9. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 1/2555 เมื่อวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2555
โดยมีคณะกรรมการอิสระและกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมครบทั้ง 3 ท่าน
คณะกรรมการบริษัทได้ประเมินระบบการควบคุมภายใน
โดยการพิจารณาข้อมูลและสอบถามประเด็นต่างๆจากฝ่ายบริหาร
เพื่อประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัท 5 ด้าน คือ

1. ด้านองค์กรและสภาพแวดล้อม

2. ด้านการบริหารความเสี่ยง

3. ด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

4. ด้านระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และ

5. ด้านระบบการติดตาม

คณะกรรมการบริษัทประเมินว่าบริษัทมีการควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่
กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคล และบุคคลภายนอกอย่างเพียงพอและเหมาะสม
ทั้งนี้กรรมการอิสระและคณะกรรมการตรวจสอบไม่มีความเห็นที่แตกต่างไปจากความเห็นของคณะกรรมการบริษัท

รายละเอียดการควบคุมภายใน 5 ด้าน มีดังต่อไปนี้

1. ด้านองค์กรและสภาพแวดล้อม

ผู้บริหารและพนักงานมีทัศนคติที่ดีและเอื้อต่อการควบคุมภายใน
โดยผู้บริหารได้ให้ความสำคัญกับการมีจริยธรรม และความซื่อสัตย์สุจริตในการดำเนินธุรกิจ
โดยจะมีการพิจารณาดำเนินการตามสมควรแก่กรณี ตามผลของการตรวจสอบจากข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น
ด้วยความเป็นธรรมและโปร่งใส
ถ้าพบว่าพนักงานของบริษัทประพฤติหรือปฏิบัติหน้าที่อันอาจจะส่งผลกระทบต่อจริยธรรมและความซื่อสัตย์สุจริตในการประกอบธุรกิจ

โดยรวมสภาพแวดล้อมของการควบคุมของบริษัทมีความเหมาะสม
และมีส่วนช่วยส่งเสริมให้การควบคุมภายในมีความเพียงพอและมีประสิทธิผล เช่น

-   บริษัทกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้
    เพื่อใช้เป็นแนวทางในการประเมินผลการปฏิบัติงานในด้านต่างๆ

-   บริษัทมีการทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงาน ว่าได้ถูกกำหนดไว้อย่างรอบคอบ
    และได้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมายที่กำหนดไว้
    โดยพิจารณาถึงรูปแบบของสิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนที่เหมาะสมที่จะเสนอให้แก่พนักงาน
    เพื่อไม่ให้เกิดผลประโยชน์ตอบแทนที่เกินสมควรแก่พนักงาน
    อันจะเป็นเหตุจูงใจนำไปสู่การกระทำทุจริตหรือประพฤติมิชอบของพนักงาน

-   บริษัทได้มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยสนันสนุนให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
    และประสิทธิผล

-   บริษัทกำหนดจรรยาบรรณธุรกิจ (Code of Conduct)
    และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
    รวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน

-   บริษัทกำหนดนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมต่างๆที่มีความเสี่ยง
    เช่น ด้านการเงิน การจัดซื้อ และการบริหาร ฯลฯ เพื่อป้องกันการทุจริต
    และความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น

-   บริษัทมีระบบการควบคุมและติดตามการดำเนินงานอย่างชัดเจน โดยหน่วยงานที่รับผิดชอบนั้นๆ
    รวมทั้ง
    ฝ่ายตรวจสอบภายในซึ่งมีอิสระในการตรวจสอบและรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
    ซึ่งทำหน้าที่วางแผนตรวจสอบตามระดับความสำคัญของความเสี่ยงทางธุรกิจ
    โดยจะครอบคลุมกระบวนการปฏิบัติงานที่สำคัญของบริษัทและบริษัทย่อย

คณะกรรมการตรวจสอบได้ดูแลงานตรวจสอบภายใน โดยให้ความเห็นชอบแผนการตรวจสอบประจำปี
รับทราบผลการตรวจสอบ และให้ความเห็นเรื่องการควบคุมภายในให้รัดกุม
เพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นได้
รวมทั้งแนะแนวทางการรายงานการติดตามผลการปรับปรุงแก้ไข
เพื่อให้งานตรวจสอบภายในดำเนินการอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิผล ในปี 2554
ไม่พบความบกพร่องเรื่องการควบคุมภายใน อย่างเป็นสาระสำคัญ

2. ด้านการบริหารความเสี่ยง

บริษัทให้ความสำคัญเกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยง โดยมีการจัดตั้ง
“คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง” มีการประเมินและการติดตามภาพรวม
รายละเอียดและแผนการบริหารความเสี่ยงของหน่วยงานต่างๆของบริษัทอย่างสม่ำเสมอ
รวมทั้งวางระบบการรายงานและติดตามผลการบริหารความเสี่ยงให้เหมาะสมและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์
ทั้งนี้ ผู้บริหารของบริษัทได้มีการประเมินสถานการณ์ ความเสี่ยง
และวิเคราะห์เหตุการณ์ที่อาจจะส่งผลกระทบและก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัท
โดยจะกำหนดมาตรการป้องกัน แก้ไข และติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
รวมทั้งมาตรการในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น นอกจากนี้ บริษัทได้แจ้งให้หน่วยงานต่าง ๆ
ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
โดยพิจารณาความเสี่ยงเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าวตามที่ได้นำเสนอไว้ในส่วนของปัจจัยความเสี่ยง

3. ด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร เป็นส่วนที่มีความสำคัญ
และสร้างความมั่นใจให้บริษัทและผู้ถือหุ้นว่าแนวทางที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้ได้รับการตอบสนองและปฏิบัติตามโดยพนักงานของบริษัททุกคน
ได้แก่

  - บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับ
  ไว้อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร โดยกำหนดเป็นระเบียบเรื่องอำนาจอนุมัติการจ่ายเงิน

  - บริษัทมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงานออกเป็น 3 หน้าที่ ดังนี้

(1) การอนุมัติ

  (2) การบันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ
  (3) การตรวจสอบและการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

  ทั้งนี้ เพื่อเป็นการแบ่งแยกหน้าที่และการตรวจสอบซึ่งกันและกัน

  - กรณีที่บริษัทมีการทำธุรกรรมกับบุคคลที่เกี่ยวโยงกัน
  บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำ ธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนตามที่ทางการกำหนด
  และคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญและพิจารณาเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก
  (Arm’s Length Basis)

  - กรณีที่ได้มีการอนุมัติธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันกับบริษัทในระยะยาว
  บริษัทได้มีการตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้อย่างสม่ำเสมอ

  - กรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม
  บริษัทได้มีการวิเคราะห์และประเมินผลการดำเนินงานของบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ

  - บริษัทมีมาตรการควบคุมและดำเนินการให้บริษัทปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
  ทั้งนี้เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาชื่อเสียงของบริษัท

4. ด้านระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทได้มีการพัฒนาและปรับปรุงระบบสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
เพื่อให้สามารถรองรับการขยายตัวและการดำเนินงานของบริษัท รวมทั้ง ปฏิบัติตามกฎหมายต่าง ๆ
เช่น การปรับระบบรองรับมาตรฐาน IFRS และพัฒนาระบบงานให้ทันสมัย
สามารถทำงานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆได้ เช่น โทรศัพท์
โดยระบบสารสนเทศส่วนใหญ่ปฏิบัติงานบน Oracle platform มีการควบคุมการจ่ายด้วยระบบ
งบประมาณ และอำนาจอนุมัติที่ถูกควบคุมโดยระบบคอมพิวเตอร์ 
โดยทุกระบบทั้งด้านรับและด้านจ่ายจะเชื่อมโยงถึงกัน  ไปจนถึงระบบบัญชีการเงิน ทั้งนี้
เพื่อให้การทำงาน ไม่ซ้ำซ้อน  ถูกต้อง แม่นยำ รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

นอกจากการ backup ข้อมูลขึ้น Tape เพื่อนำไปเก็บภายนอกองค์กรแล้ว
บริษัทยังมีศูนย์สำรองข้อมูล ซึ่งจะส่งข้อมูลสำคัญไปทุกๆ 30 นาที 
และมีการตรวจสอบข้อมูลล่าสุดที่ศูนย์สำรอง โดยการส่ง email อัตโนมัติ
กลับมายังผู้รับผิดชอบวันละ 8 ครั้ง   นอกจากนี้จะมีการทดสอบ recovery
หรือการนำขึ้นใช้งานปีละ 2 ครั้ง  ซึ่งการทดสอบล่าสุดสามารถใช้งานที่ศูนย์สำรองได้ภายใน  1
ชั่วโมง 

ระบบงานต่างๆสามารถแยกตามประเภทธุรกิจได้ ดังนี้

1)  ธุรกิจขายบ้านพร้อมที่ดินและธุรกิจขายหน่วยในอาคารชุดพักอาศัย

ระบบสารสนเทศจะครอบคลุมระบบจัดซื้อที่ดิน ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งใช้ระบบsupply chain
ระบบงานก่อสร้าง ระบบขายและโอน และระบบการตลาดต่างๆ เช่น  Friend Gets Friend ,
Electronic Direct Mail ที่สามารถ วิเคราะห์ความสนใจในข่าวสารที่ส่งให้ลูกค้าได้  ทั้งนี้
ระบบสารสนเทศต่างๆจะมีการเชื่อมต่อเข้าระบบบัญชีและการเงินในส่วนที่เกี่ยวข้องกัน  นอกจากนี้
บริษัทได้มีการพัฒนาระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ(EIS- Executive
Information System) โดยข้อมูลจากระบบ EIS นี้จะถูกประมวลผลทุกวัน
เพื่อให้ผู้บริหารมีข้อมูลพร้อมที่จะนำมาพิจารณาและใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ และในปีที่ผ่านมา
ได้เพิ่มเติมระบบ EIS ที่สามารถดูความคืบหน้าในรูปแบบของผังโครงการได้  รวมทั้งมีการนำ
Microsoft Project เข้ามาช่วยในการบริหารงานก่อสร้าง
เพื่อให้ดำเนินการได้ตามแผนงานที่วางไว้ โดยให้ทุกหน่วยงาน Update ความคืบหน้าของตนเอง
และให้หน่วยงานอื่นทราบความคืบหน้าของโครงการ  พร้อมทั้งมีระบบเตือนอัตโนมัติทาง email

1)  ธุรกิจอาคารที่พักอาศัยให้เช่า(ธุรกิจเซอร์วิส อะพาร์ตเมนต์/โรงแรม)

ระบบสารสนเทศรองรับการบริหารงานโรงแรม และอาคารที่พักอาศัยให้เช่า
ระบบสามารถบริหารการขายทุกๆอาคาร ได้จากจุดเดียว โดยมีช่องทางการขาย
ทั้งการขายตรงและการขายผ่านอินเตอร์เน็ท  ระบบรองรับจุดบริการการขาย(Point of sale)
ต่างๆ เช่น ห้องอาหาร สปา เป็นต้น  โดยระบบจะเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ Smart Device ต่างๆ 
เช่นการใช้บัตรเข้าห้องพัก เพื่อใช้บริการอาหารเช้า  และเชื่อมระบบ PABX
ดึงข้อมูลการใช้โทรศัพท์เข้าระบบอัตโนมัติ  เพื่อเรียกเก็บค่าบริการได้รวดเร็ว 
นอกจากนี้ยังสามารถดึงข้อมูลจากบัตรเครดิตเข้าระบบรับชำระอัตโนมัติ 
เพื่อลดงานและสามารถให้บริการลูกค้าอย่างรวดเร็ว 
โดยข้อมูลต่างๆจะถูกเชื่อมต่อเข้ากับระบบบัญชีและการเงิน  
และมีระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ(EIS- Executive Information
System) โดยจะมีการประมวลผลเข้า EIS ทุกวัน
เพื่อให้ผู้บริหารมีข้อมูลพร้อมที่จะนำใช้พิจารณาตัดสินใจ  โดยปีที่ผ่านมา
จะมีการส่งรายงานจากระบบอัตโนมัติให้ผู้บริหาร ทุกเช้า  และ
เพิ่มการควบคุมการใช้ลิฟต์ออกตามชั้นต่างๆ จากบัตรเข้าห้องพัก  เพื่อความปลอดภัยของผู้เข้าพัก 

2)  ธุรกิจอาคารสำนักงานให้เช่า

ระบบสารสนเทศจะรองรับการบริหารจัดการด้านอาคารสำนักงานทุกๆอาคารสำนักงาน
ตั้งแต่การทำสัญญา การรับเงิน  การติดตามหนี้ 
และระบบจะเชื่อมต่อเข้ากับระบบบัญชีและการเงิน  ปัจจุบันอยู่ระหว่างการ  Implement ระบบ
Preventive Maintenance มาใช้ในการแจ้งซ่อม
และวางแผนบำรุงรักษาอุปกรณ์เครื่องจักรต่างๆ

3)  ด้านการปฏิบัติการสนับสนุน(Back Office)

ระบบสารสนเทศจะรองรับการทำงานของทุกหน่วยงานในองค์กร ตั้งแต่ระบบงบประมาณ 
ระบบบริหารการเงิน ระบบบัญชีและที่เกี่ยวข้องกับบัญชี เช่น ระบบจัดซื้อ  ระบบทรัพย์สินถาวร
ระบบควบคุมการเบิกและจ่ายครุภัณฑ์ การควบคุมการเบิกและจ่ายเงินสดย่อย 
โดยจะมีการควบคุมงบประมาณตามที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัท 
รวมทั้งการตรวจสอบอำนาจการอนุมัติตามระดับชั้น ตามที่ถูกกำหนดไว้ในระเบียบของบริษัท 
เพื่อให้มั่นใจว่าได้มีระบบการควบคุม  การตรวจสอบ และการป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้ 
ทั้งนี้ทุกระบบจะรองรับการทำงานแบบหลายบริษัท(Multi Company)

5. ด้านระบบการติดตาม

บริษัทมีการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายในและประเมินคุณภาพการปฏิบัติงาน
โดยกำหนดวิธีปฏิบัติงานและการติดตามผลของการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
ซึ่งรวมเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานตามปกติของฝ่ายบริหาร ผู้ควบคุมงาน และผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ บริษัทได้มีการประเมินผลการตรวจสอบภายในซึ่งเป็นหน่วยงานอิสระ
และรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงกับคณะกรรมการตรวจสอบ

การประชุมของคณะกรรมการตรวจสอบในปี พ.ศ. 2554 มีการประชุมรวม 6 ครั้ง
เพื่อพิจารณาและติดตามฐานะการเงินและผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ
และให้ข้อเสนอแนะสำคัญที่มีผลกระทบต่อองค์กรผู้บริหารเป็นระยะๆ
มีการติดตามการปฏิบัติงานตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
การสอบทานระบบการควบคุมภายในเป็นไปอย่างต่อเนื่องและมีการปรับปรุงแก้ไขให้ทันท่วงทีและสอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป

นอกจากนี้ ผู้สอบบัญชีของบริษัท คือ บริษัทสำนักงาน เอินส์ท แอนด์ ยัง จำกัด โดย นางกิ่งกาญจน์

อัศวรังสฤษฎ์ ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบงบการเงินประจำปี 2554
ไม่ได้แสดงความเห็นในรายงานผู้สอบบัญชีว่าบริษัทมีข้อบกพร่องเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน