KONDISI PENGELOLAAN ARSIP KANTOR KEMENTERIAN AGAMA DI SUMATERA SELATAN oleh Syarnubi Som Widyaiswara Utama Balai Diklat Keagamaan Palembang Abstrak Pembelajaran kearsipan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan pada petugas kearsipan agar pengelolaan kearsipan berjalan sesuai dengan Undang-undang Kearsipan dan KMA Nomor 44 Tahun 2010 di Kementerian Agama, dilakukan terus menerus setiap tahun. Tetapi kinerja pengelolaan kearsipan di Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota tidak mengalami kemajuan bahkan cenderung salah kelola, tidak standar dan tidak sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan KMA Nomor 44 Tahun 2010. Padahal arsip berfungsi sebagai pusat ingatan kantor (organisasi), alat bantu pengambilan keputusan, dan bukti eksistensi organisasi. Seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan, tanpa ilmu pengetahuan dan tanpa identitas kolektif. Hasil pengamatan dari dekat, ternyata paling tidak ada lima prosedur kearsipan yang tidak dilaksanakan oleh petugas kearsipan. Mulai dari pencatatan surat dalam kartu kendali, pencatatan dalam LPSB/LPSR, penggunaan guide dan folder, prosedur penataan arsip dalam folder dan penataan arsip in aktif. Penyebabnya ada diinternal kantor kementerian agama itu sendiri, mulai dari anggapan manajemen kantor bahwa arsip itu tidak penting, kompetensi pimpinan dan petugas arsip minim, pengawasan arsip dari pihak atasan kurang dan terbatasnya SDM petugas kearsipan. Oleh karena itu disarankan kepada Kantor Wilayah untuk melakukan sosialisasi ke Kantor-Kantor Kementerian Agama Kab/Kota untuk kembali ke pengelolaan arsip yang standar dan prosedural, sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 dan KMA Nomor 44 tahun 2010. Keywords : pengelolaan kearsipan, penataan arsip aktif, penataan arsip in aktif. A. PENDAHULUAN Mengajarkan mata diklat kearsipan dalam diklat teknis administrasi di Balai Diklat Keagamaan Palembang atau dalam workshop pengelolaan kearsipan di Kantor Kementerian Agama di Sumatera Selatan, merupakan tugas rutin yang penulis laksanakan setiap tahun. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan skill bagi pegawai yang baru di bidang kearsipan dan peningkatan kompetensi kearsipan bagi pegawai yang sudah lama terlibat dalam pengelolaan kearsipan. Ada dua jenis pengelolaan kearsipan yang disajikan kepada para pegawai, yaitu materi pengelolaan arsip aktif dan arsip in aktif. Para peserta diberi pembelajaran selama 24 jampel, atau selama dua hari penuh, meliputi teori dan 1
praktek. Teori hanya mengambil porsi pembelajaran sekitar 25%, sedangkan sisanya 75% dalam bentuk pelatihan, praktik dan simulasi. Untuk arsip aktif, latihan diawali dari simulasi pengurusan surat penting masuk dan keluar, surat biasa masuk dan keluar dan surat rahasia masuk dan keluar. Selanjutnya peserta dilibatkan untuk membuat guide (sekat) 1, 2 dan 3 dari kertas karton padi yang disuplai oleh Panitia, dan folder dari karton manila, sesuai ukuran standar sarana kearsipan, termasuk cara memasangkan title (label) pada tab guide dan tab folder. Proses berikutnya, peserta diberikan pelatihan untuk menyusun berkas surat dalam folder, dengan sistem seri, rubrik, dossier, angka, nomor, atau tanggal. Pada hari kedua, peserta diberikan latihan untuk membuat label boks arsip, kemudian memindahkan berkas arsip aktif yang sudah mencapai satu tahun ke dalam boks/kotak arsip menjadi arsip in aktif dan menyusunnya di rak arsip atau lemari arsip. Sebagai pelajaran terakhir peserta mempraktekkan penyiangan dan pemusnahan arsip disertai format-format administrasi pemusnahan yang dibutuhkan. Dalam rencana pembelajaran, target hasil belajar yang ingin dicapai oleh widyaiswara terhadap peserta adalah peserta mampu memahami dan menguasai langkah-langkah pengelolaan arsip aktif dan in aktif pada kantor Kementerian Agama tempat para peserta bertugas. Kenyataannya, hampir selama lima tahun kegiatan pembelajaran berlangsung, baik melalui diklat reguler di Balai Diklat Keagamaan Palembang maupun melalui workshop kearsipan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Selatan dan Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota, kinerja pengelolaan kearsipan di Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota tidak menunjukkan tanda-tanda kemajuan dan perubahan sesuai dengan standar pedoman pengelolaan kearsipan seperti yang diatur oleh Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010. Masalahnya, sistem kearsipan di Kantor-kantor Kementerian Agama bukan bertambah teratur dan rapi, tetapi bertambah jauh dari pedoman KMA Nomor 44 Tahun 2010 diatas. Sebagai tenaga pengajar yang mengambil spesialisasi manajemen perkantoran, termasuk didalamnya seluruh kegiatan perkantoran, seperti tata persuratan, SOP dan kearsipan, penulis jadi prihatin. Pertanyaannya, mengapa 2
pengelolaan kearsipan bukannya bertambah baik, tetapi malah bertambah mundur, padahal kegiatan dikjartih kearsipan secara rutin dianggarkan dan dilaksanakan setiap tahun. Untuk itu, dalam artikel pendek ini, saya akan mencoba membahas fenomena yang terjadi di lapangan berdasarkan pengamatan pada waktu dilaksanakannya diklat di luar kampus (DDLK) di kantor-kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota di Sumatera Selatan dan laporan-laporan dari para peserta diklat pada waktu mengikuti diklat di luar kampus dalam tiga tahun terakhir ini. B. PEMBAHASAN 1. Urgensi Pengelolaan Arsip (tataran teori) Menurut bahasa referensi, Peter Walne mengartikan arsip atau records sebagai informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Peter Walne (ed),1988 : hlm 128). Pengertian arsip menurut Peter Walne diatas tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Kearsipan Dilingkungan Kementerian Agama. Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, apalagi organisasi pemerintah seperti Kementerian Agama. Kegiatan organisasi pemerintah secara keseluruhan pada dasarnya membutuhkan informasi. Tanpa informasi, kantor pemerintah tidak dapat memberikan pelayanan yang baik terhadap publik yang dilayani. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi perkantoran dalam menghadapi dunia global dengan dinamika yang tinggi seperti sekarang ini. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi dan sistem birokrasi di kantor adalah arsip (record). Arsip adalah rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi perkantoran (Jay Kennedy and Cherryl Schauder, 1998 : hlm 1). 3
Dalam tataran teori kearsipan, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan kantor (organisasi), alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentinganorganisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka arsip harus ada menajemen atau pengelolaan arsip yang baik, mulai dari penciptaan arsip oleh kantor yang bersangkutan sampai dengan penyusutan arsip. Memelihara sistem kearsipan yang semrawut, membiarkan banyaknya warkat penting yang hilang, dan sulitnya menemukan surat-surat yang penting, akan mengakibatkan tiga masalah besar terhadap manajemen kantor, yaitu : 1) manajemen kantor tidak dapat mengambil keputusan, karena tidak memiliki informasi pendukung yang valid untuk melegitimasi keputusan yang diambil, 2) manajer dan pimpinan dapat saja melakukan kesalahan dalam mengambil keputusan, dan 3) pengambilan keputusan menjadi lamban karena menunggu informasi yang belum ditemukan. Tetapi kesulitan-kesulitan yang dialami seperti ini sering dipelihara dan diawetkan oleh manajemen kantor. Hal-hal yang menyulitkan dalam mengambil keputusan, dianggap hal yang biasa. Informasi yang tidak ditemukan, dibiarkan begitu saja. Tidak ditindaklanjuti oleh manajemen dengan cara memperbaiki sistem kearsipan yang bobrok menjadi sistem kearsipan yang teratur dan rapi dengan cara mengubah kinerja petugas-petugas kearsipan lebih profesional dibidang kearsipan dan arsip mampu berperan efektif mendukung manajemen kantor dan kinerja pimpinan. Pembenahan arsip kantor sering diabaikan oleh manajemen kantor itu sendiri. Padahal, dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan bahwa arsip itu sangat penting. Bahkan ada pendapat yang mengatakan dimana ada kegiatan manusia, pasti disitu akan ada arsip. Karena manusia itu sendiri selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap aktivitas yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat, baik untuk keperluan administrasi, hukum dan kepentingan-kepentingan pembuktian yang otentik dan sebagainya (Zulkifli Amsyah, 2003 : hlm 5). Seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan 4
dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif (Liv Mykland, 1992 : hlm 2). Begitu pentingnya arsip, sehingga pemerintah perlu menerbitkan suatu Undang-Undang tentang kearsipan, yaitu Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Undang-undang ini lebih lengkap dari peraturan-peraturan yang dibuat oleh Pemerintah Hindia Belanda sebelumnya tentang kearsipan ( Staatsblad Wed India 1854 No.18, 1857 Bijblad No.54, 1881 Bijblad No.7108, tahun 1182 Bijblad 7109, tahun 1909 Bijblad No. 7131 dan tahun 1938 Bijblad Nomor 14117 tentang penysutan arsip.) Peraturan Perundangan Hindia Belanda ini masih berlaku berdasarkan pasal II aturan peralihan Undang-Undang Dasar 1945 ( Endang Wiryatmi Tri Lestari, 1993: 40 ). Sebagai penjabaran dari Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah tersebut masing-masing-masing Menteri melanjutkan kebijakan kearsipan sesuai dengan bidang tugas masing-masing dalam bentuk Surat Keputusan. Untuk Kementerian Agama, diterbitkan Keputusan Menteri Agama Nomor 81 tahun 1984 tentang Penerapan Sistem Kearsipan Kartu kendali ( Arsip Dinamis ) dilingkungan Departemen Agama dan berbagai Surat Edaran tentang Kearsipan ( Sekjen Departemen Agama, Surat Edaran No.731 tahun 1995 dan terakhir Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis di lingkungan Departemen Agama. Karena perubahan zaman dan perkembangan ilmu dan teknologi informasi yang lebih canggih dan modern, Pemerintah menyempurnakan Undang-undang Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971 dengan Undang-undang yang baru tentang kearsipan yaitu Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kementerian Agama menindaklanjuti Undang-undang ini dengan Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Kearsipan Di lingkungan Kementerian Agama dan KMA Nomor 120 Tahun 2013 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Agama. 2. Pengelolaan Arsip di Kantor Kementerian Agama Kab/Kota Selama tiga tahun terakhir ini pengelolaan arsip di Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota banyak yang berubah, bukan berubah ke arah yang 5
baik, tetapi ke arah ketidak sesuaian dengan pedoman kearsipan kementerian agama. Pengelolaan arsip tidak lagi mengikuti ketentuan yang termaktub di dalam KMA Nomor 81 Tahun 1984 dan dan PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis dan KMA Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan Di lingkungan Kementerian Agama. Banyak prosedur dan tata cara kearsipan yang sudah ditinggalkan oleh para petugas kearsipan. Prosedur yang ditiadakan itu meliputi pengurusan surat masuk, surat keluar, tata cara penyimpanan arsip aktif dan in aktif, penyimpanan, pemeliharaan sampai ke pemusnahan arsip. Dari pengamatan lapangan dan laporan para peserta diklat, paling tidak ada lima prosedur kearsipan yang menyalahi pedoman pengelolaan kearsipan Kementerian Agama yang tidak dilaksanakan oleh petugas kearsipan sesuai dengan pedoman kearsipan, antara lain sebagai berikut : 1) Mencatat informasi surat penting ke dalam kartu kendali (KK I, II dan III). Sebagian besar Kantor Kementerian Agama Kab/Kota termasuk Madrasah dan KUA tidak lagi mencatat surat masuk dan keluar pada kartu kendali oleh pencatat surat, tetapi cukup dicatat di buku ekspedisi. Alasannya untuk menghemat waktu, karena mencatat surat pada kartu kendali membutuhkan waktu 10 menit untuk sepucuk surat yang dicatat. Yang masih difungsikan adalah Lembar Disposisi (LD 1 dan 2) untuk disposisi Kepala Kantor kepada Unit Pengolah. Dengan hilangnya KK I, II dan III otomatis sarana kotak kartu kendali untuk menyimpan kartu kendali tidak dipakai lagi. Peniadaan KK 1,2 dan 3 akan mendatangkan kesulitan bagi unit kearsipan. Surat masuk yang langsung ke unit pengolah, tidak melalui unit kearsipan tidak bisa dipantau atau diketahui oleh unit kearsipan. Secara prosedural, surat masuk langsung ke UP memang dibolehkan, tetapi tata usaha UP harus melaporkannya ke unit kearsipan dengan memberikan catatan KK I dan II pada unit kearsipan. Bilamana KK I dan II ditiadakan, maka laporan resmi surat masuk langsung ke UP tidak bisa dilakukan, kecuali dilaporkan dengan lisan. 6
2) Mencatat informasi surat biasa dan rahasia ke dalam LPSB/LPSR Surat biasa dan rahasia yang masuk di unit kearsipan harus dicatat oleh petugas pencatat surat ke dalam lembar pengantar surat biasa (LPSB) untuk surat biasa dan lembar pengantar surat rahasia (LPSR) untuk surat rahasia. Sekarang ini, sebagian besar kantor kementerian agama sudah meniadakan tata cara pencatatan surat biasa dan rahasia sesuai prosedur kearsipan kementerian agama, diganti dengan pencatatan surat pada buku ekspedisi seperti pencatatan surat penting. Padahal perlakuan untuk surat penting berbeda dengan surat biasa. Surat penting harus ditindaklanjuti sedangkan surat biasa tidak perlu ditindaklanjuti. 3) Penggunaan guide (sekat) 1, 2 dan/atau 3 dan folder sistem filing Sebagian besar, penggunaan guide (sekat) 1, 2, dan 3 beserta folder dalam sistem filing arsip aktif, sudah ditinggalkan. Walaupun sistem arsip aktif masih memakai sistem filing, tetapi berkas arsip tidak lagi disimpan di dalam folder dengan guide (sekat) 1, 2 dan 3. Sebagai gantinya, berkas arsip disimpan dalam map snelhechter atau map folio biasa dengan diberi label kode klasifikasi dan nama berkas pada cover map dan ditumpuk berlapis-lapis di dalam filing kabinet. Beberapa kantor ada yang tidak menggunakan filing kabinet, tetapi menggunakan laci meja untuk menyimpan berkas arsip. Dengan cara demikian, apabila manajemen kantor sewaktu-waktu membutuhkan arsip, maka petugas arsip atau arsiparis akan mencari tumpukan map didalam filing kabinet atau didalam laci meja. Dengan demikian penggunaan label kode arsip pada guide 1, 2 dan 3 dan label arsip pada folder yang menunjukkan masalah, sub masalah dan sub- sub masalah tidak diterapkan lagi di sebagian kantor kementerian agama, seperti yang diperintahkan oleh KMA Nomor 81 Tahun 1984, PMA Nomor 10 Tahun 2005 dan KMA Nomor 44 Tahun 2010. Pengabaian sistem pemakaian guide dan folder ini, mengakibatkan pencarian arsip di kantor Kementerian Agama Kab/Kota lebih lama, bahkan kadang-kadang sulit ditemukan, karena sub masalah dan sub-sub masalah nya tidak ditulis sesuai kode klasifikasi arsip. Label map selalu ditulis sesuai dengan istilah kantor sehari-hari, seperti cuti tahunan ibu Aminah, kenaikan pangkat pak Umar, workshop di hotel Budi dan sebagainya tanpa 7
4) 5) menuliskan kode klasifikasi dan titel yang sesuai dengan kode klasifikasi dan masalah kearsipan berdasarkan KMA Nomor 81 Tahun 1984, PMA Nomor 10 Tahun 2005 dan KMA Nomor 44 Tahun 2010. Prosedur penataan berkas dalam folder Arsip yang telah dihimpun menjadi berkas dimasukkan ke dalam folder atau map gantung di dalam filing. Penentuan titel folder atau map gantung harus disesuaikan dengan isi berkas dan dapat diatur dalam bentuk dossier, rubrik, seri, abjad, nomor, atau tanggal kegiatan. Pengaturan seperti ini tidak dilakukan oleh petugas arsip kantor Kementerian Agama. Contohnya kegiatan workshop kearsipan angkatan 1 dan 2 mulai dari awal sampai akhir. Penyimpanannya dilakukan dalam map secara terpisah-pisah. Seharusnya berkas itu digabung menjadi satu mulai dari kegiatan awal sampai proses akhir. Berkas ini dimasukkan dalam folder yang diberi label Latihan/Kursus-KP. 02.3. Berkas workshop kearsipan ini dapat digabungkan dengan berkas lain yang sejenis dalam satu folder, yaitu : 1) berkas lokakarya, 2) bekas orientasi, 3) berkas seminar, 4) berkas kursus-kursus dalam maupun luar negeri. Berkas itu dimuat dalam satu folder, karena jenis berkasnya masuk dalam kode klasifikasi KP.02.3. Tetapi untuk berkas kegiatan diklatpim tingkat IV umpamanya, atau diklat fungsional dan diklat teknis, harus dimasukkan dalam folder (map) lain, dengan kode berkas KP.02.2. Nama foldernya Diklat Dalam Jabatan- KP.02.2. Isi berkasnya digabungkan dengan berkas lain yang sejenis, yaitu: 1) berkas diklatpim, 2) berkas diklat arsiparis, 3) berkas diklat keuangan dan seterusnya. Prosedur penyimpanan berkas seperti ini sebagian tidak dilakukan oleh petugas arsip kantor, tetapi dimasukkan terpisah-pisah dalam stopmaf folio atau map snelhechter. Padahal kode klasifikasi berkasnya sama. Penataan arsip in aktif dalam boks dan penyimpanan dalam rak/lemari arsip Tata cara penyimpanan arsip in aktif di kantor-kantor kementerian agama kab/kota masih semrawut. Arsip in aktif diberkas dalam stopmap folio, map snelhechter atau map binder diberi label dan kode seadanya, kemudian disimpan dibawah meja kerja, dibawah kursi, didalam lemari kayu atau 8
lemari kaca, ditumpuk-tumpuk sebegitu rupa sampai mengganggu kenyamanan kerja dan mengganggu pemandangan ruangan kantor. Arsip in aktif tidak disimpan dengan rapi didalam rak khusus arsip in aktif atau didalam lemari arsip di ruangan kearsipan yang khusus. Tetapi disimpan dan dipelihara oleh unit-unit pengolah. Seharusnya arsip yang disimpan di unit pengolah (bidang, pembimas, seksi, penyelenggara, bagian atau subbagian tata usaha) adalah arsip aktif saja yang usianya hanya sampai dua tahun. Kemudian arsip tersebut dipindahkan ke unit kearsipan (subbag atau urusan umum) berubah nama menjadi arsip in aktif yang disimpan dalam boks (kotak) arsip. Kondisi saat ini, arsip tersebut dibiarkan sebegitu rupa di unit pengolah (seksi dan penyelenggara), tidak dipindahkan ke unit kearsipan, walaupun berkasnya tidak lagi dianggap penting. Anehnya, walaupun berkasnya tidak lagi dianggap penting, tetap saja disimpan dan dipelihara oleh unit pengolah. Padahal dalam sistem pengelolaan arsip, arsip harus dilakukan pemindahan dari arsip aktif menjadi in aktif. Kemudian arsip harus diweeding (dilakukan pemilahan dan penyiangan), berkas arsip mana saja yang harus dipindah, dikurangi, atau dimusnahkan. Hasil weeding arsip, kemudian dilakukan penyusutan arsip, pemusnahan dengan penghancuran atau pembakaran atau pengiriman ke kantor arsip di provinsi atau di pusat. 3. Faktor Penyebab Salah Kelola Arsip Dari hasil pengamatan selama tiga tahun terakhir, selama diklat diluar kampus diselenggarakan oleh Balai Diklat Keagamaan Palembang dan informasi yang disampaikan oleh para peserta diklat kearsipan, ada beberapa faktor penyebab salah kelola arsip oleh sebagian Kantor Kementerian Agama di Sumatera Selatan. Faktor penyebab itu antara lain sebagai berikut : 1) Manajemen kantor tidak menganggap kearsipan sebagai bagian penting dan menentukan dalam sistem manajemen perkantoran. Akibatnya tidak ada program dan tindakan nyata dari pihak manajemen kantor untuk mengangkat dan meningkatkan image kearsipan kearah yang lebih baik, lebih rapi dan lebih standar. Walaupun pimpinan membutuhkan layanan informasi yang cepat, tetapi pimpinan tetap saja memandang 9
sebelah mata terhadap kearsipan. Kearsipan selalu dianggap sebagai salah satu kegiatan perkantoran yang tidak berkaitan dengan prestasi kantor, apalagi berkaitan dengan kinerja pimpinan, tetapi dianggap sebagai salah satu pelengkap saja dalam sistem perkantoran. 2) Minimnya pengetahuan dan keterampilan manajer kantor dan petugas kearsipan di bidang kearsipan Ada pimpinan kantor kementerian agama kabupaten yang belum pernah belajar kearsipan baik melalui diklat fungsional maupun diklat dalam jabatan sejak diangkat sebagai CPNS sampai 14 tahun kemudian diangkat menjadi Kasubbag TU dan kemudian dipromosi menjadi Kepala Kantor. Begitu juga dengan pegawai yang ditunjuk sebagai petugas kearsipan. Cukup mengikuti diklat selama 10 hari, kemudian selama bertahun-tahun tidak lagi memperdalam kearsipan. Minimnya pengetahuan dibidang kearsipan memicu kekurangan perhatian dan rasa kurang suka terhadap sistem kearsipan. Pimpinan dan petugas kearsipan hanya peduli dengan informasi. Ketika informasi sudah tersedia, urusan arsip selesai. Jika informasi tidak tersedia dari arsip, pimpinan dan petugas mencari informasi dari pihak lain. Akhirnya pembenahan arsip jadi terlupakan. 3) Minimnya pengawasan kearsipan dari pihak atasan. Belum pernah terdengar ada teguran atau peringatan dari pihak atasan, manakala sistem pengelolaan kearsipan tidak mengikuti KMA Nomor 81 Tahun 1984 dan KMA Nomor 44 Tahun 2010. Tidak ada KUA dan Madrasah yang diberi peringatan oleh Kemenag karena tata kearsipannya amburadul. Begitu juga dengan Kemenag Kab/Kota apabila melakukan kesalahan serupa dalam mengelola kearsipan. Tidak pernah ada teguran atau peringatan dari pimpinan Kantor Wilayah. Dan Kantor Wilayah sendiri, belum pernah dapat teguran dan peringatan dalam masalah pengelolaan kearsipan dari Irjen atau dari Biro Umum Sekretariat Jenderal. Mengapa tidak ada teguran dan peringatan? Karena bidang kearsipan tidak masuk nominasi yang wajib diawasi. Karena itu tidak ada reward atau punishment untuk arsip atau petugas kearsipan, sebab kinerjanya memang tidak pernah diawasi dan diperiksa. 10
4) C. 1. Kurangnya tenaga kearsipan dan arsiparis. Untuk menjadi arsiparis disamping berstatus PNS, ia juga harus memiliki ijazah D3 atau S1 bidang kearsipan. Bagi yang tidak memiliki ijazah kearsipan, diwajibkan untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsipan di Arsip Nasional Republik Indonesia di Jakarta dengan memperoleh STTPL atau Sertifikat. Disamping persyaratan formal diatas, menurut Anhar, arsiparis juga harus memenuhi beberapa persyaratan yaitu : 1) menguasai pengetahuan tata kearsipan, 2) selalu mengikuti perkembangan dibidang kearsipan yang baru, 3) mengenal seluk beluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatannya, dan 4) memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik. (Drs. Anhar, 1980 : hlm 120) Tidak banyak pegawai yang mendambakan ingin menjadi arsiparis. Sebagian pegawai menganggap profesi ini terkesan membosankan, melelahkan, bahkan menakutkan. Kerjanya rumit, sering dimarahi atasan karena lama mencari arsip yang dibutuhkan, disamping tunjangan fungsional arsiparis yang diterima tidak sebanding dengan tanggung jawab sebagai seorang arsiparis. Akibatnya Kantor Kementerian Agama mengalami kekurangan tenaga arsiparis. Untuk melaksanakan tugas-tugas kearsipan, ditunjuk petugas kearsipan dari PNS yang ada dengan latar belakang ijazah bukan kearsipan dan belum pernah mengikuti diklat kearsipan. Apabila pengelolaan arsip menjadi tidak standar, merupakan kewajaran, karena pengelolanya memang tidak ahli dibidangnya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan berjalan apa adanya, sesuai dengan pengetahuan yang dimiliki petugas kearsipan. PENUTUP Kesimpulan a. Pengelolaan arsip di Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota, termasuk di KUA dan Madrasah, sebagian tidak standar, menyalahi tatacara dan prosedur kearsipan seperti yang termaktub dalam KMA Nomor 81 Tahun 1984 dan KMA Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan Di lingkungan Kementerian Agama, 11
2. terutama untuk penggunaan kartu kendali, LPSB/LPSR, penggunaan guide (sekat) dan folder, prosedur penataan berkas dalam folder dan penataan arsip in aktif dalam boks, serta penyimpanannya dalam rak/lemari arsip ; b. Faktor penyebab salah kelola kearsipan diatas, paling tidak ada empat : 1) manajemen kantor tidak menganggap kearsipan sebagai bagian penting dan menentukan dalam sistem manajemen perkantoran, 2) minimnya pengetahuan dan keterampilan manajer dan petugas kearsipan di bidang kearsipan, 3) minimnya pengawasan kearsipan dari instansi atasan, dan, 4) kurangnya tenaga SDM arsiparis dan petugas kearsipan. Rekomendasi Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sistem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan. Oleh karena itu disarankan kepada Kanwil Kementerian Agama untuk melakukan sosialisasi "kembali ke pengelolaan arsiparis yang standar dan prosedural, sesuai dengan KMA Nomor 44 Tahun 2010", ke seluruh Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota se-Sumatera Selatan, termasuk Madrasah dan KUA, dan menindaklanjutinya dengan melakukan pengawasan berkala terhadap pelaksanaan tata kearsipan minimal dua kali setahun. *** 12
DAFTAR BACAAN Anhar. 1980. PengurusanSuratdanKearsipan. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Departemen Agama RI, Sekretariat Jenderal.2006. Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan Departemen Agama RI. Jakarta : Departemen Agama RI. Departemen Agama RI, Badan Litbang dan Diklat. 2009. Modul Tata Kearsipan dan Pengurusan Surat. Jakarta : Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama Dirjen Peny Haji dan Umrah. 2010. Pedoman Pengarsipan Dokumen Penunjang Paspor Jemaah Haji. Jakarta : Dirjen PHU Jay Kennedy and Cherryl Schauder, 1998. Records management: A Guide to Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman. Liv Mykland. 1992. Protection and identity: The Archivist's Identity and Professionalism. Montreal: ICA, XIIth. Peter Walne (ed), 1988. Dictionary of Archival Terminology . Munchen: KG. Saur. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang - Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 Tentang Pedoman Penataan Kearsipan Di lingkungan Kementerian Agama. Keputusan Menteri Agama Nomor 120 Tahun 2013 Tentang jadwal Retensi Arsip Di lingkungan Kementerian Agama. 13