ประกาศสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์เรื่องการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล ตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการพ.ศ. ๒๕๔๐ของสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์[๑] ตามที่มีกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการสำนักงานปลัดกระทรวงกระทรวงพาณิชย์ พ.ศ. ๒๕๖๐ เพื่อปรับปรุงการแบ่งส่วนราชการและหน้าที่และอำนาจของสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์เพื่อให้สอดคล้องกับภารกิจที่เพิ่มขึ้นและเหมาะสมกับสภาพของงานที่เปลี่ยนแปลงไปอันจะทำให้การปฏิบัติภารกิจตามหน้าที่และอำนาจมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลยิ่งขึ้นนั้นสำนักงานปลัดกระทรวงกระทรวงพาณิชย์ เป็นส่วนราชการระดับกรมในสังกัดกระทรวงพาณิชย์ มีกองบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นหน่วยงานในสังกัดระดับกองที่จัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการพ.ศ. ๒๕๔๐ ได้พิจารณาปรับปรุงระบบการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลเพื่อให้สอดคล้องกับกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการสำนักงานปลัดกระทรวง กระทรวงพาณิชย์ พ.ศ.๒๕๖๐ และปฏิบัติให้เป็นไปตามมาตรา ๒๓ แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการพ.ศ. ๒๕๔๐ จึงยกเลิกประกาศสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์ เรื่องการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล ตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐ ของสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์ ลงวันที่ ๔ มิถุนายน ๒๕๔๖และกำหนดการปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของสำนักงานปลัดกระทรวงกระทรวงพาณิชย์ เป็นดังนี้๑. ประเภทข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลที่มีการจัดเก็บไว้ดังนี้๑.๑ ข้าราชการประเภทบริหารประเภทอำนวยการระดับสูง และประเภทวิชาการ ระดับเชี่ยวชาญขึ้นไปสังกัดกระทรวงพาณิชย์๑.๒ข้าราชการประเภทอำนวยการระดับต้น ประเภทวิชาการระดับชำนาญการพิเศษลงมาและประเภททั่วไประดับอาวุโสลงมา สังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์๑.๓ ลูกจ้างประจำ สังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์๑.๔ พนักงานราชการสังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์๒. ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลดังนี้๒.๑ ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล(ระบบ DPIS)๒.๒ สมุดประวัติ / ก.พ. ๗ /บัตรประวัติ๓. ลักษณะการใช้ข้อมูลปกติดังนี้ใช้ในการบริหารงานบุคคลของกระทรวงพาณิชย์และสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์๔.วิธีการขอใช้ข้อมูลข่าวสารของเจ้าของข้อมูลดังนี้๔.๑กรอกแบบการขอใช้บริการข้อมูลข่าวสารของสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์ เพื่อตรวจสอบก.พ. ๗ หรือสมุดประวัติ๔.๒เจ้าของข้อมูลขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของตนเองได้๔.๓การขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของผู้อื่นต้องได้รับความยินยอมเป็นหนังสือจากเจ้าของข้อมูล ทั้งนี้ ให้เป็นไปตามมาตรา ๒๔แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐๔.๔ ผู้อำนวยการกองบริหารทรัพยากรบุคคลหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เป็นผู้อนุญาตให้ตรวจดูได้ทั้งนี้ ให้เป็นไปตามข้อ ๔.๓๕. วิธีการขอให้แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลดังนี้๕.๑การขอแก้ไขวัน เดือน ปีเกิด ให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการขอแก้ไขวัน เดือน ปีเกิด ในทะเบียนประวัติข้าราชการ พ.ศ. ๒๕๒๗๕.๒รายการแก้ไขเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมที่จะต้องแจ้งให้กองบริหารทรัพยากรบุคคลทราบเพื่อบันทึกในก.พ. ๗ ดังนี้(๑)การผ่านการอบรม ดูงาน และการได้รับเครื่องราชอิสริยาภรณ์แจ้งการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มรายการดังกล่าวโดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องให้กองบริหารทรัพยากรบุคคลจำนวน ๑ ชุด(๒)การเพิ่มวุฒิบัตรการศึกษาใช้หลักฐานสำเนาประกาศนียบัตรปริญญาบัตรและสำเนาใบแสดงผลการศึกษา (Transcript)จำนวน ๓ ชุด(๓)การเปลี่ยนชื่อตัว - ชื่อสกุลให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงโดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานการเปลี่ยนชื่อตัว - ชื่อสกุลพร้อมแนบ แบบ ทร. ๑๔ (สำเนาทะเบียนบ้าน)จำนวน ๓ ชุด(๔)การเพิ่มเติมรายการอื่น ๆ เช่นการได้รับการคัดเลือกให้เป็นข้าราชการดีเด่นเป็นต้นให้ส่งสำเนาใบประกาศ หรือหลักฐานอื่น ๆ จำนวน ๑ ชุด๕.๓เอกสารหลักฐานที่ส่งให้กองบริหารทรัพยากรบุคคล ผู้ยื่นต้องรับรองสำเนาถูกต้อง ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ ๓๑ ทุกครั้ง๕.๔ ข้าราชการที่เคยรับราชการทหารและได้รับยศทางทหารซึ่งต่อมาไม่ประสงค์ใช้ชื่อยศนำหน้าชื่อตัว กรณีเช่นนี้สามารถกระทำได้ตามคำชี้แจงของกระทรวงกลาโหม ลงวันที่ ๓๐ มิถุนายน๒๕๑๗๖.แหล่งที่มาของข้อมูล๖.๑เจ้าของประวัติ๖.๒คำสั่งบรรจุแต่งตั้ง รับโอน ย้าย เลื่อนเงินเดือน/ ค่าจ้างจึงประกาศให้ทราบโดยทั่วกันประกาศณ วันที่ ๑๙ เมษายน พ.ศ. ๒๕๖๑นันทวัลย์ศกุนตนาคปลัดกระทรวงพาณิชย์พิมพ์มาดา/จัดทำ๑๔มิถุนายน ๒๕๖๑[๑]ราชกิจจานุเบกษา เล่ม ๑๓๕/ตอนพิเศษ ๑๐๕ ง/หน้า ๙/๘ พฤษภาคม ๒๕๖๑