10. การควบคุมภายในของบริษัทฯ

บริษัท ไทยออยล์ จำกัด (มหาชน) ให้ความสำคัญต่อการควบคุมภายใน
โดยมุ่งเน้นให้มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสม
และมีประสิทธิผลประสิทธิภาพในการดำเนินงานทั้งในด้านการใช้ทรัพยากร การดูแลทรัพย์สิน
มีระบบบัญชีและรายงานทางการเงินที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้ รวมทั้งการปฏิบัติตามกฎหมาย
ระเบียบ ข้อบังคับของบริษัทฯ การควบคุมภายในของบริษัทฯ
ครอบคลุมทั้งในระดับบริหารและระดับปฏิบัติงาน
โดยกำหนดให้ทุกหน่วยงานยึดถือแนวปฏิบัติที่ดีในการกำหนดการควบคุมภายในสำหรับการดำเนินการทุกกระบวนการ
คณะกรรมการบริษัทฯ
ได้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบที่มีคุณสมบัติตรงตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
ทำหน้าที่ในการสอบทานให้บริษัทฯ มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจ
โดยคณะกรรมการตรวจสอบมีความเป็นอิสระในการตรวจสอบและประเมินประสิทธิภาพของระบบควบคุมภายใน
รวมทั้งการติดตามผลการบริหารความเสี่ยงของบริษัทฯ
และการกำกับดูแลกิจการที่ดีให้เกิดขึ้นในองค์กร

แผนกตรวจสอบระบบงานภายในทำหน้าที่ตรวจสอบและประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของระบบควบคุมภายในของกระบวนการหลักทางธุรกิจของบริษัทฯ
และบริษัทในเครือ สอบทานความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมูลต่างๆ
ที่เกี่ยวข้องกับรายการทางการเงิน
ประเมินระดับคุณภาพของการควบคุมการปฏิบัติงานภายในหน่วยงานต่างๆ
ให้คำแนะนำในการปรับปรุงระบบงานแก่ผู้บริหารหน่วยงานให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิผล
ส่งเสริมให้ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับดำเนินการประเมินการควบคุมตนเอง (Control Self
Assessment) เพื่อพัฒนาให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ทั้งนี้ แผนกตรวจสอบฯ
รายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบตามกำหนดไตรมาสละ 1 ครั้ง
โดยถือเกณฑ์พิจารณาระดับความเพียงพอของการควบคุมภายในตามมาตรฐาน COSO ดังนี้

1.  สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment)

บริษัทฯ ได้กำหนดแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจทั้งระยะสั้นและระยะยาวที่เชื่อมโยงกับวิสัยทัศน์ และ พันธกิจ
ที่บริษัทฯ กำหนด เพื่อเป็นกรอบและทิศทางในการดำเนินงาน นอกจากนี้ บริษัทฯ
ได้ปรับโครงสร้างองค์กรใหม่ เพื่อรองรับการดำเนินงานในรูปแบบเครือบริษัทไทยออยล์ และ
การขยายธุรกิจใหม่

บริษัทฯ ได้ส่งเสริมให้พนักงานได้รับการพัฒนาความรู้ในงานตามแผนการฝึกอบรมประจำปี
เพื่อให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และกำหนดให้มีการประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้บริหารระดับหัวหน้าแผนกขึ้นไป แบบ 360 องศา
โดยใช้ KPI และ Competency เป็นดัชนีชี้วัด

2.  การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)

บริษัทฯ ได้ให้ความสำคัญกับการดำเนินการตามนโยบายการบริหารความเสี่ยง
โดยได้กำหนดนโยบาย และกลยุทธ์สำคัญ
ที่เชื่อมโยงการบริหารความเสี่ยงเข้ากับแผนธุรกิจของบริษัทฯ และบริษัทในเครือ บริษัทฯ
ได้กำหนดมาตรการที่ใช้ในการบริหารความเสี่ยงเพื่อเพิ่มคุณภาพในการบริหารความเสี่ยง
สร้างวัฒนธรรมองค์กร และส่งเสริมการบริหารจัดการความเสี่ยงในทุกหน่วยให้สำเร็จตาม
Corporate KPI ตามที่ได้กำหนดไว้ โดยบริษัทฯ
ได้จัดโครงสร้างของการบริหารความเสี่ยงให้มีการบริหารจัดการความเสี่ยงโดยเจ้าของหน่วยงานครอบคลุมทุกกิจกรรม
รวมทั้ง มีการพิจารณาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกัน
และเชื่อมโยงกันได้อย่างครบถ้วนทุกบริษัทในเครือไทยออยล์ (Thaioil Group) นอกจากนี้บริษัทฯ
ได้แต่งตั้งคณะกรรมการเพื่อผลักดันให้การบริหารความเสี่ยงของบริษัทฯ มีประสิทธิภาพ และ
ประสิทธิผล รวม 2 คณะ ประกอบด้วย

- คณะที่ 1 ได้แก่ คณะกรรมการขับเคลื่อนงานบริหารความเสี่ยงของบริษัทฯ
และบริษัทในกลุ่มไทยออยล์ (Risk Management Steering Committee : RMSC)
ซึ่งคณะกรรมการฯ ประกอบด้วยผู้บริหารระดับรองกรรมการอำนวยการ ผู้ช่วยกรรมการอำนวยการ
และกรรมการอำนวยการของบริษัทในกลุ่มไทยออยล์
เพื่อให้การสนับสนุนงานของคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
โดยทำหน้าที่ส่งเสริมให้การขับเคลื่อนงานบริหารความเสี่ยงของบริษัทฯ
และบริษัทในกลุ่มไทยออยล์ดำเนินไปในทิศทางเดียวกันและมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น
รวมทั้งสนับสนุนให้การปลูกฝังงานบริหารความเสี่ยงเป็นวัฒนธรรมองค์กรสามารถบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

- คณะที่ 2 ได้แก่ คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงเฉพาะด้าน ประกอบด้วย คณะกรรมการด้าน
Commercial ด้าน Operations ด้าน Business ด้าน Finance และด้าน Corporate
ทำหน้าที่กำกับดูแลกระบวนการบริหารความเสี่ยงโดยรวมของบริษัทฯ ให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิผล
จัดให้มีระบบการประเมินความเสี่ยงและการควบคุมความเสี่ยงทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
พร้อมกับกำหนดแผนงาน มาตรการควบคุมและการป้องกันเพื่อลดระดับความรุนแรงของความเสี่ยง
และสามารถจัดการความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้

นอกจากนี้ บริษัทฯ
ยังได้สนับสนุนให้พนักงานทุกคนนำกระบวนการบริหารจัดการความเสี่ยงไปปฏิบัติอย่างต่อเนื่องเป็นประจำ
โดยมีหน่วยงานบริหารความเสี่ยงประสานงานกับผู้ประสานงานความเสี่ยงประจำหน่วยงาน (Risk
Co-Ordinator)
ทำหน้าที่ในการติดตามความคืบหน้าในการบริหารจัดการความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้
คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงเฉพาะด้านจะรายงานความก้าวหน้าการบริหารความเสี่ยงต่อคณะกรรมการขับเคลื่อนงานบริหารความเสี่ยงเป็นประจำทุกเดือน
เพื่อนำเสนอผลการบริหารจัดการความเสี่ยงให้กับคณะกรรมการตรวจสอบ
และกรรมการอำนวยการทราบอย่างสม่ำเสมอ

ในระหว่างเดือนพฤศจิกายน ถึง ธันวาคม 2551 บริษัทฯ
ได้ว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาที่มีชื่อเสียงเป็นที่ยอมรับในธุรกิจปิโตรเลียม
มาตรวจสอบระดับคุณภาพการบริหารความเสี่ยง (Gap Analysis)
รอบที่สองหลังจากที่ได้ประเมินไปครั้งแรกเมื่อปี 2550
และจะขยายขอบเขตการตรวจสอบระดับคุณภาพการบริหารความเสี่ยงของบริษัทในเครือในต้นปี
2552 เพื่อนำไปพัฒนา ปรับปรุง
และนำไปกำหนดในแผนการบริหารความเสี่ยงทั้งระดับองค์กรและระดับกระบวนการ ทั้งนี้
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารความเสี่ยงต่อไป

3.  กิจกรรมการควบคุม (Control Activities)

บริษัทฯ ได้กำหนดนโยบายสำคัญในการดำเนินธุรกิจเป็นลายลักษณ์อักษร
เพื่อใช้เป็นแนวทางในดำเนินงานของบริษัทฯ
ให้เป็นไปอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพสามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้
มีการแบ่งแยกหน้าที่งานที่สำคัญไว้ชัดเจนเพื่อลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดหรือความเสียหาย
นอกจากนี้ บริษัทฯ ได้จัดทำระเบียบกำหนดอำนาจอนุมัติรายการธุรกิจ (Corporate
Authorization Procedures) เพื่อให้กรรมการอำนวยการ มอบอำนาจช่วงให้แก่ฝ่ายจัดการ
และพนักงานของบริษัทฯ ในระดับต่าง ๆ ในการอนุมัติรายการธุรกิจ ทั้งนี้
เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจของแต่ละหน่วยงาน
และเพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสม โดยมีการปรับปรุงระเบียบอำนาจอนุมัติฯ
ทุกครั้งเมื่อโครงสร้างองค์กรมีการเปลี่ยนแปลง

4.  ข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร (Information & Communication)

บริษัทฯ ได้จัดให้มีระบบสารสนเทศและช่องทางการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร
เพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้รับข้อมูลครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา และเพียงพอต่อการตัดสินใจ
สำหรับช่องทางการสื่อสารภายใน พนักงานทุกคนจะได้รับข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับนโยบาย
ระเบียบวิธีปฏิบัติต่างๆ ที่ใช้ในการปฏิบัติงานผ่านระบบ Intranet ซึ่งในปี 2551 นี้ บริษัทฯ
ได้พัฒนาระบบ Intranet ให้มีความทันสมัยยิ่งขึ้น
สามารถค้นหาข้อมูลข่าวสารที่สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
และรองรับการจัดทำระบบข้อมูลเพื่อการเรียนรู้ภายในองค์กร (Knowledge Management)
ในด้านการสื่อสารข้อมูลจากผู้บริหารระดับสูงถึงพนักงาน บริษัทฯ
ได้จัดให้ฝ่ายจัดการพบผู้จัดการแผนกหลังการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ
ทุกครั้งและจัดให้มีการประชุมร่วมกันระหว่างผู้แทนบริษัทฯ และคณะกรรมการลูกจ้างทุก 2 เดือน
นอกจากนี้ บริษัทฯ ยังได้กำหนดเป็นแนวปฏิบัติให้ผู้จัดการฝ่ายจัดประชุมฝ่ายเดือนละ 1 ครั้ง
ด้านการสื่อสารข้อมูลกับบุคคลภายนอกบริษัทฯ จัดให้มีการเผยแพร่ข้อมูลผ่านทางเว็บไซต์
www.thaioil.co.th การเปิดเผยข้อมูลผ่านระบบของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย
รวมทั้งการจัดประชุมกับนักลงทุนและนักวิเคราะห์หลักทรัพย์รายไตรมาส
และการแถลงข่าวผ่านสื่อมวลชน

5.  การติดตามและประเมินผล (Monitoring & Evaluation)

บริษัทฯ มีการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน และประเมินคุณภาพการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง
โดยได้นำระบบ KPI มาใช้ในการติดตามผลการบริหาร และ การปฏิบัติงานของพนักงานทุกระดับ
เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานเป็นไปตามแผนธุรกิจที่กำหนด นอกจากนี้
แผนกตรวจสอบระบบงานภายในจะดำเนินการตรวจสอบตามแผนการตรวจสอบประจำปีซึ่งได้นำกิจกรรมหลักในธุรกิจที่มีความเสี่ยงสูงมากำหนดเป็นแผนตรวจสอบประจำปี
และรายงานผลการตรวจสอบ
การติดตามการบริหารความเสี่ยงต่อคณะกรรมการตรวจสอบทุกไตรมาส
เพื่อพิจารณาว่าการดำเนินการสอบทานรายงานทางการเงินมีการเปิดเผยข้อมูลอย่างเพียงพอ
ครบถ้วน ถูกต้อง
การประเมินประสิทธิภาพของการควบคุมภายในและการบริหารความเสี่ยงได้ดำเนินการอย่างเหมาะสม
มีการปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
เปิดเผยรายการที่เกี่ยวโยงหรือรายการที่มีความขัดแย้งทางผลประโยชน์อย่างโปร่งใส
และสามารถตรวจสอบได้
ผลจากการตรวจสอบได้รายงานฝ่ายบริหารและผู้บริหารของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบเพื่อนำไปพิจารณาปรับปรุงแก้ไขการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิผลยิ่งขึ้น

การสอบทานการควบคุมภายใน

  คณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานระบบการควบคุมภายในปี 2551 แล้วปรากฏว่า
  ไม่พบประเด็นปัญหาหรือ ข้อบกพร่อง

ที่เป็นสาระสำคัญ ซึ่งโดยภาพรวมสรุปได้ว่า บริษัทฯ
มีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผลเหมาะสมเพียงพอ
ซึ่งสอดคล้องกับความเห็นของผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ ระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
มีความเพียงพอและเหมาะสมที่จะสามารถป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นได้

  รายงานคณะกรรมการตรวจสอบ

[]