ประกาศมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ประกาศมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์เรื่องการดำเนินการตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์[๑] เพื่อให้เป็นไปตามมาตรา ๒๓ (๓) แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการพ.ศ. ๒๕๔๐ บัญญัติให้หน่วยงานของรัฐต้องปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลโดยจัดให้มีการพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษา และตรวจสอบแก้ไขให้ถูกต้องอยู่เสมอมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ได้จัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ไว้ ดังนี้(ก) ประเภทของบุคคลที่มีการเก็บข้อมูลไว้กรณีบุคลากรของมหาวิทยาลัย(๑) ข้าราชการพลเรือนในสถาบันอุดมศึกษา ระดับ ๑-๑๑(๒) ข้าราชการบำเหน็จบำนาญ(๓) ลูกจ้างประจำ(๔) ลูกจ้างงบรายได้ของมหาวิทยาลัย(๕) พนักงานประจำมหาวิทยาลัย(๖) นักศึกษาระดับปริญญาตรี-โท-เอก(๗) ลูกจ้างรายได้ของคณะ(๘) ลูกจ้างรายได้ของโครงการ(๙) ศิษย์เก่า(๑๐) อาจารย์ผู้เชี่ยวชาญต่างประเทศ (งบคลัง)(๑๑) อาจารย์พิเศษ(๑๒) นักวิจัยโดยเก็บข้อมูลตลอดอายุการทำงานหรือการศึกษาในมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์รวมถึงการรับบำเหน็จบำนาญหรือหลังการสำเร็จการศึกษา(ข) ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลกรณีบุคลากรของมหาวิทยาลัย(๑) สมุดประวัติ /ก.ม.๑ / แฟ้มประวัติ(๒) ระบบฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์(๓) หนังสือรายนามข้าราชการและลูกจ้างประจำกรณีนักศึกษาและศิษย์เก่าประกอบด้วย ข้อมูล ชื่อ ชื่อสกุล วันเดือนปีเกิด ชื่อบิดา มารดา สถานที่อยู่ ประวัติการศึกษาหรือผลการศึกษา(ค) ลักษณะการใช้ข้อมูลตามปกติผู้ใช้ข้อมูล คือ เจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยที่มีหน้าที่รับผิดชอบเพื่อประโยชน์ของราชการ(ง) วิธีการตรวจดูข้อมูลข่าวสารของเจ้าของข้อมูลกรณีบุคลากรของมหาวิทยาลัย(๑) การยื่นแบบคำร้องขอตรวจ/แก้ไขข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามที่มหาวิทยาลัยกำหนด(๒) หลักฐานประจำตัวแสดงความเป็นเจ้าของข้อมูล หรือผู้มีอำนาจกระทำการแทนหรือหลักฐานการให้ความยินยอม(ถ้ามี)(๓) ความประสงค์ในการขอตรวจดู หรือนำข้อมูลไปใช้(๔) สถานที่ยื่นแบบคำขอหรือคำร้อง คือ หน่วยงานที่จัดเก็บข้อมูลข่าวสาร หรือห้องข้อมูลข่าวสารประจำมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์กรณีนักศึกษาและศิษย์เก่า(๑) ตรวจสอบผ่านระบบข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วยตนเอง(๒) การยื่นแบบคำร้องขอตรวจ/แก้ไขข้อมูล ข่าวสารส่วนบุคคลตามที่มหาวิทยาลัยกำหนด(๓) หลักฐานประจำตัวแสดงความเป็นเจ้าของข้อมูล หรือผู้มีอำนาจกระทำการแทนหรือหลักฐานการให้ความยินยอม(ถ้ามี)(๔) ความประสงค์ในการตรวจดู หรือนำข้อมูลไปใช้(๕) สถานที่ยื่นแบบคำขอหรือคำร้อง คือ หน่วยงานที่จัดเก็บข้อมูลข่าวสาร หรือห้องข้อมูลข่าวสารประจำมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์(จ) วิธีการขอให้แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล(๑) การขอแก้ไขวัน เดือน ปีเกิด ให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการขอแก้ไขวัน เดือนปีเกิด ในทะเบียนประวัติข้าราชการ พ.ศ. ๒๕๒๗(๒) การขอแก้ไขเพิ่มเติมรายการใน ก.ม. ๑ หรือบัตรประวัตินักศึกษามีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้(๒.๑) รายการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมที่จะต้องแจ้งให้ฝ่ายการเจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ทราบเพื่อทำบันทึกใน ก.ม. ๑ หรือประวัตินักศึกษา(๒.๑.๑) การผ่านการอบรม ดูงาน และการได้รับเครื่องราชอิสริยาภรณ์แจ้งการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมรายการดังกล่าว โดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องให้ฝ่ายการเจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์จำนวน ๑ ชุด(๒.๑.๒) การเพิ่มวุฒิการศึกษา ใช้หลักฐานสำเนาประกาศนียบัตรปริญญาบัตรและสำเนาใบแสดงผลการศึกษา (Transcript) จำนวน๓ ชุด(๒.๑.๓) การเปลี่ยนชื่อตัว ชื่อสกุล ให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงโดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานในการเปลี่ยนชื่อตัว ชื่อสกุล พร้อมแนบ ทร. ๑๔ (สำเนาทะเบียนบ้าน)จำนวน ๓ ชุด(๒.๑.๔) การเพิ่มเติมรายการอื่นๆ เช่น การได้รับการคัดเลือกให้เป็นข้าราชการดีเด่นเป็นต้นให้ส่งสำเนาใบประกาศหรือหลักฐานอื่นๆ จำนวน ๑ ชุด(๒.๒) ข้าราชการที่เคยรับราชการทหารและได้รับยศทางทหารซึ่งต่อมาไม่ประสงค์ใช้ชื่อยศนำหน้าชื่อตัว ให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ของทางราชการ(๒.๓) เอกสารหลักฐานที่ส่งให้เจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ให้รับรองสำเนาถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ทุกครั้ง(ฉ) แหล่งที่มาข้อมูลกรณีบุคลากรของมหาวิทยาลัยเจ้าของข้อมูล คำสั่ง แต่งตั้ง การโอน การย้าย เลื่อนขั้นเงินเดือนและคำสั่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกรณีนักศึกษาและศิษย์เก่าเจ้าของข้อมูล สำนักทะเบียนและประมวลผลประกาศณ วันที่ ๘ กันยายน พ.ศ. ๒๕๔๘สุรพลนิติไกรพจน์อธิการบดีมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ชัชสรัญ/ผู้จัดทำ๒๔มกราคม ๒๕๔๙[๑] ราชกิจจานุเบกษาเล่ม ๑๒๓/ตอนที่ ๖ ง/หน้า ๘๖/๑๙ มกราคม ๒๕๔๙