การควบคุมภายใน

การประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในโดยคณะกรรมการบริษัท

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 3/2555 เมื่อวันที่ 14 พฤษภาคม 2555
และการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 3/2555 เมื่อวันที่ 14 พฤษภาคม 2555
คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ทั้ง 5 ส่วน คือ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
และระบบการติดตาม ภายหลังจากการประเมินแล้วคณะกรรมการมีความเห็นว่า บริษัท
มีระบบควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว และมีระบบควบคุมภายในในด้านต่างๆ ทั้ง 5
ส่วน
ที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการที่จะป้องกันทรัพย์สินอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
รวมถึงมีระบบการตรวจสอบภายในที่มีความอิสระในการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน
นอกจากนี้บริษัท ยังมีระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร
นอกจากนี้คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัท
รวมทั้งพิจารณารายงานผลการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และมีความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงพอและเหมาะสมอยู่ในระดับที่น่าพอใจ

นโยบายการดำเนินการตรวจสอบภายใน

ปัจจุบันบริษัทยังไม่มีหน่วยงานตรวจสอบภายใน อย่างไรก็ตามบริษัทได้ว่าจ้างบริษัท เซเดค
การบัญชีและภาษี จำกัด เป็นผู้ตรวจสอบภายใน
โดยทำการประเมินความเสี่ยงและจัดทำแผนการตรวจสอบภายในรายปี ดำเนินการตรวจสอบ
ตลอดจนตรวจติดตามผลการปรับปรุงระบบ
และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างน้อยทุกๆไตรมาส
โดยเริ่มมีการประเมินความเสี่ยงและเข้าตรวจสอบตั้งแต่เดือนพฤษภาคม 2555 เป็นต้นมา

ข้อสังเกตของผู้สอบบัญชีสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

บริษัท เอเอ็นเอส ออดิท จำกัด
ผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ทำการสอบทานระบบการควบคุมภายในและมีข้อสังเกตดังนี้

-   สำหรับปี 2554
    ผู้สอบบัญชีได้ให้ข้อสังเกตสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัทและแจ้งให้บริษัททราบพร้อมกับข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณาปรับปรุงแก้ไข
    ซึ่งมีประเด็นเกี่ยวกับการปรับปรุงการคำนวณการตั้งสำรองผลประโยชน์พนักงาน
    ตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 19 เรื่องผลประโยชน์พนักงาน
    ให้เป็นไปตามหลักคณิตศาสตร์ประกันภัยอย่างเหมาะสม ทั้งนี้ ในปี 2555
    ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีได้ทำการปรับปรุงการคำนวณให้เหมาะสมแล้ว

-   สำหรับปี 2555
    ผู้สอบบัญชีได้ให้ข้อสังเกตเกี่ยวกับความล่าช้าในการตรวจสอบบัญชีของผู้สอบบัญชีของบริษัทย่อยในมาเลเซีย
    ทั้งนี้ความล่าช้าที่เกิดขึ้นเนื่องจากผู้จัดการฝ่ายบัญชีของบริษัทย่อยได้ลาออกในเดือนตุลาคม
    2555 และมีผู้จัดการคนใหม่มาแทน ทำให้การปิดบัญชีเกิดความล่าช้า ทั้งนี้ในปี 2556
    บริษัทฯจะดำเนินการแก้ไขให้บริษัทฯย่อยปิดบัญชีให้ทันเวลา

ข้อสังเกตของผู้ตรวจสอบภายในสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

ในปี 2555 บริษัท เซเดค การบัญชีและภาษี จำกัด
ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายในได้เข้าตรวจสอบกระบวนการบริการหลังการขาย
และกระบวนการผลิตเลเบลของบริษัทย่อย และ บริษัท STERLING BUSINESS ALIGNMENT
CONSULTING SDN BHD ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายในของบริษัทย่อยในมาเลเซีย
ได้ให้ข้อสังเกตเพื่อให้บริษัทได้มีการปรับปรุงแก้ไข ซึ่งสามารถสรุปในส่วนที่สำคัญได้ดังนี้

การตรวจสอบแผนกปฏิบัติการงานบริการหลังการขาย

1)  การปฏิบัติงานตามระบบ CRM

  การกำหนดรายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

  รายละเอียดข้อสังเกต

  การกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Work Instruction)
  ทำเป็นเอกสารและลงรายละเอียดในเรื่องของความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่

-   ขั้นตอนการปฏิบัติงานไม่ได้จัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรแบบลงรายละเอียดแยกตามหน้าที่ความรับผิดชอบ

-   นอกจากนี้ Work instruction ยังมีส่วนสำคัญในการใช้เป็นเอกสารอ้างอิง
    กรณีที่อาจเกิดความไม่ชัดเจนในเรื่องรายละเอียดของขั้นตอนการปฏิบัติงาน

  ข้อเสนอแนะ

  เพื่อความถูกต้องของการปฏิบัติงานและความชัดเจนในขั้นตอนการทำงาน เนื่องด้วยมาตรฐาน
  ISO9001-2008
  ได้กำหนดให้มีการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างละเอียดในส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการควบคุมคุณภาพการให้บริการ
  ในเรื่องของการจัดทำ Documentation (ข้อ 4.2.1) และ Responsibility and
  Authority (ข้อ 5.5.1)
  บริษัทควรจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นรายละเอียดและเป็นลายลักษณ์อักษร
  เพื่อใช้เป็นมาตรฐานในการทำงาน แม้ ISO9001-2008 ไม่ได้บังคับให้ทำทุกขั้นตอน
  แต่ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการควบคุมคุณภาพการให้บริการควรจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร

  ความเห็นของฝ่ายบริหาร

  ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะ
  โดยผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการได้กำหนดแนวทางการดำเนินการโดยให้จัดทำ Work
  Instruction เพิ่มเติม โดยพิจารณาขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ไม่ได้ถูกกำหนดไว้ในระบบ SAP
  ในเดือนสิงหาคม 2555

การตรวจสอบกระบวนการผลิตเลเบลของบริษัทย่อย

1)  การคำนวณต้นทุนสินค้าและการบริหารสินค้าคงเหลือ

  การกำหนดอัตราต้นทุนแปลงสภาพ (Conversion Rate) ให้เหมาะสม

  รายละเอียดข้อสังเกต

  บริษัทมีการคำนวณต้นทุนการผลิตเพื่อใช้ในการกำหนดราคาขาย
  โดยในการวางแผนการผลิตจะระบุปริมาณวัตถุดิบที่ใช้ ราคาต้นทุนวัตถุดิบที่ซื้อมาล่าสุด
  และประมาณการชั่วโมงแรงงานและเครื่องจักร โดยใช้อัตราต้นทุนแปลงสภาพ(Conversion
  Rate) ซึ่งประกอบด้วยอัตราค่าแรงงานและค่าโสหุ้ยการผลิต ซึ่ง Conversion Rate
  ดังกล่าวนั้นไม่ได้มีการทบทวนใหม่อย่างสม่ำเสมอหรือทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงของอัตราค่าแรงงาน
  และโสหุ้ยการผลิต ซึ่งจะมีผลกระทบต่อการกำหนดราคาขาย

  ทุกไตรมาสฝ่ายบัญชีจะทำการปันส่วนต้นทุนแปลงสภาพให้กับสินค้าสำเร็จรูปตามสัดส่วนเวลาที่ใช้ในการผลิต
  ซึ่งคำนวณมาจากประมาณการค่าแรงทางตรงและค่าโสหุ้ยการผลิต ณ ที่กาลังการผลิต 60%
  จากการตรวจสอบพบว่าอัตราส่วนดังกล่าวได้มีการเปลี่ยนแปลงไปแล้วเนื่องจากฝ่ายผลิตได้มีการเพิ่มกาลังการผลิตมากขึ้นเป็นประมาณ
  80% ทาให้มีความแตกต่างจากอัตราส่วนที่เกิดขึ้นจริง

  นอกจากนี้บริษัทไม่ได้รวมค่าไฟฟ้าเข้าไปในค่าโสหุ้ยการผลิตอีกด้วย
  เปรียบเทียบอัตราส่วนที่ใช้การใช้อัตราส่วนข้างต้นทั้งในด้านการวางแผนการผลิตและด้านบัญชี
  มีผลกระทบโดยตรงต่อการกำหนดราคาเนื่องจากกาไรขั้นต้นที่ผู้บริหารฝ่ายขายเห็นจากตารางการคำนวณนั้นไม่ได้สะท้อนภาพต้นทุนที่แท้จริง
  และเมื่อนามาใช้ในการคำนวณมูลค่าสินค้าคงเหลือก็จะทาให้มูลค่าสินค้าคงเหลือต่ำไป
  เนื่องจากอัตราค่าแรง, ค่าโสหุ้ย และกาลังการผลิตเพิ่มขึ้นจากเดิม
  เมื่อมูลค่าสินค้าคงเหลือที่แสดงในงบการเงินต่ำไป
  ส่งผลกระทบให้ต้นทุนขายที่แสดงในงบการเงินสูงทาให้กาไรต่ำกว่าที่ควร จึงควรทบทวน
  Conversion Rate ใหม่เนื่องจากค่าแรงงานทางตรงที่เปลี่ยนไปและควรรวมค่าไฟฟ้าใน OH
  ด้วย

ข้อเสนอแนะ

  เพื่อความถูกต้องในการคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือและต้นทุนของสินค้าที่ผลิตได้เพื่อนาข้อมูลดังกล่าวไปประกอบการตัดสินใจในการกำหนดราคาขายนั้น

  บริษัทควรจะมีการทบทวนอัตราต้นทุนแปลงสภาพทุก 1 ปี
  หรือทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีสาระสำคัญของอัตราค่าแรงงานและอัตราค่าโสหุ้ยในการผลิต
  รวมทั้งกาลังการผลิตให้ตรงกับฝ่ายผลิตด้วย

  บริษัทควรรวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงในการผลิตเข้าเป็นต้นทุนในการผลิตสินค้าด้วย เช่น
  ค่าไฟฟ้า เป็นต้น

  ความเห็นของฝ่ายบริหาร

  ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะ โดยจะมีการทบทวนต้นทุนของสินค้าใหม่
  และจะนาค่าใช้จ่ายทางตรงมารวมในต้นทุนสินค้า โดยจะมีผลบังคับใช้ในปี 2556 เป็นต้นไป

2)  การกำหนดขั้นตอนและวิธีการจัดการ สินค้าที่เสื่อมคุณภาพ สินค้าที่มีตำหนิ สินค้าที่หมดอายุ
    และเศษซาก และการทำลายสินค้าเสื่อมสภาพ

  รายละเอียดข้อสังเกต

  ขั้นตอนและวิธีการจัดการ สินค้าที่เสื่อมคุณภาพฯ ไม่ได้ทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร
  แต่ได้มีการสั่งการในเรื่องของการทำลายสินค้า ดังนี้ คือให้มีการทำให้ไม่อยู่ในสภาพที่เป็นสินค้า
  โดยการใช้หมึกขีดบนตรายี่ห้อของสินค้า หรือใช้ Slitter เครื่องตัดให้สินค้าผิดรูปไป

  ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นคือ โอกาสสินค้าที่มิได้ถูกทำลายอย่างเหมาะสมอาจถูกนำไปใช้โดยมิชอบ

  ข้อเสนอแนะ

  เพื่อความชัดเจนในการปฏิบัติงานและการวัดผลการปฏิบัติงานควรดำเนินการ ดังนี้

-   กำหนดวิธีการขั้นตอนในการจัดการทำลายของเสีย สินค้าที่เสื่อมสภาพ

-   กำหนดอัตราของเสียปกติ เพื่อความชัดเจนในการวัดประสิทธิภาพการทำงาน

ความเห็นของฝ่ายบริหาร

ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะโดย

-   บริษัทจะดำเนินการตั้งอัตราของเสียปกติโดยแบ่งเป็นงานที่พิมพ์สีและไม่พิมพ์สี
    และจะนำนโยบายนี้ไปตั้งเป็น KPI ของแผนกผลิต

-   มีการจัดทำ Work Instruction ในระบบ ISO9000 ของการกำจัดของเสีย

การตรวจสอบบริษัทย่อยในมาเลเซีย

1)  ควรกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานในส่วนของหน่วยงานปฏิบัติการ ฝ่ายสนับสนุนด้านสารสนเทศ
    และฝ่ายคลังสินค้าให้เป็นลายลักษณ์อักษร

2)  ควรกำชับให้พนักงานฝ่ายบริการปรับปรุงสถานะงานบริการที่บันทึกในระบบ SAP ให้ทันต่อเวลา

  ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะและดำเนินการให้พนักงานที่เกี่ยวข้องแก้ไขในปี 2556