9. การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัท บางจากปิโตรเลียม จำกัด (มหาชน)
มีความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
โดยสรุปการประเมินระบบควบคุมภายใน ได้ดังนี้

1.  สภาพแวดล้อมของการควบคุม

บริษัทฯ
มีสภาพแวดล้อมและโครงสร้างองค์กรที่เอื้ออำนวยให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้ตามที่บริษัทฯ
มุ่งหวังอย่างชัดเจนและวัดผลได้เป็นรูปธรรม เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน
ปีนี้บริษัทฯมีการปรับปรุงนโยบายการทำงาน คู่มือพนักงาน คู่มือการทำงาน
การจัดโครงสร้างองค์กรและคณะทำงานต่างๆ อย่างเหมาะสม
ช่วยให้ฝ่ายจัดการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
รวมถึงให้ความสำคัญต่อความซื่อสัตย์สุจริตและจริยธรรมในการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง
โดยบริษัทฯ ได้เน้นย้ำให้พนักงานเข้าใจประเด็นเรื่องความเสี่ยงของการทุจริต (Fraud Risk)
และความขัดแย้งทางผลประโยชน์ (Conflict of Interest)
และเพิ่มเติมการตรวจสอบสภาพแวดล้อมการควบคุม ในการทำงาน จากพนักงานทั่วทั้งองค์กร
เพื่อวางแผนการตรวจสอบภายในต่อไป นอกจากนั้น บริษัทฯ ได้จัดงาน CG Day ประจำปี 2555
ในหัวข้อ "CG Go ASEAN" เน้นย้ำแนวปฏิบัติเรื่องการกำกับดูแลกิจการที่ดี
เตรียมความพร้อมก้าวสู่เวทีอาเซียน
และนำหลักการประเมินการปฏิบัติตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีของบริษัทจดทะเบียนในกลุ่มประเทศอาเซียน
(ASEAN CG Scorecard) มาปรับปรุงหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีของบริษัทฯอีกทางหนึ่ง
เพื่อส่งเสริมการกำกับดูแลกิจการที่ดีของบริษัทให้เข้มแข็งยิ่งขึ้น อนึ่งบริษัทฯ
ได้จัดให้มีมาตรการในการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนการกระทำผิดกฎหมายจรรยาบรรณหรือพฤติกรรม
ที่อาจส่อถึงการทุจริตหรือประพฤติมิชอบของบุคคลในองค์กรทั้งจากพนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น
รวมถึงรายงานทางการเงินที่ไม่ถูกต้องหรือระบบการควบคุมภายในที่บกพร่องเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยสอดส่องดูแล

2.  การประเมินความเสี่ยง

บริษัทฯ ได้แต่งตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงทั้งองค์กร (Enterprisewide Risk
Management Committee – ERMC) ซึ่งมีหน้าที่กำหนดนโยบาย
ยุทธศาสตร์และเป้าหมายการบริหารความเสี่ยงทั้งองค์กร
พัฒนาระบบการจัดการบริหารความเสี่ยงทั้งองค์กรให้มีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง
ตามมาตรฐานสากล ISO 31000 ครอบคลุมความเสี่ยงทุกระดับขององค์กร ได้แก่
ระดับการดำเนินงานให้บรรลุเป้าหมายองค์กร สายงาน ส่วนงาน และระดับกระบวนการทำงาน
รวมถึงการลงทุนในธุรกิจใหม่ เช่น โครงการผลิตไฟฟ้าจากเซลล์แสงอาทิตย์
โครงการร่วมทุนในบริษัทผลิตเอทานอล และโครงการด้านพลังงานทดแทนอื่นๆ ฯลฯ
เพื่อสร้างความมั่นใจในการลงทุนว่าธุรกิจนั้นจะบรรลุผลและสร้างรายได้ให้กับบริษัทอย่างยั่งยืน

ทั้งนี้บริษัทฯ
ยังได้ให้ความสำคัญกับการเตรียมพร้อมต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปตามสภาพเศรษฐกิจ การเมือง
กฎหมาย และข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย คณะกรรมการพัฒนาองค์กร
และคณะทำงานเพื่อยกร่างการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCM Taskforce)
จึงได้พัฒนาระบบเตรียมความพร้อม และทบทวนแผน
ในการรับมือกับความเสี่ยงและภาวะวิกฤติที่อาจเกิดขึ้นให้มีประสิทธิผลมากขึ้น
เพื่อกำหนดยุทธศาสตร์ในการบริหารให้บริษัทฯ สามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ในภาวะฉุกเฉิน
ไม่หยุดชะงัก และลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นได้ ตามมาตรฐาน ISO 22301
ด้านการบริหารจัดการความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ

3.  กิจกรรมการควบคุม

บริษัทฯ มีกิจกรรมการควบคุม โดยใช้ดัชนีวัดผลการปฏิบัติงาน (KPI)
เป็นเครื่องมือในการวางแผนและควบคุม
มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบเพื่อตรวจสอบซึ่งกันและกัน
มีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติในแต่ละระดับไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
มีการจัดทำเอกสาร
หลักฐานที่เอื้ออำนวยให้มีการแบ่งส่วนและบุคคลผู้รับผิดชอบหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น
มีการดูแลป้องกันทรัพย์สินของบริษัทฯ ไม่ให้สูญหาย หรือใช้ไปในทางที่ไม่เหมาะสม
มีการติดตามธุรกรรมที่มีผลผูกพันบริษัทฯ ระยะยาว โดยให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้
มีมาตรการป้องกันไม่ให้นำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทฯ ไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตน
มีการกำหนดวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทฯ ได้ปฏิบัติตามกฎหมาย ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
รวมถึงกระบวนการทำงานของบริษัทฯ โดยได้กำหนดให้พนักงานทุกคนทบทวนกระบวนการทำงาน
และประเมินการควบคุมภายในด้วยตนเอง (Control Self Assessment - CSA)
ทั้งในระดับสายงาน ส่วนงานและระดับกระบวนการทำงานทั้งบริษัทฯ ทุกปี
รวมถึงมีมาตรการที่รัดกุมเหมาะสมในกรณีที่บริษัทฯ มีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ
ฯลฯ เพื่อป้องกันการถ่ายเทผลประโยชน์ เช่น
ต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติโดยผู้ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้น
รวมทั้งมีการเปิดเผยข้อมูลการทำธุรกรรมดังกล่าวตามระเบียบของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์และเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือกิจการที่เกี่ยวข้องกันตามมาตรฐานการบัญชี

นอกจากนี้ยังมีกระบวนการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อย
กำหนดนโยบายด้านการกำกับดูแลกิจการที่ดีของบริษัทฯ ในเครือ
และมีการสอบทานระบบงานของบริษัทบางจากไบโอฟูเอล จำกัด บริษัท บางจาก โซลาร์เอ็นเนอร์ยี
จำกัด และบริษัทบางจากกรีนเนท จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทย่อย

4.  สารสนเทศและการสื่อสาร

บริษัทฯ ได้พัฒนาระบบสารสนเทศและระบบข้อมูลให้พร้อมใช้งาน จนได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO
27001 ในด้านความปลอดภัยของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ และยังได้ทำการพัฒนาระบบ IT
ให้ทันสมัยและทันเทียมสากล โดยได้ทำการปรับปรุงระบบ Enterprise Resource Planning
(ERP) SAP ECC 6.0 เพื่อให้บริษัทสามารถใช้ข้อมูลต่างๆ ได้อย่างทั่วถึงทั้งองค์กร
ทั้งในเชิงวิเคราะห์และการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5.  การติดตามประเมินผล

บริษัทฯ มีระบบการติดตามผลการดำเนินงาน
ได้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดอย่างสม่ำเสมอ
หากพบว่ามีปัจจัยแวดล้อมที่จะส่งผลกระทบต่อผลการดำเนินงาน
จะได้มีการปรับเปลี่ยนแผนกลยุทธ์ที่เหมาะสม เพื่อให้ผลการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมาย
มีหน่วยตรวจสอบภายในรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยมีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้