Câu hỏi: Chào luật sư ạ! E muốn nhờ luật sư tư vấn giúp e về vấn đề cấp mới sổ BHXH. Trường hợp của em như sau ạ: Từ 2012 đến 11/2014 e có công tác tại 1 công ty TNHH MTV. . E phụ trách ngoài miền Bắc nên công tác tại Hà Nội. Đến năm 2016 e mới làm việc cho cty hiện tại thì cty cho e quyền lợi được tham gia BHXH luôn. Nhưng vấn đề là khi bộ phận nhân sự báo e nộp sổ BHXH để cty đóng tiếp thì e mới chột dạ bảo e chưa hề có sổ BH. Họ cấp cho e số sổ bảo cty đang đóng tiếp cho e vào số sổ này yêu cầu e nộp lại. E có tra cứu số sổ này trên hệ thống trực tuyến thì ra quá trình đóng của cty trước em làm. Mà thực sự e không biết ở cty đó e được đóng BH mà lịch sử quá trình đóng chỉ từ tháng 1/2014-10/2014. Khi e nghỉ họ cũng không thông báo đặc biệt là đến giờ vẫn chưa chốt sổ cho e. E liên lạc về cty đó thì được thông báo cty đã bán lại cho 1 bên khác. Hỏi được sdt cá nhân của giám đốc cũ thì không liên lạc được. Được biết chị giám đốc đó đã bán nhà và ra nước ngoài. E nhờ nhân sự cty hiện tại e đang làm hướng dẫn e thủ tục cấp sổ mới. Thì được phản hồi là " sổ e chưa được chốt, e phải yêu cầu cty đó chốt và trả sổ cho e". Bây giờ e không có cách nào liên hệ được cty cũ. Không ai có thể đứng ra thay mặt cty chốt sổ cho em. Vậy e có được hủy 10 tháng đóng ở cty đó để được cấp sổ mới( vẫn số sổ cũ) và tiếp tục tham gia BHXH ở cty hiện tại không ạ? Nếu được thì thủ tục cần những gì. Mong luật sư tư vấn giúp em ạ e cảm ơn nhiều ạ. Rất mong nhận được phản hồi sớm nhất

Trả lời: Thứ nhất, về trách nhiệm của người sử dụng lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động

Theo như thông tin bạn cung cấp thì hiện nay, bạn vẫn chưa chốt sổ ở công ty cũ với lý do bên công ty đó đã bán lại cho 1 bên khác. Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động:

“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, khi người lao động nghỉ việc tại công ty thì người sử dụng lao động có nghĩa vụ chốt sổ cho người lao động. Do đó trong trường hợp này, công ty sẽ có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho bạn. Thêm vào đó, mỗi người lao động chỉ có một sổ BHXH (với những thông tin về thân nhân của họ), tương đương với một số sổ BHXH. Khi thay đổi nơi làm việc, sổ BHXH được chốt và ghi rõ thời gian tham gia bảo hiểm. Bởi vậy, bạn sẽ cầm sổ này, nộp cho nơi làm việc mới, để tiếp tục tham gia BHXH. Thời gian ghi trên sổ BHXH sẽ được gộp vào thời gian tham gia bảo hiểm tiếp theo.

Thứ hai, về việc cấp sổ BHXH mới

Theo Công văn số 3663/BHXH-THU có quy định như sau:

“II. Trình tự giải quyết hồ sơ liên quan đến gộp sổ BHXH tại các Phòng nghiệp vụ hoặc các Bộ phận (dưới đây gọi tắt là Bộ phận) Thu, Cấp sổ thẻ, Chế độ BHXH, Kế hoạch tài chính:

Để hạn chế tối đa việc cấp số sổ trùng cho NLĐ tham gia BHXH, cán bộ xử lý nghiệp vụ phải căn cứ số chứng minh nhân dân (CMND) của NLĐ, rà soát các kho dữ liệu trong quá trình giải quyết hồ sơ.

1. Trình tự giải quyết hồ sơ cấp số sổ BHXH mới:

Bộ phận Thu tiếp nhận hồ sơ tăng mới của đơn vị, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ cho NLĐ.

– Chỉ cấp số sổ mới nếu không phát hiện được NLĐ có bất kỳ số sổ nào.

– Trường hợp phát hiện NLĐ đã có 1 số sổ hợp lệ (không tính các số sổ tạm, số sổ không đủ 10 ký tự theo quy định …) thì ghi nhận tăng mới BHXH theo số sổ đó. Nếu phát hiện NLĐ có nhiều số sổ, thì tạm thời lấy số sổ do BHXH Thành phố cấp sau cùng và kèm theo phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV chuyển đơn vị.

– Trường hợp không phát hiện số sổ nào, nhưng trong phần khai báo tăng mới BHXH, đơn vị có ghi số sổ cũ (kể cả số sổ do tỉnh, thành phố khác cấp), thì dùng số sổ của đơn vị khai báo nhưng phải có sổ photo kèm theo.”

Mục 5 Công văn số: 3663/BHXH-THU quy định như sau:

“5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy”

Theo quy định trên, bạn có thể được cấp sổ BHXH mới khi không thừa nhận thời gian tham gia BHXH từ tháng 01/2014-10/2014 ở Cty cũ. Như vậy, thủ tục để được cấp sổ BHXH mới, bạn phải:

- Có đơn yêu cầu bạn sẽ được hủy sổ BHXH và được làm lại sổ BHXH mới;

- Cam kết không thừa nhận quá trình tham gia của mình do không làm việc tại đơn vị đó.

Khi hủy sổ BHXH thì quãng thời gian tham gia BHXH trước đây, bạn sẽ không còn được hưởng chế độ với quãng thời gian đóng BHXH này nữa. Do đó, bạn nên suy nghĩ về việc hủy sổ BHXH của mình và để bảo vệ quyền lợi của mình bạn có thể báo mất sổ BHXH cũ để được cấp lại sổ BHXH mới với thời gian đã đóng BHXH được bảo lưu.