Dins el pla d'actuació e-Europe 2002 de les comunitats europees, la Generalitat de Catalunya va endegar, mitjançant l'Acord de 13 de juliol de 1999, el projecte d'Administració Oberta Electrònica de Catalunya, amb la finalitat d'apropar els seus serveis al ciutadà o la ciutadana mitjançant la utilització de les noves tecnologies de la informació i de la comunicació.
El Decret 203/2003, d'1 d'agost, va aprovar el Reglament sobre l'estructura i el funcionament del Registre General de Cooperatives de Catalunya, el qual estableix que el Registre funciona amb caràcter desconcentrat, amb un registre central en el si de la Direcció General d'Economia Cooperativa, Social i d'Autoocupació, i registres territorials adscrits als serveis territorials del Departament de Treball.
Aquest Decret va crear el marc jurídic per a la utilització de mitjans informàtics en el Registre esmentat.
Concretament, la disposició addicional tercera estableix que el Govern de la Generalitat impulsarà la implantació progressiva de sistemes telemàtics en el Registre General de Cooperatives de Catalunya que possibilitin la publicitat telemàtica del seu contingut, l'accés i la comunicació per part de les persones interessades amb el Registre per qualsevol mitjà, sigui físic o telemàtic, i també donar resposta a les demandes de certificació o comprovació de dades d'altres òrgans i organismes de la Generalitat de Catalunya i d'altres administracions públiques o institucions mitjançant l'establiment dels acords corresponents i dels convenis per a l'intercanvi d'informació.
També la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, i, en concret, l'article 5, obliga les administracions públiques a la promoció de l'ús de les tecnologies, creant un marc adient per procedir a l'ús dels documents i els expedients electrònics.
La Llei estatal 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica, i, en concret, l'article 3, regula els requisits d'aquesta signatura en relació amb la documentació en suport informàtic, per dotar-la de la necessària autenticitat i integritat.
Aquesta Llei també ofereix cobertura per al subministrament de certificats de signatura electrònica i l'ús dels emesos per terceres persones, quan acreditin el compliment dels requisits legalment establerts.
La signatura electrònica té un paper essencial en la realització dels tràmits que conformen l'expedient electrònic de tot procediment administratiu, incloent-hi la sol·licitud, la documentació aportada, el rebut de confirmació del registre telemàtic, els actes d'instrucció del procediment o la notificació, entre d'altres.
En relació amb la representació de terceres persones via telemàtica, la Llei 24/2001, de 27 de desembre, de mesures fiscals, administratives i de l'ordre social ha regulat la incorporació de les tècniques electròniques, informàtiques i telemàtiques a la seguretat jurídica preventiva i, en concret, l'article 110 permet comunicar documents públics, comunicacions, parts, declaracions i autoliquidacions tributàries, sol·licituds o certificacions per via electrònica per part dels/de les notaris/àries i dels/de les registradors/ores de la propietat, mercantil o de béns mobles, amb la corresponent signatura electrònica, a les administracions públiques, així com còpies i notes simples als/a les particulars, que després es poden comunicar a les administracions públiques.
En relació amb la realització de tràmits a distància i, en concret, per a xarxes telemàtiques com Internet, l'article 38.9 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, determina la possibilitat de crear registres telemàtics per a la recepció o sortida de sol·licituds i documents que es transmetin per via telemàtica, registres que han d'oferir les garanties necessàries a les persones interessades i a la mateixa Administració pública.
El Departament de Treball vol donar un impuls decisiu en la implantació de les noves tecnologies en els procediments que tramita en l'exercici de les funcions que té atribuïdes en matèria de registre de cooperatives i de societats laborals.
L'aplicació CLIO consisteix en l'automatització del procés de registre que ha de permetre gestionar tots els tràmits necessaris al Registre General de Cooperatives de Catalunya i al Registre Administratiu de Societats Laborals de Catalunya.
És a dir, ha de preveure des del moment en què una sol·licitud arriba a la unitat de registre d'entrades i sortides de la Generalitat de Catalunya per qualsevol dels tres mètodes d'enviament (presencial, semipresencial, telemàticament) fins al moment en què tots els tràmits relacionats amb aquesta sol·licitud hagin finalitzat, és a dir, s'hagin dictat i notificat les resolucions corresponents, i/o certificacions, incloent la realització dels assentaments d'inscripció, les notes marginals, les anotacions preventives, el dipòsit de documents i les altres funcions que estableixen, respectivament, la Llei de cooperatives catalana i la Llei de societats laborals.
L'aplicació comportarà que l'expedient que recull les inscripcions del Registre General de Cooperatives i del Registre Administratiu de Societats Laborals es gestionarà de forma digital, tot respectant els principis d'obligatorietat de la inscripció, de titulació pública, de legalitat, de presumpció d'exactitud i de validesa del contingut de les dades, de publicitat formal i material, de fe pública, de prioritat i de tracte successiu.
Així mateix, un cop validats els assentaments l'aplicació no permetrà modificar-los ni donar-los de baixa.
El Llibre del registre de cooperatives i el Llibre d'inscripció de societats laborals es portaran en suport informàtic.
La funció principal d'ambdós registres, donar publicitat als negocis jurídics i altres actes que hi tenen accés per llei, s'ha d'acomplir amb l'emissió de certificacions de les dades bàsiques que consten als registres referents a les societats inscrites i a llurs assentaments, i amb l'accés als documents públics dipositats, si escau, en format digital, tot respectant la Llei 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, i la resta de normes que regulen el tractament electrònic de la informació.
Així mateix, els documents que acrediten la qualificació favorable de les persones encarregades dels registres de cooperatives i de societats laborals, les resolucions, els certificats i llurs notificacions, s'emetran en format electrònic i amb signatura electrònica.
Amb aquesta finalitat s'ha dissenyat una aplicació que ha de possibilitar: a) la reducció del temps de tramitació mitjançant la mecanització i homogeneïtzació dels procediments massius i rutinaris i també la unificació en la gestió dels processos de tramitació; b) la implantació de l'expedient digital amb l'ús de múltiples vies d'entrada de documentació, mitjançant la integració de la gestió documental; c) l'ús de la signatura electrònica per part del funcionari públic responsable, d) la introducció d'indicadors d'eficiència, de qualitat i de càrrega de treball.
L'article 45.4 de l'esmentada Llei 30/1992, de 26 de novembre, determina la necessitat d'aprovar els programes i les aplicacions que facin ús de tècniques electròniques, informàtiques i telemàtiques per les administracions públiques, i l'apartat 5 del mateix article preveu la validesa dels documents electrònics emesos per les administracions públiques, en qualsevol suport, així com de les seves còpies, sempre que se'n garanteixi la integritat, autenticitat i conservació; i finalment l'article 46 de la mateixa Llei 30/1992 preveu que cal regular reglamentàriament els òrgans amb la facultat d'expedició de còpies autèntiques.
L'article 18 de Decret 324/2001, de 4 de desembre, relatiu a les relacions entre els/les ciutadans/anes i l'Administració de la Generalitat de Catalunya a través d'Internet, disposa que el conseller competent per raó de la matèria ha d'aprovar els programes i aplicacions que s'hagin d'utilitzar en la tramitació telemàtica dels procediments.
Mitjançant aquesta Ordre s'aprova la nova aplicació, que pretén contribuir a la implantació definitiva de les noves tecnologies en l'exercici de les funcions que la legislació vigent atribueix al Departament de Treball en matèria de registre de cooperatives i de societats laborals.
Els programes i les aplicacions informàtiques elaborats per a la implantació d'aquests processos compleixen els protocols de seguretat i les especificacions tècniques que asseguren l'efectivitat de la signatura electrònica, efectuada pels funcionaris i funcionàries públics que en disposin.
Per aquest motiu, i en aplicació de l'article 11 del Decret 324/2001, de 4 de desembre, relatiu a les relacions entre els ciutadans i les ciutadanes i l'Administració de la Generalitat mitjançant Internet, amb l'informe previ del Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació sobre l'adequació tècnica dels programes i les aplicacions, emès en compliment del que estableix l'article 4 del Decret 85/2002, de 19 de febrer, de creació de la Comissió de Coordinació Interdepartamental de Gestió de les Tecnologies de la Informació i Comunicacions, i d'acord amb l'informe de l'Assessoria Jurídica del Departament de Treball,
La present Ordre regula l'ús dels mitjans electrònics, informàtics i telemàtics per part del Registre General de Cooperatives de Catalunya i pel Registre Administratiu de Societats Laborals gestionats pel Departament de Treball en els procediments administratius que tramita en l'exercici de les funcions que té atribuïdes en matèria de cooperatives i de societats laborals.
Aprovació i publicitat dels programes i de les aplicacions
2.1 S'aprova l'aplicació CLIO d'automatització dels processos i documents del Registre General de Cooperatives de Catalunya i del Registre Administratiu de Societats Laborals de Catalunya.
2.2 L'aplicació CLIO permet gestionar de forma automatitzada tots els tràmits que es recullen a l'annex 1 d'aquesta Ordre.
2.3 El director o directora general d'Economia Cooperativa, Social i d'Autoocupació podrà aprovar les modificacions i actualitzacions de l'aplicació, quan siguin necessàries per evitar el risc que el programari i el maquinari quedin obsolets per l'avenç de les tècniques informàtiques i telemàtiques, així com els casos de manteniment del sistema, i les ampliacions i millores en els procediments de seguretat i qualitat utilitzats.
Registre d'entrada i sortida de documents
Els documents corresponents als procediments administratius dels registres gestionats per l'aplicació CLIO s'han de registrar d'entrada i sortida, mitjançant el registre corporatiu de la Generalitat de Catalunya, el servei S.
El registre emet automàticament un justificant de la recepció dels documents electrònics presentats, en el qual queda constància de l'assentament d'entrada que assigni al document, degudament signat per l'Administració.
Voluntarietat de la tramitació telemàtica
La tramitació via telemàtica té caràcter voluntari i la utilització d'aquest tipus de tramitació no implica cap tracte discriminatori en la tramitació i resolució del procediment.
Comunicacions i notificacions electròniques
5.1 Les comunicacions i les notificacions entre l'òrgan competent del Departament de Treball i les persones interessades, en relació amb els procediments previstos en les normes reguladores del Registre General de Cooperatives de Catalunya i del Registre Administratiu de Societats Laborals de Catalunya es poden efectuar amb suport electrònic, tot acomplint els requisits següents:
a) Existència de la constància de la transmissió i de la recepció, de llurs dates i del contingut íntegre de les comunicacions.
Les dates de transmissió i recepció en les comunicacions s'han d'acreditar per sistemes implantats a aquest efecte i seran vàlides a efectes del còmput de terminis.
Per al còmput de terminis s'ha d'aplicar l'article 48 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú.
La presentació de sol·licituds a través de mitjans telemàtics es pot fer tots els dies de l'any durant les vint-i-quatre hores del dia.
A l'efecte de còmput de terminis, la recepció en dia inhàbil a la unitat directiva corresponent s'entén efectuada el primer dia hàbil següent.
b) Identificació de la persona remitent i de la persona destinatària de la comunicació.
c) Que les persones interessades hagin assenyalat l'aplicació, el suport o el mitjà com a preferent per a les seves comunicacions amb l'òrgan competent del Departament de Treball en qualsevol moment de la tramitació del procediment o del desenvolupament de l'actuació administrativa.
5.2 La notificació s'ha d'entendre practicada a tots els efectes legals des del moment en què es produeix l'accés al seu contingut.
5.3 Quan, havent-hi constància de la recepció de la notificació en l'adreça electrònica, transcorrin deu dies naturals sense que s'accedeixi al seu contingut, s'ha d'entendre que la notificació ha estat rebutjada amb els efectes previstos en l'apartat següent, tret que d'ofici o a instància de la persona destinatària es comprovi la impossibilitat tècnica o material de l'accés.
Quan la persona interessada o el seu/la seva representant rebutgi la notificació d'una actuació administrativa, s'ha de fer constar en l'expedient amb l'especificació de les circumstàncies de l'intent de notificació i s'ha de tenir per efectuat el tràmit, i seguir el procediment.
Normes d'identificació, d'autenticació i de signatura electrònica dels òrgans administratius
6.1 D'acord amb l'article 45.3 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, en relació amb l'article 3 de la Llei 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica, la identificació del funcionariat públic i dels òrgans administratius, així com la signatura dels documents originals gestionats per l'aplicació CLIO, s'ha de fer mitjançant la signatura electrònica reconeguda subministrada per l'Agència Catalana de Certificació.
6.2 Els actes de constància i les sèries repetitives d'actes amb contingut idèntic es poden automatitzar mitjançant certificats de signatura electrònica subministrats per l'Agència Catalana de Certificació.
Normes d'identificació, d'autenticació i de signatura electrònica de les persones interessades
7.1 La identificació de les persones interessades es podrà fer en suport informàtic mitjançant qualsevol certificat reconegut emès per un/a prestador/a de serveis de certificació, sempre que aquest hagi estat classificat per l'Agència Catalana de Certificació amb nivell 4 o superior, el qual serà utilitzat d'acord amb les condicions d'ús corresponents.
7.2 Els documents electrònics es podran presentar per via telemàtica i produiran els efectes que corresponguin en cada cas.
8.1 Qualsevol persona física amb capacitat d'obrar pot representar per via telemàtica altres persones, físiques o jurídiques, sempre que acrediti la representació mitjançant un dels mecanismes següents:
a) Inclusió de l'apoderament en el certificat reconegut de signatura electrònica de la persona representada, d'acord amb la legislació vigent de signatura electrònica.
b) Declaració de l'apoderament per la persona representant i posterior comprovació per l'òrgan competent del Departament de Treball de la representació, mitjançant la certificació o la comunicació de dades previstes en aquesta Ordre, per part del Registre públic corresponent, de l'apoderament suficient.
8.2 La representació telemàtica de persones físiques pot ser específicament atorgada, amb caràcter general o per a procediments concrets, per vies telemàtiques davant el mateix òrgan competent del Departament de Treball, mitjançant la signatura electrònica avançada de la persona representada.
La representació de persona física atorgada per vies telemàtiques ha de ser vàlida per tramitar per vies telemàtiques i no telemàtiques.
8.3 La representació telemàtica de persones jurídiques pot ser específicament atorgada, amb caràcter general o per a procediments concrets, presencialment davant l'òrgan competent del Departament de Treball mitjançant la compulsa electrònica de la documentació acreditativa de la representació, que ha de quedar registrada a l'efecte de la certificació o comunicació posteriors, d'acord amb l'article 8.1.b).
Normes sobre la gestió dels documents electrònics
9.1 Originals en suport informàtic.
Els documents en suport informàtic produïts vàlidament per l'aplicació CLIO tenen la consideració de documents originals, i s'han de trobar enregistrats degudament mentre es trobin en fase activa.
Els documents originals en suport informàtic que es lliurin a les entitats i, quan escaigui, a altres administracions públiques, han de poder ser impresos i arxivats informàticament, incloent-hi en tot cas la signatura electrònica corresponent.
D'acord amb el Decret 277/1994, de 14 d'octubre, pel qual s'estableixen els òrgans de l'Administració de la Generalitat de Catalunya amb competències per expedir còpies autèntiques de documents i certificacions sobre aquests, i amb l'article 46 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, es poden emetre còpies autèntiques electròniques dels documents administratius originals, amb independència del suport en què es trobi l'original esmentat, sempre que es compleixin els requisits següents:
a) Assegurar l'exactitud del contingut, encara que l'estructura del document s'adapti a formats o sistemes diferents.
b) Incloure una manifestació relativa a la comprovació dels elements d'autenticitat i integritat del document original.
c) Garantir-ne l'autenticitat i integritat mitjançant la signatura electrònica de l'òrgan competent per produir-les.
Les còpies autèntiques electròniques gaudeixen de la mateixa validesa i efectes que els originals en suport informàtic.
Les còpies autèntiques electròniques indiquen la circumstància de ser còpies autèntiques de documents originals i, si escau, la seva data de caducitat.
Les còpies autèntiques electròniques han de poder ser impreses i arxivades informàticament, incloent-hi en tot cas la signatura electrònica corresponent.
Es pot procedir a la compulsa electrònica de la documentació en paper lliurada a l'òrgan competent del Departament de Treball.
La compulsa electrònica és el procediment de digitalització de la documentació en suport paper i la seva comprovació, que produeix una còpia autèntica electrònica del document.
Així mateix, els documents en suport paper que formen part dels expedients administratius objecte d'aquesta Ordre poden ser digitalitzats.
Aquesta digitalització produeix una còpia autèntica en suport informàtic a partir del document en paper, que s'ha de conservar durant el termini marcat per la legislació d'arxius.
L'òrgan competent del Departament de Treball ha de garantir l'autenticitat i la integritat de la compulsa o còpia autèntica electrònica, així com la identificació de l'òrgan que realitza la compulsa, mitjançant la seva signatura electrònica reconeguda.
Normes sobre l'arxiu dels documents electrònics
10.1 L'arxiu dels documents electrònics o en suport informàtic s'ha d'ajustar als principis d'actuació, tractament i validesa següents:
Els documents en suport informàtic resultants de l'aportació d'informació, sol·licituds, certificats telemàtics i documents per part de l'Administració, o que hagin estat obtinguts mitjançant comunicacions de dades administratives de terceres administracions, han de ser gestionats i arxivats exclusivament en suport informàtic, d'acord amb les prescripcions de la normativa legal d'aplicació per aquesta tipologia documental.
Tots els documents públics han de tenir garantida l'autenticitat i la integritat dels seus continguts, així com la preservació i, quan escaigui, la confidencialitat.
10.2 Mesures de conservació de documents en suport informàtic.
Els serveis, els programes i les aplicacions de procediment per vies telemàtiques han d'establir les mesures necessàries per garantir la conservació dels documents en suport informàtic i s'han d'aplicar, entre altres, les mesures següents:
a) L'actualització criptogràfica del document signat, mitjançant l'addició d'un nou segell de data i hora.
b) El registre del document signat electrònicament en un suport físic perdurable, amb garantia de la data d'entrada.
10.3 Els documents originals en suport informàtic poden transformar-se, per adaptar el seu format a les necessitats de gestió i preservació previstes al servei, d'acord amb les normes següents:
a) El canvi de format ha de garantir l'exactitud del contingut del document anterior, així com la comprovació dels elements d'autenticitat i integritat del document original.
El document resultant de la transformació ha de ser signat electrònicament per l'òrgan competent per a la transformació.
b) El pas del document en suport informàtic a paper només s'ha de realitzar excepcionalment, i ha de permetre la verificació tècnica de la signatura de l'òrgan competent per a la transformació.
La implantació de la presentació telemàtica es farà de forma progressiva: amb l'entrada en vigor d'aquesta Ordre es podran presentar sol·licituds telemàtiques.
En aquest sentit, a l'empara de l'article 6 de la Llei 30/1992, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment comú, que regula els convenis de col·laboració de l'Administració amb altres entitats, també es poden presentar escriptures públiques i altres tipus de documents públics de forma telemàtica.
S'aprova la relació de tràmits que es podran realitzar mitjançant l'aplicació informàtica, tant per a les societats cooperatives com per a les societats laborals, i que consten a annex 1.
S'aproven els models normalitzats de sol·licitud en format PDF, que són els únics instruments per iniciar la tramitació, per qualsevol canal, dels procediments del Registre General de Cooperatives de Catalunya i del Registre Administratiu de Societats Laborals de Catalunya.
A. Registre General de Cooperatives de Catalunya.1 A petició dels interessats
1.1 Qualificació i inscripció de cooperatives.
Atorgament provisional del nom per part de la Direcció General com a inici del procés de constitució.
Nomenament, cessament i les delegacions dels membres del consell rector i de la intervenció de comptes o altres òrgans socials regulats per estatuts, la Direcció General, la direcció de les seccions de crèdit, i, si escau, els auditors de comptes.
La creació o baixa de les seccions que la cooperativa hagi establert perquè duguin a terme activitats econòmiques o socials específiques com ara seccions de crèdit.
Els poders generals i les delegacions de facultats i les seves modificacions, la revocació o substitució.
L'acord de dissolució i nomenament dels liquidadors.
La fusió, pròpia o per absorció, i l'escissió.
La transformació de la cooperativa en qualsevol altra entitat o classe de cooperativa.
Situacions concursals; la suspensió de pagaments, la fallida i les mesures administratives.
Dipòsit de comptes anuals i auditories de comptes.
Inscripció del nomenament d'auditors de comptes.
Altes/baixes registrals per canvi de domicili i canvi d'àmbit d'actuació.
Certificats de denominació social.
B. Registre Administratiu de Societats Laborals de Catalunya.1 A petició dels interessats
1.1 Qualificació i inscripció en el registre.
Adquisició de la condició de laboral.
Acord de dissolució i nomenament dels liquidadors.
Fusió, pròpia o per absorció, i escissió.
Transformació de la societat laboral.
Pèrdua de la condició de laboral.
Suspensió de pagaments, la fallida i les mesures administratives.
Superació dels límits d'hores/any treballades per treballadors/ores indefinits no socis.
Comunicacions de les transmissions d'accions o participacions socials.