10. ระบบการควบคุมภายในของบริษัท

ปัจจุบันบริษัท จะให้ความสำคัญกับการควบคุมภายในเป็นสำคัญ
มีการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ที่ผ่านมาบริษัท ให้บริษัท ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส
เอบีเอเอส จำกัด ซึ่งเป็นผู้สอบบัญชีของบริษัท เป็นผู้ตรวจสอบระบบการควบคุมภายในของบริษัทด้วย
การตรวจสอบในปีที่ผ่านมา ผู้บริหาร
และผู้ตรวจสอบไม่พบสถานการณ์หรือการปฏิบัติงานในขั้นตอนใดที่จะก่อให้เกิดความเสี่ยงหรือความเสียหายกับบริษัท
ดังรายงานที่แจ้งกับบริษัท นอกจากนี้
ยังมีคณะกรรมการตรวจสอบได้เข้ามาสอบทานระบบการควบคุมภายใน ระบบการปฏิบัติงานของบริษัท
โดยมีการประสานงานกับผู้สอบบัญชีภายนอก และผู้บริหาร
เกี่ยวกับการสอบทานรายงานทางการเงินให้มีการเปิดเผยข้อมูลอย่างเพียงพอและเชื่อถือได้
พร้อมทั้งจัดทำรายงานการปฏิบัติงานของคณะกรรมการตรวจสอบเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทฯ
และรายงานในรายงานประจำปีของบริษัท โดยรายงานดังกล่าว
ลงนามโดยประธานคณะกรรมการตรวจสอบ

- รายละเอียดในรายงานจากประธานคณะกรรมการตรวจสอบในปี 2545 มีดังนี้ : -

คณะกรรมการบริษัท สวนอุตสาหกรรมโรจนะ จำกัด (มหาชน)
ได้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัท โดยประกอบด้วยกรรมการจำนวน 3 ท่าน คือ
นายพงษ์ศักดิ์ อังสุพันธุ์ เป็นประธานกรรมการตรวจสอบ นางอิงอร ประกฤติเวศย์
และนางสาวอมรา เจริญกิจวัฒนกุล เป็นกรรมการตรวจสอบ
โดยกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบในการดูแลเกี่ยวกับรายงานทางการเงิน ระบบควบคุมภายใน
และดูแลให้มีการดำเนินงานตามนโยบายของคณะกรรมการบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยไม่ให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และพิจารณาคัดเลือกเสนอแต่งตั้งผู้สอบบัญชี
และรายงานการดำเนินการดังกล่าวต่อคณะกรรมการบริษัท

ในปี 2545 คณะกรรมการตรวจสอบมีการประชุมและดำเนินการพิจารณาสอบทานงบการเงิน
และติดตามผลการดำเนินงานของบริษัทเป็นรายไตรมาส รวม 4 ครั้ง คือ เมื่อวันที่ 22 กุมภาพันธ์
2545, วันที่ 21 พฤษภาคม 2545, วันที่ 16 สิงหาคม 2545 และวันที่ 15 พฤศจิกายน 2545
คณะกรรมการเข้าประชุมครบถ้วน
โดยคณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานและให้ความเห็นชอบต่อรายงานทางการเงินประจำปี
และประจำไตรมาสต่าง ๆ ก่อนนำเสนอคณะกรรมการบริษัทรับทราบ
ผลการตรวจสอบและความคิดเห็นของผู้สอบบัญชีอิสระ มีความเห็นว่า
งบการเงินดังกล่าวได้จัดทำตามมาตรฐานการบัญชี และมีการเปิดเผยข้อมูลที่เพียงพอและเชื่อถือได้

นอกจากนี้คณะกรรมการได้พิจารณาคัดเลือกผู้สอบบัญชีปี 2546
ให้สอดคล้องกับการดำเนินงานของบริษัท โดยจะนำเสนอต่อคณะกรรมการของบริษัท
และนำเข้าพิจารณาในที่ประชุมผู้ถือหุ้นในการเปลี่ยนแปลงผู้สอบบัญชีใหม่
โดยค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบงบการเงินของบริษัทจะลดลงจากเดิม

- องค์กรและสภาพแวดล้อม

คณะกรรมการได้ดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจน วัดผลได้
เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน ตลอดจนมีการทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงาน
ว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้หรือไม่ อย่างรอบคอบ
และมีการวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนแก่พนักงานอย่างสมเหตุสมผล
โดยไม่มีการจูงใจ
หรือให้ผลประโยชน์ตอบแทนที่เกินสมควรแก่พนักงานในลักษณะที่อาจนำไปสู่การทุจริตหรือประพฤติมิชอบ
บริษัทฯ ได้มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
มีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (code of conduct)
และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษรรวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน
มีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อ
และการบริหารทั่วไปที่รัดกุม และสามารถป้องกันการทุจริต
ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน
บริษัทได้คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

- การบริหารความเสี่ยง

บริษัท มีการประเมินและวิเคราะห์อย่างสม่ำเสมอ ในปัจจัยความเสี่ยง และเหตุการณ์ต่าง ๆ
ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรที่อาจมีผลกระทบต่อการประกอบธุรกิจของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ
โดยมีการกำหนดให้มีมาตรการในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยงรวมทั้งมาตรการในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น
บริษัทได้แจ้งให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
ตลอดจนมีการติดตามว่าหน่วยงานต่าง ๆ ได้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้หรือไม่

- การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจน
และเป็นลายลักษณ์อักษร, มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้านคือ หน้าที่อนุมัติ
หน้าที่บันทึกรายการบัญชี และข้อมูลสารสนเทศ และหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน
ออกจากกันโดยเด็ดขาด เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน
ในกรณีที่บริษัทมีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนด
โดยการพิจารณาอนุมัติและคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของธุรกรรมนั้นว่า
ได้กระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้น ถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก,
การอนุมัติธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาว (เช่น
การทำสัญญาซื้อขายสินค้า การให้กู้ยืม การค้ำประกัน)
ได้มีการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ตลอดระยะเวลาที่มีผลผูกพันบริษัท เช่น
ติดตามการชำระคืนหนี้ตามกำหนด การทบทวนความเหมาะสมของสัญญาเป็นต้น
โดยมีมาตรการครอบคลุมไปถึงกรณีที่ผู้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าวนำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวด้วย

ในกรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม
บริษัทมีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ
รวมทั้งมีการกำหนดทิศทางให้บุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้เป็นกรรมการหรือผู้บริหารในบริษัทดังกล่าวถือปฏิบัติ
และติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งนี้
เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาชื่อเสียงของบริษัท

- ระบบสารสนเทศ และการสื่อสารข้อมูล

บริษัท ตระหนักถึงสาระสำคัญของระบบสารสนเทศ อีกทั้งบริษัท
มีความระมัดระวังในการสื่อสารข้อมูลต่าง ๆ ให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นกรรมการ
ผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น หรือผู้เกี่ยวข้องอื่น เพื่อให้มีข้อมูลอย่างเพียงพอและทันต่อเหตุการณ์

- ระบบการติดตาม

บริษัทได้มีระบบการติดตามงานอย่างสม่ำเสมอว่ามีการปฏิบัติตามเป้าหมายการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามที่วางไว้หรือไม่
มีระบบการควบคุมภายในที่มีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
เพื่อให้มีการแก้ไขข้อบกพร่องต่าง ๆ ที่พบอย่างทันท่วงที
โดยมีการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ นอกจากนี้บริษัท
จัดให้มีการตรวจสอบภายใน โดยกำหนดและให้แก้ไขภายในเวลาที่เหมาะสม
ให้มีการรายงานผลการตรวจสอบเสนอตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัท
เพื่อพิจารณาสั่งการแก้ไขภายในเวลาอันควรเมื่อพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
และกำหนดให้มีการรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องดังกล่าวต่อคณะกรรมการตรวจสอบ/คณะกรรมการบริษัท
โดยให้ฝ่ายบริหารรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทโดยพลัน ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ทุจริต
หรือสงสัยว่ามีเหตุการณ์ทุจริต มีการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนกฎหมาย และมีการกระทำที่ผิดปกติอื่น ๆ
ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ