-----------------------------------------------------------------------
  9. การควบคุมภายใน

  -----------------------------------------------------------------------

  บริษัท ปตท.จำกัด (มหาชน) ได้ให้ความสำคัญต่อการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
  โดยคณะกรรมการบริษัทฯ ได้

มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบสอบทานผลการประเมินระบบการควบคุมภายใน
เพื่อมุ่งเน้นให้ระบบการควบคุมภายในมีความเพียงพอและเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจ
และมีประสิทธิผลประสิทธิภาพในการดำเนินงาน รวมทั้งการใช้ทรัพยากร การดูแลรักษาทรัพย์สิน
การป้องกัน หรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล การสิ้นเปลืองหรือการทุจริต
ระบบบัญชีและรายงานทางการเงินมีความถูกต้องเชื่อถือได้ รวมทั้งการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ
ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการ ดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ

นอกจากการสอบทานการควบคุมภายในโดยคณะกรรมการตรวจสอบแล้ว
ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ บริษัท ปตท.จำกัด
(มหาชน)ได้ตระหนักถึงความสำคัญของระบบการควบคุมภายใน
จึงได้แต่งตั้งคณะกรรมการบริหารระบบการควบคุมภายในของ ปตท.
โดยมีอำนาจหน้าที่กำหนดแนวทางปฏิบัติตามมาตรฐานการควบคุมภายใน ประเมินผล
และรายงานเกี่ยวกับการควบคุมภายในในภาพรวมของ ปตท.
โดยมีสำนักกรรมการผู้จัดการใหญ่และเลขานุการบริษัท ทำหน้าที่เลขานุการคณะกรรมการฯ
และเป็นหน่วยงานรับผิดชอบงานควบคุมภายในของ ปตท.

ในปี 2552 บริษัทฯ
ได้ประเมินการควบคุมภายในตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน
พ.ศ. 2544 และคณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานการประเมินการควบคุมภายใน
ซึ่งจัดทำขึ้นโดยฝ่ายบริหารและสำนักตรวจสอบภายใน โดยมีสาระสำคัญดังนี้

1. สภาพแวดล้อมการควบคุม (Control Environment)

ในภาพรวมมีความเหมาะสมและมีส่วนทำให้การควบคุมภายในเพียงพอ มีประสิทธิผล เช่น

- ปตท. ได้จัดโครงสร้างขององค์กรและสายงานบังคับบัญชาที่ชัดเจนและเหมาะสม
มีการมอบอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบเป็นลายลักษณ์อักษร โดยมีการกำหนดตัวชี้วัด (Key
Performance Indicators : KPIs) ในตอนต้นปีเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน
และวัดผลตอนปลายปี รวมทั้งมีการทบทวนเป้าหมายประจำปีซึ่งพนักงานทุกคนทราบถึงบทบาท อำนาจ
หน้าที่ และความรับผิดชอบของตนโดยสามารถตรวจสอบบทบาท อำนาจ
หน้าที่ของตนได้บนระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร

- ปตท. ได้วิเคราะห์พื้นฐานความรู้ทางการศึกษา ทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน
และประเมินความรู้ความชำนาญในการปฏิบัติงาน เพื่อให้บุคลากรมีความรู้ ทักษะ
และความสามารถในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย และตามคำบรรยายลักษณะงาน (Job
Description) แต่ละตำแหน่ง

- ปตท. กำหนดนโยบายและวิธีบริหารทรัพยากรบุคคลไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เช่น การคัดเลือก
การฝึกอบรม การเลื่อนตำแหน่ง การจ่ายผลประโยชน์ตอบแทน เป็นต้น

- ปตท.
และบริษัทในกลุ่มได้กำหนดนโยบายและระเบียบปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับความซื่อสัตย์และจริยธรรม
(Code of Conduct) โดยกำหนดนโยบายด้านการกำกับดูแลกิจการที่ดีตามหลักมาตรฐานสากล
ซึ่งคณะกรรมการกำกับดูแลกิจการที่ดี จะประชุมหารือร่วมกัน
เพื่อกำกับดูแลให้บุคลากรทุกคนในองค์กรปฏิบัติตามนโยบายที่กำหนด อาทิ
การกำหนดระเบียบการเงิน จัดซื้อจัดจ้าง
และการบริหารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างรัดกุมเพื่อป้องกันการทุจริต
และการปฏิบัติอย่างเป็นธรรมต่อคู่ค้า โดยมีการจัดทำทะเบียนผู้ค้า (Vendor List)
ไว้สำหรับการจัดซื้อ จัดจ้าง

- ผู้บริหารมีปรัชญาและรูปแบบในการทำงาน เช่น มีทัศนคติที่ดี
และสนับสนุนการปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวกับการบัญชี ระบบการจัดการสารสนเทศ ทรัพยากรบุคคล
การติดตามประเมินผล การตรวจสอบภายใน และการตรวจสอบภายนอก
มีการบริหารความเสี่ยงเกี่ยวกับการดำเนินงานที่สำคัญ

- ปตท. ได้จัดตั้งศูนย์บริหารข้อร้องเรียน โดยมีฝ่ายสื่อสารองค์กรเป็นผู้รับผิดชอบหลัก
ในการบริหารจัดการให้มีการตอบสนองต่อข้อสอบถาม และ ร้องเรียนภายในระยะเวลาที่กำหนด
รวบรวมและบริหารประเด็น เพื่อการปรับปรุงและพัฒนาองค์กรในทุกๆด้าน
รวมถึงนำเสนอคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง และผู้บริหารระดับสูง

2. การบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

ปตท. มีการกำหนดนโยบายการบริหารความเสี่ยงองค์กร โดยมีคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
ทำหน้าที่กำกับดูแลและกำหนดกรอบความเสี่ยงเพื่อการบริหารจัดการในภาพรวมองค์กร
มีคณะกรรมการจัดการคณะต่างๆ
บริหารและติดตามประเมินความเสี่ยงงานที่อยู่ในความรับผิดชอบตามกรอบแนวทางที่กำหนด ทั้งนี้
ครอบคลุมความเสี่ยงทางการบริหารการเงิน การประกอบธุรกิจ การปฏิบัติการ
การบริหารและการจัดการ ความปลอดภัยอาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม และความเสี่ยงสำคัญอื่นๆ
ที่เกี่ยวเนื่องกับการประกอบธุรกิจของบริษัทฯ

ปตท. มีการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ชัดเจน
ครอบคลุมสิ่งที่องค์กรต้องการบรรลุวัตถุประสงค์ระดับกิจกรรมเกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานที่สำคัญขององค์กรและสอดคล้องเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์และกลยุทธ์องค์กร
ผู้บริหารมีการระบุความเสี่ยงในระดับองค์กร และครอบคลุมในทุกระดับกิจกรรมที่สำคัญ

ในปี 2552
ได้มีการบริหารจัดการเพื่อลดความเสี่ยงที่สามารถควบคุมได้ให้อยู่ในระดับที่สามารถรับได้ในแต่ละรายการตามผังจัดระดับความเสี่ยง
(Risk Profile) ประจำปี 2552
และมีการวิเคราะห์แนวโน้มและสถานการณ์เศรษฐกิจโลกและประเทศไทยที่มีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจหลักของ
ปตท. ได้สรุปผังจัดระดับความเสี่ยงระดับองค์กร (Corporate Risk Profile) ประจำปี 2553
จำนวน 23 Risk Area ที่สำคัญได้แก่
การชะลอการดำเนินโครงการในเขตนิคมอุตสาหกรรมมาบตาพุด
การบริหารจัดการการจัดหาและการแข่งขันในธุรกิจก๊าซธรรมชาติ การควบคุมราคาก๊าซหุงต้ม
(LPG) และก๊าซธรรมชาติสำหรับยานยนต์ (NGV)
การบริหารจัดการกิจการโรงกลั่นน้ำมันในช่วงวัฎจักรขาลงของธุรกิจปิโตรเคมี
ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติการของหน่วยธุรกิจน้ำมันและธุรกิจก๊าซธรรมชาติ
การขยายการลงทุนในธุรกิจต่างประเทศ และการบริหารทรัพยากรบุคคลในกลุ่ม ปตท.
ทั้งนี้ความเสี่ยงดังกล่าว ได้มีการจัดทำแผนจัดการความเสี่ยงประจำปี 2553
และแจ้งให้พนักงานทุกหน่วยที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตาม

ทั้งนี้รายละเอียดด้านการบริหารความเสี่ยง ปรากฏในหัวข้อ “ปัจจัยความเสี่ยง”

3. กิจกรรมการควบคุม (Control Activities)

ปตท.
กำหนดให้มีนโยบายและระเบียบปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรและกำหนดการควบคุมในส่วนที่มีความเสี่ยงที่สำคัญ
เช่น ธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไป
โดยมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบออกจากกันอย่างชัดเจน
รวมทั้งระบุการดำเนินงานในส่วนที่มีความเสี่ยงสำคัญและกำหนดกลไกในการควบคุมเพื่อป้องกันและลดข้อผิดพลาด
มีการสอบทานผลการดำเนินงานโดยฝ่ายบริหาร
มีการกำหนดให้ใช้ดัชนีวัดผลการดำเนินงานกับพนักงานทั้งองค์กร
เพื่อให้การควบคุมกิจกรรมด้านการบริหารมีความเหมาะสมและเพียงพอ
การควบคุมภายในด้านการเงินการบัญชี เกี่ยวกับการเก็บเงิน รักษาเงิน การรับจ่าย
เงินฝากธนาคาร และเงินยืมทดรอง ให้เป็นไปตามระเบียบที่กำหนด
มีการบันทึกบัญชีครบถ้วนถูกต้องและสม่ำเสมอ
มีการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีทั้งที่เป็นเอกสารและข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ไว้อย่างเป็นระบบ

ในด้านการจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบและข้อกำหนดว่าด้วยการพัสดุ
ซึ่งได้กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างไว้อย่างชัดเจน เช่น อำนาจหน้าที่
และวงเงินอนุมัติ การกำหนดความต้องการพัสดุ การตรวจรับ
การควบคุมและการเก็บรักษาพัสดุ การตรวจนับทรัพย์สิน การบริหารทรัพยากรบุคคล
มีการวางระบบด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล
และมีการควบคุมติดตามประเมินผลอย่างเพียงพอในด้านการสรรหา ค่าตอบแทน
หน้าที่ความรับผิดชอบ การพัฒนาบุคลากร การปฏิบัติงานของบุคลากรและการสื่อสาร
เพื่อให้พนักงานมีความรู้ความสามารถและการบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัทฯมีประสิทธิภาพและเหมาะสม
ทั้งนี้ ปตท. ได้กำหนดให้มีระบบการจ่ายโบนัสที่แตกต่างกันตามผลงาน (Variable Bonus)
สำหรับผู้บริหารระดับฝ่ายขึ้นไป

ในกรณีที่ ปตท.มีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว ปตท.
มีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนดทุกครั้ง
ทุกรายการ โดยผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียจะไม่ร่วมอนุมัติรายการนั้นๆ ทั้งยังติดตาม
สอดส่องและดูแลผลการดำเนินงานอย่างใกล้ชิด

4. ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information & Communication)

ปตท. ให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศและการสื่อสาร
ด้วยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม
เข้ามาใช้งานเพื่อช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร โดยจัดให้มีระบบ MIS/EIS
ซึ่งเป็นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญต่อการดำเนินธุรกิจและประมวลผลเพื่อนำเสนอให้กับผู้บริหารได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วทันต่อสถานการณ์
โดยปัจจุบันมีระบบที่เกี่ยวข้อง เช่น ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP)
ซึ่งใช้ในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลพื้นฐาน/ ระบบ e-meeting
สำหรับการประชุมคณะกรรมการ และระบบฐานข้อมูลบริษัทในเครือปิโตรเคมี เป็นต้น

สำหรับการติดตามได้จัดให้มีระบบสารสนเทศเพื่อการติดตาม วัดผลการดำเนินงาน
และเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายอย่างเพียงพอ
และพัฒนาระบบสารสนเทศที่สามารถรองรับนโยบายและโครงสร้างองค์กรในอนาคต
โดยปัจจุบันมีระบบที่เกี่ยวข้อง เช่น ระบบ Business Information Warehouse (BW)
ซึ่งใช้ในจัดเก็บข้อมูลและออกรายงาน
เพื่อการติดตามหรือวัดผลการดำเนินงานขององค์กร และระบบ COACH
ซึ่งใช้ในการจัดทำแผนงานและตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน (Key Performance Index: KPI)
เป็นต้น

ทั้งนี้ ในปี 2552 มีการดำเนินการพัฒนาระบบ MIS/EIS และระบบที่ใช้ในการติดตาม
วัดผลการดำเนินงาน และเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายที่สำคัญที่สำคัญ เช่น

ระบบช่วยวางแผนทางการเงิน (Strategic Financial Planning) :

เป็นซอฟท์แวร์สำเร็จรูปสำหรับการวางแผนการเงินองค์กรเชิงกลยุทธ์ (Strategic Financial
Planning System) บนซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสำหรับการจัดทำต้นแบบทางการเงิน (Financial
Model) เพื่อให้หน่วยงานกลยุทธ์การเงินองค์กรได้นำมาทดแทนการใช้ Microsoft Excel
ในการจัดทำพยากรณ์ผลการดำเนินการของธุรกิจ และการวางแผนทางการเงิน

การพัฒนาระบบ E-Planning System :

เป็นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสำหรับการจัดทำ Planning & Forecasting
สำหรับหน่วยงานแผนกลยุทธ์และทุกกลุ่มธุรกิจนำมาใช้ทดแทน Microsoft Excel
ในการวางแผนและการคาดการณ์ผลประกอบการของกลุ่มธุรกิจและในภาพรวมองค์กรและในการจัดทำวางแผนทางการเงิน
อย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง แม่นยำ และความรวดเร็ว

PTT – web site และฐานข้อมูล ของหน่วยงานส่วนวิศวกรรมการจัดการสิ่งแวดล้อม :

เป็นระบบเชื่อมโยงข้อมูลเพื่อใช้ในการจัดทำรายงาน และการวิเคราะห์ผลกระทบสิ่งแวดล้อม
(Environmental Impact Assessment ; EIA)
เพื่อให้ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และทันต่อสถานการณ์
และเปิดเผยข้อมูล web site สำหรับผู้ที่เกี่ยวข้อง

ระบบ Balance Scorecard ในสายงานโรงแยกก๊าซฯ :

เป็นระบบติดตาม และวิเคราะห์ผลการดำเนินการในระดับองค์กร สำหรับผู้บริหารในการติดตามผล
และสถานะของความก้าวหน้าของ KPIs ที่สะท้อนถึงผลการปฏิบัติงานขององค์กร

5. ระบบติดตามและประเมินผล (Monitoring & Evaluation)

บริษัทมีการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน และประเมินคุณภาพการปฏิบัติงาน
โดยกำหนดวิธีปฏิบัติงานเพื่อติดตามการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่องและเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงานตามปกติของฝ่ายบริหาร
ผู้ควบคุมงานและผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้อง โดยจัดทำแบบประเมินระบบการควบคุมภายในด้วยตนเอง
(Control Self-Assessment : CSA) ให้กับหน่วยงานต่างๆ
เพื่อใช้ในการประเมินระบบการควบคุมภายใน
โดยรวบรวมและสรุปผลการประเมินตนเองทั่วทั้งองค์กร
โดยมีคณะกรรมการบริหารระบบการควบคุมภายในเป็นผู้วิเคราะห์สาเหตุและวางแนวทางให้กับหน่วยงานที่รับผิดชอบเพื่อดำเนินการแก้ไขปรับปรุงเป็นประจำทุกปี
นอกจากนี้มีการประเมินผลโดยการตรวจสอบของสำนักตรวจสอบภายในตามแผนการตรวจสอบประจำปีและคณะกรรมการตรวจสอบของ
บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน)
ได้สอบทานผลการดำเนินงานการบริหารความเสี่ยงของบริษัทฯอย่างสม่ำเสมอ
กรณีพบข้อที่ควรปรับปรุงได้มีการกำหนดวิธีปฏิบัติเพื่อให้ความมั่นใจว่า
ข้อตรวจพบจากการตรวจสอบและการสอบทานได้รับการพิจารณาสนองตอบ
และมีการวินิจฉัยสั่งการให้ดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่องทันที
และมีการประเมินการควบคุมภายในด้านบัญชีการเงินโดยสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน
ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายนอกและผู้สอบบัญชีของ ปตท. เป็นประจำอย่างน้อยไตรมาสละ 1 ครั้ง

การติดตามประเมินการควบคุมภายในของบริษัทฯ
ถือปฏิบัติตามแนวทางการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน ซึ่งกำหนดในเอกสารคำแนะนำ :
การจัดทำรายงาน ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ข้อ 6
การติดตามประเมินผลอยู่ในเกณฑ์ดี นอกจากนี้ทุกกลุ่มธุรกิจมีการรายงานผลการดำเนินงานทุกเดือน
มีการวัดผลดำเนินงานเปรียบเทียบกับตัวชี้วัด (KPI) อย่างสม่ำเสมอ

ในปี 2552 
คณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานระบบการควบคุมภายในซึ่งประเมินโดยผู้บริหารและสำนักตรวจสอบภายใน
ไม่พบประเด็นปัญหาหรือข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
ซึ่งสอดคล้องกับความเห็นของผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ ระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
มีความเพียงพอและมีประสิทธิผล

[]

[]

[]