ประกาศกรมทะเบียนการค้าประกาศกรมทะเบียนการค้าฉบับที่๑๘ (พ.ศ. ๒๕๓๘)เรื่องกำหนดชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชีระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีและการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจของบริษัทมหาชนจำกัด----------- โดยที่บริษัทมหาชนจำกัดต้องจัดให้มีการทำและเก็บรักษาบัญชีตามประกาศของคณะปฏิวัติ ฉบับที่ ๒๘๕ ลงวันที่ ๒๔ พฤศจิกายนพุทธศักราช ๒๕๑๕ แต่ปัจจุบันยังมิได้มีการกำหนดรายละเอียดและวิธีการในการจัดทำบัญชีไว้ ดังนั้นเพื่อให้การจัดทำบัญชีและการเก็บรักษาบัญชีของบริษัทมหาชนจำกัดเป็นไปในแนวทางเดียวกันอาศัยอำนาจตามความในมาตรา ๑๐๙ แห่งพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. ๒๕๓๕และความในข้อ ๘ (๑) (๒) (๓) (๔) และข้อ ๑๓ แห่งประกาศของคณะปฏิวัติ ฉบับที่ ๒๘๕ ลงวันที่๒๔ พฤศจิกายน พุทธศักราช ๒๕๑๕ อธิบดีกรมทะเบียนการค้า จึงออกประกาศไว้ดังต่อไปนี้ หมวด ๑ ชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำ ข้อ๑ ให้บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทดังต่อไปนี้ ๑.๑ธุรกิจขายสินค้าหรือซื้อขายที่ดิน ต้องจัดทำบัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย บัญชีแยกประเภททรัพย์สิน บัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่าย ๑.๒ธุรกิจอื่นนอกจาก ๑.๑ ต้องจัดทำบัญชีแยกประเภททรัพย์สิน บัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่าย กรณีที่มีความจำเป็นเพื่อให้การบันทึกรายการของธุรกิจนั้นครบถ้วนและถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปให้จัดทำบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทอื่นเพิ่มเติมด้วย หมวด ๒ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ข้อ๒ บัญชีทุกประเภทและทุกชนิด ๒.๑ปกด้านหน้าของสมุดบัญชี หรือใบปะหน้าของบัญชี กรณีที่บัญชีเป็นแผ่นปลิวหรือแผ่นบัตร ต้องมีข้อความดังต่อไปนี้ (๑)ชื่อนิติบุคคล (๒)ประเภทหรือชนิดของบัญชี (๓)ตัวเลขไทยหรืออารบิคหรืออักษรไทย ลำดับเล่มบัญชีแต่ละประเภทหรือชนิด ถ้ามีมากกว่าหนึ่งเล่ม ต้องเรียงลำดับเล่มต่อเนื่องกัน ๒.๒หน้าบัญชีต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค หรืออักษรไทยเรียงลำดับทุกหน้า ข้อ๓ บัญชีทุกประเภทและทุกชนิดต้องมีข้อความและรายการในบัญชีดังต่อไปนี้ ๓.๑บัญชีเงินสด ให้มีวันเดือนปี เลขที่ใบสำคัญ รายละเอียดแสดงการได้มาหรือจ่ายไปซึ่งเงินสด เงินฝากธนาคาร และจำนวนเงินนั้นแต่ถ้ามีรายละเอียดดังกล่าวในใบสำคัญหรือบัญชีรายวันชนิดหนึ่งชนิดใดแล้วจะลงรายการรับหรือจ่ายเงินประเภทเดียวกันเป็นยอดรวมก็ได้ ๓.๒บัญชีรายวันซื้อหรือบัญชีรายวันขาย ให้มีวันเดือนปี เลขที่ใบสำคัญ และรายการแสดงรายละเอียด ชนิด ประเภท จำนวนและราคาของสินค้าที่ซื้อขาย แต่ถ้ามีรายละเอียดดังกล่าวในใบสำคัญหรือสมุดทะเบียนใดแล้วจะลงรายการซื้อหรือขายสินค้านั้นเป็นยอดรวมก็ได้ ๓.๓บัญชีรายวันชนิดอื่น ๆ หรือบัญชีรายวันทั่วไป ให้มีวันเดือนปีรายการบัญชี และจำนวนเงินแต่ละรายการในกรณีเป็นบัญชีรายวันทั่วไปให้มีคำอธิบายรายการบัญชีด้วย ๓.๔บัญชีแยกประเภทลูกหนี้และเจ้าหน้าที่ ให้มีชื่อลูกหนี้หรือเจ้าหนี้วันเดือนปี และรายการแสดงการก่อหนี้หรือระงับหนี้และจำนวนเงินนั้นการลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้ ๓.๕บัญชีแยกประเภททรัพย์สิน ให้มีชื่อบัญชี วันเดือนปี รายการแสดงการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งทรัพย์สินจำนวนและหน่วยนับของทรัพย์สินแต่ละชนิดและจำนวนเงินนั้น การลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้ ๓.๖บัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่าย ให้มีชื่อบัญชี วันเดือนปี รายการแสดงที่มาแห่งรายได้หรือรายจ่ายและจำนวนเงินนั้นการลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้ ๓.๗บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ให้มีชื่อ ชนิดและหน่วยนับของสินค้า วันเดือนปีและรายการแสดงการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินค้าและจำนวนสินค้านั้น ข้อ๔รายการในบัญชีที่เป็นจำนวนเงินตามข้อ ๓ ต้องเป็นหน่วยเงินตราไทย หมวด ๓ ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี ข้อ๕ การลงรายการในบัญชีต้องลงรายการให้แล้วเสร็จภายในกำหนดระยะเวลา ดังต่อไปนี้ ๕.๑บัญชีเงินสดและบัญชีรายวันทุกชนิด ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่รายการนั้นเกิดขึ้น ในกรณีลงบัญชีเงินสดและบัญชีรายวันด้วยเครื่องจักรทำบัญชีภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น ๕.๒บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น ๕.๓บัญชีแยกประเภท ต้องผ่านรายการจากบัญชีเงินสดและบัญชีรายวันทุกชนิด ภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น ข้อ๖การลงรายการยอดคงเหลือในบัญชีเงินสด บัญชีแยกประเภททุกชนิดและบัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ณ วันปิดบัญชีแต่ละงวดต้องลงให้แล้วเสร็จภายในหกสิบวันนับแต่วันปิดบัญชี หมวด ๔ เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ข้อ๗ การลงรายการในบัญชีเงินสดบัญชีรายวันและบัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครองจะต้องมีเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถแสดงความครบถ้วนและถูกต้องของรายการบัญชีและเป็นที่เชื่อถือได้ ข้อ๘ เอกสารประกอบการลงบัญชี หมายถึงบันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกออกได้เป็น ๓ประเภท คือ (๑)เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก (๒)เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทมหาชนจำกัด เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก (๓)เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทมหาชนจำกัด เพื่อใช้ในกิจการ การลงรายการในบัญชีจะต้องใช้เอกสารจากลำดับที่(๑) หรือ (๒) แล้วแต่กรณีก่อน เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าว จึงให้ใช้เอกสารลำดับถัดไป ข้อ๙ เอกสารประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมีรายการดังต่อไปนี้ (๑)ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร (๒)ชื่อของเอกสาร (๓)เลขที่ของเอกสารและเล่มที่ (ถ้ามี) (๔)วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร (๕)จำนวนเงินรวม ข้อ๑๐เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอกตามข้อ ๘ (๒)เพื่อเป็นหลักฐานในการรับชำระ รับฝาก หรือรับเงิน หรือตั๋วเงิน นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๙ แล้วจะต้องมีรายการต่อไปนี้เพิ่มขึ้นอีก คือ (๑)เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร (๒)สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร (๓)รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน (๔)ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วยและราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการเว้นแต่ได้ระบุรายละเอียดดังกล่าวไว้ในเอกสารตามข้อ ๑๑ (๓) แล้ว (๕)ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน ข้อ๑๑เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอกตามข้อ ๘ (๒)เพื่อเป็นหลักฐานในการจำหน่าย จ่าย โอน ส่งมอบสินค้าหรือบริการ โดยยังมิได้มีการชำระเงินหรือตั๋วเงินนอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๙ แล้ว จะต้องมีรายการต่อไปนี้เพิ่มขึ้นอีก คือ (๑)เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร (๒)สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร (๓)ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วยและราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ (๔)ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ และที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าหรือบริการ (๕)ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือบริการ ข้อ๑๒เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก จะต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย ๑ ชุด ข้อ๑๓เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อใช้ในกิจการตามข้อ ๘ (๓) นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๙ แล้วจะต้องมีคำอธิบายรายการและมีกรรมการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากกรรมการลงลายมือชื่ออนุมัติรายการนั้นด้วย หมวด ๕ การเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจ ข้อ๑๔ บริษัทมหาชนจำกัดต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ประกอบธุรกิจเว้นแต่จะได้รับอนุญาตจากสารวัตรบัญชี หรือสารวัตรใหญ่บัญชีให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณสถานที่อื่นแล้ว สถานที่ประกอบธุรกิจหมายถึง สถานที่ซึ่งบริษัทมหาชนจำกัดใช้ประกอบธุรกิจเป็นประจำและให้หมายความรวมถึงสถานที่ซึ่งใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำด้วย ข้อ๑๕การขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจให้ยื่นคำขอตามแบบที่อธิบดีกำหนดต่อสำนักงานบัญชีที่สถานที่ประกอบธุรกิจนั้นตั้งอยู่หรือต่อสำนักงานกลางบัญชีที่กองบัญชีธุรกิจกรมทะเบียนการค้าก็ได้ ข้อ๑๖ในกรณีที่สารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชีไม่อนุญาตตามคำขอให้แจ้งปฏิเสธการอนุญาตไปยังผู้ขอพร้อมเหตุผล ข้อ๑๗การเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการใด ๆ ที่ได้แจ้งไว้แล้ว ให้บริษัทมหาชนจำกัด ยื่นคำขอตามแบบที่อธิบดีกำหนดต่อสารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชี ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการนั้นๆ ข้อ๑๘สำหรับบริษัทมหาชนจำกัดที่ได้รับอนุญาตให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจหากมีพฤติการณ์เป็นที่ปรากฏว่า บริษัทมหาชนจำกัดนั้นไม่ปฏิบัติตามข้อความหรือรายการที่ได้แจ้งไว้ให้สารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชีเพิกถอนการอนุญาตดังกล่าวได้ ข้อ๑๙ประกาศนี้ให้ใช้บังคับเมื่อพ้นกำหนดหกสิบวันนับแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษา ประกาศณ วันที่ ๒ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๓๘ สุปรีชา แพ่งสภา รองอธิบดีรักษาราชการแทน อธิบดีกรมทะเบียนการค้า[รก.๒๕๓๘/๓๙ง/๓๐/๑๖ พฤษภาคม ๒๕๓๘]