10. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการของบริษัท ยูเนี่ยน ปิโตรเคมีคอล จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 6/2548
เมื่อวันที่ 26 ตุลาคม 2548 มีคณะกรรมการตรวจสอบ 3 ท่าน เข้าประชุม ได้แก่ นายนพพร
เทพสิทธา ประธานคณะกรรมการตรวจสอบ นายพูลศักดิ์ ตันสิทธิพันธ์ และ นายวรพจน์
อุชุไพบูลย์วงศ์ กรรมการตรวจสอบ
โดยคณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารประกอบการตรวจเอกสารที่ฝ่ายบริหารจัดทำ
และการตอบแบบประเมินระบบควบคุมภายในของบริษัทด้วยตนเอง
สรุปได้ว่าจากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่างๆ 5 ด้านคือ
องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหารระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และระบบการติดตาม
คณะกรรมการเห็นว่า บริษัทมีระบบการควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวตามแบบประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในในส่วนที่ 3
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ข้อที่ 3.3 ถึง 3.7 อย่างเพียงพอแล้ว
สำหรับการควบคุมภายในหัวข้ออื่นของระบบควบคุมภายใน คณะกรรมการเห็นว่า
ปัจจุบันบริษัทมีการควบคุมภายในที่เพียงพอเช่นกัน
อย่างไรก็ตามบริษัทได้ทำการว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญให้เป็นผู้วางระบบการปฏิบัติงานของบริษัทเพื่อให้มีการควบคุมภายในที่ดี
โดยได้ทำการวางระบบสำคัญ เช่น ระบบขาย ลูกหนี้การค้า และการรับเงิน ระบบจัดซื้อ เจ้าหนี้
และการจ่ายเงิน และระบบสินค้าคงคลังแล้วเสร็จไปในช่วงเดือนมีนาคม 2549
สำหรับระบบอื่นๆที่เหลืออยู่ได้แก่ระบบสินทรัพย์ถาวร ระบบเงินเดือน
และระบบรายงานสำหรับผู้บริหาร ได้เสร็จไปในช่วงเดือนมิถุนายน 2549
ดังนั้นการปฏิบัติงานต่างๆของพนักงานยังอยู่ในช่วงเริ่มต้นของการปรับตัวให้เข้ากับระบบที่ได้วางไว้จึงอาจมีการปฏิบัติที่ยังไม่ครบถ้วน
อย่างไรก็ตามบริษัทได้ทำการว่าจ้างผู้วางระบบให้เข้ามาช่วยกำกับดูแลการปฏิบัติงานของพนักงานในส่วนต่างๆ
ให้ถูกต้องครบถ้วนตามระบบที่ได้วางไว้
ตลอดจนมีการจัดตั้งผู้ตรวจสอบภายในของบริษัทมาตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ 2549
โดยขึ้นตรงกับคณะกรรมการตรวจสอบ
เพื่อทำการตรวจสอบการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามระบบที่ได้วางไว้

การกำหนดบทลงโทษ

บริษัทยังได้จัดทำข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรมเป็นลายลักษณ์อักษร (Code of Conduct)
ให้ถือเป็นนโยบายที่สำคัญที่พนักงานทุกคนต้องสำนึกถึงความถูกต้องชอบธรรมและถูกกฏหมายในการปฏิบัติงานให้แก่บริษัท
นอกจากนี้ยังมีการกำหนดบทลงโทษตามลำดับหนักเบาเป็นลายลักษณ์อักษรในกรณีที่พนักงานไม่ว่าระดับใดปฏิบัติตนที่ก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัท

อำนาจอนุมัติ

บริษัทมีการแย่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในการเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติ
ผู้บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศและผู้ดูแลทรัพย์สินออกจากกันอย่างชัดเจน
ทั้งนี้เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน โดยผู้จัดการฝ่ายมีอำนาจอนุมัติขั้นต้น
และกรรมการผู้จัดการมีอำนาจสูงสุดในการอนุมัติ ส่วนแผนกบัญชีมีหน้าที่ในการบันทึกรายการ
และฝ่ายบริหารงานกลางเป็นผู้ดูแลทรัพย์สินต่างๆ ที่อยู่ภายในสำนักงาน
รวมถึงรถยนต์นั่งส่วนบุคคลต่างๆ ตลอดจนวัสดุเครื่องใช้สำนักงาน รวมถึงบุคคลากร
ฝ่ายคลังสินค้าดูแลวัตถุดิบ และอุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บ และขนส่งสารเคมี ส่วนแผนการเงิน
ดูแลทรัพย์สินนอกเหนือจากที่แผนกบุคคลดูแล อาทิ เช่น เงินสด

การจัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายใน

สำหรับแผนกตรวจสอบภายใน บริษัทเพิ่งได้จัดตั้งขึ้นเมื่อวันที่ 11 ตุลาคม 2548
เพื่อทำหน้าที่ตวรจสอบในด้านต่างๆดังนี้

1.  ประเมินประสิทธิภาพในการควบคุมภายใน
    สอบทานและประเมินความเหมาะสมของการปฏิบัติทางบัญชีการเงิน สินค้าคงเหลือ
    ลูกหนี้การค้า สินทรัพย์ประจำ รายได้และค่าใช้จ่าย

2.  ตรวจสอบว่า ได้มีการปฏิบัติตามข้อบังคับและปฏิบัติตามระเบียบนโยบาย

3.  ตรวจสอบการบันทึก ควบคุม
    เก็บรักษาทรัพย์สินไว้อย่างเหมาะสมสามารถป้องกันความเสียหายได้อย่างเพียงพอ

4.  ตรวจสอบความถูกต้องและน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการเงิน

5.  เสนอแนะระบบการควบคุมภายในเพื่อช่วยให้เกิดผลงานที่มีประสิทธิผล

6.  ประเมินการปฏิบัติงานด้านต่างๆว่าเป็นไปตามหน้าที่และความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

7.  นำเสนอรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

  สำหรับการควบคุมภายใน บริษัทได้จัดระบบการควบคุมภายใน ดังนี้

1.  บริษัทได้จัดให้มีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน
    โดยมีการแบ่งอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบภายในองค์กร และจัดทำ Job Description
    ของแต่ละฝ่าย และของผู้บริหาร ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
    เพื่อให้การทำงานและควบคุมดูแลมีความชัดเจน
    มีนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร เช่น มีคู่มือพนักงาน
    และข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (Code of Conduct)
    รวมถึงข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการ
    นอกจากนี้ยังมีการกำหนดบทลงโทษตามลำดับหนักเบาเป็นลายลักษณ์อักษรในกรณีที่พนักงานไม่ว่าระดับใดปฏิบัติตนอันก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัท
    ไว้ในคู่มือพนักงานของบริษัท

2.  ประเมินการดำเนินธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ เพื่อติดตามแผนงาน/โครงการที่วางไว้
    รวมถึงการวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงต่างๆที่อาจเกิดขึ้น โดนมีการประชุมผู้บริหารอย่างสม่ำเสมอ
    เพื่อวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยงและร่วมกันกำหนดมาตรการเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้น
    นอกจากนี้จะมีการทบทวนการให้สินเชื่อกับลูกค้าเสมอรวมถึงการติดตามพฤติกรรมการบริโภคสินค้าว่าเปลี่ยนแปลงอย่างไร

3.  ในด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
    บริษัทมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในการเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติ
    ผู้บันทึกบัญชีและข้อมูลสารสนเทศและผู้ดูแลทรัพย์สินออกจากกันอย่างชัดเจน
    ทั้งนี้เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน โดยผู้จัดการฝ่ายมีอำนาจอนุมัติขั้นต้น
    และกรรมการผู้จัดการมีอำนาจสูงสุดในการอนุมัติ
    ส่วนแผนกคลังสินค้าจะเป็นผู้ตรวจเช็คทรัพย์สินพร้อมกับแผนกบัญชีและการเงิน
    เวลามีทรัพย์สินต่างๆเข้ามา ส่วนแผนกบัญชีและการเงินทีหน้าที่ในการบันทึกรายการ
    และแผนกบุคคลมีหน้าที่ในการดูแลทรัพย์สิน ควบคุม
    เก็บรักษาทรัพย์สินไว้อย่างเหมาะสมสามารถป้องกันความเสียหายได้อย่างเพียงพอ

นอกจากนี้ บริษัทมีการตรวจนับสินค้าเป็นประจำทุกเดือน และทรัพย์สินอื่นๆอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง
เพื่อตรวจสอบความมีอยู่จริงของทรัพย์สิน โดยเปรียบเทียบกับข้อมูลทางบัญชีเป็นประจำ สม่ำเสมอ

อย่างไรก็ตามกรรมการผู้มีอำนาจลงนามของบริษัทและบริษัทย่อยเป็นบุคคลที่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิด
เช่น สามี ภรรยา บุตร พี่น้อง ซึ่งกรรมการผู้จัดการและเป็นผู้ลงนามอนุมัติหลัก
อย่างไรก็ดีบริษัทได้มีการกำหนดขอบเขตอำนาจอนุมัติการอนุมัติวงเงินที่เป็นลายลักษณ์อักษร

4.  รายการระหว่างกันจะถูกนำเสนอให้คณะกรรมการได้ตรวจสอบ นอกจากนี้
    การค้ำประกันต่างๆบริษัทจะค้ำประกันให้เฉพาะบริษัทย่อย คือ บริษัท ยูเนี่ยน อินทราโก้ จำกัด
    หรือ บริษัท ไลอ้อน เอเซีย (ไทยแลนด์) จำกัด เท่านั้น
    และจะเป็นการค้ำประกันตามสัดส่วนการถือหุ้นเท่านั้น

5.  มีการเก็บเอกสารอย่างเป็นหมวดหมู่
    เพื่อให้ความสะดวกต่อการนำข้อมูลที่มีอยู่ไปใช้ประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจได้อย่างเหมาะสม

6.  บริษัทได้มีการจัดทำประมาณการยอดขาย 3 ปี และมีทบทวนอย่างสม่ำเสมอ
    นอกจากนี้มีการจัดทำประมาณยอดขายทุก 3 เดือน
    และมีการติดตามผลการดำเนินอย่างสม่ำเสมอ
    เพื่อเปรียบเทียบผลที่เกิดขึ้นจริงและเป้าหมายที่วางไว้ รวมถึงสาเหตุที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย

7.  มีการถ่วงดุลของคณะกรรมการและผู้บริหาร
    โดยการแยกตำแหน่งประธานกรรมการบริษัทกับกรรมการผู้จัดการออกจากกันและมีกรรมการอิสระ
    (รวมกรรมการตรวจสอบ 3 ท่าน) รวม 6 ท่านจากคณะกรรมการรวม 13 ท่านทั้งคณะ