10. การควบคุมภายใน

การประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในโดยคณะกรรมการบริษัท

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทมหาชนครั้งที่ 1/2549 เมื่อวันที่ 24 กรกฎาคม 2549
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย และครั้งที่ 2/2550 เมื่อวันที่ 10 เมษายน 2550
ซึ่งมีคณะกรรมตรวจสอบที่ได้รับการแต่งตั้งใหม่เข้าร่วม
คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ทั้ง 5 ส่วน คือ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
และระบบการติดตาม ภายหลังจากการประเมินแล้วคณะกรรมการมีความเห็นว่า บริษัท
มีระบบควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว และมีระบบควบคุมภายในในด้านต่างๆ ทั้ง 5
ส่วน
ที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการที่จะป้องกันทรัพย์สินอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
รวมถึงมีระบบการตรวจสอบภายในที่มีความอิสระในการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน
นอกจากนี้บริษัท ยังมีระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร

10.2 นโยบายการดำเนินการตรวจสอบภายใน

ปัจจุบันบริษัทยังไม่มีหน่วยงานตรวจสอบภายใน อย่างไรก็ตามบริษัทได้ว่าจ้างบริษัท เวล แพลนนิ่ง
โซลูชั่น จำกัด เป็นผู้ตรวจสอบภายใน และเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยทำการประเมินความเสี่ยงและจัดทำแผนการตรวจสอบภายในรายปี ดำเนินการตรวจสอบ
ตลอดจนตรวจติดตามผลการปรับปรุงระบบ
และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างน้อยทุกๆไตรมาส
โดยเริ่มมีการประเมินความเสี่ยงและเข้าตรวจสอบตั้งแต่เดือนมีนาคม 2549 เป็นต้นมา

10.3 ข้อสังเกตของผู้สอบบัญชีสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

บริษัท แกรนท์ ธอนตัน จำกัด ผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ทำการสอบทานระบบการควบคุมภายในสำหรับปี
2549
ซึ่งผู้สอบบัญชีได้ให้ข้อสังเกตสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัทและแจ้งให้บริษัททราบพร้อมกับข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณาปรับปรุงแก้ไข
ซึ่งมีประเด็นสำคัญโดยสรุปดังนี้

1.  การรับรู้รายได้ บริษัทมีการบันทึกยอดขายก่อนวันส่งสินค้าบางรายการ
    รับรู้รายได้จากการบริการล่าช้าเนื่องจากฝ่ายบริการลูกค้ามิได้รายงานความคืบหน้าต่อฝ่ายบัญชี
    และมีการตัดจำหน่ายต้นทุนการรับประกันสินค้าแทนที่จะบันทึกเป็นต้นทุนขาย
    ซึ่งรายการดังกล่าวอาจทำให้มีการรับรู้รายได้คลาดเคลื่อน
    ทั้งนี้บริษัทได้มีการปรับปรุงระบบดังกล่าวโดยจัดให้มีพนักงานตรวจสอบรายการก่อนการบันทึกบัญชี
    ประสานงานให้ฝ่ายบริการลูกค้าจัดส่งรายงานความคืบหน้าของงานให้ฝ่ายบัญชีรับทราบทุกๆเดือน
    และได้ปรับปรุงการบันทึกบัญชีต้นทุนขายเรียบร้อยแล้ว

2.  การรายงานอายุสินค้าคงคลัง
    ระบบบัญชีในปัจจุบันของบริษัทไม่สามารถจัดทำรายงานอายุสินค้าคงคลังที่ถูกต้อง
    ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถตรวจสอบได้
    ซึ่งผู้สอบบัญชีมีความเห็นว่าอาจส่งผลให้บริษัทประสบปัญหาในการบริหารสินค้าคงคลัง
    ทั้งนี้ผู้บริหารชี้แจงว่า
    แม้ว่าโปรแกรมบัญชีปัจจุบันไม่สามารถออกรายงานอายุสินค้าคงคลังที่แม่นยำ แต่ ณ สิ้นปี 2549
    บริษัทได้จัดทำรายงานสินค้าที่ไม่มีการจำหน่าย (non-sale stock) ในระยะ 6 เดือนและ
    1 ปี ซึ่งสามารถใช้แทนรายงานอายุสินค้าคงคลังได้
    และปัจจุบันบริษัทได้จัดทำรายงานอายุสินค้าคงคลังเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารทุกๆเดือน ตั้งแต่ 30
    เม.ย.50 เป็นต้นมา
    เพื่อให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันซึ่งเป็นประโยชน์ในการบริหารสินค้าคงคลัง

3.  มีใบจัดส่งสินค้าจำนวนมากที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน
    มีสาเหตุจากลูกค้ารายหนึ่งสั่งสินค้าและต้องการให้บริษัทส่งสินค้าอย่างเร่งด่วน
    โดยออกใบสั่งซื้อตามมาภายหลัง ซึ่งบริษัทจับคู่ใบจัดส่งสินค้าและใบสั่งซื้อล่าช้า
    ทำให้ออกใบเรียกเก็บเงิน และเก็บเงินสดได้ช้า ทั้งนี้ลูกค้ารายดังกล่าวเป็นลูกค้ารายใหญ่
    บริษัทแก้ปัญหาเฉพาะหน้าโดยการจัดให้มีพนักงานทำหน้าที่จับคู่ใบจัดส่งสินค้าและใบสั่งซื้อ
    โดยปัจจุบันสามารถเรียกเก็บเงินส่วนใหญ่ได้แล้ว ส่วนในระยะยาวเพื่อการควบคุมภายในที่ดี
    บริษัทได้เจรจากับลูกค้า
    โดยจะควบคุมให้มีการจัดส่งสินค้าให้ต่อเมื่อลูกค้าออกใบสั่งซื้อตามขั้นตอนเท่านั้น ทั้งนี้ตั้งแต่ 30
    เม.ย.50 เป็นต้นไป

ทั้งนี้ในเดือนเมษายน – พฤษภาคม 2550 ผู้ตรวจสอบภายใน (บริษัท เวล แพลนนิ่ง โซลูชั่น
จำกัด) ได้ดำเนินการสอบทานการปรับปรุงแก้ไขของบริษัทตามข้อสังเกตของผู้สอบบัญชี
ผลการสอบทานพบว่าผู้บริหารได้ดำเนินการแก้ไขปรับปรุงระบบการควบคุมภายในของบริษัทตามข้อเสนอแนะของผู้สอบบัญชีเรียบร้อยแล้ว

10.4 ข้อสังเกตของผู้ตรวจสอบภายในสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

ในปี 2549 บริษัท เวล แพลนนิ่ง โซลูชั่น จำกัด ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายใน
ได้เข้าตรวจสอบกระบวนการตลาดและการขาย กระบวนการจัดซื้อ
และกระบวนการบริการหลังการขาย และได้ให้ข้อสังเกตเพื่อให้บริษัทได้มีการปรับปรุงแก้ไข
ซึ่งสามารถสรุปในส่วนที่สำคัญได้ดังนี้

(1) การบันทึกรายการบัญชี บริษัทบันทึกบัญชีบางรายการไม่ถูกต้อง
เช่นการใช้อัตราแลกเปลี่ยนในการแปลงค่าเงินตราต่างประเทศ
การบันทึกรายการไม่ตรงตามงวดบัญชี การบันทึกค่าธรรมเนียมธนาคารเป็นบัญชีส่วนลดจ่าย
การคำนวณต้นทุนต่อหน่วยของสินค้านำเข้า เป็นต้น
ซึ่งการบันทึกรายการบัญชีที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลกระทบต่อการรายงานผลการดำเนินงานของบริษัท
ทั้งนี้ในปัจจุบันบริษัทได้ดำเนินการแก้ไขปรับปรุงเรียบร้อยแล้ว

(2) การอนุมัติรายการ ที่ผ่านมาบริษัทไม่มีการกำหนดอำนาจอนุมัติการขอสั่งซื้อที่ชัดเจน
และการอนุมัติการให้บริการบางรายการขาดหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษร
ซึ่งอาจส่งผลให้กระบวนการจัดซื้อและบริการขาดการควบคุมที่ดี
อย่างไรก็ตามบริษัทได้ปรับปรุงให้มีการกำหนดอำนาจอนุมัติในแต่ละระดับอย่างชัดเจน
รวมถึงจัดทำเอกสารประกอบทุกรายการเรียบร้อยแล้ว

(3) การจัดทำฐานข้อมูลลูกค้า
บริษัทมีการจัดทำฐานข้อมูลลูกค้าเพื่อใช้เป็นข้อมูลในการขายและการให้บริการหลังการขาย
รวมทั้งการบันทึกบัญชี
อย่างไรก็ตามฐานข้อมูลลูกค้าบางรายการขาดเอกสารอ้างอิงในการบันทึกรายละเอียดลูกค้า
และมิได้ปรับฐานข้อมูลลูกค้าให้เป็นปัจจุบัน
นอกจากนี้ที่ผ่านมาบริษัทมิได้กำหนดระดับของพนักงานที่สามารถเข้าถึงและเปลี่ยนแปลงแก้ไขฐานข้อมูล
ซึ่งอาจทำให้ฐานข้อมูลของลูกค้าเกิดความคลาดเคลื่อนได้ ทั้งนี้ในปี 2550
บริษัทได้มีการปรับปรุงการบันทึกข้อมูลลูกค้าโดยจัดให้มีแบบฟอร์มเพื่อบันทึกรายละเอียดของลูกค้าทุกราย
มีการจำกัดจำนวนและกำหนดระดับของพนักงานที่สามารถเข้าถึงข้อมูล และในเดือนสิงหาคม 2550
บริษัทได้เริ่มมีการใช้ระบบ SAP เข้าช่วยในการปรับปรุงฐานข้อมูลของลูกค้าให้เป็นปัจจุบันมากยิ่งขึ้น

(4) การควบคุมอะไหล่/เครื่องสำรอง
ที่ผ่านมาบริษัทขาดการระบบจัดการที่ดีในการควบคุมอะไหล่/เครื่องสำรองสำหรับขายและให้ยืมแก่ลูกค้าและพนักงาน
ทั้งนี้บริษัทได้จัดให้มีระบบการควบคุมอะไหล่/เครื่องสำรองเรียบร้อยแล้ว
โดยจัดให้มีเอกสารบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร กำหนดระยะเวลาในการยืม ระบบการทวงถาม
และให้มีการรายงานความเคลื่อนไหวของอะไหล่/เครื่องสำรองทุกสิ้นเดือน

(5) การควบคุมสัญญา
ผู้ตรวจสอบภายในพบว่าบริษัทยังไม่มีการควบคุมสัญญาที่มีผลบังคับใช้อย่างเป็นระบบ
อย่างไรก็ตามปัจจุบันบริษัทกำหนดให้มีการจัดทำรายงานในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อการตรวจสอบและติดตาม
และให้มีการตรวจสอบโดยพนักงานขายผู้รับผิดชอบพร้อมทั้งรายงานต่อแผนกบัญชี
ซึ่งทำให้การควบคุมสัญญาเป็นไปอย่างถูกต้องครบถ้วน