10. การควบคุมภายใน

ระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ จะถูกประเมินโดยหน่วยงานตรวจสอบภายใน (Internal
Audit) และมีการตรวจสอบระบบการปฏิบัติงานในฝ่ายต่างๆ ของบริษัทฯ
ตามแผนการตรวจสอบประจำปีที่ได้รับอนุมัติจากฝ่ายบริหาร และคณะกรรมการตรวจสอบ (Audit
Committee) รวมทั้ง บริษัทฯ มีการจัดตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ (Audit Committee)
เพื่อควบคุมและสอบทานระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ และว่าจ้างผู้สอบบัญชีภายนอก คือ บริษัท
สำนักงาน เอินส์ท แอนด์ ยัง จำกัด

การปฏิบัติงานของหน่วยงานตรวจสอบภายในนั้น
ในขั้นตอนแรกจะเป็นการวางแผนการตรวจสอบประจำปี (Yearly Audit Plan)
โดยมีการเปิดโครงการตรวจสอบ ซึ่งจะแจ้งให้แก่ฝ่ายที่เกี่ยวข้องรับทราบ
จากนั้นจะทำการสำรวจเบื้องต้น (Preliminary Survey) กำหนดแผนงานตรวจสอบ (Audit
Program) และดำเนินการตรวจสอบ ตามลำดับ
และเมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้นลงจะรายงานผลให้แก่ฝ่ายบริหาร และคณะกรรมการตรวจสอบ
(Audit Committee) รับทราบ หลังจากนั้น
จะมีการติดตามผลการตรวจสอบและจัดเก็บเอกสารที่สำคัญไว้เพื่อเป็นหลักฐาน ทั้งนี้
งานตรวจสอบภายในจะมีการตรวจสอบระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ อย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งปี
โดยจะหมุนเวียนตรวจสอบในแต่ละฝ่ายตามแผนการตรวจสอบประจำปี

(โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมในหัวข้อที่ 9.4 การกำกับดูแลกิจการ ข้อ 13
ระบบการควบคุมและการตรวจสอบภายใน)

ความเห็นของคณะกรรมการบริษัทฯ
เกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบควบคุมภายในของบริษัทฯ และบริษัทย่อย

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2546
โดยมีกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย คณะกรรมการบริษัทฯ
ได้พิจารณาแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน และเห็นว่าบริษัทฯ
มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสม ดังนี้

1.  ด้านองค์กรและสภาพแวดล้อม

  คณะกรรมการบริษัทฯ ได้ดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและวัดผลได้
  โดยมีการนำระบบ KPI (Key Performance Index)
  มาใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการวัดผลการดำเนินงาน บริษัทฯ
  มีการจัดโครงสร้างองค์กรโดยแบ่งแยกตามหน้าที่
  มีการกำหนดนโยบายเกี่ยวกับการกำกับดูแลกิจการ ข้อพึงปฏิบัติทางจริยธรรม
  และห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทฯ
  มีการจัดทำระเบียบวิธีปฏิบัติงานในธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งมีการกำหนดแผนการปฏิบัติงาน
  โดยคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อคู่ค้า เพื่อประโยชน์ของบริษัทฯ ในระยะยาว

2.  ด้านการบริหารความเสี่ยง

  บริษัทฯ มีการประเมินปัจจัยความเสี่ยงและวิเคราะห์ถึงเหตุการณ์ที่ทำให้เกิดปัจจัยความเสี่ยง
  รวมทั้งมีมาตรการในการติดตามเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
  และลดความเสี่ยงเหล่านั้น ทั้งนี้ ได้มีการจัดตั้งคณะกรรมการจัดการความเสี่ยง (Risk
  Management Committee) เพื่อรับผิดชอบเกี่ยวกับการประเมินและบริหารความเสี่ยง

3.  ด้านการควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

  บริษัทฯ มีการจัดทำคู่มืออำนาจการอนุมัติสั่งการ (Manual of Authorities)
  และมีการแบ่งแยกหน้าที่ ความรับผิดชอบ เกี่ยวกับหน้าที่อนุมัติ
  หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน
  ออกจากกันอย่างเด็ดขาด ทั้งนี้
  มีการกำหนดขั้นตอนและวิธีการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่อย่างชัดเจน
  รวมทั้งมีมาตรการในการติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทฯ เป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

4.  ด้านระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  บริษัทฯ มีการพัฒนาระบบงาน Integrated Application Software
  เพื่อเชื่อมโยงระบบงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าด้วยกัน
  มีระบบการสื่อสารภายในที่เป็นการสื่อสารสองทางระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน
  และระบบการสื่อสารภายนอก ได้แก่
  การจัดตั้งแผนกลงทุนสัมพันธ์เพื่อทำหน้าที่เป็นช่องทางในการสื่อสารระหว่างบริษัทฯ
  กับหน่วยงานภายนอก มีการจัดทำเอกสารประกอบการประชุม ซึ่งระบุข้อมูลที่สำคัญต่างๆ
  ให้คณะกรรมการบริษัทฯ ใช้ประกอบการตัดสินใจ และมีการจัดทำรายงานการประชุม รวมทั้ง
  มีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีแยกไว้เป็นหมวดหมู่

5.  ด้านระบบการติดตาม

  คณะกรรมการบริษัทฯ มีการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารกับเป้าหมายที่กำหนดไว้
  รวมทั้งจัดให้มีระบบการตรวจสอบภายใน
  เพื่อเป็นกลไกสำคัญที่มีความเป็นอิสระในการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายใน

สำหรับ บริษัท บริการน้ำมันอากาศยาน จำกัด ซึ่งถือเป็นบริษัทย่อย พบว่า
มีการจัดทำโครงสร้างองค์กร คู่มือนโยบายและระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯ ไว้อย่างชัดเจน
เพื่อให้ผู้บริหารสามารถติดตามดูแลการดำเนินงาน

นอกจากนี้ ผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ และบริษัทย่อย คือ บริษัท สำนักงานเอินส์ท แอนด์ ยัง จำกัด
ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบงบการเงินประจำปี 2545
ผู้สอบบัญชีใช้วิธีสอบทานระบบการควบคุมภายในด้านบัญชี
และพบสาระสำคัญในเรื่องการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้รายตัว ณ วันที่ 30 กันยายน 2545
ไม่ทันต่อเหตุการณ์ และไม่มีการจัดทำรายงานสรุปการออกใบรับการส่งน้ำมัน (Delivery
Receipt) โดยเรียงลำดับเลขที่ของเอกสารดังกล่าวในแต่ละวัน ซึ่งขณะนี้บริษัทฯ
อยู่ระหว่างดำเนินการแก้ไข

(แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในที่จัดทำโดยคณะกรรมการบริษัทฯ
และได้รับมติจากที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ ในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2546
สามารถดูได้ในเอกสารแนบ 3)