การดูแลเรื่องการใช้ข้อมูลภายใน

บริษัทฯ กำหนดให้ผู้บริหาร
และผู้สอบบัญชีของบริษัทฯรายงานการเปลี่ยนแปลงการถือหลักทรัพย์ต่อสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
ตามมาตรา 59 แห่งพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ. 2535
และจัดส่งสำเนารายงานให้แก่บริษัทฯภายในวันเดียวกันกับวันที่ส่งรายงานต่อสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
เพื่อให้การเปิดเผยข้อมูลสารสนเทศต่อผู้ถือหุ้น นักลงทุน นักวิเคราะห์หลักทรัพย์
ตลอดจนบุคคลทั่วไปถูกต้อง เชื่อถือได้ และทันเวลาอย่างสม่ำเสมอ
รวมทั้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการซื้อขายหุ้นตามข้อกำหนดของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
โดยถือเป็นจริยธรรมของผู้บริหารของบริษัทฯ

ในการดูแลเรื่องการใช้ข้อมูลภายในของบริษัทฯนั้น
บริษัทฯจัดให้มีระบบการป้องกันการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทฯจากบุคคลที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง
โดยกำหนดระดับความสำคัญของข้อมูลสารสนเทศ และกำหนดระดับการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทฯ
ของพนักงานระดับต่างๆตามความเหมาะสมกับความรับผิดชอบ นอกจากนั้น
ยังจัดให้มีการสอบทานระบบการควบคุมภายในโดยผู้ตรวจสอบภายในอีกด้วย

การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทฯ ในการประชุมครั้งที่ 2/2550 เมื่อวันที่ 27 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2550
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย
เพื่อให้ความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายใน
ตามองค์ประกอบการควบคุมภายใน ที่ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยกำหนด
และได้ทำการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในด้วย

อนึ่ง คณะกรรมการตรวจสอบได้พิจารณาและสอบทานรายงานผลการตรวจสอบ พร้อมทั้งข้อเสนอแนะ
การตรวจสอบภายใน ซึ่งมุ่งเน้นการตรวจสอบเชิงปฏิบัติการให้พัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพต่อเนื่อง
มีประสิทธิผล
รวมทั้งให้มีการติดตามและดำเนินการแก้ไขผลการตรวจสอบในประเด็นที่เป็นสาระสำคัญ
โดยเฉพาะประเด็นสำคัญของปัจจัยความเสี่ยงที่อาจมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน
รายการที่เกี่ยวโยงกันซึ่งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
เป็นรายการจริงทางการค้าอันเป็นธุรกิจปกติทั่วไปอย่างสมเหตุสมผลและเป็นผลประโยชน์สูงสุดตามนโยบายบริษัทฯ
การดูแลทรัพย์สินมีระบบป้องกันที่ดีไม่พบรายการทุจริตหรือการนำทรัพย์สินของบริษัทฯ ไปใช้โดยมิชอบ
ผลการสอบทานเป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
สอดคล้องกับข้อกำหนดกฎหมายของภาครัฐและนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี สรุปสาระสำคัญดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อมภายใน

  บริษัทฯมีการส่งเสริมและสนับสนุนให้มีสภาพแวดล้อมของการควบคุมภายในที่ดี
  เพื่อเอื้ออำนวยก่อให้เกิดระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้ตามแนวทางที่บริษัทฯกำหนด ดังนี้

-   กำหนดนโยบาย เป้าหมาย และทิศทางการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯที่ชัดเจน และวัดผลได้
    ตลอดจนกำกับดูแลกิจการให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้
    เพื่อสร้างความเชื่อมั่นแก่ผู้ถือหุ้นว่าผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นได้รับการดูแลอย่างดี โดยในปี
    2550 นี้ผู้บริหารแต่ละสายงานได้ลงนามรับรองผลการปฏิบัติงาน (Letter of
    Commitment) เพื่อให้คำมั่นถึงการบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

-   จัดทำนโยบายการกำกับดูแลกิจการ (Corporate Governance Policy)
    หลักปฏิบัติเกี่ยวกับจริยธรรมทางธุรกิจ (Code of ethics) และจรรยาบรรณพนักงาน
    (Code of conducts) เพื่อให้การดำเนินธุรกิจมีความชัดเจน โปร่งใส
    และเป็นธรรมต่อพนักงาน ลูกค้า คู่ค้า พันธมิตรทางการค้า รวมถึงความรับผิดชอบต่อผู้ถือหุ้น
    สังคมส่วนรวมและสิ่งแวดล้อม

-   ได้แยกผู้ดำรงตำแหน่งประธานกรรมการบริษัท(Chairman) ออกจากประธานเจ้าหน้าที่บริหาร
    (CEO) มีคณะกรรมการต่างๆ ได้แก่ คณะกรรมการบรรษัทภิบาล
    คณะกรรมการสรรหาและพิจารณาค่าตอบแทน คณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการบริหาร
    และคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
    นอกจากนี้ยังปรับปรุงผังโครงสร้างองค์กรเพื่อให้การปฏิบัติงานมีความคล่องตัวเหมาะสม
    และสอดคล้องกับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง โดยจัดการบริหารเป็นสายงาน
    และมีสายงานสำนักงานกลางทำหน้าที่ถ่วงดุล และตรวจสอบระหว่างกันอย่างเหมาะสม
    (Check and Balance)

-   จัดให้มีคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) คู่มือการปฏิบัติงาน (Procedure) กฎ
    ระเบียบ คำสั่ง และข้อบังคับ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน
    และป้องกันไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน หรือละเว้นการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง

1.  การบริหารความเสี่ยง

  บริษัทฯ มีการแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง (Risk Management Committee)
  และกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
  เพื่อให้ระบบการบริหารความเสี่ยงเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล
  ทั้งนี้บริษัทฯได้กำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ รวมทั้งจัดให้มีกลยุทธ์
  และแผนดำเนินการทั้งระยะสั้นและระยะยาว และจัดให้มีการสื่อสารไปยังพนักงานทุกระดับ
  เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม

2.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

    -   แต่งตั้งคณะกรรมการเฉพาะด้าน 5 คณะ ประกอบด้วย คณะกรรมการบรรษัทภิบาล
        คณะกรรมการสรรหาและพิจารณาค่าตอบแทน คณะกรรมการตรวจสอบ
        คณะกรรมการบริหาร และ คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
        เพื่อทำหน้าที่และรับผิดชอบตามที่ได้รับมอบหมาย

    -   จัดให้มีนโยบาย แผนงาน และงบประมาณ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการบริหาร
        การควบคุม และการปฏิบัติงาน ซึ่งต้องเสนอและได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัท

    -   กำหนดขอบเขต และแบ่งแยกอำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบของ ผู้บริหารแต่ละระดับ
        ตามความเหมาะสม

    -   จัดให้ทุกหน่วยงานมีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

    -   กำหนดให้มีผู้รับผิดชอบในการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยและบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ

3.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

    -   จัดให้มีข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นต่อการดำเนินงาน และทันต่อสถานการณ์
        และให้มีการสื่อสารในระดับกรรมการผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติงาน โดยผ่านช่องทาง
        Electronic Mail

    -   พัฒนาระบบสารสนเทศและระบบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
        มีการจัดทำข้อมูลที่สำคัญต่างๆอย่างเพียงพอที่จะใช้ในการตัดสินใจ
        รวมทั้งกำหนดระดับการเข้าถึงข้อมูลตามความเหมาะสม

    -   จัดให้มีการสำรองข้อมูล สำหรับระบบสารสนเทศ

    -   ในด้านการปรับปรุงและพัฒนาระบบข้อมูลสารสนเทศนั้น ได้นำระบบ Enterprise
        Resource Planning (ERP) โดยใช้โปรแกรมของ MOVEX มาใช้ในการปฏิบัติงาน

  เพื่อให้ระบบการบริหารจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และนำไปสู่

  แนวทางการปฏิบัติที่ดี (Best Practice)

-   เผยแพร่ข้อมูลหลักๆของบริษัทฯ ผ่านทาง Website ของบริษัทฯ www.surapon.com
    เช่นหนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น

  นโยบายการกำกับดูแลกิจการ จริยธรรมธุรกิจและหลักเกณฑ์การสรรหาและ

  พิจารณาผลตอบแทนกรรมการ เป็นต้น

4.  ระบบการติดตาม

    -   คณะกรรมการบริษัท มีการประชุมเพื่อติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหาร
        พร้อมทั้งให้ความเห็นและข้อเสนอแนะต่อฝ่ายบริหารเพื่อให้เป็นไปตามนโยบาย
        และเป้าหมายที่กำหนด

    -   ประธานเจ้าหน้าที่บริหารจัดทำรายงานผลการดำเนินงานเป็นรายเดือนเสนอคณะกรรมการทุกเดือน
        โดยผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละเดือนเปรียบเทียบกับแผนงานและงบประมาณที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการ

    -   คณะกรรมการบริหาร มีการประชุมกับผู้บริหารแต่ละสายงานทุกเดือน
        เพื่อติดตามผลการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนด พร้อมทั้งให้ความเห็น
        และข้อเสนอแนะเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานให้บรรลุตามแผนงานและเป้าหมายที่กำหนด

    -   คณะกรรมการตรวจสอบ ได้ประชุมร่วมกับ ฝ่ายจัดการ ผู้ตรวจสอบภายใน และ
        ผู้สอบบัญชี เป็นประจำทุกไตรมาสเพื่อสอบทานงบการเงิน ระบบการควบคุมภายใน
        และติดตามการแก้ไขปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งรายงานประเด็นสำคัญ
        ต่อคณะกรรมการบริษัท เพื่อพิจารณาและสั่งการให้ฝ่ายบริหารดำเนินการแก้ไขปรับปรุง

    -   คณะกรรมการบรรษัทภิบาล สรรหาและพิจารณาผลตอบแทน
        ได้ประชุมเพื่อทำหน้าที่กำกับดูแลกิจการ
        และติดตามการดำเนินการของบริษัทฯให้เป็นไปตามแนวนโยบายกำกับดูแลกิจการของบริษัท
        (Corporate Governance Policy) ซึ่งในปี 2550
        บริษัทฯได้แบ่งแยกคณะกรรมการบรรษัทภิบาล
        ออกจากคณะกรรมการสรรหาและพิจารณาผลตอบแทน
        เพื่อให้การดำเนินงานแต่ละด้านเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล

    -   คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง ได้กำหนดกรอบ นโยบาย
        แนวทางการบริหารความเสี่ยง พร้อมทั้งติดตามผลการบริหารความเสี่ยง

    -   มีหน่วยงานตรวจสอบภายในเป็นผู้ติดตาม และสอบทานประสิทธิภาพ
        ประสิทธิผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ
        และรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบทุกไตรมาส

    -   คณะกรรมการบริษัท มีการประเมินตนเองเป็นรายปี และประเมินการประชุม

  คณะกรรมการทุกครั้งที่มีการประชุม