10. การควบคุมภายใน

  ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 2/2544 เมื่อวันที่ 14 มีนาคม 2544
  โดยมีประธานกรรมการตรวจสอบ และกรรมการตรวจสอบ 1 ท่าน เข้าประชุมด้วย
  คณะกรรมการได้พิจารณาประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในบริษัท
  โดยการซักถามข้อมูลและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นร่วมกับฝ่ายบริหารและกรรมการตรวจสอบแล้วเห็นว่าบริษัทมีวิธีการปฏิบัติ
  ขั้นตอน และการควบคุมการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ
  ผู้บริหารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอ นอกจากนี้ ผู้สอบบัญชีของบริษัท คือ
  บริษัท สำนักงาน เอ เอ็ม ซี จำกัด ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบงบการเงินประจำปี สิ้นสุด ณ 31
  ธันวาคม 2544
  ก็มิได้พบข้อบกพร่องอย่างมีนัยสำคัญของบริษัทเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในแต่อย่างใด

  อย่างไรก็ตาม แม้ว่าระบบการควบคุมภายในโดยรวมของบริษัทจะไม่มีข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
  แต่ในส่วนของบริษัท อีสเทอร์น สตาร์ รีสอร์ท จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทย่อย พบว่ามียังมีข้อ
  บกพร่องที่จะต้องดำเนินการแก้ไขดังต่อไปนี้

1.  การจัดโครงสร้างองค์กรของบริษัท อีสเทอร์น สตาร์ รีสอร์ท จำกัด
    โดยที่ประชุมได้เสนอให้ปรับปรุงโครงสร้างองค์กรและการบริหารให้มีความชัดเจน
    ซึ่งปัจจุบันบริษัทได้ปรับปรุงโครงสร้างองค์กรให้มีความชัดเจนขึ้น
    โดยมีการแบ่งกลุ่มงานออกเป็นแผนกและฝ่ายตามแนวทางของการบริหารงานโรงแรมและรีสอร์ท
    และกำหนดตำแหน่งหัวหน้างานในแผนกต่างๆ ตามสายการบังคับบัญชา

2.  การจัดทำนโยบายระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อ
    และการบริหารทั่วไป ของบริษัท อีสเทอร์น สตาร์ รีสอร์ท จำกัด
    โดยที่ประชุมได้เสนอให้ปรับปรุงให้มีความชัดเจน รัดกุม และให้จัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร
    ซึ่งปัจจุบันบริษัทได้ปรับปรุงระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในด้านต่างๆ ให้มีความรัดกุมขึ้น
    และในส่วนงานที่สำคัญจะกำหนดขั้นตอนการทำงานให้ชัดเจนและจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น

-   กำหนดระเบียบปฏิบัติงานจัดซื้อให้มีการเปรียบเทียบราคาก่อนการจัดซื้อ
    กำหนดอำนาจอนุมัติการสั่งซื้อเป็นลำดับขั้น
    และมีการตั้งงบประมาณประจำปีของแต่ละแผนกและควบคุมการจัดซื้อให้อยู่ภายใต้งบประมาณที่ตั้งไว้
    ทั้งนี้ บริษัทได้ออกแบบแบบฟอร์มการขอซื้อและจัดซื้อใหม่เพื่อให้มีข้อมูลเพียงพอต่อการตรวจสอบ

-   ในด้านธุรกรรมด้านการเงินได้มีการปรับปรุงให้รัดกุมขึ้น
    โดยกำหนดให้มีการตรวจสอบทั้งด้านรายรับ และรายจ่ายอยู่เสมอ
    รวมทั้งกำหนดให้ผู้ที่มิได้รับผิดชอบในงานนั้นๆ
    จัดทำรายงานเพิ่มเติมให้มีข้อมูลเพียงพอต่อการตรวจสอบและให้ผู้บริหารงานส่วนนั้นสอบทานรายงานเป็นระยะๆ
    ด้วย

-   ในด้านการบริการงานทั่วไป
    นอกจากที่บริษัทได้กำหนดให้มีสายงานการบังคับบัญชาที่ชัดเจนขึ้นแล้ว
    บริษัทยังมีการประชุมระหว่างผู้บริหารและหัวหน้างานเพื่อติดตามความคืบหน้าและปัญหาของงานสัปดาห์ละ
    2 ครั้ง และมีการพบปะระหว่างพนักงานทั้งหมดกับผู้บริหารอย่างน้อยไตรมาสละ 1 ครั้ง
    ทั้งนี้เพื่อเป็นการระดมความคิดและปรับปรุงการบริหารงานของบริษัทได้ดียิ่งขึ้น

3.  การกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหาร
    และการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของบริษัท อีสเทอร์น สตาร์ รีสอร์ท จำกัด
    ยังจัดได้ไม่สมบูรณ์และชัดเจน โดยเมื่อเดือนกรกฎาคม 2544
    บริษัทได้มีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่
    และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน

4.  การจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของบริษัท อีสเทอร์น สตาร์ รีสอร์ท จำกัด
    โดยที่ประชุมเสนอให้เร่งปรับปรุง
    ซึ่งในปัจจุบันบริษัทได้ปรับปรุงระบบการจัดเก็บเอกสารประกอบได้ดีขึ้น
    โดยจะเห็นได้จากผู้สอบบัญชีภายนอกไม่ได้แสดงความเห็นในเรื่องดังกล่าวในงบการเงินประจำปีอีก

  ทั้งนี้
  คณะกรรมการบริษัทได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบรับผิดชอบการกำกับดูแลว่าฝ่ายบริหารจัดให้มีระบบการควบคุมภายในอย่างมีประสิทธิภาพ
  และเพียงพอที่จะให้ความมั่นใจได้ว่าบริษัทสามารถป้องกันสินทรัพย์ของบริษัทและบริษัทย่อยจากการสูญหายหรือนำไปใช้โดยบุคคลที่ไม่มีอำนาจหน้าที่
  โดยบริษัทจัดให้มีผู้ตรวจสอบภายในซึ่งรายงานผลโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำ
  รวมทั้งมีการติดตามผลการบริหารและการปฏิบัติงานในส่วนที่คณะกรรมการตรวจสอบได้ให้ฝ่ายบริหารไปปรับปรุงและพัฒนาการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
  ซึ่งในระยะที่ผ่านมาไม่พบข้อบกพร่องใดๆ ที่เป็นสาระสำคัญ