BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Era globalisasi yang saat ini telah berjalan ditandai dengan perkembangan dunia bisnis yang sangat pesat. Perkembangan yang pesat tersebut disebabkan karena adanya persaingan yang sangat ketat diantara para pelaku bisnis' dimana tidak ada pilihan lain bagi para pelaku bisnis untuk berlomba mengembangkan perusahaannya disemua bidang apabila tidak ingin kalah bersaing dan tereliminasi dari dunia bisnis. Salah satu pengembangan yang harus dilakukan adalah mengembangkan sistem informasi didalam perusahaan. Pengembangan sistem informasi akan menunjang kegiatan operasional dalam perusahaan baik dalam kapasitasnya sebagai penyedia layanan bagi pelanggan maupun untuk kepentingan intem perusahaan sendiri. Perencanaan strategis sistem informasi merupakan suatu konsep yang dapat menterjemahkan rencana fungsi teknologi informasi dalam menentukan arah ke mana fungsi teknologi informasi akan berjalan' Dimana dari aspek rencana strategis dapat dilihat keselarasan rencana pengembangan sistem informasi ke depan berdasarkan analisis yang mendalam terhadap kebutuhan bisnis di masa depan. (Damar CS&Niken TW,2005:21)
Sistem informasi yarrg baik, akan berdampak pada berjalannya seluruh lini dalam perusahaan secara optimal' Sehingga tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dapat tercapai. Selain itu, sistem informasi yang baik akan memudahkan manajemen perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pengembangan perusahaan. Salah satu contoh yang paling mudah adalah laporan keuangan. Parameter yang dapat digunakan dalam mengukur hasil kerja perusahaan salah satunya adalah melalui laporan keuangan. Selain menunjukkan hasil kinerja perusahaan dalam suatu periode tertentu, laporan keuangan juga menjadi pegangan dan acuan manajemen dalam proses pengambilan keputusan untuk menetapkan langkah selanjutnya guna pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Untuk kepentingan tersebut, manajemen sangat membutuhkan laporan keuangan yang cepat dan akurat dalam suatu periode sehingga langkah yang akan diambil untuk periode berikutnya dapat sesegera mungkin dirumuskan / direncanakan' Kecepatan dan ketepatan penyajian laporan keuangan sangat ditentukan oleh sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan. Sistem informasi yang baik menjamin berjalannya seluruh elemen dalam perusahaan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Dengan berjalannya aktivitas dalam perusahaan maka akan memicu terjadinya transaksi, dan seluruh transaksi yang terjadi dalam perusahaan akan tampak / tersaj i dalam laporan keuangan perusahaan. 2
Dewasa ini kita mengenal dengan apa yang dinamakan sistem onlrne' sistem online adalah sistem dimana setiap transaksi direkam dan diproses segera setelah terjadi (Widjajanto,2002:80). Artinya, setiap transaksi segera direkam dan dibukukan pada masing-masing file yang terpengaruh oleh transaksi itu. Dengan demikian, setiap file akan selalu menunjukkan status yang mutakhir. Sistem ini sangat cocok untuk diterapkan dalam sistem yang dinamis' yaitu sistem yang memerlukan informasi yang selalu mutakhir' Perbankan merupakan bidang usaha yang saat ini banyak menggunakan sistem online. Bidang usaha ini memiliki tingkat persaingan yang sangat ketat' saat ini seluruh bank yang ada seakan berlomba-lomba untuk memberikan produk dan pelayanan yang terbaik dan inovatif bagi nasabahnya dengan tujuan untuk mendapatkan kepercayaan dari masyarakat sehingga tujuan akhir untuk menjaring dana nasabah dapat tercapai. Inovasi pelayanan merupakan faktor penting yang harus dilakukan bank untuk mendapatkan kepercayaan masyarakat, banyak sekali layanan bank yang dapat kita nikmati saat ini' salah satunya adalah dengan adanya kemudahan untuk mengambil dana tabungan dimanapun kita berada dan tidak membutuhkan wal<tu yang lama' Pengambilan tersebut dapat dilakukan baik melalui bank bersangkutan maupun dari ATM yang tersebar diseluruh Indonesia. Harus diakui bahwa kemudahan pengambilan dana dimanapun dan kapanpun tersebut memberikan dampak yang signifikan bagi penjaringan dana nasabah sehingga tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dapat tercapai. Selain itu pihak bank sendiri dapat membukukan 3
seluruh transaksi yang dilakukan nasabah tanpa mengalami kesulitan dan waktu yang lama walaupun transaksi dilakukan di cabang [ain, hal tersebut dapat teroapai karena bank telah menggunakan sistem online dalam sistem infomasinya. PT Jamsostek (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang asuransi tenaga kerja, dimana layanan yang diberikan berupa Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Pelayanan Kesehatan (JPK), dan yang terakhir adalah Jaminan Hari Tua (JHT) yang konsep pelaksanaannya berupa tabungan hari tua, sehingga karena merupakan tabungan Jnaka akan diberikan bunga atas saldo yang ada' PT Jamsostek (Persero) merupakan perusahaan yang seluruh sahamnya dimiliki oleh Karena memiliki cabang di seluruh Indonesia, PT Jamsostek memiliki 8 (delapan) kantor wilayah yang membawahi kantor cabang-kantor cabang di masing-masing wilaYah tersebut. Pelayanan kepada peserta Jamsostek dilakukan di kantor cabang' sedangkan kantor wilayah hanya merupakan konsolidator dan mengawasi berjalannya kantor cabang-kantor cabang tersebut. Saat ini PT Jamsostek melakukan transaksi yang berhubungan dengan pelayanan kepada peserta' Selain itu PT Jamsostek juga memiliki sistem informasi yang berhubungan dengan transaki akuntansi dan finansial, dimana kedua aplikasi tersebut belum 4
dapat terintegras i (ontine), sehingga dalam pelaksanaannya antara proses pelayanan kepada peserta dengan transaksi pembukuan harus dilakukan secara terpisah. Karena dilakukan secara terpisah, proses pengolahan data hingga menjadi informasi yang berguna bagi manajemen memakan waktu yang cukup lama' proses tersebut harus dilakukan secara bertahap. Sebagai contoh, untuk proses klaim yang diterima oleh bagian pelayanan harus dilakukan penetapan melalui aplikasi pelayanan, selanjutnya setelah proses penetapan selesai dan nominal yang harus dibayar diketahui, barulah voucher penetapan tadi dibuatkan jumal melalui aplikasi akuntansi dan keuangan Demikian juga untuk seluruh transaksi yang lainnya harus dilakukan secara bertahap dan memakan proses yang cukup lama hingga dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen' Informasi yang dihasilkan diantaranya adalah laporan keuangan Laporan keuangan sangat dibutuhkan oleh manajemen dalam menetapkan dan merumuskan langkah selanjutnya, terutama yang berhubungan dengan keputusan investasi. Dengan lamanya proses manipulasi data hingga menjadi informasi, maka secara langsung akan ikut mernpengaruhi keputusan yang harus diambil oleh manajemen karena banyak keputusan yang harus diambil dengan memperhitungkan waktu yang tepat seperti keputusan yang berhubungan dengan investasi. 5
I.2 Perumusan Masaiah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya' maka diidentifikasikan permasalahan penelitian sebagai berikut: "Bagaimanakah penerapan sistem informasi akuntansi yang terinte$asi sebagai upaya optimalisasi aptikasi di PT Jamsostek (Persero)?" 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan di atas' maka tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan sistem informlsi akuntansi yang terinte$asi sebagai upaya optimalisasi aplikasi di PT Jamsostek (Persero). 1.4 Manfaat Penelitian Dengan diadakan penelitian ini diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut: 1. Manfaat bagi lembaga pendidikan' Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangsih berupa ilmu pengetahuan kepada dunia pendidikan pada umumnya dan universitas Darma Cendika pada khususnya' 6
2. Manfaat bagi Peneliti. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan tambahan pengetahuan bagi penulis terutama datam bidang sistem informasi akuntansi serta mempermudah penulis dalam implementasi di dunia kerja nyata' 3. Manfaat bagi Perusahaan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yang optimal bagi manajemen PT Jamsostek (Persero), terutama menyangkut pengembangan sistem informasi akuntansi dan aplikasi yang digunakan' 1.5. Sistematika Penyusunan Skripsi Penyusunan skipsi ini, sistematika yang dipergunakan adalah sebagai berikut BAB I :Pendahuluan Bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan peneiitian, manfaat penelitian dan sistematika PenYusunan skipsi. BAB II : Tinjauan Pustaka Bab ini menguraikan mengenai landasan teori yang dipergunakan dalam penyusunan skripsi yaitu menguraikan tentang pengertian mengenai sistem, sistem informasi akuntansi, jenis-jenis sistem, sistem 7
BAB III BAB IV BAB V informasi berbasis computer, aplikasi sistem informasi akuntansi, pengembangan atas aplikasi sistem informasi akuntansi. : Metode Penelitian Bab ini menguraikan mengenai desain penelitian, jenis dan sumber data, prosedur pengumpulan data dan teknis analisis. : Analisa dan Pembahasan Bab ini menguraikan mengenai gambaran umum perusahaan yang terdiri dari sejarah singkat perusahaan atau, struktur organisasi, jenis usaha, dan pembahasan yang terdiri dari masalah yang dihadapi, sebab masalah, akibat masalah dan pemecahan masalah. : Simpulan dan Saran Bab ini menguraikan mengenai simpulan yang seharusnya diambit berdasarkan analisa pada bab sebelumnya dan saran-saran yang dikemukakan penulis dengan harapan dapat berguna bagi kemajuan perusahaan. 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Landasan Teori 2.1.1. Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan komponen yang bekerjasama dan berkoordinasi untuk menuju suatu tujuan yang telah disepakati' Menurut Widjajanto (2001:2), yang disebut dengan sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output' Hall (2001:5), mendefinisikan sistem adalah sekelompok dua atau lebih subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Sedangkan menurut Moscove dalam Baridwan (2000:2)' suatu sistem adalah svai:u entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (disebut subsistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Menr:rut pendapat West churchman dalam Ikismiaji (2002:l), sistem didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tuj uan' Jadi pada dasamya sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi dua syaEt. Pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling bagian itu disebut dengan subsistem, atau ada pula yang menyebutnya 9
2.1.2. prosedur. Agar sistem dapat berfungsi secara efisien dan efektif, subsistem-subsistem atau prosedur-prosedur itu harus saling berinteralsi antara satu dengan lainnya' Interaksi ini bisa tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem. Syarat yang kedua adalah bahwa suatu sistem harus memiliki tiga unsur, yaitu input, proses, dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Output adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang menjadi tujuan, sasaran, atau target pengorganisasian suatu sistem. Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menj adi outPut. Subsistem dan Supersistem Sebuah sistem terdiri atas beberapa bagian yang memiliki karakteristik sama dengan sistem induknya. Bagian dari sistem semacam ini disebut dengan subsistem. Dengan demikian subsistem juga memiliki komponen, proses, dan tujuan. Meskipun sebuah sistem dapat rrremiliki tujuan yang berbeda dengan sistem induknya, namun tujuan tersebut harus dikoordinasikan dengan tujuan sistem induk sehingga dapat tercapai kesesuaian tujuan. Sebuah subsistem juga merupakan bagian dari sebuah sistem yang levelnya paiing tinggi yang disebut dengan supersistem atau sistemnya sistem. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sebuah sistem pada dasamya merupakan kumpulan dari beberapa subsistem' sedangkan supersistem merupakan kumpulan dari beberapa sistem. IC
Meskipun ada tiga istilah yang terkait dengan sistem, penyebutan atau pengelompokannya bersifat subyektif, artinya tergantung dari sudut pandang seseoftrng apakah akan menyebut sebuah sistem dengan sebutan sistem, subsistem, atau supersistem. Sebagai contoh, seseorang mungkin menyebut sistem transportasi umum sebagai sebuah supersistem yang terdiri atas sistem transportasi darat, sistem transportasi laut, dan sistem transportasi udara. Tujuan sistem tersebut adalah memindahkan orang atau barang dari satu tempat ke tempat lainnya dengan menggunakan berbagai bentuk teknotogi. Tujuan dari masing-masing subsistem konsisten dengan tujuan sistem yang lebih besar, yaitu memindahkan orang atau barang dari satu lokasi ke lokasi lainnYa. 2.1.3. Jenis-jenis Sistem Walaupun sistem memiliki bermacam-macam bentuk, sistem tersebut memiliki karakteristik yang universal. Menurut Krismiaji QOO2:3), Konsep sistem mengelompokkan sistem ke dalam empat kelompok, yaitu sistem tertutup (c/osed system), sistem relatif tertutup (retativety closed system), sistem terbuka (open system), sistem urnpan balik (feedback control sYstem)' l. Sistem Tertutup (Closed system) Yaitu sistem yang secam total terisolasi dari lingkungannya. Tidak ada penghubung dengan pihak ekstemal, sehingga sistem ini tidak memiliki pengaruh terhadap dan dipengaruhi oleh lingkungan yang 11
berada di luar batas sistem. Sistem semacam ini hanya ada dalam teori saj4 karena dalam kenyataannya semua sistem berinteralai dengan lingkungannya dengan caranya masing-masing' 2. Sistem Relatif Tertutrrp (^Relarlvely Closed System) Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungamya secara terkendali. Sistem semacam ini memiliki penghubung yang menghubungkan sistem dengan lingkungannya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang dilakukan oleh sistem' Interaksinya berupa inputjika input tersebut diperoleh dari lingkungan' dan berupa output jika output tersebut ditujukan kepada pihak yang berada di luar batas sistem. Sistem yang dirancang dengan baik akan membatasi pengaruh dari luar sistem, bukan mengelimiuasinya' 3. Sistem Terbuka (OPen SYstem) Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungan secara tidak terkendali. Disamping memperoleh input dari lingkungaru dan memberikan output bagi lingkungan, sistem terbuka juga memperoleh gangguan, atau input yang tidak terkendali yang akan mempengaruhi proses dalam sistem. Sistem yang dirancang dengan baik dapat meminimumkan gangguan ini, dengan cara melakukan antisipasi terhadap kemungkinan munculnya gangguan dari lingkungan dan selanjutnya menciptakan proses dan cara-cara menanggulangi gangguan tersebut. t2
4. Sistem Ump anBalik (Feedback Control System) Yaitu sistem yang menggunakan sebagian output menjadi salah satu input untuk proses yang sama di masa berikutnya' Sebuah sistem dapat dirancang untuk memberikan umpan balik guna membantu sistem tersebut mencapai tujuannya. Salah satu contoh sistem yang dirancang untuk tujuan melakukan pengendalian adalah sistem pelaporan pertanggungiawaban, dimana sistem ini menghasilkan laporan pelaksanaan kegiatan yang berisi perbandingan antara target dengan realisasi kegiatan. Atas dasar informasi dalam laporan tersebut' manajemen dapat menggunakannya sebagai umpan balik guna membuat rencana yang lebih baik di masa mendatang' 2.1.4. Informasi Seringkali orang tidak dapat membedakan antara data dengan informasi, untuk itu perlu dijelaskan secara tegas pembedaan antara data dengan informasi. Data adalah fakta yang dimasukkan ke dalam, disimpan' dan diproses oleh sebuah sistem informasi akuntansi' Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat (Krismiaii,2002: 1 5)' Sedangkan menurut Hall (2001:14), informasi merupakan sesuatu yang menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau tidak dilalcukan' Dengan demikian dapat pula disimpulkan bahwa data adalah input bagi sebuah sistem informasi, sedangkan informasi merupakan output' Data l3
diproses menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pembuat keputusan untuk menghasilkan keputusan yang lebih baik. Aturan umum yang berlaku adalah, semakin tinggi kualitas informasi yang tersedia bagi para pembuat keputusan, semakin baik keputusan yang dihasilkan' Menurut Hall (2001:17), Agar bermanfaat, informasi harus memiliki kualitas atau karakteristik sebagai berikut: a. Relevan Yakni menambah pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan, dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi, atau menegaskan/membenarkan ekspektasi semula. b. Lengkap Yakni tidak menghilangkan data penting yang dibunrhkan oleh pemakai. c. Tepat Waktu Informasi disajikan pada saat yang tepat unruk mempengaruhi proses pembuatan kePutusan. d. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material' Namun demikian materialitas merupakan suatu konsep yang suiit dikuntifrkasi' Seringkali keakuratan yang absolut dikorbankan untuk memperoleh informasi yang tepat waktu. Unu-k itu harus dicari keseimbangan seakurat mungkin, tetapi tetap cukup tepat waktu agar berguna' t4
lnformasi dapat diberikan kepada pemakai eksternal dan pemakai intemal. Informasi yang diberikan kepada pihak ekstemal dapat berupa informasi wajib (Mandatory Information ), yaitu informasi yang disyaratkan oleh pemerintah. Contoh informasi wajib adalah laporan yang berisi informasi tentang pajak penghasilan dan pajak yang terutang' Informasi yang lain adalah informasi esensial (essensial information)' yaitu informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan' Contoh informasi esensial adalah informasi yang tercantum dalam order pembelian dan faktur penjualan. Pertimbangan utama dalam menghasilkan informasi wajib dan informasi esensial adalah meminimumkan biaya sekaligus memenuhi standar minimum kelayakan dan kemanfaatan' serta memenuhi peraturan Pemerintah. Sebagian besar informasi intemal adalah discretionary information' karena menyangkut pemilihan jenis informasi apa yang akan dihasilkan' manfaat melebihi biaya (pengorbanan) Pelaporan intemal lebih sulit dibandingkan pelaporan ekstemal karena (1) sebagian besar keputusan manajerial membutuhkan informasi yang lebih rinci dibandingkan informasi ekstemal, dan (2) telah ada standar pelaporan informasi intemal' baik standar format maupun isi, sebagaimana pelaporan informasi ekstemal. 15
2.1.5. Sistem Informasi Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan dat4 dan cara- cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelol4 mengendalikan' dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Romney dalam Iftismiaji,2002:16) Sistem informasi dapat dilaksanakan secara manual maupun menggunakan komputer. Kedua pilihan ini memiliki keuntungan dan kerugian masing-masing. Dari sisi biaya, dalam jangka pendek sistem infrirmasi lebih murah jika diselenggarakan secara manual, namun cara ini tentunya akzrn menghasilkan informasi yang lebih lambat dan kurang akurat. Sebaliknya dengan menggunakan komputer, sistem informasi dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat dan lebih akurat, meskipun investasi awal lebih besar. Sedangkan menurut Bodnar et al (2004:6), sistem informasi menyiratkan penggunaan teknologi komputer dalam suatu organisasi untuk menyediakan informasi bagi pengguna. Sistem informasi berbasis komputer merupakan satu rangkaian perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasi data menjadi informasi yang berguna. 16
2.1.6. Komponen Sistem Informasi Menurut Krismiaji (2002:16), Pada dasamya sebuah sistem informasi memiliki delapan komponen, yaitu tujuan, input, outpuL penyimpan data" pemroses, instruksi dan prosedur, pemakai, pengamanan dan pengawasan. Penjelasan pendapat diatas sebagai berikut: L Tujuan. Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan' 2. InPut. Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem. Sebagian besar input berupa data transaksi' Namun perlu diingat, bahwa dalarn perkembangannya, sebuah sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data dan menghasilkan informasi non keuangan. Oleh karena itu sebagian input adalah berupa data non keuangan. 3. OutPut. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem disebut output' Output dari sebuah sistem yang dimasukkan kembali ke dalam sebagai input disebut dengan umpan balik (feedback)' Output sebuah sistem informasi akuntausi biasanya berupa laporan keuangan dan laporan intemal seperti daftar umur piutang, anggaran, dan proyeksi arus kas' t7
4. Penyimpan data. Data sering disimpan untuk dipakai lagi di masa mendatang' Data yang tersimpan ini harus diperbarui (updatedl untuk menjaga keterkinian data. 5. Pemroses. Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemroses. Saat ini sebagian besar perusahaan mengolah datanya dengan menggunakan komputer, agar dapat dihasilkan informasi secara cepat dan akurat' 6. Instruksi dan Prosedur' - Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa instruki dan prosedur rinci' Perangkat lunak Grogram) komputer dibuat untuk menginstruksikan komputer melakukan Pengolahan data. 7. Pemakai. Orang yang .berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai' Dalam perusahaan, pengertian pemakai termasuk didalamnya adalah karyawan yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan karyawan yang mengelola dan mengendalikan sistem. 8. Pengamanan dan Pengawasan. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat bebas dari berbagai kesalahan, dan terlindung dari akses secara tidak 18
sah. Untuk rnencapai kualitas informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan pengawasan h4rus dibuat dan melekat pada sistem' Gambaran delapan komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: GAMBAR2.I KOMPONEN SEBUAH SISTEM INFORMASI Instruksi dan prosedur Input Pemroses Output Umpan Balik Penyimpan Data Sumber : Krismiaji (2002:16) 2.1.7. Jenis-jenis sistem informasi Menurut Bodnar (2006:6), jerris-jenis sistem informasi yaitu, sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi, sistem informasi eksekutif, sistem pendukung keputusan, dan sistem pakar' Penjelasan jenis-jenis sistem sebagai berikut: 19
a. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen menggambarkan penggunaan komputer untuk menyediakan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan manajer. Sistem informasi manajemen menyediakan beragam informasi yang luas. Subsistem dari sistem informasi manajemen diantaranya adalah sistem informasi pemasaran' sistem informasi keuangan, sistem informasi manufaL'tur, serta sistem informasi sumberdaya manusia. Subsistem tersebut mengindikasikan kaitan konsep sistem informasi manajemen dengan pengembangan sistem informasi yang spesifik untuk mendukung pengambilan keputusan dalam subunit organisasi. b. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem berbasis kompriter yang dirancang untuk mentransfonn.rsi data akutansi menjadi informasi' c. Sistem Informasi Eksekutif ( Exe cutive Information Systeml Sistem informasi yang dirancang untuk memberikan informasi yang mudah dipahami dan diakses oleh para eksekutif dan manajer untuk membuat rencana stratejik, memantau bisnis dan kondisi ekonomi' mengidentifikasi persoalan dan peluang bisnis, dan membuat berbagai macam kePutusan. 20
d. Sistem Pendukung Keputusan (De cision Support System) Yaitu sistem informasi yang dibangun untuk membantu para pemakai membuat keputusan dalam lingkungan yang tidak terstruktur, dimana derajat ketidakpastian cukup tinggi e. Sistem Pakar (ExPert SYstem) Sistem ini berisi pengetahuan dan keahlian para pakar dalam disiplin ilmunya masing-masing. Pengetahuan dan keahlian yang tersirnpan dalam sistem dapat digunakan sebagai acuan untuk menyelesaikan persoalan yang sejenis di masa mendatang' Semua jenis sistem seperti tersebut diatas, saat ini digunakan dalam dunia bisnis. Namun penggunaan beberapa sistem sekaligus (multiple Sebagai contoh data yang sama dikumpulkan oleh lebih dari satu jenis sistem, sehingga menirnbulkan pengulangan data (data redundancy), dan ketidakkonsistenan datajika data tersebut sudah diolah oleh sebuah sistem, namun di sistem lain data tersebut belum diolah' Karena adanya berbagai persoalan tersebut, banyak organisa-"i merasa perlu merniliki sebuah sistem informasi tunggal yang mampu menghasilkan semua informasi yang diperlukan oleh para pemakai, sekaligus memberikan kemudaharr akses terhadap data. Menurut Krismiaji (2002:19), Unf.rk dapat memenuhi kebutuhan tersebut, maka fungsi akuntansi dan fungsi sistem informasi harus digabungkan' Integrasi dapat dilakukan dengan cara : 2l
)) 1. Fungsi sistem informasi mengambil alih fungsi akuntansi dan menggabungkannya ke dalam sistem informasi manajemen' 2. Sistem Informasi Akuntansi diperluas sehingga tidak hanya mengumpulkan data akuntansi saj4 namun juga data lain sehingga informasi yang dihasilkan tidak hanya terbatas informasi akuntansi saJa. Sistem Informasi Akuntansi Yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentmnsformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen (Widjajanto,2002:4). Sistem informasi akuntansi melaksanakan aplikasi akuntansi dalam per.rsahaan. Aplikasi ditandai dengan pengolahan data yang tinggi' Jadi dengan kata lain sistem i-nforrna^si akuntansi menjdankan tugas pengolahan data, yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, kemudian mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan' 22
2.2.1. Tugas Pengolahan Data Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya' seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen' Sedangkan menurut Mc Leod (2004:236), sistem Informasi Akuntansi melaksanakan empat tugas dasar dalam pengolahan data, yakni pengumpulan data' manipulasi data' penyimpanan data, dan penyiapan dokumen' I . PengumPulan Data Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan' tiap melibatkan elemen lingkungan, maka hal tersebut disebut transaksi' karena itu timbulah istilah pengolaha-n traasaksi' Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan intemal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan' 2. ManiPulasi Data Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi' OPerasi maniPulasi data meliPuti: 23
a. Pengklasifikasian Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai)' departemen pegawai itu (nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji). b. Penyortiran Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu. c. Penghitungan Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data unhrk menghasilkan elemen-elemen data tambahan' Dalam sistem gaji, misalnya upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor. d. Pengikhtisaran Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya. 24
3. Penyimpanan Data Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari, sedangkan di perusahaan besar terdapat ribuan' Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data tersebut dapat disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Secara umum, sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi. 4. Penyiapan Dokumen Sistem Informasi akuntansi menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan' Output tersebut dipicu dalam dua cara: a. Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi, contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi' b. Oleh jadwal walrttt. Output dihasilkan pada suatu saat tertentu, contohnya adalah cek gaji yang disiapkan setiap hari jumat' 2.2.2. PemrosesanTransaksi Salah satu fungsi dasar sebuah sistem akuntansi adalah melakukan pemrosesan data tentang transaksi perusahaan secara ehsien dan efektif' 25
Menurut Iiirismiaji (2002:26), Pemrosesan transaksi terdiri atas tiga tahap yang dilakukan secara berurutan sebagai berikut: 1. Merekam data transaksi pada sebuah dokumen' Data tentang aktivitas bisnis harus selalu dicatat' Akurasi pencatatan' pengawasan, dan pengendalian yang lebih baik akan dapat dicapai dengan digunakannya formulir khusus yang disebut dengan dokumen sumber. Dengan menggunakan dokumen tersebut, maka pengawasan terhadap pengumpulan data dapat dilakukan antara lain dengan menggunakan nomor dokumen yang telah tercetak secara urut (pre numbered) di sebelah kanan atas dokumen' Penggunaan nomor ini menyederhanakan pengecekan untuk memastikan bahwa semua transaksi telah terekam dan bahwa tidak ada dokumen yang salah tempat. Dengan dokumen ini pula akurasi dapat ditingkatkan karena dokumen ini merinci informasi apa saja yang harus direkam' 2. Mencatat transaksi ke dalam jumal' yang merupakan catatan yang bersifat kronologis tentang apa yang telah terjadi' Setelah transaksi direkam dalam dokumen, tahap berikutnya adalah mencatat transaksi tersebut ke dalam sebuah jumal. Penjumalan dibuat untuk setiap transaksi dengan menyebut rekening yang didebit dan dikredit berikut nilai rupiahnya. 3. Posting transaksi ke rekening-rekening buku besar. Proses posting membukukan data dari jumal ke dalam rekening- rekening buku besar, yang meringkas data berdasarkan jenis rekening' 26
Buku besar digunakan untuk meringkas data keuangan termasuk saldo terkini untuk setiap individu rekening. 2.23. Laporat Yang Dihasilkan Sistem informasi akuntansi juga berfungsi memberikan informasi yang bermanfaat untuk pembuatan keputusan oleh manajemen' Laporan tersebut diantaranYa adalah: 1. Laporan Keuangan 2. Laporan Manajerial Laporan manajerial merupakan salah satu informasi yang dapat perusahaan secara rinci, seperti laporan status persediaan, laporan kernampulabaan setiap jenis produk, laporan kinerja setiap petugas penjualan, laporan penerimaan kas, dll' Agar sistem informasi akuntansi dapat menghasilkan informasi jenis ini, tentunya rancangan dokumen yang digunakan untuk menangkap data transaksi harus cukup memadai, sehingga data yang penting dan diperlukan dapat terekam di dalamnYa. 2.2.4. Pengendalianlntern Fungsi yang lain dari sistem informasi akuntansi adalah melakukan pengawasan Yang memadai untuk: 27
l. Menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya. 2. Menjamin bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen serta sejalan dengan peraturan yang telah digariskan. 3. Melindungi dan menjaga aktiva organisasi termasuk data lain yang dimiliki oleh perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut diatas, metode yang digunakan antara lain: 1. Dokumentasi yang memadai untuk seluruh aktivitas bisnis' Dokumentasi yang tepat bagi seluruh transaksi bisnis adalah kunci untuk pertanggungiawaban. Dokumentasi memungkinkan manajemen melakukan pengujian apakah tanggung jawab yang dibebankan telah dijalankan secara memadai' 2. Pemisahan fungsi atau tugas. Pemisahan firngsi merupakan pemecahan tanggung jawab untuk melaksanakan sebagian transaksi diantara beberapa karyawan' Tujuan dilakukannya pemisahan fungsi adalah untuk mencegah seseorang secara penuh melaksanakan sebuah transaksi' Secara umum ada tiga fungsi yang harus dipisahkan secara tegas dan dilaksanakan oleh karyawan yang berbeda yaitu fungsi persetujuan atau otorisasi dilaksanakannya sebuah transaksi, fungsi pencatatan transaksi, dan fungsi pemeliharaan atau perlindungan terhadap 28
aktiva perusahaan. Pemisahan fungsi ini membantu perusahaan dalam menjaga aktiva dan memperbaiki akurasi karena setiap karyawan dapat melihat dan membatasi aktivitas karyawan lain' 2.2.5. AIur Sistem Informasi Akuntansi Dalam kaitannya dengan pengertian sistem yang memiliki alur input- proses-output, sistem informasi akuntansi memiliki alur seperti berikut: 29
GAMBAR2.2 ALUR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KEJADIAN EKONOMIS '...1_ <!- Transaksi Bisnis DAUR OPERASIONAL PROCES SING TRANSA KSI <-,______-_______ . Revenue Cycle . Expenditure Cycle . Production Cycle . Financ€ Cycle DOKUMEN BUKTI PEMBUKUAN # Faltur Kuitansi Bukti Kas Keluar Order Pembelian Dan lain-lainnya JURNAL (BUKU) t]ARIAN DAUR PENYUSTJNAN LAPORAN BUKU BESAR fl FDGFR) BUKU PEMBANTU LAPORAN EKSTERNAL I-APORAN INTERNAL Sumber: Widjajanto (2002:17) 30
,1 Penjelasan atas gambar: 1. Daur Operasional, yang merupakan daur dari mulai terjadinya transaksi atau kejadian-kejadian ekonomis sampai terekamnya transaksi tersebut ke dalam bentuk dokumen-dokumen' Dokumen yang dimaksud dapat berupa faktur, kuitansi, bukti kas keluar' order pembelian, dan lainJainnya yang berhubungan dengan transaksi yang terjadi. 2. Daur penyusunan laporan, yaitu daur yang mengubah dokumen- dokumen hasil rekaman transaksi yang berasal dari daur operasional menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan keuangan untuk pihak ekstemal, maupun laporan manajemen yang ditujukan untuk pihak intemal Perusahaan (manajemen)' Sistem Informasi Akuntansi yang terintegrasi Sistem informasi akuntansi yang terintegrasi adalah sistem dimana setiap transaksi direkarn dan diproses segera setelah terjadi' dalam arti setiap transaksi yang terjadi akan segera direkam dan dibukukan pada masing-masing file yang terpengaruh oleh transaksi tersebut (Widjajanto,2002:80). Dengan demikian, setiap file akan selalu menunjukkan status yang mutakhir' Sebagai contoh yang paling mudah adalah sistem pencatatan tabungan pada bank' Bila terjadi penarikan tabungan oleh nasabah, petugas bank akan memasukkan da"a penarikan tabungan melalui aplikasi komputer, selanjutnya aplikasi tersebut dengau 31
seketika melakukan perubahan data tabungan pada file tabungan sekaligus melakukan pembukuan atas transaksi tersebut sehingga proses akuntansi secara otomatis telah dijalankan karena adanya integrasi sistem pelayanan nasabah dengan sistem informasi akuntansi pada bank tersebut' Dengan demikian seluruh file dan akun yang terkait dengan transaksi tersebut telah terpengaruh dan menunjukkan posisi yang paling mutakhir' Menurut wahana kompuler (2003:287)' keunggulan sistem informasi akuntansi yang terintegra'si diantaranya adalah: I . Proses pengolahan data berlangsung dengan sangat cepat' 2. Sistem mampu menciptakan informasi yang real time bagi pihak rnanajemen yang membutuhkan, sehingga proses pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat, tepat' dan akurat' Dibawah ini salah satu contoh gambaran sistem informasi akuntansi yang terintegrasi 32
GAMBAR2.3 BAGAI{ ALIR SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN ON-LINE Berbagai Subsistem Jumal Jumal Tmnsaksi Jumal Penyesuaian Jumal standar Pemrosesan transaksi akuntansi or- File buku besar Program tutup buku bularan Daftar Jumal Filejumal Sislem pcndukung Keputusan lieuangan Kepala bagien Akuntansi Pemrosesan Inquiry Akuntansi Analisis keuangan Analisis whar-il Status Rekening Proyeksi Arus Kas Analisis Audit Anggaran vs Realisasi Akuntansi Keuangan Audit Manajemen Sumber: Krismiaji (2002:419) kporan kineda keuangan Berbagai Manajer 33
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa transaksi terjadi pada berbagai subsistem, dimana berdasar buhi hansalci yang terjadi tersebut akan dibuat jumal transaksi. Kemudian kepala bagian akuntansi akan melakukan validasi terhadap jumal tersebut setelah diyakini bahwa terdapat kesesuaian antara transaksi yang terjadi dengan jurnal yang dibuat, validasi yang dilakukan adalah dengan melakukan proses posting melalui aplikasi komputer yang hasilnya akan terbuku pada buku besar' dan secara otomatis pula proses posting tersebut akan memutakhirkan saldo yang terpengaruh terhadap jumal yang telah dibuat tersebut' diantaranya adalah laporan keuangan dan laporan lain yang diperlukan oleh manajemen perusahaan. Selurutr laporan yang diperlukan manajemen bisnis yang terjadi akan dibukukan secara real-time dan dengan teknologi integrasi sistem informasi akuntansi semua file yang berhubungan dengan transaksi akan dimutakhirkan. Proses ini memakan waktu yang relatif singkat dan dapat menjawab keinginan perusahaan yang dituntut untuk dapat memantau perubahan yang berlangsung dengan cepat dan meninjau bisnis tersebut. Karena itu perusahaan harus mampu mengubah rencana kerja secepat mungkin untuk merespon perubahan yang terjadi di lingkungan bisnis Dalam kaitannya dengan alur sistem informasi akuntansi seperti yang dikemukakan Widjajanto (2002:17), dapat dijelaskan bahwa daur 34
operasional dengan daur penyusunan laporan haruslah menjadi dua bagian yang saling terintegrasi satu dengan yang lainnya, dalam arti pada saat terjadi transaksi atau proses bisnis, maka secara otomatis seluruh file yang terkait dengan transaksi tersebut akan berubah dan menunjukkan posisi yang paling mutakhir. Dalam hal ini sistem informasi yang terintegrasi tersebut berkaitan erat dengan penggunaan perangkat komputer beserta aPlikasinYa' 2.4. Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS) 2.4.1. Hakekat Sistem informasi berbasis komputer merupakan sebuah kegiatan pengelolaan data yang sebagian besar prosesnya menggunakan komputer guna menghasilkan informasi yang berkualitas bagi manajemen dalam rangka membantu pengambilan keputusan strategis bagi perusahaan (Wahana Komputer, 2003:71). Proses komputerisasi ini melibatkan manusia sebagai pengatur dan pengoperasi, komputer sebagai perangkat utama dan sebuah program aplikasi ;'ang secara khusus menangani proses pengolahan data yang dimasukkan untuk menjadi informasi' Program aplikasi tersebut disesuaikan dengan keperluan masing-masing bagian di dalam perusahaan. Saat ini pernakaian komputer menjadi sangat vital dalam jaringan kerja pada dunia bisnis. Sistem informasi di dalam komputer mendistribusikan informasi dan mengintegralkan kembali dalam jaringan kerja. Tujuan penyediaan komputer dalam jaringan kerja adalah 35
2.4.2- untuk distribusi data sesegera mungkin (Sumiyanal999:5)' Disamping bernrjuan untuk mendapatkan suatu hasil informasi yang berkualitas bagi penggunanyq komputerisasi juga bertujuan unnk menciptakan suatu otomatisasi terhadap prosedur-prosedur yang berlangsung dalam sistem (Wahana KomPuter, 2003:7 4)- Aplikasi KomPuter Untuk mengerj akan dan memproses sesuatu' komputer membutuhkan apa yang disebut dengan program aplikasi' Program aplikasi merupakan program jadi yang siap pakai untuk keperluan mempermudah pekerjaan manusia (Wahana Komputer,2003 :89)' Program aplikasi tersebut bermacam-macam jenis dan fungsinya' Jadi' apabila di dalam sebuah komputer belum terdapat program aplikasi' maka komputer tersebut belum dapat berfungsi untuk merubah data menjadi informasi sehirrgga belum memiliki nilai manfaat bagi manajemen sebuah perusahaan. Aplikasi yang diterapkan dalam sebuah komputerisasi' dibuat sedemikian rupa sehingga secara sistematis akan bekerja dengan pola yang sama dari walcu ke waktu. Hal ini akan memudahkan manusia sebagai pengoperasi dan pengendali sistem tersebut karena waktu akan membuat mereka semakin memahami sistem yang ad4 mengerti masalah-masalah yang sering timbul, dan juga bagaimana menanganinya' 36 e
Satu hal yang perlu dipahami juga bahwa sistem aplikasi lebih menekankan pada hal-hal yang be$ifat konsisten' Urusan-urusan yang mengandalkan kebijaksanaan manusia yang cenderung bersifat subyektif dan sulit diprediksi tidak bisa diterapkan dalam sistem ini. Sebagai contoh, jika pimpinan perusahaan tidak menggunakan standar baku dalam penentuan kenaikan gaji karyawan dan hanya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan pribadi, maka sulit untuk menerapkannya dalam suatu sistem komPuter. Hasil pengolahan data dari komputer akan dikeluarkan dalam bentuk informasi. Informasi tersebut selanjutnya akan dikembalikan kepada manusia dalam aktivitasnya sebagai pelaku dan komponen akal dalam sistem ini. Dewasa ini komputerisasi bida saja dilakukan dengan program- program aplikasi siap pakai. Dalam hal ini untuk mengimplementasikannya kita- tinggal membeli program aplikasi tersebut dengan harga yang cukup terjangkau, menginstalnya kemudian memasang seorang operator untuk menjalankannya sesuai petunjuk yang ada' Petunjuk-petunjuk untuk menjalankan aplikasi siap pakai tersebut juga akan dapat dengan mudah kita peroleh karena banyak dijual bebas di pasaran Akan tetapi seiring dengan perkembangan ekonomi modem, sehubungan dengan beraneka ragalnnya jenis dan rnodel transaksi yang ada di setiap perusahaan, maka program aplikasi siap pakai tersebut belum 37
tentu cocok untuk dipasang dan diimplementasikan. Sebut saja pada sistem penggajian (pa1.roll system), antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya memiliki aturan yang berbeda. Untuk itu diperlukan suatu program khusus yang dirancang secara khusus pula untuk masing-masing perusahaan. Hal ini akan melibatkan system analist dar. programner untuk menciptakan program baru yang sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan. ,< Optimatisasi Aplikasi Menurut Partanto dan Yuwono (1994:339), optimalisasi berarti membuat untuk meniadi yang terbaik atau tertinggi. Sedangkan menurut Chulsum dan Novia (2006:428), optimalisasi merupakan pengoptimalan, yakni usaha yang dilakukan untuk membuat sesuatu meicapai tingkat yang paling tinggi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa optimalisasi aplikasi merupakan usaha yang dilakukan untuk membuat aplikasi yang digunakan mencapai kinerja yang paling baik <ian berdaya guna secara maksimal bagi kepentingan pemakainya. 2.6. PengembanganSistem Pengembangan sistem adalah proses tnentodifikasi atau mengganti sebagian atau semua sistem informasi. Proses ini memerlukan komitmen waktu dan sumber daya dan merupakan aktivitas yang sedang berlangsung pada banyak perusahaan. @odnar et a1,2006:437) 38
Saat ini perusahaan berada dalam kondisi lingkungan kompefisi yang ketat dan berubah sec,ra terus menen$. Dalam kondisi seperti ittt, maka perusahaan memerlukan cara baru yang lebih cepat dan lebih dapat dipercaya dalam memperoleh informasi. Untuk memenuhi kebutuhan ini' sebuah sistem informasi harus secara berkelanjutan mengubah diri' mulai dari perubahan kecil sampai dengan perubahan besar' Pada umumnya sangat jarang ada sebuah sistem informasi yang mengalami perubahan menyeluruh bahkan digantikan dengan sebuah sistem informasi yang baru sama sekali. Perubahan yang terjadi di lingkungan usaha umumnya bersifat konstan. Alasan-alasan dilakukannya perubahan terhadap sistem informasi perusahaan antara lain sebagai berikut: a. Perubahan kebutuhan pemakai atau perusahaan' Meningkatnya kompetisi, pertumbuhan, konsolidasi atau penggabungan perusahaan' peraturan baru. Untuk' dapat tetap responsif terhadap kebutuhan perusahaan, sistem informasi juga harus berubah' b. Perubahan teknologi. Jika teknologi mengalami kemajuan dan menj adi lebih murah, sebuah organisasi dapat memperoleh sebuah sistem yang lebih responsif terhadap kebutuhan informasi pemakai secara lebih efisien' c. Pengembangan proses pengelolaan bisnis' Kebanyalian perusahaan memitiki proses bisnis yang kurang efisien dan memerlukan pembaruan. Sebagai contoh, sistem pemesanan penjualan pada sebuah perusahaan memerlukan proses selama hampir 39
satu jam, hal ini tentunya tidak memuaskan pelanggan' Setelah dilakukan perbaikan terhadap proses tersebut' maka sistem pemesanannya hanya memerlukan waktu tiga menit untuk menyelesaikannYa. d. Dorongan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif' e. Peningkatan produktifitas f. PertumbuhanPerusahaan. Dengan pernrmbuhan perusahaan tentu akan mengakibatkan kebutuhan akan informasi juga berubah, untuk itu sistem informasi yang ada di perusahaan juga harus mengalami peningkatan agar dapat menghasilkan informasi baru yang tepat. g. Perbaikan kualitas. Perbaikan sistem harus dilakukan jika perusahaan ingin melakukan perbaikan kualitas. Perubahan terhadap sistem informasi akuntansi dapat berupa perubahan kecil maupun perubahan menyeluruh sekaligus pembuatan sistem baru. Seberapapun besamya perubahan terhadap sebuah sistem harus melalui proses yang disebut daur hidup pembuatan sistem (s)'s'em development life cycles) yanglerdiri atas lima tahap: 1. Analisa sistem. Selama tahap ini dilakukan pengumpulan informasi yang diperlukan untuk membeli atau membangun sebuah sistem baru' Selanjutnya dilakukan survei untuk menentukan sifat dan lingkup proyek dan 40
memahami kelemahan dan kelebihannya. Setelah itu barulah diadakan survei lengkap dan rinci untuk menentukan kelayakan penyusunan sistem tersebut. Jika hasilnya menunjukkan bahwa sistem ini layak, kemudian dilakukan identifikasi dan pendokumentasian tentang informasi apa saja yang dibutuhkan oleh para pemakai sistem dan para manajer. Informasi ini akan digunakan sebagai dasar untuk membuat persyaratan sistem yang nantinya akan digunakan untuk membuat sistem yang baru. Hasil akhimya harus dilaporkan dalam bentuk laporan analisis sistem dan disampaikan kepada pihak manajemen' 2. Perancangan konsePtual. Dalam tahap ini perusahaan harus memutuskan bagaimana cara untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemakai sistem informasi akuntansi. Yang pertama dilakukan adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai macam altematif rancangan. Jika telah dipilih harus dibuat outline secara rinci dan menyeluruh, untuk selanjutnya dilaporkan kepada pihak manaj emen. 3. Perancangan fisik. Dalam tahap ini perusahaan menjabarkan lebih lanjut hasil perancangan konsep yang telah dilakukan. Langkah yang dilakukan adalah dengan membuat piogram komputer, membuat berbagai prosedur terkait dan merancang sistem pengawasan dan pengendalian yang akan melekat ke dalam sistem yang baru. 41
4. Implementasi dan konversi. Tahap ini merupakan yang terpenting dan paling kompleks, karena pada tahap ini semua elemen dan aktivitas sistem terintegrasi secara lengkap. Untuk itu perlu dibuat perencan:urn yang matang dan harus diikuti secara konsisten dan ketat' Kegiatan yang dilakukan diantaranya adalah memasang dan menguji perangkat keras dan lunak' melatih karyawan menggunakan sistem yang baru' dilakukan pengujian dan modifikasi seperlunya terhadap prosedur pengolahan yang dipakai. Selanjutnya dibuat sistem pengendalian terhadap sistem yang baru serta mendokumentasikan sistem yang baru tersebut' Aktivitas yang terakhir adalah menghentikan sistem yang lama dan menggantikannya dengan sistem yang baru atau yang dikenal dengan istilah konversi. 5. Operasi dan Pemeliharaan. Setelah sistem yang baru digunakan dan berjalan, sistem tersebut harus selalu dipantau untuk mendeteksi ataupun melakukan penyempumaan jika ada yang kurang. Selain itu secara periodik dilakukan kaji ulang' Seiring dengan pertumbuhan yang terjadi di perusahaan' peningkatan kualitas maupun kemampuan sistem mau tidak mau harus dilaksanakan. Tanpa mau melakukan perubahan, maka perusahaan tidak akan mampu bersaing didunia bisnis, sehingga walaupun membutuhkan a[ggaran yang tidak sedikit maka perubahan atas kualitas maupun 42
kemampuan sistem informasi dalam perusahaan harus dilalarkan' Gambaran atas siklus penyusunan sistem Informasi, sebagai berikut: GAMBAR2.4. SIKLUS PENYUSUNAN SISTEM INFORMASI Analisis Sistem Lakukan investigasi awal Lakukan survei sistem Lakukan studi kelayakan Tentukan kebutuhan dan syarat informasi Susun persyaratan sistem Operasi & pemeiiharaan Penggunaan sistem Modifikasi sistem Lakukan pemeliharaan rutin Susun usulan perbaikan sistem Studi kelayakan: Kelayakan ekonomi Kelayakan teknis Keiayakan hukum Kelayakan jadwal Kelayakan operasional Perancanqan Konseo Evaluasi altematif rancangan Susun aplikasi rancangan Susun persyaratan rancangan konseo Imnlementasi & Konversi Perancanean Fisik Susun rencana implementasi dan konversi Pasang hardware & software Latih karyawan Uji sistem Susun dokumentasi Konversi ke sistem baru Kaji ulang paska implementasi Susun laporan implementasi Perancangan output Perancangan databas€ Perancangan input Perancangan program Penyusunan prcsedur Perancangan kendali Susun sistem lengkap Sumber : Krismiaji (2002:17 6 ) Menurut Martin, paling tidak ada tiga tahapan yang harus dilalui dalam System Development Life Cycles (SDLC), yakni DeJinition Phase, Construction Phase, dan Implementation Phase. 43
GAMBAR2.5. SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES . Feasibility Anqlysis o Requirement De|inition Defrnition Phase lmplementqtion Phase Conslruction Phase .Instalalion .Operati.n & Maintenance . System Design o System Building . System Testing Sumber : Bank & manajemen Edisi 74 (2003:24 ) Tahap pertama adalah tahap dilakukan uji kelayakan dan pendefinisian kebutuhan. Disini end user daa analis sistem harus bekerja sama menganalisa kebutuhan yang harus dipenuhi. Tahap selanjutnya Construction Phase, dalam tahap ini para ahli sistem informasi mulai mendesain sistem, membuat dan mengujinya sesuai dengan kebutuhan end user. Tahap terakhir adalah Implementation Phase atau tahap implementasi, yakni tahap ketika dimulai instalasi, operasi dan maintenance (Barrk & Manajemen Edisi 7 4,2003:24) 44