Câu hỏi: Scan giấy tờ là gì? Điều kiện scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật là gì?

Hiện nay pháp luật không có quy định cụ thể giải thích "Scan giấy tờ" là gì, tuy nhiên có thể hiểu Scan giấy tờ là việc sao, chụp và chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc thông qua ứng dụng scan trên smartphone.
Có thể kể đến một số công dụng của Scan như sau:
(1) Lưu trữ các tài liệu quan trọng
Những tài liệu quan trọng cần được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị mất. Lúc này, scan tài liệu trở nên cần thiết hơn.
Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.
(2) Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
Lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.
(3) Tìm kiếm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện
Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.
Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.
Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.
Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP quy định thì sao tài liệu bí mật nhà nước là việc chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung bản gốc hoặc bản chính của tài liệu. Chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước là việc ghi lại bằng hình ảnh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Điều kiện scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật được quy định tại Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP như sau:
- Việc sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật phải tiến hành tại địa điểm bảo đảm an toàn do người đứng đầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định.
- Việc sao, chụp phải được ghi vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước”.
- Bản sao tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật phải đóng dấu sao; bản chụp tài liệu bí mật nhà nước phải có văn bản ghi nhận việc chụp.
- Chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bản dư thừa, bản hỏng.
- Bản sao, chụp được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ như bản gốc.
- Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật không được kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.
- Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.
- Bộ trưởng Bộ Công an quy định mẫu dấu sao, chụp bí mật nhà nước; mẫu văn bản ghi nhận việc chụp bí mật nhà nước; mẫu sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước.
https://cdn.thuvienphapluat.vn/phap-luat/2022-2/MHTL/231223/scan-giay-to.jpg
Scan giấy tờ tài liệu là bí mật nhà nước độ Tuyệt mật (Hình từ Internet)

Từ khóa: Bí mật nhà nước
Ngày đăng: 28/12/2023