Câu hỏi: Trường hợp nhà thầu thay đổi chủng loại vật tư khi thực hiện hợp đồng mà không xin phép chủ đầu tư thì có bị coi là vi phạm không? Trong trường hợp này chủ đầu tư phải làm sao? Luật Minh Gia tư vấn như sau:

1. Luật sư tư vấn về đấu thầu

Chủ đầu tư và bên nhà thầu sẽ căn cứ theo hợp đồng để làm cơ sở thực hiện dự án. Hợp đồng được ký kết giữa các bên phải phù hợp với nội dung hồ sơ mời thầu (HSMT), HSDT, kết quả thương thảo hợp đồng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Vậy, nhà thầu thay đổi chủng loại vật tư khi thực hiện hợp đồng mà không xin phép chủ đầu tư có đúng quy định pháp luật không?

Nếu bạn đang gặp phải vướng mắc liên quan đến vấn đề này, bạn cần tham khảo các quy định pháp luật về đấu thầu hoặc ý kiến của luật sư có chuyên môn. Trong trường hợp bạn không có thời gian tìm hiểu hoặc không có luật sư riêng, bạn hãy liên hệ Luật Minh Gia để chúng tôi giải đáp và hướng dẫn cụ thể.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm tình huống mà Luật Minh Gia tư vấn dưới đây để có thêm kiến thức về pháp luật.

2. Nhà thầu thay đổi chủng loại vật tư không xin phép chủ đầu tư có đúng quy định pháp luật không?

Nội dung hỏi tư vấn như sau:​

Chủ đầu tư có 1 gói thầu cung cấp thiết bị có sử dụng cáp tời theo hình thức chỉ định thầu từ 1/2014-6/2015. Trong đó hồ sơ dự thầu, nhà thầu có nêu rõ là cáp thép sử dụng trong thiết bị đó là có xuất xứ từ Mỹ. Bên chủ đầu tư có yêu cầu bên nhà thầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng hoàn thành vào 1/2015 (yêu cầu vào t3/2014) Tuy nhiên trong quá trình nhà thầu thực hiện lắp ráp chạy thử trước khi bàn giao đến công trường thì đã thay đổi thành loại của Trung Quốc và không báo cáo chủ đầu tư. Đến khi có đoàn kiểm tra vào thì mới xác nhận là có sự thay đổi. Bên nhà thầu giải thích do bên CĐT yêu cầu đẩy nhanh tiến độ nên phải thay đổi loại cáp thép của Trung Quốc, thời gian nhập từ Trung Quốc nhanh hơn và giải thích tiêu chuẩn 2 loại là như nhau. (Mình hiểu là nếu theo thực tế thì việc nhập cáp từ TQ nhanh hơn so với nhập từ Mỹ 120 ngày sẽ không thể ảnh hưởng tới thời gian thực hiện HĐ) Sau khi có yêu cầu làm rõ của CĐT thì nhà thầu đồng ý tăng thời gian bảo hành của sản phẩm và không thay đổi về giá trị HĐ. Và có thương thảo nếu CĐT giữ nguyên thời gian thực hiện HĐ ban đầu thì sẽ thay loại cáp Mỹ bỏ loại TQ. Như vậy, khi nhà thầu thay đổi chủng loại mà chưa báo cáo CĐT thì có sai không. Và nhà thầu có phải đàm phán về giá với bên CĐT ko vì đã thay đổi từ Mỹ thành Trung Quốc. Và việc CĐT chấp thuận cho bên nhà thầu thay đổi chủng loại khi chưa xin phép cấp quyết định đầu tư đúng hay không? Cảm ơn

Trả lời: Cảm ơn bạn đã tin tưởng gửi yêu cầu tư vấn đến công ty Luật Minh Gia, với vụ việc của bạn chúng tôi có quan điểm tư vấn như sau:

Trước hết, giữa chủ đầu tư và bên nhà thầu sẽ căn cứ theo hợp đồng để làm cơ sở thực hiện dự án. Hợp đồng được ký kết giữa các bên phải phù hợp với nội dung hồ sơ mời thầu (HSMT), HSDT, kết quả thương thảo hợp đồng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Hợp đồng
là văn bản thỏa thuận giữa chủ đầu tư với nhà thầu được lựa chọn trong thực hiện gói thầu thuộc dự án; giữa bên mời thầu với nhà thầu được lựa chọn trong mua sắm thường xuyên; giữa đơn vị mua sắm tập trung hoặc giữa đơn vị có nhu cầu mua sắm với nhà thầu được lựa chọn trong mua sắm tập trung; giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với nhà đầu tư được lựa chọn hoặc giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với nhà đầu tư được lựa chọn và doanh nghiệp dự án trong lựa chọn nhà đầu tư (khoản 32 điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013)

…

Hợp đồng được ký kết giữa các bên phải phù hợp với nội dung trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, kết quả thương thảo hợp đồng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.( tại điều 65 Luật đấu thầu năm 2013 )

Như vậy trước khi xem xét, quyết định chấp nhận hay không đề xuất của nhà thầu, chủ đầu tư cần kiểm tra các thông tin mà nhà thầu cung cấp. Trường hợp chính sách nguồn cung cấp hàng hóa từ xuất xứ Mỹ sang Trung Quốc của nhà sản xuất được thay đổi trước khi nhà thầu nộp HSDT thì đề xuất của nhà thầu như trên là không phù hợp; trong trường hợp này, chủ đầu tư cần xem xét, không chấp thuận đề xuất của nhà thầu.

Đối chiếu với trường hợp trên sau khi đã trúng thầu đã thực hiện dự án bên nhà thầu mới thay đổi chính sách về nguồn cung cấp hàng hóa và là tình huống khách quan, không lường trước được của nhà thầu khi lập HSDT thì chủ đầu tư có thể xem xét, chấp thuận việc thay đổi xuất xứ hàng hóa theo đề nghị của nhà thầu song phải bảo đảm hàng hóa được đề xuất thay thế vẫn đáp ứng tất cả các yêu cầu về mặt kỹ thuật cũng như chất lượng theo yêu cầu của HSMT.
Còn khi này chủ đầu tư tự ý thay đổi chủng loại khi chưa thỏa thuận điều chỉnh hợp đồng mà không phải vì lý do khách quan không lường trước như vậy là sai phạm
.Khi này sẽ căn cứ vào trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của bên chủ đầu tư  và nhà thầu để xác định mức độ vi phạm và căn cứ vào điều khoản xử lý vi phạm trong hợp đồng để xử lý vi phạm. Ví dụ như trong hợp đồng đã thỏa thuận nếu bên nhà thầu vi phạm về tự ý thay đổi chủng loại hàng hóa sẽ buộc phải thay đổi loại hàng hóa ban đầu, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại thì sẽ thực hiện xử lý theo đúng nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng....

Nếu phía chủ đầu tư cũng đồng ý với sự thay đổi này thì chủ đầu tư và nhà thầu cần đàm phán về giá hợp đồng và các rủi ro có thể xảy ra do việc cung cấp hàng hóa không theo đúng xuất xứ như cam kết trong HSDT và hợp đồng đã ký giữa hai bên.