9 การควบคุมภายใน

9.1 ระบบการควบคุมภายใน

คณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทฯ
จะทำการประเมินและสอบทานความมีประสิทธิภาพของระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
เพื่อให้เป็นไปตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี
รวมถึงการทบทวนรายงานผลการตรวจสอบภายในและข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงกับฝ่ายตรวจสอบภายในของบริษัทฯ
อยู่เสมอ จากผลการประเมินของคณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่า
ระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ มีความเพียงพอ เหมาะสม
และสามารถทำให้การดำเนินกิจการของบริษัทฯ เป็นไปตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี
ด้วยข้อสรุปในด้านต่างๆ ดังนี้

9.1.1 องค์กรและสภาพแวดล้อม

รูปแบบการจัดโครงสร้างองค์กรที่บริษัทฯ ใช้ อยู่ในปัจจุบันนี้ มีความเหมาะสม
และเอื้อให้การดำเนินงานประกอบธุรกิจของบริษัทฯ มีประสิทธิภาพ บริษัทฯ นโยบายมีข้อกำหนดให้
กรรมการ ฝ่ายบริหาร ผู้จัดการ และพนักงาน
ต้องยึดถือจรรยาบรรณในระดับสูงสุดในการปฏิบัติงานอย่างเคร่งครัด
และหลีกเลี่ยงการปฏิบัติในลักษณะที่ก่อให้เกิด หรืออาจก่อให้เกิดการขัดกันแห่งผลประโยชน์
ระหว่างผลประโยชน์ส่วนตัวกับของบริษัทฯ นอกจากนี้ บริษัทฯ
ยังคาดหวังให้การดำเนินธุรกรรมต้องเป็นไปอย่างเที่ยงธรรม
ไม่ว่าจะเป็นธุรกรรมระหว่างพนักงานเอง หรือธุรกรรมที่ทำกับผู้ขายสินค้า ลูกค้า และบุคคลอื่น ๆ
ด้วย

9.1.2 การบริหารความเสี่ยง

บริษัทฯ ใช้กระบวนการประเมินและบริหารจัดการความเสี่ยงในทุกด้านทุกส่วนของธุรกิจ โดยบริษัทฯ
มีวิธีการและขั้นตอนที่ดีในการวิเคราะห์และประเมินปัจจัยความเสี่ยงที่สำคัญอันอาจส่งผลกระทบต่อบริษัทฯ
รวมถึงการกำหนดมาตรการในการจำกัดหรือลดความรุนแรงจากผลกระทบดังกล่าว
ในระบบงานของบริษัทฯ
การบริหารจัดการความเสี่ยงเป็นส่วนประกอบที่ต้องตระหนักถึงด้วยเสมอในการกำหนดระบบการปฏิบัติงานทุกส่วนของบริษัทฯ
โดยคำนึงถึงปัจจัยความเสี่ยงทั้งภายในและภายนอก
ตลอดจนกระบวนการติดตามและตรวจสอบให้มีการปฏิบัติตามแผนการบริหารจัดการความเสี่ยง

9.1.3 การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทฯ มีการกำหนดและใช้คู่มือการมอบหมายอำนาจและวงเงินอำนาจอนุมัติรายการของผู้บริหาร
(Delegation of Authority Guide)
ซึ่งระบุวงเงินและวิธีการอนุมัติในแต่ละประเภทรายการต่างๆ
ของผู้บริหารในแต่ละระดับชั้นอย่างชัดเจน
โดยระบบการมอบหมายอำนาจนี้ก็เพื่อให้ฝ่ายจัดการมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจในธุรกรรมต่างๆได้รับการอนุมัติอย่างเหมาะสมโดยบุคคลากรที่มีทักษะและความรู้ที่เหมาะสม
หลักการพื้นฐานจะถือว่าอำนาจที่ได้รับมอบหมายจะต้องมาคู่กับความรับผิดชอบต่อการตัดสินใจโดยใช้วิจารณญานทางธุรกิจ
และการพิจารณา
โดยคำนึงถึงหลักการระบบการแบ่งแยกอำนาจหน้าที่เพื่อให้มีการตรวจทานอย่างเหมาะสมด้วย

9.1.4 สารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการบริษัทฯ พิจารณาในแต่ละครั้ง มีการให้ข้อมูลต่างๆ
ที่สำคัญเพื่อช่วยในการพิจารณาตัดสินใจเรื่องดังกล่าวอย่างเพียงพอ บริษัทฯ
มีการบันทึกความเห็นและข้อสังเกตของกรรมการไว้ในรายงานการประชุม
ซึ่งถูกจัดเก็บไว้อย่างดีเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้
นอกจากนี้ บริษัทฯ ยังมีระบบการจัดการข้อมูล (Information Management System)
ที่มีวิธีการการบันทึกและจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีได้อย่างครบถ้วนและมีประสิทธิภาพอีกด้วย

9.1.5 การติดตามและวัดประเมินผล

บริษัทฯ จัดให้มีการสื่อสารและอบรมเกี่ยวกับการควบคุมให้แก่พนักงานของบริษัทฯ อย่างต่อเนื่อง
และมีทีมงานผู้ตรวจสอบภายในบริษัทฯ ที่มีความเป็นอิสระ
ทำการตรวจสอบและวัดประเมินผลของแต่ละหน่วยงานเพื่อให้การปฏิบัติต่างๆ
นั้นเป็นไปตามนโยบายและแนวปฏิบัติภายใต้ระบบการควบคุมที่รัดกุม
ข้อควรปรับปรุงที่รายงานโดยผู้ตรวจสอบภายใน สิ่งผิดปกติ
หรือประเด็นปัญหาการกระทำที่อาจขัดต่อแนวมาตรฐานการดำเนินธุรกิจ ได้มีการปรับปรุงแก้ไข
และรายงานต่อฝ่ายบริหารโดยมิชักช้า และมีการสอบทานจากคณะกรรมการตรวจสอบ
ผู้จัดการของแต่ละหน่วยงานจะเป็นผู้ทำการติดตามผลความคืบหน้าของการปฏิบัติแก้ไขตามข้อแนะนำต่างๆ
จากรายงานการตรวจสอบของผู้ตรวจสอบภายใน จนปัญหาได้รับการแก้ไขเสร็จสิ้น
คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประเมิน
ทบทวนความมีประสิทธิภาพของกระบวนการติดตามแก้ไขของฝ่ายจัดการอย่างสม่ำเสมอ

9.2 หลักเกณฑ์และแนวปฏิบัติเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน

บริษัทฯ และบริษัทย่อย ได้นำแนวปฏิบัติเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในที่เคร่งครัดของเอ็กซอน
โมบิล คอร์ปอเรชั่น มาใช้ในการดำเนินธุรกิจของทั้งบริษัทฯ และบริษัทย่อย
โดยเน้นให้ความสำคัญต่อการกระจายบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบในการกำกับดูแลและควบคุมการปฏิบัติงานของทุก
ๆ หน่วยงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานเป็นไปอย่างโปร่งใส มีประสิทธิภาพ
และสามารถตรวจสอบได้

9.2.1 ระบบการควบคุมภายใน

ระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ และบริษัทย่อย ตั้งอยู่บนมาตรฐานของระบบควบคุมการจัดการ
(System of Management Control) เพื่อกำหนดหลักการพื้นฐาน
แนวทางปฏิบัติและมาตรฐานสำหรับระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
ทั้งนี้เพื่อให้การปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานเป็นไปอย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ
และสอดคล้องกับเป้าหมายทิศทางของฝ่ายบริหาร และคงไว้ซึ่งสิทธิประโยชน์ของผู้ที่เกี่ยวข้องต่างๆ

ระบบควบคุมการจัดการประกอบด้วยหลักการสำคัญ 7 ประการ ได้แก่ การกระจายอำนาจ
(Decentralization of Management) การแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ (Segregation
of Duties and Responsibilities) การจดบันทึกเอกสาร (Documentation)
การกำกับและสอบทาน (Supervision and Review) ประสิทธิภาพการจัดการด้านเวลา
(Timeliness) การจัดการให้เหมาะสมกับระดับความเสี่ยง (Relevance to Risk)
และความเป็นอิสระของการควบคุม (Minimum Inter-dependence of Controls) ทั้งนี้
ฝ่ายบริหารของแต่ละหน่วยงานจะต้องนำหลักการดังกล่าวไปประยุกต์เพื่อปฏิบัติใช้ในหน่วยงานของตนอย่างเคร่งครัด

บริษัทฯ ตระหนักถึงความสำคัญของหลักการต่าง ๆ เหล่านี้ และได้วางแนวทางปฏิบัติต่าง ๆ
รวมทั้งได้มีการสื่อสารกับพนักงานของบริษัทฯ และบริษัทย่อย
อย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าหลักการทั้งหมดได้นำไปใช้ในการปฏิบัติงานทุก ๆ ด้านอย่างเคร่งครัด
อาทิ การจัดให้มีคู่มือมาตรฐานการดำเนินธุรกิจ (Standards of Business Conduct)
ซึ่งประกอบด้วยนโยบายพื้นฐานและหลักการ 17 ประการ เช่น นโยบายด้านจรรยาบรรณทางธุรกิจ
นโยบายด้านผลประโยชน์ทับซ้อน นโยบายด้านสินทรัพย์ของบริษัทฯ นโยบายด้านสิ่งแวดล้อม
นโยบายด้านความปลอดภัย เป็นต้น ทั้งนี้ กรรมการ และพนักงานของบริษัทฯ และบริษัทย่อย
ทุกคนจะต้องเข้าใจและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด โดยบริษัทฯ และบริษัทย่อย
ได้จัดให้มีการอบรมเพื่อทบทวนนโยบายหลักเหล่านี้เป็นระยะ ๆ หรือประมาณทุก ๆ 2-4 ปี
นอกจากนี้บริษัทฯ และบริษัทย่อย
ยังได้เปิดโอกาสให้พนักงานสามารถเข้ามาปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นได้อย่างเสรี
(Procedures of open door communication) เพื่อสนับสนุนให้พนักงานมีส่วนร่วม
และมีช่องทางในการรายงานเรื่องที่อาจจะเป็นปัญหา
หรือไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์หรือแนวปฏิบัติที่บริษัทฯ ได้กำหนดไว้

บริษัทฯ และบริษัทย่อยได้ใช้ระบบบริหารการดำเนินงานเพื่อการควบคุม (Control Integrity
Management System หรือ CIMS)
เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการบริหารจัดการระบบการควบคุมภายใน โดยคู่มือ CIMS
จะเป็นเครื่องมือสำคัญระดับปฏิบัติการเพื่อประเมินความเสี่ยงและหาทางกำหนดวิธีการควบคุมเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงหรือปัญหาข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น
ครอบคลุมในทุกส่วนของงาน ทั้งด้านการปฏิบัติงาน การเงินหรืองานบริหาร
รวมไปถึงการรายงานความผิดปกติ ข้อบกพร่องของการควบคุม
และประเด็นอันอาจขัดต่อแนวทางการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ ต่อฝ่ายบริหาร ทั้งนี้
ก็เพื่อทำให้เกิดความมั่นใจว่า นโยบาย หลักการและมาตรฐานของระบบการควบคุมการจัดการ
ตลอดจนวิธีการควบคุมภายในหน่วยงาน
ได้ถูกนำไปประยุกต์ปฏิบัติใช้จริงและยังคงความมีประสิทธิภาพตลอดเวลา

ระบบบริหารการดำเนินงานเพื่อการควบคุมจะครอบคลุม 7 หัวข้อ ได้แก่
การกำกับดูแลของฝ่ายบริหาร (Management, Leadership, Commitment &
Accountability) การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)
แนวปฏิบัติเพื่อจัดการความเสี่ยง (Business Procedure Management & Improvement)
การสื่อสารและอบรม (Personnel & Training) การจัดการเพื่อนำไปปฏิบัติ (Management
of Change) การรายงานและการจัดการข้อบกพร่องของการควบคุม (Reporting &
Resolution of Control Weakness) และ การประเมินประสิทธิภาพของการควบคุม
(Controls Integrity Assessment) โดยในแต่ละหัวข้อจะประกอบด้วยรายละเอียด 5
หัวข้อย่อยคือ วัตถุประสงค์ (Objective) มาตรฐาน (Standards) ขั้นตอนการปฏิบัติ
(Procedures) ผลที่คาดว่าจะได้รับ (Expected Results) และ วิธีการสอบทาน
(Verification & Feedback Mechanism)

สำหรับในส่วนของขอบเขตอำนาจหน้าที่และอำนาจอนุมัตินั้น บริษัทฯ
ได้มีการกำหนดเอาไว้อย่างชัดเจนในคู่มือการมอบหมายอำนาจหน้าที่ (Delegation of
Authority Guide) นอกจากนี้ ทุก ๆ หน่วยงานของบริษัทฯ และบริษัทย่อย ยังมีคู่มือการควบคุม
(Control Catalog) ซึ่งระบุรายละเอียดขั้นตอนต่าง ๆ ของการควบคุมสำหรับทุก ๆระบบงาน
(Business Process) ในระดับปฏิบัติงาน
ตลอดจนวิธีการทดสอบประสิทธิภาพของระบบการควบคุม การประเมินข้อบกพร่องของระบบ
แผนงานในการแก้ไขข้อบกพร่องนั้น ๆ และผู้ที่รับผิดชอบ

9.2.2 การตรวจสอบภายในของบริษัทฯ

บริษัทฯ
และบริษัทย่อยมีระบบการตรวจสอบและวัดผลประสิทธิภาพในระบบการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ
โดยได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (External Audit) และการตรวจสอบภายใน
(Internal Audit) โดยทีมงานผู้ตรวจสอบภายในจากระดับภูมิภาคของบริษัทอื่น ๆ
ในเครือเอ็กซอน โมบิล คอร์ปอเรชั่นที่มีความเป็นอิสระในรอบระยะเวลาทุก ๆ 3 ปีเป็นอย่างน้อย
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับความเสี่ยงของแต่ละหน่วยงาน นอกจากนี้ แต่ละหน่วยงานจะมีการแต่งตั้ง
ที่ปรึกษาด้านการควบคุม (Control Advisor)
ของหน่วยงานเพื่อให้แนวทางการควบคุมและทำการตรวจประเมินการควบคุมภายในของหน่วยงานกันเอง
(Unit Internal Assessment หรือ UIA)
ในลักษณะที่เป็นการตรวจสอบประเมินระบบการควบคุมภายในของตนเอง (Controls Self
Assessment) สำหรับทุก ๆ
ครึ่งรอบระยะเวลาของการตรวจสอบภายในจากทีมผู้ตรวจสอบภายในจากระดับภูมิภาคดังกล่าวข้างต้น
โดยผลของการตรวจประเมินภายในของหน่วยงาน
และผลของการตรวจสอบโดยทีมงานผู้ตรวจสอบภายในบริษัทฯ
จะมีการรายงานอย่างเป็นทางการต่อฝ่ายบริหารของหน่วยงานนั้น
เพื่อพิจารณาดำเนินการปรับปรุงแก้ไขและติดตามผลความคืบหน้าของการปฏิบัติตามข้อแนะนำต่างๆ
ต่อไป

ทั้งนี้ ในการรายงานผลการตรวจสอบดังกล่าว
นอกจากจะต้องมีการส่งให้แก่หัวหน้าหน่วยงานเพื่อพิจารณาดำเนินการแก้ไขแล้ว บริษัทฯ
ยังได้กำหนดให้ต้องมีการส่งถึงผู้จัดการระดับสูงขึ้นไป และถึงกรรมการผู้จัดการ
รวมทั้งให้ส่งถึงเลขานุการคณะกรรมการตรวจสอบ และผู้ประสานงานคณะกรรมการตรวจสอบ
(Audit Committee Coordinator)
ซึ่งจะทำหน้าที่รายงานผลการตรวจสอบดังกล่าวต่อคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทฯ ต่อไป
ซึ่งในการนี้บริษัทฯ ได้มีการแต่งตั้งผู้ประสานงานคณะกรรมการตรวจสอบขึ้นมาโดยเฉพาะ
ด้วยการให้แยกออกมาเป็นอิสระจากฝ่ายบัญชี และให้รายงานตรงต่อกรรมการผู้จัดการ
เพื่อทำหน้าที่ประสานงานโดยตรงกับคณะกรรมการตรวจสอบเกี่ยวกับเรื่องการควบคุมภายในของบริษัทฯ
และบริษัทย่อยต่าง ๆ ซึ่งแผนภูมิข้างล่างนี้แสดงถึงโครงสร้างผู้ประสานงานคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยโครงสร้างดังกล่าวได้รับความเห็นชอบโดยคณะกรรมการตรวจสอบ

เป็นการแสดงถึง สายการบังคับบัญชาที่มีต่อผู้บริหารภายในบริษัทฯ

เป็นการแสดงถึง สายการรายงานเกี่ยวกับการควบคุมภายในที่มีไปถึงคณะกรรมการตรวจสอบ

ทั้งนี้ ผู้ประสานงานคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทฯ
นอกจากจะได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบในการติดตามดูแลระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
และบริษัทย่อยต่าง ๆ
ด้วยการรับคำสั่งโดยตรงจากคณะกรรมการตรวจสอบในเรื่องที่เกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
และบริษัทย่อยแล้ว
ผู้ประสานงานคณะกรรมการตรวจสอบยังมีหน้าที่ในการประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ของบริษัทฯ
และบริษัทย่อย ทีมผู้ตรวจสอบภายในจากระดับภูมิภาค และที่ปรึกษาด้านการควบคุม (Control
Advisor) ซึ่งมีประจำอยู่ในทุกหน่วยงานของบริษัทฯ และบริษัทย่อย
รวมทั้งมีหน้าที่ในการดูแลจัดให้มีการตรวจสอบ ประเมิน
และติดตามผลของระบบการควบคุมภายในให้เป็นไปตามแนวปฏิบัติที่ได้กำหนดไว้
และทำการรายงานผลการตรวจสอบและประเมินโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ นอกจากนี้
ผู้ประสานงานคณะกรรมการตรวจสอบยังมีหน้าที่ในการดูแลแผนการตรวจสอบและประเมินระบบการควบคุมภายในประจำปีของบริษัทฯ
และบริษัทย่อยร่วมกับคณะกรรมการตรวจสอบ

และเพื่อให้การควบคุมและตรวจสอบเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
และบริษัทย่อยเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
คณะกรรมการตรวจสอบยังสามารถจะพิจารณากำหนดให้ผู้ประสานงานคณะกรรมการตรวจสอบดำเนินการใด
ๆ เพิ่มเติม รวมถึงการจัดให้มีการตรวจสอบเพิ่มเติมในบางหน่วยงาน
นอกเหนือไปจากการตรวจประเมินระบบการควบคุมภายในที่ได้จัดให้มีเป็นประจำตามปกติอยู่แล้วอีกก็ได้
ตามที่คณะกรรมการตรวจสอบจะเห็นสมควร