El Cens d'Arxius és un instrument bàsic per a la protecció, la conservació, el coneixement i l'estudi del nostre patrimoni documental a través del qual es pretén tenir un coneixement exhaustiu del patrimoni documental, públic i privat, de les persones i institucions que en són responsables i del seu estat de conservació, completesa i localització sobre el territori.
El Servei de Coordinació General d'Arxius de la Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya impulsa i coordina l'elaboració progressiva del Cens d'Arxius de Catalunya des de l'any 2008.
El Cens d'Arxius s'estructura sobre la unitat censal, la qual abraça tots aquells fons, grups de fons, col·leccions i documents solts que formin part del patrimoni documental tal com la llei de patrimoni cultural català el defineix, estiguin o no custodiats en un centre d'arxiu.
La finalitat del Cens d'Arxius és l'elaboració del màxim de fitxes possibles a partir de la recollida de dades.
El Servei de Coordinació General d'Arxius, planifica i coordina l'elaboració del Cens d'Arxius en el conjunt del territori, al mateix temps que confecciona els instruments i documents que s'han d'utilitzar.
Quant a l'elaboració material del Cens d'Arxius, aquesta s'organitza comarcalment i és dirigida dins del seu territori des de l'Arxiu Comarcal corresponent.
Per elaborar el Cens d'Arxius i/o Fotografia, es recull la informació en una fitxa que permet identificar d'una banda la unitat censada i de l'altra, la documentació que hi conté.
La fitxa es confecciona d'acord amb el següent procediment: en primer lloc, es cerca la informació a través dels instruments de descripció que estan a l'abast dels usuaris i també de les publicacions que s'han editat sobre els arxius i fons documentals.
Després, es realitza el treball de camp a les localitats objecte del pla de treball.
Finalment, les dades obtingudes es revisen i validen i, des de l'any 2016, s'introdueixen en el Sistema d'Informació d'Arxius (SIA) del Departament de Cultura que integra en un únic sistema d'informació el Directori d'Arxius, el Registre d'Arxius i el Cens d'Arxius i Fotografia.
El SIA està basat en una plataforma web que permet la gestió integrada de la informació dels principals instruments del Sistema d'Arxius de Catalunya.
A finals de 2016, el Cens d'Arxius s'ha desenvolupat en 24 comarques que han finalitzat la primera fase del projecte, que contempla accions de gran abast sobre els fons públics i privats de la comarca amb l'objecte de disposar d'una base d'informació àmplia sobre les unitats censals de cada àmbit territorial, en 11 comarques està en procés d'elaboració i en 6 comarques queda pendent d'inici.
El Cens de Fotografia s'elabora des de l'any 2015, dins del marc de desenvolupament del Cens d'Arxius de Catalunya contemplat per la Llei 9/1993 de patrimoni cultural català.
És una eina que recull les dades del patrimoni fotogràfic generat al territori català fins l'any 1980 que inclou:
El Cens de Fotografia, s'estructura a partir d'una fitxa dissenyada pel Grup d'experts de Fotografia.
Aquesta fitxa està estretament vinculada a la fitxa de Cens d'Arxius i incorpora tota una sèrie de camps específics sobre aspectes tècnics relacionats amb els fons fotogràfics (més de 140 camps de descripció).
El Servei de Coordinació General d'Arxius, com en el cas del Cens d'Arxius, gestiona i confecciona els instruments i documents que s'han d'utilitzar, així com la creació de models d'elaboració del Cens a cada comarca a nivell de terminis, recursos humans, establiment de directrius comunes, etc.
L'Arxiu Comarcal n'és l'encarregat de dirigir-ne l'elaboració, junt amb altres centres de fotografia de referència de la demarcació.
El personal tècnic de l'Arxiu Comarcal, dirigit pel seu director, visita cadascun dels centres i/o particulars i n'elabora el formulari de la unitat censal/fons que haurà de validar i d'introduir al Sistema d'Informació d'Arxius (SIA), del Departament de Cultura que integra en un únic sistema d'informació el Directori d'Arxius, el Registre d'Arxius i el Cens d'Arxius i Fotografia
Pel que fa la seva evolució, el Cens de Fotografia s'ha iniciat a les comarques de Girona, concretament, a les comarques de l'Alt Empordà, el Baix Empordà, la Cerdanya, la Garrotxa, el Gironès, el Pla de l'Estany, el Ripollès i la Selva.
A més, durant la campanya ordinària de Cens d'Arxius també s'han elaborat fitxes de Cens de Fotografia a l'Alta Ribagorça, la Noguera i el Solsonès.
A finals de 2016, el recompte és de 231 centres visitats i 630 fitxes elaborades de les vuit comarques gironines censades.
L'equivalència és de 16 milions de fotografies datades entre 1841 i 2015.
- Llei 9/1993 de patrimoni cultural català, a l'art. 60 Inventari del Patrimoni Cultural Català exposa que El Departament de Cultura ha d'elaborar i mantenir l'inventari del Patrimoni Cultural Català, el qual té com a finalitat de permetre la documentació i la recopilació sistemàtiques, la investigació i la difusió de tots els béns que l'integren.
- Llei 10/2001 d'arxius i documents, a l'Article 24, Inventari i Registre d'Arxius exposa que l'inventari regulat per l'article 60 de la Llei 9/1993, del patrimoni cultural català, ha d'incloure el cens dels arxius que conserven béns integrants del patrimoni documental.
Acord de Govern de 30 de desembre de 2014, Eix 1 del Pla per impulsar l'elaboració dels instruments de protecció i descripció del patrimoni fotogràfic.
"Els arxius patrimonials catalans: experiències i futur".
Butlletí de la Societat Catalana d'Estudis Històrics, [ en línia ], 2017, p.