11. การควบคุมภายใน

  คณะกรรมการบริษัทฯ ได้จัดประชุมครั้งที่ 4/2547 เมื่อวันที่ 25 มีนาคม พ.ศ. 2547
  โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย
  เพื่อให้ความเห็นเกี่ยวกับความเพียงพอและความเหมาะสมของระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ

  คณะกรรมการบริษัทฯ ได้รับทราบรายงานการดำเนินงานในรอบปี พ.ศ. 2546
  ของคณะกรรมการตรวจสอบ ฟังคำชี้แจงและรายงานการตรวจสอบภายใน สรุปได้ว่า
  คณะกรรมการตรวจสอบได้พิจารณาและสอบทานรายงานผลการตรวจสอบ
  พร้อมทั้งข้อเสนอแนะการตรวจสอบภายใน ซึ่งมุ่งเน้นการตรวจสอบเชิงปฏิบัติการ
  ได้พัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพต่อเนื่อง มีประสิทธิผล
  รวมทั้งให้มีการติดตามและดำเนินการแก้ไขผลการตรวจสอบในประเด็นที่มีสาระสำคัญ
  โดยเฉพาะประเด็นสำคัญของปัจจัยความเสี่ยงที่อาจมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน
  รายการที่เกี่ยวโยงกันซึ่งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
  ผลการสอบทานเป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ มีระบบป้องกันและดูแลทรัพย์สินที่ดี
  ไม่พบรายการทุจริตหรือการนำทรัพย์สินของบริษัทฯ ไปใช้โดยมิชอบ
  การปฏิบัติงานสอดคล้องกับข้อกำหนดกฎหมายของภาครัฐ และนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี
  รายการที่เกี่ยวโยงกัน เป็นรายการจริงทางการค้าอันเป็นธุรกิจปกติทั่วไป
  อย่างสมเหตุสมผลและเป็นประโยชน์สูงสุดตามนโยบายบริษัทฯ
  ในส่วนที่หารือกับผู้สอบบัญชีภายนอกเพื่อประเมินระบบการควบคุมภายใน
  มีความเหมาะสมกับหลักการบัญชีที่ถือปฏิบัติ มีความเพียงพอของระบบควบคุมภายใน
  ไม่มีข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ คณะกรรมการบริษัทฯ
  มีความเห็นต่อระบบการควบคุมภายในเช่นเดียวกับคณะกรรมการตรวจสอบ ซึ่งสรุปได้ดังนี้

  องค์กรและสภาพแวดล้อม

  บริษัทฯ ได้ปรับปรุงผังบริหารขององค์กรเพื่อให้การปฏิบัติงานมีความคล่องตัว
  เหมาะสมและสอดคล้องกับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง
  โดยปรับปรุงผังการบริหารของหน่วยงานการตลาดและขนส่ง (Marketing & Logistics)
  รับผิดชอบงานด้านการตลาดและการขนส่งถ่านหินทั้งในประเทศและต่างประเทศ
  ตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายในงานธุรกิจถ่านหินในสาธารณรัฐอินโดนีเซีย
  ปรับผังการบริหารสายงานบริหารและพัฒนาองค์กร
  ด้วยการยกระดับฝ่ายพัฒนาระบบงานขึ้นเป็นสายพัฒนาระบบงาน
  รับผิดชอบดูแลด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของบริษัทฯ
  ซึ่งขยายตัวมากขึ้นโดยเฉพาะที่สาธารณรัฐอินโดนีเซีย และตั้งหน่วยงาน Technical
  Development & Service
  รับผิดชอบทางด้านการสนับสนุนงานพัฒนาทางเทคนิคของโครงการต่างๆ ที่บริษัทฯ ลงทุน
  ในรอบปีที่ผ่านมา คณะกรรมการบริษัทฯ
  ได้ส่งเสริมให้มีการเผยแพร่ความรู้เรื่องนโยบายการกำกับดูแลกิจการและจริยธรรมธุรกิจ
  ให้ความชัดเจนถึงเจตนารมณ์ความโปร่งใส
  และมีความมุ่งมั่นในการกำหนดแนวทางการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ
  ให้เป็นที่เชื่อมั่นของผู้ถือหุ้นว่าผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นได้รับการดูแลอย่างดีที่สุด
  มีสำนักงานตรวจสอบภายในทำหน้าที่ตรวจสอบการปฏิบัติงานของทุกหน่วยงานทั้งหน่วยงานธุรกิจและหน่วยงานสนับสนุนให้เป็นไปตามระเบียบที่วางไว้
  รวมทั้งประเมินประสิทธิภาพและความเพียงพอการควบคุมภายในของหน่วยงานนั้นๆ
  ทั้งนี้คณะกรรมการบริษัทฯ
  มีการดูแลให้สำนักงานตรวจสอบภายในมีความเป็นอิสระในการตรวจสอบและรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำตามเวลาที่กำหนดไว้
  มีการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงานโดยคำนึงถึงความเป็นธรรมต่อพนักงาน ลูกค้า
  คู่แข่งทางการค้า รวมถึงความรับผิดชอบต่อผู้ถือหุ้น สังคมส่วนรวมและสิ่งแวดล้อม
  รวมทั้งจัดให้มีกลไกและกระบวนการที่จะดูแลให้มีการปฏิบัติจริงอย่างเคร่งครัด
  นอกจากนั้นมีการควบคุมดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจน
  สามารถวัดผลได้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
  และเพื่อผลประโยชน์ระยะยาวของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับบริษัทฯ

  การบริหารความเสี่ยง

  บริษัทฯ ได้ว่าจ้างที่ปรึกษาช่วยวางระบบด้านการบริหารจัดการความเสี่ยง
  เพื่อทำให้การบริหารจัดการความเสี่ยงของบริษัทฯ มีระบบขั้นตอนการดำเนินงานที่ชัดเจน
  มีประสิทธิภาพ และสร้างความเชื่อมั่นแก่บุคคลภายนอก
  โดยได้มีการประเมินปัจจัยความเสี่ยงซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจและเป้าหมายของบริษัทฯ
  และจัดตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง (Risk Management Committee) แล้ว

  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

  คณะกรรมการบริษัทฯ ได้แต่งตั้งคณะกรรมการย่อย 3 คณะ ประกอบด้วย คณะกรรมการตรวจสอบ
  คณะกรรมการบรรษัทภิบาลและสรรหา และคณะกรรมการกำหนดค่าตอบแทน
  ซึ่งคณะกรรมการทั้งสามคณะได้ปฏิบัติงานภายใต้ขอบเขต หน้าที่
  และความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายอย่างเคร่งครัดและเหมาะสม ในด้านบริหาร บริษัทฯ
  ได้กำหนดขอบเขต อำนาจหน้าที่
  และปรับปรุงตารางอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารแต่ละระดับให้เหมาะสม มีความชัดเจน
  จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร
  ติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยและบริษัทร่วมอย่างสม่ำเสมอ
  จัดทำคู่มือสอบทานการปฏิบัติงานตามกฎหมาย นิติกรรมสัญญาที่เกี่ยวข้อง
  กำหนดให้มีแผนงานตรวจสอบประจำปีเพื่อให้การดำเนินงานของบริษัทฯ เป็นไปตามแผนงาน
  กฎระเบียบของบริษัทฯ และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

  บริษัทฯ จัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่างๆ สำหรับคณะกรรมการบริษัทฯ
  ใช้ประกอบการตัดสินใจอย่างเพียงพอ
  มีการบันทึกและสรุปความเห็นของที่ประชุมไว้ในรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ ทุกครั้ง
  มีการจัดระบบสารสนเทศเพื่อการสื่อสารกับพนักงานทุกระดับทั้งภายในและภายนอกองค์กร
  มีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีไว้ตามที่กฎหมายกำหนด
  มีระบบการสำรองข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
  และมีการประชุมระหว่างคณะกรรมการตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตและฝ่ายจัดการที่เกี่ยวข้อง
  เพื่อทบทวนนโยบายบัญชีตามหลักการที่รับรองทั่วไปว่าเหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่
  รวมทั้งพิจารณาสาระสำคัญต่างๆ ตามรายงานของผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ในปีที่ผ่านมา บริษัทฯ
  ได้พยายามพัฒนาระบบบัญชีการเงิน และระบบการสื่อสารข้อมูลระหว่างบริษัทฯ
  กับบริษัทย่อยและบริษัทร่วมในต่างประเทศเพื่อให้การประสานงานการติดตามดูแลการดำเนินงานของบริษัทย่อยและบริษัทร่วมเป็นไปอย่างรวดเร็วและควบคุมได้

  ระบบการติดตาม

  บริษัทฯ มีการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ ในปี พ.ศ. 2546 รวม 13 ครั้ง
  และมีการประชุมผู้บริหารอย่างสม่ำเสมอทุกเดือน
  เพื่อพิจารณาและติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่
  ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ หรือประชุมผู้บริหาร
  หากผลการดำเนินงานแตกต่างจากเป้าหมายจะมีมติให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องรับไปดำเนินการแก้ไข
  รวมทั้งจัดให้มีการติดตาม สอบทานและตรวจสอบการปฏิบัติงานตามกฎระเบียบของบริษัทฯ
  กฎหมายที่เกี่ยวข้อง และระบบการควบคุมภายใน คณะกรรมการตรวจสอบมีการประชุม 8 ครั้ง
  โดยรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการบริษัทฯ ทุกไตรมาส และเมื่อมีเหตุการณ์ทุจริต
  การฝ่าฝืนกฎระเบียบหรือกฎหมาย
  ต้องรายงานฝ่ายบริหารระดับสูงตามลำดับขั้นจนถึงประธานเจ้าหน้าที่บริหาร
  หากถึงขั้นรุนแรงต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทฯ