Salomé Ballesteros és coordinadora de la línia estratègica de gestió integral del coneixement corporatiu de la Inspecció General de Serveis del Govern Autònom de Canàries.
On desenvolupes el teu treball?
Treballo a la Inspecció General de Serveis del Govern Autònom de Canàries.
És un òrgan que s'encarrega de coordinar i impulsar els projectes que conformen l'estratègia de modernització del Govern de Canàries i, dins d'ella, jo sóc coordinadora de la línia 6, encarregada de la gestió integral de coneixement corporatiu.
Per què heu apostat per la gestió integral del coneixement corporatiu?
Ja partíem de l'experiència d'un primer pla de modernització per a 2008-2011, i l'estiu passat vam apostar pel desenvolupament de l'Administració electrònica i el foment d'una major proximitat al ciutadà que permetés fer front a la situació de crisi.
Aquesta línia de treball es va incorporar a la nova estratègia de modernització 2012-2014, que inclou una línia de gestió integral del coneixement corporatiu.
En aquest context, quina funció té el Programa de desenvolupament de les comunitats de pràctica al Govern autònom de Canàries?
Per desenvolupar la línia 6 de gestió del coneixement, el primer que vam fer durant dos mesos va ser cercar informació sobre el que es feia a Espanya i el que es feia fora en aquest camp, tant a les empreses privades com a les administracions públiques, i vam descobrir que una de les fórmules era la de les comunitats de pràctica.
I, especialment, l'experiència del programa Compartim, perquè a Espanya és el que ha assolit una major maduresa.
En quin moment esteu del procés d'implantació?
Ja n'hem fet el disseny, la conceptualització, les guies, i tenim la plataforma col·laborativa.
En el nostre cas hem optat per un programari corporatiu que és gratuït, Liferay, que és el mateix que utilitzen a Andalusia per a la plataforma Ágora.
Vam fer una comparativa amb altres plataformes com Moodle, i aquest té l'avantatge que el podem enllaçar amb Alfresco, que és un gestor de continguts.
En aquest moment ja tenim dues comunitats, una de gestió del coneixement, que funciona com una metaCoP, i la d'arxivers.
Properament es crearan dues comunitats més: la de recursos humans i la de bibliotecaris documentalistes o una d'emergències.
Quina funció voleu que tinguin les comunitats de pràctica a l'Administració autònoma de Canàries?
Al darrer Consell de Seguiment es va acordar posar en marxa les comunitats de pràctica, quart objectiu de la línia estratègica de Gestió del coneixement, que pensem que s'han de desenvolupar dins l'estructura orgànica, és a dir, no únicament amb el suport del Govern, sinó també amb la implicació directa dels comandaments intermedis.
I també és fonamental que els empleats sàpiguen que és una fórmula de treball orientada a millorar la seva pràctica diària, a solucionar problemes reals del dia a dia, i molt útil, no tant des del punt de vista de la innovació com per a l'adopció de criteris homogenis i la unificació de procediments.
Explica'ns breument la composició i les funcions de la metaCoP de gestió del coneixement
Aquesta metaCoP és la que elabora els diferents documents, fa les xerrades divulgatives a les diferents unitats i impulsa els cinc projectes de la línia 6 de gestió integral del coneixement corporatiu.
Jo sóc la persona que fa d'enllaç, d'una banda des de la metaCoP i, d'altra banda, fent d'interfície amb la Inspecció General de Serveis.
Som unes 15 persones, totes voluntàries, la meitat de les quals s'hi han anat incorporant al llarg d'un procés de divulgació, d'enviament de correus massius, xerrades i presentacions.
Hem procurat que hi hagués representants dels departaments o organismes autònoms per aconseguir-ne una major difusió i representació.
I també que hi hagués paritat entre les dues regions.
Hem de tenir en compte que cada membre de la metaCoP fa en el seu departament una tasca personal de divulgació i de detecció –d' antena -, identificant la gent interessada a involucrar-se en el projecte.
Com dueu a terme aquesta tasca d' antena?
D'una banda, de manera informal, mitjançant el boca-orella, i, d'altra banda, en una vessant més formal de divulgació, amb xerrades i tallers.
Per exemple, abans d'ahir vam anar a Obres Públiques perquè un grup d'arquitectes havien sentit a parlar de nosaltres i volien conèixer una mica més les comunitats de pràctica per veure si podien fer servir aquesta metodologia per afrontar alguns problemes en el seu àmbit laboral.
Malgrat que volem anar a poc a poc, la nostra pretensió és aconseguir que tothom conegui aquest nou mètode de treball.
El Programa actual té dos anys de vigència, del 2012 al 2014.
La meva visió és conservadora perquè volem anar consolidant a poc a poc aquesta metodologia de treball.
Ens agradaria tenir aquest any entre quatre i sis comunitats i l'any que ve, una dotzena.
Podem implantar dotze manuals d'acollida.
Ja tenim l'entorn col·laboratiu en marxa, que té la qualificació de projecte d'especial interès i servirà com a punt de trobada de l'empleat públic per intentar recuperar el prestigi, la configuració de gremis, el reconeixement entre nosaltres mateixos.
I després tenim un altre projecte que respon a una necessitat molt real, però està costant una mica més de crear una xarxa de plataformes d'entorns autoformatius.
Ens en podries fer cinc cèntims?
Durant la primera fase d'implantació vam saber que el Departament d'Educació havia posat a disposició del professor docent i els centres de formació de professorat una plataforma de formació de diverses àrees amb cursos d'autoformació o tutoritzats, tant en matèria de reciclatge del professorat com pedagògica, solució de conflictes, integració de discapacitats, sostenibilitat, accés dels joves a les xarxes, o sigui amb contingut molt divers i potent que possibilita una oferta no subjecta a convocatòria i que es pot seguir des del lloc de treball o des de casa i en la qual cadascú tria el seu itinerari.
En aquest moment tenim, d'una banda, una plataforma d'autoformació a disposició de cada departament, i d'altra banda, tres de transversals: una dedicada al tema de la sostenibilitat, una altra al d'innovació i millora, i una altra al de gestió del coneixement.
Quines són les principals dificultats que heu trobat en aquest procés d'implantació de les comunitats de pràctica?
Em preocupa que hi hagi una mena d'incredulitat general per part de l'empleat públic.
Quan expliques la metodologia de les comunitats de pràctica, la pregunta que es repeteix és: El meu cap aprovarà que jo treballi així?
O Ens deixaran triar el tema sobre el qual vulguem treballar?
I també s'endevina la dificultat que els comandaments intermedis s'hi involucrin perquè, si bé els alts directius estan impulsant el projecte perquè ells mateixos en són redactors i hi ha un rèdit polític en el fet que cada departament generi un cert nombre de projectes, els càrrecs intermedis encara veuen aquesta manera de fer una mica distant del seu dia a dia.
Nosaltres no en tenim gaire experiència i ens intentem nodrir de les experiències dutes a terme a Catalunya i el País Basc, encara que la nostra Comunitat té una idiosincràsia pròpia que la pot diferenciar d'aquelles experiències.
En el nostre cas, el gran avantatge que tenim és un suport formal, institucional i estructural de les comunitats de pràctica.
Per exemple, hem ideat un correu que s'adreça tant a la inspectora general com a cadascun dels membres de les comunitats de pràctica amb còpia als seus superiors jeràrquics, en el primer paràgraf del qual s'agraeix la seva col·laboració en un projecte de l'estratègia de modernització, la qual cosa significa un suport institucional; en un altre paràgraf es focalitza sobre les millores que poden redundar en l'organització del seu treball, i en el tercer es demana a totes les parts que es comprometin a donar suport a aquests projectes i permetre aquesta participació presencial i virtual ja que repercutirà de forma immediata en la millora de l'Administració, objectiu del Govern de Canàries.
Aquest és el primer pas, però si veiem que, tot i així, hi ha problemes, tenim previst un procediment més formal: una resolució de nomenament que estableixi les funcions assignades a l'empleat públic i reconegui la doble càrrega de treball que aquest assumeix quan desenvolupa aquesta tasca.
I, en tercer lloc, el compromís de comunicar la feina diària que estan fent tots els integrants dels grups de treball i les comunitats de pràctica.
En aquest sentit, s'ha encarregat als arxivers un producte que fa temps que l'Administració volia desenvolupar i que finalment ha d'estar enllestit en tres mesos.
Un cop el tinguem elaborat, organitzarem unes jornades obertes, a les quals convidarem a assistir tots els comandaments intermedis perquè es convencin dels resultats.
Quin és el futur i el significat real d'aquest projecte de gestió del coneixement?
Les comunitats de pràctica poden ser una bona metodologia per cobrir la resta de les línies de modernització, ja que afavoreix la remotivació de l'empleat, el seu reconeixement i visibilització dins l'organització i, a més, la unificació de procediments i el desenvolupament de protocols i bones pràctiques.
S'ha de tenir en compte que la comunitat de Canàries està integrada per set illes i dues províncies, fet que dificulta que les coses es facin de la mateixa manera, i, per tant, podria suposar una falta d'homogeneïtat en l'atenció a l'usuari i l'empleat públic.
És un projecte ambiciós i ple de reptes?
Sí, i sobretot estem aprenent a fer les coses de manera col·laborativa, i aquesta forma de treballar es va fent extensiva a totes les persones que seguim aquest procés d'aprenentatge.
I estem contents perquè és una tasca que la desenvolupem amb creativitat, que té efectes visibles, i treballem de manera conjunta, no en solitari, compartint la responsabilitat amb altres persones.
Decidim les coses entre tots i l'objectiu és social per millorar la qualitat de la vida laboral dels nostres companys i dels serveis als ciutadans.
Aquest any 2013, en el programa Compartim, amb la incorporació de noves comunitats directes i amb el seguiment i foment d'altres grups de treball col·laboratiu (siguin comunitats de pràctica o grups de treball ad hoc), estem rebent nombroses consultes dels líders de les comunitats sobre el que podríem anomenar diagnòstic i avaluació del meu cas.
La pregunta, freqüentment, es verbalitza en aquests termes: no ho entenem, hem seguit les pautes i normes que han funcionat habitualment per impulsar altres comunitats i grups de treball col·laboratiu i no ens acaba de donar resultat.
Estem estancats i una mica frustrats, què hi podem fer?
La resposta, com és normal, varia en cada cas.
Estudiem conjuntament amb les persones que demanen suport els indicadors d'activitat de la seva comunitat i fem una revisió de cada un d'ells.
A partir d'aquí, i considerant que cada comunitat, pel context en què es desenvolupa i per les persones que en formen part, és única, establim diverses vies d'intervenció.
Aquestes són les fases per les quals passem:
Objectivació de la problemàtica
D'acord amb l'informe de la persona que demana consell, concretem tots els factors implicats en el procés anòmal que relata.
Freqüentment ens trobem amb algunes d'aquestes situacions:
- Baix compromís dels entusiastes.
- Baixa implicació de la comunitat àmplia (el col·lectiu professional de referència): escasses consultes i aportacions a la plataforma tecnològica.
- No-progrés en el lliurable de coneixement compromès (recordem que en el programa Compartim la majoria de comunitats de pràctica s'enfoquen cap a la creació de nou coneixement).
- Desacord entre l'avanç del lliurable i els objectius estratègics inicialment previstos.
- Dificultats en la interacció del grup d'entusiastes i no-avançament del treball en les reunions presencials.
- Dificultats en la concreció definitiva del focus de treball a desenvolupar (enfocament del tema a tractar).
D'acord amb la problemàtica detectada, fixem una línia base on es comparen els indicadors de la comunitat amb les dificultats existents amb la resta de comunitats.
Per obtenir aquesta informació ens és molt útil la base de dades que hem elaborat a partir d'un formulari Google Form (es pot consultar al final d'aquest article).
D'aquesta manera, obtindrem una apreciació més objectiva del que s'hi pot esperar o no.
O, el que és el mateix, ens movem en territoris que altres ja controlen i no en paràmetres ideals o desitjables, establint que la mitjana de tots els grups pot ser el millor estàndard de comparació.
Posteriorment fixem dues línies d'intervenció concretes i complementàries:
- D'una banda, s'inicia un procés d'acompanyament que es concreta en diverses reunions entre els responsables del programa i els líders de la comunitat.
La forma més habitual és una mena de procés molt semblant a l' entrenament (coaching) i, en concret, l'entrenament (coaching) col·laboratiu.
Un procés d'entrenament col·laboratiu reflecteix i alhora és un modelatge de l'estil de relació col·laborativa que es troba a la base de les comunitats de pràctica.
Podríem definir-lo com un estil apreciatiu caracteritzat per una relació entre iguals marcada per la curiositat, l'exploració i la confiança en els recursos de les persones i les connexions personals.
D'altra banda, el procés d'acompanyament de l'entrenament col·laboratiu està caracteritzat per un estil de diàleg, un diàleg generatiu en què les preguntes (apreciatives) orienten el procés de cocreació creativa per trobar alternatives i possibles solucions.
Per l'experiència que acumulem, el simple fet de parlar-ne i introduir veus noves i externes contribueix a una millor comprensió i, posteriorment, a la introducció dels nous elements dinamitzadors.
- La segona línia d'intervenció, continuació de l'anterior i que segueix el mateix estil de relació i comunicació, però amb diferents actors, la podríem anomenar i tu, com ho fas?
En ella interactuen els líders de dues comunitats: la que ho fa bé i la que es troba bloquejada.
És un procés més complex per la interacció oberta que es posa en marxa, però potencialment més ric i eficient.
Algunes de les raons per les quals funciona aquesta segona línia d'intervenció és clara:
- És un procés pur de transferència de coneixement.
- És un procés d'aprenentatge social.
Uns aprenen d'altres mitjançant experiències reals i vivencials (aprenentatge significatiu).
A més, és un procés sense cost econòmic, que aporta reputació a aquelles comunitats i líders que ho fan bé, i crea xarxa entre comunitats de pràctica.
Deixem per a un proper article algun dels problemes i les solucions que millor han funcionat.
Un clàssic, evidentment, se situa en la dinamització i implicació de la comunitat àmplia.
El punt de partida ha estat la revisió d'aquesta graella de Michael Norton Online facilitador Self Assessment (traduïda de l'anglès):
Graella per a la millora de l'activitat dels facilitadors en les comunitats en línia
Vam elaborar el formulari perquè els mateixos e-moderadors poguessin introduir-hi les dades de l'activitat de la comunitat, tant les que fan referència a les reunions presencials com les procedents de qualsevol altra plataforma o eina diferent del portal e-Catalunya.
En aquest moment, a part dels continguts provinents de les actes de reunions presencials i de les dades obtingudes a través de reunions presencials informals, recollim informació sobre l'ús de mitjans socials o altres eines com ara PLE (entorns d'aprenentatge personal), Dropbox o Google Drive.
Recollim aquestes dades amb una certa periodicitat, les analitzem i afegim les estadístiques que la plataforma e-Catalunya ens ofereix i, per altra banda, tenim un feedback més qualitatiu, amb entrevistes telefòniques o per Skype, amb els e-moderadors sobre la marxa de la comunitat.
A partir d'aquest material, fem una valoració de la marxa de les comunitats en reunions de coordinació del programa Compartim.
D'altra banda, tenim un compte de Google Drive del programa Compartim on guardem les dades corresponents a la planificació d'activitats de cada comunitat i a la intervenció de diferents experts, que cada e-moderador s'encarrega de tenir al dia.
El Centre d'Estudis Jurídics i Formació Especialitzada ha posat en marxa el blog Apunts oberts del CEJFE amb la voluntat d'obrir al màxim el coneixement que genera perquè es pugui reutilitzar lliurement.
S'hi publiquen els materials d'activitats formatives de les diferents àrees del CEJFE amb l'objectiu de generar la participació i interacció dels alumnes assistents a les activitats, però també amb altres persones que puguin estar interessades en els documents que s'hi publiquen.
Els materials oberts es poden recuperar àgilment gràcies a la possibilitat de cercar entre tots els apunts publicats, però també gràcies a la doble classificació per categories i per etiquetes amb què es qualifiquen els apunts.
El 27 de maig es va publicar una infografia sobre l'activitat del Centre d'Estudis Jurídics i Formació Especialitzada l'any 2012 en la qual es visualitza l'activitat formativa de les diferents àrees, la important tasca de la Biblioteca del CEJFE tant pel que fa a nombre d'usuaris com de presència a les xarxes socials i les visites al web del CEJFE.
Sessió 5: Guia ràpida per al treball col·laboratiu: Allò que funciona millor en tot tipus de grups de treball"
17 de juny de 2013, de 16 a 18.30 h
Inscripció: fins al 12 de juny inclòs
Sessió 6: Eines bàsiques i provades per ser més eficients, per al treball col·laboratiu i per exposar resultats"
Dos torns: 30 de setembre i 1 d'octubre de 2013, de 15.45 a 19 h
Inscripció: fins al 22 de setembre inclòs
Exposició de fotografies "Lectura i presó"
Accés lliure fins al 21 de juny al vestíbul de la sala d'actes del CEJFE
Activitats del programa Compartim del segon semestre de 2013: calendari.
- La ponència de Carles Xifra "Educar per ser protagonistes" i la publicació col·laborativa Programa de gestors culturals, presentats a la V Jornada d'Educadors Socials de Centres Penitenciaris (consulteu tots els materials)
- Les presentacions del seminari Detecció i abordatge del consum d'alcohol, organitzat per la comunitat de pràctica de mesures penals alternatives
- Vídeos de les conferències sobre la naturalesa humana i la capacitat de superació, amb Albert Bargués i Francesc Torralba, en la IV Jornada sobre Activitat Física i Esport als Centres Penitenciaris
Tots volem respostes, però sovint no fem les preguntes adequades.
Tots volem transmetre emocions i comunicar, però utilitzem més les afirmacions que les preguntes.
En aquest llibre, l'autor ens ensenya a utilitzar les preguntes per aconseguir determinats comportaments dels equips, per gestionar millor la informació dins les empreses i organitzacions, per aconseguir millors resultats i sobretot per ser un millor líder.
Aquest llibre pretén que ens fem una reflexió sobre els nostres processos de comunicació o la nostra capacitat de desenvolupar noves habilitats comunicatives immersos com estem en la tercera revolució de la comunicació: la de l'era digital, de les xarxes socials, d'Internet i els dispositius mòbils.
Segons l'autor, cal trobar moments per a la comunicació cara a cara, verbal, moments per a la mirada interior i per a la dimensió de l'escolta.
Tumblr és una plataforma social de microblogging que permet als usuaris la publicació de textos, imatges, àudios, vídeos, enllaços i cites des de qualsevol dispositiu, i també seguir altres usuaris i interaccionar amb ells.
Els blogs poden ser personalitzats, i també hi ha l'opció de fer-los públics o privats.
Està disponible en 12 idiomes (en català encara no, però).
Aquesta eina ha experimentat un creixement espectacular (aproximadament un 30% mensual) des de la seva fundació per David Karp l'any 2007: ja té més de 111 milions de blogs i registra 15.000 milions de pàgines visitades cada mes (500 milions de pàgines diàries).
És molt apreciada per la seva simplicitat i gran atractiu visual, la seva excel·lent experiència d'usuari i la seva gran comunitat d'usuaris, molt participativa.