10/02/2016 | Administración LocalMunicipal
Ribeira
Anuncio aprobación regulamento arquivo municipal

Ref/Secretaría Xeral/Claudia Edith Shakeel Fernandez de Velasco O Pleno da Corporación, na Sesión Ordinaria realizada o día 26 de outubro de 2015 aprobou o Proxecto de Regulamento do Arquivo Municipal. Rematado o prazo de exposición ó público (BOP nº 212 de 5 de novembro de 2015) non se presentou alegación algunha, polo que queda automaticamente elevado a definitivo o Acordo plenario inicial cuxo texto íntegro faise público, para o seu xeral coñecemento e en cumprimento do disposto no artigo 70.2 da Lei 7/1985, de 2 de abril, Reguladora das Bases do Réxime Local. A presente proposta de reforma do Regulamento do Arquivo do Concello de Riveira responde á necesidade de actualizar o anterior aprobado no ano de 1995 e que queda superado, a día de hoxe, por factores como o excesivo volume documental que segue a medrar a pesar dos intentos por parte da Administración de reducir a documentación en papel. Outro factor que se debe considerar é a progresiva implantación da Administración electrónica coa conseguinte produción de documentos electrónicos e dixitalizados que tamén han de ser custodiados, conservados, organizados, descritos e servidos de acordo con principios arquivísticos e que tamén forman parte do patrimonio documental do Concello. Haberá de terse en contatamén a lexislación que está a xerar normativa sobre transparencia, eficacia e bo goberno nas Administracións Públicas, arquivos tanto electrónicos como tradicionais, e sobredereitos dos cidadás. Esta lexislación que se está a producir tanto a nivel autonómico, como mesmo a nivel nacional e internacional é de importancia para o noso propósito. Como exemplos claros e dentro da referida normativa temos que citar a Lei 7/14 de arquivos e documentos de Galicia e outra que se está a redactar como a da Comisión de Avaliación Documental de Galicia ou o Consello de Arquivos de Galicia, non hai que esquecer que o Arquivo do Concello está incluído na Rede de Arquivos Locais e por iso no Sistema de Arquivos de Galicia. Este proceso de actualización tamén inclúe as novas técnicas de arquivo e a súa normativa correspondente como Nogada para a descrición de documentos ou o Proxecto Arpad de constitución do Arquivo DixitalIntegral de Galicia e no que se está a traballar. Todos estes argumentos veñen reforzar a importancia dos arquivos e o seu papel dentro da Administración. As funcións do Arquivo son en principio as de: custodiar e conservar, organizar mediante a clasificación e a ordenación e describir para servir e dar a coñecer a documentación. Estas tarefas das que estamos a falar realízanse sobre a documentación municipal como proba de dereitos e deberesdos cidadáns, como testemuña do labor da Administración e como fonte para investigación e a cultura. Todas estas tarefas, procedementos e normas comprenden a chamada xestión documental. Hai que resaltar aquí a importancia desta xestión documental das administracións públicas para facilitar o acceso aos documentos e á información que conteñen de forma presencial ou a través de medios electrónicos mediante a consulta, a reprodución ou mesmo a través dos instrumentos de referencia. A xestión documental comprende distintos procesos e funcións: a identificación, a avaliación, a descrición, a conservación e o servizo. En canto ao sistema de xestión de documentos o Servizo de Arquivo é o órgano especializado na administración do citado sistema coa finalidade de garantir o seguimento e localización de calquera documento en calquera momento así comoas condicións de transferencia, conservación e acceso en colaboración cos órganos pertinentes. Tamén o Servizo de Arquivo será o encargado da elaboración dun cadro de clasificación municipal. Calquera modificación ou revisión de contido ou tramitación que se produza na documentación terá que ser comunicada polos produtores ao citado Servizo para unha nova valoración así como establecer os prazos de selección, transferencia e acceso. O citado cadro de clasificación da documentación na xestión municipal será elaborado, revisado e mantido ao día polo Servizo de Arquivo xunto co Departamento de Informática. Os documentos do Arquivo do Concello son de titularidade pública eson de natureza inalienable, imprescritible, e inembargable; e polo tanto de responsabilidade directados seus titulares: a Corporación, os produtores (sobre todo os arquivos de oficina e o persoal de Arquivo como encargado da súa custodia, avaliación e acceso á información que conteñan tanto á Administración como á cidadanía. A documentación producida polo Concello ten que estar “controlada” e accesible desde o momento da súa creación ata o momento de tomar a decisión de conservala permanentemente ou eliminala do patrimonio documental; isto supón primeiro coñecer a existencia dentro do conxunto xeral do arquivo de varias fases segundo o “ciclo vital” dos documentos e a prevalencia dos seus valores desde o legal-xurídico ata o histórico. Debemos separar logo distintos tipos de custodia e organización; así están os arquivos de oficina ou de xestión, o arquivo central, o arquivo intermedio e finalmente o arquivo histórico. Todas as anteriores denominacións responden ás distintas fases polas que pasa a documentación e que están definidas dentro dos artigos do regulamento. A proposta que facemos supón o establecemento sobre todo do funcionamento do arquivo intermedio do Concello mediante normas e procedementos para que a documentación estea a disposición de acceso e consulta para os produtores desa documentación, os interesados, a cidadanía en xeral e os investigadores. O Arquivo dentro da Administración adquire así grande importancia, primeiro ha de establecer os procesos para facilitarlle á institución (persoal, Corporación) e a outras institucións públicas e persoas recoñecidas pola lexislación vixente os datos, información e documentos orixinais que necesiten para cumprir as súas funcións. Tamén queremos regulamentar o acceso, consulta e reprodución da documentación como un dereito recoñecido á cidadanía en xeral para acceder aos documentos que forman parte de procedementos xa terminados, cuns límites e exclusións que haberá que establecer e motivar cando sexa necesario (documentos que conteñen datos persoais, seguridade, honra, saúde, intimidade ou imaxe das persoas). Así pois, o regulamento que estamos a presentar perfila estas liñas xerais nos oito capítulos seguintes. - O Capítulo I de disposicións xerais nos que se recollen as definiciónse conceptos necesarios para servir como punto de partida para o regulamento: a natureza do Arquivo, o patrimonio documental municipal, as funcións, adscricións e persoal ao servizo do Arquivo Municipal. - Os Capítulo II, III, IV e V regulan os procesos de xestión documental, procesos técnicos e instrumentos relacionados cos documentos: os ingresos no Arquivo (sobre todo as transferencias, que se regulan detalladamente, a responsabilidade do persoal, os procedementos e demais aspectos da xestión documental. - O Capítulo VI abarca as funcións de clasificación e descrición. - O Capítulo VII refírese á selección, conservación e eliminación dedocumentos. Este e os capítulos anteriores resaltan a importancia da colaboración entre o Arquivo e os distintos departamentos que xeran documentos para establecer criterios unívocos e uniformes para a xestión e tratamento dos documentos. - O Capítulo VIII “Do acceso e consulta dos documentos”, condicións xerais do servizo de documentos: consulta, préstamo e reprodución. Tamén se inclúen neste capítulo como parte do servizo dos documentos a súa información e difusión. Engadimos unha serie de disposicións que derrogan o anterior regulamento de 1995 e outras de carácter transitorio ata que se aproben novas disposicións normativas sobre arquivos electrónicos e a constitución de varios órganos para a avaliación documental. Tamén propoñemos uns prazos para que, en colaboración cos arquivos de oficina, se establezan unha serie de instrumentos para a xestión documental, dos que se propoñeránmodelos de uso, que han de ser aprobados polos órganos municipais correspondentes. Para concluír diremos que este regulamento nace como unha resposta á cada vez maior complexidade da Administración Municipal e á necesidade de atender o reto das Administracións Públicas; con vocación de servizo ao cidadán á vez que coa vontade dunha mellora da calidade e unha progresiva modernización no seo da súa organización que leve á consecución duna xestión eficaz e eficiente. Á hora de presentar esta reformatívose en conta a lexislación que a seguir se nomea. Algunha destas normas foron xa derrogadas, pero serven de base ás normas posteriores. - Constitución Española de 1978. - Estatuto de Autonomía de Galicia. - Lei 7/85 de bases do réxime local. - Decreto 414/86 do Sistema de Arquivos de Galicia. - Real Decreto 2568/1986, de organización, funcionamento e réxime xurídico das entidades locais. - Decreto 307/89 sistema de arquivos e patrimonio documental de Galicia. - Lei 30/1992, pola que se regula o réxime xurídico das administracións públicas e de procedemento común. - Lei 8/95 do patrimonio cultural de Galicia. - Lei Orgánica 15/99 de protección de datos de carácter persoal e a súa normativa de desenvolvemento. - Lei 4/2006 de transparencia e boas prácticas na Administración pública galega. - 2006/505/CE. Recomendación da Comisión Europea de 24 de agosto de 2006 sobre dixitalización e accesibilidade e conservación dixital. - Lei 11/2007 de acceso electrónico dos cidadáns aos servizos públicos. - Lei 23/2007, sobre reutilización da información no sector público. - Decreto 219/11 no que se fixan os prezos públicos e as normas dos servizos de reprodución nos arquivos. - Decreto 198/2010 que regula o desenvolvemento da Administración electrónica da Xunta de Galicia e das súas entidades dependentes. - Lei 19/2013 de 9 de decembro de transparencia, accesoá información pública e bo goberno. - Lei 7/14 de arquivos e documentos de Galicia. - Lei 18/2015, pola que se modifica a Lei 37/2007 sobre reutilización da información do sector público. - Lei 39/15 de procedemento administrativo común para as administracións públicas. - Lei 40/15 do réxime xurídico do sector público. CAPÍTULO I. DISPOSICIÓNS XERAIS CAPÍTULO II. DO INGRESO DOS DOCUMENTOS CAPÍTULO III. DO SISTEMA DE XESTIÓN DOCUMENTAL CAPÍTULO IV. DA ORGANIZACIÓN DE ARQUIVOS CAPÍTULO V. OS PROCEDEMENTOS DE ARQUIVO E XESTIÓN DOCUMENTAL CAPÍTULO VI. DA CLASIFICACIÓN E DESCRICIÓN CAPÍTULO VII. SELECCIÓN, CONSERVACIÓN E ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS CAPÍTULO VIII: DO ACCESO E CONSULTA DOS DOCUMENTOS DISPOSICIÓNS ADICIONAIS APÉNDICES: NORMAS PARA CONSULTA EN SALA MODELOS DE DOCUMENTACIÓN PARA TRÁMITES É obxecto dopresente regulamento a protección, conservación e difusión do patrimonio documental de interese para Riveira e a organización, funcionamento, acceso e difusión do contido do arquivo de interese para o Concelloe o Sistema de Arquivos de Galicia.1. Rexeranse polo presente regulamento: Os documentos que integran o patrimonio documental de Riveira, de conformidade coa lexislación reguladora do patrimonio cultural de Galicia. Considérase patrimonio documental municipal o conxunto de documentos producidos, recibidos ou reunidos por: a. Os órganos de goberno e administración do Concello en calquera das súas dependencias e servizos, incluídos os organismos autónomos. b. As persoas xurídicas dependentes do Concello, así como aquelas outras en cuxo capital social participe maioritariamente. c. As persoas privadas, físicas ou xurídicas, xestoras de servizos municipais, en todo o relacionado cos ditos servizos. d. As persoas físicas ao servizo do Concello, así como as que desempeñen cargos públicos en calquera dos órganos anteriormente mencionados, no cumprimento das súas funcións e responsabilidades. De acordo coa lexislación vixente, a documentación producida, recollida ou reunida no exercicio do seu cargopolas persoas que exercen funcións políticas ou administrativas na administración municipal ou en calquera dos organismos públicos, empresas e entidades, vinculados a esta, forma parte do patrimonio documental do municipio e non pode ser considerada propiedade privada. Estas persoas, ao cesarennos seus cometidos, están obrigadas a depositar esa documentación no departamento correspondente ou remitila ao Arquivo.2. Igualmente, forman parte dopatrimonio documental municipal todos os documentos, constituídos ou non en fondos, que tendo unha orixe allea aomunicipio, sexan da súa titularidade por tradición histórica ou por compra, legado, doazón, expropiación ou calquera outro tipo de cesión ou adquisición. Este regulamento será de aplicación nas entidades indicadas a continuación e que, a todos os efectos, denominaremos como administración municipal: a. Os órganos municipais, os membros da corporación e as persoas físicas e xurídicas xestoras de servizos municipais. b. Os organismos autónomos creados polo Concello. c. As empresas públicas, os consorcios, as fundacións, ou outras entidades creadas polo Concello ou coaparticipación maioritaria deste. Na aplicación deste regulamento, as Administracións Públicas deberán actuar conforme aos principios de lealdade institucional, coordinación e colaboración, nos termos previstos no artigo 4 de la Lei 30/1992, de 26 de novembro, de réxime xurídico das administracións públicas e do procedemento administrativo común, actualizado coas leis correspondentes do ano 2015. I. Documento: toda expresión en linguaxe oral ou escrita, natural ou codificada, e calquera expresión gráfica, sonora ou en imaxe, recollida e conservada en calquera tipo de soporte material como información ou proba polas persoas físicas ou xurídicas no desenvolvementodas súas actividades ou en virtude de obrigas legais.1. Documento: información rexistrada con independencia do soporte, a súa natureza ou outras características. Considéranse, en todo caso, documentos: a. Os que son resultado de procedementos regulados por unha norma xurídica. b. Os que, sen estar regulados por normas de procedemento específicas, serven ás institucións e persoas como elementos de información e coñecemento. c. Os documentos administrativos electrónicos, na definición básica dada poloartigo 29 da Lei 11/2007, do 22 de xuño, de acceso electrónico da cidadanía aos servizos públicos.2. Documentos de custodia permanente: os documentos que deben conservarse despois dun proceso de avaliación e selección.3. Xestión documental: conxunto de funcións, procesos e medios que, integrados na xestión administrativa xeral e aplicados con carácter transversal e de modo continuo no seo do Sistema de Arquivos do concello, serven para garantir a autenticidade, a fiabilidade, a integridade e a dispoñibilidade dos documentos a longo do tempo, así como para a configuración do patrimonio documental de Galicia.4. Serie documental: conxunto de documentos que testemuñan a actividade desenvolvida de forma continuada no tempo por un ou varios suxeitos produtores no exercicio dunha determinada función e regulada xeralmente por unha mesma norma de procedemento.5. Avaliación documental: fase do tratamento documental que consiste en determinar os valores administrativo, legal-xurídico, informativo e histórico presentes en cada unha das series documentais identificadas a efectos da súa selección para a conservación ou eliminación. A avaliación determinará a vixencia temporal deses valores, os prazos de transferencia, o réxime e os prazos de acceso e a selección dos documentos.6. Selección documental: enténdese por selección documental a operación a través da que se fai explícita a proposta de conservación ou eliminación da serie documental, unha vez identificada e avaliada. II. Arquivo un ou varios conxuntos orgánicos de documentos producidos, reunidos ou conservados polas persoas físicas ou xurídicas, públicas ou privadas, no exercicio das súas funcións e actividades, coas finalidades de xestión administrativa, proba dos dereitos e deberes da Administración e da cidadanía, investigación ou acceso á información e á cultura. Este concepto corresponde tamén ao de fondo documental. a. Igualmente, enténdesepor arquivo o sistema corporativo de xestión documental que contribúe coa súa metodoloxía a definir os procesos de produción administrativa, garantindo a correcta creación dos documentos, o seu tratamento, conservación, acceso e comunicación. b. Tamén se denomina arquivo á institución especializada onde se reúnen, se custodian e se serven os fondos documentais, por medios e técnicas que lle son propias, para o cumprimento dos fins citados. c. As funcións enumeradas, e calquera outra que se considere integrante deste servizo, desenvolveranse conforme ao disposto no presente regulamento, e, no seu defecto, no establecido na Lei 7/1985, de 2 de abril, reguladora das bases do réxime local, no Real decreto 2568/1986, de 28 denovembro, polo que se aproba o regulamento de organización, funcionamento e réxime xurídico das entidades locais, o Real decreto lexislativo 781/1986, de 18 deabril, polo que se aproba o texto refundido de disposicións vixentes en materia de réxime local, a Lei 16/1985, do 25 de xuño, de patrimonio histórico español, a Lei 11/2007 de acceso aos documentos electrónicos, e sobre todo pola Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia e demais lexislación sobre a materia que se vaia producindo. III. Arquivo electrónico: repositorio centralizado no que se almacenan e administran documentos electrónicos e toda a información que permita identificar, autenticar e contextualizar os ditos documentos, e acceder a eles. IV. Glosario. A efectos deste regulamento enténdese por: −Arquivo Administrativo Municipal: servizo administrativo municipal desde onde se realizan as funcións para a creación e implantación do sistema de xestión documental. − Avaliación documental: procedemento para determinar o valor cultural, informativo, fiscal ou xurídico dos documentos coa finalidade de decidir sobre a conservación ou eliminación, e os límites de acceso. Será a comisión avaliadora quen determine o período de conservación de cada serie documental. En ningún caso o prazo de eliminación será inferior a cinco anos desde a finalización da súa tramitación. Captura: Procedemento de integración dos documentos producidos no sistema de xestión documental. − Clasificación documental: tarefa arquivística que consiste en organizar xerarquicamente os documentos dunha organización a partir dun principio establecido. − Depósito: lugar ou espazo físico ou electrónico para os documentos. − Documentos en fase activa: documentos en trámite xestionados pola unidade orgánica correspondente. − Documentos en fase semiactiva: documentos tramitados custodiados nos arquivos intermedios ou transferidos ao arquivo central. − Documentos en fase inactiva ou histórica: documentos tramitados que adquiriron primordialmente valores de carácter cultural ou informativo. −Metadatos: información mínima necesaria para a identificación dos documentos. − Entidade: calquera elemento que forma parte do sistema de xestión documental. − Expediente: unidade organizada de documentos reunidos polo produtor durante o proceso de tramitación e que se refire a unha actividade ou a un procedemento administrativo. − Cadro de clasificación: ferramenta do sistema de xestión documental resultado da aplicación da tarefa arquivística de clasificación documental. − Cadro de descrición e metadatos: ferramenta do sistema de xestión documental que recolle de forma normalizada, estruturada e sistemática os metadatos e a descrición das entidades que forman parte deste. − Cadro de instalación de documentos: ferramenta que identifica os diferentes depósitos para os documentos e as súas características. − Repositorio: depósito para os documentos electrónicos. − Sistema de xestión documental: conxunto de recursos, ferramentas e procedementos cuxo obxectivo éestablecer os criterios para a creación e tratamento dos documentos da organización, para garantir a conservación e acceso nas fases activa e semiactiva dunha forma eficiente e eficaz. − Unidade orgánica: calquera persoa ou grupo de persoas dunha organización que ten asignada e é responsable dunha ou máis funcións, actividades ou tarefas. Servizo administrativo encargado de levar a cabo as funcións de organización, tutela, xestión, descrición, conservación e comunicación dos documentos producidos e recibidos pola administración municipal con independencia do soporte, a tipoloxía ou natureza, nas fases activa e semiactiva. A administración municipal é a titular dos documentos que recibe e produce no exercicio das súas funcións. As funcións do AAM son: a. Xestionar e conservar os documentos para garantir que estes sexan e se conserven auténticos, íntegros, fiables e accesibles no paso do tempo. b. Establecer os criterios para unha correcta organización dos documentos que favoreza o rápido e pertinente acceso. c. Preservar os documentos como garantía dos dereitos e os deberes da cidadanía e da Administración. d. Satisfacer as necesidades de información, de datos e de documentos da cidadanía e da Administración. e. Garantir a salvagarda do patrimonio documental. f. Ofrecer continuidade e integridade dos documentos en caso de desastre. g. Favorecer unha política cultural activa coa difusión do fondo. h. Xestionar os equipamentos, os recursos e as instalacións da unidade de Arquivo Administrativo Municipal. i. Organizar programas de formación continua de xestión documental para os traballadores municipais que traten os documentos. j. Realizar o acompañamento na implantación do sistema de xestión documental nas unidades orgánicas. k. Garantir o cumprimento das normativas arquivísticas das que está obrigada a Administración municipal. O AAM ha de participar nos proxectos corporativos para a modernización e mellora da organización co obxectivo de lograr o máis alto grao de eficiencia, eficacia e transparencia. O AAM paralevar a cabo as súas funcións, ten que estar dotado dunha estrutura, instalacións e recursos adecuados e suficientes.1. OAAM ha de dispoñer dun espazo de oficina para os traballos habituais de ingreso e tratamento de documentos; outro espazo para a consulta polos usuarios; e outro de depósitos de arquivo equipados convenientemente para os documentos en papel e repositorios electrónicospara a xestión e conservación dos documentos electrónicos. As instalacións e os recursos doAAM terán que cumprir as normas técnicas legais correspondentes.2. O Arquivo Municipal localizarase en espazos que reúnan as debidas condicións técnicas que garantan a conservación e seguridade dos fondos fronte a factores degradantes, tanto naturais (derivados do propio asentamento e instalación do edificio, lonxe de fontes de contaminación, ben orientado para evitar danos que se deriven dunhas inadecuadas insolación, temperatura, humidade, etc.) como accidentais (riscos de incendios, inundacións, roubos e extravíos, etc.), e nos que se diferencie claramente a zona de depósito de documentación das zonas de traballo e consulta.3. Non forman parte das instalacións do AAM os arquivos de oficina e os arquivos intermedios de cada unha das unidades orgánicas municipais ou de entidades creadas ou participadas maioritariamente polo Concello, sen prexuízo da súa dependencia funcional do AAM, nin tampouco as instalacións destinadas ao Arquivo histórico.1. A dirección científica, técnica e administrativa do servizo de Arquivo, tanto administrativo como o histórico correspóndelle aoarquiveiro ou arquiveira. As súas funcións poderán ser delegadas parcial ou totalmente noutras persoas adscritas ao mesmo servizo.2. O persoal técnico deberá acreditar formación específica de post-grao en Arquivística, ademais da titulación académica adecuada, de grao ou equivalente e a competencia arquivística necesaria para levar a cabo a súa función. Por necesidades do servizo poderase adscribir, con carácter auxiliar e de xeito temporal, persoal administrativo ao Arquivo, para realizar tarefas de xestión ou labores sinxelos de carácter arquivístico. No suposto da creación de prazas auxiliares, estableceríase na correspondente convocatoria o nivel de coñecemento técnico que se terá que posuír.3. O persoal do Arquivo está suxeito ao segredo profesional no que respecta a aquelas informacións recollidas entre a documentación que custodia, así como á Lei de segredos oficiais. As funcións do persoal do AAMestableceransena relación depostos de traballo do Concello de Riveira: Son obrigas do persoal ao servizo do Arquivo Municipal, de acordo coas responsabilidades profesionais que en todo caso lle corresponden a cada grupo ou categoría: a. Controlar a xestión documental. b. Organizar e describir os fondos documentais. c. Facilitar aos organismos produtores dos documentos o préstamo e a utilización dos datos neles contidos. d. Garantir o acceso da cidadanía á información e aos documentos deacordo coa lexislación vixente. e. Manter o segredo das informacións ou documentos que por disposición legal non se deban divulgar. f. Conservar o patrimonio documental de Riveira. g. Difundir, no seu caso, os documentos que custodien a través de actividades de divulgación e de formación. A descrición das funcións dos postos de traballo incluída na relación de postos de traballo do Concello ha de incorporar as tarefas arquivísticas propias do posto de traballo. O servizo de Arquivo, na súa parte de arquivo administrativo dependerá da Secretaría Xeral do Concello, en canto que é o órgano responsable da organizaciónadministrativa, e deberá ter a autonomía que lle é propia pola súa especialidade funcional. O Arquivo histórico polo seu carácter de conservaciónpermanente da documentación que custodia, e de fonte para a investigación e cultura ademais de formar parte do patrimonio municipal está adscrito á Alcaldía.1. Transferencias documentais a. O Obxecto deste procedemento é o traspaso da responsabilidade en relación coa a xestión e a custodia dos documentos e osseus instrumentos de descrición e metadatos desde unha unidade orgánica da Administración municipal ao arquivo administrativo. b. As unidades orgánicas han de realizar as transferencias seguindo os criterios establecidos no manual correspondente ou ben seguindo as indicacións do AAM. c. O prazo para realizar as transferencias documentais virá determinado polo que seestablecera ou informara na descrición da serie documental. d. É tarefa doAAM recibir as transferencias documentais, dar o visto e prace e realizar o correspondente asento no rexistro de transferencias. e. Tamén é tarefa doAAM municipal realizar as transferencias documentaisao arquivo histórico municipal segundo quede establecido no manual de procedemento. e.1. As oficinas municipais remitirán ao Arquivo os expedientes e documentos xa tramitados con idade superior aos cinco anos. No caso de series documentais de moi frecuente consulta o arquiveiro e o responsable da oficina produtora poderán acordar a súa permanencia por máis tempo nas oficinas. Así mesmo, no caso de que o volume documental desborde as ditas oficinas produtoras poderase acordar o depósito daquela documentación con máis de dous anos de antigüidade. e.2. Os envíos produciranse coa periodicidade e nas condicións que estableza o Arquivo en colaboración cos diferentes xefes de servizo. e.3. A documentación enviarase en perfecto estado e completada, eliminando o que non sexa necesario para a tramitación da documentación, e acompañados da correspondente Folla de remisión de fondos, por triplicado, debidamente cumprimentada, nos termos que establece o artigo 179 do Regulamento de organización, funcionamento e réxime xurídico das entidades locais. e.4. A documentación en papel transferida estará en perfecto estado e cumprirá os seguintes requisitos: a. Ordenada e foliada. b. Despoxada de gomas, grampas, clips, clasificadores de plástico e calquera outro elemento, en especial adhesivos, que comprometa a conservación do soporte. c. Dotada dunha carpetiña ou cartela de papel ou cartolina, con mención de contido e, nocaso dos expedientes, número deidentificación. d. Desprovista de documentación de apoio informativo, así como de duplicados e copias, que serán eliminados previa comprobación da existencia dos orixinais; en caso contrario, conservaranse. e.5. A transferencia de documentos electrónicos lexibles por máquina (electrónicos) deberá ir acompañada dun documento en papel noque se especifique contido, data e metadatos (programa, sistema operativo, tamaño, compresión, etc.) para a súa consulta. e.6. O Arquivo poderá rexeitar aqueles envíos que non cumpran os requisitos sinalados, ata que se solucionen as deficiencias detectadas. e.7. Todos os impresos quedarán rexistrados no Libro de rexistro de entrada de fondos documentais.2. Ingresos Extraordinarios. a. Os ingresos extraordinarios de documentos no Arquivo, xa sexan por doazón, compra, legado ou depósito, requirirán acordo formal do órgano municipal competente segundo a normativa vixente. b. Depósito dos documentos de titularidade privada no Arquivo Municipal. Os documentos de titularidade privada e que sexan de interese para o Concello, para garantir a súa conservación e custodia, poderán ser depositados no Arquivo Municipal nas condicións que se establezan regulamentariamente. c. Rexistro Xeral de entrada. Todos os ingresos quedarán rexistrados no Rexistro xeral de entrada, realizado a partir dos impresos de remisión de fondos, no caso das transferencias, e das actas de entrega, no caso dos ingresos extraordinarios, e en todos os ficheiros derivados da realización das fichas descritivas da documentación. O sistema de xestión documental está formado polo conxunto de recursos, ferramentas e procedementos cuxo obxectivo é establecer os criterios para a creación e tratamento dos documentos da Administración municipal cofin de garantir a súa conservación e acceso a estes nas fases activa e semiactiva dunha forma eficiente e eficaz. O sistema de xestión documentalcaracterízase por ser: a. Corporativo e personalizado á vez, pois ten que servir a toda a Administración municipal adaptándose a cada unha das súas unidades orgánicas. b. Dinámico, pois ten que adaptarse aos cambio de competencias e funcións da Administración municipal. c. Xeral para todos os documentos, con independencia do seu soporte, formato, natureza ou contido. d. Sistemático, pois ten que establecer unha secuencia de tarefas que determinen de forma normalizada e controlada a captura, a identificación, o rexistro, a clasificación, a descrición, a adición de metadatos, a instalación, a transferencia, a conservación e o acceso e comunicación dos documentos. e. Fácil, intelixible e creador de fidelidades, porque os traballadores municipaishan de integralo na súa xestión diaria, e non ten que permitirse a súa desvinculación. f. Integrado e interoperable cosoutros subsistemas de xestión e de información da Administración municipal. g. Interoperable con sistemas de información e de procedementos das administracións públicas e outras organizacións. h. Os documentos e manuais que se establezan han de basearse en modelos xa referendados pola práctica e o uso. Instrumentos de consulta O Servizo de Arquivo elaborará os instrumentos de control e referencia necesarios para a localización e recuperación dos fondos documentaiscustodiados, de acordo coa normativa nacional e internacional establecida. Como norma xeral para todos os ámbitos da produción documental do Concello, a elaboración dos instrumentos de consulta que conteñan datos de carácter persoalrealizarase conforme á lexislación vixente.1. As ferramentas básicas que integran o sistema de xestión documental e arquivo son: a. O cadro de clasificación documental. b. O cadro de descrición e metadatos. c. O cadro de instalación dos documentos.2. Son tamén ferramentas do sistema de xestión documental: a. O regulamento do AAM. b. Os manuais de procedementos do AAM.3. Como norma xeral para todos os ámbitos da produción documental do Concello, a elaboración dos instrumentos de consulta que conteñan datos de carácter persoalrealizarase conforme á lexislación vixente. O cadro de clasificación documental é a ferramenta para a identificación e a clasificación dos documentos municipais desde o mesmo momento da súa produción ou recepción, con independencia do seu formato, soporte ou natureza. O cadro de clasificación documental da Administración municipal, para conseguir mellor os seus obxectivos, realizarase seguindo o criterio funcional, pero ha de ser explotable por calquera outro criterio que se considere necesario. O cadro de descrición e metadatos é a ferramenta que recolle de forma normalizada, estruturada e sistemática a descrición, os metadatos e a información das entidades que forman parte do sistema de xestión documental. As entidades que forman parte do sistema de xestión documental son: os documentos e as súas agrupacións (fondos, serie, unidade documental simpleunidade documental composta, as actividades de xestión (funcións, actividades e tarefas), os axentes (a institución, as unidades orgánicas e os postos de traballo) e as regulacións (leis, políticas, manuais de procedemento.). A descrición das diferentes entidades realizarase mediante o esquema de metadatos correspondente que elaborará o AAM. O cadro de instalación dos documentos é a ferramenta que identifica os diferentes arquivos para a instalación de documentos −depósitos e repositorios− na fase activa e semiactiva. Tamén debe definir os usos, os criterios de instalación, xestión e acceso e ten que establecer os mecanismos para o seu mantemento e conservación.1. Os arquivos, segundo o ciclo de vida dos documentos, divídense en: - Arquivos de oficina - Arquivos intermedios - Arquivo central - Arquivo histórico 2. Segundo sexa o soporte dos documentos, os arquivos poden ser: - Depósitos físicos ou para os documentos en soporte papel. - Depósitos electrónicos ou repositorios, para os documentos en soporte electrónico. Forman os arquivos de oficina os depósitos, repositorios e documentos na fase activa cuxa responsabilidade corresponde ás unidades orgánicas.1. Existirá un arquivo deste tipo polo menos en cada órgano da Administración, sexa un órgano de goberno, de apoio, directivo, de asistencia ou consultivo, central ou periférico, así como nos órganos de dirección e administración do resto das unidades sinaladas.2. Os arquivos de xestión reúnen os documentos xerados polas unidades administrativas dependentes do correspondente órgano, co obxectivo prioritario de apoiar a súa xestión e acreditar as súas actuacións.3. As persoas responsables de cada unidade administrativa velarán pola custodia e conservación dos documentos na fase de tramitación, segundo os procedementos establecidos ao efecto, e ata a súa transferencia ao arquivo correspondente. Nesta función serán asesorados pola persoa responsable do arquivo central.4. Sen prexuízo dadependencia orgánica correspondente, os arquivos de xestión dependerán, en todo o relativo ao seu funcionamento, das directrices técnicas, da asistencia e da inspección do arquivo.5. Os arquivos de xestión realizarán as transferencias dos seus documentos ao arquivo central.6. Se os documentos que se transfiren son documentos electrónicos, deberán enviarse coa tecnoloxía que permita o acceso e garanta a autenticidade, fiabilidade e integridade dos propios documentos e dos datos contidos neles, nos termos que se establezan regulamentariamente. Os criterios de xestión documental dos documentos nos arquivos de oficina son proporcionados polo arquivo intermedio municipal de acordo cos produtores deses documentos, mentres que a responsabilidade da súa aplicación recae nos propios xestores. É obriga das unidades orgánicas capturar, identificar e clasificar os documentos e expedientes asignándolles o código de referencia único e unívoco segundo o cadro de clasificación. A continuación é necesario asociar os metadatos mínimos obrigatorios e instalar e conservar os documentos nos depósitos ou repositorios seguindo os criterios que establece o sistema de xestión documental. As persoas titulares dos órganos administrativose, en xeral, calquera persoa que por razón do desempeño dunha función pública tivera ao seu cargo documentos de titularidade pública, ao cesar nas súas funcións deberá entregarllos á persoa que a substitúa ou remitilos ao Arquivo. Os traballadores municipais que deixen temporal ou definitivamente o seu posto de traballo teñen a obriga de deixar o arquivo de oficina segundo os criterios establecidos polo Arquivo. En caso contrario, a responsabilidade en relación ao citado arquivo de oficina recaerá no xefe inmediatamente superior. Forman os arquivos intermedios os depósitos, repositorios e documentos na fase semiactiva cuxa responsabilidade corresponde ás unidades orgánicas. Os criterios de xestión documental nos arquivos intermedios son proporcionados polo arquivo intermedio, mentres que a responsabilidade da súaaplicación recae nospropios xestores, excepto no caso que se acorde o contrario co AAM. O arquivo intermedio impón criterios aos arquivos de oficina, de acordo cos xefes de cada servizo. No suposto de que as unidades orgánicas non apliquen os criterios establecidos nosistema de xestión documental para a correcta xestión dos arquivos de oficina e intermedios, estes poden propoñer a adopción das medidas que se crea necesarias para corrixir a situación. O arquivo intermedio municipal levará a cabo as accións formativas necesarias e realizará o acompañamento para a implantación do sistema de xestión documental nas unidades orgánicas. Forman o arquivo central os depósitos, repositorios e documentos na fase semiactiva que foron transferidos ao arquivo intermedio, o cal exerce a responsabilidade sobre este. O arquivo central define, implanta e mantén, no ámbito dos órganos e arquivos de xestión, o sistema de xestión documental, de acordo coa normativa técnica e as directrices do órgano coordinador do Arquivo e as instrucións dapersoa titular da Secretaría Xeral. O arquivocentral realizará as transferencias de documentos que lle correspondan ao Arquivo de Galicia o, no seu caso, ao arquivo intermedio ou histórico. A Administración municipal poderá contratar ou chegar a convenios respectoaos servizos do arquivo, depósito ou repositorio de documentos en soporte papel ou electrónico sempre que se cumpran os requisitos que sexan establecidos no presente regulamento. A Administración municipalresérvase a definición do sistema de xestión documental e a dirección e supervisión da actividade contratada. Os arquivos electrónicos e dixitais formarán parte do Arquivo Municipalcomo repositorio dos documentos electrónicos dos órganos de goberno e administración do Concello.1. Oarquivo electrónico do Concello desenvolverá os procesos e funcións da xestión documental no ámbito da Administración electrónica en coordinación co órgano competente en materia de Administración tecnolóxica (Departamento de Informática Municipal.2. Oarquivo electrónicodo Concello terá un modelo específico que será de uso común entre os órganos de goberno e da administración xeral do Concello.3. O Servizo de Arquivo propoñerá os programas de restauración e de reprodución de documentos, con fins de seguridade, difusión e/ou uso substitutivo, que considere máis oportunos(copias de documentos electrónicos e dixitalizados). 4. A conservación da documentación electrónica existente no Arquivo Municipal realizarse co asesoramento do Servizo de Informática do Concello. O Servizo de Arquivo, como complemento dos sistemas de seguridade utilizados polo anteditoservizo, velará pola realización de copias periódicas das bases de datos que se consideren precisas para a súa conservación nas instalacións do Arquivo. A integración dos documentos nos depósitos ou repositorios terá que garantir: a. A autenticidade, integridade, fiabilidade, dispoñibilidade e a conservación dos documentos. b. A integración dos documentos mediante o proceso de transferencia normalizado. c. A recuperación e o acceso á información e aos documentos en todo momento. d. A realización de copias e/ou descarga dos documentos. e. O control do acceso aos documentos segundo os perfís que se establezan. Ademais, para os documentos electrónicos terase que garantir: a. A aplicación de procedementos normalizados de cambios de formato, de migracións, de conversións e de “reselado” para asegurar a conservación dos documentos, dos seus metadatos, das firmas electrónicas e o seu valor de proba. b. A aplicación dos estándares establecidos para os documentos electrónicos nos esquemas de interoperabilidade e seguridade e nas normativas que se desenvolvan. C. A realización de pistas de auditoría e rexistros de todas as accións, usos e acontecementos realizados nos documentos electrónicos: accesos, consultas, creación de copias, procesos de dixitalización e autenticación, validación de firma electrónica, cambio de formatos, reselados, destrución, eliminación, traslados, transferencias, depósitos, etc. d. O Servizo de Arquivo propoñerá os programas de restauraciónde reprodución de documentos, cos fins de seguridade, difusión e/ou uso substitutivo, que considere máis oportunos. (Reprodución de documentos electrónicos e dixitalizados). O arquivo intermedio ten que identificar e describir os procedementos de arquivo e xestión documental e debe elaborar os documentos necesarios –manuais, directrices, guías– para facilitar a súa implantación na Administración municipal. Os procedementos de arquivo e xestión documental son: - Procedemento para a creación e o mantemento das ferramentas do sistema de xestión documental. - Procedemento de captura, rexistro e instalación dos documentos no sistema de xestión documental. - Procedemento de transferencia documental. - Procedemento de avaliación documental. - Procedemento de disposición, conservación e eliminación dos documentos. - Procedemento de comunicación e acceso aos documentos. a. O obxecto deste procedemento é a creación e mantemento das ferramentas do sistema de xestión documental, é dicir, o cadro de clasificación, o cadro de descrición e metadatos, o cadro de instalación de documentos, o regulamento do Arquivo Administrativo Municipale os manuais de procedemento de xestión documental. b. A responsabilidade deste procedemento do sistema de xestión documental recae no arquivo intermedio municipal. c. A actualización das ferramentas do sistema de xestión documental ha de facerse tendo en conta as normativas técnicas e administrativas que afecten á xestión documental e aos cambios que acontezan a partir da implantación dos procedementos de mellora e racionalización da organización. a. O obxecto deste procedemento é a captura ou integración dos documentos no sistema de xestión documental, o seu rexistro e súa instalación con independencia do soporte, da tipoloxía documental ou da súa natureza. b. O procedemento de captura, rexistro e instalación dos documentos ao sistema de xestión documental comporta as tarefas seguintes: identificación, rexistro, clasificación, descrición ou adición de metadatos, incoación de expedientes ou inclusión do documento no expediente correspondente e instalación do documento no repositorio ou depósito de arquivo. c. O procedemento mencionado, seguindo os criterios establecidos polo sistema de xestión documental, debe realizarse de forma obrigada por parte dos xestores no momento da creación ou recepción dos documentos, con independencia de se se realiza de forma automatizada ou non. d. En todo caso, o procedemento de captura e rexistro dos documentos debe asignar a cada documento ou expediente un código de referencia único e unívoco e os metadatos mínimos obrigatorios. e. É tarefa do arquivo intermedio planificar e realizar a captura e integración no sistema de xestión documental dos documentos depositados no arquivo central. Os procedementos de arquivo identificados neste regulamento deberán ser descritos e desenvolvidos no correspondente manual de procedemento, que informará das condicións, os trámites e as tarefas de cada un deles. Unha vez descritos, deberán incorporarse ao catálogo de trámites e procedementos, a ferramenta corporativa que inclúe os servizos eprocedementos que presta a Administración municipal. Aquilo que determinen os procedementos de arquivo e xestión documental será de obrigado cumprimento por parte do Arquivo Administrativo Municipal e polos seus usuarios, tanto os internos coma os externos. Para favorecer a conservación e o acceso aos documentos, o AAM promoverá a implantación das novas tecnoloxías en todos os ámbitos, tanto na automatización dos procedementos de xestión documental como na creación ecomunicación de documentos electrónicos.1. Os documentos serán obxecto de todas as operacións técnicas precisas para a súa correcta descrición e instalación no Arquivo.2. O Arquiveiro propoñeralleao Concello a aprobación de normas de organización e descrición das series documentais, en todo caso, atendendo sempre a unha estrutura por órganos e funcións, e respectando o principio de procedencia. a. O obxecto deste procedemento é a determinación dos períodos de conservación, dos límites de acceso aos documentos así como outras medidas técnicas e de organización cuxo obxectivo sexa garantir o acceso e a conservación dos documentos. b. As propostas en relación á avaliación documentaltrataranse na Comisión Municipal de Avaliación de Documentos, formada polo arquiveiro, o secretario do Concello, o xefe da sección correspondente e o produtor dos documentos que se van valorar; que as comunicará ao Pleno do Concello para súa aprobación. c. A información en relación aos períodos de conservación e acceso aos documentos así como das medidas técnicas e de organización que estableza a Comisión Municipal Avaliadora de Documentosincorporarase no cadro de descrición e metadatos en forma de táboas de avaliación de acceso aos documentos que se poñerán en coñecemento da Comisión Avaliadora de Documentos de Galicia. a. O obxecto deste procedemento é a regulación das actividades e tarefas de xestión documental e arquivo cuxo obxectivo sexa manter os documentos auténticos, íntegros, fiables e accesibles. b. Entran neste procedemento as eliminacións ou destrucións, a restauración, as migracións, as conversións, o reselado, a produción de copias, a produción de copias auténticas, as reclasificacións, as modificacións de metadatos e calquera outro procedemento que sirva para manter os documentos nas condicións especificadas nos artigos 32 e 33 do presente documento. c. A responsabilidade da aplicación do procedemento mencionado corresponde ao Arquivo Administrativo Municipal. d. O arquivo administrativo terá que levar un rexistro dos procedementos de disposición. e. O rexistro de destrución de documentos, como rexistro específico do procedemento de disposición, incorporarase á sede electrónica municipal e ápáxina web do Arquivo Administrativo Municipal para que estea en disposición de consulta. A eliminación, entendendo por tal a destrución física da documentación seleccionada con este fin tras o proceso de identificación e valoración, levarase a cabo nas propias unidades produtoras, de acordo cos procedementos establecidos ao efecto e baixo a supervisión do responsable da unidade e do xefe do Arquivo. Regulamentariamente ordenarase o procedemento de avaliación, selección e eliminación de documentos no Arquivo do Concelloasí como o ciclo vital dos documentos das unidades orgánicas que o integran. A eliminación de documentos consiste na exclusión como bens do patrimonio documental e a destrución física dos documentos previamente avaliados e seleccionados, sen prexuízo da súa posible conservación nun soporte distinto ao orixinal. Non poderá eliminarse ningún documento público se antes non foi avaliado e seleccionado de acordo coprocedemento que se estableza para tal fin pola comisión avaliadora do Concello.1. Deberase evitar a acumulación de copias, duplicados e borradores. Os boletíns e diarios oficiais, revistas e outras publicacións periódicas serán consultados nas bibliotecas públicas ou nas casas da cultura, no seu caso.2. A selección de documentos para a súa conservación ou eliminación do Arquivo Municipal realizarase mediante informe da Comisión de Avaliación Municipal que se levará ao Pleno, logo do acordo comunicarase a Comisión Avaliadora de Documentos da Xunta de Galicia e despois do ditame correspondente procederase á súa destrución seguindo o procesoaprobado pola Comisión Avaliadora.3. Potenciarase a coordinación entre o Arquivo e os outros servizos administrativos do Concello para a normalización das tipoloxías documentais con vistas á súa selección para a conservación ou eliminación, co fin de facilitar o desenvolvemento da tramitación administrativa con criterios de economía e eficacia, favorecendo o dilixente funcionamento da organización das entidades locais. Procurarase a reprodución de seguridade a través decalquera forma que asegure a duración do soporte e a inocuidade da reprodución, daqueles documentos que pola súa natureza ou estado de conservación sexa recomendable preservar o orixinal. Igualmente, e a proposta do Arquiveiro tomaranse as medidas oportunas para restaurar aqueles documentos deteriorados. As dependencias do Arquivo Municipallocalizaranse preferentemente no edificio que sexa sede do Concello. As instalacións serán de uso exclusivo do Servizo de Arquivo, sen que se poidan destinar en ningún momento a outras finalidades que non sexan as que lle son propias. As zonas de traballo e os depósitosconsideraranse de acceso restrinxido e non poderán ser visitadas sen o acompañamento de persoal do Servizo. Os locais que se destinen ao Arquivo deberán estar adaptados ao cumprimento das súas funcións, tanto desde o punto de vista da edificación como do seu acondicionamento e equipamento; en especial aqueles aspectos técnicos destinados a garantir a seguridade e preservación dos fondos, adoptando as medidas de control, prevención e extinción de incendios, prevención de roubos, control ambiental, etc. O Concello realizará a verificación periódica dos sistemas e condicións de conservación dos documentos e do estado destes. Usuarios. Cabe distinguir entre usuarios externos, os cidadáns en xeral e outras administracións públicas, e internos, os membros da Corporación e oresto dos servizos municipais. Os usuarios son responsables da integridade da documentación durante a consulta e comprométense a devolvela na mesma orde e estado no que lles foi entregada. Os danos que se puideran ocasionar aos documentos así coma os posibles roubos, poñeranse en coñecemento do presidente da Corporación ao efecto da incoación do procedemento para a adopción das medidas oportunas. Os usuarios, tanto internos como externos, non accederán ao depósito nin se servirán directamente a documentación en ningunha circunstancia.1. Todos os usuarios teñen dereito á consulta libre e gratuíta dos documentos conservados e custodiados noArquivo Municipal. Igualmente teñen dereito á consulta dos instrumentos de información e descrición existentes no Arquivo.2. Este dereito non ten máis limitacións que as derivadas do seu estado de conservación ou daqueloutras determinadas pola lexislación vixente. No caso de existir por parte do xefe do Arquivo dúbidas sobre o dereito de acceso, a solicitude deberá facerse por escrito a través do Rexistro Xeral, con petición razoada, e será contestada por parte do xefe do Arquivo autorizando ou denegando a consulta, previo informe da Asesoría Xurídica.1. O servizo dos documentosrealizarase dentro do horario establecido polo Servizo de Arquivo e nas dependencias específicas habilitadas para tal fin.2. A consulta dos documentos dos que exista unha copia, microfilme, imaxe dixital ou reprodución por calquera outro sistema, realizarase sobre a copia, co fin de protexer os orixinais e preservalos dos danos derivados dun uso frecuente e dunha continua manipulación.3. Toda persoa que desexe consultar documentos do Arquivo Municipal deberá solicitalo cumprimentando os impresos de solicitudes de consulta establecidos para tal efecto. O Servizo de Arquivo resérvase o dereito de solicitar a presentación do DNI ou de calquera outro documento que permita a identificación do peticionario.4. Os usuarios externos que realicen consultas con fins culturais, científicos ou de investigación deberán cumprimentar un modelo propio para investigadorestablecido para tal efecto, no que se farán constar os seus datos persoais e tema de investigación. A custodia dos documentos de titularidade pública. Os documentos que estean nosarquivos públicos non poderán ser extraídos dos correspondentes arquivos e oficinas, coa excepción dos casos legalmente establecidos. As persoas responsables da custodia documental deberán gardar copia destes ata que conclúa a súa utilización externa e se proceda á súa restitución ao lugar de orixe. O obxecto deste procedemento é a xestión das diferentes formas de comunicación, consulta e acceso aos documentos, tendo en conta o tipo de consulta −interna ou externa−, o seu estado de tramitación, o estado de conservación, o soporte, a tipoloxía, o tipo de usuario e os datos que conteñen. I. A consulta e a obtención de copias ou certificacións dos documentos O exercicio do dereito de acceso leva consigo o de obter copias e certificacións dos documentos. Este dereito poderá limitarse nos seguintes casos: 1. Se o estado de conservación dos documentos solicitados require un tratamento previo de restauración, ou se a súa manipulación pode causar un posible deterioro. Neste caso o acceso será a través decopias dixitais.2. Se o número de peticións de reprodución de documentos ou de documentos que se van reproducir é desproporcionado ou impide o funcionamento normal dos servizos de arquivo.3. Cando as solicitudes de reprodución se refiran a documentos sobre os que recaen dereitos de propiedade intelectual. Nestes casos, as reproducións deberán respectar as condicións establecidas pola lexislación vixente. II. A consulta directa dos documentos é gratuíta, así como a utilización dos instrumentos de consulta que a faciliten. III. A obtención de copias ou certificacións dos documentos está sometida ao aboamento das taxas ou prezos públicos legalmente establecidos ou, no seu caso, á habilitación legal correspondente.1. A consulta externabasearase nalexislación vixente en materia de arquivos, patrimonio documental, réxime xurídico das administracións públicas, protección de datos de carácter persoal, propiedade intelectual, transparencia e acceso á información e aos documentos.2. A consulta interna por parte dos rexedoresmunicipais basearase no establecido noRegulamento orgánico municipal que incluirá disposicións da Secretaría Xeral e do Arquivo. O Arquivo Administrativo Municipal(AAM) facilitará ás unidades orgánicas a consulta ou o préstamo dos documentos doarquivo central.3. A información en relación ás condicións de acceso á información e aos documentos incorporarase aocadro de descrición e metadatos.4. O AAM informará ao usuario do Arquivo Municipal do horario de consulta e do procedemento establecido para acceder aos documentos e obter copias.5. O AAM deberá levar un rexistro de todas as comunicacións e acceso aos documentos.1. Toda as persoas teñen dereito á consulta libre e gratuíta dos documentos custodiados no Arquivo Municipal de Riveira, e a obter información sobre o seu contido sen máis limitacións que aquelas determinadas pola lexislación vixente e as necesidades do servizo ou as condicións de conservación da documentación.2. Con carácter xeral, e salvo disposición legal que estableza un prazo distinto, os límites e exclusións ao dereito de acceso contemplados no punto 1 deste artigo desaparecerán unha vez transcorridos trinta anos desde a produción dos correspondentes documentos.3. Os documentos que conteñan datos que poidan afectar á seguridade, honor, intimidade e imaxe das persoas só poderán ser consultados nos termos establecidos no artigo 51.1 da Lei de patrimonio histórico español.4. Aqueles documentos que afecten a materias clasificadas na Lei de segredos oficiais, eaqueloutros cuxo contido supoña risco para a seguridade do Estado ou investigación de delitos, non poden ser consultados libremente, precisándose a solicitude de autorización administrativa (artigo 57.1 da Lei de patrimonio histórico español.5. As modalidades de acceso á documentación depositada no Arquivo Municipal serán diferentes segundo o tipo de usuarios, debendo distinguir entre os seguintes: a Administración, os concelleiros, os cidadáns, e os investigadores.5. a. ADMINISTRACIÓN A Administración, tanto Local como Autonómica, Central ou Xudicial, ten acceso directo aos documentos do Arquivo Municipal de Riveira sen outra limitación que as derivadas da conservación e salvagarda de tales documentos, conforme ao establecido pola Lei reguladora das bases do réxime local. As modalidades de acceso por parte da Administración son as seguintes: 5. a.1. PRÉSTAMO Os documentos do Arquivo Municipal só poderán ser prestados aos servizos administrativos municipais e aos membros da Corporación. O préstamo de documentos a outras administracións públicas realizarase mediante o envío dunha copia do orixinal, salvo nos casos previstos na lexislación vixente. O préstamo de documentoslimitase a unidades documentais completas, tal e como se custodian no Arquivo, nunca a partes de expedientes ou documentos separados do conxunto ao que pertencen. Non poderán ser prestados aqueles documentos con más de 50 anos de antigüidade. En caso de necesidaderealizarase unha copia autorizada do documento para ser remitida en vez do orixinal. A documentación prestada non poderá ser incorporada a outro expediente. Queda totalmente prohibido extraer ou incluír documentos, variar a orde interna ou, en xeral, calquera outra circunstancia que atente contra a integridade e estado orixinal do expediente. En caso de necesitar incorporar nova documentación, deberá notificarse ao xefe do Arquivo e deixar constancia no expediente do motivo, contido e data da incorporación, así como proceder a un novo foliado do expediente. O Servizo de Arquivo non aceptará a devolución ata que non se arranxen as deficiencias detectadas. O incumprimento reiterado destas normas poñeranse en coñecemento do presidente da Corporación para que adopte as medidas oportunas. Forma e procedemento da realización do préstamo: a. O préstamo de documentos realizarase mediante un impreso de solicitude, que necesariamente deberá ser asinado, en constancia de conformidade, polo solicitante da documentación no momento da entrega. Ambas as partes conservarán, polo menos, un exemplar da dita folla. Ningún documento sairá do Arquivo sen pasar por este trámite. b. O prazo de préstamo non será superior a 15 días, previa petición por escrito en impreso normalizado. O prazo de devolución poderá ser ampliado, excepcionalmente, previa petición razoada. Todos os préstamos quedarán rexistrados no Libro de rexistro de saída de documentos, e deberá cumprimentarse, para solicitalos, unha Folla de préstamo por triplicado. En ningún caso o préstamo poderá considerarse indefinido. O Arquivo reclamará por escrito os documentos non devoltos. Evitarase no posible o préstamo de orixinais, pero de ser este inevitable, deixarase fotocopia ou copia autorizada no Arquivo de toda documentación orixinal (artigo 171.2 do Regulamento de organización, funcionamento e réxime xurídico das entidades locais), e gardaranse as debidas medidas de seguridade para preservar a integridade dos documentos prestados. Os documentos prestados deberán ser devoltos ao Arquivo no prazo máximo de 15 días e en perfecto estado. Só en casos excepcionais poderase ampliar este prazo previa petición razoada ao Arquivo. O arquiveiro informará aoConcello das infraccións cometidas neste senso. O préstamo de documentación significa o traslado da responsabilidade da custodia da documentación prestada á persoa que recibe ese préstamo. A unidade administrativa solicitante poderá optar, daquela, por consultar a documentación directamente nas propias dependencias do Arquivo. A saída de documentos a outros arquivos integrados no Sistema de Arquivos deberá ser notificada ao propio Arquivo Municipal. En todo caso, ha de garantirse a seguridade ea integridade dos documentos.5. a.2. INFORME sobre o contido dos documentos, cando así se solicite.5. a.3. CONSULTA NO PROPIO ARQUIVO, segundo o establecido pola Lei de bases de réxime local e as normas que ao efecto se dispoñen para todos os usuarios.5. b. CONCELLEIROS As modalidades de acceso por parte dos concelleiros da propia Corporación á documentación depositada no Arquivo Municipal de Riveira son as mesmas e en idénticas condicións que para a Administración Xeral, supeditándose, non obstante, ao establecido nos artigos 14, 15 e 16 do Real decreto 2568/1986, de 28 de novembro, salvo no que se refire ao préstamo documental, procedemento ao que só ten dereito a Administración.5. b.1. Todos os membros das Corporacións Locais teñen dereito a obter do alcalde, ou presidente, ou da Xunta de Goberno Local cantos antecedentes, datos ou informacións obren en poder dos servizos da Corporación e resulten precisos para o desenvolvemento da súa función.5. b.2. A petición de acceso á información entenderase concedida por silencio administrativo no caso de que o presidente ou a Xunta de Goberno Local non diten resolución ou acordo denegatorio no termo de cinco días, a contar desde a data de solicitude.5. b.3. En todo caso, a denegación do acceso á documentación informativa farase a través de resolución ou acordo motivado. Os servizos administrativos locais están obrigados a facilitar a información, sen necesidade de que o membro da Corporación acredite estar autorizado, nos seguintes casos: a. Cando se trate de acceso á información para os membros da Corporación sobre a súa delegación ou sobre a xestión na que exerzan responsabilidades. b. Cando se trate do acceso de calquera membro da Corporación, á información e documentación correspondente aos asuntos que vaian ser tratados polos órganos colexiados de que formen parte, así como ás resolucións ou acordos adoptados por calquera órgano municipal. c. Cando se trate do acceso dos membros da Corporación á información ou documentación da entidade local que sexan de libre acceso para os cidadáns. A consulta e exame concreto dos expedientes, libros e documentación en xeral regularase polas seguintes normas: d. A consulta en xeral de calquera expediente ou antecedentes documentais poderase realizar, ben no arquivo central ou na dependencia onde se atope, ben mediante a entrega destes ou de copia ao membro da Corporación interesado para que poida examinalos no despacho ou salas reservadas para os membros da Corporación. O libramento de copias limitarase aos casos citados de acceso libre dos concelleiros á información, e tamén aos casos en que sexa expresamente autorizado polo alcalde ou presidente da Xunta Goberno Local. e. En ningún caso os expedientes, libros ou documentación poderán saír da Casa do Concello ou das correspondentes dependencias ou oficinas locais. f. A consulta dos libros de actas e os libros de resolucións do presidente da Corporación efectuarase no Arquivo ou na Secretaría Xeral. g. O exame de expedientes sometidos a sesión poderase facer unicamente no lugar en que se atopen de manifesto a partir da convocatoria.5. b.4. No suposto de entrega previsto no apartado a anterior, e a efectos do oportuno control administrativo, o interesado deberá firmar un acuse de recibo e terá a obriga de devolver o expediente ou documentación nun prazo máximo de 24 horas, ou antes, en función das necesidades do trámite do expediente en cuestión. Os membros da Corporación teñen o deber de gardar reserva en relación coas informacións que se lles faciliten para facer posible o desenvolvemento da súa función, especialmente das que han de servir de antecedente para decisións que aínda se atopan pendentes de adopción, así como para evitar a reprodución da documentación que poida serlles facilitada en orixinal ou copia, para o seu estudo). 5. c. CIDADÁNS Todos os cidadáns teñen dereito a consultar a documentación depositada no Arquivo Municipal conforme ao que dispoña a lexislación que desenvolva o artigo 105. b. da Constitución e o artigo 57 da Lei de patrimonio histórico español. A forma de acceso dos cidadáns será mediante petición por escrito en impreso normalizado no que ademais de facer constar os datos persoais (e acompañado de fotocopia do Documento Nacional de Identidade, o solicitante especificará o máis posible a documentación que quere consultar e expoñerá os motivos da consulta, comprometéndose, ademais, a respectar as normas deconsulta en sala. A obtención de copias, informes sobre o contido, ou reproducións dos documentos custodiados no Arquivo Municipal regularase pola lexislación vixente e deberá ser autorizada polo alcalde ou polo secretario, co asesoramento do arquiveiro e estará suxeita ao cobro das taxas establecidas na correspondente Ordenanza fiscal. Tamén é necesaria a petición por escrito. A denegación ou limitación deste dereito en todo canto afecte á seguridade e defensa do Estado, áinvestigación de delitos ou á intimidade das persoas verificarase mediante resolución motivada (artigo 70.3 da Lei 7/1985). As consultas e as fotocopias solicitaranse por escrito no Rexistro Xeral do Concello, acreditando suficientemente a personalidade do solicitante, os motivos da consulta, o tema ou temas de que se trate e as datas extremas dos documentos solicitados. O dereito á información resolverase previa petición razoada e mediante solicitude á oficina competente do Concello, que de oficio realizará todas as xestións que sexan precisas para que o solicitante obteña a información requirida no prazo máis breve posible, sen que isto supoña entorpecer as tarefas dos servizos municipais (Artigo 230.2 do R. O. F.). As modalidades de acceso por parte dos cidadáns á documentación depositada no Arquivo Municipal son as seguintes: 5. c.1. CONSULTA NO PROPIO ARQUIVO, atendendo ás normas que para esta modalidade se establecen para todo tipo de usuarios.5. c.2. PETICIÓN DE INFORMES OU CERTIFICACIÓNS sobre a documentación.5. c.3. PETICIÓN DE REPRODUCIÓNS de documentos. Con respecto a estas modalidades, todos os cidadáns teñen dereito a obter copias e certificacións acreditativas dos acordos da Corporación e os seus antecedentes, sen necesidade de petición razoada, previo aboamento da taxa correspondente por expedición de documentos (artigo 212.1 do Texto refundido do réxime local, e sen prexuízo do regulado polo artigo 105. b. da Constituciónpara a denegación ou limitación deste dereito). A Lei 30/1992, de 26 de novembro, pola que se regula o réxime xurídico das administracións públicas e o procedemento administrativo común, recoñece ademais o dereito que asiste aos interesados nun expediente administrativo a coñeceren en calquera momento o estado da súa tramitación solicitando a oportuna información, e entendendo como “interesado no procedemento” a aqueles, en canto que titulares de dereitos ou intereses lexítimos, que inicien o procedemento ou poidan resultar afectados pola decisión ou resolución que se adopte nel. A petición de reprodución de documentos nos termos e condicións expresados para os cidadáns en xeral: a. Calquera persoa ou entidade pode obter copias dos documentos existentes noArquivo Municipal cuxa consulta lle fose autorizada. b. O persoal do Arquivo é o único autorizado para realizar reproducións de documentos. Soamente en casos excepcionais, e determinados soportes, o xefe do Arquivo poderá autorizar a saída da documentación para a súa reprodución, controlada en todo momento polo Arquivo. c. Con carácter xeral, as reproduciónsrealizaranse nos soportes que o xefe do Arquivo considere máis convenientes desde o punto de vista da conservación dos documentos. d. Ademais do servizo de reprodución mediante copias simples, o Servizo de Arquivo facilitará copias compulsadas, certificacións e informes sobre a documentación. e. Forma e procedemento 1. Toda reprodución, agás as relativas a acordos da Corporación, deberá ser autorizada polo xefe do Arquivo e requirirá unha solicitude previa. No caso de documentos de acceso restrinxido, a solicitude deberá facerse por escrito, mediante petición razoada, e será contestada por parte do xefe do Arquivo autorizando ou denegando a reprodución, previo informe do técnico xurídico.2. As solicitudes de reprodución de series completas ou as que polo seu carácter masivo, ou outras causas, excedan os recursos humanos ou técnicos do Servizo de Arquivo poderán ser rexeitadas polo xefe do Arquivo, conforme á lexislación vixente. Así mesmo, o xefe do Arquivo poderá impoñerrestricións nalgúns casos de solicitudes de reprodución de documentos de fondos específicos sobre un soporte determinado, en atención a criterios tales como a antigüidade, calidade e estado do soporte orixinal, formato ou manipulación difícil. Nestes casos, o xefe do Arquivo propoñerá a solución máis adecuada para satisfacer a demanda, incluíndo o recurso a outras técnicas de reprodución distintas á solicitada.3. Prohíbese a reprodución total ou parcial dos instrumentos de información, control e descrición por procedementos mecánicos.4. Taxas por reprodución Toda reprodución solicitada por usuarios externos implicará o pago da exacción que corresponda, de acordo co establecido nas ordenanzas municipais.5. d. INVESTIGADORES As modalidades de acceso por parte dos investigadores á documentación depositada no Arquivo Municipal de Riveira serán: 5. d.1 CONSULTA NO PROPIO ARQUIVO, mediante a presentaciónda tarxeta nacional de investigador ou, no seu defecto, a través dunha autorización temporal estendida pola Secretaría Xeral do Concello co visto e prace do alcalde, e formalizado tamén por escrito, atendendo ás normas que para consulta en sala se establecen para todo tipo de usuarios.5. d.2 PETICIÓN DE REPRODUCIÓN de documentos nos termos e condicións expresados para os cidadáns en xeral.1. O préstamo de documentos realizarase estritamente ao edificio ou edificios que sirvan de sede ao Concello, quedando terminantemente prohibida a súa saída fóra destes salvo nos seguintes casos: a. Requirimento dos tribunais de xustiza, envío a outras administracións públicas en cumprimento de trámites regulamentarios, ou para que recaia resolución definitiva, de acordo coa lexislación vixente. Sempre que sexa posiblesubstituirase o orixinal por unha copia autorizada. b. Préstamo para exposicións e actividades de difusión cultural. c. Restauración, reprodución e encadernación, cando non sexa posible efectualas nas dependencias do Concello.2. A saída de documentos, que será sempre temporal e por un prazo determinado previamente, require: Informe do Servizo de Arquivo, no que se especificarán en cada caso as condicións necesarias para garantir a seguridade e devolución íntegras da documentación (contratación dun seguro, condicións especiais de transporte, medidas de vixilancia, entre outras). 1. O Arquivo atópase, ademais, ao servizo da investigación e da cultura, polo que se deberán promover actividades divulgativas e pedagóxicas, que dean a coñecer aos cidadáns e escolares, particularmente aos veciños do termo municipal de Riveira, o patrimonio documental do concello coa finalidade de promover a investigación e a cultura.2. Entre as actividades pódense incluír visitas guiadas ao Arquivo, organización de cursos e conferencias, e montaxe de exposicións, e a difusión da información dos fondos do patrimonio documental municipal mediante publicacións, páxinas web, etc. Así mesmo, o Concello potenciará a publicación de instrumentos de descrición dos fondos documentais do Arquivo con fins divulgativos, e de estudos feitos co apoio dos ditos fondos.3. O Servizo de Arquivo, ademais das súas actividades propias, poderá colaborar con iniciativas doutras entidades que contribúan á divulgación do patrimonio documental do municipio.4. Os servizos prestados polo Arquivo Municipal estarán orientados á satisfacción das necesidades e expectativas dos seus usuarios. Para isto, o Arquivo establecerá programas e obxectivos de calidade que permitan a súa mellora continua. O presente regulamento, aprobado polo Pleno do Concello de Riveira, entrará en vigor, unha vez que se publique completamente o seu texto e transcorrido o prazo de quince días desde que se comunique a súa aprobación ás Administracións do Estado e Autonómica, de acordo co establecido no artigo 70 da Lei 7/85 de 2 de abril, reguladora das bases de réxime local. Coa aprobación deste regulamento queda derrogado o anterior regulamento do Arquivo aprobado definitivamente polo Pleno do Concello o 27 de novembro do ano 1995 e publicado no Boletín Oficial da Provincia o día 3 de xaneiro de 1996.1. Ata a aprobación do Regulamento do arquivo histórico municipal serán de aplicación as disposicións contidas neste regulamento que lle sexan de aplicación.2. Serán tamén de aplicación a este regulamento as disposicións da Xunta de Galicia relativas á Comisión Avaliadora de Documentos, o Consello de Arquivos de Galicia e o Proxecto Arpad (Arquivos Dixitalizados e Electrónicos). 3. Cando sexan aprobados polo Concello serán de aplicación a este regulamento os seguintes instrumentos: manuais de procedemento, catálogo de trámites, cadro de clasificación, cadro de instalación, cadro de descrición e metadatos, expedientes de eliminación de documentos, etc.4. No prazo dun ano constituirase a Comisión Avaliadora de Documentos do Concello e a forma de levar a cabo as súas tarefas. O persoal do Concello poderá acceder á documentación custodiada no Arquivo Municipal para que lle sirva de antecedente, proba ou información nas tarefas propias do seu posto de traballo seguindo unha serie de pautas: - Consultar a documentación no propio Arquivo - Solicitando copias ou reproducións ao Arquivo, onde as recollerá - No caso de necesitar o préstamo de documentación para levar, haberá de asinar na “testemuña” da documentación (copia da portada do documento que queda no lugar do orixinal, do que se fará responsable ata a súa devolución) - O receptor do préstamo se ha deprestalo a outro persoal, deberá comunicarllo ao Arquivo, que se encargará de recoller a sinatura do novo receptor para a “testemuña”. - A documentación que se presta será rexistrada no “Libro de servizos” do arquivo, onde se recollerán os préstamos, consultas e informes que se fagan - O prazo máximo de devolución da documentación que sae do Arquivo será de quince días; de necesitar máis tempo haberá que comunicarllo ao Arquivo comounha prórroga e volveraseasinar na “testemuña” - A devolución será da documentación completa e ordenada, sexa unidade documental simple ou composta (expedientes, ou fracción de serie., e será cotexada polo Arquiveiro, que poderá rexeitar a devolución se non segue estas normas 1. Para acceder á documentación é necesaria a presentación de solicitude razoada na que se acredite un interese lexítimo polo solicitante. A autorización temporal requirirá presentación de instancia no Rexistro Xeral do Concello e concesión do permiso por parte do alcalde ou secretario, co asesoramento do arquiveiro. En xeral todos os cidadáns teñen dereito á consulta en sala salvo resolución denegatoria razoada polo Secretario Xeral.2. A autorización temporal terá un prazo de validez de 7 días, e poderá ser prorrogada por causa razoada. Só poderá ser utilizada para o obxecto da investigación solicitada polo usuario.3. De acordo coa Lei de patrimonio histórico español, certa documentación está suxeita a acceso restrinxido ao atoparse sometida á Lei de segredos oficiais, por constituír riscos para a seguridade e defensa do Estado, investigación de delitos, ou por tutela dos dereitos inherentes ao honor ou intimidade das persoas. Para a súa consulta será necesaria a concesión de permiso polo órgano propietario da documentación (artigo 57 da Lei 16/1985). 4. Cando se faga uso dos instrumentos de descrición existentes, deberanse reintegrar ao seu sitio (ficheiros ou andeis), respectando a súa colocación.5. De acordo coa Lei de defensa da propiedade intelectual, queda prohibida a reprodución total ou parcial dos instrumentos de descrición mediante procedementos mecánicos.6. Por motivos de seguridade, os cidadáns e investigadores farán constar no escrito de solicitude de autorización de acceso ao Arquivo que se comprometen a respectar estas normas e que o incumprimento delas poderá carrexar as sancións establecidas pola lexislación vixente polos danos e menoscabo á documentación. Antes da entrega e despois da devolución da documentación consultada, o persoal do Arquivo comprobará a integridade e ausencia de danos dos documentos.7. As papeletas de pedido deberanse cumprimentar de maneira clara e lexible, con todos os datos pedidos. Deberanse entregar ao persoal encargado da Sala de Consulta, que se encargará de levar á mesa do usuario a súa petición. Os depósitos son zonas de acceso exclusivo do persoal do Arquivo.8. Deberase respectar a orde da documentación nos atados e caixas, incluídos atados que poida haber dentro delas, coidando de non danar a documentación.9. Para evitar danos irreparables nos documentos queda prohibida a utilización de pluma, bolígrafo ou rotulador na Sala de Consulta. Así mesmo, prohíbese calcar documentos, realizar anotacións sobre estes, así como colocar sobre eles os papeis nos que se escribe.10. Unha vez rematada a consulta, o usuario avisará ao persoal encargado para a retirada da documentación. Queda absolutamente prohibida a saída de documentación da Sala por parte dos usuarios.11. O número de peticións por parte dun usuario no mesmo día, poderá ser limitado polo Concello cando se estimen que existen razóns suficientes que impidan o desenvolvemento do traballo do Arquivo (artigo 62 da Lei 16/1985). 12. As peticións serviranse de maneira sucesiva sen que se poida consultar máis dunha unidade documental á vez (expediente, libro ou atado). 13. Os documentos poderán ser reproducidos polos usuarios segundo as normas vixentes, sendo potestade do Concello a denegación motivada deste permiso.14. Queda prohibida a reprodución con fins comerciais ou de investigación das copias subministradas polo Arquivo sen a debida autorización do Concello.15. O Concello terá potestade para esixirlle ao usuario unha declaración xurada de cumprimento destas normas.16. O incumprimento destas normas terá como consecuencia a denegación do acceso á consulta da documentación.17. O Arquivo, como calquera outro servizo público, está suxeito a unha normativa. O usuario, cando considere que os seus dereitos son lesionados, poderá presentar a reclamación oportuna ante o alcalde ou, no seu defecto, ante o órgano competente da Administración autonómica ou estatal.18. De acordo coa normativa vixente as reproducións están sometidas a unhas taxas que se pagarán no Servizo de Recadación do Concello antes de seren proporcionadas aos usuarios. Por proposta do arquiveiro, baixo a supervisión da Secretaría Xeral e os xefes dos distintos departamentos do Concello e de acordo cos produtores dos arquivos de oficina, aprobaranse os distintos manuais de procedementos para as finalidades que se citan no presente regulamento; aos que nos referimos na disposición transitoria 3ª. Contra o presente Acordo, interporase recurso contencioso-administrativo, ante a Sala do Contencioso-Administrativo do Tribunal Superior de Xustiza de Galicia con sede en A Coruña, no prazo de dous meses a contar desde o día seguinte á publicación do presente anuncio, de conformidade co artigo 46 da Lei 29/1998, de 13 de xullo, da Xurisdición Contencioso-Administrativa. Na Cidade de Riveira, a 2 de Febreiro de 2015. O alcalde-presidente, Asdo.: Manuel Ruiz Rivas.