**Kotak surel** (bahasa Inggris: *email box*) memiliki fungsi yang sepadan dengan kotak surat konvensional pada umumnya. Kotak surat konvensional digunakan untuk menerima surat dalam bentuk fisik sedangkan kotak surel digunakan untuk menerima surel. Perbedaannya terletak pada bentuknya yang merupakan format elektronik.

Definisi
--------

Sebuah kotak surel diidentifikasi oleh alamat surel. Bagaimanapun juga, tidak semua alamat surel cocok dengan fasilitas penyimpanan. Masa *pseudo-mailbox* kadang digunakan untuk mengacu pada alamat yang tidak cocok dengan pasti menyimpan surel. Meneruskan surel dapat kita lakukan secara terus menerus sampai ke penerima paling akhir dengan alamat yang sama. Contohnya adalah milis dan surel palsu.

RFC 5321, mendefinisikan sebuah surel adalah bagaikan seutas benang penghubung karakter yang mengidentifikasi seorang pengguna, kepada siapa surel tersebut disampaikan atau kemana lokasi surel tersebut akan dikirim. Masa berlaku surel tersebut ditentukan sendiri oleh sistem tempat penyimpanannya. Oleh karenanya, sesuai dengan manfaat tersebut, masa berlaku kotak surel dan alamat surel dibatasi agar dapat digunakan secara bergantian.

RFC 5322, mendefinisikan kotak surel sebagai berikut: Sebuah kotak yang menampung surel. Maksudnya adalah, kotak surel adalah sebuah kesatuan konsep yang berarti tidak harus selalu menyangkut tempat penyimpanan berkas. Contoh lebih lanjutnya dapat dilihat dari beberapa situs yang memungkinkan kita untuk mencetak surel secara langsung dari komputer ke mesin cetak dan menghantarkan hasilnya langsung ke meja alamat surel yang dituju, layaknya mesin faksimile tradisional pada umumnya.

Sejarah
-------

Tahun 1971, Ray Tomlinson seorang ilmuan ARPA melakukan sebuah eksperimen dengan program yang bernama SNDMSG yang biasa digunakan untuk meninggalkan sebuah pesan di komputer seseorang, sehingga orang yang membuka komputer tersebut akan mendapat pesan yang ditinggalkan tersebut. Lalu ia melanjutkan eksperimennya dengan sebuah protokol yang bernama CYPNET yang memungkinkan SNDMSG dapat dikirim ke seluruh komputer yang berada di jaringan ARPANET. Ray mencatatkan diri sebagai orang yang menemukan sekaligus mengirimkan surel pertama di dunia, isi pesan tersebut adalah "QWERTYUIOP".

Tahun 1972, Ray memperkenalkan tanda ‘*@*’ sebagai sebuah identitas untuk memisahkan nama pengguna dan domain sebuah alamat surel, yang memiliki arti "*at*" atau "pada".

Program surel pertama dan yang masuk salah satu program surel terbesar yang biasa digunakan oleh publik adalah Eudora. Dan surel yang di tulis oleh Steve Dorner ini rilis pada tahun 1988. Waktu itu ia masih berstatus pegawai di University of Illinois.

Nama Eudora sendiri diambil dari nama seorang penulis dari Amerika Eudora Welty. Awalnya Eudora menjadi klien surel pertama yang dapat diakses secara gratis oleh siapa pun, kemudian dibeli oleh Quallcom pada tahun 1994, dan dijadikan produk profesional.

Akses
-----

Sebuah akun surel dapat menerima surel dari satu atau lebih kotak surel pengirim. Kumpulan data (*file*, alamat, sistem penyimpanan) yang dicantumkan ke dalam surel tersebut disebut surel lokal.
Protokol popular yang biasa digunakan untuk menerima pesan:

Protokol Kantor Pos(POP3): Adalah sebuah metode klien-server yang paling cocok untuk membaca pesan dari komputer klien tunggal. Dikarenakan pesannya dipindah dari penyedia kotak surel setelah penerimaan pertama.

Protokol akses pesan internet(IMAP/surel berbasis web): Didesain untuk menerima pesan dari sejumlah klien dengan perizinan manajemen pengendali jarak jauh dari penyedia kotak surel dengan menyimpan hasil penggandaan sebuah pesan di penyedia (*server*), tetapi diperbolehkan untuk menyimpan hasil penggandaan di kotak surel lokal.
Klien berbasis web yang ada, menerima pesan dari server demi kepentingan pengguna website dan menampilkannya kepada pengguna yang cocok terhadap berbagai format di web-browser mereka.

**Bagan perbandingan**

| Komponen | POP3 | IMAP |
| --- | --- | --- |
| Kemudahan dalam pembuatan arsip | Lebih mudah dalam melakukan pengarsipan | Sulit di arsipkan, karena surel tersimpan di komputer *server*. Ketika terjadi masalah pada *server*, ada kemungkinan surel klien akan terhapus. |
| Tingkat kelonggaran akses | Hanya bisa diakses lewat komputer klien | Karena berada di komputer *server*, maka dapat diakses dari mana saja, asalkan ada koneksi internet. |
| Ukuran media penyimpanan | Karena surel tersimpan di komputer pribadi, maka jumlah surel yang dapat disimpan menjadi lebih banyak. Tergantung kapasitas penyimpanan dan budget klien. | Ada kuota untuk penyimpanan maksimum. |
|

Format penyimpanan
------------------

Berbagai data yang bersifat dasar dapat digunakan untuk menyimpan surel. Bagaimanapun juga, beberapa standardisasi telah menunjukkan hasil di sejumlah format *file* yang biasa kita gunakan. Didesain sedemikian rupa supaya para pengguna dapat mengakses kotak surel di berbagai program komputer. Ada dua jenis format yang biasa digunakan:

1. mbox adalah teknik asli dari media penyimpanan pesan pada *file* tunggal.
2. Maildir adalah spesifikasi terbaru yang mendukung penyimpanan pesan secara massal di pohon direktori, hanya dengan satu *file* untuk setiap pesan.

Nama kotak surel
----------------

### Karakter yang diperbolehkan untuk penamaan kotak surel

Nama yang digunakan untuk sebuah kotak surel harus mengandung karakter huruf dan angka saja (*alphanumeric*) dan tidak boleh terdapat jeda spasi atau karakter dalam berbentuk simbol – simbol.

### Nama yang sudah terpesan

Nama – nama berikut adalah sudah terpesan dan digunakan untuk kepentingan khusus oleh beberapa pengendali aplikasi surel dan tidak boleh digunakan untuk penamaan kotak surel pribadi.

* *cur*
* *default*
* *Discard*
* *DRAFT*
* INBOX
* IMAP
* *Junk*
* junkmail
* *mbox*
* *mail.txt*
* *NEW*
* *SENT*
* SPAM
* Spam
* Tmp
* *TRASH*

Referensi
---------

* RFC 5321, Simple Mail Transfer Protocol, J.Klensin, The Internet Society (October 2008), section 2.3.11 (Mailbox and Address).
* RFC 5322, Internet Messages Format, P.Resnick (Ed.), The Internet Society (October 2008), section 3.4 (Address Spesification).
* Diarsipkan 2010-03-27 di Wayback Machine. RZT (Maret 2009), 13790
* Diarsipkan 2009-10-04 di Wayback Machine.