เอกสารแนบ 3 :

1.  แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน ของบริษัท เอ็ม พิคเจอร์ส
    เอ็นเตอร์เทนเม้นท์ จำกัด (มหาชน)

  วันที่ 10 กุมภาพันธ์ 2555

  เอกสารแนบ 3

แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน

บริษัท เอ็ม พิคเจอร์ส เอ็นเตอร์เทนเม้นท์ จำกัด (มหาชน)

วันที่ 10 กุมภาพันธ์ 2555

แบบประเมินนี้จัดทำโดยคณะกรรมการบริษัท

ซึ่งเป็นความเห็นของคณะกรรมการ

เกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน

ส่วนที่ 1 องค์กรและสภาพแวดล้อม (Organizational Control and Environment
Measure)

องค์กรและสภาพแวดล้อม หมายถึง
การมีโครงสร้างองค์กรและสภาพแวดล้อมที่ดีซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล
ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่ต้องสร้างสภาวะหรือปัจจัยต่างๆ
ซึ่งเอื้อให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้ตามที่บริษัทมุ่งหวัง
เป็นการสร้างบรรยากาศการควบคุมเพื่อส่งเสริมให้ทุกคนในบริษัทตระหนักถึงความจำเป็นของระบบการควบคุมภายใน
เช่น การที่ฝ่ายบริหารให้ความสำคัญต่อความซื่อสัตย์สุจริตและจริยธรรมในการดำเนินธุรกิจ
การจัดการโครงสร้างขององค์กรอย่างเหมาะสม การกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจน
การมีนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นต้น

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.  คณะกรรมการได้ดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้
    เพื่อเป็นแนวทางในการ

  ปฏิบัติงานของพนักงาน ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  คณะกรรมการได้มีการกำกับดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายและแผนการดำเนินธุรกิจของบริษัทเป็นประจำทุกปี
  (Annual operation plan)
  โดยแต่ละหน่วยธุรกิจจะนำเสนอเป้าหมายและแผนการดำเนินธุรกิจในแต่ละปีที่สอดคล้องกับ
  Mission และ Vision ของบริษัทให้คณะกรรมการพิจารณาอนุมัติ
  โดยบริษัทจัดให้มีการติดตามผลเดือนละครั้ง
  เพื่อรายงานความคืบหน้าและปัญหาที่เกิดขึ้นรวมถึงการแก้ไขอีกทั้งยังมีการปรับเปลี่ยนแผนการดำเนินธุรกิจในช่วงระหว่างดำเนินการให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในขณะนั้นตามความเหมาะสม
  ทั้งนี้เรื่องดังกล่าวได้นำเสนอคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาอนุมัติ

  1.2 คณะกรรมการบริษัทได้ทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงานแล้วว่า
  การตั้งเป้าหมายได้ดำเนินการอย่างรอบคอบ
  และได้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมายที่กำหนด
  ตลอดจนได้มีการวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนแก่พนักงานว่าเป็นไปอย่างสมเหตุสมผล
  โดยไม่มีการจูงใจหรือให้ผลประโยชน์ตอบแทนที่เกินสมควรแก่พนักงานในลักษณะที่อาจนำไปสู่การกระทำทุจริตหรือประพฤติมิชอบ
  (เช่น ตั้งเป้าหมายยอดขายของบริษัทไว้สูงเกินความเป็นจริง
  ทำให้เกิดแรงจูงใจในการตกแต่งตัวเลขยอดขาย เป็นต้น)

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  คณะกรรมการบริษัทได้พิจารณาทบทวนเป้าหมายและแผนการดำเนินธุรกิจของบริษัทว่าได้จัดทำอย่างรอบคอบ
  และได้พิจารณาทบทวนถึงประสิทธิภาพการปฏิบัติงานพนักงานในบริษัทแล้วว่ามีความรู้และความสามารถที่จะปฏิบัติตามเป้าหมายได้จริง
  โดยวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจหรือผลตอบแทนแก่พนักงานว่าเป็นไปอย่างสมเหตุสมผลของบริษัท
  และสอดคล้องต่อสภาวะเศรษฐกิจและสภาพแวดล้อมอื่นๆ

3.  บริษัทได้มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทได้มีการจัดโครงสร้างองค์กรและหน่วยงานต่างๆ
  ที่ชัดเจนและเหมาะสมกับการดำเนินงานโดยจัดให้สำนักงานของบริษัทและของบริษัทในเครืออยู่ในบริเวณใกล้เคียงกัน
  และได้จัดแบ่งโครงสร้างเป็นฝ่ายต่างๆที่ชัดเจน
  ซึ่งช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถดำเนินงานได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ

4.  บริษัทมีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (code of conduct)
    และข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงาน
    ปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
    รวมทั้งบทลงโทษหากมีการฝ่าฝืน หรือไม่

[/] มี [ ] ไม่มี

  บริษัทมีข้อกำหนดเกี่ยวกับจริยธรรม (Code of conduct)
  ซึ่งครอบคลุมถึงการห้ามมิให้ฝ่ายบริหารและพนักงานทุกคนปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทและคู่ค้าของบริษัทโดยมีการกำหนดบทลงโทษในกรณีที่มีการฝ่าฝืนไว้อย่างชัดเจน

1.5 บริษัทมีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน
การจัดซื้อ และ การบริหารทั่วไปที่รัดกุมและสามารถป้องกันการทุจริตได้หรือไม่

[/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทมีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน
  การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไปที่รัดกุมและสามารถป้องกันการทุจริตได้
  โดยนโยบายและระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน มีอยู่ในรูปแบบคู่มือปฏิบัติการ (Operation manual)
  และแผนผังการปฏิบัติงาน (Business process flow)
  ทั้งนี้บริษัทได้มีการพิจารณานโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงานเพื่อทำการปรับปรุงให้เหมาะสมกับบริษัทอย่างสม่ำเสมอ
  รวมถึงการพัฒนาระบบและการปฏิบัติงานด้านต่างๆอย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้ทรัพยากรที่มีอย่างคุ้มค่า
  เกิดประโยชน์สูงสุดและเป็นเครื่องมือในการควบคุมและป้องกันการทุจริต

6.  ในการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน บริษัทได้คำ
    นึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าเพื่อประโยชน์ของ

  บริษัทในระยะยาว ใช่หรือไม่

[/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทกำหนดเป้าหมายไว้ในนโยบายคุณภาพ โดยมุ่งมั่นให้ลูกค้าเกิดความพอใจสูงสุด
  ด้วยการผลิตสินค้าคุณภาพในราคาเหมาะสม ส่งมอบทันเวลา และพัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง ทั้งนี้
  บริษัทยังได้กำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงานของผู้บริหารและพนักงานในเรื่องความเป็นธรรมต่อคู่ค้ารวมถึงต่อพนักงานในบริษัทด้วย

ส่วนที่ 2 การบริหารความเสี่ยง (Risk Management Measure)

การประกอบธุรกิจของบริษัทย่อมดำเนินการอยู่ท่ามกลางความเสี่ยงทางธุรกิจตลอดเวลา
โดยสาเหตุของความเสี่ยงอาจมาจากปัจจัยภายใน เช่น ผู้บริหารขาดความซื่อสัตย์และจริยธรรม
บริษัทขยายงานอย่างรวดเร็วเกินไปทำให้ระบบงานไม่สามารถรองรับได้ หรือการกำกับดูแลไม่ทั่วถึง
เป็นต้น และปัจจัยภายนอก เช่น การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี หรือพฤติกรรมการบริโภคสินค้า
ทำให้มีผลกระทบต่อส่วนแบ่งการตลาด เป็นต้น ด้วยเหตุนี้
การที่จะนำพาให้บริษัทรอดพ้นจากอันตรายที่เกิดจากความเสี่ยงดังกล่าวได้นั้นฝ่ายบริหารจำเป็นต้องดำเนินการต่อไปนี้อย่างสม่ำเสมอ

(1) พิจารณาหรือไตร่ตรองถึงลักษณะความเสี่ยงที่บริษัทประสบอยู่ หรือคาดว่าจะประสบ
    (Identification of risk)

(2) วิเคราะห์ผลกระทบของความเสี่ยงนั้น ๆ ต่อบริษัท และโอกาสที่ความเสี่ยงนั้น ๆจะเกิดขึ้น
    (Analysis of risk)

(3)   กำหนดมาตรการเพื่อลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม (Management of risk)

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

  2.1
  บริษัทมีการประเมินอย่างสม่ำเสมอหรือไม่ว่าการประกอบธุรกิจของบริษัทมีปัจจัยใดบ้างที่เป็นปัจจัยความเสี่ยงทั้งที่มาจากภายนอกและภายใน
  ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ

[/] มี [ ] ไม่มี

  บริษัทได้มีการติดตามและประเมินความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ
  โดยจะต้องวิเคราะห์เพื่อระบุปัจจัยทั้งภายนอกและภายในและสัญญาณเตือนภัยต่างๆ
  รวมทั้งผลกระทบออกมาให้ชัดเจน
  เพื่อที่บริษัทจะรีบดำเนินการแก้ไขและบริหารความเสี่ยงที่เกิดขึ้น

2.2 บริษัทได้มีการวิเคราะห์หรือไม่ว่า เหตุการณ์ใดที่จะทำให้ปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น

[/] มี [ ] ไม่มี

  บริษัทได้จัดให้มีคณะกรรมการบริหารจัดการความเสี่ยงขึ้น
  เพื่อทำหน้าที่วิเคราะห์เหตุการณ์ที่ทำให้ปัจจัยที่เป็นความเสี่ยงของบริษัทที่เกิดหรืออาจเกิดขึ้น
  เพื่อให้เป็นสัญญาณเตือนภัยในการติดตามและจัดการความเสี่ยงนั้น
  แล้วรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาหาวิธีการแก้ไขต่อไป

  2.3 บริษัทกำหนดให้มีมาตรการในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
  รวมทั้งมาตรการในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทได้กำหนดมาตรการให้มีการประเมินการควบคุมความเสี่ยงด้านต่างๆ
  ตลอดจนกำหนดวิธีการในการตรวจติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
  เพื่อลดความเสี่ยงอันจะเกิดความสูญเสียต่อองค์กร

  2.4
  บริษัทได้แจ้งให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้
  ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทได้มีการจัดประชุมผู้บริหารเพื่อรายงานความคืบหน้าปัญหาและการแก้ไขเป็นประจำทุกเดือน
  นอกจากนี้ยังกำหนดมาตรการในการติดตามเหตุการณ์และปัจจัยความเสี่ยง
  รวมถึงการพิจารณาและประเมินความเสี่ยงที่ต้องดำเนินการแก้ไขตามลำดับของความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น
  เพื่อให้บริษัทดำเนินการได้ตามเป้าหมายที่วางไว้

  2.5 บริษัทมีการติดตามว่าหน่วยงานต่าง ๆ
  ได้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทได้มีการติดตามการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ
  ว่าได้ปฏิบัติตามแผนการบริหารความเสี่ยงที่

  กำหนดไว้ โดยมีการกำหนดตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงในการติดตามการปฏิบัติงาน
  ซึ่งจะมีการ

  รายงานต่อผู้บริหารและคณะกรรมการตรวจสอบทราบอยู่เป็นประจำทุกเดือน

ส่วนที่ 3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร (Management Control Activities)

  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
  เป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญเพื่อให้บริษัทมั่นใจว่าแนวทางที่ฝ่าย

บริหารกำหนดไว้ได้รับการตอบสนองและปฏิบัติตามจากทุกคนในบริษัท ซึ่งแนวทางดังกล่าวได้แก่

(1) การกำหนดอำนาจและระดับการอนุมัติรายการเป็นไปอย่างเหมาะสม

(2) มีการแบ่งแยกหน้าที่ที่อาจเอื้อให้เกิดการกระทำที่ทุจริตออกจากกัน

(3) มีการกำหนดขั้นตอน และวิธีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว

อย่างเหมาะสม เพื่อป้องกันการถ่ายเทผลประโยชน์

(4) การกำหนดวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัทได้ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

  3.1
  บริษัทมีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจน
  และ เป็นลายลักษณ์อักษร ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทมีการกำหนดขอบเขตของอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับ
  อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร

  3.2 บริษัทมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้านต่อไปนี้ ออกจากกันโดยเด็ดขาด
  เพื่อเป็น การตรวจสอบซึ่งกันและกัน ใช่หรือไม่ (1) หน้าที่อนุมัติ (2)
  หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และ (3) หน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้านดังกล่าว ออกจากกันโดยเด็ดขาด
  เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน

  3.3 ในกรณีที่บริษัทมีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
  หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
  บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนด
  ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทได้กำหนดให้มีมาตรการและขั้นตอนอนุมัติการทำรายการระหว่างกันโดยคณะกรรมการบริษัทและคณะกรรมตรวจสอบ
  และได้กำหนดไว้เป็นนโยบายเกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์รวมอยู่ในหลัก
  จรรยาบรรณสำหรับผู้บริหารและพนักงาน โดยกำหนดให้มีหน่วยงานที่ตรวจสอบ
  และรายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง

  3.4 ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมตาม 3.3
  การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้นได้กระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียใน ธุรกรรมนั้นเท่านั้น ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทห้ามมิให้ผู้มีส่วนได้เสียร่วมพิจารณาอนุมัติธุรกรรมที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์

  3.5 ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมตาม 3.3 การพิจารณาอนุมัติธุรกรรมนั้น
  ได้คำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญและพิจารณาโดยถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก
  (on arms’ length basis) ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  การตัดสินใจอนุมัติธุรกรรมใด ๆ ก็ตาม บริษัทได้คำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดในระยะยาวเป็นสำคัญ
  และกรณีเป็นธุรกรรมที่อาจมีความขัดแย้งจะต้องเสนอให้คณะกรรมการบริษัทและกรรมการตรวจสอบอนุมัติ
  หรือขอความเห็นก่อนแล้วแต่กรณี

  3.6 ในกรณีที่ได้มีการอนุมัติธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาวไปแล้ว
  (เช่น การทำสัญญาซื้อขายสินค้า การให้กู้ยืม การค้ำประกัน)
  ได้มีการติดตามให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ตลอดระยะเวลาที่มีผลผูกพันบริษัทหรือไม่ (เช่น
  ติดตามการชำ ระคืนหนี้ ตามกำหนด การทบทวนความหมาะสมของสัญญา เป็นต้น)

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทได้มีการติดตามและให้ผู้เกี่ยวข้องปฏิบัติตามสัญญา
  และเงื่อนไขข้อตกลงในสัญญาที่มีผลผูกพันอย่างต่อเนื่อง

  3.7 กรณีที่บริษัทมีมาตรการเกี่ยวกับการทำธุรกรรมตาม 3.3
  มาตรการดังกล่าวครอบคลุมไปถึงกรณีที่ผู้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าวนำโอกาสหรือประโยชน์ของบริษัทไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวด้วย
  ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

บริษัทมีการกำหนดไว้ในหลักจรรยาบรรณสำหรับผู้บริหารและพนักงาน

  3.8 ในกรณีที่บริษัทมีเงินลงทุนในบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วม
  บริษัทมีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ
  รวมทั้งมีการกำหนดทิศทางให้บุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้เป็นกรรมการหรือผู้บริหารในบริษัทดังกล่าวถือปฏิบัติ
  ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทได้ส่งกรรมการของบริษัทเข้าไปเป็นกรรมการผู้มีอำนาจของบริษัทย่อย
  ส่วนบริษัทร่วมบริษัทได้แต่งตั้งตัวแทนบริษัทในการติดตามดูและการดำเนินงาน
  เพื่อรักษาผลประโยชน์ของบริษัท

  3.9
  บริษัทมีมาตรการที่จะติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องหรือไม่
  ทั้งนี้ เพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาชื่อเสียงของบริษัท

  [/] มี [ ] ไม่มี

  บริษัทมีการจัดตั้งหน่วยงานด้านกฎหมาย เพื่อติดตามกฎหมายและระเบียบที่ทางรัฐบาล
  หรือหน่วยงานราชการ รวมถึงคู่ค้าที่กำหนดออกมา
  และทำหน้าที่ให้คำปรึกษาและให้ข้อมูลด้านกฎหมายที่เกี่ยวข้องของบริษัทตลอดจนจัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายใน
  เพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด กฎระเบียบและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

  3.10 ในกรณีที่บริษัทเคยมีการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
  บริษัทมีมาตรการแก้ไขและป้องกันมิให้เกิดการกระทำในลักษณะนั้นอีก หรือไม่

  [ ] มี [ ] ไม่มี [/] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทไม่เคยมีการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
  โดยฝ่ายบริหารสนับสนุนให้บริษัทดำเนินธุรกิจตามกฎหมายที่กำหนด

ส่วนที่ 4 ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information and Communication
Measure)

หลักการประการหนึ่งของการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวังไม่ว่าจะเป็นสำหรับกรรมการผู้บริหาร
ผู้ถือหุ้น หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง ก็คือ การตัดสินใจบนพื้นฐานที่มีข้อมูลที่มีคุณภาพและเพียงพอต่อการตัดสินใจ
ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลอื่น ดังนั้น
การสื่อสารข้อมูลดังกล่าวไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งและเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เกิดความมีประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน
ข้อมูลที่มีคุณภาพควรมีคุณสมบัติดังนี้

(1) มีเนื้อหาที่จำเป็นเพียงพอต่อการตัดสินใจ

(2) มีความถูกต้องสมบูรณ์

(3) มีความเป็นปัจจุบัน

(4) มีรูปแบบที่เข้าใจง่าย

(5) มีการจัดเก็บที่ดี

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

  4.1 ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการพิจารณา บริษัทได้จัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ
  อย่างเพียงพอเพื่อให้คณะกรรมการใช้ประกอบการตัดสินใจ ใช่หรือไม่ (ข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ
  ได้แก่ รายละเอียดของเรื่องที่เสนอให้พิจารณา เหตุผล ผลกระทบต่อบริษัท ทางเลือกต่าง ๆ
  เป็นต้น)

  [/] มี [ ] ไม่มี

  บริษัทได้มีการจัดเตรียมเอกสาร ข้อมูลและรายละเอียดเกี่ยวกับวาระการพิจารณาที่สำคัญ
  เพื่อให้คณะกรรมการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจล่วงหน้า
  และหากเรื่องใดมีรายละเอียดเพิ่มเติม ในภายหลัง (ถ้ามี)
  บริษัทก็จะจัดให้มีข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อแจกเป็นเอกสารประกอบการประชุมให้กับคณะกรรมการในวันประชุม
  ทั้งนี้หากในระหว่างการประชุมมีการใช้ข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่เตรียมไว้ก็จะให้หน่วยงานหรือผู้ที่เกียวข้องจัดทำข้อมูลมารองรับการพิจารณาระหว่างการประชุม
  เพื่อให้ทันกาลต่อการพิจารณาตัดสินใจ

  4.2
  กรรมการบริษัทได้รับหนังสือนัดประชุมหรือเอกสารประกอบการประชุมที่ระบุข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอต่อการพิจารณาก่อนการประชุม
  อย่างน้อยภายในระยะเวลาขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนด ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ ได้รับก่อนวันประชุมโดยเฉลี่ย 7 วัน [ ] ไม่ใช่

  บริษัทได้มีการส่งหนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการบริษัท
  พร้อมทั้งเอกสารประกอบการประชุมให้กับคณะกรรมการบริษัททุกครั้ง
  เพื่อให้เป็นข้อมูลแก่คณะกรรมการบริษัทล่วงหน้าก่อนวันประชุม

  4.3 รายงานการประชุมกรรมการ
  มีรายละเอียดตามควรที่ทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้หรือไม่
  เช่น
  ได้มีการบันทึกข้อซักถามของกรรมการความเห็นหรือข้อสังเกตของกรรมการในเรื่องที่พิจารณา
  ความเห็นของกรรมการรายที่ไม่เห็นด้วยกับเรื่องที่เสนอพร้อมเหตุผล เป็นต้น

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทมีการจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัท โดยบันทึกรายละเอียดที่เป็นสาระสำคัญ
  รวมถึงข้อเสนอแนะและข้อคัดค้าน (ถ้ามี)
  โดยในการจัดทำรายงานการประชุมทุกครั้งให้คณะกรรมการรับรองรายงานการประชุมดังกล่าวในการประชุมครั้งถัดไป
  ซึ่งเปิดโอกาสให้คณะกรรมการได้แก้ไขหรือเพิ่มเติมในรายงานการประชุมได้อย่างอิสระ

  4.4 บริษัทจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ
  ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่และไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องนี้
  หรือเคยได้รับแจ้งแต่ได้แก้ไขข้อบกพร่องนั้นอย่างครบถ้วนแล้ว ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทมีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ไว้ครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด
  ไว้อย่างเป็นสัดส่วน
  และมีเอกสารบางส่วนที่จ้างผู้ให้บริการภายนอกที่ได้มาตรฐานเป็นผู้เก็บรักษาเอกสารดังกล่าว

  4.5 คณะกรรมการได้พิจารณาแล้วใช่หรือไม่ว่า
  ฝ่ายบริหารได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัท
  โดยไม่เลือกใช้นโยบายบัญชีที่ทำให้บริษัทแสดงผลประกอบการที่ คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทได้ใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป และเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ
  โดยบริษัทได้มีการปรับนโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปให้เป็นไปตามฉบับปัจจุบันที่มีผลบังคับใช้
  ภายใต้การกำกับและตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต

ส่วนที่ 5 ระบบการติดตาม (Monitoring)

การที่บริษัทจะดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บริษัทควรต้องติดตามอย่างสม่ำเสมอว่า มีการปฏิบัติตามเป้าหมายที่วางไว้
ระบบการควบคุมภายในยังดำเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง
และมีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป รวมทั้งข้อบกพร่องต่าง ๆ
ได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

  5.1 กรณีที่บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ
  คณะกรรมการได้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารว่าเป็นไปตามเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้
  ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจประจำปีเพื่อขออนุมัติกับคณะกรรมการบริษัทโดยฝ่ายบริหารจะรายงานความคืบหน้าและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายที่กำหนดไว้
  ให้คณะ กรรมการบริษัทรับทราบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้บริษัทดำเนินธุรกิจได้ตามเป้าหมาย

  5.2 กรณีที่ผลการดำเนินที่เกิดขึ้นมีความแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้
  บริษัทได้ดำเนินการแก้ไขภายในระยะเวลาที่เหมาะสม ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทกำหนดให้แต่ละหน่วยธุรกิจมีการติดตามผลการปฏิบัติงานรายวัน
  รายสัปดาห์และรายเดือนในรูปแบบต่างๆ เช่น Key Performance Index เป็นต้น
  ในการประชุมแต่ละระดับของพนักงานและฝ่ายบริหาร
  เพื่อรายงานความคืบหน้าและดำเนินการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ในระยะเวลาที่เหมาะสมเพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้

  5.3
  บริษัทจัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  บริษัทได้จัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายใน
  เพื่อทำหน้าที่ในการให้ความเชื่อมั่นถึงการควบคุมภายในของบริษัทในทุกหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอว่า
  (1) การปฏิบัติงานของหน่วยงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือไม่ (2)
  การให้ความเชื่อมั่นแก่รายงานทางการเงินว่าน่าเชื่อถือได้ (3) การปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ
  ข้อบังคับที่กำหนดขึ้นทั้งภายในภายนอกองค์กร และการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่มีอยู่
  นอกจากนี้ยังรวมถึงการให้คำปรึกษาและข้อเสนอแนะแก่หน่วยงานต่างๆด้านการควบคุมภายใน
  โดยมุ่งเน้นให้เกิดการควบคุมตนเอง (Self-Control)

  5.4 กรณีที่บริษัทมีการตรวจสอบภายใน
  บริษัทได้กำหนดให้การรายงานผลการตรวจสอบต้องรายงานตรงต่อคณะกรรมการหรือคณะกรรมการตรวจสอบ
  เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระและเสนอรายงานผลการตรวจสอบได้อย่างตรงไปตรงมา
  ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทได้กำหนดให้หน่วยงานตรวจสอบภายในเป็นหน่วยงานอิสระ
  ขึ้นตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ ฝ่ายตรวจสอบภายในจึงสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระ
  โดยจะรายงานผลการตรวจสอบให้คณะกรรมการตรวจสอบทราบเป็นประจำทุกเดือน

  5.5 เมื่อมีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
  ได้มีการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบ
  เพื่อพิจารณาสั่งการแก้ไขภายในระยะเวลาอันควร ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่ [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  บริษัทมีการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบ
  ให้พิจารณาถึงข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญทุกครั้ง
  โดยหน่วยงานต่างๆจะรายงานผลการดำเนินงานและปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อแก้ไขให้ทันกาลเป็นประจำทุกเดือน
  อีกทั้งยังได้กำหนดให้ฝ่ายตรวจสอบภายในตรวจสอบและติดตามผลการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอ
  อย่างไรก็ตามปัจจุบันยังไม่พบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ

  5.6
  บริษัทต้องรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องต่อคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการ
  ตรวจสอบ ใช่หรือไม่

  [/] ใช่ [ ] ไม่ใช่

  หน่วยงานที่ได้รับมอบหมายหรือหน่วยงานตรวจสอบภายในจะคอยติดตามและรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องที่มีสาระสำคัญ
  เพื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการบริษัท/ คณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำ ทุกเดือน

  5.7 บริษัทมีนโยบายให้ฝ่ายบริหารต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทโดยพลัน
  ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ทุจริต หรือสงสัยว่ามีเหตุการณ์ทุจริต มีการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
  และมีการกระทำที่ผิดปกติอื่น ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ
  หรือไม่

  [/] มี [ ] ไม่มี [ ] ไม่มีกรณีดังกล่าว

  ฝ่ายบริหารของบริษัทมีหน้าที่และความรับผิดชอบในการรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท
  ถึงสิ่งที่ได้ทำการตัดสินใจดำเนินการในเรื่องต่างๆ
  อันอาจมีผลกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของบริษัท อย่างมีนัยสำคัญ
  รวมถึงปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการทุจริต หรือการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
  โดยนอกจากฝ่ายบริหารของบริษัท
  ยังมีหน่วยงานตรวจสอบภายในที่ทำหน้าที่รายงานคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบด้วยเช่นกันคณะกรรมการบริษัท/คณะกรรมการตรวจสอบด้วยเช่นกัน