ประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ว่าด้วยแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน(ฉบับที่ ๒)พ.ศ. ๒๕๕๑[๑] ตามที่ได้มีการแก้ไขเพิ่มเติมพระราชบัญญัติกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ(ฉบับที่ ๓) พ.ศ. ๒๕๕๐ โดยกำหนดให้สมาชิกสามารถโอนย้ายทรัพย์สินจากกองทุนสำรองเลี้ยงชีพเดิมหรือกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้และกำหนดให้กองทุนสำรองเลี้ยงชีพมีหลายนโยบายการลงทุนเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการลงทุนของลูกจ้างแต่ละรายโดยมีบทบัญญัติรองรับเกี่ยวกับการแบ่งแยกรายได้และค่าใช้จ่ายตามรายนโยบายการลงทุนตลอดจนการกำหนดให้ลูกจ้างที่สิ้นสมาชิกภาพเนื่องจากออกจากงานหรือเกษียณอายุมีสิทธิคงเงินหรือขอรับเงินจากกองทุนเป็นงวดได้ตามลำดับ ด้วยเหตุนี้ทำให้บริษัทจัดการต้องจัดให้มีระบบงานเพื่อรองรับการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เพิ่มเติมดังกล่าวด้วยเพื่อเป็นการวางแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจจัดการกองทุนเพิ่มเติมให้สอดคล้องกับการแก้ไขเพิ่มเติมพระราชบัญญัติกองทุนสำรองเลี้ยงชีพในประเด็นต่างๆ ดังกล่าวข้างต้น สำนักงานจึงออกข้อกำหนดไว้ดังต่อไปนี้ ทั้งนี้ บริษัทจัดการอาจดำเนินการในทางปฏิบัติอื่นที่แตกต่างจากแนวทางปฏิบัติฉบับนี้ได้หากแสดงต่อสำนักงานได้ว่าแนวทางอื่นนั้นมีการจัดให้มีระบบงานที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพเพียงพอตลอดจนอยู่ในมาตรฐานที่ยอมรับได้ข้อ ๑ ให้ยกเลิกแนวทางปฏิบัติตามข้อ ๓.๓.๙การปฏิบัติการของกองทุนสำรองเลี้ยงชีพของข้อ ๓.๓ ระบบปฏิบัติการด้านงานสนับสนุนแห่งประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ที่ อข/น. ๕/๒๕๔๙เรื่อง แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน ลงวันที่ ๘มีนาคม พ.ศ. ๒๕๔๙ และให้ใช้ความต่อไปนี้แทนแนวทางปฏิบัติ๑.จัดให้มีระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุน อันได้แก่๑.๑ระบบการควบคุมภายในของงานด้านทะเบียนสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Fund administrator) ที่มีความเพียงพอที่จะให้มั่นใจได้ว่าการปฏิบัติงานจะเป็นไปอย่างถูกต้องครบถ้วนและรัดกุม โดยควรคำนึงถึงเรื่อง ดังต่อไปนี้๑.๑.๑การจัดเก็บเอกสารและข้อมูล(๑) มีระบบการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการรับโอนเงิน การขอคงเงินไว้ในกองทุนและการขอรับเงินเป็นงวด วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) และการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่ง่ายต่อการค้นหามีความปลอดภัยจากผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง มีการควบคุมการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารและอยู่ในสภาพที่ผู้ใช้งานและบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถเรียกใช้งานได้ ภายใน ๑๐ วันทำการ(๒) จัดเก็บเอกสาร/ข้อมูลในรูปแบบอื่นเกี่ยวกับการรับโอนเงินการขอคงเงินไว้ในกองทุน และการขอรับเงินเป็นงวด วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) และการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกไว้ทุกครั้งเป็นเวลาไม่น้อยกว่า ๕ ปี ทั้งนี้ในกรณีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบอื่นควรสามารถเรียกดูข้อมูลในการจัดเก็บนั้นได้ด้วย(๓) มีระบบสำรองข้อมูล (Backup) และมีมาตรการรองรับกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินเพื่อให้สามารถให้บริการได้โดยไม่หยุดชะงักนานเกินสมควร๑.๑.๒การรักษาความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูลมีระบบในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารที่เพียงพอเช่น กำหนดให้การเข้าออกพื้นที่เฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น๑.๑.๓การดูแลสายการปฏิบัติงาน(๑) จัดให้มีระบบการสอบยันการปฏิบัติงานระหว่างบุคลากรภายในฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง(Maker & checker)(๒) มีการกำหนดหน้าที่ที่ชัดเจนของบุคคลในการปฏิบัติงาน(๓) มีการทำคู่มือการปฏิบัติงาน (Work procedure) ให้พนักงานใช้อ้างอิงและมีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้สามารถปฏิบัติงานได้ในกรณีมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงคู่มือ ควรมีการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบอย่างทั่วถึงพร้อมทั้งควบคุมให้มีการปฏิบัติตาม(๔) มีการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานขึ้นและบันทึกถึงความผิดพลาดนั้น พร้อมทั้งแนวทางป้องกัน๑.๒ระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุน ประกอบด้วยงานใน ๓ ด้าน ดังต่อไปนี้๑.๒.๑การนำส่งเงินและการรับโอนเงินเข้ากองทุน(๑) มีการควบคุมการนำส่งเงินเข้ากองทุนโดยที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างนำส่งเงินเข้ากองทุนภายใน๓ วันทำการถัดจากวันที่จ่ายค่าจ้าง ดังนั้นภายในวันทำการถัดจากวันที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องนำส่งเงินเข้ากองทุนบริษัทจัดการควรทราบทุกครั้งว่านายจ้างมีการนำเงินเข้ากองทุนหรือไม่หากนายจ้างไม่ได้ส่งเงินเข้ากองทุนภายในระยะเวลาดังกล่าวบริษัทจัดการควรติดตามให้นายจ้างนำส่งเงินเข้ากองทุนไม่ช้ากว่าวันทำการถัดไปรวมทั้งติดตามให้นายจ้างนำเงินเข้ากองทุนตามสมควรพร้อมทั้งบันทึกการติดตามที่สามารถอ้างอิงตัวบุคคลที่ติดต่อไว้เป็นหลักฐานด้วยสำหรับเงินที่นายจ้างจะต้องนำส่งเข้ากองทุนประกอบด้วย(๑.๑) เงินสะสมและสมทบเข้ากองทุน(๑.๒) เงินเพิ่มของนายจ้างกรณีที่นายจ้างส่งเงินเข้ากองทุนล่าช้า(๒) การตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินนำส่งและเงินที่รับโอน(ก) ภายในวันทำการถัดจาก Trade date บริษัทจัดการควรทราบและสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการบวกจำนวนเงินที่นำส่งรายสมาชิกเพื่อให้ได้ยอดรวมของจำนวนเงินนำส่งเข้ากองทุนรวมทั้งแยกแยะได้ว่าเงินนำส่งเป็นของสมาชิกรายใด : รายปัจจุบันรายใหม่รวมทั้งสมาชิกที่ไม่ได้นำส่งเงินเข้ากองทุนในกรณีกองทุนหลายนโยบายบริษัทจัดการควรตรวจสอบความถูกต้องของการบวกจำนวนเงินที่นำส่งรายสมาชิกแยกรายนโยบายด้วยในกรณีการรับโอนเงินบริษัทจัดการควรตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินที่รับโอนว่าเป็นการโอนมาทั้งจำนวนจากกองทุนสำรองเลี้ยงชีพนายจ้างรายเดิมหรือกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการแล้วแต่กรณี(ข) กรณีที่มีการตรวจพบความผิดปกติของเงินนำส่งบริษัทจัดการควรสอบถามนายจ้างทันทีเพื่อให้ได้คำตอบที่ชัดเจนและติดตามจนกว่านายจ้างจะดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้อง นอกจากนี้หากเป็นกรณีที่นายจ้างไม่นำส่งเงินของสมาชิกรายใดเนื่องจากสมาชิกสิ้นสมาชิกภาพ บริษัทจัดการควรแจ้งและติดตามนายจ้างจนกว่านายจ้างจะได้แจ้งรายละเอียดการสิ้นสมาชิกภาพของสมาชิกดังกล่าวเพื่อให้บริษัทจัดการสามารถจ่ายเงินให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพได้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดต่อไปและบันทึกการดำเนินการไว้เป็นหลักฐานด้วยในกรณีการรับโอนเงินหากตรวจพบความผิดปกติบริษัทจัดการควรสอบถามคณะกรรมการกองทุนทันทีเพื่อให้ได้คำตอบที่ชัดเจนหากพบว่าไม่ใช่เงินที่สามารถโอนเข้ากองทุนได้บริษัทจัดการสามารถปฏิเสธไม่รับโอนเงินดังกล่าวเข้ากองทุน(๓) มีระบบและมาตรการควบคุมความถูกต้องของวันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) ของสมาชิกแต่ละรายอย่างเพียงพอ เช่นมีการสอบทานความถูกต้องของ trade date ของแต่ละกองทุนภายในวันtrade date นั้น ๆและมีการระบุวันที่รับเอกสารประกอบการนำส่งเงินเข้ากองทุนของนายจ้างหรือการรับโอนเงินเข้ากองทุน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการใช้ trade date เป็นต้น๑.๒.๒ทะเบียนสมาชิกกองทุนและการจัดสรรเงินนำส่งและผลประโยชน์ของสมาชิกรายตัว ทั้งนี้ ในกรณีกองทุนหลายนโยบายบริษัทจัดการควรดำเนินการดังกล่าวแยกรายนโยบาย(๑) ฐานข้อมูลสมาชิกรายตัวและการคำนวณเงินในกองทุน(ก) มีการจัดทำฐานข้อมูลสมาชิกรายตัวที่ครบถ้วนถูกต้อง และเป็นปัจจุบันซึ่งสามารถแยกได้ถึงจำนวนเงินนำส่งของสมาชิกแต่ละรายอย่างชัดเจนโดยอย่างน้อยควรมีข้อมูล ดังต่อไปนี้(ก.๑) ชื่อกองทุน และชื่อนโยบาย (ถ้ามี)(ก.๒) ชื่อนายจ้าง(ก.๓) ชื่อหรือรหัสสมาชิก(ก.๔) วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date)(ก.๕) จำนวนเงินนำเข้ากองทุน(ข) สามารถคำนวณแยกเป็นยอดเงินสะสม เงินสมทบ ผลประโยชน์ของเงินสะสมและผลประโยชน์ของเงินสมทบดังกล่าวรายสมาชิก ณวันที่ตกลงกันได้อย่างถูกต้องครบถ้วนภายในวันทำการถัดไปนับจากวันที่ตกลงกันโดยอาจมีค่าใช้จ่ายตามสมควร(ค) สามารถจัดทำรายงานรายตัวสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้ทุก Transaction พร้อมทั้งรายละเอียดการคำนวณจำนวนเงินนำส่ง การจัดสรรจำนวนหน่วยและมูลค่าต่อหน่วย ตามที่สมาชิกร้องขอเป็นรายกรณีภายในวันที่มีการตกลงไว้กับสมาชิก โดยอาจมีค่าใช้จ่ายตามสมควรได้(๒) การเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยให้แก่สมาชิก(ก)มีข้อตกลงที่ชัดเจนระหว่างบริษัทจัดการกับคณะกรรมการกองทุนเกี่ยวกับกำหนดวันคำนวณจำนวนหน่วย(Trade date) ของแต่ละกองทุนซึ่งการกำหนดวัน trade date ควรคำนึงถึงการจัดสรรหน่วยสำหรับรายการเงินเข้าหรือออกจากกองทุนได้อย่างถูกต้องและสะท้อนถึงราคาตลาดของทรัพย์สินที่เป็นปัจจุบันมากที่สุดแต่ไม่น้อยกว่าสัปดาห์ละครั้ง(ข) มีการกำหนดเวลาในการปิดรับเอกสารและแจ้งให้คณะกรรมการกองทุนทราบเพื่อให้สามารถตรวจสอบเอกสารที่ส่งมาครบถ้วนได้ทันใช้ในการคำนวณ ใน trade date ที่จะถึงเร็วที่สุด(ค) มีเอกสาร/ข้อมูลที่แสดงได้ว่าการเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยให้แก่สมาชิกมีความถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนดหรือข้อตกลงใด ๆ ระหว่างบริษัทจัดการกับคณะกรรมการกองทุน(ง) มีการสอบทานความถูกต้องของการเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยและกรณีพบความผิดพลาดในการเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยให้ดำเนินการแก้ไขในทันทีที่พบความผิดพลาดดังกล่าวและบันทึกสาเหตุความผิดพลาดและการดำเนินการแก้ไขนั้นไว้ด้วยเพื่อให้เงินในกองทุนของสมาชิกมีความถูกต้องครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนดหรือข้อตกลงใดๆ ระหว่างคณะกรรมการกองทุนกับบริษัทจัดการ๑.๒.๓การจ่ายเงินให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ(๑) การตรวจสอบข้อมูลเพื่อการจ่ายเงิน(ก)มีข้อมูลประกอบการจ่ายเงินตามที่ข้อบังคับกองทุนกำหนดอย่างถูกต้องและเพียงพอโดยในรายการที่กำหนดให้คณะกรรมการกองทุนแจ้งการสิ้นสมาชิกภาพ ควรมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้(ก.๑) ชื่อและรหัสสมาชิก(ก.๒) วันที่เข้าทำงานกับนายจ้างปัจจุบัน/วันที่เป็นสมาชิกกองทุน(ก.๓) วันที่ออกจากงานกับนายจ้างปัจจุบัน/วันที่สิ้นสมาชิกภาพ(ก.๔) เหตุที่สิ้นสมาชิกภาพ(ก.๕) อัตราจ่ายเงินสมทบและผลประโยชน์(ก.๖) เหตุผลกรณีไม่จ่ายเงินสมทบและผลประโยชน์ของเงินสมทบ(ก.๗) งวดสุดท้ายที่นำส่งเงิน(ก.๘) วิธีการจ่ายเงิน ซึ่งควรเป็นไปตามข้อบังคับกองทุน(ข)มีการตรวจสอบลายมือชื่อกรรมการกองทุนในหนังสือแจ้งการสิ้นสมาชิกภาพจากคณะกรรมการกองทุนเทียบกับแบบลายมือชื่อที่คณะกรรมการกองทุนได้ให้ไว้กับบริษัทจัดการว่ามีอำนาจลงนามหรือไม่ทุกครั้งเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นกรรมการที่แจ้งสิ้นสมาชิกภาพเป็นกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม(ค) ปรับปรุงข้อบังคับให้เป็นปัจจุบัน และควรจัดเก็บข้อบังคับและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินให้แก่สมาชิก(๒) การคำนวณจำนวนเงินที่จะจ่ายให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ(ก)ตรวจสอบข้อมูลประกอบการคำนวณจำนวนเงินที่จะจ่ายให้แก่สมาชิกให้ถูกต้องครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ที่ข้อบังคับกองทุนกำหนดหากมีข้อสงสัยในข้อมูลหรือหลักเกณฑ์ที่ข้อบังคับกองทุนกำหนดแม้เพียงประเด็นเล็กน้อยบริษัทจัดการควรสอบถามคณะกรรมการกองทุนทันทีเพื่อให้ได้ความชัดเจน(ข) กรณีมีการตรวจพบว่าการจ่ายเงินไม่ถูกต้องให้เร่งดำเนินการแก้ไขตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนดหรือข้อตกลงใด ๆระหว่างคณะกรรมการกองทุนกับบริษัทจัดการ และบันทึกไว้เป็นหลักฐาน(๓) การควบคุมให้มีการจ่ายเงินภายใน ๓๐ วันนับแต่วันที่สมาชิกสิ้นสมาชิกภาพโดยบริษัทจัดการบันทึกรายละเอียดการนำส่งเอกสารการจ่ายเงินให้คณะกรรมการกองทุนภายในวันที่มีการนำส่งเอกสารดังกล่าวซึ่งอย่างน้อยประกอบด้วย ชื่อและรหัสสมาชิก เลขที่เอกสารการจ่ายเงิน จำนวนเงินวันที่ในเอกสารการจ่ายเงิน เพื่อสามารถตรวจสอบว่าได้จ่ายเงินอย่างถูกต้องให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพรวมทั้งมีหลักฐานที่สามารถยืนยันว่าบริษัทจัดการนำส่งเอกสารการจ่ายเงินให้คณะกรรมการกองทุนแล้ว(๔) การควบคุมการรับเงินของสมาชิกหรือผู้รับประโยชน์(ก) มีการตรวจสอบการรับเงินของสมาชิก/ผู้รับประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกได้รับเงินเรียบร้อยแล้วกรณีบริษัทจัดการมีการจ่ายเป็นเช็คควรมีการ Reconcile บัญชีเช็คอย่างน้อยเดือนละครั้งและให้เสร็จสิ้นภายในเดือนถัดไป(ข) มีทะเบียนคุมเช็คคงค้างเพื่อสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเช็คที่ยังไม่ได้ขึ้นเงิน๑.๓นอกจากระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุนตามข้อ ๑.๒ บริษัทจัดการควรดำเนินการ ดังต่อไปนี้เพิ่มเติมเพื่อรองรับกรณีสมาชิกขอคงเงินไว้ในกองทุนหรือขอรับเงินเป็นงวด๑.๓.๑บริษัทจัดการควรคำนวณเงินที่สมาชิกมีสิทธิได้รับจากกองทุนตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในข้อบังคับกองทุนเพื่อจะได้ทราบจำนวนส่วนได้เสียที่สมาชิกขอคงเงินหรือรับเงินเป็นงวดมีอยู่ในกองทุน๑.๓.๒ในกรณีสมาชิกขอรับเงินเป็นงวดบริษัทจัดการควรมีระบบที่สามารถแยกแยะจำนวนเงินต้นและผลประโยชน์จากการนำเงินต้นไปลงทุน๑.๓.๓บริษัทจัดการควรจัดทำรายงานรายตัวสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพที่แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการคำนวณจำนวนเงินของสมาชิกที่มีอยู่ในกองทุนได้ด้วย๑.๓.๔บริษัทจัดการควรตรวจสอบข้อมูลประกอบการจ่ายเงินควบคุมให้มีการจ่ายเงินให้เป็นไปตามข้อตกลงระหว่างบริษัทจัดการกับกองทุน๑.๓.๕บริษัทจัดการควรตรวจสอบแบบคำขอคงเงินหรือขอรับเงินเป็นงวดที่มีข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์รวมทั้งเงื่อนไขและวิธีการจ่ายเงินจากกองทุนด้วย๒.จัดให้มีระบบบัญชีกองทุน อันได้แก่๒.๑ระบบการคำนวณมูลค่าต่อหน่วยและมูลค่าทรัพย์สินสุทธิของกองทุน และ๒.๒ระบบการจัดทำบัญชีทรัพย์สินเพื่อแสดงรายการและจำนวนทรัพย์สินของกองทุน ตลอดจนการบันทึกรายการรับหรือจ่ายทรัพย์สินของกองทุนและการจัดทำงบการเงินทั้งนี้ในกรณีกองทุนหลายนโยบาย บริษัทจัดการควรจัดให้มีระบบบัญชีกองทุนแยกรายนโยบายและในการจัดทำงบการเงิน ให้จัดทำงบการเงินของกองทุนโดยมีรายละเอียดแยกรายนโยบายด้วยข้อ ๒ ประกาศนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ ๑๕กุมภาพันธ์ พ.ศ. ๒๕๕๑ เป็นต้นไปประกาศ ณ วันที่ ๔กุมภาพันธ์ พ.ศ. ๒๕๕๑ธีระชัย ภูวนาถนรานุบาลเลขาธิการสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์วัชศักดิ์/จัดทำ๑ เมษายน ๒๕๕๑จุฑามาศ/ปรับปรุง๒๘ มีนาคม ๒๕๕๙[๑] ราชกิจจานุเบกษา เล่ม ๑๒๕/ตอนพิเศษ ๖๒ ง/หน้า ๓๔/๒๗ มีนาคม ๒๕๕๑