PANDUAN MENGISI E-KINERJA DINAS PENDIDIKAN KEPEMUDAAN DAN OLAHRAGA KABUPATEN MAGETAN TAHUN 2020 Oleh : Adhadi Ismail, S.AB
MENU PANDUAN MODUL 1 ( Untuk All User) 1. Cara mengetahui User Name dan Password E-Kinerja 2. Cara LOGIN E-Kinerja 3. Fungsi Menu E-Kinerja 4. Alur E-Kinerja 5. Cara mengisi SKP Tahunan 6. Cara mengisi SKP Bulanan 7. Cara mengisi SKP Harian 8. Melihat Realisasi SKP Bulanan MODUL 2 ( Untuk Pejabat Penilai ) 1. Mengecak Kesesuaian Lap.Harian Kinerja Bawahan 2. Menilai Kualitas SKP Bulanan Bawahan dan APPROVE 3. Menilai Sikap dan Perilaku Bawahan
MODUL 1 1. MENGETAHUI USER NAME DAN PASSWORD 1. Masuk ke alamat 2. Pilih menu Cek Email dan Data Pegawai 3. Masukan nomor NIK, NIP dan Tanggal Lahir, lalu klik Cek Data 4. Lihat pada kolom Email dan Password, catat dan ingat email dan password digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi E-kinerja. Password dapat diubah sesuai keinginan dengan klik Ubah. Apabila user dan Password lupa, lakukan hal yang sama dengan masuk
2. CARA LOGIN DI E-KINERJA 1. Masuk ke alamat 2. Masukan Email di menu User Name, dan masukan Password. User name dapat ditulis lengkap seperti ismail3006@magetan.go.id atau cukup ismail3006 saja. 3. Lalu klik LOGIN 3. FUNGSI-FUNGSI MENU DI E-KINERJA 1. Menu SKP Menu SKP digunakan untuk memasukan SKP yang telah dibuat, dalam menu ini terdapat 4 submenu, yaitu; 1. Terget dan realisasi Tahunan, Yaitu submenu untuk menginput SKP Tahunan per User masing-masing. 2. SKP Tahunan Bawahan, Submenu untuk melihat detail SKP Tahunan Bawahan bagi yang memiliki bawahan. 3. Target dan realisasi bulanan Submenu untuk menginput SKP Tahunan yang dikerjakan di bulan berjalan 4. SKP Bulanan Bawahan Submenu untuk melihat detail SKP Bulanan Bawahan bagi yang memiliki bawahan. 2. Perilaku Bulanan Menu ini digunakan untuk menilai sikap dan perilaku bawahan di bulan berjalan, yang nantinya diakumulasi di nilai sikap SKP tahunan. 3. Lap. Harian Kinerja SKP Menu untuk menginput SKP Harian yang merupakan turunan dari SKP Bulanan yang sudah diinput pada submenu Target dan Realisasi SKP Bulanan.
4. Lap. Harian Tugas Tambahan Menu untuk menginput tugas tambahan yang tidak terdapat dalam SKP Tahunan, Bulanan maupun harian. 5. Non SKP Menu untuk menginput tugas atau pekerjaan diluar SKP yang di SK kan. 6. Kreatifitas Menu untuk menginput kreatifitas user selama melakukan pekerjaan di luar SKP. 7. Disposisi Menu ini digunakan untuk mendisposisikan tugas dari atasan ke bawahan. 8. Edit Staff Bawahan Menu untuk melihat siapa saja bawahan dan atasan serta jika bawahan. 9. Edit Profile Menu untuk melihat kesesuaian profil masing-masing user. 4. ALUR PENGISIAN E KINERJA 1. Alur Pengisian SKP User Mengisi SKP Tahunan Mengisi Laporan Harian Penilaian Mengisi SKP Bulanan Input Realisasi Target 2. Alur Penilaian oleh Atasan Cek Kesesuaian Lap. Harian Nilai Kualitas SKP Bulanan Approve SKP Bulanan Penilaian Sikap Perilaku
5. MEMASUKAN SKP TAHUNAN 1. Klik Menu SKP, lalu pilih submenu Target dan Realisasi Tahunan 2. Klik tanda TAMBAH, lalu input tanggal periode SKP Tahunan, klik SIMPAN 3. Setelah periode SKP Tahunan dibuat, akan muncul tampilan periode transaksi. Selanjutnya, klik gambar kertas kecil pada kolom Target SKP. Lalu klik menu Tambah. 4. Akan muncul kolom isian untuk mengisi SKP Tahunan, maka yang perlu diisi adalah : a. SKP Tahunan Atasan, terdapat pilihan Cascending atau Belum Cascending. Jika atasan belum membuat SKP Tahunan maka pilihan ini adalah untuk cascending tidak akan muncul. Fungsi kolom
mensinkronkan SKP User merupakan turunan dari SKP Atasan. Untuk Sementara pilih Belum Cascending. b. Kegiatan Tahunan, isikan kegiatan yang menjadi SKP Tahunan user. c. Target Kegiatan, diisi dengan jumlah target kegiatan SKP Tahunan misal d. Target waktu, diisi dengan berapa lama target waktu yang dilakukan untuk menyelesaikan SKP Tahunan (satuan dalam bulan) Untuk kolom biaya tidak usah diisi, selanjutnya klik SIMPAN 5. Untuk menambahkan kegiatan selanjutnya di SKP Tahunan lakukan cara yang sama seperti sebelumnya. (Dimulai dari cara no.3 dengan Klik tanda TAMBAH) 6. Membuat SKP Tahunan di E-KINERJA selesai, apabila ada kesalahan masih bisa diedit dengan klik gambar pensil pada kolom Edit.
6. MEMASUKAN SKP BULANAN 1. Proses hampir sama dengan memasukan SKP Tahunan, Klik menu SKP lalu pilih Target dan Realisasi SKP Bulanan. Selanjutnya Klik kotak Tambah. 2. Isikan periode tahun dan bulan yang akan dibuat. 3. Selanjutnya, akan muncul periode bulan yang akan kita isikan. Klik gambar kertas pada kolom Target SKP Bulanan. 4. Setelah masuk ke Target SKP Bulan XXX, klik TAMBAH. 5. Lalu akan muncul kolom isian yang harus diisi sebagai berikut: a. SKP Tahunan, pilih SKP Tahunan yang akan dikerjakan pada bulan tersebut. b. Tahapan, menu ini sebenarnya untuk memilih apakah pekerjaan yang akan dimasukan dalam SKP Bulanan merupakan bagian dari proses/tahapan dari SKP Tahunan yang dipilih. Untuk sementara pilihan YA masih belum bisa untuk disimpan, maka sementara pilih TIDAK dulu. c. Target Kuantitas, isikan jumlah target yang direncanakan pada periode bulan tersebut. d. Target Waktu, isikan target waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan SKP Bulanan tersebut (satuan dalam hari) Kemudian klik SIMPAN
6. Langkah selanjutnya jika ada lebih dari satu SKP Tahunan yang akan dikerjakan di bulan tersebut maka langkahnya sama dengan di atas (dimulai dari langkah no.4). Minimal setiap bulan harus ada satu SKP Bulanan. 7. Memasukan SKP Bulanan selesai, apabila ada kesalahan bisa diedit dengan klik gambar pensil pada kolom EDIT 7. MEMASUKAN LAPORAN HARIAN SKP 1. Langkah pertama memasukan Laporan Harian SKP, klik menu Lap.Harian SKP, lalu klik Submenu Lap. Harian SKP 2. Klik Input Laporan Harian Kinerja SKP, 3. Muncul kolom isian yang harus diisi. Kolom yang harus diisi sebagai berikut : a. Tanggal, isikan tanggal kapan pekerjaan itu dilakukan b. Proses, sementara menu ini jangan dicentang dulu. c. Kegiatan Harian SKP, isikan kegiatan sesuai SKP yang dilakukan. d. Kuantitas, isikan kuantitas hasil pada hari pekerjaan itu dilakukan, karena akan terakumulasikan untuk memenuhi target SKP Bulanan pada periode tersebut. e. Klasifikasi SKP Bulanan, pilih SKP Bulanan yang sesuai dengan pekerjaan harian, jika SKP Bulanan hanya satu maka pilihan akan muncul satu. f. Klasifikasi SKP Tahunan, pilih SKP Tahunan yang sesuai SKP Bulanan. Kemudian Klik SIMPAN
4. Memasukan Laporan Harian Kinerja SKP selesai, untuk pengisian di hari berikutnya langkah sama seperti di atas. Pengisian bisa dilakukan setiap hari atau seminggu sekali atau sebulan sekali asalkan periode bulan berjalan belum ditutup server. 5. Jika terjadi kesalahan pengisian dapat di edit pada gambar pensil pada kolom EDIT. 8. MELIHAT REALISASI SKP BULANAN Realisasi SKP bulanan ini merupakan dasar dari nilai yang akan digunakan untuk komponen perhitungan TPP. Realisasi ini merupakan pencapaian target ketika mengisi SKP Bulanan. Hasil target yang muncul merupakan akumulasi dari target yang tercapai lewat Laporan Harian Kinerja yang sudah dilakukan. Maka, dari sini dapat dilihat berapa persen capaian target yang sudah tercapai. Langkah untuk melihat sebagai berikut; 1. Klik menu SKP, lalu pilih Target dan Realisasi SKP Bulanan 2. Klik gambar Speedometer pada kolom Realisasi SKP Bulanan. 3. Selanjutnya, masuk pada halaman Realisasi SKP Bulanan, perhatikan Kolom Realisasi terdapat beberapa subkolom yaitu; a. Kuantitas ; hasil akumulasi dari Laporan Harian Kinerja SKP yang telah dibuat. b. Kualitas ; kolom ini akan terisi apabila atasan sudah memberikan Approve dan Penilaian SKP Bulanan. c. Waktu ; waktu ini merupakan realisasi target waktu yang digunakan untuk menyelesaikan SKP Bulanan. Kolom ini akan terisi dengan input manual pada Kolom Input Waktu dan Biaya.
Ketiga subkolom diatas merupakan komponen perhitungan nilai SKP Bulanan yang akan muncul pada Kolom NILAI. 4. Isikan target waktu yang tercapai, klik gambar pensil pada kolom Input Waktu dan Biaya. Kosongkan kolom Realisasi biaya dan Isi kolom Realisasi Waktu dalam satuan hari. Klik SIMPAN 5. Jika sudah terisi otomatis Kolom Nilai akan berubah sesuai rumus. Gambar diatas tersebut sudah terisi nilai kualitas karena sudah dinilai oleh atasan. Total nilai akan muncul di menu Beranda atau submenu Target dan Realisasi SKP Bulanan, seperti dibawah ; Gambaran nilai dari beranda Gambaran nilai dari submenu Target dan Realisasi SKP Bulanan. 6. PASTIKAN SETIAP AKHIR BULAN MENGINGATKAN ATASAN LANGSUNG UNTUK APPROVE SKP BULANAN DAN MEMBERI PENILAIAN.!!
MODUL 2 1. MENILAI KESESUAIAN LAP.HARIAN Penilaian ini dimaksudkan untuk menilai kesesuaian kegiatan atau pekerjaan bawahan dengan SKP maupun dengan kenyataan di lapangan. Langkah untuk menilai kesesuaian dalam aplikasi E-kinerja sebagai berikut ; 1. Klik menu Lap. Harian Kinerja SKP, pilih submenu Lap. Harian Kinerja Bawahan. 2. Kemudian perhatikan kolom paling kanan yaitu kolom Kesesuaian, centang/klik kotak kecil yang ada (jika menurut atasan sudah sesuai). Jika bawahan terlalu banyak bisa langsung klik menu di pojok kiri bawah "CHECK ALL" untuk mencentang semuanya. 3. Penilaian kesesuaian sudah selesai, dari penilaian kesesuaian ini dapat mempengaruhi 'range" / rentang nilai kualitas yang boleh diberikan oleh seorang atasan kepada bawahan. 2. MENILAI KUALITAS SKP BULANAN & APPROVE SKP BULANAN Penilian kualitas ini pada dasarnya sama seperti penilaian kualitas di SKP secara manual. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penilaian kualitas ini ada rentan nilai tertentu yang boleh diberikan, tergantung dengan kesesuaian dan realisasi target dari bawahan masing-masing. Semakin baik realisasi target harian dan bulanan maka rentang nilai yang dapat diberikan akan semakin tinggi, begitu pula sebaliknya. Berikut langkah dalam penilaiannya di E-Kinerja;
1. Klik menu SKP, pilih submenu SKP Bulanan Bawahan 2. Selanjutnya, pilih kolom paling kanan Nilai Kualitas Bawahan, lalu klik tanda pensil kecil. 3. Selanjutnya, perhatikan kolom paling kanan Input Kualitas, lalu klik gambar pensil kecil. 4. Setelah muncul menu penilaian, dapat diperhatikan beberapa hal disitu a) Nilai Kinerja Bulanan, nilai ini adalah hasil dari gabungan realisasi target yang tercapai dan penilaian kesesuaian. b) Range Penilaian Anda, merupakan rentang nilai yang boleh diberikan kepada bahwahan, rentang ini didapat dari Nilai Kinerja Bulanan, semakin tinggi nilai kinerja bulanan semakin tinggi pula rentang nilai yang bisa diberikan atasan. c) Bila atasan menilai diluar rentan nilai maka penilaian tidak akan bisa disimpan. d) Setelah selesai menilai klik tombol SIMPAN. e) Lakukan cara yang sama untuk menilai kegiatan yang lain, jika bawahan SKP Bulanannya lebih dari satu kegiatan.
5. Setelah semua kegiatan dinilai kualitasnya, langkah selanjutnya adalah APPROVE SKP Bulanan dengan cara klik tombol Approve di bagian kiri bawah. 6. Proses penilaian kualitas dan approval SKP Bulanan Bawahan sudah selesai, untuk mengubah nilai lakukan langkah yang sama dan jangan lupa selalu klik APPROVE setelah menilai. 3. MENILAI SIKAP PERILAKU BAWAHAN Penilaian sikap ini tidak akan mempengaruhi nilai SKP Bulanan, akan tetapi Nilai Perilaku ini akan menjadi rata-rata nilai sikap di SKP Tahunan. Berikut langkanhnya ; 1. Klik menu Perilaku Bulanan, lalu pilih bawahan yang akan dinilai serta pilih tahun penilaian. Klik CARI. 2. Selanjutnya pilih bulan yang akan dinilai, kemudian klik Input
3. Masukan nilai dari setiap kategori, semua harus terisi jika ada yang kosong penilaian tidak bisa disimpan. 4. Penilaian perilaku sudah selesai, apabila ingin mengubah penilaian lakukan langkah yang sama.
KENDALA YANG SERING TERJADI 1. Mengapa saya tidak bisa LOGIN? Cek kembali user dan password apakah sudah benar, jika user dan password memang sudah benar, kendala ini bisa disebabkan karena data user belum singkron di SIMPEG. Bisa hub.operator simpeg dan laporkan ke Diskominfo. 2. Mengapa profil saya tidak sesuai? Ketidak sesuaian profil seperti jabatan tidak sesuai, atasan kosong, atau atasan tidak sesuai. Hal itu bisa terjadi karena data pegawai di SIMPEG belum sinkraon, atau memang ada kesalahan data di Simpeg. Hubungi operator simpeg untuk melihat data anda. 3. Mengapa bawahan tidak sesuai? Sama seperti ketidak sesuaian terkait data, hal ini disebabkan data simpeg anda belum sinkron, coba hubungi operator simpeg anda. 4. Apakah SKP Bulanan yang sudah dinilai bisa di edit? Bisa, asalkan setiap selesai mengedit bawahan harus minta Approval atasan agar data bisa terupdate. 5. Apakah tugas tambahan harian dan non SKP mempengaruhi nilai SKP Bulanan? Tidak, karena yang menjadi acuan nilai SKP adalah SKP Bulanan dan Lap. Harian Kinerja. 6. Kenapa tidak ada menu Log Out? Ada, beberapa laptop/PC mempunyai tampilan yang berbeda. Untuk menampilkan menu tekan CTRL+Tanda (-). Tampilan akan mengecil dan muncul menu More, lalu klik dan pilih Logout. log out dilakukan dengan cara memperkecil tampilan layar, Catatan: 1. Aplikasi masih sering mengalami maintanance, harap bersabar 2. Untuk menu (tugas tambahan,non SKP,Disposisi,Keratifitas) tidak dijelaskan di modul ini, mengingat tidak berpengaruh terhadap nilai SKP Bulanan. Menu tersebut bisa dicoba sendiri karena pengisian tidak berbeda jauh dengan menu pokok. TERIMA KASIH SEMOGA MEMBANTU