Les administracions públiques catalanes, avaluen mitjançant les Propostes d'Accés i Avaluacció Documental (PAAD), la seva documentació per tal de conèixer quin són els terminis de conservació i el règim d'accés que se li aplica.
Un cop presentada la proposta la Comissió Nacional d'Avaluació, Accés i Tria Documental (CNAATD) la valorarà per tal d'aprovar-la en forma de Taula d'Avaluació i Accés Documental o de Resolució de la CNAATD.
Tot seguit, incloem un conjunt de preguntes freqüents relacionades amb l'avaluació de la documentació i especialment amb l'aplicació de les TAAD/Resolucions:
En el supòsit de destrucció total d'una sèrie documental, s'han de conservar alguns exemplars per tal que serveixin de testimoni de la funció administrativa que desenvolupaven i de la seva evolució al llarg del temps, d'acord amb l'apartat 2.4 de l'Ordre del conseller de Cultura de 8 de febrer de 1994, per la qual s'aproven normes per a l'aplicació de Taules d'Avaluació Documental i amb l'apartat 8 de l'Acord de la CNAATD 2/2013 sobre criteris d'accés.
En aplicació de l'apartat 3.2 de l'Acord 1/2013 de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental pel qual s'estableixen els procediments per a la revisió de taules d'accés i avaluació documental o l'actualització dels seus continguts, el procediment és el següent:
Les actualitzacions de la informació de TAAD han de ser comunicades pels corresponents responsables dels arxius i mitjançant un formulari a la secretaria de la CNAATD; prioritàriament per mitjans electrònics.
La secretaria les valorarà i si no aprecia cap contradicció amb el criteri anteriorment establert procedirà a actualitzar la informació de forma immediata.
Si considera que la informació que es sol·licita modificar pot comportar una modificació de TAAD ho comunicarà a l'arxiu i suspendrà aquesta actualització.
La persona responsable d'aplicar una Taula d'Accés i Avaluació Documental ha de ser un arxiver/a titulat i que estigui treballant per l'administració pública, d'acord amb el Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, que en els seus article 11.2 i 11.3 estableix que:
La persona responsable d'elaborar una Proposta d'Accés i Avaluació Documental ha de ser un arxiver/a titulat i que estigui treballant per l'administració pública, d'acord amb l'apartat 9 del Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, que estableix en els seus articles 9.3 i 9.4:
- En el cas d'institucions o organismes que disposen d'arxiu integrat en el Sistema d'Arxius de Catalunya, la proposta d'avaluació i accés l'ha d'elaborar la persona directora o responsable tècnica de l'arxiu i l'ha d'autoritzar la secretaria general o la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, o la persona física propietària de la documentació, si s'escau.
- En el cas d'institucions o organismes que no disposin d'arxiu integrat en el Sistema d'Arxius de Catalunya, la proposta d'avaluació i accés l'ha d'elaborar una persona amb la titulació que la normativa vigent exigeix per a la direcció dels arxius del Sistema, i l'ha d'autoritzar la secretaria general o la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, o la persona física propietària de la documentació, si s'escau.
Sí, però prèviament haureu de contactar amb secretaria de la CNAATD per confirmar aquesta resolució i si és d'aplicació al vostre organisme.
Podeu contactar amb la secretaria de la CNAATD presentant la corresponent comunicació prèvia de destrucció de la documentació i esperar resposta per part de la secretaria de la CNAATD.
Si, sempre que la funció administrativa i el marc legal s'adeqüin a la documentació sobre la qual volem aplicar aquesta TAAD.
Sí però en tot cas, s'ha de comunicar prèviament a la CNAATD, per tal de comprovar que la documentació a eliminar i la funció administrativa correspon a la taula que es vol aplicar ja que es necessita autorització.
Si es justifica que existeix normativa anterior i posterior a les dates extremes que consten a la TAAD, es pot fer una resolució específica per aquell organisme que pel que sigui van gestionar aquesta documentació abans que altres administracions o després que aquestes.
Només aquelles TAADs que en la resolució consta que s'han de conservar cinc anys o més, d'acord amb el que disposa l'article 1.3 de l'Ordre del conseller de Cultura de 8 de febrer de 1994, per la qual s'aproven normes per a l'aplicació de Taules d'Avaluació Documental: Resta exclosa de comunicació de destrucció la documentació amb uns terminis de conservació fixats a les taules d'avaluació documental inferiors als 5 anys.
Aquesta documentació sempre ha de quedar anotada al registre d'eliminacions de l'organisme en concret per tal de tenir constància de la documentació eliminada.
Acostuma a ser de 6 anys des de que es remet a la Sindicatura de Comptes o a l'Òrgan de control extern, que a afectes pràctics gerenralment respon a 7 anys, atès que el termini per presentar la documentació a la Sindicatura de Comptes finalitza el 15 d'octubre de l'any següent, que és quan comença a comptar el termini.
Sí, les Taules d'Accés, Avaluació i Tria Documental estan pensades per ser aplicades en tots els suports, perquè el que s'avalua és la informació que contenen i no el suport en el qual es troba.
Segons l'Acord 1/2010 de la Comissió Nacional, d'Accés, Avaluació i Tria Documental, es poden substituir documents físics per les seves còpies autèntiques en format electrònic -per tant amb validesa d'originals-, sempre que se s'estableixin unes determinades condicions de substitució de documents.
Cal informar prèviament a la CNAATD i fer constar que l'organisme reuneix tots els requisits que s'especifiquen en aquest acord.
Es demana a la CNAATD si es pot eliminar la documentació afectada d'acord amb l'Acord 1/2014 de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental pel qual s'estableixen els procediments per a l'eliminació documents en mal estat de conservació.
Se certificarà la destrucció de dita documentació d'acord amb el que estableix l'Ordre per la qual s'aprova la TAAD associada.
Aquest pas es podrà fer sempre que s'hagi seguit correctament el procediment d'aplicació de Taules.
D'acord amb l'article 9.2 del Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, la sol·licitud d'avaluació i accés documental s'ha de fer mitjançant un model normalitzat de proposta, que ha d'adreçar-se a la presidència de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental, és a dir, al Director General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni.
Teniu disponible el model normalitzat de proposta d'accés i avaluació documental a EACAT, a l'apartat de tràmits específics del Departament de Cultura.
Podeu disposar més informació a la pàgina web de la CNAATD, en la qual també trobareu la Metodologia per l'elaboració de propostes d'avaluació i accés documental