9. การควบคุมภายใน

  ในการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 1/2552 เมื่อวันที่ 8 มกราคม 2552
  โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายใน
  โดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารของบริษัท
  และตอบแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ
  องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
  ระบบสารสนเทศ และการสื่อสารข้อมูลและระบบการติดตาม คณะกรรมการมีความเห็นว่า
  บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสมกับสภาพและลักษณะการประกอบธุรกิจของบริษัท
  นอกจากนี้
  คณะกรรมการได้ส่งเสริมและสนับสนุนให้ฝ่ายบริหารดำเนินการพัฒนาคุณภาพของระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่องเพื่อเสริมสร้างการกำกับดูแลกิจการที่ดี
  (Good Corporate Governance)
  สำหรับผลการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัทที่ผ่านการพิจารณาจากฝ่ายบริหารแล้ว
  มีดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อมของบริษัท

  บริษัทมีโครงสร้างองค์กรและมีสภาพแวดล้อมที่ดีที่ส่งเสริมระบบการควบคุมภายในให้สามารถดำเนินไปได้ตามที่บริษัทวางนโยบายไว้
  โดยมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจอย่างชัดเจนและวัดผลได้เป็นแนวทางปฏิบัติให้แก่องค์กร
  อีกทั้งยังมีการแบ่งระดับชั้นพนักงานรวมถึงขอบเขตหน้าที่ไว้อย่างชัดเจน

2.  การบริหารความเสี่ยง

  บริษัทมีการประเมินผลการดำเนินธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ และมีการวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงต่างๆ
  ที่อาจเกิดขึ้น
  โดยผู้บริหารของบริษัทจะมีการประชุมรายเดือนเพื่อวิเคราะห์และกำหนดมาตรการเพื่อลดและป้องกันความเสี่ยงเหล่านั้น

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

  บริษัทมีการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหารได้ในระดับที่ดี
  โดยมีการกำหนดอำนาจและระดับการอนุมัติรายการอย่างเหมาะสม
  มีการแบ่งแยกอำนาจหน้าที่ในการปฏิบัติการอย่างชัดเจนเพื่อป้องกันการทุจริต
  บริษัทยังมีนโยบายป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในกรณีรายการระหว่างกัน
  โดยในการอนุมัติรายการทุกระดับชั้น
  ผู้ที่มีส่วนได้เสียหรือมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์จะไม่มีอำนาจอนุมัติ
  หรือออกเสียงเพื่ออนุมัติรายการดังกล่าว
  นอกจากนี้บริษัทยังมีนโยบายการควบคุมการดำเนินงานของบริษัทย่อยอย่างใกล้ชิดโดยส่งตัวแทนคณะกรรมการบริษัทเป็นคณะกรรมการของบริษัทย่อย
  และเป็นผู้บริหารระดับสูงของบริษัทย่อย
  อีกทั้งยังมีการรายงานผลการดำเนินงานของบริษัทย่อยให้กับคณะกรรมการบริษัททราบอย่างสม่ำเสมอโดยรายงานผ่านการประชุมคณะกรรมการบริษัท

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  บริษัทมีระบบการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศที่สามารถนำไปใช้เพื่อประโยชน์ต่อการดำเนินธุรกิจอย่างเพียงพอ
  และมีการจัดทำรายงานที่มีสาระสำคัญและข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ครบถ้วนให้คณะกรรมการบริษัทพิจารณาก่อนประชุมทุกครั้ง
  และมีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบเป็นหมวดหมู่
  โดยเฉพาะเอกสารทางบัญชีที่มีความสำคัญต่อการจัดทำรายงานทางการเงินให้คณะกรรมการพิจารณา

5.  ระบบการติดตาม

  บริษัทมีการติดตามผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ
  โดยการใช้ฐานข้อมูลบริษัทให้เป็นประโยชน์ในการติดตามผลตอบรับจากลูกค้าและคู่ค้า
  โดยกำหนดนโยบายและมอบหมายให้สำนักตรวจสอบภายในดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติงานตามระบบการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ
  และให้จัดทำรายงานผลการติดตาม เสนอโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
  และคณะกรรมการบริษัท เพื่อให้พิจารณาและดำเนินการแก้ไขต่อไป

ในปี 2554 บริษัทได้ว่าจ้างบริษัท เอินส์ท แอนด์ ยัง คอร์ปอเรท เซอร์วิสเซท จำกัด (E&Y)
เพื่อทำการตรวจสอบระบบการทำงานของบริษัทและบริษัทย่อย โดยเน้นกระบวนการขายส่ง,
ขายสินค้าหน้าร้าน,การจัดเก็บรายได้จากการให้เช่าพื้นที่และการประมูลซื้อหนี้และเร่งรัดหนี้สิน
และได้เข้าติดตามความคืบหน้าในการปรับปรุงแก้ไขประเด็นที่ตรวจพบในครั้งก่อน ระหว่างวันที่ 22
กุมภาพันธ์ 2554 ถึง 4 มีนาคม 2554 โดยมีรายละเอียดที่สำคัญต่อไปนี้

การตรวจสอบกระบวนการขายส่ง

+----------------------+-----+----------------------------------------+
| ประเด็น               | แ   | ความเห็น                                |
|                      | ก้ไข |                                        |
|                      |     |                                        |
|                      | แ   |                                        |
|                      | ล้วเ |                                        |
|                      | สร็จ |                                        |
+======================+=====+========================================+
| 1. จากการสุ่มตรวจโดย   |    | โดยปกติฝ่ายบ                             |
| E&Y                  |     | ัญชีและการเงินจะตรวจสอบราคาขายส่งโดยเทียบกับ |
| พบว่าราคาขายส่งในระบบ  |     | Price List เป็นหลัก                      |
| Oracle               |     | และพนักงานขายส่งจะใช้ราคาใน Price List    |
| ไม่ถูกต้องตามร          |     | ใ                                      |
| าคาที่ได้รับอนุมัติในเอกสาร |     | นการกำหนดราคาโดยไม่ได้อ้างอิงกับราคาที่บันทึกใน |
| Price List จำนวน 2   |     | Oracle                                 |
| รายการ จากทั้งหมด 25   |     | ทำใ                                    |
| รายการที่สุ่มตรวจ ณ      |     | ห้ที่ผ่านมาบริษัทไม่เคยขายสินค้าแตกต่างจากราคาใน |
| วันที่ตรวจมีรายการทั้งสิ้น   |     | Price List เลย สำหรับข้อมูลราคาในระบบ     |
| 176 รายการ           |     | Oracle จะถูกปรับปรุงเมื่อมีการขายจริง(ราคาใน  |
|                      |     | Oracle มิได้นำไปใช้อ้างอิงในส่วนใด)          |
|                      |     | และพบว่ามีการแตกต่างจากราคาใน Price List  |
|                      |     | อย่างไรก็ดี                               |
|                      |     | บริษัทได้จัดให้มีพนักงานที่ดูแลและปรับปรุงราคาใน   |
|                      |     | Oracle ให้สอดคล้องกับราคาใน Price list    |
|                      |     | อย่างสม่ำเสมอ                            |
+----------------------+-----+----------------------------------------+
| 2.จากการสุ่มสอบทาน     |    | จากก                                   |
| เอกสารประกอบการพิจารณ |     | ารสัมภาษณ์ผู้บริหารได้แจ้งว่าลูกค้าดังกล่าวเป็นกลุ่มล |
| าอนุมัติวงเงินเครดิตสำหรับ |     | ูกค้าซึ่งบริษัทพยายามติดตามเอกสารมาอย่างต่อเนื่อง |
| ลูกค้าขายส่งรายใหม่จำนวน |     | แต่ลูกค้ากลุ่มด                             |
| 4 ราย                |     | ังกล่าวมิได้จัดส่งเอกสารสำคัญบางรายการและฝ่ายข |
| จาก                  |     | ายให้ความเห็นว่าลูกค้าดังกล่าวเป็นลูกค้าที่มีประวัติก |
| จำนวนลูกค้าขายส่งรายใหม่ |     | ารซื้อขายดีไม่เคยผิดนัดชำระหนี้จึงมีความเห็นให้บริษ |
| จำนวน 39 ราย         |     | ัทให้วงเงินเครดิตกับลูกค้ากลุ่มดังกล่าวโดยให้ประธา |
| ในช่วงไตรมาส 3 และ 4  |     | นเจ้าหน้าที่บริหารอนุมัติวงเงินตามนโยบายของบริษัท |
| ปี 2552 โดย E&Y       |     |                                        |
| พบว่ามีเอก             |     | ทั้งนี้เพื่อเป็นการเพิ่มความคล่องตัวในการทำ       |
| สารประกอบการพิจารณาอน |     | งานบริษัทจึงได้มอบอำนาจเพิ่มเติมให้รองประธานเจ |
| ุมัติวงเงินไม่ครบถ้วนจำนวน |     | ้าหน้าที่บริหารสามารถอนุมัติวงเงินเครดิตได้ในกรณีท |
| 4 ราย                |     | ี่หลักฐานหรือเอกสารประกอบการพิจารณาไม่ครบถ้วน |
+----------------------+-----+----------------------------------------+
| 3. จากการสอบทานโดย   |    | ข้อบกพร่องดังก                            |
| E&Y                  |     | ล่าวเกิดจากความประมาทของพนักงาระดับปฎิบัติการ |
| พบว่าการลงนามสอบทาน   |     | ทั้งนี้บริษัทได้กำ                            |
| ข้อมูลวงเงินเครดิตในระบบ |     | ชับให้พนักงานที่สอบทานลงนามเอกสารอย่างครบถ้วน |
| Oracle               |     |                                        |
| ผู้สอบทา               |     |                                        |
| นไม่ได้ลงนามอย่างครบถ้วน |     |                                        |
| (อาจเข้าใจได          |     |                                        |
| ว่ามีการสอบทานไม่ครบถ้วน |     |                                        |
+----------------------+-----+----------------------------------------+

การตรวจสอบกระบวนการขายสินค้าหน้าร้าน

+-----------------------+------+---------------------------------------+
| ประเด็น                | แก้ไข | ความเห็น                               |
|                       |      |                                       |
|                       | แล้ว  |                                       |
|                       | เสร็จ |                                       |
+=======================+======+=======================================+
| 1.จา                  |     | บริษัทได้กำหนดให้มีการจัด                   |
| กการสุ่มสอบทานบันทึกภายใน |      | พิมพ์รายงานการปรับ/เพิ่มราคาสินค้าออกจากระบบ |
| เรื่องขอแจ้งปรับราคาสินค้า  |      | Oracle                                |
| จำนวน 25 ฉบับ          |      | หลังจากบันท                             |
| ในช่วงเดือน กรกฎาคม –   |      | ึกข้อมูลราคาขายสินค้าและนำส่งให้ผู้มีอำนาจตรวจส |
| กันยายน 2553 โดย E&Y   |      | อบความถูกต้องกับเอกสารการอนุมัติปรับราคาสินค้า |
| พบว่าเอกสารจำนวน 9 ฉบับ |      | พร้อมลงนามในรายงาน                     |
| ไม่มีหล                 |      | โดยในกรณีผู้อำนวยการบริหารส               |
| ักฐานการสอบทานความถูกต้อ |      | ายงานการตลาดและการขายไม่สามารถสอบทานได้ |
| งของข้อมูลราคาขายในระบบ |      | บริษัทได                                |
| Oracle (ระบบบัญชี ERP)  |      | ้กำหนดให้ผู้จัดการแผนกผลิตภัณฑ์เป็นผู้รับผิดชอบแทน |
| ของบริษัท               |      |                                       |
| ก่อนโอนไปยังระบบ Soft   |      | จากการสุ่มสอบทานบันทึกภายโดย E&Y          |
| Square (ระบบ Sales    |      | ในระหว่างวันที่ 1 ธันวาคม 2553 ถึง 11       |
| Solutions ของบริษัท)    |      | กุมภาพันธ์ 2554 เรื่อง รายละเอียดการปรับราคา |
|                       |      | และการบันทึกข้อมูลราคาขายในระบบ Oracle    |
|                       |      | จำนวน 25 รายการ พบว่า ราคาขายในระบบ    |
|                       |      | Oracle ตรงกับราคาขายตามบันทึกภายใน       |
|                       |      | และมีหลักฐานการลงนามสอบทานควา           |
|                       |      | มถูกต้องโดยผู้มีอำนาจบนรายงานที่จัดพิมพ์จากระบบ |
|                       |      | Oracle                                |
+-----------------------+------+---------------------------------------+

การตรวจสอบกระบวนการจัดเก็บรายได้จากการให้เช่าพื้นที่

+-----------------------+------+---------------------------------------+
| ประเด็น                | แก้ไข | ความเห็น                               |
|                       |      |                                       |
|                       | แล้ว  |                                       |
|                       | เสร็จ |                                       |
+=======================+======+=======================================+
| 1.                    |     | เนื่องจากผู้เช่าพื้นที่ 2 ราย                  |
| จาก                   |      | ที่ผู้ตรวจสอบภายในตรวจพบเป็นผู้เช่ารายเด      |
| การสุ่มตรวจสอบบันทึกภายใน |      | ิมจากเจ้าของพื้นที่ที่เดิมบริหารพื้นที่เองและได้โอนม |
| ในกา                  |      | าเช่าพื้นที่กับบริษัทภายหลังที่บริษัทเข้ามาบริหารพื้นที่ |
| รทำสัญญาเช่า/บริการทั้งหมด |      | ประกอบกับพื้นที่ดัง                         |
| 25 รายการ โดย E&Y     |      | กล่าวยังไม่สามารถบริหารพื้นที่ให้มีเป็นที่รู้จักมากพอ |
| ในช่วงเดือน กรกฎาคม –   |      | ทำให้บริษัทไม่สามารถปรับขึ้นค่าเช่าได้ตาม Price |
| กันยายน 2553           |      | List ที่กำหนด ส่งผลให้อัตราค่าเช่าต่ำกว่า      |
| พบว่าค่าเช่าพื้นที่จำนวน 2   |      | Price List เกินกว่า 10%                 |
| รายการ                |      | ดังน้นบริษัทจึงดำเน                        |
| ที่เ                    |      | ินการให้รองประธานเจ้าหน้าที่บริหารลงนามอนุมัติร |
| รียกเก็บตามสัญญาเช่า/บริกา |      | ายการดังกล่าวตามนโยบายของบริษัทเรียบร้อยแล้ว |
| รไม่สอดคล้องกับที่กำหนดตาม |      |                                       |
| Price List            |      |                                       |
+-----------------------+------+---------------------------------------+
| 2. จากการตรวจสอบโดย   |     | ที่ผ่านมาบริษัทได้มีกำหนดวิธีปฏิบัติให้ทางฝ่ายบุคคล  |
| E&Yพบประเด็นดังนี้        |      | จะต้องจัดส่งรายชื่อพนักงานลาออกมาให้ทางฝ่าย   |
|                       |      | IT ทุกสิ้นเดือน เพื่อลบชื่อออกจากระบบ         |
| 1.  พนักงานที่ลาออกจำนวน |      | และทุกไตรมาส                           |
|     2 ราย             |      | บ                                     |
|     ยังคง              |      | ริษัทกำหนดให้ผู้มีอำนาจของแต่ละหน่วยงานสอบทาน |
| ได้รับสิทธิในการใช้งานระบบ |      | User เพื่อเป็นการตรวจสอบอีกครั้ง            |
|     Soft Square       |      |                                       |
|     และระบบ Oracle    |      | แต่ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น                      |
|                       |      | เป็นข้อบกพร่องของพนักงานระดับปฎิบัติงาน       |
| 2.  พนักงานจำนวน 7     |      | ทั้งนี้บริษัทได้ทำการแก้ไขเป็นที่เรียบร้อยแล้วเมื่อ   |
|                       |      | วันที่ 31 มีนาคม 2554                     |
| รายได้สิทธิการใช้งานไม่สอด |      | อย่างไรก็ตามบริษ                         |
| คล้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบ |      | ัทจะกำชับให้พนักงานปฎิบัติงานอย่างรัดกุมมากยิ่งขึ้น |
+-----------------------+------+---------------------------------------+

การตรวจสอบกระบวนการประมูลซื้อหนี้และเร่งรัดหนี้สิน

+-----------------------+------+---------------------------------------+
| ประเด็น                | แก้ไข | ความเห็น                               |
|                       |      |                                       |
|                       | แล้ว  |                                       |
|                       | เสร็จ |                                       |
+=======================+======+=======================================+
| 1. จากการตรวจสอบโดย   |     | ข้อสังเกตดังกล่าวเกิด                      |
| E&Y                   |      | จากฝ่ายบริหารหนี้สินจัดส่งเอกสารขอส่วนลดการปร |
| พบว่าบริษัทบันทึก          |      | ะนอมหนี้ไปที่ฝ่ายบัญชีเพื่อบันทึกตัดส่วนลดไม่ครบถ้วน |
| ตัดส่วนลดในระบบประมูลซื้อห |      | จึงทำให้การดำเนินงานล่าช้า                 |
| นี้และระบบติดตามหนี้สินล่าช้า |      | ดังนั้นบริษัทจึงกำหนดให้ฝ่ายบริหารหนี้สินตรวจส    |
|                       |      | อบข้อมูลการให้ส่วนลดในเอกสารส่วนลดการประนอ |
|                       |      | มหนี้กับข้อมูลการชำระเงินของลูกหนี้อย่างสม่ำเสมอ |
|                       |      | และ                                   |
|                       |      | จัดส่งเอกสารท                           |
|                       |      | ี่ครบถ้วนสมบูรณ์ให้ฝ่ายบัญชีเพื่อทำการตรวจสอบและ |
|                       |      | บันทึกตัดส่วนลดในระบบทันทีหลังจากลูกหนี้ชำระเงิน |
+-----------------------+------+---------------------------------------+