กฎกระทรวง ฉบับที่ 3 (พ.ศ. 2540) ออกตามความในพระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. 2539กฎกระทรวง ฉบับที่ ๓ (พ.ศ. ๒๕๔๐) ออกตามความในพระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. ๒๕๓๙อาศัยอำนาจตามความในมาตรา ๖ และมาตรา ๓๑ วรรคสอง แห่งพระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. ๒๕๓๙ นายกรัฐมนตรีโดยคำเสนอแนะของคณะกรรมการวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง ออกกฎกระทรวงไว้ ดังต่อไปนี้มาตรา 1 ข้อ ๑ ในกฎกระทรวงนี้ "เอกสาร" ให้หมายความรวมถึงสิ่งที่สื่อความหมายให้รู้เรื่องราวข้อเท็จจริง ข้อมูล รูป ตัวเลข หรือสิ่งใด ๆ ไม่ว่าการสื่อความหมายนั้นจะทำได้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผ่านวิธีการใด ๆ และไม่ว่าจะได้จัดทำไว้ในรูปของหนังสือ แฟ้ม รายงาน แผนผัง แผนที่ ภาพวาด ภาพถ่าย ฟิล์มมาตรา 1 การบันทึกภาพหรือเสียง การบันทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือวิธีอื่นใดที่ทำให้สิ่งที่บันทึกไว้ปรากฏได้ และวัตถุใด ๆ บรรดาที่ใช้เป็นพยานหลักฐานในการพิจารณาทางปกครองมาตรา 2 ข้อ ๒ คู่กรณีที่ประสงค์จะขอเข้าตรวจดูเอกสารใดเพื่อประกอบการโต้แย้งหรือชี้แจงหรือป้องกันสิทธิของตนในกระบวนการพิจารณาทางปกครอง อาจทำคำขอด้วยวาจามาตรา 2 หรือทำเป็นหนังสือโดยนำมายื่นด้วยตนเองต่อเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดหรือโดยส่งทางไปรษณีย์โดยระบุเอกสารหรือลักษณะของเอกสารที่ต้องการจะตรวจดู ในกรณีมีคำขอด้วยวาจาหรือมีคำขอเป็นหนังสือโดยนำมายื่นด้วยตนเองให้เจ้าหน้าที่พิจารณา ให้คู่กรณีได้ตรวจดูเอกสารในขณะนั้นมาตรา 2 แต่ถ้าเจ้าหน้าที่ไม่พร้อมที่จะให้ตรวจดูในขณะนั้นได้หรือเป็นกรณีมีคำขอเป็นหนังสือโดยส่งทางไปรษณีย์ ให้เจ้าหน้าที่พิจารณาและแจ้งกำหนดวัน เวลาและสถานที่ ที่จะให้ตรวจดูเอกสารให้คู่กรณีทราบมาตรา 3 ข้อ ๓ ในการตรวจดูเอกสาร ให้เจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกแก่การตรวจดูตามความเหมาะสม และต้องระมัดระวังมิให้เอกสารชำรุด เสียหายหรือสูญหาย เพื่อประโยชน์ในการดำเนินการตามวรรคหนึ่ง หน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดอาจวางแนวปฏิบัติที่สมควรในการให้คู่กรณีตรวจดูเอกสาร โดยคำนึงถึงประเภทหรือลักษณะของเอกสารมาตรา 4 ข้อ ๔ ในการยื่นคำขอตรวจดูเอกสาร คู่กรณีผู้ยื่นคำขอไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมเพื่อการดังกล่าว ในการให้คู่กรณีตรวจดูเอกสารใด ถ้าต้องมีค่าใช้จ่ายเกินกว่าการให้ตรวจดูตามปกติ ให้หน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดเรียกเก็บค่าธรรมเนียมในอัตราที่เห็นสมควร การกำหนดค่าธรรมเนียมตามวรรคสองมาตรา 4 ให้คำนึงถึงค่าใช้จ่ายจริงที่ต้องเสียในการตรวจดูเอกสาร ตลอดจนค่าใช้จ่ายอื่นเกี่ยวกับสำนักงานและบุคลากรของหน่วยงานของรัฐแห่งนั้นประกอบด้วย แต่ไม่สูงกว่าอัตราในตลาดหากให้เอกชนจัดทำ แต่ในกรณีเล็กน้อยจะยกเว้นไม่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมก็ได้มาตรา 5 ข้อ ๕ ถ้าคู่กรณีต้องการสำเนาเอกสารใด ให้เจ้าหน้าที่พิจารณาดำเนินการให้ตามความเหมาะสม โดยจะต้องระมัดระวังมิให้ต้นฉบับเอกสารชำรุด เสียหาย หรือสูญหาย เพื่อประโยชน์ในการดำเนินการตามวรรคหนึ่ง หน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดอาจวางแนวปฏิบัติที่สมควรในการจัดทำสำเนาเอกสารมาตรา 5 โดยคำนึงถึงประเภทหรือลักษณะของเอกสาร ในการจัดทำสำเนาเอกสาร ให้หน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดเรียกเก็บค่าใช้จ่ายในอัตราที่เห็นสมควร แต่ในกรณีเล็กน้อยจะยกเว้นไม่เรียกเก็บค่าใช้จ่ายก็ได้ และให้นำความในข้อ ๔ วรรคสาม มาใช้บังคับโดยอนุโลมให้ไว้ ณ วันที่ ๒๑ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๔๐ พลเอก ชวลิต ยงใจยุทธ นายกรัฐมนตรีหมายเหตุ :- เหตุผลในการประกาศใช้กฎกระทรวงฉบับนี้ คือ โดยที่ในการพิจารณาทางปกครองของเจ้าหน้าที่จะต้องให้โอกาสแก่คู่กรณีผู้มีส่วนได้เสียได้โต้แย้งหรือชี้แจงข้อเท็จจริง เพื่อสนับสนุนหรือหักล้างข้ออ้างหรือข้อเถียง พร้อมทั้งแสดงพยานหลักฐานประกอบการพิจารณาทำคำสั่งทางปกครองอันเป็นการป้องกันสิทธิของคู่กรณีหากคู่กรณีไม่ได้รับทราบข้อเท็จจริงหรือพยานหลักฐานที่จะใช้เป็นพื้นฐานในการพิจารณาทางปกครองของเจ้าหน้าที่แล้ว คู่กรณีก็ย่อมไม่อาจจะรู้ได้ว่าตนมีสิทธิประการใด และควรป้องกันสิทธิของตนอย่างไร ซึ่งมาตรา ๓๑ แห่งพระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. ๒๕๓๙ก็ให้สิทธิแก่คู่กรณีในการขอตรวจดูเอกสารที่จำเป็น เพื่อที่จะดำเนินการโต้แย้งหรือชี้แจง หรือป้องกันสิทธิของตนได้ โดยกำหนดให้การตรวจดูเอกสาร ค่าใช้จ่ายในการตรวจดูเอกสารหรือการจัดทำสำเนาเอกสารให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่กำหนดในกฎกระทรวง ทั้งนี้เว้นแต่เอกสารหรือพยานหลักฐานนั้นเป็นกรณีที่ต้องรักษาไว้เป็นความลับตามมาตรา ๓๒ แห่งพระราชบัญญัติดังกล่าว จึงจำเป็นต้องออกกฎกระทรวงนี้