Pel que fa al lliurament de la documentació digital a les comissions d'urbanisme, és important seguir uns estàndards que ajudin a tractar la documentació electrònica a totes les parts implicades en el procediment.
Amb caràcter general, s'ha d'evitar la duplicitat de documents, obviant aquells arxius tramesos en tràmits anteriors.
Tots els documents han d'estar signats i han d'anar diligenciats electrònicament sense bloquejar l'edició futura del document i tots els arxius han d'estar en format pdf, a excepció de la còpia de la normativa en format editable i dels arxius destinats al Mapa Urbanístic de Catalunya (MUC).
"L'estàndard de lliurament" és el format en què s'ha de presentar la documentació que forma part dels expedients de planejament urbanístic.
"L'estàndard" és una estructura de carpetes predeterminada amb 3 nivells que permet organitzar la documentació en funció del seu contingut.
Descàrrega del document: [ Plantilla estàndard de lliurament ]
La documentació administrativa generada en el procediment urbanístic s'ha de trametre amb les sol·licituds d'aprovació definitiva o quan el tràmit ho requereixi.
La documentació ha de ser en format electrònic i, per tant, ha d'anar signada electrònicament.
Els nom dels arxius que l'integren han de ser entenedors i s'han de formar de manera que quedin ordenats cronològicament i conformin un índex en sí mateix.
És indispensable, a més, que dins de l'expedient administratiu constin els tràmits de certificació de l'aprovació inicial i provisional, el d'informació pública i, si escau, el de verificació del text refós, així com tota la tramitació realitzada per l'Ajuntament fins el moment de la presentació de la documentació a la Comissió Territorial d'Urbanisme de l'àmbit corresponent.
Sempre que la dimensió i continguts del planejament ho permetin, la documentació s'ha de presentar en un únic arxiu amb tota la documentació signada electrònicament.
S'ha d'evitar, per tant, trametre la documentació amb arxius separats que fraccionin un contingut únic.
El pdf ha d'anar diligenciat electrònicament pel secretari de la corporació (amb la data d'aprovació per part de l'ajuntament) i s'ha d'incorporar a la carpeta de "document unitari".
En els casos en què el planejament estigui compost per una gran quantitat de continguts que no permetin un "document unitari" amb tota la informació, els arxius han de presentar igualment unitat temàtica en relació al seu contingut.
S'ha de reduir al màxim el número d'arxius presentats, i aquests han de tenir noms curts i entenedors que permetin la identificació del seu contingut ràpidament.
Cada un dels arxius ha de portar la diligència electrònica corresponent amb la data d'aprovació o verificació.
En qualsevol sol·licitud d'aprovació definitiva s'ha de trametre la normativa en format pdf i, a més, en format editable (Word), per tal de poder procedir a la seva publicació al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.
La normativa en format Word s'ha d'incorporar en el nivell "expedient tècnic", però a la rel d'aquest nivell de carpetes, fora de l'estructura destinada als documents pdf signats electrònicament (veure imatge anterior).
La documentació tècnica dels expedients urbanístics s'incorpora al Registre de planejament urbanístic de Catalunya per a la seva consulta pública a través del web del Departament de Territori i Sostenibilitat.
Per aquest motiu, s'ha d'evitar que, en els expedients tècnics, figurin dades que puguin entrar en conflicte amb la Llei de protecció de dades.
En els casos en què sigui necessari incloure aquesta documentació en l'expedient tècnic, caldrà anonimitzar-ne el contingut.