10. การควบคุมภายใน

  ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 1/2544 เมื่อวันที่ 19 มีนาคม 2544
  โดยมีกรรมการอิสระและกรรมการตรวจสอบ ทั้ง 3 ท่าน เข้าร่วมประชุมด้วย
  คณะกรรมการได้มีความเห็นเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่างๆ 5 ส่วน
  สรุปได้ดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environment Measure)

  หลังการปรับโครงสร้างหนี้ บริษัทมีการปรับลดพนักงานเพื่อให้เหมาะสมกับขนาดขององค์กร
  และมีการแต่งตั้งผู้มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมเข้ามาเป็นผู้บริหารระดับสูง
  และพิจารณาปรับเงินเดือนพนักงานตามความเหมาะสม
  เพื่อเป็นสิ่งจูงใจให้พนักงานทุ่มเทการทำงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้

2.  การบริหารความเสี่ยง (Risk Management Measure)

  บริษัทให้ความสำคัญกับการบริหารความเสี่ยงโดยการมอบหมายให้คณะกรรมการบริหารเป็นผู้พิจารณา,
  ประเมิน และวิเคราะห์ความเสี่ยงที่บริษัทประสบอยู่ ตลอดจนหาแนวทางแก้ไข
  และนำเสนอประเด็นความเสี่ยงที่สำคัญ และมีนัยสำคัญต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร (Management Control Activities)

  มีการจัดตั้งคณะกรรมการบริหารเพื่อกำกับดูแลการปฏิบัติงานของแต่ละฝ่ายงานในบริษัทว่าเป็นไปตามแนวทางและนโยบายที่กำหนดไว้
  มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของงานด้านต่างๆ
  เพื่อป้องกันการทุจริตและแสวงหาผลประโยชน์จากทรัพย์สินของบริษัท

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information and Communication Measure)

  ปัจจุบันบริษัทอยู่ในระหว่างการติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ซอฟแวร์สำเร็จรูป ชื่อ IFCA
  สำหรับจัดเก็บและประมวลผลฐานข้อมูลที่สำคัญด้านต่างๆ เช่น ระบบขาย, ระบบจัดซื้อ,
  ระบบบัญชี, ระบบบริหารสินค้าคงเหลือ, ระบบผลิต เป็นต้น เพื่อลดความซ้ำซ้อนของงาน
  และประโยชน์ในการบริหารจัดการและควบคุมภายใน และการนำเสนอรายงานบริหาร
  (Managerial Report)
  คาดว่าระบบดังกล่าวจะสามารถใช้งานอย่างเป็นทางการได้ภายในไตรมาสที่ 2 ของปี 2544

  สำหรับการนัดการประชุมกรรมการบริษัท มีการออกหนังสือนัดประชุมอย่างน้อย 7 วัน
  และได้ปรับปรุงให้มีการส่งเอกสารประกอบการประชุมที่จำเป็นและเพียงพอต่อการพิจารณาก่อนการประชุม
  และมีการบันทึกรายงานการประชุมในประเด็นต่างๆ ที่สำคัญ เช่น
  รายนามกรรมการที่ไม่เข้าร่วมประชุม, การซักถามของกรรมการ,
  ความเห็นของกรรมการพร้อมเหตุผลประกอบ เป็นต้น

5.  ระบบการติดตาม (Monitoring)

  ในอดีตระบบการจัดเก็บฐานข้อมูลของบริษัทมิได้อยู่ในระบบฐานข้อมูลร่วม (Integrated
  database) ทำให้การติดตามประมวลงานเป็นไปได้อย่างล่าช้า
  ซึ่งหลังจากการติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ซอฟแวร์แล้ว
  ทางบริษัทคาดว่าจะสามารถเรียกดูผลการปฏิบัติงาน และการดำเนินงานได้อย่างรวดเร็ว
  และทันต่อเหตุการณ์ เพื่อการติดตามและแก้ไขป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที

  สำหรับข้อควรปรับปรุงในระบบควบคุมภายในที่ทางผู้สอบบัญชี คือ บริษัทสำนักงาน เอินส์ท แอนด์
  ยัง จำกัด ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบงบการเงินประจำงวดปี 2543
  ได้ให้ความเห็นรายงานข้อสังเกตุในการตรวจสอบบัญชีประจำปี 2543 (Management Letter)
  ว่าบริษัทยังมีข้อควรปรับปรุงในระบบการควบคุมภายในที่มีสาระสำคัญในด้านระบบสินค้าคงเหลือ
  และระบบขายและลูกหนี้ ซึ่งที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทได้ให้ความเห็นว่า
  การที่บริษัทมิได้มีระบบการควบคุมภายในในเรื่องดังกล่าวสาเหตุจาก
  ระบบฐานข้อมูลและระบบงานเดิมของบริษัทยังไม่สามารถออกรายงานในลักษณะรายงานบริหารได้
  ทำให้บริษัทยังมีข้อควรปรับปรุงตามที่ผู้สอบบัญชีให้ความเห็น
  แต่อย่างไรก็ตามคาดว่าปัญหาดังกล่าวจะถูกแก้ไขหลังจากที่ระบบคอมพิวเตอร์ซอฟแวร์ IFCA
  ถูกนำมาใช้อย่างเต็มรูปแบบ
  และคณะกรรมการได้ร่วมพิจารณาแนวทางในการแก้ไขที่เสนอโดยฝ่ายจัดการ ดังต่อไปนี้

+----------------------------------+-----------------------------------+
|   ข้อควรปรับปรุง                    |   แนวทางแก้ไขและความคืบหน้า          |
+----------------------------------+-----------------------------------+
| 1.  ระบบสินค้าคงเหลือ               |   บริษ                             |
|                                  | ัทจะจัดทำรายงานวิเคราะห์อายุสินค้าคงเหลือ |
|                                  |                                   |
|  ไม่มีการทำรายงานการวิเคราะห์อายุสินค้า |   ทุกไตรมาส                        |
|                                  |   เพื่อติดตามความเคลื่อนไหวของสินค้า     |
|   คงเหลือ                         |                                   |
|                                  |   คงคลัง                           |
| 2.  ระบบขายและลูกหนี้               |   หลังจากการติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ซอฟ   |
|                                  |                                   |
|   2.1                            |   แวร์เรียบร้อยแล้ว                   |
|   กา                             |                                   |
| รอนุมัติวงเงินเครดิตและส่วนลดการค้าจัดทำ |   ได้แก้ไขปรับปรุงเรียบร้อยแล้ว ดังนี้      |
|                                  |                                   |
|   โดยพนักงานขาย                   |   1.                              |
|   และอนุมัติโดยผู้จัดการฝ่ายขายแต่       |                                   |
|                                  | จัดทำเอกสารประกอบการอนุมัติวงเงินเครดิต |
|   เพียงผู้เดียว                      |   และ                             |
|                                  |                                   |
| 2.                               |   ส่วนลดการค้าที่ชัดเจน                |
| ไม่มีการส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้การค้าเป็น |                                   |
|                                  | 2.  การอนุมัติวงเงินเครดิต             |
|   ระยะๆ                          |       ถูกกำหนดเป็นหน้าที่ของ           |
|                                  |                                   |
|                                  |   ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน และ          |
|                                  |   กรณีที่มีการให้ส่วนลด                 |
|                                  |                                   |
|                                  |   การค้าที่มิใช่การลดตามนโยบายปกติ      |
|                                  |   ต้องได้รับ                         |
|                                  |                                   |
|                                  |                                   |
|                                  |  อนุมัติโดยผู้บริหารระดับอำนวยการฝ่ายขึ้นไป |
|                                  |                                   |
|                                  |   จะดำเนิน                         |
|                                  | การหลังการการติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์เรียบ |
|                                  |                                   |
|                                  |   ร้อยแล้ว                          |
|                                  |   และกำหนดให้ส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้    |
|                                  |                                   |
|                                  |   โดยการสุ่มตัวอย่าง ทุกไตรมาส         |
+----------------------------------+-----------------------------------+

  ทั้งนี้ที่ประชุมคณะกรรมการได้พิจารณาเห็นชอบแนวทางแก้ไขข้างต้น
  และกำหนดระยะเวลาที่จะแก้ไขข้อควรปรับปรุงที่ยังไม่ได้ดำเนินการแก้ไขให้เสร็จสิ้นภายในไตรมาสที่
  2 ของปี 2544