USER MANUAL - SIPOL Sistem Pengaduan Online (SIPOL) Politeknik Negeri Bali Diciptakan oleh : TEAM UPA-TIK PNB
SIPOL POLITEKNIK NEGERI BALI Pendahuluan Sistem Pengaduan Online (SIPOL) di Politeknik Negeri Bali merupakan inovasi terkini dalam layanan pengaduan online berbasis Web yang dirancang untuk mempermudah dan meningkatkan proses pengaduan bagi seluruh civitas akademika di Politeknik Negeri Bali. Dalam era digital ini, memanfaatkan teknologi untuk mempercepat, menyederhanakan, dan meningkatkan transparansi layanan adalah langkah penting untuk menciptakan lingkungan akademik yang lebih efisien dan responsif. Tujuan Sistem Pengaduan Online Sistem Pengaduan Online di Politeknik Negeri Bali bertujuan untuk: 1. Memudahkan Proses Pengaduan: Memberikan sarana yang mudah diakses bagi mahasiswa, dosen, dan staf tenaga pendidik untuk melaporkan masalah atau memberikan umpan balik terkait berbagai aspek kehidupan kampus. 2. Meningkatkan Responsibilitas dan Transparansi: Menciptakan platform transparan yang memungkinkan pihak terkait, termasuk pihak admin SIPOL di setiap Unit maupun Jurusan, untuk merespons pengaduan dengan cepat dan terbuka. 3. Mengoptimalkan Penanganan Pengaduan: Mengelola pengaduan dengan efisien dan efektif, memastikan bahwa setiap pengaduan dilacak (tracking pengaduan), ditindaklanjuti, dan diselesaikan dengan tepat waktu. 4. Memberikan Umpan Balik kepada Pengguna: Memberikan pembaruan secara berkala kepada pengguna tentang status dan penyelesaian pengaduan yang telah diajukan. Cara Menggunakan Aplikasi 1. Formulir Pengaduan (Membuat Pengaduan) Pengaduan dapat dilakukan melalui situs: dengan mengisi data berikut ; Kategori Layanan
Identitas Pelapor Email Pelapor Nomor Whatsapp Pelapor
Judul Laporan Detail Laporan Tanggal Kejadian Lokasi Kejadian Upload Foto Kejadian 2. Fitur Monitoring Pengaduan Bagi Pelapor Fitur ini dapat diakses melalui Pada halaman ini akan ditampilkan semua pengaduan yang masuk ke sistem. 3. Fitur Melihat Pengaduan Masuk Untuk mengakses fitur ini pastikan anda sudah melakukan login sebagai Admin atau PIC terlebih dahulu. Fitur ini dapat diakses melalui laman Pada halaman ini akan ditampilkan semua list pengaduan yang masuk ke sistem.
4. Memilih PIC Untuk mengakses fitur ini pastikan anda sudah melakukan login sebagai Admin atau PIC terlebih dahulu. Fitur ini dapat diakses melalui laman Pada Kolom Tabel "YANG MENANGANI" apabila user belum memilih PIC akan muncul tombol berwarna hijau seperti pada gambar dibawah ini. Pilih data nama pegawai yang akan ditugaskan menangani pengaduan. Kemudian tekan tombol "Simpan Perubahan".
5. Mengubah Status Pengaduan menjadi Sedang Dikerjakan Untuk mengakses fitur ini pastikan anda sudah melakukan login sebagai Admin atau PIC terlebih dahulu. Fitur ini dapat diakses melalui laman Pada Kolom Tabel "STATUS TANGGAPAN" apabila user ingin mengubah status pekerjaan bisa memilih tombol berwarna kuning seperti pada gambar dibawah ini. Pilih status pengaduan menjadi "Sedang Diproses", kemudian isikan Keterangan untuk Pelapor, dan Upload bukti foto bahwa laporan sedang diproses. Kemudian pilih tombol "Posting".
Pelapor akan menerima notifikasi melalui Whatsapp atau Email terkait dengan status pengaduannya yang sedang dikerjakan oleh PIC. 6. Mengubah Status Pengaduan menjadi Selesai Dikerjakan Untuk mengakses fitur ini pastikan anda sudah melakukan login sebagai Admin atau PIC terlebih dahulu. Fitur ini dapat diakses melalui laman Pada Kolom Tabel "STATUS TANGGAPAN" apabila user ingin mengubah status pekerjaan bisa memilih tombol berwarna kuning seperti pada gambar dibawah ini. Pilih status pengaduan menjadi "Selesai", kemudian isikan Keterangan untuk Pelapor, dan Upload bukti foto bahwa laporan sudah selesai ditangani.
Kemudian pilih tombol "Posting". Pelapor akan menerima notifikasi melalui Whatsapp atau Email terkait dengan status pengaduannya yang sudah selesai dikerjakan oleh PIC. 7. Kelola Data Kategori Pengaduan Untuk mengakses fitur ini pastikan anda sudah melakukan login sebagai Super Admin. Fitur ini dapat diakses melalui laman Pilih Tombol "+Data" untuk menambahkan data kategori pengaduan baru.
Isi form sesuai dengan data yang ingin ditambahkan, seperti nama kategori. Kemudian pilih tombol "Simpan". 8. Kelola Data Pegawai Untuk mengakses fitur ini pastikan anda sudah melakukan login sebagai Super Admin. Fitur ini dapat diakses melalui laman Pilih Tombol "+Data" untuk menambahkan data pegawai baru.
Isi form sesuai dengan data yang ingin ditambahkan, seperti Nomor Induk Pegawai/NIP, Nama Pegawai, Nomor WhatsApp Pegawai, Email Pegawai, Golongan pegawai, Jabatan Pegawai, dan Pemilihan Kategori Laporan untuk Tanggung jawab User/PIC. Kemudian pilih tombol "Simpan".
9. Kelola Data Admin Untuk mengakses fitur ini pastikan anda sudah melakukan login sebagai Super Admin. Fitur ini dapat diakses melalui laman Pegawai yang akan ditambahkan sebagai admin harus terlebih dahulu terdaftar pada Data Pegawai. Pilih Tombol "+Data" untuk menambahkan data admin baru.
Isi form sesuai dengan data yang ingin ditambahkan, seperti Pilih Data Pegawai, email admin untuk login, password admin untuk login dan level user. Kemudian pilih tombol "Simpan". 10. Kelola Data Gedung Untuk mengakses fitur ini pastikan anda sudah melakukan login sebagai Super Admin. Fitur ini dapat diakses melalui laman
Pilih Tombol "+Data" untuk menambahkan data gedung baru.
Isi form sesuai dengan data yang ingin ditambahkan, seperti nama gedung. Kemudian pilih tombol "Simpan". 11. Mengubah Profil Akun Untuk mengakses fitur ini pastikan anda sudah melakukan login sebagai Admin/PIC. Fitur ini dapat diakses melalui laman
Isikan Password Lama, Password Baru, dan Konfirmasi Password Baru. Kemudian pilih tombol "Simpan Perubahan".
Keuntungan Menggunakan Sistem Pengaduan Online Politeknik Negeri Bali Dengan mengimplementasikan Sistem Pengaduan Online Politeknik Negeri Bali, diharapkan dapat memberikan sejumlah keuntungan, antara lain: 1. Pengaduan Lebih Cepat Terselesaikan: Proses yang efisien memastikan penanganan cepat terhadap pengaduan. 2. Informasi yang Akurat dan Lengkap: Pengguna dapat memberikan informasi yang lebih akurat dan lengkap melalui formulir online, memudahkan pihak terkait untuk memahami permasalahan dengan jelas.