ประกาศกรมทะเบียนการค้าประกาศกรมทะเบียนการค้าฉบับที่๑๙ (พ.ศ. ๒๕๔๒)เรื่องกำหนดชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชีระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีและการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจของบริษัทมหาชนจำกัด---------- อาศัยอำนาจตามความในมาตรา๑๐๙ แห่งพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. ๒๕๓๕ และความในข้อ ๘ (๑) (๒) (๓) (๔) และข้อ ๑๓แห่งประกาศของคณะปฏิวัติฉบับที่ ๒๘๕ ลงวันที่ ๒๔ พฤศจิกายน พุทธศักราช ๒๕๑๕อธิบดีกรมทะเบียนการค้าจึงออกประกาศไว้ ดังต่อไปนี้ ข้อ๑ ให้ยกเลิกประกาศกรมทะเบียนการค้าฉบับที่ ๑๘ (พ.ศ. ๒๕๓๘) เรื่องกำหนดชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชีระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี และการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจของบริษัทมหาชนจำกัดลงวันที่ ๒ พฤษภาคม พุทธศักราช ๒๕๓๘ หมวด๑ ชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำ ----------- ข้อ๒ ให้บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทดังต่อไปนี้ ๒.๑ ธุรกิจขายสินค้าหรือซื้อขายที่ดินต้องจัดทำบัญชีรายวันซื้อบัญชีรายวันขาย บัญชีแยกประเภททรัพย์สิน บัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่าย ๒.๒ ธุรกิจอื่นนอกจาก ๒.๑ต้องจัดทำบัญชีแยกประเภททรัพย์สินบัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่าย กรณีที่มีความจำเป็นเพื่อให้การบันทึกรายการของธุรกิจนั้นครบถ้วนและถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปให้จัดทำบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทอื่นเพิ่มเติมด้วย หมวด ๒ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ---------- ข้อ๓ บัญชีทุกประเภทและทุกชนิด ๓.๑ ปกด้านหน้าของสมุดบัญชีหรือใบปะหน้าของบัญชี กรณีที่บัญชีเป็นแผ่นปลิว หรือแผ่นบัตร ต้องมีข้อความดังต่อไปนี้ (๑) ชื่อนิติบุคคล (๒) ประเภทหรือชนิดของบัญชี (๓)ตัวเลขไทยหรืออารบิคหรืออักษรไทย ลำดับเล่มบัญชีแต่ละประเภทหรือชนิด ถ้ามีมากกว่าหนึ่งเล่มต้องเรียงลำดับเล่มต่อเนื่องกัน ๓.๒ หน้าบัญชีต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิคหรืออักษรไทยเรียงลำดับทุกหน้า ข้อ๔ บัญชีทุกประเภทและทุกชนิดต้องมีข้อความและรายการในบัญชีดังต่อไปนี้ ๔.๑ บัญชีเงินสด ให้มีวันเดือนปีเลขที่ใบสำคัญ รายละเอียดแสดงการได้มาหรือจ่ายไปซึ่งเงินสด เงินฝากธนาคาร และจำนวนเงินนั้นแต่ถ้ามีรายละเอียดดังกล่าวในใบสำคัญหรือบัญชีรายวันชนิดหนึ่งชนิดใดแล้วจะลงรายการรับหรือจ่ายเงินประเภทเดียวกันเป็นยอดรวมก็ได้ ๔.๒ บัญชีรายวันซื้อหรือบัญชีรายวันขายให้มีวันเดือนปี เลขที่ใบสำคัญ และรายการแสดงรายละเอียด ชนิด ประเภท จำนวนและราคาของสินค้าที่ซื้อขาย แต่ถ้ามีรายละเอียดดังกล่าวในใบสำคัญหรือสมุดทะเบียนใดแล้วจะลงรายการซื้อหรือขายสินค้านั้นเป็นยอดรวมก็ได้ ๔.๓ บัญชีรายวันชนิดอื่นๆหรือบัญชีรายวันทั่วไปให้มีวันเดือนปี รายการบัญชีและจำนวนเงินแต่ละรายการ ในกรณีเป็นบัญชีรายวันทั่วไปให้มีคำอธิบายรายการบัญชีด้วย ๔.๔ บัญชีแยกประเภทลูกหนี้และเจ้าหนี้ให้มีชื่อลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ วันเดือนปีและรายการแสดงการก่อหนี้ หรือระงับหนี้และจำนวนเงินนั้นการลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้ ๔.๕ บัญชีแยกประเภททรัพย์สิน ให้มีชื่อบัญชีวันเดือนปี รายการแสดงการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งทรัพย์สินจำนวนและหน่วยนับของทรัพย์สินแต่ละชนิดและจำนวนเงินนั้น การลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้ ๔.๖ บัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่ายให้มีชื่อบัญชี วันเดือนปี รายการแสดงที่มาแห่งรายได้หรือรายจ่ายและจำนวนเงินนั้นการลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้ ๔.๗ บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ให้มีชื่อชนิดและหน่วยนับของสินค้าวันเดือนปีและรายการแสดงการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินค้าและจำนวนสินค้านั้น ข้อ๕ รายการในบัญชีที่เป็นจำนวนเงินตามข้อ๔ ต้องเป็นหน่วยเงินตราไทย หมวด ๓ ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี ---------- ข้อ๖ การลงรายการในบัญชีต้องลงรายการให้แล้วเสร็จภายในกำหนดระยะเวลา ดังต่อไปนี้ ๖.๑ บัญชีเงินสดและบัญชีรายวันทุกชนิดภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่รายการนั้นเกิดขึ้น ในกรณีลงบัญชีเงินสดและบัญชีรายวันด้วยเครื่องจักรทำบัญชีภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น ๖.๒ บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครองภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น ๖.๓ บัญชีแยกประเภทต้องผ่านรายการจากบัญชีเงินสดและบัญชีรายวันทุกชนิดภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น ข้อ๗การลงรายการยอดคงเหลือในบัญชีเงินสด บัญชีแยกประเภททุกชนิดและบัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ณ วันปิดบัญชีแต่ละงวดต้องลงให้แล้วเสร็จภายในหกสิบวันนับแต่วันปิดบัญชี หมวด๔ เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ----------- ข้อ๘ การลงรายการในบัญชีเงินสดบัญชีรายวัน และบัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง จะต้องมีเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถแสดงความครบถ้วนและถูกต้องของรายการบัญชีแล้วและเป็นที่เชื่อถือได้ ข้อ๙ เอกสารประกอบการลงบัญชี หมายถึงบันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกออกได้เป็น ๓ประเภท คือ (๑) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก (๒) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทมหาชนจำกัดเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก (๓) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทมหาชนจำกัดเพื่อใช้ในกิจการ การลงรายการในบัญชีจะต้องใช้เอกสารจากลำดับที่(๑) หรือ (๒) แล้วแต่กรณีก่อน เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าว จึงให้ใช้เอกสารลำดับถัดไป ข้อ๑๐เอกสารประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมีรายการดังต่อไปนี้ (๑)ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร (๒) ชื่อของเอกสาร (๓) เลขที่ของเอกสารและเล่มที่ (ถ้ามี) (๔) วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร (๕) จำนวนเงินรวม ข้อ๑๑ เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้นเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก ตามข้อ ๙ (๒) เพื่อเป็นหลักฐานในการรับชำระรับฝาก หรือรับเงิน หรือตั๋วเงินนอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๑๐ แล้วจะต้องมีรายการต่อไปนี้เพิ่มขึ้นอีก คือ (๑) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร (๒) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร (๓)รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน (๔) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับราคาต่อหน่วยและราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการเว้นแต่ได้ระบุรายละเอียดดังกล่าวไว้ในเอกสารตามข้อ ๑๒ (๓) แล้ว (๕) ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน ข้อ๑๒เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้นเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอกตามข้อ ๙ (๒) เพื่อเป็นหลักฐานในการจำหน่ายจ่ายโอน ส่งมอบสินค้าหรือบริการโดยยังมิได้มีการชำระเงินหรือตั๋วเงิน นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ๑๐ แล้ว จะต้องมีรายการต่อไปนี้เพิ่มขึ้นอีก คือ (๑)เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร (๒) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร (๓) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับราคาต่อหน่วยและราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ (๔) ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจและที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าหรือบริการ (๕) ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือบริการ ข้อ๑๓เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้นเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก จะต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย ๑ ชุด ข้อ๑๔ เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการตามข้อ ๙ (๓) นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๑๐ แล้วจะต้องมีคำอธิบายรายการและมีกรรมการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากกรรมการลงลายมือชื่ออนุมัติรายการนั้นด้วย หมวด ๕ การเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี ไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจ ---------- ข้อ๑๕ บริษัทมหาชนจำกัดต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ประกอบธุรกิจเว้นแต่จะได้รับอนุญาตจากสารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชีให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณสถานที่อื่นแล้ว สถานที่ประกอบธุรกิจหมายถึง สถานที่ซึ่งบริษัทมหาชนจำกัดใช้ประกอบธุรกิจเป็นประจำและให้หมายความรวมถึงสถานที่ซึ่งใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำด้วย ข้อ๑๖การอนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจให้ยื่นคำขอตามแบบที่อธิบดีกำหนด ณสถานที่ดังต่อไปนี้ ๑๖.๑ สำนักกำกับดูแลธุรกิจสำหรับบริษัทมหาชนจำกัดทั่วราชอาณาจักร ๑๖.๒สำนักงานทะเบียนการค้าจังหวัดที่บริษัทมหาชนจำกัดมีสำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในเขตจังหวัดนั้น ข้อ๑๗ในกรณีที่สารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชีไม่อนุญาตตามคำขอให้แจ้งการไม่อนุญาตไปยังผู้ขอพร้อมเหตุผล ข้อ๑๘การเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการใดๆ ที่ได้แจ้งไว้แล้วให้บริษัทมหาชนจำกัดยื่นคำขอตามแบบที่อธิบดีกำหนดต่อสารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชี ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการนั้นๆ ข้อ๑๙สำหรับบริษัทมหาชนจำกัดที่ได้รับอนุญาตให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจหากมีพฤติการณ์เป็นปรากฏว่า บริษัทมหาชนจำกัดนั้นไม่ปฏิบัติตามข้อความ หรือรายการที่ได้แจ้งไว้ให้สารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชีเพิกถอนการอนุญาตดังกล่าวได้ ข้อ๒๐ประกาศนี้ให้ใช้บังคับเมื่อพ้นกำหนดหกสิบวันนับแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษา ประกาศณ วันที่ ๑๑ พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕๔๒ ภัทราสกุลไทย อธิบดีกรมทะเบียนการค้า[รก.๒๕๔๓/พ๔๗ง/๒๓/๑๙ พฤษภาคม ๒๕๔๓] อัมพิกา/แก้ไข ๓๐/๕/๒๕๔๕ B+A