การควบคุมภายในของบริษัท

คณะกรรมการบริษัท เพิ่มสินสตีลเวิคส์ จำกัด (มหาชน)
ได้ให้ความสำคัญต่อการที่บริษัทจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดีและมีประสิทธิภาพ
โดยประกาศอย่างแจ้งชัดในนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดีของบริษัท
เพราะเชื่อว่าการมีระบบการควบคุมภายในที่ดี
จะช่วยป้องกันความเสียหายและลดความเสี่ยงจากการดำเนินธุรกิจของบริษัท
และทำให้บริษัทสามารถบรรลุวิสัยทัศน์ (Vision) ของบริษัทได้

ดังนั้นในปี 2548 บริษัทจึงจัดตั้งหน่วยงาน “สำนักตรวจสอบภายใน”
ขึ้นเพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบและสอบทานระบบการควบคุมภายในของบริษัท เพิ่มสินสตีลเวิคส์ จำกัด
(มหาชน) และมีการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบขึ้นในปี 2548
คณะกรรมการบริษัทก็ได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบทำหน้าที่สอบทานให้บริษัทมีระบบการควบคุมภายในและระบบการตรวจสอบภายในที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

ในทางปฏิบัติสำนักตรวจสอบภายในของบริษัทได้ศึกษาถึงกรอบการปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานสากลว่าด้วย
International Standards for the Professional of Internal Auditing ของ
The Institute of Internal Auditors (IIA) และนำมาประยุกต์ใช้ตามความเหมาะสม
เพื่อเป็นแนวทางในการทำงานของสำนักตรวจสอบภายใน
โดยได้ตรวจสอบและสอบทานระบบการควบคุมภายในทั้งในด้านการควบคุมทางการเงิน การบัญชี
การปฏิบัติงาน การบริหารจัดการ
และการถือปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับทั้งของหน่วยงานราชการต่างๆ
และของหน่วยงานที่กำกับดูแลบริษัท
ตลอดจนการควบคุมดูแลรักษาความปลอดภัยในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของบริษัท
โดยรายงานผลการตรวจสอบถึงประเด็นที่ตรวจพบเกี่ยวกับระบบควบคุมภายในของระบบงานต่างๆ
และให้ข้อเสนอแนะ
ตลอดจนรายงานผลการติดตามการปรับปรุงแก้ไขของหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ
เพื่อนำเสนอต่อฝ่ายบริหารของบริษัท คณะกรรมการตรวจสอบ และคณะกรรมการบริหาร
เพื่อทราบและพิจารณาดำเนินการตามความเหมาะสมต่อไป

ในทุกๆปี
คณะกรรมการบริษัทรับทราบรายงานที่เกี่ยวกับระบบควบคุมภายในของบริษัทและระบบการตรวจสอบภายในจากคณะกรรมการตรวจสอบ
ดังนี้ 1)
ผลการประเมินตนเองของคณะกรรมการตรวจสอบในการควบคุมภายในของบริษัทตามแบบประเมินผลของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
และ 2) ผลการประเมินตนเองของฝ่ายจัดการบริษัท
ในการควบคุมภายในของบริษัทตามแบบประเมินผลของสำนักงานสอบบัญชี ซึ่งเป็นผู้สอบบัญชีของบริษัท
รวมทั้ง 3)
ประเด็นที่เป็นสาระสำคัญจากสรุปผลการตรวจสอบตามโครงการตรวจสอบของสำนักตรวจสอบภายใน

บริษัทตระหนักถึงความสำคัญของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
จึงมุ่งเน้นให้มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอ และเหมาะสมต่อการดำเนินธุรกิจ
สำหรับกรอบการควบคุมภายในที่คณะกรรมการตรวจสอบและสำนักตรวจสอบภายในของบริษัทได้ยึดถือและใช้อ้างอิงในการปฏิบัติงานคือ
Internal Control Integrated Framework ของ Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission (COSO)
ซึ่งกล่าวถึงองค์ประกอบการควบคุมภายใน 5 ด้าน ดังนี้

  1. สภาพแวดล้อมการควบคุม (Control Environment)

  2. การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)

  3. กิจกรรมการควบคุม (Control Activities)

  4. ข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร (Information & Communication)

  5. การติดตามและประเมินผล (Monitoring & Evaluation)

ทั้งนี้ บริษัทสามารถอธิบายให้เห็นถึง
การควบคุมภายในของบริษัทตามองค์ประกอบของกรอบการควบคุมภายใน ในแต่ละด้านโดยสังเขป
ดังนี้

สภาพแวดล้อมการควบคุม

บริษัทให้ความสำคัญในเรื่องความซื่อสัตย์สุจริตและการมีจริยธรรม
โดยส่งเสริมและสนับสนุนให้มีการปฏิบัติตามจริยธรรมในการประกอบธุรกิจ
และจริยธรรมของพนักงาน ในปี 2552
บริษัทได้ปรับปรุงผังองค์กรให้สอดคล้องกับสภาวะทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป
เพื่อความเหมาะสมยิ่งขึ้น พร้อมกับสับเปลี่ยนผู้บริหารในบางตำแหน่งหน้าที่ตามผังองค์กรใหม่
ในส่วนของการพัฒนาบุคลากร ยังคงจัดให้มีการอบรมทั้งภายในบริษัท และส่งไปอบรมภายนอกบริษัท
เพื่อสนับสนุนองค์ความรู้ภายในบริษัท ที่เป็นการเอื้อประโยชน์ให้กับพนักงานทุกคน อาทิเช่น
การจัดกิจกรรม Training Corner เพื่อให้พนักงานช่วยกันถ่ายทอดความรู้ระหว่างกัน

บริษัทได้เปิดช่องทางการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียน
เพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียได้สามารถแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนมายังคณะกรรมการบริษัท
โดยมีมาตรการคุ้มครองผู้แจ้งเบาะและผู้ร้องเรียน

บริษัทฯได้จัดองค์กรที่เอื้อต่อการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
โดยเริ่มตั้งแต่องค์ประกอบของคณะกรรมการของบริษัท ซึ่งประกอบด้วยกรรมการที่เป็นฝ่ายบริหาร 5
ท่าน และกรรมการภายนอกซึ่งเป็นกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ กรรมการตรวจสอบอีก 3 ท่าน
ทำให้การพิจารณาการตัดสินใจในการบริหารงานต่างๆ ของ บริษัทฯ
การคานอำนาจกันอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ ในส่วนของการจัดผังองค์กรการบริหารงาน
บริษัทแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงานสามด้านที่เป็นพื้นฐานของระบบการควบคุมภายใน อันได้แก่
หน้าที่ในการอนุมัติ หน้าที่ในการบันทึกรายการทางบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ
และหน้าที่ในการตรวจสอบทรัพย์สิน ออกจากกันโดยเด่นชัด
บริษัทได้จัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายในขึ้น โดยให้ขึ้นตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
ซึ่งจะช่วยในการส่งเสริม ติดตาม ประเมินและปรับปรุงระบบการควบคุมภายในของบริษัทอีกทางหนึ่ง

การประเมินความเสี่ยง

ในการวางแผนและการบริหารงาน
บริษัทฯมีกระบวนการในการทำแผนงานประจำปีที่มีเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้
ภายใต้วิสัยทัศน์ที่กำหนด
ซึ่งขั้นตอนในการจัดทำแผนงานจะวิเคราะห์ถึงปัจจัยความเสี่ยงในด้านต่างๆที่เกี่ยวข้องเพื่อนำมาใช้ในการกำหนดกลยุทธ์
เพื่อดำเนินการ ตลอดจนเครื่องชี้วัดและติดตามผล
โดยในระหว่างปฏิบัติงานตามแผนจะได้มีการติดตามและประเมินปัจจัยความเสี่ยงที่อาจมีผลกระทบต่อการดำเนินงานตามแผนงานดังกล่าวอย่างสม่ำเสมอ
ทั้งนี้หากมีปัจจัยความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงไปหรือเพิ่มขึ้นจากที่ได้มีการประเมินไว้ในขั้นตอนการวางแผนจะได้มีการปรับกลยุทธ์หรือกำหนดมาตรการเพื่อป้องกันและรองรับความเสี่ยงได้อย่างทันท่วงที

กิจกรรมควบคุม

บริษัทได้กำหนดนโยบาย รวมทั้งแนวทางปฏิบัติในด้านต่างๆ ของบริษัท
เพื่อใช้เป็นแนวทางให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม
บริษัทได้กำหนดให้มีการแบ่งแยกอำนาจหน้าที่อนุมัติของคณะกรรมการบริษัท คณะกรรมการบริหาร
และผู้บริหารในแต่ละระดับในแต่ละหมวดภารกิจของบริษัท
เพื่อให้มีระบบควบคุมการใช้อำนาจของบริษัทที่มีความชัดเจนและเหมาะสม
เพื่อให้มั่นใจว่าการกระจายอำนาจในการบริหารจัดการของบริษัทยังมีความเหมาะสม
และไม่มีข้อขัดข้องในการใช้ถือปฏิบัติ

บริษัทกำหนดให้มีกลไกในการควบคุมดูแลการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด
โดยให้รวบรวมข้อบัญญัติของกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของบริษัทและบริษัทต้องถือปฏิบัติ
โดยจัดทำเป็นฐานข้อมูลและกำหนดให้มีผู้ดูแลรับผิดชอบในการปรับปรุงฐานข้อมูลดังกล่าวให้ครบถ้วนถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

จัดให้มีระบบบริหารจัดการงานต่างๆ ที่เป็นมาตรฐานสากล ซึ่งได้รับรองมาตรฐานมาอย่างต่อเนื่อง
ได้แก่ ระบบบริหารงานคุณภาพตามมาตรฐาน ISO 9001:2008 ระบบการจัดการความปลอดภัย
อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน

ข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร

บริษัท ได้เล็งเห็นความสำคัญในเรื่องระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
เห็นได้จากการที่บริษัทได้ปรับปรุงระบบคอมพิวเตอร์ในการจัดการฐานข้อมูลสารสนเทศของบริษัทให้มีความทันสมัย
ทำให้การจัดเก็บรวบรวม และบริหารข้อมูล และการจัดทำรายงานข้อมูลต่างๆ มีประสิทธิภาพ
เหมาะสมต่อการใช้งาน และสามารถรายงานได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์เสมอ

ระบบดูแลติดตาม

กำหนดให้มีการรายงานผลการดำเนินงานของแต่ละสายงานในที่ประชุมผู้บริหาร (Management
Meeting) เป็นประจำทุกเดือน

กำหนดให้มีการรายงานและประเมินผลการดำเนินงาน
โดยมอบหมายให้คณะกรรมการบริหารทำหน้าที่กลั่นกรองผลการดำเนินงานเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดเป็นประจำทุกเดือน
ในกรณีที่มีผลกระทบที่เป็นสาระสำคัญ จะได้พิจารณาดำเนินการแก้ไขทันที

คณะกรรมการชุดย่อยต่างๆ
ได้สรุปรายงานผลการดำเนินงานหรือผลการประชุมของคณะกรรมการชุดย่อยแต่ละชุด
เสนอคณะกรรมการบริษัทเพื่อทราบเป็นประจำตามวาระที่กำหนดไว้เป็นแนวปฏิบัติสำหรับคณะกรรมการชุดย่อยนั้นๆ

บริษัทฯมีการประชุมคณะกรรมการในปี 2552 รวม 6 ครั้ง
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบทำหน้าที่รายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการบริษัททุกไตรมาส
นอกจากนี้ในการบริหารงานตามแผนงานจะมีการตรวจสอบติดตาม

ผลการดำเนินการและวิเคราะห์ผลกระทบทางด้านการเงินอย่างต่อเนื่อง
โดยบริษัทได้จัดให้มีการประชุมรวมของพนักงานระดับจัดการของทุกฝ่ายเพื่อรายงานความคืบหน้าของการดำเนินการตามแผนงาน
นอกเหนือไปจากการบริหารติดตามระบบงานและเครื่องชี้วัดที่กำหนดตามแผนงานโดยผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้น
อันเป็นการเพิ่มช่องทางที่จะทำให้การส่งผ่านข้อมูลและการติดตามงานตามสายงานอีกทางหนึ่ง