KEPUTUSAN MENTERl AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN 2016 TENT ANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS PADA KEMENTERlAN AGAMA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTER! AGAMA REPUBLIK INDONESIA, a.bahwa dalam rangka meningkatkan tertib administrasi dan informasi Menimbang kedinasan antarunit Agama; pada Kementerian komunikasi serta efisiensi organisasi, perlu ditetapkan tata naskah dinas b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana Keputusan dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Menteri Agama Lentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama; Mengingat 1.Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Negara Republik Indonesia Tambahan Lembaran Negara Republik 2964) sebagaimana Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tambahan Lembaran Negara Republik 5071); Pokok Kearsipan (Lembaran Tahun 1971 Nomor 32, Nomor Indonesia telah diubah dengan Undang­ Nomor 152, Nomor Indonesia 2.Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035); 3.Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Rcpublik Negara Republik Indonesia Indonesia Nomor 176); 4.Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor 71, Tambahan Republik Lembaran Negara Republik Indonesia Indonesia Nomor 1630); 5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Indonesia Nomor 5286); Negara Republik Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Indonesia
2- 6.Peraturan Presiden Kementerian Nomor 7 Tahun 2015 ten tang Organisasi Republik Indonesia Negara Negara (Lembaran Tahun 2015 Nomor 8); 7.Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun 2015 tentang Negara Republik Kementerian Indonesia Agama (Lembaran Tahun 2015 Nomor 168); 8.Peraturan tentang sebagaimana dengan Peraturan Keempat Atas Peraturan Menteri tentang Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi Tata Kerja Kementerian Agama (Berita Indonesia Menteri Organisasi Agama Nomor 10 Tahun 2010 Agama dan Tata Kerja Kementerian telah beberapa kali diubah terakhir Agama Nomor 16 Tahun 2015 Menteri Perubahan dan Negara Republik Tahun 2015 Nomor 348); 9.Peraturan Menteri Nomor 6 Tahun 2011 tentang Persuratan Pemerintah; Pendayagunaan Aparatur Negara Pedoman Umum Tata di Lingkungan Dinas Elektronik Instansi 10.Peraturan tentang Kementerian Tahun 2012 Nomor 851); Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 dan Tata Kerja Instansi Organisasi Vertikal Indonesia Agama (Berita Negara Republik 11.Peraturan Reformasi Pedoman Tata Persuratan (Berita 69); Menteri Birokrasi Pendayagunaan Aparatur Negara dan Nomor 80 Tahun 2012 tentang Dinas Instansi Pemerintah Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 12.Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Pedoman Nomor 13/KEP/M.PAN/ 1/2003 tentang Umum Perkantoran Lingkungan Lingkup Intranet Elektronis di Instansi Pemerintah; MEMUTUSKAN: Menetapkan: KEPUTUSAN MENTER! AGAMA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS PADA KEMENTERIAN AGAMA. KESATU KEDUA Menetapkan Kementerian Lampiran Keputusan Menteri Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama sebagaimana merupakan Satuan Kerja, dan Unit Pelaksana Kementerian dinas. Pedoman Tata Naskah Dinas pada Agama sebagaimana tercantum dalam yang merupakan ini. bagian tidak terpisahkan dari dimaksud dalam Diktum KESATU Satuan Organisasi, pedoman bagi seluruh Teknis pada tata naskah Agama dalam menyelenggarakan L
3 - KETIGA Tata naskah dinas yang telah ada di lingkungan Kementerian dengan Pedoman Agama paling ditetapkan. Agama secara bertahap agar disesuaikan Tata Naskah Dinas pada Kementerian lambat 2 (dua) tahun sejak Keputusan ini KEEMPAT Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 25 Januari 2016 MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, ttd. LUKMAN HAKIM SAIFUDDIN
4- LAMPI RAN KEPUTUSAN NOMOR 9 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS PADA KEMENTERIAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA AGAMA BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Sesuai dinamika perkembangan peraturan dan teknologi informasi, Kementerian dinas dalam rangka memperlancar tulis kedinasan. Agama perlu menyempumakan tata naskah dan komunikasi arus informasi Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi meliputi penggunaan Indonesia surat, pengaturan lambang jenis dan penyusunan logo dan cap dinas, tentang negara, naskah dinas, bahasa tata penggunaan yang baik dan benar, kewenangan penandatangan, dan alur surat. Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh dalam Peraturan Persuratan Peraturan Tahun 2012 tentang Pemerintah, disempurnakan. satuan organisasi/kerja Agama telah diatur pada Kementerian Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Menteri Dinas di Lingkungan Menteri Agama. Dengan adanya Negara Nomor 80 Departemen Negara Pendayagunan Aparatur Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Instansi dalam Tata Persuratan ketentuan Dinas tersebut perlu 8.Maksud dan Tujuan 1.Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas dimaksudkan acuan bagi satuan organisasi/ pengelolaan Agama. sebagai kerja dalam pembuatan rujukan atau dan naskah dinas setiap unit kerja pada Kementerian 2.Tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas bertujuan komunikasi kelancaran Agama. pada Kementerian untuk menciptakan antar unit kerja tulis yang efektif dan efisien C.Sasaran Sasaran adalah: 1.tercapainya penetapan Agama Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian bahasa, dan penafsiran kesamaan pengertian, tata naskah dinas; penyelenggara
5- 2.terwujudnya unsur lainnya 3. tercapainya keterpaduan dalam lingkup tata naskah dinas dengan pengelolaan umum; administrasi efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas; dan 4. berkurangnya tumpang tindih, tata naskah dinas. salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan D.Asas Asas yang harus diperhatikan sebagai dalam penyusunan naskah dinas berikut: 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan dan efisien dalam penulisan, naskah dinas, spesifikasi bahasa Indonesia tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif penggunaan ruang atau lembar informasi, serta dalam penggunaan yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan Naskah dinas diproses yang telah dibakukan. dan disusun menurut tata cara dan bentuk 3.PertanggungJawaban Penyelenggaraan dari segi isi, format, prosedur, tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan kewenangan, dan keabsahan. 4. Keterkaitan Kegiatan kesatuan penyelenggaraan sistem administrasi tata naskah dinas dilakukan dalam satu umum. 5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan dan tepat sasaran secara cepat, tepat waktu, dalam redaksional, prosedural, dan distribusi. 6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, penyampaian distribusi. klasifikasi, kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan E.Ruang Lingkup Ruang lingkup berbagai Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Agama yang mencakup pengaturan kegiatan meliputi dan format naskah dinas, penyusunan naskah dinas korespondensi, penandatanganan penggunaan lambang negara, logo dalam naskah dinas, tata persuratan, jenis tentang naskah dinas, pengurusan naskah dinas, media surat-menyurat. dan penggunaan F.Pengertian Umum 1.Naskah Dinas adalah informasi tulis sebagai alat komunikasi yang oleh pejabat yang dibuat dan/ atau dikeluarkan kedinasan berwenang pada Kementerian penyelenggaraan Agama. Agama dalam rangka tugas sesuai tugas dan fungsi Kementerian
6- 2.Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengabsahan, distribusi, media yang digunakan dalam komunikasi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, dan penyimpanan naskah dinas, serta kedinasan. 3.Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang menggambarkan negara, tangan, tata letak, termasuk penggunaan nama instansi, lambang logo dan cap dinas, penulisan dan cap dinas, serta bentuk redaksional. boks tanda 4.Lambang Negara adalah Lambang Garuda. 5.Lambang Kementerian Agama adalah Lambang Ikhlas Beramal yaitu gambar digunakan dalam identitas. dan/atau huruf dalam bentuk segi lima yang Naskah Dinas Kementerian Agama sebagai 6.Lambang Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri adalah gambar dan/atau Negeri. huruf sebagai identitas Perguruan Tinggi Keagamaan 7.Kode Jabatan adalah kode jabatan penandatangan dinas, disusun berdasarkan jabatan organisasi pada naskah dalam yang terdapat dan tata kerja yang telah ditetapkan oleh Menteri Agama 8.Satuan Organisasi adalah bagian dari suatu organisasi administrasi yang kegiatan-kegiatan dalam arti menyelenggarakan terbatas mengurusi administrasi kepegawaian, um um. yang di dalamnya terdapat pejabat-pejabat yang keuangan, dan administrasi 9.Satuan Kerja adalah unit-unit administrasi di bawah satuan organisasi yang melaksanakan unsur yang menangani administrasi tertentu dan tidak memenuhi unsur­ keuangan, kepegawaian, administrasi dan umum.
7 - BAB II JENIS DAN WEWENANG PEMBUATAN/PENETAPAN, DAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS A.Jenis Naskah Dinas Jenis naskah dinas terdiri naskah dinas staf. arahan, dan telaahan dari naskah dinas korespondensi, 1.Naskah dinas arahan terdiri naskah dinas khusus, laporan, dari: Peraturan Pedoman, Edaran, Menteri Agama, Keputusan, Menteri Agama, Surat Prosedur, Instruksi Operasional Pelaksanaan, Petunjuk dan Surat Tugas. Standar 2.Naskah Dinas Korespondensi dari: terdiri Internal a.Naskah Dinas Korespondensi meliputi nota dinas dan memorandum; b. Naskah Dinas c.Surat Undangan. Korespondesi Eksternal berupa surat dinas; dan 3.Naskah Dinas Khusus meliputi perjanjian dalam negeri surat kuasa, berita acara, surat keterangan, dan perjanjian internasional, pengantar, surat dan pengumuman. 4.Laporan; Staf; 5.Telaahan 6.Formulir; dan 7.Naskah Dinas Elektronik. B.Naskah Dinas 1.Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan pokok atau kebijakan dilaksanakan tugas dan kegiatan dalam penyelenggaraan Agama yang berupa produk hukum yang bersifat penetapan, naskah dinas yang memuat kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan Kementerian pengaturan, dan penugasan. a.Peraturan Ketentuan penulisan peraturan dan Keputusan tentang peraturan pengertian, kewenangan, format, dan tata cara diatur sesuai ketentuan dan keputusan perundang-undangan. b.Instruksi Instruksi perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan Menteri Menteri Agama merupakan naskah dinas yang Agama membuat tugas yang bersifat sangat penting. c.Pedoman merupakan naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum yang perlu dijabarkan operasional dan penerapannya Agama. Kementerian ke dalam petunjuk dengan karakteristik disesuaikan
8- d.Petunjuk termasuk pelaksanaan memuat cara Pelaksanaan kegiatan, urutan pelaksanaannya. Prosedur Operasional e.Standar Ketentuan penulisan tentang peraturan pengertian, diatur kewenangan, format, dan tata cara perundang-undangan. dengan peraturan f.Surat Edaran merupakan naskah dinas yang memuat penetapan dan pemberitahuan serta ditujukan mendesak tentang hal tertentu yang dianggap tertentu. dan penting kepada lingkungan g.Surat tugas Surat tugas merupakan Pimpinan atau pegawai pekerjaan naskah dinas dari Menteri Agama, kepada bawahan untuk melaksanakan yang ditujukan penugasan Satuan Organisasi/Kerja yang berisi dengan tugas dan fungsi. lainnya sesuai 2.Naskah Dinas Korespondensi a.Naskah Dinas Korespondesi Internal 1)Nota Dinas merupakan organisasi/kerja tugas guna menyampaikan permintaan, pendapat Nota Dinas memuat hal yang bersifat ringkas disposisi 2)Memorandum naskah dinas internal pada satuan dalam melaksanakan yang dibuat oleh pejabat laporan, pemberitahuan, kepada pejabat lain. rutin, berupa catatan pernyataan, atau penyampaian dijawab dengan dan dapat langsung dan lengkap, oleh pejabat struktural merupakan naskah yang dituju. dinas internal mengingatkan pada satuan suatu masalah, saran, dan pendapat organisasi/kerja menyampai kedinasan. yang bersifat kan arahan, peringatan, b.Naskah Dinas Korespondesi Eksternal adalah Surat Dinas Surat Dinas merupakan dalam menyampaikan pernyataan, atau hal kedinasan organisasi. c.Surat Undangan naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat berupa pemberitahuan, informasi kedinasan penyampaian naskah dinas atau barang, kepada pihak lain di luar satuan permintaan, lainnya surat dinas yang memuat undangan merupakan kepada pejabat/pegawai menghadiri dan pertemuan. yang tersebut pada alamat tujuan untuk suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, 3.Naskah Dinas Khusus a.Perjanjian pengertian, Ketentuan diatur penulisan peraturan Dalam Negeri tentang dan Perjanjian Internasional. kewenangan, format, dan tata cara perundang-undangan. dengan peraturan naskah dinas yang berisi pemberian b.Surat kuasa merupakan wewenang kepada badan hukum/kelompok atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu dalam rangka kedinasan. tindakan orang/perseorangan tertentu c.Berita Acara merupakan naskah dinas yang berisi suatu kegiatan uraian tentang oleh yang harus ditandatangani proses pelaksanaan para pihak dan para saksi apabila diperlukan. l
9- d.Surat Keterangan hal atau seseorang merupakan untuk kepentingan naskah dinas yang berisi kedinasan. informasi e.Surat Pengantar merupakan untuk naskah dinas yang digunakan mengantar / menyampaikan barang atau naskah. f.Pengumuman merupakan naskah dinas yang memuat kepada semua pejabat/ di dalam atau dan golongan pemberitahuan Kementerian di luar Kementerian Agama. yang ditujukan pegawai Agama atau perseorangan 4.Laporan merupakan naskah dinas yang memuat pemberitahuan ten tang pelaksanaan suatu kegiatan/ kejadian. 5.Telaahan Staf merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat dan jelas singkat / atau fungsional struktural mengenai suatu persoalan yang disarankan. pemecahan yang memuat analisis dengan memberikan jalan keluar 6.Formulir merupakan bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar dibuat Formulir dengan judul tertentu data dan informasi. berbagai naskah untuk mencatat dalam bentuk kartu atau lembaran yang diperlukan. berisi 7.Naskah Dinas Elektronik merupakan secara elektronik tercetak keterangan naskah dinas berupa komunikasi atau yang terekam informasi multimedia yang dilakukan elektronik. dalam C.Wewenang Naskah Dinas dan Penandatanganan Pembuatan/Penetapan untuk menetapkan dan menandatangani Agama oleh Menteri Agama. untuk menetapkan Instruksi 1.Kewenangan pada Kementerian dan menandatangani 2.Kewenangan Surat Edaran pada Kementerian pada Sekretaris surat edaran. Agama oleh Menteri atau Pejabat Agama dan dapat dilimpahkan yang ditunjuk Jenderal sesuai substansi 3.Surat tugas dibuat dan ditandatangani Agama dan oleh Menteri sesuai dengan lingkup Satuan Organisasi/Kerja dan tanggung Pimpinan wewenang, tugas, jawab. 4.Nota Dinas dibuat dan ditandatangani dalam satu sesuai dengan lingkup oleh pejabat lingkungan wewenang,dan satuan organisasi tugas, internal tanggungjawab. dibuat dan ditandatangani dan tanggung wewenang, 5.Memorandum tugas, oleh atasan sesuai dengan jawab. lingkup 6.Surat Dinas dan Surat Undangan ditandatangani yang oleh pejabat dan berwenang tanggung jawab. sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, 7.Berita Acara ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. 8.Surat Keterangan dan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat jawab. yang sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung 9.Pengumuman Pimpinan wewenang,d dibuat dan ditandatangani Agama serta oleh Menteri sesuai dengan lingkup Satuan Organisasi/Kerja tugas, antanggungjawab. ditandatangani yang diserahi oleh pejabat Staf dibuat dan ditandatangani 10.Laporan 11.Telaahan tugas, tugas. sesuai dengan oleh pejabat dan tanggungjawab. wewenang,
10- BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS A.Persyaratan Penyusunan Setiap Naskah Dinas harus merupakan yang Dalam berikut: pikiran kebulatan jelas, penyusunannya padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. sebagai syarat-syarat perlu memperhatikan 1.Ketelitian Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin kecermatan, dan penerapan kaidah bahasa, Kecermatan dan ketelitian mengurangi kesalahan ketelitian dan isi, struktur, dari bentuk, susunan dilihat pengetikan, kaidah ejaan di dalam pengetikan. sangat membantu pimpinan dalam putusan kebijakan. pengambilan 2.Kejelasan Naskah Dinas harus memperlihatkan materi. kejelasan, aspek fisik, dan 3.Singkat dan Padat Naskah Dinas harus menggunakan benar (bahasa bahasa Indonesia singkat, padat, yang baik dan formal, efektif, dan lengkap). 4.Logis dan Meyakinkan Naskah Dinas harus runtut dan logis yang berarti penuangan gagasan ke dalam Naskah Dinas dilakukan urutan yang logis dan meyakinkan. dan efektif penerima bahwa menurut harus lengkap Struktur kalimat sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi Naskah Dinas. 5.Pembakuan Naskah Dinas harus taat mengikuti sesuai dengan tujuan pembuatan, maupun dari penggunaan memperlancar aturan yang baku yang berlaku baik dilihat dari sudut format bahasanya isi Naskah Dinas. agar memudahkan dan pemahaman B.Lambang Negara dan Lambang Kementerian Agama pada Naskah Dinas Untuk mengidentifikasi Naskah Dinas, pada halaman pertama menggunakan Lambang Negara atau Lambang Kementerian Agama. Pencantuman Lambang Negara atau Lambang Kementerian Agama sebagai berikut: 1.Lambang Negara digunakan untuk Naskah Dinas yang oleh Menteri sendiri ditandatangani Agama. 2.Lambang Kementerian Agama digunakan pejabat struktural untuk Naskah Dinas yang ditandatangani Agama. Kementerian yang berwenang pada
11 - C.Kode Jabatan dan Penomoran pada Naskah Dinas 1.Kode Jabatan Pemberian tata kerja yang ditetapkan sesuai dengan struktur masing-masing jabatan a.Kode jabatan pada pada Naskah Dinas kode jabatan diurutkan berdasarkan organisasi dan oleh Menteri Agama organisasi dan diurutkan dan tata kerja kode penetapan organisasi pada Kewenangan unit organisasi. sebagai berikut: Agama Pusat, Kantor Perguruan dan Pelatihan, Kementerian Wilayah Tinggi Keagamaan Balai Penelitian Agama Provinsi, Kementerian Negeri, Pengembangan, Pelaksana Teknis yang mengalami perubahan penyempurnaan penyempurnaan Agama. oleh Menteri Kode Jabatan satuan kerja pada Kantor Wilayah b.Penyusunan Agama Provinsi, dan Balai Pendidikan Asrama Haji, Kantor Urusan Haji, dan Unit atau organisasi dan penetapan dan tata kerja perlu diikuti dengan kode jabatan yang ditetapkan Kantor Kementerian Agama serta dan Kantor Urusan Agama Kecamatan, Keinenterian Kabupaten/Kota, Madrasah Kepala Kantor Wilayah Negeri dilakukan dengan Keputusan dan ditetapkan Kementerian Agama Provinsi. c.Penyusunan Kode Jabatan satuan kerja pada Perguruan Tinggi dengan Keagamaan Negeri dilakukan Keputusan Negeri. dan ditetapkan Rektor atau Ketua Perguruan Tinggi Keagamaan 2.Penomoran Naskah Dinas Nomor pada Naskah Dinas merupakan kearsipan. Oleh karena itu, susunannya kemudahan segmen penting dalam harus dapat memberikan temu balik, penyimpanan, arsip. dan penilaian a.Susunan penomoran lnstruksi, Surat Edaran, Surat Tugas, dan Naskah Dinas Khusus sebagai 1)nomor surat tugas (nomor urut dalam satu tahun takwim); 2)kode jabatan; 3) bulan (ditulis 4)tahun terbit. berikut: dalam dua digit); dan Contoh nomor surat tugas NOMOR 09/SJ/07 /2015 09 Nomor urut Surat Tugas dalam satu tahun takwim kalender SJ Kode Jabatan 07 Bulan ke-7 (Juli) 2015: Tahun 2015 Sekretaris Jenderal
12 - b.Susunan penomoran Surat Dinas mencakup hal-hal sebagai berikut: 1)kode derajat 2)nomor surat dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim); 3)kode jabatan; 4)kode klasifikasi 5)bulan (ditulis 6)tahun terbit. Contoh: pengamanan surat dinas; arsip (KKA); dalam dua digit); dan a)Nomor Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Menteri Agama: SR-12/MA/KP. I 07.1/07 /2015 Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas bersifat Sangat Rahasia Nomor Surat Dinas Kode Jabatan Menteri Agama ... Kode Klasifikasi Arsip Bulan Ke-7(Juli) ... Tahtm Terbit 2015 b)Nomor Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi: SJ /KP.07.1/07 /2015 R-123/ I Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas bersifat Rahasia Nomor Surat Dinas r Kode Jabatan Sekretaris Jenderal Arsip Kade Klasiiikasi ... Bulan Ke-7 (Juli) � Tahw1 Terbit 2015 c)Nomor Surat Dinas yang Satuan Organisasi: B-321/SJ/B.'N/OT.01.3/06/2015 I ditandatangani atas nama Pimpinan bersifat Biasa Nomor Surat Dinas Kocle Jabatan Kocle Jabatan Kepala Biro Ortala Arsip Kade Klasifikasi r .. Sekretaris Jenderal .. Bulan Ke-6(Junil 2015 Tahun Terbit ...
13 - c.Susunan penomoran nota dinas, memorandum, dan surat undangan 1)nomor nota dinas, dari: terdiri memorandum, dan surat undangan (nomor urut dalam satu tahun takwim); 2)kode jabatan; 3)kode klasifikasi 4)bulan (ditulis 5)tahun terbit. arsip (KKA); dalam dua digit); dan Contoh: Nomor nota dinas yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Nomor 08/SJ/OT.01/06/2015 08 Nomor urut nota dinas, memorandum, dan surat undangan satu tahun takwim kalender SJ Kode Jabatan OT.01 06 2015 Sekretaris Jenderal Arsip Kode Klasifikasi Bulan ke-6 (Juni) Tahun 2015 Surat d.Nomor Salinan Penomoran salinan surat tersebut tertentu berikut: 1)Semua surat yang mempunyai atau rahasia harus surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya sebagai Penyebutan nomor salinan diawasi. surat disusun tingkat keamanan sangat pada halaman rahasia pertama. diberi nomor salinan 2)Jumlah salinan (salinan harus dicantumkan hanya satu meskipun salinan tunggal). surat yang bernomor 3)Pendistribusian salinan harus sama dengan daftar distribusinya. dicantumkan Daftar distribusi harus sebagai lampiran. 4)Penomoran semua Naskah Dinas yang diatur dalam Keputusan ini wajib dimintakan dan fungsi Contoh: tugas kepada unit kerja yang mempunyai Tata U saha. SALINAN 1 D.Nomor halaman Nomor halaman Naskah Dinas ditulis nomor urut angka arab dan dicantumkan atas dengan membubuhkan nomor, kecuali kop Naskah Dinas tidak perlu mencantumkan dengan menggunakan secara simetris di tengah dan setelah tanda hubung (-) sebelum halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan nomor halaman. Contoh: -2-
14- E.Ketentuan Jarak Spasi 1.Jarak antara 2.Jika judul lebih dari satu baris, bab dan judul adalah dua spasi; jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi; 3.Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi; 4.Jarak antara subjudul 5.Jarak masing-masing Dalam penentuan keserasian Naskah Dinas. dan uraian adalah dua spasi; baris disesuaikan jarak spasi, hendaknya dan dengan keperluan. diperhatikan aspek isi dan estetika, dengan menyeimbangkan banyaknya F.Penggunaan Huruf Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 dan penetapan Naskah Dinas pengaturan atau 12, sedangkan sesuai diatur ketentuan peraturan perundang-undangan. G.Lampiran Jika naskah memiliki setiap dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran sebelumnya. lampiran, beberapa lampiran harus diberi nomor urut merupakan nomor lanjutan dari halaman H.Daftar Distribusi Daftar Distribusi merupakan dan digunakan susunan pejabat sebagai menunjukkan yang dibuat oleh pedoman pendistribusian sekretariat pejabat naskah. Setiap distribusi menerima pejabat yang berhak naskah. I.Rujukan Rujukan merupakan naskah atau dokumen lain yang digunakan naskah. Penulisan sebagai rujukan dilakukan berikut: 1.Naskah Dinas yang berbentuk dasar acuan atau dasar penyusunan sebagai Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans naskah yang menjadi dasar. rujukan pembuka diikuti substansi harus rujukan; 2.Surat Dinas memerlukan pada alinea ditulis bersangkutan. ditulis a.Dalam hal Surat Dinas materi surat yang rujukan Dalam hal lebih dari satu naskah, secara kronologis. rujukan, diikuti substansi lebih dari satu naskah, naskah rujukan materi surat rujukan memerlukan ditulis yang bersangkutan harus ditulis b.Cara menulis pada alinea pembuka, itu rujukan kronologis. secara rujukan sebagai berikut: 1)Rujukan Berupa Naskah Penulisan tentang singkat urutan sebagai penandatangan penetapan, tanggal rujukan berupa naskah mencakupi infonnasi naskah yang menjadi rujukan, dengan berikut: Naskah Dinas, nomor Naskah Dinas, jenis Naskah Dinas, jabatan dan subjek Naskah Dinas.
15 - 2)Rujukan Berupa Surat Dinas Penulisan rujukan berupa surat singkat urutan sebagai berikut: penandatangan, dan perihal. surat, dinas mencakupi informasi surat dinas yang menjadi rujukan, dengan tentang jenis surat, jabatan nomor surat, tanggal penandatanganan 3)Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik Penulisan yang dikirimkan tersendiri. rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat melalui sarana elektronik) diatur 4)Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah Rujukan ditujukkan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang kepada instansi nonpemerintah. J.Ruang Tanda Tangan 1.Pengertian Ruang tanda tangan merupakan dinas yang memuat nama jabatan Sekretaris atau Kepala Pusat, tempat pada bagian kaki naskah Agama, Menteri (misalnya, Direktorat dan Kepala Kantor Wilayah). Jenderal, Sekretaris Jenderal, Kepala Biro 2.Cara Penulisan a.Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir. b.Nama jabatan disingkat. c.Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh sesuai tugas boleh dan Ka bid U rais yang dilimpahkan wewenangnya diletakkan Dirjen pada baris kedua dan ketiga Karo Ortala, Pendis, dan fungsinya disingkat; dan Binsyar. misalnya d.Ruang tanda tangan paling e.Nama pejabat sedikit yang menandatangani empat paragraf. naskah dinas ditulis dengan huruf awal kapital. f.Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas untuk tepi kiri disesuaikan adalah dengan baris ± 3 cm, sedangkan terpanjang. Contoh 1 Menteri Agama Republik Indonesia, (tanda tangan) Lukman Hakim Saifuddin Contoh 2 Sekretaris Jenderal, (tanda tangan) Nur Syam
16- Contoh 3 a.n. Sekretaris Kepala Biro Ortala, Jenderal (tanda tangan) Nur Arifin K.Penentuan Batas/Ruang Demi keserasian Tepi dan kerapihan dalam penyusunan Naskah Dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas batas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga ruang tepi dilakukan kosong. Penentuan yang digunakan terdapat pada peralatan Dinas, yaitu: (estetika) terdapat ruang yang dibiarkan berdasarkan ukuran yang untuk membuat Naskah a.ruang tepi atas apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 tanpa kop spasi di bawah kop, dan apabila naskah dinas, kertas; paling sedikit 2 cm dari tepi atas b.ruang tepi bawah: paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas; c.ruang tepi kiri paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur pada waktu dilubangi penyimpanan dalam ordner/ berakibat angka pada naskah dinas tersebut; cukup lebar agar untuk kepentingan tidak snelhechter salah satu huruf/kata/ hilangnya dan d.ruang tepi kanan : paling sedikit 2 cm dari tepi kanan kertas. Cata tan: Dalam pelaksanaannya, bersifat Naskah Dinas. Penentuan paragraf) penentuan ruang tepi seperti dengan banyak atau tidaknya di atas isi suatu juga jarak spasi dalam tersebut fleksibel, disesuaikan ruang tepi (termasuk memperhatikan hendaknya aspek keserasian dan estetika. L.Penggunaan Bahasa Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, dan tepat, menguraikan diperhatikan dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa Bahasa Baku Indonesia Ejaan yang digunakan Indonesia maksud, tujuan, pemakaian serta isi naskah. Untuk itu, perlu kata dan kalimat dalam susunan yang baik yaitu Tata yang berlaku, dan Kamus Besar Bahasa Indonesia. di dalam Naskah Dinas adalah Ejaan Bahasa sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan. M.Media Sarana Naskah Dinas Media sarana Naskah Dinas merupakan alat untuk merekam informasi (kertas). yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional
17 - 1.Kertas Surat Kertas a.Penggunaan yang digunakan 1)Kertas 2)Naskah Dinas yang mempunyai adalah HVS maksimal 80 gram. nilai kegunaan dalam waktu kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau nilai kesamaan lama menggunakan kertas jenis lain yang memiliki rendah harus menggunakan 7. paling tertentu dengan nilai keasaman (PH) kertas 3)Surat Dinas yang asli menggunakan terbaik 4)Kertas yang digunakan kertas berwarna putih dengan kualitas white bond. untuk surat-menyurat Di samping adalah A4 yang kertas kertas 297 x 210 mm (81.4 x 11 % inci). berukuran A4, untuk kepentingan dengan ukuran berikut: a)A3 kuarto ganda (297 x 420 mm); b)AS setengah c)Folio (210 x 330 mm); dan d)Folio ganda (420 x 330 mm). tertentu dapat digunakan kuarto (210 x 148 mm); 2.Sampul Surat Sampul surat merupakan terutama dan warna sampul yang digunakan Agama, diatur Kementerian a.Warna dan Kualitas sarana kelengkapan penyampaian surat, bentuk, pada untuk surat keluar Kementerian Agama. Ukuran, untuk surat-menyurat sesuai dengan keperluan. Sampul surat dinas menggunakan berwarna putih atau coklat rupa sehingga surat dinas yang dikirimkan. dan Tujuan kertas tahan lama (bond) muda dengan kualitas sedemikian sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau b.Penulisan Alamat Pengirim Pada sampul surat harus dicantumkan alamat tujuan. Alamat pengirim susunan kepala surat, yaitu Lambang Negara/ Agama, nama Kementerian alamat Kementerian dicetak alamat penginm dan pada bagian atas dengan dan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak dicetak pada Lambang Kementerian Agama, dan Menteri alamat tujuan mulai Agama/nama pertama Agama. alinea pada bagian sampul kanan bawah. Surat ke dalam Sampul atau ditulis c.Cara Melipat dan Memasukkan Surat dinas dilipat harus lurus dan tidak kusut. Sebelum dipertimbangkan dilipat dilipat Selanjutnya, kepala surat menghadap surat. dengan sudut saling bertemu dan lipatan surat dinas dilipat Surat dinas surat harus sampul yang akan digunakan. dengan cara sepertiga ke depan dan sepertiga surat dimasukkan bagian bawah lembaran bagian atas dilipat ke dalam sampul dengan bagian pembaca ke belakang. ke depan ke arah penerima/
18 - FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT 0 --�- .......... - -=-5!t:::=!=.&:===:.-:-=:: =-"""--�- 0 -----·· ..:::--==._. .. ::. .... =-
Pertama, Lembaran sepertiga bagian bawah kertas surat dilipat kedepan Lembar kertas surat 0--=---·�·....,_. ---.. ---·-. - ·-· w&, .. ..-- ·-· Kedua, sepertiga kertas surat dilipat bagian atas lembaran ke belakang ( ) Ketiga, sampul dengan bagian kepala surat ke depan ke arah pembaca surat menghadap surat dimasukkan ke dalam ( ) N.Susunan Surat Dinas 1.Kop Surat Kop Surat Menteri ketentuan sebagai a.Kop surat Menteri Agama atau Kementerian berikut: Agama Agama diatur dengan 1)Kop surat Menteti menunjukkan surat Mcnteri ditandatangani Agama merupakan kepala surat yang Agama. Kertas dengan kop untuk surat yang jabatan Agama hanya digunakan oleh Menteri Menteri Agama.
19 - 2)Kop surat Menteri Agama terdiri alas Lambang Negara di tengah dan tulisan Menteri Agarna Republik Indonesia dengan rnenggunakan sirnetris. huruf yang digunakan ukuran kertas. huruf kapital, di atas secara dicetak ukuran Lambang Negara dengan serasi clan sesuai dengan Perbandingan hendaknya b.Kop surat Kernenterian Agama 1)Kop surat Kementerian alarnat Kementerian dimaksud digunakan Agarna menunjukkan nama dan Agama. Kertas dengan kop surat untuk kernuclahan semua surat. 2)Kop Surat narna Kementerian Agama diatur dengan ketentuan sebagaimana berikut: a)Kop Naskah Dinas Satuan Organisasi Eselon I Pusat: ( 1)Susunan tulisan: Kop surat dengan nama Kementerian satuan organisasi terdiri terletak Kementerian nama satuan organisasi diikuti eselon Kertas dengan kepala nama satuan organisasi untuk naskah I pada Kementerian oleh pejabat Eselon I dinas yang ditandatangani yang bersangkutan bawahnya. Agama dalam eselon 1 pada Kementerian Agama Agama yang dari Lambang Kernenterian di margin kiri, baris pertama bertuliskan Agama Republik Indonesia, eselon I, dan di bawahnya baris kedua alamat satuan kerja eselon 1. Agama digunakan atau pejabal struktural di (2)Jenis dan ukuran huruf (a)tulisan Indonesia, Agama Republik dan jenis fontArial 14; Eselon I, dengan Kementerian dengan huruf kapital (b)tulisan nama unit organisasi dan jenis font Arial 12; dan huruf kapital (c)alamat unit organisasi Eselon I, dengan huruf awal kapital dan jenis font Arial 9. Contoh: KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL rat Nomor 3-4 Jakarta Jalan Lapangan Banteng Ba 10710 Telepon (021) Faksimili (021) 3503466 Website: b)Kop surat Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi (1)Susunan tulisan: Kop surat dengan nama Kantor Wilayah Kementerian Kementerian baris pertama bertuliskan Republik Indonesia, Wilayah Kementerian bawahnya cliikuti terdiri Agama Provinsi Agama yang terletak dari Lambang di margin kiri, Kernen terian Agama baris kedua nama Kantor dan di Agama Provinsi, alamat Kantor Wilayah.
20 - Kertas dengan kepala nama Kantor Wilayah Kementerian Naskah Dinas yang ditandatangani yang bersangkutan bawahnya. Agama Provinsi digunakan untuk oleh pejabat atau pejabat struktural di (2)Jenis dan ukuran huru[ (a)tulisan Kementerian Agama Republik dan jenis font Arial 14; Indonesia, dengan huruf kapital (b)tulisan nama Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi, font Arial 12; dan dengan huruf kapital dan jenis Agama (c)alamat Kantor Wilayah Kementerian dan jenis Provinsi, font Arial 9. dengan huruf awal kapital Contoh: KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA KANTOR WILA YAH KEMENTERIAN A GAMA PROVINS! OKI JAKARTA Jalan D.I. Panjaitan No.10 Jakarta Telepon (021) 8197479; Faksimili Timur 13340 (021) 8195461 Website: c)Kop surat Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota (1)Susunan tulisan: Kop surat dengan nama Kantor Kementerian Kabupaten/Kota Agama yang terletak bertuliskan Agama baris kedua nama Kantor Kementerian alamat Kabupaten/Kota, Agama Kabupaten/Kota. Kantor Kementerian Agama dari Lambang Kementerian terdiri di margin kiri, baris pertama Agama Republik Indonesia, Kementerian dan di bawahnya diikuti Kertas dengan kepala nama Kantor Kementerian digunakan Agama Kabupaten/Kota Dinas yang ditandatangani bersangkutan untuk Naskah oleh pejabat yang atau pejabat struktural di bawahnya. (2)Jenis dan ukuran huruf (a)tulisan Kementerian Agama Republik dan jenis font Arial 14; Indonesia, dengan huruf kapilal (b)tulisan nama Kantor Kementerian Agama Ka bu paten/ Kota, dengan huruf kapital dan jenis font Arial 12; dan (c)alamat Kantor Kementerian Agama Kabupaten/ dan jenis font Kota, dengan huruf awal kapital Arial 9.
21 - Contoh: KEMENTERIAN KANTOR KEMENTERIAN AGAMAKOTA AGAMA REPUBLIK INDONESIA JAKARTA UTARA Jalan Plumpang Semper Raya Nomor 52 Jakarta Utara (021) 43930820; Telepon (021) 43930820-43930455: Faksimili Website: d)Kop surat Madrasah atau Kantor Urusan Agama Kecamatan (1)Susunan tulisan: Kop surat dengan nama Madrasah atau Kantor dari Lambang Urusan Agama Kecamatan terdiri di margin kiri, Agama yang terletak Kementerian baris pertama bertuliskan Indonesia, Republik Agama Kabupaten/ Madrasah atau Kantor Urusan Agama Kecamatan, dan di bawahnya diikuti Kantor Urusan Agama Kecamatan. Kementerian baris kedua Kantor Kementerian Agama Kota, baris ketiga nama alamat Madrasah atau Kertas dengan kepala nama Madrasah atau Kantor digunakan untuk naskah Urusan Agama Kecamatan dinas yang ditandatangani bersangku tan. oleh pejabat yang (2)Jenis dan ukuran huruf (a)tulisan Kementerian Agama Republik dan jenis font Arial 14; Indonesia, dengan huruf kapital (b)tulisan nama Kantor Kementerian Agarna dan jenis Kabupaten/Kota, font Arial 12; dengan huruf kapital (c)tulisan nama Madrasah atau Kantor Urusan dengan huruf kapital dan Agama Kecamatan, jenis fonl Arial 11; dan (d)alamat Madrasah atau Kantor Urusan Agama Kecamatan, font Arial 9. dengan huruf awal kapital dan jenis Contoh KUA Kecamatan: KEMENTERIAN KANTOR KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA A GAMA KOTA JAKARTA SELA TAN KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN PASAR MINGGU Jalan Kebagusan Raya Nomor 52 Ragunan Pasar Min9gu, Jakarta Selatan Telepon (021) 7822819; Faksimili (021) 7822819; Website: IJ
22 - Contoh Madrasah: KEMENTERIAN KANTOR KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA AGAMA KOTA JAKARTA BARAT MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 Jalan Rawa Bahagia Telepon Baral Raya Grogol Petamburan Jakarta (021) 5600768; (021) 5600768; Website: Faksimili e)Kop surat Balai, Kantor Urusan Haji, Asrama Haji Embarkasih, dan Unit Percetakan al-Qur'an (1)Susunan tulisan: Kop Naskah Dinas dengan nama Balai, Kantor Urusan Haji, Asrama I-Jaji Percetakan al-Qur'an Kementerian Agama yang terletak baris pertama bertuliskan Republik Indonesia, Urusan Haji, Asrama Haji Embarkasih, Percetakan alamat Balai, Kantor Urusan Haji, Asrama Haji Embarkasih, Kertas dengan kepala nama Balai, Kantor Urusan Haji, Asrama Haji Embarkasih, al-Qur'an digunakan ditandatangani struktural pejabat Embarkasih, terdiri dari Lambang di margin kiri, dan Unit Agama Kementerian baris kedua nama Balai, Kantor dan Unit serta di bawahnya diikuti al-Qur'an, dan Unit Percetakan al-Qur'an. dan Unit Percetakan untuk Naskah Dinas yang oleh pejabat yang bersangkutan atau di bawahnya. (2)J enis dan ukuran huruf (a)tulisan Kementerian Agama Republik dan jenis font Arial 14; Indonesia, dengan huruf kapital (b)tulisan nama Balai, Kantor Urusan Haji, Asrama Haji Embarkasih, dengan huruf kapital dan Unit Percetakan Arial 12; clan clan jenis font al-Qur'an, (c)alamat Balai, Kantor Urusan Haji, Asrama Haji Ernbarkasih, dengan huruf awal kapital clan Unit Percetakan al-Qur'an, clan jenis font Arial 9. Con toh Balai: KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN PROVINS! DKI JAKARTA Jalan Rawa Kuning Pulo Gebang Cakung Jakarta Timur Telepon (021) 4803578 (021) 4803577; Faksimili Website: f)Kop surat Perguruan (1)Susunan tulisan: Kop Naskah larnbang PTKN yang terletak pertarna bertuliskan Indonesia, bawahnya diikuti Tinggi Keagarnaan Negeri (PTKN) dari Dinas dengan narna PTKN terdiri di margin kiri, baris Kementerian baris kedua nama PTKN, dan di Agama Republik alamat PTKN.
23 - Kertas dengan kepala nama PTKN digunakan Naskah Dinas yang ditandatangani di yang bersangkutan bawahnya. untuk oleh pejabat struktural atau pejabat (2)Jenis dan ukuran huruf (a)tulisan Kementerian Indonesia, Agama Republik dan jenis font Arial 14; dan dengan huruf kapital (b)tulisan nama PTKN, dengan huruf kapital jenis font Arial 12; dan (c)alamat PTKN, dengan huruf awal kapital dan 9. jenis fontArial Contok PTKN: KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALI JAGA YOGYAKARTA Jalan Marsda Adisucipto Yogyakarta 55281 (021) 586117; Faksimili Telepon 512474 -589621; (0274) Website: 2.Tanggal Tanggal a.tanggal ditulis b.bulan ditulis c.tahun ditulis Surat surat ditulis berikut: dengan tata urut sebagai dengan angka Arab; dengan huruf lengkap; lengkap dan empat digit dengan angka Arab. 3.Hal Surat Hal merupakan kelompok alasan berikut: a.menyampaikan materi pokok surat yang dinyatakan dengan kata singkat tetapi jelas. dengan Hal perlu dicantumkan singkat tentang materi yang rujukan dalam komunikasi; penjelasan dan menjadi identifikasi dikomunikasikan halaman pada dan alur peng1nmansurat atau b.memudahkan dalam penyusunan atas lebih dari satu halaman; surat yang terdiri c.memudahkan penentuan pemberkasan 4.Tujuan dan Alamat Surat surat. dan penyimpanan a.Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan satuan organisasi/ ditujukan kantor, satuan kerja yang dituju. kepada identitas Surat Dinas tidak dapat yang tidak individual, misalnya dan instansi. b.Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis kementerian, pemerintah/ berikut: 1)nama jabatan; 2)jalan; 3)kota; dan 4)kode pos. dengan urutan sebagai pejabat
24- Contoh: Yth. Menteri dan Reformasi Jalan Jenderal Jakarta Pendayagunaan Negara Aparatur Birokrasi Sudirman Kavling 69 12190 5.Paragraf Paragraf berkaitan Fungsi paragraf memisahkan, tertulis. dan Spasi Surat merupakan sekelompok satu dengan kalimat pernyataan yang yang lain, yang merupakan satu kesatuan. pemahaman penerima, dalam komunikasi adalah mempermudah atau menghubungkan pemikiran lsi surat dinas diketik antara paragraf yang yang terdiri spasi. Pemaragrafan spasi. satu spasi dan diberi satu dengan paragraf jarak 1,5 s.d. 2 spasi di Surat yang lainnya. atas satu paragraf jarak antar barisnya adalah dua dengan ketuk, yaitu + 6 ketuk atau ditandai 6.Warna Tinta Tinta yang digunakan sedangkan untuk biru tua. Tinta berwarna merah hanya digunakan tingkat Penggunaan untuk penulisan penandatanganan hitam, surat berwarna surat berwarna hitam atau untuk penulisan keamanan surat Rahasia (R) atau Sangat Rahasia (SR). warna tinta cap dinas berwarna ungu. 7.Salinan Salinan surat dinas hanya diberikan pada tembusan terdapat kepada pejabat disampaikan kepada yang berhak dan surat, yaitu salinan surat yang yang terkait. 8.Tingkat Keamanan a.Sangat Rahasia disingkat dinas yang tertinggi keamanan dan keselamatan sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka akan membahayakan b.Rahasia disingkat berhubungan Jika disiarkan tidak berhak, c.Biasa disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dengan secara tidak sangat erat hubungannya negara. Jika disiarkan keamanan dan keselamatan negara. (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang erat dengan keamanan dan keselamatan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang negara. maka akan merugikan negara. keamanan isi suatu surat dinas dalam butir a dan b. Namun itu tidak (B): tingkat yang tidak termasuk berarti kepada yang tidak berhak mengetahuinya. bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan Surat yang mengandung (Sangat rangka keamanan dan keselamatan keamanan ditulis surat). a.0 b. � materi dengan tingkat keamanan tertentu Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam negara. Tanda tingkat dengan cap (diketik berwarna merah pada nomor
25 - Jika surat dinas tersebut salinan surat asli. pada harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada disalin, cap tingkat keamanan 9.Kecepatan Penyampaian a.Amat Segera/ Kilat merupakan surat dinas yang harus pada hari yang sama diselesaikan/ dengan batas waktu 24 jam. dikirim/ disampaikan b.Segera merupakan disampaikan c.Biasa merupakan surat dinas yang harus diselesaikan/ dikirim dalam waktu 2 x 24 jam. harus diselesaikan/ oleh yang diterima surat dinas yang dikirim/ bagian penginman, caraka/ disampaikan menurut urutan sesuai dengan jadwal perjalanan kurir. 0.Ketentuan Surat-Menyurat 1.Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim surat tersebut kerja, untuk mempercepat dituju tersebut, tetapi dicantumkan bersangkutan. langsung kepada individu formal). (pejabat yang bukan kepala satuan surat kepada pejabat kepada kepala satuan kerja, Jika kepada pejabat ditujukan penyampaian yang surat tetap ditujukan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang 2.Alur Surat-Menyurat Alur surat-menyurat tertinggi hingga ke pejabat dapat dilakukan sehingga a.Alur surat dari atas ke bawah diatur harus melalui hierarki pimpinan yang berwenang dari tingkat terendah struktural pengendalian penyelesaian. sebagai Jenderal, berikut: Direktur 1)Surat dari Menteri, Sekretaris dan Diklat, Jenderal, ke instansi yang dikirim Kepala Badan Litbang vertikal kepada Kepala Kantor Wilayah, Rektor IHDN, Ketua STAIN, Ketua STAKN, Ketua STAHN, Ketua STABN dan Kepala Balai. Agama dialamatkan dan UPT pada Kementerian Rektor IAIN, Rektor UIN, Agama, 2)Surat dari Kepala Kantor Wilayah Kementerian dikirim kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota dan Kepala Madrasah Aliyah Negeri. 3)Kepala Balai, Rektor IAIN, Rektor UIN, Rektor IHDN Ketua STAIN, Ketua STAKN, Ketua STAHN, Ketua STABN kepada Kepala Kankemenag Aliyah Negeri melalui Provinsi. Kabupaten/Kota dan Kepala Madrasah Kepala Kanwil Kementerian Agama 4)Surat dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/ ke Kantor Urusan Agama Kecamatan, Kota, yang dikirim MTsN dan MIN dalam lingkungan kepada Kepala Kantor Urusan Agama Kecamatan, MTsN dan Kepala MIN. 5)Tidak dibenarkan wilayahnya dialamatkan Kepala langsung surat yang ditujukan mengirim kepada Kepala Bidang/Pembimbing Kementerian Penyelenggara Kabupaten/ pada Kantor Wilayah atau Kepala Seksi/ Agama Provinsi Bimbingan pada Kantor Kementerian Agama Kota.
26- 6)Inspektur mengirim pengawasan karena tugas dan fungsinya Jenderal dapat rangka surat kepada unit manapun dalam dan tindak lanjut hasil pemeriksaan. 7)Dalam hal pengiriman surat ditujukan kepada Kepala Kantor Wilayah maka Kepala Kantor Kementerian Agama dapat diberi atau Kabupaten/Kota tembusan. dikirim apabila diperlukan b.Alur surat dari bawah ke atas diatur sebagai berikut: 1)Kepala Kantor Urusan Agama Kecamatan Negeri (MTsN) dan Madrasah (KUA), Madrasah Negeri Ibtidaiyah Tsanawiyah (MIN) yang mengirim ditujukan Kabupaten/Kota. surat alur keatas hanya boleh kepada Kepala Kantor Kementerian Agama 2)Kepala Kantor Kementerian dan surat Aliyah Negeri (MAN) yang mengirim kepada Kepala Kantor Agama Kabupaten/Kota Kepala Madrasah alur ke atas hanya boleh ditujukan Agama Provinsi. Wilayah Kementerian 3)Khusus untuk surat mengenai kenaikan pangkat Ibtidaiyah Aliyah Negeri diatur dalam (kepegawaian) Madrasah maka berlaku Keputusan Petunjuk lingkungan 4)Khusus mengenai di lingkungan Madrasah Negeri, Negeri dan Madrasah Tsanawiyah alur/prosedur sebagaimana Agama Nomor 27 Tahun 1971 tentang Menteri Pangkat di Kenaikan Pelaksanaan Penyelesaian Agama. Kementerian surat tentang pensiun pengurusan pada Kementerian dan Agama berlaku sebagaimana diatur dalam Menteri Pelaksanaan pegawai pemberhentian alur/prosedur Agama Nomor 27 Tahun 1981 tentang Penyelenggaraan lingkungan Keputusan Petunjuk Pegawai di Pensiun dan Pemberhentian Kementerian Agama. Kementerian 5)Kepala Kantor Wilayah Agama Provinsi yang Agama kepada Menteri dan dan Pelatihan untuk atau kepada sesuai dengan bidangnya atau kepada untuk urusan pengawasan untuk urusan administratif. surat alur mengirim atau Direktur Jenderal, Pengembangan urusan operasional Inspektur Sekretaris surat alur keatas ditujukan Kepala Badan Penelitian serta Pendidikan Jenderal Jenderal 6)Dekan pada IAIN, UIN, atau IHDN yang mengirim ke atas hanya boleh ditujukan UIN, atau Rektor IHDN masing-masing. kepada Rektor IAIN, Rektor 7)Rektor IAIN dan Rektor UIN mengirim kepada Menteri surat alur keatas Agama atau kepada Direktur ditujukan Jenderal Pendidikan Jenderal �tau kepada Inspektur Jenderal atau kepada Sekretaris surat alur ke atas ditujukan Islam untuk urusan teknis operasional untuk urusan pengawasan untuk urusan administratif. kepada Bimbingan atau operasional atau 8)Rektor IHDN mengirim Jenderal Menteri Masyarakat kepada lnspektur kepada Sekretaris Agama atau kepada Direktur Hindu untuk urusan teknis Jenderal Jenderal untuk urusan pengawasan untuk urusan administratif.
27 - 9)Ketua STAIN, STAKN, STAHN, clan STABN mengirim surat alur surat keatas ditujukan masing-masing. kepada Direktur Jenderal 10)Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan serta Balai yang mengirim surat Pengembangan Keagamaan, Penelitian alur keatas hanya ditujukan kepada Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan tembusannya Kementerian dan Pelatihan serta Pcndidikan dikirim kepada Kepala Kantor Wilayah Agama setempat. c.Alur surat ke samping (Horisontal) 1)Surat dari eselon I kepada pejabal eselon l lainnya ditujukan langsung kepada pejabat eselon l yang bersangkutan. 2)Surat dari pejabat eselon II yang ditandatangani atas nama kepada pejabal eselon l yang pejabal esclon I diLujukan bersangkulan u.p. pejabat eselon ll yang dituju. Agama 3)Surat dari Kepala Kantor Wilayah Kementerian Provinsi, STAIN, Ketua STAKN, Ketua STAHN, Ketua STABN, dan Kepala Balai yang ditujukan bersangkutan masing satuan organisasi Reklor lAIN, Rektor UIN, Rektor IHDN, Ketua an tar satuan organisasi kepacla yang bersangkutan. harus dialamatkan pimpinan masmg­ 3.Disposisi Disposisi pengelolaan pada lembar disposisi, merupakan salu kesaluan clengan naskah atau surat dinas yang dan tidak boleh dipisahkan, bersangkutan disposisi surat pun yang tergabung merupakan petunjuk tertulis surat alau pcnyelesaian mengenai tindak lanjut secara jelas surat, yang ditulis tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi pada lembar sehingga selalu dicantumkan kalimat dalam berka.s memisahkan "Dilarang sehelai ini". Contoh: KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA l ' ... SEKRETARIAT Banteng JENDERAL Baral Nomor 3-4 Jakarta �:· 't7 ��))/' � � Jalan Lapangan 10710 Telepon (021) �� ... t�.!!fl Faksimile <021 )3503466 LEMBAR DISPOSISI SITUS kemenaa.ao.id PERHATIAN: Dilaranq memisahkan sehelai surat pun yang diqabunq dalam berkas ini Nomor Surat Status: Jt]li Teobusan Tanggal Surat Sifat :SC}lt Segera D Segera 11 Pentinq Lamoiran Diterima Tangqal No. Aqenda Dari Perihal Kil at D Biasa D SANGAT SEGERA J_ SEGERA l BIASA
28 - Dis12osisi Ke12ada: Petunjuk: D Karo Perencanaan D Setuju D Jawab D Karo Keoeoawaian D Tolak D Perbaiki D Karo Keuangan D Karo Ortala D Karo Hukum dan KLN D Karo Umum D Kapus Pinmas D Kapus KUB D CATATAN SEKJEN: Sekjen dan BMN D T�liti D Untuk diketahui D Selesaikan D lngatkan D Sesuai catatan 0 Sim pan D Disiapkan D Untukperhatian D Edarkan D Harap dihadiridiwakili D & Pendapat D Bicarakan D Bicarakan dengan saya bersama D Tanaaal Penerima: DISPOSISI Kepada Bagian 1, 2, 3, 4 Petunjuk: : Penvelesaian kembali Diaiukan Penerima: tgl.: KEPALA BIRO: DISPOSISI KEPALA BAGIAN: Kepada Subbagian 1, 2, 3, 4 Petunjuk : Penyelesaian: Tanooal Penyelesaian: Tanaaal Penerima: Penerima: fl
29- BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI Korespondensi sangat penting terselenggaranya untuk mendukung tidak diatur Jika pelaksanaannya banyak waktu clan biaya. dengan cermat naskah Pengurusan dan organisasi. akan diperlukan tugas fungsi dan teliti, dinas korespondensi efisiensi A.Naskah Dinas Korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas administrasi penyelenggaraan pemerintah. Dinas/Memorandum) instansi Internal (Nota Pengurusan nota dinas/memorandum dinas/memorandum Pengurusan kesekretariatan ketatausahaan pengendaliannya. merupakan pengelolaan dan yang akan dikirim. itu sebaiknya dipusatkan nota yang diterima nota dinas/memorandum di fungsi yaitu sub bagian yang menyelenggarakan untuk memudahkan pengawasan dan B.Naskah Dinas Korespondensi Eksternal (Surat Dinas) 1.Ketentuan Surat Dinas a.Penyelenggaraan Penyusunan urusan kedinasan melalui surat-menyurat clinas harus clilaksanakan menimbulkan secara cermat clan teliti agar tidak salah penafsiran. antar pejabat sebaiknya b.Koorclinasi clilakukan clengan mengutamakan diskusi, Koordinasi penyusunan dihindari. metode yang paling cepat dan tepat, seperti telepon lokal. clan jaringan mulai tahap pada konsep final clapat kunjungan pribacli, antar pejabat perlu dilakukan draf sehingga perbaikan c.Urusan kedinasan cara dan prosedur komunikasi resmi. d.Jawaban terhadap yang dilakukan surat menyurat dengan menggunakan tata sarana harus menggunakan Surat yang Masuk: 1)Instansi penerima proses 2)Instansi terhadap pengirim kepada jawaban clalam suatu harus segera menginformasikan surat atas keterlambatan komunikasi. penerima konfirmasi harus segera memberikan yang dilakukan jawaban pengirim. oleh instansi 2.Pengurusan Surat Masuk Untuk Surat masuk merupakan semua surat dinas yang diterima. memudahkan surat penerimaan atau unit kerja yang masuk dipusatkan menyelenggarakan Jika surat masuk disampaikan pejabat tersebut sekretariat penerimaan melalui tahapan a.Penerimaan pengawasan dan pengendalian, di kesekretariatan fungsi ketatausahaan. yang membidangi memberi tahu kepada pihak yang diberi wewenang melaksanakan surat masuk dilaksanakan Penanganan kepada pejabat urusannya, langsung berkewajiban atau pejabat surat tersebut. berikut. Surat masuk yang diterima dipilih R, dan B) dan tingkat Segera, Segera, dalam sampul tertutup dipilah, berdasarkan dan dikelompokkan tingkat penyampaiannya keamanan (SR, Sangat (Kilat, kecepatan dan Biasa).
30 - Selanjutnya, dan tingkat surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan penyampaiannya. kecepatan sesuai dengan tingkat b.Pencatatan tangani keamanan dan tingkat kecepatan 1)Surat masuk yang diterima dari petugas penerimaan dicatat dan lembar kontrol atau tanda penerimaannya ditandatangani. prioritas Pencatatan dengan tingkat dengan surat dilaksanakan kecepatan sesuai 2)Catatan dilaksanakan penyampaiannya. pada buku agenda menurut tingkat keamanannya. disposisi penerimaan. 3)Pencatatan Pencatatan dan surat mengenai dilakukan pula pada lembar nomor agenda dan tanggal surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan pejabat tertentu pimpinan. 4)Pencatatan B dilakukan kesekretariatan. oleh pimpinan yang mendapatkan kesekretariatan atau dari kewenangan tingkat keamanan oleh pimpinan surat dinas yang mempunyai yang ditunjuk oleh pejabat 5)Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulan dalam satu Jika 31 Desember. lebih dari pencatat dengan pemberian kode dengan semua surat masuk dapat dicatat Januari dan berakhir tahun, yaitu nomor terakhir surat masuk banyak sehingga satu orang, pencatatan tertentu sehingga cepat. pada nomor terakhir pada tanggal diperlukan dilakukan 6)Pencatatan pemindahan surat selalu dilakukan dan penyimpanan. pada setiap terjadi c.Penilaian 1)Kegiatan penilaian sudah mulai yaitu pada waktu yang apakah surat masuk termasuk Penilaian untuk dilakukan surat masuk sebenarnya pada tahap pencatatan, dilaksanakan menilai harus diberkaskan. memudahkan sementara sementara ini surat oleh pejabat surat dinilai arsip. apakah akan atau dapat disampaikan Biasanya, penanganan 2)Pada tahap penilaian, langsung di tiap instansi surat yang harus melalui pimpinan dan surat tertentu. pula apakah surat masuk itu akan naskah. pimpinan disampaikan kepada pejabat sudah diatur yang dapat langsung yang menangani. disampaikan kepada pejabat surat, dilakukan penyampaian 3)Selain penilaian penilaian diproses penanganan surat, biasa atau melalui proses pemberkasan 4)Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk yang bersangkutan surat yang harus disampaikan langsung kepada dalam keadaan sampul tertutup. 5)Penil�ian keamanan dilakukan dan tingkat dengan berpedoman kecepatan kepada tingkat penyampaian surat. d.Pemilahan 1)Kegiatan pemilahan tahap pencatatan. surat masuk mulai dilaksanakan pada
31 - 2)Pada tahap pemilahan, sesuai surat akan disampaikan tujuan surat. 3)Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) disampaikan keadaan langsung kepada yang bersangkutan dalam sampul tertutup. e.Pengolahan 1)Pada tahap pengolahan, yang akan diambil pimpinan/pejabat memutuskan dengan surat tindakan masuk tersebut. sehubungan 2)Dari hasil 3)Pengolahan pengolahan tindak dapat diputuskan lanjutnya. surat masuk dapat menggunakan naskah atau proses administrasi proses biasa sesuai pemberkasan dengan kebutuhan. f.Penyimpanan 1)Selama masa pengolahan surat masuk sudah mulai mengalami sudah disimpan itu Surat dinas harus disimpan mudah ditemukan proses penyimpanan sering diminta karena surat dinas yang kembali untuk diolah. rupa sehingga sedemikian kembali jika diperlukan. 2)Surat masuk yang melalui naskah proses pemberkasan disimpan permasalahan. dalam berkas naskah dinas menurut bidang 3)Surat masuk yang diproses tidak melalui proses dalam himpunan sesuai surat cara menghimpun Surat disimpan Beberapa pemberkasan, dengan kebutuhan. sebagai berikut: a)Seri merupakan berdasarkan misalnya dan Surat Edaran, menurut seri selain dibatasi satu jenis surat dinas yang himpunan format surat atau jenis Naskah Dinas, Keputusan, Petunjuk Instruksi, Pelaksanaan, disusun dibatasi oleh tahun Naskah Dinas. secara kronologis. Himpunan map juga oleh kemampuan b)Rubrik merupakan himpunan hal/ pokok persoalan misalnya Himpunan dibatasi dari satu macam masalah/ yang disusun secara kronologis, cuti, kunjungan menurut rubrik dibatasi dinas, kerja lapangan. dengan tahun atau sampai dengan masalah selesai. c)Dosir merupakan atau dari awal yang disusun secara kronologis satu macam kegiatan himpunan persoalan sampai akhir. himpunan Naskah Dinas dari mulai lamaran sampa1 dengan pemberhentian. Misalnya, fail/berkas pegawai merupakan 4)Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai berikut. a)Lateral merupakan surat/himpunan penyimpanan yang yang terlihat hanya dalam penyimpanan sedemikian rupa sehingga diletakkan bagian sisi samping, misalnya atau boks fail. ordner, kotak arsip,
32 - b)Vertikal merupakan penyimpanan rupa sehingga surat/himpunan yang hanya map pada yang terlihat diletakkan sedemikian bagian muka, misalnya berkas (fail lemari surat/ penyimpanan kabinet). c)Horizontal merupakan yang diletakkan himpunan terlihat penyimpanan penyimpanan surat/himpunan rupa sehingga sedemikian muka surat/ di sebelah atas, misalnya peta atau gambar konstruksi. 5)Surat masih aktif, surat tetap berada di unit pengolah. Jika setelah dinilai surat itu menjadi arsip inaktif, harus sudah dialihkan penyimpanannya ke unit kearsipan kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. g.Sarana Penanganan Surat Masuk 1)Buku Agenda merupakan sarana utama pengendalian dan kali surat masuk. Semua surat masuk pertama pengawasan dicatat pada catatan a)tanggal; b)nomor agenda; c)nomor dan tanggal d)lampiran; e)alamat pengirim; f) hal/ isi surat; g)keterangan. Sesuai dengan kebutuhan, dengan petunjuk misalnya pada nomor berikutnya. petunjuk 2)Pengurusan buku agenda, yang disusun dalam kolom sebagai berikut: surat masuk; dan kolom catatan dapat ditambah, pada nomor yang lalu dan surat masuk yang tidak melalui proses naskah dinas, selain buku agenda, pemberkasan digunakan masing-masing. dapat sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan 3)Sarana pengurusan surat masuk melalui proses selain pemberkasan sarana lain. 3.Pengurusan naskah, buku agenda juga digunakan Surat Keluar Surat keluar merupakan semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat sampul surat dinas. Penanganan pemberian oleh unit kerja yang mempunyai usaha. Penanganan berikut: a.Pengolahan yang tercantum pada alamat surat dinas dan surat keluar, pencatatan, surat keluar dilaksanakan pada bagian tata nomor / cap dan pengiriman tugas dan fungsi surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai 1)Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan Penyiapan hingga ke surat keluar surat dinas. penandatanganan dilaksanakan, a)adanya kebijaksanaan b)reaksi atas suatu aksi; dan c)adanya konsep baru. antara lain karena: pimpinan;
33 - 2)Penyiapan/ surat keluar penyusunan konsep sebagai berikut: a)Penyiapan/ pejabat/ sekretaris/pimpinan ditunjuk. penyusunan konsep dilakukanoleh pegawai yang membidanginya, atau pejabat yang sekretariat seperti b)Setiap konsep yang disiapkan dan pengarahan harus didasarkan pada kebijaksanaan pimpinan. c)Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan oleh sekretaris/pimpinan dahulu harus diteliti terlebih Sesuai sekretariat dengan petunjuk pimpinan a tau menurut pertimbangannya isi surat dinas, sendiri sekretaris / pimpinan sekretariat kecepatan penyampaian yang diserahi wewenang. atau pejabat terhadap menetapkan surat. keamanan oleh dahulu paraf terlebih tingkat dan tingkat d)Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani dibubuhi dua tingkat yang berwenang pejabat oleh dua para pejabat bertugas menyiapkan di bawahnya yang konsep surat dinas tersebut. e)Letak pembubuhan ( 1)Paraf pejabat paraf diatur yang berada dua tingkat sebagai berikut: di bawah pejabat sebelah surat. penanda tangan surat dinas dibubuhkan kiri/sebelum di nama pejabat penanda tangan (2)Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat sebelah kanan/ setelah nama pejabat penanda tangan. penanda tangan surat dinas dibubuhkan di (3)Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan kekurangan/kesalahan selanjutnya adalah: };>- pengajuan kepada pejabat yang akan dan tidak lagi mengandung yang perlu diperbaiki, proses menandatangani surat; };>- penandatanganan };>- pembubuhan };>- pemberian oleh pejabat yang bersangkutan; cap; dan nomor. Contoh pemberian paraf: Paraf pejabat Eselon IV Paraf pejabat Eselon III t.
34 - b.Pencatatan dalam agenda surat keluar. dicatat Semua surat keluar c.Penggandaan erbany� surat ke�atan memp _ dengan sesua1 yang tersed1a dinas dengan sarana reproduks1 banyaknya 2)Penggandaan merupakan 1)Penggandaan alamat yang dituju. hanya dilakukan oleh pejabat setelah surat keluar ditandatangani yang berhak. 3)Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan salinan). 4)Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi). 5)Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya segera diprioritaskan. keamanannya harus diawasi dan sangat segera surat keluar yang tingkat 6)Penggandaan Sangat Rahasia, dengan ketat. Rahasia, dan Konfidensial 7)Sekretaris/pimpinan sekretariat menjaga agar berkewajiban menurut ketentuan dilaksanakan penggandaan Agama. oleh Kementerian yang diatur d.Pengiriman dan Pengamanan 1)Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul. 2)Pada sampul surat keluar yang tingkat (B), Rahasia (R), dan Sangat Rahasia (SR) dicantumkan alamat lengkap, dengan tingkat biasa). segera/ 3)Surat yang tingkat dalam amplop, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat penyampaian Biasa keamanannya nomor surat dinas, kecepatan dan cap yang sesuai sangat (segera/ penyampaian keamanannya SR atau R dimasukkan ke dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, kecepatan keamanan. dan cap tingkat 4)Semua surat keluar yang dikirim dicatat tanda atau dibuatkan dalam buku ekspedisi bukti pengiriman bukti pengiriman sebagai tersendiri. 5)Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan pengiriman mengusahakan sekretariat surat keluar, keselamatan semua keamanannya Kepala Sub Bagian yang yang tingkat khususnya 6)Untuk kepentingan SR/R. keamanan, menangani persuratan peng1nman surat keluar, khususnya keamanannya mengusahakan keselamatan yang tingkat SR/R. 7)Waktu Penandatanganan Waktu penandatanganan pengiriman Surat surat harus memperhatikan jadwal surat dan segera dikirim ditandatangani. setelah e.Penyimpanan 1)Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan kearsipan.
35 - 2)Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf harus disimpan fungsi di unit kerja yang mempunyai tugas dan di bagian tata usaha. l
36 - BABV PEJABAT PENANDATANGAN NASKAH DINAS A.Garis Kewenangan dan Penandatanganan 1.Penggunaan Garis Kewenangan Menteri atas segala kegiatan instansinya. diserahkan kewenangan yang mendapat Agama atau Pimpinan bertanggung jawab atau atau Garis berwenang. jika surat dinas ditandatangani Satuan Organisasi di dalam organisasi tidak dapat dilimpahkan yang dilakukan Tanggung jawab tersebut kepada seseorang yang bukan pejabat digunakan oleh pejabat dari pejabat pelimpahan yang berwenang. 2.Penandatanganan Penandatanganan dapat menggunakan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan tiga cara: a.Atas Nama (a.n.) Atas nama yang disingkat menandatangani bertanggung pejabat (a.n.) lengkap dengan huruf kapital dengan singkatan jika pejabat yang (a.n.) digunakan yang surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat bidang tugas dan tanggung jawab atas nama Susunan penandatanganan jawab, berdasarkan yang bersangkutan. pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis pada setiap awal kata, didahului a.n. penandatangan Pejabat dinas kepada penanggung jawab, tanggung kuasa. yang memberikan pejabat surat dinas bertanggung jawab atas isi surat jawab tetap berada pada Contoh: a.n. Menteri Agama a.n. Sekretaris Jenderal Sekretaris Jenderal, Kepala Biro Ortala, Tanda Tangan Tanda Tangan Nur Syam Nur Arifin b.Untuk Beliau Untuk beliau kuasa memberikan sehingga bawahnya, (a.n.). Pelimpahan struktural tingkat yang disingkat digunakan . kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di (u.b.) untuk beliau wewenang ini mengikuti (u.b.) jika yang diberikan digunakan atas nama setelah urutan sampai dua di bawahnya. l
37 - Contoh: Agama a.n. Menteri Sekretaris Jenderal, u.b. Kepala Biro Ortala Tanda Tangan Nur Arifin (u.p.) c.Untuk Perhatian Alamat surat dengan menggunakan untuk keperluan 1)untuk mempercepat singkatan u.p. (untuk perhatian) berikut: surat yang diperkirakan penyelesaian atau staf tertentu oleh pejabat dilakukan instansi; pe�erima di lingkungan oleh sekretariat 2)untuk mempermudah penyampaian surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat dengan maksud surat; penyelesaiannya sesuai dan 3)untuk mempercepat langsung kebijaksanaan penyelesaian surat karena tidak menunggu instansi. pimpinan Contoh: Yth. Menteri Agama Jalan Lapangan Jakarta u.p. Sekretaris Banteng Barat No 3 - 4 Jenderal d.Pelaksana Ketentuan berikut: sebagai 1)Pelaksana Tugas (Plt.) penandatanganan pelaksana (Plt.) tugas yang disingkat digunakan pejabat apabila tugas (Pit.) yang berwenang karena menandatangani ketentuan menunggu 2)Pelimpahan wewenang bersifat . ditetapkan yang definitif naskah dinas belum ditetapkan bidang kepegawaian sementara, lebih lanjut. sampai dengan pejabat Contoh: Plt. Kepala Pusat lnformasi dan Direktorat Islam Masyarakat Pit. Sekretaris Bimbingan Jenderal Hubungan Masyarakat, Tanda Tangan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap R
38 - Harian (Pih.) penandatanganan e.Pelaksana Ketentuan berikut: sebagai 1)Pelaksana berwenang sehingga perlu ada pejabat (Pih.) harian yang disingkat pelaksana apabila pejab�t yang harian (Pih.) dipergunakan menandatangani naskah dinas tidak berada d1 tempat sehari-hari pelaksanaan yang menggantikannya. untuk kelancaran pekerjaan sementara 2)Pelimpahan yang definitif wewenang kembali bersifat sementara, sampai dengan pejabat di tempat. Contoh: Pih. Kepala Pusat Kerukunan Pih. Sekretaris Direktorat Umat Beragama, Penyelenggaraan Jenderal Haji dan Umrah Tanda Tangan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap B.Kewenangan Penandatanganan 1.Kewenangan untuk melaksanakan Kementerian surat dinas dan menandatangani Agama yang bersifat tertinggi pimpinan antar/keluar arahan berada pada pejabat kebijakan/keputusan/ Agama. Kementerian 2.Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani dapat diserahkan/ surat yang tidak kebijakan/keputusan/arahan bersifat kepada pimpinan lain yang diberi dilimpahkan satuan organisasi eselon atau pejabat di setiap tingkat untuk menandatanganinya. kewenangan 3.Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi berikut: kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai a)Sekretaris kewenangan arahan mengenai rencana strategis kegiatan lain yang dilaksanakan Agama. Kementerian Jenderal/eselon dan penandatanganan I dapat memperoleh pelimpahan surat dinas tentang supervisi, dan operasional, oleh organisasi termasuk lini pada b)Pimpinan organisasi lini pada setiap jajaran instansi pemerintah dapat memperoleh penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan tugas dan fungsi sesuai surat dinas yang berkaitan dengan dengan bidang masing-masing. pelaksanaan
39- NASKAH DINAS MATRIKS KEWENANGAN PENANDATANGANAN No. Jenia Naakah Dinaa Menteri Selgen Dirjen Staf Ahli*) Rektor/ Direktur/ Kabag/ Kasubag/ Ketua Pl'KN lwo/ Kabid/ Kasubid/ Kamvi1 Kasubdit Kaai Kepala Kankemenag Kepala KepalaKUA Balai madrasaah 1. Paatumn ,J 2. IC...,utusan ,J ,J ,J ,J ,J 3. lnatrukai ,J ,J ,J 4. Pedoman ,J 5. Surat F.daran ,J ,J ,J ,J ,J Standar Operasional Prosedur (SOP) ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J 6. Surat Perintah/ SuratTugas ,J ,J ,J ,J 7. Surat Dina& ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J 8. Memorandum ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J 9. NotaDinas ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J 10. Surat Und&.n-n ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J 11.Surat. .. ,J ,J ,J ,J ,J 12. SuratKuaaa ,J ,J ,J ,J ,J ,J "' ,J 13. Berita Acara 14. Surat Keteran-n "' ,J "' ,J 15. Surat Penl?antar "' ,J 16 • 'PPn"'tmuman "' ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J 13. Berita Acara 14. Surat Keteran-n "' ,J "' ,J 15. Surat Penl?antar "' ,J 16 • 'PPn"'tmuman "' ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J 17. l.an<lffln ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J "' ,J "' ,J "' ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J 18 • Telaahan Staf ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ,J ) Kewenangan Staf Ahli disesuaikan dengan tugas dan fungsi yang ditetapkan oleh Kementerian Agama.
40 - BAB VI PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LAMBANG KEMENTERIAN AGAMA, DAN CAP DINAS Lambang Negara, Lambang Kementerian Agama, dan cap dinas digunakan yang bersifat pengelolaan Agama, perlu ditentukan Agama, dan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi dalam keseragaman tetap dan resmi. Untuk memperoleh jajaran aparatur Tata Naskah Dinas diseluruh pada Kementerian Lambang Kementerian penggunaan cap dinas pada kertas surat dan sampul. Lambang Negara, A.Penggunaan Lambang Negara 1.Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah Dinas se bagai beriku t: a)Lambang Negara merupakan lambang garuda yang digunakan tanda pengenal dalam Tata Naskah Dinas sebagai yang bersifat atau identifikasi tetap dan resmi. b)Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas jabatan dan cap jabatan dengan Lambang Negara adalah pejabat dalam hal ini Menteri Negara Agama. 2.Kop Naskah Dinas Jabatan dengan Lambang Negara Bentuk dan spesifikasi negara sebagai kop naskah dinas jabatan dengan lambang berikut: 1)Bentuk kop naskah dinas jabatan lambang Garuda kuning emas, dengan ukuran tinggi 21,50 mm dan lebar menggunakan berwarna 20,24 mm sesuai dengan ketentuan undangan. berjarak nama Menteri Agama. Tulisan dengan huruf kapital peraturan perundang­ simetris di tengah kertas yang berada di tengah tulisan Lam bang Garuda terletak 20 mm dari tepi atas kertas dan nama Menteri Agama dicetak tebal 5 mm di bawah lam bang garuda. yang terletak 2)Conteh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas jabatan dengan lambang garuda dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1 "'0 •14 20 ,00 mm :.: ,... m� ' . ' . . . ' ------J ---------- ' I . �----------- ---------- ------------ -------------------- I MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA 3.Cap Jabatan dengan Lambang Negara a)Pejabat yang berwenang menggunakan cap jabatan dengan Larnbang Negara adalah pejabat negara yaitu Menteri Agama. b)Bentuk dan spesifikasi cap Menteri Agama dengan lambang garuda adalah sebagai berikut.
4 1 - 1)Cap Menteri Agama berbentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan jari-jari mm.Tebal garis lingkaran Rl = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 Rl = ± 0,8 mm, R2 = R3 = ± 0,2 mm. lingkaran pertama adalah paling luar. Pada lingkaran nama jabatan di bagian 2)Lingkaran kedua, di bagian atas tercantum Agama yang ditulis bawah tercantum terdapat ketiga, tersebut antara kedua tulisan lima dengan ukuran sesuai huruf. tulisan Menteri dengan huruf kapital; Republik sedangkan Pada lingkaran Indonesia. tulisan Jambang garuda dengan ukuran 18 X 19 mm. Di diberi tanda berupa bintang segi 3)Cap Menteri 4)Penggunaan Agama menggunakan cap dinas terletak ungu. tinta berwarna di sebelah kiri tanda tangan tanda tangan pejabat yang sedikit naskah dinas dan mengenai berwenang. 5)Contoh bentuk dan spesifikasi cap jabatan dengan lambang negara dapat dilihat sebagai berikut: BENTUK DAN UKURAN ISi CONTOH KET 3 Men teri 2 2 (dua) Lingkaran. a. Tulisan Gari.s tengah: Agama. 4 cm dan 2,80 cm b. Gambar La.mbang Rl : 18,5 mm Garuda R2 : 17,5 mm c. Tulisan R3 : 13,5 mm Indonesia. Republik 4 5 d.Dua gambar bintang pembatas). (sebagai 8.Penggunaan Lambang Kementerian Agama 1.Ketentuan Penggunaan Lambang Kementerian Agama a.Umum 1)Lambang Kementerian Agama yang disebut lambang Ikhlas Beramal sebagai Keputusan 2006 tentang Lambang Oepartemen p�ngenal atau identitas d1gunakan sebagai Menteri Agama Nomor 717 Tahun Agama adalah tanda berupa simbol atau huruf yang dalam Tata Naskah Dinas Kementerian Agama agar publik lebih mudah mengenalnya. identitas 2)Penggunaan kiri kepala surat . Lambang Kementerian Agama diletakkan di sebelah . Q.
42- b.Lambang Kementerian 1)Bentuk Segi Lima sama sisi Menyiratkan melambangkan bermakna dan menjungjung melaksanakan Indonesia Agama lima y9:ng makna simbolik sila Ketuhanan bersudut Yang Maha Esa dalam Pancasda Agama selalu bintang ! mentaatl Kementerian tinggi norma-norma bahwa pegawai agama dalam tugas pemerintahan dalam negara Republik Pancasila. kuntum bunga kapas, yang berdasarkan belas) 8 (delapan) 2)17 (tujuh baris tulisan dalam kitab suci dan 45 (empat puluh lima) butir gabah Menyiratkan Indonesia kebulatan kemerdekaan diproklamirkan makna simbolik Proklamasi Kemerdekaan Republik pada tanggal 17 Agustus 1945, menunjukkan tekad pegawai Kementerian Agama untuk membela Indonesia Republik 1945. negara kesatuan pada tanggal yang 17 Agustus 3)Padi dan Kapas yang melingkar makna simbolik berbentuk bulatan Menyiratkan Agama mengemban yang sejahtera, bahwa pegawai Kementerian tugasnya untuk mewujudkan masyarakat adil, makmur, dan merata. 4)Kitab Suci Menyiratkan makna simbolik kehidupan ukhrowi, Yang Maha Esa. sebagai pedoman hidup dan yang serasi antara kebahagiaan duniawi dan dengan ridha Allah SWT, Tuhan materiil, dan spirituil 5)Alas kitab suci Menyiratkan kehidupan harus sesuai 6)Semboyan makna simbolik bahwa pedoman hidup dan pada proporsi yang ditempatkan sebenarnya dinamis dari kitab suci. potensi lkhlas Beramal Menyiratkan mengabdi beribadah iman yang kuat, teguh, dan hati yang suci, serta menghayati dan mengamalkan pegangan hidup dalam kehidupan bernegara, kepada negara makna bahwa pegawai Agama dalam niat Kementerian kepada masyarakat dengan tulus ikhlas. dan negara berlandaskan Hal ini berarti bahwa dengan yang merupakan Pancasila serta tuntutan dan bermasyarakat mengabdi Pegawai Kementerian Agama bertekad adalah ibadah. 7)Pita Menyiratkan dan persaudaraan yang berbentuk makna simbolik sebagai yang erat dengan hato bersih ikatan saling kekeluargaan dan suci. 8)Perisai segi lima sama sisi Menyiratkan umat beragama Pancasila dilindungi Dasar Negara Republik makna simbolik bahwa kerukunan hidup antar di Negara Republik yang berdasarkan dengan Undang-Undang Indonesia sepenuhnya Indonesia sesuai Tahun 1945. 9)Wama dan Maknanya a)Warna Dasar adalah Hijau Tua, bermakna b)Wama Bintang, keadilan. Padi, dan Kitab Suci adalah Kuning Emas, bermakna keagungan.
43 - c)Warna Kelopak Bunga Kapas dan Pita adalah Putih, bermakna kesucian. d)Warna Batang dan Tangkai Bungan Kapas adalah Hijau Muda, bermakna kemakmuran. e)Warna Empat Baris Abstraksi tulisan di sebel:ili kan9:n dan empat baris sebelah semboyan Ikhlas Beramal adalah Hitam, bermakna ketegu han. kiri kitab suci dan alas k1tab suc1 serta f) Warna Perisai kemulian. c.Lambang Kementerian Segi Lima Sama Sisi adalah Kuning, bermakna Agama wajib digu nakan untuk: 1)kop naskah dinas; 2)cap dinas; 3)amplop dinas; 4)dokumen resmi yang diterbitkan 5)stop map; 6)papan nama kantor; 7)kartu tanda pengenal 8)tanda pengenal pin pegawai; 9)label barang milik negara; 10)situs resmi. oleh instansi; pegawai; dan d.Lambang Kementerian 1)pada gedung kantor; 2)pada kartu 3)untuk hal-hal lain Agama dapat untuk: digunakan pegawai; dan nama pejabat/ yang memerlukan Lambang Kementerian lambang. Agama untuk hal-hal selain izin e.Penggunaan yang diatur dalam huruf c dan huruf d, harus mendapatkan dari Sekretaris Jenderal Kementerian Agama. 2.Penggunaan Lambang Kementerian Agama pada Kop Naskah Dinas menggunakan a.Pejabat yang berwenang kop naskah dinas Kementerian Agama adalah pejabat berwenang dan Daerah. Agama dengan menggunakan Lambang Kementerian pada Kementerian Agama Pusat b.Bentuk dan spesifikasi cap Kementerian Agama dengan Lambang Kementeria 1)Lambang Ikhlas n Agama sebagai berikut: Beramal pada kop naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk, perbandingan ukuran, yang berlaku. telah diatur sesuai dan warna yang dengan ketentuan 2)Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas dengan Agama dapat dilihat menggu nakan Lambang Kementerian Garn bar. pada
44 - Contoh Gambar: KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT Banteng JENDERAL Ba rat Nomor 3-4 Jakarta Jalan Lapangan 10710 Telepon (0211 Faksimile (021) 3503466 SITUS 3.Penggunaan Lambang Kementerian Agama dan Lambang Pendidikan Tinggi Keagamaan Negeri pada Cap Kementerian Agama a)Pejabat yang berwenang menggunakan cap Kemcnterian Agama Agama Pusat, Daeral1, adalah pejabat dan Pendidikan berwenang Tinggi Keagamaan Negeri. pada Kementerian b)Bentuk dan spesifikasi cap Kementerian Agama dengan Lambang Kernen terian Agama dan Lam bang Pendidikan Negeri sebagai berikut: Tinggi Keagamaan 1)Cap Kementerian Agama berbentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran mm. dengan jari-jari Rl = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 Rl = ± 0,8 mm, R2 = R3 = ± 0,2 2)Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran tulisan nama Kementerian tulisan kedua,di bagian atas tercantum Agama sedangkan Indonesia. ukuran 24,5 X 24,5 mm sedangkan tulisan nama unit organisasi/Pendidikan Negeri. bintang segi lima dengan ukuran sesuai dengan huruf. Republik di bagian bawah tercantum ketiga, Pada lingkaran lambang dengan terdapat di bagian bawah tercantum Tinggi Keagamaan Di antara kedua tulisan tersebut, diberi tanda berupa 3)Cap Kementerian Agama menggunakan tinta berwarna ungu. 4)Penggunaan cap dinas terletak di sebelah kiri tanda tangan naskah dinas dan mengenai sedikit berwenang. tanda tangan pejabat yang 5)Perubahan bentuk dan spesifikasi Lambang pada Pergun1an Tinggi Keagamaan Negcri harus mendapat persetujuan Direktorat pendidikan Sekretariat dari Jenderal yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang oleh Menteri Agama melalui serta ditetapkan Jenderal c.q. Biro Organisasi dan Tata Laksana. 6)Bentuk dan spesifikasi cap Kementerian Agama dengan lambang Ikhlas Beramal/Pendidikan dilihat Tinggi Keagamaan Negeri dapat sebagai beriku t:
45 - BENTUK DAN UK URAN 1 CONTOH KET !SI 2 Kementerian 3 4 a.Tulisan Agama. 2 (dua) Lingkaran. Garis tengah: 4 cm dan 2,80 cm Rl : 18,5 m R2 : 17,5 mm R3 : 13,5 m b.Gambar Lambang Agama Kemcnlerian Republik Penclidikan Tinggi Negeri. Keagamaan Indonesia/ c.Nama unit organisasi/ Tinggi Pendidikan Negeri. Keagamaan d.Tulisan Republik Indonesia. e.Dua gam bar bin tang (sebagai pembatas). 7) Contoh benluk dan spesifikasi cap Kementerian Agama No. CAP KEMENTERIAN AGAMA KET ERAN GAN 1 2 3 2. Sekretariat Jenderal
3. 4. 5. 6. 46- Direktorat Pendidikan Jenderal Islam Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Umrah Haji dan Direktorat Bimbingan Jenderal Masyarakat Islam Direktorat Bimbingan Kristen Jenderal Masyarakat
7. 8. 9. 10. 47 - Direktorat Bimbingan Katolik Jenderal Masyarakat Direktorat Bimbingan Hindu Jenderal Masyarakat Direktorat Bimbingan Buddha Jenderal Masyarakat Inspektorat Jenderal
11. 12. 13. 14. 48 - Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan Kantor Wilayah Agama Provinsi Kementerian Agama Kantor Kementerian / Kota Kabupaten Kantor Urusan Agama Kecamatan
15. 16. 17. 18. 49- Balai Pendidikan Pelatihan dan Keagamaan Balai Penelitian dan Agama Pengembangan Madrasah Aliyah Negeri Madrasah Tsanawiyah Negeri
50 - 20. Asrama Haji Embarkasi 21. Kantor Urusan Haji Indonesia di Arab Saudi 22. Perguruan Negeri Tinggi Keagamaan 23. Balai Lajnah Pentasihan Mushaf Al-Qur'an 24 Unit Percetakan al-Qur'an c.bentuk dan spesifikasi cap Kementerian Agama yang tidak diatur dalam keputusan dan estetika. ini hendaknya memperhatikan aspek keserasian
5) - BAB VII BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS A.Bentuk dan Format Naskah Dinas Arahan 1)Susunan Surat Edaran, meliputi: dari: a.Kepala terdiri (1)kop naskah dinas, yang berisi untuk pejabat gambar lambang negara dan Agama) atau negara (Menteri Agama untuk bukan nama jabatan lambang dan nama Kementerian pejabat negara, yang ditulis diletakkan dengan huruf kapital, secara simetris; (2)tulisan SURAT EDARAN, yang dicantumkan di bawah lambang negara/lambang dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya Kementerian Agama, ditulis secara simetris; (3)kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah frasa surat secara simetris; edaran ditulis dengan huruf kapital dan (4)rumusan judul surat edaran, yang ditulis di bawah kata tentang. dengan huruf kapital secara simetris b.Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari: (1)alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2)peraturan yang menjadi perundang-undangan atau naskah dinas lain dan dasar pembuatan surat edaran; (3)pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c.Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari: (1)tempat dan tanggal penetapan; (2)nama jabatan pejabat diakhiri penanda tangan, dengan tanda baca koma; yang ditulis dengan huruf kapital, (3)tanda tangan pejabat penanda tangan; (4)nama lengkap pejabat dan penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; (5)cap dinas.
52 - 2)bentuk surat edaran yang ditandatangani oleh: a.Menteri Agama Lambang negara yang telah dicetak Yth. 1. 2. 3.dan seterusnya: Daftar menerima pejabat Surat yang SURAT EDARAN NOMOR ... TAHUN ... TENT ANG (Nama Surat Edaran Menteri Agama) Penomoran berurutan tahun takwin yang dalam satu A. Umum Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital B. Maksud dan Tujuan Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Eda ran ... Surat C. Ruang Lingkup ... , ... Memuat ketentuan peraturan undangan dasar ditetapkannya Surat Edaran D. Dasar perundang­ yang menjadi ... , ... E. . .. dan seterusnya . Ditetapkan pada tanggal di Jakarta ... Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak MENTER! AGAMA REPUBLIK INDONESIA, tanda tangan dan cap jabatan NAMA Kota sesuai dengan alamat instansi tanggal penandatanganan dan Tembusan: 1. 2. 3. dan seterusnya . dan Nama jabatan nama lengkap yang ditulis kapital dengan huruf Daftar menerima Surat Edaran pejabat yang tembusan
53 - b.Pejabat Eselon I atas nama Menteri Logo Kementerian Agama yang telah dicetak Daftar pejabat Surat menerima yang Yth. 1. 2. 3. . .. , dan seterusnya; SURAT EDARAN NOMOR ... TAHUN ... Penomoran berurutan tahun takwin yang dalam satu TENT ANG (Nama Surat Edaran Menteri Agama) Judul Surat Edaran dengan yang ditulis huruf kapital A. Umum ... Memuat alasan perlu tentang ditetapkannya ... Eda ran B. Maksud dan Tujuan Surat ... C. Ruang Lingkup D. Dasar Memuat ketentuan peraturan undangan dasar ditetapkannya Surat Edaran perundang­ yang menjadi E. ... dan seterusnya. Ditetapkan pada tanggal ... di Jakarta a.n.MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIS JENDERAL, Memuat pemberitahuan hal tertentu tentang yang dianggap mendesak Kota sesuai dengan alamat instansl tanggal penandatanganan dan tanda tangan dan cap instansi Tembusan: 1... 2 . .. . 3. dan seterusnya. NAMA Nama jabatan dan yang nama lengkap ditulis kapital,serta jabatan menandatangani dengan huruf awal kaoital. dengan huruf nama yang Daftar pejabat menerima Surat Edaran yang tembusan 3) Susunan Surat Tugas, meliputi: dari: a.Kepala terdiri 1) kop naskah dinas; 2)kata SURAT TUGAS, yang ditulis secara simetris; dan 1) kop naskah dinas; 2)kata SURAT TUGAS, yang ditulis secara simetris; dan 3) NOMOR, yang berada di bawah tulisan huruf kapital. 3) NOMOR, yang berada di bawah tulisan huruf kapital. dari: b.Batang Tubuh terdiri 1)Konsiderans kata: meliputi a) Menimbang memuat peraturan/ dasar ditetapkannya Surat Tugas; dan �·
54 - b)Dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya Surat Tugas, dasar memuat ketentuan ditetapkannya landasan yang dijadikan Sural Tugas tersebul. 2)Diktum dimulai dengan kata memberi tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital diikuti a)Kepada di tepi kiri memuat daftar nama dan jabatan dicantumkan secara simetris, dengan kata: pegawai yang mendapat tugas; dan b)Untuk di bawah kata kepada memuat substansi arahan yang di tugaskan. dari: c.Kaki terdiri 1)Nama Tempat dan Tanggal memuat nama tempat dan tanggal Surat Tugas; 2)Nama Jabatan memuat nama jabatan yang dengan huruf awal kapital yang ditulis menandatangani, pada setiap koma; awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca 3)Tanda Tangan memuat pejabat yang memberi menugasi; 4)Nama Lengkap memuat nama lengkap pejabat yang dengan huruf menandatangani pada setiap awal kapital 5)Cap lnstansi memuat cap Kementerian organisasi Surat Tugas, yang ditulis awal unsurnya; dan Agama pada satuan yang menandatangani. Bentuk Surat Togas yang ditandatangani oleh: a.Pejabat Eselon I KEMENTERIAN Jalan Lapangan Telepon Banteng KEMENTERIAN Jalan Lapangan Telepon Banteng AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT 10710 3811679-3811779-3 812216 (021) Faksimile (021) 3503466 SITUS SURATTUGAS NOMOR: ... Menimbang a.bahwa ... ; b . bahwa ... : c.... dst: Dasar 1 . ... , 2 ... , 3 ... dst; Memberi Tugas Kepada 1. 2 ... , 3.... dst;
55 - Untuk 1.. .. , 2 . ... , 3.. .. dst; Nama Tempat, Tanggal Sekretaris Jenderal, Tanda Tangan dan Cap lnstansi Nama Lengkap b.Pejabat Eselon II atas nama Pejabat Eselon I KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Baral Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) (021) 3503466 SITUS 79-3811779-3812216 Faksimile SURATTUGAS NOMOR: ... Menimbang a. b . c. bahwa ... ; bahwa ... ; ... dst; Dasar ... , ... , ... dst; 1 2 . 3. Memberi Tugas Ke pad a 1 . 2 . 3 . ... , ... , ... dst; Untuk . .. , . .. , ... dst; 1. 2. 3. Nama Tempat, Tanggal a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Ortala, Tanda Tangan dan Cap lnstansi Nama Lengkap Tembusan: Sekretaris Jenderal
56 - c.Pejabat Eselon II KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL 10710 (021) 3811244-3811642-3811654-381 Jalan Lapangan Banteng Baral Nomor 3-4 Jakarta Telepon 1658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS SURATTUGAS NOMOR: Menimbang a.bahwa ... ; b . bahwa ... ; c.... dst; Dasar 1. 2 ... , 3 ... dst; Memberi Tugas Kepada 1. 2 ... , 3 . ... dst; Untuk 1.. .. , 2.. .. , 3.. .. dst; Nama Tempat, Tanggal Kepala Biro Organisasi dan Tata Laksana, Tanda Tangan dan Cap lnstansi Nama Lengkap B.Naskah Dinas Korespondensi 1.Nota Dinas Koresponclensi Intern a.Susunan dan Bentuk Nota Dinas 1)Susunan Nota Dinas a)Kepala Nota Dinas tercliri clari: (1)kop naskah dinas; (2)kata NOTA DINAS, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3)kata NOMOR, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
57 - (4)kata Yth., yang ditulis dengan tanda baca titik; (5)kata Dari, yang ditulis (6)kata Hal, yang ditulis (7)kata Tanggal, dengan huruf awal kapital, diikuti dengan huruf awaJ kapital; dengan huruf awal kapital; dan yang ditulis dengan huruf awal kapital. b)Batang Tubuh Bagian batang tubuh Nota Dinas tercliri pembuka, dari alinea isi, clan penutup yang singkat, padat, dan jelas. c)Kaki Bagian kaki Nota Dinas terdiri dan tcmbusan Uika perlu). pejabat, dari tanda tangan, nama 2)Bentuk Nota Dinas KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jal an Lapangan Banteng Baral Norn or 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) Faksimile (021) 3503466 SITUS NOTA DINAS NOMOR: ... Yth Dari Hal Tanggal ... ·· ... T and a T angan Nama Lengkap Tembusan: 1.. .. , 2 . ... , 3...dst; l
58 - b.Susunan dan Bentuk Memorandum 1)Susunan Memorandum a)Kepala Memorandum (1)kop naskah dinas; (2)kata MEMORANDUM, yang ditulis dari: terdiri di tengah dengan huruf kapital; (3)kata NOMOR, yang ditulis di bawah kala Memorandum dengan huruf kapital; (4)kata Yth., yang ditulis (5)kata Dari, yang dilulis (6)kata Hal, yang ditulis (7)kata Tanggal, dengan huruf awal kapital; dengan huruf awal kapital; dcngan huruf awal kapital; dan yang ditulis dengan huruf awal kapital. b)Batang Tubuh Batang tubuh Memorandum terdiri alinea isi, dan alinca penulup yang singkal, dari alinea pembuka, padat, dan jelas. c)Kaki Bagian kaki nama pejabal Memorandum terdiri serla lembusan dari tanda tangan dan jika diperlukan. 2)Bentuk Memorandum Menleri dan pejabat lain yang ditunjuk sesuai dengan satuan organisasi/kerja dalam lingkungan tugas, wewenang, dan tanggung jawab adalah sebagai berikul: Menteri a)Bentuk Memorandum � .,. )..v� MENTER! AGAMA REPUBLIK INDONESIA MEMORANDUM NOMOR ... Yth Dari Hal Tanggal
59 - T and a T angan Nama Lengkap Tembusan: 1. 2 . ... , 3...dst. b)Bentuk Memorandum pejabat lingkungan satuan wewenang, dalam lain yang ditunjuk organisasi/kerja sesuai dengan tugas, dantanggungjawab. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Baral Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) Faksimile (021) 3503466 SITUS MEMORANDUM . NOMOR: ... Yth Dari Hal Tanggal Tanda Tangan Nama Lengkap Tembusan: 1. 2 . ... , 3 . .. dst;
60 - 2.Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas) Susunan dan Bentuk Surat Dinas a.Susunan Surat Dinas: 1)Kepala Surat Dinas terdiri dari: (a)kop naskah dinas; (b)Nomor, Sifat, Lampiran, dan Hal, yang diketik dengan di sebelah kiri di bawah kop naskah huruf awal kapital dinas; (c)tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar / sebaris dengan nomor; (d)kata Yth., yang ditulis surat; dan jabatan yang dikirimi (e)alamat surat, yang ditulis di bawah Hal, diikuli dengan nama di bawah Ylh. 2)Ba tang Tu buh Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri isi, dan penutup. dari alinea pembuka, 3)Kaki Bagian kaki Surat Dinas terdiri dari: (a)nama jabatan, yang clitulis dengan huruf awal kapital, tanda baca koma; (b)tanda tangan pejabat; (c)nama lengkap pejabat/ dengan hurur awal kapital; diakhiri penanda tangan, yang ditulis (d)stempel/ clan yang memuat nama jabatan pejabat penerima cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; (e)tembusan, Uika diperlukan). b.Benluk Surat Dinas Menteri Agama MENTER! AGAMA REPUBLIK INDONESIA Norn or Sifat Lampiran Hal (Tgl.,Bln., Thn.) Yth... (Alinea Pembuka) ...
61 - ... (Alinea lsi) ... ... (Alinea Penutup) ... Menteri Agama, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Tembusan: 1 .... , 2 . ... , 3 . .. dst; c.Bentuk Surat Dinas atas nama Menteri Agama KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Baral Nornor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-38116 58-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS Norn or Sifat Lampiran Hal (Tgl.,Bln., Thn.) Yth ... (Alinea Pembuka) ... ... ... (Alinea ... lsi) ... ... ... ... ... (Alinea ... Penutup) ... ... (Alinea ... Penutup) ... (Alinea ... Penutup) ... ·············
62 - a.n. Menteri Agama Sekretaris Jenderal, (Tanda Tangan dan Cap lnstansi) Nama Lengkap Tembusan: 1 . ... ; 2 . ... ; 3 . .. dst; d.Benluk Surat Dinas Pejabat Eselon I KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA Norn or Sifat Lampi ran Hal JENDERAL SEKRETARIAT Nomor 3-4 Jakarta Jalan Lapangan Banteng Baral 10710 (021) Telepon Faksimile (021) 3503466 SITUS (Tgl.,Bln., Thn.) Yth ... (Alinea Pembuka) ... ... (Alinea ... lsi) ... ... (Alinea ... Penutup) ... (Alinea ... Penutup) ... Sekretaris Jenderal, (Tanda Tangan dan Cap lnstansi) Nama Lengkap
63 - Tembusan: 1 . ... ; 2 . ... ; 3 ... dst; e.Bentuk Surat Dinas atasnama Pejabat Eselon I KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Banteng (021) 3811244-381164 Jalan Lapangan 10710 Baral Nomor 3-4 Jakarta Telepon 9-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS Nomor Sifat Lampiran Hal (Tgl.,Bln., Thn.) Yth ... (Alinea Pembuka) ... (Alinea lsi) ... (Alinea Penutup) ... a.n. Sekretaris Jenderal, Ortala Kepala Biro (Tanda Tangan dan Cap lnstansi) Nama Lengkap Tembusan: 1 ... 2 . ... , 3 ... dst; 3.Susunan dan Bentuk Surat Undangan 1)Susunan Surat Undangan dari; terdiri a)Kepala Bagian kepala Surat Unclangan (1)kop naskah dinas; (2)Nomor, Sifat, dari: terdiri Larnpiran, dan Hal, yang diketik disebelah kiri di bawah kop naskah dinas;
64 - (3)tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik disebelah kanan atas sejajar / sebaris dengan nomor; dan (4)kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, yang diikuti dengan surat Uika nama jabatan, dan alamat yang dikirimi diperlukan). b)Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Undangan terdiri dari: (1)alinea pembuka; (2)isi undangan, dan acara; dan (3) alinea yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, penutup. c)Kaki Bagian kaki Surat Undangan terdiri ditulis awal kapital, pejabat yang ditulis dari nama jabatan yang tanda tangan, dan dengan huruf nama dengan huruf awal kapital. 2)Bentuk Surat Undangan yang ditandatangani Menteri Agama MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Norn or Sifat Lampi ran Hal (Tgl.,Bln., Thn.) Yth... (Alinea ... Pembuka dan lsi) ... pada hari/tanggal waktu tempat acara pukul ... (Alinea Penutup) ... Menteri Agama, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap
65 - 3)Bentuk Surat Undangan Pejabat Eselon I KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Baral Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) Faksimile (021) 3503466 SITUS Norn or Si fat Lampiran Hal (Tgl.,Bln., Thn.) Yth. (daftar nama terlampir) ... (Alinea Pembuka dan lsi) ... pada hari/tanggal waktu tern pat acara pukul ... (Alinea Penutup) ... ············· ... ···················· ························ Sekretaris Jenderal, (Tanda Tangan dan Cap lnstansi) Nama Lengkap
66 Lampiran Nomor Tanggal Surat .... DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG 1... ... 2. " ... 3. 4... 5. ··························· 6 ... 7... 8... 9... 10 ... ························· ... ··········· ······· ... 11 ... 12 ... 13 ... 14 ... 15 ... 16 ... 17 ... 18 ... 19 ... 20 ... Sekretaris Jenderal, (Tanda Tangan dan Cap lnstansi) Nama Lengkap
67 - 4)Bentuk Kartu Undangan MENTER! AGAMA REPUBLIK INDONESIA Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/lbu/Saudara pada acara hari ... / (tanggal) bertempat ... di ... , pukul ... WIB ... Harap hadir 30 menit acara dimulai sebelum dan undangan dibawa .. Pakaian Laki-laki Perempuan: TNI/Polri Konfirmasi: ... 4.Naskah Dinas Khusus a.Susunan clan Bentuk Serita dari: Acara terdiri 1)Kepala Serita dari: Acara terdiri (a)kop Naskah Dinas; (b)kata SERITA ACARA ditulis dengan huruf kapital secara simetris; clan (c)kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 2)Batang tubuh Bagian batang tubuh Serita dari: Acara terdiri (a)tulisan hari, Langgal, dan tahun, serta nama clan jabatan para pihak yang membuat Serita Acara; dan (b)substansi Serita Acara. 3)Kaki Bagian kaki Berita Acara memuat penandatanganan pejabat nama jabatan/ para pihak clan para saksi/yang tempat pelaksanaan dan tanda tangan mengesahkan.
68 b.Bentuk Berita Acara KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA JENDERAL SEKRETARIAT Jalan Lapangan Banteng Baral Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-381 I 658-3811679-3811779-3812216 Faksimilc (021) 3503466 SITUS BERITA ACARA NOMOR: Pada hari ini, ... , tanggal ... , bu Ian ... , tahun ... , kami masing- masing: 1... Pertama, (nama pejabat), ... (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak dan 2... (pihak lain) ... , selanjutnya disebut Pihak Kedua, telah melaksanakan 1... 2.dan seterusnya. Berita acaraini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan Dibuat di ... Pihak Kedua, Pihak Pertama, Tanda Tangan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap Mengetahui/Mengesahkan Nama Jabatan, Tandatangan Nama Lengkap. c.Surat Keterangan Susunan dan Bentuk Surat Keterangan dari: terdiri 1)Kepala Surat Keterangan lerdiri clari: (a)kop Naskah Dinas; (b)kata SURAT PENGANTAR ditulis dan dengan huruf kapital secara sirnetris;
69 - (c)kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 2)Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Keterangan menerangkan dan tujuan diterbitkannya memuat pejabat yang serta maksud dan pegawai yang diterangkan Surat Keterangan. 3)Kaki Bagian kaki Surat Keterangan tanggal, nama pejabat yang membuat Surat Keterangan Posisi bagian kaki terletak memuat keterangan tanda tangan, dan tempat, bulan, tahun, nama jabatan, tersebut. pada bagian kanan bawah. Ben tuk Surat Keterangan KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng 1071 O Ba rat Nomor 3-4 Jakarta (021) Telepon (021) 3503466 SITUS Faksimile SURAT KETERANGAN NOMOR: Yang bertanda tangan di bawah ini, Nam a NIP Jabatan . . ·················· . dengan ini menerangkan bahwa Nam a NIP Pang kat/golonga Jabatan . dan seterusnya . ··························· . ························ . n ···················· ························· ························· Jakarta, Pejabat ... Pembuat Keterangan, ... Tanda Tangan dan Cap lnstansi Nama Lengkap
70 - d.Surat Pengantar Susunan dan Bentuk Surat Pengantar 1)Kepala Surat Pengantar dari: terdiri dari: terdiri (a)kop Naskah Dinas; (b)kata NO MOR ditulis (c)tanggal; (d)Yth.; (e)nama jabatan (f)kata SURAT PENGANTAR simetris. dengan huruf kapital secara simetris; dan dan nama alamat yang dituju; ditulis dengan huruf kapital secara 2)Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Pengantar dari: terdiri (a)nomor urut; (b)jenis yang dikirim; (c)banyaknya (d)keterangan. dalam bentuk kolom naskah/barang; dan 3)Kaki Bagian kaki Surat Pengantar (a)pengirim dari: terdiri yang berada di sebelah kanan, yang meliputi: pembuat (1)namajabatan (2)tanda tangan; (3)nama dan NIP; dan (4)stempel (b)penerima pengantar; jabatan/instansi. yang berada di sebelah kiri, yang meliputi: ( 1)nama jabatan (2)tanda tangan; (3)nama dan NIP; (4)cap instansi instansi; (5)nomor telepon/faksimile; (6)tanggal penerima; dan penerimaan.
71 - Bentuk Surat Pengantar KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng 1071 O Baral Nomor 3-4 Jakarta Telepon (021) Faksimile (021) 3503466 SITUS Yth... (Tgl, Bin, Thn) SURAT PENGANTAR NOMOR SP-.. ./. .. / .. ./. . ./. .. No Naskah Dinas/Barang Banyaknya Keterangan Diterima tanggal ... Penerima, Nama jabatan, Pengirim, Nama jabatan, Tanda Tangan Tanda Tangan dan Cap lnstansi Nama Lengkap NIP ... Nama Lengkap . NIP ... No. Telepon: No. Faksimile: Catatan: Setelah diterima, lembar kedua harap dikirimkan kembali kepada pengirim e.Laporan dari: Susunan dan Bentuk Naskah Dinas Laporan terdiri 1)Kepala Naskah Dinas Laporan terdiri dari: a)kop Naskah Dinas; b)kata LAPORAN ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c)kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d)judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris.
72 - 1)Batang Tubuh Bagian batang tubuh Laporan a)Pendahuluan, terdiri dari: yang memuat penjelasan dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika Laporan; umum, maksud b)Materi Laporan, yang terdiri atas kegiatan yang hasil faktor yang mempengaruhi, dilaksanakan, pelaksanaan lain yang perlu dilaporkan; sebagai dan saran, yang merupakan kegialan, hambatan dan hal yang dihadapi, dan akhir Laporan, terima kasih. c)Simpulan d)Penutup, harapan/ bahan pertimbangan; memuat perminlaan arahan/ucapan 2)Kaki Bagian kaki Laporan a)tempat dan tanggal b)nama jabatan pejabat terdiri dari: pembuatan Laporan; pembual Laporan, yang ditulis dengan huruf awal kapital; c)tandatangan;dan d)nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital. Bentuk Naskah Dinas Laporan KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Baral Nomor 3-4 Jakarta Jalan Lapangan Banteng 10710 (021) Telepon (021) 3503466 SITUS Faksimile LAPORAN TENT ANG ... A.Pendahuluan 1.Umum 2.Maksud dan Tujuan 3.Ruang Lingkup 4.Dasar B.Kegiatan Yang Dilaksanakan ... C.Hasil yang Dicapai ... ······ ... D.Simpulan dan Saran ...
73 - E.Penutup ····················· ······ ····························· ········· ·············· ······················· ········· ······ ············· ·················· ····· Dibuatdi ... pada tanggal... Nama Jabatan Pembuat Laporan Tanda Tangan dan Cap lnstansi Nama Lengkap f.Telaahan Staf Susunan dan Bentuk Naskah Dinas Telaahan Staf 1)Kepala Naskah Dinas Telaahan dari: Staf terdiri a)kop Naskah Dinas; b)kata TELAAHAN STAF ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c)kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara dan simetris; d)judul telaahan staf ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 2)Batang Tubuh Bagian batang tubuh Telaahan a)· Persoalan, dari: Staf terdiri singkat yang akan dipecahkan; yang memuat pernyataan dan jelas tentang persoalan b)Praanggapan, berdasarkan dengan situasi yang dihadapi, kejadian kemungkinan yang memuat dugaan yang beralasan, data yang ada, saling sesuai berhubungan dan · merupakan di masa yang akan datang; c)Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang dan pemecahan landasan merupakan persoalan; analisis praanggapan hambatan pengaruh d)Analisis dan fakta terhadap persoalan dan kerugiannya, mungkin atau dapat dilakukan; dan akibatnya, pemecahan serta keuntungan atau cara bertindak yang e)Kesimpulan, merupakan yang memuat intisari yang dan basil diskusi, atau jalan keluar; cara bertindak pilihan f) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan persoalan untuk mengatasi yang dihadapi. 3)Kaki Bagian kaki Telaahan a)nama jabatan dari: Staf terdiri pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; b)tanda tangan;
74 - c)natnalengkap;dan d)daftar lampiran. Staf Bentuk Naskah Dinas Telaahan TELAAHAN STAF TENT ANG A.Persoalan Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan. B.Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang beralasan dengan situasi data dan dan merupakan berdasarkan yang dihadapi saling berhubungan sesuai kejadian kemungkinan dimasa mendatang. C.Fakta yang Mempengaruhi Bagian fakta yang mempengaruhi dan pemecahan memuat fakta yang merupakan analisis landasan persoalan. D.Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap kerugiannya, dapat dilakukan. persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau E.Kesimpulan Bagian simpulan memuat intisari dan pilihan hasil diskusi dan satu yang cara bertindak dihadapi. atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan F.Saran Tindakan Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. Nama Jabatan Tanda Tangan Staf Nama Lengkap Pembuat Telaahan t{'
75 - BAB VIII PENUTUP Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama · ini merupakan acuan bagi Kementerian Pelaksanaan Agama pusat dan daerah dalam menyusun sesuai Tata Naskah Dinas dengan keperluan masing-masing. MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, ttd. LUKMAN HAKIM SAIFUDDIN