บริษัท บ้านร็อคการ์เด้น จำกัด (มหาชน) แบบ56-1 ประจำปี 2549

10. การควบคุมภายใน

ในการประชุมของคณะกรรมการของบริษัท บ้านร็อคการ์เด้น จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 1/2548
เมื่อวันที่ 5 เมษายน 2548 โดยมีกรรมการตรวจสอบทั้งสามท่านเข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในโดยการซักถามจากฝ่ายบริหาร
และคณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ

1.  องค์กร และสภาพแวดล้อม

2.  การบริหารความเสี่ยง

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

5.  ระบบการติดตาม

คณะกรรมการเห็นว่า บริษัท บ้านร็อคการ์เด้น จำกัด (มหาชน) มีระบบการควบคุมภายในเพียงพอ
สามารถป้องกันทรัพย์สินของบริษัทอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจเพียงพอ
โดยเฉพาะอย่างยิ่งการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร บริษัทมีนโยบาย มาตรการ
และขั้นตอนในการปฏิบัติงานครอบคลุมถึงการควบคุมการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ
ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวไม่ให้เกิดความขัดแย้งในผลประโยชน์ (Conflict of
Interest) ระหว่างกัน และเพื่อรักษาผลประโยชน์สูงสุดของบริษัทอย่างเพียงพอเช่นกัน

นอกจากนี้ คณะกรรมการมีความเห็นเพิ่มเติมโดยสามารถสรุปพอเป็นสังเขปได้ดังต่อไปนี้

  องค์กร และสภาพแวดล้อม:
  จากการที่บริษัทได้นำหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีหรือบรรษัทภิบาลมาใช้ภายในองค์กรแสดงให้เห็นถึงระบบที่บริษัทจัดขึ้นเพื่อให้มีกระบวนการและโครงสร้างของภาวะผู้นำ
  และการควบคุมกิจการของบริษัทให้มีความรับผิดชอบตามหน้าที่ด้วยความโปร่งใส
  และสร้างความสามารถในการแข่งขันเพื่อรักษาเงินทุนและเพิ่มพูนคุณค่าให้กับผู้ถือหุ้นในระยะยาว
  ภายในกรอบการมีจริยธรรมที่ดี โดยคำนึงถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นและสังคมโดยรวม
  อีกทั้งการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน โดยคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้า
  และเพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

  การบริหารความเสี่ยง:
  บริษัทมีการประชุมผู้บริหารฝ่ายทุกเดือนเพื่อสรุปผลการดำเนินงานและปัญหาที่เกิดขึ้นในเดือนที่ผ่านมา
  และประเมินแนวโน้มทางธุรกิจทั่วไปและประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นต่อไป

  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร: ที่ผ่านมา
  กรรมการของบริษัทได้มีส่วนร่วมในการอนุมัติในการทำรายการที่อาจจะมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์
  เนื่องจากในขณะนั้น บริษัทยังคงมีสภาพเป็นบริษัทจำกัด
  และไม่มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำรายการประเภทดังกล่าวในข้อบังคับบริษัท อย่างไรก็ตาม
  ถ้ามีการทำธุรกรรมดังกล่าว
  บริษัทจะนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบให้ความเห็นก่อนและนำเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณา

  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล:
  คณะกรรมการของบริษัทเสนอให้การประชุมกรรมการครั้งต่อไป บริษัทต้องจดบันทึกข้อซักถาม
  ความเห็น หรือข้อสังเกตของกรรมการ
  เพื่อให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการ

  ระบบการติดตาม:
  คณะกรรมการของบริษัทมีหน่วยตรวจสอบภายในจากบุคคลภายนอกบริษัทเป็นผู้รายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
  เพื่อรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อสังเกตที่พบ และ

บริษัท บ้านร็อคการ์เด้น จำกัด (มหาชน) แบบ56-1 ประจำปี 2549

  บริษัทจัดให้มีการประชุมผู้บริหารระดับฝ่ายทุกเดือนเป็นประจำเพื่อติดตามผลการปฏิบัติงานและรายงานต่อกรรมการผู้จัดการ

แบบประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในที่จัดทำโดยคณะกรรมการบริษัท
และได้รับมติจากที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 1/2548 เมื่อวันที่ 5 เมษายน 2548
แสดงไว้ในเอกสารแนบ 3

ทั้งนี้ เมื่อวันที่ 22 ธันวาคม 2547 บริษัทได้ว่าจ้าง สำนักงาน ชุติกาญจน์การบัญชี
(“ที่ปรึกษาด้านการตรวจสอบภายใน”) เพื่อเข้ามาทำหน้าที่ตรวจสอบภายใน
โดยสามารถสรุปขั้นตอนการดำเนินงานที่เสร็จสิ้นแล้วของที่ปรึกษาด้านการตรวจสอบภายในที่ปรับปรุงตามความเห็นของคณะกรรมการตรวจสอบ
และการรายงานผลตรวจสอบภายในได้ดังนี้

ก) การสำรวจข้อมูลเบื้องต้นและการสอบทานการควบคุมภายใน

+------------------------------------+---------------------------------+
| ขั้นตอนการดำเนินงาน                   | วัตถุประสงค์                       |
+------------------------------------+---------------------------------+
| -   สำรวจระบบของฝ่ายต่างๆ            | เพื่อศึกษาลักษณะการดำเนินงาน         |
|     โดยวิธีสัมภาษณ์ผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่าย    |                                 |
|     และกรรมการตรวจสอบ              |                                 |
+------------------------------------+---------------------------------+
| -   ศึกษาระเบีย                      | เพื่อพิจารณาความเสี่ยงที่อาจจะ         |
| บวิธีการปฏิบัติงานควบคุมภายในที่มีอยู่ในปัจจุบัน | เกิดขึ้นและระบุจุดสำคัญที่ต้องเน้นเป็นพิเศษ |
+------------------------------------+---------------------------------+
| -   ศึกษานโย                        | เพื่อพิจารณาความเหมาะสมแล          |
| บายการควบคุมภายในและวิธีการควบคุมภายใน | ะความครบถ้วนของระบบการควบคุมภายใน |
+------------------------------------+---------------------------------+
| -   จัดทำรายงานการ                  | เพื่อประชุมร่วมกับผู้บริหาร             |
| ประเมินความเสี่ยงและร่างผังทางเดินเอกสาร |                                 |
| ที่ใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อประชุมร่วมกับผู้บริหาร |                                 |
+------------------------------------+---------------------------------+
| -   กำหนดแผนปฏิบัติงานตรวจ            | เพื่อให้คณะกรรม                    |
| สอบภายในประจำปีสำหรับฝ่ายตรวจสอบภายใน | การตรวจสอบพิจารณาและให้ความเห็นชอบ |
+------------------------------------+---------------------------------+

  ข) การตรวจสอบและการรายงานผลตรวจสอบภายใน

การตรวจสอบการปฏิบัติงานของฝ่ายต่างๆ และการประเมินการควบคุมภายในแต่ละระบบ
สำหรับไตรมาสที่ 4 ประจำปี 2547 ไตรมาสที่ 1, 2 และ 3 ประจำปี 2548
พบว่าบริษัทมีระบบการควบคุมภายในเพียงพอ
และมีการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง และสำนักงานได้เสนอข้อสังเกตต่างๆ
ตลอดจนข้อเสนอแนะในการปฏิบัติงาน
ซึ่งข้อสังเกตดังกล่าวไม่มีผลกระทบอย่างมีสาระสำคัญต่อผลการดำเนินงานของบริษัท
โดยผู้บริหารได้ให้ความสำคัญในการแก้ไขข้อสังเกตต่างๆ
เพื่อให้ระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

สำนักงานเห็นว่าผู้บริหารของบริษัทมีทัศนคติที่ดีต่อการจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอ
และครบถ้วนทั้ง 5 องค์ประกอบ ได้แก่ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหารระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล ระบบการติดตาม
และผู้บริหารส่งเสริมให้บริษัทมีระบบการกำกับดูแลกิจการที่ดีตามแนวทาง 15 ข้อ
ของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย อย่างไรก็ตาม
ฝ่ายผู้บริหารควรจัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติงานและประเมินผลการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่องต่อไป

ในการประชุมของคณะกรรมการของบริษัท บ้านร็อคการ์เด้น จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 3/2548
เมื่อวันที่ 31 พฤษภาคม 2548 โดยมีกรรมการตรวจสอบทั้งสามท่านเข้าร่วมประชุมด้วย
สำนักงานสอบบัญชี เอ เอส ที

บริษัท บ้านร็อคการ์เด้น จำกัด (มหาชน) แบบ56-1 ประจำปี 2549

มาสเตอร์ได้สรุปรายงานถึงปัญหาและข้อเสนอแนะจากการตรวจสอบงบการเงินเฉพาะของบริษัท
และงบการเงินรวมของบริษัทและบริษัทย่อย (Management Letter) ประจำงวดปีบัญชีสิ้นสุดวันที่
31 ธันวาคม 2547 เพื่อที่บริษัทจะได้นำไปใช้ปรับปรุงระบบการควบคุมภายในให้ดียิ่งขึ้น
โดยรายงานที่นำเสนอจะมุ่งเน้นไปยังส่วนงานที่ยังไม่ได้รับการประเมินโดยแผนกตรวจสอบภายในของบริษัท
ที่ตรวจสอบโดยบุคคลภายนอกดังกล่าวข้างต้น
ซึ่งโดยมากจะเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในระบบการควบคุมภายในโดยรวม (CONTROL
ENVIRONMENT) จากรายงานในครั้งนั้น กรรมการผู้จัดการของบริษัทจึงได้มีคำสั่งให้แก้ไขโดยทันที
โดยสามารถสรุปรายละเอียดดังตารางข้างล่างนี้

ทั้งนี้ ในการประชุมของคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัท บ้านร็อคการ์เด้น จำกัด (มหาชน) ครั้งที่
6/2548 เมื่อวันที่ 15 พฤศจิกายน 2548
โดยมีกรรมการตรวจสอบซึ่งเข้ารับตำแหน่งแทนคนเก่าที่ลาออก 1 ท่าน
ผู้จัดการบัญชีของบริษัทจึงได้รายงานถึง Management Letter
เพื่อให้กรรมการตรวจสอบท่านใหม่ได้รับทราบและได้แสดงความคิดเห็นต่อรายงานร่วมกับกรรมการตรวจสอบอีก
2 ท่านในการประชุมครั้งนี้ด้วย