9. การควบคุมภายในของบริษัทฯ

บริษัทฯ
เชื่อมั่นว่าระบบการควบคุมภายในที่ดีจะช่วยสร้างความมั่นใจแก่ผู้บริหารขององค์กรว่าการบริหารและการปฏิบัติงานจะสามารถบรรลุเป้าหมาย
และก่อให้เกิดผลลัพธ์ของการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ดังนั้น บริษัทฯ
จึงได้ให้ความสำคัญในด้านการกำกับดูแลให้บริษัทฯ มีระบบการควบคุมภายในที่ดี
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบ
ซึ่งเป็นกรรมการอิสระทำหน้าที่สอบทานระบบการควบคุมภายในให้มีความเพียงพอและเหมาะสมมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
ทั้งในด้านการใช้ทรัพยากรอย่างประหยัด และคุ้มค่า ลดขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ซํ้าซ้อน
ลดความเสี่ยงหรือผลเสียหายในด้านต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น
มีข้อมูลและรายงานทางการเงินที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ รวมทั้งการปฏิบัติตามนโยบาย กฎหมาย
ระเบียบ ข้อบังคับของบริษัทฯ โดยบริษัทฯ
ได้มอบหมายให้ผู้บริหารของทุกหน่วยงานมีหน้าที่กำหนดการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสมสำหรับการดำเนินงาน
รวมทั้งตรวจสอบระบบการทำงานภายในส่วนงานของตนให้มีประสิทธิภาพ
เพื่อสนับสนุนให้การดำเนินงานของบริษัทฯ บรรลุตามวัตถุประสงค์

บริษัทฯ ถือเกณฑ์พิจารณาระดับความเพียงพอของการควบคุมภายในอิงตามมาตรฐานสากล (The
Committee of Sponsoring Organizations of the Tread way Commission: COSO)
โดยแผนกตรวจสอบระบบงานภายในมีหน้าที่ในการตรวจสอบและประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของการควบคุมภายในของกระบวนการสำคัญทางธุรกิจและตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบเพื่อนำไปสู่การปรับปรุงมาตรฐานการควบคุมภายในของเครือไทยออยล์และรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างน้อยปีละ
6 ครั้ง ผลการประเมิน สรุปได้ดังนี้

1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment)

บริษัทฯ ได้ดำเนินการเพื่อส่งเสริมกิจกรรมด้านสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี ดังนี้

-   กำหนดนโยบายและกลยุทธ์การดำเนินงานชัดเจนและถ่ายทอดลงสู่พนักงานทุกระดับเพื่อให้การปฏิบัติงานมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน

-   กำหนดโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมมีสายการบังคับบัญชาและความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภายในที่ชัดเจนสอดคล้องกับเป้าหมาย
    และลักษณะการดำเนินธุรกิจของบริษัทในเครือไทยออยล์

-   กำหนดคุณลักษณะงานเฉพาะตำแหน่ง (Job Description) ของบุคลากรทุกตำแหน่งหน้าที่
    และระดับความรู้ ความสามารถ และทักษะที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละงานอย่างชัดเจน

-   มีการประเมินความรู้ ความชำนาญ และผลการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างชัดเจน
    รวมทั้งมีการจัดทำแผนพัฒนา และให้การฝึกอบรมพนักงานทุกระดับ (Individual
    Development Plan: IDP)
    เพื่อให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

-   กำหนดนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดีเป็นลายลักษณ์อักษรและจัดทำคู่มือหลักการกำกับดูแลกิจการ
    (Corporate Governance Manual) และจรรยาบรรณเครือไทยออยล์ (Code of
    Conduct Thaioil Group) ซึ่งในปี 2553 บริษัทฯ ได้ปรับปรุงคู่มือฯ ฉบับใหม่
    เพื่อให้สอดคล้องกับกฎเกณฑ์มาตรฐานต่างๆ ที่มีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงไป
    และจัดส่งให้พนักงานทุกคนเพื่อศึกษาทำความเข้าใจ
    และใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติตามนโยบายที่กำหนด

2. การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)

บริษัทฯ
ตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารความเสี่ยงต่อการดำเนินธุรกิจภายใต้การเปลี่ยนแปลงจากปัจจัยทั้งภายในและภายนอกที่ส่งผลกระทบโดยตรงและโดยอ้อมต่อองค์กร
บริษัทฯจึงได้นำระบบการบริหารความเสี่ยงตามมาตรฐานสากลมาประยุกต์ใช้
ซึ่งประกอบด้วยการดำเนินการทบทวน
ติดตามผลการบริหารความเสี่ยงของทุกหน่วยงานในเครือไทยออยล์อย่างต่อเนื่อง
สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง
พร้อมทั้งกำหนดผู้รับผิดชอบและจัดทำมาตรการรองรับอย่างครบถ้วน
มีการรายงานผลการบริหารความเสี่ยงและความก้าวหน้าต่อผู้บริหารเป็นประจำอย่างต่อเนื่อง
และดำเนินการจัดทำระบบฐานข้อมูลใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติของกระบวนการบริหารความเสี่ยง
รวมทั้งสะดวกต่อการใช้งานสำหรับพนักงานทั้งเครือไทยออยล์ นอกจากนี้
ยังมีการจัดกิจกรรมส่งเสริมงานบริหารความเสี่ยงและจัดให้มีผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกมาดำเนินการประเมินระดับคุณภาพงานบริหารความเสี่ยงของเครือไทยออยล์
จากการดำเนินการด้านการบริหารความเสี่ยงดังกล่าว ทำให้บริษัทฯ มีความมั่นใจว่าบริษัทฯ
จะสามารถบรรลุผลการดำเนินงานตามแผนธุรกิจ วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์
และดัชนีวัดผลการดำเนินงาน (Corporate KPIs)
ตามที่ได้กำหนดโดยสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายตามภาพรวมของเครือไทยออยล์ที่กำหนดไว้
และพนักงานมีการนำแนวทางการบริหารความเสี่ยงมาปฏิบัติอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง
จนกระทั่งทำให้การบริหารความเสี่ยงเกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กรตามนโยบายการบริหารความเสี่ยงของเครือไทยออยล์
สำหรับรายละเอียดงานด้านการบริหารความเสี่ยง ได้แสดงไว้ในหัวข้อเรื่อง “ปัจจัยความเสี่ยง”
หน้า 3

3. กิจกรรมการควบคุม (Control Activities)

บริษัทฯ ได้กำหนดกิจกรรมการควบคุมทั้งในลักษณะการป้องกันการผิดพลาด (Preventive
Control) และการควบคุมเพื่อค้นพบข้อผิดพลาด (Detective Control)
ที่อาจเกิดขึ้นในทางปฏิบัติ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การดำเนินกิจการของบริษัทฯ
เป็นไปอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันและลดความเสี่ยงต่อความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากกิจกรรมการดำเนินงาน
ดังนี้

-   การกำหนดนโยบาย แผนปฏิบัติงาน แผนงบประมาณ ระเบียบวิธีปฏิบัติงาน
    ไว้ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร

-   จัดแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบงานที่สำคัญไว้ชัดเจนเพื่อลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดหรือความเสียหาย

-   กระจายอำนาจความรับผิดชอบของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานแต่ละระดับไว้ชัดเจนในระเบียบกรอบอำนาจอนุมัติรายการธุรกิจ
    (Corporate Authorization Procedures) เพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสม
    และมีความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน

-   มีการวิเคราะห์เปรียบเทียบเป้าหมายที่กำหนดกับผลการปฏิบัติงานจริงอย่างต่อเนื่อง
    เพื่อให้ทราบปัญหาและหาแนวทางแก้ไข

-   มีการควบคุมทรัพย์สินที่มีตัวตนและเอกสารสำคัญต่างๆ เช่น เครื่องจักรในหน่วยผลิต
    อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน เงินสด โฉนดที่ดินและเอกสารสิทธิที่สำคัญอื่นๆ
    โดยให้ผู้รับผิดชอบในการดูแลทรัพย์สินแต่ละหมวดจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สิน
    และมีการสุ่มตรวจนับความมีอยู่จริง

4. ข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร (Information & Communication)

บริษัทฯ ให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศและการสื่อสาร
โดยจัดให้มีกระบวนการประมวลผลข้อมูลอย่างเป็นระบบ
และควบคุมระบบสารสนเทศทั้งในด้านการเข้าถึงข้อมูล และการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่ควร
นอกจากนี้ บริษัทฯ
จัดให้มีระบบข้อมูลและช่องทางการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในด้านความครบถ้วน
ถูกต้อง ทันเวลา เพียงพอต่อการตัดสินใจ และปฏิบัติตามกฎหมาย โดยบริษัทฯ
ได้ดำเนินการตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
และจัดเก็บข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์ตามประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

ในปี 2553 บริษัทฯ ยังได้เริ่มทำโครงการ Business Process Transformation (BPT)
โดยปรับปรุงระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ของบริษัทฯ จาก SAP
Version 4.7 เป็น SAP ECC Version 6.0 โดยมีวัตถุประสงค์ของโครงการดังต่อไปนี้

-   เพื่อจัดให้มีการปรับปรุงกระบวนการทำงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพ และรองรับการขยายธุรกิจ
    และเชื่อมโยงการทำงานกับบริษัทในเครือไทยออยล์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
    และเปลี่ยนระบบซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักรโดยในปัจจุบันใช้ระบบ PACER

-   นำระบบ SAP ECC Version 6.0 มาทดแทน SAP Version 4.7 ซึ่งใช้มาตั้งแต่ปี 2546
    จนถึงปัจจุบัน และจะหมดการให้บริการแก้ไขปัญหาในปี 2555

-   ปรับปรุงระบบประมวลผลทางบัญชีและระบบงานสารสนเทศหลักเพื่อรองรับรูปแบบรายงานบัญชีตามมาตรฐานบัญชี
    IFRS (International Financial Reporting Standard) ในปี 2554

ทั้งนี้ โครงการ BPT ได้เริ่มต้นตั้งแต่เดือนเมษายน 2553
และจะสามารถเปิดใช้ระบบในขั้นแรกได้ภายในวันที่ 1 มกราคม 2554
และคาดว่าจะแล้วเสร็จทั้งโครงการภายในสิ้นเดือนมิถุนายน 2554

5. การติดตามและประเมินผล (Monitoring & Evaluation)

บริษัทฯ มีกระบวนการติดตามผลการดำเนินงานเพื่อช่วยสนับสนุนให้บรรลุเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ
ตามเป้าหมาย KPI ที่ตั้งไว้ทั้งระดับองค์กร ระดับฝ่าย และระดับแผนก ใน 4 มุมมอง ได้แก่
มุมมองด้านการเงิน ด้านผู้มีส่วนได้เสีย ด้านกระบวนการภายใน
และด้านการเรียนรู้ตามแนวทางของระบบ Balanced Scorecard บริษัทฯ
ได้ติดตามผลอย่างต่อเนื่องจากการรายงานในที่ประชุมฝ่ายจัดการที่จัดเป็นประจำทุกเดือนนอกจากนี้
บริษัทฯ ได้จัด Operational Excellence Workshop ทุกไตรมาส
เพื่อขับเคลื่อนให้การดำเนินการในทุกฝ่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านการตลาด การเงิน และการผลิต
เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นเลิศ สามารถบรรลุวิสัยทัศน์ พันธกิจ
และเป้าหมายของบริษัทฯโดยดำเนินการตาม 4 ขั้นตอนในวงจร “Plan-Do-Check-Act”
ซึ่งประกอบด้วย การวางแผน การปฏิบัติ การติดตาม/ตรวจสอบ และการทบทวน

นอกจากนี้
การวางแผนการตรวจสอบประจำปีโดยแผนกตรวจสอบระบบงานภายในจะเน้นการตรวจสอบให้ครอบคลุมกระบวนการปฏิบัติงานที่มีความเสี่ยงสำคัญ
ประเด็นสำคัญต่างๆ ที่ตรวจพบ
จะรายงานให้ผู้บริหารของหน่วยรับตรวจทราบเพื่อการปรับปรุงแก้ไขงาน
เพื่อให้บริษัทฯมั่นใจว่าหน่วยงานต่างๆ
มีการปฏิบัติงานในเรื่องการควบคุมภายในอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ
และมีกิจกรรมควบคุมที่เพียงพอเหมาะสม ทั้งนี้
จะมีการรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบและผู้บริหารระดับสูงทราบ
สำหรับการตรวจติดตาม และประเมินผลจากภายนอก จะดำเนินการตามมาตรฐาน ISO 9001,
ISO 14001 และ OHSAS/TIS 18001

6. การสอบทานการควบคุมภายใน

คณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานระบบการควบคุมภายในปี 2553 ซึ่งโดยภาพรวมสรุปได้ว่า
บริษัทฯ
มีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผลเหมาะสมเพียงพอที่จะสามารถป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นได้
ซึ่งสอดคล้องกับความเห็นของผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ