RESOLUCIÓN do 14 de febreiro de 2018 pola que se dá publicidade ao Acordo do Pleno do 2 de febreiro de 2018 polo que se crea e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental.
Consello de Contas de Galicia — III. Outras disposicións — 23/02/2018

O Pleno do Consello de Contas, na súa reunión do día 2 de febreiro de 2018, adoptou o acordo polo que se crea e regula a súa Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental.
Para o seu coñecemento xeral e vixencia, a norma reguladora do citado órgano prevé a súa publicación no Diario Oficial de Galicia.
Dando cumprimento á dita previsión e ao abeiro das competencias que me corresponden conforme o artigo 10 do Regulamento de réxime interior do Consello de Contas,
Dispoñer a publicación do acordo do Pleno do Consello de Contas polo que se crea e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia como anexo a esta resolución.
Santiago de Compostela, 14 de febreiro de 2018
De conformidade co disposto no artigo 7.3.b) da Lei 6/1985, logo do informe preceptivo do Consello de Arquivos de Galicia e de acordo co preceptuado no artigo 47 da Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, o Pleno do Consello de Contas, na súa sesión celebrada o día 2 de febreiro de 2018, adoptou o seguinte acordo:
A Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, regula o patrimonio documental galego, a organización, funcionamento, acceso e difusión do contido dos arquivos de interese para Galicia e o Sistema de arquivos de Galicia, e establece as obrigas dos arquivos que forman parte deste sistema.
O Arquivo do Consello de Contas de Galicia, en tanto institución que posúe documentos de titularidade pública, constitúe un arquivo público que forma parte do Sistema de arquivos de Galicia, consonte os artigos 5.2.a), 12 e 30.c) da citada Lei de arquivos de Galicia, e como tal ten as funcións recollidas no seu capítulo II, nomeadamente as relativas á xestión documental, á información e acceso aos documentos, e á protección do patrimonio documental da institución.
Como arquivo público integrante do Sistema de arquivos de Galicia está obrigado a participar de forma activa en todos os procesos e funcións que integran a xestión documental, de acordo co establecido no artigo 18 da citada lei de arquivos e documentos, incluíndo a definición dos sistemas de información, a regulación dos procedementos administrativos e o deseño dos documentos, a asegurar que se aplica un sistema de xestión corporativo acorde co previsto na citada norma, que garanta a autenticidade, fiabilidade, dispoñibilidade e integridade dos documentos, e a aplicar a todos os documentos a normativa de avaliación que rexerá a súa conservación, en razón do seu valor xurídico e histórico, ou ben a súa eliminación (artigo 31.3).
O artigo 47 da Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, establece que os arquivos dos órganos estatutarios desenvolverán os seus sistemas de arquivos a través das súas propias normas, logo do informe preceptivo do Consello de Arquivos de Galicia, e ateranse aos criterios técnicos desta lei en canto non se opoñan ao seu réxime xurídico, de organización e funcionamento.
O Consello de Avaliación Documental de Galicia constitúe o órgano superior colexiado consultivo e de asesoramento para o estudo e ditame sobre as cuestións relativas á cualificación e utilización dos documentos producidos, recibidos ou acumulados no exercicio das súas funcións polas institucións, administracións e organismos públicos e polas empresas e entidades deles dependentes, así como a súa integración nos arquivos, e sobre aquelas relativas ao réxime de acceso e inutilidade administrativas de tales documentos no ámbito do Sistema de arquivos de Galicia. Entre as súas funcións, este consello ten a de emitir informe con carácter preceptivo sobre as propostas de avaliación dos documentos de titularidade pública e a de supervisar as táboas de avaliación dos órganos cualificadores doutras institucións galegas que custodien documentos considerados patrimonio documental galego.
Por outra banda, no marco da Lei 39/2015, do 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas, da Lei 40/2015, do 1 de outubro, de réxime xurídico do sector público, e, transitoriamente, do regulado na Lei 11/2007, do 23 de xuño, de acceso electrónico dos cidadáns aos servizos públicos, o Consello de Contas deberá ter en conta na elaboración das súas normas de arquivo e xestión de documentos os principios que inspiran a actuación administrativa e os de interoperabilidade entre as administracións, nomeadamente os criterios e recomendacións de seguridade, normalización e conservación da información, dos formatos e das aplicacións do Esquema nacional de interoperabilidade (ENI) e do Esquema nacional de seguridade (ENS) que deben conformar a política de xestión de documentos electrónicos institucional.
Por todos estes motivos, o Consello de Contas de Galicia precisa dotarse dunha comisión de arquivo que poida canalizar os estudos de identificación, avaliación e regulamentación do conxunto documental para que a institución poida dispoñer dos instrumentos normativos e técnicos necesarios para axustar o seu sistema de xestión de documentos e arquivos á normativa vixente.
Mediante a aprobación deste acordo, polo que se crea a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia e se regula a súa composición e funcionamento, a institución pretende habilitar un órgano permanente de consulta e asesoramento en que se poidan abordar as necesidades de adaptación da política de arquivos institucional á normativa vixente e ás normas técnicas que regulan a xestión dos documentos de arquivo. O seu ámbito de actuación será todo o sistema de arquivos e de xestión dos documentos de calquera idade e en calquera soporte producidos ou recibidos no desempeño das funcións do Consello de Contas de Galicia.
Primeiro. Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia
1. Esta norma ten por obxecto a creación e regulación do funcionamento da Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia.
2. A Comisión constitúe un órgano técnico e de asesoramento de carácter indefinido, adscrito á Secretaría Xeral do Consello, encargado do estudo das medidas e procedementos orientados á mellora da xestión documental e a coordinación do sistema arquivístico da institución.
3. O seu ámbito de actuación será o Sistema de arquivos e de xestión dos documentos do Consello de Contas de Galicia.
Segundo. Marco normativo
Para o desenvolvemento das súas misións, a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental rexerase por este regulamento, pola Lei 6/1985, do 24 de xuño, do Consello de Contas, e polo Regulamento de réxime interior do Consello de Contas; pola Lei 39/2015, do 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas, a Lei 40/2015, do 1 de outubro, de réxime xurídico do sector público, e, transitoriamente, pola Lei 11/2007, do 23 de xuño, de acceso electrónico dos cidadáns aos servizos públicos; pola Lei 5/2016, do 4 de maio, do patrimonio cultural de Galicia; pola Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, polo Decreto 25/2016, do 3 de marzo, polo que se regula a composición e o funcionamento do Consello de Arquivos de Galicia, e polo Decreto 15/2016, do 14 de xaneiro, polo que se regula a composición e o funcionamento do Consello de Avaliación Documental de Galicia e o procedemento de avaliación e selección de documentos.
Terceiro. Finalidade e funcións
1. A Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental ten como finalidade o estudo das propostas relativas á normalización e regulación do Sistema de arquivos e de xestión dos documentos do Consello de Contas, así como o estudo e ditame sobre as cuestións relativas á cualificación e utilización dos documentos producidos, recibidos ou acumulados no exercicio das súas funcións, sen prexuízo das competencias dos órganos do Consello de Contas nin das establecidas en favor doutros órganos pola lexislación en materia do patrimonio documental de interese para Galicia.
2. As funcións da Comisión concrétanse nas seguintes:
a) Ser o ámbito onde se canalizan e coordinan as actividades propias da unidade administrativa responsable en materia de arquivo como cabeceira do sistema arquivístico do Consello, mediante o traballo conxunto dos seus membros e a consulta ás unidades produtoras da documentación.
b) Normalizar os documentos de arquivo cara á súa simplificación e racionalización.
c) Regular o fluxo documental na etapa de produción dos documentos, consonte o procedemento administrativo e as normas de procedemento do Consello, baixo criterios de legalidade e eficiencia.
d) Elaborar instrucións relativas á produción, identificación, clasificación, ordenación e servizo da documentación, prestando unha atención prioritaria a aquelas series documentais resultantes do desempeño das funcións específicas do Consello (fiscalización, axuizamento e prevención da corrupción) e a aquelas que testemuñan a creación, organización e funcionamento da institución (documentación dos órganos de goberno).
e) Recibir as propostas de identificación e avaliación documental presentados pola persoa titular da unidade administrativa responsable en materia de arquivo, con vistas a determinar para cada serie de documentos a súa vixencia, a calidade da súa información e a súa accesibilidade ou reserva.
f) Establecer, baixo criterios administrativos, xurídicos e históricos, os períodos de conservación dos documentos ao longo do seu ciclo de vida e determinar a súa accesibilidade.
g) Normalizar os procesos de selección e eliminación de documentos, ditaminando a forma de disposición final, co fin de determinar as series que, polos seus valores informativos e testemuñais, sexa preciso conservar unha vez esgotados os seus valores administrativos.
h) Proceder á cualificación dos documentos esenciais, froito do desenvolvemento de funcións e actividades consideradas esenciais pola institución.
i) Impulsar que se aplique na xestión dos documentos un sistema de xestión corporativo acorde co previsto nas normas, que garanta a autenticidade, fiabilidade, dispoñibilidade e integridade dos documentos, e que se lles incorporan desde a súa creación ou rexistro os metadatos de identificación, clasificación, conservación e acceso establecidos.
j) Planificar e instrumentalizar o subsistema de xestión de documentos electrónicos da institución, establecendo os necesarios requisitos do seu deseño, rexistro, uso e conservación, garantindo a súa identidade, integridade, accesibilidade e conservación.
k) Estudar e propoñer a aprobación da política de xestión de documentos electrónicos do Consello de Contas de Galicia, conforme a Norma técnica de interoperabilidade de xestión de documentos electrónicos desenvolvida polo ENI, que deberá estar integrada no marco xeral de xestión de documentos da entidade con independencia do seu soporte material.
3. A Comisión Técnica de Arquivo asesorará e informará os órganos do Consello de Contas en todo o relativo a temas da súa competencia.
Cuarto. Composición da Comisión
1. A Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental estará composta por unha presidencia, unha secretaría e cinco vogalías con voz e voto.
2. Correspóndelle a Presidencia á persoa titular da Secretaría Xeral do Consello.
3. Correspóndelle a Secretaría a un técnico ou técnica da unidade administrativa responsable en materia de arquivo que actuará con voz pero sen voto.
4. Serán vogais da Comisión Técnica de Arquivo e de Xestión Documental a persoa titular da xefatura da unidade administrativa responsable en materia de arquivo, a persoa titular da xefatura do Servizo de Informática, un letrado ou unha letrada da Asesoría Xurídica, a persoa titular da xefatura dunha das unidades administrativas da Secretaría Xeral e un auditor ou unha auditora.
5. O nomeamento dos vogais farase por un período de catro anos, por resolución da Comisión de Goberno por proposta do presidente da comisión.
6. Nas sesións da Comisión participarán, en calidade de invitados, os responsables da xestión das unidades administrativas e os auditores das áreas cuxos procedementos e series sexan obxecto de estudo.
7. Corresponde á Presidencia da Comisión Técnica, ademais das funcións establecidas para ela pola normativa que regula os órganos colexiados das administracións públicas, elevar as propostas aprobadas polos membros da Comisión aos órganos competentes do Consello de Contas e os acordos destes ao Consello de Arquivos de Galicia e ao Consello de Avaliación Documental de Galicia.
8. Corresponde á persoa titular da xefatura da unidade administrativa responsable en materia de arquivo como vogal:
a) Analizar coa persoa titular da Presidencia as comunicacións, as notificacións e os informes dos membros da comisión que deban ser sometidos a estudo e aprobación nela.
b) Facer circular, se for oportuno, as citadas comunicacións, notificacións e informes entre os membros da Comisión.
c) Preparar os informes e os instrumentos técnicos, normativos e formativos que deberán estudar os membros da Comisión.
d) Redactar as propostas de acordo da política de xestión de documentos e as propostas de instrumentos técnicos, normativos e formativos que deberán ser debatidas na Comisión.
e) Executar as medidas adoptadas por esta comisión técnica.
Quinto. Funcionamento da Comisión
1. A Comisión Técnica reunirase en sesión ordinaria cando menos tres veces ao ano e sempre que a Presidencia o considere necesario a petición propia ou da persoa titular da xefatura da unidade administrativa responsable en materia de arquivo ou por solicitude dun terzo dos seus membros.
2. Para os efectos dunha maior operatividade, poderán constituírse, dentro da Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental subcomisións ou grupos de traballo para analizar aspectos concretos da xestión documental, atendendo a especificidade dos temas que se vaian estudar.
3. A persoa titular da Presidencia da Comisión poderá solicitar o asesoramento de especialistas alleos á institución co obxecto de contrastar os criterios de avaliación da documentación.
4. No non disposto por esta norma, o funcionamento da Comisión rexerase polo establecido para os órganos colexiados das administracións públicas.
Sexto. Xestión documental do Consello de Contas de Galicia
1. Os documentos xerados e recibidos no exercicio das súas competencias polo Consello de Contas de Galicia son documentos de titularidade pública integrados no patrimonio documental de Galicia.
2. Enténdese por Sistema de arquivos e de xestión dos documentos do Consello de Contas o conxunto de órganos, arquivos, unidades administrativas e servizos encargados da custodia dos documentos e arquivos desde que se xeran ou reciben ata que se eliminan ou conservan definitivamente, é dicir, ao longo de todo o seu ciclo de vida.
3. O Sistema de arquivos e de xestión dos documentos do Consello instrumentalízase a través de normas e directrices técnicas de carácter corporativo, e co recurso das ferramentas técnicas, funcionais e operativas necesarias para a consecución dos seus obxectivos.
4. Enténdese por xestión documental do Consello de Contas de Galicia o conxunto de funcións, procesos e medios que, integrados na xestión administrativa xeral e aplicados con carácter transversal e de modo continuo no seo do Sistema de arquivos do Consello, serven para garantir a autenticidade, a fiabilidade, a integridade e a dispoñibilidade dos documentos ao longo do tempo, así como para a configuración do seu patrimonio documental.
5. A xestión documental do Consello está integrada polos seguintes procesos e funcións arquivísticas: a identificación, a avaliación, a organización, a descrición, a conservación e o servizo dos documentos.
6. A xestión documental no Consello incluirá:
a) A definición dos sistemas de información e a aprobación dunha política de xestión de documentos do Consello de Contas de Galicia que asegure a adecuada xestión documental.
b) A política de xestión de documentos no relativo aos documentos electrónicos aterase aos criterios derivados da Norma técnica de interoperabilidade de xestión de documentos electrónicos desenvolvida polo Esquema nacional de interoperabilidade (ENI) e aos de protección da información, no marco do Esquema nacional de seguridade (ENS).
c) A definición e catalogación dos procedementos administrativos co obxecto de dar cumprimento ao mandato da normativa sobre procedemento administrativo e transparencia, e de determinar os criterios de avaliación para a selección, transferencia e o acceso aos documentos ao longo do tempo.
d) O deseño dos documentos para garantir a súa autenticidade, integridade, fiabilidade, dispoñibilidade, contextualización e interoperabilidade.
e) A análise dos procedementos administrativos electrónicos, previa á súa implantación, incluirá un informe de avaliación e selección da Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental e os informes pertinentes de seguridade da información e protección de datos persoais.
Sétimo. Procedemento de avaliación e selección de documentos
1. Os documentos de titularidade pública do Consello de Contas de Galicia serán avaliados e seleccionados para determinar a súa conservación ou eliminación, de acordo cos seus valores administrativos, xurídicos, históricos e legais, e os seus prazos de vixencia, acceso e conservación.
2. As táboas de avaliación sometidas a informe da Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello irán acompañadas dunha análise de cada serie documental cos estudos de identificación, avaliación e selección normalizados segundo os criterios establecidos na normativa que regula a composición e o funcionamento do Consello de Avaliación Documental de Galicia e o procedemento de avaliación e selección de documentos.
3. As táboas de avaliación aprobadas polo Pleno do Consello serán remitidas ao Consello de Avaliación Documental de Galicia co obxecto de seren supervisadas e informadas consonte os artigos 2.b), 2.c) e 2.f) do citado Decreto 15/2016, sen prexuízo de acordar, por instancia da Comisión, un período de audiencia ou información pública directa cando se considere pertinente.
4. Publicarase un extracto das táboas de avaliación aprobadas no Diario Oficial de Galicia, sen prexuízo da posibilidade da súa publicación na web do Consello de Contas. No caso das series de fiscalización, comunicarase, ademais, ao Tribunal de Contas o proceso de eliminación. O extracto conterá como mínimo os seguintes datos: o código das series avaliadas, a súa denominación, a procedencia e a resolución de aprobación das citadas táboas.
5. No procedemento de avaliación e selección gardarase o correspondente expediente, que incluirá os estudos de identificación e avaliación, a proposta da táboa de avaliación elaborada pola persoa responsable do arquivo, a certificación do acordo da Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental, os informes da Asesoría Xurídica, e dun auditor ou auditora, cando a documentación corresponda ás series de fiscalización e prevención da corrupción, a certificación do acordo do órgano de goberno, o informe preceptivo do órgano consultivo do Sistema de arquivos de Galicia, e, se for o caso, as actas de eliminación da documentación, que serán asinadas polo conselleiro ou conselleira maior e a persoa titular da xefatura da unidade administrativa responsable en materia de arquivo. As actas incluirán os datos de identificación dos procedementos e das series ou fraccións de serie eliminadas, así como as datas extremas e o seu volume. Indicarase tamén, de ser oportuno, a técnica de mostraxe utilizada.
Disposición adicional primeira. Impacto económico para a Administración
Os membros da Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas realizarán as súas funcións como parte das funcións propias do seu posto de traballo. Por tal motivo, a participación neste órgano colexiado non xerará dereitos económicos nin indemnizacións por asistencia aos seus membros.
Disposición adicional segunda. Presenza equilibrada de mulleres e homes
O nomeamento de vogais aterase, na medida do posible, a preservar a presenza equilibrada de mulleres e homes na Comisión.
Disposición derradeira primeira. Prazo de constitución
No prazo máximo dun mes desde a entrada en vigor deste regulamento constituirase a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas.
Disposición derradeira segunda. Designación de representantes
Os membros da comisión serán propostos no prazo de 15 días desde o día de entrada en vigor deste regulamento.
Disposición derradeira terceira. Entrada en vigor
Esta resolución entrará en vigor ao día seguinte da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.