ISBN ii
KATA PENGANTAR DIREKTUR PENGELOLAAN DAN PELAYANAN KEFARMASIAN Perencanaan kebutuhan obat menjadi salah satu kunci utama dalam menjamin ketersediaan obat untuk mendukung kualitas, efisiensi, dan aksesibilitas pelayanan kesehatan sebagai kesehatan. Untuk mendukung praktik atas kebijakan dan regulasi terkait dengan perencanaan kebutuhan obat, terutama yang berkaitan dengan Jaminan Kesehatan Nasional, maka petunjuk teknis ini dapat menjadi referensi bagi sumber daya manusia kesehatan yang terlibat perencanaan kebutuhan obat. implementasi transformasi Petunjuk teknis ini secara garis besar menjabarkan konsep perencanaan kebutuhan obat, praktik perencanaan obat yang berjenjang dari tingkat fasilitas pelayanan kesehatan sampai ke tingkat nasional, serta pemantauan dan evaluasi termasuk indikator kunci dalam perencanaan kebutuhan obat. Diharapkan melalui ini, ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat, serta meningkatkan kualitas pengelolaan obat bisa tercapai. implementasi petunjuk teknis rasa syukur kami persembahkan Petunjuk Teknis Perencanaan Kebutuhan Obat. Semoga petunjuk teknis ini dapat bermanfaat dalam peningkatan kehandalan sistem tata kelola kefarmasian untuk mendukung pelayanan kesehatan di seluruh Indonesia. Akhir kata, dengan penuh Jakarta, September 2023 Direktur Pengelolaan dan Pelayanan Kefarmasian ttd Dr. Dra. Agusdini Banun Saptaningsih, MARS., Apt iii
SAMBUTAN DIREKTUR JENDERAL KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN Transformasi sistem kesehatan diimplementasikan untuk mewujudkan masyarakat yang sehat, produktif, mandiri, dan berkeadilan. Visi tersebut diwujudkan melalui pencapaian luaran peningkatan kesehatan ibu, anak, keluarga berencana, dan kesehatan reproduksi, perbaikan gizi masyarakat, pengendalian penyakit, Gerakan Masyarakat Hidup Sehat (Germas) dan penguatan sistem kesehatan dan pengendalian obat dan makanan. Untuk mencapai visi tersebut, ketersediaan obat di setiap lini menjadi dukungan yang sangat krusial, dimana tahap perencanaan merupakan awal dan penentu. Petunjuk teknis ini bertujuan untuk memberikan gambaran berbagai aspek perencanaan kebutuhan obat dengan mengedepankan prinsip akuntabilitas, kesetaraan, partisipatif, dan tanggung jawab kolektif terhadap masyarakat. Melalui petunjuk teknis ini, diharapkan implementasi pilar transformasi sistem kesehatan dapat berjalan lebih inklusif, responsif, dan berdaya guna. Kami sampaikan terima kasih serta penghargaan yang setinggi-tingginya kepada Tim Penyusun serta seluruh pihak yang telah memberikan kontribusinya. Semoga petunjuk teknis ini dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya untuk meningkatkan ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat dalam mendukung pelayanan kesehatan. Jakarta, September 2023 Direktur Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan ttd Dr. Dra. L. Rizka Andalucia, Apt., M.Pharm., MARS iv
TIM PENYUSUN PETUNJUK TEKNIS PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT Pembina : Direktur Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan Pengarah : Direktur Pengelolaan dan Pelayanan Kefarmasian Penulis : Tim Kerja Perencanaan Kebutuhan Obat dan Vaksin, Direktorat Pengelolaan dan Pelayanan Kefarmasian Kontributor dan Pembahas : Para Ahli dan Praktisi Dinas Kesehatan v
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DIREKTUR PENGELOLAAN DAN PELAYANAN KEFARMASIAN ... iii SAMBUTAN DIREKTUR JENDERAL KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN ... iv DAFTAR ISI ... vi DAFTAR GAMBAR ... viii DAFTAR TABEL ... ix DAFTAR LAMPIRAN ... x DAFTAR SINGKATAN ... xii BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.2 Tujuan ... 4 1.3 Sasaran ... 4 1.4 Ruang lingkup ... 4 1.5 Dasar hukum ... 4 1.6 Pengertian ... 7 BAB II KONSEP PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT ... 13 2.1 Definisi perencanaan kebutuhan obat dalam rantai suplai 13 2.2 Tujuan perencanaan kebutuhan obat ... 13 2.3 Jenis rencana kebutuhan obat ... 14 2.4 Sumber Daya Manusia ... 14 2.5 Metode perhitungan kebutuhan obat ... 15 2.6 Analisis rencana pengadaan terhadap rencana kebutuhan obat ... 22 2.7 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan kebutuhan obat ... 32 vi
2.8 Aplikasi e-Monev Obat ... 34 BAB III PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT DI TINGKAT FASYANKES ... 35 3.1 Persiapan ... 35 3.2 Perhitungan dan analisis data ... 36 3.3 Penyampaian ... 38 BAB IV PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT DI TINGKAT DINAS KESEHATAN ... 39 4.1 Rencana kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan di tingkat Dinas Kesehatan ... 39 4.2 Proses perencanaan kebutuhan obat di tingkat Dinas Kesehatan ... 39 4.3 Verifikasi Rencana Kebutuhan Obat ... 42 4.4 Penyusunan dan verifikasi rencana kebutuhan obat program (ROP) di tingkat Dinas Kesehatan ... 44 BAB V PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT DI TINGKAT KEMENTERIAN KESEHATAN ... 49 5.1 Perencanaan kebutuhan obat pelayanan kesehatan .. 49 5.2 Perencanaan kebutuhan obat program kesehatan ... 49 5.3 Rekapitulasi rencana kebutuhan obat nasional ... 49 BAB VI PEMANTAUAN DAN EVALUASI RENCANA KEBUTUHAN OBAT ... 50 DAFTAR PUSTAKA ... 57 DAFTAR LAMPIRAN ... 55 vii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Diagram fishbone kausalitas ketidakakuratan RKO ... 3 viii
DAFTAR TABEL Tabel 1. Kelebihan dan kekurangan metode perhitungan kebutuhan obat ... 20 Tabel 2. Pareto ABC dan VEN ... 28 Tabel 3. Tingkat Buffer berdasarkan analisis ABC-VEN ... 29 Tabel 4. Deskripsi kriteria kelompok obat pada ABC-VEN .... 30 Tabel 5. Pemantauan Indikator di Setiap Tingkat ... 51 Tabel 6. Ketersediaan Obat dan Vaksin Esensial (khusus di Puskesmas) ... 52 Tabel 7. Realisasi Pengadaan terhadap RKO ... 53 Tabel 8. Kepatuhan pelaporan RKO ... 55 ix
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Contoh metode perhitungan kebutuhan obat: metode konsumsi jika tidak terjadi kekosongan obat ... 55 Lampiran 2. Contoh metode perhitungan kebutuhan obat: metode konsumsi, jika terjadi kekosongan obat ... 56 Lampiran 3. Contoh perhitungan metode morbiditas ... 57 Lampiran 4. Contoh Perhitungan Proxy Consumption ... 59 Lampiran 5. Contoh analisis ABC-VEN ... 62 Lampiran 6. Contoh Perhitungan Indikator Pemantauan dan Evaluasi ... 69 Lampiran 7. Cara Registrasi Fasyankes pada Aplikasi e- Monev ... 75 Lampiran 8. Cara Registrasi Akun e-Purchasing untuk Fasyankes Swasta ... 88 Lampiran 9. Cara pelaporan RKO pada aplikasi e-Monev di fasyankes: FPKTP ... 92 Lampiran 10. Cara pelaporan RKO pada aplikasi e-Monev di fasyankes: FPKTL ... 97 Lampiran 11. Cara pelaporan RKO pada aplikasi e-Monev di fasyankes: Apotek PRB ... 103 Lampiran 12. Cara Pelaporan RKO pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Kab/Kota ... 111 Lampiran 13. Cara Pelaporan RKO pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Provinsi ... 117 Lampiran 14. Cara Verifikasi RKO pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Kab/Kota ... 123 Lampiran 15. Cara Verifikasi RKO pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Provinsi ... 130 x
Lampiran 16. Cara Revisi RKO pada Aplikasi e-Monev Obat ... 138 Lampiran 17. Cara Pelaporan RKO Sisipan pada Aplikasi e- Monev ... 140 Lampiran 18. Cara Pelaporan ROP pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Kab/Kota ... 141 Lampiran 19. Cara Verifikasi ROP pada Aplikasi e-Monev Obat di Dinas Kesehatan Provinsi ... 146 xi
DAFTAR SINGKATAN BAST BMHP BPJS : Berita Acara Serah Terima : Bahan Medis Habis Pakai : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan Dinkes E-Catalogue : Electronic Catalogue Fasyankes FPKTL FPKTP JKN Juknis LPLP : Dinas Kesehatan : Fasilitas Pelayanan Kesehatan : Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Lanjut : Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama : Jaminan Kesehatan Nasional : Petunjuk Teknis : Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat Nakes PBF PDN PNPK PRB PUT RKO ROP SBBK SDM SOP TKDN TPOT VEN VVE : Tenaga Kesehatan : Pedagang Besar Farmasi : Produk Dalam Negeri : Pedoman Nasional Pelayanan Kedokteran : Program Rujuk Balik : Prioritas, Utama, Tambahan : Rencana Kebutuhan Obat : Rencana Kebutuhan Obat Program : Surat Bukti Barang Keluar : Sumber Daya Manusia : Standard Operating Procedure : Tingkat Komponen Dalam Negeri : Tim Perencanaan Obat Terpadu : Vital, Esensial, Non Esensial : Vital dan/atau sangat sangat esensial xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Obat dan perbekalan kesehatan merupakan unsur yang sangat penting dan tergantikan dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, Pemerintah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauannya dalam rangka memenuhi kebutuhan untuk penyelenggaraan upaya kesehatan sebagaimana tercantum dalam amanat UU RI Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan. tidak Pengelolaan obat membutuhkan dukungan berbagai pihak, baik pemerintah pusat maupun daerah (provinsi dan kabupaten/kota). Hal ini merupakan perwujudan dari UU RI Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, dengan pembagian urusan pemerintahan konkuren, yang salah satunya urusan pemerintahan yang berkaitan dengan pelayanan dasar termasuk bidang kesehatan. Upaya menjamin ketersediaan ini juga tersurat dalam Perpres Nomor 82 Tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan. Ketersediaan obat yang tidak merata masih menjadi kebutuhan permasalahan penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan, dimana banyak keluhan kekosongan obat di beberapa daerah. Namun di sisi lain, di beberapa daerah, dijumpai juga kondisi dimana obat berlebih sehingga mencapai masa kedaluwarsa. Beberapa referensi menyebutkan bahwa hal ini sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor yang terkait dalam sistem tata kelola obat yang merupakan rangkaian kegiatan mulai dari pemilihan/seleksi, perencanaan dan pembiayaan, pengadaan, pendistribusian, penggunaan (pelayanan kefarmasian), sampai monitoring evaluasi. dalam pemenuhan 1
Sebagai evaluasi atas kegiatan perencanaan, maka dilakukan monitoring ketepatan rencana kebutuhan obat (RKO), berupa kajian kesesuaian RKO dengan pengadaan oleh satker fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes). Kajian menggunakan data RKO dan transaksi e-Purchasing pada kurun waktu 2018 sampai dengan tahun 2020, dengan hasil bahwa capaian realisasi transaksi e-Purchasing terhadap 40 item kontrol obat masih cukup rendah. Data menunjukan mayoritas realisasi masih berada dalam rentang di bawah 50% dari Rencana Kebutuhan Obat yang telah disampaikan kepada Kementerian Kesehatan. Akibatnya, melalui kondisi ini diketahui bahwa RKO masih belum cukup handal dan akurat untuk digunakan sebagai basis data dalam mendukung pertimbangan produksi oleh industri farmasi. (satuan kerja) dan penyebab ketidakakuratan RKO dapat dikategorikan ke dalam lima kluster meliputi man, method, machine, material, dan money. Berdasarkan analisis fishbone, a. Pada kluster man, akar permasalahan atas ketidakakuratan RKO antara lain kesalahan dalam penyusunan dan verifikasi RKO dikarenakan ketidakseimbangan beban kerja dengan jumlah SDM dan tingginya tingkat mutasi serta kurang terlatihnya petugas. b. Pada kluster method, akar permasalahan atas ketidakakuratan RKO antara lain cara penyusunan dan verifikasi RKO yang tidak standar serta monitoring dan evaluasi RKO yang tidak rutin dilakukan. c. Pada kluster machine, akar permasalahan atas ketidakakuratan RKO berupa kendala yang dialami dari aplikasi perencanaan kebutuhan obat atau e- Monev Obat. 2
d. Pada kluster material, akar permasalahan atas ketidakakuratan RKO adalah belum ada panduan komprehensif dalam mempersiapkan data dukung, menyusun, dan melakukan verifikasi RKO, serta data yang terintegrasinya secara sistem. terfragmentasi akibat belum e. Pada kluster money, akar permasalahan atas ketidakakuratan RKO antara lain ketidakpastian anggaran dan ketidaktepatan penyusunan anggaran belanja untuk merealisasikan RKO. Gambar 1. Diagram fishbone kausalitas ketidakakuratan RKO Untuk menyelesaikan permasalahan ketidakakuratan RKO, Kementerian Kesehatan Menyusun Petunjuk Teknis Perencanaan Kebutuhan Obat yang diharapkan dapat menjadi pedoman dalam menyusun perencanaan kebutuhan obat baik pelayanan kesehatan maupun program kesehatan sehingga dapat meningkatkan ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat yang 3
berkontribusi dalam peningkatan derajat kesehatan masyarakat Indonesia. 1.2 Tujuan Petunjuk teknis perencanaan kebutuhan obat disusun dengan tujuan menjadi acuan bagi: 1. Fasyankes dalam menyusun dan mengevaluasi rencana kebutuhan obat. 2. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Kementerian Kesehatan RI dalam menyusun, memverifikasi, dan mengevaluasi rencana kebutuhan obat. 1.3 Sasaran Sasaran dari petunjuk teknis perencanaan kebutuhan obat adalah petugas penyusun dan verifikator RKO di fasyankes, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Kementerian Kesehatan RI. 1.4 Ruang lingkup ini melingkupi rencana kebutuhan obat, obat bahan alam, vaksin, dan/atau bahan medis habis pakai (BMHP) untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. RKO yang dimaksud dalam petunjuk teknis 1.5 Dasar hukum 1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah 2. Undang-Undang Nomor 6 tahun 2023 tentang Cipta Kerja 3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan 4
4. Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan 5. Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian 6. Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2016 tentang Fasilitas Pelayanan Kesehatan 7. Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Bidang Perumahsakitan 8. Peraturan Presiden Nomor 82 tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan sebagaimana diubah terakhir oleh Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2020 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 82 tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan 9. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 10. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 11. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 tahun 2014 tentang Rumah Sakit Kelas D Pratama 12. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 28 Tahun 2014 tentang Pedoman Pelaksanaan Program Jaminan Kesehatan Nasional 13. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas 14. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit 15. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 73 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek 16. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 74 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di terakhir oleh Puskesmas sebagaimana diubah 5
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 26 tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 74 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas 17. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 12 tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Imunisasi 18. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 54 tahun 2018 Tentang Penyusunan dan Penerapan Formularium Nasional Dalam Penyelenggaran Program Jaminan Kesehatan. 19. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 5 tahun 2019 dan Pengadaan Obat tentang Perencanan berdasarkan Katalog Elektronik 20. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat 21. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 7 tahun 2021 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan Kesehatan Pada Jaminan Kesehatan Nasional 22. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 34 tahun 2021 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Klinik 23. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 3 Tahun 2023 tentang Standar Tarif Pelayanan Kesehatan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan 24. Keputusan Nomor 1121/MENKES/SK/XII/2008 tentang Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar Menteri Kesehatan 25. Keputusan Menteri Kesehatan tentang HK.01.07/MENKES/165/2023 Akreditasi Pusat Kesehatan Masyarakat Nomor Standar 6
1.6 Pengertian 1. Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi, untuk manusia. 2. Obat bahan alam adalah bahan, ramuan bahan, atau produk yang berasal dari sumber daya alam berupa tumbuhan, hewan, jasad renik, mineral, atau bahan lain dari sumber daya alam, atau campuran dari bahan tersebut yang telah digunakan secara turun temurun, atau sudah dibuktikan berkhasiat, aman, dan bermutu, untuk digunakan Kesehatan, kesehatan, pencegahan penyakit, peningkatan kesehatan pemulihan dan/atau pengobatan, berdasarkan pembuktian secara empiris dan/atau ilmiah. pemeliharaan 3. Jamu adalah Obat Bahan Alam berupa bahan atau rarnuan yang bersumber dari pengetahuan tradisional atau warisan budaya Indonesia yang digunakan untuk pemeliharaan Kesehatan, peningkatan Kesehatan, dan/atau pencegahan pemulihan Kesehatan. pengobatan, penyakit, telah digunakan secara 4. Obat Herbal Terstandar adalah Obat Bahan Alam turun-temunrn di yang Indonesia yang digunakan untuk pemeliharaan Kesehatan, peningkatan Kesehatan, pencegahan penyakit, pengobatan, dan/ atau pemulihan Kesehatan yang dibuktikan keamanan dan khasiatnya sec€ra ilmiah dengan uji praklinik serta bahan baku yang telah distandardisasi. 7
5. Fitofarmaka adalah Obat Bahan Alam yang digunakan peningkatan untuk Kesehatan, pencegahan penyakit, pengobatan, dan/ atau pemulihan Kesehatan yang telah dibuktikan keamanan dan khasiatnya secara ilmiah dengan uji praklinik dan uji klinik serta bahan baku dan produk jadinya telah distandardisasi. pemeliharaan Kesehatan, 6. Vaksin adalah produk biologi yang berisi antigen berupa mikroorganisme yang sudah mati atau masih hidup yang dilemahkan, masih utuh atau bagiannya, atau berupa toksin mikroorganisme yang telah diolah toksoid atau protein rekombinan, yang menjadi ditambahkan dengan zat lainnya, yang bila diberikan kepada seseorang akan menimbulkan kekebalan spesifik secara aktif terhadap penyakit tertentu. 7. Bahan Medis Habis Pakai adalah alat kesehatan yang ditujukan untuk penggunaan sekali pakai (single use) yang daftar produknya diatur dalam peraturan perundang-undangan. 8. Rencana Kebutuhan Obat yang selanjutnya disingkat RKO adalah perkiraan kebutuhan obat satu tahun berikutnya berdasarkan perhitungan pemakaian rata- rata obat satu tahun dan sisa stok akhir tahun atau metode lainnya. 9. Rencana Kebutuhan Obat Program yang selanjutnya disingkat ROP adalah perkiraan kebutuhan obat program berikutnya berdasarkan perhitungan pemakaian rata-rata obat satu tahun dan sisa stok akhir tahun atau metode lainnya. kesehatan tahun satu 10. E-Monev Obat adalah sistem informasi elektronik untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan perencanaan obat dan pengadaan obat 8
berdasarkan Katalog Elektronik. E-Monev terintegrasi dengan Sistem Nasional (SIKN). ini Informasi Kesehatan 11. Katalog Elektronik adalah sistem informasi elektronik yang memuat jenis, spesifikasi teknis, Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN), Produk Dalam Negeri (PDN), produk standar nasional Indonesia, produk industri hijau, negara asal, terkait harga, Penyedia, dan barang/jasa. informasi lainnya informasi berupa daftar, 12. Pembelian secara Elektronik yang selanjutnya disebut E-purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem Katalog Elektronik. 13. Jaminan Kesehatan berupa perlindungan kesehatan agar peserta memperoleh manfaat pemeliharaan kesehatan dan perlindungan dalam memenuhi kebutuhan dasar kesehatan yang diberikan kepada setiap orang yang telah membayar jaminan iuran kesehatannya dibayar oleh pemerintah pusat atau pemerintah daerah. adalah jaminan jaminan kesehatan atau iuran 14. Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan yang selanjutnya disingkat BPJS Kesehatan adalah badan hukum yang dibentuk untuk menyelenggarakan program Jaminan Kesehatan. 15. Fasilitas Pelayanan Kesehatan (Fasyankes) adalah suatu alat dan/ atau tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan, baik promotif, preventif, kuratif maupun rehabilitatif yang dilakukan oleh pemerintah pusat, pemerintah daerah, dan/ atau masyarakat. 16. Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama yang selanjutnya disingkat FPKTP adalah merupakan 9
fasilitas pelayanan kesehatan primer. kesehatan yang menyelenggarakan 17. Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Lanjut yang fasilitas selanjutnya disingkat FPKTL adalah yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan kesehatan lanjutan yang bersifat spesialistik dan/atau sub spesialistik. 18. Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktik kefarmasian oleh Apoteker. 19. Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya. 20. Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. 21. Program Rujuk Balik yang selanjutnya disingkat PRB adalah pelayanan kesehatan yang diberikan kepada penderita penyakit kronis yang sudah dalam kondisi stabil dan masih memerlukan pengobatan atau asuhan yang dilaksanakan di fasilitas kesehatan tingkat pertama dokter atas spesialis/subspesialis yang merawat. rekomendasi/rujukan keperawatan panjang jangka dari 22. Pemerintah Pusat disebut yang Pemerintah, adalah Presiden Republik Indonesia yang kekuasaan pemerintahan Republik memegang Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang- Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. selanjutnya 10
23. Pemerintah Daerah adalah Gubernur, Bupati, atau Walikota dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah. 24. Penerimaan adalah kegiatan menerima obat dari Kementerian Kesehatan Kesehatan/Dinas Provinsi/Kab/Kota berdasarkan permintaan dan atau kegiatan menerima obat dari proses pengadaan baik secara e-katalog maupun pembelian secara langsung dan atau menerima obat dari proses hibah. 25. Penerimaan adalah kegiatan menerima obat dari proses permintaan dan atau proses pengadaan secara e-purchasing maupun manual berdasarkan katalog elektronik. 26. Pengadaan adalah kegiatan untuk menyediakan obat dan BMHP yang dibutuhkan di fasilitas pelayanan fasilitas pelayanan kefarmasian. kesehatan dan Pengadaan dapat dilakukan melalui mekanisme permintaan, produksi (khusus rumah sakit) dan/atau pemesanan/pembelian ke pedagang besar farmasi (PBF). 27. Permintaan adalah kegiatan untuk memenuhi kebutuhan obat yang sudah direncanakan dengan kepada Kementerian mengajukan Kesehatan/Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota, sesuai peraturan dan kebijakan pemerintah setempat. permintaan 28. Institusi pemerintah adalah satuan kerja bidang kesehatan di pemerintahan; Dinas kesehatan pemerintah daerah provinsi/kabupaten/kota; FPKTP milik pemerintah dengan pola pengelolaan keuangan badan layanan umum; dan FPKTL milik pemerintah. 29. Institusi swasta adalah FPKTL milik swasta yang bekerja sama dengan BPJS Kesehatan; FPKTP milik 11
swasta yang bekerja sama dengan BPJS Kesehatan; dan Apotek yang bekerja sama dengan BPJS Kesehatan untuk PRB. 30. E-purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa rnelalui sistem katalog elektronik. 12
BAB II KONSEP PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT 2.1 Definisi perencanaan kebutuhan obat dalam rantai suplai Perencanaan kebutuhan obat merupakan kegiatan menentukan jenis dan jumlah obat untuk menjamin ketersediaannya upaya kesehatan selama periode tertentu dengan terpenuhi kriteria tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu dengan prinsip efisien dan akuntabel. dalam penyelenggaraan Perencanaan merupakan proses penting yang menghubungkan antara manajemen sumber daya (kebijakan dan pendistribusian) kefarmasian. Perencanaan harus disusun sesuai dengan standar yang telah ditentukan untuk mendapatkan RKO yang akurat. Selain penyusunan, verifikasi RKO secara berjenjang merupakan rangkaian proses yang harus dilakukan untuk termasuk dapat menghasilkan data RKO nasional, Rencana Kebutuhan Obat Program (ROP), untuk menjadi data estimasi kebutuhan obat sebagai acuan industri farmasi dalam memperkirakan jumlah produksi obat yang harus disiapkan untuk memenuhi kebutuhan obat secara nasional di tahun yang akan datang. penganggaran, dengan pengadaan pelayanan 2.2 Tujuan perencanaan kebutuhan obat Perencanaan kebutuhan obat dilakukan dengan tujuan: 1. mendapatkan perkiraan jenis dan jumlah kebutuhan obat untuk menjamin ketersediaan pada waktu tertentu; 2. meningkatkan penggunaan obat secara rasional; 3. kesesuaian dan efisiensi anggaran; 13
4. memberikan dukungan data bagi estimasi pengadaan, penyimpanan dan biaya distribusi obat; dan 5. sebagai dasar bagi pemerintah dalam merencanakan kebutuhan obat nasional untuk mempersiapkan suplai pemenuhan oleh industri farmasi. 2.3 Jenis rencana kebutuhan obat 1. Rencana kebutuhan obat pelayanan kesehatan kesehatan merupakan salah satu bentuk dari upaya pemerintah dalam menjamin ketersediaan, pemerataan, dan keterjangkauan pelayanan kesehatan untuk masyarakat, baik di FPKTP maupun FPKTL milik pemerintah dan swasta, terutama yang bekerja sama dengan BPJS Kesehatan. 2. Rencana kebutuhan obat program kesehatan Perencanaan obat pelayanan dalam melakukan Perencanaan obat program dibutuhkan untuk nasional mendukung Induk Bidang Kesehatan berdasarkan Rencana dengan jenis obat mengacu pada Formularium Nasional dan/atau pedoman pelaksanaan program. Perencanaan kebutuhan obat program disusun oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang selanjutnya diverifikasi oleh Dinas Kesehatan Provinsi dan Kementerian Kesehatan. pelaksanaan program 2.4 Sumber Daya Manusia Penyusunan dan verifikasi RKO dimulai dari persiapan, pengumpulan data, perhitungan dan analisis data, serta penyampaian. Keseluruhan rangkaian tersebut membutuhkan SDM yang kompeten, yaitu Apoteker Penanggung Jawab Kefarmasian dengan dukungan SDM lain meliputi: 14
1. Tenaga Teknis Kefarmasian. 2. Dokter/Dokter Gigi/Penanggung Jawab Program. 3. Verifikator perencanaan obat di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota/ Provinsi. 4. Tenaga kesehatan lainnya yang terkait pengelolaan obat. Adapun akurasi penyusunan RKO dipengaruhi oleh berbagai faktor, diantaranya beban kerja serta kompetensi SDM itu sendiri. Sehingga dianjurkan tugas penyusunan RKO diberikan kepada SDM yang telah mendapatkan sosialisasi dan/atau pelatihan manajemen pengelolaan obat terutama terkait perencanaan kebutuhan obat. 2.5 Metode perhitungan kebutuhan obat obat didasarkan pada ketersediaan sumber data, meliputi metode konsumsi, metode morbiditas, dan proxy consumption. Pilihan metode perhitungan kebutuhan A. Metode konsumsi Metode konsumsi didasarkan pada data konsumsi obat, dengan menggunakan data konsumsi periode sebelumnya dengan penyesuaian yang dibutuhkan meliputi stok penyangga (buffer stock), stok waktu tunggu (lead time), dan mempertimbangkan sisa stok serta kekosongan obat. Jumlah buffer stock dipengaruhi perubahan pola penyakit, kenaikan kasus, atau kejadian luar biasa dengan variasi jumlah berdasarkan karakteristik obat dan anggaran. Sedangkan stok lead time adalah stok obat yang dibutuhkan selama waktu tunggu sejak obat sampai obat diterima. Untuk dipesan/diminta 15
menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi, perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: a. Pengumpulan dan pengolahan data b. Analisis data untuk informasi dan evaluasi c. Perhitungan rencana kebutuhan obat Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan dengan metode konsumsi adalah: a. Stok awal b. Penerimaan obat c. Pengeluaran obat/pemakaian rata-rata obat d. Sisa stok e. Obat rusak dan/atau kedaluwarsa f. Waktu kedaluwarsa obat yang tersedia g. Kekosongan obat h. Lead time (waktu tunggu sejak obat dipesan sampai diterima) i. Stok pengaman (buffer stock) j. Usulan rencana kebutuhan setiap unit di bawahnya (jika ada) k. Data relokasi (jika ada) l. Standar pengobatan Rumus Metode Konsumsi: 𝐴 = (𝐵 + 𝐶 + 𝐷) − 𝐸 Keterangan: A = Rencana Kebutuhan B = Stok Kerja (Pemakaian rata-rata x 12 bulan). Stok Kerja adalah kebutuhan obat untuk pelayanan kefarmasian selama satu tahun. Jika pernah terjadi kekosongan obat, maka berdasarkan perhitungan stok kerja 16
pemakaian dimana obat tersedia. C = Buffer stock (stok penyangga) D = Lead Time Stock (lead time x pemakaian rata- rata-rata periode pelayanan rata) E = Sisa stok yang masih dapat digunakan Contoh perhitungan kebutuhan menggunakan metode konsumsi dapat dilihat pada Lampiran. Buffer stock, selain dapat ditetapkan dengan kisaran 10-20% (sesuai dengan tren pada periode- periode yang lalu dan kondisi anggaran Fasyankes), dapat juga ditetapkan dengan menggunakan rumus sebagai berikut: 𝐵𝑢𝑓𝑓𝑒𝑟	𝑠𝑡𝑜𝑘 = !"#$	&'(" )*(+#,	,#-'//*+#0 × 𝐶𝐴 CA = kebutuhan rata rata per bulan B. Metode Morbiditas Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit mengacu pada standar pengobatan yang telah ditetapkan. Metode ini memiliki tantangan dalam pengumpulan data morbiditas yang valid terhadap rangkaian penyakit tertentu, meliputi beberapa faktor yaitu perkembangan pola penyakit, jumlah kasus, jumlah sasaran program, dan standar pengobatan. Rumus metode morbiditas: 𝑪𝑻	=	(𝑪𝑬 × 𝑻) + 𝑳𝑻𝑺 + 𝑩𝑺 − 𝑺𝒊𝒔𝒂	𝑺𝒕𝒐𝒌 CT = Kebutuhan per periode waktu CE = Perhitungan standar pengobatan T = Lama kebutuhan (bulan/tahun) LTS = Lead Time Stock BS = Buffer Stock 17
Langkah-langkah dalam perhitungan kebutuhan dengan metode morbiditas: 1. Menetapkan pola berdasarkan kelompok umur-penyakit morbiditas penyakit 2. Menyiapkan data populasi penduduk dari demografi berdasarkan jenis kelamin untuk umur antara: § 0 s.d. 4 tahun § 4 s.d. 14 tahun § 15 s.d. 44 tahun § >45 tahun § Atau ditetapkan berdasarkan kelompok dewasa (>12 tahun) dan anak (1 - 12 tahun) 3. Mengumpulkan data yang diperlukan, meliputi: 1) Perkiraan jumlah populasi Komposisi demografi dari populasi yang akan diklasifikasikan berdasarkan jenis kelamin 2) Pola morbiditas penyakit § Jenis penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada. § Frekuensi kejadian masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada. 3) Standar pengobatan Obat yang masuk dalam rencana kebutuhan harus standar pengobatan, seperti clinical pathway/PNPK di fasilitas pelayanan kesehatan. disesuaikan dengan 4) Data sasaran program 4. Menghitung kebutuhan jumlah obat meliputi jenis obat, dosis, frekuensi, dan lama pemberian obat 18
sesuai pengobatan. dengan standar terapi/pedoman 5. Menghitung secara total jumlah kebutuhan obat yang harus disiapkan/diadakan. contoh Adapun kebutuhan menggunakan metode morbiditas dapat dilihat pada Lampiran. perhitungan C. Metode proxy consumption (metode kombinasi) consumption atau metode kombinasi merupakan metode perencanaan gabungan dari metode morbiditas dan metode konsumsi dimana perencanaan kebutuhan dibuat berdasarkan dengan mempertimbangkan data pemakaian obat selama periode tertentu berdasarkan cakupan populasi atau tingkat layanan yang diberikan. Metode ini juga dapat digunakan oleh fasyankes yang belum memiliki data pemakaian obat sebelumnya dengan menggunakan ekstrapolasi dari data fasyankes lain yang memiliki kemiripan karakteristik. Metode proxy pola penyakit Rumus metode proxy consumption (kombinasi): 𝑪	𝒌𝒐𝒎𝒃𝒊𝒏𝒂𝒔𝒊	=	(𝑪𝑨 + 𝑪𝑬) × 𝑻 + 𝑩𝑺 − 𝑺𝒊𝒔𝒂	𝒔𝒕𝒐𝒌 Keterangan: CA = Pemakaian rata-rata per bulan CE = Perhitungan kebutuhan 1 bulan berdasarkan standar pengobatan T BS = Buffer stock = Lama kebutuhan (bulan/tahun) kebutuhan menggunakan metode proxy consumption dapat dilihat pada Lampiran. Adapun contoh perhitungan 19
Metode Konsumsi Morbiditas Tabel 1. Kelebihan dan kekurangan metode perhitungan kebutuhan obat Kelebihan Kekurangan § Dapat disusun langsung § Jarang melibatkan tenaga secara mandiri oleh Apoteker/Tim Farmasi § Sudah ada template kertas kerja RKO berupa excel dengan rumus yang diperlukan secara seragam untuk semua obat § Data konsumsi akurat karena berasal dari laporan bulanan dan/atau tahunan yang dibuat rutin oleh Apoteker pengelola obat § Tidak membutuhkan data epidemiologi maupun standar pengobatan § Dapat digunakan jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola preskripsi tidak berubah dan kebutuhan relatif konstan kesehatan (nakes) lain sehingga ada risiko data kebutuhan obat baru tidak masuk atau minim validasi data kebutuhan dari sisi pengguna § Penggunaan rumus excel dapat membuat Apoteker kurang teliti melakukan analisis item per item obat § Data pemakaian dalam laporan rutin fasyankes seperti LPLPO umumnya masih mencakup data pengeluaran yang terbatas karena kekosongan obat dan/atau adanya pengeluaran obat kedaluwarsa (belum dipisahkan) sehingga data pemakaian tidak langsung bisa digunakan dalam perhitungan § Umumnya menggunakan data pemakaian 2 tahun sebelum tahun RKO sehingga peningkatan kebutuhan mungkin belum tergambar seutuhnya § Melibatkan tenaga kesehatan (nakes) lain sehingga validasi data kebutuhan dari sisi pengguna lebih terjamin § Sulit diterapkan bagi Apoteker di Apotek karena dokter penulis resep banyak dari fasyankes lain § Belum ada template kertas kerja 20
Metode Proxy Consumption Kelebihan § Lebih memungkinkan untuk dilakukan analisis item per item obat sehingga perkiraan kebutuhan mendekati akurat § Efektif digunakan pada obat pada program kesehatan § Melibatkan tenaga kesehatan (nakes) lain sehingga validasi data kebutuhan dari sisi pengguna lebih terjamin § Merupakan kombinasi metode konsumsi dengan morbiditas 21 Kekurangan standar yang dapat digunakan secara seragam pada seluruh obat § Memerlukan waktu yang banyak § Data jumlah kasus penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat penyakit yang tidak termasuk dalam daftar/tidak melapor sehingga dapat terjadi kekurangan obat § Pola penyakit tidak selalu sama. § Variasi obat terlalu luas. Pedoman / standar terapi yang digunakan pada 1 jenis obat beragam (lebih dari satu jenis kasus) sehingga menyulitkan perhitungan untuk obat-obat yang digunakan pada banyak kasus/diagnosis. § Tidak memotret realisasi pemakaian di lapangan § Data sasaran program yang digunakan biasanya berupa angka proyeksi yang jumlahnya dapat lebih besar atau lebih kecil dari kebutuhan sebenarnya § Belum ada template kertas kerja standar yang dapat digunakan secara seragam pada seluruh obat § Data dari fasyankes lain yang digunakan belum tentu sesuai
Metode Kelebihan Kekurangan sehingga data kebutuhan yang dihasilkan lebih akurat dengan kebutuhan di fasyankes penyampai RKO § Efektif digunakan untuk fasyankes baru yang belum memiliki data pemakaian obat sebelumnya § Kemungkinan memerlukan biaya tersendiri untuk studi banding dan/atau permintaan data secara resmi dari fasyankes lain § Efektif digunakan untuk perencanaan kebutuhan obat program kesehatan dan obat pelayanan kesehatan yang baru akan digunakan 2.6 Analisis rencana pengadaan terhadap rencana kebutuhan obat Untuk menjamin ketersediaan obat dan efisiensi anggaran perlu dilakukan analisis saat perencanaan dengan penyesuaian anggaran terkait kebutuhan obat (ABC dan VEN). A. Analisis ABC (Pareto) Analisis ABC dilaksanakan melalui dua pendekatan yaitu berdasarkan mutasi dan berdasarkan investasi. Kedua pendekatan ini dapat digunakan satu sama lain terutama untuk mengkonfirmasi keakuratan analisis status ABC tiap-tiap obat. a. Analisa ABC berdasarkan mutasi (a) ABC bukan singkatan melainkan suatu penamaan menunjukkan yang peringkat/ranking dimana urutan dimulai dengan yang terbaik/terbanyak. Analisis ABC 22
mengelompokkan berdasarkan mutasi, yaitu: (i) Kelompok A item Sediaan Farmasi Adalah kelompok jenis Sediaan Farmasi jumlah pemakaian yang mempunyai jumlah 70% sekitar tertinggi pemakaian obat keseluruhan. dari (ii) Kelompok B Adalah kelompok jenis Sediaan Farmasi yang yang mempunyai jumlah pemakaian sekitar 20% dari jumlah pemakaian obat keseluruhan. (iii) Kelompok C Adalah kelompok jenis Sediaan Farmasi yang yang mempunyai jumlah pemakaian sekitar 10% dari jumlah pemakaian obat keseluruhan. (b) Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C: (i) Hitung jumlah pemakaian barang yang dibutuhkan untuk masing-masing Sediaan Farmasi (ii) Tentukan peringkat mulai dari yang terbesar pemakaiannya sampai yang terkecil. (iii) Hitung persentasenya terhadap total pemakaian yang dibutuhkan. (iv) Hitung akumulasi persennya. (v) Sediaan Farmasi kelompok A termasuk (jumlah dalam akumulasi pemakaiannya kurang lebih 70%). 70% 23
(vi) Sediaan Farmasi kelompok B termasuk (jumlah dalam pemakaiannya kurang lebih 20%). akumulasi 71-90% (vii) Sediaan Farmasi kelompok C termasuk (jumlah dalam pemakaiannya kurang lebih 10%). akumulasi 91-100% b. Analisa ABC berdasarkan investasi (a) Analisis ABC mengelompokkan item Sediaan Farmasi berdasarkan kebutuhan dananya, yaitu: (i) Kelompok A Adalah kelompok jenis Sediaan Farmasi yang pengadaannya nilai menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana Obat keseluruhan. jumlah (ii) Kelompok B Adalah kelompok jenis Sediaan Farmasi pengadaannya nilai yang menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%. jumlah (iii) Kelompok C Adalah kelompok jenis Sediaan Farmasi yang pengadaannya nilai menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana Obat keseluruhan. jumlah Berdasarkan berbagai observasi dalam manajemen persediaan, yang paling banyak ditemukan adalah tingkat konsumsi pertahun hanya diwakili oleh relatif sejumlah kecil item. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan Sediaan Farmasi dijumpai bahwa 24
sebagian besar dana Sediaan Farmasi (70%) digunakan untuk pengadaan 10% dari jenis atau item Sediaan Farmasi yang paling banyak digunakan, sedangkan sisanya sekitar 90% jenis atau item Sediaan Farmasi menggunakan dana sebesar 30%. Dengan analisis ABC, jenis-jenis Sediaan Farmasi ini dapat diidentifikasi, untuk kemudian dilakukan evaluasi lebih lanjut. Evaluasi ini misalnya dengan mengoreksi kembali apakah penggunaannya memang banyak atau apakah ada alternatif sediaan lain yang lebih efisiensi biaya (misalnya nama lain, dan dagang sebagainya). Evaluasi jenis-jenis Sediaan Farmasi yang menyerap biaya terbanyak lebih efektif dibandingkan evaluasi terhadap Sediaan Farmasi yang relatif memerlukan anggaran sedikit. lain, bentuk sediaan terhadap juga (b) Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C: (i) Hitung yang nilai dibutuhkan untuk masing-masing Sediaan Farmasi dengan cara mengalikan jumlah Sediaan Farmasi dengan harga Sediaan Farmasi. jumlah barang (ii) Tentukan peringkat mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil. (iii) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan. (iv) Hitung akumulasi persennya. 25
(v) Identifikasi jenis Sediaan Farmasi yang menyerap kurang lebih 70% anggaran total (biasanya didominasi beberapa Sediaan Farmasi saja). (vi) Sediaan Farmasi kelompok A termasuk (menyerap dalam anggaran 70%). akumulasi 70% (vii) Sediaan Farmasi kelompok B termasuk (menyerap dalam akumulasi 71-90% anggaran 20%). (viii) Sediaan Farmasi kelompok C termasuk dalam akumulasi 91-100% (menyerap anggaran 10%). Dengan analisis ABC, jenis-jenis obat ini dapat diidentifikasi untuk kemudian dilakukan evaluasi lebih lanjut untuk proses seleksi obat berdasarkan pemakaian dan anggaran yang tersedia serta prioritas dalam pengadaan. B. Analisis VEN Analisis VEN adalah suatu metode evaluasi untuk meningkatkan efisiensi penggunaan anggaran dengan mengelompokkan obat berdasarkan dampak tiap jenis obat pada kesehatan (vital, esensial, dan non esensial), dengan pengelompokkan sebagai berikut: a. Kelompok V (Vital) merupakan kelompok obat yang mampu menyelamatkan jiwa (lifesaving). Contoh: Epinefrin injeksi (obat syok anafilaksis), Adrenalin injeksi. b. Kelompok E (Esensial) merupakan kelompok obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit dan paling banyak dibutuhkan untuk 26
pelayanan kesehatan. Obat untuk penyakit kronis yang tidak boleh putus menjadi salah satu prioritas pada kelompok obat Esensial, seperti obat antidiabetik, obat antihipertensi, dan obat penyakit kronis lainnya. Contoh obat kelompok Esensial: § Obat untuk pelayanan kesehatan pokok analgesik, antidiabetes, (contoh: antikonvulsi, dan lainnya) § Obat untuk mengatasi penyakit penyebab kematian (contoh: Klopidogrel tablet 75 mg, Isosorbid dinitrat tablet 5 mg, dan lainnya) terbesar (Non Esensial) merupakan c. Kelompok N kelompok biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan. Contoh: vitamin C, vitamin B Kompleks, suplemen lainnya. obat penunjang yang Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan untuk: § Penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar selalu tersedia § Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi anggaran yang tersedia. Obat yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas pengelompokan obat menurut VEN. Dalam penyusunan kriteria obat berdasarkan VEN, sebaiknya dilakukan oleh tim yang terdiri dari apoteker dan dokter. Penetapan VEN berdasarkan masing-masing kebutuhan kondisi dan 27
fasyankes/dinkes. Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai aspek antara lain aspek klinis, konsumsi, target kondisi, dan biaya. C. Analisis Kombinasi Analisis kombinasi adalah gabungan antara analisis ABC dengan VEN untuk mendapatkan kategori pemilihan obat berdasarkan prioritas, utama, dan tambahan (PUT). Kriteria PUT berdasarkan kombinasi ABC dan VEN dapat dijabarkan dalam bagan sebagai berikut. Tabel 2. Pareto ABC dan VEN A B C Kategori PUT Tingkat Buffer V AV BV CV P 25-30% E AE BE CE U 15-25% N AN BN CN T 10-20% Kategori PUT meliputi: a. Prioritas harus diadakan tanpa memperdulikan sumber anggaran. Pada analisis ABC-VEN yang termasuk dalam kelompok prioritas adalah kelompok AV, BV, dan CV (kategori vital A, vital B, vital C). b. Utama menjadi dalam prioritas perencanaan. Pada analisis ABC-VEN yang termasuk dalam kelompok utama adalah kelompok AE, BE, CE (kategori esensial A, esensial B, esensial C). kedua 28
c. Tambahan dialokasikan pengadaannya setelah terpenuhi. Pada obat prioritas dan utama analisis ABC-VEN yang termasuk dalam kelompok tambahan adalah kelompok AN, BN dan CN (kategori non essensial A, non essensial B, non essensial C). juga dapat itu, kombinasi ABC-VEN digunakan untuk mengkalkulasi tingkat Buffer yang harus ditambahkan terhadap perhitungan kebutuhan, misal: Selain Tabel 3. Tingkat Buffer berdasarkan analisis ABC-VEN ABC-VEN AV AE AN BV BE BN CV CE CN Tingkat Buffer terhadap kebutuhan 30% 25% 20% 30% 20% 15% 30% 15% 5-10% 29
ABC- VEN AV AE Tabel 4. Deskripsi kriteria kelompok obat pada ABC-VEN Deskripsi/penjelasan kriteria Obat fast moving yang bersifat vital, harus ada, yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, masuk dalam kategori potensial life saving drug, mempunyai efek samping withdrawl secara signifikan (pemberian harus secara teratur dan penghentiannya tidak tiba-tiba) dan sangat penting penyediaannya pada pelayanan kesehatan, misal vaksin dan serum serta obat untuk mengatasi penyebab kematian yang besar. Kelompok obat ini sangat kritis sehingga perlu dikontrol secara ketat, dan dilakukan monitoring secara terus menerus. Pemesanan terhadap kelompok dapat dilakukan dengan jumlah sedikit tetapi frekuensi pemesanan lebih sering. Obat vital dengan waktu tunggu yang lama bisa dimasukkan ke dalam kategori ini. Obat fast moving yang bersifat esensial pada pelayanan kesehatan, sifat obat biasanya efektif untuk mengurangi rasa kesakitan, namun sangat signifikan untuk bermacam- macam penyakit tetapi tidak vital secara absolut, hanya untuk penyediaan sistem dasar, biasanya memiliki rasio manfaat-risiko yang paling menguntungkan, serta biasanya memiliki rasio manfaat-biaya tertinggi secara langsung maupun tidak. Kriteria nilai kritis obat ini adalah obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit dan yang banyak digunakan dalam pengobatan penyakit terbanyak. Kelompok obat ini perlu dikontrol ketat dengan toleransi kekosongan obat sekitar 48 jam. Pemesanan terhadap kelompok dapat dilakukan dengan jumlah sedikit tetapi frekuensi pemesanan lebih sering. Obat esensial dengan waktu tunggu yang lama bisa dimasukkan ke dalam kategori ini. 30
ABC- VEN AN BV BE BN Deskripsi/penjelasan kriteria Obat fast moving yang bersifat non-esensial pada pelayanan kesehatan, obat digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri dan obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. Kriteria nilai krisis obat ini adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik, untuk kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan. Kelompok ini perlu dimonitor namun tidak ketat dan waktu kekosongan ditolerir dapat lebih dari 48 jam. Obat vital yang masuk ke dalam kategori slow moving, pengendalian persediaan perlu cukup ketat dan laporan penggunaanya dan sisa obatnya harus tetap dilaporkan sehingga pengendalian persediaan selalu dapat dikontrol. Obat mungkin penggunaannya tidak banyak tapi harganya cukup mahal. Beberapa obat yang mungkin masuk ke dalam kategori ini ialah obat dalam trolley emergency atau obat life saving drug lainnya yang hanya digunakan sewaktu-waktu. Obat esensial yang masuk ke dalam kategori slow moving, pengendalian persediaan dilaksanakan dengan monitoring pergerakan stok. Kriteria nilai kritis esensial ini adalah obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit dan yang banyak digunakan dalam pengobatan penyakit terbanyak, walaupun dari sisi kecepatan pergerakan stok tidak terlalu tinggi. Obat non-esensial yang masuk ke dalam kategori slow moving, cukup perlu dicek stok melalui stok opname secara periodik, dikelola dengan prioritas manajemen yang lebih rendah dalam pengendaliannya. 31
ABC- VEN Deskripsi/penjelasan kriteria CV CE CN Obat vital yang memerlukan pengawasan yang lebih tinggi untuk menjaga anggaran dan ketersediaan obat, walaupun obat pada kategori ini mungkin secara persediaan sedikit jumlahnya atau secara investasi harganya murah. Obat esensial yang tingkat prioritas manajemen tidak terlalu ketat, secara persediaan sedikit jumlahnya atau secara investasi harganya murah. Obat non-esensial dengan tingkat prioritas dan perhatian paling rendah dalam proses pengadaannya. Secara jumlah persediaan sedikit dan harganya murah. 2.7 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan kebutuhan obat Dalam penyusunan perencanaan kebutuhan obat, terdapat beberapa hal yang perlu disiapkan. Persiapan ini sebaiknya dilaksanakan tersinergi antara Apoteker dengan tenaga kesehatan lain dan penanggung jawab program serta pengampu lain yang terkait. 1. Seleksi/pemilihan yang direncanakan mengacu kepada Formularium meliputi Formularium Nasional, Formularium Daerah (jika ada), Formularium RS, Formularium Puskesmas, dan/atau daftar obat lainnya. Selain itu, pemilihan obat juga berdasar pada pedoman terapi dan/atau regulasi lainnya yang berlaku. obat. Pemilihan obat 2. Ketersediaan anggaran dan rencana pengembangan. Jika tersedia anggaran dan rencana pengembangan, maka Apoteker perlu mengevaluasi pemenuhan anggaran obat periode sebelumnya, penggunaan 32
anggaran kemungkinan berjalan, ketersediaan anggaran tahun depan, termasuk rencana pengembangan ini Apoteker perlu membangun komunikasi dengan tim perencana anggaran fasyankes atau sejenisnya. tahun dan layanan jika ada. Dalam hal 3. Reviu format RKO dalam aplikasi e-Monev Obat minimal 1 tahun sekali oleh Kementerian Kesehatan 4. Potensi obat rusak dan kedaluwarsa. Perencanaan kebutuhan obat harus dilakukan seoptimal mungkin sebagai upaya pencegahan potensi obat rusak dan kedaluwarsa. Jika data pemakaian masih mencakup data pemusnahan obat, maka perlu dihitung kembali data pemakaian obat kepada pasien/sasaran program. Penggunaan standar jumlah buffer stock dapat berbeda antara satu obat dengan obat lainnya sesuai analisis ABC-VEN. Obat untuk kegawatdaruratan harus tetap tersedia dengan jumlah secukupnya walaupun berpotensi kedaluwarsa. 5. Analisis setiap item obat dalam perhitungan RKO. Dalam perencanaan kebutuhan obat, baik obat pelayanan kesehatan maupun obat program memiliki karakteristik sehingga tidak bisa digeneralisir dengan perlakuan sama. 6. Pertimbangan Lainnya. Apabila dalam merencanakan kebutuhan obat terdapat kondisi yang tidak sesuai dengan Juknis ini, maka harus dibuatkan justifikasi dengan data dukung yang jelas dan diketahui oleh pimpinan. 7. Asumsi forecasting. Asumsi perkiraan yang diperlukan untuk memperhitungkan data yang hilang atau tidak lengkap dan untuk memperkirakan dampaknya faktor program dan lingkungan yang diperkirakan akan mempengaruhi kebutuhan obat, misal pada kasus yang 33
tidak rutin/kasus musiman seperti pada kasus demam berdarah atau influenza (asumsi ialah perkiraan jumlah pasien), atau pada mitigasi dampak bencana (asumsi ialah jumlah keluarga terdampak dan tingkat insiden penyakit akibat bencana), atau asumsi dari munculnya produk baru, asumsi perubahan regimen terapi, atau asumsi obat yang akan di-gratiskan atau tidak lagi ditanggung biayanya, atau asumsi yang terkait dengan kondisi sosial (misal stigma ada kasus HIV/AIDS, TB, Kusta, dan lainnya). 2.8 Aplikasi e-Monev Obat e-Monev Obat merupakan sistem informasi elektronik untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan perencanaan dan pengadaan obat berdasarkan katalog elektronik. e-Monev Obat diakses melalui alamat website Aplikasi e-Monev Obat digunakan oleh setiap institusi pemerintah dan institusi swasta merujuk pada Peraturan Menteri Kesehatan tentang Perencanaan Kebutuhan Obat yang berlaku, untuk selanjutnya melaksanakan pengadaan obat berdasarkan katalog elektronik. Setiap institusi pemerintah dan swasta tersebut wajib menyampaikan RKO kepada Kementerian Kesehatan secara berjenjang. 34
BAB III PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT DI TINGKAT FASYANKES 3.1 Persiapan Tahap persiapan merupakan tahap pertama dalam implementasi perencanaan kebutuhan obat di tingkat fasyankes. Secara umum, tahap persiapan meliputi: 1. Menentukan SDM yang terlibat dan membentuk tim yang diperlukan. 2. Menyiapkan SOP Perencanaan. 3. Memilih jenis/item obat yang akan direncanakan. 4. Mempersiapkan kertas kerja dan/atau format RKO. 5. Mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam perencanaan Untuk setiap jenis fasyankes, terdapat beberapa hal yang harus disiapkan secara spesifik karena akan bergantung pada ruang lingkup, yang secara spesifik, meliputi: (a) Puskesmas 1. Puskesmas dapat membentuk Tim Perencanaan Obat Puskesmas yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala Puskesmas. 2. Melakukan berdasarkan Formularium Nasional, Formularium Daerah (jika ada), pedoman terapi, dan/atau regulasi lainnya yang berlaku. pemilihan obat (b) Rumah sakit 1. Rumah Sakit membentuk Tim Perencanaan. pemilihan 2. Melakukan berdasarkan Formularium Nasional dan Formularium Rumah Sakit yang telah ditetapkan oleh Komite/ Tim obat 35
Farmasi dan Terapi dengan pertimbangan terapetik dan ekonomi. 3. Tim Perencanaan berkoordinasi dengan unit layanan, unit perencanaan rumah sakit, dan Komite/ Tim Farmasi dan Terapi untuk melakukan perencanaan berdasarkan evaluasi formularium dan pengembangan layanan rumah sakit. (c) Apotek 1. Petugas yang akan menyusun RKO adalah Apoteker Penanggungjawab. 2. Melakukan pemilihan obat berdasarkan daftar obat Apotek. 3. Apotek yang bekerja sama dengan BPJS Kesehatan untuk pelayanan obat PRB dan/atau obat penyakit kronis melakukan pemilihan obat berdasarkan Formularium Nasional. (d) Klinik 1. Klinik membentuk Tim Perencanaan. 2. Melakukan obat berdasarkan pemilihan Formularium Nasional, Formularium Klinik, pedoman terapi, dan/atau regulasi lainnya yang berlaku. 3.2 Perhitungan dan analisis data Tahap kritikal dalam perencanaan kebutuhan obat ialah tahap perhitungan dan analisis data. Ketidaksesuaian perhitungan dalam tahap ini akan menyebabkan deviasi dari perhitungan total kebutuhan. Setiap deviasi yang terjadi pada tingkat fasyankes akan berpengaruh terhadap akurasi tingkat diatasnya secara kumulatif, yang secara signifikan mempengaruhi akurasi untuk perthitungan 36
kebutuhan tingkat Dinkes Kab/Kota dan Dinkes Provinsi sampai tingkat nasional. Adapun tahap perhitungan data meliputi: 1. Mengelompokkan obat sesuai kategori ABC-VEN. 2. Melakukan perhitungan kebutuhan obat sesuai dengan metode perencanaan yang ditentukan. 3. Melakukan kebutuhan berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan obat dan ABC-VEN. penyesuaian rencana 4. Penetapan RKO. Perhitungan dan analisis RKO perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Data sisa stok yang digunakan harus memperhitungkan masa kedaluwarsa obat yang masih aktif pada tahun yang akan datang. 2. Pemakaian rata-rata harus memperhatikan waktu kekosongan obat dan riwayat penggantian obat serta jumlah obat yang kedaluwarsa pada periode pengambilan data. 3. Rencana pengadaan disusun berdasarkan rencana kebutuhan yang telah disesuaikan dengan prioritas dan/atau perencanaan, perkiraan anggaran. penyesuaian kemasan, 4. Jika ada penambahan item obat yang belum ada data penggunaan sebelumnya, maka ditambahkan justifikasi dengan mengisi keterangan pada format RKO. 5. Jika kuantitas obat yang direncanakan jauh berbeda dengan penggunaan periode sebelumnya, maka ditambahkan justifikasi dengan mengisi keterangan pada format RKO. 37
3.3 Penyampaian Fasyankes yang memiliki akun e-Monev Obat wajib menyampaikan RKO melalui aplikasi, sedangkan fasyankes yang belum memiliki akun dapat menyampaikan RKO manual kepada Dinkes Kab/Kota. Fasyankes yang memiliki akun e-Monev Obat harus memastikan status RKO terkirim secara berjenjang ke Dinkes Kab/Kota, Dinkes Provinsi, hingga Kementerian Kesehatan. Dalam penyampaian RKO melalui aplikasi e-Monev Obat perlu memperhatikan hal-hal berikut: 1. Tidak boleh mengubah format RKO seperti mengubah penamaan serta penambahan atau pengurangan pada kolom dan baris. Format RKO sudah terkunci pada nama Satker. 2. Mengunggah RKO sesuai timeline pengiriman RKO 3. Memonitor hasil verifikasi RKO yang dikirimkan melalui terdaftar serta e-Monev Obat dan email yang berkoordinasi tindak lanjutnya. 4. Melakukan perbaikan apabila ada penolakan RKO dari Dinkes Kabupaten/Kota, kemudian mengirimkan kembali melalui aplikasi e-Monev Obat sampai statusnya terkirim ke Kementerian Kesehatan. 38
BAB IV PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT DI TINGKAT DINAS KESEHATAN 4.1 Rencana kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan di tingkat Dinas Kesehatan fungsi melakukan penyusunan serta verifikasi RKO yang dilaporkan oleh fasyankes di wilayah kerjanya. Dalam perencanaan di tingkat Dinkes kabupaten/kota, apabila di wilayah kerja Dinkes kabupaten/kota terdapat FPKTP Pemerintah yang belum memiliki akun e-Monev Obat, maka Dinkes kabupaten/kota melakukan rekapitulasi kebutuhan seluruh FPKTP Pemerintah tersebut ditambah dengan buffer stok. Apabila seluruh FPKTP Pemerintah di wilayah kerja sudah memiliki akun e-Monev Obat, maka Dinkes kabupaten/kota hanya merencanakan buffer stok yang dalam prosesnya juga berkoordinasi dengan FPKTP Pemerintah di wilayah kerjanya. Dinas kesehatan kabupaten/kota memiliki Dinas Kesehatan provinsi memiliki fungsi melakukan penyusunan rencana kebutuhan obat dan verifikasi rencana kebutuhan obat yang disampaikan oleh fasyankes dan dinkes kabupaten/kota di wilayah kerjanya. 4.2 Proses perencanaan kebutuhan obat di tingkat Dinas Kesehatan Tahapan dalam proses perencanaan obat di Dinas Kesehatan yaitu: 1. Persiapan a. Membentuk Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT) yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan atau Kepala Daerah. b. Menyiapkan SOP Perencanaan. 39
c. Melakukan pemilihan obat mengacu pada Formularium Nasional, Formularium Daerah (jika ada), standar pengobatan, dan/atau regulasi lain yang berlaku. d. Mempersiapkan format RKO yang mengacu pada format Kementerian Kesehatan. Khusus Dinkes Kab/Kota dilakukan pendistribusian format RKO ke FPKTP Pemerintah yang belum memiliki akun e- Monev Obat di wilayah kerjanya. e. Mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam perencanaan. 2. Analisis Data dan Perhitungan a. Dinkes Kab/Kota mereviu usulan kebutuhan obat FPKTP Pemerintah sementara Dinkes Provinsi mereviu usulan kebutuhan obat Dinkes Kab/Kota. b. Khusus Dinkes Kab/Kota melakukan rekapitulasi usulan kebutuhan obat FPKTP Pemerintah. c. Melakukan penyesuaian rencana kebutuhan berdasarkan sisa stok di Dinas Kesehatan, analisis ABC-VEN, stok lead time, dan stok penyangga (Buffer stock). d. Penetapan RKO. Perhitungan RKO memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Data harus yang memperhitungkan masa kadaluwarsa obat yang masih aktif pada tahun yang akan datang. sisa stok digunakan b. Pemakaian rata-rata harus memperhatikan waktu kekosongan obat dan riwayat penggantian obat serta jumlah obat yang kedaluwarsa pada periode pengambilan data. 40
c. Rencana pengadaan disusun berdasarkan rencana kebutuhan yang telah disesuaikan dengan prioritas perencanaan, penyesuaian kemasan, dan/atau perkiraan anggaran. d. Jika ada penambahan item obat yang belum ada data penggunaan sebelumnya, maka ditambahkan justifikasi dengan mengisi keterangan pada format RKO. e. Jika kuantitas obat yang direncanakan jauh berbeda dengan penggunaan periode sebelumnya, maka ditambahkan justifikasi dengan mengisi keterangan pada format RKO. 3. Penyampaian RKO yang telah disusun selanjutnya dikirim melalui e-Monev Obat, untuk diverifikasi secara berjenjang hingga Kementerian Kesehatan. Dalam penyampaian RKO perlu memperhatikan hal-hal berikut: a. Tidak boleh mengubah Format RKO seperti mengubah penamaan serta penambahan atau pengurangan pada kolom dan baris. Format RKO sudah terkunci pada nama Satker. b. Mengunggah RKO sesuai timeline pengiriman RKO c. Memonitor hasil verifikasi RKO yang dikirimkan melalui e-Monev obat dan email yang terdaftar serta berkoordinasi tindak lanjutnya. d. Melakukan perbaikan apabila ada penolakan RKO dari jenjang di atasnya, kemudian mengirimkan kembali melalui aplikasi e-Monev Obat sampai statusnya terverifikasi di Kementerian Kesehatan. 41
4.3 Verifikasi Rencana Kebutuhan Obat Verifikasi data adalah proses untuk memastikan bahwa data yang disampaikan sudah benar. Proses verifikasi terhadap RKO yang disampaikan melalui aplikasi e-Monev Obat. RKO dari Kesehatan fasyankes Kabupaten/Kota, untuk selanjutnya dilakukan verifikasi dan proses persetujuan. Selanjutnya RKO dari fasyankes dan Dinkes Kabupaten/Kota diverifikasi oleh Dinkes Provinsi untuk kemudian diteruskan ke Kementerian Kesehatan. Adapun tahap pelaksanaan verifikasi RKO meliputi: 1. Persiapan terutama dilakukan diteruskan ke Dinas yang melakukan verifikasi RKO meliputi: Hal-hal perlu diperhatikan sebelum a. Menetapkan SDM dengan kualifikasi mengikuti pelatihan atau sosialisasi perencanaan kebutuhan obat. telah tentang b. Menyiapkan daftar tilik verifikasi RKO dengan paling sedikit meliputi: 1) Data fasyankes dan/atau Dinkes Kab/Kota yang akan diverifikasi. Apabila ada fasyankes yang sudah tidak memenuhi kriteria sesuai Peraturan tentang Perencanaan Menteri Kesehatan Kebutuhan Obat yang berlaku, maka Dinkes Kab/Kota perlu mengirimkan surat resmi pemberitahuan ke Dinas Kesehatan Provinsi untuk selanjutnya diteruskan ke Kementerian Kesehatan yang kemudian menjadi dasar menonaktifkan akun e-Monev Obat fasyankes tersebut. 2) Ketepatan waktu pengumpulan RKO. 3) Kesesuaian perencanaan jenis dan jumlah item obat yang diusulkan. 42
2. Pengumpulan data Dalam pengumpulan data harus dipastikan validitasnya. Data yang akan diverifikasi meliputi RKO dari instansi pemerintah dan swasta yang merujuk pada Peraturan Menteri Kesehatan tentang Perencanaan Kebutuhan Obat yang berlaku. Khusus Dinkes Provinsi melakukan Dinkes Kabupaten/Kota. verifikasi untuk RKO 3. Analisis data Tahapan Verifikasi RKO sebagai berikut: jenis dan obat jumlah a. Memverifikasi perencanaan dengan membandingkan data rencana kebutuhan dan rencana pengadaan. ketepatan kebutuhan b. Apabila usulan rencana kebutuhan dan rencana pengadaan jauh berbeda, maka sebaiknya direviu rata-rata pemakaian dan sisa stok. Selanjutnya diberikan penandaan dan catatan hasil klarifikasi untuk informasi penolakan, pemberian justifikasi, atau revisi usulan kebutuhan. 4. Penyampaian RKO fasyankes yang disampaikan melalui aplikasi e-Monev Obat dan sudah terverifikasi Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selanjutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Provinsi untuk dilakukan verifikasi kembali. Apabila RKO fasyankes atau Dinkes Kab/Kota belum sesuai, maka RKO dikembalikan ke fasyankes atau Dinkes Kab/Kota untuk diperbaiki dan dilakukan pengecekan kembali sebagaimana pada poin analisis data. Apabila 43
sudah sesuai maka diteruskan ke Kementerian Kesehatan. 4.4 Penyusunan dan verifikasi rencana kebutuhan obat program (ROP) di tingkat Dinas Kesehatan Penyusunan ROP dilakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, sementara verifikasi dilakukan secara berjenjang oleh Dinas Kesehatan Provinsi hingga Kementerian Kesehatan. Tahapan penyusunan ROP sebagai berikut: 1. Persiapan jadwal penyusunan perencanaan kebutuhan obat program yang mengacu pada batas waktu penyusunan ROP yang tertera pada surat permintaan penyusunan ROP dari Kementerian Kesehatan, dengan memperhatikan batas waktu verifikasi ROP oleh Dinas Kesehatan Provinsi. b. TPOT berkoordinasi dengan berbagai stakeholder a. Menetapkan untuk penyiapan data c. Mengunduh format kertas kerja perencanaan kebutuhan obat program di e-Monev Obat berdasarkan jenis program dan tahun penyusunan ROP. Untuk ROP yang belum diakomodir melalui e- Monev Obat, maka kertas kerja sesuai format yang ditetapkan oleh program pusat. 2. Pengumpulan data Data yang dibutuhkan dalam penyusunan ROP antara lain: a. Target dan sasaran program b. Persentase capaian program pada tahun sebelumnya. c. Data kasus tahun berjalan 44
d. Pemakaian rata-rata per bulan di Instalasi Farmasi Kab/Kota e. Data sisa stok dan masa kedaluwarsa obat program Instalasi Farmasi kab/kota sesuai dengan di periode perencanaan f. Jumlah prediksi penerimaan obat program di Instalasi Farmasi Kab/Kota tahun berjalan g. Data penerimaan obat program per periode, baik dari hasil pengadaan pusat yang dikirimkan ke IF Provinsi lalu ke IF Kabupaten/Kota atau permintaan buffer stok pusat. h. Data pendukung tambahan sesuai dengan kebutuhan masing-masing program. 3. Analisis data dan perhitungan a. Target Sasaran Target sasaran mengacu pada Rencana Induk Bidang Kesehatan dan data Pusdatin atau BPS terjadi setempat. daerah target sasaran, maka peningkatan/penurunan harus disertai dengan justifikasi dan data pendukung yang lengkap. Apabila b. Capaian Program Capaian berdasarkan keberhasilan atau cakupan pemberian (termasuk terapi pencegahan). Data capaian program menjadi pertimbangan tingkat keberhasilan pelaksanaan program yang dapat digunakan sebagai dasar dalam menyusun perencanaan obat program untuk tahun yang akan datang. c. Perhitungan Sisa Stok Akhir program dihitung Sisa stok akhir dihitung berdasarkan hasil stok opname fasyankes dan Dinas Kesehatan Kab/Kota 45
dengan mempertimbangkan tanggal kedaluwarsa obat program dan pelaksanaan program. d. Rencana Kebutuhan dan Usulan Pengadaan Apabila terdapat perbedaan rencana kebutuhan dengan usulan pengadaan pada format ROP, maka diberikan klarifikasi dan justifikasi. 4. Penyampaian ROP yang telah disusun dan disetujui bersama di tingkat Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, disampaikan ke Dinas Kesehatan Provinsi melalui e-Monev Obat. Tahapan verifikasi ROP meliputi: a. Persiapan 1) Memastikan kertas kerja ROP yang diunggah oleh Dinkes Kab/Kota telah sesuai dengan format kertas kerja ROP yang tersedia pada e- Monev Obat sesuai dengan jenis program dan tahun penyusunan ROP. Untuk program yang belum diakomodir dalam e-Monev Obat maka dipastikan kertas kerja ROP sesuai dengan format yang ditetapkan oleh program pusat. Dinas 2) Memastikan seluruh Kesehatan telah Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya mengirimkan ROP sesuai dengan tenggat waktu yang telah disepakati dengan Dinas Kesehatan timeline Kabupaten/Kota mengacu penyusunan ROP Kementerian Kesehatan. 3) Melakukan koordinasi antara pengelola program dan penanggung jawab kefarmasian di tingkat Dinas Kesehatan Provinsi dalam verifikasi ROP yang telah disampaikan oleh Dinas Kesehatan Kab/Kota. pada 46
b. Pengumpulan data Data yang dibutuhkan untuk verifikasi ROP diantaranya adalah: a) ROP Dinkes Kabupaten/Kota b) Target dan sasaran program c) Persentase capaian program pada tahun sebelumnya d) Angka kesakitan/data kasus tahun berjalan e) Pemakaian rata-rata per bulan di Instalasi Farmasi Provinsi f) Data sisa stok dan masa kedaluwarsa obat program di Instalasi Farmasi Provinsi sesuai dengan periode perencanaan yang akan diverifikasi g) Jumlah prediksi penerimaan obat program di Instalasi Farmasi Provinsi tahun berjalan. h) Data penerimaan obat program per periode di Instalasi Farmasi Provinsi. i) Data pendukung tambahan sesuai dengan kebutuhan masing-masing program (contoh sebagaimana data pendukung tambahan di penyusunan ROP oleh Dinkes Kab/Kota) c. Analisis data a) Memeriksa kelengkapan data yang di input ke dalam format ROP. b) Memverifikasi ketepatan jumlah dengan mempertimbangkan target sasaran program dan laju pelaksanaan program/capaian program sebelumnya. jenis dan c) Memberikan penandaan dan catatan hasil klarifikasi untuk informasi penolakan, pemberian justifikasi, atau revisi usulan kebutuhan yang 47
disampaikan di menu chat aplikasi e-Monev Obat untuk program yang difasilitasi dalam e- Monev Obat. Bila tidak, maka disampaikan melalui metode lain yang terdokumentasi. d. Penyampaian telah diverifikasi disampaikan kepada Kementerian Kesehatan melalui e-Monev Obat. Adapun penyampaian ROP untuk program terintegrasi dengan e-Monev, yang belum disampaikan kepada berjenjang secara Kementerian Kesehatan. ROP yang 48
BAB V PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT DI TINGKAT KEMENTERIAN KESEHATAN 5.1 Perencanaan kebutuhan obat pelayanan kesehatan Kementerian Kesehatan melakukan monitoring pengiriman RKO yang disampaikan oleh institusi pemerintah dan swasta. Selanjutnya dilakukan verifikasi RKO dengan mencermati data-data penyusun kebutuhan obat sebagaimana telah terverifikasi dilakukan rekapitulasi untuk selanjutnya dilakukan desk dengan Dinas Kesehatan Provinsi untuk ditetapkan sebagai RKO Pelayanan Kesehatan tingkat nasional. format RKO. RKO yang 5.2 Perencanaan kebutuhan obat program kesehatan Kementerian Kesehatan melakukan verifikasi ROP yang meliputi kelengkapan dan kesesuaian data sasaran (populasi), target cakupan program, perhitungan rencana kebutuhan, sisa stok dan perhitungan usulan pengadaan obat program Kesehatan. Selanjutnya dilaksanakan desk dengan Dinas Kesehatan Provinsi terkait ROP terverifikasi. Data rekapitulasi hasil desk selanjutnya ditetapkan menjadi ROP tingkat nasional. 5.3 Rekapitulasi rencana kebutuhan obat nasional Kementerian Kesehatan melakukan rekapitulasi RKO pelayanan kesehatan dan ROP tingkat nasional. Hasil rekapitulasi kemudian disampaikan ke industri farmasi sebagai salah satu upaya menjaga ketersediaan obat nasional. 49
BAB VI PEMANTAUAN DAN EVALUASI RENCANA KEBUTUHAN OBAT Pemantauan dan evaluasi rencana kebutuhan obat merupakan tahap akhir yang dilaksanakan untuk mengetahui kualitas RKO dan data penyusun yang dihasilkan dari setiap proses dalam rantai pengelolaan. Adapun cara yang digunakan berupa penetapan dan pengukuran indikator. Pengukuran indikator diharapkan dapat mengidentifikasi berbagai permasalahan untuk kemudian disusun strategi antisipasi yang efektif dalam peningkatan ketepatan perencanaan kebutuhan obat di berbagai tingkatan. Oleh karena itu, pemantauan dan evaluasi RKO dilaksanakan secara berjenjang mulai dari Fasyankes, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi hingga Kementerian Kesehatan untuk mendapatkan data yang komprehensif dan berkelanjutan sebagai output dari proses yang akan menjadi dasar pertimbangan dan perbaikan pada proses perencanaan selanjutnya. Selain sebagai pemantauan dan evaluasi untuk menjadi pertimbangan dalam perencanaan kebutuhan obat di tahun mendatang, indikator ini juga diharapkan dapat menjadi masukan untuk menyusun kebijakan dan menyelesaikan permasalahan skala nasional, sehingga indikator tersebut bersifat wajib dilaporkan secara berjenjang sampai ke Kementerian Kesehatan. 50
Tabel 5. Pemantauan Indikator di Setiap Tingkat No Nama Indikator Pelaksana 1 Ketersediaan obat dan vaksin esensial 1. Puskesmas 2. Dinkes Kab/Kota 3. Dinkes Provinsi 2 Realisasi pengadaan terhadap RKO 1. Fasyankes 2. Dinkes Kab/Kota 3. Dinkes Provinsi 4. Kementerian Kesehatan (Ditjen Kefarmasian dan Alkes-Dit.Pengelolaan dan Pelayanan Kefarmasian) 3 Kepatuhan Pelaporan RKO 1. Dinkes Kab/Kota 2. Dinkes Provinsi 3. Kementerian Kesehatan (Ditjen Kefarmasian dan Alkes-Dit.Pengelolaan dan Pelayanan Kefarmasian) 6.1 Indikator Ketersediaan Obat dan Vaksin Esensial Indikator ketersediaan obat dan vaksin esensial wajib dilaporkan setiap bulan melalui aplikasi Selena. Adapun data yang diharapkan berupa tingkat ketersediaan (bulan) berdasarkan sisa stok saat pemantauan dan rata-rata pemakaian per bulan. Detil contoh perhitungan dapat dilihat pada Lampiran 7. Contoh Perhitungan Indikator Pemantauan dan Evaluasi, Bagian 1. 51
Tabel 6. Ketersediaan Obat dan Vaksin Esensial (khusus di Puskesmas) Judul Indikator Definisi Operasional Ketersediaan Obat dan Vaksin Esensial 1. Bulan berjalan adalah bulan pada tahun pelaporan, misalkan bulan Januari 2024. 2. Stok obat/vaksin esensial adalah jumlah riil obat/vaksin pada saat pemantauan 3. Pemakaian rata-rata per bulan obat/vaksin esensial a. rata-rata obat/vaksin esensial yang dihitung berdasarkan data pemakaian dalam 12 bulan terakhir pemakaian b. pemakaian obat/vaksin esensial yang diberikan untuk pemenuhan pelayanan pasien, tidak termasuk item obat rusak, kedaluwarsa dan/atau realokasi Numerator (pembilang) Denominator (penyebut) Rumus Perhitungan Metode Pengumpulan Data Instrumen Pengambilan Data terjadi kekosongan, data pada bulan tersebut tidak diikutsertakan Stok obat/vaksin esensial c. Pada kondisi pernah Pemakaian rata-rata per bulan obat/vaksin esensial 𝑆𝑖𝑠𝑎	𝑆𝑡𝑜𝑘 Rata − Rata	Pemakaian	Retrospektif Kartu stok 52
Judul Indikator Periode Pengumpulan Data Periode Analisis dan Pelaporan Data Interpretasi hasil Ketersediaan Obat dan Vaksin Esensial Per bulan, secara berjenjang Per bulan selambatnya tanggal 10 sudah diterima di Kementerian Kesehatan Jika ketersediaan obat/vaksin esensial kurang dari waktu tunggu penyediaan obat (bulan), maka perlu dilakukan reviu terhadap proses penambahan stok melalui mekanisme sesuai ketentuan 6.2 Indikator Realisasi Pengadaan terhadap RKO ini diharapkan dapat memberikan gambaran mulai dari akurasi RKO, sampai dengan faktor dan kendala ketidaksesuaian realisasi pengadaan terhadap RKO yang disusun, sehingga menjadi upaya perbaikan untuk meningkatkan ketersediaan, yang akan ditindaklanjuti oleh para pihak sesuai dengan kewenangannya. Detil contoh perhitungan dapat dilihat pada Lampiran 7. Contoh Perhitungan Indikator Pemantauan dan Evaluasi, Bagian 2. Dari analisis indikator Tabel 7. Realisasi Pengadaan terhadap RKO Judul Indikator Definisi Operasional Realisasi Pengadaan Terhadap RKO 1. Tahun T adalah tahun berjalan, misal tahun 2024 2. Tahun T-1 adalah tahun pelaksanaan penyusunan RKO, 1 (satu) tahun sebelum Tahun T, misal tahun 2023 3. RKO adalah rencana kebutuhan obat (RKO) yang disusun pada tahun T-1 53
Judul Indikator Numerator (pembilang) Denominator (penyebut) Rumus Perhitungan Metode Pengumpulan Data Instrumen Pengambilan Data Periode Pengumpulan Data Periode Analisis Dan Pelaporan Data Interpretasi hasil Realisasi Pengadaan Terhadap RKO 4. Realisasi pengadaan adalah jumlah realisasi dari pengadaan yang dilakukan pada tahun T, baik secara e- purchasing maupun cara lain sesuai peraturan perundangan pengadaan barang/jasa pemerintah Jumlah realisasi pengadaan Jumlah rencana kebutuhan obat (RKO) )*(+#,	1"#+'2#2'	3"04#$##0 56789:	;<= x 100% Retrospektif e-Monev Obat, Kontrak Pengadaan, Laporan penerimaan barang, Tanda terima, LPLPO, Kartu stok, Tanda terima hibah, data LKPP ePurchasing Triwulan, Semesteran, Tahunan Bulan April, Bulan Juli, Bulan Oktober, Akhir Bulan Desember pada tahun berjalan § Jika persentase realisasi pengadaan terhadap RKO diantara 50% sampai 150 % maka realisasi RKO dinilai memenuhi (ditandai dengan 1) § Jika persentase realisasi pengadaan terhadap RKO < 50% atau RKO > 54
Judul Indikator Realisasi Pengadaan Terhadap RKO 150% maka realisasi RKO dinilai tidak memenuhi (ditandai dengan 0) dan perlu dilakukan reviu terhadap proses penyusunan RKO dan menggali akar masalah ketidaksesuaiannya 6.3 Indikator Kepatuhan Pelaporan RKO RKO disusun dan dilaporkan secara berjenjang dengan proses verifikasi dari Fasyankes ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, lalu ke Dinas Kesehatan terakhir ke Kementerian Kesehatan. Provinsi, dan Ketidakpatuhan pelaporan RKO di fasyankes, Dinas Kesehatan Kab/Kota dan Dinas Kesehatan Provinsi akan menyebabkan ketidaktepatan jumlah rencana kebutuhan obat secara nasional. Detil contoh perhitungan dapat dilihat pada Lampiran 7. Contoh Perhitungan Indikator Pemantauan dan Evaluasi, Bagian 3. Tabel 8. Kepatuhan pelaporan RKO Judul Indikator Definisi Operasional Kepatuhan pelaporan RKO 1. Fasyankes yang melapor RKO adalah insitusi pemerintah dan swasta dengan kriteria merujuk Peraturan Menteri Kesehatan tentang Perencanaan Kebutuhan Obat yang berlaku 2. Satker yang melapor RKO adalah satuan kerja di pemerintahan daerah, meliputi Dinas Kesehatan Kab/Kota dan Dinas Kesehatan Provinsi 55
Judul Indikator Numerator (pembilang) Denominator (penyebut) Rumus Perhitungan Metode Pengumpulan Data Instrumen Pengambilan Data Periode Pengumpulan Data Periode Analisis Dan Pelaporan Data Interpretasi hasil Kepatuhan pelaporan RKO 3. Pelaporan RKO adalah penyampaian RKO melalui aplikasi e-Monev Obat sesuai waktu yang telah ditentukan. Jumlah fasyankes dan satker yang telah melakukan pelaporan RKO Jumlah fasyankes dan satker yang terdaftar di akun e-Monev Obat 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ	fasyankes	dan	satker	yang	telah	melakukan	pelaporan	RKO Jumlah	fasyankes	dan	satker	yang	terdaftar	di	e − Monev	Obat 𝑥	100% Konkuren RKO e-Monev Obat Bulanan Setiap bulan mulai Januari sampai dengan batas waktu pelaporan RKO yang ditetapkan Jika persentase kepatuhan pelaporan RKO kurang dari 100%, diperlukan dorongan untuk segera melakukan pelaporan RKO melalui e-Monev Obat. 56
DAFTAR PUSTAKA 1. Koala D, Yahouni Z, Alpan G, Frein Y. Factors influencing Drug Consumption and Prediction Methods. In: CIGI- Qualita : Conférence Internationale Génie Industriel QUALITA - Grenoble [Internet]. Grenoble, France; 2021 [cited 2023 Oct 25]. Available from: 03353040 2. Nesi G, Kristin E. EVALUASI PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RSUD KEFAMENANU KABUPATEN TIMOR TENGAH UTARA. 3. Management Sciences for Health. Inventory Management. In: Inventory Management [Internet]. Management Sciences for Health; 2012 [cited 2023 Jun 18]. Available from: inventorymgmt-mar2012.pdf 4. Saptanti AA. Evaluation of Drug Management in Pharmaceutical Installation Dr. Soesilo Hospital, Tegal Regency. 2022; 5. Iqbal M, Geer M, Dar P. Evaluation of Medicines Forecasting and Quantification Practices in Various Public Sector Hospitals Using Indicator Based Assessment Tool. J App Pharm Sci [Internet]. 2017 [cited 2023 Oct 25]; Available from: 57
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Contoh metode perhitungan kebutuhan obat: metode konsumsi jika tidak terjadi kekosongan obat Selama tahun 2022 (Januari-Desember) pemakaian Natrium Diklofenak 50 mg sebanyak 300.000 tablet. Sisa stok per 31 Desember 2022 adalah 10.000 tablet. Buffer stock 2024 diperkirakan 20%. Diketahui waktu tunggu (lead time) diperkirakan 1 (satu) bulan. Nama Obat Pemakaian satu tahun (tablet) Pemakaian rata-rata tiap bulan (tablet) Sisa stok (tablet) Stok penyangga (tablet) Stok waktu tunggu (tablet) Rencana kebutuhan (tablet) (B) (a) = (B)/12 (E) (C) = (B) x %buffer (D) = lead time x (a) (A) = (B+C+D)-(E) Natrium diklofenak 300.000 25.000 10.000 60.000 25.000 375.000 55
Nama Obat Natrium diklofenak Lampiran 2. Contoh metode perhitungan kebutuhan obat: metode konsumsi, jika terjadi kekosongan obat Jika terjadi kekosongan Natrium Diklofenak 50 mg selama 20 hari dalam satu tahun, dan diketahui pemakaian rata-rata Natrium Diklofenak 50 mg setahun adalah 300.000 tablet, maka: Pemakaian satu tahun (tablet) Waktu kekosongan obat (hari) Pemakaian rata-rata per hari (tablet) Pemakaian rata-rata tiap bulan (tablet) Sisa stok (tablet) Kebutuhan rill satu tahun (tablet) Stok penyangga (tablet) Stok waktu tunggu (tablet) (B1) (b) (a) = (B1) / (365 - b) (c) = (a) x 30 (E) (B2) = (c) x 12 (C) = (B2) x %buffer (D) = lead time x (c) 300.000 20 870 26.100 10.000 313.200 62.640 26.100 56 Rencana kebutuhan (tablet) (A) = (B2+C+D)-(E) 391.940
Nama Obat Cefixime Lampiran 3. Contoh perhitungan metode morbiditas Contoh 1 Dosis umum yang direkomendasikan pada anak dengan berat badan > 30 kg adalah 50-100 mg, oral dua kali sehari. Jumlah kasus dalam satu tahun adalah 100 kasus. Bila berat badan anak diasumsikan adalah 30 kg, maka perhitungan kebutuhan sebagai berikut: Dosis maksimum (mg) (a) Pemakaian sehari (kali) (b) Lama penggun- aan (hari) (c) Jumlah kasus (d) Jumlah obat per kasus sesuai pedoman pengobatan (mg) (e1) = (b) x (c) x (d) Konversi kemasan Satuan Jumlah obat per kasus sesuai pedoman pengobatan dengan penyesuaian kemasan (e2) anak (>30 kg) (Keterangan: kemasan cefixime sirup 100 mg/5ml adalah botol 60 ml) 100 2 5 100 1.000 1,2 Botol 57 1 Jumlah obat yang dibutuhkan (f) = (e2) x (d) 100
Contoh 2 Pasien RS "K" yang mengalami demam berdarah (DHF) pada tahun 2022, ada 10 kasus per hari pada pasien anak, dengan rata-rata pemberian terapi cairan per kasus adalah 3 bag ringer laktat 500 ml perhari, rata-rata pasien dirawat 5 hari dan pada dewasa total 700 kasus, dengan rata-rata pemberian 20 bag per kasus dengan rata rata pasien dirawat 5 hari. Pasien Kasus/hari Jumlah kasus Kebutuhan per hari (bag) Jumlah terapi (hari) Jumlah kebutuhan per kasus sesuai pedoman pengobatan (bag) Jumlah yang dibutuhkan (bag) (a) (b) = (a) x 30 x 12 (c) (d) (e) = (c) x (d) (f) = (b) x (e) Anak DHF Dewasa DHF 10 3.600 700 3 5 15 20 54.000 14.000 58
Lampiran 4. Contoh Perhitungan Proxy Consumption Klinik Usada berdiri tanggal 5 Mei 2023. Sebagai klinik yang baru ingin membuat perencanaan obat untuk memenuhi pelanggannya. Karena belum memiliki data pemakaian obat di tahun sebelumnya, maka klinik Usada berencana membuat perencanaan perhitungan kebutuhan dengan metode proxy consumption dengan mencari dan mengumpulkan data pola penyakit, data pemakaian obat, di apotek sekitar yang memiliki kemiripan karakteristik cakupan populasi dan pelayanan yang diberikan. Berdasarkan data yang dikumpulkan, dari pola morbiditas penyakit Common cold/selesma merupakan penyakit yang paling banyak dialami pada anak anak usia 6-12 tahun, dengan pemakaian rata rata obat yang dikonsumsi berdasarkan ekstrapolasi data apotek sekitar selama periode terapi tahun 2022 adalah sebagai berikut: No 1 2 3 4 5 Nama Obat Parasetamol sirup 250 mg ( 60 ml) Cetirizine HCl sirup 5 mg/ 5 ml ( 60 ml) Oxymetazolin HCl 0,05% Dextromethorphan + Guafenesin sirup (60 ml) Fluticasone furoate spray Pemakaia/ tahun/fls 240 180 144 300 96 Pemakaian/ bulan/fls 20 15 12 25 8 Standar Pengobatan (3-5 hari) 3 x 1 sendok takar (5 mL) ~1 fls 60 ml 1 x 1 sendok takar (5 mL) ~1 fls 60 ml 2 x 1 semprot ~1 fls 3 x 2 sendok takar (10 ml) ~2 fls 60 ml 2 x 1 semprot ~1 fls 59
Jika Klinik Usada melakukan perencanaan pembelian untuk kebutuhan 1 bulan, dan safety stock yang ditetapkan adalah 10% hitunglah berapa jumlah kebutuhan masing masing obat dengan menggunakan metode proxy consumption. Diketahui: 1. Sisa stok obat di apotek saat ini parasetamol sirup (2 fls), cetirizin sirup (5 fls), dan sediaan lainnya belum tersedia. 2. Rumus metode Proxy Consumption = (𝐶𝐴 × 𝐶𝐸) × 𝑇 + 𝐵𝑆 − 𝑆𝑖𝑠𝑎	𝑠𝑡𝑜𝑘 Keterangan: CA = Pemakaian rata-rata per bulan T = Lama kebutuhan (bulan/tahun) CE = Perhitungan standar pengobatan BS = Buffer stock (asumsi 10%) Berdasarkan rumus diatas maka kebutuhan obat selama satu tahun untuk klinik Usada dengan menggunakan metode proxy consumption adalah sebagai berikut: No Nama Obat 1 Parasetamol sirup Pemakaian/bulan/fls (CA) 20 Standar Pengobatan (CE) 1 fls Lama kebutuhan (T) 12 Buffer Stock (BS= 10%) 24 Sisa stok 2 250 mg 2 Cetirizine HCl sirup 15 1 fls 12 18 5 5 mg/ 5 ml 3 Oxymetazolin HCl 12 1 fls 12 14 0 0,05% 4 Dextromethorphan + Guafenesin sirup 25 2 fls 12 60 0 60 Jumlah kebutuhan CA 262 193 158 660
No 5 Nama Obat Fluticasone furoate spray Pemakaian/bulan/fls (CA) 8 Standar Pengobatan (CE) 1 fls 61 Lama kebutuhan (T) 12 Buffer Stock (BS= 10%) 10 Sisa stok 0 Jumlah kebutuhan CA 106
Lampiran 5. Contoh analisis ABC-VEN Contoh: Analisis ABC berdasarkan mutasi No. Nama Obat Amoksisilin kap 500 mg 1 2 Paracetamol tab 500 mg 3 Metampiron tab 500 mg 4 Piridoksin tab 100 mg 5 Garam oralit 200 mL Klorokuin tab 150 mg 6 Kloramfenikol salep mata 1% 7 Kalsium laktat tab 500 mg 8 9 Asam askorbat tab 50 mg 10 Amlodipin 5 mg Jumlah pemakaian diurutkan besar-kecil (a) 500 200 100 100 100 50 50 30 30 20 Kumulatif jumlah pemakaian (b) 500 700 800 900 1000 1050 1100 1130 1160 1180 Persen inventori kumulatif (c) 42% 59% 68% 76% 85% 89% 93% 96% 98% 100% Analisis ABC (d) A A A B B B C C C C Keterangan: Dalam melakukan analisis ABC berdasarkan mutasi, jumlah pemakaian diurutkan dari yang terbanyak sampai yang tersedikit. Kemudian dihitung kumulatif jumlah pemakaian, sebagai berikut: § Jumlah kumulatif pemakaian obat ke 1 = jumlah pemakaian obat ke 1 § Jumlah kumulatif pemakaian obat ke 2 = Jumlah pemakaian kumulatif obat ke 1 + jumlah pemakaian obat ke 2 62
§ Jumlah kumulatif pemakaian obat ke 3 = Jumlah pemakaian kumulatif obat ke2 + jumlah pemakaian obat ke 3 § Dan seterusnya sampai mencapai total kumulatif mutase (contoh diatas seperti pada bagian yang berwarna jingga) Selanjutnya, dihitung Persen inventori kumulatif, yaitu dengan membagi Kumulatif jumlah pemakaian tiap-tiap obat dengan angka Kumulatif jumlah terakhir, misal pada tabel diatas, Persen inventori kumulatif Amoksisilin kap 500 mg ialah 500 dibagi 1180 = 42% sedangkan untuk Paracetamol tab 500 mg ialah 700 dibagi 1180 = 59%, dan seterusnya. Untuk status ABC, dapat dibagi berdasarkan batas A < 70% Persen inventori kumulatif, B > 70% dan B < 90% Persen inventori kumulatif, dan C > 90% Persen inventori kumulatif. 63
Analisis ABC berdasarkan investasi Pada Puskesmas A terdapat 10 sediaan dengan jumlah pemakaian dan harga satuan tertera pada tabel di bawah ini: No. Nama Obat 1 Metampiron tablet 500 mg 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Garam oralit 200 mL Amlodipin 5 mg Paracetamol tablet 500 mg Kalsium laktat tablet 500 mg Amoksisilin kaplet 500 mg Kloramfenikol salep mata 1% Piridoksin (Vit.B6) tablet 100 mg Klorokuin tablet 150 mg Asam askorbat tablet 50 mg Kemasan Botol/ 1000 Ktk/ 10 x 10 Botol/ 1000 Botol/ 1000 Botol/ 100 Tube 5 g Botol/ 1000 Botol/ 1000 Botol/ 1000 Ktk 25 sach Jumlah (a) 100 20 200 30 500 50 100 50 30 100 Harga (Rupiah) (b) 55.600 25.000 49.500 41.000 28.200 1.600 17.100 65.900 18.700 8.800 Jumlah harga (c) = (a) X (b) 5.560.000 500.000 9.900.000 1.230.000 14.100.000 80.000 1.710.000 3.295.000 561.000 888.000 Urutan berdasarkan jumlah harga 3 9 2 6 1 10 5 4 8 7 Jumlah Harga (Rupiah) Jumlah harga Jumlah Harga Kumulatif Persentase harga Persentase Kumulatif No. Nama Obat (a) (b) (c) = (a) x (b) (d) (e) = (c) / (jumlah harga kumulatif) x 100% (e) = (d) / (jumlah harga kumulatif) x 100% Amoksisilin kap 500 mg 1 2 Paracetamol tab 500 mg 3 Metampiron tab 500 mg 4 5 6 Klorokuin tab 150 mg Piridoksin tab 100 mg Kalsium laktat tab 500 mg 500 200 100 50 100 30 28.200 49.500 55.600 65.900 17.100 41.000 14.100.000 9.900.000 5.560.000 3.295.000 1.710.000 1.230.000 64 14.100.000 24.000.000 29.560.000 32.855.000 34.565.000 35.795.000 37,3% 26,1% 14,8% 11,7% 4,5% 3,3% 37,30% 63,40% 78,20% 86,90% 91,40% 94,70% Analisis ABC A A B B C C
Jumlah Harga (Rupiah) Jumlah harga Jumlah Harga Kumulatif Persentase harga Persentase Kumulatif No. Nama Obat (a) (b) (c) = (a) x (b) (d) (e) = (c) / (jumlah harga kumulatif) x 100% (e) = (d) / (jumlah harga kumulatif) x 100% 7 8 9 10 Kloramfenikol salep mata 1% Garam oralit 200 mL Asam askorbat tab 50 mg Amlodipin 5 mg 100 30 20 50 8.800 18.700 25.000 1.600 888.000 561.000 500.000 80.000 36.675.000 37.236.000 37.736.000 37.816.000 2,3% 1,48% 1,32% 0,2% 97% 98,48% 99,80% 100% Keterangan: Dalam melakukan analisis ABC berdasarkan investasi, jumlah harga yang didapat diurutkan dari yang tertinggi sampai yang terendah. Kemudian dihitung jumlah kumulatif, sebagai berikut: § Jumlah kumulatif harga obat ke 1 = jumlah harga obat ke 1 § Jumlah kumulatif harga obat ke 2 = Jumlah kumulatif harga obat ke 1 + jumlah harga obat ke 2 § Jumlah kumulatif harga obat ke 3 = Jumlah kumulatif harga obat ke 2 + jumlah harga obat ke 3 § Jumlah kumulatif harga obat ke 4 = Jumlah kumulatif harga obat ke 3 + jumlah harga obat ke 4 § Jumlah kumulatif harga obat ke 5 = Jumlah kumulatif harga obat ke 4 + jumlah harga obat ke 5 65 Analisis ABC C C C C
§ Jumlah kumulatif harga obat ke 6 = Jumlah kumulatif harga obat ke 5 + jumlah harga obat ke 6 § Jumlah kumulatif harga obat ke 7 = Jumlah kumulatif harga obat ke 6 + jumlah harga obat ke 7 § Jumlah kumulatif harga obat ke 8 = Jumlah kumulatif harga obat ke 7 + jumlah harga obat ke 8 § Jumlah kumulatif harga obat ke 9 = Jumlah kumulatif harga obat ke 8 + jumlah harga obat ke 9 § Jumlah kumulatif harga obat ke 10 = Jumlah kumulatif harga obat ke 9 + jumlah harga obat ke 10 Jika obat lebih dari 10 item, dalam menghitung jumlah kumulatif juga dilakukan dengan cara yang sama. Dalam menghitung persentase kumulatif juga dilakukan dengan cara yang sama dengan perhitungan jumlah harga obat kumulatif, yaitu: § Persentase kumulatif obat ke 1 = persentase harga obat ke 1 § Persentase kumulatif obat ke 2 = Persentase kumulatif obat ke 1 + persentase harga obat ke 2 § Persentase kumulatif obat ke 3 = Persentase kumulatif obat ke 2 + persentase harga obat ke 3 § Persentase kumulatif obat ke 4 = Persentase kumulatif obat ke 3 + persentase harga obat ke 4 66
§ Persentase kumulatif obat ke 5 = Persentase kumulatif obat ke 4 + persentase harga obat ke 5 § Persentase kumulatif obat ke 6 = Persentase kumulatif obat ke 5 + persentase harga obat ke 6 § Persentase kumulatif obat ke 7 = Persentase kumulatif obat ke 6 + persentase harga obat ke 7 § Persentase kumulatif obat ke 8 = Persentase kumulatif obat ke 7 + persentase harga obat ke 8 § Persentase kumulatif obat ke 9 = Persentase kumulatif obat ke 8 + persentase harga obat ke 9 § Persentase kumulatif obat ke 10 = Persentase kumulatif obat ke 9 + persentase harga obat ke 10 Dari hasil perhitungan persentase kumulatif, maka dapat ditentukan kategori ABC: § Obat kelompok A termasuk dalam akumulasi 70% (menyerap anggaran ± 70%) § Obat kelompok B termasuk dalam akumulasi >70% s/d 90% (menyerap anggaran ± 20%) § Obat kelompok C termasuk dalam akumulasi >90% s/d 100% (menyerap anggaran ± 10%) 67
Analisis VEN No 1 Metampiron tab 500 mg 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Garam oralit 200 mL Nama Obat Amlodipin 5 mg Paracetamol tab 500 mg Kalsium laktat tab 500 mg Amoksisilin kap 500 mg Kloramfenikol salep mata 1% Piridoksin tab 100 mg Klorokuin tab 150 mg Asam askorbat tab 50 mg Analisis VEN E E E N E E N V N V 68 Keterangan/Justifikasi 10 penyakit terbanyak 10 penyakit terbanyak 10 penyakit terbanyak Penunjang Bekerja kausal Bekerja kausal Penunjang Program malaria Penunjang Program diare
Lampiran 6. Contoh Perhitungan Indikator Pemantauan dan Evaluasi 1. Ketersediaan obat dan vaksin esensial Puskesmas Sukamaju berencana melaporkan ketersediaan obat Metformin 500 mg Bulan Juli 2023 dan Januari 2024. Adapun data yang tersedia sebagai berikut: 5 6 7 Sisa Stok Metformin 500 mg Bulan Juli 2023 = 1500 tablet Sisa Stok Metformin 500 mg Bulan Januari 2024 = 1000 tablet Rata - rata pemakaian tiap bulannya sebagai berikut: Tahun 2022 2023 Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Bulan Rata-Rata Pemakaian 1.000 1.500 500 0 1.000 750 750 1.500 2.000 1.000 0 500 500 1.500 2.000 500 0 69
Tahun 2024 Rata-rata pemakaian Juli 2022 - Juni 2023 Rata-rata pemakaian Januari 2023 - Desember 2023 November Desember Januari Bulan Rata-Rata Pemakaian 750 750 0 1.500 + 500 + 1.000 + 750 + 750 + 1.500 + 2.000 + 1.000 + 500 + 500 10 = 1000 1.500 + 2.000 + 1.000 + 500 + 500 + 1.500 + 2.000 + 500 + 750 + 750 11 = 1100 𝑇𝑖𝑛𝑔𝑘𝑎𝑡	𝑘𝑒𝑡𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛	𝑜𝑏𝑎𝑡	𝐵𝑢𝑙𝑎𝑛	𝐽𝑢𝑙𝑖	2023 = 1500 1000 = 1,5	𝑏𝑢𝑙𝑎𝑛 𝑇𝑖𝑛𝑔𝑘𝑎𝑡	𝑘𝑒𝑡𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛	𝑜𝑏𝑎𝑡	𝐵𝑢𝑙𝑎𝑛	𝐽𝑎𝑛𝑢𝑎𝑟𝑖	2024 = 1000 1100 = 0,9	𝑏𝑢𝑙𝑎𝑛 70
TW 1 2 2. Realisasi Pengadaan terhadap RKO Kasus 1: Pada RKO 2024, RKO Amlodipin tablet 5 mg Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Subang yaitu sebanyak 500.000 tablet. Pada tahun 2024, pengadaan Amlodipin tablet 5 mg berhasil dilakukan melalui pembelian e-purchasing sebanyak 200.000 tablet pada bulan Maret 2024 (Triwulan 1). Dari evaluasi TW1, maka diputuskan bahwa Amlodipin tablet 5 mg harus ditambah penyediaan melalui pengadaan kedua, namun obat tersebut telah turun tayang sehingga diadakan melalui cara lain sesuai peraturan perundangan sebesar 180.000 tablet. Nama Obat RKO 2024 Rencana Pengadaan Tahun 2024 Realisasi Pengadaan Tahun 2024 e- Purchasing Realisasi Pengadaan Tahun 2024 selain e- Purchasing Total Realisasi Pengadaan Tahun 2024 Kumulatif Realisasi pengadaan RKO Tahun 2024 Status ketepatan RKO (1=Tepat; 0=Tidak)1 Amlodipin 5mg 500.000 300.000 200.000 200.000 200.000 500,000 × 100%	=	40% 0 Amlodipin 5mg 500.000 300.000 200.000 180.000 380.000 380.000 500,000 × 100%	=	76% 1 Kesimpulan Walau masuk pada klasifikasi tepat (yaitu antara 50% sampai 150%), namun karena realisasi pengadaan atas RKO lebih kecil dari RKO, maka perlu dilakukan reviu terhadap RKO tahun berjalan dan tahun selanjutnya Penjelasan: 1 RKO dinilai akurat jika realisasi pengadaan dibanding RKO berada pada rentang 50% - 150%. Pada pelaporan realisasi pengadaan terhadap RKO pada triwulan 1 (TW 1), realisasi pengadaan tablet Amlodipin 5 mg dilaporkan tidak sesuai RKO (=0) atau RKO amlodipine 5mg tidak akurat, sedangkan pada triwulan 2 (atau pada semester 1), 71
TW 2 3 realisasi pengadaan tablet Amlodipin 5 mg dilaporkan sesuai RKO (=1) atau RKO Amlodipin 5mg ialah akurat. Kasus 2: Pada RKO 2024, RKO Asiklovir tablet 400 mg Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kota Tangerang yaitu sebanyak 200.000 tablet. Pada bulan Juli 2024 diadakan sebanyak 200.000 tablet (Triwulan 2) melalui ePurchasing. Namun demikian, tiba-tiba pada bulan September terjadi lonjakan kasus cacar air yang sangat signifikan sehingga Asiklovir tablet 400 mg harus diadakan kembali dengan meminta ke Dinas Kesehatan Provinsi Banten sebanyak 250.000 tablet untuk memenuhi kebutuhan. Nama Obat RKO 2024 Rencana Pengadaan Tahun 2024 Realisasi Pengadaan Tahun 2024 e- Purchasing Realisasi Pengadaan Tahun 2024 selain e- Purchasing Total Realisasi Pengadaan Tahun 2024 Kumulatif Realisasi pengadaan RKO Tahun 2024 Asiklovir 400mg 200.000 200.000 200.000 0 200.000 200.000 200,000 =	100% × 100% Asiklovir 400mg 200.000 200.000 200.000 250.000 450.000 450.000 200,000 =	225% × 100% Kesimpulan Pada triwulan 2, realisasi RKO ditandai 1, namun pada triwulan 3 ditandai 0 72 Status ketepatan RKO (1=Tepat; 0=Tidak) 1 0
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Contoh rekapitulasi perhitungan RKO triwulan 4 tahun 2024 (dilaporkan di akhir Desember 2024) Nama Obat RKO 2024 Rencana Pengadaan Tahun 2024 Realisasi Pengadaan Tahun 2024 e-Purchasing1 Realisasi Pengadaan Tahun 2024 selain e- Purchasing2 Total Realisasi Pengadaan Tahun 2024 Kumulatif Realisasi pengadaan RKO Tahun 2024 Amoksisilin kap 500 mg Paracetamol tab 500 mg Metampiron tab 500 mg Piridoksin tab 100 mg Garam oralit 200 mL Klorokuin tab 150 mg Kloramfenikol salep mata 1% Kalsium laktat tab 500 mg Asam askorbat tab 50 mg Amlodipin 5 mg Keterangan: 1 Realisasi e-Purchasing kumulatif tahun berjalan 2 Realisasi Pengadaan Tahun 2024 selain e-Purchasing 14100 12100 8500 22000 24000 15400 2950 700 950 32500 22800 34500 34600 24300 36600 3100 32800 30800 35800 37800 25100 33700 35700 10200 37200 1800 35200 37700 35700 10800 2500 15400 200 6500 7000 6200 7200 0 59900 35700 11000 30800 900 29300 31300 9300 32300 10200 61700 46500 78% 128% 31% 85% 86% 28% 85% 29% 166% 123% Berdasarkan tabel diatas, maka perhitungan pelaporan ketepatan Realisasi Pengadaan terhadap RKO pada triwulan 4 ialah jumlah obat yang ditandai (=1) pada Status ketepatan RKO-nya dibagi total obat pada RKO ialah: ⁄ 𝑲𝒆𝒕𝒆𝒑𝒂𝒕𝒂𝒏	𝒓𝒆𝒂𝒍𝒊𝒔𝒂𝒔𝒊	𝑹𝑲𝑶 = 𝟔 𝟏𝟎 × 𝟏𝟎𝟎% = 𝟔𝟎% 73 Status ketepatan RKO (1=Tepat; 0=Tidak) 1 1 0 1 1 0 1 0 0 1
3. Kepatuhan pelaporan RKO Fasyankes Periode Target Jumlah Fasyankes yang memiliki akun E- Monev Obat 2023 Jumlah Fasyankes yang sudah melaporkan RKO 2024 di E-Monev Obat (a) (b) (c) Januari 2023 10 0 Februari 2023 10 6 Maret 2023 10 10 Kepatuhan Pelaporan RKO 2024 (d) = (c) / (b) x 100% 0 % 60 % 100 % 74 Evaluasi (e) Fasyankes masih proses menyusun RKO dalam kertas kerja manual Ada 4 fasyankes (RS A, Puskesmas B, Klinik C, Apotek D) yang belum input data Seluruh fasyankes sudah melapor RKO Rencana Tindak Lanjut (f) Mengingatkan fasyankes untuk segera input data RKO 2024 ke dalam Aplikasi E-Monev Obat Mendorong APJ 4 fasyankes untuk segera input data RKO 2024 ke dalam Aplikasi E-Monev Obat, melakukan verifikasi RKO 2024 fasyankes yang sudah melaporkan dalam E-Monev Obat Melakukan verifikasi seluruh RKO fasyankes
Lampiran 7. Cara Registrasi Fasyankes pada Aplikasi e- Monev Untuk memulai proses registrasi satuan kerja, user harus memastikan bahwa komputer dapat terhubung dengan internet. User dapat mengakses halaman aplikasi e-Monev Obat dengan menggunakan aplikasi browser yang telah tersedia pada komputer user. Aplikasi E-Monev obat dapat diakses pengguna dengan mengetikan alamat pada address bar yang tersedia pada browser anda. Setelah pengguna mengetikan alamat pada address bar, maka browser akan menampilkan halaman utama aplikasi E- Monev obat seperti berikut : 75
Pada halaman utama apikasi E-Monev Obat tersedia link akses yang berupa tab menu untuk melakukan tab registrasi untuk registrasi. Silahkan klik menu melakukan tab registrasi akan muncul halaman Step 1 registrasi seperti berikut: registrasi. Setelah anda menekan 76
DATA INSTANSI 1. Kolom Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak yang dimiliki oleh perusahaan. NPWP diisi dengan 15 angka. Apabila NPWP yang dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya, silahkan centang catatan berwarna merah yang bertuliskan "NPWP sudah terdaftar, yakin ingin menggunakannya? Ya" 2. Kolom Jenis Instansi, diisi dengan memilih salah satu jenis instansi yang ada. Jenis Instansi yang dapat dipilih oleh user yaitu Industri Farmasi, Pedagang Besar Farmasi, dan Fasilitas Kesehatan. Apabila user memilih instansi Fasilitas Kesehatan, maka aplikasi akan menampilkan tiga kolom pilihan baru berupa kolom pilihan Jenis Lembaga, Jenis Satker, dan kolom pilihan Verifikator RKO. jenis 77
Kolom Jenis Lembaga, diisi dengan memilih salah satu pilihan lembaga yang terdapat pada kolom ini. Daftar pilihan yag ada pada kolom pilihan jenis lembaga adalah Pemerintah, Swasta, dan TNI/POLRI. Kolom Jenis Satker, diisi dengan memilih salah satu pilihan satuan kerja yang terdapat pada kolom ini. Daftar pilihan yang ada pada kolom pilihan jenis satker adalah Apotek, Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama, dan Fasilitas Kesehatan Rujukan Tingkat Lanjut dan Klinik. 78
3. Kolom Verifikator RKO, diisi dengan memilih petugas verifikator RKO. Daftar pilihan yang dapat dipilih oleh user adalah, Dinas Kab/Kota. 4. Kolom Nama Perusahaan, diisi dengan mengetikkan nama perusahaan pada kolom yang tersedia. 5. Kolom Nomor Izin, diisi dengan mengetikkan nomor izin berdasarkan pilihan jenis instansi. 6. Misalnya, user memilih jenis instansi Pedagang Besar Farmasi, maka pada kolom nomor izin user harus menuliskan nomor izin pedagang besar farnasi yang dimiliki oleh perusahaan. 7. Kolom Tanggal Terbit, diisi dengan tanggal terbit izin instansi. Tanggal terbit ini dapat diinput dengan dua cara, yakni dengan mengetikkan format penanggalan "YYYY-MM- DD" atau memilih tanggal secara langsung dari fasilitas kalender yang telah disediakan. Apabila user ingin menginputkan tanggal input keyboard, maka user harus dengan metode mengikuti format "YYYY-MM-DD". Keterangan: Y : tahun M : bulan D : hari Misalnya user ingin mengetikkan tanggal 26 Juni 2023, maka user harus mengetikkan "2023-06-23" tanpa kutip pada kolom tanggal yang tersedia. tanggal sesuai 79
Apabila user ingin menginput tanggal dengan metode pilih tanggal berdasarkan kalender, user hanya tinggal memilih tanggal yang ingin dicari. Secara default, tanggal yang ada pada kalender akan menampilkan bulan dan tahun saat ini. Keterangan : a. Pilih icon apabila user ingin mencari bulan dari bulan yang muncul pada layar saat terdahulu ini. Misalnya, apabila bulan yang ada pada kalender saat ini adalah bulan Juni 2023, apabila user memilih maka kalender pada aplikasi akan menampilkan nama bulan terdahulu yang berada satu bulan sebelum bulan maka saat ini (Juni 2023). Setelah user memilih kalender akan menampilkan bulan Mei 2023. b. Pilih apabila user ingin mencari bulan berikutnya dari bulan yang muncul pada layar saat ini. Misalnya, apabila bulan yang ada pada kalender saat ini adalah bulan Juni 2023, maka apabila user memilih maka kalender pada aplikasi akan menampilkan nama bulan berikutnya yang berada satu bulan setelah bulan saat ini (Juni). Setelah user memilih icon maka kalender akan menampilkan bulan Juli 2023. 80
c. Apabila user memilih bulan, maka kalender akan menampilkan pilihan bulan seperti gambar berikut: d. Apabila user memilih tahun, maka kelender akan menampilkan pilihan tahun seperti gambar berikut: e. Tombol akan menampilkan tanggal saat ini. 81
f. Tombol dapat dipilih apabila user telah selesai menginputkan tanggal. 8. Kolom Alamat, diisi dengan mengetikkan alamat perusahaan sesuai dengan NPWP. Alamat yang dimasukkan tidak boleh berisi Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, Desa/Kelurahan dan Kode Pos. 9. Kolom Provinsi, diisi dengan memilih salah satu nama provinsi yang sesuai dengan alamat perusahaan. Setelah user memilih provinsi yang sesuai dengan alamat perusahaan, maka secara langsung kolom Provinsi akan menampilkan kolom Kabupaten/Kota. Setelah kolom Kabupatan/Kota dipilih oleh user, aplikasi secara otomatis akan menampilkan kolom Kecamatan. User diharuskan untuk memilih seluruh daftar pilihan yang ada pada kolom Provinsi, Kolom Kabupaten/Kota, dan kolom Kecamatan berdasarkan alamat perusahaan yang sesuai. 10. Kolom Desa / Kelurahan, diisi dengan mengetikan nama Desa/ Kelurahan yang sesuai dengan alamat perusahaan. 11. Kolom Kode Pos, diisi dengan megetikkan nomor kode pos yang sesuai dengan alamat perusahaan. Kode pos diisi dengan menggunakan angka tanpa menggunakan karakter apapun. 12. Kolom Telepon, diisi dengan mengetikkan nomor telepon aktif yang dimiliki oleh perusahaan. 13. Kolom Faks, diisi dengen mengetikkan nomor faks aktif yang dimiliki oleh perusahaan. 82
DATA PIMPINAN 1. Kolom Nama, diisi dengan mengetikkan nama dari pimpinan perusahaan. 2. Kolom Phone, diisi dengan mengetikkan nomor telepon genggam/HP dari pemimpin perusahaan. 3. Kolom e-Mail, diisi dengan mengetikkan alamat email aktif yang dimiliki oleh pemimpin. Perhatikan intruksi dan ketentuan pengisian kolom pada bagian Keterangan. tombol Next bawah, apabila user telah data dengan lengkap dan benar. Pilih berwarna biru dipojok kanan selesai mengisi seluruh 83
akan menampilkan halaman Step 2 registrasi data penanggung jawab seperti pada gambar dibawah ini. Setelah menekan tombol next aplikasi DATA PENANGGUNG JAWAB 1. Kolom Nama, diisi dengan mengetikkan nama penanggung jawab perusahaan. 2. Kolom Nomor & Tanggal Terbit Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA), diisi dengan mengetikkan 84
3. Kolom Dinas Kesehatan Penerbit SIPA, diisi dengan memilih provinsi Dinas Kesehatan Penerbit SIPA. Setelah user memilih provinsi Dinas Kesehatan Penerbit SIPA, maka aplikasi secara otomatis akan menampilkan kolom Kabupaten/Kota dari dinas kesehatan provinsi yang telah dpilih sebelumya. 4. Kolom Nomor Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA), diisi dengan mengetikkan nomor. 5. Kolom Telepon, diisi dengan mengetikkan nomor telepon aktif yang dimiliki oleh penanggug jawab perusahaan. 6. Kolom Email, diisi dengan mengetikkan alamat email aktif yang dimiliki oleh penanggung jawab. Perhatikanan intruksi dan Ketentuan pengisian kolom pada bagian Keterangan. berwarna biru dipojok kanan bawah, apabila user telah selesai megisi seluruh data dengan lengkap dan benar. Pilih tombol Next akan menampilkan halaman Step 3 registrasi data pengguna aplikasi seperti pada gambar dibawah ini. Setelah menekan tombol next aplikasi 85
DATA PENGGUNA APLIKASI 1. Kolom Nama, diisi dengan mengetikkan nama pengguna aplikasi dari perusahaan. 2. Kolom Telepon, diisi dengan mengetikkan nomor telepon aktif yang dimiliki oleh pengguna aplikasi. 3. Kolom Email, diisi dengan mengetikan alamat email aktif yang dimiliki pengguna aplikasi. 4. Kolom Upload Scan Surat Pernyataan Keaslian Data asli, user diharapkan untuk melampirkan scan asli Surat Pernyataan Keaslian Data. 5. Untuk Download format surat pernyataan keaslian data berwarna merah di sesuaikan dengan kebutuhan pemilihan faskes. 6. Untuk melakukan upload file, user dapat mengikuti instruksi berikut : 86
7. Pilih tombol Choose File. Kemudian aplikasi akan menampilkan interface pencarian file yang ada pada komputer user seperti berikut: 1. Cari dan pilih file yang akan diupload. Setelah user menemukan file yang dicari, pilih file tersebut, kemudian klik Open. 2. Apabila proses penguploadan file telah berhasil, maka nama file yang berhasil diupload akan muncul di sebelah kanan tombol Choose File. 3. Pilih tombol Selesai seluruh data dengan apabila user telah mengisi lengkap dan benar 87
Lampiran 8. Cara Registrasi Akun e-Purchasing untuk Fasyankes Swasta Registrasi akun e-purchasing dapat dilakukan melalui aplikasi e-Monev. Fasyankes yang akan melakukan registrasi, diwajibkan untuk login terlebih dahulu ke akun e-Monev Obat. Adapun Langkah-langkah registrasi sebagai berikut: 1. Klik Menu "Profil" lalu Klik "Pengajuan Akses Purchasing" 2. Akan keluar form yang harus di isi dan dilengkapi Akan muncul halaman untuk registrasi akun pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen (PPK)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). Perlu diperhatikan, pejabat pengadaan dan PPK/KPA adalah 2 (dua) orang yang berbeda. 88
Isikan data-data sebagai berikut: 1. Untuk Pejabat Pengadaan (PP) a. Nama b. NIK (menggunakan kartu identitas seperti KTP) c. Alamat d. No Telpon e. Alamat email PP (harus email resmi PP, dilarang email pribadi), contoh yang diperbolehkan: f. Nomor SK PP g. Upload dokumen SK Penunjukan PP (harus disebutkan dalam SK bahwa yang bersangkutan ditunjuk sebagai PP tidak merangkap PPK/KPA)) (dan h. Upload dokumen bukti status Kepegawaian PP 89
2. Untuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) a. Nama b. NIK (menggunakan kartu identitas seperti KTP) c. Alamat d. No Telpon e. Alamat email PPK (harus email resmi PPK, dilarang email diperbolehkan: contoh pribadi), yang f. Nomor SK PPK g. Upload dokumen SK Penunjukan PPK (harus disebutkan dalam SK bahwa yang bersangkutan ditunjuk sebagai PPK (dan tidak merangkap PP)) h. Upload dokumen bukti status Kepegawaian PPK Poin-poin yang harus diperhatikan saat pendaftaran akun e-purchasing ialah sebagai berikut: a. Nama Pejabat Pengadaan (PP) dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) harus orang yang berbeda. User PP digunakan untuk pemesanan obat dengan nilai < 200 juta. Sedangkan user PPK digunakan untuk pemesanan obat dengan nilai > 200 juta. b. Email PPK dan PP harus email yang berbeda dan harus instansi, contoh yang diperbolehkan: email resmi c. Status RKO tahun berjalan sudah terkirim minimal Status RKO terkirim ke Dinas Kab/Kota d. File SK Penunjukkan PPK dan PP a) Mencantumkan nama sesuai dengan yang ditulis di E- Monev b) Nomenklatur ditunjuk sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Pejabat Pengadaan (PP) bukan Penanggung Jawab Pengadaan/Penanggung Jawab E-Purchasing 90
c) Ditandatangani oleh Pimpinan Instansi e. File Bukti Status Kepegawaian a) Berupa Kontrak Kerja/Surat Pernyataan Kepegawaian/SK Pengangkatan Pegawai b) Mencantumkan nama sesuai dengan yang ditulis di E- Monev c) Ditandatangani oleh Pimpinan Instansi 91
Lampiran 9. Cara pelaporan RKO pada aplikasi e-Monev di fasyankes: FPKTP 1. Membuka 2. Melakukan Login menggunakan User ID dan Password yang dimiliki FPKTP 3. Setelah login, Klik menu Pelaporan à Laporan RKO 4. Akan muncul Pelaporan RKO, Klik tombol Pelaporan RKO muncul pop up box kemudian klik OK 2024 92
5. Akan tampil Form Pelaporan RKO Umum 2024. Isi (Contoh Nama diperlukan apabila keterangan Puskesmas_RKO 2024), kemudian klik 6. Akan tampil Tabel Data Obat a. Klik Upload Excel dan muncul Pop Up b. Unduh Format RKO yang sudah disediakan (klik di sini) c. Lakukan pengisian RKO pada kolom yang berwarna hijau d. Klik Choose File, pilih file yang akan diunggah kemudian klik tombol proses maka file akan terunggah. e. Kemudian klik simpan untuk menyimpan data, lalu klik kirim mengirimkan data ke Dinkes Kab/Kota apabila sudah yakin untuk 93
N O 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Contoh Format RKO RENCANA KEBUTUHAN OBAT PADA FASILITAS PELAYANAN KESEHATAN TINGKAT PERTAMA (FPKTP) TAHUN 2025 SATUAN KERJA : Puskesmas....... NAMA OBAT SATUAN SISA STOK PER 31 DESEMBER 2023 PREDIKSI PENGADAAN TAHUN 2024 PEMAKAIAN RATA-RATA PER BULAN SELAMA 2023 KATEGORI A/B/C KATEGORI V/E/N KATEGORI OBAT SESUAI ABC- VEN KATEGORI PUT PERSENTAS E BUFFER STOK PREDIKSI SISA STOK 31 DESEMBE R 2024 JUMLAH KEBUTUHAN TAHUN 2025 RENCANA KEBUTUHAN TAHUN 2025 A B C D E F G H I = (A + B) - (12 x C) J = (C x 12) + (H x C x 12) K = J - I Diazepam inj 5 mg/ml (i.v./i.m.) Epinefrin (adrenalin) inj 1 mg/ml Atropin inj 0,25 mg/ml (i.m./i.v./s.k) Metformin tab 500 mg Amlodipin tab 10 mg Albendazol tab 400 mg Klorfenirami n tab 4 mg Zinc drops 10 mg/ml Pirantel pamoat tab scored 125 mg ampul/vial Ampul Ampul tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet Botol tab/kapsul/ kaplet 400 400 400 400 400 400 400 400 400 500 500 500 500 500 500 500 500 500 50 50 50 50 50 50 50 50 50 A B C A B C A B C V V V E E E N N N AV BV CV AE BE CE AN BN CN P P P U U U T T T 30% 30% 30% 25% 20% 15% 20% 15% 10% 300 300 300 300 300 300 300 300 300 930 930 930 900 870 840 870 840 810 630 630 630 600 570 540 570 540 510 94 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2025 L 0 0 0 0 0 0 0 0 0 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2024 M REALISASI PENGADAAN TAHUN 2023 N 0 0 0 0 0 0 0 0 0 KET O
Keterangan: 1. Satuan kerja adalah nama FPKTP, puskesmas atau dinkes provinsi dan kab/kota 2. Nama obat adalah nama obat-obatan yang sudah ditetapkan berdasarkan Formularium Nasional 3. Satuan adalah ukuran terkecil obat 4. (KOLOM A) Sisa stok per 31 Desember 2023 adalah sisa stok yang dihitung dari sisa pemakaian (tidak termasuk obat kedaluwarsa/rusak) per 31 Desember 2023 di satuan kerja (KOLOM B) Prediksi pengadaan tahun 2024 adalah prediksi jumlah yang direncanakan untuk diadakan tahun 2024 (KOLOM C) Pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 adalah pemakaian rata-rata per bulan di satker selama tahun 2023 yang dihitung dengan memperhatikan waktu kekosongan obat (KOLOM D) Kategori A/B/C adalah kategori obat yang didasarkan pada mutasi atau investasi, diisi dengan memilih antara A atau B atau C (KOLOM E) Kategori V/E/N adalah kategori obat vital, esensial, dan non esensial dalam mengobati penyakit, diisi dengan memilih antara V atau E atau N (KOLOM F) Kategori obat sesuai VEN-ABC adalah kategori yang menggambarkan hasil penggabungan kategori V/E/N dan A/B/C, terisi otomatis 5. 6. 7. 8. 9. 10. (KOLOM G) Kategori PUT adalah kategori pemilihan obat terisi tambahan, berdasarkan prioritas, utama, dan otomatis 11. (KOLOM H) Persentase buffer stock adalah besarnya persediaan yang disimpan untuk menjaga agar stok tetap aman. Mengikuti tabel referensi, terisi otomatis 95
12. (KOLOM I) Prediksi sisa stok 31 Desember 2024 adalah sisa stok per 31 Desember 2023 ditambah prediksi pengadaan tahun 2024 dikurangi (12 x pemakaian rata- rata per bulan tahun 2023), terisi otomatis 13. (KOLOM J) Jumlah kebutuhan tahun 2025 adalah pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 dikali 12 bulan dalam satuan terkecil seperti : tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff, terisi otomatis 14. (KOLOM K) Rencana kebutuhan tahun 2025 adalah jumlah kebutuhan yang dihitung berdasarkan metode konsumsi dan analisis ABC-VEN dikurangi dengan prediksi sisa stok per 31 Desember 2024, terisi otomatis 15. (KOLOM L) Rencana pengadaan tahun 2025 adalah rencana untuk pengadaan di tahun 2025 dalam satuan terkecil seperti: tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff yang akan diadakan tahun 2024 16. (KOLOM M) Rencana pengadaan tahun 2024 adalah otomatis terisi dari sistem jika satker telah mengirimkan pelaporan RKO tahun 2024 17. (KOLOM N) Realisasi pengadaan tahun 2023 adalah realisasi pengadaan obat JKN baik e-purchasing maupun selain e-purchasing selama tahun 2023 18. (KOLOM O) Kolom keterangan digunakan untuk menjelaskan/menjustifikasi bila terdapat kondisi tertentu, misalkan kenaikan kebutuhan yang signifikan, perbedaan rencana pengadaan yang rencana kebutuhan dan signifikan, dan sebagainya Sebagai informasi untuk RKO saat ini sudah mencakup Fitofarmaka. 96
Lampiran 10. Cara pelaporan RKO pada aplikasi e-Monev di fasyankes: FPKTL 1. Membuka website 2. Melakukan Login menggunakan User ID dan Password yang dimiliki FPKTL 3. Setelah login, Klik menu Pelaporan à Laporan RKO 4. Akan muncul Pelaporan RKO, Klik tombol Pelaporan RKO 2024 OK , muncul pop up box kemudian klik 97
5. Akan tampil Form Pelaporan RKO Umum 2024. Isi keterangan apabila diperlukan (Contoh Nama Rumah Sakit_RKO 2024), kemudian klik simpan dan selanjutnya tampil Tabel Data Obat seperti di bawah ini a. Klik Upload Excel dan muncul Pop Up b. Unduh Format RKO yang sudah disediakan (klik di sini) c. Lakukan pengisian RKO pada kolom yang berwarna hijau d. Klik Choose File, pilih file yang akan diunggah kemudian klik tombol proses maka file akan terunggah. 98
e. Kemudian klik simpan untuk menyimpan data, lalu klik kirim mengirimkan data ke Dinkes Kab/Kota apabila sudah yakin untuk 99
N O 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Contoh Format RKO RENCANA KEBUTUHAN OBAT PADA FASILITAS PELAYANAN KESEHATAN TINGKAT LANJUT (FPKTL) TAHUN 2025 SATUAN KERJA : Rumah sakit....... NAMA OBAT SATUAN SISA STOK PER 31 DESEMBER 2023 PREDIKSI PENGADAAN TAHUN 2024 PEMAKAIAN RATA-RATA PER BULAN SELAMA 2023 KATEGORI A/B/C KATEGORI V/E/N KATEGORI OBAT SESUAI ABC- VEN KATEGORI PUT PERSENTAS E BUFFER STOK PREDIKSI SISA STOK 31 DESEMBE R 2024 JUMLAH KEBUTUHAN TAHUN 2025 A B C D E F G H I = (A + B) - (12 x C) J = (C x 12) + (H x C x 12) Diazepam inj 5 mg/ml (i.v./i.m.) Epinefrin (adrenalin) inj 1 mg/ml Atropin inj 0,25 mg/ml (i.m./i.v./s.k) Metformin tab 500 mg Amlodipin tab 10 mg Albendazol tab 400 mg Klorfenirami n tab 4 mg Zinc drops 10 mg/ml Pirantel pamoat tab scored 125 mg ampul/vial Ampul Ampul tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet Botol tab/kapsul/ kaplet 400 400 400 400 400 400 400 400 400 500 500 500 500 500 500 500 500 500 50 50 50 50 50 50 50 50 50 A B C A B C A B C V V V E E E N N N AV BV CV AE BE CE AN BN CN P P P U U U T T T 30% 30% 30% 25% 20% 15% 20% 15% 10% 300 300 300 300 300 300 300 300 300 930 930 930 900 870 840 870 840 810 100 RENCANA KEBUTUHAN TAHUN 2025 K = J - I 630 630 630 600 570 540 570 540 510 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2025 L 0 0 0 0 0 0 0 0 0 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2024 M REALISASI PENGADAAN TAHUN 2023 N 0 0 0 0 0 0 0 0 0 KET O
Keterangan: 1. Satuan Kerja adalah nama FPKTL (Rumah Sakit) 2. Nama obat adalah nama obat-obatan yang sudah ditetapkan berdasarkan Formularium Nasional 3. Satuan adalah ukuran terkecil obat 4. (KOLOM A) Sisa stok per 31 Desember 2023 adalah sisa stok yang dihitung dari sisa pemakaian (tidak termasuk obat kedaluwarsa/rusak) per 31 Desember 2023 di satuan kerja (KOLOM B) Prediksi pengadaan tahun 2024 adalah prediksi jumlah yang direncanakan untuk diadakan tahun 2024 (KOLOM C) Pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 adalah pemakaian rata-rata per bulan di satker selama tahun 2023 yang dihitung dengan memperhatikan waktu kekosongan obat (KOLOM D) Kategori A/B/C adalah kategori obat yang didasarkan pada mutasi atau investasi, diisi dengan memilih antara A atau B atau C (KOLOM E) Kategori V/E/N adalah kategori obat vital, esensial, dan non esensial dalam mengobati penyakit, diisi dengan memilih antara V atau E atau N (KOLOM F) Kategori obat sesuai VEN-ABC adalah kategori yang menggambarkan hasil penggabungan kategori V/E/N dan A/B/C, terisi otomatis 5. 6. 7. 8. 9. 10. (KOLOM G) Kategori PUT adalah kategori pemilihan obat terisi tambahan, berdasarkan prioritas, utama, dan otomatis 11. (KOLOM H) Persentase buffer stock adalah besarnya persediaan yang disimpan untuk menjaga agar stok tetap aman. Mengikuti tabel referensi, terisi otomatis 12. (KOLOM I) Prediksi sisa stok 31 Desember 2024 adalah sisa stok per 31 Desember 2023 ditambah prediksi 101
pengadaan tahun 2024 dikurangi (12 x pemakaian rata-rata per bulan tahun 2023), terisi otomatis 13. (KOLOM J) Jumlah kebutuhan tahun 2025 adalah pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 dikali 12 bulan dalam satuan terkecil seperti : tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff, terisi otomatis 14. (KOLOM K) Rencana kebutuhan tahun 2025 adalah jumlah kebutuhan yang dihitung berdasarkan metode konsumsi dan analisis ABC-VEN dikurangi dengan prediksi sisa stok per 31 Desember 2024, terisi otomatis 15. (KOLOM L) Rencana pengadaan tahun 2025 adalah rencana untuk pengadaan di tahun 2025 dalam satuan terkecil seperti: tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff yang akan diadakan tahun 2024 16. (KOLOM M) Rencana pengadaan tahun 2024 adalah otomatis terisi dari sistem jika satker telah mengirimkan pelaporan RKO tahun 2024 17. (KOLOM N) Realisasi pengadaan tahun 2023 adalah realisasi pengadaan obat JKN baik e-purchasing maupun selain e-purchasing selama tahun 2023 18. (KOLOM O) Kolom keterangan digunakan untuk menjelaskan/menjustifikasi bila terdapat kondisi tertentu, misalkan kenaikan kebutuhan yang signifikan, perbedaan rencana kebutuhan dan rencana pengadaan yang signifikan, dan sebagainya Sebagai informasi untuk RKO saat ini sudah mencakup Fitofarmaka. 102
Lampiran 11. Cara pelaporan RKO pada aplikasi e-Monev di fasyankes: Apotek PRB 1. Membuka website 2. Melakukan Login menggunakan User ID dan Password yang dimiliki Apotek PRB 3. Untuk RKO Tahun 2024, selain obat PRB, apotek juga difasilitasi melayani obat kronis. Oleh karena itu, untuk apotek akan terbagi menjadi 2 kategori: a. Apotek hanya melayani obat PRB b. Apotek melayani obat PRB dan obat kronis Cara memilih kategori apotek: a. Setelah login muncul pop up sebagaimana berikut, pilih salah satu dan klik konfirmasi 103
b. Pastikan kategori apotek yang dipilih benar, pilih OK atau cancel jika mau mengganti kategori apotek. Apabila setelah login tidak muncul pop up, atau mau mengubah kategori apotek, maka tahapan yang dilakukan: a. Setelah login, klik Profil lalu Ubah Perusahaan 104
b. Pada data instansi, checklist biru Apotek Melayani Obat Kronis, atau hilangkan checklist biru jika tidak melayani obat kronis, kemudian klik Simpan. c. Perlu diingat bahwa kesempatan untuk merubah kategori apotek secara mandiri hanya 1 kali. Apabila sudah melakukan perubahan melebihi batas yang diberikan, maka silahkan menghubungi admin E- Monev. 2. Selanjutnya lakukan pelaporan RKO dengan cara klik menu Pelaporan Laporan RKO 3. Akan muncul Pelaporan RKO, Klik tombol Pelaporan RKO 2024 OK , muncul pop up box kemudian klik 6. Akan tampil Form Pelaporan RKO Umum 2024. Isi keterangan apabila diperlukan (Contoh Nama Apotek_RKO 2024), kemudian klik simpan selanjutnya tampil Tabel Data Obat seperti di bawah ini. dan 105
a. Klik Upload Excel dan muncul Pop Up b. Unduh Format RKO yang sudah disediakan (klik di sini). Untuk Apotek yang hanya melayani obat PRB maka list obat pada Format RKO hanya mencakup obat PRB - Untuk Apotek yang melayani obat PRB dan obat kronis maka list obat pada Format RKO mencakup obat PRB dan obat kronis c. Lakukan pengisian RKO pada kolom yang berwarna hijau d. Klik Choose File, pilih file yang akan diunggah kemudian klik tombol proses maka file akan terunggah. 106
e. Kemudian klik simpan untuk menyimpan data, lalu klik kirim mengirimkan data ke Dinkes Kab/Kota apabila sudah yakin untuk 107
N O 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Contoh Format RKO RENCANA KEBUTUHAN OBAT PADA FASILITAS KESEHATAN APOTEK PRB TAHUN 2025 SATUAN KERJA : Apotek PRB ....... NAMA OBAT SATUAN SISA STOK PER 31 DESEMBER 2023 PREDIKSI PENGADAAN TAHUN 2024 PEMAKAIAN RATA-RATA PER BULAN SELAMA 2023 KATEGORI A/B/C KATEGORI V/E/N KATEGORI OBAT SESUAI ABC- VEN KATEGORI PUT A B C D E F G Human insulin : mix insulin inj 100 UI/ml Digoksin tab 0,25 mg Fenitoin Na kaps 30 mg Bisoprolol tab 10 mg Salbutamol tab 2 mg Telmisartan tab 40 mg Kalsium karbonat tab 500 mg Tiamin (vitamin B1) tab 50 mg Kalsitriol kaps lunak 0,25 mcg ampul/vial Ampul Ampul tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet Botol tab/kapsul/ kaplet 400 400 400 400 400 400 400 400 400 500 500 500 500 500 500 500 500 500 50 50 50 50 50 50 50 50 50 A B C A B C A B C V V V E E E N N N AV BV CV AE BE CE AN BN CN P P P U U U T T T 108 PERSENTAS E BUFFER STOK H 30% 30% 30% 25% 20% 15% 20% 15% 10% PREDIKSI SISA STOK 31 DESEMBE R 2024 I = (A + B) - (12 x C) 300 300 300 300 300 300 300 300 300 JUMLAH KEBUTUHAN TAHUN 2025 J = (C x 12) + (H x C x 12) 930 930 930 900 870 840 870 840 810 RENCANA KEBUTUHAN TAHUN 2025 K = J - I 630 630 630 600 570 540 570 540 510 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2025 L 0 0 0 0 0 0 0 0 0 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2024 M REALISASI PENGADAAN TAHUN 2023 N 0 0 0 0 0 0 0 0 0 KET O
Keterangan: 1. Satuan Kerja adalah nama Apotek PRB (Apotek) 2. Nama obat adalah nama obat-obatan yang sudah ditetapkan berdasarkan Formularium Nasional 3. Satuan adalah ukuran terkecil obat 4. (KOLOM A) Sisa stok per 31 Desember 2023 adalah sisa stok yang dihitung dari sisa pemakaian (tidak termasuk obat kedaluwarsa/rusak) per 31 Desember 2023 di satuan kerja (KOLOM B) Prediksi pengadaan tahun 2024 adalah prediksi jumlah yang direncanakan untuk diadakan tahun 2024 (KOLOM C) Pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 adalah pemakaian rata-rata per bulan di satker selama tahun 2023 yang dihitung dengan memperhatikan waktu kekosongan obat (KOLOM D) Kategori A/B/C adalah kategori obat yang didasarkan pada mutasi atau investasi, diisi dengan memilih antara A atau B atau C (KOLOM E) Kategori V/E/N adalah kategori obat vital, esensial, dan non esensial dalam mengobati penyakit, diisi dengan memilih antara V atau E atau N (KOLOM F) Kategori obat sesuai VEN-ABC adalah kategori yang menggambarkan hasil penggabungan kategori V/E/N dan A/B/C, terisi otomatis 5. 6. 7. 8. 9. 10. (KOLOM G) Kategori PUT adalah kategori pemilihan obat terisi tambahan, berdasarkan prioritas, utama, dan otomatis 11. (KOLOM H) Persentase buffer stock adalah besarnya persediaan yang disimpan untuk menjaga agar stok tetap aman. Mengikuti tabel referensi, terisi otomatis 12. (KOLOM I) Prediksi sisa stok 31 Desember 2024 adalah sisa stok per 31 Desember 2023 ditambah prediksi 109
pengadaan tahun 2024 dikurangi (12 x pemakaian rata-rata per bulan tahun 2023), terisi otomatis 13. (KOLOM J) Jumlah kebutuhan tahun 2025 adalah pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 dikali 12 bulan dalam satuan terkecil seperti : tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff, terisi otomatis 14. (KOLOM K) Rencana kebutuhan tahun 2025 adalah jumlah kebutuhan yang dihitung berdasarkan metode konsumsi dan analisis ABC-VEN dikurangi dengan prediksi sisa stok per 31 Desember 2024, terisi otomatis 15. (KOLOM L) Rencana pengadaan tahun 2025 adalah rencana untuk pengadaan di tahun 2025 dalam satuan terkecil seperti: tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff yang akan diadakan tahun 2024 16. (KOLOM M) Rencana pengadaan tahun 2024 adalah otomatis terisi dari sistem jika satker telah mengirimkan pelaporan RKO tahun 2024 17. (KOLOM N) Realisasi pengadaan tahun 2023 adalah realisasi pengadaan obat JKN baik e-purchasing maupun selain e-purchasing selama tahun 2023 18. (KOLOM O) Kolom keterangan digunakan untuk menjelaskan/menjustifikasi bila terdapat kondisi tertentu, misalkan kenaikan kebutuhan yang signifikan, perbedaan rencana kebutuhan dan rencana pengadaan yang signifikan, dan sebagainya Sebagai informasi untuk RKO saat ini sudah mencakup Fitofarmaka. 110
Lampiran 12. Cara Pelaporan RKO pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Kab/Kota 1. Membuka website emonev dengan alamat 2. Melakukan Login menggunakan User ID dan Password yang dimiliki Dinkes Kab/Kota 3. Setelah login, Klik menu Pelaporan Laporan RKO 4. Akan muncul Pelaporan RKO, Klik tombol Pelaporan RKO 2024 , muncul pop up box kemudian klik OK 111 :
5. Akan Isi keterangan apabila diperlukan (Contoh Dinkes (Nama tampil Form Pelaporan RKO Umum 2024. Kab/Kota)_RKO 2024), kemudian klik simpan selanjutnya tampil Tabel Data Obat seperti di bawah ini a. Klik Upload Excel dan muncul Pop Up b. Unduh Format RKO yang sudah disediakan (klik di sini) c. Lakukan pengisian RKO pada kolom yang berwarna hijau d. Klik Choose file, Pilih file yang akan diunggah kemudian klik tombol proses maka file akan terunggah. 112 dan
e. Kemudian klik simpan untuk menyimpan data, lalu klik kirim mengirimkan data ke Dinkes Provinsi apabila sudah yakin untuk 113
N O 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Contoh Format RKO RENCANA KEBUTUHAN OBAT PADA DINAS KESEHATAN KABUPATEN/KOTA TAHUN 2024 SATUAN KERJA: Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.............. NAMA OBAT SATUAN SISA STOK PER 31 DESEMBER 2023 PREDIKSI PENGADAAN TAHUN 2024 PEMAKAIAN RATA-RATA PER BULAN SELAMA 2023 KATEGORI A/B/C KATEGORI V/E/N KATEGORI OBAT SESUAI ABC- VEN KATEGORI PUT A B C D E F G Diazepam inj 5 mg/ml (i.v./i.m.) Epinefrin (adrenalin) inj 1 mg/ml Atropin inj 0,25 mg/ml (i.m./i.v./s.k) Metformin tab 500 mg Amlodipin tab 10 mg Albendazol tab 400 mg Klorfenirami n tab 4 mg Zinc drops 10 mg/ml Pirantel pamoat tab scored 125 mg ampul/vial Ampul Ampul tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet Botol tab/kapsul/ kaplet 400 400 400 400 400 400 400 400 400 500 500 500 500 500 500 500 500 500 50 50 50 50 50 50 50 50 50 A B C A B C A B C V V V E E E N N N AV BV CV AE BE CE AN BN CN P P P U U U T T T 114 PERSENTAS E BUFFER STOK H 30% 30% 30% 25% 20% 15% 20% 15% 10% PREDIKSI SISA STOK 31 DESEMBE R 2024 I = (A + B) - (12 x C) 300 300 300 300 300 300 300 300 300 JUMLAH KEBUTUHAN TAHUN 2025 J = (C x 12) + (H x C x 12) 930 930 930 900 870 840 870 840 810 RENCANA KEBUTUHAN TAHUN 2025 K = J - I 630 630 630 600 570 540 570 540 510 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2025 L 0 0 0 0 0 0 0 0 0 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2024 M REALISASI PENGADAAN TAHUN 2023 N 0 0 0 0 0 0 0 0 0 KET O
Keterangan: 1. Satuan Kerja adalah nama Dinas Kesehatan Kab/Kota 2. Nama obat adalah nama obat-obatan yang sudah ditetapkan berdasarkan Formularium Nasional 3. Satuan adalah ukuran terkecil obat 4. (KOLOM A) Sisa stok per 31 Desember 2023 adalah sisa stok yang dihitung dari sisa pemakaian (tidak termasuk obat kedaluwarsa/rusak) per 31 Desember 2023 di satuan kerja (KOLOM B) Prediksi pengadaan tahun 2024 adalah prediksi jumlah yang direncanakan untuk diadakan tahun 2024 (KOLOM C) Pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 adalah pemakaian rata-rata per bulan di satker selama tahun 2023 yang dihitung dengan memperhatikan waktu kekosongan obat (KOLOM D) Kategori A/B/C adalah kategori obat yang didasarkan pada mutasi atau investasi, diisi dengan memilih antara A atau B atau C (KOLOM E) Kategori V/E/N adalah kategori obat vital, esensial, dan non esensial dalam mengobati penyakit, diisi dengan memilih antara V atau E atau N (KOLOM F) Kategori obat sesuai VEN-ABC adalah kategori yang menggambarkan hasil penggabungan kategori V/E/N dan A/B/C, terisi otomatis 5. 6. 7. 8. 9. 10. (KOLOM G) Kategori PUT adalah kategori pemilihan obat terisi tambahan, berdasarkan prioritas, utama, dan otomatis 11. (KOLOM H) Persentase buffer stock adalah besarnya persediaan yang disimpan untuk menjaga agar stok tetap aman. Mengikuti tabel referensi, terisi otomatis 12. (KOLOM I) Prediksi sisa stok 31 Desember 2024 adalah sisa stok per 31 Desember 2023 ditambah prediksi 115
pengadaan tahun 2024 dikurangi (12 x pemakaian rata-rata per bulan tahun 2023), terisi otomatis 13. (KOLOM J) Jumlah kebutuhan tahun 2025 adalah pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 dikali 12 bulan dalam satuan terkecil seperti : tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff, terisi otomatis 14. (KOLOM K) Rencana kebutuhan tahun 2025 adalah jumlah kebutuhan yang dihitung berdasarkan metode konsumsi dan analisis ABC-VEN dikurangi dengan prediksi sisa stok per 31 Desember 2024, terisi otomatis 15. (KOLOM L) Rencana pengadaan tahun 2025 adalah rencana untuk pengadaan di tahun 2025 dalam satuan terkecil seperti: tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff yang akan diadakan tahun 2024 16. (KOLOM M) Rencana pengadaan tahun 2024 adalah otomatis terisi dari sistem jika satker telah mengirimkan pelaporan RKO tahun 2024 17. (KOLOM N) Realisasi pengadaan tahun 2023 adalah realisasi pengadaan obat JKN baik e-purchasing maupun selain e-purchasing selama tahun 2023 18. (KOLOM O) Kolom keterangan digunakan untuk menjelaskan/menjustifikasi bila terdapat kondisi tertentu, misalkan kenaikan kebutuhan yang signifikan, perbedaan rencana kebutuhan dan rencana pengadaan yang signifikan, dan sebagainya Sebagai informasi untuk RKO Tahun 2024 sudah mencakup Fitofarmaka. 116
Lampiran 13. Cara Pelaporan RKO pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Provinsi 1. Membuka website emonev dengan alamat : 2. Melakukan Login menggunakan User ID dan Password yang dimiliki Dinkes Provinsi 3. Setelah login, Klik menu Pelaporan Laporan RKO 4. Akan muncul Pelaporan RKO, Klik tombol Pelaporan RKO 2024 , muncul pop up box kemudian klik OK 117
5. Akan tampil Form Pelaporan RKO Umum 2024. Isi keterangan apabila diperlukan (Contoh Dinkes (Nama Provinsi)_RKO 2024), kemudian klik simpan selanjutnya tampil Tabel Data Obat seperti di bawah ini a. Klik Upload Excel dan muncul Pop Up 118 dan
b. Unduh Format RKO yang sudah disediakan (klik di sini) c. Lakukan pengisian RKO pada kolom yang berwarna hijau d. Klik Choose File, pilih file yang akan diunggah kemudian klik tombol proses maka file akan terunggah. e. Kemudian klik simpan untuk menyimpan data, lalu klik kirim mengirimkan data ke Kementerian Kesehatan apabila sudah yakin untuk 119
N O 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Contoh Format RKO RENCANA KEBUTUHAN OBAT PADA DINAS KESEHATAN PROVINSI TAHUN 2024 SATUAN KERJA : Dinas Kesehatan Provinsi ....... NAMA OBAT SATUAN SISA STOK PER 31 DESEMBER 2023 PREDIKSI PENGADAAN TAHUN 2024 PEMAKAIAN RATA-RATA PER BULAN SELAMA 2023 KATEGORI A/B/C KATEGORI V/E/N KATEGORI OBAT SESUAI ABC- VEN KATEGORI PUT A B C D E F G Diazepam inj 5 mg/ml (i.v./i.m.) Epinefrin (adrenalin) inj 1 mg/ml Atropin inj 0,25 mg/ml (i.m./i.v./s.k) Metformin tab 500 mg Amlodipin tab 10 mg Albendazol tab 400 mg Klorfenirami n tab 4 mg Zinc drops 10 mg/ml Pirantel pamoat tab scored 125 mg ampul/vial Ampul Ampul tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet tab/kapsul/ kaplet Botol tab/kapsul/ kaplet 400 400 400 400 400 400 400 400 400 500 500 500 500 500 500 500 500 500 50 50 50 50 50 50 50 50 50 A B C A B C A B C V V V E E E N N N AV BV CV AE BE CE AN BN CN P P P U U U T T T 120 PERSENTAS E BUFFER STOK H 30% 30% 30% 25% 20% 15% 20% 15% 10% PREDIKSI SISA STOK 31 DESEMBE R 2024 I = (A + B) - (12 x C) 300 300 300 300 300 300 300 300 300 JUMLAH KEBUTUHAN TAHUN 2025 J = (C x 12) + (H x C x 12) 930 930 930 900 870 840 870 840 810 RENCANA KEBUTUHAN TAHUN 2025 K = J - I 630 630 630 600 570 540 570 540 510 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2025 L 0 0 0 0 0 0 0 0 0 RENCANA PENGADAAN TAHUN 2024 M REALISASI PENGADAAN TAHUN 2023 N 0 0 0 0 0 0 0 0 0 KET O
Keterangan: 1. Satuan Kerja adalah nama Dinas Kesehatan Provinsi 2. Nama obat adalah nama obat-obatan yang sudah ditetapkan berdasarkan Formularium Nasional 3. Satuan adalah ukuran terkecil obat 4. (KOLOM A) Sisa stok per 31 Desember 2023 adalah sisa stok yang dihitung dari sisa pemakaian (tidak termasuk obat kedaluwarsa/rusak) per 31 Desember 2023 di satuan kerja (KOLOM B) Prediksi pengadaan tahun 2024 adalah prediksi jumlah yang direncanakan untuk diadakan tahun 2024 (KOLOM C) Pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 adalah pemakaian rata-rata per bulan di satker selama tahun 2023 yang dihitung dengan memperhatikan waktu kekosongan obat (KOLOM D) Kategori A/B/C adalah kategori obat yang didasarkan pada mutasi atau investasi, diisi dengan memilih antara A atau B atau C (KOLOM E) Kategori V/E/N adalah kategori obat vital, esensial, dan non esensial dalam mengobati penyakit, diisi dengan memilih antara V atau E atau N (KOLOM F) Kategori obat sesuai VEN-ABC adalah kategori yang menggambarkan hasil penggabungan kategori V/E/N dan A/B/C, terisi otomatis 5. 6. 7. 8. 9. 10. (KOLOM G) Kategori PUT adalah kategori pemilihan obat terisi tambahan, berdasarkan prioritas, utama, dan otomatis 11. (KOLOM H) Persentase buffer stock adalah besarnya persediaan yang disimpan untuk menjaga agar stok tetap aman. Mengikuti tabel referensi, terisi otomatis 12. (KOLOM I) Prediksi sisa stok 31 Desember 2024 adalah sisa stok per 31 Desember 2023 ditambah prediksi 121
pengadaan tahun 2024 dikurangi (12 x pemakaian rata-rata per bulan tahun 2023), terisi otomatis 13. (KOLOM J) Jumlah kebutuhan tahun 2025 adalah pemakaian rata-rata per bulan selama 2023 dikali 12 bulan dalam satuan terkecil seperti : tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff, terisi otomatis 14. (KOLOM K) Rencana kebutuhan tahun 2025 adalah jumlah kebutuhan yang dihitung berdasarkan metode konsumsi dan analisis ABC-VEN dikurangi dengan prediksi sisa stok per 31 Desember 2024, terisi otomatis 15. (KOLOM L) Rencana pengadaan tahun 2025 adalah rencana untuk pengadaan di tahun 2025 dalam satuan terkecil seperti: tablet / kapsul / kaplet / botol / ampul / vial / tube / sacchet / puff yang akan diadakan tahun 2024 16. (KOLOM M) Rencana pengadaan tahun 2024 adalah otomatis terisi dari sistem jika satker telah mengirimkan pelaporan RKO tahun 2024 17. (KOLOM N) Realisasi pengadaan tahun 2023 adalah realisasi pengadaan obat JKN baik e-purchasing maupun selain e-purchasing selama tahun 2023 18. (KOLOM O) Kolom keterangan digunakan untuk menjelaskan/menjustifikasi bila terdapat kondisi tertentu, misalkan kenaikan kebutuhan yang signifikan, perbedaan rencana kebutuhan dan rencana pengadaan yang signifikan, dan sebagainya Sebagai informasi untuk RKO saat ini sudah mencakup Fitofarmaka. 122
Lampiran 14. Cara Verifikasi RKO pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Kab/Kota Setelah user melakukan pengisian data RKO pada akun Fasilitas Pelayanan Kesehatan, alur proses approval selanjutnya adalah dengan melakukan verifikasi RKO di halaman login Verifikator RKO Dinas Kabupaten/Kota. Untuk melakukan peninjauan terhadap RKO Kabupaten/Kota user dapat memilih tab menu Laporan " Rencana Kebutuhan Obat (RKO) " RKO Kab/Kota seperti berikut : Setelah user memilih RKO Kabupaten/Kota, maka aplikasi akan menampilkan halaman Pengajuan RKO Fasyankes wilayah Dinkes Kab/Kota tersebut. 123
Untuk melakukan peninjauan terhadap data pengajuan RKO Kabupaten/Kota, maka user dapat mengikuti langkah berikut: Pilih data yang ingin ditinjau dengan cara mengklik tanda checkbox yang terdapat di sebelah kiri baris data yang terdapat pada tabel. Setelah user memilih data, kemudian pilih tombol Detil RKO. Setelah user memilih tombol Detil RKO, maka aplikasi akan menampilkan halaman Form Pelaporan RKO seperti berikut: 124
Keterangan: Tombol Kirim dapat dipilih apabila user ingin melakukan proses approval. Proses approval ini dilakukan dengan mengirimkan data pelaporan RKO ke Dinas Kabupaten/Kota. Data pelaporan yang telah disetujui oleh Dinas Kabupaten/Kota akan masuk ke bagian dinas Provinsi jika user telah melakukan pengiriman data pelaporan RKO. Tombol Kembali dapat dipilih apabila user ingin kembali ke halaman sebelumnya. 125
Tombol Tolak dapat dipilih apabila user ingin menolak data pelaporan RKO. Data pelaporan yang ditolak akan menerima email penolakan Pilih Tombol Kirim jika user telah mengisi seluruh data isian laporan RKO dengan benar dan lengkap. Jika aplikasi berhasil menampilkan notifikasi seperti berikut : terkirim, maka aplikasi akan Apabila user ternyata menolak pelaporan RKO, maka user bisa memilih tombol Tolak seperti berikut: Lalu kemudian akan muncul dialog box sperti gambar berikut. Kolom catatan diisi dengan mengetikkan catatan perbaikan untuk pelapor. Apabila user menekan icon maka data pelaporan RKO belum dinyatakan ditolak. Pilih tombol Tolak untuk melanjutkan. Setelah user memilih tombol tolak, maka aplikasi akan mengirimkan email notifikasi berisi informasi penolakan. 126
Langkah-langkah melakukan reviu data ketepatan dengan jumlah membandingkan antara data rencana pengadaan dan rencana kebutuhan 1. Login ke akun Dinas Kesehatan Kab/Kota masing- perencanaan kebutuhan obat masing 2. Mengunduh RKO fasyankes yang akan dilakukan reviu dengan cara klik menu RKO kemudian klik tab menu Monitoring RKO 3. Memilih fasyankes yang akan di unduh RKO nya, kemudian klik tanda checkbox yang terdapat di sebelah kiri baris data yang terdapat pada tabel. Setelah memilih data, kemudian pilih tombol Download Detil RKO. 127
4. Setelah itu simpan file data RKO fasyankes yang sudah dipilih tersebut. 5. Kemudian dibuka file data RKO fasyankes yang sudah di simpan, kemudian setelah itu lakukan copy semua data yang ada pada file excel tersebut, buka file excel baru, kemudian paste data di file excel yang baru. 6. Setelah di pindahkan di file excel baru, tambahkan 2 kolom di paling ujung kanan. Diberi judul Kolom Persentase Gap Rencana Pengadaan dengan Rencana Kebutuhan dan kolom selanjutnya diberi judul Justifikasi. Pada kolom Persentase Gap Rencana Pengadaan dengan Rencana Kebutuhan diberi rumus Rencana Pengadaan dibagi Rencana Kebutuhan dikalikan 100% atau (g)/(f)*100. Pilih item obat dengan Persentase Gap Rencana Pengadaan dengan Rencana Kebutuhan harus mendekati atau sama dengan 100%. Apabila rencana pengadaannya tidak 100%, maka perlu dilakukan reviu dengan mempertimbangkan sifat VEN dari obat tersebut. Untuk obat vital, maka rentang deviasi yang ditolerir ialah 5% (<95% atau >105%), sedangkan untuk obat esensial dapat dipertimbangkan rentang 10% (<90% atau >110%, dan non-esensial dapat dipertimbangkan rentang 20% (<80% atau >120%). Apabila terjadi deviasi seperti diatas, sebagai hasil asesmen, Dinkes Kab/Kota harus menyampaikan fasyankes harus ke diperbaiki/disesuaikan dengan mencantumkan alasan dan justifikasi sehingga kemudian fasyankes dapat menindaklanjuti dengan melakukan revisi RKO. fasyankes bahwa RKO 128
NO NAMA OBAT SATUAN SISA STOK PER 31 DESEMB ER 2023 PREDIKSI PENGADAA N TAHUN 2024 PEMAKAIA N RATA- RATA PER BULAN SELAMA 2023 KATEGO RI A/B/C KATEGO RI V/E/N KATEGO RI OBAT SESUAI ABC- VEN KATEGORI PUT PERSEN TASE BUFFER STOK PREDIKSI SISA STOK 31 DESEMBER 2024 JUMLAH KEBUTUH AN TAHUN 2025 RENCANA KEBUTUH AN TAHUN 2025 RENCANA PENGADAA N TAHUN 2025 RENCANA PENGADA AN TAHUN 2024 REALISASI PENGADA AN TAHUN 2023 KET A B C D E F G H I = (A + B) - (12 x C) J = (C x 12) + (H x C x 12) K = J - I L M N O 1 2 3 4 5 6 7 8 Diazepam inj 5 mg/ml (i.v./i.m.) Epinefrin (adrenalin) inj 1 mg/ml Atropin inj 0,25 mg/ml (i.m./i.v./s. k) Metformin tab 500 mg Amlodipin tab 10 mg Albendazo l tab 400 mg Klorfenira min tab 4 mg Zinc drops 10 mg/ml Pirantel pamoat tab scored 125 mg ampul/vial Ampul Ampul tab/kapsul /kaplet tab/kapsul /kaplet tab/kapsul /kaplet tab/kapsul /kaplet Botol 400 400 400 400 400 400 400 400 500 500 500 500 500 500 500 500 50 50 50 50 50 50 50 50 A B C A B C A B V V V E E E N N AV BV CV AE BE CE AN BN P P P U U U T T 30% 30% 30% 25% 20% 15% 20% 15% 300 300 300 300 300 300 300 300 870 870 870 840 840 840 630 660 570 570 570 540 540 540 330 360 955 955 955 600 570 270 183 500 0 0 0 0 0 0 0 0 9 tab/kapsul /kaplet 400 500 50 C N CN T 10% 300 600 300 500 0 Disclaimer: Dikarenakan adanya perbedaan metode hitung antara RKO 2024 dan 2025, maka diharapkan asesmen dapat dilaksanakan dengan berimbang dengan memperhitungkan rasionalitas dari angka yang tertera pada RKO 2025 dibandingkan dengan RKO 2024 serta mempertimbangkan realisasi pengadaan pada tahun yang sudah lalu. Monitoring berkala terhadap realisasi pengadaan RKO juga perlu dilakukan bersama antara fasyankes dan Dinkes Kab/Kota/Provinsi. 129 PERSENTASE GAP RENCANA PENGADAAN DENGAN RENCANA KEBUTUHAN P = (L / K) x 100% 152% 152% 152% 100% 100% 50% 32% 93% 98% HASIL ASSESME N Q Mohon justifikasi Mohon justifikasi Mohon justifikasi Mohon justifikasi Mohon justifikasi
Lampiran 15. Cara Verifikasi RKO pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Provinsi Setelah user melakukan proses approval di akun verifikator Kabupaten/Kota, alur proses approval selanjutnya adalah dengan melakukan verifikasi pelaporan di halaman login Verifikator RKO Dinas Provinsi. Setelah user berhasil melakukan login, maka aplikasi akan menampilkan halaman awal (Beranda) login verifikator Dinas Provinsi. tampilan dari halaman awal (Beranda) aplikasi e-Monev Obat untuk akun login verifikator RKO Dinas Provinsi adalah sebagai berikut : Untuk melakukan peninjauan terhadap RKO Provinsi user dapat memilih tab menu RKO Laporan " RKO Provinsi seperti berikut : 130
Setelah user memilih RKO Provinsi, maka aplikasi akan menampilkan halaman Pengajuan RKO dari masing-masing satker dan Fasyankes di wilayah provinsi tersebut. Tampilan halaman pengajuan RKO: Untuk melakukan peninjauan terhadap data pengajuan RKO Provinsi, maka user dapat mengikuti langkah berikut: Pilih data yang ingin ditinjau dengan cara mengklik tanda checkbox yang 131
terdapat di sebelah kiri baris data yang terdapat pada tabel. Setelah user memilih data, kemudian pilih tombol Detil RKO. Setelah user memilih tombol Detil RKO, maka aplikasi akan menampilkan halaman Form Pelaporan RKO seperti berikut : 132
Ket : Tombol Kirim dapat dipilih apabila user ingin melakukan proses approval. Proses approval ini dilakukan dengan mengirimkan data pelaporan RKO ke Kementerian Kesehatan. Data pelaporan yang telah disetujui oleh Dinas Provinsi akan masuk ke bagian Kementerian Kesehatan jika user telah melakukan pengiriman data pelaporan RKO. Tombol Kembali dapat dipilih apabila user ingin kembali ke halaman sebelumnya. Tombol Tolak dapat dipilih apabila user ingin menolak data pelaporan RKO. Data pelaporan yang ditolak akan menerima email penolakan. Pilih Tombol Kirim jika user telah mengisi seluruh data isian laporan RKO dengan benar dan lengkap. Jika aplikasi berhasil menampilkan notifikasi seperti berikut : terkirim, maka aplikasi akan Apabila user ternyata menolak pelaporan RKO, maka user bisa memilih tombol Tolak seperti berikut: 133
Lalu kemudian akan muncul dialog box sperti gambar berikut. Kolom catatan diisi dengan mengetikkan catatan perbaikan untuk pelapor. Apabila user menekan icon maka data pelaporan RKO belum dinyatakan ditolak. Pilih tombol Tolak untuk melanjutkan. Setelah user memilih tombol tolak, maka aplikasi akan mengirimkan email informasi penolakan. Langkah-langkah melakukan reviu data ketepatan jumlah dengan membandingkan antara data rencana pengadaan dan rencana kebutuhan 1. Login ke akun Dinas Kesehatan Provinsi masing- perencanaan kebutuhan obat masing 2. Mengunduh RKO satker dan fasyankes yang akan dilakukan reviu dengan cara klik menu RKO kemudian klik tab menu Monitoring RKO 134
3. Memilih satker dan fasyankes yang akan di unduh RKO nya, kemudian klik tanda checkbox yang terdapat di sebelah kiri baris data yang terdapat pada tabel. Setelah memilih data, kemudian pilih tombol Download Detil RKO. 4. Setelah itu simpan file data RKO satker dan fasyankes yang sudah dipilih tersebut. 5. Kemudian membuka file data RKO satker dan fasyankes yang sudah di simpan, kemudian setelah itu lakukan copy semua data yang ada pada file excel tersebut, buka file excel baru, kemudian paste data di file excel yang baru. 135
6. Setelah di pindahkan di file excel baru, tambahkan 2 kolom di paling ujung kanan. Diberi judul Kolom Persentase Gap Rencana Pengadaan dengan Rencana Kebutuhan dan kolom selanjutnya diberi judul Justifikasi. Pada kolom Persentase Gap Rencana Pengadaan dengan Rencana Kebutuhan diberi rumus Rencana Pengadaan dibagi Rencana Kebutuhan dikalikan 100% atau (g)/(f)*100. Pilih item obat dengan Persentase Gap Rencana Pengadaan dengan Rencana Kebutuhan harus mendekati atau sama dengan 100%. Apabila rencana pengadaannya tidak 100%, maka perlu dilakukan reviu dengan mempertimbangkan sifat VEN dari obat tersebut. Untuk obat vital, maka rentang deviasi yang ditolerir ialah 5% (<95% atau >105%), sedangkan untuk obat esensial dapat dipertimbangkan rentang 10% (<90% atau >110%, dan non-esensial dapat dipertimbangkan rentang 20% (<80% atau >120%). Apabila terjadi deviasi seperti diatas, Dinkes Kab/Kota harus menyampaikan ke fasyankes bahwa RKO fasyankes harus diperbaiki/disesuaikan dengan mencantumkan alasan dan justifikasi sehingga kemudian fasyankes dapat menindaklanjuti dengan melakukan revisi RKO. 136
NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 NAMA OBAT SATUAN SISA STOK PER 31 DESEMB ER 2023 PREDIKSI PENGADAA N TAHUN 2024 PEMAKAIA N RATA- RATA PER BULAN SELAMA 2023 KATEGO RI A/B/C KATEGO RI V/E/N KATEGO RI OBAT SESUAI ABC- VEN KATEGORI PUT PERSEN TASE BUFFER STOK PREDIKSI SISA STOK 31 DESEMBER 2024 JUMLAH KEBUTUH AN TAHUN 2025 RENCANA KEBUTUHA N TAHUN 2025 RENCANA PENGADAA N TAHUN 2025 RENCANA PENGADA AN TAHUN 2024 REALISASI PENGADA AN TAHUN 2023 KET A B C D E F G H I = (A + B) - (12 x C) J = (C x 12) + (H x C x 12) K = J - I L M N O Diazepam inj 5 mg/ml (i.v./i.m.) Epinefrin (adrenalin) inj 1 mg/ml Atropin inj 0,25 mg/ml (i.m./i.v./s. k) Metformin tab 500 mg Amlodipin tab 10 mg Albendazo l tab 400 mg Klorfenira min tab 4 mg Zinc drops 10 mg/ml Pirantel pamoat tab scored 125 mg ampul/vial Ampul Ampul tab/kapsul /kaplet tab/kapsul /kaplet tab/kapsul /kaplet tab/kapsul /kaplet Botol 400 400 400 400 400 400 400 400 500 500 500 500 500 500 500 500 50 50 50 50 50 50 50 50 A B C A B C A B V V V E E E N N AV BV CV AE BE CE AN BN P P P U U U T T 30% 30% 30% 25% 20% 15% 20% 15% 300 300 300 300 300 300 300 300 870 870 870 840 840 840 630 660 570 570 570 540 540 540 330 360 955 955 955 600 570 270 183 500 0 0 0 0 0 0 0 0 tab/kapsul /kaplet 400 500 50 C N CN T 10% 300 600 300 500 0 Disclaimer: Dikarenakan adanya perbedaan metode hitung antara RKO 2024 dan 2025, maka diharapkan asesmen dapat dilaksanakan dengan berimbang dengan memperhitungkan rasionalitas dari angka yang tertera pada RKO 2025 dibandingkan dengan RKO 2024 serta mempertimbangkan realisasi pengadaan pada tahun yang sudah lalu. Monitoring berkala terhadap realisasi pengadaan RKO juga perlu dilakukan bersama antara fasyankes dan Dinkes Kab/Kota/Provinsi. 137 PERSENTASE GAP RENCANA PENGADAAN DENGAN RENCANA KEBUTUHAN P = (L / K) x 100% 152% 152% 152% 100% 100% 50% 32% 93% 98% HASIL ASSESME N Q Mohon justifikasi Mohon justifikasi Mohon justifikasi Mohon justifikasi Mohon justifikasi
Lampiran 16. Cara Revisi RKO pada Aplikasi e-Monev Obat Revisi RKO dilakukan jika rencana pengadaan obat Tahun (N+1) ada perubahan baik penambahan maupun pengurangan secara jumlah maupun jenis obatnya. Hal ini dapat disebabkan karena faktor antara lain hasil evaluasi realisasi pengadaan dan RKO di periode sebelumnya, ketersediaan anggaran, peningkatan kasus penyakit, dan perubahan pola peresepan dokter. Revisi RKO dilakukan melalui aplikasi E-Monev Obat. Revisi RKO dapat dilakukan apabila status RKO sudah "terkirim ke Kementerian Kesehatan". Masing-masing satker dan fasyankes yang akan melakukan Revisi RKO diharuskan login terlebih dahulu ke akun E-Monev Obat. Adapun Langkah-langkah melakukan Revisi RKO sebagai berikut: 1. Login akun masing-masing satker dan fasyankes 2. Pilih Menu "Pelaporan", kemudian Klik "Revisi RKO" 3. Pada tampilan halaman selanjutnya klik tombol "Revisi RKO" 4. Pilih item obat yang akan di revisi, kemudian isikan jumlah di Kolom "Rencana Pengadaan" serta beri justifikasi di kolom "Keterangan". 138
5. Setelah selesai di input, klik tombol "Proses" berwarna hijau. Data akan otomatis berubah dan tersimpan. 6. Lakukan untuk item obat lainnya yang akan di revisi. 139
Lampiran 17. Cara Pelaporan RKO Sisipan pada Aplikasi e-Monev Menu RKO sisipan ditujukan untuk mengakomodir satker dan fasyankes yang belum mengirimkan RKO tahun berjalan di periode sebelumnya, hal ini dapat disebabkan karena fasyankes tersebut merupakan fasyankes yang baru berdiri (apabila institusi pemerintah) atau baru bekerjasama dengan BPJS Kesehatan fasyankes swasta). Adapun Langkah-langkah menyampaikan RKO sisipan adalah sebagai berikut: 1. Login akun masing-masing satker dan fasyankes 2. Pilih Menu "Pelaporan", kemudian Klik "Laporan RKO" (apabila 3. Pada tampilan halaman selanjutnya klik tombol "Pelaporan RKO Sisipan" 4. Pada tampilan halaman selanjutnya klik tombol "Upload Excel" untuk men-download Format RKO dalam bentuk excel. 140
5. Download Format RKO dalam bentuk excel dengan klik tulisan "di sini" warna merah 6. Isi RKO pada Format yang sudah di unduh, setelah selesai dan dipastikan datanya sudah benar, unggah file RKO file". Setelah berhasil tersebut melalui diunggah, klik tombol "Proses" warna hijau. tombol "Pilih 7. RKO dikirimkan dengan melakukan klik tombol "Kirim" berwarna hijau. Lampiran 18. Cara Pelaporan ROP pada Aplikasi e-Monev di Dinas Kesehatan Kab/Kota 1. Membuka website emonev dengan alamat 2. Melakukan Login menggunakan User ID dan Password yang dimiliki Dinas Kesehatan Kab/Kota 141 :
3. Setelah login, Klik menu ROP à Pelaporan ROP 4. Akan muncul Daftar Pelaporan Rencana Obat Program Klik tombol Pelaporan ROP , muncul pop up box kemudian klik OK 142
5. Akan tampil Form Pelaporan ROP 2024 kemudian klik simpan 6. Akan tampil frame upload excel a. Pilih Program yang akan dilaporkan b. Unduh Format ROP yang sudah disediakan c. Klik Choose File, pilih file yang akan diunggah kemudian klik tombol proses impor terunggah. maka file akan d. File berhasil diunggah jika sudah muncul tanda ceklis disamping nama program pada Status Program dan data akan tampil di tabel Data Obat. e. Kemudian klik simpan untuk menyimpan data. 143
7. Khusus Program Imunisasi tidak perlu mengupload excel, SMILE perlu mengklik Integrasi Data hanya , maka data dari aplikasi SMILE akan masuk pada tabel Data Obat. Dinkes Kab/Kota dapat mengubah Usulan Pengadaan yang sudah terisi data dari SMILE dengan cara menginput angka pada kolom usulan pengadaan dengan mengklik tombol pena simpan. , kemudian klik tombol disket untuk 8. Setelah semua usulan program terunggah, Dinkes Kab/Kota dapat mengirimkan laporan tersebut ke Dinkes Provinsi dengan mengklik tombol kirim 144
Lampiran 19. Cara Verifikasi ROP pada Aplikasi e-Monev Obat di Dinas Kesehatan Provinsi 1. Membuka website emonev dengan alamat : 2. Melakukan Login menggunakan User ID dan Password yang dimiliki Dinas Kesehatan Provinsi 3. Setelah login dapat melihat menu ROP a. Pelaporan ROP yang berfungsi untuk melakukan pelaporan ROP tingkat Provinsi b. Rekap RKO Kab/Kota 4. Menu Rekap RKO Kab Kota Menu Rekap RKO Kab Kota digunakan untuk memverifikasi data kebutuhan obat dan vaksin program yang dikirimkan oleh masing-masing dinkes kab kota. a. Saat menu "Rekap ROP Kab/Kota" diklik akan tampil Daftar "Rekap Rencana Obat Program Kab Kota Tahun 2024" 146
b. Pilih Dinas Kab Kota yang akan dilihat Laporan ROP nya (lingkaran merah), kemudian Klik tombol "Rekap ROP 2022" c. Tampilan Dinas Kab Kota yang belum mengisi Laporan ROP d. Tampilan Dinas Kab Kota yang telah mengisi Laporan ROP sebagai berikut 147
e. Dinkes Provinsi dapat mengisi Jumlah Pengadaan yang belum diisi oleh dinkes kab kota dengan cara menginput angka pada kolom usulan pengadaan dengan mengklik tombol pena simpan. , kemudian klik tombol disket untuk f. Pastikan dinkes kab kota sudah mengupload excel semua program, ditandai dengan tanda ceklis disamping nama program pada Status Program. g. Klik tombol Tolak jika ingin mengembalikan ROP kembali ke dinkes kab kota. 5. Menu Pelaporan ROP Menu ini digunakan untuk Dinkes Provinsi melaporkan seluruh usulan pengadaan Dinkes Kab Kota yang sudah mempertimbangkan sisa stok, rata-rata pemakaian, dan prediksi penerimaan pada tahun berjalan di Dinkes Provinsi. 148
a. Saat menu "Pelaporan ROP" diklik akan tampil "Pelaporan Rencana Obat Program" pilih tahun yang akan dilihat kemudian klik tombol ROP Provinsi. b. Tampilan Form Pelaporan ROP 2024 c. Klik tombol Detil untuk menginput data sisa stok di provinsi per tanggal 31 Januari 2023 dan Rata-Rata Penggunaan Perbulan Tahun 2022. 149
31 Januari 2023 31 Januari 2023 1) Klik tombol tambah jika terdapat lebih dari satu tanggal kadaluarsa dari sisa stok yang tersedia. 2) Rata-rata penggunaan perbulan dihitung dari penggunaan selama tahun 2022 dibagi 12 bulan. 3) Klik tombol simpan jika sudah mengisi data sisa stok dan rata-rata penggunaan perbulan. d. Klik tombol kirim jika data yang ditampilkan sudah sesuai untuk mengirimkan laporan ROP ke Kementerian Kesehatan. Tombol kirim diklik pada masing-masing program. 150