PR Laws tit. 1, § X (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 4 - Apéndices Reglas del Tribunal|XXXVI. Reglamento de Subastas Formales de la Rama Judicial|Parte III - Normas Reguladoras|Artículo X. Determinación del procedimiento de adquisición

 (a) Subasta formal.— Se utilizará el procedimiento de subasta formal establecido en este reglamento para la adquisición de bienes y servicios personales para la Rama Judicial, cuyo monto se estima que será de veinticinco mil dólares ($25,000) o más. Toda subasta formal será adjudicada por la Junta de Subastas de la Rama Judicial. En los casos en que sea necesario, el Presidente o la Presidenta de la Junta podrá solicitar al Director Administrativo o a la Directora Administrativa que nombre un Comité técnico o se contrate un consultor externo para asesorarla con respecto a una subasta particular. (b) Compra negociada.— Se podrá utilizar el procedimiento de compra negociada mediante los mecanismos establecidos en este reglamento cuando ocurra alguna de las circunstancias siguientes: (1) Cuando los bienes muebles a adquirirse sean altamente sofisticados, especializados o complejos; (2) cuando los precios cotizados en una subasta formal sean irrazonablemente altos; (3) cuando los términos de las ofertas presentadas en una subasta formal resulten onerosos para la Rama Judicial, o (4) cuando existan escasas suplidoras o escasos suplidores cualificados. (c) Excepciones.— No será necesaria la celebración de una subasta formal o de una compra negociada, en los casos en que ésta aplique, si se da alguna de las situaciones siguientes: (1) Cuando los precios de los bienes o servicios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental competente. (2) Cuando se compre a una entidad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o al Gobierno de los Estados Unidos. (3) Cuando el bien o el servicio no pueda sustituirse por otro similar y exista una sola fuente de abastecimiento que conste mediante certificación del manufacturero de que la empresa en Puerto Rico es la representante exclusiva del bien o mediante certificación del Jefe o de la Jefa de Compras de que, a su mejor conocimiento, información y creencia, formada luego de una investigación razonable en el mercado, la entidad es la única que puede proporcionar el bien o prestar el servicio personal particular, según aplique. (4) Cuando ocurra una situación que genere necesidades inesperadas, imprevistas e inaplazables en la Rama Judicial que requiera acción inmediata del Director Administrativo o de la Directora Administrativa por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de los empleados y las empleadas o porque implique la suspensión de los servicios que se brindan o que éstos se afecten. (5) Cuando la propiedad de la Rama Judicial pueda dañarse o perderse. (6) Cuando no se presente ninguna oferta en una subasta y estén en peligro inminente de perderse los fondos disponibles para adquirir los bienes y los servicios, lo cual afectaría adversamente los mejores intereses de la Rama Judicial. (7) Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para equipo o servicios personales previamente suministrados o cuya reparación o servicio esté bajo contrato. (8) Cuando se desee comprar cierto tipo o marca en particular por el buen servicio probado que hayan rendido unidades análogas, un sistema o proyecto particular requiera un equipo de una marca y modelo específico, y la economía que represente mantener uniformidad en unidades múltiples. (9) Cuando sea necesario adquirir los bienes y servicios personales fuera de Puerto Rico por no haber suplidoras o suplidores conocidos y cualificados en el mercado local, o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. (10) Cuando no se reciban ofertas luego de haberse emitido dos subastas para el mismo propósito. (11) Cuando todas las ofertas recibidas en una subasta sean rechazadas porque no cumplen con las especificaciones y las condiciones del pliego de subasta. (12) Cuando los precios cotizados en una subasta formal resulten irrazonablemente altos o los términos de las ofertas resulten onerosos para la Rama Judicial y luego de la celebración de la compra negociada no se haya logrado un acuerdo favorable para la Rama Judicial. (13) Cuando luego de celebrar una compra negociada para adquirir bienes sofisticados, especializados o complejos, no se llegue a un acuerdo favorable para la Rama Judicial. (14) Cuando se compre a una institución financiera una propiedad inmueble reposeída, para lo cual la Rama Judicial podrá recibir o presentar ofertas, negociar y contratar directamente con ésta, con miras a asegurar la menor erogación posible de fondos públicos y velar por los mejores intereses de la Rama Judicial. (d) Procedimiento de excepción; compra en mercado abierto.— Si ocurre alguna de las situaciones antes enumeradas, el Jefe o la Jefa de Compras notificará al Director Administrativo o a la Directora Administrativa la situación que amerita una excepción a la celebración de una subasta y solicitará su autorización para la adquisición del bien o servicio en mercado abierto. En la notificación explicará detalladamente las circunstancias que así lo ameritan y acompañará todos los documentos pertinentes, entre ellos las cotizaciones o un estimado aproximado del costo. La autorización por escrito que emita el Director Administrativo o la Directora Administrativa será válida únicamente para la compra por la cantidad aproximada que reflejen las cotizaciones o por el costo estimado indicado en la solicitud de autorización. Cualquier compra posterior, en exceso de la cantidad autorizada, requerirá una nueva autorización del Director Administrativo o de la Directora Administrativa. Cada autorización para obviar trámites de subasta será independiente y no se utilizará para compras subsiguientes, a menos que el Director Administrativo o la Directora Administrativa expresamente lo autorice. En aquellas situaciones particulares en que sea necesario adquirir equipo de una marca determinada porque las necesidades del servicio así lo requieran, el Director Administrativo o la Directora Administrativa podrá emitir una sola autorización que detalle la situación particular y autorice compras subsiguientes durante ese año fiscal o, cuando se requiera por un término menor, por el término específico que se requiera. Una vez se reciba la autorización, la División de Compras procederá con la compra en mercado abierto, según mejor convenga a los intereses de la Rama Judicial. Dicha comunicación debidamente autorizada, con todos los documentos que la sustentan, se hará formar parte de la orden de compra, contrato o documento mediante el cual se efectúe la adquisición.