INSTRUCCIÓN do 24 de marzo de 1997 pola que se regulan os ficheiros automatizados de datos de carácter persoal, existentes na institución.
VALEDOR DO POBO — III. OUTRAS DISPOSICIÓNS — 18/04/1997

A Lei orgánica 5/1992, do 29 de outubro, de regulación do tratamento automatizado dos datos de carácter persoal, dictada en desenvolvemento do previsto no artigo 18, apartado 4º, da Constitución española, que establece a necesidade de limitar por lei o uso da informática para garanti-la honra e a intimidade persoal e familiar dos cidadáns e o pleno exercicio dos seus dereitos, preceptúa a necesidade de que a creación, modificación ou supresión dos ficheiros automatizados de titularidade pública se faga mediante unha disposición xeral que debe ser publicada no BOE ou no diario oficial correspondente (artigo 18 da citada lei orgánica).
Por tal razón, unha vez implantado na súa integridade o sistema informático do Valedor do Pobo que permite contar cos medios para a xestión das bases de datos automatizadas, faise preciso aproba-la disposición reguladora dos ficheiros que son utilizados para o desenvolvemento das súas funcións.
Polo exposto, o Valedor do Pobo, no uso das facultades que lle outorga a Lei 6/1984, do 5 de xuño, do Valedor do Pobo, aprobou as seguintes normas:
Artigo 1º
Créanse os ficheiros automatizados do Valedor do Pobo nos que se conteñen e procesan datos de carácter persoal e que son os seguintes:
a) Ficheiro de entradas ou queixas.
b) Ficheiro de persoal.
c) Ficheiro de control de acceso persoal ás instalacións do Valedor do Pobo.
Artigo 2º
O ficheiro de entradas ou queixas ten por fin ordena-los diferentes escritos que se dirixen ó Valedor do Pobo, establecer relacións entre eles e entre os expedientes a que dean lugar e permiti-lo seguimento dos trámites realizados en cada un, asignando ó expediente que corresponda as entradas e saídas que se produzan.
Neste ficheiro, cun sistema de bases de datos relacionais, contéñense os relativos á identificación e domicilio ou enderezo que deben figurar nos escritos que os interesados dirixan ó Valedor do Pobo, de acordo co artigo 18.1 da Lei 6/1984, do Valedor do Pobo. Así mesmo, figuran os relativos ó sexo, número de documento nacional de identidade e teléfono, se tales datos figuran nos escritos remitidos polos interesados.
Artigo 3º
O ficheiro automatizado de persoal ten por finalidade a ordenación das funcións propias do secretario xeral do Valedor do Pobo.
O procedemento de recollida de datos ten lugar en base á documentación achegada polo persoal no momento do seu nomeamento ou contratación pola institución para o seu expediente, ou os posteriores relacionados cos anteriormente citados.
Artigo 4º
O ficheiro automatizado de control de acceso persoal ás instalacións do Valedor do Pobo ten como finalidade garanti-la seguridade do edificio sede da institución e a das persoas que prestan servicios nela. Figuran nel os seguintes datos de tódalas persoas que accedan ó seu interior:
a) Nome, apelidos e domicilio do visitante.
b) Número do documento nacional de identidade.
c) Persoa da institución á que visita.
c) Hora de entrada e saída.
Estes datos recóllense logo de información ó afectado de quén é o responsable do ficheiro para efectos do posible exercicio dos dereitos de acceso, rectificación e cancelación.
Artigo 5º
Non está prevista a cesión de datos de ficheiro de entradas nin do ficheiro de control de acceso.
Se é o caso e no seu día, do ficheiro de persoal ó que se refire o número 1.b), poderían facilitárselles ás entidades bancarias, logo da conformidade cos afectados, os datos para o aboamento por transferencia bancaria das retribucións do persoal.
Artigo 6º
1. Os datos rexistrados no ficheiro de entradas ou queixas conservaranse indefinidamente.
2. Os datos recollidos no ficheiro automatizado de persoal conservaranse ata pasados cinco anos desde o 31 de decembro do ano no que a persoa afectada cesase ou causase baixa como persoal ó servicio do Valedor do Pobo.
3. Os datos rexistrados no ficheiro automatizado de control de acceso cancelaranse ó mes do seu rexistro.
Artigo 7º
Os datos de carácter persoal rexistrados no ficheiro automatizado do Valedor do Pobo ó que se refire o número 1 do artigo 6, só serán utilizados para os fins expresamente previstos e por persoal debidamente autorizado.
Artigo 8º
A responsabilidade sobre os ficheiros automatizados correspóndelle, baixo a autoridade do Valedor do Pobo, ó secretario xeral, sen prexuízo da responsabilidade directa que, na xestión e custodia dos ficheiros, lle corresponde ó xefe de cada unha das correspondentes áreas ou servicios. Os dereitos de acceso, rectificación e cancelación poderán exer
cerse, se é o caso, perante a Secretaría Xeral do Valedor do Pobo, na sede da institución, rúa Hórreo, número 65, 15071 Santiago de Compostela.
Disposición transitoria
Única.-En tanto permaneza vacante a praza de secretario xeral-asesor, desempeñará as funcións que esta instrucción lle asigna a el, o xefe de Servicio do Valedor.
Disposición derradeira
Única.-A presente resolución entrará en vigor o mesmo día da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.
Santiago de Compostela, 24 de marzo de 1997.
José Cora Rodríguez
Valedor do Pobo
97-2729