9. การควบคุมภายใน

บริษัทฯ
มีสำนักงานตรวจสอบภายในซึ่งทำหน้าที่ตรวจสอบและจัดทำระบบตรวจสอบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
ในการนี้ บริษัทฯ มีการจัดการระบบควบคุมภายในด้านต่างๆ 5 ส่วน ดังนี้

  1. องค์กรและสภาพแวดล้อม

- การกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ แผนปฏิบัติงานประจำปี, นโยบายคุณภาพ
และเป้าหมายในการปฏิบัติงานของแต่ละฝ่ายในระดับหัวหน้างาน อย่างชัดเจนและวัดผลได้
เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน

- การดำเนินงานตามระบบการจัดการคุณภาพอย่างต่อเนื่อง โดยบริษัทฯ
ยังคงรักษาและดำเนินการตามระบบการจัดการคุณภาพ (ISO 9001:2008) ได้อย่างต่อเนื่อง
ทำให้ควบคุมการทำงานและสามารถวัดผลการปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ครอบคลุมทั้งหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกด้วย

- การจัดโครงสร้างองค์กรให้เหมาะสมกับการบริหารจัดการและสอดคล้องกับการดำเนินงาน
และรวมถึงการจัดโครงสร้างอัตรากำลังคนให้มีความเหมาะสมต่อประสิทธิภาพในการบริหารงานขององค์กร

- การจัดให้มีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (code of conduct)
และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการ
รวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน เป็นลายลักษณ์อักษรและประกาศให้กรรมการ
ผู้บริหารและพนักงานทราบ

- การกำหนดนโยบายและระเบียบในการอนุมัติด้านการเงินต่างๆ การจัดซื้อ
และการบริหารทั่วไปที่รัดกุมเป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจนสามารถป้องกันการทุจริตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

- การกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน
คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้ามากที่สุดโดยเฉพาะคุณภาพและความพึงพอใจของลูกค้าการปฏิบัติตามสัญญา
และข้อตกลงต่างๆ อย่างเคร่งครัดเพื่อประโยชน์ในการประกอบธุรกิจของบริษัทฯ ในระยะยาว

  2. การบริหารความเสี่ยง

- การประเมินปัจจัยความเสี่ยง ทั้งที่มาจากภายนอกและภายใน
ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ อย่างมีนัยสำคัญในที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท
รวมทั้งในกรณีของการเปิดโครงการก่อสร้างใหม่

- การวิเคราะห์เหตุการณ์ที่อาจจะเป็นสาเหตุให้ปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงเกิดขึ้น เช่น
สภาพเศรษฐกิจ, ราคาน้ำมันและความผันผวนของราคาวัสดุก่อสร้าง อย่างสม่ำเสมอ

- การแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
เพื่อทำการวิเคราะห์และติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
รวมทั้งกำหนดมาตรการในการลดความเสี่ยง พร้อมทั้งติดตามแผนการบริหารความเสี่ยง
ตลอดจนวิเคราะห์และสรุปผลให้กรรมการผู้จัดการทราบทุกๆ 3 เดือน
เพื่อนำมาพิจารณาในการประเมินความเสี่ยงในที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท

-
การแจ้งมาตรการบริหารความเสี่ยงให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตามที่กำหนดผ่านผู้รับผิดชอบหรือหัวหน้างานในสายต่างๆ

  3. การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

- การกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับอย่างชัดเจน

- การแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้าน คือ หน้าที่อนุมัติ
หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลข่าวสารสนเทศ และหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน
ออกจากกันอย่างรัดกุมเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ โดยมีการกำหนดอำนาจดำเนินการ
(Authority Table) ดังนั้นการอนุมัติต้องเป็นบุคคลที่กำหนดไว้
การบันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศเป็นหน้าที่ของส่วนบัญชีและการเงิน
ส่วนการดูแลจัดเก็บทรัพย์สินเป็นหน้าที่ของฝ่ายควบคุมทรัพย์สิน (ศูนย์พานทอง)
และฝ่ายธุรการของบริษัทฯ เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน

-
การกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่ของคณะกรรมการบริหารและมาตรการเกี่ยวกับการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
โดยได้กำหนดเป็นระเบียบบริษัทให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติ ทั้งนี้บริษัทฯ
มีสำนักงานตรวจสอบฝ่ายในซึ่งทำหน้าที่ติดตามผลเพื่อรายงานต่อกรรมการผู้จัดการและคณะกรรมการตรวจสอบ
นอกจากนี้ในการทำธุรกรรมดังกล่าว
การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้นต้องกระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้นเท่านั้น
โดยพิจารณาโดยถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก (on arms’ length basis)
และคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทฯ เป็นสำคัญ

- การทบทวนระเบียบปฏิบัติตามระบบการจัดการคุณภาพเป็นระยะ
เพื่อให้เป็นไปตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กร

- การแต่งตั้งที่ปรึกษากฎหมายอิสระจากภายนอก เพื่อให้คำปรึกษาในการปฏิบัติตามกฎหมาย
นอกจากนี้
ได้มีการกำหนดให้สำนักงานตรวจสอบภายในดูแลและติดตามผลดูแลเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน

  4. ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

- การจัดเตรียมข้อมูลทางการเงินและข้อมูลอื่นๆ
ที่สำคัญอย่างมีคุณภาพและเพียงพอต่อการตัดสินใจและนำเสนอให้กับคณะกรรมการก่อนมีการประชุมล่วงหน้าโดยเฉลี่ย
7 วัน ตามนโยบายกำกับดูแลกิจการที่ดี

- การบันทึกรายงานการประชุมกรรมการ
มีรายละเอียดตามควรที่ทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการ
โดยมีการบันทึกเนื้อหาในที่ประชุมกรรมการอย่างชัดเจนครอบคลุมถึงการบันทึกข้อซักถามของกรรมการ
ความเห็นหรือข้อสังเกตของกรรมการในเรื่องที่พิจารณา
ความเห็นของกรรมการรายที่ไม่เห็นด้วยกับเรื่องที่เสนอพร้อมเหตุผล

- การจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ อย่างครบถ้วนเป็นหมวดหมู่

- การใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับธุรกิจที่บริษัทฯ
ดำเนินการอยู่ตลอดจนมาตรฐานบัญชีฉบับปรับปรุงใหม่ที่มีผลบังคับใช้ในปี 2555

-
การเตรียมความพร้อมในการดำเนินการตามมาตรฐานบัญชีฉบับปรับปรุงใหม่ที่กำลังจะมีผลบังคับใช้ในอนาคต

- การจัดทำงบประมาณควบคุมค่าใช้จ่ายของบริษัทฯ เป็นประจำปี

  5. ระบบการติดตาม

- การรายงานข้อมูลผลการดำเนินงานจริงและเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้
และรายงานสาเหตุของความเปลี่ยนแปลง
ตลอดจนชี้แจงวิธีการและระยะเวลาในการแก้ไขให้คณะกรรมการทราบเพื่อติดตามในการประชุมคณะกรรมการฝ่ายบริหาร

- การทบทวนผลการดำเนินงานและเป้าหมายที่วางไว้เป็นประจำ โดยคณะกรรมการบริษัท

- การกำหนดให้มีการประเมินระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
และให้มีการการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ โดยบริษัทฯ
มีหน่วยงานตรวจสอบภายใน ทำหน้าที่ตรวจสอบและประเมินผลการปฏิบัติงานต่าง ๆ ภายในองค์กร
เพื่อช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานทุกระดับขององค์กรให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
และสนับสนุนให้มีการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล

-
การรายงานผลการทบทวนและตรวจสอบให้คณะกรรมการตรวจสอบพิจารณาเป็นรายไตรมาสอย่างสม่ำเสมอ

- การรายงานผลการตรวจสอบขึ้นตรงต่อคณะกรรมการหรือคณะกรรมการตรวจสอบ
เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระและเสนอรายงานผลการตรวจสอบได้อย่างตรงไปตรงมา

ทั้งนี้
คณะกรรมการบริษัทและคณะกรรมการตรวจสอบต่างมีความเห็นว่าระบบควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงและเหมาะสมกับสามารถติดตามควบคุมการดำเนินธุรกิจของบริษัทและการที่กรรมการหรือผู้บริหารจะนำทรัพย์สินของบริษัทไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจได้เป็นอย่างดี
มีขั้นตอนการรายงานปัญหาและสาเหตุที่เหมาะสม ทำให้สามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้อย่างรวดเร็ว
อย่างไรก็ตาม
บริษัทได้มีนโยบายในการติดตามตรวจสอบเพื่อปรับปรุงแผนงานระบบควบคุมภายในเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในด้านต่างๆ
ของระบบควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ

นอกจากนี้ บริษัทฯ
ได้ว่าจ้างบริษัทภายนอกซึ่งประกอบธุรกิจให้บริการตรวจสอบภายในและให้บริการวางระบบบัญชี
มาทำหน้าที่ตรวจสอบภายในเพิ่มเติมร่วมกับสำนักงานตรวจสอบภายในของบริษัทฯ
และให้คำแนะนำในการปรับปรุงระบบควบคุมภายในของบริษัทฯ ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นไป