RESOLUCIÓN do 14 de setembro de 1998 pola que se aproba o Regulamento dos rexistros da Universidade de Santiago de Compostela.
UNIVERSIDADE DE SANTIAGO DE COMPOSTELA — III. OUTRAS DISPOSICIÓNS — 06/10/1998

De conformidade co artigo 38 da Lei 30/1992, do 26 de novembro, de réxime xurídico das AAPP e do procedemento administrativo común, os órganos administrativos da Universidade de Santiago de Compostela deben levar un rexistro xeral no que se fará o correspondente asento de todo escrito ou comunicación que sexa presentado ou se reciba. Tamén se anotarán de saída os escritos e comunicacións oficiais dirixidos a outros órganos ou particulares.
Así mesmo, esta lei permite a posibilidade de crear rexistros auxiliares, que xa viñan funcionando na universidade, polo que debe clarexarse o seu funcionamento e réxime xurídico.
Como novidade fundamental da antedita Lei 30/1992 recóllese que os rexistros deben instalarse en soporte informático, determinación que debe facerse efectiva na nova regulamentación dos rexistros, sen prexuízo do correspondente período transitorio.
A finalidade deste regulamento é tamén compila-las distintas instruccións e resolucións sobre esta materia nun só documento para facilita-la súa consulta e acceso.
Capítulo I
Do rexistro de entrada e saída
Artigo 1º
O rexistro xeral estará establecido de modo que garanta a constancia da entrada e saída de tódolos documentos que teñan como destinatario ou expida a universidade. Os libros, ou o soporte documental do rexistro, non poderán saír da sede da universidade. O acceso ó seu contido realizarase mediante consulta deles no lugar no que se encontren custodiados ou mediante a expedición de certificacións e testemuños.
Artigo 2º.-Rexistro de entrada.
Os escritos poderán presentarse xunto co documento ou documentos en que funden o seu dereito os interesados, xa sexan orixinais xa por testemuño ou por copia do orixinal que compulsará o encargado do rexistro.
O presentador ten o dereito a obter copia selada dos documentos que entregue, ó achegala xunto cos orixinais.
O encargado do rexistro, unha vez efectuada a inscrición, fará a clasificación dos documentos ingresados e procederá a distribuílos entre as distintas oficinas, se as houbese, ou abrirase ou iniciarase expediente, de se-lo caso, dándolle a pertinente tramitación.
Artigo 3º.-Rexistro de saída.
No rexistro de saída anotaranse tódolos oficios, notificacións, ordes, comunicacións, certificacións, expedientes ou resolucións que emanen da Universidade de Santiago de Compostela ou das súas autoridades ou funcionarios, así como os escritos e comunicacións oficiais dirixidas a outros órganos ou particulares.
Para a saída de documentos, cada dependencia administrativa enviará os que teñan que expedírselle ó rexistro, que os cursará, sen dilación, e devolverá á dependencia de orixe as minutas correspondentes despois de estampar nelas o carimbo no que conste a data de saída e o número do asento.
Concluído o trámite de rexistro, os escritos e comunicacións seranlles enviados ós seus destinatarios polo medio indicado pola unidade administrativa.
Capítulo II
Asentos
Rexistro xeral
I. Asentos de entrada
Artigo 4º
Quedan reservados os asentos de entrada que se fagan no rexistro xeral para os escritos e comunicacións que sexan presentados ou que se reciban, nos casos que se indican:
a) As solicitudes que formulen as persoas interesadas na iniciación dos procedementos establecidos por disposición legal ou regulamentaria que deban ser resoltas pola Universidade de Santiago de Compostela.
b) O dereito de petición establecido no artigo 29 da Constitución.
c) Os escritos motivados doutros órganos universitarios ou servicios administrativos para inicia-los procedementos de oficio, ou continua-los xa iniciados.
d) As comunicacións que os órganos universitarios particulares lles dirixan ós órganos xerais de goberno a través do seu rexistro de documentos.
e) Os escritos ou comunicacións que se reciban doutras administracións públicas ou autoridades xudiciais.
f) Calquera outro escrito, non especificado anteriormente, dirixido ós órganos de goberno da universidade ou ás súas diferentes unidades administrativas.
g) Os escritos dirixidos a outras administracións públicas, nos casos establecidos no artigo 13º do presente regulamento.
II. Anotacións de saída
Artigo 5º
Anotaranse de saída no rexistro xeral os escritos e comunicacións oficiais nos seguintes casos:
a) Os que se dirixan ós particulares interesados nun procedemento iniciado de oficio ou a solicitude daqueles.
b) Os que os órganos xerais de goberno lles envían a outros órganos universitarios, unidades administrativas e servicios xerais, que inicien ou finalicen calquera tipo de procedemento.
c) As notificacións que se remitan para a constitución e celebración de sesións ou reunións dos órganos colexiados universitarios, legal ou regulamentariamente recoñecidos.
d) Os dirixidos polos órganos xerais de goberno ós órganos administrativos doutras administracións públicas.
e) Calquera outro escrito, non especificado anteriormente, cando así o dispoña o secretario xeral.
III. Comunicacións interorgánicas
Artigo 6º
1. Non serán obxecto de anotacións de saída no rexistro xeral as comunicacións que fagan entre si os órganos de goberno da universidade e entre estes e as unidades administrativas dos servicios centrais, que conteñen información ou documentación xeral para uni-los procedementos xa iniciados.
2. Non se anotarán de saída as comunicacións, sexa cal sexa o seu contido, que fagan entre si as distintas unidades administrativas dos servicios centrais.
IV. Requisitos dos escritos e comunicacións
Artigo 7º
1. En ningún caso procederá efectua-las inscricións dos escritos ou comunicacións que se presenten no rexistro xeral que carezan do selo correspondente e da antesinatura e pé de sinatura do titular do órgano ou, de se-lo caso, da unidade administrativa correspondente.
2. O rexistro de entrada de escritos remitidos por fax ou telegrama quedará condicionado ás instruccións do secretario xeral da universidade.
V. Modo de inscrición
Artigo 8º
Os asentos anotaranse respectando, en todo caso, a orde temporal de recepción e saída dos documentos e comunicacións, e indicarán a data da saída, unha breve descrición do seu contido, o número asignado e a orixe de destino.
Os escritos idénticos dirixidos a distintos destinatarios rexistraranse cun único número e indicaranse os destinos correspondentes.
Artigo 9º
O rexistro xeral e os rexistros auxiliares deberán instalarse en soporte informático.
O sistema garantirá a constancia, en cada asento que se practique, dun número, epígrafe expresivo da súa natureza, data de entrada, data e hora da súa presentación, identificación do interesado, órga
no administrativo remitente, se procede, e persoa ou órgano administrativo ó que se envía e, de se-lo caso, referencia ó contido do escrito ou comunicación que se rexistra.
Para tal efecto efectuaranse periodicamente copias de seguridade no servidor informático. Así mesmo, imprimirase un listado diario dos rexistros de entrada e saída que serán dilixenciados posteriormente polo secretario xeral e encadernados anualmente.
Así mesmo, o sistema garantirá a integración informática no rexistro xeral das anotacións efectuadas nos restantes rexistros da USC.
Artigo 10º
1. Das solicitudes e escritos que presenten os interesados no rexistro xeral poderán esixi-lo correspondente recibo que acredite a data da súa presentación, e deberá admitir como tal unha copia na que figure a data indicada.
2. De conformidade co establecido no último parágrafo do artigo 38.2º da Lei 30/92, do 26 de novembro, os escritos e comunicacións serán rexistrados sen dilación e enviados polo rexistro xeral ós interesados e unidades administrativas correspondentes, dentro das vintecatro horas seguintes á data da inscrición.
Capítulo III
Funcionamento dos rexistros
Artigo 11º
O rexistro xeral será a unidade administrativa responsable da recepción e envío de documentos baixo a supervisión do secretario xeral da universidade.
Será, así mesmo, responsable da custodia dos libros de rexistro ou do soporte documental.
Artigo 12º
No rexistro xeral ou nos auxiliares da universidade, os administrados poderán solicita-la compulsa dos documentos orixinais que acheguen coas instancias ou solicitudes, para o cal procederá ó aboamento da taxa correspondente, agás no caso de que se declare a exención expresa dela.
Artigo 13º
1. O rexistro xeral da Universidade de Santiago de Compostela, mediante convenios ou acordos específicos, poderá servir para a presentación de escritos dirixidos a outras entidades ou administracións públicas.
2. No caso de existencia destes convenios o rexistro xeral será tamén o encargado de remiti-las solicitudes, escritos e comunicacións que presenten os interesados dirixidas a outras administracións públicas, mediante o correspondente oficio de remisión que será rexistrado de saída na universidade.
Artigo 14º
Os libros de rexistro ou o soporte documental das inscricións poderán ser consultados, tras petición
escrita, por calquera interesado nas dependencias e baixo a supervisión dos responsables da unidade de rexistro que se encargará de expedi-las certificacións correspondentes co visto e prace do secretario xeral.
VI. Tipos de rexistros
Artigo 15º
Considéranse rexistros xerais da universidade o de Santiago de Compostela, sito no Colexio de San Xerome, Praza do Obradoiro s/n e de Lugo, sito nos servicios administrativos no edificio da Bliblioteca Intercentros, na Avda. Bernardino Pardo Ouro, s/n.
Artigo 16º
Considéranse rexistros auxiliares da Universidade de Santiago de Compostela os seguintes:
-O do terceiro ciclo, situado na Casa dos Catedráticos, Campus Sur, Santiago de Compostela.
-O do Servicio de PAS, situado no edificio da Balconada, Rúa Nova 6, Santiago de Compostela.
-O da Unidade de Xestión Académica do Campus Sur, situado no edificio do Pavillón Estudiantil.
-O da Unidade de Xestión Académica do Campus Norte, situado no Burgo das Nacións.
Polo contrario non se consideran rexistros auxiliares os rexistros das facultades, escolas, institutos e departamentos da USC así como os dos colexios e residencias do sistema universitario de residencias, nos que só se poderán tramitar de entrada e de saída os documentos que expresamente se delimiten nos regulamentos de réxime interno e convocatorias específicas e de orde interna do propio centro e exclusivamente no ámbito das súas competencias.
VII. Dos rexistros auxiliares
Artigo 17º
1. Os rexistros auxiliares rexistrarán unicamente a documentación de entrada ou de saída recibida ou enviada na unidade administrativa correspondente.
2. No rexistro auxiliar non se admitirán, por non procede-la súa presentación, as solicitudes, escritos e comunicacións que se dirixan ós órganos administrativos doutras administracións públicas, por considerar que o dito rexistro carece dos requisitos especificados no artigo 38.4º b) da Lei 30/1992, do 26 de novembro.
3. Os rexistros auxiliares terán os mesmos efectos administrativos có rexistro xeral.
4. No rexistro auxiliar anotaranse como asentos de entrada no libro ou soporte documental tódolos escritos ou comunicacións que se presenten no ámbito da súa competencia e que se reciban na unidade administrativa correspondente. Tamén se anotarán no de saída, os escritos e comunicacións oficiais
dirixidas a outros órganos, unidades administrativas ou particulares, así como as comunicacións interorgánicas, salvo as que faga entre si a propia unidade.
5. En ningún caso procederá efectua-la inscrición dos escritos ou comunicacións que se presenten nos rexistros auxiliares que carezan do selo correspondente e da antesinatura e pé de sinatura do titular do órgano ou, de se-lo caso, da unidade administrativa correspondente.
6. Das solicitudes e escritos que se presenten no rexistro auxiliar poderán os interesados esixi-lo correspondente recibo que acredite a data da súa presentación, e admitirase como tal unha copia na que figure a indicada data.
7. Os escritos e comunicacións serán rexistrados sen dilación desde o do recibo ou presentación.
8. Os asentos de entrada e as anotacións de saída poderán facerse utilizando os medios informáticos que garantan a constancia das inscricións.
9. Os rexistros auxiliares que se establecen enténdese sen prexuízo da súa posterior integración como auxiliar ó rexistro xeral da universidade e a súa incorporación ó soporte informático na forma e prazo que se determine.
10. A numeración correlativa iniciarase o primeiro día hábil do ano e rematará o 31 de decembro.
Artigo 18º
Ademais dos escritos dirixidos a órganos universitarios, poderán rexistrarse de saída ou de entrada os escritos dirixidos a empresas, asociacións ou entidades creadas ó auspicio da universidade, sempre que a súa sede social sexa a xeral da universidade.
Artigo 19º
1. O secretario xeral poderá dicta-las correspondentes instruccións sobre os escritos e comunicacións que deban figurar nos asentos de entrada e as anotacións de saída, así como para a interpretación do presente regulamento.
2. Por resolución rectoral poderanse crear novos rexistros auxiliares ou xerais ou muda-la sede dos existentes.
Disposición adicional
De acordo co establecido no artigo 38.5º e 7º da Lei 30/1992, o rexistro permanecerá aberto ó público para o rexistro de entrada en horario de 9 a 2 horas durante os días hábiles.
Permanecerá pechado, tanto de entrada como de saída, os sábados, os días festivos estatais, locais, os fixados pola Comunidade Autónoma e o día no que a USC conmemora o Santo Tomás de Aquino.
Se o último día dun prazo coincide con sábado ou día festivo entenderase prorrogado ó primeiro día
hábil seguinte segundo establece o artigo 48.3º da Lei 30/1992.
Disposicións transitorias
Primeira.-A incorporación e integración ó soporte informático dos rexistros a que se refire o presente regulamento, será efectiva na forma e prazos que se determinen en función do grao de desenvolvemento dos medios técnicos de que se dispoña.
Segunda.-En tanto non se produza a integración informática e no caso de que nos rexistros se utilice un soporte informático independente, as follas que conteñen as inscricións feitas nos rexistros auxiliares deberán encadernarse desde a data do primeiro de xaneiro ata o trinta e un de decembro de cada ano.
Disposicións derrogatorias
Quedan derrogadas as seguintes disposicións:
Primeira.-Resolución rectoral do 6-10-1995 pola que se crea o Rexistro Auxiliar de Terceiro Ciclo.
Segunda.-Instrucción da Secretaría Xeral do 30 de xullo de 1993 sobre funcionamento dos rexistros das unidades de xestión académica.
Terceira.-Resolución do 23 de xullo de 1993 pola que se crean os rexistros nas unidades de xestión académica.
Cuarta.-Instrucción do 26 de xullo de 1993 sobre presentación e admisión de escritos e comunicacións no rexistro xeral.
Quinta.-Instrucción do 8 de xuño de 1993 da Secretaría Xeral sobre admisión de escritos no rexistro xeral.
Sexta.-Resolución rectoral do 4 de febreiro de 1991 pola que se establece un rexistro de documentos no Campus de Lugo.
Sétima.-Resolución rectoral do 29 de xuño de 1988, pola que se determina que o servicio de alumnado leve o correspondente rexistro de entrada e saída de documentos.
Oitava.-Resolución rectoral do 2 de febreiro de 1996 que regulaba ata agora o Regulamento dos rexistros da Universidade de Santiago de Compostela.
Disposición derradeira
O presente regulamento entrará en vigor ó día seguinte da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.
Santiago de Compostela, 14 de setembro de 1998.
F. Darío Villanueva Prieto
Rector da Universidade de Santiago de Compostela
8939