**M-Files** on tiedonhallintaohjelmisto, jonka on kehittänyt suomalainen M-Files Oy. M-Files auttaa toimistotyöntekijöiden perusongelmassa, tiedostokaaoksessa. Perinteisesti asiakirjat on tallennettu tietokoneella kansioihin, mutta M-Filesissa tiedonhallinta perustuu tiedon ominaisuuksiin ja metatietoihin eli sisältöä kuvaileviin tietoihin. Tällöin käyttäjän ei tarvitse muistaa, mihin kansioon jokin tieto on tallennettu. M-Filesin tiedonhallinta sekä tiedon jakaminen ja suojaaminen perustuvat metatietojen hyödyntämiseen, jolloin tietoa ei luokitella perinteisen kansiohierarkian vaan sisällön perusteella.

M-Files-ohjelmiston uusin versio *M-Files 2018* on julkaistu joulukuussa 2017.

Toimintaperiaate
----------------

M-Files tarjoaa yrityksille ratkaisuja muun muassa dokumenttienhallintaan, tiedonhallintaan, yritystietojen hallintaan, laadunhallintaan, sopimuksen elinkaaren hallintaan, asianhallintaan, projektinhallintaan, henkilöstöhallintoon, tietueiden hallintaan, arkistointiin sekä henkilöstön koulutukseen. M-Files-tiedonhallintaohjelmisto auttaa yrityksiä käsittelemään ja hallitsemaan tietoja, kuten tiedostoja, dokumentteja, projekteja ja liiketoimintaprosesseja. Sähköiset asiakirjat tallennetaan perinteisesti tietokoneen kansioihin, josta M-Filesin ohjelmisto etsii niistä asioita metatietojen eli sisältöä kuvailevien tietojen avulla, ilman, että niitä täytyy siirtää mihinkään. Käyttäjän ei siis tarvitse muistaa, mihin kansioon jokin tieto on tallennettu, vaan tietoa hallitaan sen perusteella, mitä se on. Tieto voidaan etsiä esimerkiksi asiakkaan, projektityypin, päivän, tilan tai muun kriteerin perusteella. Tiedot löytyvät myös mobiilisti, vaikka ne olisivat verkkolevyllä, Sharepointissa, Salesforcessa tai Boxissa. Metatietojen ansiosta dokumentit linkittyvät muihin asiaan liittyviin sisältöihin. Esimerkiksi myyntijärjestelmän asiakastietoja haettaessa järjestelmä näyttää myös verkkolevyllä olevan asiakassopimuksen.

Aiemmin M-Files toimi niin, että erilaisissa järjestelmissä oleva tieto tallennettiin M-Files-ohjelmaan, mutta vuonna 2016 M-Filesiin lisättiin niin kutsuttu älykerrosratkaisu, teknologia, joka mahdollistaa tiedon löytämisen ja hallinnan tiedon merkityksen ja sisällön perusteella riippumatta siitä, sijaitseeko tieto esimerkiksi verkkolevyillä tai pilvipalveluissa. Älykerros on ikään kuin tietojärjestelmien päällä ja se yhdistää useat eri järjestelmät ja tietovarastot asiayhteyden perusteella niin, että itse tiedostot on mahdollista säilyttää alkuperäisillä sijaintipaikoillaan. Näin muissa tiedonhallintajärjestelmissä tai verkkolevyillä olevia dokumentteja voidaan katsella myös M-Filesin kautta.  Metatietoihin perustuva älykerros hyödyntää tehokasta hakumoottoria, automaattista luokittelua, luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) ja koneellista oppimista, joiden avulla tieto voidaan jäsentää sen merkityksen ja arvon mukaan. Ohjelmisto osaa myös ymmärtää, onko tieto arvokasta tai kriittistä tai vähemmän arvokasta.

Ominaisuudet
------------

M-Filesia voi käyttää paikallisena ohjelmistona, pilvi- tai hybridiratkaisuna tai mobiilisovelluksella. Hybridiratkaisussa organisaatiot voivat yhdistää pilvipalveluita olemassa oleviin konesalijärjestelmiin, kuten SAP, Microsoft Dynamics GP ja AX. M-Filesin konesaliratkaisu voidaan integroida myös olemassa oleviin pilvipohjaisiin yrityssovelluksiin, kuten Salesforce, Microsoft Dynamics Online tai NetSuite. M-Files on integroitavissa yrityksen CRM-, ERP- ja muihin liiketoimintajärjestelmiin, kuten Microsoft Office, SharePoint ja Microsoft Dynamics, Salesforce CRM, NetSuite, Autodesk AutoCAD ja AutoCAD LT, Autotask, Sage 200, DocuSign ja Lotus Notes. 

M-Filesin ominaisuuksiin kuuluu muun muassa sisällön- ja prosessienhallintatoimintoja, kuten esimerkiksi

* dokumenttienhallintaa, esimerkiksi dokumentin versiohistoria
* laadunhallintaan liittyvät laatu- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset
* sopimusten elinkaaren hallinta
* laskujen käsittely
* vakioidut toimintaohjeet (SOP)
* myynnin ja markkinoinnin tietojen hallinta

M-Files mahdollistaa muun muassa

* sähköisen allekirjoituksen käyttämisen,
* automaattiset suojausasetukset,
* rinnakkaiset tehtävänannot työnkulussa,
* dokumenttien samanaikaisen muokkaamisen yhteismuokkaustoiminnolla sekä
* tiedostojen tarkastelun offline-tilassa.

Dokumentteja voi skannata M-Filesin yhteydessä toimivalla OCR-tekniikalla. M-Filesin OCR-moduuli tukee 137 kieltä. Itse tuotteessa kieliversioita oli 33 vuonna 2018.

Käyttäjät
---------

M-Filesin tiedonhallintaratkaisuja myydään (Enterprise Content Management) eli ECM-markkinoilla. ECM tarkoittaa koko organisaation kattavaa tiedonhallintaa, joka pyrkii yhdistämään perinteisesti erillään olleet "siilot" yhdeksi kokonaisuudeksi, jota hallinnoidaan yhteisin periaattein ja menetelmin.

M-Filesin asiakkaiden joukossa on sekä pieniä ja keskisuuria yrityksiä sekä suuryrityksiä, jotka toimivat esimerkiksi palvelualoilla, rahoituksessa, suunnittelu- ja rakennusalalla ja energia-alalla. Tyypillisiä asiakkaita ovat esimerkiksi konsulttitalot, lakiasiantoimistot ja teollisuusyritykset.

Lähteet
-------

1. 1 2  M-Files Online varmistaa tiedonhallinnan tulevaisuuden tarjoamalla pilvivalmiuden konesaliympäristölle *www.m-files.com*. Viitattu 16.11.2018. [vanhentunut linkki]
2. ↑  Supercell, Wolt ja monet muut suomalaiset menestyskeksinnöt ovat saaneet lisävauhtia Slushista – Esittelemme nyt niistä kahdeksan kiinnostavinta *Helsingin Sanomat*.  29.11.2017. Viitattu 19.9.2018.
3. ↑  Millennium-kunnianosoitus - TAF *TAF*. Viitattu 19.9.2018.
4. ↑  Tiedote: M-Files 2018 on maailman ensimmäinen ratkaisu, jonka avulla eri järjestelmien tietoja voidaan yhdistää ja hallita tekoälyn avulla (Arkistoitu – Internet Archive).
5. 1 2  M-Files Oy:n www-sivut: Mihin haluan käyttää M-Filesia (Arkistoitu – Internet Archive)
6. 1 2 3 4 5  M-Filesin ominaisuudet (Arkistoitu – Internet Archive) M-Filesin www-sivut.
7. ↑  Teinin harrastus kasvoi vientiyhtiöksi – ohjelmistoyritys sai 24 miljoonaa kasvua varten *Helsingin Sanomat*.  17.3.2016. Viitattu 22.8.2018.
8. 1 2 3  Senja Larsen: Presidentin palkitsema M-Files tähtäsi jo syntyessään globaaliin kärkeen – "Tämä on mullistava innovaatio" *Kauppalehti*. Viitattu 16.11.2018.
9. 1 2  Tamperelaisyhtiön keksintö auttaa hankkimaan tietoa – sijoittajilta irtosi 33 miljoonaa *Aamulehti*.  17.3.2016.  Arkistoitu 19.9.2018. Viitattu 19.9.2018.
10. ↑  M-Files ottaa kasvuloikan 33 miljoonan jättirahoituksella *kauppalehti*. Viitattu 19.9.2018.
11. ↑  Valokynä 3/2016
12. 1 2  M-Files Oy:n www-sivut: Konesali, Pilvi ja Hybridi (Arkistoitu – Internet Archive)
13. ↑   (Arkistoitu – Internet Archive) M-Filesin www-sivut: Saumaton integrointi
14. ↑  M-Files Oy:n www-sivut: Etusivu
15. ↑  Optinen merkkientunnistus (OCR) | M-Files *www.m-files.com*. Viitattu 19.9.2018. [vanhentunut linkki]
16. ↑  IITC: ECM - Enterprise Content Management - IITC *www.iitc.fi*. Viitattu 19.9.2018.
17. ↑   *www.kauppalehti.fi*. Viitattu 22.8.2018.
18. ↑  Suomalainen ohjelmistoyhtiö sai kymmenien miljoonien pääomasijoituksen *Yle Uutiset*. Viitattu 22.8.2018.
19. ↑  Ismo Virta: Ohjelmistoyhtiö M-Filesin tavoitteet kuulostavat suuruudenhulluilta, mutta sijoittajat uskovat *Talouselämä*. Viitattu 22.8.2018.

Aiheesta muualla
----------------

* M-Files Oy:n kotisivut
* Guided tour of M-Files - videoita M-Files-ohjelmistosta
* TechRadarin arvio M-Filesistä keväällä 2018