9. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการของบริษัท ไทยโพลีคอนส์ จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 1/2553 เมื่อวันที่
25 กุมภาพันธ์ 2553 โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบทั้งสามท่านเข้าร่วมประชุมนั้น
คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่าง ๆ
โดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหาร ดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้
โดยกำหนดไว้ในวัตถุประสงค์คุณภาพของบริษัท
มีการกำหนดดัชนีชี้วัดเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน
จัดทำคู่มือคุณภาพซึ่งเป็นเอกสารระดับนโยบายจากผู้บริหารไปสู่ระดับปฏิบัติงาน
กำหนดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถควบคุมการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของระบบอย่างต่อเนื่องให้เป็นไปตามข้อกำหนดดังกล่าว
เช่น นำระบบ ISO 9001-2008 มาใช้เป็นเครื่องมือในการดำเนินงานและวางแผน
มีระบบควบคุมการจัดซื้อ
การทำธุรกรรมด้านการเงินและการบริหารทั่วไปที่รัดกุมสามารถป้องกันการทุจริตได้เป็นอย่างดี
นำโปรแกรมคอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์ที่สามารถเชื่อมโยงการทำงานมาใช้
เพื่อให้ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทั้งสำนักงานใหญ่และหน่วยงานโครงการต่าง ๆ ของบริษัท
ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจในการบริหารงาน และทำการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

ด้วยเล็งเห็นความสำคัญของผลสัมฤทธิ์ในการทำงานของพนักงาน
บริษัทจึงทำการทบทวนเป้าหมายในการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ
มีการวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจแก่พนักงานอย่างสมเหตุสมผล
โดยคำนึงถึงผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นเป็นสำคัญ
ให้ผลตอบแทนที่สามารถจูงใจให้พนักงานทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพและสามารถสร้างผลกำไรสูงสุดให้แก่บริษัท
นอกจากนี้ เพื่อประโยชน์ขององค์กรในระยะยาว
บริษัทมีข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษรรวมทั้งบทลงโทษของบริษัท
ทั้งนี้ บริษัทอยู่ระหว่างการกำหนดหลักจริยธรรมที่ละเอียดยิ่งขึ้นสำหรับพนักงาน
เพื่อเป็นแนวทางในอนาคต บริษัทยังยึดมั่นในคุณธรรมต่อคู่ค้า ให้การดูแลและสนับสนุนการทำงาน
ชำระเงินตรงต่อเวลา ไม่เอารัดเอาเปรียบคู่ค้า

2.  การบริหารความเสี่ยง

บริษัทจัดให้มีการประชุมเพื่อการประเมินปัจจัยความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ
ทั้งปัจจัยความเสี่ยงที่มาจากภายในและภายนอก
ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ โดยมีการนำปัญหาต่าง ๆ
เข้าพิจารณาและวิเคราะห์ถึงเหตุการณ์ที่เป็นปัจจัยความเสี่ยง
เพื่อจะได้กำหนดมาตรการแก้ไขและป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
บริษัทมีการกำหนดมาตรการขั้นตอน รวมทั้งหน่วยงานที่รับผิดชอบ
ในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
เพื่อจะได้นำมาปฏิบัติและป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ทันท่วงที
พร้อมทั้งได้แจ้งให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
รวมทั้งจัดอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้องให้รับทราบมาตรการบริหารความเสี่ยงและถือปฏิบัติตามที่กำหนดไว้

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร
โดยแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในการอนุมัติรายการตามลำดับสายงานและมีการตรวจสอบอย่างเข้มงวด
มีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน
โดยแบ่งแยกหน่วยงานผู้มีหน้าที่กำกับดูแลอย่างชัดเจน กรณีที่บริษัทมีธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
คณะกรรมการผู้มีหน้าที่กำกับดูแลและจะมีการประชุมพิจารณากรณีที่เกิดขึ้นเพื่อป้องกันการถ่ายเทผลประโยชน์
โดยคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญและพิจารณาโดยถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก
นอกจากนี้บริษัทยังได้กำหนดมาตรการที่จะติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาไว้ซึ่งชื่อเสียงและเกียรติภูมิของบริษัท
รวมถึงการทำธุรกรรมทุกรายการ ได้แจ้งคณะกรรมการตรวจสอบ
เพื่อความโปร่งใสและตรวจสอบได้ว่าเป็นธุรกิจปกติของบริษัทหรือไม่

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทจัดให้มีการเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ อย่างเพียงพอและมีคุณภาพเพื่อให้กรรมการ ผู้บริหาร
ผู้ถือหุ้น หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้ประกอบการตัดสินใจ โดยได้กำหนดคุณสมบัติของข้อมูลที่มีคุณภาพ
มีเนื้อหาที่จำเป็นเพียงพอต่อการตัดสินใจ มีความถูกต้องสมบูรณ์ มีความเป็นปัจจุบัน
มีรูปแบบที่เข้าใจง่าย และมีการจัดเก็บที่ดี
ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่จะช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพของระบบการควบคุมภายใน
ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท
กรรมการจะได้รับหนังสือนัดประชุมและเอกสารประกอบการประชุมภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ มีการจัดเก็บไว้อย่างครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
และไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้ตรวจสอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องนี้ นอกจากนี้
บริษัทยังได้กำหนดให้มีการประชุมคณะกรรมการบริหาร เพื่อติดตามการบริหารงานของคณะผู้บริหาร
โดยคณะผู้บริหารจะมีการประชุมเป็นประจำทุกเดือน
ซึ่งจะมีการนำเสนอข้อมูลเพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาอย่างครบถ้วนทุกแง่มุม ทั้งข้อมูลด้านการบริหาร
ข้อมูลทางเทคนิค ด้านการเงิน การบัญชี กฎหมาย เป็นต้น

5.  ระบบการติดตาม

บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจ มีคณะกรรมการติดตามการปฏิบัติงาน ทบทวนและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ ตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในระเบียบปฏิบัติของระบบ ISO 9001-2008 กรณีที่มีผลการดำเนินงานมีความบกพร่องและแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้ คณะกรรมการบริหารมีอำนาจสั่งการให้ดำเนินการแก้ไขได้ในระยะเวลาที่เหมาะสม และทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะมีการประชุมชี้แจงติดตามการดำเนินงานอยู่ตลอดเวลา นอกจากนี้บริษัทได้จัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ โดยให้ผู้ตรวจสอบภายในเป็นผู้รับผิดชอบ ซึ่งมีความเป็นอิสระที่จะตรวจสอบ ซักถามข้อมูลจากหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อรายงานผลต่อคณะกรรมการบริษัท หรือคณะกรรมการตรวจสอบ โดยกำหนดนโยบายให้ฝ่ายบริหารรายงานต่อคณะกรรมการบริษัททันที ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์หรือสงสัยว่ามีการทุจริต มีการฝ่าฝืนกฎหมายและ/หรือมีการกระทำที่ผิดปกติใด ๆ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะทางการเงินของบริษัท

ภายหลังการประเมินแล้ว คณะกรรมการมีความเห็นว่า
บริษัทมีระบบการควบคุมภายในอย่างเพียงพอและเหมาะสม
ในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
และมีระบบควบคุมภายในด้านต่าง ๆ ทั้ง 5
ส่วนที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการป้องกันทรัพย์สินอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
รวมถึงการตรวจสอบภายในที่มีความอิสระในการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน
นอกจากนี้บริษัทยังมีระบบจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร