รัฐบาลไทย-ข่าวทำเนียบรัฐบาล-กรมบัญชีกลางกำหนดแนวทางการควบคุมภายในด้านการจ่ายเงิน เพื่อให้การปฏิบัติเกี่ยวกับการรับ-จ่ายเงินของหน่วยงานของรัฐ ถูกต้อง โปร่งใส ป้องกันการทุจริต
วันอังคารที่ 10 พฤศจิกายน 2563
กรมบัญชีกลางกําหนดแนวทางการควบคุมภายในด้านการจ่ายเงิน เพื่อให้การปฏิบัติเกี่ยวกับการรับ-จ่ายเงินของหน่วยงานของรัฐ ถูกต้อง โปร่งใส ป้องกันการทุจริต
ตามที่กระทรวงการคลังได้กําหนดหลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการควบคุมภายในสําหรับหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. 2561 เพื่อให้หน่วยงานของรัฐถือปฏิบัติและจัดให้มีการควบคุมภายในให้เป็นไปตามบทบัญญัติแห่งพระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐ
นายภูมิศักดิ์ อรัญญาเกษมสุข อธิบดีกรมบัญชีกลาง กล่าวว่า ตามที่กระทรวงการคลังได้กําหนดหลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการควบคุมภายในสําหรับหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. 2561 เพื่อให้หน่วยงานของรัฐถือปฏิบัติและจัดให้มีการควบคุมภายในให้เป็นไปตามบทบัญญัติแห่งพระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐ พ.ศ. 2561 ดังนั้น เพื่อให้หน่วยงานของรัฐมีแนวทางการจัดระบบการควบคุมภายในด้านการจ่ายเงินที่เหมาะสม กรมบัญชีกลางจึงได้จัดทําแนวทางการควบคุมภายในด้านการจ่ายเงิน โดยสรุปพอสังเขปได้ดังนี้
1. การควบคุมทั่วไป ต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่อย่างเหมาะสม เช่น ระหว่างผู้จ่ายเงินกับผู้บันทึกรายการจ่ายเงินในสมุดบัญชี หรือระหว่างผู้อนุมัติการจ่ายเงินกับผู้เก็บรักษาเงิน เป็นต้น มีการควบคุมการใช้และเก็บรักษาอุปกรณ์พิสูจน์ตัวตนและรหัสผ่านในการเข้าใช้ระบบหรือการนําส่งข้อมูลเข้าระบบ เช่น การควบคุม Token key การควบคุมการใช้เครื่อง Terminal เป็นต้น
2. การควบคุมการจ่ายเงินสดหรือเช็ค มีการกําหนดวิธีปฏิบัติในการเขียนเช็คให้ชัดเจนเหมาะสม เช่น ห้ามลงลายมือชื่อสั่งจ่ายในเช็คไว้ล่วงหน้า โดยยังมิได้มีการเขียนหรือพิมพ์ชื่อผู้รับเงิน วันที่ออกเช็ค และจํานวนเงินที่สั่งจ่าย เป็นต้น และต้องมีมาตรการหรือแนวทางปฏิบัติในกรณีเช็คที่สั่งจ่ายให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินแล้ว แต่เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินยังไม่ได้เช็คไปขึ้นเงินเกินกําหนดระยะเวลา 6 เดือนนับจากวันที่ลงนามในเช็ค เช่น ติดตามให้เจ้าหนี้มารับเช็คฉบับใหม่ เป็นต้น
3. การควบคุมการจ่ายเงิน กําหนดแนวทางการควบคุมการมีบัตร การใช้บัตร และการเก็บรักษาบัตร โดยการควบคุมการมีบัตร กําหนดให้ผู้ถือบัตรต้องมีหน้าที่รับผิดชอบส่งคืนบัตรทันทีเมื่อพ้นจากหน้าที่ที่ต้องใช้บัตรอีกต่อไป รวมทั้งผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าของผู้ถือบัตรต้องมีหน้าที่รับผิดชอบติดตามกํากับดูแลให้มีการส่งคืนบัตรโดยเร็ว มีการกําหนดเอกสารหลักฐานที่ต้องใช้ประกอบการขอบัตร เช่น แบบฟอร์มสมัคร สําเนาบัตรประจําตัวประชาชน เป็นต้น และต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของเอกสารหลักฐานดังกล่าวก่อนการขอใช้บัตร รวมทั้งการขอมีบัตรต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอํานาจ ส่วนการควบคุมการใช้บัตร กําหนดให้การเปิดวงเงินและการนําบัตรไปใช้จ่ายเงินต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอํานาจ โดยก่อนการใช้จ่ายผ่านบัตร ต้องทําหนังสือขออนุมัติการปฏิบัติงานและขออนุมัติการทําสัญญาการยืมเงิน ควรกําหนดรายการค่าใช้จ่ายที่สามารถใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตไว้อย่างชัดเจนและเหมาะสม การใช้จ่ายผ่านบัตรต้องมีใบเสร็จรับเงินหรือใบบันทึกรายการ (Sale Slip) จากผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการ ควรกําหนดระยะเวลาที่ชัดเจนเหมาะสมในการส่งมอบหลักฐานการจ่ายผ่านบัตรเครดิต เพื่อชดใช้สัญญาการยืมเงินและชําระหนี้ตามบัตรแก่หน่วยงานผู้ออกบัตร ส่วนการควบคุมการเก็บรักษาบัตร ให้ผู้ถือบัตรเป็นผู้เก็บรักษาบัตร โดยบัตรที่มีวงเงินและยังไม่มีความจําเป็นหรือถึงกําหนดใช้จ่ายเงิน ควรเก็บรักษาในที่ปลอดภัยหรือตู้นิรภัย
4. การควบคุมการจ่ายเงินผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ หน่วยงานต้องมีคําสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรแต่งตั้งบุคคลเพื่อปฏิบัติหน้าที่ในระบบ เช่น ผู้ดูแลระบบ ผู้ทํารายการ ผู้อนุมัติรายการ
“การควบคุมภายในด้านการจ่ายเงินของส่วนราชการต้องปฏิบัติตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกเงินจากคลัง การรับเงิน การจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนําเงินส่งคลัง พ.ศ. 2562 รวมถึงกฎหมาย ระเบียบ และหนังสือสั่งการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง สําหรับหน่วยงานของรัฐอื่นที่ไม่ใช่ส่วนราชการต้องปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ และหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานนั้น หน่วยงานของรัฐต้องวางระบบการควบคุมภายในด้านการจ่ายเงินที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมของหน่วยงาน เพื่อลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในกระบวนการจ่ายเงินของหน่วยงาน ทั้งนี้ หน่วยงานของรัฐต้องคํานึงถึงความเสี่ยงผลกระทบ ต้นทุน และประโยชน์ที่ได้รับ โดยหน่วยงานต้องกําหนดวิธีการการควบคุมภายในเข้าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการทํางาน เพื่อสร้างระบบการควบคุมภายในด้านการจ่ายเงินที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลโดยควรคํานึงถึงเกี่ยวกับการควบคุมภายในด้านการจ่ายเงิน” อธิบดีกรมบัญชีกลาง กล่าว
อธิบดีกรมบัญชีกลาง กล่าวเพิ่มเติมว่า หน่วยงานของรัฐสามารถนําแนวทางดังกล่าวไปปรับใช้ในการวางระบบการควบคุมภายในด้านการจ่ายเงินของหน่วยงาน และผู้ตรวจสอบภายในสามารถนําไปปรับใช้ในการวางแผนการตรวจสอบด้านการจ่ายเงินได้ ทั้งนี้ จะต้องคํานึงถึงสภาพแวดล้อม ต้นทุน ประโยชน์ที่ได้รับ และเทคโนโลยีที่ใช้ในการปฏิบัติงานด้านการจ่ายเงินของหน่วยงานด้วย หากมีข้อสงสัยสามารถติดต่อสอบถามได้ที่ กองตรวจสอบภาครัฐ กลุ่มงานพัฒนาการบริหารจัดการความเสี่ยงและการควบคุมภายใน กรมบัญชีกลาง โทร. 0 2127 7000 ต่อ 4374