23/11/2012 | Administración LocalMunicipal
A Coruña
Tesourería
Bases reguladoras del Registro Central de Facturas y utilización de la firma electrónica reconocida en los procedimientos de gestión de documentos contables, y de la fiscalización electrónica en el Ayuntamiento de A Coruña

El Excmo. Ayuntamiento Pleno en sesión celebrada en fecha 5 de noviembre de 2012 acordó aprobar definitivamente las Bases reguladoras del Registro Central de Facturas y utilización de la firma electrónica reconocida en los procedimientos de gestión de documentos contables, y de la fiscalización electrónica en el Ayuntamiento de A Coruña. A los efectos previstos en el 52 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en relación con el art.49 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, se publica su texto íntegro. Las presentes Bases tienen como objeto la creación y regulación del Registro Central (General) de facturas del Ayuntamiento de A Coruña, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 5 de la Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Las disposiciones de estas Bases serán de aplicación a todos los órganos y unidades administrativas de las distintas áreas y delegaciones del Ayuntamiento de A Coruña. La gestión y responsabilidad de la seguridad del Registro Central (General) de facturas corresponderán a la Tesorería General, bajo la dependencia directa de la Jefatura de Servicio de Tesorería. De conformidad con lo establecido por los artículos 4.2 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales 15 y 16 del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, los proveedores tienen la obligación de hacer llegar los originales de las facturas o documentos sustitutivos a sus clientes en el mismo momento de su expedición. No obstante lo anterior, con carácter general, podrán presentar las facturas a Registro dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de expedición. De no hacerlo en ese plazo, se tomará como fecha de cómputo del inicio de la obligación de abonar el precio la fecha de inscripción en el Registro. De conformidad con lo dispuesto en el articulo 293 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, en las facturas correspondientes a suministros que se exija la expedición de un acta de recepción de acuerdo con la normativa o pliegos de contratación, los empresarios contratistas no expedirán la factura hasta que se produzca la firma del acta por parte del representante de la Administración, y presentarán en el Registro de Facturas, en el plazo máximo de dos días hábiles a contar desde la fecha de la expedición, la factura expedida junto a una copia del acta de recepción firmada por la representación de la Administración. De no hacerlo en ese plazo, se tomará como fecha de cómputo del inicio de la obligación de abonar el precio la fecha de inscripción en el Registro. En los contratos de suministros que no la normativa o pliegos de contratación no se exija la firma de un acta de recepción, la expedición de la factura se efectuará cuando los bienes hayan sido entregados de conformidad por la Administración, y se presentará en un plazo máximo de dos días hábiles siguientes a la fecha de expedición. De no hacerlo en el citado plazo la fecha de cómputo será la fecha de inscripción en el Registro. También en el caso de que se expidiera la factura antes de la recepción (artículo 216.4, último inciso, del TRLCSP) material aceptada por el responsable del contrato, la fecha del inicio de cómputo será la de la recepción material aceptada por el responsable del contrato. En las facturas correspondientes a Certificaciones de Obras, el contratista expedirá la factura el día en que el Director de Obra, representante técnico del Ayuntamiento, expida y firme la Certificación. En el plazo de dos días hábiles a contar desde la expedición de la factura y Certificación, el contratista adjudicatario presentará en el Registro General de Facturas ambos documentos. En el caso de que la factura sean anterior a la fecha de la Certificación se considerará la fecha de esta última a los efectos del inicio del cómputo del plazo. Si los documentos son presentados fuera del plazo de los dos días se considerará como fecha de inicio del cómputo del plazo la de presentación en el Registro. La inscripción en el Registro Central (General) de facturas es requisito necesario para la tramitación del reconocimiento de la obligación derivado de las prestaciones realizadas por terceros a favor del Ayuntamiento de A Coruña. Cualquier factura o documento justificativo emitido por terceros debe ser objeto de anotación en el Registro Central (General) de facturas con carácter previo a su remisión al órgano responsable de la obligación económica. El inicio del cómputo del plazo de pago se produce desde la fecha de la factura cuando ésta sea entregada en el Registro Central (General) de facturas dentro de los dos días hábiles siguiente al del día de su expedición, en caso contrario el cómputo de plazo se producirá a partir de la fecha de registro. No obstante, la devolución de la factura por contener errores formales o por su no conformidad por causas imputables al emisor y que deban ser subsanadas por éste, conllevará la interrupción del plazo procediéndose a la devolución de la factura de acuerdo con lo establecido en la Base 9ª La anotación en el Registro Central (General) de facturas, en los términos de las bases 4ª y 5º anteriores, produce el inicio del cómputo de plazo de pago, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. En otro caso, el cómputo se iniciará el día en que se presente a Registro y sea admitida en el mismo por reunir los requisitos del RD 1496/2003, de 28 de noviembre. El resto de los datos serán verificados y completados por los órganos responsables de la obligación reconocida. La recepción de la factura por medios electrónicos producirá los efectos de inicio del cómputo de plazo de pago, siempre que se encuentre garantizada la identidad y autenticidad del firmante, la integridad de la factura, y la recepción por el interesado. El Registro Central (General) de facturas realizará las siguientes funciones: a) La recepción de facturas o documentos justificativos emitidos por los contratistas, así como de la documentación que pueda completarlas. b) La entrega al interesado del justificante en el que figurará la fecha en que se produjo la recepción de las facturas, que tendrá el valor de recibo de presentación a efectos de lo dispuesto en el artículo 216 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. c) La anotación en los correspondientes asientos de entrada de los datos a que se refiere el artículo 6, que se realizará de acuerdo con lo dispuesto en la legislación aplicable de Régimen Jurídico de las Administración Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. d) La recepción y anotación de las facturas o documentos justificativos que puedan ser presentadas en formato electrónico a través de la plataforma de facturación electrónica. e) La anotación de los correspondientes asientos de salida relativos a las facturas registradas, cuando los órganos responsables de la obligación procedan a su devolución por no ser conformadas por el órgano o funcionario responsable. Esta situación interrumpirá el cómputo del plazo. Sin perjuicio de otros datos o requisitos que puedan resultar obligatorios por aplicación del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, se anotarán en el Registro Central (General) de Facturas en el momento de su presentación los datos que se citan a continuación, que habrán de constar en las facturas presentadas: a) Número y, en su caso, serie de la factura b) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor de la factura c) Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura d) Importe de las operaciones e) Centro o unidad administrativa a la que se dirige El resto de los datos o requisitos que establece el citado Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, serán anotados por la Unidad administrativa a la que corresponda la tramitación del reconocimiento de la obligación. Las devoluciones de facturas que se efectúen por los servicios municipales deberán constar en el Registro Central (General) de Facturas. A tal efecto, simultáneamente al registro de salida de las facturas devueltas a los proveedores, los Centros Gestores adoptarán las medidas correspondientes para garantizar la constancia documental, por los medios que en cada caso corresponda, de la comunicación de la devolución a aquéllos. Aquellos proveedores que ostenten la condición de persona jurídica deberán facilitar la dirección de correo electrónico de acuerdo con lo previsto en el artículo 26.7 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Cuando se trate de proveedores que ostenten la condición de personas físicas, estos podrán facilitar su dirección de correo electrónico a los efectos de lo establecido en el párrafo primero del presente artículo. Asimismo se podrá facilitar un número de telefonía móvil que permita la comunicación, en su caso, de la correspondiente devolución de factura. Base 10ª. Protección de datos de carácter personal El Registro Central (General) de facturas deberá respetar, en todo caso, lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. El Ayuntamiento de A Coruña y sus organismos autónomos utilizarán la firma electrónica en los aplicativos informáticos, procedimientos y documentos utilizados en el marco de sus sistemas de información contable. De acuerdo con lo dispuesto en el art.3 de la Ley 59/2003 de firma electrónica: 1.- La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.2.- Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.3.- La firma electrónica tiene respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.4.- Se considera documento electrónico el redactado en soporte electrónico que incorpore datos que están firmados electrónicamente.5.- Los documentos electrónicos expedidos y firmados electrónicamente por funcionarios o empleados públicos en el ejercicio de sus funciones públicas tienen el valor y eficacia jurídica que corresponde a su naturales jurídica, de conformidad con la legislación que les resulte de aplicación. La configuración informática del sistema de información contable (SICAL) adoptado por el Ayuntamiento de A Coruña y el IMCE responde al criterio de propiciar progresivamente la simplificación de los procedimientos contables mediante la aplicación intensiva de procedimientos y medios electrónicos, informáticos y telemáticos que garantizan la validez y eficacia jurídica de la información recibida desde los centros gestores para el registro contable de las operaciones y de la suministrada a los destinatarios de la información contable a través de estos medios, así como la de la documentación contable archivada y conservada por el sistema. Los documentos contables son generados por la aplicación informática SICAL-WIN cuya propiedad intelectual corresponde a la mercantil AYTOS CPD, S. L. cuyas características básicas son: · Entorno de desarrollo Visual Basic con Crystal Reports. ODBC 32 bits. Bases de datos relacionales con diccionario de datos propio. Sistema multi-entidad y multi-ejercicio. Descentralización gestión presupuestaria. Dichos documentos contables así como los justificantes de las operaciones se convierten en documentos electrónicos mediante la aplicación informática FIRMADOC cuya propiedad intelectual corresponde a la mercantil AYTOS CPD, S. L. cuyas características básicas son: · Gestor documental con firma electrónica, integrada con Sicalwin. Permite integración mediante APIs propias. Soporte para cualquier formato de fichero. Funcionamiento con OCR. Digitalización Certificada de Facturas, conforme a homologación AEAT. Los justificantes de las operaciones y documentos contables convertidos en documentos electrónicos serán firmados por los empleados públicos y los órganos administrativos mediante la utilización de la firma electrónica reconocida suministrada por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en relación con el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, la identificación de los empleados públicos y de los órganos administrativos que intervengan en los procedimientos de gestión económico-presupuestaria y contable se hará mediante la firma electrónica reconocida suministrada por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (Certificados APE suministrados por el Ayuntamiento de A Coruña y certificados de persona física FNMT). 1.- Los registros de las operaciones y del resto de la información capturada en el SICAL estarán soportados informativamente según la configuración que se establece en el artículo 3 de estas Normas, constituyendo el soporte único y suficiente que garantice su conservación de acuerdo con el artículo 10 de estas Normas.2.- Las bases de datos del sistema informático donde residan los registros contables constituirán soporte suficiente para la llevanza de la contabilidad del Ayuntamiento de A Coruña y sus organismos autónomos, sin que sea obligatoria la obtención y conservación de libros de contabilidad en papel o por medios electrónicos, informáticos o telemáticos.1.- Todo acto o hecho que de lugar a anotaciones en el SICAL debe estar debidamente acreditado con el correspondiente justificante que ponga de manifiesto su realización.2.- La justificación de los distintos hechos susceptibles de incorporación al SICAL que este soportada en documento en papel se convertirá en documento electrónico mediante su digitalización y compulsa por el personal responsable mediante el uso de firma electrónica reconocida.3.- Los originales en papel de los justificantes serán archivados y conservados por el personal responsable de la digitalización y compulsa.1.- El registro de las operaciones se soportará mediante documentos contables que serán documentos electrónicos generados por el SICAL y autorizados por el personal responsable mediante el uso de firma electrónica reconocida.2.- En la incorporación de datos y operaciones al SICAL los procedimientos de autorización y control mediante diligencias, firmas manuscritas, sellos u otros medios manuales se sustituyen por autorizaciones y controles establecidos en las propias aplicaciones informáticas que garantizan el ejercicio de la competencia por quien la tiene atribuida y mediante el uso de firma electrónica reconocida.3.- La diligencia de toma de razón se realizará a través de los oportunos procesos de validación del SICAL, mediante los cuales las operaciones queden referenciadas en relación con las anotaciones contables que se hayan producido y mediante el uso de firma electrónica reconocida.1.- Cuando la tramitación de los documentos contables sea electrónica, los justificantes electrónicos asociados a los documentos contables tendrán que ser puestos a disposición de la Intervención Municipal a través de la aplicación FIRMADOC, tal y como se especifica en las Bases 14ª y 17ª. En este caso, la fiscalización del expediente será también electrónica y pasará a formar parte del expediente electrónico.1.- La integración de las herramientas de gestión de expedientes permitirá la fiscalización electrónica del expediente en FIRMADOC, siempre y cuando se cumplan los siguientes puntos: El gestor de expedientes, a través de las APIs de interconexión (capa de integración) generará un foliado o índice electrónico que relacionará todos los justificantes del expediente con el documento contable. El índice electrónico estará firmado por el centro gestor o sello de órgano y formará parte del expediente de fiscalización. El gestor de expedientes vinculará al expediente electrónico las evidencias electrónicas que surjan de los resultados de la fiscalización.1.- Las Resoluciones y/o Decretos podrán remitirse electrónicamente a través de las APIs de interconexión con el módulo de AUPAC para la gestión de acuerdos de órganos unipersonales y, en su caso, colegiados. Esta herramienta será la utilizada para el sellado y numeración consecutiva independientemente de que los documentos originales se remitan en papel o en formato electrónico.2.- En el caso de que el documento a asentar sea de naturaleza electrónica, y con el fin de dar validez al acto registral, Secretaría General del Pleno o la Oficialía Mayor, en función de sus competencias, firmarán electrónicamente en la aplicación FIRMADOC, adjuntando número de asiento y fecha.3.- Durante la etapa de transición en la que tienen que convivir documentos en papel con documentos electrónicos, se imprimirán estos últimos con el fin de constituir un único archivo contable.1.- Los justificantes de las operaciones convertidos en documentos electrónicos junto con los correspondientes documentos contables electrónicos, en su caso, deberán conservarse por la Tesorería u órgano que tenga atribuida la función de contabilidad y estarán a disposición del órgano u órganos de control competentes, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación de la contabilidad que proceda realizar, sin perjuicio de que los órganos gestores y, en su caso, el departamento de Actas conserven los documentos en papel originales si los hubiese 2.- Dichos justificantes y documentos contables electrónicos se deberán conservar durante un plazo de seis años contados desde la fecha de remisión, al órgano u órganos de control externo, de las cuentas donde se hubiere plasmado la información relativa a dichas operaciones, salvo que la justificación de que se trate esté sometida a otros plazos de conservación, se hubiera interrumpido el plazo de prescripción de la posible responsabilidad contable o en dicha justificación se pusiesen de manifiesto valoraciones de elementos patrimoniales de los que se siguiese siendo titular el Ayuntamiento u sus organismos autónomos.3.- Transcurrido dicho plazo los justificantes y documentos contables se remitirán al Archivo General o podrá procederse a su destrucción, siempre y cuando se hayan cumplido los plazos a que se refiere el párrafo anterior, haya prescrito la posible responsabilidad contable y los justificantes no contengan valoraciones de elementos patrimoniales de los que siga siendo titular el titular el Ayuntamiento u sus organismos autónomos, previa comunicación al órgano u órganos de control externo a que hubiese correspondido actuar y sin que éstos hayan manifestado impedimentos al respecto.1.- Los registros de las operaciones anotadas en el SICAL se conservarán durante un período de seis años contados desde la fecha de remisión, al órgano u órganos de control externo, de las cuentas donde se hubiere plasmado la información relativa a dichas operaciones, salvo que esta información esté sometida a otros plazos de conservación o se hubiera comunicado la interrupción del plazo de prescripción de la posible responsabilidad contable.2.- Una vez hayan transcurrido los plazos de conservación, a los que se refiere el plazo anterior, así como el plazo de prescripción de la posible responsabilidad contable, los registros de las operaciones podrán ser almacenados en soporte magnético y remitidos al Archivo General para su custodia, o destruidos siempre que, mediando la oportuna comunicación, no existiesen impedimentos por parte del órgano u órganos de control externo a que correspondiese actuar.1.- Las copias de seguridad, frecuencia de las mismas, así como medidas relativas a la disponibilidad y operatividad del sistema de información contable (SICALWIN, FIRMADOC, APIs de integración, etc.) se harán de acuerdo a los procedimientos que se definan desde el Departamento de Informática Corporativa.2.- Las evidencias electrónicas y documentos asociados se almacenarán simultáneamente en varias ubicaciones físicas diferentes para garantizar la integridad del sistema de información. BASE FINAL PRIMERA.- Las presentes Bases serán de aplicación plena a partir del 1 de enero de 2012. Desde la aprobación de estas Bases y hasta el 31 de diciembre de 2012, y de forma transitoria, se podrá simultanear el uso de documentos en papel con firma manuscrita con documentos electrónicos con firma electrónica reconocida. Las presentes Bases serán publicadas en el BOP y al menos en dos de los diarios de mayor tirada en la ciudad. Se habilita al/los Concejal/-es que tenga/-n delegadas las competencias en materia de Tesorería, Contabilidad, Intervención, Innovación Tecnológica e Informática para el desarrollo de las presentes Bases. De conformidad con lo establecido en los art.10, 25 y 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contecioso-Administrativa, contra el presente acuerdo los interesados podrán interponer directamente el recurso contencioso-administrativo ante la Sala correspondiente del Tribunal Superior de Justicia de Galicia, en el plazo de dos meses, contados a partir del día siguiente al de la publicación de este anuncio. Podrán interponer cualquier otro recurso que estimen procedente. A Coruña, 13 de noviembre de 2012 Tte. de Alcalde-Responsable del Área de Hacienda y Administración Pública Fdo.: Rosa María Gallego Neira