Câu hỏi: Xin chào luật sư, Em đang làm thủ tục kết hôn tại Đức, nhưng phía bạn trai em gặp rắc rối về giấy khai sinh em nhờ luật sư tư vấn giúp ạ! Anh sinh năm 1962 ở Thái Nguyên, sau khi sinh mẹ anh ấy chuyển về Sài Gòn ở ( giấy khai sinh được cấp tại Thái Nguyên ), khoảng 23 tuổi anh ấy qua Đức học và ở đến bây giờ. Hiện tại ba, mẹ đã mất & hơn 30 năm anh ấy định cư tại Đức và không còn giấy tờ gì liên quan ở VN. Bây giờ bên Đức cần tờ giấy trích lục khai sinh (anh còn giữ giấy khai sinh gốc). Vậy luật sư cho em hỏi: - Em muốn kiểm tra hồ sơ gốc còn hay không thì phải làm sao? - Nếu hồ sơ gốc tại Thái Nguyên đã mất thì thủ tục đăng ký lại như thế nào?- Bạn trai em cần chuẩn bị giấy tờ gì ở bên Đức để mang về VN đăng ký lại. Em mong thư hồi âm của luật sư và chân thành cảm ơn.

Trả lời: Thứ nhất, về trích lục bản sao giấy khai sinh

Theo Điều 4 Luật hộ tịch 2014 quy định về giải thích từ ngữ

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tập hợp thông tin hộ tịch của cá nhân đã đăng ký và lưu giữ trong Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là cơ sở dữ liệu ngành, được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch.Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hỗ tịch có trách nhiệm quản lý, lưu trữ thông tin hộ tịch của các cá nhân cư trú tại địa phương.

Như vậy, việc trích lục hộ tịch của bạn có thể thực hiện bằng hai hình thức là trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính. Trong trường hợp, thông tin hộ tích của bạn bị mất hoặc không còn trong cơ sở dữ liệu hô tịch của địa phương thì bạn có thể đưa trực tiếp giấy khau sinh bản gốc của bạn đến cơ quan có thẩm quyền để trích lục bản sao giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính.

Nếu bạn muốn trích lục giấy khai sinh từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc bạn quên mang giấy khai sinh bản chính về nước thì bạn có thể trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi đơn yêu cầu trích lục giấy khai sinh bạn cần theo Điều 64 Luật hộ tịch 2014 quy định về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch:

“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.”

Theo Điều 40 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử:

“Điều 40. Điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc của người nước ngoài đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

2. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người có yêu cầu còn sống tại thời điểm yêu cầu đăng ký lại.”

Theo quy định trên, việc đăng ký lại hộ tịch chỉ được thực hiện khi Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất. Nhưng đối với trường hợp của bạn, người bạn trai đang nắm giữ bản chính giấy khai sinh nên nếu người đó cung cấp bản chính cho cơ quan có thẩm quyền đăng, họ sẽ không tiến hành thủ tục đăng ký lại giấy khai sinh.

Thứ hai, thủ tục đăng ký lại khai sinh

Theo khoản 1 Điều 26 Nghị điịnh 123/2015 quy định về hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

“
a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

c) Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý
.”

Trên đây là những giấy tờ, tài liệu cần thiết khi tiến hành đăng ký lại khai sinh mà bạn cần có khi tiến hành thủ tục đăng ký lại khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền.