10. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการ ครั้งที่ 3/2545 เมื่อวันที่ 11 มีนาคม 2545
โดยมีกรรมการอิสระทั้งสามคน เข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในโดยการพิจารณาถึงปัจจัยในด้านต่างๆ
ที่ผ่ายจัดการได้ดำเนินการไปแล้ว ซึ่งสรุปได้ว่า
จากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ
องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และระบบการติดตาม คณะกรรมการเห็นว่า
บริษัทมีระบบการควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว (ตามส่วนที่ 3 ข้อ 3.3 ถึง 3.7 ของแบบประเมิน)
อย่างเหมาะสมในระดับหนึ่ง ส่วนการควบคุมภายในในหัวข้ออื่นของระบบการควบคุมภายใน
คณะกรรมการเห็นว่าบริษัทมีการควบคุมภายในที่เหมาะสมเช่นกัน โดยมีความเห็นว่า บริษัทฯ
จะต้องมีการดำเนินการ และปรับปรุงต่อไปในเรื่องดังต่อไปนี้ คือ

1.  การกำหนดให้พนักงานลงนามรับรองว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่วางไว้

  งานที่ต้องดำเนินการต่อไปได้แก่ : การจัดพิมพ์เพื่อให้พนักงานลงนาม
  โดยจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในเดือนพฤษภาคม 2545

2.  การจัดทำนโยบายและระเบียบปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงินและด้านการบริหารทั่วไป

  งานที่ต้องดำเนินการต่อไปได้แก่ : การดำเนินการปรับปรุงจัดทำนโยบาย
  และระเบียบปฎิบัติงานในเรื่องอำนาจการลงนามทางบัญชี และการบริหารทั่วไป
  โดยจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในเดือนพฤษภาคม 2545

3.  การจัดทำนโยบายและวิธีบริหารงานทรัพยากรบุคคลเป็นลายลักษณ์อักษร ในเรื่องเกี่ยวกับ
    การว่าจ้าง การฝึกอบรม การประเมินผลการปฏิบัติงาน การเลื่อนตำแหน่ง
    การจ่ายค่าตอบแทนและผลประโยชน์ เป็นต้น เพื่อจูงใจให้พนักงานมีความจงรักภักดี
    และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

  งานที่ต้องดำเนินการต่อไปได้แก่ : การปรับปรุง
  แก้ไขระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานให้เหมาะสมกับสถานการณ์ของบริษัท
  โดยจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในเดือนมิถุนายน 2545.

  4. การจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานเป็นลายลักษณ์อักษร (Job descriptions) เพื่อกำหนด
  ความรู้ ความสามารถและคุณสมบัติของบุคลากรให้เหมาะสมสำหรับแต่ละตำแหน่งงาน

  งานที่ต้องดำเนินการต่อไปได้แก่ : Review Job descriptions ของสายงานผลิตใหม่
  โดยจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในเดือนมิถุนายน 2545

  5.
  การใช้นโยบายการบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัทโดยไม่พยายามเลือกใช้นโยบายการบัญชีซึ่งทำให้บริษัทแสดงผลการประกอบการคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

งานที่ต้องดำเนินการต่อไปได้แก่ : นำระบบบัญชีต้นทุนมาตรฐานมาใช้ในรอบบัญชี ปี 2545

6.  การจัดให้มีการประเมินความเสี่ยงทางธุรกิจทั้งที่มาจากปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน เช่น
    ความเสี่ยงจากอัตราแลกเปลี่ยน ความเสี่ยงจากภาวะการแข่งขัน เป็นต้น
    และวิเคราะห์ผลกระทบที่อาจมีต่อการดำเนินการดำเนินงานของบริษัทอยู่อย่างสม่ำเสมอ

  งานที่ต้องดำเนินการต่อไปได้แก่ : การประเมินความเสี่ยงทางสายการตลาด
  โดยจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในเดือนมิถุนายน 2545

7.  การจัดให้มีช่องทางการสื่อสารให้พนักงานรายงาน กรณีสงสัยพฤติการณ์ที่ไม่สุจริต เช่น
    การตั้งคณะกรรมการหรือพนักงานระดับสูงเพื่อรับหนังสือร้องเรียน หรือ
    การจัดให้มีกล่องแสดงความคิดเห็นเป็นต้น

  งานที่ต้องดำเนินการต่อไปได้แก่ : การจัดให้มีกล่องแสดงความคิดเห็น โดยใช้ Steering
  Committee เป็นผู้ดำเนินการ โดยจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในเดือนเมษายน 2545

8.  การเตรียมแผนฟื้นฟูระบบ (Disaster Recovery Plan) และแผนฉุกเฉิน (Contingency
    Plan) สำหรับระบบข้อมูลสารสนเทศ เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย

  งานที่ต้องดำเนินการต่อไปได้แก่ : ปรับปรุงติดตั้งระบบ Back
  Up.โดยจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในเดือนมิถุนายน 2545

ผู้สอบบัญชีของบริษัท คือ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน
ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบงบการเงินประจำปีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2544
ได้ให้ความเห็นในรายงานการสอบบัญชีว่า
สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินได้ศึกษาและประเมินประสิทธิภาพระบบการควบคุมภายในของบริษัทตามที่เห็นว่าจำเป็นเพื่อวัตถุประสงค์ในการกำหนดขอบเขตการปฏิบัติงานตรวจสอบวางแผนและกำหนดวิธีการปฏิบัติงานให้รัดกุมและเหมาะสม
ซึ่งในการศึกษาและประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายในแบบเบ็ดเสร็จ ดังนั้น
สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน
จึงไม่อาจแสดงความเห็นเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในโดยรวมของบริษัทได้

อย่างไรก็ตาม
จากการศึกษาและประเมินประสิทธิภาพระบบการควบคุมภายในเพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าวข้างต้น
สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินไม่พบจุดอ่อนของระบบการควบคุมภายในที่มีสาระสำคัญซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อการดำเนินงานของบริษัท
ปุ๋ยแห่งชาติ จำกัด (มหาชน) แต่ประการใด