-----------------------------------------------------------------------
  10. การควบคุมภายใน

  -----------------------------------------------------------------------

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 1/2547 เมื่อวันที่ 27 กันยายน 2547
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย
คณะกรรมการตรวจสอบได้ประเมินระบบควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ทั้ง 5 ส่วน คือ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง
การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล
และระบบการติดตาม ภายหลังจากการประเมินแล้วคณะกรรมการตรวจสอบมีความเห็นว่า
บริษัทมีระบบควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว และมีระบบควบคุมภายในในด้านต่างๆ ทั้ง 5
ส่วน
ที่มีความเหมาะสมและเพียงพอในการที่จะป้องกันความเสียหายต่อทรัพย์สินอันเกิดจากการที่ผู้บริหารนำไปใช้โดยมิชอบหรือโดยไม่มีอำนาจ
นอกจากนี้บริษัทยังมีระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ทำให้กรรมการ ผู้สอบบัญชี
และผู้มีอำนาจตามกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันควร และในไตรมาสที่ 4 ปี
2547
บริษัทได้จัดให้มีหน่วยงานตรวจสอบภายในเพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่าง ๆ
และรายงานโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

10.1
ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะทางการบัญชีและการควบคุมภายในด้านบัญชีสำหรับการตรวจสอบงบการเงินสำหรับปีสิ้นสุดวันที่
31 ธันวาคม 2547 ลงวันที่ 7 มีนาคม 2548

ผู้สอบบัญชีจาก บริษัท เคพีเอ็มจี ภูมิไชย สอบบัญชี จำกัด
ได้จัดทำรายงานข้อสังเกตและข้อเสนอแนะทางการบัญชีและการควบคุมภายในด้านบัญชีตามที่ผู้สอบบัญชีได้ตรวจสอบงบการเงินบางส่วนของบริษัทสำหรับปีสิ้นสุดวันที่
31 ธันวาคม 2547 โดยสรุปข้อสังเกตและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ซึ่งมีสาระสำคัญในเรื่องของระบบเงินทดรองจ่าย ที่ผู้สอบบัญชีให้ข้อสังเกตดังต่อไปนี้

(1) บริษัทมิได้จำกัดวงเงินในการเบิกจ่ายเงินทดรองในแต่ละครั้งสำหรับพนักงานในแต่ละระดับ
    ซึ่งบริษัทได้ดำเนินการแก้ไขโดยกำหนดอำนาจอนุมัติรายการทางการเงินสำหรับคณะกรรมการบริษัท
    คณะกรรมการบริหาร ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร ทั้งที่เป็นการค้าปกติและที่ไม่เป็นการค้าปกติ
    เช่น การลงทุนในหลักทรัพย์ในความต้องการของตลาด การให้กู้ยืม เป็นต้น
    โดยได้ผ่านการเห็นชอบจากที่ประชุมกรรมการตรวจสอบครั้งที่ 2/2547 เมื่อวันที่ 16
    พฤศจิกายน 2547 รวมทั้งบริษัทได้จัดทำคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติสำหรับการเบิกจ่ายเงินทดรอง
    โดยให้พนักงานเบิกได้สูงสุดไม่เกิน 100,000 บาท (รายละเอียดในข้อ 10.2)

(2) บริษัทไม่ได้จัดทำรายงานบัญชีเงินทดรองจ่ายที่ค้างนาน
    และไม่ได้จัดทำรายงานควบคุมการเบิกและการเคลียร์ยอดเงินทดรองจ่ายของพนักงานแต่ละคน
    ซึ่งบริษัทได้ปรับปรุงแก้ไขโดยให้ฝ่ายบัญชีจัดทำรายงานอายุของเงินทดรองจ่ายทุกรายการเพื่อรายงานต่อผู้บริหารทุกสิ้นเดือน
    โดยมีนโยบายที่จะทวงถามเงินทดรองจ่ายที่ค้างนานตั้งแต่ 30 วันขึ้นไป
    ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารสามารถควบคุมการเบิกและการเคลียร์เงินทดรองจ่ายได้

(3) ผู้สอบบัญชีสุ่มพบว่ามีการเบิกจ่ายเงินทดรองเป็นเงินสด
    และมีบางรายการที่วันที่ที่จัดทำใบอนุมัติเป็นวันที่หลังจากวันที่จัดทำใบสำคัญจ่าย
    ทั้งนี้เนื่องจากในอดีตบริษัทไม่มีเอกสารระบุขั้นตอนการเบิกจ่ายเงินทดรองทำให้เกิดข้อบกพร่องขึ้นในบางรายการ
    ซึ่งในปัจจุบันบริษัทได้ปรับปรุงแก้ไขโดยการจัดทำคู่มือการดำเนินงานที่ชัดเจน
    ช่วยให้เกิดระบบการควบคุมที่รัดกุมยิ่งขึ้น
    และกำหนดให้สั่งจ่ายเงินทดรองโดยใช้วิธีการออกเช็คขีดคร่อมและประทับตรา Account
    Payee Only เท่านั้น

  10.2 การควบคุมการเบิกจ่ายเงินทดรอง

บริษัทตระหนักถึงข้อสังเกตและข้อเสนอแนะที่ได้รับจากผู้สอบบัญชีในเรื่องที่เกี่ยวกับการเบิกจ่ายเงินทดรอง
อย่างไรก็ตามในการดำเนินธุรกิจปกติของบริษัท
พนักงานจำเป็นต้องเดินทางไปต่างจังหวัดเพื่อการสำรวจและติดตั้งระบบการผลิตไฟฟ้าจากพลังงานแสงอาทิตย์
ซึ่งในบางครั้งการติดตั้งกินเวลานานหลายเดือน
จึงต้องมีการเบิกจ่ายเงินทดรองเพื่อสำรองเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
ดังนั้นในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 4/2547 เมื่อวันที่ 9 ธันวาคม 2547
คณะกรรมการจึงมีมติให้จัดทำคู่มือการเบิกและการคืนเงินทดรองจ่าย
เพื่อประโยชน์ในการควบคุมดูแลให้เป็นไปตามระบบการควบคุมภายในที่ดี
โดยบริษัทได้ออกประกาศเรื่องการเบิกและการคืนเงินทดรองจ่าย
กำหนดให้พนักงานแต่ละคนสามารถเบิกเงินทดรองได้ครั้งละไม่เกิน 100,000 บาท
โดยให้จัดทำแผนการใช้เงินและให้ผู้มีอำนาจอนุมัติลงนาม
ซึ่งบริษัทได้กำหนดอำนาจอนุมัติตามลำดับขั้นการบังคับบัญชา แบ่งเป็นผู้จัดการส่วน ผู้จัดการฝ่าย
ผู้อำนวยการฝ่าย และผู้บริหารฝ่ายการเงิน/ฝ่ายปฏิบัติการหรือเทียบเท่า อำนาจอนุมัติสูงสุดไม่เกิน
100,000 บาท

พนักงานที่เบิกเงินทดรองจ่ายจะต้องดำเนินการเคลียร์เงินทดรองจ่าย
พร้อมแนบเอกสารประกอบการใช้เงิน ภายใน 7
วันนับจากวันที่จบโครงการหรือวันที่เดินทางกลับถึงบริษัท ในกรณีที่พนักงานค้างเงินทดรองเกิน 30
วันนับจากวันที่ได้รับเงินโดยมิได้ชี้แจงเหตุผลที่เหมาะสมให้ทราบ
ฝ่ายบัญชีและการเงินจะทำหนังสือทวงถาม และเมื่อโครงการแล้วเสร็จ
หากพนักงานไม่มีเอกสารมาคืนโดยถูกต้องและมียอดคงค้างนานเกินกว่า 2 เดือน
บริษัทจะทำการหักเงินเดือนของผู้ที่ทำการเบิกเงินทดรองนั้น จนกว่ายอดคงค้างนั้นจะหมดไป

ทั้งนี้เพื่อป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น
คณะกรรมบริษัทจึงมีมติไม่อนุญาตให้กรรมการบริษัทเบิกเงินทดรองจ่าย อย่างไรก็ตาม
หากมีความจำเป็นให้ปฏิบัติตามระเบียบปฏิบัติในการทำรายการระหว่างกัน
(รายละเอียดในรายการระหว่างกัน ส่วนที่ 2 หน้า 83)

10.3
ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะทางการบัญชีและการควบคุมภายในด้านบัญชีสำหรับการตรวจสอบงบการเงินสำหรับปีสิ้นสุดวันที่
31 ธันวาคม 2547 ลงวันที่ 7 มีนาคม 2547

ผู้สอบบัญชีจาก บริษัท เคพีเอ็มจี ภูมิไชย สอบบัญชี จำกัด
ได้จัดทำรายงานข้อสังเกตและข้อเสนอแนะทางการบัญชีและการควบคุมภายในด้านบัญชีสำหรับการตรวจสอบงบการเงินสำหรับปีสิ้นสุดวันที่
31 ธันวาคม 2547 ลงวันที่ 7 มีนาคม 2547
โดยสรุปข้อสังเกตและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในของบริษัท
ซึ่งมีสาระสำคัญดังต่อไปนี้

(1) สินค้าคงเหลือ ผู้สอบบัญชีให้ข้อสังเกตดังต่อไปนี้

บริษัทไม่ได้จัดทำแผนการตรวจนับสินค้าคงเหลือ
มิได้กำหนดให้หยุดรับหรือจ่ายสินค้าคงเหลือในระหว่างตรวจนับหรือตรวจตัดยอดเอกสารรับและจ่ายสินค้าก่อนตรวจนับซึ่งทำให้เกิดความผิดพลาดในการตรวจนับ
ไม่ได้จัดทำรายงานสรุปเพื่อควบคุมการเข้าออกของจำนวนสินค้าที่นำไปทดสอบคุณภาพ
รวมถึงไม่ได้บันทึกสินค้าที่ผู้ขายส่งเพื่อชดเชยสินค้าที่ชำรุดไว้ในบัตรคุมสินค้า
และมียอดวัตถุดิบและงานระหว่างทำคลาดเคลื่อนจากยอดตามบัญชี
นอกจากนี้พบว่ามีสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวมากกว่า 1 ปีจำนวน 2.3 ล้านบาท
ซึ่งไม่ได้รับการตั้งค่าเผื่อผลขาดทุน

ทั้งนี้บริษัทแจ้งว่าจะจัดให้มีการทำแผนการตรวจนับสินค้าคงเหลือ
จัดระเบียบในการตรวจนับสินค้าโดยห้ามรับจ่ายสินค้าก่อนหรือระหว่างการตรวจนับและให้สอบทานความถูกต้องทุกครั้งที่มีรายการรับจ่ายเกิดขึ้น
จัดทำทะเบียนคุมการเข้าออกของสินค้าที่นำไปทดสอบคุณภาพ
บันทึกการรับสินค้าที่ผู้ขายส่งเกินจำนวนที่สั่งซื้อไว้ในบัตรคุมสินค้า
นอกจากนี้บริษัทให้ความเห็นสำหรับสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวว่าแผงเซลล์แสงอาทิตย์มีอายุการใช้งานยาวนานกว่า
20 ปี และบริษัทมีแผนการตลาดสำหรับสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวจำนวนดังกล่าวแล้ว

(2) การจัดทำงบการเงินและรายการปรับปรุง

บริษัทได้จัดทำใบสำคัญเพื่อปรับปรุงบัญชีเป็นจำนวนมาก
ซึ่งรายการปรับปรุงดังกล่าวเกิดจากความล่าช้าในการส่งเอกสารของเจ้าหน้าที่ในแต่ละสาขาจังหวัดมายังส่วนกลาง

เพื่อความมีประสิทธิภาพของการบันทึกรายการและการจัดทำงบการเงิน
บริษัทจะกำหนดให้เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานต่างจังหวัดหรือปฏิบัติหน้าที่นอกบริษัทให้จัดส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปิดบัญชีมาให้บริษัทภายใน
10 วันทำการนับจากวันสิ้นไตรมาสหรือภายใน 15 วันนับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี

(3) บริษัทมีการบันทึกบัญชีที่ไม่เป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป ได้แก่
หนี้สินภายใต้สัญญาเช่าซื้อ
บริษัทตัดจ่ายดอกเบี้ยจากการเช่าซื้อรอตัดบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายโดยวิธีเส้นตรง
และสัญญาซื้อขายเงินตราต่างประเทศล่วงหน้า บริษัทบันทึกเจ้าหนี้ด้วยอัตราแลกเปลี่ยนคงที่ตามสัญญา
ณ วันที่ในงบดุล

อย่างไรก็ตามบริษัทจะดำเนินการปรับปรุงวิธีการบันทึกบัญชีดอกเบี้ยจ่ายจากการเช่าซื้อโดยใช้วิธีอัตราดอกเบี้ยที่แท้จริงและบันทึกรายการที่เกี่ยวข้องกับการทำสัญญาซื้อขายเงินตราต่างประเทศล่วงหน้าให้เป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปภายในไตรมาสที่
1 ปี 2548