9. การควบคุมภายใน

  ในการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 1/2555 เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2555
  โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายใน
  โดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารของบริษัท
  และตอบแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ
  องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร
  ระบบสารสนเทศ และการสื่อสารข้อมูลและระบบการติดตาม คณะกรรมการมีความเห็นว่า
  บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสมกับสภาพและลักษณะการประกอบธุรกิจของบริษัท
  นอกจากนี้
  คณะกรรมการได้ส่งเสริมและสนับสนุนให้ฝ่ายบริหารดำเนินการพัฒนาคุณภาพของระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่องเพื่อเสริมสร้างการกำกับดูแลกิจการที่ดี
  (Good Corporate Governance)
  สำหรับผลการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัทที่ผ่านการพิจารณาจากฝ่ายบริหารแล้ว
  มีดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อมของบริษัท

  บริษัทมีโครงสร้างองค์กรและมีสภาพแวดล้อมที่ดีที่ส่งเสริมระบบการควบคุมภายในให้สามารถดำเนินไปได้ตามที่บริษัทวางนโยบายไว้
  โดยมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจอย่างชัดเจนและวัดผลได้เป็นแนวทางปฏิบัติให้แก่องค์กร
  อีกทั้งยังมีการแบ่งระดับชั้นพนักงานรวมถึงขอบเขตหน้าที่ไว้อย่างชัดเจน

2.  การบริหารความเสี่ยง

  บริษัทมีการประเมินผลการดำเนินธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ และมีการวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงต่างๆ
  ที่อาจเกิดขึ้น
  โดยผู้บริหารของบริษัทจะมีการประชุมรายเดือนเพื่อวิเคราะห์และกำหนดมาตรการเพื่อลดและป้องกันความเสี่ยงเหล่านั้น

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

  บริษัทมีการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหารได้ในระดับที่ดี
  โดยมีการกำหนดอำนาจและระดับการอนุมัติรายการอย่างเหมาะสม
  มีการแบ่งแยกอำนาจหน้าที่ในการปฏิบัติการอย่างชัดเจนเพื่อป้องกันการทุจริต
  บริษัทยังมีนโยบายป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในกรณีรายการระหว่างกัน
  โดยในการอนุมัติรายการทุกระดับชั้น
  ผู้ที่มีส่วนได้เสียหรือมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์จะไม่มีอำนาจอนุมัติ
  หรือออกเสียงเพื่ออนุมัติรายการดังกล่าว
  นอกจากนี้บริษัทยังมีนโยบายการควบคุมการดำเนินงานของบริษัทย่อยอย่างใกล้ชิดโดยส่งตัวแทนคณะกรรมการบริษัทเป็นคณะกรรมการของบริษัทย่อย
  และเป็นผู้บริหารระดับสูงของบริษัทย่อย
  อีกทั้งยังมีการรายงานผลการดำเนินงานของบริษัทย่อยให้กับคณะกรรมการบริษัททราบอย่างสม่ำเสมอโดยรายงานผ่านการประชุมคณะกรรมการบริษัท

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  บริษัทมีระบบการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศที่สามารถนำไปใช้เพื่อประโยชน์ต่อการดำเนินธุรกิจอย่างเพียงพอ
  และมีการจัดทำรายงานที่มีสาระสำคัญและข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ครบถ้วนให้คณะกรรมการบริษัทพิจารณาก่อนประชุมทุกครั้ง
  และมีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบเป็นหมวดหมู่
  โดยเฉพาะเอกสารทางบัญชีที่มีความสำคัญต่อการจัดทำรายงานทางการเงินให้คณะกรรมการพิจารณา

5.  ระบบการติดตาม

  บริษัทมีการติดตามผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ
  โดยการใช้ฐานข้อมูลบริษัทให้เป็นประโยชน์ในการติดตามผลตอบรับจากลูกค้าและคู่ค้า
  โดยกำหนดนโยบายและมอบหมายให้สำนักตรวจสอบภายในดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติงานตามระบบการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ
  และให้จัดทำรายงานผลการติดตาม เสนอโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
  และคณะกรรมการบริษัท เพื่อให้พิจารณาและดำเนินการแก้ไขต่อไป

นอกจากนี้ ในปี 2555 บริษัทได้ว่าจ้างบริษัท พีแอนด์แอล อินเทอร์นอล จำกัด
เพื่อทำการตรวจสอบระบบการทำงานของบริษัทฯ และบริษัทย่อย
โดยเน้นการสรุปผลการติดตามความคืบหน้าตามกระบวนการ ดังนี้

วงจรรายจ่ายและกระบวนการปฏิบัติงานของฝ่าย Support Hire Purchase,
กระบริหารงานหน้าร้านและตรวจนับสินค้าคงเหลือ, ตรวจติดตามผลกระบวนการบริหารงานหน้าร้าน
และตรวจนับสินค้าคงเหลือ และกระบวนการบริหารคลังสินค้า
ประเด็นที่ควรได้รับการพิจารณาแก้ไขปรับปรุงเพิ่มเติม

เรื่อง วงจรรายจ่าย และกระบวนการปฏิบัติงานของฝ่าย Support Hire Purchase
(ข้อมูลในการสอบทาน ม.ค.55 - ก.พ. 55)

+---+---------------------------------+---------------------------------+
| ส |                                 | ความเห็น / การแก้ไข / ความคืบหน้า   |
| ิ่ง |                                 |                                 |
| ท |                                 |                                 |
| ี่ต |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ว |                                 |                                 |
| จ |                                 |                                 |
| พ |                                 |                                 |
| บ |                                 |                                 |
+===+=================================+=================================+
|   |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| ฝ |                                 |                                 |
| ่า |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
| จ |                                 |                                 |
| ัด |                                 |                                 |
| ซ |                                 |                                 |
| ื้อ |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| ท |                                 |                                 |
| ะ |                                 |                                 |
| เ |                                 |                                 |
| บ |                                 |                                 |
| ีย |                                 |                                 |
| น |                                 |                                 |
| ป |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ะ |                                 |                                 |
| ว |                                 |                                 |
| ัต |                                 |                                 |
| ิผ |                                 |                                 |
| ู้ข |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 1 | การแก้ไขข้อมูลทะเบียนประวัติผู้ขาย      | ให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการแก้ไข           |
|   |                                 | นโยบาย                          |
|   | จากการสอบทาน จำนวน 43 รายการ    | ให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริงในปัจจุบัน |
|   | พบว่า ผู้แจ้ง แก้ไขทะเบียนผู้ขาย        |                                 |
|   | ไม่เป็นไปตามนโยบายที่กำหนดคือ        |                                 |
|   | นโยบา                           |                                 |
|   | ยกำหนดให้ผู้แจ้งแก้ไขทะเบียนประวัติผู้ขาย |                                 |
|   | เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อ               |                                 |
|   | ซึ่งปัจจุบันเจ                       |                                 |
|   | ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีจ่ายเป็นผู้แจ้งแก้ไขดังกล่าว |                                 |
|   | ทั้ง 43 รายการ คิดเป็น 100%         |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นมาตรฐ                   |                                 |
|   | านในการปฏิบัติงานที่ถูกต้องสำหรับพนักงาน |                                 |
|   | ค                               |                                 |
|   | วรมีการกำหนดระยะเวลาทบทวนระเบียบฯ |                                 |
|   | ใ                               |                                 |
|   | ห้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันอยู่เสมอ |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| ข |                                 |                                 |
| ั้น |                                 |                                 |
| ต |                                 |                                 |
| อ |                                 |                                 |
| น |                                 |                                 |
| ก |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ข |                                 |                                 |
| อ |                                 |                                 |
| ซ |                                 |                                 |
| ื้อ |                                 |                                 |
| แ |                                 |                                 |
| ล |                                 |                                 |
| ะ |                                 |                                 |
| ส |                                 |                                 |
| ั่ง |                                 |                                 |
| ซ |                                 |                                 |
| ื้อ |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 2 | จากการตรวจสอบเอกสาร "ใบขอซื้อ     | กำหนดให้ทำการประเมินผู้ขายทุกราย     |
|   | (PR)" กับ "รายงานการขอซื้อ" ในระบบ | ที่มีการซื้อขาย                      |
|   | Oracle จำนวน 245 รายการ         | และกำหนดผู้ประเมินสินค้าแต่ละชนิด ดังนี้  |
|   | พบว่าไม่ระบุวันที่ลงนามในเอกสาร       |                                 |
|   | "ใบขอซื้อ(PR)" Manual ซึ่งอ้างถึง     | 1) ฝ่ายจัดซื้อ ประเมิน               |
|   | ระเบียบปฏิบัติงาน เรื่อง "การจัดซื้อทั่วไป | วัสดุและอุปกรณ์ทั่วไป                 |
|   | (FM-FN/PC-001)" ระบุว่า           |                                 |
|   | การลงนามต้องระบุวันที่ให้ชัดเจน จำนวน  | 2) ฝ่าย IT ประเมิน อุปกรณ์ IT ทุกชนิด |
|   | 162 รายการ คิดเป็น 66.12%         |                                 |
|   |                                 | 3) ผู้ดูแล Shop                    |
|   | ข้อเสนอแนะ                       | ประเมินการทำงานของผู้รับเหมาทำ Shop |
|   |                                 |                                 |
|   | ค                               |                                 |
|   | วรตรวจสอบและอนุมัติรายการขอซื้อจากผู้ม |                                 |
|   | ีอำนาจควรมีการระบุวันที่ลงนามในเอกสาร |                                 |
|   | "ใบขอซื้อ(PR)" Manual             |                                 |
|   | อย่างครบถ้วนเพื่อทราบถึงการอนุมัติกา    |                                 |
|   | รขอซื้อในเวลาอันเหมาะสมและให้การปฏิบ |                                 |
|   | ัติงานเป็นไปตามข้อหลักเกณฑ์ที่บริษัทกำหนด |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 3 | จาการตรวจสอบเอกสาร "ใบสั่งซื้อ"     | ให้ทำการประทับตรา FAX OUT         |
|   | ในชุดใบสำคัญจ่าย จำนวน 51 รายการ   | ให้ครบถ้วน                        |
|   | คิดเป็น 100% พบว่า                 | เพื่อเป็นหลักฐานในการสั่งซื้อสินค้า       |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | กรณีเอกสาร "ใบสั่งซื้อ"              |                                 |
|   | ที่ทำการจัดส่งให้ลูกค้าแล้ว             |                                 |
|   | ควรทำการประทับตรา "FAX OUT"      |                                 |
|   | ทุกครั้ง เพื่อป้องกันการสั่งซื้อสินค้าซ้ำ     |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| ก |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ป |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ะ |                                 |                                 |
| เ |                                 |                                 |
| ม |                                 |                                 |
| ิน |                                 |                                 |
| ผ |                                 |                                 |
| ู้ข |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 4 | การ                             | ให้ยกเลิก นโยบายการคัดเลือก         |
|   | ปฏิบัติงานจริงไม่สอดคล้องกับนโยบายบริษัท | และประเมินผู้ขาย (PM-FN/PC-002)    |
|   | อ้างอิง                           | เนื่องจากเจ้าหน้า                   |
|   | นโยบายการคัดเลือกและประเมินผู้ขาย    | ที่แจ้งว่าแบบฟอร์มที่ใช้ในการประเมินผู้ขาย |
|   | (PM-FN/PC-002) คือต้องจัดทำเอกสาร  | อยู่ในนโยบายการจัดซื้อทั่วไป           |
|   | ดังนี้                             | (PM-FN/PC-001)                  |
|   |                                 | และจะดำเนินการเพิ่มเติม วิธีการคัดเลือก |
|   | - ใบสรุปผลรายงานการประเมินผู้ขาย    | และประเมินผู้ขาย                   |
|   | (FM-PC 004 ,02 Dec 02)          | ไว้ในนโยบายการจัดซื้อทั่วไป           |
|   |                                 |                                 |
|   | - ใบการประเมินผู้ขาย (FM-PC 005    |                                 |
|   | ,02 Dec 02)                     |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | - ใบรายงานการประเมินผู้ขาย (FM-PC  |                                 |
|   | 006 ,02 Dec 02)                 |                                 |
|   | แต่ในปัจจุบันใช้เอกสาร ใบประเมินผู้ขาย  |                                 |
|   | (FM-PC 005 ,01 Oct 10)          |                                 |
|   | ในการประเมินผู้ขายเพียงอย่างเดียว     |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นมาตรฐ                   |                                 |
|   | านในการปฏิบัติงานที่ถูกต้องสำหรับพนักงาน |                                 |
|   | ค                               |                                 |
|   | วรมีการกำหนดระยะเวลาทบทวนระเบียบฯ |                                 |
|   | ใ                               |                                 |
|   | ห้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันอยู่เสมอ |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 5 | บริษัทฯ มีการกำหนดการประเมินผู้ขายทุก  | กำหนดให้ทำการประเมินผู้ขายทุกราย     |
|   | 6 เดือน                          | ที่มีการซื้อขาย                      |
|   | ซึ่ง                              | และกำหนดผู้ประเมินสินค้าแต่ละชนิด ดังนี้  |
|   | ปัจจุบันยังไม่ได้กำหนดหลักเกณฑ์ในการคัดเ |                                 |
|   | ลือกผู้ขายที่ต้องทำการประเมินอย่างชัดเจน | 1) ฝ่ายจัดซื้อ ประเมิน               |
|   |                                 | วัสดุและอุปกรณ์ทั่วไป                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 | 2) ฝ่าย IT ประเมิน อุปกรณ์ IT ทุกชนิด |
|   | ควรกำหนด                        |                                 |
|   | หลักเกณฑ์ในการประเมินผู้ขายอย่างชัดเจน | 3) ผู้ดูแล Shop                    |
|   | เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน      | ประเมินการทำงานของผู้รับเหมาทำ Shop |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| ฝ |                                 |                                 |
| ่า |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
| บ |                                 |                                 |
| ัญ |                                 |                                 |
| ช |                                 |                                 |
| ี/ |                                 |                                 |
| ฝ |                                 |                                 |
| ่า |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
| ก |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| เ |                                 |                                 |
| ง |                                 |                                 |
| ิน |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| น |                                 |                                 |
| โ |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
| บ |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ะ |                                 |                                 |
| เ |                                 |                                 |
| บ |                                 |                                 |
| ีย |                                 |                                 |
| บ |                                 |                                 |
| / |                                 |                                 |
| ข |                                 |                                 |
| ั้น |                                 |                                 |
| ต |                                 |                                 |
| อ |                                 |                                 |
| น |                                 |                                 |
| ก |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ป |                                 |                                 |
| ฏ |                                 |                                 |
| ิบ |                                 |                                 |
| ัต |                                 |                                 |
| ิง |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| น |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| ภ |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ษ |                                 |                                 |
| ีซ |                                 |                                 |
| ื้อ |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 6 | จากการตรวจสอบเอกสาร "ใบกำกับภาษี" |                                 |
|   | กับ "รายงานภาษีซื้อ" จำนวน 1,663    |                                 |
|   | รายการ พบดังนี้                    |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 1) รายงานภาษีซื้อ กับเอกสาร         |                                 |
|   | "ใบกำกับภาษี" ไม่ตรงกัน ประกอบด้วย   |                                 |
|   | มูลค่าสินค้า และภาษีซื้อ จำนวน 1       |                                 |
|   | รายการ ,เลขที่ใบกำกับภาษี จำนวน 9   |                                 |
|   | รายการ คิดเป็น 0.06% และ 0.54%    |                                 |
|   | ตามลำดับ                         |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | ข้อเสนอแนะ                       | ให้เจ้าหน้าที่ทำการปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง  |
|   |                                 | แล                              |
|   | ควรสอบทานการบันทึกข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ | ะได้กำชับให้เจ้าหน้าที่สอบทานรายงานภาษี |
|   | เพื่อป้องกัน                        | กับเอกสาร "ใบกำกับภาษี"            |
|   |                                 | ให้ถูกต้องตรงกัน พร้อมทั้ง             |
|   | ไม่ให้ข้อมูลเกิดความผิดพลาด           | ให้หัวหน้างานตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง |
|   | ซึ่งอาจส่งผลให้บริษัท                 |                                 |
|   | เสียสิทธิในการขอคืนภาษีจากกรมสรรพากร |                                 |
|   | สอบทานข้อมูลการนำส่งภาษีซื้อ          |                                 |
|   | ทั้งก่อนและหลังการบันทึกข้อมูล          |                                 |
|   | เพื่อป้องกันการบันทึกข้อมูลผิดพลาด       |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 2) ระบุที่อยู่ของบริษัทฯ ไม่ถูกต้อง จำนวน | ใ                               |
|   | 19 รายการ คิดเป็น 1.14%           | ห้เจ้าหน้าที่ทำการสอบทานข้อมูลในเอกสาร |
|   |                                 | "ใบกำกับภาษี" ให้ถูกต้อง             |
|   | ข้อเสนอแนะ                       | เพื่อไม่ให้เสียสิทธิในการขอคืนภาษี       |
|   |                                 |                                 |
|   | ควรกำชับ                         |                                 |
|   | เจ้าหน้าที่ในการตรวจสอบข้อมูลในเอกสาร |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | "ใบกำกับภาษี"                     |                                 |
|   | โดยต้องระบุข้อมูลของบริษัทให้ถูกต้อง     |                                 |
|   | เพื่อไม่ให้เสียสิทธิในการขอคืนภาษี       |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| เ |                                 |                                 |
| ง |                                 |                                 |
| ิน |                                 |                                 |
| ส |                                 |                                 |
| ด |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
| ่อ |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 7 | การเบิกชดเชยเงินสดย่อย             |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 7.1 สำนักงานใหญ่                  | ให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขนโย  |
|   |                                 | บายให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานในปัจจุบัน |
|   | จากการต                         | ซึ่ง กรณีเป็นพนังงานของบริษัทฯ         |
|   | รวจสอบเอกสารการเบิกชดเชยเงินสดย่อย | ไม่ต้องแนบสำเนาบัตรประชาชน         |
|   | จำนวน 58 รายการ คิดเป็น 100%      | กรณีเบิกเงินสดย่อยที่ไม่มีใบเสร็จ        |
|   | พบดังนี้                           |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1)  บริษัทฯ ไม่ได้จัดทำเอกสาร        |                                 |
|   |     "ใบรับเงิน" หรือ               |                                 |
|   |     "สำเนาบัตรประชาชน" จำนวน 7   |                                 |
|   |     รายการ คิดเป็น 12.07%         |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   |   ข้อเสนอแนะ                     |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นมาตรฐ                   |                                 |
|   | านในการปฏิบัติงานที่ถูกต้องสำหรับพนักงาน |                                 |
|   | ค                               |                                 |
|   | วรมีการกำหนดระยะเวลาทบทวนระเบียบฯ |                                 |
|   | ใ                               |                                 |
|   | ห้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันอยู่เสมอ |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 7.2 สาขา                        | ให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการแก้ไข           |
|   |                                 | นโยบาย                          |
|   | จากการต                         | ให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริงในปัจจุบัน |
|   | รวจสอบเอกสารการเบิกชดเชยเงินสดย่อย | ซึ่งกำหนดให้เจ้าหน้าที่ธุรการต้องจัดส่ง    |
|   | (สาขา) จำนวน 121 รายการ คิดเป็น   | เอกสารการเบิกเงินสดย่อยให้ฝ่ายบัญชีจ่าย |
|   | 100% พบดังนี้                      | ภายในสิ้นเดือน                     |
|   |                                 | และฝ่ายบัญชีจ่ายจ                   |
|   | 1)  เบิกชดเชยเงินสดย่อย            | ะโอนเงินให้กับผู้รักษาเงินสดย่อยของสาขา |
|   |     ไม่ตรงรอบที่บริษัทกำหนด          | ทุกวันที่ 10 ของเดือน                |
|   |                                 | และในกรณีเบิกเงินสดย่อยที่ไม่มีใบเสร็จ   |
|   | ซึ่งอ้างอิงนโยบายการควบคุมเงินสดย่อย   | หากเป็นพนักงานของบริษัทฯ            |
|   | จะตัดรอบการเบิกเงินสดย่อยทุกวันที่ 15   | ไม่ต้องแนบสำเนาบัตรประชาชน         |
|   | ของเดือน                         |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2)  กรณีจัดทำเอกสาร "ใบรับเงิน"     |                                 |
|   |     ไม่มีการแนบสำเนา              |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | บัตรประชาชน                      |                                 |
|   | ซึ่งอ้างอิงนโยบายการควบคุมเงินสดย่อย   |                                 |
|   | จะต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนทุกครั้ง    |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นมาตรฐ                   |                                 |
|   | านในการปฏิบัติงานที่ถูกต้องสำหรับพนักงาน |                                 |
|   | ค                               |                                 |
|   | วรมีการกำหนดระยะเวลาทบทวนระเบียบฯ |                                 |
|   | ใ                               |                                 |
|   | ห้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันอยู่เสมอ |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| ร |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
| ง |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| น |                                 |                                 |
| ผ |                                 |                                 |
| ล |                                 |                                 |
| ก |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ต |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ว |                                 |                                 |
| จ |                                 |                                 |
| น |                                 |                                 |
| ับ |                                 |                                 |
| เ |                                 |                                 |
| ง |                                 |                                 |
| ิน |                                 |                                 |
| ส |                                 |                                 |
| ด |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
| ่อ |                                 |                                 |
| ย |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 8 | 8.1 สาขา                        | ให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการแก้ไข           |
|   |                                 | นโยบาย                          |
|   | จากการต                         | ให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริงในปัจจุบัน |
|   | รวจสอบรายงานผลการตรวจนับเงินสดย่อย | คือปรับนโยบายจาก                  |
|   | (สาขา                           | นำส่งและจัด                       |
|   |                                 | เก็บรายงานผลการตรวจนับให้ฝ่ายบัญชีจ่าย |
|   | จำนวน 90 รายการ คิดเป็น 100%      | เป็นจัดส่งให้กับผู้ตรวจสอบภายใน        |
|   | พบดังนี้                           |                                 |
|   |                                 | บริษัทได้จัดให้มีการอบรม              |
|   | 1)  การนำส                      | เจ้าหน้าที่ธุรการงานพิเศษเ            |
|   | ่งและจัดเก็บรายงานผลการตรวจนับเงินสด | พื่อทำความเข้าใจ                   |
|   |                                 | และ                             |
|   | ย่อ                              | กำหนดมาตรการในการตรวจนับเงินสดย่อย |
|   | ย(สาขา)ไม่สอดคล้องกับนโยบายที่บริษัทกำ |                                 |
|   | หนดไว้คือนำส่งและจัดเก็บโดยฝ่ายบัญชีจ่าย | และได้กำกับเจ้าหน้าที่ธ               |
|   | ซึ่ง                              | ุรการงานพิเศษให้สอบทานข้อมูลให้ครบถ้วน |
|   | ปัจจุบันธุรการพิเศษจะนำส่งรายงานผลการ |                                 |
|   | ตรวจนับให้กับผู้ตรวจสอบภายในเพื่อจัดเก็บ |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | คว                              |                                 |
|   | รมีการกำหนดระยะเวลาทบทวนระเบียบฯใ |                                 |
|   | ห้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันอยู่เสมอ |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2)  ระบุรายละเอียด                |                                 |
|   |     ในเอกสาร"รายงานผลการตรวจนับ  |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | เงินสดย่อย" ไม่ครบถ้วน จำนวน 48     |                                 |
|   | รายการ คิดเป็น 53.33%             |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | และระบุข้อมูล ไม่ถูกต้อง จำนวน 8      |                                 |
|   | รายการ คิดเป็น 8.89%              |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ควรทำการบันทึกข้อมูลในเอกสาร        |                                 |
|   | "รายงานการตรวจนับเงินสดย่อย"       |                                 |
|   | ให้ครบถ้วน                        |                                 |
|   | เพื่อนำข้อมูลไปใช่ปร                 |                                 |
|   | ะโยชน์ได้อย่างถูกต้องและเต็มประสิทธิภาพ |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| ก |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| ร |                                 |                                 |
| ท |                                 |                                 |
| ำ |                                 |                                 |
| ส |                                 |                                 |
| ัญ |                                 |                                 |
| ญ |                                 |                                 |
| า |                                 |                                 |
| S |                                 |                                 |
| H |                                 |                                 |
| P |                                 |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 9 | จากการตรวจสอบสัญญา SHP จำนวน 464 | บริษัท                            |
|   | รายการ จากจำนวนทั้งสิ้น 709 รายการ  | ฯได้ดำเนินการแก้ไขข้อสังเกตดังกล่าวแล้ว |
|   | คิดเป็น 65.44% พบดังนี้              | และได้กำชับเ                      |
|   |                                 | จ้าหน้าที่ปฎิบัติงานให้สอบทานเอกสารสัญญา |
|   | 1) จัดเก็บเอกสารประกอบสัญญา SHP    | เอกสารประกอบสัญญา                |
|   | ไม่ครบถ้วน เช่น                    | ตลอดจนความถูกต้องค                |
|   | ขาดสำเนาบัตรประชาชน,             | รบถ้วนของสัญญาทุกครั้งก่อนจัดเก็บและก่อน |
|   | ขาดสำเนาทะเบียนบ้าน,              | – หลังการบันทึกข้อมูลสัญญา            |
|   | ขาดสำเนาบัญชีธนาคาร จำนวน 9       | เพื่อให้การปฎิบัติงานมีประสิทธิภาพ       |
|   | รายการ คิดเป็น 1.94%              | และกรณีเอกสาร                    |
|   |                                 | สัญญาใดที่อยู่ในระหว่างขั้นตอนเสนอลงนาม |
|   | 2) ลงนามในชุดเอกสารสัญญา SHP      | หรือเอกสารสัญญาใดที่ได้ทำการยกเลิก    |
|   | ไม่ครบถ้วน คือ                     | ใ                               |
|   | ขาดลงนามผู้มีอำนาจอนุมัติ,            | ห้ทางผู้ปฎิบัติงานระบุหมายเหตุไว้ให้ชัดเจน |
|   | ขาดพยาน,ขาดผู้อนุมัติ เป็นต้น จำนวน 24 |                                 |
|   | รายการ คิดเป็น 5.17%              |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) ระบุรายละเอียดในสัญญา SHP       |                                 |
|   | ในระบบ SHP กับเอกสารสัญญา SHP     |                                 |
|   | ไม่ตรงกัน จำนวน 57 รายการ คิดเป็น   |                                 |
|   | 12.28%                          |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 4) พบสัญญา SHP ซ้ำ จำนวน 22       |                                 |
|   | รายการ คิดเป็น 4.74%              |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ควรทำ                           |                                 |
|   | การตรวจสอบเอกสารประกอบการทำสัญญา |                                 |
|   | SHP                             |                                 |
|   | ก                               |                                 |
|   | ารลงนามในเอกสารสัญญาพร้อมประทับตรา |                                 |
|   | และค                            |                                 |
|   | วรสอบทานความถูกต้องของข้อมูลทั้งก่อน - |                                 |
|   | หลังจากการบันทึกข้อมูลสัญญาทุกครั้ง      |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
| 1 | จากการสอบทานข้อมูลการจ่ายเงินในระบบ | การโอนเงินให้ลูกค้า SHP             |
| 0 | SHP กับชุดเอกสารการขายสินค้า SHP    | จะต้องโอนเงินตามวงเงินที่บริษัทฯ       |
|   | จำนวน 522 รายการ คิดเป็น 100%     | กำหนดเท่านั้น ซึ่งเจ้าหน้าที่ฝ่าย SHP     |
|   | พบดังนี้                           | จะจัดทำสรุปการโอนเงินให้ลูกค้า        |
|   |                                 | เพื่อจัดส่งให้กับฝ่ายการตลาด           |
|   | 1) การโอนเงินให้ลูกค้า SHP          | เพื่อเป็นข้อมูลในการ                 |
|   | เกินวงเงินที่บริษัทกำหนดให้โอน         | พิจารณาการเพิ่มวงเงินของลูกค้าแต่ละราย |
|   | ในแต่ละวัน จำนวน 19 ราย           | และในกรณีเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลผิลพลาดนั้น |
|   |                                 | ได้ดำเนินการโอนเพิ่ม หรือหักคืน        |
|   | 2) หักค่าดำเนินการจากลูกค้า SHP      | เรียบร้อแล้ว                       |
|   | ไม่ถูกต้อง จำนวน 5 รายการ คิดเป็น    |                                 |
|   | 0.96%                           |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ควรสอบทานการโอนเงินให้กับลูกค้า SHP  |                                 |
|   | และควร                          |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ปรับปรุงระบบ SHP                  |                                 |
|   | ให้สอดคล้องกับกระบวนการปฏิบัติงานจริง  |                                 |
|   | และสอบทานการบันทึกข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ |                                 |
|   | เพื่อป้องกันการจ่ายเงินเกินวงเงิน       |                                 |
|   | ซึ่งทำ                            |                                 |
|   | ให้ยากต่อการควบคุมการจ่ายเงินของบริษัท |                                 |
|   | และป้องกันไม่ให้ข้อมูลเกิดความผิดพลาด   |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+

เรื่อง การบริหารงานหน้าร้าน และตรวจนับสินค้าคงเหลือ

+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | สิ่งที่ตรวจพบ                       | ความเห็น / การแก้ไข / ความคืบหน้า   |
+===+=================================+=================================+
|   | นโยบ                            |                                 |
|   | าย/ระเบียบขั้นตอนการปฏิบัติงานของสาขา |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 1. การกำหนดอำนาจดำเนินการ /      | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   | อำนาจอนุมัติการปฏิบัติงานสาขา         |                                 |
|   |                                 | เห็น                             |
|   | ข้อสังเกต                         | ด้วยตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายใน |
|   |                                 | โดยมีการจัดทำ เอกสาร “            |
|   | บริษัทฯ                           | บันทึกภายใน(Memo)”                |
|   | ไม่ม                             | เรื่องขั้นตอน                       |
|   | ีการกำหนดอำนาจอนุมัติสำหรับการบริหารง | การปฏิบัติงานของสาขา(acc5511/0601) |
|   | านของพนักงานสาขาไว้เป็นลายลักษณ์อักษร | โดยมีผลบังคับใช้วันที่ 6 พฤศจิกายน 2555 |
|   |                                 | พร้อม                            |
|   | ข้อเสนอแนะ                       | ทั้งประกาศให้แต่ละสาขารับทราบโดยทั่วกัน |
|   |                                 |                                 |
|   | ควรมีการจัดทำอำนา                 |                                 |
|   | จดำเนินการไว้เป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน |                                 |
|   | พร้อมทั้งนำเสนอให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ  |                                 |
|   | และสื่อสารให้พนักงานรับทราบและ       |                                 |
|   | เข้าใจตรงกัน                      |                                 |
|   | เพื่อให้การดำเนินงานมีปร             |                                 |
|   | ะสิทธิภาพมากขึ้นและเป็นมาตรฐานเดียวกัน |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 2. การเข้าถึงข้อมูลในระบบ Soft      | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   | square                          |                                 |
|   |                                 | บริษัทฯ ได้ดำเนินการจัดทำเอกสาร      |
|   | ข้อสังเกต                         | “บันทึกภายใน( MEMO)” เรื่อง         |
|   |                                 | กำหนดสิทธิการเข้าใช้งานโปรแกรม SOFT |
|   | จากการตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลในระบบ | SQUARE (ACC5511/0901 )          |
|   | Soft square พบว่า พนักงานระดับต่างๆ | ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน       |
|   | ใช้ Password                     | ซึ่งมีผลบังคับใช้ วันที่ 9 พฤศจิกายน 2555 |
|   | ขอ                              | โดยกำหนดให้ 1 สาขาจะใช้ 1 USER ,  |
|   | งผู้จัดการสาขาในการเข้าถึงข้อมูลในระบบ | 1 PASSWORD เท่านั้น หากเกิดข้อผิดพลาด |
|   | โดย                             | พนักงานทุกคนจะต้องรับผิดชอบร่วมกัน     |
|   | แต่ละสาขาใช้แนวทางในการปฏิบัติเดียวกัน |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ควรมีการ                         |                                 |
|   | แบ่งแยกอำนาจในการเข้าถึงข้อมูลในระบบ |                                 |
|   | Soft square อย่างชัดเจน           |                                 |
|   | เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง  |                                 |
|   | รับทราบข้อมูลที่สำคัญของบริษัท          |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 3. การนำส่งเงินสดสำนักงานใหญ่       | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อสังเกต                         | บริษัทฯ ได้จัดทำเอกสาร “บันทึกภายใน   |
|   |                                 | (Memo)” เรื่อง                    |
|   | จากก                            | ขั้นตอนการปฏิบัติงานของสาขา          |
|   | ารตรวจสอบการนำส่งเงินสดสำนักงานใหญ่ | (acc5511/0601)                  |
|   | กับเอกสาร “ใบ Pay in”            | ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน       |
|   | ประจำเดือนตุลาคม 2555 ของสาขาต่างๆ | มีผลบังคับใช้วันที่ 6 พฤศจิกายน 2555    |
|   | พบว่า                            | โดยกำ                           |
|   | การนำส่งเงินสดเข้าสำนักงาน          | หนดให้สาขาต้องนำส่งเงินรายได้ประจำวัน |
|   | ใหญ่ไม่เป็นไปตามนโยบายที่บริษัทกำหนดไว้ | เข้าบัญชีบริษัทในวันถันไป ไม่เกินเวลา    |
|   |                                 | 14.00 น.ของทุกวัน                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       | หากสาขาไม่ปฏิบัติตาม                |
|   |                                 | อา                              |
|   | ควรเร่ง                          | จมีบทลงโทษตามข้อกำหนดที่บริษัทกำหนดไว้ |
|   | นำฝากเงินสดจากการขายสินค้าในแต่ละวัน | เช่น หัก performance ของพนักงาน    |
|   | เพื่อให้เป็นไปตามนโยบายที่บริษัทกำหนดไว้ | เป็นต้น                           |
|   | และป้องกันเงินสดสูญหาย              |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 4 ผลการตรวจนับเงินสดหน้าร้าน        | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อสังเกต                         | เห็น                             |
|   |                                 | ด้วยตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายใน |
|   | จากการตรวจ                      | และกำชับให้มีการสุ่มตร               |
|   | นับเงินสดจากการขายสินค้าของแต่ละสาขา | วจนับเงินสด/รายได้จากการขายประจำวัน |
|   | เปรียบเทียบกับรายงานการขายประจำวัน  |                                 |
|   | ในระบบ soft squere พบไม่ถูกต้อง    | โดย Area ที่รับผิดชอบแต่ละสาขา       |
|   |                                 | หากพบผลต่าง(ขาด)                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       | ให้พนักงานสาขาหาสาเหตุ             |
|   |                                 | และรับผิดชอบในผลต่างดังกล่าวทันที      |
|   | 1)                              |                                 |
|   | ควรมีการตรวจ                     |                                 |
|   | นับเงินสดจากการขายสินค้าอย่างสม่ำเสมอ |                                 |
|   | เพื่อป้องกันเงินสดสูญหาย              |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2)                              |                                 |
|   | พนักงานไม                        |                                 |
|   | ่ควรนำเงินส่วนตัวมาปะปนกับเงินของบริษัท |                                 |
|   | อาจเกิดควา                       |                                 |
|   | มสับสนในการบริหารเงินจากการขายสินค้า |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 5 ผลการตรวจนับสินค้าคงเหลือสาขา     | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อสังเกต                         | 1. การขายสินค้าให้กับลูกตู้            |
|   |                                 | มีการกำชับให้สาขาต้องป              |
|   | จากการสุ่มตรวจนับสินค้าคงเหลือ        | ฏิบัติตามนโยบาย/ระเบียบที่บริษัทกำหนดไว้ |
|   | เปรียบเทียบกับรายการ Non movenent  | ซึ่งต้องออกเอกสาร                  |
|   | item report (hand out)          | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |
|   | ของสาขาต่างๆ จำนวน 11 สาขา พบดังนี้ | ให้ลูกค้าทันที                       |
|   |                                 | พร้อมทั้งเรียกเก็บเงินให้ครบถ้วนทุกครั้ง   |
|   | 1)                              |                                 |
|   | ไม่สามารถ                        | 2. ผลต่างจากการตรวจนับ เกิดจาก     |
|   | ตรวจนับได้เนื่องจากอยู่ระหว่างปิดปรับปรุง | Human error ของผู้ปฏิบัติงาน         |
|   | คือ สาขา Jay Mart Siam Paragon   | โด                              |
|   |                                 | ยปัจจุบันได้ดำเนินการหาสาเหตุของผลต่าง |
|   | 2) จากการสังเกตการณ์พบว่า สาขา Big | ดังกล่าว พร้อมทั้งปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้อง  |
|   | C มหาชัย                         |                                 |
|   | มีก                              |                                 |
|   | ารขายสินค้าให้ลูกตู้โดยการให้สินค้ากับลูกตู้ |                                 |
|   | ก่อนที่จะได้รับเงินค่าสินค้า จำนวน 5     |                                 |
|   | รายการ หมายเหตุ                  |                                 |
|   | เจ้าหน้า                          |                                 |
|   | ที่มีการจัดทำสมุดคุมการซื้อขายระหว่างลูกตู้ |                                 |
|   | แต่สมุดคุมดังกล่าว                   |                                 |
|   | ไม่แสดงรายละเอียดอย่างครบถ้วน       |                                 |
|   | คือขาดชื่อร้านลูกตู้                   |                                 |
|   | แ                               |                                 |
|   | ละขาดการลงนามรับสินค้าเจ้าของร้านลูกตู้ |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) พบผลการตรวจนับสินค้าคงเหลือ      |                                 |
|   | ไม่ตรงกับยอดคงเหลือในระบบ          |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1) กรณีขายสินค้าให้กับลูกตู้            |                                 |
|   | ควร                             |                                 |
|   | ทำการเรียกเก็บค่าสินค้าก่อนการจ่ายสินค้า |                                 |
|   | เพื่อให้เป็นไปตามนโยบายที่บริษัทกำหนด   |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2) ควรทำการบันทึกรายได้ ณ          |                                 |
|   | วันที่จ่ายสินค้าให้กับลูกตู้               |                                 |
|   | เพื่อป้องกันความสับสนในการปฏิบัติงาน    |                                 |
|   | และ ป้องกันสินค้าสูญหาย              |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) ควรทำการ scan barcode        |                                 |
|   | ในการรับ-จ่ายสินค้า                 |                                 |
|   | เพื่อป้องกันความผิดพลาดของข้อมูล       |                                 |
|   | และลดการปรับปรุงข้อมูล              |                                 |
|   | กรณีบันทึกไม่ถูกต้อง                  |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 4) ควรทำการสอบทานผลการตรวจนับ    |                                 |
|   | เพื่อวิเคราะห์หาสาเหตุผลต่างที่เกิดขึ้น    |                                 |
|   | และทำการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน    |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 6 ตรวจสอบการรับสินค้าเข้าสาขา       | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | 6.1 การรับเข้าจากสำนักงานใหญ่       | เห็น                             |
|   |                                 | ด้วยตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายใน |
|   | ข้อสังเกต                         | โดยมีการจัดทำเอกสาร               |
|   |                                 | “บันทึกภายใน(memo)” เรื่อง          |
|   | จากการตรวจ                      | ขั้นตอนการปฏิบัติงานของสาขา          |
|   | สอบการรับสินค้าจากสำนักงานใหญ่ในระบบ | (acc5511/0601)                  |
|   | Soft square กับเอกสาร            | ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน       |
|   | “ใบโอนสินค้า” ระหว่างวันที่ 1 – 15    | มีผลบังคับใช้วันที่ 6 พฤศจิกายน 2555    |
|   | ตุลาคม 2555 พบดังนี้                | พร้อม                            |
|   |                                 | ทั้งประกาศให้แต่ละสาขารับทราบโดยทั่วกัน |
|   | 1) การบันทึกรับสินค้าเข้าระบบ Soft    | อีกทั้ง                            |
|   | Square ล่าช้า                     | เน้นย้ำให้พนักงานแต่ละสาขาปฏ         |
|   |                                 | ิบัติตามขั้นตอนที่บริษัทกำหนดอย่างเคร่งครัด |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1) เพื่อให้ข้อมูลในระบบ soft quare   |                                 |
|   | มีความถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน          |                                 |
|   | ควรเร่งทำการบันทึกข้อมูลเข้าระบบ      |                                 |
|   | เ                               |                                 |
|   | พื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างทันกาล |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 6.2 การรับเข้าจาก SUPPLIER (Ship  | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   | TO)                             |                                 |
|   |                                 | 1.                              |
|   | ข้อสังเกต                         | เห็น                             |
|   |                                 | ด้วยตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายใน |
|   | จากการตรวจสอบการรับสินค้าจาก       | โดยมีการจัดทำเอกสาร               |
|   | SUPPLIER (Ship TO) ในระบบ Soft  | “บันทึกภายใน(memo)” เรื่อง ขั้นตอน    |
|   | square กับเอกสาร “สำเนาใบส่งสินค้า” |                                 |
|   | ระหว่างวันที่ 1 – 15 ตุลาคม 2555     | การปฏิบัติงานของสาขา               |
|   | พบดังนี้                           | (acc5511/0601)                  |
|   |                                 | ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน       |
|   | 1) สาขา Big C มหาชัย             | มีผลบังคับใช้วันที่ 6 พฤศจิกายน 2555    |
|   | พบสินค้าที่ยังไม่ได้รับเข้าระบบ SOFT     | พร้อม                            |
|   | SQUARE จำนวน 1 รายการ คิดเป็น 20% | ทั้งประกาศให้แต่ละสาขารับทราบโดยทั่วกัน |
|   | จากจำนวนทั้งสิ้น 5 รายการ 2) สาขา   | อีกทั้ง                            |
|   | Big C มหาชัย                     | เน้นย้ำให้พนักงานแต่ละสาขาปฏ         |
|   | พบทำการบันทึกรับสินค้าเข้าระบบ SOFT   | ิบัติตามขั้นตอนที่บริษัทกำหนดอย่างเคร่งครัด |
|   | SQUARE ไม่ถูกต้อง จำนวน 2 รายการ   |                                 |
|   | คิดเป็น 40% จากจำนวนทั้งสิ้น 5 รายการ | 2. กรณี สาขา Big C มหาชัย         |
|   | คือ ขั้นที่1 ทำการรับสินค้าแต่รับผิดรายการ | บันทึกรับสินค้าเข้าระบบ SOFT SQUARE   |
|   | ขั้นที่ 2 ปรับปรุงรับเข้าใหม่ แต่ทำการรับ  | ไม่ถูกต้อง                         |
|   | S/N ไม่ถูกต้อง ขั้นที่ 3               | จะทำการฝึกอบรมให้พนักงานเพิ่มเติม     |
|   | ปรับปรุงรับเข้าใหม่ แต่บันทึกรับเข้าผิดคลัง | เพื่อเพิ่มทักษะในการปฏิบัติงานให้มากขึ้น   |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) สาขา JMT Mobile CT พระราม 2  |                                 |
|   | พบข้อมูลการรับสินค้าในระบบ SOFT      |                                 |
|   | SQUARE แต่ไม่พบสินค้าดังกล่าว จำนวน 1 |                                 |
|   | รายการ คิดเป็น 16.67%             |                                 |
|   | จากจำนวนทั้งสิ้น 6 รายการ           |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 4) การบันทึกรับสินค้าเข้าระบบ Soft    |                                 |
|   | Square ล่าช้า                     |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1) เพื่อให้ข้อมูลในระบบ soft square  |                                 |
|   | มีความถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน          |                                 |
|   | ควรเร่งทำการบันทึกข้อมูลเข้าระบบ      |                                 |
|   | เ                               |                                 |
|   | พื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างทันกาล |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2) ควรทำการ scan barcode        |                                 |
|   | ในการรับ-จ่ายสินค้า                 |                                 |
|   | เพื่อป้องกันความผิดพลาดของข้อมูล       |                                 |
|   | และลดการปรับปรุงข้อมูล              |                                 |
|   | กรณีบันทึกไม่ถูกต้อง                  |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) ควรดำเนินการปรับปรุงข้อมูลในระบบ  |                                 |
|   | soft square ให้มีความถูกต้อง        |                                 |
|   | เพื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์    |                                 |
|   | และ ป้องกันความสับสนในการปฏิบัติงาน   |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 10. การโอนระหว่างสาขา            | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | 10.1 การรับโอนระหว่างสาขา         | เห็น                             |
|   |                                 | ด้วยตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายใน |
|   | ข้อสังเกต                         | โดยมีการจัดทำเอกสาร               |
|   |                                 | “บันทึกภายใน(memo)” เรื่อง ขั้นตอนการ |
|   | จ                               |                                 |
|   | ากการตรวจสอบการรับโอนสินค้าจากสาขา | ปฏิบัติงานของสาขา (acc5511/0601)   |
|   | ในระบบ soft square กับเอกสาร     | ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน       |
|   | “ใบโอนสินค้า” ระหว่างวันที่ 1-15      | มีผลบังคับใช้วันที่ 6 พฤศจิกายน 2555    |
|   | ตุลาคม 2555                      | พร้อม                            |
|   |                                 | ทั้งประกาศให้แต่ละสาขารับทราบโดยทั่วกัน |
|   | 1) การบันทึกรับโอนสินค้าเข้าระบบ Soft | อีกทั้ง                            |
|   | Square ล่าช้า                     | เน้นย้ำให้พนักงานแต่ละสาขาปฏ         |
|   |                                 | ิบัติตามขั้นตอนที่บริษัทกำหนดอย่างเคร่งครัด |
|   | 2) พบข้อมูลในระบบ Soft Square     |                                 |
|   | แต่ไม่พบเอกสาร “ใบโอนสินค้า(ฟอร์ม    |                                 |
|   | J)”                             |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) สาขา JMT Mobile CT พระราม 2  |                                 |
|   | พบทำการบันทึกรับสินค้าเข้าระบบ Soft   |                                 |
|   | Square ไม่ถูกต้อง คือบันทึกเข้าคลังผิด   |                                 |
|   | จำนวน 1 รายการ คิดเป็น 12.50%     |                                 |
|   | จากจำนวนทั้งสิ้น 8 รายการ           |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1) เพื่อให้ข้อมูลในระบบ soft square  |                                 |
|   | มีความถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน          |                                 |
|   | ควรเร่งทำการบันทึกข้อมูลเข้าระบบ      |                                 |
|   | เ                               |                                 |
|   | พื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างทันกาล |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2) ควรจัดเก็บเอกสาร               |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า(ฟอร์ม J)”             |                                 |
|   | ให้ครบถ้วนทุกครั้ง                   |                                 |
|   | เพื่อใ                            |                                 |
|   | ช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบความถูกต้อง |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) ควรดำเนินการปรับปรุงข้อมูลในระบบ  |                                 |
|   | soft square ให้มีความถูกต้อง        |                                 |
|   | เพื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์    |                                 |
|   | และ ป้องกันความสับสนในการปฏิบัติงาน   |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 10.2 การโอนออกจากสาขา           | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อสังเกต                         | เห็น                             |
|   |                                 | ด้วยตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายใน |
|   | จากการตร                        | โดยมีการจัดทำเอกสาร               |
|   | วจสอบการโอนสินค้าออกจากสาขาในระบบ | “บันทึกภายใน(memo)” เรื่อง ขั้นตอนการ |
|   | Soft Square กับ เอกสาร           |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า” ระหว่างวันที่ 1-15      | ปฏิบัติงานของสาขา (acc5511/0601)   |
|   | ตุลาคม 2555 พบดังนี้                | ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน       |
|   |                                 | มีผลบังคับใช้วันที่ 6 พฤศจิกายน 2555    |
|   | 1) พบข้อมูลในระบบ soft sQuare     | พร้อม                            |
|   | แต่ไม่พบเอกสาร “ใบโอนสินค้า(ฟอร์ม    | ทั้งประกาศให้แต่ละสาขารับทราบโดยทั่วกัน |
|   | J)”                             | อีกทั้ง                            |
|   |                                 | เน้นย้ำให้พนักงานแต่ละสาขาปฏ         |
|   | 2) สาขา it solution the mall    | ิบัติตามขั้นตอนที่บริษัทกำหนดอย่างเคร่งครัด |
|   | งามวงศ์วาน                       |                                 |
|   | พบพนักงานทำกา                    |                                 |
|   | รลงนามในช่องผู้มีอำนาจลงนามในเอกสาร |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า” แทนผู้จัดการสาขา จำนวน |                                 |
|   | 3 รายการ                        |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) สาขา it solution the mall    |                                 |
|   | บางแค พบไม่ลงนามผู้รับสินค้าในเอกสาร  |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า (ฟอร์ม J)” จำนวน 2    |                                 |
|   | รายการ คิดเป็น 16.67%             |                                 |
|   | จากจำนวนทั้งสิ้น 12 รายการ          |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1) ควรจัดทำเอกสาร                |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า(ฟอร์ม J)”             |                                 |
|   | ให้ครบถ้วนทุกครั้ง                   |                                 |
|   | เพื่อใ                            |                                 |
|   | ช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบความถูกต้อง |                                 |
|   | รับทราบข้อมูลที่สำคัญของบริษัท          |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2) ควรทำการลงนาม ในเอกสาร       |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า(ฟอร์ม J)” ให้ครบถ้วน    |                                 |
|   | เพื่อให้มั่นใจว่าการโอนสินค้าแต่ละครั้งได  |                                 |
|   | ้ผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจอย่างเหมาะสม |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+

เรื่อง การบริหารงานหน้าร้าน และตรวจนับสินค้าคงเหลือ (ติดตามผล)

+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | สิ่งที่ตรวจพบ                       | ความเห็น / การแก้ไข / ความคืบหน้า   |
+===+=================================+=================================+
|   | 1. การบริหารจัดการเงินสดหน้าร้าน     | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | 1.1 การนำส่งเงินสดสำนักงานใหญ่      | เห็น                             |
|   |                                 | ด้วยตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายใน |
|   | ข้อสังเกต                         | โดยฝ่ายจัดการจะเน้นย               |
|   |                                 | ้ำให้ทุกสาขาต้องปฏิบัติตามระเบียบการปฏิบ |
|   | จากก                            | ัติงานที่สำนักงานใหญ่กำหนดอย่างเคร่งครัด |
|   | ารตรวจสอบการนำส่งเงินสดสำนักงานใหญ่ | และทำการจัดเก็บสำเนาใบนำฝาก (pay  |
|   | กับเอกสาร “ใบนำฝาก (Pay in)”     | in) อย่างครบถ้วน                  |
|   | ประจำเดือนมกราคม 2556            | โดยทำการจัดเก็บเอกสาร แบ่งเป็น 2    |
|   | ของสาขาต่างๆ                     | ลักษณะดังนี้                        |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       | 1. สาขาที่มีเครื่อง Scan ต้องทำการ    |
|   |                                 | Scan เอกสารดังกล่าว               |
|   | 1.                              | เพื่อจัดเก็บในไฟล์ข้อมูล               |
|   | ควรเร่ง                          |                                 |
|   | นำฝากเงินสดจากการขายสินค้าในแต่ละวัน | 2. สาขาที่ไม่มีเครื่อง Scan           |
|   | เพื่อให้เป็นไปตามนโยบายที่บริษัทกำหนดไว้ | ต้องทำการถ่ายเอกสาร               |
|   | และป้องกันเงินสดสูญหาย              | จัดเก็บในแฟ้มอย่างครบถ้วนทุกรายการ    |
|   |                                 |                                 |
|   | 2. สาขาควรจัดเก็บเอกสาร “ใบ PAY   |                                 |
|   | IN” อย่างครบถ้วน                  |                                 |
|   | เพื่อใช้เป                         |                                 |
|   | ็นหลักฐานในการนำส่งเงินให้สำนักงานใหญ่ |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 1.2 ผลการตรวจนับเงินสดหน้าร้าน      | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อสังเกต                         | บร                              |
|   |                                 | ิษัทอยู่ระหว่างการจัดเตรียมเงินสำรองทอน |
|   | จากการตรวจ                      | เพื่อใช้ในการสำรองทอนทุกสาขา        |
|   | นับเงินสดจากการขายสินค้าของแต่ละสาขา |                                 |
|   | เปรียบเทียบกับรายงานการขายประจำวัน  |                                 |
|   | ในระบบ soft squere พบไม่ถูกต้อง    |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1)                              |                                 |
|   | ควรมีการตรวจ                     |                                 |
|   | นับเงินสดจากการขายสินค้าอย่างสม่ำเสมอ |                                 |
|   | เพื่อป้องกันเงินสดสูญหาย              |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2)                              |                                 |
|   | พนักงานไม                        |                                 |
|   | ่ควรนำเงินส่วนตัวมาปะปนกับเงินของบริษัท |                                 |
|   | อาจเกิดควา                       |                                 |
|   | มสับสนในการบริหารเงินจากการขายสินค้า |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 2. ตรวจสอบเอกสาร                | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   |                                 | 1.                              |
|   | ข้อสังเกต                         | เห็นด้วยตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจ      |
|   |                                 | สอบภายในและจะกำชับพนักงานให้ปฏิบัติตา |
|   | จากการตรวจสอบเอกสาร             | มระเบียบที่กำหนดของบริษัทอย่างเคร่งครัด |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ณ เดือน  |                                 |
|   | มกราคม 2556 พบดังนี้               | 2. บริษัทมีการวางแผน               |
|   |                                 | เพื่อปรับเปลี่ยนการออกเอกสาร         |
|   | 1. พบต้นฉบับเอกสาร                | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี(ลูกค้า)”   | โดยจะใช้เอกสาร “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” |
|   | ไม่ได้ทำการให้ลูกค้าทันที              | แทน                             |
|   | เพื่อเป็นหลักฐานในการซื้อขาย          | ซึ่งคาดว่าจะสามารถเริ่มดำเนินการได้    |
|   | กรณีมีการเปลี่ยนแปลงสินค้าดังกล่าว      | ภายในไตรมาสที่ 2/2556             |
|   |                                 |                                 |
|   | 2.                              |                                 |
|   | พบเอกสาร“ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” |                                 |
|   | ไม่ออกในนามลูกค้าที่แท้จริง แต่         |                                 |
|   | ใช้ชื่อผู้จัดการสาขา ชื่อสาขา           |                                 |
|   | และชื่อลูกค้ารายอื่น แทนชื่อลูกค้าจริง     |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3. พบมีการระบุที่อยู่ลูกค้าในเอกสาร     |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ไม่ถูกต้อง |                                 |
|   | คือ ระบุ 999999                   |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 4. ไม่พบเอกสาร                   |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | ในแฟ้มเอกสารใบเสร็จรับเงิน          |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 5. พบมีการลงนามในเอกสาร          |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | ไม่ครบถ้วน คือ ขาดผู้รับสินค้า ผู้ส่งสินค้า  |                                 |
|   | และผู้มีอำนาจดำเนินการ              |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 6. พบการลงนามสำเนาเอกสาร        |                                 |
|   | “ใบเ                            |                                 |
|   | สร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี(ฝ่ายบัญชีสาขา)” |                                 |
|   | ด้วยปากกา หมายเหตุ : เจ้าหน้าที่แจ้งว่า |                                 |
|   | เนื่องจากทำกา                     |                                 |
|   | รลงนามภายหลังที่ให้ต้นฉบับกับลูกค้าไปแล้ว |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 7. พบการลงนามในช่องผู้มีอำนาจ       |                                 |
|   | ในเอกสาร                        |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | ไม่ใช่ผู้มีอำนาจที่บริษัทกำหนด           |                                 |
|   | คือเจ้าหน้าที่ธุรการสาขา พนักงานขาย    |                                 |
|   | promoter และลูกค้า                |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 8. พบมีการแก้ไข ชื่อ/ที่อยู่ ของลูกค้า    |                                 |
|   | ในเอกสาร                        |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | แต่ใช้เลขที่เอกสารเลขที่เดิม           |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 9. พบมีการพิมพ์เอกสาร              |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | แนบในชุดใบเสร็จรับเงิน 2 ฉบับ        |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 10. พบมีการยกเลิกเอกสาร           |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | แต                              |                                 |
|   | ่ไม่มีการระบุสาเหตุของการยกเลิกดังกล่าว |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 11. พบเอกสาร                    |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | ที่ทำการยกเลิก                     |                                 |
|   | แต่ไม่ได้จัดเก็บในชุดเอกสารอย่างครบถ้วน |                                 |
|   | คือ ต้นฉบับ(ลูกค้า) สำเนาที่ 1         |                                 |
|   | (บัญชีสาขา) สำเนาที่ 2 (ฝ่ายขาย)     |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 12. พบพนักงานขาย                 |                                 |
|   | ลงนามในช่องผู้มีอำนาจลงนาม          |                                 |
|   | แต่ไม่ได้ระบุคำว่า “แทน”             |                                 |
|   | ในการลงนามดังกล่าว                |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 13. เอกสาร                      |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ไม่สมบูรณ์ |                                 |
|   | คือ แสดงข้อมูลที่อยู่ลูกค้าไม่ชัดเจน       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 14. การลงนามผู้รับ ผู้ส่ง และผู้มีอำนาจ  |                                 |
|   | ในเอกสาร                        |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | เป็นบุคคลเดียวกัน                   |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 15. มีการยกเลิกเอกสาร             |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” แต่ไม่    |                                 |
|   | “ขีดฆ่า”                          |                                 |
|   | ยกเลิกเอกสารดังกล่าวอย่างชัดเจน      |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 16. พบพนักงานลงนามช่อง ผู้มีอำนาจ    |                                 |
|   | ในเอกสาร                        |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | ใช้ชื่อผู้จัดการสาขา                  |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1) ควรทำการออกเอกสาร            |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | ใ                               |                                 |
|   | นนามของลูกค้าที่แท้จริง/หรือชื่อที่บริษัทหนด |                                 |
|   | เพื่อให้เอกสาร                     |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” สมบูรณ์   |                                 |
|   | และป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น     |                                 |
|   | เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม                |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2)ควรทำการสอบทานรายละเอียด (ชื่อ   |                                 |
|   | ที่อยู่ลูกค้า) ในเอกสาร               |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | ให้ครบถ้วน และถูกต้อง ก่อนนำส่งให้ลูกค้า |                                 |
|   | เพื่อใ                            |                                 |
|   | ช้เป็นหลักฐานอ้างอิงหากเกิดความผิดพลาด |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) ควรทำการลงนามในเอกสาร        |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | ให้ครบถ้วน                        |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบ      |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 4) สาขา                         |                                 |
|   | ควร                             |                                 |
|   | ปฏิบัติงานตามที่บริษัทกำหนดอย่างเคร่งครัด |                                 |
|   | เช่น การ Reprint เอกสาร          |                                 |
|   | การใช้คำว่า “แทน”                 |                                 |
|   | ในการลงนามผู้มีอำนาจแทนผู้จัดการสาขา  |                                 |
|   | เป็นต้น                           |                                 |
|   | เพื่อให้เป็นไปตามแนวทางที่บริษัทกำหนด   |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 5) กรณีมีการยกเลิกเอกสาร           |                                 |
|   | “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”         |                                 |
|   | ควรทำ                           |                                 |
|   | การระบุสาเหตุของการยกเลิกอย่างชัดเจน |                                 |
|   | เพื่อนำข้อมูลดังกล่าวมาวิเคราะห์หาสาเหตุ |                                 |
|   | และใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุงต่อไป   |                                 |
|   | พร้อมทั้งจ                         |                                 |
|   | ัดเก็บเอกสารที่ทำการยกเลิกอย่างครบถ้วน |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 3. ผลการตรวจนับสินค้าคงเหลือสาขา    | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อสังเกต                         | เห็นด้วยตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบ   |
|   |                                 | ภายในและจะดำเนินการสอบทานหาสาเหตุ |
|   | จากการสุ่มตรวจนับสินค้าคงเหลือ        | ซึ่งปัจจุบันฝ่ายบัญชีได้ท                |
|   | เปรียบเทียบกับรายการ Non movenent  | ำการตรวจสอบยืนยันตามผู้ตรวจสอบภายใน |
|   | item report (hand out)          | และทำการปรับปรุงยอดผลต่าง          |
|   | ของต่างสาขา                      | เรียบร้อยแล้ว                      |
|   |                                 | พร้อมทั้ง                          |
|   | ข้อเสนอแนะ                       | เน้นย้ำผู้ปฏิบัติงานต้องระมัดระวังในการรับ |
|   |                                 | – จ่าย สินค้าเพื่อป้องกันความผิดพลาด    |
|   | ควรทำการตรวจนับสินค้าอย่างสม่ำเสมอ   |                                 |
|   | เพื่อป้องกันสินค้าสูญหาย               | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   | กรณีเกิดผลต่างจากการตรวจนับ         |                                 |
|   | คว                              | เห็นด้วยตามข้อ                     |
|   | รทำการวิเคราะห์หาสาเหตุผลต่างที่เกิดขึ้น | เสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายในและจะเน้น |
|   | และทำการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน    | ย้ำให้ผู้ปฏิบัติงานต้องทำการจัดเก็บเอกสาร |
|   |                                 | แบ่งเป็น 2 ลักษณะดังนี้               |
|   | 4. ตรวจสอบการรับสินค้าเข้าสาขา      |                                 |
|   |                                 | 1) สาขาที่มีเครื่อง Scan ต้องทำการ    |
|   | 4.1 การรับเข้าจากสำนักงานใหญ่       | Scan เอกสารดังกล่าว               |
|   |                                 | เพื่อจัดเก็บในไฟล์ข้อมูล               |
|   | ข้อสังเกต                         |                                 |
|   |                                 | 2) สาขาที่ไม่มีเครื่อง Scan           |
|   | จากการตรวจ                      | ต้องทำการถ่ายเอกสาร               |
|   | สอบการรับสินค้าจากสำนักงานใหญ่ในระบบ | จัดเก็บในแฟ้มอย่างครบถ้วนทุกรายการ    |
|   | Soft square กับเอกสาร            |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า” ระหว่างวันที่ 7 - 11    |                                 |
|   | มกราคม 2556 ดังนี้                 |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1) การบันทึกรับสินค้าเข้าระบบ Soft    |                                 |
|   | Square ล่าช้า                     |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2) ไม่ทำการระบุวันที่รับสินค้าในเอกสาร  |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า”                     |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) การบันทึกรับสินค้าเข้าระบบ soft    |                                 |
|   | square ไม่ถูกต้อง                  |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1. เพื่อให้ข้อมูลในระบบ soft square  |                                 |
|   | มีความถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน          |                                 |
|   | ควรเร่งทำการบันทึกข้อมูลเข้าระบบ      |                                 |
|   | เ                               |                                 |
|   | พื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างทันกาล |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2. ควรระบุวันที่ รับสินค้าในเอกสาร     |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า” อย่างครบถ้วน          |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการรับสินค้า       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3.                              |                                 |
|   | ควรทำการสอบทานการบันทึกข้อมูลในระบบ |                                 |
|   | Soft quare อย่างสม่ำเสมอ          |                                 |
|   | เพื่อป้องกันการบันทึกข้อมูลผิดพลาด       |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 4.2 การรับเข้าจาก SUPPLIER (Ship  | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   | TO)                             |                                 |
|   |                                 | เห็นด้วยตามข้อ                     |
|   | ข้อสังเกต                         | เสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายในและจะเน้น |
|   |                                 | ย้ำให้ผู้ปฏิบัติงานต้องทำการจัดเก็บเอกสาร |
|   | จากการตรวจสอบการรับสินค้าจาก       | แบ่งเป็น 2 ลักษณะดังนี้               |
|   | SUPPLIER (Ship TO) ในระบบ Soft  |                                 |
|   | square กับเอกสาร “สำเนาใบส่งสินค้า” | 1) สาขาที่มีเครื่อง Scan ต้องทำการ    |
|   | ระหว่างวันที่ 7 – 11 มกราคม 2556    | Scan เอกสารดังกล่าว               |
|   | พบดังนี้                           | เพื่อจัดเก็บในไฟล์ข้อมูล               |
|   |                                 |                                 |
|   | 1) การบันทึกรับสินค้าเข้าระบบ Soft    | 2) สาขาที่ไม่มีเครื่อง Scan           |
|   | Square ล่าช้า                     | ต้องทำการถ่ายเอกสาร               |
|   |                                 | จัดเก็บในแฟ้มอย่างครบถ้วนทุกรายการ    |
|   | 2) ไม่ระบุวันที่รับสินค้าในเอกสาร       |                                 |
|   | “สำเนาใบส่งสินค้า”                 |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) ไม่พบสำเนาเอกสาร “ใบส่งสินค้า”   |                                 |
|   | จาก supplier หมายเหตุ            |                                 |
|   | เจ้าหน้าที่แจ้งว่า                    |                                 |
|   | ได้ทำการจัดส่งให้กับสำนักงานใหญ่ท      |                                 |
|   | ั้งชุดโดยไม่ได้ทำการสำเนาไว้เป็นหลักฐาน |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1. เพื่อให้ข้อมูลในระบบ soft square  |                                 |
|   | มีความถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน          |                                 |
|   | ควรเร่งทำการบันทึกข้อมูลเข้าระบบ      |                                 |
|   | เ                               |                                 |
|   | พื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างทันกาล |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2. ควรระบุวันที่ รับสินค้าในเอกสาร     |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า” อย่างครบถ้วน          |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการรับสินค้า       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3. ควรจัดเก็บเอกสาร “ใบโอนสินค้า”   |                                 |
|   | ให้ครบถ้วน                        |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการรับสินค้า       |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 5. การโอนระหว่างสาขา             | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | 5.1 การรับโอนสินค้าระหว่างสาขา      | เห็นด้วยตามข้อ                     |
|   |                                 | เสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายในและจะเน้น |
|   | ข้อสังเกต                         | ย้ำให้ผู้ปฏิบัติงานต้องทำการจัดเก็บเอกสาร |
|   |                                 | แบ่งเป็น 2 ลักษณะดังนี้               |
|   | จ                               |                                 |
|   | ากการตรวจสอบการรับโอนสินค้าจากสาขา | 1) สาขาที่มีเครื่อง Scan ต้องทำ       |
|   | ในระบบ soft square กับเอกสาร     |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า” ระหว่างวันที่           | การ Scan เอกสารดังกล่าว           |
|   |                                 | เพื่อจัดเก็บในไฟล์ข้อมูล               |
|   | 7 -11 มกราคม 2556 พบดังนี้         |                                 |
|   |                                 | 2) สาขาที่ไม่มีเครื่อง Scan           |
|   | 1) การบันทึกรับโอนสินค้าเข้าระบบ Soft | ต้องทำการถ่ายเอกสาร               |
|   | Square ล่าช้า                     | จัดเก็บในแฟ้มอย่างครบถ้วนทุกรายการ    |
|   |                                 |                                 |
|   | 2) พบข้อมูลในระบบ Soft Square     |                                 |
|   | แต่ไม่พบเอกสาร “ใบโอนสินค้า(ฟอร์ม    |                                 |
|   | J)”                             |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3) ไม่ระบุวันที่รับสินค้าในเอกสาร       |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า”                     |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 4) พบการรับสินค้าในระบบ soft       |                                 |
|   | square กับเอกสาร “ใบโอนสินค้า”     |                                 |
|   | ไม่ตรงกัน                         |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 5) พบการบันทึกรรับสินค้า             |                                 |
|   | (รับเข้าระหว่างสาขา) เข้าระบบ Soft  |                                 |
|   | square ก่อนเอกสาร “ใบโอนสินค้า”    |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 1. เพื่อให้ข้อมูลในระบบ soft square  |                                 |
|   | มีความถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน          |                                 |
|   | ควรเร่งทำการบันทึกข้อมูลเข้าระบบ      |                                 |
|   | เ                               |                                 |
|   | พื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างทันกาล |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 2. ควรระบุวันที่ รับสินค้าในเอกสาร     |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า” อย่างครบถ้วน          |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการรับสินค้า       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 3.                              |                                 |
|   | ควรทำการสอบทานการบันทึกข้อมูลในระบบ |                                 |
|   | Soft square อย่างสม่ำเสมอ         |                                 |
|   | เพื่อป้องกันการบันทึกข้อมูลผิดพลาด       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | 4. ควรจัดเก็บเอกสาร “ใบโอนสินค้า”   |                                 |
|   | ให้ครบถ้วน                        |                                 |
|   | เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการรับสินค้า       |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+
|   | 5.2 การจ่ายโอนสินค้าออกจากสาขา     | ความเห็นผู้บริหาร                   |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อสังเกต                         | เห็นด้วยตามข้อ                     |
|   |                                 | เสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายในและจะเน้น |
|   | จากการตรวจส                     | ย้ำให้ผู้ปฏิบัติงานต้องทำการจัดเก็บเอกสาร |
|   | อบการจ่ายโอนสินค้าออกจากสาขาในระบบ | แบ่งเป็น 2 ลักษณะดังนี้               |
|   | Soft Square กับ เอกสาร           |                                 |
|   | “ใบโอนสินค้า” ระหว่างวันที่ 1-15      | 1) สาขาที่มีเครื่อง Scan ต้องทำการ    |
|   | ตุลาคม 2555 พบดังนี้                | Scan เอกสารดังกล่าว               |
|   |                                 | เพื่อจัดเก็บในไฟล์ข้อมูล               |
|   | 1) พบข้อมูลในระบบ soft sQuare     |                                 |
|   | แต่ไม่พบเอกสาร                    | 2) สาขาที่ไม่มีเครื่อง Scan           |
|   |                                 | ต้องทำการถ่ายเอกสาร               |
|   | “ใบโอนสินค้า(ฟอร์ม J)”             | จัดเก็บในแฟ้มอย่างครบถ้วนทุกรายการ    |
|   |                                 |                                 |
|   | ข้อเสนอแนะ                       |                                 |
|   |                                 |                                 |
|   | เจ้าหน้าที่แจ้งว่า เกิดจาก Human Eror  |                                 |
|   | ของผู้ปฏิบัติงาน                     |                                 |
|   | เนื่องจากจัดเก็บเอกสารไม่ครบถ้วน      |                                 |
+---+---------------------------------+---------------------------------+