-----------------------------------------------------------------------
  11. การควบคุมภายใน

  -----------------------------------------------------------------------

คณะกรรมการบริษัทได้จัดประชุมครั้งที่ 1/2549 วันที่ 25 มกราคม พ.ศ. 2549
โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย
เพื่อให้ความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายใน
ซึ่งคณะกรรมการตรวจสอบได้ชี้แจงและรายงานการตรวจสอบภายในในรอบปี 2548
ให้คณะกรรมการบริษัทรับทราบ สรุปได้ว่า

คณะกรรมการตรวจสอบได้พิจารณาและสอบทานรายงานผลการตรวจสอบ
พร้อมทั้งข้อเสนอแนะการตรวจสอบภายใน
ซึ่งมุ่งเน้นการตรวจสอบเชิงปฏิบัติการให้พัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพต่อเนื่อง มีประสิทธิผล
รวมทั้งให้มีการติดตามและดำเนินการแก้ไขผลการตรวจสอบในประเด็นที่เป็นสาระสำคัญ
โดยเฉพาะประเด็นสำคัญของปัจจัยความเสี่ยงที่อาจมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน
รายการที่เกี่ยวโยงซึ่งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
เป็นรายการจริงทางการค้าอันเป็นธุรกิจปกติทั่วไปอย่างสมเหตุสมผลและเป็นผลประโยชน์สูงสุดตามนโยบายบริษัทฯ
การดูแลทรัพย์สิน มีระบบป้องกันที่ดีไม่พบรายการทุจริตหรือการนำทรัพย์สินของบริษัทฯ
ไปใช้โดยมิชอบ ผลการสอบทานเป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
สอดคล้องกับข้อกำหนดกฎหมายของภาครัฐและนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี
ในส่วนหารือกับผู้สอบบัญชีภายนอก เพื่อประเมินระบบการควบคุมภายใน
มีความเหมาะสมกับหลักการบัญชีที่ปฏิบัติ มีความเพียงพอของระบบควบคุมภายใน
ไม่มีข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ

คณะกรรมการบริษัทมีความเห็นต่อระบบการควบคุมภายในเช่นเดียวกับคณะกรรมการตรวจสอบ
โดยให้ความสำคัญต่อระบบการควบคุมภายใน สรุปสาระสำคัญดังนี้

1.  องค์กรและสภาพแวดล้อม

    บริษัทฯ ได้ปรับปรุงผังโครงสร้างองค์กรเพื่อให้การปฏิบัติงานมีความคล่องตัวเหมาะสม
    และสอดคล้องกับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง
    โดยรองรับแผนงานระยะยาวและการขยายงานในต่างประเทศ ดังนี้

-   ธุรกิจถ่านหิน-สาธารณรัฐประชาชนจีน (China Coal Business)
    ได้เพิ่มหน่วยงานดูแลทางด้านธุรกิจถ่านหินประจำสาธารณรัฐประชาชนจีน

-   สำนักงานตรวจสอบได้เพิ่มฝ่ายงานตรวจสอบภายใน
    เพื่อตรวจสอบภายในทางด้านธุรกิจถ่านหินประจำสาธารณรัฐประชาชนจีน

-   หน่วยงานบริหารและพัฒนาองค์กร ได้เพิ่มสาย Corporate System Department
    เพื่อสร้างความมั่นใจให้ผู้บริหารว่า ทุกหน่วยงานในองค์กรทั้งในและต่างประเทศ
    มีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานเพียงพอ

-   ศูนย์ส่งเสริมคุณภาพความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม (Quality, Safety & Environmental
    Promotion Center) ได้ปรับโครงสร้างเป็นศูนย์พัฒนาคุณภาพความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม
    (Quality, Safety & Environmental Development Center)
    โดยเพิ่มผู้ชำนาญการเฉพาะด้านคุณภาพ ความปลอดภัย
    และสิ่งแวดล้อมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและการพัฒนางานทางด้านคุณภาพ ความปลอดภัย
    และสิ่งแวดล้อมในทุกหน่วยงานในองค์กรทั้งในและต่างประเทศ

-   ปรับโครงสร้างสายงานกฎหมาย ฝ่ายนิติการโดยแบ่งเป็นฝ่ายงานกฎหมายองค์กร
    (Corporate Practices Division) และฝ่ายงานกฎหมายระหว่างประเทศ
    (International Practices Division)

-   แต่งตั้งเจ้าของหน่วยงานตามขั้นตอนกระบวนงาน Process Owner
    เพื่อเสริมสร้างความมั่นใจในความสำเร็จของการพัฒนางานด้านระบบงานสารสนเทศ
    Business Process Standardization (BPS)
    ในการบริหารจัดการด้านการผลิตและการขายถ่านหินของบริษัทฯ
    รวมทั้งได้มีการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบในแต่ละหน่วยงานตามขั้นตอนกระบวนงานอย่างชัดเจน

2.  การดำเนินงาน

  คณะกรรมการบริษัทได้ส่งเสริมกิจกรรมค่านิยมร่วมบ้านปู Banpu Spirit
  เพื่อสร้างค่านิยมและแนวทางปฏิบัติให้เป็นหนึ่งเดียวกันให้กับพนักงานในองค์กรอย่างต่อเนื่อง
  เพื่อเป็นพลังผลักดันให้บริษัทฯ มุ่งไปสู่ความสำเร็จในอนาคตโดยสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของบริษัทฯ
  บริษัทฯ
  มีการปรับปรุงการประเมินผลงานในส่วนที่เป็นการประเมินจากพฤติกรรมของพนักงานตามค่านิยมร่วมบ้านปู
  Banpu Spirit ให้สอดคล้องกับพฤติกรรมขององค์กร
  เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์ด้านการพัฒนาคุณภาพทางการปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้น
  ส่งเสริมสนับสนุนนโยบายการกำกับดูแลกิจการและจริยธรรมธุรกิจ ให้มีความชัดเจน โปร่งใส
  การกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงาน คำนึงถึงความเป็นธรรมต่อพนักงาน ลูกค้า
  คู่แข่งทางการค้า รวมถึงความรับผิดชอบต่อผู้ถือหุ้น สังคมส่วนรวมและสิ่งแวดล้อม
  โดยมีสำนักงานตรวจสอบซึ่งมีอิสระในการตรวจสอบ และรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
  ทำหน้าที่ตรวจสอบการปฏิบัติงานของทุกหน่วยงานทั้งหน่วยงานธุรกิจและหน่วยงานสนับสนุนให้เป็นไปตามระเบียบ
  รวมทั้งสอบทานและติดตามการบริหารที่สำคัญอย่างต่อเนื่องจากคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงของฝ่ายบริหาร
  และสอบทานการทำธุรกรรมการขายถ่านหินล่วงหน้าโดยใช้อนุพันธ์ทางการเงิน (Coal Swap)
  กับคู่สัญญาประเภทสถาบันทางการเงิน ให้เกิดความเชื่อมโยงกับการควบคุมภายใน
  การดำเนินงานต้องเป็นไปตามกลไกลและกระบวนการที่จะต้องปฏิบัติอย่างเคร่งครัด
  สามารถวัดผลได้ บรรลุวัตถุประสงค์ตามนโยบาย
  เพื่อสร้างความเชื่อมั่นแก่ผู้ถือหุ้นว่าผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นได้รับการดูแลอย่างดี
  สร้างคุณค่าและผลประโยชน์ระยะยาวแก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับบริษัทฯ

3.  การบริหารความเสี่ยง

    บริษัทฯ กำหนดนโยบายการบริหารความเสี่ยงเป็นนโยบายสำคัญ
    โดยได้ว่าจ้างที่ปรึกษาช่วยวางระบบด้านวิเคราะห์ความเสี่ยงและการบริหารจัดการความเสี่ยง
    และนำระบบการจัดการข้อมูลความเสี่ยง (Risk Information Management)
    มาใช้เพื่อเชื่อมโยงความเสี่ยงขององค์กรเข้าด้วยกัน ฝ่ายบริหาร ของบริษัทฯ ได้มีการกำหนด
    นโยบายความเสี่ยง แผนงาน และมีองค์กรการบริหารความเสี่ยง ซึ่งประกอบด้วย
    คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง ผู้ประสานงานความเสี่ยงประจำหน่วยงาน
    และกำหนดผู้รับผิดชอบความเสี่ยงในหน่วยงานต่างๆ
    พร้อมทั้งมีการปลูกฝังให้เป็นวัฒนธรรมองค์กรว่า
    การบริหารความเสี่ยงเป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารทุกคน
    มีการวางแผนและการกำหนดมาตรการบริหารความเสี่ยง
    มีการประเมินปัจจัยความเสี่ยงซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจและเป้าหมายของบริษัทฯ
    จัดให้มีการติดตามบริหารความเสี่ยงของหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร
    และรายงานคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง (Risk Management Committee)
    เพื่อรายงานคณะกรรมการบริษัทอย่างต่อเนื่อง นอกจากนั้นบริษัทฯ
    จัดให้มีการฝึกอบรมและฝึกซ้อมการทำแผนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง Business
    Continuity Planning (BCP) และการจัดทำแผนการกู้กลับคืนจากภัยพิบัติ Disaster
    Recovery Planning (DRP) ทั้งแผนระยะสั้นและระยะยาว
    ด้วยวิธีที่เป็นมาตรฐานสากลและการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสนับสนุนให้การทำงานขององค์กรสามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง

4.  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

  คณะกรรมการบริษัทได้แต่งตั้งคณะกรรมการย่อย 3 คณะ ประกอบด้วย คณะกรรมการตรวจสอบ
  คณะกรรมการบรรษัทภิบาลและสรรหา และคณะกรรมการกำหนดค่าตอบแทน ซึ่งคณะกรรมการทั้ง
  3 คณะ ได้ปฏิบัติงานภายใต้ขอบเขต
  หน้าที่และความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายอย่างเคร่งครัดและเหมาะสมในด้านบริหาร บริษัทฯ
  ได้กำหนดขอบเขต อำนาจหน้าที่ตลอดจนความรับผิดชอบของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานแต่ละระดับ
  ปรับปรุงตารางอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับให้เหมาะสม มีความชัดเจน
  จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร
  ติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยและบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ
  จัดทำคู่มือสอบทานการปฏิบัติงานตามกฎหมาย นิติกรรม สัญญาที่เกี่ยวข้อง
  คณะกรรมการตรวจสอบได้พิจารณาทบทวนและอนุมัติแผนการตรวจสอบประจำปี
  ช่วยให้แผนการตรวจสอบครอบคลุมทุกกระบวนการปฏิบัติงานที่มีความเสี่ยงสูง
  รวมทั้งครอบคลุมถึงความคาดหวังของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับบริษัทฯ Stakeholders’
  Expectation ซึ่งทำให้บริษัทฯ มั่นใจว่าหน่วยงานต่างๆ
  มีการควบคุมภายในในการปฏิบัติงานที่เพียงพอที่จะบรรเทาความเสี่ยงในการดำเนินงานทุกด้าน
  ทั้งด้านการเงิน การปฏิบัติงาน การปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ
  กฎเกณฑ์ต่างๆ
  รวมถึงได้พิจารณาประเด็นสำคัญและปัญหาที่ตรวจพบจากการตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบภายในและผู้ตรวจสอบภายนอก
  ผลจากการตรวจสอบและติดตามอย่างใกล้ชิด
  ได้รายงานฝ่ายบริหารและผู้บริหารของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบและพิจารณาปรับปรุงแก้ไขการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิผลยิ่งขึ้น

5.  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  บริษัทฯ ได้นำระบบงานสารสนเทศของกลุ่ม Mincom Corporation
  มาใช้ในการบริหารจัดการด้านการผลิตและการขายถ่านหินของบริษัทฯ ภายใต้ชื่อโครงการ
  Business Process Standardization (BPS)
  เพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูลสารสนเทศด้านการบริหารจัดการระบบ Supply Chain ของบริษัทฯ
  ให้มีประสิทธิภาพและทันเวลาต่อการใช้ประกอบการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร นอกจากนั้นบริษัทฯ
  ได้จัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่างๆ สำหรับคณะกรรมการบริษัท
  คือการบันทึกและสรุปความเห็นของที่ประชุมไว้ในรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัททุกครั้ง
  การจัดระบบสารสนเทศเพื่อการสื่อสารกับพนักงานทุกระดับทั้งภายในและภายนอกองค์กร
  การจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีไว้ตามที่กฎหมายกำหนด ระบบการสำรองข้อมูล
  มีการประชุมระหว่างคณะกรรมการตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตและฝ่ายจัดการที่เกี่ยวข้อง
  เพื่อทบทวนนโยบายบัญชีตามหลักการที่รับรองทั่วไป รวมทั้งพิจารณาสาระสำคัญต่างๆ
  ตามรายงานของผู้สอบบัญชีรับอนุญาต และได้ปรับปรุงระบบการสื่อสารข้อมูลระหว่างบริษัทฯ
  กับบริษัทย่อยและบริษัทร่วมในต่างประเทศ
  เพื่อให้การประสานงานการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยและบริษัทร่วมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

6.  ระบบการติดตาม

  บริษัทฯ มีการประชุมคณะกรรมการบริษัท ในปี พ.ศ. 2548 รวม 13 ครั้ง
  และมีการประชุมผู้บริหารอย่างสม่ำเสมอทุกเดือน
  เพื่อพิจารณาและติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารให้เป็นไปตามเป้าหมาย
  ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทหรือประชุมฝ่าย/ผู้บริหาร
  หากผลการดำเนินการแตกต่างจากเป้าหมาย
  จะมีมติให้ฝ่ายบริหารรับไปดำเนินการแก้ไขและรายงานคณะกรรมการบริษัท

  การประชุมของคณะกรรมการตรวจสอบ มีการประชุมรวม 8 ครั้ง
  เพื่อพิจารณาและติดตามผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ มีการปฏิบัติตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
  ระบบการควบคุมภายในเป็นไปอย่างต่อเนื่องและมีการปรับปรุงแก้ไขทันท่วงที
  สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
  ซึ่งได้รายงานผลการสอบทานงบการเงินต่อคณะกรรมการบริษัททุกไตรมาสเพื่อทราบเป็นปกติประจำ
  และรายงานผลการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบในงานด้านอื่นต่อประธานกรรมการบริษัทฯ
  ทราบทุกครั้ง