9. การควบคุมภายใน

บริษัท ชูโอเซ็นโก (ประเทศไทย) จำกัด (มหาชน)
ได้ให้ความสำคัญต่อการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง โดยคณะกรรมการบริษัทฯ
ได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบ สอบทานประเมินระบบการควบคุมภายใน
เพื่อมุ่งเน้นให้ระบบการควบคุมภายในมีความเพียงพอและเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจ
ซึ่งจะส่งผลให้บริษัทฯ สามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
รวมทั้งการใช้ทรัพยากร การดูแลรักษาทรัพย์สิน การป้องกัน หรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย
การรั่วไหล การสิ้นเปลืองหรือการทุจริต ระบบบัญชีและรายงานทางการเงินมีความถูกต้องเชื่อถือได้
รวมทั้งการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ

ในปี 2554 บริษัทฯ ได้ประเมินการควบคุมภายใน
โดยใช้แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
และการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารแล้ว จึงมีความเห็นร่วมกันว่า บริษัทฯ
มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอเหมาะสมกับสภาพการดำเนินงานในปัจจุบัน โดยมีสาระสำคัญดังนี้

ด้านองค์กรและสภาพแวดล้อม

บริษัทฯ
ได้มีการกำหนดนโยบายและเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อพนักงาน
คู่ค้า ตลอดจนผู้ถือหุ้น บริษัทฯ มีการจัดโครงสร้างองค์กร หน้าที่ ผังการดำเนินงาน
ความรับผิดชอบตามลักษณะงาน กำหนดนโยบายในการกำกับดูแลกิจการ
จริยธรรมธุรกิจและจรรยาบรรณพนักงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน
ซึ่งช่วยให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น
มีการวางระเบียบการตรวจสอบและอนุมัติงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน
การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไป ทั้งนี้ เพื่อป้องกันการใช้อำนาจหน้าที่ในการนำทรัพย์สินของบริษัทฯ
ไปใช้โดยมิชอบ หรือเกินกว่าอำนาจที่บริษัทฯ ได้มอบให้

ด้านการบริหารความเสี่ยง

บริษัทฯ มีการกำหนดแผนงานและขั้นตอนในการดำเนินงานอย่างเพียงพอ
แต่ควรมีการกำหนดประเภทความเสี่ยง ปัจจัยความเสี่ยง
ตลอดจนมีการประเมินถึงโอกาสและผลกระทบที่เกิดขึ้น เพื่อให้การบริหารความเสี่ยงดียิ่งขึ้น

ด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทฯ
ได้กำหนดอำนาจในการอนุมัติวงเงินของฝ่ายบริหารแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร
มีการแบ่งแยกหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานออกจากกัน

ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมกับบุคคลที่เกี่ยวโยงกัน บริษัทฯ
ได้ปฏิบัติตามประกาศของคณะกรรมการกำกับตลาดทุน
เรื่องหลักเกณฑ์ในการทำรายการที่เกี่ยวโยงกัน ซึ่งได้กระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้นๆ
และคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทฯ เป็นสำคัญ

นอกจากนี้ ในกรณีที่มีการอนุมัติธุรกรรมในลักษณะที่มีผลผูกพันกับบริษัทฯ ในระยะยาวบริษัทฯ
มีการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้
รวมทั้งมีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยอย่างสม่ำเสมอ

ด้านระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการบริษัทฯ พิจารณา บริษัทฯ
มีข้อมูลและเอกสารประกอบการตัดสินใจอย่างเพียงพอ และได้จัดส่งให้พิจารณาเป็นการล่วงหน้า
พร้อมทั้งมีการบันทึกรายงานการประชุมคณะกรรมการที่มีสาระสำคัญอย่างครบถ้วน นอกจากนั้น
บริษัทฯ ยังมีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่างๆ
ไว้อย่างครบถ้วนเป็นหมวดหมู่ในสถานที่ที่ปลอดภัยตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
ซึ่งสามารถตรวจสอบความถูกต้องย้อนหลังได้

ด้านระบบการติดตาม

บริษัทฯ
มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย
หากมีความแตกต่างจะพิจารณาทบทวนและปรับการดำเนินธุรกิจให้สอดคล้องกับสถานการณ์ ในการนี้
แผนกตรวจสอบภายในรับผิดชอบในการตรวจสอบ
วิเคราะห์และประเมินผลการควบคุมภายในของระบบงานต่างๆ
และตรวจติดตามผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง
และรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งมีการประชุมร่วมกันเป็นประจำทุก
3 เดือน หรือรายงานโดยตรงได้ทันที หากมีกรณีที่ต้องการการพิจารณาหรือตัดสินใจอย่างรวดเร็ว
ทั้งนี้ หากตรวจพบข้อบกพร่องที่มีนัยสำคัญ คณะกรรมการตรวจสอบจะรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทฯ
เพื่อเสนอให้ดำเนินการปรับปรุงแก้ไข
และให้มีการตรวจติดตามความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องอย่างสม่ำเสมอ

คณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานระบบการควบคุมภายในซึ่งประเมินโดยแผนกตรวจสอบภายในและผู้บริหารแล้ว
ไม่พบประเด็นปัญหาหรือข้อบกพร่องที่มีเป็นสาระสำคัญ และเห็นว่า บริษัทฯ
มีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสมเพียงพอ อย่างไรก็ตาม คณะกรรมการตรวจสอบตระหนักว่า
ระบบการควบคุมภายในใดๆ ก็ตาม
ไม่อาจรับประกันต่อความเสียหายอันเกิดจากความผิดพลาดได้ทั้งหมด
แต่สามารถป้องกันหรือให้ความเชื่อมั่นในระดับที่สมเหตุสมผลได้