Abans de començar a preparar una oferta (proposició) o una sol·licitud de participació en una licitació, convé fer-se les preguntes següents:
Els plecs de clàusules administratives i de prescripcions tècniques són els documents que inclouen les especificacions detallades de què es vol contractar, com es vol contractar, com es valoraran les ofertes, quins requeriments es demanen als licitadors i quines són les condicions del contracte.
Es publiquen al perfil de contractant de l'Administració o de l'ens, organisme o entitat del sector públic que contractarà, que recordeu es troba allotjat a la Plataforma de Serveis de Contractació Pública.
Heu de llegir a � mb detall els plecs perquè la lectura detallada i la comprensió correcta de tots els seus punts us permetrà determinar si compliu o no les condicions de solvència i adaptar el millor possible la vostra proposició a les exigències de l'Administració.
Així estalviareu temps o problemes d'última hora i incrementareu les possibilitats de resultar adjudicataris.
En moltes ocasions els plecs inclouen annexos que s'han d'emplenar i adjuntar a l'oferta.
Són documents essencials en l'àmbit de la contractació pública atesa la seva rellevància jurídica, ja que els plecs són la llei del contracte.
La documentació acreditativa del compliment dels requisits previs s'engloba, com a regla general, en un formulari denominat Document europeu únic de contractació (DEUC) o en el model de declaració responsable inclòs en el plec de clàusules administratives.
Com a prova preliminar del compliment dels requisits exigits en els procediments de contractació pública s'exigeix la presentació del Document europeu únic de contractació (DEUC) o el model de declaració responsable ajustat al DEUC inclòs en el plec de clàusules administratives com a annex.
Aquest document substitueix l'aportació inicial de tot un seguit de documentació acreditativa i constitueix una declaració del següent:
• Que la societat està constituïda vàlidament i que de conformitat amb el seu objecte social es pot presentar a la licitació, així com que la persona signatària del DEUC té la deguda representació per presentar la proposició i el DEUC;
• Que disposa de la corresponent classificació empresarial o, en el seu cas, que compleix els requisits de solvència econòmica i financera, tècnica i professional exigits en el plec;
• Que no concorren causes de prohibició per contractar;
• Que compleix amb la resta de requisits que s'estableixen en el plec i que es poden acreditar mitjançant el DEUC.
El DEUC consisteix en una declaració de la situació financera, les capacitats i la idoneïtat de les empreses per a un procediment de contractació pública.
Està disponible en tots els idiomes de la UE i s'utilitza com a prova preliminar del compliment dels requisits exigits en els procediments de contractació pública en tota la UE.
La Comissió Europea proporciona un servei gratuït en línia per als compradors, els licitadors i les parts restants interessades en complimentar el document de forma electrònica.
El formulari en línia pot omplir-se, imprimir-se i, posteriorment, enviar-se al comprador junt amb la resta de l'oferta.
El DEUC presentat en el marc d'un procediment de contractació pública anterior, pot reutilitzar-se sempre que la informació sigui sent correcta.
Els licitadors podran ser exclosos del procediment o ser objecte d'enjudiciament si la informació continguda en el DEUC s'ha falsejat greument, s'ha ocultat o no pot completar-se amb documents justificatius.
La JCCA també posa a disposició de les empreses el formulari DEUC en català.
Les circumstàncies relatives a la capacitat, solvència i absència de prohibicions de contractar hauran de concórrer a la data final de presentació d'ofertes i subsistir en el moment de la perfecció del contracte i durant tota l'execució del d'aquest.
El pressupost base de la licitació és el límit màxim de despesa que en virtut del contracte pot comprometre l'òrgan de contractació, i inclou l'IVA.
És l'import màxim que l'Administració estima que costen els béns, productes o treballs que necessita adquirir.
El pressupost base de la licitació és, per tant, l'import de referència bàsic perquè els licitadors presentin les seves ofertes econòmiques i el trobarem en els plecs de clàusules.
Qualsevol oferta econòmica que sobrepassi el pressupost base de licitació haurà de ser exclosa de la licitació.
Si el preu és excessivament baix, pot donar lloc a la presumpció que l'oferta no es podrà dur a terme amb els requisits mínims de qualitat exigits i/o amb les condicions i característiques ofertes, i es pot incórrer aleshores en allò que es denomina "oferta anormal o desproporcionada".
Heu de tenir en compte la possibilitat que en la licitació s'admeti la presentació de variants o millores, és a dir, de solucions diferents a les especificades en els plecs que regeixen les licitacions.
Aquesta admissió només es produeix puntualment i sempre haurà d'estar especificat en l'anunci i en els plecs de condicions
No convé presentar una oferta excessivament extensa (alguns plecs, fins i tot, limiten la seva extensió màxima) sinó transmetre de forma clara i precisa qui som i què estem oferint.
La presentació de l'oferta ha de ser:
Pot resultar d'utilitat que us feu una guia per facilitar el desenvolupament de l'oferta, amb la llista dels punts a considerar i un calendari.
D'aquesta manera, podreu fer el seguiment de l'estat en què es troba la preparació de l'oferta en qualsevol moment i vigilar les dates i punts d'actuació.
Haurem de tenir en compte els apartats que s'especifiquin en els plecs de prescripcions tècniques a l'hora d'estructurar la proposta tècnica.
De vegades, aquesta informació figura en el plec de clàusules administratives, concretament en la secció on es relaciona el contingut de cadascun dels sobres.
A més, en els plecs sovint es detalla l'estructura que ha de presentar la proposta tècnica.
És molt important ajustar-s'hi, ja que els plecs constitueixen llei entre les parts (l'Administració contractant i les empreses licitadores).
Si no s'especifica una estructura concreta és recomanable seguir els passos següents:
Cal tenir present que, si resultem adjudicataris, els continguts plantejats en la proposta tècnica es consideraran integrants del contracte i, per tant, haurà de dur-se a terme tot el que inclogui aquesta proposta tècnica.
Per això, és necessari pensar molt atentament la viabilitat de cada activitat o de cada característica tècnica que proposeu, ja que el contracte s'haurà d'executar complint estrictament els termes dels plecs que regeixen les licitacions i de l'oferta guanyadora.
La legislació tendeix a reduir les despeses per a les empreses que es presenten a les licitacions.
En aquest sentit, la normativa vigent sobre contractació pública fa una aposta clara per l'Administració electrònica, amb els conseqüents avantatges de simplificació de processos i d'implantació de mitjans electrònics per a la tramitació de les licitacions.
Tanmateix, per a participar en una licitació pública, s'han de tenir en compte una sèrie de qüestions que ens ajudaran a prendre encertadament la decisió sobre les licitacions a les quals podem presentar-nos i així racionalitzar els nostres esforços.
Per estimar el cost de concórrer a una licitació, hem de tenir en compte:
D'altra banda, en el cas que la nostra oferta guanyi la licitació, també cal que tingueu en compte:
Una vegada avaluades aquestes possibles despeses i requeriments, estarem en disposició de prendre la decisió de concórrer o no a una licitació.
La presentació de tota la documentació que integra les ofertes ha de fer-se, en general, mitjançant sobres o arxius electrònics.
La nova regulació de la contractació pública estableix l'ús obligatori dels mitjans electrònics en els procediments de contractació pública, amb excepcions en supòsits taxats.
Per tal d'habilitar la presentació electrònica d'ofertes, s'ha construït l'eina "Sobre Digital 2.0"; els operadors econòmics poden consultar el seu funcionament i com presentar una oferta a la Plataforma de Serveis de Contractació Pública.
En els plecs de clàusules administratives es determina, per a cada licitació, la forma i el lloc de presentació de les proposicions, així com el nombre de sobres en el que han de distribuir-se els diferents documents que formen la nostra proposició.
Les ofertes s'han de presentar en 1, 2 o 3 sobres, en funció del procediment de licitació i si en aquella licitació s'han previst o no criteris d'adjudicació no avaluables de forma automàtica, i s'han de presentar d'acord amb el que s'indiqui en el plec de clàusules administratives particulars d'aquella licitació.
Conté el DEUC o declaració responsable i altra documentació administrativa requerida en els plecs.
Fa referència a l'acreditació de l'empresa i als criteris de solvència requerits (relació de l'equip tècnic i les seves titulacions, relació dels mitjans materials de l'empresa i relació dels treballs realitzats en els darrers 3 anys en els que es detalli la seva quantia).
Documentació de l'oferta relativa als criteris d'adjudicació no avaluables de forma automàtica.
Aquest sobre inclourà l'oferta tècnica, en què explicarem els treballs que es realitzaran en compliment del contracte i qualsevol altra documentació que l'acompanyi i que s'indiqui en el plec de clàusules administratives particulars.
La valoració d'aquesta part de l'oferta s'efectuarà de conformitat amb els criteris d'adjudicació establerts en el plec, que facin referència a una avaluació subjectiva, sotmesa a judici de valor, i no automàtica, mitjançant l'aplicació de fórmules.
Documentació de l'oferta relativa als criteris d'adjudicació avaluables de forma automàtica.
Aquest sobre presenta la part de l'oferta avaluable mitjançant la mera aplicació de fórmules, de manera automàtica, i, en tot cas, l'oferta econòmica.
Aquesta documentació sempre s'ha de presentar de manera separada a la documentació relativa a criteris d'adjudicació l'avaluació dels quals depengui d'un judici de valor.
És molt important tenir present que la inclusió d'aquesta documentació en el sobre 2/B serà motiu d'exclusió de l'empresa de la licitació, per la qual cosa cal ser molt curós a l'hora d'omplir els sobres amb la documentació corresponent.
En el procediment obert simplificat no s'exigeix la presentació pels licitadors de la documentació administrativa (sobre 1/A).
És fonamental que la documentació inclosa als sobres s'ajusti a allò establert en els plecs de clàusules i de prescripcions que regeixen la contractació i que els sobres es presentin d'acord amb el que diu el plec de clàusules administratives
La funció bàsica d'aquesta garantia és que l'organisme s'asseguri de què el licitador no retirarà la seva oferta una vegada lliurada.
L'import no podrà ser superior al 3% del pressupost del contracte, IVA exclòs.
El certificat de constitució de la garantia s'ha d'incloure en el sobre que conté tota la documentació administrativa (Sobre 1/A).
Serà retornada quan es produeixi l'adjudicació i, si som els guanyadors, ens la retornaran quan presentem la garantia definitiva o bé es pot aplicar el seu import a la garantia definitiva.
S'exigeix excepcionalment, només quan l'òrgan de contractació, per motius d'interès públic, ho consideri necessari i ho justifiqui motivadament en l'expedient.
Aquesta garantia constitueix una fiança que respon de la correcta execució del contracte.
Pot respondre també de l'obligació de formalitzar el contracte a termini, de les penalitats que se'ns imposin, de la confiscació que pugui decretar-se en casos de resolució del contracte i, en els contractes d'obres, de serveis i de subministraments, aquesta garantia també respondrà de la inexistència de vicis o defectes dels béns construïts o subministrats o dels serveis prestats durant el termini de garantia que s'hagi previst en el contracte.
Únicament l'han de constituir les empreses adjudicatàries i en el termini de 10 dies hàbils a comptar des del dia següent a aquell en què es rebi el requeriment per part de l'òrgan de contractació.
L'import de la garantia definitiva és, generalment, del 5% de l'import d'adjudicació, IVA exclòs.
La constitució d'aquesta garantia és imprescindible per a l'adjudicació del contracte.
Si no es fa, l'òrgan de contractació adjudicarà el contracte a l'empresa que hagi quedat següent en la valoració de les ofertes.
Tanmateix, hi ha la possibilitat que l'òrgan contractant eximeixi a l'adjudicatari de l'obligació de constituir aquesta garantia, però ho haurà de justificar adequadament en el plec de clàusules administratives.
S'admeten les següents maneres de prestar garanties: