La justificació de les subvencions atorgades es fonamenta en l'obligació de justificació inherent al maneig i a la custòdia de cabals públics.
La regulació positiva de la justificació de les subvencions és establerta en l'article 30 de la Llei 38/2003, de 17 de novembre, general de subvencions (en endavant, LGS), i en els articles 69-82 del Reial decret 887/2006, de 21 de juliol, pel qual s'aprova el Reglament de la Llei general de subvencions (en endavant, RGS).
En l'apartat primer de l'article 30 de la LGS, s'estableixen dos tipus diferents d'obligacions en la justificació de subvencions: una obligació de caràcter material i una de caràcter formal.
Des d'un punt de vista material, cal acreditar el compliment de les condicions imposades per l'atorgament de la subvenció, la realització de l'activitat i la consecució dels objectius establerts.
Pel que fa a la justificació formal, cal acreditar vàlidament que s'ha dut a terme l'obligació material.
Aquesta obligació de justificació formal s'ha de determinar en les bases reguladores de la subvenció i es pot efectuar, d'acord amb l'article 30.1 de la LGS i l'article 69 del RGS, mitjançant alguna de les maneres següents: compte justificatiu, acreditació per mòduls o presentació dels estats comptables.
El contingut del compte justificatiu es recull en els articles 72-75 del RGS.
Les bases reguladores de subvencions poden establir algun dels següents tipus de comptes justificatius per acreditar l'execució material de les subvencions atorgades: compte justificatiu amb aportacions de justificants de la despesa, compte justificatiu amb aportació d'informe auditor o compte justificatiu simplificat.
Compte justificatiu amb aportacions de justificants de la despesa: amb caràcter general, cal incorporar una memòria d'actuació i una memòria econòmica justificativa del cost de les activitats (amb el contingut que estableix l'article 72.2 del RGS).
En el retiment del compte justificatiu s'han d'incloure els justificants de la despesa mitjançant factures (incloent-hi factures electròniques que donin compliment als requisits exigits per ser acceptades en l'àmbit tributari) i documents amb valor probatori equivalents que siguin vàlids en el tràfic jurídic mercantil o tinguin eficàcia administrativa.
Per evitar la concurrència de subvencions no declarades i que un mateix justificant de la despesa es pugui presentar més d'una vegada, l'article 73.2 del RGS disposa que en les bases reguladores de les subvencions es pot establir un sistema de validació i estampillament dels justificants de la despesa.
A més de la justificació de la despesa realitzada, el beneficiari ha d'acreditar el pagament efectiu d'aquesta despesa d'acord amb el que estableixin les bases reguladores o, si no ho recullen, d'acord amb el que regulen les normes de dret comú.
Com a regla general, per acreditar la realització del pagament el sistema recomanat és la transferència o la domiciliació bancària de les despeses.
En qualsevol cas, el pagament s'ha de fer sempre amb càrrec a un compte de l'entitat beneficiària de la subvenció.
Quan excepcionalment el pagament de la factura s'hagi fet en efectiu, cal aportar un rebut en què consti que s'ha satisfet a l'emissor l'import amb identificació de la factura a què correspon, i en cap cas l'import de la factura satisfet en efectiu pot ser superior a l'import establert en l'article 7 de la Llei 7/2012, de 29 d'octubre, de modificació de la normativa tributària i pressupostària i d'adequació de la normativa financera per a la intensificació de les actuacions en la prevenció i lluita contra el frau.
Si el pagament es fa amb taló o xec, se n'ha d'aportar, a més, la fotocòpia i l'extracte o el moviment bancari que acrediti que el destinatari l'ha fet efectiu.
Compte justificatiu amb aportació d'informe auditor: en els termes establers en l'article 74 del RGS, l'auditor ha d'estar inscrit com a exercent en el Registre oficial d'auditors de comptes (ROAC), segon l'Ordre EHA/1434/2007, de 17 de maig, que va aprovar la norma d'actuació dels auditors de comptes en les realitzacions dels treballs de revisió dels comptes justificatius de subvencions en l'àmbit del sector públic estatal.
Compte justificatiu simplificat: per a subvencions d'un import inferior a 60.000 €, quan s'hagi establert en les bases reguladores, segons el que disposa l'article 75 del RGS.
Quan així s'hagi establert en les bases reguladores, d'acord amb les bases físiques executades, la justificació s'ha d'efectuar mitjançant la presentació d'una memòria d'actuació i una memòria econòmica en els termes i amb els requisits que estableixen els articles 76-79 del RGS.
c) Presentació dels estats comptables
D'acord amb el que disposa l'article 80 del RGS, es requereix que constin en les bases reguladores i que:
Es poden utilitzar mitjans electrònics, informàtics i telemàtics en els procediments de justificació de les subvencions sempre que així s'hagi establert en les bases reguladores.
Aquestes bases han d'indicar els tràmits que, si escau, poden ser acomplits per aquests mitjans i s'han d'ajustar a les especificacions establertes per l'ordre del ministre d'Economia i Hisenda (annex C1, Ordre EHA/2261/2007, de 17 de juliol, per la qual es regula la utilització de mitjans electrònics, informàtics i telemàtics en els procediments de justificació de les subvencions).
D'acord amb l'article 30.3 de la LGS, s'ha de justificar no només l'import de la subvenció atorgada, sinó també el finançament concurrent i el finançament amb fons propis, sense que, en cap cas, l'import del finançament mitjançant subvencions pugui superar el cost de l'activitat subvencionada.
Des d'un punt de vista subjectiu, la justificació material i formal de la subvenció és un acte obligatori del beneficiari o, si escau, de l'entitat col·laboradora, i la càrrega de la prova correspon al beneficiari.
El termini de la justificació de les subvencions s'ha d'establir en les bases reguladores.
Si aquestes bases no disposen d'un termini de justificació, l'article 30.2 de la LGS disposa un màxim de tres mesos des de la finalització del termini per efectuar l'activitat.
L'òrgan atorgant pot ampliar el termini de justificació sempre que es doni compliment als requisits establerts en l'article 70.1 del RGS: que en les bases reguladores no es reguli res en contra, que el termini d'ampliació no sigui superior a la meitat del termini de justificació i que no es perjudiquin drets de tercers.
L'incompliment de l'obligació de justificar la despesa en temps i forma dona lloc al reintegrament per part del beneficiari de la subvenció atorgada de conformitat amb l'article 30.8 de la LGS i l'article 70.3 del RGS.