-----------------------------------------------------------------------
  10. การควบคุมภายใน

  -----------------------------------------------------------------------

ปัจจุบัน บริษัทมีคณะกรรมการตรวจสอบ จำนวน 3 ท่าน ซึ่งแต่งตั้ง ตั้งแต่วันที่ 14 กุมภาพันธ์ 2548
เพื่อดูแลให้ระบบการควบคุมภายในให้เป็นไปตามที่กำหนดของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และ
ตลาดหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ทั้งนี้ ในเดือนเมษายน 2548
บริษัทได้ว่าจ้างบริษัท เอ เอ็ม ซี – โมรส์ โรแลนด์ อินเตอร์เนชั่นแนล คอนซัลแตนท์ จำกัด
(ปัจจุบัน เปลี่ยนชื่อเป็นบริษัท เอเอ็มซี อินเตอร์เนชั่นแนล
คอนซัลติ้ง จำกัด)
เพื่อทำการประเมินความเสี่ยงและความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัท
โดยประเมินในส่วนของนโยบายและกลยุทธ์ทางธุรกิจ การบริหารจัดการโดยรวม
การบริหารงานด้านวิศวกรรมและก่อสร้าง โดยบริษัท เอเอ็มซี อินเตอร์เนชั่นแนล คอนซัลติ้ง
จำกัดได้จัดทำรายงานสรุปผลการประเมินความเสี่ยง
และความเพียงพอของระบบควบคุมภายในตลอดจนแนวทางในการปรับปรุงระบบการควบคุมภายในในกรณีที่จำเป็นเสนอแก่บริษัทแล้ว
ทั้งนี้ ในรายงานประเมินความเสี่ยงของบริษัท เอเอ็มซี อินเตอร์เนชั่นแนล คอนซัลติ้ง จำกัด
ได้ให้ข้อสังเกต ว่าในอดีตที่ผ่านมา ในการทำสัญญากับผู้รับเหมาก่อสร้าง
บริษัทไม่ได้ทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรให้ครบถ้วนทุกสัญญา ซึ่งการไม่ทำสัญญาให้ชัดเจน
อาจก่อให้เกิดความเสียหายกับบริษัทได้ในอนาคต

คณะกรรมการตรวจสอบได้มีการประชุมและให้ความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัทแล้วเมื่อวันที่
25 มิถุนายน 2548
และได้จัดทำรายงานเพื่อให้คณะกรรมการบริษัทพิจารณาตามข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยแล้ว
ซึ่งในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 1/2548 เมื่อวันที่ 25 มิถุนายน 2548
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัททั้ง 3 ท่าน เข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการบริษัทได้ทำพิจารณาแบบประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทที่จัดทำโดยบริษัท
เอเอ็มซี อินเตอร์เนชั่นแนล คอนซัลติ้ง จำกัด ประกอบกับการซักถามจากผู้บริหารของบริษัท
ได้ข้อสรุปว่าจากการประเมินระบบควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่างๆ ส่วนคือ
องคกรและสภาพแวดลอม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมปฏิบัติการของฝ่ายบริหาร
ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และระบบการติดตาม
ตามแบบประเมินของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่าการควบคุมภายในที่เพียงพอแล้ว นอกจากนี้คณะกรรมการบริษัท
มีความเห็นว่าบริษัทควรมีการปรับปรุงโครงสร้างของฝ่ายตรวจสอบภายในที่มีอยู่แล้วให้มีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น
เพื่อทำหน้าที่ในการให้คำปรึกษา ตรวจสอบและประเมินระบบควบคุมภายใน การควบคุมทางการเงิน
ระบบบริหารความเสี่ยง
และการกำกับดูแลกิจการตลอดจนการรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยบริษัทพิจารณาอนุมัติว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกมาช่วยในการตรวจสอบความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่องโดยประสานงานกับฝ่ายควบคุมภายในของบริษัทที่มีอยู่ทั้งสิ้น
2 คน ทั้งนี้
เพื่อมาทำหน้าที่ในการตรวจสอบภายในเพื่อให้บริษัทมีระบบควบคุมภายในที่ทันสมัยและสามารถรองรับความเสี่ยงต่างๆ
ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หลังจากนั้น บริษัท เอเอ็มซี อินเตอร์เนชั่นแนล คอนซัลติ้ง จำกัด
ได้วางระบบการควบคุมภายในและทำการตรวจสอบเพิ่มเติมในด้านการปฏิบัติงานด้านการจัดซื้อ /
จัดหา และการรับ-จ่ายเงินในประเทศ โดยมีข้อตรวจพบในด้านต่างๆ
ในรายงานที่เสนอต่อบริษัทฉบับลงวันที่ 28 สิงหาคม 2549
และผู้บริหารของบริษัทได้มีความเห็นและการดำเนินการต่อข้อตรวจพบดังกล่าว โดยสรุปดังนี้

1)  บริษัทมีระบบการบริหารงานด้านการจัดซื้อและการรับ-จ่ายเงินในประเทศอยู่ในเกณฑ์ค่อนข้างดี
    โดยกำหนดกฎระเบียบและแนวปฏิบัติไว้ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร
    แต่ยังมีปัญหาและอุปสรรคบางประการ
    อันมีสาเหตุมาจากการควบคุมและกำกับพนักงานให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบและแนวทางปฏิบัติไม่เคร่งครัดเท่าที่ควร
    ดังนั้น
    ทางบริษัทจึงได้จัดประชุมโดยให้ความรู้และความเข้าใจแก่พนักงานในแต่ละส่วนงานทั้งฝ่ายก่อสร้าง
    ฝ่ายบริหาร และฝ่ายวิศวกรและควบคุม
    ให้มีความเข้าใจถึงวัตถุประสงค์และประโยชน์ที่ได้รับจากการตรวจสอบภายใน อย่างไรก็ตาม
    ปัจจุบันบริษัทได้จัดตั้ง Steering committee
    เป็นหน่วยงานตรวจสอบซึ่งทำงานอยู่ภายใต้การควบคุมดูแลของหน่วยงานตรวจสอบภายในเพื่อทำหน้าที่ในกระบวนการติดตามผล
    โดยตัวแทนมาจากหน่วยงานฝ่ายควบคุมปริมาณงาน ธุรการโครงการ และฝ่ายบัญชี

2)  ตรวจพบว่ามีการยืมเงินสดจากผู้รักษาเงินสดย่อยเพื่อจัดซื้อวัสดุหลักในกรณีเร่งด่วนซึ่งตามระเบียบไม่อนุญาตให้เบิกจ่ายจากวงเงินสดย่อย
    นอกจากนั้นมูลค่าที่ซื้อโดยใช้เงินสดย่อยรายการหนึ่ง ๆ เกินกว่าวงเงินที่กำหนด
    ตัวอย่างที่ตรวจพบได้แก่ เลขที่ใบสั่งซื้อ POP190511/0009 ลงวันที่ 8/11/48
    ระบุเป็นรายการค่าตรวจเช็ครถ ลท-5386 จำนวนเงิน 12,898.85 บาท และเลขที่ใบสั่งซื้อ
    POP190511/0013 ลงวันที่ 9/11/48 ระบุเป็นรายการคืนเงินค่าบ้านพักผู้รับเหมา
    จำนวนเงิน 12,000 บาท
    ซึ่งบริษัทแก้ไขปัญหาดังกล่าวโดยจัดให้มีการทำรายงานเรื่องปัญหาการจัดซื้อ-จัดจ้างและเงินสดย่อย
    และจัดตั้ง Steering Committee ให้เป็นหน่วยงานตรวจสอบ
    ส่วนระบบการปฏิบัติงานของธุรการโครงการ จะขึ้นตรงต่อธุรการส่วนกลาง
    ดังนั้นการตั้งเบิกและการเบิกจ่ายเงินจึงต้องทำตามระบบที่ส่วนกลางกำหนดไว้
    นอกเหนือจากนิยามของเงินสดย่อยที่บริษัทตั้งระเบียบและขั้นตอนการปฏิบัติในการเบิกจ่ายไว้แล้ว
    และตามระเบียบปฏิบัติวงเงินสดย่อยยังมีไว้เพื่อใช้สำหรับแก้ปัญหาต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด
    ในงานก่อสร้าง และเป็นงานที่ต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในทันที
    ไม่สามารถรอได้เพราะอาจเกิดความเสียหายตามมาจากการหยุดชะงักของการก่อสร้าง
    สำหรับนโยบายเก็บรักษาเงินสดย่อยในสถานที่ทำงานของ SITE
    ซึ่งปกติมีความเสี่ยงในการสูญหายของเงินสดย่อยมากกว่าส่วนกลาง ดังนั้น
    จึงจัดให้เก็บเงินสดย่อยไว้ในบัญชีธนาคารในชื่อผู้เก็บรักษาเงินสดย่อยซึ่งใช้เป็นบัญชีเฉพาะการรักษาเงินสดย่อยของบริษัทเท่านั้น
    และเบิกใช้ตามความเหมาะสม ในการนี้จะมีการตรวจสอบจากส่วนกลางและฝ่ายบัญชีในทุกๆ
    สัปดาห์

3)  ตรวจพบว่ามีการจัดซื้อของโครงการจำนวนหลายรายการที่โครงการออก MR
    แม้วงเงินจะไม่สูงนัก แต่การขอให้ฝ่ายจัดซื้อออกใบสั่งซื้อ โดยระบุชื่อผู้ขาย ว่า
    “ร้านค้าย่อยเงินสด”
    บริษัทจะแก้ไขปัญหาดังกล่าวโดยเพิ่มกระบวนการสอบทานความเหมาะสมของราคาสินค้าที่เคยจัดซื้อไว้ดังนี้
    เก็บข้อมูล “ร้านค้าย่อยเงินสด” ทั้ง ชื่อ ประเภทสินค้าและราคา
    เพื่อสอบทานว่าราคาสมเหตุผลหรือไม่
    พร้อมทั้งเก็บสถิติความถี่ของการซื้อจากร้านค้าที่ปรากฏชื่อในใบเสร็จรับเงินที่นำมาเบิกเงินภายหลัง
    เพื่อสอบทานว่าซื้อจากร้านใดบ่อยครั้ง ส่อความผิดปกติหรือไม่ ทั้งนี้
    เพื่อเป็นข้อมูลสถิติไปประกอบการพิจารณาบริหารการจัดซื้อให้เหมาะสมยิ่งขึ้นต่อไป

4)  ตรวจพบว่าบริษัทกำหนดระบบควบคุมการใช้และการเก็บรักษาน้ำมันเชื้อเพลิงเป็นลายลักษณ์อักษร
    โดยวิธีที่กำหนดรัดกุมดี แต่ในทางปฏิบัติยังไม่เคร่งครัดเพียงพอ
    บริษัทจะแก้ไขปัญหาดังกล่าวโดย
    กำหนดมาตรการกำกับดูแลให้พนักงานมีการปฎิบัติตามระเบียบและขั้นตอนการเบิกจ่ายน้ำมัน
    การทำสมุดคุมใบเบิกน้ำมัน และมาตรการในการรักษาความปลอดภัยน้ำมันในถัง อย่างไรก็ตาม
    ทางบริษัทได้ดำเนินการจัดวิเคราะห์อัตราความสิ้นเปลืองน้ำมันเชื้อเพลิงคุณลักษณะเฉพาะของเครื่องจักรหลัก
    ๆ โดยคำนวณจากข้อกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของเครื่องจักรเหล่านั้นอยู่แล้ว
    โดยการวิเคราะห์จะทำให้ทราบถึงผลเปรียบเทียบกับการใช้ที่มีการเบิกน้ำมันออกไปจริง

5)  ตรวจพบว่ากระบวนการจัดหาบริษัทซ่อมแซมเครื่องจักรยังไม่เป็นไปตามระเบียบ
    และการควบคุมการเคลื่อนย้ายเครื่องจักรจาก site ไม่รัดกุมเพียงพอ
    ในกรณีที่พบว่าพนักงานมีเจตนาที่ส่อไปในทางไม่สุจริตเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์เครื่องจักรกล
    ควรใช้มาตรการลงโทษตามควรแก่การกระทำผิด
    ซึ่งบริษัทจะแก้ไขปัญหาดังกล่าวโดยเพิ่มระบบควบคุมการเคลื่อนย้ายเครื่องจักรเข้า-ออกจากศูนย์เครื่องจักรหรือสถานที่ติดตั้ง
    สอบทานเอกสารที่ใช้ในการรับ-ส่งมอบเครื่องจักร
    เพิ่มระบบการรักษาความปลอดภัยของเครื่องจักร
    และตั้งบทลงโทษกับพนักงานที่มีเจตนาส่อไปในทางไม่สุจริตเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์เครื่องจักรกล

6)  ตรวจพบว่าการบันทึกเวลาปฏิบัติงานของพนักงาน และ
    การบันทึกเวลาใช้เครื่องจักรควบปรับปรุงให้รัดกุมยิ่งขึ้น บางกรณียังมีการลงเวลาล่วงหน้า
    การสอบทานเวลาก็สอบทางโดยคนของบริษัทผู้รับเหมาช่วงไม่ใช่คนของบริษัทซึ่งส่งผลกระทบกับ
    การจ่ายค่าจ้างและการคิดค่าเช่าเครื่องจักร ซึ่งโดยปกติ ในส่วนที่เป็นพนักงาน
    บริษัทมีนโยบายควบคุมโดยเคร่งครัดและดำเนินการควบคุมดูแลให้พนักงานปฏิบัติตามนโยบาย
    ส่วนพนักงานของ Sub Contractor ทางบริษัทไม่ได้รับผิดชอบ
    ส่วนในเรื่องเวลาการใช้เครื่องจักรบริษัทพยายามที่จะใช้ เครื่องจักรในเวลาปกติ
    แต่ส่วนที่ไม่สามารถทำได้เนื่องจากข้อจำกัดทางหน้างานที่ไม่สามารถดำเนินการในชั่วโมงปกติได้

7)  ตรวจพบว่าบริษัทมีการแบ่งวงเงินย่อยตามขนาดของโครงการ ได้แก่ สำนักงานใหญ่ (สนง.)
    82,000 บาท ,ศูนย์เครื่องจักร 30,000 บาท,โครงการสะพานวงแหวนอุตสาหกรรม (IRR)
    70,000 บาท ,โครงการลาดพร้าว 140,000 บาท,โครงพระราม 3 59,000 บาท
    ,โครงการสรานนท์ 60,000 บาท รวมทั้งหมด 441,000 บาท (ณ วันที่ 28
    กุมภาพันธ์ 2549) ซึ่งวงเงินสดย่อยโดยรวมยังค่อนข้างสูง
    โดยทางบริษัทได้ดำเนินการกำหนดวงเงินสดย่อยของแต่ละโครงการขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละโครงการ
    โดยการตั้งวงเงินสดย่อยได้ผ่านการพิจารณาร่วมกันของทุกๆ ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และมีการจัดตั้ง
    Steering committee เป็นหน่วยงานตรวจสอบ
    ส่วนในระเบียบการเบิกชดเชยเงินสดย่อยให้ดำเนินการภายใน 7 วัน
    ซึ่งเป็นการตรวจสอบจากฝ่ายบัญชีว่ามีการเบิกจ่ายที่ถูกต้องหรือไม่
    นอกจากนี้พนักงานรักษาเงินสดย่อยได้ทำการบันทึกการจ่ายเงินสดย่อยไว้ในระบบและจัดพิมพ์รายการดังกล่าวทุกครั้ง
    เพื่อตั้งเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย

8)  ตรวจพบว่าบริษัทมีการประชุมคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณาสรุปรายงานความก้าวหน้าปัญหาและ
    อุปสรรค์ของทุกโครงการก่อส้างในทุกสัปดาห์
    โดยผู้จัดการโครงการจะรับผิดชอบรายงานและสรุปผลงานโครงการเพื่อเบิกเงินงวดค่ารับเหมาก่อสร้างในแต่ละเดือน
    ทั้งนี้ หากมีการปรับแก้รายละเอียดใดๆให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
    ตามความเห็นชอบของที่ประชุมฯจะจัดทำในระบบสาระสนเทศเท่านั้น
    ผู้รับผิดชอบไม่ได้แนบรายงานการประชุมฯหรือเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานสอบทานความถูกต้องอีกครั้ง
    หากเกิดความผิดพลาดขึ้น อาจส่งผลให้บริษัทได้รับเงินงวดค่าจ้างเหมาในงวดนั้นน้อยกว่าที่ควร
    ซึ่งโดยปกติแล้วบริษัทมีการประชุมคณะผู้บริหารและผู้รับผิดชอบเพื่อพิจารณารายงานความก้าวหน้า
    ปัญหาและอุปสรรค
    รวมทั้งเสนอแนวทางแก้ไขของทุกโครงการก่อสร้างโดยละเอียดในทุกสัปดาห์ตามข้อเท็จจริงที่ทาง
    AMC ได้แจ้งไว้แล้วนั้น
    ทั้งนี้นอกเหนือจากการจัดเก็บรายงานดังกล่าวไว้ในระบบสารสนเทศแล้ว
    บริษัทจะพิจารณาดำเนินการตามคำแนะนำของ AMC ต่อไป

9)  ตรวจพบว่บริษัทมีระบบการควบคุมคุณภาพการตรวจรับงาน ทั้งในด้านเทคนิคและความเรียบร้อย
    อย่างไรก็ตาม
    พบว่าบางครั้งพนักงานโครงการซึ่งทำหน้าที่ตรวจรับงานของผู้รับเหมาช่วงยังไม่ละเอียดนัก
    อาจส่งผลให้ไม่สามารถส่งมอบงานในงวดนั้นได้
    แม้จะไม่กระทบกับการเบิกเงินในงวดสุดท้ายซึ่งต้องครบถ้วนตามสัญญา
    แต่อาจทำให้การขอเบิกเงินจากทางราชการล่าช้าออกไป
    โดยปกติบริษัทมีระบบและขั้นตอนการควบคุมคุณภาพการตรวจรับงาน
    ทั้งในด้านเทคนิคและความเรียบร้อย ซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานสากล (ISO 9001)
    และระเบียบของหน่วยงานราชการ และถือปฏิบัติโดยเคร่งครัด นอกจากนี้จนถึงปัจจุบัน
    บริษัทไม่เคยประสบปัญหาเกี่ยวกับความไม่เรียบร้อยของงานเลย อย่างไรก็ตาม
    บริษัทจะกำชับพนักงานผู้รับผิดชอบในเรื่องดังกล่าวรับทราบอีกครั้งหนึ่ง

จากข้อสรุปข้างต้น ผู้บริหารได้ดำเนินการแก้ไขปัญหาดังกล่าวเป็นส่วนใหญ่แล้ว
และปัญหาบางประการอยู่ระหว่างการพิจารณาหาวิธีการแก้ไขที่เหมาะสมกับสภาพการดำเนินธุรกิจของบริษัท
นอกจากนี้บริษัทได้ทำการจ้าง บริษัท เอเอ็มซี อินเตอร์เนชั่นแนล คอนซัลติ้ง จำกัด
เพื่อช่วยเหลือในเรื่องดังกล่าวและตรวจสอบความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างต่อเนื่อง

ต่อมา บริษัทได้จัดให้มีการประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในอีกครั้งในวันที่ 7
พฤศจิกายน 2549 โดยมีการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 9/2549
ซึ่งมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสารแนบ 3
แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน)
คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นว่าบริษัทมีการควบคุมภายในที่เพียงพอแล้ว

นอกจากนี้ ในปัจจุบัน บริษัทได้กำหนดนโยบายในการทำสัญญาว่าจ้างกับผู้รับเหมา
เพื่อลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นจากผู้รับเหมา (ดูรายละเอียดในส่วนที่ 2 – 3
การประกอบธุรกิจของแต่ละสายผลิตภัณฑ์ หน้า 19)