10. การควบคุมภายใน

สรุปความเห็นของคณะกรรมการบริษัทเกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายในของบริษัท

จากรายงานการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 3/2543 เมื่อวันที่ 11 พฤศจิกายน 2543
คณะกรรมการตรวจสอบได้จัดประชุมร่วมกับผู้ตรวจสอบภายในและทบทวนแผนการตรวจสอบภายใน
รวมทั้งได้สอบทานสรุปผลการตรวจสอบภายในของฝ่ายตรวจสอบภายใน
พบว่าบริษัทมีระบบการควบคุมภายใน ที่สำคัญ ๆ ดังนี้

1.  ในด้านองค์กร และสภาพแวดล้อม บริษัทฯ
    มีการจัดองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้
    บริษัทฯ ยังมีข้อกำหนดและมีกิจกรรมส่งเสริมที่เกี่ยวกับจริยธรรมอีกด้วย

2.  ในด้านการบริหารความเสี่ยง
    คณะกรรมการตรวจสอบได้สอบถามเรื่องการบริหารความเสี่ยงทางด้านการเงิน
    พบว่าบริษัทมีการวางนโยบายเกี่ยวกับการเงินไว้แล้ว
    ส่วนในการบริหารความเสี่ยงทางด้านภัยธรรมชาติ ทางบริษัทก็มีนโยบายป้องกันไว้แล้วเช่นกัน

3.  ในด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร พบว่า

    1.  มีการกำหนดอำนาจและระดับการอนุมัติการปฏิบัติงานให้ผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง อย่างชัดเจน

    2.  มีการแบ่งแยกหน้าที่สำคัญ ๆ ระหว่างผู้อนุมัติ ผู้ปฏิบัติ และผู้รายงานหรือจัดทำบัญชี

    3.  มีการป้องกันการเข้าถึงทรัพย์สินสำคัญ เช่น มีระบบสัญญาณเตือนภัย,
        กำหนดรหัสผ่านในการบันทึกข้อมูลหรือเรียกใช้ข้อมูล ตามอำนาจหน้าที่ที่รับผิดชอบ เป็นต้น

    4.  มีการตรวจนับสินค้า เพื่อตรวจสอบความมีอยู่จริงของทรัพย์สิน
        โดยเปรียบเทียบกับข้อมูลทางบัญชีเป็นประจำ และสม่ำเสมอ

    5.  มีระบบข้อมูลบัญชีที่เชื่อถือได้ และเป็นปัจจุบัน ซึ่งใช้ในการควบคุมภายในได้

    6.  ในส่วนของบริษัทย่อย บริษัทฯ ได้แยกหน้าที่ที่สำคัญ ระหว่างผู้อนุมัติ ผู้ปฏิบัติ
        และผู้รายงานหรือจัดทำบัญชี โดยได้แยกหน้าที่ผู้รายงานหรือจัดทำบัญชี
        เป็นเจ้าหน้าที่จากบริษัทฯ
        และมีการตรวจนับทรัพย์สินเป็นประจำและสม่ำเสมอจากเจ้าหน้าที่ของบริษัท

แก้ไขข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 23/07/2544

4.  ในด้านระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล บริษัทฯ มีฝ่ายตรวจสอบภายใน คอย
    ตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์และเป็นปัจจุบันของข้อมูลสม่ำเสมอ นอกจากนี้
    ยังออกแบบการรายงานให้เข้าใจง่าย และมีเนื้อหาที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ

5.  ในด้านระบบการติดตาม พบว่าบริษัทฯ มีการประชุมเพื่อติดตามงานอย่างสม่ำเสมอ
    นอกจากนี้ฝ่ายตรวจสอบภายใน
    ยังมีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ

คณะกรรมการตรวจสอบแสดงความเห็นว่า บริษัทฯ
ได้จัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสม ซึ่งสามารถทำให้บริษัทฯ
ดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ดังนั้น
ความเห็นดังกล่าวจึงเป็นความเห็นเฉพาะคณะกรรมการตรวจสอบ

อย่างไรก็ดี บริษัทฯ ได้จัดประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 4/2544 เมื่อวันที่ 10 กรกฎาคม
2544 โดยมีกรรมการอิสระของบริษัทเข้าประชุมครบถ้วน
มีวาระประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในโดยคณะกรรมการบริษัทฯ
ได้ร่วมกันพิจารณาตอบแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
ซึ่งผลการประเมินพบว่า บริษัทฯ ได้จัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสม

นอกจากนี้ การประชุมดังกล่าว ยังมีวาระที่ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีและการเงิน
ชี้แจงถึงระบบการควบคุมภายในด้านรายรับและผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบภายใน
ได้ร่วมชี้แจงถึงวิธีการตรวจสอบในด้านการป้องกันไม่ให้ผู้บริหารนำพื้นที่ของบริษัทฯ
ไปใช้โดยมิชอบต่อคณะกรรมการบริษัทฯ โดยชี้แจงว่าบริษัทฯ มีการกำหนดแนวทางปฏิบัติเพิ่มขึ้น
เพื่อการควบคุมภายในดังนี้

1.  ระบบการปฏิบัติงาน/การควบคุม

 1.1. บริษัทฯ ออกคู่มือมาตรฐานการทำงาน เรื่องขั้นตอนงานออกบันทึกข้อตกลงทางการค้า (บันทึกข้อตกลงทางการค้า หมายถึง เอกสารที่ใช้เป็นข้อตกลงเบื้องต้นทางการค้า ซึ่งใช้กับการตกลงทางการค้าทุกชนิดทั้งการซื้อขาย , การให้เช่า และการให้บริการเพิ่มขึ้น) เพื่อกำหนดแนวทางการทำงานและกำหนดอำนาจการอนุมัติรับข้อตกลงทางการค้า ตามลำดับความสำคัญของผลตอบแทนที่เสนอให้บริษัทฯ และเพิ่มอนุกรรมการพิจารณารับข้อตกลงทางการค้าที่ให้ผลตอบแทนต่ำ (ถ้ามีผู้เสนอผลตอบแทนต่ำกว่ามาตรฐานที่กำหนดจะต้องผ่านการอนุมัติจากอนุกรรมการชุดนี้) 

 นอกจากนี้ ในมาตรฐานการทำงานดังกล่าว ยังกำหนดห้ามเปลี่ยนแปลงสัญญาเช่า/สัญญาบริการในส่วนที่มีสาระสำคัญ (บริษัทฯมีแบบสัญญามาตรฐาน) หากขอเปลี่ยนแปลงรายการอื่นที่มีสาระสำคัญน้อยแล้ว ให้ผ่านอนุกรรมการชุดที่กำหนดไว้ในคู่มือมาตรฐานการทำงาน เรื่องขั้นตอนงานออกข้อบันทึกข้อตกลงทางการค้า

แก้ไขข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 23/07/2544

31/1

1.2. บริษัทฯ ได้จัดตั้งอนุกรรมการพิจารณาผลตอบแทนขั้นต่ำในแต่ละพื้นที่
เพื่อกำหนดเป็นมาตรฐานผลตอบแทนขั้นต่ำ
ผู้บริหารพื้นที่มีอำนาจอนุมัติรับข้อตกลงในกรณีที่อยู่ในเกณฑ์มาตรฐานผลตอบแทน
แต่ถ้าต่ำกว่ามาตรฐานจะต้องนำเสนอในคณะอนุกรรมการเพื่อพิจารณาอีกครั้ง

2. การตรวจสอบภายใน

ฝ่ายตรวจสอบภายใน มีแผนงานตรวจสอบการปฏิบัติงานเปรียบเทียบกับคู่มือมาตรฐานการทำงาน
และมีการตรวจปฏิบัติงานตามแผนงานประจำปี และแผนงานประจำเดือน

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับรายรับนั้น
ฝ่ายตรวจสอบภายในได้ปรับปรุงการตรวจสอบเพิ่มโดยตรวจสอบพื้นที่ขาย
เปรียบเทียบกับใบบันทึกข้อตกลงทางการค้ากับบัญชีแยกประเภทว่าตรงกันหรือไม่

คณะกรรมการบริษัทฯ
มีมติรับทราบและเห็นชอบเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในด้านรายรับที่ใช้อยู่ในปัจจุบันว่ามีความรัดกุมเพียงพอ

แก้ไขข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 23/07/2544