Pretén donar resposta a les necessitats, obligacions i expectatives que l'Arxiu Nacional de Catalunya té amb la societat
L'Arxiu Nacional de Catalunya, com a arxiu general de l'administració i arxiu històric, ha de tenir perfectament definits els seus objectius estratègics i a la vegada ha de disposar d'una cultura organitzativa compartida per totes les persones que hi treballen que permeti anar assolint els objectius proposats.
Així, la direcció de l'Arxiu ha considerat necessari formular un pla estratègic pel període 2018-2020 que doni resposta a les necessitats i compleixi amb les obligacions i expectatives que l'Arxiu Nacional de Catalunya té amb la societat.
En la redacció del Pla Estratègic hi ha participat el personal tècnic: arxivers/res, bibliotecàries, restauradores i tècnics de gestió.
A través de catorze comissions de treball s'han definit els 14 objectius estratègics.
A cada comissió, formada per un mínim de quatre i un màxim de vuit persones, hi havia representants de les diferents àrees de l'Arxiu: les tres àrees de tractament arxivístic (fons de l'Administració, fons privats, fons d'imatges), reprografia, restauració, servei d'informació i qualitat, acció cultural i difusió (inclou el servei didàctic), administració i direcció.
La diversitat de perfils professionals, així com la diversitat de responsabilitats i de tasques de cadascú dins de l'Arxiu ha garantit el consens de les necessitats i prioritats del pla 2018-2020.
Si la pluralitat i el consens a l'hora de dissenyar el pla estratègic han estat importants, poder comptar amb les trenta-set persones que en l'actualitat treballen a l'Arxiu Nacional ha de permetre completar, millorar i, si s'escau, rectificar el camí iniciat quan correspongui.
El seguiment continu de l'execució del pla, a través dels indicadors i del calendari fixat per a cadascuna de les accions (un centenar en total) ha de permetre avaluar periòdicament la marxa del pla.
El disseny i l'execució del pla estratègic és una oportunitat per aprofundir en aspectes de col·laboració i coordinació entre tot el personal del centre.
L'eficàcia i l'eficiència augmentaran.
La institució i, sobretot, la ciutadania en sortiran beneficiades.
S'estructura en 3 àmbits, els quals inclouen 10 eixos, 14 objectius, 46 línies d'actuació i 100 accions.
Perquè l'Arxiu Nacional de Catalunya pugui millorar el seu posicionament estratègic i el seu funcionament, cal que el seu model d'organització, direcció i presa de decisions estigui basat en una metodologia de treball que asseguri que les actuacions estan alineades amb els objectius institucionals i que garanteixi un control sobre l'eficiència en l'assignació i gestió dels recursos.
A més, aquest model d'organització, direcció i presa de decisions, no només ha de tenir en compte la institució si no també com encaixa i quin paper juga dins del Sistema d'Arxius de Catalunya.
Tanmateix, la institució ha de disposar d'unes infraestructures, uns equipaments i uns serveis efectius, de qualitat i orientats a donar resposta a les necessitats de l'usuari, independentment de la seva tipologia.
A més, la gestió de les infraestructures, equipaments i serveis ha de fer que siguin sostenibles, a la vegada que doni el suport que els tècnics de l'arxiu i els usuaris requereixen.
Per fer-ho, és necessari que totes les àrees de l'arxiu, tant en l'àmbit més tècnic arxivístic com de gestió, adoptin un model de gestió i de presa de decisions basat en la identificació d'objectius estratègics alineats amb els del Pla Estratègic i en l'ús de criteris d'eficiència que determinin i canalitzin els recursos que s'han d'emprar.
Finalment, la institució ha de tenir una estratègia de gestió de qualitat orientada a la millora contínua de tots els processos i serveis per tal de garantir una prestació de serveis de qualitat.
ORGANITZACIÓ, RECURSOS I SERVEIS
ARXIU NACIONAL DE CATALUNYA I EL SISTEMA D'ARXIUS DE CATALUNYA
Definir el rol de l'Arxiu Nacional en el sistema d'arxius de Catalunya
Impulsar un model organitzatiu que s'adapti a les noves realitats funcionals
Promoure la incorporació i retenció de talent
Millorar la comunicació i coordinació interna
Impulsar accions per racionalitzar i ampliar l'espai de l'Arxiu Nacional
Millorar els recursos tecnològics de l'Arxiu Nacional
Recolzar mesures d'eficiència energètica
Consolidar la millora contínua en tots els processos i serveis de l'Arxiu Nacional
És missió de l'Arxiu Nacional de Catalunya aplegar i conservar, d'una banda, els arxius i documents del Govern i de l'Administració de la Generalitat de Catalunya i, d'altra banda, els de persones i entitats.
Per aconseguir un conjunt de fons el més representatius possibles de la societat catalana i la seva història, cal dissenyar una política de captació i recuperació de fons que tingui en compte la diversitat d'aquesta societat al llarg de la història.
L'ingrés de documents s'ha de completar amb un tractament adequat.
Ingressar suposa acumular testimonis documentals, però és amb el tractament arxivístics (organització, descripció) quan es possible identificar l'abast del patrimoni documental de l'Arxiu (abast cronològic, geogràfic, continguts, tipus de productors, volums, tipologies, etc.).
Alhora, aquest coneixement permet definir la política d'ingressos, cercar l'adquisició de fons complementaris amb els existents a l'Arxiu, i dissenyar polítiques d'accés i difusió.
Si ingressar és bàsic i tractar és imprescindible, la preservació i la conservació són necessàries per garantir la permanència del patrimoni documental, ja sigui en suport convencional o digital.
GESTIÓ DOCUMENTAL I PRESERVACIÓ
Consolidar la política de captació i recuperació de fons i desenvolupar una política d'ingrés de fons
Potenciar el tractament dels fons documentals
Potenciar la política de preservació i conservació
L'Arxiu Nacional de Catalunya és una institució de, per i per a la ciutadania.
Està al seu servei i ha d'evolucionar amb ella.
El patrimoni documental, els documents, la informació i les dades que conserva han de ser a l'abast de tothom i, si és possible, ho han d'estar les 24 hores del dia, els 365 dies de l'any.
A més a més d'accés, ara s'exigeix transparència i reutilització de dades, un canvi de paradigma que demana revisar, adequar i planificar de nou l'accés i l'accessibilitat dels fons.
També han canviat les maneres i els sistemes de comunicació, projecció i difusió dels arxius.
Per augmentar la visibilitat de les activitats i els serveis de l'Arxiu, per ser més presents als mitjans de comunicació -generalistes o especialitzats- i a les xarxes socials es fa necessari disposar d'un pla de màrqueting i d'un pla de comunicació, millorar la comunicació interna entre el personal del centre que fa tasques de difusió, i enfortir la col·laboració externa.
Per acabar, en una societat plural i diversa, i cada cop més global, l'Arxiu Nacional de Catalunya ha de cercar la cooperació i la col·laboració amb altres col·lectius, institucions i administracions.
Les aliances han de permetre assolir nous i millors objectius, intercanviar experiències i coneixements, assessorar i assessorar-se, augmentar beneficis socials o reduir costos.
ACCESSIBILITAT, TRANSPARÈNCIA I DADES OBERTES
Consolidar l'Arxiu Nacional com una institució oberta i transparent davant de la societat
Promoure la projecció i difusió activa de les activitats i serveis de l'Arxiu Nacional
Ampliar i impulsar la cooperació i col·laboració amb altres col·lectius, institucions i administracions