Direktorat Sistem Informasi dan Transformasi Digital Panduan DiSign IPB University
Disclaimer • Tanda tangan digital yang dikeluarkan IPB DiSign hanya untuk keperluan internal IPB University dan tidak memiliki kekuatan hukum di Republik Indonesia. Tanda tangan digital pada dokumen yang sudah dicetak tidak dapat lagi diverifikasi keabsahannya. Segala bentuk modifikasi dokumen PDF yang sudah ditanda tangani secara digital, termasuk menggabungkan halamannya dengan PDF lain atau memisahkan halaman tertentu ke file lain, akan membuat tanda tangan digital menjadi tidak valid. Sebagian aplikasi penampil file PDF tidak dapat menampilkan tanda tangan digital, misalnya browser Mozilla Firefox dan beberapa penampil PDF di sistem Android. Gunakan aplikasi penampil PDF yang mendukung tampilan tanda tangan digital.
Tentang Tanda Tangan Digital Tanda tangan digital adalah bentuk tanda tangan elektronis yang menggunakan metode kriptografi untuk menandai keabsahan suatu dokumen digital. Tanda tangan digital bukan berarti tanda tangan fisik yang di-scan atau digambar di komputer kemudian ditempelkan di dokumen, melainkan perhitungan matematis menggunakan konsep kriptografi kunci publik atas data digital yang ditandatangani. Terdapat dua kegiatan dalam konsep tanda tangan digital: 1. Sign, yaitu kegiatan membubuhkan tanda tangan digital pada dokumen. 2. Verify, yaitu kegiatan menentukan apakah tanda tangan digital pada dokumen valid.
Tentang Tanda Tangan Digital Berikut ini merupakan tujuan dari diterapkannya tanda tangan digital pada suatu dokumen yang merupakan manfaat dari kriptografi kunci publik: 1. Otentikasi, dokumen memang ditandatangani oleh penanda tangan yang sah. Hanya pemilik tanda tangan tertentu yang dapat membubuhkan tanda tangannya pada dokumen. Integritas, yaitu memastikan bahwa dokumen tidak diubah setelah ditandatangani. Jika dokumen diubah sekecil apapun, tanda tangan digital otomatis menjadi tidak valid. yaitu memastikan bahwa 2. 3. Non-repudiasi, yaitu memastikan bahwa penanda tangan tidak dapat menyangkal bahwa ia telah membubuhkan tanda tangan pada suatu dokumen.
Tentang Tanda Tangan Digital Tanda tangan digital hanya dapat diverifikasi dari file dokumen digital. Jika dokumen digital tersebut dicetak (di-print), tanda tangan digital tidak lagi dapat diverifikasi. Meskipun demikian, IPB DiSign dapat melakukan scan QR code yang tertera pada tanda tangan yang tangan dokumen yang dihasilkan untuk mengecek penanda dikeluarkan oleh IPB DiSign. Penggunaan tanda tangan digital di lingkungan IPB University diatur dalam Surat Keputusan Rektor IPB Nomor 241/IT3/TU/2020 Tentang Penggunaan Tanda Tangan Elektronik pada Dokumen Dinas di Lingkungan Institut Pertanian Bogor. Salinan Surat Keputusan tersebut dapat diunduh di sini.
Cara Penggunaan IPB Disign
Akses ke IPB DiSign Akses ke laman utama tanda tangan digital IPB :
Akses ke IPB DiSign Pelajari hal lain tentang DiSign IPB Klik Sign In untuk menuju laman Login
Laman Login DiSign Masukkan ID IPB tanpa menggunakan "@apps.ipb.ac.id"
Tampilan Utama Laman IPB DiSign setelah Login
Penjelasan Menu DiSign (1) 1. Beranda: Laman Utama/ Dashbord DiSign. 2. Permintaan: Daftar dokumen yang perlu Anda tanda tangani berdasarkan permintaan dari orang lain. 3. Tanda Tangani: Melakukan penandatanganan dokumen dengan cara mengunggah dokumen dan langsung diberi tanda tangan digital oleh diri sendiri. 4. Dokumen: Menu yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen. a. Unggah: Mengunggah satu atau lebih dokumen untuk ditandatangani oleh satu atau lebih penanda tangan. b. Diunggah: Menampilkan seluruh dokumen yang sudah diunggah. c. Ditandatangani: Menampilkan seluruh dokumen yang sudah ditandatangani.
Penjelasan Menu DiSign (2) 5. Pengaturan: Menu yang berkaitan dengan pengaturan DiSign Anda a. Sertifikat Digital: Sertifikat digital merupakan identitas Anda di sistem untuk membuat tanda tangan digital. Hanya satu sertifikat digital yang aktif satu dalam satu waktu. b. Gambar Tanda Tangan: Anda dapat mengunggah gambar hasil pindai/foto tanda tangan Anda (JPG atau PNG) pada halaman ini untuk ditempelkan di dokumen. 6. Verifikasi: Melakukan verifikasi dokumen dengan cara offline dan Scan QR Code
Membuat Sertifikat Digital: Hal yang pertama kali harus dilakukan untuk memberi tanda tangan digital 1. Klik Menu Sertifikat Digital 2. Klik Buat Sertifikat.
Menu Sertifikat Digital: Membuat Sertifikat Digital PENTING UNTUK DIPERHATIKAN! Password sertifikat digunakan setiap kali Anda akan menandatangani dokumen dengan sertifikat ini. Harap ini dengan menyimpan password baik karena tidak dapat di-reset, tetapi harus dibuat sertifikat baru. Ketentuan password: Data Sertifikat ● Berlaku : Anda dapat mengatur masa Berlaku Password Sertifikat Digital (Hari). Password : Anda dapat mengisikan password untuk sertifikat yang dibuat di kolom tersebut. Jangan menggunakan password yang sama dengan password login ID-IPB Klik Simpan jika sudah sesuai dengan yang anda Panjang password minimal 4 karakter Password berisi kombinasi huruf kecil (non-kapital) dan angka Jangan menggunakan password yang sama dengan password login ID-IPB inginkan.
Menu Sertifikat Digital: Membuat Sertifikat Digital Tampilan jika sertifikat digital telah berhasil dibuat dengan informasi : 1. Serial Number dari sertifikat 2. Subject 3. Valid Time: Tanggal berlaku sertifikat 4. Dibuat: Tanggal sertifikat dibuat 5. Status sertifikat. Terdapat 2 jenis, yaitu Aktif dan Revoked. Status Revoked menandakan sertifikat sudah tidak aktif lagi 6. Aksi. Digunakan untuk menonaktifkan sertifikat (Revoke) Setelah berhasil Membuat Sertifikat Digital, selanjutnya Anda bisa klik menu Gambar Tanda Tangan seperti gambar di samping.
Menu Gambar Tanda Tangan: Unggah Tanda Tangan dan Paraf Unggah gambar/foto tanda tangan dan paraf dalam bentuk JPG, PNG. Anda dapat mengubah posisi dengan cara zoom in dan zoom out. Jika sudah sesuai klik Upload. Hasil unggah gambar tangan dan paraf telah berhasil tanda
Menu Gambar Tanda Tangan: Mengunggah gambar/foto tanda tangan Anda Siapkan File Tanda Tangan dan Paraf dalam bentuk JPG, PNG. File bisa dibuat dari tanda tangan pada kertas putih kemudian difoto/dipindai. Hasil foto/pindai yang akan diunggah di DiSign Unggah gambar tanda tangan dan paraf dalam bentuk JPG, PNG di pilihan Browse. Tempat untuk membuat tanda tangan menggunakan touchscreen (di smartphone/tablet/laptop touchscreen)
Menu Tanda Tangani: Unggah Dokumen & Tanda Tangani Sendiri Nama dokumen yang akan ditandatangani yang diambil otomatis dari nama file yang diunggah Unggah dokumen berformat PDF dengan mengklik Browse Informasi: Tanda tangan digital ditujukan untuk dokumen digital asli, bukan dokumen yang sudah di-print dan ditandatangani secara fisik kemudian ditambahkan tanda tangan digital. Oleh karena itu, tidak disarankan mengunggah dokumen hasil scan di sini. ● Ukuran maksimum dokumen: 25 MB. Nomor Sertifikat Digital. Bersifat statis dan tidak dapat diubah Inputkan password Sertifikat yang sudah dibuat di menu "Sertifikat Digital". lupa password, sertifikat lama perlu di-revoke dan buat yang baru Jika
Menu Unggah: Meminta Tanda Tangan ke Satu atau Lebih Orang (1) Unggah 1 atau lebih dokumen di sini. Anda dapat melakukan drag-and-drop dari aplikasi lain (mis. Windows Explorer) atau klik untuk memilih dokumen. Tips: Untuk memilih lebih dari satu dokumen, pencet ALT di keyboard Klik untuk mencari dokumen atau mengeluarkan dokumen dari daftar unggah Nama dokumen yang akan ditandatangani yang diambil otomatis dari nama file yang diunggah
Menu Unggah: Meminta Tanda Tangan ke Satu atau Lebih Orang (2) Dipilih jika diperlukan urutan dalam menandatangani dokumen. Mis. kemudian dulu, Mahasiswa Pembimbing 1, lalu Pembimbing 2, dan terakhir Kepala Departemen dengan berurutan Cari nama orang yang akan dimintakan tanda tangannya. Bisa lebih dari satu orang dengan mengklik tombol "+" Mengeluarkan orang dari daftar penandatangan dengan mengklik tombol "-" Nomor halaman tempat orang tersebut bertandatangan Klik Simpan untuk memproses dokumen
Menu Diunggah: Menampilkan Dokumen yang Telah Diunggah Ketarangan dari kolom: 1. Judul: Nama dari dokumen 2. Tanggal Upload: Tanggal dan waktu unggah dari dokumen 3. Penandatangan: Jumlah penandatangan dan yang sudah menandatangan dari dokumen 4. Ditolak: Jumlah dari orang yang menolak menandatangani dokumen 5. Aksi: a. Detail: Menampilkan detil dari dokumen b. Original: Mengunduh dokumen asli c. Signed: Mengunduh dokumen yang telah ditandatangani d. Hapus: Menghapus dokumen
Menu Ditandatangani: Menampilkan Seluruh Dokumen yang Pernah Anda Tandatangani Keterangan dari kolom: 1. Judul: Nama dari dokumen 2. Upload: Tanggal dan waktu unggah dari dokumen 3. Ditandatangani: Tanggal dan waktu dokumen ditandatangani 4. Sertifikat: Nomor sertifikat tandatangan yang digunakan di dokumen tersebut 5. Aksi - Unduh PDF: Mengunduh file PDF yang ditandatangani.
Menu Permintaan: Permintaan Tanda Tangan dari Orang Lain/Diri Sendiri Jika terdapat permintaan untuk menandatangani dari orang lain atau diri sendiri, maka menu Permintaan akan menampilkan jumlah permintaan di sampingnya Daftar Permintaan Penandatangan berisi informasi Judul, Upload, Status Persetujuan, dan Aksi Anda harus melakukan persetujuan terlebih dahulu untuk dapat mulai menandatangani dokumen dengan mengklik "Setujui"
Cara Membubuhkan Tanda Tangan Digital (1) 2. Akan muncul kotak dialog yang meminta password dari sertifikat yang telah dibuat di menu "Sertifikat Digital. Masukkan password yang sesuai. 1. Klik tombol Tanda Tangan untuk mulai membubuhk an tanda tangan.
Cara Membubuhkan Tanda Tangan Digital (2) 3. Setelah Submit muncul jendela baru yang menampilkan dokumen PDF yang akan ditandatangan. Terdapat beberapa informasi yang dapat diklik oleh Anda, yaitu: Mulai menempatkan tanda tangan ke file PDF Menghapus penempatan tanda tangan di file PDF Navigasi halaman dari file PDF Finalisasi proses setelah tanda tangan ditempatkan Membatalkan proses penandatanganan
Cara Membubuhkan Tanda Tangan Digital (3) 4. Sisipkan Tanda Tangan baru dengan klik tombol + Tanda Tangan dengan pilihan format: ● QR Code ● QR & Tanda Tangan ● Tanda Tangan ● Paraf 5. Setelah memilih format tanda tangan (pada contoh adalah QR Code), tanda tangan akan mucul. Posisikan tanda tangan sesuai tempatnya, kemudian klik "Terapkan Tanda Tangan".
Cara Membubuhkan Tanda Tangan Digital (4 - Selesai) 6. Proses penandatangananan telah selesai. Dokumen telah ditandatangani secara digital dan dapat diunduh. 7. Setelah diunduh, file PDF dapat dibuka dengan menggunakan PDF Reader yang mendukung tampilan tanda tangan digital.
Verifikasi Dokumen Menu Verifikasi secara Offline Menu Verifikasi Scan QR Code Membuat Tanda Tangan Dokumen Menu Verifikasi secara Online Menu Verifikasi berfungsi untuk kita tangan tanda memverifikasi data digital Valid atau Tidak Valid. Beberapa cara untuk Verifikasi : 1. Verifikasi Online 2. Verifikasi Offline 3. Verifikasi Scan QR Code
FAQ (Frequently Asked Question) 1 Q: Ketika preview kok nggak muncul padahal sudah ditandatangani sebelumnya? A: Mungkin Saudara menggunakan browser Firefox. FIrefox tidak dapat menampilkan tanda tangan digital. Silakan gunakan browser lain seperti Chrome, Edge, dan Safari 2 Q: Status saya dosen kontrak. Bisakah saya menggunakan DiSign? A: Saudara harus sudah terdata di database SDM IPB untuk dapat menggunakan DiSign 3 Q: Untuk tugas akhir, apakah boleh hanya lembar pengesahan saja yang diunggah ke DiSign? A: Untuk tugas akhir (disertasi, tesis, skripsi, dan laporan tugas akhir), yang diunggah adalah file PDF yang mencakup seluruh halaman. Ini dikarenakan tanda tangan digital akan menjadi invalid jika terdapat perubahan di file seperti merge file PDF
Preface Slide