8. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการ บริษัท มิลล์คอนสตีลอินดัสทรีส์ จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 11/2553
เมื่อวันที่ 10 สิงหาคม 2553 ซึ่งมีคณะกรรมการตรวจสอบครบทั้งสามท่านเข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการได้พิจารณาประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ตามแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
โดยการสอบถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ

องค์กรและสภาพแวดล้อม

-   คณะกรรมการบริษัทได้มีการกำกับดูแลการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจของบริษัททั้งแบบระยะสั้น
    ระยะปานกลาง ระยะยาว ควบคู่ไปกับการกำหนดงบประมาณประจำปี
    โดยได้มีการติดตามผลเป็นระยะๆ
    อีกทั้งยังมีการปรับเปลี่ยนแผนการดำเนินธุรกิจในช่วงระหว่างดำเนินการให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในขณะนั้นตามความเหมาะสม
    ทั้งนี้ เรื่องดังกล่าวได้นำเสนอคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาอนุมัติ

-   คณะกรรมการบริษัทได้พิจารณากำหนดเป้าหมายการปฏิบัติงานอย่างรอบคอบ
    และได้ทบทวนแล้วว่าสามารถปฏิบัติได้ตามเป้าหมายจริง
    โดยวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจและผลตอบแทนแก่พนักงานว่าเป็นไปอย่างสมเหตุสมผลด้วย

-   บริษัทได้มีการกำหนดโครงสร้างองค์กรอย่างชัดเจน โดยแยกการบริหารออกเป็น 2 ส่วน คือ
    ในส่วนของสำนักงานสาขาสีลม และในส่วนของโรงงานบางกระดี่และโรงงานระยอง
    ซึ่งทำให้สะดวกและเอื้อประโยชน์ต่อฝ่ายบริหารในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

-   บริษัทได้มีการจัดทำข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม
    ซึ่งครอบคลุมถึงการห้ามมิให้ฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทและคู่ค้าของบริษัท
    อีกทั้งได้กำหนดบทลงโทษกรณีที่มีการละเมิดไว้อย่างชัดเจน

-   บริษัทได้มีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน
    การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไปแบบรัดกุม และสามารถป้องกันการทุจริตได้
    โดยคู่มือการปฏิบัติงานด้านจัดซื้อที่จัดทำขึ้นมีความสอดคล้องตามมาตรฐานคุณภาพ ISO 9001:
    2008 และ 14001: 2004 ส่วนการปฏิบัติงานด้านการเงินและการบริหารทั่วไป
    ได้มีการกำหนดแผนผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart)
    พร้อมทั้งกำหนดอำนาจอนุมัติเป็นวงเงินไว้อย่างชัดเจน
    และบริษัทได้พัฒนาระบบสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
    เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมการทุจริตด้วย

ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน
บริษัทได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ร่วมกันในระยะยาว
ซึ่งได้กำหนดไว้ในหลักจรรยาบรรณสำหรับผู้บริหารและพนักงาน

การบริหารความเสี่ยง

-   บริษัทมีการจัดตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงขึ้น
    เพื่อทบทวนระบบและประเมินประสิทธิผลของการจัดการความเสี่ยงอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
    และในทุกๆ ระยะเวลาที่พบว่าระดับความเสี่ยงมีการเปลี่ยนแปลง
    และรวมถึงการให้ความสำคัญกับสัญญาณเตือนภัยล่วงหน้า และรายการผิดปกติทั้งหลาย

-   คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงของบริษัท
    จะทำการวิเคราะห์และรายงานความคืบหน้าของลักษณะความเสี่ยงและแนวทางการบริหารจัดการความเสี่ยงต่อคณะกรรมการตรวจสอบภายในระยะเวลาที่กำหนด
    เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อบริษัท

-   คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงของบริษัท
    ได้กำหนดให้มีมาตรการในการประเมินประสิทธิผลของการควบคุมความเสี่ยงในด้านต่างๆ
    ตลอดจนกำหนดวิธีการเพื่อลดความเสี่ยงอันจะก่อให้เกิดความสูญเสียต่อองค์กร

-   คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงได้กำหนดแผนงานบริหารความเสี่ยงประจำปี
    และทำการติดตามการปฏิบัติงาน พร้อมทั้งมีการรายงานความคืบหน้าต่างๆ
    ต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทได้จัดทำระเบียบอำนาจอนุมัติด้านการเงิน และการดำเนินงานเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนี้

-   บริษัทได้จัดแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ (1) หน้าที่อนุมัติ (2)
    หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ (3) หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน
    ออกจากกันอย่างชัดเจน และ Work Flow ที่แสดงถึงขั้นตอนการปฏิบัติงาน

-   บริษัทได้กำหนดให้มีมาตรการและขั้นตอนอนุมัติการทำรายการระหว่างกัน
    และได้กำหนดไว้เป็นนโยบายเกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์รวมอยู่ในหลักจรรยาบรรณสำหรับผู้บริหารและพนักงาน
    โดยมอบหมายให้ฝ่ายตรวจสอบภายในทำหน้าที่ในการตรวจสอบ
    และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง
    รวมถึงบริษัทห้ามมิให้ผู้มีส่วนได้เสียร่วมพิจารณาอนุมัติธุรกรรมที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์
    ทั้งนี้ ในการตัดสินใจอนุมัติธุรกรรมใดๆ ก็ตาม
    บริษัทได้คำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดในระยะยาวเป็นสำคัญ
    และกรณีเป็นธุรกรรมที่อาจมีความขัดแย้งจะต้องรายงานให้คณะกรรมการตรวจสอบรับทราบ
    หรือขอความเห็นจากคณะกรรมการตรวจสอบก่อนแล้วแต่กรณี

-   บริษัทได้มีการติดตามให้มีการปฏิบัติตามสัญญาในการทำธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาว
    และข้อตกลงดังกล่าวที่มีผลผูกพันอย่างต่อเนื่อง จะเห็นได้จากบริษัทไม่เคยมีปัญหาหนี้เสียเกิดขึ้น
    อีกทั้งบริษัทยังได้กำหนดมาตรการเกี่ยวกับการทำธุรกรรมไว้ในหลักจรรยาบรรณสำหรับผู้บริหารและพนักงานบริษัท

-   บริษัทได้มีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยอย่างสม่ำเสมอ
    ในกรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อย
    โดยบริษัทได้ส่งให้กรรมการของบริษัทเข้าไปเป็นกรรมการผู้มีอำนาจของบริษัทย่อย

-   บริษัทได้มีมาตรการที่จะให้การดำเนินงานเป็นไปตามกฎหมาย
    เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจของบริษัท
    โดยบริษัทได้มีการว่าจ้างที่ปรึกษากฎหมายเฉพาะด้านจากภายนอก
    เพื่อให้เข้ามาช่วยสอบทานเอกสาร และให้คำปรึกษาในการดำเนินการด้านต่างๆ
    ตลอดจนบริษัทได้มีฝ่ายตรวจสอบภายในเพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด
    กฎระเบียบ และกฎหมายที่เกี่ยวข้องด้วย

-   บริษัทไม่เคยมีการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย และได้กำหนดมาตรการแก้ไขและป้องกันไว้แล้ว

ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

-   ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท เลขานุการคณะกรรมการบริษัท และฝ่ายจัดการ
    ได้จัดเตรียมเอกสารข้อมูล และรายละเอียดเกี่ยวกับวาระการพิจารณาที่สำคัญ
    เพื่อให้คณะกรรมการบริษัทใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจล่วงหน้า
    และหากเรื่องใดมีรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง (ถ้ามี)
    บริษัทจะจัดส่งให้มีข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อแจกเป็นเอกสารประกอบการประชุมให้กับคณะกรรมการก่อนวันประชุมหรือภายในประชุม

-   บริษัทได้จัดส่งหนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการบริษัท
    และรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่แล้ว
    พร้อมทั้งเอกสารประกอบการพิจารณาประชุมให้กับกรรมการบริษัททุกครั้งที่มีการประชุม
    เพื่อเป็นการให้ข้อมูลแก่กรรมการบริษัท โดยจัดส่งล่วงหน้าเฉลี่ย 7 วันก่อนวันประชุม

-   บริษัทได้จัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัท โดยบันทึกรายละเอียดที่เป็นสาระสำคัญ
    รวมถึงข้อเสนอแนะ ข้อท้วงติง และข้อคัดค้าน (ถ้ามี)
    และได้ให้คณะกรรมการบริษัทรับรองรายงานการประชุมดังกล่าวในการประชุมครั้งถัดไป
    ซึ่งประธานกรรมการได้เปิดโอกาสให้คณะกรรมการบริษัทได้แก้ไขหรือเพิ่มเนื้อหาในรายงานการประชุมได้อย่างอิสระ

-   บริษัทได้จัดเตรียมสถานที่เพื่อจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี และบัญชีต่างๆ
    ไว้อย่างเป็นสัดส่วน โดยจัดเก็บไว้ ณ สำนักประธาน อาคารสำนักงานใหญ่ของบริษัท
    และไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในการจัดเก็บเอกสาร

-   บริษัทได้ใช้นโยบายการบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
    ภายใต้การกำกับและตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตภายนอก
    โดยไม่เลือกใช้นโยบายบัญชีที่ทำให้บริษัทแสดงผลประกอบการที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

ระบบการติดตาม

-   ฝายบริหารได้รายงานผลการดำเนินงานให้คณะกรรมการบริหาร
    และคณะกรรมการบริษัทรับทราบทุกไตรมาส
    นอกจากนั้นบริษัทได้เตรียมจัดทำแผนงบประมาณประจำปีสำหรับใช้ในปีหน้า
    และจะนำมาใช้เป็นเกณฑ์ในการประเมินผลการดำเนินงาน
    และรายงานเปรียบเทียบวิเคราะห์ผลต่างอย่างเป็นระบบต่อคณะกรรมการบริหารบริษัทต่อไป

-   บริษัทได้จัดให้มีการประชุมระดับผู้บริหารทุกเดือน
    เพื่อทำหน้าที่ติดตามผลการปฏิบัติงานและเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ในรูปของ KPI
    (Key Performance Indicator)
    และหารือถึงแนวทางการแก้ไขในกรณีที่ยังไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่วางไว้
    นอกจากนั้นยังได้มีการแต่งตั้งคณะกรรมการโครงการขึ้นมาเพื่อสนับสุนนการดำเนินงานตามเป้าหมายของบริษัท
    โดยเน้นการพัฒนาระบบงานปฏิบัติการด้านต่างๆ
    เพื่อควบคุมต้นทุนการผลิตให้เป็นไปตามเป้าหมาย

-   บริษัทได้จัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ
    โดยฝ่ายตรวจสอบภายในทำหน้าที่จัดทำแผนการตรวจสอบประจำปี ซึ่งครอบคลุมทั้งการเงิน
    การดำเนินการ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
    เพื่อประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผล
    รวมทั้งตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่มีอยู่

-   ในด้านการรายงานผลการตรวจสอบ และการรายงานความคืบหน้า
    ฝ่ายตรวจสอบภายในได้รับมอบหมายให้รายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำทุกไตรมาส
    และในปี 2553 บริษัทยังไม่พบว่ามีข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ และเพื่อเป็นการป้องกัน
    ฝ่ายตรวจสอบภายในได้ดำเนินการตรวจสอบและติดตามผลการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอ

-   บริษัทมีนโยบายให้ฝ่ายบริหารต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัททันที
    หากกรณีที่เกิดเหตุการณ์ทุจริตหรือสงสัยว่ามีเหตุการณ์ทุจริต มีการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
    และมีการกระทำที่ผิดปกติอื่น
    ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ

ภายหลังการประเมิน คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่า
ในสภาพปัจจุบันบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและสอดคล้องกับแบบประเมินการควบคุมภายในของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
โดยเฉพาะในส่วนของการควบคุมภายในที่เกี่ยวกับเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ
ผู้บริหาร และบุคคลที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวนั้น (ตามข้อ 3.3 ถึง 3.7
ของแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน)
บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่รัดกุมและเพียงพอ
รวมทั้งยังได้มีการจัดตั้งฝ่ายตรวจสอบภายในเพื่อทำหน้าที่ในการรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
และจัดจ้างผู้ตรวจสอบภายในอิสระจากภายนอก
เพื่อสำรวจและประเมินระบบควบคุมภายในของบริษัท