pythainlp/thai-wiki-dataset-v4 huggingface dataset:
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ใช้เมาส์อ้างอิงเซลล์ข้ามแผ่นงาน หรือสมุด

การป้อนสูตรวิธีที่ผ่านมาทำได้ยาก เพราะเราต้องจำตำแหน่งเซลล์ในแต่ละแผ่นงาน การใช้เมาส์อ้างอิงเซลล์เมื่อป้อนสูตรจะสะดวกกว่า
ใช้เมาส์อ้างอิงเซลล์ข้ามแผ่นงาน
ใช้เมาส์อ้างอิงเซลล์ข้ามสมุดงาน
เราสามารถใช้เมาส์อ้างอิงเซลล์ที่อยู่ต่างสมุดงานได้เช่นกัน โดยเริ่มแรกเราต้องเปิดสมุดงานที่ต้องการอ้างอิงพร้อมกับสมุดงานที่เรากำลังทำงานอยู่ ซึ่งหลังจากพิมพ์ “=” ในเซลล์ที่ต้องการป้อนสูตร ให้คลิกเมาส์เลือกเซลล์ต่างสมุดงานที่เราต้องการอ้างอิงได้เลย และกด
NOTE
"รายละเอียดการเปิดหลายสมุดงานพร้อมกันได้กล่าวไว้ในบทที่ 14 หัวข้อ “เปิดดูหลายสมุดงานบนหน้าจอในเวลาเดียวกัน”"
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/กำหนดชื่อกลุ่มเซลล์และนำมาใช้ในสูตร

แม้การใช้ตำแหน่งอ้างอิงของเซลล์ในสูตรจะมีประโยชน์ แต่มีข้อเสียคือ เราต้องจดจำตำแหน่งของเซลล์ต่างๆ เช่น B5 หรือ D7 เป็นต้น มีวิธีที่ง่ายกว่านี้คือ การตั้งชื่อเซลล์ หรือกลุ่มเซลล์ให้มีชื่อสอดคล้องกับค่าในเซลล์เหล่านั้น และนำชื่อที่ตั้งมาใช้ในสูตร เช่น ในตัวอย่างที่แล้ว เราสามารถตั้งชื่อเซลล์ที่เก็บยอดขายสินค้าหมวด CD-ROM เป็น TOT_CDROM และใช้สูตร =TOT_CDROM เพื่ออ้างอิงค่าในเซลล์นั้นได้เลย
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/แนะนำส่วนประกอบของฟังก์ชั่น

ใน Calc มีฟังก์ชั่นมากกว่า 300 ฟังก์ชั่นสำหรับทำหน้าที่ต่างๆ อาทิเช่น การคำนวณตัวเลข การวิเคราะห์ข้อมูลสถิติและการเงิน และการจัดการฐานข้อมูล ซึ่งแต่ละฟังก์ชั่นจะมีรายละเอียดการใช้งานที่แตกต่างกันไป แต่พอสรุปส่วนประกอบของฟังก์ชั่นได้ดังนี้
สำหรับการป้อนค่า argument ในฟังก์ชั่น เราจะต้องทราบก่อนว่าฟังก์ชั่นที่เรากำลังใช้งานอยู่นั้น รับค่า argument แบบใดบ้าง ซึ่งเราอาจใส่ข้อมูลที่เป็นตัวเลขเข้าไปได้โดยตรง เช่น =sum(18700,9800,7200) เพื่อให้หาผลรวมระหว่างค่า 18700 9800 7200 หรืออาจกำหนดให้ฟังก์ชั่นอ้างอิงค่าในเซลล์ก็ได้ เช่น =sum(E5:E7) สำหรับการใช้ฟังก์ชั่นบางประเภทเราอาจต้องป้อนค่า argument ที่เป็นข้อความ เวลา หรือวันที่ โดยจะต้องอยู่ในเครื่องหมาย “” เสมอ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การเขียนฟังก์ชั่น

สำหรับการเขียนฟังก์ชั่นนั้นคล้ายกับการเขียนสูตรคำนวณ โดยเริ่มแรกเราต้องพิมพ์เครื่องหมาย “=” และตามด้วยชื่อฟังก์ชั่นที่ต้องการเช่น “=sum(” จากนั้นเราสามารถพิมพ์ค่า argument เข้าไปได้โดยตรง หรือใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการอ้างอิงได้
สำหรับในกรณีที่เราต้องการระบุกลุ่มเซลล์เป็นค่า argument ในฟังก์ชั่น เช่น ในตัวอย่างถ้าเราต้องการให้หาผลรวมเฉพาะเซลล์ E4-E6 และเซลล์ E8 ก็สามารถใช้เมาส์ได้ ดังนี้
TIP
"มีวิธีเขียนสูตรที่รวดเร็ว โดยหลังจากที่เราได้คลิกเมาส์เลือกเซลล์ที่ต้องการเขียนสูตร และพิมพ์เครื่องหมาย “=” ให้คลิกที่ช่องรายการ ข้างแถบสูตร ซึ่งจะแสดงชื่อฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อย เราสามารถคลิกเลือกฟังก์ชั่นที่เราต้องการใช้ได้เลย โดยไม่ต้องพิมพ์"
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การใช้ฟังก์ชั่นนำร่องอัตโนมัติสร้างฟังก์ชั่นที่ต้องการ

ถึงแม้การใช้ฟังก์ชั่นจะช่วยให้เราไม่ต้องสร้างสูตรคำนวณที่ซับซ้อนด้วยตัวเราเอง แต่เนื่องจากฟังก์ชั่นใน Calc มีจำนวนมากซึ่งแต่ละตัวมีวิธีใช้งานที่แตกต่างกัน เราคงไม่ต้องการจดจำการใช้ฟังก์ชั่นแต่ละตัวเป็นแน่
Calc มีฟังชั่นนำร่องอัตโนมัติที่สามารถสร้างฟังก์ชั่นให้เราได้ เราเพียงระบุข้อมูลที่ต้องใช้เท่านั้น เช่น ในตัวอย่างเมื่อเราต้องการหายอดขายเฉลี่ยในแต่ละเดือน เราสามารถใช้ฟังก์ชั่นนำร่องอัตโนมัติแทนการพิมพ์ฟังก์ชั่นหาค่าเฉลี่ย (Average) เข้าไปโดยตรง ซึ่งวิธีนี้เป็นประโยชน์มากโดยเฉพาะในกรณีที่เราลืมรูปแบบการใช้ฟังก์ชั่นนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/แนะนำฟังก์ชั่นที่สำคัญ

Calc มีฟังก์ชั่นการคำนวณมากมาย แต่คงไม่สามารถกล่าวถึงได้ครบทุกตัว จึงขออธิบายเฉพาะฟังก์ชั่นที่มีความสำคัญที่เราสามารถนำไปใช้ได้ในงานทั่วไป (หากเราต้องการรายละเอียดการใช้ฟังก์ชั่นเพิ่มเติมขอแนะนำให้ศึกษาได้จาก Help)
ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์.
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นการใช้ฟังก์ชั่น Average MAX และ MIN หายอดขายเฉลี่ยในไตรมาส 1 ยอดขายสูงสุด และยอดขายต่ำสุด โดยนำยอดขายรวมในแต่ละเดือนมาใช้ในการคำนวณ
ฟังก์ชั่นทางตรรกศาสตร์.
IF ทดสอบเงื่อนไขที่กำหนดและเลือกคำตอบที่ถูกต้อง
รูปแบบการใช้งาน
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นการใช้ฟังก์ชั่น IF ตัดเกรดนักเรียนวิชาเลขโดยดูจากคะแนนที่ได้ คำสั่ง IF ที่ใช้ซ้อนกัน เพราะมีการกำหนดหลายเงื่อนไขซ้อนกัน ดังนี้
ฟังก์ชั่นทางสถิติ.
จากตัวอย่างที่ผ่านมา เราสามารถใช้ฟังก์ชั่น COUNTA หาจำนวนนักเรียนทั้งหมดที่สอบ และใช้ฟังก์ชั่น COUNTIF โดยมีเงื่อนไขว่า ให้หานักเรียนที่เรียนอ่อน คะแนนไม่ถึง 70 คะแนน เพื่อเรียกพบตัว
NOTE
"สำหรับการนับจำนวนนักเรียนในตัวอย่าง ถ้าเราใช้ฟังก์ชั่น COUNT แทนฟังก์ชั่น COUNTA จะทำให้การนับผิดพลาด เพราะฟังก์ชั่นนี้จะนับเฉพาะเซลล์ที่มีข้อมูลตัวเลขเท่านั้น ซึ่งจากลักษณะการใช้ฟังก์ชั่น COUNTA ในตัวอย่าง =COUNTA(B3:B7) เป็นการสั่งให้ Calc นับจำนวนเซลล์ที่บันทึกข้อมูลรายชื่อนักเรียนซึ่งข้อมูลนี้ไม่ใช่ตัวเลข ดังนั้นถ้าเราใช้ฟังก์ชั่น =COUNT(B7:B7) แทนจะได้ผลลัพธ์เป็น 0 ซึ่งผิด"
ฟังก์ชั่นทางการเงิน.
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นการใช้ฟังก์ชั่น PMT คำนวณหาจำนวนเงินที่เราต้องผ่อนชำระรถยนต์มูลค่า 280,000 บาทในแต่ละเดือน โดยใช้อัตราดอกเบี้ยที่แตกต่างกัน
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การแก้ไขฟังก์ชั่น

สำหรับการแก้ไขฟังก์ชั่นนั้นคล้ายกับการแก้ไขสูตรคำนวณ แต่มีบางเทคนิคที่ขอแนะนำเพิ่มเติมที่จะช่วยให้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
เปลี่ยนเซลล์ที่อ้างอิงในสูตร.
การใช้ฟังก์ชั่นมักมีการอ้างอิงกลุ่มเซลล์ เมื่อใดที่เราดับเบิลคลิกเลือกเซลล์ที่มีฟังก์ชั่นที่ต้องการแก้ไข Calc จะแสดงฟังก์ชั่นที่ใช้ และแสดงกรอบสีล้อมรอบเซลล์ในตารางที่ถูกอ้างอิงในฟังก์ชั่น ถ้าเราต้องการเปลี่ยนเซลล์ที่อ้างอิง ให้เลื่อน ไปที่กรอบสี จากนั้นให้คลิกและแดรกเมาส์ไปยังเซลล์ใหม่ที่ต้องการอ้างอิงแทน ดังตัวอย่าง ถ้าเราใช้ฟังก์ชั่น =SUM(E5:E9) ในเซลล์ E13 และต้องการเปลี่ยนเป็นเซลล์ที่อ้างอิงเป็น =SUM(C5:C9) วิธีที่เร็วที่สุดคือดับเบิลคลิกที่เซลล์ E10 Calc จะแสดงกรอบสีล้อมเซลล์ E5 ถึง E9 ที่ฟังก์ชั่นอ้างอิง เลื่อน มาที่ขอบเส้นกรอบสี ต่อจากนั้นให้คลิกและแดรกเม้าส์กรอบสีมาครอบเซลล์ C5 ถึง C9 ในตารางแทน เมื่อเรากดปุ่ม ฟังก์ชั่นที่เราแก้ไขเปลี่ยนไปอ้างอิงเซลล์ใหม่ที่กำหนด
เปลี่ยนขอบเขตการอ้างอิงเซลล์ในฟังก์ชั่น.
ถ้าเราต้องการเปลี่ยนขอบเขตกลุ่มเซลล์ที่ฟังก์ชั่นอ้างอิง เช่น ต้องการเปลี่ยนจากกลุ่มเซลล์ E5 ถึง E7 ที่ฟังก์ชั่น SUM อ้างอิงในตัวอย่าง ให้มีขอบเขตเป็น E5 ถึง E9 แทน ให้ดับเบิลคลิกที่ฟังก์ชั่นในเซลล์ E10 โปรแกรม Calc แสดงกรอบสีล้อมรอบเซลล์ E5 ถึง E7 ที่ถูกอ้างอิงในฟังก์ชั่นเลื่อน ไปชี้ที่มุมขวาล่างของกรอบสี (จะเปลี่ยนเป็น) จากนั้นเราสามารถคลิกและแดรกเมาส์เพื่อปรับให้กรอบสีล้อมรอบเฉพาะเซลล์ที่เราต้องการอ้างอิงได้ ซึ่งในตัวอย่าง เราปรับให้กรอบเซลล์นั้นล้อมรอบเฉพาะเซลล์ E5 ถึง E9 เมื่อเรากด ฟังก์ชั่นที่เราแก้ไขจะเปลี่ยนไปอ้างอิงเซลล์ตามขอบเขตที่กำหนด
ขอความช่วยเหลือในการแก้ไขฟังก์ชั่น.
ในการแก้ไขฟังก์ชั่นถ้าเราต้องการให้ Calc แสดงหน้าจอย่อยอธิบายรายละเอียดการใช้ฟังก์ชั่น ให้คลิกเมาส์เลือกเซลล์ที่มีฟังก์ชั่นที่ต้องการแก้ไขและเลือกคำสั่ง Insert>Function (แทรก>ฟังก์ชั่น) จะเข้าสู่หน้าต่างฟังก์ชั่นอัตโนมัติ ซึ่งจะอธิบายหน้าที่ของฟังก์ชั่นนั้น ความหมายของอาร์กิวเม้นท์ต่างๆ ที่ใช้ และผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณในเซลล์นั้น เพื่อให้เราสามารถแก้ไขฟังก์ชั่นได้ตามต้องการ จากนั้นให้คลิกเมาส์ปุ่ม หรือกดปุ่ม เมื่อเสร็จสิ้น วิธีนี้เหมาะสำหรับคนที่ยังไม่คุ้นเคยกับการใช้ฟังก์ชั่น และต้องการความช่วยเหลือ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การใช้ Autosum

Autosum เป็นคำสั่งหนึ่งที่ใช้โปรแกรมประยุกต์ในกลุ่ม Spreadsheet เช่น Microft Excel , Numbers
เนื่องจาก SUM เป็นฟังก์ชั่นที่มีการใช้งานมาก Calc จึงมี Autosum ที่สามารถหาผลรวมได้ภายในไม่กี่ขั้นตอน ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาใช้ฟังก์ชั่นนำร่องอัตโนมัติ หรือเขียนฟังก์ชั่น SUM ทุกครั้งที่ต้องการหาผลรวมตัวเลขในกลุ่มเซลล์
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ขอดูผลลัพธ์การคำนวณบนหน้าจอด้วย Auto Calculate

ถ้าเราต้องการทราบผลลัพธ์การคำนวณ แต่ไม่ต้องการเขียนสูตรคำนวณในตาราง เราสามารถใช้ Auto Calculate ได้ โดยการคลิกเมาส์เลือกกลุ่มเซลล์ที่เราต้องการคำนวณที่แถบสถานะของ Calc จะแสดง Sum=ผลรวมของตัวเลขในกลุ่มเซลล์ที่เลือก
ถ้าเราต้องการเปลี่ยนการคำนวณเป็นอย่างอื่น นอกจากการหาผลรวมให้คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่แถบสถานะที่แสดงผลลัพธ์ และเลือกรูปแบบการคำนวณที่ต้องการ ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการเขียนสูตรและฟังก์ชั่นผิด

ถ้าเราเขียนสูตรคำนวณหรือฟังก์ชั่นผิด Calc จะพยายามเสนอแนวทางแก้ไขข้อผิดพลาดให้โดยอัตโนมัติ เช่น ถ้าเราพิมพ์สูตร “=C4+/C5” เมื่อเรากด โปรแกรม Calc จะขึ้นคำว่า ERR:510 ซึ่งเราอาจจะไม่เข้าใจว่ามีข้อผิดพลาดตรงไหน หากเราจะดูคำอธิบายของเซลล์นั้น ให้เราดับเบิลคลิกที่เซลล์ที่ผิดพลาดนั้นอีกครั้ง โปรแกรม Calc จะอธิบายถึงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในแถบสถานะที่อยู่ทางด้านล่าง โดยในที่นี้บอกข้อผิดพลาดว่า : ตัวแปรขาดหายไป
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ส่วนประกอบของแผนภูมิ

การใช้แผนภูมิจะช่วยให้การวิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูลทำได้ง่าย เพราะแผนภูมิสามารถสื่อความ หมายได้อย่างชัดเจน เราสามารถเลือกใช้แผนภูมิชนิดที่เหมาะกับข้อมูลที่ต้องแสดง เช่น ใช้แผนภูมิแท่งแสดงยอดขายในแต่ละเดือน หรือใช้แผนภูมิวงกลมแสดงส่วนแบ่งทางการตลาดของผลิตภัณฑ์ที่ขาย
แผนภูมิประเภทต่างๆ
ใน Calc มีแผนภูมิหลายรูปแบบที่เราสามารถใช้ได้ โดยให้พิจารณาถึงลักษณะของข้อมูลที่ต้องการนำเสนอว่าเหมาะกับแผนภูมิประเภทใด
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/สร้างแผนภูมิด้วย Chart

เราสามารถสร้างแผนภูมิให้อยู่ในแผ่นงานเดียวกับข้อมูล หรือแยกรูปแผนภูมิให้อยู่ในแผ่นงานใหม่ก็ได้ เมื่อสร้างแผนภูมิแล้วหากข้อมูลในตารางที่ใช้วาดแผนภูมิเปลี่ยน รูปแผนภูมิก็จะเปลี่ยนตามโดยอัตโนมัติ วิธีสร้างแผนภูมิอย่างรวดเร็วคือ การใช้ปุ่ม ที่อยู่ในแถบเครื่องมือหลัก จากนั้นลากเมาส์กำหนดขนาดของแผนภูมิที่ต้องการ และจะปรากฏหน้าต่าง Chart Wizard ให้คลิกเมาส์ปุ่ม ก็จะได้รูปแบบแผนภูมิตามค่าที่กำหนดไว้
เราสามารถปรับเปลี่ยนชื่อแผนภูมิ, ชื่อแกน X, ชื่อแกน Y, และกำหนดการปรับเปลี่ยนของรูปแผนภูมิในแต่ละส่วนได้ โดยการดับเบิ้ลคลิกเข้าไปส่วนของแผนภูมิที่เราต้องการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะปรากฏหน้าต่างแสดงตัวเลือกในการปรับเปลี่ยนแต่ละชนิด แต่ในที่นี้เราจะทำการเปลี่ยนชื่อแผนภูมิที่เราต้องการได้อย่างง่ายๆ ดังนี้
หากเราจะทำการเปลี่ยนสีของแผนภูมิ ให้มีความสวยงามน่าใช้งานมากขึ้น เราสามารถดับเบิ้ลคลิกเพื่อเข้าไปกำหนดสีของแผนภูมิของเราได้ มีขั้นตอนดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/เคลื่อนย้าย เปลี่ยนขนาด และลบรูปแผนภูมิ

เมื่อเราสร้างแผนภูมิด้วยเครื่องมือแผนภูมิที่ได้อาจจะทับข้อมูลที่แสดงอยู่ในแผ่นงานนั้นๆซึ่งเราสามารถเคลื่อนย้ายเปลี่ยนขนาดและลบรูปแผนภูมิให้พอดีได้ดังตัวอย่างรูปแผนภูมิที่เราสร้างบดบังตารางข้อมูลในตารางซึ่งเราสามารถย้ายและเปลี่ยนขนาดแผนภูมิให้พอดีได้
เคลื่อนย้ายตำแหน่งแผนภูมิ.
NOTE
"หลังจากที่เราได้เลือกแผนภูมิและปรับแต่งรายละเอียดเรียบร้อย ให้กดคีย์ เพื่อยกเลิกการเลือกแผนภูมินั้น เพื่อเข้าสู่การทำงานปกติ"
การเปลี่ยนขนาดรูปแผนภูมิ.
หากแผนภูมิที่สร้างมีขนาดเล็กหรือใหญ่เกินไป เราสามารถปรับขนาดของแผนภูมิได้ตามต้องการในตาราง ดังนี้
การลบแผนภูมิ.
เราสามารถลบแผนภูมิที่ไม่ต้องการได้ โดยคลิกเมาส์ในบริเวณที่ว่างในแผนภูมิ เพื่อเลือกแผนภูมิและกดปุ่ม ซึ่งการลบแผนภูมิจะไม่ส่งผลใดๆ กับข้อมูลในตาราง
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การเปลี่ยนชนิดและรูปแบบแผนภูมิ

แผนภูมิแต่ละชนิดมีความเหมาะสมในการแสดงข้อมูลบางประเภท เพราะฉะนั้นหากเราพบว่าแผนภูมิชนิดที่ใช้ไม่เหมาะกับข้อมูลที่แสดง ก็สามารถเปลี่ยนชนิดของแผนภูมิได้โดยไม่ต้องเสียเวลาลบแผนภูมิเดิม เพื่อสร้างแผนภูมิชนิดที่ต้องการขึ้นมาใหม่
NOTE
"เราสามารถปรับรูปแผนภูมิให้เป็นแบบ 3 มิติได้ โดยคลิกเมส์เลือกหัวข้อ 3D Look จากหน้าต่าง Chart Type"
"ในการปรับมุมมองของแผนภูมิ เราสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว โดยการใช้เมาส์ ดังนี้"
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การแก้ไขและปรับเปลี่ยนชุดข้อมูลที่ใช้สร้างแผนภูมิ

ชุดข้อมูลในแผนภูมิ คือ กลุ่มข้อมูลที่ถูกนำมาใช้ในการวาดแผนภูมิ เมื่อใดที่เราต้องการแก้ไขแผนภูมิและคลิกเมาส์ที่แผนภูมิ Calc จะแสดงชุดข้อมูลที่ใช้สร้างแผนภูมิให้เห็น โดยจะมีกรอบสีปรากฏล้อมรอบเซลล์ที่ใช้ ดังตัวอย่างมีชุดข้อมูลอยู่ 3 ชุดที่ถูกนำมาใช้ในการสร้างแผนภูมิ นั่นคือข้อมูลยอดขายแยกตามช่องทางประจำเดือนมกราคม กุมภาพันธ์ และมีนาคม
หากเราพบว่าได้มีการกำหนดชุดข้อมูลที่ใช้สร้างแผนภูมิผิด แต่ทราบปัญหานี้หลังจากที่ได้สร้างแผนภูมิเสร็จแล้ว มีวิธีในการเพิ่มและแก้ไขรายละเอียดชุดข้อมูลในแผนภูมิได้โดยไม่ต้องลบแผนภูมิเดิมที่สร้างผิด และสร้างแผนภูมิใหม่ เพราะที่เราสามารถทำการแก้ไขรายละเอียดในแผนภูมิเดิม เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
วิธีลัดในการเพิ่มชุดข้อมูลที่ใช้สร้างแผนภูมิ.
ถ้าเราต้องการเพิ่มชุดข้อมูลหรือเปลี่ยนแปลงชุดข้อมูลที่ใช้สร้างแผนภูมิ เช่น ให้แผนภูมิแสดงยอดขายของสินค้าเพิ่มอีก 1 เดือน ให้เลือกชุดข้อมูลทั้งหมดใหม่อีกครั้ง และแดรกเมาส์ลากชุดข้อมูลนั้นไปที่แผนภูมิได้เลย
วิธีการลบชุดข้อมูลในแผนภูมิ.
เราสามารถลบชุดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกได้ โดยแผนภูมิที่แสดงชุดข้อมูลนั้นๆ ก็จะถูกลบออกไปด้วย มีขั้นตอนดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/เทคนิคเกี่ยวกับแผนภูมิเพิ่มเติม

ในส่วนนี้ขอกล่าวถึงเทคนิคเกี่ยวกับแผนภูมิเพิ่มเติมที่เรานำมาใช้ เพื่อปรับแต่งแผนภูมิที่เราสร้างให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับเรามากที่สุด
เพิ่มคำบรรยายในแผนภูมิ.
เราสามารถเพิ่มคำบรรยายในแผนภูมิ เพื่อใช้สื่อสารประเด็นที่ต้องการได้โดยเลือกคำสั่ง Insert>Title (แทรก>ชื่อ) จะปรากฏหน้าต่างชื่อขึ้นมาให้คลิกเมาส์ที่หัวข้อชื่อรอง จากนั้นพิมพ์คำบรรยายเพิ่มเติมลงไปใน Subtitle (ชื่อรอง) และใช้เมาส์เลื่อนคำบรรยายไปที่ตำแหน่งในรูปแผนภูมิที่ต้องการ
การแก้ไขข้อความในรูปแผนภูมิ.
เราสามารถแก้ไขส่วนที่เป็นข้อความในแผนภูมิ ไม่ว่าจะเป็นคำบรรยายในแผนภูมิที่เพิ่มเข้าไป ชื่อแกน หรือชื่อแผนภูมิได้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การใช้ภาพประกอบข้อมูล

ภาพที่แสดงในแผ่นงานมีความแตกต่างจากข้อมูล เพราะไม่ได้อยู่ในเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง แต่เป็นภาพที่ถูกนำมาแปะบนแผ่นงานเท่านั้น ดังนั้นรูปภาพกับข้อมูลในตารางจะไม่เกี่ยวข้องกัน กล่าวคือเราสามารถย้ายหรือปรับแต่งภาพได้โดยไม่มีผลกับข้อมูลแต่อย่างใด และถึงแม้รูปภาพจะบดบังข้อมูลในตาราง เราก็ยังสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งานได้ตามปกติ มีขั้นตอนสำหรับนำภาพมาแสดงในแผ่นงานดังนี้
เคลื่อนย้ายตำแหน่งภาพ และปรับขนาดภาพ.
เราสามารถเคลื่อนย้ายตำแหน่งภาพได้โดยการคลิกเมาส์ที่ภาพ และลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ และกดคีย์ เพื่อจบขั้นตอน
ถ้าต้องการปรับขนาดภาพให้คลิก เมาส์ที่ภาพจะปรากฏสัญลักษณ์ ล้อมรอบขอบภาพ ให้คลิกเมาส์ที่ และลากปรับขนาดได้ตามต้องการ เมื่อเสร็จแล้วให้กดคีย์ ก็จะเป็นการจบขั้นตอนการปรับขนาด
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ปรับแต่งภาพที่แสดงโดยใช้แถบเครื่องมือรูปภาพ

การปรับแต่งภาพจะใช้คำสั่งจากแถบเครื่องมือรูปภาพ ซึ่งจะปรากฎขึ้นมาเมื่อเราดับเบิ้ลคลิกที่ภาพ โดยได้รวบรวมคำสั่งสำหรับปรับแต่งภาพ ดังนี้
ปรับความเข้มความจางและสีของรูป.
เราสามารถปรับแต่งภาพให้ได้สีที่สดใส สวยงามแตกต่างจากต้นฉบับเดิมได้ โดยเลือกปรับจากแถบเครื่องมือรูปภาพที่อยู่ด้านบน โดยจะมีเครื่องมือในการปรับสีทั้งหมด 3 สี คือ สีแดง สีน้ำเงิน และสีเขียว หรือปรับความสว่าง และความคมชัดของภาพได้ หรือจะทำการปรับแต่งความโปร่งใสของภาพตามสไตล์ของเราเองได้ มีขั้นตอนดังนี้
ตัดรูปภาพส่วนที่ไม่ต้องการ.
เราสามารถตัดรูปภาพบางส่วนได้ โดยเลือกภาพที่ต้องการและคลิกปุ่ม ในแถบวัตถุของภาพ ซึ่งจะปรากฏหน้าต่าง Crop และให้เรากำหนดระยะการตัดภาพให้เหลือเฉพาะส่วนที่เราต้องการเก็บเอาไว้ คลิกเมาส์ปุ่ม จะแสดงภาพส่วนที่เราต้องการให้คงอยู่
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/สร้างรูปด้วยตัวเราเอง

เราสามารถใช้แถบเครื่องมือวาดรูป ใน Calc วาดรูปง่ายๆ ได้ โดยรูปที่วาดนั้นจะมีลักษณะเช่นเดียวกับรูปภาพ คือจะไม่อยู่ในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งแต่เป็นรูปที่แปะอยู่บนแผ่นงานเท่านั้น ดังนั้นการย้ายหรือปรับแต่งรูปที่วาดจึงไม่มีผลกับข้อมูลในตารางแต่อย่างใด
ในการวาดรูปและใช้แถบเครื่องมือ Drawing ซึ่งเราเปิดได้ โดยเลือก View>Toolbars>Drawing (มุมมอง>แถบเครื่องมือ>งานวาด)
แถบเครื่องมือ Drawing มีคำสั่งสำหรับใช้วาดรูปดังนี้
การวาดเส้น.
หากเราต้องการเพิ่มหัวลูกศรให้กับเส้นตรงที่ได้วาดขึ้นมา ให้คลิกเมาส์ปุ่ม เพื่อเลือกลักษณะหัวลูกศรได้
เปลี่ยนลักษณะเส้น.
คลิกเมาส์เลือกเส้น จากนั้นคลิกปุ่ม และเลือกลักษณะของเส้นตรงที่ต้องการ หากต้องการปรับขนาดเส้นให้คลิกปุ่ม และระบุขนาดของเส้นตรงที่ต้องการ
ปรับแต่งเส้นตรง และหัวลูกศรตามสัดส่วนที่กำหนดเอง.
การเปลี่ยนแปลงขนาดของเส้นตรง และหัวลูกศร ทำได้โดยคลิกเมาส์เลือกลูกศรและคลิกปุ่ม เพื่อเข้าสู่หน้าต่าง Line (เส้น) จากนั้นเลือกปรับแต่งลักษณะเส้น และหัวลูกศรที่ต้องการและคลิกปุ่ม
การวาดรูปสี่เหลี่ยมและรูปวงกลม/วงรี.
ทำได้โดยคลิกเมาส์เลือก เพื่อวาดรูปสี่เหลี่ยม หรือ เพื่อวาดรูปวงกลมและวงรี จากนั้นคลิกเมาส์ตำแหน่งจุดเริ่มของรูปและแดรกเมาส์วาดรูปจนได้สัดส่วนที่ต้องการ ซึ่งเราสามารถปรับแต่งลักษณะของรูปได้ โดยเลือกในส่วนเครื่องมือเพื่อการปรับแต่งรูปวาดที่อยู่ทางด้านบน
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ตรวจสอบงานก่อนพิมพ์

ในหัวข้อนี้เป็นการตรวจสอบข้อมูลในแผ่นงานก่อนพิมพ์ โดยจะแสดงบนหน้าจอผลลัพธ์ที่ได้จะเหมือนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทุกประการ เพื่อให้เราสามารถตรวจสอบความถูกต้อง และแก้ไขข้อผิดพลาดได้ก่อนสั่งพิมพ์จริง
สำหรับความหมายของปุ่มต่างๆ ในแถบวัตถุของการแสดงตัวอย่างหน้า มีดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การกำหนด Margin ให้หน้ากระดาษ

เราสามารถเลื่อน Margin หรือขอบกระดาษให้พอเหมาะได้ จากหน้าต่าง Print Preview (ตัวอย่างหน้ากระดาษ) ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Margins โปรแกรมจะแสดงเส้นขอบกระดาษขึ้นมา เราสามารถแดรกเมาส์เลื่อนตำแหน่งของขอบ กระดาษได้ตามต้องการ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การพิมพ์งาน

พิมพ์ทั้งแผ่นงาน.
เราสามารถสั่งพิมพ์ทั้งแผ่นงานได้โดยการคลิกเมาส์ที่ปุ่ม ในแถบฟังก์ชั่น แต่ถ้าหากเราต้องการกำหนดรายละเอียดที่เกี่ยวกับการพิมพ์ เราสามารถทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
• All Sheet พิมพ์ทุกแผ่นงาน
• Select Sheet พิมพ์แผ่นงานที่เลือก
• Select Cell พิมพ์เซลล์ข้อมูลที่เลือก
• All Page พิมพ์ทุกหน้า
• Page พิมพ์หน้าที่กำหนด
พิมพ์เฉพาะบางส่วน.
ถ้าเราต้องการพิมพ์งานเฉพาะข้อมูลบางส่วน ให้เลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการพิมพ์ และเลือก File>Print... (แฟ้ม>พิมพ์) จากนั้นคลิกเมาส์เลือกคำสั่ง Selection cells เพื่อสั่งให้ Calc พิมพ์เฉพาะกลุ่มเซลล์ที่เลือกและคลิกเมาส์ปุ่ม
สำหรับตัวเลือกอื่นๆ ในหน้าต่างย่อยสำหรับสั่งพิมพ์งาน มีรายละเอียดดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/กำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับการพิมพ์

เราสามารถกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับการพิมพ์ก่อนสั่งพิมพ์งาน โดยเลือก File>Page Preview (แฟ้ม>แสดงตัวอย่างหน้า) เราจะพบกับหน้าจอแสดงตัวอย่างหน้ากระดาษก่อนการพิมพ์ จากนั้นให้เราคลิกเมาส์ปุ่มเพื่อเข้าสู่หน้าต่าง Page Style: ค่าเริ่มต้นก็จะมีแท็บตัวเลือกให้เรากำหนดตามต้องการดังนี้
• แท็บ Page : กำหนดรูปแบบกระดาษ ระยะขอบ และกำหนดเค้าโครงของงานที่พิมพ์
• แท็บ Borders/Background : กำหนดเส้นขอบ และพื้นหลังของหน้ากระดาษพิมพ์
• แท็บ Header/Footer : กำหนดรูปแบบหัว/ท้ายกระดาษในแต่ละหน้า
• แท็บ Sheet : กำหนดหัวข้อมูลแต่ละหน้า และลำดับหน้าในการพิมพ์
แท็บ Page : กำหนดรูปแบบกระดาษ ระยะขอบ และกำหนดเค้าโครงของงานที่พิมพ์.
เราสามารถกำหนดรูปแบบของกระดาษ ระยะขอบ และกำหนดเค้าโครงของงานที่พิมพ์ได้ โดยการคลิกเมาส์เลือกแท็บ Page และกำหนดรูปแบบได้ตามต้องการ
แท็บ Borders และแท็บ Background : กำหนดเส้นขอบ และพื้นหลังของหน้ากระดาษพิมพ์.
หากเราต้องการกำหนดเส้นขอบ และสีพื้นหลังของกระดาษพิมพ์ก็สามารถเลือกแท็บ Borders และแท็บ Background เพื่อปรับแต่งหน้ากระดาษพิมพ์ตามที่ต้องการได้
แท็บ Header แท็บ Footer : กำหนดรูปแบบหัว/ท้ายกระดาษในแต่ละหน้า.
กำหนดรูปแบบของหัวกระดาษ และท้ายกระดาษของกระดาษพิมพ์ได้ตามต้องการ โดยการคลิกเมาส์เลือกแท็บ Header หรือ Footer เพื่อกำหนดค่าตามต้องการดังนี้
แท็บ Sheet : กำหนดหัวกระดาษของข้อมูลแต่ละหน้า และลำดับหน้าในการพิมพ์.
ในแท็บ Sheet เราสามารถกำหนดลำดับหน้า เลขหน้าแรก เลือกส่วนประกอบที่ต้องการให้พิมพ์ออกมา หรือสเกลของหน้ากระดาษพิมพ์ที่พิมพ์ออกมาโดยคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ หรือเลือกจำนวนหน้าที่มากที่สุดในการพิมพ์ ซึ่งกำหนดให้กับแผ่นงานที่เราจะพิมพ์ตามต้องการ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/รู้จักกับศัพท์ที่ใช้กันหน่อย

ในตารางต่อไปนี้ข้อมูลที่มีหัวข้อเดียวกัน เช่น รหัส ชื่อพนักงาน และตำแหน่ง ได้ถูกจัดให้อยู่ในคอลัมน์เดียวกันอย่างเป็นระเบียบ เราเรียกคอลัมน์เหล่านี้ว่า ฟิลด์ (Field) และเรียกข้อมูลแต่ละแถวว่า เรคอร์ด (Record) ดังนั้น ในตารางนี้จึงมี 6 ฟิลด์ ได้แก่ รหัสสินค้า ชื่อ นามสกุล อายุ เงินเดือน และฝ่าย และมีข้อมูลอยู่ 10 เรคอร์ด โดยที่ชื่อแต่ละฟิลด์จะอยู่ในแถวแรกของข้อมูล
รหัสสินค้า
ชื่อ
สกุล
อายุ
เงินเดื่อน
ฝ่าย
418532
เอคุง
แอล
32
12354
ต้อนรับ
418533
บีจัง
เอ็ม
25
12534
บัญชี
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/เรียงลำดับข้อมูล

เราสามารถเรียงลำดับข้อมูลในตารางตามฟิลด์ใดก็ได้แล้วแต่จะกำหนด เช่น เรียงตามรหัส หรือเรียงตามชื่อพนักงาน วิธีการจัดเรียงข้อมูล สามารถเรียงจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อยก็ได้
นอกจากนั้นเรายังสามารถกำหนดฟิลด์ที่ใช้เรียงลำดับตามกันได้ถึง 3 ฟิลด์ โดย Calc จะเริ่มเรียงลำดับข้อมูลตามฟิลด์แรกก่อน และในกรณีที่ไม่สามารถเรียงลำดับข้อมูลได้ เพราะข้อมูลในฟิลด์นั้นเกิดซ้ำกัน (ดังเช่นตัวอย่างในคอลัมน์ “มูลค่า” มีค่า 3858.85 เท่ากัน 2 ค่า) Calc ก็จะเรียงลำดับข้อมูลตามฟิลด์ที่ 2 ที่ได้ระบุไว้ และเรียงลำดับข้อมูลตามฟิลด์ที่ 3 ต่อไป หากข้อมูลในฟิลด์ที่ 2 เกิดซ้ำกันอีก
วิธีการสั่งเรียงลำดับข้อมูลมีดังนี้
• เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก
• เรียงข้อมูลจากมากไปน้อย
TIP
"เราสามารถจัดเรียงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยหลังจากคลิกเมาส์เลือกกลุ่มข้อมูลในตารางที่ต้องการจัดเรียงให้คลิกเมาส์ที่ปุ่มเพื่อเรียงข้อมูลจากน้อยไปมากหรือเพื่อเรียงข้อมูลจากมากไปน้อยซึ่งอยู่ในแถบเครื่องมือหลัก"
จะเห็นได้ว่าหลังจากการเรียงลำดับข้อมูล มีบางแถวที่ไม่ได้ถูกเรียงลำดับ เพราะข้อมูลในฟิลด์เกิดซ้ำกัน หากเราต้องการกำหนดฟิลด์ที่ 2 เพื่อเรียงลำดับแถวเหล่านั้น ให้ทำตามขั้นตอนดังที่ได้กล่าวมาแล้ว แต่ในขั้นตอนที่ 3 ให้ระบุฟิลด์เพิ่มดังรูป
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/กรองข้อมูลอัตโนมัติ เพื่อคัดเลือกข้อมูล

เมื่อเราต้องการค้นหาข้อมูลในตารางเพื่อนำมาวิเคราะห์ เช่น ต้องการทราบอัตราการแลกเปลี่ยนเท่ากับ 37.67 เราสามารถใช้ AutoFilter เพื่อช่วยค้นหาข้อมูลโดยอัตโนมัติได้ดังนี้
กำหนดหลายเงื่อนไขพร้อมกัน.
ถ้าเราต้องการกำหนดเงื่อนไขอื่นๆ ในการคัดเลือกข้อมูลเพิ่มเติม ให้ทำซ้ำตามขั้นตอนที่ 3 และ 4 เช่น ถ้าต้องการทราบว่ามีรายการใดบ้างที่มียอดเบิกวัสดุจำนวน 10 ชิ้นในเดือนธันวาคมและมีการเบิกในเดือนตุลาคมจำนวน 5 ชิ้น เราต้องกำหนดเงื่อนไข ดังนี้
NOTE
"ถ้าเราต้องการยกเลิกเฉพาะบางเงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้ ให้คลิกเมาส์เลือก “ทั้งหมด” (All) ในฟิลด์ที่ได้กำหนดเงื่อนไขไว้เพื่อยกเลิกเฉพาะเงื่อนไขนั้นได้"
Math เขียนสูตรคำนวณ.
การใช้งาน OpenOffice.org Math.
เอกสารในเชิงวิชาการ มักมีการพิมพ์ตัวเลขที่มีลักษณะพิเศษ หรือสมการคณิตศาสตร์ต่างๆ แทรกอยู่ด้วย เช่น เอกสารการวิจัย เอกสารโครงงานต่างๆ เป็นต้น
การแทรกตัวเลขในลักษณะเหล่านี้ หรือสูตรสมการทางคณิตศาสตร์ โดยใช้ OpenOffice.org สามารถทำได้ไม่ยากนัก โดยจะมีโปรแกรม Math เพื่อแทรกตัวเลขแบบพิเศษต่างๆ หรือสมการทางคณิตศาสตร์ลงในเอกสารได้ตามต้องการ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/จบการใช้ AutoFilter

เมื่อต้องการจบการใช้ AutoFilter ให้เลือกเมนู Data>Filter>AutoFilter (ข้อมูล>ตัวกรอง>ตัวกรองอัตโนมัติ) ยกเลิกเครื่องหมายถูกหน้าคำว่า AutoFilter
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/โปรแกรม Impress

เราสามารถสร้างงานนำเสนอได้อย่างมืออาชีพ แม้อาจไม่เคยสร้างงานนำเสนอมาก่อนเลย ทั้งนี้ด้วยระบบช่วยเหลือในโปรแกรมนำเสนอ ที่ไม่เพียงแนะนำหลักการในการสร้างงานนำเสนออย่างเป็นขั้นตอนเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความน่าสนใจให้กับผลงานของเราได้ด้วย โดยที่เราสามารถตกแต่งหน้าตาของสไลด์ที่สร้างได้โดยนำหลักการเลือกสีมาใช้กับสไลด์ และจัดองค์ประกอบทางศิลป์ได้โดยอัตโนมัติ
นอกจากการนำเสนอภาพนิ่ง เรายังสามารถนำองค์ประกอบมัลติมีเดียมาใช้นำเสนอความคิดของเราได้ เช่น การนำเอฟเฟ็กต์เสียงหรือดนตรีมาใช้งาน เป็นต้น
หลังจากที่เราได้เตรียมสิ่งที่ต้องการนำเสนอแล้ว ก็สามารถใช้โปรแกรมนำเสนอเตรียมเอกสารประกอบคำบรรยาย และในขณะที่เรากำลังนำเสนองานก็สามารถใช้เมาส์วาดเส้นบนสไลด์ที่แสดงอยู่ เพื่อเน้นประเด็นสำคัญได้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/แนวทางเตรียมการนำเสนองานพรีเซนเตชั่น

เพื่อช่วยให้การสร้างงานนำเสนอเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว ขอแนะนำให้นำขั้นตอนต่อไปนี้ไปประยุกต์ใช้
1. การวางโครงร่าง
ก่อนเริ่มเตรียมงานพรีเซนเตชั่น เราควรมีความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการสื่อสาร โดยศึกษากลุ่มผู้ฟังว่ามีลักษณะเช่นไร การเริ่มเตรียมงานนำเสนอโดยการวางโครงร่าง จะทำให้เกิดความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่จะนำเสนอ และช่วยให้เราไม่พลาดหัวข้อสำคัญที่ต้องสื่อสาร นอกจากนั้นการวางโครงร่างยังเปรียบเสมือนแผนที่ในการดำเนินเรื่อง ทำให้เรามั่นใจได้ว่าการนำเสนอของเราจะได้ผลลัพธ์ตรงตามจุดประสงค์ที่วางไว้
สำหรับวิธีวางโครงร่างเราอาจใช้โปรแกรมนำเสนอหรือจะใช้โปรแกรมอื่นเช่นโปรแกรมสร้างข้อความก็ได้
2. การลงรายละเอียดเนื้อหา
หลังจากที่เราได้วางแนวทางในการนำเสนองานตั้งแต่เริ่มจนจบแล้ว ต่อไปเป็นการลงรายละเอียดในหัวข้อต่างๆ โดยมุ่งเน้นที่กลุ่มผู้ชมเป็นหลักว่าสไลด์ของเราต้องมีเนื้อหา หรือรูปแบบการนำเสนอแบบใดจึงเหมาะสม ซึ่งต้องพิจารณาตั้งแต่องค์ประกอบต่างๆ ที่ใช้ไม่ว่าจะเป็น ภาพสีและแนวการนำเสนอเช่น การบรรยายเชิงวิชาการ ก็ควรให้โทนสีของสไลด์สอดคล้องกับเนื้อหาที่เน้นไปทางสาระและข้อมูล
3. การใส่ข้อความ รูปภาพ กราฟ ฯลฯ ในสไลด์
ในขั้นตอนนี้จะเป็นการนำสิ่งต่างๆ ที่เราต้องการนำเสนอมาใส่ในสไลด์แต่ละแผ่น โดยเราอาจใช้เวลานานพอสมควรในการตระเตรียมข้อมูลให้ตรงและสนับสนุนประเด็นที่เราต้องการนำเสนอ
4. ปรับแต่งสไลด์ให้สวยงาม
หลังจากที่เราได้ใส่ข้อความที่ต้องการสื่อสารแล้ว ต่อไปเราจะต้องทำการปรับแต่งตัวอักษร สีที่ใช้กับสไลด์ และรูปแบบขององค์ประกอบต่างๆ ที่แสดง เพื่อให้สไลด์ดูสวยงามและน่าติดตาม
5. เพิ่มความน่าสนใจในขณะนำเสนอสไลด์
ถ้าเราใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอสไลด์ ก็สามารถนำเทคนิคในการเปลี่ยนแผ่นสไลด์มาใช้เพิ่มความน่าสนใจให้กับการนำเสนอข้อมูลได้ เช่น การเลื่อนสไลด์แผ่นใหม่มาจากจอภาพด้านบน หรือให้กราฟที่แสดงดูเหมือนกำลังเพิ่มขึ้น
6. เตรียมการนำเสนอจริงๆ
ก่อนถึงเวลาที่เราต้องนำเสนอ ควรซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ที่เตรียม โดยอาจมีการจับเวลาเพื่อจะได้ทราบว่าการบรรยายใช้เวลาอย่างเหมาะสมหรือไม่
7. การเตรียมเอกสารประกอบการบรรยายแจกผู้ฟัง
หลังจากที่เราได้ซักซ้อม จนพร้อมนำเสนอสไลด์ที่ได้จัดทำไว้แล้ว สิ่งสุดท้ายที่สำคัญก็คือ การพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย การจัดทำเอกสารแจกให้ผู้เข้าฟังจะทำให้เขาไม่ต้องเสียเวลาจดบันทึกสิ่งที่เรานำเสนอ แต่ให้เขาใช้เวลาในการจดจ่อฟังสิ่งที่เราต้องการสื่อสารแทน
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การสร้างงานพรีเซนเตชั่นชิ้นใหม่

เมื่อได้เข้าโปรแกรมนำเสนอแล้ว ก็จะพบกับหน้าจอให้เรากำหนดวิธีสร้างสไลด์ ซึ่งโปรแกรม Impress ของ OpenOffice.org นี้เราจะสร้างงานพรีเซนเตชั่นจากสไลด์เปล่า โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
ให้เราเลือก Empty Presentation (การนำเสนอว่างเปล่า) เพราะเป็นการสร้างงานนำเสนอชิ้นแรก ซึ่งเราจะไม่สามารถเรียกใช้จากแม่แบบได้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การแสดงงานพรีเซนเตชั่น

หลังจากที่เราได้สร้างงานพรีเซนเตชั่นได้แล้ว ให้เราลองเปิดดูผลลัพธ์ที่ได้ โดยคลิกเมาส์ปุ่ม (นำเสนอภาพนิ่ง) ซึ่งในบทนี้ขอกล่าวถึงเพียงขั้นต้น โดยจะกล่าวเพิ่มเติมในบทต่อไป
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/บันทึกงานพรีเซนเตชั่นที่สร้าง

ก่อนออกจากโปรแกรมนำเสนอเราจำเป็นต้องสั่งบันทึกงานพรีเซนเตชั่นที่สร้าง จึงจะนำกลับมาใช้ได้ในครั้งต่อไป (โดยตั้งชื่อไฟล์ได้ยาวไม่เกิน 256 ตัวอักษร)
หากเราต้องการบันทึกไฟล์งาน ให้สามารถเปิดทำงานร่วมกับโปรแกรม Microsoft PowerPoint 97/2000/XP ให้เราเลือกที่ Save as type เป็นไฟล์ฟอร์แมต .ppt
NOTE
"ถ้าหากว่าเราเคยบันทึกงานมาก่อน โปรแกรมนำเสนอจะทำการบันทึกไฟล์ให้ทันทีหลังจากที่คลิกเมาส์ปุ่ม "
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/เรียกข้อมูลที่บันทึกกลับมาใช้งาน

เมื่อกลับเข้าสู่โปรแกรมนำเสนออีกครั้งหนึ่ง แล้วต้องการที่จะเรียกงานที่บันทึกไว้กลับมาแก้ไข หรือปรับแต่งส่วนประกอบต่างๆ สามารถทำได้ ดังนี้
TIP
โปรแกรมนำเสนอจะแสดงชื่อไฟล์ที่เราเพิ่งปิดอยู่ในเมนู File (แฟ้ม) เพราะฉะนั้นถ้าไฟล์ที่เราต้องการเปิดเป็นไฟล์ที่เคยเรียกใช้มาก่อนไม่นาน ให้ลองหาชื่อไฟล์นั้นใน Recent Documents (เอกสารปัจจุบัน) ถ้าพบชื่อไฟล์นั้น ก็ให้คลิกเมาส์เปิดไฟล์ได้เลย ซึ่งวิธีนี้จะสะดวกรวดเร็วกว่า
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ออกจากโปรแกรม Impress

หลังจากเราได้เสร็จสิ้นการใช้โปรแกรม Impress และได้ทำการบันทึกข้อมูลแล้ว เราสามารถสิ้นสุดการใช้โปรแกรมได้เลย โดยที่การปิดโปรแกรมนำเสนอก็เป็นการออกจากโปรแกรม Impress ด้วย ซึ่งการออกจากโปรแกรมทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/มุมมองในโปรแกรม Impress

ในการสร้างงานพรีเซนเตชั่น "โปรแกรม Impress" สามารถแสดงมุมมอง (View) ที่แตกต่างกันได้ 5 แบบ โดยแต่ละมุมมองมีประโยชน์สำหรับลักษณะการใช้งานที่แตกต่างกัน โดยให้คลิกเมาส์ปุ่มที่อยู่ด้านบนของหน้าเอกสาร เพื่อเปลี่ยนเป็นมุมมองที่ต้องการได้ ซึ่งแต่ละมุมมองมีรายละเอียด ดังนี้
รายละเอียดของมุมองต่างๆ มีดังต่อไปนี้
มุมมอง Normal.
(ปกติ) เป็นมุมมองพื้นฐาน จะเป็นหน้าจอที่เรากำลังทำงานอยู่ ซึ่งแสดงพื้นที่การทำงานให้เราสามารถวาดและตกแต่งส่วนประกอบต่างๆ ได้สะดวก
มุมมอง Outline.
(เค้าโครง) เป็นการวางโครงของงานพรีเซนเตชั่นว่ามีกี่หน้า และแต่ละหน้ามีเนื้อหาอะไรบ้าง
มุมมอง NOTE.
(หมายเหตุ) มุมมองนี้จะเป็นการเขียนโน้ตหรือหมายเหตุลงไปในงานเพื่อช่วยนำเสนอ
มุมมอง Handout.
(เอกสารประกอบคำบรรยาย) เป็นมุมมองที่แสดงสไลด์ทั้งหมดในงานพรีเซนเตชั่น โดยจะแสดงสไลด์ทั้งหมดเรียงกันตามลำดับตั้งแต่สไลด์แผ่นแรกจนถึงสไลด์แผ่นสุดท้าย ทำให้เรามองเห็นสไลด์ได้พร้อมกัน และจัดเรียงลำดับแผ่นสไลด์ที่สร้าง เพิ่มสไลด์แผ่นใหม่ หรือลบสไลด์ได้ง่าย
มุมมอง Side Sorter.
ตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง เป็นมุมมองที่ใช้ในการเช็คดูภาพของงานก่อนที่จะนำเสนอ โดยที่เราสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอได้ ไม่ว่าจะเป็นลักษณะพิเศษต่างๆ และการเปลี่ยนชิ้นงาน ความเร็ว และเวลาในการนำเสนอ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/แทรกสไลด์แผ่นใหม่

หากเราพบว่าเนื้อหาบางส่วนในงานพรีเซนเตชั่นที่กำลังสร้างอยู่ยังไม่ครบถ้วน ก็สามารถแทรกสไลด์แผ่นใหม่เพื่อเพิ่มเนื้อหาเข้าไปได้ โดยแนะนำให้ใช้ มุมมอง Normal (ปกติ) เพราะจะแสดงสไลด์ได้หลายแผ่นพร้อมกันบนจอภาพ ทำให้เราเลือกตำแหน่งที่ต้องการแทรกสไลด์แผ่นใหม่ได้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/เคลื่อนย้ายสไลด์ไปในตำแหน่งที่ต้องการ

หากเราเห็นว่าลำดับการนำเสนอสไลด์นั้นไม่ต่อเนื่องกันเท่าที่ควร ก็สามารถเคลื่อนย้ายสไลด์ให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมได้ ซึ่งในหัวข้อนี้เราจะสามารถใช้มุมมองภาพนิ่งช่วยในการเคลื่อนย้ายสไลด์ โดยมีขั้นตอนดังนี้
หรือถ้าต้องการให้เห็นว่ามีการย้ายสไลด์ที่ชัดเจนสามารถทำได้อีกวิธีหนึ่ง ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การแทรกสไลด์ด้วยการคัดลอกสไลด์

หากเราต้องการสร้างสไลด์แผ่นใหม่ขึ้นในงานของเรา โดยที่สไลด์ใหม่นี้มีรูปแบบคล้ายกับสไลด์ที่มีอยู่ในไฟล์งานเดียวกัน ก็อาจใช้วิธีคัดลอกสไลด์ที่มีอยู่แล้วมาเป็นสไลด์ใหม่ ซึ่งหลังจากนั้นก็เหลือเพียงการวางองค์ประกอบต่างๆ และแก้ไขตกแต่งบางด้าน ซึ่งทำให้การสร้างสไลด์ที่คล้ายๆ กันรวดเร็วกว่าเดิม
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การจัดเรียงข้อความในมุมมอง Outline

ในการสร้างงานพรีเซนเตชั่นในขั้นแรก เราจะต้องวางโครงร่างสำหรับสไลด์แต่ละแผ่น ที่ประกอบด้วยหัวข้อหลัก หัวข้อรองและเนื้อหา ซึ่งเราสามารถทำได้สะดวกโดยใช้มุมมอง Outline (เค้าโครง)
เริ่มต้นให้คลิกเมาส์ปุ่ม (เค้าโครง) เพื่อเปลี่ยนเป็นมุมมอง Outline จากนั้นแสดงหน้าต่างการทำงานในมุมมอง Outline และจะปรากฏแถบเครื่องมือสำหรับใช้ในการปรับแต่งหัวข้อ และเนื้อความต่างๆ ดังนี้
สำหรับปุ่มต่างๆ บนแถบเครื่องมือ Outline (เค้าโครง) พอสรุปได้ ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/กำหนดชื่อเรื่องของสไลด์

ถ้าเราเริ่มสร้างงานพรีเซนเตชั่น โดยเลือก File>New>Presentation (แฟ้ม> ใหม่>งานนำเสนอ) และเข้าสู่มุมมอง Outline โดยการคลิกเมาส์ปุ่ม (เค้าโครง) ก็จะพบกับที่เป็นไอคอนแทนสไลด์แผ่นแรกใน งานพรีเซนเตชั่น ซึ่งเราสามารถกำหนดหัวข้อของสไลด์ได้ ดังนี้
หลังจากที่เราได้ใส่รายละเอียดในหัวข้อย่อยแล้ว จากนั้นให้ทำการกด เพื่อสร้างหัวข้อถัดไป ซึ่งหัวข้อใหม่นั้นก็จะอยู่ในระดับเดียวกับหัวข้อย่อย แต่ถ้าเราต้องการให้หัวข้อใหม่นี้กลับมาเป็นหัวข้อหลักก็สามารถทำได้ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การปรับเปลี่ยนลำดับสไลด์/หัวข้อ

เมื่อเราต้องการเปลี่ยนลำดับสไลด์/หัวข้อ ในโปรแกรม Impress นี้ ก็สามารถทำได้โดยเลือกที่หัวข้อ จากนั้นคลิกที่ หรือ เพื่อปรับลำดับหัวข้อ ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การลบสไลด์/หัวข้อ

เมื่อใดที่ต้องการลบสไลด์ หรือหัวข้อในมุมมองโครงร่าง ให้คลิกเมาส์และเลือกข้อความที่เราต้องการจะลบ และให้ลบโดยกดคีย์ ข้อความก็เลือกไว้จะถูกลบออกไป ดังรูป
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/แสดงหรือซ่อนหัวข้อในสไลด์

ถ้าในโครงร่างของสไลด์ที่เราจะนำเสนอประกอบด้วยสไลด์ และหัวข้อจำนวนมาก เราอาจต้องการสั่งให้ซ่อนหัวข้อในสไลด์แต่ละแผ่นเพื่อให้เห็นเค้าโครงได้ชัดเจน และจัดลำดับเนื้อหาได้ง่ายขึ้น
ซึ่งเราสามารถทำได้ 2 วิธี คือ
วิธีที่ 1 เมื่อดับเบิ้ลคลิกที่สัญลักษณ์หน้าสไลด์ หัวข้อในสไลด์นั้นจะถูกซ่อน และการดับเบิ้ลคลิกที่สัญลักษณ์หน้าสไลด์นั้นอีกครั้งจะเป็นการนำหัวข้อในสไลด์กลับมาแสดงดังเดิม
ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการแสดงหรือซ่อนหัวข้อในสไลด์ในหัวข้อที่ 1
วิธีที่ 2 การคลิกเมาส์ปุ่ม เพื่อนำเสนอเฉพาะหัวข้อใหญ่ในหน้าจอนำเสนอนั้นๆ และเมื่อคลิกเมาส์ปุ่ม จะเป็นการนำเสนอให้เห็นหัวข้อทั้งหมดในหน้าจอนำเสนอนั้น
ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการแสดงหรือซ่อนหัวข้อในสไลด์ในหัวข้อย่อยที่ 1
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การใช้คำสั่ง Undo เพื่อยกเลิกข้อผิดพลาด

ในขณะที่เราสร้างสไลด์อยู่นั้น ถ้าหากเราใช้คำสั่งผิดให้ใช้คำสั่ง Undo (เลิกทำ) เพื่อยกเลิกคำสั่งที่ได้กระทำไปครั้งล่าสุดได้ เช่น ถ้าเราสั่งลบข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจให้คลิกเมาส์เลือก (Undo) ในแถบเครื่องมือทันทีข้อมูลที่ถูกลบไปจะถูกคืนกลับมา ดังรูป
ถ้าเราเปลี่ยนใจไม่ต้องการยกเลิกคำสั่งนั้นหลังจากที่ได้ใช้คำสั่ง (Undo) ไปแล้ว ให้คลิกเมาส์ที่ Redo (ทำซ้ำ) ทันทีเพื่อให้ข้อมูลกลับมาอยู่ในสภาพเดิม
NOTE
"ในกรณีที่เราใช้คำสั่งผิดแต่ทราบภายหลังจากที่ได้ใช้ไปแล้วอีกหลายคำสั่ง เราจะต้องยกเลิกคำสั่งทั้งหมดที่ได้ทำ หลังจากคำสั่งผิดนั้นก่อนจึงจะใช้ Undo ยกเลิกคำสั่งที่ต้องการได้ ซึ่งทำได้โดยการคลิกเมาส์ปุ่ม ไปเรื่อยๆ โดยที่โปรแกรมนำเสนอจะบันทึกคำสั่งต่างๆ ที่เราได้กระทำไปล่าสุด 20 คำสั่ง ซึ่งเราสามารถสั่งยกเลิกได้ทีละคำสั่งเมื่อกดปุ่ม และถ้าหากเราเปลี่ยนใจไม่ต้องการยกเลิกคำสั่งที่ได้เพิ่ง Undo เราจะต้องคลิกเมาส์ปุ่ม ไปเรื่อยๆ เพื่อให้ทำคำสั่งต่างๆ ที่เราได้สั่งยกเลิกไป"
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การย่อ/ขยายมุมมอง

เราสามารถย่อ/ขยายมุมมองของหน้าต่างทำงานที่แสดงสไลด์ได้เช่นถ้าในสไลด์แผ่นหนึ่งมีองค์ประกอบจำนวนมากเราอาจย่อมุมมองหน้าต่างเพื่อให้แสดงองค์ประกอบเหล่านี้ได้มากขึ้นหรือเราอาจสั่งขยายมุมมองหน้าต่างเพื่อแสดงข้อมูลให้ใหญ่ขึ้นได้ในกรณีที่องค์ประกอบต่างๆในสไลด์มีขนาดเล็กจนมองเห็นไม่สะดวกโดยใช้เครื่องมือย่อ/ขยายบนแถบเครื่องมือดังรูป
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/เส้นบอกแนว

ถ้าในสไลด์มีองค์ประกอบต่างๆ เช่น ภาพ หรือข้อความที่เราต้องการจัดเรียงให้เป็นระเบียบในแนวเดียวกัน การใช้เส้นบอกแนวจะช่วยในการเปรียบเทียบตำแหน่งขององค์ประกอบเหล่านี้ได้
• Visible Grid (มองเห็นเส้นแนว) ทำให้มองเห็นเส้นแนวทั้งแนวตั้งและแนวนอน
• Snap to Grid (ยึดตามเส้นตาราง) จัดวัตถุให้มาชิดกับเส้นแนว
• Grid to Front (เส้นแนวอยู่ด้านหน้า) แสดงเส้นแนวอยู่ด้านหน้าเสมอ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การใส่ข้อความลงในสไลด์

ถ้าเราใช้รูปแบบสไลด์อัตโนมัติในการสร้างสไลด์ จะเห็นว่าที่สไลด์นั้นจะปรากฏกรอบเค้าโครง สำหรับให้เราพิมพ์ข้อความเข้าไปในสไลด์ได้ ซึ่งการพิมพ์ข้อความลงในสไลด์มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การเลือกข้อความและการทำงานกับกล่องข้อความ

เมื่อสร้างข้อความขึ้นมาแล้ว เราสามารถปรับแต่งข้อความ และจัดวางตำแหน่งกรอบข้อความให้เข้ากับงานนำเสนอ ดังหัวข้อต่อไปนี้
ปรับขนาดกล่องข้อความ.
เมื่อเราต้องการปรับขนาดของกล่องข้อความสามารถทำได้ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/หมุนกล่องข้อความ

เราจะหมุนกล่องข้อความให้จัดวางในแนวที่ต้องการ โดยคลิกปุ่ม ในแถบเครื่องมือ และเลื่อนเมาส์ไปที่มุมของกล่องข้อความ ตัวชี้เมาส์จะเป็นรูป จากนั้นคลิกลากเมาส์หมุนกล่องข้อความตามที่ต้องการ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/กำหนดรูปแบบและขนาดตัวอักษรให้กับข้อความในสไลด์

เราสามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษรให้กับข้อความแต่ละส่วน เพื่อความสวยงามและเน้นส่วนที่สำคัญหรือเป็นหัวข้อได้
การปรับเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรภาษาอังกฤษ.
Uppercase - ตัวพิมพ์ใหญ่
Lowercase - ตัวพิมพ์เล็ก
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/กำหนดข้อความเป็นตัวหนา-ตัวเอนและขีดเส้น

เป็นการปรับแต่งเน้นตัวอักษร เริ่มจากให้เราเลือกข้อความ และกำหนดลักษณะตัวอักษรเป็นแบบต่างๆ โดยใช้ปุ่มคำสั่งในแถบเครื่องมือ ได้แก่
กำหนดตัวหนาให้กับข้อความ
กำหนดตัวเอนให้กับข้อความ
ขีดเส้นใต้ให้กับข้อความ
กำหนดรูปแบบการแสดงตัวอักษรอีกวิธี.
เป็นการกำหนดตัวอักษจากแถบคำสั่ง โดยใช้คำสั่ง Format>Character... (รูปแบบ>อักขระ) ซึ่งจะมีการกำหนดค่าต่างๆ ได้มากกว่าเดิม อาทิเช่น รูปแบบของตัวอักษร ลักษณะและตำแหน่งของตัวอักษรได้ ดังรูป
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/จัดข้อความให้อยู่กึ่งกลางชิดซ้ายหรือชิดขวา

เป็นการจัดหน้าเอกสารให้ข้อความอยู่กึ่งกลางชิดซ้ายหรือชิดขวาเริ่มต้นให้เราเลือกข้อความและเลือกปุ่มคำสั่งในแถบเครื่องมือดังนี้
ในตัวอย่างนี้จะเลือกการจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลางโดยการคลิกเมาส์ปุ่ม
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ตกแต่งข้อความโดยการใช้สี

เราสามารถกำหนดสีและสีพื้นให้กับข้อความในสไลด์ เพื่อเน้นข้อมูลสำคัญและเพิ่มสีสันได้ โดยให้เราเลือกข้อความ และคลิกเมาส์ปุ่ม เพื่อปรับสีข้อความที่ต้องการ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ใส่ตัวเลขแสดงลำดับหัวข้อหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อ(Bullet)

การใส่ตัวเลขลำดับหรือสัญลักษณ์นำหน้าแต่ละหัวข้อในสไลด์ จะทำให้เรานำเสนอแต่ละหัวข้อแยกออกจากกันได้อย่างชัดเจน เริ่มต้นให้เราเลือกข้อความ และคลิกเมาส์ปุ่ม เพื่อแสดงลำดับหัวข้อขึ้นมาโดยอัตโนมัติ มีขั้นตอนดังนี้
การใช้ Bullets รูปแบบอื่นๆ.
นอกจากนี้เรายังสามารถที่จะใช้ Bullets รูปแบบอื่นๆ ได้โดยการเลือกคำสั่ง Format>Bullets and Numbering (รูปแบบ>รายการและรายการลำดับ) ดังตัวอย่างต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การเปลี่ยนพื้นหลังสไลด์

เราจะสังเกตได้ว่า สไลด์ที่เราสร้างขึ้นมาหากมีการตกแต่งสีลงในพื้นหลัง ก็จะช่วยให้สไลด์นั้นดูกลมกลืนสวยงาม ซึ่งการเปลี่ยนพื้นหลังสไลด์นี้มีวิธีการ 4 อย่าง นั่นคือ
• การใส่สีในพื้นหลัง
• การไล่โทนสีเป็นพื้นหลัง
• การใส่สีแบบแรเงาในพื้นหลัง
• การใส่ภาพแบบบิตแมปในพื้นหลัง
ในบทนี้จะกล่าวถึงรายละเอียดของวิธีการเปลี่ยนพื้นหลังสไลด์ โดยแบ่งเป็นเปลี่ยนพื้นหลังเฉพาะพื้นที่วัตถุ และพื้นหลังทั้งแผ่นตามหัวข้อต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การเปลี่ยนพื้นหลังเฉพาะพื้นที่วัตถุ

การกำหนดสีให้กับพื้นหลัง.
เริ่มต้นให้เลือกวัตถุที่ต้องการใส่สีพื้นหลัง จากนั้นเลือก Format>Area (รูปแบบ> พื้นที่) และกำหนดสีพื้นหลัง ดังนี้
การไล่ระดับสีในพื้นหลัง.
เราจะไล่ระดับสีตกแต่งพื้นหลัง โดยคลิกเลือกวัตถุที่ต้องการไล่ระดับสี จากนั้นเลือกคำสั่ง Format>Area (รูปแบบ>พื้นที่) และกำหนดสีพื้นหลังแบบ Gradient (ไล่ระดับสี) ดังนี้
การลงลายเส้นตกแต่งพื้นหลัง.
เป็นการเลือกรูปแบบการตกแต่งพื้นหลังเป็น Hatching (การลงลายเส้น) จากนั้นให้เลือกรูปแบบของลายเส้น ดังตัวอย่างจะเลือกสีดำ -45 องศา ดังนี้
กำหนดการไล่ระดับสีในพื้นหลังด้วยตัวเอง.
เป็นการกำหนดค่าการไล่ระดับสีขึ้นมาใช้เองได้ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
ในข้อ 3 ให้เราปรับค่าคุณสมบัติต่างๆ ตามที่ต้องการ โดยที่
• เลือกชนิดเป็นเส้นตรง
• เลือกมุมเป็น 30 องศา
• เลือกเส้นขอบเป็น 15%
• เลือกสีจากฟ้าอ่อน พร้อมกับกำหนดค่าเปอร์เซ็นต์ของสี
• เลือกสีเหลือง พร้อมกับกำหนดค่าเปอร์เซ็นต์ของสี
TIP
"ถ้าเราต้องการปรับแต่งสีที่เลือกนั้น สามารถทำได้โดยการเลือกแท็บสี จากนั้นทำการกำหนดค่าคุณสมบัติของสีตามต้องการ ดังรูป"
การกำหนดพื้นหลังเป็นภาพบิตแมป.
เป็นการตกแต่งพื้นหลังด้วยรูปภาพ ซึ่งจะดูแปลกไปจากภาพลายเส้นแบบเวกเตอร์ และทำให้พื้นหลังของสไลด์มีความสวยงามมากขึ้นด้วย มีขั้นตอนดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/เปลี่ยนพื้นหลังสไลด์ทั้งแผ่น

เป็นการตกแต่งพื้นหลังสไลด์ทั้งแผ่น โดยเลือกคำสั่ง Format>Page (รูปแบบ> หน้า) จากนั้นกำหนดรูปแบบของพื้นหลังตามที่ต้องการ ดังนี้
TIP
"สำหรับการเลือกสีให้กับพื้นหลังแบบอื่นๆ ก็ทำเหมือนกับตัวอย่างที่ผ่านมาในหัวข้อ "การเปลี่ยนพื้นหลังเฉพาะชิ้นงาน""
การยกเลิกการเปลี่ยนพื้นหลังให้สไลด์.
ในกรณีที่เราต้องการยกเลิกคำสั่งการเปลี่ยนพื้นหลังสไลด์ สามารถทำได้ตามขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การนำเสนองานด้วยภาพ

ภาพที่นิยมมาใช้ตกแต่งอยู่ในสไลด์นั้นมี 2 รูปแบบ ดังนี้
ภาพกราฟิกแบบ Vector เป็นภาพที่เกิดจากการวาดเส้นตรง เส้นโค้ง รูปทรงเรขาคณิต และตัวอักษร โดยภาพชนิดนี้จะถูกจัดเก็บในลักษณะการประมวลผลเป็นสูตรคณิตศาสตร์ ได้แก่ ไฟล์ฟอร์แมต .wmf (Microsoft Windows Metafile)
ภาพกราฟิกแบบ Raster คือภาพที่สแกนมาจากเครื่องสแกน และภาพถ่ายจากกล้องดิจิตอลโดยภาพจะประกอบไปด้วยจุดเล็กๆ ได้แก่ ไฟล์ฟอร์แมต
• .bmp (Bitmap)
• .cgm (Computer Graphic Metafile)
• .gif (Graphics Interchange Format)
• .png (Portable Network Graphics)
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การแทรกภาพลงในสไลด์

การแทรกภาพประกอบเพื่อสื่อความหมายเนื้อหาในสไลด์ ทำได้โดย เลือกคำสั่ง Insert>Picture>From File (แทรก>รูปภาพ>จากแฟ้ม) (หรือคลิกเมาส์ปุ่ม) และเข้าไปเลือกไฟล์ภาพที่ต้องการ มีขั้นตอนดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การปรับแต่งภาพ

ภาพที่เรานำมาตกแต่งสไลด์จะถูกจัดเป็นวัตถุ ซึ่งเราสามารถปรับแต่งขนาด ขยาย จัดเรียง และหมุน ได้ด้วยวิธีเดียวกันที่ใช้จัดการวัตถุต่างๆ ดังที่ได้กล่าวไปแล้วในบท "ตกแต่งสไลด์ด้วยภาพ" โดยจะมีแถบเครื่องมือสำหรับปรับแต่งภาพแสดงดังรูป
ในแถบเครื่องมือที่ปรากฏบนหน้าจอจะประกอบด้วยเครื่องมือต่างๆ ที่ใช้สำหรับตกแต่งภาพโดย มีรายละเอียดดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การปรับแต่งโหมดกราฟิก

เราสามารถทำการตกแต่งภาพให้อยู่ในลักษณะพิเศษที่เป็นโหมดกราฟิกแบบต่างๆ โดยใช้เครื่องมือ ที่อยู่ในแถบเครื่องมือ ซึ่งเป็นการปรับแต่งโหมดกราฟิกของภาพ (ใช้ได้ทั้งกับภาพแบบ Vector และ Raster) ในตัวอย่างต่อไปนี้เราจะใช้ภาพแบบ Vector
เมื่อเราต้องการให้ยกเลิกการปรับแต่งให้ภาพมีสีเหมือนตอนที่ยังไม่ได้ปรับแต่งก็สามารถทำได้ โดยเลือกการแต่งสี Clip Art แบบ Default (ค่าปริยาย) ดังรูป
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/ปรับพื้นหลังของภาพให้โปร่งใส

เทคนิคนี้ทำได้เฉพาะกับภาพแบบ Raster เท่านั้น ที่พื้นหลังเป็นสีพื้นเดียวกัน เช่น สีขาว ซึ่งในกรณีที่สไลด์ของเรามีพื้นหลังที่มีลวดลาย เมื่อเรานำภาพมาวางบนสไลด์สีพื้นหลังของภาพจะบดบังลวดลายของพื้นหลังสไลด์ การทำให้พื้นหลังของภาพโปร่งใส จะไม่ไปบดบังลวดลายพื้นหลังของสไลด์ และทำให้ดูกลมกลืนกว่า ดังนี้
แต่ถ้าเราต้องการปรับเพียงบางส่วนของภาพและให้สีของภาพไม่เปลี่ยนแปลง จะมีวิธีการดังต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/แถบเครื่องมือวาดรูป

เราสามารถวาดรูปในสไลด์ได้ด้วยแถบเครื่องมืองานวาด ซึ่งเราเปิดแถบเครื่องมือวาดรูปในโปรแกรม Impress ได้โดยใช้คำสั่ง View>Toolbars>Drawing (มุมมอง> แถบเครื่องมือ>งานวาด) สำหรับหน้าที่ของปุ่มต่างๆ บนแถบเครื่องมือเราพอสรุปได้ ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การวาดเส้นที่มีหัวลูกศร

การวาดเส้นที่มีหัวลูกศรจะใช้เครื่องมือปุ่ม จากนั้นกำหนดลักษณะของเส้น ขนาดของเส้น และสีของเส้นเหมือนกับการวาดเส้นตรงในปกติ แต่จะมีรายละเอียดเพิ่มขึ้นคือ มีการกำหนดลักษณะของหัวลูกศรในแบบต่างๆ ได้ ซึ่งจะแบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ
วิธีที่ 1 การกำหนดลูกศรให้เหมือนกันทั้งสองด้าน มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
วิธีที่ 2 การกำหนดลูกศรต่างลักษณะกันในสองด้าน มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การวาดสี่เหลี่ยมหรือวงกลม

สำหรับการวาดสี่เหลี่ยมหรือวงกลมนั้น โดยส่วนใหญ่แล้วเราจะสร้างเป็นกรอบและพื้นหลัง เพื่อช่วยเน้นรูปภาพหรือข้อความที่ถูกวางในกรอบสี่เหลี่ยมหรือวงกลมนี้ให้ดูเด่นยิ่งขึ้น ซึ่งการวาดสี่เหลี่ยมนี้จะมีขั้นตอนที่คล้ายกับการวาดวงกลม จึงขอยกตัวอย่างการวาดสี่เหลี่ยมโดยใช้ปุ่ม มีขั้นตอนดังนี้
TIP
"เราสามารถที่จะลากเส้นปรับขนาดของสี่เหลี่ยมได้ ดังนี้"
NOTE
"ถ้าต้องการรูปวงกลม หรือสี่เหลี่ยมจัตุรัสให้กดปุ่มคีย์บอร์ด ค้างไว้ด้วย ในขณะเลือกพื้นที่"
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การวาดรูปร่างอัตโนมัติ

ในโปรแกรม Impress จะมีรูปแบบของวัตถุให้เราเลือกใช้ตกแต่งงานพรีเซนเตชั่นของเราได้อย่างมากมาย อาทิเช่น รูปทรงสำเร็จหรือเส้นเชื่อม ดังรายละเอียดต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การวาดเส้นเชื่อม

เราจะใช้ปุ่มเครื่องมือ วาดเส้นเชื่อมระหว่างชิ้นงาน มีขั้นตอนดังนี้
NOTE
"• ถ้าในขณะเลือกพื้นที่กดปุ่ม ค้างเอาไว้ เราจะได้รูปทรงที่มีสัดส่วนคงที่ในขณะขยายขนาด"
"• ถ้าในขณะเลือกพื้นที่กดปุ่ม ค้างเอาไว้ เราจะได้รูปทรงที่มีจุดศูนย์กลางของภาพอยู่ในตำแหน่งเดิม"
"• ในขณะที่กำลังกำหนดพื้นที่สามารถกดปุ่ม และ พร้อมกันได้"
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การจัดการกับวัตถุ

เราสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติวัตถุให้มีสีสันและรูปแบบต่างๆ ให้พิเศษมากขึ้นได้ โดยวัตถุนั้นจะต้องเป็น 2 มิติ ได้แก่ สี่เหลี่ยม, วงรี, วงกลม และรูปทรงพิเศษต่างๆ ซึ่งเราสามารถที่จะกำหนดคุณสมบัติต่างๆ เหล่านี้ให้กับเส้นขอบของวัตถุได้เหมือนกับการกำหนดคุณสมบัติของเส้นและเส้นที่มีหัวลูกศรที่เราได้กล่าวไปแล้วในตอนต้นของบทนี้
การเปลี่ยนสีพื้นให้กับวัตถุ.
เป็นการเติมสีลงในส่วนที่เป็นพื้นที่อยู่ภายในของวัตถุ ซึ่งเป็นส่วนที่ล้อมรอบด้วยเส้นกรอบและการเปลี่ยนสีพื้นให้กับวัตถุนี้จะเหมือนกับการใส่สีพื้นหลังของสไลด์นั่นเอง
การเปลี่ยนลวดลายให้กับวัตถุ.
หากเราต้องการให้รูปทรงที่ใช้เป็นพื้นหลังที่ช่วยสำหรับการเน้นภาพ หรือข้อความที่ถูกแสดงนั้นให้มีลักษณะที่ดูเด่น มีสีสันมากยิ่งขึ้น เราสามารถทำได้โดยการเพิ่มลวดลายให้รูปทรงนั้นดังนี้
NOTE
"เราสามารถทำการตกแต่งส่วนพื้นของวัตถุด้วยการเติมสีในรูปแบบของการไล่โทนสี และตกแต่งพื้นหลังของวัตถุด้วยภาพ ซึ่งมีวิธีการและขั้นตอนที่เหมือนกับการตกแต่งพื้นหลังของสไลด์"
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/วิธีการเลือกวัตถุ

เมื่อเราต้องการที่จะแก้ไข หรือตกแต่งวัตถุตัวใด เราจะต้องทำการเลือกวัตถุตัวนั้นก่อน ดังนี้
เลือกเพียงวัตถุเดียว
การเลือกหลายวัตถุที่อยู่ติดกัน
หากเราต้องการที่จะตกแต่ง หรือเคลื่อนย้ายวัตถุต่าง ๆ ที่อยู่ติดกัน เราสามารถที่จะเลือกวัตถุทั้งกลุ่ม แล้วทำการตกแต่ง หรือเคลื่อนย้ายไปพร้อม ๆ กันได้
การเลือกวัตถุที่อยู่อย่างอิสระ
นอกจากเราจะเลือกวัตถุหลาย ๆ ตัวที่อยู่ติดกันเป็นกลุ่มแล้ว เรายังสามารถเลือกวัตถุได้หลาย ๆ ตัวที่อยู่ในตำแหน่งที่ต่างกันปะปนกันอยู่กับวัตถุที่เรานั้นไม่ได้ต้องการเลือก
การย้ายวัตถุ
เราสามารถเคลื่อนย้ายตำแหน่งวัตถุ โดยเลื่อน ไปที่วัตถุที่ต้องการเคลื่อนย้าย ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็น ให้คลิกเมาส์ค้างไว้ แล้วลากวัตถุไปยังตำแหน่งที่ต้องการ แล้วปล่อยเมาส์ ตามขั้นตอนดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การปรับขนาดวัตถุ

เราสามารถปรับขนาดวัตถุได้ โดยคลิกเลือกวัตถุนั้น แล้วเลื่อน ไปยัง ที่ขอบหรือมุมของวัตถุ ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็น หรือ ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของ จากนั้นคลิกเมาส์ค้างไว้ แล้วลากปรับขนาดวัตถุตามที่ต้องการ แล้วปล่อยเมาส์
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การหมุนวัตถุ

เราสามารถหมุนภาพที่สร้าง โดยคลิกเลือกวัตถุ และคลิกปุ่ม จะปรากฏ วงกลมเล็กๆ สีแดง 8 จุดล้อมวัตถุ เมื่อเลื่อนตัวชี้ไปวางจะเปลี่ยนเป็น จากนั้นคลิกเมาส์ค้างไว้ และลากเมาส์เพื่อหมุนวัตถุไปในทิศทางที่เราต้องการ
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การจัดกลุ่มและการจัดเรียงวัตถุ

การจัดกลุ่ม.
คือการทำให้วัตถุตั้งแต่ 2 ชิ้นขึ้นไปมีคุณสมบัติพื้นฐานร่วมกัน เพื่อช่วยในการเคลื่อนย้ายรูปภาพกลุ่มนั้นให้อยู่ในตำแหน่งที่เราต้องการทั้งหมด เช่น วงกลม 2 รูปที่ทำการจัดกลุ่มแล้วนั้น เมื่อเราเคลื่อนย้ายวงกลมหนึ่งวงกลมที่เหลือจะเคลื่อนที่ตามไปด้วยวิธีการจัดกลุ่มมีขั้นตอนดังนี้
TIP
"ในกรณีที่เราต้องการจัดกลุ่มวัตถุทั้งหมด สามารถเลือกวัตถุทั้งหมด โดยเลือกคำสั่ง Edit>Select All (แก้ไข>เลือกทั้งหมด) หรือแดรกเมาส์ให้ครอบคลุมวัตถุเหล่านั้น ดังรูป"
เมื่อเราต้องการยกเลิกการจัดกลุ่ม โดยแยกแต่ละวัตถุออกจากกันดังเดิม ซึ่งมีวิธีเหมือนกับการจัดกลุ่ม เปลี่ยนคำสั่งที่ใช้เป็น Ungroup (ยกเลิกจัดกลุ่ม) แทน
การจัดเรียงวัตถุ.
เริ่มต้นให้เราเลือกวัตถุทั้งหมดที่จะจัดเรียง จากนั้นคลิกเมาส์ปุ่มขวาเลือกคำสั่ง Alignment>Right (การจัดตำแหน่ง>ขวา) โดยมีรูปแบบการเรียงวัตถุ ดังนี้
ซึ่งในตัวอย่างนี้ จะเลือกจัดตำแหน่งให้ชิดขวา
การจัดเรียงลำดับวัตถุที่ซ้อนกัน.
เริ่มต้นให้คลิกเลือกวัตถุ จากนั้นคลิกเมาส์ปุ่มขวา และเลือกคำสั่ง Arrange>Sent to Back (จัดเรียง> (ลักษณะการจัดวางวัตถุ)) ในตัวอย่างนี้เลือก Sent to Back หมายถึง ให้รูปที่เลือกไปอยู่ด้านหลังสุด ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/กราฟกับการนำเสนองาน

การใช้กราฟจะช่วยให้การวิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูลทำได้ง่าย เพราะกราฟสามารถสื่อความหมายได้อย่างชัดเจน เราสามารถเลือกใช้กราฟชนิดที่เหมาะกับข้อมูลที่ต้องการแสดง เช่น ใช้กราฟแท่งแสดงยอดขายในแต่ละเดือน หรือใช้กราฟวงกลมแสดงส่วนแบ่งทางการตลาดของผลิตภัณฑ์ที่ขาย
เริ่มสร้างกราฟ.
ในหัวข้อนี้เราจะมาทราบถึงวิธีการสร้างกราฟกัน โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
เครื่องมือที่ใช้สำหรับสร้างและปรับแต่งกราฟ.
เราสามารถสร้างและปรับแต่งกราฟ โดยการเรียกใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในแถบเครื่องมือ ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การสร้างตารางข้อมูล

หลังจากที่เราได้รู้จักกับเครื่องมือการสร้างกราฟและตารางข้อมูลแล้ว ในหัวข้อนี้เราก็จะมาสร้างตารางข้อมูลเพื่อนำไปสร้างกราฟกัน โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
ส่วนประกอบต่างๆของกราฟ.
หลังจากที่เราได้ทราบถึงวิธีการสร้างกราฟกันแล้ว ต่อไปเราก็จะมาเรียนรู้ถึงส่วนประกอบต่างๆ ของกราฟกัน โดยที่ส่วนประกอบต่างๆ ของกราฟจะช่วยให้อ่านข้อมูลได้เข้าใจง่ายขึ้น ดังรายละเอียดต่อไปนี้
การแก้ไขตารางข้อมูล.
เมื่อเราต้องการแก้ไขตารางก็ทำอย่างเดียวกัน คือ การคลิกที่เซลล์ข้อมูลที่ต้องการแก้ไข จากนั้นพิมพ์ค่าใหม่ลงไปแล้วกดคีย์
การเปลี่ยนชนิดของกราฟ.
เราสามารถที่จะเปลี่ยนแปลงชนิดของกราฟได้ ตามรูปแบบของกราฟที่มีให้เลือกในโปรแกรมนำเสนอไดโดยมีขั้นตอนต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การเพิ่มและลบแถว

เมื่อเราต้องการเพิ่มข้อมูลหรือลบข้อมูลในแถวนั้นๆ ก็สามารถทำได้ดังขั้นตอนต่อไปนี้
การเพิ่มและลบคอลัมน์.
ในการทำงานจริง นอกจากที่เราจะสามารถเพิ่มหรือลบแถวได้แล้ว เรายังสามารถที่จะเพิ่มหรือลบคอลัมน์ได้ด้วย ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
การสลับแถวและคอลัมน์.
ในกรณีที่เราพิมพ์ข้อมูลแล้วต้องการจะสลับแถวหรือคอลัมน์ เพื่อให้นำเสนอข้อมูลมีความเหมาะสมมากขึ้น สามารถทำได้โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การตกแต่งกราฟ

หลังจากที่เราสร้างกราฟเสร็จเรียบร้อยแล้ว เรายังสามารถที่จะตกแต่งกราฟที่สร้างขึ้นนั้นให้ดูเข้าใจง่ายและสวยงามได้ เช่น การเสริมเติมแต่งลักษณะและสีสันต่างๆ ได้ดังนี้
การเปลี่ยนสีกราฟ.
เราสามารถทำให้กราฟที่สร้างนั้น ดูเข้าใจง่ายและสวยได้โดยการเสริม เพิ่ม เติม แต่งลักษณะและสีสันต่างๆ ได้ โดยที่เราสามารถแต่งเติมกราฟทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนก็ได้ ดังตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการเปลี่ยนสีให้กับกราฟของเดือนกุมภาพันธ์ ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การเพิ่มลูกเล่นในการนำเสนอในสไลด์

ในขณะที่มีการเปลี่ยนแผ่นสไลด์ เราสามารถที่จะกำหนดเอฟเฟ็กต์พิเศษ ในการกำหนดรูปแบบของสไลด์เพื่อใช้งานพรีเซนเตชั่นดูน่าติดตามและน่าสนใจมากขึ้น เช่น การให้สไลด์เลื่อนลงมาจากข้างบน หรือการหมุนข้อความ เป็นต้น นอกจากนั้นเรายังสามารถกำหนดให้มีเสียงประกอบได้อีกด้วย และจะกำหนดช่วงเวลาในการเปลี่ยนสไลด์แบบอัตโนมัติ หรือจะเปลี่ยนแผ่นสไลด์เมื่อเราคลิกเมาส์ที่สไลด์ก็ได้
เทคนิคในการแสดงชิ้นงานในแผ่นสไลด์.
ในหัวข้อแรกที่เราจะมาดูกัน คือ เทคนิคในการแสดงชิ้นงานในแผ่นสไลด์ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
เมื่อทำการนำเสนอชิ้นงานโดยการคลิกเมาส์ปุ่ม หรือเลือกคำสั่ง Slide Show>Slide Show (การนำเสนอภาพนิ่ง>นำเสนอภาพนิ่ง) จะได้ผลลัพธ์ ดังต่อไปนี้
การใส่เสียงให้ชิ้นงานในแผ่นสไลด์.
หลังจากที่เราได้กำหนดรูปแบบของการเปลี่ยนแผ่นสไลด์แล้ว เราก็จะมาใส่เสียงให้กับชิ้นงานแต่ละชิ้นในแผ่นสไลด์กัน เพื่อให้มีเสียงเกิดขึ้นขณะที่ชิ้นงานแต่ละชิ้นแสดงในสไลด์ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
เมื่อต้องการกำหนดเสียงให้กับชิ้นงานอื่นๆ ในแผ่นสไลด์ก็สามารถทำได้ตามขั้นตอนที่ 2-4 ตามที่ได้กล่าวไปแล้ว จากนั้นให้นำเสนอชิ้นงานโดยการคลิกเมาส์ปุ่ม หรือเลือกคำสั่ง Slide Show>Slide Show (การนำเสนอภาพนิ่ง>นำเสนอภาพนิ่ง) ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จะมีเสียงประกอบชิ้นงานที่แสดงบนแผ่นสไลด์
เลือกลำดับแสดงชิ้นงานในแผ่นสไลด์.
ในกรณีที่เราต้องการเปลี่ยนลำดับการแสดงของชิ้นงานในแผ่นสไลด์ ก็สามารถทำได้ง่ายๆ ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
เมื่อนำเสนอชิ้นงานโดยการคลิกเมาส์ปุ่ม หรือเลือกคำสั่ง Slide Show>Slide Show (การนำเสนอภาพนิ่ง>นำเสนอภาพนิ่ง) จะได้ผลลัพธ์ที่ได้ ดังรูป
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/เทคนิคการเปลี่ยนแผ่นสไลด์

ในขณะที่มีการเปลี่ยนแผ่นสไลด์จากแผ่นหนึ่งไปอีกแผ่นหนึ่ง เราสามารถที่จะกำหนดเอฟเฟ็กต์พิเศษเพื่อให้งานพรีเซ็นต์น่าสนใจมากขึ้น เช่น การกำหนดให้แผ่นสไลด์เลื่อนลงมาจากข้างบน หรือเลื่อนมาจากข้างล่าง เป็นต้น ดังตัวอย่างต่อไปนี้
และเมื่อเราลองแสดงสไลด์ จะได้ผลลัพธ์ดังรูป
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การสร้างสรุปภาพนิ่ง

ในการสรุปภาพนิ่ง จะหมายถึง การรวบรวมชื่อเรื่อง (Title) ของแต่ละสไลด์ที่เราได้กำหนดลงในสไลด์แผ่นเดียว ซึ่งการสรุปภาพนิ่งนี้จะเป็นบันทึกย่อที่ใช้เก็บข้อมูลที่เราต้องการอ้างถึงในระหว่างการนำเสนอ ดังตัวอย่างเราจะสร้างสไลด์ต่างๆ ที่มีชื่อเรื่อง จากนั้นให้สร้างสรุปภาพนิ่ง ดังนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การสร้างบันทึกย่อ

หัวข้อที่เราจะพูดถึงต่อไปคือ การสร้างบันทึกย่อ ซึ่งการสร้างบันทึกย่อจากงานพรีเซนเตชั่น ที่เราสร้างขึ้นมานี้จะช่วยให้ผู้บรรยายสามารถจดจำลำดับหัวข้อในการบรรยาย และควบคุมเนื้อหารวมถึงเวลาในการบรรยายได้เป็นอย่างดี ในการสร้างบันทึกย่อมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/สร้างเอกสารประกอบการบรรยาย

ในการพรีเซนต์งานนั้นเราจะต้องมีเอกสารประกอบการบรรยายสำหรับผู้ฟัง ซึ่งเราสามารถใช้โปรแกรม Impress จัดทำให้เราโดยอัตโนมัติ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
NOTE
"ในกรณีที่เราสร้างสไลด์ขึ้นมามากกว่า 3 แผ่นขึ้นไป และเมื่อเราทำการสร้างเอกสารประกอบการบรรยายสำหรับผู้ฟัง ที่หน้าจอโปรแกรมจะแสดงสไลด์ที่จะถูกพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์เพียง 2 หน้าเท่านั้น แต่จริงๆ แล้วเมื่อเราพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์โปรแกรมจะพิมพ์สไลด์ทุกแผ่นที่เราสร้างขึ้นมา"
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/งานพรีเซนเตชั่นกับการพิมพ์

เมื่อเราได้เตรียมงานที่จะพรีเซนต์พร้อมแล้ว และต้องการพิมพ์งานพรีเซนเตชั่นของเราออกทางเครื่องพิมพ์ ซึ่งโปรแกรมนำเสนอช่วยเราพิมพ์ส่วนต่างๆ ได้ไม่ว่าจะเป็นสไลด์ บันทึกย่อสำหรับผู้พูด หรือเอกสารสำหรับพิมพ์แจกให้ผู้ฟัง ซึ่งในการพิมพ์เอกสารต่างๆ เหล่านี้เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมากที่จะใช้ประกอบในการนำเสนองานพรีเซนเตชั่นของเรา สำหรับการพิมพ์งานพรีเซนเตชั่นมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
ในตัวเลือก Print Range (ช่วงการพิมพ์) ให้เรากำหนดลำดับของสไลด์ที่ต้องการจะพิมพ์ได้ ดังนี้
• All (ทั้งหมด) พิมพ์สไลด์ทั้งหมด
• Pages (หน้า) พิมพ์สไลด์ที่กำลังแสดงอยู่
• Selection (การเลือก) พิมพ์สไลด์ที่เลือกไว้
โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การตั้งเวลาในการบรรยายสไลด์

ก่อนที่จะพรีเซนต์งานเราควรทำการซักซ้อมการบรรยายและนำเสนอสไลด์ เพื่อควบคุมเวลาในการนำเสนอให้เป็นไปอย่างเหมาะสม ซึ่งในโปรแกรมนำเสนอนี้จะมีคำสั่งที่ช่วยให้เราสามารถที่จะตั้งเวลาในการนำเสนอสไลด์แต่ละแผ่นได้ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
สำหรับผลลัพธ์ในการนำเสนองานพรีเซนเตชั่น สไลด์แต่ละแผ่นจะแสดงภายในเวลาที่กำหนดตามที่ซ้อมไว้