10. การควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทกำกับดูแลให้เอ็กโกและบริษัทย่อยมีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับแนวทางของ
ตลท. และหลักการการควบคุมภายในของ COSO (The Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission)
โดยมอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบสอบทานความเหมาะสมและความมีประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน
(Internal Control) และการตรวจสอบภายใน (Internal Audit)
ซึ่งครอบคลุมการควบคุมภายในด้านการบริหาร (Management Control) การดำเนินงาน
(Operational Control) การบัญชีและการเงิน (Financial Control)
และการปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง (Compliance Control)

คณะกรรมการบริษัทกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของฝ่ายตรวจสอบภายในไว้ในระเบียบบริษัท
ซึ่งผ่านการพิจารณาและเห็นชอบโดยคณะกรรมการตรวจสอบ และอนุมัติโดยคณะกรรมการบริษัท
โดยให้ฝ่ายตรวจสอบภายในเป็นหน่วยงานระดับฝ่ายปฏิบัติงานตรวจสอบอย่างเป็นอิสระ
โดยรายงานผลตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
และรายงานการบริหารงานทางด้านธุรการต่อกรรมการผู้จัดการใหญ่
ฝ่ายตรวจสอบภายในมีขอบเขตงานตรวจสอบเอ็กโกและบริษัทย่อยทั้งด้านการบัญชี การเงิน
การปฏิบัติการ การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง งานด้านสารสนเทศ และ Management
Audit

เอ็กโกจัดให้มีระบบการควบคุมภายในตามแนวทางของ ตลท. และสอดคล้องกับมาตรฐานสากล
โดยมีองค์ประกอบและการดำเนินงานดังต่อไปนี้

-   องค์กรและสภาพแวดล้อม

คณะกรรมการบริษัทได้พิจารณาอย่างรอบคอบในการกำหนดนโยบายและเป้าหมายในการทำธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติของฝ่ายบริหารและพนักงาน
และมีการทบทวนการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปตามเป้าหมาย
โดยคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้าตลอดจนผู้ร่วมลงทุน เพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

-   มีการปรับโครงสร้างองค์กรรวมถึงสายการบังคับบัญชาให้รองรับการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

-   มีจรรยาบรรณทางธุรกิจเป็นลายลักษณ์อักษรและมีการทบทวนตามระยะเวลาที่เหมาะสม
    ผู้บริหารจะเป็นผู้มอบหนังสือจรรยาบรรณทางธุรกิจให้พนักงาน
    รวมทั้งจัดให้มีการชี้แจงทำความเข้าใจเพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตาม
    ซึ่งรวมถึงวิธีปฏิบัติเพื่อป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์
    พนักงานที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามจรรยาบรรณ
    และกฎระเบียบของกลุ่มเอ็กโกจะถูกพิจารณาโทษทางวินัย

-   มีระเบียบปฏิบัติ และคำสั่งมอบหมายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบในเรื่อง การบัญชี การเงิน
    การงบประมาณ การจัดซื้อ การพนักงาน ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
    และประกาศให้พนักงานทุกคนได้รับทราบและปฏิบัติตาม

-   การประเมินความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยง

  รายละเอียดของการประเมินความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยงของกลุ่มเอ็กโก
  แสดงไว้ในรายงานฉบับนี้ ภายใต้หัวข้อ “ปัจจัยความเสี่ยง”

-   กิจกรรมควบคุม

  เพื่อให้การกำกับดูแลการปฏิบัติงาน ซึ่งรวมงานด้านบัญชีและการเงินเป็นไปด้วยความเรียบร้อย
  เอ็กโกปฏิบัติ ดังนี้

-   กำหนดอำนาจดำเนินการและระดับวงเงินอนุมัติรายการประเภทต่างๆ
    ของผู้บริหารไว้เป็นลายลักษณ์อักษรใน “ตารางอำนาจดำเนินการ” (Table of
    Authority)

-   มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในหน้าที่งานที่เกี่ยวกับการอนุมัติรายการ
    การดำเนินการหรือการบันทึกบัญชี และหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน
    ออกจากกันโดยเด็ดขาด

-   ติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อย บริษัทร่วมทุน อย่างสม่ำเสมอโดยฝ่ายบริหารสินทรัพย์

-   มีมาตรการที่รัดกุมในการทำธุรกรรมที่เข้าเงื่อนไขเป็นรายการที่เกี่ยวโยงกันและติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านการอนุมัติที่กำหนด
    และการอนุมัติธุรกรรมนั้นจะกระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียเท่านั้น
    และคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญ

-   -กำหนดให้ฝ่ายเลขานุการบริษัทรับผิดชอบดูแลการปฏิบัติงานของเอ็กโกและคณะกรรมการบริษัทให้เป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
    ข้อกำหนดของ ก.ล.ต. ตลท. และข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการบริษัท

-   จัดให้มีการรวบรวมข้อกำหนดและกฎหมายทุกชนิดที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจของเอ็กโกและบริษัทย่อยไว้เป็นหมวดหมู่และสะดวกต่อการ

-   ใช้งาน ทั้งในการอ้างอิง และค้นคว้า
    โดยมีฝ่ายกฎหมายรับผิดชอบรวบรวมและดูแลให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน
    และให้คำปรึกษากรณีมีข้อสงสัย

-   จัดให้มีการสอบทานความเพียงพอเหมาะสมของระบบการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอโดยฝ่ายตรวจสอบภายใน

-   ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  เอ็กโกจัดระบบสารสนเทศและการสื่อสาร ให้มีระบบข้อมูลและช่องทางการสื่อสารดังต่อไปนี้

-   ช่องทางการสื่อสารภายใน พนักงานทุกคนจะได้รับข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับนโยบาย
    ระเบียบ/คำสั่งของบริษัท ผ่านระบบ Intranet
    และผ่านการประชุมภายในองค์กรในระดับต่างๆ
    โดยพนักงานสามารถเสนอความคิดเห็นเกี่ยวกับการพัฒนาการปฏิบัติงานและระบบงานเพื่อปรับปรุงให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

-   ช่องทางการสื่อสารข้อมูลกับบุคคลภายนอก เอ็กโกจัดให้มีการเผยแพร่ข้อมูลผ่านทางเว็บไซต์
    www.egco.com เพื่อให้ผู้ถือหุ้น นักลงทุน สามารถได้รับข้อมูลของเอ็กโกตลอดเวลา
    รวมถึงการเปิดเผยข้อมูลผ่านระบบของ ตลท.
    และการจัดประชุมกับนักลงทุนและนักวิเคราะห์หลักทรัพย์รายไตรมาส
    การแถลงข่าวผ่านสื่อมวลชน
    และสาส์นนักลงทุนที่ส่วนนักลงทุนสัมพันธ์แจกให้กับผู้ถือหุ้นและนักลงทุน

-   มีการประชุมระหว่างคณะกรรมการตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีและฝ่ายจัดการที่เกี่ยวข้อง
    เพื่อทบทวนการจัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป รวมถึงมาตรฐานการบัญชีสากล

-   มีการรวบรวมและจัดทำข้อมูลเพื่อการบริหารอย่างครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา
    และเพียงพอต่อการตัดสินใจ ได้แก่ ข้อมูลด้านการผลิตของโรงไฟฟ้า
    ข้อมูลและรายงานด้านการบัญชี งบประมาณ การเงิน
    เก็บไว้ในระบบการรายงานเพื่อการบริหาร (Management Report System)
    โดยมีผู้รับผิดชอบดูแลระบบให้ข้อมูลถูกต้องเป็นปัจจุบัน
    และกำหนดผู้มีสิทธิเข้าใช้ข้อมูลตามลำดับชั้น

-   เอ็กโกจัดเก็บเอกสารข้อมูลประกอบการจัดทำรายงานการเงิน การบันทึกบัญชี
    และเอกสารสำคัญต่างๆ ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่
    และไม่เคยได้รับแจ้งจากผู้สอบบัญชีว่ามีข้อบกพร่องในเรื่องนี้

-   ในการเสนอเรื่องเพื่อประชุมคณะกรรมการชุดต่างๆ คณะกรรมการจะได้รับหนังสือเชิญประชุม
    หรือเอกสารประกอบการประชุมที่ระบุข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอก่อนการประชุมล่วงหน้าในระยะเวลาที่เหมาะสม
    และจะมีการบันทึกข้อซักถามของกรรมการ ความเห็น
    หรือข้อสังเกตของกรรมการในเรื่องที่พิจารณา
    และสรุปความเห็นของที่ประชุมไว้ในรายงานการประชุมเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงหรือเพื่อการตรวจสอบด้วย

-   จัดให้มีแนวทางในการแจ้งเบาะแสหรือร้องเรียนการไม่ปฏิบัติตามจรรยาบรรณ
    (Whistleblower)
    โดยการกำหนดแนวทางการแจ้งเบาะแสและข้อร้องเรียนให้แจ้งได้ทั้งระดับผู้บริหารและแจ้งคณะกรรมการบริษัท
    โดยผู้แจ้งข้อมูลจะได้รับการปกป้องจากบริษัท

-   การติดตามและการประเมินผล

  ในการติดตามและประเมินผลว่าระบบการควบคุมภายในที่จัดไว้มีความเพียงพอเหมาะสมนั้น
  เอ็กโกได้ปฏิบัติดังนี้

-   จัดให้มีผู้รับผิดชอบติดตามผลการดำเนินงานเปรียบเทียบกับแผนงานและเกณฑ์วัดผลการดำเนินงาน
    รวมทั้งวิเคราะห์หาสาเหตุในกรณีที่ผลการดำเนินงานจริงแตกต่างจากแผนงานหรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้
    และรายงานผลการติดตามและผลการวิเคราะห์ต่อผู้บริหารและคณะกรรมการบริษัทโดยสม่ำเสมอ

-   จัดให้ฝ่ายตรวจสอบภายในสอบทานระบบและตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบ
    เพื่อให้มั่นใจว่าการปฏิบัติงานของบริษัทเป็นไปตามระบบการควบคุมภายในที่จัดไว้และเป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ฯ
    และกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท และรายงานผลต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
    โดยในรายงานประกอบด้วยข้อเสนอแนะ(ถ้ามี)
    เพื่อการปรับปรุงให้ระบบการควบคุมภายในมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
    รวมทั้งการดำเนินการของฝ่ายบริหาร ตามข้อเสนอแนะ

-   ผู้สอบบัญชีสามารถปฏิบัติงานได้อย่างอิสระ
    และรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำสม่ำเสมอ

-   เอ็กโกและบริษัทย่อยจัดให้มีการประเมินระบบการควบคุมภายในเป็นประจำทุกปี
    โดยใช้แบบประเมินที่จัดทำขึ้นตามแนวทางของ ก.ล.ต. ตลท.และ COSO
    โดยให้ฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานผลการประเมินต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
    และคณะกรรมการบริษัท ซึ่งผลการประเมินในปี 2552
    สามารถสรุปได้ว่าเอ็กโกและบริษัทย่อยมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสม

-   เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และจรรยาบรรณทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ
    เอ็กโกได้กำหนดให้พนักงานระดับผู้จัดการฝ่ายขึ้นไปของเอ็กโกและบริษัทย่อยสอบทานการปฏิบัติงานในระหว่างปี
    2552 อย่างรอบคอบและถี่ถ้วนก่อนลงนามในหนังสือรับรองการปฏิบัติตามจรรยาบรรณทางธุรกิจ
    และหนังสือรับรองการปฏิบัติงานต่อผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้นถึงกรรมการผู้จัดการใหญ่
    และกรรมการผู้จัดการใหญ่และกรรมการผู้จัดการของบริษัทย่อยรับรองต่อประธานกรรมการบริษัทของแต่ละบริษัท

-   สำหรับการตรวจสอบงบการเงินของเอ็กโกโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตนั้น
    ผู้สอบบัญชีได้สอบทานระบบการควบคุมภายในทางด้านบัญชีและการเงินของเอ็กโกเพื่อกำหนดแนวทางการตรวจสอบ
    ระยะเวลา และขอบเขตในการปฏิบัติงาน ในปี 2552
    ผู้สอบบัญชีไม่พบสาระสำคัญเพื่อเสนอแนะให้เอ็กโกปรับปรุงระบบการควบคุมภายในแต่อย่างใด

-   เอ็กโกให้ความสำคัญอย่างมากต่อการบริหารความเสี่ยง
    โดยคณะกรรมการบริษัทให้ความสำคัญกับรายการผิดปกติที่อาจมีขึ้น การจัดการความเสี่ยงสำคัญ
    และจัดให้มีสัญญาณเตือนภัยล่วงหน้า
    และได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบทบทวนกับฝ่ายบริหารในเรื่องนโยบายการบริหารความเสี่ยงและการปฏิบัติตามนโยบาย
    และมีคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงในระดับผู้บริหารของกลุ่มเอ็กโก
    ซึ่งมีกรรมการผู้จัดการใหญ่เป็นประธาน

  คณะกรรมการตรวจสอบได้ทบทวนระบบการควบคุมภายใน
  และการบริหารความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง
  และรายงานผลการปฏิบัติงานให้คณะกรรมการบริษัททราบ
  เมื่อพิจารณาปัจจัยข้างต้นแล้วคณะกรรมการบริษัทจึงมีความเห็นตรงกับคณะกรรมการตรวจสอบว่าระบบการควบคุมภายในของเอ็กโกและบริษัทย่อยมีความเพียงพอและเหมาะสม
  สามารถป้องกันทรัพย์สินของเอ็กโกและบริษัทย่อยจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
  และที่ผ่านมาคณะกรรมการตรวจสอบ
  และคณะกรรมการบริษัทไม่เคยได้รับรายงานว่ามีข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญจากผู้สอบบัญชีและฝ่ายตรวจสอบภายในแต่อย่างใดและได้แนบรายงานการปฏิบัติงานของคณะกรรมการตรวจสอบในปี
  2552 ไว้ในหัวข้อเอกสารแนบ 3 ด้วยแล้ว