[]

บริษัท เมเจอร์ ซีนีเพล็กซ์ กรุ้ป จำกัด (มหาชน)

Major Cineplex Group Public Company Limited

ส่วนที่ 2

(9) การควบคุมภายใน

9. การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทได้ให้ความสำคัญต่อระบบการควบคุมภายในและตรวจสอบภายในที่มีประสิทธิภาพ
ทั้งในระดับบริหาร และระดับปฏิบัติการ
คณะกรรมการบริษัทและผู้บริหารมีหน้าที่และความรับผิดชอบโดยตรงในการจัดให้มีและรักษาไว้ซึ่งระบบการควบคุมภายใน
และการประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัทฯ ในส่วนต่างๆ ทั้ง 5 ส่วน คือ
องค์กรและสภาพแวดล้อม, การบริหารความเสี่ยง, การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร,
ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และระบบการติดตาม
ซึ่งรวมถึงการกำหนดทิศทางการดำเนินธุรกิจ
การพัฒนาระบบสารสนเทศและการสื่อสารเพื่อสนับสนุนระบบการตัดสินใจ การกำหนดขอบเขต
อำนาจหน้าที่ และการกำหนดวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับ
ตลอดจนมีการกำหนดระเบียบวิธีปฏิบัติของพนักงานแต่ละสายงานไว้อย่างชัดเจน
การกำหนดกรอบปฏิบัติตามหลักจรรยาบรรณ
รวมถึงการมีมาตรการควบคุมและขั้นตอนในการทำรายการระหว่างกันของบริษัทกับบุคคลที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์
และมีการใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปซึ่งผู้สอบบัญชีมีอิสระในการแสดงความเห็นและการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ

บริษัทมีฝ่ายตรวจสอบภายในเพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบทั้งในด้านการเงิน การดำเนินงาน
และในด้านอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการและดำเนินธุรกิจของบริษัท
เพื่อให้มั่นใจว่าการปฏิบัติงานและกิจกรรมสำคัญของบริษัทได้ดำเนินการตามแนวทางที่กำหนดและมีประสิทธิภาพ
และเพื่อให้หน่วยงานตรวจสอบภายในมีความอิสระ
สามารถทำหน้าที่ตรวจสอบและถ่วงดุลได้อย่างเต็มที่
คณะกรรมการจึงกำหนดให้ฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

ในปี 2555 คณะกรรมการตรวจสอบมีการประชุมจำนวน 12 ครั้ง
เพื่อพิจารณาความสมเหตุสมผลของการทำรายการระหว่างกัน ความเพียงพอของระบบควบคุมภายใน
รวมถึงการประชุมร่วมกับผู้สอบบัญชีเพื่อสอบทานงบการเงินและพิจารณารายงานการเปิดเผยข้อมูลทางการเงินในงบการเงิน
ตลอดจนการพิจารณาแผนการตรวจสอบประจำปี
และติดตามรายงานผลการตรวจสอบภายในด้านต่างๆ

การดูแลเรื่องการใช้ข้อมูลภายใน

บริษัทได้กำหนดนโยบายในเรื่องจริยธรรมโดยที่กรรมการ ผู้บริหาร
และเจ้าหน้าที่ของบริษัทจะต้องพึงปฏิบัติ ในการใช้ข้อมูลภายในที่มีสาระสำคัญของบริษัท
ซึ่งยังไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณชนเพื่อประโยชน์ของตนเองหรือผู้อื่น
รวมถึงการซื้อขายหลักทรัพย์ของบริษัท
โดยมีวิธีการดูแลผู้บริหารในการนำข้อมูลภายในของบริษัทไปใช้ประโยชน์เพื่อส่วนตนหรือผู้อื่น ดังนี้

1.  ดำเนินการแจ้งให้ผู้บริหารฝ่ายต่างๆ
    เข้าใจถึงภาระหน้าที่ในการรายงานการถือหลักทรัพย์ในบริษัทของตนเอง คู่สมรส
    และบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ ตลอดจนรายงานการเปลี่ยนแปลงการถือหลักทรัพย์ตามมาตรา
    59 และบทกำหนดโทษตามมาตรา 275 แห่งพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ.
    2535

2.  ดำเนินการส่งหนังสือเวียนแจ้งให้ผู้บริหารทราบว่า
    ผู้บริหารที่ได้รับทราบข้อมูลภายในที่เป็นสาระสำคัญ รวมถึงข้อมูลงบการเงินของบริษัท
    ซึ่งมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงราคาหลักทรัพย์
    ควรหลีกเลี่ยงหรืองดการซื้อขายหลักทรัพย์ของบริษัท ในช่วงระยะเวลา 1
    เดือนและห้ามไม่ให้เปิดเผยข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญนั้นต่อบุคคลอื่น
    ก่อนที่งบการเงินหรือข้อมูลภายในนั้นจะเปิดเผยต่อสาธารณชน

ทั้งนี้
บริษัทยังได้กำหนดโทษสำหรับกรณีที่มีการฝ่าฝืนในการนำข้อมูลภายในของบริษัทไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวไว้ในระเบียบของบริษัท
โดยมีโทษตั้งแต่การตักเตือนด้วยวาจาจนถึงขั้นให้ออกจากงาน

ข้อพิพาทด้านแรงงาน

ปัจจุบันบริษัทไม่มีข้อพิพาทด้านแรงงาน

นโยบายในการพัฒนาพนักงาน

บริษัทมีนโยบายจัดให้มีการอบรมภายในให้กับพนักงานของบริษัท เพื่อพัฒนาให้พนักงานมีทักษะความรู้
โดยเรียนรู้จากการปฏิบัติจริง และจากคำแนะนำของผู้มีประสบการณ์ในแต่ละสายงาน นอกจากนี้
บริษัทยังส่งเสริมให้พนักงานเข้าอบรมและสัมมนากับหน่วยงานภายนอกอย่างสม่ำเสมอ
ตลอดจนมีนโยบายในการให้ผลตอบแทนกับพนักงานในอัตราที่เหมาะสม
เพื่อจูงใจและรักษาให้พนักงานทำงานกับบริษัทในระยะยาว

นโยบายการจ่ายเงินปันผล

บริษัทมีนโยบายการจ่ายเงินปันผลให้กับผู้ถือหุ้น คือ
ในกรณีปกติทีบริษัทไม่มีความจำเป็นต้องใช้เงินเพื่อการลงทุนเพิ่มหรือขยายงาน
และมีกระแสเงินสดเพียงพอ บริษัทมีนโยบายจ่ายเงินปันผลในอัตราประมาณร้อยละ 40
ของกำไรสุทธิจากการดำเนินงานหลังหักภาษีเงินได้นิติบุคคลและเงินสำรองตามกฎหมายแล้ว
อย่างไรก็ตามคณะกรรมการบริษัทอาจจะกำหนดให้บริษัทจ่ายเงินปันผลแตกต่างไปจากนโยบายดังกล่าวได้ตามความเหมาะสมและตามความจำเป็นของบริษัท
เช่น กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงภาวะทางเศรษฐกิจ หรือสภาพตลาด
หรือมีเหตุการณ์อื่นใดที่มีผลกระทบต่อสภาพคล่องทางการเงินของบริษัท เป็นต้น

การควบคุมภายใน

ฝ่ายตรวจสอบภายในได้จัดทำแบบประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในประจำปี 2555
ฉบับลงวันที่ 5 กุมภาพันธ์ 2556 ขึ้น และได้ผ่านการพิจารณาจากคณะกรรมการตรวจสอบแล้ว
ทั้งนี้แบบประเมินดังกล่าวได้นำเสนอที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 1/2556 เมื่อวันที่ 15
กุมภาพันธ์ 2556 แล้ว

การพิจารณาจัดทำแบบประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายใน บริษัทได้พิจารณาทั้งหมด 5
ส่วนด้วยกัน ประกอบด้วย ส่วนที่ 1 องค์กรและสภาพแวดล้อม, ส่วนที่ 2 การบริหารความเสี่ยง,
ส่วนที่ 3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร, ส่วนที่ 4 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
และส่วนที่ 5
ระบบการติดตามโดยคณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่าบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอ

ระบบการควบคุมภายในของบริษัทในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างเพียงพอแล้ว นอกจากนี้
คณะกรรมการบริษัทได้ส่งเสริมและสนับสนุนให้ฝ่ายจัดการดำเนินการพัฒนาคุณภาพของระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่องเพื่อเสริมสร้างการกำกับดูแลกิจการที่ดี
(Good Corporate Governance)

การประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทได้พิจารณาประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัทประจำปี
2555 แล้ว มีสาระสำคัญทั้ง 5 ส่วนดังนี้

ส่วนที่ 1 องค์กรและสภาพแวดล้อม

- คณะกรรมการได้มีการกำกับดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายและแผนการดำเนินธุรกิจของบริษัท
เป็นประจำทุกปี (Annual operation plan)
โดยแต่ละหน่วยธุรกิจจะนำเสนอเป้าหมายและแผนการดำเนินธุรกิจในแต่ละปีที่สอดคล้องกับ
Mission และ Vision ของบริษัทให้คณะกรรมการพิจารณาอนุมัติ
เพื่อให้ผู้บริหารและพนักงานแต่ละหน่วยงานทราบและนำไปปฏิบัติให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
ในการกำหนดเป้าหมายและแผนการดำเนินธุรกิจดังกล่าวทางบริษัทจัดให้มีการติดตามผลเดือนละครั้ง
เพื่อรายงานความคืบหน้าและปัญหาที่เกิดขึ้นรวมถึงการแก้ไข
อีกทั้งยังมีการปรับเปลี่ยนแผนการดำเนินธุรกิจในช่วงระหว่างดำเนินการให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในขณะนั้นตามความเหมาะสม
ทั้งนี้เรื่องดังกล่าวได้นำเสนอคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาอนุมัติ

-
คณะกรรมการบริษัทได้พิจารณาทบทวนเป้าหมายและแผนการดำเนินธุรกิจของบริษัทว่าฝ่ายบริหารได้จัดทำอย่างรอบคอบบนพื้นฐานของการประมาณการอย่างระมัดระวัง
โดยตั้งอยู่บนพื้นฐาน ผลการดำเนินงานในอดีตถึงปัจจุบัน ข้อมูลเศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ
ปัจจัยทั้งภายนอกและภายในที่มีผลต่อธุรกิจ
อีกทั้งได้พิจารณาทบทวนถึงประสิทธิภาพการปฏิบัติงานพนักงานในบริษัทแล้วว่ามีความรู้และความสามารถที่จะปฏิบัติตามเป้าหมายได้จริง
โดยวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนแก่พนักงานว่าเป็นไปอย่างสมเหตุสมผลของบริษัท
และสอดคล้องต่อสภาวะเศรษฐกิจและสภาพแวดล้อมอื่นๆ
รวมถึงได้กำกับดูแลให้มีหน่วยงานทำหน้าที่คอยติดตามผลของเป้าหมายและแผนการดำเนินธุรกิจดังกล่าวอยู่เป็นประจำ

- บริษัทได้มีการจัดโครงสร้างองค์กรและหน่วยงานต่างๆ ที่ชัดเจนและเหมาะสมกับการดำเนินงาน
และในแต่ละปีจะมีการทบทวนโครงสร้างองค์กรและหน่วยงานว่ายังคงสอดคล้องเหมาะสมกับสิ่งแวดล้อมต่างๆที่เปลี่ยนแปลงไปหรือไม่
เพื่อให้มีการดำเนินงานที่มีประสินธิภาพ โดยสำนักงานใหญ่กรุงเทพฯหรือที่เรียกว่า Support
center ได้จัดแบ่งโครงสร้างเป็นฝ่ายต่างๆอย่างชัดเจน ซึ่งทำหน้าที่สนับสนุนงานด้านต่างๆ
ให้แก่สาขาทั้งที่อยู่ในพื้นที่กรุงเทพฯ และต่างจังหวัด
ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

- บริษัทมีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (Code of conduct) ที่เป็นไปตามหลักการกำกับดูแลที่ดี
โดยใช้เป็นแนวทางปฏิบัติภายในองค์กร
ซึ่งครอบคลุมถึงการห้ามมิให้ฝ่ายบริหารและพนักงานทุกคนปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทและคู่ค้าของบริษัท
โดยมีการกำหนดบทลงโทษในกรณีที่มีการฝ่าฝืนไว้อย่างชัดเจน

- บริษัทมีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน
การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไปที่รัดกุมมีการควบคุมภายในเพียงพอเพื่อป้องกันการทุจริต
โดยนโยบายและระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน มีอยู่ในรูปแบบคู่มือปฏิบัติการ (Operation manual)
และแผนผังการปฏิบัติงาน (Business process flow)
ทั้งนี้บริษัทได้มีการทบทวนความเหมาะสมของนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงาน
เพื่อทำการปรับปรุงให้เหมาะสมกับบริษัทอย่างสม่ำเสมอ
รวมถึงการพัฒนาระบบและการปฏิบัติงานด้านต่างๆอย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้ทรัพยากรที่มีอย่างคุ้มค่า
เกิดประโยชน์สูงสุดและเป็นเครื่องมือในการควบคุมและป้องกันการทุจริต

- ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน
บริษัทได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ร่วมกันทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
เนื่องจากบริษัทประกอบธุรกิจด้านการบริการจึงให้ความสำคัญในการกำหนดนโยบายและวิธีปฏิบัติงานในเรื่องความเป็นธรรมต่อคู่ค้าที่ใช้กับคู่ค้าทุกรายอย่างเท่าเทียมกัน
ไม่มีการเลือกปฏิบัติที่ผิดไปจากวิธีการดำเนินงานธุรกิจตามปกติ
และมุ่งมั่นที่จะดำเนินธุรกิจด้วยความรับผิดชอบและเป็นธรรมต่อผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่มของบริษัทฯ
ไม่ว่าจะเป็นผู้ถือหุ้น ผู้บริหาร พนักงาน คู่ค้า คู่แข่ง เจ้าหนี้ ลูกค้า รวมถึงชุมชนและสังคม
ด้วยการปฏิบัติที่เท่าเทียมกัน เป็นธรรม เปิดเผย และโปร่งใส

ส่วนที่ 2 การบริหารความเสี่ยง

- บริษัทได้มีการติดตามและประเมินความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ โดยจะวิเคราะห์เพื่อระบุปัจจัย
ทั้งภายนอกและภายในและสัญญาณเตือนภัยต่างๆ รวมทั้งผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น
เพื่อที่บริษัทจะรีบดำเนินการจัดการและบริหารความเสี่ยงที่เกิดขึ้นอย่างเหมาะสม
ทั้งนี้คณะกรรมการได้มีการติดตามผลอย่างต่อเนื่อง

- บริษัทได้ทำการวิเคราะห์อย่างระมัดระวัง
ถึงเหตุการณ์ที่จะทำให้ปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงที่บริษัทได้ระบุไว้นั้นเกิดขึ้น
เพื่อให้เป็นสัญญาณเตือนภัยในการติดตามและจัดการบริหารความเสี่ยง
แล้วรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัท

- บริษัทได้กำหนดมาตรการให้มีการประเมินการควบคุมความเสี่ยงด้านต่างๆ
ตลอดจนกำหนดวิธีการในการตรวจติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยงแล้วรายงานให้คณะกรรมการตรวจสอบทราบ
เพื่อลดความเสี่ยงอันจะเกิดความสูญเสียต่อองค์กร

- บริษัทได้มีการจัดประชุมผู้บริหารเพื่อรายงานความคืบหน้า ปัญหาและการแก้ไขเป็นประจำทุกเดือน
หรือตามกรณีฉุกเฉินที่เกิดขึ้น
และมีช่องทางต่างๆในการสื่อสารและทำความเข้าใจกับพนักงานทุกคนในองค์กรเพื่อรับทราบและปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
นอกจากนี้ยังกำหนดมาตรการในการติดตามเหตุการณ์และปัจจัยความเสี่ยงให้มีอย่างต่อเนื่อง
รวมถึงการพิจารณาและประเมินความเสี่ยงที่ต้องดำเนิน
การแก้ไขตามลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น
เพื่อให้บริษัทดำเนินการได้ตามเป้าหมายที่วางไว้

- บริษัทได้มีการติดตามการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ
ว่าได้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้อย่างต่อเนื่อง
โดยมีการกำหนดตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงในการติดตามการปฏิบัติงาน
ซึ่งจะมีการรายงานต่อผู้บริหารและคณะกรรมการทุกเดือน

ส่วนที่ 3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

- บริษัทมีการกำหนดขอบเขตของอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับ
อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร

- บริษัทได้จัดแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ (1) หน้าที่อนุมัติ (2)
หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ (3)
หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สินออกจากกันอย่างชัดเจน เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน
และได้มีการจัด Work Flow ที่แสดงถึงขั้นตอนการปฏิบัติงาน

- บริษัทได้กำหนดให้มีมาตรการและขั้นตอนอนุมัติการทำรายการระหว่างกัน
และได้กำหนดไว้เป็นนโยบายเกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์รวมอยู่ในหลักจรรยาบรรณสำหรับผู้บริหารและพนักงาน
โดยมอบหมายให้ฝ่ายตรวจสอบภายในทำหน้าที่ในการตรวจสอบ
และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง
รวมถึงบริษัทห้ามมิให้ผู้มีส่วนได้เสียร่วมพิจารณาอนุมัติธุรกรรมที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์
ทั้งนี้ในการตัดสินใจอนุมัติธุรกรรมใดๆ ก็ตาม
บริษัทได้คำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดในระยะยาวเป็นสำคัญ และกรณีเป็นธุรกรรมที่อาจมีความขัดแย้ง
จะต้องรายงานให้คณะกรรมการตรวจสอบรับทราบหรือขอความเห็นจากคณะกรรมการตรวจสอบก่อนแล้วแต่กรณี

-
บริษัทได้มีการติดตามให้มีการปฏิบัติตามสัญญาในการทำธุรกรรมกับผู้ที่เกียวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาว
และข้อตกลงดังกล่าวที่มีผลผูกพันอย่างต่อเนื่อง

- บริษัทได้มีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยอย่างสม่ำเสมอ
ในกรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อย
โดยบริษัทได้ส่งให้กรรมการของบริษัทเข้าไปเป็นกรรมการผู้มีอำนาจของบริษัทย่อย
ส่วนบริษัทร่วมบริษัทได้ส่งตัวแทนเข้าไปเป็นกรรมการเจ้าหนี้เพื่อรักษาผลประโยชน์ของบริษัท

- บริษัทได้มีมาตรการที่จะให้การดำเนินงานเป็นไปตามกฎหมาย
เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจของบริษัท โดยบริษัทมีการจัดตั้งหน่วยงานด้านกฎหมาย
เพื่อติดตามกฎหมายและระเบียบหน่วยงานราชการ
หรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของบริษัทประกาศใช้
และทำหน้าที่ให้คำปรึกษาและให้ข้อมูลด้านกฎหมายที่เกี่ยวข้องของบริษัทตลอดจนจัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายใน
เพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด กฎระเบียบและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

- บริษัทไม่เคยมีการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
โดยฝ่ายบริหารสนับสนุนให้บริษัทดำเนินธุรกิจตามกฎหมายที่กำหนด

ส่วนที่ 4 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

- บริษัทได้มีการจัดเตรียมเอกสาร ข้อมูลและรายละเอียดเกี่ยวกับวาระการพิจารณาที่สำคัญ
เพื่อให้คณะกรรมการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจล่วงหน้า
และหากเรื่องใดมีรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง (ถ้ามี)
บริษัทก็จะจัดให้มีข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อแจกเป็นเอกสารประกอบการประชุมให้กับคณะกรรมการในวันประชุม
ทั้งนี้หากในระหว่างการประชุมมีการใช้ข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่เตรียมไว้ก็จะให้หน่วยงานหรือผู้ที่เกียวข้องจัดทำข้อมูลมารองรับการพิจารณาระหว่างการประชุม
เพื่อให้ทันกาลต่อการพิจารณาตัดสินใจ

- บริษัทได้จัดส่งหนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการบริษัท
และรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ผ่านมา
พร้อมทั้งเอกสารประกอบการพิจารณาการประชุมให้กับกรรมการบริษัททุกครั้งที่มีการประชุม
เพื่อเป็นการให้ข้อมูลแก่กรรมการบริษัทโดยจัดส่งล่วงหน้าก่อนวันประชุม

- บริษัทได้จัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัท โดยบันทึกรายละเอียดที่เป็นสาระสำคัญ
รวมถึงข้อเสนอแนะ ข้อท้วงติง และข้อคัดค้าน (ถ้ามี)
และได้ให้คณะกรรมการบริษัทรับรองรายงานการประชุมดังกล่าวในการประชุมครั้งถัดไป
ซึ่งประธานกรรมการได้เปิดโอกาสให้คณะกรรมการบริษัทได้แก้ไขหรือเพิ่มเติมเนื้อหาในรายงานการประชุมได้อย่างอิสระ

- บริษัทได้จัดเตรียมสถานที่เพื่อจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี และบัญชีต่างๆ
ไว้อย่างเป็นสัดส่วน
ส่วนในกรณีที่ผู้สอบบัญชีได้ให้ข้อสังเกตในความไม่สมบูรณ์ของเอกสารในการทำธุรกรรมหนึ่งนั้น
บริษัทจะเร่งดำเนินการปรับปรุงแก้ไขและจัดหาเอกสารให้ครบถ้วนสมบูรณ์ต่อไป

- บริษัทได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป และเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ
โดยบริษัทได้มีการปรับนโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปให้เป็นไปตามฉบับปัจจุบันที่มีผลบังคับใช้
ภายใต้การกำกับและตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต

ส่วนที่ 5 ระบบการติดตาม

- บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจประจำปีเพื่อขออนุมัติกับคณะกรรมการบริษัท
โดยฝ่ายบริหารจะรายงานความคืบหน้าและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายที่กำหนดไว้
ให้คณะกรรมการบริษัทรับทราบอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง
เพื่อให้บริษัทดำเนินธุรกิจได้ตามเป้าหมาย

- บริษัทกำหนดให้แต่ละหน่วยธุรกิจมีการติดตามผลการปฏิบัติงานรายวัน
รายสัปดาห์และรายเดือนในรูปแบบต่างๆ เช่น Key Performance Index เป็นต้น
ในการประชุมแต่ละระดับของพนักงานและฝ่ายบริหาร
เพื่อรายงานความคืบหน้าและดำเนินการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ในระยะเวลาที่เหมาะสม
เพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
การติดตามผลอย่างต่อเนื่องเป็นการลดและกระจายความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นได้
ซึ่งบริษัทสามารถปรับวิธีการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อม และปัจจัยต่างๆ
ที่มากระทบต่อเป้าหมายที่วางไว้อย่างเหมาะสม

- ผู้บริหารของบริษัทเป็นผู้กำหนดให้มีระบบการควบคุมภายในเกิดขึ้นในบริษัท
ทั้งนี้บริษัทมีการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบขึ้น และได้จัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายใน
เพื่อทำหน้าที่ในการให้ความเชื่อมั่นถึงการควบคุมภายในของบริษัทอย่างสม่ำเสมอว่า
การปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่กำหนดขึ้นทั้งภายในภายนอกองค์กร
และการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่มีอยู่
นอกจากนี้ยังรวมถึงการให้คำปรึกษาและข้อเสนอแนะแก่หน่วยงานต่างๆด้านการควบคุมภายใน
โดยมุ่งเน้นให้เกิดการควบคุมตนเอง (Self-Control) ทั้งนี้จะมีการรายงานผลต่อผู้บริหาร
และคณะกรรมการตรวจสอบในการพิจารณาและรับทราบความเคลื่อนไหวของการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ

- บริษัทได้กำหนดให้หน่วยงานตรวจสอบภายในเป็นหน่วยงานอิสระ
ขึ้นตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ ฝ่ายตรวจสอบภายในจึงสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระ
โดยจะรายงานผลการตรวจสอบให้คณะกรรมการตรวจสอบทราบเป็นประจำทุกเดือน
รวมถึงรายงานผลเชิงเสนอแนะต่อผู้บริหารในการปรับหรือเพิ่มเติมการควบคุมภายในให้เหมาะสมต่อสภาพแวดล้อมของการปฏิบัติงานในหน่วยงานต่างๆ
เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพอย่างสูงสุด

- บริษัทมีการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบ
ให้พิจารณาถึงข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญทุกครั้ง
โดยหน่วยงานต่างๆจะรายงานผลการดำเนินงานและปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อแก้ไขให้ทันกาลเป็นประจำทุกเดือน
อีกทั้งยังได้กำหนดให้ฝ่ายตรวจสอบภายในตรวจสอบและติดตามผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอ

-
หน่วยงานที่ได้รับมอบหมายหรือหน่วยงานตรวจสอบภายในจะคอยติดตามและรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องที่มีสาระสำคัญอย่างต่อเนื่อง
เพื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำทุกเดือน

- ฝ่ายบริหารของบริษัทมีหน้าที่และความรับผิดชอบในการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท
ถึงสิ่งที่ได้ทำการตัดสินใจดำเนินการในเรื่องต่างๆ
อันอาจมีผลกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ รวมถึงปัญหาต่างๆ
ที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการทุจริต หรือการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
ทั้งนี้ในกรณีจำเป็นเร่งด่วนประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (CEO) และ/หรือคณะกรรมการตรวจสอบ
มีสิทธิ์และสามารถขอให้มีการจัดประชุมคณะกรรมการบริษัทได้ โดยนอกจากฝ่ายบริหารของบริษัท
ยังมีหน่วยงานตรวจสอบภายในที่ทำหน้าที่ตรวจสอบการปฏิบัติงาน
รวมถึงเหตุการณ์ทุจริตหรือสงสัยว่ามีเหตุการณ์ทุจริต
การปฏิบัติงานที่ฝ่าฝืนกฎหมายซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะทางการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ
ตามที่คณะกรรมการตรวจสอบมอบหมายและคอยรายงานเรื่องดังกล่าวต่อคณะกรรมการตรวจสอบด้วยเช่นกัน