PR Laws tit. 1, § XI (2020)
2020 Laws of Puerto Rico|Título 4 - Apéndices Reglas del Tribunal|XXXVI. Reglamento de Subastas Formales de la Rama Judicial|Parte III - Normas Reguladoras|Artículo XI. Procedimiento—Subasta formal

 (a) Preparación del pliego de subasta.— Una vez la División de Compras determine, de acuerdo con el presente Reglamento, que para una compra o servicio particular se requiere llevar a cabo el procedimiento de subasta formal, el Jefe o la Jefa de Compras completará el formulario correspondiente y presentará su recomendación al Director Administrativo o a la Directora Administrativa luego de verificar la disponibilidad de fondos. Una vez el Director Administrativo o la Directora Administrativa autorice la emisión de una subasta formal, la jefa o el jefe de la oficina o directoría peticionaria preparará los requerimientos y las especificaciones que habrán de formar parte del pliego de subasta y los remitirá a la División de Compras. La División de Compras preparará el borrador de pliego de subasta y lo enviará al jefe o a la jefa de la oficina o directoría peticionaria para su aprobación. Aprobado el pliego de subasta, el Jefe o la Jefa de Compras lo remitirá para la firma del Presidente o de la Presidenta de la Junta. (b) Requisitos del pliego de subasta.— Cada pliego de subasta deberá identificarse por su número, propósito y fecha de emisión. Estará compuesto por la invitación a subasta, las instrucciones, las especificaciones, y los términos y las condiciones de la subasta. En el pliego de subasta se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador o la licitadora pueda someter su oferta, considerando los requisitos que se exponen a continuación: (1) Descripciones claras y detalladas de las características de los bienes y servicios personales que se desean adquirir y unas especificaciones completas de cada uno de ellos. (2) Instrucciones específicas respecto a la forma en que se someterán las ofertas y los términos y las condiciones que regirán la transacción. Dichos términos y condiciones junto con las especificaciones constituirán la base del contrato o la orden de compra. (3) Términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, que sean esenciales para la adjudicación de la subasta. (4) Lugar, fecha y hora en que se celebrará la reunión presubasta en caso de ser necesaria. (5) Lugar, fecha y hora en que se abrirán los sobres de ofertas e indicaciones sobre la forma en que éstos deben identificarse. (6) Condiciones o requerimientos especiales que puedan afectar el proceso de adjudicación, por ejemplo, si es necesario someter una muestra del producto para evaluación y cómo se dispondrá de la muestra una vez se efectúe la prueba. (7) Criterios de evaluación para la adjudicación de la subasta. (8) Términos para la impugnación del pliego de subasta y de la adjudicación. (c) Otros términos y condiciones del pliego de subasta.— En el pliego de subasta deberán consignarse, además, los términos y las condiciones siguientes: (1) Requisitos de la reglamentación vigente y de las normas aplicables de ingeniería y seguridad en aquellos casos en que se requiera la instalación del equipo que se comprará. (2) Toda certificación o documentos especiales que deberán someter los licitadores o las licitadoras como parte de su oferta. (3) Referencias, a modo de ejemplo, de marcas específicas de artículos, únicamente como guía para ayudar al licitador o a la licitadora a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores o las licitadoras podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en el pliego de subasta. Podrá invitarse a subasta para la adquisición de marcas específicas, cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida, para mantener la compatibilidad o uniformidad, y cualquier otra circunstancia que requiera dichas marcas específicas por ser éstas las que mejor satisfacen las necesidades de la Rama Judicial. De ser necesaria una marca específica, el expediente de la subasta incluirá un informe que lo justifique. (4) Tipos de descuentos por pronto pago aceptables a la Rama Judicial. (5) Requerimientos de ley y normas establecidas en la Rama Judicial para la ejecución de contratos. También se incluirá siempre la advertencia siguiente: “La notificación de la adjudicación de la presente subasta no constituirá el acuerdo formal entre las partes. Será necesario que se suscriba el contrato correspondiente o que la Rama Judicial emita una orden de compra suscrita por la persona autorizada”. (6) Notificación a los licitadores o las licitadoras sobre la disponibilidad de documentos adicionales relacionados y el lugar donde se pueden obtener. (7) Informar que el Director Administrativo o la Directora Administrativa, o la persona a quien éste o ésta delegue, podrá enmendar el pliego de subasta hasta dos (2) días laborables antes del acto de apertura de las ofertas cuando la enmienda implique cambios o solicitudes adicionales que se deben incluir en la oferta o licitación o un (1) día laborable antes del acto de apertura de la subasta cuando la enmienda no afecte la presentación de las ofertas. (d) Envío del pliego de subasta.—  (1) La División de Compras enviará el pliego de subasta a todos los posibles suplidores y suplidoras incluidos en el Registro de Suplidores para el producto o servicio necesario. También se publicará en cualesquiera medios electrónicos disponibles, incluyendo el portal cibernético de la Rama Judicial y, cuando se estime conveniente, mediante publicación en un periódico de circulación general por uno (1) o dos (2) días en semanas consecutivas. (2) Se mantendrán disponibles copias del pliego de subasta para que cualquier otro suplidor o suplidora que no forme parte del Registro de Suplidores pueda recogerlos. Si no se ha registrado aún, el suplidor interesado o la suplidora interesada en presentar una oferta deberá llenar una Solicitud de Ingreso al Registro de Suplidores de la Rama Judicial y suministrar la información y los documentos requeridos. La aceptación formal en el Registro de Suplidores no será un requisito para participar en la subasta. (3) El pliego de subasta se hará llegar a los suplidores o las suplidoras por lo menos quince (15) días antes de la fecha fijada para entregar las ofertas. Los pliegos de subastas se entregarán personalmente o se enviarán por correo electrónico. De determinarse la entrega personal, se notificará por teléfono o mensajería electrónica a las suplidoras y los suplidores incluidos en el Registro de Suplidores para el producto o servicio necesario y se publicará en el portal cibernético de la Rama Judicial la disponibilidad de los pliegos de subastas. La notificación deberá contener las fechas, el horario y el lugar exacto para el recogido de los pliegos de subastas. Para cada subasta particular, se notificará por el mismo medio a todos los suplidores y las suplidoras. (4) La División de Compras tendrá la responsabilidad del envío o de la notificación de la disponibilidad de los pliegos de subastas en el término establecido, salvo en los casos de emergencia, que se establecerá un término más corto y se asegurará de enviarlas al mayor número posible de suplidores y suplidoras. (e) Avisos de enmienda al pliego de subasta.—  (1) Las enmiendas al pliego de subasta procederán cuando se efectúen antes del acto de apertura de la subasta. (2) La Secretaria o el Secretario de la Junta evaluará las posibles enmiendas y redactará el aviso de enmienda correspondiente. (3) El aviso de enmienda se le notificará a los suplidores y a las suplidoras a quienes se le haya enviado el pliego de subasta. Además, se publicará en el portal cibernético de la Rama Judicial y por cualquier otro medio que se haya utilizado para la publicación de la subasta. El aviso de enmienda se notificará por correo electrónico o mediante entrega personal. En el caso de entrega personal, se notificará la disponibilidad de las copias del aviso de enmienda mediante teléfono o mensajería electrónica. Cada aviso de enmienda será notificado a los suplidores o las suplidoras por el mismo medio. (4) El aviso de enmienda se notificará hasta dos (2) días laborables antes del acto de apertura cuando la enmienda implique cambios o solicitudes adicionales que se deben incluir en la oferta o licitación, o un (1) día laborable antes del acto de apertura cuando la enmienda no afecte la presentación de las ofertas. (5) Todas las enmiendas formarán parte del pliego de subasta y quienes interesen licitar tendrán que considerarlas al presentar sus ofertas. (f) Reuniones presubasta.—  (1) La Junta podrá celebrar reuniones presubasta con el propósito de orientar y aclarar cualquier duda que puedan tener los licitadores o las licitadoras potenciales sobre el contenido del pliego de subasta. (2) El Director Administrativo o la Directora Administrativa o la persona a quien éste o ésta delegue, podrá emitir una invitación a una reunión presubasta cuando lo considere conveniente y beneficioso para la Rama Judicial. Para ello utilizará el procedimiento de envío o entrega del pliego de subastas contemplado en el inciso (d) del Artículo XI de este reglamento. La invitación a reunión presubasta se podrá emitir por separado o conjuntamente con el pliego de subasta. (3) La Secretaria o el Secretario de la Junta o la persona a quien ésta o éste delegue, presidirá la reunión presubasta. (4) Será obligatorio que los licitadores y las licitadoras potenciales comparezcan a la reunión presubasta para que puedan presentar sus ofertas, cuando ésta haya sido convocada conforme lo dispuesto por este reglamento. (5) La reunión presubasta se celebrará no menos de cinco (5) días laborables antes de la fecha fijada para el acto de apertura. (6) Las personas que participen de la reunión presubasta firmarán el Libro de registro de asistencia. En el caso de licitadores o licitadoras potenciales, deberán identificar a la persona natural o jurídica que representan. (7) La Secretaria o el Secretario de la Junta preparará una minuta de la reunión presubasta la cual incluirá, como mínimo, lo siguiente: (1) una lista con los nombres de las personas participantes y las personas naturales o jurídicas que representan, de ser aplicable; (2) los asuntos discutidos, las aclaraciones y los acuerdos tomados en la reunión; y (3) la fecha, la hora y el lugar en que se celebró la reunión. (8) Se enviará copia de la minuta por correo electrónico a los licitadores o las licitadoras potenciales que participaron de la reunión al menos dos (2) días laborables antes del acto de apertura. El original de la minuta se incluirá en el expediente oficial de la subasta.