Les claus de l'èxit d'una reunió virtual
A ningú se li escapa que el 2020 ha suposat un abans i un després en la manera de fer negocis amb empreses d'altres països.
La pandèmia de la COVID-19 ha substituït els viatges empresarials i les missions comercials internacionals per reunions telemàtiques i trobades virtuals.
Tot plegat, ha fet augmentar l'ús d'eines digitals i la necessitat de comunicar-se de forma virtual, no només dins del mateix equip sinó en reunions amb altres organitzacions.
El que no ha canviat, però, es la necessitat de seguir fent negocis amb empreses de tot el món.
Amb tot això ens preguntem: com s'ha de preparar una reunió on-line amb una empresa internacional?
Què hem de tenir en compte a partir d'ara?
Tot i que moltes de les pautes que s'apliquen en les reunions de negocis presencials són iguals que les virtuals, hi ha matisos i diferències importants a tenir en compte.
Abans de començar una reunió on-line hem de tenir en compte particularitats pràctiques com que les que indica la següent infografia.
Quins aspectes tècnics hem de valorar abans d'una reunió internacional on-line?
Tot i que alguns poden resultar lògics, és important considerar tots els punts següents prèviament.
- Acordar la data i l'hora òptima de la reunió: Si ens reunim amb una empresa d'un altre continent hem de considerar seriosament la diferència horària.
Per exemple, amb els països de l'Amèrica Central hi ha 7 hores de diferència.
- Idioma: Malgrat que l'anglès és l'idioma estàndard dels negocis sovint pot ser una barrera.
En aquest sentit cal considerar incorporar una persona traductora a la reunió i donar-li prèviament tota la informació que necessiti.
Per part del nostre equip hem de tenir clar qui hi participarà: l'export manager, un membre de la direcció, algun perfil tècnic...
- Plataforma: La crisi sanitària ha augmentat el nombre d'eines telemàtiques disponibles.
Teams, Skype o Zoom són algunes de les més populars.
De tota manera, cal tenir en compte que no totes les eines funcionen igual a tots els països i que possiblement caldrà fer formació als membres de l'equip.
A més, també hem de tenir present aspectes relacionats amb la seguretat i la privacitat.
Aquest tema és especialment rellevant en països com la Xina i Rússia.
Una negociació internacional és més complexa que una que es realitza entre empreses del mateix país.
Per aquest motiu, resulta del tot imprescindible conèixer el país i les possibles barreres que ens podem trobar: aranzels, tràmits per exportar-hi, nivell de risc del país, potencial del client, l'impacte que hi ha tingut la COVID-19 o aspectes específics del sector.
Cristina Serradell, directora d'Internacionalització d'ACCIÓ, ens en dona més detalls.
Per tal d'obtenir tota aquesta informació ACCIÓ t'ho posa molt fàcil.
Ja sigui a través del Catalonia Trade Portal, una eina on hi trobaràs tota la informació per fer negoci internacional o el Banc de coneixement, l'espai del web d'ACCIÓ amb multitud d'articles sobre mercats i les seves oportunitats.
Per altra banda, també pots fer les teves consultes a través de l' Oficina tècnica de barreres a l'exportació o les Oficines Exteriors d'ACCIÓ.
Una bona manera d'avaluar l'èxit de la negociació és tenir definits prèviament uns objectius clars del que es vol aconseguir.
En aquest sentit, resulta útil establir els objectius fent servir el model de classificació GPT (en castellà, Gustar, Pretender, Tener ) que consisteix en catalogar-los en tres grups, de menor a major prioritat: Què m'agradaria aconseguir?
Amb els objectius ben definits ja podem començar a perfilar l'estratègia per afrontar la reunió.
A partir de l'estudi inicial de l'empresa i el mercat de destí, el nostre equip ha de tenir molt clar els productes o serveis que volem vendre i quins són els arguments clau per fer-ho: la qualitat, el preu, l'exclusivitat, la capacitat productiva, entre d'altres.
A partir d'aquí és necessari preparar la documentació per tenir durant la reunió.
En aquest sentit, hem de valorar si cal preparar una presentació, un vídeo o un catàleg específic.
Com que es tracta d'una reunió virtual, cal assegurar-nos prèviament que tots els documents funcionen i que es poden enviar posteriorment, si és necessari.
Una bona manera de classificar les negociacions entre empreses internacionals es fer-ho en aquests tres grups: compravendes internacionals, acords amb intermediaris o aliances estratègiques.
Tot i que el tipus de negociació pot tenir moltes variants, és important identificar els aspectes més importants per a nosaltres i que caldrà negociar de forma individualitzada.
Alguns dels quals es poden trobar en aquesta infografia.
Acabada la reunió, cal deixar clar tot el que esperem de la relació comercial amb l'empresa tan si hem arribat a un acord de col·laboració o no.
És per això, que és molt recomanable fer seguiment a curt termini enviant un correu posterior: agraint el temps de tots els participants, afegint un resum amb les conclusions de la reunió, resolent els dubtes comentats o establint un calendari de les properes etapes.