ORDE do 2 de xuño de 2020 pola que se establecen os formularios normalizados que se empregarán nos procedementos administrativos de avaliación e eliminación de documentos diante do Consello de Avaliación Documental de Galicia (códigos de procedemento CT111A e CT111B).
Consellería de Cultura e Turismo — III. Outras disposicións — 15/06/2020

A entrada en vigor da Lei 39/2015, do 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas, supuxo a apertura dun novo escenario normativo para consolidar a Administración dixital nas administracións públicas en xeral.
De forma particular, na Administración xeral e no sector público autonómico de Galicia este escenario vese reforzado e, sobre todo, completado, coa publicación da Lei 4/2019, do 17 de xullo, de administración dixital de Galicia, a través da cal se busca a modernización do sector público autonómico e un mellor funcionamento dos seus servizos. Trátase de poñer as novas tecnoloxías ao servizo dunha actividade administrativa máis eficiente, transparente e accesible.
Neste contexto debe situarse o funcionamento do Consello de Avaliación Documental de Galicia, órgano creado pola Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, que no seu artigo 34 o define como órgano colexiado consultivo e de asesoramento para o estudo e ditame sobre as cuestións relativas á cualificación e utilización dos documentos producidos, recibidos ou acumulados no exercicio das súas funcións polas institucións, administracións e organismos públicos e polas empresas e entidades deles dependentes, así como á súa integración nos arquivos e ao réxime de acceso e inutilidade administrativa de tales documentos no ámbito do Sistema de arquivos de Galicia.
Con posterioridade e seguindo o mandato da propia lei, mediante o Decreto 15/2016, do 14 de xaneiro, regúlanse a composición e o funcionamento do Consello de Avaliación Documental de Galicia, así como o procedemento de avaliación e selección de documentos.
Os procedementos de referencia resultan ineludibles para garantir unha axeitada e máis racional xestión dos documentos no ámbito do Sistema de arquivos de Galicia. Neste senso, aínda que se trata de procedementos relativamente recentes, na práctica están a ser decisivos para facilitar os dereitos de acceso e consulta a documentos de titularidade pública ou para determinar a súa conservación ou eliminación, de ser o caso. A posibilidade de facer unha tramitación en sede electrónica servirá para axilizar e facilitar a tramitación destes procedementos outorgando maior dinamismo ao funcionamento do Consello de Avaliación Documental de Galicia e mellorando a interacción dos seus membros.
Na súa virtude, e no uso das facultades que me confiren os artigos 34 e 38 da Lei 1/1983, do 22 de febreiro, de normas reguladoras da Xunta e da súa Presidencia, e de conformidade co establecido na disposición final segunda do Decreto 172/2018, do 20 de decembro,
Artigo 1. Obxecto
1. Esta orde ten por obxecto aprobar os formularios normalizados que se empregarán para realizar as propostas de avaliación e eliminación de documentos respectivamente, diante do Consello de Avaliación Documental de Galicia, de conformidade co Decreto 15/2016, do 14 de xaneiro, polo que se regulan a composición e o funcionamento do Consello de Avaliación Documental de Galicia e o procedemento de avaliación e selección de documentos.
2. Os ditos procedementos habilitaranse na Guía de procedementos e servizos, dispoñible na sede electrónica da Xunta de Galicia, cos seguintes códigos:
a) Procedemento de avaliación de documentos (CT111A).
b) Procedemento de eliminación de documentos (CT111B).
Artigo 2. Forma de presentación
As solicitudes presentaranse obrigatoriamente por medios electrónicos a través do formulario normalizado dispoñible na sede electrónica da Xunta de Galicia, https://sede.xunta.gal.
Se algunha das persoas interesadas presenta a súa solicitude presencialmente, será requirida para que a emende a través da súa presentación electrónica. Para estes efectos, considerarase como data de presentación da solicitude aquela en que fose realizada a emenda.
Para a presentación das solicitudes poderá empregarse calquera dos mecanismos de identificación e sinatura admitidos pola sede electrónica da Xunta de Galicia, incluído o sistema de usuario e clave Chave365 (https://sede.xunta.gal/chave365).
Artigo 3. Documentación complementaria necesaria para a tramitación dos procedementos
1. As persoas interesadas deberán achegar coa solicitude de proposta de avaliación de documentos (anexo I) a seguinte documentación:
a) Estudo de identificación, avaliación e selección, segundo modelo normalizado (DOG núm. 90, do 11 de maio de 2017).
2. As persoas interesadas deberán achegar coa solicitude de eliminación de documentos (anexo II) a seguinte documentación:
a) Informe da arquiveira ou arquiveiro (anexo III).
b) Relación de documentos que se van eliminar (anexo IV).
3. A documentación complementaria deberá presentarse electronicamente. As persoas interesadas responsabilizaranse da veracidade dos documentos que presenten. Excepcionalmente, a Administración poderá requirir a exhibición do documento orixinal para o cotexo da copia electrónica presentada.
Se algunha das persoas interesadas presenta a documentación complementaria presencialmente, será requirida para que a emende a través da súa presentación electrónica.
Para estes efectos, considerarase como data de presentación aquela en que fose realizada a emenda.
Sempre que se realice a presentación de documentos separadamente da solicitude, deberanse indicar o código e o órgano responsable do procedemento, o número de rexistro de entrada da solicitude e o número de expediente, se se dispón del.
4. No caso de que algún dos documentos que se vaia presentar de forma electrónica supere os tamaños máximos establecidos ou teña un formato non admitido pola sede electrónica da Xunta de Galicia, permitirase a súa presentación de forma presencial dentro dos prazos previstos e na forma indicada no parágrafo anterior. A información actualizada sobre o tamaño máximo e os formatos admitidos pode consultarse na sede electrónica da Xunta de Galicia.
Artigo 5. Notificacións
1. As notificacións de resolucións e actos administrativos practicaranse só por medios electrónicos, nos termos previstos na normativa reguladora do procedemento administrativo común.
2. As notificacións electrónicas realizaranse mediante o Sistema de notificación electrónica de Galicia-Notifica.gal, dispoñible a través da sede electrónica da Xunta de Galicia (https://sede.xunta.gal). Este sistema remitirá ás persoas interesadas avisos da posta á disposición das notificacións á conta de correo e/ou teléfono móbil que consten na solicitude. Estes avisos non terán, en ningún caso, efectos de notificación practicada e a súa falta non impedirá que a notificación sexa considerada plenamente válida.
3. Neste caso, as persoas interesadas deberán crear e manter o seu enderezo electrónico habilitado único a través do Sistema de notificación electrónica de Galicia-Notifica.gal, para todos os procedementos administrativos tramitados pola Administración xeral e do sector público autonómico. En todo caso, a Administración xeral poderá de oficio crear o indicado enderezo, para os efectos de asegurar que as persoas interesadas cumpran a súa obriga de relacionarse por medios electrónicos.
4. As notificacións entenderanse practicadas no momento en que se produza o acceso ao seu contido e rexeitadas cando transcorresen dez días naturais desde a posta á disposición da notificación sen que se acceda ao seu contido.
5. Se o envío da notificación electrónica non for posible por problemas técnicos, a Administración xeral e do sector público autonómico practicará a notificación polos medios previstos na normativa reguladora do procedemento administrativo común.
Artigo 6. Trámites administrativos posteriores á presentación de solicitudes
1. Todos os trámites administrativos que as persoas interesadas deban realizar durante a tramitación deste procedemento deberán ser realizados electronicamente accedendo á Carpeta cidadá da persoa interesada, dispoñible na sede electrónica da Xunta de Galicia.
2. Unha vez presentadas as solicitudes de propostas de avaliación ou eliminación de documentos, a súa tramitación e resolución seguirán o procedemento previsto no Decreto 15/2016, do 14 de xaneiro, polo que se regulan a composición e o funcionamento do Consello de Avaliación Documental de Galicia e o procedemento de avaliación e selección de documentos.
Artigo 7. Comprobación de datos
1. Para a tramitación destes procedementos consultaranse automaticamente os datos incluídos nos seguintes documentos elaborados polas administracións públicas:
a) NIF da entidade solicitante.
b) DNI/NIE da persoa representante.
2. No caso de que as persoas interesadas se opoñan a esta consulta, deberán indicalo no recadro correspondente habilitado no formulario de inicio e achegar os documentos.
3. Excepcionalmente, no caso de que algunha circunstancia imposibilite a obtención dos citados datos poderáselles solicitar ás persoas interesadas a presentación dos documentos correspondentes.
Disposición adicional primeira. Información básica sobre protección de datos persoais
Os datos persoais obtidos neste procedemento serán tratados na súa condición de responsable pola Xunta de Galicia, Consellería de Cultura e Turismo, coa finalidade de levar a cabo a tramitación administrativa que derive da xestión deste procedemento e a súa actualización da información e contidos da Carpeta cidadá.
O tratamento dos datos baséase no cumprimento dunha misión de interese público ou no exercicio de poderes públicos, conforme a normativa recollida na ficha do procedemento incluída na Guía de procedementos e servizos, no propio formulario anexo e nas referencias recollidas en https://www.xunta.gal/informacion-xeral-proteccion-datos. Con todo, determinados tratamentos poderán fundamentarse no consentimento das persoas interesadas, e reflectirase esta circunstancia no devandito formulario.
Os datos serán comunicados ás administracións públicas no exercicio das súas competencias, cando sexa necesario para a tramitación e resolución dos seus procedementos ou para que as persoas interesadas poidan acceder de forma integral á información relativa a unha materia.
Co fin de darlle a publicidade exixida ao procedemento, os datos identificativos das persoas interesadas serán publicados, conforme o descrito na presente norma reguladora, a través dos distintos medios de comunicación institucionais dos que dispón a Xunta de Galicia como diarios oficiais, páxinas web ou taboleiros de anuncios.
As persoas interesadas poderán acceder, rectificar e suprimir os seus datos, así como exercer outros dereitos ou retirar o seu consentimento, a través da sede electrónica da Xunta de Galicia ou presencialmente nos lugares e rexistros establecidos na normativa reguladora do procedemento administrativo común, segundo se explícita na información adicional recollida en https://www.gal/proteccion-datos-persoais.
Disposición adicional segunda. Actualización de modelos normalizados
Os modelos normalizados aplicables na tramitación dos procedementos regulados nesta disposición poderán ser modificados co obxecto de mantelos actualizados e adaptados á normativa vixente. Para estes efectos, será suficiente a publicación destes modelos adaptados ou actualizados na sede electrónica da Xunta de Galicia, onde estarán permanentemente accesibles para todas as persoas interesadas.
Disposición derradeira. Entrada en vigor
Esta orde entrará en vigor o día seguinte ao da súa publicación no
Diario Oficial de Galicia.
Santiago de Compostela, 2 de xuño de 2020