BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA No.144, 2023 KEMENDAGRI. Tata Naskah Dinas. Pencabutan. PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 2023 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan tertib, efisiensi, dan efektivitas administrasi penyelenggaraan pemerintahan daerah diperlukan pedoman tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah; b. bahwa Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan 2009 sesuai dengan Pemerintah Daerah perkembangan perundang- undangan, dan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga perlu diganti; berdasarkan sudah tidak peraturan organisasi, sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah; c. bahwa pertimbangan Mengingat : 1. Pasal 17 ayat (3) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; 2. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916); 3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang (Lembaran Negara Republik Pemerintahan Daerah Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 238, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6841); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
2023, No.144 Menetapkan 2- 5. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182); 6. Peraturan Presiden Nomor 114 Tahun 2021 tentang Kementerian Dalam Negeri (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 286); 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 157); 8. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 758); 9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 137 Tahun 2022 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 1433; MEMUTUSKAN: 9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 137 Tahun 2022 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 1433; MEMUTUSKAN: BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 1. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Kepala Daerah dan Dewan dalam penyelenggaraan urusan Pemerintahan Daerah yang menjadi kewenangan daerah. Perwakilan Rakyat Daerah 2. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut Asas Otonomi dan Tugas Pembantuan dengan prinsip otonomi seluas- luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Republik Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. 3. Pemerintah Daerah adalah Kepala Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom. 4. Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan Pemerintahan Dalam Negeri. 5. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.
3- 2023, No.144 6. Peraturan Daerah yang selanjutnya disebut Perda atau yang disebut pula dengan nama lain adalah Peraturan Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota. 7. Peraturan Kepala Daerah yang selanjutnya disebut Perkada adalah peraturan gubernur dan/atau peraturan bupati/wali kota. 8. Kepala Daerah adalah gubernur/bupati/wali kota. 9. Wakil Kepala Daerah adalah wakil gubernur/wakil bupati/wakil wali kota. 10. Pimpinan DPRD adalah ketua dan wakil ketua DPRD provinsi dan kabupaten/kota. 11. Sekretaris Daerah adalah sekretaris daerah provinsi dan kabupaten/kota. 12. Perangkat Daerah adalah perangkat daerah provinsi terdiri atas sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, dan unit pelaksana teknis daerah. 13. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 14. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah. 15. Naskah Dinas yang diselenggarakan secara elektronik adalah informasi yang direkam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau yang berwenang di Lingkungan Pemerintah Daerah. pejabat/pimpinan diterima oleh 16. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang informasi elektronik yang dilekatkan, terdiri atas terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentivikasi. BAB II JENIS, SUSUNAN, DAN BENTUK NASKAH DINAS Bagian Kesatu Umum Pasal 2 Jenis Naskah Dinas terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus. Bagian Kedua Naskah Dinas Arahan Pasal 3 Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan
2023, No.144 4- b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan. Pasal 4 Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Perda; b. Perkada; dan c. Peraturan DPRD. Pasal 5 Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. Keputusan Kepala Daerah; b. Keputusan DPRD; c. Keputusan Pimpinan DPRD; dan d. Keputusan Badan Kehormatan DPRD. Pasal 6 Susunan dan bentuk Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 7 (1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. b. c. surat perintah; surat tugas; dan surat perjalanan dinas. (2) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berisi perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu di luar tugas dan fungsi. (3) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berisi tugas dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan perintah pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. (4) Surat perjalanan dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pejabat pembuat komitmen dalam rangka pelaksanaan perjalanan dinas pejabat negara, pegawai negeri, pegawai tidak tetap, dan pihak lain. Pasal 8 Susunan dan bentuk Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
5- 2023, No.144 Bagian Ketiga Naskah Dinas Korespondensi Pasal 9 Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, terdiri atas: a. korespondensi internal; dan b. korespondensi eksternal. Pasal 10 Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a, terdiri atas: a. nota dinas; b. memo; dan c. disposisi. Pasal 11 (1) Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf a merupakan sarana komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan di lingkungan internal Perangkat Daerah. (2) Memo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf b berisi informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, atau pendapat yang dibuat oleh atasan kepada bawahannya. (3) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf c merupakan petunjuk tertulis singkat dari atasan kepada bawahan mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk. Pasal 12 Susunan dan bentuk Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Pasal 13 (1) Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas. (2) Susunan dan bentuk Naskah Dinas korespondensi eksternal tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Bagian Keempat Naskah Dinas Khusus Pasal 14 Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, terdiri atas: a. instruksi; b. surat edaran; c. surat kuasa; d. berita acara; e. surat keterangan;
2023, No.144 6- f. g. pengumuman; h. laporan; i. telaahan staf; j. notula; k. surat undangan; l. surat pernyataan melaksanakan tugas; m. surat panggilan; n. surat izin; o. lembaran daerah; p. berita daerah; q. rekomendasi; r. radiogram; s. surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan; t. sertifikat; u. piagam; dan v. surat pengantar; surat perjanjian. Pasal 15 (1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a berisi perintah/arahan Kepala Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b berisi pemberitahuan, penjelasan, dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (3) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c berisi pemberian kuasa kepada pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan sesuai peraturan perundang- undangan. (4) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf d berisi pernyataan pelaksanaan kegiatan pada waktu dan tempat tertentu yang ditandatangani oleh para pihak. (5) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf e berisi penjelasan subjek dan objek untuk kepentingan kedinasan/tertentu. (6) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 informasi yang digunakan untuk huruf menyampaikan barang atau naskah. f berisi (7) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf g berisi pemberitahuan yang bersifat umum dari pejabat yang berwenang. (8) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf h berisi pemberitahuan tentang pelaksanaan kegiatan atau kejadian tertentu. (9) Telaahan staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf i berisi analisis pertimbangan, pendapat, dan saran secara sistematis terhadap sesuatu permasalahan yang perlu penjelasan dari bawahan kepada atasan. (10) Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf j merupakan catatan yang berisi proses sidang atau rapat. (11) Surat undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf k berisi undangan kepada pejabat/pegawai baik di
7- 2023, No.144 lingkup internal Pemerintah Daerah, maupun pihak eksternal yang tertera pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan. (12) Surat pernyataan melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf l berisi pernyataan dari pejabat yang berwenang bahwa seorang pegawai telah melaksanakan tugas. (13) Surat panggilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf m berisi pemanggilan dari pejabat yang berwenang kepada pegawai untuk menghadap. (14) Surat izin sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf n berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (15) Lembaran daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf o berisi penerbitan resmi Pemerintah Daerah untuk mengundangkan Perda. (16) Berita daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf p berisi penerbitan resmi Pemerintah Daerah untuk mengundangkan Perkada dan Peraturan DPRD. (17) Rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf q merupakan naskah dinas berisi keterangan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal yang untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. (18) Radiogram sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf r merupakan pesan tertulis resmi yang dikirim melalui radio naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi informasi dikirim melalui telekomunikasi elektronik. hal tertentu yang (19) Surat pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf s merupakan naskah dinas sebagai tanda bukti berisi keterangan seseorang telah lulus/mengikuti pendidikan dan pelatihan tertentu. tanda tamat pendidikan dan (20) Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf t merupakan naskah dinas sebagai berisi keterangan tanda telah mengikuti program/kegiatan bukti seseorang lain: penataran, kursus, orientasi, tertentu, antara bimbingan teknis, workshop, seminar, dan yang sejenis. (21) Piagam sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf u merupakan naskah dinas berisi keterangan penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan oleh perorangan atau instansi/lembaga dari pejabat berwenang. Pasal 16 (1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf v berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. (2) Susunan dan bentuk surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2023, No.144 8- Pasal 17 Format Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a sampai dengan huruf u tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. BAB III PEMBUATAN NASKAH DINAS Bagian Kesatu Umum Pasal 18 Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. Pasal 19 Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a dicetak menggunakan kertas dan dibubuhi tandatangan basah. Pasal 20 Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana b dalam menggunakan: a. b. aplikasi pengolah kata atau data. dimaksud Pasal 18 huruf aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau Pasal 21 Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 berisi unsur: a. kop; b. penomoran; c. d. penggunaan tinta; e. jarak spasi, penyambung; penentuan batas atau ruang tepi; penggunaan kertas; jenis, dan ukuran huruf, serta kata f. g. nomor halaman; h. tembusan; i. lampiran; j. paraf, tanda tangan, dan stempel; k. amplop dan map; dan l. Naskah Dinas bahasa asing. Bagian Kedua Kop Pasal 22 Kop sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf a terdiri atas: a. kop Naskah Dinas jabatan Kepala Daerah; dan b. kop Naskah Dinas Perangkat Daerah.
9- 2023, No.144 Pasal 23 (1) Kop Naskah Dinas jabatan Kepala Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf a, digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kepala Daerah. (2) Kop Naskah Dinas jabatan Kepala Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat digunakan oleh penjabat, penjabat sementara, pelaksana tugas, dan pelaksana harian Kepala Daerah. Pasal 24 Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf b digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat berwenang selain Kepala Daerah. Pasal 25 Bentuk dan ukuran kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Bagian Ketiga Penomoran Pasal 26 Penomoran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf b diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Bagian Keempat Penggunaan Kertas Pasal 27 Penggunaan kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf c yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 28 Kertas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah Dinas khusus merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2 kecuali pada lembaran daerah dan berita daerah. Pasal 29 Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan kebutuhan dengan memperhatikan ketahanan kertas. Bagian Kelima Penggunaan Tinta Pasal 30 (1) Warna tinta yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf d sebagai berikut:
2023, No.144 10- a. b. c. d. tinta yang digunakan untuk pengetikan berwarna hitam; tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf berwarna biru tua; tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas, berwarna ungu; dan tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas bersifat rahasia, berwarna merah. (2) Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta yang tidak larut oleh air/tidak luntur atau pigment durabrite. Bagian Keenam Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyambung Pasal 31 (1) Jarak spasi pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a dan huruf b sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Jarak spasi pada Naskah Dinas selain Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika. Pasal 32 (1) Jenis huruf pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan yaitu bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas). (2) Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus yaitu Arial dengan ukuran 12 (dua belas). Pasal 33 (1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada: a. b. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; akhir setiap halaman; c. dan kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (3) Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata penyambung. Bagian Ketujuh Penentuan Batas atau Ruang Tepi Pasal 34 (1) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf f pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas.
11- 2023, No.144 (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. Ruang tepi atas: 1) 2) apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah kop; dan apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas. b. c. d. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas. Bagian Kedelapan Nomor Halaman Pasal 35 (1) Nomor halaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf g pada Naskah Dinas menggunakan angka arab/biasa. (2) Nomor halaman sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) dalam Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris. Bagian Kesembilan Tembusan Pasal 36 (1) Tembusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf h disampaikan kepada pihak yang bersangkutan dan pihak yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut. (2) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang naskah dinasnya ditandatangani oleh pejabat yang mengatasnamakan disampaikan kepada pejabat yang diatasnamakan. (3) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang naskah dinasnya ditandatangani oleh jabatan pimpinan tinggi atas nama Kepala Daerah, disampaikan kepada Kepala Daerah dan Sekretaris Daerah. (4) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang naskah dinasnya ditandatangani oleh jabatan pimpinan tinggi atas nama Kepala Daerah berupa surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan, sertifikat, dan piagam tidak memerlukan tembusan. (5) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas dan diikuti tanda baca titik dua (:), tidak diberi garis bawah, serta tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenis.
2023, No.144 12- Bagian Kesepuluh Lampiran Pasal 37 (1) Lampiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf I ditandatangani oleh pejabat yang sama dengan yang menandatangani Naskah Dinas. (2) Dalam hal lampiran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki lebih dari satu halaman, halaman berikutnya diberi nomor sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (1). Bagian Kesebelas Paraf, Tanda Tangan, dan Stempel Pasal 38 Paraf, tanda tangan, dan stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf j merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas. Pasal 39 (1) Paraf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 merupakan tanda bentuk singkat pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi, dan pengetikan. tangan sebagai (2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. paraf hierarki; dan b. paraf koordinasi. (3) Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat dibawah pejabat penandatangan, terlebih dahulu diparaf sebelum ditandatangani. (4) Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf. (5) Fitur paraf dalam media rekam elektronik, berbentuk catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis data sebelum dilakukan yang berwenang. penandatanganan oleh pejabat (6) Pembubuhan paraf pada Naskah Dinas penugasan berupa surat perjalanan dinas dibubuhkan pada lembar pertama. Pasal 40 (1) Paraf hierarki sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ayat (2) huruf a merupakan paraf pejabat sesuai jenjang jabatan yang dibubuhkan dalam bentuk matriks. (2) Pembubuhan paraf hierarki pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kepala Daerah, Wakil Kepala Daerah, Sekretaris Daerah, asisten, sekretaris DPRD, kepala dinas, kepala badan, inspektur, dan direktur rumah sakit umum harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat secara berjenjang. (3) Paraf hierarki pada Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah Dinas khusus ditempatkan pada lembar terakhir.
13- 2023, No.144 Pasal 41 (1) Paraf koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 (2) huruf b merupakan paraf pejabat sesuai ayat substansi tugasnya atau pejabat lain yang terlibat pada masing-masing unit kerja yang berbentuk matriks. (2) Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan antar unit kerja, diparaf oleh unit pengolah dan unit lain yang terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang pada lembar terakhir. Pasal 42 tangan (1) Pemberian tanda pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 berfungsi sebagai identitas alat penandatangan serta keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan informasi. autentikasi dan verifikasi atas (2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; atau b. Tanda Tangan Elektronik. (3) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat yang berwenang. Pasal 43 (1) Tanda tangan basah digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Tanda tangan elektronik digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik. Pasal 44 (1) Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan tidak menggunakan gelar. (2) Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah Dinas khusus menggunakan gelar, kecuali piagam, sertifikat, dan surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan. (3) Penulisan nama penanda tangan untuk pejabat selain Kepala Daerah, Wakil Kepala Daerah, dan Sekretaris Daerah menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat/golongan. (4) Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat, penjabat sementara, pelaksana tugas, dan pelaksana harian Kepala Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan. (5) Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat dan pelaksana harian Sekretaris Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan. Pasal 45 Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut: a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan
2023, No.144 14- dan bentuk kode quick response yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan; b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak; pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui aplikasi umum bidang kearsipan dinamis, media daring atau media luring; dan c. d. menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia. Pasal 46 (1) Stempel digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Stempel sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik. Pasal 47 Stempel terdiri atas: a. b. c. stempel jabatan Kepala Daerah; stempel Perangkat Daerah; stempel unit pelaksana teknis daerah dan/atau badan layanan umum daerah; dan stempel pengamanan Naskah Dinas. d. Pasal 48 Bentuk dan ukuran stempel tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Bagian Keduabelas Amplop dan Map Pasal 49 (1) Amplop Naskah Dinas terdiri atas: a. Amplop Naskah Dinas Jabatan Kepala Daerah; dan b. Amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah. (2) Bentuk Amplop Naskah Dinas yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas berbentuk persegi panjang. (3) Ukuran amplop yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas dapat disesuaikan dengan kepentingan Pemerintah Daerah. dengan kebutuhan sesuai (4) Amplop Naskah Dinas jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a menggunakan kertas warna putih. (5) Amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b menggunakan kertas warna coklat. Pasal 50 (1) Pada amplop Naskah Dinas harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan.
15- 2023, No.144 (2) Alamat pengirim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat: a. lambang negara berwarna kuning emas dan nama jabatan, alamat yang dilengkapi dengan nama kabupaten/kota dan nama provinsi, nomor telepon, faksimile, pos-el, laman, dan kode pos di bagian tengah atas untuk amplop Naskah Dinas jabatan Kepala Daerah. logo daerah berwarna dan nama Pemerintah Daerah, nama Perangkat Daerah yang bersangkutan, alamat yang dilengkapi dengan nama kabupaten/kota dan nama provinsi, nomor telepon, faksimile, pos-el, laman, dan kode pos di bagian tengah atas untuk amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah. b. (3) Perbandingan huruf pada amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah antara tulisan nama Pemerintah Daerah dan tulisan nama Perangkat Daerah adalah 3 : 4 dengan menggunakan huruf Arial. Pasal 51 (1) Map sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf k terdiri atas: a. map Naskah Dinas jabatan; dan b. map Naskah Dinas Perangkat Daerah. (2) Ukuran, bentuk, dan warna map naskah dinas dapat dengan disesuaikan kebutuhan dengan kepentingan tiap Pemerintah Daerah. sesuai Pasal 52 (1) Map Naskah Dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (1) huruf a terdiri atas: a. map Naskah Dinas Kepala Daerah; dan b. map Naskah Dinas kepala Perangkat Daerah. (2) Map Naskah Dinas Kepala Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a memuat lambang negara berwarna kuning emas dan tulisan Kepala Daerah menggunakan huruf Arial dengan ukuran disesuaikan dan ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris. (3) Bentuk dan susunan map Naskah Dinas Kepala Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dan map Naskah Dinas kepala Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Bagian Ketigabelas Naskah Dinas Bahasa Asing Pasal 53 (1) Naskah Dinas dapat disusun dalam bahasa asing dengan mengacu pada format Naskah Dinas sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri ini. (2) Penyebutan nama daerah tidak diterjemahkan ke dalam bahasa asing.
2023, No.144 16- BAB IV PENGAMANAN NASKAH DINAS Pasal 54 Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi: 1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; dan 2. pemberian nomor seri pengaman atau security printing. Pasal 55 Dalam rangka pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, aplikasi umum bidang kearsipan dinamis memuat fitur pengamanan Naskah Dinas. Pasal 56 Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas: a. b. c. d. biasa/terbuka. sangat rahasia; rahasia; terbatas; dan Pasal 57 Penentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas tingkat klasifikasi keamanan Pasal 58 (1) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas hanya diberikan kepada pihak yang berwenang. (2) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka diberikan kepada pihak terkait. Pasal 59 (1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia, menggunakan amplop rangkap dua. Pasal 60 Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas dapat menggunakan sesuai dengan perkembangan teknologi. sandi tertentu
17- 2023, No.144 Pasal 61 Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode 'SR' dengan menggunakan tinta warna merah; b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode 'R' dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah Dinas penting diberikan kode 'T' dengan menggunakan tinta hitam; dan d. Naskah Dinas biasa diberikan kode 'B' dengan menggunakan tinta hitam. Pasal 62 Pemberian nomor seri pengaman pada Naskah Dinas atau security printing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 huruf b angka 2 memiliki tujuan untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. Pasal 63 Ketentuan mengenai pemberian nomor seri pengaman atau security printing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. BAB V PEJABAT PENANDATANGAN NASKAH DINAS Pasal 64 (1) Kewenangan penandatanganan Naskah Dinas merupakan hak, kewajiban, dan tanggung jawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya. (2) Kewenangan penandatanganan Naskah Dinas oleh Kepala Daerah berlaku mutatis mutandis bagi penjabat, penjabat sementara, pelaksana tugas, dan pelaksana harian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Ketentuan mengenai kewenangan penandatangan Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Pasal 65 (1) Pejabat dapat melimpahkan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas kepada pejabat di bawahnya. Pemerintah Daerah (2) Ketentuan kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. mengenai pelimpahan
2023, No.144 18- BAB VI PENGENDALIAN NASKAH DINAS Bagian Kesatu Umum Pasal 66 Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar. Bagian Kedua Pengendalian Naskah Dinas Masuk Pasal 67 Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf a dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. unit penerima menindaklanjuti Naskah Dinas yang diterima mengagendakan, mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan mendistribusikan ke unit pengelola. dengan cara b. unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi Naskah Dinas dan arahan pimpinan; dan c. unit tata usaha mengarsipkan Naskah Dinas masuk. Bagian Ketiga Pengendalian Naskah Dinas Keluar Pasal 68 (1) Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf b dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. Naskah Dinas keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing unit kerja; dan b. Naskah Dinas keluar yang telah selesai diproses diarsipkan pada unit tata usaha dan unit pengelola. (2) Pengendalian Naskah Dinas keluar instansi pemerintah atau pihak luar dilakukan satu pintu melalui Sekretariat Daerah. lintas (3) Untuk mempercepat penyampaian tujuan surat, dapat menambahkan tanda untuk perhatian yang disingkat u.p. diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti dibawah nama jabatan yang dituju. BAB VII PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Pasal 69 (1) Menteri dan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai kewenangannya melakukan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah.
19- 2023, No.144 (2) Gubernur sebagai wakil pemerintah pusat melakukan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota. (3) Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dimaksudkan membantu Menteri dalam melakukan pembinaan Tata Naskah Dinas dengan mengacu kepada Peraturan Menteri ini. BAB VIII KETENTUAN PENUTUP Pasal 70 Dengan ditetapkannya Peraturan Menteri ini, maka Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 71 Peraturan Menteri diundangkan. ini mulai berlaku pada tanggal Agar orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. setiap Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Januari 2023 MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd. MUHAMMAD TITO KARNAVIAN Diundangkan di Jakarta Pada tanggal 15 Februari 2023 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. YASONNA H. LAOLY
2023, No.144 20
2023, No.144 22
2023, No.144 24
2023, No.144 26
2023, No.144 28
2023, No.144 30
2023, No.144 32
2023, No.144 34
2023, No.144 36
2023, No.144 38
2023, No.144 40
2023, No.144 42
2023, No.144 44
2023, No.144 46
2023, No.144 48
2023, No.144 50
2023, No.144 52
2023, No.144 54
2023, No.144 56
2023, No.144 58
2023, No.144 60
2023, No.144 62
2023, No.144 64
2023, No.144 66
2023, No.144 68
2023, No.144 70
2023, No.144 72
2023, No.144 NCANGAN