ประกาศคณะกรรมการกํากับและส่งเสริมการประกอบธุรกิจประกันภัย

เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขในการรับเงิน การจ่ายเงิน การตรวจสอบ และการควบคุม

ภายในของบริษัทประกันวินาศภัย

พ.ศ. 2557

----------------------------------------

          ธุรกิจประกันภัยเป็นธุรกิจที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเชื่อมั่นและหลักความสุจริตใจต่อกันเป็นอย่างยิ่งและมีหน้าที่รับผิดชอบต่อผู้เอาประกันภัยและประชาชน เพื่อให้บริษัทประกันภัยมีระบบการบริหารจัดการหรือบรรษัทภิบาลที่ดี ส่งเสริมความมั่นคง มีความโปร่งใส และเสริมสร้างความเชื่อมั่นต่อผู้เอาประกันภัยจึงเห็นควรกําหนดหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน การตรวจสอบ และการควบคุมภายในเพื่อให้คณะกรรมการบริษัทประกันภัยมีบทบาทและหน้าที่รับผิดชอบในการจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ สนับสนุนการตัดสินใจในการจัดการความเสี่ยงเพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างทันกาล ซึ่งระบบการควบคุมภายในครอบคลุมถึงระบบการรับเงิน การจ่ายเงิน การตรวจสอบและการติดตามการปฏิบัติตามกฎหมาย โดยคณะกรรมการบริษัทและผู้บริหารระดับสูงมีหน้าที่ในการกําหนดนโยบายเกี่ยวกับการควบคุมภายในและการบริหารความเสี่ยงที่บริษัทยอมรับได้ การจัดโครงสร้างองค์กร การมอบหมายอํานาจหน้าที่และความรับผิดชอบ ระเบียบอํานาจดําเนินการ และการจัดสรรทรัพยากรทั้งด้านทรัพยากรบุคคล งบประมาณ และระบบเทคโนโลยีสารสนเทศให้เหมาะสมและเพียงพอ ในการนี้บริษัทต้องจัดให้มีคณะกรรมการตรวจสอบที่เป็นอิสระ มีหน่วยงานตรวจสอบภายในและหน่วยงานดูแลการปฏิบัติตามกฎหมาย เพื่อปฏิบัติงานสนับสนุนคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งบริษัทสามารถว่าจ้างบุคคลภายนอกให้ปฏิบัติหน้าที่ในการตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติตามกฎหมายได้ โดยคณะกรรมการบริษัทยังคงความรับผิดชอบในงานที่มอบหมายนั้นและต้องจัดให้มีระบบการควบคุมการปฏิบัติงาน การรายงานที่มีประสิทธิภาพ และการดําเนินการปรับปรุงแก้ไขอย่างทันท่วงที

          อาศัยอํานาจตามความในมาตรา 37 (10) แห่งพระราชบัญญัติประกันวินาศภัย พ.ศ. 2535 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติประกันวินาศภัย (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2551 ประกอบกับมติที่ประชุมคณะกรรมการกํากับและส่งเสริมการประกอบธุรกิจประกันภัย ครั้งที่ 5/2556 เมื่อวันที่ 22 มีนาคม พ.ศ. 2556 คณะกรรมการกํากับและส่งเสริมการประกอบธุรกิจประกันภัย ออกประกาศไว้ ดังต่อไปนี้


ข้อ ๑ ประกาศนี้เรียกว่า “ประกาศคณะกรรมการกํากับและส่งเสริมการประกอบธุรกิจประกันภัย เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขในการรับเงิน การจ่ายเงิน การตรวจสอบ และการควบคุมภายในของบริษัทประกันวินาศภัย พ.ศ. 2557”


ข้อ ๒ ประกาศนี้ให้ใช้บังคับเมื่อพ้นกําหนดเก้าสิบวันนับแต่วันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษา เป็นต้นไป


ข้อ ๓ ในประกาศนี้

          “นิติบุคคล” หมายความว่า บริษัทจํากัด บริษัทมหาชนจํากัด ห้างหุ้นส่วนจํากัด ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล หรือนิติบุคคลอื่นซึ่งจัดตั้งขึ้นตามกฎหมายเฉพาะ หรือตามกฎหมายต่างประเทศแต่ไม่รวมถึงบริษัทตามกฎหมายว่าด้วยการประกันชีวิต และบริษัทตามกฎหมายว่าด้วยการประกันวินาศภัย

          “บริษัท” หมายความว่า บริษัทที่ได้รับใบอนุญาตประกอบธุรกิจประกันวินาศภัยตามกฎหมายว่าด้วยการประกันวินาศภัย และให้หมายความรวมถึงสาขาของบริษัทประกันวินาศภัยต่างประเทศที่ได้รับใบอนุญาตประกอบธุรกิจประกันวินาศภัยในราชอาณาจักรตามกฎหมายว่าด้วยการประกันวินาศภัย

          “บริษัทใหญ่” หมายความว่า นิติบุคคลที่มีลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ดังต่อไปนี้

          (1) นิติบุคคลที่มีอํานาจควบคุมกิจการของบริษัท

          (2) นิติบุคคลที่มีอํานาจควบคุมกิจการของนิติบุคคลตาม (1)

          (3) นิติบุคคลที่มีอํานาจควบคุมกิจการของนิติบุคคลตาม (2) ต่อไปเป็นทอด ๆ โดยเริ่มจากการมีอํานาจควบคุมกิจการของนิติบุคคลตาม (2)

          “บริษัทย่อย” หมายความว่า นิติบุคคลที่มีลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ดังต่อไปนี้

          (1) นิติบุคคลที่บริษัทมีอํานาจควบคุมกิจการ

          (2) นิติบุคคลที่นิติบุคคลตาม (1) มีอํานาจควบคุมกิจการ

          (3) นิติบุคคลที่อยู่ภายใต้อํานาจควบคุมกิจการของนิติบุคคลตาม (2) ต่อไปเป็นทอด ๆ โดยเริ่มจากการอยู่ภายใต้อํานาจควบคุมกิจการของนิติบุคคลตาม (2)

          “บริษัทย่อยลําดับเดียวกัน” หมายความว่า บริษัทย่อยตั้งแต่สองบริษัทย่อยขึ้นไปที่มีบริษัทใหญ่เดียวกันไม่ว่าบริษัทย่อยนั้นจะอยู่ในชั้นลําดับใด ๆ

          “บริษัทร่วม” หมายความว่า นิติบุคคลที่บริษัทหรือบริษัทย่อยมีอํานาจในการมีส่วนร่วมตัดสินใจเกี่ยวกับนโยบายทางการเงินและการดําเนินงานของนิติบุคคล แต่ไม่ถึงระดับที่จะมีอํานาจควบคุมนโยบายดังกล่าว และไม่ถือเป็นบริษัทย่อยหรือกิจการร่วมค้า

          ในกรณีที่บริษัทหรือบริษัทย่อยถือหุ้นไม่ว่าโดยตรงหรือโดยอ้อมรวมกันตั้งแต่ร้อยละยี่สิบแต่ไม่เกินร้อยละห้าสิบของจํานวนสิทธิออกเสียงทั้งหมดของบริษัท ให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่าบริษัทหรือบริษัทย่อยมีอํานาจในการมีส่วนร่วมตัดสินใจตามวรรคหนึ่ง เว้นแต่ จะพิสูจน์ให้เห็นเป็นอย่างอื่น

          “ผู้ถือหุ้นรายใหญ่” หมายความว่า ผู้ถือหุ้นในบริษัทเกินกว่าร้อยละสิบของจํานวนหุ้นที่มีสิทธิออกเสียงทั้งหมดของบริษัท การถือหุ้นดังกล่าวให้นับรวมหุ้นที่ถือโดยผู้ที่เกี่ยวข้องด้วย

          “อํานาจควบคุมกิจการ” หมายความว่า การมีความสัมพันธ์ในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ดังต่อไปนี้

          (1) การถือหุ้นที่มีสิทธิออกเสียงในบริษัทหรือนิติบุคคลเกินกว่าร้อยละห้าสิบของจํานวนสิทธิออกเสียงทั้งหมดของบริษัทหรือนิติบุคคลนั้น

          (2) การมีอํานาจควบคุมคะแนนเสียงส่วนใหญ่ในที่ประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทหรือนิติบุคคลไม่ว่าโดยตรงหรือโดยอ้อม หรือไม่ว่าเพราะเหตุอื่นใด

          (3) การมีอํานาจควบคุมการแต่งตั้งหรือถอดถอนกรรมการตั้งแต่กึ่งหนึ่งของกรรมการทั้งหมดไม่ว่าโดยตรงหรือโดยอ้อม

          “ผู้มีอํานาจควบคุม” หมายความว่า ผู้ถือหุ้นหรือบุคคลอื่นซึ่งโดยพฤติการณ์มีอิทธิพลต่อการกําหนดนโยบาย การจัดการ หรือการดําเนินงานของบริษัทหรือนิติบุคคลอย่างมีนัยสําคัญไม่ว่าอิทธิพลดังกล่าวจะสืบเนื่องจากการเป็นผู้ถือหุ้น หรือได้รับมอบอํานาจตามสัญญา หรือการอื่นใดก็ตามโดยเฉพาะอย่างยิ่งคือบุคคลที่เข้าลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ดังต่อไปนี้

          (1) บุคคลที่มีสิทธิออกเสียงไม่ว่าโดยทางตรงหรือทางอ้อมเกินกว่าร้อยละยี่สิบห้าของจํานวนหุ้นที่มีสิทธิออกเสียงทั้งหมดของบริษัทหรือนิติบุคคล

          (2) บุคคลที่ตามพฤติการณ์สามารถควบคุมการแต่งตั้งหรือถอดถอนกรรมการของบริษัทหรือนิติบุคคลนั้นได้

          (3) บุคคลที่ตามพฤติการณ์สามารถควบคุมผู้ซึ่งรับผิดชอบในการกําหนดนโยบาย การจัดการหรือการดําเนินงานของบริษัทหรือนิติบุคคลให้ปฏิบัติตามคําสั่งของตนในการกําหนดนโยบาย การจัดการหรือการดําเนินงานของบริษัทหรือนิติบุคคล

          (4) บุคคลที่ตามพฤติการณ์มีการดําเนินงานในบริษัทหรือนิติบุคคล หรือมีความรับผิดชอบในการดําเนินงานของบริษัทเยี่ยงกรรมการหรือผู้บริหาร รวมทั้งบุคคลที่มีตําแหน่งซึ่งมีอํานาจหน้าที่เช่นเดียวกับบุคคลดังกล่าวของบริษัทหรือนิติบุคคลนั้น

          “ผู้ที่เกี่ยวข้อง” หมายความว่า บุคคลที่มีความสัมพันธ์กับบุคคลใดในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ดังต่อไปนี้

          (1) คู่สมรสของบุคคลดังกล่าว

          (2) บุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะของบุคคลดังกล่าว

          (3) ห้างหุ้นส่วนสามัญซึ่งบุคคลดังกล่าวหรือบุคคลตาม (1) หรือ (2) เป็นหุ้นส่วน

          (4) ห้างหุ้นส่วนจํากัดที่บุคคลดังกล่าวหรือบุคคลตาม (1) หรือ (2) เป็นหุ้นส่วนจําพวกไม่จํากัดความรับผิด หรือเป็นหุ้นส่วนจําพวกจํากัดความรับผิดที่มีหุ้นรวมกันเกินกว่าร้อยละสามสิบของหุ้นทั้งหมดของห้างหุ้นส่วนจํากัด

          (5) บริษัทจํากัดหรือบริษัทมหาชนจํากัดที่บุคคลดังกล่าวหรือบุคคลตาม (1) หรือ (2) หรือห้างหุ้นส่วนตาม (3) หรือ (4) ถือหุ้นรวมกันเกินกว่าร้อยละสามสิบของจํานวนหุ้นที่จําหน่ายได้แล้วทั้งหมดของบริษัทจํากัดหรือบริษัทมหาชนจํากัดนั้น

          (6) บริษัทจํากัดหรือบริษัทมหาชนจํากัดที่บุคคลดังกล่าวหรือบุคคลตาม (1) หรือ (2) หรือห้างหุ้นส่วนตาม (3) หรือ (4) หรือบริษัทตาม (5) ถือหุ้นรวมกันเกินกว่าร้อยละสามสิบของจํานวนหุ้นที่จําหน่ายได้แล้วทั้งหมดของบริษัทจํากัดหรือบริษัทมหาชนจํากัดนั้น หรือ

          (7) นิติบุคคลที่บุคคลดังกล่าวสามารถมีอํานาจในการจัดการในฐานะเป็นผู้แทนของนิติบุคคล

          “กรรมการที่มีส่วนร่วมบริหารงาน” หมายความว่า กรรมการที่ดํารงตําแหน่งเป็นผู้บริหารกรรมการที่ทําหน้าที่รับผิดชอบในการดําเนินการใด ๆ เยี่ยงผู้บริหาร และให้หมายความรวมถึงกรรมการที่มีอํานาจลงนามผูกพัน เว้นแต่ จะแสดงได้ว่าเป็นการลงนามผูกพันตามรายการที่คณะกรรมการบริษัทมีมติอนุมัติไว้แล้ว และเป็นการลงนามร่วมกับกรรมการรายอื่น

          “ผู้บริหาร” หมายความว่า ผู้จัดการ หรือผู้ดํารงตําแหน่งระดับบริหารสี่รายแรกนับต่อจากผู้จัดการลงมา ผู้ซึ่งดํารงตําแหน่งเทียบเท่ากับผู้ดํารงตําแหน่งระดับบริหารรายที่สี่ทุกราย และให้หมายความรวมถึงผู้ดํารงตําแหน่งระดับบริหารในสายงานบัญชีหรือการเงินที่เป็นระดับผู้จัดการฝ่ายขึ้นไปหรือเทียบเท่า

          “ผู้จัดการ” หมายความว่า บุคคลที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการบริษัทให้เป็นผู้ดูแลรับผิดชอบสูงสุดในการบริหารงานของบริษัท  ทั้งนี้ ไม่ว่าจะเรียกชื่ออย่างใดก็ตาม

          “ผู้ถือหุ้นที่มีนัย” หมายความว่า ผู้ถือหุ้นในกิจการใดเกินกว่าร้อยละสิบของจํานวนหุ้นที่มีสิทธิออกเสียงทั้งหมดของกิจการนั้น และการถือหุ้นดังกล่าวให้นับรวมหุ้นที่ถือโดยผู้ที่เกี่ยวข้องด้วย

          “คณะกรรมการบริษัท” หมายความว่า คณะกรรมการของบริษัทตามกฎหมายว่าด้วยการประกันวินาศภัย และให้หมายความรวมถึง คณะกรรมการบริหารสาขาของบริษัทประกันวินาศภัยต่างประเทศที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบธุรกิจประกันวินาศภัยในราชอาณาจักรตามกฎหมายว่าด้วยการประกันวินาศภัยซึ่งต้องมีผู้จัดการสาขาเป็นกรรมการรวมอยู่ด้วย

          “การตรวจสอบ” หมายความว่า กิจกรรมที่ดําเนินการอย่างเป็นอิสระและเป็นกลางที่บริษัทจัดให้มีขึ้นเพื่อให้เกิดความมั่นใจและให้คําแนะนําปรึกษาเพื่อเพิ่มคุณค่าและปรับปรุงการดําเนินงานโดยการตรวจสอบจะช่วยให้บริษัทบรรลุวัตถุประสงค์ที่กําหนด โดยการประเมินและปรับปรุงประสิทธิผลของกระบวนการบริหารความเสี่ยง การควบคุมภายใน และการกํากับดูแลอย่างเป็นระบบและมีระเบียบแบบแผนที่ดี

          “การควบคุมภายใน” หมายความว่า กระบวนการปฏิบัติงานที่บริษัทจัดให้มีขึ้น และนํามาถือปฏิบัติเพื่อสร้างความมั่นใจ และเชื่อมั่นได้อย่างมีเหตุผลว่าบริษัทจะบรรลุวัตถุประสงค์ในการประกอบธุรกิจของบริษัทและทําให้รายงานทางการเงินของบริษัทมีความน่าเชื่อถือ โดยการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามกฎหมาย ระเบียบและนโยบายที่เกี่ยวข้องรวมถึงการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสูงสุด

          “สํานักงาน” หมายความว่า สํานักงานคณะกรรมการกํากับและส่งเสริมการประกอบธุรกิจประกันภัย


หมวด ๑ บททั่วไป

---------------------


ข้อ ๔ ให้คณะกรรมการบริษัทมีหน้าที่รับผิดชอบดูแลให้บริษัทปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขที่กําหนดในประกาศนี้


ข้อ ๕ ให้บริษัทจัดทําระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน โดยได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริษัท และจัดให้มีการตรวจสอบและการควบคุมภายใน ตามหลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขที่กําหนดในประกาศนี้

          ระเบียบปฏิบัติตามวรรคหนึ่ง ให้บริษัทเก็บรักษาไว้ที่บริษัท และต้องนําส่งให้สํานักงานได้ทันทีเมื่อร้องขอ


ข้อ ๖ ให้บริษัทจัดให้มีระบบการรับเงินและการจ่ายเงินที่มีการควบคุมเพียงพอที่จะให้มั่นใจได้ว่าการปฏิบัติงานด้านการรับเงินและการจ่ายเงินมีความถูกต้องครบถ้วน ซึ่งต้องมีระบบการจัดเก็บเอกสารและบันทึกข้อมูลที่พร้อมให้พนักงานเจ้าหน้าที่ตรวจสอบได้ การรักษาความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องของจํานวนเงินและการยืนยันการกระทบยอดอย่างสม่ําเสมอ


ข้อ ๗ บริษัทต้องจัดเก็บข้อมูลและเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้อง อย่างน้อยเป็นระยะเวลาห้าปีนับตั้งแต่วันที่รับเงินหรือจ่ายเงิน

          ในกรณีที่ข้อมูลและเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องตามวรรคหนึ่ง เป็นรายการที่บริษัทต้องลงในสมุดทะเบียนหรือสมุดบัญชีที่เกี่ยวกับธุรกิจของบริษัทตามมาตรา 44 แห่งพระราชบัญญัติประกันวินาศภัย พ.ศ. 2535 ให้บริษัทจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ลงรายการครั้งสุดท้ายในสมุดทะเบียนหรือสมุดบัญชีนั้น หรือนับแต่วันที่บริษัทพ้นจากความรับผิดตามรายการที่มีความรับผิดหลังสุด  ทั้งนี้ แล้วแต่อย่างใดจะยาวกว่า

          หากบริษัทประสงค์จะจัดเก็บข้อมูลและเอกสารหลักฐานในรูปสื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยบริษัทต้องจัดให้มีระบบสํารองข้อมูล


ข้อ ๘ สํานักงานอาจกําหนดแนวทางในรายละเอียดเพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติตามประกาศนี้ได้และเมื่อมีการปฏิบัติตามแนวทางดังกล่าวให้ถือว่าบริษัทได้ปฏิบัติตามประกาศนี้ในส่วนที่เกี่ยวข้องแล้ว


หมวด ๒ การรับเงิน

---------------------


ข้อ ๙ ระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการรับเงินตามข้อ 5 ให้บริษัทกําหนดขั้นตอนในการปฏิบัติงานระยะเวลา ผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน และผู้สอบทานความถูกต้องครบถ้วน โดยพิจารณาถึงการสอบทาน ซึ่งกันและกัน มีการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างเจ้าหน้าที่ผู้จัดทําบัญชีกับผู้มีอํานาจอนุมัติรับประกันภัย และระหว่างเจ้าหน้าที่ที่ต้องติดต่อกับลูกค้ากับเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติการด้านงานสนับสนุนอย่างชัดเจน


ข้อ ๑๐ ให้บริษัทจัดให้มีระบบการควบคุมการใช้ใบเสร็จรับเงินและการกระทบยอดระหว่างเงินในบัญชีกับยอดใบรับเงินชั่วคราวหรือใบเสร็จรับเงิน เพื่อให้สามารถตรวจสอบรายการการรับเงินและป้องกันการออกใบเสร็จโดยไม่นําเงินส่งบริษัทหรือไม่มีการบันทึกข้อมูลการรับเงิน


ข้อ ๑๑ ให้บริษัทจัดให้มีระบบการควบคุมบัญชีพัก หรือบัญชีอื่นซึ่งมีลักษณะเดียวกันและระบบติดตามหนี้รวมถึงการจัดอายุหนี้ผิดนัด


ข้อ ๑๒ ให้บริษัทจัดเก็บข้อมูลและเอกสารหลักฐานที่สามารถระบุรายละเอียดการรับเงินของบริษัทที่สามารถตรวจสอบได้ โดยข้อมูลดังกล่าวต้องมีรายละเอียดอย่างน้อย ดังต่อไปนี้

          (1) วันที่บริษัทรับเงิน

          (2) ชื่อและข้อมูลการแสดงตนของผู้ที่จ่ายเงินให้แก่บริษัท

          (3) ประเภทของเงินรับ โดยให้ระบุว่าการรับเงินนั้นเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ใด

          (4) จํานวนเงินที่รับ

          (5) วิธีการรับเงิน

          (6) ชื่อธนาคารและเลขที่บัญชีธนาคารของผู้ที่จ่ายเงินให้แก่บริษัทกรณีโอนเงินผ่านธนาคารหรือหมายเลขเช็คกรณีที่จ่ายด้วยเช็ค หรือหลักฐานการรับเงินโดยวิธีอื่น

          (7) ชื่อธนาคารและเลขที่บัญชีธนาคารที่บริษัทใช้รับเงิน

          (8) เลขที่ใบสําคัญรับเงิน

          ในกรณีการรับเงินค่าเบี้ยประกันภัย ให้บริษัทจัดเก็บข้อมูลโดยมีรายละเอียดเพิ่มเติมจากวรรคหนึ่ง ดังต่อไปนี้

          (1) ชื่อและข้อมูลการแสดงตนผู้เอาประกันภัย

          (2) เลขที่กรมธรรม์ประกันภัย

          (3) รายการงวดที่ส่งค่าเบี้ยประกันภัย

          (4) ปีกรมธรรม์ประกันภัย

          (5) เลขที่ใบเสร็จรับเงิน

          ในกรณีการทําประกันภัยต่อ ให้บริษัทจัดเก็บข้อมูลโดยมีรายละเอียดเพิ่มเติมจากวรรคหนึ่ง ดังต่อไปนี้

          (1) ชื่อผู้เอาประกันภัยต่อ หรือผู้รับประกันภัยต่อ

          (2) ชื่อหรือเลขที่ของสัญญาประกันภัยต่อ

          (3) ปีที่เริ่มมีผลบังคับใช้ตามสัญญาประกันภัยต่อ

          ในกรณีที่บริษัทแยกจัดเก็บข้อมูลและเอกสารหลักฐาน บริษัทต้องสามารถแสดงข้อมูลและเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ตามที่ระบุในข้อนี้ได้อย่างครบถ้วนพร้อมที่จะให้พนักงานเจ้าหน้าที่ตรวจสอบได้และต้องนําส่งรายงานแสดงรายละเอียดการรับเงินให้สํานักงานได้ทันทีเมื่อร้องขอ


หมวด ๓ การจ่ายเงิน

---------------------


ข้อ ๑๓ ระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการจ่ายเงินตามข้อ 5 ให้บริษัทกําหนดขั้นตอนในการปฏิบัติงานเอกสารที่ใช้ประกอบการพิจารณาจ่ายเงิน ระยะเวลา ผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน ผู้สอบทานความถูกต้องครบถ้วน และจํานวนเงินที่บริษัทสามารถชําระเป็นเงินสดได้ รวมถึงผู้มีอํานาจอนุมัติการจ่ายเงินโดยพิจารณาถึงการสอบทานซึ่งกันและกัน มีการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างเจ้าหน้าที่ผู้จัดทําบัญชีกับผู้มีอํานาจอนุมัติจ่ายเงิน และระหว่างเจ้าหน้าที่ที่ต้องติดต่อกับลูกค้ากับเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติการด้านงานสนับสนุนอย่างชัดเจน

          การจ่ายเงินของบริษัทให้บริษัทจ่ายเป็นเช็คขีดคร่อม หรือโอนเข้าบัญชีพร้อมระบุรายละเอียดเกี่ยวกับผู้รับเงินให้ชัดเจน เว้นแต่ การจ่ายเงินไม่เกินจํานวนที่บริษัทกําหนดให้สามารถจ่ายเป็นเงินสดได้อย่างไรก็ตาม ในกรณีจําเป็นเร่งด่วน ให้เป็นดุลยพินิจของกรรมการผู้มีอํานาจลงนามของบริษัทที่จะเห็นชอบให้ชําระเป็นเงินสดเกินกว่าจํานวนที่บริษัทกําหนดได้เป็นกรณี ๆ ไป โดยให้จัดทําบันทึกชี้แจงเหตุผลความจําเป็นประกอบด้วย


ข้อ ๑๔ ให้บริษัทจัดเก็บข้อมูลและเอกสารหลักฐานที่สามารถระบุรายละเอียดการจ่ายเงินของบริษัทที่สามารถตรวจสอบได้ โดยข้อมูลดังกล่าวต้องมีรายละเอียดอย่างน้อย ดังต่อไปนี้

          (1) วันที่ผู้รับเงินได้รับเงิน หรือวันที่จ่ายเงินตามที่บันทึกในสมุดทะเบียนค่าสินไหมทดแทนโดยอนุโลม

          (2) ชื่อและข้อมูลการแสดงตนของผู้รับเงิน

          (3) ประเภทของเงินจ่าย โดยให้ระบุว่าการจ่ายเงินนั้นเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ใด

          (4) จํานวนเงินที่จ่าย

          (5) วิธีการจ่ายเงิน

          (6) ชื่อธนาคารและเลขที่บัญชีธนาคารของบริษัทที่ใช้จ่ายเงินกรณีโอนเงินผ่านธนาคาร หรือเลขที่เช็คกรณีจ่ายด้วยเช็ค หรือหลักฐานการจ่ายเงินโดยวิธีอื่น

          (7) ชื่อธนาคาร และเลขที่บัญชีของผู้รับเงิน กรณีการโอนเงินผ่านธนาคาร

          (8) เลขที่ใบสําคัญจ่าย

          ในกรณีการจ่ายเงินตามสัญญาประกันภัย ให้บริษัทจัดเก็บข้อมูลโดยมีรายละเอียดเพิ่มเติมจากวรรคหนึ่ง ดังต่อไปนี้

          (1) ชื่อและข้อมูลการแสดงตนของผู้เอาประกันภัย ผู้รับประโยชน์ หรือเจ้าหนี้ตามสัญญาประกันภัยอื่น

          (2) เลขที่กรมธรรม์ประกันภัย

          (3) รายการความคุ้มครองตามกรมธรรม์ประกันภัย

          (4) จํานวนทุนประกันภัย

          ในกรณีการทําประกันภัยต่อ ให้บริษัทจัดเก็บข้อมูลโดยมีรายละเอียดเพิ่มเติมจากวรรคหนึ่ง ดังต่อไปนี้

          (1) ชื่อผู้เอาประกันภัยต่อ หรือผู้รับประกันภัยต่อ

          (2) ชื่อหรือเลขที่ของสัญญาประกันภัยต่อ

          (3) ปีที่เริ่มมีผลบังคับใช้ตามสัญญาประกันภัยต่อ

          ในกรณีที่บริษัทแยกจัดเก็บข้อมูลและเอกสารหลักฐาน บริษัทต้องสามารถแสดงข้อมูลและเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ตามที่ระบุในข้อนี้ได้อย่างครบถ้วนพร้อมที่จะให้พนักงานเจ้าหน้าที่ตรวจสอบได้ และต้องนําส่งรายงานแสดงรายละเอียดการจ่ายเงินให้สํานักงานได้ทันทีเมื่อร้องขอ


ข้อ ๑๕ ให้บริษัทจัดให้มีระบบติดตามเช็คที่ยังไม่ได้ขึ้นเงิน เพื่อให้สามารถติดตามจํานวนและระยะเวลาที่รอการขึ้นเงิน รวมถึงการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องตรงตามประเภทบัญชีด้วย


หมวด ๔ คณะกรรมการตรวจสอบ หน่วยงานตรวจสอบภายใน และหน่วยงานดูแลการปฏิบัติตามกฎหมาย

---------------------


ข้อ ๑๖ ให้บริษัทมีคณะกรรมการตรวจสอบตามหลักเกณฑ์ที่กําหนดในหมวดนี้ เว้นแต่บริษัทมีคณะกรรมการตรวจสอบตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ หรือกฎหมายว่าด้วยธุรกิจสถาบันการเงินแล้ว และคณะกรรมการตรวจสอบนั้นสามารถปฏิบัติหน้าที่ตามข้อ 21 และข้อ 23 และกํากับดูแลให้บริษัทปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กําหนดในข้อ 24 ข้อ 25 ข้อ 26 ข้อ 27 ข้อ 28 ข้อ 29 และข้อ 30 ได้อย่างครบถ้วน

          กรณีสาขาของบริษัทประกันวินาศภัยต่างประเทศที่มีคณะกรรมการตรวจสอบของสํานักงานใหญ่หรือสํานักงานภูมิภาค ตามหลักเกณฑ์ที่หน่วยงานกํากับธุรกิจประกันภัยของประเทศนั้นกําหนดให้คณะกรรมการตรวจสอบนั้น เป็นคณะกรรมการตรวจสอบของสาขาของบริษัทประกันวินาศภัยต่างประเทศได้ โดยต้องแสดงเอกสารหลักฐานจนเป็นที่พอใจของสํานักงานว่าคณะกรรมการตรวจสอบดังกล่าวสามารถปฏิบัติหน้าที่และดําเนินการตามวรรคหนึ่งได้อย่างครบถ้วน

          ให้บริษัทนําส่งมติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ รายชื่อของคณะกรรมการตรวจสอบหนังสือรับรอง และประวัติของกรรมการตรวจสอบตามแบบที่สํานักงานกําหนดต่อสํานักงานภายในสามสิบวัน นับแต่วันที่คณะกรรมการบริษัทหรือที่ประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทมีมติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ และจัดส่งกฎบัตรคณะกรรมการตรวจสอบต่อสํานักงานภายในสามสิบวันนับแต่วันที่เข้ารับตําแหน่งหรือวันที่มีการเปลี่ยนแปลงกฎบัตรอย่างมีนัยสําคัญ กรณีที่บริษัทมีการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบอยู่ก่อนวันที่ประกาศนี้มีผลใช้บังคับ ให้จัดส่งข้อมูลดังกล่าวต่อสํานักงานภายในสิบห้าวันทําการนับแต่วันที่ประกาศนี้มีผลใช้บังคับ

          กรณีที่กรรมการตรวจสอบลาออก หรือถูกถอดถอนก่อนครบวาระ บริษัทต้องรายงานพร้อมแจ้งเหตุผลต่อสํานักงานเป็นลายลักษณ์อักษรภายในสิบห้าวันทําการนับแต่วันที่พ้นสภาพการเป็นคณะกรรมการตรวจสอบ


ข้อ ๑๗ บริษัทต้องจัดให้มีคณะกรรมการตรวจสอบอย่างน้อยสามคน ให้เหมาะสมกับขนาดลักษณะ และความซับซ้อนของกิจกรรมของบริษัท ตามหลักเกณฑ์ ดังต่อไปนี้

          (1) ได้รับมติแต่งตั้งจากคณะกรรมการบริษัทหรือที่ประชุมผู้ถือหุ้นให้เป็นกรรมการตรวจสอบ

          (2) มีกรรมการอิสระเป็นจํานวนไม่น้อยกว่าสองในสามของจํานวนกรรมการตรวจสอบทั้งหมด

          การนําส่งรายละเอียดการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ และกฎบัตรคณะกรรมการตรวจสอบ ต่อสํานักงาน ให้นําความในข้อ 16 วรรคสาม และวรรคสี่ มาใช้บังคับโดยอนุโลม


ข้อ ๑๘ กรรมการตรวจสอบตามข้อ 17 จะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ ดังต่อไปนี้

          (1) มีความรู้และประสบการณ์เพียงพอที่จะสามารถทําหน้าที่ในฐานะกรรมการตรวจสอบ  ทั้งนี้ ต้องมีกรรมการตรวจสอบอย่างน้อยหนึ่งคนที่มีความรู้และประสบการณ์ด้านการบัญชี หรือการเงินอย่างเพียงพอที่จะสามารถทําหน้าที่ในการสอบทานความน่าเชื่อถือของงบการเงินได้

          (2) ไม่มีความบกพร่องในด้านความสามารถตามกฎหมาย

          (3) ไม่อยู่ระหว่างถูกกล่าวโทษหรือดําเนินคดี โดยสํานักงาน หน่วยงานที่กํากับดูแล หรือหน่วยงานที่มีอํานาจตามกฎหมายไม่ว่าในประเทศหรือต่างประเทศ  ทั้งนี้ เฉพาะความผิดเกี่ยวกับทรัพย์

          (4) ไม่มีประวัติการถูกดําเนินการหรือถูกลงโทษที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานที่มีลักษณะหลอกลวง ฉ้อโกง หรือทุจริตเกี่ยวกับทรัพย์

          (5) ไม่มีเหตุอันควรเชื่อว่ามีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมในการปฏิบัติต่อผู้เอาประกันภัย ผู้รับประโยชน์ เจ้าหนี้ตามสัญญาประกันภัย บริษัท หรือผู้ถือหุ้นโดยรวม  ทั้งนี้ ลักษณะของพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมดังกล่าวให้เป็นไปตามแนวทางที่สํานักงานกําหนด


ข้อ ๑๙ กรรมการอิสระตามข้อ 17 จะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ ดังต่อไปนี้

          (1) ถือหุ้นไม่เกินร้อยละหนึ่งของจํานวนหุ้นที่มีสิทธิออกเสียงทั้งหมดของบริษัท บริษัทใหญ่ บริษัทย่อย บริษัทร่วม ผู้ถือหุ้นรายใหญ่ หรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัท  ทั้งนี้ ให้นับรวมการถือหุ้นของผู้ที่เกี่ยวข้องของกรรมการอิสระรายนั้น ๆ ด้วย

          (2) ไม่เป็นหรือเคยเป็นกรรมการที่มีส่วนร่วมบริหารงาน ลูกจ้าง พนักงาน ที่ปรึกษาที่ได้เงินเดือนประจํา หรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัท บริษัทใหญ่ บริษัทย่อย บริษัทร่วม บริษัทย่อยลําดับเดียวกัน ผู้ถือหุ้นรายใหญ่ หรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัท เว้นแต่ จะได้พ้นจากการมีลักษณะดังกล่าวมาแล้วไม่น้อยกว่าสองปีก่อนวันที่เข้ารับตําแหน่ง  ทั้งนี้ ลักษณะต้องห้ามดังกล่าวไม่รวมถึงกรณีที่กรรมการอิสระเคยเป็นข้าราชการ หรือที่ปรึกษาของส่วนราชการซึ่งเป็นผู้ถือหุ้นรายใหญ่หรือของส่วนราชการที่มีอํานาจควบคุมบริษัท

          (3) ไม่เป็นบุคคลที่มีความสัมพันธ์ทางสายโลหิต หรือโดยการจดทะเบียนตามกฎหมายในลักษณะที่เป็นบิดา มารดา คู่สมรส พี่น้อง และบุตร รวมทั้งคู่สมรสของบุตร ของกรรมการรายอื่น ผู้บริหาร ผู้ถือหุ้นรายใหญ่ ผู้มีอํานาจควบคุม หรือบุคคลที่จะได้รับการเสนอให้เป็นผู้บริหารหรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัท หรือบริษัทย่อย

          (4) ไม่มีหรือเคยมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับบริษัท บริษัทใหญ่ บริษัทย่อย บริษัทร่วม ผู้ถือหุ้นรายใหญ่ หรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัท ในลักษณะที่อาจเป็นการขัดขวางการใช้วิจารณญาณอย่างอิสระของตน รวมทั้งไม่เป็นหรือเคยเป็นผู้ถือหุ้นที่มีนัย หรือผู้มีอํานาจควบคุมของผู้ที่มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับบริษัท บริษัทใหญ่ บริษัทย่อย บริษัทร่วม ผู้ถือหุ้นรายใหญ่ หรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัท เว้นแต่ จะได้พ้นจากการมีลักษณะดังกล่าวมาแล้วไม่น้อยกว่าสองปีก่อนวันที่เข้ารับตําแหน่ง

          ความสัมพันธ์ทางธุรกิจตามวรรคหนึ่ง รวมถึงการทํารายการทางการค้าที่กระทําเป็นปกติเพื่อประกอบกิจการ การเช่าหรือให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ รายการเกี่ยวกับสินทรัพย์หรือบริการ หรือการให้หรือรับความช่วยเหลือทางการเงิน ด้วยการกู้หรือให้กู้ยืม ค้ําประกัน การให้สินทรัพย์เป็นหลักประกันหนี้สินรวมถึงพฤติการณ์อื่นทํานองเดียวกัน ซึ่งเป็นผลให้บริษัทหรือคู่สัญญามีภาระหนี้ที่ต้องชําระต่ออีกฝ่ายหนึ่งตั้งแต่ร้อยละสามของสินทรัพย์ที่มีตัวตนสุทธิของบริษัทหรือตั้งแต่ยี่สิบล้านบาทขึ้นไป แล้วแต่จํานวนใดจะต่ํากว่า

          (5) ไม่เป็นหรือเคยเป็นผู้สอบบัญชีของบริษัท บริษัทใหญ่ บริษัทย่อย บริษัทร่วม ผู้ถือหุ้นรายใหญ่หรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัท และไม่เป็นผู้ถือหุ้นที่มีนัย ผู้มีอํานาจควบคุม หรือหุ้นส่วนของสํานักงานสอบบัญชี ซึ่งมีผู้สอบบัญชีของบริษัท บริษัทใหญ่ บริษัทย่อย บริษัทร่วม ผู้ถือหุ้นรายใหญ่ หรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัทสังกัดอยู่ เว้นแต่ จะได้พ้นจากการมีลักษณะดังกล่าวมาแล้วไม่น้อยกว่าสองปีก่อนวันที่เข้ารับตําแหน่ง

          (6) ไม่เป็นหรือเคยเป็นผู้ให้บริการทางวิชาชีพใด ๆ ซึ่งรวมถึงการให้บริการเป็นที่ปรึกษากฎหมายหรือที่ปรึกษาทางการเงิน ซึ่งได้รับค่าบริการเกินกว่าสองล้านบาทต่อปีจากบริษัท บริษัทใหญ่ บริษัทย่อย บริษัทร่วม ผู้ถือหุ้นรายใหญ่ หรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัท และไม่เป็นผู้ถือหุ้นที่มีนัย ผู้มีอํานาจควบคุม หรือหุ้นส่วนของผู้ให้บริการทางวิชาชีพนั้นด้วย เว้นแต่ จะได้พ้นจากการมีลักษณะดังกล่าวมาแล้วไม่น้อยกว่าสองปีก่อนวันที่เข้ารับตําแหน่ง

          (7) ไม่เป็นกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้งขึ้นเพื่อเป็นตัวแทนของกรรมการของบริษัท ผู้ถือหุ้นรายใหญ่หรือผู้ถือหุ้นซึ่งเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่

          (8) ไม่ประกอบกิจการที่มีสภาพอย่างเดียวกันและเป็นการแข่งขันที่มีนัยกับกิจการของบริษัทหรือบริษัทย่อย หรือไม่เป็นหุ้นส่วนที่มีนัยในห้างหุ้นส่วน หรือเป็นกรรมการที่มีส่วนร่วมบริหารงานลูกจ้าง พนักงาน ที่ปรึกษาที่รับเงินเดือนประจํา หรือถือหุ้นเกินร้อยละหนึ่งของจํานวนหุ้นที่มีสิทธิออกเสียงทั้งหมดของนิติบุคคลอื่น ซึ่งประกอบกิจการที่มีสภาพอย่างเดียวกันและเป็นการแข่งขันที่มีนัยกับกิจการของบริษัทหรือบริษัทย่อย

          (9) ไม่มีลักษณะอื่นใดที่ทําให้ไม่สามารถให้ความเห็นอย่างเป็นอิสระเกี่ยวกับการดําเนินงานของบริษัท

          ภายหลังได้รับการแต่งตั้งให้เป็นกรรมการอิสระที่มีลักษณะเป็นไปตามวรรคหนึ่งแล้ว กรรมการอิสระอาจได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการบริษัท ให้ตัดสินใจในการดําเนินกิจการของบริษัท บริษัทใหญ่บริษัทย่อย บริษัทร่วม บริษัทย่อยลําดับเดียวกัน ผู้ถือหุ้นรายใหญ่ หรือผู้มีอํานาจควบคุมของบริษัทโดยมีการตัดสินใจในรูปแบบขององค์คณะได้

          ความใน (2) (4) (5) และ (6) ในส่วนที่กําหนดให้พิจารณาคุณสมบัติของกรรมการอิสระของบริษัทในช่วงสองปีก่อนวันที่เข้ารับตําแหน่ง ให้ใช้บังคับกับกรรมการอิสระที่เข้ารับตําแหน่ง ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม พ.ศ. 2558 เป็นต้นไป

          เพื่อประโยชน์ตาม (5) และ (6) คําว่า “หุ้นส่วน” หมายความรวมถึง บุคคลที่ได้รับมอบหมายจากสํานักงานสอบบัญชี หรือผู้ให้บริการทางวิชาชีพ ให้เป็นผู้ลงลายมือชื่อในรายงานการสอบบัญชี หรือรายงานการให้บริการทางวิชาชีพ แล้วแต่กรณี ในนามของนิติบุคคลนั้น


ข้อ ๒๐ ในกรณีที่บุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้ดํารงตําแหน่งกรรมการอิสระเป็นบุคคลที่มีหรือเคยมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือการให้บริการทางวิชาชีพเกินมูลค่าที่กําหนดตามข้อ 19 (4) หรือ (6) ให้บริษัทได้รับการผ่อนผันข้อห้ามการมีหรือเคยมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือการให้บริการทางวิชาชีพเกินมูลค่าดังกล่าว เมื่อบริษัทได้จัดให้มีความเห็นคณะกรรมการบริษัทที่แสดงว่าได้พิจารณาแล้วว่าการแต่งตั้งบุคคลดังกล่าวไม่มีผลกระทบต่อการปฏิบัติหน้าที่และการให้ความเห็นที่อิสระ และจัดให้มีการเปิดเผยข้อมูลดังต่อไปนี้ ในหนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้นในวาระพิจารณาแต่งตั้งกรรมการอิสระด้วย

          (1) ลักษณะความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือการให้บริการทางวิชาชีพ ที่ทําให้บุคคลดังกล่าวมีคุณสมบัติไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กําหนด

          (2) เหตุผลและความจําเป็นที่ยังคงหรือแต่งตั้งให้บุคคลดังกล่าวเป็นกรรมการอิสระ

          (3) ความเห็นของคณะกรรมการบริษัทในการเสนอให้มีการแต่งตั้งบุคคลดังกล่าวเป็นกรรมการอิสระ


ข้อ ๒๑ ให้คณะกรรมการตรวจสอบมีอํานาจและหน้าที่ ดังต่อไปนี้

          (1) สอบทานให้บริษัทมีการรายงานทางการเงินที่มีความสมบูรณ์ ถูกต้อง เชื่อถือได้มีการเปิดเผยข้อมูลที่สําคัญโดยครบถ้วนและเป็นไปตามมาตรฐานบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป

          (2) สอบทานและประเมินผลให้บริษัทมีระบบการควบคุมภายใน ระบบการตรวจสอบภายในและระบบการบริหารความเสี่ยงที่เหมาะสม มีประสิทธิผล และรัดกุม ตามกรอบที่ได้รับการยอมรับเป็นมาตรฐานสากล รวมถึงกําหนดอํานาจหน้าที่ ความรับผิดชอบของหน่วยงานตรวจสอบภายใน

          (3) สอบทานให้บริษัทปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการประกันวินาศภัย ข้อกําหนดของสํานักงานและกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท

          (4) พิจารณาคัดเลือก เสนอแต่งตั้งบุคคลซึ่งมีความเป็นอิสระเพื่อทําหน้าที่เป็นผู้สอบบัญชีของบริษัท และเสนอค่าตอบแทนของบุคคลดังกล่าว รวมทั้งเข้าประชุมร่วมกับผู้สอบบัญชี โดยไม่มีผู้บริหารเข้าร่วมประชุมด้วย อย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง

          (5) ให้ข้อเสนอแนะแก่ฝ่ายบริหารเพื่อการกํากับดูแลการปฏิบัติงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อดําเนินการปรับปรุงแก้ไขภายในเวลาที่คณะกรรมการตรวจสอบเห็นสมควร ในกรณีที่คณะกรรมการตรวจสอบพบหรือมีข้อสงสัยว่ามีรายการหรือการกระทํา ดังต่อไปนี้

          (ก) รายการที่เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์

          (ข) การทุจริต มีสิ่งผิดปกติ หรือมีความบกพร่องที่สําคัญในระบบควบคุมภายใน

          (ค) การฝ่าฝืนกฎหมายว่าด้วยการประกันวินาศภัย หรือกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท

          หากคณะกรรมการบริษัทหรือผู้บริหารไม่ดําเนินการให้มีการปรับปรุงแก้ไขภายในเวลาตามที่คณะกรรมการตรวจสอบกําหนด คณะกรรมการตรวจสอบจะต้องรายงานต่อสํานักงานโดยไม่ชักช้า

          (6) แสดงความเห็นประกอบรายงานผลการประเมินการควบคุมภายในของบริษัทโดยรวมต่อคณะกรรมการบริษัท

          (7) ปฏิบัติการอื่นใดตามที่คณะกรรมการบริษัทมอบหมายด้วยความเห็นชอบจากคณะกรรมการตรวจสอบ

          ในกรณีที่จําเป็น คณะกรรมการตรวจสอบอาจขอคําปรึกษาจากที่ปรึกษาภายนอกหรือผู้เชี่ยวชาญทางวิชาชีพเกี่ยวกับการปฏิบัติงานตรวจสอบได้ ด้วยค่าใช้จ่ายของบริษัท

          ในการปฏิบัติหน้าที่ตามวรรคหนึ่ง คณะกรรมการตรวจสอบมีความรับผิดชอบต่อคณะกรรมการบริษัทโดยตรง และคณะกรรมการบริษัทยังคงมีความรับผิดชอบในการดําเนินงานของบริษัทต่อบุคคลภายนอก

          ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงหน้าที่ของคณะกรรมการตรวจสอบ ให้บริษัทแจ้งมติเปลี่ยนแปลงหน้าที่และจัดทํารายชื่อและขอบเขตการดําเนินงานของคณะกรรมการตรวจสอบที่มีการเปลี่ยนแปลงตามแบบที่สํานักงานกําหนดและนําส่งต่อสํานักงานภายในสิบห้าวันทําการนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว


ข้อ ๒๒ กรรมการตรวจสอบต้องมีวาระการดํารงตําแหน่งไม่เกินสี่ปีนับแต่วันที่ได้รับการแต่งตั้งในกรณีที่บริษัทกําหนดวาระการดํารงตําแหน่งของกรรมการตรวจสอบไว้ก่อนวันที่ประกาศนี้มีผลใช้บังคับให้กรรมการตรวจสอบดํารงตําแหน่งต่อไปจนครบวาระเดิม แต่ไม่เกินสี่ปีนับแต่วันที่ได้รับการแต่งตั้ง

          กรรมการตรวจสอบซึ่งพ้นจากตําแหน่งเพราะครบกําหนดวาระตามวรรคหนึ่ง อาจได้รับการแต่งตั้งอีกได้โดยมติคณะกรรมการบริษัทหรือที่ประชุมผู้ถือหุ้น

          ในกรณีที่มีเหตุจําเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มหรือลดจํานวนกรรมการตรวจสอบ ต้องเป็นไปตามมติคณะกรรมการบริษัทหรือที่ประชุมผู้ถือหุ้น

          ในกรณีที่กรรมการตรวจสอบลาออก หรือถูกถอดถอนก่อนครบวาระ บริษัทต้องรายงานพร้อมแจ้งเหตุผลต่อสํานักงานเป็นลายลักษณ์อักษรภายในสิบห้าวันทําการนับแต่วันที่พ้นสภาพการเป็นกรรมการตรวจสอบ การแต่งตั้งกรรมการตรวจสอบใหม่เข้ามาดํารงตําแหน่งแทนกรรมการตรวจสอบเดิมให้นําความในข้อ 16 วรรคสาม มาใช้บังคับโดยอนุโลม


ข้อ ๒๓ คณะกรรมการตรวจสอบ ต้องจัดให้มีการประชุมเป็นประจําอย่างน้อยทุกไตรมาสเพื่อติดตามการดําเนินงานของหน่วยงานตรวจสอบภายใน และการดําเนินงานของบริษัท


ข้อ ๒๔ บริษัทต้องจัดให้มีหน่วยงานตรวจสอบภายในขึ้นตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบโดยวัตถุประสงค์ อํานาจหน้าที่ ความรับผิดชอบของหน่วยงานตรวจสอบภายในให้เป็นไปตามที่คณะกรรมการตรวจสอบกําหนด โดยความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริษัทหน่วยงานตรวจสอบภายในตามวรรคหนึ่ง บริษัทอาจว่าจ้างบุคคลภายนอกให้ทําหน้าที่ตรวจสอบ หรือใช้หน่วยงานตรวจสอบภายในของกลุ่มบริษัทก็ได้ โดยต้องรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ


ข้อ ๒๕ หน่วยงานตรวจสอบภายใน ต้องมีความอิสระในการปฏิบัติงาน สามารถเข้าถึงและตรวจสอบบันทึกรายงานหรือข้อมูลของบริษัทตามที่จําเป็นต้องใช้ในการตรวจสอบหรือสอบทานได้รายงานข้อเท็จจริงที่ตรวจพบ ให้ข้อเสนอแนะ และเสนอความเห็นในการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบได้โดยตรง


ข้อ ๒๖ หน่วยงานตรวจสอบภายในต้องจัดทําแผนการตรวจสอบเป็นลายลักษณ์อักษรที่ประกอบด้วยวัตถุประสงค์ ขอบเขต ความถี่ในการตรวจสอบ ทรัพยากรที่ต้องใช้ และระยะเวลาของการตรวจสอบ โดยความเห็นชอบของคณะกรรมการตรวจสอบ


ข้อ ๒๗ ในกรณีที่บริษัทว่าจ้างบุคคลภายนอกเพื่อทําหน้าที่ตรวจสอบภายในโดยได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริษัท ให้บริษัททําสัญญาจ้างเป็นลายลักษณ์อักษร โดยกําหนดวัตถุประสงค์ขอบเขตของงาน การเข้าถึงข้อมูลบุคลากร สถานที่ รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ระเบียบปฏิบัติที่ใช้ความเป็นเจ้าของ การเป็นผู้ดูแลรักษากระดาษทําการ และเก็บรักษาความลับของข้อมูลที่ได้ระหว่างการปฏิบัติงาน

          บุคคลภายนอกที่รับจ้างทําการตรวจสอบภายในตามวรรคหนึ่ง ต้องไม่มีส่วนได้เสียหรือมีผลประโยชน์ใด ๆ ต่อบริษัท และไม่ทําหน้าที่เกี่ยวกับการตรวจสอบงบการเงินประจําปีของบริษัท

          การว่าจ้างให้บุคคลภายนอกเป็นผู้ทําหน้าที่ตรวจสอบภายในตามวรรคหนึ่ง ให้ถือว่ากระทําโดยบริษัท และอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของบริษัท


ข้อ ๒๘ หน่วยงานตรวจสอบภายในมีหน้าที่ อย่างน้อย ดังต่อไปนี้

          (1) สอบทานและรายงานความถูกต้อง ครบถ้วนของการบันทึกบัญชีตามนโยบายการเงินและการบัญชี

          (2) ตรวจสอบให้บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและมีประสิทธิภาพเพื่อบริหารความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ควบคุมได้และเป็นไปตามกระบวนการกํากับดูแลกิจการที่ดี

          (3) ตรวจสอบการปฏิบัติงานของหน่วยงานภายในบริษัทว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการประกันวินาศภัย ข้อกําหนดของสํานักงาน และกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท

          (4) ตรวจสอบประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของระบบการบริหารความเสี่ยงตามกรอบและนโยบายการบริหารความเสี่ยงรวมที่ได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริษัท

          (5) ประเมินวิธีการปกป้องสินทรัพย์ของบริษัทและผู้เอาประกันภัย และตรวจสอบการมีอยู่ของสินทรัพย์

          (6) ตรวจสอบทุจริต ข้อผิดพลาด การละเลย และรายการผิดปกติอื่น ๆ

          (7) ประเมินระบบงานสารสนเทศเพื่อให้มั่นใจว่ามีการควบคุมภายในที่เพียงพอ มีประสิทธิภาพและครอบคลุมทุกกิจกรรมที่ใช้คอมพิวเตอร์ รวมถึงมีระบบการสํารองข้อมูลเพื่อรองรับการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ

          (8) ประเมินความน่าเชื่อถือของระบบการรายงานต่อผู้บังคับบัญชาตามลําดับขั้น รวมถึงการเก็บรักษาความลับกรณีที่พนักงานรายงานการฝ่าฝืนกฎระเบียบ รวมถึงการให้ความคุ้มครองจากการถูกตอบโต้และการติดตามผลตามความเหมาะสม

          (9) จัดทํารายงานผลการประเมินการควบคุมภายในของบริษัท ซึ่งระบุสิ่งที่ตรวจพบที่สําคัญจากการตรวจสอบ รวมถึงข้อเสนอแนะและการดําเนินการแก้ไขข้อบกพร่อง เสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบ หรือคณะกรรมการบริษัท

          (10) ควบคุมและจัดเก็บรายงานผลการตรวจสอบและกระดาษทําการ รวมถึงการเก็บรักษาเอกสารและหลักฐานต่าง ๆ ที่ใช้ประกอบการตรวจสอบ


ข้อ ๒๙ บริษัทต้องจัดให้มีหน่วยงานดูแลการปฏิบัติตามกฎหมาย หรือหน่วยงานอื่นที่เทียบเท่า ซึ่งมีความเป็นอิสระ และขึ้นตรงต่อคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการตรวจสอบทําหน้าที่ดูแลให้บริษัทปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการประกันวินาศภัย ข้อกําหนดของสํานักงานและกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท

          ทั้งนี้ บริษัทต้องจัดให้มีตัวแทนซึ่งเป็นหัวหน้าหน่วยงานดูแลการปฏิบัติตามกฎหมายเป็นผู้ติดต่อประสานงานกับสํานักงานในนามของบริษัทและให้บริษัทแจ้งการแต่งตั้งและการสิ้นสุดการแต่งตั้งหัวหน้าหน่วยงานดูแลการปฏิบัติตามกฎหมายต่อคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการตรวจสอบและสํานักงาน ภายในสิบห้าวันทําการนับแต่วันที่มีการแต่งตั้งหรือสิ้นสุดการแต่งตั้ง แล้วแต่กรณี  ทั้งนี้ ในกรณีที่เป็นการรายงานการสิ้นสุดการแต่งตั้ง ให้บริษัทระบุเหตุแห่งการสิ้นสุดนั้นด้วย


ข้อ ๓๐ หน่วยงานดูแลการปฏิบัติตามกฎหมายมีหน้าที่อย่างน้อย ดังต่อไปนี้

          (1) เป็นศูนย์กลางในการให้คําแนะนํา คําปรึกษาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมาย รวมถึงจัดทําคู่มือการปฏิบัติตามกฎหมายเป็นลายลักษณ์อักษร และอบรมให้ความรู้พนักงานอย่างสม่ําเสมอ

          (2) พัฒนาระบบบริหารความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมายโดยระบุความเสี่ยง ประเมินความเสี่ยง กําหนดวิธีจัดการความเสี่ยง ติดตาม รายงานผลการประเมินการเปลี่ยนแปลงความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย ซึ่งระบุสาเหตุการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและแนวทางการแก้ไข รวมถึงปัญหาที่ได้รับการแก้ไขแล้ว เสนอต่อผู้บริหาร คณะกรรมการตรวจสอบ หรือคณะกรรมการบริษัท

          (3) ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดทําและดําเนินแผนการบริหารความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมายเป็นประจําทุกปี โดยระบุช่วงเวลาและหน่วยงานรับผิดชอบ รวมถึงการดําเนินการแก้ไขปัญหาที่อาจทําให้ไม่สามารถปฏิบัติตามกฎหมายได้

          (4) ติดตามให้มีการปฏิบัติตามกฎหมายและรายงานผลการปฏิบัติตามกฎหมายประจําปีต่อคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการตรวจสอบ รวมถึงรายงานการฝ่าฝืนกฎหมายและการสอบสวนผู้บริหารและรายงานการถูกปรับหรือถูกดําเนินการทางกฎหมายใด ๆ โดยสํานักงานหรือหน่วยงานราชการอื่นที่เกี่ยวข้อง

          (5) เป็นผู้ประสานงานกับสํานักงานในนามของบริษัท และปฏิบัติงานในหน้าที่เฉพาะ อาทิ งานในด้านการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงินและการต่อต้านการสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้าย


หมวด ๕ การควบคุมภายใน

---------------------


ข้อ ๓๑ คณะกรรมการบริษัทต้องรับผิดชอบในการกําหนดนโยบายการควบคุมภายในที่สอดคล้องกับนโยบายการบริหารความเสี่ยงรวม โดยให้บริษัทมีโครงสร้างองค์กรและมาตรการที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายในที่เหมาะสมสําหรับการดําเนินกิจกรรมทางการเงินและกิจกรรมหลักประกอบด้วยกิจกรรมอย่างน้อย ดังต่อไปนี้ การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การกําหนดอัตราเบี้ยประกันภัยการพิจารณารับประกันภัย การจัดการค่าสินไหมทดแทน การประกันภัยต่อ การลงทุนประกอบธุรกิจอื่นการรับเงิน และการจ่ายเงิน โดยบริษัทต้องมีระบบการควบคุมภายใน ซึ่งต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท


ข้อ ๓๒ ระบบการควบคุมภายในตามข้อ 31 ต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อย ดังต่อไปนี้

          (1) การควบคุมให้ระบบการรับเงินและการจ่ายเงินเป็นตามหมวด 1 หมวด 2 และหมวด 3 ในประกาศนี้ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบการบันทึกบัญชี รายงานทางการเงิน และรายงานอื่นที่นําส่งสํานักงาน มีความถูกต้องแม่นยํา เพียงพอ และเป็นปัจจุบัน

          (2) การเชื่อมโยงกันระหว่างการควบคุมภายในกับระบบการบริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพครอบคลุมความเสี่ยงที่สําคัญ และสอดคล้องกับกลยุทธ์ในการดําเนินธุรกิจ เพื่อสนับสนุนการกําหนดนโยบายและการตัดสินใจทางธุรกิจที่สําคัญ

          (3) จัดให้บริษัทมีการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ และนโยบายที่เกี่ยวข้องได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

          (4) การแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในการกํากับดูแล ตรวจสอบ และปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน ออกจากกันอย่างชัดเจน และจัดทําคู่มือการปฏิบัติงานที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมทั้งสื่อสารและอบรมให้พนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานที่มีอํานาจในการทําธุรกรรมหรือมีความรับผิดชอบในระดับสูง หรือเกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่มีความเสี่ยงสูง รับทราบและเข้าใจในนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายในของบริษัท

          (5) กําหนดอํานาจดําเนินการ วงเงินที่มีอํานาจ และระบบการควบคุมที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสมมีการควบคุมในระดับต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ และสอดคล้องเป็นไปในแนวทางเดียวกันทั้งในระดับธุรกรรม ระดับระบบงาน ระดับบริษัท และระดับกลุ่มบริษัท (ถ้ามี)

          (6) การติดตาม ประเมินผล และความเพียงพอของระบบควบคุมภายในอย่างสม่ําเสมอ


ข้อ ๓๓ บริษัทต้องจัดทําคู่มือการปฏิบัติงานสําหรับกระบวนการทํางานของบริษัท พร้อมทั้งกําหนดอํานาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของการปฏิบัติงาน เป็นลายลักษณ์อักษร


ข้อ ๓๔ บริษัทต้องดําเนินการปรับปรุงแก้ไข หากมีการตรวจพบข้อบกพร่องหรือมีข้อสังเกตที่ผู้สอบบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน คณะกรรมการตรวจสอบ หรือสํานักงาน ระบุไว้ในรายงานการตรวจสอบ


ข้อ ๓๕ บริษัทต้องมีระบบการตรวจสอบ และติดตามให้มีการปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงินและการต่อต้านการสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้ายอย่างเคร่งครัด


ข้อ ๓๖ บริษัทต้องมีการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน และทบทวนความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของหน่วยงานต่าง ๆ เป็นระยะ ๆ อย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง และรายงานผลการประเมินการควบคุมภายในของบริษัทโดยรวมต่อคณะกรรมการบริษัท โดยให้คณะกรรมการตรวจสอบแสดงความเห็นประกอบการรายงานทุกครั้ง

          การรายงานตามวรรคหนึ่งต้องไม่น้อยกว่าปีละหนึ่งครั้ง และให้จัดเก็บรายงานผลการประเมินดังกล่าวไว้ที่บริษัท เพื่อให้สํานักงานสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา

          ในกรณีที่คณะกรรมการตรวจสอบพบการทุจริต หรือการกระทําใดซึ่งส่งผลกระทบร้ายแรงต่อฐานะการเงินและผลการดําเนินงานของบริษัท ให้คณะกรรมการตรวจสอบรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อดําเนินการแก้ไขภายในระยะเวลาที่คณะกรรมการตรวจสอบเห็นสมควร

          หากคณะกรรมการบริษัทหรือผู้บริหารไม่ดําเนินการให้มีการปรับปรุงแก้ไขภายในระยะเวลาที่คณะกรรมการตรวจสอบกําหนด ให้กรรมการตรวจสอบรายใดรายหนึ่งรายงานการกระทําดังกล่าวต่อสํานักงาน


ผู้มีอํานาจลงนาม - ประกาศ ณ วันที่ 18 มิถุนายน พ.ศ. 2557

 

รังสรรค์  ศรีวรศาสตร์

ปลัดกระทรวงการคลัง

ประธานคณะกรรมการกํากับและส่งเสริมการประกอบธุรกิจประกันภัย