Câu hỏi: Nhờ luật sư tư vấn về giải quyết chế độ bảo hiểm cho nhân viên như sau: Cơ quan tôi là loại cơ quan sự nghiệp công lập. Trong đó có khoảng từ 10-12 hợp đồng theo nghị định 68/2000/NĐ-CP và áp dụng bảng lương theo nghị định 204/2000/NĐ-CP, có thực hiện đầy đủ về các thủ tục nâng lương, chế độ Bảo hiểm

Nhưng đến nay có một vài lao động đã hết tuổi lao động, tiến hành thanh toán chế độ bảo hiểm xã hội thì mới phát hiện ra rằng trước kia khi tiến hành ký hợp đồng theo nghị định 68 và xếp lương theo nghị định 204 do tính chất công việc nhiều, điều kiện sống khi hưởng lương theo nghị định 204 ở bậc thấp nhất của ngạch nhân viên thừa hành, phục vụ thì không đủ trang trải cuộc sống, nên cán bộ tổ chức tham mưu xếp cho ngạch cao hơn (nghĩa là từ bậc 2 trở lên sao cho phù hợp với tính chất công việc, khả năng lao động của họ) nó giống như thoả thuận lương.

Vì vậy cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh không tiến hành thanh toán, mặc dù nguời đó đã đóng được trên 10 năm và đề nghị cơ quan tôi điều chỉnh lại. Vậy tôi xin hỏi quý công ty là:

1. Cơ quan tôi xếp ngạch như thế có sai theo quy định không?

2. Nếu sai thì làm thế nào để sửa lại? Cần các thủ tục nào để cơ quan bảo hiểm xã hội có thể tiến hành thanh toán cho người lao động?

Trả lời: Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

Khoản 1, Điều 1 Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ quy định: Công việc sửa chữa, bảo trì đối với hệ thống cấp điện, cấp, thoát nước ở công sở, xe ô tô và các máy móc, thiết bị khác đang được sử dụng trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp là loại công việc được thực hiện theo chế độ hợp đồng trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp Nhà nước.

Theo quy định tại điểm 4 Mục II Thông tư số 15/2001/TT-BTCCBCP ngày 11/4/2001 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn thực hiện Nghị định số 68/2000/NĐ-CP, thì người thực hiện chế độ hợp đồng tại đơn vị sự nghiệp công lập được áp dụng bảng lương hành chính do Nhà nước quy định để xếp lương theo ngạch; được nâng bậc lương theo thâm niên quy định; được hưởng các chính sách về BHYT, BHXH…

Về chế độ nâng bậc lương thường xuyên, theo quy định tại điểm b2, khoản 1, Điều 7 Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ thì, thời gian giữ bậc theo ngạch loại B, loại C của bảng 2, bảng 3 và nhân viên thừa hành phục vụ xếp lương theo bảng 4 được thực hiện như sau: Cứ sau 2 năm (đủ 24 tháng) giữ bậc lương trong ngạch được xét nâng lên một bậc lương (trừ trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ hoặc bị kỷ luật kéo dài thời gian nâng bậc lương).

Như vậy, chỉ được nâng bậc lương trong ngạch theo quy định trên. Điều kiện nâng ngạch cho nhiên viên phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật như: có thi nâng ngạch, thời gian công tác, bằng cấp… nếu chỉ căn cứ vào tính chất công việc và khả năng lao động, mức lương không đáp ứng đủ điều kiện sống của họ mà cán bộ tổ chức tham mưu xếp cho ngạch cao hơn (từ bậc 2 trở lên) là trái với quy định của pháp luật.

Theo quy định tại khoản 2 điều 22 Luật bảo hiểm xã hội 2014:

“Điều 22. Quyền của cơ quan bảo hiểm xã hội

2. Từ chối yêu cầu trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế không đúng quy định của pháp luật.”

Bảo hiểm xã hội Việt Nam chỉ đạo Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện thu bảo hiểm xã hội và tính hưởng quyền lợi bảo hiểm xã hội đối với cán bộ, công chức, viên chức được nâng ngạch và xếp lương theo đúng quy định. Nếu phát hiện việc nâng ngạch cho cán bộ, công chức, viên chức và xếp lương không đúng quy định thì Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có văn bản báo cáo Bảo hiểm xã hội Việt Nam để Bảo hiểm xã hội Việt Nam đề nghị cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức thực hiện theo đúng chế độ quy định, sau đó mới giải quyết các quyền lợi bảo hiểm xã hội đối với cán bộ, công chức, viên chức (đồng thời gửi Bộ Nội vụ 01 bản để theo dõi).

Trường hợp này cơ quan bạn cần xếp lại đúng ngạch và mức lương cho nhân viên và chuyển lại hồ sơ cho Cơ quan BHXH tỉnh để họ có căn cứ đúng và giải quyết chế độ cho bạn.

Về trình tự xét lại ngạch cho nhân viên tương tự như trình tự xét nâng ngạch quy định trong Thông tư số 03/2008/TT-BNV.

Bạn có thể tham khảo bảng 4 – bảng lương nhân viên thừa hành, phục vụ trong các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của nhà nước tại nghị định 204/2004/NĐ-CP. Cơ quan bạn có trách nhiệm lập hồ sơ đề nghị chốt sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH để chốt sổ và trả sổ cho bạn. Và trong thời gian 07 ngày cơ quan bạn sẽ phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên và trường hợp đặc biệt thì có thể kéo dài hơn nhưng tối đa không quá 30 ngày.

Thủ tục cần làm khi người lao động nghỉ việc:

Bước 1: Thủ tục báo giảm lao động. Căn cứ Phiếu giao nhận hồ sơ 103/……/THU thì hồ sơ bao gồm:

1/ Mẫu D02-TS : 1 bản

3/ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 thẻ/người)

4/ Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó – nếu có (01 bản chính)

5/ Truy thu BHXH, BHYT, BHTN: Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ truy thu (Phụ lục 2 – QĐ 959/QĐ-BHXH, 01 bản)

Bước 2: Chốt sổ cho người lao động. Căn cứ  Phiếu giao nhận hồ sơ 301/………../SO áp dụng từ ngày 22/02/2016 thì hồ sơ bao gồm:

1/ Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người)  hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ bìa/người);

2. Các tờ rời sổ (nếu có)

3. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản)

Cần lưu ý khi chốt sổ cho người lao động như sau:

– Đối với sổ BHXH (mẫu cũ) chỉ ghi và xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN đến tháng 12/2009, từ tháng 01/2010 không ghi sổ BHXH (mẫu cũ).

– Tại mục số 2, Tờ rời sổ bao gồm: tờ rời chốt sổ và tờ rời hàng năm.

– Tại mục 3 áp dụng đối với trường hợp đơn vị đã giải thể, phá sản đã có căn cứ pháp lý và tất toán thu BHXH

– Tại mục 3 áp dụng đối với trường hợp người lao động có nhiều số sổ BHXH đã được giải quyết trợ cấp BHXH 1 lần bị thất lạc sổ hoặc bị thu hồi sổ BHXH.