El formulari de sol·licitud electrònic es podrà presentar en l'idioma oficial de qualsevol país del programa.
No obstant això, si la sol·licitud serà gestionada per l'Agència Nacional Espanyola, es recomana que la redacció del projecte sigui en castellà.
Sí, però respectant els límits que marca la guia del programa en l'àmbit de la joventut:
- En les associacions estratègiques, el mateix consorci de socis ha de lliurar un únic projecte a una única Agència Nacional.
No obstant això, les organitzacions que formen part d'aquest consorci podran participar en altres projectes (ja sigui com a sol·licitants de la subvenció o com a organitzacions associades) si es presenten amb altres socis.
- En el cas de Reforç de capacitats, que gestiona de forma centralitzada l'Agència Executiva, el sol·licitant podrà lliurar un únic projecte per convocatòria (però podrà participar en altres projectes- ja sigui com a sol·licitant de la subvenció o com a organització associada - sempre que no siguin de Reforç de capacitats ).
Cal tenir en compte que si un mateix projecte és presentat en dues agències nacionals en una mateixa ronda automàticament es rebutja.
Els dies de viatge han de ser exclosos de la durada de l'activitat.
No obstant això, en el cas que en un mateix dia els participants viatgin i comencin l'activitat (per exemple, arriben el dilluns pel matí i comencen l'activitat dilluns a la tarda), aquest dia sí comptaria per al còmput total de dies.
La Visita de Planificació Prèvia (VPP) s'introdueix en el formulari de sol·licitud com una activitat separada.
D'aquesta manera, el formulari calcularà automàticament les despeses de viatge de la VPP en l'apartat de "Pressupost".
Les despeses d'allotjament de la VPP s'han d'emplenar com "Costos excepcionals" i les despeses de manutenció s'han de cobrir amb la partida general de "Ajuda a l'organització".
Per al càlcul de la "banda de distància" en els formularis de sol·licitud, les organitzacions han de tenir en compte només el viatge d'anada.
Introduint un punt d'origen i un altre punt de destinació, l'eina facilitada per la Comissió Europea calcula els quilòmetres.
En el formulari de sol·licitud, haureu d'introduir la banda de distància que s'ajusta a aquests quilòmetres per calcular l'import de la subvenció que es rebrà en concepte de viatges.
No, el calculador de distàncies indica el nombre de quilòmetres entre el lloc d'enviament i el d'acollida.
Aquesta distància és la que s'ha de tenir en compte per emplenar el formulari.
No existeix un ajut addicional per a altres desplaçaments.
Qualsevol despesa específica relacionada amb la participació de persones amb necessitats especials ha de ser reflectida en el subapartat de pressupost " ajuda per a necessitats especials".
El programa contribueix al pagament del 100% dels costos derivats de la participació de persones amb necessitats especials, sempre que aquestes despeses hagin estat previstes per les organitzacions en el formulari de sol·licitud.
Cal tenir en compte, que els costos que s'indiquin a "ajuda per a necessitats especials" no poden estar duplicats en qualsevol altra categoria basada en costos unitaris (com, per exemple, en viatges).
D'aquesta manera, si una organització necessita pagar un viatge a classe "Business " d'un participant amb necessitats especials, a la casella de "ajuda per a necessitats especials" es demanarà la diferència entre el cost del viatge d'aquest participant i el calculat de forma automàtica pel formulari en el subapartat " viatges".
En cas contrari, una part del cost d'aquest bitllet estaria duplicat.
La Comissió Europea no contempla la possibilitat de considerar com a costos excepcionals els desplaçaments de participants que viuen en regions ultraperifèriques.
Els documents que s'han d'adjuntar al formulari són:
• El/els mandats entre l'organització sol·licitant de la subvenció i la/les organitzacions sòcies del projecte.
S'ha de tenir en compte que hi ha una limitació del nombre d'arxius per adjuntar i està limitat a un màxim de 5 documents escanejats.
Els tipus d'arxiu permesos són els següents:
Es disposa d'un màxim de 5.120 kB per a tots els arxius adjunts.
Per adjuntar una gran quantitat de documents a una sol•licitud electrònica, s'han d'escanejar, agrupar i adjuntar els documents perquè s'ajustin als 5 espais disponibles per als annexos.
Un exemple d'aquest cas, serien precisament els mandats de les organitzacions participants.
El sol·licitant haurà d'agrupar els mandats escanejats en un sol arxiu i adjuntar-ho al formulari.
Sí, en aquest apartat cal especificar tots els ajuts procedents de la Unió Europea rebudes en els últims 12 mesos, no només les referents al programa Erasmus+.
No obstant això, cal tenir en compte que tots els projectes que formen part d'un únic formulari de sol·licitud han de tenir un objectiu comú, no podent-se tractar com activitats separades sense connexió entre elles.
Per exemple, si una organització demana realitzar un Intercanvi juvenil i un Servei Voluntari Europeu en el mateix projecte, ambdues activitats han de tenir coherència en els seus plantejaments i un nexe d'unió.
En cas contrari, és recomanable presentar els projectes en sol•licituds separades.
Recordeu que no hi ha un límit de sol·licituds per sol·licitant i ronda.
L'apartat referent a acreditació ha de ser emplenat únicament per les organitzacions que presentin un projecte de Servei Voluntari Europeu (SVE).
En aquest apartat hi ha dues opcions:
- Per acreditacions obtingudes per al SVE del Programa Joventut en Acció, triar Carta del Servei de Voluntariat Europeu (LLP-EVS-CHARTER).
- Per a noves acreditacions SVE dins del Programa Erasmus+, triar l'opció Acreditació d'organitzacions de voluntariat juvenil (ERAPLUS-EVS-CHARTER).
Sense una acreditació no podràs enviar un formulari de sol•licitud online.
A la pàgina web, trobaràs el formulari d'acreditació que ha de ser degudament emplenat abans d'enviar de forma online a l'Agència Nacional Espanyola.
Un cop emplenat, l'organització pot enviar el formulari directament de forma online i arribarà, a través del servidor de la Comissió Europea, a l'aplicació Epluslink.
A continuació, el formulari s'enviarà als avaluadors (la Comunitat Autònoma i Injuve), per a la seva valoració.
Seria recomanable que abans de enviar-lo, les organitzacions es posessin en contacte amb la comunitat autònoma per realitzar una avaluació prèvia que inclogui, si s'escau, la visita a l'organització que es vol acreditar.
La guia del programa diu que el procés d'acreditació hauria de començar almenys 6 setmanes abans de la remissió d'un projecte.
Qualsevol organització d'un país del programa o país veí associat de la Unió Europea que vulgui participar en un projecte de Servei Voluntari Europeu (SVE) haurà d'estar acreditada.
En el cas dels països del sud de la Mediterrània, al llarg de 2014 es posarà en marxa el procediment per a l'acreditació, que serà obligatori el 2015.