9. การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทมุ่งส่งเสริมให้บริษัทมีระบบควบคุมและตรวจสอบภายในที่รัดกุม เหมาะสม ทันสมัย
และมีประสิทธิภาพเพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน
โดยได้นำระบบการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร (Enterprise Risk Management หรือ
ERM) มาปรับใช้กับธุรกิจของบริษัท และได้แต่งตั้งให้คณะกรรมการตรวจสอบ
ทำหน้าที่กำกับดูแลระบบรายงานทางการเงินของบริษัทและบริษัทย่อยให้มีการปฏิบัติที่ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี
รวมถึงข้อกำหนดของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย กฎหมายที่เกี่ยวข้อง และหลักบรรษัทภิบาลที่ดี
การประเมินการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายในให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
กำกับดูแลระบบงานตรวจสอบให้ได้มาตรฐานการตรวจสอบที่ดี คัดเลือกและเสนอแต่งตั้งผู้สอบบัญชี
รวมทั้งงานอื่นๆ ที่คณะกรรมการบริษัทได้มอบหมายตลอดจนปรับปรุงมาตรการควบคุมต่างๆ
ให้มีความเหมาะสมกับสถานการณ์สิ่งแวดล้อม และความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลง

นอกจากนี้บริษัทยังได้ตระหนักถึงความสำคัญของโครงสร้างการกำกับดูแลกิจการที่ดี
จึงจัดให้มีหน่วยงานตรวจสอบภายในแทนการว่าจ้างผู้ตรวจสอบภายนอก
เพื่อให้ความเชื่อมั่นและคำปรึกษาแก่ฝ่ายบริหารและคณะกรรมการตรวจสอบ
หน่วยงานตรวจสอบภายในขึ้นตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบมีความเป็นอิสระในการปฏิบัติงาน
และเสนอความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอและประสิทธิภาพของระบบการควบคุมภายในองค์กร
รวมถึงให้ความช่วยเหลือในการปรับปรุงระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง

สำหรับแผนการตรวจสอบประจำปี และแผนการตรวจสอบระยะยาว (5 ปี)
ได้ถูกจัดทำขึ้นตามวิธีการประเมินความเสี่ยงซึ่งได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการตรวจสอบแผนดังกล่าวครอบคลุมถึงการประเมินผลของประสิทธิภาพการควบคุมภายในการดำเนินงาน
การรายงานข้อมูลทางการเงิน รวมทั้งการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
โดยสาระสำคัญในการตรวจสอบจะมุ่งเน้นการปรับปรุงประสิทธิภาพ
และความพอเพียงของระบบการควบคุมภายในองค์กร
ทั้งในด้านของกระบวนการจัดหาและเจ้าหนี้การขายการตลาดและการจัดจำหน่าย
การบริหารทรัพยากรบุคคล การบริหารสินค้าคงเหลือ การบัญชีและการเงิน และระบบ SAP (SAP
PostImplementation) เป็นต้น ทั้งนี้
หน่วยงานตรวจสอบภายในจะปฏิบัติงานตามแผนการตรวจสอบ และรายงานสรุปผลของการตรวจสอบ
พร้อมทั้งแผนการปรับปรุงของฝ่ายบริหาร
แก่คณะกรรมการตรวจสอบทราบโดยตรงเป็นประจำทุกไตรมาส
เพื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทต่อไป

จากการประชุมคณะกรรมการบริษัท เมื่อวันที่ 4 พฤษภาคม 2555
ซึ่งมีกรรมการตรวจสอบทุกคนเข้าร่วมประชุมด้วยนั้น
คณะกรรมการบริษัทโดยการพิจารณาความเห็นจากคณะกรรมการตรวจสอบต่อการประเมินระบบควบคุมภายในของบริษัท
มีความเห็นต่อระบบควบคุมภายใน ของบริษัทในแต่ละด้านสำหรับรอบปี 2554-2555 ดังนี้

องค์กรและสภาพแวดล้อม

บริษัทมีโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมให้การปฏิบัติงานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
การควบคุมอย่างเพียงพอและสามารถแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายได้อย่างชัดเจน
นอกจากนี้ ยังมีการจัดโครงสร้างองค์กรให้เหมาะสมกับแผนธุรกิจ
รวมทั้งสรรหาพนักงานที่มีคุณภาพตลอดจนส่งเสริมและพัฒนาพนักงานอย่างต่อเนื่องให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ
ทั้งนี้ บริษัทได้จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานในหน่วยงาน
เพื่อให้ทุกฝ่ายใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้
บริษัทได้กำหนดเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจสำหรับรอบปี 2554-2555
และเป้าหมายระยะยาวไว้อย่างชัดเจน โดยคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ภาวะเศรษฐกิจ สภาพตลาด
และกลยุทธ์ในการแข่งขัน เป็นต้น

การบริหารความเสี่ยง

บริษัทและบริษัทย่อยได้ปฏิบัติตามกรอบในการบริหารความเสี่ยงซึ่งมีการระบุความเสี่ยงและกำหนดแนวทางการแก้ไขความเสี่ยงในเชิงรุกทั้งบริษัทและช่วยป้องกันไม่ให้มูลค่าของผู้ถือหุ้นต้องลดลง
จากการพิจารณาถึงสถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน
ด้านที่ต้องมุ่งเน้นในการบริหารความเสี่ยงมีดังนี้

-   งานด้านความปลอดภัยเพื่อรับรองว่ามีการใช้ ‘ขั้นตอนปฏิบัติงานอย่างปลอดภัย’
    โดยเน้นที่ความปลอดภัยของทั้งพนักงานผู้ปฏิบัติงานและผู้รับเหมา

-   ปฏิบัติตามมาตรฐานระดับสูงด้านบรรษัทภิบาล
    โดยได้กำหนดให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดต้องปฏิบัติตามหลักจรรยาบรรณของทาทา(TCOC)
    อย่างเข้มงวด มีการใช้นโยบายส่งเสริมให้มี
    ‘การแจ้งเบาะแส’มีเจ้าหน้าที่ดูแลด้านจรรยาบรรณเพื่อแก้ไขปัญหาข้อร้องเรียนที่‘ไม่เปิดเผยตัว’
    และสร้างกลไกที่เหมาะสมในการตรวจสอบการทุจริตและประพฤติมีชอบ

-   ให้อำนาจหน่วยตรวจสอบภายในโดยต้องจัดทำรายงานการตรวจสอบภายในและระบบงานต่างๆ
    ทุกไตรมาสเสนอให้คณะกรรมการตรวจสอบของคณะกรรมการบริหารพิจารณา

-   คาดการกระแสเงินสดอย่างสม่ำเสมอเพื่อรับรองว่ามีเงินสดเพียงพอให้เกิดความต่อเนื่องของธุรกิจ

ซึ่งคณะกรรมการบริหารมีความเห็นว่าแนวปฏิบัติในการบริหารความเสี่ยงดังกล่าวอยู่ในระดับที่น่าพอใจ

การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทได้กำหนดนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
ได้แก่ กำหนดขอบเขต อำนาจหน้าที่ และอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจน
มีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทและบริษัทย่อยเป็นประจำและสม่ำเสมอ
รวมถึงมีระบบการควบคุมภายในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ
ผู้บริหารและบุคคลเกี่ยวข้องที่เพียงพอและรัดกุม

ระบบข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน
มีเนื้อหาที่จำเป็นและสำคัญต่อการตัดสินใจของคณะกรรมการบริษัท
มีการบันทึกรายงานการประชุมอย่างละเอียดทุกครั้ง นอกจากนี้
มีการจัดเก็บเอกสารสำคัญและเอกสารบัญชีตามที่กฎหมายกำหนด
พร้อมทั้งมีระบบการจัดเก็บและช่องทางการสื่อสารที่มีความเป็นปัจจุบัน ทันเวลา
และง่ายต่อการเข้าใจ

ระบบการติดตาม

บริษัทจัดให้มีการประชุมผู้บริหารเป็นประจำทุกเดือน
เพื่อติดตามผลการดำเนินงานและเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้
และได้นำเสนอต่อที่ประชุมคณะกรรมการตรวจสอบ
และคณะกรรมการบริษัทเป็นประจำทุกไตรมาสโดยมีการวิเคราะห์ถึงสาเหตุ
และการปรับปรุงแก้ไขอย่างต่อเนื่อง สม่ำเสมอ