BAB. I Pendahuluan 1.1. Gambaran Umum SIDAWAI (Sistem Informasi Data Pegawai) Pemerintah Kab. Blitar adalah Aplikasi berbasis WEB yang berguna untuk mengolah data pegawai yang antara lain Biodata Pegawai dan Riwayat Pegawai (Pengangkatan, Jabatan, Kepangkatan, Hukuman disiplin dan lain-lain). Sesuai dengan perkembangnya Aplikasi ini juga digunakan sebagai manajemen kepegawaian karena di dalam database pegawai tersebut sudah terdapat data yang relative lengkap sehingga database yang ada disidawai tersebut bias dikatakan master data dari aplikasi kepegawaian. Sebelum menjalankan aplikasi tersebut pastikan di komputer sudah terinstall / terpasang web browser (Mozilla Fire Fox, Chrome, Safari dan lain-lain) dan tentunya komputer tersebut harus terkoneksi dengan jaringan internet. Dalam buku panduan ini hanya dibatasi dalam pembahasan terkait aplikasi sidawai, untuk panduan WEB browser silahkan googling sendiri. Dalam menjalankan aplikasi SIDWAI ada beberapa pengguna yang diterapkan, antara lain: 1. Akun Personal, yaitu akun untuk mengakses data personal pegawai yang mana akun ini dimiliki oleh masing-masing pegawai. 2. Akun Operator, yaitu akun yang digunakan untuk mengakses data pegawai khusus untuk OPD, akun ini digunakan oleh Operator masing-masing OPD. 3. Akun Administrtor, yaitu akun yang digunakan oleh Administrator, akun ini digunakan oleh BKPSDM. Dengan menggunakan model seperti diatas diharapkan setiap pegawai dapat melakukan update data secara mandiri sehingga mempercepat dalam pengupdatean data tanpa menunggu dari operator ataupun Administrator, Jika ada kesulitan di tingkat personal, yang bersangkutan dapat menghubungi operator opd masing-masing, jika operator opd tidak dapat menyelesasiakan permasalahan bisa menghubungi Administrator yang ada di BKPSDM. Dengan cara seperti ini semoga dapat menyelesasikan permasalahan-permasalahan terkait data pegawai sehingga data pegawai yang ada di Pemerintah Kabupaten Blitar dapat terupdate tepat waktu.
Dalam Aplikasi SIDAWAI yang dikembangkan terbaru telah diinclude modul aplikasi SIDARA dan CUTI sehingga semua pelayanan terkait kepegawaian terkait hal tersebut dapat dilayani di aplikasi SIDAWAI. 1. SIDARA SIDARA adalah Sistem Informasi Data Kehadiran, yaitu Aplikasi yang digunakan untuk mengola data kehadiran pegawai, untuk sementara aplikasi in digunakan untuk mengelola presensi untuk pegawai yang menerima tunjangan tambahan penghasilan pegawai yang mana salah stu indikatornya dalah kehadiran kepegawai, sesuai perkembangannya aplikasi ini juga digunakan oleh pegawai dilingkup puskesmas tidak menutup kemungkinan nanti juga digunakan oleh tenaga kependidikan (guru). SIDARA sebelumnya adalah sebuah aplikasi yang berdiri sendiri karena tuntutan maka aplikasi sidara ini dikembangkan dan digabungkan dengan SIDAWAI agar menjadi aplikasi satu kesatuan dengan maksud setiap pegawai agar dapat memantau data kehadiran secara mandiri dan mengetahui score kehadiran secara langsung sehingga score kehadiran lebih transparan, dengan demikian kita dapat mengelola data kehadiran lebih cepat dan akurat. Untuk memperjelas dapat digambarkan dengan alur sebagai berikut: Server Presensi Sidara / Sidawai Gambar. 1 Dari gambar tersebut dapat dijelaskan bahwa semua data yang dihasilkan oleh mesin presensi dalam hal ini mesin Finger Print/Face Print atau Android (HP)
akan disimpan ke server tersendiri setelah itu data yang ada di server presensi akan ditarik/diambil oleh aplikasi sidara/sidawai dan kemudian dilakukan perhitungan pengelolaan secara otomatis sesuai dengan regulasi yang ada dalam aplikasi ini mengacu pada Peraturan Bupati No.... tentang.... 2. CUTI Didalam SIDAWAI telah ditambahkan sebuah modul terkait pengelolaan cuti pegawai, Setiap ASN dapat melakukan pengusulan cuti melalui SIDAWAI dengan adanya aplikasi pengelolaan cuti diharapkan nantinya seorang ASN dapat mengusulkan cuti dari mana saja sehingga tidak perlu ke kantor, setiap ASN yang melakukan cuti secara otomatis akan terpantau oleh atasanya karena atasanya pegawai yang bersangkutan harus melakukan persetujuan terlebih dahulu. Selain itu perhitungan cuti setiap pegawai akan lebih akurat, karena kebanyakan pegawai jika mengambil cuti tahunan tidak menghitung sisa cutinya, sehingga data cuti secara manual tidak begitu akurat, dengan adanya modul cuti kendala tersebut akan dapat diatasi sehingga seorang ASN tidak dapat ambil jatah cuti jika sisa sudah habis. Selain itu modul cuti ini juga diintegrasikan dengan SIDARA sehingga tanggal tersebut yang bersangkutan terdeteksi cuti, dengan model seperti ini diharapkan data kehadiran sesuai dengan data kenyataan. Untuk mempermudah memahami cara pengoperasionalan dapat diperhatikan dalam alur pengelolaan data cuti sebagai berikut: ASN ybs Pemberi Ijin Cuti Persetujua n Cuti Operator ASN melakukan pengajuan cuti Atasan langsung atu yang ditunjuk untuk melakukan perizinan cuti Pejabat pemberi cuti melakukan persetujuan cuti Melakukan Upload berkas cuti yang telah di tanda tangani Gambar 2. Dari alur pada gambar 2 dapat dijelaskan sebagai berikut: ASN (pegawai yang bersangkutan) melakukan pengajuan cuti setelah kemudian atasan langsung atau pejabat yang ditunjuk untuk memberikan ijin cuti yang
kemudian diteruskan Pejabat pemberi cuti hasil dari langkah - langkah tersebut akan menghasilkan laporan cuti yang telah ditanda tangani yang bersangkutan, pemberi ijin cuti dan pemberi cuti, Dokumen tersebut diberikan kepada operator agar di upload disidara sehingga tanggal tersebut tercatat di sidara. Hasil Upload data tersebut akan menjadi dokumen di BKPSDM, jika dokumen tersebut diperlukan akan dapat diunduh. Dengan pola seperti ini diharapkan pengadministrasian terkait cuti di Pemerintah Kabupaten Blitar dapat di dokumentasikan dengan baik dan benar dan akan diketahui ASN mana saja yang telah mengambil cuti. 3. SIDAWAI Untuk menjalankan aplikasi cuti atau sidara, pertama-tama yang dilakukan adalah membuka web browser, didalam buku ini menggunakan web browser chrome, setelah terbuka akan tampil seperti berikut: Address Bar ketik Pada address Bar ketikan alamat berikut: kemudian akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini
Sebelum menjalankan aplikasi Cuti atau Sidara, seorang di wajibkan untuk sign in terlebih dahulu, Untuk Sign in ada dua metode, yaitu: 1. Mode Personal, yaitu sign in yang digunakan oleh pegawai 2. Mode Admin/Operator, yaitu sign in yang digunakan oleh Operator OPD atau Admin yang ada di BKPSDM 3.1. Model Personal 1. Registrasi Sebelum menggunakan sidawai pastikan sudah memiliki akun sidawai, jika belum memiliki maka harus melakukan registrasi terlebih dahulu, berikut cara untuk registrasi akun di Sidawai Pada halaman utama sidawai pilih menu pengguna kemudian pilih Registrasi. Isi NIP sebanyak 18 digit, jika akun pernah dibuat aplikasi akan memberitahu bahwa akun tersebut sudah registrasi Isi Password minimal 6 karakter Isi repassword sesuai dengan password Isi e-Mail pribadi, dalam hal ini bisa menggunaka email gmail, yahoo mail dan lain-lain Isi e-Mail Gov, e-Mail Gov dapat diperoleh dari Dinas Komunikasi Dan Informatika. Isi Nomor HP yang mudah untuk dihubungi. Klik Register untuk mendaftarkan akun Untuk lebih jelas bisa lihat petunjuk model gambar dibawah ini Klik menu pengguna (1) Klik menu register (2) Klik register (4) Isi semuanya (3)
2. Masuk ke Aplikasi Sidawai (Signin) Langkah-langkah untuk sign in mode personal adalah sebagai berikut : Pada halaman utama sidawai pilih menu pengguna kemudian pilih Sig in.
Isi e-Mail, e-Mail yang dimaksud disini adalah e-mail Govermen
Isi Password kemudian klik login, untuk memperjelas silahkan perhatikan gambar berikut : Klik menu penggun (1) Klik menu sign in (2) Klik Login untuk masuk ke sidawai (5) Isi e-Mail Government (3) Isi Password (4) 3. Lupa Password Kendala utama bagi pengguna SIDAWAI adalah lupa akan password, Jika ini terjadi, passoword pengguna bisa direset dengan satu syarat bahwa juga harus mengingat e-Mail Goverment serta password dari e- Mail tersebut. Berikut adalah langkah-langkah jika pengguna lupa dengan password di SIDAWAI. Pada halaman utama sidawai pilih menu pengguna kemudian pilih Sign- in. Dalam Form Sign-in klik tombol lupa Kemudian akan di tampilkan form lupa password isikan e-mail kemudian klik tombol kirim Jika berhasil link reset password akan dikirim ke e-Mail Gov yang bersangkutan Buka e-Mail di alamat masukan e-Mail Government dan Password e-mail tersebut. Klik Link Lakukan pengubahan password, kemudian isikan password dan re-password kemudian klik kirim.
Setelah itu sign-in lagi untuk mempermudah langkah - langkah tersebut perhatikan gambar berikut: Klik menu penggun (1) Klik menu sign in (2) Klik lupa (3) Isi e-Mail Goverment (4) Klik lupa (3) ) Klik Kirim (5) Klik Kirim (5) Isi Password (6) Isi re-Password (7) Klik Kirim (8)
3.2. Mode Admin/Operator Mode ini digunakan untuk pengelolaan pegawai melalui operator atau Administrator di BKPSDM. Untuk sign-in dengan mode ini gunakan tombol pada keyboard, yaitu tombol CTRL+ALT+L, sehingga tampil form seperti berikut: Kemudian Isi Nama pengguna dan password kemudian login.
BAB II SIDAWAI PERSONAL SIDAWAI Personal ditujukan bagi setiap individu pegawai, agar dapat masuk pengelolaan data personal setiap pegawai harus sudah memiliki akun disidawai, yang penjelasannya sudah dibahas dalam bab I. Setelah yang bersangkuta berhasil login / masuk sidawai personal, pada pojok kanan atas terdapat beberapa menu, yaitu Kepegawaian, Pelayanan dan Seting atau bisa disebut dengan menu utama. Menu Utama Setiap menu utama terdapat sub menu, berikut adalah sub menu dari masing-masing dari menu utama Menu Utama Sub menu Keterangan Data Menu untuk mengelola data personal Kepegawaian pegawai yang bersangkutan Kepegawaian Rekon Mandiri Menu rekonsialisasi mandiri data pegawai yang bersangkutan dengan data pegawai yang ada di SAPK BKN Sidara Mengelola data kehadiran secara personal/mandiri dari pegawai yang bersangkutan Pelayanan Cuti Pegawai Pengajuan Cuti Pegawai secara mandiri untuk pegawai yang berasangkutan Ubah Password Ubah password untuk personal Pengaturan Sing-Out Keluar dari aplikasi 1. Data Kepegawaian Sub menu Data Kepegawaian digunakan untuk entry atau pembaharuan data personal terkait data pegawai yang bersangkutan beserta riwayat-riwayatnya. Didalam sub menu Data Kepegawaian terdapat
tiga bagian, yaitu Bilah Informasi, Bilah Menu Samping dan Workspace (Tempat untu form penabahan atau pembaharuan data) Untuk detail menu dapat diperhatikan gambar berikut : 1.1. Bilah Informasi Didalam bilah informasi, terdapat beberapa bagian, yaitu Bilah informasi atas dan Bawah, bilah atas terdapat tulisan bergerak "Selamat Datang si SIDAWAI Personal" , Jika yang ditampilkan selain kalimat tersebut, berarti terdapat masalah di aplikasi personal, yang sering ditemukan adalah karena aplikasi sidawai tidak dapat terhubung dengan Server SAPK BKN, Bilah bawah terdpat informasi NIP,Nama, Nilai Index Profesionalitas dan Kuadaran serta satu tombol berlambang tanda kebawah, jika tanda tersebut diklik akan menampilkan data secara detail terkait informasi bar tersebut. Berikut tampilan jika tombol di Klik Tombol Detail Bilah Informasi bawah 1.2. Bilah Menu Samping Bilah menu samping memiliki dua menu utama, yaitu Data Pegawai dan Riwayat Pegawai, setiap menu tersebut memiliki sub menu yang bergunaka sebagai navigasi dalam penambahan data atau perubahan data, untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar berikut :
Sub menu Data Pegawai Sub menu Riwayat Pegawai Penjelasan atau fungsi dari setiap menu dapat dilihat pada tabel berikut ini Menu Sub Menu Keterangan Utama Biodata Pegawai Menampilkan Biodata Pegawai Data Keluarga Menampilkan Data Data Keluarga Pegawai Data Kontak Menampilkan Data Kontak Data Pengangkatan Menampilkan Data CPNS/PNS Pengangkatan CPNS/PNS Data Kartu Menampilkan Data Kartu Kepangkatan Menampilkan Data Riwayat Kepangkatan Menampilkan Data Riwayat Jabatan Jabatan Menampilkan Data Riwayat Pendidikan Formal Pendidikan Formal Riwayat Menampilkan Data Riwayat Pegawai Pendidikan dan Pelatihan Pendidikan Dan Pelatihan Sasaran Kerja Pegawai Menampilkan Riwayat SKP Menampilkan Riwayat Penghargaan Penghargaan Pegawai Menampilkan Riwayat Hukuman Disiplin Hukuman Disiplin Pegawai
1.3. Bilah Workspace Bilah Workspace adalah salah satu bilah yang berguna untuk menampilkan data mapun pengubahan data untuk data pegawai yang bersangkutan, Bilah Workspace tidak bayak dibahas disini karena bilah workspace akan berubah-rubah sesuai dengan menu yang dipilih. 1.4. Tata Cara Pengisian Data Kepegawaian Dalam poin ini akan menjelaskan bagaimana cara menggunakan atau mengoperasikan aplikasi. Karena dalam aplikasi yang dikembangkan ini dibuat sangat sederhana agar pegawai yang bersangkutan tidak kesulitan dalam pengoperasinya, sehingga jika ada tombol atau menu yang sama tidak akan dibahas dalam poin ini. 1.4.1. Biodata Pegawai Langkah-langkah mengubah Biodata pegawai adalah sebagai berikut: Pada bilah menu samping pilih menu Data Pegawai Kemudian pada sub menu pilih Biodata Pegawai Perhatikan pada Bilah workspace disana akan ditampilkan forma Biodata Pegawai, didalam form tersebut jika terdapat data yang kurang sesuai dapat diubah selain itu juga dapat mengupload foto pegawai yang bersangkutan dengan cara klik unggah/unduh Jika sudah selesai, untuk menyimpan perubahan silahkan klik Perbaiki. Untuk lebih jelas perhatikan gambar berikut: Klik Data Pegawai (1) Klik Biodata Pegawai (2) Klik Unggah/Unduh (4) Klik Perbaiki (3)
Berikut gambar untuk mengunggah/mendowlan foto pegawai yang bersangkutan : Klik Unggah (untuk upload foto) Klik Unduh (untuk Download foto) 1.4.2. Menampilkan Data Dalam buku panduan ini akan dijelaskan salah satu untuk menampilkan data yang di workspace terdapat bar menu, hanya berbeda isi daftar data saja, namun cara pengopersionalnya sama saja, sehingga kita ambil salah satu sedang untuk riwayat tidak kita bahas karena pada prinsipnya sama saja. Sebagai contoh berikut kami beri gambaran untuk pengelolaan data keluarga. Langkah-Langkah untuk menampilkan data keluarga adalah sebagai berikut: Pada bilah menu samping pilih menu Data Pegawai Kemudian pada sub menu pilih Data Keluarga Perhatikan pada Bilah workspace disana akan ditampilkan Daftar Keluarga. Dalam bilah workspace ini berbeda dengan yang pertama, disanan terdapat tambahan menu bar yang digunakan untuk menambah, menghapus atau pun upload bukti, perhatikan gambar berikut : Bar Menu Daftar Data Klik Data Pegawai (1) Klik Data Keluarga (2) Indikator Halaman tabel
Penjelasan untuk bar menu yang di di bilah workspace Tambah Data Edit Data Hapus Data Upload / Download Data Indikator Data yang terpilih a. Menambah Data Untuk menambahkan data, dalam bar menu pilih Tambah Data, pada workspace akan tampil seperti gambar seperti berikut: Untuk kembali ke daftar keluarga Isi form Untuk Menyimpan data keluarga Isi semua field kemudian pilih simpan b. Ubah data Untuk mengubah data, yang pertama yang harus dilakukan adalah memilih nama keluarga yang akan diubah (perhatikan pada indikator data yang terpilih, disitu akan ditampilkan nama yang akan diperbaiki kemudian pada pada bar menu pilih Edit Data, dan akan ditampilkan form ubah data, ubah data yang diperlukan kemudian pilih simpan, untuk tampilan sama persis seperti menambah data. c. Hapus Data Untuk menghapus data, yang pertama yang harus dilakukan adalah memilih nama keluarga yang akan diubah (perhatikan pada indikator data yang terpilih, disitu akan ditampilkan nama yang akan diperbaiki kemudian pada pada bar menu pilih Hapus Data, dan akan
ditampilkan peringatan hapus data. Tampilan peringatan seperti berikut : Penghapusan data dibatalkan Data akan dihapus Klik Hapus Data untuk melakukan penghapusan data, jika tidak jadi dihapus bisa pilih Tidak Jadi. d. Upload Dokumen Dalam aplikasi disediakan menu untuk upload ataupun download dokumen, hal ini dimaksudkan agar dokumen terkait kepegawain dapat disimpan di aplikasi sehingga apa bila yang bersangkutan membutuhkan tinggal download kemudian mencetaknya, adapun cara untuk melakukan upload download dapat memilih icon upload/download dokumen, berikut gambar form untuk upload/download dokumen Kembali ke daftar data Untuk unggah/upload dokumen Untuk Unduh/Download dokumen Untuk melakukan unggah dokumen dapat menu Unggah, sedangkan untuk mengambil dokumen dapat memilih Unduh, untuk kembali ke daftar data klik menu kembali. ini,
2. Rekon Mandiri. Menu ini digunakan untuk yang bersangkutan untuk melakukan rekonsiliasi mandiri atara data personal yang bersangkutan dengan data yang ada di SAPK-BKN, berikut tampilan jika diaktifkan menu Rekon Mandiri. Menu Utama Workspace Di gambar diatas terdapat dua menu yaitu, Data Utama dan Riwayat dan setiap menu utama terdapat sub menu dan dibawah menu terdapat workspace guna mencocokan antara dua data, yaitu data dari sidawai dan data yang ada di SAPK-BKN. Penjelasan atau fungsi dari setiap menu dapat dilihat pada tabel berikut ini Menu Utama Sub Menu Keterangan Untuk membandingkan biodata Biodata pegawai dengan SIDAWAI dan SAPK Untuk membandingkan Data CPNS/PNS/Pangkat CPNS/PNS/Pangkat Terakhir Data Utama Terakhir pegawai dengan SIDAWAI dan SAPK Untuk membandingkan Data Pendidikan Terakhir Pendidikan Terakhir pegawai dengan SIDAWAI dan SAPK
Menu Utama Sub Menu Keterangan Untuk membandingkan Data Kontak Kontak pegawai dengan SIDAWAI dan SAPK Untuk membandingkan Data Kepangkatan Riwayat Kepangkatan pegawai dengan SIDAWAI dan SAPK Untuk membandingkan Data Jabatan Riwayat jabatan pegawai dengan SIDAWAI dan SAPK Untuk membandingkan Data Pendidikan Riwayat Pendidikan pegawai Riwayat dengan SIDAWAI dan SAPK Untuk membandingkan Data Diklat Riwayat Diklat Struktural pegawai dengan SIDAWAI dan SAPK Untuk membandingkan Data Riwayat Kursus (Diklat Kursus Fungsional, Diklat teknis, Kursus, Bimtek) pegawai dengan SIDAWAI dan SAPK Untuk memperbaiki data yang tidak sesuai bisa diperbaiki di menu Data Pegawai. 3. Sidara Sidara atau Sisten Informasi Daftar Kehadiran, yang dulunya adalah aplikasi yang berdiri sendiri, dengan adanya pengembangan aplikasi sidawai maka aplikasi sidara ini di gabung menjadi satu dengan sidawai, terkandung maksud agar admin opd tidak terlalu banyak mengingat password, sehingga dengan password disidawai sudah dapat mengoperasional sidara, dengan pengembangan sidawai yang baru setiap pegawai dapat memantau kehadiranya secara realtime tanpa harus bertanya kepada admin opd, sehingga memperingan pekerjaan admin opd
dalam hal pengelolaan daftar kehadiran. Berikut tampilan Sidara setelah digabungan dengan sidawai Bar Menu Menu Adjusment Tabel Kehadiran Dalam Bar menu terdapat opsi bulan tahun yang digunakan untuk memfilter daftar kehadiran untuk bulan-bulan tertentu dan ada empat icon, kegunaan empat icon tersebut dapat dilihat pada gambar berikut : Filter bulan tahun Cetak data kehadiran Pengajuan kedinasan Tambah Data kehadiran Posting Score Kehadiran Filter bulan-tahun digunakan untuk memfilter bulan tertentu, dan hasilnya akan ditampilkan di tabel kehadiran. Pengajuan Kedinasan digunakan oleh pegawai untuk mengajukan kegiatan kedinasan seperti Dinas Luar, Dinas Dalam dan Kegiatan Peningkatan Kompetensi. Tambah Data kehadiran digunakan untuk menambahkan data kehadiran jika data tersebut tidak secara otomatis ditampilkan. Posting Score kehadiran digunakan untuk menghitung score kehadiran setiap pegawai, dimana score ini akan digunakan untuk menentukan perhitungan Tambahan Penghasilan Pegawai Cetak data kehadiran, digunakan untuk mencetak data kehadrian, setak dapat digunakan manakala score kehadiran telah diposting.
3.1. Pengajuan Kedinasan Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa setiap pegawai dapat mengajukan kegiatan kedinasan. Kedinasan yang dimaksud adalah Dinas Luar, Dinas Dalam dan Kegiatan Kompetensi, berikut cara menambahkan kegiatan kedinasan: Klik Icon kegiatan kedinasan, akan tampil seperti form berikut: Bar Tab Hint Isi semua field pada form dan pastikan hint tercentang hijau jika data sudah lengkap dapat diklik Simpan. Data yang tersimpan dapat dilihat pada Bar Tab Daftar. Kegiatan kedinasan, dapat masuk ke daftar kehadiran mana kala Operator OPD melakukan upload data terkait data kedinasan. Sehingga pegawai yang bersngkutan harus memberikan dokumen kegiatan kedinasan tersebut kepada Operator OPD berupa dokumen pdf. Berikut tampilan Bar Tab Daftar Dari gambar diatas, terdapat dua tombol, yaitu Perbaiki dan Hapus. Tombol ini bisa digunakan jika dokumen tersebut belum diupload oleh operator, jika dokumen sudah diupload akan ditampilkan peringatan seperti berikut:
3.2. Tambah Data kehadiran Dalam prakteknya, terkadang data presensi tidak otomatis terekam ke rekapitulasi presensi, mungkin dikarenakan jaringan pada waktu sedang tidak baik, untuk mengatasi hal tersebut diperlukan fasilitas untuk menambahkan kehadiran secara manual akan tetapi data tersebut diambilkan dari server presensi. Berikut tampilan jika kita pilih icon Tanbah Data Kehadiran : Menu Bar Tombol Tambah Perlu diperhatikan bahwa di form tersebut memeliki menu bar dan workspace yang menampilkan data presensi beserta tombol +. Keterangan menu bar: 1. Server 1: Data presensi yang ditampilkan dari server mesin Finger Print 2. Server 2 atau Server 3: Data presessi diambilkan dari server android/presensi mobile. 3. Kedinasan: Data diambil dari kegiatan kedinasan (Dinas Luar, Dinas dalam dan Peningkatan Kompetensi) 4. Cuti: Data diambil dari data cuti yang telah diijinkan untu cuti.
Jika ingin menambahkan data presensi yang belum masuk kedalam rekap perhatikan dulu data yang akan diambil kemudian klik icon + sesuai dengan hari, tanggal serta pukul atau presensinya/kedinasan/Cuti 3.3. Posting Scoring Kehadiran Posting Scoring Kehadiran adalah salah satu aktivitas pegawai untuk melakukan perhitung score presensi untuk setiap bulannya. Berikut tampilan form Posting Skoring Kehadiran : Tombol Posting Didalam form Daftar Score Sementara tersebut sudah dijelaskan sudah ditampilkan indikator apa saja yang dihitung. Jika dirasa nilai tersebut tidak sesuai maka pegawai yang bersangkutan harap meneliti ulang rekap presensinya, mungkin dalam rekap tersebut ada data presensi yang belum di masukan. Jika data tersebut dirasa sudah benar maka bisa diklik Posting. Maka tampilan form tersebut akan menjadi seperti berikut : Tombol Cetak jam
Form berubah menjadi Daftar Score, dan data tersebut telah siap dicetak. 3.4. Cetak Data Kehadiran Setalah Rekap Data Presensi di hitung scorenya, tahapan berikutnya dalah melakukan Cetak Data Kehadiran, untuk melakukan cetak data kehadiran ada dua cara, yaitu yang pertama melalui posting skor kehadiran yang kedua dengan cara mengeklik icon Cetak Data Kehadiran. Sebelum melakukan langkah ini perlu diperhatikan adalah rekap presensi sudah harus dilakukan posting, jika tidak dilakukan posting maka data ini tidak dapat dicetak. Berikut tampilan setelah diklik Cetak Data Kehadiran : Menutup Tampilan Laporan Untuk mencetak di divce printer atau PDF 4. Cuti Pegawai Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu. Sehingga didalam manajemen kepegawaian tidak ada istilah ijin yang ada hanya cuti. Dalam Aplikasi ini (SIDAWAI) telah dikembangkan terkait cuti. Untuk mengaktifkan cuti dapa melalui Menu Pelayanan kemudian pilih Cuti Pegawai, berikut tampilan dashboard cuti untuk personal:
Persetujuan Cuti Perizinan Cuti Pengajuan Cuti Catatan Cuti Didalam dashboard tersebut terdapat beberapa icon, yaitu: 1. Catatan Cuti: Icon yang digunakan untuk menampilkan catatan cuti pegawai yang bersangkutan untuk tahun berjalan serta catatan terakhir cuti dan menjelaskan kondisi pegawai saat ini. 2. Pegajuan Cuti: Icon yang digunakan pegawai dalam hal pengajuan cuti. 3. Perizinan Cuti: Icon yang digunakan untuk pegawai yang ditunjuk sebagai pejabat yang memberikan perizinan cuti terhadapap pegawai yang bersangkutan. 4. Persetujuan Cuti: Icon yang digunakan untuk pegawai yang ditunjuk sebagai pejabat dalam hal pemberian cuti. 4.1. Pengajuan Cuti. Pangajuan cuti adalah proses awal pegawai dalam hal pengambilan cuti, untuk mengajukan cuti dengan cara klik tombol Pangajuan Cuti, sehinggga aan tampil seperti berikut : Cetak Pengajuan cuti Hapus cuti Edit cuti Tambah cuti Daftar Cuti yang diajukan
4.1.1. Tambah Cuti Tambah Cuti adalah proses pengajuan cuti yang baru sehingga menambah daftar pengajuan cuti, setiap pegawai dapat menambahkan cuti, berikut tampilan form Tambah Cuti: Isi semua field tersebut, kemudian klik Simpan. Setelah data disimpan maka data tersebut akan ditampilkan pada daftar cuti. 4.1.2. Edit Cuti. Edit Cuti dapat dilakukan manakala dalam pengimputan / pengajuan cuti ada kesalahan, akan tetapi jika cuti tersebut telah diijinkan oleh pejabat yang ditunjuk maka edit tidak dapat dilakukan, sebelum melakukan edit cuti pastikan dalam daftar cuti kemudian kolom status untuk ijin atasan belum tercentang. Manakala sudah tercentang maka usulan cuti tidak dapat diperbaiki, berikut tampilan jika cuti tersebut tidak dapat diperbaiki.
Maka diperlukan penuruan status menjadi diperbaharui melalui akun pejabat pemberi ijin cuti. Untuk tampilan form edit cuti sama persis dengan form ajuan cuti Cuma bendanya sudah ditampilkan data yang akan diperbaiki, untuk memperbaiki cuti dengan cara pilih cuti pada daftar cuti yang akan di perbaiki kemudian klik icon edit cuti, Jika sudah diperbaiki silahkan klik simpan. 4.1.3. Hapus Cuti Seperti halnya dengan edit cuti, yaitu dengan cara memilih cuti pada daftar cuti kemudian klik hapus cuti. Jika muncul dialog Box untuk persetujuan hapus cuti pilih setuju. Cuti tidak dapat dihapus ketika cuti sudah pernah diverifikasi cuti oleh pejabat pemberi izin cuti dan atau persetujuan cuti. Berikut tampilan jika cuti tidak dapat dihapus. 4.1.4. Print Preview Cuti. Sebelum melakukan cetak form cuti biasanya ditampilkan Print Preview, dari print preview kita bisa mengevaluasi hasil cuti karena sudah ditampilkan dengan model cuti yang ada. Berikut tampilan Print Preview cuti:
Menutup Print Preview Untuk mencetak di device printer atau PDF Setalh ditampilkan seperti gambar diatass, kita bisa mencetaknya dengan klik icon print, sedangkan untuk menutup print preview klik icon tanda silang. 4.2. Perizinan Cuti Perizinan cuti adalah salah fasilitas yang diberikan kepada pegawai untuk melakukan tugas dalam perizinan cuti pegawai yang mengajukan cuti, dalam hal ini biasanya diberikan kepada atasan langsungnya atau pejabat yang ditunjuk dari pegawai yang bersangkutan. Berikut tampilan Perizinan Cuti. Tombol Perizina Cuti Perhatikan gambar diatas, bahwa pada kolom status Ijin atasan dan Persetujuan, Jika tanda tersebut tercentang berarti cuti pegawai yang bersangkutan telah disetujui.
Untuk melakukan persetujuan cuti dengan cara pilih pagawai yang ada didaftar cuti tersebut kemudian klik pemberian ijin cuti. Sehingga ditampilkan gambar seperti berikut : Pilih jenis perizinan yang diberikan, ada beberapa jenis perizinan, yaitu: 1. Tidak disetujui, cuti pegawai yang bersangkutan tidak disetujui oleh atasan langsung atau pejabat pemberi ijin cuti. 2. Perubahan, cuti pegawai yang dibuat segera dilakukan perubahan karena ada ketidak sesuaian. 3. Ditangguhkan, cuti pegawai ditangguhkan atau ditunda terlebih dahulu 4. Disetujui, cuti pegawai yang bersangkutan disetujui oleh pejabat pemberi izin cuti. Setelah memilih jenis perizinan kemudian isi alasan yang masuk akal sehingga pengawai yang diberi izin menerima apa yang kita berikan, jika sudah klik simpan. 4.3. Persetujuan Cuti Persetujuan cuti adalah salah fasilitas yang diberikan kepada pegawai untuk melakukan tugas dalam menyetujui / menolak / menangguhkan persetujuan cuti pegawai yang sudah diberi ijin cuti untuk pegawai yang mengajukan cuti, dalam hal ini biasanya diberikan kepada kepala OPD atau pejabat yang diberi wewenang
untuk menyetujui cuti ole Pejabat Pembina Kepegawaian pejabat. Berikut tampilan Persetujuan Cuti. Tombol Persetujuan Cuti Tampilan persetujuan cuti mirip dengan tampilan perizinan cuti yang membedakan hanya fungsiny saja sedangkan pengoperasionalan tidak jauh berbeda dengan perizinan cuti, berikut tampilan form Persetujuan Cuti: Pilih jenis persetujuan cuti yang diberikan, ada beberapa jenis perizinan, yaitu: 1. Tidak disetujui, cuti pegawai yang bersangkutan tidak disetujui oleh atasan langsung atau pejabat pemberi ijin cuti. 2. Perubahan, cuti pegawai yang dibuat segera dilakukan perubahan karena ada ketidak sesuaian. 3. Ditangguhkan, cuti pegawai ditangguhkan atau ditunda terlebih dahulu 4. Disetujui, cuti pegawai yang bersangkutan disetujui oleh pejabat pemberi izin cuti. Setelah memilih jenis persetujuan cuti kemudian isi alasan yang masuk akal sehingga pengawai yang diberi izin menerima apa yang kita berikan, jika sudah klik simpan. cara
BAB III SIDAWAI PERANGKAT DAERAH SIDAWAI Perangkat Daerah digunakan untuk mengelola data kepegawaian secara menyeluruh dalam artian dapat mengolah data seluruh pegawai di OPD masing- masing. Untuk masuk atau sing in ke SIDAWAI Perangkat Daerah sudah dijelaskan pada bab I, sehingga di bab ini tidak dijelaskan ulang karena demi menghemat waktu. 3.1. SIDAWAI Perangkat Daerah Operator merupakan orang yang memiliki tugas penuh dalam menjalankan dan menangani baik perangkat keras maupun perangkat lunak. Hanya saja operator ini tidak hanya orang yang berlatar belakang pendidikan pada bidang komputer atau TI, melainkan bisa siapa saja, berbeda dengan operator komputer. Operator komputer merupakan seseorang yang bertanggung jawab dan memiliki kewajiban dalam memantau, memeriksa, dan juga mengendalikan sistem komputer khususnya mainframe yang ada di dalam sebuah perusahaan maupun organisasi. Operator komputer wajib mempunyai keterampilan dan pengalaman yang akan sangat berguna dan membantu dalam segala kewajiban dan tanggung jawabnya. Hal yang utama ialah operator komputer harus dapat membaca dan menulis. Operator SIDAWAI adalah sesorang yang bertanggung jawab dan memiliki kewajiban dalam memantau, memeriksa dan juga mengendalikan Aplikasi SIDAWA. Jadi dalam mengelola SIDAWAI berjalan secara optimal maka setiap OPD harus ada seorang operator. Untuk mempermudah dalam pembahasannya akan ditampilkan dalam model gambar. Berikut tampilan awal dari SIDAWAI Perangkat Daerah dengan ilustrasi Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM beserta penjelasannya:
Menu Atas (menu bar) Nama OPD Workspace Keterangan: 1. Menu Atas (Menu bar) adalah link utama dalam pengelolaan kepegawaian sesuai peruntukkannya. 2. Nama OPD Menunjukan bahwa yang bersangkatan (operator) sedang mnegolah data pada OPD tersebut. 3. Workspce adalah tempat untuk menampilkan hasil dari link yang di klik. Didalam Menu atas terdapat beberapa menu utama disertai dengan sub menu, penjelasan seperti pada table berikut: Menu Utama Sub Menu Keterangan Organisasi Peta Jabatan Formasi jabatan yang disediakan oleh OPD tertentu Bezzeting Daftar Kebutuhan pegawai yang dibutuhkan oleh OPD tertentu Manajemen Kepegawaian Pengelolaan data kepegawaian untuk opd tertentu Sidara Pengelolaan data kepegawaian terkait kehadiran pegawai Sign out Keluar dari SIDAWAI Perangkat Daerah 3.1.1. Peta Jabatan Peta Jabatan di SIDAWAI Perangkat Daerah hanya dapat dilihat saja, sehingga tidak perlu ada pembahasan di bab ini. 3.1.2. Bezzeting
Bezzeting adalah sebuah menu yang menampilkan Daftar Kebutuhan pegawai di OPD tertentu serta jabatan tersebut sudah terisi pegawai berapa orang, sehingga mempermudah untuk mengambil keputusan kedepannya terkait kebutuhan pegawainya. Berikut tampilan dari menu bezzeting: Untuk melakukan penabahan kebutuhan pegawai setiap jabatan dapat dilakukan dengan cara, pilih jabatannya kemudian lakukan double klik pada jabatan tersebut sehingga tampil sepeti berikut: Kemudian isikan Kebutuhan Pegawai sesuai dengan keperluan kemudian klik Simpan jika ingin melakukan pengubahan, klik tutup jika tidak melakukan pengubahan. 3.1.3. Kepegawaian Menu kepegawaian digunakan untuk mengolah dan mengontrol data kepegawaian pada OPD tertentu, berikut tampilan jika menu kepegawaian di klik:
Tombol detail Tombol Cuti Kolom Pencarian Tombol Sidara Didalam dashboard Kepegawaian (perhatikan gmbar), diatas daftar pegawai di setiap kolom terdapat kotak pencarian untuk mempermudah pencarian pegawai berdasarkan sesuai dengan kolomnya dan di setiap pegawainya, memiliki tiga tombol yaitu: 1. Tombol Sidara berguna untuk menampilkan daftar kehadiran setiap pegawai. 2. Tombol Cuti berguna untuk menampilkan cuti pegawai beserta menu-menu yang lainnya. 3. Tombol Detail berguna untuk menampilkan detail pegawai. Untuk tombol-tombol tersebut tidak dibahas dalam bab ini karena sudah di bahas dalam bab II. 3.1.4. SIDARA SIDARA adalah salah satu modul yang ditambahkan di SIDAWAI yang berguna untuk mengelola data kehadiran pegawai. Dahulunya SIDARA adalah salah satu aplikasi yang berdiri sendiri, sesuai berkembangnya waktu SIDARA dikembangkan dengan model baru dengan harapan setiap pegawai dapat memantau daftar kehadirannya sendiri dan mempercepat proses posting daftar kehadiran, karena daftar kehadiran ini salah satu indicator yang digunakan
dalam perhitungan tunjangan tambahan pegawai (TPP). Berikut tampilan dashboard dari sidara: Data Kedinasan Data Cuti Print Preview Score Presensi Posting Score Keterangan: 1. Data Kedinasan digunakan untuk menampilkan data kedinasan setiap pegawai dalam opd terkait, didalam data kedinasan setiap admin OPD (operator) diwajibkan untuk melakukan upload bukti kegiatan kedinasan tersebut berupa surat tugas, Tombol unggah akan muncul di setiap baris pegawai yang berada pada kolom bukti kegiatan, setelah bukti diupload pada kolom bukti kegiatan akan berubah tanda centang. 2. Data Cuti digunakan untuk menampilkan data pegawai yang mengambil cuti, tugas dari seorang Admin OPD (operator) adalah melakukan unggah bukti cuti yang telah ditanda tangani pejabat pemberi ijin cuti dan Pejabat Pemberi cuti, perhatikan gambar berikut:
Dalam kolom bukti cuti akan tampil tombol unggah manakala dokumen cuti pegawai yang bersangkutan belum dilakukan unggah bukti, jika sudah diunggah akan berubah menjadi tanda centang dan akan tercatat di daftar presensi pegawai. 4. Skore Presensi digunakan untuk menampilkan score kehadiran setiap pegawai, hasil perhitungan pegawai ini diperoleh dari rumus yang tertera pada peraturan bupati tentang daftar kehadiran pegawai. Data skore pegawai ini tampil mana kala pegawai yang bersangkutan melakukan posting skore pada akun personalnya, jika pegawai yang bersangkutan tidak melakukan posting maka data tidak ditampilkan di data score admin OPD, Berikut tampilan daftar score presensi:
Perhatikan pada kolom posting, kolom posting akan terdapat dua tombol, yaitu posting dan re-post, tombol posting digunakan untuk mempost data berangkutan dan dikirim ke Admin yang berada di BKPSDM sedang re-post degunakan untuk mengambilan datanya ke pegawai yang bersangkutan sehingga masih dapat dibenahi. 5. Posting Posting digunakan untuk melakukan pengiriman data score ke admin BKPSDM bedanya adalah jika melalui skore presensi akan dilakukan posting satu persatu tetapi jika melalui icon ini adak dilakukan posting secara keseluruhan, berikut tampilan jika diklik icon posting: Pilih tidak jika tidak ingin memosting secara keseluruhan, pilih posting jika menginnginkan posting score pegawai secara keseluruhan.
6. Print Preview digunakan untuk menampilkan data score pegawai yang akan dicetak, print preview akan menampilkan data skore kehadiran yang telah di posting, jika data belum diposting tidak tampil dalam preview ini, berikut tampilan print preview: Lokasi Kerja Tutup Print preview Cetak Keterangan: 1. Lokasi kerja adalah fungsi untuk mencetak berdasarkan lokasi kerjanya, contoh pada dinas kehatan ada lokasi kerja UPT Puskesmas, Sekretariat Daerah ada lokasi kerja Bagian Organisasi. 2. Cetak digunakan untuk mencatak hasil dari print preview. 3. Tutup Preview digunakan untuk menutup jendela print preview. 6.1.1. Sign out Sing out dalah proses menutup aplikasi sidawai, kalau tidak dilakukan sing-out sebetulnya data yang ada di sidawai masih terbuka, biar data tertutup maka diperlukan sign out.
BAB IV SIDAWAI MANAJEMEN SIDAWAI Manajemen adalah salah satu modul yang digunakan untuk mengelola data pegawai secara keseluruhan, SIDAWAI Manajemen hanya digunakan oleh Admin yang ada pada Badan Kepegawaian dan Pengembang SDM selaku penanggungjawab terkait kepegawaian, Untuk Sign in ke SIDAWAI Manajemen tidak dibahas disini karena sudah diulas di bab - bab sebelumnya, Berikut tampilan SIDAWAI Manajemen: Bar Menu Workspace Dalam SIDAWAI Manajemen terdapat dua bilah yaitu Bar Menu dan Workspace, Bar menu digunakan untuk menempat menu-menu sedangan Workspace digunakan untuk menempatkan hasil dari menu yang diaktifkan. Berikut penjelasan masing-masing memu yang ada di SIDAWAI Manajemen: Menu Utama Sub Menu Keterangan Master Data master Data utama sebagai data acuan dalam entry data kepegawaian Data Pengguna Data pengguna SIDAWAI Pengaturan Data Pengaturan terkait pengaturan kehadiran Sinkronisasi Sinkronisasi data antara SAPK dengan SIDAWAI Organisasi Peta Jabatan Struktur Organisasi berdasarakan jabatan untuk seluruh OPD
Menu Utama Sub Menu Keterangan Bezzeting Data Kebutuhan pegawai Manajemen Kepegawaian Untuk mengolah data kepegawaian Rekon Mandiri Untuk melakukan rekonsiliasi per pegawai dengan SAPK Sidara Untuk mengelola daftar kehadiran pegawai lingkup Admin Utama Cuti Untuk mengelola Cuti Pegawai untuk lingkup Admin Utama Dalam menjalankan SIDAWAI Manajemen, caranya sama dengan seperti yang dibahas di bab-bab terdahulu, hanya saja di Modul ini menampilkan data untuk seluruh pemerintah Daerah. Sehingga tidak perlu dibahas secara mendetail. 1. Data Master Sebelum melakukan pengolahan data kepegawaian dibutuhkan data utama, seperti Agama, Jabatan, Organisasi Perangkat Daerah dan lain-lain, berikut tampilan dari data master: Didalam Workspace SIDAWAI Manajemen terdapat Bar Menu beserta Daftar Master sesuai dengan menu yang dipilih, berikut keterangan setiap tombol dari menu Data Master : Kode Keterangan A K E Data Master Agama Data Master Jenis Kompetensi atau pendidikan dan Pletihan Data Master Eselon
Kode Keterangan G J O P B S C Data Master Golongan Ruang dan Kepengakatan Data Master Jenis Jabatan Data Master Jenis Perangkat Daerah Data Master Jenis Pendidikan Formal Data Master berisi daftar jabatan yang ada di Pemerintah Daerah Data Master berisi daftar Perangkat Daerah dan Lokasi kerja Data Master Jenis Cuti 1.1. Menambah Data Master Dalam sub bab ini akan dibahas bagaimaimana cara menambah Data Master dan berlaku untuk semua data master dan tata caranya sama hanya saja model form untuk data master saja yang berbeda, berikut akan kami jelaskan penambahan data master sebagi ilustrasi akan kita akan menambah Data Master Jenis Cuti, berikut adalah langkah-langkahnya: a. Pilih icon dengan kode C (Data Master Jenis Cuti) sehingga tampil seperti berikut: Tombol Tambah Data b. Kemudian pilih tombol Tambah Data, sehingga tampil seperti berikut: Isi setiap field pada form tersebut, kemudian klik Tombol Simpan.
1.2. Memperbaiki Data Master Dalam sub bab ini akan dibahas bagaimaimana cara memperbaiki Data Master dan berlaku untuk semua data master dan tata caranya sama hanya saja model form untuk data master saja yang berbeda, berikut akan kami jelaskan perbaikan data master sebagi ilustrasi akan kita akan menambah Data Master Jenis Cuti, berikut adalah langkah-langkahnya: a. Pilih icon dengan kode C (Data Master Jenis Cuti) sehingga tampil seperti berikut: Tombol Edit Data b. Perhatikan pada daftar jenis cuti, setiap baris memiliki sebuah tombol edit data, silahkan klik tombol edit data untuk jenis cuti. Sebagi ilustrasi disini kami pilih cuti besar, berikut tampilanya: Perbaiki semua data yang dirasa kurang benar, kemudian klik Simpan. 1.3. Menghapus Data Master Dalam sub bab ini akan dibahas bagaimaimana cara menghapus Data Master dan berlaku untuk semua data master dan tata caranya sama hanya saja model form untuk data master saja yang berbeda, berikut akan kami jelaskan penghapusan data master sebagi ilustrasi akan kita akan menambah Data Master Jenis Cuti, berikut adalah langkah-langkahnya:
a. Pilih icon dengan kode C (Data Master Jenis Cuti) sehingga tampil seperti berikut: Tombol Hapus Data b. Perhatikan pada daftar jenis cuti, setiap baris memiliki sebuah tombol hapus data, silahkan klik tombol hapus data untuk jenis cuti. Sebagi ilustrasi disini kami pilih cuti besar, berikut tampilanya: Jika di pilih Tidak jadi maka penghapusan dibatalkan, Jika pilih Hapus Data data akan dihapus secara permanen, dalam melakukan ini harap hati-hati dengan menghapus salah satu dan sudah digunakan oleh pegawai, data pegawai tersebut akan menjadi bermasalah. 2. Pengaturan Menu pengaturan digunakan untuk mengatur hari libur, cuti Bersama dan jam kerja. Berikut tampilan dari menu pengaturan:
Dalam penentuan hari kerja ada 2 kategori, yaitu hari kerja normal dan hari kerja khusus. Hari kerja normal berlaku untuk hari kerja biasa sedangkan khusus digunakan pada hari-hari tertentu. Untuk mengubah jam kerja dapat dilakukan dengan cara klik Tombol Edit. Sedangkan Aktifkan adalah untuk mengaktifkan kategor jam kerja. Jika aktif dapat dilihat di Status akan berisi Digunakan. Icon HL digunakan untuk mencatat hari libur didalam hari libur terdapat tombol Generate artinya kalua hari tersebut termasuk libur normal (Sabtu/Minggu). Aplikasi dapat langsung menggenerate, jika hari libur tidak sesuai dengan hari tersebut maka harus diinputkan secara manual melalui tombol tambah, berikut tampilan untuk menambah hari libur:
3. Peta Jabatan Peta Jabatan adalah susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horizontal menurut struktur kewenangan, tugas, dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan. Peta jabatan menggambarkan seluruh jabatan yang ada dan kedudukannya dalam unit kerja (PERKA BKN No. 21 Tahun 2011). Berikut tampilan Peta jabatan dalam aplikasi SIDAWAI. Organisasi Perangkat Daerah Aktif Icon Bar Daftar Perangkat Daerah Workspace Peta Jabatan Untuk menambahkan peta jabatan dalam aplikasi Sidawai adalah sebagai beikurt: Setelah tampil dashboard peta jabatan pada bilah Daftar Perangkat Daerah pilih Perangkat Daerah, hasil pilihan perangkat daerah akan ditampilkan di Organisasi Perangkat Daerah Aktif. Dalam bilah Workspace Peta Jabatan, klik Jabatan sebagai jabatan atasan kemudian klik icon bar tambah (+), isi form tambah peta jabatan kemudian klik Simpan. Untuk melakukan edit atau hapus peta jabatan caranya sama hanya saja yang diklik icon edit (gambar pensil) atau hapus (-). 4. Bezzeting Bezetting adalah jumlah pegawai yang dimiliki saat ini. Bezetting disebut juga persediaan pegawai. Didalam SIDAWAI jabatan akan ditampilkan jika di peta jabatan telah diisi, jadi sebelum mengisi Bezeeting terlebih dahulu harus mengisi Peta Jabatan. Berikut tampilan dashboard Bezzeting:
Daftar Kebutuhan Organisasi Perangkat Daerah berdasar Jabatan Organisasi Perangkat Daerah Aktif Dalam Dashboard Bezzeting untuk Organisasi Perangkat Daerah Aktif dapat diganti dengan Perangkat daerah lain dengan cara menghapus isian perangkat daerah tersebut, kemudian ganti dengan perangkat daerah yang baru, isian tersebut akan mendeteksi Perangkat daerah sesuai dengan karakter yang diketik (auto compelate), jika sudah ditampilakan nama perangkat daerah silahkan klik perangkat daerah yang diinginkan. Maka dalam workspace Daftar Kebutuhan Perangkat Daerah akan ditampilkan. Untuk mengubah jumlah kebutuhan pegawai setiap jabatan, dapat dengan cara mendouble klik jabatan yang akan diganti jumlah kebutuhannya, SIDAWAI akan menampilkan form ubah kebutuhan jabatan, isi kebutuhan yang sesuai kemudian klik Simpan. 5. Kepegawaian Berikut tampilan dari Dashboard Kepegawaian: Icon Bar Workspace Daftar Pegawai Organisasi Perangkat Daerah Aktif Untuk memperjelas Icon bar, perhatikan gambar berikut:
Tambah Pencarian Jabatan Gol Ruang Diklat Menampilkan semua pegawai Satya lencana Membersihkan OPD Aktif Pendidikan hukdis Laporan Mencari OPD SKP Dalam icon bar terdapat empat blok, yaitu yang pertama adalah untuk menampilkan data pegawai setiap perangkat daerah, kedua menambah data pegawai atau mencari data pegawai, ketiga adalah icon riwayat pegawai, sedangkan yang keempat adalah blok untuk laporan terkait dengan pegawai. Blok pertama, cara untuk menampilkan pegawai per perangkat daerah adalah sebagai berikut: Bersihkan kolom perangkat daerah dengan cara klik icon membersihkan OPD aktif. Dalam kolom opd aktif ketik nama Perangkat Daerah, kolom ini sifatnya auto complate sehingga jika dikitik beberapa karakter akan menampilkan nama dinas yang sesuai. Jika sudah ditampilkan nama dinasnya, klik nama dinas tersebut kemudian klik icon Mencari OPD. Perhatikan pada workspace daftar pegawai, disana akan ditampilkan daftar pegawai pada perangkat daerah yang diinginkan. Jika ingin menampilkan data seluruh pegawai dapat diklik icon menampilkan seluruh pegawai, risiko menggunakan icon ini adalah lama aksesnya karena banyaknya data yang diload oleh aplikasi SIDAWAI. Blok kedua, yautu menambah atau pencari pegawai, untuk menambah pegawai dapat diklik icon menambah data pegawai (+), sehingga ditampilkan form seperti berikut:
Isi semua field tanpa terkecuali, jika sudah selesai pastikan semau tanda x atau ? berubah menjadi centang berwarna hijau kemudian klik simpan. Icon pencarian digunakan untuk mencari pegawai berdasarkan nip, sedangkan form yang ditampilkan seperti SIDAWAI Personal untuk kepegawaian, sehingga tidak pelu dibahas disini karena telah dibahas dalam SIDAWAI Personal. Blok ketiga adalah untuk menampilkan riwayat pegawai per nip, berikut tampilannya: Cara menjalankan form ini sama seperti di SIDAWAI Personal terkait dengan riwayat setiap pegawai, untuk mempersingkat waktu sehingga tidak dibahas lebih lanjut, karena sudah diterangkan dalam SIDAWAI Personal.
Blok ke empat adalah terkait dengan laporan kepegawaian, berikut tampilan laporan jika diklik: Impor Data Pegawai Pegawai Non Aktif Data kontak pegawai Pegawai Aktif Menambah pegawai Non Aktif Kembali ke daftar pegawai Menambah pegawai non aktif adalah pegawai yang sudah tidak aktif lagi di Pemerintah Daerah Kabupaten Bllitar dalam hal ini adalah Pensiun, Pindah di Luar Pemerintah Daerah, Meninggal dan lain sebagianya, dengan melakukan ini maka pegawai yang ada di pemerintah daerah akan berkurang, untuk melakukan ini, bisa dengan cara: Klik icon + dan akan ditampilkan sehingga tampil sepert berikut: Masukan NIP, Jenis non aktif dan tanggal nonaktif kemudian klik proses. Untuk mengimpor data, pilih icon salah satu (Pegawai aktif, Data Kontak Pegawai atau Pegawai Non Aktif) kemudian klik impor data pegawai, file akan dimpor dalam bentuk file excel terkandung maksud agar file tersebut dapat diolah kembali sehingga mempermudah admin dalam pengelolaan data kepegawaian sesuai dengan keinginan.
6. Rekon Mandiri Rekon Mandiri adalah salah satu fasilitas yang diberikan sidawai agar dapat mencocokan data dengan data yang ada di SAPK BKN. Untuk melakukan ini bisa dengan cara menaktifkan menu Rekon Mandiri sehinggan ditampilkan seperti gambar berikut: Setelah tampil masukan NIP pegawai di pojok kiri atas kemudian klik tanda flash sehingga tampil seperti berikut: Untuk pembahasan lebih lanjut sesuai dengan yang dibahas di Sidawai Personal. Sehingga tidak pelu dibahas kembali dalam sesi ini. 7. SIDARA Sistem Data Kehadiran atau SIDARA Pemerintah Daerah Kabupaten Blitar adalah salah satu modul yang dikembangkan atau disesuaikan dengan lingkungan SIDAWAI agar setiap pegawai yang menggunakan presensi elektronik dapat terpantau. SIDARA yang pertama dikembangkan terdahulu masih berupa aplikasi desktop yang dipaksa agar dapat digunakan untuk berbasis Web Site (ISAPI). API server Internet (ISAPI) adalah seperangkat panggilan program Windows yang siap pakai yang dapat digunakan oleh pengembang dan pemrogram untuk membuat peningkatan atau ekstensi khusus untuk server HTTP atau server web yang sesuai dengan ISAPI. Perangkat
tambahan ini disebut Internet Server Extension Applications (ISA) dan filter ISAPI, yang menyediakan fungsionalitas seperti permintaan basis data dan bahkan untuk membangun halaman Web secara dinamis untuk ditampilkan oleh klien Web (browser). Sehingga dalam bermigrasi ke server dengan OS lain akan kesulitan, sehingga dikembang berbasis JavaScript dan PHP terkandung maksud untuk mempermudah perangkat daerah yang membidangi tidak kesultan dalam melakukan migrasi keserver yang lain. Berikut tampilan SIDARA yang ada di SIDAWAI: Icon Bar Scoring Presensi Data Cuti Data Kedinasan Workspace Detail Presensi Detail Presensi adalah salah satu icon yang digunakan untuk menampilkan data pegawai secara keseluruhan keworkspace, setiap pegawai memiliki sebuah link untuk mengakses daftar presensi yang bersangkutan. Untuk mengolah daftar presensi yang bersangkutan sudah dibahas dalam SIDAWAI Personal. Data Kedinasan adalah Kegiatan pegawai yang terkait dengan aktivitas kedinasan yang dibuktikan dengan surat perintah tugas dari atasan, fungsi ini digunakan untuk mengcontrol kedinasan setiap pegawai. Klik icon data kedinasan akan ditanyakan bulan tahun, pilih bulan tahun yang ditampilkan kemudian klik tampilkan, perhatikan ilustrasi berikut:
Kemudian perhitakan pada workspace, akan tampil seperti berikut: Perhatikan hasil tampilan tersebut, disebelah paling kiri terdapat sebuah icon tanda lop (kaca pembesar) digunakan untuk melihat dokumen yang diupload oleh admin Perangkat Daerah (operator). Berikut tampilan jika kli icon preview: Dari data tersebut dapat dilakukan download atau cetak dokumen yang telah diupload. Data cuti adalah salah satu data yang diperoleh dari pegawai yang mengajukan cuti melalui modul cuti, Data Cuti yang ada di sidara digunakan untuk mengontrol upload data cuti, dalam pengoperasionalanya sama dengan Data Kedinasan. Berikut tampilan dari data cuti:
Berikut tampilan previewnya: Dari data tersebut dapat dilakukan download atau cetak dokumen yang telah diupload. Skoring Presensi digunakan untuk menampilkan seluruh score presensi pegawai yang telah dilakukan posting oleh Admin Perangkat Daerah (Operator). Klik icon Skoring pegawai kemudian pilih bulan dan tahun yang akan ditampilkan. Berikut tampilan dari Skoring Pegawai: Pilihan perangkat daerah Posting Skore Perhatikan dalam kolom posting, Kolom posting terbagi menjadi dua kolom, yaitu: kolom OPD dan ADMIN, Jika kolom OPD sudah tercentang hijau itu artinya Admin OPD (operator) telah melakukan posting score kehadiran jika tanda silang maka admin opd belum melakukan posting. Sedangkan kolom ADMIN sudah tercentang hijau maka ADMIN sudah melakukan posting tetapi jika terdapat tombol posting maka admin belum melakukan posting.
Posting pada admin dapat dilakukan hanya jika admin OPD (operator) telah melakukan posting. Setelah dilakukan posting oleh Admin maka score admin tersebut dikirim ke SITAMPAN untuk diolah sebagai dasar pemberian TPP. 8. Cuti Ekspor Data Workspace Persetujuan Cuti Icon Bar Daftar Pegawai Link cuti pegawai Icon Daftar Pegawai digunakan untuk menampilkan data pegawai yang disertai link cuti pegawai setiap barisnya, link cuti digunakan untuk membuka cuti setiap pegawai. Untuk cara pengoperasionalnya sesuai dengan yang dibahas di SIDAWAI Personal, sehingga tidak perlu dijelaskan lebih rinci. Persetujuan cuti digunakan untuk pegawai yang persetujuannya ditanda tangani oleh Pembina Kepegawaian dalam hal ini adalah bupati. Klik icon persetujuan cuti akan tampil seperti berikut: Pilih bulan tahun kemudian klik Tampilkan, sehingga tampilan akan menjadi seperti berikut: Tombol Persetujuan Status Persetujuan
Dalam gambar tersebut perhatikan dua kolom, yaitu kolom aksi dan kolom status, kolom aksi digunakan untuk melakukan persetujuan sedang kolom status adalah status dari persetujuan tersebut, jika dalam status tercentang hijau maka cuti tersebut telah disetujui oleh pembina kepegawaian, sedangkan jika muncul gambar mata, berarti belum disetjui oleh pembina kepegawaian. Dalam kolom aksi terdapat tombol persetujuan, jika tombol ini belum berubah menjadi tanda centang itu dikarenakan dari admin perangkat daerah (operator) belum melakukan upload data terkait cuti. Selama belum melakukan upload data, seorang pembina kepegawaian dapat mengubah status cuti yang bersangkutan. 9. Sign out Sing out dalah proses menutup aplikasi sidawai, kalau tidak dilakukan sing-out sebetulnya data yang ada di sidawai masih terbuka, biar data tertutup maka diperlukan sign out.