De conformitat amb l'article 27 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i gestió de documents, l'Arxiu Nacional de Catalunya té com a funció, entre d'altres, ingressar, conservar i difondre els fons i els documents privats que, per llur valor testimonial i referencial, concerneixin Catalunya i siguin d'una rellevància especial.
Aquesta institució és l'únic centre arxivístic d'àmbit nacional del país.
A banda dels arxius públics i dels fons privats ingressats en centres d'arxiu públic, existeixen arxius privats.
El patrimoni documental català aplega un gran nombre d'arxius i fons produïts al marge de les institucions i dels organismes públics.
Alguns arxius privats conserven documentació històrica d'abast nacional de gran rellevància, que forma part del patrimoni documental català i que és imprescindible per al coneixement de la història del nostre país.
Les entitats i persones privades que gestionen els arxius privats, per les seves característiques, sovint tenen dificultats per facilitar l'accés a la informació de què disposen i per efectuar-ne la gestió documental.
Això fa que fins i tot alguns grans arxius siguin desconeguts per la ciutadania i per l'Administració de la Generalitat, que és l'encarregada de vetllar per la conservació i salvaguarda del patrimoni català.
El Departament de Cultura, a través de l'Arxiu Nacional de Catalunya, té la voluntat de fomentar la normalització de les tasques de descripció, conservació, digitalització i difusió dels fons documentals aplegats en arxius catalans privats d'especial rellevància i de garantir que llur documentació sigui accessible, d'acord amb els principis de transparència i interès públic.
Amb aquesta finalitat, aquest Decret regula la possibilitat que els arxius esmentats es puguin constituir com a seccions dependents de l'Arxiu Nacional de Catalunya mitjançant la signatura del conveni corresponent.
Atès que, de conformitat amb l'article 127.1.c) de l'Estatut d'autonomia de Catalunya, correspon a la Generalitat la competència exclusiva en matèria d'arxius que no són de titularitat estatal;
Vist l'informe favorable del Consell Nacional d'Arxius i Gestió Documental;
A proposta de la consellera de Cultura i d'acord amb el Govern,
Seccions de l'Arxiu Nacional de Catalunya
Es poden constituir com a seccions de l'Arxiu Nacional de Catalunya els arxius que siguin titularitat de persones físiques i jurídiques de caràcter privat.
Els arxius que es constitueixin com a seccions de l'Arxiu Nacional de Catalunya continuen disposant d'autonomia en la seva gestió, amb subjecció a les obligacions que contreuen en virtut d'aquest Decret.
Requisits que han de complir els arxius per constituir-se com a seccions de l'Arxiu Nacional de Catalunya
Es poden constituir com a seccions de l'Arxiu Nacional de Catalunya els arxius que compleixin els requisits següents:
a) Conservar documentació que, d'acord amb l'article 2.g) de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i gestió de documents, formi part del patrimoni documental de Catalunya, que sigui d'abast nacional i de gran rellevància.
b) Estar integrat en el Sistema d'Arxius de Catalunya.
Iniciació del procediment de constitució com a secció de l'Arxiu Nacional de Catalunya
El procediment per constituir un arxiu com a secció de l'Arxiu Nacional de Catalunya el pot iniciar la persona titular de l'arxiu o, d'ofici, la direcció general competent en matèria d'arxius.
En cas que el procediment s'iniciï d'ofici, la persona titular de l'arxiu ha de donar la conformitat a l'inici del procediment.
A la sol·licitud d'iniciació cal adjuntar la documentació relativa al compliment dels requisits exigibles per constituir-se com a secció de l'Arxiu Nacional de Catalunya.
En cas que el procediment s'iniciï d'ofici, s'ha de requerir a la persona titular de l'arxiu perquè l'aporti.
La persona titular de la Direcció de l'Arxiu Nacional de Catalunya emet un informe sobre el compliment dels requisits exigits a l'article 2.
La Direcció de l'Arxiu Nacional de Catalunya tramet l'informe a la Direcció General competent en matèria d'arxius, per tal que el valori, i, si escau, proposi la signatura del conveni de constitució de l'arxiu com a secció de l'Arxiu Nacional de Catalunya.
El Consell Nacional d'Arxius i Gestió Documental ha d'emetre un informe sobre la constitució de l'arxiu com a secció de l'Arxiu Nacional de Catalunya.
La constitució d'un arxiu com a secció de l'Arxiu Nacional de Catalunya es fa mitjançant la signatura d'un conveni per la persona titular del Departament competent en matèria de cultura i per la persona titular de l'arxiu que es vol constituir com a secció.
El conveni de constitució com a secció ha de concretar els termes de la col·laboració que s'estableix entre la secció i l'Arxiu Nacional de Catalunya i els mecanismes de seguiment i avaluació.
La proposta de conveni ha de ser acceptada per la persona titular de l'arxiu, per a la qual cosa disposa d'un termini de 15 dies.
Un cop acceptada la proposta de conveni o bé transcorregut el termini esmentat a l'apartat anterior sense que s'hagin efectuat observacions, la persona titular del Departament competent en matèria de cultura eleva la proposta de conveni al Govern perquè l'aprovi.
La signatura del conveni per ambdues parts comporta la constitució de l'arxiu com a secció de l'Arxiu Nacional de Catalunya.
El termini per resoldre el procediment és de sis mesos.
Quan el procediment s'ha iniciat d'ofici, el transcurs del termini màxim sense que es resolgui en produeix la caducitat.
Si el procediment s'ha iniciat a sol·licitud de la persona titular de l'arxiu, s'entén que la sol·licitud ha estat estimada per silenci administratiu.
Efectes de la constitució d'un arxiu com a secció de l'Arxiu Nacional de Catalunya
La constitució d'un arxiu com a secció de l'Arxiu Nacional de Catalunya comporta els efectes següents:
a) L'adaptació de tots els sistemes de treball de l'arxiu als criteris i a la metodologia de l'Arxiu Nacional de Catalunya pel que fa al tractament arxivístic, la conservació i la digitalització dels fons documentals conservats en les seccions que en depenguin.
b) La migració de tots els instruments de descripció existents al programari informàtic de l'Arxiu Nacional de Catalunya.
c) La difusió dels instruments de descripció al web de l'Arxiu Nacional de Catalunya.
d) La col·laboració entre l'arxiu i l'Arxiu Nacional de Catalunya en activitats de difusió (portal web, publicacions, exposicions, etc.) per promoure el coneixement i l'estudi del patrimoni documental català.
Anualment, mitjançant un conveni específic, s'han d'establir els objectius, les activitats i les aportacions econòmiques de les parts.
Les aportacions de l'Arxiu Nacional de Catalunya depenen de les disponibilitats pressupostàries.