33

  10. การควบคุมภายใน

  คณะกรรมการบริษัท
  ได้ตระหนักถึงความสำคัญของระบบการควบคุมภายในที่จะเป็นกลไกสำคัญในการช่วยลดความเสี่ยงทางธุรกิจ
  , ปกป้องคุ้มครองทรัพย์สิน ,
  ทำให้รายงานทางการเงินเกิดความน่าเชื่อถืออีกทั้งยังเป็นการปกป้องคุ้มครองเงินลงทุนของผู้ถือหุ้นของบริษัท
  จึงได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบรับผิดชอบในการจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพและบริหารความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม

  ในปี 2551 คณะกรรมการบริษัท และผู้สอบบัญชีอิสระ
  ได้พิจารณาและให้ความเห็นว่าบริษัทได้ปฏิบัติงานอย่างเป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
  และไม่พบประเด็นความผิดพลาดที่สำคัญ โดยได้ประเมินระบบการควบคุมภายในไว้ดังนี้

10.1 สภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี (Control Environment)

-   มีการกำหนดนโยบายและระเบียบปฏิบัติต่างๆ ที่ให้ความเป็นธรรมต่อลูกค้า และเอื้อ

ประโยชน์ต่อบริษัทไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

-   มีการกำหนดหน้าที่และอำนาจความรับผิดชอบอย่างชัดเจน

-   มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

-   ให้ความสำคัญในข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม(Code of conduct) และความ

ซื่อสัตย์สุจริตของฝ่ายบริหารและพนักงาน

  10.2 การประเมินความเสี่ยงที่เหมาะสม (Risk Assessment)

-   มีการพิจารณาและประเมินการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ ว่ามีปัจจัยความเสี่ยงใดบ้างที่จะ

ทำให้เกิดผลกระทบต่อบริษัททั้งจากภายในและภายนอก

-   มีการวิเคราะห์และติดตามโดยกำหนดมาตรการเพื่อลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่เหมาะ

สม หากเกิดผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท

  10.3 มีกิจกรรมควบคุมที่ดี (Control Activities)

  กิจกรรมควบคุมที่ดี คือการได้รับการสนองตอบและปฏิบัติตามจากทุกคนในบริษัทในวิธีการ

  และนโยบายที่ฝ่ายบริหารกำหนดขึ้น ได้แก่

-   การกำหนดอำนาจและระดับการอนุมัติรายการที่เหมาะสม เช่น

  บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่ และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละ

ระดับไว้อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร

มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงานด้านต่างๆ ต่อไปนี้ออกจากกันโดยเด็ดขาดเพื่อเป็น

การตรวจสอบซึ่งกันและกัน คือ 1. หน้าที่อนุมัติ 2. หน้าที่บันทึกรายการทางบัญชีและข้อมูล

สารสนเทศและ 3. หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

  34

การอนุมัติให้ทำธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาว เช่น

สัญญาซื้อขายการกู้ยืม , การค้ำประกัน ได้มีการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ตลอด

ระยะเวลาของสัญญาที่มีผลผูกพันบริษัท

-   มีการแบ่งแยกหน้าที่ที่อาจเอื้อให้เกิดการกระทำทุจริตออกจากกัน

-   มีการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

  10.4 มีระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูลที่ดี (Information and Communication)

-   มีการนำเสนอข้อมูลที่สำคัญต่อฝ่ายบริหารและคณะกรรมการบริษัท ในการตัดสินใจ

อย่างเพียงพอและทันต่อเหตุการณ์

-   มีหลักปฏิบัติในการจัดเก็บเอกสารทางการเงินไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่ที่สามารถตรวจ

สอบได้ ในกรณีสงสัยในพฤติการณ์ที่ไม่สุจริต จะมีการตั้งคณะกรรมการสอบสวน และมีกล่อง

แสดงความคิดเห็นติดไว้ที่บริษัท

-   บริษัทมีการเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับรายการระหว่างกันกับกิจการที่เกี่ยวข้องกันอย่างถูกต้อง

ครบถ้วน เช่นการซื้อขายสินค้าและการบริการกับกิจการที่เกี่ยวข้องกัน

  10.5 มีระบบการติดตามและประเมินผลที่ดี (Monitoring and Evaluation)

-   บริษัทได้ทำการปรับปรุงแก้ไขการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง

ไป และติดตามประเมินผลการปฏิบัติงานดังกล่าวให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามนโยบายที่กำหนดไว้ของ

คณะกรรมการบริษัท

-   บริษัทจัดให้มีการตรวจสอบและติดตามประเมินผลการปฏิบัติงานตามระบบการควบคุม

ภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ

-   บริษัทได้กำหนดให้การรายงานผลการตรวจสอบ ต้องรายงานตรงต่อคณะกรรมการ-ตรวจสอบ
    โดยกรรมการตรวจสอบเห็นชอบในการจัดจ้างบริษัทสำนักงานสอบบัญชี เอส.ที.แอนด์
    แอสโซซิเอทส์ จำกัด (ชื่อเดิม บจ.สำนักงานสอบบัญชี เอส.เค.แอนด์ แอสโซซิเอท)
    เป็นผู้ตรวจสอบภายในของบริษัทฯ ในระหว่างปี 2551
    ผู้ตรวจสอบภายในได้ปฏิบัติงานตรวจสอบ
    และสรุปรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบ ดังนี้

1) การสอบทานการบริหารต้นทุนงานก่อสร้างของโครงการชวนชื่น อุดมสุข

จุดเด่นของระบบการควบคุมภายในที่ได้พบ

1.
การควบคุมต้นทุนการจ้างเหมาก่อสร้างโดยจ้างบุคคลภายนอกในการดำเนินงานก่อสร้างของบริษัท
โดยการจ้างเหมาได้มีการควบคุมต้นทุนการจ้างเหมาบ้านแต่ละแบบอย่างชัดเจน
มีการจัดทำสัญญาจ้างเหมา โดยลงนามครบถ้วน
และยอดรวมค่าจ้างเหมาเป็นไปตามงบประมาณที่ได้รับอนุมัติจากผู้บริหาร

2. การอนุมัติรายการจัดซื้อจัดจ้าง
รายการที่เลือกตรวจสอบได้รับอนุมัติการจัดซื้อจัดจ้างจากผู้มีอำนาจอย่างเหมาะสม

  35

3. เอกสารควบคุมคุณภาพงานก่อสร้างของผู้รับเหมา
บริษัทมีการทำสัญญาจ้างเหมาก่อสร้างอาคารโดยมีการกำหนดรายละเอียดของงานก่อสร้างอย่างชัดเจน
รวมทั้งมีรายละเอียดในการป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากผู้รับเหมา นอกจากนั้น
ในการตรวจรับงานก่อสร้างบริษัท ได้จัดทำ “คู่มือมาตรฐานตรวจงานก่อสร้างอาคาร”
เป็นสมุดคุมการตรวจงาน โดยระบุผลการตรวจและรายการที่ต้องแก้ไข การให้คะแนนผู้รับเหมา
เพื่อประเมินประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานก่อสร้างของผู้รับเหมาแต่ละราย
และใช้เป็นฐานในการเลือกผู้รับเหมาสำหรับงานต่อไป
รวมทั้งก่อนส่งมอบบ้านงวดสุดท้ายคณะกรรมการตรวจรับงานได้ตรวจงานก่อสร้างทั้งหมดใหม่อีกครั้ง
เพื่อยืนยันความสมบูรณ์ของงานก่อสร้าง ก่อนส่งมอบบ้านให้ลูกค้าตามแบบฟอร์มใบตรวจงานมาตรฐาน
“บ้านมั่นคง”

สิ่งที่ควรปรับปรุงของระบบการควบคุมภายใน

1. ต้นทุนงานสวนสาธารณะ , สิ่งปลูกสร้าง , ต้นไม้ และงานออกแบบ
ที่เกิดขึ้นจริงสูงกว่างบประมาณ เนื่องจาก เมื่อเริ่มโครงการ บริษัทยังมิได้จัดทำงบประมาณในส่วนนี้
ทำให้ก่อนการปฏิบัติงานแต่ละเรื่องจึงต้องมีการขออนุมัติงบประมาณต่างหาก
และจากการตรวจสอบพบว่าการเบิกจ่ายตามงบประมาณดังกล่าวข้างต้นได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจอย่างครบถ้วนและเหมาะสม

2. การอนุมัติการส่งงานก่อสร้าง งวดสุดท้ายของบ้านบางแบบไม่เป็นไปตามระเบียบปฏิบัติ
เนื่องจากมีกรรมการผู้ตรวจรับงานเพียงคนเดียว เนื่องจากกรรมการท่านอื่นติดภารกิจอื่นๆ
นอกจากนั้น การส่งงานงวดที่ 5 แปลงที่ B.6 ไม่พบแบบฟอร์มการส่งงาน
มีเพียงภาพถ่ายการตรวจงาน จึงไม่สามารถตรวจสอบการอนุมัติได้

2) การสอบทานระบบการรับเงินของสำนักงานขาย และสำนักงานใหญ่
ของโครงการชวนชื่นประชาอุทิศ จากการตรวจสอบการปฏิบัติงานในปัจจุบันพบว่า
บริษัทมีการปฏิบัติงานตามระบบงานการรับเงินอย่างเหมาะสม ยกเว้นการกำหนดให้ผู้ขาย ผู้รับเงิน
และผู้ตรวจสอบการรับเงิน ณ สำนักงานขายเป็นบุคคลเดียวกัน ทำให้เสี่ยงต่อการควบคุมการรับเงิน
ณ สำนักงานขาย เนื่องจากมีข้อจำกัดของผู้ปฏิบัติงาน ณ สำนักงานขาย ซึ่งส่วนใหญ่มีเพียง 2 คน
ส่วนการรับเงิน ณ สำนักงานใหญ่มีการแบ่งแยกหน้าที่กันอย่างเพียงพอ
โดยเงินสดและเช็คที่ได้รับในแต่ละวันได้นำฝากธนาคารทันที หรือวันทำการถัดไป
ส่วนเงินสดและเช็ครับที่ยังไม่ได้นำฝากธนาคารจะจัดจัดเก็บไว้กับเจ้าหน้าที่การเงินโดยกำหนดผู้เก็บรักษาเงินอย่างชัดเจน

3) การสอบทานระบบค่าใช้จ่ายในการขายของสำนักงานใหญ่และสำนักงานขาย
จากการตรวจสอบค่าใช้จ่ายในการขายและการอนุมัติ
โดยพิจารณาถึงการปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชี และการอนุมัติรายการ พบว่า
รายการส่วนใหญ่เป็นรายการที่มีการบันทึกตามมาตรฐานการบัญชี
ตลอดจนมีการอนุมัติรายการอย่างเหมาะสม
และไม่พบรายการเคลื่อนไหวที่ผิดปกติอย่างเป็นสาระสำคัญแต่อย่างใด

  36

4) การสอบทานทรัพย์สินและความมีอยู่จริง ของสำนักงานโครงการชวนชื่นพระราม 2
และโครงการชวนชื่นอุดมสุข จากการตรวจสอบพบว่ากิจการบันทึกทรัพย์สินที่มีอยู่จริงครบถ้วนตามบัญชี
ส่วนการจัดทะเบียนทรัพย์สินแยกตามประเภททรัพย์สินและโครงการยังไม่ถูกต้อง
เนื่องจากมีทรัพย์สินที่โอนย้ายไปใช้งานระหว่างโครงการ
แต่ทางทะเบียนไม่ได้แก้ไขข้อมูลตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
ทำให้ทรัพย์สินในทะเบียนคุมในรายโครงการไม่ถูกต้อง
ซึ่งตรวจพบทั้งสองโครงการคิดเป็นอัตราร้อยละที่ผิดพลาดต่อทรัพย์สินรวมแต่ละประเภทเท่ากับ
0.56%