การควบคุมภายใน

บริษัท สุรพลฟู้ดส์ จำกัด (มหาชน)
ให้ความสำคัญต่อระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง
จึงจัดให้มีการประเมินและให้ความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
เป็นประจำทุกปี สำหรับปี 2554
คณะกรรมการตรวจสอบได้ทำการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
ตามแบบประเมินของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
และนำเสนอคณะกรรมการบริษัท ในการประชุมครั้งที่ 6/2554 เมื่อวันที่ 15 ธันวาคม 2554
เพื่อพิจารณาอนุมัติ

คณะกรรมการบริษัท มีความเห็นว่า ระบบการควบคุมภายในของบริษัท
มีความเพียงพอและเหมาะสมกับการดำเนินงานในปัจจุบัน
ผู้สอบบัญชีมิได้พบจุดอ่อนของการควบคุมภายในที่มีสาระสำคัญ
ประกอบกับฝ่ายจัดการได้สนับสนุนให้มีการพัฒนาระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
โดยใช้หลักการและแนวทางการควบคุมภายในตามมาตรฐานของ The Committee of
Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO)
เพื่อให้มั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่า การดำเนินงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน
สรุปผลการประเมินตามองค์ประกอบการควบคุมภายใน ได้ดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environment)

บริษัทตระหนักถึงโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดี
ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญของการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล ดังนั้น บริษัทจึงได้ดำเนินการ ดังนี้

-   กำหนดนโยบาย เป้าหมาย ทิศทางการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจน วัดผลได้เป็นรูปธรรม
    เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ตลอดจนกำกับดูแลกิจการให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้
    มีการติดตามผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ

-   กำหนดโครงสร้างองค์กรที่เอื้อต่อการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น
    จัดให้มีการแบ่งแยกตำแหน่งประธานกรรมการและประธานเจ้าหน้าที่บริหาร
    เพื่อถ่วงดุลอำนาจระหว่างกัน (Check and Balance)
    และกำหนดให้คณะกรรมการบริษัทต้องประกอบด้วยกรรมการอิสระไม่น้อยกว่า 1 ใน 3
    ของจำนวนกรรมการทั้งหมด และต้องไม่น้อยกว่า 3 คน
    นอกจากนี้ยังแต่งตั้งคณะกรรมการเฉพาะด้านต่างๆ
    เพื่อช่วยพิจารณากลั่นกรองและดำเนินการตามที่คณะกรรมการบริษัทมอบหมาย

-   สื่อสารนโยบายการกำกับดูแลกิจการและประมวลจรรยาบรรณทางธุรกิจ
    และจัดให้มีการติดตามผลการปฏิบัติ
    โดยมุ่งหมายให้เกิดจิตสำนึกและความตระหนักที่ดีในการปฏิบัติหน้าที่

-   กำหนดนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร
    รวมทั้งกำหนดคำบรรยายลักษณะงาน คู่มือการปฏิบัติงาน กฎระเบียบ คำสั่ง
    และข้อบังคับเป็นลายลักษณ์อักษร
    ตลอดจนอำนาจอนุมัติตามหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารแต่ละระดับอย่างรัดกุม เหมาะสม

2.  การบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

บริษัทตระหนักถึงปัจจัยความเสี่ยงทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก
ที่อาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจอย่างมีนัยสำคัญ
คณะกรรมการบริษัทจึงมอบหมายให้คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
ทำหน้าที่ในการดำเนินการและติดตามการดำเนินงานตามนโยบายการบริหารความเสี่ยง
โดยมีการกำหนดคู่มือบริหารความเสี่ยง และมีฝ่ายบริหารความเสี่ยง ทำหน้าที่ในการสนับสนุน
ส่งเสริม
ให้ผู้บริหารและพนักงานทุกคนตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารความเสี่ยงที่กระทบต่อการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ
และเป็นการเตรียมความพร้อมในการป้องกันและแก้ไขได้อย่างเหมาะสมและ

ทันเวลา รวมทั้งมีการติดตามการบริหารความเสี่ยงของหน่วยงานต่างๆ
และรายงานผลต่อคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
นอกจากนี้บริษัทได้จัดให้มีการประเมินความเสี่ยงตามเหตุการณ์ (Event Risk) เช่น
กรณีอุทกภัยในพื้นที่ภาคใต้และภาคกลางในปี 2554
เพื่อให้มั่นใจว่าเหตุการณ์ดังกล่าวจะไม่ส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ

อนึ่ง ในปี 2554
ฝ่ายบริหารความเสี่ยงได้จัดอบรมเชิงปฏิบัติการเรื่องการบริหารจัดการความเสี่ยงองค์กร
เพื่อให้ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบแต่ละหน่วยงาน
มีความรู้ความเข้าใจในเรื่องการระบุเหตุการณ์หรือปัจจัยเสี่ยง
เพื่อนำไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.  การควบคุมการปฏิบัติงาน (Management Control Activities)

  บริษัทตระหนักถึงความสำคัญของการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายจัดการ จึงได้ดำเนินการดังนี้

-   กำหนดขอบเขต อำนาจหน้าที่
    และวงเงินอำนาจอนุมัติรายการของฝ่ายจัดการแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจน
    และเป็นลายลักษณ์อักษร
    โดยมีฝ่ายการเงินและบัญชีกลางทำหน้าที่ตรวจสอบและกำกับการปฏิบัติงานด้านเอกสารให้ถูกต้องตามเงื่อนไขการอนุมัติที่กำหนดไว้

-   แบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบตามหลักการควบคุมภายในที่ดี ได้แก่ (1) ผู้ทำหน้าที่อนุมัติ (2)
    ผู้ทำหน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และ (3)
    ผู้ทำหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน เพื่อสอบยันความถูกต้อง

-   ในการพิจารณาอนุมัติรายการที่เกี่ยวโยงกัน
    บริษัทจะดำเนินการตามหลักเกณฑ์และข้อบังคับของหน่วยงานกำกับดูแลอย่างเคร่งครัด
    ผู้มีส่วนได้เสียในเรื่องนั้นจะไม่ออกเสียงลงมติ และหากเป็นรายการที่มีนัยสำคัญ
    คณะกรรมการตรวจสอบจะพิจารณาให้ความเห็นก่อนเสนอให้คณะกรรมการบริษัทอนุมัติและจะเปิดเผยในรายงานประจำปีต่อไป
    อนึ่ง การพิจารณาทำรายการเกี่ยวโยงนั้น จะคำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญ

-   ส่งเสริมให้ทุกหน่วยงานจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

-   มีคณะทำงานติดตามข้อกำหนดกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจในแต่ละด้าน
    เพื่อทำหน้าที่ในการติดตาม ศึกษาผลกระทบ
    และกำหนดมาตรการในการจัดการเพื่อลดความเสี่ยง
    พร้อมทั้งจัดทำรายงานเสนอต่อคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงเพื่อพิจารณาความเพียงพอเหมาะสมของมาตรการจัดการความเสี่ยง

4.  สารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication)

บริษัทตระหนักถึงความสำคัญของการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวัง
บนพื้นฐานข้อมูลที่มีคุณภาพและเพียงพอต่อการตัดสินใจ รวมทั้งการสื่อสารข้อมูลไปยังผู้เกี่ยวข้อง
จึงได้ดำเนินการ ดังนี้

-   กำหนดให้มีการจัดทำและจัดเตรียมข้อมูลสารสนเทศที่สำคัญ อย่างเพียงพอ ครบถ้วน
    เพื่อให้ผู้บริหารและคณะกรรมการบริษัท มีข้อมูลและสารสนเทศที่เพียงพอต่อการตัดสินใจ
    รวมทั้งได้เชิญผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุม
    เพื่อนำเสนอและชี้แจงประเด็นสำคัญต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทด้วย

-   ใช้นโยบายบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่ประกาศโดยสภาวิชาชีพบัญชีฯ
    และเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจของบริษัท

-   จัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีต่างๆ ไว้ครบถ้วน เป็นหมวดหมู่
    รวมทั้งได้กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารให้เป็นตามที่กฎหมายกำหนด

-   ดำเนินการตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
    โดยได้สื่อสารให้พนักงานได้รับทราบและตระหนักถึงสาระสำคัญและบทลงโทษ
    นอกจากนี้บริษัทยังได้จัดเก็บข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์ตามประกาศของกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

-   มีระบบการสำรองข้อมูลสารสนเทศ และจัดทำแผนการกู้คืนระบบจากภัยพิบัติ (Disaster
    Recovery Plan : DRP)
    โดยจัดเตรียมสถานที่ทำงานและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่จำเป็นต้องใช้ในกรณีเกิดเหตุภัยพิบัติ
    ตลอดจนมีการทดสอบการปฏิบัติตามแผนอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง

-   เผยแพร่ข้อมูลสำคัญ ผ่านเว็บไซต์ของบริษัท (www.surapon.com) อย่างครบถ้วน
    และทันเหตุการณ์

5.  การติดตาม (Monitoring)

บริษัทให้ความสำคัญในระบบการติดตาม เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ประสิทธิผล บรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
รวมทั้งมีระบบการควบคุมภายในสำหรับการดำเนินกิจกรรมต่างๆ จึงดำเนินการ ดังนี้

-   คณะกรรมการบริษัทมีการประชุมเพื่อติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายจัดการ
    พร้อมทั้งให้ความเห็นและข้อเสนอแนะต่อฝ่ายจัดการ

-   คณะกรรมการตรวจสอบได้ประชุมร่วมกับผู้สอบบัญชี ฝ่ายการเงินและบัญชีกลาง
    และฝ่ายตรวจสอบภายใน เพื่อสอบทานงบการเงิน ระบบการควบคุมภายใน
    และติดตามการแก้ไขปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ
    รวมทั้งรายงานประเด็นสำคัญต่อคณะกรรมการบริษัท เป็นประจำทุกไตรมาส

-   คณะกรรมการบรรษัทภิบาลมีการประชุมทุกไตรมาส เพื่อกำกับ ดูแล
    และติดตามการดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบายการกำกับดูแลกิจการ

-   คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงมีการประชุมทุกไตรมาส เพื่อกำกับ ดูแล
    และติดตามให้มีการดำเนินการตามนโยบายการบริหารความเสี่ยงและคู่มือการบริหารความเสี่ยง
    เพื่อให้การบริหารจัดการด้านความเสี่ยงในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล

-   คณะกรรมการสรรหาและพิจารณาผลตอบแทนมีการประชุมเพื่อพิจารณาสรรหาผู้ที่มีคุณสมบัติสมควรได้รับการแต่งตั้งเป็นกรรมการบริษัท
    รวมทั้งพิจารณาค่าตอบแทนกรรมการ เพื่อเสนอต่อคณะกรรมการและที่ประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติ
    และพิจารณาประเมินผลการปฏิบัติงานและค่าตอบแทนของประธานเจ้าหน้าที่บริหาร

-   กำหนดให้ฝ่ายตรวจสอบภายใน สามารถตรวจสอบและให้ความเห็นอย่างเป็นอิสระ
    โดยให้รายงานผลการดำเนินงานโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำทุกไตรมาส
    หรือรายงานทันทีเมื่อมีประเด็นสำคัญ

-   คณะกรรมการตรวจสอบพิจารณาอนุมัติแผนการตรวจสอบภายใน
    โดยใช้หลักการประเมินตามระดับความเสี่ยง
    และเมื่อฝ่ายตรวจสอบภายในตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
    จะรายงานให้ผู้บริหารที่รับผิดชอบกิจกรรมนั้นๆ ทราบทันที
    และนำเสนอรายงานต่อฝ่ายจัดการเพื่อรับทราบหรือขอคำแนะนำเพิ่มเติมโดยทันที
    เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทจะบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล กล่าวคือ

    -   ความถูกต้อง น่าเชื่อถือของรายงานทางการเงิน (Financial Audit)

    -   การปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ ข้อบังคับของทางการและบริษัท (Compliance Audit)

    -   การมีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสมและเพียงพอ รวมถึงการปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพ
        ประสิทธิผล ความปลอดภัยของทรัพย์สิน และการบรรลุวัตถุประสงค์ของการปฏิบัติงาน
        (Operation Audit)