Câu hỏi: Hỏi: Em nhờ luật sư tư vấn thủ tục cấp sổ BHXH mới cần những gì. Vì: Em làm ở công ty số 1 bắt đầu tham gia đóng BHXH đầu tiên ở đấy, nhưng em đã nghỉ và tham gia đóng BHXH ở công ty thứ 2, công ty thứ 2 em cũng nghỉ.

Nhưng đến khi em đi chốt sổ ở công ty thứ 2 thì không chốt được vì công ty số 1 vẫn nợ tiền cơ quan bảo hiểm. Vì công ty số 1 chưa chốt được nên công ty thứ 2 em không chốt được. Mà 2 công ty ở 2 quận khác nhau. Em biết công ty thứ 2 đóng tiền cho cơ quan BHXH đầy đủ (em là người đi đóng) , nên em muốn cấp sổ BHXH mới nơi công ty thứ 2 đóng. Còn sổ ở công ty số 1 em chờ bao giờ họ đóng thì em cộng gộp sổ lại. Vậy em xin hỏi: thủ tục cấp sổ BHXH mới cần những gì. Em cám ơn nhiều ạ!

Trả lời: Thứ nhất, về việc cấp sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) mới cho người đã có sổ. Luật Bảo hiểm xã hội 2014 Điều 97 và Quyết định 1111/QĐ-BHXH quy định hồ sơ đăng ký tham gia và cấp sổ BHXH gồm hai loại: một là đăng ký tham gia BHXH lần đầu; hai là cấp lại, đổi sổ BHXH trong trường hợp hỏng, mất hoặc thay đổi thông tin trên sổ. Vì bạn là người đã tham gia BHXH thì sẽ không thuộc trường hợp được cấp mới sổ BHXH.

Ngoài ra, theo thông tin bạn cung cấp, hiện nay bạn vẫn chưa được chốt sổ BHXH ở công ty 1 vì công ty này còn nợ BHXH. Trong khi đó, mỗi người chỉ được cấp 1 sổ BHXH tương ứng với 1 số sổ BHXH nên trong trường hợp này, cơ quan BHXH sẽ không cho bạn làm thêm sổ BHXH mới. Căn cứ vào Công văn 3663/BHXH-THU, trong quá trình giải quyết hồ sơ liên quan đến gộp sổ BHXH quy định như sau:

“
Để hạn chế tối đa việc cấp số sổ trùng cho NLĐ tham gia BHXH, cán bộ xử lý nghiệp vụ phải căn cứ số chứng minh nhân dân (CMND) của NLĐ, rà soát các kho dữ liệu trong quá trình giải quyết hồ sơ

1. Trình tự giải quyết cấp sổ BHXH mới:

Bộ phận Thu tiếp nhận hồ sơ tăng mới của đơn vị, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ cho NLĐ.

- Chỉ cấp số sổ mới nếu không phát hiện được NLĐ có bất kỳ số sổ nào.

- Trường hợp phát hiện NLĐ đã có 1 số sổ hợp lệ (không tính các số sổ tạm, số sổ không đủ 10 ký tự theo quy định ...) thì ghi nhận tăng mới BHXH theo số sổ đó. Nếu phát hiện NLĐ có nhiều số sổ, thì tạm thời lấy số sổ do BHXH Thành phố cấp sau cùng và kèm theo phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV chuyển đơn vị.

- Trường hợp không phát hiện số sổ nào, nhưng trong phần khai báo tăng mới BHXH, đơn vị có ghi số sổ cũ (kể cả số sổ do tỉnh, thành phố khác cấp), thì dùng số sổ của đơn vị khai báo nhưng phải có sổ photo kèm theo”

Như vậy, thông qua CMND cơ quan BHXH sẽ biết được tình trạng đã tham gia BHXH hay tham gia BHXH lần đầu. Do bạn đã có sổ BHXH tại công ty 1 nên sẽ không được cấp sổ mới nữa. Nếu bạn muốn được cấp lại sổ BHXH với lý do mất sổ hỏng sổ thì phải có giấy xác nhận trong khi công ty 1 vẫn giữ sổ BHXH nên thủ tục này khó có khả năng thực hiện

Thứ hai, nếu bạn không thể lấy được sổ BHXH do doanh nghiệp cũ nợ tiền BHXH có thể căn cứ theo Công văn 2266 hướng dẫn giải quyết việc chốt sổ BHXH cho người lao động khi doanh đang gặp khó khăn thực sự về kinh tế hoặc  đang trong quá trình giải thể, phá sản. Cụ thể như sau:

“a) Doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục phá sản, giải thể theo quy định của pháp luật còn nợ tiền BHXH, BHYT, nếu có người lao động chuyển nơi làm việc thì cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động đến thời điểm doanh nghiệp đã đóng BHXH để người lao động tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới, sau khi thu hồi được khoản nợ của doanh nghiệp thì xác nhận bổ sung thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động.

b) Đối với doanh nghiệp thực sự gặp khó khăn nợ BHXH, BHYT, nếu giám đốc doanh nghiệp có văn bản gửi cơ quan BHXH cam kết trả đủ tiền nợ BHXH, BHYT và thực hiện đóng trước BHXH, BHYT đối với người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ BHXH, người lao động thôi việc để giải quyết chế độ BHXH và chốt sổ BHXH, thì giám đốc BHXH tỉnh xem xét, phối hợp với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội xác nhận thực trạng khó khăn của doanh nghiệp để giải quyết”

Trường hợp của bạn khả năng cao rơi vào khoản b đã nêu trên. Lúc này, bạn cần làm đơn gửi lên ban giám đốc công ty 1 yêu cầu họ làm công văn gửi cơ quan BHXH cam kết đóng BHXH còn nợ và xin ưu tiên đóng bù phần BHXH còn thiếu cho bạn. Nếu công ty 1 không làm công văn và không đóng thì bạn yêu cầu công ty 1 trả lời rõ ràng bằng văn bản về việc không đóng BHXH. Đồng thời, làm đơn gửi phòng lao động thương binh xã hội quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở yêu cầu giải quyết tranh chấp này.

Thứ ba, nếu cân nhắc phương án trên không khả thi, bạn có thể hủy quãng thời gian đóng BHXH bên phía công ty 1, tiến hành chốt sổ như bình thường tại cơ quan bảo hiểm. Khi  hủy thời gian đóng BHXH thì bạn có quyền yêu cầu công ty 1 hoàn trả số tiền mà bạn đã bỏ ra để đóng BHXH nhưng công ty 1 không dùng số tiền đó để đóng BHXH. Phương án này đơn giản hơn và thực hiện chốt sổ bảo hiểm cũ tại công ty 1 càng sớm sẽ càng tránh phát sinh vấn đề sau này trong tương lai khi bạn hưởng các chế độ BHXH tại nơi làm việc mới.