10. การควบคุมภายใน

บริษัท ไทยวาโก้ จำกัด (มหาชน) ได้ให้ความสำคัญต่อการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
โดยคณะกรรมการบริษัทได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบ
สอบทานการประเมินระบบการควบคุมภายใน
เพื่อมุ่งเน้นให้ระบบการควบคุมภายในมีความเพียงพอและเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจ
และมีประสิทธิภาพประสิทธิผลในการดำเนินงาน รวมทั้งการใช้ทรัพยากร การดูแลรักษาทรัพย์สิน
การป้องกัน หรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล การสิ้นเปลือง หรือการทุจริต
ระบบบัญชีและรายงานทางการเงินมีความถูกต้องเชื่อถือได้ รวมทั้งการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ
ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 4/2550 เมื่อวันที่ 19 กุมภาพันธ์ 2551
คณะกรรมการบริษัทและคณะกรรมการตรวจสอบทั้ง 3
ท่านได้ทำการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ ประจำปี 2550
โดยใช้แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
และการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารแล้ว จึงมีความเห็นชอบร่วมกันว่า บริษัทฯ
มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอเหมาะสมกับสภาพการดำเนินงานปัจจุบัน โดยมีสาระสำคัญดังนี้

ด้านองค์กรและสภาพแวดล้อม

บริษัทฯ
ได้มีการกำหนดนโยบายและเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อพนักงาน
ลูกค้า คู่ค้า รวมถึงความรับผิดชอบต่อผู้ถือหุ้น สังคมส่วนรวมและสิ่งแวดล้อม
มีการทบทวนการปฏิบัติตามเป้าหมายที่กำหนดไว้อยู่เป็นประจำเพื่อให้สอดคล้องกับสภาพการณ์ในขณะนั้น
นอกจากนี้บริษัทฯ ยังมีการจัดโครงสร้างองค์กร หน้าที่ ผังการดำเนินงาน
ความรับผิดชอบตามลักษณะงาน กำหนดนโยบายในการกำกับดูแลกิจการ
จริยธรรมธุรกิจและจรรยาบรรณพนักงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน
เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติตนของกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงาน
ซึ่งช่วยให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น
อีกทั้งยังมีการวางระเบียบการตรวจสอบและอนุมัติงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน
การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไปที่รัดกุม
เพื่อป้องกันการใช้อำนาจหน้าที่ในการนำทรัพย์สินของบริษัทไปใช้โดยมิชอบ หรือเกินขอบอำนาจ

ด้านการบริหารความเสี่ยง

บริษัทฯ ได้จัดตั้งคณะกรรมการบริหารจัดการความเสี่ยง
เพื่อให้การบริหารจัดการความเสี่ยงของบริษัทฯ เป็นไปอย่างมีระบบ
มีการกำหนดแผนงานและขั้นตอนการดำเนินงานที่ชัดเจน โดยได้มีการกำหนดประเภทของความเสี่ยง
สาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง ตลอดจนมีการประเมินถึงโอกาสและผลกระทบที่เกิดขึ้น
เพื่อจัดลำดับความเสี่ยงและจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยง
เพื่อลดหรือขจัดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้
รวมทั้งมีการติดตามดูแลการจัดการอย่างเป็นระบบ
โดยคณะกรรมการตรวจสอบได้ติดตามความคืบหน้าในการปฏิบัติงานของคณะกรรมการบริหารจัดการความเสี่ยงพร้อมทั้งให้ข้อแนะนำอย่างสม่ำเสมอ

ทั้งนี้บริษัทฯ ได้มีการประชาสัมพันธ์ให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทราบ
และขอให้ปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้

ด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทฯ
มีการกำหนดขอบอำนาจและวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร
รวมถึงมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานออกจากกัน
เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน
มีการกำหนดวิธีการเข้าทำธุรกรรมที่เกี่ยวโยงกันตามประกาศของคณะกรรมการตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยกับบุคคลที่เกี่ยวโยงกันไว้อย่างชัดเจน
และกระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้นๆ โดยคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทฯ เป็นสำคัญ
ตลอดจนมีมาตรการที่จะติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทฯ เป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ในกรณีที่มีการอนุมัติธุรกรรมในลักษณะที่มีผลผูกพันกับบริษัทฯ ในระยะยาว บริษัทฯ
ได้มีการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้
และมีการทบทวนความเหมาะสมของสัญญาเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์
พร้อมทั้งติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยอย่างสม่ำเสมอ

ด้านระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทฯ จัดให้มีการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
มีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่างๆ
ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่ในสถานที่ที่ปลอดภัยตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และมีการนำ
Software SAP มาใช้ และทำการประมวลผลข้อมูลต่างๆ ด้วยระบบ OLAP (On-Line
Analytical Processing)
ทำให้ประสิทธิภาพในการวางแผนการใช้ทรัพยากรและการบริหารข้อมูลทางการบัญชี การเงิน
การซื้อ การขาย การบริหารสินค้าคงคลัง และการวางแผนการผลิต มีความถูกต้อง รวดเร็ว
แม่นยำ ส่งผลให้ฝ่ายบริหารสามารถรับรู้ข้อมูลและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
อีกทั้งยังมีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถตรวจสอบความถูกต้องย้อนหลังได้ (Audit Trail)
พร้อมทั้งระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ

ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการบริษัทพิจารณา มีเอกสารข้อมูลประกอบเพียงพอต่อการตัดสินใจ
และได้จัดส่งให้คณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาเป็นการล่วงหน้า
พร้อมทั้งมีการบันทึกรายงานการประชุมคณะกรรมการที่มีสาระสำคัญครบถ้วน
และมีการบันทึกความเห็นของกรรมการในเรื่องที่พิจารณาไว้เป็นมติของวาระการประชุมโดยรวม
หากมีข้อซักถามหรือมีความเห็นไม่ตรงกันจะบันทึกไว้ในรายงานการประชุม

ด้านระบบการติดตาม

บริษัทฯ
มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินงานและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย
หากมีความแตกต่างจะพิจารณาทบทวนและปรับเปลี่ยนแผนการดำเนินธุรกิจให้เหมาะกับสถานการณ์อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้เพื่อให้บริษัทฯ มีการควบคุมภายในอย่างเพียงพอ
โดยกำหนดให้สำนักงานตรวจสอบภายในทำการตรวจสอบ
วิเคราะห์และประเมินผลการควบคุมภายในของระบบงานต่างๆ
และตรวจติดตามผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง
ทั้งยังกำหนดให้รายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งมีการประชุมร่วมกันเป็นประจำทุกเดือน
หากตรวจพบข้อบกพร่องที่มีนัยสำคัญคณะกรรมการตรวจสอบจะรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท
เพื่อให้มีการปรับปรุงแก้ไข
และมีการตรวจติดตามความคืบหน้าในการปรับปรุงแก้ไขข้อบกพร่องอย่างสม่ำเสมอ

จากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ ในด้านต่างๆ ดังกล่าวข้างต้น
คณะกรรมการบริษัท ไม่พบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน
และเห็นว่าบริษัทฯ มีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสมเพียงพอ อย่างไรก็ตาม
คณะกรรมการบริษัทตระหนักดีว่า ระบบการควบคุมภายในใดๆ ก็ตาม
อาจจะไม่สามารถรับประกันต่อความเสียหายอันเกิดจากความผิดพลาดได้ทั้งหมด
แต่ก็สามารถป้องกันหรือให้ความเชื่อมั่นในระดับที่สมเหตุสมผล