10. การควบคุมภายใน

  ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 11/2547 เมื่อวันที่ 19 ตุลาคม 2547
  โดยมีประธานกรรมการตรวจสอบ และกรรมการตรวจสอบรวม 3 ท่าน เข้าประชุมด้วย
  คณะกรรมการได้พิจารณาประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในบริษัท
  โดยการซักถามข้อมูลและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นร่วมกับฝ่ายบริหารและกรรมการตรวจสอบแล้วเห็นว่าบริษัทมีวิธีการปฏิบัติ
  ขั้นตอน และการควบคุมการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ
  ผู้บริหารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอ นอกจากนี้
  คณะกรรมการตรวจสอบและผู้สอบบัญชีของบริษัท คือ บริษัท เคพีเอ็มจี ภูมิไชย สอบบัญชี จำกัด
  ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทในการตรวจและประเมินผลรายการทางบัญชีของบริษัทในปี 2547
  มิได้พบข้อบกพร่องอย่างมีนัยสำคัญของบริษัทเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในแต่อย่างใด

  ส่วนที่ 1 องค์กรและสภาพแวดล้อม

  บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการขาย งบประมาณประจำปี และแผนดำเนินงานของแต่ละฝ่าย
  และมีการสอบทานเป็นระยะ
  เปรียบเทียบผลที่เกิดขึ้นจริงเพื่อปรับแผนดำเนินงานและกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับสถานการณ์
  โครงสร้างองค์กรจัดแบ่งเป็นสายงาน และฝ่าย ตามหน้าที่ในการทำงาน
  โดยมีหัวหน้าฝ่ายเป็นผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน
  บริษัทได้จัดทำหลักการกำกับดูแลกิจการซึ่งระบุถึงเรื่องความขัดแย้งทางผลประโยชน์อย่างเป็น
  ลายลักษณ์อักษรและได้แจ้งให้กรรมการ ผู้บริหารและพนักงานทุกระดับทราบ นอกจากนี้
  ได้กำหนดระเบียบและวิธีปฏิบัติในการเบิกค่ารับรองจะเบิกได้เมื่อเป็นการเลี้ยงรับรอง
  และอำนาจอนุมัติไว้อย่างชัดเจนตามลำดับการบังคับบัญชา
  รวมถึงกำหนดในการจัดซื้อที่เกินวงเงินที่กำหนดต้องเสนอต่อที่ประชุมคณะกรรมการ

  ส่วนที่ 2 การบริหารความเสี่ยง

  บริษัทกำหนดให้ฝ่ายตรวจสอบภายในเป็นผู้ประเมินปัจจัยต่างๆ
  ที่อาจมีผลกระทบต่อความเสี่ยงในการดำเนินงานของบริษัท ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น
  และข้อเสนอแนะในการป้องกันหรือแก้ไขต่อคณะกรรมการบริษัท
  โดยหากพบความเสี่ยงจะนำเสนอต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริษัททันที นอกจากนี้
  บริษัทได้กำหนดมาตรการติดตามและบริหารความเสี่ยงในระดับปฏิบัติงานเพื่อแจ้งให้กับพนักงานทราบและนำไปปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้ทั้งนี้เพื่อให้บริษัทสามารถทราบถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงที

  ส่วนที่ 3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

  บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่ ขั้นตอน
  และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารตามลำดับชั้นของกรรมการ และผู้บริหารไว้อย่างชัดเจน
  มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบออกจากกันโดยหน้าที่อนุมัติเป็นไปตามอำนาจอนุมัติของผู้บริหารหรือกรรมการ
  หน้าที่บันทึกบัญชีเป็นของฝ่ายบัญชี และหน้าที่จัดเก็บทรัพย์สินเป็นของฝ่ายการเงิน
  แบ่งแยกหน้าที่ในการแจ้งหนี้และจัดเก็บเงินค่าบริการไว้อย่างชัดเจน
  รวมถึงการติดตามหนี้ที่ค้างชำระ รวมถึงได้ปรับปรุงระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ดินและโฉนดที่ดิน
  และรายงานการกระทบยอดผลต่างของจำนวนที่ดินขายและสาธารณูปโภคแยกเป็นหมวดและประเภทอย่างชัดเจน
  นอกจากนี้ บริษัทยังมีมาตรการ และขั้นตอนในการปฏิบัติเกี่ยวกับการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
  กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
  อย่างชัดเจนและสอดคล้องกับกฎเกณฑ์ข้อบังคับของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างรัดกุมและชัดเจน

  ส่วนที่ 4 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการพิจารณา บริษัทจะจัดส่งหนังสือเชิญประชุม วาระการประชุม
  และเอกสารประกอบการประชุมให้แก่คณะกรรมการทราบก่อนการประชุมโดยเฉลี่ยไม่น้อยกว่า 7
  วัน บริษัทมีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามหมวดหมู่
  และได้ลงทุนพัฒนาระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับระบบบัญชีขึ้นใหม่เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถสรุปข้อมูลและรายงานต่อผู้บริหารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

  ส่วนที่ 5 ระบบการติดตาม

  บริษัทกำหนดให้ผู้บริหารฝ่ายต่างๆ
  เข้าร่วมประชุมกับคณะกรรมการบริษัทเพื่อรายงานผลการดำเนินงาน
  ที่เกิดขึ้นและแจ้งถึงสาเหตุที่ทำให้ไม่เป็นไปตามเป้าหมายหรืองบประมาณที่กำหนดไว้ให้คณะกรรมการทราบทุกไตรมาส
  นอกจากนี้บริษัทมีฝ่ายตรวจสอบภายใน เป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบ
  ติดตามการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ
  และรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบ และคณะกรรมการบริษัทเป็นระยะๆ
  เพื่อปรับปรุงข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น

  สรุปข้อสังเกต

1.  ไม่มีการสอบทานความเพียงพอของค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญตามนโยบายของบริษัท

2.  ค่ารับรองขาดเอกสารหลักฐานขาดข้อมูลที่สำคัญหรือเอกสารประกอบไม่เกี่ยวข้องกับการรับรองและไม่
    สามารถระบุได้ว่าค่าใช้จ่ายเป็นไปเพื่อโครงการใด

3.  ไม่มีการจัดทำรายละเอียดสินทรัพย์ติดภาระการค้ำประกันและมีที่ดินบางรายการในส่วนสาธารณูปโภคไม่สามารถตรวจสอบกับโฉนดที่ดินฉบับจริงได้

4.  เงินทดรองจ่ายค้างบัญชีเป็นเวลานานและเป็นจำนวนมากซึ่งควรมีการตรวจสอบสถานภาพทุกไตรมาสรวมทั้งควรระบุวัตถุประสงค์และรายละเอียดว่านำไปใช้โครงการใดและในกรณีที่เป็นเงินทดรองจ่ายกรรมการควรได้รับการอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้น

5.  ไม่มีการจัดทำงบกระทบยอดเงินเดือน

6.  มีการอนุมัติจัดซื้อเกินวงเงิน
    และการขออนุมัติจัดซื้อจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นมิได้ระบุรายละเอียดอย่างชัดเจน

  บริษัทยังได้กำหนดให้ฝ่ายตรวจสอบภายในทำหน้าที่ติดตาม
  ตรวจสอบการปฏิบัติงานของผู้บริหารและพนักงานให้เป็นไปตามกฎและระเบียบที่บริษัทได้กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ
  นอกจากนี้ยังมีหน้าที่ประสานงานกับผู้สอบบัญชีของบริษัทเพื่อปรับปรุงให้ระบบการปฏิบัติงานเป็นไปตามแนวทางที่ถูกต้องและเหมาะสม
  รวมทั้งจัดทำรายงานสรุปการตรวจสอบและแนวทางแก้ไขเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อพิจารณาอย่างน้อยปีละครั้ง
  ทั้งนี้
  ในกรณีที่มีการปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามระเบียบปฏิบัติของบริษัทให้ฝ่ายตรวจสอบแจ้งให้คณะกรรมการตรวจสอบทราบทันที
  โดยคณะกรรมการตรวจสอบอาจเรียก หรือสั่งการให้ฝ่ายจัดการ หัวหน้าหน่วยงาน
  หรือพนักงานที่เกี่ยวข้องมาให้คำชี้แจงประกอบการพิจารณา
  รวมทั้งให้สรุปผลการพิจารณาต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาถึงบทลงโทษตามระเบียบของบริษัทต่อไป
  ซึ่งในการกำหนดบทลงโทษ คณะกรรมการบริษัทจะใช้ดุลยพินิจโดยคำนึงถึงเจตนาของผู้ปฏิบัติงาน
  และค่าเสียหายที่เกิดขึ้นต่อบริษัทเป็นสำคัญ