ประกาศสำนักพระราชวัง เรื่อง การดำเนินการตามพรบ. ข้อมูลข่าวสาร เกี่ยวกับข่าวสารส่วนบุคคล

เพื่อให้เป็นไปตามมาตรา ๒๓ (๓) แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ที่บัญญัติให้หน่วยงานของรัฐต้องปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล โดยจัดให้มีการพิมพ์ ในราชกิจจานุเบกษาและตรวจสอบแก้ไขให้ถูกต้องอยู่เสมอ
สำนักพระราชวัง เป็นส่วนราชการไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวง มีฐานะเป็นกรม อยู่ในบังคับบัญชาของนายกรัฐมนตรี มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการจัดการพระราชวัง ตลอดจนดูแลรักษาทรัพย์สินและผลประโยชน์ของพระมหากษัตริย์ โดยมีเลขาธิการพระราชวังรับผิดชอบในการบริหารราชการ
ข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติดังกล่าว ดังนี้
๑. ประเภทของบุคคลที่มีการเก็บข้อมูลไว้
๑.๑ ข้าราชการพลเรือนในพระองค์ มีตำแหน่งแบ่งออกเป็น ๔ ประเภท ดังต่อไปนี้
ก. ตำแหน่งประเภทบริหาร มีระดับดังต่อไปนี้
- ระดับต้น
- ระดับสูง
ข. ตำแหน่งประเภทอำนวยการ มีระดับดังต่อไปนี้
- ระดับต้น
- ระดับสูง
ค. ตำแหน่งประเภทวิชาการ มีระดับดังต่อไปนี้
- ระดับปฏิบัติการ
- ระดับชำนาญการ
- ระดับชำนาญการพิเศษ
- ระดับเชี่ยวชาญ
- ระดับทรงคุณวุฒิ
ง. ตำแหน่งประเภททั่วไป มีระดับดังต่อไปนี้
- ระดับปฏิบัติงาน
- ระดับชำนาญงาน
- ระดับอาวุโส
๑.๒ ลูกจ้างประจำ แบ่งเป็น ๔ กลุ่มงาน ดังต่อไปนี้
ก. กลุ่มงานบริการพื้นฐาน
ข. กลุ่มงานสนับสนุน
ค. กลุ่มงานช่าง
๑.๓ พนักงานสำนักพระราชวัง แบ่งเป็น ๒ ประเภท ดังต่อไปนี้
ก. พนักงานสำนักพระราชวังทั่วไป
- กลุ่มงานบริการ
- กลุ่มงานเทคนิคทั่วไป
- กลุ่มงานบริหารทั่วไป
- กลุ่มงานวิชาชีพเฉพาะ
ข. พนักงานสำนักพระราชวังพิเศษ
๑.๔ ลูกจ้างชั่วคราวเงินนอกงบประมาณ
๒. ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล
๒.๑ แฟ้มประวัติข้าราชการ ลูกจ้างประจำ พนักงานสำนักพระราชวัง ลูกจ้างชั่วคราว
เงินนอกงบประมาณ
๒.๒ โปรแกรมระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม (DPIS)
๓. ลักษณะการใช้ข้อมูลตามปกติ
ใช้ในการบริหารงานบุคคลของสำนักพระราชวัง
๔. วิธีการขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารของเจ้าของข้อมูล จะกำหนดวิธีการ ดังนี้
๔.๑ ดูข้อมูลข่าวสารจากแฟ้มประวัติ
- ทำหนังสือเป็นลายลักษณ์อักษรในการขอดูข้อมูลข่าวสาร ถึง กองการเจ้าหน้าที่
- ผู้อำนวยการกองการเจ้าหน้าที่ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เป็นผู้พิจารณาอนุมัติ
๔.๒ ดูจากโปรแกรมระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม (DPIS) ทางระบบ LAN
๕. วิธีการขอให้แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล มีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้
๕.๑ ส่งบันทึกข้อความขอเปลี่ยนแปลงประวัติ โดยผ่านผู้บังคับบัญชาตามลำดับ เพื่อส่งให้กองการเจ้าหน้าที่ สำนักพระราชวัง เพื่อบันทึกเปลี่ยนแปลงในแฟ้มประวัติข้าราชการ ลูกจ้างประจำ พนักงานสำนักพระราชวัง ลูกจ้างชั่วคราวเงินนอกงบประมาณ รวมทั้งบันทึกเปลี่ยนแปลงในโปรแกรมระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม (DPIS)
โดยแนบหลักฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงประวัติ ไปพร้อมกับบันทึกข้อความ เช่น
- การสมรส แนบสำเนาใบสำคัญการสมรส สำเนาทะเบียนสมรส สำเนาหนังสือสำคัญแสดงการจดทะเบียนเปลี่ยนชื่อสกุล สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน และสำเนาทะเบียนบ้าน ของภรรยา ที่เปลี่ยนชื่อสกุลตามสามี
- การหย่า แนบสำเนาใบสำคัญการหย่า สำเนาทะเบียนการหย่า สำหรับฝ่ายหญิงเพิ่มสำเนาหนังสือสำคัญแสดงการจดทะเบียนเปลี่ยนชื่อสกุล สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน และสำเนา ทะเบียนบ้าน
- การมีบุตร แนบสำเนาสูติบัตรบุตร และสำเนาทะเบียนบ้านบุตร
- การเปลี่ยนคำนำหน้านาม หรือชื่อตัว หรือชื่อสกุล แนบสำเนาหนังสือสำคัญแสดงการเปลี่ยนคำนำหน้านาม หรือชื่อตัวหรือชื่อสกุล สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน และสำเนาทะเบียนบ้าน
- การเปลี่ยนแปลงที่อยู่ปัจจุบัน แนบสำเนาทะเบียนบ้านที่มีการเปลี่ยนแปลง
- การเพิ่มวุฒิการศึกษา แนบสำเนาหลักฐานการสำเร็จการศึกษา
- การถึงแก่กรรม แนบสำเนาใบมรณบัตร
- การเพิ่มเติมกรณีอื่น ๆ เช่น การถึงแก่กรรมของบิดา มารดา คู่สมรส และบุตร แนบสำเนาใบมรณบัตร
- การผ่านการอบรม ดูงาน แนบสำเนาใบประกาศนียบัตรหรือวุฒิบัตร
- การบันทึกเครื่องราชอิสริยาภรณ์ตามประกาศราชกิจจานุเบกษา
๕.๒ แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลตามคำสั่งสำนักพระราชวัง/ประกาศสำนักพระราชวัง
- เปลี่ยนแปลงตามคำสั่งและประกาศสำนักพระราชวัง
๖. แหล่งที่มาของข้อมูล
๖.๑ เจ้าของประวัติ
๖.๒ คำสั่งและประกาศสำนักพระราชวัง
๖.๓ เอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล
 รองเลขาธิการพระราชวัง รักษาราชการแทน เลขาธิการพระราชวัง