ประกาศสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายประกาศสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายเรื่องการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการพ.ศ. ๒๕๔๐[๑] เพื่อปฏิบัติให้เป็นไปตามมาตรา ๒๓แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ที่กำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลเพียงเท่าที่เกี่ยวข้องและจำเป็นเพื่อการดำเนินงานหน่วยงานของรัฐและยกเลิกการจัดให้มีระบบดังกล่าวเมื่อหมดความจำเป็นโดยจัดให้มีการพิมพ์ในราชกิจจนุเบกษาและตรวจสอบแก้ไขให้ถูกต้องอยู่เสมอสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายจึงออกประกาศเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลสารส่วนบุคคลของสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายตามพระราชบัญญัติดังกล่าวดังนี้ข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลซึ่งสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายจัดเก็บประกอบด้วย ๑. ประเภทของบุคคลที่มีการเก็บข้อมูลไว้ ๑.๑ ข้าราชการ ลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวโดยเก็บข้อมูลตลอดอายุราชการ รวมถึงการรับบำเหน็จบำนาญ ๑.๒ลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวที่ใช้จ่ายเงินกองทุนอ้อยและน้ำตาลทรายเพื่อปฏิบัติงานในสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายโดยเก็บข้อมูลตลอดอายุการทำงาน รวมถึงการรับบำเหน็จบำนาญ ๑.๓ชาวไร่อ้อยและหัวหน้ากลุ่มชาวไร่อ้อยตามพระราชบัญญัติและน้ำตาลทราย พ.ศ. ๒๕๒๗ ๒. ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล๒.๑ ข้าราชการ ลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวรวมทั้งลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวที่ใช้จ่ายเงินกองทุนอ้อยและน้ำตาลทรายเพื่อปฏิบัติงานในสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายข้อมูลประวัติต่างๆประกอบด้วย ก. ชื่อ ชื่อสกุล วัน เดือน ปี เกิด ชื่อคู่สมรสชื่อบิดา มารดา และหลักฐานการขอแก้ไขข้อมูลดังกล่าว ข. ประวัติการศึกษาและการศึกษาต่อค. ประวัติการรับเงินเดือนง. ประวัติการบรรจุ การรับโอน การเลื่อนระดับการย้าย จ. ข้อมูลการลา ฉ. ระบบข้อมูลการฝึกอบรม สัมมนา ๒.๒ ชาวไร่อ้อยและหัวหน้ากลุ่มชาวไร่อ้อย(๑) ชาวไร้อ้อย ข้อมูลประวัติต่างประกอบด้วย ก. ชื่อ ชื่อสกุล ข. ภูมิลำเนาค.เอกสารแสดงว่าจะมีโรงงานรับซื้ออ้อยของผู้อื่นคำขอ เช่น หนังสือรับรองของหัวหน้ากลุ่มชาวไร่อ้อยซึ่งตนจะเป็นสมาชิกหรือหนังสือรับรองของโรงงานแสดงการรับซื้ออ้อยหรือหนังสือรับรองของสถาบันชาวไร่อ้อยเป็นต้น ง.เอกสารแสดงสิทธิโดยชอบด้วยกฎหมายในการใช้ประโยชน์ที่ดิน เช่นเอกสารสำคัญแสดงกรรมสิทธิ์หรือสิทธิครอบครอง สัญญาเช่า สัญญาเช่าซื้อ สัญญาขายฝากเป็นต้น จ. คำขอจัดทะเบียนชาวไร่อ้อย (๒) หัวหน้ากลุ่มชาวไร่อ้อย ข้อมูลประวัติต่างๆประกอบด้วยก. ชื่อ ชื่อสกุล ข. สำเนาสัญญาจะส่งอ้อยให้แก่โรงงาน ค.สำเนาสัญญาของชาวไร่อ้อยที่จะส่งอ้อยให้แก่ตนที่ลงนามรับรองความถูกต้อง ง. เอกสารแสดงการเป็นสมาชิกสถาบันชาวไร่อ้อย จ. คำร้องขอจดทะเบียนหัวหน้ากลุ่มชาวไร่อ้อย ๓. ลักษณะการใช้ข้อมูลตามปกติ ๓.๑ ข้าราชการ ลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวรวมทั้งลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวที่ใช้จ่ายเงินกองทุนอ้อยและน้ำตาลทรายเพื่อปฏิบัติงานในสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทราย (๑) ผู้ใช้ข้อมูล คือ ฝ่ายการเจ้าหน้าที่สำนักงานเลขานุการกรม (๒)วัตถุประสงค์เพื่อประโยชน์ในการบริหารงานบุคคล ซึ่งได้แก่ การสรรหา บรรจุ แต่งตั้งเลื่อนระดับตำแหน่ง การโอนย้าย การพิจารณาความดีความชอบการลงโทษ ๓.๒ ชาวไร้อ้อยและหัวหน้ากลุ่มชาวไร่อ้อย (๑) ผู้ใช้ข้อมูล คือเจ้าหน้าที่ของสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายและคณะกรรมการตามพระราชบัญญัติอ้อยและน้ำตาลทรายพ.ศ. ๒๕๒๗ (๒)วัตถุประสงค์เพื่อเป็นแนวทางในการกำหนดแผนการผลิตอ้อยและน้ำตาลทรายการจดทะเบียนสถาบันชาวไร่อ้อยและอื่นๆ ๔. วิธีการขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารของเจ้าของข้อมูล๔.๑ยื่นคำขอและลงบัญชีแสดงการเปิดเผยข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล ๔.๒ แสดงหลักฐานประจำตัวของเจ้าของข้อมูล ๔.๓ระบุความประสงค์ในการขอตรวจดูหรือนำข้อมูลไปใช้ ๔.๔ สถานที่ยื่นคำขอ (๑) ข้าราชการลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวรวมทั้งลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวที่ใช้จ่ายเงินกองทุนอ้อยและน้ำตาลทรายเพื่อปฏิบัติงานในสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายยื่นคำขอที่ฝ่ายการเจ้าห้าที่ สำนักงานเลขานุการกรม (๒) ชาวไร่อ้อยหัวหน้ากลุ่มชาวไร่อ้อยยื่นคำขอที่สำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทราย ๕. วิธีการขอให้แก้เปลี่ยนแปลงข้อมูล ๕.๑ ข้าราชการ ลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวรวมทั้งลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวที่ใช้จ่ายเงินกองทุนอ้อยและน้ำตาลเพื่อปฏิบัติงานในสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทราย (๑) ผู้เป็นเจ้าของข้อมูลเป็นผู้ขอแก้ไขเปลี่ยนแปลงโดยทำเป็นหนังสือพร้อมแนบหลักฐานที่เกี่ยวข้อง ยื่นผ่านผู้บังคับบัญชาตามลำดับแล้วนำส่งฝ่ายการเจ้าหน้าที่ สำนักงานเลขานุการกรม (๒) เจ้าหน้าที่รับผิดชอบ ฝ่ายการเจ้าหน้าที่สำนักงานเลขานุการกรม ๕.๒ ชาวไร่อ้อยและหัวหน้ากลุ่มชาวไร่อ้อย ผู้เป็นเจ้าของข้อมูล เป็นผู้ขอแก้ไขเปลี่ยนแปลงโดยทำหนังสือพร้อมแนบหลักฐานที่เกี่ยวข้องยื่นต่อคณะกรรมการอ้อยส่วนท้องถิ่นซึ่งจะพิจารณาและนำเสนอคณะกรรมการอ้อยแล้วคณะกรรมการอ้อยพิจารณาส่งเรื่องให้นายทะเบียนชาวไร่อ้อยดำเนินการแก้ไขตามที่ขอแก้ไขต่อไป๖. แหล่งที่มาของข้อมูล๖.๑ข้าราชการ ลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวรวมทั้งลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราวที่ใช้จ่ายเงินกองทุนอ้อยและน้ำตาลทรายเพื่อปฏิบัติงานในสำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทราย (๑) บุคคลเจ้าของข้อมูล (๒) ฝ่ายการเจ้าหน้าที่ สำนักงานเลขานุการกรมที่ทำหน้าที่ในการจัดทำข้อมูลด้านบุคลากร ๖.๒ ชาวไร่อ้อยและหัวหน้ากลุ่มชาวไร่อ้อย คือบุคคลผู้เป็นเจ้าของข้อมูล ประกาศณ วันที่ ๒๓ กันยายน พ.ศ. ๒๕๔๖เรืองศักดิ์ งามสมภาคเลขาธิการคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาลทรายณัฐดนัย/พิมพ์๒๓ เมษายน ๒๕๕๑[๑]ราชกิจจานุเบกษา เล่ม ๑๒๐/ตอนพิเศษ ๑๑๗ ง /หน้า ๒๓/๗ ตุลาคม ๒๕๔๖