9. การควบคุมภายใน

บริษัทได้จัดให้มีระบบควบคุมภายใน ที่ครอบคลุมทุกด้านทั้งด้านการเงิน การดำเนินงาน
และการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามข้อบังคับและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยมีองค์ประกอบ 5 ประการคือ

1. องค์กรและสภาพแวดล้อม

  บริษัทได้จัดองค์กร ให้เหมาะสมกับสภาพธุรกิจ
  พร้อมทั้งจัดทำระเบียบวิธีปฏิบัติงานของทุกฝ่ายเป็นลายลักษณ์

อักษรและปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง
มีการตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติงานในธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อ การบริหารทั่วไป
การปฏิบัติด้านการตลาด กำหนดนโยบายและเป้าหมายที่ชัดเจนสามารถวัดผลได้
บริษัทได้มีระเบียบข้อบังคับ ป้องกันฝ่ายบริหารและพนักงาน
ปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทฯ บริษัท
ปฏิบัติงานโดยคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อลูกค้า
โดยดำเนินการภายใต้กฎหมายคุ้มครองผู้บริโภคและสมาคมธุรกิจเช่าซื้อไทย

2.  การบริหารความเสี่ยง

บริษัทได้จัดทำ “คู่มือนโยบายการบริหารความเสี่ยง” โดยจัดทำควบคู่ไปกับเป้าหมายการดำเนินงาน
ในแต่ละปี ทำการประเมินความเสี่ยงที่สำคัญๆ ทั้งที่มาจากภายในและภายนอก
ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทโดยประเมินความเสี่ยงทั้งในระดับการทำงาน
ซึ่งปฏิบัติโดยพนักงานและในระดับองค์กรซึ่งกำกับดูแลโดยผู้บริหาร
บริษัทได้ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการประเมินความเสี่ยงและแจ้งให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
โดยมีอนุกรรมการบริหารความเสี่ยงเป็นผู้ติดตามแผนการบริหารความเสี่ยงและรายงานผลการติดตามต่อคณะกรรมการตรวจสอบทุกไตรมาส
ทั้งนี้เพื่อป้องกันและลดความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นในระบบการทำงาน
ตลอดจนส่งเสริมการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพและบรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

  บริษัทได้มีการกระจายอำนาจ และมอบอำนาจให้ผู้บริหารเป็นผู้ปฏิบัติงานแทนกรรมการผู้จัดการ
  ในด้านการ

ให้สินเชื่อ การสั่งจ่ายเงิน การเร่งรัดหนี้สิน การจัดซื้อ ฯลฯ โดยทำระเบียบการมอบอำนาจ
ตัวอย่างลายมือชื่อ ขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับอย่างชัดเจน
ทั้งนี้ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการ ปฏิบัติงาน
มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงานด้านอนุมัติ
ด้านบันทึกรายการบัญชีและสารสนเทศและหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สินออกจากกันโดยชัดเจนและมีการตรวจสอบการปฏิบัติโดยฝ่ายตรวจสอบภายในอย่างสม่ำเสมอ

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  บริษัทมีการจัดระบบสารสนเทศเพื่อการสื่อสารทุกๆตำแหน่งงาน ภายในองค์กรโดยถูกต้อง
  และทันเวลาตาม

มาตรฐานของสมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชี
มีการบันทึกบัญชีและจัดเก็บเอกสารไว้ตามที่กฎหมายกำหนด มีการสื่อสารข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ
สำหรับคณะกรรมการประกอบการตัดสินใจอย่างเพียงพอ
และมีการประชุมระหว่างคณะกรรมการตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตและผู้สอบบัญชีภายในทุกไตรมาส
มีระบบติดต่อสื่อสารจัดส่งรายงานการดำเนินงานให้ตลาดหลักทรัพย์ตามกำหนดเวลา

5.  ระบบการติดตาม

บริษัทมีการประชุมคณะกรรมการบริหารอย่างสม่ำเสมอทุกเดือน
เพื่อพิจารณาประเมินผลการดำเนินงานประจำรายเดือนของบริษัท
รวมทั้งพิจารณาแนวทางแก้ไขปัญหา วางระเบียบวิธีปฏิบัติงานของแต่ละฝ่าย
หรือปรับเปลี่ยนโยบายให้สอดคล้องกับสภาวการณ์
สำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติงานตามระบบการควบคุมภายใน และระบบบริหารความเสี่ยง
ผู้ตรวจสอบภายในจะติดตามตรวจสอบทุกเดือน รวมทั้งให้คำแนะนำในด้านต่าง ๆ
เพื่อให้มั่นใจว่าทุกหน่วยงานมีระบบการควบคุมภายในที่ดี
และสามารถปฏิบัติงานได้ตามวัตถุประสงค์ของบริษัท
และรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบ และคณะกรรมการบริษัททุกไตรมาส

ในการประชุมคณะกรรมการของบริษัท ตะวันออกพาณิชย์ลีสซิ่ง จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 1/2553
เมื่อวันที่ 24 กุมภาพันธ์ 2553 โดยมีกรรมการตรวจสอบ 3 ท่านเข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นชอบกับความเห็นของคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยได้ประเมินระบบการควบคุมภายในตาม “ แบบประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายใน “
และโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารแล้ว สรุปความเห็นเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน
ประจำปี 2552 ว่า ระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่าง ๆ 5 ด้าน คือ
องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
ระบบสาระสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และระบบการติดตาม คณะกรรมการเห็นว่า
บริษัทมีระบบการควบคุมภายใน ในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวข้างต้นอย่างเพียงพอแล้ว
สำหรับการควบคุมภายในหัวข้ออื่นของระบบควบคุมภายใน คณะกรรมการเห็นว่าปัจจุบันบริษัท
มีความเพียงพอและความเหมาะสมในการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัท
ว่าสามารถป้องกันทรัพย์สินของบริษัทจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยไม่ชอบหรือโดยไม่มีอำนาจได้