LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN SISTEM ADMINISTRASI PELAYANAN PASIEN (SAMPEYAN) DI POLIKLINIK SPN POLDA JAMBI DISUSUN OLEH: NAMA : dr. MUNANDAR NOSIS : 20240307030618 LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP) BANDUNG, Juli 2024
LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN SISTEM ADMINISTRASI PELAYANAN PASIEN (SAMPEYAN) DI POLIKLINIK SPN POLDA JAMBI PESERTA PELATIHAN: NAMA : dr. MUNANDAR NOSIS : 20240307030618 Telah disetujui pada tanggal, Juli 2024 Di Pusdikmin Lemdiklat Polri Bandung Coach Mentor AYU APRILIA PUTRI,S.Pd,M.M PEMBINA NIP 198404142008012002 EDY SETYANTO ERNING W. S.I.K., M.H KOMBESPOL NRP 77071328 i
LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI PENJELASAN COACH TENTANG KEMAMPUAN PESERTA Nama Peserta Pelatihan : dr. MUNANDAR Satker : SPN POLDA JAMBI Jabatan : KA POLIKLINIK Tempat aktualisasi : Poliklinik SPN Polda Jambi Saya menilai peserta Pelatihan Struktural tersebut; Sangat Mampu / Mampu / Kurang Mampu/Tidak Mampu Membuat aktualisasi substansi mata Pelatihan Struktural dalam menyelesaikan isu yang telah ditetapkan, dengan penjelasan sebagai berikut ... ... ..... ..... .. ... ... Bandung, Juli 2024 Coach ... ... ... . ... . AYU APRILIA PUTRI,S.Pd,M.M ... . PEMBINA NIP198404142008012002 ... .. ... .. ii
LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI PENJELASAN MENTOR TENTANG KEMAMPUAN PESERTA Nama Peserta Pelatihan : dr. MUNANDAR Satker : SPN POLDA JAMBI Jabatan : KA POLIKLINIK Tempat aktualisasi : Poliklinik SPN Polda Jambi Saya menilai peserta Pelatihan Struktural tersebut; Sangat Mampu / Mampu / Kurang Mampu/Tidak Mampu Melaksanakan aktualisasi substansi mata Pelatihan Struktural dalam menyelesaikan isu yang telah ditetapkan, dengan penjelasan sebagai berikut ... ..... ... ..... ... .. ... .... . ... .... .... ... .... . Bandung, Juli 2024 Mentor ... .... . EDY SETYANTO ERNING W. S.I.K., M.H KOMBESPOL NRP 77071328 iii
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya sehingga dapat menyelesaikan laporan hasil aksi perubahan ini dengan baik. Laporan hasil aksi perubahan ini disusun sebagai dasar dalam rangka memenuhi persyaratan kelulusan dalam melaksanakan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) T.A 2024. Laporan aksi perubahan ini diberikan judul "Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) di Poliklinik SPN Polda Jambi yang bertujuan untuk melakukan digitalisasi administrasi pelayanan pasien berupa pencatatan dan pelaporan pasien secara digitalisasi. Penyusunan laporan hasil aksi perubahan ini tidak terlepas dari dukungan, bimbingan, arahan dan masukan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada: 1. Kombes Pol Drs. Ruli Agus Pramono,S.Ik selaku Kapusdikmin Lemdiklat Polri; 2. Kombes Pol Edy Setyanto Erning Wibowo. S.I.K., M.H, selaku Kepala Sekolah Polisi Negara Polda Jambi sekaligus mentor; 3. AKBP Suparman,S.S, M.M Waka SPN Polda Jambi selaku Promoter; 4. AKBP Grace K. D Rahakbau, Sik, M.Si, selaku Waka Pusdikmin Lemdiklat Polri; 5. AKBP Rahmat Kurniawan,S.S,S.H,M.H,M.AP selaku Kepala Bagian Tenaga Pendidik Pusdikmin Lemdiklat Polri; 6. AKBP Henny Purwanti, S.IK., M.S.i. selaku Kepala Bagian Pendidikan dan Pelatihan Pusdikmin Lemdiklat Polri; 7. AKBP Fitri Sofiyani,S.H, M.Pd. selaku Kepala Bagian Pembinaan Siswa Pusdikmin Lemdiklat Polri; 8. Pembina Ayu Aprillia Putri,S.Pd, M.M selaku pembimbing (Coach); 9. Orang tua, istri dan keluarga yang senantiasa mendukung dalam melaksanakan pendidikan. iv
Penulis menyadari bahwa laporan hasil aksi perubahan ini masih banyak kekurangan baik isi maupun susunannya, oleh karena penulis berharap kepada semua pihak untuk memberikan saran dan masukan untuk penyempurnaan penyusunan laporan aksi perubahan ini dengan harapan laporan hasil aksi perubahan yang penulis susun dapat bermanfaat tidak hanya bagi penulis juga bagi semua pihak yang membutuhkan. Bandung, Juli 2024 Penulis dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618 v
DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN ... i PENJELASAN COACH ... ii PENJELASAN MENTOR ... iii KATA PENGANTAR ... iv DAFTAR ISI ... vi DAFTAR TABEL ... viii DAFTAR GAMBAR ... ix BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang ... 1 1. Deskripsi Umum ... 1 2. Tujuan ... 6 3. Kemanfaatan Aksi Perubahan ... 6 B. INOVASI DAN OUTPUT RENCANA AKSI ... 7 1. Inovasi ... 7 2. Output ... 9 C. RUANG LINGKUP ... 10 BAB II DESKRIPSI RENCANA AKSI PERUBAHAN ... 11 A. Roadmap atau Milestone Rencana Aksi Perubahan ... 11 1. Kegiatan ... 11 2. Waktu Pelaksanaan ... 12 3. Tahapan Rencana Aksi Perubahan ... 13 B. Stakeholder Aksi Perubahan ... 16 1. Stakeholder Internal ... 16 2. Stakeholder Eksternal ... 17 3. Peran, Pengaruh dan Intensitas ... 17 C. Strategi komunikasi ... 27 BAB III PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 30 A. Pemanfaatan Sumber Daya... 30 1. Mobilisasi SDM ... 30 2. Penggunaan Anggaran ... 33 3. Penggunaan Sarana Prasarana ... 34 4. Strategi Mengatasi Masalah ... 34 B. STAKEHOLDER ... 37 1. Dukungan Stakeholder ... 37 vi
2. Kuadran Stakeholder Setelah Aksi Perubahan... 45 C. Capaian Aksi Perubahan ... 47 1. Kesesuaian Mailstone dan Implementasi ... 47 2. Pencapaian Hasil Perubahan Terhadap Rencana Perubahan ... 52 3. Pelaksanaan Strategi Pengembangan Kompetensi Dalam Aksi Perubahan ... 72 4. Keterkaitan Mata Pelatihan Pilihan Dengan aksi Perubahan ... 77 BAB IV PENUTUP ... 81 a. Simpulan... 81 B. Rekomendasi... 82 DAFTAR PUSTAKA ... 83 vii
DAFTAR TABEL Tabel 1 Data pasien yang di rujuk ... 5 Tabel 2 Data pasien dalam pengawasan ... 5 Tabel 3 Mailstone Rencana Aksi Perubahan ... 12 Tabel 4 Pentahapan Rencana Aksi Perubahan ... 13 Tabel 5 Pengklasifikasian Stakeholder ... 19 Tabel 6 Identifikasi Stakeholder ... 21 Tabel 7 Susunan Tim Efektif ... 30 Tabel 8 Rincian Anggaran Aksi Perubahan ... 33 Tabel 9 Manajemen Resiko ... 35 Tabel 10 Klasifikasi Stakeholder Internal Setelah Aksi Perubahan ... 38 Tabel 11 Klasifikasi Stakeholder Eksternal Setelah Aksi Perubahan ... 40 Tabel 12 Identitas Stakeholder Setelah Aksi Perubahan ... 41 Tabel 13 Kesesuaian Mailstone dan Implementasi ... 47 Tabel 14 Perbedaan sebelum dan setelah aksi perubahan ... 64 Tabel 15 Hasil monitoring SAMPEYAN ... 66 Tabel 16 Hasil kuisioner ... 70 Tabel 17 Rekap Nilai Akhir Sikap Perilaku Sebelum Aksi Perubahan ... 72 Tabel 18 Penilaian Sikap Perilaku Setelah Aksi Perubahan ... 74 Tabel 19 Strategi Pengembangan kompetensi ... 75 Tabel 20 Perbandingan Rencana dan RealisasiPengembangan Kompetensi Stakeholder ... 76 Tabel 21 Keterkaitan Mata Pelatihan dengan Aksi Perubahan ... 78 viii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Rekam medis ... 3 Gambar 2 Tampilan Fitur SAMPEYAN ... 9 Gambar 3 Peta Jejaring ... 24 Gambar 4 Kuadran Stakeholder ... 26 Gambar 5 Struktur Tata Kelola SDM ... 32 Gambar 6 Peta Jejaring Setelah Aksi Perubahan ... 44 Gambar 7 Kuadran Sebelum Aksi Perubahan ... 45 Gambar 8 Kuadran Setelah Aksi Perubahan ... 45 ix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang 1. Deskripsi Umum Berdasarkan Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor Nomor 14 Tahun 2018 tentang Susunan Organisasi Dan Tata Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Kepolisian Daerah (Polda) Sekolan Kepolisian Negara (SPN) merupakan unsur pendukung yang di pimpin oleh Ka SPN yang bertanggungjawab kepada Kapolda dan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari di bawah kendali Wakapolda yang bertugas menyelenggarakan program pendidikan dan pelatihan, serta mengelola standar pendidikan. Secara administratif SPN Polda Jambi terletak di Jl. Tri Brata KM 11 jalur Jambi-Palembang yang berada di wilayah Desa Pondok Meja Kecamatan Mestong Kabupaten Muaro Jambi. Posisi SPN berada pada jalur menuju luar kota namun masih dekat dengan pusat kota Jambi sehingga mobiltas transportasi masih sangat memungkinkan. Jarak menuju lokasi SPN dari pusat kota Jambi dengan waktu sekitar 15 menit untuk kendaraan bermotor. Adapun saat ini action leader berkedudukan sebagai Ka Poliklinik SPN Polda Jambi yang melaksanakan tugas sebagai berikut: a. Memberikan pelayanan kesehatan kepada personil, keluarga dan para satdik di SPN; b. Menyelenggarakan pemeriksaan kesehatan berkala bagi personil dan peserta didik; c. Menyelenggarakan upaya peningkatan kesehatan melalui penyuluhan maupun sosialisasi kesehatan; d. Melaporkan keadaan kesehatan personil dan peserta didik; 1
e. Menyelenggarakan administrasi poliklinik meliputi: penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pelajaran sesuai kebutuhan; f. Melakukan koordinasi kepada instansi terkait diluar organisasi yang berhubungan dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan di SPN; g. Menyelenggarakan kegiatan kesehatan lapangan; h. Melaporkan tanggung jawab ke Ka/Waka SPN; i. Melakukan pengawasan pemenuhan gizi peserta didik. Dalam melaksanakan tugasnya Ka Poliklinik dibantu oleh Bamin/Banum. Dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut sebagai Ka Poliklinik SPN Polda Jambi, terdapat permasalahan dalam hal belum optiamalnya admninistrasi pelayanan pasien. Administrasi pelayanan pasein yang dilakukan Poliklinik SPN Polda Jambi salah satunya adalah melakukan pencatatan dan pelaporan pasien yang berobat pada poliklinik SPN Polda Jambi. Namun administrasi pencatatan dan pelaporannya saat ini masih menggunakan manual, yaitu dicatat pada buku dan lembar kertas yang terkadang catatan/tulisan tidak jelas sehingga salah penafsiran dan harus diteliti kembali kejelasan catatan tersebut ketika dibutuhkan. Tentunya hal ini akan berakibat kurang baik dalam mendiagnosa riwayat pasien dan dalam pemberian obat. Disamping itu, pencatatan yang dilakukan secara manual berdampak pada pelaporan kepada pimpinan atau pihak terkait apabila dibutuhkan sewaktu- waktu dapat terhambat dan tidak tepat waktu, yang seharusnya laporan bisa disampaikan 5 menit namun karena harus dicari satu persatu maka menjadi 10 s.d 20 menit untuk memastikan catatannya tidak keliru. Misalkan siswa mengalami sakit yang dianggap serius dan tidak dapat ditangani di Poliklinik SPN Polda Jambi lalu akan dirujuk ke rumah sakit terdekat, maka akan dilihat rekam medik pasien tersebut yang selanjutnya akan dilaporkan kepada pimpinan mengenai riwayat 2
kesehatan yang bersangkutan. Demikian juga jika ada pasien yang memiliki riwayat kesehatan khusus dan harus dilakukan pengawasan maka perlu dilaporkan perkembangannya secara berkala kepada pimpinan ataupun ketika melakukan monitoring rutin perkembangan kesehatan pasien, terutama peserta didik akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari catatan pasien berobat sehingga berdampak pada keterambatan kepada pimpinan atau pihak terkait yang membutuhkan. Berikut gambar administrasi pelayanan pasien berupa pencatatan data pasien berobat yang masih manual dan catatan data kasus: Gambar 1 Rekam medis 3
Catatan pasien berobat pada buku catatan kasus pasien berdasarkan catatan pasien berobat 4
5 Berikut data kasus pasien yang dirujuk dan pasien dalam pengawasan pada tahun 2023 dan bulan januari s.d maret 2024 Tabel 1 Data pasien yang di rujuk No Nama Pasien 1 Gema Diagnosa Thypoid fever+ vomitus Tahun 2023 RS Di rujuk ke Bhayangkara Jambi 2 Recky harianto Thyfoid fever 2023 RS Bhayangkara Jambi 3 Prasetyo 4 Chendy Sub konjungtiva bleeding hemoroid grade 2-3 2024 RS Bhayangkara Jambi 2024 RS Bhayangkara Jambi 5 Gema Lastro thypoid fever+ vomitus 2024 RS Bhayangkara Jambi Tabel 2 Data pasien dalam pengawasan No Nama Pasien Diagnosa Tahun Keterangan 1 Budi Asma bronkial 2024 Pengawan rutin prasetyaryan terkontrol) 2 Lastro hipertensi 2024 Pengawan rutin 3 Dani ACL 2024 Pengawan rutin 4 Rahmat ACL 2024 Pengawan rutin 5 Gemal OW 2024 Pengawan rutin Berdasarkan data dan fakta tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi pelayanan pasien berupa pencatatan dan pelaporan pasien berobat masih dilakukan manual dan dengan adanya data beberapa kasus yang administrasinya tercatat secara manual akan berdampak pada pelaporan kepada pimpinan tidak tepat waktu. Melihat kondisi tersebut maka diharapkan adanya optimalisasi administrasi pelayanan pasien berupa pencatatan dan pelaporan pasien secara digital agar dapat
6 memberikan informasi pasien secara cepat dan akurat, yaitu melalui administrasi pelayanan berupa pencatatan dan pelaporan pasien berobat secara digitalisasi menggunakan aplikasi berbasis web sehingga dapat mendukung administrasi pelayanan berupa catatan dan laporan pasien yang akurat dan tepat waktu "Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) di Poliklinik SPN Polda Jambi. 2. Tujuan Tujuan dalam pembuatan Laporan Hasil Aksi perubahan yang telah dilaksanakan adalah: a. Untuk memenuhi salah satu syarat mengikuti Seminar Akhir dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) pada Pusdikmin Lemdiklat POLRI; b. Sebagai bukti implementasi aksi perubahan; c. Untuk menyediakan bukti pertanggungjawaban implementasi aksi perubahan kepada Sponsor, mentor dan stakeholder; d. Untuk menyajikan informasi tentang inovasi aksi perubahan berupa Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) di Poliklinik SPN Polda Jambi. 3. Kemanfaatan Aksi Perubahan Aksi Perubahan ini dapat memberikan manfaat bagi organisasi baik internal maupun eksternal serta memiliki keterkaitan dengan Reformasi Birokrasi Tematik, salah satunya yaitu "Digitalisasi Administrasi Pemerintahan". Dengan demikian aksi perubahan yang dilaksanakan yaitu membuat Sistem Administrasi Pelayanan Pasien dimana melakukan kegiatan administrasi pelayanan pasien berupa pencatatan dan pelaporan data pasien dari manual ke digital yang mampu mempercepat administrasi pelayanan pasien dalam melakukan pencatatan pelayanan dan pelaporan pasien secara akurat dan up to date . Adapun manfaat internal dan eksternal dijelaskan sebagai berikut:
B. 7 a. Manfaat internal. 1) Memudahkan administrasi pelayanan pasien dalam hal pencatatan dan penyusunan pelaporan pasien secara cepat dan tidak perlu dicatat kembali pada lembar catatan maupun pada buku; 2) Memudahkan melakukan pengolahan data pasien dalam mendukung laporan secara cepat dan akurat; 3) Memberikan kemudahan melakukan rekam data pasien berobat karena data yang terinput sudah langsung tersimpan; 4) Memberikan laporan data pasien berobat secara cepat, tepat dan akurat kepada pimpinan atau pihak yang membutuhkan kapan saja dan dimana saja; 5) Mengurangi penggunaan kertas dalam kegiatan administrasi pelayanan pasien; 6) Pelayanan pasien yang semula membutuhkan waktu 10 s.d 20 menit menjadi 5 menit dalam kondisi normal. b. Manfaat eksternal. 1) Memberi kemudahan informasi kepada pasien ketika dibutuhkan terkait catatan kesehatannya terkini; 2) Pasien dapat mengetahui informasi catatan pemberian obat yang sebelumnya diberikan secara cepat dan akurat; 3) Mempercepat laporan kepada pihak terkait yg membutuhkan data pasien (Bag Jarlat, Korsis dan gadik). INOVASI DAN OUTPUT RENCANA AKSI 1. Inovasi Berdasarkan latar belakang dan permasalahan di atas, maka inovasi aksi perubahan yang dibuat adalah membuat Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) di Poliklinik SPN Polda Jambi secara digital, yaitu meliputi administrasi pencatatan
8 pelayanan pasien di Poliklinik Polda Jambi yang terdiri dari Serdik, Personel dan keluarga personel SPN Polda Jambi. Peningkatan layanan terhadap pasien di SPN Polda Jambi terhadap pemantauan dan evaluasi kinerja organisasi yang dapat diupayakan oleh fitur Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) adalah berfokus pada pencatatan data pasien, data pemberian obat, data tindakan terhadap pasien dan proses pelaporan data pasien secara digital. Dengan menitiberatkan pada ha-hal tersebut maka memberikan dampak bagi akuntabilitas kinerja Poliklinik SPN Polda Jambi yang diwujudkan dalam dokumen administrasi pelayanan pasien dan pelaporan yang akuntabel dan tepat waktu. Sistem administrasi pelayanan pasien (SAMPEYAN) merupakan inovasi pertama berbentuk aplikasi yang digagas oleh action leader selaku Ka Poliklinik SPN Polda Jambi. Aplikasi SAMPEYAN tidak hanya berbasis Web, namun juga berbasis android sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja oleh user melalui alamat web Berikut fitur-fitur yang terdapat pada Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) yang terdiri dari: a. Fitur data obat, yang memuat data ketersediaan obat yang terintegrasi dengan laporan riwayat pemeriksaan pasien dan pemberian tindakan oleh dokter terkait dengan pemberian obat; b. Fitur data dokter, yang berisi nama dokter pada Poliklinik SPN Polda Jambi yang terintegrasi dengan riwayatpemeriksaan pasien dan laporan data pemeriksaan pasien serta nomor registrasi rekam medik; c. Fitur data pasien yang terdiri dari data anggota, data siswa, berisi daftar pasien yang berobat yang terintegrasi dengan riwayat pemeriksaan kesehatan,pemberian obat, dokter yang menangani,tindakan, diagnosa dan riwayat waktu berobat. d. Fitur laporan Rikkes, berisi data hasil rikkes yangtelah dilaksanakan terhadap siswa maupun personel;
e. Fitur Rikkes, berisi informasi pelaksanaan Rikkes yang akan dan telah dilaksanakan sebagai monitoring dalam pelaksanaan kegiatan pemeriksaan rutin/berkala. f. Sedangkan pada user pimpinan terdiri dari fitur laporan/riwayat pemeriksaan pasien dan laporan hasil rikkes sebagai monitoring terutama terhadap perkembangan kesehatan personel dan siswa yang digunakan untuk pertimbangan pemberian kebijakan lebih lanjut. Gambar 2 Tampilan Fitur SAMPEYAN 2. Output Berdasarkan inovasi tersebut, Output yang dihasilkan adalah: a. Aplikasi Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) berbasis web dan android; 9
10 b. Buku panduan Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) di Poliklinik SPN Polda Jambi; c. Video tutorial Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) di Poliklinik SPN Polda Jambi; d. Surat Perintah Ka SPN Polda Jambi tentang penggunaan Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) di Poliklinik SPN Polda Jambi; e. Surat pernyataan keberlangsungan penggunaan aplikasi SAMPEYAN di SPN Polda Jambi. C. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Aksi Perubahan yang dilakukan adalah berkaitan dengan administrasi pelayanan pencatatan dan pelaporan Pasien Berobat di Poliklinik SPN Polda Jambi secara digital melalui "Sistem Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN)" yang sebelumnya dilakukan secara manual yaitu dicatat pada lembar catatan pasien berupa rekam medik dan dilakukan pencatatan kembali pada buku register pasien berobat yang ditujukan untuk meningkatkan layanan pemantauan dan evaluasi kinerja dalam rangka menghasilkan dokumen pelaporan yang akuntabel dan tepat waktu
11 BAB II DESKRIPSI RENCANA AKSI PERUBAHAN A. Roadmap atau Milestone Rencana Aksi Perubahan 1. Kegiatan Kegiatan aksi perubahan yang dilaksanakan pada dasarnya adalah melakukan optimalisasi administrasi pelayanan pasien yang semua masih manual menjadi digitalisasi melalui Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) yang ditujukan untuk meningkatkan pelayanan, pemantauan dan evaluasi kinerja Poliklinik SPN Polda Jambi sehingga memudahkan dalam pengadministrasian yang meliputi data pasien, data obat, hasil pemeriksaan dan laporan data pasien. Sehingga dapat memberikan informasi atau laporan secara akuntabel dan tepat waktu. Dalam melaksanakan kegiatan utama tersebut, diperlukan pentahapan rencana aksi perubahan yang didukung oleh bukti yang kuat sebagai bentuk akuntabilitas kinerja. Dengan adanya pentahapan rencana aksi perubahan tersebut agar setiap kegiatan dapat terpantau perkembangannya dan memastikan setiap kegiatan dapat dilaksanakan yang pada akhirnya menciptakan kesatuan utuh rangkaian kegiatan dalam menciptakan keberhasilan kegiatan pokok aksi perubahan. Secara garis besar, pentahapan rencana aksi perubahan terdiri dari tahap perencanaan (planning), tahap pengorganisasian (organizing), tahap pelaksanaan (actuating), tahap monitoring dan evaluasi (controlling) dan tahap pelaporan. Selain itu, terdapat rencana aksi perubahan pasca pelatihan dalam rangka menjamin keberlangsungan aksi perubahan untuk keberlanjutan manfaat yang dapat dirasakan oleh Poliklinik SPN Polda Jambi dalam pelayanan pemantauan dan evaluasi kinerja. Berdasarkan tujuan yang akan dicapai di dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan tersebut maka millestone atau pentahapan yang akan dilaksanakan terdiri dari 4 (empat) tahap yaitu: Perencanaan (Planning) Perorganisasian (Organizing), Pelaksanaan (Actuating),
12 Monitoring dan Evaluasi (Controlling). 2. Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan rencana aksi perubahan dimulai tanggal 6 Mei sampai dengan 2 Juli 2024 (60 hari) dilaksanakan pada Poliklinik SPN Polda Jambi dengan rincian waktu sebagai berikut: a. Tahap awal/Perencanaan : Tanggal 5 s.d 11 Mei 2024; b. Tahap pengorganisasian : Tanggal 7 s.d 8 Mei 2024; c. Tahap pelaksanaan : Tanggal 14 Mei s.d 1 Juli 2024; d. Tahap pengawasan : Tanggal 6 Juni s.d 2 Juli 2024 Penjelasan waktu pelaksanaan rencana aksi perubahan tersebut dapat dilihat dalam tabel mailstone berikut: Tabel 3 Mailstone Rencana Aksi Perubahan Minggu ke- Pasca No Uraian Kegiatan Pelatihan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 Tahap Perencanaan (Tanggal 5 s.d 11 Mei 2024) Tahap Pengorganisasian (Tanggal 7 s.d 8 Mei 2024) 3 Tahap Pelaksanaan (Tanggal 11 Mei s.d 25 Juni 2024) Tahap Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan (Tanggal 26 s.d 2 Juli 2024) minggu ke 9 5 PELAPORAN 4 (Tanggal 1 s.d 2 Juli 2024) 6 Melakukan migrasi aplikasi ke VPN Polri melalui Bid TIK Polda Jambi 7 Melakukan maintenance aplikasi 8 Mengembangkan Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) menjadi sistem yang dapat diintegrasikan dengan data peserta didik dari SDM Polda Jambi 9 Mengembangkan aplikasi (berupa penambahan fitur)
13 3. Tahapan Rencana Aksi Perubahan Tahapan rencana aksi perubahan yang dilaksanakan dari perencanaan sampai pasca pelatihan dilaksanakan selama 60 hari yang dimulai dari tanggal 5 Mei s.d 2 Juli 2024. Tabel 4 Pentahapan Rencana Aksi Perubahan Tahapan Kegiatan Waktu Output 1 2 3 4 I Tahap Off Campus 60 Hari 60 hari A.Tahap Perencanaan ( Tanggal 5 s.d 11 Mei 2024) Tanggal 5 Mei Libur (hari minggu) 1 Melaporkan dan koordinasi kepada Dokumentasi pimpinan langsung selaku Promoter Catatan hasil dan Mentor mengenai rencana aksi koordinasi perubahan Minggu ke I 2 Melakukan kesepakatan pelaksanaan Tanggal 6 Mei 2024 Dokumentasi rencana aksi perubahan kepada mentor (1 hari) 3 Mengumpulkan data dukung Data pendukung pembuatan aplikasi terkait rencana aksi Dokumentasi perubahan B.Tahap Pengorganisasian ( Tanggal 7 s.d 8 Mei 2024) 1 Melakukan rapat koordinasi rencana Minggu ke I Surat undangan aksi perubahan dengan stakeholder Tanggal 7 2024 Notulen internal (1 hari) Berita acara hasil rapat Daftar hadir Dokumentasi 2 Melakukan pembentukan tim efektif Minggu ke I Daftar nama tim rencana aksi perubahan Tanggal 7 mei 2024 efektif (1 hari) 3 Membuat sprin tim efektif Minggu ke 1 Sprin tim efektif Tanggal 8 Mei 2024 Dokumentasi (1 hari) Tanggal 9 s.d 10 Mei (Libur kenaikan isa almasih)
Tahapan Kegiatan Waktu C.Tahap Pelaksanaan ( Tanggal 11 Mei s.d 25 Juni 2024) 1 Merancang dan membuat Sistem Minggu ke II s.d Administrasi Pelayanan Pasien Minggu ke 4 (SAMPEYAN) Tanggal 11 s.d 25 Mei 2024 (15 hari) Tanggal 26 Mei hari minggu 2 Membuat buku panduan penggunaan Minggu ke 5 aplikasi Tanggal 27 s.d 28 Mei 2024 (2 hari) 3 Membuat video tutorial penggunaan Minggu ke 5 aplikasi Tanggal 29 Mei 2024 (1 hari) 4 Pengesahan/penandatanganan buku Minggu ke 5 panduan penggunaan aplikasi Tanggal 30 Mei 2024 (1 hari) 5 Melaksanakan Bimtek kepada operator Minggu ke 5 (Tim Efektif) dan uji coba Tanggal 31 Mei 2024 (1 hari) Tanggal 1 Juni Libur (Hari kesaktian pancasila) Tanggal 2 Juni hari minggu 6 Melaksanakan sosialisasi aplikasi ke Minggu ke 6 seluruh stakeholder Tanggal 3 Juni 2024 (1 hari) 7 Implementasi penggunaan aplikasi Minggu ke 6 s.d SAMPEYAN Minggu ke 7 Tanggal 4 Juni s.d 25 Juni 2024 (22 hari) D.Tahap Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan ( Tanggal 26 s.d 2 Juli 2024) 14 Output Draft rancangan Aplikasi Dokumentasi buku panduan penggunaan aplikasi Video tutorial Buku pedoman/ petunjuk penggunaan aplikasi Daftar hadir Dokumentasi Undangan, Daftar Hadir, Notulen Rapat dan Dokumentasi Data pasien berobat pada aplikasi
Tahapan Kegiatan Waktu MONITORING (Tanggal 26 s.d 29 Juni 2024) 8 Monitoring pelaksanaan penggunaan Minggu ke 8 aplikasi (Pengolahan data administrasi Tanggal 26 Juni 2024 pelayanan pasien) selama (1 hari) implemantasi dan pendampingan Evaluasi (Tanggal 27 s.d 29 Juni 2024) 9 Membuat form kuisioner Minggu ke 8 menggunakan google form Tanggal 27 Juni 2024 (1 hari) 10 Penyebaran angket kuisioner Minggu ke 8 Tanggal 28 s.d 29 Juni 2024 11 Pengolahan hasil evaluasi penggunaan (2 hari) SAMPEYAN Tanggal 30 Juni 2024 hari minggu PELAPORAN (Tanggal 1 s.d 2 Juli 2024) Membuat berita acara penyerahan aksi 12 perubahan Minggu ke 9 1 Juli 2024 13 Membuat surat pernyataan keberlangsungan aksi perubahan 14 penyerahan aksi perubahan dan Minggu ke 9 penandatanganan surat pernyataan Tanggal 2 Juli 2024 keberlangsungan aksi perubahan. II Jangka Waktu Pasca pelatihan 1 Melakukan migrasi aplikasi ke VPN Dilaksanakan pada Polri melalui Bid TIK Polda Jambi pasca pelatihan s.d 6 bulan ke depan 15 Output Data capaian keberhasilan menggunakan aplikasi Form kuisioner Dokumentasi Data jumlah respondend Hasil isian kuisioner Dokumentasi Rekapitulasi hasil evaluasi Berita acara penyerahan aksi perubahan Surat pernyataan keberlangsungan aksi perubahan Dokumentasi Surat permohonan migrasi
2 3 4 16 Tahapan Kegiatan Waktu Output Melakukan maintenance aplikasi Dilaksanakan pada Surat pernyataan pasca pelatihan s.d berkelanjutan berkelanjutan (bulan aplikasi Juli 2024 s.d Aplikasi aktif selanjutnya) Mengembangkan Sistem Administrasi Dilaksanakan pada terintegrasinya Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) pasca pelatihan s.d 6 sistem menjadi sistem yang dapat bulan ke depan diintegrasikan dengan data peserta didik dari SDM Polda Jambi Mengembangkan aplikasi (berupa Dilaksanakan pada Penambahan fitur penambahan fitur) pasca pelatihan 6 yang notifikasi, stok dilakukan secara ketersediaan obat, bertahap penyimpanan arsip dan jadwal piket pelayanan kesehatan B. Stakeholder Aksi Perubahan Stakeholder didefinisikan sebagai perorangan maupun kelompok- kelompok yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim. Stakeholder yang terlibat dalam aksi perubahan terbagi menjadi dua yakni stakeholder internal dan eksternal. Kedua jenis stakeholder tersebut dapat mendukung, netral dan menolak. Berikut pengklasifikasian stakeholder berdasarkan pengaruh dan insitasnya. 1. Stakeholder Internal Stakeholder internal aksi perubahan terdiri dari: a. Ka SPN Polda Jambi;
b. Waka SPN Polda Jambi; c. Staf Poliklinik (Bamin/Banum. 2. Stakeholder Eksternal a. Kasubbag Renmin b. Kanit Provost c. Ka Korsis; d. Kabag Jarlat; e. Kabag Gadik f. Pengasuh; g. Gadik; h. PersonelSPN Polda Jambi; i. Keluarga personel PoldaJambi j. Serdik k. Tim IT/Programmer l. Tim Bid TIK Polda jambi 3. Peran, Pengaruh dan Intensitas Secara sederhana, stakeholder dapat dipahami sebagai pemangku kepentingan. Adapun proses identifikasi pihak-pihak yang terlibat dalam masalah peningkatan pelayanan dan dalam solusi terhadap permasalahan peningkatan kualitas pelayanan harus didahului dengan penentuan batas internal dan eksternal organisasi dari lensa action leader sebagai Ka Poliklinik SPN Polda Jambi. Stakeholder didefinisikan sebagai perorangan maupun kelompok- kelompok yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim". Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui siapa stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program yang dimiliki oleh organisasi. Untuk itu perlu dikenali jenis stakeholder sebagai berikut: 17
18 a. Stakeholder utama Stakeholder utama adalah stakeholder yang memiliki pengaruh positif/negatif terhadap kegiatan dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut dalam membuat kebijakan. b. Stakeholder primer Stakeholder primer adalah stakeholder yang menerima manfaat dan langsung dipengaruhi oleh kegiatan yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif. c. Stakeholder sekunder Stakeholder sekunder adalah stakeholder yang langsung terlibat/bertanggung jawab terhadap penerima manfaat atau sasaran upaya serta memiliki pengaruh positif maupun negative. Dalam menempatkan masing-masing stakeholder ke dalam salah satu kuadran tersebut dilakukan dengan mempertimbangkan ciri-ciri ketiga kelompok stakeholder sebagai berikut: a. Promoter memiliki kepentingan besar terhadap upaya dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya); b. Defender memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan; c. Latents tidak memiliki kepentingan/ketertarikan khusus maupun terlibat dalam upaya, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi upaya jika mereka menjadi tertarik; d. Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun pengaruh, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya upaya. Dalam konteks membangun Tim yang efektif, upaya mempengaruhi Stakeholder perlu diawali dengan pengelompokan stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang dimilikinya. Adapun peran, pengaruh dan intensitas para stakeholder terlihat pada tabel berikut:
19 Tabel 5 Pengklasifikasian Stakeholder NO IDENTIFIKASI DESKRIPSI POSISI PENGARUH NILAI STAKEHOLDER 1 A. 2 3 STAKEHOLDER INTERNAL 4 5 6 1 Ka SPN Polda Jambi: KBP. Edy Setyanto Erning Wibowo. S.I.K., M.H Selaku Promoter dalam Rencana Aksi Perubahan 2 Waka SPN Polda Jambi: AKBP Suparman,S.S, M.M Selaku Promoter dalam Rencana Aksi Perubahan 5 Staf Poliklinik (Bamin/Banum) Sebagai pimpinan atasan langsung yang memberikan dukungan, persetujuan adanya rencana aksi perubahan serta pengendali dan pengawas dalam pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan Sebagai pimpinan yang memberikan dukungan persetujuan adanya rencana aksi perubahan serta pengendali dan pengawas dalam pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan Anggota Tim Efektif yang akan melaksanakan seluruh kegiatan yang telah dijadwalkan Promoter/ Mentor Sangat Tinggi (+) Promoter Sangat Tinggi (+) Defender Tinggi (+) 9 9 5 NO IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DESKRIPSI POSISI PENGARUH NILAI B EKSTERNAL
1 Kanit Provost 2 Ka Korsis 3 Kasubbag Renmin 4 Kabag Jarlat 5 Kabag Gadik 6 Pengasuh 7 Gadik 8 Personel SPN Polda Jambi Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan Latens Latens Latens Latens Latens Latens Latens Apathetic Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Rendah (+/-) 20 7 7 6 7 7 7 7 2
9 Keluarga personel SPN Polda Jambi 10 Serdik 11 Tim IT /Programmer 12 Tim Bid TIK Polda Jambi rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan aksi perubahan Apathetic Apathetic Defender Apthatetic Rendah (+/-) Rendah (+/-) Tinggi (+) Rendah (+/-) Berdasarkan keterlibatan stakeholder internal dan eksternal diatas selanjutnya action leader membuat tabel identifikasi stakeholder, sbb: Tabel 6 Identifikasi Stakeholder 21 2 2 5 2
NO STAKEHOLDER A. INTERNAL 1 Ka SPN 2 Waka SPN 3 Staf Poliklinik NO STAKEHOLDER EXTERNAL B. 1. Kanit Provost 2 Ka Korsis Kasubbag Renmin 4 Kabag Jarlat 5 Kabag Gadik 6 Pengasuh 7 Gadik 8 Personel SPN 9 Serdik 3 10 Keluarga personel SPN 11 Tim IT 12 Tim Bid TIK Polda Jambi TIM EFEKTIF √ TIM EFEKTIF √ JENIS STAKEHOLDER KELOMPOK STAKEHOLDER PRIMER SEKUNDER UTAMA PROMOTER DEFENDER LATENT APATHETIC √ +9 √ +9 √ +5 JENIS STAKEHOLDER KELOMPOK STAKEHOLDER PRIMER SEKUNDER UTAMA PROMOTER DEFENDER LATENT APATHETIC √ √ √ +7 +7 +6 √ √ √ √ √ +7 +7 +7 +7 +/-2 +/-2 √ +/-2 √ +5 √ +/-2 STRATEGI MEMPENGARUHI STAKEHOLDER Manage Closely Manage Closely Keep Informed STRATEGI MEMPENGARUHI STAKEHOLDER Keep satisfied Keep satisfied Keep satisfied Keep satisfied Keep satisfied Keep satisfied Keep satisfied Minimal Effort Minimal Effort Minimal Effort Keep Informed Minimal Effort 22 STRATEGI KOMUNIKASI Canalizing Canalizing Persuasif STRATEGI KOMUNIKASI Informatif Informati Informatif Informatif Informatif Informatif Informatif Informatif Informatif Informatif Persuasif Informatif
KETERANGAN : Jenis Stakeholder Primer : Yang menerima dampak langsung Sekunder : Yang tidak menerima dampak langsung Utama : Yang dapat mempengaruhi dipengaruhi Kelompok Stakeholder Promoter : Pengaruh besar dan ketertarikan besar Defender : Pengaruh lemah namun ketertarikan besar Latent : Pengaruh besar namun ketertarikan lemah Apatetik : Pengaruh lemah dan ketertarikan lemah Pemetaan posisi dari setiap Stakeholder: Positif (+) : Cukup Mendukung / Mendukung / Sangat mendukung; Negatif (-) : Menentang; Positif / Negatif (+/-) : Netral. Penetapan pengaruh Stakeholder, maka besar pengaruh, maka makin tinggi towernya: Rendah : 1 - 2 (apathetic); Sedang : 3 - 5 (defender); Tinggi : 6 - 8 (laten); Sangat tinggi : 9 ≤ (promoter). a. Peta Jejaring (Net Map) Dalam merencanakan suatu aksi perubahan, perlu mengenal terlebih dahulu stakeholder yang berkepentingan terhadap perubahan itu. Oleh karena itu perlu juga dibuat suatu peta jaringan atau net map yang bertujuan memetakan stakeholder yang terkait dengan perubahan tersebut. Apabila dipetakan dalam net map, maka Stakeholder yang terlibat dalam aksi perubahan ini dapat digambarkan sebagai berikut: 23 dan
24 Gambar 3 Peta Jejaring Ka SPN (PROMOTER/MENTOR) (KBP. EDY SETYANTO ERNING W, S.I.K., M.H) +9 WAKA SPN (PROMOTER) SUPARMAN,S.S, M.M +9 STAKEHOLDER INTERNAL STAKEHOLDER EKSTERNAL Staf Poliklinik (Bamin dan Banum) +6 ACTION LEADER (PENDATU dr. MUNANDAR,S.Ked ) Kanit Provost +7 TIM EFEKTIF 1. Staf Poliklinik (Bamin dan Banum) Ka Korsis +7 Kasubbg Renmin +6 2. Tim IT (Programer) Kabag Jarlat +7 Kabag Gadik +7 Pengasuh +7 Gadik +7 Tim IT +5 Bid TIK Polda Jambi +3 Kel. Pers SPN +-2 Pers SPN +-2 Serdik +-2
25 Keterangan : + : Mendukung +/- - : Netral : Tidak mendukung Keterangan: : Perintah : Laporan : Koordinasi : Sosialisasi Pengaruh stakeholder 1 1 - 2 : Rendah 6 - 8 : Tinggi 3 3 - 5 : Sedang 9 ≤ : Tinggi sekali Keterangan Deskripsi : 1. Promoter mengeluarkan Surat perintah/Surat Keputusan tentang pembentukan tim efektif untuk bersama-sama dengan action leader melaksanakan kegiatan aksi perubahan yang telah dilaksanakan. 2. Action leader melakukan laporan dan konsultasi terhadap mentor tentang kegiatan aksi perubahan yang akan dilaksanakan meliputi rencana aksi perubahan, pembentukan tim efektif, keterlibatan stakeholder internal dan eksternal, serta hal-hal lain yang diperlukan dalam kegiatan aksi perubahan. 3. Action Leader berkoordinasi dengan Stakeholder Eksternal tentang pelaksanaan aksi perubahan. 4. Action Leader berkoordinasi dengan Stakeholder Internal tentang pelaksanaan aksi perubahan. 5. Action Leader berkoordinasi dengan tim Efektif serta membuat sistem informasi monitoring pelaksanaan anggaran, modul dan tutorial. 6. Action Leader mensosialisasikan hasil aksi perubahan kepada stakeholder internal tentang kegiatan penyusunan. 7. Action leader mengimplementasikan aksi perubahan kepada stakeholder internal dan eksternal. 8. Action Leader melakukan laporan dan berkoordinasi dengan coach mengenai kegiatan yang dilakukan dalam pelaksanaan aksi perubahan. b. Kuadran Stakeholder Seluruh stakeholder tersebut apabila dipetakan dalam Kuadran Analisis Stakeholders, maka akan tampak seperti pada gambar berikut:
26 Gambar 4 Kuadran Stakeholder PENGARUH TINGGI Latens Promotors P E R A N A N 1. Kanit Provost 2. Ka Korsis 3. Kasubbg Renmin 4. Kabag Jarlat 5. Kabag Gadik 6. Pengasuh 7. Gadik 1. Ka SPN 2. Waka SPN P E R A N A N R E N D A H Aphatetics 1. Serdik 2. Personel SPN 3. Keluarga personel SPN 4. Bid TIK Polda Jambi Defenders 1. Staf Polikinik (Bamin dan Banum) 2. Tim IT T I N G G I PENGARUH RENDAH Keterangan : Promoters : Stakeholders pada kuadran ini merupakan stakeholders yang mempunyai kepentingan besar terhadap aksi perubahan dan juga pengaruh/kekuatan yang tinggi untuk membantu membuat aksi perubahan tersebut berhasil. Metode komunikasi yang dilakukan pada kelompok ini lebih banyak dilakukan secara langsung face to face, selalu mendengarkan mereka dan menjalin komunikasi dengan baik serta menjaga agar mereka tetap mengikuti perkembangan issue aksi perubahan. Defenders : Stakeholders pada kuadran ini adalah stakeholders yang memiliki kepentingan besar untuk kegiatan tersebut berjalan, akan tetapi pengaruh/kekuatannya kecil untuk mempengaruhi aksi perubahan. Metode komunikasi yang dilakukan adalah dengan merencanakan apa yang akan dikomunikasikan dan melaksanakan rapat kecil terkait peran apa yang diharapkan dari mereka.
27 Latents : Stakeholders pada kuadran ini merupakan stakeholders yang tidak mempunyai kepentingan khusus dalam aksi perubahan, tetapi mempunyai pengaruh/kekuatan besar untuk mempengaruhi aksi perubahan jika mereka tertarik pada aksi perubahan tersebut. Metode komunikasi yang dilakukan adalah menggunakan media diskusi dalam memperoleh masukan tentang aksi perubahan, serta memastikan dukungan dari mereka. Apathetics : Stakeholders pada kuadran ini memiliki tingkat kepentingan dan pengaruh mendukung aksi perubahannya sangat rendah. C. Strategi komunikasi Untuk memaksimalkan tercapainya tujuan aksi perubahanan maka action leader akan menerapkan beberapa strategi komunikasi dalam menjalin hubungan dengan stakeholder sebagai berikut: 1. Strategi dalam menjalin hubungan dengan Stakeholder Terdapat beberapa teknik yang dapat digunakan dalam strategi komunikasi,diantaranya : a. Redundancy (Repetition). Mempengaruhi khalayak dengan mengulangi pesan kepada stakeholder dengan teknik redundancy atau repetition. Action leader memberikan informasi kepada stakeholder tentang penggunaan inovasi secara teratur sehingga stakeholder tertarik untuk menggunakannya karena mereka tahu dan merasakan manfaatnya (selalu promosi terkait penggunaan inovasi). b. Canalizing. Teknik kanalisasi adalah memahami dan mempelajari pengaruh kelompok terhadap individu atau pemangku kepentingan. Untuk memastikan keberhasilan implementasi perubahan, pemangku kepentingan harus memastikan bahwa inovasi ini sudah sesuai dengan nilai-nilai dan standar pemangku kepentingan dengan melakukan analisis kebutuhan pemangku kepentingan dengan tepat.
(melakukan analisis kebutuhan stakeholder agar inovasi tepat sasaran). c. Informatif. Teknik informatif adalah jenis isi pesan yang bertujuan untuk mempengaruhi pemangku kepentingan dengan memberikan penjelasan. Untuk menyampaikan inovasi yang akan kita lakukan, para pemimpin aksi dapat mengadakan pertemuan secara langsung atau menggunakan media luring. Ini memungkinkan para pemimpin aksi untuk menyampaikan apa yang sebenarnya tentang fakta, data, dan pendapat. Ini memungkinkan para stakeholder untuk bertanya langsung dan memahami maksud dan tujuan perubahan, serta memahami keuntungan yang akan dirasakan jika perubahan berjalan dengan baik,sosialisasi langsung maupun secara daring action leader membuat WA group khusus tim efektif. d. Persuasif. Persuasif berarti membujuk orang lain. Dalam situasi ini, pemangku kepentingan dihalangi baik pikiran maupun perasaannya. Strategi ini digunakan untuk membuat pemangku kepentingan ingin berpartisipasi secara aktif dalam pelaksanaan aksi perubahan dan memberikan dukungan sepenuhnya untuk mencapai hasil yang optimal. Untuk mencapai hal ini, pendekatan komunikasi formal maupun informal digunakan. Ini akan membuat orang yakin untuk mendukung pemimpin aksi. (kampanye aksi perubahan). e. Edukatif. Salah satu cara untuk mempengaruhi pemangku kepentingan dari pernyataan umum yang dilontarkan adalah dengan menggunakan teknik edukatif; ini dapat dimanifestasikan dalam bentuk pesan yang mengandung pendapat, fakta, dan pengalaman. Untuk memberi tahu stakeholder tentang pentingnya inovasi, action leaders harus memberi tahu mereka bagaimana menggunakannya. Sumber pendidikan yang mendukung aksi perubahan termasuk buku, internet, dan web binnar, dan hasilnya didistribusikan kepada pihak berwenang. f. Koersif. Teknik koersif memaksa stakeholder. Teknik koersif ini biasanya ditunjukkan dalam bentuk peraturan dan perintah. Ini 28
dilakukan dengan membuat aturan yang memaksa inovasi untuk terus digunakan. (dapat dibuatkan surat perintah dan keputusan penggunaan inovasi). 2. Teknik komunikasi dalam menjalin hubungan dengan Stakeholder a. Key Player/KP (Promotors): Komunikasi yang konsisten dan tetap berkomitmen walaupun situasi berubah ;Komunikasi langsung, harus dapat merespons pertanyaan secara langsung ;Harus dimonitor terus menerus; Komunikasi yang memungkinkan stakeholders dapat bertanya kapanpun dan dapat menyediakan jawaban ; Memahami masalah yang timbul dan dapat memberi respon dengan cepat. b. Defendents Stakeholders adalah Keep Informed/ KI: Susun Strategi komunikasi bersama dengan stakeholders ini (When, What Means, Why, Who); Gunakan software manajemen yang memberikan laporan; Laporkan status proyek ringkas dan rinci. c. Latent Stakeholders adalah Keep Satisfied/KS , Stakeholder dalam kategori ini bisa jadi pengaruh yang kuat, tetapi karena mereka berpotensi memiliki kepentingan rendah, anda perlu menemukan saluran digital yang sesuai untuk menargetkan pesan mereka. d. Apethetics Stakeholders adalah Minimal Effort/ ME : Mengelola hubungan pasif, tidak perlu mencari mereka, Tetap sopan dan bersikap sewajarnya ketika bertemu Gunakan metode push communication - tidak ada interaksi kecuali diminta. 29
30 BAB III PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN A. Pemanfaatan Sumber Daya 1. Mobilisasi SDM Dalam pelaksanaan aksi perubahan, action leader membutuhkan tim efektif yang mendukung action leader dalam setiap tahap kegiatan. Secara sederhana, tim efektif dapat dipahami sebagai tim yang berhasil mencapai tujuannya. Dalam sebuah tim efektif, seluruh komponen tim bekerja dengan sungguhsungguh sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing yang ditujukan semata-mata untuk meraih tujuan tim yang merupakan tujuan bersama. Ada rasa memiliki (taking ownership) terhadap tujuan tim dari setiap anggota tim sehingga melahirkan rasa tanggung jawab dan rela berkorban. Tim efektif dalam aksi perubahan merupakan penentu keberhasilan aksi perubahan yang akan membantu action leader dan berkerjasama dalam mewujudkan setiap kegiatan aksi perubahan yang akan dilakukan oleh tim efektif. Adapun susunan tim efektif sebagai berikut:: Tabel 7 Susunan Tim Efektif JABATAN NO NAMA STRUKTURAL DALAM AKSI PERUBAHAN KETERANGAN 1 KBP. Edy Setyanto Erning Wibowo. S.I.K., M.H Ka SPN Promoter/Mentor Penanggungjawab 2 AKBP 3 4 Suparman,S.S, M.M dr. S.Ked I dr. Penda TK Henni Maihardiyanti Munandar, Waka SPN Promoter Ka Poliklinik Action Leader Banum Tim Efektif Wakil Penanggungjawab Action Leader Ketua tim Aplikasi 5 Penda TK Dina Syarif I NS. Banum Tim Efektif Anggota 6 Penda Hetty Marini Bamin Tim Efektif Anggota S, Kep
31 7 Pengatur I Rahmat Riadi, AM. Kep TK Bamin Tim Efektif Ketua tim Sosialisasi 8 Pengatur Sri Arini Indiyah, AMD. Kep Banum Tim Efektif Anggota 9 Pengatur Fitri Yanti, Bamin Tim Efektif Anggota AM. Kep 7. Pengatur A.Irwan Zuhri, A. Md. Kep 7. Pengatur A.Irwan Zuhri, A. Md. Kep Bamin Ketua tim administrasi 10 AIPTU Sinaga 11 AIPTU Athur Fopy Banum Banum Tim Efektif Tim Efektif Anggota Anggota Heriyanto Keterangan tugas tim efektif: Tim : Menyusun Surat Keputusan (SK) Ka SPN Tentang Tim Administrasi Efektif Aksi Perubahan, menyusun draft penggunaan fitur Aplikasi SAMPEYAN, menyusun Surat Keputusan (SK) Ka SPN tentang legalisasi Aplikasi SAMPEYAN, menyusun surat pernyataan komitmen keberlanjutan penggunaan Aplikasi SAMPEYAN Tim Sosialisasi : Memiliki tugas untuk membuat video tutorial penggunaan fitur data kinerja pada Aplikasi SILACI, melakukan sosialisasi secara langsung ataupun secara tidak langsung melalui media sosial. Tim IT : Memiliki tugas untuk membuat aplikasi, membuat panduan penggunaan aplikasi pada Buku Panduan Aplikasi SAMPEYAN. Melakukan maintenance agar tidak terkena hack atau virus Selain memobilisasi tim efektif, action leader juga melakukan koordinasi berkala dengan Ka SPN Polda Jambi, Mentor dan Coach. Koordinasi tersebut sangat penting dalam mewujudkan tujuan aksi perubahan. Untuk itu, struktur tata kelola SDM dalam aksi perubahan adalah sebagai berikut:
32 Gambar 5 Struktur Tata Kelola SDM Ka SPN (MENTOR) ACTION LEADER (Pendatu dr.MUNANDAR) COACH TIM EFEKTIF Ketua Tim aplikasi Bamin 1 Banum 1 Ketua tim sosialisasi Banum 1 Bamin 1 Ketua Tim administrasi Banum 2 Tugas/ Fungsi dari setiap unit dalam tata kelola aksi ini dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Promoter/Mentor: KBP. Edy Setyanto Erning Wibowo, S.I.K., M.H. (Ka SPN Polda Jambi) berperan memberikan dukungan dan arahan terhadap Rencana Aksi Perubahan, memberikan dukungan dan persetujuan, memberikan arahan secara strategi dan teknis serta memfasilitasi dalam menyelesaikan masalah yang timbul selama proses pelaksanaan Aksi perubahan b. Promoter: AKBP Suparman, S.S, M.M. (Waka SPN Polda Jambi) berperan memberikan dukungan ddalam menyelesaikan amsalah yang timbul tentang pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan; c. Action Leader: Penda TK I dr. Munandar (Ka Poliklinik SPN Polda Jambi) berperan: menetapkan area perubahan, berkonsultasi dengan coach/pembimbing, berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung, meyakinkan atasan langsung, stakeholder dan bawahan untuk menerima rencana aksi
33 perubahan, mengelola tim kerja agar perubahan dapat terlaksana dan mendapatkan hasil yang diharapkan. d. Coach: Pembina Ayu Aprilia Putri,S.Pd,M.M, memberikan arahan secara teoritis, dalam membuat perencanaan serta pelaporan, mengarahkan tim untuk lebih bersinergi dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan serta memberikan bimbingan dan koreksi serta pengawasan dalam proses pelaksanaan aksi perubahan. e. Tim Efektif: Staf Polikinik (Bamin dan Banum) yang membantu Action Leader dalam mencapai tujuan dan sasaran yang diharapkan pada rencana aksi perubahan agar hasilnya sesuai yang diharapkan. 2. Penggunaan Anggaran Dalam pembuatan Aksi Perubahan ini membutuhkan anggaran antara lain anggaran pelaksanaan rapat, pembuatan surat-surat administrasi, sosialisasi, pembuatan aplikasi dan dokumentasi kegiatan serta pembuatan buku panduan dilaksanakan secara keseluruhan menggunakan swadaya karena belum didukung DIPA SPN Polda Jambi dan akan diusulkan pada tahun yang akan datang. Rincian penggunaan anggaran tersebut sesuai dengan perencanaan awal sebagai berikut: Tabel 8 Rincian Anggaran Aksi Perubahan
34 NoUraianSatuanTotal 1Rapat pembentukan tim efektifsnack11Orgx10.000110.000 2Sosialisasi rencana aksi perubahanSnack125Orgx10.0001.250.000 3ATKKertas2Rimx45.00090.000 Tinta2Btlx150.000300.000 Ballpoint112.00012.000 4Pembuatan buku panduan5Bukux50.000250.000 5Pembuatan aplikasi13.500.0003.500.000 6Bintek pengoperasian aplikasi 9Orgx10.00090.000 (Staf Poliklinik)Jumlah Total5.602.000 jml Terbilang: Lima Juta Enam Ratus Dua Ribu Rupiah 3. Penggunaan Sarana Prasarana Sarana prasarana yang digunakan dalam mewujudkan dan mendukung aksi perubahan ini antara lain : a. Laptop/komputer b. Jaringan internet c. Smartphone d. Printer e. Alat tulis kantor termasuk perangkat sosialisasi seperti ruang rapat, infokus. Seluruh sarana dan prasarana ini disediakan dengan mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada di lingkungan kerja Poliklinik SPN Polda Jambi. 4. Strategi Mengatasi Masalah Dalam melaksanakan aksi perubahan, action leader menghadapi beberapa masalah yang menghambat terwujudnya tujuan aksi perubahan. Action leader mengidentifikasi potensi masalah tersebut dengan resiko yang ditimbulkannya. Kemudian, action leader
35 mengatasi masalah dan resiko tersebut dengan strategi tertentu. Uraian hal tersebut terdapat dalam tabel manajemen resiko berikut ini: Tabel 9 Manajemen Resiko No Potensi Masalah Resiko yang Strategi Mengatasi terjadi Masalah 1 2 3 4 1 aplikasi dibuat oleh pihak 1. Membutuhkan 1. Membuat MOU ke 3 biaya yang berupa surat tugas tidak sedikit untuk pihak ke 3 2. Melakukan monitoring dan evaluasi secara kontinyu selama pembuatan aplikasi 3. Melakukan koordinasi secara intens selama pembuatan aplikasi 2 Pada saat implementasi 1. aksi 1. Melakukan user belum terbiasa perubahan sosialisasi dan dengan aplikasi yang tidak tercapai koordinasi secara dibuat maksimal terus menerus dalam 2. Aplikasi tidak bentuk terpakai mengingatkan manfaat aplikasi 2. Melakukan pendampingan selama menggunakan aplikasi 3. Melakukan Bimtek
3 Aplikasi tersuspend karena hosting limit berbayar 4 Pembuatan aplikasi tidak didukung anggaran 5 Kurang maksimalnya action leader melaksanakan perannya karena stakeholder melaksanakan tugas lain disamping tugas aplikasi tidak dapat digunakan 1. Aksi perubahan tidak terlaksana secara maksimal 2. Inovasi aksi perubahan tidak berkembang sesuai harapan Proses pelaksanaan aksi perubahan kurang maksimal karena rutinitas beban pekerjaan sehari-hari. 36 1. Melakukan peningkatan keamanan data dan sistem 2. Melakukan monitoring penggunaan domain/hosting secara berkala 3. Melakukan pembayaran hosting pertahun 1. Melakukan usulan anggaran pada tahun berjalan untuk mendukung terlaksananya aksi perubahan secara berkelanjutan. 2. Menggunakan anggaran swadaya (pribadi). Senantiasa melakukan komunikasi dan koordinasi secara baik dengan seluruh Stakeholder baik Internal maupun Eksternal
37 pokoknya sehari-hari sebagai Ka Poliklinik. 6 Tim efektif belum Kegiatan Senantiasa melakukan maksimal dalam tahapan aksi koordinasi dan melaksanakan tugas perubahan melakukan penjadwalan karena masih terhambat yang disesuaikan dibebaninya dengan dengan jadwal tugas tugas pokok sehari-hari rutin B. STAKEHOLDER 1. Dukungan Stakeholder a. Internal Stakeholder internal yang dimaksud berasal dari beberapa unsur di SPN Polda Jambi. Dukungan stakeholder internal berupa pernyataan dukungan dan kemudahan dalam melaksanakan aplikasi SAMPEYAN untuk melakukan administrasi pencatatan pelayanan pasien. Koordinasi dan konsultasi dengan stakeholder internal lebih sering dilakukan melalui metode tatap muka langsung dengan senantiasa menyesuaikan waktu bekerja dan menggunakan alat komunikasi Handphone. Berikut pernyataan dukungan stakeholder internal:
38 Adapun perubahan pengaruh stakeholder internal setelah aksi perubahan berdasarkan bukti dukungaan stakeholder tersebut terlihat pada tabel sebagai berikut: Tabel 10 Klasifikasi Stakeholder Internal Setelah Aksi Perubahan NO IDENTIFIKASI DESKRIPSI POSISI PENGARUH NILAI STAKEHOLDER 2 STAKEHOLDER INTERNAL 1 3 4 5 6 1 Ka SPN Polda Jambi: KBP. Edy Setyanto Erning Wibowo. S.I.K., M.H Selaku Promoter dalam Rencana Aksi Perubahan 2 Waka SPN Polda Jambi: AKBP Suparman,S.S, M.M Selaku Promoter dalam Sebagai pimpinan atasan langsung yang memberikan dukungan, persetujuan adanya rencana aksi perubahan serta pengendali dan pengawas dalam pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan Sebagai pimpinan yang memberikan dukungan persetujuan adanya rencana aksi perubahan Promoter/ Mentor Sangat Tinggi (+) Promoter Sangat Tinggi (+) 10 10
Rencana Aksi Perubahan 5 Staf Poliklinik (Bamin/Banum) serta pengendali dan pengawas dalam pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan Anggota Tim Efektif yang akan melaksanakan seluruh kegiatan yang telah dijadwalkan Defender Tinggi (+) b. Eksternal Dukungan Stakeholder eksternal juga memberikan dukungan penuh terhadap implementasi aksi perubahan. Bentuk dukungan dalam bentuk pernyataan dukungan dan kemudahan dalam menggunakan aplikasi dan koordinasi stakeholder eksternal dilakukan oleh para stakeholder eksternal Polilinik SPN Polda Jambi dengan bukti beberapa dukungan sebagai berikut: 39 8
40 Posisi stakeholder eksternal berdasarkan bukti dukungan tersebut setelah implementasi aksi perubahan ternyata mengalami pergeseran/perubahan. Hal tersebut dapat dilihat pada uraian sebagai berikut: Tabel 11 Klasifikasi Stakeholder Eksternal Setelah Aksi Perubahan NO IDENTIFIKASI DESKRIPSI POSISI PENGARUH NILAI STAKEHOLDER 1 A EKSTERNAL 2 3 4 5 6 1 Kasubbag Renmin 2 Kabag Jarlat 3 Ka Korsis Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Promoter Promoter Promoter Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) 8 9 9 4 Kabag Gadik Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan Promoter Tinggi (+) 9
rencana aksi perubahan 5 Kanit Provost Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan rencana aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan aksi perubahan Memiliki peranan dalam membantu kesuksesan aksi perubahan 6 Pengasuh 7 Gadik 8 Personel SPN Polda Jambi 9 Keluarga personel SPN Polda Jambi 10 Serdik 11 Tim IT /Programmer 12 Tim Bid TIK Polda Jambi Promoter Promoter Promoter Defender Defender Defender Defender Aphatetic Tabel 12 Identitas Stakeholder Setelah Aksi Perubahan Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Tinggi (+) Rendah (+) 41 9 9 9 6 6 6 7 2
NO STAKEHOLDER A. INTERNAL 1 Ka SPN 2 Waka SPN 3 Staf Poliklinik NO STAKEHOLDER B. EXTERNAL Kasubbag Renmin 2 Kabag Jarlat 3 Ka Korsis 4 Kabag Gadik 5 Kanit Provost 6 Pengasuh 7 Gadik 8 Personel SPN 9 Serdik 1. 10 Keluarga personel SPN 11 Tim IT 12 Tim Bid TIK Polda Jambi TIM EFEKTIF √ TIM EFEKTIF √ JENIS STAKEHOLDER KELOMPOK STAKEHOLDER PRIMER SEKUNDER UTAMA PROMOTER DEFENDER LATENT APATHETIC √ +10 √ +10 √ +9 JENIS STAKEHOLDER KELOMPOK STAKEHOLDER PRIMER SEKUNDER UTAMA PROMOTER DEFENDER LATENT APATHETIC √ +8 √ √ √ √ √ √ √ √ +9 +9 +9 +9 +9 +9 +6 +6 +6 √ +7 √ +2 STRATEGI MEMPENGARUHI STAKEHOLDER Manage Closely Manage Closely Keep satisfied STRATEGI MEMPENGARUHI STAKEHOLDER Manage Closely Manage Closely Manage Closely Manage Closely Manage Closely Manage Closely Manage Closely Keep Informed Keep Informed Keep Informed Keep satisfied Informed 42 STRATEGI KOMUNIKASI Canalizing Canalizing Informatif STRATEGI KOMUNIKASI Canalizing Canalizing Canalizing Canalizing Canalizing Canalizing Canalizing Persuasif Persuasif Persuasif Informatif Persuasif
KETERANGAN : Jenis Stakeholder Primer : Yang menerima dampak langsung Sekunder : Yang tidak menerima dampak langsung Utama : Yang dapat mempengaruhi dipengaruhi Kelompok Stakeholder Promoter : Pengaruh besar dan ketertarikan besar Defender : Pengaruh lemah namun ketertarikan besar Latent : Pengaruh besar namun ketertarikan lemah Apatetik : Pengaruh lemah dan ketertarikan lemah Pemetaan posisi dari setiap Stakeholder: Positif (+) : Cukup Mendukung / Mendukung / Sangat mendukung; Negatif (-) : Menentang; Positif / Negatif (+/-) : Netral. Penetapan pengaruh Stakeholder, maka besar pengaruh, maka makin tinggi towernya: Rendah : 1 - 2 (apathetic); Sedang : 3 - 5 (defender); Tinggi : 6 - 8 (laten); Sangat tinggi : 9 ≤ (promoter). 43 dan
44 a. Peta Jejaring (Net Map) Berdasarkan identifikasi stakeholder yang telah dilakukan setelah aksi perubahan, maka disusunlah peta jejaring stakeholder seperti gambar di bawah ini: Gambar 6 Peta Jejaring Setelah Aksi Perubahan PROMOTER Ka SPN (PROMOTER/MENTOR) (KBP. EDY SETYANTO ERNING W, S.I.K., M.H) +10 1. Waka SPN +10 2. Kabag Jarlat +9 3. Ka Korsis +9 4. Kabag Gadik +9 5. Kasubbag Renmin +8 6. Gadik +9 7. Pengasuh +9 8. Kanit Provost +9 STAKEHOLDER INTERNAL STAKEHOLDER EKSTERNAL Staf Poliklinik (Bamin dan Banum) +9 ACTION LEADER (PENDATU dr. MUNANDAR,S.Ked ) Kanit Provost +9 TIM EFEKTIF 3. Staf Poliklinik (Bamin dan Banum) 4. Tim IT Ka Korsis +9 Kasubbg Renmin +8 (Programer) Kabag Jarlat +8 Kabag Gadik +8 Pengasuh +8 Gadik +8 Tim IT +7 Bid TIK Polda Jambi +2 Kel. Pers SPN +6 Pers SPN +-6 Serdik +6
2. Kuadran Stakeholder Setelah Aksi Perubahan Untuk membandingkan secara jelas antara kuadran stakeholder sebelum dengan sesudah aksi perubahan, perlu disajikan kuadran dalam tabel berikut ini: Perbandingan kuadran sebelum dan sesudah aksi perubahan Gambar 7 Kuadran Sebelum Aksi Perubahan PENGARUH TINGGI Latens Promotors P E R A N A N 1. Kanit Provost 2. Ka Korsis 3. Kasubbg Renmin 4. Kabag Jarlat 5. Kabag Gadik 6. Pengasuh 7. Gadik 1. Ka SPN 2. Waka SPN R E N D A H Aphatetics 1. Serdik 2. Personel SPN 3. Keluarga personel SPN Defenders 1. Staf Polikinik (Bamin dan Banum) 2. Tim IT 4. Bid TIK Polda Jambi PENGARUH RENDAH Gambar 8 Kuadran Setelah Aksi Perubahan PENGARUH TINGGI Latens Promotors P E R A N A N T I N G G I Aphatetics Bid TIK Polda Jambi 1. Ka SPN 2. Waka SPN 3. Kanit Provost 4. Ka Korsis 5. Kasubbg Renmin 6. Kabag Jarlat 7. Kabag Gadik 8. Pengasuh 9. Gadik Defenders 1. Serdik 2. Personel SPN 3. Keluarga personel SPN 4. Staf Polikinik (Bamin dan Banum) 5. Tim IT PENGARUH RENDAH 45 P E R A N A N T I N G G I P E R A N A N T I N G G I
46 Dari perbandingan kuadran dan dukungan stakeholder di atas dapat dilihat perbedaan stakeholder internal maupun eksternal sebelum dan sesudah aksi perubahan diantaranya pada posisi promotor adalah Ka SPN Polda Jambi dan Waka SPN Polda Jambi tetap sebagai promoter dengan pengaruh sangat tinggi namun bertambah pengaruhnya yang semula 9 (sembilan) plus 3 (tiga) menjadi 10 (Sepuluh) plus 1 (Satu), sedangkan tim efektif tetap berada pada posisi Defender namun bertambah pengaruhnya menjadi 9 (Sembilan) plus 1 (Satu) yang semula nilai pengaruh 5 (lima) plus 1 (Satu). Sedangkan pada stakeholder eksternal terjadi perubahan yaitu Kanit provost, Ka Korsis, Kabag Jarlat, Kabag Gadik, Gadik dan Pengasuh bergeser dari Latens menjadi Promoter yang semula nilai pengaruhnya 7 (Tujuh) plus 1 (Satu) menjadi nilai pengaruh 9 (Sembilan) plus 1 (Satu) . Kasubbag Renmin bergeser dari Latens menjadi Promoter dengan nilai pengaruh yang semula 6 (Enam) plus 1 (Satu) menjadi 8 (Delapan) plus 1 (Satu). Sedangkan Personel SPN, Keluarga personel SPN, Tim Bid TIK Polda Jambi tetap pada posisi aphatetic karena masih melakukan kajian terhadap aplikasi sedangkan serdik bergeser ke defender dengan nilai pengaruh dengan nilai pengaruh (Dua) plus 1 (Satu). Sedangkan Tim IT tetap pada defender namun bertambah pengaruhnya semula 5 (Lima) plus 1 (Satu) menjadi 7 (Tujuh) plus 1 (Satu). Perubahan tersebut terjadi karena selama aksi perubahan terus dilakukan strategi komunikasi berupa edukasi, koordinasi dan informasi melalui pendekatan personal, penjelasan tentang aksi perubahan melalui face to face maupun alat komunikasi handphone. Selain itu juga adanya dukungan dari stakeholder sehingga pelaksanaan aksi perubahan pada Poliklinik SPN Polda Jambi dapat tercapai dan terlaksana dengan baik.
47 C. Capaian Aksi Perubahan 1. Kesesuaian Mailstone dan Implementasi Pelaksanaan implementasi aksi perubahan dibandingkan dengan jadwal milestone Rencana Aksi Perubahan dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel 13 Kesesuaian Mailstone dan Implementasi Milestone Perencanaan Milestone Implementasi Capaian No Tahapan Kegiatan Waktu Kegiatan Evidence Tahapn Kegiatan Waktu Evidence 1 2 3 4 5 6 7 8 A. Planning (Perencanaan) 1 Melaporkan dan Dokumentasi Melaporkan Dokumentasi Terlaksana koordinasi kepada pimpinan Catatan hasil koordinasi dan koordinasi kepada Catatan hasil koordinasi 100% Sesuai langsung selaku pimpinan jadwal Promoter dan langsung Mentor mengenai selaku rencana aksi Promoter dan perubahan Mentor mengenai 2 Melakukan kesepakatan pelaksanaan Minggu ke I Tanggal 6 Mei 2024 (1 hari) rencana aksi perubahan Dokumentasi Melakukan kesepakatan pelaksanaan Minggu ke I Tanggal 6 Mei 2024 (1 hari) Dokumentasi Terlaksana 100% Sesuai jadwal rencana aksi rencana aksi perubahan kepada perubahan mentor kepada mentor 3 Mengumpulkan Data Mengumpulka Data Terlaksana data dukung pendukung n data dukung pendukung 100% pembuatan Dokumentasi pembuatan Dokumentasi Sesuai aplikasi terkait aplikasi terkait jadwal rencana aksi rencana aksi perubahan perubahan B. Organizing (Pengorganisasian)
1 Melakukan rapat Minggu ke I koordinasi Tanggal 7 rencana aksi 2024 perubahan (1 hari) dengan stakeholder internal 2 Melakukan Minggu ke I pembentukan tim efektif rencana aksi perubahan Tanggal 7 mei 2024 (1 hari) 3 Membuat sprin tim Minggu ke 1 efektif Tanggal 8 Mei 2024 (1 hari) C. Actuating (Pelaksanaan) 1 Merancang dan Minggu ke II membuat Sistem s.d Minggu ke Administrasi 4 Pelayanan Pasien Tanggal 11 (SAMPEYAN) s.d 25 Mei 2024 (15 hari) 2 Membuat buku Minggu ke 5 panduan Tanggal 27 penggunaan s.d 28 Mei aplikasi 2024 (2 hari) Surat undangan Berita acara hasil rapat Daftar hadir Dokumentasi Daftar nama tim efektif Sprin tim efektif Dokumentasi Draft rancangan Aplikasi Dokumentasi buku panduan penggunaan aplikasi Melakukan rapat koordinasi rencana aksi perubahan dengan stakeholder internal Melakukan pembentukan tim efektif rencana aksi perubahan Membuat sprin tim efektif Merancang dan membuat Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) Membuat buku panduan penggunaa n aplikasi Mengikuti webinar "bagaiman Minggu ke I Tanggal 7 2024 (1 hari) Minggu ke I Tanggal 7 mei 2024 (1 hari) Minggu ke 1 Tanggal 8 Mei 2024 (1 hari) Minggu ke II s.d Minggu ke 4 Tanggal 11 s.d 25 Mei 2024 (15 hari) Minggu ke 5 Tanggal 27 s.d 28 Mei 2024 (2 hari) 48 Surat undanga n Berita acara hasil rapat Daftar hadir Dokumentasi Daftar nama tim efektif Sprin tim efektif Dokumentasi Draft rancangan Aplikasi Dokumentasi buku panduan penggunaan aplikasi Sertifikat Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal
3 Membuat tutorial penggunaan aplikasi video Minggu ke 5 Tanggal 29 Mei 2024 (1 hari) Video tutorial a membangu n relasi untuk menjalank an bisnis" Mengikuti webinar "pemanfaat an an media penyimpan online google drive secara maksimal dalam pengelolaa n berkas digital" Membuat video tutorial penggunaa n aplikasi Mengikuti webinar "membang un personal branding di media sosial" Tanggal 17 Mei 2024 (1 hari) Tanggal 24 mei 2024 (1 hari) Minggu ke 5 Tanggal 29 Mei 2024 (1 hari) 49 Sertifikat Video tutorial Sertfikat Terlaksana 100% Sesuai jadwal
4 Pengesahan/pena Minggu ke 5 Buku ndatanganan buku Tanggal 30 pedoman/ panduan Mei 2024 petunjuk penggunaan (1 hari) penggunaan aplikasi aplikasi 5 Melaksanakan Minggu ke 5 Daftar hadir Bimtek kepada Tanggal Dokumentasi operator (Tim 31 Mei 2024 Efektif) dan uji (1 hari) coba 6 Melaksanakan Minggu ke 6 Undangan, sosialisasi Tanggal 3 Daftar Hadir, aplikasi ke Juni 2024 Rapat dan seluruh (1 hari) Dokumentasi stakeholder 7 Implementasi Minggu ke 6 Data pasien penggunaan s.d berobat pada aplikasi Minggu ke 8 aplikasi SAMPEYAN Tanggal 4 Juni s.d 25 Juni 2024 (22 hari) D. Controlling (Pengawasan, Evaluasi dan Pelaporan) 8 Monitoring Minggu ke 9 Data pelaksanaan Tanggal 26 capaian penggunaan Juni 2024 keberhasilan aplikasi (1 hari) menggunak (Pengolahan an aplikasi data administrasi pelayanan pasien) selama implemantasi dan pendampingan Pengesaha n/penandat anganan buku panduan penggunaa n aplikasi Melaksanakan Bimtek kepada operator (Tim Efektif) dan uji coba Melaksanakan sosialisasi aplikasi ke seluruh stakeholder Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Monitoring pelaksanaan penggunaan aplikasi (Pengolahan data administrasi pelayanan pasien) selama implemantasi dan Minggu ke 5 Tanggal 30 Mei 2024 (1 hari) Minggu ke 5 Tanggal 31 Mei 2024 (1 hari) Minggu ke 6 Tanggal 3 Juni 2024 (1 hari) Minggu ke 6 s.d Minggu ke 8 Tanggal 4 Juni s.d 25 Juni 2024 (22 hari) Minggu ke 9 Tanggal 26 Juni 2024 (1 hari) 50 Buku pedoman/ petunjuk penggunaan aplikasi Daftar hadir Dokumentasi Undangan, Daftar Hadir, Rapat dan Dokumentasi Data pasien berobat pada aplikasi Data capaian keberhasilan menggunaka n aplikasi Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal
Evaluasi 9 Membuat form Minggu ke 9 kuisioner Tanggal menggunakan 27 Juni 2024 google form (1 hari) 10 Penyebaran angket kuisioner Minggu ke 9 Tanggal 28 11 Pengolahan s.d 29 Juni hasil evaluasi 2024 penggunaan (2 hari) SAMPEYAN Pelaporan Membuat berita acara penyerahan aksi perubahan Minggu ke 9 1 Juli 2024 (1 hari) Membuat surat pernyataan keberlangsungan aksi perubahan penyerahan aksi perubahan dan penandatnganan surat pernyataan keberlangsungan aksi perubahan. Jangka Waktu Pasca Pelatihan Melakukan Minggu ke 9 Tanggal 2 Juli 2024 (1 hari) migrasi Dilaksanakan aplikasi ke VPN Polri pada pasca melalui Bid TIK Polda pelatihan s.d Jambi 6 bulan ke depan Form kuisioner Dokumentasi Data jumlah respondend Hasil isian kuisioner Dokumentasi Rekapitulasi hasil evaluasi Berita acara penyerahan aksi perubahan Surat pernyataan keberlangsun gan aksi perubahan Dokumentasi Surat permohonan migrasi pendampinga n Membuat form kuisioner menggunaka n google form Penyebaran angket kuisioner Pengolahan hasil evaluasi penggunaan SAMPEYAN Minggu ke 9 Tanggal 27 Juni 2024 (1 hari) Minggu ke 9 Tanggal 28 s.d 29 Juni 2024 (2 hari) 51 Form kuisioner Dokumentasi Data jumlah respondend Hasil isian kuisioner Dokumentasi Rekapitulasi hasil evaluasi Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal Terlaksana 100% Sesuai jadwal
Melakukan maintenance Dilaksanakan Surat aplikasi pada pasca pernyataan pelatihan s.d berkelanjutan berkelanjutan aplikasi (bulan Juli Aplikasi aktif 2024 s.d selanjutnya) Mengembangkan Dilaksanakan terintegrasiny Sistem Administrasi pada pasca a sistem Pelayanan Pasien pelatihan s.d (SAMPEYAN) menjadi 6 bulan ke sistem yang dapat depan diintegrasikan dengan data peserta didik dari SDM Polda Jambi Mengembangkan Dilaksanakan Penambahan aplikasi (berupa pada pasca fitur penambahan fitur) pelatihan 6 notifikasi, yang stok dilakukan ketersediaan secara obat, bertahap penyimpanan arsip dan jadwal piket pelayanan kesehatan 2. Pencapaian Hasil Perubahan Terhadap Rencana Perubahan Setelah pelaksanaan aksi perubahan, hasil perubahan yang ditargetkan pada perencanaan dapat diwujudkan atau direalisasikan. Dengan penggunaan Aplikasi SAMPEYAN hasil perubahan yang dapat diwujudkan adalah meningkatnya kinerja Poliklinik SPN Polda Jambi dalam melaksanakan administrasi pelayanan pasien secara digitalisasi yang semula masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan 52
waktu yang lama, maka dengan adanya aplikasi SAMPEYAN kegiatan administrasi pelayanan pasien yang semula 10 s.d 15 menit menjadi 5 menit. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan pelaksanaan pengukuran capaian kinerja yang lebih akuntabel. sehingga berdampak langsung pada penyusunan dokumen pelaporan akurat dan tepat waktu. Pencapaian hasil perubahan tersebut dapat diwujudkan melalui pencapaian output yang merupakan hasil atau keluaran dari setiap tahap kegiatan aksi perubahan yang dilaksanakan. Berikut ini akan dijelaskan bagaimana action leader mencapai output pada seluruh tahapan kegiatan aksi perubahan, mulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi. Selain itu, akan dijelaskan juga tentang realisasi nilai tambah organisasi yang dihasilkan dari pelaksanaan aksi perubahan. a) Perencanaan (Planning) Tahap perencanaan dilaksanakan setelah pelaksanaan Seminar Rencana Aksi Perubahan mulai dari tanggal 6 Mei sampai dengan tanggal 2 Juli 2024. Dalam tahapan perencanaan aksi perubahan, action leader melakukan koordinasi dengan mentor dan rekan yang akan dijadikan tim efektif, stakeholder internal dan stakeholder eksternal serta mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dalam aksi perubahan. 53
Action leader juga melakukan koordinasi dengan stakeholder internal dan stakeholder eksternal. Koordinasi tersebut dilaksanakan dalam rangka memperkenalkan aksi perubahan action leader dengan manfaat yang ditawarkan untuk stakeholder dan organisasi. Dengan demikian, para stakeholder dapat mendukung aksi perubahan action leader. 54
55 Kemudian, action leader melakukan pengumpulan data-data yang diperlukan untuk aksi perubahan. Oleh karena aksi perubahan action leader berupa Aplikasi SAMPEYAN yang ditujukan untuk meningkatkan pengadministrasian pelayanan pasien dalam rangka menciptakan dokumen pelaporan kinerja yang akuntabel dan tepat waktu, maka data- data yang ibutuhkan berkaitan dengan akuntabilitas kinerja. Berikut adalah visualisasi beberapa data yang dibutuhkan dalam aksi perubahan:
b) Pengorganisasian Pada tahap pengorganisasian dilaksanakan kegiatan rapat koordinasi dengan stakeholder internal, pembentukan tim efektif, rapat pembentukan tim efektif dan pembagian tugas tim efektif, pembahasan inovasi aksi perubahan, dilanjutkan dengan pembuatan sprin tim efektif. 56
c) Pelaksanaan Tahap pelaksanaan dimulai tanggal 11 mei s.d 25 Juni 2024. Pada tahap ini merupakan tahap pembuatan aplikasi, pembuatan buku panduan dan video tutorial serta administrasi pendukung yang menjadi output dari implemantasi aplikasi yang dibuat, adapun rinciannya sebagai berikut: 1. Pembuatan database dan kodefikasi web oleh programmer Pada kegiatan ini pembuatan database dan perancangan aplikasi sampai dengan aplikasi siap pakai dilakukan oleh programmer 2. Melaksanakan uji coba Setelah proses pembuatan aplikasi selesai, action leader melakukan uji coba penggunaan aplikasi dengan para stakeholder untuk memastikan aplikasi yang dibuat sudah siap diimplementasikan. Sehingga apabila dalam uji coba ditemukan kendala aka dapat dilakukan evaluasi penyempurnaan kembali. 57
3. Menyusun buku panduan Selanjutnya sction leader membat buku panduan penggunaan aplikasi untuk memudahkan user dan admin menggunakan dan mengoperasikan aplikasi. 58
59 4. Membuat video tutorial Kemudian action leader melengkapi panduan penggunaan aplikasi dengan membuat video tutorial sehingga user maupun admin lebih memahami menggunakan dan mengoperasikan aplikasi. Yang selanjutnya video tutorial diupload pada yutube PEqyK/view
5. Membuat surat keputusan Agar penggunaan aplikasi dapat benar-benar digunakan oleh stakeholder, terutama admin, maka action leader membuat surat keputusan penggunaan aplikasi yang disetujui oleh Ka SPN Polda Jambi selaku Sponsor sekaligus mentor dalam pelaksanaan aksi perubahan. 6. Membuat undangan sosialisasi Selanjutnya action leader membuat undangan sosialisasi untuk seluruh stakeholder sebagai pemberitahuan akan adanya inovasi melalui surat dan WA grop. 60
7. Melaksanakan sosialisasi Setelah itu action leader melaksanakan sosialiasi dengan seluruh stakeholder agar stakeholder mengetahui manfaat dan tujuan adanya aksi perubahan pada Poliklinik SPN Polda Jambi. Sosialisasi dihadiri dan dibua oleh Ka SPN Polda Jambi didampingi Waka SPN Polda Jambi. 8. Implementasi Kemudian action leader melaksanakan implementasi penggunaan aplikasi oleh para stakeholder dengan senantiasa melakukan pendampingan agar para stakeholder dapat lebih memahami dalam menggunakan aplikasi. 61
Selanjutnya penyerahan dan penandatanganan berita acara dari action leader kepada Ka SPN Polda Jambi disertai dengan surat serah terima dan hasil aksi perubahan. 62
64 Tabel 14 Perbedaan sebelum dan setelah aksi perubahan Pelayanan administrasi pasien Pelayanan administrasi pasien menggunakan manual menggunakan digitalisasi SAMPEYAN
65 dicatat pada buku dan lembar kertas Administrasi pelayanan pasien yang berdampak pada pelaporan kepada meliputi data pasien, data obat pimpinan atau pihak terkait apabila dantindakan telah dilakukan secara dibutuhkan sewaktu- waktu dapat digitalisasi sehingga mempercepat terhambat dan tidak tepat waktu, yang pengadministrasian, penyimpanan dan seharusnya laporan bisa disampaikan 5 pelaporan yang semula 10 s.d 20 menit menit namun karena harus dicari satu menjadi 5 menit sehingga tidak perlu persatu maka menjadi 10 s.d 20 menit mencatat pada buku atau lembar untuk memastikan catatannya tidak kertas keliru e. Monitoring dan evaluasi Monitoring dilaksankan pada tanggal 26 juni 2024 sedangkan evaluasi dilaksanakan pada tanggal 27 s.d 29 Juni 2024. Monitoring fokus pada aktivitas kegiatan/program yang sedang diselenggarakan untuk memastikan kesesuaian proses dan capaian dengan rencana. Action leader melakukan monitoring selama kegiatan pelaksanaan aksi perubahan mulai dari database, fitur pada Aplikasi SAMPEYAN sampai
66 dengan penggunaan Aplikasi SAMPEYAN oleh pengguna (Operator/staf). Untuk memudahkan pelaksanaan monitoring, action leader mengkaji data hasil penggunaan aplikasi. Tabel 15 Hasil monitoring SAMPEYAN No Waktu kegiatan Hasil monitoring Tindak lanjut Ket 1 Tanggal Melakukan Action leader 1. Tetap Rspon positive 26 juni rekapitulasi melakukakan melaksanakan dari 2024 input data monitoring pendampingan stakeholder pada aplikasi terhadap agar aplikasi dan penggunaan dapat melakukan aplikasi. secara digunakan pengecekan keseluruhan sesuai yang sinkronisasi kegiatan input diharapkan terhadap data sudah dapat 2. Tetap Programmer setiap fitur dilaksanakan berkoordinasi meningkatkan sesuai dengan dengan keamanan data target yang programmmer meliputi: input agar data pengguna, melakukan input data obat, pengawasan input data siswa, keamanan data inout data dokter, input data personel, data rekam medik secara keseluruhan dapat membentuk laporan data administrasi pelayanan pasien dan tidak ada kendala yang
signifikan dalam pelaksanaannya Hasil monitoring Data dokter (2 orang) Data siswa (141) 67
Data personel 127 Data obat (65) 68
Data rekam medik (165)
Laporan pemeriksaan pasien 69
70 Laporan stok obat Sedangkan Kegiatan evaluasi dilakukan untuk mengetahui kebermanfaatan aksi perubahan yang dilaksanakan. Action leader menggunakan metode penyebaran kuesioner kepada para responden yang merupakan stakeholder (baik internal maupun eksternal) melalui google form rue Yang selanjutnya hasil kuisioner tersebut dilakukan pengolahan Hasil quisioner pada stakeholder internal dan eksternal terhadap 21 responden dapat dilihat dari data berikut: Tabel 16 Hasil kuisioner No Pernyataan 1 Penggunaan aplikasi SAMPEYAN mudah dipahami dan mudah digunakan SS 17 S KS STS JML SKOR MAX 84 4
80 % HASIL 95 SS 2 Aplikasi SAMPEYAN dapat diakses melalui HP, dan Laptop komputer 16 5
79 84 94 SS 3 Aplikasi SAMPEYAN mempermudah staf Poliklinik SPN Polda Jambi dalam melakukan pencatatan administrasi 14 7
77 84
92 SS
pelayanan secara digitalisasi 4 Aplikasi SAMPEYAN memberikan dapat informasi data pasien secara update pasien 18 3
81 84 96 5 Aplikasi SAMPEYAN ruang memberikan kepada staf Poliklinik untuk memonitoring data pasien 21
80 84 95 6 Aplikasi SAMPEYAN dapat memberikan infomasi dan laporan secara dan mudah cepat 18 3
77 84 92 7 Aplikasi SAMPEYAN 17 3
81 84 96 memberikan kemudahan dalam meningkatkan kinerja Poliklinik SPN Polda Jambi 8 Aplikasi SAMPEYAN mempermudah pasien riwayat mengetahui kesehatan, riwayat berobat dan riwayat konsumsi obat secara cepat dan akurat 9 Aplikasi SAMPEYAN memberikan manfaat bagi Poliklinik SPN Polda Jambi dalam melaksanaan tugas dan fungsinya Jumlah Rata-rata 17 3 16 5 134 36 17.1 4.0
- 81 79 793 79,3 84 84 840 84 96 94 94% Dari hasil responden tersebut dapat disimpulkan bahwa 94% menyatakan bahwa aksi perubahan berupa SAMPEYAN dapat memberikan manfaat yang sangat besar dalam peningkatan kinerja administrasi pelayanan pasien pada Poliklinik SPN Polda Jambi karena dapat mempermudah dan mempercepat penyajian laporan secara cepat dan akurat, mudah di kases kapan saja dan dimana saja serta menghemat penggunaan ATK. 71 SS SS SS SS SS SS
72 3. Pelaksanaan Strategi Pengembangan Kompetensi Dalam Aksi Perubahan Pelaksanaan strategis pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan ini didasarkan hasil penilaian dari peserta dan mentor terhadap proses pengembangan kompetensi yang merepresentasikan aspek sikap dan perilaku peserta pelatihan kepemimpinan yang mencakup 3 (tiga) komponen, yaitu penilaian peserta, penilaian mentor dan gabungan nilai peserta dan mentor. Ketiga kompetensi tersebut merupakan komponen yang harus dinilai atau dilakukan pemetaan untuk menggambarkan aspek sikap dan perilaku kepemimpinan (manajerial) peserta pelatihan. Hasil penilaian kompetensi tersebut digunakan dalam rangka pengembangan kompetensi peserta dalam aksi perubahan. Namun sebelum pelaksanaan aksi perubahan, action leader telah mendapat penilaian kompetensi tersebut dari mentor dengan kualifikasi baik. Action leader juga telah melakukan penilaian mandiri (self assessmen) dengan hasil penilaian baik. Gabungan penilaian tersebut tertuang pada rekap nilai akhir sikap perilaku action leader sebagai berikut: Tabel 17 Rekap Nilai Akhir Sikap Perilaku Sebelum Aksi Perubahan
73 Nama Peserta:dr. MUNANDARNama Mentor:KBP EDY SETYANTO ERNING POLIKLINIKJabatan:KA SPNInstansi:SPN POLDA JAMBIInstansi:POLDA JAMBIProgram:Pendidikan Kepemimpinan Pengawas (PKP)Sub Komponen IntegritasSub Komponen KerjasamaRata-Rata Total Sub KomponenKualifikasi Total Sub Rata-Rata Per Sub Kurang:Nilai KomponenSub Komponen Mengelola Per Sub KomponenBaikAkhir Sikap Perilaku8,54Memperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap nilai gabungan, peserta perlu diberikan program pengembangan potensi diri dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan bimbingan dan pendampingan yang terjadwal sebagai bekal penguatan sikap perilaku dalam menduduki jabatan pengawasMemperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap nilai gabungan, peserta perlu diberikan program pengembangan potensi diri dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan bimbingan, pendampingan yang sangat ketat dan sebaiknya agar melibatkan unit pengelola kepegawaian instansi asal peserta sebagai bekal penguatan sikap perilaku dalam menduduki jabatan PENGEMBANGAN POTENSI DIRI:Memperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap nilai gabungan, peserta perlu diberikan pengayaan pengembangan potensi diri dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan bimbingan dan pendampingan sebagai bekal pengayaan sikap perilaku untuk menduduki jabatan pimpinan yang lebih tinggiMemperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap nilai gabungan, peserta perlu diberikan pengayaan pengembangan potensi diri dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan bimbingan dan pendampingan yang terjadwal sebagai bekal pendalaman sikap perilaku dalam jabatan pimpinan pengawas Setelah action leader melaksanakan pengembangan kompetensi selama waktu pelaksanaan aksi perubahan, action leader dan mentor kembali melakukan penilaian kompetensi. Sehingga terdapat peningkatan nilai kompetensi, baik dalam sub komponen integritas, sub komponen kerjasama, maupun sub komponen mengelola perubahan. Peningkatan nilai tersebut secara otomatis
menghasilkan peningkatan nilai akhir sikap perilaku action leader sebagai peserta pelatihan. Adapun nilai akhir sikap perilaku action leader setelah aksi perubahan tertuang dalam tabel berikut: Tabel 18 Penilaian Sikap Perilaku Setelah Aksi Perubahan Nama Peserta:dr. MUNANDARNama Mentor:KBP EDY SETYANTO ERNING POLIKLINIKJabatan:KA SPNInstansi:SPN POLDA JAMBIInstansi:POLDA JAMBIProgram:Pendidikan Kepemimpinan Pengawas (PKP)Sub Komponen IntegritasSub Komponen KerjasamaRata-Rata Total Sub KomponenKualifikasi Total Sub Rata-Rata Per Sub nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap nilai gabungan, peserta perlu diberikan program pengembangan potensi diri dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan bimbingan dan pendampingan yang terjadwal sebagai bekal penguatan sikap perilaku dalam menduduki jabatan pengawasMemperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap nilai gabungan, peserta perlu diberikan program pengembangan potensi diri dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan bimbingan, pendampingan yang sangat ketat dan sebaiknya agar melibatkan unit pengelola kepegawaian instansi asal peserta sebagai bekal penguatan sikap perilaku dalam menduduki jabatan PENGEMBANGAN POTENSI DIRI:Memperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap nilai gabungan, peserta perlu diberikan pengayaan pengembangan potensi diri dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan bimbingan dan pendampingan sebagai bekal pengayaan sikap perilaku untuk menduduki jabatan pimpinan yang lebih tinggiMemperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap nilai gabungan, peserta perlu diberikan pengayaan pengembangan potensi diri dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan bimbingan dan pendampingan yang terjadwal sebagai bekal pendalaman sikap perilaku dalam jabatan pimpinan pengawas9,00Kualifikasi Per Sub KomponenIstimewaAkhir Sikap Perilaku9,00REKAP NILAI AKHIR SIKAP PERILAKU PESERTANilai KomponenSub Komponen Mengelola Perubahan9,009,00 Berdasarkan penilaian Sikap Perilaku terhadap diri sendiri didapatkan nilai akhir 9.00 dengan kualifikasi Istimewa, sehingga pelaksanaan pengembangan diri yaitu dengan memperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta, Mentor dan Rekap nilai gabungan, maka 74
75 rekomendasi yang diberikan adalah peserta perlu diberikan pengayaan pengembangan potensi diri dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan bimbingan dan pendampingan sebagai bekal pengayaan sikap perilaku untuk menduduki jabatan pimpinan yang lebih tinggi. Berdasarkan rekomendasi tersebut maka action leader telah mengikuti pengembangan potensi diri dengan mengikuti beberapa kegiatan webinar dengan materi terkait dengan aksi perubahan, sehingga dapat menambah wawasan dan meningkatkan kompetensi action leader pada posisi pemimpin pengawas. Selain itu dalam pelaksanaan strategi kompetensi action leader mengembangkan kompetensi stakeholder terkait inovasi yang dilaksanan sebagai berikut : Tabel 19 Strategi Pengembangan kompetensi No. STAKEHOLDER 1. Stakeholder internal KEBUTUHAN KOMPETENSI 1. Mampu menggunakan sistem administrasi pelayanan KEGIATAN Sosialisasi pasein dalam melakukan pencatatan dan lapoan secara cepat dan tepat waktu dengan menggunakan aplikasi SAMPEYAN 2. Mampu memberikan informasi terkait SAMPEYAN 2 Stakeholder Eksternal Mengetahui administrasi pelayanan kesehatan pasien Sosialisasi dilakukan secara digitalisasi 3 Operator 1. Memahami dan mampu Bimtek yang mengoperasikan aplikasi dilaksanakan 1 SAMPEYAN hari dan melakukan
76 2. Melakukan pengolahan data hasil input user Pendampingan 3. Melakukan maintenance selama (pengamanan dan pelaksanaan perawatan) aplikasi sistem implementasi administrasi pelayanan aksi perubahan pasien selama 23 hari Adapun perbandingan antara rencana dan realisasi pengembangan kompetensi stakeholder diuraikan sebagai berikut: Tabel 20 Perbandingan Rencana dan RealisasiPengembangan Kompetensi Stakeholder NO PERENCANAAN REALISASI Kegiatan Kebutuhan Waktu Kegiatan Kebutuhan Waktu Kompetensi Kompetensi Stakeholder Internal 1 Sosialisasi Mampu Tanggal Sosialisasi Mampu Tanggal menggunakan 3 Juni menggunakan 3 Juni sistem 2024 sistem 2024 administrasi (1 Hari) administrasi (1 Hari) pelayanan pasien pelayanan pasein dalam melakukan dalam melakukan pencatatan dan pencatatan dan laporan secara lapoan secara cepat dan tepat cepat dan tepat waktu dengan waktu dengan menggunakan menggunakan aplikasi aplikasi SAMPEYAN SAMPEYAN Mampu Mampu memberikan memberikan informasi terkait informasi terkait SAMPEYAN SAMPEYAN
77 2 Bimtek yang Memahami dan Tanggal Bimtek yang Memahami dan Tanggal dilaksanakan 1 mampu 31 Mei dilaksanakan 1 mampu 31 Mei hari dan mengoperasikan 2024 hari dan mengoperasikan 2024 melakukan aplikasi (1 Hari) melakukan aplikasi (1 Hari) SAMPEYAN SAMPEYAN Pendampingan Melakukan Tanggal Pendampingan Melakukan Tanggal selama pengolahan data 4 juni selama pengolahan data 4 juni pelaksanaan hasil input user s.d 25 pelaksanaan hasil input user s.d 25 implementasi Melakukan juni implementasi Melakukan juni aksi perubahan maintenance 2024 aksi perubahan maintenance 2024 selama 23 hari (pengamanan dan (23 selama 23 hari (pengamanan dan (23 perawatan) hari) perawatan) hari) aplikasi sistem aplikasi sistem administrasi administrasi pelayanan pasien pelayanan pasien Stakeholder Eksternal Sosialisasi Mengetahui Tanggal Sosialisasi Mengetahui Tanggal administrasi 3 Juni administrasi 3 Juni pelayanan 2024 pelayanan 2024 kesehatan pasien (1 Hari) kesehatan pasien (1 Hari) dilakukan secara dilakukan secara digitalisasi digitalisasi 4. Keterkaitan Mata Pelatihan Pilihan Dengan aksi Perubahan Dilaksanakannya aksi perubahan ini tentunya memberikan pengaruh yang sangat penting dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab agar mampu memperbaiki pelayanan di Poliklinik SPN Polda Jambi sehingga dapat meningkatkan kinerja organisasi. Oleh sebab itu dibutuhkan kepemimpinan yang sesuai dengan tugas fungsinya yaitu memberikan pelayanan yang optimal terhadap seluruh stakeholder. Berkaitan dengan hal tersebut di atas, maka mata pelatihan pendukung aksi perubahan yang dipilih oleh action leader adalah:
Tabel 21 Keterkaitan Mata Pelatihan dengan Aksi Perubahan No Nama mata Hubungan dengan aksi perubahan Waktu pelatihan pelaksanaan 1 Webinar membangun personal branding di Tanggal "Membangun media sosial bukan hanya tentang 29 mei 2024 personal mempromosikan diri sendiri, tetapi (1 hari) branding di juga tentang membangun reputasi, media sosial" kredibilitas, dan jaringan yang dapat yang diadakan mendukung kinerja seseorang dalam oleh QUBISA berbagai aspek kehidupan profesional. Hal ini perlu dimiliki oleh seorang action leader agar dapat membangun jejaring, membangun komunikasi dengan para stakeholder sehingga aksi perubahan dapat diketahui dan diterima kemanfaatannya 2 Webinar Membangun kerjasama dengan tim Tanggal "Bagaimana maupun stakeholder dalam 17 mei 2024 membangun melaksanakan aksi perubahan sangat 1 (hari) relasi untuk diperlukan agar mendapat dukungan menjalankan karena dengan Membangun relasi bisnis" yang yang baik akan menentukan diadakan oleh keberhasilan aksi perubahan QUBISA 78 Output Sertifikat sertifikat
3 Webinar "Pemanfaatan media penyimpanan online google drive secara maksimal dalam pengelolaan berkas digital" yang diadakan oleh Kombe Digital Kreatif Pemanfaatan teknologi sangat diperlukan dalam setiap kegiatan. Oleh karena itu dengan memanfaatkan teknologi, data akan tersimpan secara cepat. Dengan pengelolaan berkas digital maka organisasi dapat membangun fondasi yang kuat untuk inovasi dan perubahan yang berkelanjutan. Penggunaan teknologi yang cerdas dan adaptasi terhadap alat kerja digital modern dapat membantu organisasi bersaing lebih baik, beradaptasi dengan perubahan. Dengan demikian aksi perubahan dalam penggunaan digitalisasi dalam administrasi pelayanan pasien sangat diperlukan. Tanggal 24 Mei 2024 (1 hari) 79
BAB IV PENUTUP a. Simpulan Permasalahan pelayanan dalam pelaksanaan tugas action leader sebagai Ka Poliklinik SPN Polda Jambi yang menjadi fokus prioritas untuk diatasi adalah belum optimalnya administrasi pelayanan pasien karena masih menggunakan manual yaitu dicatat pada buku dan lembar kertas yang terkadang catatan/tulisan tidak jelas sehingga salah penafsiran dan harus diteliti kembali kejelasan catatan tersebut ketika dibutuhkan. Tentunya hal ini akan berakibat kurang baik dalam mendiagnosa riwayat pasien dan dalam pemberian obat. Disamping itu, pencatatan yang dilakukan secara manual berdampak pada pelaporan kepada pimpinan atau pihak terkait apabila dibutuhkan sewaktu- waktu dapat terhambat dan tidak tepat waktu. Oleh karena itu, action leader membuat inovasi berupa Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) yang berbasis web dan android sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja. Milestone yang telah direncanakan dalam rencana aksi perubahan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga menghasilkan output aksi perubahan seperti yang diharapkan sebelumnya. Hasil aksi perubahan berupa aplikasi SAMPEYAN telah berdampak positif pada peningkatan layanan administrasi pasien yang dapat memberikan informasi data pasien, data obat dan riwayat kesehatan pasien secara cepat dan akurat. Dalam dimensi valuasi rupiah, hasil aksi perubahan berdampak pada tidak adanya biaya yang dikeluarkan untuk melalukan pencetakan administrasi pelayanan pasien (paperless). Dalam dimensi akuntabilitas kinerja, hasil aksi perubahan berdampak pada lebih akuntabelnya kinerja karena data administrasi layanan pasien dapat memberikan laporan secara akurat. Dalam pelaksanaan aksi perubahan juga, action leader telah melaksanakan pengembangan kompetensi, baik untuk action leader maupun para stakeholder, dalam rangka mendukung perwujudan tujuan aksi perubahan. Selain itu, action leader juga telah mengikuti pelatihan 81
berupa mata pelatihan pilihan yang mendukung pelaksanaan aksi perubahan. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan aksi perubahan, semua operator semua stakeholder memberikn dukungan terhadap aksi perubahan action leader. B. Rekomendasi 1. Aksi perubahan dapat digunakan secara berkesinambungan untuk menjamin layanan terhadap pasien secara berkualitas sehingga selalu menghasilkan data pelaporan pasien yang akuntabel dan tepat waktu. 2. Aksi perubahan ini dapat didukung anggaran Satker melalui DIPA sehingga dapat berkembang dan berkelanjutan serta menjamin pelaksanaan maintenancenya; 3. Implementasi aksi perubahan pada tahap pasca pelatihan dapat direalisasikan secara tepat waktu. Bandung, Juli 2024 PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS TTD dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618 82
DAFTAR PUSTAKA Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2020 tentang Tentang Road Map Reformasi Rirokrasi 2020- 2024 Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2021 tanggal 26 Agustus 2021 tentang Implementasi Core Values dan Employer Branding Aparatur Sipil Negara. Lembaga Administrasi Negara, 2019. Modul Diagnosa Organisasi. Pelatihan Kepemimpinan Pengawas, Lembaga Administrasi Negara, 2021. Modul Komunikasi Dalam Pelayanan Publik. Pelatihan Kepemimpinan Pengawas. Lembaga Administrasi Negara, 2019. Pelayanan Publik Digital. Pelatihan Kepemimpinan Pengawas. 83
LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE 1-8 (6 MEI - 02 Juli 2024) SISTEM ADMINISTRASI PELAYANAN PASIEN (SAMPEYAN) DI POLIKLINIK SPN POLDA JAMBI Oleh: dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618 PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IX TAHUN 2024
LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE-1 Nama peserta Instansi : dr. MUNANDAR : Poliklinik SPN Polda Jambi Judul Aksi Perubahan : Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) NO. Hari, Tanggal KEGIATAN Output Keterangan 1. Senin, 6 Mei 2024 2. Selasa, Mei 2024 2. Selasa, Mei 2024 Melaporkan dan koordinasi kepada pimpinan langsung selaku Promoter dan Mentor. kesepakatan Melakukan pelaksanaan rencana aksi perubahan kepada mentor. Mengumpulkan data dukung pembuatan aplikasi terkait rencana aksi perubahan. Melakukan rapat koordinasi rencana aksi perubahan dengan stakeholder internal Dokumentasi Catatan hasil koordinasi Data dukung Daftar hadir Dokumentasi Action Leader berkonsultasi terkait hasil seminar rencana aksi perubahan Mengumpulkan data terkait aplikasi SAMPEYAN Terlaksana dengan baik 3. Selasa, Mei 2024 3. Selasa, Mei 2024 Melakukan pembentukan tim efektif rencana aksi perubahan Daftar nama tim efektif Pembuatan draft sprint tim efektif 4. Rabu, 8 Mei 2024 4. Rabu, 8 Mei 2024 Sprin tim efektif Dokumentasi Terlaksana dengan baik 5. Sabtu,11 Mei 2024 Pengumpulan data oleh tim efektif Dokumentasi Data Tim efektif mengumpulkan data dan dimasukkan dalam aplikasi MENTOR Jambi, 11 Mei 2024 PESERTA EDY SETYANTO ERNING WIBOWO, S.I.K., M.H. KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77071328 dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Senin, 06 Mei 2024 Waktu : 08.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Action leader membangun komunikasi dengan mentor terkait proses Rencana Aksi Perubahan Melakukan kesepakatan pelaksanaan rencana aksi perubahan kepada mentor Mengumpulkan data dukung pembuatan aplikasi terkait rencana aksi perubahan 2) Tujuan Kegiatan Untuk mempermudah kegiatan dalam persiapan menuju Rencana Aksi Perubahan 3) Pelaksanaan Kegiatan Action Leader berkonsultasi terkait hasil seminar rencana aksi perubahan meminta arahan dalam penyusunan aksi perubahan. 4) Hasil dan Pembahasan Mentor mendukung penuh kegiatan Rencana Aksi Perubahan 5) Kesimpulan Mentor siap mendukung rencana aksi perubahan. Data yang sudah terkumpul akan didiskusikan kembali 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 06 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Selasa, 07 Mei 2024 Waktu : 08.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan rapat koordinasi rencana aksi perubahan dengan stakeholder internal 2) Tujuan Kegiatan Agar stakeholder mengikuti rencana aksi perubahan dan mendukung kegiatan 3) Pelaksanaan Kegiatan Di Poliklinik Sekolah Polisi Negara Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Stakeholder mengikuti tugas masing-masing sesuai pertelaan tugas 5) Kesimpulan Terlaksana dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi : Jambi, 07 Meii 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Rabu, 08 Mei 2024 Waktu : 08.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Membuat sprin tim efektif rencana aksi perubahan 2) Tujuan Kegiatan Sprint pembentukan tim efektif agar bekerja secara optimal dan efisien 3) Pelaksanaan Kegiatan Di Poliklinik Sekolah Polisi Negara Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Terbentuknya tim efektif 5) Kesimpulan Terlaksana dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 08 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Sabtu, 11 Mei 2024 Waktu : 08.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Pengumpulan data oleh tim efektif 2) Tujuan Kegiatan Tim mengumpulkan data apa yang sebaiknya dimasukkan dalam aplikasi 3) Pelaksanaan Kegiatan Di Sekolah Polisi Negara Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Terkumpulnya data yang akan dimasukan ke aplikasi 5) Kesimpulan Terlaksana dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 11 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE-2 Nama peserta Instansi : dr. MUNANDAR : Poliklinik SPN Polda Jambi Judul Aksi Perubahan : Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) NO. Hari, Tanggal KEGIATAN Output Keterangan 1. 2. Senin, 13 Mei 2024 Selasa, 14 Mei 2024 undangan Membuat sosialisasi stakehorder external dan menyebarkan undangan melalui WAG Melakukan dengan external koordinasi stakehorder Dokumentasi Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. 3. Rabu, 15 Mei 2024 Melakukan sosialisasi kepada stakehorder external Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 4. Kamis, 16 Mei 2024 Mmenyusun draf rancangan aplikasi Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 5. 6. Jumat,17 Mei 2024 Sabtu, 18 Mei 2024 Koordinasi dengan tim it dalam pembuatan aplikasi Mengikuti Web binnar Membuat laporan Log Activity Harian dan Minguan Minggu II Dokumentasi Laporan Minggu 2 yang telah ditandatangani dikirim ke Aplikasi Sipolin dan Email Pusdikmin. Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Jambi, 18 Mei 2024 MENTOR PESERTA EDY SETYANTO ERNING WIBOWO, S.I.K., M.H. KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77071328 dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Senin, 13 Mei 2024 Waktu : 10.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Membuat undangan sosialisasi stakeholder internal dan menyebarkan undangan melalui WAG. 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengetahui jadwal dan tempat pelaksanaan pertemuan serta mengetaui rencana aksi perubahan 3) Pelaksanaan Kegiatan Menyusun surat undangan dan menyebar melalui WAG 4) Hasil dan Pembahasan Mentor Menyusun surat undangan kemdian meminta tanda tangan dari mentor, setelah ditanda tangani kemudian undangan di sebarkan melalui WAG 5) Kesimpulan Undangan yang dibagikan melalui WAG efektif dan efisien. 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 13 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Selasa, 14 Mei 2024 Waktu : 08.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan koordinasi dengan stakehorder external 2) Tujuan Kegiatan Meminta dukungan terkait Rencana Aksi Perubahan yang akan dilakukan 3) Pelaksanaan Kegiatan Meminta dukungan terkait rencana aksi perubahan dalam pertemuan 4) Hasil dan Pembahasan Seluruh stakehorder external menyetujui dan mendukung rencana aksi perubahan yang akan dilaksanakan 5) Kesimpulan Seluruh stakeholder eksternal menyetujui dan mendukung rencana aksi perubahan yang akan dilaksanakan 6) Evidence/Dokumentasi :
Jambi, 14 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Rabu, 15 Mei 2024 Waktu : 08.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan sosialisasi kepada stakehorder external 2) Tujuan Kegiatan Mensosialisasikan tindak lanjut seminar rencana aksi perubahan sistem administrasi pelayanan pasien (SAMPEYAN) 3) Pelaksanaan Kegiatan Mensosialisasikan rencana aksi perubahan sistem administrasi pelayanan pasien (SAMPEYAN) 4) Hasil dan Pembahasan a. Dihadiri oleh Waka SPN, Kakorsi, koorgadik, kasubagrenmin, Kayanma, Danyon, Danki, ketua tim aplikasi, ketua tim sosialisasi, ketua tim administrasi dan pengasuh. b. Para undangan yang hadir sangat antusias dan sesegra mungkin aplikasi tersebut di uji cobakan c. Menjelaskan draf rancangan aksi perubahan aplikasi "SAMPEYAN" d. Perancangan sistem aplikasi disesuaikan dengan kebutuhan dari user dan kedepan dapat di upgrade sesuai kebutuhan e. Penggunaan aplikasi tersebut diharapkan dapat melihat kondisi terkini personal ataupun satdik jikalau mengalami sakit f. Data Kesehatan personal dan satdik dapat termonitor oleh pimpinan g. Keamanan penggunaan aplikasi tersebut agar dapat diperhatikan h. Tersosialisasinya aksi perubahan sistem administrasi pelayanan pasien (SAMPEYAN) 5) Kesimpulan Sosialisasi terlaksana dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 15 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Kamis, 16 Mei 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan penyusunan draf rancangan aplikasi 2) Tujuan Kegiatan Untuk memudahkan user dalam Menyusun konsep aplikasi 3) Pelaksanaan Kegiatan Ruang tim IT SPN 4) Hasil dan Pembahasan Dapat tersusunnya rancangan aplikasi 5) Kesimpulan Agar yang telah di konsep dapat berjalan dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 16 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Jumat, 17 Mei 2024 Waktu : 15.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan koordinasi dengan tim IT untuk fitur aplikasi Mengikuti Web Binnar 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut dapat dijalankan Menambah wawasan terkait Bagaimana Membangun Relasi Untuk Menjalankan Bisnis 3) Pelaksanaan Kegiatan Ruang tim IT SPN 4) Hasil dan Pembahasan Aplikasi masih perlu penambahan beberapa fiture untuk menjalankannya dan mendapat tambahan wawasan terkait bagaimana Membangun Personal Branding di Media Sosial 5) Kesimpulan Perlu dilakukan penyeseuaian-penyesuaian agar aplikasi dapat dijalankan dengan maksimal a. Perlu dilakukan penyeseuaian-penyesuaian agar aplikasi dapat dijalankan dengan maksimal. b. Bagaimana membangun relasi dalam menjalankan bisnis sangat berguna saat memberikan pelayanan Kesehatan, Dimana menjalankan bisnis sama dengan memberikan pelayanan public berupa pelayanan Kesehatan yang komprehensif dan prima. 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 17 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Sabtu, 18 Mei 2024 Waktu : 11.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Pembuatan Laporan Kegiatan Minggu II 2) Tujuan Kegiatan Memberikan informasi tentang pelaksanaan Implementasi Aksi Perubahan pada pada minggu II. 3) Pelaksanaan Kegiatan Mengumpulkan laporan harian Giat implementasi Rencana Aksi Perubahan action leader dari tanggal 13 s.d 17 Mei 2024. 4) Hasil dan Pembahasan memperoleh laporan kegiatan implementasi Rencana Aksi Perubahan Minggu II 5) Kesimpulan Kegiatan pembuatan laporan Minggu II merupakan laporan kegiatan yang dilaksanakan dari mulai membuat undangan sosialisasi, melakukan koordinasi dan sosialisasi stakehorder serta Menyusun draf rancangan pembuatan aplikasi SAMPEYAN. 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 18 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE-3 Nama peserta Instansi : dr. MUNANDAR : Poliklinik SPN Polda Jambi Judul Aksi Perubahan : Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) NO. Hari, Tanggal KEGIATAN Output Keterangan 1. 2. 3. 4. Senin, 20 Mei 2024 Selasa, 21 Mei 2024 Rabu, 22 Mei 2024 Sabtu, 25 Mei 2024 Melakukan penyusunan data personil SPN yang akan di buat ke aplikasi SAMPEYAN penyusunan Melakukan data Siswa Diktuk angkatan 25 yang akan di buat ke aplikasi SAMPEYAN Melakukan singkronisasi data personil dan siswa diktuk ke aplikasi SAMPEYAN Membuat laporan Log Activity Harian dan Minguan Minggu III Dokumentasi Dokumentasi Dokumentasi Laporan Minggu 3 yang telah ditandatangani dikirim ke Aplikasi Sipolin Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Jambi, 25 Mei 2024 MENTOR PESERTA EDY SETYANTO ERNING WIBOWO, S.I.K., M.H. KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77071328 dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Senin, 20 Mei 2024 Waktu : 10.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan penyusunan data personil SPN yang akan di buat ke aplikasi SAMPEYAN. 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengetahui data personil Sekolah Polisi Negara Polda Jambi di Poliklinik 3) Pelaksanaan Kegiatan Menyusun data yang diperlukan untuk aplikasi Sampeyan 4) Hasil dan Pembahasan Action Leader Menyusun data apa saja yang diperlukan dan dimasukan di aplikasi SAMPEYAN 5) Kesimpulan Sebagai data dasar personil di Poliklinik SPN. 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 20 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Selasa, 21 Mei 2024 Waktu : 08.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan penyusunan data Siswa Diktuk angkatan 25 yang akan di buat ke aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengetahui data siswa diktuk angkatan 25 Sekolah Polisi Negara Polda Jambi di Poliklinik 3) Pelaksanaan Kegiatan Menyusun data yang diperlukan untuk aplikasi Sampeyan 4) Hasil dan Pembahasan Action Leader Menyusun data apa saja yang diperlukan dan dimasukan di aplikasi SAMPEYAN 5) Kesimpulan Sebagai data dasar siswa diktu di Poliklinik SPN 6) Evidence/Dokumentasi :
Jambi, 21 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Rabu, 22 Mei 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan Sinkronisasi data personil dan siswa diktuk ke aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk mensinkronkan data yang berobat ke poliklinik SPN 3) Pelaksanaan Kegiatan Personil dan Satdik yang akan berobat ke Poliklinik SPN 4) Hasil dan Pembahasan i. Data personal dan siswa yang di masukan ke aplikasi sebagai data awal untuk arsip di poliklinik. j. Data personal dan data siswa yang sudah di aplikasi, bisa dipakai sebagai data untuk kunjungan berobat ke poliklinik SPN k. Data yang tersimpan agar mempermudah saat dibutuhkan l. Penggunaan aplikasi tersebut diharapkan dapat memonitor kunjungan personil ataupun satdik ke poliklinik m. Data Kesehatan personil dan satdik dapat termonitor oleh pimpinan 5) Kesimpulan Data masuk ke aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 22 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Sabtu, 25 Mei 2024 Waktu : 14.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Pembuatan Laporan Kegiatan Minggu III 2) Tujuan Kegiatan Memberikan informasi tentang pelaksanaan Implementasi Aksi Perubahan pada pada minggu II. 3) Pelaksanaan Kegiatan Mengumpulkan laporan harian Giat implementasi Rencana Aksi Perubahan action leader dari tanggal 20 s.d 25 Mei 2024. 4) Hasil dan Pembahasan memperoleh laporan kegiatan implementasi Rencana Aksi Perubahan Minggu III 5) Kesimpulan Kegiatan pembuatan laporan Minggu III merupakan laporan kegiatan yang dilaksanakan dari mulai Menyusun data personal dan satdik Angkatan 25 serta mensinkronkan data tersebut ke aplikasi SAMPEYAN. 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 25 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE-4 Nama peserta Instansi : dr. MUNANDAR : Poliklinik SPN Polda Jambi Judul Aksi Perubahan : Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) NO. Hari, Tanggal KEGIATAN Output Keterangan 1. Senin, 27 Mei 2024 Penyusunan panduan draf buku Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 2. Selasa, 28 Mei 2024 Penyusunan draf panduan buku Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 3. 4. 5. Rabu, 29 Mei 2024 Kamis, 30 Mei 2024 Jumat,31Mei 2024 Membuat video tutorial penggunaan aplikasi SAMPEYAN Mengikuti Web binnar bimtek Melakukan pengesahan buku panduan penggunaan aplikasi SAMPEYAN Melakukan Bimtek kepada operator ( Tim Efektif ) Zoom Dokumentasi Dokumentasi Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Jambi, 31 Mei 2024 MENTOR PESERTA EDY SETYANTO ERNING WIBOWO, S.I.K., M.H. KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77071328 dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Senin, 27 Mei 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Menyusun draf buku panduan SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk memudahkan user menggunakan aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan Poliklinik SPN 4) Hasil dan Pembahasan Dapat tersusunnya draf buku panduan aplikasi untuk user 5) Kesimpulan Buku panduan dibuat agar user mampu menjalankan aplikasi dimanapun kapan pun dan walau action leader tidak di tempat aplikasi tetap dapat dijalankan. 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 27 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Selasa, 28 Mei 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Menyusun draf buku panduan SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk memudahkan user menggunakan aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan Poliklinik SPN 4) Hasil dan Pembahasan Dapat tersusunnya draf buku panduan aplikasi untuk user 5) Kesimpulan Buku panduan dibuat agar user mampu menjalankan aplikasi dimanapun kapan pun dan walau action leader tidak di tempat aplikasi tetap dapat dijalankan. 6) Evidence/Dokumentasi :
Jambi, 28 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Rabu, 29 Mei 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan a. Membuat video tutorial penggunaan aplikasi SAMPEYAN b. Mengikuti Web Binnar Bimtek Personal Branding 2024 yang diselenggarakan oleh qubisa selama bulan Mei 2024 2) Tujuan Kegiatan a. Mengetahui cara penggunaan aplikasi SAMPEYAN b. Menambah wawasan terkait pengembangan personal branding 3) Pelaksanaan Kegiatan Ruang Poliklinik SPN 4) Hasil dan Pembahasan Action leader bisa mengunakan aplikasi SAMPEYAN dan mendapat tambahan wawasan terkait personal branding untuk pelayanan publik 5) Kesimpulan a. Dengan video tutorial agar lebuh memahami tentang penggunaan apliakasi SAMPEYAN b. Personal branding perlu di perbaiki agar pelayanan menjadi lebih maksimal, sehingga untuk mengikuti perkembangan teknologi dan informasi kita perlu membangun kemampuan pada identitas diri dalam melakukan transformasi digital untuk pelayanan publik. c. Baik buruk suatu penggunaan teknologi tergantung pada usernya, perlu ada pemahaman bahwa teknologi adalah tools sehingga kita harus lebih bijak dalam penggunaannya. Personal branding di era digital ini sangat mempengaruhi prespektik orang terhadap apa yang kita bangun.osialisasi terlaksana dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 29 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Kamis, 30 Mei 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan pengesahan buku panduan penggunaan aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk memudahkan pengguna aplikasi dalam menjalakan aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan Ruang poliklinik SPN 4) Hasil dan Pembahasan Mempermudah admin, pimpinan dan pengguna aplikasi dalam menjalankan aplikasi SAMPEYAN 5) Kesimpulan Agar aplikasi SAMPEYAN dapat berjalan dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 30 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Jumat, 31 Mei 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan Bimtek kepada operator ( Tim Efektif ) 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengetahui cara penggunaan aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan Ruang Poliklinik SPN 4) Hasil dan Pembahasan a. Operator dapat menngunakan aplikasi SAMPEYAN dengan baik dan benar b. Selain admin yang dapat mengakses aplikasi SAMPEYAN, pimpinan diberikan akses untuk aplikasi SAMPEYAN c. Operator mengetahui fitur yang ada di dalam aplikasi dan mengaplikasikannya 5) Kesimpulan Perlu dilakukan penyeseuaian-penyesuaian dalam penggunaan aplikasi dan fitur dari aplikasi 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 31 Mei 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE-5 Nama peserta Instansi : dr. MUNANDAR : Poliklinik SPN Polda Jambi Judul Aksi Perubahan : Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) NO. Hari, Tanggal KEGIATAN Output Keterangan 1. 2. Senin, 03 Juni 2024 Selasa, 04 Juni 2024 Membuat undangan ke sosialisasi stakehorder external dan internal serta tim efektif sosialisasi Melakukan aplikasi SAMPEYAN ke stakehorder external dan internal serta tim efektif aplikasi Dokumentasi Dokumentasi Undangan Daftar hadir Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. 3. 4. 5. 6. Rabu, 05 Juni 2024 Kamis, 06 Juni 2024 Jumat,07 Juni 2024 Sabtu, 08 Juni 2024 Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Monitoring dan coaching pelatihan kepemimpinan pengawas angkatan IX T.A 2024 Melakukan koordinasi dengan Ka SPN bersama tim efektif Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Melakukan Koordinasi dengan tim programer aplikasi SAMPEYAN Membuat laporan Log Activity Harian dan Minguan Minggu 5 Dokumentasi Zoom Dokumentasi Dokumentasi Laporan Minggu 5 yang telah ditandatangani dikirim ke Aplikasi Sipolin dan Email Pusdikmin. Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Jambi, 08 Juni 2024 MENTOR PESERTA EDY SETYANTO ERNING WIBOWO, S.I.K., M.H. KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77071328 dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Senin, 03 Juni 2024 Waktu : 11.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Membuat undangan sosialisasi aplikasi ke stakehorder external, internal dan tim efektif 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengetahui jadwal dan tempat pelaksanaan pertemuan 3) Pelaksanaan Kegiatan Ruang poliklinik SPN 4) Hasil dan Pembahasan Menyusun surat undangan kemudian undangan di sebarkan ke masing-masing satker dan melalui WAG 5) Kesimpulan Undangan yang telah dibuat disebarkan ke masing-masing satker dan melalui WAG efektif dan efisien. 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 03 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Selasa, 04 Juni 2024 Waktu : 10.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan sosialisasi aplikasi SAMPEYAN ke stakehorder external, internal dan tim efektif 2) Tujuan Kegiatan Memberikan pemahaman terhadap aplikasi yang telah dibuat dan informasi dari fitur yang ada di aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan Ruang rapat cendikia 4) Hasil dan Pembahasan Seluruh stakehorder external menyetujui dan mendukung rencana aksi perubahan yang akan dilaksanakan n. Dihadiri oleh Waka SPN, Kakorsi, koorgadik, kasubagrenmin, Kayanma, tim aplikasi, tim sosialisasi, tim administrasi dan para undangan yang hadir. o. Para undangan yang hadir sangat antusias dan segera mungkin aplikasi tersebut di uji cobakan p. Menjelaskan tentang aplikasi "SAMPEYAN" q. Perancangan sistem aplikasi disesuaikan dengan kebutuhan dari user dan kedepan dapat di upgrade sesuai kebutuhan r. Tersosialisasinya aksi perubahan sistem administrasi pelayanan pasien (SAMPEYAN). 5) Kesimpulan Seluruh stakeholder eksternal, internal, tim efektif dan undangan yang hadir menyetujui dan mendukung aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi :
Jambi, 04 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Rabu, 05 Juni 2024 Waktu : 08.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan implementasi penggunaan aplikasi sampeyan Monitoring dan coaching pelatihan kepemimpinan pengawas IX T.A 2024 2) Tujuan Kegiatan Untuk menjelaskan ke stakehorder terkait aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Stakeholder mengetahui tentang aplikasi SAMPEYAN baik fungsi , manfaat dan tampilannya 5) Kesimpulan Stakeholder siap menggunakan aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 05 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Kamis, 06 Juni 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Melakukan koordinasi dengan Ka SPN bersama tim efektif 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengisi data di aplikasi SAMPEYAN Untuk meminta arahan terkait aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan c. Aplikasi dapat digunakan dengan baik d. Saran untuk menambah fitur terkait satdik yang lagi di didik di SPN Polda jambi e. Sosialisasikan ke pihak terkait 5) Kesimpulan apliaksi dapat berjalan dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 06 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Jumat, 07 Juni 2024 Waktu : 15.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Mmelakukan implementasi aplikasi SAMPEYAN Melakukan koordinasi dengan tim programer aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengetahui aplikasi berjakan dengan baik 3) Pelaksanaan Kegiatan Di luar SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Aplikasi masih ada sedikit bug, dan akan segera dimaksimalkan 5) Kesimpulan Perlu dilakukan penyeseuaian-penyesuaian agar aplikasi dapat dijalankan dengan baik dan maksimal 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 07 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Sabtu, 08 Juni 2024 Waktu : 11.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Pembuatan Laporan Kegiatan Minggu V 2) Tujuan Kegiatan Memberikan informasi tentang pelaksanaan Implementasi Aksi Perubahan pada pada minggu V. 3) Pelaksanaan Kegiatan Mengumpulkan laporan harian Giat implementasi Rencana Aksi Perubahan action leader dari tanggal 03 s.d 08 Mei 2024. 4) Hasil dan Pembahasan memperoleh laporan kegiatan implementasi Rencana Aksi Perubahan Minggu V 5) Kesimpulan Kegiatan pembuatan laporan Minggu V merupakan laporan kegiatan yang dilaksanakan dari mulai membuat undangan sosialisasi, Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN, melakukan koordinasi bersama Ka.SPN dan tim efektif, monitoring dan coaching PKP Angkatan IX T.A 2024. 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 08 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE-6 Nama peserta Instansi : dr. MUNANDAR : Poliklinik SPN Polda Jambi Judul Aksi Perubahan : Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) NO. Hari, Tanggal KEGIATAN Output Keterangan 1. Senin, 10 Juni 2024 Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 2. Selasa, 11 Juni 2024 Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 3. Rabu, 12 Juni 2024 Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 4. Kamis, 13 Juni 2024 Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 5. 6. Jumat, 14 Juni 2024 Sabtu, 15 Juni 2024 Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Melakukan Koordinasi dengan tim IT SPN aplikasi SAMPEYAN Membuat laporan Log Activity Harian dan Minguan Minggu 6 Dokumentasi Laporan Minggu 6 yang telah ditandatangani dikirim ke Aplikasi Sipolin dan Email Pusdikmin. Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Jambi, 15 Juni 2024 MENTOR PESERTA EDY SETYANTO ERNING WIBOWO, S.I.K., M.H. KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77071328 dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Senin, 10 Juni 2024 Waktu : 11.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Implementasi penggunaan aplikasi sampeyan 2) Tujuan Kegiatan Untuk menginput data pasien yang berobat 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Data dari pasien yang berobat di catat melalui aplikasi SAMPEYAN 5) Kesimpulan Pasien yang berobat terdata di dalam aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 10 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Selasa, 11 Juni 2024 Waktu : 08.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Implementasi penggunaan aplikasi sampeyan 2) Tujuan Kegiatan Untuk menginput data pasien yang berobat 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Data dari pasien yang berobat di catat memlaui aplikasi SAMPEYAN 5) Kesimpulan Pasien yang berobat terdata di dalam aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi :
Jambi, 11 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Rabu, 12 Juni 2024 Waktu : 10.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Implementasi penggunaan aplikasi sampeyan 2) Tujuan Kegiatan Untuk menjelaskan ke pengasuh terkait aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Pengasuh mengetahui tentang aplikasi SAMPEYAN baik fungsi , manfaat dan tampilannya 5) Kesimpulan Pengasuh siap menggunakan aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 12 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Kamis, 13 Juni 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengisi data di aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan pembahasan Action leader bisa menggunakan aplikasi dengan baik 5) Kesimpulan Aplikasi dapat digunakan dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 13 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Jumat, 14 Juni 2024 Waktu : 10.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Implementasi aplikasi SAMPEYAN Koordinasi dengan tim IT SPN 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengetahui aplikasi SAMPEYAN ada masalah atau tidak saat di gunakan oleh user 3) Pelaksanaan Kegiatan Ruang IT SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Aplikasi SAMPEYAN digunakan terjadi masalah mau simpan pemeriksaan 5) Kesimpulan Perlu di lakukan koordinasi dengan tim programmer tentang masalah yang terjadi pada aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 14 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Sabtu, 15 Juni 2024 Waktu : 14.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Pembuatan Laporan Kegiatan Minggu VI 2) Tujuan Kegiatan Memberikan informasi tentang pelaksanaan Implementasi Aksi Perubahan pada pada minggu VI. 3) Pelaksanaan Kegiatan Mengumpulkan laporan harian Giat implementasi Rencana Aksi Perubahan action leader dari tanggal 10 s.d 15 Juni 2024. 4) Hasil dan Pembahasan memperoleh laporan kegiatan implementasi Rencana Aksi Perubahan Minggu VI 5) Kesimpulan Kegiatan pembuatan laporan Minggu VI merupakan laporan kegiatan yang dilaksanakan dengan implementasi aplikasi SAMPEYAN dan monitoring terhadap penggunaan aplikasi SAMPEYAN di Poliklinik SPN Polda Jambi. 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 15 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE-7 Nama peserta Instansi : dr. MUNANDAR : Poliklinik SPN Polda Jambi Judul Aksi Perubahan : Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) NO. Hari, Tanggal KEGIATAN Output Keterangan 1. Senin, 17 Juni 2024 Hari Raya Idul Adha
2. Selasa, 18 Juni 2024 Cuti bersama
3. Rabu, 19 Juni 2024 Melakukan pendampingan implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 4. Kamis, 20 Juni 2024 Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 5. 6. Jumat, 21 Juni 2024 Sabtu, 22 Juni 2024 Melakukan pengecekan kembali terhadap fitur yang ada pada aplikasi SAMPEYAN Membuat laporan Log Activity Harian dan Minguan Minggu 7 Membuat konsep undangan hasil pembahasan rapat monitoring evaluasi dan pelaksanaan aksi perubahan Dokumentasi Laporan Minggu 7 yang telah ditandatangani dikirim ke Aplikasi Sipolin dan Email Pusdikmin. dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. Jambi, 22 Juni 2024 MENTOR PESERTA EDY SETYANTO ERNING WIBOWO, S.I.K., M.H. KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77071328 dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Rabu, 19 Juni 2024 Waktu : 10.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan pendampingan implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Terlaksananya pendampingan implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Action leader melakukan pendampingan penggunaan aplikasi SAMPEYAN 5) Kesimpulan Pendampingan implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN terlaksana sesuai rencana 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 19 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Kamis, 20 Juni 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengisi data di aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan pembahasan Action leader menggunakan aplikasi dengan baik 5) Kesimpulan Aplikasi dapat digunakan dengan baik 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 20 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Jumat, 21 Juni 2024 Waktu : 10.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Melakukan pengecekan kembali terhadap fitur yang ada pada aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk melakukan pengecekan Kembali terhadap fitur yang ada pada aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan Ruang Poliklinik SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Action leader melakukan pengecekan kembalinterhadap fitur yang ada pada aplikasi SAMPEYAN 5) Kesimpulan Melakukan pengecekan Kembali terhadap fitur yang ada pada aplikasi SAMPEYAN aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 21 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Sabtu, 22 Juni 2024 Waktu : 14.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Pembuatan Laporan Kegiatan Minggu VII 2) Tujuan Kegiatan Memberikan informasi tentang pelaksanaan Implementasi Aksi Perubahan pada pada minggu VII. 3) Pelaksanaan Kegiatan Mengumpulkan laporan harian Giat implementasi Rencana Aksi Perubahan action leader dari tanggal 19 s.d 22 Juni 2024. 4) Hasil dan Pembahasan memperoleh laporan kegiatan implementasi Rencana Aksi Perubahan Minggu VII 5) Kesimpulan Kegiatan pembuatan laporan Minggu VII merupakan laporan kegiatan yang dilaksanakan dengan implementasi aplikasi SAMPEYAN dan monitoring terhadap penggunaan aplikasi SAMPEYAN di Poliklinik SPN Polda Jambi. Action leader membuat konsep undangan rapat pembahasan evaluasi dan monitoring pelaksanaan aksi perubahan 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 22 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE-8 Nama peserta Instansi : dr. MUNANDAR : Poliklinik SPN Polda Jambi Judul Aksi Perubahan : Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (SAMPEYAN) NO. Hari, Tanggal KEGIATAN Output Keterangan 1. Senin, 24 Juni 2024 Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Mengikuti Web Binnar Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 2. Selasa, 25 Juni 2024 Implementasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 3. Rabu, 26 Juni 2024 Monitoring pelaksanaan penggunaan aplikasi SAMPEYAN Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 4. Kamis, 27 Juni 2024 Membuat form kusioner menggunakan google form Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 5. 6. Jumat, 28 Juni 2024 Sabtu, 29 Juni 2024 Penyebaran angket kuisioner Penyebaran hasil evaluasi penggunaan aplikasi SAMPEYAN Penyusunan revisi LHAP Dokumentasi Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. Terlaksana sesuai rencana. 7. Senin, 01 Juli 2024 Membuat berita acara penyerahan dan pernyataan keberlangsungan aksi perubahan Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. 8. Selasa, 02 Juli 2024 Penyerahan dan surat pernyataan keberlangsungan aksi perubahan Penyusunan power point bahan tayang untuk presentasi hasil aksi perubahan Dokumentasi Terlaksana sesuai rencana. Jambi, 02 Juli 2024 MENTOR PESERTA EDY SETYANTO ERNING WIBOWO, S.I.K., M.H. KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77071328 dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Senin, 24 Juni 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Implementasi penggunaan aplikasi sampeyan Mengikuti Web Binnar 2) Tujuan Kegiatan Untuk menginput data pasien yang berobat Menambah wawasan terkait Bagaimana pemanfaatan media penyimpanan online google drive secara maksimal dalam pengelolaan berkas 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Data dari pasien yang berobat di catat melalui aplikasi SAMPEYAN dan mendapat tambahan wawasan terkait pemanfaatan media penyimpanan online google drive 5) Kesimpulan a. Aplikasi dapat digunakan dengan baik b. Bagaimana memanfaatkan penyimpanan berkas dan dokumen secara online menggunakan google drive dengan aman dan dapat mengakses dokumen secara realtime Pasien yang berobat terdata di dalam aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 24 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Selasa, 25 Juni 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Implementasi penggunaan aplikasi sampeyan 2) Tujuan Kegiatan Untuk menginput data pasien yang berobat 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Data dari pasien yang berobat di catat memlaui aplikasi SAMPEYAN 5) Kesimpulan Pasien yang berobat terdata di dalam aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi : Jambi, 25 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/ tanggal : Rabu, 26 Juni 2024 Waktu : 10.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Implementasi penggunaan aplikasi sampeyan Monitoring penggunaan aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk menginput data pasien yang berobat Memonitor penggunaan aplikasi SAMPEYAN berjalan baik atau ada kendala saat penginputan 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Data pasien berobat dicatat di aplikasi SAMPEYAN Dalam penginputan data pasien yang berobat berjalan baik, hanya saja terkendala jaringan saat hujan 5) Kesimpulan Pasien yang berobat terdata di aplikasi SAMPEYAN Aplikasi SAMPEYAN berjalan baik 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 26 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Kamis, 27 Juni 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Membuat form kuisioner menggunakan google form 2) Tujuan Kegiatan Mengetahui penggunaan dari aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan pembahasan Action leader bisa menggunakan aplikasi dengan baik dan membuat form kusioner dengan menggunakan google form 5) Kesimpulan f. Aplikasi dapat digunakan dengan baik g. Google form yang telah dibuat akan segera di sebar untuk mengetahui manfaat dari penggunaan aplikasi SAMPEYAN 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 27 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Jumat, 28 Juni 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Penyebaran angket kuisioner dan mengevaluasi hasil penggunaan aplikasi SAMPEYAN 2) Tujuan Kegiatan Untuk mengetahui kebermanfaatan dari aplikasi SAMPEYAN 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Penggunaan aplikasi SAMPEYAN untuk pasien berobat sangat menghemat waktu dan sangat berguna di lapangan 5) Kesimpulan Aplikasi SAMPEYAN berjalan baik 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 28 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Sabtu, 29 Juni 2024 Waktu : 14.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Penyusunan revisi laporan hasil aksi perubahan 2) Tujuan Kegiatan Untuk menyampaikan informasi tentang apa yang telah dilakukan dalam kegiatan aksi perubahan 3) Pelaksanaan Kegiatan Membuat dan mengumpulkan laporan harian, mingguan giat implementasi Aksi Perubahan action leader dari minggu 1 hingga saat ini. 4) Hasil dan Pembahasan Membuat laporan hasil aksi perubahan 5) Kesimpulan Action leader membuat konsep laporan hasil aksi perubahan sesuai rencana 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 29 Juni 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Senin, 01 Juli 2024 Waktu : 10.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Membuat berita acara penyerahan aksi perubahan dan Membuat surat pernyataan keberlangsungan aksi perubahan 2) Tujuan Kegiatan Untuk bukti penyerahan aksi perubahan dan keberlangsungan aksi perubahan 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Penandatangan berita acara dan penyerahan aksi perubahan sesuai rencana 5) Kesimpulan Membuat berita acara dan penyerahan laporan aksi perubahan sesuai rencana 6) Evidence/Dokumentasi: Jambi, 01 Juli 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
LAPORAN KEGIATAN HARIAN Hari/tanggal : Selasa, 02 Juli 2024 Waktu : 09.00 s.d. selesai 1) Jenis Kegiatan Penyerahan dan surat pernyataan keberlangsungan aksi perubahan Penyusunan power point bahan tayang untuk presentasi aksi perubahan 2) Tujuan Kegiatan Terlaksananya penyerahan dan surat pernyataan keberlangsungan aksi perubahan Telaksananya penyusunan power point bahan tayang untuk presentasi aksi perubahan 3) Pelaksanaan Kegiatan SPN Polda Jambi 4) Hasil dan Pembahasan Penyerahan berjalan sesuai rencana Penyusunan power point bahan tayang aksi perubahan sesuai rencana 5) Kesimpulan Penyerahan berjalan sesuai rencana Penyusunan power point bahan tayang aksi perubahan terlaksana sesuai rencana 6) Evidence/Dokumentasi:
Jambi, 02 Juli 2024 PESERTA dr. MUNANDAR NOSIS 20240307030618
PENJELASAN COACH PEMILIHAN MATA PELATIHAN PILIHAN Nama peserta : dr. Munandar
Nosis Satker Coach No Judul Aksi Perubahan 1 Sistem Administrasi Pelayanan Pasien (Sampeyan) Di Poliklinik SPN Polda Jambi 20240307030618 : SPN Polda Jambi : Ayu Aprilia Putri,S.Pd,M.M Mata pelatihan Jalur pembelaran Mengikuti webinar webinar Membangun personal branding di media sosial iii Hubungan dengan aksi perubahan membangun personal branding di media sosial bukan hanya tentang mempromosikan diri sendiri, tetapi juga tentang membangun reputasi, kredibilitas, dan jaringan yang dapat mendukung kinerja seseorang dalam berbagai aspek kehidupan profesional. Hal ini perlu dimiliki oleh seorang action leader agar dapat membangun jejaring, membangun komunikasi dengan para stakeholder Sumber pembelajaran di luar LMS
2 3 Mengikuti webinar "Bagaimana membangun relasi untuk menjalankan bisnis" Mengikuti webinar "Pemanfaatan media penyimpanan online google drive secara maksimal dalam pengelolaan berkas digital" iv webinar sehingga aksi perubahan dapat diketahui dan diterima kemanfaatannya Membangun relasi/kerjasama dengan tim maupun stakeholder dalam melaksanakan aksi perubahan sangat diperlukan agar mendapat dukungan karena dengan Membangun relasi yang baik akan menentukan keberhasilan aksi perubahan Pemanfaatan teknologi sangat diperlukan dalam setiap kegiatan. Oleh karena itu dengan memanfaatkan teknologi, data akan tersimpan secara cepat. dalam pengelolaan berkas digital maka organisasi dapat membangun fondasi yang kuat di luar LMS Di luar LMS
untuk inovasi dan perubahan yang berkelanjutan. Penggunaan teknologi yang cerdas dan adaptasi terhadap alat kerja digital modern dapat membantu organisasi bersaing lebih baik, beradaptasi dengan perubahan. Dengan demikian aksi perubahan dalam penggunaan digitalisasi dalam administrasi pelayanan pasien sangat diperlukan. Bandung Juli 2024 Coach AYU APRILIA PUTRI, S. Pd,M.M PEMBINA NIP 198404142002