แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน

บริษัท ที.เค.เอส.เทคโนโลยี จำกัด (มหาชน)

วันที่ 31 ตุลาคม 2545

แบบประเมินนี้จัดทำโดยคณะกรรมการบริษัทซึ่งเป็นความเห็นของคณะกรรมการเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบควบคุมภายใน

ส่วนที่ 1 องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environment
Measure)

องค์กรและสภาพแวดล้อม หมายถึง
การมีโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดีซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล
ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่ต้องสร้างสภาวะหรือปัจจัยต่าง ๆ
ซึ่งเอื้อให้ระบบการควบคุภายในดำเนินไปได้ตามที่บริษัทมุ่งหวัง
เป็นการสร้างบรรยากาศการควบคุมเพื่อส่งเสริมให้ทุกคนในบริษัทตระหนักถึงความจำเป็นของระบบการควบคุมภายใน
เช่น การที่ฝ่ายบริหารให้ความสำคัญต่อความซื่อสัตย์สุจริตและจริยธรรมในการดำเนินธุรกิจ
การจัดโครงสร้างขององค์กรอย่างเหมาะสม การกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจน
การมีนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นต้น

1.  คณะกรรมการได้ดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้
    เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่

-   มีการจัดทำแผนธุรกิจประจำปี

-   จัดทำแผนงบประมาณประจำปี

    1.  คณะกรรมการบริษัทได้ทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงานแล้วว่าการตั้งเป้าหมายได้ดำเนินการอย่างรอบคอบ
        และได้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมายที่กำหนด
        ตลอดจนได้มีการวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนแก่พนักงานว่าเป็นไปอย่างสมเหตุสมผล
        โดยไม่มีการจูงใจหรือให้ผลประโยชน์ตอบแทนที่เกินสมควรแก่พนักงานในลักษณะที่อาจนำไปสู่การกระทำทุจริตหรือประพฤติมิชอบ
        (เช่น ตั้งเป้าหมายยอดขายของบริษัทไว้สูงเกินความเป็นจริง
        ทำให้เกิดแรงจูงใจในการตกแต่งตัวเลขยอดขาย เป็นต้น)

  ใช่ ไม่ใช่

-   ได้กำหนดนโยบายการจ่ายผลตอบแทนแก่ผู้บริหารและพนักงาน เช่น
    เงินเดือน,โบนัส,กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

    1.  บริษัทได้มีโครสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่

-   มีการกำหนดแผนผังองค์กรและหน้าที่ฝ่ายงาน

    1.  บริษัทมีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (code of conduct)
        และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
        รวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่

-   มีระเบียบวิธีปฏิบัติงานของฝ่ายงานทุกฝ่ายและข้อบังคับพนักงาน

    1.  บริษัทมีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน
        การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไปที่รัดกุมและสามารถป้องกันการทุจริตได้หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่

-   มีระเบียบวิธีปฏิบัติงานของฝ่ายงานทุกฝ่าย

-   คู่มือการปฏิบัติงานของทุกฝ่าย

    1.  ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน
        บริษัทได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาวใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่

-   มีนโยบายคุณภาพในระบบ ISO 9002, ISO 14001

ส่วนที่ 2 การบริหารความเสี่ยง (Risk Management Measure)

การประกอบธุรกิจของบริษัทย่อมดำเนินการอยู่ท่ามกลางความเสี่ยงทางธุรกิจตลอดเวลาโดยสาเหตุของความเสี่ยงอาจมาจากปัจจัยภายใน
เช่น ผู้บริหารขาดความซื่อสัตย์และจริยธรรม
บริษัทขยายงานอย่างรวดเร็วเกินไปทำให้ระบบงานไม่สามารถรองรับได้ หรือการกำกับดูแลไม่ทั่วถึง
เป็นต้น และปัจจัยภายนอก เช่น การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีหรือพฤติกรรมการบริโภคสินค้า
ทำให้มีผลกระทบต่อส่วนแบ่งการตลาด เป็นต้น ด้วยเหตุนี้
การที่จะนำพาให้บริษัทรอดพ้นจากอันตรายที่เกิดจากความเสี่ยงดังกล่าวได้นั้น
ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องดำเนินการต่อไปนี้อย่างสม่ำเสมอ

(1) พิจารณาหรือไตร่ตรองถึงลักษณะความเสี่ยงที่บริษัทประสบอยู่ หรือคาดว่าจะประสบ
    (Identification of risk)

(2) วิเคราะห์ผลกระทบของความเสี่ยงนั้น ๆ ต่อบริษัทและโอกาสที่ความเสี่ยงนั้น ๆ จะเกิดขึ้น
    (Analysis of risk)

(3) กำหนดมาตรการเพื่อลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม (Management of risk)

    1.  บริษัทมีการประเมินอย่างสม่ำเสมอหรือไม่ว่า
        การประกอบธุรกิจของบริษัทมีปัจจัยใดบ้างที่เป็นปัจจัยความเสี่ยงทั้งที่มาจากภายนอกและภายใน
        ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ

  มี ไม่มี

-   มีการประชุมของฝ่ายบริหารเกี่ยวกับผลการดำเนินงาน,การวิเคราะห์งบการเงิน
    และผลกระทบต่อธุรกิจสม่ำเสมอ

    1.  บริษัทได้มีการวิเคราะห์หรือไม่ว่า เหตุการณ์ใดที่จะทำให้ปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น

  มี ไม่มี

-   เช่น
    วิเคราะห์ความเสี่ยงทางการเงิน,วิเคราะห์ความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี

    1.  บริษัทกำหนดให้มีมาตรการในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
        รวมทั้งมาตรการในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น ใช่หรือไม่

  มี ไม่มี

-   จากข้อ 2.2 จะใช้มาตรการดูแลทางด้านการเงินอย่างใกล้ชิด เช่น จัดเก็บหนี้ภายในกำหนด
    ,ซื้อ Forward เป็นต้น หรือใช้มาตรการในการจัดซื้อเครื่องจักรใหม่ ๆ
    ให้ทันสมัยเพื่อทดแทนเครื่องจักรเก่า

    1.  บริษัทได้แจ้งให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
        ใช่หรือไม่

  มี ไม่มี

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.  บริษัทมีการติดตามว่าหน่วยงานต่าง ๆ
    ได้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้ใช่หรือไม่

  มี ไม่มี

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ส่วนที่ 3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร (Management Control Activities)

การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหารเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญเพื่อให้บริษัทมั่นใจว่าแนวทางที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้ได้รับการตอบสนองและปฏิบัติตามจากทุกคนในบริษัท
ซึ่งแนวทางดังกล่าวได้แก่

(1) การกำหนดอำนาจและระดับการอนุมัติรายการเป็นไปอย่างเหมาะสม

(2) มีการแบ่งแยกหน้าที่ที่อาจเอื้อให้เกิดการกระทำที่ทุจริตออกจากกัน

(3) มีการกำหนดขั้นตอน และวิธีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
    หรือผู้ทีเกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเหมาะสม เพื่อป้องกันการถ่ายเทผลประโยชน์

(4) การกำหนดวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัทได้ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

    1.  บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนานหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร
        ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่

-   เช่น วงเงินอนุมัติของทุกฝ่าย

    1.  บริษัทมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้านต่อไปนี้ออกจากกันโดยเด็ดขาด
        เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน ใช่หรือไม่ (1) หน้าที่อนุมัติ (2)
        หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และ (3) หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

  ใช่ ไม่ใช่

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.  ในกรณีที่บริษัทมีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
    กับบุคคลดังกล่าว
    บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนด
    ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3.  ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมตาม 3.3
    การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้นได้กระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้นเท่านั้น ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4.  ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมตาม 3.3 การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้น
    ได้คำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญและพิจารณาโดยถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก
    (on arms’ length basis) ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5.  ในกรณีที่ได้มีการอนุมัติธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาวไปแล้ว
    (เช่น การทำสัญญาซื้อขายสินค้า การให้กู้ยืม การค้ำประกัน)
    ได้มีการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ตลอดระยะเวลาที่มีผลผูกพันบริษัทหรือไม่
    (เช่น ติดตามการชำระคืนหนี้ตามกำหนด การทบทวนความเหมาะสมของสัญญา เป็นต้น)

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

6.  กรณีที่บริษัทมีมาตรการเกี่ยวกับการทำธุรกรรมตาม 3.3
    มาตรการดังกล่าวครอบคลุมไปถึงที่ผู้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าวนำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวด้วย
    ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

7.  ในกรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม
    บริษัทมีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ
    รวมทั้งมีการกำหนดทิศทางให้บุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้เป็นกรรมการหรือผู้บริหารในบริษัทดังกล่าวถึงปฏิบัติ
    ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

8.  บริษัทมีมาตรการที่จะติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องหรือไม่
    ทั้งนี้ เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาชื่อเสียงของบริษัท

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

-   กรรมการได้ศึกษากฎหมายที่เกี่ยวข้องและมีที่ปรึกษาทางด้านกฎหมาย
    เพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจ

    1.  ในกรณีที่บริษัทเคยมีการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
        บริษัทมีมาตรการแก้ไขและป้องกันมิให้เกิดการกระทำในลักษณะนั้นอีกหรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ส่วนที่ 4 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information and Communication
Measure)

หลักการประการหนึ่งของการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวังไม่ว่าจะเป็นสำหรับกรรมการ ผู้บริหาร
ผู้ถือหุ้น หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง ก็คือ การตัดสินใจบนพื้นฐานที่มีข้อมูลที่มีคุณภาพและเพียงพอต่อการตัดสินใจ
ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลอื่น ดังนั้น
การสื่อสารข้อมูลดังกล่าวไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งและเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เกิดความมีประสิทธิผลของระบบกาควบคุมภายใน
ข้อมูลที่มีคุณภาพควรมีคุณสมบัติดังนี้

(1) มีเนื้อหาที่จำเป็นเพียงพอต่อการตัดสินใจ

(2) มีความถูกต้องสมบูรณ์

(3) มีความเป็นปัจจุบัน

(4) มีรูปแบบที่เข้าใจง่าย

(5) มีการจัดเก็บที่ดี

4.1 ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการพิจารณา บริษัทได้จัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ
อย่างเพียงพอเพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการตัดสินใจใช่หรือไม่ (ข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ ได้แก่
รายละเอียดของเรื่องที่เสนอให้พิจารณา เหตุผล ผลกระทบต่อบริษัท ทางเลือกต่าง ๆ เป็นต้น)

  ใช่ ไม่ใช่

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.  กรรมการบริษัทได้รับหนังสือนัดประชุมหรือเอกสารประกอบการประชุมที่ระบุข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอต่อการพิจารณาก่อนการประชุม
    อย่างน้อยภายในระยะเวลาขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนด ใช่หรือไม่

  ใช่ ได้รับก่อนวันประชุมโดยเฉลี่ย…7….วัน ไม่ใช่

  ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3.  รายงานการประชุมกรรมการมีรายละเอียดตามควรที่ทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้หรือไม่
    เช่น ได้มีการบันทึกข้อซักถามของกรรมการ
    ความเห็นหรือข้อสังเกตของกรรมการในเรื่องที่พิจารณา
    ความเห็นของกรรมการรายที่ไม่เห็นด้วยกับเรื่องที่เสนอพร้อมเหตุผล เป็นต้น

  ใช่ ไม่ใช่

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4.  บริษัทจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ
    ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่และไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องนี้
    หรือเคยได้รับแจ้งแต่ได้แก้ไขข้อบกพร่องนั้นอย่างครบถ้วยแล้ว ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่

-   ไม่เคยรับแจ้งว่ามีข้อบกพร่อง

    2.  คณะกรรมการได้พิจารณาแล้วใช่หรือไม่ว่า
        ฝ่ายบริหารได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัท
        โดยไม่เลือกใช้นโยบายบัญชีที่ทำให้บริษัทแสดงผลประกอบการที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

  ใช่ ไม่ใช่

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ส่วนที่ 5 ระบบการติดตาม (Monitoring)

การที่บริษัทจะดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บริษัทควบต้องติดตามอย่างสม่ำเสมอว่า มีการปฏิบัติตามเป้าหมายที่วางไว้
ระบบการควบคุมภายในยังดำเนินอยู่อย่างต่อเนื่องและมีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
รวมทั้งข้อบกพร่องต่างๆ ได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที

1.  กรณีที่บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ
    คณะกรรมการได้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารว่าเป็นไปตามเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.  กรณีที่ผลการดำเนินที่เกิดขึ้นมีความแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้
    บริษัทได้ดำเนินการแก้ไขภายในระยะเวลาที่เหมาะสมใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

-   มีการประชุมปรับแผนงบประมาณ

    1.  บริษัทจัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่

-   มีการ Internal Audit เป็นระยะตามแผนงานที่ได้วางไว้

    1.  กรณีที่บริษัทมีการตรวจสอบภายใน
        บริษัทได้กำหนดให้การรายงานผลการตรวจสอบต้องรายงานตรงต่อคณะกรรมการหรือคณะกรรมการตรวจสอบ
        เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระและเสนอรายงานผลการตรวจสอบได้อย่างตรงไปตรงมาใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.  เมื่อมีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ ได้มีการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท /
    คณะกรรมการตรวจสอบ เพื่อพิจารณาสั่งการแก้ไขภายในระยะเวลาอันควร ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3.  บริษัทต้องรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องต่อคณะกรรมการบริษัท /
    คณะกรรมการตรวจสอบ ใช่หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4.  บริษัทมีนโยบายให้ฝ่ายบริหารต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทโดยพลัน
    ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ทุจริต หรือสงสัยว่ามีเหตุการณ์ทุจริต มีการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
    และมีการกระทำที่ผิดปกติอื่นซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ
    หรือไม่

  ใช่ ไม่ใช่ ไม่มีกรณีดังกล่าว

- มีนโยบาย แต่ยังไม่เคยปรากฎเหตุการณ์ดังกล่าวภายในบริษัท