10. การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงพอและเหมาะสม
สามารถทำให้การปฏิบัติงานเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล
รายงานทางการเงินมีความเชื่อถือได้และทันเวลา
สามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาและการตัดสินใจทางธุรกิจ
ตลอดจนการปฏิบัติการด้านต่างๆ สอดคล้องกับกฎหมาย ระเบียบและนโยบายต่างๆของบริษัท
ตามมติคณะกรรมการบริษัทในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 1/2545 เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์
2545 โดยมีกรรมการตรวจสอบทั้ง 3
คนเข้าประชุมครบถ้วนและจากการพิจารณาองค์ประกอบของการควบคุมภายในสามารถสรุปได้ดังนี้

1.  1. องค์กรและสภาพแวดล้อม

- มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้ โดยมีการจัดทำงบประมาณประจำปี
ซึ่งผ่านการวิเคราะห์อย่างรอบคอบจากผู้บริหารและได้รับการอนุมัติจากที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท
นอกจากนี้ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน
บริษัทได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

- มีโครงสร้างการจัดองค์กรที่มีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบระหว่างหน่วยงานต่างๆ
ภายในบริษัทตามแผนผังองค์กรและมีการจัดทำระเบียบปฏิบัติและคู่มือการปฏิบัติงานของฝ่ายงานต่างๆ
เป็นลายลักษณ์อักษร
โดยระเบียบปฎิบัติของบริษัทจะมีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรมและข้อกำหนดห้ามพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัท
รวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน

2. การบริหารความเสี่ยง

- มีการประเมินปัจจัยความเสี่ยงที่สำคัญ เช่น ความเสี่ยงในการทำธุรกิจประกันภัย
ความเสี่ยงจากการลงทุน ความเสี่ยงจากการพึ่งพิงลูกค้ารายใหญ่
มีการวิเคราะห์ถึงเหตุการณ์ที่จะทำให้ปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น
และกำหนดให้มีมาตรการในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
รวมทั้งมาตรการในการลดความเสี่ยงเหล่านั้นด้วย

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

-
มีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับอย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร

- มีการแบ่งแยกหน้าที่อนุมัติ หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ
และหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สินออกจากกันเพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน

- มีการปฏิบัติตามประกาศและระเบียบข้อบังคับของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย
กรมการประกันภัย และ สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
เกี่ยวกับการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
เพื่อให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่ถูกต้อง

- มีมาตรการที่จะติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมาย
ตลอดจนมีมาตรการในการแก้ไขและป้องกันมิให้เกิดการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

- มีการจัดให้มีข้อมูลที่สำคัญอย่างเพียงพอเพื่อให้คณะกรรมการบริษัทใช้ประกอบการตัดสินใจ
รวมถึงหนังสือนัดประชุมหรือเอกสารประกอบการประชุมที่ระบุข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอต่อการพิจารณาก่อนการประชุม
รายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทมีรายละเอียดตามควรที่ทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการ

- มีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่างๆไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
และมีการใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัท

- มีการจัดให้มีข้อมูลทางการเงิน และข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวกับการดำเนินงานด้านต่างๆ
ซึ่งฝ่ายจัดการสามารถนำมาประกอบการพิจารณาสั่งการและปฏิบัติการ
และมีการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผล
เพื่อให้ข้อมูลสารสนเทศมีความเหมาะสมกับการใช้ มีความเป็นปัจจุบัน ทันเวลา
และมีความสะดวกในการเข้าถึงสำหรับผู้ที่มีอำนาจเกี่ยวข้อง

- มีการจัดให้มีระบบการสื่อสารภายใน และระบบการสื่อสารภายนอก
เพื่อให้บุคลากรในบริษัทได้รับทราบข้อมูลสารสนเทศที่ใช้สำหรับการบริหาร
หรือการปฏิบัติงานในหน้าที่ของแต่ละคนอย่างครบถ้วนเรียบร้อย

5.  ระบบการติดตาม

-
ฝ่ายบริหารมีการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้และนำเสนอให้คณะกรรมการบริษัทพิจารณา
ในกรณีที่ผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นมีความแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้
ฝ่ายบริหารก็จะรีบหาสาเหตุและดำเนินการแก้ไขภายในระยะเวลาที่เหมาะสม
นอกจากนี้บริษัทยังมีนโยบายให้ฝ่ายบริหารต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทโดยพลัน
ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ทุจริต หรือสงสัยว่ามีเหตุการณ์ทุจริต มีการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
และมีการกระทำที่ผิดปกติอื่น ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ

- มีการจัดตั้งคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งมีหน้าที่กำกับดูแลกระบวนการจัดทำรายงานทางการเงิน
ระบบการควบคุมภายในและการตรวจสอบภายใน การปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
และพิจารณาเสนอแต่งตั้งผู้สอบบัญชีและกำหนดค่าตอบแทน

- มีการจัดตั้งฝ่ายตรวจสอบภายใน
ทำหน้าที่ในการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอหรือไม่
โดยผู้ตรวจสอบภายในสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระและเสนอรายงานผลการตรวจสอบได้อย่างตรงไปตรงมา
เมื่อมีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
จะมีการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทและคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อพิจารณาสั่งการแก้ไขภายในระยะเวลาอันควร

รายงานของคณะกรรมการตรวจสอบ

เรียน ผู้ถือหุ้นบริษัท ศรีอยุธยาประกันภัย จำกัด (มหาชน)

คณะกรรมการตรวจสอบ ประกอบด้วยกรรมการจำนวน 3 ท่าน
ได้รับการแต่งตั้งจากคณะกรรมการบริษัท ให้มีหน้าที่กำกับดูแลกระบวนการจัดทำรายงานทางการเงิน
ระบบการควบคุมภายในและการตรวจสอบภายใน การปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
และพิจารณาเสนอแต่งตั้งผู้สอบบัญชีและกำหนดค่าตอบแทน

ในปี พ.ศ. 2544 คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประชุมเพื่อพิจารณาประเด็นที่เป็นสาระสำคัญดังนี้

1.สอบทานงบการเงินรายไตรมาสและงบการเงินประจำปี
โดยมีการประชุมหารือแลกเปลี่ยนข้อคิดเห็นร่วมกับผู้สอบบัญชี ผู้ตรวจสอบภายในและผู้บริหาร

2.กำกับดูแลการปฏิบัติงานของผู้ตรวจสอบภายใน โดยพิจารณาแผนการตรวจสอบ อัตรากำลัง
และผลการตรวจสอบของฝ่ายตรวจสอบภายใน
รวมทั้งติดตามการปฏิบัติของบริษัทตามข้อสังเกตและข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายใน

3.ติดตามความคืบหน้าในเรื่องที่คณะกรรมการตรวจสอบได้เสนอแนะไว้ในที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท
เช่น การให้บริษัทมีการจัดทำคู่มือและระเบียบการปฏิบัติงานสำหรับงานด้านต่าง ๆ ของบริษัท
เป็นต้น

อนึ่งคณะกรรมการตรวจสอบได้เสนอต่อคณะกรรมการบริษัท เห็นควรเสนอขออนุมัติที่ประชุมผู้ถือหุ้น
แต่งตั้งบริษัท ดีลอยท์ ทู้ช โธมัทสุ ไชยยศ จำกัด เป็นผู้สอบบัญชีของบริษัท ประจำปี 2545

คณะกรรมการตรวจสอบได้ปฏิบัติหน้าที่อย่างมีอิสระ
ไม่มีข้อจำกัดในการได้รับข้อมูลและได้รับความร่วมมือจากบริษัทเป็นอย่างดี

( นายสุรชัย พฤกษ์บำรุง )

ประธานกรรมการตรวจสอบ

28 กุมภาพันธ์ 2545