2.10 การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 1 /2552 เมื่อวันที่ 19 มกราคม 2552
คณะกรรมการบริษัทได้ประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัท
โดยพิจารณาจากการดำเนินการในช่วงปี 2551 ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลในด้านต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

 บริษัทมีการจัดโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดีเพียงพอต่อระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล โดยสร้างบรรยากาศ สภาวะหรือปัจจัยต่าง ๆ ซึ่งเอื้อและส่งเสริมให้ทุกคนในบริษัทตระหนักถึงความจําเป็นของระบบการควบคุมภายใน และดําเนินไปได้ตามที่บริษัทมุ่งหวัง โดยในปีที่ผ่านมาคณะกรรมการบริษัทได้กำหนดเป้าหมายการดำเนินงานจากตัวเลขและปัจจัยต่าง ๆ ในอดีต และตัวเลขที่คาดการณ์ในอนาคต และให้พนักงานรับทราบเป็นแนวทางก่อนการปฏิบัติงานในปีถัดไปเป็นประจำทุกปี และผู้บริหารได้ใช้เป้าหมายดังกล่าวเป็นแนวทางในการติดตาม และวัดผลการดำเนินงานของบริษัทเป็นระยะ ๆ โดยเปรียบเทียบกับงบประมาณในการประชุมคณะกรรมการบริษัททุกเดือน และได้มีการทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงานเมื่อพบว่ามีปัจจัยที่เข้ามากระทบกับเป้าหมายอย่างมีนัยสำคัญอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้เกิดความเป็นไปได้ในการบรรลุเป้าหมายอย่างสมเหตุสมผล ส่วนการจัดโครงสร้างองค์กร บริษัทได้มีการปรับโครงสร้างองค์กรด้านการตลาดหลักทรัพย์ไทย โดยมีการจัดตั้งสายงานประสานงานกิจการสาขา ออกจากสายงานการตลาดหลักทรัพย์ของสำนักงานใหญ่ เพื่อให้เกิดสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจนและการติดต่อดำเนินงานกับหน่วยงานของสำนักงานใหญ่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ 

นอกจากนี้บริษัทได้จัดทำระเบียบเพิ่มเติมเพื่อปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานด้านธุรกิจหลักทรัพย์
รวมทั้งได้จัดทำระเบียบวิธีปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับการดำเนินธุรกรรมเป็นตัวแทนซื้อขายสัญญาซื้อขายล่วงหน้า
ซึ่งเป็นธุรกิจที่บริษัทได้รับอนุญาตเพิ่มเติมจากสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
รวมทั้งสิ้นจำนวน 12 ฉบับ
และอยู่ระหว่างการทบทวนเพื่อปรับปรุงข้อพึงปฏิบัติทางจริยธรรมของผู้บริหาร
และพนักงานให้ทันสมัยเป็นปัจจุบันมากขึ้น

2.  การบริหารความเสี่ยง

คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงทำหน้าที่ติดตามและประเมินอย่างสม่ำเสมอถึงปัจจัยความเสี่ยงในด้านต่าง
ๆ วิเคราะห์ผลกระทบของความเสี่ยงนั้น ๆ ต่อบริษัท และโอกาสที่ความเสี่ยงนั้น ๆ จะเกิดขึ้น
ทั้งปัจจัยภายในและภายนอกซึ่งครอบคลุมทั้งด้านเศรษฐกิจ การเมือง กฎหมาย และด้านอื่น ๆ
ที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งกําหนดมาตรการเพื่อจำกัดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม
บริษัทจำแนกความเสี่ยงตามประเภท
ธุรกรรมของบริษัท อันได้แก่ ความเสี่ยงด้านการเป็นนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์
ความเสี่ยงในเรื่องการให้กู้ยืมเงินเพื่อซื้อหลักทรัพย์ ความเสี่ยงในธุรกรรมตราสารหนี้
ความเสี่ยงในธุรกรรมการจัดจำหน่ายหลักทรัพย์ และความเสี่ยงในธุรกรรมอื่น ๆ ที่จะมีขึ้นในอนาคต
ซึ่งรวมถึงความเสี่ยงด้านปฏิบัติการ ทั้งนี้ คณะกรรมการบริหาร
และคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงจะทำหน้าที่ในการควบคุมดูแลการบริหารความเสี่ยง
ให้เหมาะสมกับภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ในขณะที่ฝ่ายบริหารความเสี่ยงทำหน้าที่ในการติดตาม
ประเมินผล และจัดทำรายงานเสนออย่างสม่ำเสมอ จากกรณีที่ในปี 2551
บริษัทมีลูกหนี้เงินให้กู้ยืมเพื่อซื้อหลักทรัพย์ที่ขาดทุนจากการซื้อขายหลักทรัพย์
และมีปัญหาในการชำระหนี้คืน
บริษัทได้ปรับปรุงมาตรการบริหารความเสี่ยงด้านการให้กู้ยืมเงินเพื่อซื้อหลักทรัพย์ให้มีความรัดกุมเพิ่มมากขึ้น
รวมทั้งให้ลูกหนี้ที่ค้างชำระนำทรัพย์สิน เช่น ที่ดินและสิ่งปลูกสร้างมาวางเป็นหลักประกันการชำระหนี้
อย่างไรก็ดี หลักประกันที่บริษัทได้รับยังไม่คุ้มหนี้
บริษัทจึงมีภาระที่ต้องตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญสำหรับลูกหนี้ดังกล่าว

 บริษัทได้แจ้งให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทุกคนได้รับทราบเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับมาตรการ และระเบียบวิธีปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยง ทั้งในส่วนของมาตรการและระเบียบวิธีปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้นใหม่ รวมทั้งมาตรการและระเบียบวิธีปฏิบัติงานของเดิมทุกครั้งที่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง โดยฝ่ายกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานภายในของบริษัท จักทำหน้าที่ในการกำกับดูแลและติดตามให้หน่วยงานต่าง ๆ มีการดำเนินการตามแนวทางการบริหารความเสี่ยงที่บริษัทกำหนด 

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทมีการกําหนดอํานาจและระดับการอนุมัติรายการ
มีการแบ่งแยกหน้าที่เพื่อป้องกันความแย้งทางผลประโยชน์อย่างชัดเจน
และเพื่อให้มีระบบสอบยันการปฏิบัติงานระหว่างกัน
บริษัทได้กำหนดระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างหน่วยงานและบุคลากรที่ให้บริการด้านหลักทรัพย์
(Front Office) และด้านปฏิบัติการหลักทรัพย์ (Back Office)
ออกจากกันเพื่อป้องกันการทุจริตและความเสียหายที่อาจเกิดกับทรัพย์สินของลูกค้า
ส่วนการทำรายการที่เกี่ยวโยงกัน
คณะกรรมการบริษัทได้อนุมัติเป็นหลักการสำหรับการทำธุรกรรมที่มีลักษณะเกี่ยวโยงกัน
โดยจะต้องเป็นข้อตกลงทางการค้าในลักษณะเดียวกับที่วิญญูชนจะพึงกระทำกับคู่สัญญาทั่วไปในสถานการณ์เดียวกัน
ด้วยอำนาจต่อรองทางการค้าที่ปราศจากอิทธิพลในการที่ตนมีสถานะเป็นกรรมการ ผู้บริหาร
หรือบุคคลที่มีความเกี่ยวข้อง แล้วแต่กรณี ตามพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ฉบับที่ 4
ปี พ.ศ.2551 รวมทั้งบริษัทมีฝ่ายกำกับดูและตรวจสอบการปฏิบัติงานภายใน
ซึ่งมีความเป็นอิสระในการดำเนินงาน รายงานผลการปฏิบัติงานโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติงานของบริษัทให้เป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
และทำหน้าที่ให้คำปรึกษาและอบรมให้ความรู้ในเรื่องการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนดต่าง ๆ
ที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจแก่ผู้บริหารและพนักงาน รวมทั้งทำหน้าที่รับเรื่องร้องเรียนจากลูกค้า

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทได้จัดให้มีข้อมูลที่สําคัญต่าง ๆ อย่างเพียงพอ เพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการ
ตัดสินใจ
และมีรายละเอียดตามควรที่ทําให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้
รวมทั้งมีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่

5.  ระบบการติดตาม

คณะกรรมการบริษัทได้ติดตามผลการดำเนินการของฝ่ายบริหาร
กับเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ
และพิจารณาให้ฝ่ายบริหารปรับกลยุทธ์การตลาดในกรณีที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย
สำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัทนั้นยังคงดําเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง
และได้มีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป หากมีข้อบกพร่องต่าง ๆ
เกิดขึ้นก็จะได้รับการแก้ไขโดยทันที ทั้งนี้
ฝ่ายกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานภายในจะนำเสนอสรุปผลการตรวจสอบ
ให้คณะกรรมการตรวจสอบรับทราบเป็นประจำทุกเดือน
และประธานคณะกรรมการตรวจสอบจะนำเสนอรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท
ในกรณีที่มีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ ผู้บังคับบัญชาสูงสุดของฝ่ายกำกับดูแลฯ
ในฐานะเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบจะทำการรายงานให้กรรมการตรวจสอบทุกท่านรับทราบ
และขอความเห็นเพื่อแจ้งให้ผู้บริหารดำเนินการแก้ไขโดยเร็ว
โดยไม่รอรายงานในวันประชุมคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบจักทำหน้าที่ติดตาม
และนำเสนอรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
ซึ่งประธานคณะกรรมการตรวจสอบจะเป็นผู้รายงานเรื่องดังกล่าวให้คณะกรรมการบริษัทให้รับทราบต่อไป

คณะกรรมการบริษัทพิจารณาแล้วเห็นว่า บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่รัดกุมเพียงพอ
และเหมาะสมกับการประกอบธุรกิจของบริษัท