Câu hỏi: Xin chào Luật Minh Gia,Tôi là một viên chức hiện đang công tác tại một đơn vị sự nghiệp công lập. Hiện nay, tôi đang vướng vào một vụ việc gây cho tôi rất nhiều vướng mắc, mong nhận được tư vấn của Quý công ty cụ thể như sau: Đơn vị của tôi có chức năng dịch thuật, có ban hành quy trình tiếp nhận bản dịch, trong đó có ghi rõ: văn thư tiếp nhận bản dịch, chuyển cho lãnh đạo ký duyệt chỉ đạo người dịch hoặc cộng tác viên, sau đó văn thư nhận lại bản dịch, scan bản gốc để lưu, chuyển bản dịch cho người dịch thực hiện việc biên dịch. Sau khi người dịch hoàn tất việc dịch sẽ chuyển lãnh đạo phụ trách duyệt nội dung, sau đó chuyển văn thư ký và đóng dấu trả cho khách. Tuy nhiên, trong trường hợp khách ở xa, số lượng bản dịch nhiều, chúng tôi thường tạo thuận lợi cho khách bằng việc nhận bản dịch qua email và zalo dịch, sau đó khách mang bản gốc đến đối chiếu.Sau đó, trưa ngày 20/3, lãnh đạo của tôi có nhận 01 tài liệu (bản photo của bản có dấu đỏ) của khách qua zalo do khách ở xa chưa thuận tiện mang bản dịch đến. Sau đó, vị lãnh đạo này chuyển tài liệu trên qua zalo cho tôi chỉ đạo tìm cộng tác viên dịch. Đến sáng ngày 21/3, sau khi tôi tìm được cộng tác viên dịch, lãnh đạo đã chỉ đạo tôi in tài liệu trên ra để chuyển văn thư vào số bản dịch, sau đó chỉ đạo tôi báo công tác viên dịch. Trong quá trình chờ cộng tác viên dịch tài liệu, văn thư có việc đi họp nên giao lại con dấu cho tôi để đóng dấu những bản dịch gấp. Đến trưa ngày 21/3, cộng tác viên đã hoàn thành việc dịch và chuyển bản dịch lại cho tôi qua email. Sau đó, tôi trình lãnh đạo trực tiếp duyệt thông qua nội dung, in ra trình lãnh đạo ký và đóng dấu để khách đến lấy. Do khách ở cách cơ quan tôi 40 km, nên khi khách đến nhận bản dịch thì đã hết giờ làm việc, lãnh đạo của tôi đến trường học đón con và có cầm bản dịch theo, nhận bản gốc có dấu đỏ của khách để đối chiếu sau đó trả cho khách hàng tại đây. Vì lý do này, hiện tại, cấp trên trực tiếp của cơ quan tôi đã yêu cầu tôi và vị lãnh đạo trên kiểm điểm và nhận hình thức kỷ luật do làm sai quy trình, và không nhạy bén trong việc thông tin nội dung bản dịch đến cơ quan chuyên môn của cơ quan (do bản dịch có nội dung liên quan đến công tác chuyên môn của 01 phòng trong cơ quan, và văn bản này  không có nội dung trái pháp luật). Vì lý do đó, bản thân tôi đang rất lo sợ, vì tôi chưa từng bị áp dụng bất kỳ hình thức kỷ luật nào. Vậy, xin Qúy công ty vui lòng giải đáp giúp tôi một số khúc mắc sau: Thứ nhất, có quy định nào về việc những loại tài liệu nào được dịch và những loại tài liệu nào không được dịch không? có nhất thiết việc tiếp nhận bản dịch phải bao gồm nhận bản gốc của khách không hay có thể thay thế bằng bản chụp gửi qua email, zalo? nếu chiếu theo quy trình phải có bản gốc thì đối với những văn bản là hợp đồng trên file word, chúng thôi có được phép dịch và đóng dấu không? (con dấu của chúng tôi chỉ xác nhận đã dịch chính xác nội dung theo bản đính kèm, không xác nhận tính pháp lý). Thứ hai, có quy định nào quy định rằng chúng tôi phải thông tin nội dung bản dịch đến cơ quan chuyên môn của cơ quan (trong trường hợp bản dịch có nội dung liên quan đến công tác chuyên môn của 01 phòng trong cơ quan) không? Thứ ba, cấp trên của chúng tôi yêu cầu kỷ luật chúng tôi theo những lý do nêu trên là có đúng không? và nếu đúng thì hình thức kỷ luật như thế nào là hợp lý. Bản thân tôi đang rất lo sợ nên kinh mong Qúy công ty dành thời gian quý báu giải thích cho tôi để tôi có thể hiểu hơn về chức năng, nhiệm vụ của mình trong tình huống này. Tôi xin chân thành cảm ơn Qúy công ty.

Trả lời: Pháp luật hiện nay không có quy định về loại tài liệu được dịch, quy trình dịch hay quy định về việc thông tin nội dung bản dịch đến cơ quan chuyên môn của cơ quan. Tuy nhiên, về nguyên tắc khi tiếp nhận thông tin nội dung dịch không bắt buộc phải có bản chính trừ trường hợp đơn vị có quy định khác thì mới cần bản gốc/bản chính.

Theo thông tin bạn cung cấp, chúng tôi nhận thấy rằng trong quy trình tiếp nhận bản dịch nhưng bạn tự ý nhận bản dịch qua zalo, email để tạo điều kiện cho khách hàng là vi phạm quy trình dịch tại đơn vị. Về việc bạn không thông tin nội dung bản dịch đến cơ quan chuyên môn của cơ quan và việc tiếp nhận thông tin bản dịch sai quy trình đơn vị bạn đã ban hành thì bạn có thể phải chịu trách nhiệm khi vi phạm quy định này tại đơn vị của bạn.

Điều 4 NĐ 27/2012/NĐ - CP quy định về các trường hợp xử lý kỷ luật viên chức như sau:

“
Viên chức bị xử lý kỷ luật khi có hành vi vi phạm pháp luật trong các trường hợp sau:

1. Vi phạm việc thực hiện nghĩa vụ của viên chức và những việc viên chức không được làm quy định tại Luật viên chức;

2. Vi phạm các nghĩa vụ khác cam kết trong hợp đồng làm việc đã ký kết với đơn vị sự nghiệp công lập;

3. Vi phạm pháp luật bị Tòa án kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật;

4. Vi phạm quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội và các quy định khác của pháp luật liên quan đến viên chức nhưng chưa đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự
”.

Vì vậy, bạn sẽ bị xử lý kỷ luật khi trong hợp đồng làm việc bạn đã cam kết tuân theo quy trình làm việc tại cơ quan. Trong trường hợp này, cơ quan có thể xử lý hành vi vi phạm theo quy định tại đơn vị về việc xử lý kỷ luật. Căn cứ theo Điều 9 NĐ 27/2012/NĐ - CP quy định về các hình thức kỷ luật như sau:

“1. Viên chức không giữ chức vụ quản lý nếu có hành vi vi phạm pháp luật, tùy theo mức độ vi phạm bị áp dụng một trong các hình thức kỷ luật sau:

a) Khiển trách;

b) Cảnh cáo;

c) Buộc thôi việc”.

Trong trường hợp bị xử lý kỷ luật viên chức có thể bị áp dụng một trong các hình thức khiển trách, cảnh cáo, buộc thôi việc tùy theo mức độ vi phạm của bạn. Theo đó, trong trường hợp bạn làm sai quy trình tuy nhiên chưa gây hâu quả nghiêm trọng hay đặc biệt nghiêm trọng, bạn có thể bị khiển trách theo Điều 10 NĐ 27/2012/NĐ-CP như sau;

“
Hình thức kỷ luật khiển trách áp dụng đối với viên chức có một trong các hành vi vi phạm pháp luật sau đây:

1. Vi phạm các quy định, nội quy, quy chế làm việc của đơn vị sự nghiệp công lập đã được người có thẩm quyền nhắc nhở bằng văn bản;

2. Không tuân thủ quy trình, quy định chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp, đã được người có thẩm quyền nhắc nhở bằng văn bản;
”

Trân trọng!