Els distribuïdors d'assegurances inscrits en el Registre administratiu especial de mediadors d'assegurances, corredors de reassegurances i dels seus alts càrrecs poden presentar altra documentació relacionada amb les funcions de supervisió del departament competent durant tot l'any, per iniciativa pròpia o a requeriment de l'òrgan supervisor, llevat que la normativa reguladora del procediment en qüestió o l'escrit de notificació de l'òrgan esmentat indiquin un termini més concret.
La documentació s'haurà de presentar en un únic fitxer en format PDF, quan es tracti de dades o documents de tipus text, o en format Excel, quan es tracti de dades de tipus numèric, o el que se sol·liciti.
En el cas que per a un mateix procediment administratiu s'hagin de presentar diferents documents PDF, cal unificar-los en un únic document PDF per a la seva tramesa, tenint en compte que no es barrejaran en un únic fitxer documents d'entitats diferents.
Si cal trametre documents d'entitats diferents, es faran trameses separades per a cada entitat, cadascuna amb el seu formulari de tramesa.
• Si el document o grup de documents que es volen enviar no ocupen més de 4Mb, el fitxer PDF es podrà adjuntar directament al formulari de tramesa.
• En el cas que el fitxer PDF ocupi més de 4Mb, el procediment de tramesa serà el següent:
El nom dels documents fitxer.pdf ha de respectar la codificació següent (amb majúscules i sense accents): codi d'inscripció de l'entitat de 10 caràcters alfanumèrics_data de presentació del document en format DDMMAAAA_TramesaPDF.
Dades de tipus numèric fitxer Excel
En cas que per a un mateix procediment s'hagin d'aportar diversos documents Excel, cal unificar-los i trametre'ls en un sol Excel.
Igual que en el cas dels PDF, si cal enviar dades d'entitats asseguradores diferents, s'utilitzarà un formulari de tramesa per a cada entitat i no es barrejaran les dades de diferents entitats en un mateix Excel.
• Per presentar diferents documents Excel dins d'un mateix procediment administratiu: adjunteu al formulari de tramesa un únic fitxer Excel amb diferents pestanyes que no superi els 4Mb.
• Procediment, si el fitxer Excel ocupa més de 4Mb:
El nom dels documents fitxer.xls ha de respectar la codificació següent (amb majúscules i sense accents): c odi d'inscripció de l'entitat de 10 caràcters alfanumèrics_data de presentació del document en format DDMMAAAA_TramesaExcel.
Tramesa de dades o documents de tipus text i de tipus numèric
Cal tenir en compte que cal emplenar formularis de tramesa diferents quan, en un únic procediment administratiu cal trametre tant documents en format PDF com documents en format EXCEL, encara que sigui un únic document de cada format, ja que el sistema no permet agrupar en una mateixa tramesa documents en diferent format.
El nom d'aquests documents també ha de respectar la codificació que s'ha especificat per a fitxers amb PDF o EXCEL.
En aquest manual es detallen tots els requeriments relatius a la tramesa de documentació relacionada amb les empreses de distribució d'assegurances circumscrites a l'àmbit competencial de la Generalitat de Catalunya, que figuren inscrites al Registre administratiu de distribuïdors d'assegurances i reassegurances.
S'ha d'emplenar el formulari que permet la tramitació electrònica.
S'hi ha d'annexar el document en format PDF (que conté dades o documentació tipus text), EXCEL (dades numèriques), o el que se sol·liciti.
Important: En tots els formularis cal marcar el camp de rebre avisos per correu electrònic (està a l'apartat del representant, al de dades de contacte i al de notificació) i afegir un correu electrònic d'ús habitual.