10. การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการบริษัทครั้งที่ 2/2548 เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2548
โดยมีกรรมการตรวจสอบ 3 ท่านเข้าร่วมประชุม
คณะกรรมการได้ประเมินระบบการควบคุมภายในโดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหาร
และเห็นว่าบริษัทมีระบบการควบคุมภายในอย่างเพียงพอและเหมาะสม
ในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้อง
สามารถป้องกันการที่ผู้บริหารนำทรัพย์สินของบริษัทไปใช้ประโยชน์ส่วนตน
ซึ่งการประเมินระบบการควบคุมภายในของบริษัทในด้านต่าง ๆ 5 ด้าน ดังนี้

1)  องค์กรและสภาพแวดล้อม

บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้
โดยกำหนดไว้ในวัตถุประสงค์คุณภาพของบริษัท
มีการกำหนดดัชนีชี้วัดเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงาน
บริษัทได้จัดทำคู่มือคุณภาพซึ่งเป็นเอกสารระดับนโยบายจากผู้บริหารไปสู่ระดับปฏิบัติงาน
จัดสร้างโครงสร้างองค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถควบคุมการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เช่น นำระบบ ISO 9001-2000 มาใช้เป็นเครื่องมือในการดำเนินงานและวางแผน
มีการควบคุมการจัดซื้อ
ธุรกรรมด้านการเงินและการบริหารทั่วไปที่รัดกุมสามารถป้องกันการทุจริตได้เป็นอย่างดี
และได้นำโปรแกรมคอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์
ที่สามารถเชื่อมโยงการทำงานมาใช้เพื่อให้ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทั้งสำนักงานใหญ่และหน่วยงานโครงการต่าง
ๆ ของบริษัท ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจในการบริหารงาน
และได้มีการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง

นอกจากนี้ บริษัทได้ทบทวนเป้าหมายการปฏิบัติงาน
ได้เล็งเห็นความสำคัญของพนักงานที่มีประสิทธิภาพ มีการวิเคราะห์ถึงการให้สิ่งจูงใจแก่พนักงาน
ซึ่งเป็นไปอย่างสมเหตุสมผล โดยคำนึงถึงผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นเป็นสำคัญ
มีการตอบแทนที่สามารถจูงใจให้พนักงานทำงานอย่างเต็มความสามารถ
และสามารถสร้างผลกำไรให้แก่บริษัท นอกจากนี้ เพื่อประโยชน์ของบริษัทในระยะยาว
บริษัทยังได้คำนึงถึงคุณธรรมต่อคู่ค้า ดูแลให้เป็นบริษัทที่มีคุณภาพที่จะสามารถรับงานจากบริษัท
และดูแลเรื่องการชำระเงินให้ตรงเวลา ไม่เอาเปรียบผู้รับจ้าง

2)  การบริหารความเสี่ยง

บริษัทจัดให้มีการประชุมพิจารณาการประเมินปัจจัยความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ
ทั้งปัจจัยความเสี่ยงที่มาจากภายในและภายนอก
ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ โดยมีการนำปัญหาต่างๆ
เข้าพิจารณาและวิเคราะห์ถึงเหตุการณ์ที่เป็นปัจจัยความเสี่ยงในที่ประชุมคณะกรรมการบริหารทุกสัปดาห์
เพื่อจะได้กำหนดมาตรการในการติดตามสาเหตุของปัจจัยความเสี่ยง
และนำมาปฏิบัติเพื่อป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ทั้งนี้
บริษัทได้อบรมให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบและถือปฏิบัติตามมาตรการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดไว้

3)  การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร

บริษัทกำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอำนาจอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับไว้อย่างชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร
โดยแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบในการอนุมัติรายการตามลำดับสายงานและมีการตรวจสอบอย่างเข้มงวด
มีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน
โดยแบ่งแยกหน่วยงานดูแลอย่างชัดเจน ในกรณีที่บริษัทมีธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ
ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าว
ได้รับการพิจารณาจากคณะกรรมการที่เกี่ยวข้องเพื่อป้องกันการถ่ายเทผลประโยชน์
โดยการคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญและพิจารณาโดยถือเสมือนเป็นรายการที่กระทำกับบุคคลภายนอก
นอกจากนี้บริษัทมีมาตรการที่จะติดตามให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องเพื่อลดความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจและรักษาชื่อเสียงของบริษัทด้วย

4)  ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล

บริษัทจัดให้มีข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ อย่างเพียงพอและมีคุณภาพเพื่อให้กรรมการ ผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น
หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้ประกอบในการตัดสินใจ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงิน หรือข้อมูลอื่น ๆ
โดยข้อมูลที่มีคุณภาพควรมีคุณสมบัติ ได้แก่ มีเนื้อหาที่จำเป็นเพียงพอต่อการตัดสินใจ
มีความถูกต้องสมบูรณ์ มีความเป็นปัจจุบัน มีรูปแบบที่เข้าใจง่าย และมีการจัดเก็บที่ดี
ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่จะช่วยให้เกิดความมีประสิทธิภาพของระบบการควบคุมภายใน
ในการประชุมคณะกรรมการบริษัท
กรรมการได้รับหนังสือนัดประชุมและเอกสารประกอบการประชุมอย่างน้อยภายในระยะเวลาขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนดไว้
รายงานการประชุมมีรายละเอียดตามควรผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการได้
บริษัทมีการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและบัญชีต่าง ๆ ไว้ครบถ้วนเป็นหมวดหมู่ นอกจากนี้
บริษัทมีคณะกรรมการบริหารที่คอยติดตามการดำเนินงานของบริษัทในทุกๆ หน่วยงาน
มีการประชุมถึงปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้น
มีการนำเสนอข้อมูลเพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาอย่างครบถ้วนและมีการศึกษาถึงผลกระทบที่จะมีต่อบริษัท
โดยจัดให้มีการประชุมกรรมการบริหารเป็นประจำทุกสัปดาห์

5)  ระบบการติดตาม

บริษัทมีการกำหนดเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ โดยคณะกรรมการมีการติดตามการปฏิบัติงาน
ทบทวนและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของฝ่ายบริหารให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ
ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ระบุไว้ในระเบียบปฏิบัติของระบบ ISO 9001-2000
กรณีที่ผลการดำเนินงานมีความบกพร่องและแตกต่างจากเป้าหมายที่กำหนดไว้
คณะกรรมการบริหารมีการสั่งการให้ดำเนินการแก้ไขในระยะเวลาที่เหมาะสม
มีการประชุมชี้แจงและติดตามการดำเนินงานอยู่ตลอดเวลาจากฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
บริษัทจัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ
โดยมีการรายงานผลการตรวจสอบตรงต่อคณะกรรมการ หรือคณะกรรมการตรวจสอบ นอกจากนี้
บริษัทมีนโยบายให้ฝ่ายบริหารต้องรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท
ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์หรือสงสัยว่ามีการทุจริต มีการฝ่าฝืนกฎหมาย และมีการกระทำที่ผิดปกติอื่น ๆ
ซึ่งอาจกระทบต่อชื่อเสียงและฐานะการเงินของริษัทอย่างมีนัยสำคัญ