ABSTRAK Muzakir Watir, Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Banten 2021 "Pengelolaan Kearsipan Di Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon Kabupaten Pandeglang". Pembimbing : Marsalino, S.H., M.Si Pengelolaan arsip juga dilakukan di Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon. Balai Taman Nasional Ujung Kulon Pandeglang merupakan instansi yang bergerak dalam bidang penataan zonasi, penyusunan rencana kegiatan, pemantauan dan evaluasi, pengelolaan taman nasional, penyidikan, perlindungan dan pengawasan taman nasional, pengendalian kebakaran hutan, promosi dan informasi konservasi ekosistemnya, alam pengembangan bina cinta alam serta penyuluhan Konservasi Sumber Daya Alam dan Ekosisten (KSDAE), kerjasama pengembangan konservasi dan kemitraan, pemberdayaan masyarakat sekitar kawasan, pengembangan dan pemanfaatan jasa lingkungan dan pariwisata alam serta pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga. Dalam pengelolaan kearsipan, Balai Taman Nasional Ujung Kulon belum memiliki Sumber Daya Manusia yang bertugas secara khusus dalam pengelolaan kearsipan. Dengan tidak adanya SDM yang memiliki tugas pokok yang bertanggung jawab dalam hal kearsipan mengakibatkan tidak adanya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku mengakibatkan tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas dalam hal pengelolaan arsip. Dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Dalam hal ini, pencipa arsip harus/seharusnya melakukan pencatatan (perekaman) proses pembuatan dokumen, pencatataan pendistribusian komponen baik pengiriman maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokemun misalnya berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. sumber daya hayati dan Kata kunci : Pengelolaan dan Pengarsipan, xii
ABSTRACT Muzakir Watir, Banten College of Administrative Sciences 2021 "Archive Management at the Ujung Kulon National Park Office, Pandeglang Regency". Advisor : Marsalino, S.H., M.Si Archive management is also carried out at the Ujung Kulon National Park Office. Ujung Kulon Pandeglang National Park Center is an agency that is engaged in zoning arrangement, preparation of activity plans, monitoring and evaluation, management of national parks, investigation, protection and supervision of national parks, forest fire control, promotion and information on conservation of living natural resources and their ecosystems. development of love for nature as well as counseling on Conservation of Natural Resources and Ecosystems (KSDAE), cooperation in the development of conservation and partnerships, empowerment of the area, development and utilization of communities around environmental services and natural tourism as well as implementation of administrative and household affairs. n the management of archives, Ujung Kulon National Park Office does not yet have Human Resources who are specifically tasked with managing archives. In the absence of human resources who have the main task of being responsible for archiving, this results in the absence of standardized archival work procedures, resulting in no uniformity and no clear objectives in terms of archive management. In creating records, archive creators manage and document the process of creating and receiving records accurately. In this case, the archive creator must/should be recording (recording) the process of making documents, recording the distribution of components both sending and receiving them. Recording of the document-making process, for example, is in the form of meeting minutes, meeting processes, meeting content, and meeting decisions relating to document creation. Keywords : Management and Archiving xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Taman Nasional Ujung Kulon (TNUK) Merupakan salah satu kawasan konservasi tertua dan terpenting di Indonesia yang terletak di ujung Pulau Jawa atau tepatnya di Kecamatan Sumur dan Cimanggu Kabupaten Pandeglang. Taman nasional ini mempunyai Flagship species yang unik, yaitu badak jawa/badak bercula satu. Kelangkaan badak jawa ini telah diakui oleh seluruh dunia dan menjadikan TNUK ditetetapkan sebagai warisan dunia oleh UNESCO. Untuk itu dengan nilai penting yang dimilikinya maka pengelolaan TNUK harus baik karena sebagai satu-satunya taman nasional yang menjadi habitat badak jawa. Taman Nasional Ujung Kulon (TNUK) dikelola langsung oleh kementrian lingkungan hidup dan kehutanan Republik Indonesia. Sebagai instansi publik, pengelolaan kegiatan administrasi dituntut untuk mampu memberikan informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat, dan lengkap. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan penentuan kebijakan. Informasi mempunyai peran penting untuk membantu proses pelaksanaan kegiatan, dan juga sebagai bahan pertimbangan untuk meminimalisir kemungkinan kesalahan yang terjadi. Pelaksanaan kegiatan administrasi disetiap kantor selalu diarahkan untuk tercapainya keberhasilan dari tujuan organisasi secara efektif dan efisien. 1
Salah satu faktor yang dapat menunjang keberhasilan dalam pengelolaan administrasi Balai Taman Nasional Ujung Kulon yaitu ketertiban dalam bidang kearsipan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Pengelolaan arsip juga dilakukan di Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon. Balai Taman Nasional Ujung Kulon Pandeglang merupakan instansi yang bergerak dalam bidang penataan zonasi, penyusunan rencana kegiatan, pemantauan dan evaluasi, pengelolaan taman nasional, penyidikan, perlindungan dan pengawasan taman nasional, pengendalian kebakaran hutan, promosi dan informasi konservasi sumber daya alam hayati dan ekosistemnya, pengembangan bina cinta alam serta penyuluhan Konservasi Sumber Daya Alam dan Ekosisten (KSDAE), kerjasama pengembangan konservasi dan kemitraan, pemberdayaan masyarakat sekitar kawasan, pengembangan dan pemanfaatan jasa lingkungan dan pariwisata alam serta pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga. Dalam pengelolaan kearsipan, Balai Taman Nasional Ujung Kulon belum memiliki Sumber Daya Manusia yang bertugas secara khusus dalam 2
pengelolaan kearsipan. Dengan tidak adanya SDM yang memiliki tugas pokok yang bertanggung jawab dalam hal kearsipan mengakibatkan tidak adanya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku mengakibatkan tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas dalam hal pengelolaan arsip. Tabel 1.1 Sebaran Pegawai Balai Taman Nasional Ujung Kulon NO Jabatan dalam Fungsional Tertentu Pendidikan SLTA D3 S1 S2 S3 1. Analis Data 24 2 10
2. Bendahara
3. Pengelola BMN 2
4. Pengolah Data 11
5. Juru Mudi Kapal 1
6. TPHL (Tenaga Pengaman Hutan Lainnya) 2
40 3 12 0 0 Sumber : Kantor Balai TN. Ujung Kulon Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan 2021 Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat sumber daya manusia yang ada di kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon kurang memadai karena mayoritas pendidikan lebih banyak lulusan SMA sederajat sekitar 40 orang dan yang D3 ada sekitar 3 orang sedangkan untuk sarjana atau Strata 1 hanya sekitar 12 orang, maka dari itu dapat di simpulkan bahwa mengenai sumberdaya manusia yang ada 3 Jumlah 36 2 2 12 1 2 55
di Balai Taman Nasional Ujung Kulon sangatlah kekurangan khususnya untuk sarjana dalam pengelolaan arsip. Tabel 1.2 Sebaran Pegawai Balai Taman Nasional Ujung Kulon NO Jabatan dalam Fungsional Tertentu Pendidikan SLTA D3 S1 S2 S3 1. Pengendali Ekosistem Hutan 11
2. Polisi Kehutanan 6
Pengelola Pengadaan Barang/jasa
4. Penyuluh Kehutanan 1
18 2 8 4 0 Sumber : Kantor Balai TN. Ujung Kulon Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan 2021 Dapat dilihat dari tebel di atas bahwa sebaran pegawai khusus untuk lapangan hanya terdiri dari 32 orang yaitu 16 untuk pengendali ekosistem, 9 untuk polisis kehutanan, 2 orang pengelola barang dan jasa dan 5 orang penyuluh kehutanan. Maka dari itu peneliti menyimpoulan kekurangan nya sumber daya manusia di Balai Taman Nasional Ujung Kulon sehingga ketidak efisiensian terjadi dalam strul pegawai yang rata-rata di dominasi olehlulusan SMA atau SLTP sederajat. Dengan Tidak adanya bagian khusus yang mengelola kearsipan, sering kali terjadi kesulitnan dalam pencarian arsip yang dibutuhkan. Hal tersebut karena arsip tidak terdata dan hanya disimpan di ruangan masing masing dan digudang. Dengan menumpuknya dokument yang sudah 4 Jumlah 16 9 2 5 32
bertahun-tahun mengakibatkan penumpukan dokumen di ruangan kerja dan gudang. Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan. Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive). Selain tidak adanya bagian khusus yang mengelola kearsipan, di Balai Taman Nasional Ujung Kulon belum tersedia tempat khusus yang dipergunakan untuk menyimpan berkas/dokumen. Berkas/dokumen tertumpuk diruangan kerja dikarnakan sudah overload di gudang karena 5 dan
6 tidak adanya penyusutan dan pemusnahan arsip. Arsip hanya disimpan di dus dan di tulis tahunnya saja. Berkas setiap waktu terus bertambah dan cenderung tidak dirawat karena sudah tidak ada lagi tempat untuk menyimpan berkas sehingga banyak yang berdebu dan rusak. Dalam majemen kearsipan, Balai Taman Nasional Ujung Kulon masih kurang ideal untuk sebuah instansi publik karena belum mengacu pada fungsi dari arsip itu sendiri berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Penumpukan berkas ini juga terjadi karena tidak adanyanya pemusnahan berkas yang sudah tidak diperlukan. Hal ini dikarenakan tidak adanya petugas khusus pengarsipan sehingga tidak ada yang melakukan pemusnahan arsip sejak adanya kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon. Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, Penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal
B. bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir. Berdasarkan hasil observasi dan adanya fenomena di Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon Pandeglang yang dipaparkan di atas, penulis menyadari betapa belum optimalnya manajemen kearsipan di Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon Pandeglang. maka dari itu peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul "Pengelolaan kearsipan di kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon Kabupaten Pandeglang" Identifikasi dan Pembatasan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan, maka dapat di identifikasikan masalah sebagai berikut: 1. Belum optimalnya pengelolaan arsip di Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon. 2. Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon belum memiliki pegawai yang secara khusus ditugaskan untuk mengelola arsip. 3. Rendahnya pemeliharaan arsip dan terjadi penumpukan arsip yang berlebihan di ruang kerja pegawai. 4. Belum adanya penyusutan arsip yang dilakukan di Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon. 7
Berdasarkan identifikasi masalah yang telah diuraikan dan untuk menjaga agar permasalahan tidak meluas, serta mengingat keterbatasan penulis, maka penelitian ini dibatasi pada belum optimalnya pengelolaan arsip di Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon Pandeglang. C. Rumusan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah dan pembatasan masalah yang telah dipaparkan sebelumnya, maka dapat dirumuskan masalah ini adalah "Bagaimana pengelolaan kearsipan di kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon Kabupaten Pandeglang?" D. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis Bagaimana manajemen pengelolaan kearsipan di kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon Kabupaten Pandeglang. E. Manfaat Penelitian Berdasarkan tujuan yang telah dirumuskan, maka penelitian ini diharapkan mempunyai manfaat sebagai berikut: 1. Secara Teoritis Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan untuk mengembangkan kajian di bidang Ilmu Administrasi Publik khususnya dalam kearsipan. 2. Secara Praktis a. Bagi Peneliti Memperoleh wawasan dan pengalaman yang realistis sehingga suatu 8
saat dapat diterapkan dalam dunia kerja sebagai bahan perbandingan antara teori yang didapat pada masa perkuliahan dengan kenyataan yang terdapat di lapangan. b. Bagi Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon Pandeglang. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi sebagai masukan guna meningkatkan efektifitas dalam pengelolaan arsip di Kantor Balai Taman Nasional Ujung Kulon Pandeglang. c. Bagi Sekolah Tinggi Administrasi Negara Banten Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah koleksi perpustakaan dan menjadi bahan pembelajaran tentang kearsipan bagi mahasiswa Program Studi Pendidikan Administrasi Publik serta yang berkepentingan. 9