El Reial decret legislatiu 2/1995, de 7 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei de procediment laboral, estableix com a requisit obligatori, previ a la tramitació del procediment laboral, l'intent de conciliació davant el servei administratiu corresponent.
D'altra banda, l'article 45.1 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, preveu que les administracions impulsaran l'aplicació de tècniques i mitjans electrònics, informàtics i telemàtics per al desenvolupament de l'activitat i l'exercici de les seves competències.
La Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, a l'article 6.1, reconeix el dret de la ciutadania a relacionar-se amb les administracions públiques utilitzant mitjans electrònics per a l'exercici dels drets previstos a l'article 35 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, així com per obtenir informacions, realitzar consultes i al·legacions i formular sol·licituds.
D'acord amb el Decret 324/2001, de 4 de desembre, relatiu a les relacions entre els ciutadans i l'Administració de la Generalitat de Catalunya, que disposa les condicions mínimes necessàries dels procediments telemàtics de l'Administració;
Vist el Decret 421/2006, de 28 de novembre, de creació, denominació i determinació de l'àmbit de competència dels departaments de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, i el Decret 199/2007, de 10 de setembre, de reestructuració del Departament de Treball (DOGC núm. 4967, de 13.9.2007);
Atès l'interès que el Departament de Treball té en la posada en marxa del procés telemàtic per a la tramitació dels expedients de conciliació administrativa prèvia a la via judicial laboral, és necessari que l'entrada en vigor d'aquesta Ordre sigui l'endemà de la seva publicació.
Vist l'informe previ del Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació de la Generalitat de Catalunya, l'informe de la Comissió de Coordinació Corporativa, i l'informe de l'Assessoria Jurídica del Departament de Treball,
Objecte, àmbit d'aplicació i unitats competents
Aquesta Ordre regula, per al territori de Catalunya, els procediments telemàtics, mitjans electrònics i informàtics en la tramitació dels expedients de conciliació administrativa prèvia a la via judicial laboral regulada als articles 63 a 68 del Reial decret legislatiu 2/1995, de 7 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei de procediment laboral, la gestió dels quals correspon als Serveis Territorials del Departament de Treball de la Generalitat.
Aprovació i publicitat de l'aplicació
2.1 S'aprova l'aplicació Conciliacions d'automatització dels processos de la conciliació administrativa prèvia a la via judicial laboral.
2.2 S'aprova la relació de tràmits dels processos de conciliacions que es podran realitzar telemàticament mitjançant l'aplicació informàtica Conciliacions i que consten a l'annex d'aquesta Ordre.
2.3 Per a la realització d'aquests tràmits s'aproven els formularis de sol·licitud, als quals s'accedeix mitjançant l'aplicació informàtica Conciliacions.
Voluntarietat de la tramitació telemàtica
La tramitació telemàtica dels expedients de conciliació té caràcter voluntari i la utilització d'aquest canal no implica cap tracte discriminatori en la tramitació del procediment, respecte de la tramitació presencial, sens perjudici de les modalitats regulades als articles 9 i 14, on s'estableix la via telemàtica com a única forma d'iniciació de la tramitació.
Identificació, autentificació i signatura electrònica
En la presentació telemàtica de sol·licituds, la identificació de les persones interessades es fa mitjançant un certificat reconegut de signatura electrònica de persona física o jurídica, emès per una entitat certificadora reconeguda per l'Agència Catalana de Certificació i classificada amb nivell 3 o superior, que serà utilitzat d'acord amb les corresponents condicions d'ús.
5.1 Qualsevol persona física o jurídica amb capacitat d'obrar pot representar per via telemàtica altres persones físiques o jurídiques sempre que acrediti la representació esmentada mitjançant un dels mecanismes següents:
a) Inclusió de l'apoderament en el certificat reconegut de signatura electrònica del o de la representant, d'acord amb la legislació vigent de signatura electrònica.
b) L'atorgament d'apoderament o de representació suficient per qualsevol mitjà acceptat per l'ordenament jurídic que s'ha d'acreditar annexant el document corresponent a la sol·licitud en el moment de la seva presentació.
c) Les persones físiques i jurídiques que, d'acord amb l'article 23 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, estan habilitades pel Departament de Treball per a la realització d'aquest tràmit en representació de les persones interessades i en els termes que prevegi aquesta habilitació.
5.2 El Departament de Treball pot requerir en qualsevol moment l'acreditació d'aquesta representació.
6.1 Les sol·licituds presentades pel canal telemàtic s'adrecen a l'òrgan competent del Departament de Treball mitjançant la connexió telemàtica establerta al web del Departament de Treball, http://www.gencat.cat/treball, sens perjudici de les possibles adaptacions que, per a l'impuls de l'Administració electrònica, dins de l'àmbit de la Generalitat de Catalunya, es requereixin.
En la presentació de les sol·licituds s'ha d'utilitzar el formulari que hi figura expressament, en el qual es poden annexar els documents que convingui.
6.2 Aquestes sol·licituds són registrades d'entrada pel Registre Corporatiu de la Generalitat de Catalunya, mitjançant el servei s.
6.3 La presentació telemàtica es pot fer tots els dies de l'any les vint-i-quatre hores del dia.
6.4 Als efectes del còmput de terminis, la recepció en dia inhàbil a la unitat corresponent s'entén efectuada el primer dia hàbil següent.
El calendari i l'hora de referència seran els vigents a la localitat de presentació de la sol·licitud.
Cada seu electrònica en la qual estigui disponible un registre electrònic determinarà, d'acord amb el calendari de festes laborals de Catalunya, els dies que es consideren inhàbils.
6.5 En cap supòsit la presentació telemàtica dels documents a què es refereix aquesta Ordre implica l'ampliació dels terminis establerts per l'ordenament jurídic.
7.1 Un cop signada i enviada electrònicament la papereta de conciliació en sessió autenticada mitjançant el corresponent certificat digital, simultàniament, l'aplicació Conciliacions indicarà el número de registre d'entrada del document en el Registre Corporatiu de la Generalitat, el número assignat a l'expedient de conciliació, el dia, l'hora i la sala en què tindrà lloc l'acte de conciliació.
Amb la informació emesa per l'aplicació, la part interessada sol·licitant es té per citada.
7.2 Quant a la notificació de les citacions per a les tramitacions previstes a l'article 9 d'aquesta Ordre, cal atendre al que estableix el seu apartat cinquè.
7.3 La resta de les notificacions es fan mitjançant correu certificat amb avís de recepció.
7.4 Totes les notificacions, comunicacions o documentació dels procediments emesos mitjançant signatura electrònica en l'àmbit de l'aplicació Conciliacions tenen validesa i eficàcia, en els termes de l'article 45 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú.
Assignació automàtica de dia, hora i sala en el procediment de conciliació
En la tramitació d'expedients de conciliació les assignacions de dia i hora es fan de forma automàtica, respectant el termini necessari per practicar la notificació de la citació a la part interessada no sol·licitant.
Conciliació en els expedients individuals d'acomiadament amb acord de les parts
9.1 Es preveu una modalitat de tramitació, que només es pot iniciar pel canal telemàtic, per a aquells expedients individuals de conciliació per causa d'acomiadament, en què la part interessada no sol·licitant reconeix la improcedència i la part sol·licitant està d'acord en els termes econòmics de la indemnització pactada per reflectir a l'acta de conciliació.
9.2 En aquest cas, ambdues parts han d'estar disposades a realitzar l'acte de conciliació amb avinença a partir de les 24 hores següents a la presentació telemàtica de la sol·licitud.
9.3 Si en aquesta modalitat de tramitació les parts no arriben a un acord o alguna no compareix a l'acte de conciliació, o no ho fa degudament representada, l'expedient es tramita d'acord amb l'article 8 d'aquesta Ordre, amb nova assignació de dia i hora.
9.4 Per necessitats del servei la unitat pot suspendre, temporalment, aquesta modalitat de tramitació.
9.5 Als efectes de les notificacions que es preveuen a l'article 7, en aquesta modalitat de tramitació ambdues parts es tenen per citades pel canal telemàtic.
Presentació telemàtica de diverses paperetes de conciliació
10.1 Es poden presentar diverses paperetes de conciliació individuals seguides i, en aquest cas, l'assignació automàtica garanteix que els actes de conciliació corresponents es realitzin el mateix dia a la mateixa sala en franges horàries consecutives, sempre que se'n presentin com a màxim fins a 10 de seguides.
10.2 Es poden presentar diverses paperetes de conciliació per la modalitat de tramitació prevista a l'article 9 i, en aquest cas, l'assignació automàtica garanteix que els actes de conciliació corresponents es realitzin el mateix dia, a la mateixa sala, en franges horàries consecutives, sempre que se'n presentin, com a màxim, fins a 4 de seguides.
10.3 Quan es presenten diverses paperetes de conciliació es garanteixen les condicions de grup descrites, sempre que qui presenti les paperetes sigui la mateixa persona.
Incidències en l'enviament telemàtic
11.1 Si abans de finalitzar el procés d'enviament de diverses paperetes de conciliació s'interromp la connexió i el sistema ha assignat número de registre d'entrada als documents sense que s'hagi pogut fer la notificació electrònica a la persona sol·licitant, aquesta notificació de la citació a la part interessada sol·licitant es fa mitjançant correu certificat a l'adreça indicada a efectes de notificacions, sense perjudici de l'opció de consulta que informa, com a dada bàsica, del dia, l'hora i la sala assignats.
11.2 Si la interrupció de la connexió es produeix sense haver obtingut assignació de número de registre d'entrada, la persona usuària ha de tornar a començar el procés de signatura i enviament.
Consulta dels expedients de conciliació
Les persones presentadores de paperetes de conciliació i les interessades en els expedients de conciliació que acreditin un interès legítim i directe en l'expedient poden accedir a l'aplicació Conciliacions mitjançant el certificat digital corresponent per consultar les dades bàsiques, l'estat i els documents dels seus expedients.
Procediment d'avançament dels actes de conciliació programats
En els expedients de conciliació individuals iniciats per causa d'acomiadament, les persones interessades, de comú acord, poden sol·licitar mitjançant compareixença a la unitat l'avançament de la data inicialment prevista per a l'acte de conciliació, que s'atorga sempre que la planificació de la unitat ho permeti i els expedients reuneixin les característiques per ser tramitats d'acord amb la modalitat prevista a l'article 9.
El procediment de sol·licitud de compareixença col·lectiva per atorgar representació
El procediment de sol·licitud de compareixença col·lectiva per atorgar representació per comparèixer a l'acte de conciliació i/o per al Jutjat Social s'inicia, únicament, pel canal telemàtic.
Gestió de documents electrònics
15.1 Originals en suport informàtic.
Els documents en suport informàtic produïts vàlidament per l'aplicació Conciliacions tenen la consideració de documents originals i es troben degudament enregistrats mentre estiguin en fase activa.
15.2 Compulsa i digitalització.
La documentació relativa als procediments de conciliació presentada en suport paper es compulsa electrònicament mitjançant la signatura electrònica corresponent, resultant-ne una còpia autèntica, que s'incorpora a l'expedient electrònic.
La conservació dels expedients en paper es durà a terme d'acord amb el Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents.
Es poden emetre còpies autèntiques electròniques dels documents que formen part dels expedients electrònics de conciliacions, d'acord amb l'article 30 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, i amb l'eficàcia que preveu l'article 46 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.
Arxiu electrònic dels documents i protecció de dades
16.1 Els documents electrònics que formen part dels expedients de conciliació s'arxiven en els suports electrònics originaris o en d'altres que en garanteixin la integritat, l'autenticitat, la confidencialitat, la qualitat, la protecció i la conservació, assegurant en tot cas el compliment de les garanties de la legislació en matèria de protecció de dades.
Aquesta garantia sobre la protecció de dades es fa extensible a tots els tractaments de dades personals que es puguin derivar de la realització dels diferents tràmits telemàtics per mitjà de l'aplicació Conciliacions.
16.2 Totes les dades referents a persones es recolliran, compilaran, analitzaran i presentaran desagregades per sexes per facilitar els estudis estadístics i els informes de gènere, d'acord amb la normativa vigent sobre aquesta matèria, i respectant, en tot cas, la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
L'aplicació Conciliacions preveu la possibilitat d'establir els mecanismes necessaris de cooperació entre administracions per tal de garantir la interoperabilitat dels sistemes i de les aplicacions desenvolupades.
Per a qualsevol incidència en la utilització de l'aplicació Conciliacions, la persona interessada pot posar-se en contacte amb els serveis territorials corresponents a la seva demarcació encarregats de la tramitació.
Tràmits que es poden realitzar telemàticament amb l'aplicació Conciliacions
Tràmit de presentació de la papereta de conciliació
La presentació de la papereta de conciliació que inicia el procediment de conciliació administrativa prèvia a la via judicial laboral regulada als articles 63 a 68 del Reial decret legislatiu 2/1995, de 7 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei de procediment laboral.
La presentació de la papereta de conciliació que inicia el procediment de conciliació administrativa prèvia en la modalitat que regula l'article 9 d'aquesta Ordre.
Tràmit d'aportació de nous documents en els expedients de conciliació
La presentació de documents relatius als expedients de conciliació en tràmit com l'ampliació de fets i/o demandats, l'aclariment de la papereta de conciliació o qualsevol altre que no sigui la sol·licitud de còpia autèntica o la sol·licitud de compareixença col·lectiva per atorgar representació, que ja tenen el seu tràmit específic.
Tràmit d'incidències en els expedients de conciliació
La presentació de documents relatius als expedients de conciliació tancats.
Tràmit de sol·licitud de còpia autèntica
La presentació de la sol·licitud de còpia autèntica dels documents que formen part de l'expedient de conciliació en l'exercici del dret d'accés a arxius i registre que regula l'article 37 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú.
Tràmit de sol·licitud de compareixença col·lectiva per atorgar representació
La presentació de la sol·licitud de compareixença col·lectiva per atorgar representació per a l'acte de conciliació previ i/o per al Jutjat Social, d'acord amb l'article 19 del Reial decret legislatiu 2/1995, de 7 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei de procediment laboral.