PR Laws tit. 1, § VII (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 4 - Apéndices Reglas del Tribunal|XXXVI. Reglamento de Subastas Formales de la Rama Judicial|Parte II - Creación y Organización de la Junta de Subastas|Artículo VII. Deberes de los funcionarios y las funcionarias de la Junta de Subastas

 (a) Deberes generales.—  (1) Asistir a todas las reuniones de la Junta. (2) Inhibirse de participar en la discusión y adjudicación de una subasta formal o en cualquier otro asunto cuando exista algún interés pecuniario directo o indirecto o cuando por relaciones de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo grado de afinidad o de amistad con cualquier licitador o licitadora en una subasta, que pueda dar apariencia de favoritismo, preferencia o parcialidad. Deberán inhibirse también de participar en toda aquella subasta en la que el o la miembro de la Junta o el área en que se desempeña en sus funciones regulares sea el beneficiario directo de los bienes personales o servicios solicitados. (3) Participar activamente en la evaluación de las ofertas aportando sus conocimientos con el propósito de tomar la mejor determinación en beneficio de la Rama Judicial. (4) Descargar sus funciones en cumplimiento con este reglamento y cualquier legislación y reglamentación aplicable. (5) Conocer y mantenerse al día en la normativa relacionada con los procedimientos de subastas formales y de administración pública aplicable a la Rama Judicial. (6) Procurar adiestramientos o seminarios que contribuyan al mejor desempeño de sus funciones y deberes. La Junta deberá adoptar los procedimientos que sean necesarios para guiar y uniformar su funcionamiento interno. Además, tendrá el deber de referir a la autoridad competente cualquier asunto que denote un incumplimiento con las leyes o los reglamentos vigentes que sea detectado en la evaluación de las ofertas presentadas ante su consideración o en cualquier otro asunto sobre el cual tenga jurisdicción. (b) Deberes del Presidente o de la Presidenta.—  (1) Representar a la Junta en todas aquellas funciones inherentes a su cargo. (2) Convocar las reuniones de la Junta. (3) Dirigir los procedimientos de la Junta. (4) Preparar junto con el Secretario o la Secretaria el calendario de sesiones para la apertura de subastas. (5) Firmar los pliegos de subastas formales. En caso de no estar disponible, delegará esta función en el Secretario o la Secretaria de la Junta. (6) Identificar la necesidad de asesoramiento técnico especializado y solicitar al Director Administrativo o a la Directora Administrativa la designación de la persona recurso que habrá de impartirle el asesoramiento a la Junta. (7) Velar por el cumplimiento del procedimiento para la celebración y adjudicación de las subastas formales de conformidad con el presente reglamento. (8) Realizar cualquier otra función necesaria para el cumplimiento de los procedimientos de subastas, entre otros, según establecidos en este reglamento. (c) Deberes del Secretario o de la Secretaria.—  (1) Administrar la Oficina de la Secretaria o del Secretario de la Junta de Subastas. (2) Preparar el calendario de reuniones en coordinación con el Presidente o la Presidenta, conforme a las subastas formales emitidas y citar a cada miembro a las reuniones de la Junta. (3) Tomar las minutas de las reuniones de la Junta y de las presubastas, y preparar las actas de los actos de apertura y de cualquier otro evento que así lo requiera. (4) Cotejar los informes dirigidos a la Junta para asegurarse de que contienen todos los elementos necesarios que permitan tomar la determinación correspondiente. (5) Presidir las reuniones presubasta y el acto de apertura de las subastas formales. (6) Emitir los avisos de enmienda al pliego de subasta cuando sea necesario. (7) Notificar a la División de Compras y a las partes interesadas las adjudicaciones o cancelaciones de las subastas formales. Notificar además, cuando sea necesario, cualquier otro acuerdo tomado por la Junta. (8) Devolver las fianzas de licitación cuando corresponda. (9) Mantener récord de toda la correspondencia recibida y despachada por la Junta. (10) Custodiar las ofertas recibidas hasta el acto de apertura. (11) Velar por la tramitación adecuada de los expedientes de las subastas y recibir y custodiar la información contenida en los libros, récords, documentos y expedientes de la Junta. (12) Sustituir al Presidente o a la Presidenta de la Junta cuando sea necesario. (13) Custodiar el sello de la Junta de Subastas, el reloj-fechador asignado para el acto de apertura y el Libro de registro de asistencia. (14) Preparar informes trimestrales al Director Administrativo o a la Directora Administrativa sobre las subastas adjudicadas y pendientes de adjudicación. Deberá preparar además cualquier otro informe que le solicite. (15) Mantener actualizada la información publicada sobre las subastas formales en el portal cibernético de la Rama Judicial. (16) Realizar cualquier otra función necesaria para el cumplimiento de los procedimientos de subastas, entre otros, según establecidos en este Reglamento. (d) Deberes del o de la Vocal.—  (1) Sustituir al Presidente o a la Presidenta o al Secretario o a la Secretaria cuando sea necesario. (2) Realizar cualquier otra función necesaria para el cumplimiento de los procedimientos de subastas, entre otros, según establecidos en este reglamento. (e) Deberes de los y las Miembros Alternos.—  (1) Sustituir a cualquier miembro en propiedad de la Junta cuando sea necesario. (2) Realizar cualquier otra función necesaria para el cumplimiento de los procedimientos de subastas, entre otros, según establecidos en este reglamento.