Câu hỏi: Luật sư tư vấn cho khách hàng muốn đăng ký con dấu cho tổ chức thuộc trường đại học. Có thể đăng ký lại con dấu khi đã có con dấu cũ hay không?

Em xin chào các anh (chị), cô, chú là luật sư tại Luật Minh Gia ạ. Em có một vấn đề muốn nhờ các anh chị cô chú tư vấn giúp em một chút xíu về qui định của pháp luật về con dấu ạ.Hiện tại đơn vị của em là Đội Công Tác Xã Hội trực thuộc trường Đại Học. Quy mô của Đội từ 700-1200 sinh viên tham gia. Hiện tại vì để thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động thì Đội cần có con dấu. Vậy em thắc mắc rằng Đội có đủ điều kiện đăng ký làm con dấu hay ko? Và nếu đủ điều kiện đăng ký con dấu thì em đăng ký ở đâu và hồ sơ đăng ký cần những gì ạ? Và cần xác nhận của những ai ạ?Hiện tại Đội cũng có một con dấu hình chữ nhật, con dấu này do các đời Ban Điều Hành trước để lại, em không biết có đăng ký hay không hay do bên nào cấp nên em muốn nếu đủ điều kiện thì sẽ đăng ký một con dấu riêng cho Đội ạ!Mong được sớm hồi đáp. Em xin chân thành cảm ơn ạ

Trả lời: Về vấn đề này, đã có quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, cụ thể:

Theo Điều 5 về Điều kiện sử dụng con dấu:
"
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng."
Có nghĩa là phải là cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước mới được sử dụng con dấu khi được cấp phép mà Đội Công tác Xã hội của bạn không phải là cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nên không thuộc điều kiện được sử dụng con dấu.
Do đó, đội của bạn không thể đăng ký làm con dấu được và các bạn cũng không thể sử dụng con dấu cũ vì con dấu không có đăng ký sẽ được coi là con dấu giả và nếu các bạn dùng thì sẽ bị coi là trái pháp luật và sẽ bị truy cứu trách nhiệm.

Cụ thể những trường hợp đăng ký làm con dấu được quy định bạn có thể tìm hiểu:

Điều 7. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy.

Điều 8.Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng:

"1. Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban thường vụ Quốc hội (trừ các cơ quan quy định tại Điều 7 Nghị định này), Văn phòng Quốc hội, Ki
ể
m toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.

2. Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ
,
ngành trung ương tại địa phương.

3. Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, Tòa án quân sự khu vực.

4. Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, Viện kiểm sát quân sự khu vực.

5. Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân, cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

6. Cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an; cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam thuộc quân khu; trại tạm
giam c
ấp quân khu; trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình
sự C
ông an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện; cơ quan thi hành án hình sự quân khu và tương đương.

7. Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương; tổ chức chỉ huy quân sự
cơ sở.

8. Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh

9
. Cơ quan c
h
u
yê
n môn, tổ chức sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

10
. Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội
,
quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ được cơ quan có th
ẩ
m qu
y
ền thành lập hoặc c
ấ
p gi
ấ
y phép hoạt động.

1
1
. Tổ chức nước ngoài không
có ch
ức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

1
2
. Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.

13. Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành
l
ập, hoạt động theo quy định của pháp luật.

14. Ủy ban bầu cử ở cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử ở cấp huyện, Ủy ban b
ầ
u cử ở cấp xã; Ban bầu cử đại bi
ể
u Quốc hội, Ban b
ầ
u cử đại bi
ể
u H
ộ
i đ
ồ
ng nhân dân cấp tỉnh, Ban bầu cử đại bi
ể
u Hội đ
ồ
ng nhân dân cấp huyện, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã; T
ổ
b
ầ
u cử.

15. Tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động và được phép sử dụng con dấu theo quy định tại Điều 5 Nghị định này."