Câu hỏi: Chào Công Ty Luật Minh Gia! Hiện tại tôi đang gặp một số thắc mắc về bảo hiểm xã hội mong công ty giải đáp dùm. Cụ thể như sau: Tôi làm ở tất cả 3 công ty gọi tắt công ty đầu tiên là A, công ty thứ 2 là B công ty thứ 3 là C. Khi làm xong công ty A, công ty trả sổ bảo hiểm cho tôi, tôi làm mất. Sau đó tôi làm công ty B tôi không nộp sổ bảo hiểm chỉ đọc số sổ. Bây giờ tôi đang làm ở công ty C, tôi muốn làm lại sổ bảo hiểm thì thủ tục như nào? và tôi chưa nộp sổ cho công ty B thì công ty B có chốt sổ bảo hiểm cho tôi được không?

Trả lời: Cảm ơn bạn đã gửi yêu cầu tư vấn tới Công ty Luật Minh Gia. Sau khi nghiên cứu trường hợp của bạn, chúng tôi tư vấn như sau:

Thứ nhất, Về điều kiện và thủ tục làm lại sổ bảo hiểm xã hội

- Về điều kiện làm lại sổ bảo hiểm xã hội được quy định tại Điều 46 Quyết định 595/ QĐ-BHXH

Điều 46. Cấp và quản lý sổ BHXH

1. Cấp sổ BHXH lần đầu: Người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN được cơ quan BHXH cấp sổ BHXH.

2. Cấp lại sổ BHXH

2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.

2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng.

…”

- Về thủ tục làm lại sổ bảo hiểm xã hội

Điều 27. Cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, thẻ BHYT

1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng

1.1. Thành phần hồ sơ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH

2.1. Thành phần hồ sơ

a) Người tham gia

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01).

b) Đơn vị: Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

2.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

…”

Trong trường hợp này bạn làm mất sổ bảo hiểm xã hội thì có thể yêu cầu việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 27 Quyết định 595/ QĐ-BHXH phía trên.  Về thời hạn cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 29, Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định thời hạn cấp lại sổ BHXH do mất: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày và phải có thông báo bằng văn bản gửi đến bạn.

Thứ hai, về trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Theo quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019:

“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

…

3.Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Theo đó, khi chấm dứt hợp đồng lao động, công ty có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu công ty đã giữ của bạn. Đây được xác định là trách nhiệm của công ty nên công ty phải thực hiện thủ tục này, bạn không thể tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội hay là đến cơ quan nào để thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội được.

Trong trường hợp bên công ty cố tình không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội thì bạn có thể gửi yêu cầu khiếu nại. Khiếu nại lần đầu lên ban giám đốc công ty theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP hoặc khiếu nại lần hai lên Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và xã hội theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

---

3. Tư vấn quy định về thủ tục cấp lại sổ BHXH

Câu hỏi:

Trước đây e có làm việc  tại 1 công ty ở đà nẵng và tham gia bảo hiềm xã hôi ở TP Hà Nội, e nghỉ việc và đã được cấp sổ BHXH, nay e mất sổ, giờ e muốn tự làm lại thì e chỉ cần nộp hồ sơ ra công ty bảo hiềm TP Hà Nội để xem xét và cấp cho e ,hay chính e phải trực tiếp ra Hà Nội làm thủ tục cấp ạ ?

Trả lời:

Cám ơn bạn đã gửi thông tin tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi giải quyết như sau:

Bạn làm mất sổ  BHXH và muốn tự làm lại thì cần tự thực hiện các thủ tục cấp lại sổ tại cơ quan BHXH cấp tỉnh, ở đây là cơ quan BHXH thành phố Hà Nội. Các thủ tục cấp lại sổ BHXH cần nhiều hoạt động chứng minh về quá trình làm việc, thời gian đóng bảo hiểm…lien quan trực tiếp đến cá nhân nên bạn nên trực tiếp thực hiện các thủ tục đó.

Căn cứ vào  Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam  về việc ban hành Quy định quản lý thu BHXH, BHYT; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT thì bạn phải tiến hành các thủ tục sau để được cấp lại sổ BHXH:

Trình tự cấp lại sổ BHXH

- Người tham gia BHXH làm đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu số 06/SBH), nêu rõ lý do bị mất và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật việc chưa hưởng chế độ BHXH một lần.

- Nộp đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH cho cơ quan BHXH nơi chốt sổ BHXH

- Tiếp nhận sổ BHXH (bìa sổ, tờ sổ) từ người sử dụng lao động.

- Kiểm tra các thông tin in trên bìa sổ, tờ sổ cấp lại, nếu có sai sót thì thông báo cho người sử dụng lao động.

- Ký, ghi rõ họ tên vào nơi quy định trên bìa sổ, tờ sổ cấp lại.

- Chuyển lại bìa sổ, tờ sổ cho người sử dụng lao động lưu giữ.

Thành phần, số lượng hồ sơ cấp lại sổ BHXH

-Thành phần hồ sơ, bao gồm:  Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu số 06/SBH).

-Số lượng hồ sơ: 1 (bộ)

Thời hạn giải quyết:

Không quá 45 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.