RESOLUCIÓN do 1 de decembro de 2008 de creación e supresión de ficheiros de datos persoais.
VALEDOR DO POBO — III. OUTRAS DISPOSICIÓNS — 05/12/2008

Mediante Instrución do 24 de marzo de 1997 do Valedor do Pobo regulábanse os ficheiros automatizados de datos de carácter persoal existentes na institución. A devandita instrución publicouse o 18 de abril de 1997 no Diario Oficial de Galicia. Os cambios ocorridos desde entón fan necesario aprobar unha nova resolución que actualice o estado da cuestión.
Así as cousas, ao abeiro do artigo 20 da Lei 15/1999, de protección de datos de carácter persoal, e dos artigos 52, 53 e 54 do seu regulamento, aprobado polo Real decreto 1720/2007, dítase esta disposición de carácter xeral, en uso das facultades outorgadas pola Lei 6/1984 do Valedor do Pobo.
Primeiro.-Supresión de ficheiros.
Suprímense os ficheiros recollidos na Instrución do 24 de marzo de 1997 do Valedor do Pobo.
Os datos de carácter persoal contidos nos ficheiros suprimidos entenderanse incluídos no ficheiro correspondente dos creados en virtude desta resolución, en función das finalidades asignadas a cada un deles.
Segundo.-Creación de ficheiros.
Créanse os seguintes ficheiros de datos de carácter persoal:
Rexistro xeral.
Ficheiro de xestión de queixas.
Ficheiro de persoal.
Ficheiro de xestión económica.
Ficheiro de relacións institucionais.
Ficheiro de videovixilancia.
1. Rexistro xeral.
a) Finalidade e usos previstos.
O Rexistro xeral ten por finalidade o control da entrada e saída de documentos e a acreditación de prazos. Os usos que se darán aos datos deste ficheiro serán os derivados da xestión dos documentos.
b) Persoas e colectivos afectados.
As persoas físicas ou xurídicas que presenten ou ás cales se lles remitan documentos.
c) Procedemento de recollida de datos.
As propias persoas físicas ou xurídicas son as que achegan os datos.
d) Estrutura básica e tipos de datos de carácter persoal incluídos.
O ficheiro presenta unha estrutura mixta e contén datos de carácter identificativo sobre DNI/pasaporte/NIF, nome e apelidos, enderezo, localidade, código postal, teléfono, correo electrónico; e calquera outro dato que apareza nos documentos que se rexistran.
e) Cesións de datos.
Só se prevén as cesións legalmente establecidas.
f) Unidade orgánica responsable.
A súa custodia corresponde ao persoal encargado do Rexistro, baixo a supervisión do secretario xeral, e do Valedor do Pobo.
g) Unidade ante a que poden exercerse os dereitos de acceso, rectificación, cancelación e oposición.
Oficina do Valedor do Pobo, sita na rúa do Hórreo, número 65, 15700-Santiago de Compostela, teléfono 981 56 97 40, correo electrónico valedor@valedordopobo.com
h) Medidas de seguridade.
Nivel alto.
2. Ficheiro de xestión de queixas.
a) Finalidade e usos previstos.
O ficheiro de xestión de queixas ten por finalidade a xestión, tramitación e seguimento dos escritos asociados ás queixas que se dirixen ao Valedor do Pobo, e establecer relacións entre eles e entre os expedientes a que dean lugar, de forma que permita o seguimento dos trámites realizados en cada un.
b) Persoas e colectivos afectados.
As persoas físicas ou xurídicas que presenten queixas, así como os afectados polos actos e resolucións que se diten durante a tramitación e execución do expediente de queixa.
c) Procedemento de recollida de datos.
As propias persoas físicas ou xurídicas son as que achegan os datos.
d) Estrutura básica e tipos de datos de carácter persoal incluídos.
O ficheiro presenta unha estrutura mixta e contén datos de carácter identificativo sobre DNI/pasaporte/NIF, nome e apelidos, enderezo, localidade, código postal, teléfono, correo electrónico; e datos de características persoais sobre idade e sexo, e pode conter datos especialmente protexidos dos contidos no artigo 7 da Lei orgánica de protección datos.
e) Cesións de datos.
Só se prevén as cesións legalmente establecidas.
f) Unidade orgánica responsable.
A súa custodia corresponde ao persoal encargado do Rexistro, baixo a supervisión do secretario xeral, e do Valedor do Pobo.
g) Unidade ante a que poden exercerse os dereitos de acceso, rectificación, cancelación e oposición.
Oficina do Valedor do Pobo, sita na rúa do Hórreo, número 65, 15700-Santiago de Compostela, teléfono 981 56 97 40, correo electrónico valedor@valedordopobo.com
h) Medidas de seguridade.
Nivel alto.
3. Ficheiro de persoal.
a) Finalidade e usos previstos.
O ficheiro de persoal ten por finalidade a xestión de recursos humanos e a elaboración, control e xestión das nóminas do persoal ao servizo do Valedor do Pobo, así como a xestión doutros pagamentos e percepcións que corresponda aboar ao persoal ao servizo da institución.
b) Persoas e colectivos afectados.
Persoal ao servizo do Valedor do Pobo.
c) Procedemento de recollida de datos.
O propio persoal ao servizo do Valedor do Pobo é o que achega os datos.
d) Estrutura básica e tipos de datos de carácter persoal incluídos.
O ficheiro presenta unha estrutura mixta e contén datos de carácter identificativo sobre DNI/pasaporte/NIF, número da Seguridade Social/mutualidade, nome e apelidos, enderezo, localidade, código postal, teléfono, correo electrónico; datos de características persoais sobre estado civil, de familia, data e lugar de nacemento, sexo, nacionalidade; datos de detalles de emprego e carreira administrativa sobre corpo/escala, categoría/grao, posto de traballo, datos non económicos de nómina, número de conta bancaria, historial do traballador; datos académicos e profesionais: titulacións académicas, formación complementaria.
e) Cesións de datos.
Á Axencia Tributaria no relativo ao imposto da renda das persoas físicas.
Á Seguridade Social e ás mutualidades de funcionarios.
Ás entidades bancarias para o aboamento das retribucións de persoal.
Ás entidades con que se teñan concertadas pólizas privadas de seguros, vida e accidentes, e plans de pensións.
f) Unidade orgánica responsable.
A súa custodia corresponde ao persoal encargado da xestión da nómina, baixo a supervisión do secretario xeral, e do Valedor do Pobo.
g) Unidade ante a que poden exercerse os dereitos de acceso, rectificación, cancelación e oposición.
Oficina do Valedor do Pobo, sita na rúa do Hórreo, número 65, 15700-Santiago de Compostela, teléfono 981 56 97 40, correo electrónico valedor@valedordopobo.com
h) Medidas de seguridade.
Nivel medio.
4. Ficheiro de xestión económica.
a) Finalidade e usos previstos.
O ficheiro de xestión económica ten por finalidade a tramitación, control e seguimento de documentos de pagamento, estados contables e expedientes de contratación derivados da actividade económico-financeira da institución do Valedor do Pobo.
b) Persoas e colectivos afectados.
As persoas físicas ou xurídicas que manteñen unha relación profesional coa institución do Valedor do Pobo.
c) Procedemento de recollida de datos.
As propias persoas físicas ou xurídicas son as que achegan os datos.
d) Estrutura básica e tipos de datos de carácter persoal incluídos.
O ficheiro presenta unha estrutura mixta e contén datos de carácter identificativo sobre DNI/NIF, nome e apelidos ou razón social, enderezo, localidade, código postal, teléfono, correo electrónico, fax, número de conta bancaria.
e) Cesións de datos.
Á Axencia Tributaria, cando estea legalmente previsto.
Ás entidades bancarias, cando sexa necesario, para executar as transferencias e ordes de pagamento.
f) Unidade orgánica responsable.
A súa custodia corresponde ao persoal encargado da xestión económica, baixo a supervisión do secretario xeral, e do Valedor do Pobo.
g) Unidade ante a que poden exercerse os dereitos de acceso, rectificación, cancelación e oposición.
Oficina do Valedor do Pobo, sita na rúa do Hórreo, número 65, 15700-Santiago de Compostela, teléfono 981 56 97 40, correo electrónico valedor@valedordopobo.com
h) Medidas de seguridade.
Nivel básico.
5. Ficheiro de relacións institucionais.
a) Finalidade e usos previstos.
O ficheiro de relacións institucionais ten por finalidade o mantemento da axenda cos datos dos representantes dos medios de comunicación e de institucións públicas ou privadas con que o Valedor do Pobo se relaciona. Estes datos usaranse para enviar comunicacións, notas de prensa, publicacións, convocar actos e xestionar as relacións institucionais e de protocolo.
b) Persoas e colectivos afectados.
Os representantes dos medios de comunicación e das institucións públicas e privadas que se relacionan co Valedor do Pobo.
c) Procedemento de recollida de datos.
Son os propios representantes dos medios de comunicación e das institucións as que achegan os seus datos.
d) Estrutura básica e tipos de datos de carácter persoal incluídos.
O ficheiro presenta unha estrutura mixta e contén datos de carácter identificativo sobre nome e apelidos, enderezo ou sede, localidade, código postal, teléfono, correo electrónico, fax.
e) Cesións de datos.
Non están previstas cesións.
f) Unidade orgánica responsable.
A súa custodia corresponde ao persoal encargado do gabinete de prensa, baixo a supervisión do secretario xeral, e do Valedor do Pobo.
g) Unidade ante a que poden exercerse os dereitos de acceso, rectificación, cancelación e oposición.
Oficina do Valedor do Pobo, sita na rúa do Hórreo, número 65, 15700-Santiago de Compostela, teléfono 981 56 97 40, correo electrónico valedor@valedordopobo.com
h) Medidas de seguridade.
Nivel básico.
6. Ficheiro de videovixilancia.
a) Finalidade e usos previstos.
O ficheiro de videovixilancia ten por finalidade o control de acceso ao interior da sede da institución ao garaxe.
b) Persoas e colectivos afectados.
As persoas físicas que accedan ás zonas vixiadas.
c) Procedemento de recollida de datos.
Gravación en vídeo a través de cámaras incorporadas a sistemas de videovixilancia, que poderán estar conectadas coa policía.
d) Estrutura básica e tipos de datos de carácter persoal incluídos.
Imaxes.
e) Cesións de datos.
Poderanse ceder as imaxes de videovixilancia e os datos de control de acceso no suposto de investigación de delito, coa petición previa do Ministerio fiscal, o xulgado que investigue o delito ou a policía xudicial.
f) Unidade orgánica responsable.
A súa custodia corresponde ao técnico de xestión correspondente, baixo a supervisión do secretario xeral, e do Valedor do Pobo.
g) Unidade ante a que poden exercerse os dereitos de acceso, rectificación, cancelación e oposición.
Oficina do Valedor do Pobo, sita na rúa do Hórreo, número 65, 15700-Santiago de Compostela, teléfono 981 56 97 40, correo electrónico valedor@valedordopobo.com
h) Medidas de seguridade.
Nivel básico.
Terceiro.-Entrada en vigor.
Esta resolución entrará en vigor o día seguinte da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.
Santiago de Compostela, 1 de decembro de 2008.
Benigno López González
Valedor do Pobo