คําสั่งกรมบังคับคดี

ที่ 43 /2562

เรื่อง แนวทางการจัดทํา รับ ส่ง หนังสือและเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

-----------------------------------------

          ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ข้อ 29 กําหนดให้การติดต่อราชการโดยหนังสือ สามารถดําเนินการด้วยระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ นั้น

          เพื่อให้การปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณของกรมบังคับคดีเป็นไปโดยสะดวก รวดเร็ว ลดการ ใช้ทรัพยากรในการปฏิบัติราชการ และเตรียมความพร้อมไปสู่องค์กรไร้กระดาษ อาศัยอํานาจตามความใน มาตรา 32 แห่งพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. 2534 และที่แก้ไขเพิ่มเติม จึงมีคําสั่ง ดังต่อไปนี้


ข้อ ๑ ให้ยกเลิกคําสั่งกรมบังคับคดีที่ 716/2561 ลงวันที่ 18 ตุลาคม 2561 เรื่อง แนวทาง การจัดทํา รับ ส่ง หนังสือราชการและเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ และยกเลิกบันทึกซักซ้อมความเข้าใจทุกฉบับ ที่ออกโดยอาศัยคําสั่งดังกล่าว


ข้อ ๒ การปฏิบัติงานสารบรรณของกรมบังคับคดีให้ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) ในการจัดทํา รับ-ส่ง หนังสือภายนอก/หนังสือภายใน/ประกาศ/คําสั่ง ยกเว้นหนังสือในงานที่มีระบบงานเฉพาะ ให้ดําเนินการในระบบงานตามปกติ


ข้อ ๓ ในการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) ให้ปฏิบัติตามคู่มือการใช้งาน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) กรมบังคับคดี


ข้อ ๔ ให้ทุกหน่วยงานมอบหมายเจ้าหน้าที่เป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทําลงรับและส่ง หนังสือ หรือเอกสารทางสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo)


ข้อ ๕ หนังสือภายนอก ให้ปฏิบัติ ดังนี้

          5.1 การรับหนังสือให้เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายทําการบันทึกข้อมูลโดยสแกนหนังสือ หรือเอกสารที่ได้รับและลงทะเบียนรับหนังสือในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) พร้อมจัดเก็บ ต้นฉบับเอกสารไว้เพื่อเป็นข้อมูลในการตรวจสอบต่อไป และเสนอต่อผู้บังคับบัญชาพิจารณาสั่งตามลําดับชั้น ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสาร

          5.2 การจัดหาและส่งหนังสือให้เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจัดทําเอกสารเสนอผู้บังคับบัญชาลงนามโดยให้พิมพ์เฉพาะเอกสารต้นฉบับและออกเลขหนังสือในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(E-memo)เพื่อส่งให้กับหน่วยงานภายนอกโดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารสําเนาคู่ฉบับ 


ข้อ ๖ หนังสือภายใน ให้ปฏิบัติ ดังนี้

          6.1 การรับหนังสือให้เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายทําการบันทึกข้อมูลและลงทะเบียนรับ หนังสือในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) จากนั้นให้เสนอต่อผู้บังคับบัญชาพิจารณาสั่งตาม ลําดับชั้นในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสาร

          6.2 การจัดทําและส่งหนังสือให้เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจัดทําหนังสือเสนอ ผู้บังคับบัญชาพิจารณาลงนามตามลําดับชั้น และจัดส่งหนังสือในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) โดยไม่ต้องพิมพ์ต้นฉบับและสําเนาเอกสาร


ข้อ ๗ กรณีเป็นหนังสือเกี่ยวกับการเงิน เมื่อดําเนินการตามข้อ 5 หรือ ข้อ 6 แล้วให้เจ้าหน้าที่ที่ ได้รับมอบหมายส่งหนังสือให้กองบริหารการคลังผ่านทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) โดยให้ใส่ เลขหนังสือที่ส่งให้กองบริหารการคลังทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-memo) ต้นฉบับเอกสารหรือ หลักฐานการเบิกจ่ายและส่งต้นฉบับเอกสารหรือหลักฐานนั้นไปยังกองบริหารการคลังเพื่อตรวจสอบอีกครั้ง ทั้งนี้กองบริหารการคลังจะลงรับหนังสือในระบบและถือว่าได้รับหนังสือดังกล่าว ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับเอกสาร หรือหลักฐานการเบิกจ่ายแล้ว


ข้อ ๘ หนังสือหรือเอกสารภายในที่ไม่ต้องทําเป็นบันทึกข้อความให้ติดต่อระหว่างหน่วยงานผ่าน ทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ภาครัฐ ไปยังจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ภาครัฐ ของหน่วยงานนั้นๆ


ข้อ ๙ ในการสอบถามความประสงค์ หรือการสํารวจข้อมูลต่างๆ ให้จัดทําในรูปแบบ Google Form โดยระบุช่องทางการเข้าถึงเอกสารผ่าน Link หรือ QR Code เพื่อให้เจ้าของเรื่องสามารถประมวลผลได้ทันที ทั้งนี้ ให้ถือปฏิบัติตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2562 เป็นต้นไป


ผู้มีอํานาจลงนาม -                                                                                         สั่ง ณ วันที่ 8 มกราคม พ.ศ. 2562

 

                                                                                        (ลงชื่อ)            รื่นวดี สุวรรณมงคล

                                                                             (นางสาวนวดี สุวรรณมงคล)

                                                                                   อธิบดีกรมบังคับคดี