การควบคุมภายใน

การประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในโดยคณะกรรมการบริษัท

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 4/2554 เมื่อวันที่ 12 พฤษภาคม 2554
และการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 3/2554 เมื่อวันที่ 12 พฤษภาคม 2554
คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ทั้ง 5 ส่วน คือ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
และระบบการติดตาม ภายหลังจากการประเมินแล้วคณะกรรมการมีความเห็นว่า บริษัท
มีระบบควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว และมีระบบควบคุมภายในในด้านต่างๆ ทั้ง 5
ส่วน
ที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการที่จะป้องกันทรัพย์สินอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
รวมถึงมีระบบการตรวจสอบภายในที่มีความอิสระในการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน
นอกจากนี้บริษัท ยังมีระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร
นอกจากนี้คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัท
รวมทั้งพิจารณารายงานผลการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และมีความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงพอและเหมาะสมอยู่ในระดับที่น่าพอใจ

นโยบายการดำเนินการตรวจสอบภายใน

ปัจจุบันบริษัทยังไม่มีหน่วยงานตรวจสอบภายใน อย่างไรก็ตามบริษัทได้ว่าจ้างบริษัท เวล แพลนนิ่ง
โซลูชั่น จำกัด เป็นผู้ตรวจสอบภายใน และเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยทำการประเมินความเสี่ยงและจัดทำแผนการตรวจสอบภายในรายปี ดำเนินการตรวจสอบ
ตลอดจนตรวจติดตามผลการปรับปรุงระบบ
และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างน้อยทุกๆไตรมาส
โดยเริ่มมีการประเมินความเสี่ยงและเข้าตรวจสอบตั้งแต่เดือนมีนาคม 2549 เป็นต้นมา

ข้อสังเกตของผู้สอบบัญชีสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

บริษัท เอเอ็นเอส ออดิท จำกัด
ผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ทำการสอบทานระบบการควบคุมภายในสำหรับปี 2554
ซึ่งผู้สอบบัญชีได้ให้ข้อสังเกตสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัทและแจ้งให้บริษัททราบพร้อมกับข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณาปรับปรุงแก้ไข
ซึ่งมีประเด็นเกี่ยวกับการปรับปรุงการคำนวนการตั้งสำรองผลประโยชน์พนักงาน
ตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 19 เรื่องผลประโยชน์พนักงาน
ให้เป็นไปตามหลักคณิตศาสตร์ประกันภัยอย่างเหมาะสม ทั้งนี้
ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีได้รับทราบและจะทำการปรับปรุงการคำนวนให้เหมาะสมในปี 2555

ข้อสังเกตของผู้ตรวจสอบภายในสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

ในปี 2554 บริษัท เวล แพลนนิ่ง โซลูชั่น จำกัด
ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายในได้เข้าตรวจสอบกระบวนการบริการหลังการขาย และ บริษัท STERLING
BUSINESS ALIGNMENT CONSULTING SDN BHD
ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายในของบริษัทย่อยในมาเลเซีย
ได้ให้ข้อสังเกตเพื่อให้บริษัทได้มีการปรับปรุงแก้ไข ซึ่งสามารถสรุปในส่วนที่สำคัญได้ดังนี้

การตรวจสอบแผนกปฏิบัติการงานบริการหลังการขาย

1)  ควรกำชับให้พนักงาน CRM ดำเนินการติดตามงานและเอกสารให้ทันเวลาและครบถ้วน

2)  ควรติดตามสัญญาจ้างผู้ให้บริการ outsource กลับมายังบริษัทฯให้ครบถ้วน

3)  ควรมีการจัดอบรมให้กับ Outsource Service Partner ให้ครบถ้วนทุกคน

4)  ควรจัดให้มีการประเมินผลผู้ให้บริการ Outsource ให้เป็นไปตามนโยบายที่กำหนดไว้

  โดยผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการจะดำเนินการปรับปรุงการทำงานตามคำเสนอแนะจากผู้ตรวจสอบภายใน
  และจะดำเนินการแก้ไขในเดือน กันยายน 2554 เป็นต้นไป

การตรวจสอบบริษัทย่อยในมาเลเซีย

1)  ควรปรับปรุงการติดตามการเก็บหนี้จากลูกหนี้อย่างเคร่งครัด
    และรายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ควรปรับปรุงให้ทันต่อเวลา

2)  ควรปรับปรุงการติดตามใบส่งสินค้าที่ยังไม่ได้รับกลับมาและค้างนาน
    ซึ่งทำให้กระบวนการออกอินว๊อยซ์ล่าช้า

3)  ควรปรับปรุงการติดตามสินค้ายืมที่ค้างนาน

4)  ควรกำชับให้พนักงานฝ่ายบริการปรับปรุงสถานะงานบริการให้ทันต่อเวลา

  ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะและดำเนินการให้พนักงานที่เกี่ยวข้องแก้ไขในปี 2555