เอกสารแนบ 3

§

แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน

บริษัท เอเชีย กรีน เอนเนอจี จำกัด (มหาชน)

วันที่ 9 กุมภาพันธ์ 2554

แบบประเมินนี้จัดทำโดยคณะกรรมการบริษัทฯ ซึ่งเป็นความเห็นของคณะกรรมการเกี่ยวกับ

ความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน

ส่วนที่ 1 องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environment
Measure)

องค์กรและสภาพแวดล้อม หมายถึง
การมีโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดีซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล
ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่ต้องสร้างสภาวะหรือปัจจัยต่าง ๆ
ซึ่งเอื้อให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้ตามที่บริษัทฯ มุ่งหวัง
เป็นการสร้างบรรยากาศการควบคุมเพื่อส่งเสริมให้ทุกคนในบริษัทฯ
ตระหนักถึงความจำเป็นของระบบการควบคุมภายใน เช่น
การที่ฝ่ายบริหารให้ความสำคัญต่อความซื่อสัตย์สุจริตและจริยธรรมในการดำเนินธุรกิจ
การจัดการโครงสร้างขององค์กรอย่างเหมาะสม การกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจน
การมีนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นต้น

----------------------------------------------------------------------------------------

1.  คณะกรรมการได้ดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้
    เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน ใช่หรือไม่

+-----------------------------------+----------------------------------+
|    ใช่                            |  ไม่ใช่                           |
+-----------------------------------+----------------------------------+

  บริษัทฯ ได้มีการประชุมร่วมกันของฝ่ายบริหาร เพื่อกำหนดเป้าหมายของการดำเนินธุรกิจ
  และทิศทางการดำเนินธุรกิจประจำปี โดยจะทำการแจ้งให้ผู้บริหารในแต่ละแผนกรับทราบ
  เพื่อบริหารงานภายในแผนกให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่ตั้งไว้

2.  คณะกรรมการบริษัท ได้ทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงานแล้วว่า
    การตั้งเป้าหมายได้ดำเนินการอย่างรอบคอบ
    และได้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมายที่กำหนด
    ตลอดจนได้มีการวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนแก่พนักงานว่าเป็นไปอย่างสมเหตุสมผล
    โดยไม่มีการจูงใจหรือให้ผลประโยชน์ตอบแทนที่เกินสมควรแก่พนักงานในลักษณะที่อาจนำไปสู่การกระทำทุจริตหรือประพฤติมิชอบ
    (เช่น ตั้งเป้าหมายยอดขายของบริษัทไว้สูงเกินความเป็นจริง
    ทำให้เกิดแรงจูงใจในการตกแต่งตัวเลขยอดขาย เป็นต้น)

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ มีการประชุมร่วมกันกับทุกฝ่ายงานภายในบริษัทฯ โดยทบทวนถึงผลการดำเนินงานที่ผ่านมา
  และมีการสรุปเป้าหมายให้แต่ละแผนกทราบ
  เพื่อจะได้นำไปดำเนินการให้ใกล้เคียงกับความจริงมากที่สุด

3.  บริษัท
    ได้มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
    หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ มีการกำหนดโครงสร้างองค์กรที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน

4.  บริษัท มีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (code of conduct)
    และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
    รวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   มี                                  ไม่มี

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ มีการจัดทำนโยบายกำกับดูแลกิจการที่ดี รวมถึงระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับจริยธรรมทางธุรกิจ
  (Code of Business Ethics) และจรรยาบรรณ (Code of Conduct)
  ซึ่งได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัทฯ ทั้งนี้เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติของกรรมการ ผู้บริหาร
  และพนักงาน พร้อมทั้งบทลงโทษกรณีที่มีการฝ่าฝืนไว้อย่างชัดเจน

5.  บริษัท มีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน
    การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไปที่รัดกุมและสามารถป้องกันการทุจริตได้หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ มีการกำหนดระเบียบในการอนุมัติธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อ
  และการบริหารงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

6.  ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน บริษัทได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้า
    เพื่อประโยชน์ของบริษัทฯ ในระยะยาว ใช่หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ มีข้อกำหนดเกี่ยวกับหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี โดยคำนึงถึงความเป็นธรรม
  ในการติดต่อธุรกิจกับคู่ค้าที่เกี่ยวข้อง

ส่วนที่ 2 การบริหารความเสี่ยง (Risk Management Measure)

การประกอบธุรกิจของบริษัท ย่อมดำเนินการอยู่ท่ามกลางความเสี่ยงทางธุรกิจตลอดเวลา
โดยสาเหตุของความเสี่ยงอาจมาจากปัจจัยภายใน เช่น ผู้บริหารขาดความซื่อสัตย์และจริยธรรม
บริษัท ขยายงานอย่างรวดเร็วเกินไปทำให้ระบบงานไม่สามารถรองรับได้
หรือการกำกับดูแลไม่ทั่วถึง เป็นต้น และปัจจัยภายนอก เช่น การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี
หรือพฤติกรรมการบริโภคสินค้า ทำให้มีผลกระทบต่อส่วนแบ่งการตลาด เป็นต้น ด้วยเหตุนี้
การที่จะนำพาให้บริษัท รอดพ้นจากอันตรายที่เกิดจากความเสี่ยงดังกล่าวได้นั้น
ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องดำเนินการต่อไปนี้อย่างสม่ำเสมอ

(1) พิจารณาหรือไตร่ตรองถึงลักษณะความเสี่ยงที่บริษัทฯ ประสบอยู่ หรือคาดว่าจะประสบ
    (Identification of risk)

(2) วิเคราะห์ผลกระทบของความเสี่ยงนั้นๆ ต่อบริษัทฯ และโอกาสที่ความเสี่ยงนั้นๆ จะเกิดขึ้น
    (Analysis of risk)

(3) กำหนดมาตรการเพื่อลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม (Management of risk)

1.  บริษัท มีการประเมินอย่างสม่ำเสมอหรือไม่ว่า การประกอบธุรกิจของบริษัท
    มีปัจจัยใดบ้างที่เป็นปัจจัยความเสี่ยงทั้งที่มาจากภายนอกและภายใน
    ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท อย่างมีนัยสำคัญ

  ----------------------------------- -----------------------------------
   มี                                  ไม่มี

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ ได้มีการประชุมผู้บริหาร และระดับหน่วยงาน
  เพื่อประเมินถึงความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจเป็นประจำก่อนการกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจ
  รวมทั้งเมื่อมีเหตุการณ์ผิดปกติจากปัจจัยภายนอกเกิดขึ้น

2.  บริษัทได้มีการวิเคราะห์หรือไม่ว่า เหตุการณ์ใดที่จะทำให้ปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น

  ----------------------------------- -----------------------------------
   มี                                  ไม่มี

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ มีการประชุมร่วมกันของผู้บริหาร
  และระดับหน่วยงานเพื่อวิเคราะห์ถึงสาเหตุที่ทำให้เกิดปัจจัยที่เป็นความเสี่ยง

3.  บริษัทกำหนดให้มีมาตรการในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
    รวมทั้งมาตรการในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น ใช่หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ มีการประชุมระดับบริหารและระดับหน่วยงาน เป็นประจำทุกเดือน เพื่อติดตามสถานการณ์
  และสาเหตุของความเสี่ยง เพื่อกำหนดมาตรการหรือแนวทางในการลดความเสี่ยงดังกล่าว

4.  บริษัทได้แจ้งให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
    ใช่หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  ผู้บริหารของบริษัทฯ
  ได้แจ้งให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของแต่ละหน่วยงานทราบถึงแนวปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยง
  เพื่อนำไปปฏิบัติให้ถูกต้อง

5.  บริษัทมีการติดตามว่าหน่วยงานต่างๆ ได้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
    ใช่หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ ได้มีการติดตามว่าได้มีการปฏิบัติตามแนวทางการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
  โดยให้มีการรายงานผล โดยทางวาจา หรือเป็นลายลักษณ์อักษร

ส่วนที่ 3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร (Management Control Activities)

การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร เป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญเพื่อให้บริษัทมั่นใจว่า
แนวทางที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้ได้รับการตอบสนองและปฏิบัติตามจากทุกคนในบริษัท
ซึ่งแนวทางดังกล่าว ได้แก่

(1) การกำหนดอำนาจและระดับการอนุมัติรายการเป็นไปอย่างเหมาะสม

(2) มีการแบ่งแยกหน้าที่ที่อาจเอื้อให้เกิดการกระทำที่ทุจริตออกจากกัน

(3) มีการกำหนดขั้นตอน และวิธีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
    หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเหมาะสม เพื่อป้องกันการถ่ายเทผลประโยชน์

(4) การกำหนดวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัทได้ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

1.  บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร
    ใช่หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

บริษัทฯ มีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่ และวงเงินอนุมัติต่างๆ ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

2.  บริษัทมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้านต่อไปนี้ ออกจากกันโดยเด็ดขาด
    เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน ใช่หรือไม่ (1) หน้าที่อนุมัติ (2)
    หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และ (3) หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ ได้กำหนดให้มีผู้รับผิดชอบในการทำหน้าที่อนุมัติ บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ
  และการดูแลการจัดเก็บทรัพย์สิน แยกกันไว้อย่างชัดเจน
  เพื่อให้การตรวจสอบดำเนินการได้สะดวกขึ้น

3.  ในกรณีที่บริษัทมีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
    หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
    บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนด
    ใช่หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  ตามนโยบายของบริษัทฯ ได้มีการกำหนดให้การทำรายการระหว่างกันของบริษัทฯ
  หรือบริษัทย่อยกับบุคคลที่อาจมีความขัดแย้งจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขการค้าปกติหรือราคาตลาด
  ภายใต้เงื่อนไขที่สมเหตุสมผล สามารถตรวจสอบได้ และไม่ก่อให้เกิดการถ่ายเทผลประโยชน์
  โดยในกรณีของการทำรายการระหว่างกันที่เป็นไปตามการค้าปกติ
  ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินการได้ตามปกติ
  แต่ทั้งนี้จะต้องนำเสนอการทำรายการดังกล่าวต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นรายไตรมาส
  เพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบพิจารณาให้ความเห็นเกี่ยวกับความสมเหตุสมผล
  รวมทั้งเงื่อนไขในการทำรายการนั้นๆ อย่างไรก็ตาม บริษัทฯ
  จะพิจารณาให้เกิดรายการระหว่างกัน เมื่อเกิดกรณีที่มีความจำเป็นจริงๆ เท่านั้น

  สำหรับในกรณีที่การทำรายการระหว่างกันไม่เป็นรายการทางการค้าปกติ
  จะกำหนดให้ต้องนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบพิจารณาความเหมาะสมก่อนการเข้าทำรายการ
  ทั้งนี้หากคณะกรรมการตรวจสอบไม่มีความชำนาญในการพิจารณารายการดังกล่าว
  บริษัทจะพิจารณาให้ผู้ประเมินอิสระ หรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านนั้นๆ
  เป็นผู้ให้ความเห็นเกี่ยวกับรายการระหว่างกันดังกล่าวต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
  เพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบใช้ในการประกอบการตัดสินใจและให้ความเห็นต่อคณะกรรมการบริษัทฯ
  หรือผู้ถือหุ้นตามแต่กรณี เพื่ออนุมัติรายการดังกล่าวก่อนการเข้าทำรายการ รวมทั้งบริษัทฯ
  จะทำการเปิดเผยรายการระหว่างกันดังกล่าวไว้ในหมายเหตุประกอบงบการเงินตามมาตรฐานบัญชีที่กำหนดโดยสมาคมนักบัญชี

4.  ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมตาม 3.3
    การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้นได้กระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้นเท่านั้น ใช่หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  บริษัทฯ กำหนดให้ต้องมีการเสนอเพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบพิจารณา
  และให้ความเห็นต่อคณะกรรมการบริษัทฯ
  หรือผู้ถือหุ้นตามแต่กรณีเพื่ออนุมัติรายการดังกล่าวก่อนการเข้าทำรายการ
  ทั้งนี้การพิจารณาอนุมัติการทำรายการระหว่างกันดังกล่าว
  ต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ และข้อบังคับ ประกาศ
  คำสั่ง หรือข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย
  ซึ่งผู้ที่อาจมีความขัดแย้งหรือมีส่วนได้เสียในการทำรายการระหว่างกัน
  จะไม่มีสิทธิออกเสียงลงมติในการทำรายการระหว่างกันนั้นๆ

5.  ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมตาม 3.3 การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้น
    ได้คำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญและพิจารณาโดยถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก(on
    arms’ length basis) ใช่หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  คณะกรรมการตรวจสอบจะเข้าร่วมประชุมเพื่อพิจารณาและอนุมัติการทำรายการระหว่างกัน
  โดยคำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดของบริษัทฯ เป็นสำคัญ และจะพิจารณาให้การทำธุรกรรมดังกล่าว
  ถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก

6.  ในกรณีที่ได้มีการอนุมัติธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาวไปแล้ว
    (เช่น การทำสัญญาซื้อขายสินค้า การให้กู้ยืม การค้ำประกัน)
    ได้มีการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ตลอดระยะเวลาที่มีผลผูกพันบริษัทหรือไม่
    (เช่น ติดตามการชำระคืนหนี้ตามกำหนด การทบทวนความเหมาะสมของสัญญา เป็นต้น)

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  เลขานุการบริษัท รายงานผลการปฏิบัติตามเงื่อนไข
  ให้กับคณะกรรมการตรวจสอบได้รับทราบเป็นรายไตรมาส

7.  กรณีที่บริษัท มีมาตรการเกี่ยวกับการทำธุรกรรมตาม 3.3
    มาตรการดังกล่าวครอบคลุมไปถึงกรณีที่ผู้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าวนำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวด้วย
    ใช่หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  คณะกรรมการตรวจสอบจะพิจารณาการทำธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัทฯ
  เป็นสำคัญ
  และพิจารณาครอบคลุมถึงการป้องกันมิให้ผู้ที่เกี่ยวข้องนำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทฯ
  ไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวด้วย

8.  ในกรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม
    บริษัทมีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ
    รวมทั้งมีการกำหนดทิศทางให้บุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้เป็นกรรมการหรือผู้บริหารในบริษัทดังกล่าวถือปฏิบัติ
    ใช่หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  บริษัทฯ ได้ส่งกรรมการตรวจสอบของบริษัทฯ เข้าไปเป็นกรรมการในบริษัทย่อย
  ทำให้สามารถติดตามและดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยได้ตลอดเวลา ทั้งนี้
  เพื่อให้เป็นไปตามทิศทางการดำเนินงานที่ได้กำหนดไว้

9.  บริษัทมีมาตรการที่จะติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง หรือไม่
    ทั้งนี้ เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาชื่อเสียงของบริษัท

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ ได้มีการกำหนดนโยบายการดำเนินงานของบริษัทฯ
  และบริษัทย่อยให้สอดคล้องเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

10. ในกรณีที่บริษัทเคยมีการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
    บริษัทมีมาตรการแก้ไขและป้องกันมิให้เกิดการกระทำในลักษณะนั้นอีก หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  -

ส่วนที่ 4 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information and Communication
Measure)

หลักการประการหนึ่งของการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวังไม่ว่าจะเป็นสำหรับกรรมการ ผู้บริหาร
ผู้ถือหุ้น หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง ก็คือ การตัดสินใจบนพื้นฐานที่มีข้อมูลที่มีคุณภาพและเพียงพอต่อการตัดสินใจ
ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลอื่น ดังนั้น
การสื่อสารข้อมูลดังกล่าวไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งและเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เกิดความมีประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน
ข้อมูลที่มีคุณภาพควรมีคุณสมบัติดังนี้

(1) มีเนื้อหาที่จำเป็นเพียงพอต่อการตัดสินใจ

(2) มีความถูกต้องสมบูรณ์

(3) มีความเป็นปัจจุบัน

(4) มีรูปแบบที่เข้าใจง่าย

(5) มีการจัดเก็บที่ดี

    1.  ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการพิจารณา บริษัทได้จัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ
        อย่างเพียงพอ เพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการตัดสินใจ ใช่หรือไม่
        (ข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ ได้แก่ รายละเอียดของเรื่องที่เสนอให้พิจารณา เหตุผล
        ผลกระทบต่อบริษัท ทางเลือกต่างๆ เป็นต้น)

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการชุดต่างๆ ของบริษัทฯ พิจารณาทางบริษัทฯ
  จะดำเนินการจัดเตรียมเอกสารข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
  เพียงพอต่อการประกอบการตัดสินใจของคณะกรรมการ เป็นเวลาล่วงหน้า
  โดยจะจัดส่งพร้อมเอกสารเชิญประชุม

2.  กรรมการบริษัทได้รับหนังสือนัดประชุมหรือเอกสารประกอบการประชุมที่ระบุข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอต่อการพิจารณาก่อนการประชุม
    อย่างน้อยภายในระยะเวลาขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนด ใช่หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่ ได้รับก่อนวันประชุมโดยเฉลี่ย 7 วัน      ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ ได้มอบหมายให้เลขานุการบริษัทฯ เป็นผู้ดำเนินการจัดทำหนังสือเชิญประชุม
  โดยส่งหนังสือเชิญประชุมล่วงหน้าก่อนวันประชุม ไม่น้อยกว่า 7 วัน

3.  รายงานการประชุมกรรมการ
    มีรายละเอียดตามควรที่ทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้หรือไม่
    เช่น ได้มีการบันทึกข้อซักถามของกรรมการ
    ความเห็นหรือข้อสังเกตของกรรมการในเรื่องที่พิจารณา
    ความเห็นของกรรมการรายที่ไม่เห็นด้วยกับเรื่องที่เสนอพร้อมเหตุผล เป็นต้น

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ ได้มอบหมายให้เลขานุการบริษัทฯ เป็นผู้บันทึกการประชุม
  และจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการ
  โดยบันทึกความเห็นของกรรมการในแต่ละวาระการประชุมไว้อย่างชัดเจน

4.  บริษัทจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
    และไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องนี้
    หรือเคยได้รับแจ้งแต่ได้แก้ไขข้อบกพร่องนั้นอย่างครบถ้วนแล้ว ใช่หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

-

5.  คณะกรรมการได้พิจารณาแล้วใช่หรือไม่ว่า
    ฝ่ายบริหารได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัท
    โดยไม่เลือกใช้นโยบายบัญชีที่ทำให้บริษัทแสดงผลประกอบการที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

บริษัทฯ ได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัทฯ

ส่วนที่ 5 ระบบการติดตาม (Monitoring)

การที่บริษัทจะดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บริษัทควรต้องติดตามอย่างสม่ำเสมอว่า มีการปฏิบัติตามเป้าหมายที่วางไว้
ระบบการควบคุมภายในยังดำเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง
และมีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป รวมทั้งข้อบกพร่องต่าง ๆ
ได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที

1.  กรณีที่บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ
    คณะกรรมการได้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารว่าเป็นไปตามเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้
    ใช่หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  คณะกรรมการบริษัทฯ ได้กำหนดให้จัดการประชุมเป็นประจำอย่างน้อย ทุก 3 เดือน
  โดยในการประชุมจะนำผลการดำเนินงานมาเปรียบเทียบกับเป้าหมาย ว่ามีผลเป็นอย่างไร

2.  กรณีที่ผลการดำเนินที่เกิดขึ้นมีความแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้
    บริษัทได้ดำเนินการแก้ไขภายในระยะเวลาที่เหมาะสม ใช่หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  หากผลการดำเนินงานไม่เป็นไปตามเป้าหมาย
  คณะกรรมการจะสอบถามสาเหตุจากผู้บริหารและร่วมกันกำหนดแนวทางแก้ไข
  และให้มีการติดตามรายงานผลภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้

3.  บริษัทจัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอใช่หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

  บริษัทฯ ได้ว่าจ้าง บริษัท สอบบัญชีธรรมนิติ จำกัด เป็นผู้ตรวจสอบภายใน
  เพื่อประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
  อันจะนำไปสู่การกำหนดแผนงานตรวจสอบภายในเป็นประจำทุกไตรมาส

4.  กรณีที่บริษัทมีการตรวจสอบภายใน
    บริษัทได้กำหนดให้การรายงานผลการตรวจสอบต้องรายงานตรงต่อคณะกรรมการหรือคณะกรรมการตรวจสอบ
    เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระและเสนอรายงานผลการตรวจสอบได้อย่างตรงไปตรงมา
    ใช่หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  บริษัทฯ กำหนดให้ผู้ตรวจสอบภายใน
  รายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบทุกไตรมาส

5.  เมื่อมีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
    ได้มีการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบ
    เพื่อพิจารณาสั่งการแก้ไขภายในระยะเวลาอันควร ใช่หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   ใช่                     ไม่ใช่                   ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  เมื่อพบข้อบกพร่อง ผู้ที่เกี่ยวข้องจะต้องดำเนินการชี้แจงสาเหตุ
  และดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่องดังกล่าว ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้

6.  บริษัทต้องรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบ
    ใช่หรือไม่

  ----------------------------------- -----------------------------------
   ใช่                                 ไม่ใช่

  ----------------------------------- -----------------------------------

-

7.  บริษัทมีนโยบายให้ฝ่ายบริหารต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทโดยพลัน
    ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ทุจริต หรือสงสัยว่ามีเหตุการณ์ทุจริต มีการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
    และมีการกระทำที่ผิดปกติอื่น
    ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ หรือไม่

  ----------------------- ----------------------- -----------------------
   มี                      ไม่มี                    ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ----------------------- ----------------------- -----------------------

  บริษัทฯ กำหนดให้พนักงานทุกคนต้องรายงานกรณีดังกล่าว ให้ผู้บังคับบัญชาโดยตรงทราบในทันที
  เพื่อจะได้แก้ไขและกำหนดแนวทางป้องกันมิให้เกิดขึ้นอีก