PR Laws tit. 1, § 1002 (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 3 - Poder Ejecutivo|Capítulo 41 - Documentos Públicos, Administración de; Archivo General|§ 1002. Administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en las tres Ramas del Gobierno, y la Oficina del Contralor

 (a) Se faculta al Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña o a su representante autorizado en la Rama Ejecutiva; las corporaciones públicas y los municipios; al Juez Presidente del Tribunal Supremo o su representante autorizado en la Rama Judicial; al Presidente del Senado o su representante autorizado; al Presidente de la Cámara o su representante autorizado; al Contralor o su representante autorizado para administrar en las dependencias bajo sus jurisdicciones el Programa de Administración de Documentos Públicos que se establece por virtud de las secs. 1001 a 1013 de este título, sujeto a lo que se dispone más adelante. Disponiéndose, que los Presidentes de ambas cámaras de la Asamblea Legislativa, o sus representantes autorizados, deberán remitir el original de las grabaciones de las sesiones legislativas y vistas públicas, fotografías y vídeos así como cualquier otro documento análogo relativo al proceso de medidas legislativas, luego de transcurridos diez años del cierre de la Asamblea Legislativa que los haya producido, para su conservación permanente en el Archivo General. Cada Cámara de la Asamblea Legislativa regulará, mediante reglamento escrito, todo lo relativo al ordenado traspaso de dichos documentos al Archivo General. (b) Excepto por lo dispuesto más adelante en cuanto a la reglamentación sobre el período de conservación de documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales, cada uno de los Administradores de Programas deberá redactar para las dependencias bajo su jurisdicción, un reglamento que gobernará la administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en el cual se consignarán las disposiciones contenidas en esta sección, el cual al ser promulgado tendrá fuerza de ley. Quedan por la presente facultados los Administradores de Programas a reglamentar para: (1) Publicar los términos especializados en cada dependencia de cada Programa y el alcance de éstos, según definidos por los jefes de dependencia bajo su jurisdicción. (2) Publicar listas de documentos públicos que por razón de su contenido se considerarán confidenciales, los cuales no estarán sujetos a ser inspeccionados por cualquier ciudadano, y otros; establecer el trato al conservarse y disponerse de ellos. Los Administradores de Programas tendrán que consultar a los jefes de las dependencias bajo su jurisdicción al preparar esta publicación. Al considerar estas clases los jefes de dependencias deberán ser específicos y limitativos. No podrá considerarse como dentro de estas clases ningún documento que los Administradores de Programas no hayan expresamente definido en sus reglamentos, conforme las recomendaciones de los jefes de agencia. (3) Dictar las normas sustantivas y procesales que deberán seguirse en los sistemas de archivo en cada una de las dependencias bajo sus jurisdicciones. (4) Establecer normas, métodos y técnicas de conservación de documentos públicos. (5) Establecer los requisitos que se exigirán a los Administradores de Documentos; sus funciones y responsabilidades, los procedimientos para su designación, y para el relevo de sus funciones. (6) Intervenir los Administradores de Documentos en cuanto a la aplicación por éstos de las normas establecidas por los Administradores de Programas. Para esto y para asegurarse que se cumpla con la ley y los reglamentos podrán efectuar por sí o por sus representantes autorizados cuantas intervenciones e inspecciones de los sistemas consideren necesarias los Administradores de Programas. (7) Y sobre cualquier otra materia relacionada con el Programa de Administración de Documentos Públicos y que sea menester reglamentar para el buen funcionamiento del Programa. (8) Antes de que sean promulgados los reglamentos, según se dispone en las secs. 1001 a 1013 de este título, los Administradores de Programas consultarán y se asesorarán con el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña, a los efectos de propiciar, en tanto en cuanto sea posible, la uniformidad de criterios para la conservación de documentos. (c) Los Administradores de Programas requerirán de cada uno de los jefes de dependencias bajo su jurisdicción lo siguiente: (1) Que realicen un inventario de todos los documentos existentes en sus respectivas dependencias, con excepción de los documentos existentes bajo la soberanía española y los que tengan más de cincuenta (50) años de existencia, sobre los cuales se dispone la acción pertinente en otra parte de las secs. 1001 a 1013 de este título. Una vez preparado el inventario, cada jefe de dependencia estudiará cuidadosamente los documentos de su dependencia, clasificándolos en razón de su naturaleza y carácter, en las siguientes categorías: (A) Documentos cubiertos por legislación estatal o contrato con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen fondos a programas públicos del país, que obliguen a conservarlos sin límite de tiempo o por tiempo determinado.— Estos documentos no podrán ser destruidos sin autorización expresa de ley, y sin que el jefe de la dependencia haya determinado previamente, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia, la inutilidad de tales documentos, tanto para fines públicos como para fines de interés particular. Los funcionarios administradores mencionados en el inciso (a) de esta sección deberán periódicamente hacer recomendaciones a la Asamblea Legislativa sobre este tipo de documentos indicando, cuando así lo crean pertinente, la conveniencia de reducir el período de conservación fijado por ley. (B) Documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales.— El período de conservación de estos documentos se establecerá mediante reglas que preparará el Secretario de Hacienda, después de consultar al Contralor. Al promulgar estas reglas, el Secretario de Hacienda deberá tener en cuenta los contratos con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen dinero a programas públicos en Puerto Rico, que requieran la conservación de documentos fiscales relativos al funcionamiento del programa a que contribuyen, para propósitos de intervención fiscal. (C) Documentos no comprendidos en los párrafos (A) y (B) que deban ser conservados por determinado tiempo o indefinidamente por constituir evidencia de título sobre propiedad pública o particular, o por cualquier razón de ley que justifique o haga necesaria su conservación. (D) Documentos no comprendidos en los párrafos (A), (B) y (C) pero que por su utilidad administrativa de uso diario en las operaciones de la dependencia, o por la información contenida, sean necesarios para constatar hechos pasados importantes o para utilizarse como referencia al proyectar futuras operaciones y trazar pautas de programas. El período de conservación de estos documentos será determinado por el jefe de la dependencia, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia. (E) Documentos que por no estar comprendidos en los párrafos (A), (B), (C) y (D) están listos para ser destruidos o trasladados al Archivo que se establece más adelante, sujeto a la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia. (2), (3) [Omitidas.] (d) Los Administradores de Programa requerirán de cada uno de los jefes de dependencias incluidas en su jurisdicción que anualmente preparen listas sobre disposición de documentos en sus respectivas dependencias, rigiéndose por las disposiciones del inciso (c) de esta sección. Estas listas deben incluir por lo menos la siguiente información: (1) Título del documento. (2) Identificación del documento, para describir mejor aquéllos cuyo título no se explique por sí solo. (3) Tiempo durante el cual deberá retenerse el documento de acuerdo con lo dispuesto en los párrafos (A), (B), (C) y (D) del inciso (c)(1) de esta sección. (4) Relación de aquellos documentos que de acuerdo con lo dispuesto en los párrafos (A), (B), (C), (D) y (E) del inciso (c)(1) de esta sección, están listos para ser destruidos o trasladados al Archivo. Será obligación de todo jefe de dependencia velar por que se cumpla a tiempo con los informes que los Administradores de Programa le requieran y referencia a dichos informes deberá ser incluida en el informe anual de su agencia. (e) A medida que los Administradores de Programa o sus representantes autorizados vayan recibiendo y aprobando las listas descritas en el inciso (c) anterior, deberán a su vez remitir copias de tales listas aprobadas al Archivero y se abstendrán de tomar acción hasta recibir notificación de la determinación del Archivero. El Archivero examinará las listas recibidas y determinará si interesa retener algún documento para su continuada conservación en el Archivo. El Archivero podrá traspasar los documentos que no retenga a una dependencia o entidad educativa o cultural según se define el término en las secs. 1001 a 1013 de este título. Las dependencias o entidades educativas o culturales a las cuales se traspasen los documentos deberán reunir los requisitos necesarios para mantener, conservar y utilizar los mismos conforme al propósito de conservación de documentos contenido en este capítulo y sus reglamentos. Cuando el Archivero determine traspasar los documentos a una dependencia o entidad educativa o cultural, éstos deberán estar accesibles al público y no podrán venderse, permutarse, donarse, cederse o de ninguna otra forma podrá disponerse de los mismos. Los documentos traspasados a la dependencia o entidad educativa o cultural mantienen su carácter de documentos públicos y pertenecen al Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Si la dependencia o entidad cultural dejare de existir, o no interesare, mantuviere, conservare o utilizare los documentos que le fueron traspasados conforme los propósitos de las secs. 1001 a 1013 de este título, los documentos revertirán al Archivo. No obstante, el Archivero podrá recuperar los documentos traspasados cuando, con posterioridad a la fecha del traspaso inicial, adquieran utilidad conforme los criterios establecidos en este capítulo. El Archivero notificará su determinación en un término máximo de sesenta (60) días. Los documentos reclamados por el Archivero serán trasladados al Archivo. El Archivero extenderá un certificado de recibo a los funcionarios transferidores. Si determina que los documentos se trasladen a una dependencia o entidad educativa o cultural, éstas extenderán un certificado de recibo a los funcionarios transferidores. Aquellos documentos que el Archivero no reclame podrán ser destruidos por los Administradores de Documentos previa autorización expresa del Administrador del Programa. Los Administradores de Programa podrán establecer mediante reglamento las alternativas de destrucción en armonía con las leyes y reglamentos aplicables de política pública ambiental asegurando todo el tiempo que no se reproduzca dicho documento. Los Administradores de Documentos escogerán entre los métodos aceptados por el Administrador del Programa. Los documentos inservibles, una vez destruidos en forma irreproducible, así como aquellos papeles que no se consideran documentos según definidos en las secs. 1001 a 1013 de este título, podrán venderse al mejor postor por el jefe de cada dependencia o por el Administrador de Servicios Generales, una vez cumplido con todos los procedimientos administrativos aplicables. Las agencias que opten por permanecer bajo la jurisdicción de la Administración de Servicios Generales dispondrán de aquellos papeles que no se consideran documentos, según definido en las secs. 1001 a 1013 de este título, de acuerdo al Reglamento sobre Propiedad Excedente Estatal. Lo dispuesto en los dos párrafos precedentes no aplicará a la Rama Judicial. La venta de estos documentos o papeles deberá estar acorde con la política pública del Gobierno de Puerto Rico para disminuir el volumen de desperdicios sólidos que requiere disposición final mediante los métodos de reducción y reciclaje u otros métodos establecidos. Las dependencias se asesorarán con la Autoridad de Desperdicios Sólidos sobre el recogido, transportación, almacenamiento y venta de los documentos y papeles inservibles o no considerados documentos públicos que se generen en sus facilidades. El ingreso devengado en las dependencias por la venta de los documentos o papeles inservibles, si se vendieren, ingresará en una cuenta especial en el Departamento de Hacienda acreditándole a cada dependencia los fondos correspondientes a la misma. El dinero y los intereses de la cuenta acreditada a cada dependencia se utilizará únicamente por éstas para sufragar, en todo o en parte, los costos de operación y funcionamiento de su programa de reciclaje de papel. No podrán destinarse a cubrir gastos ordinarios y de funcionamiento de cada dependencia. Los sobrantes de dichos fondos e intereses podrán ser utilizados por esa dependencia en años fiscales subsiguientes con la limitación aquí indicada. Los fondos que se generen de la venta de papel o documentos inservibles no menoscabarán, en forma alguna, la asignación de fondos en años subsiguientes para gastos ordinarios de funcionamiento de cada dependencia. El jefe de cada dependencia nombrará a un funcionario como Coordinador del Programa de Reciclaje de papel, que será responsable de dicho Programa en su dependencia y el cual trabajará en coordinación con el Administrador de Documentos. El Director del Programa de Excedente Estatal o el Coordinador del Programa de Reciclaje de papel será responsable de informar a la Autoridad de Desperdicios Sólidos cada tres (3) meses la cantidad de papeles recuperados y vendidos, si alguno.