1 Pendahuluan Aplikasi e-PI merupakan kepanjangan dari Elektronic Performance Individu adalah aplikasi untuk menilai / mengukur kinerja individu / pegawai di RSJ Dr. Radjiman Wediodiningrat Lawang. Aplikasi ini merupakan pengganti sistem penilaian kinerja yang telah berjalan yaitu menggunakan cetak / print out hasil dari aplikasi Excel kemudian ditandatangan atasan dan dikumpulkan kebagian SDM. Dengan adanya sistem secara elektronik maka dapat menghilangkan cara cetak dan tanda tangan digantikan dengan sistem data terpusat sehingga atasan / penilai dan bagian SDM dapat secara langsung melihat dan menyetujui penilaian kinerja yang telah dikerjakan oleh pegawai tanpa melakukan cetak, sehingga diharapkan dapat mempercepat proses penilaian kinerja dan memperlancar juga pembagian remunerasi. 2 Gambaran Aplikasi e-PI Secara garis besar, aplikasi e-PI memiliki alur proses seperti pada skema berikut : 1. Atasan membuat Rencana Kerja ( indikator kegiatan, target, bobot) pegawai yang dinilai PENILAI 2. Penilai melakukan penilaian kinerja pegawai dan menghasilkan nilai IKI PEGAWAI 3. Pegawai mengisi KHI (Kegiatan Harian Individu) setiap hari sesuai Rencana Kerja. Setelah satu bulan dilakukan pengiriman data untuk dinilai ATASAN PENILAI 4. Atasan penilai melakukan cek persetujuan / verifikasi sebagai pengganti tanda tangan 5. Dengan terkumpulnya nilai IKI pegawai yang sudah disetujui dan diverifikasi maka bisa sebagai dasar perhitungan remunerasi pegawai yang bersangkutan. 1
Rumus Dasar Remunerasi : Nilai Jabatan X IKU x IKI X PIR (Point Indek Rupiah) Nilai Jabatan = nilai yang telah ditetapkan sesuai jabatan yang dimiliki dan tingkatan / level grade IKU = Indek Kinerja Unit ( diterapkan dengan nilai 1 ) IKI = Indek Kinerja Individu ( hasil dari penilaian kinerja individu aplikasi e-PI ) PIR = Point Indek Rupiah ( acuan nilai dasar nominal rupiah yang akan dibagikan sesuai dengan pendapatan RSJ ) 2
3 Memulai Aplikasi e-PI Proses untuk memulai penggunaan aplikasi serta menu yang terdapat pada aplikasi Elektronik Performance Individu ( e-PI ). Sebelum menjalankan, pastikan bahwa komputer / gadget telah terhubung dengan jaringan komputer internal RSJ melalui WIFI / komputer atau jika berada diluar RSJ bisa menggunakan internet, kemudian ikuti langkah-langkah berikut : 1. Membuka browser internet, pilih salah satu icon dibawah ini yang sudah tersedia dikomputer 2. Mengisikan alamat URL aplikasi pada browser : 3. Setelah itu akan tampil halaman LOGIN seperti gambar dibawah : 4. Halaman LOGIN terdiri : Username diisi dengan NIP untuk pegawai PNS atau NPWT untuk pegawai Non PNS. - Password diisi dengan tanggal lahir / 8 digit angka didepan NIP, misalnya : Password = , sedangkan untuk pegawai Non PNS memakai NPWT. Password yang 19800513 diberikan tersebut bersifat sementara dan untuk selanjutnya akan diberikan fasilitas ubah password. Setelah mengisikan kemudian tekan tombol Login untuk masuk aplikasi.
4 Dashboard dan Menu 4.1 Dashboard Setelah melakukan login, akan tampil halaman awal berupa Dashboard sebagai berikut : Halaman dasboard berisikan informasi grafik komposisi pegawai dan jumlah pegawai, disediakan juga tombol untuk membuka halaman Profil, KHI, Penilaian secara langsung. 4.2 Menu Tampilan menu adalah yang berada dikiri tampilan yang berisi gambar dan nama pengguna / user, juga tombol LOGOUT untuk keluar dari aplikasi sehingga akan kembali pada menu LOGIN untuk menghindari pengguna lain mengubah data pengguna. Tampilan menu akan berbeda sesuai dengan hak akses pengguna, yang terdiri dari : 1. Sebagai pegawai yang dinilai Terdiri dari pegawai / staf yang tidak mempunya hak sebagai penilai, dengan akses hanya untuk mengisi KHI (Kegiatan Harian Individu). 2. Sebagai penilai Terdiri dari pegawai / atasan / kepala yang mempunyai hak sebagai penilai, dengan akses mengisi Penilaian Kinerja bawahan diunit kerjanya dan juga KHI sendiri. 3. Administrator / admin Adalah pengguna khusus yang bertugas merubah dan menambah data-data master seperti data pegawai, data user / pengguna, data jabatan dan sebagainya. 4
Aplikasi ini memiliki beberapa menu yang mewakili tiap prosesnya. Berikut adalah fungsi-fungsi dari tiap menu : No. Nama Fasilitas Menu Keterangan Menu 1. Dashboard halaman utama berisi informasi grafik komposisi pegawai 2. Info Pegawai informasi profil pegawai sebagai pengguna / user 3. Data Pegawai daftar seluruh data pegawai, pencarian pegawai dan fasilitas tambah, ubah pegawai 4. Penilaian Kinerja 1. Edit Penilaian Kinerja mengisi rencana kegiatan dan penilaian pegawai 2. Verifikasi Penilaian untuk melakukan verifikasi yang dilakukan oleh atasan penilai 3. Hasil Penilaian hasil penilaian individu sebagai pengguna / user 4. Rekapitulasi rekapitulasi daftar pegawai dan jumlah yang telah selesai dilakukan penilaian 5. Indikator Kegiatan menambah indikator kegiatan baru 6. Grade Jabatan menambah jabatan pegawai 5. Kinerja Harian 1. Entri Kinerja Harian mengisi KHI (kegiatan harian individu) 2. Aktivitas Terkini melihat daftar aktivitas / histori pengisian KHI 6. Remunerasi * 1. Daftar Remunerasi * Mengolah data remunerasi 2. Hasil Remunerasi * Hasil remunerasi individu sebagai pengguna / user 3. Tambahan * Mengisi tambahan remunerasi berupa IKI tambahan 7. Pengaturan (ADMIN) 1. Master Untuk menambah dan merubah master database 2. Unit Sinkronisasi data unit kerja dengan penilai 3. Mapping Pengolahan data dan mapping (penyesuaian) 4. Mutasi Mutasi unit kerja pegawai 8. Pelatihan (DIKLIT) 1. Pelatihan Mengisi data pelatihan 2. Peserta Mengisi peserta pelatihan ) Proses pengembangan program / belum implementasi / akses menu belum dibuka 5
5 Info Pegawai Halaman Info Pegawai, berfungsi : 1. Menampilkan profil dan informasi kepegawaian dari user / pengguna yang login. 2. Menampilkan informasi riwayat pendidikan, daftar pelatihan yang telah dilakukan yang merupakan data dari bagian Diklit, dan daftar keluarga. 3. Dokumen akan dikembangkan untuk arsip kepegawaian elektronik. 4. Merubah foto / gambar pegawai yang bersangkutan 6
6 Data Pegawai Halaman Data Pegawai, berfungsi : 1. Menampilkan seluruh pegawai 2. Melakukan pencarian berdasarkan nama, nip, jabatan 3. Pengelompokkan pencarian berdasarkan unit kerja, grade, status 4. Menambah, menghapus, merubah data pegawai yang hanya bisa dilakukan oleh Administrator Kepegawaian Yang perlu diperhatikan dalam pengolahan data pegawai sehingga proses data e-pi bisa berjalan lancar, yaitu : 1. Penempatan unit kerja / mutasi pegawai 2. Penentuan penilai / atasan penilai 3. Penentuan Jabatan 7
7 Indikator Kegiatan Sebelum melakukan penilaian kinerja perlu disiapkan dahulu kegiatan / indikator kinerja yang akan dikerjakan / ditargetkan kepada pegawai / staf / bawahan. Langkah-langkah sebagai berikut : 1. Pastikan dahulu pegawai sudah masuk didalam daftar pegawai yang akan dinilai dengan memilih menu Edit Penilaian Kinerja dan masuk ke halaman Penilaian Kinerja. 2. Pastikan dahulu indikator kegiatan sudah masuk didaftar kegiatan pegawai yang bersangkutan dengan memilih Proses di halaman Penilaian Kinerja. 3. Penjelasan tentang halaman Penilaian Kinerja dapat dilihat di point selanjutnya "Penilaian Kinerja" 4. Selanjutnya menambahkan indikator kegiatan yang belum ada dengan memilih menu : Penilaian Kinerja Indikator Kegiatan Form Master Indikator Kegiatan Langkah-langkah : 1. Memastikan indikator kegiatan sudah ada atau belum ada didalam database dengan cara melakukan pencarian, jika sudah ada tidak perlu menambahkan lagi agar tidak terjadi duplikat data. 2. Jika belum ada dapat menambah indikator kegiatan dengan cara klik tombol 3. Kemudian akan tampil form entry data berikut : 8
4. Mengisikan Nama Indikator Kegiatan, Definisi Kegiatan 5. Kategori, terdiri : Kuantitas : jumlah kegiatan dengan satuan yang ditentukan sesuai indikator. Kualitas : nilai kualitas dari kegiatan yang diukur bisa nominal / prosentase. Perilaku : nilai perilaku pegawai, misal Keberadaan diukur dari absensi fingerprint. Tugas Tambahan : jumlah kegiatan / tugas tambahan yang sudah ditentukan melalui SK Direktur Utama 6. Group, terdiri : manajemen, umum, dokter, perawat. Berfungsi untuk mempermudah pengelompokan indikator kegiatan 7. Kemudian simpan data dengan tekan tombol Save changes 8. Untuk Merubah data, pilih Opsi Edit 9. Proses Hapus : tidak menghilangkan data tetapi akan menandai status menjadi tidak aktif dengan centang merah. 10. Setelah selesai dengan menambahkan beberapa indikator kegiatan yang dibutuhkan dalam Rencana Kerja, untuk selanjutnya kembali ke halaman Penilaian Kinerja untuk memasukkan kemasing-masing pegawai. Dengan langkah yang akan dijelaskan berikutnya. 9
Link Kebawah 8 Penilaian Kinerja Halaman penilaian kinerja merupakan fasilitas utama pada aplikasi ini, dan akses hanya diberikan kepada penilai / sebagai atasan / kepala / ketua, yang berfungsi : 1. Membuat Rencana Kerja pegawai didalam unit kerja 2. Menilai pegawai didalam unit kerja yang dilakukan tiap bulan 3. Menentukan TARGET, BOBOT, CAPAIAN Tombol link kebawah, berfungsi untuk melihat pegawai dibawah / bawahan dari pegawai yang dipilih, sehingga atasan / top manajemen dapat melihat seluruh pegawai sampai kebawah. Status Verifikasi / persetujuan Warna merah -> belum dikerjakan / disetujui -> sudah selesai dan disetujui Warna hijau Vrf1 = Verifikator 1 / penilai / atasan langsung Vrf2 = Verifikator 2 / atasan penilai 10
Langkah penilaian : 1. Tentukan Periode kemudian tekan tombol cari 2. Tambah Pegawai jika ada bawahan / staf yang belum dimasukkan atau meminta Administrator Pegawai untuk melakukan mutasi pegawai. 3. Lakukan proses penilaian pegawai atau proses membuat rencana kerja dengan menekan tombol proses Proses - Rekap - Harian - Hapus : mulai penilaian / rencana kerja : melihat hasil penilaian : melihat KHI (Kegiatan Harian Individu) : menghapus pegawai jika tidak berada diunit kerja yang bersangkutan, dan sebaiknya dilakukan oleh Administrator Pegawai. 8.1 Proses Rencana Kerja Halaman proses penilaian kinerja dipakai juga sebagai proses pembuatan recana kerja, untuk tampilan awal sebelum membuat rencana kerja pada indikator penilaian masih tampil kosong. Sehingga tahap awal membuat rencana kerja yaitu : 11
1. Menambah indikator penilaian / kegiatan yaitu dengan tekan tombol 2. Setelah tampil form berikut, lakukan pencarian indikator kegiatan / definisi operasional pada kolom input sampai data indikator tampil. Target, Bobot bisa diisi dahulu / dikosongi. Kemudian klik "Simpan". 3. Setelah disimpan pada list kolom akan tampil warna merah, tandanya status indikator kegiatan 4. belum aktif dan tidak bisa digunakan. Untuk mengaktifkan tekan tombol semua atau masing-masing indikator kegiatan. Indikator kegiatan akan terbagi menjadi 4 jenis kategori setelah dimasukkan dengan ditandai warna kolom berbeda, yaitu : a. Kuantitas : biru b. Kualitas : kuning c. Perilaku : hijau d. Tugas Tambahan : ungu di atas untuk 5. Setelah pengisian indikator kegiatan rencana kerja selesai selanjutnya pengisian Target dan Bobot, lakukan juga pengecekan total bobot sehingga hasil menjadi 100% tidak termasuk bobot tugas tambahan. Pastikan periode penilaian sudah sesuai kemudian lakukan proses "Simpan". Tampilan periode dan simpan seperti berikut : 6. Setelah rencana kerja, target, bobot selesai selanjutnya pegawai bisa melakukan pengisian KHI (Kegiatan Harian Individu) dan melakukan kirim data untuk bisa dinilai oleh penilai. Pengisian KHI (Kegiatan Harian Individu) akan dijelaskan selanjutnya. 12
8.2 Proses Penilaian Kinerja Proses penilaian kinerja adalah proses yang dilakukan tiap bulan oleh penilai / atasan untuk menilai staf/pegawai/bawahan di dalam unit kerja. Langkah-langkah memulai penilaian : 1. Lakukan seperti proses "Penilaian Kinerja" diatas yaitu : pilih menu Penilaian Kinerja -> Edit Penilaian Kinerja 2. Pilih pegawai yang dinilai : tekan "Proses" pada pegawai yang dipilih. 3. Pilih Periode Penilaian 4. Pastikan pegawai yang bersangkutan sudah melakukan "Kirim Data" KHI (Kegiata Harian Individu) 5. Lakukan pengecekan capaian hasil dari kirim data KHI, jika tidak sesuai lakukan edit/koreksi capaian 6. Lakukan pengecekan Target, Bobot, dan Nilai 7. Lakukan pengecekan Nilai Total 8. Jika semua sudah sesuai lakukan "Simpan" yang menandakan bahwa penilai sudah melakukan penyimpanan penilaian pada periode tersebut dan sudah menyetujui untuk dijadikan nilai IKI sebagai dasar Remunerasi. 9. Untuk memastikan proses simpan penilaian sudah masuk dapat dilihat dengan klik 10. Tampilan form Rekap atau Hasil Penilaian Kinerja, sebagai berikut 13
8.3 Form Rekap / Hasil Penilaian Kinerja Form Hasil Penilaian dapat diakses secara langsung oleh masing-masing pegawai yang melakukan login dengan cara pilih menu : Penilaian Kinerja -> Rekap Bulanan / Hasil Penilaian. Periode dipilih untuk melihat hasil dipenilaian yang lalu kemudian klik "Cari". 14
8.4 Proses Verifikasi Atasan Penilai Proses verifikasi atasan penilai digunakan sebagai pengganti persetujuan tanda tangan atasan penilai. Proses dilakukan setelah penilai sudah selesai melakukan penilaian bawahan diunit kerja. Maka atasan penilai seperti Kepala Bagian (Ka.Bag), Kepala Bidang (Ka.Bid), Direktur bisa melihat daftar list pegawai yang ada dua tingkat dibawahnya untuk dilakukan persetujuan / verifikasi / validasi. Menu diakses di : Penilaian Kinerja -> Verifikasi Penilaian Centang Semua Klik tanda Verifikasi Verifikasi dilakukan dengan cara mengecek masingmasing hasil penilaian pegawai dengan klik "Rekap" kemudian jika disetujui klik tanda "Verifikasi 2" warna merah sehingga akan berubah jadi hijau. 15
9 KHI (Kegiatan Harian Individu) Form KHI (Kegiatan Harian Individu) digunakan untuk mengisikan jumlah kegiatan setiap hari, dengan kegiatan yang sudah dibuatkan rencana kerja oleh penilai. KHI diisi oleh masing-masing pegawai yang melakukan akses login. Langkah-langkah sebagai berikut : 1. Masuk ke menu : Kinerja Harian -> Entri Kinerja Harian 2. Form akan tampil : 3. Pilih periode waktu melakukan kegiatan, waktu akan secara otomatis terisi waktu saat entri dikarenakan pengisian seharusnya dilakukan secara langsung setelah dilakukan kegiatan di hari tersebut. Jika tidak maka periode harus selalu disesuaikan. 4. Indikator Kegiatan yang tampil didalam KHI adalah daftar kegiatan dengan kategori KUANTITAS karena merupakan kegiatan yang bisa dihitung dengan jumlah yang bisa diisikan tiap hari. Isi kolom jumlah capaian masing-masing kegiatan. 5. 6. Setelah melakukan pengisian jumlah capaian kegiatan kemudian pilih "Simpan" 16
7. Jika terjadi koreksi data dapat dilakukan dengan cara pilih periode kemudian pilih "Load", dan isikan kembali capaian yang benar kemudian lakukan "Simpan" ulang. 8. Untuk pengecekan hasil KHI per bulan dapat memilih 9. Tampilan form rekap : 10. Tampilan rekap total dibawah : 11. Setelah pengisian KHI sudah selesai dalam satu bulan maka pada tanggal 1 (satu) bulan berikutnya dapat dilakukan kirim data dengan pilih Sehingga penilai dapat melakukan proses penilaian. 17