9. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 1/2556 เมื่อวันที่ 26 กุมภาพันธ์ 2556
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมครบทั้ง 3 ท่าน
คณะกรรมการบริษัทได้ประเมินระบบการควบคุมภายใน
โดยการพิจารณาข้อมูลและสอบถามประเด็นต่าง ๆ จากฝ่ายบริหาร
เพื่อประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัท 5 ด้าน คือ

  1. ด้านองค์กรและสภาพแวดล้อม

  2. ด้านการบริหารความเสี่ยง

  3. ด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

  4. ด้านระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และ

  5. ด้านระบบการติดตาม

คณะกรรมการบริษัทประเมินว่าบริษัทมีการควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคล และบุคคลภายนอกอย่างเพียงพอและเหมาะสม
ทั้งนี้กรรมการอิสระและคณะกรรมการตรวจสอบไม่มีความเห็นที่แตกต่างไปจากความเห็นของคณะกรรมการบริษัท

รายละเอียดการควบคุมภายใน 5 ด้าน มีดังต่อไปนี้

  1. ด้านองค์กรและสภาพแวดล้อม

ผู้บริหารและพนักงานมีทัศนคติที่ดีและเอื้อต่อการควบคุมภายใน
โดยผู้บริหารได้ให้ความสำคัญกับการมีจริยธรรม และความซื่อสัตย์สุจริตในการดำเนินธุรกิจ
โดยจะมีการพิจารณาดำเนินการตามสมควรแก่กรณี ตามผลของการตรวจสอบจากข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น
ด้วยความเป็นธรรมและโปร่งใส
ถ้าพบว่าพนักงานของบริษัทประพฤติหรือปฏิบัติหน้าที่อันอาจจะส่งผลกระทบต่อจริยธรรมและความซื่อสัตย์สุจริตในการประกอบธุรกิจ

โดยรวมสภาพแวดล้อมของการควบคุมของบริษัทมีความเหมาะสม
และมีส่วนช่วยส่งเสริมให้การควบคุมภายในมีความเพียงพอและมีประสิทธิผล เช่น

-   บริษัทกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้
    เพื่อใช้เป็นแนวทางในการประเมินผลการปฏิบัติงานในด้านต่างๆ

-   บริษัทมีการทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงาน ว่าได้ถูกกำหนดไว้อย่างรอบคอบ
    และได้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมายที่กำหนดไว้
    โดยพิจารณาถึงรูปแบบของสิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนที่เหมาะสมที่จะเสนอให้แก่พนักงาน
    เพื่อไม่ให้เกิดผลประโยชน์ตอบแทนที่เกินสมควรแก่พนักงาน
    อันจะเป็นเหตุจูงใจนำไปสู่การกระทำทุจริตหรือประพฤติมิชอบของพนักงาน

-   บริษัทได้มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยสนันสนุนให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
    และประสิทธิผล

-   บริษัทกำหนดจรรยาบรรณธุรกิจ (Code of Conduct)
    และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
    รวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน

-   บริษัทกำหนดนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมต่างๆที่มีความเสี่ยง
    เช่น ด้านการเงิน การจัดซื้อ และการบริหาร ฯลฯ เพื่อป้องกันการทุจริต
    และความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น

-   บริษัทมีระบบการควบคุมและติดตามการดำเนินงานอย่างชัดเจน โดยหน่วยงานที่รับผิดชอบนั้นๆ
    รวมทั้ง
    ฝ่ายตรวจสอบภายในซึ่งมีอิสระในการตรวจสอบและรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
    ซึ่งทำหน้าที่วางแผนตรวจสอบตามระดับความสำคัญของความเสี่ยงทางธุรกิจ
    โดยจะครอบคลุมกระบวนการปฏิบัติงานที่สำคัญของบริษัทและบริษัทย่อย

คณะกรรมการตรวจสอบได้ดูแลงานตรวจสอบภายใน โดยให้ความเห็นชอบแผนการตรวจสอบประจำปี
รับทราบผลการตรวจสอบ และให้ความเห็นเรื่องการควบคุมภายในให้รัดกุม
เพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นได้
รวมทั้งแนะแนวทางการรายงานการติดตามผลการปรับปรุงแก้ไข
เพื่อให้งานตรวจสอบภายในดำเนินการอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิผล ในปี 2555
ไม่พบความบกพร่องเรื่องการควบคุมภายใน อย่างเป็นสาระสำคัญ

  2. ด้านการบริหารความเสี่ยง

บริษัทให้ความสำคัญเกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยง โดยมีการจัดตั้ง
“คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง” มีการประเมินและการติดตามภาพรวม
รายละเอียดและแผนการบริหารความเสี่ยงของหน่วยงานต่างๆของบริษัทอย่างสม่ำเสมอ
รวมทั้งวางระบบการรายงานและติดตามผลการบริหารความเสี่ยงให้เหมาะสมและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์
ทั้งนี้ ผู้บริหารของบริษัทได้มีการประเมินสถานการณ์ ความเสี่ยง
และวิเคราะห์เหตุการณ์ที่อาจจะส่งผลกระทบและก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัท
โดยจะกำหนดมาตรการป้องกัน แก้ไข และติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
รวมทั้งมาตรการในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น นอกจากนี้ บริษัทได้แจ้งให้หน่วยงาน ต่าง ๆ
ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
โดยพิจารณาความเสี่ยงเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าวตามที่ได้นำเสนอไว้ในส่วนของปัจจัยความเสี่ยง

  3. ด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร เป็นส่วนที่มีความสำคัญ
และสร้างความมั่นใจให้บริษัทและผู้ถือหุ้นว่าแนวทางที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้ได้รับการตอบสนองและปฏิบัติตามโดยพนักงานของบริษัททุกคน
ได้แก่

  -
  บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร
  โดยกำหนดเป็นระเบียบเรื่องอำนาจอนุมัติการจ่ายเงิน

  - บริษัทมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงานออกเป็น 3 หน้าที่ ดังนี้

  (1) การอนุมัติ

  (2) การบันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ

  (3) การตรวจสอบและการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

  ทั้งนี้ เพื่อเป็นการแบ่งแยกหน้าที่และการตรวจสอบซึ่งกันและกัน

  - กรณีที่บริษัทมีการทำธุรกรรมกับบุคคลที่เกี่ยวโยงกัน
  บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนตามที่ทางการกำหนด
  และคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญและพิจารณาเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก
  (Arm’s Length Basis)

  - กรณีที่ได้มีการอนุมัติธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันกับบริษัทในระยะยาว
  บริษัทได้มีการตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้อย่างสม่ำเสมอ

  - กรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม
  บริษัทได้มีการวิเคราะห์และประเมินผลการดำเนินงานของบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ

  - บริษัทมีมาตรการควบคุมและดำเนินการให้บริษัทปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
  ทั้งนี้เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาชื่อเสียงของบริษัท

  4.     ด้านระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล 

บริษัทได้มีการพัฒนาและปรับปรุงระบบสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
เพื่อให้สามารถรองรับการขยายตัวและการดำเนินงานของบริษัท  และพัฒนาระบบงานให้ทันสมัย
สามารถทำงานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆได้ เช่น iPad , iPhone
  โดยระบบสารสนเทศส่วนใหญ่ปฏิบัติงานบน Oracle platform ในปีที่ผ่านมาได้ดำเนินการ
migrate database ไปเป็น version 11G ระบบรองรับการทำงานแบบหลายบริษัท (Multi
Company) มีการควบคุมการจ่ายโดยระบบคอมพิวเตอร์  ด้วยระบบ งบประมาณ และอำนาจอนุมัติ
ของแต่ละตำแหน่งงาน   โดยทุกระบบทั้งด้านรับและด้านจ่ายจะเชื่อมโยงถึงกัน 
ไปจนถึงระบบบัญชีการเงิน ทั้งนี้ เพื่อให้การทำงาน ไม่ซ้ำซ้อน  ถูกต้อง แม่นยำ รวดเร็ว
และมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้บริษัทได้เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน
โดยการส่งรายงานอัตโนมัติต่างๆ ไปยังผู้บริหาร และร้านค้า รวมทั้งส่ง SMS ไปยังลูกค้า

ในส่วนการควบคุมความปลอดภัย ได้เพิ่มระบบ request password อัตโนมัติ โดยการส่ง SMS
ไปยังเบอร์โทรที่แจ้งไว้กับฝ่ายการพนักงาน และมีระบบ disable account อัตโนมัติ
เมื่อพนักงานลาออก

บริษัทจะทำการ  backup ข้อมูลขึ้น Tape เพื่อนำไปเก็บภายนอกองค์กรทุกวันและ
ส่งข้อมูลสำคัญไปยังศูนย์สำรองข้อมูล ทุกๆ 30 นาที 
โดยมีการตรวจสอบข้อมูลล่าสุดที่ส่งไปยังศูนย์สำรอง โดยการส่ง email อัตโนมัติ
กลับมายังผู้รับผิดชอบวันละ 9 ครั้ง   นอกจากนี้จะมีการทดสอบ Disaster Recovery
 ที่ศูนย์สำรอง ปีละ 2 ครั้ง  ซึ่งการทดสอบล่าสุดสามารถใช้งานที่ศูนย์สำรองได้ภายใน  1
ชั่วโมง 

ระบบงานต่าง ๆ สามารถแยกตามประเภทธุรกิจได้ ดังนี้

1)  ธุรกิจขายบ้านพร้อมที่ดินและธุรกิจขายหน่วยในอาคารชุดพักอาศัย

ระบบสารสนเทศจะครอบคลุมระบบจัดซื้อที่ดิน ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งใช้ระบบsupply chain
ระบบงานก่อสร้าง ระบบขายและโอน และระบบการตลาดต่างๆ เช่น  Friend Gets Friend ,
Electronic Direct Mail ที่สามารถ วิเคราะห์ความสนใจในข่าวสารที่ส่งให้ลูกค้าได้  ทั้งนี้
ระบบสารสนเทศต่างๆจะมีการเชื่อมต่อเข้าระบบบัญชีและการเงินในส่วนที่เกี่ยวข้องกัน  นอกจากนี้
บริษัทได้พัฒนาระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ (EIS- Executive
Information System) โดยข้อมูลจากระบบ EIS นี้จะถูกประมวลผลทุกวัน
เพื่อให้ผู้บริหารมีข้อมูลพร้อมที่จะนำมาพิจารณาและใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ โดยระบบ EIS
สามารถดูความคืบหน้าในรูปแบบของผังโครงการได้  รวมทั้งมีการนำ Microsoft Project
เข้ามาช่วยในการบริหารงานก่อสร้าง เพื่อให้ดำเนินการได้ตามแผนงานที่วางไว้
โดยให้ทุกหน่วยงาน Update ความคืบหน้าของตนเอง
และให้หน่วยงานอื่นทราบความคืบหน้าของโครงการ 

ในปีที่ผ่านมาได้มีการปรับปรุงระบบให้รองรับการก่อสร้างแบบใหม่ เช่น tunnel prefab และ
precast และเพิ่มความสามารถของระบบงานในด้านอื่นๆ เช่น email อัตโนมัติให้ร้านค้า ส่ง
SMS อัตโนมัติขอบคุณลูกค้า รวมทั้งเพิ่ม email alert อัตโนมัติ ให้หน่วยงานต่างๆ

1)  ธุรกิจอาคารที่พักอาศัยให้เช่า (ธุรกิจเซอร์วิส อะพาร์ตเมนต์/โรงแรม)

ระบบสารสนเทศรองรับการบริหารงานโรงแรม และอาคารที่พักอาศัยให้เช่า
ระบบสามารถบริหารการขายทุกๆอาคาร ได้จากจุดเดียว โดยมีช่องทางการขาย
ทั้งการขายตรงและการขายผ่านอินเทอร์เน็ต  ระบบรองรับจุดบริการการขาย (Point of sale)
ต่างๆ เช่น ห้องอาหาร สปา เป็นต้น  โดยระบบจะเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ Smart Device ต่างๆ 
เช่นการใช้บัตรเปิดเข้าห้องพัก
เพื่อใช้บริการอาหารเช้า และการใช้บัตรเพื่อควบคุมการใช้บริการลิฟต์
เพื่อความปลอดภัยของผู้เข้าพัก  ระบบจะเชื่อมต่อกับระบบ PABX
เพื่อดึงข้อมูลการใช้โทรศัพท์เข้าระบบอัตโนมัติ 
และสามารถดึงข้อมูลจากบัตรเครดิตเข้าระบบรับชำระอัตโนมัติ 
เพื่อความรวดเร็วในการให้บริการ  โดยข้อมูลต่างๆจะถูกเชื่อมต่อเข้ากับระบบบัญชีและการเงิน  
และมีระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ (EIS- Executive Information
System) โดยจะมีการประมวลผลเข้า EIS ทุกวัน
เพื่อให้ผู้บริหารมีข้อมูลพร้อมที่จะนำใช้พิจารณาตัดสินใจ 
และมีการส่งรายงานจากระบบอัตโนมัติให้ผู้บริหาร ทุกเช้า 

ในปีที่ผ่านมาได้มีการปรับปรุงระบบให้รองรับระบบโรงแรมมากยิ่งขึ้น เช่นรองรับ group tour
rate management และเพิ่มรายงานสำหรับดำเนินการตามแผนสำรองในภาวะฉุกเฉิน
โดยจะส่งรายงานดังกล่าวอัตโนมัติวันละ 3 ครั้ง

2)  ธุรกิจอาคารสำนักงานให้เช่า

ระบบสารสนเทศจะรองรับการบริหารจัดการด้านอาคารสำนักงาน ตั้งแต่การทำสัญญา
การรับเงินตามสัญญา และรับอื่นๆ  การติดตามหนี้ 
และระบบจะเชื่อมต่อเข้ากับระบบบัญชีและการเงิน  ปัจจุบันอยู่ระหว่างการ  Implement ระบบ
Preventive Maintenance มาใช้ในการแจ้งซ่อม
และวางแผนบำรุงรักษาอุปกรณ์เครื่องจักรต่างๆ

  4)   ด้านการปฏิบัติการสนับสนุน (Back Office)

ระบบสารสนเทศจะรองรับการทำงานของทุกหน่วยงานในองค์กร ตั้งแต่ระบบงบประมาณ 
ระบบบริหารการเงิน ระบบบัญชีและระบบที่เกี่ยวข้องกับบัญชี เช่น ระบบจัดซื้อ  ระบบทรัพย์สินถาวร
ระบบควบคุมการเบิกและจ่ายครุภัณฑ์ การควบคุมการเบิกและจ่ายเงินสดย่อย ระบบรับ-จ่าย
โดยจะมีการควบคุมงบประมาณตามที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัท 
รวมทั้งการตรวจสอบอำนาจการอนุมัติตามระดับชั้น ตามที่ถูกกำหนดไว้ในระเบียบของบริษัท 
เพื่อให้มั่นใจว่าได้มีระบบการควบคุม  การตรวจสอบ และการป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้

ในปีที่ผ่านมาบริษัทได้เพิ่มช่องทางการติดต่อประสานงานระหว่างบริษัทและร้านค้าทั่วไปผ่านทางระบบ
supply chain เพื่อแจ้งรายละเอียดการจ่ายค่าสินค้าและบริการ  

และสำหรับด้านการบริหารบุคคลากร บริษัทได้ พัฒนาระบบให้สามารถบริหารพนักงานจำนวนมาก ได้
โดยให้พนักงานช่วยเหลือตนเอง เช่น และบันทึกป่วย สาย ลา ขาด
รวมทั้งบันทึกเบิกค่ารักษาพยาบาล และ สามารถ พิมพ์สลิปเงินเดือนได้เอง
โดยมีการควบคุมความปลอดภัยด้วยการใช้ one time password

  5. ด้านระบบการติดตาม

บริษัทมีการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายในและประเมินคุณภาพการปฏิบัติงาน
โดยกำหนดวิธีปฏิบัติงานและการติดตามผลของการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
ซึ่งรวมเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานตามปกติของฝ่ายบริหาร ผู้ควบคุมงาน และผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ บริษัทได้มีการประเมินผลการตรวจสอบภายในซึ่งเป็นหน่วยงานอิสระ
และรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงกับคณะกรรมการตรวจสอบ

การประชุมของคณะกรรมการตรวจสอบในปี พ.ศ. 2555 มีการประชุมรวม 7 ครั้ง
เพื่อพิจารณาและติดตามฐานะการเงินและผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ
และให้ข้อเสนอแนะสำคัญที่มีผลกระทบต่อองค์กรผู้บริหารเป็นระยะๆ
มีการติดตามการปฏิบัติงานตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
การสอบทานระบบการควบคุมภายในเป็นไปอย่างต่อเนื่องและมีการปรับปรุงแก้ไขให้ทันท่วงทีและสอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป

นอกจากนี้ ผู้สอบบัญชีของบริษัท คือ บริษัทสำนักงาน เอินส์ท แอนด์ ยัง จำกัด โดย นางกิ่งกาญจน์
อัศวรังสฤษฎ์ ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบงบการเงินประจำปี 2555
ไม่ได้แสดงความเห็นในรายงานผู้สอบบัญชีว่าบริษัทมีข้อบกพร่องเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน