I. II. III. IV. Alur Pendaftaran Diklat DAFTAR ISI PENDAFTARAN DIKLAT KETERAMPILAN, REVALIDASI & PENGGANTIAN... .. 1 a. Pembuatan Akun... ... 1 b. Daftar tes Kesehatan... .. 4 c. Pilih Diklat yang Diikuti... .. 4 d. Pembayaran Diklat, Foto, Pemberkasan... .. 8 Pendaftaran Diklat Pelaut I, II, III, IV... . 12 a. Download Formulir... 12 b. Verifikasi Data... . 13 c. Pembayaran Dan Pemberkasan... .. 13 Pendaftaran Updating Kelas I, II, III, IV... .. 15 a. Download Formulir... 15 b. Upload dokumen ... 17 c. Pemberkasan... . 19 Pengurusan Medical Check Up (logo Garuda)... 16 a. Cek Kesehatan dasar... 16 b. Pembayaran... 16 c. Tes Kesehatan... .. 16 1
I. PENDAFTARAN DIKLAT KETERAMPILAN, REVALIDASI DAN PENGGANTIAN Di era modern seperti sekarang ini penggunaan internet sudah menjadi kewajiban didunia kerja maupun didunia pendidikan. Begitu juga dengan pelaut di Indonesia, mereka dituntut untuk bisa menggunakan fasilitas internet. Penggunaan fasilitas internet tersebut dikhususkan pada pelaut yang akan mengambil diklat keterampilan atau revalidasi di Politeknik Ilmu Pelayaran Semarang, karena dalam pendaftaran diklat keterampilan dan refalidasi mereka dituntut untuk melakukan pendaftaran via on line, adapun tujuan dari pendaftaran online adalah untuk mempermudah pengarsipan file database pelaut khusunya yang mendaftar di PIP Semarang. Pendaftaran online diklat keterampilan mempunyai alur sebagai berikut : A. Pembuatan Akun Dalam pembuatan Akun Syarat UTAMA yang harus dimiliki Calon peserta diklat adalah sbb : 1. Alamat Email yang masih aktiv; 2. Scan Foto (format JPG dengan ukuran File Tidak lebih besar 2 MB); 3. Scan KTP Asli (Format PDF); 4. Scan Ijasah Umum Asli Minimal Tingkat SLTP (Format PDF); 5. Scan Akte Lahir Asli (Format PDF); 6. Isi formulir manual dan surat pernyataan (Tersedia di PIP Semarang) Setelah syarat diatas terpenuhi lakukan tahap - tahap berikut : 1. Buka website setelah terbuka klik register. 2
Setelah klik register tampilan biodata akan tampak seperti dibawah ini : a) Username b) Email c) Pasword : bisa diisi nama panggilan atau nama lengkap : masukan nama email yang masih aktiv : masukan kode kunci sesuai keinginan anda yang mudah diingat seperti d) Confirm Pasword e) NIK KTP f) Nama Lengkap g) No HP h) Nama Ibu Kandung i) Tempat lahir j) Tanggal lahir k) Jenis Kelamin l) Foto terbaru nama kota lahir, tanggal lahir, nama panggilan dll : Masukan ulang password yang anda pilih tadi : Masukan no KTP yang masih aktif : Ketik nama lengkap : Masukan no Handphone yang bisa dihubungi : Masukan nama ibu kandung : Masukan kota tempat anda dilahirkan : Masukan tanggal lahir calon peserta : Pilih sesuai jenis kelamin calon peserta : Upload Foto yang telah di scan dalam format JPG dan Ukuran File tidak lebih dari 2 MB m) Scan KTP n) Scan Ijasah Terakhir o) Akte Lahir p) Kewarganegaraan q) Provinsi r) Kabupaten s) Kecamatan t) Kelurahan / Desa : Upload scan KTP asli dalam format PDF : Upload scan Ijasah umum asli minimal SLTP; : Upload scan Akte Lahir Asli : Pilih sesuai status kewarganegaraan : Pilih provinsi sesuai KTP : Pilih Kabupaten sesuai KTP : Pilih Kecamatan sesuai KTP : Pilih Kelurahan / Desa sesuai KTP 3
u) RT v) RW w) Alamat x) Kode Pos y) Captcha Setelah terisi semua lanjutkan dengan klik SIGN UP. Tunggu sejenak sampai dinyatakan lolos verifikasi oleh ADMIN. : Pilih RT sesuai KTP : Pilih RW sesuai KTP : Masukan Alamat sesuai KTP : Masukan Kode Pos Sesuai KTP : Masukan security kode yang ada pada kolom Captcha B. Tes Kesehatan Setelah calon peserta melakukan pembuatan akun dan dinyatakan lolos tahap selanjutnya peserta bisa mengupload medicalcheck up berlogo garuda di link status kesehatan, tapi andaikata peserta tidak memiliki medical check up berlogo garuda peserta bisa melakukan tes kesehatan secara langsung, adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Peserta terlebih dahulu melakukan print invoice pembayaran di akun yang telah dibuat a. Buka akun dan pilih link pada status kesehatan untuk selanjutnya cetak invoice kesehatan. 4
Tampilan invoice kesehatan seperti dibawah ini 2. Bayarkan invoice tersebut di bank BRI, 3. Lakukan tes kesehatan di gedung Betelgeuse dengan mengambil no antrian terlebih dahulu. Tes kesehatan hanya bisa dilakukan setelah peserta memiliki akun Hasil tes kesehatan akan langsung di Upload tim medis ke akun yang telah dibuat calon peserta. Jika Calon Peserta dinyatakan TIDAK LOLOS maka calon peserta tidak bisa mengambil Diklat di PIP Semarang dengan alasan apapun, Jika Calon peserta dinyatakan Lolos, maka Calon Peserta bisa melakukan proses selanjutnya dengan cara mengikuti diklat yang dipilih. C. Pilih Diklat Setelah calon peserta dinyatakan lolos kesehatan tahap selanjutnya Calon Peserta bisa kembali membuka Akun yang dibuat. Selanjutnya pilih diklat sesuai diklat yang diikuit, adapun tahapan yang harus diikuti sebagai berikut: 1. Buka akun yang dibuat lalu klik Pendaftaran diklat On Line dan pilih diklat yang akan diikuti. a. Free Entry b. Revalidasi c. Penggantian : Diklat baru (belum pernah ambil sebelumnya) : Jika sertifikat sudah habis masa berlakunya : Jika sertifikat hilang atau salah penulisan nama & Tempat tanggal lahir 5
Pilih diklat sesuai kebutuhan baik itu Diklat Baru, Revalidasi ataupun penggantian. 1) Diklat baru a) Pilih diklat yang diikuti; b) Isi ID Pelaut (10 angka pertama yang tertera pada sertifikat BST) c) Dalam pemilihan diklat baru selain BST peserta harus uplod Scan BST asli (tidak diperkenankan menggunakan surat keterangan atau copy) dalam format PDF; d) Klik simpan. e) Menunggu verifikasi admin. 6
2) Diklat Revalidasi a) Pilih diklat yang diikuti; b) Isi ID Pelaut (10 angka pertama yang tertera pada sertifikat BST) c) Pilih terbitan sertifikat asal (dibuat di PIP atau Non PIP) d) Upload Scan Dokumen ASLI yang akan di Revalidasi e) Klik simpan. f) Menunggu verifikasi admin. 7
3) Penggantian Pilihan penggantian hanya dilakukan jika sertifikat hilang, rusak, atau terjadi kesalahan pengetikan nama/tempat tanggal lahir. a) Pilih diklat yang diikuti; b) Isi ID Pelaut (10 angka pertama yang tertera pada sertifikat BST) c) Upload scan bukti online sertifikat d) Upload Scan surat keterangan hilang dari kepolisian e) Klik simpan. f) Menunggu verifikasi admin. 8
2. Setelah calon peserta lolos verivikasi. Calon peserta bisa kembali membuka akunnya untuk memilih tanggal pelaksanaan diklat yang diikuti.lihat contoh dibawah ini : Klik History Pendaftaran diklat dan pilih jadwal tanggal diklat yang diikuti. D. Pembayaran Diklat, Foto dan Pemberkasan Setelah calon peserta memilih jadwal diklat yang diikuti peserta bisa melakukan pembayaran, foto, Pemberkasan adapun alurnya adalah sebagai berikut : 1. Mencetak invoice dengan cara mengklik link cetak invoice pada History Pendaftaran diklat sesuai pada gambar dibawah ini. 9
Tampilan invoice seperti dibawah ini : Print invoice diatas dan bayarkan ke Bank BRI terdekat. 2. Setelah melakukan pembayaran di bank BRI calon peserta akan mendapatkan kode bayar dari bank BRI dan pastikan formulir manual mendapatkan stampel dari pihak bank. Untuk selanjutya peserta bisa melakukan input kode bayar dengan cara buka kembali akun dan pilih detail invoice pada history pendaftaran diklat. 10
3. Masukkan kode bayar dari bank BRI di kolom kode pembayaran, isi metode pembayaran dan nominal yang dibayarkan dan klik konfirmasi pembayaran. Untuk selanjutnya serahkan bukti bayar dari bank BRI ke petugas loket pendaftaran untuk di verivikasi. 4. Setelah lolos verivikasi peserta bisa bukti lunas dan form foto dengan cara klik link cetak bukti pembayaran pada history pendaftaran diklat. Seperti dibawah ini. 11
Tampilan bukti lunas dan form foto. 5. Print bukti lunas dan form foto diatas setelah itu calon peserta bisa melakukan foto untuk selanjutnya melakukan pemberkasan di loket Betelgeuse. Untuk diperhatikan pemberkasan diklat free entry dilaksanakan terakhir 2 hari kerja sebelum tanggal diklat dimulai, dan untuk pemberkasan revalidasi dilaksanakan terakhir 1 hari kerja sebelum diklat dimulai. Jika peserta mengabaikan hal tersebut, maka peserta harus mengikuti jadwal selanjutnya. 12
II. PENDAFTARAN DIKLAT PELAUT KELAS I, II, III, IV Dalam rangka peningkatan karier, Seorang pelaut diharuskan untuk dapat meningkatkan ijasah kompetensi yang dimilikinya, Adapun diklat pelaut yang bisa diambil di PIP Semarang diantaranya adalah ANT I, II, III, IV dan ATT I, II, III, IV berikut tata cara pendaftaran diklat Pelaut di PIP Semarang A. Download Formulir 1. Buka website PIP Semarang dengan alamat Download Pendaftaran diklat pelaut yang berada di sebelah kanan bawah pada website PIP Semarang. Tampilan seperti gambar dibawah ini. 13
Tampilan hasil download 2. Pilih diklat pelaut yang akan diikuti. 3. Isi dan Ketik biodata formulir tersebut sehingga tampilan rapi (jangan diisi dengan tulisan tangan). 4. Untuk selanjutnya diprint dan siapkan syarat dokumen yang dibutuhkan. Perlu diketahui dokumen yang diminta adalah dokumen fisik aslinya dan harus lengkap (tidak diijinkan ada susulan dokumen). B. Verifikasi Data Setelah semua dokumen fisik aslinya sudah siap dan lengkap serahkan semua berkas ke loket untuk diverifikasi. Setelah Lolos Verifikasi peserta akan mendapatkan surat pernyataan dan kartu kendali untuk diisi. C. Pembayaran dan Pemberkasan Setelah Point B terselesaikan peserta bisa melakukan pembayaran di Bank BRI dan stempel kesehatan dari Poliklinik PIP lalu scan semua dokumen termasuk surat pernyataan dan bukti pembayaran dalam format PDF simpan ke dalam disk (CD) dan berkas di fotocopy 1x (untuk ijasah umum,STTPK dan sertifikat dari Lemdik Luar wajib dilegalisir 1x). Berkas baik softcopy maupun hardcopy dikumpulkan H-1 sebelum pelaksanaan Sipencasis. Petugas akan menghubungi peserta melalui SMS untuk pemberitahuan jadwal Sipencasis. 14
III. PENDAFTARAN UPDATING KELAS I, II, III, IV Dalam rangka peningkatan karier, Seorang pelaut diharuskan untuk mengupdating ijasah kompetensi yang dimilikinya, Adapun diklat pelaut yang bisa diambil di PIP Semarang diantaranya adalah ANT I, II, III, IV dan ATT I, II, III, IV berikut tata cara pendaftaran diklat Pelaut di PIP Semarang A. Download Formulir 1. website PIP Semarang dengan alamat 2. Download Pendaftaran formulir pemutakhiran yang berada di info publik pada website PIP Semarang. 15
Tampilan hasil download 3. Pilih Tingkat Updating yang akan diikuti, Isi dan Ketik biodata formulir tersebut sehingga tampilan rapi (jangan diisi dengan tulisan tangan) 4. diprint hasil ketikan tersebut 5. Siapkan syarat dokumen yang dibutuhkan perlu diketahui dokumen yang diminta adalah dokumen fisik aslinya dan harus lengkap (tidak diijinkan ada susulan dokumen). 16
B. Upload Dokumen Pastikan sudah mempunyai akun sebelum dokumen diupload, jika peserta Updating belum mempunyai akun buatlah akun terlebih dahulu, cara pembuatan akun sama dengan pengambilan sertifikat baru, Revalidasi, dan penggantian. Berikut tahap upload dokumen : 1. Buka akun dan pilih link pendaftaran diklat online, lalu klik pemutakhiran dan pilih kelas ijasah yang akan di updating. Perhatikan gambar dibawah ini. 2. Setelah memilih tingkat ijasah yang akan di updating Upload dokumen sesuai yg diminta, pastikan dokumen yang di scan adalah dokumen asli. Perhatikan gambar dibawah ini : 17
3. Setelah lolos verivikasi pilih jadwal diklat dan cetak invoice bayar, lakukan pembayaran di BRI terdekat dengan membawa bukti bayar online seperti gambar dibawah ini : a. Klik detail invoice b. Klik Invoice bayar 18
c. Tampilan Invoice dan bayarkan ke bank BRI 4. Sama halnya mendaftar diklat baru, setelah membayar di bank, peserta bisa melakukan tahap selanjutnya yaitu input kode bayar di computer yang disediakan di PIP lalu lakukan foto ditempat yang sudah tersedia di PIP Semarang. C. Pemberkasan Setelah Point B terselesaikan peserta bisa melakukan pemberkasan dengan membawa: 1. Formulir manual yang telah di download; 2. Bukti bayar; 3. Semua dokumen asli; 19
IV. PENGURUSAN MEDICAL CHECK UP (LOGO GARUDA) Medical Check Up (MCU) berlogo garuda adalah salah satu dokumen yang dirasa penting untuk pelaut, Karena fungsi dari MCU tersebut adalah untuk mendaftar Diklat Pelaut, Updating Ijasah, membuat buku pelaut dan bisa juga digunakan untuk pendaftaran diklat free entry & Revalidasi. Adapun tahap dalam pembuatan MCU di PIP Semarang sebagai berikut : A. Cek Kesehatan Dasar Dalam pengurusan MCU berlogo garuda hal pertama yang dilakukan peserta adalah mengambil no antrian di loket Betelgeuse dan langsung cek kesehatan dasar meliputi Tes Buta warna, Cek Tensi, tinggi badan, berat badan yang dilakukan tim medis yang ada di loket Betelgeuse. Dan selanjutnya peserta mendapat surat pengantar untuk melakukan tes kesehatan secara keseluruhan di Poliklinik PIP semarang. B. Pembayaran Setelah mendapat surat pengantar dari dokter peserta diharuskan melakukan pembayaran terlebih dahulu di Bank BRI Politeknik Ilmu Pelayaran semarang. Peserta tidak diperkenankan melakukan pembayaran sebelum melakukan cek kesehatan dasar C. Tes Kesehatan Setelah pembayaran dilakukan peserta bisa menuju ke poliklinik untuk melakukan tes kesehatan secara keseluruhan (DISARANKAN PESERTA PUASA TERLEBIH DAHULU DIMULAI PUKUL 21.00). DALAM PROSES PENDAFTARAN DIKLAT DI PIP SEMARANG PESERTA HARUS DATANG SENDIRI DI PIP SEMARANG DAN TIDAK DIPERKENANKAN UNTUK DIDELEGASIKAN ATAU DIWAKILI ORANG LAIN (TERMASUK DOSEN ATAU PEGAWAI, TARUNA DI PIP SEMARANG) TANPA SEIJIN PEJABAT YANG BERWENANG. 20