Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació
D'acord amb l'article 127.1 de l'Estatut d'autonomia, correspon a la Generalitat la competència exclusiva en matèria de cultura, que comprèn, en tot cas, els arxius que no són de titularitat estatal, incloent-hi la creació, la gestió, la protecció i l'establiment del règim jurídic dels centres que integren el sistema d'arxius; l'establiment del règim jurídic dels béns documentals, i la conservació i la recuperació dels béns que integren el patrimoni documental català.
El Sistema d'Arxius de Catalunya és el conjunt d'òrgans de l'Administració i d'arxius que garanteixen la gestió, la conservació, la protecció, i la difusió correctes de la documentació de Catalunya, així com l'accés a aquesta documentació, d'acord amb l'article 16 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents.
L'article 21 de la Llei d'arxius i documents disposa que els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de complir els requisits que estableix la Llei esmentada i aquells altres que es puguin establir per mitjà de reglament.
Aquest Decret es dicta en desplegament de l'article 21, atès que estableix els requisits mínims perquè els arxius puguin integrar al Sistema d'Arxius de Catalunya, els quals garanteixen la gestió, la conservació i l'accés adequats als fons documentals.
Pel que fa a les titulacions i la formació que ha de tenir el personal tècnic dels arxius i a les condicions que ha de complir, d'acord amb l'article 22 de la Llei d'arxius i documents, atès que en aquests moments no hi ha cap ensenyament oficial en arxivística i gestió documental, s'ha considerat convenient fer una referència genèrica a aquest aspecte i ajornar-ne la concreció per a una regulació posterior.
L'article 20.1 de la Llei d'arxius i documents estableix els arxius que integren necessàriament el Sistema d'Arxius de Catalunya i l'article 20.2 regula els arxius que es poden integrar al Sistema, un cop comprovat el compliment dels requisits tècnics preceptius i amb l'informe previ del Consell Nacional d'Arxius.
Aquest Decret estableix el procediment per a la integració d'un arxiu al Sistema d'Arxius de Catalunya, amb la finalitat que s'hi incorporin progressivament els principals arxius de Catalunya.
Així mateix, el Decret regula el Registre d'Arxius de Catalunya, que, d'acord amb l'article 24 de la mateixa Llei, constitueix el repertori dels arxius que formen part del Sistema d'Arxius de Catalunya.
El Registre, juntament amb el cens d'arxius, és una eina clau que permet avançar en la materialització del Mapa d'Arxius de Catalunya i en la implementació d'una política arxivística eficaç.
La inclusió d'un arxiu al Sistema comporta necessàriament la inscripció d'ofici al Registre d'Arxius.
Finalment, aquest reglament preveu el control del compliment dels requisits exigits als arxius del Sistema i els efectes del seu incompliment.
D'acord amb l'informe del Consell Nacional d'Arxius i amb el dictamen de la Comissió Jurídica Assessora, a proposta del conseller de Cultura i Mitjans de Comunicació i d'acord amb el Govern,
L'objecte d'aquest Decret és regular els requisits tècnics que han de complir els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya, els efectes del seu incompliment, així com el procediment perquè els arxius previstos a l'article 20.2 de la Llei d'arxius i documents s'integrin al Sistema d'Arxius de Catalunya.
Les disposicions d'aquest Decret són aplicables als arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya i als que són susceptibles d'integrar-s'hi, sens perjudici del que preveu l'article 3.2 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents.
Requisits tècnics dels arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya
Requisits relatius al sistema de gestió de la documentació
3.1 Els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han d'aplicar el sistema de gestió de la documentació que correspongui als fons que apleguen, d'acord amb les normes tècniques bàsiques que dicta l'Administració de la Generalitat.
En les administracions i les entitats titulars de documents públics, el sistema de gestió documental s'ha d'ajustar al que preveu l'article 7.1 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents.
En la resta d'entitats i de persones titulars d'arxius integrats al Sistema, el sistema de gestió documental ha de garantir l'organització, la classificació, la descripció, l'accés i, si escau, l'avaluació dels documents.
3.2 Els fons dels arxius han de disposar de quadres de classificació de la documentació, integrats per sèries documentals.
3.3 La descripció dels fons documentals s'ha de fer d'acord amb els criteris tècnics que fixa el Departament competent en matèria de cultura.
Els arxius han de disposar d'inventaris, catàlegs o altres instruments de descripció de la documentació que permetin el seu control i identificació.
3.4 Els arxius han d'establir calendaris de conservació i eliminació de la documentació d'acord amb les resolucions de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental i les taules d'avaluació i accés documental que aprova el conseller o consellera competent en matèria de cultura.
Requisits d'instal·lacions i equipaments
Els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de disposar de les àrees diferenciades següents:
a) Àrea d'ingrés i de tractament tècnic de la documentació, on es duen a terme les feines prèvies a la instal·lació a l'àrea de conservació.
b) Àrea de conservació, on es preserva la documentació.
Els dipòsits dels arxius han de tenir materials ignífugs que evitin la propagació del foc en cas d'incendi i han de comptar amb portes tallafocs de, com a mínim, una hora de resistència amb sistemes d.obertura antipànic.
No hi pot haver entrada directa de raigs solars ni de pols.
Els sistemes d'emmagatzematge han de ser adequats a les característiques del suport i del format de la documentació per a la seva conservació.
c) Àrea de consulta, on les persones usuàries puguin accedir a la documentació.
Les sales de consulta han de disposar de punts de lectura suficients per atendre les necessitats de les persones usuàries, així com de la infraestructura adequada per facilitar la consulta, l'estudi i la manipulació, quan calgui, dels fons.
Els punts de lectura han de disposar de connexió a la xarxa elèctrica i de dades.
d) Sala polivalent, per a la realització de conferències, presentacions, cursets, exposicions i actes diversos.
La sala polivalent es pot ubicar a l'arxiu o a prop d'aquest.
Aquest requisit no és exigible als arxius dels municipis de fins a 10.000 habitants.
5.1 Els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de complir les condicions ambientals de temperatura i humitat adequades per tal que els fons estiguin en tot moment en l'estat més idoni per a la seva conservació, d'acord amb els criteris tècnics corresponents.
5.2 Els elements constructius dels edificis destinats a arxiu han de possibilitar l'aïllament de les condicions ambientals en les zones interiors respecte de l'exterior.
5.3 Els arxius han de disposar d'aparells o sistemes de detecció i mesura que permetin conèixer permanentment les condicions ambientals en què es troben els fons.
5.4 Els arxius han d'anotar periòdicament els resultats dels controls ambientals i les incidències remarcables en un registre de dades.
6.1 Els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de disposar d.elements i de sistemes de protecció i control per garantir la seguretat de les persones i dels fons que s'hi conserven.
6.2 Els arxius han d'estar dotats de sistemes per a la detecció i l'extinció d'incendis, en la proporció adequada.
7.1 Els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de comptar amb un reglament intern de funcionament que defineixi el sistema de gestió de la documentació, l'organització de l'arxiu, les funcions del personal, el règim d'accés i consulta als fons documentals, els serveis que es presten a les persones usuàries, així com les actuacions relatives a la difusió dels fons.
7.2 Els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de disposar d'un document en què es defineixi la política d'adquisicions i ingressos del centre, on constin els tipus de fons, l'àmbit territorial, la cronologia i la forma d'adquisició, tant respecte de la documentació pública com privada.
Així mateix, els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de disposar d'un registre d'entrada i sortida de fons documentals.
8.1 Els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de disposar del personal tècnic i qualificat suficient per atendre les necessitats de l'arxiu i, en tot cas, han de comptar amb una persona arxivera que exerceixi la direcció del centre.
8.2 La direcció i el personal tècnic dels arxius han de tenir una titulació universitària de grau, i s'han de garantir les competències suficients en arxivística i gestió documental necessàries per dur a terme les seves funcions.
Mitjançant una ordre conjunta dels departaments competents en matèria de cultura i de funció pública, s'han de determinar els ensenyaments universitaris que garanteixen les competències suficients en arxivística i gestió documental esmentades per dur a terme les funcions corresponents, amb l'informe previ del departament competent en matèria d'universitats, i d'acord amb el que preveu la normativa sobre funció pública aplicable.
8.3 En l'àmbit de les administracions públiques, els requisits estan determinats per la normativa de funció pública que sigui aplicable.
9.1 Els fons dels arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya són d'accés públic i només es pot denegar en aplicació de les limitacions legalment establertes, d'acord amb el que preveu el títol IV de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents.
9.2 Els arxius del Sistema han d'establir un règim d'accés als fons documentals d'acord amb els criteris de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental.
9.3 L'horari de servei al públic ha de ser almenys de deu hores setmanals.
9.4 Els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de fer constar a l'exterior de manera visible la seva denominació, l'horari i les incidències que afectin els serveis que es presten a les persones usuàries.
Procediment d'integració al Sistema d'Arxius de Catalunya
Els arxius previstos a l'article 20.2 de la Llei d'arxius i documents es poden integrar al Sistema d'Arxius de Catalunya, un cop comprovat que compleixen els requisits tècnics establerts en aquest Decret, amb la tramitació prèvia d'un procediment d'integració.
El procediment d'integració d'un arxiu al Sistema d'Arxius de Catalunya el pot iniciar d'ofici la direcció general competent en matèria d'arxius o a instància de la persona titular de l'arxiu.
12.1 A l'expedient hi ha de constar la documentació relativa al compliment dels requisits exigibles per integrar l'arxiu al Sistema d'Arxius de Catalunya.
Aquesta documentació s'ha d'adjuntar a la sol·licitud d'integració o, si el procediment s'inicia d'ofici, s'ha de requerir a la persona titular de l'arxiu perquè l'aporti.
12.2 En cas que el procediment s'iniciï d'ofici, la persona titular de l'arxiu ha de donar la conformitat a la integració de l'arxiu al Sistema d'Arxius de Catalunya.
12.3 El Departament competent en matèria de cultura realitza la inspecció de les instal·lacions i elabora un informe tècnic sobre el compliment dels requisits tècnics.
La visita d'inspecció ha de ser notificada amb antelació a l'arxiu corresponent i la persona responsable de l'arxiu ha de facilitar la documentació i informació que se li demani.
12.4 L'informe tècnic es notifica a la persona titular de l'arxiu, la qual pot presentar les al·legacions que consideri oportunes.
12.5 El Consell Nacional d'Arxius ha d'emetre informe sobre la incorporació de l'arxiu al Sistema.
12.6 Abans de redactar la proposta de resolució, cal donar audiència a les persones interessades.
13.1 La integració d'un arxiu al Sistema d'Arxius de Catalunya es fa mitjançant resolució de la persona titular del Departament competent en matèria de cultura, a proposta de la persona titular de la direcció general competent en matèria d'arxius.
13.2 La resolució d'integració es notifica a les persones interessades, es publica al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya i s'inscriu al Registre d'Arxius de Catalunya.
13.3 El termini per resoldre sobre la resolució i notificar-la és de sis mesos.
Quan el procediment s'ha iniciat d'ofici, el transcurs del termini sense que es notifiqui la resolució en produeix la caducitat.
Si el procediment s'ha iniciat a sol·licitud de la persona titular de l'arxiu, es pot entendre que la sol·licitud ha estat estimada per silenci administratiu.
14.1 El Registre d'Arxius de Catalunya és el repertori dels arxius que formen part del Sistema d'Arxius de Catalunya.
14.2 La inclusió d'un arxiu al Sistema d'Arxius de Catalunya comporta necessàriament la inscripció d'ofici al Registre d'Arxius.
15.1 Les dades dels arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya que han de constar al Registre d'Arxius de Catalunya són les següents:
15.2 Els arxius han de comunicar al Departament competent en matèria de cultura qualsevol alteració de les dades que consten al Registre.
Aquesta comunicació s'ha de fer dins del termini d'un mes a comptar de la modificació de les dades.
Les dades que figuren al Registre d'Arxius de Catalunya són públiques.
Qualsevol persona o institució interessada pot obtenir la informació que s'hi conté.
Control del compliment dels requisits i efectes del seu incompliment
El Departament competent en matèria de cultura ha de vetllar perquè tots els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya compleixin els requisits que estableixen la Llei i el present Decret per a la seva pertinença i, a aquest efecte, exerceix la inspecció dels arxius.
En cas d'incompliment dels requisits exigits als arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya, el Departament competent en matèria de cultura ha de requerir la persona titular de l'arxiu perquè adopti les mesures necessàries per esmenar-ne l'incompliment.
El requeriment d'esmena ha de fixar el termini per a l'execució d'aquestes mesures.
En cas d'incompliment greu dels requisits establerts als articles 4, 5 i 6, si la persona titular d'un dels arxius establerts als apartats a) a g) de l'article 20.1 de la Llei d'arxius i documents no adopta les mesures correctores exigides en el requeriment que preveu l'article 18, el Departament competent en matèria de cultura pot acordar l'execució subsidiària amb càrrec a l'obligat.
En cas que un arxiu integrat al Sistema d'Arxius de Catalunya per mitjà de resolució, a través del procediment d'integració establert en aquest Decret, deixi de complir els requisits fixats per pertànyer-hi, i no adopti les mesures correctores del requeriment previst a l'article 18, l'arxiu ha de ser exclòs del Sistema, amb la prèvia tramitació del procediment que estableix l'article 21.
21.1 El procediment d'exclusió l'incoa d'ofici la persona titular de la direcció general competent en matèria d'arxius.
21.2 En el procediment d'exclusió s'ha d'elaborar un informe tècnic sobre l'incompliment dels requisits, s'ha demanar informe al Consell Nacional d'Arxius i s'ha de donar audiència a la persona titular de l'arxiu.
21.3 L'exclusió d'un arxiu del Sistema d'Arxius de Catalunya es fa per mitjà de resolució de la persona titular del Departament competent en matèria de cultura, a proposta de la persona titular de la direcció general competent en matèria d'arxius.
21.4 La resolució d'exclusió es notifica a la persona interessada, es publica al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya i s'ha de cancel·lar la inscripció de l'arxiu al Registre d'Arxius de Catalunya.
21.5 El termini per resoldre sobre la resolució i notificar-la és de sis mesos.
El transcurs del termini sense que es notifiqui la resolució produeix la caducitat del procediment.
Els arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya han de trametre al Departament competent en matèria de cultura un inventari detallat dels fons custodiats que formin part del patrimoni documental de Catalunya i les actualitzacions corresponents.
Tramesa de documentació dels arxius del Sistema
Els arxius a què fan referència els apartats a) a g) de l'article 20.1 de la Llei d'arxius i documents han de trametre al Departament competent en matèria de cultura la documentació acreditativa del compliment dels requisits establerts per als arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya en el termini de quatre mesos des de l'entrada en vigor d'aquest Decret.
Titulacions obtingudes amb anterioritat a la implantació de les referides a l'article 8.2
En relació amb la titulació universitària de grau a què fa referència l'article 8.2, en el cas de les persones que hagin obtingut la titulació amb anterioritat a la seva implantació s'hi considera equiparable a aquests efectes una titulació universitària superior, i s'han de garantir les competències suficients en arxivística i gestió documental necessàries per al desenvolupament de les funcions.
Barcelona, 9 de desembre de 2009
Conseller de Cultura i Mitjans de Comunicació