ORDE do 1 de setembro 2010 pola que se establecen as normas para a realización de préstamos de documentos entre os arquivos propios e xestionados pola comunidade autónoma e as oficinas da Xunta de Galicia.
CONSELLERÍA DE CULTURA E TURISMO — I. DISPOSICIÓNS XERAIS — 09/09/2010

Os préstamos documentais dos arquivos ás oficinas administrativas constitúen un procedemento habitual nun sistema de xestión documental.
A xestión documental forma parte da xestión administrativa e ten como obxectivo garantir a autenticidade, fiabilidade, dispoñibilidade e integridade dos documentos en calquera momento do seu ciclo vital, e de racionalizar e unificar o seu tratamento para conseguir unha Administración máis eficaz, eficiente e transparente, garantir o seus dereitos e os dos administrados, así como o cumprimento dos seus fins, e facilitar a conservación do patrimonio documental.
A Comunidade Autónoma de Galicia ten competencia exclusiva en materia de arquivos de interese para Galicia e de patrimonio documental (que é unha parte significativa do patrimonio cultural), de acordo co establecido no artigo 27.18º do Estatuto de autonomía de Galicia. Deste mandato deriva a capacidade da Xunta de Galicia para regular, en primeiro lugar, os arquivos e o patrimonio documental da Administración de Galicia.
O artigo 801.1º da Lei 8/1995, do 30 de outubro, do patrimonio cultural de Galicia, establece que a Consellería de Cultura regulará, entre outros aspectos, o ciclo vital dos documentos das distintas administracións públicas de Galicia, así como a circulación de documentos.
Así mesmo, o Decreto 307/1989, do 23 de novembro, polo que se regula o sistema de arquivos e o patrimonio documental de Galicia, vixente, estableceu, no seu artigo 16.2º, a capacidade da Consellería de Cultura, como órgano competente en materia de patrimonio documental e arquivos e coordinador do sistema de arquivos de Galicia, para establecer as pertinentes directrices técnicas que garantan o seu funcionamento.
Os arquivos propios e xestionados pola Xunta de Galicia realizan habitualmente préstamos dos documentos que teñen en custodia ás oficinas produtoras para dar continuidade á tramitación doutros procedementos administrativos. No entanto, faise necesario unificar e normalizar esta práctica.
Por estas razóns, por proposta da Dirección Xeral do Patrimonio Cultural,
DISPOÑO:
Artigo 1º
Apróbanse as normas técnicas que figuran no anexo I para a realización de préstamos documentais dos arquivos propios e xestionados ás oficinas dos órganos e entidades dependentes da Xunta de Galicia.
Artigo 2º
As solicitudes de préstamo serán realizadas polas unidades administrativas dirixíndose ao arquivo correspondente mediante o formulario que figura como anexo II desta orde.
Santiago de Compostela, 1 de setembro de 2010.
Roberto Varela Fariña
Conselleiro de Cultura e Turismo
ANEXO I
Normas para a realización de préstamos de documentos entre os arquivos propios e xestionados pola comunidade autónoma e as oficinas da Xunta de Galicia
1. Obxecto.
O préstamo de documentos orixinais ás unidades produtoras ten como finalidade facilitar aqueles documentos que, despois de finalizado o seu trámite e enviados ao arquivo para a súa custodia, resultan, no entanto, necesarios para dar continuidade á tramitación doutros procedementos administrativos. En calquera caso, quedará restrinxido a aqueles casos en que non sexa suficiente o envío de copias autenticadas ou simples.
2. Solicitudes.
2.1. As peticións serán realizadas polos responsables da unidade solicitante dirixíndose ao arquivo correspondente mediante o formulario destinado para este efecto.
2.2. Cada expediente ou unidade documental será obxecto dunha solicitude individualizada que deberá ser asentada no rexistro de préstamos.
3. Prazos.
3.1. A duración máxima do préstamo será de quince días. Se fose necesario prolongar este período deberá solicitarse a prórroga ao responsable do arquivo por calquera medio de que quede constancia.
3.2. Se despois dun mes da data do préstamo non se efectuase a súa devolución nin fose solicitada a prórroga, enviarase un escrito recordatorio da necesidade de devolver os documentos.
3.3. A non devolución dos documentos implicará o traspaso na responsabilidade da custodia, o que se comunicará á unidade correspondente.
4. Recollida e devolución.
4.1. Da recollida e devolución dos documentos farase cargo a unidade solicitante.
4.2. Cada documento solicitado será introducido nunha carpeta que o acompañará ata a súa devolución. Nela figurarán os datos para a identificación do préstamo.
5. O Formulario de solicitudes.
5.1. A xestión do préstamo implica un proceso que se inicia coa solicitude e remata coa devolución, que deberá quedar reflectida nun documento de control.
5.2. Para realizar a solicitude empregarase un formulario normalizado no que figurarán os seguintes elementos:
Datos do solicitante.
-Nome da unidade.
-Nome do solicitante.
-Enderezo/correo electrónico.
-Teléfono.
-Data da solicitude.
-Sinatura do solicitante.
-Selo da unidade.
Datos do documento.
-Descrición.
-Data.
-Número de expediente.
-Signatura.
Datos da entrega que debe cubrir o arquivo.
-Número de rexistro do préstamo.
-Data de entrega.
Sinatura do solicitante ou persoa autorizada.
Datos da devolución que debe cubrir o arquivo.
-Data da devolución.
-Sinatura e selo do responsable do arquivo.
-Observacións.
5.3. Un dos exemplares permanecerá no arquivo para o control do préstamo, outro deberá ser conservado nas oficinas, de maneira que unha vez devolto o documento o exima da responsabilidade da súa custodia. O terceiro exemplar, colocado como tento no lugar do que se retirou o documento deberá ser eliminado no arquivo no momento da reintegración na unidade de instalación correspondente.
Ver referencia pdf "17400D003P018.PDF"