PR Laws tit. 1, § XIV (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 4 - Apéndices Reglas del Tribunal|XXXVI. Reglamento de Subastas Formales de la Rama Judicial|Parte III - Normas Reguladoras|Artículo XIV. Compra negociada

 (a) Alcance de la compra negociada.—  En los casos indicados en el inciso (b) del Artículo X de este reglamento, el Director Administrativo o la Directora Administrativa, previa recomendación de la Jefa o del Jefe de Compras o de la Junta de Subastas, según aplique, podrá autorizar que se utilice el procedimiento de compra negociada para la adquisición de bienes o servicios personales particulares. El procedimiento de compra negociada a través de un requerimiento de propuestas podrá incluir un requerimiento de información y/o de precualificación de suplidores o suplidoras a discreción del Director o Directora Administrativa o el Jefe o la Jefa de Compras. Un requerimiento de información o de precualificación no obligará de modo alguno a la Rama Judicial a realizar un requerimiento de propuestas y podrá realizarse de modo independiente para obtener información acerca de potenciales suplidores y el inventario de productos disponibles para poder compararlos entre sí. Según se estime conveniente, se podrá emitir una invitación conjunta de requerimiento de información, de precualificación de suplidores o suplidoras, y de requerimiento de propuestas o emitir invitaciones por separado. (1) Requerimiento de propuestas.—  (A) Propósito.— El requerimiento de propuestas es el mecanismo que se utiliza para informar los requisitos y las necesidades de la Rama Judicial y solicitar propuestas para negociar la adquisición de bienes conforme lo establece este reglamento. (B) Requisitos mínimos.— El requerimiento de propuestas deberá incluir como mínimo lo siguiente: (i) El número de requerimiento y la fecha de emisión; (ii) la información y las instrucciones específicas sobre cómo preparar y presentar las propuestas, así como la manera en que las personas proponentes podrán solicitar información relacionada con la preparación y entrega de propuestas; (iii) toda la información disponible sobre los bienes muebles que se interesan adquirir; (iv) los criterios que se utilizarán para la evaluación y selección de propuestas, incluyendo el peso y la importancia que se le dará a cada criterio; (v) una indicación para que las propuestas se presenten en un sobre cerrado y en otro sobre separado los precios cotizados conforme la estructura suministrada; (vi) los términos generales del contrato u orden de compra si se toma la determinación de negociar con las y los proponentes seleccionados; (vii) una indicación para que se especifique en las propuestas si alguna parte de ésta es confidencial por constituir secretos de negocio o por estar protegida por legislación y que deben tomar medidas cautelares para salvaguardarla; (viii) la fecha, la hora y el lugar donde se entregarán las propuestas, y (ix) los términos para la impugnación del requerimiento de propuestas y de la adjudicación del orden de negociación. (C) Otros términos y condiciones.— En el requerimiento de propuestas deberán consignarse, además, los términos y las condiciones siguientes: (i) Requisitos de la reglamentación vigente y de las normas aplicables de ingeniería y seguridad en aquellos casos en que se requiera la instalación del equipo que se comprará; (ii) lista de las certificaciones y documentos especiales que deberán someter con su propuesta; (iii) referencias, a modo de ejemplo, de marcas específicas de artículos, únicamente como guía para ayudar a la persona proponente a determinar la clase y el tipo de artículos que se interesa obtener; (iv) tipos de descuentos por pronto pago aceptables a la Rama Judicial; (v) requerimientos de ley y normas establecidas en la Rama Judicial para la ejecución de contratos u órdenes de compra; (vi) notificación a los y las proponentes de la disponibilidad de los documentos relacionados y el lugar donde se pueden obtener. (D) Procedimiento.— Una vez se autorice, el Jefe o la Jefa de Compras enviará el requerimiento de propuestas a los suplidores y las suplidoras que ofrezcan los bienes muebles que se desean adquirir. Se publicará en cualesquiera otros medios electrónicos disponibles, incluyendo el portal cibernético de la Rama Judicial, y cuando se estime necesario, en un periódico de circulación general. Se mantendrán disponibles copias del requerimiento de propuestas para que cualquier otro suplidor o suplidora que no forme parte del Registro de Suplidores pueda recogerlos. Si no se ha registrado aún, quien interese presentar una propuesta, deberá llenar una Solicitud de Ingreso al Registro de Suplidores de la Rama Judicial y suministrar la información y los documentos requeridos. La aceptación formal en el Registro de Suplidores no será un requisito para participar. El requerimiento de propuestas se hará llegar a los suplidores o las suplidoras por lo menos quince (15) días antes de la fecha límite establecida para la entrega de propuestas. Los requerimientos de propuestas se entregarán personalmente o se enviarán por correo electrónico. De determinarse la entrega personal, se notificará por teléfono o mensajería electrónica a las suplidoras y los suplidores incluidos en el Registro de Suplidores para el bien necesario y se publicará en el portal cibernético de la Rama Judicial la disponibilidad de los requerimientos de propuestas. La notificación deberá contener la fecha, el horario y el lugar exacto para el recogido de los requerimientos de propuestas. Para cada requerimiento de propuestas, todos los suplidores y las suplidoras se notificarán por el mismo medio. La División de Compras tendrá la responsabilidad del envío o de la notificación de la disponibilidad de los requerimientos de propuestas en el término establecido, salvo en los casos de emergencia, que se establecerá un término más corto y se asegurará de enviarlos al mayor número posible de suplidores y suplidoras. Antes o después de la fecha límite establecida para la entrega de propuestas, el Jefe o la Jefa de compras podrá convocar una o más reuniones para aclarar dudas relacionadas con el requerimiento o para que las personas proponentes realicen presentaciones sobre aspectos técnicos o complejos incluidos en sus propuestas. Si antes de la fecha límite establecida para la entrega de propuestas se determina enmendar el requerimiento, el aviso de enmienda se enviará a todos los suplidores y las suplidoras que pertenezcan al Registro de Suplidores y ofrezcan los bienes muebles que se desean adquirir. Se publicará en cualesquiera otros medios utilizados para la divulgación del requerimiento. En estos casos, la Jefa o el Jefe de Compras notificará el aviso de enmienda. El aviso de enmienda se notificará hasta dos (2) días laborables antes de la fecha límite establecida para la entrega de propuestas cuando la enmienda implique cambios o solicitudes adicionales que se deben incluir en la propuesta o un (1) día laborable antes de la fecha límite establecida para la entrega de propuestas cuando la enmienda no afecte la presentación de la propuesta. Todas las enmiendas formarán parte del requerimiento y quienes interesen participar tendrán que considerarlas al presentar sus propuestas. (E) Comité Evaluador.— Para el análisis de las propuestas y de las impugnaciones al requerimiento de propuestas, de recibirse alguna, el Director Administrativo o la Directora Administrativa nombrará un Comité Evaluador y una persona que lo presida dentro de los cinco (5) días posteriores al envío o notificación de disponibilidad del requerimiento de propuestas a los posibles suplidores o suplidoras. En aquellos casos en que sea necesario un asesoramiento externo, el Director Administrativo o la Directora Administrativa lo autorizará. El Comité Evaluador analizará en primer lugar las propuestas sometidas de conformidad con los criterios establecidos en el requerimiento y establecerá un orden de negociación de los y las proponentes que mejor cumplan con dichos criterios. Si en el requerimiento se solicitó una propuesta de costos, el Comité Evaluador establecerá el orden de negociación comenzando con los y las proponentes que mejor hayan cumplido con los criterios y cuya propuesta de costos sea más baja, competitiva y comparable al precio prevaleciente en el mercado. El Comité Evaluador podrá determinar que se enmiende el requerimiento, en cuyo caso el Presidente o la Presidenta de dicho Comité deberá notificar el aviso de enmienda a las personas proponentes participantes. Se tomará en consideración la complejidad de lo solicitado mediante enmienda al momento de establecer el término que se le concederá a los y las proponentes para someter su contestación al aviso de enmienda. Una vez termine su análisis de las propuestas, el Comité Evaluador podrá recomendarle al Director Administrativo o a la Directora Administrativa que: (i) Autorice el inicio de la negociación conforme el orden establecido por dicho Comité o (ii) cancele el requerimiento de propuestas. El Presidente o la Presidenta del Comité Evaluador notificará al Director Administrativo o a la Directora Administrativa su recomendación con un informe detallado que sustente la determinación. Una vez el Director Administrativo o la Directora Administrativa realice la determinación, el Presidente o la Presidenta del Comité Evaluador notificará por escrito a los y las proponentes el orden de negociación o la cancelación y las razones que sustentan la determinación. La persona proponente que no esté de acuerdo con el orden de negociación establecido podrá solicitar una reconsideración de conformidad con el procedimiento establecido en el Artículo XVIII de este reglamento. (2) Requerimiento de información.— Una vez se autorice, el Jefe o la Jefa de Compras enviará el requerimiento de propuestas a los suplidores y las suplidoras que ofrezcan los bienes muebles que se desean adquirir. Se publicará en cualesquiera otros medios electrónicos disponibles, incluyendo el portal cibernético de la Rama Judicial, y cuando se estime necesario, en un periódico de circulación general. (A) Propósito.— El requerimiento de información se utiliza para conocer si en el mercado hay uno o más suplidores o suplidoras que puedan brindar u ofrecer algún bien o servicio personal particular. También podrá utilizarse para obtener información relevante en el mercado para fines de planificación, así como para estimar precios y capacidades, entre otros, o determinar las diversas maneras en que se puede brindar el servicio personal requerido. El requerimiento de información no obligará a la Rama Judicial con los suplidores o las suplidoras participantes. (B) Procedimiento.— Cuando el Jefe o la Jefa de Compras determine la conveniencia de emitir un requerimiento de información en éste se incluirá una guía general que oriente a los posibles suplidores o suplidoras sobre las necesidades que puedan dar base a una futura adquisición mediante algún procedimiento establecido en este reglamento. Además, se incluirá la fecha y el lugar para entregar la información requerida o los medios disponibles para enviarla. El requerimiento se enviará a todos los suplidores y las suplidoras que pertenezcan al Registro de Suplidores y ofrezcan los bienes o servicios personales que se desean adquirir, si alguno. Se publicará en cualesquiera otros medios electrónicos disponibles, incluyendo el portal cibernético de la Rama Judicial y, cuando se estime necesario, en un periódico de circulación general. El requerimiento podrá enviarse por correo electrónico, correo regular o por el método más conveniente para la Rama Judicial. En éste se indicará que los suplidores o las suplidoras deben tomar las medidas cautelares para salvaguardar información confidencial por constituir secretos de negocio o por estar protegida por legislación. La información que se reciba de los suplidores o las suplidoras no se considerará una oferta o propuesta para negociación o adjudicación, a menos que se incluya un requerimiento de propuestas. El Jefe o la Jefa de Compras podrá convocar una o más reuniones para intercambiar información con los suplidores o las suplidoras en los casos que sea necesario sin que ello obligue de forma alguna a la Rama Judicial. Toda la información que se reciba mediante este mecanismo no podrá ser divulgada a personas no autorizadas. (3) Precualificación de suplidores o suplidoras.— El Jefe o la Jefa de Compras podrá recomendar en algunos casos de adquisición de bienes especializados, sofisticados o complejos que se emita una invitación de precualificación de suplidores o suplidoras. En ésta se indicará la información general sobre los bienes que se habrán de adquirir, los requisitos que deben cumplir los suplidores o las suplidoras que interesen participar en los procedimientos de compra que se determine utilizar posteriormente, los criterios que se utilizarán para la cualificación y la fecha y lugar para presentar la información. Cuando se emita una invitación a precualificación de suplidores o suplidoras, la División de Compras evaluará la información presentada. Si el Jefe o la Jefa de Compras lo considera necesario, requerirá el asesoramiento de empleados o empleadas, o de funcionarios o funcionarias con el conocimiento técnico específico. Al finalizar la evaluación se notificará por escrito a todos los suplidores y las suplidoras que cualifiquen y también se notificará a quienes no hayan cualificado indicando las razones de la descalificación. (4) Negociación de la compra.— Expirado el término para presentar una solicitud de reconsideración sin que se haya presentado, el Director Administrativo o la Directora Administrativa nombrará un Comité de Negociación y una persona que lo presida o delegará en la Junta de Subastas el efectuar la negociación correspondiente. La negociación se iniciará con la persona proponente designada en el primer lugar. Si no se llega a un acuerdo favorable, se continuará la negociación con la persona proponente designada en segundo lugar y así sucesivamente. Cuando se llegue a un acuerdo favorable para la Rama Judicial el Presidente o la Presidenta del Comité de Negociación o la Secretaria o el Secretario de la Junta de Subastas, según aplique, emitirá la notificación de adjudicación. En ambos casos, la adjudicación se notificará a las personas proponentes que participaron, al Jefe o a la Jefa de Compras y a la oficina o directoría peticionaria. El Comité de Negociación o la Junta de Subastas preparará un informe de cada negociación efectuada con cada proponente seleccionado. Dichos informes formarán parte del expediente de la compra negociada, el cual será custodiado por la División de Compras. Si no se llegara a un acuerdo con las y los proponentes seleccionados, se recomendará al Director Administrativo o a la Directora Administrativa la cancelación del requerimiento y la compra en mercado abierto sujeto a la disponibilidad de fondos. En tales situaciones, el Presidente o la Presidenta del Comité de Negociación o la Secretaria o el Secretario de la Junta de Subastas, según aplique, notificará la cancelación. Independientemente de la determinación final, se deberá indicar en la notificación el derecho a solicitar reconsideración al Director Administrativo o a la Directora Administrativa y el término para presentar dicha reconsideración de conformidad con el Artículo XVIII del reglamento. Deberá especificar, además, el derecho a solicitar revisión judicial y el término para ejercerlo. La determinación se enviará por correo regular. (b) Compra negociada cuando los precios sean irrazonables o los términos onerosos en una subasta formal.— En los casos en que se haya celebrado una subasta formal y los precios sean irrazonablemente altos o los términos resulten onerosos para la Rama Judicial, la Junta de Subastas determinará el orden de negociación de los licitadores y las licitadoras que concurrieron tomando en consideración exclusivamente el grado en que éstos o éstas satisfacen las especificaciones y los criterios establecidos en el pliego de subasta, sin tomar en consideración los precios cotizados o los términos onerosos indicados. Previa autorización del Director Administrativo o de la Directora Administrativa, el Secretario o la Secretaria de la Junta notificará a los licitadores y a las licitadoras que se efectuará el procedimiento de compra negociada conforme el orden de negociación establecido y las razones para la designación de dicho orden. El licitador o la licitadora que no esté de acuerdo con el orden de negociación establecido podrá solicitar una reconsideración de conformidad con el procedimiento establecido en el Artículo XVIII de este reglamento. Expirado el término para presentar una solicitud de reconsideración sin que se haya presentado, la Junta de Subastas comenzará a negociar de conformidad con el orden establecido. Si se llega a un acuerdo favorable con cualquiera de los licitadores o las licitadoras, el Secretario o la Secretaria de la Junta de Subastas emitirá la notificación de la adjudicación a los licitadores y las licitadoras que participaron, a la División de Compras y a la oficina o directoría peticionaria. Si no se llegara a un acuerdo favorable para la Rama Judicial, la Junta de Subastas recomendará al Director Administrativo o a la Directora Administrativa la cancelación de la subasta y la compra en mercado abierto sujeto a la disponibilidad de fondos. En tales casos, la Secretaria o el Secretario de la Junta de Subastas, notificará la cancelación a los licitadores o las licitadoras que participaron, a la División de Compras y a la oficina o directoría peticionaria.