9. การควบคุมภายใน

บริษัทฯ ได้ให้ความสำคัญต่อระบบการควบคุมภายในที่ดี โดยมุ่งเน้นให้ผู้บริหารของทุกหน่วยงาน
มีหน้าที่กำหนดระบบการควบคุมภายในให้มีความเพียงพอเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจ
รวมทั้งตรวจสอบระบบการทำงานภายในส่วนงานของตนให้มีประสิทธิภาพ
เพื่อให้การปฏิบัติงานสามารถบรรลุเป้าหมายที่กำหนด
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งเป็นกรรมการอิสระ ทำหน้าที่สอบทานระบบการควบคุมภายใน
ทั้งด้านการเงินและด้านปฏิบัติการให้มีการพัฒนาอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ
รวมทั้งให้ข้อเสนอแนะต่อฝ่ายจัดการ เพื่อปรับปรุงระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
แผนกตรวจสอบระบบงานภายในจะทำหน้าที่ตรวจสอบและติดตามให้มีการดำเนินการแก้ไข
โดยเฉพาะในประเด็นที่มีความเสี่ยงสำคัญที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจว่า
บริษัทฯ มีการบริหารจัดการตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี

บริษัทฯ ได้ถือเกณฑ์พิจารณาระดับความเพียงพอของการควบคุมภายในอิงตามมาตรฐานสากล (The
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission: COSO)
ผลการประเมิน สรุปสาระสำคัญได้ ดังนี้

1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment)

บริษัทฯ ได้ดำเนินการเพื่อส่งเสริมกิจกรรมด้านสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี ดังนี้

-   กำหนดกลยุทธ์การดำเนินงานชัดเจน
    โดยการนำความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกกลุ่มมาใช้เป็นปัจจัยนำเข้าในการวางแผนกลยุทธ์
    รวมทั้งกำหนดแผนและตัววัดผลการดำเนินการตามระบบ BSC & KPIs
    และถ่ายทอดลงสู่พนักงานทุกระดับ เพื่อให้การปฏิบัติงานมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน

-   กำหนดโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสม
    มีสายการบังคับบัญชาและความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภายในที่ชัดเจน สอดคล้องกับเป้าหมาย
    และลักษณะการดำเนินธุรกิจของเครือไทยออยล์

-   กำหนดคุณลักษณะงานเฉพาะตำแหน่ง (Job Description) ของบุคลากรทุกตำแหน่งงาน
    และมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบในแต่ละตำแหน่งงานอย่างเหมาะสม

-   มีการจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรประจำปี (Individual Development Plan: IDP)
    และให้การฝึกอบรมพนักงานทุกระดับตามแผนที่กำหนด
    เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

-   มีการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างชัดเจนปีละ 2 ครั้ง ในช่วงกลางปีและสิ้นปี

-   บริษัทฯ ได้จัดทำคู่มือหลักการกำกับดูแลกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
    และมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สอดคล้องกับกฎเกณฑ์มาตรฐานต่างๆ
    ที่มีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงไป และมอบให้พนักงานทุกคน เพื่อศึกษาทำความเข้าใจ
    และใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติตามที่กำหนด นอกจากนี้ บริษัทฯ
    ได้มีการพัฒนาปรับปรุงระบบสื่อการเรียนรู้ทางอิเล็กทรอนิกส์
    เกี่ยวกับการกำกับดูแลกิจการที่ดีและจรรยาบรรณของเครือไทยออยล์ผ่านระบบออนไลน์ CG
    E-Learning และได้ประชาสัมพันธ์ส่งเสริมให้พนักงานเข้าเรียนรู้โดยตนเอง
    เมื่อเดือนสิงหาคม 2554 ซึ่งพนักงานกว่าร้อยละ 90
    ได้ให้ความสนใจเข้าเรียนรู้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว

2.  การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)

บริษัทฯ ให้ความสำคัญกับการดำเนินการตามนโยบายการบริหารความเสี่ยง โดยบริษัทฯ
สามารถดำเนินการตามแผนงานของการบริหารความเสี่ยง ซึ่งประกอบด้วยการดำเนินการทบทวน
ติดตามผลการบริหารความเสี่ยงของทุกหน่วยงานในเครือไทยออยล์อย่างต่อเนื่อง
มีการระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดมาตรการรองรับอย่างครบถ้วน
รวมทั้งมีการรายงานผลการบริหารความเสี่ยงและความก้าวหน้าต่อผู้บริหารเป็นประจำอย่างต่อเนื่อง
ในปี 2554 คณะกรรมการบริษัทฯ ได้อนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
ซึ่งประกอบด้วยกรรมการบริษัทฯ รวม 4 ท่าน
ทำหน้าที่ในการดำเนินการทบทวนกรอบการบริหารความเสี่ยง และโครงสร้างการบริหารความเสี่ยง
เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานและการเปลี่ยนแปลงในปัจจุบัน
รวมทั้งได้ประกาศนโยบายบริหารความเสี่ยงใหม่
เพื่อให้พนักงานในเครือไทยออยล์ใช้เป็นแนวทางปฏิบัติในมาตรฐานเดียวกัน นอกจากนี้ บริษัทฯ
ได้ดำเนินการพัฒนาปรับปรุงระบบฐานข้อมูลเพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติ
และเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการบริหารความเสี่ยง พร้อมทั้งมีการจัดกิจกรรมต่างๆ
เพื่อส่งเสริมงานบริหารความเสี่ยง จากการดำเนินการดังกล่าว
ทำให้มีความมั่นใจว่าการบริหารความเสี่ยงจะสนับนุนให้เครือไทยออยล์สามารถบรรลุเป้าหมายตามแผนธุรกิจ
วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ ของเครือไทยออยล์ที่กำหนดไว้
สำหรับรายละเอียดด้านการบริหารความเสี่ยง ตามที่แสดงไว้ในหัวข้อเรื่อง “ปัจจัยความเสี่ยง”
หน้า 3

3.  กิจกรรมการควบคุม (Control Activities)

บริษัทฯ ได้กำหนดกิจกรรมการควบคุม เพื่อให้การดำเนินกิจการของบริษัทฯ
เป็นไปอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ
เพื่อป้องกันและลดความเสี่ยงต่อความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากกิจกรรมการดำเนินงาน ดังนี้

-   กำหนดให้มีนโยบาย ระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร
    เพื่อควบคุมกิจกรรมที่มีความเสี่ยงที่สำคัญ
    เพื่อให้พนักงานใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติให้สอดคล้องตามเป้าหมายองค์กร

-   กำหนดระเบียบกรอบอำนาจอนุมัติรายการธุรกิจ (Corporate Authorization
    Procedures) เพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสม
    และมีความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน โดยในปี 2554 บริษัทฯ
    ได้ปรับปรุงระเบียบกรอบอำนาจอนุมัติฯ ให้เหมาะสมกับโครงสร้างองค์กรที่ปรับปรุงใหม่
    เพื่อให้การบริหารงานเป็นไปอย่างรัดกุม

-   จัดแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบงานที่สำคัญออกจากกันชัดเจน เช่น การอนุมัติ
    การบันทึกรายการ การประมวลผลข้อมูล การดูแลรักษาทรัพย์สิน
    เพื่อให้สามารถสอบทานรายการซึ่งกันและกันได้ตามหลักการ Check & Balance

-   กำหนดแนวทางปรับปรุงผลการดำเนินการโดยใช้วงจร Plan-Do-Check- Act (PDCA)
    ตามแนวทางเกณฑ์รางวัลคุณภาพแห่งชาติ (Thailand Quality Award: TQA)

-   การทำรายการที่เกี่ยวโยงกันจะยึดถือแนวปฏิบัติตามที่ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (ตลท.)
    กำหนด เพื่อมิให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์

4.  ข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร (Information & Communication)

บริษัทฯ ให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศและการสื่อสาร
โดยจัดให้มีกระบวนการประมวลผลข้อมูลอย่างเป็นระบบ และควบคุมระบบสารสนเทศ
ทั้งในด้านการเข้าถึงข้อมูลและการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่ควร นอกจากนี้ บริษัทฯ
ยังจัดให้มีระบบข้อมูลและช่องทางการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ทั้งในด้านความครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา เพียงพอต่อการตัดสินใจ และปฏิบัติตามกฎหมาย
โดยบริษัทฯ ได้ดำเนินการตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
และจัดเก็บข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์ตามประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

ในปี 2554 บริษัทฯ ได้ประสบความสำเร็จในการดำเนินโครงการ Business Process
Transformation เสร็จสิ้นตามเป้าหมายที่ได้วางไว้ โดยมีการเชื่อมโยงกระบวนการต่างๆ
เข้าไว้ด้วยกัน รวมถึงการนำบริษัทในเครือ อันได้แก่ บจ. ไทยพาราไซลีน บมจ. ไทยลู้บเบส บจ.
ไทยออยล์เพาเวอร์ และบจ. ผลิตไฟฟ้าอิสระ (ประเทศไทย) เข้าสู่การใช้งานระบบ SAP ECC
6.0 ร่วมกัน และรองรับกับมาตรฐานบัญชี IFRS (International Financial Reporting
Standard) นอกจากนี้ บริษัทฯ ยังมีการพัฒนาระบบอื่นๆ ที่เชื่อมโยง
เพื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น และสะดวกต่อการใช้งาน ตัวอย่างเช่น

-   พัฒนาระบบ Oil System ให้กับ บจ. ไทยพาราไซลีน และ บมจ. ไทยลู้บเบส
    โดยอาศัยโครงร่างระบบเดิมจากไทยออยล์ ถือเป็นการต่อยอดนวัตกรรมภายในของบริษัทฯ
    และทำให้เกิดการเชื่อมโยงข้อมูลไฮโดรคาร์บอนของทั้งบริษัทในเครือไทยออยล์

-   ดำเนินการพัฒนาระบบ ESS/MSS Workflow ชื่อ i-link
    เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานระบบได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคล
    การพัฒนาบุคลากร และการประเมินผลงาน โดยจะระบบ ESS/MSS
    จะสามารถปฏิบัติงานได้อย่างเต็มรูปแบบภายในต้นปี 2555

5.  การติดตามและประเมินผล (Monitoring & Evaluation)

บริษัทฯ กำหนดกระบวนการติดตาม
และประเมินผลการดำเนินงานเพื่อช่วยสนับสนุนให้บรรลุเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ
โดยฝ่ายบริหารและหัวหน้างานได้จัดประชุมเพื่อทบทวน ตัววัด เป้าหมาย
และติดตามการปฏิบัติการเป็นประจำอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ บริษัทฯ
ยังมีการตรวจติดตามทั้งจากหน่วยงานภายในและภายนอก ดังนี้

-   การตรวจสอบภายในโดยแผนกตรวจสอบภายใน ซึ่งมีความเป็นอิสระ
    ทำหน้าที่ตรวจสอบกระบวนการต่างๆ ที่มีความเสี่ยงสูง
    เน้นสอบทานความเพียงพอเหมาะสมของระบบการควบคุมภายใน การปฏิบัติตามระเบียบ
    และถูกต้องตามกฎหมาย ประเด็นสำคัญต่างๆ ที่ตรวจพบ
    จะรายงานให้ผู้บริหารของหน่วยรับตรวจทราบ เพื่อการปรับปรุงแก้ไขงาน ทั้งนี้
    จะมีการรายงานผลการตรวจสอบและความคืบหน้าในการปรับปรุงแก้ไขงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
    และผู้บริหารระดับสูงทราบ

-   การตรวจติดตามภายในระบบ QSHE โดยผู้ตรวจติดตามภายใน ซึ่งได้รับการแต่งตั้งจากบริษัทฯ
    การตรวจสอบจะดำเนินการตามข้อแนะนำในการตรวจประเมินระบบการบริหารงานคุณภาพ
    และระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม (มาตรฐาน ISO 19011)

-   การตรวจติดตามจากภายนอกโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตซึ่งมีความเป็นอิสระ
    และได้รับการแต่งตั้งจากที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี
    ทำหน้าที่ตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินของบริษัทฯ

-   การตรวจสอบระบบ QSHE จากผู้ตรวจประเมินภายนอก ซึ่งมีความเป็นอิสระ
    เพื่อรับรองระบบคุณภาพ อาชีวอนามัย ความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม
    รวมทั้งห้องปฏิบัติการทดสอบ

6.  การสอบทานการควบคุมภายใน

คณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานระบบการควบคุมภายในปี 2554
ไม่พบประเด็นปัญหาหรือข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ ซึ่งโดยภาพรวมสรุปได้ว่า บริษัทฯ
มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอเหมาะสมและมีประสิทธิผล
ซึ่งสอดคล้องกับความเห็นของผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ