การควบคุมภายใน

การประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในโดยคณะกรรมการบริษัท

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 7/2551 เมื่อวันที่ 15 พฤษภาคม 2551
และการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 3/2551 เมื่อวันที่ 15 พฤษภาคม 2551
คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ทั้ง 5 ส่วน คือ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
และระบบการติดตาม ภายหลังจากการประเมินแล้วคณะกรรมการมีความเห็นว่า บริษัท
มีระบบควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว และมีระบบควบคุมภายในในด้านต่างๆ ทั้ง 5
ส่วน
ที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการที่จะป้องกันทรัพย์สินอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
รวมถึงมีระบบการตรวจสอบภายในที่มีความอิสระในการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน
นอกจากนี้บริษัท ยังมีระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร
นอกจากนี้คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัท
รวมทั้งพิจารณารายงานผลการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และมีความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงพอและเหมาะสมอยู่ในระดับที่น่าพอใจ

นโยบายการดำเนินการตรวจสอบภายใน

ปัจจุบันบริษัทยังไม่มีหน่วยงานตรวจสอบภายใน อย่างไรก็ตามบริษัทได้ว่าจ้างบริษัท เวล แพลนนิ่ง
โซลูชั่น จำกัด เป็นผู้ตรวจสอบภายใน และเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยทำการประเมินความเสี่ยงและจัดทำแผนการตรวจสอบภายในรายปี ดำเนินการตรวจสอบ
ตลอดจนตรวจติดตามผลการปรับปรุงระบบ
และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างน้อยทุกๆไตรมาส
โดยเริ่มมีการประเมินความเสี่ยงและเข้าตรวจสอบตั้งแต่เดือนมีนาคม 2549 เป็นต้นมา

ข้อสังเกตของผู้สอบบัญชีสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

บริษัท แกรนท์ ธอนตัน จำกัด ผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ทำการสอบทานระบบการควบคุมภายในสำหรับปี
2550
ซึ่งผู้สอบบัญชีได้ให้ข้อสังเกตสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัทและแจ้งให้บริษัททราบพร้อมกับข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณาปรับปรุงแก้ไข
ซึ่งมีประเด็นสำคัญโดยสรุปดังนี้

1.  การรับรู้รายได้ค่าบริการ บริษัทมีการบันทึกรายได้บริการบางรายการ
    ที่มีสัญญาครอบคลุมเป็นระยะเวลา 3 ปี เป็นรายได้ของปี 2550 ทั้งจำนวน
    ผู้สอบบัญชีเสนอแนะให้บริษัทรับรู้รายได้ค่าบริการนี้ตามระยะเวลาการให้บริการ
    ทั้งนี้บริษัทได้มีการปรับปรุงรายการบัญชีดังกล่าวแล้ว
    และจัดให้มีพนักงานตรวจสอบรายการก่อนการบันทึกบัญชีแล้ว

2.  นโยบายและคำแนะนำการนับสินค้าคงคลัง
    บริษัทไม่มีการจัดทำนโยบายและคำแนะนำการนับสินค้าคงคลังอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร
    และไม่ได้ใช้ tag card ในการนับสินค้าคงคลัง ทั้งนี้ในช่วงสิ้นปี 2551
    บริษัทได้จัดทำนโยบายและคำแนะนำการนับสินค้าคงคลังอย่างเป็นทางการแล้ว
    และการนับสินค้าคงคลังได้นำ tag card มาใช้แล้ว
    ซึ่งผลการนับสินค้าคงคลังออกมาเรียบร้อยและไม่มีปัญหาแต่อย่างใด

3.  การจัดทำงบการเงินล่าช้า เมื่อบริษัทได้เข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ MAI
    เมื่อเดือนธันวาคม 2550 เป็นต้นมา
    รายงานทางการเงินต่างๆจะมีกำหนดเวลาให้ส่งค่อนข้างกระชั้น ตามกฎของตลาดหลักทรัพย์
    ในการจัดทำงบการเงินสำหรับปี 2550 ที่ผ่านมา บริษัทมีเวลาจัดทำค่อนข้างจำกัด
    ซึ่งอาจส่งผลต่อการส่งรายงานทางการเงินแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องล่าช้าได้ ทั้งนี้ในปี 2551
    บริษัทได้เพิ่มพนักงานบัญชีขึ้นมาอีก 1 ตำแหน่งเพื่อดูแลการปิดบัญชี การทำงบกระแสเงินสด
    และการจัดทำงบการเงินรวม
    ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถจัดทำรายงานทางการเงินเพื่อนำส่งต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างทันเวลาพอสมควรแล้ว

  ทั้งนี้ในช่วงปี 2551 ผู้ตรวจสอบภายใน (บริษัท เวล แพลนนิ่ง โซลูชั่น จำกัด)
  ได้ดำเนินการสอบทานการปรับปรุงแก้ไขของบริษัทตามข้อสังเกตของผู้สอบบัญชี
  ผลการสอบทานพบว่าผู้บริหารได้ดำเนินการแก้ไขปรับปรุงระบบการควบคุมภายในของบริษัทตามข้อเสนอแนะของผู้สอบบัญชีเรียบร้อยแล้ว

ข้อสังเกตของผู้ตรวจสอบภายในสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

ในปี 2551 บริษัท เวล แพลนนิ่ง โซลูชั่น จำกัด ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายใน
ได้เข้าตรวจสอบกระบวนการตลาดและการขาย กระบวนการจัดซื้อ
และกระบวนการบริการหลังการขาย และได้ให้ข้อสังเกตเพื่อให้บริษัทได้มีการปรับปรุงแก้ไข
ซึ่งสามารถสรุปในส่วนที่สำคัญได้ดังนี้

การตรวจสอบแผนกบริหารทรัพยากรบุคคล

1)  จากการสอบทานเอกสารประกอบการฝึกอบรมพนักงาน
    และรายงานการฝึกอบรมที่นำส่งต่อกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน ประจำปี 2550 – 2551 พบว่า
    บริษัทยังมิได้ดำเนินการยื่นหลักสูตรการฝึกอบรมประจำปี 2550 แก่กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน
    การที่บริษัทไม่ยื่นแสดงรายการฝึกอบรมฝีมือแรงงานให้ทันตามกำหนด
    ส่งผลให้บริษัทมีความเสี่ยงที่อาจจะได้รับหนังสือแจ้งเตือนให้ยื่นแบบแสดงการจ่ายเงินสมทบกองทุนพัฒนาฝีมือแรงงานประจำปี
    2550 (สท.2) ย้อนหลัง พร้อมชำระเงินสมทบในกรณีที่ฝึกอบรมไม่ครบตามสัดส่วนที่กำหนด
    ทั้งนี้บริษัทได้ดำเนินการแก้ไขและทำการยื่นเอกสารต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องแล้ว

2)  จากการสอบทานการลาออกของพนักงาน ในเดือนกรกฎาคม ถึงเดือนกันยายน 2551 พบว่า
    บริษัทยังไม่มีการกำหนดวิธีการปฏิบัติงานในเรื่องการตรวจสอบทรัพย์สินของบริษัทที่อยู่ในการครอบครองของพนักงานเมื่อพนักงานลาออก
    ซึ่งส่งผลกระทบให้บริษัทเกิดความเสี่ยงที่ทรัพย์สินอาจเสียหาย หรือสูญหายได้
    ปัจจุบันบริษัทได้แก้ไขเรื่องนี้แล้วโดยมอบหมายให้ฝ่ายบุคคลทำการแจ้งแผนกบัญชี
    แผนกคลังสินค้าและ แผนกที่ดูแลทรัพย์สินของบริษัท ให้ทราบทุกครั้งที่มีพนักงานลาออก

การตรวจสอบแผนกปฏิบัติการงานบริการซ่อมบำรุง

1)  พบการให้บริการลูกค้าก่อนได้รับใบสั่งซื้อ การที่บริษัทให้บริการลูกค้าก่อนได้รับใบสั่งซื้อ
    ทำให้บริษัทมีความเสี่ยงในเรื่องของการรับชำระเงิน
    กรณีลูกค้าไม่ตอบรับการให้บริการตามราคาที่เสนอ
    อย่างไรก็ตามบริษัทดำเนินการแก้ไขแล้วในปี 2551
    โดยผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการได้กำชับพนักงานที่เกี่ยวข้องให้ปฏิบัติงานตามที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด
    คือต้องได้รับใบสั่งซื้อก่อนให้บริการ

2)  การบันทึกสถานะ (Status) ของงานบริการ ไม่เป็นเป็นปัจจุบัน
    การปฏิบัติงานดังกล่าวส่งผลกระทบโดยตรงต่อการวัดประสิทธิภาพการให้บริการของบริษัท
    รวมถึงการติดตามเครื่องสำรองคืนจากลูกค้า อย่างไรก็ตามบริษัทดำเนินการแก้ไขแล้วในปี
    2551 โดยผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการกำหนดให้มีการทบทวน ประเภทของสถานะ (Status)
    ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันว่าควรปรับปรุงอย่างไร และกำหนดคำนิยาม
    ขอบเขตของสถานะแต่ละสถานะให้ชัดเจน
    รวมถึงกำหนดให้มีการฝึกอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้เข้าใจความหมาย
    ขอบเขตของแต่ละสถานะให้ตรงกัน

3)  ขาดการติดตามเครื่องเสีย หรือเครื่องสำรอง กลับจากลูกค้าในเวลาที่เหมาะสม
    เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการควบคุมเครื่องสำรอง
    บริษัทควรกำหนดการปฏิบัติงานเพิ่มเติมสำหรับการติดตามเครื่องสำรองคืนจากลูกค้า
    อย่างไรก็ตามบริษัทดำเนินการแก้ไขแล้วในปี 2551
    โดยผู้บริหารได้กำหนดให้การติดตามเครื่องเสีย หรือเครื่องสำรอง
    กลับจากลูกค้าในเวลาที่เหมาะสม
    เป็นหนึ่งในเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
    ในเวลาต่อมาปรากฎว่าการติดตามทำได้รวดเร็วขึ้นและอยู่ในระยะเวลาที่เหมาะสมแล้ว

การตรวจสอบแผนกบัญชีและการเงิน

1)  บริษัทยังไม่มีการกำหนดวงเงินที่พนักงานสามารถเบิกเงินล่วงหน้า
    เนื่องจากพบรายการที่พนักงานเบิกเงินล่วงหน้ามากกว่า 5,000 บาท เป็นจำนวนมาก
    และพนักงานหลายท่านไม่สามารถเคลียร์เงินได้ภายใน 30 วันตามที่บริษัทกำหนดไว้
    อย่างไรก็ตามบริษัทดำเนินการแก้ไขแล้วในปี 2551
    โดยผู้บริหารได้มอบหมายให้พนักงานทำรายงานการเบิกเงินล่วงหน้าค้างเกิน 30
    วันเป็นรายเดือนเพื่อควบคุมและติดตามรายการเบิกเงินล่วงหน้าได้อย่างทันท่วงที

2)  ใบสำคัญจ่ายได้รับการลงนามผู้รับและผู้จ่าย ไม่ครบถ้วน เพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพ
    และประสิทธิผลของการควบคุมภายในที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงิน
    บริษัทควรกำชับให้พนักงานที่เกี่ยวข้องลงนามให้ครบถ้วน
    เพื่อป้องกันการจ่ายเงินโดยไม่ผ่านการตรวจสอบ และการอนุมัติ
    และควรกำชับให้พนักงานประทับตรา”จ่ายแล้ว” ในชุดเอกสารที่จ่ายชำระหนี้แล้วให้ครบถ้วน
    เพื่อป้องกันการจ่ายชำระเงินซ้ำอย่างไรก็ตามบริษัทดำเนินการแก้ไขแล้วในปี 2551