Consulta general sobre accés a informació que es troba als arxius municipals
L'11 de maig de 2016 la persona responsable dels serveis generals i de la secretaria accidental de l'Ajuntament de Sant Adrià de Besòs planteja a la GAIP la següent consulta:
"Ens trobem que la majoria de peticions d'accés a informació són referents a consultes sobre informació, documentació i/o expedients que ja es troben a l'arxiu municipal i no en possessió dels serveis municipals que els van tramitar.
L'arxiu municipal actualment vehicula els processos d'accés a la informació de què disposen mitjançant una sol·licitud d'accés i després es comuniquen via telefònica amb l'interessat i, si no hi ha impediment des del punt de vista de protecció de dades, drets de tercers, etc., habiliten l'accés a la informació, quedant constància en una compareixença.
Sol ser una consulta "in situ" en les dependències de l'arxiu municipal.
L'arxiu municipal inclou informació històrica i altre que no és històrica sinó recent però l'expedient de la qual ja s'ha tancat.
L'Ajuntament, de moment, vehicula el desplegament de la llei de transparència mitjançant un recurs personal de caràcter tècnic (recau en la meva persona) i una persona amb tasques administratives.
Són tasques que se sumen a les que ja tenim, d'un altre caire, ja que no s'ha creat al menys de moment cap servei municipal específic que s'encarregui del tema de transparència, informació i bon govern.
El problema rau en què no sabem com encaixar aquestes peticions d'accés a informació, documentació i/o expedients de l'arxiu, en les previsions de la Llei 19/2014.
La majoria d'accessos a la informació es fan a fonts que ja es troben en l'arxiu i que se solucionen amb una consulta presencial de la informació demanada.
L'accés a la informació de l'arxiu té la seva pròpia normativa sectorial, i si bé és cert que la Llei 10/2001 d'arxius s'ha vist modificada per la llei 19/2014 (especialment el seu article 34.1, que estableix que l'accés als documents públics es realitzarà d'acord amb la llei 19/2014), entendre aquest tipus de consultes es regularien de manera anàloga a la relativa a expedients actuals, documents en vigor, etc., d'acord amb la llei 19/2014, seria inassumible per part de l'Ajuntament perquè organitzativament no està preparat (hi ha unes 500 consultes/any de documents de l'arxiu municipal).
Desconeixem si us heu trobat amb aquesta problemàtica per part d'altres ens públics, si podem considerar que aquesta petició d'accés al contingut de l'arxiu municipal es pot tramitar de manera més lleugera que els procediments previstos en la llei 19/2014, o si bastaria amb aplicar la llei de transparència en els seus principis pel que fa a límits d'accés etc., podent continuar si no hi ha inconvenient en el que es demana, en la tramitació d'un procediment més àgil i simplificat, pel que fa a l'arxiu, com es fa fins ara.
Ens podríeu emetre la vostra opinió al respecte, en base a altres experiències que conegueu, o en base al que estimeu oportú d'acord amb la normativa?".
A la vista d'aquesta consulta, la GAIP entén que s'ha de pronunciar sobre les qüestions següents:
- Règim jurídic aplicable a les sol·licituds d'accés a la informació pública, amb especial consideració a les formulades als arxius municipals.
- Procediment aplicable a la tramitació de sol·licituds d'accés a la informació pública, amb especial referència a la possibilitat de tramitar amb un procediment més lleuger les presentades als arxius municipals.
Primera: El règim jurídic aplicable al contingut i a l'exercici del dret d'accés a la informació pública és el que estableix amb caràcter general l'LTAIPBG, amb independència de si la informació sol·licitada ha estat o no arxivada.
Atès el contingut del dret d'accés a la informació pública i els límits que poden concórrer al seu exercici, els eventuals conflictes jurídics s'han de resoldre cas per cas, amb criteris de proporcionalitat i ponderant els drets i interessos en joc, sense que puguin tenir-hi efectes vinculants o determinants els criteris generals i les taules d'avaluació i accés documental del Departament de Cultura de la Generalitat, ni cap altra disposició administrativa general dictada amb l'objecte de fixar a priori un règim general d'accés.
Jurídicament és possible (i la GAIP considera que també és aconsellable) aplicar, al costat del procediment formal previst legalment per resoldre les sol·licituds d'informació pública, un procediment més lleuger (com ara les compareixences celebrades a l'arxiu municipal) que, prèvia valoració de límits i de la necessitat de donar audiència a terceres persones afectades, substitueix la resolució per una comunicació, i que pot ser seguit tant per l'arxiu com per qualsevol altre servei municipal, sempre que es compleixin les condicions establertes per l'article 34.8 LTAIPBG i la decisió adoptada no comporti la qualificació jurídica que la faci formalment mereixedora d'una resolució.