การดูแลเรื่องการใช้ข้อมูลภายใน

บริษัทตระหนักถึงความสำคัญของการป้องกันการนำข้อมูลภายในของบริษัทไปใช้
เพื่อประโยชน์ส่วนตนเป็นอย่างยิ่ง บริษัทจึงได้กำกับดูแลเรื่องการใช้ข้อมูลภายใน
โดยกำหนดข้อพึงปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลภายในไว้ในนโยบายการกำกับดูแลกิจการ
แนวทางข้อกำหนดการปฏิบัติงานของพนักงาน และจรรยาบรรณของบริษัท
โดยบริษัทมีนโยบายห้ามมิให้กรรมการ ผู้บริหาร
พนักงานซึ่งอยู่ในหน่วยงานที่รับทราบข้อมูลภายในทำการซื้อขายหลักทรัพย์ของบริษัท
โดยใช้ข้อมูลภายในของบริษัทที่มีสาระสำคัญและยังไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณชน
เพื่อประโยชน์ตนเองและผู้อื่น
ตลอดจนต้องรายงานการเปลี่ยนแปลงการถือหลักทรัพย์ต่อสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
และจัดส่งสำเนารายงานให้แก่บริษัทภายในวันเดียวกันกับวันที่ส่งรายงานต่อสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
เพื่อให้การเปิดเผยข้อมูลสารสนเทศต่อผู้ถือหุ้น นักลงทุน นักวิเคราะห์หลักทรัพย์
ตลอดจนบุคคลทั่วไปถูกต้อง เชื่อถือได้ และทันเวลาอย่างสม่ำเสมอ
รวมทั้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการซื้อขายหุ้นตามข้อกำหนดของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
โดยถือเป็นจริยธรรมของผู้บริหารของบริษัท

ในการดูแลเรื่องการใช้ข้อมูลภายในของบริษัทนั้น
บริษัทจัดให้มีระบบการป้องกันการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทจากบุคคลที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง
โดยกำหนดระดับความสำคัญของข้อมูลสารสนเทศ
และกำหนดระดับการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทของพนักงานระดับต่างๆ
ตามความเหมาะสมกับความรับผิดชอบ นอกจากนั้น
ยังจัดให้มีการสอบทานระบบการควบคุมภายในโดยผู้ตรวจสอบภายในอย่างสม่ำเสมอ

การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทได้จัดประชุมครั้งที่ 1/2551 เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2551
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย
เพื่อให้ความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายใน
ตามองค์ประกอบการควบคุมภายใน ที่ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยกำหนด

อนึ่ง คณะกรรมการตรวจสอบได้พิจารณาและสอบทานรายงานผลการตรวจสอบ พร้อมทั้งข้อเสนอแนะ
การตรวจสอบภายใน ซึ่งมุ่งเน้นการตรวจสอบเชิงปฏิบัติการให้พัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพต่อเนื่อง
มีประสิทธิผล
รวมทั้งให้มีการติดตามและดำเนินการแก้ไขผลการตรวจสอบในประเด็นที่เป็นสาระสำคัญ
โดยเฉพาะประเด็นสำคัญของปัจจัยความเสี่ยงที่อาจมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน
รายการที่เกี่ยวโยงกันซึ่งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
เป็นรายการจริงทางการค้าอันเป็นธุรกิจปกติทั่วไปอย่างสมเหตุสมผลและเป็นผลประโยชน์สูงสุดตามนโยบายบริษัทฯ
การดูแลทรัพย์สินมีระบบป้องกันที่ดีไม่พบรายการทุจริตหรือการนำทรัพย์สินของบริษัทไปใช้โดยมิชอบ
ผลการสอบทานเป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
สอดคล้องกับข้อกำหนดกฎหมายของภาครัฐและนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี สรุปสาระสำคัญดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อมภายใน

  บริษัทตระหนักถึงโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดี
  ซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล ดังนั้น
  เพื่อเอื้อให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้ตามที่บริษัทมุ่งหวัง
  และเป็นการสร้างบรรยากาศการควบคุมเพื่อส่งเสริมให้ทุกคนในบริษัทตระหนักถึงความจำเป็นของการควบคุมภายใน
  บริษัทจึงดำเนินการ ดังนี้

-   กำหนดนโยบาย เป้าหมาย และทิศทางการดำเนินธุรกิจของบริษัทที่ชัดเจน
    และวัดผลได้เป็นรูปธรรม ตลอดจนกำกับดูแลกิจการให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้
    และทบทวนเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอ
    เพื่อสร้างความเชื่อมั่นแก่ผู้ถือหุ้นว่าผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นได้รับการดูแลอย่างดี

-   ทบทวนนโยบายการกำกับดูแลกิจการ (Corporate Governance Policy)
    หลักปฏิบัติเกี่ยวกับจริยธรรมทางธุรกิจ (Code of Ethics) และจรรยาบรรณพนักงาน
    (Code of Conducts) เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน
    และให้การดำเนินธุรกิจมีความชัดเจน โปร่งใส และเป็นธรรมต่อพนักงาน ลูกค้า คู่ค้า
    พันธมิตรทางการค้า รวมถึงความรับผิดชอบต่อผู้ถือหุ้น สังคมส่วนรวม และสิ่งแวดล้อม

-   มีการแบ่งแยกตำแหน่งประธานกรรมการ (Chairman) และประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (CEO)
    เพื่อถ่วงดุลอำนาจระหว่างกัน (Check and Balance) และมีคณะกรรมการต่างๆ ได้แก่
    คณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการบรรษัทภิบาล คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
    คณะกรรมการสรรหาและพิจารณาผลตอบแทน และคณะกรรมการบริหาร
    นอกจากนี้ยังปรับปรุงผังโครงสร้างองค์กร เพื่อให้การปฏิบัติงานมีความคล่องตัวเหมาะสม
    และสอดคล้องกับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง

-   จัดให้มีคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) คู่มือการปฏิบัติงาน (Procedure) กฎ
    ระเบียบ คำสั่ง และข้อบังคับ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน
    และป้องกันไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน หรือละเว้นการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง

1.  การบริหารความเสี่ยง

  บริษัทตระหนักถึงความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจ ทั้งปัจจัยภายใน และปัจจัยภายนอกอยู่เสมอ
  บริษัท จึงได้แต่งตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง (Risk Management Committee)
  และกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
  เพื่อให้ระบบการบริหารความเสี่ยงเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล
  ทั้งนี้บริษัทได้กำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ รวมทั้งจัดให้มีกลยุทธ์
  และแผนดำเนินการทั้งระยะสั้นและระยะยาว และจัดให้มีการสื่อสารไปยังพนักงานทุกระดับ
  เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม

2.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

  บริษัทตระหนักถึงความสำคัญของการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
  ว่าเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญ
  เพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียมั่นใจว่าแนวทางที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้ได้รับการตอบสนองและปฏิบัติตามจากทุกคนในบริษัท
  ซึ่งแนวทางดังกล่าว ได้แก่

-   มีการกำหนดขอบเขต อำนาจ หน้าที่ และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับอย่างชัดเจน
    เป็นลายลักษณ์อักษร

-   มีการแบ่งแยกหน้าที่ที่อาจเอื้อต่อการทุจริตออกจากกัน เช่น มีการแบ่งแยกหน้าที่ ผู้อนุมัติ
    ผู้บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และผู้จัดเก็บทรัพย์สิน ออกจากกันอย่างเด็ดขาด

-   จัดให้ทุกหน่วยงานมีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

-   กำหนดให้มีผู้รับผิดชอบในการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยและบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ

-   จัดให้มีนโยบาย แผนงาน และงบประมาณ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการบริหาร การควบคุม
    และการปฏิบัติงาน ซึ่งต้องเสนอและได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัท

-   มีการแต่งตั้งคณะทำงานติดตามข้อกำหนดกฎหมาย
    เพื่อให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
    เพื่อลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจ และรักษาชื่อเสียงของบริษัท

3.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  บริษัทให้ความสำคัญต่อการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวัง รอบคอบ
  การตัดสินใจบนพื้นฐานที่มีข้อมูลที่มีคุณภาพและเพียงพอต่อการตัดสินใจ
  ทั้งข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลอื่น ดังนั้น
  การสื่อสารข้อมูลต่างๆไปยังผู้เกี่ยวข้องจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งและเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เกิดความมีประสิทธิผลของการควบคุมภายใน
  บริษัทจึงดำเนินการ ดังนี้

-   จัดให้มีข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นต่อการดำเนินงาน และทันต่อสถานการณ์
    และให้มีการสื่อสารในระดับกรรมการผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติงาน โดยผ่านช่องทางอีเมล

-   พัฒนาระบบสารสนเทศและระบบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มีการจัดทำข้อมูลที่สำคัญต่างๆ
    อย่างเพียงพอที่จะใช้ในการตัดสินใจ รวมทั้งกำหนดระดับการเข้าถึงข้อมูลตามความเหมาะสม

-   จัดให้มีการสำรองข้อมูลสำหรับระบบสารสนเทศ

-   ในด้านการปรับปรุงและพัฒนาระบบข้อมูลสารสนเทศนั้น ได้นำระบบ Enterprise Resource
    Planning (MOVEX) มาใช้ในการปฏิบัติงาน
    เพื่อให้ระบบการบริหารจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
    และนำไปสู่แนวทางการปฏิบัติที่ดี (Best Practice)

-   เผยแพร่ข้อมูลสำคัญของบริษัท ผ่านทางเว็บไซท์ของบริษัท (www.surapon.com) เช่น
    หนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น และรายงานประจำปี เป็นต้น

4.  ระบบการติดตาม

  บริษัทให้ความสำคัญในระบบการติดตาม เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
  ประสิทธิผล มีการปฏิบัติตามเป้าหมายที่วางไว้
  และระบบการควบคุมภายในยังดำเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง
  และมีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป รวมทั้งข้อบกพร่องต่างๆ
  ให้ได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที บริษัทจึงดำเนินการ ดังนี้

-   คณะกรรมการบริษัท มีการประชุมเพื่อติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหาร
    พร้อมทั้งให้ความเห็นและข้อเสนอแนะต่อฝ่ายบริหารเพื่อให้เป็นไปตามนโยบาย
    และเป้าหมายที่กำหนด

-   คณะกรรมการตรวจสอบ ได้ประชุมร่วมกับ ผู้สอบบัญชี ฝ่ายจัดการด้านบัญชีการเงิน และ
    ผู้ตรวจสอบภายใน เป็นประจำทุกไตรมาส เพื่อสอบทานงบการเงิน ระบบการควบคุมภายใน
    และติดตามการแก้ไขปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ
    รวมทั้งรายงานประเด็นสำคัญต่อคณะกรรมการบริษัท
    เพื่อพิจารณาและเสนอแนะให้ฝ่ายบริหารดำเนินการแก้ไขปรับปรุง

-   คณะกรรมการบรรษัทภิบาล ได้ประชุมทุกไตรมาส เพื่อทำหน้าที่กำกับดูแลกิจการ
    และติดตามการดำเนินการของบริษัทให้เป็นไปตามแนวนโยบายกำกับดูแลกิจการของบริษัท
    (Corporate Governance Policy)

-   คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
    ได้ประชุมเพื่อทำหน้าที่กำกับและติดตามให้มีการดำเนินการตามกรอบ นโยบาย
    แนวทางการบริหารความเสี่ยง
    เพื่อให้กระบวนการบริหารความเสี่ยงเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล

-   คณะกรรมการสรรหาและพิจารณาผลตอบแทน
    ได้ประชุมเพื่อพิจารณาสรรหาผู้ที่มีคุณสมบัติสมควรได้รับการแต่งตั้งเป็นกรรมการบริษัท
    และประธานเจ้าหน้าที่บริหาร รวมทั้งพิจารณาค่าตอบแทนกรรมการ
    เพื่อเสนอต่อคณะกรรมการและที่ประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติ
    และพิจารณาค่าตอบแทนประธานเจ้าหน้าที่บริหาร ซึ่งในปี 2551
    ได้มีการทบทวนหลักเกณฑ์การสรรหาให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหหลักทรัพย์
    พ.ศ. 2551
    และข้อกำหนดเรื่องกรรมการอิสระและกรรมการตรวจสอบของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย
    และสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์

-   คณะกรรมการบริหาร มีการประชุมกับผู้บริหารแต่ละสายงานทุกเดือน
    เพื่อติดตามผลการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนด พร้อมทั้งให้ความเห็น
    และข้อเสนอแนะเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานให้บรรลุตามแผนงานและเป้าหมายที่กำหนด

-   มีหน่วยงานตรวจสอบภายในเป็นผู้ติดตาม และสอบทานประสิทธิภาพ
    ประสิทธิผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ
    และรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบทุกไตรมาส