10. การควบคุมภายใน

ระบบการควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 1/2551 เมื่อวันที่ 13 สิงหาคม 2551
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทรวม 3 ท่าน เข้าร่วมประชุม
คณะกรรมการตรวจสอบได้ประเมินความพอเพียงของระบบการควบคุมภายในของบริษัทโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหาร
และการตอบแบบประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่าง ๆ 5 ส่วน คือ
องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล ระบบการติดตาม
คณะกรรมการบริษัทและคณะกรรมการตรวจสอบเห็นว่าปัจจุบันบริษัทมีระบบควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว อย่างเพียงพอแล้ว
สำหรับการควบคุมภายในในหัวข้ออื่นของระบบการควบคุมภายใน
คณะกรรมการและคณะกรรมการตรวจสอบเห็นว่าบริษัทมีการควบคุมภายในที่เพียงพอแล้วเช่นกัน

นอกจากนั้น บริษัทได้จัดให้มีระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร
โดยรายละเอียดเกี่ยวกับแบบประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัท
สามารถดูได้ในเอกสารแนบ 3

ทั้งนี้จากผลการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีสำหรับรอบบัญชีปี 2550 - 2552
บริษัทได้รับทราบถึงข้อสังเกตบางประการของระบบการควบคุมภายในของบริษัท ทั้งนี้
บริษัทได้ดำเนินการปรับปรุงให้มีความเหมาะสมยิ่งขึ้นตามลำดับแล้ว ซึ่งทางคณะกรรมการบริษัท
คณะกรรมการตรวจสอบได้ดำเนินการตรวจสอบและติดตามการปรับปรุงข้อสังเกตดังกล่าวแล้ว
อย่างไรก็ตาม ข้อสังเกตดังกล่าวไม่มีผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือต่องบการเงินปี 2550 - 2552
แต่อย่างใด ข้อสังเกตที่สำคัญมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ประเด็นที่แก้ไขเรียบร้อย

1.  ประเด็น: การคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือโดยวิธีต้นทุนมาตรฐาน
    ซึ่งมูลค่าวัตถุดิบที่ใช้ในการคำนวณสูงกว่ามูลค่าจริงมาก
    ทำให้มีผลต่างระหว่างต้นทุนจริงกับต้นทุนมาตรฐาน ซึ่งมีการปันผลส่วนต่างทุกงวดบัญชี
    ซึ่งอาจจะมีความเสี่ยงเกี่ยวกับการแสดงมูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าคงเหลือที่มีอยู่ได้

  ความคืบหน้า และการแก้ไข:
  บริษัทได้ทำการเปลี่ยนวิธีการคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือจากวิธีต้นทุนมาตรฐาน
  มาเป็นวิธีต้นทุนจริงเป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยมีผลบังคับใช้ในเดือน เมษายน 2552 เป็นต้นมา

2.  ประเด็น: ไม่มีการกำหนดวงเงินในการอนุมัติการขอซื้อวัตถุดิบ และอนุมัติโดยไม่จำกัดวงเงิน

  ความคืบหน้า และการแก้ไข: บริษัทได้ทำการแก้ไขเรื่องดังกล่าวเป็นที่เรียบร้อย
  โดยการออกหนังสือกำหนดอำนาจในการอนุมัติขั้นตอนในการทำงานอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร
  และบริษัทได้นำเสนอเพื่อขออนุมัติต่อที่ประชุมวิสามัญ ผู้ถือหุ้น ครั้งที่ 3/2551 วาระที่ 4 เมื่อวันที่
  20 มิถุนายน 2551 เป็นที่เรียบร้อยแล้ว

3.  ประเด็น: การตรวจสอบสินค้าที่ได้รับจากการซื้อ ไม่มีการตรวจสอบกับใบขอซื้อ
    แต่ใช้การตรวจสอบกับใบแจ้งหนี้แทน
    และไม่มีการออกเอกสารการรับรองคุณภาพภายหลังการตรวจสอบคุณภาพแล้ว

  ความคืบหน้า และการแก้ไข: บริษัทได้ทำการแก้ไขเรื่องดังกล่าวเป็นที่เรียบร้อย
  โดยบริษัทได้กำหนดขั้นตอนการตรวจรับสินค้ากับเอกสารใบขอซื้อสินค้าพร้อมกับใบแจ้งหนี้รวมถึงกำหนดให้มีอำนาจการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรเช่นเดียวกัน
  และสำหรับฝ่ายตรวจสอบคุณภาพสินค้านั้นต้องจัดทำเอกสารตรวจสอบคุณภาพสินค้าและกำหนดให้
  ผู้มีอำนาจหน้าที่ลงลายมือ และอนุมัติในเอกสารการตรวจสอบคุณภาพเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
  ซึ่งอยู่ในหนังสือคู่มืออำนาจการอนุมัติ ดำเนินการปรับปรุงครั้งที่ 2 เมื่อวันที่ 7 เมษายน 2552

4.  ประเด็น: บริษัทไม่มีการกำหนดนโยบายในการให้ยืมสินค้าที่ชัดเจนระหว่างลูกค้ากับบริษัท
    ซึ่งมีการยืมสินค้าในสาขาที่ทำรายได้หลักให้แก่บริษัท โดยรายละเอียดที่ควรมี เช่น
    อำนาจการอนุมัติ ระยะเวลาการให้ยืม หรือวันที่ส่งคืนสินค้า เป็นต้น

  ความคืบหน้า และการแก้ไข: บริษัทได้ทำการแก้ไขเรื่องดังกล่าวเป็นที่เรียบร้อย
  โดยบริษัทไม่มีการอนุญาตให้ลูกค้ายืมสินค้าไปดูก่อนตัดสินใจซื้อ

5.  ประเด็น: ไม่มีการจัดทำเอกสารสำหรับทองคำและทะเบียนคุมเพชร
    ที่จัดส่งให้กับผู้รับจ้างผลิตสินค้า

  ความคืบหน้า และการแก้ไข: บริษัทได้ทำการแก้ไขเรื่องดังกล่าวเป็นที่เรียบร้อย
  โดยนอกเหนือจากการที่ฝ่ายผลิตจะเป็นผู้ติดตามสินค้าที่อยู่ระหว่างการผลิต
  และตรวจสอบคุณภาพเครื่องประดับและคุณลักษณะของเพชรที่ได้รับกลับมาจากช่างที่รับจ้างผลิต
  บริษัทได้เปลี่ยนแปลงนโยบายการควบคุมทองคำโดยให้ฝ่ายช่างเป็นผู้จัดหาทองคำด้วยตนเองและเรียกเก็บค่าตัวเรือนเป็นค่าทองคำและค่าแรงงานแทน
  และสำหรับเพชรบริษัทได้จัดทำทะเบียนคุมรายการเคลื่อนไหวในระบบส่วนกลางและเอกสารประกอบรายการ
  กำหนดผู้มีอำนาจหน้าที่ลงลายมือชื่ออนุมัติรายการ
  ซึ่งบริษัทได้ทำการแก้ไขประเด็นดังกล่าวตั้งแต่ไตรมาส ที่ 3 ปี 2551 เป็นต้นมา

6.  ประเด็น: การกำหนดราคาขายสินค้า ไม่มีการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้มีอำนาจ

  ความคืบหน้า และการแก้ไข: บริษัทได้ทำการแก้ไขเรื่องดังกล่าวเป็นที่เรียบร้อย
  โดยบริษัทได้มีการกำหนดนโยบายการขายไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
  โดยได้รับการเซ็นอนุมัติจากประธานเจ้าหน้าที่บริหารเป็นที่เรียบร้อย
  (โปรดอ่านรายละเพิ่มเติมในข้อ 1.4 ความเสี่ยงจากการกำหนดราคาสินค้าและการให้ส่วนลด)

7.  ประเด็น: การถือกุญแจตู้นิรภัยย่อยนั้น
    แผนกผลิตเป็นผู้ถือกุญแจตู้นิรภัยย่อยสำหรับการจัดเก็บเพชรเพียงผู้เดียว

  ความคืบหน้า และการแก้ไข: บริษัทได้ทำการแก้ไขเรื่องดังกล่าวเป็นที่เรียบร้อย
  โดยกำหนดให้แผนกผลิตเบิกวัตถุดิบที่ต้องการจากห้องมั่นคงไปในเวลาเริ่มงานตอนเช้า
  และให้คืนวัตถุดิบที่เหลือกลับห้องมั่นคงในตอนเย็น สำหรับตู้นิรภัยย่อยประจำแผนกนั้น
  ให้ใช้สำหรับเก็บวัตถุดิบระหว่างเวลาทำงานเท่านั้น

8.  ประเด็น:
    จากการที่ผู้ตรวจสอบบัญชีได้ตรวจสอบระบบการควบคุมภายในของเอกสารในฝ่ายผลิตของบริษัทในเดือนมีนาคม
    2552 ได้พบข้อสังเกตคือ ลูกค้าที่ซื้อสินค้าจากสาขาสะพานเหล็ก 2 ครั้ง
    ช่างผลิตได้ส่งสินค้าไปที่สาขาสะพานเหล็กโดยตรง ไม่ผ่านคลังสินค้าของบริษัท

  ความคืบหน้า และการแก้ไข: สำหรับกรณีดังกล่าว สินค้าทั้ง 2 ชิ้นเป็นแบบ “ตามคำสั่งลูกค้า”
  ซึ่งผู้จัดการร้านจะเป็นผู้ตกลงแบบกับลูกค้า ดังนั้นเมื่อช่างผลิตเสร็จ
  จึงต้องให้ผู้จัดการร้านเป็นผู้ตรวจสอบคุณภาพสินค้า ซึ่งผู้บริหารจะกำหนดให้ผู้จัดการร้าน
  จัดทำใบตรวจสอบคุณภาพมาจัดเก็บไว้ที่แผนกคลังสินค้า และแผนกผลิตเพื่อเป็นหลักฐานต่อไป
  และในปัจจุบัน บริษัทยังไม่พบข้อผิดพลาดในกรณีดังกล่าวเกิดขึ้นอีกแต่อย่างใด

9.  ประเด็น: จากการส่งยืนยันยอดคงเหลือบัญชีเงินฝากธนาคาร ณ.วันที่ 31 ธันวาคม 2552
    พบว่ามีบัญชี เงินฝากธนาคาร เพิ่มเติมเป็นจำนวนเงิน 57,080.57 บาท
    จากรายการบัญชีเงินฝากธนาคาร

  ความคืบหน้า และการแก้ไข: สำหรับกรณีดังกล่าว บริษัทได้ตรวจหาสาเหตุที่เกิดขึ้น
  และพบว่าเป็นบัญชีที่เกิดตอนที่บริษัทฯมีโครงการขายสินค้าโดยระบบ E-Commerce เมื่อ ปี 2543
  ประกอบกับโครงการ E-Commerce ก็ไม่ประสบความสำเร็จ
  และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องก็ไม่ได้นำเอกสารดังกล่าวมาให้กับแผนกบัญชี/การเงิน ซึ่งบริษัทฯ
  ก็ได้ปรับปรุงรายการทางบัญชีเพิ่มเติมแล้วตามงบการเงิน สำหรับงวดปี สิ้นสุด 31 ธันวาคม
  2552 และบริษัทฯ ได้ดำเนินการปิดบัญชีดังกล่าว และนำเงินฝากเข้าบัญชีธนาคารไทยพาณิชย์
  เมื่อ วันที่ 22 กุมภาพันธ์ 2553 เรียบร้อยแล้ว

ประเด็นที่แก้ไขในส่วนสำคัญ

1.  ประเด็น:
    การไม่มีหนังสือกำหนดอำนาจในการอนุมัติขั้นตอนในการทำงานอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร
    และคู่มือการปฏิบัติงานเกี่ยวกับผังทางเดินเอกสาร

  ความคืบหน้า และการแก้ไข:
  บริษัทได้กำหนดให้มีหนังสือกำหนดอำนาจในการอนุมัติขั้นตอนการทำงาน
  และคู่มือการปฏิบัติงานเกี่ยวกับผังทางเดินเอกสาร
  โดยหนังสือกำหนดอำนาจในการอนุมัติขั้นตอนการทำงานนั้น
  บริษัทได้นำเสนอการอนุมัติต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท และคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่
  3/2552 เมื่อวันที่ 14 พฤษภาคม 2552
  และสำหรับคู่มือการปฏิบัติงานเกี่ยวกับผังทางเดินเอกสารนั้นประกอบไปด้วยระบบงานหลักของบริษัท
  ได้แก่ ระบบจัดซื้อวัตถุดิบ ระบบบริหารการผลิตซึ่งรวมถึงการจัดเก็บวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป
  ระบบการขนส่งสินค้า และระบบการบันทึกบัญชีขาย คู่มือดังกล่าว
  ได้ถูกนำเสนอเข้าสู่ที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท และคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 4/2552
  เมื่อวันที่ 11 มิถุนายน 2552
  และคณะกรรมการตรวจสอบมีมติเห็นชอบต่อหนังสือกำหนดอำนาจในการอนุมัติ
  และคู่มือการปฏิบัติงานดังกล่าว อย่างไรก็ดี สำหรับระบบการทำงานอื่นนั้น เช่น ระบบฝ่ายบุคคล
  ระบบฝ่ายธุรการ
  เป็นต้น บริษัทกำลังอยู่ในระหว่างการจัดทำอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร
  และจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะกรรมการตรวจสอบต่อไป

  ทั้งนี้ เนื่องจากปัจจุบัน บริษัทกำลังอยู่ในระหว่างการพัฒนาระบบการทำงานใหม่ด้วยคอมพิวเตอร์
  เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากขึ้น
  บริษัทอาจมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานบางส่วนต่อไปในอนาคต
  เพื่อให้สอดรับกับระบบการทำงานใหม่ที่ได้ถูกพัฒนาขึ้น
  และเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวบริษัทจะจัดทำคู่มือและระเบียบวิธีการดำเนินงานใหม่
  และนำเสนอเข้าสู่ที่ประชุมคณะกรรมการตรวจสอบต่อไป

2.  ประเด็น: การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าแต่ละรายโดยละเอียดยังไม่เรียบร้อยดี เช่น
    ระบบไม่สามารถพิมพ์รายชื่อลูกหนี้ออกมาเป็นภาษาไทยได้ หรือ
    การไม่สามารถจัดทำรายงานลูกหนี้การค้าที่ค้างนานเกินกว่า 90 วันจากระบบโดยตรง

  ความคืบหน้าและการแก้ไข : บริษัทกำลังอยู่ในระหว่างการพัฒนาติดตั้งโปรแกรมสำเร็จรูปใหม่
  ที่สามารถรองรับการทำงานดังกล่าว ปัจจุบันอยู่ระหว่างการทดสอบระบบโปรแกรม
  โดยบันทึกข้อมูล ตั่งแต่ วันที่ 1 มกราคา 2553 เป็นต้นมา
  และคาดว่าจะสามารถใช้ทดแทนโปรแกรมเดิมทั้งหมด ได้ในปี 2553
  และในระหว่างนี้บริษัทได้มีการปรับปรุงแก้ไขประเด็นดังกล่าวโดยใช้โปรแกรมพื้นฐานที่มีอยู่มาช่วยปรับปรุงการทำงานแล้ว

3.  ประเด็น: บริษัทไม่มีการตรวจนับทรัพย์สิน และทะเบียนทรัพย์สินไม่ได้ระบุเลขทะเบียนทรัพย์สิน
    สถานที่ตั้งของทรัพย์สิน ผู้ดูและรับผิดชอบ และจำนวนชิ้นของสินทรัพย์

  ความคืบหน้า และการแก้ไข:
  บริษัทได้ระบุเลขทะเบียนทรัพย์สินและปรับปรุงข้อมูลในทะเบียนทรัพย์สิน
  รวมทั้งผู้รับผิดชอบและสถานที่ตั้งทรัพย์สินเรียบร้อยแล้ว
  และกำหนดนโยบายการตรวจนับทรัพย์สินเป็นประจำอย่างน้อยปีละครั้ง โดยจะเริ่มตั้งแต่ปี 2552
  เป็นต้นไป ทั้งนี้
  อาคารและอุปกรณ์ของบริษัทโดยส่วนใหญ่มีมูลค่าตามบัญชีไม่เป็นสาระสำคัญต่องบการเงินตามลักษณะธุรกิจของบริษัท
  อีกทั้งมีอายุการใช้งานมานานกว่า 5 ปี

4.  ประเด็น: ในการตรวจนับสินค้า สำหรับการตรวจสอบงบการเงินประจำปีของบริษัท
    ผู้สอบบัญชีพบว่ามีสินค้าบางรายการไม่พบในการตรวจนับ
    เนื่องจากเป็นสินค้าที่อยู่ระหว่างการโอนย้ายระหว่างสาขา
    และมีรายการเบิกวัตถุดิบที่ยังไม่ได้ทำการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน
    โดยกรณีดังกล่าวอาจทำให้การบันทึกบัญชีไม่ถูกต้อง หรืออาจสะท้อนสินค้าสูญหาย หรือ
    เกิดการทุจริตได้

  ความคืบหน้า และการแก้ไข: ทั้งนี้ข้อผิดพลาดที่พบเกิดจากการที่พนักงานของบริษัทบันทึกบัญชีล่าช้า
  อย่างไรก็ดี กรณีดังกล่าวบริษัทสามารถกระทบยอด และหาเอกสารประกอบรายการ
  รวมถึงการปรับปรุงบัญชีให้เป็นปัจจุบันเป็นที่เรียบร้อยทั้งหมด ทั้งนี้
  เพื่อให้จำนวนความผิดพลาดอันเกิดจากบุคคล (Human error) ลดลง
  บริษัทได้อยู่ในระหว่างการติดตั้งและพัฒนาการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ใหม่ของบริษัท
  ซึ่งจะทำการบันทึกรับสินค้า ขายสินค้า อย่างอัตโนมัติและทันทีทันใด (Real-time)
  ทั้งนี้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ใหม่ของบริษัทเริ่มใช้ในปี 2553

ทั้งนี้บริษัท ติดตั้งระบบ และซอฟท์แวร์ SAP ในระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัทเมื่อเดือน ตุลาคม 2552
และได้มีการฝึกอบรบพนักงานแล้ว ปัจจุบันอยู่ระหว่างการทดสอบการใช้ระบบ SAP
ไปควบคู่กับการใช้ระบบเดิมของบริษัท (Pararell Run) ทั้งนี้บริษัทคาดว่าขั้นตอนการทดสอบระบบ
SAP จะสิ้นสุดและสามารถใช้ทดแทนระบบโปรแกรมเดิมได้ในต้นปี 2554 ซึ่งระบบ SAP
นี้จะสามารถแก้ไขข้อบกพร่องด้านการควบคุมภายใน ที่ยังอยู่ระหว่างการแก้ไขเช่น
รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ (Aging report) ไม่สามารถแยกลูกหนี้การค้าที่ค้างเกินกำหนด 90
วัน หรือ การไม่สามารถอ่านข้อมูลลูกหนี้การค้าในรายละเอียดลูกหนี้การค้า
เนื่องจากเป็นตัวหนังสือที่อ่านไม่ออกนั้นได้

และเพื่อความมั่นใจว่าบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพออย่างเหมาะสม
บริษัทได้ทำการว่าจ้างบริษัทผู้เชี่ยวชาญอิสระด้านการประเมินระบบควบคุมภายในมาทำการประเมินความพอเพียงของระบบควบคุมภายในของบริษัท
และบริษัทดังกล่าวได้ให้ความเห็นว่า บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอ
และได้นำเสนอรายงานดังกล่าวเข้าสู่การประชุมของคณะกรรมการของบริษัท ยูบิลลี่ เอ็นเตอร์ไพรส์
จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 1 /2551 เมื่อ วันที่ 13 สิงหาคม 2551
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุม และมติของคณะกรรมการบริษัท
และคณะกรรมการตรวจสอบเห็นชอบว่า ในปัจจุบันบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอ
และไม่พบข้อบกพร่องที่มีนัยสำคัญที่อาจส่งผลกระทบต่อผลการดำเนินงานของบริษัทแต่อย่างใด

นอกจากนั้น ผู้ตรวจสอบภายในของบริษัทได้ดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบงานของบริษัท
(walk-through)
รวมถึงแสดงกระดาษทำการผลการตรวจสอบและเอกสารโดยมีการสุ่มตรวจระบบจัดซื้อวัตถุดิบ
ระบบการผลิต ระบบการขนส่งสินค้า
ต่อคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทในการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 1/2553 เมื่อวันที่
24 กุมภาพันธ์ 2553 จากรายงานการตรวจสอบดังกล่าวไม่พบข้อบกพร่องที่มีนัยสำคัญต่องบการเงิน
ทั้งนี้คณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทได้รับทราบรายงานดังกล่าวแล้ว