10. การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทให้ความสำคัญต่อการมีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ
จึงจัดให้มีการประเมินและให้ความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอและเหมาะสมของระบบการควบคุมภายใน
สำหรับปี 2553
คณะกรรมการตรวจสอบได้ทำการประเมินความเพียงพอและเหมาะสมของระบบการควบคุมภายใน
ตามแบบประเมินของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
และนำเสนอคณะกรรมการบริษัท ในการประชุมครั้งที่ 1/2554 เมื่อวันที่ 24 กุมภาพันธ์ 2554
เพื่อพิจารณาและให้ความเห็น

คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัท
มีความเพียงพอและเหมาะสมกับการดำเนินงานในปัจจุบัน
และผู้สอบบัญชีของบริษัทมิได้พบจุดอ่อนของการควบคุมภายในที่มีสาระสำคัญ
ประกอบกับฝ่ายจัดการได้ให้การสนับสนุนให้มีการพัฒนาระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
เพื่อให้มั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่าการดำเนินงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน
โดยใช้หลักการและแนวทางของการควบคุมภายในตามมาตรฐานสากลของ The Committee of
Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO)
สรุปองค์ประกอบการควบคุมภายในของบริษัทที่สำคัญ ได้ดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environment)

บริษัทตระหนักถึงโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดี
ซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล ดังนั้น
เพื่อเอื้อให้ระบบการควบคุมภายในสามารถดำเนินไปได้ตามที่บริษัทมุ่งหวัง บริษัทจึงได้ดำเนินการ
ดังนี้

-   กำหนดนโยบาย เป้าหมาย ทิศทางการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจน และวัดผลได้เป็นรูปธรรม
    เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ตลอดจนกำกับดูแลกิจการให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้
    และมีการทบทวนเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอ ในปี 2553
    มีการจ้างที่ปรึกษาภายนอกมาให้คำแนะนำในการพัฒนากระบวนการกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจและการวางแผนกลยุทธ์ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

-   กำหนดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น
    จัดให้มีการแบ่งแยกตำแหน่งประธานกรรมการและประธานเจ้าหน้าที่บริหาร
    เพื่อถ่วงดุลอำนาจระหว่างกัน (Check and Balance)
    และกำหนดให้คณะกรรมการบริษัทต้องประกอบด้วยกรรมการอิสระไม่น้อยกว่า 1 ใน 3
    ของจำนวนกรรมการทั้งหมด และต้องไม่ต่ำกว่า 3 คน
    นอกจากนี้ยังแต่งตั้งคณะกรรมการเฉพาะด้านต่างๆ
    เพื่อช่วยพิจารณากลั่นกรองและดำเนินการตามที่คณะกรรมการบริษัทมอบหมาย ได้แก่
    คณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการบรรษัทภิบาล คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
    คณะกรรมการสรรหาและพิจารณาผลตอบแทน และคณะกรรมการบริหาร

-   สื่อสารนโยบายการกำกับดูแลกิจการ และประมวลจรรยาบรรณทางธุรกิจสำหรับพนักงาน
    และจัดให้มีการลงนามรับทราบและถือปฏิบัติ
    โดยมุ่งหมายให้เกิดจิตสำนึกและความตระหนักที่ดีในการปฏิบัติหน้าที่ เช่น ความซื่อสัตย์
    จริยธรรม และความโปร่งใส เป็นต้น

-   กรรมการและผู้บริหารได้ทำพิธีลงนามในจรรยาบรรณทางธุรกิจ เพื่อแสดงความมุ่งมั่น
    จริงจังต่อการปฏิบัติหน้าที่และมีความรับผิดชอบในการบริหารจัดการงานต่างๆ
    ซึ่งพนักงานทุกคนจะได้ยึดถือเป็นแบบอย่างที่ดีในการปฏิบัติงาน

-   กำหนดคำบรรยายลักษณะงาน คู่มือการปฏิบัติงาน กฎ ระเบียบ คำสั่ง
    และข้อบังคับเป็นลายลักษณ์อักษร
    ตลอดจนอำนาจอนุมัติตามหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารแต่ละระดับอย่างรัดกุม เหมาะสม

1.  การบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

บริษัทตระหนักถึงปัจจัยความเสี่ยงทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก ที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจ
คณะกรรมการบริษัทจึงแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
เพื่อทำหน้าที่กำหนดระบบการบริหารความเสี่ยง จัดให้มีวิธีการบริหารความเสี่ยง ตลอดจนตรวจสอบ
ทบทวนกระบวนการบริหารความเสี่ยง ตามแนวทางการบริหารความเสี่ยงทางธุรกิจ (Enterprise
Risk Management) และในปี 2553 ได้จัดตั้งฝ่ายบริหารความเสี่ยง
เพื่อทำหน้าที่ในการติดตามให้มีการปฏิบัติตามนโยบายการบริหารความเสี่ยง
และรายงานผลต่อคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง รวมทั้งผลักดันให้มีการปรับปรุง
กระบวนการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กรอย่างต่อเนื่อง
นอกจากนี้บริษัทได้จัดให้มีการประเมินความเสี่ยงตามเหตุการณ์ (Event Risk) เช่น
กรณีเหตุการณ์ความไม่สงบภายในประเทศ ในช่วงต้นปี 2553
เพื่อให้มั่นใจว่าเหตุการณ์ดังกล่าวจะไม่ส่งผลกระทบในทางลบกับการดำเนินธุรกิจ

อนึ่ง ในปี 2553 ได้มีการจัดอบรมเชิงปฏิบัติการเรื่องการบริหารความเสี่ยงองค์กร
เพื่อให้ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบงานด้านบริหารความเสี่ยงของแต่ละหน่วยงาน
มีความรู้ความเข้าใจในเรื่องการระบุเหตุการณ์หรือปัจจัยเสี่ยง
การกำหนดระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ และการจัดทำตัวชี้วัดความเสี่ยง
เพื่อเป็นรากฐานสำคัญในการพัฒนากระบวน
การจัดการความเสี่ยงของแต่ละหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายจัดการ (Management Control Activities)

-   บริษัทตระหนักถึงความสำคัญของการควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงานทุกคนในองค์กร
    โดยฝ่ายจัดการ ฝ่ายจัดการจึงได้กำหนดขอบเขต อำนาจหน้าที่
    และระดับการอนุมัติรายการของฝ่ายจัดการอย่างรัดกุม เหมาะสม และเป็นลายลักษณ์อักษร
    โดยฝ่ายบัญชีการเงิน
    จะทำหน้าที่ตรวจสอบและกำกับการปฏิบัติงานด้านเอกสารให้ถูกต้องตามเงื่อนไขการอนุมัติที่กำหนดไว้

    -   มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบที่อาจเอื้อต่อการทุจริตออกจากกัน ได้แก่ (1)
        ผู้ทำหน้าที่อนุมัติ (2) ผู้ทำหน้าที่บันทึกรายการบัญชีและสารสนเทศ และ (3)
        ผู้ทำหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน เพื่อสอบยันความdสมบูรณ์ระหว่างกัน

    -   ในการพิจารณาอนุมัติรายการที่เกี่ยวโยงกัน
        บริษัทจะดำเนินการตามหลักเกณฑ์การอนุมัติจาก หน่วยงานกำกับดูแลอย่างเคร่งครัด
        โดยมีผู้มีส่วนได้เสียในเรื่องนั้นจะไม่ออกเสียงลงมติ และหากเป็น รายการที่มีนัยสำคัญ
        คณะกรรมการตรวจสอบจะพิจารณาให้ความเห็นก่อนเสนอให้คณะกรรมการ บริษัทอนุมัติ
        แลจะเปิดเผยสารสนเทศไว้ในรายงานประจำปีต่อไป อนึ่งการพิจารณาทำรายการ
        เกี่ยวโยงนั้น จะคำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญ

    -   จัดให้ทุกหน่วยงานมีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

    -   มีคณะทำงานติดตามข้อกำหนดกฎหมาย ทำหน้าที่ในการรวบรวมและติดตามข้อกำหนด
        กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ รวมทั้งศึกษาผลกระทบ
        และจัดทำรายงานผลกระทบนั้น เสนอต่อคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
        เพื่อกำหนดมาตรการในการจัดการเพื่อลดความเสี่ยงต่อไป

3.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information and Communication)

บริษัทตระหนักถึงความสำคัญของการสื่อสารข้อมูลไปยังผู้เกี่ยวข้อง
และการจัดเตรียมข้อมูลเพื่อประกอบ การพิจารณาตัดสินใจอย่างเพียงพอ ครบถ้วน จึงได้ดำเนินการ
ดังนี้

-   กำหนดให้มีการจัดทำ และจัดเตรียมข้อมูลสารสนเทศที่สำคัญ อย่างเพียงพอ ครบถ้วน
    เพื่อให้ผู้บริหาร และคณะกรรมการบริษัท
    มีข้อมูลและสารสนเทศที่เพียงพอต่อการพิจารณาตัดสินใจ
    รวมทั้งได้เชิญผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุมเพื่อนำเสนอและชี้แจงประเด็นสำคัญต่อที่ประชุมคณะกรรมการ
    บริษัทด้วย

-   ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป และเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัท
    โดยไม่ใช้นโยบายบัญชีที่อาจมีผลให้การรายงานผลประกอบการคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

-   จัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่างๆ ไว้ครบถ้วน เป็นหมวดหมู่
    รวมทั้งได้กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด

-   ดำเนินการตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
    โดยบริษัทได้ดำเนินการสื่อสารให้พนักงานได้รับทราบและตระหนักถึงlสาระสำคัญและบทลงโทษของพระราชบัญญัติดังกล่าว
    นอกจากนี้ยังได้จัดเก็บข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์
    ที่สอดคล้องตามประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

-   มีระบบการสำรองข้อมูลสารสนเทศ และจัดทำแผนการกู้คืนระบบจากภัยพิบัติ (Disaster
    Recovery Plan : DRP )
    โดยได้จัดเตรียมสถานที่ทำงานและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่จำเป็นต้องใช้ในกรณีเกิดเหตุภัยพิบัติ
    ตลอดจนมีการทดสอบการปฏิบัติตามแผนการกู้คืนระบบจากภัยพิบัติอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
    เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมและป้องกันการหยุดชะงักทางธุรกิจ

-   เผยแพร่ข้อมูลสำคัญของบริษัทผ่านทางเว็บไซท์ของบริษัท (www.surapon.com)
    อย่างครบถ้วนและทันเหตุการณ์ เช่น หนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น
    และรายงานประจำปี เป็นต้น

4.  ระบบการติดตาม (Monitoring)

บริษัทให้ความสำคัญในระบบการติดตาม เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ประสิทธิผล ปฏิบัติตามเป้าหมายที่วางไว้
รวมทั้งมีระบบการควบคุมภายในสำหรับการดำเนินกิจกรรมต่างๆ บริษัทจึงดำเนินการ ดังนี้

-   คณะกรรมการบริษัทมีการประชุมเพื่อติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายจัดการ
    พร้อมทั้งให้ความเห็นและข้อเสนอแนะต่อฝ่ายจัดการ

-   คณะกรรมการตรวจสอบได้ประชุมร่วมกับผู้สอบบัญชี ฝ่ายบัญชีและการเงินกลาง
    และฝ่ายตรวจสอบภายใน เพื่อสอบทานงบการเงิน ระบบการควบคุมภายใน
    และติดตามการแก้ไขปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ
    รวมทั้งรายงานประเด็นสำคัญต่อคณะกรรมการบริษัท เป็นประจำทุกไตรมาส

-   คณะกรรมการบรรษัทภิบาลมีการประชุมทุกไตรมาส เพื่อกำกับ ดูแล
    และติดตามการดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบายการกำกับดูแลกิจการ

-   คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงมีการประชุมทุกไตรมาส เพื่อกำกับ ดูแล
    และติดตามให้มีการดำเนินการตามกรอบนโยบายและแนวทางการบริหารความเสี่ยง
    เพื่อให้การบริหารจัดการด้านความเสี่ยงในองค์กร เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล

-   คณะกรรมการสรรหาและพิจารณาผลตอบแทนมีการประชุมเพื่อพิจารณาสรรหาผู้ที่มีคุณสมบัติสมควรได้รับการแต่งตั้งเป็นกรรมการบริษัทและประธานเจ้าหน้าที่บริหาร
    รวมทั้งพิจารณาค่าตอบแทนกรรมการ เพื่อเสนอต่อคณะกรรมการและที่ประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติ
    และพิจารณาประเมินผลการปฏิบัติงานและค่าตอบแทนของประธานเจ้าหน้าที่บริหาร

-   คณะกรรมการบริษัท ได้ให้ความสำคัญต่อการตรวจสอบภายในเป็นอย่างยิ่ง
    จึงกำหนดให้ฝ่ายตรวจสอบภายในสามารถตรวจสอบและให้ความเห็นอย่างเป็นอิสระ
    โดยให้รายงานผลการดำเนินงานโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำทุกไตรมาส
    หรือรายงานทันทีเมื่อมีประเด็นสำคัญ

-   คณะกรรมการบริษัทพิจารณาอนุมัติแผนการตรวจสอบภายใน
    ซึ่งใช้หลักการประเมินตามระดับความเสี่ยง
    เพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมที่มีความเสี่ยงสูงจะได้รับการตรวจสอบเป็นลำดับแรกๆ
    และเมื่อฝ่ายตรวจสอบภายในตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
    จะรายงานให้ผู้บริหารที่รับผิดชอบกิจกรรมนั้นๆ ทราบทันที
    และนำเสนอรายงานต่อกรรมการบริหารเพื่อรับทราบหรือขอคำแนะนำเพิ่มเติมโดยทันที
    เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทจะบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล กล่าวคือ

    -   ความถูกต้อง น่าเชื่อถือของรายงานทางการเงิน (Financial Audit)

    -   การปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ ข้อบังคับของทางการและบริษัท (Compliance Audit)

    -   การมีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสมและเพียงพอ รวมถึงการปฏิบัติที่มี ประสิทธิภาพ
        ประสิทธิผล ความปลอดภัยของทรัพย์สิน และการบรรลุวัตถุประสงค์ของการปฏิบัติงาน
        (Operation Audit)