PR Laws tit. 1, § 9835d (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 3 - Poder Ejecutivo|Capítulo 134 - Ley de la Administración de Servicios Generales para la Centralización de las Compras del Gobierno de Puerto Rico de 2019|Subcapítulo V - Registro Único de Licitadores|§ 9835d. Excepciones

 El Administrador podrá eximir a un licitador, proveedor y/o suplidor del requisito de inscripción en el Registro, en las circunstancias especiales que se detallan a continuación: (a) Cuando sean adquisiciones de las oficinas de agencias y departamentos del Gobierno de Puerto Rico, localizadas fuera de Puerto Rico y que son realizadas en la jurisdicción donde están ubicadas; (b) Cuando la compra se haga al Gobierno de Estados Unidos de América, alguno de sus estados o a través de sus agencias e instrumentalidades o departamentos, corporaciones cuasi públicas, sus subsidiarias y afiliadas, o a cualquier entidad gubernamental del Gobierno de Puerto Rico; (c) Cuando sean adquisiciones de equipo médico, científico o tecnológico, o cualquier otro equipo o material altamente especializado para el cual no exista suplidor o representante autorizado en Puerto Rico, y; (d) Cuando se realizan compras debido a una emergencia, según definidas en este capítulo. Sólo se considerarán como circunstancias especiales aquellas situaciones presentadas por escrito y debidamente justificadas por el Administrador Auxiliar de Adquisiciones, caso a caso. Estas requerirán la aprobación del Oficial de Licitación. Estas circunstancias especiales se evaluarán desde una perspectiva restrictiva y su aprobación debe estar justificada en que existe una situación de tal naturaleza extraordinaria que no excluirla del proceso del Registro, propiciará un grave menoscabo a las funciones de la Administración o los servicios que ésta viene obligada a prestar. La Administración adoptará mediante reglamento las disposiciones referentes a las circunstancias especiales establecidas en esta sección. No obstante dichas normas, en casos de emergencias o desastres decretados por orden ejecutiva, las compras realizadas se deberán llevar a cabo bajo el siguiente procedimiento: (1) Todas las compras que realice el Gobierno de Puerto Rico durante una emergencia o desastre que haya sido decretada por orden ejecutiva (estatal o federal) se harán a través de la ASG y a tenor con las disposiciones de este capítulo o los reglamentos que en su virtud se emitan. (2) Toda entidad gubernamental, incluyendo las entidades exentas, deberán designar y autorizar personal para fungir como enlace con el Centro de Operaciones de Emergencia Estatal (COE) del NMEAD. Este personal deberá contar con acceso al sistema WEBEOC, que deberá ser solicitado. (3) La persona que fuere designada como enlace de cada entidad gubernamental debe estar y mantenerse en constante comunicación con el comprador autorizado (delegado y subdelegado del comprador), así como con el personal del departamento de finanzas correspondiente. Un comprador autorizado se refiere a aquellos con nombramiento vigente otorgado por la ASG o aquellos designados por los Municipios, Rama Judicial y Legislativa. (4) El oficial enlace debe documentar y justificar la compra requiriendo toda la información del comprador (delegado y subdelegado del comprador). Al justificar la compra, el enlace debe incluir e indicar el nombre del comprador, la entidad gubernamental donde trabaja, la información de contacto, incluido el número de teléfono y la justificación de la compra. (a) El comprador autorizado de la entidad gubernamental requirente completara el formulario ASG-566, en original, con todas las firmas originales del representante autorizado del comprador y del representante de la entidad gubernamental. Esta servirá como orden de compra, “conduce”, recibo de entrega y factura del proveedor, si está debidamente cumplimentado y finalmente aprobado. En el caso de entidades exentas, los procesos de compras de emergencia, deberá cumplir con los procedimientos internos establecidos para este fin, además de la presentación del formulario ASG-566. (b) El jefe de la entidad gubernamental o su representante autorizado aprobara las órdenes de compra emitidas por el comprador mediante su firma, después de que el agente de la entidad gubernamental verifique que los bienes o servicios allí descritos que serán adquiridos no se encuentran disponibles. Las órdenes de compra deben estar firmadas por un comprador debidamente autorizado o designado. En ausencia de compradores debidamente autorizados con cita valida, se deberá proporcionar a la ASG el nombre y cargo de los compradores designados durante la emergencia. (c) La orden de compra se levantará ante los contratos previamente establecidos por la Entidad, mediante contratos de emergencia otorgados por ASG. Si no hay contratos preestablecidos, la entidad gubernamental presentará el formulario ASG 565 para su revisión y aprobación por parte del personal de ASG. El comprador preparará un archivo separado que contendrá las órdenes de compra de acuerdo con el Plan Operativo de Incidentes catastróficos en Puerto Rico, y cualquier otro documento relacionado con la compra, incluyendo, pero no limitado a cotizaciones, comunicaciones, acuerdos y una copia del Formulario ASG-565. (d) El comprador se asegurará de enumerar, con números consecutivos, cada orden de compra emitida durante la emergencia y mantendrá un registro de las mismas. Esto aplicara a todas las entidades gubernamentales. (e) El comprador anotará “Orden de Compra bajo el Procedimiento Especial del Plan Nacional de Emergencias” en el formulario correspondiente o el número de control proporcionado por el COE en el formulario correspondiente para las entidades exentas. (f) Una vez se hayan recibido los bienes o servicios, una persona designada por la entidad gubernamental deberá firmar el recibo provisto “Orden de compra” o el formulario correspondiente requerido para las entidades exentas, certificando que los bienes o servicios han sido recibidos, como descrito y detallado en la orden de compra. Cualquier problema relacionado con la entrega o la recepción de los bienes o servicios debe informarse al comprador y registrarse en el archivo de compra. Estos archivos deben estar listos para auditoría por cada evento de emergencia en particular. (g) Todas las comunicaciones deben realizarse en los sistemas de información de la agencia. Las comunicaciones en dispositivos personales están estrictamente prohibidas, excepto en situaciones de emergencia, pero dicha comunicación debe conservarse y transferirse a un archivo permanente en los libros y registros de la agencia dentro y no más tardar de los cinco (5) días hábiles desde la fecha en que fue realizada dicha comunicación. La misma debe estar fácilmente disponible para auditorías futuras, por cada evento de emergencia en particular. (5) Todas las solicitudes de compras relacionadas con emergencias deben enviarse a través del sistema WEBEOC, que debe ir acompañado de la siguiente documentación: (a) Una declaración que acredite que la entidad gubernamental ha cumplido con las disposiciones de OMB para la aprobación de fondos; (b) Orden de compra; (c) El contrato actual o el Acuerdo de emergencia, si no formará parte de los proporcionados por ASG; (d) Cotizar con todas las especificaciones del producto, incluyendo la disponibilidad y la fecha de entrega; (e) Cualquier otra documentación que pueda ser necesaria o requerida. (6) Una vez que el COE recibe la solicitud, personal especializado y autorizado (como los coordinadores de manejo de emergencias en ASG) evaluarán y documentarán la determinación correspondiente en el mismo formulario. El personal designado y autorizado será designado por NMEAD. (7) Luego de ser aprobado por las entidades correspondientes provistas por el Comandante de Incidente (Incident Commander), el personal de ASG revisará y confirmará que el Formulario establecido para atender este asunto, contiene toda la documentación requerida. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones de ASG evaluará y recomendará la adquisición indicando que la solicitud de compra y los procedimientos cumplen con los requisitos aplicables. El Oficial de Licitación o su representante, autorizara la adquisición. Finalmente, el personal de ASG correspondiente designado al COE asignara un número de control. (8) Una vez asignado el número de control, se referirá al personal designado por OGP. OGP no evaluará ninguna orden de compra que no tenga asignado el número de control. (9) La evaluación de cada Formulario debe llevarse a cabo en un periodo no mayor de veinticuatro (24) horas, salvo justa causa, si la petición está acorde con la declaración de emergencia. (10) Las entidades gubernamentales y las entidades exentas seguirán las pautas de adquisiciones de emergencia recomendadas que establezca ASG. (11) Los pagos no se realizarán previo a la recepción y/o recibo de los bienes o servicios solicitados. (12) Las prácticas competitivas y las cotizaciones múltiples deben mantenerse en la medida de lo posible. Por lo tanto, las entidades gubernamentales y las entidades exentas deben proporcionar una explicación que sea convincente para no intentar adquirir cotizaciones de precios múltiples (o el uso de contratos distintos a los existentes). (13) La adquisición tiene que realizarse de conformidad con los requisitos federales aplicables. (14) El Secretario, Director Ejecutivo o el jefe de cada entidad gubernamental deberá presentar a ASG con copia al Gobernador y al FOMB una certificación mensual que confirme que la agencia correspondiente cumplió con las normas y regulaciones establecidas sobre adquisiciones. (15) Cualquier propuesta de contrato de compra de emergencia u orden de compra, o una serie de contratos relacionados, incluidas las enmiendas, modificaciones o extensiones, con un valor agregado total de $10 millones o más, debe presentarse para su aprobación antes de su ejecución, ante la Junta de supervisión y Administración Financiera (la “Junta de Supervisión Fiscal”) según lo requiere la Ley PROMESA y su Política de Revisión de Contratos. Todos los demás contratos de compra de emergencia u órdenes de compra deben enviarse a la Junta de Supervisión inmediatamente después de su ejecución. (16) La Administración de Servicios Generales (ASG) enviara a la Puerto Rico Innovation & Technology Service (PRITS) un informe de las compras con número de control el cual contendrá (a) número de orden, (b) bienes o servicios a adquirir, (c) proveedor de bienes o servicios, (d) costo de bienes o servicios, (e) entidad gubernamental requirente. PRITS deberá publicar en un término no mayor de cinco (5) días luego de haber recibido la información.