ประกาศสํานักงานคณะกรรมการกํากับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ที่ สข./น. 4 /2549เรื่อง ระบบงานเกี่ยวกับการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน อาศัยอํานาจตามความในข้อ 2(1) และข้อ 19 แห่งประกาศคณะกรรมการกํากับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ที่ กน. 30/2547 เรื่อง หลักเกณฑ์ เงื่อนไข และวิธีการจัดตั้งและจัดการกองทุน ลงวันที่ 10 มิถุนายน พ.ศ. 2547 สํานักงานออกข้อกําหนดไว้ดังต่อไปนี้ข้อ ๑ ในการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน บริษัทจัดการต้องจัดให้มีระบบงานที่มีองค์ประกอบอย่างน้อยดังต่อไปนี้(1) โครงสร้างของบริษัท(2) ความพร้อมด้านบุคลากร(3) ระบบงานด้านการปฏิบัติการจัดการกองทุน(4) ระบบการควบคุมภายในข้อ ๒ การจัดโครงสร้างของบริษัทให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้(1) จัดโครงสร้างของบริษัทตามภาระหน้าที่อย่างเป็นระบบระเบียบเพื่อ (ก) ป้องกันการทุจริตของเจ้าหน้าที่ (ข) ป้องกันมิให้บริษัทจัดการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายซึ่งอาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือในการประกอบธุรกิจของบริษัท และ(ค) ให้การประกอบธุรกิจของบริษัทจัดการเป็นไปตามหลักความไว้วางใจ (2) กําหนดภารกิจ กลยุทธ์ นโยบายและแผนการดําเนินงานในระดับบริษัทและหน่วยงานย่อยของบริษัทอย่างชัดเจนและสอดคล้องกัน โดยกําหนดแนวปฏิบัติสําหรับการทบทวนเพื่อปรับภารกิจ กลยุทธ์ นโยบาย และแผนการดําเนินงานในระยะเวลาหรือในสถานการณ์ที่เหมาะสม ทั้งนี้ การกําหนดภารกิจ กลยุทธ์ นโยบาย และแผนการดําเนินงานดังกล่าวต้องสอดคล้องต่อหลักความไว้วางใจ และหลักการกํากับดูแลกิจการที่ดี ข้อ ๓ การมีความพร้อมด้านบุคลากรต้องเป็นดังนี้(1) มีบุคลากรในปริมาณที่เพียงพอต่อการรองรับงานทุกลักษณะที่เกี่ยวข้องกับการจัดการกองทุน(2) มีระบบคัดเลือกและตรวจสอบบุคลากรก่อนการรับเข้าปฏิบัติงานโดยระบบดังกล่าวทําให้บริษัทจัดการสามารถคัดเลือกบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถที่เหมาะสมกับงานที่จะมอบหมาย และต้องไม่มีประวัติการทํางานตลอดจนความประพฤติที่อาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ในทางลบของบริษัท(3) มีคู่มือหรือแนวทางที่จะทําให้บุคลากรทราบถึง (ก) โครงสร้างของบริษัท (ข) บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบในขอบเขตของตําแหน่งงานของแต่ละบุคคล (ค) บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของหน่วยงานย่อยที่บุคลากรสังกัดอยู่ (ง) วิธีปฏิบัติงานในรายละเอียดของบุคลากรและหน่วยงานย่อยที่บุคลากรสังกัดอยู่ รวมทั้งวิธีปฏิบัติในการประสานงานกับหน่วยงานย่อยอื่นเพื่อให้เกิดประสิทธิผลในการปฏิบัติงานโดยรวมของบริษัทจัดการ4. (4) มีการประเมินผลการปฏิบัติงานและพัฒนาบุคลากรเพื่อให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับงานที่มอบหมายอยู่ตลอดเวลา5. (5) มีวิธีการติดตามและควบคุมการปฏิบัติงานและความประพฤติของบุคลากร เพื่อตรวจสอบและป้องกันการปฏิบัติงานและความประพฤติที่อาจส่งผลต่อ6. (ก) ภาพลักษณ์ในทางลบของบริษัทจัดการ (ข) การทําให้บริษัทจัดการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายซึ่งอาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือในการประกอบธุรกิจของบริษัทข้อ ๔ ระบบงานด้านการปฏิบัติการจัดการกองทุนต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้(1) ระบบการรับลูกค้าและการให้บริการลูกค้า (ก) มีขั้นตอนและวิธีการในการทําความรู้จักและเข้าใจความต้องการลงทุนรวมทั้งข้อจํากัดการลงทุนของลูกค้า เพื่อตรวจสอบความมีตัวตนของลูกค้าและเพื่อให้มีข้อมูลในการวิเคราะห์ความเหมาะสมในการลงทุนของลูกค้า (ข) มีบุคลากรที่รับผิดชอบในการติดต่อกับลูกค้าและจัดให้มีบุคลากรหรือบุคคลที่บริษัทจัดการมอบหมายในการให้คําแนะนําหรือข้อมูลเกี่ยวกับการลงทุนในกองทุน (ค) มีขั้นตอนและวิธีการรับคําสั่งซื้อขายที่เป็นระบบระเบียบซึ่งสามารถตรวจสอบความแน่นอนและถูกต้องของคําสั่งได้ รวมทั้งสามารถตรวจสอบว่าได้มีการรับคําสั่งซื้อขายหน่วยลงทุนตามที่กําหนดในหนังสือชี้ชวน (ง) มีระบบรับข้อร้องเรียนของลูกค้าที่สามารถรองรับการปฏิบัติตามประกาศคณะกรรมการกํากับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ว่าด้วยการกําหนดให้บริษัทหลักทรัพย์ดําเนินการเกี่ยวกับการรับเรื่องร้องเรียนของลูกค้า(2) ระบบการจัดการลงทุน ที่มีขั้นตอนและวิธีการดําเนินการก่อนการลงทุน และภายหลังการลงทุนอย่างชัดเจนเพื่อให้การจัดการลงทุนเป็นไปด้วยความรอบคอบ ระมัดระวัง และเหมาะสม ทั้งนี้ (ก) เพื่อประโยชน์ที่ดีที่สุดของลูกค้าหรือผู้ลงทุน (ข) เพื่อให้เป็นไปตามนโยบายการลงทุนและตามหลักเกณฑ์การลงทุนที่กฎหมายกําหนด (ค) เพื่อให้มีการป้องกัน แก้ไขหรือจัดการความเสี่ยงด้านต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการลงทุน3. (3) ระบบการปฏิบัติงานด้านงานสนับสนุนที่มี (ก) บุคลากรหรือหน่วยงานย่อยที่รับผิดชอบงานสนับสนุนการจัดตั้งและจัดการกองทุนในทุกด้านอย่างชัดเจน โดยมีการกําหนดขั้นตอนและวิธีการทํางานในแต่ละเรื่องที่เป็นงานสนับสนุนอย่างเป็นระบบระเบียบและทําให้บริษัทจัดการสามารถปฏิบัติตามกฎหมายหรือข้อตกลงที่ผูกพันไว้กับลูกค้าหรือผู้ลงทุน (ข) แผนรองรับกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน (contingency plan) ที่มีผลกระทบต่อบริษัทจัดการอย่างมีนัยสําคัญหรือที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อลูกค้าหรือผู้ลงทุน โดยต้องมีการทดสอบการปฏิบัติตามแผน รวมทั้งทบทวนและปรับปรุงแผนดังกล่าวให้มีความทันสมัยและเหมาะสมกับสภาวการณ์3. (4) ระบบการกํากับดูแลการปฏิบัติงาน โดย4. (ก) จัดให้มีบุคลากรและหน่วยงานย่อยที่ทําหน้าที่สนับสนุนและตรวจสอบให้การจัดการลงทุนและงานที่เกี่ยวข้องเป็นไปตามกฎหมาย จรรยาบรรณและมาตรฐานการประกอบวิชาชีพ ทั้งนี้ บุคลากรและหน่วยงานย่อยที่รับผิดชอบงานดังกล่าวต้องแยกเป็นอิสระจากหน่วยงานอื่น5. (ข) กําหนดแผนการตรวจสอบประจําปีที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการตรวจสอบ และขั้นตอน วิธีการและระยะเวลาในการทํางานที่ชัดเจนเพื่อให้บุคลากรและหน่วยงานย่อยสามารถทําหน้าที่กํากับดูแลการปฏิบัติงานตาม(ก) ได้6. (ค) กําหนดขั้นตอนและวิธีการรายงาน หากบุคลากรและหน่วยงานย่อยที่รับผิดชอบงานกํากับดูแลการปฏิบัติงานตรวจพบว่ามีการดําเนินงานที่ไม่เป็นไปตามกฎหมาย จรรยาบรรณและมาตรฐานการประกอบวิชาชีพต่อคณะกรรมการบริษัท หรือคณะกรรมการตรวจสอบ รวมทั้งวิธีการในการป้องกันข้อผิดพลาดจากการดําเนินงานด้วย7. (5) ระบบการจัดทําและจัดเก็บเอกสารหลักฐาน ที่มี (ก) การจัดทําเอกสารหรือหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรประกอบการปฏิบัติงานของบุคลากรที่รับผิดชอบงานด้านการจัดการกองทุนโดยตรงอย่างเป็นขั้นตอน ทั้งนี้ เพื่อให้มีเอกสารยืนยันการปฏิบัติงานหรือตรวจสอบการปฏิบัติงานของบุคลากรนั้นได้ 2. (ข) วิธีการและสถานที่จัดเก็บเอกสารหลักฐานที่จะจัดทําขึ้นหรือที่ใช้ประกอบในการปฏิบัติการจัดการกองทุน ที่เป็นระบบระเบียบและสะดวกต่อการสืบค้น3. (ค) ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักฐานต้องไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่มีการทํารายการหรือธุรกรรมให้ลูกค้า เว้นแต่ข้อมูลหรือหลักฐานที่ใช้ในการแสดงความมีตัวตนของลูกค้าให้จัดเก็บไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่สิ้นสุดความเป็นลูกค้าข้อ ๕ ระบบการควบคุมภายในต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้(1) กําหนดวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในที่สอดคล้องต่อเป้าหมายและภารกิจของบริษัท2. มีระบบการควบคุมภายในที่ได้รับความเห็นชอบจากผู้บริหารระดับสูง โดยระบบดังกล่าวต้องมีการดําเนินการดังต่อไปนี้3. (ก) สร้างสภาพแวดล้อมการควบคุม (control environment) ให้เกิดบรรยากาศการควบคุมที่ดี4. (ข) ประเมินความเสี่ยง (risk assessment) โดยบริหารและจัดการความเสี่ยงให้สามารถควบคุมความเสี่ยงทุกประเภทที่เกิดหรืออาจเกิดขึ้นจากการประกอบธุรกิจให้อยู่ในระดับที่จะไม่มีผลกระทบต่อการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน5. (ค) กําหนดกิจกรรมควบคุม (control activities) ที่มีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันหรือลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นโดยอย่างน้อยต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบระหว่างบุคลากรหรือหน่วยงานอย่างเหมาะสม6. (ง) จัดให้มีสารสนเทศและการสื่อสาร (information and communication) ที่เกี่ยวข้องกับการดําเนินงาน ทั้งจากแหล่งภายในและภายนอกบริษัทในรูปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา7. (จ) มีการติดตามประเมินผล (monitoring) และรายงานการประเมินผลดังกล่าวต่อคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการบริษัท เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายของบริษัทข้อ ๖ ประกาศนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 16 เมษายน พ.ศ. 2549 เป็นต้นไปผู้มีอํานาจลงนาม - ประกาศ ณ วันที่ 8 มีนาคม พ.ศ. 2549 (นายธีระชัย ภูวนาถนรานุบาล) เลขาธิการ สํานักงานคณะกรรมการกํากับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์หมายเหตุ - เหตุผลในการออกประกาศฉบับนี้ คือ เนื่องจากการจัดการกองทุนเป็นการจัดการที่ต้องได้รับความเชื่อถือและไว้วางใจจากผู้ลงทุน การมีระบบงานเกี่ยวกับการจัดการกองทุนที่มีความพร้อมและมีความชัดเจนจะทําให้การจัดการกองทุนมีความน่าเชื่อถือและได้รับความไว้วางใจจากผู้ลงทุน สํานักงานจึงออกข้อกําหนดเกี่ยวกับระบบงานเกี่ยวกับการจัดการกองทุนที่บริษัทจัดการต้องจัดให้มีในการจัดการกองทุน