10. การควบคุมภายใน

ในที่ประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 5/2547 เมื่อวันที่ 23 มิถุนายน 2547
ซึ่งกรรมการตรวจสอบทั้งสามท่านเข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการได้ประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัทโดยทำการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหาร
แล้วสรุปได้ว่า จากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ ในด้านต่างๆ 5 ส่วน
ประกอบด้วย

  1. องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environmental
  Measure)

  2. การบริหารความเสี่ยง (Risk Management Measure)

  3. การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร (Management Control Actitvities)

  4. ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Informational and Communication
  Measure)

  5. ระบบการติดตาม (Monitoring)

คณะกรรมการเห็นว่าบริษัทฯ มีระบบการควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหาร หรือ ผู้ที่เกี่ยวข้องของบุคคลดังกล่าว (ตามส่วนที่ 3 ข้อ 3.3 ถึง 3.7
ของแบบประเมิน) อย่างเพียงพอแล้ว
สำหรับการควบคุมภายในในหัวข้ออื่นของระบบการควบคุมภายใน คณะกรรมการเห็นว่าบริษัทฯ
มีการควบคุมภายในที่เพียงพอแล้วเช่นกัน

นอกจากนี้ ที่ปรึกษาทางการเงินได้เข้าไปทำการตรวจสอบระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
โดยการซักถามข้อมูลจากผู้บริหาร รวมทั้งตรวจสอบเอกสารหลักฐานประกอบต่างๆ เช่น
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Work Flow) เกี่ยวกับระบบการซื้อสินค้า ระบบการขายสินค้า
ระบบรับและจ่ายเงิน เอกสารประกอบสำหรับการปฏิบัติงานในแต่ละระบบ เป็นต้น
ที่ปรึกษาทางการเงินมีความเห็นว่า บริษัทฯ มีการจัดทำระเบียบวิธีปฏิบัติงานที่รัดกุมเพียงพอ
โดยมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงาน อันประกอบด้วย หน้าที่อนุมัติ
หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน
ออกจากกันโดยเด็ดขาด รวมทั้งบริษัทฯ ยังมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่
และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ บริษัทฯ
ยังมีการประเมินความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ
อย่างสม่ำเสมอ เช่น ความเสี่ยงจากความผันผวนของราคาแร่
ความเสี่ยงจากความผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยน เป็นต้น โดยผู้บริหารของบริษัทฯ
ได้ติดตามความเคลื่อนไหวของราคาแร่ในตลาดโลก
รวมทั้งอัตราแลกเปลี่ยนอย่างใกล้ชิดเพื่อพิจารณามาตรการต่างๆ
เพื่อลดความเสี่ยงจากปัจจัยดังกล่าวได้อย่างทันการณ์

เพื่อเป็นการป้องกันการมีอำนาจเบ็ดเสร็จของกรรมการผู้จัดการและรองกรรมการผู้จัดการ
ซึ่งทั้งสองท่านเป็นผู้ถือหุ้นรายใหญ่ของบริษัทฯ บริษัทฯ จะกำหนดให้การอนุมัติรายการใดๆ
ที่จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อกรรมการผู้จัดการและรองกรรมการผู้จัดการดังกล่าวที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจตามปกติของบริษัทฯ
และมีมูลค่าของรายการตั้งแต่ 100,000 บาทขึ้นไป เช่น การเบิกเงินล่วงหน้า
ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการเดินทางไปต่างประเทศ เป็นต้น
จะต้องผ่านการรับทราบและตรวจสอบของฝ่ายตรวจสอบภายในของบริษัทฯ
ก่อนที่จะมีการอนุมัติรายการดังกล่าว
ซึ่งหากฝ่ายตรวจสอบภายในเห็นว่ารายการดังกล่าวไม่เหมาะสมหรือมีความผิดปกติ
ฝ่ายตรวจสอบภายในจะรายงานโดย ตรงต่อประธานกรรมการตรวจสอบโดยทันที

เนื่องจากคณะกรรมการส่วนใหญ่เป็นฝ่ายบริหาร
ทำให้ขาดการคานอำนาจระหว่างคณะกรรมการบริษัทฯ และฝ่ายบริหาร ดังนั้น บริษัทฯ
จึงมีการกำหนดขอบเขตอำนาจของแต่ละตำแหน่งไว้อย่างชัดเจนในอำนาจดำเนินการของบริษัทฯ
รวมทั้งกรรมการผู้จัดการไม่มีอำนาจในการดำเนินการใดๆ ในหรือเกี่ยวกับรายการที่เกี่ยวโยงกัน
รายการการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินทรัพย์ที่สำคัญของบริษัทฯ
และอำนาจที่มอบให้กรรมการผู้จัดการ
หรือบุคคลที่ได้รับมอบอำนาจจากกรรมการผู้จัดการจะไม่สามารถอนุมัติรายการที่ตน
หรือบุคคลที่อาจมีความขัดแย้ง
มีส่วนได้เสียหรืออาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในลักษณะอื่นใดกับบริษัทฯ
หรือบริษัทย่อยของบริษัทฯ (ถ้ามี)

บริษัทฯ ยังมีฝ่ายตรวจสอบภายใน ซึ่งจะรายงานโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
ทำหน้าที่ในการควบคุมดูแล ตรวจสอบการดำเนินงานภายในของบริษัทฯ ให้เป็นไปอย่างโปร่งใส
เหมาะสม รัดกุม และเป็นไปตามอำนาจดำเนินการของบริษัทฯ และมีความโปร่งใส
รวมทั้งติดตามข้อมูลและตรวจสอบรายการต่างๆ ตามที่คณะกรรมการตรวจสอบมอบหมาย
และสำหรับรายการที่มีนัยสำคัญและอาจส่งผลต่อผลการดำเนินงานของบริษัทฯ เช่น
การซื้อขายทรัพย์สินถาวร การก่อหนี้และภาระผูกพัน เป็นต้น
จะต้องผ่านการอนุมัติจากที่ประชุมคณะกรรมการตรวจสอบด้วย
เพื่อให้มั่นใจได้ว่ารายการดังกล่าวจะเป็นไปอย่างเหมาะสมและเพื่อรักษาผลประโยชน์ของบริษัทฯ
เป็นสำคัญ

นอกจากนี้ บริษัทฯ
ยังได้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะของผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเกี่ยวกับการปรับปรุงระบบการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดย่อยและเงินทดรองจ่ายของบริษัทฯ
โดยในอดีตที่ผ่านมา บริษัทฯ มีทั้งวงเงินสดย่อยซึ่งถูกควบคุมดูแลโดยฝ่ายการเงิน
และเงินทดรองจ่ายซึ่งเป็นเงินที่กันส่วนมาจากค่าขายเงินสดและอยู่ภายใต้การควบคุมดูแลของรองกรรมการผู้จัดการเพื่อใช้ในการชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ
ที่ต้องชำระเป็นเงินสด ทั้งนี้
รองกรรมการผู้จัดการจะเป็นผู้รวบรวมเงินทดรองจ่ายคงเหลือรวมทั้งค่าขายเงินสดเข้าบัญชีธนาคารทุกสิ้นเดือน
เพื่อให้ระบบดังกล่าวเป็นไปอย่างรัดกุมมากยิ่งขึ้น บริษัทฯ
จึงกำหนดให้มีเฉพาะเงินสดย่อยซึ่งจะอยู่ภายใต้การควบคุมของฝ่ายการเงินเพื่อใช้ในการชำระค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ
และในส่วนของค่าขายเงินสดนั้น บริษัทฯ
ก็ได้ดำเนินการให้ฝ่ายการเงินเป็นผู้รับผิดชอบในนำเงินสดดังกล่าวเข้าบัญชีธนาคารทุกสิ้นวันเป็นที่เรียบร้อยแล้ว