Câu hỏi: Em kính nhờ quý công ty và các anh chị luật sư tư vấn giúp: Công ty em là Công ty TNHH MTV, 100% vốn đầu tư nước ngoài với chủ sở hữu là cá nhân, đồng thời chủ sở hữu cũng là Chủ Tịch Công Ty và là người đại diện pháp luật của công ty. Do công việc ở nước ngoài nên người đại diện pháp luật không thường xuyên có mặt tại VN và ông có thuê một người khác làm Giám Đốc Điều Hành tại công ty ở VN. Luật sư cho em hỏi là:

1. Người đại diện pháp luật có phải làm giấy ủy quyền cho Giám đốc điều hành để thay mặt mình giải quyết công việc ở VN hay không?

2. Giám đốc điều hành có quyền ký kết hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động và những hồ sơ hành chính nộp cơ quan Nhà nước (như BHXH, cục thuế, cục thống kê...) hay không? Hay phải được ủy quyền?

3. Giám đốc điều hành có quyền ký tên tại vị trí Thủ Trưởng Đơn Vị trên hóa đơn hay không? Nếu giám đốc điều hành ký thì con dấu doanh nghiệp được đóng ngay vị trí ký tên hay đóng dấu treo bên trái của hóa đơn? Hay phải được ủy quyền? Em cám ơn nhiều ạ!

Trả lời: Thứ nhất, người đại diện pháp luật có phải làm giấy ủy quyền cho Giám đốc điều hành để thay mặt mình giải quyết công việc ở VN hay không?

Khoản 1 và khoản 3 Điều 13 Luật doanh nghiệp 2014 quy định:

“
Điều 13. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
.

1.Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệpvới tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.(…)

3.Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.”

Theo như bạn đã trình bày, người đại diện theo pháp luật của công ty bạn không thường xuyên có mặt ở Việt Nam do công việc ở nước ngoài nên theo khoản 3 điều luật trên thì
người đại diện theo pháp luật phải ủy quyền bằng văn bản như giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền cho Giám đốc điều hành để thay mặt mình giải quyết các công việc tại Việt Nam.

Thứ hai,
Giám đốc điều hành có quyền ký kết hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động và những hồ sơ hành chính nộp cơ quan Nhà nước (như BHXH, cục thuế, cục thống kê...) hay không? Hay phải được ủy quyền?

Khoản 1 Điều 585 Bộ luật dân sự 2005 quy định:

“
Điều 584.
Nghĩa vụ của bên được uỷ quyền

Bên được uỷ quyền có các nghĩa vụ sau đây:

1.Thực hiện công việc theo uỷ quyền và báo cho bên uỷ quyền về việc thực hiện công việc đó”.

Trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty bạn và Giám đốc điều hành được thuê đã lập giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền thì người được ủy quyền (giám đốc điều hành) chỉ được phép thực hiện chính xác các công việc ghi trong giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền
.
Đây là phạm vi mà người đại diện được phép thực hiện và không thể bước ra ngoài phạm vi này.Các công việc được ủy quyền được ghi như thế nào thì chỉ được phép làm chính xác như vậy. Không thể suy luận hay biện hộ rằng các công việc này có liên quan đến những công việc được ủy quyền thì được phép thực hiện.

Như vậy, nếu trong hợp đồng ủy quyền có ghi người được ủy quyền được thực hiện việc ký kết hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động và những hồ sơ hành chính nộp cơ quan Nhà nước (như BHXH, cục thuế, cục thống kê...) thì bên được ủy quyền, tức giám đốc điều hành có quyền thực hiện và ngược lại, nếu không có nội dung này thì bị coi là vượt quá phạm vi thẩm quyền đại diện cho phép
,
hậu quả pháp lý được pháp luật quy định tại Điều 146 Bộ luật Dân sự 2005.

Thứ ba,
Giám đốc điều hành có quyền ký tên tại vị trí Thủ Trưởng Đơn Vị trên hóa đơn hay không? Nếu Giám đốc điều hành ký thì con dấu doanh nghiệp được đóng ngay vị trí ký tên hay đóng dấu treo bên trái của hóa đơn? Hay phải được ủy quyền?

Căn cứ Tiết d điểm 2 Điều 16 Chương III Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

Căn cứ các quy định trên,
t
rường hợp thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho giám đốc điều hành thuê ngoài ký tên tại vị trí thủ trưởng của doanh nghiệp thì giám đốc điều hành đó có quyền ký và ngược lại, nếu không có ủy quyền thì không được ký. Nếu giám đốc điều hành ký thì con dấu doanh đóng vào bên trái của tờ hóa đơn (đóng dấu treo)