DAFTAR ISI A. KETENTUAN UMUM 1. Dasar Hukum ... 2. WLKP, OSS dan Data Dukcapil ... 3. Aturan Pengelola Akun ... .. 4. Kontak Bantuan WLKP ... .. B. ALUR PELAPORAN WLKP ONLINE 1. Melalui Sisnaker ... .. 2. Melalui OSS ... . C. DATA YANG HARUS DISIAPKAN ... .. D. DAFTAR ISTILAH ... .. E. PETUNJUK PENGGUNAAN WEBSITE WAJIB LAPOR KETENAGAKERJAAN DI PERUSAHAAN ... . 1. Pendaftaran/Register Akun Sisnaker (Pengelola) ... . 2. Pendaftaran Perusahaan ... 3. Mengelola Data Perusahaan ... a. Penambahan Perusahaan ... .... b. Profil Perusahaan ... . c. Keadaan Tenaga Kerja ... .... d. Pelatihan ... .... e. Hubungan Industrial ... .... f. Keselamatan Kerja ... ..... .. g. Pelaporan ... ..... 4. Perubahan Data Laporan dan Perpanjangan WLKP Online ... ..... . 5. Penutupan Perusahaan ... .. 6. Karir Hub ... .. 7. Job Fair ... 55 7. Job Fair ... 55 2 2 2 3 4 4 6 7 10 11 13 18 19 23 24 36 38 46 51 53 54 1
A. KETENTUAN UMUM 1. Dasar Hukum : Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan Permenaker Nomor 18 Tahun 2017 tentang Tata Cara Wajib Lapor Perusahaan dalam Jaringan Permenaker Nomor 4 Tahun 2019 tentang Perubahan Permenaker No. 18 tahun 2017 tentang Tata Cara Wajib Lapor Perusahaan dalam Jaringan 2. WLKP, OSS dan Data Dukcapil Saat ini WLKP sudah sinkron dengan OSS (One Single Submisson) melalui NIB, Dukcapil dengan NIK-nya serta BPJS Ketenagakerjaan melalui NPP kepesertaan perusahaan. Bagi Perusahaan baru yang lebih dahulu mendaftarkan , maka Perusahaan tersebut otomatis terdaftar di WLKP online, maka perusahaan dapat meng-klik tautan yang ada di email perusahan, kemudian buat akun di sisnaker. Bagi perusahaan yang sudah mendaftarkan OSS sebelum keluarnya Permenaker 4 Tahun 2019 maka dapat langsung mendaftarkan akun ke web WLKP. Jika sudah terdaftar di OSS melalui perusahaan akan mendapatakan NIB (Nomor Induk berusaha) dimana nomor tersebut sebagai pengganti No. TDP. 3. Aturan Pengelola Akun Dalam Pendaftaran WLKP Perusahaan, seorang pengelola hanya diperbolehkan mendaftarkan 1 (satu) akun pusat dan/atau beserta cabangnya (tidak terbatas). Berdasarkan kebijakan perusahaan, akun Pusat dan akun Cabang dapat juga dikelola dengan pengelola berbeda. Jika suatu perusahaan memiliki cabang, disarankan untuk terlebih dahulu mendaftarkan akun perusahaan Pusat sebelum mendaftarkan akun perusahaan Cabang. Saat ini belum dapat dilakukan perubahan pengelola akun secara mandiri (apabila pengelola sebelumnya sudah tidak bekerja di Perusahaan tersebut). Apabila terpaksa dilakukan silakan Anda meminta bantuan ke bantuan WLKP dengan menyertakan surat permohonan perubahan pengelola akun 2
4. Kontak Bantuan WLKP Email : info.wajiblapor@kemnaker.go.id Call center Kemnaker : 021 - 50816000 PTSA Kemnaker RI (Loket 3), Jl. Jend Gatot Subroto Kav. 51, Jakarta Selatan Dinas yang membidangi Ketenagakerjaan Provinsi terdekat atau UPTD bidang Pengawasan setempat 3
B. ALUR PELAPORAN WLKP ONLINE 1. Melalui Sisnaker Sisnaker merupakan Sistem Informasi Ketenagakerjaan yang dapat diakses melalui alamat URL 2. Melalui OSS 4
Bagi perusahaan yang melakukan pendaftaran melalui oss.go.id setelah berhasil mendapatkan NIB (Nomor Induk Berusaha) maka secara otomatis data perusahaan yang telah di input di oss tersebut akan masuk ke WLKP, sehingga perusahaan tinggal melakukan aktivasi akun perusahaan dan melengkapi kondisi perusahaan sesuai dengan UU Nomor 7 tahun 1981 dengan cara perusahaan dapat meng-klik tautan yang ada di email perusahan, kemudian buat akun di sisnaker 5
C. DATA YANG HARUS DISIAPKAN Sebelum melakukan proses pengisian WLKP dalam Jaringan sebaiknya Saudara mempersiapkan data-data pendukung dibawah ini : 1. Nama pengelola akun dalam pelaporan wlkp online (nama yang ditunjuk harus sudah memiliki e-KTP dan email aktif disarankan bukan email umum perusahaan) 2. WLKP terakhir (jika sudah pernah melakukan pelaporan secara manual terakhir) 3. Identitas perusahaan (jika akan melaporkan perusahaan cabang harus mengetahui No. Perizinan dan No. TDP Pusat atau NIB sesuai yang sudah dimasukkan perusahaan pusat) 4. Surat Perizinan (SIUP dan sejenisnya) 5. TDP (Tanda Daftar perusahaan) / NIB (Nomor Induk Berusaha) 6. NPWP Perusahaan 7. No. BPJS Ketenagakerjaan 8. Data BPJS Kesehatan 9. Akta Pendirian 10. Data Karyawan (NIK, Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tgl Lahir, Kode Jabatan dan Nama Jabatan (panduan berada di sheet Master Jabatan file Upload Tenaga Kerja), Pendidikan, Status (PKWTT/PKWT), alamat dan Keterangan Disabilitas atau Tidak 6
D. DAFTAR ISTILAH WLKP : Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan, adalah salah satu Layanan ketenagakerjaan pada portal kemnaker.go.id yang berhubungan dengan informasi perusahaan SISNAKER : Sistem Informasi Ketenagakerjaan, adalah sebuah Sistem Informasi Ketenagakerjaan yang merupakan layanan ketenagakerjaan berbasis elektronik dalam satu domain yakni, OSS : Online Single Submission adalah Perizinan Berusaha yang diterbitkan oleh Lembaga OSS untuk dan atas nama menteri, pimpinan lembaga, gubernur, atau bupati/wali kota kepada Pelaku Usaha melalui sistem elektronik yang terintegrasi NIK : Nomor Induk Kependudukan adalah nomor identitas Penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai Penduduk Indonesia (Nomor KTP. NIB : Nomor Induk Berusaha adalah nomor identitas para pelaku usaha dalam rangka pelaksanaan kegiatan berusaha sesuai dengan bidang usahanya TDP : Tanda Daftar Perusahaan adalah daftar catatan resmi yang diadakan menurut atau berdasarkan ketentuan undang-undang atau peraturan-peraturan pelaksanaannya, dan memuat hal-hal yang wajib didaftarkan oleh setiap perusahaan serta disahkan oleh pejabat yang berwenang PTSA : Pelayanan Terpadu Satu Atap adalah pelayanan yang dirancang untuk dilaksanakan dalam satu tempat, dilakukan dengan cara memadukan beberapa jenis layanan dan atau beberapa satuan kerja penyelenggara untuk menyelenggarakan pelayanan secara bersama mulai dari tahap permohonan sampai dengan tahap penyelesaian produk pelayanan UPTD : Unit Pelaksana Teknis DInas adalah unsur pelaksana teknis Dinas, yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang pelayanan umum KBLI : Klasifikasi Baku Lapangan Usaha di Indonesia yang digunakan untuk penyusunan klasifikasi bidang usaha yang ada di Indonesia yang disusun secara sistematis PMDN : Penanaman Modal Dalam Negeri adalah kegiatan menanam modal untuk melakukan usaha di wilayah NKRI yang dilakukan oleh penanam modal dalam negeri dengan menggunakan modal dalam negeri PMA : Penanaman Modal Asing adalah kegiatan menanam modal untuk melakukan usaha di wilayah NKRI yang dilakukan oleh penanam modal asing, baik menggunakan modal asing sepenuhnya maupun hasil berpatungan dengan penanam modal dalam negeri PKWTT : Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu adalah perjanjian kerja, di mana pegawai dan pekerja memiliki hubungan kerja yang bersifat tetap 7
PKWT : Pernajian Kerja Waktu Tertentu adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan pengusaha untuk mengadakan hubungan kerja dalam waktu tertentu atau untuk pekerja tertentu IMTA : Izin menggunakan Tenaga Kerja Asing adalah izin yang harus dimiliki untuk setiap tenaga kerja asing yang dipekerjakan oleh kegiatan usaha dalam rangka penanaman modal oleh PMA/PMDN yang menggunakan tenaga kerja dalam kegiatanya KBJI : Klasifikasi Baku Jabatan Indonesia merupakan klasifikasi/penggolongan pekerjaan seseorang berdasarkan jenis/spesifikasi dan spesialisasi, atau biasa disebut dengan jabatan pekerjaan NPP BPJS Ketengakerjaan : Nomor Pendaftaran Perusahaan BPJS adalah salah satu persyaratan untuk perusahaan dalam mengikuti program BPJS Ketenagakerjaan JKK : Jaminan Kecelakaan Kerja adalah manfaat berupa uang tunai dan/atau pelayanan kesehatan yang diberikan pada saat peserta mengalami kecelakaan kerja atau penyakit yang disebabkan oleh lingkungan kerja. JHT : Jaminan Hari Tua adalah program jangka panjang yang diberikan secara berkala sekaligus sebelum Peserta memasuki masa pensiun, bisa diterimakan kepada janda/duda, anak atau ahli waris Peserta yang sah apabila Peserta meninggal dunia JKM : Jaminan Kematian adalah program Jamsostek yang dikelola BPJS Ketenagakerjaan sebagai asuransi jiwa bagi peserta. Manfaat program ini berupa uang tunai yang diberikan kepada ahli waris dari peserta yang meninggal dunia saat kepesertaan masih aktif dan bukan akibat kecelakaan kerja JP : Jaminan Pensiun adalah Program ini memberi jaminan berupa uang tunai setiap bulan kepada peserta yang memasuki masa pensiun, peserta yang mengalami cacat total tetap, atau keluarga ahli waris dari peserta yang meninggal dunia PP : Peraturan Perusahaan adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha yang memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan PKB : Perjanjian Kerja Bersama adalah perjanjian yang merupakan hasil perundingan antara serikat pekerja/serikat buruh atau beberapa serikat pekerja/serikat buruh yang tercatat pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan dengan pengusaha, atau beberapa pengusaha atau perkumpulan pengusaha yang memuat syarat-syarat kerja, hak dankewajiban kedua belah pihak LKS Bipartit : Lembaga Kerja Sama Bipartit adalah forum komunikasi dan konsultasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan hubungan industrial di satu perusahaan yang anggotanya terdiri dari pengusaha dan serikat pekerja/serikat buruh yang sudah tercatat di instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan 8
SP/SB : Serikat Pekerja/Serikat Buruh adalah merupakan organisasi yang dibentuk dari, oleh, dan untuk pekerja baik di perusahaan maupun di luar perusahaan, yang bersifat bebas, terbuka, mandiri, demokratis, dan bertanggung jawab guna memperjuangkan, membela serta melindungi hak dan kepentingan pekerja serta meningkatkan kesejahteraan pekerja dan keluarganya PHK : Pemutusan Hubungan Kerja adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dan perusahaan/majikan. K3 : Kesehatan dan Keselamatan Kerja adalah bidang yang terkait dengan kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan manusia yang bekerja di sebuah institusi maupun lokasi proyek P2K3 : Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah badan pembantu di tempat kerja yang merupakan wadah kerjasama antara pengusaha dan pekerja untuk mengembangkan kerjasama saling pengertian dan partisipasi efektif dalam penerapan K3 P3K : Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan adalah upaya pertolongan dan perawatan sementara yang harus dilakukan dengan segera yang diberikan oleh orang yang bukan ahlinya terhadap korban kecelakaan atau menderita suatu penyakit secara mendadak sebelum mendapat pertolongan yang lebih sempurna dari seorang ahli 9
E. PETUNJUK PENGGUNAAN WEBSITE WAJIB LAPOR KETENAGAKERJAAN DI PERUSAHAAN Anda dapat mengakses website wajib lapor ketenagakerjaan di perusahaan melalui URL: 10
1. Pendaftaran/Register Akun Sisnaker (Pengelola) Sebelum dapat melakukan wajib lapor ketenagakerjaan, Anda harus mempunyai akun dan Login ke dalam Sisnaker. Anda dapat meregistrasikan perusahaan anda ke dalam sistem wajib lapor, dengan melakukan klik pada menu "Pendaftaran Perusahaan" Setelah anda memilih tautan tersebut, maka akan muncul form untuk masuk ke akun seperti di bawah ini. Jika anda sudah memiliki akun, maka silakan masukkan No.KTP/No.HP/Email dan juga Password Anda untuk Login. Jika belum lakukan klik "Daftar Sekarang" 11
Isi kelengkapan data seperti gambar di atas. Pastikan No. KTP yang dimasukkan adalah no. E-KTP dan email yang dimasukkan adalah email yang dapat diakses langsung oleh Anda (pengelola). Setelah itu akan muncul halaman verfikasi kode seperti di bawah, untuk mendapatkan kode aktivasi silahkan mengecek sms di nomor Handphone yang telah anda tuliskan di halaman sebelumnya. Setelah mendaftar, anda dapat masuk ke dalam aplikasi dan langsung dapat menggunakan aplikasi. Untuk cara Pendaftaran dan melengkapi data di Profil silakan cek video di alamat url 12
2. Pendaftaran Perusahaan Setelah berhasil mendaftarkan / Login akun, maka Anda dapat mulai mengelola atau pun mendaftarkan Perusahaan Anda. Jika Anda sama sekali belum pernah mendaftarkan Perusahaan Anda, maka secara otomatis Anda akan menemui form Pendaftaran Perusahaan. Dalam halaman ini Anda dapat mendaftarkan kantor Anda, baik sebagai kantor pusat atau kantor cabang. Apabila anda ingin mendaftarkan perusahaan pusat, anda tetap bisa menambahkan kantor cabang ketika proses registrasi selesai. Demikian juga sebaliknya. Anda tidak perlu melakukan proses registrasi ulang apabila ingin menambahkan kantor cabang atau kantor pusat. Namun, untuk pendaftaran sebagai cabang, sangat disarankan agar perusahan Pusat nya sudah terdaftar terlebih dahulu. Pastikan anda tidak salah memilih status karena jika terjadi kesalahan maka tidak dapat dirubah. a. Pendaftaran sebagai Kantor Pusat Anda dapat mendaftarkan kantor pusat dengan memilih tab "Daftar Sbg. Kantor Pusat" Kemudian Anda Diminta untuk melengkapi Profil Perusahaan, yaitu : data-data Profil Nama Perusahaan • Tanggal Berdiri 13
Cabang Jumlah Cabang di Indonesia • Jumlah Cabang di Luar Negeri KBLI KBLI Sesuai No. Perizinan (dapat dipilih lebih dari satu sesuai dengan klasifikasi baku lapangan usaha perusahaan, disesuaikan dengan SIUP). Anda dapat terlebih dahulu nama mengetik KBLI yang sudah terdaftar sebagai TDP kemudian memilihnya KBLI Sesuai TDP (disesuaikan dengan TDP) Alamat Kode Pos • Alamat Perusahaan Kontak Telp Perusahaan • Email Perusahaan harus email resmi dan aktif Website 14
b. Pendaftaran Sebagai Kantor Cabang Anda dapat mendaftarkan kantor pusat dengan memilih tab "Daftar Sbg. Kantor Cabang". Kemudian Anda Diminta untuk Profil melengkapi Perusahaan, yaitu : data-data Informasi Kantor Pusat No. Perizinan Pusat Berupa nomor SIPPTKIS/ SIUPAK/ LPTKS atau Surat Penunjukan (*harus sama persis dengan yang didaftarkan kantor pusat) No. TDP Pusat (*harus sama persis dengan yang didaftarkan kantor pusat) Nama Perusahaan Pusat otomatis akan muncul jika No. Perizinan dan TDP Pusat diisi sama akun perusahaan Pusat yang sudah terdaftar persis dengan Profil Nama Kantor Cabang • Tanggal Berdiri KBLI KBLI Sesuai TDP Alamat Kode Pos • Alamat Perusahaan 15
Kontak Telp Perusahaan • Email Perusahaan (harus resmi dan aktif) Website Apabila pendaftaran profil perusahaan telah selesai, anda dapat menekan tombol "Selanjutnya" Langkah selanjutnya adalah mengisi legalitas perusahaan. Anda diminta untuk memasukkan: Perizinan No. Perizinan Berupa SIPPTKIS/ SIUPAK/ LPTKS atau Surat Penunjukan nomor No. TDP • No. Akta • NPWP Pemilik Nama Pemilik • Alamat Pemilik 16
Pengurus Nama Pengurus (CEO / Direktur / Pimpinan perusahaan) Alamat Pengurus Apabila pengisian telah selesai, anda dapat menekan tombol "Selanjutnya" ingin kembali ke Apabila anda pengisian sebelumnya, anda dapat menekan tombol "Sebelumnya" Berikutnya adalah pengisian Status Perusahaan. Anda diminta untuk memasukkan: Status Kepemilikan: Swasta, Perum, Persero, Perusahaan Daerah, Yayasan, Koperasi, Perseorangan atau Patungan. Status Pemodalan: PMDN, Swasta Nasional, PMA atau Joint Venture. - Negara: Pilih negara lain apabila PMA. Apabila anda ingin kembali ke pengisian sebelumnya, anda dapat menekan tombol "Sebelumnya" 17
Selanjutnya Anda akan masuk ke Halaman Utama dari Aplikasi Wajib Lapor Ketenagakerjaan. Silakan Melengkapi data-data ketenagakerjaan di perusahaan Anda untuk dapat membuat laporan. 3. Mengelola Data Perusahaan JIka sudah keluar dari halaman Anda dapat masuk kembali dan memilih menu "Kelola Perusahaan" 18
Untuk mengelola / melengkapi data perusahaan yang telah anda daftarkan, maka dapat langsung klik di nama perusahaan Anda. Sedangkan jika ingin menambahkan perusahaan yang lain, Anda dapat melakukan klik pada icon "+Tambah Perusahaan" atau lewat tombol hijau di sebelah kiri Klik untuk tambah perusahaan Klik untuk edit a. Penambahan Perusahaan Apabila anda memilih menu ini, anda dapat menambah kantor pusat dan kantor cabang. Apabila anda mendaftarkan kantor cabang ketika proses registrasi berlangsung, kemudian anda memilih untuk menambahkan kantor pusat maka secara langsung kantor pusat tersebut akan terhubung dengan kantor cabang yang telah anda daftarkan sebelumnya. Penambahan Kantor Pusat Pastikan tab yang anda pilih adalah tab "Daftar Sbg. Kantor Pusat". Isi semua data perusahaan seperti yang telah dijelaskan di atas saat pertama kali mendaftarkan perusahaan. 19
Penambahan Kantor Cabang Pastikan tab yang anda pilih adalah tab "Daftar Sbg. Kantor Cabang". Ketika anda mendaftarkan kantor cabang. Anda cukup memasukkan nomor surat perizinan (SIUP) dan nomor TDP pusat, sehingga sistem dapat langsung menghubungkan kantor cabang dengan kantor pusat yang sudah terdaftar sebelumnya Isi No. Perizinan Pusat dan No. TDP Pusat Untuk pengisian legalitas perusahaan, anda harus memasukkan nomor TDP dan nomor akta kantor pusat sebagai referensi dari kantor cabang. Anda dapat mencentang pilihan "Sama dengan pusat" apabila perusahaan cabang anda belum memiliki TDP cabang. Mohon untuk melaporkan perusahaan anda ke Kementrian Perdagangan, apabila perusahaan cabang anda belum memiliki TDP cabang 20
Isian di atas dapat Anda lakukan sesuai dengan keadaan perusahaan dan sama seperti proses registrasi di mana anda dapat mengisi data perusahaan dan mengaitkannya dengan data cabang dengan cara mencocokan nomor perizinan dan nomor TDP pusat. Untuk dapat membuat laporan Wajib Lapor Ketenagakerjaan, maka Anda harus melengkapi semua data-data perusahaan Anda. Setelah semua data terisi dengan lengkap, maka Anda baru dapat mengakses menu Pelaporan. Jika muncul window pop up seperti berikut, berarti data perusahaan Anda masih ada yang belum lengkap. Klik "Keren, Lanjutkan!" untuk melengkapinya. 21
Isi semua data yang masih belum lengkap, kemudian klik Lanjutkan Atau Anda juga dapat melengkapi / mengubah melalui menu Profil Perusahaan. . 22
b. Profil Perusahaan Ketika Anda membuka profil perusahaan, maka akan muncul tampilan dengan kode pelaporan dan QR Code yang dapat digunakan sebagai referensi layanan lainnya. Klik untuk upload Logo Max 1MB Pada menu Profil Perusahaan, silakan upload Logo dan Gambar Latar Perusahaan Anda. Kemudian isi Tentang Perusahaan dan Lokasi. Untuk Pemilihan Lokasi, silakan klik di peta letak posisi perusahaan Anda. Akhiri dengan "Simpan" Klik untuk upload Gambar Max 1 MBLatar 23
c. Keadaan Tenaga Kerja Menu ini digunakan untuk melakukan pelaporan keadaan ketenagakerjaan yang ada di perusahaan. Di sini Anda dapat melakukan penambahan data tenaga kerja (Tenaga Kerja Dalam Negeri mauapun Tenaga Kerja Asing) maupun lowongan tenaga bagi perusahaan terkait. Sebagai catatan, jika perusahaan tersebut menggunakan tenaga kerja dari Penyedia Jasa, maka pekerja tersebut dilaporkan di WLKP Perusahaan Penyedia Jasa. (i) Tenaga Kerja Pelaporan daftar tenaga kerja aktif di perusahaan terkait dapat dilaporkan di menu ini. Semua tenaga kerja yang ada di perusahaan wajib untuk dimasukkan atau didaftarkan. Anda dapat mendaftarkan tenaga kerja anda di menu ini dengan cara menekan tombol "+ Tambah Tenaga Kerja" 24
Tenaga Kerja Dalam Negeri Untuk tenaga kerja dalam negeri, lengkapi data sebagai berikut : NIK : Nomor Induk Kependudukan atau bisa Nama Lengkap : sesuai dengan KTP Jabatan : Jabatan karyawan tersebut di perusahaan Pendidikan : Pendidikan terkahir karyawan Status : Status karyawan terdiri dari dua jenis yakni PKWTT dan PKWT. PKWTT adalah Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu, atau biasa disebut dengan karyawan tetap. Sedangkan PKWT adalah Perjanjian Kerja Waktu Tertentu yang artinya karyawan memiliki jangka waktu kerja tertentu dengan perusahaan terkait. Jenis Kelamin Tanggal Lahir Disabilitas : dapat diisi dengan opsi YA (diaktifkan) apabila karyawan tersebut memiliki kendala disabilitas Masih Bekerja: Status aktif atau non aktif karyawan (opsional) Alamat Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data 25
Apabila anda mengalami kesulitan untuk melakukan pengisian secara manual lewat aplikasi, anda dapat melakukan pengisian bulk insert atau upload lewat excel (maksimal 1.000 data karyawan per kali upload) dengan cara mengunduh (download) terlebih dahulu format yang sudah disediakan oleh sistem lewat link download Setelah mengunduh format tersebut, maka akan muncul format excel seperti berikut: Dalam format excel tersebut anda diminta untuk memasukkan nomor KTP (NIK), Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tgl. Lahir (format DD/MM/YYY), Kode Jabatan, Pendidikan (S3, S2, S1, D4, D3, D2, D1, SMK, SMA, SLTP, SD), Status (PKWT atau PKWTT), Alamat dan status disabilitas. Untuk mengisi kode jabatan, dimohon untuk melihat kode dari jabatan yang dimaksud lewat tab/tabulasi MASTER JABATAN yang berada di sebelah tabulasi utama. Maksimal pengisian hanya sampai dengan 1.000 data karyawan per kali impor, apabila anda memiliki jumlah karyawan lebih dari 1.000 maka dimohon untuk 26
memisahkan jumlah karyawan sampai memenuhi ketentuan yang ada. Sebagai contoh, apabila perusahaan anda memiliki 6.000 karyawan, maka anda butuh memisahkan 6.000 data karyawan tersebut ke dalam 6 file. Catatan : Dilarang merubah tabel excel data tenaga kerja yang sudah disediakan. Silakan isi dengan pilihan yang tersedia
Jika ada NIK yang sama, namun data lainnya berbeda, maka data NIK lama akan tertimpa oleh data yang baru Jika telah selesai mengisi data karyawan di Excel, maka Anda dapat mengupload data dengan melakukan klik pada "Impor dari Excel" Kemudian akan muncul Pop Up Window seperti berikut. Pilih File Excel yang akan di Upload ke system, dan kemudian akhiri dengan klik Pastikan File nya benar 27
Setelah file berhasil di Upload, maka akan muncul informasi bahwa data karyawan berhasil diimpor dan jumlah tenaga kerja bertambah. Tenaga Kerja Asing Untuk pelaporan Tenaga Kerja Asing tidak dapat dilakukan melaui impor Excel. Silakan menggunakan menu "+Tambah Tenaga Kerja" 28
Lengkapi data tenaga kerja berikut :
IMTA: Izin Mempekerjakan Tenaga Asing adalah nomor terdaftar bagi karyawan asing (saat ini silakan dimasukkan no. Notifikasi) Nama Lengkap Jabatan: Jabatan karyawan terkait. Pendidikan Status: Status karyawan terdiri dari dua jenis yakni PKWTT dan PKWT. PKWTT adalah Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (Karyawan Tetap) . Sedangkan PKWT adalah Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (Kontrak). Jenis Kelamin Tanggal Lahir Disabilitas: dapat diisi dengan opsi YA (diaktifkan) apabila karyawan tersebut memiliki kendala disabilitas. Masih Bekerja: Status aktif atau non aktif karyawan Alamat Masa Berlaku IMTA Edit Tenaga Kerja Anda dapat melakukan perubahan data seorang karyawan (misalkan menjadi tidak bekerja) dengan melakukan klik tanda titik tiga disebelah kanan nama Karyawan yang akan di ubah datanya, seperti gambar berikut : Catatan : Untuk karyawan yang sudah tidak bekerja lagi cukup diubah status aktif menjadi non aktif. 29
(ii) Lowongan Kerja Anda dapat melakukan pendataan terkait lowongan tenaga kerja di perusahaan terkait. Apabila perusahaan terkait membutuhkan tenaga kerja, maka dapat didatakan di dalam menu ini. Di menu ini terdapat dua isian yang dapat anda isi, yakni terkait Perencanaan Tenaga Kerja dan Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja. Perencanaan Tenaga Kerja dapat anda isi apabila perusahaan anda sudah memiliki Perencanaan Tenaga Kerja yang baku dan sudah terdaftar di Kemnaker. Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data Sedangkan Rencana Kebutuhan Tenaga adalah rencana kebutuhan tenaga kerja selama periode tertentu. Dengan mengisi menu ini, perusahaan anda akan dibantu dalam mencari tenaga kerja oleh pihak Kemnaker. Apabila tombol TAMBAH LOWONGAN ditekan maka Anda akan terhubung ke sistem 30
Berikut adalah tampilah dari Karir Hub. 31
Masukkan data-data lowongan pekerjaan yang dibutuhkankan oleh perusahaan Anda Tambahkan informasi dasar mengenai lowongan pekerjaan: Judul Pekerjaan Nama pekerjaan / jabatan pekerjaan di perusahaan Anda Deskripsi pekerjaan Gambaran singat pekerjaan tersebut Pilih jabatan sesuai KBJI (Klasifikasi Baku Jabatan Indonesia) Lokasi Lokasi penempatan pekerjaan tersebut Jenis Pekerjaan • Bidang Pekerjaan • Industri • Jenis Kelamin • Kondisi fisik (disabilitas, non disabilitas) Rentang Gaji • Apakah gajj ingin ditampilkan Pekerjaan boleh di remote atau tidak Apakah pekerja mendaatkan saham/ekuitas perusahaan atau tidak Tanggal expired lowongan 13.Kuota 32
Tanggal kapan lowongan ini akan tayang Tanggal lowongan ini akan berakhir Kuota : jumlah orang yang akan diterima Jika semua sudah terisi, maka klik "Selanjutnya" Lengkapi Persyaratan Umum & Khusus yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut Pesyaratan Umum yang dibutuhkan : Minimal Pendidikan • Pengalaman yang dibutuhkan • Status pernikahan • Rentang usia Pesyaratan Khusus yang dibutuhkan : Kualifikasi/requirements Jika semua sudah terisi, maka klik "Selanjutnya" 33
Masukkan Keahlian yang dibutuhkan oleh perkerjaan tersebut Tambahkan informasi keahlian Klik Selanjutnya kontak Masukkan penanggung lowongan tersebut. Setiap lamaran yang masuk akan dikirin emailnya ke email tersebut. email jawab Kemudian klik Selanjutnya Syarat dan ketentuan Centang syarat dan ketentuan untuk buat lowongan. Kemudian akhiri dengan klik "Buat Lowongan" 34
Setelah selesai, Anda akan kembali ke halaman WLKP online (wajiblapor.kemnaker.go.id). Anda dapat menambahkan lowongan pekerjaan yang lain dengan langkah-langkah seperti di atas. Hasil isian dari karirhub 35
d. Pelatihan Data kelengkapan perusahaan selanjutnya adalah Pelatihan. Pada menu ini terdapat informasi mengenai Training Center dan Pemagangan yang dimiliki oleh perusahaan. Jika perusahaan Anda memiliki Training Center atau tempat pelatihan khusus pekerja atau calon pekerja, maka silakan klik YA. Maka akan muncul form data sebagai berikut : Klik untuk mengaktifkan Form berikut akan muncul jika Anda Anda menjawab pertanyaan sebelumnya dengan YA Silakan lengkapi data berikut : Nama Lembaga Nomor Izin Penyelenggara Pelatihan Kejuruan/Program Yang Tersedia Kapasitas Melatih Dalam Setahun Terakreditasi / tidak Jumlah Instruktur Jumlah Tenaga Kepelatihan Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. 36
Jika perusahaan Anda memiliki lowongan untuk pemagang, maka Anda dapat klik YA dan melengkapi data berikut : Form berikut akan muncul jika Anda Anda menjawab pertanyaan sebelumnya dengan YA Apabila isian terkait pemagangan diisi YA, maka akan muncul daftar isian lanjutan berupa: Kapasitas: kapasitas pemagangan Kejuruan/Program yang tersedia Posisi/Jabatan Kerja Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Klik untuk mengaktifkan 37
e. Hubungan Industrial Pada menu Hubungan Industrial ini, Anda dapat melaporkan kondisi Hubungan Industrial di lingkungan perusahaan Anda terkait Jaminan Sosial, Persyaratan Kerja, Kelembagaan Hubungan Industrial, Pengupahan dan Perselisihan. (i) Jaminan Sosial Jaminan sosial digunakan untuk melakukan pendataan terkait BPJS perusahaan. Silahkan masukkan nomor NPP Perusahaan kemudian klik SIMPAN , maka secara otomatis sistim akan membaca nama Perusahaan serta Kepesertaan Pekerjanya sesuai data yang terdapat di BPJS Ketenagakerjaan (sehingga prosesnya tidak manual). 38
➢ Nomor BPJS Ketenagakerjaan Perusahaan (NPP) : nomor BPJS yang sudah terdaftar bagi perusahaan. ➢ Program JKK: Jaminan Kecelakaan Kerja, jumlah pekerja yang mengikuti program JKK. ➢ Program JHT: Jaminan Hari Tua, jumlah pekerja yang mengikuti program JHT ➢ Program JKM: Jaminan Kematian, jumlah pekerja yang mengikuti program JKM. ➢ Program JP: Jaminan Pensiun, jumlah pekerja yang mengikuti program JP ➢ Program Jaminan Kesehatan: jumlah pekerja yang mengikuti program jaminan kesehatan. (ii) Persyaratan Kerja Menu ini dibagi menjadi dua bagian pelaporan, yakni Persyaratan Kerja dan Waktu Kerja Waktu Istirahat (WKWI). Persyaratan Kerja Apakah perusahaan saudara sudah memiliki PP: Peraturan Perusahaan, apabila perusahaan anda sudah memiliki PP maka anda dapat mengaktifkan tombol tersebut. Apabila belum, silahkan menghubungi pihak Kemnaker terkait pendaftaran PP perusahaan terkait. Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Apakah perusahaan saudara sudah memiliki PKB: Perjanjian Kerja Bersama, terkait dengan aturan antara perusahaan dengan pihak pekerja. Sama seperti PP, apabila perusahaan anda belum memiliki PKB maka silahkan menghubungi pihak Kemnaker terkait pendaftaran PKB perusahaan terkait. Apakah perusahaan sudah menyediakan fasilitas pekerja, apabila yang dipilih opsi YA maka akan muncul daftar isian lanjutan. 39
Form lanjutan akan muncul setelah pertanyaan sebelumnya dijawab YA Setelah daftar isian muncul, Anda dapat melakukan pengisian daftar isian yang telah disediakan. Berikut ini adalah daftar isian yang sudah disediakan: Keluarga Berencana: apabila perusahaan memiliki program Keluarga Berencana. Koperasi: apabila perusahaan memiliki koperasi. Jumlah perumahan pekerja Jumlah fasilitas ibadah Jumlah fasilitas olahraga Jumlah kantin/catering Jumlah fasilitas rekreasi Jumlah tempat penitipan anak Jumlah fasilitas laktasi Jumlah ruang merokok Jumlah armada antar jemput Jumlah fasilitas kesenian Klik YA untuk mengaktifkan isian lanjutan 40
Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data Waktu Kerja Waktu Istirahat (WKWI) Centang untuk menandai waktu kerja normal (boleh lebih dari satu) WKWI Sektor Pelaporan ini memiliki empat bagian yang dapat disesuaikan dengan perusahaan anda, terkait dengan waktu kerja serta waktu istirahat pekerja. Empat bagian tersebut adalah: waktu kerja normal, sektor pertambangan (opsional sesuai sektor), sektor ESDM (opsional sesuai sektor ESDM), sektor perikanan (opsional sesuai dengan sektor). Anda harus memilih waktu kerja dan waktu istirahat yang sesuai dengan norma yang berlaku di perusahaan terkait (dapat dipilih lebih dari 1). (iii) Kelembagaan Hubungan Industrial Pada menu ini, Anda dapat melakukan pelaporan terkait kelembagaan LKS Bipartit dan SP (Serikat Pekerja) di perusahaan anda 41
Apakah sudah terbentuk LKS Bipartit di perusahaan Anda? Jika sudah ada, maka klik YA untuk mengaktifkan form berikutnya. Klik YA untuk mengaktifkan isian lanjutan Form lanjutan akan muncul setelah pertanyaan sebelumnya dijawab YA Apabila anda mengisi YA, maka akan muncul isian lanjutan berupa pelaksanaan rapat. Pelaksanaan rapat dapat diisi dengan pilihan 1 s/d 3 kali, 4 s/d 6 kali, 7 s/d 12 kali. Jika di perusahaan Anda sudah terbentuk Serikat Pekerja (SP) maka silakan klik YA, kemudian SIMPAN. Maka akan muncul form isian lanjutan mengenai detil SP/SB di perusahaan Anda 42
Klik "Tambah SP/SB" untuk memasukkan detil data SP/SB. Isikan Nama SP/SB dan Jumlah Anggota nya, kemudian SIMPAN. Setelah SP/SB ditambahkan, maka akan muncul di halaman menu Kelembagaan Hubungan Industrial seperti berikut : Anda bisa melakukan Edit SP dengan klik tanda titik tiga di sebelah kanan nama SP/SB 43
(iv) Pengupahan Pelaporan pengupahan karyawan wajib dilaporkan di menu ini. Adapun yang harus diisi di dalam menu ini adalah: Upah minimum yang diberlakukan perusahaan: terdapat tiga opsi, yakni upah minimum provinsi, upah minimum kabupaten/kota dan upah minimum sektoral. Apakah perusahaan Anda melakukan penangguhan pelaksanaan upah minimum: apabila perusahaan anda melakukan penangguhan upah minimum terkait, maka dapat dipilih opsi YA Apakah perusahaan anda sudah menyusun dan menerapkan struktur dan skala upah: apabila perusahaan anda sudah memiliki penyusunan dan penerapan struktur dan skala upah, maka dapat dipilih opsi YA. Apabila anda mengisi YA, maka akan muncul isian lanjutan terkait pengupahan. Upah terendah dan tertinggi perusahaan harus didata di dalam menu ini Form lanjutan akan muncul setelah pertanyaan sebelumnya dijawab YA Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. 44
(v) Perselisihan Apabila terjadi perselisihan di perusahaan terkait, maka pelaporan perselihan terkait dapat dilakukan di dalam menu ini. Anda dapat menambahkan data perselisihan yang terjadi dengan cara menekan tombol "TAMBAH PERSELISIHAN" Setelah tombol TAMBAH PERSELISIHAN ditekan, maka akan muncul daftar isian yang dapat diisi. Berikut ini adalah penjelasan terkait daftar isian tersebut: Tahun Kasus: tahun di mana kasus tersebut terjadi. Total kasus pemogokan: total kasus pemogokan yang terjadi di tahun tersebut. Total tenaga kerja terlibat pemogokan: total tenaga kerja yang terlibat pemogokan di perusahaan tersebut. Total tenaga kerja ter-PHK: total tenaga kerja yang di-PHK terkait kasus pemogokan tersebut. Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. 45
f. Keselamatan Kesehatan Kerja Di dalam menu ini, pelaporan terkait keselamatan dan kesehatan kerja perusahaan wajib dilaporkan. Di dalam menu ini terdapat beberapa bagian yang harus diisi, berikut ini adalah bagian-bagian terkait yang wajib diisi (i) Lembaga P2K3 P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja): Apabila perusahaan anda sudah memiliki P2K3 dan memiliki Surat Izin Pembentukan P2K3, maka anda dapat memilih opsi YA. Apabila memilih opsi YA, maka anda harus memasukkan nomor izin P2K3 perusahaan terkait Form lanjutan akan muncul setelah pertanyaan sebelumnya dijawab YA Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. (ii) Personil K3 Terkait pendataan personil K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja), ada beberapa hal yang harus dilaporkan yakni: 46
Jumlah Ahli K3 Jumlah Dokter Jumlah Paramedis Jumlah Teknisi K3 Jumlah Petugas K3 Jumlah Operator K3 Jumlah Auditor Jumlah Juru Las Jumlah Regu Penanggulangan Kebakaran Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. (iii) Keberadaan Fasilitas K3 Terkait pendataan keberadaan fasilitas K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja), ada beberapa hal yang harus dilaporkan yakni: Peralatan Perlindungan: apakah memiliki peralatan perlindungan kerja. P Penyelengaraan Makanan: apabila memiliki penyelengaraan makanan khusus. Jumlah Pelayanan Kesehatan Jumlah Peralatan Perlindungan Jumlah Ruang P3K Jumlah Kotak P3K Jumlah Alat Pelindung Diri Jumlah Penanganan Limbah Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. 47
(iv) Keberadaan Alat Terkait pendataan keberadaan alat, ada beberapa hal yang harus dilaporkan yakni: Jumlah Pesawat Uap Jumlah Instalasi Pemadam Kebakaran Jumlah Bejana Tekan Jenis Jumlah Sarana Proteksi Kebakaran Jumlah Alat Baru (alat-alat K3 selain yang sudah disebutkan) Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. (v) Limbah Produksi Terkait pendataan Limbah Produksi, ada beberapa hal yang harus dilaporkan yakni: Memiliki instalasi pengolahan: apabila perusahaan terkait memiliki pengolahan, maka silahkan pilih YA. Limbah Diambil oleh Pihak Ke-3: apabila pengolahan limbah diserahkan kepada pihak ketiga instalasi 48
Tekan YA untuk Mengaktifkan isian lanjutan Form lanjutan akan muncul setelah pertanyaan sebelumnya dijawab YA Apabila diambil oleh pihak ketiga, maka berapa banyak pihak ketiga yang terlibat harus diisi. Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. (vi) Keberadaan Bahan Keberadaan Bahan digunakan untuk melaporkan bahan apa saja yang terkait dengan proses produksi perusahaan. Anda dapat menekan tombol TAMBAH KEBERADAAN BAHAN untuk melakukan pendataan bahan. Terkait pendataan Keberadaan Bahan, ada beberapa hal yang harus dilaporkan yakni: Nama Bahan Sifat: dapat diisi sesuai dengan sifat bahan. Apakah mudah terbakar, mudah menguap dsb. Jumlah Jenis Bahaya: dapat diisisesuai dengan jenis bahaya bahan. Apakah sangat berbahaya, cukup berbahaya, dsb. Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. 49
(vii) Kasus Kecelakaan Kerja Menu ini digunakan untuk melaporkan kasus kecelakaan tegaga kerja Untuk menambahkan data Kasus Kecelakaan Kerja, anda dapat menekan tombol TAMBAH KASUS. Setelah menekan tombol jumlah kasus, akan ada dua opsi terkait kecelakaan kerja yakni kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja. Terkait pendataan Kecelakaan Kerja dan Penyakit Akibat Kerja, ada beberapa hal yang harus dilaporkan yakni: Nama Kasus Jumlah Tidak Cacat Jumlah Cacat Jumlah Meninggal Setelah mengisi anda dapat memilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data 50
g. Pelaporan Setelah melengkapi semua data perusahaan terkait ketenagakerjaan, maka Anda baru dapat membuat laporan WLKP secara online. Untuk membuat laporan terdapat di menu Perusahaan kemudian klik Pelaporan. Sebagai catatan, Jika menu "Buat Laporan" di pelaporan tidak muncul berarti Anda belum lengkap dalam melakukan Pelaporan WLKP pada langkah sebelumnya. silakan klik "Buat Laporan" kemudian akan muncul Pop up window pernyataan. Setelah menyetujui pernyataan tersebut, tekan tombol "Buat Laporan". 51
Kemudian akan muncul nomor pelaporan WLKP Anda beserta tanggal laporan dan tanggal kadaluarsa. Masa berlaku akan dimulai pada saat Anda klik "buat laporan" dan akan berlaku satu tahun kedepan. Anda juga dapat mencetak laporan dengan klik "Cetak" dan tampilan akan memunculkan laporan dalam bentuk pdf. Berikut adalah contoh hasil Laporan WLKP Online. 52
Dengan adanya bukti laporan tersebut, saudara telah menyelesaikan kewajiban WLKP Perusahaan Anda. Anda tidak perlu melegalisir dokumen tersebut ke Dinas yang membidangi Ketenagakerjaan setempat. 4. Perubahan Data Laporan dan Perpanjangan WLKP Online Jika terdapat perubahan data ketenagakerjaan di perusahaan, Anda dapat melakukan Perubahan/Edit data kapan saja. Tidak perlu menunggu sampai 1 (satu) tahun memperbaruinya. Anda dapat langsung mengubah data perusahaan Anda seperti yang sudah dijelaskan di atas, yaitu : 3. Silakan login ke akun WLKP 4. Pilih menu yang akan diedit (Profil Perusahaan, Keadaan Tenaga Kerja, Pelatihan, Hubungan Industri atau Keselamatan Kesehatan Kerja) 5. Klik simpan setelah melakukan pengeditan data 6. Jika data sudah diperbaharui silakan kembali ke menu "Perusahaan" - "Pelaporan" - kemudian "Buat Laporan" 7. Kemudian Anda akan mendapatkan nomor Pelaporan terbaru dan dapat mencetak bukti laporan terbaru. Untuk perpanjangan WLKP Perusahaan Anda, silakan melakukan proses edit data seperti di atas. Jika Anda telah membuat laporan yang baru, maka secara otomatis masa berlaku WLKP Anda akan diperpanjang. Klik untuk membuat Laporan baru dan memperbanjang masa berlaku WLKP Hasil laporan terbaru Jika sudah ada Laporan terbaru, laporan yang lama otomatis berubah menjadi tidak berlaku. 53
5. Penutupan Perusahaan Perusahaan tidak dapat melakukan penutupan perusahaan di sistem Wajib Lapor online ini. Anda harus datang ke Dinas yang membidangi ketenagakerjaan di tingkat Provinsi untuk melaporkan penutupan perusahaan, kemudian pegawas akan melakukan pemeriksaan terhadap perusahaan tersebut dan baru dapat dilakukan penutupan WLKP nya serta mendapatkan bukti penutupannya. 6. KarirHub Melalui sistem WLKP online ini, Anda juga bisa secara langsung mengakses sistem KarirHub. Karir Hub merupakan sistem yang dapat digunakan untuk membuka lowongan perkerjaan dan mencari tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. SIlakan klik "KarirHub" di menu Bar WLKP Anda. Berikut adalah Halaman utama dari KarirHub Anda. Jika Anda mengakses KarirHun melalui WLKP Anda, maka secara otomatis Anda akan masuk sebagai Pemberi Kerja di Karirhub 54
7. Job Fair Melalui sistem WLKP online ini, Anda juga bisa secara langsung mengakses sistem JobFair. Anda juga bias mengaksesnya melalui alamat URL Sistem mempertemukan Perusahaan, Pencari Kerja dan dan Penyelenggara bursa Kerja. SIlakan klik "Job Fair" di menu Bar WLKP Anda. Berikut adalah Halaman utama dari sistem Job Fair Anda. ini 55