-----------------------------------------------------------------------
  9. การควบคุมภายใน

  -----------------------------------------------------------------------

ปตท. ได้ให้ความสำคัญต่อการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
โดยมุ่งเน้นให้มีระบบการควบคุมภายในที่ครอบคลุมในทุกกิจกรรมและในหลายมิติ
อย่างเพียงพอและเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจ
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงาน การใช้ทรัพยากรและการดูแลรักษาทรัพย์สิน
รวมทั้งมีระบบบัญชีและการรายงานทางการเงินที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้ มีการปฏิบัติตามกฎหมาย
ระเบียบ ข้อบังคับ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของ ปตท. อย่างเคร่งครัด
ทั้งนี้คณะกรรมการปตท.
ได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบทำหน้าที่ในการสอบทานผลการประเมินการควบคุมภายในของ
ปตท. เป็นประจำทุกปี

นอกจากการสอบทานผลการประเมินการควบคุมภายในของ ปตท. โดยคณะกรรมการตรวจสอบแล้ว
ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ได้มอบหมายให้คณะกรรมการบริหารความเสี่ยงและควบคุมภายใน
มีอำนาจหน้าที่กำหนดแนวทางการปฏิบัติงานตามมาตรฐานการควบคุมภายใน การประเมินผล
และการรายงานเกี่ยวกับการควบคุมภายในของ ปตท. ในภาพรวม

ปตท. ประเมินการควบคุมภายใน
ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.
2544 โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบทำหน้าที่ในการสอบทานผลการประเมินการควบคุมภายใน
ซึ่งจัดทำขึ้นโดยฝ่ายบริหารและสำนักตรวจสอบภายในเป็นประจำทุกปี มีสาระสำคัญดังนี้

1. สภาพแวดล้อมการควบคุม (Control Environment)

ในภาพรวม ปตท. มีสภาพแวดล้อมของการควบคุมภายในที่ดี มีความเหมาะสมเพียงพอ
ต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินธุรกิจ
โดยผู้บริหารได้ส่งเสริมสนับสนุนวัฒนธรรมองค์กรที่มุ่งเน้นความซื่อสัตย์และจริยธรรม เป็นตัวอย่างที่ดี
(Role Model) และมีการบริหารจัดการด้านต่างๆ ดังนี้

- กำหนดนโยบายและระเบียบปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับความซื่อสัตย์และจริยธรรม (Code
of Conduct)
โดยคณะกรรมการกำกับดูแลกิจการที่ดีเป็นผู้กำหนดนโยบายด้านการกำกับดูแลกิจการที่ดีตามหลักมาตรฐานสากล
รวมถึงการเปิดเผยเกี่ยวกับการขัดกันในผลประโยชน์ส่วนตนกับกิจการขององค์กร (Conflicts of
Interest) เพื่อป้องกันกิจกรรมที่อาจเกิดผลประโยชน์ทับซ้อน
กิจกรรมที่ผิดกฎหมายและไม่เหมาะสม มีการทบทวนปรับปรุงนโยบายและคู่มือเป็นประจำทุกปี
โดยกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงานทุกระดับ
ลงนามรับทราบและยึดถือปฏิบัติเป็นส่วนหนึ่งในการทำงาน
เพื่อให้เห็นถึงคำมั่นสัญญาในการนำนโยบายด้านการกำกับดูแลกิจการที่ดีและจรรยาบรรณธุรกิจฯไปปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม

- การจัดโครงสร้างองค์กรที่มีลักษณะของการกระจายอำนาจ เพื่อให้การปฏิบัติงานมีความคล่องตัว
เหมาะสมและสอดคล้องกับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป มีการมอบอำนาจหน้าที่
และความรับผิดชอบเป็นลายลักษณ์อักษร โดยมีการกำหนดตัวชี้วัด (Key Performance
Indicators: KPIs) เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน
และติดตามผลการดำเนินงานเปรียบเทียบกับเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอ
รวมทั้งมีการทบทวนเป้าหมายประจำปีซึ่งพนักงานทุกคนทราบถึงบทบาท อำนาจ หน้าที่
และความรับผิดชอบของตน

-
ทบทวนและปรับปรุงค่านิยม/วัฒนธรรมองค์กรให้มีความเหมาะสมและสอดคล้องกับวิสัยทัศน์และบริบทการดำเนินงานขององค์กรมาอย่างต่อเนื่อง
โดยผู้นำระดับสูงปฏิบัติตนให้เห็นถึงความมุ่งมั่นต่อค่านิยม และสื่อสารต่อบุคลากรทั่วทั้งองค์กร
ผ่านช่องทางต่างๆ รวมถึงกำหนดแผนงาน/กิจกรรมที่ส่งเสริมค่านิยม/วัฒนธรรมองค์กร
และตัวชี้วัดที่ใช้ในการติดตามและประเมินผลที่เป็นรูปธรรม ส่งผลให้การสื่อสารภายในองค์กร
การแบ่งปันทักษะของบุคลากร
การสร้างนวัตกรรมในสภาพแวดล้อมของการทำงานเกิดประสิทธิผลเป็นอย่างดี

- กำหนดนโยบายและวิธีบริหารทรัพยากรบุคคลไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เช่น การคัดเลือก
การฝึกอบรม การเลื่อนตำแหน่ง การจ่ายผลประโยชน์ตอบแทน เป็นต้น
โดยมีนโยบายในการพัฒนาความรู้ ความสามารถของบุคลากรอย่างต่อเนื่อง
เพื่อให้มีศักยภาพสอดคล้องกับความจำเป็นทางธุรกิจและรองรับแผนการขยายงานในอนาคต

- จัดตั้งศูนย์บริหารข้อร้องเรียน โดยมีฝ่ายสื่อสารองค์กรเป็นผู้รับผิดชอบหลัก
ในการบริหารจัดการข้อร้องเรียนจากภายนอกเพื่อให้มีการตอบสนองต่อข้อสอบถามต่างๆ
รวมถึงข้อร้องเรียนภายใน โดยมีการกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสม
ทั้งนี้จะมีการรวบรวมและบริหารประเด็น รวมถึงนำเสนอผู้บริหารระดับสูง
เพื่อการปรับปรุงและพัฒนาองค์กรในทุกๆด้าน อย่างสม่ำเสมอ

2. การบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

ปตท.
ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารความเสี่ยงภายใต้การเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจทั้งจากปัจจัยภายในและภายนอก
โดยถือว่าการบริหารความเสี่ยงเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของทุกกระบวนการในการดำเนินธุรกิจของ
ปตท. และต้องมีความเชื่อมโยงกันทุกระดับ จึงได้กำหนดเป็นนโยบายบริหารความเสี่ยงทั่งองค์กร
(Enterprise Risk Management) ที่พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติตาม
และมีการจัดตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงและควบคุมภายในทำหน้าที่บริหารความเสี่ยงในภาพรวมให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด
สำหรับความเสี่ยงในระดับองค์กรจะมีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบผ่านคณะกรรมการจัดการคณะต่างๆ
ของ ปตท.
และความเสี่ยงในการปฏิบัติงานจะอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของผู้บริหารที่รับผิดชอบการปฏิบัติงานนั้นๆ
โดยถือเป็นหน้าที่รับผิดชอบของทุกหน่วยงานในการจัดการและควบคุมความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้
ซึ่งมีการระบุไว้อย่างชัดเจนในคำบรรยายหน้าที่งาน (Functional Description)
ของทุกหน่วยงาน

ทั้งนี้รายละเอียดด้านการบริหารความเสี่ยง ปรากฏในหัวข้อ “ปัจจัยความเสี่ยง”

3. กิจกรรมการควบคุม (Control Activities)

คณะกรรมการจัดการของ ปตท.
มีอำนาจหน้าที่ในการทบทวนรายงานทั้งทางการเงินและไม่ใช่รายงานทางการเงินของทุกกลุ่มธุรกิจ
ในภาพรวมขององค์กร และมีการสอบทานการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ
และคู่มือการปฏิบัติงานต่างๆ อย่างสม่ำเสมอ
มีการกำหนดนโยบายและระเบียบปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น
การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานทุกระดับ โดยกำหนดเป็นดัชนีวัดผลการดำเนินงาน (Key
Performance Indicators : KPIs)
เพื่อให้การควบคุมกิจกรรมด้านการบริหารมีความเหมาะสมและเพียงพอ ตรวจสอบและติดตามได้
นอกจากนี้ยังมีการระบุการดำเนินงานในส่วนที่มีความเสี่ยงสำคัญและกำหนดกลไกในการควบคุมเพื่อป้องกันและลดข้อผิดพลาด
มีการสอบทานผลการดำเนินงานโดยฝ่ายบริหารอย่างสม่ำเสมอ เช่น ธุรกรรมด้านการเงิน
การจัดซื้อ และการบริหารทั่วไป
มีการมอบหน้าที่อย่างเป็นระบบให้กับกลุ่มบุคลากรเพื่อความมั่นใจว่ามีระบบตรวจสอบ
และคานอำนาจกันได้ โดยมีการแบ่งแยกอำนาจหน้าที่ในการอนุมัติ การประมวลผลข้อมูล
การบันทึกรายการหรือการบันทึกบัญชี การรับ-จ่ายเงิน การสอบทานการตรวจสอบ
และการดูแลรักษาทรัพย์สิน ออกจากกันโดยเด็ดขาด มีการควบคุมภายในด้านการเงินการบัญชี
เกี่ยวกับการเก็บเงิน รักษาเงิน การรับจ่าย เงินฝากธนาคาร และเงินยืมทดรอง
ให้เป็นไปตามระเบียบที่กำหนด มีการบันทึกบัญชีครบถ้วนถูกต้องและสม่ำเสมอ
มีการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีทั้งที่เป็นเอกสารและข้อมูลสารสนเทศไว้อย่างเป็นระบบ
และเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด

ในด้านการจัดซื้อจัดจ้าง ปตท. มีการดำเนินการตามระเบียบและข้อกำหนดว่าด้วยการพัสดุ
ซึ่งได้กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างไว้อย่างชัดเจน เช่น อำนาจหน้าที่
และวงเงินอนุมัติ การกำหนดความต้องการพัสดุ การตรวจรับ การควบคุมและการเก็บรักษาพัสดุ
การตรวจนับทรัพย์สิน ในด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ปตท.
มีการวางระบบด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล และมีการควบคุมติดตามประเมินผลอย่างเพียงพอ
ทั้งการสรรหา การกำหนดค่าตอบแทน หน้าที่ความรับผิดชอบ การพัฒนาบุคลากร
การปฏิบัติงานของบุคลากร และการสื่อสาร เพื่อให้พนักงานมีความรู้ความสามารถ
และการบริหารทรัพยากรบุคคลของปตท. มีความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

ในกรณีที่ ปตท. มีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว ปตท.
มีมาตรการที่รัดกุมเพื่อติดตามให้การทำธุรกรรมนั้นต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนดทุกครั้ง
ทุกรายการ โดยผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียจะไม่ร่วมอนุมัติรายการนั้นๆ ทั้งยังมีการติดตาม
และดูแลผลการดำเนินงานอย่างใกล้ชิด

4. ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information & Communication)

ปตท.
ได้นำระบบสารสนเทศและการสื่อสารมาประกอบเป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงานและพัฒนาอย่างต่อเนื่องโดยมีการจัดทำแผนแม่บทสารสนเทศที่ตอบสนองตรงกับความต้องการของธุรกิจ
และรองรับความต้องการของผู้บริหาร ในการนำข้อมูลที่สำคัญมาใช้ประกอบในการดำเนินธุรกิจ
รวมทั้งการติดตามผลการดำเนินงาน การตัดสินใจ และการคาดการณ์สถานการณ์ในอนาคต ปตท.
มีการจัดการระบบข้อมูลในการบริหาร เพื่อจัดทำรายงานที่สำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ
นำเสนอให้ผู้บริหารในรูปแบบที่เหมาะสม
สำหรับการตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วทันต่อสถานการณ์ ได้แก่ ระบบข้อมูลรายงาน
Business Warehouse (BW) ระบบรายงานงบการเงิน (Business Consolidation
System – BCS) ระบบวางแผนทางการเงิน (E-Planning)
ระบบการจัดลำดับความน่าเชื่อถือลูกค้า (Credit Rating) เป็นต้น

นอกจากนี้ ปตท. ยังกำหนดให้มีช่องทางรับข้อคิดเห็น/ข้อเสนอแนะภายในองค์กร
และรับข้อร้องเรียนจากภายนอก
โดยผ่านช่องทางที่อำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารที่มีความทันสมัย เช่น Internet
Website E-mail Call Center เป็นต้น โดยมีการจัดการ จัดเก็บ ติดตาม
และประเมินผลอย่างเป็นระบบ มีการทบทวนและนำความรู้ข้อมูลต่างๆ
นำมาจัดทำแนวทางป้องกันไม่ให้เกิดข้อร้องเรียนนั้นซ้ำอีก
และนำความรู้นั้นเข้าสู่ระบบการจัดการความรู้ สร้างเป็นองค์ความรู้ทั่วทั้งองค์กรต่อไป

5. ระบบติดตามและประเมินผล (Monitoring & Evaluation)

ปตท. มีการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน
และประเมินคุณภาพการปฏิบัติงานอย่างน้อยปีละครั้ง
โดยได้กำหนดไว้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงานตามปกติของฝ่ายบริหาร ผู้ควบคุมงาน
และผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งได้จัดให้มีการประเมินการควบคุมภายในด้วยตนเอง (Control
Self -Assessment : CSA) ในองค์กรแบบผสมผสานดังนี้

-   จัดทำแบบประเมินการควบคุมภายใน(Questionnaire)
    เพื่อการประเมินการควบคุมภายในทั้งในระดับองค์กรและระดับฝ่ายงาน

-   จัดประชุมเชิงปฏิบัติการ (Control Self-Assessment Workshop)
    เพื่อการประเมินการควบคุมภายในในระดับกิจกรรม
    มุ่งเน้นกิจกรรมการควบคุมในกระบวนการทำงาน
    โดยผลการประเมินและแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในจะต้องได้รับความเห็นชอบจากเจ้าของกระบวนการ

ทั้งนี้ฝ่ายบริหารความเสี่ยงองค์กรจะเป็นผู้รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ สรุปผล
และจัดทำรายงานการประเมินตนเองทั่วทั้งองค์กร
โดยมีคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงและควบคุมภายในทำหน้าที่ในการกลั่นกรอง
ให้ความเห็นและข้อเสนอแนะ รวมทั้งวางแนวทางให้กับหน่วยงานที่รับผิดชอบ
เพื่อดำเนินการแก้ไขปรับปรุงเป็นประจำทุกปี
นอกจากนี้ยังมีสำนักตรวจสอบภายในทำการสอบทานเพื่อสร้างความมั่นใจได้ว่ามีการควบคุมภายในที่มีอยู่เหมาะสมต่อการบริหารจัดการความเสี่ยง
และมีการปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบทำหน้าที่ในการสอบทานผลการประเมินการควบคุมภายในเป็นประจำทุกปี
ในกรณีพบข้อที่ควรปรับปรุงได้มีการกำหนดวิธีปฏิบัติเพื่อให้ความมั่นใจว่า
ข้อตรวจพบจากการตรวจสอบและการสอบทานได้รับการดำเนินการปรับปรุงแก้ไขอย่างทันท่วงที
ในส่วนของการประเมินการควบคุมภายในด้านบัญชีการเงิน
มีการตรวจสอบและสอบทานโดยสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายนอก
และนำเสนอผลการตรวจสอบ/สอบทานแก่คณะกรรมการตรวจสอบเพื่อพิจารณา
เป็นรายไตรมาสและรายปี

การติดตามและประเมินการควบคุมภายในของ ปตท.
ได้ยึดถือและปฏิบัติตามแนวทางการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน
ซึ่งกำหนดในเอกสารคำแนะนำ : การจัดทำรายงาน ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน
ข้อ 6 การติดตามประเมินผลอยู่ในเกณฑ์ดี
นอกจากนี้ทุกกลุ่มธุรกิจจะมีการรายงานผลการดำเนินงานทุกเดือน
รวมทั้งมีการวัดผลการดำเนินงานโดยเปรียบเทียบกับตัวชี้วัด (Key Performance Indicator:
KPIs) อย่างสม่ำเสมอ

คณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานผลการประเมินการควบคุมภายใน
ซึ่งประเมินโดยผู้บริหารและสำนักตรวจสอบภายในอย่างสม่ำเสมอ
ไม่พบประเด็นปัญหาหรือข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ ซึ่งสอดคล้องกับความเห็นของผู้สอบบัญชีของ
ปตท. ระบบการควบคุมภายในของ ปตท. มีความเพียงพอและมีประสิทธิผลทางธุรกิจ

[]

[]

[]