10. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการ ครั้งที่ 156 เมื่อวันที่ 14 มีนาคม 2548
โดยมีกรรมการตรวจสอบครบทั้ง 3 ท่าน
เข้าร่วมประชุม
คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหาร
สรุปได้ว่าจากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ
องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และระบบติดตาม คณะกรรมการมีความเห็นว่า
บริษัทมีระบบการควบคุมภายในสำหรับเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว (รายละเอียดปรากฏในเอกสารแนบ) อย่างเพียงพอแล้ว
สำหรับการควบคุมภายในในหัวข้ออื่นๆ ของระบบการควบคุมภายใน
คณะกรรมการเห็นว่าบริษัทมีการควบคุมภายในที่เพียงพอแล้วเช่นกัน

อนึ่ง บริษัทได้จัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายในตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2547 โดยได้ว่าจ้างบริษัท
โฮร์เวิธ
(ประเทศไทย) จำกัด (“บริษัทโฮร์เวิธฯ”) เป็นที่ปรึกษาในการวางระบบการตรวจสอบภายใน
โดยจากการสอบทานระบบควบคุมภายในของบริษัทซึ่งได้เน้นในเรื่องระบบการรับจ่ายเงินสำหรับระบบจัดซื้อ
ระบบการขาย ระบบการรับเงินและระบบจ่ายเงิน และระบบบัญชีต้นทุน นั้น บริษัทโฮร์เวิธฯ
ได้นำเสนอรายละเอียดจากการสอบทานระบบดังกล่าว
พร้อมทั้งนำเสนอคู่มือการตรวจสอบภายในและแนวทางในการตรวจสอบภายใน
ตลอดจนให้ข้อเสนอแนะต่างๆ เกี่ยวกับระบบดังกล่าวต่อบริษัท ทั้งนี้
หน่วยงานตรวจสอบภายในของบริษัทได้เริ่มตรวจสอบภายในแต่ละหน่วยงานตั้งแต่เดือนพฤศจิกายน
2547 ตามแนวทางที่บริษัทโฮร์เวิธฯ แนะนำ และได้วางแผนงานตรวจสอบภายในประจำปี 2548
รวมทั้งการติดตามผลการตรวจสอบหน่วยงานต่างๆ ที่ได้ตรวจสอบมาแล้ว
สำหรับข้อเสนอจากการตรวจทานครั้งนี้ที่บริษัทโฮร์เวิธฯ ได้ให้ข้อสังเกตที่สำคัญและคำแนะนำได้แก่
ระบบบัญชีต้นทุนของบริษัท โดยบริษัทโฮร์เวิธฯ
ได้แนะนำบริษัทเปลี่ยนแปลงวิธีการบันทึกการรับจ่ายวัตถุดิบแบบเข้าก่อนออกก่อน (FIFO)
มาใช้วิธีถัวเฉลี่ยแบบเคลื่อนที่ (Moving Average Method) แทน
เพื่อทำให้การปิดบัญชีต้นทุนรวดเร็วและลดความผิดพลาด
ซึ่งทางบริษัทได้รับการอนุญาตการเปลี่ยนแปลงวิธีการบันทึกบัญชีจากกรมสรรพากรแล้วเมื่อวันที่ 2
มิถุนายน 2548 ทั้งนี้
การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวมีผลกระทบกับการตีราคาสินค้าคงเหลือเฉพาะในส่วนวัตถุดิบเท่านั้น
ซึ่งโดยรวมแล้วไม่มีผลกระทบที่มีสาระสำคัญต่องบการเงินสำหรับงวดสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2548
และ 2547 สำหรับในประเด็นปลีกย่อยอื่นๆ ที่บริษัทโฮร์เวิธฯ แนะนำ
บริษัทได้ดำเนินการตามแนวทางที่บริษัทโฮร์เวิธฯ แนะนำแล้วเช่นกัน

นอกจากนี้ จากการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 1/2548 เมื่อวันที่ 7 กุมภาพันธ์ 2548
บริษัทมีมติรับทราบรายงานผลการตรวจสอบของบริษัทโฮร์เวิธฯ และเสนอให้บริษัท โฮร์เวิธฯ
เข้ามาติดตามผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานตรวจสอบภายในในระยะต่อไป
ซึ่งปัจจุบันบริษัทอยู่ระหว่างการหารือกับบริษัท โฮร์เวิธฯ และในกรณีที่ไม่สามารถหาข้อสรุปได้
บริษัทอาจพิจารณาคัดเลือกที่ปรึกษารายอื่นต่อไป

ทั้งนี้ระบบการควบคุมภายในของบริษัทสามารถสรุปได้ ดังนี้

10.1 องค์กรและสภาพแวดล้อม

บริษัทได้จัดโครงสร้างองค์กรอย่างเหมาะสม
และได้จัดให้มีการกระจายอำนาจในการบริหารลงไปตามลำดับชั้น และหน้าที่
เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานอย่างคล่องตัว และติดตั้งระบบบริหารฐานข้อมูลของ ออราเคิล
(Oracle) ซึ่งเป็นซอฟแวร์ที่ใช้สำหรับจัดเก็บ ค้นหา และวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ
ขององค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง เพื่อควบคุมและตรวจสอบองค์กรได้
รวมทั้งได้มีการกำหนดนโยบายกำกับดูแลกิจการที่ชัดเจน ตลอดจนทุกๆ ปี
บริษัทมีการจัดแผนงานและงบประมาณในการดำเนินงานไว้เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของแผนกหรือหน่วยงานต่างๆ
ด้วย นอกจากนี้ บริษัทยังได้กำหนดข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรมทางธุรกิจและจรรยาบรรณพนักงาน
เพื่อเป็นแนวทางในการบริหารและการปฏิบัติงานที่เหมาะสม

10.2 การบริหารความเสี่ยง

บริษัทได้จัดให้มีการวิเคราะห์ประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากปัจจัยภายในและภายนอกองค์กรที่มีผลกระทบต่อการดำเนินการธุรกิจ
อาทิเช่น ปัจจัยความเสี่ยงในด้านการให้แยกประเภทลูกค้า
ปัจจัยความเสี่ยงในด้านการจัดการการผลิต ปัจจัยความเสี่ยงในด้านจัดเก็บคลังสินค้าและพัสดุ
ปัจจัยความเสี่ยงในด้านอัตราแลกเปลี่ยน เป็นต้น
เพื่อกำหนดมาตรการและแนวทางในการป้องกันและแก้ไข ตลอดจนติดตามเหตุการณ์ต่างๆ
ที่มีโอกาสทำให้เกิดปัจจัยความเสี่ยง
และทบทวนถึงประสิทธิภาพของมาตรการในการบริหารความเสี่ยงที่ได้กำหนดไว้ ทั้งนี้
เพื่อให้การบริหารความเสี่ยงของบริษัทมีประสิทธิภาพ อันเป็นการลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับบริษัท
นอกจากนี้ ที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 157 เมื่อวันที่ 30 พฤษภาคม 2548
มีมติให้จัดตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงขึ้นโดยเฉพาะ
ซึ่งปัจจุบันได้แต่งตั้งคณะผู้ทำงานจากผู้บริหารระดับผู้จัดการทุกคนรวม 7 คน
เป็นกรรมการและแต่งตั้งผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการสายการขายและการตลาดเป็นประธานกรรมการ
รวมทั้งคณะ 8 คน โดยให้คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงมีหน้าที่และความรับผิดชอบ
ดังนี้

1. ทำการศึกษา, วิเคราะห์ภาวะความเสี่ยงต่างๆ
ของแต่ละหน่วยงานที่จะมีผลกระทบต่อการดำเนินงานของบริษัท

2. พิจารณาหาแนวทางในการติดตาม ป้องกัน แก้ไข ลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น
หรือมีโอกาสที่จะเกิดขึ้นได้ โดยจัดทำเป็นคู่มือบริหารความเสี่ยง

3. จัดประชุมคณะกรรมการฯ อย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อติดตามผลการแก้ไขหรือป้องกัน
และประเมินภาวะของความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นอีก

4. รายงานผลการดำเนินงานของคณะกรรมการฯ ให้กรรมการผู้จัดการทราบทุกเดือน

10.3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทได้กำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารในต่างละระดับไว้อย่างชัดเจน
ตลอดจนแบ่งแยกอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ ขั้นตอนการทำธุระกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อจัดจ้าง
และด้านต่างๆ โดยจัดทำไว้เป็นระเบียบของบริษัทและแจ้งให้พนักงานผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบ ทั้งนี้
การทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
บริษัทได้ปฏิบัติตามประกาศของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
รวมทั้งมีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุระกรรมนั้นผ่านตามขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนดไว้
โดยถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอกโดยคำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญ

10.4 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทได้ให้ความสำคัญกับระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล โดยได้ว่าจ้างบริษัท A-Host
ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญในการจัดทำและติดตั้งระบบฐานข้อมูล
ให้มาติดตั้งระบบสารสนเทศของบริษัทโดยใช้ระบบซอฟแวร์ (Software) ของ ออราเคิล
(Oracle) เป็นฐานในการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัท ทั้งนี้
บริษัทมีการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ขององค์กรอย่างสมํ่าเสมอ
เพื่อให้สามารถสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของบริษัท ฐานะทางการเงิน และข่าวสารต่างๆ
ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานของผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้อง นอกจากนี้
ระบบบัญชีของบริษัทมีการเชื่อมต่อกับระบบการจัดเก็บข้อมูลของออราเคิล (Oracle) ดังกล่าว
และบริษัทมีการจัดเก็บเอกสารของบริษัทไว้เป็นหมวดหมู่
เพื่อส่งเสริมศักยภาพในการจัดเตรียมข้อมูลที่สำคัญและเอกสารต่างๆ
ที่จะใช้ภายในและนำเสนอต่อการประชุมคณะกรรมการบริษัทและการประชุมผู้ถือหุ้นให้มีข้อมูลอย่างเพียงพอต่อการตัดสินใจ
และสามารถจัดส่งล่วงหน้าก่อนการประชุมได้ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม

10.5 ระบบติดตาม

บริษัทมีการติดตามผลการดำเนินงานเพื่อเปรียบเทียบกับแผนงานและงบประมาณที่กำหนดไว้โดยต้องรายงานและให้คณะกรรมการบริษัทพิจารณาอย่างน้อยทุก
3 เดือน รวมทั้งมีการแก้ไขแผนงานดังกล่าวเพื่อให้สอดคล้องกับสถานะการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
นอกจากนี้ บริษัทยังมีหน่วยงานตรวจสอบภายใน
ทำหน้าที่ตรวจสอบและประเมินความสอดคล้องของการดำเนินงานในหน่วยงานต่างๆ กับแผนงาน
งบประมาณ และระเบียบที่กำหนดไว้
โดยผลการตรวจสอบที่ได้จากการติดตามจะถูกรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบโดยตรง
และคณะกรรมการตรวจสอบจะรายงานผลและมติให้คณะกรรมการบริษัททราบทุกไตรมาส
โดยคณะกรรมการตรวจสอบมีหน้าที่ตรวจสอบและให้วิสัยทัศน์
รวมทั้งให้ความเห็นต่อระบบการควบคุมภายในและรายงานทางการเงิน
เพื่อส่งเสริมให้บริษัทมีระบบควบคุมภายในที่ดี