9. การควบคุมภายใน

ที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท ไฮโดรเท็ค จำกัด (มหาชน) ครั้งที่ 2/2555 เมื่อวันที่ 22 กุมภาพันธ์
2555 มีคณะกรรมการตรวจสอบทั้ง 3 ท่านเข้าร่วมประชุม
ซึ่งคณะกรรมการบริษัทได้ประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัทสำหรับปี 2554 ทั้ง
5 ด้าน ได้แก่ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
และระบบการติดตาม ซึ่งได้มีการติดตามประเมินผลการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
และไม่มีข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ (ตามรายงานของคณะกรรมการตรวจสอบตามเอกสารแนบ 3)
โดยสรุปผลการประเมินการควบคุมภายในได้ดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายและแผนการดำเนินธุรกิจ เพื่อสร้างความมั่นคงทางธุรกิจ
และมีการพัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ตลอดจนมีการพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง
เพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ การปรับค่าจ้าง ประกันสุขภาพกลุ่ม
การตรวจสุขภาพประจำปี และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

บริษัทมีการกำหนดโครงสร้างการบังคับบัญชาแยกตามสายงานที่เหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจ
และการกำกับดูแลกิจการ โดยมีหน่วยงานตรวจสอบภายในแยกเป็นหน่วยงานอิสระ
รายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ ให้มีความชัดเจนโปร่งใส
มีการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อพนักงาน ลูกค้า คู่ค้า
รวมถึงรับผิดชอบต่อผู้ถือหุ้น สังคมและสิ่งแวดล้อม ในส่วนของการทำธุรกรรมด้านการเงิน และจัดซื้อ
บริษัทกำหนดให้พนักงานและผู้บริหารปฏิบัติตามอำนาจอนุมัติและดำเนินการ และ
ขั้นตอนปฏิบัติงานของแต่ละฝ่ายซึ่งกำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

2.  การบริหารความเสี่ยง

บริษัทมีการจัดประชุมผู้บริหารทุกเดือน เพื่อวิเคราะห์ติดตามความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นที่เป็นสาระสำคัญ
รวมทั้งมีการกำหนดผู้รับผิดชอบความเสี่ยงในหน่วยงานต่างๆ
พร้อมมอบหมายให้การบริหารความเสี่ยงเป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารทุกคน
มีการวางแผนและกำหนดมาตรการบริหารความเสี่ยง
และจัดให้มีการติดตามการบริหารความเสี่ยงของหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร
รวมทั้งได้มีการจัดอบรมให้ความรู้เรื่องแนวทางการบริหารความเสี่ยงขององค์กรยุคใหม่
โดยให้ผู้บริหารและพนักงานเข้าอบรม เพื่อให้มีความรู้และความเข้าใจมากขึ้น

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทได้มีการจัดทำอำนาจอนุมัติเพื่อใช้ในการกำหนดขอบเขตหน้าที่และการอนุมัติสำหรับการบริหารงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
และประกาศให้ผู้บริหาร รวมถึงพนักงานได้ปฏิบัติตาม นอกจากนี้
คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการพิจารณาทบทวนและอนุมัติแผนการตรวจสอบประจำปี
เพื่อให้ครอบคลุมกระบวนการปฏิบัติงานที่มีความเสี่ยง ทำให้มั่นใจว่าหน่วยงานต่างๆ มีการควบคุม
การปฏิบัติงานอย่างเพียงพอ ทั้งด้านการเงิน การปฏิบัติงาน การปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ
ข้อบังคับต่างๆ โดยกรณีที่มีการทำธุรกรรมกับผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย
อันอาจจะนำมาซึ่งความขัดแย้งทางผลประโยชน์ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะไม่มีสิทธิออกเสียง
และมีการเปิดเผยข้อมูลเป็นไปตามกฏหมายกำหนด
โดยจะต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติตามระเบียบของบริษัท

และจะต้องพิจารณาว่ารายการมีความสมเหตุสมผล เป็นไปตามปกติของธุรกิจ
โดยให้คำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทและผู้ถือหุ้น

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทได้มีการให้ข้อมูลที่สำคัญต่างๆ อย่างเพียงพอเพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการพิจารณา
พร้อมเอกสารประกอบในวาระต่างๆ การจัดส่งหนังสือนัดประชุมคณะกรรมการบริษัท
รายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัท เพื่อประกอบการตัดสินใจล่วงหน้า 7 วัน
โดยมีเลขานุการบริษัทให้คำแนะนำและประสานงานให้คณะกรรมการบริษัททราบ
ด้านการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและเอกสารประกอบนั้น บริษัทได้มีการจัดเก็บไว้อย่างครบถ้วน
เป็นหมวดหมู่ทุกรายการ โดยในปี 2553 บริษัทได้พัฒนาสารสนเทสนำระบบโปรแกรม Mango
Enterprise เป็นระบบบัญชีบริหารต้นทุนโครงการครบวงจร
เพื่อใช้ในการควบคุมบริหารงานต้นทุนโครงการให้มีประสิทธิภาพ

5.  ระบบการติดตาม

บริษัทได้มีการติดตามผลการปฏิบัติงานโดยมีการประชุมผู้บริหารทุกเดือน และคณะกรรมการบริษัท
อย่างน้อยไตรมาสละ 1 ครั้ง เพื่อติดตามผลการดำเนินงานตามแผนงาน โครงการ
และเป้าหมายของบริษัท ว่าเป็นไปตามเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้
โดยกำหนดผู้รับผิดชอบนำเสนอรายงาน
เพื่อทบทวนการปฏิบัติงานและหาสาเหตุแนวทางแก้ไขปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น

สำหรับการดำเนินการเกี่ยวกับระบบควบคุมภายในของบริษัท
บริษัทมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าสอบทานระบบควบคุมภายใน และระบบการปฏิบัติงานของบริษัท
(ตามมติที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 3/2550 เมื่อวันที่ 20 เมษายน 2550)
โดยการประสานงานกับผู้สอบบัญชี
และผู้บริหารเกี่ยวกับการสอบทานรายงานทางการเงินให้มีการเปิดเผยข้อมูลอย่างเพียงพอและเชื่อถือได้

นอกจากนี้ บริษัทได้จัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายใน (Internal Audit)
ซึ่งปฏิบัติงานอย่างเป็นอิสระ โดยเริ่มดำเนินการตั้งแต่ปี 2550
หน่วยงานตรวจสอบภายในของบริษัทจะจัดทำแผนการตรวจสอบภายในประจำปี
ซึ่งเป็นแผนที่ได้ผ่านการพิจารณาอนุมัติจากที่ประชุมคณะกรรมการตรวจสอบ
เพื่อใช้เป็นแนวทางในการติดตามและตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์ในการปฏิบัติงานของฝ่ายงานต่างๆ
ให้สอดคล้องและเป็นไปตามนโยบาย และ/หรือคู่มือการปฏิบัติงานที่กำหนด รวมทั้งดำเนินการแก้ไข
ปรับปรุงระบบควบคุมภายในให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ซึ่งหน่วยงานตรวจสอบภายในจะจัดทำรายงานผลการตรวจสอบภายในเพื่อนำเสนอต่อที่ประชุมคณะกรรมการตรวจสอบทุกไตรมาส
ทั้งนี้ ที่ประชุมคณะกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 3/2554 เมื่อวันที่ 27 กันยายน 2554
ผู้ตรวจสอบภายในได้นำเสนอรายงานตรวจสอบภายในเกี่ยวกับการประเมินผลการควบคุมภายในและการปฏิบัติของฝ่ายงานต่างๆ
โดยได้นำผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ เสนอต่อที่ประชุมคณะกรรมการตรวจสอบ ได้แก่
ตรวจสอบการทำงานและรายการสินทรัพย์ถาวร จัดซื้อ คลังสินค้า และการควบคุมต้นทุน
ซึ่งผลการตรวจสอบ ไม่พบประเด็นใดที่มีสาระสำคัญ

บริษัท เอส พี ออดิท จำกัด ผู้สอบบัญชีของบริษัท
ได้มีรายงานข้อสังเกตที่พบจากการสอบทานงบการเงินของบริษัท (Management Letter)
เกี่ยวกับการควบคุมภายในทางด้านบัญชีและด้านอื่นๆ สำหรับงบการเงินสำหรับปี 2554สิ้นสุดวันที่ 31
ธันวาคม 2554 ซึ่งเป็นประเด็นเกี่ยวกับการสอบทานประมาณการต้นทุน
โดยผู้สอบบัญชีมีรายงานข้อสังเกตที่พบจากการตรวจสอบ โดยมีรายละเอียดดังนี้

+----------------------+----------------------+-----------------------+
| ข้อสังเกตของผู้สอบบัญชี    | ข้อเสนอแนะ            | คำชี้แจงจากผู้บริหาร       |
+----------------------+----------------------+-----------------------+
| 1.  บริษัทยังไม่ม        | 1.                   | 1.  บริษ               |
| ีการจัดทำรายงานเปรียบเท | เพื่อประโยชน์ใ          | ัทได้พิจารณาแล้วว่าการจัดทำ |
| ียบปริมาณสินค้าตามBudget | นการจัดเตรียมข้อมูลในการ |     budget            |
|     ก                | revise               |     ตามปริมาณสินค้า      |
| ับปริมาณสินค้าที่สั่งซื้อไปแล้ว | ประมาณการต้น          |     สำหรับวัสดุทุกรายการ  |
|     ตลอดจนรายงาน     | ทุนทำต่อของแต่ละโครงการ |     ซึ่ง                |
| เปรียบเทียบราคาสินค้าตาม | ให้ม                  | แต่ละโครงการมีวัสดุมากกว่า |
|     Budget           | ีความแม่นยำและรวดเร็วขึ้น |     1000 รายการ       |
|     กับราคาที่ส         | บริษัท                 |     ต้องใช้ทรัพยากร      |
| ั่งซื้อจริงของแต่ละโครงการ | ควรจัดให้มีการทำรายงานเ | ทั้งกำลังคนและระยะเวลาค่อ |
|                      | ปรียบเทียบปริมาณสินค้าตาม | นข้างมากและได้รับผลตอบแท |
|                      | Budget               | นไม่คุ้มค่ากับทรัพยากรเสียไป |
|                      | แล                   |                       |
|                      | ะปริมาณสินค้าที่สั่งซื้อไปแล้ว |  บริษัทจึงจะดำเนินการจัดทำ |
|                      | ตลอดจนรายงาน         |     การ revise budget |
|                      | เปรียบเทียบราคาสินค้าตาม |     ตามปริมา           |
|                      | Budgetกับราคาที่ส       | ณวัสดุในส่วนที่เป็นเครื่องจักร |
|                      | ั่งซื้อจริงของแต่ละโครงการ | และอุปกรณ์หลักของโครงการ |
|                      |                      |     ซึ่งจะดำเนินการ      |
|                      |   นอกจากนี้ยังทำให้บร    | ในโครงการที่เริ่มต้นใหม่ในปี |
|                      | ิษัทสามารถบริหารต้นทุนโคร |     2555              |
|                      | งการได้อย่างมีประสิทธิภาพ |                       |
|                      |                      |                       |
|                      |  เพราะจะช่วยให้ติดตามสา |                       |
|                      | เหตุที่ทำให้ต้นทุนจริงสูงกว่า |                       |
|                      |   Budget             |                       |
|                      |   ที่ตั้งไว้ได้ทันเหตุการณ์   |                       |
+----------------------+----------------------+-----------------------+
| 2.                   | 2.บริษัทควรจัดให้มีการอบ  | 2.  บร                |
|   จากการสอบทานประมาณ | รมแก่พนักงานที่รับผิดชอบโด | ิษัทได้จัดให้มีการอบรมการใช้ |
| การต้นทุนงานก่อสร้างพบว่า | ยตรงในขั้นตอนการจัดทำปร |     cost code         |
|                      | ะมาณการต้นทุนการเสนอซื้อ |     ให                |
|   บริษัทมีการบันทึกบัญชีต้นท | การสั่งซื้อ              | ้แก่พนักงานที่เกี่ยวข้องเพื่อสร |
| ุนที่เกิดขึ้นจริงไม่ตรงกับรหัส | ตลอดจนการบันทึกบัญชีใน   | ้างความเข้าใจให้มากขึ้นแล้ว |
| ต้นทุนในประมาณการต้นทุนโ | เรื่องรหัสต้นทุนงานก่อสร้าง |                       |
| ครงการที่บันทึกในระบบบัญชี | เ                    |  และเน้นการตรวจสอบเพื่อไ |
|     Mango            | พื่อให้มีความเข้าใจที่ตรงกัน | ม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในอนาคต |
|     เนื่องจากสาเหตุ     | นอกจากนี้ควรกำหนดโปร   |                       |
|                      | แกรมบัญชีล๊อคไม่ให้พนักงาน |   ส่ว                  |
| -   ใน               | บันทึกบัญ               | นการแก้ไขโปรแกรมเพื่อล๊อค |
| ขั้นตอนการจัดทำใบเสนอซื้อ | ชีตรงไปยังรหัสต้นทุนหลักได้ |   code                |
|     (Purchase        | เพื่อให้ต้นท             |   ไม่สามารถทำได้เนื่อ     |
|     Requisition)     | ุนที่เกิดขึ้นจริงมีความถูกต้อง | งจากเป็นโปรแกรมสำเร็จรูป |
|                      | และใช้ในการพ          |   ไม่ใช่โป              |
|   ผู้ทำการขอซื้อระบุรหัสต้น | ิจารณาการปรับปรุงประมาณ | รแกรมที่บริษัทพัฒนาขึ้นมาเอง |
| ทุนไม่ตรงตามที่กำหนดไว้ใน | การต้นทุนได้อย่างเหมาะสม |                       |
|     BOQ              |                      |                       |
|     ทำให้ออกใบสั่งซื้อ    |                      |                       |
|     (Purchase Order) |                      |                       |
|     ตลอ              |                      |                       |
| ดจนการบันทึกบัญชีไม่ถูกต้อง |                      |                       |
|                      |                      |                       |
| -   กา               |                      |                       |
| รบันทึกบัญชีต้นทุนที่เกิดขึ้นจร |                      |                       |
| ิงตรงไปยังรหัสต้นทุนหลักได้ |                      |                       |
|     เช่น              |                      |                       |
|                      |                      |                       |
|    ในการบันทึกบัญชีซื้อทรา |                      |                       |
| ยต้องลงบัญชีที่รหัสต้นทุนย่อย |                      |                       |
|     code 100111 :    |                      |                       |
|     Soil/Sand/Gravel |                      |                       |
|     แต               |                      |                       |
| ่ไปบันทึกบัญชีที่รหัสต้นทุนหลัก |                      |                       |
|     code 100110 :    |                      |                       |
|     Land work เป็นต้น  |                      |                       |
|                      |                      |                       |
|   การบันทึกบัญช         |                      |                       |
| ีไม่ตรงตามรหัสต้นทุนตามที่ร |                      |                       |
| ะบุไว้ข้างต้นนั้นส่งผลต่อการ |                      |                       |
|   Revise             |                      |                       |
|   ต้นทุนทำต่อได้ยากขึ้น    |                      |                       |
|   แ                  |                      |                       |
| ละอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด |                      |                       |
| ในการทำประมาณการต้นทุน |                      |                       |
+----------------------+----------------------+-----------------------+