TAHUN 2023 Disusun oleh: Pejabat Pengelola lnformasi dan Dokumentasi Lembaga Administrasi Negara
Derasnya arus informasi yang diterima oleh publik saat ini, membuat pemerintah memandang perlu untuk membuka seluas-luasnya akses informasi kepada masyarakat, agar publik dapat memperoleh informasi yang kredibel dan lengkap mengenai pelaksanaan pemerintahan melalui berbagai kanal informasi. Hal tersebut sejalan dengan ketentuan Pasal 28 F Undang- Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 yang menyatakan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk dan pribadi mengembangkan lingkungan sosialnya, untuk mencari, berhak memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segara jenis saluran yang tersedia. serta dasar masyarakat informasi mengenai pelaksanaan pemerintahan juga telah diatur lebih lanjut melalui Undang-Undang tentang Keterbukaan Nomor 14 Tahun 2008 Informasi publik (UU KIP). Setiap butir yang ada pada UU KIP wajib diimplementasikan oleh seluruh Badan Publik, termasuk Lembaga Administrasi Negara. Selanjutnya, menjadi suatu kewajiban bagi Lembaga Administrasi Negara ( L A N ) untuk menyampaikan data/informasi yang dimiliki secara terbuka kepada publik sebagai bentuk akuntabilitas dan pertanggungjawaban atas segala kegiatan dan proses bisnis yang telah dilaksanakan. Selanjutnya, pemenuhan hak untuk memperoleh itu, demi menjamin pelaksanaan Untuk Keterbukaan Lembaga Informasi Publik Administrasi Negara, dibentuklah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Lembaga yang ditetapkan dalam Administrasi Negara Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 22 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik dan Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 346/K.1/ HKM.06/2022 tentang Penyelenggara Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik sebagaimana digambarkan pada gambar di samping. di Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara 1
2 Berdasarkan gambar tersebut, dapat diketahui bahwa struktur tertinggi, yakni pengarah PPID, dijabat oleh Pimpinan Tertinggi Organisasi, yakni Kepala Lembaga Administrasi Negara dan Atasan PPID dijabat oleh Sekretaris Utama. Selanjutnya, PPID Lembaga Administrasi Negara dijabat oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang menyelenggarakan urusan di bidang kehumasan, publikasi, informasi dan dokumentasi dan dibantu oleh Perangkat PPID, yang terdiri atas: 1 Perangkat PPID Bidang Pengelolaan Informasi Publik yang dijabat oleh Koordinator yang menyelenggarakan urusan di bidang pengelolaan data dan informasi di tingkat Lembaga Administrasi Negara; 2 Perangkat PPID Bidang Pelayanan Informasi Publik yang dijabat oleh Koordinator yang menyelenggarakan urusan di bidang kehumasan, informasi, dan publikasi; 3 Perangkat PPID Bidang Arsip dan Dokumentasi yang dijabat oleh bidang Koordinator pengkoordinasian kearsipan dan dokumentasi; dan yang menyelenggarakan urusan di 4 Perangkat PPID Bidang Hukum dan Penyelesaian Sengketa yang Informasi Publik menyelenggarakan urusan di bidang hukum. yang dijabat oleh Koordinator Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara
Selain itu, guna mengakomodir kebutuhan Satuan Kerja LAN yang juga tersebar di 5 (lima) daerah di Indonesia, maka ditunjuk pula PPID Pelaksana di masing-masing Satuan Kerja tersebut. Penunjukan PPID Pelaksana pada Satuan Kerja tersebut bertujuan untuk mempermudah koordinasi atas pelakskanaan pelayanan informasi. Adapun secara rinci Penyelenggara Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik dapat dijabarkan sebagai berikut: Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara 3
4 Kegiatan sosialisasi Keterbukaan Informasi Publik kepada PPID Pelaksana di Satuan Kerja LAN Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara
Statistik Layanan Informasi Publik Tahun 2023 Pengelolaan layanan informasi publik di LAN meliputi penyediaan dan pengumuman informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, pengumuman informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, penyediaan informasi yang wajib tersedia setiap saat, serta informasi yang dikecualikan. Sebagaimana diatur dalam ketentuan Pasal 17 Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 22 tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik, wajib untuk mengumumkan: identifikasi dan pengumpulan 1 informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, yang dapat diakses melalui laman 2 informasi yang wajib tersedia setiap saat, yang dapat diakses melalui laman dan 3 informasi yang diumumkan secara serta merta, yang dapat diakses melalui laman Dengan pertimbangan menyebarnya jumlah PPID Pelaksana di lingkungan LAN yang perlu terhubung, maka di era digital ini, infrastruktur layanan informasi publik PPID LAN juga dengan semakin meningkatnya akses penduduk Indonesia terhadap internet, yaitu dari 29% pada tahun tahun 2017 (Google Consumer Barometer, 2017), 2013 menjadi 56% pada memberikan pengaruh informasi publik yang digunakan. juga mengalami penyesuaian. Demikian terhadap media permohonan Pada tahun 2022, PPID LAN menerima sejumlah 5.863 (lima ribu delapan ratus enam puluh tiga) permohonan informasi, dimana sebanyak 78% atau 4.569 (empat ribu lima ratus enam puluh sembilan) permohonan informasi diajukan melalui saluran digital yang terhubung dengan internet (webchat, email, media sosial), sedangkan 22% atau 1.294 (seribu dua ratus Sembilan puluh empat) permohonan informasi disampaikan melalui saluran nondigital, seperti melalui petugas pada ruang layanan informasi publik, pengiriman dokumen persuratan atau telepon. Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara 5
6 Secara terperinci, jumlah permohonan informasi berdasarkan media yang digunakan adalah sebagai berikut: 1.291 (seribu dua ratus Sembilan puluh satu) permohonan informasi diterima langsung dari pemohon yang datang langsung ke ruang layanan informasi publik; 2.984 (dua ribu sembilan ratus delapan puluh empat) permohonan informasi diterima melalui Whatsapp/SMS; 36 (tiga puluh enam) permohonan informasi diterima melalui Website PPID; 14 (empat belas) permohonan informasi diterima melalui Fitur chat pada Website; 570 (lima ratus tujuh puluh) permohonan informasi diterima melalui Email LAN; 952 (sembilan ratus lima puluh dua) permohonan informasi diterima melalui Media Sosial LAN yaitu Instagram, X, dan Facebook; 13 (tiga belas) permohonan informasi diterima melalui SP4N LAPOR!; dan 3 (tiga) permohonan informasi diterima melalui telepon. MEDIA YANG DIGUNAKAN 2984 1291 945 570 14 0 36 g n u s g n a L g n a t a D l i a m E e t i s b e w a d a p t a h C r u t i F m a r g a t s n I s m s p p a s s t a h w / k o o b e c a F D P P e t i I s b e W Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara 13 ! R O P A L N 4 P S 3 n o p e e T l 7 r e t t i w T
Sedangkan berdasarkan kategori permasalahan, maka dari 5863 permohonan informasi yang diterima adalah sebagai berikut: 728 (tujuh ratus dua puluh delapan) permohonan informasi mengenai kemahasiswaan; 158 (seratus magang/PKL; lima puluh delapan) permohonan informasi mengenai 1 . 2 9 6 (seribu dua ratus sembilan puluh enam) permohonan informasi mengenai pengembangan kompetensi; 313 (tiga ratus tiga belas) permohonan informasi mengenai Jabatan Fungsional Widyaiswara; 2.223 (dua ribu dua ratus dua puluh tiga) permohonan informasi mengenai Jabatan Fungsional Analis Kebijakan; 503 (lima ratus tiga) permohonan informasi umum; 129 (seratus dua puluh sembilan) permohonan informasi mengenai Event LAN; 99 (sembilan puluh sembilan) permohonan informasi mengenai kajian/jurnal dan penelitian; 5 6 (lima puluh enam) permohonan informasi mengenai fasilitasi inovasi; 11 (sebelas) permohonan informasi mengenai akreditasi; 139 (seratus tiga puluh sembilan) permohonan informasi mengenai kerja sama; 37 (tiga puluh tujuh) permohonan informasi mengenai sumber daya manusia; 83 (delapan puluh tiga) permohonan informasi mengenai sarana dan prasarana; dan 59 (lima puluh sembilan) permohonan informasi mengenai kearsipan. 29 (dua puluh sembilan) permohonan informasi mengenai Jabatan Fungsional Analis Bangkom. Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara 7
8 KATEGORI Series1 2223 1296 728 11 129 56 503 313 139 158 83 37 0 99 59 i s a t i d e r k A t n e v E i s a v o n I i s a t i l i s a F m u m U i s a m r o n f I s i l a n A l a n o s g n u i f n a a b a J t n a k a j i b e K l a n o s g n u i f n a a b a J t a r a w s a y d W i i n a a w s s a h a m e K i a m a s a j r e K L K P g n a g a M / n a g n a b m e g n e P i s n e e p m o K t a n a r a s a r P a n a r a S a s u n a m a y a d r e b m u S i i s a u g e R l n a d , n a i j a k , l a n r u j n a i t i l e n e p n a a r u s r e p t / n a p s r a e k i Pada tahun 2023, 100% atau seluruh permohonan informasi yang disampaikan kepada PPID LAN telah dipenuhi dan diselesaikan. Adapun rincian jangka waktu penyelesaian permohonan informasi oleh PPID LAN dapat dijabarkan sebagai berikut: 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 0 - 3 Hari kerja 4 - 6 Hari kerja 7 - 10 Hari kerja Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara m o k g n a B s i l a n A F J 29
Statistik Layanan Pengaduan Tahun 2023 Pengelolaan layanan pengaduan publik merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam pelayan informasi dalam lingkup LAN. Hal ini menunjukkan komitemen LAN untuk terus memberikan pelayan prima kepada publik. Penngelolaan pengaduan memiliki peran penting dalam pengambilan keputusan terkait penyelenggaraan pelayanan publik. Sepanjang Tahun 2023, terdapat 870 (delapan ratus tujuh puluh) pengaduan yang dikelola oleh LAN. Secara terperinci, jumlah pengaduan berdasarkan media yang digunakan adalah sebagai berikut: 127 (seratus dua puluh tujuh) pengaduan diterima langsung dari pemohon yang datang langsung; 123 (seratus dua puluh tiga) pengaduan diterima melalui Whatsapp/SMS; 107 (seratus tujuh) pengaduan diterima melalui Website PPID; 30 (tiga puluh) pengaduan diterima melalui Fitur chat pada Website; 156 (seratus lima puluh enam) pengaduan diterima melalui Email LAN; 303 (tiga ratus tiga) pengaduan diterima melalui Media Sosial LAN yaitu Instagram, X dan Facebook; dan 24 (dua puluh emat) pengaduan diterima melalui SP4N LAPOR!. Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara 9
10 Sedangkan berdasarkan kategori permasalahan, maka dari 870 pengaduan yang diterima adalah sebagai berikut: 63 (enam puluh tiga) pengaduan mengenai kemahasiswaan; 2 (dua) pengaduan mengenai magang/PKL; 4 6 2 (empat ratus enam puluh dua) pengaduan mengenai pengembangan kompetensi; 42 (empat puluh dua) pengaduan mengenai Jabatan Fungsional Analis Kebijakan; 75 (tujuh puluh lima) pengaduan terkait informasi umum; 78 (tujuh puluh delapan) pengaduan mengenai Event LAN; 1 (satu) pengaduan mengenai kajian/jurnal dan penelitian; 4 (empat) pengaduan mengenai sumber daya manusia; 122 (seratus dua puluh dua) pengaduan mengenai sarana dan prasarana; dan 8 (delapan) permohonan informasi mengenai kerjasama; 5 (lima) permohonan informasi mengenai Jabatan Fungsional Analis Bangkom. Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara
700 600 500 400 300 200 100 0 Pada Tahun 2023 berdasarkan pengaduan yang diterima oleh tim pengelolaan pengaduan publik, tidak terdapat pengaduan yang menimbulkan sanksi. 100% atau seluruh pengaduan yang disampaikan kepada LAN dapat diselesaikan. Adapun rincian jangka waktu penyelesaian pengaduan dapat dijabarkan sebagai berikut: WAKTU 0 hari kerja 1 hari kerja 2 hari kerja 3 hari kerja Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara 11
12 Penguatan Layanan Informasi PPID LAN Tahun 2023 Sebagai tindak lanjut dengan telah ditetapkannya Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 22 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik, pada tahun 2022 PPID LAN memprioritaskan upaya penguatan internal PPID namun dengan tetap melakukan upaya peningkatan layanan kepada publik. Penguatan internal tersebut dilaksanakan pada sektor sumber daya manusia (SDM) serta proses kerja PPID LAN. Penguatan pada sektor SDM bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kapabilitas seluruh struktur PPID LAN mengenai keterbukaan informasi publik, sehingga dapat mewujudkan sinergi dalam pengelolaan layanan informasi publik sesuai standar layanan informasi publik sebagaimana diatur dalam Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik. Penguatan SDM dilakukan melalui berbagai kegiatan, antara lain yaitu bimbingan teknis maupun pelatihan kehumasan dengan peserta petugas layanan informasi maupun pegawai yang menangani kehumasan. Materi yang dibahas pada kegiatan tersebut yaitu mengenai aturan keterbukaan implementasi keterbukaan informasi publik, prosedur kerja PPID di LAN, dan cara penggunaan website PPID LAN. informasi publik, Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara
11 Selanjutnya, penguatan pada sektor proses kerja dilakukan dengan langkah- langkah sebagai berikut: Pembentukan Integrated Data Center (IDC) yang dapat diakses melalui pranala Dengan mengusung konsep open data, IDC memungkinkan masyarakat untuk mengakses dan memanfaatkan data yang tersedia. Pemutakhiran Daftar Informasi yang Dikecualikan (DIK) tahun 2023. Kegiatan tersebut bertujuan agar Daftar Informasi yang dikeluarkan oleh PPID LAN senantiasa di-update secara berkala. Informasi Publik (DIP) dan Daftar Pemanfaatan media sosial untuk memberikan edukasi kepada publik mengenai keterbukaan informasi publik di LAN. Untuk mengakomodasi kegiatan edukasi tersebut, maka PPID LAN menggunakan berbagai saluran media sosial LAN, seperti Twitter, Instagram, Facebook, dan Youtube. Peningkatan status admin instansi menjadi verifikator mandiri pada aplikasi Sistem Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik (SP4N) - Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (LAPOR!). Dengan demikian pelayanan informasi publik dan juga pengelolaan pengaduan masyarakat menjadi lebih efektif dan efisien. Inovasi dalam pelaksanaan SPBE dengan menampilkan platform ASN Unggul. Penguatan layanan informasi publik yang dilakukan PPID LAN membuahkan hasil yang membanggakan. LAN menerima Anugerah Keterbukaan Informasi Publik (KIP) Tahun 2023 dengan kualifikasi "Informatif". Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara
Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Dalam rangka menjalankan tugas dan fungsinya untuk melayani permohonan informasi dari masyarakat, PPID LAN telah menyediakan beberapa fasilitas yang diharapkan mampu memudahkan dan mempercepat pelayanan. Adapun sarana dan prasarana yang disediakan oleh PPID LAN terdiri dari: 1 ruang PPID; 1 ruang digital lounge; 3 meja front desk; 1 set kursi tunggu; 1 set PC untuk petugas PPID; 1 video wall yang terdiri dari 6 monitor; 1 printer; 1 line telepon; Formulir untuk layanan informasi publik; dan Wi-fi sebagai sarana pendukung akses informasi publik. PPID LAN membuka waktu pelayanan setiap Senin-Jumat, dengan ketentuan sebagai berikut: Hari Senin sampai Kamis jam pelayanan mulai pukul 09.00 sampai dengan pukul 15.00, hari Jumat jam pelayanan mulai pukul 09.00 sampai dengan pukul 15.30. Jam Istirahat pelayanan informasi untuk hari Senin-Kamis pukul 12.00 sampai dengan 13.00, hari Jumat dilaksanakan pukul 11.30 sampai dengan 13.00. Adapun permohonan di luar waktu pelayanan tetap dapat dilakukan melalui Email humas@lan.go.id dan/atau media sosial resmi LAN, yakni Facebook (Humas LAN RI), Twitter (@LAN_RI) dan Instagram (@humas_lan). Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara 10
11 13 Kendala dalam Pengelolaan Layanan Informasi Pengelolaan layanan informasi dan dokumentasi LAN sepanjang tahun 2023 menemui beberapa kendala, yakni: Masih adanya kurang koordinasi diantara tim PPID. Belum meratanya pemahaman pegawai di unit-unit pemilik informasi mengenai Keterbukaan Informasi Publik, sehingga terkadang perlu pembahasan lebih lanjut terkait permohonan informasi tertentu. R PPID LAN Ruangan PPID Laporan Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 2023 PPID Lembaga Administrasi Negara 12
Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan PPID LAN, maka rekomendasi dan rencana tindak lanjut yang dapat dilakukan pada periode mendatang adalah sebagai berikut: Peluncuran Mobile PPID dan pengembangan Website PPID kebutuhan perlu organisasi, masyarakat dan pengembangan teknologi; dengan menyesuaikan dilanjutkan Diseminasi mengenai Keterbukaan Informasi Publik kepada tumbuh pemahaman informasi sehingga unit pemilik bersama; dan Diseminasi dan implementasinya di LAN melalui berbagai bentuk media komunikasi, sehingga dapat dijadikan panduan oleh seluruh pegawai LAN. Keterbukaan Informasi Publik Demikian Laporan Pelaksanaan Pelayanan Informasi Tahun 2023 ini disusun sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pengelolaan informasi publik di LAN, sekaligus sebagai bahan evaluasi dan perbaikan layanan informasi publik LAN di tahun berikutnya Jakarta, 31 Januari 2024 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Tri Atmojo Sejati 13