ORDE do 13 de xullo de 2004 pola que se normaliza o sistema de información e control da demanda de actividade programada de consultas externas médicas na rede de hospitais do Servizo Galego de Saúde.
CONSELLERÍA DE SANIDADE — I. DISPOSICIÓNS XERAIS — 20/07/2004

As consultas externas constitúen unha liña asistencial hospitalaria de gran volume de actividade, sendo ademais o principal sistema de acceso dos pacientes ao hospital.
A regulación dos circuítos de pacientes nas consultas externas de atención especializada debe ser o máis áxil e fluída posible, para permitir unha xestión eficaz destas e posibilitar a oferta dun servizo de calidade, onde as demoras na atención sexan razoables en función das necesidades dos usuarios e da utilización eficiente dos recursos dispoñibles.
Neste sentido, a Orde do 19 de maio de 2003 estableceu un sistema de información e control da demanda de actividade programada de hospitalización, cirurxía e salas, no que se inclúen unha serie de criterios homoxéneos de medicións destas listas de espera para adecualas ás recomendacións do grupo de expertos do Consello Interterritorial do Sistema Nacional de Saúde.
Asemade, a Lei 7/2003, do 9 de decembro, de ordenación sanitaria de Galicia, establece no seu artigo 133.1º u) o dereito dos cidadáns a que as prestacións sanitarias financiadas publicamente sexan dispensadas nuns prazos previamente definidos e coñecidos.
Cómpre agora establecer un sistema de información e control da demanda de actividade programada no ámbito das consultas externas de atención especializada, tendo en conta, para estes efectos o disposto no Real decreto 605/2003, do 23 de maio, no que se establecen unha serie de medidas para o tratamento homoxéneo das listas de espera no Sistema Nacional de Saúde, mediante unha norma que garanta a transparencia e homoxeneidade da información facilitada ao cidadán sobre as listas de espera de consultas externas en atención especializada e
que posibilite a análise de resultados, as necesidades e a avaliación do funcionamento do noso sistema sanitario e do Sistema Nacional de Saúde.
En consecuencia, no uso das facultades que me confire o artigo 33 da Lei 1/1983, do 22 de febreiro, reguladora da Xunta e do seu presidente, reformada pola Lei 11/1988, do 22 de outubro,
DISPOÑO:
Artigo 1º.-Obxecto.
O obxecto desta orde é normalizar o sistema de información e control da demanda de actividade programada de consultas externas médicas, na rede de hospitais do Servizo Galego de Saúde.
Artigo 2º.-Definicións normalizadas.
1. Defínese como consulta externa todo acto médico realizado de forma ambulatoria e programado para o diagnóstico, tratamento, seguimento, mantemento da saúde ou para outras circunstancias de índole administrativa, realizado en presenza do paciente nun local destinado para tal fin, con independencia da súa situación física, dentro da rede asistencial.
2. Defínese como consulta inicial a realizada a un paciente por tratarse dun proceso novo, proceder de atención primaria ou doutro hospital, suceder a unha consulta de alta ou ter pasados máis de 18 meses desde a última consulta sen ningunha programación, sempre dentro do mesmo servizo normalizado.
3. Defínese como consulta sucesiva a que ten lugar tras unha consulta previa non de alta ou tras un episodio de hospitalización, para o seguimento do mesmo proceso e no mesmo servizo normalizado, sempre e cando non pasaran máis de 18 meses sen ningunha programación.
Artigo 3º.-Rexistro de pacientes en espera.
O rexistro de pacientes en espera de atención programada para consultas externas terá por finalidade incluír a todos os pacientes que, nun momento dado, se atopan pendentes de ser vistos nunha consulta externa en atención especializada.
A consulta deberá ser previamente solicitada por un médico mediante unha folla normalizada de solicitude, excepto nos casos recollidos no artigo 23, número 4º, do Decreto 3160/1966, do 23 de decembro, polo que se aproba o Estatuto xurídico do persoal médico da Seguridade Social.
Artigo 4º.-Movementos no rexistro de pacientes en espera.
1. Os motivos de entrada e de saída dos pacientes en espera de atención programada deberán ser rexistrados necesariamente na aplicación informática correspondente.
Cada episodio do rexistro terá un único motivo de entrada e de saída.
2. Os motivos de entrada son os seguintes:
a) Por prescrición médica: a consulta é solicitada polo médico tras cubrir a correspondente folla normalizada de solicitude.
b) A iniciativa do paciente: no suposto de solicitar a entrada no rexistro por iniciativa propia, de conformidade co artigo 23, número 4º, do Decreto 3160/1966, do 23 de decembro, polo que se aproba o Estatuto xurídico do persoal médico da Seguridade Social.
3. Os motivos de saída son os seguintes:
a) Por consulta realizada: a actividade é efectivamente realizada na consulta para a que o paciente estaba citado.
b) Por consulta anulada: a actividade é cancelada con anterioridade á data da cita asignada.
c) Por fallo da consulta: a actividade non é realizada na data da cita asignada.
d) Por exitus: inclúe os pacientes que faleceron estando en espera.
Artigo 5º.-Clasificación de pacientes.
Para os efectos do antedito rexistro, os pacientes clasifícanse, en función do tipo de espera, como:
1. Pacientes en espera estrutural: inclúe os pacientes que nun momento dado están en situación de ser atendidos e a súa espera é atribuíble á organización dos recursos dispoñibles.
2. Pacientes en espera non estrutural: inclúe os pacientes que nun momento dado están en situación de ser atendidos e a súa espera é atribuíble á vontade propia do paciente.
Artigo 6º.-Datas de interese para o rexistro.
Para a medición do rexistro de pacientes en espera de consultas externas establécese a necesidade de rexistrar as seguintes datas:
-Data de prescrición: é a data na que o médico prescritor asina a folla de solicitude de consulta. Esta data representa o inicio do episodio de espera para aqueles pacientes citados á primeira data dispoñible.
-Data idónea da cita: é a data da atención proposta polo médico prescritor. Esta data representa o inicio do episodio de espera para aquelas solicitudes con data prefixada.
-Data da cita asignada: é a data para a que o paciente é citado. Se coincide coa data da saída, esta data representa o remate do episodio de espera.
-Data da saída: é a data na que o paciente sae do rexistro, sendo a data do remate do episodio de espera. Esta data será obrigatoriamente igual ou anterior á data da cita asignada.
Artigo 7º.-Tipos de consultas.
Para os efectos do rexistro, as consultas médicas programadas en atención especializada clasifícanse como:
1. Consultas de enfermidade.
Inclúe a todos aqueles pacientes que esperan para a realización dunha consulta orixinada pola sospeita ou presenza dun determinado proceso patolóxico.
2. Consultas de saúde.
Inclúe a todos aqueles pacientes que esperan para a realización dunha consulta co obxecto de manter o estado de saúde (screenings, graduacións de vista,
revisións de neonatos normais, etc.) ou a realización de determinados trámites administrativos.
Artigo 8º.-Procedemento de inclusión no rexistro de pacientes en espera.
1. Para a inclusión dun paciente no rexistro de consultas externas deberá acreditarse documentalmente, sempre que sexa posible, a prescrición da atención mediante as seguintes follas de consulta:
-Folla de interconsulta mediante modelo normalizado de atención primaria, que se presenta no anexo I.
-Folla de solicitude de consulta inicial en atención especializada que se presenta no anexo II.
-No caso das consultas sucesivas utilizarase a folla de solicitude de consultas sucesivas en atención especializada que se presenta no anexo III.
2. A folla de interconsulta desde atención primaria á atención especializada constará de tres exemplares, un para o servizo de destino, outro para o paciente e outro para a historia clínica de atención primaria.
A folla de solicitude de consulta inicial no ámbito da atención especializada constará tamén de tres exemplares, un para o servizo de orixe, outro para o servizo de destino e outro para o paciente.
Por último, a folla de solicitude de consultas sucesivas en atención especializada constará dun exemplar para o paciente.
3. Estas follas de solicitude de consultas constitúen as fontes de datos primarias do sistema de información e de todo o proceso administrativo, polo que deberán ser correctamente cubertas, de xeito obrigatorio e na súa totalidade polos médicos que establezan a indicación.
Artigo 9º.-Planificación e xestión das axendas.
1. A organización da actividade asistencial de consultas externas en atención especializada estrutúrase en axendas sobre as que se producen as citas dos pacientes.
2. As axendas veñen definidas por unha carga de actividade e uns rangos horarios determinados, garantíndose, en todo caso, a confidencialidade da información contida nelas e limitando o acceso a elas exclusivamente aos profesionais implicados.
3. As axendas deberán ser o máis estables posibles, coa finalidade de promover unha asistencia accesible e de calidade, evitando no posible as cancelacións, as reprogramacións e as rectificacións das citas, así como impedindo a existencia de pacientes en espera para a asignación da data da cita.
Esta espera para a asignación de data de cita só poderá ser autorizada excepcionalmente, con carácter técnico, polo director xeral da División de Asistencia Sanitaria, cando estea suficientemente motivada polo hospital e sempre por un período determinado de tempo.
4. Todas as axendas deberán programarse en soporte informático aberto, áxil e flexible, que permita:
-A citación desde ambos niveis asistenciais e a citación múltiple, o que favorecerá o acudir a máis dunha consulta na mesma data, sempre que a organización dos recursos o posibilite.
-A súa actualización en tempo real, necesaria para afrontar as variacións puntuais da demanda, os reaxustes da actividade entre áreas asistenciais e, en xeral, as adaptacións a situacións non previstas na planificación habitual.
Artigo 10º.-Procedemento de asignación de citas e criterios de prioridade.
1. A asignación das citas tenderá a realizarse na mesma data da prescrición, ofertando o primeiro oco libre na axenda do especialista, a partir da data da prescrición ou da data idónea da cita, se é o caso.
2. Os criterios de prioridade para atender os pacientes serán establecidos polo médico prescritor e dependerán do proceso que motiva a consulta, da patoloxía ou da invalidez concomitantes e/ou da situación persoal. Así pois, distínguense dous tipos de prioridade:
a) A prioridade preferente inclúe os pacientes que precisan ser atendidos nun prazo breve de tempo. Con carácter xeral, clasificaranse como preferentes aqueles pacientes que precisen ser atendidos nun prazo máximo de 15 días desde a data de entrada no rexistro.
b) A prioridade normal inclúe os restantes pacientes, nos que a súa atención pode demorarse en función da espera existente.
Deberán establecerse mecanismos de coordinación entre atención primaria e atención especializada para evitar no posible a necesidade de repriorización por parte do hospital que produce cambios nas datas das citas asignadas.
3. As citas de consultas iniciais poderán xestionarse directamente, ben por atención primaria, a través da internet -en todos aqueles centros nos que este sistema estea dispoñible- ou ben polo hospital, xa sexa o mesmo ou distinto a aquel onde o paciente vai realizar a consulta.
As consultas sucesivas deberán xestionarse nos centros de atención especializada na mesma data da prescrición, por parte do especialista. Para posibilitar isto último, cómpre que a data da citación se adecue, en todo caso, á espera existente para a realización de probas diagnósticas e doutras consultas, polo que é preciso que o responsable de admisión do hospital lles proporcione aos facultativos esta información de xeito periódico.
4. No caso de que exista indicación facultativa de que a consulta se realice nunha data determinada distinta á primeira data dispoñible, a cita subministrarase de acordo coa indicación do médico prescritor, rexistrándose no sistema de información como cita á data prefixada ou aproximada por criterio médico.
Por outra banda, se no momento de solicitar a cita ou no seu proceso de espera, o paciente se pon en contacto co centro para rexeitar a data da cita asignada e solicitar unha data posterior, esta circunstancia rexistrarase no sistema de información como reprogramación a solicitude do paciente.
A todos os pacientes se lles subministrará cita horaria personalizada e exclusiva, co fin de evitarlles esperas innecesarias e maximizar a eficiencia das
axendas, excepto nas citas á data prefixada sen oco dispoñible que sexan para o mesmo servizo.
Artigo 11º.-Información xeral e acreditación documental da cita para o usuario.
No momento de subministrar a cita, entregaráselle ao paciente o xustificante normalizado da folla de citación que se presenta no anexo IV, e que deberá conter, polo menos, a seguinte información:
-Datos da cita: a data e a hora, nome do centro e do servizo, nome e localización da consulta e tipo de consulta.
-Número de teléfono de contacto: que deberá ser de fácil comunicación.
-Información sobre os seus dereitos e deberes mentres permanezan na lista de espera.
Artigo 12º.-Procedemento de confirmación das citas.
1. Coa finalidade de diminuír o número de citas non realizadas por incomparecencia dos pacientes, no momento de subministrar a cita, solicitaráselle ao paciente que comunique as posibles inasistencias a citas previamente concertadas, para que estas poidan ser utilizadas por outros pacientes.
2. Cando se produzan porcentaxes elevadas de inasistencias e demoras importantes, o hospital deberá valorar o establecemento dun sistema de confirmación de citas, mediante cartas recordatorias ou incluso chamadas telefónicas, con reasignación dos ocos que puideran xerarse.
Disposicións adicionais
Primeira.-A devandita orde deberá axustarse ao disposto na Lei orgánica 15/1999, do 13 de novembro, de protección de datos de carácter persoal.
Segunda.-O disposto nesta orde entenderase sen prexuízo do desenvolvemento regulamentario que se realice no seu momento, ao abeiro do artigo 133.1º u) da Lei 7/2003, do 9 de decembro, de ordenación sanitaria de Galicia.
Terceira.-Os directores xerentes dos hospitais serán os responsables do correcto cumprimento no seu centro do establecido nesta orde.
Cuarta.-Os servizos centrais do Sergas terán acceso aos datos introducidos no sistema informático de cada hospital, que serán recollidos de acordo cos criterios establecidos nesta orde.
Disposición transitoria
Todos os hospitais do Sergas deberán adaptar os seus procedementos de inclusión no rexistro de pacientes en espera de actividade programada de consultas externas médicas antes do 1 de xaneiro de 2005.
Disposición derradeira
Esta orde entrará en vigor o día seguinte ao da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.
Santiago de Compostela, 13 de xullo de 2004.
José María Hernández Cochón
Conselleiro de Sanidade