Câu hỏi: Công ty tôi có 1 nhân viên mới hết thử việc, tôi muốn báo tăng BHXH nhưng trước đây nhân viên này đã làm việc cho 4 công ty và có 4 số sổ BHXH và vẫn chưa chốt sổ. Vậy tôi phải làm những gì để có thể báo tăng bình thường được nhân viên này. Tôi có gọi lên BHXH nhờ tư vấn và được hướng dẫn chỉ cần làm mẫu số 304 có đúng không? Nhân viên này có phải về các công ty cũ hay các nơi đóng BHXH trước để chốt sổ hay không?

Trả lời: Cảm ơn bạn đã gửi yêu cầu tư vấn đến Luật Minh Gia, sau khi nghiên cứu trường hợp của bạn chúng tôi đưa ra nội dung tư vấn như sau:

1. Về việc tiếp tục tham gia BHXH khi chưa chốt sổ

Theo quy định của pháp luật, bên công ty mới của bạn có thể tiếp tục thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi mà người lao động chưa thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ. Tuy nhiên, nếu công ty cũ chưa thực hiện việc báo giảm cho người lao động thì có thể dẫn đến việc ảnh hưởng các chế độ bảo hiểm do có thời gian đóng trùng hay việc một vài chế độ cần có số bảo hiểm gốc mới có thể được giải quyết chế độ.​

Để đảm bảo tốt nhất quyền và lợi ích của cả hai, bên công ty bạn có thể khuyên người lao động thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm tại những công ty cũ trước đây.

Về Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019:

“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Theo đó, khi chấm dứt hợp đồng lao động, công ty có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác cho người lao động. Đây được xác định là trách nhiệm của công ty nên công ty phải thực hiện thủ tục này, bên công ty bạn có thể hướng dẫn người lao động yêu cầu những công ty cũ thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Trong trường hợp bên công ty cố tình không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội thì bên người lao động có thể gửi yêu cầu khiếu nại. Khiếu nại lần đầu lên ban giám đốc công ty theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP hoặc khiếu nại lần hai lên Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và xã hội theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

2. Về việc gộp sổ khi có nhiều sổ bảo hiểm xã hội

Tại Khoản 4, Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định:
“Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BH thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới”.

Trong trường hợp 4 sổ bảo hiểm xã hội của người lao động có thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau thì phải làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội.

-
Về hồ sơ thực hiện việc chốt sổ để báo tăng BHXH

Căn cứ theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:

+ Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (đối với người lao động);

+ Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có);

+ Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động)

-
Về nơi làm thủ tục gộp sổ, báo tăng bảo hiểm xã hội

Người lao động thực hiện thủ tục gộp sổ tại cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện nơi mình đang tham gia đóng bảo hiểm xã hội.

-
Về thời hạn thực hiện

Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.