RESOLUCIÓN do 30 de maio de 2024, conxunta da Dirección Xeral de Cultura, da Dirección Xeral de Simplificación Administrativa e do Patrimonio e da Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia, pola que se declaran actuacións administrativas automatizadas no ámbito do arquivo electrónico administrativo.
Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia — III. Outras disposicións — 27/06/2024

A Lei 40/2015, do 1 de outubro, de réxime xurídico do sector público, integra as materias que demandaban unha regulación unitaria das relacións ad intra de cada Administración e das relacións entre elas, como a sinatura e as sedes electrónicas, o intercambio electrónico de datos en contornos pechados de comunicación e a actuación administrativa automatizada.
Así, no artigo 41.1 define actuación administrativa automatizada como calquera acto ou actuación realizada integramente a través de medios electrónicos por unha Administración pública no marco dun procedemento administrativo e na cal non interviñese de forma directa un empregado público.
O artigo 41.2 da devandita lei determina que «en caso de actuación administrativa automatizada deberase establecer previamente o órgano ou órganos competentes, segundo os casos, para a definición das especificacións, programación, mantemento, supervisión e control de calidade e, se for o caso, auditoría do sistema de información e do seu código fonte. Así mesmo, indicarase o órgano que debe ser considerado responsable para os efectos de impugnación».
A Lei 4/2019, de 17 de xullo, de administración dixital de Galicia, establece no artigo 76.4 que as actuacións administrativas automatizadas deberán declararse mediante unha resolución conxunta do órgano competente para a definición das especificacións, programación, mantemento, supervisión e control de calidade e, se é o caso, auditoría do sistema de información e do seu código fonte, así como do órgano responsable para os efectos de impugnación.
Nesta resolución especificarase a identificación de tales órganos e os sistemas de sinatura utilizados, se é o caso, para a actuación administrativa automatizada. Así mesmo, o artigo 76.5 indica que se publicará na sede electrónica da Xunta de Galicia e no Diario Oficial de Galicia o texto íntegro das resolucións indicadas no punto anterior.
A Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, establece que o arquivo electrónico administrativo forma parte do Sistema de arquivos da Xunta de Galicia e que á consellaría competente en materia de arquivos e patrimonio documental lle corresponde elaborar as normas técnicas e de procedemento para a xestión dos arquivos do sistema, sen prexuízo das competencias da consellaría ou da entidade instrumental competente en materia de Administración electrónica e sistemas de información.
A Lei 4/2019, do 17 de xullo, de administración dixital de Galicia, establece que o arquivo electrónico administrativo da Xunta de Galicia é o sistema que permite a xestión de expedientes administrativos electrónicos do sector público autonómico nas súas diferentes fases. Polo tanto, incluirá todos os expedientes en tramitación e os finalizados, durante o tempo establecido nos seus calendarios de conservación. Así mesmo, o artigo 82 establece que a entidade do sector público autonómico con competencias en desenvolvemento dixital, en coordinación coas consellerías competentes en materia de arquivos e patrimonio documental e en materia de administracións públicas, deberá poñer en práctica a política de xestión documental electrónica do sector público autonómico no ámbito do arquivo electrónico administrativo.
O Real decreto 4/2010, do 8 de xaneiro, polo que se regula o Esquema nacional de interoperabilidade no ámbito da administración electrónica, define o índice electrónico como a relación de documentos electrónicos dun expediente electrónico, asinada pola Administración, órgano ou entidade actuante, segundo proceda e cuxa finalidade é garantir a integridade do expediente electrónico e permitir a súa recuperación sempre que sexa preciso.
Por todo o exposto,
Primeiro. Declarar a seguinte actuación administrativa automatizada a través de sistemas de información no ámbito do arquivo electrónico administrativo: emisión dos índices electrónicos dos expedientes, que inclúan a relación dos documentos electrónicos dun expediente que constan no arquivo electrónico administrativo.
Segundo. Os órganos responsables en relación coas actuacións administrativas automatizadas relacionadas no punto anterior serán:
a) A Dirección Xeral de Cultura como órgano responsable da definición das especificacións destas actuacións administrativas automatizadas.
b) A Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia como órgano responsable da programación, mantemento, supervisión e control de calidade e, se é o caso, auditoría do sistema de información e do seu código fonte.
c) A Dirección Xeral de Simplificación Administrativa e do Patrimonio como órgano responsable para os efectos de impugnación.
Terceiro. Autorizar a Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia para utilizar o selo electrónico denominado ARQUIVO ELECTRÓNICO ADMINISTRATIVO DA XUNTA DE GALICIA para asinar as actuacións administrativas automatizadas declaradas nesta resolución e para realizar as tarefas técnicas precisas para a súa implantación efectiva nos sistemas automatizados que dan soporte ás actuacións e procedementos mencionados.
Cuarto. Autorizar a Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia para a renovación do selo electrónico ARQUIVO ELECTRÓNICO ADMINISTRATIVO DA XUNTA DE GALICIA, sempre e cando continúen vixentes as actuacións administrativas automatizadas declaradas nesta resolución.
Quinto. Esta resolución producirá efeaemet ctos desde o día da súa sinatura e publicarase na sede electrónica da Xunta de Galicia.
Santiago de Compostela, 30 de maio de 2024