Si-INTAN Aplikasi meningkatkan sangat dapat dan kinerja Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR NO PERTANYAAN STS TS S 6 7 8 9 pelayanan organisasi Aplikasi implementasinya dipahami dan digunakan? sangat Si-INTAN Aplikasi mempermudah mencari data dan informasi yang diperlukan Aplikasi disosialisasikan dengan baik Penjelasan yang terdapat dalam Buku Panduan sangat mudah dimengerti dan dipahami dalam penggunaan Aplikasi Si-INTAN Aplikasi publik pada Si-INTAN dalam mudah Si-INTAN sudah 10 Apakah dimungkinkan dikembangkan komprehensif? SI-iNTAN untuk lebih Keterangan: STS: Sangat Tidak Setuju TS: Tidak Setuju S: Setuju SS: Sangat Setuju Adapun hasil dari penyebaran kuesioner dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 70,6 % memilih SANGAT SETUJU, 29,4 % memilih SETUJU bahwa aplikasi Si-INTAN dengan alamat sangat mudah diakses. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX SS
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 67,7 % memilih SANGAT SETUJU, 35,3 % memilih SETUJU bahwa Tampilan dan fitur Aplikasi SI-INTAN sangat mudah dimengerti dan dipahami. Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 64,7 % memilih SANGAT SETUJU, 35,3 % memilih SETUJU bahwa Fitur input dan visualisasi aplikasi Si-INTAN sangat mudah digunakan. Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 76,5 % memilih SANGAT SETUJU, 23,5 % memilih SETUJU bahwa Aplikasi Si-INTAN dibuat sesuai dengan Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR kebutuhan organisasi dan bermanfaat bagi kepentingan organisasi. Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 70,6 % memilih SANGAT SETUJU, 29,4 % memilih SETUJU bahwa Aplikasi Si-INTAN dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan publik pada organisasi. Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 70,6 % memilih SANGAT SETUJU, 29,4 % memilih SETUJU bahwa Aplikasi Si-INTAN dalam implementasinya mudah dipahami dan digunakan. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 58,8 % memilih SANGAT SETUJU, 41,2 % memilih SETUJU bahwa Aplikasi Si-INTAN sangat mempermudah mencari data dan informasi yang diperlukan. Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 70,6 % memilih SANGAT SETUJU, 29,4 % memilih SETUJU bahwa Aplikasi Si-INTAN sudah disosialisasikan dengan baik. Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 70,6 % memilih SANGAT SETUJU, 29,4 % memilih SETUJU bahwa Penjelasan yang terdapat dalam Buku Panduan sangat mudah dimengerti dan dipahami dalam penggunaan Aplikasi Si-INTAN. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
No. 1. 2. LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Berdasarkan hasil survey pada 17 orang yang mengisi kuesioner didapatkan sebanyak 64,7 % memilih SANGAT SETUJU, 35,3 % memilih SETUJU bahwa Aplikasi SI-iNTAN dimungkinkan untuk dikembangkan lebih komprehensif? 6) Penyusunan laporan akhir pelaksanaan aksi perubahan. Kegiatan penutup dari aksi perubahan yang dilakukan adalah membuat laporan akhir aksi perubahan. Kegiatan ini dilakukan oleh action leader di ruang kerja Bagproddok Ro PID Divhumas Polri. 3. Pelaksanaan Strategi Pengembangan Kompetensi dalam Aksi Perubahan. Pelaksanaan strategi pembangunan kompetensi yang dilaksanakan adalah sebagai berikut: STAKEHOLDER Tabel 3.7 Strategi Pengembangan Kompetensi KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN KEGIATAN YANG DILAKUKAN KET Pamin Bagproddok Terampil dalam mengoperasionalkan aplikasi SI-INTAN. Melaksanakan sosialisasi aplikasi Si-INTAN kepada Stakeholder Minggu ke VI dan VII 11 s.d 22 September 2023 Banum Bagproddok Terampil menggunakan aplikasi SI-INTAN . dalam Melaksanakan pendampingan/Bimte k pada saat Minggu ke VI dan VII Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
No. 3 LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR STAKEHOLDER KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN KEGIATAN YANG DILAKUKAN KET stakeholder mengimplementasikan aplikasi Si-INTAN 11 s.d 22 September 2023 Action leader Peningkatan kompetensi Mengikuti webinar, Pelatihan dan Bimtek 4 Agustus 2023 • 25 Agustus 2023 • 30 agustus 2023 • 31 Agustus 2023 4. Keterkaitan mata pelatihan pilihan dengan aksi perubahan. Dalam tahapan ini, action leader mengikuti webinar dengan memilih mata pelatihan pilihan yang sesuai dengan Aksi Perubahan yang dilakukan, Adapun webinar yang diikuti adalah sebagai berikut: Tabel 3.8 Mata Pelatihan Pilihan Terkait Aksi Perubahan NO. WAKTU JUDUL SERTIFIKAT 1 04 Agustus 2023 Webinar: Public Speaking 2 25 Agustus 2023 Webinar: Mengetahui Potensi Tim Untuk Membangun Tim Yang Efektif Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
NO. WAKTU 3. 30 Agustus 4. 31 Agustus 2023 LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR JUDUL SERTIFIKAT Pelatihan: Sistem MediaHub 2023 Digital T.A. Bimtek: Transformasi Digital Pelayanan Publik Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Selama melaksanakan off campus, Action leader mengikuti kegiatan webinar, Pelatihan dan Bimtek dalam bentuk webinar yang diselenggarakan oleh Bincang Pintarnya, GLINTS Experience Class, Qiwii dan Divhumas Polri. Dapat disimpulkan materi dari webinar, Pelatihan dan Bimtek tersebut adalah: a) Menjadi inspiratif adalah penting dalam memimpin dan memotivasi orang lain. Sebagai ASN, memiliki kesempatan untuk menjadi pemimpin dalam lingkungan kerja. Dengan menjadi inspiratif, ASN mampu menginspirasi dan mempengaruhi orang lain untuk bekerja dengan semangat, menghasilkan ide-ide baru, dan meningkatkan kinerja mereka. Inspirasi juga menciptakan iklim kerja yang positif, kolaboratif, dan membangun, di mana inovasi dan kreativitas dapat berkembang. Pentingnya membangun hubungan yang baik dan efektif dengan rekan kerja di kantor. Dengan strategi yang tepat, seperti komunikasi yang jelas, kerjasama tim, dan pengelolaan konflik yang baik, hubungan yang positif dapat meningkatkan produktivitas dan menciptakan lingkungan kerja yang harmonis. b) Kreativitas adalah kemampuan untuk berpikir di luar kebiasaan dan menghasilkan solusi yang inovatif. Sebagai ASN, menjadi kreatif memungkinkan untuk menciptakan ide-ide baru, merumuskan pendekatan yang lebih efisien dalam menjalankan tugas, dan menemukan cara-cara baru untuk mengatasi tantangan yang dihadapi. Kreativitas juga memungkinkan untuk memberikan kontribusi yang lebih berharga dalam meningkatkan pelayanan publik dan menciptakan inovasi yang bermanfaat bagi masyarakat. c) Berkinerja baik menjadi kunci kesuksesan sebagai ASN. Berkinerja tinggi berarti melaksanakan tugas dan tanggung jawab Anda dengan baik, menghasilkan hasil yang berkualitas, Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR dan mencapai target yang ditetapkan. Dengan berkinerja baik, Anda tidak hanya mendapatkan pengakuan dan kepercayaan dari atasan dan rekan kerja, tetapi juga memberikan dampak positif bagi lingkungan kerja dan masyarakat secara luas. d) Motivasi yang tepat dapat meningkatkan kinerja karyawan. Seminar ini memberikan wawasan tentang cara memotivasi karyawan dengan benar, seperti memberikan penghargaan yang tepat, memberikan tantangan yang sesuai, dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung. Dengan motivasi yang tepat, karyawan dapat mencapai potensi terbaik mereka dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Dari kegiatan webinar yang diikuti oleh action leader terdapat beberapa hal yang dapat diterapkan dalam aksi perubahan yang dilakukan diantaranya: a) Efisiensi dan Produktivitas: Motivasi utama dalam memperbarui kinerja adalah meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam organisasi. Dengan menggunakan teknologi yang lebih baik, kinerja yang diperbarui dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin pada Bag.kurhanjarlat, meningkatkan kecepatan operasional, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. b) Kemudahan Penggunaan: Memiliki aplikasi yang mudah digunakan dapat meningkatkan motivasi personel. Dengan memperbarui sistem informasi, Anda dapat mengimplementasikan antarmuka yang intuitif, alur kerja Bagproddok yang lebih sederhana, dan fitur-fitur yang mengurangi beban kerja. Hal ini akan membantu personel Bagproddok merasa lebih nyaman dan terdorong untuk menggunakan aplikasi Si-INTAN secara efektif. c) Akurasi dan Kualitas Data: aplikasi yang dibuat dapat memberikan manfaat berupa akurasi dan kualitas data yang lebih tinggi. Ini berarti personel dapat mengandalkan data yang tepat Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR dan terbaru untuk mengambil keputusan yang lebih baik. Kepercayaan pada aplikasi Si-INTAN yang dibuat dapat meningkatkan motivasi personel dalam menjalankan tugas-tugas pada Bagproddok mereka dengan keyakinan dan memastikan keberhasilan implementasi perubahan. d) Kesempatan Pengembangan: pembuatan aplikasi Si-INTAN juga dapat memberikan kesempatan pengembangan kepada personel. Dengan mempelajari dan menggunakan teknologi baru, personel Bagproddok dapat mengasah keterampilan dan pengetahuan mereka. Hal ini memberikan motivasi tambahan untuk meningkatkan kinerja pada Bagproddok. e) Pengakuan dan Reward: Untuk mendorong perubahan dan peningkatan kinerja, penting untuk memberikan pengakuan dan reward kepada personel yang berprestasi. Dengan mengaitkan peningkatan kinerja pada Bagproddok dengan penghargaan seperti bonus, promosi, atau pengakuan publik, personel akan lebih termotivasi untuk berpartisipasi aktif dalam perubahan pembuatan sistem informasi dan meningkatkan kinerja mereka. Selain itu, penting juga untuk berkomunikasi secara terbuka dan jelas dengan personel mengenai manfaat dari aksi perubahan dan bagaimana hal itu akan meningkatkan kinerja mereka secara individu maupun kolektif. Hal ini akan membantu membangun pemahaman dan kepercayaan yang diperlukan untuk memotivasi personel dalam menghadapi perubahan dan meningkatkan kinerja mereka. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan 1. Pelaksanaan aksi perubahan sudah terlaksana sesuai dengan milestone yang direncanakan; 2. Pelaksanaan aksi perubahan dapat terlaksana dengan dukungan dari para stakeholder baik internal ataupun eksternal; 3. Tujuan jangka pendek aksi perubahan adalah sudah tercapai dan merupakan merupakan landasan untuk pencapaian tujuan aksi perubahan jangka menengah dan jangka panjang. 4. Keberhasilan menyelesaian seluruh proses dalam tahapan milestone jangka pendek, merupakan perwujudan dari adanya sinergi dan komitmen yang tinggi dalam membangun aksi perubahan; 5. Adanya kerjasama, komunikasi yang baik dan efektif antara mentor, coach, tim kerja, dan project leader sehingga mampu menghasilkan output aksi perubahan; 6. Pencapaian output kegiatan merupakan solusi inovatif atas permasalahan pengelolaan dokumen yang masih konvensional. B. Rekomendasi Guna mendukung agar aksi perubahan ini terus berjalan pada masa yang akan mendatang, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu: a. Perlunya Monitoring dan evaluasi secara kontinue terhadap implementasi Si-INTAN, sehingga jika terdapat kendala dan kekurangan dapat segera diperbaiki; b. Diperlukan adanya dukungan anggaran Dipa untuk pemeliharaan dan pengembangan Si-INTAN. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR DAFTAR PUSTAKA Republik Indonesia. 2002. Undang-Undang Nomor 2 Republik Indonesia tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia. Republik Indonesia. 2011. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Nomor 26 tentang Penyelenggaraan Pendidikan dan Latihan Penyidik Pegawai Negeri Sipil. Republik Indonesia. 2017. Peraturan Kapolri Nomor 6 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Satuan Organisasi dan Tata kerja Satuan Organisasi pada Tingkat Markas Besar Kepolisian Negara Republik Indonesia. Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR LAMPIRAN 1 BERITA ACARA SERAH TERIMA AKSI PERUBAHAN Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR DOKUMENTASI PENYERAHAN HASIL AKSI PERUBAHAN Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR LAMPIRAN 2 PERNYATAAN DUKUNGAN STAKE HOLDER Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAMPIRAN 3 OUTPUT YANG DIHASILKAN LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR LAMPIRAN 4 PERNYATAAN KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN Agustini Ekawati, S.E - PKA I LAN Angk. IX