10 การควบคุมภายใน

บริษัทฯ นำหลักธรรมาภิบาลมาประยุกต์ใช้ในการกำกับดูแลกิจการของบริษัทฯ
โดยมุ่งพัฒนาระบบการบริหารจัดการที่ดีบนพื้นฐานมาตรฐานสากลที่มีประสิทธิภาพ เช่น ISO
9001:2000 และ ISO 14001 เพื่อให้กระบวนการปฏิบัติงานได้ประสิทธิผลตามที่บริษัทฯ ต้องการ
และคงไว้ซึ่งความโปร่งใสต่อผู้มีผลประโยชน์ร่วม (Stakeholders) ทุกฝ่าย บริษัทฯ
กำหนดโครงสร้างการบริหารที่เหมาะสม เพื่อรองรับปัจจัยเสี่ยงทางธุรกิจจากทั้งภายในและภายนอก
โดยกำหนดให้มีการประชุมในระดับต่างๆ ของบริษัทฯ เพื่อควบคุม
และติดตามผลการดำเนินงานให้อยู่ได้ประสิทธิผลตามที่กำหนด มีประสิทธิภาพ
และเกิดความโปร่งใสต่อผู้มีผลประโยชน์ร่วม ลำดับการประชุมในระดับต่างๆ
เพื่อสนับสนุนการควบคุมภายในของบริษัทฯ และบริษัทในเครือ มีดังนี้

-   การประชุมของฝ่ายจัดการเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการปฏิบัติการ
    และติดตามความคืบหน้าจากมติคณะกรรมการต่างๆ รวมถึงการจัดการด้านธุรกิจของบริษัทฯ
    ด้วย ซึ่งกำหนดให้มีการประชุมเดือนละ 2 ครั้ง

-   การประชุมของคณะกรรมการกำหนดค่าตอบแทน คณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการ
    ลงทุนและบริหารความเสี่ยง เพื่อการกำกับดูแล และติดตามการดำเนินงานตามขอบเขต
    ที่ได้รับมอบหมาย กำหนดให้มีการประชุมอย่างน้อยไตรมาสละ 1 ครั้ง
    โดยกำหนดให้รายงานผลการดำเนินงาน และมติจากการประชุมให้คณะกรรมการบริษัทฯ
    ทราบด้วยทุกครั้ง

-   การประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ เพื่อกำกับดูแลกิจการให้อยู่ในแผนการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ
    และสอดคล้องตามหลักธรรมาภิบาล กำหนดให้มีการประชุมอย่างน้อย 3 เดือนต่อครั้ง

คณะกรรมการบริษัทฯได้พิจารณาผลการดำเนินงานของคณะกรรมการชุดต่างๆ
และผลการดำเนินงานของบริษัทฯ จากการประชุมตลอดปีงบประมาณ 2546
ได้สรุปผลการควบคุมภายในของบริษัทฯ ว่ายังอยู่ในเกณฑ์ที่ดี
สามารถควบคุมการดำเนินงานให้เกิดประสิทธิผลตามที่กำหนดได้
ซึ่งเป็นผลจากการควบคุมภายในในด้านต่างๆ ดังนี้

10.1 องค์กรและสภาพแวดล้อม

คณะกรรมการบริษัทฯ กำหนดให้จัดทำแผนการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ (Corporate plan)
เพื่อใช้เป็นแนวทางดำเนินธุรกิจในช่วงระยะเวลา 3 ปี ปัจจุบันอยู่ระหว่างปีงบประมาณ
2545-2547 โดยได้จัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี เพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติงานของแต่ละปีอีกด้วย
พร้อมกันนี้คณะกรรมการบริษัทฯ มีนโยบายให้นำเกณฑ์ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน (Key
Performance Indicator) ซึ่งสามารถวัดผลได้อย่างชัดเจน
มาใช้เพื่อประเมินประสิทธิภาพการทำงานในฝ่าย และโครงการต่างๆ
นอกจากนี้ในการประชุมคณะกรรมการคณะกรรมการบริษัทฯ ครั้งที่ 5/2546
มีมติเห็นชอบให้แต่งตั้งคณะกรรมการประสานงานกิจการบริษัทในเครือ
เพื่อติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทในเครือเป็นไปในทิศทาง และนโยบายของบริษัทฯ ด้วย

ด้านวัฒนธรรมเชิงธรรมาภิบาลคณะกรรมการตรวจสอบได้เห็นชอบให้บริษัทฯ
เผยแพร่นโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี และจริยธรรมทางธุรกิจของบริษัทฯ ให้แก่พนักงาน
และผู้บริหารที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อมุ่งเน้นไม่ให้เกิดการทุจริตทางการเงินต่อผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายด้วย

10.2 การบริหารความเสี่ยง

ในปีงบประมาณ 2546 บริษัทฯ ได้ดำเนินโครงการบริหารความเสี่ยงทางธุรกิจของบริษัทฯ
(Enterprise Risk Management) เพื่อประเมินปัจจัยความเสี่ยงจากปัจจัยภายนอกและภายใน
ซึ่งมีผลกระทบต่อการประกอบธุรกิจของบริษัทฯ โดยริเริ่มในหน่วยงานหลัก 5 หน่วย ได้แก่
ฝ่ายการเงินและทรัพยากรบุคคล ฝ่ายวางแผนโครงการ ฝ่ายพัฒนาธุรกิจต่อเนื่อง
และศูนย์สารสนเทศ ซึ่งฝ่ายจัดการได้กำหนดมาตรการบริหารความเสี่ยง
และติดตามปัจจัยความเสี่ยงเหล่านั้นอย่างสม่ำเสมอ ปัจจัยความเสี่ยงที่สำคัญ เช่น

-   ความล่าช้าที่อาจพบจากการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง
    ซึ่งจากการประสานงานที่ผ่านมา บริษัทฯ
    ได้ติดตามความคืบหน้ากับหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องเป็นระยะๆ
    เพื่อไม่ให้การดำเนินโครงการเกิดความล่าช้าเกินควร

-   การจัดหาที่ปรึกษาภายนอกที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านเข้าร่วมกับบุคลากรของบริษัทฯ
    ในการศึกษาความเหมาะสมในธุรกิจที่บริษัทฯ ดำเนินการ
    เพื่อเพิ่มประสบการณ์ของบุคลากรและประสิทธิภาพในการศึกษาความเหมาะสมโครงการ
    และสามารถลดความเสี่ยงจากการประเมิน โครงการต่างๆ

-   การพัฒนาระบบงานบัญชีการเงินของบริษัทฯ และบริษัทในเครือ
    เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดปัญหาด้านอัตรากำลังในฝ่ายการเงินและทรัพยากรบุคคล
    เพื่อให้สามารถจัดทำงบการเงิน ได้ทันต่อเวลายิ่งขึ้น

ทั้งนี้ปัจจัยเสี่ยงที่พบได้รับการปรับปรุงจากฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
และได้รับการทบทวนประสิทธิภาพของมาตรการแก้ไขในการประชุมของฝ่ายจัดการอย่างสม่ำเสมอ

10.3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทฯ
ได้กำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับอย่างชัดเจนและเป็นระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร
รวมทั้งมีการแบ่งแยกอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบขั้นตอนการทำธุรกรรมด้านการเงินในด้านต่างๆ
การจัดซื้อ การอนุมัติเอกสารการซื้อขายตามวงเงินที่กำหนด
การบันทึกบัญชีและข้อมูลสารสนเทศด้านต่างๆ และการดูแลจัดเก็บทรัพย์สินออกจากกันโดยเด็ดขาด
เพื่อป้องกันการกระทำที่อาจเป็นเหตุแห่งการทุจริตได้

ในการทำธุรกรรมระหว่างบริษัทฯ กับผู้ถือหุ้น บริษัทฯ
จะพิจารณาความเสี่ยงต่อการปฏิบัติที่ไม่โปร่งใสในเอกสารหรือสัญญาการซื้อ-ขายนั้น
โดยมอบหมายให้นิติกรที่มีความชำนาญเป็นผู้ดำเนินการ
จนกระทั่งได้เอกสารหรือสัญญาการซื้อ-ขายที่ถูกต้อง เช่นเดียวกับการทำธุรกรรมกับผู้ส่งมอบ
(Supplier) ผู้อยู่ภายใต้สัญญา (Sub contractor) และลูกค้าด้วย

ด้านแผนการลงทุนที่เกี่ยวข้องกับบริษัทในเครือ บริษัทฯ
มีการติดตามการผลดำเนินงานของบริษัทนั้นอย่างสม่ำเสมอ
ซึ่งนอกจากคณะกรรมการประสานงานกิจการบริษัทฯ ในเครือที่ได้รับการแต่งตั้งแล้ว
คณะกรรมการบริษัทฯ ยังได้มอบหมายให้กรรมการบริษัทฯ ที่มีความชำนาญในธุรกิจนั้น
เป็นกรรมการในบริษัทนั้นด้วย เพื่อช่วยดูแลการดำเนินงานไม่ให้ขัดแย้งกับผลประโยชน์ของบริษัทฯ
และไม่ผิดต่อกฎหมายหรือข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง บริษัทฯ
ได้กำหนดให้บริษัทในเครือรายงานผลการดำเนินงาน และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
รวมถึงการเปลี่ยนแปลงคณะกรรมการของบริษัทในเครือ ให้คณะกรรมการบริษัทฯ ทราบด้วย
หากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้น

10.4 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทฯ ให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศ และการสื่อสารข้อมูลของบริษัทฯ
ที่เกี่ยวข้องกับฐานะทางการเงิน บริษัทฯ และบริษัทในเครือมีการปรับปรุงนโยบายการบัญชี
(Accounting policy) และผังการบัญชี (Charts of Account) ให้สอดคล้องกันยิ่งขึ้น
เพื่อรองรับการขยายตัวทางธุรกิจของบจ. อีสเทิร์น โฮบาส ไพพ์
และเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดทำงบการเงินของกลุ่มบริษัทฯ ให้รวดเร็วยิ่งขึ้น
โดยให้สอดคล้องตามมาตรฐานการบัญชีของประเทศไทยด้วย

ด้านข้อมูลการเงินและผลการดำเนินงานของบริษัทฯ
ฝ่ายจัดการมีการจัดเตรียมข้อมูลที่สำคัญด้านการเงิน และผลการดำเนินงานของบริษัทฯ
เพื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบสอบทานความเหมาะสม
โดยมีการนำเสนอเปรียบเทียบผลการดำเนินงานบนพื้นฐานทางสถิติที่ถูกต้อง แม่นยำ
และเป็นปัจจุบันทุกไตรมาส ก่อนนำเสนอที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ และเปิดเผยแก่ผู้ถือหุ้นต่อไป

ระบบการจัดเก็บข้อมูล และเอกสารของบริษัทฯ เช่น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น
รายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ ระเบียบปฏิบัติของบริษัทฯ บันทึกกระบวนการแก้ไข
การบริหารความเสี่ยงของธุรกิจ รวมถึงเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีที่บันทึกอย่างละเอียดครบถ้วน
ได้จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน บริษัทฯ ได้นำระบบฐานข้อมูลมาใช้
เพื่อมุ่งเน้นให้สามารถค้นหาข้อมูลและประมวลผลได้อย่างถูกต้อง ซึ่งหากมีเหตุที่จำเป็น บริษัทฯ
สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับได้อย่างครบถ้วน

สารสนเทศที่เผยแพร่ออกสู่สาธารณะ เช่น รายงานประจำปี ข้อมูลของบริษัทฯ
ที่เผยแพร่ทางอินเตอร์เน็ตต้องได้รับการพิจารณาความเหมาะสม และความถูกต้องของข้อมูลนั้น
ซึ่งยึดปฏิบัติตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย บริษัทฯ
กำหนดให้ฝ่ายจัดการเป็นผู้รับรองความถูกต้องของข้อมูล
โดยมีการรับรองความเหมาะสมจากคณะกรรมการบริษัทฯ ก่อนเผยแพร่ทุกครั้ง

10.5 ระบบการติดตาม

บริษัทฯ มีการติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายต่างๆ ผ่านระบบฐานข้อมูลโครงการของบริษัทฯ
โดยมีการรายงานความคืบหน้าจากฝ่ายต่างๆ ทุกเดือน
และเปรียบเทียบกับเกณฑ์ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน (Key Performance
Indicator) ที่ได้กำหนดไว้
ซึ่งฝ่ายจัดการเป็นผู้พิจารณาผลการดำเนินงานและกำหนดแนวทางแก้ไขให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดเป็นประจำผ่านการประชุมประจำเดือน
นอกจากนี้บริษัทฯ ยังกำหนดให้มีการรายงานความคืบหน้าของโครงการต่างๆ
ต่อคณะกรรมการบริษัทฯ เป็นประจำทุกไตรมาส
ซึ่งฝ่ายจัดการจะกำหนดแนวทางการแก้ไขที่เหมาะสม
เพื่อปรับปรุงผลการดำเนินงานที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้เช่นกัน
และบันทึกผลการแก้ไขที่เกิดขึ้น
สำหรับใช้เป็นข้อมูลสำหรับประเมินประสิทธิผลของแนวทางแก้ไขที่ได้กำหนดไว้

ภาพรวมของระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
และบริษัทในเครือได้รับการตรวจติดตามโดยสำนักตรวจสอบ
เพื่อประเมินความสอดคล้องของการดำเนินงานตามระเบียบของบริษัทฯ
นอกจากนี้การติดตามผลการแก้ไขจากการตรวจสอบภายในจะได้รับการติดตามผลโดยสำนักตรวจสอบ
และรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบเช่นเดียวกัน
นอกจากนี้ยังมีการรายงานผลการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบให้แก่คณะกรรมการบริษัทฯ
พิจารณาเป็นประจำทุกไตรมาส ขั้นตอนของระบบการควบคุมภายใน
รวมถึงขั้นตอนการรายงานผลให้คณะกรรมการบริษัทฯ
พิจารณาได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในคู่มือคณะกรรมการตรวจสอบ
และคู่มือการบริหารงานสำนักตรวจสอบ
ซึ่งถือเป็นหลักปฏิบัติสำหรับติดตามระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ