การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 2/2545 เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2545
คณะกรรมการตรวจสอบซึ่งเป็นกรรมการอิสระด้วย จำนวน 3 ท่าน เข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารแล้วสรุปได้ว่า
จากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทด้านต่างๆ 5 ส่วนคือ

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environment Measure)

คณะกรรมการมีการดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจไว้อย่างเหมาะสมและชัดเจน
มีการวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนแก่พนักงานอย่างสมเหตุสมผล
โดยจัดโครงสร้างองค์ที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
มีการกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (Code of Conduct)
โดยห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการ
จัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรม การเงิน การจัดซื้อ
และการบริหาร ทั่วไปที่รัดกุมและสามารถป้องกันการทุจริต
ตลอดจนกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงานโดยคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

2.  การบริหารความเสี่ยง (Risk Management Measure)

บริษัทมีการประเมินถึงปัจจัยความเสี่ยงทั้งที่มาจากภายนอกและภายใน
มีการติดตามเหตุการณ์อันอาจจะเป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยงนั้นเพื่อหามาตรการป้องกันหากมีส่วนเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน
บริษัทจะแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและติดตามหน่วยงานต่างๆ
ให้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร (Management Control Activities)

บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบออกจากกันโดยเด็ดขาดของงาน
3 ด้านคือ

-   หน้าที่อนุมัติ

-   หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ

-   หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

บริษัทมีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทอย่างสม่ำเสมอ
มีการติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
และไม่เคยมีการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมายมาก่อน

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information and Communication Measure)

บริษัทมีการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการพิจารณาโดยจัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่างๆ เพื่อใช้ประกอบการ
ตัดสินใจ
มีการจัดทำหนังสือนัดประชุมหรือเอกสารประกอบการประชุมที่ระบุข้อมูลที่จำเป็นต่อการพิจารณา
มีรายงานการประชุมกรรมการซึ่งมีรายละเอียดตามควรที่ทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้
มีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่างๆ ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
โดยฝ่ายบริหารได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัท

5.  ระบบการติดตาม (Monitoring)

บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจโดยคณะกรรมการได้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารว่าเป็นไปตามเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้
หากมีความแตกต่างบริษัทการติดตามแก้ไขภายในระยะเวลาที่เหมาะสม
จัดการมีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ
โดยจัดทำรายงานผลการตรวจสอบอย่างตรงไปตรงมาเมื่อมีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญจะมีการรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาสั่งการแก้ไขภายในระยะเวลาอันควรและจัดให้มีการรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องเหล่านั้น

การกำกับดูแลกิจการที่ดี 

บริษัทมีการจัดรูปแบบโครงสร้างการบริหารงานเป็นไปอย่างมีขั้นตอน มีการจัดตั้งคณะกรรมการ
ตรวจสอบเพื่อทำหน้าที่ประสานความเข้าใจระหว่างคณะกรรมการ ผู้ตรวจสอบภายใน
ผู้ตรวจสอบบัญชี ให้ความเชื่อมั่นและยืนยันในความมีอิสระในการทำงาน
มีการติดตามและประเมินผลการดำเนินงานของ
ฝ่ายบริหารให้ข้อเสนอแนะเพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างโปร่งใส
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานตลอดจนช่วยติดตามการดำเนินงานเพื่อให้มีความผิดพลาดน้อยที่สุด

รายงานคณะกรรมการ 

ในปี 2544
ภาวะเศรษฐกิจโลกประสบปัญหาการชะลอตัวลงอย่างรวดเร็วและมีความเสี่ยงที่จะเข้าสู่ภาวะถดถอยจากการชะลอตัวทางเศรษฐกิจพร้อมกับประเทศมหาอำนาจ
ประกอบกับเหตุการณ์ร้ายแรงต่างๆ ที่เกิดขึ้นส่งผลกระทบให้เศรษฐกิจโลกชะลอตัวลงไปอีก
ในส่วนของประเทศไทยจำเป็นต้องเตรียมรับมือและปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงทางด้านนโยบายของประเทศมหาอำนาจต่างๆ
นั้นด้วย
ในภาคเอกชนก็จำเป็นต้องพัฒนาธุรกิจและยุทธศาสตร์ทางการค้าให้ทันกับกฎระเบียบและมาตรฐานที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาพร้อมทั้งยกระดับความสามารถในด้านการผลิตและบริการให้เป็นไปตามมาตรการและกฎเกณฑ์ทางการค้าที่จะนำมาใช้เพื่อให้เป็นที่ยอมรับของประเทศคู่ค้ามากขึ้น
บริษัทฯ จึงพัฒนาระบบการให้บริการจนได้รับการรับรองมาตรฐานคุณภาพ ISO 9001:2000

นอกจากนี้เทคโนโลยีและระบบสารสนเทศได้กลายเป็นส่วนสำคัญและมีความจำเป็นสำหรับองค์กร
ทั่วไป บริษัทฯ
มีการนำเครื่องอุปกรณ์และระบบสารสนเทศมาใช้ให้เกิดประโยชน์เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลสูงสุด

เนื่องจากภาวะการแข่งขันในด้านการให้บริการมีสูงขึ้นบริษัทกำลังหากลุ่มเป้าหมายใหม่เพื่อให้บริการนอกเหนือจากกลุ่มอุตสาหกรรมน้ำตาลโดยเน้นการให้บริการเช่าโกดังเก็บสินค้าเพื่อขนถ่ายขึ้นเรือเดินสมุทรหรือเพื่อรอการจำหน่ายบริโภคภายในประเทศ