Dins del seguiment de les actuacions de la DGAIA s'han de tenir en compte dos aspectes: les actuacions estratègiques 1 integrades en el Pd'IIAC, que tindran el seu reflex en les accions de l'eix 2, i els programes o actuacions recurrents 2 recollides en l'eix 1.
Aquesta línia té dues vessants: una, la construcció d'un quadre de comandament que permeti mesurar l'evolució de les actuacions que implementa la DGAIA, tant a nivell de procés com de resultats.
L'altre, el seguiment dels Sistemes d'Informació que permeten recollir les dades gestionades des de la DGAIA, necessàries per avaluar l'execució de les seves competències: indicadors quantitatius i de qualitat en els serveis, anàlisi de necessitats, prospecció de tendències...
Què és un quadre de comandament?
Es tracta d'un instrument que recull, de forma sintètica i sistematitzada, la informació rellevant sobre la gestió, la realització d'actuacions i l'assoliment dels objectius d'una organització, amb la finalitat de ser usat pel personal directiu, especialment en la presa de decisions.
Per tal de dotar-nos d'aquest instrument caldrà, doncs, conèixer quins son els objectius operatius que la DGAIA es proposa assolir, quines actuacions estratègiques i recurrents posaran en marxa cadascuna de les unitats de la DGAIA per tal d'assolir-los i, finalment, identificar quin és el conjunt d'indicadors clau que poden estimar la consecució d'aquests objectius.
Els indicadors son les unitats d'informació bàsiques i, per tant, actuen com a referències observables, externes o internes, que permeten situar allò observat en diferents llocs de la dimensió; son l'equivalent empíric d'allò més abstracte que s'ha definit en la conceptualització teòrica.
Per a la construcció de cadascun dels indicadors s'haurà d'especificar l'objectiu que està mesurant, la població a la qual va referit, els terminis i la periodicitat en els quals s'avaluaran, la justificació de la relació causal entre la mesura de l'indicador i l'assoliment de l'objectiu així com la seva rellevància, la fórmula aritmètica per aconseguir l'indicador, el valor que es prendrà com a referència i la font d'informació d'on s'obtindran les dades.
S'anomenen Sistemes d'informació al conjunt de recursos (persones, dades, activitats...) que processen la informació d'una organització.
Els Sistemes d'Informació Informàtics son un element més dels Sistemes d'Informació de què disposa una organització.
Els sistemes d'informació ajuden a controlar el rendiment dels processos de negoci d'una organització.
És a dir, un sistema d'informació és un sistema de treball amb activitats dedicades a processar (capturar, transmetre, emmagatzemar, recuperar, manipular i mostrar) informació.
Els sistemes d'informació esdevenen la font d'informació dels indicadors relacionats amb la gestió de l'organització.
Des de la Direcció, i pel que fa a aquest punt, hem iniciat diferents línies de treball:
S'entén per actuació estratègica aquella iniciativa que implica un canvi, una innovació, una millora, etc. que té una durada limitada i no forma part de les activitats ordinàries.
Es parla d'actuació recurrent per referir-se a aquell tipus d'actuació que té una llarga trajectòria ique per tant s'ha consolidat com un programa d'actuació que es manté i que forma part de l'estructura del sistema.
Són les activitats ordinàries que s'efectuen des de fa molt temps i que es té previst que es continuïn realitzant en el futur i que no impliquen necessàriament millores o innovació sinó que estan lligades a tasques quotidianes de les diferents unitats de gestió.