Databases and Warehousing/Define document management.

การจัดการเอกสาร

จัดการเอกสาร การควบคุมอย่างมีระบบของเอกสารทั้งมวล ตั้งแต่การจัดทำ หรือการรับไว้จนตลอดกระบวนการ การแจกจ่าย การดำเนินงาน การจัดเก็บ และค้นคืนจนถึงการกำจัดในขั้นสุดท้าย (Association of Records Managers and Administrators 1989 : 17)
จัดการเอกสารเบียบ วิธีปฏิบัติ และแนวปฏิบัติขององค์การในการจัดการเอกสารให้สนองตอบต่อการปฏิบัติงานตามธุรกิจ สนองตอบต่อการตรวจสอบหน้าที่ความรับผิดชอบขององค์การตามความคาดหวังของชุมชน (Kennedy and Schauder 2000 : 299)
จัดการเอกสาร กระบวนการควบคุมเอกสารอย่างมีระบบตั้งแต่ ออกแบบระบบจัดทำ ใช้ดูแลรักษา จนถึงกำจัดเอกสารด้วยการทำลาย และจัดเก็บเอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่องเป็นเอกสารจดหมายเหตุ (สมสรวง พฤติกุล 2544: 6)
การจัดการเอกสาร คือ สาขาวิชาของความรับผิดชอบการบริหารเพื่อประสิทธิภาพและการควบคุมอย่างมีระบบของการจัดทำเอกสาร การรับเอกสารไว้ การดูแลรักษาเอกสารการใช้เอกสาร และการกำจัดเอกสาร รวมถึงกระบวนการต่าง ๆ ในการเพิ่มข้อมูล และเก็บหลักฐานของข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการดำเนินงาน และการโต้ตอบในรูปของเอกสาร (ISO15489-1:2001(E) : 3)
การจัดการเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงาน คือ ทำให้เกิดการควบคุมเอกสารอย่างมีระบบ เพื่อสนองความต้องการด้านการบริหารและการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงาน อย่างมีประสิทธิภาพ และประหยัดทั้งงบประมาณและบุคลากร (Ricks and others 1992: 8) หน่วยงานที่มีการจัดการเอกสารถูกต้อง จะทำให้เอกสารที่อยู่ในกระแสการใช้งานของหน่วยงานได้รับการดูแลรักษาเป็นอย่างดี เป็นหลักประกันว่าเอกสารสำคัญได้รับการคุ้มครอง และสงวนรักษาตามหลักวิชาการ สามารถนำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานผู้จัดทำหรือผู้รับเอกสาร เอกสารกึ่งกระแสการใช้งานหรือเอกสารที่ใช้งานน้อยลง มีการนำมาจัดเก็บไว้ที่ศูนย์เก็บเอกสารอย่างปลอดภัยและประหยัดค่าใช้จ่าย เอกสารที่ไม่มีประโยชน์มีการกำจัดในเวลาที่เหมาะสม ส่วนเอกสารที่มีคุณค่าถาวร มีการโอนย้ายไปสงวนรักษาที่หอจดหมายเหตุ เพื่อให้บริการในการศึกษาค้นคว้าวิจัยต่อไป (The University of British Columbia 2003.)
การจัดการเอกสารที่ดี ควรมีการกำหนดนโยบายและมาตรฐาน มีการมอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบ จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานการจัดการเอกสารและประกาศใช้ทั่วกันทั้งองค์การ หน่วยงานควรออกแบบ ดำเนินการและบริหารระบบการจัดการเอกสารโดยเฉพาะและรวมการจัดการเอกสารไว้ในระบบของกระบวนการการดำเนินภารกิจหลักขององค์การหากหน่วยงานมีการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบจะช่วยให้หน่วยงานดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสนองต่อความรับผิดชอบที่มีต่อสังคม ทำให้การบริหารจัดการองค์การดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง มั่นคง ถูกต้องตามกฎหมาย และระเบียบที่เกี่ยวข้อง ให้ความคุ้มครององค์การในกรณีที่มีการฟ้องร้อง รวมทั้งการจัดการความเสี่ยงเกี่ยวกับการขาดหลักฐานการดำเนินงานขององค์การ การจัดการเอกสารยังช่วยปกป้องผลประโยชน์และคุ้มครองสิทธิของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับองค์การทั้งในปัจจุบันและอนาคต นอกจากนี้ การจัดการเอกสารที่ดีจะทำให้เอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่องได้รับการดูแลรักษาเสมือนเป็นทั้งหลักฐานการดำเนินงาน เป็นบันทึกความทรงจำ เป็นเอกลักษณ์และวัฒนธรรมขององค์กร (ISO 15489-1: 2001(E): 4)


หลักการวงจรชีวิตเอกสาร (Records Life Cycle Model) เป็นหลักการที่พิจารณาถึงการควบคุมเอกสารที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้และใช้ในการดำเนินงานตามภารกิจขององค์การโดยแบ่งเป็น 5 ระยะ ดังนี้

ระยะที่ 1 จัดทำและการรับเอกสาร (creation and receipt)
ระยะที่ 2 การแจกจ่าย (distribution)
ระยะที่ 3 การใช้ (use)
ระยะที่ 4 การดูแลรักษา (maintenance)
ระยะที่ 5 การกำจัด (disposition) (Penn and others 1989:9)

หลักการการจัดการเอกสารอย่างต่อเนื่อง (Records Continuum Model) เป็นแนวคิดเกี่ยวกับการจัดการเอกสารที่กลุ่มนักวิชาการและนักวิชาชีพการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุในประเทศออสเตรเลียได้พัฒนาและนำเสนอต่อวงการวิชาชีพเมื่อปี 2537 โดยมุ่งเน้นว่าการจัดการเอกสารต้องดำเนินการเป็นกระบวนการอย่างต่อเนื่องโดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงขั้นตอนตามลำดับของวงจรชีวิตเอกสารแต่มุ่งพิจารณาว่าเอกสารของหน่วยงานคืออะไรใครเป็นผู้จัดทำทำอย่างไรทำเมื่อไรทำเพราะเหตุใดใครเก็บเก็บอย่างไรเก็บนานเท่าไรเก็บเพราะเหตุใดใครเป็นผู้ใช้ใช้อย่างไรใช้เมื่อใดใช้เพราะอะไรการจัดการเอกสารจึงเป็นการบูรณาการตั้งแต่การออกแบบระบบงานเอกสารการจัดทำเอกสารจนถึงการดูแลรักษาและใช้เอกสารเมื่อเป็นเอกสารจดหมายเหตุดังนั้นผู้รับผิดชอบงานสารบรรณและนักจดหมายเหตุต้องทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดตั้งแต่การออกแบบระบบ (Kennedy and Schauder 2000: 4)
Questions for Review


/List the major sources of data.
/List some of the major data problem.
/What is the terabyte?(Write the number.)
/Review the steps of the data life cycle and explain them.
/List some of the categories of data available on the Internet.
/Define data Quality.
/Define document management.
/Describe the hierarchy of a file management system.
/What are the problems that arise from the file environment?
/Discuss a relational database and how it differs from other databases.
/What are the components of a database of a database management system (DBMS)?
/What is the difference between the conceptual, logical and physical views of data?
/How can you get data out of a database?
/What are the benefits of using a DBMS?
/What is the difference between entities and attributes?
/Describe a data warehouse.
/Describe a datamart.
/Define a marketing transaction database.