Pangkalan data

Dalam satu file terdapat "record-record" yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu "record" terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukkan bahwa "field" tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu "record". Setiap nilai atau isi field memiliki kapasitas ruang atau lebar yang sama. Jenis isi data sebuah field harus sesuai dengan tipe datanya. Nama sebuah file harus menggambarkan isi dari data file tersebut.
Untuk melengkapi definisi tentang file, dalam database dikenal nama entitas ("entity") dan atribut. Entetis adalah orang, tempat, kejadian, atau konsep yang informasinya direkam. setiap entitas memiliki atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entitas. Sebagai contoh dalam sistem perkuliahan; mahasiwa, matakuliah, pembayaran, dosen adalah sebagai entitas. Sedangkan entitas mahasiswa memiliki atribut nomor induk, nama, jurusan, dan sebagainya. Atau dari contoh di atas entitasnya adalah pegawai, ang memilik atribut NIP, nama, alamat, tgl_lahir, jns_kel
Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data (SMBD). Database yang kompleks dan disertai dengan teknik pendokumentasian dan prosedur manipulasinya akan membentuk Sistem Manajemn Basis Data ("Database Management System-DBMS"). Singkatnya DBMS adalah database dan program untuk mengaksesnya.