10. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการ ครั้งที่ 3/2544 เมื่อวันที่ 14 มีนาคม 2544
โดยมีกรรมการอิสระทั้งสองคน (หรือกรรมการตรวจสอบทั้งสามคน) เข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในโดยการอนุมัติแบบประเมินที่ฝ่ายบริหารจัดทำขึ้น
ซึ่งสรุปได้ว่า จากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ
องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และระบบการติดตาม คณะกรรมการเห็นว่า
บริษัทมีระบบการควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว (ตามส่วนที่ 3 ข้อ 3.3 ถึง 3.7 ของแบบประเมิน)
อย่างเหมาะสมในระดับหนึ่ง สำหรับการควบคุมภายในในหัวข้ออื่นของระบบการควบคุมภายใน
คณะกรรมการเห็นว่าบริษัทมีการควบคุมภายในที่เหมาะสมในระดับหนึ่งเช่นกัน
ยกเว้นในเรื่องดังต่อไปนี้ คือ

1. ข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (Code of conduct)
และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความข้อแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
รวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน : บริษัทได้ดำเนินการไปแล้วประมาณ 30 %
ขณะนี้อยู่ในระหว่างจัดทำอยู่ คาดว่าจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในปี พ.ศ. 2544

2. การกำหนดให้พนักงานลงนามรับรองว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่วางไว้ : ขณะนี้
บริษัทยังไม่ได้ดำเนินการ เนื่องจากบริษัทจะต้องดำเนินการในเรื่องข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม
(Code of conduct)
และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความข้อแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการ
ให้เสร็จก่อนแล้วจึงให้พนักงานลงนาม บริษัทคาดว่าจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายใน ปี พ.ศ.
2544

3.
การกำหนดให้มีการหมุนเวียนเปลี่ยนหน้าที่งานเป็นครั้งคราวตลอดจนบังคับให้มีการลาหยุดประจำปี
สำหรับตำแหน่งงานที่เสี่ยงหรือหมิ่นเหม่ต่อการทุจริตและประพฤติมิชอบ
เพื่อให้พนักงานอื่นทำหน้าที่แทน : บริษัทได้ดำเนินการไปบางส่วนแล้ว

4. แผนการเตรียมแผนฟื้นฟูระบบ (Disaster Recovery Plan) และแผนฉุกเฉิน
(Contingency Plan) สำหรับระบบข้อมูลสารสนเทศ เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
ขณะนี้บริษัทได้ดำเนินการไปแล้ว 30% กล่าวคือ ปัจจุบันบริษัทมีเพียงการ Back up
ข้อมูลเป็นรายอาทิตย์และเก็บไว้ที่ธนาคาร โดยจะมีการปรับปรุงให้มีการทำ on line back up
เป็นรายวันให้แล้วเสร็จภายในปี พ.ศ. 2544
ซึ่งคาดว่าน่าจะรองรับธุรกรรมของบริษัทได้ในระดับหนึ่ง
ส่วนการเสนอให้มีแผนการเตรียมแผนฟื้นฟูระบบ (Disaster Recovery Plan) และแผนฉุกเฉิน
(Contingency Plan) ต่อไป จะมีการดำเนินการเมื่อบริษัทมีความจำเป็นและอยู่ในสภาพที่พร้อม

การประเมินระบบการควบคุมภายในข้างต้นกรรมการอิสระหรือกรรมการตรวจสอบมีข้อสังเกตเพิ่มเติมจากคณะกรรมการ (ถ้ามี) ว่า

บริษัท ปุ๋ยแห่งชาติ จำกัด (มหาชน) ได้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทฯ ขึ้นเมื่อวันที่ 25
มิถุนายน 2542 ซึ่งประกอบด้วย คุณวิบูลย์ อังสนันท์ ดร.สรสิทธิ์ วัชโรทยาน และ ดร.ประวิตร
นิลสุวรรณากุล

ในรอบปี 2543 คณะกรรมการตรวจสอบได้ปฏิบัติหน้าที่ตามที่ได้รับมอบหมายในการกำกับดูแลกิจการ
สรุปเป็นประเด็นสำคัญ ๆ ดังนี้

1.  สอบทานงบการเงินรายไตรมาส และงบการเงินประจำปี 2543 เฉพาะของบริษัทฯ
    และงบการเงินรวม
    โดยได้สอบถามและได้รับคำชี้แจงจากผู้สอบบัญชีและเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องของบริษัทฯ
    ผลของการสอบทาน
    คณะกรรมการตรวจสอบเห็นด้วยกับผู้สอบบัญชีว่างบการเงินดังกล่าวแสดงฐานะการเงินและผลการดำเนินงานถูกต้องตามที่ควร
    และได้จัดทำขึ้นตามหลักการบัญชีที่ยอมรับกันโดยทั่วไป

2.  สอบทานการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่าง ๆ ของบริษัทฯ
    โดยรับฟังการสรุปหน้าที่ความรับผิดชอบและกระบวนการปฏิบัติงานจากผู้บริหารแต่ละหน่วย
    และได้ให้คำแนะนำเพื่อให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลดียิ่งขึ้น
    ฝ่ายบริหารแต่ละหน่วยได้นำไปแก้ไขปรับปรุง ซึ่งบางส่วนได้แก้ไขเรียบร้อยแล้ว
    และบางส่วนกำลังอยู่ในระหว่างการดำเนินการ

3.  สอบทานความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายใน
    การสอบทานดังกล่าวนี้ดำเนินการโดยผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ
    และผู้ตรวจสอบภายในจากภายในและภายนอกบริษัทฯ ผลการสอบทานสรุปได้ว่า
    ระบบการควบคุมภายในมีความเหมาะสมในระดับหนึ่ง และบริษัทฯ
    กำลังปรับปรุงระบบงานบางส่วนให้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม ผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ
    ได้รายงานว่าทางสำนักงานไม่พบจุดอ่อนของระบบการควบคุมภายในที่มีสาระสำคัญ
    ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อการดำเนินงานของบริษัทฯ

4.  สอบทานแผนงานการปฏิบัติการและรายงานของการตรวจสอบภายในของบริษัทฯ

5.  สอบทานการปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัทฯ

ผู้สอบบัญชีของบริษัท คือ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบงบการเงินประจำงวดปี
สิ้นสุด ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2543
ได้ให้ความเห็นในรายงานการสอบบัญชีว่าบริษัทมีข้อบกพร่องเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน (ถ้ามี)
คือในการตรวจสอบเพื่อแสดงความเห็นต่องบการเงินของบริษัท ปุ๋ยแห่งชาติ จำกัด (มหาชน)
สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2543 ตามมาตรฐานการสอบบัญชีที่รับรองทั่วไป
สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินได้ศึกษาและประเมินประสิทธิภาพระบบการควบคุมภายในของบริษัทตามที่เห็นว่าจำเป็น
เพื่อวัตถุประสงค์ในการกำหนดขอบเขตการปฏิบัติงานตรวจสอบ วางแผน
และกำหนดวิธีการปฏิบัติงานให้รัดกุมและเหมาะสม
ซึ่งในการศึกษาและประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายในแบบเบ็ดเสร็จ
ดังนั้นสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินจึงไม่อาจแสดงความเห็นเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในโดยรวมของบริษัทได้

อย่างไรก็ตาม
จากการศึกษาและประเมินประสิทธิภาพระบบการควบุคมภายในเพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าวข้างต้น
สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินไม่พบจุดอ่อนของระบบการควบคุมภายในที่มีสาระสำคัญ
ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อการดำเนินงานของบริษัท ปุ๋ยแห่งชาติ จำกัด (มหาชน)