Journal of Hospital Accreditation, 2019 Vol 01, Edisi 1, hal 18-23 Tanggal Publikasi, 30 Januari 2019 Praktik Peningkatan Mutu Penerapan Penilaian Indikator Kinerja Individu (IKI) Staf Klinis Menggunakan E-Logbook di Rumah Sakit Pertamina Cirebon ACHBI YAHYA RS Pertamina Cirebon Email korespondensi: Dikirim 4 Desember, Diterima 28 Januari 2019 Abstrak Masalah Mutu: Penilaian Indikator Kinerja Individu (IKI) di Rumah Sakit Pertamina Cirebon belum mencerminkan rincian kewenangan klinis masing-masing profesi staf. Saat ini, pengukuran kinerja individu dilaksanakan secara manual, dominan unsur subyektif dari atasan, kurang mengakomodasi penilaian peer groupnya dan belum memperhatikan utilisasi aktivitas individu dalam memberikan asuhan pasien sesuai dengan rincian kewenangan klinisnya. Hal ini berdampak ketidakpuasan staf terhadap penilaian kinerja individunya dan pencapaian kinerja individu yang tidak berkorelasi dengan pencapaian kinerja rumah sakit. Pilihan Solusi: Pengukuran IKI dengan menggunakan sistem teknologi informasi dalam bentuk Electronic Logbook (E- Logbook) berbasis aktivitas kinerja individu sesuai rincian kewenangan klinis setiap profesi. Implementasi: Pengukuran IKI berbasis pada pencapaian utilisasi aktivitas Staf Klinis (dokter, perawat dan tenaga kesehatan lainnya) sesuai dengan rincian kewenangan klinis setiap profesi. Mekanisme pelaporan melalui E-Logbook dapat diakses melalui smart phone setiap staf. Pencapaian IKI dibandingkan dengan Kinerja Penilaian Individu (KPI) setiap staf sebagai hasil cascading secara proporsional dari atasan staf. Dengan demikian maka pencapaian KPI individu akan mempengaruhi KPI unit hingga pencapaian KPI rumah sakit. Evaluasi dan Pembelajaran: E-logbook memudahkan menghitung produktivitas individu-individu staf klinis secara kuantitatif. Penilaian kinerja individu seharusnya mencerminkan kompetensi dan kinerja staf, serta dilaksanakan secara objektif dan transparan sehingga dapat meningkatkan motivasi kerja. Bila hal ini tidak dilaksanakan maka potensi ketidakpuasan dan penurunan motivasi serta kinerja staf dapat terjadi. Pencapaian kinerja individu hendaknya berpengaruh terhadap pencapaian kinerja rumah sakit sehingga rumah sakit dapat memberikan insentif sesuai dengan kinerja staf. Kata kunci: IKI, E-Logbook, Cascading Key Performance Indikator (KPI), RS Pertamina Cirebon. Masalah Mutu rumah telah sakit tajam antar tuntutan pelayanan menyebabkan adanya pergeseran kesehatan dari masyarakat sehingga rumah sakit harus menyelenggarakan upaya kesehatan yang komprehensif (Soepojo, 2002). Pasien selain menginginkan kesembuhan, juga menuntut kenyamanan dalam pelayanan yang mereka terima sehingga rumah sakit selalu berusaha menyediakan pelayanan yang aman dan bermutu bagi pasien dan keluarga. Persaingan yang didukung staf yang memiliki komitmen dan mempunyai kompetensi. Rumah Sakit harus mempunyai sistem manajemen kinerja yang baik. Pada Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1, penilaian indikator kinerja individu (IKI) merupakan salah satu jenis penilaian indikator mutu, disamping Indikator Kinerja Unit (IKU) dan indikator mutu di area prioritas. Standar dan elemen pengukuran/penilaian IKI di rumah sakit yang meliputi staf klinis seperti staf medis, staf Kualitas layanan kesehatan yang bermutu tentu harus keperawatan, staf klinis lainnya dan staf non klinis dibahas di ©2019, Hak cipta pada penulis. Diterbitkan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) bekerjasama dengan Divisi Manajemen Mutu Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK) Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan Universitas Gadjah Mada. 18
Yahya A kelompok standar manajemen rumah sakit bab 5 tentang Kompetensi dan Kewenangan Klinis (KKS) (KARS, 2017). Penilaian kinerja individu di rumah sakit banyak yang masih menggunakan indikator kinerja yang sama pada staf klinis maupun staf non klinis. Penilaian IKI belum mempertimbangkan tugas, tanggung jawab dan kewenangan yang berbeda antara staf klinis dan staf non klinis. Penilaian IKI masih dilaksanakan secara manual, lebih dominan unsur subyektif atasan, kurang mengakomodasi penilaian peer group dan belum memperhatikan utilisasi aktivitas individu dalam memberikan asuhan pasien sesuai dengan rincian kewenangan klinisnya. Di Rumah Sakit Pertamina Cirebon, penilaian kinerja individu bagi staf klinis pada awalnya menggunakan formulir tersendiri yang lebih menitikberatkan pada aspek pencapaian target operasional dan finansial serta komponen penilaian diri. Penilaian bersifat subyektif dan juga belum mencerminkan kewenangan dan ketidakmampuan membedakan tingkat aktivitas individu ini berpotensi terhadap ketidakpuasan dan ketidakpercayaan staf klinis terhadap sistem penilaian kinerja individunya serta dapat terjadi demotivasi staf klinis yang dapat mengakibatkan penurunan produktivitas dan mutu layanan kesehatan rumah sakit. klinis setiap profesi. Disparitas Meskipun data yang diperlukan untuk evaluasi kinerja individu staf klinis tersedia di rekam medis, namun belum dikembangkan dan sistem memverifikasi data di RS Pertamina Cirebon. yang mengumpulkan Pilihan Solusi Kinerja adalah kuantitas atau kualitas sesuatu yang dihasilkan atau jasa yang diberikan oleh seseorang yang melakukan pekerjaan (Luthans, 2005). Mangkunegara (2002) menekankan bahwa pekerjaan yang dilakukan adalah sesuai tanggungjawab yang diberikan, atau kompetensi yang ingin dicapai (Setyono, 2005). Kinerja meliputi kinerja setiap individu dan kelompok kerja di lembaga tersebut (Mathis, 2006). Penilaian kinerja dapat menggunakan indikator, yang dapat digunakan untuk mengukur perubahan (Green, 1992). Sebagai upaya peningkatan kualitas dan kompetensi maka dikembangkan Electronic Logbook (E-logbook) yang dapat digunakan untuk dokumentasi yang akurat dan menilai kinerja berbasis pencapaian utilitas aktivitas secara individu. Sistem teknologi informasi dikembangkan untuk mencatat dan melaporkan secara kuantitatif aktivitas setiap staf klinis sesuai dengan rincian kewenangan klinisnya. Logbook dirancang agar menjadi sebuah dokumen penting yang berisi catatan pencapaian kompetensi staf selama melaksanakan praktik klinis. Logbook dapat mendorong agar staf tertib dan disiplin mencatat informasi seperti: dimana, kapan, dan berapa lama praktik klinis, apa dan bagaimana praktik dilakukan, siapa yang membimbing dan menilai kegiatan praktik, serta informasi-informasi lain yang berkaitan itu, dengan peningkatan kompetensi staf klinis. Selain Logbook juga mengarahkan dan memandu staf melaksanakan praktik klinis di rumah sakit yang sesuai dengan standar kompetensi dan target rumah sakit. Case report E-Logbook di RS Pertamina Cirebon mempunyai peluang dalam meningkatkan penilaian kinerja profesional, mempermudah target kinerja organisasi dan individu. Namun, perlu dilakukan sistem monitoring pelaporan serta pengembangan integrasi sistem asuhan di rekam medis ke dalam logbook, sehingga dokter maupun perawat tidak melakukan duplikasi dokumentasi asuhan. E- logbook sangat bermanfaat untuk mengawal kompetensi di RS Pertamina Cirebon sehingga case report ini bisa menjadi suatu pembelajaran bagi RS dalam mengembangkan sistem penilaian kinerja profesional staf klinis. cascading juga implementasi E-logbook, evaluasi Implementasi Penentuan IKI di RS Pertamina Cirebon dilakukan berdasarkan rincian kewenangan klinisnya. Munculnya surat penugasan klinis erat hubungannya dengan proses kredensial dan rekredensial yang dilaksanakan oleh sub komite kredensial masing-masing komite, baik komite medis, komite keperawatan maupun komite tenaga kesehatan lainnya. Penilaian kinerja kewenangan klinis perawat juga dikaitkan dengan jenjang karir perawat, sesuai Permenkes No 40, 2017. Di Rumah Sakit Pertamina Cirebon, staf klinis terutama staf perawat dan staf klinis lainnya merupakan komponen utama untuk memasukkan data, khususnya data billing pasien. Mereka sudah terbiasa untuk memasukkan dan menarik billing report serta utilisasi operasional. Hal ini merupakan modal utama dalam pelaksanaan penilaian dan pengukuran IKI staf klinis menggunakan teknologi informasi. Setiap staf klinis di RS Pertamina Cirebon mempunyai password untuk mengakses sistem teknologi infomasi baik untuk memasukkan data maupun menghasilkan billing report serta utilisasi operasional (Gambar 2). Staf klinis memasukkan data tindakan di dalam menu tindakan, data medical supply di dalam menu medical supply dan seterusnya. Setiap data yang dimasukan ke dalam sistem dapat dihasilkan laporannya berdasarkan password atau staf yang melakukan aktivitas tersebut (Gambar 3). Dengan demikian aktivitas harian staf klinis yang dimasukkan datanya atas namanya sendiri, dapat dihasilkan laporannya secara otomatis (Gambar 4). Sebagai unit usaha dari PT. Pertamina Bina Medika (Pertamedika), KPI Rumah Sakit Pertamina Cirebon sudah ditetapkan oleh Direksi Pertamedika. Ruang lingkup KPI tersebut meliputi ebitda margin, financial, operational excellence, growth, people and HSE management. Disamping itu number of accident, online system compliance dan tindak lanjut rekomendasi hasil audit internal menjadi bagian dari 19
Penilaian IKI Staf Klinis Menggunakan E-Logbook 20 1515 KPI rumah sakit. Pengembangan IKI staf klinis dengan menggunakan E- Logbook memungkinkan semua aktivitas staf klinis tercatat pada tingkat individu, sehingga pengukuran dan penilaian kinerjanya dilakukan secara akurat. Data tentang jumlah produktivitas, pendapatan yang dihasilkan, biaya serta investasi yang diberikan kepada individu staf klinis tersebut tersedia secara online dan dapat dipantau melalui dashboard. Manajemen rumah sakit dapat memperhitungkan secara akurat investasi sumber daya manusia (SDM) dan mengubah pola pikir bahwa SDM bukan merupakan sumber biaya melainkan aset perusahaan yang memberikan nilai tambah bagi rumah sakit. Pemecahan Masalah dibagi menjadi 2 dan tahapan pengembangan teknologi E-logbook. Target KPI tersebut harus dapat dicascading secara proporsional kepada seluruh manajemen dan staf rumah sakit baik staf klinis maupun staf non klinis. KPI Direktur RS Pertamina Cirebon harus terbagi habis ke seluruh wakil direktur dan jajaran struktural yang langsung berada di bawah direktur. KPI Wakil Direktur pun harus dapat dicascading kepada seluruh kepala unit yang ada di bawahnya. Demikian pula KPI kepala unit, KPI pengawas, asisten pengawas dan penata di bawahnya. Dengan demikian seluruh target KPI RS Pertamina Cirebon tercascading secara proporsional kepada seluruh staf klinis dan staf non klinis rumah sakit (Gambar 5). yaitu penetapan Indikator Kinerja Proses input data dalam menu tindakan tidak semata-mata berdampak terhadap billing pasien, namun juga harus dapat menjembatani semua aktivitas staf klinis sesuai dengan kewenangan klinis dan kompetensi yang dimilikinya. Mengingat pelaporan data IKI staf klinis dapat dihasilkan dari sistem secara online, hal ini memacu staf lebih tertib dan disiplin dalam melakukan input data. Setiap saat staf klinis dapat mengetahui pencapaian aktivitas kinerjanya dan dapat membandingkan hasil dengan target yang harus dicapai untuk memenuhi kompetensi, target utilisasi, dan revenue perusahaan. Catatan aktvitas kinerja staf klinis pun dapat diakses melalui smartphone secara online, sehingga setiap staf klinis dapat memantau tanpa mencetak laporannya. Gambar 2. Pencarian Gambar 1. Skema Input Data dan Pelaporan dalam Sistem Informasi RS Pertamina Cirebon (E-Logbook)
Yahya A Gambar 3. Hasil Pencarian Indikator Gambar 4. Skema E-Logbook 21
Penilaian IKI Staf Klinis Menggunakan E-Logbook 22 Yahya A Tabel 1. Indikator Kinerja Individu Staf Medis, Keperawatan, dan Tenaga Kesehatan Lainnya di RS Pertamina Cirebon IKI Staf Klinis IKI Staf Keperawatan IKI Staf Tenaga Kesehatan Lainnya Patient Care (60%): Penilaian Atasan (20%) Penilaian Atasan (20%) Rekapitulasi Aktivitas Dokter sesuai RKK terreport di E- Logbook Kehadiran/Absensi - Disiplin - Dedikasi - Kerjasama - Komunikasi - Mengikuti diklat minimal 20 jam per tahun Kehadiran/Absensi - Disiplin - Dedikasi - Kerjasama - Komunikasi - Mengikuti diklat minimal 20 jam per tahun CPD (Continuing Professional Development )(10%) Dokter mengikuti diklat minimal 20 jam per tahun Kinerja Pelayanan Sesuai RKK (60%) Rekapitulasi aktivitas sesuai RKK (E- Kinerja Pelayanan Sesuai RKK/SPK (Report E-Logbook) (60%) Logbook) Rekapitulasi aktivitas sesuai RKK (E-Logbook) Environment/Indikator Kinerja Unit (20%) Pengkajian awal (asesmen awal) dilaksanakan dalam waktu Mutu Pelayanan Indikator Unit (20%) Kepatuhan terhadap SPO/Kepatuhan Mutu Pelayanan (Indikator Kinerja Unit) (10%) 24 jam sejak pasien MRS Ketidaklengkapan pengisian resume medis 24 jam setelah pasien pulang Hand Hygiene - Kepuasan penggan - Pemahaman pasien terhadap edukasi Penulisan resep tidak sesuai dengan standar - Penulisan obat sesuai formularium - Ketepatan jam visite di rawat inap - Ketepatan jam praktik di poliklinik - Kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dari pasien atau teman sejawat perawat/Kelengkapan asesmen 24 jam Pengkajian risiko pasien jatuh 100% - Kesalahan pemberian obat (7 benar) 0% - Kejadian tertusuk jarum (0%) Penilaian Atasan/Komite Medik (10%) Kehadiran/Absensi - Disiplin - Dedikasi - Kerjasama - Komunikasi - Tidak menghadiri undangan rapat tim medis tanpa alasan - Komunikasi - Tidak menghadiri undangan rapat tim medis tanpa alasan Evaluasi dan Pembelajaran Pengembangan E-logbook berfungsi dalam mengatasi masalah penilaian kinerja individu dengan menggunakan basis aktivitas individu/kinerja individu dan diintegrasikan dengan cascading KPI organisasi. Pengukuran dan penilaian kinerja individu staf klinis yang dilaksanakan dengan menggunakan sistem teknologi informasi manajemen akan memudahkan dalam menghitung produktifitas individu- individu staf klinis secara kuantitatif dan menghitung dampaknya terhadap revenue/pendapatan rumah sakit serta target utilisasi operasional rumah sakit. penetapan karir kewenangan klinis dan kompetensi, pengukuran dan penilaian indikator kinerja individu staf klinis secara kuantitatif dan informasi mutlak harus menggunakan sistem teknologi dilakukan. seharusnya kinerja mencerminkan kompetensi dan kinerja staf serta dilaksanakan secara obyektif dan transparan sehingga dapat meningkatkan motivasi kerja. Bila hal ini tidak dilaksanakan maka potensi ketidakpuasan dan penurunan motivasi serta kinerja staff dapat terjadi. Disamping itu pencapaian kinerja individu hendaknya berpengaruh terhadap pencapaian kinerja rumah Penerapan jenjang profesional, Penilaian individu sakit, sehingga rumah sakit dapat memberikan insentif sesuai dengan kinerja staf masing masing, bukan hanya semata-mata berdasarkan posisi, lama kerja dan kriteria pembobotan lainnya. Case Report E-Logbook di RS Pertamina Cirebon mempunyai peluang dalam peningkatan penilaian kinerja profesional, mempermudah target kinerja organisasi dan juga individu. Perlu adanya monitoring dalam implementasi E-logbook, serta Evaluasi dari sistem reporting serta pengembangan integrasi dari sistem asuhan dalam rekam medis ke logbook, sehingga dokter maupun perawat tidak duplikasi dokumentasi asuhan. E-logbook sangat bermanfaat untuk pengawalan kompetensi di RS Pertamina Cirebon sehingga case report ini bisa menjadi suatu pembelajaran RS dalam mengembangkan sistem penilaian kinerja profesional staf klinis. cascading Referensi Banerjee, J., & Buoti, C. (2012). General Specifications of KPIs. International Telecomunication Union. dms_pub/ Darmalaksana, W. (2017). Analysis of Research Policy at Islamic
Yahya A 23 Yahya A Higher Education in Indonesia Bandung: The Social Sciences. Bandung: Remaja Rosdakarya. Green, L. W. (1992). Health Education Planning, A Diagnostic Robbins, S. P. (2006). Perilaku Organisasi. Jakarta: PT Indeks, Approach. California: Mayfield Publishing Company. Kelompok Gramedia. Komisi Akreditasi Rumah Sakit. (2017). Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1. Jakarta: KARS. Luthans, F. (2005). Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill. Soepojo, P. Koentjoro, T. Utarini, A. (2002). Benchmarking System Akreditasi Rumah Sakit di Indonesia dan Australia. Jumal Manajemen Pelayanan Kesehatan, 05 (2). Mathis, R.L. & J.H. Jackson. (2006). Human Resource Management: Manajemen Sumber Daya Manusia. Terjemahan Dian Angelia. Jakarta: Salemba Empat. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2017). Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 40 Tahun 2017 Tentang Pengembangan Jenjang Karir Profesional Perawat Klinis. Jakarta: Kementerian Kesehatan. Mangkunegara, A. P. (2002). Manajemen Sumber Daya Manusia.