แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน

บริษัท ทาพาโก้ จำกัด(มหาชน)

วันที่ 23 มกราคม 2552

แบบประเมินนี้จัดทำโดยคณะกรรมการบริษัทซึ่งเป็นความเห็นของคณะกรรมการเกี่ยวกับ

ความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน

ส่วนที่ 1 องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environment
Measure)

องค์กรและสภาพแวดล้อม หมายถึง
การมีโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดีซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล
ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่ต้องสร้างสภาวะหรือ ปัจจัยต่าง ๆ
ซึ่งเอื้อให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้ตามที่บริษัทมุ่งหวัง
เป็นการสร้างบรรยากาศการควบคุมเพื่อส่งเสริมให้ทุกคนในบริษัทตระหนักถึงความจำเป็นของระบบการควบคุมภายใน
เช่น การที่ฝ่ายบริหารให้ความสำคัญต่อความซื่อสัตย์สุจริตและจริยธรรมในการดำเนินธุรกิจ
การจัดการโครงสร้างขององค์กรอย่างเหมาะสม การกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจน
การมีนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นต้น

1.1 คณะกรรมการได้ดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้
เพื่อเป็นแนวทางในการ ปฏิบัติงานของพนักงาน ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

บริษัทฯมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้โดยจัดทำเป็น Management
Plan ที่จะกำหนด ภารกิจและเป้าหมายรวมขององค์กร และในแต่ละเดือนจะมีการจัดทำ
Business Monthly Report เพื่อแสดงผลการ
ดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้

2.  คณะกรรมการบริษัทได้ทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงานแล้วว่า
    การตั้งเป้าหมายได้ดำเนินการอย่างรอบคอบ
    และได้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมายที่กำหนด
    ตลอดจนได้มีการวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจหรือผล
    ตอบแทนแก่พนักงานว่าเป็นไปอย่างสมเหตุสมผล
    โดยไม่มีการจูงใจหรือให้ผลประโยชน์ตอบแทนที่เกินสม
    ควรแก่พนักงานในลักษณะที่อาจนำไปสู่การกระทำทุจริตหรือประพฤติมิชอบ (เช่น
    ตั้งเป้าหมายยอดขายของ บริษัทไว้สูงเกินความเป็นจริง
    ทำให้เกิดแรงจูงใจในการตกแต่งตัวเลขยอดขาย เป็นต้น)

 ใช่  ไม่ใช่

  คณะกรรมการบริษัทได้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมายที่กำหนดและได้มีการกำหนด
  Action Plan อันจะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายในระดับที่เป็นรายละเอียดอย่างชัดเจน

1.3
บริษัทได้มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

  มีการจัดทำผังแสดงการจัดโครงสร้างขององค์กรที่ชัดเจนเพื่อแสดงถึงสายการบังคับบัญชาของหน่วยงานในองค์กรโดยได้มีการคำนึงถึงการแบ่งแยกหน้าที่ที่เหมาะสมอันได้แก่
  การแบ่งแยกหน่วยงานที่ก่อให้เกิดรายการ
  ออกจากหน่วยงานที่ทำหน้าที่จัดเก็บดูแลรักษาทรัพย์สินและหน่วยงานที่ทำหน้าที่บันทึกรายการ

1.4 บริษัทมีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (code of conduct)
และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนใน
ลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
รวมทั้งบทลงโทษหาก มีการ ฝ่าฝืน หรือไม่

 มี  ไม่มี

ภายใต้ข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรมและข้อบังคับของบริษัทมีข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานมิให้ปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการ
เช่น การที่ผู้บริหาร กรรมการและพนักงานของบริษัทรับหรือให้สินรางวัล
หรือผลตอบแทนในรูปแบบต่างๆ
จากองค์กรธุรกิจที่ดำเนินธุรกิจหรือมุ่งที่จะดำเนินธุรกิจกับบริษัทโดยสินรางวัลหรือผลตอบแทนดังกล่าวไม่ได้เป็นไปตามแนวปฏิบัติทางธุรกิจโดยทั่วไป

1.5 บริษัทมีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน
การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไปที่รัดกุมและสามารถป้องกันการทุจริตได้หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

มีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานของแต่ละแผนกเพื่อให้พนักงานใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานไว้อย่างเป็นลาย
ลักษณ์อักษร เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ รัดกุมและสามารถป้องกันการทุจริตได้

1.6 ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน
บริษัทได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ของ บริษัทในระยะยาว ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน
บริษัทฯได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ของบริษัทฯในระยะยาว เช่น
มีการพิจารณาความจำเป็นในการเปลี่ยนแม่พิมพ์ให้แก่ผู้รับจ้างผลิตวัตถุดิบอย่างสม่ำเสมอ
นอกจากนั้นยังกำหนดให้มีการประเมินผลงานอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรทั้งที่เป็นการประเมินผลงานของบริษัทฯโดยลูกค้าและการประเมินผลงานของผู้ขายโดยบริษัทฯ
เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงคุณภาพของงานอันนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่ดีในระยะยาว

ส่วนที่ 2 การบริหารความเสี่ยง (Risk Management Measure)

การประกอบธุรกิจของบริษัทย่อมดำเนินการอยู่ท่ามกลางความเสี่ยงทางธุรกิจตลอดเวลาโดยสาเหตุของความเสี่ยงอาจมาจากปัจจัยภายใน
เช่น ผู้บริหารขาดความซื่อสัตย์และจริยธรรม
บริษัทขยายงานอย่างรวดเร็วเกินไปทำให้ระบบงานไม่สามารถรองรับได้ หรือการกำกับดูแลไม่ทั่วถึง
เป็นต้น และปัจจัยภายนอก เช่น การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี หรือพฤติกรรมการบริโภคสินค้า
ทำให้มีผลกระทบต่อส่วนแบ่งการตลาด เป็นต้น ด้วยเหตุนี้
การที่จะนำพาให้บริษัทรอดพ้นจากอันตรายที่เกิดจากความเสี่ยงดังกล่าวได้นั้น
ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องดำเนินการต่อไปนี้อย่างสม่ำเสมอ

(1) พิจารณาหรือไตร่ตรองถึงลักษณะความเสี่ยงที่บริษัทประสบอยู่ หรือคาดว่าจะประสบ
(Identification of risk)

(2) วิเคราะห์ผลกระทบของความเสี่ยงนั้น ๆ ต่อบริษัท และโอกาสที่ความเสี่ยงนั้น ๆ จะเกิดขึ้น
(Analysis of risk)

(3) กำหนดมาตรการเพื่อลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม (Management of risk)

2.1 บริษัทมีการประเมินอย่างสม่ำเสมอหรือไม่ว่า
การประกอบธุรกิจของบริษัทมีปัจจัยใดบ้างที่เป็นปัจจัยความเสี่ยง ทั้ง ที่มาจากภายนอกและภายใน
ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ

 มี  ไม่มี

ผู้บริหารมีการประเมินความเสี่ยงที่อาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ
ทั้งที่เป็นปัจจัยจาก ภายนอกและภายใน เช่น ความเสี่ยงจากความผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยน
ความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงราคา วัตถุดิบ ความเสี่ยงจากการพึ่งพาลูกค้าจำนวนน้อยราย
และความเสี่ยงจากการพึ่งพาบริษัท พาร์ทเนอร์

อินดัสทรีส์ จำกัด เป็นต้น นอกจากนี้ ในปีที่ผ่านมา บริษัทฯ
ได้มีการจัดอบรมเรื่องบริหารความเสี่ยงให้กับระดับหัวหน้างานทุกหน่วยงานเพื่อให้นำไปใช้ประเมินในระดับหน่วยงานได้ด้วย

2.2 บริษัทได้มีการวิเคราะห์หรือไม่ว่า เหตุการณ์ใดที่จะทำให้ปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น

 มี  ไม่มี

มีโดยพร้อมกับการประเมินความเสี่ยงตามข้อ 2.1
ผู้บริหารได้มีการวิเคราะห์ว่าเหตุการณ์ใดที่จะทำให้เกิดความเสี่ยง ขึ้น

2.3
บริษัทกำหนดให้มีมาตรการในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยงรวมทั้งมาตรการในการลด
ความเสี่ยงเหล่านั้น ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

  บริษัทฯจัดให้มี Business Meeting
  ทุกเช้าเพื่อให้พนักงานแต่ละแผนกปรึกษาร่วมกันถึงสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยงตลอดจนมาตรการที่จะลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้นและจัดให้แผนกที่เกี่ยวข้องจัดทำรายงานผลความคืบหน้าของการใช้มาตรการดังกล่าว

2.4
บริษัทได้แจ้งให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
ใช่ หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

บริษัทฯ ได้แจ้งให้พนักงานที่เกี่ยวข้องรับทราบความเสี่ยงและมาตรการบริหารความเสี่ยงผ่าน
Business Meeting ที่จัดให้มีทุกเช้า

2.5 บริษัทมีการติดตามว่าหน่วยงานต่าง ๆ
ได้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

ในการประชุมพนักงานทุกเช้าจัดให้มีการติดตามผลว่าแต่ละแผนกได้ปฏิบัติตามมาตรการแก้ปัญหาที่กำหนด
ไว้หรือไม่ ตลอดจนรายงานถึงผลของการลดหรือขจัดความเสี่ยงที่เกิดขึ้น

ส่วนที่ 3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร (Management Control Activities)

การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
เป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญเพื่อให้บริษัทมั่นใจว่าแนวทางที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้ได้รับการตอบสนองและปฏิบัติตามจากทุกคนในบริษัท
ซึ่งแนวทางดังกล่าว ได้แก่

(1) การกำหนดอำนาจและระดับการอนุมัติรายการเป็นไปอย่างเหมาะสม

(2) มีการแบ่งแยกหน้าที่ที่อาจเอื้อให้เกิดการกระทำที่ทุจริตออกจากกัน

(3) มีการกำหนดขั้นตอน และวิธีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
    หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเหมาะสม เพื่อป้องกันการถ่ายเทผลประโยชน์

(4) การกำหนดวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัทได้ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

3.1
บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจน
และเป็นลายลักษณ์อักษร ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

มีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารไว้อย่างชัดเจนไว้ในรายงานการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 53/2547 และได้มีการเปลี่ยนแปลงข้อบังคับในการลงลายมือชื่อของกรรมการที่มีผลผูกพันต่อบริษัท เป็นกรรมการ 2 ใน 4 คนลงลายมือชื่อและประทับตรา

3.2 บริษัทมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้านต่อไปนี้ ออกจากกันโดยเด็ดขาด
เพื่อเป็นการตรวจ สอบซึ่งกันและกัน ใช่หรือไม่ (1) หน้าที่อนุมัติ (2)
หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และ (3) หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

 ใช่  ไม่ใช่

  จากการสอบทานพบว่าบริษัทฯได้กำหนดให้มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3
  ด้านดังกล่าวและได้มีการจัดทำผังแสดงการจัดโครงสร้างองค์กร รายละเอียดหน้าที่การปฏิบัติงาน
  และการฝึกอบรมพนักงานที่ได้รับมอบหมายเข้าใจในหน้าที่งานและความสำคัญของการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ

3.3 ในกรณีที่บริษัทมีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนด ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  การกระทำธุรกรรมดังกล่าวในระยะเวลาที่ผ่านมาได้ผ่านการประชุมและอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัทและกรรมการตรวจสอบทุกครั้ง
  และภายหลังจากการอนุมัติแล้วการดำเนินการในขั้นตอนต่อไปก็ได้มีการควบคุมให้ปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดในกฎหมาย

3.4 ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมตาม 3.3
การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้นได้กระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรม นั้นเท่านั้น ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  การพิจารณาอนุมัติจะต้องกระทำโดยคณะกรรมการบริษัทโดยจะมีกรรมการอิสระร่วมพิจารณาด้วยเท่านั้นโดยผู้มีส่วนได้เสียไม่ได้เข้าร่วมพิจารณาด้วย

3.5 ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมตาม 3.3 การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้น
ได้คำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญและพิจารณาโดยถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก
(on arms’ length basis) ใช่หรือไม่

ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ก่อนการทำธุรกรรมตาม 3.3 บริษัทได้มีการพิจารณาว่าผลประโยชน์ที่บริษัทได้รับ
  ตลอดจนเงื่อนไขต่างๆ
  มีความเท่าเทียมหรือมีมากกว่าเมื่อเทียบกับการทำธุรกรรมแบบเดียวกันกับบุคคลภายนอก
  โดยทั่วไปการทำธุรกรรมตามข้อ 3.3
  จะเกิดขึ้นเมื่อพบว่าบริษัทไม่สามารถทำกับบุคคลภายนอกได้แล้ว เช่น การนำเข้าชิ้นส่วนจากบริษัท
  พาร์ทเนอร์ อินดัสทรีส์ จำกัดเมื่อไม่สามารถหาผู้ผลิตชิ้นส่วนคุณภาพเดียวกันภายในประเทศได้แล้ว
  เป็นต้น

3.6 ในกรณีที่ได้มีการอนุมัติธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาวไปแล้ว
(เช่น การทำสัญญาซื้อขายสินค้า การให้กู้ยืม การค้ำประกัน)
ได้มีการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ตลอดระยะเวลาที่มีผลผูกพันบริษัทหรือไม่
(เช่นติดตามการชำระคืนหนี้ตามกำหนด การทบทวนความเหมาะสมของสัญญา เป็นต้น)

 ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทฯมีการทบทวนอย่างสม่ำเสมอถึงการปฏิบัติตามเงื่อนไขในสัญญาที่มีผลผูกพันต่อบริษัทฯ
  และปัจจุบันพบว่าบริษัทฯสามารถปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ตามสัญญาได้โดยไม่ปรากฏว่ามีการผิดเงื่อนไขในสัญญาแต่อย่างใด

3.7 กรณีที่บริษัทมีมาตรการเกี่ยวกับการทำธุรกรรมตาม 3.3
มาตรการดังกล่าวครอบคลุมไปถึงกรณีที่ผู้ที่เกี่ยวข้อง ดัง
กล่าวนำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวด้วย ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ในขั้นตอนการอนุมัติรายการเพื่อทำธุรกรรมตาม 3.3
  ฝ่ายบริหารจะร่วมกันพิจารณาเลือกทางเลือกที่ให้ประโยชน์สูงสุดต่อบริษัทฯ
  โดยการพิจารณาดังกล่าวจะคลอบคลุมการป้องกันมิให้ผู้ที่เกี่ยวข้องนำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทฯไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัว

3.8 ในกรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม
บริษัทมีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อย หรือบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ
รวมทั้งมีการกำหนดทิศทางให้บุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้เป็นกรรมการหรือผู้
บริหารในบริษัทดังกล่าวถือปฏิบัติ ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  มีการกำหนดให้บริษัทย่อยจัดทำแผนงานและรายงานผลการปฎิบัติงานเสนอต่อผู้บริหารของบริษัทฯ
  และจัดให้มีการประชุมกับเจ้าหน้าที่ระดับผู้จัดการของบริษัทย่อยทุกเช้าเพื่อติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อย
  นอกจากนั้นยังได้มีการแต่งตั้งผู้บริหารของบริษัทฯไปเป็นกรรมการของบริษัทย่อยด้วยเพื่อควบคุมและดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อย

3.9 บริษัทมีมาตรการที่จะติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง หรือไม่
ทั้งนี้ เพื่อลด ความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาชื่อเสียงของบริษัท

 มี  ไม่มี

  บริษัทได้กำหนดให้มีหน่วยงานที่รับผิดชอบในการติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของบริษัท
  ตลอดจนเข้าเป็นสมาชิกวารสารต่าง ๆ เช่นสรรพากรสาส์น ราชกิจจานุเบกษา เป็นต้น

3.10 ในกรณีที่บริษัทเคยมีการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
บริษัทมีมาตรการแก้ไขและป้องกันมิให้เกิดการกระทำใน ลักษณะนั้นอีก หรือไม่

 มี  ไม่มี  ไม่มีกรณีดังกล่าว

ส่วนที่ 4 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information and Communication
Measure)

หลักการประการหนึ่งของการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวังไม่ว่าจะเป็นสำหรับกรรมการผู้บริหาร
ผู้ถือหุ้น หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง ก็คือ การตัดสินใจบนพื้นฐานที่มีข้อมูลที่มีคุณภาพและเพียงพอต่อการตัดสินใจ
ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลอื่น ดังนั้น
การสื่อสารข้อมูลดังกล่าวไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งและเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เกิดความมีประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน

ข้อมูลที่มีคุณภาพควรมีคุณสมบัติดังนี้

(1) มีเนื้อหาที่จำเป็นเพียงพอต่อการตัดสินใจ

(2) มีความถูกต้องสมบูรณ์

(3) มีความเป็นปัจจุบัน

(4) มีรูปแบบที่เข้าใจง่าย

(5) มีการจัดเก็บที่ดี

    1.  ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการพิจารณา บริษัทได้จัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ
        อย่างเพียงพอเพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการตัดสินใจ ใช่หรือไม่ (ข้อมูลที่สำคัญต่าง
        ๆ ได้แก่ รายละเอียดของเรื่องที่เสนอให้พิจารณา เหตุผล ผลกระทบต่อบริษัท
        ทางเลือกต่าง ๆ เป็นต้น)

 ใช่  ไม่ใช่

โดยแนบข้อมูลเพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการตัดสินใจไปกับหนังสือเชิญประชุม

4.2 กรรมการบริษัทได้รับหนังสือนัดประชุมหรือเอกสารประกอบการประชุมที่ระบุข้อมูลที่จำเป็น
และเพียงพอต่อ การพิจารณาก่อนการประชุม อย่างน้อยภายในระยะเวลาขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนด
ใช่หรือไม่

 ใช่ ได้รับก่อนวันประชุมโดยเฉลี่ย…7…วัน  ไม่ใช่

4.3 รายงานการประชุมกรรมการ
มีรายละเอียดตามควรที่ทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการ
ปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้หรือไม่ เช่น ได้มีการบันทึกข้อซักถามของกรรมการ
ความเห็นหรือข้อสังเกตของ กรรมการในเรื่องที่พิจารณา
ความเห็นของกรรมการรายที่ไม่เห็นด้วยกับเรื่องที่เสนอพร้อมเหตุผล เป็นต้น

 ใช่  ไม่ใช่

  ในรายงานการประชุมจะมีการระบุมติของกรรมการในเรื่องต่างๆ
  เพื่อให้ผู้ถือหุ้นสามารถสอบทานความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้

4.4 บริษัทจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่างๆ
ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่และไม่เคยได้รับแจ้ง จากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องนี้
หรือเคยได้รับแจ้งแต่ได้แก้ไขข้อบกพร่องนั้นอย่างครบถ้วนแล้ว ใช่ หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

  บริษัทฯจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่างๆ ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
  สะดวกต่อการจัดหาและนำออกมาใช้
  ทั้งนี้บริษัทฯไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องดังกล่าว

4.5 คณะกรรมการได้พิจารณาแล้วใช่หรือไม่ว่า
ฝ่ายบริหารได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและ เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัท
โดยไม่เลือกใช้นโยบายบัญชีที่ทำให้บริษัทแสดงผลประกอบการที่คลาด เคลื่อนจากความเป็นจริง

 ใช่  ไม่ใช่

  บริษัทฯไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องดังกล่าว
  โดยงบการเงินสำหรับปีสิ้นสุดสิ้นสุดวันที่ 31 ตุลาคม 2551
  ผ่านการสอบทานจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งบริษัท เคพีเอ็มจี ภูมิไชย สอบบัญชี จำกัด

ส่วนที่ 5 ระบบการติดตาม (Monitoring)

การที่บริษัทจะดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บริษัทควรต้องติดตามอย่างสม่ำเสมอว่า มีการปฏิบัติตามเป้าหมายที่วางไว้
ระบบการควบคุมภายในยังดำเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง
และมีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป รวมทั้งข้อบกพร่องต่าง ๆ
ได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที

5.1 กรณีที่บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ
คณะกรรมการได้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานของฝ่าย
บริหารว่าเป็นไปตามเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้ ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทฯจัดให้มีการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงกับเป้าหมายที่วางไว้โดยแสดงไว้ใน
  Business Monthly Report

5.2 กรณีที่ผลการดำเนินที่เกิดขึ้นมีความแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้
บริษัทได้ดำเนินการแก้ไขภายในระยะ เวลาที่เหมาะสม ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทฯจัดให้มีการประชุมอย่างต่อเนื่องเพื่อติดตามผลการดำเนินการแก้ไขปัญหาของพนักงานแต่ละแผนกโดยกำหนดให้มีการรายงานผลการแก้ไขปัญหาในการประชุมครั้งถัดไป

5.3 บริษัทจัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ
ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

  บริษัทฯ จัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายใน
  โดยผู้ตรวจสอบภายในและคณะกรรมการตรวจสอบจะมีหน้าที่ในการสอบทานการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้
  และหากพบว่ามีข้อบกพร่องผู้ตรวจสอบภายในจะรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

4.  กรณีที่บริษัทมีการตรวจสอบภายใน
    บริษัทได้กำหนดให้การรายงานผลการตรวจสอบต้องรายงานตรงต่อคณะ
    กรรมการหรือคณะกรรมการตรวจสอบ
    เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระและเสนอ
    รายงานผลการตรวจสอบได้อย่างตรงไปตรงมา ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  จากผังโครงสร้างการบริหารงาน
  บริษัทฯกำหนดให้ผู้ตรวจสอบภายในต้องรายงานผลการตรวจสอบตรงต่อคณะกรรมการการตรวจสอบ

5.  เมื่อมีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
    ได้มีการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจ สอบ
    เพื่อพิจารณาสั่งการแก้ไขภายในระยะเวลาอันควร ใช่หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ยังไม่ปรากฏว่าบริษัทฯเคยตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญเช่น การทุจริต หรือ
  การฝ่าฝืนกฎหมาย หรือการกระทำที่ผิดปกติอันจะกระทบต่อชื่อเสียง
  สถานะทางธุรกิจและฐานะการเงินของบริษัทฯ อย่างไรก็ตามหากตรวจพบกรณีดังกล่าว
  กำหนดให้ต้องรายงานต่อคณะกรรมการของบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบทันทีเพื่อให้สามารถดำเนินการแก้ไขได้ทันท่วงที

6.  บริษัทต้องรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบ
    ใช่

หรือไม่

 ใช่  ไม่ใช่

  โดยผู้ตรวจสอบภายในได้รายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องโดยตรงต่อคณะกรรมการการตรวจสอบ

5.7 บริษัทมีนโยบายให้ฝ่ายบริหารต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทโดยพลัน
ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ทุจริต หรือ สงสัยว่ามีเหตุการณ์ทุจริต มีการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
และมีการกระทำที่ผิดปกติอื่น ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียง และฐานะการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ
หรือไม่

 มี  ไม่มี  ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทฯมีนโยบายให้ฝ่ายบริหารต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทโดยพลัน
  ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ทุจริต การฝ่าฝืนกฎหมาย หรือการกระทำที่ผิดปกติอื่น
  ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัทฯ อย่างไรก็ตาม ณ
  ปัจจุบันยังไม่พบว่าเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว