El Reial decret 937/2003, de 18 de juliol, de modernització dels arxius judicials, pretén fixar una regulació unitària i conjunta del funcionament d'aquests serveis judicials, i adequar-los a la realitat social i jurídica actual mantenint un equilibri entre la tècnica arxivística tradicional i el desenvolupament creixent de les noves tecnologies.
Seguint els preceptes d'aquest Reial decret, la xarxa d'arxius judicials ha avançat en l'aplicació de les noves tecnologies, que contribueixen en l'assoliment d'una justícia més àgil, ràpida i eficient per a la ciutadania.
Arran de la publicació del Reial decret 937/2003, el Departament de Justícia està treballant per fer compatibles l'actual aplicació informàtica de les oficines judicials amb els arxius centrals i territorials a fi de rendibilitzar, en la gestió documental, totes les dades des que es creen fins que s'eliminen o es conserven permanent, i poder obtenir així una informació completa, homogènia i actualitzada.
La gestió documental es realitza amb la implementació de tres mòduls a l'aplicació informàtica de gestió processal dels òrgans judicials:
El Departament de Justícia està implementant a la gestió de la documentació judicial el nou sistema d'informatització basat en la tecnologia d'identificació per radiofreqüència (RFID) a fi de millorar el servei que es presta a les oficines judicials.
Actualment aquest sistema s'aplica als expedients judicials de l'Hospitalet de Llobregat que es transfereixen a l'arxiu.
Un cop finalitzat l'assumpte s'incorpora un xip a cadascun dels expedients judicials que permet localitzar-los a distància, sense contacte, i llegir, introduir i actualitzar dades a les aplicacions informàtiques de gestió documental des de qualsevol punt de l'arxiu utilitzant un organitzador personal (PDA) mitjançant tecnologia sense fils (WIFI).
L'equip necessari per implementar el nou sistema consta de:
El personal de l'oficina judicial identifica cada expedient amb un xip i l'expedient es col·loca en capses.
Quan es trasllada a l'arxiu es passen les capses a través del quiosc, des d'on es visualitza el contingut a l'ordinador; s'identifica cada capsa amb una etiqueta RFID i un codi de localització, i s'instal·len tot seguit a les prestatgeries de l'arxiu.
D'aquesta manera, s'automatitza la comprovació i validació del trasllat de documentació a l'arxiu.
L'aplicació permet automatitzar els processos manuals i identificar i actualitzar en temps real la informació, amb la qual cosa s'estalvia temps i s'evita duplicar tasques.
A l'oficina judicial li comporta disminuir el temps de resposta de les sol·licituds de consulta d'expedients; tenir més control sobre la documentació, i incrementar la qualitat de la gestió de la documentació judicial al llarg del seu cicle de vida.
La nova organització de l'oficina judicial comporta implícita la itineració de l'expedient, per la qual cosa cal disposar d'un sistema informàtic que permeti fer el seguiment de l'expedient.
El sistema e-justícia.cat, que substituirà progressivament l'actual sistema (Temis 2) promou la innovació, la integració de totes les dades, la proximitat amb l'expedient i l'adaptabilitat als diferents suports en què es presenti la documentació.
En aquest context, l'expedient judicial esdevé digital des de la seva creació i tramitació fins a l'arxivament, provisional o definitiu.
La participació dels arxivers ha de garantir que la documentació sigui accessible, que se'n preservi la integritat i autenticitat, així com també la conservació a llarg termini.