Les empreses que ofereixen béns i serveis a l'Administració, estan obligades a emetre des del 15 de gener del 2015 factures en format electrònic a través d'un punt general d'entrada de factures electròniques.
Aquest punt d'entrada en el cas de la Generalitat de Catalunya i el seu sector públic és el servei e-FACT del Consorci d'Administració Oberta de Catalunya (AOC).
És important saber què és una factura electrònica i què no ho és atès que pot ser que tinguem arxius emmagatzemats o que enviem que no tinguin validesa legal.
Per tal que la factura electrònica tingui la mateixa validesa legal que una factura en paper, el document electrònic ha de portar una signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i ser tramès per mitjans telemàtics.
Per tant, no són factures electròniques:
• Un document digital en format electrònic (pdf, xls, doc, etc.) rebut per correu electrònic
• Un document digital amb una signatura escanejada
• Un document digital signat amb un certificat digital no reconegut per l'AEAT.
Sempre ha de ser una entitat de certificació reconeguda.
• Un document digital signat amb un certificat digital caducat, perquè el certificat no serà vàlid.
Existeixen una sèrie de solucions que diferents empreses ofereixen per a la creació de factures que es podran enviar a les Administracions Públiques Catalanes que disposin del servei e.FACT.
Algunes d'aquestes solucions gratuïtes són:
• Programa gratuït del Ministeri d'Industria, Energia i Turisme (Facturae)
• Portal de factura electrònica (B2B Router)
• Solució oferta per la PIMEC (Pimefactura)
Recordeu que el servei e-FACT del Consorci d'Administració Oberta de Catalunya (AOC) no està destinat a la creació de factures.
Tècnicament són serveis informàtics on, de forma automatitzada o per mitjans manuals, els emissors de factures poden enviar-les o dipositar-les.
Al fer-ho es genera una entrada automàtica en un registre electrònic de l'Administració pública corresponent.
En el cas del sector públic de Catalunya el Punt General d'Entrada de Factures Electròniques és el servei e-FACT, per tant, no és un programa per crear factures ni gestionar-les.
A e-FACT podeu lliurar, de forma gratuïta, tant les factures electròniques com la resta de documentació annexa que escaigui: albarans, representació impresa, etc.
Un cop lliurada la factura el registre proporciona al proveïdor un justificant de recepció electrònic amb l'acreditació de la data i l'hora de presentació.
També s'ofereix una bústia de lliurament on des del moment en què envieu la factura podreu:
- consultar l'estat de les vostres factures,
- aconseguir el comprovant conforme la factura ha estat enregistrada al Registre administratiu de Factures.
Si ho indiqueu aquests estats sempre us seran notificats per correu electrònic.
Les factures electròniques han de presentar-se en format XML amb una estructura determinada coneguda com Facturae en les versions 3.2, 3.2.1 o 3.2.2, sent el més recomanable el 3.2.2.
Només admet aquest format perquè al ser estructurat permet que les factures es puguin tractar de forma automatitzada.
Aquestes factures s'han de signar amb certificat digital reconegut per una entitat de certificació reconeguda.
Sense perjudici que també es puguin consultar a través de la bústia del servei e-FACT, els proveïdors de la Generalitat de Catalunya disposen d'un canal de comunicació per seguir l'evolució de les seves factures, és el PCED (Consulta de l'Estat de Pagament dels Documents).
Per resoldre els vostres dubtes i peticions en matèria de facturació electrònica quan aquesta va adreçada a la Generalitat de Catalunya o a alguna de les seves entitats us podeu adreçar tant al Consorci Administració Oberta de Catalunya (AOC ) com al Centre de Competència de Suport a la Facturació Electrònica (CCSeF).
Són considerats com a receptors de factures electròniques les entitats o empreses públiques que depenen de la Generalitat de Catalunya.
Podreu trobar la informació necessària per poder rebre factures electròniques: documentació, manuals, contactes, etc. a la pàgina de consulta que té el Departament de la Vicepresidència i d'Economia i Hisenda a aquests efectes.