Les mutualitats de previsió social i les altres entitats asseguradores inscrites als registres administratius d'entitats asseguradores de la Generalitat de Catalunya poden presentar durant tot l'any més documentació relacionada amb les funcions de supervisió del departament competent durant tot l'any, per iniciativa pròpia o per requeriment de l'òrgan supervisor, llevat que la normativa reguladora del procediment o l'escrit de notificació de l'òrgan esmentat estableixi un termini més concret.
S'ha de presentar la documentació en format PDF o XLS, o en el que se sol·liciti.
La documentació s'ha de presentar en un fitxer únic en format PDF, ja que es tracta de dades o documents de tipus text.
En el cas que per a un mateix procediment administratiu calgui presentar diferents documents PDF, per fer la tramesa s'han d'unificar en un sol fitxer PDF, tenint en compte que no es poden barrejar en un mateix fitxer documents d'entitats asseguradores diferents.
Si cal trametre documents d'entitats asseguradores diferents, s'han de fer trameses separades per a cada entitat, cadascuna amb el seu formulari de tramesa.
· Si el document que es vol enviar no ocupa més de 4Mb, el fitxer PDF es pot adjuntar directament al formulari de tramesa.
· En el cas que el fitxer PDF ocupi més de 4Mb, el procediment de tramesa és el següent:
El límit màxim dels documents que es poden adjuntar a la pantalla d'acusament de rebuda: 24,41 Mb.
En qualsevol cas, el nom del fitxer PDF ha de respectar la codificació següent ( en majúscules i sense accents ): codi de quatre dígits de l'entitat_data de presentació del document en format DDMMAAAA_fitxer.pdf.
Dades de tipus numéric fitxer Excel
Igual que en el cas dels PDF, si cal enviar dades d'entitats asseguradores diferents, s'ha d'utilitzar un formulari de tramesa per a cada entitat i no es poden barrejar les dades de diferents entitats en un mateix EXCEL.
· En el cas que per a un mateix procediment administratiu calgui presentar diferents documents EXCEL, també s'han d'unificar en un sol document amb diferents pestanyes que ha de tenir una mida màxima de 4Mb i s'ha d'adjuntar al formulari de tramesa.
· En el cas que el fitxer EXCEL ocupi més de 4Mb, el procediment de tramesa és el següent:
El límit màxim dels documents que es poden adjuntar a la pantalla d'acusament de rebuda és de 24,41 Mb.
· Cal tenir en compte que cal emplenar formularis de tramesa diferents quan, en un únic procediment administratiu cal trametre tants documents en format PDF com documents en format EXCEL, encara que sigui un únic document de cada format, atès que el sistema no permet agrupar en una mateixa tramesa documents en format diferent.
El nom d'aquests documents també ha de respectar la codificació que s'ha especificat per a fitxers PDF o EXCEL.
El nom dels fitxers EXCEL tramesos ha de respectar la codificació següent ( en majúscules i sense accents ): codi de quatre dígits de l'entitat_data de presentació del document en format DDMMAAAA_fitxer.xls.
En aquest manual es detallen tots els requeriments relatius a la tramesa de documentació relacionada amb les mutualitats de previsió social i les altres entitats asseguradores circumscrites a l'àmbit competencial de la Generalitat de Catalunya, que figuren inscrites en els registres administratius d'entitats asseguradores de Catalunya.
S'ha d'emplenar el formulari que permet la tramitació electrònica i s'ha d'adjuntar el document en format PDF (dades o documentació tipus text), EXCEL (dades numèriques), o el que se sol·liciti.
En tots els formularis cal marcar el camp de rebre avisos per correu electrònic (a l'apartat del representant, al de dades de contacte i al de notificació) i afegir-hi una adreça de correu electrònic d'ús habitual.