การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการของบริษัท ธีระมงคล อุตสาหกรรม จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 1 เมื่อวันที่
14 กุมภาพันธ์ 2554 โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบทั้งสามท่านเข้าร่วมประชุม นั้น
คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่าง ๆ
โดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหาร ซึ่งสามารถแบ่งแยกหัวข้อออกได้ ดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

บริษัท มีการกำหนดโครงสร้างองค์การ ขอบเขตอำนาจของฝ่ายบริหาร นโยบาย
ระเบียบวิธีปฏิบัติงาน ระเบียบในการอนุมัติธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อ
และการบริหารงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ชัดเจนและรัดกุม
ได้มีการประชุมร่วมกันของฝ่ายบริหารในทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ
และแผนธุรกิจ ควบคู่ไปกับการกำหนดงบประมาณประจำปี
และได้แจ้งให้ผู้บริหารในแต่ละแผนกรับทราบเพื่อบริหารงานภายในแผนกให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่ตั้งไว้
โดยมีการติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่องเพื่อปรับเปลี่ยนแผนธุรกิจและงบประมาณให้สอดคล้องกับสถานการณืในช่วงเวลานั้น
ๆ ตามความเหมาะสม
เพื่อให้มั่นใจว่าการปฏิบัติงานมีการควบคุมภายในอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
รวมทั้งบริษัทมีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม และหลักการกำกับดูแลกิจการ
โดยคำนึงถึงข้อกำหนดกฎหมายและข้อบังคับของทางราชการ
บนพื้นฐานความเป็นธรรมและผลประโยชน์ของผู้มีส่วนได้เสียทุกฝ่าย

2.  การบริหารความเสี่ยง

ฝ่ายบริหารมีการประชุมเพื่อประเมินความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจและกำหนดมาตรการหรือแนวทางในการลดความเสี่ยงดังกล่าวล่วงหน้าก่อนการกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจ
และผู้บริหารมีการประชุมเป็นประจำทุกเดือน
เพื่อติดตามสถานการณ์ที่เป็นสาเหตุของความเสี่ยงดังกล่าว
รวมทั้งเมื่อมีเหตุการณ์ผิดปกติจากปัจจัยภายนอก
โดยจะแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาของแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องทราบถึงแนวทางปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงและร่วมมือกันป้องกันความเสี่ยงหรือลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้น

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทมีการกำหนดขอบเขตหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับ
ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร และมีความเหมาะสม
มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบงานเพื่อถ่วงดุลและสอบทานซึ่งกันและกัน ทั้งในด้านการอนุมัติ
การบันทึกรายการบัญชี และการดูแลจัดการทรัพย์สินออกจากกันโดยเด็ดขาด
มีระบบการตรวจสอบระหว่างหน่วยงาน และตรวจสอบการดำเนินการตามอำนาจหน้าที่อยู่เสมอ
บริษัทได้กำหนดให้มีมาตรการและขั้นตอนอนุมัติการทำรายการระหว่างกัน
อย่างรัดกุมและตรวจสอบได้ โดยมีการรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นรายไตรมาส
กรณีรายการธุรกรรมระหว่างกันที่ไม่เป็นรายการทางการค้าปกติหรืออาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์
ต้องรายงานคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อขอความเห็นก่อนการเข้าทำรายการ
ทั้งนี้ต้องเป็นไปตามกฎข้อบังคับของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทจัดให้มีการเข้าถึงข้อมูลที่มีคุณภาพและเพียงพอต่อการตัดสินใจ
โดยมีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ ไว้อย่างครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท
บริษัทได้จัดส่งหนังสือนัดประชุมพร้อมเอกสารประกอบการประชุมต่างๆ
ล่วงหน้าภายในระยะเวลาตามที่กฎหมายกำหนด
คณะกรรมการบริษัทได้มีการกำกับดูแลให้การกำหนดนโยบายบัญชีของบริษัทเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
ซึ่งผ่านเห็นโดยผู้สอบบัญชี เพื่อให้รายงานต่าง ๆ มีความถูกต้อง

5.  ระบบการติดตาม

บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ และแผนธุรกิจ
ควบคู่ไปกับการกำหนดแผนงบประมาณประจำปี
โดยมีการติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่องโดยสม่ำเสมอ
ความแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้จะต้องมีการตรวจสอบเพื่อหาสาเหตุทั้งที่เกิดจากปัจจัยภายนอก
และปัจจัยภายใน รวมทั้งจากความบกพร่องของการปฏิบัติงาน
และดำเนินการปรับเปลี่ยนแผนธุรกิจและงบประมาณให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในช่วงเวลานั้น ๆ
ตามความเหมาะสม ประกอบกับต้องแก้ไขข้อบกพร่องภายในระยะเวลาที่กำหนด
เพื่อให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ในอดีตที่ผ่านมา
ไม่มีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ

บริษัทมีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ
ทั้งจากผู้ตรวจสอบภายในซึ่งรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
และจากการสุ่มตรวจสอบการดำเนินงานของแต่ละฝ่ายโดยตรง
กรณีพบข้อบกพร่องซึ่งได้ให้ดำเนินการแก้ไขภายในระยะเวลาที่กำหนดแล้ว
ผู้บริหารอาจมีการสุ่มตรวจสอบเป็นระยะ

ภายหลังการประเมินแล้ว คณะกรรมการมีความเห็นว่า
บริษัทมีระบบการควบคุมภายในอย่างเพียงพอและเหมาะสม
ในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
และมีระบบควบคุมภายในในด้านต่าง ๆ ทั้ง 5
ส่วนที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการป้องกันทรัพย์สินอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
รวมถึงการตรวจสอบภายในที่มีความอิสระในการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน นอกจากนี้
บริษัทยังมีระบบจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร