Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament
Mesures de gestió i organització
Fitxers que crea l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament.
Segons disposa l'article 156 de l'Estatut d'autonomia de Catalunya, correspon a la Generalitat la competència executiva en matèria de protecció de dades de caràcter personal que, respectant les garanties dels drets fonamentals en aquesta matèria, inclou en tot cas la inscripció i el control dels fitxers o els tractaments de dades de caràcter personal creats o gestionats per les de dret públic que depenen de les administracions autonòmiques.
Atès el capítol II del Decret 633/2006, de 27 de desembre, l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament s'adscriu al Departament de la Vicepresidència mitjançant la Direcció General de Cooperació al Desenvolupament i Acció Humanitària de la Secretaria d'Afers Exteriors.
Atès que l'article 20 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, preveu que la creació de fitxers de les administracions públiques només pot fer-se mitjançant una disposició general publicada al BOE o al diari oficial que correspongui;
Atès que la disposició addicional primera de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, disposa que les administracions públiques responsables de fitxers de titularitat pública han d'aprovar la pertinent disposició de regulació de fitxers;
Atès el contingut de la disposició addicional tercera de la Llei 5/2002, de 19 d'abril, de l'Agència Catalana de Protecció de Dades, habilita els consellers de la Generalitat, dins l'àmbit de les competències respectives, per a la creació, la modificació i la supressió, mitjançant ordre, dels fitxers que siguin pertinents;
Atès el que disposa el Decret 236/2003, de 8 d'octubre, pel qual s'aproven els estatuts de l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament, la presidència de l'Agència l'exerceix la persona titular del departament al que s'adscriu, en aquest cas el conseller del Departament de Vicepresidència que serà qui té la més alta representació de l'Agència;
Tenint en compte la disposició addicional tercera de la Llei de l'Agència Catalana de Protecció de Dades, atès el que disposa l'article 64 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, i atès el dictamen de la Comissió Jurídica Assessora,
Aquesta Ordre té per objecte crear quatre fitxers que contenen dades de caràcter personal en l'àmbit de l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament del Departament de la Vicepresidència i que es descriuen a l'annex d'aquesta Ordre.
Els esmentats fitxers es troben subjectes a tots els efectes previstos en la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal.
S'estableix per cadascun l'àmbit, la denominació del fitxer, la finalitat del fitxer i els usos previstos, les persones o col·lectius afectats, el procediment de recollida de les dades de caràcter personal, l'estructura bàsica del fitxer i descripció del tipus de dades de caràcter personal, les cessions de dades previstes, l'òrgan administratiu responsable del fitxer, l'òrgan davant el qual es pot exercir els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició i les mesures de seguretat.
L'òrgan responsable del fitxer creat a l'empara d'aquesta Ordre ha d'adoptar les mesures tècniques, de gestió i organitzatives per tal de garantir la confidencialitat, seguretat i integritat de les dades, així com totes les mesures necessàries destinades a fer efectius els drets de les persones afectades reconeguts als articles 31 i 156 de l'Estatut d'autonomia de Catalunya; a la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, i en les normes reglamentàries vigents.
Nom del fitxer: Gestió de recursos humans
Gestionar les dades de caràcter personal, econòmiques i laborals, del personal que presta els seus serveis a l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament i tramitar els processos de selecció de l'ACCD.
Els usos que es faran del fitxer són els derivats de la gestió de recursos humans, situació laboral i administrativa, compatibilitats amb altres ocupacions, tramitació de targetes identificatives, elaboració de certificacions de mèrits per a convocatòries de selecció o de provisió, obtenció d'estadístiques, impresos necessaris per a la gestió de personal, monogràfics destinats a la gestió econòmica del personal, emissió de la nòmina mensual, liquidació i quitances, regulació de bestretes, així com els destinats a l'obtenció de tots els productes derivats d'aquestes, incloent-hi la informació periòdica per a les persones afectades: informes i fitxers destinats a l'Administració tributària, Tresoreria General de la Seguretat Social i bancs pagadors, embargaments decidits per l'autoritat competent, seguiment comptable del capítol I del pressupost de l'Agència, gestió econòmica del fons d'acció social, ajut menjador, eleccions sindicals, negociació col·lectiva i la documentació necessària per fer efectiu el procediment d'adhesió al Pla de pensions d'ocupació de promoció conjunta de l'àmbit del sector públic català.
Control, seguiment i altres activitats relacionades amb l'organització i participació d'actes de formació del personal de l'Agència i gestió dels préstecs i ajuts en formació.
Control horari i laboral, règim disciplinari, permisos i llicències.
Tramitació dels certificats de signatura electrònica i d'alta i baixa a aplicacions corporatives.
Tramitació de recursos administratius, reclamacions prèvies a l'exercici d'accions laborals, les conciliacions, mediacions i arbitratges i reclamacions en via judicial.
Gestió de la borsa de treball, dels processos de selecció externs per proveir llocs de treball a l'Agència i de les convocatòries internes de canvi de destinació de llocs de treball de personal que presta els seus serveis a l'Agència.
Personal que presta els seus serveis a l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament, familiars del personal que presta els seus serveis a l'Agència i persones interessades en processos de selecció de llocs de treball de l'Agència.
A través del currículum personal i documentació adjunta, del contracte de treball, de formularis, en paper i electrònics, de documentació transmesa en suport paper i en suport electrònic, d'entrevistes presencials i telefòniques, i lectors biomètrics.
- Dades identificatives: nom i cognom, DNI/NIF/NIE, imatge, número de Seguretat Social o mutualitat, adreça postal i electrònica, telèfon, signatura, signatura electrònica i empremtes.
- Dades de característiques personals: sexe, estat civil, data i lloc de naixement, nacionalitat i dades familiars.
- Dades d'ocupació laboral: grup, cos, escala, categoria, lloc de treball, història laboral, incidències (dates d'alta i baixa, llicències, permisos, autoritzacions, vacances), compatibilitats atorgades o denegades, prorrogues contractuals, substitucions, situació administrativa, antiguitat (triennis).
- Dades econòmiques i financeres i d'assegurances: dades econòmiques de la nòmina, crèdits i préstecs, avals i deduccions impositives i dades bancàries per a la transferència de la nòmina.
Dades dels beneficiaris de la pòlissa de les companyies asseguradores.
- Dades acadèmiques i professionals: titulacions, formació i experiència professional.
- Dades especialment protegides: afiliació sindical (només per a la gestió de la quota sindical), dades de salut obtingudes de la situació laboral i administrativa, de la gestió econòmica del fons d'acció social i de reclamacions administratives i en via judicial del personal de l'ACCD, entre d'altres, i dades derivades d'actes de violència de gènere.
- Dades de transaccions: compensacions i indemnitzacions per dietes.
- Dades relatives a la comissió d'infraccions penals o administratives: infraccions i sancions administratives.
- Altres: identificació viatges laborals realitzats pel personal de l'Agència.
g) Les comunicacions de dades previstes, amb indicació, si escau, dels destinataris o de les categories dels destinataris
A l'Administració tributària, atès el que preveu la Llei 58/2003, de 17 de desembre, general tributària.
A la Tresoreria General de la Seguretat Social, atès el que preveu el Reial decret legislatiu 1/1994, de 20 de juny, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei general de la Seguretat Social, a efectes recaptatoris.
A la Intervenció General de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, als bancs i caixes d'estalvis les dades necessàries per a l'abonament de les nòmines, al departament d'adscripció i a la Sindicatura de Comptes, de conformitat amb l'article 11.2.a, c i d de la LOPD.
Nom del fitxer: Borsa de treball
Nom del fitxer: Gestió econòmica
La finalitat del fitxer és la gestió econòmica de l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament.
Els usos que es donen al fitxer són els derivats de la gestió i tramitació dels expedients de contractació i despesa, documents comptables de l'Agència, gestió d'ingressos, gestió de pagaments de subvencions, transferències, gestió i control dels pagaments als proveïdors de l'Agència i gestió econòmica de la política de cooperació al desenvolupament i del personal que presta els seus serveis a l'Agència.
Gestió comptable, administrativa, econòmica i fiscal de l'Agència.
Proveïdors de béns i serveis de l'Agència, persones de contacte i/o representants d'entitats i organismes subvencionats per l'Agència i personal que presta els seus serveis a l'Agència.
A través de formularis, en paper i electrònics, contractes, convenis, factures, poders de representació, i altres documents, transmesos en suport paper i electrònic.
A través de la mateixa persona interessada o del/de la representant legal de l'empresa, entitat o organisme, fonts accessibles al públic i llistes de grups professionals.
- Dades identificatives: nom i cognoms, nom de la raó social de l'entitat o organisme, adreça postal i electrònica, telèfon, DNI/NIF/NIE, signatura i signatura electrònica.
-Dades economicofinanceres i d'assegurances: dades bancàries, d'assegurances i dades de nòmines.
A l'Administració Tributària, atès el que preveu la Llei 58/2003, de 17 de desembre, general tributària.
A la Sindicatura de Comptes i a la Intervenció General de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, segons el que disposa el Decret legislatiu 3/2002, de 24 de desembre, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei de finances públiques de Catalunya.
Al departament d'adscripció i entitats bancàries de conformitat amb l'article 11.2. c de la LOPD.
Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament, carrer Via Laietana 14, 08003 Barcelona, o bé mitjançant correu electrònic a l'adreça [EMAIL]
Nom del fitxer: Agenda de comunicacions i relacions institucionals de l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament
La finalitat del fitxer és mantenir una agenda dels representants d'entitats i òrgans, públics i privats, nacionals i internacionals, amb els quals l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament manté comunicacions i relacions institucionals.
Els usos que es donaran al fitxer són l'enviament de publicacions i comunicacions, convocatòria a actes i relacions institucionals de l'Agència en el marc de la gestió de la política de cooperació al desenvolupament.
Persones i representats d'entitats i òrgans, públics i privats, que es relacionen amb l'Agència.
A través de format electrònic i paper, telefònicament i a través de targetes de visita, formularis de sol·licitud de subvencions, contractes, diaris oficials.
A través de la mateixa persona interessada, del/de la representant de la persona interessada, de la institució que representa i de les fonts accessibles al públic.
- Dades identificatives: nom i cognoms, DNI/NIE/NIF, adreça postal i electrònica, telèfon, fax, denominació de l'entitat o institució, signatura i signatura electrònica.
- Dades d'ocupació laboral: categoria i lloc de treball.
Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament, Via Laietana, 14, 08003 Barcelona, o bé mitjançant correu electrònic a l'adreça [EMAIL].
Nom del fitxer: Gestió del coneixement
Finalitat: Disposar d'un sistema d'informació que permeti incrementar el capital intel·lectual i augmentar el valor de l'organització.
Usos previstos: Generar, buscar, difondre, compartir, utilitzar i mantenir el coneixement, la informació, l'experiència i la perícia de l'organització.
Persones i col·lectius afectats: Personal laboral o funcionari de l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament.
Procediment de recollida de dades: Mitjançant entrevista, correu electrònic o via telefònica.
Procedència de les dades: Directament de la persona interessada.
Estructura bàsica del fitxer i descripció del tipus de dades de caràcter personal:
Dades de caràcter identificatiu: Nom i cognoms, nacionalitat, data de naixement.
Dades de característiques personals: Sexe.
Dades acadèmiques/formació: Nom de la titulació, tipus i localització del centre i data.
Dades d'ocupació laboral: Data, professió o títol del lloc de treball, funcions i responsabilitats principals, lloc de treball, antiguitat a l'Administració pública, experiències en entitats sense ànim de lucre, organismes, institucions i col·lectius d'interès de l'àmbit de la cooperació al desenvolupament o altres, i publicacions.
El sistema de tractament utilitzat per organitzar-lo (automatitzat, no automatitzat o parcialment automatitzat): Parcialment automatitzat.
Les comunicacions de dades previstes, amb indicació, si s'escau, dels/de les destinataris/àries o de les categories dels/de les destinataris/àries: No es faran comunicacions o cessions.
Les transferències internacionals de dades previstes a tercers països, amb indicació, si s'escau, dels països de destinació de les dades: No es fan transferències.
Els òrgans responsables del fitxer: Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament.
Els serveis o les unitats davant els quals es puguin exercir els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament, carrer Via Laietana, 14, 08003 Barcelona, o bé mitjançant correu electrònic a l'adreça [EMAIL]
El nivell de seguretat: Nivell mitjà.
Nom del fitxer: Bústia de suggeriments
Nom del fitxer: Prevenció de riscos laborals
Gestionar la informació necessària per a la prevenció dels riscos laborals del personal que presta els seus serveis a l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament, d'acord amb la Llei 31/1995, de prevenció de riscos laborals, i amb el Reial decret 39/1997, pel qual s'aprova el Reglament dels serveis de prevenció.
Els usos previstos són l'elaboració de plans d'actuació preventiva, avaluació dels factors de riscs, priorització de mesures preventives, formació i informació, elaboració de plans d'emergència, i vigilància de la salut.
Personal que presta els seus serveis a l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament i familiars del personal que presta els seus serveis a l'Agència.
c) Procediment de recollida de dades personals:
Entrevistes presencials i telefòniques, formulari en paper i posterior incorporació a un formulari electrònic, i documentació transmesa en format paper i electrònic.
Del mateix interessat/da o del seu representant legal.
- Dades identificatives: nom i cognom, DNI/NIF/NIE, número de la Seguretat Social o mutualitat, domicili postal, adreça electrònica, telèfon, signatura i signatura electrònica.
- Dades de característiques personals: data i lloc de naixement, sexe i nacionalitat.
- Dades de circumstàncies socials: aficions, estils de vida.
- Dades d'ocupació laboral: cos, escala, categoria, grau, lloc de treball, història laboral i experiència professional
- Dades especialment protegides: dades de salut obtingudes de reconeixements mèdics i protocols de seguretat.
A la Intervenció General de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, al departament d'adscripció i a la Sindicatura de Comptes, de conformitat amb l'article 11.2. a, c i d de la LOPD.
Nom del fitxer: Gestió de recursos i projectes destinats a la cooperació al desenvolupament.
Disposar d'un sistema d'informació de les subvencions, ajuts, beques, convenis, projectes, avaluacions i col·laboracions en què participa l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament.
Gestió i control de les subvencions, ajuts, beques, convenis, projectes, avaluacions i col·laboracions en què participa l'Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament.
Realització d'estadístiques, consultes d'informació, i seguiment i avaluació de la política de cooperació.
Tramitació de recursos administratius, reclamacions prèvies en via administrativa i reclamacions judicials.
Membres i representants de les entitats de dret públic i entitats de dret privat, nacionals o estrangeres que participen en les convocatòries de subvencions i ajuts de l'ACCD o que col·laboren amb l'ACCD.
Mitjançant formulari, en paper i electrònic, per tramitació en format paper i electrònic de documentació que acompanya el formulari, i entrevistes presencials i telefòniques.
S'obtenen directament de la persona interessada o del/de la seu/seva representant legal.
- Dades identificatives: nom i cognom, DNI/NIE/NIF, imatge, adreça postal i electrònica, telèfon, fax, signatura i signatura electrònica.
- Dades de característiques personals: sexe i nacionalitat.
- Dades acadèmiques i professionals: formació.
- Dades d'ocupació laboral: grup, cos, escala, categoria i lloc de treball.
- Dades economicofinanceres i d'assegurances: ingressos, dades bancàries i dades de nòmina.
g) Les comunicacions de dades previstes, amb indicació, si s'escau, dels destinataris o de les categories dels destinataris:
A la Intervenció General de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, al departament d'adscripció i a la Sindicatura de Comptes de conformitat amb l'article 11.2. a, c i d de la LOPD.