PR Laws tit. 1, § 3054g (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 7 - Banca|Parte VII - Otras Instituciones Financieras|Capítulo 143 - Ley para Regular el Negocio de Préstamos Hipotecarios de Puerto Rico|Subcapítulo IV - Corredores de Préstamos Hipotecarios|§ 3054g. Deberes del concesionario

 (a) Todo concesionario bajo las disposiciones de este capítulo deberá cumplir con los siguientes deberes y obligaciones: (1) Poner a la disposición del Comisionado para examen los libros de contabilidad, récords, documentos y cualesquiera otros datos que éste considere necesarios y permitir al Comisionado o a sus representantes libre acceso a sus propiedades, instalaciones y sitios de operación. (2) Someter un informe bajo juramento, durante el mes de abril de cada año, con aquella información y detalles que el Comisionado prescriba respecto del negocio y las operaciones correspondientes al año natural anterior. Si el concesionario tuviere más de una oficina autorizada en Puerto Rico, el Comisionado podrá autorizarlo a someter un informe anual consolidado, en vez de un informe individual para cada oficina autorizada. (3) Ejercer sus funciones con el mayor grado de diligencia, cuidado, lealtad y beneficio pecuniario para su cliente, toda vez que la relación con sus clientes se considerará de naturaleza fiduciaria. (4) Mantener una oficina adecuada para atender a sus clientes donde pueda ser localizado durante horas de oficina. (5) Llevar y mantener en la oficina todos los informes, libros, récords, registros, documentos, papeles u otra evidencia relacionada con su negocio. (6) Preparar y someter a la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras cualquier informe que éste le requiera de sus negocios y operaciones. (7) Hacer, cuando actúa en representación de alguna persona localizada fuera de Puerto Rico, un descubrimiento completo a todas las partes en cualquier transacción, de las condiciones del servicio que ofrece, incluyendo las tasas de interés aplicables a los préstamos y financiamientos que ofrezca, gestione y obtenga, y del cumplimiento con las leyes fiscales aplicables en Puerto Rico. (8) Informar a todas las partes en una transacción, cuando involucra prestamistas, que no tienen oficina de negocios en Puerto Rico, su relación con dicho prestamista se considerará como punto de contacto para hacer negocios en Puerto Rico y cualquier transacción realizada como resultado de su gestión se regirá por las leyes aplicables de Puerto Rico, incluyendo la Ley Núm. 120 de 31 de octubre de 1994, conocida como “Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994”. (9) Suministrar copia de la licencia que lo autoriza a ofrecer o prestar servicios como corredor de préstamos hipotecarios a todo prestamista o institución financiera con la que realice negocios. (10) Anunciarse en forma que se identifique con claridad la naturaleza de los servicios que ofrece o la actividad que se dedica en relación con el negocio de corretaje de préstamos hipotecarios. (11) Usar los términos “hipoteca” o “hipotecario” seguidos o precedidos del término “corredor” y utilizar dicho término como parte de la razón social, el nombre comercial bajo el cual hace negocios y en anuncios publicitarios. (12) Cumplir con cualquier orden o resolución del Comisionado. (b) Todo concesionario podrá destruir sus libros, archivos, expedientes o documentos, una vez transcurridos cinco (5) años de la fecha de la última entrada en dichos libros, archivos, expedientes o documentos, o de la fecha en que cualquier obligación hubiere dejado de ser exigible de acuerdo con los documentos en su poder. Todo concesionario deberá mantener procedimientos, sistemas y procesos operacionales para la destrucción de documentos que aseguren lo siguiente: (1) Que la destrucción de documentos se efectúe de acuerdo a la política de retención y destrucción de documentos adoptada por el concesionario. (2) Que se detenga la destrucción de documentos en el caso en que la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras someta notificación escrita al concesionario solicitando se preserven determinados documentos, los que deberán ser identificados en dicha notificación. (3) Que se detenga la destrucción de documentos en el caso en que el concesionario sea notificado de una demanda o reclamación, orden o requerimiento administrativo o judicial que impida que se destruyan determinados documentos según la reglamentación local y federal aplicable. (4) Que la destrucción de documentos se realice en forma permanente, de tal modo que se evite el uso posterior de dichos documentos. Los referidos procedimientos están sujetos a inspección por los examinadores de la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras. (c) Será deber del concesionario mantener un registro de documentos destruidos por año calendario en el que se hará constar una descripción general de los documentos destruidos. El registro de documentos destruidos podrá mantenerse en un medio electrónico original para el cual se requerirá un duplicado archivado fuera de las facilidades de donde se encuentre el original (Back-up file) y el mismo o los mismos deberán estar disponibles para inspección por la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras. El registro de documentos destruidos deberá retenerse por el concesionario por un periodo no menor de quince (15) años contados desde el 31 de diciembre del año al que corresponde. No más tarde del 31 de enero de cada año, un oficial del concesionario certificará que el Registro Anual correspondiente al año anterior contiene la información requerida de todos los documentos que fueron destruidos durante el año, los cuales cumplieron el periodo de retención que fija la política, así como la reglamentación local y federal aplicable. Dicha certificación deberá ser retenida por el concesionario por un período no menor de quince (15) años contados desde el 31 de diciembre del año a que corresponde y la misma estará disponible para inspección por la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras.