การควบคุมภายใน

การประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในโดยคณะกรรมการบริษัท

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 4/2552 เมื่อวันที่ 15 พฤษภาคม 2552
และการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 3/2553 เมื่อวันที่ 15 พฤษภาคม 2552
คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ทั้ง 5 ส่วน คือ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
และระบบการติดตาม ภายหลังจากการประเมินแล้วคณะกรรมการมีความเห็นว่า บริษัท
มีระบบควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว และมีระบบควบคุมภายในในด้านต่างๆ ทั้ง 5
ส่วน
ที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการที่จะป้องกันทรัพย์สินอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
รวมถึงมีระบบการตรวจสอบภายในที่มีความอิสระในการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน
นอกจากนี้บริษัท ยังมีระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร
นอกจากนี้คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัท
รวมทั้งพิจารณารายงานผลการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และมีความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงพอและเหมาะสมอยู่ในระดับที่น่าพอใจ

นโยบายการดำเนินการตรวจสอบภายใน

ปัจจุบันบริษัทยังไม่มีหน่วยงานตรวจสอบภายใน อย่างไรก็ตามบริษัทได้ว่าจ้างบริษัท เวล แพลนนิ่ง
โซลูชั่น จำกัด เป็นผู้ตรวจสอบภายใน และเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยทำการประเมินความเสี่ยงและจัดทำแผนการตรวจสอบภายในรายปี ดำเนินการตรวจสอบ
ตลอดจนตรวจติดตามผลการปรับปรุงระบบ
และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างน้อยทุกๆไตรมาส
โดยเริ่มมีการประเมินความเสี่ยงและเข้าตรวจสอบตั้งแต่เดือนมีนาคม 2549 เป็นต้นมา

ข้อสังเกตของผู้สอบบัญชีสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

บริษัท แกรนท์ ธอนตัน จำกัด ผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ทำการสอบทานระบบการควบคุมภายในสำหรับปี
2552
ซึ่งผู้สอบบัญชีได้ให้ข้อสังเกตสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัทและแจ้งให้บริษัททราบพร้อมกับข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณาปรับปรุงแก้ไข
ซึ่งมีประเด็นเกี่ยวกับ การจัดทำงบการเงินล่าช้า
เนื่องจากเมื่อบริษัทได้เข้าลงทุนซื้อกิจการของบริษัท E-Tech IT Sdn., Bhd.
ในมาเลเซียในช่วงเดือนธันวาคม 2552 นั้น
เนื่องจากบริษัทย่อยดังกล่าวไม่ใช่บริษัทในตลาดหลักทรัพย์
ดังนั้นระบบการจัดทำงบการเงินจึงยังไม่มีระบบที่ชัดเจน
การจัดทำงบการเงินเพื่อนำมาทำงบการเงินรวมจึงมีเวลาจำกัด
ซึ่งอาจส่งผลต่อการส่งรายงานทางการเงินแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องล่าช้าได้ ทั้งนี้ในปี 2553
ผู้บริหารได้เห็นควรอนุมัติให้บริษัทย่อยดังกล่าวเพิ่ม ผู้จัดการบัญชีขึ้นมาอีก 1
ตำแหน่งเพื่อดูแลการปิดบัญชี การทำงบกระแสเงินสด และการจัดทำงบการเงินรวม
เพื่อช่วยให้บริษัทสามารถจัดทำรายงานทางการเงินเพื่อนำส่งต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างทันเวลา

ข้อสังเกตของผู้ตรวจสอบภายในสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

ในปี 2552 บริษัท เวล แพลนนิ่ง โซลูชั่น จำกัด ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายใน
ได้เข้าตรวจสอบกระบวนการตลาดและการขาย กระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคล
และกระบวนการบริการหลังการขาย และได้ให้ข้อสังเกตเพื่อให้บริษัทได้มีการปรับปรุงแก้ไข
ซึ่งสามารถสรุปในส่วนที่สำคัญได้ดังนี้

การตรวจสอบแผนกบริหารทรัพยากรบุคคล

1)  การจัดทำสัญญาจ้างไม่ครบถ้วน จากการสอบทานแฟ้มประวัติพนักงานที่เข้าทำงานตั้งแต่ปี 2551
    จำนวน 13 ท่าน ไม่พบสัญญาจ้างฯ จำนวน 3 ท่าน เพื่อความถูกต้องของสัญญาจ้าง
    บริษัทควรนำสัญญาจ้างให้พนักงานลงนามให้ครบถ้วนทุกฉบับ
    รวมถึงนำเสนอให้ผู้มีอำนาจลงนามในส่วนของ “ผู้ว่าจ้าง” ให้ครบถ้วน
    บริษัทได้ดำเนินการแก้ไขแล้วในปี 2553

2)  เอกสารในแฟ้มประวัติพนักงานบางคนจัดเก็บไม่ครบถ้วน และไม่ได้รับการรับรองสำเนา
    บริษัทได้ดำเนินการแก้ไขแล้วในปี 2553

การตรวจสอบแผนกปฏิบัติการงานบริการหลังการขาย

1)  จากการสอบทานรายงานใบแจ้งงานบริการในระบบ
    พบว่ามีงานบริการที่ยังไม่มีการปิดสถานะในระบบ SAP B1 ระหว่างวันที่ 2 กรกฎาคม 2550
    ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2551 ในระบบงานเป็นจำนวนมาก
    เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการให้บริการลูกค้า
    และติดตามความคืบหน้าของงานบริการแต่ละงานบริการ
    บริษัทควรพิจารณากำหนดให้มีการจัดทำรายงานวัดประสิทธิภาพการปฏิบัติงานด้านการบริการหลังการขาย
    เพื่อใช้ในการตรวจติดตามงานบริการ ที่ค้างอยู่ในแต่ละสถานะเป็นรายเดือน
    ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะ
    โดยผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการได้กำชับพนักงานที่เกี่ยวข้องให้ปฏิบัติงานตามที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด
    ทั้งนี้ได้มีการกำชับให้ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าสัมพันธ์ให้มีการตรวจสอบสถานะการทำงานของทุกงานที่เปิดในระบบอย่างใกล้ชิดและให้มีการติดตามเพื่อรายงานสถานะของแต่ละงานให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้องในหน่วยงานอื่นๆ
    ได้ทราบ ในการประชุมประจำสัปดาห์ (วันอังคาร)
    เพื่อที่จะสามารถติดตามงานและบันทึกให้เป็นปัจจุบัน และถูกต้อง

2)  จากการสอบทานการจ่ายค่าตอบแทน Outsource Partner ประจำเดือน มีนาคม 2552
    จำนวน 6 จังหวัด ได้แก่ นครปฐม, เพชรบุรี, อยุธยา, ลพบุรี, นครราชสีมา และ กระบี่
    พบว่า ปัจจุบัน สัญญาบริการซ่อมบำรุง ไม่มีการระบุ
    อัตราการจ่ายค่าตอบแทนการปฏิบัติงานของ Outsource
    ในกรณีที่ต้องวิ่งงานในสาขาที่ตั้งอยู่ไกลจากสถานที่ตั้งของ Outsource Partner
    เพื่อความชัดเจนและถูกต้องในการคำนวณค่าตอบแทนการวิ่งงานของ Outsource Partner
    บริษัทควรกำหนดให้มีการจัดทำข้อตกลงการวิ่งงานพิเศษ
    ในกรณีที่ต้องวิ่งงานในสาขาที่ตั้งอยู่ไกลจากสถานที่ตั้งของ Outsource Partner
    ขึ้นอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะ
    โดยผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการจะจัดทำข้อตกลงการวิ่งงานพิเศษเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อความชัดเจนและถูกต้อง
    และจะกำชับผู้จัดการแผนกบริการลูกค้า (Channel Service) ให้ปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด
    โดยจะดำเนินการทันที

การตรวจสอบแผนกขายและการตลาด

1)  จากการสอบทานรายการขายสินค้าและบริการจาก Sale Order
    ที่จัดทำในระหว่างเดือนมิถุนายน ถึงเดือนสิงหาคม 2552 รวม 36 รายการ
    พบรายการขายที่มีการจัดทำใบเสนอราคาไม่ถูกต้อง
    เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่ลูกค้าอาจจ่ายชำระหนี้ไม่ตรงตามกำหนด
    และเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในกระบวนการขายสินค้า
    บริษัทควรกำชับให้พนักงานขายตรวจสอบรายละเอียดในใบเสนอราคาให้ถูกต้องทุกครั้ง
    ก่อนส่งเอกสารให้ลูกค้า หรือบริษัทอาจกำหนดให้พนักงานขายจัดทำใบเสนอราคาจากระบบ
    ERP เพื่อให้ใบเสนอราคาระบุข้อมูลของลูกค้า ที่ดึงมาจากฐานข้อมูลในระบบอย่างถูกต้อง
    ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะและดำเนินการให้พนักงานที่เกี่ยวข้องแก้ไขในปี 2553

2)  จากการสอบทานการขอเปิดบัญชีลูกค้ารายใหม่และขอเครดิตเทอมในระหว่างเดือนมกราคม
    ถึงเดือนกันยายน 2552 พบข้อมูลและเอกสารประกอบในการขอเปิดลูกค้ารายใหม่ไม่ครบถ้วน
    เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการเปิดลูกค้ารายใหม่
    และความถูกต้องของข้อมูลเครดิตเทอมของลูกค้า
    บริษัทควรกำชับพนักงานให้ปฏิบัติตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด
    และหากจะมีการเปลี่ยนแปลงเครดิตเทอมของลูกค้า
    พนักงานขายจะต้องจัดทำเอกสารขออนุมัติจากผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีและการเงินใหม่ให้เรียบร้อย
    ก่อนที่จะเข้าไปปรับปรุงฐานข้อมูลลูกค้าในระบบ SAP
    ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะและดำเนินการให้พนักงานที่เกี่ยวข้องแก้ไขในปี 2553