10. การควบคุมภายใน

คณะกรรมการดูแลให้เอ็กโกและบริษัทย่อยมีระบบการควบคุมภายในทางการเงิน การดำเนินงาน
การปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน
(Compliance Controls) ที่สอดคล้องกับแนวทางของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (ตลท.)
และหลักการการควบคุมภายในของ COSO (The Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission)
และมอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบสอบทานให้เอ็กโกมีระบบการควบคุมภายใน ( Internal
Control ) และการตรวจสอบภายใน ( Internal Audit ) ที่เหมาะสมและมีประสิทธิผล
โดยมีฝ่ายตรวจสอบภายในปฏิบัติงานตรวจสอบอย่างเป็นอิสระ
และรายงานผลตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

ระบบการควบคุมภายในของเอ็กโกมีองค์ประกอบ และการดำเนินงานดังต่อไปนี้

-   องค์กรและสภาพแวดล้อม

  คณะกรรมการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ และวัตถุประสงค์ไว้อย่างชัดเจน
  และจัดให้มีโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสม และปรับปรุงเมื่อสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงไป
  กำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจของเอ็กโกทั้งระยะสั้นและระยะยาว
  รวมทั้งกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จในระดับบริษัท และระดับหน่วยงาน
  และผู้บริหารแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบเพื่อเป็นกรอบและทิศทางในการดำเนินงาน ทั้งนี้
  เอ็กโกมีนโยบาย ระเบียบปฏิบัติ
  และมีคำสั่งมอบหมายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบรวมทั้งวงเงินตามอำนาจอนุมัติของผู้บริหารแต่ละระดับไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
  มีจรรยาบรรณทางธุรกิจรวมถึงมีหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีให้กรรมการและพนักงานยึดถือเป็นแนวปฏิบัติ
  และมีการทบทวนตามระยะเวลาที่เหมาะสม

-   การประเมินความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยง

  รายละเอียดของการประเมินความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยงของกลุ่มเอ็กโก
  แสดงไว้ในรายงานฉบับนี้ ภายใต้หัวข้อ “ปัจจัยความเสี่ยง”

-   กิจกรรมควบคุม

  เพื่อให้เอ็กโกมั่นใจว่าแนวทางและนโยบายที่คณะกรรมการ
  และฝ่ายบริหารกำหนดไว้นั้นได้รับการปฏิบัติตาม ฝ่ายบริหารจึงจัดให้มีการควบคุมทางการบัญชี
  การเงิน การดำเนินงาน และการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน โดยกำหนดระเบียบ คำสั่งปฏิบัติ
  คำอธิบายลักษณะงานแสดงการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน้าที่งานอย่างชัดเจน
  กำหนดอำนาจดำเนินการและระดับวงเงินอนุมัติรายการประเภทต่างๆ
  ของผู้บริหารไว้เป็นลายลักษณ์อักษรใน “ตารางอำนาจดำเนินการ” (Table of Authority)
  และกำหนดขั้นตอนและวิธีการในการทำธุรกรรมทางด้านการลงทุนทางการเงินและการลงทุนในโครงการทั้งหลายอย่างเพียงพอและเหมาะสมก่อนนำเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติรายการเหล่านั้น
  รวมทั้งกำหนดเรื่องความขัดแย้งทางผลประโยชน์ไว้ในจรรยาบรรณทางธุรกิจ
  และกำหนดบทลงโทษกรณีฝ่าฝืนการปฏิบัติไว้ในจรรยาบรรณและระเบียบปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง
  โดยมีหน่วยงานรับผิดชอบติดตามดูแลการดำเนินงานตลอดจนกำหนดมาตรการและผู้รับผิดชอบที่จะติดตามและรายงาน
  เพื่อให้การดำเนินงานของเอ็กโกและบริษัทย่อยเป็นไปตามวัตถุประสงค์

  เอ็กโกกำหนดให้ฝ่ายเลขานุการบริษัทรับผิดชอบดูแลการปฏิบัติงานของเอ็กโกและคณะกรรมการให้เป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
  ข้อกำหนดของ สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) ตลท.
  และข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการ
  และจัดให้มีการรวบรวมข้อกำหนดและกฎหมายทุกชนิดที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจของเอ็กโกและบริษัทย่อยไว้เป็นหมวดหมู่
  สะดวกต่อการใช้งาน การอ้างอิง และค้นคว้า
  โดยมีฝ่ายกฎหมายรับผิดชอบรวบรวมและดูแลให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน ให้คำปรึกษากรณีมีข้อสงสัย

-   ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  เอ็กโกจัดระบบสารสนเทศให้มีข้อมูลสำคัญที่เพียงพอต่อการตัดสินใจของคณะกรรมการชุดต่าง ๆ
  และของฝ่ายบริหาร โดยรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ ได้แก่ ข้อมูลด้านการผลิตของโรงไฟฟ้า
  ข้อมูลและรายงานด้านการบัญชี งบประมาณ การเงิน เก็บไว้ในระบบการรายงานเพื่อการบริหาร
  (Management Reporting System) โดยมีผู้รับผิดชอบดูแลระบบให้ข้อมูลถูกต้องเป็นปัจจุบัน
  และกำหนดผู้มีสิทธิเข้าใช้ข้อมูลตามลำดับชั้น

  นอกจากข้อมูลข้างต้นแล้ว ในการประชุมคณะกรรมการชุดต่าง ๆ
  จะมีการบันทึกข้อซักถามของกรรมการ ความเห็น หรือข้อสังเกตของกรรมการในเรื่องที่พิจารณา
  และสรุปความเห็นของที่ประชุมไว้ในรายงานการประชุมเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงด้วย

  สำหรับข้อมูลประกอบการจัดทำรายงานการเงิน นั้น เอ็กโกจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
  และเอกสารสำคัญต่าง ๆ ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
  และไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องนี้
  มีการประชุมระหว่างคณะกรรมการตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีและฝ่ายบริหารที่เกี่ยวข้อง
  เพื่อทบทวนการจัดทำบัญชีตามมาตรฐานบัญชีที่รับรองทั่วไป รวมทั้งพิจารณาสาระสำคัญต่างๆ
  ตามรายงานของผู้สอบบัญชี และได้ปรับปรุงระบบการสื่อสารข้อมูลระหว่างเอ็กโกกับบริษัทย่อย
  และบริษัทร่วมในต่างประเทศ
  เพื่อให้การประสานงานการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยและบริษัทร่วมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

  ในเรื่องการสื่อสารข้อมูล
  เอ็กโกจัดให้มีช่องทางการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรที่มีความเหมาะสม
  เพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้รับข้อมูลครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา และเพียงพอต่อการตัดสินใจ
  โดยช่องทางการสื่อสารภายใน พนักงานทุกคนจะได้รับข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับนโยบาย
  ระเบียบวิธีปฏิบัติต่างๆ ที่ใช้ในการปฏิบัติงานผ่านระบบ Intranet
  และผ่านการประชุมภายในองค์กรในระดับต่างๆ
  โดยพนักงานสามารถเสนอความคิดเห็นเกี่ยวกับการพัฒนาการปฏิบัติงานและระบบงานเพื่อปรับปรุงให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  สำหรับช่องทางการสื่อสารข้อมูลกับบุคคลภายนอกเอ็กโกจัดให้มีการเผยแพร่ข้อมูลผ่านทางเว็บไซต์ของเอ็กโก
  เพื่อให้ผู้ถือหุ้น นักลงทุน สามารถได้รับข้อมูลของเอ็กโกตลอดเวลา
  รวมถึงการเปิดเผยข้อมูลผ่านระบบของ ตลท.
  และการจัดประชุมกับนักลงทุนและนักวิเคราะห์หลักทรัพย์รายไตรมาส
  และการแถลงข่าวผ่านสื่อมวลชน

-   การติดตามและการประเมินผล

  เอ็กโกจัดให้มีผู้รับผิดชอบติดตามผลการดำเนินงานเปรียบเทียบกับแผนงานและเกณฑ์วัดผลการดำเนินงาน
  รวมทั้งวิเคราะห์หาสาเหตุในกรณีที่ผลการดำเนินงานจริงแตกต่างจากแผนงานหรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้
  และรายงานผลการติดตามและผลการวิเคราะห์ต่อผู้บริหารและคณะกรรมการบริษัทโดยสม่ำเสมอ

  ในการติดตามและประเมินผลว่าระบบการควบคุมภายในที่จัดไว้เพียงพอเหมาะสมหรือไม่
  เอ็กโกจัดให้ฝ่ายตรวจสอบภายในสอบทานระบบและตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบ
  และรายงานผลต่อคณะกรรมการตรวจสอบ และคณะกรรมการ
  โดยในรายงานประกอบด้วยข้อเสนอแนะ(ถ้ามี)
  เพื่อการปรับปรุงให้ระบบการควบคุมภายในมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
  รวมทั้งการดำเนินการของฝ่ายบริหาร ตามข้อเสนอแนะ

  นอกจากการจัดองค์ประกอบ และจัดให้มีการดำเนินการดังกล่าวข้างต้นแล้ว
  เอ็กโกได้จัดให้งานตรวจสอบภายในเป็นหน่วยงานระดับฝ่าย
  มีขอบเขตงานตรวจสอบเอ็กโกและบริษัทย่อยทั้งด้านการบัญชี การเงิน การปฏิบัติการ
  การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง งานด้านสารสนเทศ และ Management Audit
  โดยฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานผลการปฏิบัติงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
  และรายงานการบริหารงานทางด้านธุรการต่อกรรมการผู้จัดการใหญ่ ทั้งนี้
  คณะกรรมการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของฝ่ายตรวจสอบภายในไว้ในระเบียบบริษัท
  ซึ่งได้รับการพิจารณาและเห็นชอบโดยคณะกรรมการตรวจสอบ และอนุมัติโดยคณะกรรมการ

  เพื่อให้ความมั่นใจว่าการปฏิบัติงานเป็นไปตามระบบที่วางไว้
  คณะกรรมการจัดให้มีการประเมินระบบการควบคุมภายในเป็นประจำทุกปี
  โดยใช้แบบประเมินที่จัดทำขึ้นตามแนวทางของ COSO และของ
  ตลท.และฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานผลการประเมินต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
  และคณะกรรมการ ซึ่งผลการประเมินในปี 2551
  สามารถสรุปได้ว่าเอ็กโกและบริษัทย่อยมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสม

  เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และจรรยาบรรณทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ
  เอ็กโกได้กำหนดให้พนักงานระดับผู้จัดการฝ่ายขึ้นไปของเอ็กโกและบริษัทย่อยสอบทานการปฏิบัติในระหว่างปี
  2551 อย่างรอบคอบและถี่ถ้วนก่อนลงนามในหนังสือรับรองการปฏิบัติตามจรรยาบรรณ
  และหนังสือรับรองการปฏิบัติงานต่อผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้นถึงกรรมการผู้จัดการใหญ่
  และกรรมการผู้จัดการใหญ่รับรองต่อประธานกรรมการ

  สำหรับการตรวจสอบงบการเงินของเอ็กโกโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตนั้น
  ผู้สอบบัญชีได้สอบทานระบบการควบคุมภายในทางด้านบัญชีและการเงินของเอ็กโกเพื่อกำหนดแนวทางการตรวจสอบ
  ระยะเวลา และขอบเขตในการปฏิบัติงาน ในปี 2551
  ผู้สอบบัญชีไม่พบสาระสำคัญเพื่อเสนอแนะให้เอ็กโกปรับปรุงระบบการควบคุมภายในแต่อย่างใด

  คณะกรรมการให้ความสำคัญกับรายการผิดปกติที่อาจมีขึ้น การจัดการความเสี่ยงสำคัญ
  และการจัดให้มีสัญญาณเตือนภัยล่วงหน้า ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทเมื่อวันที่ 23 กุมภาพันธ์
  2552 โดยมีกรรมการอิสระเข้าประชุมครบถ้วน ที่ประชุมได้พิจารณาการระบบการควบคุมภายใน
  การดำเนินการต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้นของ เอ็กโก
  และการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในแล้ว
  มีความเห็นตรงกับคณะกรรมการตรวจสอบว่าระบบการควบคุมภายในของเอ็กโกและบริษัทย่อยมีความเพียงพอและเหมาะสม
  สามารถป้องกันทรัพย์สินของเอ็กโกและบริษัทย่อยจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
  และที่ผ่านมาคณะกรรมการตรวจสอบ
  และคณะกรรมการไม่เคยได้รับรายงานว่ามีข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญจากผู้สอบบัญชีและฝ่ายตรวจสอบภายในแต่อย่างใด