2.10 การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 1/2553 เมื่อวันที่ 15 มกราคม 2553
คณะกรรมการบริษัทได้ประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัท
โดยพิจารณาจากการดำเนินการในช่วงปี 2552 ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลในด้านต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

คณะกรรมการบริษัทได้กำหนดเป้าหมายการดำเนินงานจากตัวเลขและปัจจัยต่าง ๆ ในอดีต
และตัวเลขที่คาดการณ์ในอนาคต
และให้พนักงานรับทราบเป็นแนวทางก่อนการปฏิบัติงานในปีถัดไปเป็นประจำทุกปี
และผู้บริหารได้ใช้เป้าหมายดังกล่าวเป็นแนวทางในการติดตาม
และวัดผลการดำเนินงานของบริษัทเป็นระยะ ๆ
และบริษัทได้ทำการติดตามผลการดำเนินงานของบริษัทโดยเปรียบเทียบกับงบประมาณ
ในการประชุมคณะกรรมการบริษัททุกเดือน
และได้มีการทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงานเมื่อพบว่ามีปัจจัยที่เข้ามากระทบกับเป้าหมายอย่างมีนัยสำคัญอย่างสม่ำเสมอ
เพื่อให้เกิดความเป็นไปได้ในการบรรลุเป้าหมายอย่างสมเหตุสมผล รวมทั้งบริษัทมีข้อกำหนดเรื่อง
“ข้อพึงปฏิบัติทางจริยธรรมของคณะกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงาน”
เพื่อใช้เป็นแนวปฏิบัติในการป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์
ซึ่งรวมถึงการใช้ประโยชน์จากข้อมูลภายในโดยมิชอบด้วย

นอกจากนี้ในปี 2552
บริษัทได้เพิ่มเติมโดยจัดทำระเบียบเพื่อปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานด้านธุรกิจหลักทรัพย์หลักทรัพย์
รวมทั้งสิ้นจำนวน 8 ฉบับ
เพื่อให้บริษัทมีระบบการปฏิบัติงานและระบบการควบคุมภายในที่รัดกุมมากยิ่งขึ้น

2.  การบริหารความเสี่ยง

บริษัทได้ประเมินและจัดกลุ่มปัจจัยความเสี่ยงตามประเภทธุรกรรมของบริษัท อันได้แก่
ความเสี่ยงด้านการเป็นนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์
ความเสี่ยงในเรื่องการให้กู้ยืมเงินเพื่อซื้อหลักทรัพย์ ความเสี่ยงในธุรกรรมการค้าตราสารหนี้
ความเสี่ยงในธุรกรรมการจัดจำหน่ายหลักทรัพย์
และธุรกรรมด้านการเป็นตัวแทนซื้อขายสัญญาซื้อขายล่วงหน้า รวมทั้งความเสี่ยงในธุรกรรมอื่น ๆ
ที่จะมีขึ้นในอนาคต ซึ่งรวมถึงความเสี่ยงด้านปฏิบัติการด้วย ทั้งนี้ คณะกรรมการบริหาร
และคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
จะทำหน้าที่ในการควบคุมดูแลการบริหารความเสี่ยงให้เหมาะสมกับสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
ในขณะที่ฝ่ายบริหารความเสี่ยงทำหน้าที่ในการติดตาม ประเมินผล
และจัดทำรายงานเสนออย่างสม่ำเสมอ
และบริษัทได้มีการวิเคราะห์ปัจจัยความเสี่ยงที่มีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกรรมในแต่ละด้านของบริษัท
ทั้งปัจจัยภายในและภายนอก ซึ่งครอบคลุมทั้งด้านเศรษฐกิจ การเมือง กฎหมาย และด้านอื่น ๆ
ที่เกี่ยวข้อง

อย่างไรก็ดี บริษัทพบว่า การควบคุมการให้กู้ยืมเงินเพื่อซื้อหลักทรัพย์
การกำหนดรายชื่อหลักทรัพย์ที่จะให้กู้ยืมเพื่อซื้อ
และการตรวจสอบหลักฐานแสดงฐานะการเงินของลูกค้า
เพื่อพิจารณากำหนดวงเงินและ/หรือเพิ่มวงเงินซื้อขายหลักทรัพย์แก่ลูกค้ายังไม่รัดกุมเพียงพอ
บริษัทจึงได้ปรับปรุงขั้นตอนและระเบียบปฏิบัติงานเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าวให้มีความรัดกุมมากยิ่งขึ้น
บริษัทกำหนดมาตรการจำกัดการให้กู้ยืมเงินเพิ่มแก่ลูกหนี้เงินให้กู้ยืมที่ลงทุนในหลักทรัพย์ใดหลักทรัพย์หนึ่งในลักษณะกระจุกตัว
และเพิ่มความถี่ในการตรวจสอบการปฏิบัติงานการพิจารณารับลูกค้า เอกสารประกอบการเปิดบัญชี
และการกำหนดรายชื่อหลักทรัพย์ที่จะให้กู้ยืมเงินเพื่อซื้อให้เป็นไปตามระเบียบและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่กำหนดโดยเคร่งครัด
รวมทั้งบริษัทได้แจ้งให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับทราบเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับมาตรการ
และระเบียบวิธีปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยง
ทั้งในส่วนของมาตรการและระเบียบวิธีปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้นใหม่
และมาตรการและระเบียบวิธีปฏิบัติงานของเดิมทุกครั้งที่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง

 นอกจากนี้ฝ่ายกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานภายในของบริษัท ทำหน้าที่ในการกำกับดูแลและติดตามให้หน่วยงานต่าง ๆ มีการดำเนินการตามแนวทางการบริหารความเสี่ยงที่บริษัทกำหนด 

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทได้จัดทำเป็นระเบียบ และเวียนให้พนักงานได้ลงนามรับทราบทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง
และบริษัทได้กำหนดระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างหน่วยงานและบุคลากรเพื่อให้เกิดระบบการตรวจสอบและถ่วงดุล
(Check and balance)
รวมทั้งการสอบยันกับลูกค้าเมื่อมีการทำรายการที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินของลูกค้าอันจะเป็นการป้องกันการทุจริต
และป้องกันความเสียหายในทรัพย์สินของลูกค้าและของบริษัท ส่วนการทำรายการที่เกี่ยวโยงกัน
คณะกรรมการบริษัทได้อนุมัติเป็นหลักการ
สำหรับรายการที่เป็นธุรกรรมที่มีลักษณะเกี่ยวโยงกันจะต้องเป็นข้อตกลงทางการค้าในลักษณะเดียวกับที่วิญญูชนจะพึงกระทำกับคู่สัญญาทั่วไปในสถานการณ์เดียวกัน
ด้วยอำนาจต่อรองทางการค้าที่ปราศจากอิทธิพลในการที่ตนมีสถานะเป็นกรรมการ ผู้บริหาร
หรือบุคคลที่มีความเกี่ยวข้อง แล้วแต่กรณี ตามพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ฉบับที่ 4
ปี พ.ศ.2551

นอกจากนี้บริษัทมีฝ่ายกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานภายใน
ซึ่งมีความเป็นอิสระในการดำเนินงาน รายงานผลการปฏิบัติงานโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติงานของบริษัทให้เป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
และทำหน้าที่ให้คำปรึกษาและอบรมให้ความรู้ในเรื่องการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนดต่าง ๆ
ที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจแก่ผู้บริหารและพนักงาน รวมทั้งทำหน้าที่รับเรื่องร้องเรียนจากลูกค้า
และฝ่ายกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานภายในทำหน้าที่กำกับดูแลติดตามตรวจสอบการปฏิบัติงานของบริษัทว่าเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดหรือไม่
สำหรับประเด็นที่บริษัทเคยมีการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนกฎหมาย
ฝ่ายกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานภายในจะติดตามการปรับปรุงแก้ไขโดยใกล้ชิด
บริษัทมีการกำหนดมาตรการหรือวิธีปฏิบัติงานเพิ่มเติมเพื่อป้องกันมิให้เกิดดังกล่าวขึ้นอีก

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทได้จัดให้มีข้อมูลที่สําคัญต่าง ๆ อย่างเพียงพอ
เพื่อให้คณะกรรมการบริษัทใช้ประกอบการตัดสินใจ
และมีรายละเอียดตามควรที่ทําให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการบริษัทได้
รวมทั้งมีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่

5.  ระบบการติดตาม

คณะกรรมการบริษัทได้ติดตามผลการดำเนินการของฝ่ายบริหาร
กับเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ
และพิจารณาให้ฝ่ายบริหารปรับกลยุทธ์การตลาดในกรณีที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย
สำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัทนั้นยังคงดําเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง
และได้มีการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป หากมีข้อบกพร่องต่าง ๆ
เกิดขึ้นก็จะได้รับการแก้ไขโดยทันที ทั้งนี้
ฝ่ายกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานภายในจะนำเสนอสรุปผลการตรวจสอบ
ให้คณะกรรมการตรวจสอบรับทราบเป็นประจำทุกเดือน
และประธานคณะกรรมการตรวจสอบจะนำเสนอรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท
ในกรณีที่มีการตรวจพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ
ผู้บังคับบัญชาสูงสุดของฝ่ายกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานภายใน
ในฐานะเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบจะทำการรายงานให้กรรมการตรวจสอบทุกท่านรับทราบ
และขอความเห็นเพื่อแจ้งให้ผู้บริหารดำเนินการแก้ไขโดยเร็ว
โดยไม่รอรายงานในวันประชุมคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบจักทำหน้าที่ติดตาม
และนำเสนอรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
ซึ่งประธานคณะกรรมการตรวจสอบจะเป็นผู้รายงานเรื่องดังกล่าวให้คณะกรรมการบริษัทให้รับทราบต่อไป

คณะกรรมการบริษัทพิจารณาแล้วเห็นว่า บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่รัดกุมเพียงพอ
และเหมาะสมกับการประกอบธุรกิจของบริษัท