+-----------------------------------------------------------------------+
| การควบคุมภายใน                                                         |
+-----------------------------------------------------------------------+

 

คณะกรรมการบริษัท โอเชียนกลาส จำกัด (มหาชน)
ได้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งประกอบด้วยกรรมการอิสระจำนวน 3 ท่าน
เพื่อช่วยงานของคณะกรรมการในการปฏิบัติหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจตราและกำกับดูแลการดำเนินงานของบริษัทให้มีการกำกับดูแลที่ดี
(Good Governance)ตามแนวทางของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย
ซึ่งรวมถึงการสอบทานงบการเงินของบริษัทให้มีความโปร่งใส เชื่อถือได้และถูกต้อง
ตลอดจนกำกับดูแลบริษัทให้ระบบการควบคุมภายในเหมาะสม
มีประสิทธิภาพและปฏิบัติถูกต้องตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง สอบทานงบประมาณ
แผนงานและประเมินผลของงานตรวจสอบภายในและการตรวจสอบบัญชีเพื่อเสนอแนะต่อคณะกรรมการบริษัทในการแต่งตั้งและกำหนดค่าตอบแทนของผู้ตรวจสอบบัญชีและผู้ตรวจสอบภายใน

ทั้งนี้ คณะกรรมการตรวจสอบได้เสนอแนะคณะกรรมการให้พิจารณาแต่งตั้ง บริษัท เอส จี วี ณ
ถลาง จำกัด เป็นผู้สอบบัญชีของบริษัทสำหรับปี 2545 และบริษัท เคพีเอ็มจี แอดไวซอรี่ จำกัด
เป็นผู้ตรวจสอบภายในอิสระ

ในปี 2545 คณะกรรมการตรวจสอบได้จัดให้มีการประชุมรวมทั้งหมด 5 ครั้ง ในวันที่ 27
กุมภาพันธ์, 15 พฤษภาคม, 11 มิถุนายน, 14 สิงหาคม และ 12 พฤศจิกายน 2545
การประชุมทุกครั้งกรรมการอิสระซึ่งเข้าร่วมประชุมอย่างน้อยเป็นจำนวน 2 ใน 3
ได้แสดงความคิดเห็นอย่างเพียงพอเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน
การตรวจสอบภายในโดยวิธีประเมินความเสี่ยงได้ถูกรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำทุกไตรมาส
และคณะกรรมการตรวจสอบได้รายงานต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทเพื่อรับทราบรายงานผลการตรวจสอบภายในและประเมินการควบคุมภายในได้ชัดเจนและครบถ้วน

ในปี 2545 บริษัทฯ มีการตรวจสอบภายในทั้งหมด 4 หัวข้อ ดังนี้

-   ไตรมาสที่ 1 : Procurement and Purchasing Cycle ได้มีการประชุมเมื่อวันที่ 11
    มิถุนายน 2545

สรุปสาระสำคัญได้ดังนี้
ผู้ตรวจสอบภายในได้ตรวจสอบเพื่อให้ฝ่ายบริหารได้มีการปรับปรุงกระบวนการในการจัดซื้อจัดหาของบริษัท
ผู้ตรวจสอบภายในพบว่า บริษัทฯ ได้มีการกำหนดระเบียบวิธีการปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม
และได้ถือปฏิบัติตามนโยบายที่กำหนดไว้ ในเรื่องการจัดทำใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อ การรับสินค้า
การคัดเลือกตัวแทนจำหน่าย และการชำระค่าสินค้า

ผู้ตรวจสอบภายในและคณะกรรมการตรวจสอบยังได้แนะนำวิธีการที่บริษัทสามารถเพิ่มประสิทธิผลได้ในเรื่องการจัดซื้อจัดหาโดยการเปลี่ยนแปลงรหัสผ่านของผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดซื้ออย่างสม่ำเสมอ
, จัดทำตารางมอบหมายอำนาจความรับผิดชอบในการอนุมัติใบสั่งซื้อให้กับผู้บริหารระดับกลาง
เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่คล่องตัวของกระบวนการจัดซื้อ ,
มีการมอบหมายให้พนักงานบันทึกตัวแทนจำหน่ายรายใหม่ ๆ เข้าระบบ เพื่อให้ข้อมูลทันสมัย
โดยบริษัทได้มอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการเรียบร้อยภายใน 1 กรกฎาคม 2545

-   ไตรมาสที่ 2 : Credit Control Process ได้มีการประชุมเมื่อวันที่ 14 สิงหาคม 2545

สรุปสาระสำคัญได้ดังนี้ ผู้ตรวจสอบภายในได้ทำการตรวจสอบบริษัทฯ ในเรื่อง Credit Control
Process เพื่อให้ฝ่ายบริหารได้มีการจัดการในการปรับปรุงกระบวนการต่าง ๆ
ในการควบคุมเครดิตสำหรับการขายเชื่อของบริษัท
ซึ่งพบว่าบริษัทมีนโยบายและระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการให้เครดิต
มีการกำหนดวงเงินเครดิตและระยะเวลาการให้เครดิตซึ่งขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของลูกค้า
มีการจัดทำใบแจ้งหนี้และการกำกับดูแลวงเงินเครดิตตามระเบียบวิธีการที่กำหนดไว้ของบริษัท
มีการกำกับดูแลอย่างต่อเนื่อง นอกจากนั้น บริษัท
ยังมีการบริหารจัดการลูกหนี้ที่มีปัญหาอย่างสม่ำเสมอ

ผู้ตรวจสอบภายในและคณะกรรมการตรวจสอบยังได้แนะนำวิธีการที่บริษัทสามารถเพิ่มประสิทธิผลได้ในเรื่องการควบคุมเครดิตสำหรับการขายเชื่อ
โดยการกำหนดเกณฑ์ที่ใช้ประเมินความเสี่ยงด้านเครดิตไว้เป็นระเบียบปฏิบัติงาน
และมอบหมายพนักงานให้ติดตามการเปลี่ยนวงเงินเครดิตชั่วคราว และทำรายงานติดตามทุกเดือน
โดยบริษัทได้มอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการ ภายใน 1 พฤศจิกายน 2545

-   ไตรมาสที่ 3 : Finance and Treasury management ได้มีการประชุมเมื่อวันที่ 12
    พฤศจิกายน 2545

ผู้ตรวจสอบภายในพบว่า บริษัทฯ ได้มีการกำหนดระเบียบวิธีการปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม
และได้ถือปฏิบัติตามนโยบายที่กำหนดไว้ ในเรื่องการบัญชีและการบริหารการเงิน
ในส่วนการงบประมาณที่ผู้ตรวจสอบภายในพบว่าบริษัทยังสามารถที่จะนำระบบงบประมาณมาใช้เป็นเครื่องมือในการกำกับดูแลการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อีกในอนาคต
ดังนั้น บริษัทจึงได้มอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการแก้ไขปรับปรุงให้แล้วเสร็จภายในเดือนมีนาคม
2546
ทั้งนี้ผู้ตรวจสอบภายในและกรรมการตรวจสอบแนะนำว่าบริษัทยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินการในระบบการบัญชีได้โดยตรวจนับสินทรัพย์ถาวรและกำหนดเลขที่ทรัพย์สินอย่างสม่ำเสมอ
เพื่อให้มีการบันทึกบัญชีอย่างเหมาะสม ส่วนในเรื่องการบริหารการเงิน
บริษัทควรจัดทำงบกระแสเงินสดให้ครอบคลุมการใช้จ่ายทุกประเภท
เพื่อช่วยวางแผนเกี่ยวกับความต้องการใช้เงิน ทั้งนี้
บริษัทได้มอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในเดือนมีนาคม 2546

-   ไตรมาสที่ 4 : Governance and Risk Management ได้มีการประชุมเมื่อวันที่ 25
    กุมภาพันธ์ 2546

ผู้ตรวจสอบภายในพบว่าบริษัทมีกิจกรรมการบริหารจัดการความเสี่ยงต่าง ๆ
ที่มีอยู่ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ
ซึ่งสามารถช่วยบริษัทให้บริหารจัดการและลดความเสี่ยงหลัก ๆ ในกลยุทธ์ทางธุรกิจ
โดยผ่านทางคณะกรรมการของบริษัท เช่น คณะกรรมการบริษัท
คณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการ Strategic อย่างไรก็ตาม
ผู้ตรวจสอบภายในและกรรมการตรวจสอบแนะนำว่าบริษัทควรจัดให้มีนโยบายอย่างเป็นทางการในการบริหารจัดการความเสี่ยง
โดยมีการกำหนดวัตถุประสงค์ กรอบการปฏิบัติงาน วิธีการวัดค่าความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
การกำหนดผู้ที่เป็นเจ้าของความเสี่ยง รวมถึงการติดตามกำกับดูแล
และนำกระบวนการบริหารจัดการความเสี่ยงที่มีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนมาใช้ ทั้งนี้
บริษัทได้วางแผนที่จะดำเนินการตามที่ผู้ตรวจสอบภายในและคณะกรรมการตรวจสอบแนะนำ
ให้แล้วเสร็จภายในเดือนมิถุนายน 2546

คณะกรรมการบริษัทเห็นว่าคณะกรรมการตรวจสอบได้มีการหารือและแลกเปลี่ยนข้อคิดเห็นกับผู้สอบบัญชีและผู้ตรวจสอบภายในถึงขอบเขตความรับผิดชอบของการตรวจสอบและแผนการตรวจสอบที่เฉพาะเจาะจงของแต่ละช่วงและผลสรุปการตรวจสอบแต่ละครั้งอย่างละเอียด
และนำมารายงานต่อคณะกรรมการบริษัททราบทุกด้านเพื่อทราบสภาวะการดำเนินงานอย่างชัดเจน
ซึ่งคณะกรรมการเชื่อว่าระบบการควบคุมภายในมีความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
การปฏิบัติงานสอดคล้องกับระเบียบและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การดำเนินงานโปร่งใส
และภาพรวมของรายงานการเงินถูกต้องตรงต่อความจริงและเพียงพอ