KOREKSI PUTUSAN SECARA ELEKTRONIK MENGGUNAKAN PROOFING TOOLS UNTUK MS OFFICE WORD 20071 1. Pendahuluan Koreksi putusan merupakan tahapan yang harus dilalui dalam proses minutasi perkara. Tahapan ini cukup memakan waktu karena selain dilakukan secara kata per kata dari keseluruhan dokumen putusan, juga melibatkan dua orang korektor, yaitu Panitera Pengganti dan Hakim Agung. Tingkat akurasi hasil koreksi pun sangat bergantung pada ketelitian korektor yang sangat dipengaruhi oleh "bakat" alamiah, konsentrasi dan kondisi fisik yang bersangkutan. Padahal kondisi yang diharapkan di tengah menumpuknya perkara yang belum diminutasi adalah koreksi yang cepat dengan hasil yang akurat. Kondisi seperti akan sulit dicapai apabila mengandalkan koreksi manual, oleh karena itu diperlukan pendekatan koreksi secara elektronik yang bisa memberikan tanda secara otomatis terhadap kata yang ejaannya keliru. Koreksi secara elektronik ini sebenarnya sudah tersedia dalam sistem Microsoft Office, namun rujukan bahasanya adalah bahasa Inggris. Sehingga hasil koreksi terhadap dokumen berbahasa Indonesia tidak akurat. Hampir semua kata akan dianggap salah, yang ditandai dengan munculnya tanda merah pada setiap kata tersebut. Padahal indikator adanya kesalahan tersebut bukan karena kata yang dituliskan salah namun karena rujukannya beda (bahasa Inggris). Oleh karena itu diperlukan proofing tools yang rujukan bahasanya adalah bahasa Indonesia. Untuk bisa berfungsinya sistem koreksi elektronik yang merujuk pada kaidah bahasa Indonesia diperlukan proses instalasi seperti akan diuraikan pada bagian di bawah ini. Penggunaan fasilitas koreksi elektronik ini diharapkan bisa mewujudkan proses koreksi yang cepat dengan hasil yang akurat. Kecepatan bisa diperoleh karena sistem bekerja secara otomatis, sedangkan ketepatan bisa didapat karena sejak operator mengetik sistem ini sudah berjalan, kemudian dikoreksi secara berlapis oleh Panitera Pengganti dan Hakim Agung. 2. Sekilas Proofing Tools Proofing Tools adalah perangkat koreksi ejaan yang terdapat dalam sistem pengolah kata seperti microsoft office word. Sistem ini bekerja dengan memberikan tanda (merah atau biru) pada kata yang keliru penulisannya. Terhadap kata yang diberikan tanda adanya kekeliruan tersebut, pengguna bisa memilih kata yang benar dari daftar yang tersedia dengan cara klik kanan tepat pada kata yang menjadi objek. Atau dalam hal kata yang diberi tanda keliru itu sebenarnya telah tepat, pengguna bisa 1 Ditulis oleh Asep Nursobah, disampaikan pada kegiatan Pembinaan Percepatan Penyelesaian Minutasi Perkara pada Kepaniteraan Mahkamah Agung, diselenggarakan di Bandung tanggal 29-31 Oktober 2010 Koreksi Elektronik halaman 1
menambahkannya sebagai istilah baru dengan cara add to dictionary. Melalui prosedur ini sistem proofing tools akan menjadi kaya perbendaharaannya. ini sangat bergantung pada kapasitas perbendaharaan Respon proofing (dictionary) yang ada dalam sistem. Semakin lengkap perbendaharaannya maka semakin akurat suggest-nya. tools Proofing Tools Bahasa Indonesia Microsoft Office menjadikan bahasa Inggris sebagai default referensi proofing tools. Oleh karena itu ketika kita membuat dokumen berbahasa Indonesia, sistem proofing tools akan memberikan tanda bahwa ejaannya keliru. Tidak jarang seluruh dokumen yang dibuat hampir semuanya bertanda merah. Oleh karena itu untuk mendapatkan koreksi yang akurat terhadap dokumen berbahasa Indonesia, diperlukan file dictionary untuk proofing tools bahasa Indonesia. Untuk Microsoft Office 2003, program proofing tools tersebut bisa dengan mudah karena dijual bebas. Sedangkan untuk Microsoft Office 2007, file dictionary bahasa Indonesia (IndoWorldList) bisa di download di website Kepaniteraan Mahkamah Agung di menu download. Uraian di bawah ini akan menjelaskan instalasi dan penggunaan proofing bahasa Indonesia untuk Microsoft Office 2007. 3. Proses Instalasi a. Unduh file dictionary bahasa Indonesia yang berbentuk file WinRar ZIP archive dengan nama file: IndoWordlList; b. Extract file tersebut, misalnya di My Document. File hasil extract berbentuk file Text Dokumen Koreksi Elektronik halaman 2
c. Ubah Encoding file yang sudah diextract dari ANSI menjadi Unicode, dengan cara save as dari file txt (dibuka menggunakan notepad); d. Klik office button, kemudian klik Word Option e. Pilih menu Proofing Koreksi Elektronik halaman 3
f. Klik Custom Dictionaries g. Klik Add, kemudian buka file IndoWorldList.txt (pilih di Look in), lalu pilih Open Koreksi Elektronik halaman 4
h. Jadikan IndoWordList sebagai default i. Lakukan pengecekan, dengan cara klik Edit Word List, pastikan file IndoWordList.dic berisi file seperti terlihat dalam gambar di bawah j. Apabila Dictionary list bahasa Indonesia pada IndoWorList.dic dalam keadaan kosong lakukan langkah-langkah sebagai berikut: - Extract kembali file IndoWordlList (yang berbentuk file WinRar ZIP archive) di tempat yang sama. File hasil extract yang berbentuk file Text Dokumen dibuka dengan notepad kemudian diubah Encoding filenya dari ANSI menjadi Unicode, dengan cara save as seperti pada langkah sebelumnya (huruf c, halaman 2), selanjutnya replace file sebelumnya; Pastikan kembali Dictionary list bahasa Indonesia pada IndoWorList.dic tidak dalam keadaan kosong, seperti dalam langkah huruf (i) di atas. Koreksi Elektronik halaman 5
k. Menambah dan mengurangi file dictionary Untuk menambahkan file dictionary bisa dilakukan dengan dua cara. Pertama dengan add to dictionary terhadap kata yang diindikasikan keliru padahal sesungguhnya sudah tepat (langkah ini akan dijelaskan pada bagian berikutnya). Kedua, dengan cara menambahkan secara langsung, dengan cara-cara sebagai berikut: Buka word option, pilih proofing, klik custom dictionary, pilih edit word list, tuliskan kata yang akan ditambahkan, kemudian pilih add. Cara lain adalah dengan membuka langsung file IndoWordList melalui notepad kemudian copy-paste kata yang akan ditambahkan. Langkah yang sama juga dilakukan untuk menghapuskan kata dari file dictionary. Perbedaannya pada bagian akhir proses, yang dikliknya adalah tombol delete. 4. Langkah-langkah Melakukan Koreksi 1. Setelah melakukan proses instalasi sebagaimana langkah-langkah tersebut di atas, proofing tools bahasa Indonesia sudah bisa dijalankan. Namun, sebelumnya harus dipastikan bahwa language yang menjadi default adalah English (United States). Koreksi Elektronik halaman 6
2. Setelah proses instalasi selesai, proofing tools akan memberikan respon terhadap terjadinya kekeliruan ejaan dalam pengetikan. Respon tersebut berupa munculnya tanda merah pada kata yang keliru tersebut, seperti gambar berikut ini : 3. Untuk melakukan koreksi terhadap kata yang diberikan tanda keliru oleh sistem proofing tools, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: - Arahkan kursor tepat pada kata yang bertanda garis merah, kemudian klik kanan; Pilih kata yang paling tepat sesuai dengan konteksnya dari daftar pilihan kata yang diberikan oleh sistem, seperti pada gambar berikut ini: Koreksi Elektronik halaman 7
4. Proofing tools bahasa Indonesia sering kali memberikan indikator keliru terhadap istilah-istilah teknis (misalnya istilah hukum) yang belum terdaftar di IndoWordList, padahal penulisan istilah tersebut telah benar. Untuk kasus seperti ini lakukan langkah-langkah sebagai berikut: Arahkan kursor tepat pada kata yang bertanda garis merah, kemudian klik kanan; Pilih Add to Dictionary; Dengan pilihan Add to Dictionary maka kata Judex (dalam contoh kasus di atas) telah dimasukkan dalam perbendaharaan (dictionary) sehingga ketika kata tersebut ditulis tidak akan dianggap keliru. Semakin sering dilakukan add to dictionary; 5. Penutup Demikian semoga informasi sederhana ini bisa memberikan manfaat. Apabila tersebut bisa Bapak/Ibu memerlukan bantuan untuk menjalankan sistem : email menghubungi kami: Asep Nursobah (081386841899), Koreksi Elektronik halaman 8