DAFTAR ISI DAFTAR ISI ... i BAB I RUANG LINGKUP DAN TUJUAN MANAJEMEN RISIKO ... 2 A. Ruang Lingkup Manajemen Risiko ... 2 Tujuan Manajemen Risiko ... 2 B. Pentingnya Manajemen Risiko ... 3 C. BAB II PRINSIP, KERANGKA KERJA DAN PROSES MANAJEMEN RISIKO... 4 Prinsip Manajemen Risiko ... 4 Kerangka Kerja Manajemen Risiko ... 5 Proses Manajemen Risiko ... 7 BAB III METODOLOGI ... 10 A. Definisi Risiko ... 10 Pembuatan Risk Register ... 12 B. Kategori Risiko ... 13 C. D. Analisis dan Evaluasi Risiko ... 15 E. Monitoring & Review ... 15 BAB IV PENUTUP ... 16 A. B. C. PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI i
BAB I RUANG LINGKUP DAN TUJUAN MANAJEMEN RISIKO A. Ruang Lingkup Manajemen Risiko Dokumen ini menguraikan manajemen risiko untuk seluruh aktivitas yang dilaksanakan di UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi, mulai dari manajemen universitas, fakultas, program studi dan satuan kerja (satker, biro dan lembaga) . Dokumen ini berisi tentang prinsip, kerangka kerja dan proses manajemen risiko di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi sesuai standar ISO 31000 : 2009. Dokumen ini menjelaskan bagaimana proses manajemen risiko yang dijalankan, metodologi yang digunakan, mekanisme pelaporan yang diterapkan, hingga penetapan tanggungjawab dalam implementasi manajemen risiko di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Manajemen risiko merupakan bagian dari operasional universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi sehari- hari dan dikendalikan oleh masing-masing unit terkait, di tingkat universitas secara umum dikendalikan oleh unit penjaminan mutu. Di tingkat Fakultas manajemen risiko dikendalikan oleh Dekan. Tujuan keseluruhan dari manajemen risiko universitas adalah untuk memastikan bahwa kapabilitas institusi dan sumberdaya bekerja secara efisien dan efektif untuk mengelola peluang dan ancaman yang dihadapi institusi. Dokumen manajemen risiko Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi dibuat melalui pendekatan top-down (university wide) maupun bottom-up yang merupakan hasil assessment dari satuan kerja terkait. B. Tujuan Manajemen Risiko Tujuan dari manajemen risiko Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi adalah untuk menyediakan proses formal yang diperlukan organisasi guna membantu manajemen universitas dalam aspek : 1. Mendorong pemahaman pimpinan satuan kerja beserta seluruh staf mengenai implikasi dampak dari risiko, opportunities dan manajemen risiko dalam PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 2
menjalankan tupoksinya sehari-hari maupun dalam menjalankan kegiatan perencanaan strategis dan operasional. 2. Mengembangkan dan menerapkan prosedur untuk memastikan bahwa proses manajemen risiko diidentifikasi serta dijalankan, dan memastikan bahwa langkah- langkah yang tepat telah diimplementasikan. 3. Mendokumentasikan tanggungjawab dan proses yang harus dijalankan. C. Pentingnya Manajemen Risiko Risiko mempengaruhi setiap aspek dari kegiatan operasional di universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Oleh karena itu, memahami risiko yang dihadapi dan mengelola risiko tersebut secara tepat akan meningkatkan kemampuan universitas untuk membuat keputusan yang lebih baik, menjaga aset universitas, meningkatkan kemampuan universitas dalam memberikan layanan kepada stakeholders serta membantu dalam menjalankan visi misi dan mencapai tujuan universitas. Universitas memandang pengelolaan risiko terhadap sumberdaya manusia, aset dan semua aspek operasionalnya sebagai tanggung jawab yang penting. Oleh karena itu, universitas berkomitmen untuk melaksanakan tanggungjawab tersebut dengan sebaik- baiknya. Sebuah manajemen risiko yang efektif tidak hanya merupakan praktek bisnis yang baik namun juga mencerminkan ketahanan institusi, keyakinan dan manfaat bagi institusi, termasuk di dalamnya : 1. Menyediakan proses pengambilan keputusan dan perencanaan yang valid. 2. Membuat universitas memiliki fleksibilitas dalam rangka merespon ancaman yang tak terduga. 3. Mengambil keuntungan dari peluang yang ada dan memungkinkan diperolehnya keunggulan kompetitif. 4. Melengkapi setiap pimpinan satuan kerja dengan instrumen untuk mengantisipasi perubahan dan ancaman yang dihadapi universitas dan mengalokasikan sumber daya dengan tepat. 5. Memastikan pada seluruh stakholders bahwa risiko kritis telah dikelola dengan baik oleh universitas. 6. Memastikan tercapainya business resilience dan compliance management PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 3
BAB II PRINSIP, KERANGKA KERJA DAN PROSES MANAJEMEN RISIKO A. Prinsip Manajemen Risiko Guna memandu praktek manajemen risiko agar menjadi efektif maka perlu adanya prinsip-prinsip sebagai berikut : 1. Manajemen risiko menciptakan dan melindungi nilai Prinsip ini membantu organisasi mencapai tujuannya, meningkatkan kepercayaan stakeholder, meminimalkan kerugiaan, meningkatkan efektifitas dan efisiensi opersional dan membangun dasar yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan dan perencaan. 2. Manajemen risiko merupakan bagian yang integral dari proses universitas Kegiatan manajemen risiko harus dimasukkan kedalam proses bisnis dan pengendalian manajemen disemua tingkatan (satker) dan harus menjadi bagian dari tanggungjawab manajemen. 3. Manajemen risiko merupakan bagian dari pengambilan keputusan Manajemen risiko membantu pengambil keputusan dengan meminimalkan risiko dan mengoptimalkan setiap peluang. 4. Manajemen risiko secara eksplisit membahas ketidak pastian Manajemen risiko menangani aspek-aspek ketidak pastian yang melekat dalam setiap bisnis dengan cara mengidentifikasi dan menganalisis berbagai risiko, pemilik risiko dengan menerapkan kontrol dan mengurangi konsekuensi dalam penanganannya. 5. Manajemen sistematis, terstruktur dan tepat waktu Manajemen risiko memiliki kontribusi terhadap efisiensi dan hasil yang konsisten, dapat dibandingkan serta handal, untuk mencapai hasil yang konsisten yang dapat diandalkan. 6. Manajemen risiko bersifat dinamis, berulang dan responsive terhadap perubahan. PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 4
B. Kerangka Kerja Manajemen Risiko Manajemen risiko adalah sebuah kegiatan yang berlangsung dan membutuhkan komitmen yang berkelanjutan. Desain kerangka kerja untuk mengelola risiko yang baik harus memiliki proses dan strategi yang baik pula. Proses manajemen risiko dirancang untuk mendukung pelaksanaan yang efektif. Kegiatan ini meliputi : mendefinisikan konteks risiko, mengelola, merumuskan kebijakan risiko, embedding proses, menentukan semua elemen kunci, merancang kerangka kerja yang efektif untuk mengelola risiko dan menentukan tanggungjawab. Penerapan manajemen risiko ditekankan bagaimana memastikan prosesnya dapat dipahami oleh pemilik risiko. Monitoring dan review dilakukan dengan melibatkan berbagai elemen manajemen risiko dan kegiatan akan berjalan efektif. Perbaikan berkelanjutan dalam rangka meningkatkan elemen kunci dari kerangka manajemen risiko (menjalankan PDCA). PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 5
Berikut ini adalah kerangka manajemen risiko UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi 1. Review tahunan terhadap risiko strategis (kapabilitas institusi) dibawah koordinasi Rektor Kapan penilaian risiko dilakukan 2. Review tahunan terhadap risiko mutu layanan pendidikan dibawah koordinasi Wakil Rektor, Dekan, Kaprodi dan Satker terkait layanan 3. Review tahunan terhadap risiko mutu lulusan dibawah koordinasi WR I, Dekan dan Kaprodi 4. Review tahunan terhadap penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dibawah koordinasi WR I, Ka LPPM, Dekan dan Kaprodi 5. Hasil Review diatas dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen Bagaimana risiko dianalisis & dievaluasi 1. Risiko diatas diidentifikasi dalam sebuah dokumen Risk Register 2. Risiko dianalisis dan dievaluasi dengan mempertimbangkan kemungkinan dan dampak dari setiap risiko yang dihadapi 3. Dibuat dokumen control yang berisi tentang cara mengelola risiko 4. Menghitung efektifitas control terhadap risiko 5. Menghitung residual risk 1. Mengembangkan aksi mengurangi risiko, menetapkan kerangka waktu dan akuntabilitas 2. Melaksanakan rencana mengurangi risiko 3. Strategi dalam memperlakukan risiko antara lain : a. Menerima risiko dan membuat keputusan untuk tidak mengambil tindakan apapun. Pilihan ini disertai dengan rencana penanganan dampak yang timbul jika risiko tersebut terjadi Bagaimana cara memperlakukan risiko b. Menerima risiko tetapi mengambil beberapa tindakan untuk meminimalkan kemungkinan dan atau dampak potensial c. Mentransfer risiko utk individu atau organisasi lain. Misal : outsourching dengan kontrak atau kemitraan. Jika langkah ini dipilih maka harus dipastikan bahwa risiko sebenarnya sudah ditransfer dan dicatat dalam dokumen d. Menghilangkan risiko dengan cara berhenti melakukan aktivitas yang menyebabkan terjadinya risiko tersebut 1. Laporan risiko dan mitigasi terhadap risiko strategis (kapabilitas institusi) dibahas oleh rektor dalam RTM tahunan. Bagaiman cara melaporkan dan mengomunikasikan 2. Laporan risiko dan mitigasi terhadap risiko mutu layanan pendidikan dibawah koordinasi Wakil Rektor, Dekan, Kaprodi dan Satker terkait layanan dilaporkan ke Rektor dan dibahas dalam RTM tahunan 3. Laporan risiko dan mitigasi terhadap risiko mutu lulusan dibawah koordinasi WR I, Dekan dan Kaprodi dilaporkan ke Rektor dan dibahas dalam RTM tahunan 4. Laporan risiko dan mitigasi terhadap penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dibawah koordinasi WR I, Ka LPPM, Dekan dan Kaprodi dilaporkan ke Rektor dan dibahas dalam RTM tahunan 4. Laporan risiko dan mitigasi terhadap penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dibawah koordinasi WR I, Ka LPPM, Dekan dan Kaprodi dilaporkan ke Rektor dan dibahas dalam RTM tahunan Risk based internal audit plan termasuk meriview : 1. Kecukupan dan efektifitas pengelolaan yg independent 2. Review yg independen terhadap langkah yang diambil dalam pengelolaan Monitoring & Assurance risiko 3. Baik internal maupun eksternal audit harus berbasis risiko 4. Review terhadap pasca peristiwa termasuk didalamnya mengukur kegagalan atau keberhasilan atau kemungkinan hasil lainnya PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI Responsibility Audit Internal 6
C. Proses Manajemen Risiko 1. Komunikasi dan konsultasi Komunikasi dan konsultasi melibatkan pemangku kepentingan internal dan eksternal selama proses manajemen risiko. Komunikasi dan konsultasi dapat dijalankan secara tertulis dan lisan antara pengelola risiko, pemilik risiko dan pemangku kepentingan. Komunikasi dan konsultasi dengan seluruh unsur organisasi untuk memastikan pemahaman tentang proses manajamen risiko dan hasilnya dilakukan oleh unit penjaminan mutu universitas. Beberapa langkah dilakukan u n i t penjaminan mutu di antaranya adalah memfasilitasi komunikasi dan konsultasi. Proses manajemen risiko di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi secara prinsip dapat diilustrasikan dalam gambar dibawah ini : Gambar 1. Proses Manajemen Risiko PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 7
2. Establish Context Manajemen risiko dilakukan dalam upaya pencapaian tujuan dan sasaran universitas. Oleh karena itu, manajemen risiko harus ditempatkan dalam konteks strategik maupun operasional. Identifikasi risiko strategik melibatkan hubungan antara universitas dengan lingkungan eksternal. Beberapa isu penting yang harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi strategic content, di antaranya adalah: a. peluang dan ancaman yang berhubungan dengan lingkungan lokal, regional, global, sosial, politik, kultural, kebijakan dan kompetisi b. kekuatan dan kelemahan universitas dalam rangka mencapai tujuan universitas. Berkaitan dengan operational context, identifikasi risiko melibatkan pemahaman terhadap kemampuan organisasi, tujuan, sasaran, kekuatan dan kelemahan dengan mempertimbangkan aspek : a. b. geografi dan demografi c. keberadaan hambatan operasional d. e. kewajiban regulasi dan hambatan regulasi f. struktur organisasi dan budaya organisasi isu terkait dengan manajamen perubahan atau audit reviews sistem manajemen yang dijalankan universitas 3. Risk Assesment Risk assesmen terdiri dari proses untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengevaluasi risiko. Identifikasi risiko merupakan langkah kritikal, baik dalam konteks strategik maupun operasional. Risiko dapat diidentifikasi melalui beberapa langkah berikut: a. Focus group discussion (brainstorming approaches, SWOT analysis techniques, dan project categories) b. workshops, c. pengalaman organisasi lain, dan d. interview dengan pihak terkait. 4. Risk Treatment Perlakuan terhadap risiko dapat dulakukan dengan jalan memperbaiki atau menghindari risiko, memodifikasi kemungkinan dan mengubah konsekuensi. PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 8
5. Monitoring dan Review Monitoring dan review direncanakan dengan jalan melakukan pemantauan secara berkala terhadap semua risiko oleh pemilik risiko. PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 9
BAB III METODOLOGI Proses manajemen risiko yang digunakan di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi mengacu pada standar internasional ISO 31000:2009, dengan menggunakan metodologi yang mencakup : A. Definisi Risiko Dalam kerangka manajemen risiko UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi, risiko didefinisikan sebagai peristiwa yang dapat memiliki dampak pada upaya pencapaian tujuan organisasi. Risiko dapat muncul dari faktor eksternal (seperti perubahan peraturan pemerintah, perubahan karakteristik demografi mahasiswa, dan krisis ekonomi) maupun faktor internal (seperti pembukaan program studi baru, tantangan dalam penyediaan infrastruktur, penyediaan sumberdaya manusia yang memadai, dan lain-lain). 1. Dalam penyamaan persepsi mengenai istilah-istilah yang digunakan dijelaskan definisi/batasan-batasan: a. Konsekuensi Akibat dari suatu kejadian yang dinyatakan secara kualitatif atau kuantitatif, berupa kerugian, sakit, cedera, keadaan merugikan atau menguntungkan. Bisa juga berupa rentangan akibat-akibat yang mungkin terjadi dan berhubungan dengan suatu kejadian. b. Biaya Dari suatu kegiatan, baik langsung dan tidak langsung, meliputi berbagai dampak negatif, termasuk uang, waktu, tenaga kerja, gangguan, nama baik, politik dan kerugian-kerugian lain yang tidak dinyatakan secara jelas. c. Kejadian Suatu peristiwa (insiden) atau situasi, yang terjadi pada tempat tertentu selama interval waktu tertentu. d. Analisis Urutan Kejadian Suatu teknik yang menggambarkan rentangan kemungkinan dan rangkaian akibat yang bisa timbul dari proses suatu kejadian. PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 10
e. Analisis Urutan Kesalahan Suatu metode sistem teknik untuk menunjukkan kombinasi-kombinasi yang logis dari berbagai keadaan sistem dan penyebab-penyebab yang mungkin bisa berkontribusi terhadap kejadian tertentu (disebut kejadian puncak). f. Frekuensi Ukuran angka dari peristiwa suatu kejadian yang dinyatakan sebagai jumlah peristiwa suatu kejadian dalam waktu tertentu. Terlihat juga seperti kemungkinan dan peluang. g. Bahaya (hazard) Faktor intrinsik yang melekat pada sesuatu dan mempunyai potensi untuk menimbulkan kerugian. h. Monitoring/ Pemantauan Pengecekan, Pengawasan, Pengamatan secara kritis, atau Pencatatan kemajuan dari suatu kegiatan, tindakan, atau sistem untuk mengidentifikasi perubahan- perubahan yang mungkin terjadi. i. Probabilitas Digunakan sebagai gambaran kualitatif dari peluang atau frekuensi. Kemungkinan dari kejadian atau hasil yang spesifik, diukur dengan rasio dari kejadian atau hasil yang spesifik terhadap jumlah kemungkinan kejadian atau hasil. Probabilitas dilambangkan dengan angka dari 0 dan 1, dengan 0 menandakan kejadian atau hasil yang tidak mungkin dan 1 menandakan kejadian atau hasil yang pasti. j. Risiko Ikutan Tingkat risiko yang masih ada setelah manajemen risiko dilakukan. k. Risiko Peluang terjadinya sesuatu yang akan mempunyai dampak terhadap sasaran. Ini diukur dengan hukum sebab akibat. Variabel yang diukur biasanya probabilitas, konsekuensi dan juga pemajanan. l. Penerimaan Risiko (acceptable risk) Keputusan untuk menerima konsekuensi dan kemungkinan risiko tertentu. PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 11
m. Analisis risiko Sebuah sistematika yang menggunakan informasi yang didapat untuk menentukan seberapa sering kejadian tertentu dapat terjadi dan besarnya konsekuensi tersebut. n. Penilaian risiko Proses analisis risiko dan evalusi risiko secara keseluruhan. o. Penghindaran risiko Keputusan yang diberitahukan tidak menjadi terlibat dalam situasi risiko. p. Pengendalian risiko Bagian dari manajemen risiko yang melibatkan penerapan kebijakan, standar, prosedur perubahan fisik untuk menghilangkan atau mengurangi risiko yang kurang baik. q. Evaluasi risiko Proses yang biasa digunakan untuk menentukan manajemen risiko dengan membandingkan tingkat risiko terhadap standar yang telah ditentukan, target tingkat risiko dan kriteria lainnya. r. Identifikasi Risiko Proses menentukan apa yang dapat terjadi, mengapa dan bagaimana. s. Pengurangan Risiko Penggunaan/ penerapan prinsip-prinsip manajemen dan teknik-teknik yang tepat secara selektif, dalam rangka mengurangi kemungkinan terjadinya suatu kejadian atau konsekuensinya, atau keduanya. t. Pemindahan Risiko (risk transfer) Mendelegasikan atau memindahkan suatu beban kerugian ke suatu kelompok/ bagian lain melalui jalur hukum, perjanjian/ kontrak, asuransi, dan lain-lain. Pemindahan risiko mengacu pada pemindahan risiko fisik dan bagiannya ke tempat lain. B. Pembuatan Risk Register Risk registers mengidentifikasi dan mencatat berbagai jenis risiko pada berbagai area manajemen universitas. Risk registers ini memberikan petunjuk pada manajemen PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 12
universitas untuk melakukan assessment terhadap risiko dalam konteks strategi universitas secara keseluruhan serta membantu universitas untuk mencatat kontrol dan treatment dari berbagai risiko tersebut. Risk registers dibangun dengan menggunakan 2 level yaitu strategic dan operational levels. C. Kategori Risiko Berikut ini adalah kategori risiko agregat yang digunakan oleh Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi 1. Level dan Area Dampak L E V E L Efek ke Pelanggan CONSEQUENCES (DAMPAK) AREA DAMPAK Biaya Pelayanan / Pemulihan Mutu Pelayanan Reputasi Organisasi Perundangan, Peraturan dan Kepatuhan 5 Memutus Kontrak Eskalasi Keluhan & Potensi Menyebar 3 Mengeluh 4 2 1 Secara Formal (Tertulis) Sedikit Mengeluh (Lisan) Sangat Kecil/Tidak Ada Mengeluarkan Sangat Banyak Biaya Mengeluarkan Banyak Biaya Mengeluarkan Cukup Biaya Mengeluarkan Sedikit Biaya Sangat Kecil/Tidak Ada Merusak Mutu Merusak Reputasi Potensi Bahaya pada Mutu Potensi Bahaya pada Reputasi Cukup Berpengaruh pada Mutu Masih Bisa Ditoleransi Cukup Berpengaruh pada Reputasi Masih Bisa Ditoleransi Sangat Kecil/Tidak Ada Sangat Kecil/Tidak Ada Ilegal Operasional, Potensi Dihukum Berat Ilegal Operasional pada Berbagai Area Cukup Berbahaya, Potensi Ilegal Operasional Risiko Kecil KetikaTidakTerpenuhi Sangat Kecil/Tidak Ada 2. Kriteria Risiko-Likelihood (Kemungkinan) L E V E L LIKELIHOOD (KEMUNGKINAN) 5 4 3 2 1 Sangat Sering Sering Kadang-Kadang Jarang Sangat Jarang 1x <Sebulan Sebulan< 1x <Setahun Setahun< 1x <Tiga Tahun Tiga Tahun< 1x < Lima Tahun 1x > Lima Tahun PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 13
3. Konsekuensi CONSEQUENCES 1 2 3 4 5 M (5) M (10) H (15) H (20) H (25) 4 L (4) M (8) M (12) H (16) H (20) D O O H I L E K I L 3 2 1 L (3) L (2) L (1) M (6) L (4) L (2) M (3) M (6) L (3) M (12) M (8) L (4) H (15) M (10) M (5) 4. Nilai Risiko Nilai Risiko Deskripsi High Medium Low Dibutuhkant tindakan perbaikan dan rencana pengembangan yang selanjutnya perlu dievaluasi secara berkala. Tindakan perbaikan yang diambil tidak lebih dari 1 (satu) bulan Dibutuhkan tindakan perbaikan dan rencana pengembangan yang selanjutnya perlu dievaluasi secara berkala. Tindakan perbaikan yang diambil tidak lebih dari 3 (tiga) bulan Pengendalian yang dilakukan saat ini sudah memadai. Tindakan perbaikan tambahan tidak terlalu diperlukan, namun pemantauan secara rutin diperlukan untuk memastikan pengendalian berjalan dengan efektif 5. Pengendalian Risiko Pengendalian Risiko Deskripsi Avoid Risk Accept Risk Mitigate Risk Transfer Risk Tindakan pengendalian risik odengan tidak melakukan aktivitas atau memilih aktivitas lain dengan hasil (output) yang sama untuk menghindari risiko Tindakan pengendalian risiko dengan menerima dampak dan kemungkinan terjadinya risiko Tindakan pengendalian risiko dengan mengurangi dampak atau kemungkinan terjadinya risiko melalui penerapan sistem, aturan atau program Tindakan pengendalian risiko dengan mengalihkan seluruh atau sebagian tanggungjawab pelaksanaan suatu proses kepada pihak ketiga PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 5 14
D. Analisis dan Evaluasi Risiko alisis dan evaluasi risiko dilakukan dengan menggunakan evaluation matriks di bawah ini. Hampiir tidak pernah Jarang Non signifikan 1 2 minor moderate major 2 3 4 4 6 8 krisis 5 10 Sedang 3 6 9 12 15 Sering 4 8 12 16 20 Sangat sering 5 10 15 20 25 E. Monitoring & Review Monitoring dan review dari implementasi manajemen risiko d ilakukan melalui proses audit internal yang dilaksanakan oleh unit penjaminan mutu. No Unit Tanggungjawab 1 Unit Penjaminan Mutu a. Memegang penuh tanggungjawab terhadap proses manajemen risiko di universitas b. Bertanggungjawab untuk menentukan tingkat risiko yang siap universitas terima beradasarkan isu yang dihadapi c. Bertanggungjawab untuk patuh pada peraturan perundangan yang berlaku dalam rangka mengkoordinasikan proses 2 Wakil Rektor 1,2,3 a. Bertanggungjawab dalam konteks kepemimpinan dalam b. implementasi manajemen risiko Mengawasi praktik manajemen risiko 3 PIC of Risk managemen t a. Bertanggungjawab untuk mengelola proses identifikasi dan monitoring risiko b. Mengelola risk register c. Melaksanakan risk management framework d. Memberikan masukan tentang alat yang dapat digunakan untuk membantu implementasi manajemen risiko 4 Risk Owner a. Memonitor status risiko di unit kerjanya b. Memberikan masukan tentang respon yang tepat pada risiko maupun control yang harud diterapkan c. Mengkonfirmasi bahwa control telah diterapkan PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 15
BAB IV PENUTUP Manajemen risiko Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi ini dibuat sebagai panduan dalam pengelolaan risiko yang kemungkinan terjadi terkait dengan adanya peluang dan ancaman dari luar institusi dengan memperhatikan kekuatan dan kelemahan yang berasal dari dalam institusi. Dokumen ini secara berkala akan dievaluasi dan ditinjau ulang menyesuaikan dengan dinamika dan perkembangan institusi dan lingkungan luar sehingga sistem yang diterapkan diharapkan akan mengalami perbaikan kedepannya dalam mencapai target dan tujuan sesuai visi misi Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. PROFIL RISIKO UIN SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI 16
Profil dan Pengendalian Risiko Bagian Administrasi dan Umum No. Proses Risiko a b c 1 Kebersihan Lingkungan kampus, perkantoran dan Ruang Kuliah Lingkungan dan Ruang Kuliah Kotor 2 Sarana Perkuliahan sarana Perkuliahan tidak memberi kenyamanan Akar Penyebab d Kurangnya Tenaga Cleaning Service (CS) Tidak memenuhi standar fasilitas perkuliahan Pengendalian Saat Ini e Memanfaatkan CS semaksimal mungkin Memanfaatkan fasilitas yang ada Dampak f Kebersihan lingkungan Ruang Kuliah tidak maksimal berpotensi menyebabkan rendahnya mutu layanan dan minat mahasiswa baru Nilai Dampak g 4 5 Kemungkinan h 3 3 Nilai Risiko i = g*h j 12 Medium 15 High Pengendalian Risiko Rencana Pengendalian k l tranfer risk Meningkatkan pengawasan kinerja CS, Menambah Tenaga CS dan Meningkatkan Kesejahteraan CS mitigasi risiko Mendata kekurangan dan kerusakan fasilitas perkuliahan khususnya di dalam lokal Target Waktu m 2020 2020 PIC n Karo AUPKK, Kabag Administrasi dan Umum, serta Kasubag RTK dan BMN Karo AUPKK, Kabag Administrasi dan Umum, serta Kasubag RTK dan BMN
3 4 5 Bus Angkutan Mahasiswa Antar Kampus I dan II Pemeliharaan Air Conditioner (AC) Pengamanan lingkungan kampus Tidak Layak lagi beroperasi Ruang kerja dan lokal terjadi kepanasan/gerah Masih seringnya terjadi kehilangan BMN dan kendaraan mahasiswa Besarnya anggaran pemeliharaan yang ahrus dikeluarkan tidak memberikan kenyamanan baik di lokal maupun ruang kerja Kurangnya tingkat pengamanan seperti pintu keluar masuk yang terlalu bebas, tidak adanya sistem penanganan parkir yang modern dan handal,serta pintu lokal yang tidak terkunci dengan baik Pemanfaatan kendaraan Bus yang ada saat ini Pemanfaatan Air conditioner yang masih dapat digunakan Memaksimalkan kinerja petugas keamanan yang ada untuk lebih sering mengadakan patroli keliling serta perlunya kerjasama bagian umum fakultas dalam menjaga BMN di lingkungan Fakultas Layanan Bus angkkutan akan mengalami mogok dikarenakan kerusakan yang dialami Mutu pelayanan administrasi dan perkuliahan yang tidak memuaskan Masih adanya kehilangan Barang Milik Negara khususnya di tingkat fakultas dan lokal,terjadinya kehilangan motor mahasiswa 4 4 4 3 3 3 12 12 12 Medium Medium Medium avoid risk Pengadaan angkutan Bus baru tranfer risk Melakukan pemeliharaan atau service berkala setiap tiga atau empat bulan sekali mitigasi risiko Meningkatkan kinerja petugas keamanan dan mengusulkan pengadaan barigade parkir di lingkungan kampus 2021 2020 2021 WR.2, Karo AUPKK, Kabag Perencanaan dan Keuangan Karo AUPKK, Kabag Administrasi dan Umum, serta Kasubag RTK dan BMN WR.2, Karo AUPKK, Kabag Perencanaan dan Keuangan
6 7 Distribusi Barang Persediaan ATK dan Perkantoran Pengelolaan Barang BMN Tidak dapat terpenuhinya seluruh permintaan barang persediaan baik Fakultas, Lembaga, Bagian dan Unit Banyaknya barang BMN yang tidak diketahui keberadaan pastinya Keterbatasan Anggaran Belanja Pergantian Pemegang BMN dibawah tangan antara pemegang lama dan pemegang BMN baru tanpa melaporkannya ke Bagian Pengelola BMN di Bagian Administrasi dan Umum Melakukan skala prioritas terhadap kebutuhan barang persediaan dalam pendistribusiannya Mendata ulang dan menelusiri keberadaan BMN sesuai dengan data awal yang dimiliki oleh pengelola BMN Tidak semua kebutuhan dapat dipenuhi Data keberadaan BMN saat ini banyak berpindah, tidak sesuai dengan data lama 4 4 3 3 12 12 Medium Medium mitigasi risiko Melakukan pembatasan dan membuat skala prioritas dalam pendistribusian barang persediaan dengan memaksimalkan anggaran yang ada mitigasi risiko Melakukan koordinasi dengan Bagian Umum Fakultas dan para pengguna BMN di Lingkungan UIN guna pendataan ulang 2020 WR.2, Karo AUPKK, Kabag Perencanaan dan Keuangan 2020 Kabag Administrasi dan Umum, Kasubag RTK dan BMN
8 9 Penanganan Arsip Penanganan Barang Rumah Tangga Susahnya menemukan Arsip Barang perlengkapan yang sering rusak Sistem pengelolaan arsip yang masih manual menyebabkan sulitnya penelusuran arsip Kurang luasnya gudang penyimpanan Mengadakan Aplikasi SIMAS (Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Surat) guna memrobah sistem pengelolaan secara manual menjadi sistem digital IT agar lebih efektif dan efisien serta mengikuti kemajuan teknologi Menyimpan di berbagai tempat yang bisa digunakan untuk sementara waktu Pengelolaan persuratan dan kkearsipan secara modern berbasis IT akan mempermudah menelusuri keberadaan surat dan arsip Barang perlengkapan ketika mau digunakan sebagian dalam kondisi tidak layak pakai atau rusak dikarenakan kelembabab tempat penyimpanan dan tikus 4 4 3 3 12 12 Medium Medium mitigasi risiko Melakukan sosialisasi dan mengembangkan serta menyempurnakan aplikasi yang telah dimiliki saat ini agar lebih maksimal dan dapat diterapkan di lingkungan UIN STS Jambi mitigasi risiko Mengusulkan dibangunnya Gudang RTK yang lebih besar dan terpadu 2020 Kabag Administrasi dan Umum, Kasubag Umum dan Kearsipan 2021 WR.2, Karo AUPKK, Kabag Perencanaan dan Keuangan
10 11 Pengelolaan Kendaraan Dinas Pemeliharaan halaman kampus Terjadinnya Keterlambatan pembayaran pajak kendaraan dinas yang menimbulkan DENDA PAJAK Tidak rapi dan bersihnya lingkungan kampus Kurangnya perhatian dan kecermatan pemegang kendaraan dinas untuk memeriksa batas pembayaran pajak kendaraan Kurangnya jumlah tenaga kebersihan dan keterbatasan anggaran Meminta Kepada seluruh pemegang kendaraan dinas agar selalu pro aktif memeriksa STNK nya masing- masing dan menyerahkan ke Kasubang RTK dan BMN sebulan sebelum habis masa pajak Memaksimalkan petugas kebersihan dan anggaran yang ada saat ini Anggaran Pembayaran pajak kendaraan dinas lebih besar dari pagu yang ditentukan Tidak terwujud lingkungan kampus yang bersih,indah,asri dan tertata rapi 4 4 3 3 12 12 Medium Medium mitigasi risiko Menghimbau pemegang kendaraan dinas untuk melaporkan kepada kasubag RTK dan BMN jika STNK sudah mendekati masa pembayaran pajak mitigasi risiko Memohon penambahan tenaga kebersihan halaman dan penambahan anggaran pemeliharaan lingkungan kampus, pengadaan taman terbuka hijau yang rapi dan pengadaan gazebo yang dapat dijadikan tempat diskusi dan belajar mahasiswa 2020 Kabag Administrasi dan Umum, Kasubag RTK dan BMN 2020 WR.2, Karo AUPKK, Kabag Perencanaan dan Keuangan
Profil dan Pengendalian Risiko Tingkat : Keuangan No. Proses Risiko a b c 1 Pendataan Data mahasiswa yang sudah membayar UKT tidak valid 2 Implementa si pekerjaan Tidak ada regulasi yang jelas dalam pelaksanaan proses 3 Implementa si pekerjaan Tidak bisa melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien Akar Penyebab d Sistem yang dimiliki belum efektif, kurangnya SDM Belum ada SOP yang mengatur Semua sistem dan aplikasi yang digunakan di bagian perencanaan dan keuangan berbasis internet Pengendalian Saat Ini e Pengadaan genset Dampak f Komplain mahasiswa, kurang lengkapnya data apabila diperlukan Belum bisa mengimplemen tasikan proses sesuai prosedur Pekerjaan menjadi tertunda, padahal ada deadline Nilai Dampak g 4 5 5 Kemungkinan h 3 4 4 Nilai Risiko i = g*h j 12 medium 20 high 20 high Pengendalia n Risiko k Mitigasi risiko Mitigasi risiko Transfer risiko Rencana Pengendalian l Memastikan sistem yang dipakai sudah baik, mempunyai programmer yang handal Membuat SOP baru yang efektif dan efisien Penambahan daya listrik dan pengadaan penguatan server Target Waktu m PIC n
4 Implementa si pekerjaan Tidak bisa melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien Kurangnya SDM Pekerjaan yang vital dikerjakan oleh pegawai honorer 5 4 20 high Transfer risiko Penambahan jumlah pegawai PNS
Profil dan Pengendalian Risiko Tingkat : Akademik Rektorat UIN STS Jambi No PROSES RISIKO AKAR PENYEBAB a 1 b Penerimaan Mahasiswa Baru c Calon mahasiswa baru yang lulus bisa melakukan registrasi dan tidak registrasi d Dana yang tidak mencukupi untuk registrasi, telah lulus pada PTN atau PTKIN lainnya. Sistim rekrutmen melalui online yang belum maksimal Aplikasi yang digunakan masih menggunakan aplikasi milik orang yang dibeli dan masih bersifat ketergantungan . PENGENDALIAN SAAT INI e Mensosialisasika n pada camaru bahwa di UIN ada beasiswa Bidik Misi dan Beasiswa lainnya. Aplikasi yang bermasalah di atasi oleh IT UIN dan bukan seorang Programer DAMPAK f Banyaknya camaru yang berharap mendapatkan beasiswa, namun kuota beasiswa sedikit. Aplikasi / Pitur yang dikehendaki atau yang ingin ditambah harus mengeluarkan uang kembali untuk mengupgradenya . NILAI DAMPAK g Camaru yang kekuranga n dana dan atau telah lulus pada PTN atau PTKIN Lain tidak melakukan registrasi. Tidak adanya perubahan pitur setiap tahunnya, sementara data yang dibutuhkan berubah ubah tiap tahunnya. KEMUNGKINA N h 3 3 NILAI RISIKO PENGENDALIA N RISIKO i 2 j 5 Mitigasi risiko k 2 5 Mitigasi risiko RENCANA PENGENDALIAN l Menggencarkan sosialisasi terhadap camaru. Perlu adanya penambahan SDM di bidang Programer TARGET WAKTU m PIC n Mahasiswa baru, Kepala Sekolah dan Orang Tua Camaru. Mahasiswa baru, Kepala Sekolah dan Orang Tua Camaru.
2 Wisuda Sarjana dan Pascasarjan a Sosialisasi mahasiswa baru yang terlambat. Penumpuka n terhadap pendafrana n wisuda sarjana. Kesalahan dalam penulisan nama, nim dan ipk Lambatnya pencairan dana untuk melakukan sosialisai mahasiswa baru. Belum adanya aplikasi untuk mendaftar wisuda di UIN STS Jambi yang terkoneksi ke data mahasiswa. Belum adanya aplikasi untuk mendaftar wisuda di UIN STS Jambi yang terkoneksi ke data mahasiswa. Dana sosialisasi dicairkan lebih awal. Pendaftaran wisuda dilaksanakan secara manual dan hanya bersifat google form. Pendaftaran wisuda dilaksanakan secara manual dan hanya bersifat google form. Kurangnya informasi terhadap camaru dan sekolah karena terlambatnya sosialisasi mahasiswa baru. Adanya mahasiswa yang terlambat mendaftar wisuda. Terjadinya kesalahan dalam penulisan nama, nim dan ipk wisudawan. Kurangnya peminat yang masuk ke UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi Terjadinya perbedaan antara data di google form dengan data pendaftar manual Terjadinya kesalahan penulisan nama, nim dan ipk 3 3 2 2 2 3 Mitigasi risiko 5 Mitigasi risiko 4 Transfer risiko Perlu adanya percepatan terhadap kegiatan sosialisasi mahasisw baru. Perlu adanya aplikasi khusus untuk mendaftar wisuda Perlu adanya aplikasi khusus untuk mendaftar wisuda Mahasiswa baru, Kepala Sekolah dan Orang Tua Camaru. Mahasiswa , Fakultas dan Panitia Wisuda. Mahasiswa , Fakultas dan Panitia Wisuda.
3 Data mahasiswa aktif (lama dan baru) Terjadinya perbedaan data di keuangan, akademik, PTIPD dan fakultas Aplikasi yang ada belum saling keterkaitan. Ditambahkan dengan data manual. Perbedaan data mahasiswa. Terjadinya perbedaan data mahasiswa aktif. 3 3 6 Mitigasi risiko Perlu adanya aplikasi khusus yang saling berkaitan. Pengelola PTIPD, Programer, Pegawai Admistrasi Keuangan, akademik dan fakultas
Profil dan Pengendalian Risiko Tingkat: Unit Kerja Bagian Kerjasama, kelembagaan, dan Humas No. Proses Risiko Akar Penyebab Pengendalian Saat Ini Dampak a b c d e f 1 Peliputan Berita kualitas peliputan tidak terlalu baik Kualitas peralatan yang tidak standar Back up informasi Merusak Mutu 2 Penyebaran Informasi Penyebaran informasi di media daring berjalan lambat bandwich rendah/server kurang kuat memakai kuota data pribadi mengeluarkan lebih banyak biaya 3 Informasi dari Fakultas dan Unit Update informasi yang kurang berjalan Kurang koordinasi antara Subbag Humas dan Informasi dengan pengelola humas di fakultas Humas di Subbagian Humas dan Informasi memaksimalkan SDM yang ada sebanyak 3 orang tidak semua kegiatan fakultas dan unit dapat dipublikasikan Nilai Dampak g 3 3 3 Kemungkinan h 3 3 3 Nilai Risiko i = g*h j 9 medium 9 medium 9 medium Pengendalian Risiko k mitigate mitigate mitigate Rencana Pengendalian l pengecekan alat sebelum digunakan Penambahan kapasitas bandwitch/se rver/konsulta si pakar Memaksimalk an pengelola humas di fakultas Target Waktu m 3bulan 1 bulan 1 bulan PIC n kepala Sub Bagian Kabag kepala Sub Bagian
4 MoU dan MoA 5 Pedoman Kerjasama MoA yang tidak diketahui di bagian Kerjasama dan Kelembagaan Sebagian MoU dan MoA tidak ada follow up Fakultas dan unit melakukan kerjasama tanpa melakukan koordinasi dgn subbag kerjasama pelaksanaan tidak sesuai pedoman Fakultas dan unit tidak berkoordinasi mengenai adanya MoA kurangnya koordinasi antara Fakultas, pihak ke 3 dan bagian kerjasama Belum adanya pedoman kerjasàma Fakultas dan unit melakukan kerjasama tanpa pedoman tanpa koordinasi dengan subbag kerjasama Subbagian mencari data di fakultas Subbagian mencari data di fakultas koordinasi secara lisan Penyusunan Pedoman Kerjasama dalam dan luar negeri data MoA menjadi tidak jelas tidak diketahuinya prosedur kerjasama Tidak ada pedoman dalam pelaksanaan MoU dan MoA 4 4 3 4 4 1 3 4 16 4 9 16 high low medium high mitigate mitigate mitigate mitigate Meyurati fakultas tentang prosedur MoA Menghubung i pihak-pihak terkait FGD penyusunan pedoman kerjasama FGD penyusunan pedoman kerjasama 1 bulan 3 bulan 1 tahun 1 tahun Kabag kepala Sub Bagian kepala Sub Bagian kepala Sub Bagian
6 Prosedur kerja 7 International Office 8 PPID Prkerjaan belum tertata satu orang merangkap pekerjaan Terhambatnya kerjasama internasional Informasi tidak diperoleh dari satu pintu kurang lengkapnya SOP dan pedoman Kurangnya SDM Belum terbentuknya International Office Belum terbentuknya PPID Menyempurnakan SOP dan pedoman Memaksimalkan SDM yang ada Kerjasama berdasarkan pedoman yang ada Informasi dikelola oleh humas Bekerja berdasarkan SOP yang ada Administrasi berjalan kurang baik Kurang maksimalnya kerjasama internasional Permintaan informasi masih belum dapat diberikan 3 3 4 4 3 3 4 4 9 9 16 16 medium medium high high mitigate mitigate mitigate mitigate Menyempurn akan SOP dan pedoman Penambahan SDM Membentuk International Office Membentuk PPID 6 bulan 6 bulan 6 bulan 6 bulan Kabag, Kasubbag Kabag Rektor Rektor
Profil dan Pengendalian Risiko Tingkat Lembaga Penjaminan Mutu No . Proses Risiko a b c 1 Penilaian Kinerja Dosen Pengisian LKD tidak sesuai dengan pedoman yang sudah ditentukan Keterlambata n pelaporan LKD daring Sistem LKD daring belum efektif 3 Aduit Mutu Internal Pemahaman auditor mutu internat belum optlmal terkait sitem manajemene mutu ISO 9001-2015 dan AMI Akar Penyebab d Pemahaman dan disiplin dosen Disiplin Dosen Pemahaman dosen terhadadap sistem LKD Online belum merata Pedoman audit mutu internal tidak tersedia Pengendalian Saat Ini e Penerbitan rubrik penilaian LKD Membuat pemberitahuan lebih awal Membentuk tim LKD daring Refresment auditor Dampak f Berpotensi menyebabka n tidak efektifnya mutu layanan Cukup berpengaruh pada mutu Dampak terhadap mutu masih ditolerir Potensi bahaya pada mutu Nilai Dampak g 4 3 2 4 Kemungkina n h 3 3 3 4 Nilai Risiko i = g*h j 12 medium 9 medium 6 medium 16 high Pengendalian Risiko k Mitigate Accept Mitigate Mitigate Rencana Pengendalian l Sosialisasi pedoman/rubrik penilaian LKD, refreshment asesor LKD Pemberitahuan terus- terus menerus dg memanfaatkan media yg tersedia Pendampingan/pelatiha n LKD Online, Pembuatan peraturan Memastikan hanya auditor internal yang bersertifikat dan mengikuti refreshmen yang terlibat dalam proses audit Target Waktu PIC m n 3 Bulan Kapus Audit dan Penjamina n Mutu 1 bulan Kapus Audit dan Penjamina n Mutu 1 bulan Kapus Audit dan Penjamina n Mutu
4 Rapat tinjauan manajeme n 5 Survey kepuasan penggguna 6 Survey kepuasan pelanggan internal & stakeholde r 7 Akreditasi PT 8 Adopsi Sistem Manajeme n Organisasi Pendidikan (ISO 21001:2018) RTM belum ditindaklanjuti dengan tindakan koreksi dan pencegahan sampling tidak representatif Hasil survey belum dtindaklanjuti secara maksimal Gagal meraih akreditasi Amat Baik Gagal memberikan pemahaman dan kesadaran mutu Komitmen terhadap mutu rendah Database stakeholder belum terekam secara maksimal Komitmen terhadap mutu dan skala prioritas pembanguna n belum didasarkan pada hasil survey Kriteria APT tidak terpenuhi Kurangnya sosialisasi Pelaksanaan RTM melibatkan semua unsur terkait Penggunaan tools online untuk memperluas jangkauan dan efisiensi waktu Menyerahkan hasil survey pada bagian/unit terkait Memaksimalka n pemenuhan seluruh kriteria Melaksanakan kegiatan sosialisasi Mengeluarka n cukup banyak biaya dan Potensi bahaya pada mutu Potensi bahaya pada reputasi dan mengeluarka n biaya cukup banyak tidak efekfektinya mutu layanan` Potensi bahaya pada reputasi Mengeluarka n banyak biaya 4 4 3 5 4 4 4 3 3 2 16 16 9 15 8 high high medium high medium Mitigate Mitigate Mitigate Mitigate Mitigate Memastikan semua pihak komit terhadap hasil RTM /Mutu Awareness Update data stakeholder Menjadikan hasil survey sebagai dasar dalam perencanaan dan kebijakan Pemenuhan kriteria utama Memperbanyak kegiatan sosialisisasi 6 bulan 6 bulan 3 bulan 3 bulan 3 BULA N Kapus Audit dan Penjamina n Mutu Kapus Audit dan Penjamina n Mutu Kapus Audit dan Penjamina n Mutu Ketua LPM Kapus
Profil dan Pengendalian Risiko Tingkat : Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) No. Proses Risiko Akar Penyebab Pengendalian Saat Ini a b c d e 1 Kukerta (Kuliah Kerja Nyata) Mahasiswa tidak dapat mengikuti Kukerta 1)Mahasiswa tidak memenuhi syarat yang ditentukan (tidak upload berkas), 2)Mahasiswa terlambat mendaftar online 1)Pemberitahuan ke Fakultas dan sosial media, 2)waktu pendaftaran 7 minggu Server down saat pendaftaran online dan upload berkas oleh mahasiswa maupun DPL Traffic Membludak di periode tertentu Pemindahan server Dampak f Keluhan disampaikan secara formal (tertulis), baik pada formal maupun non (medsos) Keluhan bersifat masif dalam bentuk aksi Nilai Dampak g 3 4 Kemungki nan h 4 4 Nilai Risiko i = g*h 12 j medium 16 high Pengendalia n Risiko k Transfer Risk Mitigate Risk Rencana Pengendalian l Kerjasama dengan Prodi mesosialisasikan persyaratan Kukerta (SKS dan SKK) Pendaftaran dan upload berkas secara periodik berdasarkan fakultas Target Waktu m PIC n
Mahasiswa gagal merealisasikan program kerja Kukerta yang ditetapkan LP2M Penolakan mahasiswa Kukerta Mahasiswa komplain lokasi Kukerta Rasio antara kompetensi yang harus dimiliki dengan waktu pembekalan tidak berimbang Kurangnya kordinasi panitia dengan penyedia lokasi Kukerta, atau perilaku negatif mahasiswa selama kegiatan berlangsung Respon negatif masyarakat setempat dan tidak tersedianya fasilitas yang memudahkan (signal dan akses lokasi) Kelas pembekalan dan Diklat Kukerta Survei lokasi, monitoring dan evaluasi, serta pembekalan Kukerta Survei Lokasi dan koordinasi dengan penyedia lokasi Kukerta Berpotensi merusak reputasi lembaga Reputasi lembaga menjadi rusak Keluhan bersifat masif dalam bentuk aksi 4 5 4 4 1 2 16 5 8 high medium medium Mitigate Risk Mitigate Risk Transfer Risk Mengusulkan Pengabdian Masyarakat (Kukerta) masuk ke dalam kurikulum pembelajaran Mempertahanka n pengendalian sebelumnya Melibatkan Dosen Pembimbing Lapangan dan Mahasiswa dalam kegiatan survei lokasi
Tidak tersedia pemondokan Kukerta Mencemarkan nama baik almamter Jadwal Kukerta berbarengan dengan kegiatan di Fakultas/Lemb aga Mahasiswa meninggalkan lokasi Kukerta Keterbatasan dari penyedia lokasi Kukerta Perilaku negatif mahasiswa selama kegiatan Kurangnya koordinasi dengan pihak Fakultas Kurangnya kontrol panitia dan DPL Sewa pemondokan Pembekalan, bimbingan DPL Menyurati pihak Fakultas/Lembag a terkait kegiatan mahasiswa seperti; PPL, Ujian Toefl dll. Surat pernyataan tidak meninggalkan lokasi tidak lebih dari 3 hari, di atas matrai Keluhan bersifat masif dalam bentuk aksi Reputasi lembaga menjadi rusak Keluhan bersifat masif dalam bentuk aksi Berpotensi merusak reputasi lembaga 4 5 4 3 2 1 1 2 8 5 4 6 medium medium Low medium Mitigate Risk Mitigate Risk Mitigate Risk Transfer Risk Pernyataan bersedia menerima mahasiswa bukan hanya dari aparatur desa, tapi juga melibatkan masyarakat setempat Bimbingan DPL dan Melibatkan pimpinan dalam melakkuan Monev Mempertahanka n pengendalian sebelumnya Melibatkan aparatur Desa (izin meninggalkan lokasi oleh Kepala Desa)
Konflik antara mahasiswa dengan masyarakat setempat Kecelakaan/mu sibah selama kegiatan berlangsung sikap dan perilaku negatif mahasiswa serta kurangnya koordinasi mahasiswa dengan masyarakat setempat 1)Mahasiswa membawa kendaraan pribadi ke lokasi Kukerta, 2)Mahasiswa memiliki riwayat penyakit sebelum Kukerta berlangsung Monitoring dan bimbingan DPL 1)Pelarangan atau surat pernyataan di atas matrai, 2)Pemilihan lokasi Kukerta terdekat bagi mahasiswa yang memiliki riwayat penyakit Reputasi lembaga menjadi rusak Reputasi lembaga menjadi rusak 5 5 1 1 5 5 medium medium Transfer Risk Mitigate Risk Melibatkan aparatur Desa dan masyarakat setempat untuk melakukan kontrol terhadap pelaksanaan Kukerta Meningkatkan kualitas pencegahan; keringanan Kukerta bagi mahasiswa yang sakit/hamil
2 Pengajuan Proposal Penelitian di Litapdima s 3 Reviewer Proposal 4 Pengajuan Proposal Penelitian di Litapdima s 5 Seminar Proposal Penelitian Proposal penelitian ditolak Proposal tidak direview Proposal tidak memenuhi batas similarity yang ditetapkan (35%) Proposal penelitian ditolak 1. tidak memahami cara menggunakan aplikasi litapdimas 2. Salah saat memilih kluster penelitian, 3 . hasil cek plagiasi yang melebihi 35% Reviwer tidak memenuhi target waktu yang telah ditetapkan Dosen kurang memahami teknis penulisan proposal dan pengutipan yang benar Penelitian tidak relevan dengan kluster yang dipilih Sosialisasi juknis penelitian kepada dosen Reviewer diingatkan Sosialisasi teknik penulisan Sosialisasi juknis penelitian kepada dosen Dosen tidak memperoleh bantuan dana penelitian Proses seleksi proposal terhambat Proposal penelitian tidak akan lulus seleksi menerima bantuan dana Proposal penelitian tidak akan lulus seleksi menerima bantuan dana 5 3 4 4 3 2 3 1 15 high 6 medium 12 medium 4 Low Mitigate Risk Mitigate Risk Mitigate Risk Mitigate Risk bimbingan teknis secara menyeluruh kepada dosen tentang penggunaan aplikasi litapdimas dan juknis penelitian membuat jutknis penelitian dan mengingatkan reviewer Pelatihan yang menyeluruh terkait teknik pengutipan (Writing Class) bimbingan teknis secara menyeluruh kepada dosen tentang juknis penelitian
6 Laporan Hasil Penelitian Tidak tercapainya output penelitian (Artikel jurnal) pelaksanaan penelitian yang tidak optimal diberikan surat peringatan IKU tidak tercapai 4 4 16 high Mitigate Risk bimbingan penulisan artikel jurnal
Profil dan Pengendalian Risiko Tingkat : Unit Kerja Pengembangan Kewirausahaan dan Karir No Proses Risiko Akar Penyebab A 1 2 b Pembinaan dan pengemban gan Kewirausaha an mahasiswa HIPMI PT Uin sts jambi c Kurang efektif dan tidak berkembang Kinerja pengurus HIPMI PT kurang optimal d Tidak ada sarana prasarana praktek Lembaga belum/tidak melengkapi fasilitas tempat/ kantor Sulit terbentuknya hipmi pt Cabang fakultas belum ada aturan/acuan secara baku dari HIPMI kota atau HIPMI provinsi 3 Cinema sutha uin sts jambi Belum diberdayakan sebagai media publikasi uin sts jambi Belum mendapatkan kepercayaan dari universitas Pengendalian Saat ini E Mengajukan permohonan/ permintaan fasilitas kantor/tempat Mengajukan permohonan kepada rektor permintaan fasilitas kantor/tempat Atas kebijakan Warek III dan kepala UPKK Menyiapkan pembuatan cv sutha production dan NPWP Dampak f Berpengaruh terhadap mutu pelayanan Dampak terhadap mutu masih ditolerir Dampak terhadap mutu masih ditolerir Cukup berpengaruh terhadap reputasi lembaga Nilai Dampak g 3 2 2 3 Kemungkinan h 2 2 2 2 Nilai Risiko Pengendalian Risiko I=g*h j 6 Mediu m Low 4 4 Low 6 Mediu m Pengendalian Risiko k Mitigasi risiko Transfer risiko Transfer risiko Mitigasi risiko Rencana Pengendalian l Memastikan akan datang melengkapi fasilitas kantor/tempat. Memastikan akan datang melengkapi fasilitas kantor/tempat pengurus HIPMI PT UIN STS jambi Mempelajari aturan dan menyesuaikan dengan juklak juknis HIPMI kota dan HIPMI provinsi Melakukan penawaran kerjasama dengan dengan universitas Target Waktu PIC m n 1 tahun Warek III, Kepala UPKK Staf Pelaksana 1 tahun Warek III, Kepala UPKK Staf Pelaksana Warek III, Kepala UPKK, Staf Pelaksana Warek III, biro AAKK P, dan humas uin sts jambi
4 Rumah cantik Kinerja pengurus kurang optimal Lembaga belum melengkapi tempat praktek Mengajukan permohonan tempat praktek Pengaruhnya terhadap reputasi lembaga masih dapat ditoleri 2 2 4 Low Transfer risiko Memastikan akan datang, adanya fasilitas tempat praktek Warek II Kabag umum/ rtk Uin sts jambi
Profil dan Pengendalian Risiko Tingkat : Unit Kerja Pusat Pengembangan Bisnis No. Proses Risiko Akar Penyebab a b c d 1 2 Sewa aset MoU/ surat Izin Aset yang disewakan kurang/tidak sesuai dengan keinginan konsumen kurang patuh/ melanggar MoU Lembaga belum/tidak melengkapi fasilitas aset tidak memahami isi MoU, pendidikan rendah 3 Pembayaran Sewa sering telat/ tidak bayar sewa Kurang pemasukan/ pendapatan 4 Sewa Auditorium Jadwal sering bertumburan Kurang koordinasi RTK dg Bisnis dan si penyewa sendiri Pengendalian Saat Ini e Mengajukan permohonan kepada rektor permintaan fasilitas mensederhanakan bahasa MoU/Izin Rutin memberi peringatan Daftar satu pintu Dampak f Berpotensi menyebab batalnya untuk menyewa aset tidak mengikuti aturan tidak bayar sewa lahan komplin para penyewa Nilai Dampak g 4 3 3 3 Kemungkinan h 4 3 3 3 Nilai Risiko i = g*h j 16 high 9 medium 9 medium 9 medium Pengendalian Risiko k Mitigate Accept Mitigate Mitigate Rencana Pengendalian l Memastikan akan datang melengkapi fasilitas aset Memberi pemahaman secara rutin dikenakan denda/ putus hubungan kerjasama izin sewa satu pintu Target Waktu m 1 Tahun 6 bulan 9 bulan 6 Bulan PIC n Warek II, Kepala Pusat Bisnis, Warek II, Kepala Pusat Bisnis, Warek II, Kepala Pusat Bisnis, Warek II, Biro Umum dan Kepala Pusat Bisnis,
5 6 7 Rumah Makan Kantin Pedagang Bermotor Sewa terlalu murah Bangunan dibangun si pemilik tidak teratur mencari lokasi yang strategis Sampah/ kurang kenyamanan barang jualan/ tempat jualan di ikat dengan MoU/kerjasama memindahkan ke lokasi lain membawa tempat sampah rendahnya PNBP merusak pemandangan dan keindahan kesehatan dan kenyamanan orang lain 3 3 3 4 3 3 12 9 9 medium medium medium Mitigate Mitigate Mitigate Merubah MoU/ kerjasama merenovasi dan membuat central satu kantin terpadu membuat tempat sampah dan memindahkan menjadi satu lokasi 1 Tahun 2 tahun 1 tahun Rektor, Warek II, Kepala Pusat Bisnis, Rektor, Warek II, Kepala Pusat Bisnis, Warek II, Kepala Pusat Bisnis,
Profil dan Pengendalian Risiko Tingkat: PTIPD No. Proses Risiko a 1 b hardware, komputer, server, CCTV c Kerusakan peralatan atau media kerusakan fisik pada server pencurian Akar Penyebab d maintenance yang tidak terartur Debu, korosi, pendingin dan air kurangnya pengamanan organisasi Pengendalian saat ini e maintenance maintanance menambah pengamanan Dampak f Merusak mutu layanan Merusak mutu layanan Mengeluarkan banyak biaya Nilai Dampak Kemungkinan g 5 h 3 5 3 4 2 Nilai Risiko i 15 j high 15 high 8 medium pengendalian Risiko k Mitigate Mitigate transfer risiko Rencana Pengendalian l memastikan maintenance secara berkala memastikan maintenance secara berkala memastikan keamanan dengan baik serta melakukn kerja sama dengan pihak terkait target waktu m Pic n
hilangnya pasokan listrik hilangnya pasokan listrik AC di ruang server mati/rusak server lemot korsleting listrik pemadaman listrik server overheat kapasitas memori server yang sudh tidak memenuhi kebutuhan (memori full) maintenance instalasi listrik menambah UPS, Stabilizer maintanence dan pembelian baru maintanance, dan pengecekan data Potensi bahaya pada reputasi cukup berbahayapada mutu layanan potensi bahaya pada mutu potensi bahaya pada mutu 3 2 3 3 3 3 3 3 9 6 9 9 medium medium medium medium transfer risiko transfer risiko transfer risiko transfer risiko memastikan keamanan dengan baik serta melakukn kerja sama dengan pihak terkait
2 Data redudansi data, data tidak lengkap data hilang, data tidak lengkap data korup pembobolan data database penuh kesalahan pengguna kesalahan dalam penginputan data dan penghapusan data verifikasi organisasi tidak melakukan prosedur backup verifikasi dan penginputan ulang speed koneksi internet yang lemah dan tidak stabil verifikasi, maintenance serta pengajuan penambahan bandwidth tidak ada penggunaan hak akses verifikasi dan pembackupan data server down maintenance kurangnya dokumentasi (user manual) untuk karyawan baru verifikasi dan update ulang keluhan pelanggan Merusak mutu layanan keluhan pelanggan merusak reputasi keluhan pelanggan potensi ilegal operation 2 5 3 5 3 3 2 3 3 2 2 2 4 15 9 10 6 6 Low high medium medium medium medium Mitigate Mitigate Mitigate Mitigate Mitigate Mitigate
3 perangkat jaringan (network) aplikasi terserang hacker aplikasi terserang virus penyalah gunaan wewenang pada hak akses yang dimiliki aplikasi error penyadapan informasi penting melalui jaringan celah masuknya remote spying jaringan LAN lemot pasword tidak pernah diganti PC Terserang virus staf mengetahui kelemahan pada aplikasi kesalahan coding pada fungsional software lemahnya keamanan di sistem internal IT kurangnya mekanisme pemantauan terhadap jaringan maintenance maintenance, update dan pembelian anti virus verifikasi dan pemberian sanksi maintenance penambahan staff ahli pengecekan, maintanance mengeluarkan biaya mengeluarkan biaya potensi ilegal operation berpengaruh pada mutu putus kontrak dengan pelanggan berpengaruh pada mutu 3 3 3 3 5 3 1 1 2 2 2 2 3 3 6 6 10 6 Low Low medium medium medium medium Mitigate Mitigate Mitigate Mitigate Mitigate Mitigate
4 karyawan (people) konektifitas internet menurun koneksi terputus kesalahan pengalamatan IP kabel LAN digigit tikus kekurangan tenaga kerja kesalahan penggunaan kesalahan penggunaan gangguan jaringan pada provider kerusakan pada infrastruktur kesalahan melakukan konfigurasi acces point kabel digigit oleh hewan adanya share login kurangnya training prosedur penggunaan TI yang diberikan kurangnya sosialisasi tentang regulasi dan sanksinya verifikasi dan maintanance verifikasi dan maintanance verifikasi instalasi ulang penambahan staff ahli pengembangan SDM mensosialisasikan kesetiap unit berpengaruh pada mutu berpengaruh pada mutu berpengaruh pada mutu berpengaruh pada mutu cukup berpengaruh pada mutu cukup berpengaruh pada mutu cukup berpengaruh pada mutu 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 6 6 6 6 4 4 4 medium medium medium medium Low Low Low Mitigate transfer risiko Mitigate Mitigate transfer risiko Mitigate Mitigate
pengolahan data illegal karyawan tidak memperhatikan prosedur yang ada, pencurian PC penggunaan peralatan yang tidak sah , penyangkalan atas tindakan kesalahan penginputan dan penghapusan data pengolahan data illegal oleh karyawan Kurangnya mekanisme pemantauan tidak ada peraturan terkait keamanan informasi kesalahan penginputan dan penghapusan data diberi sanksi klarifikasi dan diberi sanksi klarifikasi dan diberi sanksi verifikasi dan penginputan data ulang potensi ilegal operation cukup berpengaruh pada mutu potensi ilegal operation potensi keluhan pelanggan 3 3 3 3 2 2 2 2 6 6 6 6 medium medium medium medium Mitigate Mitigate Mitigate Mitigate
penyalah gunaan wewenang pada hak akses yang dimiliki pasword PC diketahui orang lain, pemalsuan hak tidak ada batasan akses staf tidak logout ketika meninggalkan komputer tidak ada pengaturan untuk manajemen hak ases user atau user privilege mememberi peringatan sesuai SOP klarifikasi dan diberi sanksi potensi ilegal operation Mengeluarkan banyak biaya 3 4 2 2 6 8 medium medium Mitigate Mitigate
No a 1 1 PROFIL RESIKO MA'HAD AL-JAMI'AH UIN STS JAMBI Proses Risiko Akar Penyebab b c d Mahasantri yang tidak bisa ikut pembelajaran Kesenjangan waktu perkuliahan Ma'had dengan kampus Mahasantri yang tidak bisa ikut pembelajaran Kesenjangan waktu perkuliahan Ma'had dengan kampus Perkuliahan Fasilitas/Media perkuliahan tidak tersedia secara memadai belum terpenuhi/belum mendapat respon serius dari pihak terkait tentang pengajuan yang sudah diajukan. Pengendalian Saat Ini e menyesuaikan dengan jadwal perkuliahan mahasiswa mengatur jadwal pembelajaran ulang sesuai jadwal kuliah mahasiswa. Belajar ditempat yang tidak layak Dampak f menyebabkan tidak efektifnya mutu layanan menyebabkan tidak efektifnya mutu layanan pembelajaran jadi tidak kondusif dan tidak terlaksana dengan baik Nilai Dampak g 5 4 3 Kemungkinan h 5 5 5 Nilai Risiko Pengendalian Risiko Rencana Pengendalian i 25 20 j high high k Mitigasi risiko Mitigasi risiko l Adanya regulasi dari pihak kampus tentang jam belajar khusus semester I & II Adanya regulasi dari pihak kampus tentang jam belajar khusus semester I & II 15 medium Mitigasi risiko mengharapkan respon yang kongkrit terhadap pengajuan yang diajukan dari pihak terkait Target Waktu m PIC n
2 3 Ujian Tahfidz non Ma'had Perawatan fasilitas Tidak tercapai target sasaran peningkatan mutu lulusan UIN kompetensi bidang al- Qur'an kurang terkendalikannya secara maksimal perawatan & pengadaan 1. kurang Basic; 2. tidak ada keseriusan peserta untuk mempersiapkan diri untuk mengikuti ujian; 3. tidak ada pembinaan khusus dari kampus tentang mata uji tahfidz untuk menunjang mereka; 4. kurangnya dukungan dari pihak kampus dalam menerapkan sistem ini (enterpensi/melobi); 5. keberpihakan pelobi pada mahasiswa yang tidak mampu (tanpa melihat sisi kesalahan dari peserta itu sendiri) ketimbang pada sistem. kurangnya tenaga staf pada bidang terkait 1. dengan berkonsisten menjalakan sistem; 2. menguji sambil mengajar dan memotivasi; 3. menyediakan layanan bimbingan tahfidz, tapi belum ada yang mengikuti. senantiasa mengajukan penambahan tenaga staf pada bidang terkait tidak tercapai target peningkatan kompetensi mahasiswa dalam bidang al- Qur'an belum bisa maksimal pelayanandalam perawatan dan pengadaan 5 3 5 5 25 15 high Mitigasi risiko 1. dukungan dan konsistensi dari warga kampus terhadap sistem; 2. adanya aturan terhadap fakultas yang menekan kepada mahasiswa tentang persiapan kompetensi al- Qur'an dan tahfidz; 3. adanya usaha bersepadu pada pihak Fakultas dalam menangani pengelolaan kompetensi tahfidz (kursus/mata kuliah) contoh: mengadakan mata kuliah wajib dalam rentan waktu dari semester I s.d 6 penambahan staf dibidangnya sesuai hasil ABK 1. dukungan dan konsistensi dari warga kampus terhadap sistem; 2. adanya aturan terhadap fakultas yang menekan kepada mahasiswa tentang persiapan kompetensi al- Qur'an dan tahfidz; 3. adanya usaha bersepadu pada pihak Fakultas dalam menangani pengelolaan kompetensi tahfidz (kursus/mata kuliah) contoh: mengadakan mata kuliah wajib dalam rentan waktu dari semester I s.d 6 penambahan staf dibidangnya sesuai hasil ABK
4 5 kurangnya tenaga staf kemahasantrian kegiatan ibadah praktis mahasantri tidak betah dengan segala kendala sarpras kurang singkronnya proyek revabilitasi gedung asrama dengan kendala dilapangan Tidak maksimal/terhambatnya pelaksanaan disiplin dan aktifitas asrama kurangnya motivasi mahasantri dan maksimalitas pembekalan kompetensi ibadah praktis kurangnya dana anggaran yang tersedia sesuai pengajuan belum maksimalnya model perencanaan proyek terhadap prosedur identivikasi kendala yang ada banyaknya beban kerja yang tidak seimbang dengan skala perbandingan jumlah siswa kurangnya support dana kegiatan ibadah praktis menginventarisir semua kendala dengan membuat laporan dan pengajuan ke pihak terkait tentang kendala sarpras pada tiap tahunnya terus melaporkan kepada pihak yang terkait tetap melaksankan fungsi semampunya dan terus mengajukan penambahan staf bidang terkait sesuai dengan orang yang sudah rekomendid memungut iuran bersama secara spontan sesuai kebutuhan mahasantri ada yang kabur dari asrama/demo kurang maksimalnya perbaikan fasilitas yang ada tidak efektif dan maksimalnya pelayanan kemahasantrian kurang maksimalnya pelayanan pembekalan ibadah praktis 4 4 3 3 5 5 5 5 20 20 15 15 high Mitigasi risiko terus menginventarisir, melaporkan dan mengajukan anggaran ke pihak terkait, pembenahan semua sarpras yang terkendala. high Mitigasi risiko mengajukan pembenahan semua sarpras yang terkendala medium Mitigasi risiko terus mengajukan dan mengharapkan respon dari pihak terkait medium Menghilangkan resiko mengharapkan respon serius yang kongkrit dari pihak terkait
6 7 8 sistem struktur Penerapan Bahasa Disiplin Mahasantri Perbedaan antara LKH dengan beban kerja lapangan kurang maksimalnya peranan dalam berkontribusi terhadap mahasiswa kurang maksimalnya pengaruh disiplin bagi mahasantri adanya perbedaan nomenklatur jabatan/kurang singkronnya tupoksi struktural dengan SK Minimnya sarana pendukung (labor bahasa) & minimnya waktu yang tersedia untuk pengelolaan (dalam 24 jam) 1. kurangnya motivasi mahasantri untuk berkembang, 2. kurangnya pemahaman tentang sasaran pendidikan karakter dan mental, 3. kurangnya kepastian sistem penerapan status wajib ma'had dari pihak kampus senantiasa mengajukan penyamaan tupoksi beban kerja dengan SK memanfaatkan waktu seadanya tetap konsisten menerapkan sistem perbedaan data LKH dengan beban kerja tidak maksimalnya hasil capaian belum bisa berjalan secara optimal dan ideal 2 4 3 4 5 5 8 low 20 high 15 medium Mitigasi risiko mengharapkan singkronisasi dari pihak terkait dalam pembuatan SK Mitigasi risiko terus mengajukan tindakan kongkrit dari pihak terkait Mitigasi risiko meminta konsistensi pihak terkait tentang resiko.
10 Placement Test 11 Ujian Semester 1. problem pelaksanaan placement test dan perkenalan yang tidak optimal, 2.tidak lengkapnya jumlah tatap muka yang diikuti (terlambat) tidak bisa terlaksana ujian tulisan terlalu banyaknya gelombang penerimaan mahasiswa baru pemotongan dana anggaran ujian Menjalankan sebisanya hanya bisa terlaksana ujian lisan tidak maksimalnya hasil pembelajaran tidak optimalnya proses evaluasi pembelajar 3 3 4 4 12 medium 12 medium Mitigasi risiko Mitigasi risiko meminta objektifitas pihak terkait dalam pemotongan anggaran
Profil dan Pengendalian Risiko Tingkat : Fakultas / Program Studi No. Proses Risiko a b c 1 Penyusunan Roster Roster belum selesai sesuai dengan jadwalnya Jadwal berbenturan Dosen pengampu tidak /kurang sesuai dengan MK yang diajarkan Akar Penyebab d Terlambat menyusun roster oleh panitia, jumlah mata kuliah dan dosen yang banyak belum adanya aplikasi untuk menyusun roster agar jadwal perkuliahan tidak berbenturan Dosen kurang SKS nya dalam mengajar Pengendalian Saat Ini e Membuat roster secara manual, mengganti jadwal jika terjadi benturan Sistem manual, jika benturan diperbaiki secara manual belum ada Dampak f Berpotensi merusak mutu Berpotensi merusak mutu Berpotensi merusak mutu Nilai Dampak g 4 4 4 Kemungkinan h 4 4 4 Nilai Risiko i = g*h j 16 high 16 high 16 high Pengendalian Risiko k Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Rencana Pengendalian l Panitia bekerja lebih awal Memiliki aplikasi penyusun roster, Memetakan dosen sesuai dengan vak keahliannya Target Waktu PIC m n 3 bln Dekan, WD 1, Kabag, Prodi, Kasubag Akademik 3 bln Dekan, WD 1, Kabag, Prodi, Kasubag Akademik 3 bln Dekan, WD 1, Kabag, Prodi, Kasubag Akademik
2 Perkuliahan Jumlah tatap muka tidak sesuai dengan kontrak kuliah Perkuliahan tidak sesuai dengan kalender akademik Materi yang diajarkan kurang/tidak sesuai dengan SILABUS Fasilitas/media perkuliahan tidak tersedia secara memadai Dosen tidak disiplin dalam menjalankan tugas mengajar Roster belum siap, Masih banyak kegiatan mahasiswa pada saat awal pekuliahan, Dosen tidak disiplin masuk sesuai jadwal Prodi belum memiliki SILABUS lengkap, Dosen tidak merujuk pada SILABUS perencanaan sarana Pengontrolan kehadiran dosen di kelas oleh Prodi Membuat form kontrak belajar dan pernyataan kesanggupan mengajar Kewajiban menyusun RPS setiap Matakuliah Menggunakan alat yang tersedia saat ini Merusak Mutu Merusak Mutu Berpotensi merusak mutu Berpotensi merusak mutu 5 5 4 4 4 4 3 3 20 20 12 12 high high medium medium Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Memastikan dosen yang mengampu MK terkait aktif , Monitoring dan evaluasi kehadiran dosen secara kontinyu Memaksimal fungsi monitoring dan evaluasi perkuliahan Memastikan SILABUS tersedia untuk semua MK, Memastikan semua dosen membuat RPS sesuai SILABUS Memastikan kebutuhan fasilitas perkuliahan sesuai dengan kebutuhan 3 bln Wadek 1, Kaprodi, Kasubag Akademik 3 bln Wadek 1, Kaprodi, Kasubag Akademik 2 bln Wadek 1, Kaprodi, Kasubag Akademik 3 bln wadek 2, kabag /kasubag perencanaan, kabiro
3 Ujian Akhir Semester Dosen pengampu tidak /kurang sesuai dengan MK yang diajarkan Soal ujian kurang difahami dengan baik oleh mahasiswa dan kurang sesuai dengan materi ajar Terlambat/tertunda menyerahkan skor/nilai ke Bagian Akademik komplain nilai Jumlah dosen pengampu yang kualifaid dan relevan dengan MK belum maskimal Soal ujian tidak divalidasi Dosen kurang mematuhi ketetapan Fakultas Pemberian nilai/skor tidak didasarkan pada aturan dan metode penilaian Penugasan dosen pengampu MK sesuai dengan fak keahlian dan kualifikasi pendidikan, Rekrutmen DLB/Kontrak Melaksanakan SOP Pengendalian ujian yang mengharuskan verifikasi soal ujian Menyampaikan pemberitahuan melalui media sosial (Whatsap) SOP Pengendalian UAS yang mengharuskan menggunakan form penilaian Merusak Mutu Cukup berpengaruh kepada mutu Berpotensi merusak mutu Cukup berpengaruh kepada mutu 5 3 4 3 2 4 2 4 10 12 8 12 medium medium medium medium Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Membuat peta kompetensi dan kualifikasi dosen, Mengefektifkan rekrutmen DLB pada prodi tertentu, mengaktifkan konsorsium Dosen Memastikan semua soal UAS diverifikasi sebelum dijadikan alat uji, pelatihan pembuatan soal ujian bagi tenaga pengajar Dosen menginput nilai langsung via aplikasi Membuat prosedur keluhan mahasiswa, memastikan penerapan sistem penilaian sesuai dengan aturan Fakultas 3 bln Wadek 1, Kaprodi, Kasubag Akademik, LPM 4 bln Wadek 1, Kaprodi, Kasubag Akademik Wadek 1, Kaprodi, Kasubag Akademik Wadek 1, Kaprodi, Kasubag Akademik
4 Ujian Munaqasyah Pelaksanaan ujian kurang mematuhi aturan yang sudah ditentukan, misalnya praktek mencontek, salin rekat (copy paste), berbagi jawaban, dll Keterlambatan /pembatalan jadwal ujian Ujian gagal (tidak lulus) Tugas akhir terindikasi plagiat Pengawasan yang longgar Informasi /Jadwal ujian tidak sampai kepada dosen penguji Mahasiswa kurang menguasai laporan penelitiannya Proses pembimbingan kurang optimal dan tidak menggunakan mesin pengecek plagiat SOP pengendalian Ujian Akhir Mengganti penguji Perbaikan, Ujian Ulang Buku Pedoman Skripsi, Pemberian sanksi, saran perbaikan Cukup berpengaruh kepada mutu Berpotensi merusak mutu Berpotensi merusak mutu Merusak mutu 3 4 4 5 3 4 4 3 9 16 16 15 medium high high high Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Memastikan pengawas ujian memiliki integritas dalam mengawasi pelaksanaan ujian, memastikan SOP ujian dipenuhi Memastikan berkas ujian sampai ke dosen penguji/tim minimal 3 hari sebelum ujian dilaksanakan Memastikan proses pembimbingan berjalan secara efektif, pra munaqasah Mitigate risk memastikan tugas akhir discreening sebelum diujiankan Wadek 1, Kaprodi, Kasubag Akademik Wadek 1, Kaprodi, Kasubag Akademik
5 6 7 Pembimbingan Tugas Akhir Penasehat Akademik Penyelesaian Kuliah Distribusi penguji kurang merata Penunjukkan Dosen Pembimbing Proses pembimbingan tidak memenuhi target pertemuan Mahasiswa tidak mendapatkan layanan bimbingan akademik Mahasiswa tidak selesai tepat waktu Belum ada 'rumus' yang jelas terkait pembagian penguji Dosen tidak sesuai dengan kompetensinya Disiplin dosen dalam memenuhi target bimbingan kurang maksimal Penasehat akademik kurang menyadari perannya untuk membimbing mahasiswa dalam bidang akademik Fungsi kepenasehatan akademik kurang optimal SOP pengujian tugas akhir belum ada Pedoman terkait tanggung jawab pembimbing Pedoman terkait tanggung jawab penasehat akademik Peringatan lisan dari Ketua Prodi Cukup berpengaruh kepada mutu Berpotensi merusak mutu Berpotensi merusak mutu Berpotensi merusak mutu Berpotensi merusak reputasi lembaga 3 4 4 4 4 3 3 3 4 4 9 12 12 16 16 medium medium medium high high Menghilangkan risiko Pemerataan kesempatan menguji sesuai dengan kompetensi & kualifikasi Menghilangkan risiko Memastikan penunjukkan Pembimbing sesuai dengan kompetensinya Menghilangkan risiko Memastikan form pembimbingan digunakan selama proses bimbingan Menghilangkan risiko Memperketat aturan terkait kewajiban penasehat akademik memberikan bimbingan kepada mahasiswa Berbagi resiko Memperkuat fungsi kepenasehatan akademik dan bimbingan konseling 2 bln WD1, Prodi 3 bln WD1, Prodi
8 9 Akreditasi Prodi Izin Operasional Prodi Mahasiswa tidak selesai tepat waktu Mahasiswa Drop Out Masa aktif akreditasi kadarluarsa Izin operasional Prodi kadaluarsa Tidak terpenuhinya persyaratan untuk mendaftar agenda ujian munaqasah seperti (Tahfizz juz amma, TOAFL/TOEFL, IT) Fungsi kepenasehatan akademik dan bimbingan konseling kurang maksimal Lemahnya sistem kontrol terhadap masa berlaku akreditasi Lemahnya sistem kontrol terhadap masa berlaku izin operasional Pengampunan Semester Pendek/Semester antara Pengajuan akreditasi Pengajuan izin operasional Berpotensi merusak reputasi lembaga Berpotensi merusak reputasi lembaga Berpotensi merusak reputasi lembaga Berpotensi merusak reputasi lembaga 3 4 4 4 3 4 4 4 9 16 16 16 medium high high high Menghilangkan risiko Kerjasama dengan unit terkait , evaluasi Berbagi resiko Otomasi sistem Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko pemantauan keaktifan mahasiswa & Memperkuat fungsi kepenasehatan akademik dan bimbingan konseling Membuat sistem peringatan dini masa berlaku semua Prodi Membuat sistem peringatan dini masa berlaku izin operasional semua Prodi 1 tahun Unit terkait, Dekan, WD1, Prodi Dekan, WD1, Prodi Dekan, WD1, Prodi Dekan, WD1, Prodi
10 11 12 13 14 Interaksi Dosen- Mahasiswa Pelayanan administrasi Pendataan Input Nilai Praktikum Tindakan tidak menyenangkan terhadap pelanggan (mahasiswa, dll) dalam proses pelayanan Pekerjaan tidak selesai tepat waktu Data mahasiswa dan alumni tidak terekam pada PTIPD Manipulasi nilai oleh staf Mahasiswa kurang memperoleh ilmu keterampilan tentang praktikum Pemahaman terhadap fungsi sebagai pelayan belum optimal Birokrasi sistem persuratan Sistem informasi manajemen belum efektif lemahnya pengawasan dan integritas staf Alat-alat laboratorium kurang lengkap Kode etik dosen dan mahasiswa SOP persuratan Input data PDPT Pengecekan nilai oleh pejabat terkait menggunakan alat yang tersedia dan tiap tahun praktikum ke UPI Bandung Merusak reputasi lembaga Berpotensi merusak reputasi lembaga Berpotensi merusak reputasi lembaga, komplain mahasiswa Bertentangan dengan peraturan dan perundangan, berpotensi terkena sanksi Potensi Bahaya pada Mutu 5 4 4 4 4 3 3 3 3 4 15 12 12 12 16 high medium medium medium high Berbagi resiko Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Menghilangkan risiko Pelatihan pelayanan prima bagi staf (akademik dan administrasi) Memperbaiki sistem birokrasi layanan Memastikan sistem informasi PDPT dikelola oleh staf yang terlatih Memastikan sistem informasi PDPT dikelola oleh staf yang terlatih Pengajuan penambahan alat laboratorium segera direalisasikan 1 bln Dekan, WD1, Prodi Dekan, WD1, Prodi Dekan, WD1, Prodi Dekan, WD1, Prodi WR1, WR2, Perencanaan, Dekan, WD1,WD2, Prodi
15 Website Prodi 16 Jurnal Mahasiswa kelelahan Tidak bisa diakses Tidak bisa diakses, Terindikasi plagiasi Kurangnya ruang laboratorium untuk praktikum Server utama mati Server utama mati, belum ada software cek plagiarisme Mengatur jadwal praktikum diluar jam perkuliahan yang padat belum ada belum ada Mengeluh secara lisan Cukup berpengaruh kepada mutu Potensi Bahaya pada Reputasi 2 3 4 4 2 1 8 6 4 medium medium Low Menghilangkan risiko Menerima resiko Menghilangkan risiko Menggunakan laboratorium yang sudah dibangun Bekerjasama dengan unit terkait Bekerjasama dengan unit terkait 1 bln 2 bln 2 bln WR1, WR2, Perencanaan, Dekan, WD1,WD2, Prodi PTI-PD, Prodi PTI-PD, LP2M, Prodi