10. การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบ
เป็นผู้สอบทานความเหมาะสมและความมีประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายในที่ฝ่ายบริหารจัดให้มีขึ้น
เพื่อให้มั่นใจได้ว่า ระบบการควบคุมภายในของเอ็กโกเหมาะสม เพียงพอ สอดคล้องกับแนวทางของ
ตลท. และหลักการการควบคุมภายในของ COSO (The Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission)
ครอบคลุมการควบคุมภายในด้านการบริหาร (Management Control) การดำเนินงาน
(Operational Control) การบัญชีและการเงิน (Financial Control)
และการปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง (Compliance Control)

คณะกรรมการบริษัทกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของฝ่ายตรวจสอบภายในไว้ในระเบียบบริษัท
ซึ่งผ่านการเห็นชอบจากคณะกรรมการตรวจสอบ และอนุมัติโดยคณะกรรมการบริษัท
ฝ่ายตรวจสอบภายในเป็นหน่วยงานระดับฝ่าย ปฏิบัติงานตรวจสอบอย่างเป็นอิสระ
รายงานผลการตรวจสอบตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
และรายงานการบริหารงานทางด้านธุรการต่อกรรมการผู้จัดการใหญ่
โดยมีขอบเขตงานตรวจสอบทั้งเอ็กโก บริษัทย่อย และบริษัทร่วม
ตามแผนงานตรวจสอบประจำปีที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการตรวจสอบ

คณะกรรมการตรวจสอบได้ทบทวนระบบการควบคุมภายใน และการบริหารความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง
รวมทั้งพิจารณาผลการตรวจสอบของฝ่ายตรวจสอบภายในและความเห็นของผู้สอบบัญชีเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในของบริษัท
และรายงานผลการปฏิบัติงานให้คณะกรรมการบริษัททราบเป็นประจำ

เมื่อพิจารณาปัจจัยข้างต้นประกอบกับระบบการควบคุมภายในและการปฏิบัติงานที่บริษัทจัดให้มีขึ้นแล้ว
คณะกรรมการบริษัทจึงมีความเห็นตรงกันกับคณะกรรมการตรวจสอบว่าระบบการควบคุมภายในของเอ็กโกและบริษัทย่อยมีความเพียงพอและเหมาะสม
สามารถป้องกันทรัพย์สินของเอ็กโกและบริษัทย่อยจากการที่ผู้บริหารและพนักงานนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
ไม่ให้เกิดความเสียหายอย่างมีสาระสำคัญ และที่ผ่านมาคณะกรรมการตรวจสอบ
และคณะกรรมการบริษัทไม่เคยได้รับรายงานว่ามีข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญจากผู้สอบบัญชีและฝ่ายตรวจสอบภายในแต่อย่างใด

ทั้งนี้ได้แนบรายงานการปฏิบัติงานของคณะกรรมการตรวจสอบในปี 2555
ไว้ในรายงานประจำปีนี้ด้วยแล้ว

ระบบการควบคุมภายในและการปฏิบัติงานของบริษัทที่สนับสนุนความเห็นของคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัท
มีดังต่อไปนี้

องค์กรและสภาพแวดล้อม

-   คณะกรรมการบริษัทกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ และวัตถุประสงค์ไว้อย่างชัดเจน
    เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติของฝ่ายบริหารและพนักงาน
    และมีการทบทวนการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปตามเป้าหมาย
    โดยคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าตลอดจนผู้ร่วมลงทุน เพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

-   คณะกรรมการบริษัทจัดโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสม
    และปรับปรุงเมื่อสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงไป เพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจ

-   กำหนดจรรยาบรรณทางธุรกิจ
    และหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีเป็นลายลักษณ์อักษรให้กรรมการและพนักงานยึดถือเป็นแนวปฏิบัติ
    และมีการทบทวนตามระยะเวลาที่เหมาะสม รวมทั้งการจัดอบรมให้พนักงานใหม่มีความเข้าใจ
    และรับทราบวิธีปฏิบัติ รวมทั้งการป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์

-   มีระเบียบปฏิบัติ และคำสั่งมอบหมายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบในเรื่อง การบัญชี การเงิน
    การงบประมาณ การจัดซื้อ การพนักงาน ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
    และประกาศให้พนักงานทุกคนได้รับทราบและปฏิบัติตาม
    พนักงานที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามระเบียบและคำสั่งอาจถูกลงโทษทางวินัย

  การประเมินความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยง

เอ็กโกมีคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงในระดับผู้บริหารของกลุ่มเอ็กโก
ซึ่งมีกรรมการผู้จัดการใหญ่เป็นประธาน
มีการสอบทานผลการดำเนินงานบริหารความเสี่ยงของเอ็กโกและบริษัทย่อยและรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัทอย่างสม่ำเสมอ
โดยคณะกรรมการบริษัทได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบทบทวนกับฝ่ายบริหารในเรื่องนโยบายการบริหารความเสี่ยงและการปฏิบัติตามนโยบาย

-   โครงสร้างขององค์กรปัจจุบัน
    กำหนดให้งานบริหารความเสี่ยงอยู่ในความรับผิดชอบของฝ่ายแผนงาน
    ซึ่งทำให้สามารถเชื่อมโยงแผนงานและความเสี่ยงองค์กรได้เป็นอย่างดี

-   รายละเอียดของการประเมินความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยงของกลุ่มเอ็กโก
    แสดงไว้ในรายงานประจำปีนี้หัวข้อ “ปัจจัยความเสี่ยง”

  กิจกรรมควบคุม

เพื่อให้มั่นใจว่าแนวทางและนโยบายที่คณะกรรมการและฝ่ายบริหารกำหนดไว้นั้นได้รับการปฏิบัติตาม
ฝ่ายบริหารจึงจัดให้มีการควบคุมทางการบัญชี การเงิน การดำเนินงาน
และการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน ดังนี้

-   กำหนดอำนาจดำเนินการและระดับวงเงินอนุมัติรายการประเภทต่างๆ
    ของผู้บริหารไว้เป็นลายลักษณ์อักษรใน “ตารางอำนาจดำเนินการ” (Table of
    Authority)

-   แบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในหน้าที่งานที่เกี่ยวกับการอนุมัติรายการ
    การดำเนินการหรือการบันทึกบัญชี และการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน ออกจากกันโดยเด็ดขาด

-   ติดตามดูแลผลการดำเนินงานของบริษัทย่อย บริษัทร่วมทุน
    อย่างสม่ำเสมอโดยฝ่ายบริหารสินทรัพย์

-   มีมาตรการที่รัดกุมในการทำธุรกรรมที่เข้าเงื่อนไขเป็นรายการที่เกี่ยวโยงกัน
    โดยจะต้องผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจอนุมัติซึ่งไม่เป็นผู้ที่มีส่วนได้เสีย
    โดยคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัท

-   กำหนดให้ฝ่ายเลขานุการบริษัทรับผิดชอบดูแลให้การปฏิบัติงานของเอ็กโกและคณะกรรมการบริษัท
    รวมถึงการเปิดเผยข้อมูลเป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
    ข้อกำหนดของ ก.ล.ต. ตลท. และข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการบริษัท
    โดยมีการหารือฝ่ายกฎหมายเป็นกรณีๆ ไป

-   ดำเนินการเพื่อให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ของกลุ่มบริษัทไม่ขัดต่อพระราชบัญญัติว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
    และกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้อง
    โดยสื่อสารให้พนักงานทุกคนรับทราบและลงนามยืนยันรับรองการไม่ละเมิดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

  ระบบสารสนเทศและการจัดการขัอมูล

เอ็กโกจัดระบบสารสนเทศให้มีข้อมูลสำคัญเพียงพอต่อการตัดสินใจของคณะกรรมการชุดต่างๆ
และของฝ่ายบริหาร และจัดให้มีช่องทางการสื่อสารภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ ดังนี้

-   ในการเสนอเรื่องเพื่อประชุมคณะกรรมการชุดต่างๆ
    คณะกรรมการจะได้รับหนังสือเชิญประชุมและเอกสารประกอบการประชุมที่มีข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอ
    ก่อนการประชุมล่วงหน้าในระยะเวลาที่เหมาะสม และจะมีการบันทึกข้อซักถาม ความเห็น
    และข้อสังเกตของกรรมการในเรื่องที่พิจารณา
    และสรุปความเห็นของที่ประชุมไว้ในรายงานการประชุมเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงหรือเพื่อการตรวจสอบ

-   มีการประชุมระหว่างคณะกรรมการตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีและฝ่ายบริหารที่เกี่ยวข้อง
    เพื่อทบทวนการจัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป รวมถึงมาตรฐานการบัญชีสากล

-   มีการประชุม Business Update Meeting ระหว่าง กรรมการผู้จัดการใหญ่ และ
    ผู้บริหารของแต่ละสายงาน เพื่อติดตามความก้าวหน้าของงาน แก้ไขปัญหา (ถ้ามี)
    ทำให้ผู้บริหารทุกระดับมีข้อมูลเพียงพอต่อการปฏิบัติงาน และการตัดสินใจ

-   จัดช่องทางการสื่อสารภายในผ่านระบบ Intranet
    ทำให้พนักงานทุกคนได้รับข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับนโยบาย ระเบียบ/คำสั่งของบริษัท
    และการกำกับดูแลกิจการที่ดี รวมทั้งมีการประชุมภายในองค์กรในระดับต่างๆ
    ซึ่งพนักงานสามารถเสนอความคิดเห็นเพื่อการพัฒนาการปฏิบัติงานและระบบงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

-   เอ็กโกจัดเก็บเอกสารข้อมูลประกอบการจัดทำรายงานการเงิน การบันทึกบัญชี
    และเอกสารสำคัญต่างๆ ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
    และไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องนี้

-   มีการรวบรวมข้อกำหนดและกฎหมายทุกชนิดที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจของเอ็กโกและบริษัทย่อยไว้เป็นหมวดหมู่
    และสะดวกในการอ้างอิง ค้นคว้า โดยฝ่ายกฎหมายรับผิดชอบดูแลข้อมูล
    และให้คำปรึกษากรณีมีข้อสงสัย

-   นอกจากการเปิดเผยข้อมูลสารสนเทศผ่านระบบของ ตลท.
    เอ็กโกได้จัดช่องทางการสื่อสารเพื่อเผยแพร่ข้อมูลกับบุคคลภายนอก ผ่านทางเว็บไซต์
    www.egco.com เพื่อให้ผู้ถือหุ้น นักลงทุน สามารถรับข้อมูลของเอ็กโกตลอดเวลา
    รวมทั้งจัดประชุมกับนักลงทุนและนักวิเคราะห์หลักทรัพย์รายไตรมาส
    การแถลงข่าวผ่านสื่อมวลชน
    และจุลสารนักลงทุนที่ฝ่ายนักลงทุนสัมพันธ์แจกให้กับผู้ถือหุ้นและนักลงทุน

-   กำหนดแนวทางสำหรับพนักงานและผู้ถือหุ้นในการแจ้งเบาะแสหรือร้องเรียนการไม่ปฏิบัติตามจรรยาบรรณ
    (Whistleblower) โดยสามารถแจ้งได้ทั้งกับผู้บริหาร คณะกรรมการตรวจสอบ และ
    คณะกรรมการบริษัท โดยผู้แจ้งข้อมูลจะได้รับการปกป้องจากบริษัท

  การติดตามและประเมินผล

  ในการติดตามและประเมินผลว่าระบบการควบคุมภายในที่จัดไว้มีความเพียงพอเหมาะสมนั้น
  เอ็กโกได้ปฏิบัติดังนี้

-   ให้ผู้สอบบัญชีสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระ
    และรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำสม่ำเสมอ

-   มีการประเมินระบบการควบคุมภายในเป็นประจำทุกปี
    โดยใช้แบบประเมินที่จัดทำขึ้นตามแนวทางของ ก.ล.ต.
    และให้ฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานผลการประเมินต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
    และคณะกรรมการบริษัท ซึ่งผลการประเมินในปี 2555
    สามารถสรุปได้ว่าเอ็กโกมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสม

-   เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และจรรยาบรรณทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ
    เอ็กโกได้ให้พนักงานและผู้บริหารลงนามยืนยันในหนังสือรับรองการปฏิบัติตามจรรยาบรรณทางธุรกิจตามลำดับชั้นถึงกรรมการผู้จัดการใหญ่
    และกรรมการผู้จัดการใหญ่และกรรมการผู้จัดการของบริษัทย่อยลงนามยืนยันต่อประธานกรรมการบริษัทของแต่ละบริษัท

-   จัดให้มีการสอบทานความเพียงพอเหมาะสมของระบบการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอโดยฝ่ายตรวจสอบภายใน
    ตามแผนการตรวจสอบภายในประจำปี

-   สำหรับการตรวจสอบงบการเงินของเอ็กโกโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตนั้น
    ผู้สอบบัญชีได้สอบทานระบบการควบคุมภายในทางด้านบัญชีและการเงินของเอ็กโก
    เพื่อกำหนดแนวทางการตรวจสอบ ระยะเวลา และขอบเขตในการปฏิบัติงาน ในปี 2555
    ผู้สอบบัญชีไม่พบสาระสำคัญเพื่อเสนอแนะให้เอ็กโกปรับปรุงระบบการควบคุมภายในแต่อย่างใด