10. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 10/2549 เมื่อวันที่ 17 พฤษภาคม 2549
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบ 3 ท่านเข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการบริษัทไดรวมกันประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัท
โดยไดพิจารณาจากรายงานของผูตรวจสอบภายในอิสระคือ บริษัทสํานักงานบัญชีและที่ปรึกษา
สมารท แอสเซท จํากัด
แลวสรุปไดวาจากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทในดานตางๆ 5 สวน คือ
องคกรและสภาพแวดลอม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และระบบการติดตาม
คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นวาบริษัทมีระบบการควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว
โดยรายละเอียดเกี่ยวกับแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในสามารถดูได้ในเอกสารแนบที่
3

สำหรับการควบคุมภายในของบริษัท บริษัททำการว่าจ้างบริษัทสำนักงานบัญชีและที่ปรึกษา สมาร์ท
แอสเซท จำกัด ตั้งแต่ปี 2547 ซึ่งเปนบริษัทที่รับตรวจสอบภายในเป็นหลัก
ซึ่งบริษัทมีสัญญาวาจางเปนระยะเวลา 1 ป และได้ต่อสัญญาว่าจ้างปีต่อปี
โดยปัจจุบันได้ทำการต่อสัญญาเป็นครั้งที่ 3 เพื่อทำหน้าที่สอบทานและใหคําแนะนําแกฝ่ายตางๆ
เกี่ยวกับการควบคุมภายในที่เหมาะสม ประสานงานกับคณะกรรมการตรวจสอบ
และดูแลใหมีการปฏิบัติตามข้อกําหนดที่ตลาดหลักทรัพยฯ และคณะกรรมการตลาดหลักทรัพยกําหนด
โดยจะมีการสอบทานความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูลทางบัญชีและการเงิน
ควบคุมดูแลรักษาและการใช้ทรัพย์สิน
ประเมินความเพียงพอและประสิทธิภาพของระบบการควบคุมภายในของระบบงานต่างๆ
ที่มีผลกระทบสำคัญต่อการดำเนินงาน พร้อมทั้งวางแผนการตรวจสอบและจัดให้มีการปฏิบัติตามแผน
โดยในปี 2549 บริษัทมีแผนการตรวจสอบระบบงานบัญชี ระบบงานโครงการ ระบบงานจัดซื้อจัดจ้าง
ระบบงานสารสนเทศ และระบบงานสินทรัพย์ถาวร

จากการที่ผูตรวจสอบบัญชีไดตรวจสอบงบการเงินของบริษัทปสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2548
และไดมีขอสังเกตและขอเสนอแนะเกี่ยวกับการควบคุมภายในดานบัญชี
พรอมทั้งรายละเอียดการแกไขของบริษัทตามขอเสนอแนะดังกลาว ดังรายละเอียดต่อไปนี้

+---+---------------------------+--------------------------------------+
|   | ข้อบก                      | การดำเนินการของบริษัท                   |
|   | พร่องที่ผู้สอบบัญชีเสนอแนะต่อบริษัท |                                      |
+===+===========================+======================================+
| 1 | การเคลียร์คืนเงินทดรองจ       | บริษัทโดยฝ่ายบัญชีและการเงิน               |
| . | ่ายไม่เป็นไปตามนโยบายของบริษัท | ได้เชิญทุก                              |
|   | ในเรื่องของระยะ             | ฝ่ายเข้าร่วมประชุมและชี้แจงถึงนโยบายของบริษัท |
|   | เวลาการเคลียร์คืนเงินทดรองจ่าย | เรื่องการเคลียร์คืนเงินทดรองจ่าย            |
|   | และการลงนามอนุมัติเอกสาร     | ซึ่งหลังจากการประชุมทุกฝ่าย                |
|   |                           | งานได้ปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทอย่างเคร่งครัด |
|   |                           | ตั้งแต่เดือนมีนาคม 2549                   |
|   |                           | โ                                    |
|   |                           | ดยกำหนดให้มีการเคลียร์คืนเงินทดรองจ่ายภายใน |
|   |                           | 3 – 5 วัน นับจากวันที่เบิกเงินทดรองจ่าย      |
|   |                           | และเอกสารขอเบิกเงินทดร                 |
|   |                           | องจ่ายมีการผ่านขั้นตอนการอนุมัติจากหัวหน้าแผนก |
+---+---------------------------+--------------------------------------+
| 2 | การบันทึกบัญชีเงินมัดจำจ่ายค่า    | ปัจจุบันบริษัทโดยฝ่ายบัญ                    |
| . | ที่ดินเป็นบัญชีที่ดินโครงการวิลเชอร์ | ชีและการเงินได้แก้ไขให้เป็นไปตามมาตรฐานบัญชี |
|   | และโครงการรสา สแปนิช       | คือ เงินมัดจำจ่ายค่าที่ดิน                   |
|   | คอร์ทยาร์ด เป็นจำนวน 72.8    | ให้บันทึกบัญชีเป็นเงินมัดจำ                  |
|   | ล้านบาท                    | แ                                    |
|   | โดยมิได้ค                   | ละเมื่อจ่ายเงินงวดสุดท้ายในวันโอนกรรมสิทธิ์ที่ดิน |
|   | ำนึงถึงกรรมสิทธิ์ในตัวของทรัพย์สิน | ให้บันทึกบัญชีล้างเงินมัดจำ                  |
|   |                           | และบันทึกเป็นค่าที่ดินของโครงการนั้น          |
+---+---------------------------+--------------------------------------+
| 3 | ขาดการบันทึกสาเ             | บริษัทโดยฝ่ายบริหา                       |
| . | หตุที่ผู้รับเหมาไม่สามารถปฏิบัติงาน | รโครงการได้แก้ไขตามข้อเสนอแนะของผู้สอบบัญชี |
|   | ให้เสร็จได้ตามกำหนดเวลาไว้ในท | โ                                    |
|   | ะเบียนคุมประวัติผู้รับเหมาก่อสร้าง | ดยเริ่มดำเนินการจัดทำบันทึกดังกล่าวในโครงการ |
|   |                           | รสา สแปนิช คอร์ทยาร์ด และโครงการรสา     |
|   |                           | วิลเลจ                                |
|   |                           | พร้อมกันนี้ยังได้จัดทำบัน                    |
|   |                           | ทึกดังกล่าวเป็นรายการย้อนหลังทุกสัญญาจ้างเพื่อค |
|   |                           | วามครบถ้วนในการจัดทำทะเบียนประวัติผู้รับเหมา |
|   |                           | ซึ่งได้แล้วเสร็จไปในวันที่ 31 พ.ค. 2549      |
+---+---------------------------+--------------------------------------+
| 4 | ขาดการจัดทำ                | บริษัทโดยฝ่ายบริหารโครงการ               |
| . | รายงานเปรียบเทียบมูลค่าราคาตล | ได้ชี้แจงต่อผู้สอบบัญชีว่า ที่ผ่านมานั้น           |
|   | าดของวัสดุก่อสร้างที่นำมาจัดทำบัญ | ถึงแม้ว่าบริษัทจะไม่ได้จัดทำราย              |
|   | ชีแสดงปริมาณและราคาค่าก่อสร้าง | งานเปรียบเทียบมูลค่าราคาตลาดของวัสดุก่อสร้าง |
|   | (BOQ) ของงานโครงการ       | แต่บริษัทก็ได้มีการสอบราคาวัสดุหลักต่างๆ เช่น   |
|   |                           | เหล็กเส้น คอนกรีต เป็นต้น                 |
|   |                           | และบ                                 |
|   |                           | ริษัทยังได้เปรียบเทียบราคาค่าก่อสร้างที่ผู้รับเหมา |
|   |                           | 2 – 3 รายเสนอราคามา                  |
|   |                           | เพียงแต่ไม่ได                           |
|   |                           | ้จัดทำเป็นรายงานการตรวจสอบราคาตลาดเท่านั้น |
|   |                           |                                      |
|   |                           | สำหรับข้อเสนอแนะของผู้สอบบัญชีในการจัดทำราย |
|   |                           | งานเปรียบเทียบมูลค่าราคาตลาดของวัสดุก่อสร้าง |
|   |                           | ฝ่ายบริหา                              |
|   |                           | รโครงการมีความเห็นชอบกับข้อเสนอแนะดังกล่าว |
|   |                           | สำหรับโครงการบ้านจัดสรร                 |
|   |                           | ซึ่งบริษัทไม่ได้ว่าจ้างที่ปรึกษาควบคุมการก่อสร้าง  |
|   |                           | บริษัทจะดำเนินการ                       |
|   |                           | ว่าจ้างบุคคลภายนอกหรือผู้ออกแบบเพื่อจัดทำราคา |
|   |                           | กลางเพื่อเปรียบเทียบกับราคาที่ผู้รับเหมาเสนอมา |
|   |                           | และเพื่อใ                              |
|   |                           | ช้ประกอบในบัญชีแสดงปริมาณและราคาค่าก่อสร้าง |
|   |                           | (BOQ) ด้วย                            |
|   |                           | ทั้งนี้บริษัทจะเริ่มดำเนินการในโครงการรสา     |
|   |                           | พาร์ค เลน เป็นต้นไป                     |
+---+---------------------------+--------------------------------------+
| 5 | การจัดทำเอก                | บริษัทโดยฝ่ายบัญชีและการเงิน               |
| . | สารหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี | ได้ชี้แจงต่อผู้สอบบัญชีถึงสาเหตุที่ไม่มีการระบุลายเ |
|   | ไม่มีการ                    | ซ็นของลูกค้าและผู้รับเช็คในทะเบียนคุมรับฝากเช็ค |
|   | ระบุลายเซ็นของลูกค้าและผู้รับเช็ค | ว่าเนื่องจากบริษัทใช                      |
|   | รวมถึงการจัดทำทะเ           | ้ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี |
|   | บียนคุมการโอนกรรมสิทธิ์ของบริษัท | ซึ่งมีการระบุลายเซ็นของผู้รับเช็คไว้ด้วย        |
|   | ไม่มีการระบุแผนกที่จัดทำ        | จึงไม่มีความจำเป็นต้องระบุลา               |
|   | รวมถ                      | ยเซ็นของลูกค้าและผู้รับเช็คเพิ่มเติมในทะเบียนคุม |
|   | ึงการลงลายมือชื่อผู้ที่จัดทำเอกสาร |                                      |
|   | และผู้ที่มีอำนาจอนุมัติ           | สำหรับทะเบียนคุมการโอนกรรมสิทธิ์           |
|   |                           | ไม่มีการระบุแผนกที่จัดทำและผู้ที่มีอำนาจอนุมัติ    |
|   |                           | บริษัทโดยฝ่ายบัญชีและการเงิน               |
|   |                           | ได้แจ้งให้ฝ่ายการตลาดซึ่งเป็นผู้จัดทำ          |
|   |                           | เพิ่มเติมชื่อแผนกที่จัดทำ ผู้จัดทำรายงาน        |
|   |                           | และชื่อผู้มีอำนาจอนุมัติในรายงาน             |
|   |                           | ซึ่งได้รับค                              |
|   |                           | วามร่วมมือในการจัดทำตามที่ได้แจ้งเรียบร้อยแล้ว |
|   |                           | โดยเริ่มดำเนินการตั้งแต่ไตรมาส 1 ปี 2549    |
+---+---------------------------+--------------------------------------+

ซึ่งรายการข้อบกพร่องดังกลาวคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทไดพิจารณา
และใหขอเสนอแนะในการแกไข ตามมติคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 3/2549 เมื่อวันที่ 17
พฤษภาคม 2549
และคณะกรรมการตรวจสอบไดรับทราบผลการตรวจสอบและแกไขตามขอสังเกตและขอเสนอแนะของผูสอบบัญชีภายนอกแลวในการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่
4/2549 เมื่อวันที่ 24 มิถุนายน 2549

นอกจากนี้ บริษัทสำนักงานบัญชีและที่ปรึกษา สมาร์ท แอสเซท จำกัด
ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายในของบริษัทได้ ตรวจสอบระบบการควบคุมภายในของบริษัทสำหรับปี 2548
และจัดทำรายงานประเมินผลระบบควบคุมภายใน สิ้นสุดวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2549 เมื่อวันที่ 27
มีนาคม 2549 โดยผู้ตรวจสอบภายในมีข้อสังเกตในระบบงานที่สำคัญต่างๆ ดังนี้

-   ระบบงานโครงการ (บางส่วน) ยังต้องปรับปรุง เช่น
    การจัดทำรายงานความคืบหน้าของงานสำหรับเบิกค่างวด
    รายงานการอ้างอิงราคาค่าวัสดุก่อสร้างในการคำนวณ BOQ เป็นต้น

-   ระบบสารสนเทศ ยังขาดระเบียบ วิธีปฏิบัติงานเกี่ยวกับการควบคุมทั่วไป
    และบางส่วนจัดทำโดยระบบ Manual

จากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทโดยรวม
ผู้ตรวจสอบภายในพบว่าบริษัทมีคู่มือระบบงานต่างๆ
และคู่มือมีการกำหนดขั้นตอนการทำงานในรูปแบบคำอธิบาย
และกำหนดจุดควบคุมภายในอย่างเพียงพอ
โดยระบบส่วนใหญ่มีระบบการควบคุมภายในที่มีสาระสำคัญอย่างเพียงพอแล้ว
ยกเว้นเรื่องของการใช้ระบบการทำงานในบางระบบยังเป็นระบบ Manual
เนื่องจากบริษัทกำลังอยู่ในระหว่างการฝึกอบรมการใช้งานโปรแกรมให้ครบทุกระบบงาน (ณ
สิ้นเดือนตุลาคม มีความคืบหน้าการฝึกอบรมประมาณกึ่งหนึ่งของหลักสูตร และครบหลักสูตรไปเมื่อวันที่
10 พฤศจิกายน) โดยได้มีการติดตั้งระบบงานครบถ้วนแล้ว

ในระหว่างปี 2548 ผู้ตรวจสอบภายในมีข้อสังเกตในระบบที่สำคัญ และได้มีการตรวจสอบเพิ่มเติม
ได้แก่ ระบบการรับ – จ่ายเงิน และระบบงานโครงการ
โดยผู้ตรวจสอบภายในได้เสนอแนะการแก้ไขในประเด็นต่างๆ
ซึ่งบริษัทได้ดำเนินการแก้ไขจนเสร็จสิ้นแล้ว ทั้งนี้
ผู้ตรวจสอบภายในได้เข้าไปทำการสุ่มตรวจผลการแก้ไข โดยเห็นว่ามีการแก้ไขในประเด็นต่างๆ
เรียบร้อยแล้ว และจัดทำเป็นรายงานการติดตามผลครั้งที่ 1/2549
เรื่องประเด็นจากผลการตรวจสอบประจำปี 2548
เพื่อนำเสนอในประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 5/2549 เมื่อวันที่ 19 กรกฎาคม 2549 ดังนี้

+---+--------------------------------+---------------------------------+
|   | ข้อสังเกตของผู้ตรวจสอบภายใน        | การดำเนินการของบริษัท              |
+===+================================+=================================+
| 1 | ระบบการรับ – จ่ายเงิน             | บริษัทได้ดำเนินการ และ/หรือชี้แจง      |
| . |                                | ในข้อสังเกตของผ                   |
|   | (เช่น                           | ู้ตรวจสอบภายในที่เกี่ยวข้องกับระบบการรับ |
|   | เอกส                           | – จ่ายเงิน เรียบร้อยแล้ว เช่น         |
|   | ารประกอบการจ่ายเงินขาดความครบถ้วน |                                 |
|   | ใบสำคัญที่จ่ายแล้วขาด               | บริษัทได้จัดทำตรายางชื่อและที่อยู่ของบริษัท |
|   | การทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการจ่ายซ้ำ | เพื่อความสะ                       |
|   | การตรวจสอบรายการจ่ายบางราย      | ดวกในการบันทึกข้อมูลประกอบการจ่ายเงิน |
|   | การขาดการลงนามเพื่อยืนยันรายการจ่าย | โดยผู้ตรวจสอบภายในไ               |
|   | เป็นต้น)                         | ด้ทำการสุ่มตรวจรายการในสมุดจ่ายรายวัน |
|   |                                | จำนวน 30 รายการ (ช่วงการตรวจสอบ  |
|   |                                | ม.ค. – มิ.ย. 2549)               |
|   |                                |                                 |
|   |                                | บริษัทโดยฝ่ายบัญชีและการเงิน          |
|   |                                | ได้กำหนดให้มีกา                    |
|   |                                | รประทับเครื่องหมายเพื่อป้องกันการจ่ายซ้ำ |
|   |                                | พร้อมทั้ง                          |
|   |                                | ให้หัวหน้างานลงนามก                |
|   |                                | ำกับเมื่อมีการตรวจสอบรายการจ่ายทุกครั้ง |
+---+--------------------------------+---------------------------------+
| 2 | ระบบงานโครงการ                 | บริษัทได้ดำเนินการ และ/หรือชี้แจง      |
| . |                                | ในข้อสังเกตของผู้ตรวจส              |
|   | (เช่น                           | อบภายในที่เกี่ยวข้องกับระบบงานโครงการ |
|   | สัญญาว่าจ้างผู้รับเหมาหลายฉบับยังจัดท   | เรียบร้อยแล้ว                      |
|   | ำไม่แล้วเสร็จแต่มีการถือปฎิบัติงานไปก่อน |                                 |
|   | และการจัดทำสัญญาโดยฝ่ายโครงการเอง | โดยผู้ตรวจสอบภายใน                |
|   | เป็นต้น)                         | ได้ทำการสุ่มตรวจสัญญาว่าจ้างงานก่อสร้าง |
|   |                                | จำนวน 10 สัญญา (ช่วงการตรวจสอบ    |
|   |                                | ม.ค. – มิ.ย. 2549)               |
|   |                                | และพบว่าบริษัทไ                    |
|   |                                | ด้ดำเนินการจัดทำสัญญาว่าจ้างครบถ้วนแล้ว |
|   |                                |                                 |
|   |                                | โดย                             |
|   |                                | บริษัทมีนโยบายให้การจัดทำสัญญากับผู้รับเห |
|   |                                | มาอยู่ในความดูแลของที่ปรึกษาทางกฏหมาย |
|   |                                | และมีการจัดทำสัญญาแล้วเสร็จก่อ        |
|   |                                | นจึงเริ่มงานก่อสร้างตามข้อกำหนดในสัญญา |
|   |                                | ในปัจจุบัน                         |
|   |                                | ผู้ตรวจสอบภายในไ                  |
|   |                                | ด้มีการตรวจสอบในประเด็นนี้อย่างต่อเนื่อง |
|   |                                | และพบว่า                         |
|   |                                | บริษัทมีการดำเนินการตามนโยบายที่วางไว้ |
+---+--------------------------------+---------------------------------+

ทั้งนี้ จากการที่ผูตรวจสอบบัญชีไดตรวจสอบงบการเงินของบริษัทปสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2549
ผู้ตรวจสอบบัญชีไม่มีขอสังเกตและขอเสนอแนะเพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุมภายใน