9. การควบคุมภายใน

ปตท.สผ. ได้ตระหนักถึงความสำคัญในการบริหารความเสี่ยงและระบบการควบคุมภายใน
ที่พอเพียงและเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจ เพื่อให้บริษัท สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิผล
สามารถลดหรือป้องกันความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น
ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสียหายและมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท
ตลอดจนตระหนักถึงการปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

ปตท.สผ.ได้มีการออกแบบ จัดทำ ประเมินผลและปรับปรุงระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบทำหน้าที่ในการสอบทานผลการประเมินการควบคุมภายในซึ่งพิจารณาองค์ประกอบของการควบคุมภายในทั้ง
5 ด้าน ตามแนวทางของ COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission) สามารถสรุปสาระสำคัญได้ดังนี้

1)  สภาพแวดล้อมการควบคุม (Control Environment)

    -   มีการจัดโครงสร้างองค์กรและสายการบังคับบัญชาอย่างชัดเจน เหมาะสม
        และสอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจของบริษัทในปัจจุบันและอนาคต

    -   มีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายการดำเนินงานขององค์กรอย่างชัดเจน และ
        มีการกำหนดตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน (KPIs) ทั้งในระดับองค์กร หน่วยงาน
        และพนักงาน

    -   การกำกับดูแลกิจการที่ดีและจริยธรรมทางธุรกิจ (Corporate Governance&
        Business Ethics หรือ CG&BE) มีรายละเอียดดังนี้

        -   มีการจัดทำนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษร
            และมีการทบทวนเพื่อพิจารณาปรับปรุงเป็นประจำทุกปี
            รวมทั้งมีการประเมินผลการปฏิบัติตามนโยบายดังกล่าวด้วย

        -   มีคณะกรรมการบรรษัทภิบาล เพื่อทำหน้าที่กำหนดนโยบายและติดตามการดำเนินงาน
            ด้านการกำกับดูแลกิจการที่ดีและจริยธรรมทางธุรกิจของบริษัท

        -   บริษัทมีนโยบายการรับเรื่องร้องเรียน
            และให้ความคุ้มครองผู้ร้องเรียนเป็นลายลักษณ์อักษร
            เพื่อสนับสนุนให้พนักงานและบุคคลภายนอกรายงานหรือให้ข้อมูลเกี่ยวกับการกระทำผิดกฎหมาย
            CG& BE หรือกฎเกณฑ์ต่างๆ

        -   มีการอบรมเกี่ยวกับการกำกับดูแลกิจการที่ดีและจริยธรรมทางธุรกิจของ ปตท.สผ.
            แก่ ผู้บริหารและพนักงานใหม่ทุกคน
            นอกจากนี้ยังมีการสื่อสารและให้ความรู้เกี่ยวกับการกำกับดูแลกิจการที่ดีและจริยธรรมทางธุรกิจของ
            ปตท.สผ. อย่างต่อเนื่อง เช่น CG Visit, BE E-Learning, เป็นต้น  

    -   บริษัทได้ให้ความสำคัญกับการพัฒนาอย่างยั่งยืน โดยมีการจัดทำ Sustainable
        Development Guideline
        เพื่อกำหนดเป้าหมายและแนวทางการพัฒนาอย่างยั่งยืนที่ชัดเจน
        โดยมุ่งเน้นการดำเนินงานขององค์กรต้องให้ความสำคัญใน 3 ด้านพร้อมกัน ได้แก่ ธุรกิจ
        สังคมและสิ่งแวดล้อม

2)  การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)

-   มีคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงทำหน้าที่กำหนดนโยบาย
    และกรอบการดำเนินงานบริหารความเสี่ยงของบริษัท
    รวมทั้งกำกับดูแลให้การบริหารความเสี่ยงประสบความสำเร็จในระดับองค์กร
    ตลอดจนระดับโครงการ และรายงานให้คณะกรรมการบริษัททราบทุกครั้ง โดยในปี 2555
    มีการประชุมทั้งหมด 11 ครั้ง

-   มีคณะกรรมการพิจารณาความเสี่ยงด้านปฏิบัติการ (Operation Risk Committee)
    เพื่อให้การบริหารจัดการด้านเทคนิค และสนับสนุนการปฏิบัติการโครงการต่างๆ
    เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยในปี 2555 มีการประชุมทั้งหมด 5 ครั้ง

-   มีการทำแผนประจำปีและแผนระยะยาวโดยได้คำนึงถึงความเสี่ยงทั้งปัจจัยภายนอก ได้แก่
    ราคาน้ำมัน อัตราแลกเปลี่ยน และปัจจัยภายใน ได้แก่ ความเสี่ยงในการสำรวจ
    ความเสี่ยงของการลงทุนใหม่ๆ ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย เป็นต้น

-   มีระบบ KRI (Key Risk Indicator)
    เพื่อใช้เป็นสัญญาณเตือนล่วงหน้าสำหรับปัจจัยเสี่ยงในระดับองค์กร
    ที่จะทำให้องค์กรไม่บรรลุวัตถุประสงค์ และเพื่อให้หน่วยงานต่างๆ
    ดำเนินการบริหารความเสี่ยงตามแผนที่วางไว้ล่วงหน้าอย่างทันท่วงที

-   มีนโยบายการบริหารความเสี่ยง (Risk Management Policy)
    โดยให้นำการบริหารความเสี่ยงไปปฏิบัติอย่างจริงจัง
    เพื่อให้มั่นใจในการบรรลุซึ่งวัตถุประสงค์เชิงธุรกิจของบริษัท
    ให้เกิดความปลอดภัยของบุคลากรในการปฏิบัติงาน
    และให้เกิดความเชื่อมั่นในการรักษาสภาพแวดล้อมและชุมชนในทุกพื้นที่ที่บริษัทเข้าปฏิบัติงาน
    โดยผู้บริหาร พนักงานทุกท่าน รวมถึงผู้รับเหมาของบริษัทฯ จะต้องยึดถือปฏิบัติ
    เพื่อความสำเร็จและความยั่งยืนของบริษัท

3) กิจกรรมการควบคุม (Control Activities)

-   จัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน คู่มือการมอบอำนาจอนุมัติ
    และปรับปรุงให้มีความเหมาะสมกับการดำเนินงานอยู่เสมอ

-   ปรับปรุงกระบวนการทำงานเพื่อเพิ่มความชัดเจนและเป็นมาตรฐานของการดำเนินธุรกิจสำรวจและผลิตปิโตรเลียม
    รวมทั้งมีการตั้งคณะกรรมการกลั่นกรอง (Value Assurance Check)
    ก่อนที่จะตัดสินใจอนุมัติ (Approver) ในแต่ละขั้นตอนอย่างเป็นระบบ

-   พัฒนากรอบการบริหารจัดการและการกำกับดูแลของหน่วยงานกลางกับโครงการ
    ต่างๆ ของปตท.สผ. (Corporate Governance Framework) เพื่อความชัดเจน
    ในบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบในการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานกลาง
    กับโครงการต่างๆ

-   มีฝ่ายกำกับกิจการ (Compliance)
    ซึ่งมีภารกิจในการกำกับดูแลเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับคณะกรรมการ ผู้บริหาร
    และพนักงานกลุ่ม ปตท.สผ. ว่ากลุ่ม ปตท.สผ.
    มีการดำเนินงานตามกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วนด้วยความเรียบร้อย
    เพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
    โดยกำหนดมาตรการหรือกระบวนการในการกำกับการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ เช่น
    การรวบรวมและจัดทำฐานข้อมูลด้านการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ของหน่วยงานต่างๆ
    การพัฒนาระบบการจัดการด้านการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์
    และการแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดเวลาที่ต้องดำเนินการ
    การจัดอบรมและให้คำปรึกษาในเรื่องการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์
    รวมถึงการสอบทานและรายงานผลการปฏิบัติงานในเรื่องดังกล่าว

  4) สารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication)

-   จัดให้มีระบบและช่องทางการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร

-   มีการแบ่งแยกงานและกำหนดผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในระบบงานต่างๆ อย่างชัดเจน

-   มีการกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับในทุกหน่วยงาน เพื่ออนุญาตให้
    ผู้ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น ที่มีสิทธิเข้าถึงแฟ้มข้อมูลได้

-   พัฒนาระบบสารสนเทศ โดยการจัดหา Software SAP
    มาใช้ในการวางแผนและการจัดการทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource
    Planning) เพื่อเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ของบริษัทให้เป็นระบบเดียว
    ทำให้การวิเคราะห์ประเมินผลและวางแผนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่
    งานด้านบัญชีการเงิน จัดหา ทรัพยากรบุคคล พัสดุคงคลัง และด้านบำรุงรักษา เป็นต้น

5) การติดตามและประเมินผล

-   ปตท.สผ. มีการติดตามและประเมินผลการดำเนินงานอย่างชัดเจน โดยเปรียบเทียบกับตัวชี้วัด
    (KPI) ซึ่งจะรายงานผลฯต่อฝ่ายจัดการ และคณะกรรมการบริษัท
    ทุกเดือน

-   มีการประเมินการควบคุมภายในในภาพรวมขององค์กรตามแนวทางของตลาดหลักทรัพย์และประเมินการควบคุมภายในในระดับกิจกรรมของหน่วยงานต่างๆ
    ตามระเบียบของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินเป็นประจำทุกปี

-   คณะกรรมการตรวจสอบ และฝ่ายตรวจสอบ สอบทานกระบวนการดำเนินงานต่างๆ ขององค์กร
    และติดตามแผนการปรับปรุงด้านการกำกับดูแล การควบคุมภายในจาก
    ผลการประเมินตนเองของหน่วยงานและโครงการต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าระบบการกำกับดูแล
    การควบคุมภายในมีความพอเพียงและมีประสิทธิผล

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 2/2556/361 วันที่ 28กุมภาพันธ์ 2556
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย คณะกรรมการบริษัท
ได้ให้ความเห็นชอบตามที่คณะกรรมการตรวจสอบสรุปความเห็นในเรื่องความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
กล่าวคือ
ปตท.สผ.และบริษัทย่อยได้มีการออกแบบและปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในอย่างเพียงพอ
เพื่อลดความเสี่ยงที่สำคัญ ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อผลการดำเนินงานของบริษัท
และเมื่อพบจุดบกพร่องของระบบ ก็ได้มีการจัดทำ ปรับปรุง
แก้ไขระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
เพื่อให้มีความเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจของบริษัทในปัจจุบันและอนาคต
และสอดคล้องกับกฎหมายและกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ การตรวจสอบงบการเงินของ ปตท.สผ. และบริษัทย่อย ประจำปี 2555
โดยสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินซึ่งเป็นผู้สอบบัญชีของบริษัท
ได้สอบทานและประเมินประสิทธิผลระบบการควบคุมภายในของ ปตท.สผ.
โดยสอบทานและประเมินประสิทธิผลตามแนวทางที่กำหนดขึ้นตามมาตรฐานการสอบบัญชี
และตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.
2544 แล้วพบว่า ระบบการควบคุมภายในได้ถูกออกแบบ
นำไปปฏิบัติและรักษาไว้เพื่อรองรับความเสี่ยงทางธุรกิจ
และเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในที่ดี