DECRETO 25/2016, do 3 de marzo, polo que se regula a composición e o funcionamento do Consello de Arquivos de Galicia.
Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria — I. Disposicións xerais — 23/03/2016

I
O Sistema de Arquivos de Galicia, dirixido e coordinado pola consellería con competencias en materia de arquivos e patrimonio documental, ten o Consello de Arquivos de Galicia como un dos órganos asesores. Este consello é o órgano en que estarán representados os arquivos das institucións que integran o Sistema de Arquivos de Galicia e cuxas funcións inciden na política de arquivos e na protección do patrimonio documental.
Galicia asumiu no seu Estatuto de autonomía, a través do disposto no artigo 27.18, a competencia exclusiva en materia de patrimonio histórico, artístico, arquitectónico, arqueolóxico, de interese de Galicia, sen prexuízo do que dispón o artigo 149.1.28 da Constitución; de arquivos, bibliotecas e museos de interese para a Comunidade Autónoma e que non sexan de titularidade estatal.
O Real decreto 2434/1982, do 24 de xullo, fixo efectivo o traspaso de funcións e servizos do Estado á Comunidade Autónoma de Galicia en materia de cultura e, por tanto, de arquivos.
O artigo 149.1.28ª da Constitución española resérvalle ao Estado a competencia exclusiva en materia de arquivos de titularidade estatal, sen prexuízo da súa xestión por parte das comunidades autónomas. De acordo con esta previsión, no ano 1989 asinouse o convenio de xestión de arquivos de titularidade estatal entre o Ministerio de Cultura e a Comunidade Autónoma, que foi complementado co Real decreto 1531/1989, do 15 de decembro, sobre ampliación dos medios persoais e orzamentarios traspasados na materia.
II
A Lei 8/1995, do 30 de outubro, do patrimonio cultural de Galicia, foi a primeira norma galega con rango de lei que lles dedicou unha atención singular aos arquivos e ao patrimonio documental. Esta lei asentou conceptos básicos como o de patrimonio documental ou o de sistema de arquivos e tivo a virtude de inserir estes bens na estrutura de protección elaborada con carácter xeral para todo o patrimonio cultural de Galicia.
Ata a entrada en vigor da dita lei, a normativa propia en materia de arquivos e patrimonio documental abordouse a través de distintas normas de rango regulamentario, e é fundamental o papel desenvolvido polo Decreto 307/1989, do 23 de novembro, polo que se regula o sistema de arquivos e o patrimonio documental de Galicia. Este decreto, ditado en substitución do Decreto 414/1986, do 18 de decembro, polo que se regulaba o sistema público de arquivos da Comunidade, supuxo a primeira aproximación normativa a conceptos fundamentais como o de arquivos e o de patrimonio documental de Galicia, ao tempo que permitiu delimitar as nocións de sistema e redes de arquivos da Comunidade.
O Decreto 207/2010, do 10 de decembro, polo que se crea o Arquivo de Galicia, e o Decreto 219/2011, do 17 de decembro, polo que se fixan os prezos públicos e as normas dos servizos de reprodución prestados nos arquivos xestionados pola Xunta de Galicia, completan a normativa autonómica na materia.
No eido da Administración electrónica, a Lei 11/2007, do 22 de xuño, de acceso electrónico dos cidadáns aos servizos públicos, promove a utilización das novas tecnoloxías na xestión documental das administracións, que redunda na mellora no seu funcionamento, na proximidade co cidadán, na transparencia administrativa e na garantía xurídica. Os principios desta lei son recollidos para a Administración autonómica de Galicia no Decreto 198/2010, do 2 de decembro, polo que se regula o desenvolvemento da Administración electrónica de Galicia e das entidades dela dependentes. Por outra parte, a Resolución conxunta do 15 de decembro de 2014, da Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia e da Secretaría Xeral de Cultura, pola que se aproba o marco de referencia do Arquivo Dixital Integrado de Galicia, que actúa como política de xestión de documentos electrónicos da Xunta de Galicia de aplicación no sector público autonómico, perfila as responsabilidades dos órganos implicados, entre eles a Secretaría Xeral de Cultura como órgano superior competente en materia de arquivos e patrimonio documental.
Coa entrada en vigor da Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, regúlase a protección, conservación e difusión do patrimonio documental de interese para Galicia e a organización, o funcionamento, acceso e difusión do contido dos arquivos de interese para Galicia e do Sistema de Arquivos de Galicia. Esta nova lei dá carácter propio aos arquivos que teñen como función, ademais das tradicionais de custodia e difusión, a de participación na xestión documental das administracións en que prestan os seus servizos, como instrumentos que aseguran a autenticidade, integridade, fiabilidade e accesibilidade aos documentos públicos, no marco de transparencia, responsabilidade democrática e garantía xurídica que guía as administracións públicas.
A nova lei derroga o Decreto 307/1989, do 23 de novembro, polo que se regula o sistema de arquivos e o patrimonio documental de Galicia, e os artigos 76.2, 76.3, 78.1, 79, 80 e 91 da Lei 8/1995, do 8 de outubro.
Así mesmo, modificou na súa disposición derradeira primeira o artigo 7.1 da Lei 8/1985, do 8 de outubro, no sentido de considerar o Consello de Avaliación Documental de Galicia e o Consello de Arquivos de Galicia como órganos asesores da Consellería de Cultura en substitución da Comisión Técnica de Arquivos.
A Lei 7/2014, do 26 de setembro, crea, no seu artigo 33, o Consello de Arquivos de Galicia como órgano colexiado consultivo de asesoramento, cooperación e participación en materia de arquivos no ámbito da Comunidade Autónoma de Galicia, adscrito á consellería con competencias en materia de cultura. No ordinal segundo do dito artigo determínanse as súas funcións e no número 3 establécese que no Consello estarán representados os distintos arquivos que integran o Sistema de Arquivos de Galicia, deixando para un posterior desenvolvemento mediante decreto da Xunta de Galicia, por proposta da consellería competente en materia de arquivos e patrimonio documental, a composición e o funcionamento do Consello de Arquivos de Galicia.
Por outra banda, a disposición transitoria primeira establece un prazo de seis meses desde a súa publicación para a regulación da organización e do funcionamento do Consello de Arquivos de Galicia.
O concurso dun órgano asesor e consultivo como o Consello de Arquivos de Galicia é fundamental para ditaminar cuestións de tanta transcendencia como as normas técnicas ás cales se debe axustar a xestión documental dos axentes do Sistema de Arquivos de Galicia, as referidas á integración de arquivos no sistema, o réxime de protección de bens que sexan patrimonio documental galego, as políticas de arquivos da Xunta de Galicia, así como o funcionamento e a mellora do Sistema de Arquivos de Galicia.
III
O decreto consta dunha parte expositiva e 13 artigos, organizados nun título preliminar de disposicións xerais e dous numerados, tres disposicións adicionais, una derrogatoria e dúas derradeiras.
O título preliminar, baixo a rúbrica de «Disposicións xerais», abrangue os artigos que establecen o obxecto do decreto, o réxime xurídico do Consello e as súas funcións.
O título I, baixo a rúbrica «Composición e estrutura do Consello», regula a composición e estrutura do Consello. O decreto ten, como unha das súas finalidades, especificar a composición do Consello de Arquivos de Galicia, a partir do establecido na Lei 7/2014, do 26 de setembro. Así, estrutúrase unha presidencia, tres vicepresidencias, unha secretaría e doce vogalías. Establécese o mecanismo de nomeamento e cesamento dos membros do Consello así como o réxime de obrigas e dereitos.
O título II, baixo a rúbrica «Funcionamento do Consello», regula o funcionamento do Consello de Arquivos de Galicia, a través do Pleno e dunha comisión permanente como órgano de apoio. Por último, recóllese a posibilidade de constituír grupos de traballo específicos para a realización de informes e estudos que teñan relación coas competencias do Consello.
Na súa virtude, por proposta do conselleiro de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria, de acordo co Consello Consultivo e logo de deliberación do Consello da Xunta de Galicia na súa reunión do día tres de marzo de dous mil dezaseis,
Artigo 1. Obxecto
Este decreto ten por obxecto regular a composición e o funcionamento do Consello de Arquivos de Galicia como órgano colexiado, consultivo de asesoramento, cooperación e participación en materia de arquivos no ámbito da Comunidade Autónoma de Galicia, de conformidade co disposto no artigo 33 e na disposición transitoria primeira da Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia.
Artigo 2. Réxime xurídico
O Consello de Arquivos de Galicia réxese polo disposto neste decreto, pola Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos de documentos de Galicia, e pola Lei 8/1995, do 30 de outubro, do patrimonio cultural de Galicia. En todo o non establecido neste decreto observarase o disposto na Lei 16/2010, do 17 de decembro, de organización e funcionamento da Administración xeral e do sector público autonómico de Galicia, e na lexislación básica vixente sobre  procedemento administrativo común das administracións públicas.
Artigo 3. Funcións
1. Son funcións do Consello de Arquivos de Galicia as seguintes:
a) Emitir informe con carácter preceptivo sobre os regulamentos que se diten en desenvolvemento da Lei 7/2014, do 26 de outubro.
b) Emitir informe con carácter preceptivo sobre a incorporación dos arquivos ao Sistema de Arquivos de Galicia.
c) Emitir informe con carácter preceptivo sobre o réxime de protección dos bens considerados patrimonio documental de Galicia.
d) Emitir informe con carácter preceptivo sobre a declaración de bens do patrimonio documental como bens de interese cultural, así como a súa inclusión no catálogo ou no Inventario xeral do patrimonio cultural de Galicia.
e) Emitir informe ao órgano superior competente en materia de arquivos e patrimonio documental sobre os plans relacionados coa política arquivística que pretenda aprobar a Xunta de Galicia.
f) Emitir informe ao órgano superior competente en materia de arquivos e patrimonio documental sobre as normas técnicas básicas ás cales deben adecuarse os sistemas de xestión documental dos arquivos que forman parte do Sistema de Arquivos de Galicia.
g) Proporlle ao órgano competente en materia de arquivos e patrimonio documental as actuacións e iniciativas para o mellor funcionamento do Sistema de Arquivos de Galicia, así como para a mellora e o desenvolvemento dos procesos de dixitalización, preservación, accesibilidade e difusión en liña do material cultural dixital.
h) Emitir informe sobre as cuestións que someta á súa consideración, en relación co Sistema de Arquivos de Galicia, a persoa titular da consellería ou do órgano superior competente en materia de arquivos e patrimonio documental.
i) Proporlle ao órgano competente en materia de arquivos e patrimonio documental políticas activas para contribuír á transparencia e ao acceso á información pública e á reutilización de datos en poder das administracións.
j) Calquera outra que se lle encomende regulamentariamente relativa ao asesoramento sobre a organización, estruturación e ordenación do Sistema de Arquivos de Galicia.
2. Os seus informes non serán vinculantes, salvo disposición expresa en contra.
Artigo 4. Composición
1. O Consello de Arquivos de Galicia estará composto por unha presidencia, tres vicepresidencias, una secretaría e doce vogalías.
2. Exercerá a presidencia a persoa titular da consellería competente en materia de arquivos e patrimonio documental.
3. A Vicepresidencia Primeira será exercida pola persoa titular do órgano superior competente en materia de arquivos e patrimonio documental.
4. A Vicepresidencia Segunda será exercida pola persoa titular do órgano de dirección da consellería competente en materia de avaliación e reforma administrativa.
5. A Vicepresidencia Terceira será exercida pola persoa titular do órgano de dirección da consellería ou entidade instrumental competente en materia de administración electrónica e sistemas de información.
6. A Secretaría será exercida pola persoa titular da xefatura de servizo do Sistema de Arquivos de Galicia.
7. Serán vogais do Consello de Arquivos de Galicia, con voz e voto:
a) En representación da Administración autonómica de Galicia.
1º. A persoa titular da subdirección xeral con competencias en materia de arquivos.
2º. Tres persoas en representación do Sistema de Arquivos da Xunta de Galicia, propostas polo órgano superior competente en materia de arquivos e patrimonio documental.
b) Unha persoa en representación dos arquivos do Parlamento de Galicia, do Consello de Contas de Galicia, do Consello da Cultura Galega ou do Consello Consultivo de Galicia, por proposta dos órganos superiores de cada institución. A rotación de cada órgano establécese coa prelación indicada por cada período de renovación.
c) Unha persoa en representación dos arquivos xudiciais de Galicia, por proposta do órgano superior competente en materia de xustiza.
d) Unha persoa en representación dos arquivos das universidades galegas, proposta polo Consello Galego de Universidades. Establecerase unha rotación entre as tres universidades na seguinte orde: Universidade de Santiago de Compostela, Universidade da Coruña e Universidade de Vigo, por cada período de renovación.
e) Dúas persoas en representación dos arquivos das entidades locais, propostas pola Federación Galega de Municipios e Provincias.
f) Unha persoa en representación dos arquivos das entidades e asociacións de dereito público ou privado, de carácter profesional, político, sindical, cultural, educativo ou relixioso de Galicia, por proposta do órgano superior competente en materia de arquivos e patrimonio documental. Establecerase unha rotación entre as ditas entidades e asociacións por cada período de renovación.
g) Unha persoa en representación das asociacións profesionais de arquiveiros/as existentes en Galicia, proposta polo órgano superior con competencias en materia de arquivos e patrimonio documental. Establecerase unha rotación entre as ditas entidades e asociacións por cada período de renovación.
h) Unha persoa de recoñecido prestixio no ámbito dos arquivos e do patrimonio documental, por proposta do órgano superior competente en materia de arquivos e patrimonio documental.
8. O Consello de Arquivos de Galicia funcionará en Pleno ou en Comisión Permanente e pode establecer grupos de traballo específicos por razón da materia.
Artigo 5. A Presidencia
1. Correspóndelle á persoa que desempeña a Presidencia:
a) Representar o Consello de Arquivos de Galicia.
b) Acordar a convocatoria das sesións ordinarias e extraordinarias e a fixación da orde do día.
c) Presidir as sesións, moderar o desenvolvemento dos debates e suspendelos por causas xustificadas.
d) Dirimir co seu voto os empates, para os efectos de adoptar acordos.
e) Asegurar o cumprimento das normas.
f) Visar as actas e as certificacións dos acordos do órgano asesor.
g) Exercer cantas outras funcións sexan inherentes á condición da Presidencia do órgano.
2. Nos casos de vacante, ausencia, enfermidade ou outra causa legal, a persoa que exerza a Presidencia será substituída polas vicepresidencias pola súa orde de prevalencia e, no seu defecto, pola persoa membro do Consello que designe a persoa titular da consellería competente na materia.
Artigo 6. As vicepresidencias
1. Corresponde á Vicepresidencia Primeira auxiliar a Presidencia no exercicio das súas funcións e realizar cantas outras lle sexan especificamente encomendadas por aquela.
2. En caso de ausencia ou enfermidade será substituída pola Vicepresidencia Segunda ou Terceira, nesta orde de prevalencia.
Artigo 7. A Secretaría
1. Correspóndelle á persoa que exerce a secretaría do Consello:
a) Asistir ás reunións con voz pero sen voto.
b) Efectuar a convocatoria das sesións do órgano por orde da súa Presidencia, así como as citacións aos seus membros.
c) Recibir os actos de comunicación dos membros co órgano e, por tanto, as notificacións, peticións de datos, rectificacións ou calquera outra clase de escritos dos cales deba ter coñecemento.
d) Preparar o despacho dos asuntos e redactar e asinar as actas das sesións, co visto e prace da persoa que exercese a Presidencia.
e) Expedir certificacións das consultas, dos ditames e acordos aprobados.
f) Cantas outras funcións sexan inherentes á súa condición de secretario ou secretaria.
2. Nos casos de vacante, ausencia, enfermidade ou outra causa legal, a persoa que exerza a secretaría será substituída por unha persoa funcionaria designada pola Presidencia.
Artigo 8. Nomeamentos e cesamentos
1. O nomeamento e cesamento das persoas que ocupen as vogalías do Consello de Arquivos de Galicia, que non o sexan por razón dos seus cargos, e das súas respectivas persoas suplentes, correspóndelle á persoa titular da consellería con competencias en materia de arquivos e patrimonio documental, por proposta dos órganos e das entidades citados no artigo 4.
2. Os membros que o sexan por razón do seu cargo permanecerán no Consello de Arquivos de Galicia mentres duren nel. Os restantes membros serán nomeados/as por un período de catro anos e renovaranse automaticamente por un período igual, salvo resolución expresa en contra da persoa titular da consellería con competencias en materia de arquivos e patrimonio documental por proposta do órgano competente, de conformidade co artigo 4.
3. A composición do Consello terá en conta o principio de presenza equilibrada de mulleres e homes. Na comunicación que se realice aos órganos e entidades para a designación de representantes lembraráselles a importancia social de tender a aquel obxectivo de igualdade.
Artigo 9. Obrigas e dereitos dos membros
1. Corresponde aos membros do Consello de Arquivos de Galicia:
a) Recibir a convocatoria que conteña a orde do día das reunións cunha antelación mínima de corenta e oito horas.
b) Ter á súa disposición a información sobre os asuntos que figuren na orde do día coa antelación referida na letra anterior.
c) Participar nos debates das sesións.
d) Exercer o seu dereito ao voto e formular ao/á secretario/a o seu voto particular, así como expresar o sentido do seu voto e os motivos que o xustifican.
e) Non absterse nas votacións aquelas persoas que teñan a condición de membros do órgano colexiado pola súa calidade de autoridades ou persoal ao servizo das administracións públicas, sen prexuízo do establecido no artigo 12.
f) Formular suxestións e preguntas.
g) Obter a información que precisen para cumprir adecuadamente as funcións asignadas.
h) Manter o segredo das deliberacións e votacións.
i) Cantas outras sexan inherentes á súa condición.
2. Ademais do cesamento por renovación estipulado no artigo anterior, será causa de cesamento como membro do Consello o incumprimento das obrigas sinaladas neste artigo.
Artigo 10. O Pleno
1. O Pleno do Consello de Arquivos de Galicia estará composto polas persoas que representen os cargos da Presidencia, das vicepresidencias, da Secretaría e as doce vogalías.
2. Son funcións do Pleno do Consello as seguintes:
a) As establecidas como funcións do Consello no artigo 33.2 da Lei 7/2014, do 26 de setembro.
b) Propor as modificacións do Regulamento de funcionamento do Consello e elevalas ao órgano superior da consellería competente en materia de arquivos e patrimonio documental.
c) Acordar a formación de grupos de traballo específicos.
Artigo 11. Sesións do Pleno
1. O Pleno do Consello de Arquivos de Galicia reunirase en sesión ordinaria dúas veces ao ano, ou en sesión extraordinaria por acordo da persoa titular da Presidencia ou por solicitude da maioría dun terzo dos membros.
2. Para a válida constitución do órgano, para os efectos da realización de sesións, deliberacións e toma de acordos, requirirase a presenza das persoas que exerzan a Presidencia e a Secretaría, ou daquelas que as substitúan, e da metade, polo menos, dos seus membros en primeira convocatoria e dun terzo dos seus membros en segunda convocatoria.
3. Non poderá ser obxecto de deliberación ou acordo ningún asunto que non figure incluído na orde do día, agás que estean presentes todos os membros do órgano colexiado e sexa declarada a urxencia do asunto polo voto favorable da maioría.
4. Os acordos serán adoptados por maioría simple de votos dos membros presentes en cada sesión e decidirá, en caso de empate, o voto de calidade da persoa titular ou suplente da Presidencia.
5. A Secretaría redactará acta de cada sesión do Consello, que será aprobada na mesma ou na seguinte sesión. A persoa que exerza as funcións da secretaría poderá certificar, non obstante, os acordos que se adoptasen, sen prexuízo da aprobación posterior da acta, e deberá facer constar nas certificacións tal circunstancia de modo expreso.
Artigo 12. A Comisión Permanente
1. A Comisión Permanente será o órgano de apoio ao Pleno do Consello de Arquivos de Galicia.
2. Estará integrada pola persoa titular da Vicepresidencia Primeira, que a presidirá, pola titular da subdirección xeral con competencias en arquivos e polos/polas presidentes/as dos grupos de traballo que se creen. Actuará como secretaria a persoa designada para a Secretaría do Pleno do Consello, con voz pero sen voto.
3. As funcións da Comisión Permanente son:
a) Proporlle á Presidencia os asuntos que se van incluír na orde do día das reunións.
b) Elevarlle ao Pleno os informes e as propostas de actuación propias ou dos grupos de traballo.
c) Coordinar os grupos de traballo.
d) Estudar os asuntos que se elevarán ao Pleno.
e) Executar os acordos adoptados polo Pleno.
f) Calquera outra función que lle encomende ou delegue o Pleno.
Artigo 13. Grupos de traballo
1. Constituiranse grupos de traballo específicos en razón da materia ou da tipoloxía de arquivos, que serán propostos pola Presidencia, por iniciativa propia ou da Comisión Permanente, e a súa constitución será aprobada pola maioría dos membros do Pleno.
2. O acordo de constitución establecerá a finalidade, a duración, que poderá ser indefinida, os membros que a integren, así como a designación dos que desempeñarán a Presidencia e a Secretaría do grupo de traballo, os medios persoais e materiais de que dispoñan e, de ser o caso, o prazo para a realización do seu traballo.
3. Os estudos e informes desenvolvidos polos grupos de traballo serán supervisados pola Comisión Permanente, que os elevará ao Pleno para, se é o caso, sometelos á súa deliberación e votación.
4. Para a formación destes grupos de traballo poderase solicitar a colaboración de especialistas de carácter interno ou externo, cando as particulares circunstancias o requiran, de forma motivada, e serán designados/as pola Presidencia do Consello.
Disposición adicional primeira. Prazo de constitución
O Consello de Arquivos de Galicia constituirase no prazo de tres meses, contados desde a entrada en vigor deste decreto.
Disposición adicional segunda. Designación de representantes
As entidades e os organismos aos cales corresponda propor a designación de representantes no Consello de Arquivos de Galicia serán requiridos para estes efectos e deben comunicar a súa proposta á consellería con competencias en materia de arquivos e patrimonio documental, no prazo dun mes desde o día seguinte ao da recepción do requirimento.
Disposición adicional terceira. Impacto económico para a Administración autonómica
Os membros do Consello de Arquivos de Galicia realizarán as súas funcións como parte das funcións inherentes do órgano que representen e no cal prestan os seus servizos. Por tal motivo, a súa participación neste órgano colexiado e a dos especialistas a que se refire o número 4 do artigo 13 non xerará dereitos económicos aos seus membros nin indemnizacións por asistencia.
Disposición derrogatoria única. Derrogación normativa
Quedan derrogadas cantas normas de igual ou inferior rango sexan contrarias ao contido deste decreto.
Disposición derradeira primeira. Habilitación normativa
Facúltase a persoa titular da consellería con competencias en materia de arquivos e patrimonio documental para ditar cantas disposicións sexan necesarias para o desenvolvemento e a aplicación deste decreto.
Disposición derradeira segunda. Entrada en vigor
Este decreto entrará en vigor aos vinte días da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.
Santiago de Compostela, tres de marzo de dous mil dezaseis