10. การควบคุมภายใน

    -   ในการประชุมของคณะกรรมการของบริษัท ไทยฮา จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 1/2548
        เมื่อวันที่ 25 กุมภาพันธ์ 2548 โดยมีกรรมการตรวจสอบทั้งสามท่านเข้าร่วมประชุมด้วย
        คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในโดยการซักถามจากฝ่ายบริหาร
        และคณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ

1.  องค์กร และสภาพแวดล้อม

2.  การบริหารความเสี่ยง

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

4.  ระบบสารสนเทศ

5.  ระบบการติดตาม

คณะกรรมการเห็นว่า บริษัท ไทยฮา จำกัด (มหาชน) มีระบบการควบคุมภายในเพียงพอ
สามารถป้องกันทรัพย์สินของบริษัทอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจเพียงพอ
และมีความเห็นเพิ่มเติมโดยสามารถสรุปพอเป็นสังเขปได้ดังต่อไปนี้

องค์กร และสภาพแวดล้อม: จากการที่บริษัทได้นำระบบ ISO 9001 มาใช้ภายในองค์กร แสดงให้เห็นถึงการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน โดยคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้า และเพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว 

    การบริหารความเสี่ยง:
    บริษัทมีการประชุมผู้บริหารฝ่ายทุกเดือนเพื่อสรุปผลการดำเนินงานและปัญหาที่เกิดขึ้นในเดือนที่ผ่านมา
    และประเมินแนวโน้มทางธุรกิจทั่วไปและประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นต่อไป

  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร: ที่ผ่านมา
  กรรมการของบริษัทได้มีส่วนร่วมในการอนุมัติในการทำรายการที่อาจจะมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์
  เนื่องจากในขณะนั้น บริษัทยังคงมีสภาพเป็นบริษัทจำกัด
  และไม่มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำรายการประเภทดังกล่าวในข้อบังคับบริษัท อย่างไรก็ตาม
  ถ้ามีการทำธุรกรรมดังกล่าว
  บริษัทจะนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบให้ความเห็นก่อนและนำเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณา

  ระบบสารสนเทศ: คณะกรรมการของบริษัทเสนอให้การประชุมกรรมการครั้งต่อไป
  บริษัทต้องจดบันทึกข้อซักถาม ความเห็น หรือข้อสังเกตของกรรมการ
  เพื่อให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการ

  ระบบการติดตาม: คณะกรรมการของบริษัทมีหน่วยตรวจสอบภายในของบริษัทเป็นผู้รายงานตรงต่อ
  คณะกรรมการตรวจสอบ เพื่อรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่อง

-   บริษัทมีนโยบายด้านการบริหารงานที่โปร่งใส เปิดเผยข้อมูล และสามารถตรวจสอบได้
    โดยมีแนวทางในการปฏิบัติงานที่บริษัทถือปฏิบัติมาโดยตลอดตั้งแต่เริ่มดำเนินการ
    โดยสามารถสรุปแนวทางดังกล่าวพอเป็นสังเขปได้ดังนี้คือ

ระบบ GMP, HACCP และ ISO 9001:2000

บริษัทได้รับใบรับรองมาตรฐานระบบ GMP, HACCP และ ISO 9001:2000 ทั้งระบบจากสถาบัน
SGS ซึ่งสะท้อนให้เห็นว่าบริษัทมีระบบควบคุมภายในที่ดีด้านขบวนการของระบบบริหารคุณภาพ
และขบวนการผลิต อันเป็นประโยชน์ต่อผู้บริโภค และต่อองค์กร โดยเริ่มตั้งแต่
การที่บริษัทศึกษาความต้องการของลูกค้า กำหนดนโยบายคุณภาพเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมาย
การควบคุมเอกสารและจัดทำบันทึก และเริ่มการจัดซื้อ ติดต่อผู้จัดจำหน่าย
จัดทำขั้นตอนตรวจรับวัตถุดิบเพื่อเป็นการประกันคุณภาพของวัตถุดิบรวมถึงการจัดเก็บรักษาวัตถุดิบตามวิธีการทำงาน
(Work Instruction) การเข้าสู่ขั้นตอนการผลิต โดยนำมาตรฐาน HACCP/GMP
ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งสำหรับแผนปฏิบัติการเข้ามาควบคุม นอกจากนี้บริษัทมีขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Work
Flow) ซึ่งรวมถึงการควบคุมคุณภาพในการผลิตและการทำความสะอาด
ตลอดจนการบำรุงรักษาเครื่องมือ เครื่องใช้ และอุปกรณ์ต่างๆ การจัดจ้างการขนส่ง
ตลอดจนการตรวจสอบความพึงพอใจของลูกค้า และการให้บริการหลังการขาย
โดยที่บริษัทจัดทำแผนคู่มือลักษณะงาน (Job Description) เป็นลายลักษณ์อักษร
แจกจ่ายทุกหน่วยงานเพื่อมอบหมายหน้าที่ของบุคคลของแต่ละฝ่ายให้ชัดเจน
จัดทำโครงสร้างองค์กรรวมเพื่อให้เข้าใจโครงสร้างการบริหารงานและการแบ่งความรับผิดชอบ
และจัดทำคู่มือคุณภาพ (Quality Manual) เพื่อทราบนโยบายคุณภาพ และขั้นตอนการทำงาน
(Procedure) แก่ฝ่ายที่รับผิดชอบเพื่อให้ได้สินค้าที่ดีมีคุณภาพ
อันจะส่งผลให้ขบวนการของของระบบบริหารคุณภาพและขบวนการผลิตของบริษัทไปด้วยกันได้อย่างดี
เป็นไปตามมาตรฐานสากล ซึ่งทำให้บริษัทเป็นที่ยอมรับจากลูกค้าทั้งในประเทศและต่างประเทศ

การกำหนดวงเงินอนุมัติ

บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงานออกจากกันโดยเด็ดขาด
โดยการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในการเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติ
ผู้บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และผู้ดูแลทรัพย์สินออกจากกันอย่างชัดเจน
ทั้งนี้เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกันและบริษัทมีการกำหนดวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจน
สำหรับระบบการซื้อสินค้า อันได้แก่ วัตถุดิบ เครื่องเขียน และการซ่อมแซมพาหนะ เป็นต้น
ระบบการขายสินค้าในประเทศและต่างประเทศ และระบบการรับและจ่ายเงิน
ซึ่งแต่ละส่วนงานประกอบด้วย ผู้ขอซื้อ ฝ่ายจัดซื้อ ผู้ที่ทำหน้าที่อนุมัติ ผู้ที่ทำหน้าที่ตรวจสอบ
ผู้ที่ทำหน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูล และผู้ที่ทำหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน เช่น
เครื่องจักรและเครื่องมือต่างๆในโรงงาน
โดยมีเอกสารประกอบสำหรับการปฏิบัติงานของงานแต่ละระบบ อย่างเพียงพอ

ระเบียบการเบิกค่าใช้จ่าย

จากการที่บริษัทมีระบบการเบิกค่าสันทนาการ
และระบบการเบิกค่าใช้จ่ายเบี้ยเลี้ยงเมื่อเดินทางสำหรับภายในประเทศและต่างประเทศแก่พนักงานทั่วไป
พนักงานระดับแผนก และระดับฝ่าย ซึ่งเป็นไปตามเกณฑ์ของบริษัท ค่าสันทนาการ
และการเบิกค่าใช้จ่ายเบี้ยเลี้ยงเมื่อเดินทางดังกล่าวนั้นจะต้องได้รับการอนุมัติรายการดังกล่าวร่วมกันโดยกรรมการผู้จัดการและรองกรรมการผู้จัดการ
อย่างไรก็ดี
บริษัทสามารถป้องกันการมีอำนาจเบ็ดเสร็จของสองท่านดังกล่าวซึ่งเป็นผู้ถือหุ้นรายใหญ่ของบริษัทได้
โดยจะต้องผ่านการรับทราบและตรวจสอบของผู้จัดการฝ่ายบัญชีและการเงินซึ่งเป็นบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่เพื่อตรวจสอบก่อน
ทั้งนี้ ในกรณีที่เป็นการเบิกค่าใช้จ่ายซึ่งไม่เป็นไปตามเกณฑ์ของบริษัท หรือเป็นรายการที่ไม่ปกติ
บริษัทจะนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อตรวจสอบ
ซึ่งจะทำให้ระบบควบคุมภายในของบริษัทเกี่ยวกับการเบิกค่าใช้จ่ายดังกล่าวเป็นไปอย่างถูกต้องและเหมาะสม
และบริษัทจะถือปฏิบัติต่อไปเพื่อการพัฒนาในเรื่องของการถ่วงดุลในการเบิกค่าใช้จ่าย

ผู้ตรวจสอบบัญชี

บริษัทแต่งตั้งให้สำนักงานสอบบัญชี ดีไอเอ เป็นผู้ตรวจสอบบัญชีบริษัทมาตั้งแต่ปี 2543
และปัจจุบันยังคงให้สำนักงานสอบบัญชีดังกล่าวเป็นผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทซึ่งบริษัทมีผลประกอบการที่ผ่านการตรวจสอบอย่างไม่มีเงื่อนไขทุกปี

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อการควบคุมสินค้าและบริการให้มีประสิทธิภาพ
โดยรับระบบเทคโนโลยีสารเสนเทศเข้ามาช่วยงานบริษัทมากขึ้น บริษัทจึงได้ลงทุนในระบบ ERP
(Enterprise Resource Planning) ทั้งในส่วนของ การบริหาร การผลิต
การบัญชีและการเงิน การขาย และการตลาด ซึ่งจะทำให้ทุกหน่วยงานสามารถวางแผน
ประสานงานและรับรู้ข้อมูลอย่างรวดเร็วและทันเหตุการณ์

รายงานประจำเดือน

ฝ่ายขายจะมีการประชุมทุกเดือน
เพื่อรายงานสถานการณ์ตลาดในช่องทางขายตรงในประเทศของบริษัทสำหรับผลิตภัณฑ์ข้าว วุ้นเส้น
และธัญพืช โดยจะเป็นการรายงานสภาวะการแข่งขันในเขตกรุงเทพ ภาคกลาง ภาคใต้
และภาคอีสาน การเสนอแผนเสนอการขาย การรายงานผลการดำเนินงานซึ่งแสดงตัวเลขที่สำคัญ
เช่น ยอดขาย รวมถึงการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นและแนวทางในการแก้ไข
และมีการประเมินความเสี่ยงในเรื่องต่างๆที่อาจจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินการทางธุรกิจของบริษัท

-   เนื่องจาก บริษัท เชียร์ เทรดดิ้ง จำกัด เป็นบริษัทย่อยที่บริษัทได้ลงทุนในสัดส่วนร้อยละ
    99.99 เมื่อวันที่ 15 กันยายน 2547 ที่ผ่านมา
    ดังนั้นบริษัทได้นำวาระเรื่องระบบการควบคุมภายในของบริษัทย่อยดังกล่าวเข้าที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทเมื่อวันที่
    25 กุมภาพันธ์ 2548
    เพื่อขอความเห็นจากคณะกรรมการเกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายใน
    และเพื่อเป็นการติดตามควบคุมดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยดังกล่าว
    โดยมีกรรมการตรวจสอบทั้งสามท่านเข้าร่วมประชุมด้วย

คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในบริษัทย่อยของบริษัทคือ บริษัท เชียร์เทรดดิ้ง จำกัด
โดยการซักถามจากฝ่ายบริหาร และคณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายในด้านต่างๆ 5 ส่วน
คือ

1.  องค์กร และสภาพแวดล้อม

2.  การบริหารความเสี่ยง

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

4.  ระบบสารสนเทศ

5.  ระบบการติดตาม

คณะกรรมการเห็นว่า บริษัท เชียร์เทรดดิ้ง จำกัด มีระบบการควบคุมภายในเพียงพอ
ประกอบกับโครงสร้างองค์กรของบริษัทย่อยดังกล่าวมีการแบ่งขอบเขตอำนาจของผู้บริหารอย่างชัดเจน
ทำให้บริษัทสามารถควบคุมดูแลการทำงานของบริษัทย่อย
และสามารถป้องกันทรัพย์สินของบริษัทย่อยจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจเพียงพอ

-   นอกจากนี้
    บริษัทและบริษัทย่อยมีคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งประชุมเพื่อปรึกษาหารือล่วงหน้าทุกครั้งก่อนมีการประชุมคณะกรรมการบริษัทเพื่อให้ความเห็นในเรื่องงบการเงิน
    และเรื่องการควบคุมภายในบริษัท เป็นต้น
    และบริษัทมีหน่วยตรวจสอบภายในซึ่งรายงานผลความคืบหน้าการตรวจสอบภายในของฝ่ายต่างๆโดยหัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายใน
    และขึ้นตรงกับคณะกรรมการตรวจสอบ
    ซึ่งสามารถสร้างความมั่นใจให้กับนักลงทุนในเรื่องประสิทธิภาพของการถ่วงดุลอำนาจในการบริหารงาน
    และเป็นการสร้างระบบบรรษัทภิบาลที่ดีของบริษัท ด้วยวัตถุประสงค์หลักคือ
    เพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานและเสนอแนวทางการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ
    โดยมีขอบเขตการปฏิบัติงานดังนี้คือ

1.  ประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายใน
    สอบทานและประเมินความเหมาะสมของการปฏิบัติทางบัญชี การเงิน สินค้าคงเหลือ
    ลูกหนี้การค้า สินทรัพย์ถาวร รายได้และค่าใช้จ่าย

2.  เสนอแนะระบบการควบคุมภายในเพื่อช่วยให้เกิดผลงานที่มีประสิทธิผล

3.  ตรวจสอบว่าได้มีการปฏิบัติตามข้อบังคับและปฏิบัติตามระเบียบนโยบายบริษัท

4.  ตรวจสอบการบันทึก ควบคุม
    เก็บรักษาทรัพย์สินไว้อย่างเหมาะสมสามารถป้องกันความเสียหายได้อย่างเพียงพอ

5.  ตรวจสอบความถูกต้องและน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการเงิน

  6. นำเสนอรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบ