9. ระบบการควบคุมภายใน

บริษัทตระหนักถึงความสำคัญของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
จึงมุ่งเน้นให้มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสมต่อการดำเนินธุรกิจ
ทั้งในด้านสภาพแวดล้อมภายในองค์กร การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร
และระบบการติดตามข้อมูล

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 2/2553 เมื่อวันที่ 24 กุมภาพันธ์ 2553
คณะกรรมการตรวจสอบทั้ง 3 ท่านได้ร่วมกันสอบทานการประเมินระบบการควบคุมภายใน
โดยใช้ข้อมูลจากแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
ซึ่งจัดทำโดยคณะกรรมการบริษัทและฝ่ายบริหารเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
พร้อมกับซักถามข้อมูลเพิ่มเติมจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัททั้ง
5 ด้าน คือ ด้านสภาพแวดล้อมภายในองค์กร การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร
และระบบการติดตามข้อมูล และมีความเห็นว่า
บริษัทมีระบบควบคุมภายในที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการที่จะดูแลรักษาทรัพย์สิน
และป้องกันทรัพย์สินอันเกิดจากผู้บริหารนำไปใช้หรือจำหน่ายจ่ายโอนโดยมิชอบหรือไม่มีอำนาจ
เพื่อลดความผิดพลาด ความเสียหาย การสิ้นเปลือง และการทุจริต โดยการทำธุรกรรมต่าง ๆ
ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจจัดการ
มีการบันทึกบัญชีเพื่อให้รายงานทางการเงินถูกต้องเชื่อถือได้
และมีระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร
รวมทั้งการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ และข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจอย่างเคร่งครัด
นอกจากนี้ บริษัทได้ให้ความสำคัญกับการพัฒนาด้านการบริหารความเสี่ยงที่เหมาะสมอย่างต่อเนื่อง

ระบบควบคุมภายในและการตรวจสอบภายในของบริษัทที่ได้กำหนดไว้มีสาระสำคัญดังนี้

1.  สภาพแวดล้อมภายในองค์กร (Organizational Control and Environment
    Measure)

บริษัทเล็งเห็นถึงความสำคัญกับการมีโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดี
ซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล ดังนั้น
จึงมีนโยบายในการสร้างสภาวะแวดล้อมการควบคุมหรือปัจจัยต่าง ๆ
ซึ่งเอื้อให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้ตามที่บริษัทมุ่งหวัง
เป็นการสร้างบรรยากาศการควบคุม
เพื่อส่งเสริมให้ผู้บริหารและบุคลากรในองค์กรตระหนักถึงความจำเป็นและมีทัศนคติที่ดีต่อการเอื้อของควบคุมภายใน
เช่น

-   บริษัทได้ให้ความสำคัญต่อความซื่อสัตย์สุจริตและจริยธรรมในการดำเนินธุรกิจ
    การจัดโครงสร้างขององค์กรและสายการบังคับบัญชาอย่างชัดเจนและเหมาะสม
    การกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจน การมีนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นต้น

-   คณะกรรมการบริษัทได้ดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้
    โดยมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจในระยะสั้น
    และมีการจัดทำประมาณการรายได้และรายจ่ายแบ่งเป็นรายไตรมาสเพื่อให้แต่ละหน่วยงานนำไปปฏิบัติ
    และจัดให้มีการทบทวนเป้าหมายในการดำเนินงานเป็นรายไตรมาสด้วย
    มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่มีการแบ่งแยกหน้าที่ของแต่ละส่วนงานอย่างชัดเจน โดยแยกเป็น 2
    ส่วนหลัก คือ ส่วนสนับสนุนปฏิบัติการ และส่วนการผลิต
    เพื่อช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

-   บริษัทได้จัดทำข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (Code Of Conduct)
    ข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการ
    และระเบียบวิธีปฏิบัติใน
    ธุรกรรมด้านการเงินในระดับคณะกรรมการบริหารและผู้อำนวยการฝ่าย
    รวมทั้งมีนโยบายและระเบียบปฏิบัติสำหรับการจัดซื้อและการบริหารทั่วไปโดยส่วนกลางไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
    รวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืนเพื่อป้องกันการทุจริต

ทั้งนี้ ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงานดังกล่าว บริษัทได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้า
เพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

2. การบริหารความเสี่ยง (Risk Management Measure)

บริษัทมีการพิจารณาไตร่ตรองถึงลักษณะความเสี่ยงที่บริษัทประสบอยู่
หรือคาดว่าจะประสบทั้งจากปัจจัยภายในและภายนอก
ที่อาจมีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัท
และมีการประเมินติดตามอย่างสม่ำเสมอถึงเหตุการณ์ที่จะทำให้ปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น
รวมทั้งกำหนดให้มีมาตรการในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
และมาตรการในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น ทั้งนี้
ผู้บริหารระดับสูงของบริษัทจะมีการประชุมร่วมกันทุกเดือนเพื่อรับทราบความเสี่ยง
กำหนดมาตรการบริหารความเสี่ยงและนำมาตรการที่กำหนดร่วมกันไปปฏิบัติและมีการติดตามว่าหน่วยงานต่าง
ๆได้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้

  3. การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร (Management Control Activities)

เพื่อให้บริษัทมั่นใจว่าแนวทางที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้ได้รับการตอบสนองและปฏิบัติตามจากบุคลากรในบริษัท
คณะกรรมการบริษัทมีนโยบายในการการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ดังนี้

1)  บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่
    และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร

2)  บริษัทมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้าน ต่อไปนี้ออกจากกันโดยเด็ดขาด
    เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน (1) หน้าที่อนุมัติ (2)
    หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และ (3) หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

3)  ในกรณีที่บริษัทมีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
    หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
    บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมในการกำหนดขอบเขตอำนาจและหน้าที่ของคณะกรรมการบริหาร
    ซึ่งหากมีธุรกรรมเกี่ยวข้องกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
    หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
    บริษัทจะให้คณะกรรมการตรวจสอบให้ความเห็นในธุรกรรมดังกล่าว
    การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้นจะกระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียใน ธุรกรรมนั้นเท่านั้น
    โดยคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญและพิจารณาโดยถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก
    โดยทั่วไป
    บริษัทจะให้คณะกรรมการตรวจสอบเป็นผู้ให้ความเห็นเกี่ยวกับความจำเป็นและความเหมาะสมของรายการนั้น
    ในกรณีที่คณะกรรมการตรวจสอบไม่มีความชำนาญในการพิจารณารายการระหว่างกันที่อาจเกิดขึ้น
    บริษัทจะให้ผู้เชี่ยวชาญอิสระหรือผู้สอบบัญชีของบริษัทเป็นผู้ให้ความเห็นเกี่ยวกับรายการระหว่างกันดังกล่าว
    เพื่อนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจของคณะกรรมการบริษัทหรือผู้ถือหุ้นตามแต่กรณี

ในภาพรวม บริษัทมีกิจกรรมการควบคุมที่เหมาะสม เพียงพอ และมีประสิทธิผล
โดยกำหนดให้มีนโยบายและระเบียบปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษร
ระบุการดำเนินงานในส่วนที่มีความเสี่ยงสำคัญและกำหนดกลไกในการควบคุมเพื่อป้องกันและลดข้อผิดพลาด
มีการสอบทานผลการดำเนินงานโดยฝ่ายบริหาร
มีการกำหนดให้ใช้ดัชนีวัดผลการดำเนินงานกับพนักงานทั้งองค์กร การควบคุมกิจกรรมด้านการบริหาร
การควบคุมภายในด้านการบัญชีการเงิน ด้านการจัดซื้อจัดจ้าง ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล
และด้านการทำธุรกรรมต่าง ๆ มีความเหมาะสมเพียงพอ

  4. ระบบข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication Measure)

บริษัทมีระบบข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวเนื่องกับการปฏิบัติงาน
การรายงานทางการเงินและการดำเนินงาน การปฏิบัติตามนโยบายและระเบียบปฏิบัติต่าง ๆ
ที่ใช้ในการควบคุมดำเนินกิจกรรมขององค์กร
รวมทั้งข้อมูลสารสนเทศที่ได้จากภายนอกองค์กรมีการสื่อสารไปยังผู้บริหารและผู้ใช้ภายในองค์กร
ในรูปแบบที่ช่วยให้ผู้รับข้อมูลสารสนเทศปฏิบัติหน้าที่ตามความรับผิดชอบได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
และให้ความมั่นใจว่ามีการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกองค์กรที่มีผลทำให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

กรรมการบริษัทมีนโยบายในการจัดการระบบข้อมูลสารสนเทศของบริษัท
เพื่อให้การตัดสินใจบนฐานข้อมูลที่ถูกต้อง ของผู้ถือหุ้น นักลงทุน และผู้ที่เกี่ยวข้อง
รวมทั้งส่งเสริมให้เกิดความมีประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน ดังนี้

ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการพิจารณา บริษัทได้จัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ อย่างเพียงพอ
เพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการตัดสินใจ เช่น รายละเอียดของเรื่องที่เสนอให้พิจารณา,
เหตุผล, ผลกระทบต่อบริษัท,ทางเลือกต่าง ๆ
โดยกรรมการบริษัทจะได้รับหนังสือนัดประชุมหรือเอกสารประกอบการประชุมที่ระบุข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอต่อการพิจารณาก่อนวันประชุมโดยเฉลี่ยอย่างน้อย
7 วัน และมีการบันทึกรายงานการประชุมกรรมการ
ซึ่งมีรายละเอียดตามควรที่ทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้
เช่น ได้มีการบันทึกข้อซักถามของกรรมการ ความเห็นหรือข้อสังเกตของกรรมการในเรื่องที่พิจารณา
รวมถึงความเห็นของกรรมการรายที่ไม่เห็นด้วยกับเรื่องที่เสนอพร้อมเหตุผล

นอกจากนี้ บริษัทได้จัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
รวมทั้งมีการติดตามว่าฝ่ายบริหารได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
และเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัท
โดยไม่เลือกใช้นโยบายบัญชีที่ทำให้บริษัทแสดงผลประกอบการที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

  5. ระบบการติดตาม (Monitoring)

บริษัทมีการติดตามประเมินผลการควบคุมภายในและประเมินคุณภาพของการปฏิบัติงาน
โดยกำหนดวิธีปฏิบัติงาน เพื่อติดตามการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
และเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงานตามปกติของฝ่ายบริหาร ผู้ควบคุมงาน
และผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ เพื่อให้การดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ในปี 2551
บริษัทได้จัดตั้งให้มีหน่วยงานตรวจสอบภายในขึ้น
โดยการตรวจสอบของฝ่ายตรวจสอบภายในและพัฒนาระบบตามแผนการตรวจสอบประจำปีได้มีการประเมินผล
และคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทได้มีการสอบทานผลการดำเนินงาน
การบริหารความเสี่ยงของบริษัท อย่างสม่ำเสมอ กรณีที่พบข้อที่ควรปรับปรุง
ได้มีการกำหนดแนวทางวิธีปฏิบัติ
เพื่อให้ความมั่นใจว่าข้อตรวจพบจากการตรวจสอบและการสอบทานได้รับการพิจารณาสนองตอบ
และมีการวินิจฉัยสั่งการให้ดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่องทันที อีกทั้ง
บริษัทมีนโยบายในการติดตามอย่างสม่ำเสมอ ว่ามีการปฏิบัติตามเป้าหมายที่วางไว้
ระบบการควบคุมภายในยังดำเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง
และมีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป เพื่อให้ข้อบกพร่องต่าง ๆ
ได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที

อนึ่ง
คณะกรรมการบริษัทได้มีการติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารว่าเป็นไปตามเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้
ในกรณีมีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
จะมีการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบ
เพื่อพิจารณาสั่งการแก้ไขภายในระยะเวลาอันควร
รวมถึงการรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องดังกล่าวต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบ
และมีการพิจารณาติดตามผลการดำเนินงานของบริษัท
พร้อมทั้งปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับสภาวการณ์ปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ

คณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานระบบการควบคุมภายในซึ่งประเมินโดยผู้บริหารและฝ่ายตรวจสอบภายใน
ไม่พบประเด็นปัญหาหรือข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
ซึ่งสอดคล้องกับความเห็นของผู้สอบบัญชีของบริษัทว่า
ระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงพอและมีประสิทธิผล