การควบคุมภายใน

บริษัทฯ ได้มีการพัฒนาระบบการควบคุมภายในมาเป็นเวลาหลายปี
โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินกิจการควบคู่ไปกับการป้องกันและค้นหาความบกพร่องและความผิดพลาดที่เกิดขึ้นแม้ว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
จะเป็นที่น่าพอใจในระดับหนึ่ง แต่คณะกรรมการควบคุมภายใน คณะกรรมการบริษัทฯ
และฝ่ายจัดการก็ยังพยายามที่จะพัฒนาระบบให้ดีขึ้นต่อไป โครงสร้างการควบคุมภายในของบริษัทฯ
แบ่งออกเป็น 3 ระดับดังต่อไปนี้

1.  คณะกรรมการตรวจสอบ ประกอบไปด้วยกรรมการ 3 ท่าน ได้แก่ นางสุกัญญา พิจิตรพงศ์ชัย
    นายไพบูลย์ ภาสพานทอง และนางภารดี นาคพันธุ์ชีวัน ล้วนแต่เป็นกรรมการอิสระจากภายนอก
    ซึ่งเป็นตัวแทนของสาธารณชน มีหน้าที่สอดส่องดูแลการดำเนินการของบริษัทฯ และบริษัทย่อย
    โดยผ่านแผนกตรวจสอบภายในของบริษัทฯ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายการระหว่างกันของบริษัทฯ
    กับบริษัทอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

2.  แผนกควบคุมภายใน บริษัทฯ ได้จัดตั้งแผนกควบคุมภายในขึ้นในปี 2542
    เพื่อทำงานร่วมกับคณะกรรมการตรวจสอบ
    โดยมีการวางระบบตรวจสอบและรายงานเพื่อการควบคุมที่ดี
    อันประกอบไปด้วยการประเมินความเสี่ยงที่เกิดจากปัจจัยทั้งภายในและภายนอกอันจะมีผลต่อบริษัทฯ
    ทั้งในแง่ของการเจริญเติบโต ความสามารถในการทำกำไร
    และสถานภาพทางการเงินทั้งในปัจจุบันและอนาคตของบริษัทฯ
    การประเมินความเสี่ยงจากสภาพแวดล้อมของการตรวจสอบภายในบริษัท รวมถึงระบบต่างๆ
    ภายในบริษัทฯ ทั้งในการผลิตและการจัดการ จุดควบคุมของการจัดการจะรวมถึงลูกหนี้การค้า
    เจ้าหนี้การค้า การเก็บสินค้า การสั่งซื้อวัตถุดิบ การนำเข้าและส่งออก การลงบัญชี
    รายการทรัพย์สิน การวิเคราะห์ต้นทุน การผลิต และการพนักงาน

3.  ผู้บริหารของบริษัทฯ
    มีนโยบายให้ฝ่ายตรวจสอบภายในทำหน้าที่ทำการตรวจสอบระบบการควบคุมภายในของทุกหน่วยงานในบริษัทฯว่ามีจุดใดบ้างที่ต้องทำการปรับปรุงแก้ไขให้มีประสิทธิภาพ
    และสอดคล้องกับวิธีการปฏิบัติงานในปัจจุบัน โดยจะมีการรายงานผลการตรวจสอบภายใน
    ตลอดจนข้อเสนอแนะต่าง ๆ ส่งให้กับผู้บริหารระดับสูง
    และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อประชุมหาข้อสรุป
    และทำการปรับปรุงแก้ไขอย่างต่อเนื่องผลจากการสอบสวนข้อร้องเรียน

ผลการตรวจสอบของคณะอนุกรรมการพิเศษ

 จากการที่มีผู้ร้องเรียน บริษัทฯ ได้มีการตั้งคณะอนุกรรมการพิเศษซึ่งเป็นบุคคลภายนอก เพื่อทำการสอบสวนข้อเท็จจริงผลการสอบสวน ปรากฏว่า

ข้อร้องเรียนเรื่องมีการสร้างตัวเลขกำไรในงบการเงินไตรมาส 2 ปี 2542 ผลการสอบสวน
ปรากฏว่าข้อร้องเรียนนี้ไม่มีมูลความจริงเพราะ

-   เอกสารที่ผู้ร้องเรียนนำมาร้องเรียน ใช่ผลสรุปสุดท้ายของงบการเงินในไตรมาส 2 ปี 2542

-   ไม่สามารถหาที่มาของตัวเลขในเอกสารดังกล่าวได้

-   งบการเงินไตรมาส 2 ปี 2542 ที่นำส่งให้ตลาดหลักทรัพย์
    เป็นตัวเลขที่ได้ผ่านการตรวจสอบตามขั้นตอนของผู้สอบบัญชีรับอนุญาต

ข้อร้องเรียนเรื่องการขายเศษซากของเสียไม่ได้มีการบันทึกบัญชี ผลการสอบสวน ปรากฎว่า

-   บริษัทฯ ได้มีการขายเศษซากของเสียจริงโดยมูลค่าที่ขายคิดเป็นร้อยละ 1 ของยอดรายได้
    และได้นำเงินจากการขายเศษซากนำฝากในบัญชีส่วนตัว

-   บริษัทฯ มีรายจ่ายซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายในการประกอบการของบริษัทฯ
    และได้จ่ายจากเงินค่าขายเศษซากเช่นกันเป็นจำนวนเงินที่ใกล้เคียงกับการขายเศษซากของเสีย

-   รายจ่ายดังกล่าวได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการส่งออก 18%

  ซื้อวัตถุดิบที่ต้องการด่วน 22%

เงินเดือน และโบนัส 50%

อื่น ๆ 10%

-   จากข้อเท็จจริงดังกล่าวทำให้ตัวเลขในงบการเงินของบริษัทฯ ไม่มีผลกำไร ขาดทุน
    ที่เปลี่ยนแปลงแต่ อย่างไร

-   บริษัทฯ ไม่มีภาระภาษีนิติบุคคล เพราะบริษัทฯ ได้รับการส่งเสริมการลงทุน

-   บริษัทฯ มีภาระต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มจากการขายเศษซากของเสีย และภาษีเงินได้หัก ณ
    ที่จ่ายจากเงินเดือน และโบนัสพนักงาน

หมายเหตุ : บริษัทฯ ได้นำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามที่คณะอนุกรรมการพิเศษเสนอ

ข้อร้องเรียน เรื่องการขายสินค้าให้ประเทศอเมริกา แต่ไม่ได้นำเงินเข้าบัญชีบริษัท ฯ
ผลการสอบสวน ปรากฎว่า

-   บริษัทฯ ได้ให้ลูกหนี้บริษัท ฮันเตอร์ แฟน จำกัด
    โอนเงินค่าสินค้าไปฝากในบัญชีเงินฝากชื่อบุคคลใน

  ประเทศไต้หวัน เพื่อรอชำระค่าวัตถุดิบ และเครื่องจักรในประเทศไต้หวัน
  ซึ่งในงบการเงินของบริษัทฯ ได้บันทึกไว้ ในชื่อบัญชีเงินฝากระหว่างทาง
  ต่อมาได้โอนกลับเข้าบัญชีบริษัทฯ ในประเทศไทยทั้งหมดตั้งแต่ เดือน ตุลาคม 2542

-   มียอดเงิน 250,000 ดอลลาร์สหรัฐอเมริกา ซึ่งได้โอนไปชำระค่าสินค้าในประเทศไต้หวัน
    กับบริษัท

  ซิเชง อิเลคทริค เอ็นเอฟจี เวิคท์ จำกัด ตั้งแต่เดือน กรกฎาคม 2541
  แต่เกิดปัญหาบางประการทำให้ เงิน

  จำนวนดังกล่าวแสดงอยู่ในเงินฝากระหว่างทาง แต่ภายหลังได้ปรับปรุงแก้ไขเรียบร้อย

หมายเหตุ : บริษัทฯ ได้มีการปรับปรุงแก้ไขตามที่คณะอนุกรรมการพิเศษเสนอ
และจะไม่มีเหตุการเช่นนี้เกิดขึ้นอีก

ผลจากการถูกร้องเรียน ทางบริษัทฯ
ได้มีการปรับปรุงแก้ไขระบบการควบคุมภายในและได้นำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทคณะกรรมการตรวจสอบได้ประชุมกันเมื่อวันที่
15 พฤศจิกายน 2544 ได้มีมติให้ความเห็นดังต่อไปนี้
ซึ่งได้ส่งให้กับสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์ และตลาดหลักทรัพย์ มีข้อความดังนี้

ตามที่คณะกรรมการอิสระได้รับจดหมายจากทางสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์
และตลาดหลักทรัพย์ หนังสือที่ กลต.จ. 1339/2544 เรื่องผลของการตรวจสอบข้อร้องเรียน
นั้นได้กล่าวถึงเรื่องมาตรการต่าง ๆ ที่ทางบริษัท ฯ ได้ปรับปรุงและแก้ไขป้องกันปัญหาในอนาคตนั้น
โดยสรุปว่า

ปัญหาในอดีตที่เกิดขึ้น

1.  เรื่องการรับชำระค่าสินค้าจากลูกค้าต่างประเทศที่โอนชำระไปยังบัญชีเงินฝากในประเทศไต้หวัน

2.  เรื่องการขายเศษซากที่ไม่ได้นำเงินเข้าบัญชีเงินฝาก ธนาคารของบริษัท ฯ

แนวทางป้องกัน

1.  ทางบริษัทฯ ได้ทำการปิดบัญชีเงินฝากของผู้บริหารที่ต่างประเทศทั้งหมดทันที
    และโอนเงินที่เหลืออยู่เข้าบัญชีเงินฝากของ

บริษัทฯ ที่ประเทศไทยครบถ้วนแล้ว

2.  ทางบริษัทฯ
    ได้ทำการตกลงกับทางลูกค้าต่างประเทศทุกรายว่าให้ทำการโอนชำระเงินโดยตรงกับทางธนาคารในประเทศ

ไทยในนามบริษัทฯ เท่านั้น

3.  ทางบริษัทฯ ได้เพิ่มมาตรการการตรวจสอบยอดลูกหนี้ต่างประเทศคงค้างทุกรายอย่างใกล้ชิด
    โดยที่ฝ่ายบัญชีจะต้องจัดทำ

รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้เป็นรายสัปดาห์
ส่งให้ผู้บริหารตรวจสอบและฝ่ายตรวจสอบภายในก็ดำเนินการตรวจสอบและ

วิเคราะห์หนี้คงค้างเป็นรายสัปดาห์
เช่นเดียวกันเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและรายงานหัวหน้าตรวจสอบภายใน

1.  ทำการประมูลราคาขายเศษซาก
    โดยติดต่อหาผู้ที่ต้องการซื้อเศษซากมาทำการประมูลเพื่อหาผู้ที่ให้ราคาสูงสุดและทำสัญญา

  เป็นรายปี

2.  จัดหาสถานที่เก็บซากเป็นที่ชัดเจน โดยแยกตามประเภทของเสีย

3.  แผนกศูนย์ควบคุมจะพิจารณาและอนุมัติขายเศษวัสดุที่เป็นของเสียจากไลน์ผลิตและฝ่ายธุรการจะดำเนินการขายเศษวัสดุ

  ของเสียต่างๆ ให้กับผู้ซื้อตามสัญญาประมูล
  โดยฝ่ายธุรการจะแจ้งฝ่ายบัญชีเพื่อออกใบกำกับภาษีโดยที่ผู้ซื้อจะต้องชำระเงิน

  ภายใน 15 วัน

4.  การนำของเสียออกนอกโรงงานนั้นจะต้องมีใบอนุญาตนำของเสียออกนอกโรงงานจากแผนกธุรการเพื่อให้ยามรักษา

  ความปลอดภัย

5.  ฝ่ายบัญชีจะกระทบตัวเลขในใบออกโกดังมาเปรียบเทียบกับใบกำกับภาษีขาย

ความเห็นของคณะกรรมการตรวจสอบ

  ในส่วนของคณะกรรมการอิสระนั้น
  ได้มีส่วนร่วมในคณะอนุกรรมการพิเศษเพื่อตรวจสอบเรื่องนี้ตั้งแต่ต้นมีข้อสรุป

ว่า ในอดีตมีข้อบกพร่องในเรื่องของระบบการควบคุมจริงซึ่งปัจจุบันนี้ ทางบริษัทฯ
ได้มีการปรับปรุงระบบการควบคุมภายใน

และแก้ไขข้อผิดพลาดแล้วซึ่งคณะกรรมการอิสระได้ประเมินแล้วว่าระบบในปัจจุบันนี้
มีความรัดกุมและเหมาะสมเพียงพอที่จะ

ป้องกันปัญหาดังกล่าวได้

ลงชื่อ……………………………………………

(นายไพบูลย์ ภาสพานทอง)

กรรมการอิสระและกรรมการตรวจสอบ

ลงชื่อ……………………………………………

(นางภารดี นาคพันธุ์ชีวัน)

กรรมการอิสระและกรรมการตรวจสอบ

ลงชื่อ……………………………………………

(นางสุกัญญา พิจิตรพงศ์ชัย)

กรรมการอิสระและกรรมการตรวจสอบ