-----------------------------------------------------------------------
  9. การควบคุมภายใน

  -----------------------------------------------------------------------

ทาง บริษัท ดีเอ็นเอ 2002 จำกัด (มหาชน) นำเสนอของตัวแทนจากบริษัท ชญตร์ จำกัด
ซึ่งได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้ตรวจสอบภายในของบริษัทตั้งแต่ปี 2553

มีการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่างๆ 5 ด้านคือ

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

2.  การบริหารความเสี่ยง

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

5.  ระบบติดตาม

คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่า
ในสภาพปัจจุบันบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและสอดคล้องกับแบบประเมินการควบคุมภายในของสำนักงานคณะกรรมการ
กลต. โดยเฉพาะในส่วนของการควบคุมภายในที่เกี่ยวกับเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหารและบุคคลที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว (ตามข้อ 3.3 ถึง 3.7
ของแบบประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายใน) นั้น
บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่รัดกุมและเพียงพอ
สำหรับการควบคุมภายในหัวข้ออื่นของระบบควบคุมภายใน คณะกรรมการเห็นว่า
ปัจจุบันบริษัทมีการควบคุมภายในที่เพียงพอในระดับหนึ่ง

ทั้งนี้ บริษัทได้มีนโยบายที่จะใช้ผู้ตรวจสอบภายในโดยว่าจ้างบุคคลภายนอก (Outsource)
ให้ทำการตรวจสอบและประเมินระบบควบคุมภายในของบริษัท
เพื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัท โดยที่ผ่านมาบริษัทได้ว่าจ้างบริษัท
ชญตร์ จำกัด ตั้งแต่วันที่ 4 สิงหาคม 2553 ซึ่งผู้ตรวจสอบภายในอิสระดังกล่าว
ได้ทำการตรวจระบบงานทุกระบบของบริษัทและมีข้อเสนอแนะต่าง ๆ
ซึ่งบริษัทได้มีการปรับปรุงระบบการควบคุมภายในมาอย่างต่อเนื่อง

ในส่วนของการปฏิบัติงานภายในองค์กรนั้น
บริษัทให้ความสำคัญกับการดำเนินการให้การบริหารจัดการด้านต่างๆ
ของบริษัทเพื่อให้มีระบบควบคุมภายในที่ดี เนื่องจากบริษัทตระหนักดีว่า
การประกอบธุรกิจค้าปลีกโดยมีกลยุทธ์กระจายจุดจำหน่ายให้ครอบคลุมและทั่วถึงแก่ผู้บริโภคในวงกว้างนั้น
ด้วยลักษณะธุรกิจที่มีสินค้าจำนวนมาก มีจุดจำหน่ายเป็นจำนวนมากนั้น
หากระบบการบริหารจัดการที่ไม่รัดกุมเพียงพอ จะก่อให้เกิดการรั่วไหล
และทำให้บริษัทไม่สามารถขยายการเจริญเติบโตได้ในอนาคต ดังนั้น
บริษัทจึงให้ความสำคัญกับการบริหารจัดการให้มีความเป็นมาตรฐานและสามารถสอบยันได้
ซึ่งสามารถสรุปได้โดยสังเขปดังนี้

1)  การมีคู่มือปฏิบัติงานโดยละเอียด : บริษัทมีการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงานที่ชัดเจน
    โดยลงรายละเอียด เนื่องจากบริษัทตระหนักดีว่า
    การระบุขั้นตอนการทำงานที่ละเอียดจะช่วยให้ตลอดจนมีคู่มือเป็นลายลักษณ์อักษร
    จะช่วยให้พนักงานทุกระดับสามารถเข้าใจงานของตนเอง และปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างถูกต้อง
    โดยในการจัดทำคู่ปฏิบัติงานดังกล่าว มีการใส่ระบบการตรวจสอบ
    สอบยันระหว่างหน่วยงานและควบคุมภายในไว้แล้ว
    ดังนั้นการที่พนักงานปฏิบัติตามขั้นตอนที่ได้ระบุไว้นั้น จะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน
    ตลอดจนป้องกันการรั่วไหล หรือสูญเสียได้

2)  การกำหนดอำนาจอนุมัติที่ชัดเจน : บริษัทมีการกำหนดอำนาจอนุมัติของแต่ละระดับ
    และแต่ละกิจกรรมไว้อย่างชัดเจนเป็นลำดับขั้นตามวงเงิน ซึ่งการกำหนดอำนาจอนุมัติดังกล่าว
    นอกจากจะทำให้การปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานมีความชัดเจน ไม่สามารถทำได้โดยผละการ
    ยังจะช่วยในการกลั่นกรองการดำเนินงานด้านต่างๆ ให้มีความเหมาะสมอีกด้วย

3)  การแบ่งแยกการทำงานกันและสามารถสอบยันกันได้ระหว่างหน่วยงาน :
    บริษัทมีการแบ่งแยกการปฏิบัติหน้าที่หลัก 4 อย่างออกจากกันอย่างชัดเจน คือ การอนุมัติ
    การบันทึกบัญชี การดูแลทรัพย์สิน และการตรวจสอบ ซึ่งการแบ่งแยกหน้าที่ดังกล่าวนั้น
    จะทำให้มีการสอบยันการทำงาน และความถูกต้องของข้อมูลกันระหว่างหน่วยงานได้
    ซึ่งกระบวนการทำงานหลักโดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านสินค้าคงคลังนั้น 5 หน่วยงานหลัก ได้แก่
    แผนกจัดซื้อ แผนกบริหารสินค้า แผนกคลังสินค้า แผนกขาย และแผนกบัญชี
    จะมีการทำงานร่วมกันและส่งข้อมูลหลักฐานเอกสารเพื่อสอบยันกิจกรรมต่างกัน กันตลอดเวลา

4)  การพัฒนาระบบ IT อย่างต่อเนื่อง : ระบบ IT
    ของบริษัทที่มีการเชื่อมโยงกันระหว่างข้อมูลของสินค้าคงคลัง ขาย และบัญชี
    ทำให้ข้อมูลทุกแหล่งตรงกัน สามารถเชื่อถือได้ และข้อมูลที่ได้นำมาใช้เป็นปัจจุบัน ทั้งนี้
    การที่ข้อมูลทุกแหล่งโอนถ่ายกันโดยตรงผ่านระบบคอมพิวเตอร์นั้น
    จะลดความผิดพลาดอันอาจจะเกิดขึ้นได้จากการทำงานของพนักงาน และการที่ข้อมูลอยู่บนระบบ
    IT นั้น ทำให้หากมีการผิดปกติใดๆ สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้โดยง่าย
    ตลอดจนการใช้ข้อมูลที่แหล่งเดียวกันและเป็นข้อมูลที่ตรงกันนั้น
    จะทำให้การทำงานมีความคล่องตัวและรวดเร็วขึ้น

5)  การจัดตั้งแผนกปฏิบัติการสาขา : ซึ่งเป็นหน่วยงานภายในของบริษัท ทำการตรวจสอบสาขา
    เนื่องจากบริษัทมีการประเมินความเสี่ยงของบริษัท
    เห็นว่าความเสี่ยงที่อาจจะเกิดการรั่วไหลของธุรกิจค้าปลีกโดยทั่วไปจะอยู่ที่จุดจำหน่ายสินค้า
    ดังนั้น นอกจากการควบคุมด้วยระบบการทำงานที่สอบยันกันระหว่างหน่วยงาน
    การติดตั้งกล้องวงจรปิดเพื่อตรวจสอบการปฏิบัติงานของพนักงานที่จุดจำหน่ายแล้วนั้น
    บริษัทยังมีการจัดตั้งแผนกปฏิบัติการสาขาเพื่อตรวจสอบการทำงานของพนักงานสาขา
    และตรวจสอบความมีตัวตนของสินค้าคงคลังมีอยู่ที่สาขาด้วย เพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่าสินค้าของบริษัท
    ณ จุดจำหน่ายต่างๆ นั้นยังคงมีอยู่ และไม่มีการรั่วไหล ตลอดจนพนักงานขาย ณ
    จุดจำหน่ายมีการนำส่งรายได้ถูกต้องและครบถ้วน

-   การเข้าตรวจสาขา : โดยเข้าตรวจนับทั้งสินค้าคงเหลือ การรับ-คืนสินค้าจากสาขา
    และเงินสดย่อยของแต่ละสาขา
    ฝ่ายตรวจสอบปฏิบัติการกำหนดการเข้าตรวจประจำเดือนและแจ้งให้สาขาทราบเพื่อจัดระเบียบสินค้าภายในร้าน
    และทำการตรวจสอบจำนวนสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงในสาขาเทียบกับข้อมูลในระบบสินค้าคงคลัง

-   รายงานข้อมูลสินค้าสูญหาย :
    โดยส่งข้อมูลสินค้าสูญหายให้กับฝ่ายบัญชีเพื่อปรับยอดสินค้าคงเหลือให้ถูกต้อง
    รวมทั้งสรุปรายงานข้อมูลสินค้าสูญหายให้กับผู้บริหารและฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
    เพื่อประเมินผลการทำงานของพนักงานในสาขา

-   ตรวจสอบการทุจริตของพนักงาน : โดยตรวจสอบรายงานการตรวจนับสินค้า
    พร้อมกับแจ้งผู้บริหารและฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ในกรณีที่พบความผิดปกติ

  ทั้งนี้ บริษัทได้กำหนดแนวนโยบายและแผนในการตรวจนับสินค้าคงคลังที่มีอยู่ทุกจุดจำหน่าย
  โดยกำหนดให้ตั้งแต่ปี 2556 เป็นต้นไป
  ทุกจุดจำหน่ายต้องได้รับการตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างน้อย 1 ครั้งในแต่ละไตรมาส
  และกำหนดให้ทำรายงานสรุปมูลค่าสินค้าสูญหายนำเสนอต่อที่ประชุมกรรมการบริษัทให้รับทราบทุกไตรมาส