D'acord amb l'apartat c) de l'article 47 del Reglament (CE) 889/2008:
La pèrdua o restricció en l'ús dels farratges genera una necessitat de trobar alimentació ecològica externa, per la qual cosa l'interessat ha de realitzar totes les gestions necessàries entre els possibles proveïdors de la seva demarcació territorial i de les demarcacions territorials veïnes, amb l'objectiu de trobar-ne.
Per provar que s'han realitzat aquestes gestions, l'interessat haurà de guardar tres justificants documentals (per exemple còpies de faxos, cartes o correus electrònics), que hauran d'estar a disposició de l'autoritat competent i del CCPAE, quan aquests ho requereixin.
Si amb aquestes gestions l'operador no soluciona, total o parcialment, els seus problemes de disponibilitat de farratges, llavors pot sol·licitar autorització temporal per l'ús d'alimentació no ecològica.
En aquest cas, el DARP pot autoritzar l'ús temporal de farratges no ecològics, sempre a compte de les quantitats perdudes directament pel propi operador a causa de l'efecte de la circumstància catastròfica.
També es podrà autoritzar l'ús de farratges no ecològics quan, malgrat no hagin estat perduts directament pel ramader afectat que sol·licita l'ús temporal d'alimentació no ecològica, els hagi perdut un altre productor ecològic amb qui aquest ramader els tingués prèviament contractats (mitjançant un acord per escrit) i així ho hagés notificat al CCPAE.
Aquest tràmit s'ha de fer de via telemàtica a través de la pàgina Tràmits excepcionals en matèria de producció agroalimentària ecològica.
La persona que ha perdut o té restringit l'ús dels seus farratges ecològics com a conseqüència d'una circumstància catastròfica, una vegada ha comprovat que no hi ha farratge disponible en la seva zona, pot demanar l'autorització d'ús temporal d'alimentació no ecològica pel seu bestiar, utilitzant el model de sol·licitud establert.
Aquesta sol·licitud s'haurà d'adjuntar en el formulari general dels Tràmits excepcionals en matèria de producció agroalimentària ecològica i aquest s'haurà d'enviar per via telemàtica.
Per més informació sobre aquest procediment es pot consultar la Guia per a la tramitació telemàtica de tràmits excepcionals en matèria de producció agroalimentària ecològica.
A la sol·licitud s'han de fer constar les dades del sol·licitant i, si és diferent, també del representant davant el CCPAE; s'ha d'identificar quina és la situació que ha resultat en la pèrdua o restricció en l'ús del seu farratge, amb el màxim detall possible, concretant les quantitats i els productes perduts; s'ha de especificar la superfície farratgera disponible a la finca i el tipus de bestiar i caps presents a l'explotació; i també el llistat d'aliments no ecològics que es sol·licita utilitzar, concretant tipus, quantitats, període d'ús i percentatge que representen respecte el consum anual de farratge.
Els productes que es sol·licita utilitzar han de ser equivalents als que s'hagin perdut i no s'hagin trobat d'origen ecològic, tant en quantitat com en tipus de producte.
L'operador es compromet a guardar els justificants documentals que demostren la situació declarada i els documents acreditatius de la compra d'aquests aliments no ecològics.
Aquesta sol·licitud serà estudiada pels serveis tècnics de l'Oficina comarcal, que emetran un informe tècnic al respecte, valorant la sol·licitud.
A partir d'aquest informe el Servei d'Ordenació Agrícola emetrà la corresponent decisió que serà notificada per via telemàtica a la persona interessada i també s'informarà al CCPAE i al Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación (MAPA).