ORDE do 4 de setembro de 2012 pola que se aproban as normas e os modelos de transferencia de documentación xudicial e se determina o inicio das actividades dos arquivos xudiciais territoriais e da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia.
Consellería de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza — I. Disposicións xerais — 11/09/2012

A Lei orgánica do poder xudicial, tras a reforma levada a cabo pola Lei orgánica 19/2003, dispón no artigo 458.2 que se establecerán por real decreto as normas reguladoras da ordenación e o arquivamento dos autos e expedientes que non estivesen pendentes de ningunha actuación, así como da expurgación dos arquivos xudiciais.
O Real decreto 937/2003, do 18 de xullo, de modernización dos arquivos xudiciais, regulou a organización e o funcionamento dos arquivos xudiciais territoriais, así como o procedemento de expurgación da documentación xudicial.
A Comunidade Autónoma de Galicia xestiona as competencias transferidas en materia de medios ao servizo da Administración de xustiza, de conformidade co disposto no artigo 20.1 do Estatuto de autonomía, aprobado pola Lei orgánica 1/1981, do 6 de abril, e mais co proceso de transferencias de competencias en materia de provisión de medios materiais e económicos para o funcionamento da Administración de xustiza en Galicia, desenvolvido polo Real decreto 2166/1994, do 4 de novembro, polo Decreto 394/1994, do 29 de decembro, respecto dos medios económicos e materiais, e mais polo Decreto 438/1996, do 20 de decembro, respecto dos medios persoais.
Polo Decreto 46/2009, do 26 de febreiro, regulador dos arquivos xudiciais territoriais e da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia, estableceuse a rede de arquivos xudiciais territoriais de Galicia e determinouse a composición da Xunta de Expurgación da Comunidade Autónoma galega.
As disposicións derradeiras segunda e terceira do Decreto 46/2009 remitían a unha orde posterior da consellería competente en materia de xustiza a aprobación dos modelos oficiais previstos nos artigos 13.1 e 15.3 do Real decreto 937/2003, de modernización dos arquivos xudiciais, e mais a data de inicio das actividades dos arquivos xudiciais territoriais e da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia.
Polo exposto, e no uso das facultades que me confiren os artigos 34.6 e 38 da Lei 1/1983, do 22 de febreiro, reguladora da Xunta e da súa Presidencia,
Artigo 1.
Obxecto
1. Establecer as normas polas que se regula a transferencia e as relacións de entrega de documentos xudiciais.
2. Aprobar os modelos uniformes e obrigatorios a que se refiren os artigos 13.1 e 15.3 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo, de modernización dos arquivos xudiciais, que se insiren como anexos a esta orde.
3. Determinar o inicio das actividades dos arquivos xudiciais territoriais e da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia.
Artigo 2.
Calendarios de remisión
1. Ao principio de cada ano natural as persoas responsables dos diferentes arquivos xudiciais elaborarán os calendarios para efectuar a transferencia de documentación xudicial entre os diferentes arquivos.
2. Para a elaboración do calendario previsto no número anterior deberánselle comunicar ao arquivo receptor as previsións da documentación que se vai transferir, co fin de valorar a dispoñibilidade de espazo e calquera outra circunstancia que afecte a transferencia.
Artigo 3.
Transferencias documentais
1. A transferencia e as relacións de entrega de documentos xudiciais realizaranse mediante os modelos regulados no artigo 4 desta orde, que figuran como anexo.
2. As relacións de entrega de documentos respectarán a actuación procesual procurando, na medida do posible, agrupar e relacionar a documentación xudicial por anos, ordenándoa correlativamente desde a máis antiga á máis recente.
Dentro de cada ano expresarase de forma independente cada serie documental e dentro de cada serie o número de cada procedemento de menor a maior.
3. Se non é posible a remisión dunha serie documental completa e esta se envía en varias remisións, as relacións de entrega estarán ordenadas consonte o previsto no punto 2.
4. As relacións documentais elaboraranse a partir da aplicación informática correspondente.
Se a utilización da aplicación informática e dos medios informáticos non for posible, poderanse utilizar os modelos previstos no artigo 4 en formato papel. Neste caso os modelos deberanse cubrir por triplicado, e cada exemplar será asinado e selado polo/a secretario/a xudicial competente, quen gardará unha copia e remitirá as dúas restantes ao correspondente receptor, quen pola súa vez lle devolverá unha delas asinada, selada e datada ao órgano remisor, de acordo co previsto no artigo 13.2 do Real decreto 937/2003.
Artigo 4.
Modelos
Para a remisión de documentos xudiciais e relacións documentais utilizaranse os seguintes modelos, que figuran como anexo a esta orde:
a) Modelo que se recolle no anexo I. Empregarase para a remisión de documentación xudicial desde o arquivo xudicial de xestión aos arquivos xudiciais territoriais, segundo o establecido nos artigos 5 e 13 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.
b) Modelo que se recolle no anexo II. Empregarase para as relacións documentais que se remitan desde os arquivos xudiciais de xestión ou territoriais á Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia, segundo o establecido no artigo 15, puntos 1 e 2, respectivamente, do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.
c) Modelo que se recolle no anexo III. Empregarase para as relacións documentais que se remitan desde o arquivo xudicial territorial ao arquivo xudicial de xestión, co obxecto de que este último confirme no prazo dun mes o transcurso dos prazos legais de prescrición ou caducidade, segundo a lexislación aplicable e de acordo co disposto no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.
Artigo 5.
Funcións dos arquivos xudiciais de xestión
Son funcións dos arquivos xudiciais de xestión:
1. Ordenar, conservar e custodiar a documentación xudicial ata a súa remisión aos arquivos territoriais ou o traslado para a súa conservación, alleamento ou recuperación, de conformidade coa decisión da Xunta de Expurgación, consonte o disposto nos artigos 5 e 6 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.
2. Remitir aos arquivos territoriais a relación de procedementos ou actuacións xudiciais non pendentes de actuacións dos que xa transcorreu o prazo de cinco anos desde a súa incoación, así como daqueles procedementos con sentenza firme ou outra resolución definitiva en que transcorrese un ano desde a súa firmeza.
3. Remitir á Xunta de Expurgación a relación de todos aqueles procedementos en que xa rematase a execución ou en que se pronunciase a resolución que declare a prescrición ou a caducidade.
4. Confirmar no prazo dun mes a prescrición ou caducidade dos procedementos, de conformidade co establecido no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.
5. Calquera outra función prevista para os arquivos xudiciais de xestión no Real decreto 937/2003, do 18 de xullo, ou que se lles atribúa legal ou regulamentariamente.
Artigo 6.
Funcións dos arquivos xudiciais territoriais
Son funcións dos arquivos xudiciais territoriais:
1. Ordenar, conservar e custodiar a documentación que lles remitan os arquivos xudiciais de xestión das súas respectivas provincias, de conformidade co disposto nos artigos 8 e 9 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.
2. Remitirlle ao/á responsable do arquivo xudicial de xestión unha relación dos documentos xudiciais dos cales xa transcorreran os prazos legais de prescrición ou caducidade co fin de que, no prazo dun mes, os/as ditos/as responsables confirmen o seu transcurso, de conformidade co disposto no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.
3. Elevar á Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia, polo menos unha vez ao ano, as relacións de expedientes xudiciais dos cales se confirmara a prescrición ou caducidade, para que decida sobre o seu posterior destino.
4. Calquera outra función prevista para os arquivos xudiciais territoriais no Real decreto 937/2003, do 18 de xullo, ou que se lles atribúa legal ou regulamentariamente.
Artigo 7.
Funcións da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia
Son funcións da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia:
1. Recibir do/da responsable do arquivo xudicial de xestión onde radiquen os documentos xudiciais a relación de todos aqueles procedementos nos cales xa rematara a execución ou nos cales xa se pronunciara unha resolución que declare a prescrición ou a caducidade, de acordo co establecido no artigo 15.1 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.
2. Recibir do/da responsable dos arquivos xudiciais territoriais as relacións de expedientes xudiciais nos cales o arquivo xudicial de procedencia xa confirmara a prescrición ou caducidade, de conformidade co establecido no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.
3. Solicitar dos órganos xudiciais responsables do respectivo arquivo de xestión o certificado de prescrición ou caducidade, o cal pode determinar, de ser o caso, a exclusión ou eliminación dos expedientes procesuais ou gobernativos do patrimonio documental ou, en caso contrario, a transferencia dos mesmos á Administración competente en patrimonio.
4. Comunicar aos/ás responsables dos distintos arquivos xudiciais, mediante certificado acreditativo, a decisión acordada respecto dos expedientes xudiciais contidos nas relacións que estes lle elevaran.
5. Acordar publicar no
Diario Oficial de Galicia
e mais nun xornal dos de maior difusión as relacións de expedientes xudiciais, co obxecto de que as persoas interesadas poidan recuperar documentos que achegasen aos procesos ou soliciten testemuño das actuacións xudiciais e resolver as ditas solicitudes.
6. Elaborar a proposta técnica de valoración e selección de series documentais, prevista no artigo 11.4 do Decreto 46/2009, do 26 de febreiro, de conformidade coa normativa e os criterios técnicos aprobados polo órgano competente en materia de conservación do patrimonio documental.
7. Solicitarlle ao órgano competente en materia de conservación do patrimonio documental a emisión do informe vinculante previsto no artigo 11 do Decreto 46/2009, do 26 de febreiro.
8. Comunicarlle á consellería competente en materia de xustiza os acordos adoptados respecto aos documentos e expedientes xudiciais, segundo o previsto no artigo 18 do Real decreto 937/2003.
9. Calquera outra función prevista para a Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia no Real decreto 937/2003, do 18 de xullo, ou que se lle atribúa legal ou regulamentariamente.
Artigo 8.
Duración do mandato e causas de cesamento dos/das responsables dos arquivos xudiciais territoriais e dos/das membros da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia
1. A duración do mandato dos/das responsables dos arquivos xudiciais territoriais e dos/das membros da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia será de 4 anos.
2. Os/as responsables dos arquivos xudiciais territoriais e os/as membros da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia poderán cesar polas seguintes causas:
a) Por petición propia.
b) Por petición do órgano que procedeu ao seu nomeamento.
c) Pola perda da condición pola que foron propostos.
Artigo 9.
Execución dos acordos adoptados pola Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia
Os acordos da Xunta de Expurgación serán executados pola consellería competente en materia de xustiza.
1. En caso de transferencia documental, correspóndelles ás consellerías competentes en materia de xustiza e de patrimonio cultural formalizar esta transferencia. Así mesmo, correspóndelle á consellería competente en materia de xustiza a recollida dos expedientes no arquivo correspondente e mais o seu transporte ao arquivo histórico.
2. A formalización da transferencia comunicaráselle ao/á secretario/a da Xunta de Expurgación, e este remitiralle ao/á secretario/a xudicial responsable do arquivo unha certificación acreditativa do seu obxecto para que leve a cabo a entrega de documentación, tras expedir a acta.
3. Correspóndelle á consellería competente en materia de xustiza tramitar e adxudicar os contratos administrativos para o alleamento ou a destrución dos restantes expedientes. Estes contratos débenselle comunicar á Xunta de Expurgación para os efectos previstos no parágrafo anterior.
Disposición adicional primeira
A designación dos/das membros da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia e dos/das responsables dos arquivos xudiciais territoriais realizarana os órganos competentes previstos no Decreto 46/2009, do 26 de febreiro, nun prazo de dous meses desde a publicación da presente orde.
Disposición adicional segunda
Os arquivos xudiciais territoriais e a Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia comezarán as súas actividades ao día seguinte da designación dos/das responsables dos arquivos xudiciais territoriais e dos/das membros da Xunta de Expurgación prevista na disposición anterior.
Disposición adicional terceira
O plan inicial de expurgación previsto na disposición adicional terceira do Decreto 46/2009 realizarase nun prazo de seis meses desde a entrada en vigor da presente orde.
Disposición adicional cuarta
O establecido nesta orde non suporá incremento de gasto
.
Disposición derradeira primeira
No non previsto nesta orde atenderase ao disposto no Real decreto 937/2003, do 18 de xullo, e no Decreto 46/2009, do 26 de febreiro.
Disposición derradeira segunda
Esta orde entrará en vigor o día seguinte ao da súa publicación no
Diario Oficial de Galicia
.
Santiago de Compostela, 4 de setembro de 2012