PR Laws tit. 1, § 9 (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 4 - Apéndices Reglas del Tribunal|XXI-B. Reglamento del Tribunal Supremo de Puerto Rico (2011)|Regla 9. El Secretario o la Secretaria

 (a) El Secretario o la Secretaria del tribunal será responsable del buen manejo de su oficina, con la ayuda del personal bajo su supervisión. Su oficina estará abierta al público desde las 8:30 a.m. hasta las 5:00 p.m., pero el tribunal se considerará siempre abierto para los fines de expedir cualquier mandamiento. El secretario o la secretaria está autorizado o autorizada para aumentar las horas de oficina a todos o a algunos de sus empleados o a todas o algunas de sus empleadas cuando así lo requiere el trabajo del tribunal. (b) El Secretario o la Secretaria no podrá tomar posesión de su cargo hasta que haya prestado la fianza exigida por ley. (c) Será deber del secretario o de la secretaria recibir y archivar todos los autos, las copias y otros escritos y documentos que se le presenten con tal objeto, foliar todos los expedientes, guardarlos con la debida seguridad y desempeñar las demás funciones correspondientes a su cargo. (d) El Secretario o la Secretaria velará por que todos los escritos que se presenten al tribunal cumplan con las disposiciones de este reglamento. Cuando cualquier escrito no cumpla con dichas disposiciones, el Secretario o la Secretaria anotará el hecho de su presentación, pero lo devolverá reteniendo sólo una copia con un señalamiento de las deficiencias encontradas, las cuales deberán corregirse dentro del término jurisdiccional o de estricto cumplimiento, según sea el caso. Esta disposición no releva al abogado o a la abogada de su responsabilidad de perfeccionar el recurso dentro del término jurisdiccional o de estricto cumplimiento, según sea el caso. (e) El Secretario o la Secretaria expedirá copias certificadas de los expedientes y documentos públicos bajo su custodia, a solicitud y pago previo de los derechos que fija la ley. De la misma manera, expedirá copia certificada de las traducciones que se hayan hecho de dichos documentos en la forma que dispone la sec. 502 de este título, la cual enumera los deberes del Negociado de Traducciones. (f) El Secretario o la Secretaria archivará y conservará todos los acuerdos del tribunal y cualquier otro documento que se le confíe. Notificará a las partes toda decisión del tribunal, manteniendo constancia de la fecha de su registro y de su notificación a las partes. (g) El Secretario o la Secretaria custodiará el sello del tribunal y se considerarán auténticos todos los documentos firmados por él o ella en original o facsímil y que tengan estampado dicho sello. (h) En todo caso en que cualquier resolución o sentencia del tribunal requiera la expedición de un mandamiento a cualquier persona, el Secretario o la Secretaria preparará el correspondiente mandamiento y lo expedirá bajo su firma y el sello del tribunal, ordenándole a dicha persona que cumpla con lo dispuesto por el tribunal. Igualmente expedirá, en los casos apropiados, un mandamiento al alguacil o alguacila para que éste o ésta notifique a determinada persona o determinadas personas cualquier decisión del tribunal. (i) El Secretario o la Secretaria llevará un registro de todos los casos y asuntos que se presenten ante este tribunal, en el cual deberá incluir un breve resumen del estado actual de cada uno de ellos. Llevará, además, un registro independiente sobre: (1) Los asuntos de jurisdicción original; (2) las apelaciones civiles del Tribunal de Apelaciones; (3) los certiorari; (4) los recursos gubernativos; (5) las certificaciones; (6) las presentaciones de quejas o querellas presentadas contra abogados y abogadas, notarios y notarias, o jueces y juezas; (7) los escritos misceláneos de la naturaleza que sean, en asuntos no relacionados con casos ante el tribunal, y (8) cualquier otro recurso para el cual no se haya dispuesto un registro. El Secretario o la Secretaria podrá llevar libros de registro, de manera auxiliar, conforme a lo antes dispuesto. (j) El Secretario o la Secretaria llevará un registro en orden cronológico de todas las personas autorizadas por este Tribunal a ejercer la abogacía y la notaría. Todo abogado y toda abogada deberá registrar su firma en dicho registro. Los notarios y las notarias deberán registrar, además, su signo, sello y rúbrica. El Secretario o la Secretaria tendrá a su cargo el Registro Único de Abogados y Abogadas de Puerto Rico (RUA) con el nombre y apellidos de todos los abogados autorizados y todas las abogadas autorizadas a postular ante los tribunales y a ejercer la notaría, las fechas en que fueron admitidos y admitidas al ejercicio de su profesión, su número ante el Tribunal Supremo, los números de teléfono de su oficina y los personales, el número de fax, su dirección postal personal y de oficina, dirección física de oficina y residencia, localización de la oficina notarial (si la tiene), y su dirección electrónica. Todo abogado, y toda abogada, incluyendo a los notarios y las notarias, tendrán la obligación de mantener actualizados sus datos y realizar cualquier cambio en la información que consta en el RUA. Deberá presentarse de forma complementaria una declaración especial al tribunal cuando se actualicen datos o información en el RUA que puedan dar lugar a la concesión o revisión de una exclusión al amparo del Reglamento para la Asignación de Abogados y Abogadas de Oficio de Puerto Rico. Esta declaración especial se presentará electrónicamente, mediante el sistema habilitado a esos fines, y contendrá una certificación de que el perfil en el RUA y toda la información que allí conste están actualizados. En particular, confirmará que la información de contacto (teléfonos, direcciones postales y físicas de su residencia y oficina, localización de la oficina notarial (si la tiene), y direcciones de correo electrónico) es la correcta y que ha actualizado su historial de empleo y de materias de práctica jurídica. La declaración especial incluirá, además, la solicitud para que el tribunal conceda una solicitud de exclusión o reconsidere una exclusión concedida a tenor con las disposiciones de la Regla 7 del Reglamento para la Asignación de Abogados y Abogadas de Oficio, según aplique. (k) El Secretario o la Secretaria llevará un registro de abogados y abogadas que han sido suspendidos y suspendidas o separados y separadas del ejercicio de la profesión, y otro registro similar para quienes han sido separados y separadas del notariado. Ambos registros indicarán la fecha de suspensión o separación y el término de la misma. (l) El Secretario o la Secretaria no permitirá que se saque del tribunal expediente o documento alguno que esté bajo su custodia, excepto cuando medie una orden del tribunal o del Juez Presidente o de la Jueza Presidenta; durante el receso del tribunal, cuando medie una orden del presidente o de la presidenta de sala, del juez o de la jueza de turno, según sea el caso, o de una mayoría de los miembros o de las miembros de la sala. (m) El Secretario o la Secretaria remitirá a la Oficina de Administración de los tribunales, al Panel Central de Investigaciones, al Secretario o Secretaria de Justicia, a la Biblioteca del Tribunal Supremo, a la Oficina de la Compiladora, al Colegio de Abogados de Puerto Rico, a las bibliotecas de las facultades de derecho y a cualquier entidad bona fide que lo solicite para su correspondiente publicación, copia digital en español de todas las opiniones y sentencias que emita el tribunal. (n) En todos los documentos que se presenten en la Secretaría, el Secretario o la Secretaria estampará la fecha y hora de su presentación, para lo que podrá usar un reloj-fechador. (ñ) Cuando los abogados y las abogadas o las partes incumplan cualquier disposición de este reglamento, el Secretario o la Secretaria informará de ello al tribunal para la determinación que proceda. (o) El Secretario o la Secretaria notificará a las partes la fecha cuando los casos queden finalmente sometidos para su adjudicación en los méritos por el Tribunal Supremo. (p) El Secretario o la Secretaria llevará un registro de abogados y abogadas que ofrezcan servicios profesionales a través de una sociedad de responsabilidad limitada creada al amparo de las secs. 1861 et seq. del Título 10, conocidas como la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada. En dicho registro, el Secretario o la Secretaria inscribirá el nombre de la sociedad, la dirección y el número de teléfono de la oficina principal de la sociedad y los nombres, las direcciones y los números de teléfonos de los socios propietarios o de las socias propietarias. También el Secretario o la Secretaria certificará que la sociedad ha presentado ante el Departamento de Estado los documentos requeridos por la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada. (q) Las solicitudes para la concesión de una causa de exclusión o exención al amparo del Reglamento para la Asignación de Abogados y Abogados de Oficio de Puerto Rico se concederán por el Secretario o la Secretaria del Tribunal, salvo las solicitudes de exclusión por razón de una incapacidad permanente o indefinida, cuya adjudicación quedará reservada exclusivamente al Tribunal Supremo. De denegarse una causa de exención o de exclusión solicitada, el Secretario o la Secretaria deberá establecer las razones para su denegación. El abogado o la abogada inconforme con la determinación podrá presentar una petición de reconsideración ante el Secretario o la Secretaria del Tribunal. Toda petición de reconsideración deberá presentarse de forma electrónica en un término de diez (10) días laborables desde la fecha de notificación de la determinación. Se denegará de plano cualquier solicitud de prórroga para presentar una petición de reconsideración. Si, como resultado de una petición de reconsideración, el Secretario o la Secretaria enmienda o de alguna forma modifica su determinación inicial, el abogado afectado o la abogada afectada podrá presentar una nueva petición de reconsideración ante el Secretario o la Secretaria dentro de un plazo de diez (10) días laborables contados desde la notificación de la determinación del Secretario o la Secretaria. El abogado o la abogada podrá presentar ante el Tribunal Supremo una moción de reconsideración dentro de un plazo de tres (3) días laborables desde la fecha de notificación de la determinación final del Secretario o de la Secretaria. Conforme la Regla 4(b) de este Reglamento, el Tribunal se organizará en salas de despacho para atender esta moción de reconsideración. Para recomendar la concesión de una moción de reconsideración, se requerirán los votos de por lo menos la mitad de los Jueces o de las Juezas que intervengan. Cuando una sala determine que la petición de reconsideración deberá ser concedida, lo referirá al Pleno del Tribunal, quien determinará finalmente si concede la reconsideración referida. Cuando un abogado o una abogada presente una declaración especial para solicitar una exclusión por razón de una incapacidad permanente o indefinida, el Tribunal se organizará, igualmente, en salas de despacho. Para recomendar la concesión de esta causa de exclusión, se requerirán los votos de por lo menos la mitad de los Jueces o de las Juezas que intervengan. Cuando una sala determine que deberá ser concedida, referirá la solicitud al Pleno del Tribunal. El Pleno del Tribunal determinará finalmente si concede la causa de exclusión referida. Las mociones de reconsideración ante el Pleno del Tribunal Supremo serán resueltas por éste, conforme las disposiciones de la Regla 45 de este Reglamento.