10. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 1/2548 เมื่อวันที่ 26 มกราคม 2548
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งประกอบด้วยกรรมการอิสระจำนวน 3 ท่านเข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการบริษัทได้ประเมินระบบการควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารและผู้ตรวจสอบภายใน
ในด้านต่างๆ 5 ด้าน ได้แก่

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

2.  การบริหารความเสี่ยง

3.  การควบคุมการปฎิบัติงานของฝ่ายบริหาร

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

5.  ระบบการติดตาม

คณะกรรมการบริษัทได้ร่วมกันพิจารณาสอบถามผลการประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัทฯที่ผ่านการพิจารณาร่วมกันของคณะกรรมการตรวจสอบ
ฝ่ายจัดการและผู้ตรวจสอบภายในของบริษัทฯซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการวางแผนการประเมินและตรวจสอบระบบควบคุมภายในซึ่งได้รับการว่าจ้างมาจากบริษัทที่ปรึกษาภายนอก
และเห็นว่าโดยรวมบริษัทฯมีระบบการควบคุมภายในที่ดี เพียงพอและเหมาะสมกับสภาพธุรกิจ
ดังต่อไปนี้

-   บริษัทฯมีโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดีและส่งเสริมระบบการควบคุมภายในให้ดำเนินไปตามที่บริษัทฯได้วางนโยบายไว้
    โดยมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจอย่างชัดเจนและวัดผลได้เพื่อให้เป็นแนวทางปฎิบัติแก่องค์การ

-   บริษัทฯมีการประเมินการดำเนินธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ และมีการวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงต่างๆ
    ที่อาจเกิดขึ้น
    โดยที่ผู้บริหารของบริษัทฯมีการประชุมอย่างสม่ำเสมอเพื่อวิเคราะห์สาเหตุของปัจจัยความเสี่ยงและร่วมกันกำหนดมาตรการเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้น

-   ในด้านของการควบคุมการปฎิบัติงานของฝ่ายบริหารนั้น
    คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่าการควบคุมการปฎิบัติงานของฝ่ายบริหารโดยรวมอยู่ในเกณฑ์ดี
    ในส่วนของการแบ่งแยกหน้าที่บันทึกรายการออกจากหน้าที่ในการจัดเก็บดูแลทรัพย์สินประเภทสินค้าคงเหลือ
    ซึ่งคณะกรรมการตรวจสอบและผู้ตรวจสอบภายในได้ให้คำแนะนำไปแล้วนั้น พบว่า
    บริษัทฯได้ดำเนินการจัดทำผังองค์กรใหม่ให้สอดคล้องกับการแบ่งแยกหน้าที่ดังกล่าว
    รวมถึงการจัดทำรายละเอียดงานให้แก่พนักงาน แล้ว อย่างไรก็ตาม
    การปฎิบัติงานจริงยังไม่เกิดขึ้น เนื่องจากในช่วงปลายเดือนธันวาคม 2547 ที่ผ่านมา
    บริษัทฯประสบปัญหาการลาออกของพนักงานเป็นจำนวนมาก
    ซึ่งรวมถึงพนักงานในตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บดูแลสินค้าคงเหลือด้วย
    ทำให้บริษัทฯต้องจัดหาพนักงานใหม่และดำเนินการฝึกอบรมพนักงานใหม่ดังกล่าวให้เข้าใจถึงบทบาทและหน้าที่งานของตน
    โดยขณะนี้ บริษัทฯอยู่ในระหว่างการฝึกอบรมพนักงานใหม่เพื่อให้เข้าใจถึงหน้าที่ของตน
    และปฏิบัติงานได้จริงตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
    คณะกรรมการตรวจสอบและผู้ตรวจสอบภายในจะดำเนินการติดตามผลการปฎิบัติงานจริงเพื่อให้มั่นใจว่าได้มีการปฎิบัติในเรื่องดังกล่าว
    รวมถึงให้ข้อเสนอแนะเพิ่มเติมแก่บริษัทฯต่อไป

-   บริษัทฯมีระบบการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศที่ดี
    ทำให้สะดวกต่อการนำข้อมูลที่มีอยู่ไปใช้ประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจได้อย่างเหมาะสม
    มีการจัดทำรายงานที่มีสาระสำคัญและข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจที่ครบถ้วนให้คณะกรรมการบริษัทได้พิจารณาก่อนการประชุมทุกครั้ง
    และมีการจัดเก็บเอกสารที่ครบถ้วนและเป็นหมวดหมู่
    โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารทางการบัญชีที่มีความสำคัญต่อการจัดทำรายงานทางการเงินให้แก่คณะกรรมการบริษัทได้พิจารณา

-   บริษัทฯมีการติดตามผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอโดยการจัดทำ Business Monthly
    Report เพื่อเปรียบเทียบผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงกับเป้าหมายที่ได้วางไว้
    และจัดให้มีผู้ตรวจสอบภายในซึ่งทำหน้าที่สอบทานการปฎิบัติงานตามระบบการควบคุมภายในที่ได้วางไว้

ในส่วนของการตรวจสอบและประเมินระบบควบคุมภายในของบริษัทฯโดยผู้ตรวจสอบภายในนั้น
ผู้ตรวจสอบภายในมีความเห็นเช่นเดียวกันกับคณะกรรมการตรวจสอบว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯโดยรวมอยู่ในเกณฑ์ดี
แม้ว่าจะมีจุดบกพร่องในเรื่องความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูลของบางฝ่ายภายในบริษัทฯ
และประมวลผลข้อมูลซึ่งอาจทำให้เสียเวลาและเปลืองทรัพยากรในการทำงานอยู่ อย่างไรก็ตาม
บริษัทฯได้เริ่มดำเนินการแก้ไขปัญหาดังกล่าวแล้วโดยมีแผนที่จะปรับปรุงระบบสารสนเทศภายในของบริษัทฯ
โดยเริ่มดำเนินการจากฝ่ายบัญชีและการเงิน ก่อนและจะขยายผลไปยังหน่วยงานอื่น ๆ ได้แก่
ฝ่ายการตลาด, ฝ่ายจัดซื้อ, ฝ่ายผลิตและวางแผนผลิตต่อไป

อนึ่ง
ตามที่สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ได้ขอให้บริษัทฯดำเนินการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในการลงนามเพื่ออนุมัติการสั่งจ่ายเงิน
นั้น บริษัทฯได้ทำหนังสือฉบับลงวันที่ 28 มกราคม 2548 แจ้งแก่ธนาคารหลักจำนวน 3
แห่งซึ่งบริษัทฯมีการทำธุรกรรมทางการเงินด้วยบ่อยครั้ง
ขอให้เปลี่ยนแปลงเงื่อนไขใหม่เพื่อให้มีความเหมาะสมยิ่งขึ้น
(รายละเอียดเกี่ยวกับเงื่อนไขในการลงนามเพื่ออนุมัติการสั่งจ่ายเงินของบริษัทฯได้แสดงไว้ในส่วนที่
2.9 โครงสร้างการจัดการ) โดยการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 8 กุมภาพันธ์
2548 เป็นต้นไป

ในส่วนของระบบควบคุมภายในของ TAPM นั้น
คณะกรรมการตรวจสอบได้เข้าไปตรวจสอบและประเมินความเพียงพอและเหมาะสมของระบบควบคุมภายในของ
TAPM ในเบื้องต้น และมีความเห็นว่า TAPM
ยังมีจุดบกพร่องจากการที่ผู้จัดการและผู้บริหารคนหนึ่งๆอาจมีหน้าที่และความรับผิดชอบหลายอย่างในเวลาเดียวกัน
อันเนื่องมาจากการที่ขอบเขตของงานมีการขยายตัวเพิ่มขึ้นตามการเจริญเติบโตทางธุรกิจ
แต่ในปัจจุบัน TAPM มีพนักงานในระดับผู้จัดการและผู้บริหารเพียง 4 ท่านเท่านั้น ซึ่ง TAPM
ก็ได้ดำเนินการแก้ไขปัญหาดังกล่าวโดยมีการกระจายขอบเขตอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบไปยังพนักงานในระดับปฎิบัติการมากขึ้น
รวมถึงการที่คณะกรรมการบริษัทได้มีการตรวจสอบและดูแลการดำเนินกิจการของ TAPM
อย่างใกล้ชิดและเป็นประจำ