PR Laws tit. 1, § 12 (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 4 - Apéndices Reglas del Tribunal|XXIV. Reglamento Notarial de Puerto Rico|Parte II - Ejercicio del Notariado|Regla 12. Indice mensual sobre actividad notarial; notificación

 (A) El índice mensual sobre actividad notarial debe contener la dirección física y el teléfono de la oficina notarial. Cuando el notario sea empleado público, también contendrá el nombre y dirección del organismo público donde trabaja. En los casos en que el organismo público permita la práctica privada fuera de horas laborables, el notario preparará dos índices, uno para las escrituras y testimonios autorizados para la agencia y otro para aquellos autorizados en la práctica privada que la agencia le permitió. Si el término límite de diez (10) días naturales siguientes al mes informado para remitir el índice mensual fuere sábado, domingo, día feriado o, por disposición de autoridad competente, estuviere cerrada la Oficina de Inspección de Notarías, éste será considerado extendido hasta el próximo día laborable. En caso de error u omisión en el índice mensual sobre actividad notarial, el notario deberá someter un índice mensual enmendado con la correspondiente explicación conforme al procedimiento para presentación tardía. En el caso de presentación tardía del índice notarial, el Director de la Oficina de Inspección de Notarías podrá requerir al notario que explique la tardanza y someta cualquier otra información que estime conveniente. El Director de la Oficina de Inspección de Notarías podrá aceptar la explicación ofrecida y apercibir al notario respecto al estricto cumplimiento de sus obligaciones como tal en el futuro. En los casos que lo estime apropiado, podrá presentar un informe al Tribunal Supremo de Puerto Rico sobre este particular. (B) La notificación del índice mensual, dispuesta en la sec. 2023 de este título, contendrá la siguiente información bajo la fe, firma y sello del notario: (1) Respecto a los instrumentos públicos matrices, incluyendo las actas relacionadas con asuntos no contenciosos ante notario (i) El número de orden cronológico. (ii) El nombre de la(s) persona(s) compareciente(s) o requirente(s) y su capacidad representativa, si alguna. (iii) La fecha de otorgamiento o autorización. (iv) El objeto, asunto no contencioso o título del instrumento. (v) La cuantía del instrumento, en los casos aplicables. (vi) El nombre de los testigos, de haber comparecido alguno. (vii) El notario deberá certificar haber cancelado en los instrumentos públicos autorizados para ese mes los correspondientes sellos de rentas internas, el de impuesto notarial y los sellos de la Sociedad para Asistencia Legal, según aplique. (viii) El notario deberá certificar haber remitido al Departamento de Hacienda y al Centro de Recaudación de Ingresos Municipales, las planillas que requiere la sec. 2022 de este título. (ix) Los instrumentos públicos que el notario autorizó gratuitamente. (2) Respecto a los testimonios (i) El número de orden cronológico. (ii) La fecha. (iii) El nombre de la persona declarante o declarantes. (iv) Una relación sucinta del acto autenticado. (v) El notario deberá certificar haber cancelado en el Registro de Testimonios los correspondientes sellos de la Sociedad para Asistencia Legal. (3) Respecto a las planillas informativas el notario deberá certificar haber remitido al Departamento de Hacienda y al Centro de Recaudación de Ingresos Municipales, las planillas que requiere el Artículo 11 de la Ley Notarial de Puerto Rico. (4) Informe negativo.— De no haber tenido actividad notarial durante algún mes, el notario enviará un informe negativo para ese mes. (5) En general, el índice mensual sobre actividad notarial deberá contener: (i) El nombre del notario. (ii) El número notarial. (iii) El mes y el año. (iv) El total de instrumentos públicos autorizados, incluyendo las actas sobre asuntos no contenciosos y total de testimonios autorizados durante el mes. (v) La dirección postal. (vi) La dirección física. (vii) Los números de teléfono y fax. (viii) La dirección de correo electrónico. (6) Cuando los notarios notifiquen a la Oficina de Inspección de Notarías el índice mensual sobre sus actividades notariales por la vía electrónica, el término para hacerlo será no más tarde del décimo día calendario del mes siguiente al mes informado. Una vez el notario realice la notificación de los Índices Mensuales por la vía electrónica, no se podrá retornar al uso de formularios de papel para la misma.