การจัดการเรื่องการควบคุมภายใน

คณะกรรมการบริษัทฯ ได้จัดประชุมครั้งที่ 3/2548 เมื่อวันที่ 14 กรกฎาคม พ.ศ. 2548
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย
เพื่อให้ความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายใน
โดยให้งานตรวจสอบภายในสอบทานการควบคุมภายในตามองค์ประกอบการควบคุมภายใน
ที่ตลาดหลักทรัพย์ แห่งประเทศไทยกำหนด
ซึ่งคณะกรรมการตรวจสอบได้ชี้แจงและรายงานการตรวจสอบภายใน ให้คณะกรรมการบริษัทฯ
รับทราบ

อนึ่ง คณะกรรมการตรวจสอบได้พิจารณาและสอบทานรายงานผลการตรวจสอบ พร้อมทั้งข้อเสนอแนะ
การตรวจสอบภายใน ซึ่งมุ่งเน้นการตรวจสอบเชิงปฏิบัติการให้พัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพต่อเนื่อง
มีประสิทธิผล
รวมทั้งให้มีการติดตามและดำเนินการแก้ไขผลการตรวจสอบในประเด็นที่เป็นสาระสำคัญ
โดยเฉพาะประเด็นสำคัญของปัจจัยความเสี่ยงที่อาจมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน
รายการที่เกี่ยวโยงกันซึ่งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
เป็นรายการจริงทางการค้าอันเป็นธุรกิจปกติทั่วไปอย่างสมเหตุสมผลและเป็นผลประโยชน์สูงสุดตามนโยบายบริษัทฯ
การดูแลทรัพย์สินมีระบบป้องกันที่ดีไม่พบรายการทุจริตหรือการนำทรัพย์สินของบริษัทฯ ไปใช้โดยมิชอบ
ผลการสอบทานเป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
สอดคล้องกับข้อกำหนดกฎหมายของภาครัฐและนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี

คณะกรรมการบริษัทฯ มีความเห็นต่อระบบการควบคุมภายใน
เช่นเดียวกับคณะกรรมการตรวจสอบสรุปสาระสำคัญดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

  บริษัทฯ ได้มีการส่งเสริม สนับสนุนให้เกิดสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี ดังนี้

-   กำหนดนโยบาย เป้าหมาย และทิศทางการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ ที่ชัดเจน และวัดผลได้
    ตลอดจนกำกับดูแลกิจการให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้
    เพื่อสร้างความเชื่อมั่นแก่ผู้ถือหุ้นว่าผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นได้รับการดูแลอย่างดี

-   จัดทำนโยบายการกำกับดูแลกิจการ ข้อพึงปฏิบัติเกี่ยวกับจริยธรรมทางธุรกิจ
    และจรรยาบรรณพนักงาน ให้มีความชัดเจน โปร่งใส
    การกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อพนักงาน ลูกค้า
    คู่แข่งทางการค้า รวมถึงความรับผิดชอบต่อผู้ถือหุ้น สังคมส่วนรวมและสิ่งแวดล้อม

-   ปรับปรุงผังโครงสร้างองค์กรเพื่อให้การปฏิบัติงานมีความคล่องตัวเหมาะสม
    และสอดคล้องกับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง โดยจัดสายการบริหารเป็นหน่วยธุรกิจ
    และมีหน่วยธุรกิจสำนักงานกลางทำหน้าที่ถ่วงดุล และตรวจสอบระหว่างกันอย่างเหมาะสม
    (Check and Balance)

-   จัดให้มีคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และคู่มือการปฏิบัติงาน (Procedure)
    ของพนักงานไว้อย่างชัดเจน เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงาน
    และป้องกันไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน หรือละเว้นการปฏิบัติงานอย่างหนึ่งอย่างใด พร้อมด้วยกฎ
    ระเบียบ คำสั่ง และข้อบังคับ ที่ผู้เกี่ยวข้องต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด

-   จัดให้มีงานตรวจสอบซึ่งมีอิสระในการตรวจสอบ และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
    ทำหน้าที่ตรวจสอบการปฏิบัติงานของทุกหน่วยธุรกิจให้เป็นไปตามระเบียบ
    สามารถวัดผลได้บรรลุวัตถุประสงค์ตามนโยบาย
    สร้างคุณค่าและผลประโยชน์ระยาวแก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับบริษัทฯ

2.  การบริหารความเสี่ยง

  บริษัทฯ มีการแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง (Risk Management Committee)
  และกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
  เพื่อให้ระบบการบริหารความเสี่ยงเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล
  ทั้งนี้บริษัทฯได้กำหนดวัตถุประสงค์ของบริษัทฯทั้งระยะสั้นและระยะยาว
  แล้วให้แต่ละหน่วยธุรกิจกำหนดเป้าหมาย แผนที่กลยุทธ์ งบประมาณ
  ทรัพยากรให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของบริษัทฯ และจัดให้มีการสื่อสารไปยังพนักงานทุกระดับ
  เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล

3.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

    -   คณะกรรมการบริษัทฯ ได้แต่งตั้งคณะกรรมการย่อย 3 คณะ
        ประกอบด้วยคณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง
        คณะกรรมการบรรษัทภิบาล สรรหาและพิจารณาค่าตอบแทน ซึ่งคณะกรรมการทั้ง 3 คณะ
        ได้ปฏิบัติงานภายใต้ขอบเขต
        หน้าที่และความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายอย่างเคร่งครัดและเหมาะสม

    -   บริษัทฯ มีนโยบาย แผนงาน และงบประมาณ
        เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมความเสี่ยง และให้ได้รับการตอบสนอง
        และปฏิบัติอย่างถูกต้อง

    -   ในด้านบริหาร บริษัทฯ ได้กำหนดขอบเขต อำนาจหน้าที่
        ตลอดจนความรับผิดชอบของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานแต่ละระดับ
        ปรับปรุงตารางอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับให้เหมาะสม

    -   มีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร

    -   ติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยและบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ

    -   คณะกรรมการตรวจสอบได้พิจารณาทบทวนและอนุมัติแผนการตรวจสอบประจำปี
        ช่วยให้แผนการตรวจสอบครอบคลุมทุกกระบวนการปฏิบัติงานที่มีความเสี่ยงสูง
        ซึ่งทำให้บริษัทฯ มั่นใจว่าหน่วยงานต่าง ๆ
        มีการควบคุมภายในในการปฏิบัติงานที่เพียงพอที่จะบรรเทาความเสี่ยงในการดำเนินงานทุกด้าน
        ทั้งด้านการเงิน การปฏิบัติงาน การปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ
        กฎเกณฑ์ต่าง ๆ
        รวมถึงได้พิจารณาประเด็นสำคัญและปัญหาที่ตรวจพบจาการตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบภายในและผู้ตรวจสอบภายนอก
        ผลจากการตรวจสอบและติดตามอย่างใกล้ชิด
        ได้รายงานฝ่ายบริหารและผู้บริหารของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบและพิจารณาปรับปรุงแก้ไขการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิผลยิ่งขึ้น

4.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

    -   บริษัทฯ ได้จัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ สำหรับคณะกรรมการบริษัทฯ คือ
        การบันทึกและสรุปความเห็นของที่ประชุมไว้ในรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ
        ทุกครั้ง

    -   บริษัทฯ จัดให้มีข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นต่อการดำเนินงาน และทันต่อสถานการณ์
        และให้มีการสื่อสารระหว่างผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติงาน หรือระหว่างหน่วยงาน
        หน่วยธุรกิจด้วยกัน เพื่อความเข้าใจ และความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน
        โดยผ่านช่องทาง Electronic Mail ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

    -   มีระบบการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีไว้ตามที่กฎหมายกำหนด
        ระบบการสำรองข้อมูล

    -   มีการประชุมระหว่างคณะกรรมการตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตและฝ่ายจัดการที่เกี่ยว
        ข้อง เพื่อทบทวนนโยบายบัญชีตามหลักการที่รับรองทั่วไป รวมทั้งพิจารณาสาระสำคัญต่างๆ
        ตามรายงานของผู้สอบบัญชีรับอนุญาต

    -   ในด้านการปรับปรุงและพัฒนาระบบข้อมูลสารสนเทศนั้น ได้นำระบบ Enterprise
        Resource Planning (MOVEX) มาใช้ในการปฏิบัติงาน
        เพื่อนำไปสู่แนวทางการปฏิบัติที่ดี (Best Practice)

5.  ระบบการติดตาม

    -   บริษัทฯ มีการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ ในปี พ.ศ. 2548 รวม 5 ครั้ง
        และมีการประชุมผู้บริหารอย่างสม่ำเสมอทุกเดือน
        เพื่อพิจารณาและติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารให้เป็นไปตามเป้าหมาย
        ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ หรือประชุมฝ่าย/ผู้บริหาร
        หากผลการดำเนินการแตกต่างจากเป้าหมาย
        จะมีมติให้ฝ่ายบริหารรับไปดำเนินการแก้ไขและรายงานคณะกรรมการบริหารฯ

การประชุมของคณะกรรมการตรวจสอบ มีการประชุมรวม 6 ครั้ง
เพื่อพิจารณาและติดตามผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ มีการปฏิบัติตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
ระบบการควบคุมภายในเป็นไปอย่างต่อเนื่องและมีการปรับปรุงแก้ไขทันท่วงที
สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
ซึ่งได้รายงานผลการสอบทานงบการเงินต่อคณะกรรมการบริษัทฯ ทุกไตรมาสเพื่อทราบทุกครั้ง