11. การควบคุมภายใน

  11.1 ความเห็นของคณะกรรมการ

  คณะกรรมการได้ประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ สิ้นสุดวันที่ 31
  ธันวาคม 2553

ซึ่งสรุปผลการประเมินได้ดังต่อไปนี้

  11.1.1 องค์กรและสภาพแวดล้อม

  การมีโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดีเป็นรากฐานที่สำคัญของระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ

  ดังนั้น บริษัทฯ จึงได้สร้างองค์กร ระบบ และสภาวะที่เอื้อให้ระบบ

  การควบคุมภายในดำเนินไปได้ตามที่มุ่งหวัง โดยได้ดำเนินการดังนี้

  (1) การจัดโครงสร้างองค์กร บริษัทฯ
  จัดโครงสร้างองค์กรไว้อย่างชัดเจนและเหมาะสมกับการดำเนิน

  ธุรกิจ โดยแบ่งออกเป็น 2 สายงานหลัก คือ ก) สายงานปฏิบัติการ
  ซึ่งดูแลควบคุมงานทางด้านการขาย

  การตลาด วิศวกรรมและคลังน้ำมัน และ ข) สายงานบริหาร ซึ่งดูแลงานทางด้านการเงิน
  การบัญชี

  การจัดซื้อ กฎหมาย และทรัพยากรบุคคล

  (2) การกำหนดเป้าหมายธุรกิจ คณะกรรมการบริษัทฯ
  เป็นผู้พิจารณาและดูแลว่าเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจที่ฝ่ายจัดการกำหนด
  และใช้ในการจัดเตรียมงบประมาณรายได้ รายจ่ายประจำปีนั้น มีความ

  ชัดเจน สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงและวัดผลได้ และหน่วยงานต่าง ๆ
  สามารถจะใช้งบประมาณนั้น เป็นแผนงานที่จะต้องปฏิบัติตามโดยจะมีการปรับปรุงแก้ไขเป็นระยะ
  ๆ เมื่อมีเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิด

  การเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ

  (3) การกำหนดจริยธรรม คณะกรรมการได้กำหนดคู่มือจริยธรรมธุรกิจ
  เพื่อเป็นแนวทางและข้อพึง

  ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์การจัดการที่ดี ให้กรรมการ ผู้บริหาร ตลอดจนพนักงานทุกคนของบริษัทฯ

  ยึดถือปฏิบัติ ในคู่มือจริยธรรมธุรกิจนั้นได้ห้ามกรรมการและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่

  อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทฯ ไว้ด้วย

  (4) การปฏิบัติงานในด้านธุรกรรมการเงิน บริษัทฯ ได้กำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานไว้อย่างรัดกุม

  เพื่อให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานใช้เป็นแนวปฏิบัติ และควบคุมการดำเนินการ

  แต่ละเรื่อง โดยมีการแบ่งแยกหน้าที่และความรับผิดชอบตลอดจนอำนาจการอนุมัติไว้อย่างชัดเจน

  เพื่อป้องกันการทุจริต

  11.1.2 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร มีความสำคัญที่จะทำให้บริษัทฯ มั่นใจได้ว่าแนวทางที่

ฝ่ายบริหารกำหนดจะได้รับการตอบสนองและปฏิบัติตามจากพนักงานทุกคน แนวทางดังกล่าว ได้แก่

  (1) การกำหนดอำนาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบ คณะกรรมการได้กำหนดขอบเขต หน้าที่

  ความรับผิดชอบ และอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารไว้เป็นลายลักษณ์อักษรโดยได้จัดทำเป็นคู่มือ

  กำหนดเรื่องดังกล่าวให้กับผู้บริหารแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจน

  (2) การแบ่งแยกตำแหน่งและหน้าที่ซึ่งอาจเอื้อให้เกิดการทุจริตออกจากกัน นอกจากนั้นแล้ว
  ยังได้

  กำหนดขั้นตอนการบริหารและการปฏิบัติงาน ซึ่งมีการแบ่งแยกอำนาจและหน้าที่ของการอนุมัติ

  การบันทึกบัญชี และการจัดเก็บทรัพย์สินไว้อย่างชัดเจนอีกด้วย

  (3) การกำหนดขั้นตอน และวิธีการทำรายการที่เกี่ยวโยง
  และการทำธุรกรรมกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง

  จะต้องกระทำเพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัทฯ อย่างเหมาะสมและโปร่งใส เพื่อป้องกันการ

  ถ่ายเทผลประโยชน์ โดยบริษัทฯ ได้กำหนดให้เป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร

  ที่ต้องดูแลว่าการทำธุรกรรมดังกล่าวข้างต้นได้รับการอนุมัติเป็นขั้นตอนตามลำดับ ตามที่คณะ-

  กรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ และตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยกำหนด

  โดยผู้ที่มีส่วนได้เสียจะไม่มีส่วนร่วมในการพิจารณาอนุมัติการทำธุรกรรมนั้น รวมทั้งได้กำหนด

  มาตรการการดูแลมิให้มีการนำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทฯ ไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวด้วย

  ในกรณีที่มีการอนุมัติการทำธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทฯ
  เป็นระยะเวลานาน

  บริษัทฯ มีหน่วยงานทางด้านบัญชีการเงิน กฎหมาย ตรวจสอบภายใน
  และฝ่ายบริหารที่จะติดตามดูแลให้มีการ

  ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ได้ตกลงกันไว้

ในกรณีที่บริษัทฯ มีเงินลงทุนในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม ผู้บริหารระดับสูงของบริษัทฯ ที่เป็น

กรรมการหรือผู้บริหารในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม
จะติดตามและดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยหรือ

  บริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ และมีการรายงานผลการปฏิบัติงานต่อคณะกรรมการเป็นระยะ ๆ
  ในการนี้

  คณะกรรมการอาจจะมอบนโยบายให้กรรมการหรือผู้บริหารนั้นนำไปปฏิบัติด้วยก็ได้

  ใน “คู่มือจริยธรรมธุรกิจ” “ข้อบังคับของบริษัทฯ” และ
  “ระเบียบข้อบังคับในการทำงานของบริษัทฯ”

  ได้กำหนดให้กรรมการและพนักงานทุกคนมีหน้าที่ดูแลและติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทฯ
  เป็นไปตาม

  กฎหมายที่เกี่ยวข้องตลอดเวลา

  11.1.3 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการพิจารณา
หน่วยงานที่เกี่ยวข้องจะต้องเป็นผู้จัดการให้มีข้อมูลที่สำคัญ

  ต่าง ๆ อย่างเพียงพอ มีความถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน
  เพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการตัดสินใจ

  โดยบริษัทฯ จัดส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมวาระการประชุม เอกสารและรายละเอียดต่าง ๆ
  เพื่อประกอบ

  การพิจารณาของกรรมการ ก่อนวันประชุมโดยเฉลี่ยไม่น้อยกว่า 7 วัน

เลขานุการบริษัทเป็นผู้รับผิดชอบการบันทึกรายงานการประชุมของคณะกรรมการ โดยมีรายละเอียด

ความเห็น และข้อสังเกตของกรรมการ (ถ้ามี) ไว้ในรายงานการประชุมด้วย

บริษัทฯ จัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ ไว้ครบถ้วน โดยแยกเป็นหมวดหมู่

ตามระยะเวลาอย่างชัดเจน พร้อมทั้งมีสถานที่และห้องจัดเก็บเอกสารทางบัญชีเป็นการเฉพาะ
และไม่เคย

  ได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องการเก็บเอกสาร

บริษัทฯ ใช้นโยบายบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป โดยไม่เลือกใช้นโยบายบัญชีที่อาจ

  จะแสดงผลประกอบการที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

  คณะกรรมการบริษัทฯ ตระหนักดีว่าข้อมูลของบริษัทฯ มีผลต่อการตัดสินใจของผู้ลงทุนและผู้มีส่วน

ได้เสียของบริษัทฯ จึงได้ให้ฝ่ายบริหารดำเนินการในเรื่องที่เกี่ยวกับการเปิดเผยข้อมูลที่ครบถ้วน
ตรงต่อความ

เป็นจริง เชื่อถือได้ อย่างสม่ำเสมอ และทันเวลาตามที่ทางการที่เกี่ยวข้องกำหนด
ซึ่งผู้บริหารของบริษัทฯ

ได้ให้ความสำคัญในเรื่องดังกล่าว และได้ยึดถือปฏิบัติมาโดยตลอด
ในส่วนของงานด้านผู้ลงทุนสัมพันธ์นั้น

โปรดดูรายละเอียดจากหน้า 33 เรื่องความสัมพันธ์กับผู้ลงทุน

  ผู้ลงทุนสามารถติดต่อขอทราบข้อมูลของบริษัทฯ ได้ที่โทรศัพท์ 0-2428-0029 ต่อ 490 หรือที่

  E-mail address : marvee@susco.co.th

  11.1.4 ระบบการติดตาม

  ฝ่ายบริหารจัดทำรายงานผลการดำเนินงานเปรียบเทียบกับเป้าหมาย หรือ
  งบประมาณที่คณะกรรมการ

  ได้อนุมัติไว้
  พร้อมทั้งวิเคราะห์ความแตกต่างเสนอคณะกรรมการในการประชุมเพื่อคณะกรรมการจะได้ทราบ

  และสามารถติดตามผลการดำเนินงานและการพัฒนาประสิทธิภาพในการดำเนินงานต่อไป

  ในกรณีที่ผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นมีความแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างมีนัยสำคัญ
  ผู้ที่เกี่ยวข้อง

  จะวิเคราะห์ปัญหาและเสนอมาตรการแก้ไขเท่าที่สถานการณ์ต่าง ๆ จะอำนวย
  ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม

  เพื่อให้ฝ่ายบริหารพิจารณาสั่งการ

  พนักงานและหัวหน้าหน่วยงานทุกคนและทุกระดับมีหน้าที่และความรับผิดชอบที่จะต้องปฏิบัติตามระบบ

  การควบคุมภายในที่บริษัทฯ กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ
  สำหรับการตรวจสอบและการติดตามการปฏิบัติตามระบบ

  ดังกล่าวนั้น นอกจากหัวหน้าหน่วยงานทุกระดับแล้ว บริษัทฯ ยังมีสำนักตรวจสอบภายใน
  คณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการบริหาร คณะกรรมการบริษัทฯ
  และผู้สอบบัญชีภายนอกเป็นผู้ดูแลอีกด้วย

  เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระ
  คณะกรรมการได้กำหนดให้สำนักตรวจสอบ

  ภายในรายงานผลdการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

  ผู้ตรวจสอบภายในจะรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำ
  หากมีการตรวจพบ

  ข้อบกพร่องที่สำคัญ
  คณะกรรมการตรวจสอบจะแจ้งให้ฝ่ายบริหารทราบเพื่อสั่งการแก้ไขหรือปรับปรุงภายใน

  ระยะเวลาอันสมควร พร้อมทั้งรายงานให้คณะกรรมการบริษัทฯ ทราบด้วย

  หัวหน้าหน่วยงานและผู้ตรวจสอบภายในจะรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องต่อ

  ผู้บังคับบัญชาของตน และต่อคณะกรรมการตรวจสอบ ตามลำดับ หลังจากนั้น หากเห็นสมควร
  คณะกรรมการ-

  ตรวจสอบจะจัดให้มีการประชุมกับฝ่ายบริหารและจะทำรายงานให้คณะกรรมการบริษัทฯ ทราบ

  ทางด้านหน่วยงานที่มีปัญหาข้อบกพร่อง หัวหน้าหน่วยงานจะต้องรายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นพร้อมทั้ง

  รายละเอียดต่าง ๆ ให้ผู้บังคับบัญชาของตนทราบ
  และ/หรือพิจารณาตามลำดับชั้นในโอกาสแรกที่จะกระทำได้
  และหากเหตุการณ์นั้นเป็นเรื่องของการทุจริต หรือฝ่าฝืนกฎหมาย หรือระเบียบข้อบังคับ
  ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียง

  และฐานะการเงินของบริษัทฯ อย่างมีนัยสำคัญ ฝ่ายบริหารจะต้องรายงานคณะกรรมการบริษัทฯ
  ด้วย

11.2 ความเห็นของคณะกรรมการตรวจสอบ

  คณะกรรมการตรวจสอบได้ให้ความเห็นเกี่ยวกับการควบคุมภายในไว้ใน “
  รายงานของคณะกรรมการตรวจสอบ

ต่อผู้ถือหุ้น ” (รายละเอียดปรากฏในเอกสารแนบ 3 หน้า 78) ซึ่งมีข้อความตอนหนึ่งว่า

  “ การตรวจสอบภายในในปี 2553
  ได้กำหนดขอบเขตการตรวจสอบให้ครอบคลุมถึงความเสี่ยงที่สำคัญ และ

  ความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน ซึ่งไม่พบข้อบกพร่องที่มีนัยสำคัญ ”

3.  ข้อสังเกตของผู้สอบบัญชีเกี่ยวกับการควบคุมภายในทางด้านบัญชีและเรื่องอื่น

ผู้สอบบัญชีของสำนักงาน เอ.เอ็ม.ที แอทโซซิเอท ได้ส่งหนังสือลงวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2554
แจ้งให้บริษัทฯ ทราบว่า

  ในการตรวจสอบงบการเงินของบริษัทฯ และบริษัทย่อย สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2553
  ไม่พบประเด็นในงบการเงิน

  และจุดอ่อนในการควบคุมภายในด้านบัญชีที่มีสาระสำคัญที่ควรแจ้งให้ทราบ