การควบคุมภายใน

การประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในโดยคณะกรรมการบริษัท

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 4/2553 เมื่อวันที่ 14 พฤษภาคม 2553
และการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 4/2553 เมื่อวันที่ 14 พฤษภาคม 2553
คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ทั้ง 5 ส่วน คือ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
และระบบการติดตาม ภายหลังจากการประเมินแล้วคณะกรรมการมีความเห็นว่า บริษัท
มีระบบควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว และมีระบบควบคุมภายในในด้านต่างๆ ทั้ง 5
ส่วน
ที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการที่จะป้องกันทรัพย์สินอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
รวมถึงมีระบบการตรวจสอบภายในที่มีความอิสระในการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน
นอกจากนี้บริษัท ยังมีระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร
นอกจากนี้คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัท
รวมทั้งพิจารณารายงานผลการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และมีความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงพอและเหมาะสมอยู่ในระดับที่น่าพอใจ

นโยบายการดำเนินการตรวจสอบภายใน

ปัจจุบันบริษัทยังไม่มีหน่วยงานตรวจสอบภายใน อย่างไรก็ตามบริษัทได้ว่าจ้างบริษัท เวล แพลนนิ่ง
โซลูชั่น จำกัด เป็นผู้ตรวจสอบภายใน และเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยทำการประเมินความเสี่ยงและจัดทำแผนการตรวจสอบภายในรายปี ดำเนินการตรวจสอบ
ตลอดจนตรวจติดตามผลการปรับปรุงระบบ
และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างน้อยทุกๆไตรมาส
โดยเริ่มมีการประเมินความเสี่ยงและเข้าตรวจสอบตั้งแต่เดือนมีนาคม 2549 เป็นต้นมา

ข้อสังเกตของผู้สอบบัญชีสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

บริษัท เอเอ็นเอส ออดิท จำกัด
ผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ทำการสอบทานระบบการควบคุมภายในสำหรับปี 2553
ซึ่งผู้สอบบัญชีได้ให้ข้อสังเกตสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัทและแจ้งให้บริษัททราบพร้อมกับข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณาปรับปรุงแก้ไข
ซึ่งมีประเด็นเกี่ยวกับเรื่องการประกาศใช้มาตรฐานการบัญชีใหม่ จำนวน 7 ฉบับ
และการเตรียมความพร้อมสำหรับมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 19 เรื่องผลประโยชน์พนักงาน สำหรับปี
2554 ทั้งนี้
ผู้อำนวยการ่ายบัญชีได้รับทราบและจะเตรียมความพร้อมสำหรับมาตรฐานการบัญชีที่ออกใหม่ให้ทันในไตรมาสที่
1 ปี 2554

ข้อสังเกตของผู้ตรวจสอบภายในสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัท

ในปี 2553 บริษัท เวล แพลนนิ่ง โซลูชั่น จำกัด
ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายในได้เข้าตรวจสอบกระบวนการตลาดและการขาย
กระบวนการบริการงานติดตั้ง และกระบวนการบริการหลังการขาย
และได้ให้ข้อสังเกตเพื่อให้บริษัทได้มีการปรับปรุงแก้ไข ซึ่งสามารถสรุปในส่วนที่สำคัญได้ดังนี้

การตรวจสอบแผนกบริการงานติดตั้ง

1)  ความไม่ครบถ้วนของข้อมูลการปฏิบัติงานที่นำมาประเมินผล KPI

2)  การไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการปฏิบัติงานเรื่องการจัดทำ Job Transfer

  โดยผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการจะดำเนินการปรับปรุงการทำงานตามคำเสนอแนะจากผู้ตรวจสอบภายใน
  และจะดำเนินการแก้ไขในปี 2554

การตรวจสอบแผนกปฏิบัติการงานบริการหลังการขาย

1)  ควรปรับปรุงแบบสำรวจความต้องการฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

2)  ควรมีการจัดอบรมให้กับ Outsource Service Partner

3)  ควรมีการปรับปรุงวิธีการคำนวนเป้าหมายคุณภาพ
    เรื่องการวิเคราะห์สถานะของงานให้เหมาะสม

4)  การไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการปฏิบัติงานของพนักงานบางรายในบางแผนก

  โดยผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการจะดำเนินการปรับปรุงการทำงานตามคำเสนอแนะจากผู้ตรวจสอบภายใน
  และจะดำเนินการแก้ไขในปี 2554

การตรวจสอบแผนกขายและการตลาด

1)  การไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการขอเปิดลูกค้ารายใหม่บางราย ตามที่บริษัทกำหนดไว้

2)  ควรปรับปรุงการบริหารจัดการเครื่องและอุปกรณ์ Demo

  ผู้บริหารเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะและดำเนินการให้พนักงานที่เกี่ยวข้องแก้ไขในปี 2554