PR Laws tit. 1, § 8771 (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 3 - Poder Ejecutivo|Capítulo 100 - Reforma Fiscal|§ 8771. Organización fiscal y sistema de contabilidad uniforme

 El Secretario del Departamento de Hacienda en coordinación con la Oficina de Gerencia y Presupuesto y los jefes de las agencias del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, será responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, el sistema uniforme de contabilidad y los procedimientos de pagos, ingresos y de registro de propiedad en todas las agencias. Estos se diseñarán de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y como parte de los procedimientos se revisarán todos los informes fiscales que se utilicen. Deberán seguirse además las siguientes guías: (a) El sistema y los procedimientos de contabilidad y de registro de propiedad, serán diseñados de forma tal que permita a las agencias llevar a cabo sus funciones, a la vez que sirvan de base para mantener una contabilidad uniforme y coordinada. Deberán proveer un cuadro completo de los resultados de las operaciones financieras y suplir, además, la información financiera que debe ser provista para ayudar a la Asamblea Legislativa y a las agencias de la Rama Ejecutiva en el desempeño de sus respectivas responsabilidades. (b) El Sistema de Contabilidad Uniforme registrará las transacciones por fondos y se basará en los principios de contabilidad generalmente aceptados, así como los requisitos establecidos por la Junta Reguladora de Contabilidad de Gobierno (Governmental Accounting Standard Board, GASB). También se utilizarán los pronunciamientos del Consejo Nacional de Contabilidad de Gobierno (National Committee on Governmental Accounting-NCGA), el libro Governmental Accounting, Auditing and Financial Reporting, comúnmente conocido por Blue Book, como base para diseñar este sistema y los procedimientos fiscales de las agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y las secs. 283 et seq. de este título, mejor conocidas como “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico”. (c) Toda agencia vendrá obligada a utilizar el sistema uniforme de contabilidad diseñado y aprobado por el Departamento de Hacienda, en lo referente a su esquema de cuentas, a su requerimiento de informes financieros y a sus normas de control interno. El Sistema de Contabilidad Uniforme que se establece en esta sección deberá contener, además de los requisitos antes especificados, lo siguiente: (1) Información completa sobre el resultado de las operaciones de las agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. (2) Información financiera adecuada y necesaria para una administración pública eficiente. (3) Contabilidad efectiva de todos los fondos, propiedad y activos pertenecientes a las agencias. (4) Informes y estados financieros confiables que sirvan como base para la preparación y justificación de las necesidades presupuestarias de las agencias. (d) Los procedimientos para efectuar transacciones tales como: incurrir en gastos, realizar pagos, recibir y depositar fondos públicos, así como, controlar y contabilizar la propiedad pública, deberán contener controles adecuados para impedir que se cometan irregularidades. Esta disposición garantizará la claridad y pureza en los procedimientos fiscales, sin perjuicio de los preceptos de las secs. 283 et seq. de este título, mejor conocidas como “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico”; en lo que no sean incompatibles con las economías que ordena realizar este capítulo. (e) El Secretario(a) o Director(a) Ejecutivo(a) de cada agencia y demás funcionarios cooperarán con la Oficina de Gerencia y Presupuesto y el Departamento de Hacienda en el diseño de la organización fiscal de su respectiva agencia, del sistema uniforme de contabilidad y en los procedimientos de pagos, ingresos y registro de propiedad. Una vez aprobado dicho sistema, será mandatorio la adopción y el uso continuo del mismo. El Departamento de Hacienda ofrecerá el asesoramiento y la ayuda necesaria para la instalación y el uso del referido sistema, así como el detalle de los procedimientos, sin perjuicio a los preceptos de las secs. 283 et seq. de este título, mejor conocidas como “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico”, en lo que no sean incompatibles con las economías que ordena realizar este capítulo. (f) El Secretario de Hacienda dará seguimiento a la organización fiscal, así como el sistema y los procedimientos de contabilidad y registro de propiedad de cada agencia; para verificar si están cumpliendo a cabalidad con su cometido. El sistema y procedimientos de contabilidad y registro de propiedad deberán ser revisados para evitar que se pierda su efectividad, de acuerdo a las necesidades cambiantes del gobierno y las normas modernas que rijan la materia. (g) Cada agencia será responsable de la implantación del sistema de contabilidad uniforme el cual permita generar los informes requeridos. El Secretario de Hacienda, certificará el sistema al año de haber comenzado el proceso de implantación y después que éste haya adiestrado a sus empleados y técnicos, haya instalado el sistema en su totalidad y corregido cualesquiera deficiencia técnica y de diseño del sistema, que permita generar los informes necesarios. El Secretario de Hacienda certificará a cada agencia a partir del año, o en su lugar, completará en un término de un (1) año adicional, el proceso para esta certificación. Agotadas las gestiones administrativas del Secretario de Hacienda, si existe alguna agencia que al completar los dos (2) años después de comenzar el proceso de implantación, no pueda ser certificado, el Director podrá extender el proceso por un periodo adicional que será acordado con las agencias, pero que nunca será mayor de un (1) año. (h) Será responsabilidad de las agencias tener el balance de las cuentas, las reconciliaciones bancarias y las cuentas a cobrar y pagar, como requisito al momento de entrar la información al Sistema de Contabilidad Uniforme. Cuando esta información no esté disponible, la agencia notificará al Secretario de Hacienda y al Director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, quienes realizarán una evaluación para establecer alternativas de manera que se cumplan los propósitos de este inciso. (i) Se crea una Junta Asesora, compuesta por el Director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, el Presidente del Banco Gubernamental de Fomento y el Presidente de la Junta de Planificación, para que, junto al Secretario de Hacienda, asuman la función principal de velar porque se establezcan ordenadamente los debidos controles fiscales y organizacionales necesarios para lograr la implantación y certificación de los Sistemas de Contabilidad Uniforme. Esta Junta establecerá la reglamentación que fuere necesaria para hacer cumplir sus funciones. (j) El Secretario de Hacienda proveerá acceso al Sistema de Contabilidad Uniforme a los siguientes funcionarios de la Rama Legislativa: Presidentes de ambos Cuerpos, Presidentes de las Comisiones de Hacienda de Cámara y Senado, Presidente de la Comisión de Presupuesto y Asignaciones de la Cámara, a los portavoces de mayoría y minorías de ambos cuerpos y a la Oficina del Contralor. Este acceso será limitado a su lectura (read only) y no se podrán realizar alteraciones. Tomando en cuenta la situación específica de la agencia concernida, y luego de recibir la evaluación y recomendaciones de la Junta Asesora, el Secretario de Hacienda podrá: (1) Autorizar a eliminar de la información incorrecta que se haya entrado al sistema antes de la certificación. (2) Fijar como punto de partida los balances del último estado financiero auditado (Single Audit). (3) El Sistema de Contabilidad Uniforme comenzará a funcionar a partir de la fecha en que fue certificado como correcto y confiable. Aquella agencia que no pueda cuadrar su contabilidad histórica por no tener a su haber la documentación necesaria o por cualquier otra razón que haga imposible cumplir con el mandato de este capítulo, sea o no la misma integrante del Sistema de Contabilidad Uniforme, podrá realizar un corte de caja y hacer los ajustes necesarios en sus cuentas. Esto condicionado a que la agencia someta al Secretario de Hacienda una evaluación detallada de cómo se desviaron los procesos de contabilidad y presente una propuesta que contenga garantías, en forma de controles internos y administrativos, de que no se incurrirá en la misma irregularidad. Ninguna de estas medidas, sin embargo, relevará a las agencias de la responsabilidad de realizar todos los esfuerzos posibles para corregir su contabilidad y mantener la documentación de sus operaciones organizada de forma tal que puedan auditarse durante periodos no mecanizados. El Senado y la Cámara de Representantes de Puerto Rico deberán, no más tarde del 30 de junio de 2007, desarrollar los sistemas que le permitan ejercer al máximo la autonomía fiscal que le fue otorgada mediante la Ley Núm. 140 de 11 de junio de 2004. El Secretario del Departamento de Hacienda y demás funcionarios de la Rama Ejecutiva deberán prestar toda la ayuda necesaria para acelerar el cumplimiento de esta disposición.