Câu hỏi: Một số lưu ý khi gửi thông báo thu hồi công nợ? Doanh nghiệp phải xác xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng người trong việc thu hồi công nợ?

* Một số lưu ý khi gửi thông báo thu hồi công nợ
Việc gửi thông báo thu hồi công nợ là một bước quan trọng trong quá trình quản lý công nợ của doanh nghiệp. Để đảm bảo hiệu quả và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, quý công ty, doanh nghiệp nên lưu ý những điểm sau:
(1) Lựa chọn thời điểm phù hợp:
- Tránh giờ cao điểm làm việc: Gửi thông báo vào những thời điểm khách hàng rảnh rỗi để họ có thể tập trung giải quyết vấn đề.
- Tránh các ngày lễ, tết: Đây là những ngày đặc biệt, khách hàng thường bận rộn với các hoạt động cá nhân.
(2) Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp:
- Gửi thư: Đảm bảo tính chính thức và lưu trữ thông tin.
- Gửi email: Tiện lợi, nhanh chóng và có thể đính kèm các tài liệu liên quan.
- Gọi điện thoại: Giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, trực tiếp và làm rõ các thắc mắc của khách hàng.
- Tin nhắn SMS: Nhắc nhở nhanh chóng nhưng thông tin hạn chế.
(3) Nội dung thông báo:
- Rõ ràng, ngắn gọn: Tránh sử dụng những câu từ quá dài dòng, khó hiểu.
- Chính xác: Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin về số tiền nợ, thời hạn thanh toán, số hóa đơn,...
- Lịch sự, tôn trọng: Sử dụng những từ ngữ lịch sự, tránh những lời lẽ gây khó chịu cho khách hàng.
- Cụ thể: Nêu rõ lý do gửi thông báo, số tiền cần thanh toán, thời hạn cuối cùng và các hình thức thanh toán.
- Đính kèm hóa đơn, hợp đồng: Giúp khách hàng dễ dàng đối chiếu thông tin.
(4) Thái độ chuyên nghiệp:
- Giữ bình tĩnh: Ngay cả khi khách hàng có thái độ không hợp tác, bạn vẫn nên giữ thái độ lịch sự, kiên nhẫn.
- Sẵn sàng hỗ trợ: Cung cấp đầy đủ thông tin và sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
- Linh hoạt: Sẵn sàng tìm kiếm các giải pháp phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
(5) Theo dõi và nhắc nhở:
- Theo dõi sát sao: Theo dõi quá trình thanh toán của khách hàng và nhắc nhở định kỳ nếu cần thiết.
- Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin liên lạc của khách hàng để đảm bảo thông báo được gửi đến đúng người.
(6) Xử lý khiếu nại (nếu có):
- Lắng nghe khách hàng: Cố gắng hiểu rõ quan điểm và lý do của khách hàng.
- Giải quyết thỏa đáng: Tìm kiếm giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề và làm hài lòng khách hàng.
* Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo
* Doanh nghiệp phải xác xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng người trong việc thu hồi công nợ?
Căn cứ Điều 3 Thông tư 48/2019/TT-BTC quy định như sau:
Nguyên tắc chung trong trích lập các khoản dự phòng
1. Các khoản dự phòng quy định tại Thông tư này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ báo cáo năm để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong kỳ báo cáo năm sau; đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị hàng tồn kho, các khoản đầu tư không cao hơn giá trên thị trường và giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
2. Thời điểm trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
3. Doanh nghiệp xem xét, quyết định việc xây dựng quy chế về quản lý vật tư, hàng hóa, quản lý danh mục đầu tư, quản lý công nợ để hạn chế các rủi ro trong kinh doanh, trong đó xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng người trong việc theo dõi, quản lý vật tư, hàng hóa, các khoản đầu tư, thu hồi công nợ.
4. Doanh nghiệp không trích lập dự phòng rủi ro cho các khoản đầu tư ra nước ngoài.
Theo đó, doanh nghiệp phải xem xét, quyết định việc xây dựng quy chế về quản lý công nợ để hạn chế các rủi ro trong kinh doanh, trong đó xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng người trong việc theo dõi, quản lý các khoản đầu tư, thu hồi công nợ.

Từ khóa: Quản lý công nợ, Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Ngày đăng: 24/12/2024