+-----------------------------------------------------------------------+
| 10. การควบคุมภายใน                                                     |
+-----------------------------------------------------------------------+

ปตท. แปลงสภาพจากรัฐวิสาหกิจ
ซึ่งได้ให้ความสำคัญต่อการตรวจสอบภายในตามระเบียบกระทรวงการคลัง
และหลักเกณฑ์ของสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินมาตั้งแต่เริ่มก่อตั้งรัฐวิสาหกิจ ในปัจจุบัน ปตท.
ยังคงให้ความสำคัญต่อการตรวจสอบภายในอย่างต่อเนื่อง
โดยมีหน่วยงานตรวจสอบภายในซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบ ประเมินผล
และเสนอแนะให้หน่วยงานต่าง ๆ เพื่อให้มีการปรับปรุงการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสม

หน่วยงานตรวจสอบภายในได้ใช้หลักเกณฑ์ COSO (Committee of Sponsoring
Organization of the Tradeway Commission) ซึ่งเป็นหลักเกณฑ์มาตรฐานสากล
ของคณะกรรมการร่วมของสถาบันวิชาชีพต่าง ๆ ในการประเมินผลระบบ
การควบคุมภายใน รวมทั้งการจัดทำแผนการตรวจสอบประจำปีและแผนระยะยาวมาตั้งแต่ปี 2541

คณะกรรมการ ปตท. ได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบ 3 ท่าน
ซึ่งประกอบด้วยกรรมการและกรรมการอิสระที่เป็นผู้ทรงคุณวุฒิทางด้านกฎหมาย ด้านการเงิน
และด้านการบริหารองค์กร
รับผิดชอบการกำกับดูแลว่าบริษัทมีการรายงานทางการเงินอย่างถูกต้องเพียงพอ
มีระบบการควบคุมภายในและการตรวจสอบภายในที่เหมาะสมและมีประสิทธิผล
มีการปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์
หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท
รวมทั้งมีการเปิดเผยข้อมูลของบริษัทในกรณีที่เกิดรายการที่เกี่ยวโยงกัน หรือรายการที่อาจมีความ
ขัดแย้งทางผลประโยชน์ ให้มีความถูกต้องและครบถ้วน

ในการประชุมคณะกรรมการ ปตท. ครั้งที่ 1/2544 เมื่อวันที่ 1 ตุลาคม 2544
โดยมีคณะกรรมการอิสระและคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย คณะกรรมการ ปตท.
ได้ประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในด้านต่าง ๆ ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 ส่วน
โดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหาร
และคณะกรรมการตรวจสอบได้สอบทานอีกครั้งในการประชุมครั้งที่ 1/2545 วันที่ 19 กุมภาพันธ์
2545 สรุปได้ว่า ปตท. ได้จัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่รัดกุม
ซึ่งประกอบด้วยการจัดการดูแลในเรื่องต่อไปนี้ คือ

1.  สภาพแวดล้อมขององค์กรและจรรยาบรรณในการประกอบธุรกิจ

-   ปตท.มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่มีความชัดเจนในขอบเขต หน้าที่ และความรับผิดชอบ

-   ปตท.มีนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อ
    และการบริหารงานทั่วไปที่รัดกุมและสามารถป้องกันการทุจริตได้ เช่น ระเบียบ ปตท.
    ว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2544 ที่กำหนดขึ้นเพื่อให้การจัดหาพัสดุเป็นไปอย่างมีระบบ แบบแผน
    และมาตรฐานที่สามารถปฏิบัติและประเมินผลได้

-   ระเบียบ ปตท. ว่าด้วยหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี พ.ศ.2544
    ซึ่งกำหนดเป็นจรรยาบรรณของ
    คณะกรรมการ ฝ่ายบริหาร และพนักงาน ในการที่จะต้องบริหาร/ปฏิบัติงานโดย
    หลีกเลี่ยงความขัดแย้งทางผลประโยชน์ คือ 1)
    ไม่หาผลประโยชน์ส่วนตัวจากการเป็นกรรมการ 2) ไม่ใช้ความลับของ ปตท.
    ในทางที่ผิด 3) ไม่เป็นกรรมการในบริษัทที่เป็นคู่แข่งขันของ ปตท. 4)
    ไม่มีผลประโยชน์ในการทำสัญญาของ ปตท.

-   ปตท. มีบทลงโทษกรณีฝ่าฝืนข้อห้ามปฏิบัติที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร ในระเบียบ
    ปตท. ว่าด้วยการบริหารบุคคล พ.ศ.2544

2.  การประเมินและบริหารความเสี่ยง

-   ปตท. มีการวิเคราะห์และประเมินความเสี่ยง
    รวมทั้งกำหนดมาตรการในการติดตามอย่างสม่ำเสมอ
    ในธุรกรรมที่สำคัญ เช่น งานทางการเงินและงานการค้าน้ำมัน
    มีฝ่ายบริหารความเสี่ยงดูแลรับผิดชอบโดยตรง
    มีการติดตามความผันผวนของราคาปิโตรเลียมตลอดเวลา
    มีการประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดจากอัตราแลกเปลี่ยนและอัตราดอกเบี้ยอย่างสม่ำเสมอ
    รวมทั้งใช้เครื่องมือทางการเงิน เช่น สัญญาอัตราแลกเปลี่ยน
    ล่วงหน้า เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น มีระเบียบ ขั้นตอน
    และคณะกรรมการในการอนุมัติสินเชื่อ
    มีหน่วยงานความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม

-   ในปี 2545 ปตท. จะได้จัดให้มีการประเมินความเสี่ยงในกระบวนการทำงานที่สำคัญ
    โดยมอบหมายให้
    หน่วยงานตรวจสอบภายในรับผิดชอบดำเนินการ ร่วมกับบริษัทที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้าน
    Risk Management ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่าการบริหารความเสี่ยงที่ใช้อยู่
    เพียงพอที่จะลดความเสี่ยงด้านต่างๆ เช่น ความเสี่ยงทางการเงิน (Financial Risks)
    ความเสี่ยงในการปฏิบัติงาน (Operation Risks) ความเสี่ยงในธุรกิจ (Business
    Risks) หรือความเสี่ยงในเหตุการณ์ (Event Risks)
    ที่เกิดจากปัจจัยภายในและภายนอกองค์กรได้ และเพื่อให้ฝ่ายงานต่าง ๆ
    ใช้เป็นแนวทางในการประเมินจุดเสี่ยง ระบุประเภทความเสี่ยง
    วัดความเสี่ยง รวมทั้งควบคุมและลดความเสี่ยงด้วยตนเอง

3.  การควบคุมและนโยบายการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

-   ปตท. ได้จัดให้มีระเบียบและคำสั่งในการกำหนดหน้าที่และแบ่งแยกความรับผิดชอบ
    รวมทั้งกำหนดอำนาจในการอนุมัติและวิธีการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน
    เพื่อให้มั่นใจว่าผู้บริหารและพนักงานทุกระดับจะปฏิบัติ
    หน้าที่ได้อย่างถูกต้อง ไม่มีการละเลยการปฏิบัติในเรื่องที่สำคัญและจำเป็น
    ที่กำหนดโดยกฎหมายและระเบียบของหน่วยงานที่กำกับดูแล อาทิเช่น
    มีระเบียบคำสั่งที่กำหนดอำนาจอนุมัติเบิกจ่าย อำนาจการสั่งจ่ายเงิน และการโอนเงินต่าง ๆ
    อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร มีการแบ่งแยกหน้าที่ในการอนุมัติ การบันทึกรายการบัญชี
    และการดูแลจัดเก็บทรัพย์สินออกจากกันโดยเด็ดขาด

-   ในการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
    หรือผู้เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวในอนาคต ปตท.
    ได้กำหนดแนวทางไว้อย่างรัดกุมเพื่อป้องกันการเกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
    โดยระบุในข้อบังคับของ ปตท.ว่า กรรมการซึ่งมีส่วนได้เสียเป็นพิเศษในเรื่องใด
    ไม่มีสิทธิออกเสียงลงคะแนนในเรื่องนั้น และ
    ในการทำธุรกรรมดังกล่าว ปตท. ได้คำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของ ปตท. เป็นสำคัญ
    โดยถือว่าคู่สัญญาเป็นเสมือนบุคคลภายนอกมีการประเมินคุณภาพและราคาเช่นเดียวกันทุกราย

-   ในส่วนของการกำกับดูแลบริษัทร่วมและบริษัทย่อย
    มีการกำหนดภาระหน้าที่ให้บุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้เป็นกรรมการในบริษัทดังกล่าวและในฐานะตัวแทนผู้ถือหุ้นถือปฏิบัติ
    ซึ่งคณะกรรมการ ปตท. ได้มีนโยบาย
    โดยเฉพาะการออกเสียงในเรื่องที่สำคัญ ๆ ที่จะต้องขอความเห็นชอบจากคณะกรรมการ ปตท.
    ก่อน

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

-   ปตท. ได้จัดให้มีข้อมูลที่เพียงพอต่อการตัดสินใจ มีการสร้างระบบข้อมูลที่ต้องใช้อ้างอิง เช่น
    สภาพการณ์ราคาน้ำมัน สภาวะอัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา เป็นต้น

-   ปตท. ได้นำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย มาใช้สนับสนุนการปฏิบัติงานด้านต่างๆ
    อย่างต่อเนื่อง ทำให้การสื่อสารระหว่างบริษัทกับลูกค้า
    ระหว่างบริษัทกับหน่วยงานหรือหน่วยราชการที่เกี่ยวข้อง และ
    ระหว่างผู้บริหารกับพนักงานทุกระดับ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

-   ปตท. มีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ อย่างครบถ้วน เป็นหมวดหมู่
    โดยใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป

5.  ระบบการติดตามและประเมินผล

-   ปตท. ได้มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ
    และมีนโยบายให้ฝ่ายบริหารต้องรายงานต่อคณะกรรมการ ปตท.
    ในกรณีที่อาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของ ปตท. อย่างมีนัยสำคัญ

-   ปตท. มีหน่วยงานตรวจสอบภายในทำหน้าที่ตรวจสอบตามแผนการตรวจสอบ ประเมินผล
    และปรับปรุงระบบการควบคุมภายในให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
    ภายใต้การกำกับดูแลอย่างสม่ำเสมอของ
    คณะกรรมการตรวจสอบ ซึ่งกำหนดให้มีการประชุมพิจารณางานต่าง ๆ อย่างน้อยปีละ 4 ครั้ง
    โดยในรอบปี 2544
    ที่ผ่านมาคณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประชุมพิจารณางานร่วมกับหน่วยงานต่าง ๆ ของ
    ปตท. และประชุมร่วมกับผู้สอบบัญชีภายนอกรวมทั้งสิ้น 6 ครั้ง
    และคณะกรรมการตรวจสอบจะรายงานผลการตรวจสอบและระบบการควบคุมภายในต่อ
    คณะกรรมการ ปตท. กระทรวงการคลัง และสำนักงานการ-
    ตรวจเงินแผ่นดิน เป็นประจำทุกไตรมาส และรายงานสรุปประจำปี
    (ตามรายงานของคณะกรรมการ
    ตรวจสอบประจำปี 2544 ข้างท้าย)
    กรณีพบข้อบกพร่องก็จะให้มีการรายงานความคืบหน้าในการปรับปรุงต่อคณะกรรมการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

-   ในปี 2545
    หน่วยงานตรวจสอบภายในจะได้เริ่มดำเนินการสอบทานและประเมินผลระบบการควบคุมภายในทั่วทั้งองค์กร
    ตามมาตรฐานการควบคุมภายในของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน
    ซึ่งนอกจากจะเป็นการปฏิบัติตามระเบียบที่คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินกำหนดแล้ว
    ยังจะทำให้ฝ่ายงานต่าง ๆ สามารถประเมินระบบการควบคุมด้วยตนเอง (Control Self
    Assessment - CSA) นอกเหนือจากการตรวจสอบ
    โดยหน่วยงานตรวจสอบภายใน รวมทั้งทำให้มั่นใจว่าระบบการควบคุมภายในที่มีอยู่
    สามารถป้องกันหรือลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้

-   นอกจากนี้ ปตท. ได้ให้ความสำคัญต่อการลงทุนในบริษัทย่อยและบริษัทร่วมเป็นอย่างมาก
    โดยจัดให้
    ผู้บริหารระดับผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการใหญ่
    กำกับดูแลการติดตามประเมินผลการลงทุนในบริษัทดังกล่าวเป็นการเฉพาะ
    และจัดโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนในกลุ่มธุรกิจน้ำมัน กลุ่มธุรกิจก๊าซธรรมชาติ กลุ่มธุรกิจ
    ปิโตรเคมีและการกลั่น ให้มีหน่วยงานทำหน้าที่ติดตามการบริหารงานของบริษัทในเครือ
    ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่าการลงทุนในบริษัทย่อยและบริษัทร่วมจะก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มต่อ ปตท.
    อย่างแท้จริง

จากการประเมินระบบการควบคุมภายใน โดยคณะกรรมการ ปตท. กรรมการอิสระ
และกรรมการตรวจสอบ
สรุปได้ว่า ปตท. มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสมต่อการดำเนินธุรกิจ
ไม่พบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญของระบบการควบคุมภายใน
ซึ่งสอดคล้องกับความเห็นของสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน ที่เป็นผู้สอบบัญชีของ ปตท.
และเป็นผู้ตรวจสอบงบการเงินประจำงวดปี 2544 ซึ่งได้ให้ความเห็นว่า
ไม่พบจุดอ่อนของระบบการควบคุมภายในที่มีสาระสำคัญ
ซึ่งอาจจะก่อให้เกิดความเสียหายต่อการดำเนินงานของ ปตท.

[]

[]