10. การควบคุมภายใน

  ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 1/2545 เมื่อวันที่ 14 มีนาคม 2545
  โดยมีกรรมการตรวจสอบทั้ง 3 ท่าน เข้าร่วมประชุมด้วย
  คณะกรรมการบริษัทได้มีความเห็นเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในของบริษัทและบริษัทย่อย
  สำหรับปี 2544 ที่ผ่านมาในด้านต่างๆ 5 ส่วน สรุปได้ดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environment Measure)

    ในช่วงไตรมาสแรกของปี 2544
    บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจในรูปแบบงบประมาณรายเดือนเพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน
    และเสนอต่อเจ้าหนี้สถาบันการเงินในโครงการปรับโครงสร้างหนี้ และในระหว่างปี
    ได้มีการทบทวนความเป็นไปได้ของงบประมาณดังกล่าว
    และได้มีการแก้ไขปรับปรุงเป้าหมายและแผนงานให้สอดคล้องกับความเป็นไปได้ในทางปฏิบัติงานจริง
    ในด้านสภาพแวดล้อมในการทำงาน บริษัทได้ปรับปรุงสถานที่ทำงานบางส่วน
    เพื่อดำรงสภาพให้เหมาะสมตามประโยชน์ในการใช้งาน และมีการพิจารณาปรับปรุง

    สวัสดิการสำหรับพนักงานขายให้มีความเหมาะสม
    และเพื่อเป็นสิ่งจูงใจในการทำงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้

  2. การบริหารความเสี่ยง (Risk Management Measure)

    บริษัทให้ความสำคัญกับการบริหารความเสี่ยง
    โดยการมอบหมายให้คณะกรรมการบริหารเป็นผู้พิจารณา, ประเมิน
    และวิเคราะห์ความเสี่ยงที่บริษัทประสบอยู่ ตลอดจนหาแนวทางแก้ไข
    และนำเสนอประเด็นความเสี่ยงที่สำคัญ และมีนัยสำคัญต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร (Management Control Activities)

    มีการจัดตั้งคณะกรรมการบริหารเพื่อกำกับดูแลการปฏิบัติงานของแต่ละฝ่ายงานในบริษัทว่าเป็นไปตามแนวทางและนโยบายที่กำหนดไว้
    มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของงานด้านต่างๆ
    เพื่อป้องกันการทุจริตและแสวงหาผลประโยชน์จากทรัพย์สินของบริษัท

    ทุกสัปดาห์ จะมีการจัดการประชุมคณะเจ้าหน้าที่บริหาร
    เพื่อติดตามและรายงานผลการปฏิบัติงานในด้านต่างๆ เช่น ด้านการตลาด, การเงิน,
    การผลิต เป็นต้น และเสนอปัญหาต่างๆเพื่อร่วมกันพิจารณาหาแนวทางแก้ไข
    และเมื่อมีปัญหาหรือประเด็นที่สำคัญ เช่น เรื่องที่เกี่ยวข้องกับนโยบาย
    หรือเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจจะเสนอเรื่องต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริหาร
    หรือที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทต่อไป

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information and Communication Measure)

    ปัจจุบันบริษัทได้ติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ซอฟแวร์สำเร็จรูป ชื่อ IFCA
    เพื่อจัดเก็บและประมวลผลฐานข้อมูลที่สำคัญด้านต่างๆ เช่น ระบบขาย, ระบบบัญชี,
    ระบบบริหารสินค้าคงเหลือ, ระบบผลิต เป็นต้น เพื่อลดความซ้ำซ้อนของงาน
    และประโยชน์ในการบริหารจัดการและควบคุมภายใน และการนำเสนอรายงานบริหาร
    (Managerial Report) แต่อย่างไรก็ตาม ระบบดังกล่าวยังติดตั้งไม่สมบูรณ์ทั้งหมด
    และบางระบบยังไม่สามารถใช้งานได้อย่างเต็มรูปแบบ โดยยังขาดระบบจัดซื้อ
    และระบบผลิต(บางส่วน) และยังอยู่ในช่วงระหว่างการเรียนรู้และทดลองใช้ระบบโดย Users
    ซึ่งผู้จำหน่ายซอฟแวร์ได้ให้ความช่วยเหลือในปรับปรุงระบบการใช้งาน
    เพื่อให้เอื้ออำนวยประโยชน์ในการใช้งานของบริษัทมากที่สุด
    โดยคาดว่าจะสามารถติดตั้งและใช้งานระบบอย่างสมบูรณ์ภายในปี 2545

    สำหรับการนัดประชุมกรรมการบริษัท มีการออกหนังสือนัดประชุมอย่างน้อย 7 วัน
    และได้ปรับปรุงให้มีการส่งเอกสารประกอบการประชุมที่จำเป็นและเพียงพอต่อการพิจารณาก่อนการประชุม
    และมีการบันทึกรายงานการประชุมในประเด็นต่างๆ ที่สำคัญโดยที่ปรึกษากฏหมาย เช่น
    รายนามกรรมการที่ไม่เข้าร่วมประชุม, การซักถามของกรรมการ,
    ความเห็นของกรรมการพร้อมเหตุผลประกอบ เป็นต้น

5.  ระบบการติดตาม (Monitoring)

    ในอดีตระบบการจัดเก็บฐานข้อมูลของบริษัทมิได้อยู่ในระบบฐานข้อมูลร่วม (Integrated
    database) ทำให้การติดตามประมวลงานเป็นไปได้อย่างล่าช้า ในปี 2544
    หลังการติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ซอฟแวร์แล้ว ฐานข้อมูลต่างๆได้ถูกรวบรวมเข้ามาในระบบ
    ทำให้ผู้บริหารสามารถเรียกดูรายงานผลการปฏิบัติงานที่จำเป็นได้ทันที ตัวอย่างเช่น
    รายงานขาย, รายงานแยกอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ เป็นต้น
    ซึ่งทำให้สามารถติดตามและแก้ไขป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้

  ทั้งนี้ระบบควบคุมภายในที่มีอยู่ในปัจจุบันถือว่ามีความเพียงพอในระดับหนึ่ง
  ซึ่งสามารถป้องกันการนำทรัพย์สินไปใช้โดยไม่มีอำนาจได้
  แต่อย่างไรก็ตามบริษัทได้พยายามปรับปรุงระบบควบคุมภายในให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยนำระบบคอมพิวเตอร์ซอฟแวร์เข้ามาใช้ในระบบงาน

  สำหรับข้อควรปรับปรุงในระบบควบคุมภายในที่ทางผู้สอบบัญชี คือ บริษัทสำนักงาน เอินส์ท แอนด์
  ยัง จำกัด ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบงบการเงินประจำงวดปี 2544
  ได้ให้ความเห็นรายงานข้อสังเกตในการตรวจสอบบัญชีประจำปี 2544 (Management Letter)
  ว่าบริษัทและบริษัท ดิจิตอล ไร้ท์ พิคเจอร์ส จำกัด (มหาชน)
  ยังมีข้อควรปรับปรุงในระบบการควบคุมภายในที่มีสาระสำคัญในด้านระบบสินค้าคงเหลือ
  และระบบขายและลูกหนี้ ซึ่งที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทได้ให้ความเห็นว่า
  การที่บริษัทและบริษัทย่อยมิได้มีระบบการควบคุมภายในในเรื่องดังกล่าวสาเหตุจาก
  ระบบฐานข้อมูลและระบบงานเดิมยังไม่สามารถออกรายงานในลักษณะรายงานบริหารได้
  และแม้ว่าระบบ IFCA จะถูกนำเข้ามาใช้งานแล้ว
  แต่ก็ยังมีปัญหาในการเรียนรู้ระบบการใช้งานของพนักงานหรือ User
  ทำให้เกิดปัญหาในการประมวลผล หรือการออกรายงาน แต่อย่างไรก็ตาม
  คาดว่าปัญหาดังกล่าวจะได้รับการแก้ไขหลังจากที่พนักงานมีความเข้าใจและคุ้นเคยในระบบมากขึ้น
  และระบบ IFCA ถูกนำมาใช้ในทุกระบบงานอย่างเต็มรูปแบบ

  คณะกรรมการได้ร่วมพิจารณาแนวทางในการแก้ไขที่เสนอโดยฝ่ายจัดการ ดังต่อไปนี้

+----------------------------------+-----------------------------------+
|   ข้อควรปรับปรุง                    |   แนวทางแก้ไขและความคืบหน้า          |
+----------------------------------+-----------------------------------+
| 1.  ระบบสินค้าคงเหลือและต้นทุนขาย     |   บริษัทจ                           |
|                                  | ะจัดทำรายงานวิเคราะห์อายุสินค้าคงเหลือทุก |
|   1.1                            |                                   |
|                                  |   ไตรมาส                          |
|  ไม่มีการทำรายงานการวิเคราะห์อายุสินค้า |                                   |
|                                  |  เพื่อติดตามความเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลัง |
|   คงเหลือ                         |                                   |
|                                  |   ภายในไตรมาส 2 ปี 2545            |
| 2.  ควรปรับปรุงการคำนวณต้นทุนสินค้า    |                                   |
|       สำหรับ                      |   -                               |
|                                  |   บริษัท                            |
|   -                              | จะนำระบบต้นทุนมาตรฐานมาใช้ในการปันส่วน |
|   การปัน                          |                                   |
| ส่วนค่าแรงงานและโสหุ้ยการผลิตโดยใช้สูตร |   ค่าแรงงานและโสหุ้ยการผลิต           |
|                                  |                                   |
|   สำเร็จที่จัดทำตั้งแต่อดีต              |   - บริษัทจะใช้ระบบบัญชีเป็นวิธี          |
|                                  |   Perpetual ซึ่งจะทำให้              |
|   -                              |                                   |
|   ต้นทุนข                          |   ต้นทุนขายชัดเจนยิ่งขึ้น                |
| ายสำหรับภาพยนตร์แต่ละเรื่องใช้การกระทบ |                                   |
|                                  |   -                               |
|   ตัวเลขตามวิธี Periodic            |   จะม                             |
|   ซึ่งทำให้ต้นทุนขายไม่ถูกต้อง           | ีการปันส่วนค่าลิขสิทธิ์ตัดจ่ายของภาพยนตร์ตาม |
|                                  |                                   |
|   -                              |   ลักษณะธุรกิจ คือ โรงภาพยนตร์,        |
|   ค่าลิขส                          |   ตลาดเช่า, ตลาดขาย                |
| ิทธิ์ตัดจ่ายของภาพยนตร์ถูกปันเข้าต้นทุนสินค้า |                                   |
|                                  |   และ เคเบิ้ลทีวี                     |
|   สำเร็จรูปโดยรวมตามสัดส่วนการผลิต    |                                   |
|   โดยไม่คำนึงถึง                    |   แม้ว่าช่วงต้นปี 2544                 |
|                                  |   บริษัทจะวางแนวทางในการ            |
|   ลิขสิทธิ์ของหนังแต่ละเรื่อง            |                                   |
|   ทำให้ต้นทุนของหนังแต่ละ             |   อนุม                             |
|                                  | ัติวงเงินและส่วนลดต้องได้รับอนุมัติโดยหัวหน้า |
|   เรื่องไม่ตรงกับความจริง             |                                   |
|                                  |   เจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน                |
| 2.  ระบบขายและลูกหนี้               |   แต่ในทางปฏิบัติแล้วสามารถทำ          |
|                                  |                                   |
|   2.1                            |   ได้ในระยะแรกเท่านั้น                |
|   กา                             |   เนื่องจากลูกค้าของบริษัทมี             |
| รอนุมัติวงเงินเครดิตและส่วนลดการค้าจัดทำ |                                   |
|                                  |   จำนวนมาก                        |
|   โดยพนักงานขาย                   |   และฝ่ายขายต้องการความรวดเร็วในการ  |
|   และอนุมัติโดยผู้จัดการฝ่ายขายแต่       |                                   |
|                                  |   ขาย แต่อย่างไรก็ตาม ในปี 2545       |
|   เพียงผู้เดียว                      |   บริษัทจะกำหนด                     |
|                                  |                                   |
| 2.                               |   วงเงินเครดิต                      |
| ไม่มีการส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้การค้าเป็น |   และระดับการอนุมัติโดยผู้บริหารต่างๆ     |
|                                  |                                   |
|   ระยะๆ                          |   ให้ชัดเจน                         |
|                                  |   และกำชับให้มีการปฏิบัติโดยเคร่งครัด     |
|                                  |                                   |
|                                  |   จะกำหนดให้ส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้     |
|                                  |   โดยการ                          |
|                                  |                                   |
|                                  |   สุ่มตัวอย่าง ทุกไตรมาส เริ่มตั้งแต่ไตรมาส |
|                                  |   2 ปี 2545                        |
|                                  |                                   |
|                                  |   เป็นต้นไป                         |
+----------------------------------+-----------------------------------+

  ทั้งนี้ที่ประชุมคณะกรรมการได้พิจารณาเห็นชอบแนวทางแก้ไขข้างต้น
  และกำหนดระยะเวลาที่จะแก้ไขข้อควรปรับปรุงที่ยังไม่ได้ดำเนินการแก้ไขให้เสร็จสิ้นภายในไตรมาสที่
  3 ของปี 2545