FUNGSI INTERNAL HUBUNGAN MASYARAKAT PADA PERUSAHAAN UMUM BULOG DIVISI REGIONAL JAWA TENGAH Karya ini disusun dalam rangka untuk menyelesaikan Tugas Akhir guna mencapai Gelar Ahli Madya Oleh : DWI PRASETYO NUGROHO NIM. 3354303020 FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2007 i
PERSETUJUAN PEMBIMBING Tugas akhir ini telah disetuju oleh Pembimbing untuk diajukan ke sidang panitia ujian akhir pada : Hari : Tanggal : Pembimbing, Dra. Murwatiningsih, M.M. NIP. 130812919 Mengetahui Ketua Jurusan Manajemen Drs. Sugiharto, M.Si. NIP. 131286682 ii
PENGESAHAN KELULUSAN Tugas akhir ini telah dipertahankan di depan Sidang Panitia Ujian Tugas Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada: Hari : Tanggal : Penguji I Penguji II Dra. Murwatiningsih, M.M. Drs. Ade Rustiana, M.Si. NIP. 130812919 NIP. 132003070 Mengetahui, Dekan Fakultas Ekonomi Drs. Agus Wahyudin, M.Si. NIP. 131658236 iii
PERNYATAAN Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasil karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain. Pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah. Semarang, Maret 2007 Dwi Prasetyo Nugroho NIM. 3354303020 iv
MOTTO : Kejujuran adalah sesuatu yang bermakna dalam hidup kita, untuk itu peganglah setiap amanah yang dipercayakan kepada kita. Jangan kita sombong dan jangan pula rendah diri hal itu akan menjadi bumerang bagi diri kita. Ingat akan kebesaran Allah S.W.T. adalah utama, karena semua tercipta karena-NYA. Jangan putus asa menghadapi sesuatu, gagal dan berhasil tidak berpengaruh pada usia kita. Lakukan yang positif bagi kita walaupun orang lain melarangnya. Carilah pengalaman sebanyak mungkin dan cobalah tantangan sebanyak mungkin niscaya kita tidak akan miskin cerita. PERSEMBAHAN : Tugas Akhir ini aku persembahkan untuk : Orang tuaku Kakak dan adikku Saudara-saudaraku Sahabat-sahabatku Almamater UNNES v
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah S.W.T. yang telah memberikan nikmat hidayah dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, yang kami beri judul: "Fungsi Internal Hubungan Masyarakat Pada Perusahaan Umum Bulog Divisi Regional Jawa Tengah". Maksud dan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi dan melengkapi salah satu syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis memperoleh bantuan, bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak, oleh karena itu dengan segenap kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih kepada : 1. Prof. Dr. H. Sudijono Sastroatmodjo, M.Si, Rektor Universitas Negeri Semarang. 2. Drs. Agus Wahyudin, M.Si, Dekan Ekonomi Universitas Negeri Semarang. 3. Drs. Sugiharto M.Si, Ketua Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. 4. Dra. Murwatiningsih, M.Si, sebagai dosen pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir ini. 5. Drs. Ade Rustiana, M.Si, sebagai dosen penguji pada Sidang Panitia Ujian Tugas Akhir ini. 6. Kholisun, S.H, kepala bagian SDM dan Hukum Perum Bulog Divre Jateng. 7. S.R. Farida, M.M, koordinator Humas Perum Bulog Divre Jateng. vi
8. Seluruh karyawan dan karyawati Perum Bulog Divre Jateng. 9. Orang tua, kakak dan adiku. 10. Sahabat-sahabatku yang selalu menemaniku saat suka dan duka. Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas dari kekurangan, karena keterbatasan waktu, kemampuan pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis mengharap saran dan kritik yang membangun untuk tercapainya kesempurnaan penulisan Tugas Akhir ini. Tiada kata yang dapat penulis berikan selain ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang terkait. Penulis hanya dapat berusaha dan berdoa semoga Allah S.W.T. memberikan mereka kemudahan dalam setiap kegiatan. Akhirnya dengan hati yang tulus penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Semarang, Maret 2007 Penulis Dwi Prasetyo Nugroho NIM. 3354303020 vii
SARI Dwi Prasetyo Nugroho. 2007. Fungsi Internal Hubungan Masyarakat Perusahaan Umum Bulog Divisi Regional Jawa Tengah. Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. 56 H. Kata Kunci : Fungsi Internal, Hubungan Masyarakat Pada Perusahaan Umum Bulog Divisi Regional Jawa Tengah, fungsi internal hubungan masyarakat yaitu kegiatan manajemen, hubungan dengan karyawan dan Public Relations Counseling. Masalah yang dikaji adalah: (1) Bagaimana penerapan fungsi internal humas pada Perum Bulog Divre Jateng, (2) Apa hambatan-hambatan humas Perum Bulog Divre Jateng dalam menerapkan fungsi internal pada Perum Bulog Divre Jateng. Tujuan penelitian ini adalah: (1) Untuk mengetahui penerapan fungsi internal humas pada Perum Bulog Divre Jateng, (2) Untuk mengetahui hambatan- hambatan humas Perum Bulog Divre Jateng dalam menerapkan fungsi internal pada Perum Bulog Divre Jateng. Metode dalam pengumpulan data dalam penelitian ini adalah metode observasi, metode wawancara, metode studi pustaka, dan metode analisis data dengan menggunakan analisis deskriptif kualitatif. Dari hasil penelitian diketahui fungsi internal hubungan masyarakat Perusahaan Umum Bulog Divisi Regional telah diterapkan dengan melaksanakan kegiatan manajemen, hubungan dengan karyawan dan Public Relations Counseling. Hambatan-hambatan yang dihadapi adalah: (1) Terdapat karyawan humas yang menginjak usia pensiun, (2) Telepon dan perangkatnya serta pengeras suara yang terkadang mengalami kerusakan, kurangnya pengumuman/informasi serta penempatanya yang kurang strategis, (3) Kurangnya keberanian karyawan untuk memulai Public Relations Counseling. viii papan
Simpulan yang didapat dalam penelitian ini adalah bahwa fungsi internal hubungan masyarakat Perusahaan Umum Bulog Divisi Regonal Jawa Tengah telah diterapkan dengan baik. Saran yang diajukan penulis adalah: (1) Humas menyelenggarakan administrasi keuangan sendiri dan memberikan nasihat kepada pimpinan, serta dapat melaksanakan hubungan dengan karyawan mengenai perasaan karyawan yang diakui, (2) Jika terdapat karyawan yang akan pensiun hendaknya ditempatkan pada bagian yang memiliki tingkat pekerjaan yang ringan, serta pemberian sanksi pada karyawan yang sering datang terlambat, (3) Penggantian telepon dan perangkatnya serta pengeras suara yang sudah termakan usia, sehingga tidak mudah rusak, serta penambahan pengumuman/informasi dan diletakan pada tempat yang strategis, (4) Humas hendaknya sering mengadakan sosialisasi mengenai arti pentingnya Public Relations Counseling agar karyawan berani untuk memulainya. ix dapat papan
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ... i HALAMAN PERSETUJUAN ... ii HALAMAN PENGESAHAN KELULUSAN ... iii PERNYATAAN ... iv MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v KATA PENGANTAR ... vi SARI ... viii DAFTAR ISI ... x DAFTAR LAMPIRAN ... xii BAB I PENDAHULUAN ... 1 A. Latar Belakang Masalah ... 1 B. Perumusan Masalah ... 3 C. Tujuan Penelititan ... 4 D. Kegunaan Penelitian ... 4 E. Sistematika Penulisan ... 5 BAB II LANDASAN TEORI ... 7 A. Pengertian Hubungan Masyarakat ... 7 B. Fungsi Hubungan Masyarakat ... 9 C. Ruang Lingkup dan Tugas Hubungan Masyarakat ... ..... 14 D. Humas Internal ... .... 16 E. Media Humas Internal ... ..... ...... 17 x
F. Kerangka Berpikir ... .... .. 23 BAB III METODE PENELITIAN ... ..... 25 A. Lokasi Penelitian ... .... ....... 25 B. Objek Penelitian .... ..... .... .. 26 C. Sumber Data ... ... 27 D. Metode Pengumpulan Data ... .... 28 E. Metode Analisis Data ... .... .... 29 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... ..... .. 30 A. Hasil Penelitian ... ..... .... 30 1. Gambaran Umum ... .... .... ... 30 1.1. Sejarah Perum Bulog Divre Jateng ... ... 30 1.2. Visi dan Misi Perum Bulog Divre Jateng ... 34 1.3. Lokasi Perum Bulog Divre Jateng ... 35 1.4. Struktur Organisasi Perum Bulog Divre Jateng ... 36 1.5. Seksi Hubungan Masyarakat Perum Bulog Divre Jateng ... 41 1.6. Kegiatan Internal Hubungan Masyarakat Perum Bulog Divre jateng ... 42 2. Fungsi Internal Humas Perum Bulog Divre Jateng ... 43 2.1. Kegiatan Manajemen ... 43 2.2. Hubungan dengan Karyawan ... 47 2.3. Public Relations Counseling ... 48 xi
B. Pembahasan ... 50 1. Fungsi Internal Humas Perum Bulog Divre Jateng ... 50 2. Hambatan dalam Penerapan Fungsi Internal Humas Perum Bulog Divre Jateng ... 53 BAB V Penutup ... .... ... 55 A. Simpulan ... 55 B. Saran ... 56 DAFTAR PUSTAKA ... 57 DAFTAR LAMPIRAN ... 58 xii
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. DAFTAR LAMPIRAN Struktur Organisasi Perum Bulog Divre Jateng. Denah Lokasi Perum Bulog Divre Jateng. Surat Perintah Perjalanan Dinas. Kliping Media Cetak. Faksimile. Pedoman Wawancara Surat Ijin Penelitian. Surat Keterangan Penelitian. xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Sejalan dengan lajunya pertumbuhan ekonomi yang semakin pesat, gejala memasuki era informasi mulai tampak di negara kita. Sektor industri dan dunia usaha di bidang komunikasi semakin berkembang dengan cepat. Kegiatan perekonomian juga telah masuk dalam jaringan-jaringan informasi yang sangat rumit, sehingga informasi merupakan obyek ekonomi atau komoditas yang bernilai tinggi. Mengingat pentingnya peranan komunikasi demi pembangunan dalam skala global, serta telah dirasakan pula oleh para pembuat keputusan di seluruh jajaran instansi, maka dirasakan perlunya mengembangkan sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan profesional di bidang komunikasi. Oleh karena itu dibutuhkan program-program pendidikan profesional dibidang komunikasi yang bertujuan untuk mencetak tenaga kerja yang terampil dalam pengelolaan citra organisasi. Citra suatu organisasi penting supaya organisasi dapat terus melaksanakan aktivitasnya secara terus-menerus. Hubungan Masyarakat memiliki fungsi penting dalam pembentukan citra organisasinya dan dukungan dari karyawan yang bekerja di organisasi itu. Organisasi yang berorientasi profit (perusahaan swasta, BUMN dan lain- lain) maupun non profit (yayasan, instansi pemerintah) akan membutuhkan sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan profesional di bidang
komunikasi. Hubungan Masyarakat (humas) adalah salah satu sumber daya manusia yang memiliki kemampuan di bidang komunikasi. Abdurrachman (1995:27) dalam humas terdapat usaha mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan dengan publiknya, usaha menanamkan kesan yang menyenangkan, sehingga timbul opini publik yang menguntungkan kelangsungan hidup badan itu. Djaja (1985:12) salah satu fungsi humas menurut Scott M. Cultip dan Allen Center dan Canfield adalah membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik external maupun internal. Dalam melaksanakan tugasnya humas memiliki jurnal-jurnal internal dan dokumentasi tentang organisasi. Jurnal dan dokumentasi itu merupakan informasi yang berdasarkan pada kenyataan dan mudah dipahami oleh semua khalayak. Salah satu tujuan humas adalah menciptakan hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik internal maupun external. Kegiatan humas jauh dari unsur emosional, apabila menghadapi masalah yang buruk mengenai organisasinya dan menghindari kecenderungan memuji organisasinya. Kegiatan humas berorientasi pada publik yang senantiasa menjalin komunikasi, baik secara internal maupun external sehingga informasi yang diberikan dapat diterima dengan baik. Komunikasi harus selalu terjalin antara humas dengan publik untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman. Perusahaan Umum Bulog Divisi Regional Jawa Tengah (Perum Bulog Divre Jateng) adalah merupakan salah satu perusahaan yang memerlukan humas dalam menjalankan kegiatan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Humas Perum 2
Bulog Divre Jateng sangat vital kedudukannya, hal ini dikarenakan banyaknya karyawan yang terlibat dalam kegiatan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam menjalankan fungsi humas, masih terdapat kondisi karyawan yang dapat menganggu kelancaran pencapaian tujuan perusahaan. Adanya karyawan yang tidak mengetahui informasi-informasi yang dapat mengakibatkan hal-hal yang tidak diinginkan dan adanya beberapa karyawan yang bersaing secara tidak sehat, merupakan beberapa kondisi yang dapat dijumpai pada Perum Bulog Divre Jateng. Oleh karena itu fungsi internal humas pada Perum Bulog Divre Jateng haruslah dapat dijalankan sebagaimana mestinya, agar kondisi tersebut dapat diatasi dengan baik dan tujuan perusahaan dapat dicapai. Karena pentingnya humas bagi organisasi, salah satunya adalah Perum Bulog Divre Jateng, maka penulis memilih judul "Fungsi Internal Hubungan Masyarakat Pada Perusahaan Umum Bulog Divisi Regional Jawa Tengah" B. Perumusan Masalah Dalam suatu penelitian terlebih dahulu harus ditentukan perumusan masalah yang harus dipecahkan sebelum melakukan penelitian. Adapun perumusan masalah yang penulis kemukakan sesuai objek yang akan diteliti dan sesuai judul Tugas Akhir ini adalah: 1. Bagaimana penerapan fungsi internal humas pada Perum Bulog Divre Jateng? 2. Apa hambatan-hambatan humas Perum Bulog Divre Jateng dalam menerapkan fungsi internal pada Perum Bulog Divre Jateng? 3
C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang dapat diambil dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk mengetahui penerapan fungsi internal humas pada Perum Bulog Divre Jateng? 2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan humas Perum Bulog Divre Jateng dalam menerapkan fungsi internal pada Perum Bulog Divre Jateng? D. Kegunaan Penelitian Kegunaan penelitian yang dapat diperoleh dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah: 1. Kegunaan Praktis Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan-masukan kepada Perum Bulog Divre Jateng, dalam hal fungsi internal humas, serta dapat digunakan sebagai bahan referensi dan pertimbangan bagi perusahaan dalam menjalankan kegiatan dan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan perusahaan. 2. Kegunaan Teoritis a. Bagi Penulis 1) Sebagai wahana latihan dalam mengembangkan pengetahuan melalui kegiatan penelitian agar nantinya dapat membandingkan, antara ilmu yang diterima dalam perkuliahan dengan yang ada di lapangan, dalam hal ini mengenai fungsi internal humas. 4
2) Sebagai salah satu syarat untuk memenuhi kelulusan pendidikan Diploma III Manajemen Perkantoran pada Jurusan Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang. b. Bagi Universitas Negeri Semarang Dapat dijadikan tambahan informasi dan sebagai referensi bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian berikutnya yang ada kaitannya dengan humas pada Perum Bulog Divre Jawa Tengah. E. Sistematika Penulisan Dalam penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu: 1. Bagian Awal Bagian awal berisi sampul, halaman judul, halaman persetujuan, halaman pengesahan, halaman pernyataan, motto dan persembahan, kata pengantar, daftar isi dan daftar lampiran. 2. Bagian Isi Bagian isi tugas Akhir berisi 5 (lima) Bab yaitu: Bab I : Merupakan pendahuluan yang menguraikan tentang: Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Kegunaan Penelitian dan Sistematika Penulisan. Bab II : Merupakan Landasan Teori yang berisi tentang: Pengertian Humas, Fungsi Humas, Ruang Lingkup Humas dan Tugas Humas, Humas Internal, Media Humas Internal dan Kerangka Berpikir. 5
Bab III : Metode Penelitian membahas mengenai: Lokasi Penelitian, Objek Penelitian, Sumber Data, Metode Pengumpulan Data, dan Metode Analisis Data. Bab IV : Hasil Penelitian dan Pembahasan. Bab V : Penutup yang berisi Simpulan dan Saran. 3. Bagian Akhir Bagian ini terdiri dari daftar pustaka dan lampiran-lampiran. 6
BAB lI LANDASAN TEORI A. Pengertian Hubungan Masyarakat Pengertian Hubungan Masyarakat (humas) menurut "The International Public Relations Associations (IPRA)", Hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen dari sikap budi yang berencana dan berkesinambungan, yang dengan itu organisasi-organisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berupaya membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada kaitannya atau yang mungkin ada hubungannya dengan jalan menilai pendapat umum diantara mereka, untuk mengkorelasikan, sedapat mungkin kebijaksanaan dan tata cara mereka, yang dengan informasi yang berencana dan tersebar luas, mencapai kerja sama yang lebih produktif dan pemenuhan kepentingan bersama yang lebih efisien. (Onong 1986:27). Beberapa pengertian dan definisi Humas dari para ahli adalah sebagai berikut, yaitu: 1. Scott M. Cutlip & Allen H. Center "Public relations is the continuing process by with management endeavours to obtain goodwill and understanding of its customers. Its employees and the public large, in wardly throught self analysis and corrections. Out wardly throught all means of expression". Bila diterjemahkan mengandung arti, Public Relations suatu proses yang kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh kerjasama dan saling 7
pengertian dari para langganan, pegawai, publik umumnya; kedalam mengadakan analisa dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan. (Djaja 1985:10). 2. Bertrand R. Canfield & Frazier Moore "Public relations is a social philosophy of management expressed in policies, which throught two ways communications with its public strives to secure mutual understanding and goodwill". Terjemahannya adalah sebagai berikut, Public Relations merupakan falsafah sosial dari manajemen yang dinyatakan dengan kebijaksanaan dan mempraktekan melalui komunikasi timbal balik dengan publik, berusaha untuk menjamin adanya saling pengertian dan kerjasama. (Djaja 1985:10). 3. Denny Griswold "Public Relations is the management function which evaluates public attitudes, identifies the policies and procedures of an individual or an organization with the public interest, and plans and executes a program of actions to earn public understanding and acceptance". Terjemahannya adalah sebagai berikut, Public Relations adalah suatu fungsi manajemen yang menilai sikap publik, menunjukan kebijaksanaan dan prosedur dari seorang individu atau sebuah lembaga atas dasar kepentingan publik, merencanakan dan menjalankan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan dapat diterima dengan baik oleh masyarakat. (Djaja 1985:11). 8
Djaja (1985:11) dari beberapa pendapat yang ada, dapat disimpulkan pengertian dari humas adalah: 1. Humas adalah suatu proses komunikasi. 2. Humas adalah falsafah sosial manajemen ketika mengambil suatu keputusan bagi suatu kebijaksanaan. 3. Dalam prakteknya humas menjalankan fungsi dari manajemen yaitu Planning, Organising, Actuating dan Controling. 4. Humas mempunyai dua bentuk kegiatan yaitu: Internal Public Relations atau Internal Communication dan External Public Relations atau External Communication. B. Fungsi Hubungan Masyarakat Scott M. Cutlip dan Allen H Center dalam buku mereka "Effective Public Relations" menjelaskan, bila kegiatan humas itu bersifat internal, maka kegiatannya mencakup kepada usaha: 1. Mengadakan analisa terhadap kebijaksanaan perusahaan yang sudah maupun sedang berjalan. 2. Mengadakan perbaikan sebagai kelanjutan dari analisa yang dilakukan terhadap kebijakan perusahaan, baik yang sedang berjalan maupun terhadap perencanaan kebijakan baru. (Djaja 1985:12). Djaja (1895:13) sedangkan pengertian kebijakan dalam membicarakan fungsi humas secara internal ini antara lain dalam bentuk: a. Masalah kepemimpinan (leadership). 9
b. Cara melaksanakan kepemimpinan. c. Hubungan dengan karyawan, dalam bentuk seperti: 1) Upah yang cukup, 2) Perlakuan yang adil, 3) Ketenangan dalam bekerja, 4) Perasaan diakui, 5) Penghargaan atas prestasi kerja, 6) Jaminan sosial baik untuk karyawan maupun keluarganya. d. Mengadakan Public Relations Counseling apakah dalam bentuk Directive atau Non-Directive Public Relations Counseling, khususnya dilakukan kepada karyawan dalam rangka untuk menumbuhkan motivasi mereka. e. Mengadakan hubungan dengan pemegang saham dalam bentuk seperti: 1) Memberikan laporan, apakah menyangkut kemajuan perusahaan atau keadaan status dari modal perusahaan melalui laporan neraca aktiva- pasiva perusahaan. 2) Mengirimkan majalah organisasi 3) Mengadakan pertemuan secara berkala. Pendapat Bertand R. Canfield, yang dalam bukunya, Public Relations: Principles and Problems mengemukakan bahwa fungsi humas sebagai berikut: a. Mengabdi pada kepentingan umum. b. Memelihara komunikasi yang baik. c. Menitik beratkan moral dan perilaku yang baik. (Djaja 1985:14). 10
Onong (1986:46) Fungsi humas menurut Scott M. Cultip dan Allen Center dan Canfield, meliputi hal-hal berikut: a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik external maupun internal. c. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. d. Melayani masyarakat internal dan external dan menasehati pimpinan demi kepentingan umum. Fungsi bagian humas adalah membantu manajemen dalam melaksanankan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan mengembangkan hubungan yang baik dengan berbagai macam publik. (Moore 2004:13). Dikaitkan dengan fungsi Public Relations dalam manajemen humas (Ruslan 2005:37) tersebut maka secara operasional teknisnya, yaitu Public Relations berfungsi melaksanakan : a. Penelitian (Research) Ini adalah tahap penelitian dalam humas, baik dalam memperoleh data primer dan sekunder, maupun penelitian bersifat opinion research, secara kuantitatif dan kualitatif. Kegiatan ini bersifat motivation research, yaitu penelitian yang tertuju pada jiwa manusia yang berkaitan dengan kebutuhan dan keinginan yang paling mendasar. 11
12 b. Perencanaan (Planning) Penyusunan suatu program acara atau agenda setting dan program kerja humas. Penyusunan tersebut berdasarkandata dan fakta di lapangan, kebijakan, prosedur tema dan kemampuan dana serta dukungan dari pihak terkait. c. Pengkoordinasian (Coorndinating) Maksudnya adalah mengoordinir satu tim kerja dengan menentukan kerja sama dan keterlibatan dari instansi atau personil lainnya ke dalam satu koordinasi tim yang solid sebagai upaya pencapaian tujuan lembaga organisasi. d. Administrasi (Administration) Menyangkut dalam masalah administrasi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dokumentasi, sistem pengarsipan dan pencatatan keluar atau masuk keuangan, dan sekaligus merupakan suatu bukti tertulis dalam sistem administrasi yang baik. e. Produksi (Production) Hal ini merupakan bentuk produk publikasi dan promosi yang dikelola humas serta merencanakan media plan, publication cetak maupun audio visual dan menyelenggarakan event. f. Nasihat Memberikan sumbang saran kepada manajemen dan pimpinan perusahaan berkenaan dengan kibijakan organisasi tentang penyesuaian berdasarkan kepentingan publik internal, maupun berdasarkan hasil
pengidentifikasian keinginan dan reaksi opini publik terhadap tujuan perusahaan. Ruslan (2005:25) manajemen humas merupakan faktor utama yang dapat menentukan kelancaran proses manajemen dalam fungsi kehumasan dari lembaga yang diwakilinya, yang pada umumnya meliputi beberapa hal: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pengkomunikasian (Comunicating), Pengawasan (Controling) dan Penilaian (Evaluating). Menurut G.R. Terry, manajemen merupakan sebuah proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengaktifan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran- sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. (Ruslan 2005:1). Hubungan dengan karyawan erat kaitannya dengan komunikasi, Hani Handoko (1995:272) komunikasi itu sendiri adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Adapun saluran komunikasi dalam organisasi ada beberapa macam, yaitu : 1. Komunikasi vertikal, terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. 2. Komunikasi horizontal, terdiri atas komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerjayang sama serta komunikasi antara departemen- departemen pada tingkatan organisasi yang sama. 3. Komunikasi diagonal, merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal. (Hani Handoko 1995:280). 13
Uraian diatas dapat disimpulkan mengenai fungsi internal humas, adalah: 1. Kegiatan manajemen. 2. Hubungan dengan karyawan, dalam bentuk seperti: a. Upah yang cukup, b. Perlakuan yang adil, c. Ketenangan dalam bekerja, d. Perasaan diakui, e. Penghargaan atas prestasi kerja. f. Jaminan sosial baik untuk karyawan maupun keluarganya. 3. Mengadakan Public Relations Counseling, apakah dalam bentuk Directive atau Non-Directive Public Relations Counseling. Public Relation Counseling khususnya dilakukan kepada karyawan dalam rangka untuk menumbuhkan motivasi mereka dalam bekerja. C. Ruang Lingkup dan Tugas Hubungan Masyarakat Ruang lingkup humas dapat diklasifikasikan menurut jenis organisasi yang pada garis besarnya adalah: Humas Pemerintahan, Humas Perusahaan dan Humas Internasional. 1. Humas Pemerintahan Lembaga pemerintahan hampir seluruhnya dilengkapi dengan bagian humas. Kelengkapan ini sangat penting karena falsafah negara dari rakyat, oleh rakyat dan untuk rakyat sehingga pelayanan kepada rakyat merupakan 14
kewajiban utama. Adapun tujuan utama dari bagian humas dalam lembaga pemerintahan adalah untuk mengelola informasi dan opini publik. 2. Humas Perusahaan Perusahaan mengandung makna luas yang berarti business, company, firm, agency dan lain-lain, organisasi dengan manajemen yang berusaha memperoleh keuntungan finansial dan memiliki kekhasan dalam sifat, fungsi dan tujuannya. Adapun fungsi utama dari humas perusahaan adalah upaya mempengaruhi opini publik dengan komunikasi dua arah. 3. Humas Internasional Pada dewasa ini eksistensi negara yang satu tidak lepas dari negara lainnya, baik dalam bidang politik, ekonomi, teknik, industri dan sebagainya. Faktor-faktor ini telah mendorong adanya perluasan bidang humas ditingkat internasional, terutama dalam bidang diplomasi, pariwisata dan bidang-bidang lainnya yang mempunyai pengaruh dalam dunia internasional. Tugas utama humas adalah sebagai berikut: a. Menyampaikan pesan atau informasi dari perusahaan secara lisan, tertulis, atau visual kepada publiknya, sehingga masyarakat (public) memperoleh pengertian yang benar dan tepat mengenai kondisi perusahaan, tujuan, dan kegiatannya. b. Melakukan studi dan analisis atas reaksi serta tanggapan publik terhadap kebijakan dan langkah tindakan perusahaan, termasuk segala macam pendapat publik yang mempengaruhi perusahaan; memberikan informasi 15
16 kepada pejabat tentang public acceptance atau non-acceptance atas cara- cara dan pelayanan perusahaan kepada masyarakat. c. Menyampaikan fakta-fakta dan pendapat kepada para pelaksana tugas guna membantu mereka dalam mem berikan pelayanan yang mengesankan dan memuaskan publik. (Kusumastuti 2002:10). Adapun tugas humas sehari-hari adalah: a. Menyelanggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi/pesan secara lisan, tertulis, atau visual kepada publik, sehingga publik mempunyai pengertian yang benar tentang hal ikhwal perusahaan, segenaptujuan serta kegiatan yang dilakukan. b. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum/masyarakat. c. Mempelajari dan melakukan analisis reaksi public terhadap kebijakan perusahaan/lembaga, maupun segala macam pendapat (public acceptance dan non-acceptance). d. Menyelenggarakan hubungan yang baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh public favour, public opinion, dan perubahan sikap. (Kusumastuti 2002:23). D. Humas Internal Humas Internal, adalah salah satu bentuk kegiatan dari humas yang menitik beratkan kegiatannya kedalam, istilah ke "dalam" maksudnya kegiatan itu hanya berlaku kepada bentuk hubungan dengan publik yang ada dalam
instansi atau perusahaan tersebut. (Djaja 1985:26). Pengertian publik dalam hal ini dibatasi kepada pengertian sekelompok individu yang terlibat pada satu kegiatan, dan diikat oleh satu perhatian dan kepentingan prusahaan guna mencapai satu tujuan. Hubungan dengan karyawan (employee relations), merupakan salah satu bentuk dari kegiatan humas internal yang menitikberatkan kepada hubungan antara pimpinan perusahaan dengan karyawan, yang dalam hal ini mencakup kepada bentuk kegiatan: a. Penempatan dan pemindahan karyawan, b. Penerimaan pegawai baru, c. Kenaikan pangkat, d. Pemutusan hubungan kerja, e. Pensiun dan jaminan sosial. E. Media Humas Internal Media komunikasi sangatlah banyak bentuknya. Namun pada umumnya, setiap organisasi hanya mengunakan sebagian kecil dari sekian banyak media yang ada. Tentu saja yang dipilih adalah yang paling sesuai. Pemilihan media komunikasi sangat dipengaruhi oleh karakteristik organisasi, jumlah dan strata personel, serta lokasi kerja. (Anggoro 2002:212). Berikut ini akan diuraikan secara rinci media dan metode komunikasi yang sering dipergunakan oleh organisasi. 17
Media dan metode komunikasi yang sering dipergunakan oleh organisasi adalah: 1. Jurnal Internal Publikasi atau terbitan yang didistribusikan kepada anggota ataupun publik pendukung dari suatu organisasi seperti institut-institut profesional, universitas, komunitas profesi tertentu, serikat buruh dan yayasan amal disebut sebagai jurnal internal semi external. Disini istilah jurnal diartikan secara luas yakni sebagai bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur. Adapun bentuk-bentuknya yang kongkret cukup bervariasi, antara lain adalah sebagai berikut: a. Majalah: Jurnal internasional yang memiliki format majalah biasanya berukuran A4 (297 x 210 mm). Isinya kebanyakan adalah artikel-artikel, feature dan ilustrasi. b. Koran: Isinya terdiri dari artikel-artikel berita yang disisipi dengan artikel, feature dan ilustrasi. c. Newsletter: Jurnal halamannya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan ukurannya biasanya A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. d. Majalah dinding: Bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu media yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun external. 18
19 2. Papan Pengumuman Papan pengumuman standar dapat ditempatkan pada berbagai lokasi yang ramai atau sering disinggahi, agar segenap pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu yang bersamaan pula. Wujud fisiknya bisa bermacam-macam, mulai dari poster cetakan yang mudah dipasang dan diganti sampai dengan papan permanen yang terbagi atas sejumlah kolom sesuai dengan jenis berita yang sering diumumkan. Bentuk fisik ini tidak perlu terlampau dipersoalkan. Idealnya, setiap kolom berita ditangani oleh staf humas yang mampu memproduksi setiap lembaran pengumuman dalam bentuk yang menarik dan bertanggungjawab atas pemasangannya. 3. Kaset Video dan CCTV (Close Circuit Television) Layar televisi yang menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari, merupakan media penyampaian pesan yang efektif, baik itu direkam terlebih dahulu maupun disiarkan langsung. Media modern in menghadirkan komunikasi tatap muka secara artificial (seolah-olah penonton dan yang ditonton dapat saling berkomunikasi secara langsung) yang berpotensi besar menumbuhkan pemahaman yang lebih baik antara manajemen dengan pegawai. 4. Jaringan telepon internal. Bulletin berita perusahaan dapat dikemas dalam bentuk kaset rekaman dan setiap pegawai yang ingin menyimak isinya, tinggal memutar nomor telepon unit humas dan langsung dapat "membaca" bulletin tersebut. Melalui telepon itu setiap pegawai juga dapat menyampaikan gagasannya mengenai
20 berbagai hal. Kebiasaan pemikiran dan penyampaian ide-ide baru ini bisa dirangsang melalui penyediaan paket insentif. Seorang pegawai yang banyak memberikan ide untuk meningkatkan efisiensi pantas diberi upah tambahan atau tanda penghargaan. 5. Kotak Saran Dalam rangka memperoleh dan menampung berbagai masukan dari para pegawai, pihak manajemen dapat menempatkan sejumlah kotak saran di tempat-tempat tertentu di lokasi perusahaan. Setiap pegawai yang memiliki komputer, ide-ide cemerlang, keluhan, atau bahkan kecaman pedas terhadap atasan atau perusahaan dipersilahkan menyampaikannya melalui kotak-kotak saran tersebut. Kotak saran tersebut secara berkala akan diambil dan semua ide, keluhan dan kritik akan dikaji untuk ditindak lanjuti dengan dikeluarkannya kibijakan dari pihak manajemen. 6. Siaran umum Pihak manajemen juga dapat memanfaatkan sistem siaran umum (public address broadcast) yang terdiri dari sejumlah pengeras suara dan instalasi sentral untuk menyampaikan pesan-pesan kepada segenap pegawainya. Cara penyampaian ini demikian fleksibel sehingga di pabrik-pabrik raksasa sekalipun suatu pesan bisa disiarkan ketika semua pegawai sedang bekerja. 7. Obrolan langsung Pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung sejak jaman dahulu sampai sekarang merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen. Kelebihan cara ini dibanding
dengan penyampaian pesan melalui kaset video atau siaran radio adalah, pegawai atau bawahan dapat mengajukan komentar, pertanyaan, dan menyatakan pendapat atau isi hatinya secara langsung. Tersedianya suatu fasilitas bagi para pegawai untuk mengadakan komunikasi ke atas dan bagi pihak manajemen untuk melangsungkan komunikasi ke bawah jelas sangat penting, demi terciptanya komunikasi yang efektif dikalangan pegawai. 8. Presentasi video atau slide Perangkat-perangkat audio visual ini dapat digunakan untuk berbagai tujuan, mulai dari mendidik para pegawai baru, menjelaskan standar keamanan kerja, menguraikan kemajuan yang telah dicapai perusahaan, memaparkan laporan dan pembukuan tahunan, mengadakan rekruitmen, mendemonstrasikan atau cara pemakaian produk-produk baru, dan lain-lain. 9. Literatur pengenalan/informasi Literatur pengenalan adalah berbagai macam naskah, materi atau booklet yang berisikan riwayat singkat perusahaan, berbagai kegiatan pokoknya, cara kerjanya, fungsi-fungsi yang dijalankan perusahaan lengkap dengan bagan- bagannya, struktur manajemen, dan aneka hal penting lainnya yang harus diketahui oleh para pegawai baru. 10. Konferensi staf dan rapat dinas. Pertemuan-pertemuan dinas yang melibatkan para staf dan pegawai, baik itu yang diselenggarakan di markas besar atau di kantor-kantor cabang, dan juga konferensi tingkat nasional, merupakan acara berkumpul yang bermanfaat untuk menggalang kebersamaan dan keakraban, sekaligus untuk menciptakan 21
hubungan yang baik antara pihak manajemen dengan para pegawai. Kegiatan ini juga dapat menghilanhkan kesalahpahaman mengenai kebijakan yang dikeluarkan pihak manajemen kepada pihak karyawan, sehingga karyawan mengetahui dengan satu pandangan/satu paham. 11. Inspeksi pimpinan Dalam organisasi-organisasi yang memiliki banyak cabang yang tersebar di berbagai lokasi, salah satu cara yang ampuh untuk menggalang pedekatan dan hubungan baik antara pimpinan perusahaan dengan pegawainya yang tidak berada di kantor pusat adalah kunjungan-kunjungan para pimpinan perusahaan tersebut ke masing-masing lokasi cabang perusahaan. Kunjungan itu bisa menjembatani jauhnya jarak fisik. Kunjungan itu sendiri tidak harus bersifat resmi atau kedinasan. Pada perayaan hari besar atau penyerahan penghargaan tahunan kepada salah seorang pegawai di suatu cabang misalnya, akan sangat baik apabila pihak manajemen meluangkan waktunya untuk hadir di tengah- tengah pegawainya. 12. Tur staf Pihak manajemen juga harus mengupayakan agar para stafnya tidak terisolasi dalam unit-unitnya sendiri, sehingga mereka tidak tahu apa yang terjadi di unit-unit atau bagian lain. Kesenjangan tersebut memang bisa diatasi dengan penerbitan jurnal internal secara rutin, tetapi akan jauh lebih baik jika pimpinan mengadakan suatu program kunjungan timbal balik dikalangan stafnya. Jadi, para pegawai dari setiap bagian diberi keempatan untuk menengok rekan-rekannya di unit-unit yang lain. Selain untuk memupuk 22
keakraban dan rasa kekeluargaan, program itu juga mendidik segenap pegawai. Melalui program kunjungan itu, para pegawai di bagian produksi berkesempatan untuk mempelajari fungsi distribusi dan fungsi-fungsi lain yang ada di perusahaanya. 13. Acara kekeluargaan Berbagai kegiatan dan acara tidak resmi, seperti pesta perusahaan, makan malam dalam rangka merayakan tahun baru atau ulang tahun perusahaan, olahraga dan piknik bersama dengan menyertakan anggota keluarga ternyata sangat besar manfaatnya untuk mendekatkan hubungan baik antara pihak manajemen dengan segenap pegawainya. 14. Pameran dan peragaan Pameran dan peragaan bisa dimanfaatkan untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan sejarah atau kebijakan perusahaan, bidang-bidang yang digeluti dan tatacara pelaksanaannya. Melalui pameran dapat pula diceritakan secara lugas proses manufaktur, skala operasi perusahaan, atau kampanye periklanan yang hendak dilancarkan dalam waktu dekat. Pameran harus diusahakan semenarik mungkin, kalau perlu dilengkapi dengan model-model menarik dari setiap jenis pekerjaan yang berlangsung dalam tubuh perusahaan. 15. Klub sosial Pada organisasi atau perusahaan yang telah mapan biasanya terdapat klub-klub sosial atau olah raga yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas. Secara berkala klub-klub sosial semacam itu perlu mengadakan berbagai acara, 23
termasuk mensponsori aneka kegiatan sosial, antara lain guna mempererat hubungan antara pihak manajemen dengan para pegawai. F. Kerangka Berpikir Dalam penelitian ini penulis meneliti mengenai penerapan fungsi internal humas pada perum Bulog Divre Jateng, Adapun fungsi humas internal, yaitu: 1. Kegiatan Manajemen, Ruslan (2005:25) pada umumnya manajemen humas melalui beberapa tahapan, meliputi: a. Planning (perencanaan), b. Organizing (pengorganisasian), c. Comunicating (pengkomunikasian), d. Controling (pengawasan), dan e. Evaluating (penilaian). 2. Hubungan dengan karyawan, Djaja (1985:13) hubungan dengan karyawan disini mengenai: a. Upah yang cukup, b. Perlakuan yang adil, c. Ketenangan dalam bekerja, d. Perasaan diakui, e. Penghargaan atas prestasi kerja, dan f. Jaminan sosial baik untuk karyawan maupun keluarganya. 24
Adapun mengenai cara hubungan dengan karyawan, yakni secara langsung dan tidak langsung. Ruslan (2005:271) sedangkan jenis-jenis hubungan dengan karyawan adalah: a. Arus ke bawah, yakni dari pihak perusahaan kepada para karyawannya. b. Arus ke atas, yaitu dari pihak karyawan kepada perusahaan. c. Arus sejajar, berlangsung antar karyawan. 3. Public Relations Counseling, terdiri dari: a. Directive Public Relations Counseling, merupakan penyuluhan dalam bentuk instruksi atau petunjuk. b. Non-Directive Public Relations Counseling, merupakan penyuluhan dalam bentuk selain instruksi atau petunjuk. Ketiga fungsi tersebut merupakan batasan atau fokus penulis dalam penelitian ini, yakni mengenai fungsi internal hubungan masyarakat pada Perum Bulog Divre Jateng. Kegiatan Manajemen Hubungan Fungsi Dengan internal Karyawan humas Public Relations Counseling Gambar: Kerangka berpikir. 25
BAB III METODE PENELITIAN A. Lokasi Penelitian Penulis menetapkan Perusahaan Umum Bulog Divisi Regional Jawa Tengah (Perum Bulog Divre Jateng) yang terletak di kawasan pusat kota, yaitu di jalan Menteri Supeno I/1 Semarang sebagai lokasi penelitian. Letak yang strategis ini sangat tepat sebagai pusat informasi serta pelayanan, pengadaan dan administrator beras di wilayah Jawa Tengah. Dasar yang digunakan Perum Bulog Divre Jawa Tengah dalam penentuan lokasi tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu: a. Letak yang strategis, karena termasuk dalam kawasan pusat kota sehingga mudah dilalui kendaraan besar maupun kecil, baik pribadi maupun milik umum. Sehingga mudah dijangkau dan mudah ditemukan letaknya oleh publik. b. Adanya fasilitas lain yang memenuhi syarat, meliputi listrik yang memadai, bisa dijangkau pesawat telepon, pemasangan air bersih dan kelancaran lalulintas kota. B. Objek Penelitian Objek penelitian adalah objek/apa yang menjadi titik perhatian suatu penelitian (Arikunto 1998:99). Penulis menetapkan objek penelitian pada Seksi 26
Hubungan Masyarakat Perum Bulog Divre Jawa Tengah yang berlokasi di Jl. Menteri Supeno I/1 Semarang. C. Sumber Data Data adalah bentuk jamak dari datum. Data merupakan keterangan- keterangan tentang suatu hal, dapat merupakan sesuatu yang diketahui atau dianggap atau suatu fakta yang digambarkan lewat angka, simbol, kode dan lain- lain. Data perlu dikelompokkan terlebih dahulu sebelum dipakai dalam proses analisis. Pengelompokan data disesuaikan dengan karakteristik yang menyertainya. (Iqbal 2002:82). Berdasarkan sumbernya pengambilan data dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu: 1. Data Primer, adalah data yang diperoleh langsung dari pihak instansi yng bersangkutan dengan cara melakukan observasi dan wawancara pada bagian yang terkait dengan penelitian tugas akhir ini. Data primer dalam penelitian ini diperoleh dari Seksi Hubungan Masyarakat Perum Bulog Divre Jawa Tengah yang menjadi objek penelitian ini. 2. Data Sekunder, adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari sumbernya dan merupakan data yang sudah dibukukan dipublikasikan. Data dikumpulkan dari buku-buku yang mengkaji mengenai fungsi internal humas. Dari data sekunder ini akan diperoleh metode penelitian kepustakaan. Yaitu, metode pengumpulan data dengan 27 serta
cara membaca serta mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan tema penulisan tugas akhir ini. D. Metode Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam menyajikan penulisan tugas akhir ini memakai tiga metode, yaitu: 1. Metode observasi Adalah bentuk metode pengumpulan data dengan cara pengamatan dan pencatatan dengan sistematik fenomena-fenomena yang diselidiki dan yang sesuai dengan bidang yang diteliti. 2. Metode wawancara Adalah metode pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dikerjakan dengan sistematik dan berlandaskan kepada penyelidikan. (Hadi 2000:194). 3. Metode studi pustaka Adalah metode pengumpulan data dengan cara mencari buku pustaka yang sesuai dengan bidang yang diteliti. E. Metode Analisis Data Metode analisis data menurut Patton dalam Moleong (2000:103) adalah proses mengatur data, mengkoordinasikannya ke dalam suatu pola kategori dan satuan dasar. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis mempergunakan metode 28 tujuan
29 analisis data secara deskriptif, yaitu mengumpulkan data berisi uraian, paparan tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu. Untuk menganalisis data yang bersifat kualitatif ini peneliti mempergunakan metode analisis kualitatif, yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa secara kualitatif untuk mendapatkan deskripsi tentang Fungsi Internal Humas pada Perum Bulog Divre Jateng, untuk selanjutnya disusun sebagai karya ilmiah dalam bentuk Tugas Akhir.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian 1. Gambaran Umum Perum Bulog Divre Jateng 1.1. Sejarah Perum Bulog Divre Jateng Dalam sejarah perjalanan bangsa, kehadiran lembaga pangan tidak dapat dipungkiri keberadaannya. Sejak jaman kerajaan Majapahit dan Mataram telah dikenal adanya lumbung-lumbung pangan yang berfungsi sebagai penyedia pangan pada saat langka. Secara formal pemerintah mulai ikut menangani pangan pada zaman Belanda, ketika berdiri Voeding Middelen Funds (VMF) yang bertugas membeli, menjual dan menyediakan bahan makanan. Dalam masa jepang, VMF dibekukan dan muncul lembaga baru bernama Nanyo Kohatsu Kaisha. Pada masa peralihan sesudah kemerdekaan Republik Indonesia terdapat dualisme penanganan masalah pangan. Di daerah kekuasaan RI, pemasaran beras dilakukan oleh Kementerian Pengawasan Makanan Rakyat (PMR) c/q Jawatan Persediaan dan Pembagian Bahan Makanan (PPBM) sedangkan daerah-daerah yang diduduki Belanda, VMF dihidupkan kembali. Keadaan ini berjalan terus sampai VMF dibubarkan dan dibentuk Yayasan Bahan Makanan (Bama). Dalam perkembangan selanjutnya terjadi perubahan kebijaksanaan yang ditempuh oleh pemerintah. Bama yang berada dibawah Kementerian 30
31 Pertanian masuk kedalam Kementerian Perekonomian dan diubah menjadi Yayasan Urusan Bahan Makanan (YUBM). Sedangkan pelaksanaan pembelian padi dilakukan oleh Yayasan Badan Pembelian Padi (YBPP) yang dibentuk di daerah-daerah dan diketahui oleh Gubernur. Adanya YUBM dan YBPP ternyata masih menimbulkan dualisme baru dalam pembinaan Berdasarkan Peraturan Presiden No. 3 Tahun 1964 dibentuk Dewan Bahan Makanan (DBM). Sejalan dengan itu dibentuklah Badan Pelaksanaan Urusan Pangan (BPUP) peleburan dari YUBM dan YBPP. BPUP ini bertujuan: mengurus bahan pangan, pengangkutan dan pengolahannya, menyimpan dan menyalurkan menurut ketentuan Dewan Bahan Makanan (DBM). Dengan terbentuknya BPUP, maka penanganan bahan pangan kembali berada dalam satu tangan. Memasuki era Orde Baru setelah ditumpasnya Pemberontakan G 30 S/PKI, penanganan pengendalian bahan pokok kebutuhan hidup dilaksanakan oleh Komando Logistik Nasional (Kolognas) yang dibentuk dengan Keputusan Presidium Kabinet Ampera, Nomor 114/kep/1967. Kehadiran Bulog sebagai lembaga stabilisasi pangan memiliki arti khusus dalam menunjang keberhasilan Orde Baru sampai tercapainya swasembada beras tahun 1984. Menjelang Repelita I (1 April 1969), struktur organisasi Bulog diubah dengan Kepres RI No. 11/1969 tanggal 22 januari 1969 disesuaikan dengan misi barunya yang berubah dari penunjang peningkatan produksi pangan menjadi buffer stock holder dan distribusi untuk golongan anggaran. Kemudian dengan Kepres No. 39/1978 tanggal 5 November 1978
Bulog Mempunyai tugas pokok melaksanakan pengendalian harga beras, gabah, gandum, dan bahan pokok lainnya guna menjaga kestabilan harga baik bagi produsen maupun konsumen sesuai dengan kebijakan umum pemerintah. Dalam kabinet pembangunan VI Bulog sempat disatukan dengan lembaga baru yaitu Menteri Negara Urusan Pangan. Organisasinya pun disesuaikan dengan keluarnya Kepres RI No. 103/1993. Namun tidak terlalu lama, karena dengan Kepres RI No. 61/M Tahun 1995 kantor Menteri Negara Urusan Pangan dipisahkan dengan Bulog dan Wakabulog pada saat itu diangkat menjadi Kabulog. Pemisahan Menteri Negara Urusan Pangan dan Bulog mengharuskan Bulog menyesuaikan organisasinya dengan Kepres RI No. 50 Tahun 1995 tanggal 12 Juli 1995. Status pegawainyapun terhitung mulai tanggal 1 April 1995 berubah menjadi Pegawai Negeri Sipil sesuai dengan Kepres RI No. 51 tahun 1995 tanggal 12 Juli 1995. Memasuki Era Reformasi, beberapa lembaga pemerintah mengalami revitalisasi serta reformasi termasuk Bulog. Melalui Kepres RI No. 45 Tahun 1997 tugas pokok Bulog hanya dibatasi untuk komoditi beras dan gula pasir. Tugas ini diciutkan lagi dengan diterbitkannya Kepres RI No. 19 Tahun 1998 yang menetapkan peran Bulog hanya mengelola komoditi beras. Sesuai dengan ketentuan dalam Keppres No. 103 tahun 2001, Bulog harus berubah menjadi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) paling lambat 31 Mei 2003. Perubahan tugas dan fungsi Bulog sering terjadi diera reformasi seiring dengan pergantian pemerintahan. 32
33 Setalah pemerintah mengeluarkan PP No. 61 tahun 2003 yang berlaku sejak ditetapkan tanggal 20 Januari 2003 yang selanjutnya direvisi dengan PP No. 61 tahun 2003, Bulog berubah dari LPND menjadi Perum Bulog. Peluncuran Perun Bulog dilaksanakan di Gedung Arsip Nasional Jakarta pada tanggal 10 Mei 2003. Banyak hal yang harus berubah dalam lembaga baru ini, terutama pola kerja yang lebih profesional, peningkatan efisiensi dan transparansi serta demokratisasi. Namun ada pula yang tidak berubah, yaitu tanggung jawab publik, khususnya pemantapan ketahanan pangan dan penguatan hak rakyat atas pangan. Dalam waktu yang sama juga harus mampu menyelaraskan kegiatan komersial dengan tugas dan tanggung jawab publik secara akuntabel dan transparan. Perubahan Bulog menjadi Perum disebabkan oleh beberapa hal, yaitu: a. Perkembangan politik ekonomi di lingkungan nasional maupun global tidak memungkinkan lagi Bulog melaksanakan tugas dan fungsinya dengan status Lembaga Pemerintah Non Departeman (LPND). b. Perum memberikan landasan yuridis yang jelas bagi lembaga Bulog sebagai suatu badan hukum. c. Bentuk Perum dipilih karena memberikan opsi bagi Bulog untuk melaksanakan dua fungsi yaitu publik dan bisnis. Dengan fungsi publik Bulog masih dapat melaksanakan peran tradisionalnya melaksanakan tugas dibidang pengadaan, perawatan dan penyaluran dalam rangka pengelolaan cadangan pangan nasional, sedangkan fungsi bisnis memberikan peluang bagi Bulog untuk menjalankan usaha dalam rangka pemupukan keuntungan.
1.2. Visi Dan Misi Perum Bulog Divre Jateng Untuk merespon berbagai tantangan eksternal yang harus diantisipasi Perum Bulog, seperti sejauh mana relevansi peran Perum Bulog dalam mengemban tugas untuk melindungi petani saat panen dan melindungi konsumen saat paceklik. Visi Bulog adalah menjadikan Perum Bulog sebagai lembaga pangan yang handal guna memantapkan ketahanan pangan. Artinya, Perum Bulog harus mempunyai keunggulan daya saing dari segi kualitas komoditinya, kualitas pelayanan, tingkat efisiensi dan efektifitasnya yang jauh lebih bak dari lembaga- lembaga lainnya. Sedangkan misi Perum Bulog sebagai berikut: a. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan yang meliputi: 1) Internal organisasi, yaitu pelayanan antar seksi, antar Perum Bulog dengan Perum Bulog, antar sub Perum Bulog dengan sub Perum Bulog, antar Perum Bulog dengan sub Perum Bulog sehingga mendorong perbaikan kinerja pelayanan masyarakat, yang menjadi tanggung jawabnya. 2) Eksternal organisasi, yaitu pelayanan kepada petani produsen agar memperoleh harga jual produksinya sesuai harga dasar serta dilayani dengan cepat dan tepat. Pelayanan kepada konsumen (TNI/Polri, PNS, defisit area dan penerima manfaat raskin) dengan kualitas beras yang diterima baik dan terjamin dengan harga yang sesuai. 34
b. Penyediaan stock (dari produsen dalam negeri) yang tersebar merata dan terjangkau daya beli masyarakat. Tersebar merata disini maksudnya adalah manajemen stock Bulog harus lebih baik sehingga tidak ada kelangkaan beras di suatu daerah. Terjangkau daya beli masyarakat maksudnya adalah Perum Bulog harus tetap menyediakan beras untuk "targeted subsidy". Untuk merealisasikannya telah ditempuh langkah-langkah perbaikan, di bidang operasional dalam meningkatkan kinerja operasional secara keseluruhan yang meliputi perbaikan dan prosedur dan pelaksanaannya, serta dukungan unsur manajemen dan sumber daya operasional agar selalu sejalan dan tidak berbenturan dengan dinamika pembangunan operasional. 1.3. Lokasi Perum Bulog Divre Jateng Perum Bulog Divre Jawa Tengah terletak di kawasan pusat kota, yaitu di jalan Menteri Supeno no. 1/1 Semarang. Letak yang strategis ini sangat tepat sebagai pusat informasi serta pelayanan, pengadaan dan administrator beras di wilayah Jawa Tengah. Dasar yang digunakan Perum Bulog Divre Jawa Tengah dalam penentuan lokasi tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu: a. Letak yang strategis, karena termasuk dalam kawasan pusat kota sehingga mudah dilalui kendaraan besar maupun kecil, baik pribadi maupun milik umum. Sehingga mudah dijangkau dan mudah ditemukan letaknya oleh konsumen. 35
b. Letak yang merupakan induk kota yang menetapkan daerah tersebut sebagai daerah perkantoran. c. Adanya fasilitas lain yang memenuhi syarat, meliputi listrik yang memadai, bisa dijangkau pesawat telepon, pemasangan air bersih dan kelancaran lalu lintas kota. 1.4. Struktur Organisasi Perum Bulog Divre Jateng Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan suatu instansi. Pengertian struktur organisasi menurut Hani Handoko (1995: 169) adalah: "Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi- posisi, maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) suatu kerja". Ada beberapa macam bentuk stuktur organisasi yang salah satunya dianut oleh Perum Bulog Divre Jawa Tengah, yaitu struktur organisasi dimana terdapat arus wewenang langsung dari pimpinan ke tingkat manajemen, struktur ini memiliki keuntungan sebagai berikut: a. Kesatuan komando terjamin dengan baik karena pimpinan ada diatas satu tangan. 36
37 b. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat, karena jumlah orang yang diajak berunding sedikit. c. Rasa solidaritas diantara karyawan umumnya tinggi. Berdasarkan Keputusan Direksi Perusahaan Umum Bulog No. Kep- 01/Dirut/05/2003 tentang organisasi dan tata kerja Perusahaan Umum Bulog, maka susunan Perum Bulog Divre Jawa Tengah terdiri dari: a. Kepala Perusahaan umum Bulog Divisi Regional Jateng Kepala Perusahaan mempunyai tugas: 1) Memimpin Divre sesuai dengan tugas yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2) Membina sumber daya Perum Bulog di lingkungan Divre. 3) Melaksanakan kebijakan teknis di bidang pelayanan publik, komersial, administrasi dan keuangan. 4) Melaksanakan kerjasama dengan badan usaha lain atau instansi pemerintah. b. Bidang Pelayanan Publik Bidang Pelayanan Publik memiliki tugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan pengadaan gabah kering giling dan analisis perkembangan harga dan pasar, persediaan dan prognosa serta angkutan, perawatan kualitas, dan penyaluran. Bidang Pelayanan Publik terdiri dari: 1) Seksi Pengadaan, bertugas merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan perhitungan prakiraan jumlah dan biaya
38 pengadaan gabah kering giling, serta karung pembungkus, pelaksanaan pengadaan melalui Satuan Tugas (Satgas) atau kontraktor, penyiapan perjanjian atau kontrak, penyiapan dokumen tagihan, pengajuan dan pendistribusian serta pengecekan L/C pengadaan, pembinaan teknis dan analisis serat pengamatan perkembangan harga pangan pokok dan penyusunan statistik. 2) Seksi Persediaan dan Angkutan, bertugas merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolahan laporan posisi persediaan dan penyebaran persediaan, penghitungan kebutuhan biaya penyimpanan/sewa gudang, penyusunan prognosa operasional pengadaan, persediaan dan penyaluran serta angkutan, pembongkaran dan pemuatan barang serta administrasinya. 3) Seksi Perawatan Kualitas, bertugas merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan inspeksi kualitas, penghitungan kebutuhan biaya perawatan dan obat-obatan, pengendalian aplikasi teknis penyimpanan, sanitasi gudang dan lingkungannya, pemberantasan hama serta pengolahan gabah dan pengelolaan hasil pemeriksaaan kualitas. 4) Seksi Penyaluran, bertugas merencanakan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan penyaluran beras kepada lembaga dan masyarakat meliputi penyiapan surat, delivery order, nota tagihan, berita acara penyerahan, daftar penyimpulan, perjanjian dan jual beli.
c. Bidang Komersial Bidang Komersial mempunyai beberapa tugas, antara merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan jasa dan pengolahan, perdagangan serta pengembangan usaha komoditas dan nonkomoditas. Bidang Komersial terdiri dari: 1) Seksi Jasa dan Pengolahan, bertugas merencanakan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan usaha jasa pergudangan, angkutan dan pemboongkaran, survey dan perawatan, jasa lainnya dan pengolahan komoditi serta pengkajian dan pengembangan. 2) Seksi Perdagangan, bertugas merencanakan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan perdagangan pangan dan non pangan serta pengkajian dan pengembangannya. 3) Seksi Teknologi Informasi, bertugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan melaporkan kegiatan pemeliharaan sarana dan dukungan implementasi sistem teknologi informasi. d. Bidang Administrasi dan Keuangan Bidang Administrasi dan Keuangan Perusahaan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan sumber daya manusia dan hukum, hubungan masyarakat, ketatausahaan dan kerumahtanggan serta umum, pengelolaan anggaran dan pembiayaan serta membuat laporan pertanggungajawaban keuangan Perum Bulog Divre Jateng. 39 lain:
Bidang Administrasi dan Keuangan terdiri dari: 1) Seksi SDM dan Hukum, bertugas merencanakan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan administrasi sumber daya manusia dan unsur hukum. 2) Seksi Tata Usaha dan Umum, bertugas merencanakan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan surat menyurat, arsip, ekspedisi, hubungan masyarakat, kerumahtanggaan dan pengelolaan pengadaan, pemeliharaan perlengkapan sarana kantor, rumah dinas, jabatan, mess, pergudangan dan inventarisasi seta penghapusan. 3) Seksi Keuangan, bertugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan administrasi pembiayaan meliputi penerimaan, penyimpanan, pengeluaran dan pembayaran uang atau surat berharga, meneliti kebenaran transaksi pengeluaran dan penerimaan, pencocokan dokumen pendukung dan menyelesaikan tagihan/piutang seta klaim dan tuntutan ganti rugi penyusunan serta penyediaan dan pengalokasian anggaran serta analisis keutuhan anggaran. 4) Seksi Akuntansi, bertugas merencanakan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan administrasi pembukuan, neraca, laporan pertanggungjawaban keuangan dan hubungan rekening antar kantor. 40
1.5. Seksi Hubungan Masyarakat Perum Bulog Divre Jateng Seksi humas berada pada Bidang Administrasi dan Keuangan, yang memiliki ruangan tersendiri dengan empat orang karyawan yang salah satunya bertindak sebagai koordinator humas Perum Bulog Divre Jateng. Sedangkan tugas karyawan lain adalah melayani pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas, menyelesaiakan kliping media cetak dan informasi yang harus diinformasikan, mengagendakan kegiatan humas, mendokumentasikan apabila ada kegiatan, mengarsip surat masuk dan keluar dan kegiatan lainnya yang menjadi tanggung jawab hubungan masyarakat Perum Bulog Divre Jateng. Humas Perum Bulog Divre Jateng sendiri mempunyai fungsi yang luas, yakni sikap menyenangkan, itikad baik, toleransi, saling pengertian, saling mempercayai, saling menghargai dan citra baik yang menunjukan kegiatan yang jelas yang dapat dibedakan dari kegiatan lainnya dalam suatu organisasi karena hubungan masyarakat kegiatannya berhubungan dengan publik, baik internal maupun eksternal dan upaya mempengaruhi opini khalayak dengan komunikasi dua arah. Adapun tugas hubungan masyarakat adalah menginterprestasikan, menganalisa dan mengevaluasi kecenderungan perilaku khalayak selanjutnya direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi. Selain tugas diatas hubungan masyarakat juga bertugas mempertemukan kepentingan organisasi dengan kepentingan khalayak, mengevaluasi program- program organisasi khususnya yang berhubungan dengan khalayak. 41
1.6. Kegiatan Internal Hubungan Masyarakat Perum Bulog Divre Jateng Adapun kegiatan-kegiatan internal humas Perum Bulog Divre Jateng antara lain: a. Manajemen agenda kerja humas, dalam hal ini tahapan yang dilakukan humas adalah melaksanakan penelitian, perencanaan dan pengambilan keputusan, mengkomunikasikan dan pelaksanaan serta mengevaluasi. b. Pengarsipan, surat keluar dan surat masuk humas ditata rapi berdasarkan tanggal surat serta administrasi keuangan yang tertib walaupun hanya sebatas pengajuan dana. c. Pembuatan nota guna keperluan humas yang ditujukan pada bagian keuangan perusahaan. Dalam hal ini humas membuat nota untuk keperluan humas yang kemudian akan diberikan pada bagian keuangan perusahaan untuk dicairkan. d. Public Relations Counseling, secara pribadi maupun kelompok. Dalam Public Relations Counseling ini humas dapat memberikan masukan atau nasihat kepada pihak manajemen, dan bila diperlukan oleh pimpinan maka pihak manajemenlah yang menyampaikan nasihat tersebut. e. Telepon, telepon digunakan oleh humas untuk saling berkomunikasi dengan karyawan dibagian lain. Telepon sangat memudahkan humas dalam berkomunikasi cepat dengan karyawan pada sub bagian yang ada di Perum Bulog Divre Jateng. f. Gelanggang Terbuka, dilakukan melalui kegiatan olahraga dan halal bi halal internal karyawan perusahaan. 42
g. Penyelenggaraan perayaan hari besar keagamaan dan hari besar nasional. h. Papan informasi/papan pengumuman, humas secara berkala satu minggu sekali memanfaatkan papan informasi. Papan informasi/pengumuman digunakan untuk menyampaikan informasi/pengumuman yang penting dan tidak pada saat itu juga harus diketahui. i. Pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), humas melayani pembuatan surat perintah perjalanan dinas bagi karyawan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. j. Kliping, kegiatan menyeleksi berita yang berhubungan dengan kerja Perum Bulog Divre Jawa Tengah dan Perum Bulog lainnya untuk dikliping dan selanjutnya didistribusikan ke bidang-bidang dan seksi-seksi pada Perum Bulog Divre Jateng. Manfaat kegiatan ini yaitu mengukur citra perusahaan, mengetahui respon masyarakat terhadap kebijakan perusahaan, mengetahui informasi mengenai keadaan beras nasional. Kliping media cetak antara lain diambil dari Suara Merdeka, Kompas, Wawasan, Jawa Pos, Media Indonesia, Suara Pembaruan. 2. Fungsi Internal Humas Pada Perum Bulog Divre Jateng 2.1. Kegiatan Manajemen Penerapan fungsi internal hubungan masyarakat Perum Bulog Divre Jateng mengenai kegiatan manajemen telah dilaksanakan, yaitu dengan melaksanakan program kerja atau agenda kerja humas. Agenda kerja itu sendiri selain berasal dari agenda kerja perusahaan juga berasal dari perencanaan humas 43
itu sendiri. Dalam pembuatan agenda kerja humas melalui beberapa tahapan proses, yaitu: a) Penelitian, dalam tahap ini dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan Perum. Setelah itu baru dilakukan pengevaluasian fakta-fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan Perum, yaitu apa yang menjadi problem kita. b) Perencanaan, koordinasi dan pengambilan keputusan, dalam tahap ini setelah mengetahui problem maka humas dapat merencanakan dan mengambil keputusan mengenai langkah-langkah program guna mengatasi problem yang ada. Sedangkan mengenai sikap, opini dan reaksi yang sejalan dengan kepentingan Perum dibiarkan berjalan. Humas juga melaksanakan koordinasi pembagian tugas guna kelancaran pelaksanaan program kerja. Dalam tahap ini humas telah mengetahui apa yang dapat dikerjakan. c) Mengkomunikasikan dan pelaksanaan, dalam tahap ini langkah-langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan- kesan dan dapat mempengarui bahwa langkah-langkah tersebut penting selain bagi Perum juga bagi mereka sendiri. Dalam tahap ini humas dapat menjelaskan apa yang akan dilakukan dan mengapa melakukannya dan selanjutnya program tersebut dilaksanakan. 44
d) Pengawasan dan evaluasi, dalam tahap ini humas melakukan pengawasan terhadap jalannya program kerja serta melakukan penilaian terhadap hasil- hasil dari program kerja yang telah dilaksanakan. Dalam tahap ini humas dapat mengetahui bagaimana hasil yang telah dilakukannya. Selain pembuatan agenda kerja kaitannya dengan manajemen humas, humas juga merencanakan administrasi, melaksanakan, dan mengevaluasi sistem pengarsipan surat masuk surat keluar. Kegiatan produksi juga dilakukan humas, dalam hal ini informasi adalah salah satu bentuk produksi humas. Merencanakan, melaksanankan serta mengevaluasi media yang akan digunakan adalah merupakan fungsi manajemen dan hal tersebut juga telah dilaksanakan humas. Humas Perum Bulog Divre Jateng selalu melakukan koordinasi antar karyawan humas, hal itu dilakukan secara terus-menerus mengingat karyawan humas yang berada dalam satu ruangan yang memungkinkan untuk berkomunikasi antar sesama karyawan dan dalam waktu yang tidak dibatasi. Namun adakalanya koordinator humas melakukan koordinasi secara terarah, koordinasi ini adalah koordinasi yang direncanakan untuk mengkoordinasikan suatu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan maupun evaluasi suatu program kerja humas. Koordinasi tersebut dilakukan guna pencapaian hasil yang maksimal dalam melaksanakan program kerja humas serta untuk pencapaian tujuan perusahaan. Administrasi dalam humas tertata rapi, hal ini dikarenakan sistem pengarsipan dalam humas berdasarkan tanggal surat. Surat masuk diarsip berdasarkan tanggal masuk surat tersebut, sedangkan arsip surat keluar 45
berdasarkan tanggal pembuatan surat. Hal itu sangat memudahkan dalam pencarian kembali surat-surat yang telah disimpan yang akan digunakan untuk suatu keperluan. Sedangkan untuk masalah keuangan, humas selalu berkoordinasi dengan bagian keuangan perusahaan. Adapun humas tidak memiliki kas, humas hanya mengajukan anggaran dengan menuliskan pada nota guna keperluan- keperluan humas, yang kemudian akan mendapat sejumlah uang dari bagian keuangan perusahaan. Hambatan yang dialami humas dalam menjalankan kegiatan manajemen adalah terdapat karyawan humas dengan usia menginjak pensiun. Hal tersebut mengakibatkan semangat kerja menurun, sehingga terjadi adanya penundaan-penundaan pekerjaan dengan kata lain pekerjaan terselesaikan tidak tepat waktu. Hambatan tersebut dapat diatasi dengan diambil alihnya pekerjaan yang tertunda tersebut dan hal inipun menimbulakan kendala baru yaitu adanya pelimpahan pekerjaan yang tidak pada tempatnya. Hambatan lainnya adalah kehadiran karyawan humas yang terlambat, hal ini juga mengakibatkan tertundanya pekerjaan serta pekerjaan bisa terselesaikan tidak tepat waktu. Hambatan tersebut diatasi dengan prosedur ijin atau memberitahukan terlebih dahulu bahwa karyawan yang bersangkutan akan datang terlambat serta disertai dengan alasan mengapa terlambat. Hal itu dapat mengatasi pekerjaan yang tertunda atau penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dikarenakan pekerjaan karyawan yang datang terlambat bisa dikerjakan oleh koordinator humas terlebih dahulu. 46
2.2. Hubungan dengan Karyawan Humas melakukan hubungan dengan karyawan secara langsung dan tidak langsung. Hubungan secara langsung atau face to face dilakukan humas apabila ada keperluan yang penting dan memang harus dilakukan hubungan secara langsung. Adapun hubungan dengan karyawan secara tidak langsung dapat dilakukan humas melalui beberapa cara, yaitu: 1) Telepon, 2) Memo, 3) Pengeras suara, 4) Surat, 5) Papan informasi/pengumuman, 6) Kliping. Dalam hubungan langsung dan tidak langsung tersebut diatas terdapat hubungan dengan karyawan arus ke bawah, arus sejajar dan arus ke atas. Hubungan dengan karyawan arus ke bawah dan ke atas disebut juga hubungan arus vertikal. Humas melaporkan pelaksanaan tugas, sumbang saran dan menyampaikan pengaduan yang berasal dari karyawan lain. Sebaliknya humas memberikan instruksi, petunjuk penjelasan dan informasi kepada karyawan. Adapun arus sejajar atau arus horisontal adalah hubungan satu level yang terjadi antara humas dengan kepala bagian lainnya. Humas melaksanakan hubungan dengan karyawan mengenai: 1) Upah, 2) Perlakuan adil, 47
3) Ketenangan dalam bekerja, 4) Penghargaan karyawan, 5) Jaminan sosial karyawan. Humas melakukan hubungan karyawan mengenai hal diatas dengan cara menanti apabila ada pengaduan dari karyawan, kecuali bila dianggap perlu oleh humas. Anggapan perlu tidaknya diadakan hubungan karyawan oleh humas terlebih dahulu dilihat dari hasil penelitian humas terhadap suasana karyawan itu sendiri. Sedangkan waktu pengaduan atau hubungan dengan karyawan diatas adalah dapat dilakukan sewaktu-waktu bila dimungkinkan. Dalam melaksanakan hubungan dengan karyawan humas mengalami beberapa hambatan antara lain: 1) Telepon dan perangkatnya serta pengeras suara yang terkadang mengalami kerusakan, dikarenakan telepon dan perangkatnya yang sudah termakan usia. 2) Papan pengumuman/informasi yang kurang serta penempatannya yang kurang strategis. 3) Karyawan yang kadang tidak ada di tempat saat humas memerlukan interaksi dan sebaliknya, hal ini dikarenakan ada tugas dinas luar kota. 4) Perbedaan pemahaman karyawan dalam menanggapi informasi yang sama. 48
2.3. Public Relations Counseling Humas Perum Bulog Divre Jateng melaksanakan Public Relations Counseling baik bersifat pribadi atau kelompok. Public Relations Counseling dilaksanakan humas guna menunjang terciptanya hubungan yang harmonis antar karyawan. Kegiatan tersebut bersifat sharing terbuka dan dilaksanakan humas bila dianggap perlu. Isi dari Public Relations Counseling adalah konsultasi mengenai semua hal yang ada kaitannya dengan keharmonisan karyawan dan pencapaian tujuan humas dan perusahaan. Dalam Public Relations Counseling humas dapat memberikan masukan atau nasihat kepada pihak manajemen, dan bila diperlukan oleh pimpinan, maka pihak manajemenlah yang menyampaikan nasihat tersebut. Dalam Public Relations Counseling tak jarang humas mengalami hambatan yang dihadapi, yaitu kurangnya keberanian dari karyawan untuk mengawali Public Relations Counseling baik pribadi ataupun kelompok. Sehingga ketika humas melaksanakan Public Relations Counseling secara pribadi atau kelompok, banyak sekali pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan karyawan. Untuk mengatasi hambatan tersebut humas harus aktif melakukan Public Relations Counseling dan melakukan jemput bola. Uraian diatas dapat disimpulkan bahwas fungsi internal humas telah dapat diterapkan oleh humas Perum Bulog Divre Jateng melalui berbagai kegiatan-kegiatan internalnya. Adanya hambatan-hambatan yang dihadapi humas Perum Bulog Divre Jateng dalam menjalankan fungsi internalnya. 49
B. Pembahasan 1. Penerapan Fungsi Internal Humas Perum Bulog Divre Jateng Penerapan Fungsi Internal Humas pada Perum Bulog Divisi Regional Jateng adalah : a. Kegiatan manajemen, dengan merencanakan dan melaksanakan agenda atau program kerja humas, melakukan koordinasi antar karyawan humas serta melakukan pengarsipan surat humas. b. Hubungan dengan karyawan, dengan mengadakan hubungan arus vertikal dan arus horisontal secara langsung dan tidak langsung. c. Public Relations Counseling baik bersifat pribadi atau kelompok. Hal diatas merupakan penerapan fungsi internal seperti yang tercantum pada teori-teori sebagai berikut: 1) Scoott M. Cultip dan Allen Center dan Canfield (Onong 1986:46), mengenai kegiatan manajemen, 2) Scoott M. Cultip dan Allen Center (Djaja 1985:13), mengenai hubungan dengan karyawan, 3) Scoott M. Cultip dan Allen Center (Djaja 1985:13), mengenai Public Relations Counseling. a. Kegiatan manjemen, Humas pada Perum Bulog Divre Jateng melaksanakan beberapa hal dalam kegiatan manajemen: 1) Program kerja atau agenda kerja humas, dalam pembuatannya melalui beberapa tahapan, yaitu: 50
a) Penelitian, b) Perencanaan, koordinasi dan pengambilan keputusan, c) Mengkomunikasikan dan pelaksanaan, d) Pengawasan dan evaluasi. 2) Administrasi, humas Perum Bulog Divre Jateng melaksanakan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. 3) Produksi, humas Perum Bulog Divre Jateng memproduksi informasi dengan perencanaan media, pelaksanaan dan evaluasi media yang digunakan tersebut. 4) Koordinasi, koordinasi dilakukan guna pencapaian hasil yang maksimal dalam pelaksanaan program kerja atau agenda humas. Keempat hal diatas sesuai dengan teori Cultip et. Al. (Ruslan 2005:37), namun masih terdapat beberapa hal yang belum terlaksana, yaitu mengenai administrasi keuangan dan pemberian nasihat kepada pimpinan. b. Hubungan dengan Karyawan Humas melakukan hubungan dengan karyawan secara langsung dan tidak langsung, dalam pelaksanaannya terdapat hubungan dengan karyawan arus ke bawah, arus sejajar dan arus ke atas. Hal ini sesuai dengan teori komunikasi internal (Ruslan 2005:271). Hubungan dengan karyawan secara tidak langsung dilakukan melalui beberapa cara, yaitu: 1) Telepon, 2) Memo, 3) Pengeras suara, 51
4) Surat, 5) Papan informasi/pengumuman, 6) Kliping. Humas melaksanakan hubungan dengan karyawan mengenai : 1) Upah, 2) Perlakuan adil, 3) Ketenangan dalam bekerja, 4) Penghargaan karyawan, 5) Jaminan sosial karyawan. Pelaksanaan hubungan dengan karyawan diatas sesuai dengan teori Scoott M. Cultip dan Allen Center (Djaja 1985:13), mengenai hubungan dengan karyawan, dengan satu hal yang belum terlaksana yaitu mengenai hubungan dengan karyawan tentang perasaan karyawan yang diakui. c. Public Relations Counseling Humas Perum Bulog Divre Jateng melaksanakan Public Relations Counseling baik bersifat pribadi atau kelompok. Public Relations Counseling dilaksanakan humas guna menunjang terciptanya hubungan yang harmonis antar karyawan. Kegiatan tersebut bersifat sharing terbuka dan dilaksanakan humas bila dianggap perlu. Isi dari Public Relations Counseling adalah konsultasi mengenai semua hal yang ada kaitannya dengan keharmonisan karyawan dan pencapaian tujuan humas dan perusahaan. 52
53 2. Hambatan dalam Penerapan Fungsi Internal Humas Perum Bulog Divre Jateng Hambatan yang dialami humas dalam menjalankan kegiatan manajemen adalah terdapat karyawan humas dengan usia menginjak pensiun, hal tersebut dapat diatasi dengan diambil alihnya pekerjaan yang tertunda tersebut dan hal inipun menimbulakan kendala baru yaitu adanya pelimpahan pekerjaan yang tidak pada tempatnya. Hambatan lainnya adalah kehadiran karyawan humas yang terlambat. Hambatan tersebut diatasi dengan prosedur ijin atau memberitahukan terlebih dahulu bahwa karyawan yang bersangkutan akan datang terlambat serta disertai dengan alasan mengapa terlambat. Sedangkan hambatan dalam melaksanakan hubungan dengan karyawan yaitu terdapat telepon dan perangkatnya serta pengeras suara yang terkadang mengalami kerusakan, kurangnya papan pengumuman/informasi serta penempatannya yang kurang strategis, karyawan yang kadang tidak ada di tempat saat humas memerlukan interaksi dan sebaliknya, serta adanya perbedaan pemahaman antar karyawan dalam menanggapi informasi yang sama. Hambatan dalam Public Relations Counseling yaitu kurangnya keberanian dari karyawan untuk mengawali Public Relations Counseling. Untuk mengatasi hambatan tersebut humas harus aktif melakukan Public Relations Counseling pribadi dan melakukan jemput bola. Uraian diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi internal humas telah dapat diterapkan oleh humas Perum Bulog Divre Jateng melalui berbagai
kegiatan-kegiatan internalnya, serta masih terdapat hambatan-hambatan yang dihadapi humas Perum Bulog Divre Jateng dalam menjalankannya. 54
55 BAB V PENUTUP A. Simpulan Pada penulisan Tugas Akhir ini dapat ditarik beberapa simpulan yang merupakan simpulan dari penelitian penulis, yaitu: 1. Penerapan fungsi internal humas pada Perum Bulog Divre Jateng adalah : a. Kegiatan manajemen, dengan merencanakan dan melaksanakan agenda atau program kerja humas, melakukan koordinasi antar karyawan humas serta melakukan pengarsipan surat humas. b. Hubungan dengan karyawan, dengan mengadakan hubungan arus vertikal dan arus horisontal secara langsung dan tidak langsung. c. Public Relations Counseling baik pribadi maupun kelompok. 2. Hambatan-hambatan yang dihadapi humas pada Perum Bulog Divre Jateng antara lain: a. Terdapat karyawan humas yang menginjak usia pensiun, mengakibatkan semangat kerja yang menurun serta terdapat karyawan yang datang terlambat. b. Telepon dan perangkatnya serta pengeras suara yang terkadang mengalami kerusakan, serta kurangnya papan informasi/pengumuman dan penempatannya yang kurang strategis. c. Kurangnya keberanian dari karyawan untuk mengawali Public Relations Counseling.
56 B. Saran Mengingat pentingnya fungsi internal humas pada perusahaan dalam hal ini Perum Bulog Divre Jateng, maka penulis mengemukakan saran sebagai berikut: 1. Humas hendaknya dapat menyelenggarakan administrasi keuangan sendiri dan memberikan nasihat kepada pimpinan, serta dapat melaksanakan hubungan dengan karyawan mengenai perasaan karyawan yang diakui. 2. Karyawan yang akan pensiun hendaknya ditempatkan pada bagian yang memiliki tingkat pekerjaan yang ringan, serta pemberian sanksi pada karyawan yang sering datang terlambat. 3. Penggantian telepon dan perangkatnya serta pengeras suara yang sudah termakan usia, sehingga tidak mudah rusak, penambahan papan pengumuman/informasi dan diletakan pada tempat yang strategis. 4. Humas hendaknya sering mengadakan sosialisasi mengenai arti pentingnya Public Relations Counseling agar karyawan berani untuk memulainya.
DAFTAR PUSTAKA Abdurrachman, Oemi. 1995. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: PT Citra Aditya Bakti. Anggoro, M. Linggar. 2002. Teori dan Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia. Jakarta: Bumi aksara. Arikunto, Suharsimi. 1991. Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta. Djaja, Danan. 1985. Peranan Humas dalam Perusahaan. Bandung: Alumni Offset. Hadi, Sutrisno. 2000. Metodologi Research. Yogyakarta: Andi Offset. Hasan, M. Iqbal.2002. Pokok- Pokok Materi Metodelogi Penelitian dan Aplikasinya. Jakarta: Ghalia Indonesia. Kusumastuti, Frida. 2002. Dasar - Dasar Hubungan Masyarakat. Jakarta: PT Ghalia Indonesia. Moleong, Lexy J. 2000. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Moore, H. Frazier. 2004. Humas Membangun Citra dengan Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Ruslan, Rosady. 2005. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi Konsep dan Aplikasi. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Uchjana, Onong. 1986. Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. 57