PR Laws tit. 1, § 7072 (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 21 - Municipios|Subtítulo 8 - Código Municipal de Puerto Rico|Parte I - Gobierno Municipal; Poderes y Facultades del Municipio, el Alcalde y la Legislatura Municipal|Capítulo 304 - Proceso Legislativo Municipal|§ 7072. Actas y récords de la Legislatura Municipal

 El acta es el instrumento constitucional y jurídico que se utiliza para hacer constar en forma sucinta los hechos relativos al trámite de las ordenanzas, resoluciones y otros asuntos que por su naturaleza son de importancia para la Legislatura Municipal. Para asegurar su pureza y exactitud, así como su perpetuidad y publicidad, el Secretario deberá utilizar un sistema de grabaciones en digital para la reproducción textual de todos los procedimientos y acontecimientos que se susciten en cada sesión, los cuales deberán estar incluidos en detalle en el récord legislativo de dicho Cuerpo. El Secretario de la Legislatura Municipal hará constar en el acta los procedimientos legislativos, donde deberá consignar en forma sucinta, sin limitarse a, lo siguiente: (a) La hora en que comenzaron y finalizaron los trabajos. (b) La agenda de los asuntos considerados. (c) Los miembros presentes, los ausentes y aquellos debidamente excusados. (d) Una relación de los proyectos, resoluciones o mociones radicadas en la Secretaría que incluya el autor, título y el número que se le asignó. (e) Una relación de los documentos, comunicaciones e informes recibidos en la Secretaría donde se anuncie el asunto y la fecha de recibo. (f) Los asuntos discutidos, incluyendo las manifestaciones hechas por cada miembro con relación a los asuntos considerados. (g) Los acuerdos tomados sobre los proyectos de resoluciones y ordenanzas radicados. (h) El resultado de la votación en cada asunto con el detalle de los votos a favor, los votos en contra y los abstenidos. (i) Si los documentos, ordenanzas o resoluciones fueron impresos y distribuidos a los miembros o leídos, según sea el caso. (j) Las expresiones sobre las cuestiones de orden planteadas y las decisiones del Presidente al respecto. (k) Los discursos suscritos por legisladores o invitados en sesiones especiales y entregados al Secretario de la Legislatura Municipal, se incluirán como apéndice en el acta. (l) Sinopsis de los votos explicativos de los legisladores. (m) Los incidentes en los debates. Se levantará un acta para cada reunión y la misma deberá ser aprobada por la mayoría del total de los miembros de la Legislatura Municipal. El acta contendrá una anotación que dispondrá lo siguiente: “Los trabajos de las sesiones parlamentarias han sido grabados en su totalidad”. Al final de cada año fiscal, el Secretario preparará un volumen en forma de libro de todas las actas de las sesiones de la Legislatura Municipal durante el año que corresponda el mismo. Este contendrá el original de dichas actas, debidamente iniciadas de puño y letra en cada página y certificadas y firmadas por el Presidente y el Secretario. Dicho libro contendrá, además, un índice por sesión en orden cronológico sobre el contenido del volumen y una certificación al final, suscrita por el Secretario y el Presidente que deberá expresar lo siguiente: “Certifico que este volumen contiene originales de las Actas de Sesiones de la Legislatura Municipal celebradas en el Año Fiscal.” Los libros de actas constituirán récords del mismo carácter y naturaleza que las actas de las Cámaras de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico. Las cintas o cualquier otro sistema utilizado no podrán ser utilizados para otro propósito que no sea la publicación de los récords, a menos que medie el consentimiento mayoritario de la Legislatura Municipal. Las grabaciones que se tomen deberán ser conservadas como documentos de carácter histórico y su conservación y custodia estará sujeta a las disposiciones de las secs. 1001 et seq. del Título 3, conocidas como “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico”. Cualquier disposición en un reglamento de aplicación a la Legislatura Municipal que prohíba grabar en parte o en su totalidad los trabajos de las sesiones parlamentarias, o prohíba o impida en parte o su totalidad lo dispuesto en este Código será declarada nula.