9. ระบบการควบคุมภายใน

1.  การประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในโดยคณะกรรมการบริษัท

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 1/2556 เมื่อวันที่ 19 กุมภาพันธ์ 2556
ซึ่งมีคณะกรรมการตรวจสอบทั้งสามท่าน เข้าร่วมประชุมด้วย
ได้ทำการประเมินแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของ บริษัทยูเนี่ยน
อินทราโก้ จำกัด (มหาชน) โดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารสรุปได้ว่า
จากการประเมินระบบการควบคุมภายในของกลุ่มบริษัทในด้านต่าง ๆ 5 ด้าน คือ

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

2.  การบริหารความเสี่ยง

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

5.  ระบบติดตาม

คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่า
ในสภาพปัจจุบันบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและสอดคล้องกับแบบประเมินการควบคุมภายในของสำนักงานคณะกรรมการ
ก.ล.ต. โดยเฉพาะในส่วนของการควบคุมภายในที่เกี่ยวกับเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหารและบุคคลที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว (ตามข้อ 3.3 ถึง 3.7
ของแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน) นั้น
บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่รัดกุมและเพียงพอให้การทำรายการดังกล่าวมีความโปร่งใส
และเป็นธรรม สำหรับการควบคุมภายในหัวข้ออื่นของระบบการควบคุมภายใน คณะกรรมการเห็นว่า
ปัจจุบันบริษัทมีการควบคุมภายในที่เพียงพอ

1.  นโยบายการดำเนินงานตรวจสอบภายใน

ปัจจุบันบริษัทได้แต่งตั้งบริษัทที่ปรึกษาปฏิบัติงานตรวจสอบภายใน
เพื่อทำหน้าที่ประเมินผลระบบควบคุมภายในของบริษัทและรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบทุกไตรมาส
สำหรับการประเมินผลการควบคุมภายในด้านการบริหารโดยรวมแล้วอยู่ในระดับที่เหมาะสมเพียงพอ
ทั้งนี้
บริษัทมีสภาพแวดล้อมการควบคุมที่สนับสนุนให้มีการปฏิบัติงานภายใต้การควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง

การประเมินผลการควบคุมภายในจากคณะทำงานตรวจสอบภายใน
ผู้บริหารและบุคลากรในหน่วยงานได้ร่วมกันแก้ไขข้อบกพร่องที่พบ และปฏิบัติตามคำแนะนำ
ที่ฝ่ายตรวจสอบเสนอ เพื่อสร้างความมั่นใจในระดับที่สมเหตุสมผลว่า
การปฏิบัติงานจะบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ซึ่งประกอบด้วย 3 ด้าน ดังนี้

1.  ความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการดำเนินงาน

2.  ความเชื่อถือได้ของข้อมูลและรายงานทางการเงิน

3.  การปฏิบัติงานเป็นไปตามกฎหมาย

4.  ระบียบ และข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

โดยคณะทำงานด้านการตรวจสอบภายใน
รายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อใช้เป็นประโยชน์ในการกำกับดูแลกิจการตามที่ตลาดหลักทรัพย์กำหนด
ซึ่งได้ทำการสรุปผลการประเมิน กระบวนการบริหารจัดการขาย
กระบวนการควบคุมความเสี่ยงจากการให้สินเชื่อลูกหนี้ และกระบวนการจัดการสินค้าคงคลัง
โดยมีข้อสังเกตเกี่ยวกับประเด็นการควบคุมภายในบางประเด็นที่ยังไม่ได้รับการจัดทำหรือสนับสนุนข้อมูลอย่างครบถ้วนซึ่งจำเป็นที่ต้องได้รับการแก้ไขหรือปรับปรุงสามารถแบ่งออกได้ดังนี้

+--------------------------------+-------+------+-------+------+-----+
| รายละเอียดข้อสังเกต               | ระดับ  | ประส | ก     | ควา  | อื่นๆ |
|                                |       | ิทธิภา | ารปฏิบ | มเหม |     |
|                                | ควา   | พและ | ัติตามน | าะสม |     |
|                                | มเสี่ยง | ประส | โยบาย | และเ |     |
|                                |       | ิทธิผล | และระ | ชื่อถือ |     |
|                                |       | ของร | เบียบป | ได้ขอ |     |
|                                |       | ะบบก | ฏิบัติขอ | งราย |     |
|                                |       | ารคว | งบริษัท | งานท |     |
|                                |       | บคุมภ |       | างกา |     |
|                                |       | ายใน |       | รเงิน |     |
+================================+=======+======+=======+======+=====+
| กระบวนการบริหารงานขาย           |       |      |       |      |     |
+--------------------------------+-------+------+-------+------+-----+
| 1.  นโยบายการตั้งราคาสินค้า        | Mod   | -    | -     | -    |     |
|                                | erate | -    | -     |      |     |
|   1.1 ควรจัดทำ Price list       |       | -    | -     |      |     |
|   สำหรับสินค้าแต่ละช               | Low   |      |       |      |     |
| นิดและแบ่งย่อยออกเป็นกลุ่มประเภทลูกค้า |       |      |       |      |     |
|                                | Mod   |      |       |      |     |
|   1.2                          | erate |      |       |      |     |
|   จัดทำนโย                      |       |      |       |      |     |
| บายการตั้งราคาสินค้าเป็นลายลักษณ์อักษร |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
|  เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงการเปลี่ยนแปลง |       |      |       |      |     |
|   ณ ช่วงเวลานั้นๆ                 |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
| 2.  การผลิตและการส              |       |      |       |      |     |
| ่งสินค้าให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
|   2.1 สำหรับกรณีที่ลูกค้าไม่มี PO ให้   |       |      |       |      |     |
|   ยืนยันคำสั่งซื้อโดยก               |       |      |       |      |     |
| ารใช้แบบฟอร์มรับคำสั่งซื้อที่บริษัทจัดทำขึ้น |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
| 2.  ควรกำหนดให้มีข               |       |      |       |      |     |
| ั้นตอนการแก้ไขปัญหากรณีลูกค้าส่งคืนสินค้า |       |      |       |      |     |
|     อย่างเป็นระบบและมีรายงา       |       |      |       |      |     |
| นการแก้ไขปัญหาอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
| 3.  กำหนดการวัดผลการปฏิบ         |       |      |       |      |     |
| ัติงานโดยกำหนดเป้าหมายจำนวนใบลดหนี้ |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
| 3.                             |       |      |       |      |     |
|   การปฏิบัติงานตามขั้นตอนระบบการขาย |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
|   3.1ควรพิจารณาการให้วงเงินที่เหมา  |       |      |       |      |     |
| ะสมกับความสามารถในการชำระเงินของ |       |      |       |      |     |
| ลูกค้าและบริหารความเสี่ยงที่สามาถรับได้ |       |      |       |      |     |
|   จะช่วยลดข                     |       |      |       |      |     |
| ี้นตอนการทำงานที่ไม่ก่อให้เกิดประสิทธิผล |       |      |       |      |     |
+--------------------------------+-------+------+-------+------+-----+
|   กระบวนการบริหารลูกหนี้           |       |      |       |      |     |
+--------------------------------+-------+------+-------+------+-----+
| 1.  การอนุมัติสินเชื่อ               | Mod   | -    | -     | -    |     |
|                                | erate |      |       |      |     |
|   1.1                          |       |      |       |      |     |
|   ควรจัดให้มีการตรวจสอบความ       |       |      |       |      |     |
| ถูกต้องของข้อมูลในฐานข้อมูลลูกค้าทั้งหมด |       |      |       |      |     |
| ให้ตรงกับข้อมูลเอกสารอนุมัติที่เป็นปัจจุบัน |       |      |       |      |     |
|   ในกรณีที่ไม่ตรงกับในทางปฏิบัติ       |       |      |       |      |     |
|   ควรพิจารณาเอกสารอนุมัติใหม่       |       |      |       |      |     |
+--------------------------------+-------+------+-------+------+-----+
| กระบวนการบริหารคลังสินค้า          |       |      |       |      |     |
+--------------------------------+-------+------+-------+------+-----+
| 1.  สภาพแวดล้อมของโกดังสินค้า      | Mod   | -    | -     | -    |     |
|                                | erate | -    | -     | -    |     |
|   1.1                          |       | -    | -     |      |     |
|   ควรจัด                        | S     |      |       |      |     |
| ให้มีกล้องวงจรปิดอย่างพอเพียงและทั่วถึง | ignif |      |       |      |     |
|                                | icant |      |       |      |     |
|   ควรมีการบำรุงรักษาอุปกรณ์ดับเพ     |       |      |       |      |     |
| ลิงอย่างสม่ำเสนอและจัดให้มีป้ายบอกทาง | Mod   |      |       |      |     |
|   คู่ม                           | erate |      |       |      |     |
| ือในการใช้อุปกรณ์และมีการทบทวนและซ้อ |       |      |       |      |     |
| มแผนกาในการป้องกันอันตรายจากอัคคีภัย |       |      |       |      |     |
|   และสารเคมี                    |       |      |       |      |     |
|   อยู่เป็นประจำ(อย่างน้อยปีละ2 ครั้ง)  |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
|   1.2                          |       |      |       |      |     |
|   ควรจัดให้มีแสงสว่างอย่างเพียงพ     |       |      |       |      |     |
| อและมีระบบระบายอากาศที่ถ่ายเทสะดวก |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
|   คว                           |       |      |       |      |     |
| รจัดให้มีอุปกรณ์ป้องกันและส่งเสริมด้วยวิธ |       |      |       |      |     |
| ีการต่างๆเพื่อให้พนักงานใช้อุปกรณ์ป้องกัน |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
| 2.  รายงานสินค้าคงคลัง            |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
|   2.1ควรจัดใ                    |       |      |       |      |     |
| ห้มีการนับสินค้าคงคลังเป็นประจำทุกเดือน |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
| 3.  การทบทวนวงเงินประกันภัย       |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
|   3.1ควรทบทวนมูล                |       |      |       |      |     |
| ค่าวงเงินประกันสำหรับสินค้าคงเหลือใหม่ |       |      |       |      |     |
|                                |       |      |       |      |     |
| เพื่อให้คุ้มครองสินค้าคงเหลือให้ครอบคลุม |       |      |       |      |     |
|   เพื่อป้องกันกรณีที่เกิดเหตุไม่คาดคิด    |       |      |       |      |     |
+--------------------------------+-------+------+-------+------+-----+

นอกจากนี้
บริษัทได้รับทราบข้อสังเกตการณ์ของผู้สอบบัญชีสำหรับการตรวจสอบงบการเงินของบริษัทในปี 2555
โดยมีประเด็นสำคัญโดยสรุปดังต่อไปนี้

+-----------------------------------+----------------------------------+
| ข้อสังเกตการณ์ของผู้สอบบัญชี             | ความเห็นของผู้บริหารและการแก้ไขปรับปรุง |
+===================================+==================================+
|   ทั่วไป                            |   ทั่วไป                           |
|                                   |                                  |
|   ควรมีการแบ่งแยกหน้าที่ของผ           |   จัดเจ้าหน้าที่ให้แบ่งแยกหน้าที่ออกจากกัน  |
| ู้ที่รับเงิน/เช็คออกจากผู้ที่มีหน้าที่บันทึกตัดรายก |                                  |
| ารลูกหนี้และผู้ที่ทำรายงานกระทบยอดธนาคาร |   จัดเจ้าหน้าที่ให้แบ่งแยกหน้าที่ออกจากกัน  |
|                                   |                                  |
|   ควรมีการแบ่งแย                    |                                  |
| กหน้าที่ของผู้ที่จ่ายเงิน/ทำเช็คออกจากผู้มีหน้า |  เน้นให้พนักงานจัดเรื่องเอกสารให้ครบถ้วน |
| ที่บันทึกตัดรายการเจ้าหนี้และผู้ที่ถือเงินสดย่อย |                                  |
|                                   |   ดำเนินการป                      |
|   ใบสำคัญทั่วไปควรได้ร                | ระกันภัยครอบคุมตามมูลค่าทรัพย์สินในปัจจุบัน |
| ับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนการบันทึกบัญชีแล |                                  |
| ะควรมีเอกสารประกอบการลงบัญชีแนบไว้ด้วย | ระบบซื้อและจ่ายเงิน                  |
|                                   |                                  |
|   วงเงินป                          | ให้มีการ                           |
| ระกันของสินทรัพย์ควรครอบคลุมมูลค่าคงเหลือ | เปรียบเทียบราคาสินค้าทุกครั้งก่อนการอนุมัติ |
| ของสินทรัพย์ถาวรและสินค้าคงหลือของบริษัทฯ |                                  |
|                                   | และให้มีการปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ         |
| ระบบซื้อและจ่ายเงิน                   |                                  |
|                                   | ให้มีการปฏิบัติที่ครบถ้วนและสม่ำเสมอ      |
| ควรจัดให้ม                          |                                  |
| ีการประกวดราคาสำหรับการซื้อสินค้า/วัตถุดิบ | ให้กันเงินสดย่อยแยกไว้ต่างหากกับเงินสดอื่น |
|                                   |                                  |
| ควรมีการอนุมัติการ                    | ระบบขายและรับเงิน                  |
| เบิกเงินสดย่อยก่อนที่จะทำการจ่ายออกไปจริง |                                  |
|                                   | จัดพิมพ                            |
| ผู้เบิกเงินสด                         | ์รายงานและนำเสนอผู้บริหารทบทวนทุกเดือน |
| ย่อยควรลงลายมือชื่อในใบสำคัญจ่ายเงิสดย่อย |                                  |
|                                   | มีการปร                           |
| เงินสดย                            | ับปรุงราคาขายและอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร |
| ่อยคงเหลือไม่สามารถกระทบยอดได้กับวงเงิน |                                  |
|                                   | ควบคุมการเบิกใช้เอกสารอย่างเป็นระบบ   |
| ระบบขายและรับเงิน                   |                                  |
|                                   | สินค้าคงเหลือ                       |
|   ควรมีผู้สอบทานรายงานอายุลูกหนี้คงเหลือ  |                                  |
|                                   | พิมพ์รายงานและเสนอผู้บริหารทบทวน      |
|                                   | ทุกเดือน                           |
| ควรมีการสอบทานและปรับปรุงรายการราคาข |                                  |
| ายสินค้าให้เป็นปัจจุบันโดยผู้มีอำนาจเกี่ยวข้อง | ให้ต                              |
|                                   | ิดตามสาเหตุของผลต่างและรายงานผู้บริหาร |
|   ควรมีการควบค                     |                                  |
| ุมการเรียงหมายเลขของใบคำสั่งขาย(Sales | จัดทำเอกสารให้เสนออนุมัติก่อน ดำเนินการ |
|   order) และมีการเบิกใช้จากส่วนกลาง   |                                  |
|                                   |                                  |
| สินค้าคงเหลือ                        |                                  |
|                                   |                                  |
| รายงานอายุสินค้าคงเหลือควร            |                                  |
| มีการจัดทำอย่างเป็นปกติทุกเดือนและมีการสอ |                                  |
| บทานรายงานดังกล่าวโดยผู้มีอำนาจเกี่ยวข้อง |                                  |
|                                   |                                  |
| รายงานการตร                       |                                  |
| วจนับสินค้าคงเหลือควรมีการสอบทานและติดต |                                  |
| ามสาเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้นจากการตรวจนับ |                                  |
|                                   |                                  |
| การปรับปรุงยอดสินค                   |                                  |
| ้าคงเหลือทุกครั้งควรได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ |                                  |
+-----------------------------------+----------------------------------+