10. ระบบการควบคุมภายในของบริษัท

ปัจจุบันบริษัท จะให้ความสำคัญกับการควบคุมภายในเป็นสำคัญ
มีการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ที่ผ่านมาบริษัท ให้บริษัท ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส
เอบีเอเอส จำกัด ซึ่งเป็นผู้สอบบัญชีของบริษัท เป็นผู้ตรวจสอบระบบการควบคุมภายในของบริษัทด้วย
การตรวจสอบในปีที่ผ่านมา ผู้บริหาร
และผู้ตรวจสอบไม่พบสถานการณ์หรือการปฏิบัติงานในขั้นตอนใดที่จะก่อให้เกิดความเสี่ยงหรือความเสียหายกับบริษัท
ดังรายงานที่แจ้งกับบริษัท นอกจากนี้
ยังมีคณะกรรมการตรวจสอบได้เข้ามาสอบทานระบบการควบคุมภายใน ระบบการปฏิบัติงานของบริษัท
โดยมีการประสานงานกับผู้สอบบัญชีภายนอก และผู้บริหาร
เกี่ยวกับการสอบทานรายงานทางการเงินให้มีการเปิดเผยข้อมูลอย่างเพียงพอและเชื่อถือได้
พร้อมทั้งจัดทำรายงานการปฏิบัติงานของคณะกรรมการตรวจสอบเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทฯ
และรายงานในรายงานประจำปีของบริษัท โดยรายงานดังกล่าว
ลงนามโดยประธานคณะกรรมการตรวจสอบ

- รายละเอียดในรายงานจากประธานคณะกรรมการตรวจสอบในปี 2544 มีดังนี้ : -

คณะกรรมการบริษัท สวนอุตสาหกรรมโรจนะ จำกัด (มหาชน)
ได้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัท โดยประกอบด้วยกรรมการจำนวน 3 ท่าน คือ
นายพงษ์ศักดิ์ อังสุพันธุ์ เป็นประธานกรรมการตรวจสอบ นางอิงอร ประกฤติเวศย์
และนางสาวอมรา เจริญกิจวัฒนกุล เป็นกรรมการตรวจสอบ
โดยกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบในการดูแลเกี่ยวกับรายงานทางการเงิน ระบบควบคุมภายใน
และดูแลให้มีการดำเนินงานตามนโยบายของคณะกรรมการบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยไม่ให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และพิจารณาคัดเลือกเสนอแต่งตั้งผู้สอบบัญชี
และรายงานการดำเนินการดังกล่าวต่อคณะกรรมการบริษัท

ในปี 2544 คณะกรรมการตรวจสอบมีการประชุมและดำเนินการพิจารณาสอบทานงบการเงิน
และติดตามผลการดำเนินงานของบริษัทเป็นรายไตรมาส รวม 4 ครั้ง คือ เมื่อวันที่ 2 เมษายน
2544, วันที่ 29 พฤษภาคม 2544, วันที่ 24 สิงหาคม 2544 และวันที่ 9 พฤศจิกายน 2544
คณะกรรมการเข้าประชุมครบถ้วน
โดยคณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานและให้ความเห็นชอบต่อรายงานทางการเงินประจำปี
และประจำไตรมาสต่าง ๆ ก่อนนำเสนอคณะกรรมการบริษัทรับทราบ
ผลการตรวจสอบและความคิดเห็นของผู้สอบบัญชีอิสระ มีความเห็นว่า
งบการเงินดังกล่าวได้จัดทำตามมาตรฐานการบัญชี และมีการเปิดเผยข้อมูลที่เพียงพอและเชื่อถือได้

นอกจากนี้คณะกรรมการได้พิจารณาคัดเลือกผู้สอบบัญชีปี 2545
โดยจะนำเสนอต่อคณะกรรมการของบริษัทในการแต่งตั้งให้ บริษัท ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส
เอบีเอเอส จำกัด โดยนายสุชาติ เหลืองสุรสวัสดิ์, นางณฐพร พันธุ์อุดม และนางอุณากร พฤฒิธาดา
ผู้สอบบัญชีของปี 2544 เดิม เป็นผู้สอบบัญชีในงบการเงินปี 2545
เพื่อเสนอต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติต่อไป

- องค์กรและสภาพแวดล้อม

คณะกรรมการได้ดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจน วัดผลได้
เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน ตลอดจนมีการทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงาน
ว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้หรือไม่ อย่างรอบคอบ
และมีการวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนแก่พนักงานอย่างสมเหตุสมผล
โดยไม่มีการจูงใจ
หรือให้ผลประโยชน์ตอบแทนที่เกินสมควรแก่พนักงานในลักษณะที่อาจนำไปสู่การกระทำทุจริตหรือประพฤติมิชอบ
บริษัทฯ ได้มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
มีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (code of conduct)
และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษรรวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน
มีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อ
และการบริหารทั่วไปที่รัดกุม และสามารถป้องกันการทุจริต
ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน
บริษัทได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

- การบริหารความเสี่ยง

บริษัท
มีการประเมินอย่างสม่ำเสมอว่าการประกอบธุรกิจของบริษัทมีปัจจัยใดบ้างที่เป็นปัจจัยความเสี่ยงทั้งที่มาจากภายนอก
และภายใน ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ
มีการวิเคราะห์อยู่เสมอว่าเหตุการณ์ใดที่จะก่อให้เกิดปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงนั้น
โดยมีการกำหนดให้มีมาตรการในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยงรวมทั้งมาตรการในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น
บริษัทได้แจ้งให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
ตลอดจนมีการติดตามว่าหน่วยงานต่าง ๆ ได้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้หรือไม่

- การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจน
และเป็นลายลักษณ์อักษร, มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้านคือ หน้าที่อนุมัติ
หน้าที่บันทึกรายการบัญชี และข้อมูลสารสนเทศ และหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน
ออกจากกันโดยเด็ดขาด เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน
ในกรณีที่บริษัทมีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนด
โดยการพิจารณาอนุมัติและคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของธุรกรรมนั้นว่า
ได้กระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้น ถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก,
การอนุมัติธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาว (เช่น
การทำสัญญาซื้อขายสินค้า การให้กู้ยืม การค้ำประกัน)
ได้มีการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ตลอดระยะเวลาที่มีผลผูกพันบริษัท เช่น
ติดตามการชำระคืนหนี้ตามกำหนด การทบทวนความเหมาะสมของสัญญาเป็นต้น
โดยมีมาตรการครอบคลุมไปถึงกรณีที่ผู้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าวนำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวด้วย

ในกรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม
บริษัทมีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ
รวมทั้งมีการกำหนดทิศทางให้บุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้เป็นกรรมการหรือผู้บริหารในบริษัทดังกล่าวถือปฏิบัติ
และติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งนี้
เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาชื่อเสียงของบริษัท

- ระบบสารสนเทศ และการสื่อสารข้อมูล

บริษัท ได้ปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัด ระวัง ไม่ว่าจะเป็น กรรมการ ผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น
หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง คือ การตัดสินใจบนพื้นฐานที่มีข้อมูลที่มีคุณภาพและเพียงพอต่อการตัดสินใจ
ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลอื่น บริษัทตระหนักอยู่เสมอว่า
การสื่อสารข้อมูลดังกล่าวไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง
และเป็นที่สิ่งที่จะช่วยให้เกิดความมีประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน
ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการพิจารณา บริษัทได้จัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ อย่างเพียงพอ
เพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการตัดสินใจ เช่น รายละเอียดของเรื่องที่เสนอให้พิจารณา เหตุผล
ผลกระทบต่อบริษัท ทางเลือกต่าง ๆ เป็นต้น โดยบริษัท ได้จัดส่งหนังสือนัดประชุม
หรือเอกสารประกอบการประชุมที่ระบุข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอต่อการพิจารณาก่อนการประชุม
อย่างน้อยภายในระยะเวลาขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนด ไม่น้อยกว่า 7 วัน
รายงานการประชุมกรรมการ
มีรายละเอียดตามควรที่ทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าของกรรมการได้
มีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี และบัญชีต่าง ๆ ไว้ครบถ้วน เป็นหมวดหมู่
และไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องนี้ โดยคณะกรรมการได้พิจารณาแล้วว่า
ฝ่ายบริหารได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป และเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัท
โดยไม่เลือกใช้นโยบายบัญชีที่ทำให้บริษัทแสดงผลประกอบการที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

- ระบบการติดตาม

บริษัทได้มีระบบการติดตามอย่างสม่ำเสมอว่ามีการปฏิบัติตามเป้าหมายการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามที่วางไว้หรือไม่
มีระบบการควบคุมภายในซึ่งดำเนินการอยู่อย่างต่อเนื่อง
และมีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป รวมทั้งข้อบกพร่องต่าง ๆ
ให้ได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที โดยคณะกรรมการได้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหาร
กับเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่กำหนด
หากผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นมีความแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้ จะดำเนินการตรวจสอบ
และให้แก้ไขภายในเวลาที่เหมาะสม
บริษัทจัดให้มีการตรวจสอบภายในโดยกำหนดให้การรายงานผลการตรวจสอบเสนอตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัท
เพื่อพิจารณาสั่งการแก้ไขภายในเวลาอันควรเมื่อพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
และกำหนดให้มีการรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องดังกล่าวต่อคณะกรรมการตรวจสอบ/คณะกรรมการบริษัท
โดยให้ฝ่ายบริหารรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทโดยพลัน ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ทุจริต
หรือสงสัยว่ามีเหตุการณ์ทุจริต มีการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนกฎหมาย และมีการกระทำที่ผิดปกติอื่น ๆ
ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ