9. การควบคุมภายใน

บริษัทฯ ได้ให้ความสำคัญต่อการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
โดยเล็งเห็นว่ากระบวนการควบคุมภายในเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นในการดำเนินธุรกิจ
เพราะจะมีส่วนในการช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
รวมถึงช่วยในการป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน
และการแสวงหาประโยชน์โดยมิชอบของผู้บริหารและพนักงาน
นอกจากการให้ความสำคัญในเรื่องกระบวนการควบคุมภายในแล้ว
บริษัทฯยังเล็งเห็นว่าข้อเสนอแนะของผู้สอบบัญชี
และผู้ตรวจสอบของธนาคารแห่งประเทศไทยจะมีส่วนช่วยในการพัฒนาระบบการควบคุมภายในให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากยิ่งขึ้น
ซึ่งขอกล่าวถึงระบบการควบคุมภายใน โดยสรุปดังนี้

1. องค์กรและสภาพแวดล้อม

คณะกรรมการบริษัทฯ
เห็นว่าโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมเป็นสิ่งสำคัญในระบบการควบคุมภายใน
จึงได้จัดให้มีโครงสร้างองค์กร และกำหนดอำนาจหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหาร
ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจน มีการแบ่งแยกหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ผู้อนุมัติ
ผู้ติดตามควบคุมและผู้ประเมินผลออกจากกัน
เพื่อป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์และเป็นการถ่วงดุลอำนาจซึ่งกันและกัน
และได้จัดให้มีระเบียบวิธีปฏิบัติงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
โดยมีการพิจารณาจากหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นผู้ที่ต้องปฏิบัติตามระเบียบ
หรือส่วนงานที่ต้องดูแลให้บริษัทฯ ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ทางการ
เพื่อให้มีการพิจารณาอย่างรอบคอบถึงความถูกต้อง รัดกุม
และประสิทธิภาพในการให้บริการและการปฏิบัติงาน รวมถึงมีการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ
เพื่อพิจารณาความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน อีกทั้งยังมีการจัดตั้งคณะกรรมการชุดย่อยต่าง
ๆ เพื่อช่วยในการพิจารณาและตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และคณะกรรมการบริษัทฯฯยังได้จัดให้มีนโยบายในการกำกับดูแลกิจการที่ดี
ซึ่งมีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรมและข้อกำหนดห้ามพนักงาน ผู้บริหาร
และกรรมการกระทำการในลักษณะที่ก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
รวมถึงมีการพิจารณากำหนดเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจน วัดผลได้
และมีการติดตามผลการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ นอกจากนี้
บริษัทได้มีการกำหนดหลักปฏิบัติเกี่ยวกับจริยธรรมทางธุรกิจของบริษัท (Code of business
conduct) และจรรยาบรรณ (Code of conduct) เพื่อให้กรรมการ ผู้บริหาร
และพนักงานถือปฏิบัติ และมีการสื่อสารให้พนักงานทราบอย่างทั่วถึงแล้ว

ในด้านการดูแลบุคลากร บริษัทฯ มีการกำหนดค่าตอบแทนสำหรับบุคลากรขององค์กรอย่างเหมาะสม
เพื่อให้สามารถจูงใจและรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพไว้กับบริษัทฯ มีบุคลากรที่มีคุณภาพ
และสามารถสร้างคุณประโยชน์ให้แก่องค์กรได้เป็นอย่างดี ซึ่งบริษัทฯ
มีการกำหนดงบประมาณสำหรับการปรับเงินเดือน
ทั้งนี้การปรับเงินเดือนจะพิจารณาจากผลการทำงานของบุคลากรและทีมงาน อีกทั้งได้นำระบบ Key
Performance Indicator (KPI) มาใช้ในการประเมินผลงาน นอกจากนี้
ยังมีการให้สวัสดิการต่างๆ แก่พนักงาน ซึ่งครอบคลุมทั้งค่ารักษาพยาบาล การลาหยุดต่างๆ เช่น
การลาพักผ่อนประจำปี ลาป่วย ลากิจ รวมถึงจัดให้มีสหกรณ์ออมทรัพย์พนักงานกลุ่มธนชาต
ที่ให้พนักงานสามารถเก็บออมเงินโดยซื้อหุ้นสหกรณ์เพื่อรับสิทธิประโยชน์ เช่น เงินปันผล
การร่วมกิจกรรมต่างๆ รวมถึง การฝากเงิน และกู้ยืมเงินจากสหกรณ์ เป็นต้น

2. การบริหารความเสี่ยง

บริษัทฯ ให้ความสำคัญต่อการบริหารความเสี่ยงเป็นอย่างมาก
โดยให้คณะกรรมการบริหารและฝ่ายบริหารความเสี่ยงของธนาคารธนชาต จำกัด (มหาชน)
“ธนาคารธนชาต” พิจารณาและดูแลให้บริษัทในกลุ่มธนชาต มีการบริหารความเสี่ยงในด้านต่างๆ
ให้มีประสิทธิภาพ ทั้งนี้
คณะกรรมการบริษัทฯได้กำหนดนโยบายและแนวทางการบริหารความเสี่ยงเป็นลายลักษณ์อักษร
เผยแพร่ไว้ในระบบข้อมูลกลางของบริษัท (Intranet) ให้กรรมการ ผู้บริหาร และพนักงาน
ยึดถือเป็นแนวปฏิบัติ โดยรายละเอียดการบริหารความเสี่ยงได้กล่าวไว้ในเรื่องปัจจัยความเสี่ยงแล้ว
ซึ่งในแนวทางการติดตามความเสี่ยง ได้ดำเนินการผ่านหน่วยงานภายในและคณะกรรมการต่าง ๆ
ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารความเสี่ยงเพื่อให้มีการปฏิบัติตามแนวทางที่กำหนดไว้

3. การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทฯ มีการกำหนดอำนาจและระดับการอนุมัติรายการเพื่อให้เกิดความเหมาะสม
โดยมีการแบ่งแยกหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ผู้อนุมัติ ผู้ทำหน้าที่บันทึกรายการทางบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ
และผู้ทำหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สินออกจากกัน
เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกันอันเป็นการป้องกันการทุจริต
ในส่วนของการทำรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง บริษัทฯ
ได้กำหนดแนวทางป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ไว้ในนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี
และคู่มือจริยธรรมทางธุรกิจและจรรยาบรรณของกรรมการ
ผู้บริหารและพนักงานซึ่งการอนุมัติจะต้องไม่กระทำโดยผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง นอกจากนี้
การทำธุรกรรมกับบุคคลที่เกี่ยวข้องได้กำหนดให้ปฏิบัติตามประกาศของทางการอย่างเคร่งครัด

บริษัทฯ ยังมีหน่วยงานที่คอยติดตามการดำเนินงานของบริษัทฯ ให้เป็นไปตามที่เกณฑ์ทางการกำหนด
โดยจะมีหน่วยงานที่จะศึกษาและเผยแพร่กฎเกณฑ์ทางการให้พนักงานรับทราบและให้คำปรึกษา
ตลอดจนติดตามให้บริษัทฯ มีการกำหนดระเบียบให้ครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด
อีกทั้งยังมีฝ่ายงานที่คอยดูแลธุรกรรมสินเชื่อ การลงทุน และก่อภาระผูกพัน
ให้มีการอนุมัติโดยถูกต้องและปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ได้รับอนุมัติ
รวมถึงมีฝ่ายงานที่ตรวจสอบการปฏิบัติงาน ซึ่งขึ้นตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบด้วย

ในกรณีที่บริษัทฯ มีการลงทุนในบริษัทย่อย บริษัทฯ
มีการส่งตัวแทนเข้าไปร่วมเป็นกรรมการเพื่อกำหนดนโยบายและทิศทางของบริษัทย่อย
รวมถึงมีการรายงานผลการดำเนินการของบริษัทย่อยแก่บริษัทฯ เป็นประจำทุกเดือน

4. ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทฯ ได้จัดให้มีกระบวนการจัดทำข้อมูลและแนวทางการเปิดเผยสารสนเทศต่อผู้ที่เกี่ยวข้อง
ทั้งกรรมการ ผู้บริหาร พนักงาน ผู้ถือหุ้น ลูกค้า และผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆ
โดยข้อมูลดังกล่าวจะมีเนื้อหาที่จำเป็นเพียงพอต่อการตัดสินใจ ถูกต้องสมบูรณ์และเป็นปัจจุบัน
เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้
ข้อมูลหรือสารสนเทศดังกล่าวมีระบบการจัดเก็บที่ดีสามารถตรวจสอบได้

5. ระบบการติดตาม

การดำเนินธุรกิจ บริษัทฯ ได้จัดให้มีหน่วยงานเฉพาะ
ทำหน้าที่รายงานผลการดำเนินงานเปรียบเทียบเป้าหมายเป็นรายเดือน
และหากมีเหตุการณ์ที่แตกต่างจากงบประมาณจะรายงานให้คณะกรรมการบริษัทฯ
เพื่อวิเคราะห์ถึงสาเหตุ และกำหนดแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมต่อไป
และมีคณะกรรมการบริหารทำหน้าที่ดูแลและบริหารสภาพคล่องด้านสินทรัพย์และหนี้สินให้เหมาะสม
รวมทั้งเสนอแนะเกี่ยวกับการบริหารสภาพคล่องให้เกิดประโยชน์สูงสุดและสอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมของบริษัท

นอกจากนี้ บริษัทฯ
ยังมีสำนักตรวจสอบทำหน้าที่ในการตรวจสอบการปฏิบัติงานตามระบบการควบคุมภายใน
ซึ่งมีการจัดทำแผนงานตรวจสอบประจำปี โดยนำวิธีการประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)
มาใช้ในการวางแผนเพื่อให้ครอบคลุมทุกธุรกรรมของบริษัทฯ เพื่อจัดลำดับความสำคัญ
มีการรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
ในกรณีตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญจะรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อให้มีการปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้องเรียบร้อยโดยเร็ว

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ ครั้งที่ 2/2554 เมื่อวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2554
ที่ประชุมได้มีมติว่า บริษัทฯ มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสมทั้ง 5 ส่วน ได้แก่
องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และระบบการติดตาม