Com resumiríeu la vostra funció com a tècnics especialitzats en arxius de l'Administració de justícia?
Els arxivers judicials som tècnics superiors que tenim l'encàrrec del Departament de Justícia, en virtut del traspàs de competències Ministeri-Generalitat, de la correcta custòdia i conservació de la documentació produïda pels òrgans judicials i la coordinació del que tècnicament es coneix com el cicle de vida documental, que són les fases per les quals passa la documentació des de la seva creació fins a la seva darrera disposició.
Els arxivers, a més de tenir cura dels espais on es conserven els documents per garantir-ne la custòdia en bones condicions ambientals i de seguretat davant qualsevol agressió o sostracció, vetllen perquè l'accés a la documentació per part dels seus òrgans productors sigui eficient i controlat, així com per part de tercers que hi puguin tenir un interès legítim o particular en l'elaboració d'una recerca degudament acreditada d'acord amb la normativa vigent.
Un altre punt important és l'avaluació documental.
Correspon als arxivers elaborar propostes d'avaluació (eliminació o conservació) que, un cop elevades a la Junta d'Expurgació, s'han de convertir en disposicions de compliment preceptiu per a tots els centres de la xarxa d'arxius judicials una vegada publicades les taules d'avaluació al DOGC.
Perquè, encara que sembli paradoxal, per continuar conservant ens cal anar destruint, ja que la conservació de tota la gran massa documental del país suposa una despesa molt gran, tant en recursos materials com humans.
Els volums de documentació conservada als arxius judicials són enormes, tenim entès que quilomètrics.
Podríeu sintetitzar quins criteris tècnics hi apliqueu per al seu control?
A tall d'exemple d'aquesta realitat, ens hem de remetre a les dades de la memòria de l'any passat de la demarcació dels arxius judicials de Barcelona Ciutat i de l'Hospitalet de Llobregat.
Només als arxius de gestió de les oficines judicials hi havia 23.703,86 metres de documentació i als arxius centrals i territorials, 56.488,18 metres.
En total, més de 79 quilòmetres de documentació, que equivaldria a la distància entre Barcelona i Vidreres, a la comarca de la Selva, si poséssim totes les capses de documentació seguides i ben juntes, l'una al costat de l'altra.
Cap altra administració ens supera en volums documentals i cap altre Departament de la Generalitat disposa de tants arxius centrals i amb tanta ocupació com el Departament de Justícia.
Si a aquesta documentació, hi suméssim la dels arxius dels jutjats de pau de tots els municipis de Catalunya, les xifres serien realment astronòmiques.
Gestionar aquests volums seria gairebé impossible si no disposéssim d'equipaments informàtics i, sobretot, de bases de dades.
En aquest camp hi ha hagut molts canvis, als quals, per sort, els tècnics arxivers sempre s'hi han sabut adequar molt hàbilment.
Quins canvis considereu que està experimentant la vostra professió en el nou marc tecnològic?
Sovint molts pensen que la nostra és una formació més aviat caduca o en vies d'extinció, però, lluny d'això, la feina que desenvolupem es revesteix progressivament de més modernitat i els nous reptes de la documentació electrònica i la tramitació telemàtica ens obliguen a estar al dia del nous conceptes que van sorgint.
És per això que, no debades, el tema central del darrer congrés d'arxivística de Catalunya ha estat la conservació i la preservació digital.
En efecte, els arxivers, com a especialistes en gestió de la informació i de la documentació, ens hem de preocupar pels documents, a prescindir de quin sigui el seu suport (analògic o electrònic).
Si en l'entorn analògic tothom entén que els arxivers tenen cura de la gestió dels espais, dels quals van tan mancats els òrgans judicials, costa introduir la idea que en l'entorn electrònic aquesta és també una de les nostres funcions, que compartim, en part, amb els informàtics, però aportant-hi un punt de vista legal, normatiu, quant a accés i transparència, que complementa la feina eminentment informàtica dels dinamitzadors informàtics i altres entitats que s'ocupen de les TIC al Departament de Justícia.
La nostra feina és força polièdrica perquè tant ens cuidem de les correctes condicions de ventilació, temperatura i humitat dels dipòsits documentals com de la permanència dels documents electrònics superant l'obsolescència dels programaris i dels maquinaris que els han produït o generat.
Aquest és un repte apassionant, i els arxivers hi tenim molt a dir.
Un repte que donarà molts fruïts i que clourà definitivament el canvi social i cultural entorn de l'Administració de justícia.
Molts arxivers han rebut una formació específica i híbrida que els permet relacionar-se de tu a tu amb els informàtics i els enginyers de telecomunicacions, complementant així el trinomi (arxivers-enginyers-informàtics) i creant un important múscul que contribuirà a modernitzar la justícia a Catalunya i implementar definitivament l'expedient electrònic en el nou entorn de l'oficina judicial.
En aquest context, quin rol penseu que hauria de tenir l'agent d'aprenentatge informal?
De quina manera us impliqueu en els arxius de l'Administració de justícia amb aquest nou rol?
Des del principi bàsic i fonamental que no hi ha aportació sobrera, entenem que el nombre d'arxivers judicials n'hauria de permetre parlar en clau d'orquestra simfònica més que no pas en clau de música de cambra i, per tant, encara menys en clau de solistes.
L'objectiu i, fins i tot (si ho expressem en llenguatge més connotatiu), la il·lusió, consisteix a promoure la participació de tots els companys, provocant sinergies i intercanvi de coneixements i experiències.
Sens dubte, una qüestió principal és la permeabilitat entre les particularitats dels diferents arxius que componen la xarxa d'arxius judicials, i amb aquest horitzó o premissa major hem començat a treballar.
Com a dinamitzadors d'aprenentatge informal (DAI), en quines línies d'acció esteu treballant i quines altres teniu plantejades?
Quines són les tasques més importants que esteu impulsant en aquest moment?
Hem continuat desenvolupant tasques ja endegades prèviament i, alhora, hem procurat iniciar-ne de noves en diferents aspectes i línies de treball que van des de la difusió a la posada en comú dels requisits i condicionants d'accés a la documentació per part de persones privades, passant per l'avaluació i tria, la classificació, la identificació i delimitació de fons documentals o la implementació de l'expedient digital.
Algunes d'aquestes qüestions que fins ara s'han anat treballant i discutint de manera sectorial en grups més o menys reduïts pretenem traslladar-les al conjunt dels companys de forma més activa i directa per tal de facilitar la retroacció i, per tant, l'aprenentatge informal i en comú.
Així doncs, i a tall d'exemple, s'ha elaborat un butlletí que agrupa el conjunt de la xarxa d'arxius judicials i, per consegüent, es nodreix de la participació directa de tot el seu personal tècnic.
Una altra línia d'acció que hem iniciat ha estat l'intercanvi de materials i plantejaments pedagògics i de difusió dels arxius judicials i els seus fons documentals.
Concretament, envers l'àmbit educatiu, arran de distintes visites comentades en diferents arxius i xerrades formatives adreçades a alumnes de batxillerat.
També tenim previst a curt termini consensuar un document de treball sobre condicions d'accés a la documentació que actualitzi i cobreixi les zones d'ombra del document de treball enllestit el novembre de 2007 dins del programa Compartim.
Finalment, un altre front que volem obrir és el del document del mes, una rutina pel que fa a la difusió mensual via intranet i, també, mitjançant la llista de distribució professional Arxiforum, d'un document que, per la seva rellevància, resulti d'interès.
A aquest efecte, el document estaria acompanyat d'un text explicatiu que, a tall de breu davantal, el contextualitzaria.
En aquest sentit, havíem pensat en un repositori digital al marge del d'e-Catalunya per tal de permetre-hi l'accés fora de la nostra comunitat de pràctica.
Quines són les eines tecnològiques més interessants per implementar aquestes accions?
Quina valoració feu de la plataforma e-Catalunya envers la vostra comunitat de pràctica d'arxivers judicials i el rol d'agents d'aprenentatge informal?
En primer terme, caldria remarcar la mateixa plataforma e-Catalunya, com a eina corporativa i fòrum professional de la nostra comunitat de pràctica.
Aquesta eina ens permet fer ús de repositoris, espai de notícies, blog, calendari, fòrum i, el que pot tenir major potencial d'utilitat malgrat que a hores d'ara reconeixem que està molt infrautilitzat, el wiki.
Una altra eina que volem explorar pel que fa al seu ús corporatiu és Yammer.
Però insistim que e-Catalunya és una eina per si sola més que suficient per afavorir dinàmiques de treball col·laboratiu i intercanvi de coneixements.
Quins canvis creieu que s'haurien de produir en la gestió de les dades generades a l'Administració amb la nova Llei de transparència?
Bé, tot i la consideració de l'Administració de justícia com a poder públic independent del marc legal comú al conjunt de les administracions públiques, i, per tant, en puritat, no subjecte a l'àmbit d'aplicació directa de les lleis de transparència (ni la catalana ni l'estatal), sí que val a dir que ambdues lleis impliquen un indiscutible marc de referència del qual no pot quedar al marge el poder judicial.
De fet, en aquest sentit cal esmentar la tasca endegada pel Portal de transparència del poder judicial, on s'aposta per la transparència activa de moltes i molt variades qüestions sobre l'organització judicial.
Paral·lelament, és important remarcar que, per bé que la Llei 11/2007, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, és substantivament molt similar a la Llei 18/2011, reguladora de l'ús de les TIC a l'Administració de justícia, calgué esperar a l'entrada en vigor d'aquesta última per fonamentar-ne la regulació.
D'altra banda, val a dir que la normativa específica del nostre àmbit, el Reial decret 937/2003, de modernització dels arxius judicials, hauria de ser sotmès a una revisió important.
Aporta solucions concretes al tema de l'eliminació de documentació (tema estrella al qual dedica nou articles), però, en contrapartida, pel que fa a la regulació del dret d'accés, únicament es limita a "cobrir l'expedient" (valgui la imatge de rerefons arxivístic per deformació professional).
Així doncs, resol el tema amb dos articles (el 7è i el 12è) de contingut reiteratiu i una breu i vaga referència introductòria generadora d'unes expectatives que en el decurs de la norma no arriben a concretar-se de forma suficient.
Pel seu caràcter generalista, traspua una evident manca d'ambició quant a la possible acotació.
Per exemple, no preveu supòsits de derogació de reserva per a la recerca ni categoritza els perfils dels sol·licitants.
Així mateix, l'articulat ofereix un tractament gairebé residual o, si més no, excessivament genèric a la implementació d'un sistema de gestió de documents electrònics que, com sabem, conformen els elements clau en polítiques de transparència.
En tot cas, les noves tecnologies i la naturalesa dels documents electrònics afavoreixen la consulta i la transparència.
Així, el fons jurisprudencial del CENDOJ (Centre de Documentació Judicial) o les bases de sentències consultables en diferents repositoris digitals un cop feta la dissociació de les dades personals faciliten l'accés amb filtres de cerca i redunden en un major grau de transparència.
Ara fa un any i mig fèiem una ronda d'entrevistes a alts directius del Departament de Justícia per fer-nos una idea de com era el dia a dia de la seva feina i quins mecanismes posaven en marxa quan necessitaven nova informació i recursos per aconseguir els objectius i reptes que se'ls plantejaven.
Vam poder constatar que, anys enrere, quan les organitzacions treballaven a un ritme més pausat, planificaven les seves actuacions a mitjà i llarg termini, però ara, amb la velocitat dels canvis, les dificultats de gestió s'hi havien incrementat fins al punt de fer-los sentir col·lapsats en determinats moments.
Com ens van explicar, el que havien estat elements predictors que donaven suport a una gestió planificada en terminis amplis (amb prou temps per formar-se de manera anticipada) ara cedien terreny davant de problemes que apareixien a gran velocitat i als quals calia donar resposta immediata.
Alguns d'ells ens recordaven l'acrònim VUCA ( volatility, uncertainty, complexity, ambiguity –volatilitat, incertesa, complexitat i ambigüitat–), que, deien, els definia encertadament.
A les entrevistes ens interessava especialment saber el que feien –com es buscaven la vida – en aquests estats d'alta exigència i treballant sempre al límit.
Pensàvem que, si en fèiem un diagnòstic adequat, ens permetria donar-los suport en els seus processos d'aprenentatge i, per tant, de productivitat.
També teníem la hipòtesi que podríem trobar pistes per millorar –o modificar– els processos de detecció de necessitats que fins a aquell moment seguíem, però, cal dir-ho, sense gaire èxit (almenys en aquest col·lectiu).
Ja posats, vam creure que seria pràctic agrupar les preguntes de l'entrevista en dues categories: una empírica, de constatació, i una altra cognitiva, d'interpretació –per part d'ells– d'allò que feien.
Ens havien de descriure el seu dia a dia.
Sobretot, els reptes i els objectius als quals s'enfrontaven.
Com era l'encàrrec, qui se n'encarregava, quina part era d'autopressió, i com els havien de resoldre.
També els vam preguntar sobre qüestions crítiques relacionades amb la formació i l'aprenentatge: què feien quan necessitaven més coneixement del que disposaven per resoldre alguna qüestió; quin ús feien d'internet, d'espais i plataformes de continguts oberts; en quina mesura recorrien als col·legues més experts i a les xarxes de col·laboració i intercanvi, etc. A la part final de l'entrevista introduíem dos nous temes: la reflexió sobre l'acció (qüestions sobre si necessitaven –i feien servir– espais i processos de reflexió personal), i, si havien demanat algun tipus d'ajuda o reforç (en forma de curs de formació, o d'una altra mena), quina resposta havien obtingut.
Era important explorar-la ja que hem constatat que, de vegades, la nostra conducta es fonamenta en idees i filtres cognitius que, al final, són els responsables d'un eventual canvi o manteniment.
Per això, les preguntes que fèiem eren d'aquest tipus: Et sents satisfet del teu mètode personal d'aprenentatge a la feina?
Sents que pots superar tots els reptes que et planteges?
Què opines del sistema d'ajuda que t'ofereix el departament de formació?
Et sents satisfet del que han fet?
Què creus que es podria fer perquè milloressis la teva eficiència laboral?
De les múltiples reflexions –i obligacions– que ens va suggerir l'anàlisi de totes les respostes recollides, que ens van portar a elaborar un nou programa de formació directiva, en aquesta ocasió comentarem les que fan referència al mètode tradicional de detecció de necessitats formatives i a la seva entrada en crisi.
Partíem de la pregunta següent: Vistos els resultats –negatius– en aquest col·lectiu laboral, penseu que encara és vàlid aquest mètode?
Creieu que pot aportar la informació necessària perquè actualment l'organització i els professionals tinguin èxit en els seus objectius?
Per respondre a aquesta pregunta, estructurarem una resposta aproximativa en tres fases:
Farem un breu resum del mètode de detecció de necessitats tradicional.
Explicarem quin és el paper que aquest mètode tradicional ocupa actualment en la formació a les organitzacions quan ha de conviure amb altres models de formació.
El mètode de detecció de necessitats tradicional
En el document Diagnosi de necessitats formatives en institucions públiques (EAPC, 2010) es recull que "la detecció de les necessitats formatives és un procés formal de recerca, tractament i anàlisi de dades que es posa en marxa amb l'objectiu de disposar d'informació substantiva per dissenyar una estratègia de formació que sigui útil a les persones que integren l'organització, per a l'adquisició de les competències necessàries per assolir els objectius organitzacionals i per al desenvolupament professional".
Per fer-la efectiva, es posa en marxa tot un seguit d'eines i procediments (entrevistes i qüestionaris), complementades amb anàlisi documental i d'altres fons que aportin informació sobre els objectius estratègics de l'organització per tal de conèixer la discrepància entre les competències actuals de les persones en el seu exercici professional i les competències considerades ideals per a un exercici òptim.
Aquesta diferència o discrepància constitueix la necessitat formativa (EAPC, 2010).
Tres models de formació i tres models de detecció de necessitats
Com vam poder comprovar en la segona jornada EDO / CEJFE / EAPC sobre models de formació en les organitzacions, de forma progressiva, conviuen –o poden conviure de forma més o menys preponderant– tres models de formació: el model tradicional, el model de formació per competències i les aproximacions des de l'aprenentatge social i situat.
Doncs bé, cadascuna d'aquestes pràctiques posa en marxa un procés diferent de detecció de necessitats.
És possible, com passa ara al CEJFE, que convisquin diferents mètodes depenent del model que s'usi de referència i les característiques de la població a la qual s'adreça.
Té sentit preguntar-se si un mètode és superior als altres?
El que sí que tindria sentit és arribar a disposar d'un model unificat i integrat de formació que disposés d'un model unificat i integrat de detecció de necessitats.
Ens atrevim a plantejar als professionals de la formació aquest repte: desenvolupar un model a partir d'aquestes premisses bàsiques, que són les que trobem sota els tres models de formació esmentats:
Tipus d'aprenents segons motivació.
Teories pedagògiques segons tipus d'aprenents.
Models de formació segons tipus d'aprenents.
La conjugació, creiem, de les tres variables anteriors, permetria un model de detecció de necessitats unificat amb aquestes característiques sumades.
I, finalment, el quadre resultant operatiu de la integració de models seria aquest, basat en tres capes d'aportacions:
X Jornada de Prevenció i Mediació Comunitària
Inscripció: fins al 16 de setembre
VII Jornada d'Activitat Física i Esport als Centres Penitenciaris
8 d'octubre de 2015, de 9 a 14 h
Inscripció: fins al 29 de setembre
VII Jornada d'Educadors Socials de Centres Penitenciaris: "Si busques resultats diferents, no facis sempre el mateix"
Inscripció: fins al 2 de novembre
Concurs de Fotografia a Centres Penitenciaris
Destaquem aquests materials de les últimes activitats:
- Creació audiovisual en àmbit tancat (IV Mostra de relats en formats audiovisuals: Sant Jordi DigiTale, abril-juny)
- Aspectes jurídics i resiliència a Mesures Penals Alternatives (seminari, 26 de maig)
- Experiències socioeducatives amb robòtica i programació (VI Jornada Punt TIC i Presó, 4 de juny)
- Big data: gestió del coneixement i aprenentatge al llarg de la vida a l'era de les dades massives (19a sessió d'Espais de Gestió del Coneixement, 11 de juny)
- Bones pràctiques en casos de ruptures familiars: experiències a l'Estat espanyol (IV Jornada d'Assessorament Tècnic Civil en l'Àmbit de la Família, 11 de juny)
- Novetats a les biblioteques judicials (seminari, 16 de juny)
- Manual d'aprenentatge col·laboratiu del basquetbol a centres penitenciaris (producte de coneixement 2015 de la CoP Activitat física i esport a centres penitenciaris)
Es tracta d'un manual d'experiències basat en un lideratge pràctic, simple i didàctic, a través de la idea que cada persona ha de tenir i té un lideratge propi basat en la seva pròpia recepta.
El llibre pretén aportar experiències perquè cada dirigent a través del seu desenvolupament personal intenti tenir més clares les respostes de com ser un bon líder per al seu equip.
La globalització i la hiperconnectivitat han generat un profund impacte, i en un futur immediat s'hi sumaran dues noves onades de canvi: l'acceleració tecnològica i la irrupció de més de 4.000 milions de persones dels països emergents.
Juan Martínez-Barea explica per què aquest canvi serà possible, analitza com serà aquest món ple d'oportunitats per a tots, descriu com són els grans protagonistes que l'estan construint i les revolucions que estan protagonitzant, i proposa un camí perquè tots puguem potenciar el talent que portem dins.
Pocket és una eina gratuïta que permet seleccionar i desar articles, vídeos i gairebé tot tipus de material d'internet per llegir-los o consultar-los més endavant, tant en línia com sense connexió, en qualsevol dispositiu.
Els materials desats es gestionen mitjançant etiquetes (se'n poden crear tantes com es vulgui, i als materials se'ls poden assignar totes les etiquetes que calgui).
Té suport per a moltes aplicacions (com ara Twitter, Flipboard i Pulse ), i disposa d'extensions específiques per als navegadors Chrome, Firefox i Safari i, per a la resta, d'una miniaplicació enllaçada.
Pocket disposa d'aplicació per a dispositius mòbils d' Android i Apple, i també es pot connectar als dispositius de lectura Kobo.
Altres serveis similars són Instapaper i Readability.