ব্যবসায়িক লেনদেন

হিসাববিজ্ঞানের আলোচনায় ব্যবসায়িক লেনদেন বা আর্থিক লেনদেন বলতে এমন একটি সমাপ্ত ব্যবসায়িক ঘটনাকে বোঝায় যেটিকে অবশ্যই অর্থের মাপকাঠিতে পরিমাপ করা সম্ভব (অর্থাৎ এটি অনার্থিক নয়, বরং আর্থিক একটি ঘটনা), যেটি কোনও ব্যবসা বা কারবারের কর্মকাণ্ড ও আর্থিক অবস্থা তথা আর্থিক বিবরণীর উপরে প্রভাব ফেলে এবং যেটিকে ব্যবসাটির হিসাবের নথিপত্রে দাখিলা হিসেবে লিপিবদ্ধ করা হয়। মূলত অর্থের সাথে সম্পর্ক আছে এমন লেনদেনই আর্থিক লেনদেন। সাধারণত কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠান ও অপর কোনও বাহ্যিক পক্ষের মধ্যকার সম্মতির ভিত্তিতে প্রস্তুতকৃত চুক্তির শর্ত মেনে নগদ অর্থ, তথ্য, পণ্যদ্রব্য বা সেবার বিনিময় হলে সেটিকে লেনদেন বলা হয়। তবে ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ কোনও ঘটনাকেও (যেমন স্থায়ী সম্পত্তির অবমূল্যায়ন) ব্যবসায়িক লেনদেন হিসেবে গণ্য করা যেতে পারে।
সেবা প্রদান বা পণ্যের যোগান দেবার জন্য কোনও সরবরাহকারীকে মূল্য পরিশোধ করা, কোনও সম্পত্তির মালিকানা অর্জনের জন্য নগদ অর্থ ও অঙ্গীকারপত্রের মাধ্যমে কোনও বিক্রেতাকে ঐ সম্পত্তির মূল্য পরিশোধ করা, কোনও কর্মচারীকে নির্দিষ্ট সংখ্যক ঘণ্টা শ্রম দেবার জন্য মজুরি প্রদান করা, পণ্য বা সেবার যোগান দেবার জন্য কোনও খরিদ্দারের কাছ থেকে পরিশোধ্য অর্থ গ্রহণ করা, ইত্যাদি হল ব্যবসায়িক লেনদেনের কিছু উদাহরণ। উদাহরণস্বরূপ যদি কেউ একটি পণ্যদ্রব্য বিক্রয়ের ব্যবসা নির্বাহ করেন এবং যদি তিনি কোনও ক্রেতার কাছে ৫০০ টাকার সমপরিমাণ নগদ অর্থের বিনিময়ে কিছু পণ্যদ্রব্য বিক্রয় করেন, তাহলে এই বেচা-কেনার ঘটনাটিকে অর্থের নিরিখে পরিমাপ করা সম্ভব ও এটি ব্যবসাটির আর্থিক অবস্থানের উপর প্রভাব ফেলে বিধায় ঘটনাটি একটি ব্যবসায়িক লেনদেন হিসেবে বিবেচিত হবে। একইভাবে ব্যবসার মালিক যদি তার অধীনস্থ বিক্রয়কারককে ৪০০ টাকা মজুরি প্রদান করেন, তাহলে সেই ঘটনাটিকেও একটি ব্যবসায়িক লেনদেন হিসেবে গণ্য করা হবে, কেননা এটির আর্থিক মূল্য আছে এবং ব্যবসার উপরে এটির আর্থিক প্রভাব পড়েছে। যেসব ঘটনা অর্থের নিরিখে পরিমাপ করা যায়, কেবলমাত্র সেগুলিকেই ব্যবসা বা কারবারের হিসাবের বিবরণীতে অন্তর্ভুক্ত করা যায়।
কোনও ব্যবসা বা কারবারের সাথে সংশ্লিষ্ট বহু ঘটনা থাকতে পারে যেগুলির উপরে নির্ভরযোগ্যভাবে কোনও আর্থিক মূল্য নির্দিষ্ট করা সম্ভব হয় না। এই ধরনের পরিস্থিতি বা ঘটনাগুলিকে ব্যবসায়িক বা আর্থিক লেনদেন হিসেবে ডাকা সম্ভব নয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা কর্মচারীদের উদ্দেশ্যে অনুপ্রেরণামূলক বক্তৃতা দান করেন, তাহলে এই ঘটনাটি প্রতিষ্ঠানটির ব্যবসার জন্য অত্যন্ত উপকারী হতে পারে, কিন্তু এই বক্তৃতাটির উপরে কোনও আর্থিক মূল্য নির্দিষ্ট করা সম্ভব নয়, সে কারণে এটিকে কোনও ব্যবসায়িক লেনদেন হিসেবেও গণ্য করা যায় না। সুতরাং এটি হিসাবের বিবরণীর অংশে পরিণত হতে পারে না।
একটি বৈধ ব্যবসায়িক বা আর্থিক লেনদেনের নিম্নলিখিত গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্যগুলি থাকা প্রয়োজন। সব হিসাবরক্ষক বা হিসাববিদের কোনও লেনদেনকে জাবেদায় দাখিলা দেবার আগে এই বৈশিষ্ট্যগুলি যাচাই করে নেওয়া আবশ্যক।
হিসাববিজ্ঞানে লেনদেনগুলিকে বিভিন্ন ভাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যায়। যেমন নগদ লেনদেন, ধারে লেনদেন, অভ্যন্তরীণ লেনদেন ও বাহ্যিক লেনদেন।
যে লেনদেনের সময় নগদ অর্থ সাথে সাথে পরিশোধ ও গ্রহণ করা হয়, তাকে নগদ লেনদেন বলে। যেমন যদিও কোনও ব্যক্তি ক অপর একজন ব্যক্তি খ-এর কাছে কোনও পণ্যদ্রব্য বিক্রয় করেন এবং খ ক্রয়কৃত পণ্যের জন্য সাথে সাথে নগদ অর্থ দিয়ে পণ্যের মূল্য পরিশোধ করেন, তাহলে সেটিকে নগদ লেনদেন হিসেবে গণ্য করা হবে। আবার যদি ব্যক্তি ক অপর কোনও ব্যক্তি খ-এর কাছ থেকে পণ্যদ্রব্য ক্রয় করার সময় সাথে সাথে তার মূল্য পরিশোধ করেন, সেটিও একটি নগদ লেনদেন। বর্তমান আধুনিক বিশ্বে লেনদেন আর টাকা-পয়সা দিয়ে মূল্য পরিশোধের মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। আর্থিক সংস্থাসমূহ কর্তৃক বিতরণকৃত ডেবিট কার্ড বা ক্রেডিট কার্ড দিয়ে করা সমস্ত লেনদেনও নগদ লেনদেন হিসেবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়।
ধারে লেনদেনের ক্ষেত্রে লেনদেন যে মুহূর্তে ঘটে, ঠিক সেই মুহূর্তে নগদ অর্থ হাতবদল হয় না। বরং ভবিষ্যত কোনও তারিখে নগদ অর্থ গ্রহণ বা পরিশোধ করা হয়। যেমন ব্যক্তি ক যদি ব্যক্তি খ-এর নিকট হতে ১০০০ টাকা মূল্যের কোনও পণ্য ক্রয় করে এবং ক-এর অনুরোধে খ পরিশোধ্য অর্থ এক সপ্তাহ পরে গ্রহণ করার ব্যাপারে সম্মত হয়। ক পণ্য বুঝে নেয় এবং পরিবহন করে নিজের কাছে নিয়ে আসে। কিন্তু এটি হল ধারে লেনদেন, কেননা পণ্য ক্রয়ের সময় সাথে সাথে নগদ অর্থে মূল্য পরিশোধ করা হয়নি। একইভাবে ব্যক্তি ক অপর এক ব্যক্তি গ-এর কাছে কিছু পণ্য বিক্রয় করে এবং গ ক-এ কাছ থেকে পরবর্তী মাসে মূল্য পরিশোধের অনুরোধ করার সম্মতি লাভ করে নিজের কাছে পণ্যগুলি নিয়ে যায়। এটিও এক ধরনের ধারে লেনদেন, কেননা ক পণ্য বিক্রয়ের মুহূর্তে গ-এর কাছ থেকে নগদ অর্থে পরিশোধ্য মূল্য গ্রহণ করেনি। বর্তমান বিশ্বে পণ্যসমূহ বেশির ভাগ ক্ষেত্রেই ধারে ক্রয়-বিক্রয় করা হয়।
অভ্যন্তরীণ লেনদেন (বিনিময়হীন লেনদেন নামেও পরিচিত) হচ্ছে সেইসব লেনদেন যেগুলিতে কোনও ব্যবসা-বহিঃস্থ পক্ষ সংশ্লিষ্ট থাকে না। এই ধরনের লেনদেনে দুইটি পক্ষের মধ্যে মূল্যের কোনও আদান-প্রদান হয় না। কিন্তু লেনদেনটি অর্থের নিরিখে পরিমাপযোগ্য এবং এর ফলে ব্যবসার আর্থিক অবস্থানের উপর প্রভাব পড়ে। উদাহরণস্বরূপ স্থায়ী সম্পদের অবচয় নথিবদ্ধকরণ, অগ্নিকাণ্ডের ফলে হৃত সম্পত্তির মূল্য নির্ধারণ, ইত্যাদি।
বাহ্যিক লেনদেন (বিনিময় লেনদেন নামেও পরিচিত) হচ্ছে সেইসব লেনদেন যেগুলিতে কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠান বহিঃস্থ পক্ষের সাথে মূল্য বিনিময় করে। সাধারণত অভ্যন্তরীণ লেনদেন বাদে বাকী সমস্ত লেনদেনকে বাহ্যিক লেনদেন গণ্য করা হয়। কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠান দৈনিক ভিত্তিতে স্বাভাবিকভাবেই যে সব লেনদেন সম্পাদন করে থাকে, সেগুলি মূলত বাহ্যিক লেনদেন। যেমন সরবরাহকারীর কাছ থেকে পণ্য ক্রয় করা, খরিদ্দারের কাছে পণ্য বিক্রয় করা, ব্যবসায় ব্যবহারের জন্য স্থায়ী সম্পদ ক্রয় করা, মালিককে ভাড়া পরিশোধ করা, গ্যাস, বিদ্য্যুৎ বা পানির বিল পরিশোধ করা, কর্মচারীদের বেতন পরিশোধ করা, ইত্যাদি। সাধারণত কোনও কারবারের লেনদেনের সিংহভাগই বাহ্যিক লেনদেন হয়ে থাকে।
প্রতিটি লেনদেন একজন হিসাবরক্ষক বা হিসাববিদ জাবেদাতে দাখিলা হিসেবে লিপিবদ্ধ বা হিসাবভুক্ত করেন। যেহেতু প্রতিটি লেনদেন ব্যবসার আর্থিক অবস্থায় পরিবর্তন আনতে পারে, তাই একজন হিসাবরক্ষক বা হিসাববিদকে নিশ্চিত করতে হয় যেন লেনদেনটি একজন দায়িত্বশীল ব্যক্তি কর্তৃক অনুমোদিত হয়েছে এবং এটিকে এক বা একাধিক উৎস নথির মাধ্যমে সমর্থন করা সম্ভব; কেবলমাত্র তারপরেই এই লেনদেনটিকে জাবেদাতে লিপিবদ্ধ করা হয়। উৎস নথি বলতে এমন একটি নথিকে বোঝায় যা কোনও লেনদেনকে জাবেদাতে লিপিবদ্ধ করার জন্য প্রাথমিক তথ্য সরবরাহ করে। উৎস নথির কিছু সাধারণ উদাহরণ হল বিক্রয় চালানপত্র, ক্রয় চালানপত্র, নগদ প্রাপ্তি, পরিশোধ পত্র, হিসাব বিবরণী, বিনিময়ের চাহিদাপত্র, বাহককে পরিশোধ্য অঙ্গীকার পত্র, বা অন্য যেকোনও দলিল যাতে লেনদেনের প্রাথমিক বিবরণ অন্তর্ভুক্ত থাকে এবং যেটিকে একটি বৈধ লেনদেনের প্রমাণ হিসেবে উপস্থাপন করা সম্ভব।
লেনদেনের দাখিলা একটি বিধিবদ্ধ প্রামাণ্য দলিল। লেনদেনের দাখিলা দ্বৈতসত্তার অধিকারী হয়, অর্থাৎ এটিকে দুই তরফা দাখিলা পদ্ধতি ব্যবহার করে লিপিবদ্ধ করা হয়, যাতে আকলন বা ক্রেডিট ও বিকলন বা ডেবিট উভয়ই দাখিলা করতে হয়। প্রতিটি লেনদেনের সাথে কমপক্ষে দুইটি পক্ষ বা হিসাব সংশ্লিষ্ট থাকে। যে হিসাবে বিকলন বা ডেবিট হয় সেটির বাম পাশে এবং যে হিসাবে ক্রেডিট বা আকলন হয়, সেটির ডান পাশে দাখিলা করা হয়।
যেসব লেনদেন বহুসংখ্যক বার ঘটে থাকে, যেমন কোনও খরিদ্দার বা সেবাগ্রাহককে বিল বা চাহিদাপত্র প্রদান করা, সেইসব লেনদেন একটি বিশেষায়িত জাবেদাতে লিপিবদ্ধ করা হতে পারে, এবং সেটিকে আবার সংক্ষেপিত করে একটি সাধারণ খতিয়ানভুক্ত করা হতে পারে। এর বিপরীতে স্বল্প-সংখ্যাকবার সংঘটিত লেনদেনগুলিকে সরাসরি সাধারণ খতিয়ানভুক্ত করা হতে পারে।
লেনদেনজনিত খরচ বলতে কোনও লেনদেন সম্পন্ন করতে যে অতিরিক্ত ব্যয় বহন করতে হয়, তাকে বোঝায়। এর মধ্যে গবেষণা খরচ, দরাদরি খরচ, বলবৎকরণ খরচ, প্রতিনিধি বা দালালকে ব্যবহার করলে সেই দালালের খরচ, ইত্যাদি বিভিন্ন ধরনের খরচ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
লেনদেন লিপিবদ্ধকরণের দুইটি পদ্ধতি বিদ্যমান। কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠান নগদান-ভিত্তিক হিসাবব্যবস্থা ব্যবহার করছে নাকি বকেয়াভিত্তিক হিসাবব্যবস্থা ব্যবহার করছে, সে অনুযায়ী লেনদেনটি আগে বা পরে লিপিবদ্ধ করা হতে পারে। এক্ষেত্রে অভিপ্রায় পত্র বা সমঝোতা স্মারকের প্রয়োজন হতে পারে।
বকেয়াভিত্তিক হিসাবব্যবস্থাতে কোনও লেনদেন সংঘটনের সময় সেটিকে লিপিবদ্ধ করা হলেও অর্থ পরিশোধিত বা প্রাপ্ত হয়েছে কি না, তা ধর্তব্যে আসে না। যেমন কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠান কোনও খরিদ্দারের কাছে জুন মাসে কিছু পণ্য ধারে বা বাকীতে বিক্রয় করল এবং সাথে সাথে এই লেনদেনটিকে প্রাপ্য হিসাবের বইয়ে একটি ভুক্তি নথিভুক্ত হিসেবে লিপিবদ্ধ করল। যদি খরিদ্দার আগস্ট মাসের আগ পর্যন্ত নগদ অর্থে মূল্য পরিশোধ না করে কিংবা কিস্তিতে মূল্য পরিশোধ করে, তা সত্ত্বেও এই লেনদেনটি জুন মাসে প্রাপ্ত আয় হিসেবে লিপিবদ্ধ হবে। একইভাবে ব্যবসা প্রতিষ্ঠানটি যখন কোনও বিক্রেতার কাছ থেকে পণ্য বা সেবা ধারে বা বাকীতে ক্রয় করে, তখন ঐ পণ্য বা সেবা গ্রহণের সাথে সাথে সেটিকে লেনদেন হিসেবে লিপিবদ্ধ করা হয়। জানুয়ারি মাসে ক্রয়কৃত যোগানসমূহ জানুয়ারি মাসের খরচ হিসেবেই লিপিবদ্ধ হয়, যদিও হয়ত ব্যবসা প্রতিষ্ঠানটি নগদ অর্থে মূল্য পরিশোধ করতে মার্চ মাস পর্যন্ত সময় নিতে পারে।
বকেয়াভিত্তিক হিসাবব্যবস্থার একটি অসুবিধা হল ব্যবসা প্রতিষ্ঠানকে এমন আয়ের উপরে কর প্রদান করতে হতে পারে, যা সেটি এখনও পায়নি। অন্যদিকে এর একটি সুবিধা হল এই যে এটি কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের আর্থিক অবস্থার একটি উন্নত চিত্র প্রদান করতে সাহায্য করে।
নগদান-ভিত্তিক হিসাবব্যবস্থাতে কেবলমাত্র তখনই কোনও লেনদেন লিপিবদ্ধ করা হয়, যখন পরিশোধ্য অর্থ প্রদান করা হয় বা প্রাপ্ত হয়। যেসমস্ত বড় বড় ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের করপূর্ব অর্থপ্রাপ্তি অনেক বেশি হয়ে থাকে, সেগুলি বকেয়াভিত্তিক হিসাবব্যবস্থা ব্যবহার করে। অন্যদিকে ছোট বা মাঝারি কারবারগুলি নগদান-ভিত্তিক হিসাবব্যবস্থা ব্যবহার করে থাকে।
যেমন, কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠান যদি জানুয়ারি মাসে কোনও খরিদ্দানের কাছে ১০০০ টাকার পণ্য বিক্রয় করে এবং খরিদ্দার ফেব্রুয়ারি মাসে গিয়ে চালানপত্রের উল্লিখিত মূল্য পরিশোধ করে, তাহলে ব্যবসাটি ফেব্রুয়ারি মাসে নগদ অর্থ প্রাপ্তির পরেই কেবলমাত্র বিক্রয়ের বা আয়ের এই ঘটনাটিকে লেনদেন হিসেবে স্বীকৃত দেবে। অন্যদিকে ব্যয়ের ক্ষেত্রে মূল্য পরিশোধ হলে শুধুমাত্র তখনই সেটিকে ব্যয় হিসেবে লিপিবদ্ধ করা হবে। যেমন কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠান যদি মার্চ মাসে ১০০০ টাকার কার্যালয়ে ব্যবহৃত সামগ্রী ক্রয় করে এবং এপ্রিল মাসে গিয়ে সেগুলির পরিশোধ্য মূল্য প্রদান করে, তাহলে ঐ ক্রয়ের ঘটনাটিকে এপ্রিল মাসের ব্যয়ের হিসাবে লেনদেন হিসেবে স্বীকৃতি দিয়ে লিপিবদ্ধ করা হবে।
সাধারণত কোনও ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের বাৎসরিক বিক্রির পরিমাণ কম হলে সেটি নগদান-ভিত্তিক হিসাবব্যবস্থা ব্যবহার করে থাকে। নগদান-ভিত্তিক হিসাবব্যবস্থাটি বকেয়াভিত্তিক হিসাবব্যবস্থা অপেক্ষা তুলনামূলকভাবে সহজ কেননা এটিতে উপচয় (accrual) এবং মুলতুবি (deferral) জাতীয় জটিল হিসাবমূলক লেনদেনের কোনও আবশ্যকতা নেই। এটির একটি অসুবিধা হল এক মাস থেকে আরেক মাসে ব্যবসাতে লাভের পরিমাণে অন্তত কাগজে-কলমে হলেও বিশাল পার্থক্য হতে পারে।