Adaptació dels codis tipus inscrits en el Registre general de protecció de dades.
Terminis d'implantació de les mesures de seguretat
Règim transitori de les sol·licituds per a l'exercici dels drets de les persones
Règim transitori de les actuacions prèvies
Principis relatius a la qualitat de les dades
Tractament amb fins estadístics, històrics o científics
Supòsits que legitimen el tractament o cessió de les dades
Verificació de dades en sol·licituds formulades a les administracions públiques
Consentiment per al tractament de les dades i deure d'informació
Obtenció del consentiment de l'afectat
Consentiment per al tractament de dades de menors d'edat
Forma d'obtenir el consentiment
Sol·licitud del consentiment en el marc d'una relació contractual per a fins que no s'hi relacionin directament
Tractament de dades de facturació i tràfic en serveis de comunicacions electròniques
Deure d'informació a l'interessat
Acreditació del compliment del deure d'informació
Relacions entre el responsable i l'encarregat del tractament
Possibilitat de subcontractació dels serveis
Conservació de les dades per part de l'encarregat del tractament
Drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició
Condicions generals per a l'exercici dels drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició
Exercici dels drets davant un encarregat del tractament
Exercici dels drets de rectificació i cancel·lació
Denegació dels drets de rectificació i cancel·lació
Dret d'oposició a les decisions basades únicament en un tractament automatitzat de dades
Disposicions aplicables a determinats fitxers de titularitat privada
Fitxers d'informació sobre solvència patrimonial i crèdit
Tractament de dades relatives al compliment o incompliment d'obligacions dineràries facilitades pel creditor o per qui actuï pel seu compte o interès
Requisits per a la inclusió de les dades
Informació prèvia a la inclusió
Accés a la informació que conté el fitxer
Exercici dels drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició
Tractaments per a activitats de publicitat i prospecció comercial
Dades susceptibles de tractament i informació a l'interessat
Tractament de dades en campanyes publicitàries
Fitxers d'exclusió de l'enviament de comunicacions comercials
Fitxers comuns d'exclusió de l'enviament de comunicacions comercials
Drets d'accés, rectificació i cancel·lació
Obligacions prèvies al tractament de les dades
Creació, modificació o supressió de fitxers de titularitat pública
Disposició o acord de creació, modificació o supressió del fitxer
Contingut de la disposició o acord
Notificació i inscripció dels fitxers de titularitat pública o privada
Tractament de dades en diferents suports
Fitxers en què hi hagi més d'un responsable
Notificació de la modificació o supressió de fitxers
Models i suports per a la notificació
Inscripció d'ofici de fitxers de titularitat pública
Col·laboració amb les autoritats de control de les comunitats autònomes
Compliment de les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre
Transferències a estats que proporcionin un nivell adequat de protecció
Nivell adequat de protecció acordat per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades
Nivell adequat de protecció declarat per la Decisió de la Comissió Europea
Suspensió temporal de les transferències
Transferències a estats que no proporcionin un nivell adequat de protecció
Transferències subjectes a autorització del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades
Iniciativa i àmbit d'aplicació.
Garanties del compliment dels codis tipus
Dipòsit i publicitat dels codis tipus
Obligacions posteriors a la inscripció del codi tipus
De les mesures de seguretat en el tractament de dades de caràcter personal
Aplicació dels nivells de seguretat
Prestacions de serveis sense accés a dades personals
Accés a dades a través de xarxes de comunicacions
Règim de treball fora dels locals del responsable del fitxer o encarregat del tractament
Fitxers temporals o còpies de treball de documents
Mesures de seguretat aplicables a fitxers i tractaments automatitzats
Funcions i obligacions del personal
Gestió i distribució de suports
Mesures de seguretat aplicables als fitxers i tractaments no automatitzats
Emmagatzematge de la informació.
Procediments tramitats per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades
Procediment de tutela dels drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició
Procediments relatius a l'exercici de la potestat sancionadora
Personal competent per a la realització de les actuacions prèvies
Resultat de les actuacions prèvies
Termini màxim per dictar resolució
Procediment de declaració d'infracció de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, per les administracions públiques
Procediments relacionats amb la inscripció o cancel·lació de fitxers
Procediment d'inscripció de la creació, modificació o supressssió de fitxers
Especialitats en la notificació de fitxers de titularitat pública
Acord d'inscripció o cancel·lació
Improcedència o denegació de la inscripció
Procediment de cancel·lació d'ofici de fitxers inscrits
Procediments relacionats amb les transferències internacionals de dades
Procediment d'autorització de transferències internacionals de dades
Procediment de suspensió temporal de transferències internacionals de dades
Aixecament de la suspensió temporal
Procediment d'inscripció de codis tipus
Anàlisis dels aspectes substantius del codi tipus
Publicació dels codis tipus per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades
Altres procediments tramitats per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades
Procediment d'exempció del deure d'informació a l'interessssat
Procediment per a l'autorització de conservació de dades per a fins històrics, estadístics o científics
L'actual Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, va adaptar el nostre ordenament al que disposa la Directiva 95/46/CE, del Parlament Europeu i del Consell, de 24 d'octubre de 1995, relativa a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d'aquestes dades, i va derogar al seu torn la fins aleshores vigent Llei orgànica 5/1992, de 29 d'octubre, de regulació del tractament automatitzat de dades de caràcter personal.
La nova Llei, que ha nascut amb una àmplia vocació de generalitat, preveu a l'article 1 que «té per objecte garantir i protegir, pel que fa al tractament de les dades personals, les llibertats públiques i els drets fonamentals de les persones físiques, i especialment del seu honor i intimitat personal».
Inclou, per tant, el tractament automatitzat i el no automatitzat de les dades de caràcter personal.
A fi de garantir la necessària seguretat jurídica en un àmbit tan sensible per als drets fonamentals com el de la protecció de dades, el legislador va declarar subsistents les normes reglamentàries existents i, en especial, els reials decrets 428/1993, de 26 de març, pel qual s'aprova l'Estatut de l'Agència de Protecció de Dades; 1332/1994, de 20 de juny, pel qual es despleguen determinats aspectes de la Llei orgànica 5/1992, de 29 d'octubre, de regulació del tractament automatitzat de les dades de caràcter personal, i 994/1999, d'11 de juny, pel qual s'aprova el Reglament de mesures de seguretat dels fitxers automatitzats que continguin dades de caràcter personal, alhora que va habilitar el Govern per aprovar i modificar les disposicions reglamentàries necessàries per a l'aplicació i el desplegament de la Llei orgànica 15/1999.
D'altra banda, la Llei 34/2002, d'11 de juliol, de serveis de la societat de la informació i de comerç electrònic, i la Llei 32/2003, de 3 de novembre, general de telecomunicacions, atribueixen competències en matèria sancionadora a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Aquestes requereixen un desplegament reglamentari amb la peculiaritat que les dues normes s'ordenen vers la tutela no només dels drets de les persones físiques, sinó també de les jurídiques.
Aquest Reglament comparteix amb la Llei orgànica la finalitat de fer front als riscos que per als drets de la personalitat poden suposar la recopilació i el tractament de dades personals.
Per això, cal destacar que aquesta norma reglamentària neix amb la vocació de no reiterar els continguts de la norma superior i de desplegar, no només els mandats que conté la Llei orgànica d'acord amb els principis que emanen de la Directiva, sinó també aquells que en aquests anys de vigència de la Llei s'ha demostrat que necessiten més desplegament normatiu.
Per tant, s'aprova aquest Reglament partint de la necessitat de dotar de coherència la regulació reglamentària en tot el que es relaciona amb la transposició de la Directiva i de desplegar els aspectes innovadors de la Llei orgànica 15/1999, juntament amb aquells en què l'experiència ha aconsellat un cert de grau de precisió que aporti seguretat jurídica al sistema.
El Reglament abraça l'àmbit tutelat abans pels reials decrets 1332/1994, de 20 de juny, i 994/1999, d'11 de juny, tenint en compte la necessitat de fixar criteris aplicables als fitxers i tractaments de dades personals no automatitzats.
D'altra banda, l'atribució de funcions a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades que fan la Llei 34/2002, d'11 de juliol, de serveis de la societat de la informació i de comerç electrònic, i la Llei 32/2003, de 3 de novembre, general de telecomunicacions, obliga a desplegar també els procediments per a l'exercici de la potestat sancionadora de l'Agència.
El Reglament s'estructura en nou títols el contingut dels quals desplega els aspectes essencials en aquesta matèria.
El títol I preveu l'objecte i àmbit d'aplicació del Reglament.
Al llarg de la vigència de la Llei orgànica 15/1999 s'ha advertit la conveniència de desplegar l'apartat 2 del seu article 2 per aclarir què s'entén per fitxers i tractaments relacionats amb activitats personals o domèstiques, aspecte molt rellevant atès que estan exclosos de la normativa sobre protecció de dades de caràcter personal.
D'altra banda, el present Reglament no conté previsions per als tractaments de dades personals a què es refereix l'apartat 3 de l'article 2 de la Llei orgànica, atès que es regeixen per les seves disposicions específiques i pel que especialment preveu, si s'escau, la mateixa Llei orgànica 15/1999.
En conseqüència, es manté el règim jurídic propi d'aquests tractaments i fitxers.
A més, en aquest títol s'aporta un conjunt de definicions que ajuden a la correcta comprensió de la norma, fet que és particularment necessari en un àmbit tan tecnificat com el de la protecció de dades personals.
D'altra banda, fixa el criteri que s'ha de seguir en matèria de còmput de terminis amb la finalitat d'homogeneïtzar aquesta qüestió evitant distincions que suposen diferències de tracte dels fitxers públics respecte dels privats.
El títol II es refereix als principis de la protecció de dades.
Revesteix una particular importància la regulació de la manera de captació del consentiment atenent aspectes molt específics com el cas dels serveis de comunicacions electròniques i, molt particularment, la captació de dades dels menors.
Així mateix, s'ofereix el que no es pot definir sinó com un estatut de l'encarregat del tractament, que sens dubte ha de contribuir a clarificar tot el que es relaciona amb aquesta figura.
Les previsions en aquest àmbit es completen amb el que disposa el títol VIII en matèria de seguretat en què es dota d'un marc coherent l'actuació de l'encarregat.
El títol III s'ocupa d'una qüestió tan essencial com són els drets de les persones en aquest àmbit.
Aquests drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició al tractament, segons ha afirmat el Tribunal Constitucional en la seva sentència número 292/2000, constitueixen el feix de facultats que emanen del dret fonamental a la protecció de dades i «serveixen per a la funció capital que exerceix aquest dret fonamental: garantir a la persona un poder de control sobre les seves dades personals, fet que només és possible i efectiu imposant a tercers els dits deures de fer».
A continuació, els títols IV a VII permeten clarificar aspectes importants per al tràfic ordinari, com l'aplicació de criteris específics a un determinat tipus de fitxers de titularitat privada que, per la seva transcendència, ho requerien –els relatius a la solvència patrimonial i crèdit i els utilitzats en activitats de publicitat i prospecció comercial–; el conjunt d'obligacions materials i formals que han de conduir els responsables a la creació i inscripció dels fitxers; els criteris i procediments per a la realització de les transferències internacionals de dades, i, finalment, la regulació d'un instrument, el codi tipus, que cada cop té un paper més rellevant com a element dinamitzador del dret fonamental a la protecció de dades.
El títol VIII regula un aspecte essencial per a la tutela del dret fonamental a la protecció de dades, la seguretat, que repercuteix sobre múltiples aspectes organitzatius, de gestió i fins i tot d'inversió, en totes les organitzacions que tractin dades personals.
La repercussió del deure de seguretat obligava a un rigor particular, ja que en aquesta matèria hi han confluït diferents elements molt rellevants.
D'una banda, l'experiència dimanant de l'aplicació del Reial decret 994/1999 permetia conèixer les dificultats que havien enfrontat els responsables i identificar els punts febles i forts de la regulació.
De l'altra, es reclamava l'adaptació de la regulació en diferents aspectes.
En aquest sentit, el Reglament intenta ser particularment rigorós en l'atribució dels nivells de seguretat, en la fixació de les mesures que correspongui adoptar en cada cas i en la revisió d'aquestes mesures quan això sigui necessari.
D'altra banda, ordena amb més precisió el contingut i les obligacions vinculades al manteniment del document de seguretat.
A més, s'ha pretès regular la matèria de manera que tingui en compte les múltiples formes d'organització material i personal de la seguretat que es donen en la pràctica.
Finalment, es regula un conjunt de mesures destinades als fitxers i tractaments estructurats i no automatitzats que ofereixi als responsables un marc clar d'actuació.
Finalment, en el títol IX, dedicat als procediments tramitats per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, s'ha optat per dictar normes exclusivament de les especialitats que diferencien els diversos procediments tramitats per l'Agència de les normes generals previstes per als procediments a la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, l'aplicació de la qual es declara supletòria al present Reglament.
En virtut d'això, a proposta del ministre de Justícia, amb l'aprovació prèvia de la ministra d'Administracions Públiques, d'acord amb el Consell d'Estat i amb la deliberació prèvia del Consell de Ministres en la reunió del dia 21 de desembre de 2007.
S'aprova el Reglament de desplegament de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, el text del qual s'inclou a continuació.
En el termini d'un any des de l'entrada en vigor del present Reial decret s'han de notificar a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades les modificacions que siguin necessàries en els codis tipus inscrits en el Registre general de protecció de dades per adaptar-ne el contingut al que disposa el títol VII d'aquest Reglament.
La implantació de les mesures de seguretat que preveu el present Reial decret s'ha de produir d'acord amb les regles següents:
Respecte dels fitxers automatitzats que hi ha en la data d'entrada en vigor del present Reial decret:
a ) En el termini d'un any des de la seva entrada en vigor, s'han d'implantar les mesures de seguretat de nivell mitjà exigibles en els fitxers següents:
Aquells els responsables dels quals siguin les entitats gestores i serveis comuns de la Seguretat Social i es relacionin amb l'exercici de les seves competències.
Aquells els responsables dels quals siguin les mútues d'accidents de treball i malalties professionals de la Seguretat Social.
Aquells que continguin un conjunt de dades de caràcter personal que ofereixin una definició de les característiques o de la personalitat dels ciutadans i que permetin avaluar determinats aspectes de la seva personalitat o del seu comportament, respecte de les mesures d'aquest nivell que no siguin exigibles conforme al que preveu l'article 4.4 del Reglament de mesures de seguretat dels fitxers automatitzats de dades de caràcter personal, aprovat pel Reial decret 994/1999, d'11 de juny.
b ) En el termini d'un any des de la seva entrada en vigor s'han d'implantar les mesures de seguretat de nivell mitjà, i en el de divuit mesos des d'aquella data, les de nivell alt exigibles en els fitxers següents:
Aquells que continguin dades derivades d'actes de violència de gènere.
Aquells els responsables dels quals siguin els operadors que prestin serveis de comunicacions electròniques disponibles al públic o explotin xarxes públiques de comunicacions electròniques respecte a les dades de tràfic i a les dades de localització.
c ) En els altres supòsits, quan el present Reglament exigeixi la implantació d'una mesura addicional, no prevista en el Reglament de mesures de seguretat dels fitxers automatitzats de dades de caràcter personal, aprovat pel Reial decret 994/1999, d'11 de juny, aquesta mesura s'ha d'implantar en el termini d'un any des de l'entrada en vigor del present Reial decret.
Respecte dels fitxers no automatitzats que hi ha en la data d'entrada en vigor del present Reial decret:
a ) Les mesures de seguretat de nivell bàsic s'han d'implantar en el termini d'un any des de la seva entrada en vigor.
b ) Les mesures de seguretat de nivell mitjà s'han d'implantar en el termini de divuit mesos des de la seva entrada en vigor.
c ) Les mesures de seguretat de nivell alt s'han d'implantar en el termini de dos anys des de la seva entrada en vigor.
Els fitxers, tant si són automatitzats com no automatitzats, creats amb posterioritat a la data d'entrada en vigor del present Reial decret han de tenir implantades, des del moment de la seva creació, la totalitat de les mesures de seguretat que regula.
A les sol·licituds per a l'exercici dels drets d'accés, oposició, rectificació i cancel·lació que han estat efectuades abans de l'entrada en vigor del present Reial decret, no els és aplicable el mateix Reial decret, i es regeixen per la normativa anterior.
Als procediments ja iniciats abans de l'entrada en vigor del present Reial decret, no els és aplicable el mateix Reial decret, i es regeixen per la normativa anterior.
A les actuacions prèvies iniciades amb anterioritat a l'entrada en vigor del present Reial decret, no els és aplicable el mateix Reial decret, i es regeixen per la normativa anterior.
El present Reial decret s'ha d'aplicar a les actuacions prèvies que s'iniciïn després de la seva entrada en vigor.
Queden derogats el Reial decret 1332/1994, de 20 de juny, pel qual es despleguen determinats aspectes de la Llei orgànica 5/1992, de 29 d'octubre, de regulació del tractament automatitzat de les dades de caràcter personal; el Reial decret 994/1999, d'11 de juny, pel qual s'aprova el Reglament de mesures de seguretat dels fitxers automatitzats que continguin dades de caràcter personal, i totes les normes del mateix rang o inferior que contradiguin el que disposa el present Reial decret o s'hi oposin.
El títol I, a excepció de l'apartat c de l'article 4; els títols II, III, VII i VIII, així com els articles 52, 53.3, 53.4, 54, 55.1, 55.3, 56, 57, 58 i 63.3 del Reglament es dicten a l'empara del que disposa l'article 149.1.1a de la Constitució, que atribueix a l'Estat la competència exclusiva per a la regulació de les condicions bàsiques que garanteixin la igualtat de tots els espanyols en l'exercici dels drets i en el compliment dels deures constitucionals.
El present Reial decret entra en vigor al cap de tres mesos des de la publicació íntegra en el Butlletí Oficial de l'Estat.
El present Reglament té per objecte el desplegament de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal.
Així mateix, el capítol III del títol IX d'aquest Reglament desplega les disposicions relatives a l'exercici per part de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades de la potestat sancionadora, en aplicació del que disposen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, el títol VII de la Llei 34/2002, d'11 de juliol, de serveis de la societat de la informació i de comerç electrònic, i el títol VIII de la Llei 32/2003, de 3 de novembre, general de telecomunicacions.
El present Reglament és aplicable a les dades de caràcter personal registrades en suport físic, que les faci susceptibles de tractament, i a qualsevol modalitat d'ús posterior d'aquestes dades pels sectors públic i privat.
Aquest Reglament no és aplicable als tractaments de dades referides a persones jurídiques, ni als fitxers que es limitin a incorporar les dades de les persones físiques que hi prestin els seus serveis, consistents únicament en el nom i cognoms, les funcions o llocs exercits, així com l'adreça postal o electrònica, telèfon i número de fax professionals.
Així mateix, les dades relatives a empresaris individuals, quan hi facin referència en la seva qualitat de comerciants, industrials o naviliers, també s'han d'entendre excloses del règim d'aplicació de la protecció de dades de caràcter personal.
Aquest Reglament no és aplicable a les dades referides a persones mortes.
No obstant això, les persones vinculades al mort, per raons familiars o anàlogues, es poden dirigir als responsables dels fitxers o tractaments que continguin dades de la persona morta amb la finalitat de notificar l'òbit, aportant l'acreditació suficient, i sol·licitar, quan escaigui, la cancel·lació de les dades.
Pel present Reglament s'ha de regir qualsevol tractament de dades de caràcter personal:
a ) Quan el tractament s'efectuï en el marc de les activitats d'un establiment del responsable del tractament, sempre que l'establiment estigui ubicat en el territori espanyol.
Quan no sigui aplicable el que disposa el paràgraf anterior, però hi ha un encarregat del tractament ubicat a Espanya, li són aplicables les normes que conté el títol VIII del present Reglament.
b ) Quan al responsable del tractament no establert en el territori espanyol li sigui aplicable la legislació espanyola, segons les normes de dret internacional públic.
c ) Quan el responsable del tractament no estigui establert en el territori de la Unió Europea i utilitzi en el tractament de dades mitjans situats en el territori espanyol, llevat que aquests mitjans s'utilitzin únicament amb fins de tràfic.
En aquest cas, el responsable del tractament ha de designar un representant establert en el territori espanyol.
Als efectes previstos en els apartats anteriors, s'entén per establiment, amb independència de la seva forma jurídica, qualsevol instal·lació estable que permeti l'exercici efectiu i real d'una activitat.
El règim de protecció de les dades de caràcter personal que estableix el present Reglament no és aplicable als fitxers i tractaments següents:
a ) Als realitzats o mantinguts per persones físiques en l'exercici d'activitats exclusivament personals o domèstiques.
Només es consideren relacionats amb activitats personals o domèstiques els tractaments relatius a les activitats que s'inscriuen en el marc de la vida privada o familiar dels particulars.
b ) Als sotmesos a la normativa sobre protecció de matèries classificades.
c ) Als establerts per a la investigació del terrorisme i de formes greus de delinqüència organitzada.
No obstant això, el responsable del fitxer ha de comunicar prèviament l'existència del mateix fitxer, les seves característiques generals i la seva finalitat a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Als efectes que preveu aquest Reglament, s'entén per:
a ) Afectat o interessat: persona física titular de les dades que siguin objecte del tractament.
b ) Cancel·lació: procediment en virtut del qual el responsable cessa en l'ús de les dades.
La cancel·lació implica el bloqueig de les dades, consistent en la identificació i reserva d'aquestes amb la finalitat d'impedir-ne el tractament excepte per posar-les a disposició de les administracions públiques, jutges i tribunals, per a l'atenció de les possibles responsabilitats nascudes del tractament i només durant el termini de prescripció de les responsabilitats esmentades.
Transcorregut aquest termini s'ha de procedir a la supressió de les dades.
c ) Cessió o comunicació de dades: tractament de dades que suposa la seva revelació a una persona diferent de l'interessat.
d ) Consentiment de l'interessat: qualsevol manifestació de voluntat, lliure, inequívoca, específica i informada, mitjançant la qual l'interessat consent el tractament de dades personals que el concerneixen.
e ) Dada dissociada: la que no permet la identificació d'un afectat o interessat.
f ) Dades de caràcter personal: qualsevol informació numèrica, alfabètica, gràfica, fotogràfica, acústica o de qualsevol altre tipus que concerneix persones físiques identificades o identificables.
g ) Dades de caràcter personal relacionades amb la salut: les informacions que concerneixen la salut passada, present i futura, física o mental, d'un individu.
En particular, es consideren dades relacionades amb la salut de les persones les referides al seu percentatge de discapacitat i a la seva informació genètica.
h ) Destinatari o cessionari: la persona física o jurídica, pública o privada o òrgan administratiu, a què es revelin les dades.
També poden ser-ne destinataris els ens sense personalitat jurídica que actuïn en el tràfic com a subjectes diferenciats.
i ) Encarregat del tractament: la persona física o jurídica, pública o privada, o òrgan administratiu que, sol o conjuntament amb altres, tracti dades personals per compte del responsable del tractament o del responsable del fitxer, com a conseqüència de l'existència d'una relació jurídica que l'hi vincula i delimita l'àmbit de la seva actuació per a la prestació d'un servei.
També poden ser encarregats del tractament els ens sense personalitat jurídica que actuïn en el tràfic com a subjectes diferenciats.
j ) Exportador de dades personals: la persona física o jurídica, pública o privada, o l'òrgan administratiu situat en el territori espanyol que realitzi, conforme al que disposa el present Reglament, una transferència de dades de caràcter personal a un país tercer.
k ) Fitxer: qualsevol conjunt organitzat de dades de caràcter personal que permeti l'accés a les dades d'acord amb uns criteris determinats, sigui quina sigui la forma o modalitat de la seva creació, emmagatzematge, organització i accés.
l ) Fitxers de titularitat privada: els fitxers els responsables dels quals siguin les persones, empreses o entitats de dret privat, amb independència de qui tingui la titularitat del seu capital o de la procedència dels seus recursos econòmics, així com els fitxers els responsables dels quals siguin les corporacions de dret públic, si és que aquests fitxers no estan estrictament vinculats a l'exercici de potestats de dret públic que els atribueix la seva normativa específica.
m ) Fitxers de titularitat pública: els fitxers els responsables dels quals siguin els òrgans constitucionals o amb rellevància constitucional de l'Estat o les institucions autonòmiques amb funcions anàlogues a aquests òrgans, les administracions públiques territorials, així com les entitats o organismes que hi estan vinculats o en depenen i les corporacions de dret públic, sempre que la seva finalitat sigui l'exercici de potestats de dret públic.
n ) Fitxer no automatitzat: qualsevol conjunt de dades de caràcter personal organitzat de forma no automatitzada i estructurat conforme a criteris específics relatius a persones físiques, que permetin accedir sense esforços desproporcionats a les seves dades personals, tant si aquell és centralitzat, descentralitzat o repartit de forma funcional o geogràfica.
ñ ) Importador de dades personals: la persona física o jurídica, pública o privada, o l'òrgan administratiu receptor de les dades en cas de transferència internacional d'aquestes dades a un tercer país, tant si és responsable del tractament, encarregada del tractament o un tercer.
o ) Persona identificable: qualsevol persona la identitat de la qual es pugui determinar, directament o indirectament, mitjançant qualsevol informació referida a la seva identitat física, fisiològica, psíquica, econòmica, cultural o social.
Una persona física no es considera identificable si la dita identificació requereix terminis o activitats desproporcionats.
p ) Procediment de dissociació: qualsevol tractament de dades personals que permeti l'obtenció de dades dissociades.
q ) Responsable del fitxer o del tractament: persona física o jurídica, de naturalesa pública o privada, o òrgan administratiu, que sol o conjuntament amb altres decideixi sobre la finalitat, contingut i ús del tractament, encara que no ho realitzi materialment.
També poden ser responsables del fitxer o del tractament els ens sense personalitat jurídica que actuïn en el tràfic com a subjectes diferenciats.
r ) Tercer: la persona física o jurídica, pública o privada, o l'òrgan administratiu diferent de l'afectat o interessat, del responsable del tractament, del responsable del fitxer, de l'encarregat del tractament i de les persones autoritzades per tractar les dades sota l'autoritat directa del responsable del tractament o de l'encarregat del tractament.
També poden ser tercers els ens sense personalitat jurídica que actuïn en el tràfic com a subjectes diferenciats.
s ) Transferència internacional de dades: tractament de dades que suposa una transmissió d'aquestes dades fora del territori de l'Espai Econòmic Europeu, tant si constitueix una cessió o comunicació de dades, com sí té per objecte la realització d'un tractament de dades per compte del responsable del fitxer establert en el territori espanyol.
t ) Tractament de dades: qualsevol operació o procediment tècnic, ja sigui automatitzat o no, que permeti la recollida, gravació, conservació, elaboració, modificació, consulta, utilització, modificació, cancel·lació, bloqueig o supressió, així com les cessions de dades que resultin de comunicacions, consultes, interconnexions i transferències.
En particular, en relació amb el que disposa el títol VIII d'aquest Reglament, s'entén per:
a ) Accessos autoritzats: autoritzacions concedides a un usuari per a la utilització dels diversos recursos.
Si s'escau, han d'incloure les autoritzacions o funcions que tingui atribuïdes un usuari per delegació del responsable del fitxer o tractament o del responsable de seguretat.
b ) Autenticació: procediment de comprovació de la identitat d'un usuari.
c ) Contrasenya: informació confidencial, freqüentment constituïda per una cadena de caràcters, que pot ser usada en l'autenticació d'un usuari o en l'accés a un recurs.
d ) Control d'accés: mecanisme que en funció de la identificació ja autenticada permet accedir a dades o recursos.
e ) Còpia de seguretat: còpia de les dades d'un fitxer automatitzat en un suport que possibiliti recuperar-les.
f ) Document: qualsevol escrit, gràfic, so, imatge o qualsevol altra classe d'informació que pot ser tractada en un sistema d'informació com una unitat diferenciada.
g ) Fitxers temporals: fitxers de treball creats per usuaris o processos que són necessaris per a un tractament ocasional o com a pas intermedi durant la realització d'un tractament.
h ) Identificació: procediment de reconeixement de la identitat d'un usuari.
i ) Incidència: qualsevol anomalia que afecti o pugui afectar la seguretat de les dades.
j ) Perfil d'usuari: accessos autoritzats a un grup d'usuaris.
k ) Recurs: qualsevol part component d'un sistema d'informació.
l ) Responsable de seguretat: persona o persones a les quals el responsable del fitxer ha assignat formalment la funció de coordinar i controlar les mesures de seguretat aplicables.
m ) Sistema d'informació: conjunt de fitxers, tractaments, programes, suports i, si s'escau, equips utilitzats per al tractament de dades de caràcter personal.
n ) Sistema de tractament: manera en què s'organitza o utilitza un sistema d'informació.
Atenent el sistema de tractament, els sistemes d'informació poden ser automatitzats, no automatitzats o parcialment automatitzats.
ñ ) Suport: objecte físic que emmagatzema o conté dades o documents, o objecte susceptible de ser tractat en un sistema d'informació i sobre el qual es poden gravar i recuperar dades.
o ) Transmissió de documents: qualsevol trasllat, comunicació, enviament, lliurament o divulgació de la informació que conté.
p ) Usuari: subjecte o procés autoritzat per accedir a dades o recursos.
Tenen la consideració d'usuaris els processos que permeten accedir a dades o recursos sense identificació d'un usuari físic.
En els supòsits en què aquest Reglament assenyali un termini per dies, s'han de computar únicament els hàbils.
Quan el termini sigui per mesos, s'han de computar de data a data.
A efectes de l'article 3, paràgraf j, de la Llei orgànica 15/1999, s'entén que només tenen el caràcter de fonts accessibles al públic:
a ) El cens promocional, regulat conforme al que disposa la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
b ) Les guies de serveis de comunicacions electròniques, en els termes que preveu la seva normativa específica.
c ) Les llistes de persones pertanyents a grups de professionals que continguin únicament les dades del nom, títol, professió, activitat, grau acadèmic, adreça professional i indicació de la seva pertinença al grup.
L'adreça professional pot incloure les dades del domicili postal complet, número telefònic, número de fax i adreça electrònica.
En el cas dels col·legis professionals, es poden indicar com a dades de pertinença al grup les de número de col·legiat, data d'incorporació i situació d'exercici professional.
d ) Els diaris i butlletins oficials.
e ) Els mitjans de comunicació social.
En tot cas, perquè els supòsits enumerats a l'apartat anterior puguin ser considerats fonts accessibles al públic, és necessari que la seva consulta la pugui fer qualsevol persona, no impedida per una norma limitativa, o sense més exigència que, si s'escau, l'abonament d'una contraprestació.
Les dades de caràcter personal han de ser tractades de manera lleial i lícita.
Les dades de caràcter personal només poden ser recollides per al compliment de finalitats determinades, explícites i legítimes del responsable del tractament.
Les dades de caràcter personal objecte de tractament no es poden fer servir per a finalitats incompatibles amb aquelles per a les quals les dades han estat recollides.
Només poden ser objecte de tractament les dades que siguin adequades, pertinents i no excessives en relació amb les finalitats determinades, explícites i legítimes per a les quals s'han obtingut.
Les dades de caràcter personal han de ser exactes i han d'estar posades al dia de forma que responguin amb veracitat a la situació actual de l'afectat.
Si les dades es recullen directament de l'afectat, es consideren exactes les que ell faciliti.
Si les dades de caràcter personal sotmeses a tractament resulten ser inexactes, del tot o en part, o incompletes, s'han de cancel·lar i substituir d'ofici per les corresponents dades rectificades o completades en el termini de deu dies des que es tingui coneixement de la inexactitud, llevat que la legislació aplicable al fitxer estableixi un procediment o un termini específic per a això.
Quan les dades hagin estat comunicades prèviament, el responsable del fitxer o tractament ha de notificar al cessionari, en el termini de deu dies, la rectificació o cancel·lació efectuada, sempre que el cessionari sigui conegut.
En el termini de deu dies des de la recepció de la notificació, el cessionari que mantingui el tractament de les dades ha de procedir a la rectificació i cancel·lació notificada.
Aquesta actualització de les dades de caràcter personal no requereix cap comunicació a l'interessat, sense perjudici de l'exercici dels drets per part dels interessats reconeguts a la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
El que disposa aquest apartat s'entén sense perjudici de les facultats que als afectats reconeix el títol III d'aquest Reglament.
Les dades de caràcter personal s'han de cancel·lar quan hagin deixat de ser necessàries o pertinents per a la finalitat per a la qual han estat sol·licitades o registrades.
No obstant això, es poden conservar durant el temps en què es pugui exigir algun tipus de responsabilitat derivada d'una relació o obligació jurídica o de l'execució d'un contracte o de l'aplicació de mesures precontractuals sol·licitades per l'interessat.
Una vegada complert el període a què es refereixen els paràgrafs anteriors, les dades només poden ser conservades amb la seva dissociació prèvia, sense perjudici de l'obligació de bloqueig que preveuen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament.
Les dades de caràcter personal s'han de tractar de manera que permetin l'exercici del dret d'accés, mentre no sigui procedent cancel·lar-les.
No es considera incompatible, a l'efecte que preveu l'apartat 3 de l'article anterior, el tractament de les dades de caràcter personal amb fins històrics, estadístics o científics.
Per tal de determinar els fins a què es refereix el paràgraf anterior, cal atenir-se a la legislació que en cada cas sigui aplicable i, en particular, al que disposen la Llei 12/1989, de 9 de maig, reguladora de la funció estadística pública; la Llei 16/1985, de 25 juny, del patrimoni històric espanyol, i la Llei 13/1986, de 14 d'abril, de foment i coordinació general de la investigació científica i tècnica, i les seves respectives disposicions de desplegament, així com la normativa autonòmica en aquestes matèries.
Per via d'excepció al que disposa l'apartat 6 de l'article anterior, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades o, si s'escau, les autoritats de control de les comunitats autònomes poden acordar, amb la sol·licitud prèvia del responsable del tractament i conforme al procediment que estableix la secció segona del capítol VII del títol IX del present Reglament, el manteniment íntegre de determinades dades, atesos els seus valors històrics, estadístics o científics d'acord amb les normes a què es refereix l'apartat anterior.
Les dades de caràcter personal només poden ser objecte de tractament o cessió si l'interessat hi ha prestat prèviament el seu consentiment.
No obstant això, és possible el tractament o la cessió de les dades de caràcter personal sense necessitat del consentiment de l'interessat quan:
a ) Ho autoritzi una norma amb rang de llei o una norma de dret comunitari i, en particular, quan es doni un dels supòsits següents:
El tractament o la cessió tinguin per objecte la satisfacció d'un interès legítim del responsable del tractament o del cessionari emparat per les normes esmentades, sempre que no prevalgui l'interès o els drets i llibertats fonamentals dels interessats que preveu l'article 1 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
El tractament o la cessió de les dades siguin necessaris perquè el responsable del tractament compleixi un deure que li imposi una de les normes esmentades.
b ) Les dades objecte de tractament o de cessió figurin en fonts accessibles al públic i el responsable del fitxer, o el tercer a qui es comuniquin les dades tingui un interès legítim per al seu tractament o coneixement, sempre que no es vulnerin els drets i llibertats fonamentals de l'interessat.
No obstant això, les administracions públiques només poden comunicar a l'empara d'aquest apartat les dades recollides de fonts accessibles al públic a responsables de fitxers de titularitat privada quan estiguin autoritzades per fer-ho per una norma amb rang de llei.
Les dades de caràcter personal es poden tractar sense necessitat del consentiment de l'interessat quan:
a ) Es recullin per a l'exercici de les funcions pròpies de les administracions públiques en l'àmbit de les competències que els atribueixi una norma amb rang de llei o una norma de dret comunitari.
b ) Les sol·liciti el responsable del tractament en ocasió de la subscripció d'un contracte o precontracte o de l'existència d'una relació negocial, laboral o administrativa de la qual sigui part l'afectat i siguin necessaris per al seu manteniment o compliment.
c ) El tractament de les dades tingui per finalitat protegir un interès vital de l'interessat en els termes de l'apartat 6 de l'article 7 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
És possible la cessió de les dades de caràcter personal sense tenir el consentiment de l'interessat quan:
a ) La cessió respongui a la acceptació lliure i legítima d'una relació jurídica el desenvolupament, compliment i control de la qual comporti la comunicació de les dades.
En aquest cas la comunicació només és legítima quan es limiti a la finalitat que la justifiqui.
b ) La comunicació que s'ha d'efectuar tingui per destinatari el Defensor del Poble, el ministeri fiscal o els jutges o tribunals o el Tribunal de Comptes o les institucions autonòmiques amb funcions anàlogues al Defensor del Poble o al Tribunal de Comptes i es realitzi en l'àmbit de les funcions que la llei els atribueixi expressament.
c ) La cessió entre administracions públiques quan es doni un dels supòsits següents:
Tingui per objecte el tractament de les dades amb fins històrics, estadístics o científics.
Les dades de caràcter personal les hagi recollit o elaborat una administració pública amb destinació a una altra.
La comunicació es realitzi per a l'exercici de competències idèntiques o que versin sobre les mateixes matèries.
Les dades especialment protegides es poden tractar i cedir en els termes que preveuen els articles 7 i 8 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
En particular, no és necessari el consentiment de l'interessat per a la comunicació de dades personals sobre la salut, fins i tot a través de mitjans electrònics, entre organismes, centres i serveis del Sistema Nacional de Salut, quan es faci per a l'atenció sanitària de les persones, conforme al que disposa el capítol V de la Llei 16/2003, de 28 de maig, de cohesió i qualitat del Sistema Nacional de Salut.
Quan es formulin sol·licituds per mitjans electrònics en què l'interessat declari dades personals que constin en poder de les administracions públiques, l'òrgan destinatari de la sol·licitud pot efectuar en l'exercici de les seves competències les verificacions necessàries per comprovar l'autenticitat de les dades.
El responsable del tractament ha d'obtenir el consentiment de l'interessat per al tractament de les seves dades de caràcter personal excepte en els supòsits en què el consentiment no sigui exigible d'acord amb el que disposen les lleis.
La sol·licitud del consentiment ha de fer referència a un tractament o sèrie de tractaments concrets, amb delimitació de la finalitat per als quals se sol·licita, així com de les restants condicions que concorrin en el tractament o sèrie de tractaments.
Quan se sol·liciti el consentiment de l'afectat per a la cessió de les seves dades, ha de ser informat de manera que conegui inequívocament la finalitat a què es destinen les dades respecte de la comunicació de les quals se sol·licita el consentiment i el tipus d'activitat que porta a terme el cessionari.
En cas contrari, el consentiment és nul.
Correspon al responsable del tractament la prova de l'existència del consentiment de l'afectat per qualsevol mitjà de prova admissible en dret.
Es pot procedir al tractament de les dades dels més grans de catorze anys amb el seu consentiment, excepte en els casos en què la Llei exigeixi per a la seva prestació l'assistència dels titulars de la pàtria potestat o tutela.
En el cas dels menors de catorze anys es requereix el consentiment dels pares o tutors.
En cap cas es poden sol·licitar dades del menor que permetin obtenir informació sobre els altres membres del grup familiar, o sobre les característiques del mateix grup, com ara les dades relatives a l'activitat professional dels progenitors, informació econòmica, dades sociològiques o qualssevol altres, sense el consentiment dels titulars d'aquestes dades.
No obstant això, es poden sol·licitar les dades d'identitat i adreça del pare, mare o tutor amb l'única finalitat d'obtenir l'autorització que preveu l'apartat anterior.
Quan el tractament es refereixi a dades de menors d'edat, la informació que s'hi adreci s'ha d'expressar en un llenguatge que els sigui fàcilment comprensible, amb la indicació expressa del que disposa aquest article.
Correspon al responsable del fitxer o tractament articular els procediments que garanteixin que s'ha comprovat de manera efectiva l'edat del menor i l'autenticitat del consentiment prestat, si s'escau, pels pares, tutors o representants legals.
El responsable del tractament pot sol·licitar el consentiment de l'interessat a través del procediment que estableix aquest article, excepte quan la Llei li exigeixi l'obtenció del consentiment exprés per al tractament de les dades.
El responsable es pot dirigir a l'afectat, l'ha d'informar en els termes previstos en els articles 5 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i 12.2 d'aquest Reglament, li ha de concedir un termini de trenta dies perquè manifesti la seva negativa al tractament, i l'ha d'advertir que, en cas que no es pronunciï a aquest efecte, s'entén que consent el tractament de les seves dades de caràcter personal.
En particular, quan es tracti de responsables que prestin un servei a l'afectat que generi informació periòdica o reiterada, o facturació periòdica, la comunicació es pot portar a terme de manera conjunta a aquesta informació o a la facturació del servei prestat, sempre que es faci de forma clarament visible.
En tot cas, és necessari que el responsable del tractament pugui conèixer si la comunicació ha estat objecte de devolució, per qualsevol causa, cas en què no pot procedir al tractament de les dades referides a aquest interessat.
S'ha de facilitar a l'interessat un mitjà senzill i gratuït per manifestar la seva negativa al tractament de les dades.
En particular, es consideren ajustats al present Reglament els procediments en què la dita negativa es pugui efectuar, entre d'altres, mitjançant un enviament prefranquejat al responsable del tractament, la trucada a un número telefònic gratuït o als serveis d'atenció al públic que aquest hagi establert.
Quan se sol·liciti el consentiment de l'interessat a través del procediment establert en aquest article, no és possible tornar-lo a sol·licitar respecte dels mateixos tractaments i per a les mateixes finalitats en el termini d'un any a comptar de la data de l'anterior sol·licitud.
Si el responsable del tractament sol·licita el consentiment de l'afectat durant el procés de formació d'un contracte per a finalitats que no tinguin una relació directa amb el manteniment, desenvolupament o control de la relació contractual, ha de permetre a l'afectat que manifesti expressament la seva negativa al tractament o comunicació de dades.
En particular, aquest deure s'entén acomplert quan es permeti a l'afectat que marqui una casella clarament visible i que no estigui ja marcada en el document que se li lliuri per a la subscripció del contracte o s'estableixi un procediment equivalent que li permeti manifestar la seva negativa al tractament.
La sol·licitud del consentiment per al tractament o cessió de les dades de tràfic, facturació i localització per part dels subjectes obligats o, si s'escau, la revocació d'aquell, segons la legislació reguladora de les telecomunicacions s'ha de sotmetre al que estableix la seva normativa específica i, en el que no hi sigui contrari al que estableix la present secció.
L'afectat ha de poder revocar el seu consentiment a través d'un mitjà senzill, gratuït i que no impliqui cap ingrés per al responsable del fitxer o tractament.
En particular, es considera ajustat al present Reglament el procediment en què la dita negativa es pugui efectuar, entre d'altres, mitjançant un enviament prefranquejat al responsable del tractament o la trucada a un número telefònic gratuït o als serveis d'atenció al públic que aquest ha establert.
No es consideren conformes al que disposa la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, els supòsits en què el responsable estableix com a mitjà perquè l'interessat pugui manifestar que es nega al tractament l'enviament de cartes certificades o enviaments semblants, la utilització de serveis de telecomunicacions que impliquin una tarifació addicional a l'afectat o qualssevol altres mitjans que impliquin un cost addicional a l'interessat.
El responsable ha de cessar en el tractament de les dades en el termini màxim de deu dies a comptar de la recepció de la revocació del consentiment, sense perjudici de la seva obligació de bloquejar les dades d'acord amb el que disposa l'article 16.3 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
Quan l'interessat ha sol·licitat del responsable del tractament la confirmació del cessament en el tractament de les seves dades, aquest ha de respondre expressament a la sol·licitud.
Si les dades han estat cedides prèviament, el responsable del tractament, una vegada revocat el consentiment, ho ha de comunicar als cessionaris, en el termini que preveu l'apartat 2, perquè cessin en el tractament de les dades en cas que encara el mantinguin, d'acord amb l'article 16.4 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
El deure d'informació a què es refereix l'article 5 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, s'ha de portar a terme a través d'un mitjà que permeti acreditar-ne el compliment, i s'ha de conservar mentre persisteixi el tractament de les dades de l'afectat.
El responsable del fitxer o tractament ha de conservar el suport en què consti el compliment del deure d'informar.
Per a l'emmagatzematge dels suports, el responsable del fitxer o tractament pot utilitzar mitjans informàtics o telemàtics.
En particular pot escanejar la documentació en suport de paper, sempre que es garanteixi que en l'esmentada automatització no s'ha produït cap alteració dels suports originals.
En els supòsits en què es produeixi una modificació del responsable del fitxer com a conseqüència d'una operació de fusió, escissió, cessió global d'actius i passius, aportació o transmissió de negoci o branca d'activitat empresarial, o qualsevol operació de reestructuració societària de naturalesa anàloga, que preveu la normativa mercantil, no s'ha de produir cessió de dades, sense perjudici del compliment per part del responsable del que disposa l'article 5 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
L'encarregat del tractament no pot subcontractar amb un tercer la realització de cap tractament que li hagi encomanat el responsable del tractament, llevat que n'ha obtingut autorització per fer-ho.
En aquest cas, la contractació sempre s'ha d'efectuar en nom i per compte del responsable del tractament.
No obstant el que disposa l'apartat anterior, és possible fer la subcontractació sense necessitat d'autorització sempre que es compleixin els requisits següents:
a ) Que s'especifiquin en el contracte els serveis que puguin ser objecte de subcontractació i, si això és possible, l'empresa amb la qual s'ha de subcontractar.
Quan no s'identifiqui en el contracte l'empresa amb la qual s'ha de subcontractar, és necessari que l'encarregat del tractament comuniqui al responsable les dades que la identifiquin abans de procedir a la subcontractació.
b ) Que el tractament de dades de caràcter personal per part del subcontractista s'ajusti a les instruccions del responsable del fitxer.
c ) Que l'encarregat del tractament i l'empresa subcontractista formalitzin el contracte, en els termes previstos a l'article anterior.
En aquest cas, el subcontractista és considerat encarregat del tractament, i li és aplicable el que preveu l'article 20.3 d'aquest Reglament.
Si durant la prestació del servei és necessari subcontractar-ne una part i aquesta circumstància no s'ha previst en el contracte, s'han de sotmetre al responsable del tractament els aspectes assenyalats a l'apartat anterior.
Una vegada complerta la prestació contractual, les dades de caràcter personal han de ser destruïdes o retornades al responsable del tractament o a l'encarregat que aquest ha designat, com també qualsevol suport o documents en què consti alguna dada de caràcter personal objecte del tractament.
No pertoca la destrucció de les dades quan hi hagi una previsió legal que n'exigeixi la conservació, cas en què s'ha de procedir a la devolució de les dades amb la garantia del responsable del fitxer de la conservació esmentada.
L'encarregat del tractament ha de conservar les dades, degudament bloquejades, mentre no es puguin derivar responsabilitats de la seva relació amb el responsable del tractament.
Els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició són personalíssims i els exerceix l'afectat.
a ) L'afectat, acreditant la seva identitat, de la manera que preveu l'article següent.
b ) Quan l'afectat estigui en situació d'incapacitat o minoria d'edat que l'impossibiliti l'exercici personal d'aquests drets, els pot exercir el seu representant legal, cas en què és necessari que acrediti aquesta condició.
c ) Els drets també es poden exercir a través d'un representant voluntari, expressament designat per a l'exercici del dret.
En aquest cas ha de constar clarament acreditada la identitat del representat, mitjançant l'aportació d'una còpia del seu document nacional d'identitat o document equivalent, i la representació que li ha conferit aquell.
Quan el responsable del fitxer sigui un òrgan de les administracions públiques o de l'Administració de Justícia, es pot acreditar la representació per qualsevol mitjà vàlid en dret que deixi constància fidedigna, o mitjançant una declaració en compareixença personal de l'interessat.
Els drets es deneguen quan la sol·licitud la formuli una persona diferent de l'afectat i no s'acrediti que la dita persona actua en representació d'aquell.
Els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició són drets independents, de tal manera que no es pot entendre que l'exercici de cap d'aquests drets és un requisit previ per a l'exercici dels altres.
S'ha de concedir a l'interessat un mitjà senzill i gratuït per a l'exercici dels drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició.
L'exercici per part de l'afectat dels seus drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició és gratuït i en cap cas pot suposar un ingrés addicional per al responsable del tractament davant el qual s'exerceixen.
No es consideren conformes amb el que disposen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament, els supòsits en què el responsable del tractament estableix com a mitjà perquè l'interessat pugui exercir els seus drets l'enviament de cartes certificades o semblants, la utilització de serveis de telecomunicacions que impliqui una tarifació addicional a l'afectat o qualssevol altres mitjans que impliquin un cost excessiu per a l'interessat.
Quan el responsable del fitxer o tractament disposi de serveis de qualsevol índole per a l'atenció al públic o l'exercici de reclamacions relacionades amb el servei prestat o els productes que s'hi ofereixen, es pot concedir a l'afectat la possibilitat d'exercir els seus drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició a través dels serveis esmentats.
En aquest cas, la identitat de l'interessat es considera acreditada pels mitjans establerts per a la identificació dels clients del responsable en la prestació dels seus serveis o contractació dels seus productes.
El responsable del fitxer o tractament ha d'atendre la sol·licitud d'accés, rectificació, cancel·lació o oposició exercida per l'afectat tot i que aquest no hagi utilitzat el procediment establert específicament a l'efecte per aquell, sempre que l'interessat hagi utilitzat un mitjà que permeti acreditar l'enviament i la recepció de la sol·licitud, i que la mateixa sol·licitud contingui els elements indicats en el paràgraf 1 de l'article següent.
Excepte en el supòsit indicat en el paràgraf 4 de l'article anterior, l'exercici dels drets s'ha de portar a terme mitjançant una comunicació dirigida al responsable del fitxer, que ha de contenir:
a ) Nom i cognoms de l'interessat; fotocòpia del document nacional d'identitat, o del passaport o un altre document vàlid que l'identifiqui i, si s'escau, de la persona que el representi, o instruments electrònics equivalents; així com el document o instrument electrònic acreditatiu d'aquesta representació.
La utilització de signatura electrònica identificativa de l'afectat eximeix de la presentació de les fotocòpies del DNI o document equivalent.
El paràgraf anterior s'entén sense perjudici de la normativa específica aplicable a la comprovació de dades d'identitat per part de les administracions públiques en els procediments administratius.
b ) Petició en què es concreta la sol·licitud.
c ) Adreça als efectes de notificacions, data i signatura del sol·licitant.
d ) Documents acreditatius de la petició que formula, si s'escau.
El responsable del tractament ha de contestar la sol·licitud que se li dirigeixi en tot cas, amb independència que figurin o no dades personals de l'afectat en els seus fitxers.
En cas que la sol·licitud no compleixi els requisits que especifica l'apartat primer, el responsable del fitxer ha de sol·licitar-ne l'esmena.
La resposta ha de ser conforme amb els requisits que preveu el present títol per a cada cas.
Correspon al responsable del tractament la prova del compliment del deure de resposta a què es refereix l'apartat 2, i ha de conservar l'acreditació del compliment del deure esmentat.
El responsable del fitxer ha d'adoptar les mesures oportunes per garantir que les persones de la seva organització que tenen accés a dades de caràcter personal puguin informar del procediment que ha de seguir l'afectat per a l'exercici dels seus drets.
L'exercici dels drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició es pot modular per raons de seguretat pública en els casos i amb l'abast que preveuen les lleis.
Quan les lleis aplicables a determinats fitxers concrets estableixin un procediment especial per a la rectificació o cancel·lació de les dades que contenen, cal atenir-se al que aquestes disposen.
Quan els afectats exerceixin els seus drets davant un encarregat del tractament i sol·licitin l'exercici del seu dret davant d'aquests, l'encarregat ha de donar trasllat de la sol·licitud al responsable, a fi que aquest la resolgui, llevat que en la relació existent amb el responsable del tractament es prevegi precisament que l'encarregat ha d'atendre, per compte del responsable, les sol·licituds d'exercici per part dels afectats dels seus drets d'accés, rectificació, cancel·lació o oposició.
El dret d'accés és el dret de l'afectat a obtenir informació sobre si les seves pròpies dades de caràcter personal estan sent objecte de tractament, la finalitat del tractament que, si s'escau, s'estigui realitzant, així com la informació disponible sobre l'origen de les dades esmentades i les comunicacions realitzades o previstes d'aquestes.
En virtut del dret d'accés, l'afectat pot obtenir del responsable del tractament informació relativa a dades concretes, a dades incloses en un determinat fitxer, o a totes les seves dades sotmeses a tractament.
No obstant això, quan raons de complexitat especial ho justifiquin, el responsable del fitxer pot sol·licitar de l'afectat que especifiqui els fitxers respecte dels quals vulgui exercir el dret d'accés, i a aquest efecte li ha de facilitar una relació de tots els fitxers.
El dret d'accés és independent del que atorguen als afectats les lleis especials i en particular la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú.
En exercir el dret d'accés, l'afectat pot optar per rebre la informació a través d'un o diversos dels següents sistemes de consulta del fitxer:
d ) Correu electrònic o altres sistemes de comunicacions electròniques.
e ) Qualsevol altre sistema que sigui adequat a la configuració o implantació material del fitxer o a la naturalesa del tractament, ofert pel responsable.
Els sistemes de consulta del fitxer que preveu l'apartat anterior es poden restringir en funció de la configuració o implantació material del fitxer o de la naturalesa del tractament, sempre que el que s'ofereixi a l'afectat sigui gratuït i asseguri la comunicació escrita, si aquest així ho exigeix.
El responsable del fitxer, quan en faciliti l'accés, ha de complir el que estableix el títol VIII d'aquest Reglament.
Si el responsable ofereix un determinat sistema per fer efectiu el dret d'accés i l'afectat el rebutja, aquest no respon pels possibles riscos que per a la seguretat de la informació puguin derivar de l'elecció.
De la mateixa manera, si el responsable ofereix un procediment per fer efectiu el dret d'accés i l'afectat exigeix que aquest dret es materialitzi a través d'un procediment que impliqui un cost desproporcionat, quan el procediment ofert pel responsable produeix el mateix efecte i garanteix la mateixa seguretat, les despeses derivades de la seva elecció són a càrrec de l'afectat.
El responsable del fitxer o tractament pot denegar l'accés a les dades de caràcter personal quan el dret ja s'ha exercit en els dotze mesos anteriors a la sol·licitud, llevat que s'acrediti un interès legítim a aquest efecte.
També s'hi pot denegar l'accés en els supòsits en què ho prevegi una llei o una norma de dret comunitari aplicable directament o quan aquesta llei o norma impedeixin al responsable del tractament revelar als afectats el tractament de les dades a què es refereixi l'accés.
El dret de rectificació és el dret de l'afectat per tal que es modifiquin les dades que siguin inexactes o incompletes.
L'exercici del dret de cancel·lació dóna lloc al fet que se suprimeixin les dades que siguin inadequades o excessives, sense perjudici del deure de bloqueig conforme a aquest Reglament.
En els supòsits en què l'interessat invoqui l'exercici del dret de cancel·lació per revocar el consentiment prestat prèviament, cal atenir-se al que disposen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament.
La sol·licitud de rectificació ha d'indicar a quines dades es refereix i la correcció que s'ha de fer, i ha d'anar acompanyada de la documentació justificativa del que se sol·licita.
En la sol·licitud de cancel·lació, l'interessat ha d'indicar a quines dades es refereix, i ha d'aportar a aquest efecte la documentació que ho justifiqui, si s'escau.
El responsable del fitxer ha de resoldre sobre la sol·licitud de rectificació o cancel·lació en el termini màxim de deu dies a comptar de la recepció de la sol·licitud.
En cas que no disposi de dades de caràcter personal de l'afectat, igualment l'hi ha de comunicar en el mateix termini.
Si les dades rectificades o cancel·lades han estat cedides prèviament, el responsable del fitxer ha de comunicar-ne la rectificació o cancel·lació efectuada al cessionari, en un termini idèntic, perquè el cessionari, també en el termini de deu dies comptats des de la recepció de la dita comunicació, aixi mateix, rectifiqui o cancel·li les dades.
La rectificació o cancel·lació efectuada pel cessionari no requereix cap comunicació a l'interessat, sense perjudici de l'exercici dels drets per part dels interessats que reconeix la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
La cancel·lació no pertoca quan les dades de caràcter personal han de ser conservades durant els terminis que preveuen les disposicions aplicables o, si s'escau, les relacions contractuals entre la persona o l'entitat responsable del tractament i l'interessat que van justificar el tractament de les dades.
També es poden denegar els drets de rectificació o cancel·lació en els supòsits en què ho prevegi una llei o una norma de dret comunitari aplicable directament o quan aquesta llei o norma impedeixin al responsable del tractament revelar als afectats el tractament de les dades a què es refereixi l'accés.
El dret d'oposició s'ha d'exercir mitjançant una sol·licitud dirigida al responsable del tractament.
Quan l'oposició es faci basant-se en la lletra a de l'article anterior, en la sol·licitud s'hi han de fer constar els motius fundats i legítims, relatius a una situació personal concreta de l'afectat, que justifiquen l'exercici d'aquest dret.
El responsable del fitxer ha de resoldre sobre la sol·licitud d'oposició en el termini màxim de deu dies a comptar de la recepció de la sol·licitud.
En cas que no disposi de dades de caràcter personal dels afectats, igualment els ho ha de comunicar en el mateix termini.
El responsable del fitxer o tractament ha d'excloure del tractament les dades relatives a l'afectat que exerceixi el seu dret d'oposició o denegar motivadament la sol·licitud de l'interessat en el termini que preveu l'apartat 2 d'aquest article.
Els interessats tenen dret a no quedar sotmesos a una decisió amb efectes jurídics sobre ells mateixos o que els afecti de manera significativa, que es basi únicament en un tractament automatitzat de dades destinat a avaluar determinats aspectes de la seva personalitat, com ara el seu rendiment laboral, crèdit, fiabilitat o conducta.
No obstant això, els afectats poden quedar sotmesos a una de les decisions que preveu l'apartat 1 quan aquesta decisió:
a ) S'ha adoptat en el marc de la subscripció o execució d'un contracte a petició de l'interessat, sempre que se li atorgui la possibilitat d'al·legar el que estimi pertinent, a fi de defensar el seu dret o interès.
En tot cas, el responsable del fitxer ha d'informar prèviament l'afectat, de forma clara i precisa, que s'han d'adoptar decisions amb les característiques que assenyala l'apartat 1 i que ha de cancel·lar les dades en cas que no s'arribi a subscriure finalment el contracte.
b ) L'autoritzi una norma amb rang de llei que estableixi mesures que garanteixin l'interès legítim de l'interessat.
El tractament de dades de caràcter personal sobre solvència patrimonial i crèdit, que preveu l'apartat 1 de l'article 29 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, s'ha de sotmetre al que estableixen, amb caràcter general, la Llei orgànica esmentada i el present Reglament.
L'exercici dels drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició, en el cas dels fitxers a què es refereix l'apartat anterior, es regeix pel que disposen els capítols I a IV del títol III del present Reglament, amb els criteris següents:
a ) Quan la petició d'exercici dels drets es dirigeixi al responsable del fitxer, aquest està obligat a satisfer, en qualsevol cas, els drets esmentats.
b ) Si la petició es dirigeix a les persones i entitats a què es presta el servei, aquestes només han de comunicar a l'afectat les dades que s'hi refereixin que els han estat comunicades i facilitar la identitat del responsable perquè, si s'escau, puguin exercir els seus drets davant d'ell.
De conformitat amb l'apartat 2 de l'article 29 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, també es poden tractar les dades de caràcter personal relatives al compliment o incompliment d'obligacions dineràries facilitades pel creditor o per qui actuï pel seu compte o interès.
Aquestes dades s'han de conservar en fitxers creats amb l'exclusiva finalitat de facilitar informació creditícia de l'afectat i el seu tractament es regeix pel que disposa el present Reglament i, en particular, per les previsions que conté la secció segona d'aquest capítol.
Només és possible incloure en aquests fitxers dades de caràcter personal que siguin determinants per enjudiciar la solvència econòmica de l'afectat, sempre que concorrin els requisits següents:
a ) Existència prèvia d'un deute cert, vençut, exigible, que ha resultat impagat i respecte del qual no s'ha interposat una reclamació judicial, arbitral o administrativa, o si es tracta de serveis financers, no s'ha plantejat una reclamació en els termes que preveu el Reglament dels comissionats per a la defensa del client de serveis financers, aprovat pel Reial decret 303/2004, de 20 de febrer.
b ) Que no han transcorregut sis anys des de la data en què es va haver de procedir al pagament del deute o del venciment de l'obligació o del termini concret si aquell és de venciment periòdic.
c ) Requeriment previ de pagament a qui correspongui el compliment de l'obligació.
No es poden incloure en els fitxers d'aquesta naturalesa dades personals sobre les quals hi ha un principi de prova que, de manera indiciària, contradigui algun dels requisits anteriors.
Aquesta circumstància també determina la cancel·lació cautelar de la dada personal desfavorable en els supòsits en què ja se n'ha efectuat la inclusió en el fitxer.
El creditor o qui actuï pel seu compte o interès està obligat a conservar a disposició del responsable del fitxer comú i de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades la documentació suficient que acrediti el compliment dels requisits que estableix aquest article i del requeriment previ a què es refereix l'article següent.
El creditor ha d'informar el deutor, en el moment en què se subscrigui el contracte i, en tot cas, en el moment d'efectuar el requeriment a què es refereix la lletra c de l'apartat 1 de l'article anterior, que en cas que no es produeixi el pagament en el terme previst per fer-ho i es compleixin els requisits que preveu l'article esmentat, les dades relatives a l'impagament es poden comunicar a fitxers relatius al compliment o incompliment d'obligacions dineràries.
El responsable del fitxer comú ha de notificar als interessats respecte dels quals han registrat dades de caràcter personal, en el termini de trenta dies des del dit registre, una referència de les que han estat incloses, i també els ha d'informar de la possibilitat d'exercir els seus drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició, en els termes que estableix la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
S'ha d'efectuar una notificació per cada deute concret i determinat amb independència que aquest deute es tingui amb el mateix creditor o amb diversos.
La notificació s'ha d'efectuar a través d'un mitjà fiable, auditable i independent de l'entitat notificadora, que li permeti acreditar l'efectiva realització dels enviaments.
En tot cas, és necessari que el responsable del fitxer pugui conèixer si la notificació ha estat objecte de devolució per qualsevol causa, cas en què no pot procedir al tractament de les dades que es refereixen a aquest interessat.
No es consideren suficients perquè no es pugui procedir al tractament de les dades referides a un interessat les devolucions en què el destinatari hagi refusat rebre l'enviament.
Si la notificació d'inclusió es retorna, el responsable del fitxer comú ha de comprovar amb l'entitat creditora que l'adreça utilitzada per efectuar la dita notificació es correspon amb la pactada contractualment amb el client als efectes de comunicacions, i no ha d'efectuar el tractament de les dades si l'entitat esmentada no confirma l'exactitud d'aquesta dada.
Només poden ser objecte de tractament les dades que responguin amb veracitat a la situació del deute en cada moment concret.
El pagament o compliment del deute determina la cancel·lació immediata de qualsevol dada que en fa referència.
En els restants supòsits, les dades han de ser cancel·lades quan s'hagin complert sis anys comptats a partir del venciment de l'obligació o del termini concret, si aquell és de venciment periòdic.
Les dades que conté el fitxer comú només poden ser consultades per tercers quan necessitin enjudiciar la solvència econòmica de l'afectat.
En particular, es considera que es dóna la circumstància esmentada en els supòsits següents:
a ) Que l'afectat mantingui amb el tercer algun tipus de relació contractual que encara no estigui vençuda.
b ) Que l'afectat pretengui subscriure amb el tercer un contracte que impliqui el pagament ajornat del preu.
c ) Que l'afectat pretengui contractar amb el tercer la prestació d'un servei de facturació periòdica.
Els tercers han d'informar per escrit les persones en les quals concorrin els supòsits que preveuen les lletres b i c precedents del seu dret a consultar el fitxer.
En els supòsits de contractació telefònica dels productes o serveis a què es refereix el paràgraf anterior, la informació es pot efectuar de forma no escrita, i al tercer li correspon la prova del compliment del deure d'informar.
El creditor o qui actuï pel seu compte o interès s'ha d'assegurar que hi concorren tots els requisits exigits en els articles 38 i 39 en el moment de notificar les dades adverses al responsable del fitxer comú.
El creditor o qui actuï pel seu compte o interès és responsable de la inexistència o inexactitud de les dades que ha facilitat perquè s'incloguin en el fitxer, en els termes que preveu la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
L'exercici dels drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició es regeix pel que disposen els capítols I a IV del títol III d'aquest Reglament, sense perjudici del que assenyala el present article.
Quan l'interessat exerciti el seu dret d'accés en relació amb la inclusió de les seves dades en un fitxer que regula l'article 29.2 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, s'han de tenir en compte les regles següents:
Si la sol·licitud es dirigeix al titular del fitxer comú, aquest ha de comunicar a l'afectat totes les dades que s'hi refereixen que constin en el fitxer.
En aquest cas, el titular del fitxer comú, a més de donar compliment al que estableix el present Reglament, ha de facilitar les avaluacions i apreciacions que sobre l'afectat s'han comunicat en els últims sis mesos i el nom i l'adreça dels cessionaris.
Si la sol·licitud es dirigeix a qualsevol altra entitat que participa en el sistema, ha de comunicar a l'afectat totes les dades que s'hi refereixen a les quals l'entitat pugui accedir, així com la identitat i adreça del titular del fitxer comú perquè pugui completar l'exercici del seu dret d'accés.
Quan l'interessat exerceixi els seus drets de rectificació o cancel·lació en relació amb la inclusió de les seves dades en un fitxer que regula l'article 29.2 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, s'han de tenir en compte les regles següents:
Si la sol·licitud es dirigeix al titular del fitxer comú, aquest ha de prendre les mesures oportunes per traslladar la dita sol·licitud a l'entitat que ha facilitat les dades, perquè aquesta en dicti resolució.
En cas que el responsable del fitxer comú no hagi rebut contestació per part de l'entitat en el termini de set dies, ha de fer-ne a la rectificació o cancel·lació cautelar.
Si la sol·licitud es dirigeix a qui ha facilitat les dades al fitxer comú, ha de fer-ne a la rectificació o cancel·lació en els seus fitxers i ho ha de notificar al titular del fitxer comú en el termini de deu dies, i també ha de donar resposta a l'interessat en els termes que preveu l'article 33 d'aquest Reglament.
Si la sol·licitud es dirigeix a una altra entitat que participa en el sistema que no ha facilitat les dades al fitxer comú, la dita entitat ha d'informar l'afectat sobre aquest fet en el termini màxim de deu dies i, a més, li ha de proporcionar la identitat i adreça del titular del fitxer comú perquè, si s'escau, pugui exercir els seus drets davant d'aquest.
Els qui es dediquin a la recopilació d'adreces, repartiment de documents, publicitat, venda a distància, prospecció comercial i altres activitats anàlogues, així com els qui realitzin aquestes activitats amb la finalitat de comercialitzar els seus propis productes o serveis o els de tercers, només poden utilitzar noms i adreces o altres dades de caràcter personal quan es trobin en un dels casos següents:
a ) Figuren en alguna de les fonts accessibles al públic a què es refereixen la lletra j de l'article 3 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i l'article 7 d'aquest Reglament, i l'interessat no ha manifestat la seva negativa o oposició perquè les seves dades siguin objecte de tractament per a les activitats descrites en aquest apartat.
b ) Han estat facilitades pels mateixos interessats o obtingudes amb el seu consentiment per a finalitats determinades, explícites i legítimes relacionades amb l'activitat de publicitat o prospecció comercial, i s'ha informat els interessats sobre els sectors específics i concrets d'activitat respecte dels quals pot rebre informació o publicitat.
Quan les dades procedeixin de fonts accessibles al públic i es destinin a l'activitat de publicitat o prospecció comercial, s'ha d'informar l'interessat en cada comunicació que se li adreci de l'origen de les dades i de la identitat del responsable del tractament, així com dels drets que li assisteixen, amb indicació de davant de qui es poden exercir.
A aquest efecte, l'interessat ha de ser informat del fet que les seves dades s'han obtingut de fonts accessibles al públic i de l'entitat de la qual s'han obtingut.
Perquè una entitat pugui realitzar per si mateixa una activitat publicitària dels seus productes o serveis entre els seus clients, és necessari que el tractament s'empari en algun dels supòsits que preveu l'article 6 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
En cas que una entitat contracti amb tercers o els encarregui la realització d'una determinada campanya publicitària dels seus productes o serveis, i els encomani el tractament de determinades dades, s'han d'aplicar les normes següents:
a ) Quan els paràmetres identificatius dels destinataris de la campanya siguin fixats per l'entitat que contracti la campanya, aquesta és responsable del tractament de les dades.
b ) Quan els paràmetres siguin determinats únicament per l'entitat o les entitats contractades, aquestes són les responsable del tractament.
c ) Quan en la determinació dels paràmetres hi intervinguin les dues entitats, les dues són responsables del tractament.
En el supòsit que preveu l'apartat anterior, l'entitat que encarregui la realització de la campanya publicitària ha d'adoptar les mesures necessàries per assegurar-se que l'entitat contractada ha sol·licitat les dades complint les exigències que estableixen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament.
Als efectes que preveu aquest article, es consideren paràmetres identificatius dels destinataris les variables utilitzades per identificar el públic objectiu o destinatari d'una campanya o promoció comercial de productes o serveis que permetin delimitar els seus destinataris individuals.
Quan dos o més responsables per si mateixos o mitjançant encàrrec a tercers pretenguin constatar sense consentiment dels afectats, amb fins de promoció o comercialització dels seus productes o serveis i mitjançant un tractament encreuat dels seus fitxers, els qui exerceixin la condició de clients de l'un o l'altre o de diversos, el tractament efectuat així constitueix una cessió o comunicació de dades.
Els responsables als quals l'afectat ha manifestat la seva negativa a rebre publicitat poden conservar les mínimes dades imprescindibles per identificar-lo i adoptar les mesures necessàries que evitin l'enviament de publicitat.
És possible la creació de fitxers comuns, de caràcter general o sectorial, en què siguin objecte de tractament les dades de caràcter personal que siguin necessàries per evitar l'enviament de comunicacions comercials als interessats que manifestin la seva negativa o oposició a rebre publicitat.
A aquest efecte, els fitxers esmentats poden contenir les mínimes dades imprescindibles per identificar l'afectat.
Quan l'afectat manifesti davant un responsable concret la seva negativa o oposició al fet que les seves dades siguin tractades amb fins de publicitat o prospecció comercial, aquell ha de ser informat de l'existència dels fitxers comuns d'exclusió generals o sectorials, així com de la identitat del seu responsable, el seu domicili i la finalitat del tractament.
L'afectat pot sol·licitar la seva exclusió respecte d'un fitxer o tractament concret o la seva inclusió en fitxers comuns d'exclosos de caràcter general o sectorial.
L'entitat responsable del fitxer comú pot tractar les dades dels interessats que han manifestat la seva negativa o oposició al tractament de les seves dades amb fins de publicitat o prospecció comercial, en compliment de les restants obligacions que estableixen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament.
Els qui pretenguin efectuar un tractament relacionat amb activitats de publicitat o prospecció comercial han de consultar prèviament els fitxers comuns que puguin afectar la seva actuació, a fi d'evitar que siguin objecte de tractament les dades dels afectats que han manifestat la seva oposició o negativa a aquest tractament.
L'exercici dels drets d'accés, rectificació i cancel·lació en relació amb els tractaments vinculats a activitats de publicitat i prospecció comercial s'ha de sotmetre al que preveuen els capítols I a IV del títol III d'aquest Reglament.
Si el dret s'exerceix davant una entitat que ha encarregat a un tercer la realització d'una campanya publicitària, aquesta entitat està obligada, en el termini de deu dies, des de la recepció de la comunicació de la sol·licitud d'exercici de drets de l'afectat, a comunicar la sol·licitud al responsable del fitxer a fi que atorgui a l'afectat el seu dret en el termini de deu dies des de la recepció de la comunicació, i n'ha de donar compte a l'afectat.
Els interessats tenen dret a oposar-se, amb una petició prèvia i sense despeses, al tractament de les dades que els concerneixen, cas en què han de ser donats de baixa del tractament, i s'han de cancel·lar les informacions que sobre ells hi figurin, amb la seva simple sol·licitud.
L'oposició a què es refereix el paràgraf anterior s'ha d'entendre sense perjudici del dret de l'interessat a revocar quan ho estimi oportú el consentiment que ha atorgat, si s'escau, per al tractament de les dades.
A aquest efecte, s'ha de concedir a l'interessat un mitjà senzill i gratuït per oposar-se al tractament.
En particular, es considera complert el que disposa aquest precepte quan els drets es puguin exercir mitjançant la trucada a un número telefònic gratuït o la tramesa d'un correu electrònic.
Quan el responsable del fitxer o tractament disposi de serveis de qualsevol índole per a l'atenció als seus clients o l'exercici de reclamacions relacionades amb el servei prestat o els productes que s'hi ofereixen, s'ha de concedir a l'afectat la possibilitat d'exercir la seva oposició a través dels serveis esmentats.
No es consideren conformes amb el que disposa la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, els supòsits en què el responsable del tractament estableixi com a mitjà perquè l'interessat pugui exercir la seva oposició l'enviament de cartes certificades o enviaments semblants, la utilització de serveis de telecomunicacions que impliqui una tarifació addicional a l'afectat o qualssevol altres mitjans que impliquin un cost excessiu per a l'interessat.
En tot cas, l'exercici per part de l'afectat dels seus drets no pot suposar un ingrés addicional per al responsable del tractament davant el qual s'exerceixen.
Si el dret d'oposició s'exerceix davant una entitat que ha encomanat a un tercer la realització d'una campanya publicitària, aquesta entitat està obligada a comunicar, en el termini de deu dies des de la recepció de la comunicació de la sol·licitud d'exercici de drets de l'afectat, la sol·licitud al responsable del fitxer a fi que atengui el dret de l'afectat en el termini de deu dies des de la recepció de la comunicació, i n'ha de donar compte a l'afectat.
La creació, modificació o supressió dels fitxers de titularitat pública només es pot fer per mitjà d'una disposició general o acord publicats en el Butlletí Oficial de l'Estat o diari oficial corresponent.
En tot cas, la disposició o acord s'ha de dictar i publicar amb caràcter previ a la creació, modificació o supressió del fitxer.
Quan la disposició es refereixi als òrgans de l'Administració General de l'Estat o a les entitats o organismes vinculats o que en depenen, ha de revestir la forma d'ordre ministerial o resolució del titular de l'entitat o organisme corresponent.
En el cas dels òrgans constitucionals de l'Estat, cal atenir-se al que estableixin les seves normes reguladores.
En relació amb els fitxers dels quals siguin responsables les comunitats autònomes, entitats locals i les entitats o organismes vinculats o que en depenen, les universitats públiques, així com els òrgans de les comunitats autònomes amb funcions anàlogues als òrgans constitucionals de l'Estat, cal atenir-se a la seva legislació específica.
La creació, modificació o supressió dels fitxers dels quals siguin responsables les corporacions de dret públic i que estiguin relacionats amb l'exercici de potestats de dret públic per aquestes s'ha d'efectuar a través d'un acord dels seus òrgans de govern, en els termes que estableixin els seus respectius estatuts, i igualment han de ser objecte de publicació en el Butlletí Oficial de l'Estat o diari oficial corresponent.
La disposició o acord de creació del fitxer ha de contenir els aspectes següents:
a ) La identificació del fitxer o tractament, que ha d'indicar-ne la denominació, així com la descripció de la finalitat i usos previstos.
b) L'origen de les dades, amb indicació del col·lectiu de persones sobre les quals es pretén obtenir dades de caràcter personal o que estiguin obligats a subministrar-les, el procediment de recollida de les dades i la seva procedència.
c ) L'estructura bàsica del fitxer, mitjançant la descripció detallada de les dades identificatives, i si s'escau, de les dades especialment protegides, així com de les restants categories de dades de caràcter personal que hi estan incloses i el sistema de tractament utilitzat en la seva organització.
d ) Les comunicacions de dades previstes, on s'indiquin, si s'escau, els destinataris o categories de destinataris.
e ) Les transferències internacionals de dades previstes a tercers països, amb indicació, si s'escau, dels països de destí de les dades.
f ) Els òrgans responsables del fitxer.
g ) Els serveis o unitats davant els quals es puguin exercir els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició.
h ) El nivell bàsic, mitjà o alt de seguretat que sigui exigible, d'acord amb el que estableix el títol VIII del present Reglament.
La disposició o acord de modificació del fitxer ha d'indicar les modificacions produïdes en qualsevol dels aspectes a què es refereix l'apartat anterior.
En les disposicions o acords que es dictin per a la supressió dels fitxers, s'ha d'establir el destí que s'ha de donar a les dades o, si s'escau, les previsions que s'adoptin per tal de destruir-les.
Qualsevol fitxer de dades de caràcter personal de titularitat pública l'ha de notificar l'òrgan competent de l'Administració responsable del fitxer a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades per a la seva inscripció en el Registre General de Protecció de Dades, en el termini de trenta dies des de la publicació de la seva norma o acord de creació en el diari oficial corresponent.
Els fitxers de dades de caràcter personal de titularitat privada els ha de notificar a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades la persona o entitat privada que pretengui crear-los, amb caràcter previ a la seva creació.
La notificació ha d'indicar la identificació del responsable del fitxer, la identificació del fitxer, les seves finalitats i els usos previstos, el sistema de tractament utilitzat en la seva organització, el col·lectiu de persones sobre el qual s'obtenen les dades, el procediment i procedència de les dades, les categories de dades, el servei o unitat d'accés, la indicació del nivell de mesures de seguretat bàsic, mitjà o alt exigible, i, si s'escau, la identificació de l'encarregat del tractament on estigui ubicat el fitxer i els destinataris de cessions i transferències internacionals de dades.
Quan l'obligació de notificar afecti fitxers subjectes a la competència de l'autoritat de control d'una comunitat autònoma que ha creat el seu propi registre de fitxers, la notificació s'ha d'efectuar a l'autoritat autonòmica competent, que ha de donar trasllat de la inscripció al Registre General de Protecció de Dades.
El Registre General de Protecció de Dades pot sol·licitar de les autoritats de control de les comunitats autònomes el trasllat a què refereix el paràgraf anterior, i procedir, si no n'hi ha, a la inclusió d'ofici del fitxer en el Registre.
La notificació s'ha de realitzar conforme al procediment que estableix la secció primera del capítol IV del títol IX del present Reglament.
La notificació d'un fitxer de dades de caràcter personal és independent del sistema de tractament que s'utilitza en la seva organització i del suport o suports utilitzats per al tractament de les dades.
Quan les dades de caràcter personal objecte d'un tractament estiguin emmagatzemades en diferents suports, automatitzats i no automatitzats, o hi hagi una còpia en suport no automatitzat d'un fitxer automatitzat, només cal una sola notificació, referida al fitxer esmentat.
Quan es tingui previst crear un fitxer del qual siguin responsables simultàniament diverses persones o entitats, cadascuna ha de notificar, a fi de procedir a la seva inscripció en el Registre General de Protecció de Dades i, si s'escau, en els registres de fitxers creats per les autoritats de control de les comunitats autònomes, la creació del fitxer corresponent.
La inscripció del fitxer sempre ha d'estar actualitzada.
Qualsevol modificació que afecti el contingut de la inscripció d'un fitxer s'ha de notificar prèviament a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades o a les autoritats de control autonòmiques competents, a fi de procedir a la seva inscripció en el registre corresponent, conforme al que disposa l'article 55.
Quan el responsable del fitxer decideixi suprimir-lo, ho ha de notificar a l'efecte que es procedeixi a la cancel·lació de la inscripció en el registre corresponent.
Si es tracta de fitxers de titularitat pública, quan es pretengui la modificació que afecti algun dels requisits que preveu l'article 55 o la supressió del fitxer, s'ha d'haver adoptat, amb caràcter previ a la notificació, la corresponent norma o acord en els termes que preveu el capítol I d'aquest títol.
L'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha de publicar, mitjançant la corresponent resolució del director, els models o formularis electrònics de notificació de creació, modificació o supressió de fitxers, que en permetin la presentació a través de mitjans telemàtics o en suport de paper, així com, amb la consulta prèvia de les autoritats de protecció de dades de les comunitats autònomes, els formats per a la comunicació telemàtica de fitxers públics per part de les autoritats de control autonòmiques, de conformitat amb el que estableixen els articles 55 i 58 del present Reglament.
Els models o formularis electrònics de notificació es poden obtenir gratuïtament en la pàgina web de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
El director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades pot establir procediments simplificats de notificació tenint en compte les circumstàncies que es donin en el tractament o el tipus de fitxer a què es refereixi la notificació.
El director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, a proposta del Registre General de Protecció de Dades, ha de dictar resolució per la qual s'acorda, si s'escau, la inscripció, una vegada tramitat el procediment que preveu el capítol IV del títol IX.
La inscripció ha de contenir el codi assignat pel Registre, la identificació del responsable del fitxer, la identificació del fitxer o tractament, la descripció de la seva finalitat i usos previstos, el sistema de tractament utilitzat en la seva organització, si s'escau, el col·lectiu de persones sobre el qual s'obtenen les dades, el procediment i procedència de les dades, les categories de dades, el servei o unitat d'accés, i la indicació del nivell de mesures de seguretat exigible conforme al que disposa l'article 81.
Així mateix s'han d'incloure, si s'escau, la identificació de l'encarregat del tractament on estigui ubicat el fitxer i els destinataris de cessions i transferències internacionals.
En el cas de fitxers de titularitat pública, també s'ha de fer constar la referència de la disposició general per la qual ha estat creat, i si s'escau, modificat.
La inscripció d'un fitxer en el Registre General de Protecció de Dades no eximeix el responsable del compliment de la resta de les obligacions que preveuen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i altres disposicions reglamentàries.
Quan el responsable del tractament, en virtut del que disposa l'article 58 d'aquest Reglament, comuniqui la supressió del fitxer, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, amb la tramitació prèvia del procediment establert en la secció primera del capítol IV del títol IX, ha de dictar resolució per la qual s'acordi la cancel·lació de la inscripció corresponent al fitxer.
El director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, en exercici de les seves competències, pot acordar d'ofici la cancel·lació de la inscripció d'un fitxer quan hi concorrin circumstàncies que acreditin la impossibilitat de la seva existència, amb la tramitació prèvia del procediment establert en la secció segona del capítol IV del títol IX d'aquest Reglament.
En casos excepcionals, amb la finalitat de garantir el dret a la protecció de dades dels afectats, i sense perjudici de l'obligació de notificació, es pot procedir a la inscripció d'ofici d'un determinat fitxer en el Registre General de Protecció de Dades.
A fi que el que disposa l'apartat anterior sigui aplicable és requisit indispensable que la corresponent norma o acord regulador dels fitxers que continguin dades de caràcter personal s'hagi publicat en el corresponent diari oficial i compleixi els requisits que estableixen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament.
El director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades pot acordar, a proposta del Registre General de Protecció de Dades, la inscripció del fitxer de titularitat pública en el Registre, i s'ha de notificar l'acord esmentat a l'òrgan responsable del fitxer.
Quan la inscripció es refereixi a fitxers subjectes a la competència de l'autoritat de control d'una comunitat autònoma que ha creat el seu propi registre de fitxers, s'ha de comunicar a l'esmentada autoritat de control autonòmica perquè procedeixi, si s'escau, a la inscripció d'ofici.
El director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades pot subscriure amb els directors de les autoritats de control de les comunitats autònomes els convenis de col·laboració o acords que estimi pertinents, a fi de garantir la inscripció en el Registre General de Protecció de Dades dels fitxers sotmesos a la competència de les autoritats autonòmiques esmentades.
La transferència internacional de dades no exclou en cap cas l'aplicació de les disposicions que contenen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament.
Perquè la transferència internacional de dades es pugui considerar conforme amb el que disposen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament, és necessària l'autorització del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, que s'ha d'atorgar en cas que l'exportador aporti les garanties a què es refereix l'article 70 del present Reglament.
L'autorització s'ha d'atorgar conforme al procediment que estableix la secció primera del capítol V del títol IX d'aquest Reglament.
L'autorització no és necessària:
a ) Quan l'Estat en què estigui l'importador ofereixi un nivell adequat de protecció conforme amb el que preveu el capítol II d'aquest títol.
b ) Quan la transferència es trobi en un dels supòsits que preveuen els apartats a a j de l'article 34 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
En tot cas, la transferència internacional de dades ha de ser notificada a fi de procedir a la seva inscripció en el Registre General de Protecció de Dades, conforme al procediment establert en la secció primera del capítol IV del títol IX del present Reglament.
No cal l'autorització del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades a una transferència internacional de dades quan les normes aplicables a l'Estat en què estigui l'importador ofereixin l'esmentat nivell adequat de protecció segons el parer del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
El caràcter adequat del nivell de protecció que ofereix el país de destí s'ha d'avaluar atenent totes les circumstàncies que concorrin en la transferència o categoria de transferència de dades.
En particular, s'ha de prendre en consideració la naturalesa de les dades, la finalitat i la durada del tractament o dels tractaments previstos, el país d'origen i el país de destí final, les normes de dret, generals o sectorials, vigents al país tercer de què es tracti, el contingut dels informes de la Comissió de la Unió Europea, així com les normes professionals i les mesures de seguretat en vigor en els països esmentats.
Les resolucions del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades per les quals s'acordi que un determinat país proporciona un nivell adequat de protecció de dades s'han de publicar en el Butlletí Oficial de l'Estat.
El director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha d'acordar la publicació de la relació de països el nivell de protecció del quals ha estat considerat equiparable conforme al que disposa l'apartat anterior.
Així mateix, aquesta llista s'ha de publicar i mantenir actualitzada a través de mitjans informàtics o telemàtics.
No és necessària l'autorització del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades per a la realització d'una transferència internacional de dades que tingui per importador una persona o entitat, pública o privada, situada en el territori d'un Estat respecte del qual la Comissió Europea ha declarat l'existència d'un nivell adequat de protecció.
En els supòsits que preveuen els articles precedents, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, en ús de la potestat que li atorga l'article 37.1. f de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, pot acordar, amb l'audiència prèvia de l'exportador, la suspensió temporal de la transferència de dades cap a un importador situat en un tercer Estat del qual s'ha declarat l'existència d'un nivell adequat de protecció, quan s'hi doni alguna de les circumstàncies següents:
a ) Que les autoritats de protecció de dades de l'Estat importador o qualsevol altra de competent, en cas que no hi hagi les primeres, resolguin que l'importador ha vulnerat les normes de protecció de dades que estableix el seu dret intern.
b ) Que hi hagi indicis racionals que s'estan vulnerant les normes o, si s'escau, els principis de protecció de dades per part de l'entitat importadora de la transferència i que les autoritats competents a l'Estat on estigui l'importador no han adoptat o no han d'adoptar en el futur les mesures oportunes per resoldre el cas en qüestió, situació de la qual els ha advertit l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
En aquest cas es pot suspendre la transferència quan la seva continuació pugui generar un risc imminent de greu perjudici als afectats.
En aquests casos, la decisió del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades s'ha de notificar a la Comissió Europea.
Quan la transferència tingui per destí un Estat respecte del qual la Comissió Europea no ha declarat que hi ha un nivell adequat de protecció o el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades no ho considera, és necessari sol·licitar l'autorització del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
L'autorització de la transferència s'ha de tramitar conforme al procediment establert en la secció primera del capítol V del títol IX del present Reglament.
L'autorització pot ser atorgada en cas que el responsable del fitxer o tractament aporti un contracte escrit, subscrit entre l'exportador i l'importador, en el qual constin les necessàries garanties de respecte per la protecció de la vida privada dels afectats i els seus drets i llibertats fonamentals i es garanteixi l'exercici dels seus drets respectius.
A aquest efecte, es considera que estableixen les garanties adequades els contractes que se subscriguin d'acord amb el que preveuen les decisions de la Comissió Europea 2001/497/CE, de 15 de juny de 2001, 2002/16/CE, de 27 de desembre de 2001, i 2004/915/CE, de 27 de desembre de 2004, o el que disposin les decisions de la Comissió que donin compliment al que estableix l'article 26.4 de la Directiva 95/46/CE.
En el supòsit que preveu l'apartat anterior, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades pot denegar o, en ús de la potestat que li atorga l'article 37.1.f) de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, suspendre temporalment, amb l'audiència prèvia de l'exportador, la transferència, quan es doni alguna de les circumstàncies següents:
a ) Que la situació de protecció dels drets fonamentals i llibertats públiques al país de destí o la seva legislació impedeixin garantir el compliment íntegre del contracte i l'exercici per part dels afectats dels drets que el contracte garanteix.
b ) Que l'entitat destinatària hagi incomplert prèviament les garanties establertes en clàusules contractuals d'aquest tipus.
c ) Que hi hagi indicis racionals que les garanties ofertes pel contracte no estan sent respectades per l'importador o no ho seran.
d ) Que hi ha indicis racionals que els mecanismes d'aplicació del contracte no són efectius o no ho seran.
e ) Que la transferència, o la seva continuació, en cas que s'hagi iniciat, pugui crear una situació de risc de dany efectiu als afectats.
Les resolucions del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades per les quals es denegui o se suspengui una transferència internacional de dades en virtut de les causes a què es refereix aquest apartat s'han de notificar a la Comissió de les Comunitats Europees quan així sigui exigible.
També es pot atorgar l'autorització per a la transferència internacional de dades en el si de grups multinacionals d'empreses quan aquests grups hagin adoptat normes o regles internes en què constin les necessàries garanties de respecte per la protecció de la vida privada i el dret fonamental a la protecció de dades dels afectats i es garanteixi, així mateix, el compliment dels principis i l'exercici dels drets que reconeix la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament.
En aquest cas, perquè sigui procedent l'autorització del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades és necessari que les normes o regles siguin vinculants per a les empreses del grup i exigibles conforme a l'ordenament jurídic espanyol.
En tot cas, l'autorització del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades implica l'exigibilitat del que preveuen les normes o regles internes tant per l'Agència com pels afectats les dades dels quals hagin estat objecte de tractament.
Els codis tipus a què es refereix l'article 32 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, tenen per objecte adequar el que estableixen l'esmentada Llei orgànica i el present Reglament a les peculiaritats dels tractaments efectuats pels qui s'hi adhereixen.
A aquest efecte, han de contenir regles o estàndards específics que permetin harmonitzar els tractaments de dades efectuats pels adherits, facilitar l'exercici dels drets dels afectats i afavorir el compliment del que disposen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament.
Els codis tipus tenen el caràcter de codis deontològics o de bona pràctica professional i són vinculants per als qui s'hi adhereixin.
Els codis tipus tenen caràcter voluntari.
Els codis tipus de caràcter sectorial es poden referir a la totalitat o a una part dels tractaments portats a terme per entitats pertanyents a un mateix sector, i han de ser formulats per organitzacions representatives del sector esmentat, almenys en el seu àmbit territorial d'aplicació, i sense perjudici de la potestat de les entitats esmentades d'ajustar el codi tipus a les seves peculiaritats.
Els codis tipus promoguts per una empresa s'han de referir a la totalitat dels tractaments que porta a terme la mateixa empresa.
Les administracions públiques i les corporacions de dret públic poden adoptar codis tipus d'acord amb el que estableixen les normes que els siguin aplicables.
Els codis tipus han d'estar redactats en termes clars i accessibles.
Els codis tipus han de respectar la normativa vigent i incloure, com a mínim, amb grau de precisió suficient:
a ) La delimitació clara i precisa del seu àmbit d'aplicació, les activitats a què el codi es refereix i els tractaments que hi estan sotmesos.
b ) Les previsions específiques per a l'aplicació dels principis de protecció de dades.
c ) L'establiment d'estàndards homogenis per al compliment per part dels adherits al codi de les obligacions que estableix la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
d ) L'establiment de procediments que facilitin als afectats l'exercici dels seus drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició.
e ) La determinació de les cessions i transferències internacionals de dades que, si s'escau, es prevegin, amb indicació de les garanties que s'hagin d'adoptar.
f ) Les accions formatives en matèria de protecció de dades dirigides als qui les tractin, especialment quant a la seva relació amb els afectats.
g ) Els mecanismes de supervisió a través dels quals es garanteixi que els adherits compleixen el que estableix el codi tipus, en els termes previstos a l'article 74 d'aquest Reglament.
a ) Clàusules tipus per a l'obtenció del consentiment dels afectats per al tractament o cessió de les seves dades.
b ) Clàusules tipus per informar els afectats del tractament, quan les dades no s'obtinguin dels mateixos afectats.
c ) Models perquè els afectats exerceixin els seus drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició.
d ) Models de clàusules per al compliment dels requisits formals exigibles per a la contractació d'un encarregat del tractament, si s'escau.
Els codis tipus poden incloure qualsevol altre compromís addicional que els adherits assumeixin per a un millor compliment de la legislació vigent en matèria de protecció de dades.
A més, poden contenir qualsevol altre compromís que puguin establir les entitats promotores i, en particular, sobre:
a ) L'adopció de mesures de seguretat addicionals a les que exigeixen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament.
b ) La identificació de les categories de cessionaris o importadors de les dades.
c ) Les mesures concretes adoptades en matèria de protecció dels menors o de determinats col·lectius d'afectats.
d ) L'establiment d'un segell de qualitat que identifiqui els adherits al codi.
Els codis tipus han d'incloure procediments de supervisió independents per garantir el compliment de les obligacions assumides pels adherits, i establir un règim sancionador adequat, eficaç i dissuasiu.
a ) La independència i imparcialitat de l'òrgan responsable de la supervisió.
b ) La senzillesa, accessibilitat, celeritat i gratuïtat per a la presentació de queixes i reclamacions davant l'òrgan esmentat pels eventuals incompliments del codi tipus.
c ) El principi de contradicció.
d ) Una graduació de sancions que permeti ajustar-les a la gravetat de l'incompliment.
Aquestes sancions han de ser dissuasives i poden implicar la suspensió de l'adhesió al codi o l'expulsió de l'entitat adherida.
Així mateix, pot establir-se, si s'escau, la seva publicitat.
e ) La notificació a l'afectat de la decisió adoptada.
Així mateix, i sense perjudici del que disposa l'article 19 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, els codis tipus poden preveure procediments per tal de determinar mesures reparadores en cas que s'hagi causat un perjudici als afectats com a conseqüència de l'incompliment del codi tipus.
El que disposa aquest article s'aplica sense perjudici de les competències de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades i, si s'escau, de les autoritats de control de les comunitats autònomes.
El codi tipus ha d'incorporar com a annex una relació d'adherits, que s'ha de mantenir actualitzada, a disposició de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
A fi que els codis tipus puguin ser considerats com a tals a l'efecte del que preveuen l'article 32 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament, s'han de dipositar i inscriure en el Registre General de Protecció de Dades de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades o, quan correspongui, en el registre que sigui creat per les comunitats autònomes, que els ha de traslladar per a la seva inclusió en el Registre General de Protecció de Dades.
A aquest efecte, els codis tipus s'han de presentar davant la corresponent autoritat de control, i se n'ha de tramitar la inscripció, en cas d'estar sotmesos a la decisió de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, de conformitat amb el procediment que estableix el capítol VI del títol IX d'aquest Reglament.
En tot cas, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha de donar publicitat als codis tipus inscrits, preferentment a través de mitjans informàtics o telemàtics.
Les entitats promotores o els òrgans, persones o entitats que a aquest efecte es designin en el mateix codi tipus tenen, una vegada hagi estat publicat, les obligacions següents:
a ) Mantenir accessible al públic la informació actualitzada sobre les entitats promotores, el contingut del codi tipus, els procediments d'adhesió i de garantia del seu compliment i la relació d'adherits a què es refereix l'article anterior.
Aquesta informació s'ha de presentar de forma concisa i clara i ha d'estar permanentment accessible per mitjans electrònics.
b ) Remetre a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades una memòria anual sobre les activitats realitzades per difondre el codi tipus i promoure-hi l'adhesió, les actuacions de verificació del compliment del codi i els seus resultats, les queixes i reclamacions tramitades i el curs que se'ls ha donat, i qualsevol altre aspecte que les entitats promotores considerin adequat destacar.
Quan es tracti de codis tipus inscrits en el registre d'una autoritat de control d'una comunitat autònoma, la remissió s'ha de fer a l'esmentada autoritat, que els de traslladar al Registre General de Protecció de Dades.
c ) Avaluar periòdicament l'eficàcia del codi tipus mesurant el grau de satisfacció dels afectats i, si s'escau, actualitzar-ne el contingut per adaptar-lo a la normativa general o sectorial de protecció de dades existent en cada moment.
Aquesta avaluació ha de tenir lloc almenys cada quatre anys, llevat que sigui necessari adaptar els compromisos del codi a la modificació de la normativa aplicable en un termini més curt.
d ) Afavorir l'accessibilitat de totes les persones, amb una especial atenció a les que tinguin alguna discapacitat o edat avançada, a tota la informació disponible sobre el codi tipus.
Els responsables dels tractaments o els fitxers i els encarregats del tractament han d'implantar les mesures de seguretat d'acord amb el que disposa aquest títol, amb independència de quin sigui el seu sistema de tractament.
Les mesures de seguretat exigibles als fitxers i tractaments es classifiquen en tres nivells: bàsic, mitjà i alt.
Tots els fitxers o tractaments de dades de caràcter personal han d'adoptar les mesures de seguretat qualificades de nivell bàsic.
S'han d'implantar, a més de les mesures de seguretat de nivell bàsic, les mesures de nivell mitjà, en els següents fitxers o tractaments de dades de caràcter personal:
a ) Els relatius a la comissió d'infraccions administratives o penals.
b ) Aquells el funcionament dels quals es regeixi per l'article 29 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
c ) Aquells els responsables dels quals siguin administracions tributàries i es relacionin amb l'exercici de les seves potestats tributàries.
d ) Aquells els responsables dels quals siguin les entitats financeres per a finalitats relacionades amb la prestació de serveis financers.
e ) Aquells els responsables dels quals siguin les entitats gestores i serveis comuns de la Seguretat Social i es relacionin amb l'exercici de les seves competències.
De la mateixa manera, aquells els responsables dels quals siguin les mútues d'accidents de treball i malalties professionals de la Seguretat Social.
f ) Els que continguin un conjunt de dades de caràcter personal que ofereixin una definició de les característiques o de la personalitat dels ciutadans i que permetin avaluar determinats aspectes de la seva personalitat o comportament.
A més de les mesures de nivell bàsic i mitjà, les mesures de nivell alt s'han d'aplicar en els següents fitxers o tractaments de dades de caràcter personal:
a ) Els que es refereixin a dades d'ideologia, afiliació sindical, religió, creences, origen racial, salut o vida sexual.
b ) Els que continguin o es refereixin a dades obtingudes per a fins policials sense consentiment de les persones afectades.
c ) Els que continguin dades derivades d'actes de violència de gènere.
Als fitxers els responsables dels quals siguin els operadors que prestin serveis de comunicacions electròniques disponibles al públic o explotin xarxes públiques de comunicacions electròniques respecte a les dades de tràfic i a les dades de localització, s'hi han d'aplicar, a més de les mesures de seguretat de nivell bàsic i mitjà, la mesura de seguretat de nivell alt que conté l'article 103 d'aquest Reglament.
En el cas de fitxers o tractaments de dades d'ideologia, afiliació sindical, religió, creences, origen racial, salut o vida sexual només s'han d'implantar les mesures de seguretat de nivell bàsic quan:
a ) Les dades s'utilitzin amb l'única finalitat de realitzar una transferència dinerària a les entitats de què els afectats siguin associats o membres.
b ) Es tracta de fitxers o tractaments que de forma incidental o accessòria continguin aquelles dades sense tenir relació amb la seva finalitat.
També es poden implantar les mesures de seguretat de nivell bàsic en els fitxers o tractaments que continguin dades relatives a la salut, referents exclusivament al grau de discapacitat o la simple declaració de la condició de discapacitat o invalidesa de l'afectat, amb motiu del compliment de deures públics.
Les mesures incloses en cadascun dels nivells descrits anteriorment tenen la condició de mínims exigibles, sense perjudici de les disposicions legals o reglamentàries específiques vigents que puguin ser aplicables en cada cas o les que per pròpia iniciativa adopti el responsable del fitxer.
Als efectes de facilitar el compliment del que disposa aquest títol, quan en un sistema d'informació hi hagi fitxers o tractaments que, en funció de la seva finalitat o ús concret, o de la naturalesa de les dades que continguin, requereixin l'aplicació d'un nivell de mesures de seguretat diferent que el del sistema principal, es poden segregar d'aquest últim, i és aplicable en cada cas el nivell de mesures de seguretat corresponent i sempre que es puguin delimitar les dades afectades i els usuaris que hi tinguin accés, i que això es faci constar en el document de seguretat.
Quan el responsable del fitxer o tractament faciliti l'accés a les dades, als suports que les contenen o als recursos del sistema d'informació que les tracta, a un encarregat de tractament que presti els seus serveis en els locals del primer, s'ha de fer constar aquesta circumstància en el document de seguretat del dit responsable, i el personal de l'encarregat s'ha de comprometre al compliment de les mesures de seguretat previstes en l'esmentat document.
Quan aquest accés sigui remot i s'hagi prohibit a l'encarregat incorporar aquestes dades a sistemes o suports diferents dels del responsable, aquest últim ha de fer constar aquesta circumstància en el document de seguretat del responsable, i el personal de l'encarregat s'ha de comprometre al compliment de les mesures de seguretat previstes en l'esmentat document.
Si el servei el presta l'encarregat del tractament en els seus propis locals, aliens als del responsable del fitxer, ha d'elaborar un document de seguretat en els termes que exigeix l'article 88 d'aquest Reglament o completar el que ja hagi elaborat, si s'escau, identificant el fitxer o tractament i el seu responsable i incorporant les mesures de seguretat a implantar en relació amb el tractament esmentat.
En tot cas, l'accés a les dades per part de l'encarregat del tractament està sotmès a les mesures de seguretat que preveu aquest Reglament.
El responsable del fitxer o tractament ha d'adoptar les mesures adequades per limitar l'accés del personal a dades personals, als suports que les continguin o als recursos del sistema d'informació, per a la realització de treballs que no impliquin el tractament de dades personals.
Quan es tracti de personal aliè, el contracte de prestació de serveis ha de recollir expressament la prohibició d'accedir a les dades personals i l'obligació de secret respecte a les dades que el personal hagi pogut conèixer amb motiu de la prestació del servei.
Les autoritzacions que en aquest títol s'atribueixen al responsable del fitxer o tractament poden ser delegades en les persones designades a aquest efecte.
En el document de seguretat hi han de constar les persones habilitades per atorgar aquestes autoritzacions, així com aquelles en les quals recau la delegació esmentada.
En cap cas aquesta designació suposa una delegació de la responsabilitat que correspon al responsable del fitxer.
Les mesures de seguretat exigibles als accessos a dades de caràcter personal a través de xarxes de comunicacions, siguin públiques o no, han de garantir un nivell de seguretat equivalent al corresponent als accessos en mode local, conforme als criteris que estableix l'article 80.
Quan les dades personals s'emmagatzemin en dispositius portàtils o es tractin fora dels locals del responsable de fitxer o tractament, o de l'encarregat del tractament, és necessari que hi hagi una autorització prèvia del responsable del fitxer o tractament, i en tot cas s'ha de garantir el nivell de seguretat corresponent al tipus de fitxer tractat.
L'autorització a què es refereix el paràgraf anterior ha de constar en el document de seguretat i es pot establir per a un usuari o per a un perfil d'usuaris i se n'ha de determinar un període de validesa.
Els fitxers temporals o còpies de documents que s'han creat exclusivament per a la realització de treballs temporals o auxiliars han de complir el nivell de seguretat que els correspongui conforme als criteris establerts a l'article 81.
Qualsevol fitxer temporal o còpia de treball creat així s'ha d'esborrar o destruir una vegada deixi de ser necessari per als fins que van motivar la seva creació.
El responsable del fitxer o tractament ha d'elaborar un document de seguretat que reculli les mesures d'índole tècnica i organitzativa conformes amb la normativa de seguretat vigent que és de compliment obligat per al personal amb accés als sistemes d'informació.
El document de seguretat pot ser únic i ha d'incloure tots els fitxers o tractaments, o bé individualitzat per a cada fitxer o tractament.
També es poden elaborar diferents documents de seguretat agrupant fitxers o tractaments segons el sistema de tractament utilitzat per a la seva organització, o bé atenent criteris organitzatius del responsable.
En tot cas té el caràcter de document intern de l'organització.
El document ha de contenir, com a mínim, els aspectes següents:
a ) Àmbit d'aplicació del document amb especificació detallada dels recursos protegits.
b ) Mesures, normes, procediments d'actuació, regles i estàndards encaminats a garantir el nivell de seguretat exigit en aquest Reglament.
c ) Funcions i obligacions del personal en relació amb el tractament de les dades de caràcter personal incloses en els fitxers.
d ) Estructura dels fitxers amb dades de caràcter personal i descripció dels sistemes d'informació que els tracten.
e ) Procediment de notificació, gestió i resposta davant les incidències.
f ) Els procediments de realització de còpies de seguretat i de recuperació de les dades en els fitxers o tractaments automatitzats.
g ) Les mesures que sigui necessari adoptar per al transport de suports i documents, així com per a la destrucció dels documents i suports o, si s'escau, la reutilització d'aquests últims.
En cas que siguin aplicables als fitxers les mesures de seguretat de nivell mitjà o les mesures de seguretat de nivell alt, previstes en aquest títol, el document de seguretat ha de contenir a més:
a ) La identificació del responsable o responsables de seguretat.
b ) Els controls periòdics que s'han de realitzar per verificar el compliment del que disposa el document.
Quan hi hagi un tractament de dades per compte de tercers, el document de seguretat ha de contenir la identificació dels fitxers o tractaments que es tractin en concepte d'encarregat amb referència expressa al contracte o document que reguli les condicions de l'encàrrec, així com la identificació del responsable i del període de vigència de l'encàrrec.
En els casos en què dades personals d'un fitxer o tractament s'incorporin i es tractin de manera exclusiva en els sistemes de l'encarregat, el responsable ho ha d'anotar en el seu document de seguretat.
Quan aquesta circumstància afecti una part o la totalitat dels fitxers o tractaments del responsable, es pot delegar en l'encarregat l'administració del document de seguretat, excepte pel que fa a les dades incloses en recursos propis.
Aquest fet s'ha d'indicar de manera expressa en el contracte subscrit a l'empara de l'article 12 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, amb especificació dels fitxers o tractaments afectats.
En aquest cas, cal atenir-se al document de seguretat de l'encarregat a l'efecte del compliment del que disposa aquest Reglament.
El document de seguretat s'ha de mantenir actualitzat en tot moment i s'ha de revisar sempre que es produeixin canvis rellevants en el sistema d'informació, en el sistema de tractament que es fa servir, en la seva organització, en el contingut de la informació inclosa en els fitxers o tractaments o, si s'escau, com a conseqüència dels controls periòdics realitzats.
En tot cas, s'entén que un canvi és rellevant quan pot repercutir en el compliment de les mesures de seguretat implantades.
El contingut del document de seguretat sempre s'ha d'adequar a les disposicions vigents en matèria de seguretat de les dades de caràcter personal.
Les funcions i obligacions de cadascun dels usuaris o perfils d'usuaris amb accés a les dades de caràcter personal i als sistemes d'informació han d'estar clarament definides i documentades en el document de seguretat.
També s'han de definir les funcions de control o autoritzacions delegades pel responsable del fitxer o tractament.
El responsable del fitxer o tractament ha d'adoptar les mesures necessàries perquè el personal conegui d'una forma comprensible les normes de seguretat que afectin l'exercici de les seves funcions així com les conseqüències en què pugui incórrer en cas d'incompliment.
Hi ha d'haver un procediment de notificació i gestió de les incidències que afectin les dades de caràcter personal i s'ha d'establir un registre en què es faci constar el tipus d'incidència, el moment en què s'ha produït, o si s'escau, detectat, la persona que fa la notificació, a qui se li comunica, els efectes que se'n deriven i les mesures correctores aplicades.
Els usuaris han de tenir accés només als recursos que necessitin per a l'exercici de les seves funcions.
El responsable del fitxer s'ha d'encarregar que hi hagi una relació actualitzada d'usuaris i perfils d'usuaris, i els accessos autoritzats per a cadascun d'ells.
El responsable del fitxer ha d'establir mecanismes per evitar que un usuari pugui accedir a recursos amb drets diferents dels autoritzats.
Exclusivament el personal autoritzat per fer-ho en el document de seguretat pot concedir, alterar o anul·lar l'accés autoritzat sobre els recursos, de conformitat amb els criteris que estableix el responsable del fitxer.
En cas que hi hagi personal aliè al responsable del fitxer que tingui accés als recursos, ha d'estar sotmès a les mateixes condicions i obligacions de seguretat que el personal propi.
Els suports i documents que continguin dades de caràcter personal han de permetre identificar el tipus d'informació que contenen, han de ser inventariats i només hi ha de poder accedir el personal autoritzat per fer-ho en el document de seguretat.
S'exceptuen aquestes obligacions quan les característiques físiques del suport impossibilitin el seu compliment, i n'ha de quedar constància motivada en el document de seguretat.
La sortida de suports i documents que continguin dades de caràcter personal, inclosos els compresos i/o annexos a un correu electrònic, fora dels locals sota el control del responsable del fitxer o tractament, l'ha d'autoritzar el responsable del fitxer o ha d'estar degudament autoritzada en el document de seguretat.
En el trasllat de la documentació s'han d'adoptar les mesures dirigides a evitar la sostracció o pèrdua de la informació o l'accés indegut a aquesta durant el seu transport.
Sempre que s'hagi de rebutjar qualsevol document o suport que contingui dades de caràcter personal, s'ha de destruir o esborrar mitjançant l'adopció de mesures dirigides a evitar l'accés a la informació que conté o la seva recuperació posterior.
La identificació dels suports que continguin dades de caràcter personal que l'organització consideri especialment sensibles es pot realitzar utilitzant sistemes d'etiquetatge comprensibles i amb significat que permetin als usuaris amb accés autoritzat als suports i documents esmentats identificar el seu contingut, i que en dificultin la identificació per a la resta de persones.
El responsable del fitxer o tractament ha d'adoptar les mesures que garanteixin la correcta identificació i autenticació dels usuaris.
El responsable del fitxer o tractament ha d'establir un mecanisme que permeti la identificació de forma inequívoca i personalitzada de qualsevol usuari que intenti accedir al sistema d'informació i la verificació conforme està autoritzat.
Quan el mecanisme d'autenticació es basi en l'existència de contrasenyes, hi ha d'haver un procediment d'assignació, distribució i emmagatzematge que en garanteixi la confidencialitat i integritat.
El document de seguretat ha d'establir la periodicitat, que en cap cas ha de ser superior a un any, amb què s'han de canviar les contrasenyes que, mentre estiguin vigents, s'han d'emmagatzemar de forma inintel·ligible.
S'han d'establir procediments d'actuació per fer, com a mínim setmanalment, còpies de seguretat, tret que en el període esmentat no s'hagi produït cap actualització de les dades.
Així mateix, s'han d'establir procediments per a la recuperació de les dades que garanteixin en tot moment la reconstrucció a l'estat en què estaven en el moment de produir-se la pèrdua o destrucció.
Únicament en cas que la pèrdua o destrucció afecti fitxers o tractaments parcialment automatitzats, i sempre que l'existència de documentació permeti assolir l'objectiu a què es refereix el paràgraf anterior, s'han de gravar manualment les dades de manera que quedi constància motivada d'aquest fet en el document de seguretat.
El responsable del fitxer s'ha d'encarregar de verificar cada sis mesos la correcta definició, funcionament i aplicació dels procediments de realització de còpies de seguretat i de recuperació de les dades.
Les proves anteriors a la implantació o modificació dels sistemes d'informació que tractin fitxers amb dades de caràcter personal no s'han de fer amb dades reals, llevat que s'asseguri el nivell de seguretat corresponent al tractament realitzat i s'anoti la seva realització en el document de seguretat.
Si està previst realitzar proves amb dades reals, prèviament s'ha d'haver realitzat una còpia de seguretat.
En el document de seguretat s'han d'assignar un o diversos responsables de seguretat encarregats de coordinar i controlar les mesures que hi estan definides.
Aquesta designació pot ser única per a tots els fitxers o tractaments de dades de caràcter personal o diferenciada segons els sistemes de tractament utilitzats, circumstància que s'ha de fer constar clarament en el document de seguretat.
En cap cas aquesta designació suposa una exoneració de la responsabilitat que correspon al responsable del fitxer o a l'encarregat del tractament d'acord amb aquest Reglament.
A partir del nivell mitjà, els sistemes d'informació i instal·lacions de tractament i emmagatzematge de dades s'han de sotmetre, almenys cada dos anys, a una auditoria interna o externa que verifiqui el compliment del present títol.
Amb caràcter extraordinari, s'ha de realitzar l'auditoria esmentada sempre que es facin modificacions substancials en el sistema d'informació que puguin repercutir en el compliment de les mesures de seguretat implantades, amb l'objecte de verificar-ne l'adaptació, adequació i eficàcia.
Aquesta auditoria inicia el còmput de dos anys assenyalat en el paràgraf anterior.
L'informe d'auditoria ha de dictaminar sobre l'adequació de les mesures i controls a la Llei i el seu desplegament reglamentari, identificar les seves deficiències i proposar les mesures correctores o complementàries necessàries.
També ha d'incloure les dades, fets i observacions en què es basin els dictàmens assolits i les recomanacions proposades.
Els informes d'auditoria els ha d'analitzar el responsable de seguretat competent, que n'ha d'elevar les conclusions al responsable del fitxer o tractament perquè adopti les mesures correctores adequades, i han de quedar a disposició de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades o, si s'escau, de les autoritats de control de les comunitats autònomes.
S'ha d'establir un sistema de registre d'entrada de suports que permeti, directament o indirectament, conèixer el tipus de document o suport, la data i hora, l'emissor, el nombre de documents o suports inclosos en l'enviament, el tipus d'informació que contenen, la forma d'enviament i la persona responsable de la recepció, que ha d'estar degudament autoritzada.
Igualment s'ha de disposar d'un sistema de registre de sortida de suports que permeti, directament o indirectament, conèixer el tipus de document o suport, la data i hora, el destinatari, el nombre de documents o suports inclosos en l'enviament, el tipus d'informació que contenen, la forma d'enviament i la persona responsable del lliurament, que ha d'estar degudament autoritzada.
El responsable del fitxer o tractament ha d'establir un mecanisme que limiti la possibilitat d'intentar reiteradament l'accés no autoritzat al sistema d'informació.
Exclusivament el personal autoritzat en el document de seguretat pot tenir accés als llocs on estiguin instal·lats els equips físics que donin suport als sistemes d'informació.
En el registre que regula l'article 90 s'hi han de consignar, a més, els procediments de recuperació de les dades realitzats, i s'hi han d'indicar la persona que va executar el procés, les dades restaurades i, si s'escau, quines dades ha estat necessari gravar manualment en el procés de recuperació.
És necessària l'autorització del responsable del fitxer per a l'execució dels procediments de recuperació de les dades.
La identificació dels suports s'ha de realitzar utilitzant sistemes d'etiquetatge comprensibles i amb significat, que permetin als usuaris amb accés autoritzat als suports i documents esmentats identificar el seu contingut, i que dificultin la identificació per a la resta de persones.
La distribució dels suports que continguin dades de caràcter personal s'ha de fer xifrant les dades esmentades o bé utilitzant un altre mecanisme que garanteixi que la dita informació no sigui accessible o manipulada durant el seu transport.
Així mateix, s'han de xifrar les dades que continguin els dispositius portàtils quan aquests dispositius estiguin fora de les instal·lacions que estan sota el control del responsable del fitxer.
S'ha d'evitar el tractament de dades de caràcter personal en dispositius portàtils que no permetin el xifratge.
En cas que sigui estrictament necessari, s'ha de fer constar motivadament en el document de seguretat i s'han d'adoptar mesures que tinguin en compte els riscos de realitzar tractaments en entorns desprotegits.
S'ha de conservar una còpia de seguretat de les dades i dels procediments de recuperació d'aquestes dades en un lloc diferent d'aquell en què estiguin els equips informàtics que els tracten, que ha de complir en tot cas les mesures de seguretat exigides en aquest títol, o utilitzant elements que garanteixin la integritat i recuperació de la informació, de forma que sigui possible la seva recuperació.
De cada intent d'accés s'han de guardar, com a mínim, la identificació de l'usuari, la data i hora en què es va realitzar, el fitxer a què s'ha accedit, el tipus d'accés i si ha estat autoritzat o denegat.
En cas que l'accés hagi estat autoritzat, és necessari guardar la informació que permeti identificar el registre a què s'ha accedit.
Els mecanismes que permeten el registre d'accessos han d'estar sota el control directe del responsable de seguretat competent sense que permetin la seva desactivació ni manipulació.
El període mínim de conservació de les dades registrades és de dos anys.
El responsable de seguretat s'ha d'encarregar de revisar almenys una vegada al mes la informació de control registrada i ha d'elaborar un informe de les revisions realitzades i els problemes detectats.
No és necessari el registre d'accessos definit en aquest article en cas que es donin les circumstàncies següents:
a ) Que el responsable del fitxer o del tractament sigui una persona física.
b ) Que el responsable del fitxer o del tractament garanteixi que únicament ell té accés a les dades personals i les tracta.
La concurrència de les dues circumstàncies a què es refereix l'apartat anterior s'ha de fer constar expressament en el document de seguretat.
Quan conforme a l'article 81.3 s'hagin d'implantar les mesures de seguretat de nivell alt, la transmissió de dades de caràcter personal a través de xarxes públiques o xarxes sense fil de comunicacions electròniques s'ha de fer xifrant les dades esmentades o bé utilitzant qualsevol altre mecanisme que garanteixi que la informació no sigui intel·ligible ni manipulada per tercers.
A més del que disposa el present capítol, als fitxers no automatitzats els és aplicable el que disposen els capítols I i II del present títol pel que fa a:
d ) Prestacions de serveis sense accés a dades personals.
e ) Delegació d'autoritzacions.
f ) Règim de treball fora dels locals del responsable del fitxer o encarregat del tractament.
g ) Còpies de treball de documents.
Així mateix se'ls ha d'aplicar el que estableix la secció primera del capítol III del present títol pel que fa a:
a ) Funcions i obligacions del personal.
L'arxivament dels suports o documents s'ha de fer d'acord amb els criteris que preveu la seva respectiva legislació.
Aquests criteris han de garantir la correcta conservació dels documents, la localització i consulta de la informació i han de possibilitar l'exercici dels drets d'oposició al tractament, accés, rectificació i cancel·lació.
En els casos en què no hi hagi cap norma aplicable, el responsable del fitxer ha d'establir els criteris i procediments d'actuació que s'hagin de seguir per a l'arxivament.
Els dispositius d'emmagatzematge dels documents que continguin dades de caràcter personal han de disposar de mecanismes que n'obstaculitzin l'obertura.
Quan les característiques físiques d'aquests no permetin adoptar aquesta mesura, el responsable del fitxer o tractament ha d'adoptar mesures que impedeixin que hi puguin accedir persones no autoritzades.
Mentre la documentació amb dades de caràcter personal no estigui arxivada en els dispositius d'emmagatzematge que estableix l'article anterior, pel fet d'estar en procés de revisió o tramitació, ja sigui prèviament o posteriorment al seu arxivament, la persona que se n'encarregui l'ha de custodiar i impedir en tot moment que hi pugui accedir una persona no autoritzada.
S'han de designar un o diversos responsables de seguretat en els termes i amb les funcions que preveu l'article 95 d'aquest Reglament.
Els fitxers inclosos en la present secció s'han de sotmetre, almenys cada dos anys, a una auditoria interna o externa que verifiqui el compliment del present títol.
Els armaris, arxivadors o altres elements en què s'emmagatzemin els fitxers no automatitzats amb dades de caràcter personal han d'estar en àrees en què l'accés estigui protegit amb portes d'accés dotades de sistemes d'obertura mitjançant una clau o un altre dispositiu equivalent.
Aquestes àrees s'han de mantenir tancades quan no sigui necessari l'accés als documents inclosos en el fitxer.
Si, ateses les característiques dels locals de què disposa el responsable del fitxer o tractament, no és possible complir el que estableix l'apartat anterior, el responsable ha d'adoptar mesures alternatives que, degudament motivades, s'han d'incloure en el document de seguretat.
L'accés a la documentació s'ha de limitar exclusivament al personal autoritzat.
S'han d'establir mecanismes que permetin identificar els accessos realitzats en el cas de documents que puguin ser utilitzats per múltiples usuaris.
L'accés de persones no incloses en el paràgraf anterior ha de quedar adequadament registrat d'acord amb el procediment establert a aquest efecte en el document de seguretat.
Sempre que es procedeixi al trasllat físic de la documentació que conté un fitxer, s'han d'adoptar mesures dirigides a impedir l'accés a la informació objecte de trasllat o la seva manipulació.
Els procediments tramitats per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades es regeixen pel que disposa el present títol, i supletòriament per la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú.
Específicament són aplicables les normes reguladores del procediment administratiu comú al règim de representació en els procediments esmentats.
L'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha de fer públiques les seves resolucions, amb excepció de les corresponents a la inscripció d'un fitxer o tractament en el Registre General de Protecció de Dades i d'aquelles per les quals es resolgui inscriure-hi els codis tipus, sempre que es refereixin a procediments que s'han iniciat amb posterioritat a l'1 de gener de 2004, o corresponguin a l'arxivament d'actuacions inspectores incoades a partir de la data esmentada.
La publicació d'aquestes resolucions s'ha de fer preferentment mitjançant la seva inserció en el lloc web de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, dins el termini d'un mes a comptar de la data de la notificació als interessats.
En la notificació de les resolucions s'ha d'informar expressament els interessats de la publicitat prevista a l'article 37.2 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
La publicació s'ha de fer aplicant els criteris de dissociació de les dades de caràcter personal que a aquest efecte s'estableixin mitjançant resolució del director de l'Agència.
El procediment s'inicia a instància de l'afectat o afectats, i ha d'expressar amb claredat el contingut de la seva reclamació i dels preceptes de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, que es consideren vulnerats.
Un cop rebuda la reclamació a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, s'ha de traslladar al responsable del fitxer, perquè, en el termini de quinze dies, formuli les al·legacions que estimi pertinents.
Un cop rebudes les al·legacions o transcorregut el termini que preveu l'apartat anterior, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, amb els informes previs, proves i altres actes d'instrucció pertinents, inclosa l'audiència de l'afectat i novament del responsable del fitxer, ha de resoldre sobre la reclamació formulada.
El termini màxim per dictar i notificar resolució en el procediment de tutela de drets és de sis mesos a comptar de la data d'entrada a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades de la reclamació de l'afectat o afectats.
Si en aquest termini no s'ha dictat i notificat resolució expressa, l'afectat pot considerar estimada la seva reclamació per silenci administratiu positiu.
Les disposicions que conté el present capítol són aplicables als procediments relatius a l'exercici de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades de la potestat sancionadora que li atribueixen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, la Llei 34/2002, d'11 de juliol, de serveis de la societat de la informació i de comerç electrònic, i la Llei 32/2003, de 3 de novembre, general de telecomunicacions.
No obstant això, les disposicions que preveuen l'article 121 i la secció quarta d'aquest capítol només són aplicables als procediments referits a l'exercici de la potestat sancionadora que preveu la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
En el supòsit previst com a infracció molt greu en la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, consistent en la utilització o cessió il·lícita de les dades de caràcter personal en què s'impedeixi greument l'exercici dels drets dels ciutadans i el lliure desenvolupament de la personalitat que la Constitució i les lleis garanteixen o s'hi atempti en contra de la mateixa manera, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades pot requerir, en qualsevol moment del procediment, els responsables de fitxers o tractaments de dades de caràcter personal, tant de titularitat pública com privada, perquè cessin en la utilització o cessió il·lícita de les dades.
El requeriment ha de ser atès en el termini improrrogable de tres dies, durant el qual el responsable del fitxer pot formular les al·legacions que consideri convenients amb vista a l'aixecament de la mesura.
Si el requeriment és desatès, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades pot acordar, mitjançant una resolució motivada, la immobilització dels dits fitxers o tractaments, als únics efectes de restaurar els drets de les persones afectades.
Amb anterioritat a la iniciació del procediment sancionador, es poden realitzar actuacions prèvies amb l'objecte de determinar si es donen circumstàncies que justifiquin aquesta iniciació.
En especial, aquestes actuacions s'han d'orientar a determinar, amb tanta precisió com sigui possible, els fets que puguin justificar la incoació del procediment, identificar la persona o òrgan que en pugui ser responsable i fixar les circumstàncies rellevants que es puguin donar en el cas.
Les actuacions prèvies les ha de portar a terme d'ofici l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, o bé per iniciativa pròpia o com a conseqüència de l'existència d'una denúncia o una petició raonada d'un altre òrgan.
Quan les actuacions es portin a terme com a conseqüència de l'existència d'una denúncia o d'una petició raonada d'un altre òrgan, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha d'acusar recepció de la denúncia o petició, i pot sol·licitar tota la documentació que estimi oportuna per poder comprovar els fets susceptibles de motivar la incoació del procediment sancionador.
Aquestes actuacions prèvies han de tenir una durada màxima de dotze mesos a comptar de la data en què la denúncia o petició raonada a què es refereix l'apartat 2 hagin tingut entrada a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades o, en cas que no n'hi hagi, des que el director de l'Agència acordi la realització de les actuacions esmentades.
El venciment del termini sense que s'hagi dictat i notificat un acord d'inici de procediment sancionador produeix la caducitat de les actuacions prèvies.
Les actuacions prèvies les ha de portar a terme el personal de l'Àrea de la Inspecció de Dades habilitat per a l'exercici de funcions inspectores.
En supòsits excepcionals, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades pot designar per a la realització d'actuacions específiques funcionaris de la mateixa Agència no habilitats amb caràcter general per a l'exercici de funcions inspectores o funcionaris que no prestin les seves funcions a l'Agència, sempre que compleixin les condicions d'idoneïtat i especialització necessàries per a la realització d'aquestes actuacions.
En aquests casos, l'autorització ha d'indicar expressament la identificació del funcionari i les actuacions concretes prèvies d'inspecció que s'han de realitzar.
Els funcionaris que exerceixin la inspecció a què es refereixen els dos apartats anteriors tenen la consideració d'autoritat pública en l'exercici de les seves comeses.
Estan obligats a guardar secret sobre les informacions que coneguin en l'exercici de les funcions esmentades, fins i tot després d'haver cessat en aquestes funcions.
Els inspectors poden sol·licitar totes les informacions que necessitin per al compliment de les seves comeses.
Amb aquesta finalitat poden requerir l'exhibició o l'enviament dels documents i dades i examinar-los en el lloc on estiguin dipositats, obtenir-ne una còpia, inspeccionar els equips físics i lògics, així com requerir l'execució de tractaments i programes o procediments de gestió i suport del fitxer o fitxers subjectes a investigació, i accedir als llocs on estiguin instal·lats.
En l'exercici de les actuacions prèvies els inspectors designats poden realitzar visites d'inspecció en els locals o seu de l'inspeccionat, o on estiguin ubicats els fitxers, si s'escau.
A aquest efecte, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha d'haver autoritzar prèviament els inspectors.
Les inspeccions es poden realitzar en el domicili de l'inspeccionat, a la seu o local concret relacionat amb aquest o en qualsevol dels seus locals, inclosos aquells en què el tractament el porti a terme un encarregat.
L'autorització s'ha de limitar a indicar l'habilitació de l'inspector autoritzat i la identificació de la persona o òrgan inspeccionat.
En el supòsit que preveu l'apartat anterior, les inspeccions han de concloure amb l'aixecament de l'acta corresponent, en la qual ha de quedar constància de les actuacions practicades durant la visita o visites d'inspecció.
L'acta, que s'ha d'emetre per duplicat, l'han de signar els inspectors actuants i l'inspeccionat, que hi pot fer constar les al·legacions o manifestacions que consideri convenients.
En cas de negativa de l'inspeccionat a la signatura de l'acta, s'hi ha de fer constar expressament aquesta circumstància.
En tot cas, la signatura de l'inspeccionat de l'acta no suposa la seva conformitat, sinó tan sols la seva recepció.
S'ha de lliurar a l'inspeccionat un dels originals de l'acta d'inspecció, i l'altre s'ha d'incorporar a les actuacions.
Un cop finalitzades les actuacions prèvies, s'han de sotmetre a la decisió del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Si de les actuacions no deriven fets susceptibles de motivar la imputació de cap infracció, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha de dictar resolució d'arxivament, que s'ha de notificar a l'investigat i al denunciant, si s'escau.
En cas d'apreciar-se l'existència d'indicis susceptibles de motivar la imputació d'una infracció, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha de dictar acord d'inici de procediment sancionador o d'infracció de les administracions públiques, que s'ha de tramitar conforme al que disposen, respectivament, les seccions tercera i quarta del present capítol.
El termini per dictar resolució és el que determinin les normes aplicables a cada procediment sancionador i es computa des de la data en què es dicti l'acord d'inici fins que es produeixi la notificació de la resolució sancionadora, o s'acrediti degudament l'intent de notificació.
El venciment de l'esmentat termini màxim, sense que s'hagi dictat i notificat resolució expressa, produeix la caducitat del procediment i l'arxivament de les actuacions.
El procediment pel qual es declari l'existència d'una infracció de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, comesa per les administracions públiques, és el que estableix la secció tercera d'aquest capítol.
El procediment s'inicia com a conseqüència de la notificació de la creació, modificació o supressió del fitxer per part de l'interessat o, si s'escau, de la comunicació efectuada per les autoritats de control de les comunitats autònomes, a què es refereix el present Reglament.
La notificació s'ha d'efectuar emplenant els models o formularis electrònics publicats a aquest efecte per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, en virtut del que disposa l'apartat 1 de l'article 59 d'aquest Reglament.
Si es tracta de la notificació de la modificació o supressió d'un fitxer, s'hi ha d'indicar el codi d'inscripció del fitxer en el Registre General de Protecció de Dades.
La notificació s'ha d'efectuar en suport electrònic, ja sigui mitjançant comunicació electrònica a través d'Internet per mitjà de signatura electrònica o en suport informàtic, utilitzant a aquest efecte el programa d'ajuda per a la generació de notificacions que l'Agència posa a disposició dels interessats de forma gratuïta.
És igualment vàlida la notificació efectuada en suport de paper quan per emplenar-la s'hagin fet servir els models o formularis publicats per l'Agència.
En la notificació, el responsable del fitxer ha de declarar un domicili als efectes de notificacions en el procediment.
Quan es tracti de la notificació de fitxers de titularitat pública, s'ha d'acompanyar la notificació amb una còpia de la norma o acord de creació, modificació o supressió del fitxer a què fa referència l'article 52 del present Reglament.
Quan el diari oficial en què s'hagi publicat l'esmentada norma o acord sigui accessible a través d'Internet, només s'ha d'indicar en la notificació l'adreça electrònica que permeti la seva localització concreta.
Un cop rebuda la notificació, si no conté la informació preceptiva o s'hi adverteixen defectes formals, el Registre General de Protecció de Dades ha de requerir el responsable del fitxer perquè completi o esmeni la notificació.
El termini per esmenar o millorar la sol·licitud és de tres mesos en cas que es necessiti la modificació de la norma o acord de creació del fitxer.
Si la notificació referida a la creació, modificació o supressió del fitxer conté la informació preceptiva i es compleixen les restants exigències legals, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, a proposta del Registre General de Protecció de Dades, ha d'acordar, respectivament, la inscripció del fitxer, amb l'assignació del corresponent codi d'inscripció, la modificació de la inscripció del fitxer o la cancel·lació de la inscripció corresponent.
El director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, a proposta del Registre General de Protecció de Dades, ha de dictar resolució per la qual es denega la inscripció, modificació o cancel·lació quan dels documents aportats pel responsable del fitxer es desprèn que la notificació no és conforme amb el que disposa la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre.
La resolució ha de ser degudament motivada, amb indicació expressa de les causes que impedeixen la inscripció, modificació o cancel·lació.
El procediment de cancel·lació d'ofici dels fitxers inscrits en el Registre General de Protecció de Dades sempre s'ha d'iniciar d'ofici, o bé per pròpia iniciativa o en virtut de denúncia, mitjançant acord del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
La resolució, amb l'audiència prèvia de l'interessat, ha d'acordar si és procedent o no la cancel·lació del fitxer.
Si la resolució acorda la cancel·lació del fitxer, aquesta s'ha de traslladar al Registre General de Protecció de Dades perquè procedeixi a la cancel·lació.
El procediment per a l'obtenció de l'autorització per a les transferències internacionals de dades a països tercers a què es refereixen l'article 33 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i l'article 70 d'aquest Reglament, sempre s'ha d'iniciar a sol·licitud de l'exportador que pretengui portar a terme la transferència.
En la seva sol·licitud, a més dels requisits legalment exigits, l'exportador ha de consignar, en tot cas:
a ) La identificació del fitxer o fitxers a les dades dels quals es refereixi la transferència internacional, amb indicació de la seva denominació i codi d'inscripció del fitxer en el Registre General de Protecció de Dades.
b ) La transferència o transferències respecte de les quals se sol·licita l'autorització, amb indicació de la finalitat que la justifica.
c ) La documentació que incorpori les garanties exigibles per a l'obtenció de l'autorització, així com el compliment dels requisits legals necessaris per fer la transferència, si s'escau.
Quan l'autorització es fonamenti en l'existència d'un contracte entre l'exportador i l'importador de les dades, se n'ha d'aportar una còpia, i també s'ha d'acreditar la concurrència de poder suficient en els seus atorgants.
Si l'autorització es pretén fundar en el que disposa l'apartat 4 de l'article 70, s'han d'aportar les normes o regles adoptades en relació amb el tractament de les dades en el si del grup, així com la documentació que acrediti el seu caràcter vinculant i la seva eficàcia dins del grup.
Igualment s'ha d'aportar la documentació que acrediti la possibilitat que l'afectat o l'Agència Espanyola de Protecció de Dades puguin exigir la responsabilitat que correspongui en cas de perjudici de l'afectat o vulneració de les normes de protecció de dades per part de qualsevol empresa importadora.
Quan el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades acordi, conforme al que disposa l'article 86.1 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, l'obertura d'un període d'informació pública, el termini per a la formulació d'al·legacions és de deu dies a comptar de la publicació en el Butlletí Oficial de l'Estat de l'anunci que preveu la Llei esmentada.
No és possible l'accés a la informació de l'expedient en què es donin les circumstàncies establertes a l'article 37.5 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.
Transcorregut el termini previst a l'apartat 1, en cas que s'hagin formulat al·legacions, s'han de traslladar al sol·licitant de l'autorització, a fi que en el termini de deu dies al·legui el que estimi procedent.
Quan el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades resolgui autoritzar la transferència internacional de dades, s'ha de traslladar la resolució d'autorització al Registre General de Protecció de Dades, a fi d'inscriure-la.
El Registre General de Protecció de Dades ha d'inscriure d'ofici l'autorització de transferència internacional.
En tot cas, s'ha de traslladar la resolució d'autorització o denegació de l'autorització de la transferència internacional de dades al Ministeri de Justícia, a l'efecte que es notifiqui a la Comissió Europea i als altres estats membres de la Unió Europea, d'acord amb el que preveu l'article 26.3 de la Directiva 95/46/CE.
El termini màxim per dictar i notificar resolució és de tres mesos a comptar de la data d'entrada de la sol·licitud a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Si en aquest termini no s'ha dictat i notificat resolució expressa, s'ha d'entendre autoritzada la transferència internacional de dades.
En els supòsits que preveuen l'article 69 i l'apartat 3 de l'article 70, el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades pot acordar la suspensió temporal d'una transferència internacional de dades.
En aquests supòsits, el director ha de dictar un acord d'inici referit a la suspensió temporal de la transferència.
L'acord ha de ser motivat i s'ha de fundar en els supòsits que preveu aquest Reglament.
L'acord s'ha de traslladar a l'exportador, a fi que en el termini de quinze dies formuli el que convingui al seu dret.
Rebudes les al·legacions o complert el termini assenyalat, el director ha de dictar resolució en què acordi, si s'escau, la suspensió temporal de la transferència internacional de dades.
El director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha de traslladar la resolució al Registre General de Protecció de Dades, a fi que la mateixa resolució es faci constar en el Registre.
El Registre General de Protecció de Dades ha d'inscriure d'ofici la suspensió temporal de la transferència internacional.
En tot cas s'ha de traslladar la resolució al Ministeri de Justícia, a l'efecte que es notifiqui a la Comissió Europea i als altres estats membres de la Unió Europea, d'acord amb el que preveu l'article 26.3 de la Directiva 95/46/CE.
La suspensió s'ha d'aixecar tan bon punt cessin les causes que la van justificar, mitjançant una resolució del director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, que s'ha de traslladar a l'exportador.
El director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha de traslladar la resolució al Registre General de Protecció de Dades, a fi que es faci constar en el Registre.
El Registre General de Protecció de Dades ha de fer constar d'ofici l'aixecament de la suspensió temporal de la transferència internacional.
L'acord s'ha de notificar a l'exportador i al Ministeri de Justícia, a l'efecte que el notifiqui a la Comissió Europea i als altres estats membres de la Unió Europea, d'acord amb el que preveu l'article 26.
El procediment per a la inscripció en el Registre General de Protecció de Dades dels codis tipus s'inicia sempre a sol·licitud de l'entitat, òrgan o associació promotora del codi tipus.
La sol·licitud, que ha de complir els requisits legalment establerts, s'ha d'acompanyar dels documents següents:
a ) Acreditació de la representació que es doni en la persona que presenti la sol·licitud.
b ) Contingut de l'acord, conveni o decisió pel qual s'aprova, en l'àmbit corresponent, el contingut del codi tipus presentat.
c ) En cas que el codi tipus procedeixi d'un acord sectorial o una decisió d'empresa, certificació referida a l'adopció de l'acord i legitimació de l'òrgan que el va adoptar.
d ) En el cas que indica la lletra anterior, còpia dels estatuts de l'associació, organització sectorial o entitat en el marc de la qual ha estat aprovat el codi.
e ) En cas de codis tipus presentats per associacions o organitzacions de caràcter sectorial, documentació relativa a la seva representativitat en el sector.
f ) En cas de codis tipus basats en decisions d'empresa, descripció dels tractaments a què es refereix el codi tipus.
g ) Codi tipus sotmès a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Durant els trenta dies següents a la notificació o esmena dels defectes, el Registre General de Protecció de Dades pot convocar els sol·licitants a fi d'obtenir aclariments o precisions relatives al contingut substantiu del codi tipus.
Transcorregut el termini assenyalat a l'apartat anterior, el Registre General de Protecció de Dades ha d'elaborar un informe sobre les característiques del projecte de codi tipus.
La documentació presentada i l'informe del Registre s'han de remetre al Gabinet Jurídic, a fi que aquest informi sobre el compliment dels requisits que estableix el títol VII d'aquest Reglament.
Quan el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades acordi, conforme al que disposa l'article 86.1 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, l'obertura d'un període d'informació pública, el termini per a la formulació d'al·legacions és de deu dies a comptar de la publicació en el «Butlletí Oficial de l'Estat» de l'anunci que preveu la Llei esmentada.
No és possible l'accés a la informació de l'expedient en què es donin les circumstàncies que estableix l'article 37.5 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.
Si durant la tramitació del procediment és necessària l'aportació de nous documents o la modificació del codi tipus presentat, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades pot requerir el sol·licitant a fi que en el termini de trenta dies introdueixi les modificacions que siguin necessàries, i remeti el text resultant a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
S'ha de declarar la suspensió del procediment mentre el sol·licitant no doni compliment al requeriment.
En cas que durant el tràmit que preveu l'article 148 s'hagin formulat al·legacions, s'han de traslladar al sol·licitant de l'autorització, a fi que en el termini de deu dies al·legui el que estimi procedent.
Complerts els termes que estableixen els articles precedents, el director de l'Agència ha de resoldre sobre la procedència o improcedència de la inscripció del codi tipus en el Registre General de Protecció de Dades.
Quan el director de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades resolgui autoritzar la inscripció del codi tipus, la resolució s'ha de traslladar al Registre General de Protecció de Dades, a fi de fer-ne la inscripció.
L'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha de donar publicitat al contingut dels codis tipus inscrits en el Registre General de Protecció de Dades, fent servir per a això, amb caràcter preferent, mitjans electrònics o telemàtics.
El procediment per obtenir de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades l'exempció del deure d'informar l'interessat sobre el tractament de les seves dades de caràcter personal quan sigui impossible o exigeixi esforços desproporcionats, que preveu l'apartat 5 de l'article 5 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, sempre s'inicia a petició del responsable que pretengui obtenir l'aplicació de l'exempció.
En l'escrit de sol·licitud, a més dels requisits que recull l'article 70 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, el responsable:
a ) Ha d'identificar clarament el tractament de dades a què es pretén aplicar l'exempció del deure d'informar.
b ) Ha d'indicar expressament els motius quant a les causes en què fonamenta la impossibilitat o el caràcter desproporcionat de l'esforç que implicaria el compliment del deure d'informar.
c ) Ha d'exposar detalladament les mesures compensatòries que proposa realitzar en cas d'exoneració del compliment del deure d'informar.
d ) Ha d'aportar una clàusula informativa la difusió de la qual, en els termes que s'indiquin en la sol·licitud, permeti compensar l'exempció del deure d'informar.
Si l'Agència Espanyola de Protecció de Dades considera insuficients les mesures compensatòries proposades pel sol·licitant, pot acordar l'adopció de mesures complementàries o substitutives de les que el sol·licitant va proposar en la seva sol·licitud.
L'acord s'ha de traslladar al sol·licitant a fi que exposi el que convingui al seu dret en el termini de quinze dies.
Conclosos els tràmits que preveuen els articles precedents, el director de l'Agència ha de dictar resolució, per la qual concedeixi o denegui l'exempció del deure d'informar.
La resolució pot imposar l'adopció de les mesures complementàries a què es refereix l'article anterior.
El termini màxim per dictar i notificar resolució en el procediment és de sis mesos a comptar de la data d'entrada de la sol·licitud del responsable del fitxer a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Si en aquest termini no s'ha dictat i notificat resolució expressa, l'afectat pot considerar estimada la seva sol·licitud per silenci administratiu positiu.
El procediment per obtenir de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades la declaració de la concurrència en un determinat tractament de dades de valors històrics, científics o estadístics, a l'efecte del que preveuen la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, i el present Reglament, sempre s'ha d'iniciar a petició del responsable que pretengui obtenir la declaració.
En l'escrit de sol·licitud, el responsable:
a ) Ha d'identificar clarament el tractament de dades al qual es pretén aplicar l'excepció.
b ) Ha d'indicar expressament els motius quant a les causes que justifiquen la declaració.
c ) Ha d'exposar detalladament les mesures que el responsable del fitxer es proposa implantar per garantir el dret dels ciutadans.
La sol·licitud s'ha d'acompanyar de tots els documents o proves que siguin necessaris per justificar l'existència dels valors històrics, científics o estadístics que fonamentarien la declaració de l'Agència.
El termini màxim per dictar i notificar resolució en el procediment és de tres mesos a comptar de la data d'entrada de la sol·licitud del responsable del fitxer a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Si en aquest termini no s'ha dictat i notificat una resolució expressa, l'afectat pot considerar estimada la seva sol·licitud.
Els productes de programari destinats al tractament automatitzat de dades personals han d'incloure en la seva descripció tècnica el nivell de seguretat, bàsic, mitjà o alt, que permetin atènyer d'acord amb el que estableix el títol VIII d'aquest Reglament.
En el que no estableix el capítol III del títol IX són aplicables als procediments sancionadors tramitats per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades les disposicions que conté el Reglament del procediment per a l'exercici de la potestat sancionadora, aprovat pel Reial decret 1398/1993, de 4 d'agost.