ประกาศกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศประกาศกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศเรื่องการดำเนินการตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ[๑] เพื่อให้เป็นไปตามมาตรา ๒๓ (๑) (๒) (๓)แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ที่กำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล โดยจัดให้มีการพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษาและตรวจสอบแก้ไขให้ถูกต้องโดยเสมอ นั้นกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศเป็นส่วนราชการระดับกรมในสังกัดกระทรวงพาณิชย์มีหน่วยงานในสังกัดระดับสำนักที่ทำหน้าที่จัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการพ.ศ. ๒๕๔๐ คือ สำนักบริหารกลาง ส่วนการเจ้าหน้าที่โดยการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ มีดังนี้๑. ข้อมูลอัตรากำลังและระบบงาน(ก) ข้อมูลประเภทบุคคลที่มีการจัดเก็บไว้- ตำแหน่งประเภทบริหาร- ตำแหน่งประเภทอำนวยการ- ตำแหน่งประเภทวิชาการ- ตำแหน่งประเภททั่วไป- ลูกจ้างประจำ พนักงานราชการ- ข้าราชการบำนาญ(ข)ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลที่จัดเก็บไว้ ได้แก่- สมุดประวัติ/แฟ้มประวัติ/ก.พ. ๗(ค) ลักษณะการใช้ข้อมูลตามปกติ-ใช้ในการบริหารงานบุคคลของกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ(ง)วิธีการขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารของเจ้าของข้อมูล- กรอกแบบขอตรวจสอบ ก.พ. ๗ แฟ้มประวัติหรือสมุดประวัติที่กำหนด- เลขานุการกรม ผู้อำนวยการส่วนการเจ้าหน้าที่หรือข้าราชการในส่วนการเจ้าหน้าที่ สำนักบริหารกลาง ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้พิจารณาอนุมัติ(จ) วิธีการขอให้แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล- การขอแก้ไขวัน เดือน ปีเกิดให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการขอแก้ไข วัน เดือน ปีเกิดในทะเบียนประวัติราชการ พ.ศ. ๒๕๒๗- การแก้ไขเพิ่มเติมรายการใน ก.พ. ๗ แฟ้มประวัติหรือสมุดประวัติ มีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้(๑)รายการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมที่จะต้องแจ้งให้ส่วนการเจ้าหน้าที่ทราบ เพื่อบันทึกหรือจัดเก็บลงในก.พ. ๗ แฟ้มประวัติ หรือสมุดประวัติ(๑.๑) การผ่านการอบรม ดูงานและการได้รับเครื่องราชอิสริยาภรณ์แจ้งการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมรายการดังกล่าวโดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องให้ส่วนการเจ้าหน้าที่ จำนวน ๑ ชุด(๑.๒) การเพิ่มวุฒิบัตรการศึกษาส่งหลักฐานประกาศนียบัตร ปริญญาบัตรและสำเนาใบแสดงการศึกษา (Transcript)จำนวน ๕ ชุด(๑.๓) การเปลี่ยนชื่อตัว - ชื่อสกุลให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงโดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อตัว -ชื่อสกุล สำเนาบัตรประจำตัว พร้อมแบบ ทร. ๑๔ (สำเนาทะเบียนบ้าน) จำนวน ๕ ชุด(๑.๔) การเปลี่ยนแปลงตัวผู้รับบำเหน็จตกทอดหรือตัวผู้รับเงินช่วยเหลือพิเศษ (เงินช่วยเหลือค่าจัดการศพ ๓ เท่าของเงินเดือนหรือเงินบำนาญ)ให้แจ้งส่วนการเจ้าหน้าที่และกรอกแบบหนังสือแสดงเจตนาระบุตัวผู้รับบำเหน็จตกทอดหรือแบบหนังสือแสดงเจตนาระบุตัวผู้รับเงินช่วยพิเศษฉบับใหม่มาเปลี่ยนแทน(๑.๕) การเพิ่มเติมรายการอื่นๆ เช่นการได้รับการคัดเลือกให้เป็นข้าราชการดีเด่น, การได้รับการคัดเลือกให้เป็นครอบครัวอบอุ่นกระทรวงพาณิชย์เป็นต้น ให้ส่งสำเนาใบประกาศ หรือหลักฐานอื่นๆ จำนวน ๑ ชุด(๒) เอกสารหลักฐานที่ส่งให้ส่วนการเจ้าหน้าที่ต้องรับรองสำเนาถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ข้อ ๓๑ ทุกครั้ง(๓) ข้าราชการที่เคยรับราชการทหารและได้รับยศทางทหารซึ่งต่อมาไม่ประสงค์ใช้ชื่อยศนำหน้าชื่อตัวกรณีเช่นนี้สามารถกระทำได้ตามคำชี้แจงของกระทรวงกลาโหม ลงวันที่ ๓๐ มิถุนายน ๒๕๑๗(ฉ) แหล่งที่มาของข้อมูล- เจ้าของประวัติ/คำสั่งแต่งตั้ง ย้าย โอนเลื่อนขั้นเงินเดือน ฯลฯ๒. ข้อมูลการพัฒนาบุคลากร(ก) ข้อมูลประเภทบุคคลที่มีการจัดเก็บข้อมูลไว้-รายชื่อผู้เข้ารับการฝึกอบรมในหลักสูตรที่กรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศจัดขึ้น/ผู้ที่กรมฯส่งไปเข้าร่วมสัมมนาและฝึกอบรมที่จัดขึ้นโดยหน่วยงานอื่นๆ ทั้งในประเทศและต่างประเทศ(ข)ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลที่จัดเก็บไว้ คือ- เก็บบันทึกในเครื่องคอมพิวเตอร์(ค) ลักษณะการใช้ข้อมูลตามปกติ-ใช้เป็นข้อมูลประกอบการวางแผนเพื่อการพัฒนาบุคลากรของกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ(ง) วิธีการตรวจค้นข้อมูลตามแบบที่กำหนด- กรอกคำขอตรวจค้นข้อมูลตามแบบที่กำหนด- เลขานุการกรม ผู้อำนวยการส่วนการเจ้าหน้าที่หรือข้าราชการในส่วนการเจ้าหน้าที่ สำนักบริหารกลาง ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้พิจารณาอนุมัติ(จ) วิธีการขอให้แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล- แสดงความจำนงขอแก้ไขข้อมูลพร้อมหลักฐานที่เกี่ยวข้อง โดยให้รับรองสำเนาถูกต้องในเอกสารหลักฐานตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๓๑ ทุกครั้ง(ฉ) แหล่งที่มาของข้อมูล-จากหน่วยงานผู้จัดการอบรม/ผู้เข้ารับการฝึกอบรม/ประกาศนียบัตรผู้ผ่านการอบรมประกาศณ วันที่ ๙ มกราคม พ.ศ. ๒๕๕๑ชุติมาบุณยประภัศรอธิบดีกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศปริยานุช/ผู้จัดทำ๒๐กุมภาพันธ์ ๒๕๕๑[๑]ราชกิจจานุเบกษา เล่ม ๑๒๕/ตอนพิเศษ ๓๐ ง/หน้า ๓๓/๑๑ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๑