Els contractes de treball han de constar per escrit si així ho exigeix una disposició legal i, en tots els casos, els contractes de pràctiques i per a la formació i l'aprenentatge, els contractes a temps parcial, fixos discontinus i de relleu i els contractes per fer una obra o un servei determinat; també han de constar per escrit els contractes per un temps determinat amb una durada superior a quatre setmanes.
Els contractes de treball han de constar per escrit si així ho exigeix una disposició legal i, en tots els casos, els contractes de pràctiques i per a la formació i l'aprenentatge, els contractes a temps parcial, fixos discontinus i de relleu, els contractes per fer una obra o prestar un servei determinat, els dels treballadors que treballin a distància i els contractats a Espanya al servei d'empreses espanyoles a l'estranger.
Igualment han de constar per escrit els contractes per un temps determinat la durada dels quals sigui superior a quatre setmanes.
Si no es compleix aquesta exigència, el contracte es considera subscrit a jornada completa i per temps indefinit, llevat que hi hagi una prova en contra que acrediti la seva naturalesa temporal o el caràcter a temps parcial dels serveis.
Qualsevol de les parts pot exigir que el contracte es formalitzi per escrit, fins i tot durant el transcurs de la relació laboral.
L'empresari està obligat a comunicar a l'oficina pública d'ocupació, en el termini dels deu dies següents a la seva concertació i en els termes que es determinin per reglament, el contingut dels contractes de treball que subscrigui o les seves pròrrogues, tant si s'han de formalitzar per escrit com si no.
L'empresari ha de lliurar a la representació legal dels treballadors una còpia bàsica de tots els contractes que s'hagin de subscriure per escrit, excepte els contractes de relació laboral especial d'alta direcció sobre els quals s'estableix el deure de notificar-los a la representació legal dels treballadors.
Per tal de comprovar l'adequació del contingut del contracte a la legalitat vigent, aquesta còpia bàsica ha de contenir totes les dades del contracte excepte el número del document nacional d'identitat o del número d'identitat d'estranger, el domicili, l'estat civil, i qualsevol altra dada que, d'acord amb la Llei orgànica 1/1982, de 5 de maig, de protecció civil del dret a l'honor, a la intimitat personal i familiar i a la pròpia imatge, pugui afectar la intimitat personal.
El tractament de la informació facilitada està sotmès als principis i les garanties que preveu la normativa aplicable en matèria de protecció de dades.
L'empresari ha de lliurar la còpia bàsica, en un termini no superior a deu dies des de la formalització del contracte, als representants legals dels treballadors, els quals l'han de signar a l'efecte d'acreditar que s'ha produït el lliurament.
Posteriorment, aquesta còpia bàsica s'ha d'enviar a l'oficina d'ocupació.
Quan no hi hagi representació legal dels treballadors també s'ha de formalitzar una còpia bàsica i s'ha de remetre a l'oficina d'ocupació.
Els representants de l'Administració, i també els de les organitzacions sindicals i de les associacions empresarials, que tinguin accés a la còpia bàsica dels contractes en virtut de la seva pertinença als òrgans de participació institucional que per reglament tenen aquestes facultats, han d'observar secret professional i no poden utilitzar la documentació esmentada amb finalitats diferents de les que van motivar-ne el coneixement.
Si la relació laboral és de durada superior a quatre setmanes, l'empresari ha d'informar per escrit el treballador, en els termes i els terminis que s'estableixin per reglament, sobre els elements essencials del contracte i les condicions d'execució de la prestació laboral més importants, si aquests elements i aquestes condicions no figuren en el contracte de treball formalitzat per escrit.