9 การควบคุมภายใน

ระบบการควบคุมภายในของบริษัทเป็นกระบวนการที่กำกับดูแลโดยคณะกรรมการบริษัท ฝ่ายบริหาร
และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทได้บรรลุวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้

-   การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

-   การป้องกันทรัพย์สินของบริษัท

-   การรับรองความน่าเชื่อถือของรายงานทางการเงิน และ

-   การปฏิบัติตามนโยบายการกำกับดูแลกิจการของบริษัท กฎหมาย และกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

คณะกรรมการบริษัทได้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อทำหน้าที่ดูแลและรับผิดชอบการจัดทำรายงานทางการเงินและขั้นตอนการควบคุมภายในเพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการควบคุมภายในมีประสิทธิผล
ทั้งนี้ ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 1/2556 ซึ่งจัดขึ้นเมื่อวันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2556
คณะกรรมการบริษัทรับทราบความเห็นของคณะกรรมการตรวจสอบเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
โดยคณะกรรมการตรวจสอบเห็นด้วยกับความเห็นของผู้สอบบัญชีว่า
ระบบการควบคุมภายในของบริษัทมีความเพียงพอและเหมาะสมต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท
และสามารถป้องกันทรัพย์สินของบริษัทจากการนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจของฝ่ายบริหาร
ทั้งนี้ ผู้สอบบัญชีไม่พบข้อบกพร่องที่สำคัญของระบบการควบคุมภายใน รวมทั้งการกระทำที่มิชอบ
ที่อาจส่งผลกระทบในทางลบอย่างมีนัยสำคัญต่อการจัดทำรายงานทางการเงินของบริษัทและบริษัทย่อย

ระบบการควบคุมภายในของบริษัทประกอบไปด้วย 5 ส่วน โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

(1) สภาพแวดล้อมภายในองค์กร

บริษัทมีการจัดโครงสร้างองค์กรที่เอื้ออำนวยต่อการบริหารงานของฝ่ายบริหารและการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
และมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและเหมาะสม
โดยคำนึงถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมายที่กำหนด
และจัดให้มีการสื่อสารเป้าหมายดังกล่าวไปยังพนักงานอย่างน้อยปีละครั้ง
เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน

ฝ่ายบริหารและพนักงานของบริษัทได้รับมอบอำนาจและความรับผิดชอบที่เหมาะสมผ่าน Corporate
Authority Index ที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัท

บริษัทมีหลักในการปฏิบัติ “จริยธรรมองค์กร – ดีแทคธรรมาภิบาล” (Codes of Conduct)
ซึ่งครอบคลุมข้อกำหนดห้ามฝ่ายบริหารและพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัท
แนวทางการปฏิบัติต่อผู้มีส่วนได้เสีย
ต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงการปฏิบัติต่อพนักงาน ลูกค้า คู่ค้า คู่แข่ง
และหน่วยงานราชการ สิ่งแวดล้อม ทรัพย์สิน การควบคุมภายใน บัญชี
การรายงานและการเปิดเผยข้อมูล และการดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลและการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล
โดยพนักงานสามารถปรึกษาหรือแจ้งเหตุการฝ่าฝืนหลักในการปฏิบัติต่อหัวหน้าผู้แทนพนักงาน
(Compliance Manager) โดยตรง ทั้งนี้
การกำหนดนโยบายและจัดให้มีหลักในการปฏิบัติดังกล่าวอยู่บนพื้นฐานที่คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อผู้มีส่วนได้เสีย
และเพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว

บริษัทได้จัดตั้งหน่วยงานควบคุมภายใน (Internal Control Unit)
เพื่อกำกับดูแลและส่งเสริมการควบคุมภายในในการจัดทำรายงานทางการเงิน (Internal
Control over Financial Reporting หรือ ICFR) และหน่วยงานควบคุมกฎระเบียบ
(Compliance Unit) เพื่อพัฒนาและปรับใช้นโยบายและขั้นตอนการกำกับดูแลกิจการของบริษัท
โดยหน่วยงานควบคุมภายในทำหน้าที่กำกับดูแลและรายงานสถานะของการควบคุมภายในในการจัดทำรายงานทางการเงินต่อฝ่ายบริหาร
คณะกรรมการตรวจสอบ และคณะกรรมการบริษัทอย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้
เพื่อให้รายงานทางการเงินของบริษัทมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ นอกจากนี้
บริษัทได้จัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายในและแต่งตั้งนางสาวฐิติมา ศรีจันทราพันธุ์
เป็นผู้อำนวยการฝ่ายตรวจสอบภายใน
เพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบขั้นตอนการควบคุมภายในของบริษัทในการดำเนินธุรกิจ

นอกจากนี้ บริษัทได้จัดให้มีหน่วยงานเพื่อดูแลรับผิดชอบด้านอาชีวอนามัย ความปลอดภัย
การรักษาความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม (Health, Safety, Security & Environment
หรือ HSSE Unit) โดยได้ยึดแนวทางตามมาตรฐาน OHSA 18001 และ ISO 14001
เป็นกรอบในการปฏิบัติงาน ทั้งนี้
บริษัทคำนึงถึงความรับผิดชอบของบริษัทต่อส่วนรวมในการรักษาสิ่งแวดล้อม
โดยเฉพาะการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์
โดยบริษัทได้จัดทำแผนงานลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์และมีการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง

(2) การบริหารความเสี่ยง

บริษัทได้จัดตั้งคณะกรรมการบริหารจัดการความเสี่ยงในระดับบริหาร
ซึ่งประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูง เพื่อพิจารณา สอบทาน กำกับดูแล และจัดการความเสี่ยงของบริษัท
บริษัทเชื่อว่าคุณภาพและประสิทธิภาพของการบริหารความเสี่ยงที่ดีสำคัญอย่างยิ่งต่อความสามารถในการรักษาเสถียรภาพการเติบโตและการสร้างผลกำไรของธุรกิจ
ด้วยเหตุนี้
บริษัทจึงได้เสริมสร้างและพัฒนาความแข็งแกร่งในความสามารถด้านการบริการความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง
การบูรณาการการบริหารความเสี่ยงอย่างเป็นระบบเพื่อให้เข้ากับธุรกิจและกระบวนการในการวางกลยุทธ์ของบริษัท
เพื่อผลตอบแทนที่สามารถแข่งขันได้จากการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ทางธุรกิจ
ในระดับความเสี่ยงอันเป็นที่ยอมรับได้ ทั้งนี้
ผู้จัดการทุกคนมีหน้าที่และความรับผิดชอบในการบริหารความเสี่ยงภายใต้ขอบเขตงานของตน
และต้องมั่นใจได้ว่าตนได้ตระหนักถึงเรื่องการบริหารความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจประจำวันทุกวัน

บริษัทได้วางกรอบการทำงานในเรื่องการบริหารความเสี่ยง
รวมทั้งได้ทบทวนและปรับปรุงกรอบการทำงานดังกล่าวอย่างสม่ำเสมอ
ซึ่งรวมไปถึงโครงสร้างในการกำกับดูแล นโยบาย กระบวนการ และคู่มือในการบริหารด้วยเช่นกัน
อนึ่ง การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)
อย่างเป็นระบบเป็นส่วนที่สำคัญอย่างยิ่งของกระบวนการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning
Process) ของบริษัท โดยกระบวนการประเมินความเสี่ยงจะมีการระบุความเสี่ยงที่สำคัญ
ประเมินความรุนแรงของความเสี่ยง
ทั้งในแง่ของความเป็นไปได้ที่จะเกิดความเสี่ยงดังกล่าวและผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้น
รวมไปถึงการกำหนดวิธีการเพื่อลดความเสี่ยงต่าง ๆ ด้วย

นอกจากนี้ บริษัทยังได้กำหนดกระบวนการติดตามระดับความเสี่ยง (Risk Monitoring)
อย่างเป็นระบบ เพื่อสังเกตการณ์ความเปลี่ยนแปลงของระดับความเสี่ยง
ความคืบหน้าของวิธีการเพื่อลดความเสี่ยง และความเสี่ยงสำคัญที่อาจเกิดขึ้น อย่างสม่ำเสมอ

ฝ่ายบริหารและคณะกรรมการบริษัทจะได้รับทราบรายงานของความเสี่ยงที่สำคัญอย่างสม่ำเสมอ
ผ่านกระบวนการการรายงานความเสี่ยง (Risk Reporting)
การรายงานความเสี่ยงดังกล่าวเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลที่ใช้สนับสนุนเพื่อประกอบการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร
ซึ่งช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถตัดสินใจบนพื้นฐานของการรับทราบถึงความเสี่ยงนั้น ๆ
และการตระหนักถึงและเข้าใจความเสี่ยงที่สำคัญอันอาจเป็นอุปสรรคต่อเป้าหมายทางกลยุทธ์ของบริษัทได้
รวมทั้งสามารถเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายของบริษัทในระดับความเสี่ยงอันเป็นที่ยอมรับได้

(3) การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทมีการจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีการปฏิบัติงานสำหรับการบริหารจัดการในด้านต่าง ๆ
รวมถึงการทำธุรกรรมด้านการเงิน การจัดซื้อจัดจ้าง และการบริหารทั่วไป
โดยบริษัทมีการกำหนดอำนาจหน้าที่และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนและเหมาะสม
มีการแบ่งแยกหน้าที่ในการอนุมัติออกจากหน้าที่ในการบันทึกรายการบัญชีและข้อมูล
และหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สินออกจากกันเพื่อเป็นการตรวจสอบซึ่งกันและกัน ทั้งนี้
ในการทำธุรกรรมต่าง ๆ กับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
บริษัทมีมาตรการที่รัดกุมในการติดตามดูแลเพื่อให้มั่นใจว่าการทำธุรกรรมนั้น ๆ
ดำเนินการตามระเบียบวิธีการปฏิบัติงานและผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนด
เพื่อป้องกันมิให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ โดยคำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญ

(4) ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
เพื่อให้การสื่อสารข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้องและเพียงพอต่อการตัดสินใจของคณะกรรมการบริษัท
ผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น และผู้ที่เกี่ยวข้อง
โดยบริษัทได้ใช้นโยบายบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไปและเหมาะสมกับธุรกิจของบริษัท
มีการจัดเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีอย่างเหมาะสมและสามารถตรวจสอบได้
มีการจัดทำหนังสือเชิญประชุมพร้อมเอกสารประกอบการประชุม
รวมทั้งรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทและรายงานการประชุมผู้ถือหุ้น
เพื่อเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทและผู้ถือหุ้น (แล้วแต่กรณี)
เพื่อพิจารณาก่อนการประชุมภายในระยะเวลาที่เหมาะสมและตามที่กฎหมายกำหนด

(5) ระบบการติดตาม

บริษัทมีกระบวนการที่ชัดเจนในการติดตามระบบการควบคุมภายในและรายงานข้อผิดพลาดและจุดอ่อนในการควบคุมภายในที่สำคัญ
พร้อมทั้งรายละเอียดในการดำเนินการแก้ไข ซึ่งผู้บริหารจัดให้มีการติดตามอย่างต่อเนื่อง
(Ongoing Monitoring) และทำการประเมินเป็นระยะ (Period Assessment)
เพื่อให้มั่นใจได้ว่าบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่มั่นคงและที่ใช้งานได้จริง

ทั้งนี้
การติดตามอย่างต่อเนื่องรวมถึงการทบทวนผลการดำเนินงานและข้อมูลทางการเงินที่สำคัญเป็นประจำ
การทบทวนคุณภาพของการตรวจสอบภายใน
การประเมินตนเองเกี่ยวกับการควบคุมภายในในการจัดทำรายงานทางการเงิน
การวิเคราะห์และการติดตามรายงานการดำเนินงานที่อาจระบุความผิดปกติที่บ่งบอกถึงความล้มเหลวในการควบคุมภายใน
เป็นต้น

การประเมินเป็นระยะรวมถึง

-   การดำเนินงานของหน่วยงานตรวจสอบภายใน
    ซึ่งตรวจสอบขั้นตอนการดำเนินธุรกิจของบริษัทตามแผนการตรวจสอบที่ได้รับการอนุมัติ
    โดยแสดงจุดอ่อนในการควบคุมภายในและให้ข้อเสนอแนะในการแก้ไขจุดอ่อนเหล่านั้น
    โดยหน่วยตรวจสอบภายในจะรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
    ติดตามการดำเนินการแก้ไขกับฝ่ายบริหาร
    และจัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินการดังกล่าวให้กับคณะกรรมการตรวจสอบทุกเดือน

  นอกจากนี้
  ฝ่ายบริหารมีหน้าที่รายงานให้คณะกรรมการบริษัททราบถึงกรณีที่มีหรือสงสัยว่ามีการฉ้อโกง
  การกระทำผิดกฎหมาย
  หรือการประพฤติผิดที่อาจส่งผลกระทบอย่างร้ายแรงต่อชื่อเสียงและตำแหน่งการเงินของบริษัท

  ในปี 2555
  หน่วยงานตรวจสอบภายในได้ดำเนินการตรวจสอบตามแผนการตรวจสอบที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการตรวจสอบ
  ซึ่งไม่พบข้อบกพร่องที่สำคัญในระบบการควบคุมภายในของบริษัทที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงที่สำคัญต่อการดำเนินการของบริษัท
  แม้ว่าหน่วยตรวจสอบภายในจะรายงานผลการตรวจสอบเกี่ยวกับการไม่ปฏิบัติตามนโยบายของบางหน่วยงาน
  ฝ่ายบริหารที่รับผิดชอบได้ดำเนินการแก้ไขการไม่ปฏิบัติตามนโยบายดังกล่าวโดยไม่ชักช้า
  โดยคณะกรรมการตรวจสอบมีความเห็นว่าความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามนโยบายดังกล่าวเป็นความเสี่ยงที่จำกัด

-   การทบทวนประเด็นในการควบคุมภายในที่ตรวจพบโดยผู้สอบบัญชีภายนอกของบริษัท
    โดยผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ทบทวนและประเมินการควบคุมทางการบัญชีของบริษัทและบริษัทย่อย
    และไม่พบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญที่อาจส่งผลกระทบที่สำคัญต่อความเห็นของผู้สอบบัญชีเกี่ยวกับงบการเงินของบริษัทและบริษัทย่อยสิ้นสุดวันที่
    31 ธันวาคม 2555

-   การทดสอบการควบคุมภายในในการจัดทำรายงานทางการเงินของฝ่ายบริหาร ซึ่งจัดทำขึ้นใน
    2555 โดยบริษัท ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส เพื่อเพิ่มความเป็นอิสระของกระบวนการทดสอบ