11. การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัท บางจากปิโตรเลียม จำกัด (มหาชน)
มีความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
โดยสรุปการประเมินระบบควบคุมภายใน ได้ดังนี้

1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม

บริษัทฯ
มีสภาพแวดล้อมและโครงสร้างองค์กรที่เอื้ออำนวยให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้ตามที่บริษัทฯ
มุ่งหวัง
มีเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ผ่านการพิจารณาโดยคณะกรรมการบริษัทที่ชัดเจนและวัดผลได้อย่างเป็นรูปธรรม
เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน
การให้สิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนแก่พนักงานจะผ่านการวิเคราะห์ว่าเป็นไปอย่างสมเหตุสมผล
การจัดโครงสร้างองค์กรอย่างเหมาะสมช่วยให้ฝ่ายจัดการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฝ่ายจัดการให้การสนับสนุนโครงการส่งเสริมด้านพลังงานทดแทนอย่างต่อเนื่องและให้ความสำคัญต่อความซื่อสัตย์สุจริตและจริยธรรมในการดำเนินธุรกิจ
โดยในปี 2552 ได้เข้าร่วมงาน PTT CG Day 2009 “สู่ความยั่งยืน ด้วยความดี”
เพื่อส่งเสริมการกำกับดูแลกิจการที่ดีของกลุ่มบริษัทให้เข้มแข็งยิ่งขึ้น
ตลอดจนเสริมสร้างความเท่าเทียมกันของผู้ถือหุ้น และผู้มีส่วนได้เสียอื่น นอกจากนี้ บริษัทฯ
ได้จัดให้มีมาตรการในการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียน
การกระทำผิดกฎหมายจรรยาบรรณหรือพฤติกรรม
ที่อาจส่อถึงการทุจริตหรือประพฤติมิชอบของบุคคลในองค์กร ทั้งจากพนักงาน
และผู้มีส่วนได้เสียอื่นรวมถึงรายงานทางการเงินที่ไม่ถูกต้องหรือระบบการควบคุมภายในที่บกพร่อง
เพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียช่วยสอดส่องดูแล

2. การประเมินความเสี่ยง

บริษัทฯ ได้แต่งตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงทั้งองค์กร ซึ่งมีหน้าที่กำหนดนโยบาย
ยุทธศาสตร์และเป้าหมายการบริหารความเสี่ยงทั้งองค์กร
พัฒนาระบบการจัดการบริหารความเสี่ยงทั้งองค์กรให้มีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง
สนับสนุนผลักดันให้เกิดความร่วมมือในการบริหารความเสี่ยงทุกระดับขององค์กร และดูแลให้บริษัทฯ
มีการบริหารความเสี่ยงที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ โดยในปี 2552 บริษัทฯ
ได้มีการปรับปรุงคู่มือการบริหารความเสี่ยงองค์กร เพื่อให้เนื้อหามีความทันสมัย
และครบถ้วนมากยิ่งขึ้น และทุกฝ่ายในองค์กร ใช้เป็นแนวทางปฏิบัติ

3. กิจกรรมการควบคุม

บริษัทฯ มีกิจกรรมการควบคุม โดยใช้ดัชนีวัดผลการปฏิบัติงาน (KPI)
เป็นเครื่องมือในการวางแผนและควบคุม
มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบเพื่อตรวจสอบซึ่งกันและกัน
มีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติในแต่ละระดับไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
มีการจัดทำเอกสารหลักฐานที่เอื้ออำนวยให้มีการแบ่งส่วนและบุคคลผู้รับผิดชอบหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น
มีการดูแลป้องกันทรัพย์สินของบริษัทฯ ไม่ให้สูญหาย หรือใช้ไปในทางที่ไม่เหมาะสม
มีการติดตามธุรกรรมที่มีผลผูกพันบริษัทฯ ระยะยาว และให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้
มีมาตรการป้องกันไม่ให้นำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทฯ ไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตน
มีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อย มีการกำหนดวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัทฯ
ได้ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
มีการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อส่งเสริมให้เกิดการควบคุมภายในที่ดีขึ้น
โดยในปี 2552 ได้พัฒนาระบบการจัดการข้อมูลของห้องปฏิบัติการ (e-LIMS)
ระบบควบคุมงบประมาณ (e-Budgeting) ระบบการจัดทำข้อมูลประวัติการเจ็บป่วยพนักงาน
(e-Health Care Record) ระบบช่วยควบคุมการบริหารสถานีบริการ (Fuel Automation)
และมีการทบทวนและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับการพัฒนาองค์กรตามแนวทางรางวัลคุณภาพแห่งชาติ
(Thailand Quality Award – TQA) ตลอดจนมีมาตรการที่รัดกุมที่เหมาะสมในกรณีที่บริษัทฯ
มีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ฯลฯ เพื่อป้องกันการถ่ายเทผลประโยชน์ เช่น
ต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติโดยผู้ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้น
รวมทั้งมีการเปิดเผยข้อมูลการทำธุรกรรมดังกล่าวตามระเบียบของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์
และตลาดหลักทรัพย์และเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือกิจการที่เกี่ยวข้องกันตามมาตรฐานการบัญชี

4. สารสนเทศและการสื่อสาร

บริษัทฯ มีการพัฒนาระบบสารสนเทศและระบบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มีการจัดทำข้อมูลที่สำคัญต่างๆ
อย่างเพียงพอ ที่จะใช้ในการตัดสินใจ
กรรมการบริษัทได้รับหนังสือและเอกสารการประชุมที่มีข้อมูลเพียงพอ
ก่อนการประชุมในระยะเวลาที่กำหนดในการพิจารณารายงานการประชุมของคณะกรรมการมีการบันทึกสรุปความเห็นของกรรมการ
มีการจัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่การบันทึกบัญชีได้ปฏิบัติตามนโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัทฯ

5. การติดตามประเมินผล

บริษัทฯ มีระบบการติดตามผลการดำเนินงาน
โดยคณะกรรมการได้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดอย่างสม่ำเสมอ
มีหน่วยงานตรวจสอบภายในซึ่งรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบโดยมีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้