UNITED STATES DEPARTMENT OF EDUCATION
OFFICE OF SPECIAL EDUCATION AND REHABILITATIVE SERVICES
THE ASSISTANT SECRETARY

September 24, 2021
RE: Docket Number ED-2021-OSERS-0117
VIA EMAIL: xxxxxxxx
Mr. Daniel Frumkin
xxxxxxxx, Maryland
Dear Mr. Frumkin:
Thank you for contacting the U.S. Department of Education (Department). This letter is in
response to your petition for rulemaking dated July 26, 2021, in which you request that the
Department amend the Individuals with Disabilities Education Act (IDEA) regulations at 34
C.F.R. § 300.323(d)(2) to establish a timeline for providing access to a child’s individualized
education program (IEP) to teachers and service providers. Your petition was forwarded to the
Department’s Office of Special Education and Rehabilitative Services (OSERS). In accordance
with 5 U.S.C. § 555(e), OSERS has carefully considered the information in your petition and
respectfully denies your request for rulemaking on this matter for the reasons detailed below.
You petitioned the Department to revise the regulation in 34 C.F.R. § 300.323(d)(2) to include
the bold and underlined language below:
(d) Accessibility of child's IEP to teachers and others. Each public agency must ensure that—
(2) Before the beginning of each school year, each teacher and provider described in
paragraph (d)(1) of this section is informed of—
(i) His or her specific responsibilities related to implementing the child's IEP; and
(ii) The specific accommodations, modifications, and supports that must be provided for the
child in accordance with the IEP.
You state that this change will “remove ambiguity regarding when teachers and providers must
be notified of IEP responsibilities, accommodations, modifications, and supports in accordance
with the IEP before the first day of school.”
OSERS declines to amend the regulation as requested for several reasons. The IDEA statute and
regulations are clear that every child’s IEP must be in effect at the beginning of each school year.
IDEA section 614(d)(2)(A) and 34 C.F.R. § 300.323(a). The statute and regulations also make
clear that an IEP Team meeting may be convened at any time throughout the year, as warranted,
pursuant to IDEA section 614(d)(4)(A) and 34 C.F.R. § 300.324(b), or by using the amendment

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www.ed.gov
The Department of Education’s mission is to promote student achievement and preparation for global competitiveness
by fostering educational excellence and ensuring equal access.

Page 2 – Mr. Daniel Frumkin
process provided under IDEA section 614(d)(3)(D) and 34 C.F.R. § 300.324(a)(4). 1 This could
occur before or after the school year begins. After the development of, or revisions to, the IEP,
the public agency must provide access to the IEP to the teachers and providers who are
responsible for implementing the IEP as set forth at 34 C.F.R. § 300.323(d). For example, if an
IEP is revised in December, teachers and service providers, including those responsible for IEP
implementation during the remainder of the school year, must be made aware of changes to that
child’s IEP within a reasonable amount of time. In such instances, it would be unreasonable and
inconsistent with the purposes of IDEA to delay taking those steps until “before the beginning”
of the following school year. As discussed below, IDEA provides sufficient protections and
flexibility to account for the variety of timeframes during which an IEP may be developed or
updated.
There is an inherent expectation that before a child’s IEP that is “in effect” can be implemented,
all those responsible for implementing any part of it will be aware of the IEP content and their
specific responsibilities related to implementing the IEP, including the provision of any specific
accommodations, modifications, and supports, prior to the required implementation date. When
an explicit timeline is not specified in the IDEA or its implementing regulations, the Department
interprets that the requirement will be met within a reasonable period of time. The Department
has not defined “a reasonable period of time” but has explained with respect to implementation
of services in a child’s IEP, that “with very limited exceptions, IEPs for most children with
disabilities should be implemented without undue delay following the IEP meetings…” and that
“[t]here may be exceptions in certain situations. It may be appropriate to have a short delay (e.g.,
(1) when the IEP meetings occur at the end of the school year or during the summer, and the IEP
Team determines that the child does not need special education and related services until the next
school year begins); or (2) when there are circumstances that require a short delay in the
provision of services (e.g., finding a qualified service provider, or making transportation
arrangements for the child).” The Department has further noted that a pattern of practice within a
given State of not making services available within a reasonable period of time (e.g., within a
week or two following IEP meetings), could raise a question as to whether the State is in
compliance, unless one of these exceptions applies. See 64 Fed. Reg. at 12579.
Finally, IDEA and the IDEA Part B regulations provide for the basic floor of protections, but
certain aspects of implementation are better addressed by State and local education authorities.
We believe that there is nothing in IDEA that would prevent a State from establishing a
reasonable timeline in its rules implementing this IDEA requirement.
Accordingly, OSERS concludes that it would not be appropriate for the Department to undertake
such rulemaking on this specific matter as you have requested.
We regret to read that your son experienced delays in receiving the services required by his IEP.
As we previously advised in a July 13, 2021, email, under IDEA, a parent can pursue several
Although the public agency is responsible for determining when to conduct an IEP Team meeting, the parents of a
child with a disability have the right to request an IEP meeting at any time. For example, if the parents believe that
the child is not progressing satisfactorily, the parents, as a member of the IEP Team, can request an IEP Team
meeting at any time during the year. See Appendix A to the 1999 final IDEA Part B regulations, 64 Fed. Reg.
12406, 12476 (Mar. 12, 1999).
1

Page 3 – Mr. Daniel Frumkin
dispute resolution options, if they disagree with a school’s actions. A parent has a right to request
mediation to resolve disputes using the IDEA’s mediation process under 34 C.F.R. § 300.506.
Also, a parent has the right to file a State complaint or a due process complaint to request a due
process hearing. 34 C.F.R. §§ 300.151 through 300.153 and 300.507. For more information
about how these procedures are implemented in the State of Maryland, or to file a State
complaint, you may contact the Maryland State Department of Education (MSDE), Division of
Early Intervention and Special Education Services. Contact information for MSDE is provided
below for your convenience:
Marcella E. Franczkowski, M.S.
Assistant State Superintendent
Division of Early Intervention and Special Education Services
200 W. Baltimore Street
Baltimore, Maryland 21201
Phone: 410-767-0238
Email: marcella.franczkowski@maryland.gov
You may also wish to visit MSDE’s Family Support & Dispute Resolution Branch
(marylandpublicschools.org) web page, which includes web links to the State’s model forms for
State complaints and requests for mediation and/or due process.
Please note that Section 607(d) of the IDEA prohibits the Secretary of the Department from
issuing policy letters or other statements that establish a rule that is required for compliance with,
and eligibility under, IDEA without following the rulemaking requirements of Section 553 of the
Administrative Procedure Act. Therefore, based on the requirements of IDEA Section 607(e),
this response is provided as informal guidance and is not legally binding. It represents an
interpretation by the Department of the requirements of IDEA in the context of the specific facts
presented and does not establish a policy or rule that would apply in all circumstances.
Thank you for your petition. We share your dedication to the education of children with
disabilities and appreciate your communication with the Department.
Sincerely,
/s/
Katherine Neas
Acting Assistant Secretary


DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN DE EE.UU.
OFICINA DE EDUCACIÓN ESPECIAL Y SERVICIOS DE REHABILITACIÓN

OSEP QA 21-05

Hoja de ruta para el regreso a la escuela:
El requisito de identificación de niños conforme a la Parte B
de la Ley Educativa para Personas con Discapacidades
24 de agosto de 2021
La Oficina de Educación Especial y Servicios de Rehabilitación (OSERS) del Departamento de
Educación de EE. UU. (el Departamento) ha recibido múltiples solicitudes de un grupo diverso
de partes interesadas que solicitan que el Departamento publique nuevos documentos de
orientación que interpreten los requisitos de la Ley Educativa para Personas con Discapacidades
(IDEA) teniendo en cuenta la gran cantidad de desafíos planteados por la pandemia de COVID19 y a medida que más escuelas y programas están regresando a los servicios presenciales. Los
temas incluyen el cumplimiento de los plazos, cómo garantizar la implementación de los
procedimientos de evaluación inicial y reevaluación, cómo determinar la elegibilidad para la
educación especial y los servicios relacionados, y cómo proporcionar la gama completa de
servicios de educación especial y servicios relacionados que los niños con discapacidades
necesitan para recibir una educación pública gratuita y apropiada (free appropriate public
education, FAPE). 1 De manera similar, las partes interesadas han preguntado sobre las
implicaciones de las demoras en las evaluaciones y los servicios de intervención temprana para
bebés y niños pequeños con discapacidades y sus familias prestados según la Parte C de la Ley
IDEA. 2 El objetivo de los documentos de orientación de IDEA de la Hoja de ruta para el regreso
a la escuela, 3 que se enfocan en las iniciativas para la reapertura de las escuelas, es apoyar la
Educación pública gratuita y apropiada (FAPE) significa educación especial y servicios relacionados que
(1) se proporcionan con fondos públicos, bajo supervisión del gobierno y sin cargo; (2) cumplen con los
estándares de la SEA, incluidos los requisitos de la Ley IDEA; (3) incluyen una educación inicial,
primaria o secundaria apropiada en el estado involucrado; y (4) se proporcionan de conformidad con un
programa de educación individualizado que cumple con los requisitos del Título 34 § 300.320 a §
300.324 del Código de Regulaciones Federales (CFR). Título 34 § 300.17 del CFR.
2 Próximamente se proporcionarán documentos de orientación adicionales, incluidos los requisitos de la
Parte C de la Ley IDEA.
3 Este documento de preguntas y respuestas no impone ningún requisito adicional más allá de los incluidos
en las leyes y regulaciones aplicables. No crea ni confiere ningún derecho a ninguna persona. Las
respuestas presentadas en este documento constituyen, en general, una guía informal que representa la
interpretación del Departamento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el contexto de
los hechos específicos presentados aquí y no son legalmente vinculantes ni establecen una política o
regla que pudiera aplicarse en todas las circunstancias. Las preguntas y respuestas incluidas en este
documento no tienen por objetivo reemplazar el estudio cuidadoso de la Ley IDEA y sus regulaciones de
implementación. La Ley IDEA, sus regulaciones de implementación y otros documentos importantes
relacionados con ellas se encuentran en: https://sites.ed.gov/idea/.
1

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El Departamento de Educación tiene como misión promover el alto rendimiento académico y la preparación de los estudiantes para la competitividad global
al fomentar la excelencia en la educación y garantizar la igualdad de acceso.

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

implementación completa de los requisitos de la Ley IDEA. Los documentos también sirven para
aclarar que, independientemente de la pandemia de COVID-19 o el modo de instrucción, los
niños con discapacidades tienen derecho a una educación pública gratuita y apropiada, y los
bebés y niños pequeños con discapacidades y sus familias tienen derecho a servicios adecuados
conforme a la Parte C de la Ley IDEA.
La OSERS publica este documento orientativo para las agencias educativas estatales (SEA), las
agencias educativas locales (LEA), 4 los padres 5 y otras partes interesadas para reafirmar la
importancia de la implementación adecuada de las obligaciones que impone el requisito
identificación de niños (child find) conforme a la Parte B de la Ley IDEA. Un sistema eficaz de
identificación de niños es una parte continua de la responsabilidad del estado de garantizar que la
educación pública gratuita y apropiada esté disponible para todos los niños con discapacidades
que reúnen los requisitos. Los requisitos de identificación de niños de la Ley IDEA requieren que
las SEA y las LEA tengan políticas y procedimientos vigentes para garantizar que todos los niños
con discapacidades que residen en sus respectivas jurisdicciones y que necesitan educación
especial y servicios relacionados sean identificados, ubicados y evaluados, independientemente
de la gravedad de la discapacidad y de conformidad con los estándares de elegibilidad y de
identificación de niños del estado.
Es particularmente importante que proporcionemos información sobre los requisitos de
identificación de niños de la Parte B de la Ley IDEA en este momento, ya que, como resultado
de la pandemia de COVID-19, muchos niños no se han inscrito en la escuela o han dado de baja
su inscripción. Muchos otros solo han recibido instrucción de manera virtual. Dados estos
desafíos, mientras se preparan para regresar al aprendizaje presencial de tiempo completo en el
año escolar 2021-2022, es posible que las SEA y las LEA deban evaluar si sus procedimientos
actuales de identificación de niños son lo suficientemente sólidos para garantizar la derivación y
evaluación adecuadas de niños que pueden tener una discapacidad conforme a la Ley IDEA.

Para que este documento sea más fácil de usar, la OSERS ha utilizado el término “LEA” en lugar de
“agencia pública”. Las agencias públicas se definen en el Título 34 § 300.33 del CFR e incluyen a las
SEA, las LEA, las agencias de servicios educativos (educational services agencies, ESA), las escuelas
autónomas públicas sin fines de lucro que de otra manera no están incluidas como LEA o ESA y no son
una escuela de una LEA o ESA, y cualquier otra subdivisión política del estado responsable de
proporcionar educación a los niños con discapacidades.
5 El término “padre” se define en el Título 34 § 300.30 del CFR.
4

2

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

A. REQUISITOS GENERALES DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS
Pregunta A-1:

¿Qué es la identificación de niños?

Respuesta:

Los requisitos de identificación de niños de la Parte B de la Ley IDEA exigen
que los estados tengan políticas y procedimientos vigentes para garantizar que
todos los niños con discapacidades que residen en el estado y que necesitan
educación especial y servicios relacionados sean identificados, ubicados y
evaluados, independientemente de la gravedad de la discapacidad. Este
requisito implica la identificación de los niños que se sospecha que tienen una
discapacidad, incluidos, por ejemplo, aquellos que se sospecha que tienen
COVID prolongada o afecciones posteriores a la COVID que cumplen con la
definición de discapacidad conforme a la Ley IDEA. 6 (Consulte la Pregunta
C-4 más abajo para obtener más información sobre la COVID prolongada y
otras afecciones posteriores a la COVID). Esta responsabilidad incluye la
implementación de actividades de identificación de niños para niños sin hogar
o que están bajo la tutela del estado, niños con gran movilidad y migrantes,
estudiantes aprendices de inglés y niños de escuelas privadas con
discapacidades colocados por sus padres, así como para aquellos que se
sospecha que tienen retrasos en el desarrollo según se define en Título 34 §
300.8(b) del CFR. También incluye a los niños que tienen necesidades
médicas complejas y que residen en clínicas infantiles debido a problemas de
salud graves y a los que se encuentran en instalaciones correccionales. Título
34 § 300.111(b)-(c) del CFR. Las actividades de identificación de niños
generalmente involucran un proceso de selección para determinar si el niño
debe ser derivado para una evaluación completa e individual con el fin de
definir su elegibilidad para educación especial y servicios relacionados. Los
estados deben identificar, ubicar y evaluar a todos los niños con
discapacidades que residen en el estado y que pueden necesitar educación
especial y servicios relacionados, sin importar dónde el niño viva o asista a la
escuela en el estado, o incluso si el niño avanza de un grado al siguiente.
Título 34 § 300.111(c)(1) del CFR.

Pregunta A-2:

¿Quién es responsable de llevar a cabo las actividades de identificación de
niños?

Respuesta:

Como se indica en la respuesta a la Pregunta A-1, el estado, a través de la SEA
y todas las LEA que reciben una subvención conforme a la Sección 611 o la
Sección 619 de la Ley IDEA, es responsable de implementar los requisitos de
identificación de niños. Las LEA pueden incluir agencias de servicios
educativos (ESA) como se definen en el Título 34 § 300.12 del CFR, escuelas

6

Para obtener más información, consulte el siguiente documento del Departamento: Long COVID under
Section 504 and the IDEA: A Resource to Support Children, Students, Educators, Schools, Service Providers, and
Families (COVID prolongado conforme a la Sección 504 y la Ley IDEA: Un recurso para apoyar a los
niños, los estudiantes, los educadores, las escuelas, los proveedores de servicios y las familias) (26 de
julio de 2021).

3

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

autónomas públicas (incluidas las escuelas autónomas virtuales) establecidas
como LEA según la ley estatal y cualquier otra entidad que cumpla con la
definición de LEA del Título 34 § 300.28 del CFR. En la mayoría de los
casos, la LEA correspondiente al lugar donde residen los padres de un niño
con una discapacidad es responsable de garantizar que el niño sea
identificado, ubicado y evaluado. Sin embargo, según el Título 34 §
300.131(a) del CFR, si un padre inscribe a un niño en una escuela privada de
una LEA que no corresponde al lugar donde reside el niño, la LEA de la
escuela privada es responsable de las actividades de identificación de niños.
Pregunta A-3:

¿Se aplican las obligaciones de identificación de niños a los niños inscritos
en escuelas autónomas públicas?

Respuesta:

Sí. Los requisitos de identificación de niños se aplican a los niños
matriculados en escuelas autónomas públicas (las escuelas chárter), incluidas
las escuelas autónomas virtuales, las que funcionan como LEA y las que son
escuelas públicas de una LEA. Título 34 § 300.111(a)(1)(i), § 300.201 y §
300.209 del CFR. Si un niño está inscrito en una escuela autónoma que es
parte de una LEA, la LEA sería responsable de implementar los requisitos de
identificación de niños para los niños que asisten a la escuela autónoma, a
menos que la ley estatal asigne la responsabilidad a alguna otra entidad. Título
34 § 300.209(b)(2)(i) del CFR. Si el niño asiste a una escuela autónoma que
opera como su propia LEA, la escuela autónoma LEA sería responsable de
implementar los requisitos de identificación de niños, a menos que la ley
estatal asigne la responsabilidad a alguna otra entidad. 7 Título 34 § 300.209(c)
del CFR. Si el niño está inscrito en una escuela autónoma que no es una LEA
ni pertenece a una LEA, la SEA es responsable de garantizar que se cumplan
los requisitos de identificación de niños.

Pregunta A-4:

¿Se aplican las obligaciones de identificación de niños a los niños inscritos
por sus padres en escuelas privadas o a aquellos que reciben educación en
el hogar?

Respuesta:

Sí. Como resultado de las dificultades educativas provocadas por la pandemia
de COVID-19, una cantidad considerable de estudiantes se retiró de las
escuelas públicas para asistir a escuelas privadas o recibieron educación en el
hogar. Como se indica en las respuestas a las Preguntas A-1 y A-2, las SEA y
las LEA son responsables de cumplir con las obligaciones de identificación de
niños para todos los niños que residen dentro de su jurisdicción. Título 34 §
300.111 y § 300.201 del CFR. Esto incluye a los niños cuyos padres han
optado por educarlos en el hogar o colocarlos en escuelas privadas, en lugar

7

Departamento de Educación de EE.UU., Oficina de Educación Especial y Servicios de Rehabilitación,

Frequently Asked Questions about the Rights of Students with Disabilities in Public Charter Schools under the
Individuals with Disabilities Education Act (Preguntas frecuentes sobre los derechos de los estudiantes con

discapacidades en las escuelas autónomas públicas conforme a la Ley Educativa para Personas con
Discapacidades) (28 de diciembre de 2016).

4

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

de inscribirlos en escuelas públicas. Generalmente, la LEA correspondiente al
lugar en el que residen los padres del niño es responsable de realizar las
actividades de identificación de niños, incluidas las evaluaciones iniciales y
las reevaluaciones, para los niños que reciben educación en el hogar. Como se
señaló en la respuesta a la Pregunta A-2, la LEA correspondiente al lugar en el
que se encuentra la escuela privada es responsable de las actividades de
identificación de niños para los niños inscritos por sus padres en escuelas
privadas. Esta podría ser diferente de la LEA del lugar donde reside el niño.
Título 34 § 300.131. del CFR.
Hay varias formas posibles en las que una LEA que tiene escuelas primarias o
secundarias privadas puede cumplir con sus responsabilidades de
identificación de niños. Por ejemplo, la LEA puede asumir la responsabilidad
por sí misma, contratar a otra LEA (incluso la LEA del lugar donde residen los
padres del niño) o contratar a un tercero para llevar a cabo las actividades de
identificación de niños. Tenga en cuenta también que, según el Título 34 §
300.134(a)(2) del CFR, durante la consulta entre la LEA, los funcionarios de
la escuela privada y los representantes de los padres, la LEA debe analizar
cómo se informará a los padres, los maestros y los funcionarios de las escuelas
privadas sobre el proceso de identificación de niños. Durante la consulta, la
LEA puede alentar a los participantes a compartir ideas sobre formas de
involucrar e informar a las partes interesadas acerca de lo que implica la
localización, identificación y evaluación de los niños con presuntas
discapacidades, conforme a la Ley IDEA, que fueron inscritos por sus padres
en escuelas privadas. Ejemplos de tales prácticas incluyen, entre otras, las
siguientes: realizar sesiones de desarrollo profesional para maestros de
escuelas privadas sobre los requisitos de evaluación y reevaluación de la Ley
IDEA; publicar folletos en las instalaciones de las escuelas privadas para
informar a las partes interesadas sobre la disponibilidad del servicio de
identificación de niños; y celebrar asambleas con miembros de la comunidad.
Pregunta A-5:

¿Cuáles son algunos ejemplos de actividades de identificación de niños?

Respuesta:

Muchas SEA y LEA emprenden iniciativas organizadas durante todo el año
para identificar a los niños con discapacidades en edad preescolar y escolar.
Estas actividades pueden incluir campañas de concientización pública por
parte de la LEA, o en colaboración con la asociación de padres y maestros
(parent teacher association, PTA) de una escuela, que incluyen información
provista en los idiomas hablados en la comunidad y están dirigidas a una
amplia audiencia, incluidos padres y familias, proveedores de cuidado infantil
y educación temprana, campamentos de verano, proveedores médicos,
refugios para personas sin hogar, instituciones religiosas y reuniones de
jardines de infantes (es decir, eventos organizados por las escuelas primarias
para facilitar la transición de un niño del hogar a la educación formal). En el
caso de niños mayores, las actividades pueden incluir administrar
evaluaciones de manera local para medir el crecimiento académico de los
estudiantes, evaluar a los estudiantes de escuelas privadas y a los niños que

5

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

reciben educación en el hogar, organizar reuniones con profesionales de la
salud mental, compartir información con organizaciones sin fines de lucro que
se enfocan en las familias y los niños, y coordinar con las agencias estatales
que prestan servicios a niños y jóvenes. Además, las iniciativas de extensión
de la LEA y la colaboración entre agencias con los programas de vivienda,
como los financiados por el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano,
pueden ayudar a identificar a los niños que no tienen hogar y que pueden
necesitar educación especial. 8 Con el crecimiento en el uso de las redes
sociales, las SEA y las LEA deberían considerar publicar avisos de
identificación de niños en sus sitios web y páginas de redes sociales.
Pregunta A-6:

Al llevar a cabo actividades de identificación de niños conforme a la Parte
B de la Ley IDEA, ¿puede una LEA usar fondos regulares de la Parte B
de la Ley IDEA y los fondos adicionales de la Parte B de la Ley IDEA
asignados en virtud de la Sección 2014 de la Ley del Plan de Rescate
Estadounidense (Ley ARP), o financiación proveniente del Fondo de
Ayuda de Emergencia para Escuelas Primarias y Secundarias (Fondo
ESSER) y el Fondo del uso del Gobernador para Ayuda de Emergencia
para la Educación (Fondo GEER) autorizados por la Ley de Ayuda,
Alivio y Seguridad Económica por Coronavirus (Ley CARES) y la Ley de
Asignaciones Complementarias de Respuesta y Ayuda por Coronavirus
(CRRSAA)?

Respuesta:

Sí. Los fondos de la Parte B de la Ley IDEA (tanto los fondos regulares como
los adicionales asignados en virtud de la Ley ARP) y los fondos
proporcionados a los estados y las LEA a través del Fondo ESSER y el Fondo
GEER pueden usarse para actividades de identificación de niños. Sin
embargo, conforme al Título 34 § 300.131(d) del CFR, si una LEA usa fondos
de sus asignaciones de la Parte B de la Ley IDEA para llevar a cabo
actividades de identificación de niños para niños enviados por sus padres a
escuelas privadas, estos gastos pueden no considerarse para determinar si la
LEA ha cumplido el requisito de gastar una cantidad proporcional de los
fondos de la Parte B de la Ley IDEA en virtud del Título 34 § 300.133(a) del
CFR en la provisión de educación especial y servicios relacionados para niños
con discapacidades enviados por sus padres a escuelas privadas ubicadas en la
jurisdicción de la LEA.
Las LEA también podrían considerar el uso de estos fondos para abordar
cualquier retraso en las evaluaciones iniciales que no se completaron dentro
del cronograma o que se retrasaron debido a circunstancias relacionadas con
la pandemia de COVID-19. Los fondos podrían utilizarse para contratar
personal adicional de educación especial y servicios relacionados; contratar a
proveedores y profesionales externos para realizar evaluaciones, de

8

Homeless Liaison Toolkit (Kit de herramientas de enlace para personas sin hogar) | Edición 2020 —
https://nche.ed.gov/homeless-liaison-toolkit/

6

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

conformidad con las normas estatales de contratación; pagar los costos
asociados con la capacitación del personal existente para adquirir la
experiencia y las capacidades necesarias para realizar evaluaciones; y
actualizar las herramientas de valoración y evaluación, como las que realizan
cálculos automáticos de datos para reducir la carga y agilizar la redacción de
informes.

B.

DERIVACIÓN Y EVALUACIÓN INICIAL

Pregunta B-1:

¿Quién puede derivar a un niño para determinar si se sospecha que tiene
una discapacidad conforme a la Ley IDEA?

Respuesta:

Los requisitos de identificación de niños de la Ley IDEA permiten
derivaciones de cualquier fuente que crea que un niño puede reunir los
requisitos para recibir educación especial y servicios relacionados. Cualquier
fuente incluye, entre otras, un padre, un maestro, un proveedor de atención
médica u otra persona con conocimiento sobre el niño.
Sin embargo, de acuerdo con los requisitos de identificación de niños y los
requisitos de consentimiento de los padres conforme a la Ley IDEA y las
regulaciones de implementación, solo el padre del niño o la LEA del niño
pueden solicitar una evaluación inicial. Título 34 § 300.301(b) del CFR.

Pregunta B-2:

¿Debe la LEA aceptar realizar una evaluación inicial si los padres del
niño presentan una solicitud formal?

Respuesta:

No. Si la LEA no sospecha que el niño tiene una discapacidad, puede rechazar
la solicitud de los padres de una evaluación inicial. En estas circunstancias, la
LEA debe proporcionar una notificación por escrito a los padres, de
conformidad con el Título 34 § 300.503(b) del CFR, que explique, entre otras
cosas, por qué la LEA se niega a realizar una evaluación inicial y la
información en la que se basó para tomar esa decisión. Los padres pueden
impugnar la negativa de la LEA solicitando una audiencia de debido proceso
en virtud del Título 34 § 300.507 del CFR o presentando una queja a nivel
estatal conforme al Título 34 § 300.153 del CFR. Consulte la sección
Asistencia para estados para la educación de niños con discapacidades y becas
preescolares para niños con discapacidades, Norma Definitiva, 71 Federal
Register 46540, 46636 (14 de agosto de 2006); OSEP Memorandum 11-07
(Memorando de la OSEP 11-07) (21 de enero de 2011).
Sin embargo, si la LEA cree que el niño puede tener una discapacidad en
virtud de la Ley IDEA, debe obtener el consentimiento informado de los
padres, de conformidad con el Título 34 § 300.9 del CFR, para realizar una
evaluación inicial. Título 34 § 300.300(a) del CFR. La evaluación debe
realizarse dentro de los 60 días posteriores a la recepción del consentimiento
de los padres, o dentro del plazo establecido por el estado para realizar la
evaluación. Título 34 § 300.301(c)(1) del CFR. Si bien la Ley IDEA y sus

7

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

regulaciones de implementación no indican un período de tiempo específico
desde la derivación para la evaluación hasta la obtención del consentimiento
de los padres, desde hace mucho tiempo, y en forma constante el
Departamento ha interpretado que según la Ley IDEA las evaluaciones deben
realizarse dentro de un período de tiempo razonable a partir del momento en
que la agencia recibe una solicitud formal de evaluación, si la LEA está de
acuerdo en que se necesita una evaluación inicial. 9
Pregunta B-3:

¿Puede una LEA exigir que todos los estudiantes participen en sistemas
de apoyo de varios niveles de educación general u otras intervenciones de
educación general antes de derivar a un niño a educación especial?

Respuesta:

No. Los sistemas de apoyo de varios niveles (multi-tiered systems of support,
MTSS) son un continuo integral de prácticas sistémicas basadas en la
evidencia para apoyar una respuesta rápida a las necesidades de los
estudiantes con observación regular con el objetivo de facilitar la toma de
decisiones de instrucción basada en los datos. Muchas LEA han implementado
marcos exitosos de MTSS, lo que garantiza que los niños que simplemente
necesitan intervenciones a corto plazo y específicas o intensivas reciban esas
intervenciones. La Ley IDEA, sin embargo, no exige a las LEA utilizar un
enfoque de MTSS, ni las alienta a hacerlo, antes de una derivación para
evaluación o como parte de la determinación de si un niño reúne los requisitos
para recibir educación especial o servicios relacionados.
Un padre puede solicitar una evaluación inicial en cualquier momento para
determinar si su hijo tiene alguna una discapacidad, independientemente de si
el niño ha participado en un marco de MTSS. Título 34 § 300.301(b) del CFR.
La implementación de estrategias de MTSS no se puede utilizar para retrasar o
negar la provisión de una evaluación inicial completa e individual, de
conformidad con el Título 34 § 300.304 a § 300.311 del CFR, a un niño con
una supuesta discapacidad conforme al Título 34 § 300.8 del CFR. 10 No sería
coherente con las disposiciones sobre evaluación del Título 34 § 300.301 a §
300.111 del CFR que una LEA rechace una derivación y retrase la provisión
de una evaluación inicial sobre la base de que un niño no ha participado en un
marco de MTSS.
Si la LEA responsable no sospecha que el niño tiene una discapacidad y niega
la solicitud de los padres de una evaluación inicial, la LEA responsable debe

Consulte la sección Asistencia para estados para la educación de niños con discapacidades y becas
preescolares para niños con discapacidades, Norma Definitiva, 71 Federal Register 46540, 46637 (14 de
agosto de 2006); OSEP Memorandum 11-07 (Memorando de la OSEP 11-07) (Jan. 21, 2011); y OSEP
Memorandum 16-07 (Memorando de la OSEP 16-07) (29 de abril de 2016).
10 Este requisito se aplica independientemente de quién realiza la derivación (por ejemplo, derivación de los
padres, incluidos los padres de niños que reciben educación en el hogar, y programas de escuelas
públicas y privadas, incluidos los programas preescolares). Consulte también OSEP Memorandum 16-07
(Memorando de la OSEP 16-07) (29 de abril de 2016); y OSEP Memorandum 11-07 (Memorando de la
OSEP 11-07) (21 de enero de 2011).
9

8

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

proporcionar una notificación previa por escrito a los padres explicando por
qué se niega a realizar una evaluación inicial y la información que fue
utilizado como base para esta decisión, así como una copia de la notificación
de garantías procesales. Título 34 § 300.503 y § 300.504 del CFR. Como se
señaló en la respuesta a la pregunta B-2, los padres pueden impugnar la
negativa de la LEA solicitando una audiencia de debido proceso o presentando
una queja ante el estado. Consulte la sección Asistencia para estados para la
educación de niños con discapacidades y becas preescolares para niños con
discapacidades, Norma Definitiva, 71 Federal Register 46540, 46636 (14 de
agosto de 2006); y OSEP Memorandum 11-07 (Memorando de la OSEP 1107) (21 de enero de 2011).

C. CONSIDERACIONES DE LA IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS RELACIONADAS CON LA
PANDEMIA DE COVID-19
Pregunta C-1:

¿Cuáles son algunos de los desafíos únicos para llevar a cabo la
identificación de niños cuando estos participan en el aprendizaje virtual o
en línea?

Respuesta:

En general, los niños que asisten a escuelas virtuales o, como sucedió durante
la pandemia, reciben instrucción de manera virtual, no tienen el mismo grado
de interacciones cara a cara y contactos en persona con un maestro u otro
miembro del personal escolar que los niños que asisten a las escuelas de
manera presencial a tiempo completo. Por lo tanto, los maestros de estos
estudiantes tienen oportunidades limitadas para la observación casual de las
habilidades de aprendizaje de un niño y el reconocimiento temprano de los
problemas que pueden afectar su aprendizaje. Los procedimientos de
identificación de niños que se basan principalmente en la observación y
derivación informal del maestro pueden requerir una consideración adicional
para dichos niños. Cuando la instrucción virtual limita o impide la interacción
y el contacto del maestro con el niño, la SEA y la LEA deben examinar si las
políticas y los procedimientos de identificación de niños existentes son
eficaces para cumplir con las responsabilidades del estado de identificar,
ubicar y evaluar a los niños que pueden necesitar educación especial y
servicios relacionados, como las actividades descritas en la Pregunta A-5. En
general, debido a que la identificación de niños es una responsabilidad de las
SEA y las LEA, las LEA que prestan servicio a niños de manera virtual no
deben depender únicamente de las derivaciones de los padres como vehículo
principal para cumplir con los requisitos de identificación de niños de la Ley
IDEA.

Pregunta C-2:

¿Cómo podrían los estados y las LEA mejorar las actividades de
identificación de niños durante el año escolar 2021-2022 con el fin de

9

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

abordar los desafíos resultantes de las dificultades en la educación
provocadas por la pandemia de COVID-19?
Respuesta:

Las SEA y las LEA deben volver a examinar la eficacia de sus prácticas de
identificación de niños existentes e iniciar nuevas actividades teniendo en
cuenta las dificultades en la educación provocadas por la pandemia de
COVID-19. Por ejemplo, las LEA podrían tener que realizar determinaciones
adicionales en cuanto a niños cuyas necesidades académicas y de
comportamiento puedan requerir una evaluación para determinar si reúnen los
requisitos para recibir educación especial y servicios relacionados de acuerdo
con el Título 34 § 300.304 a § 300.311 del CFR. Se pueden poner en marcha
iniciativas adicionales para aumentar el conocimiento de los apoyos de
educación especial para estudiantes de todas las edades a través de esfuerzos
coordinados con las SEA, las LEA y las agencias públicas asociadas, con el
fin de destacar los efectos de la pandemia de COVID-19 en el rendimiento
académico y las necesidades socioemocionales, de comportamiento y de salud
mental. Además, se pueden generar iniciativas para aumentar el conocimiento
y el acceso a las evaluaciones de desarrollo colocando puestos de información
y proporcionando información sobre el proceso de evaluación en entornos
frecuentados por familias (por ejemplo, departamentos de salud, consultorios
médicos, parques públicos, parques de diversiones, centros comerciales y
tiendas para niños), realizando campañas en las redes sociales en múltiples
plataformas en línea, asociándose con otras partes interesadas como las
asociaciones de padres y maestros (PTA) o realizando eventos de detección en
la comunidad. Consulte la respuesta a la pregunta A-5 para ver ejemplos
adicionales de actividades de identificación de niños.

Pregunta C-3:

Si un estudiante ha recibido instrucción limitada debido a las dificultades
en la educación provocadas por la pandemia de COVID-19 y además ha
tenido poco progreso académico, ¿debería este ser derivado para una
evaluación con el fin de determinar si reúne los requisitos para recibir
educación especial y servicios relacionados?

Respuesta:

No necesariamente. Los niveles de desempeño estudiantil atribuibles
principalmente a instrucción limitada no significan que el estudiante requiera
educación especial y servicios relacionados en virtud de la Ley IDEA. Los
procedimientos de elegibilidad e identificación de niños de la Ley IDEA están
diseñados para identificar, ubicar y evaluar a los estudiantes con una supuesta
discapacidad para determinar si, como resultado de la discapacidad, estos
requieren educación especial y servicios relacionados. Las regulaciones de la
Ley IDEA en el Título 34 § 300.306(b) del CFR establecen específicamente
que no se debe determinar que un niño tiene una discapacidad si el factor
determinante se debe a una falta de instrucción adecuada en lectura o
matemáticas. Las LEA deben examinar individualmente las derivaciones para
educación especial y trabajar con las familias para determinar apoyos e
intervenciones de educación general adicionales que puedan satisfacer
adecuadamente las necesidades del niño que sean atribuibles a la instrucción

10

HOJA DE RUTA PARA EL REGRESO A LA ESCUELA: EL REQUISITO DE IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CONFORME A LA PARTE B DE IDEA

limitada como resultado de la pandemia de COVID-19, y no porque se
sospeche que el niño pueda tener una discapacidad conforme a la Ley IDEA.
El personal de la LEA debe documentar estos apoyos al proporcionar la
notificación previa por escrito a los padres en virtud del Título 34 § 300.503
del CFR, explicando las razones por las cuales la LEA no realizará una
evaluación para determinar la elegibilidad para educación especial y servicios
relacionados de su hijo.
Pregunta C-4:

Cuando un padre comparte que su hijo contrajo COVID-19, tiene
COVID prolongado o tiene otras afecciones posteriores a la COVID, y los
síntomas de la afección del niño (como fatiga, cambios de humor o
dificultad para concentrarse) están afectando negativamente la capacidad
del niño para participar y aprender con el plan de estudios general, ¿se
debe derivar al niño para que reciba educación especial y servicios
relacionados?

Respuesta:

Sí. Si se sospecha que un niño que experimenta síntomas de COVID
prolongado tiene una discapacidad (por ejemplo, otro impedimento de salud)
y necesita educación especial y servicios relacionados conforme a la Ley
IDEA, este debe ser derivado para una evaluación inicial con el fin de
determinar el impacto de los síntomas de COVID prolongado y la necesidades
académicas y funcionales del niño. 11

11

Para obtener más información, consulte el siguiente documento del Departamento: Long COVID under
Section 504 and the IDEA: A Resource to Support Children, Students, Educators, Schools, Service Providers, and
Families (COVID prolongado conforme a la Sección 504 y la Ley IDEA: Un recurso para apoyar a los

niños, los estudiantes, los educadores, las escuelas, los proveedores de servicios y las familias) (26 de
julio de 2021).

11


UNITED STATES DEPARTMENT OF EDUCATION
OFFICE OF SPECIAL EDUCATION AND REHABILITATIVE SERVICES

OSEP DCL 21-01

August 24, 2021
Dear Special Education and Early Intervention Partners:
The U.S. Department of Education’s (Department) Office of Special Education and
Rehabilitative Services (OSERS) is committed to ensuring that infants and toddlers with
disabilities and their families, and children with disabilities, have successful early intervention
and educational experiences in the upcoming school year. Since March 2020, due to the
COVID-19 pandemic, we have all been challenged to provide services and supports to children
with disabilities in ways we could never anticipate. As a result, OSERS wants to emphasize the
importance of infant and toddlers with disabilities and their families receiving equitable access to
high-quality early intervention services and children with disabilities receiving special education
and related services in accordance with the Individuals with Disabilities Education Act (IDEA).
Infants and toddlers with disabilities and their families and children with disabilities were
disproportionately affected by the pandemic compared to their peers without disabilities. 1 Even
with the support of the special education and related services required by their individualized
education programs (IEPs), some children with disabilities experienced difficulty accessing the
general education curriculum in ways that could allow them to make meaningful progress.
Parents, educators, and related services providers responded to the unprecedented challenge of
the COVID-19 pandemic by finding new ways to collaborate so that the needs of children with
disabilities could continue to be met. Despite these efforts, some children with disabilities were
unable to progress toward achieving the functional and academic goals included in their IEPs.
Similarly, some infants and toddlers with disabilities and their families were unable to achieve
the expected outcomes described in their individualized family service plans (IFSPs).
Early on in the pandemic, OSERS issued Questions and Answers on Providing Services to
Children with Disabilities During the Coronavirus Disease 2019 Outbreak (March 12, 2020), and
a Supplemental Fact Sheet Addressing the Risk of COVID-19 in Preschool, Elementary, and
Secondary Schools While Serving Children with Disabilities (March 21, 2020). OSERS also
released a series of Questions and Answers documents from June 2020 through October 2020. In
the Questions and Answers on IDEA Part B Service Provision (September 28, 2020), OSERS
made clear that, for the 2020–2021 school year, no IDEA requirements were waived. OSERS
further clarified that, no matter what primary instructional delivery approach was chosen for that

1

This has been well documented. See for example: Special education amid pandemic poses challenges for Metro
Atlanta schools; How COVID-19 Has Affected Special Education Students; Behaviors in children with autism
spectrum disorder increased during COVID-19, experts say.

400 MARYLAND AVE. S.W., WASHINGTON, DC 20202-2600
www.ed.gov
The Department of Education’s mission is to promote student achievement and preparation for global competitiveness
by fostering educational excellence and ensuring equal access.

year, State educational agencies (SEAs) and local educational agencies (LEAs) remained
responsible for ensuring that a free appropriate public education (FAPE) was available to all
children with disabilities and implementing Part B requirements. Similarly, OSERS released
companion guidance regarding IDEA Part C provision of services (October 20, 2020) to clarify
that IDEA Part C requirements remained in effect, notwithstanding the pandemic. Likewise,
State lead agencies (LAs) for Part C and early intervention service (EIS) providers remained
responsible for ensuring the provision of early intervention services to infants and toddlers with
disabilities and their families and implementing Part C requirements.
Subsequently, OSERS has received multiple requests from a diverse group of stakeholders
asking that the Department clarify expectations and requirements for implementing IDEA in light
of the many challenges of the COVID-19 pandemic and as more schools and programs are
returning to in-person services. These inquiries address a range of topics, such as: meeting
timelines, ensuring implementation of initial evaluation and reevaluation procedures,
determining eligibility for special education and related services, and providing the full array of
special education and related services that children with disabilities need to receive FAPE.
Similarly, stakeholders have inquired about the implications of delayed evaluations and early
intervention services to infants and toddlers with disabilities and their families served under
IDEA Part C.
As a part of the Department’s Return to School Roadmap, OSERS will release IDEA guidance
documents in the coming weeks and months which focus on school reopening efforts and are
intended to support the full implementation of IDEA requirements by SEAs, LEAs, LAs, and
EIS providers. The Return to School Roadmap IDEA guidance documents are also intended to
provide useful information to parents of infants, toddlers, and children with disabilities. The
documents will focus on those topics most closely related to ensuring that, regardless of the
COVID-19 pandemic or the mode of instruction, children with disabilities receive FAPE, and
that infants and toddlers with disabilities and their families receive early intervention services.
Moving Forward: School Year 2021–2022 and Beyond
With the availability of vaccinations for all adults and for a growing number of children, the
influx of new Federal funds, especially the Elementary and Secondary School Emergency Relief
Fund made available by the American Rescue Plan Act of 2021 (ARP Act), and additional IDEA
Part B and Part C funds made available under Section 2014 of the ARP Act, the Department
expects that all LEAs will provide every student with the opportunity for full-time, in-person
learning for the 2021–2022 school year. The Department recognizes that some parents may have
specific health and safety concerns about sending their children back to in-person instruction
because of the perceived health risk to the student’s immediate family and to other household
members — even as parents are also concerned about their child missing the instructional and
social and emotional opportunities that come with in-person learning. 2 Therefore, reopening
schools safely is of utmost importance. SEAs and LEAs should put in place layered prevention
strategies including promoting vaccination and universal and correct mask-wearing in schools.

2

ED COVID-19 Handbook Volume 1: Strategies for Safely Reopening Elementary and Secondary Schools.

2

The Centers for Disease Control and Prevention (CDC) recommends that everyone in K through
12 schools wear a mask indoors, including teachers, staff, students, and visitors, regardless of
vaccination status. SEAs and LEAs may use ARP Act funds, as appropriate, to ensure the health
and safety of all students and teachers as part of the reopening efforts. OSERS encourages
families and educators to continue to review the Department’s and CDC’s websites for updated
guidance on ensuring the health and safety of all students and educators. 3
We recognize that SEAs, LEAs, LAs, and EIS providers have worked hard to meet children’s
needs and provide required services, given the unprecedented educational disruptions and other
challenges resulting from the pandemic. 4 OSERS wants to reiterate and emphasize that,
notwithstanding these challenges, infants and toddlers with disabilities and their families and
children with disabilities retain their rights to receive appropriate services under IDEA. This
includes ensuring that IEPs are in effect for children with disabilities at the start of the upcoming
school year, and all other rights of children with disabilities and their parents under IDEA Part B
are protected. Similarly, IDEA Part C requires IFSPs to be implemented and that all other rights
of parents and their infants and toddlers with disabilities must be protected.
With few exceptions, 5 IDEA does not provide waiver authority to the Department; thus, OSERS
is unable to grant waivers under IDEA Parts B and C to SEAs or LAs as a result of the pandemic
or to otherwise create safe harbors from potential or existing litigation by parents or others. SEAs
and LAs continue to have a reasonable degree of flexibility in how, but not whether, they monitor
their LEAs and EIS programs and providers, using multiple components of the State’s general
supervision system. The Department will monitor States’ implementation under Parts B and C of
the IDEA, which includes reviewing whether States used alternative methods of exercising their
general supervisory, accountability, and oversight responsibilities.
Looking forward, we emphasize the importance of SEAs and LAs focusing their general
supervisory responsibilities on providing technical assistance and support to LEAs and EIS
providers to—(1) mitigate and address the impact of service disruptions on the progress of
infants and toddlers with disabilities and their families and children with disabilities, with a
particular emphasis on children who have been most impacted by the pandemic; and (2) ensure
full implementation of IDEA during the 2021–2022 school year.

3

COVID-19 Resources for Schools, Students, and Families | U.S. Department of Education;
https://www.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/community/schools-childcare/k-12-guidance.html.

4

States have reported that these difficulties include the following: challenges with providing the equipment and
technology, including Wi-Fi access, needed for children to participate in virtual learning; having adequate
personnel to provide early intervention, special education, and related services due to COVID-related illness and
employees’ concerns for their safety and the safety of their families; and taking the necessary health and safety
precautions required for public facilities to reopen.

5

A notable exception is the authority to grant a waiver of the IDEA’s maintenance of State financial support
requirement under 34 C.F.R. § 300.163.

3

Thank you for your continued support and partnership in improving early intervention services
for infants and toddlers with disabilities and their families and education access and
opportunities for children with disabilities.
Sincerely,

/s/
Katherine Neas
Acting Assistant Secretary,
Office of Special Education and
Rehabilitative Services

/s/
David Cantrell, Ph.D.
Acting Director,
Office of Special Education Programs

4


DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN DE EE.UU.
OFICINA DE EDUCACIÓN ESPECIAL Y SERVICIOS DE REHABILITACIÓN

OSEP DCL 21-01

24 de agosto de 2021
Estimados socios de educación especial e intervención temprana:
La Oficina de Educación Especial y Servicios de Rehabilitación (OSERS) del Departamento de
Educación de EE.UU. (el Departamento) ha asumido el compromiso de garantizar que los bebés
y niños pequeños con discapacidades y sus familias, y los niños con discapacidades, tengan
experiencias educativas y de intervención temprana satisfactorias en el próximo año escolar.
Desde marzo de 2020, debido a la pandemia de COVID-19, todos hemos enfrentado el desafío
de proporcionar servicios y apoyo a niños con discapacidades de maneras que nunca habríamos
podido anticipar. Como resultado, la OSERS quiere enfatizar la importancia de que los bebés y
niños pequeños con discapacidades y sus familias tengan acceso equitativo a servicios de
intervención temprana de alta calidad, y de que los niños con discapacidades reciban educación
especial y servicios relacionados de acuerdo con la Ley de Educación para Personas con
Discapacidades (IDEA).
Los bebés y niños pequeños con discapacidades y sus familias, y los niños con discapacidades se
vieron afectados de manera desproporcionada por la pandemia en comparación con sus
compañeros sin discapacidades.1 Incluso con el apoyo de la educación especial y los servicios
relacionados que exigen sus programas de educación individualizada (individualized education
programs, IEP), algunos niños con discapacidades experimentaron dificultades para acceder al
plan de estudios de educación general de maneras que les permitieran lograr un progreso
significativo. Los padres, los educadores y los proveedores de servicios relacionados
respondieron al desafío sin precedentes de la pandemia de COVID-19 buscando nuevas formas
de colaborar para que las necesidades de los niños con discapacidades pudieran seguir
satisfaciéndose. A pesar de estos esfuerzos, algunos niños con discapacidades no pudieron
avanzar para lograr las metas funcionales y académicas incluidas en sus IEP. De manera similar,
algunos bebés y niños pequeños con discapacidades y sus familias no pudieron lograr los
resultados esperados descritos en sus planes de servicios individualizados para la familia
(individualized family service plans, IFSP).

1

Esto ha sido bien documentado. Consulte, por ejemplo, Special education amid pandemic poses challenges for
Metro Atlanta schools (La educación especial en medio de una pandemia plantea desafíos para las escuelas del
área metropolitana de Atlanta); How COVID-19 Has Affected Special Education Students (Cómo la COVID-19
ha afectado a los estudiantes de educación especial); Behaviors in children with autism spectrum disorder
increased during COVID-19, experts say (Según los expertos, los comportamientos en los niños con trastorno del
espectro autista aumentaron durante la pandemia de COVID-19).
400 MARYLAND AVE. S.W., WASHINGTON, DC 20202-2600
www.ed.gov
Tenemos como misión promover el alto rendimiento académico y la preparación de los estudiantes para la competitividad global
al fomentar la excelencia en la educación y garantizar la igualdad de acceso.

Al comienzo de la pandemia, la OSERS publicó Questions and Answers on Providing Services
to Children with Disabilities During the Coronavirus Disease 2019 Outbreak (Preguntas y
respuestas sobre la prestación de servicios a niños con discapacidades durante el brote de la
enfermedad de coronavirus 2019) (12 de marzo de 2020), y Supplemental Fact Sheet Addressing
the Risk of COVID-19 in Preschool, Elementary, and Secondary Schools While Serving
Children with Disabilities (Hoja informativa complementaria sobre el riesgo de la COVID-19 en
jardines de infantes y escuelas primarias y secundarias que prestan servicios a niños con
discapacidades) (21 de marzo de 2020). La OSERS también publicó una serie de documentos de
preguntas y respuestas desde junio de 2020 hasta octubre de 2020. En el documento Questions
and Answers on IDEA Part B Service Provision (Preguntas y respuestas sobre la prestación de
servicios de la Parte B de la Ley IDEA) (28 de septiembre de 2020), la OSERS dejó en claro
que, para el año escolar 2020-2021, no se omitió ningún requisito de la Ley IDEA. La OSERS
aclaró además que, independientemente de qué enfoque de enseñanza principal se haya elegido
para ese año, las agencias educativas estatales (state educational agencies, SEA) y las agencias
educativas locales (local educational agencies, LEA) seguían siendo responsables de garantizar
que la educación pública gratuita y apropiada (free appropriate public education, FAPE)
estuviera disponible para todos los niños con discapacidades y de implementar los requisitos de
la Parte B. De manera similar, la OSERS publicó una guía complementaria relacionada con la
prestación de servicios de la Parte C (20 de octubre de 2020) para aclarar que los requisitos de la
Parte C de la Ley IDEA se mantenían vigentes, a pesar de la pandemia. Del mismo modo, las
agencias estatales líderes (lead agencies, LA) para la Parte C y los proveedores de servicios de
intervención temprana (early intervention service, EIS) siguieron siendo los responsables de
garantizar la prestación de servicios de intervención temprana a los bebés y niños pequeños con
discapacidades y sus familias, y de implementar los requisitos de la Parte C.
Con el tiempo, la OSERS ha recibido múltiples solicitudes de un grupo diverso de partes
interesadas que solicitan que el Departamento aclare las expectativas y los requisitos para
implementar la Ley IDEA considerando la gran cantidad de desafíos planteados por la pandemia
de COVID-19 y a medida que más escuelas y programas están regresando a los servicios
presenciales. Estas consultas abordan una variedad de temas, tales como: el cumplimiento de los
plazos, cómo garantizar la implementación de los procedimientos de evaluación inicial y
reevaluación, cómo determinar la elegibilidad para la educación especial y los servicios
relacionados, y cómo proporcionar la gama completa de servicios de educación especial y
servicios relacionados que los niños con discapacidades necesitan para recibir una educación
pública gratuita y apropiada. De manera similar, las partes interesadas han preguntado sobre las
implicaciones de las demoras en las evaluaciones y los servicios de intervención temprana para
bebés y niños pequeños con discapacidades y sus familias prestados según la Parte C de la Ley
IDEA.
Como parte de la Hoja de ruta para el regreso a la escuela del Departamento, en las próximas
semanas y meses, la OSERS publicará documentos de orientación sobre la Ley IDEA que se
centran en las iniciativas de reapertura de escuelas y están destinados a apoyar la implementación
completa de los requisitos de la Ley IDEA por parte de las SEA, las LEA, las LA y los
proveedores de EIS. Los documentos de orientación de la Hoja de ruta para el regreso a la
escuela de la Ley IDEA también están destinados a proporcionar información útil a los padres de
niños, bebés y niños pequeños con discapacidades. Los documentos se centrarán en los temas
más relevantes para garantizar que, independientemente de la pandemia de COVID-19 o el modo
2

de instrucción, los niños con discapacidades reciban educación pública gratuita y apropiada, y
que los bebés y niños pequeños con discapacidades, y sus familias, reciban servicios de
intervención temprana.
Próximos pasos: Año escolar 2021-2022 y en adelante
Con la disponibilidad de vacunas para todos los adultos y para un número creciente de niños, la
afluencia de nuevos fondos federales, especialmente el Fondo de Ayuda de Emergencia para
Escuelas Primarias y Secundarias, puesto a disposición por la Ley del Plan de Rescate
Estadounidense (Ley ARP) de 2021 y los fondos adicionales provistos por las Partes B y C de la
Ley IDEA disponibles conforme a la Sección 2014 de la Ley ARP, el Departamento espera que
todas las LEA proporcionen a cada estudiante la oportunidad de aprender de manera presencial y
a tiempo completo en el año escolar 2021-2022. El Departamento reconoce que algunos padres
pueden tener inquietudes específicas de salud y seguridad con respecto a enviar a sus hijos
nuevamente a la instrucción presencial debido al riesgo de salud percibido para la familia
inmediata del estudiante y otros miembros del hogar, incluso cuando los padres también están
preocupados por la perdida de oportunidades educativas, sociales y emocionales de su hijo que
acompañan al aprendizaje presencial.2 Por lo tanto, reabrir las escuelas de manera segura es de
suma importancia. Las SEA y las LEA deben implementar estrategias de prevención de distintos
niveles que incluyan la promoción de la vacunación y el uso universal y correcto de mascarillas
en las escuelas. Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (Centers for
Disease Control and Prevention, CDC) recomiendan que todas las personas en las escuelas,
desde jardín de infantes a 12.° grado, usen una mascarilla en espacios interiores, incluidos los
maestros, el personal, los estudiantes y los visitantes, independientemente del estado de
vacunación. Las SEA y las LEA pueden usar fondos de la Ley ARP, según corresponda, para
garantizar la salud y la seguridad de todos los estudiantes y maestros como parte de las
iniciativas de reapertura. La OSERS alienta a las familias y a los educadores a continuar
revisando los sitios web del Departamento y de los CDC para obtener orientación actualizada
sobre cómo garantizar la salud y la seguridad de todos los estudiantes y educadores.3
Reconocemos que las SEA, las LEA, las LA y los proveedores de EIS han trabajado arduamente
para satisfacer las necesidades de los niños y prestar los servicios requeridos, a pesar de las
dificultades educativas sin precedentes y otros desafíos resultantes de la pandemia.4 La OSERS
desea reiterar y enfatizar que, a pesar de estos desafíos, los bebés y niños pequeños con
discapacidades y sus familias y los niños con discapacidades conservan su derecho a recibir los

2

Manual de COVID-19 Volumen 1: Estrategias para la reapertura segura de las escuelas primarias y secundarias

3

COVID-19 Resources for Schools, Students, and Families (Recursos sobre la COVID-19 para escuelas,
estudiantes y familias) | Departamento de Educación de EE.UU.; https://www.cdc.gov/coronavirus/2019ncov/community/schools-childcare/k-12-guidance.html.

4

Los estados han informado que estas dificultades incluyen lo siguiente: desafíos para proporcionar los equipos y la
tecnología (incluido el acceso a Wi-Fi) necesarios para que los niños participen en el aprendizaje virtual; tener el
personal adecuado para proporcionar intervención temprana, educación especial y servicios relacionados debido a
enfermedades relacionadas con la COVID y la preocupación de los empleados por su seguridad y la seguridad de
sus familias; y tomar las precauciones de salud y seguridad necesarias para que las instituciones públicas vuelvan
a abrir sus puertas.

3

servicios apropiados conforme a la Ley IDEA. Esto incluye garantizar que los IEP estén vigentes
para los niños con discapacidades al comienzo del próximo año escolar, y que todos los demás
derechos de los niños con discapacidades y sus padres conforme a la Parte B de IDEA estén
protegidos. De manera similar, la Parte C de IDEA requiere que se implementen los IFSP y que
se protejan todos los demás derechos de los padres y sus bebés y niños pequeños con
discapacidades.
Con pocas excepciones,5 la IDEA no otorga al Departamento autoridad de exención; por lo tanto,
la OSERS no puede otorgar a las SEA o las LA exenciones conforme a las Partes B y C de IDEA
como consecuencia de la pandemia o para crear garantías de protección contra litigios
potenciales o existentes presentados por los padres u otras personas. Las SEA y las LA continúan
teniendo un grado razonable de flexibilidad en cuanto a cómo monitorean a sus LEA y sus
programas y proveedores de EIS, utilizando múltiples componentes del sistema de supervisión
general del estado, pero no tienen flexibilidad en cuanto a si las monitorean o no. El
Departamento supervisará la implementación por parte de los estados, conforme a las Partes B y
C de IDEA, lo que incluye revisar si los estados utilizaron métodos alternativos para ejercer sus
responsabilidades generales de supervisión, rendición de cuentas y monitoreo.
Mirando hacia el futuro, enfatizamos la importancia de que las SEA y las LA centren sus
responsabilidades generales de supervisión en proporcionar asistencia técnica y apoyo a las LEA
y a los proveedores de EIS para: (1) mitigar y abordar el impacto de las interrupciones del
servicio en el progreso de los bebés y niños pequeños con discapacidades y sus familias, y de los
niños con discapacidades, con un énfasis particular en los niños que han sido más afectados por
la pandemia; y (2) asegurar la implementación completa de la Ley IDEA durante el año escolar
2021-2022.
Gracias por su continuo apoyo y colaboración para mejorar los servicios de intervención
temprana para bebés y niños pequeños con discapacidades y sus familias, y el acceso a la
educación y las oportunidades para los niños con discapacidades.
Atentamente.

/s/
Katherine Neas
Subsecretaria interina,
Oficina de Educación Especial y Servicios
de Rehabilitación

5

/s/
David Cantrell, Ph.D.
Director interino,
Oficina de Programas de Educación
Especial

Una excepción notable es la autoridad para otorgar una exención del requisito de mantenimiento del apoyo
financiero estatal de IDEA conforme al Título 34 § 300.163 del CFR.

4


UNITED STATES DEPARTMENT OF EDUCATION
OFFICE OF SPECIAL EDUCATION AND REHABILITATIVE SERVICES
OFFICE OF SPECIAL EDUCATION PROGRAMS

OSEP QA 21-04
August 9, 2021

QUESTIONS AND ANSWERS
ON THE NATIONAL INSTRUCTIONAL MATERIALS
ACCESSIBILITY STANDARD (NIMAS)
Introduction
The 2004 Individuals with Disabilities Education Act (IDEA) established the National Instructional Materials
Accessibility Standard (NIMAS) and the National Instructional Materials Access Center (NIMAC) to assist
States 1 in meeting the needs of students with disabilities in elementary and secondary schools who
require accessible formats for instructional materials.
Regulations for Part B of the IDEA 2004 were published in the Federal Register on August 14, 2006 and
became effective on October 13, 2006. The NIMAC began its work on December 3, 2006 and has been in
continuous operation since that time. 2 While parts B and D of the IDEA outline the duties and
responsibilities of the NIMAC and provide the key definitions framing its operations, the process for
providing NIMAS-sourced materials to eligible students is also impacted by section 121 of the Copyright Act
(also known as the “Chafee Amendment”) and the 1931 Act to Provide Books for the Adult Blind.
The Office of Special Education and Rehabilitative Services (OSERS) in the U.S. Department of Education
(Department) issued a Q&A document in August 2010 to provide States, State educational agencies (SEAs),
local educational agencies (LEAs), and other interested parties with information to facilitate implementation
of the NIMAS and coordination with the NIMAC. OSERS updated this document to reflect changes in the
NIMAS resulting from the 2020 Notice of Interpretation (NOI) 3 and the Marrakesh Treaty Implementation
Act (MTIA). 4 This Q&A document supersedes the previous document and will be updated with new
questions and answers as important issues arise or to amend existing questions and answers, as needed.

1

The NIMAC assists all State educational agencies which receive funding under IDEA, including in States, territories,
freely associated States, the District of Columbia, and the Department of Defense Education Activity.

2

The NIMAC is a national file repository for NIMAS files received from publishers (https://www.nimac.us).

3

On May 26, 2020, the Department issued a final NOI to clarify that digital instructional materials that can conform
to the NIMAS standard may be accepted by the NIMAC repository; such materials are included under the
definition of “printed instructional materials” referenced in the IDEA 2004.

4

In 2018, Congress passed the MTIA, which amends section 121 of the Copyright Act. In the Further Consolidated
Appropriations Act, 2020, Congress amended the 1931 Act to Provide Books for the Adult Blind to incorporate
definitions found in the MTIA. As a result of changes made to these two laws, the Department provided
clarification regarding eligibility criteria for receiving NIMAS-sourced materials and the types of formats that may
be developed from NIMAS files.
400 MARYLAND AVE. S.W., WASHINGTON, DC 20202-2800
www.ed.gov
The Department of Education’s mission is to promote student achievement and preparation for global competitiveness
by fostering educational excellence and ensuring equal access.

Other than statutory and regulatory requirements included in the document, the contents of this
guidance do not have the force and effect of law and are not meant to bind the public. This document is
intended only to provide clarity to the public regarding existing requirements under the law or agency
policies. In addition, it does not create or confer any rights for or on any person.
The questions and answers in this document are not intended to be a replacement for careful study of the
IDEA and its implementing regulations. The IDEA, its implementing regulations, and other important
documents related to the IDEA and the regulations are found on the Department of Education’s IDEA
website.
If you are interested in commenting on this guidance, please e-mail your comments to
OSERSguidancecomments@ed.gov and include NIMAS in the subject of your e-mail, or write us at the
following address:
Larry Wexler
U.S. Department of Education
Potomac Center Plaza
550 12th Street, SW, Room 5147
Washington, DC 20202

2

Contents
Question 1:

What is the definition of NIMAS? ................................................................................................ 4

Question 2:

What is the definition of accessible format?............................................................................... 4

Question 3:

What is the NIMAC and what does it mean to coordinate with the NIMAC?............................ 4

Question 4:

Which students are eligible to receive accessible formats produced from NIMAS
files from the NIMAC? .................................................................................................................. 4

Question 5:

May an accessible format produced from a NIMAS file for an eligible student
also be used by other students who may benefit from its use?................................................. 5

Question 6:

Who has responsibility for determining if particular students are eligible to
receive accessible materials produced from NIMAS files obtained from
the NIMAC? .................................................................................................................................. 5

Question 7:

Can programs that serve 3- to 5-year-old children pursuant to section 619 of
Part B of the IDEA use NIMAS-sourced accessible formats on behalf of eligible
students? ...................................................................................................................................... 6

Question 8:

Are NIMAS files suitable for distribution directly to students for use in
the classroom? ............................................................................................................................. 6

Question 9:

For what types of instructional materials must NIMAS files be submitted to
the NIMAC? .................................................................................................................................. 6

Question 10: Instructional materials such as textbooks are typically acquired through
textbook purchasing offices at the SEA or LEA level. Are these offices required to
comply with NIMAS requirements in their purchase of textbooks and other
instructional materials? ............................................................................................................... 7
Question 11: What is the turnaround time from the NIMAC to the students receiving
accessible materials?.................................................................................................................... 7
Question 12: What are the costs associated with converting NIMAS into the accessible format
needed by the student? ............................................................................................................... 7
Question 13: Does the NIMAC receive file sets for standardized assessments? ............................................. 8
Question 14: Under what circumstances will foreign language textbooks be available in
NIMAS and through the NIMAC? ................................................................................................. 8
Question 15: Can the NIMAC accept the files of books that are written for general usage (i.e.
trade books), such as novels, given that the IDEA only authorizes access to
materials written and published primarily for use in elementary school and
secondary school? ........................................................................................................................ 8
Question 16: Do SEAs and LEAs have to request permission to use the image content in
NIMAS files? ................................................................................................................................. 8
Question 17: If I am a publisher seeking resources to work with the NIMAC and produce
NIMAS files, where can I find guidance? ..................................................................................... 9
Question 18: How can I locate information on how my State is working with NIMAC to serve
students eligible to receive materials in accessible formats? ..................................................... 9

3

Question 1:

What is the definition of NIMAS?

NIMAS is the National Instructional Materials Accessibility Standard (for further background on NIMAS,
please see the introduction at the beginning of this Q&A.) NIMAS is the standard, established by the
Secretary of Education, in the preparation of electronic files suitable and used solely for efficient
conversion into accessible formats.

Question 2:

What is the definition of “accessible format”?

“Accessible format” means a copy of a work in an alternative manner or form that gives eligible students
access to the work, including to permit the person to have access as feasibly and comfortably as a person
without visual impairment or other print disability. The accessible format copy must respect the integrity
of the original work, taking due consideration of the changes needed to make the work accessible in the
alternative format and of the accessibility needs of the eligible student (17 U.S.C. § 121(d)(1)). Accessible
formats produced from NIMAS may include braille, large print, digital audio, and a range of accessible
digital text formats. 5

Question 3:

What is the NIMAC and what does it mean to coordinate with the NIMAC?

The NIMAC is the National Instructional Materials Access Center (for further background on the NIMAC,
please see the introduction at the beginning of this Q&A). Coordinating with the NIMAC means that the
SEA has signed a coordination agreement with the NIMAC, or an LEA has a coordination plan on file with
its SEA. SEAs and LEAs agree to direct publishers to provide NIMAS files to the NIMAC as a part of their
adoption contracts or purchase agreements when acquiring student instructional materials. SEAs also
agree to designate authorized users who will have access to the NIMAC repository on behalf of students in
their State. These authorized users can search the NIMAC repository and directly download the NIMAS
files they need or assign these files within the system to registered accessible media producers, to convert
into accessible formats for use by eligible students in elementary and secondary schools.

Question 4:

Which students are eligible to receive accessible formats produced from
NIMAS files from the NIMAC?

Under the copyright law, “‘Eligible person means an individual who, regardless of any other disability —
(A) is blind; (B) has a visual impairment or perceptual or reading disability that cannot be improved to give
visual function substantially equivalent to that of a person who has no such impairment or disability and
so is unable to read printed works to substantially the same degree as a person without an impairment or

5

“Accessible formats” recently replaced the term “specialized format,” which is the term currently used in the IDEA.
The term “specialized formats” is defined in the IDEA at 20 U.S.C. § 1412(a)(23)(E)(iii) (and the IDEA’s definition
cross-references the Copyright Act). The IDEA Part B regulations at 34 C.F.R. § 300.172(e)(1)(iv) also incorporate
this IDEA statutory definition. As a result of changes made to the Copyright Act, 17 U.S.C. § 121, the term
“specialized formats” has also been removed from the IDEA and its regulations and replaced with the term
“accessible format.”

4

disability; or (C) is otherwise unable, through physical disability, to hold or manipulate a book or to focus
or move the eyes to the extent that would be normally acceptable for reading.” 17 U.S.C. § 121(d)(3). 6
Only eligible students in elementary schools and secondary schools, under section 674(e)(2) and (3) of the
IDEA, may receive accessible formats produced from NIMAS files from the NIMAC. In addition to being
eligible under copyright law, students must be identified as eligible and served under the IDEA in order to
receive NIMAS-sourced accessible formats. Students whose parents elect for them not to have an
Individualized Education Program are not served under IDEA, and thus are not eligible to receive
accessible formats produced from NIMAS files.

Question 5:

May an accessible format produced from a NIMAS file for an eligible
student also be used by other students who may benefit from its use?

No. SEAs and LEAs may not share accessible formats with students who are not eligible for NIMAS under
the IDEA. SEAs are required to ensure that children with disabilities who need instructional materials in
accessible formats but are not eligible to receive educational materials produced in accessible formats
from NIMAS files obtained from the NIMAC receive those instructional materials in a timely manner
(34 CFR § 300.172(a)). In order to comply with this requirement, SEAs and LEAs must obtain the materials
from other sources.
If SEAs or LEAs provide students with accessible educational materials from other non-NIMAS sources,
IDEA restrictions specific to NIMAC and NIMAS do not apply.

Question 6:

Who has responsibility for determining if particular students are eligible to
receive accessible materials produced from NIMAS files obtained
from the NIMAC?

SEAs and LEAs are responsible for providing a free appropriate public education to all children with
disabilities and for ensuring that children who need instructional materials in accessible formats are
provided these materials in a timely manner; therefore, LEAs have the responsibility, including the
assumption of any associated costs, to determine eligibility (34 CFR § 300.101, 300.172(b)(4), and
300.201; 20 U.S.C. § 1412(a)(1)(A)). 7 The NIMAC itself is not involved in determining eligibility for
individual students.

6

The term “blind persons or other persons with print disabilities” has been removed from the Copyright Act and
replaced with the term “eligible person.” The IDEA defines the term “blind or other persons with print disabilities”
in 20 U.S.C. § 1412(a)(23)(E)(i). The IDEA part B regulation at 34 C.F.R. § 300.172(e)(1)(i) incorporates the IDEA
statutory definition.

7

The Library of Congress’ updated regulations for certifying eligible students state that eligibility must be certified
by one of the following: doctor of medicine, doctor of osteopathy, ophthalmologist, optometrist, psychologist,
registered nurse, therapist, and professional staff of hospitals, institutions, and public or welfare agencies (such as
an educator, a social worker, case worker, counselor, rehabilitation teacher, certified reading specialist, school
psychologist, superintendent, or librarian). For the purposes of distributing materials produced from NIMAS files,
LEAs and accessible media producers develop processes to ensure that these materials are only distributed to
eligible students https://www.federalregister.gov/documents/2021/02/12/2021-02837/loans-of-library-materialsfor-blind-and-other-print-disabled-persons.

5

Question 7:

Can programs that serve 3 through 5-year-old children pursuant to section
619 of Part B of the IDEA use NIMAS-sourced accessible formats on behalf
of eligible students?

If a State includes 3 through 5-year-olds in preschool programs as part of its definition of elementary
schools, then these students, if they are eligible persons under copyright law and are served under IDEA,
can receive materials produced in accessible formats from NIMAS files received from the NIMAC. Likewise,
if the SEA or LEA considers preschool to be included under elementary education, the SEA or LEA must
include NIMAS language in its adoption contracts for instructional materials for preschool students, so
that files will be available in the NIMAC for these materials for use in the production of accessible formats
on behalf of these students.

Question 8:

Are NIMAS files suitable for distribution directly to students for use in
the classroom?

No, NIMAS file sets are source files and are designed to be converted into accessible formats by accessible
media producers, using specialized software for this purpose, before distribution to students. NIMAS files
are used in the production of a range of accessible formats, including braille, large print, digital audio, and
a variety of accessible digital text formats, including DAISY and EPUB. When an accessible format is
provided for use by the student, it is important to ensure that the material is made available for use only
by qualifying students.

Question 9:

For what types of instructional materials must NIMAS files be submitted to
the NIMAC?

The IDEA does not impose any blanket requirement for publishers to submit instructional materials to the
NIMAC. SEAs and LEAs determine which materials will be submitted to the NIMAC by including language
requiring NIMAS in their adoption contracts and purchase agreements when acquiring new instructional
materials, including when acquiring materials for preschool students where the SEA or LEA considers
preschool students to be included under elementary education (see Question 7).
The IDEA defines materials appropriate for the NIMAC as “printed textbooks and related printed core
materials that are written and published primarily for use in elementary school and secondary school
instruction and are required by a State educational agency or local educational agency for use by students
in the classroom.”
The NOI clarified this definition to include digital instructional materials when those materials can be
provided to the NIMAC in valid NIMAS format. 8
8

The NOI states that “given the purpose of NIMAC, the trend toward digital instructional materials and resources,
and the silence of the statute on the acceptance of digital files, the Department interprets the phrase ‘‘printed
textbooks and related printed core materials’’ referred to in the definition of ‘‘print instructional materials’’ in
section 674(e)(3)(C) of the IDEA (20 U.S.C. § 1474(e)(3)(C)) to include digital instructional materials that comply
with NIMAS, because that is the primary medium through which many textbooks and core materials are now
produced. The Department considers digital materials submitted to NIMAC to be in digital print format, which falls
under the larger category of ‘‘print’’ and is consistent with the statutory language of section 674(e)(3)(C) of the

6

Question 10:

Instructional materials, such as textbooks, are typically acquired through
textbook purchasing offices at the SEA or LEA level. Are these offices
required to comply with NIMAS requirements in their purchase of
textbooks and other instructional materials?

Yes. If an SEA chooses to coordinate with the NIMAC, the SEA must, as part of any instructional materials
adoption process, procurement contract, or other practice or instrument used for purchase of student
instructional materials, enter into a written contract 9 with the publisher of the instructional materials to:
1) require the publisher to prepare and, on or before delivery of the instructional materials, provide to the
NIMAC electronic files containing the contents of the instructional materials using the NIMAS; or 2)
purchase instructional materials from the publisher that are produced in or may be rendered in accessible
formats (see 34 C.F.R. §§ 300.172(c) and 300.210(a)). The SEA must ensure that all public agencies take all
reasonable steps to provide instructional materials in accessible formats to children with disabilities who
need those instructional materials at the same time as other children who receive instructional materials
(34 C.F.R. § 300.172(b)(4)). Therefore, SEAs should inform all relevant offices and parties within the State,
including LEAs, of their obligation to meet the requirements for access to instructional materials. For
example, SEAs and LEAs should communicate these requirements to textbook adoption committees, as
well as procurement and contracting offices. When an SEA or LEA considers preschool students to be
included under elementary education, relevant offices and parties should be aware of the need for NIMAS
requirements in the procurement of instructional materials for preschool students (see Question 7).

Question 11:

What is the turnaround time from the NIMAC to the students receiving
accessible materials?

After the NIMAC receives NIMAS file sets from the publisher, the file sets undergo a metadata and quality
review process before acceptance into the repository. If the publisher does not need to make any
corrections before the NIMAC can accept the files, they typically will be available almost immediately for
accessible media producers (AMPs) to download and convert into accessible formats. The time between
the downloading of a file from the NIMAC to the delivery of accessibly formatted material to a student
depends on the type of accessible format being produced and the timeline of the AMPs.

Question 12:

What are the costs associated with converting NIMAS into the accessible
format needed by the student?

There is no cost to use the NIMAC or to obtain files through the NIMAC. However, the cost to the SEA or
LEA for having an accessible format produced will vary depending on the required format and the
organization producing the format. Some NIMAS-sourced accessible formats are available at no cost to
the SEA or LEA, while production of other formats or by other organizations may involve a cost. 10

IDEA (20 U.S.C. § 1474(e)(3)(C)).” Given this interpretation, the term “print instructional materials” will now
include digital instructional materials that conform to the NIMAS format.
9

The AEM Center provides sample language for use in written contracts with publishers.

10

Costs incurred to acquire or produce accessible materials necessary to provide students with free and appropriate
public education are allowable expenditures of IDEA Part B funds (34 CFR § 300.704(b)(4)(x)).

7

Question 13:

Does the NIMAC receive file sets for standardized assessments?

No. Standardized assessments do not fall within the definition of print instructional materials as that term
is defined in section 674(e)(3)(C) of the IDEA. Ensuring that accessible formats are provided for
standardized assessments must be achieved through other means.

Question 14:

Under what circumstances will foreign language textbooks be available in
NIMAS and through the NIMAC?

The IDEA specifies that NIMAS applies to “print instructional materials,” which is defined in section
674(e)(3)(C) of the IDEA as printed textbooks and related printed core materials that are written and
published primarily for use in elementary school and secondary school instruction and are required by an
SEA or LEA for use by students in the classroom. Thus, all foreign language textbooks that fall within the
definition of “print instructional materials” are subject to the NIMAS. This applies both to textbooks for
foreign language classes and textbooks translated into a foreign language for use by students with limited
English proficiency.

Question 15:

Can the NIMAC accept the files of books that are written for general use
(i.e., trade books), such as novels, given that the IDEA only authorizes
access to materials written and published primarily for use in
elementary school and secondary school?

Yes. Consistent with the IDEA, the NIMAC may accept trade book files from publishers, when they are
bundled by the publisher as a supplement alongside other instructional materials for use in the classroom,
as required by the SEA or LEA approved curriculum. This means that publishers must provide a textbook
or supplementary guide that identifies how each trade book in the bundle is tied into the curriculum
required by an SEA or LEA for use by students in the classroom. This must be done by substantially linking
each trade book to analysis, questions, study guides, or other curriculum materials contained in the
textbook or supplementary guide.

Question 16:

Do SEAs and LEAs have to request permission to use the image content in
NIMAS files?

No. NIMAS file sets include some specifications for graphics. Separate permissions are not necessary if the
publisher submits NIMAS files to the NIMAC for eligible students. These uses are authorized under section
674(e) of the IDEA, which is consistent with the Chafee Amendment to the Copyright Act
(17 U.S.C. § 121). 11

11

Portions of mathematics, science, geography, and other textbooks that do not use literary braille are often not
fully accessible using NIMAS alone. To the extent that the NIMAS files do not cover the graphs, pictures, and other
visual elements in the textbooks, AMPs may have to use alternative measures to produce a completely accessible
version of a textbook. This responsibility should be addressed in the agreement between the SEA or LEA and
the AMP.

8

Question 17:

If I am a publisher seeking resources to work with the NIMAC and produce
NIMAS files, where can I find guidance?

Resources for publishers and conversion vendors can be found on the NIMAC website,
https://www.nimac.us/publishers-conversion-houses/ and also on the National Accessible Educational
Materials (AEM) Center website, https://aem.cast.org/get-started/by-role#publisher. NIMAS exemplars
can be found at https://aem.cast.org/nimas-nimac/nimas-exemplars and additional resources can be
found at https://aem.cast.org/get-started/resources/2020/creating-nimas-files.

Question 18:

How can I locate information on how my State is working with NIMAC to
serve students eligible to receive materials in accessible formats?

For information on how your State is working with the NIMAC, the best contact will be your NIMAC State
Coordinator. Contact information for all NIMAC State Coordinators, as well as for additional key staff
involved in State AEM systems, can be found on the National AEM Center website:
https://aem.cast.org/nimas-nimac/nimac-state-coordinators. The NIMAC will assist schools or teachers to
locate accessible formats needed by eligible students or will contact NIMAC authorized users or other
providers in their State. Please reach out at 1-877-526-4622 or nimac@aph.org.

9