projecte-aina/catalan_government_crawling huggingface dataset:
El sistema de classificació és l'element clau del sistema de gestió documental i és un dels requisits que garanteix la seva fiabilitat, ja que és un reflex dels processos de treball i de les activitats de l'organització.
En un entorn de tramitació de documents i expedients electrònics aquesta adquireix un protagonisme especial a l'hora d'assegurar el funcionament correcte de tot el sistema i la coordinació entre els diferents processos de gestió documental.
La classificació facilita la identificació i la descripció de la documentació i el seu context, al nivell d'activitats i de processos, de manera destacada en la fase d'anàlisi de les activitats de l'organització i és crucial per a l'assoliment de resultats i per retre comptes en un context de transparència administrativa.
L' eina clau per a la classificació i l'organització és el quadre de classificació, que agrupa les funcions i les activitats que es porten a terme.
La gestió dels documents i el seu arxiu implica identificar la informació, categoritzar els documents, retenir-los un període de temps especificat, efectuar la disposició dels documents que l'organització no està obligada a retenir, preservar una traça d'auditoria de totes les accions relacionades amb els documents, etc. Classificar els expedients administratius de manera lògica, des d'un punt de vista funcional, assegura que estan relacionats amb els processos, les activitats i les transaccions que documenten i a la mateixa organització que els crea.
Aquesta classificació també fa que sigui més fàcil trobar-los i recuperar-los quan calgui, gestionar el seu accés i avaluar-los i disposar-ne d'acord amb la normativa.
En el cas de la documentació administrativa de l'Administració de la Generalitat i en el context del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, el sistema de classificació inclou el quadre de classificació funcional i el catàleg de sèries documentals.
En aquest apartat d'acord amb el que es va acordar a la sessió plenària, amb data de 2 de març de 2009, de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental s'inclouen els extractes dels acords de les actes de les reunions aprovades.
També es publica íntegrament l'acta de la primera reunió constitutiva de la comissió celebrada el dia 24 d'octubre de 2008.
La disposició de documents, és a dir l'aplicació de les resolucions establertes a les taules d'avaluació i accés documental, és una de les funcions essencials de la persona responsable del sistema de gestió de documents i arxiu d'un organisme.
La CNAATD té una funció de supervisió i control de la destrucció de documents públics.
El més habitual és que els responsables de gestió de documents i arxiu apliquin les Taules d'Avaluació Documental.
Aquestes són disposicions normatives que aprova el Conseller de Cultura de la Generalitat de Catalunya i es publiquen periòdicament al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya en forma d'Ordre.
La seva publicitat implica que els arxivers poden, sempre sota les condicions establertes per la normativa vigent, aplicar-les directament.
Consulteu: Condicions i procediments per a l'aplicació de taules d'avaluació i accés documental (TAAD).
Per a comunicar l'aplicació de TAAD amb un termini de conservació igual o superior a cinc anys cal usar el següent formulari: Comunicació prèvia a la destrucció de documentació (Word 81 KB).
En determinades ocasions els arxius poden aplicar resolucions de la CNAATD, essencialment ens trobaríem davant de dos supòsits:
En primer lloc el cas d'algunes de resolucions adoptades per la comissió sobre casuístiques concretes i que no ha considerat que hagin de ser taules d'accés i avaluació documental.
Aquestes es poden consultar a: Normativa legal, acords i resolucions.
En segon lloc ens trobem en el cas que un organisme de l'Administració vulgui aplicar una resolució de la CNAATD sobre una proposta d'avaluació i accés documental realitzada un tercer organisme.
Habitualment aquesta situació és dóna en els períodes que van entre el moment que s'aprova per la CNAATD una resolució fins el moment en el que aquesta es publica com a Taula d'Avaluació Documental.
L'any 1994 es publicava la primera Ordre d'aprovació de taules d'avaluació documental i progressivament, fins l'actualitat, s'han anat incrementant el nombre de taules disponibles.
El temps transcorregut fa que, tant la informació com les disposicions contingudes en les taules d'avaluació i accés documental (TAAD), requereixin d'una actualització constant.
Aquesta actualització pot implicar des de posar al dia informació d'una TAAD vigent (per exemple: canvis en els tipus documentals que formen part d'aquella sèrie documental; ampliar les sèries documentals relacionades; precisar els organismes d'aplicació d'aquella TAAD; etc.) fins a la necessitat d'haver de modificar alguna disposició d'una TAAD vigent (per exemple: indicar el règim general d'accés d'una TAAD vigent, modificar el termini conservació; etc..)
Ateses aquestes circumstàncies la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental ha cregut convenient establir els criteris a seguir en els casos abans esmentats.
És per aquest motiu que s'ha aprovat l' Acord 1/2013 pel qual s'estableixen els procediments per a la revisió de taules d'avaluació i accés documental o l'actualització dels seus continguts.
Segons la norma ISO 15489-1(6.2) l'objectiu de la política de gestió documental ha de ser la creació i gestió de documents autèntics, fiables i utilitzables, capaços de prestat suport a les funcions i a les activitats de negoci durant el temps necessari.
El Reglament (UE) 016/679) del Parlament Europeu i del Consell de 27 d'abril de 2016 relatiu a la protecció de les persones físiques en el que respecte al tractament de dades personals i a la lliure circulació d'aquestes dades i pel qual es deroga la Directiva 95/46/CE) (Reglament General de Protecció de Dades) (RGPD) i la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals, estableixen, la limitació de la finalitat, la minimització de dades personals, i també, quan sigui possible, determinar els terminis previstos per a l'eliminació de les diferents categories de dades.
Per conèixer quin és aquest "temps necessari" és essencial que les sèries documentals hagin estat avaluades.
L'avaluació d'una sèrie documental és un procés analític i segueix una metodologia establerta per la CNAATD [enllaç metodologia}.
El resultat d'aquest procés ens permetrà conèixer la disposició i el termini de conservació i règim general d'accés.
Les propostes d'accés i avaluació documental s'han de presentar emplenant el formulari específic corresponent a presentació de propostes d'accés i avaluació documental (PAAD) (art. 9.2 del Decret 13/2008) que la CNAATD posa a disposició a través d'EACAT (plataforma Extranet de les Administracions públiques catalanes) dins dels tràmits específics.
Nou formulari de Proposta d'avaluació i accés documental adequat a les lleis de transparència: Llei 19/2013, de 9 desembre i Llei 19/2014, de 29 de desembre
La metodologia a seguir és la que està establerta a les Instruccions.
Metodologia per a l'elaboració de propostes d'avaluació i accés documental
Comissió Municipal d'Avaluació i Accés a la Documentació
Arxiu administratiu municipal de Sant Boi de Llobregat
Junta d'Expurgació de la Documentació Judicial de Catalunya
Arxiu general de la Universitat Autònoma de Barcelona
Gestió documental i arxiu de la Universitat de Girona
Arxiu i Gestió documental de la Universitat de Lleida
Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra
En aquest apartat s'inclouen els extractes dels acords de les actes de les reunions aprovades de la Comissió Permanent actualment té les funcions d'aprovar l'ordre del dia del plenari segons estableix l'article 14.2 a) del Decret 13/2008, estudiar les propostes d'avaluació i accés, fer un seguiment dels acords del Plenari i de les qüestions que aquest li encarregui.
Composició de la Comissió Permanent
Els grups de treball de la CNAATD estan coordinats per una de les persones vocals de la comissió i estan composats per professionals dels arxius i de les diverses disciplines relacionades amb la documentació que s'avalua.
Els grups estan regulats per l'Ordre CMC/311/2010, de 14 de maig, dels grups de treball de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental.
Al llarg de l'existència de la CNAATD la tasca dels grups de treball ha estat molt important atès que ha tingut com a resultat l'aprovació, d'aproximadament, el 50% de les taules d'avaluació documental vigents.
La Comissió està presidida per la Directora General del Patrimoni Cultural.
La composició de les vocalies està concebuda per a que hi tinguin representació aquells sectors professionals i institucionals més estretament vinculats a l'ús dels documents, bé sigui per a finalitats d'investigació com per a les finalitats pròpies de la gestió quotidiana, tot procurant un equilibri entre els diversos punts de vista que convergeixen en l'avaluació dels documents així com de les diferents tipologies d'arxius de Catalunya.
Les persones que ocupen les vocalies participen en les reunions del plenari i de la comissió permanent i a més coordinen grups d'avaluació documental.
La secretaria dóna el suport administratiu i tècnic a la comissió així com atén, en primera instància, aquelles consultes que li fan els professionals d'arxius o els ciutadans.
El protocol de gestió de documents electrònics i arxiu considera les taules d'accés i avaluació documental un dels seus instruments tècnics essencials.
A través de les taules és com es pot implementar la disposició de documentació.
Atesa la importància d'aquest instrument a l'hora de gestionar adequadament la documentació, una de les línies principals d'actuació dels arxius centrals administratius és la d'elaborar propostes d'accés i avaluació documental i també la revisió del règim d'accés de les taules que ja estan aprovades.
El perfil d'aplicació de metadades d'ARESTA defineix tres nivells d'aplicació, segons es tracti d'una sèrie documental, d'un expedient (unitat documental composta) o d'un document (unitat documental simple), així com les normes de descripció dels elements i les seves regles d'ús.
El perfil d'aplicació de metadades:
Els organismes de l'Administració de la Generalitat, respecte dels sistemes d'informació propis, hauran de valorar l'impacte de la seva integració amb ARESTA, identificant els plans de treball i els evolutius adients per alinear-se amb el perfil d'alicació de metadades d'ARESTA, garantint així el compliment amb el Protocol de documents electrònics i arxiu.
El Quadre de tipus documentals és un instrument tècnic corporatiu d'obligat compliment per a l'Administració de la Generalitat de Catalunya que deriva del Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu.
Aquesta eina permet identificar el tipus documental dels documents administratius, contribuint a:
És un instrument dinàmic que anirà incorporant nous tipus documentals a mesura que es vagin identificant i definint en el context de l'anàlisi dels pocessos que els generen.
Aquest instrument l'acompanya la Guia d'utilització del Quadre de tipus documentals, on s'assenyalen els usos i les aplicacions del Quadre de Tipus Documentals.
El passat 30 de gener de 2017 ha tingut lloc a la seu de l'Escola d'Administració Pública de Catalunya, la Jornada de presentació del model de quadre de classificació per a la documentació municipal.
Hi han assistit 164 persones, el perfil de les quals era majoritàriament arxivers municipals (102), en menor mesura del Departament de Cultura (arxivers comarcals, tècnics de la Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, 30), de consells comarcals (13), de diputacions provincials (12) i d'altres departaments, empreses, consorcis, escola, etc. (7).
L'objectiu de la Jornada s'ha centrat en compartir -especialment amb els professionals dels arxius de l'administració local- el procés de creació del quadre de classificació i, sobretot, els criteris que han dut a proposar una classificació de només tres nivells i un catàleg de processos/sèries documentals.
La jornada s'inicia amb una primera ponència, exposant l'impacte de la normativa legal i tècnica en l'e-administració.
La segona ponència, es reflexiona sobre les oportunitats que ofereix l'ús de la classificació en el context de l'administració electrònica.
Tot seguit, s'explica el procés d'elaboració del model, indicant les diferents fases en que es va dividir aquest procés i s'explica les característiques i criteris que ha servit de base per la creació d'aquest instrument.
Per últim, des d'una taula rodona integrada pels membres del grup de treball encarregat de mantenir actualitzat el model, es mostra com s'està afrontant la implementació del quadre en diversos entorns i escenaris (Xarxa d'Arxius Comarcals, Xarxa d'Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona, Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat i Ajuntament de La Garriga).
Una de les conclusions que s'hi poden extreure és la necessitat clara que existeix d'uniformitzar la classificació de la documentació municipal mitjançant la implementació d'aquest model en les eines d'administració electrònica que ofereix el Consorci d'Administració Oberta de Catalunya, com són DESA'L, EACAT o iARXIU.
En el torn de debat amb els assistents, apareixen altres necessitats com disposar d'estàndards en gestió documental, cal definir si aquests han de ser només de referència o de compliment obligat, o completar i millorar les definicions de les entrades del quadre de classificació.
Des de la Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni es trasllada el compromís de dotar de recursos el projecte per tal de mantenir permanentment actualitzat el model, així com de treballar en la formació d'una comunitat d'ajuntaments usuaris del quadre.
Actualment, ja són una trentena el nombre d'ajuntaments adherits al model, als quals cal afegir els ajuntaments que tenen la documentació dipositada a la Xarxa d'Arxius Comarcals de la Generalitat i els ajuntaments de la Xarxa d'Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona.
Si encara no formes part de la comunitat, adhereix-t'hi!
El govern de la Generalitat de Catalunya en la reunió del dia 11 de desembre de 2019 a proposta dels departaments de Cultura; d'Acció Exterior, Relacions Institucionals i Transparència i Polítiques Digitals i Administració Pública ha aprovat l'Acord del Govern pel qual s'aproven mesures per a l'impuls de la gestió de documents i dades en el marc de l'administració digital de la Generalitat de Catalunya.
Aquest Acord té com a principal finalitat ordenar de forma coordinada les actuacions en matèria de gestió de documents i dades públiques des de les perspectives normatives, organitzatives i tecnològiques durant el període 2019-2020.
Són un seguit de mesures concretes que tenen com a objectiu final que la gestió documental pugui donar resposta a les necessitats que en aquesta matèria exigeix el desplegament de l'adminstració electrònica de la Generalitat de Catalunya.
Progressivament s'anirà donant compliment a les previsions de l'Acord de les quals us anirem informant puntualment.
El Govern es planteja l'elaboració d'un projecte de decret per impulsar la transformació digital de l'Administració de la Generalitat, adaptant diverses normes reglamentàries al nou paradigma d'administració digital, millorant la prestació del serveis digitals a la ciutadania i establint una estructura i recursos organitzatius adequats a les necessitats de la transformació digital.
A tal efecte ha obert a Participa Gencat una consulta pública prèvia per rebre aportacions.
El termini per participar-hi finalitza el proper 21 de gener de 2019.
Ja teniu disponibles els primers datasets en dades obertes dels instruments d'Aresta
La Direcció General del Patrimoni Cultural (DGPC) ha posat a disposició de la ciutadania una part dels instruments d'Aresta en format de dades obertes.
Amb aquesta iniciativa, la DGPC vol difondre els instruments tècnics i facilitar-ne la reutilització a través de formats consumibles pels entorns tecnològics de la societat i de la pròpia administració pública.
En aquesta primera publicació es difonen en dades obertes els següents datasets:
En breu, també es preveu la publicació de datasets que facilitaran l'explotació d'informació gestionada per la DGPC, com per exemple el buidatge de les memòries dels Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya (ACA) i completar la publicació de tots els instruments d'Aresta: el Quadre de Classificació corporatiu i les Taules d'avaluació i accés documental (TAAD).
El dia 28 de març de 2019 es va celebrar a la seu de l'Escola d'Administració Publica de Catalunya una reunió conjunta de totes les persones que composen els 23 GTM que actualment hi ha constituïts a la Generalitat de Catalunya.
La sessió va comptar amb la participació de 122 persones, principalment dels àmbits de gestió documental, organització i tecnologies de la informació dels departaments i ens de la Generalitat.
La jornada es va iniciar amb la presentació de la Directora General d'Innovació de l'Administració, la Sra.
Esther Manzano, que va fer especial èmfasi en el procés de transformació de l'administració de la Generalitat de Catalunya de Catalunya cap a un model digital.
Va remarcar el rol que en aquest nou model juguen els GTM i considera que aquests, amb el nou decret d'administració digital, veuran potenciades i ampliades les seves funcions.
Elsa Ibar, qui havia de compartir la presentació de la jornada amb la Sra.
Manzano, va excusar la seva participació a causa d'una urgència de darrera hora.
La jornada es va completar amb una presentació del Sr.
Lluís Cermeno, Coordinador de sistemes de gestió documental corporativa, que va oferir una visió de context de la gestió dels documents des del seu inici a la Generalitat de Catalunya, uns indicadors del volum de gestió associada a la documentació administrativa que gestionen els Arxius Centrals Administratius i va parar especial atenció en explicar les línies de l'Acord de Govern d'11 de desembre de 2018 pel qual s'aproven mesures d'impuls de la gestió de documents i dades en el marc de l'administració digital de la Generalitat de Catalunya.
En aquest Acord hi consta, entre d'altres, l'Acció número 4 que és la de crear un pla d'impuls dels GTM i en el qual s'emmarca aquesta jornada.
Esther Peña, cap de l'Oficina de Processos i Administració Electrònica, va exposar la necessitat que hi ha de millorar la coordinació i la sincronia entre les iniciatives transversals i els requeriments que detecten els GTM, també va exposar un seguit d'iniciatives concretes que complementen l'Acord de Govern abans esmentat i va animar als participants a traslladar totes aquelles millores.
Va informar que es lliuraria una enquesta als GTM per tal que prioritzessin les actuacions que ja estan identificades i, finalment, va exposar que es preveu fer reunions de treball de caràcter bimensuals amb un nombre més reduït de GTM.
En concret es van proposar tres agrupacions de departaments i ens que serien les que s'aniran convocant per tractar temes més concrets.
Com a continuació de la notícia del passat 20 de març la Direcció General del Patrimoni Cultural posa a disposició de la ciutadania els indicadors de les memòries dels Arxius Centrals Administratius i el quadre de classificació corporatiu de l'Administració de la Generalitat, respectivament.
És un pas més en la política d'impulsar les dades del sistema i la difusió dels instruments tècnics d'ARESTA, facilitar-ne el seu ús com a model i la reutilització d'aquesta informació a través de formats consumibles (dades obertes), tant pels diferents entorns tecnològics del sector privat com de les administracions públiques.
Oferir dades obertes és un servei a la ciutadania, al teixit empresarial i a la mateix administració, que pot afavorir la interoperabilitat i la seva eficiència, a la vegada que és un exercici de transparència que permet accedir a informació sobre accions i serveis de l'Administració.
Els indicadors de les memòries dels Arxius Centrals Administratius de l'Administració de la Generalitat de Catalunya permeten oferir dades extretes de les memòries que anualment faciliten els Arxius Centrals Administratius dels organismes a la coordinació del sistema.
El quadre de classificació està estructurat en 24 àmbits funcionals i en els darrers temps ha estat revisat pels responsables dels Arxius Centrals Administratius dels departaments, organismes i ens de l'Administració de la Generalitat.
En aquesta versió que es promou al portal s'han identificat 4718 sèries documentals.
De forma periòdica s'anirà actualitzant al portal Govern obert – dades obertes.
També podeu trobar el quadre de classificació i els altres instruments del sistema a la pàgina web Gestió documental i arxius del Departament de Cultura.
L'1 de maig de 2019 ha entrat en fase de producció la nova codificació de les entrades del quadre de classificació, procés que s'emmarca en la finalització dels treballs de revisió i evolució del quadre de classificació que s'han portat a terme als darrers temps.
A partir d'aquesta data els documents i expedients que es formalitzin ja incorporaran aquest nova codificació, composta de dues lletres (identificatives de l'àmbit funcional al qual pertany la sèrie documental) i cinc números (ordre cronològics intern de cada àmbit funcional).
En el portal de dades obertes de la Generalitat podeu trobar el quadre de classificació corporatiu de l'Administració de la Generalitat que inclou les codificacions de tots els àmbits funcionals, així com el nom identificatiu i la jerarquia interna de treball associada a aquest codi.
Curs sobre el model de quadre de classificació de la documentació municipal i comarcal
El Model de quadre de classificació municipal i comarcal (QdCAC) està sent una eina tècnica cada cop més estesa entre els arxius de les administracions locals.
Per aquest motiu és que s'ofereix aquest curs de caràcter eminentment pràctic i orientat a tècnics arxivers de l'administració municipal i comarcal.
El curs se celebrarà el dia 21 de novembre de 2019 i les professores són membres del Grup permanent del Model QdCAC.
Us informem que la CNAATD posa a la vostra disposició un nou data set amb la informació relativa a les comunicacions de destrucció de documents dels arxius del SAC.
Aquest data set consta de més de 30.000 registres i 14 camps disponibles en dades obertes.
Podeu filtrar aquestes dades per diferents camps com per exemple: organisme, codi TAAD, organisme que fa l'eliminació, municipi i comarca, etc. Aquest data set proporciona informació exhaustiva sobre l'eliminació de documentació comunicada a la CNAATD i contribueix a donar compliment sobre bones pràctiques en transparència.
Les dades de moment abasten el període 2015-2018 i en breu anirem ampliant el període cronològic d'aquest data set.
Tan aviat com tinguem disponible l'ampliació d'aquest data set us ho farem saber.
Podeu consultar aquest data set a l'enllaç següent: https://analisi.transparenciacatalunya.cat/Sector-P-blic/Registre-d-eliminaci-de-documentaci-/r6xp-xqnd