Pengurusan rekod

Rekod boleh didefinisikan sebagai maklumat yang telah disimpan dalam bentuk dokumen samaada ia dicipta atau diterima oleh syarikat atau persendirian. Rekod tersebut juga perlulah diuruskan agar ia dapat membantu perjalanan syarikat atau individu. Rekod yang baik adalah rekod yang mempunyai bukti atau bersifat bukti. Sifat-sifat ‘bukti’ dalam konteks pengurusan maklumat adalah kekal (tidak boleh dipinda), bernilai, tulen & unik.

Pengurusan rekod boleh didefinisikan sebagai proses mengenalpasti, klasifikasi, pemeliharaan, dan pemansuhan rekod.

Nilai Rekod 

Rekod boleh dibahagikan kepada dua nilai iaitu primier dan sekunder. Untuk primier ia berkaitan dengan nilai pentadbiran, nilai kewangan & nilai perundangan. Manakala nilai sekunder pula rekod-rokod yang berkaitan dengan pencarian, maklumat, bukti, sejarah, budaya & kenegaraan.

Putaran Hidup Rekod 

Putaran hidup rekod boleh dijelaskan sama seperti putaran hidup manusia yang bermula dengan kelahiran sehinggalah kematian (T.S Schellenberg dalam Modern  Archives Principles and Techniques). Rekod akan bermula dengan dicipta, digunakan dan dimansuhkan.

Jenis-jenis Rekod 

Rekod boleh dibahagikan kepada tiga jenis iaitu :

 Rekod aktif

 Rekod aktif merupakan rekod yang bernilai dan kerap digunakan dan akan disimpan di bilik fail.

 Rekod separuh aktif

 Rekod separuh aktif merupakan rekod yang bernilai namun jarang digunakan. Ia akan disimpan di Pusat Rekod.

 Rekod tidak aktif

 Untuk peringkat ini, rekod akan dinilai untuk dilakukan proses seterusnya. Jika rekod dilihat masih bernilai namun tidak digunakan lagi, rekod akan dihantar ke arkib. Manakala jika rekod sudah tidak mempunyai nilai dan tidak lagi digunakan, maka rekod akan dimansuhkan.

Tujuan Pengurusan Rekod 

 Mengurangkan kepadatan rekod

 Mengatasi masalah kekurangan tempat menyimpan rekod

 Memudahkan pencarian semula rekod

 Mengurangkan kos

 Mengenalpasti & melindungi rekod-rekod yang bernilai mahupun sulit

 Meningkatkan profil

 Meningkatkan produktiviti

Matlamat Pengurusan Maklumat 

 Untuk menyediakan maklumat dan rekod yang tepat

  Untuk memastikan rekod disediakan pada individu yang tepat

 Untuk memastikan rekod disediakan pada waktu dan tempat yang sesuai serta tepat

 Memastikan rekod diurus sebaik mungkin dan mengurangkan bebanan kos

 Memastikan rekod yang tepat digunakan untuk proses memutuskan keputusan (decision making)

Unsur Asas Program Pengurusan Rekod 
 
 Operasi surat

 Operasi pengelasan

 Operasi fail

 Operasi mengguna, menyimpan, mendapatkan semula dan peminjaman

 Operasi pemansuhan

Peranan Pusat Pendaftaran 
 
Pusat Pendaftaran atau ‘Registry’ merupakan unit dalam sesebuah syarikat yang berperanan menerima, menghantar dan memelihara dokumen.

Fungsi Pusat Pendaftaran 

 Menghantar & menerima surat

 Mengawal pergerakan fail atau rekod

 Memastikan tindakan telah diambil ke atas fail yang dipinjam oleh kakitangan syarikat

 Menjalankan proses ketiga-tiga fasa putaran hidup rekod

 Melindungi rekod-rekod mengikut sirinya dalam jabatan yang berkenaan

Jenis-Jenis Pusat Pendaftaran 

 Pusat Pendaftaran Berpusat

Pusat Pendaftaran Berpusat atau “Centralised Registry” beroperasi dengan kawalan yang datang dari satu arah sahaja.

Kelebihan

 Mengurangkan kos

 Melindungi tahap kesulitan dokumen

 Pencerobohan maklumat dapat dielak

 Mengelakkan penduaan

 Mudah dikawal

 Memudahkan latihan pekerja baru

 Pusat Pendaftaran Agihan Kuasa Pusat

Pusat Pendaftaran Agihan Kuasa Pusat atau ‘Decentralised Registry’ merupakan unit-unit kecil yang terdapat sesuatu jabatan besar  dan setiap unit mempunyai pusat pendaftaran mereka sendiri

Kelebihan

 Memudahkan proses akses

 Mempercepatkan proses memperoleh kembali maklumat 

 menjimatkan tenaga buruh dan kemudahan

 mudah diuruskan

Laman Web
Article "Why Records Management? " by Priscilla Emery
Descriptions  from ARMA
Descriptions from NARA
Citations by CiteSeer
Information guides and resources  from the Records Management Society
DLM-Forum @ DLM Network EEIG  Moreq Standard for Records Management
Guidance from the National Archives of Australia 
Guidance from the UK National Archives
Guidance from the State Records Authority of New South Wales 
Guidance from the International Records Management Trust
European Model Requirements for Managing Electronic Records (MoReq)
Glossary of Records Management Terms 
Public Record Office Victoria, Australia, Victorian Electronic Records Strategy 

Rekod
Pentadbiran
Pengurusan Teknologi Maklumat