Câu hỏi: Em làm việc tại phòng nhân sự. Đầu năm 2017 bên em có ký hợp đồng lao động với 1 nhân viên, thời hạn 1 năm, từ ngày 08/02/2017 - 07/02/2018 Đến cuối tháng 01/2018 do công ty em đang cắt giảm nhân sự nên có gửi Thông báo đến người lao động về việc chấm dứt hợp đồng (tức là sẽ không tái ký hợp đồng nữa) Khi nhân viên nhận được Thông báo thì yêu cầu công ty em đưa ra bản Hợp đồng lao động 1 năm đó, nhưng do Sở lao động vừa kiểm tra pháp luật lao động bên em nên Hợp đồng lao động của nhân viên này bị thất lạc (bản người lao động giữ và bản công ty giữ đều bị thất lạc) Các chế độ lương, thưởng tết tháng 13 bên em đã thanh toán xong cho người lao động Riêng sổ BHXH bên em đã chốt xong có yêu cầu người lao động lên nhận để làm thủ tục hưởng Bảo hiểm thất nghiệp nhưng người lao động không chịu nhận và yêu cầu phải đưa bản hợp đồng lao động đó ra nếu không sẽ khởi kiện công ty em Trường hợp không tìm lại được Hợp đồng lao động thì coi như công ty em và người lao động không ký hợp đồng thì công ty em sẽ bị phạt như thế nào ạh? Vậy cho em hỏi trường hợp này nếu bị kiện công ty em sẽ phải bồi thưởng gì cho người lao động ?

Trả lời: Cảm ơn bạn đã tin tưởng gửi yêu cầu tư vấn đến công ty Luật Minh Gia. Trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

Thứ nhất, về mức xử phạt vi phạm về giao kết hợp đồng lao động

Khoản 1 Điều 18 Bộ luật Lao động năm 2012 quy định về nghĩa vụ giao kết hợp đồng lao động:

"1. Trước khi nhận người lao động vào làm việc, người sử dụng lao động và người lao động phải trực tiếp giao kết hợp đồng lao động."

Điều 16 Bộ luật Lao động  năm 2012 quy định về hợp đồng lao động như sau:

"1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Đối với công việc tạm thời có thời hạn dưới 03 tháng, các bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói."

Theo đó, ngoài những công việc tạm thời có thời hạn dưới 03 tháng thì pháp luật yêu cầu người lao động và người sử dụng lao động phải giao kết với nhau hợp đồng lao động bằng văn bản. Hợp đồng được làm thành 02 bản và mỗi bên giữ 01 bản. Trường hợp có giao kết hợp đồng lao động nhưng bị mất thì phải giao kết lại hợp đồng lao động khác với thời gian làm việc như trong bản hợp đồng cũ. Nếu không thể giao kết lại thì trường hợp này có thể bị coi là hành vi vi phạm quy định về giao kết hợp đồng.

Khoản 1 Điều 5 Nghị định 88/2015/NĐ-CP quy định về mức xử phạt khi người sử dụng lao động không giao kết hợp đồng lao động với công việc có thời hạn trên 3 tháng như sau:

"1. Phạt tiền người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi: Không giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản đối với công việc có thời hạn trên 3 tháng; không giao kết đúng loại hợp đồng lao động với người lao động; giao kết hợp đồng lao động không đầy đủ các nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động; giao kết hợp đồng lao động trong trường hợp thuê người lao động làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn của Nhà nước không theo quy định của pháp luật theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động."

Như vậy, nếu công ty bạn có hành vi không giao kết hợp đồng lao động với 1 người lao động thì sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.

Thứ hai, về việc chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ

Nếu anh/chị có căn cứ chứng minh việc thỏa thuận thương lượng khi thực hiện HĐLĐ là 1 năm và tùy thuộc vào tính chất công việc mà chứng minh được rằng giao kết thời hạn là 1 năm thì có quyền chấm dứt HĐLĐ khi hết thời hạn. Khi đó, công ty có trách nhiệm thực hiện điều 47 Bộ luật lao động 2012.

Ngược lại, nếu không chứng minh được thỏa thuận thời hạn hợp đồng 1 năm thì tùy vào tính chất công việc để xác định loại hợp đồng lao động. Từ đó công ty dựa theo quy định của Bộ luật lao động thực hiện việc chấm dứt HĐLĐ đúng luật. Nếu công ty đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái luật thì phải bồi thường theo điều 42 Bộ luật lao động 2012.