Lloc: seu del carrer Tapineria, 10, 4a planta
Àgata Solernou Viñolas, secretària tècnica
Lectura i aprovació de l'acta de la sessió anterior (annexa).
Informe de l'activitat setmanal: procediments de mediació.
Anàlisi del Manual d'estil de la GAIP.
Lectura i aprovació de l'acta de la sessió anterior (annexa)
La presidenta obre la sessió i dóna per llegida l'acta de la sessió anterior, corresponent a la reunió ordinària del dia 23 de setembre, distribuïda prèviament als membres, sense que es proposin modificacions al text.
Informe de l'activitat setmanal: procediment de mediació
La senyora Teresa Perelló exposa el desenvolupament de la mediació desenvolupada a Reus relativa a l'expedient de la reclamació número 2/2015, i el senyor Josep Mir exposa el desenvolupament de la sessió de mediació de la reclamació corresponent a l'expedient de reclamació número 1/2015.
Ambdues sessions de mediació han conclòs amb l'assoliment d'un acord per les parts i l'administració reclamada ha aportat la documentació o bé s'ha compromès a aportar-la en el termini d'una setmana.
Tanmateix, resta pendent la ratificació de l'acord relatiu a l'expedient 2/2015, mitjançant escrit formalitzat pel reclamant, a proposta de la GAIP.
S'informa de les noves reclamacions que han tingut entrada des del darrer Ple.
Aquestes són l'expedient 4/2015 relatiu a documentació de la Secretària d'Inclusió Social i Promoció de l'Autonomia Personal; set reclamacions interposades contra l'Ajuntament de l'Hospitalet (expedients núm. 5/2015 a 11/2015) i l'expedient 12/2015 interposat respecte la denegació d'accés a un informe tècnic de l'Institut de Seguretat i Salut Laboral per aplicació de la causa d'inadmissió que fa referència a documents de treball intern, notes o esborranys.
Es debat el model d'acord de mediació i les actes de les sessions de mediació i es valora la necessitat d'introduir nous apartats i de determinar el contingut que ha de ser objecte de publicació.
S'encarrega a la secretària tècnica elaborar un nou model d'acta de les sessions de mediació i una proposta tipus d'acord de mediació.
En relació amb el desenvolupament de les sessions de mediació s'ha evidenciat la necessitat de disposar d'ordinador i d'una pantalla gran per poder mostrar a les parts els termes de l'acord en el moment de la seva redacció, una impressora i models d'acords per a la concreció dels pactes entre les parts.
La presidenta informa sobre la propera constitució de la Mesa de Coordinació amb l'Autoritat Catalana de Protecció de Dades i la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental que tindrà lloc properament a la seu de la GAIP.
La presidenta informa també de la petició de designació d'un representant de la GAIP a la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental de conformitat amb el nou redactat de l'article 19 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i gestió de documents i que està prevista una propera reunió de la CNAATD al mes d'octubre a la qual ja hi hauria d'assistir el representant de la GAIP.
Anàlisi del Manual d'estil de la GAIP (annex).
Es debat la necessitat d'incorporar als escrits i comunicacions amb les parts del procediment de mediació un pronunciament sobre el caràcter confidencial o obert de la informació que, si és el cas, aporten a l'expedient.
S'analitzen i comenten alguns dels escrits que notifiquen les diferents fases de la mediació i de la tramitació de la reclamació, elaborats pel senyor Josep Mir, així com el circuit intern i extern que aquestes comunicacions han de seguir de conformitat amb els manuals de la GAIP.
Arran de l'anàlisi dels tràmits de les reclamacions presentades, es valora introduir una esmena tècnica al Manual de Reclamació i al Manual de Mediació de la GAIP.
La presidenta presenta la proposta de qüestionari de satisfacció elaborada per ella mateixa i el vicepresident i es debat sobre el seu contingut i sobre el moment en què pot ser enviat a la persona reclamant un cop finalitzada la reclamació per conèixer el seu parer i avaluar el funcionament de la GAIP.
El senyor Manuel Ibarz proposa establir una col·laboració amb el Servei Documental del Parlament a fi de conèixer el funcionament i l'aplicabilitat del sistema de gestió documental Gedocs que utilitzen i veure si pot ser implantat a la GAIP.
Amb aquest fi es buscarà data per a una propera reunió.
El senyor Oriol Mir informa sobre el curs organitzat pel Consorci Universitat Internacional Menéndez Pelayo Barcelona (CUIMPB) - Centre Ernest Lluch, en el marc dels Cursos de Tardor, relatiu a Innovacions en transparència, integritat i retiment de comptes, els dies 14, 15 d'octubre de 2015 i es considera convenient la participació en aquest curs per part de membres i personal de la GAIP.
La presidenta de la Comissió aixeca la sessió, de la qual, com a secretària, estenc aquesta acta.