9 การควบคุมภายใน

ระบบการควบคุมภายในคือกระบวนการที่กำกับดูแลโดยคณะกรรมการบริษัท ฝ่ายบริหาร
และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทได้บรรลุวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้

-   การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

-   การป้องกันทรัพย์สินของบริษัท

-   การรับรองความน่าเชื่อถือของรายงานทางการเงิน และ

-   การปฏิบัติตามนโยบายการกำกับดูแลกิจการของบริษัท กฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

คณะกรรมการบริษัทได้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อทำหน้าที่ดูแลและรับผิดชอบการจัดทำรายงานทางการเงินและขั้นตอนการควบคุมภายใน
คณะกรรมการบริษัทในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 1/2555 ซึ่งจัดขึ้นเมื่อวันที่ 6 กุมภาพันธ์
2555
รับทราบความเห็นของคณะกรรมการตรวจสอบเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
โดยคณะกรรมการตรวจสอบเห็นด้วยกับความเห็นของผู้สอบบัญชีว่าระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงพอและเหมาะสมต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท
และสามารถป้องกันทรัพย์สินของบริษัทจากการที่ฝ่ายบริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
ทั้งนี้ ผู้สอบบัญชีไม่พบข้อบกพร่องที่สำคัญของระบบการควบคุมภายใน
รวมทั้งการกระทำที่มิชอบที่อาจมีผลกระทบต่อการจัดทำรายงานทางการเงินของบริษัทและบริษัทย่อย

อนึ่ง ในการรับรองความน่าเชื่อถือของรายงานทางการเงิน
บริษัทได้จัดให้มีขั้นตอนการควบคุมภายในในการจัดทำรายงานทางการเงิน (Internal Control
over Financial Reporting หรือ ICFR)
เพื่อให้มั่นใจได้ว่างบการเงินของบริษัทมีความน่าเชื่อถือ
และตรวจพบและแก้ไขข้อผิดพลาดและความผิดปกติต่าง ๆ
ที่อาจมีนัยสำคัญต่องบการเงินภายในระยะเวลาที่เหมาะสม

ระบบการควบคุมภายในประกอบไปด้วย 5
ส่วนที่เกี่ยวข้องกันซึ่งกำหนดขึ้นเพื่อให้มั่นใจได้ว่าบริษัทสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในได้
รายละเอียดของแต่ละส่วนมีดังต่อไปนี้

(1) สภาพแวดล้อมภายในองค์กร

บริษัทมีการจัดโครงสร้างองค์กรที่เอื้ออำนวยต่อการบริหารงานของฝ่ายบริหารและการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
และมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและเหมาะสม
โดยคำนึงถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมายที่กำหนด
และจัดให้มีการสื่อสารเป้าหมายดังกล่าวไปยังพนักงานอย่างน้อยปีละครั้ง
เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน

ฝ่ายบริหารและพนักงานได้รับมอบอำนาจและความรับผิดชอบที่เหมาะสมผ่าน Corporate
Authority Index ที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัท

บริษัทมีหลักในการปฏิบัติ “จริยธรรมองค์กร – ดีแทคธรรมาภิบาล” (Codes of Conduct)
ซึ่งครอบคลุมข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัท
แนวทางการปฏิบัติต่อผู้มีส่วนได้เสีย
ต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงการปฏิบัติต่อพนักงาน ลูกค้า คู่ค้า คู่แข่ง
และหน่วยงานราชการ สิ่งแวดล้อม ทรัพย์สิน การควบคุมภายใน บัญชี
การรายงานและการเปิดเผยข้อมูล และการดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลและการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล
โดยพนักงานสามารถปรึกษาหรือแจ้งเหตุการฝ่าฝืนหลักในการปฏิบัติต่อหัวหน้าผู้แทนพนักงาน
(Compliance Manager) โดยตรง ทั้งนี้
การกำหนดนโยบายและจัดให้มีหลักในการปฏิบัติดังกล่าวอยู่บนพื้นฐานที่คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อผู้มีส่วนได้เสีย
และเพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

บริษัทได้จัดตั้ง “หน่วยงานกำกับดูแลและควบคุมภายใน” (Governance and Internal
Control Unit) เพื่อกำกับดูแลและส่งเสริมกิจกรรมการควบคุมภายใน
และเพื่อพัฒนาและปรับใช้นโยบายและขั้นตอนการกำกับดูแลกิจการ
โดยหน่วยงานกำกับดูแลและควบคุมภายในทำหน้าที่กำกับดูแลและรายงานสถานะของการควบคุมภายในในการจัดทำรายงานทางการเงินต่อฝ่ายบริหาร
คณะกรรมการตรวจสอบ และคณะกรรมการบริษัทอย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้
เพื่อให้รายงานทางการเงินของบริษัทมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือมากขึ้น

นอกจากนี้ บริษัทได้จัดให้มีหน่วยงานด้านอาชีวอนามัย ความปลอดภัย การรักษาความปลอดภัย
และสิ่งแวดล้อม (Health, Safety, Security & Environment)
เพื่อดูแลรับผิดชอบด้านความปลอดภัยภายในองค์กรและในส่วนที่เกี่ยวข้องกับคู่ค้าของบริษัท
โดยได้ยึดแนวทางตามมาตรฐาน OHSA 18001 และ ISO 14001 เป็นกรอบในการปฏิบัติงาน ทั้งนี้
บริษัทคำนึงถึงความรับผิดชอบต่อส่วนรวมในการรักษาสิ่งแวดล้อมโดยเฉพาะการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์
โดยบริษัทได้จัดทำแผนงานที่จะลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์และมีการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง

(2) การบริหารความเสี่ยง

คณะกรรมการบริษัทได้อนุมัตินโยบายบริหารความเสี่ยงของบริษัท
และบริษัทได้จัดตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงเพื่อพิจารณา ทบทวน กำกับดูแล
และบริหารความเสี่ยงของบริษัท ทั้งนี้
การบริหารความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญของวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท
ผู้บริหารทุกระดับมีหน้าที่บริหารความเสี่ยงในส่วนที่ตนรับผิดชอบ
โดยบริษัทได้ประเมินและจัดทำแนวทางป้องกันความเสี่ยงและนำเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทเป็นรายไตรมาส

(3) การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทมีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีการปฏิบัติงานสำหรับการบริหารจัดการในด้านต่าง ๆ
รวมถึงการทำธุรกรรมด้านการเงินการจัดซื้อ และการบริหารทั่วไป
โดยบริษัทมีการกำหนดอำนาจหน้าที่และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนและเหมาะสม
มีการแบ่งแยกหน้าที่ในการอนุมัติออกจากหน้าที่ในการบันทึกรายการบัญชีและข้อมูล
และหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สินออกจากกันเพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน ทั้งนี้
ในการทำธุรกรรมต่าง ๆ กับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมในการติดตามดูแลเพื่อให้มั่นใจว่าการทำธุรกรรมนั้น ๆ
ดำเนินการตามระเบียบวิธีการปฏิบัติงานและผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนด
เพื่อป้องกันมิให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ โดยคำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญ

(4) ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
เพื่อให้การสื่อสารข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้องและเพียงพอต่อการตัดสินใจของคณะกรรมการบริษัท
ผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น และผู้ที่เกี่ยวข้อง
โดยบริษัทได้ใช้นโยบายบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับธุรกิจของบริษัท
มีการจัดเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีอย่างเหมาะสมและสามารถตรวจสอบได้
มีการจัดทำหนังสือเชิญประชุมพร้อมเอกสารประกอบการประชุม
รวมทั้งรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทและรายงานการประชุมผู้ถือหุ้น
เพื่อเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทและผู้ถือหุ้น (แล้วแต่กรณี)
เพื่อพิจารณาก่อนการประชุมภายในระยะเวลาที่เหมาะสมและตามที่กฎหมายกำหนด

(5) ระบบการติดตาม

บริษัทมีกระบวนการที่ชัดเจนในการติดตามระบบการควบคุมภายในและรายงานข้อผิดพลาดและจุดอ่อนในการควบคุมภายในที่สำคัญ
พร้อมทั้งรายละเอียดในการดำเนินการแก้ไข ซึ่งผู้บริหารจัดให้มีการติดตามอย่างต่อเนื่อง
(Ongoing Monitoring) และทำการประเมินเป็นระยะ (Period Assessment)
เพื่อให้มั่นใจได้ว่าบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่มั่นคงและที่ใช้งานได้จริง

ทั้งนี้
การติดตามอย่างต่อเนื่องรวมถึงการทบทวนผลการดำเนินงานและข้อมูลทางการเงินที่สำคัญเป็นประจำ
การทบทวนคุณภาพของการตรวจสอบภายใน
การประเมินตนเองเกี่ยวกับการควบคุมภายในในการจัดทำรายงานทางการเงิน
การวิเคราะห์และการติดตามรายงานการดำเนินงานที่อาจระบุความผิดปกติที่บ่งบอกถึงความล้มเหลวในการควบคุมภายใน
เป็นต้น

การประเมินเป็นระยะรวมถึง

-   การดำเนินงานของหน่วยงานตรวจสอบภายใน
    ซึ่งตรวจสอบขั้นตอนการดำเนินธุรกิจของบริษัทตามแผนการตรวจสอบที่ได้รับการอนุมัติ
    โดยแสดงจุดอ่อนในการควบคุมภายในและให้ข้อเสนอแนะในการแก้ไขจุดอ่อนเหล่านั้น
    โดยหน่วยตรวจสอบภายในจะรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
    ติดตามการดำเนินการแก้ไขกับฝ่ายบริหาร
    และจัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินการดังกล่าวให้กับคณะกรรมการตรวจสอบทุกเดือน

  นอกจากนี้
  ฝ่ายบริหารมีหน้าที่รายงานให้คณะกรรมการบริษัททราบถึงกรณีที่มีหรือสงสัยว่ามีการฉ้อโกง
  การกระทำผิดกฎหมาย
  หรือการประพฤติผิดที่อาจส่งผลกระทบอย่างร้ายแรงต่อชื่อเสียงและตำแหน่งการเงินของบริษัท

  ในปี 2554
  หน่วยงานตรวจสอบภายในได้ดำเนินการตรวจสอบตามแผนการตรวจสอบที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการตรวจสอบ
  ซึ่งไม่พบข้อบกพร่องที่สำคัญในระบบการควบคุมภายในของบริษัทที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงที่สำคัญต่อการดำเนินการของบริษัท
  แม้ว่าหน่วยตรวจสอบภายในจะรายงานผลการตรวจสอบเกี่ยวกับการไม่ปฏิบัติตามนโยบายของบางหน่วยงาน
  ฝ่ายบริหารที่รับผิดชอบได้ดำเนินการแก้ไขการไม่ปฏิบัติตามนโยบายดังกล่าวโดยไม่ชักช้า
  โดยคณะกรรมการตรวจสอบมีความเห็นว่าความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามนโยบายดังกล่าวเป็นความเสี่ยงที่จำกัด

-   การทบทวนประเด็นในการควบคุมภายในที่ตรวจพบโดยผู้สอบบัญชีภายนอกของบริษัท
    โดยผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ทบทวนและประเมินการควบคุมทางการบัญชีของบริษัทและบริษัทย่อย
    และไม่พบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญที่อาจส่งผลกระทบที่สำคัญต่อความเห็นของผู้สอบบัญชีเกี่ยวกับงบการเงินของบริษัทและบริษัทย่อยสิ้นสุดวันที่
    31 ธันวาคม 2554

-   ผลการทดสอบการควบคุมภายในในการจัดทำรายงานทางการเงินของฝ่ายบริหาร
    ซึ่งจัดทำขึ้นใน 2554 โดยบริษัท ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส
    เพื่อเพิ่มความเป็นอิสระของกระบวนการทดสอบ