PETUNJUK PENGGUNAAN E-OFFICE UNTUK PENGGUNA E-Office adalah aplikasi persuratan yang digunakan di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan. Aplikasi E-Office ini berbasis website, android dan akan dikembangkan ke versi IOS. Perbedaan aplikasi E-Office versi website dan versi android yaitu versi website dapat membuat surat keluar sedang versi android hanya bisa melihat surat masuk/ keluar dan untuk melakukan paraf/ tanda tangan. Pada pengguna aplikasi E-Office ada 2 jenis yaitu sebagai pengguna biasa dan sebagai bagian umum. Perbedaan pengguna biasa dan bagian umum adalah untuk pengguna bagian umum dapat memantau semua surat masuk dan surat keluar, melakukan arahkan surat masuk kepada atasan yaitu Kepala Perangakat Daerah / Sekretaris dan melakukan penomoran surat keluar yang ada pada Perangkat Daerah. Untuk aplikasi E-Office ini sementara hanya dapat digunakan oleh Aparatur Sipil Negara dan untuk akses login ke aplikasi E-Office ini menggunakan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan menggunakan password yang telah di buat masing-masing pegawai atau menggunakan password default. Langkah-langkah menggunakan aplikasi E-Office sebagai berikut : 1. Aplikasi E-Office dapat diakses di dan versi android dapat di unduh di playstore dengan keyword E-Office Pemkot Balikpapan Tampilan Versi Website
Tampilan Versi Android 2. Setelah login menggunakan NIP dan Password akan muncul tampilan seperti dibawah ini Tampilan beranda pengguna biasa a b c d 2 e f g h Tampilan Menu Pengguna Biasa Keterangan a. Dashboard berisi jumlah surat masuk yang diterima, jumlah surat keluar yang telah dibuat, arsip pribadi dan struktur. b. Surat masuk ada 2 jenis yaitu surat masuk internal dan eksternal Perangkat Daerah. Surat internal yaitu surat yang memerlukan paraf atau tanda tangan dengan notifikasi berwarna merah sedang surat ekternal adalah surat dari Perangkat Daerah laen atau dari luar Perangkat Daerah dengan notifikasi berwarna biru. c. Draft surat keluar berisikan draft surat yang di buat oleh pemilik akun. d. Surat keluar berisikan semua surat yang telah dibuat oleh pemilik akun. e. Buat Surat merupakan fitur untuk membuat surat keluar. f. Arsip Pribadi berisikan data/file pribadi pemilik akun.
g. Ubah Password adalah fitur untuk mengubah password sesuai yang diinginkan. h. Keluar untuk melakukan keluar dari aplikasi E-Office. Untuk memantau surat masuk dan surat keluar sebagai Bagian Umum serta untuk mengarahkan surat masuk kepada Kepala/ Sekretaris Perangkat Daerah Tampilan Pengguna Sebagai Bagian Umum 3. Surat Masuk Ketika surat masuk di klik maka akan tampil seperti gambar dibawah ini dan tampil data surat tersebut seperti instansi pengirim surat, jenis, sifat, perihal dan status surat tersebut. Untuk status jika sudah dibaca maka status berubah dibaca jika melakukan disposisi maka status akan menjadi sudah didisposisi. Tampilan surat masuk Untuk melihat surat tersebut klik detail surat pada gambar diatas dan akan tampil seperti dibawah ini
Tampilan Detail Surat Untuk melihat file surat klik lihat dan untuk lampiran klik pada lihat seperti gambar diatas. Tampilan Detail Surat Untuk melaporkan hasil dari surat tersebut klik Laporan Tugas maka akan tampil seperti gambar dibawah ini
Tampilan Laporan Tugas Untuk pejabat struktural jika ingin melakukan disposisi surat maka klik Teruskan Surat / Disposisi, jika surat tersebut dirasa salah disposisi klik Kembalikan dan akan tampil seperti gambar dibawah ini Tampilan Teruskan Surat/ Disposisi
Tampilan Kembalikan Surat Cara melakukan Teruskan Surat / Disposisi 1) Jika kursor diklik di bagian tujuan surat maka akan tampil semua satu level dibawahnya atau semua staf dibawahnya. 2) Isi disposisi dapat menggunakan template yang telah disediakan jika tidak ada pada template bisa langsung mengetik di bagian Isi Disposisi. 3) Setelah selesai melakukan disposisi klik kirim surat 4. Draft Surat Pada draft surat yaitu menyimpan surat yang belum selesai dibuat dan belum dikirim, ketika diklik draft surat akan tampil seperti dibawah ini.
Tampilan Draft Surat 5. Surat keluar Surat keluar adalah kumpulan surat keluar yang telah dibuat oleh pemilik akun, ketika di klik akan tampil seperti gambar dibawah ini Tampilan Surat Keluar 6. Buat Surat Buat surat merupakan fitur untuk menulis/ membuat surat, untuk sementara di Aplikasi E-Office baru disediakan 8 (Delapan) template surat yang sering digunakan di Lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan antara lain Surat Pengantar, Nota Dinas, Surat Biasa, Surat Undangan, Surat Perintah Tugas, Telaahan Staf, SPPD dan Laporan. Seperti gambar dibawah ini
a. Surat pengantar Template yang disediakan pada surat pengantar seperti gambar dibawah ini cara membuat surat tugas yaitu : - Isi tujuan surat dengan melakukan klik pada kolom kepada jika untuk semua OPD beri check list pada kotak dibawah tujuan surat Penanda tangan disesuaikan dengan kebutuhan - Mengetahui di isi jika diperlukan - Pembuat surat /Konseptor akan terisi secara otomatis oleh sistem - Kodefikasi diisi sesuai nama klasifikasinya - Tanggal terisi secara otomatis - Sifat diisi sesuai sifat surat yang dibuat - Uraian diisi sesuai dengan uraian berkas, banyaknya, lampirkan file berkas dengan klik browse pada kolom file. Jika lebih dari satu berkas maka klik tambah baris. Tampilan Surat Pengantar
Tambahkan paraf koordinasi sesuai di Perangkat Daerah masing-masing - - Klik preview jika ingin melihat hasilnya, simpan draft jika masih ingin Isilah tembusan jika diperlukan, jika tidak kosongkan saja menyimpan file tersebut, kirim surat jika surat tersebut sudah selesai di buat dan klik reset jika ingin mengulang dari awal. Tampilan Surat Pengantar b. Nota Dinas Untuk mengisi/membuat Nota Dinas sebagai berikut : - - - Jika perlu mengetahui isilah kolom mengetahui Isilah penerima surat pada kolom kepada Isilah penandatangan surat pada kolom penandatangan Tampilan Nota Dinas
Tampilan Nota Dinas c. Surat biasa Untuk mengisi surat biasa sebagai berikut :
Isilah penerima surat pada kolom kepada, jika penerima seluruh Perangkat Daerah lakukan chek list pada kotak dibawah kolom kepada Jika penerima dari instansi luar pemerintah Kota Balikpapan ketikkan pada kolom nama instansi lain kemudian klik tambah instansi Penanda tangan surat secara default Kepala Perangkat Daerah, tetapi bisa diganti sesuai dengan yang dihendaki Isilah mengetahui jika diperlukan - Pembuat surat/ konseptor secara otomatis terisi oleh sistem - Kodefikasi adalah nama klasifikasi surat - Tanggal surat terisi oleh sistem - Sifat surat diisi sesuai sifat surat - Lampiran diisi jika ada lampirannya dan lakukan upload lampiran bila ada - - Ketikkan isi surat pada kolom isi surat - - Tembusan diisi jika diperlukan Isikan paraf sesuai dengan jenjang paraf koordinasi Isilah perihal sesuai dengan surat yang dibuat Klik Preview jika ingin melihat tampilan surat yang telah dibuat, Simpan Draft jika dirasa surat masih belum selesai, Kirim Surat jika surat sudah selesai dan siap dikirim serta Reset untuk mengulang/ menghapus surat yang telah dibuat.
Tampilan Surat Biasa d. Surat undangan Untuk mengisi surat undangan sebagai berikut : - Isilah penerima surat pada kolom kepada, jika penerima seluruh Perangkat Daerah lakukan chek list pada kotak dibawah kolom kepada
Jika penerima dari instansi luar pemerintah Kota Balikpapan ketikkan pada kolom nama instansi lain kemudian klik tambah instansi Penanda tangan surat secara default Kepala Perangkat Daerah, tetapi bisa diganti sesuai dengan yang dihendaki Isilah mengetahui jika diperlukan - Pembuat surat/ konseptor secara otomatis terisi oleh sistem - Kodefikasi adalah nama klasifikasi surat - Tanggal surat terisi oleh sistem - Sifat surat diisi sesuai sifat surat - Lampiran diisi jika ada lampirannya dan lakukan upload lampiran bila ada - Isilah perihal sesuai dengan surat yang dibuat - Ketikkan kata pengantar ke kolom kata pengantar Isikan jadwal surat pada kolom jadwal undangan - Isikan kata penutup pada kolom kalimat penutup - - Isikan paraf sesuai dengan jenjang paraf koordinasi - Tembusan diisi jika diperlukan Klik Preview jika ingin melihat tampilan surat yang telah dibuat, Simpan Draft jika dirasa surat masih belum selesai, Kirim Surat jika surat sudah selesai dan siap dikirim serta Reset untuk mengulang/ menghapus surat yang telah dibuat.
Tampilan Surat Undangan e. Surat perintah tugas Untuk mengisi surat undangan sebagai berikut : - Penanda tangan surat secara default Kepala Perangkat Daerah, tetapi bisa
diganti sesuai dengan yang dihendaki Isilah mengetahui jika diperlukan
Tanggal ditetapkan diisi sesuai hari pembuatan surat - Pembuat surat/ konseptor secara otomatis terisi oleh sistem - Kodefikasi adalah nama klasifikasi surat - Lampiran diisi jika ada lampirannya dan lakukan upload lampiran bila ada - Ketikan kata pengantar pada kolom pengantar - Isilah kolom menugaskan kepada dengan pegawai yang akan ditugaskan pada surat ini. Pertama kali pilihlah OPD yang di inginkan dengan klik OPD, kemudian klik pilih pegawai untuk memilih pegawai yang ditugaskan terakhir klik jika pegawai yang ditugaskan non pns ketikkan nama pegawai pada kolom nama non pns dan terakhir klik Isikan kolom isi perintah tugas dengan isian tugas yang diberikan Isilah kolom kalimat penutup dengan kata penutup Isilah kolom waktu dengan jadwal yang telah ditentukan Isikan paraf sesuai dengan jenjang paraf koordinasi - - - - Tembusan diisi jika diperlukan Klik Preview jika ingin melihat tampilan surat yang telah dibuat, Simpan Draft jika dirasa surat masih belum selesai, Kirim Surat jika surat sudah selesai dan siap dikirim serta Reset untuk mengulang/ menghapus surat yang telah dibuat.
Tampilan Surat Perintah Tugas f. Telaah staf Untuk mengisi surat undangan sebagai berikut : - Isilah penerima surat pada kolom kepada - Penanda tangan surat secara default Kepala Perangkat Daerah, tetapi bisa diganti sesuai dengan yang dihendaki Isilah mengetahui jika diperlukan - Pembuat surat/ konseptor secara otomatis terisi oleh sistem
Kodefikasi adalah nama klasifikasi surat - Tanggal ditetapkan diisi sesuai hari pembuatan surat - - Lampiran diisi jika ada lampirannya dan lakukan upload lampiran bila ada - - Isilah kolom Hal sesuai dengan perihal surat yang dibuat Isilah kolom persoalan, praanggapan, fakta-fakta yang mempengaruhi, analisis, kesimpulan dan saran seperti membuat telaah staf secara manual Isikan paraf sesuai dengan jenjang paraf koordinasi Isi sifat surat sesuai sifat surat - Tembusan diisi jika diperlukan Klik Preview jika ingin melihat tampilan surat yang telah dibuat, Simpan Draft jika dirasa surat masih belum selesai, Kirim Surat jika surat sudah selesai dan siap dikirim serta Reset untuk mengulang/ menghapus surat yang telah dibuat.
Tampilan Telaah Staf
g. SPPD Penanda tangan surat secara default Kepala Perangkat Daerah, tetapi bisa diganti sesuai dengan yang dihendaki Isilah mengetahui jika diperlukan - Tanggal ditetapkan diisi sesuai hari pembuatan surat - Pembuat surat/ konseptor secara otomatis terisi oleh sistem - Kodefikasi adalah nama klasifikasi surat - Lampiran diisi jika ada lampirannya dan lakukan upload lampiran bila ada - - Isilah kolom pengantar dengan kalimat pengantar Isikan pegawai yang ditugaskan pada kolom memerintahkan kepada dengan cara Isilah kolom menugaskan kepada dengan pegawai yang akan ditugaskan pada surat ini. Pertama kali pilihlah OPD yang di inginkan dengan klik OPD, kemudian klik pilih pegawai untuk memilih pegawai yang ditugaskan terakhir klik jika pegawai yang ditugaskan non pns ketikkan nama pegawai pada kolom nama non pns dan terakhir klik Isikan tugas yang diberikan pada kolom isi surat perintah Isilah kolom waktu dengan jadwal yang telah ditentukan dan tempat yang dituju - - Pada kolom keterangan visum isilah maksud perjalanan dinas, alat angkut yang dipergunakan, tempat berangkat, tempat tujuan, tanggal berangkat, tanggal kembali, pengikut (diisi jika ada), pembebanan anggaran, instansi pembebanan anggaran dan keterangan sesuai dengan rencana perjalanan dinas Rincian teknis kegiatan di isi dengan berangkat dari, berangkat pada tanggal, ke, tiba di dan pada tanggal sesuai waktu dan tujuan perjalanan dinas - Jika ada perjalan yang ke dua maka isi seperti rincian teknis kegiatan yang pertama Isilah kolom kalimat penutup dengan kata penutup Isikan paraf sesuai dengan jenjang paraf koordinasi - - Tembusan diisi jika diperlukan Klik Preview jika ingin melihat tampilan surat yang telah dibuat, Simpan Draft jika dirasa surat masih belum selesai, Kirim Surat jika surat sudah selesai dan siap dikirim serta Reset untuk mengulang/ menghapus surat yang telah dibuat.
Tampilan SPPD h. Laporan Untuk mengisi laporan sebagai berikut : - - Penanda tangan surat diisi sesuai dengan pegawai yang melaporkan (bisa diisi Isikan kolom kepada dengan penerima laporan lebih dari satu) Isilah mengetahui jika diperlukan - Pembuat surat/ konseptor secara otomatis terisi oleh sistem - Kodefikasi adalah nama klasifikasi surat - Tanggal surat terisi oleh sistem - Sifat surat diisi sesuai sifat surat - Lampiran diisi jika ada lampirannya dan lakukan upload lampiran bila ada - - Pada kolom pendahuluan, kegiatan yang dilaksanakan, hasil yang dicapai, kesimpulan dan saran serta penutup diisi sesuai keperluan laporan yang telah dibuat Isikan paraf sesuai dengan jenjang paraf koordinasi Isilah laporan tentang sesuai dengan keperluan laporan yang dibuat - Tembusan diisi jika diperlukan Klik Preview jika ingin melihat tampilan surat yang telah dibuat, Simpan Draft jika dirasa surat masih belum selesai, Kirim Surat jika surat sudah selesai dan siap dikirim serta Reset untuk mengulang/ menghapus surat yang telah dibuat.
Tampilan Laporan i. Arsip Pribadi Pada fitur/ menu arsip pribadi ada 2 (dua) sub menu yaitu Daftar yaitu berisikan daftar arsip pribadi yang telah disimpan atau yang telah di upload. Tampilan Daftar Arsip Pribadi Upload arsip yaitu menu untuk upload arsip yang hendak di simpan di e-office. Untuk upload filenya pada kolom lampiran Tampilan Upload Arsip
7. Ubah Password Pada menu Ubah Password adalah fitur yabg disediankan untuk merubah password sesuai dengan yang diinginkan dengan mengisikan password baru pada kolom password seperti gambar dibawah ini Tampilan Ubah Password 8. Keluar Keluar adalah menu yang ketika di klik akan secara otomatis keluar dari sistem/ e- office Tampilan Menu Keluar