10. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 7/2547 เมื่อวันที่ 7 ตุลาคม 2547
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายใน
โดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารของบริษัท
และตอบแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ ในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ
องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
ระบบสารสนเทศ และการสื่อสารข้อมูลและระบบการติดตาม
คณะกรรมการมีความเห็นว่าบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอในระดับหนึ่ง
รวมทั้งมีระบบการควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว นอกจากนี้
คณะกรรมการได้ส่งเสริมและสนับสนุนให้ฝ่ายบริหารดำเนินการพัฒนาคุณภาพของระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่องเพื่อเสริมสร้างการกำกับดูแลกิจการที่ดี
(Good Corporate Governance)

นอกจากนี้ บริษัทได้มีการว่าจ้างบริษัท ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส เอฟเอเอส จำกัด
เมื่อเดือนพฤศจิกายน 2547 มาทำการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
ประกอบกับการหารือกับผู้บริหารของบริษัท โดยแบ่งเป็น 5 ส่วน สรุปได้ดังนี้

1. องค์กรและสภาพแวดล้อมของบริษัท มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้

  ในการดำเนินธุรกิจของบริษัท
  มีการกำหนดเป้าหมายการผลิตโดยผู้บริหารระดับสูงและติดตามผลการดำเนินงานในการประชุมผู้บริหารของแต่ละหน่วยงานอย่างน้อยเดือนละครั้ง
  และรายงานและนำเสนอเป้าหมายการผลิตและผลการดำเนินการในที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทอย่างไม่เป็นทางการ
  รวมทั้งมีการให้ผลตอบแทนกับพนักงานในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

  นอกจากนี้
  ผู้บริหารได้จัดทำหลักจรรยาบรรณซึ่งครอบคลุมถึงการห้ามมิให้ผู้บริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทและลูกค้าของบริษัท
  และบทลงโทษในกรณีที่มีการละเมิดหลักจรรยาบรรณ และบริษัทมีคู่มือการปฏิบัติงานด้านการจัดซื้อ
  ซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพ ISO
  สำหรับในส่วนการปฏิบัติงานด้านการเงินและการบริหารทั่วไปมีการจัดทำเป็นภาพรวมแผนผังการปฏิบัติงาน
  (Flow Chart)

  ข้อเสนอแนะ
  ควรนำเสนอเป้าหมายการดำเนินธุรกิจทั้งระยะสั้นและระยะยาวต่อคณะกรรมการบริษัท
  เพื่อพิจารณาอนุมัติ นอกจากนี้
  ควรนำเสนอหลักจรรยาบรรณต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาอนุมัติและประกาศให้ผู้บริหารและพนักงานทุกคนรับทราบและปฏิบัติตาม
  และควรจัดให้มีกลไกเพื่อให้มั่นใจว่าผู้บริหารและพนักงานมีความเข้าใจปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ
  รวมทั้งจัดให้มีการสอบทานการควบคุมภายในโดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านการเงิน
  การจัดซื้อและการบริหารทั่วไป
  เพื่อให้มั่นใจว่ามีการควบคุมภายในที่รัดกุมและป้องกันการทุจริตได้ในระดับหนึ่ง

การดำเนินการ/ความคืบหน้า บริษัทได้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะแล้ว

2. การบริหารความเสี่ยง มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้

  บริษัทได้ให้ที่ปรึกษาภายนอก คือ ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส
  เข้ามาทำการประเมินความเสี่ยงเพื่อจัดทำแผนการตรวจสอบภายใน โดยทำการวิเคราะห์
  ประเมิน และจัดการความเสี่ยงของบริษัทในปัจจุบัน เป็นรายประเด็น เช่น
  ความเสี่ยงจากอัตราแลกเปลี่ยน ความเสี่ยงด้านสภาพคล่อง ความเสี่ยงด้านการผลิต
  ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยในการทำงาน เป็นต้น

  ข้อเสนอแนะ
  คณะกรรมการบริหารและคณะกรรมการบริษัทควรพิจารณาหาแนวทางในการดำเนินการเกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยง
  พร้อมทั้งจัดให้มีการอบรมเพื่อให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยงที่ถูกต้องตรงกัน

  การดำเนินการ/ความคืบหน้า
  บริษัทได้นำเสนอผลการประเมินความเสี่ยงต่อคณะกรรมการบริหารแล้ว
  ปัจจุบันอยู่ระหว่างการเตรียมและพัฒนาบุคคลากรให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยงโดยรวมอย่างเป็นระบบเพื่อนำมาใช้กับบริษัท

ข้อเสนอแนะ จัดให้มีกลไกการบริหารความเสี่ยงและให้มีการติดตามการดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ

  การดำเนินการ/ความคืบหน้า
  มีการดำเนินการอยู่แล้วแต่ยังไม่ครอบคลุมครบทุกด้านและยังขาดแผนการบริหารความเสี่ยงอย่างเป็นระบบซึ่งอยู่ระหว่างการดำเนินการ

3. การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้

  ในการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร มีการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างผู้มีอำนาจอนุมัติ
  ผู้มีหน้าที่บันทึกรายการบัญชี และผู้มีหน้าที่ในการจัดเก็บทรัพย์สินอย่างชัดเจน นอกจากนี้
  คณะกรรมการบริษัทได้อนุมัติมาตรการและขั้นตอนการอนุมัติการทำรายการระหว่างกันของบริษัทหรือบริษัทย่อย
  กับบุคคลที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์หรือมีส่วนได้ส่วนเสีย
  โดยแบ่งเป็นรายการค้าตามปกติให้ใช้ราคาตลาดที่เหมาะสม ยุติธรรม
  และให้รายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อพิจารณาความเหมาะสม
  ในกรณีที่มิใช่รายการค้าตามปกติต้องให้คณะกรรมการตรวจสอบให้ความเห็นชอบก่อนดำเนินการ
  และในกรณีที่ผู้มีอำนาจอนุมัติส่วนได้ส่วนเสียหรือมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์
  ห้ามมิให้บุคคลนั้นอนุมัติการดำเนินการดังกล่าว
  นอกจากนี้หลักจรรยาบรรณยังได้กำหนดเกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์และการเก็บรักษาความลับเพื่อมิให้ผู้บริหารและพนักงานไปกระทำการใดๆที่เข้าลักษณะของการแสวงหาผลประโยชน์ส่วนตัวที่ขัดแย้งกับผลประโยชน์ของลูกค้าและของบริษัท
  อย่างไรก็ตามบริษัทยังไม่ได้จัดให้มีกลไกในการติดตามว่าการทำธุรกรรมนั้นได้ผ่านขั้นตอนและการอนุมัติตามที่กำหนด

  ข้อเสนอแนะ
  จัดให้มีการตรวจสอบภายในเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่กำหนดไว้
  สำหรับประเด็นการทำรายการระหว่างกัน
  ควรกำหนดให้กรรมการและผู้บริหารเปิดเผยต่อคณะกรรมการบริษัทเกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่มีหรืออาจมีกับบริษัท
  และจัดให้มีการกลไกในการติดตามว่าการทำธุรกรรมได้ผ่านขั้นตอนและการอนุมัติตามที่กำหนด
  ซึ่งสามารถดำเนินการโดยฝ่ายตรวจสอบภายใน
  และในกรณีที่มีหรืออาจมีธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาว
  บริษัทควรกำหนดกลไกในการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ตลอดระยะเวลาที่มีผลผูกพันบริษัท

การดำเนินการ/ความคืบหน้า บริษัทได้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะแล้ว

4. ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้

  ในรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัท
  มีการบันทึกข้อเสนอของกรรมการให้ที่ประชุมพิจารณาเพิ่มเติม แต่ไม่ได้มีการระบุชื่อกรรมการ
  สำหรับนโยบายบัญชีของบริษัท
  คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประชุมร่วมกับผู้สอบบัญชีและผู้สอบบัญชีได้ให้ความเห็นว่านโยบายบัญชีเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป

  ข้อเสนอแนะ รายงานการประชุมควรบันทึกรายละเอียดข้อซักถามของกรรมการ
  ความเห็นหรือข้อสังเกต พร้อมทั้งความเห็นของกรรมการรายที่ไม่เห็นด้วย
  เพื่อให้ผู้ถือหุ้นหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบการปฏิบัติงานของกรรมการได้
  สำหรับนโยบายบัญชี
  คณะกรรมการตรวจสอบควรนำเสนอความเห็นเกี่ยวกับนโยบายบัญชีต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาอนุมัติ

การดำเนินการ/ความคืบหน้า บริษัทได้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะแล้ว

5. ระบบการติดตาม มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้

  ฝ่ายบริหารได้รายงานผลการดำเนินงานให้คณะกรรมการบริษัทรับทราบอย่างเป็นทางการทุกไตรมาสโดยมีการเปรียบเทียบงวดปัจจุบันกับงวดที่ผ่านมา
  และมีการรายงานผลการดำเนินงานเทียบกับเป้าหมายการผลิตอย่างไม่เป็นทางการให้ที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทรับทราบ
  นอกจากนี้ยังจัดให้มีการประชุมผู้บริหารทุกฝ่ายงานรายสัปดาห์เพื่อวิเคราะห์หาสาเหตุและแนวทางแก้ไข

  นอกจากนี้
  บริษัทเพิ่งสรรหาผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบภายในและพนักงานเข้ามาปฏิบัติงานตรวจสอบภายใน
  โดยจะรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

  ข้อเสนอแนะ
  การนำเสนอรายงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงานการจริงกับเป้าหมายและรายงานผลการติดตามกรณีที่มีผลแตกต่างต่อคณะกรรมการบริษัทควรทำอย่างเป็นทางการและสม่ำเสมอ
  นอกจากนี้ ควรจัดให้มีกลไกในการรายงานผลการตรวจสอบ การติดตามผลการตรวจสอบ
  และการรายงานกรณีพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
  รวมถึงการทุจริตหรือสงสัยว่ามีการทุจริตต่อคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัทอย่างเป็นระบบ

การดำเนินการ / ความคืบหน้า บริษัทได้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะแล้ว

ในปี 2547 บริษัท สำนักงาน เอินส์ท แอนด์ ยัง จำกัด
ซึ่งเป็นผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ออกจดหมายเพื่อเสนอแนะการควบคุมภายในให้แก่บริษัท สรุปได้ดังนี้

  ----------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------
  ข้อเสนอแนะ                                                                           การแก้ไข / ความคืบหน้า

  1.                                                                                  บริษัทอยู่ระหว่างเตรียมดำเนินการจัดทำฐานข้อมูลทรัพย์สินของบริษัทใหม่ทั้งหมด
  บริษัทควรตรวจนับทรัพย์สินเป็นประจำทุกปีเพื่อให้มั่นใจว่าทรัพย์สินไม่สูญหายและบัญชีทรัพย์สินแสดงจำนวนที่แท้จริง   ซึ่งอาจต้องใช้เวลาในการจัดทำนาน 3-6 เดือน เนื่องจากบริษัทมีรายการทรัพย์สินจำนวนมาก
                                                                                      และจะนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบันทึกและติดตามการเคลื่อนไหวของทรัพย์สิน
                                                                                      ซึ่งระบบคอมพิวเตอร์ใหม่คาดว่าจะเริ่มทดลองติดตั้งและใช้งานได้ภายในปี 2549
                                                                                      และหลังจากผ่านช่วงทดลองการใช้งานจริงแล้วจึงจะเริ่มนำข้อมูลชุดใหม่เข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์
                                                                                      จึงคาดว่าจะสามารถดำเนินการตรวจนับทรัพย์สินรายปีได้ภายในปี 2549

  2. บริษัทควรรวมสวัสดิการต่างๆ ที่จ่ายให้แก่ผู้บริหารชาวต่างชาติเข้าเป็นรายได้พึงประเมินและดำเนินการหักภาษี บริษัทได้นำสวัสดิการดังกล่าวรวมไว้เป็นรายได้พึงประเมินของผู้บริหารและดำเนินการหักภาษี ณ
  ณ ที่จ่ายสำหรับสวัสดิการต่างๆ เหล่านั้น                                                       ที่จ่ายแล้ว

  3. บริษัทควรกำหนดนโยบายตั้งสำรองค่าเผื่อสินค้าล้าสมัยสำหรับอะไหล่เครื่องจักร (Spare Parts)          บริษัทได้ซื้ออะไหล่ (Spare Parts)
                                                                                      ซึ่งส่วนใหญ่เป็นสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตจากโรงงานที่มีมาตรฐาน
                                                                                      และจากที่บริษัทได้ทำการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ พบว่าอะไหล่เครื่องจักรถึงแม้จะเก็บไว้นาน
                                                                                      ก็สามารถใช้งานได้มาโดยตลอด
                                                                                      อายุการใช้งานหรือการชำรุดของอะไหล่จะเกิดก็ต่อเมื่อนำเอาไปใช้งาน อย่างไรก็ตาม
                                                                                      บริษัทได้ตั้งสำรองค่าเผื่อสินค้าล้าสมัยสำหรับอะไหล่เครื่องจักรไว้แล้วตั้งแต่ปี 2546 ส่วนปี 2547
                                                                                      บริษัทไม่ได้ตั้งสำรองเพิ่มเติมค่าเผื่อสินค้าล้าสมัยสำหรับอะไหล่เครื่องจักร
                                                                                      เนื่องจากเหตุผลดังกล่าวข้างต้น

  4. บริษัทควรประทับตรา “Paid” บนเอกสารประกอบการชำระเงินทันทีที่มีจ่ายเช็ค                       บริษัทได้ให้เจ้าหน้าที่ทางการเงินเข้มงวดเรื่องการประทับตรา ”Paid”
  และควรมีหลักฐานแสดงการตรวจสอบและรับทราบในเอกสารเพื่อการจ่ายเงินโดยเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ           ในเอกสารประกอบการชำระเงินทันทีที่เตรียมเช็คสำหรับการจ่ายเงิน
                                                                                      และให้ผู้มีอำนาจอนุมัติตรวจทานก่อนลงนามทุกครั้ง

  5. บริษัทควรดำเนินการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม                                                    บริษัทได้รับคืนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว
  ----------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------

นอกจากนี้ ที่ปรึกษาทางการเงินได้ดำเนินการสอบทานระบบควบคุมภายในของบริษัท
โดยการซักถามข้อมูลจากผู้บริหาร และตรวจสอบเอกสารประกอบต่างๆ ได้แก่
คู่มือปฏิบัติงานของฝ่ายบัญชีและการเงิน ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Workflow)
สำหรับระบบต่างๆ เช่น ระบบทะเบียนทรัพย์สินถาวร
ซึ่งรวมถึงขั้นตอนการจัดทำทะเบียนทรัพย์สินถาวร ขั้นตอนการโอน/ตัดจำหน่าย และซ่อมแซม
ระบบบัญชีซื้อและระบบบัญชีเจ้าหนี้ ระบบบัญชีขายและระบบบัญชีลูกหนี้ ระบบเงินสดจ่าย
และระบบเงินสดย่อย เป็นต้น
และเอกสารที่แสดงถึงการปฏิบัติงานตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ของแต่ละระบบ
จากการตรวจสอบดังกล่าว ที่ปรึกษาทางการเงินมีความเห็นว่า
บริษัทมีการกำหนดวิธีปฏิบัติงานที่รัดกุมเพียงพอ
และมีการกำหนดหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น หน้าที่บันทึกบัญชีทรัพย์สิน
หน้าที่จัดซื้อ หน้าที่บันทึกบัญชีลูกหนี้ หน้าที่บันทึกบัญชีเจ้าหนี้
และได้กำหนดอำนาจและวงเงินที่สามารถอนุมัติได้ เป็นต้น นอกจากนี้
ฝ่ายตรวจสอบภายในจะทำการตรวจสอบว่าแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนด
และครบถ้วนหรือไม่ ซึ่งที่ผ่านมา
ฝ่ายตรวจสอบไม่พบการปฏิบัติตามขั้นตอนที่บกพร่องอย่างมีสาระสำคัญ

สำหรับข้อกำหนดเกี่ยวกับระเบียบอำนาจอนุมัติด้านการเงิน
พนักงานทุกระดับไม่มีอำนาจอนุมัติรายการใดๆ ให้ตนเองหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือเกี่ยวโยงกัน เช่น
การเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงและเดินทางต่างประเทศ เป็นต้น ต้องเสนอผู้บังคับบัญชาเป็นผู้ลงนามทุกกรณี
ยกเว้นตั้งแต่ตำแหน่งรองประธานเจ้าหน้าที่บริหารขึ้นไป
สามารถอนุมัติให้ตนเองหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือเกี่ยวโยงกันได้ในวงเงินไม่เกิน 1,000,000 บาท
ในกรณีการอนุมัติในวงเงินเกิน 1,000,000 บาท
จะต้องให้ฝ่ายตรวจสอบภายในของบริษัทตรวจสอบรายการดังกล่าว
ซึ่งหากฝ่ายตรวจสอบภายในเห็นว่ารายการดังกล่าวไม่เหมาะสม หรือมีความผิดปกติ
ให้ฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานตรงต่อประธานกรรมการตรวจสอบโดยทันที