9. การควบคุมภายใน

บริษัท ไทยวาโก้ จำกัด (มหาชน) ตระหนักถึงความสำคัญของการควบคุมภายใน
โดยคณะกรรมการบริษัทได้มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบ
สอบทานการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ
เพื่อมุ่งเน้นให้ระบบการควบคุมภายในมีความเพียงพอและเหมาะสม ส่งผลให้บริษัทฯ
สามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
รวมถึงการมีระบบบัญชีและรายงานทางการเงินที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้
การป้องกันดูแลรักษาทรัพย์สิน หรือลดความเสียหายที่เกิดจากความผิดพลาดหรือการทุจริต
และได้มีการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับบริษัทฯ

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 4/2554 เมื่อวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2555
คณะกรรมการบริษัทซึ่งรวมกรรมการตรวจสอบทั้ง 3 ท่าน
ได้ทำการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ ประจำปี 2554
โดยใช้แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในและการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารแล้ว
จึงมีความเห็นร่วมกันว่า บริษัทฯ
มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอเหมาะสมกับสภาพการดำเนินงานปัจจุบัน โดยมีสาระสำคัญดังนี้

ด้านองค์กรและสภาพแวดล้อม

บริษัทฯ มีการกำหนดนโยบายและเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้อย่างเป็นรูปธรรม
โดยคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อพนักงาน ลูกค้า คู่ค้า ความรับผิดชอบต่อผู้ถือหุ้น สังคม
และสิ่งแวดล้อม
และได้มีการทบทวนการปฏิบัติตามเป้าหมายที่กำหนดไว้อยู่เป็นประจำเพื่อให้สอดคล้องกับสภาพการณ์ในขณะนั้น

นอกจากนี้บริษัทฯ มีการจัดโครงสร้างองค์กรและจัดทำกฎบัตรคณะกรรมการชุดต่างๆ
อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของกรรมการผู้จัดการ
ที่มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างชัดเจน ทำให้สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยมีการกำหนดนโยบายในการกำกับดูแลกิจการ จริยธรรมธุรกิจ
และจรรยาบรรณพนักงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติของกรรมการบริษัท
ผู้บริหาร และพนักงาน ซึ่งช่วยให้ระบบการควบคุมภายในดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น
อีกทั้งได้มีการวางระเบียบวิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อ
และการบริหารทั่วไปที่รัดกุมไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
เพื่อป้องกันการใช้อำนาจหน้าที่ในการนำทรัพย์สินของบริษัทฯ ไปใช้โดยมิชอบ
หรือเกินกว่าอำนาจที่ได้รับมอบหมายจากบริษัทฯ

ด้านการบริหารความเสี่ยง

บริษัทฯ ได้จัดตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง เพื่อให้การบริหารความเสี่ยงเป็นไปอย่างมีระบบ
และมีประสิทธิภาพ มีการกำหนดแผนงานและขั้นตอนการดำเนินงานที่ชัดเจน
โดยได้มีการกำหนดประเภทของความเสี่ยง ปัจจัยความเสี่ยง
ตลอดจนมีการประเมินถึงโอกาสและผลกระทบที่เกิดขึ้น
เพื่อจัดลำดับความเสี่ยงและจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยง
เพื่อลดหรือขจัดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้
รวมทั้งมีการติดตามผลการจัดการความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง

ทั้งนี้บริษัทฯ ได้มีการประชาสัมพันธ์ให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทราบ
และขอให้ปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้

ด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทฯ มีการกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่
และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร
รวมถึงมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานออกจากกัน
เพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน

ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
บริษัทฯ ได้ปฏิบัติตามขั้นตอนและกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
ซึ่งได้กระทำโดยผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้นๆ และคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทฯ
เป็นสำคัญ ตลอดจนมีมาตรการที่จะติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทฯ
เป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ในกรณีที่มีการอนุมัติธุรกรรมในลักษณะที่มีผลผูกพันกับบริษัทฯ ในระยะยาว บริษัทฯ
ได้มีการติดตามให้มีการปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้
พร้อมทั้งมีการทบทวนความเหมาะสมของสัญญาเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์
รวมถึงมีการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยอย่างสม่ำเสมอ

ด้านระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทฯ จัดให้มีการสื่อสารทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
มีการใช้นโยบายตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของบริษัทฯ
โดยนำระบบ Software SAP มาใช้ และได้มีการ Upgrade Version เป็น SAP ECC 6.0
ซึ่งเป็น Version ล่าสุดในปัจจุบัน ทำให้มีประสิทธิภาพในการวางแผนการใช้ทรัพยากร
และการบริหารงาน อีกทั้งยังมีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่างๆ
ไว้อย่างครบถ้วนเป็นหมวดหมู่ในสถานที่ที่ปลอดภัยตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
ซึ่งสามารถตรวจสอบความถูกต้องย้อนหลังได้
พร้อมทั้งมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ โดยบริษัทฯ
ได้ว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอกเข้าตรวจสอบ
และประเมินความเสี่ยงการป้องกันและการรักษาความปลอดภัยโครงสร้างระบบสารสนเทศ
โดยได้ดำเนินการอย่างต่อเนื่องทุกปี

ในการเสนอเรื่องให้คณะกรรมการบริษัทพิจารณา บริษัทฯ
มีข้อมูลและเอกสารประกอบการตัดสินใจอย่างเพียงพอ และได้จัดส่งให้พิจารณาเป็นการล่วงหน้า
พร้อมทั้งมีการบันทึกรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทที่มีสาระสำคัญครบถ้วน

ด้านระบบการติดตาม

บริษัทฯ
มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย
หากมีความแตกต่างจะพิจารณาทบทวนและปรับการดำเนินธุรกิจให้สอดคล้องกับสถานการณ์
ในการนี้สำนักงานตรวจสอบภายในรับผิดชอบในการตรวจสอบ วิเคราะห์
และประเมินผลการควบคุมภายในของระบบงานต่างๆ
และตรวจติดตามผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง
และรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งมีการประชุมร่วมกันเป็นประจำทุกเดือน
หากตรวจพบข้อบกพร่องที่มีสาระสำคัญ
คณะกรรมการตรวจสอบจะรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อเสนอให้ดำเนินการปรับปรุงแก้ไข
และให้มีการตรวจติดตามความคืบหน้าในการปรับปรุงข้อบกพร่องอย่างสม่ำเสมอ

จากการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ ในด้านต่างๆ ข้างต้น
คณะกรรมการบริษัทไม่พบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน
และเห็นว่าบริษัทฯ มีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสมเพียงพอ อย่างไรก็ตาม
คณะกรรมการบริษัทตระหนักว่า ระบบการควบคุมภายในใดๆ ก็ตาม
ไม่อาจรับประกันต่อความเสียหายอันเกิดจากความผิดพลาดได้ทั้งหมด
แต่สามารถป้องกันหรือให้ความเชื่อมั่นในระดับที่สมเหตุสมผล