BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Dalam pembuatan sistem informasi ini menerapkan konsep SDLC (Systems Development Life Cycle (Siklus Hidup Pengembangan Sistem) yang berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan. Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam pembuatan Sistem Informasi Pengendalian persediaan obat pada instalasi farmasi rumah sakit mojosari yaitu sebagai berikut: 3.1 Analisis Sistem 3.1.1 Identifikasi Masalah Instalasi farmasi rumah sakit mojosari saat ini mengelola lebih dari 2000 jenis obat. Sebagian besar obat memiliki dua kepemilikan yaitu kepemilikan askes dan kepemilikan umum atau biasa disebut non askes. Masing-masing kepemilikan obat memiliki stok sendiri-sendiri, stok obat kepemilikan askes digunakan untuk melayanani pasien dengan status penjamin askes , sedangkan stok obat kepemilikan non askes digunakan untuk melayani pasien dengan status penjamin selain askes. Tetapi dalam proses operasionalnya terjadi apabila stok kepemilikan obat askes habis maka dapat menggunakan stok obat kepemilikan non askes dengan jenis obat yang sama. Hal ini sebenarnya tidak diperbolehkan, tetapi karena alasan mengutamakan pelayanan maka penjualan dengan stok yang tidak sesuai dengan hak kepemilikannya ini tetap dilakukan. Sebenarnya kehabisan stok ini dapat dihindari dengan pengendalian persediaan yang baik. Dengan banyaknya jenis obat dan kepemilikan stok yang berbeda ini membuat 14
instalasi farmasi rumah sakit mojosari kesulitan untuk melakukan pengendalian persediaan dengan baik. Pengendalian persediaan obat yang dilakukan oleh instalasi farmasi saat ini adalah pengendalian yang sangat sederhana. Dalam operasioal pengendalian persediaan, Instalasi Farmasi memulai dari proses perencanaan persediaan, dalam Perencanaan persediaan petugas menentukan jumlah obat yang harus dipesan dan kapan pemesanan dilakukan kepada supplier. Untuk menentukan jumlah obat yang akan dipesan petugas melihat dari rata-rata penjualan satu bulan sebelumnya, sedangkan untuk menentukan kapan dilakukan pemesanan didasarkan pada jumlah stok. Petugas melihat rata-rata penjualan obat selama dua hari dari penjualan bulan sebelumnya, jika jumlah stok mencapai jumlah rata-rata penjualan tersebut maka akan dilakukan pemesanan. Tetapi perhitungan untuk perencanaan persediaan ini tidak tiap periode waktu dilakukan. Dari hasil wawancara, dalam tahun kurun waktu tahun 2012 proses ini hanya dilakukan satu kali dan untuk pereiode-periode selanjutnya tetap menggunakan hasil perencanaan awal tersebut. Padahal untuk setiap periode jumlah kebutuhan penjualan obat bisa berbeda. Document flow proses perencanaan persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.1. 15
Perencanaan Persediaan Gudang Sistem Informasi Inventori Manajemen Mulai Laporan Penjualan Daftar Obat Yang akan Dipesan Menghitung Rata-rata Penjualan Obat tiap Bulan Data Rata-rata Penjualan Obat tiap Bulan Menghitung Rata-rata Penjualan Untuk 2 hari Data Rata-rata Penjualan Obat tiap Bulan Membuat Daftar obat yang akan dipesan bedasar informasi stok Obat Informasi Stok Obat Daftar Obat Yang akan Dipesan Selesai Gambar 3.1 Document flow proses perencanaan persediaan obat Pengendalian persediaan lain yang dilakukakan instalasi farmasi rumah sakit mojosari adalah proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep yang bertujuan untuk mengatur obat apa saja yang dapat diresepkan kepada pasien. Setiap periode waktu tertentu pihak manageman menentukan obat apa saja yang dapat diresepkan oleh dokter kepada pasien. Tetapi proses proses pengelompokan obat ini belum dilakukan dengan baik, pemanfaatan dari hasil proses ini hanya untuk acuan obat apa saya yang bisa di pesan kepada supplier. Petugas tidak pernah menginformasikan obat mana yang dapat diresepkan. Informasi yang dihasilkan dari pengendalian putaran persediaan hanya daftar obat untuk 16
pembuatan resep dokter kepada pasien dan tidak disertai dengan jumlah stok yang masih ada. Document flow proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.2. Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep Manajemen Dokter Gudang Mulai Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep Data Obat Membuat Daftar Obat Untuk Peresepan Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep Membuat Lapran Obat Untuk Pembuatan Resep Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep Selesai Gambar 3.2 Document flow proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep Dengan proses pengendalian persediaan yang dilakukan seperti saat ini, Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari mengalami berbagai macam permasalahan. Permintaan kebutuhan jumlah obat yang tidak pasti dalam tiap periodenya membuat petugas khususnya bagian gudang kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan obat untuk masa yang akan datang. Ketidaktepatan 17
18 dalam menentukan waktu dan jumlah obat yang akan dipesan mengakibatkan kehabisan stok dan keterlambatan dipenuhinya pesanan obat oleh suplier sehingga tidak dapat memenuhi permintaan pasien pada saat pesanan sedang diproses. Pada periode Juli 2012 sampai Desember 2012 ada 308 jenis obat yang diganti dalam penjualan dari kepemilikan askes ke kepemilikan umum dengan jumlah rata-rata 15 kali penggantian. Hal ini menunjukan stok obat dengan kepemilikan askes mengalami kehabisan stok dan tidak bisa memenuhi permintaan pasien dengan status penjamin askes. Salah satu contoh obat yang diganti dalam penjualan dari kepemilikan askes ke kepemilikan umum dengan frekuensi paling banyak adalah Cefotaxime injc 1gr dengan jumlah 429 kali penggantian. 3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem Dari uraian identifikasi masalah diatas, Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari mengalami permasalahan dalam menentukan jumlah permintaan kebutuhan obat kepemilikan askes untuk masa akan datang dengan kondisi jumlah permintaan yang tidak pasti serta menentukan kapan pemesanan suatu obat harus dilakukan dan jumlah pada tiap pemesanan. Dalam permasalahan ini, untuk membantu menentukan jumlah permintaan yang tidak pasti dapat menggunakan metode peramalan. Metode peramalan ini menggunakan informasi dari data lampau untuk memperkirakan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Dalam penelitian ini data masa lampau menggunakan data penjualan obat pada tahun 2012 pada instalasi farmasi rumah sakit. Salah satu contoh data penjualan obat berikut adalah Cefotaxime injc 1gr pada periode tahun 2012 dalam bentuk grafik runtut waktu pada gambar 3.3.
Time Series Plot of CEFOTAXIME 180 160 140 E M I X A T O F E C 120 100 80 60 40 20 1 5 10 15 20 25 Index 30 35 40 45 50 Gambar 3.3 Grafik Penjualan Penjualan obat Cefotaxime injc 1gr Selanjutnya untuk menentukan metode peramalan yang tepat untuk digunakan dalam permasalahaan ini adalah dengan melakukan analisis uji pola data pada data penjualan tersebut. Uji pola data dilakukan untuk mengetahui apakah data mempunyai unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal). Setelah dilakukan uji pola data ternyata pola data dalam penjualan memiliki unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal), hal ini dapat dilihat dapat dilihat dalam bentuk grafik pada gambar 3.4 untuk trend analysis dan gambar 3.5 uji otokorelasi. Trend Analysis Plot for CEFOTAXIME Linear Trend Model Yt = 86,65 + 0,389*t 180 160 Variable A ctual Fits 140 E M I X A T O F E C 120 100 80 60 40 20 1 5 10 15 20 25 Index 30 35 40 45 50 Gambar 3.4 Trend Analysis Penjualan Penjualan obat Cefotaxime injc 1gr 19
Autocorrelation Function for CEFOTAXIME (with 5% significance limits for the autocorrelations) 1,0 0,8 0,6 n o i t a l e r r o c o t u A 0,4 0,2 0,0 0,2 0,4 0,6 0,8 1,0 1 2 3 4 5 6 7 Lag 8 9 10 11 12 13 Gambar 3.5 Uji Otokorelasi Penjualan Penjualan Obat Cefotaxime injc 1gr Setelah diketahui bahwa pola data memiliki unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal), selanjutnya adalah menentukan metode peramalan yang sesuai untuk pola data yang memiliki memiliki unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal). Metode peramalan yang tepat untuk pola data tersebut adalah metode Pemulusan Eksponensial Winter. Menurut Makridakis dan Wheelwright (1992: 81), metode Pemulusan Eksponensial Winter sangat tepat digunakan untuk menangani data musiman selain data yang memiliki trend. Keuntungan dari penggunaan metode Pemulusan Eksponensial Winter adalah mudah pemakaiannya karena relatif sederhana dan biaya rendah (Arsyad, 1994). Selanjutnya untuk menentukan kapan pemesanan suatu obat harus dilakukan, digunakan metode Reorder Point. Jumlah obat yang dipesan pada Reorder Point tersebut akan ditentukan berdasarkan perhitungan metode Economic Order Quantity. Sedangkan untuk membantu proses putaran persediaan, sistem yang akan dibuat menyediakan input untuk pengelompokan daftar obat yang dapat 20
diresepkan oleh dokter setiap periodenya. Informasi obat yang dapat diresepkan ini akan digabungkan dengan informasi stok realtime sesuai dengan periode aktif yang ditentukan sehingga dokter lebih mudah memilih obat yang akan diresepkan diresepkan. 3.2 Perancangan Sistem Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, dapat dirancang sebuah solusi model pengembangan sistem yang akan menjadi dasar dalam perancangan sistem selanjutnya. Secara umum model pengembangan tersebut digambarkan dalam block diagram pada gambar 3.6 Input Proses Output Data Penjualan Peramalan dengen Metode peramalan Winter's Exponential Smoothing Perkiraan kebutuhan obat Biaya Pemesanan Biaya Penyimpanan Leadtime Penentuan Jumlah obat dalam pemesanan dengan Metode Economic Order Quantity Jumlah obat dalam pemesanan dan waktu pemesanan Safety Stock Penentuan waktu pemesanan dengan Metode Reorder Point Stok Obat Daftar Obat yang dapat diresepkan Stok Obat Pengelompokan Obat untuk Pembuatan Resep Informasi Obat yang dapat digunakan untuk pembuatan resep Gambar 3.6 Block Diagram Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Blok diagram di atas menggambarkan alur dari Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat. Data penjualan obat menjadi masukan dari proses 21
22 peramalan yang akan dilakukan dengan Metode Winter's Exponential Smoothing. Data penjualan tersebut diambil dari database sistem informasi inventori dengan periode penjualan mingguan pada tahun 2012 sebanyak 52 minggu. Berikut adalah contoh data penjualan obat Cefotaxime injc 1gr disajikan pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Data Penjualan Obat Cefotaxime injc 1gr Periode Jml. Penjuala n Periode Jml. Penjuala n Periode Jml. Penjuala n Periode Jml. Penjuala n 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 78 55 72 69 113 105 69 27 62 101 120 79 100 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 134 145 76 108 61 127 74 85 136 82 56 104 81 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 94 117 151 132 156 99 175 92 69 62 92 72 104 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 120 113 135 74 123 109 89 81 78 67 135 98 86 Selanjutnya dari data penjualan tersebut dilakukan proses peramalan dengan Metode Winter's Exponential Smoothing. Dalam tugas akhir ini periode yang akan diramalkan adalah empat minggu yang akan datang. Persamaan metode Winter's Exponential Smoothing (Arsyad, 2001:87) yang digunakan adalah sebagai berikut: Pemulusan Eksponensial Estimasi Trend
Estimasi Musiman Ramalan untuk Periode p di Masa Datang Dari persamaan tersebut contoh perhitungan peramalan dilakukan dengan obat Cefotaxime injc 1gr untuk α = 0.4, β = 0.1, μ = 0.2 menggunakan data penjualan yang tersaji dalam tabel 3.1 terdapat pada lampiran 2. Contoh perhitungan nilai pemulusan untuk periode 2 adalah sebagai berikut: Pemulusan Eksponensial A2 = 0,4 (55/1) + (1 - 0,4)(78 + 0) A2 = 0,4 (55/1) + (1 - 0,4)(78 + 0) A2 = 22 + 46,8 = 68,8 Estimasi Trend T2 = 0,1(68,8 - 78) + (1 - 0,1) 0 T2 = 0,1(68,8 - 78) + (1 - 0,1) 0 T2 = -0,92 + 0 = -0,92 Estimasi Musiman S2 = 0,2 (55/68,8) + (1 - 0,2) 1 S2 = 0,16 + 0,8 = 0,96 23
Setelah mengihitung pemulusan eksponensial, estimasi trend dan estimasi musiman, selanjutnya adalah meghitung ramalan untuk satu periode berikutnya. Dari contoh perhitungan pada lampiran 2, contoh perhitungan untuk periode 6 adalah sebagai berikut: Y5+1 = (A5 + 1(T5)) S5-4+1 Y6 = (86,07 + 1(1,05))(0,96) Y6 = 83,63 Dari contoh proses perhitungan peramalan dalam tabel pada lampiran 2 dihasilkan jumlah perkiraan kebutuhan obat untuk empat minggu yang akan datang : Minggu ke 53 = 103 Minggu ke 54 = 104 Minggu ke 55 = 95 Minggu ke 56 = 88 Total jumlah perkiraan kebutuhan minggu ke 53 sampai 56 = 390 Dari proses peramalan ini akan menghasilkan keluaran perkiraan kebutuhan obat. Keluaran perkiraan kebutuhan obat ini adalah informasi kebutuhan obat yang telah diramalkan untuk empat minggu yang akan datang pada periode tertentu. Proses selanjutnya adalah menghitung jumlah obat yang harus dipesan dalam pemesanan menggunakan metode Economic Order Quantity. Pada peoses EOQ, perkiraan kebutuhan yang dihasilkan dari proses peramalan digunakan sebagai masukan. Masukan lainnya yang dibutuhkan untuk metode EOQ adalah biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan diambil dari database sistem informasi inventori. Untuk menghitung 24
25 jumlah obat yang harus dipesan dalam pemesanan dengan metode EOQ digunakan persamaan sebagai berikut: EOQ = 2 S D / H Perhitungan EOQ dengan contoh total jumlah perkiraan kebutuhan obat Cefotaxime injc 1gr untuk empat minggu yang akan datang yang didapat dari proses peramalan sebesar 390 dengan nilai biaya penyimpanan untuk setiap periode 4 minggu Rp. 54 dan biaya pesan Rp. 1000 sebagai berikut: EOQ = 2 S D / H D = 390 S = 1000 H = 54 EOQ = √ (2) (1000) (390) / (54) = 120 Proses EOQ ini akan menghasilkan keluaran berupa jumlah obat yang harus dipesan dalam pemesanan, pada contoh diatas jumlah obat yang harus dipesan adalah sebanyak 120 dalam satu kali pemesanan. Selanjutnya adalah proses perhitungan titik pemesanan kembali menggunakan metode Reorder Point, dalam proses ini menerima masukan leadtime, safety stock dan stok obat. Masukan leadtime, safety stock dan stok obat ini diambil dari database sistem informasi inventori. Persamaan untuk perhitungan menggunakan metode reorder point adalah sebagai berikut: Reorder point (ROP) = (LT x AU) + SS Contoh perhitungan metode reorder point dengan total jumlah perkiraan kebutuhan obat Cefotaxime injc 1gr untuk empat minggu yang akan datang sebesar 390 dengan nilai safety stock 99 dan nilai leadtime 2 sebagai berikut:
Reorder point (ROP) = (LT x AU) + SS LT = 2 SS = 99 AU = 390 / 28 = 14 ROP = (2 x 14) + 99 = 127 Dari proses perhitungan menggunakan metode Reorder Point ini menghasilkan keluaran berupa titik pemesanan kembali yang dipakai sebagai acuan perbandingan dengan informasi stok obat sehingga menghasilkan informasi waktu dilakukkannya pemesanan obat. Proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep adalah proses mengelompokkan obat tiap periode waktu oleh pihak manajemen rumah sakit yang keluarannya berupa informasi daftar obat yang digunakan oleh dokter sebagai acuan untuk meresepkan obat kepada pasien. Proses ini memerlukan masukan berupa daftar obat yang ada di rumah sakit dan stok obat yang diambil dari database sistem informasi inventori. Obat dikelompokkan berdasarkan kesepakatan pihak manajemen untuk periode tertentu. Dari hasil pengelompokan obat ini akan digabungkan dengan informasi stok sehingga menghasilkan daftar obat yang dapat dipakai oleh dokter untuk meresepkan obat kepada pasien. Untuk dapat menjalankan sistem yang dibuat untuk diperlukan perangkat keras dan perangkat lunak dengan spesifikasi tertentu. Adapun kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem ini adalah sebagai berikut: A. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras Daftar kebutuhan perangkat keras untuk pengembangan aplikasi, memiliki spesifikasi minimal: 26
1. Kapasitas Random Access Memory (RAM) 2024 MB. 2. Processor minimal Intel Core 2 Duo. 3. Harddisk minimal berkapasitas 80 Gb. 4. VGA Card 512 MB On Board. 5. Printer untuk mencetak data yang diperlukan. B. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Daftar kebutuhan perangkat keras untuk pengembangan aplikasi, memiliki spesifikasi minimal: 1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP. 2. Microsoft SQL Server 2000. 3. Microsoft .NET Framework 4.0. 4. Visual Studio 2010 3.2.1 System Flow Sistem informasi memiliki alur antara data, proses dan laporan yang digambarkan dalam bentuk system flow. 1. System Flow Proses Perencanaan Peresediaan Tahap awal adalah proses transfer data obat dari sistem informasi inventori ke dalam sistem informasi pengendalian obat. Data obat yang ditransfer merupakan data obat yang digunakan dasar untuk proses menghitung EOQ dan ROP. Selanjutnya adalah meramalkan perkiraan kebutuhan obat dengan menggunakan metode winter. Proses peramalan mengambil data dari sistem informasi inventori untuk mengambil data penjualan lampu. Setelah didapatkan hasil peramalan, selanjutnya dari hasil peramalan tersebut digunakan dasar 27
menghitung EOQ dan ROP untuk menentukan kapan obat harus dipesan beserta jumlah yang harus dipesan. Untuk lebih lengkapnya system flow proses perencanaan peresediaan dapat dilihat pada gambar 3.7. Perencanaan Persediaan Gudang Sistem Informasi Pengendalian Obat Sistem Informasi Inventori Manajemen Mulai Transfer Data Obat Data Obat Inventori Laporan Hasil Peramalan, EOQ dan ROP Data Penjualan Memulai Transfer data Obat Data Obat Memilih Obat yang diramalkan Mengambil data penjualan Obat yang dipilih Meramalkan Permintaan Obat Data Peramalan Data Hasil Peramalan Menghitung EOQ dan ROP Data Hasil EOQ dan ROP Laporan Hasil Peramalan, EOQ dan ROP Membuat Laporan Informasi jumlah Pemesanan dan waktu Pemesanan Obat Membuat Informasi jumlah Pemesanan dan waktu Pemesanan Obat Selesai Gambar 3.7 System Flow Proses Perencanaan Peresediaan 2. System Flow Proses Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep Manajemen menginputkan daftar obat untuk pembuatan resep. Selanjutnya hasil dari inputan tersebut disimpan dan hasilnya akan digabungkan dengan informasi stok realtime yang didapat dari sistem informasi inventori. Informasi 28
data obat yang muncul sesuai dengan periode aktif yang ditentukan. Untuk lebih lengkapnya system flow proses pengelompokan obat untuk resep dapat dilihat pada gambar 3.8. Obat Untuk Pembuatan Resep Manajemen Sistem Informasi Pengendalian Obat Dokter Sistem Informasi Inventori Mulai Menambah Daftar Peresepan Obat Periode Baru Data Stok Obat Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep Data Peresepan Obat Daftar Obat Menampilkan Hasil Peresepan Obat dan Stok Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Membuat Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Informasi Obat yang dapat diresepkan beserta stok Selesai Gambar 3.8 System Flow Proses Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep 3.2.2 Data Flow Diagram Penggambaran sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai dari context diagram seperti dapat dilihat pada gambar 3.9 Dari context diagram dapat didekomposisi lagi menjadi level yang lebih rendah (lowest level) untuk menggambarkan sistem lebih rinci. 1. Context Diagram 29
Context Diagram sistem informasi pengendalian persediaan obat mempunyai empat entitas luar yang memberi masukan kepada sistem dan menerima keluaran dari sistem. Keempat entitas tersebut antara lain sistem informasi iventori, gudang, dokter dan managemen. Context Diagram sistem informasi pengendalian persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.9. Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ Informasi Jumlah dan Waktu Pemesanan Gudang Biaya Pesan Sistem Informasi Inventori Data Leadtime Data Obat 0 Data Obat yang diramalkan Biaya Simpan Data Penjualan Data Stok Obat Sistem Informasi Pengendalian persediaan obat + Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ Dokter Informasi Obat Pembuatan Resep Beserta Stok Managemen Data Obat Untuk Pembuatan Resep Gambar 3.9 Context Diagram Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat 2. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Pada Data Flow Diagram (DFD) Level 0 pada sistem informasi pengendalian persediaan obat terdapat tiga proses utama yaitu transfer data obat, pengelompokan obat untuk resep, dan analisa perencanaan persediaan obat. DFD Level 0 pada sistem informasi pengendalian persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.10. 30
Data Penjualan Sistem Sistem Sistem Sistem Sistem Sistem Informasi Informasi Informasi Informasi Informasi Informasi Inventori Inventori Inventori Inventori Inventori Inventori Data Stok Obat Biaya Pesan Dokter Data Obat Untuk Pembuatan Resep Managem Manageme Manageme Managemen en n n Biaya Simpan Data Leadtime Data Obat 1 Transfer Data Obat 2 Pengelompokan Obat Untuk Peresepan + Informasi Obat Pembuatan Resep Beserta Stok Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep 3 Hasil Transfer Data Obat Data Obat Analisa Perencanaan Persediaan Obat+ 1 tb_Obat Data Obat Data Obat yang diramalkan Gudang Gudang Gudang Gudang Hasil Perencanaan Persediaan Obat Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ 4 Informasi Jumlah dan Waktu Pemesanan Pembuatan Laporan + Data Hasil EOQ ROP Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ Data Hasil Peramalan 12 tb_EOQ_ROP2 11 tb_HasilPera malan2 Gambar 3.10 DFD Level 0 Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat 3. DFD Level 1 Pengelompokan Obat Untuk Resep DFD Level 1 pengelompokan obat untuk resep mempunyai dua proses yaitu setting obat dan penggabungan data stok. Pada proses seting obat, sistem menerima masukan dari managemen dan membaca data dari tb_obat. Dari proses tersebut sistem akan menyimpan hasilnya pada tabel tb_PeresepanObat dan tabel tb_PeresepanObat_detil. Proses selanjutnya adalah penggabungan data stok, dalam proses ini sistem akan membaca data dari tb_PeresepanObat dan tb_tabel tb_PeresepanObat_detil. Data tersebut digabungkan dengan data stok dari sistem informasi penjualan sehingga menghasilkan informasi obat untuk resep beserta stoknya yang ditujukan kepada dokter. DFD Level 1 pengelompokan obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.11. 31
Sistem Informasi Inventori Dokter Managemen Managemen Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Data Stok Obat 2 1 Data Peresepan Penggabungan Data Stok Informasi Obat Pembuatan Resep Beserta Stok Data Obat Untuk Pembuatan Resep Setting Obat Data Obat Hasil Setting Peresepan 2 tb_Peresepan Obat 1 tb_Obat Hasil Detail Obat 5 tb_Peresepan_O bat_detil Data Detail Obat Peresepan Gambar 3.11 DFD Level 1 Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep 4. DFD Level 1 Analisa Perancangan Persediaan Obat DFD Level 1 analisa perancangan persediaan obat mempunyai proses yaitu pengambilan data periode penjualan , poses peramalan dengan metode winter, proses EOQ dan ROP , dan proses pembacaan hasil perencanaan persediaan. DFD Level 1 analisa perancangan persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.12. 32
33 Sistem Informasi Inventori Data Obat yang Diramalkan Data Penjualan Gudang Data Periode Peramalan 1 7 tb_Peramalan 1 tb_Obat Data Obat Pengambilan Data Periode Penjualan Data Detail Periode obat 8 tb_Peramalan _detil 2 9 tb_HasilPera malan Hasil Peramalan Proses Peramalan Metode Winter Data Detail Periode Obat Data Periode Peramalan 3 Data Hasil Peramalan Proses EOQ dan ROP Hasil EOQ dan ROP 10 tb_EOQ_ROP 4 Proses Pembacaan Hasil Perencanaan Persediaan Obat Data Hasil EOQ dan ROP Data Hasil Peramalan Hasil Perencanaan Persediaan Obat Gudang Gambar 3.12 DFD Level 1 Analisa Perancangan Persediaan Obat 3.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan pemrosesan dan hubungan data-data yang digunakan dalam sistem. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entitas yang saling terkait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM). Conceptual data model (CDM) dari Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat terdapat tujuh tabel, yaitu tb_user, tb_peresepanObat, tb_obat, tb_peramalan, tb_peramalan_detil, tb_hasilPeramalan dan tb_EOQ_ROP. CDM dari sistem informasi pengendalian persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.13.
tb_us er kode_us er nama_us er us rname pass wd group Mengi si tb_Peres epanObat kode_peres epan tanggal_Input tanggal_Aktif keterangan s tAktif Mengi si Mem il iki tb_Has ilPeramalan kode_Hasil_peramalan periode_has il periode_Awal periode_Akhir jumlah_Peramalan Mem il iki tb_Peramalan kode_Peramalan tanggal_Awal tanggal_Akhir tanggal_Input konstanta_pemulusan konstanta_pemulusan_trend konstanta_pemulusan_mus iman Mem il iki tb_Obat kode_obat nama_Obat harga_Jual biaya_Pes an biaya_Simpan lead_time Safety_Stok Stok tb_EOQ_ROP kode_EOQ_ROP tanggal_Input EOQ ROP Mem il iki Mem il iki tb_Peramalan_detil kode_peramalan_detil periode tanggal_Awal_Periode tanggal_Akir_Periode jumlah_Penjualan jumlah_Peramalan Gambar 3.13 CDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Berdasarkan CDM yang ada dapat dibuat physical data model (PDM). PDM dari sistem informasi pengendalian persediaan obat terdapat delapan tabel yaitu tb_user, tb_peresepanObat, tb_peresepanObat_detil, tb_obat, tb_peramalan, tb_peramalan_detil, tb_hasilPeramalan dan tb_EOQ_ROP. PDM dari sistem informasi pengendalian persediaan dapat dilihat pada gambar 3.14. 34
35 TB_USER TB_PERESEPANOBAT TB_HASILPERAMALAN KODE_USER NAMA_USER USRNAME PASSWD GROUP varchar(5) varchar(100) varchar(20) varchar(20) varchar(20) KODE_USER = KODE_USER KODE_PERESEPAN KODE_USER TANGGAL_INPUT TANGGAL_AKTIF KETERANGAN STAKITF varchar(8) varchar(5) times tamp date varchar(200) s mallint KODE_HASIL_PERAMALAN KODE_PERAMALAN PERIODE_HASIL PERIODE_AWAL PERIODE_AKHIR JUMLAH_PERAMALAN varchar(13) varchar(10) integer date date decimal KODE_USER = KODE_USER KODE_PERESEPAN = KODE_PERESEPAN TB_PERESEPANOBAT_DETIL KODE_OBAT KODE_PERESEPAN varchar(4) varchar(8) KODE_OBAT = KODE_OBAT TB_PERAMALAN TB_OBAT KODE_PERAM ALAN = KODE_PERAMALAN KODE_PERAMALAN KODE_USER KODE_OBAT TANGGAL_AWAL TANGGAL_AKHIR TANGGAL_INPUT KONSTANTA_PEMULUSAN KONSTANTA_PEMULUSAN_TREND KONSTANTA_PEMULUSAN_MUSIMAN varchar(10) varchar(5) varchar(4) date date times tamp decimal decimal decimal KODE_OBAT NAMA_OBAT HARGA_JUAL BIAYA_PESAN BIAYA_SIMPAN LEAD_TIME SS STOK KODE_OBAT = KODE_OBAT varchar(4) varchar(200) numeric(6) numeric(6) numeric(6) int int int TB_PERAMALAN_DETIL TB_EOQ_ROP KODE_EOQ_ROP KODE_PERAMALAN TANGGAL_INPUT EOQ ROP KODE_PERAM ALAN = KODE_PERAMALAN varchar(13) varchar(10) times tamp decimal decimal KODE_PERAM ALAN = KODE_PERAMALAN KODE_PERAMALAN_DETIL KODE_PERAMALAN PERIODE TANGGAL_AWAL_PERIODE TANGGAL_AKIR_PERIODE JUMLAH_PENJUALAN JUMLAH_PERAMALAN varchar(13) varchar(10) integer date date decimal decimal Gambar 3.14 PDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat 3.2.4 Struktur Database Seperti yang dikatakan diatas, PDM merupakan gambaran dari struktur database. Tiap-tiap entitas dalam ERD akan digunakan sebagai tabel dalam database. Struktur database yang akan digunakan yaitu: 1. TB_USER Nama Tabel : Tb_User Fungsi : Untuk menyimpan data user Primary Key : kode_user Foreign Key : - Tabel 3.2 Tb_User Field Name Type Length Constraint Description Kode_User Varchar 5 PK Kode User Nama_User Usrname Varchar Varchar 100 20 - Nama User Username
Field Name Type Length Constraint Description Passwd Group Varchar Varchar 20 20 - Password Group User 2. TB_OBAT Nama Tabel : Tb_Obat Fungsi : Untuk menyimpan data obat Primary Key : kode_obat Foreign Key : - Tabel 3.3 Tb_Obat Field Name Type Length Constraint Description Kode_Obat Varchar 4 PK Kode User Nama_Obat Harga_Jual Biaya_Pesan Biaya_Simpan Lead_time Safety_Stok Varchar Numeric Numeric Numeric Int Int 200 6 6 6
Nama User Harga Jual Obat Biaya Pemesanan Obat Biaya Penyimpanan Obat Jangka Waktu Pemesanan Obat satuan hari Stok Pengaman Jumlah Obat yang tersedia saat ini Stok Int
3. TB_PERESEPANOBAT Nama Tabel : Tb_Peresepanobat Fungsi : Untuk menyimpan data obat yang dapat diresepkan 36
Primary Key : kode_peresepan Foreign Key : kode_user Tabel 3.4 Tb_PeresepanObat Field Name Type Length Constraint Description Kode_Peresepan Kode_User Tanggal_Input Tanggal_Aktif Keterangan Varchar Varchar Datetime Date Varchar 5 100
200 PK
FK
Kode Peresepan Kode user yang menginput Tanggal dilakukan Input Tanggal mulai pemberlakuan Keterangan Status Disetujui stAktif smallint
4. TB_PERESEPANOBAT_DETIL Nama Tabel : Tb_Peresepanobat_detil Fungsi : Untuk menyimpan data detail obat yang dapat diresepkan Primary Key : kode_obat, kode_peresepan Foreign Key : kode_obat, kode_peresepan Tabel 3.5 Tb_Peresepanobat_Detil Field Name Type Length Constraint Description Kode_Obat Kode_Peresepan Varchar Varchar 4 8 PK , FK PK , FK Kode Peresepan Kode user yang menginput 5. TB_PERAMALAN Nama Tabel : Tb_Peramalan 37
38 Fungsi : Untuk menyimpan perhitungan peramalan Primary Key : kode_peramalan Foreign Key : kode_user, kode_Obat Tabel 3.6 Tb_Peramalan Field Name Type Length Constraint Description Kode_Peramalan Kode_User Kode_Obat Tanggal_Awal Tanggal_Akhir Tanggal_Input Konstanta_Pemulusan Konstanta_Pemulusan_ Trend Varchar Varchar Varchar Date Date Datetime Decimal Decimal 15 8 4
PK FK
FK
Kode Peramalan Kode user yang menginput Kode Obat Yang diramalkan Tanggal Awal Periode yang diramalkan Tanggal Akhir Periode yang diramalkan Tanggal Input Peramalan Konstanta Pemulusan Konstanta Pemulusan Trend Konstanta Pemulusan Musiman Konstanta_Pemulusan_Musiman Decimal
6. TB_PERAMALAN_DETIL Nama Tabel : Tb_Peramalan_detil Fungsi : Untuk menyimpan perhitungan detil peramalan Primary Key : kode_peramalan_detil
39 Foreign Key : kode_peramalan Tabel 3.7 Tb_Peramalan_Detil Field Name Type Length Constraint Description Kode_Peramalan_detil Kode_Peramalan Periode Tanggal Awal Periode Tanggal Akhir Periode Jumlah_Penjualan Varchar Varchar Integer Date Date Datetime 12 8
PK FK
Peramalan Detil Kode Peramalan Periode Histori Penjualan Mingguan Tanggal Awal Periode Histori Penjualan Tanggal Awal Periode Histori Penjualan Jumlah Penjualan Obat Tiap Periode Jumlah Peramalan Jumlah_Peramalan Decimal
7. TB_HASIL_PERAMALAN Nama Tabel : Tb_User Fungsi : Untuk menyimpan Hasil peramalan Primary Key : kode_hasil_peramalan Foreign Key : kode_peramalan Tabel 3.8 Tb_Hasil_Peramalan Field Name Type Length Constraint Description Kode_Hasil_Peramalan Varchar 8 PK Kode hasil Peramalan
Field Name Kode_Peramalan Periode_Hasil Pariode_Awal Pariode_Akhir Jumlah_peramalan 8. TB_EOQ_ROP Nama Tabel Fungsi Primary Key Foreign Key Field Name Kode_EOQ_ROP Kode_Peramalan Tanggal_Input Type Length Constraint Description Varchar Integer Date Date 8
FK
Kode Peramalan Periode Mingguan yang diramalkan Tanggal awal periode yang diramalkan Tanggal akhir periode yang diramalkan Jumlah hasil Peramalan Decimal
: Tb_EOQ_ROP : Untuk menyimpan Hasil Perhitungan EOQ dan ROP : kode_EOQ_ROP : kode_peramalan Tabel 3.9 Tb_EOQ_ROP Type Length Constraint Description Varchar Varchar Datetime 8 8
PK FK
Kode untuk menyimpan tiap hasil perhitungan EOQ dan ROP Kode Peramalan Tanggal Dilakukan Input Hasil EOQ dan ROP 40
Field Name Type
Length Constraint Description EOQ
ROP Decimal
Decimal
Hasil perhitungan EOQ Hasil Perhitungan ROP 3.3 Desain Antarmuka 3.3.1 Desain Form Utama Form Utama berfungsi sebagai induk untuk mempermudah navigasi serta menampung form-form lainnya, sehingga pengguna dapat mengakses sistem dengan lebih mudah. Desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.15. Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Rumah Sakit Mojosari Data Master Setting Transaksi Informasi Laporan Nama User Gambar 3.15 Desain Form Utama 3.3.2 Desain Form Login Form login berfungsi sebagai pengenal akses pengguna untuk masuk ke dalam sistem. Desain form login dapat dilihat pada gambar 3.16. 41
User Username Password Login Keluar Gambar 3.16 Desain Form Login 3.3.3 Desain Form User Form user berfungsi untuk mengolah data pengguna yang menggunakan sistem. Desain form user dapat dilihat pada gambar 3.17. USER Cari Kata Kunci kode Nama Group Username kode Username Nama Password Group Tambah Simpan Batal Koreksi Hapus Keluar Gambar 3.17 Desain Form User 3.3.4 Desain Form Data Obat Form data obat berfungsi untuk mentransfer data obat dari sistem informasi penjualan yang sudah ada kedalam sistem. Desain form data obat dapat dilihat pada gambar 3.18. 42
Data Obat Cari Kata Kunci kode Nama Harga Beli Biaya Pesan Biaya Simpan Lead Time kode Biaya Pesan Nama Biaya Simpan Harga Beli Lead Time Transfer Data Simpan Batal Koreksi Hapus Keluar Gambar 3.18 Desain Form Data obat 3.3.5 Desain Form Peramalan Form peramalan berfungsi untuk melakukan proses peramalan data penjualan obat. Dalam form ini terbagi menjadi tiga bagian yaitu tab data penjualan, tab perhitungan peramalan, tab hasil perencanaan. Bagian tab data penjualan berfungsi untuk memilih obat yang akan diramalkan dan mengambil data penjualannya. Desain form peramlan bagian tab data penjualan dapat dilihat pada gambar 3.19. 43
Peramalan Data Penjualan Perhitungan Peramalan Hasil Perencanaan Cari Obat Kode Obat Nama Obat Hasil Uji Pola Data Detail Penjualan Obat Per Periode Detail Penjualan Obat Per Periode Periode Jumlah Grafik Penjualan Obat Mulai Peramalan Simpan Hasil Gambar 3.19 Desain Form Peramlan bagian tab data penjualan Bagian tab perhitungan peramalan berfungsi menampilkan hasil perhitungan peramalan dengan metode winter untuk setiap item obat. Desain Form Peramlan bagian tab perhitungan peramalan dapat dilihat pada gambar 3.20. 44
Peramalan Data Penjualan Perhitungan Peramalan Hasil Perencanaan Kode Obat : Nama Obat : Kode Obat Nama Obat Parm a Parm b Parm u Konstanta Pemulusan : Nilai Estimasi Trend : Nilai Estimasi Musiman : Nilai Error (MSE) : 0,0 0,0 0,0 0,0 P1 P2 P3 P4 0 0 0 0 Grafik Hasil Perhitungan Peramalan Tiap Kemungkinan Parameter Grafik Hasil Peramalan Terbaik Mulai Peramalan Simpan Hasil Gambar 3.20 Desain Form Peramlan bagian tab perhitungan peramalan Bagian tab hasil perencanaan berfungsi menampilkan hasil akhir dari proses peramalan kemudian serta hasil dari EOQ dan ROP. Desain form peramlan bagian tab hasil perencanaan dapat dilihat pada gambar 3.21. 45
Peramalan Data Penjualan Perhitungan Peramalan Hasil Perencanaan Kode Obat Nama Obat Perkiraan Permintaan EOQ ROP Kode Obat : Nama Obat : Kode Obat Nama Obat Periode 1 (dd/mm/yy) - (dd/mm/yy) Periode 2 (dd/mm/yy) - (dd/mm/yy) Periode 3 (dd/mm/yy) - (dd/mm/yy) Periode 4 (dd/mm/yy) - (dd/mm/yy) : 0 : 0 : 0 : 0 Grafik Penjualan dan Peramalan Total (dd/mm/yy) - (dd/mm/yy) : 0 Jumlah Optimum dalam pemesanan (EOQ) : Titik Pemesanan kembali (ROP) : 0 0 Mulai Peramalan Simpan Hasil Gambar 3.21 Desain Form Peramlan bagian tab hasil perencanaan 3.3.6 Desain Form Setting Obat Untuk Pembuatan Resep Form setting obat untuk pembuatan resep berfungsi untuk mengatur obat - obat apa saja yang dapat diresepkan dokter kepada pasien pada periode tertentu. Desain form setting obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.22. 46
Setting Obat Untuk Pembuatan Resep Cari Transaksi Kode Transaksi : Kode Transaksi Tanggal Mulai Aktif : Keterangan : Kata Kunci Kata Kunci Kode Obat NamaObat Kode Obat NamaObat > >> < << Tambah Simpan Batal Koreksi Hapus Keluar Gambar 3.22 Desain Form Setting Obat Untuk Pembuatan Resep 3.3.7 Desain Informasi Stok Form informasi stok berfungsi untuk menampikan obat - obat yang dapat diresepkan dokter kepada pasien dengan mencantumkan informasi stoknya masing-masing. Desain form informasi stok dapat dilihat pada gambar 3.23. 47
Informasi Stok Refresh Kode Obat NamaObat Stok Askes Stok Non Askes Keluar Gambar 3.23 Desain Form Informasi stok 3.3.8 Desain Laporan Hasil Peramalan Laporan Hasil Peramalan berisi informasi hasil perhitungan peramalan serta hasil akhir untuk setiap item obat periode tertentu. Desain Laporan Hasil Peramalan dapat dilihat pada gambar 3.24. 48
Rumah Sakit Mojosari Jl. Hayam Wuruk 25 , Mojokerto Laporan Hasil Peramalan Periode XXX Sampai XXX Nama Obat Periode Jumlah Aktual Jumlah Peramalan 1 2 3 Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx Total Jumlah Perkiraan Permintaan Obat : xxx Gambar 3.24 Desain Laporan Hasil Peramalan 3.3.9 Desain Laporan Perencanaan Persediaan Laporan perencanaan persediaan berisi informasi hasil perkiraan jumlah kebutuhan obat, EOQ dan ROP untuk periode tertentu. Desain Laporan perencanaan persediaan dapat dilihat pada gambar 3.25. Rumah Sakit Mojosari Jl. Hayam Wuruk 25 , Mojokerto Laporan Perencanaan Persediaan Periode XXX Sampai XXX Kode Obat Nama Obat Perkiraan Permintaan EOQ ROP xxxxx xxxxx xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xx Xx Xx Xx Xx Xx Xx Xx Xx Gambar 3.25 Desain Laporan perencanaan persediaan 49
3.3.10 Desain Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Laporan obat untuk pembuatan resep berisi informasi obat yang dapat diresepkan dokter kepada pasien pada periode tertentu. Desain laporan obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.26. Rumah Sakit Mojosari Jl. Hayam Wuruk 25 , Mojokerto Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Periode XXX Sampai XXX Kode Obat Nama Obat xxxxx xxxxx xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Keterangan : - Gambar 3.26 Desain laporan obat untuk pembuatan resep 3.4 Desain Uji Sistem Untuk mengukur kesesuaian sistem yang telah dirancang dengan tujuan perancangan sistem maka dilakukan sebuah pengujian. Pengujian tersebut akan menilai setiap bagian sistem apakah telah sesuai dengan fungsi yang diharapkan. Untuk melakukan pengujian dibuat sebuah model pengujian dimana nantinya penilaian sistem dilakukan berdasarkan hasil dari perilaku-perilaku yang telah diujicobakan. Model pengujian perancangan sistem dapat dilihat pada tabel 3.9. 50
No. Form Modul : Login 1 Form Login. Modul : Data Obat 2 Form Data Obat. Modul : Peramalan 3 Form Peramalan. Tabel 3.9 Model pengujian Nama Pengujian Cara pengujian Pengujian fungsi login aplikasi. 1. Memasukkan username dan password pengguna. Pengujian fungsi transfer Data Obat. 1 Menekan tombol transfer Pengujian fungsi pengambilan data penjualan dan informasi uji pola data. 1. Memasukan nama obat dalam textbox cari obat lalu pilih nama obat. Hasil yang diharapkan 1. Sistem harus mampu menggagalkan proses login apabila data username dan password tidak sesuai. 2. Sistem harus dapat membuka form utama aplikasi sesuai dengan hak akses apabila proses login berhasil. 1. Sistem harus mampu mengambil dan menampilkan data obat baru dari database sistem informasi penjualan. 1. Sistem harus mampu mengambil dan menampilkan data obat baru dari database sistem informasi penjualan. 2. Sistem harus dapat mengupdate data nama, harga jual ,.biaya pesan , biaya simpan dan leadtime terbaru dari database sistem informasi penjualan 1. Sistem harus mampu menampilkan data penjualan tiap periode dalam bentuk data pada listview dan bentuk grafik 51
No. Form 4 Form Peramalan. Nama Pengujian Cara pengujian Pengujian fungsi Proses Peramalan 1 Menekan tombol Mulai Peramalan Modul : Obat Untuk Pembuatan Resep 5 Form Obat untuk pembuatan resep. Pengujian fungsi pengecekan periode belum diaktifkan Pengujian fungsi Setting obat peresepan 6 Form Obat untuk pembuatan resep. 1 Menekan tombol tambah 1 Memasukkan periode aktif dan keterangan 2 Memilih obat dari listview sebelah kanan dipindah ke listview sebelah kiri dengan tombol yang tersedia 3 Menekan Tombol simpan apabila sudah selesai Hasil yang diharapkan 1. Sistem harus mampu melakukan proses peramalan dengan metode winter dengan benar untuk seluruh obat yang ada dalam listview 2. Sistem harus mampu menampilkan informasi hasil peramalan pada tab perhitungan Peramalan 3. Sistem harus mampu menampilkan informasi hasil perencanaan pada tab hasil perencanaan yang meliputi perkiraan kebutuhan obat, EOQ dan ROP. 1. Sistem harus mampu menggagalkan proses tambah apabila ada periode obat peresepan yang belum disahkan. 1. Obat yang masuk ke listview sebelah kanan harus sesuai dengan yang dipilih oleh user 2. Apabila transaksi disimpan, sistem harus memberi pilihan data akan langsung disahkan atau tidak. 52