Câu hỏi: Tôi xin quý được hỏi một việc như sau: Cha me tôi quê quán tại Hải Dương đi xây dựng vùng kinh tế mới tại Hà Giang năm 1965 đến nay nghỉ hưu, xong giấy tờ quyết định nghỉ hưu sinh năm 1947, nhưng giấy chứng minh lại sinh năm 1948, nay muốn cải chính thì cơ quan công an yêu cầu phải có giấy khai sinh, xong thời bố mẹ chúng tôi ngày đó không còn giấy khai sinh, khi ra xã xin cấp lại giấy Khai sinh thì xã yeu cầu phải về quê gốc, tôi xin được hỏi và tư vấn như sau:

1, Liệu cha mẹ tôi có phải về quê Hải Dương để xin xác nhận không? mà về quê thì tôi tin chắc rằng sẽ không có hồ sơ lưu vì thời bấy giờ công tác lưu trữ sẽ không như ngày nay? Nếu mà ở quê có cấp thì cán bộ đó căn cứ vào đâu để xác nhận vì không lưu trữ gốc?

2. Còn đối với bác tôi cũng như trường hợp trên nhưng lại mất hết giấy tờ chỉ còn duy nhất sổ cấp lương hưu hàng tháng thì thủ tục như thế nào ( trường hợp bác tôi ngày loạn lạc ở bố mẹ mất sớm phải làm con nuôi lưu lạc nhiều tỉnh không xác định được quê thì phải làm sao ?) Vậy tôi kính mong được sự tư vấn của các Quý cơ quan giúp đỡ để người thân tôi được làm lại giấy chứng minh nhân dân, để đi khảm chữa bệnh được hưởng chính sách bảo hiểm y tế. Hờ khi được nghỉ hưu đến nay có thẻ bảo hiểm y tế nhưng không được hưởng do không khớp giấy chứng minh nhân dân. Xin trân trọng cảm ơn!

Trả lời: “Việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi đã được đăng ký, nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì được đăng ký lại.”

Thông thường nếu mất bản gốc giấy khai sinh thì có thể làm thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh gốc. Trường hợp sổ đăng ký hộ tịch tại địa phương đã bị mất, không còn lưu giữ nữa thì thuộc trường hợp được đăng ký lại khai sinh.

Đối với trường hợp của bố mẹ và cả bác bạn, nếu đã mất giấy khai sinh gốc mà không còn hồ sơ gốc trong sổ hộ tịch thì có thể làm thủ tục đăng ký lại khai sinh.

Thủ tục đăng ký lại khai sinh có thể tiến hành tại UBND xã nơi bố mẹ bạn thường trú hiện tại hoặc nơi đã đăng ký khai sinh trước đây. (Điều 47 Nghị định 158/2005/NĐ-CP)

Các bước đăng ký lại khai sinh được quy định tại Điều 48 nghị định 158/2005/NĐ-CP cụ thể như sau:

"1. Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định).

Trong trường hợp đăng ký lại tại Ủy ban nhân dân cấp xã, không phải nơi đương sự đã đăng ký hộ tịch trước đây, thì Tờ khai phải có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch về việc đã đăng ký; trừ trường hợp đương sự xuất trình được bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây.

2. Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ hộ tịch theo từng loại việc và bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính giấy tờ hộ tịch theo từng loại việc. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện hộ tịch đăng ký lại (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ. Trong cột ghi chú của sổ hộ tịch và dưới tiêu đề của bản chính giấy tờ hộ tịch phải ghi rõ "Đăng ký lại".

Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày.

3. Khi đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao giấy tờ đã cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi được ghi theo nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch đó.

Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại.

Phần khai về cha mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.

4. Khi đăng ký lại việc kết hôn, nhận nuôi con nuôi, các bên đương sự phải có mặt. Quan hệ hôn nhân, quan hệ giữa cha mẹ nuôi với con nuôi được công nhận kể từ ngày đã đăng ký kết hôn hoặc đăng ký việc nuôi con nuôi trước đây."

Tại điểm 13 Nghị định  06/2012/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch.

“1. Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây (nếu có); trong trường hợp không có bản sao giấy tờ hộ tịch, thì đương sự phải tự cam đoan về việc đã đăng ký, nhưng sổ hộ tịch không còn lưu được và chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan.

2. Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ hộ tịch theo từng loại việc và bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận kết hôn. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính giấy tờ hộ tịch theo từng loại việc. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện hộ tịch đăng ký lại (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ.
Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn được kéo dài không quá 03 ngày.”

Như vậy, bố mẹ và bác bạn cần tiến hành các bước nêu trên để đăng ký lại khai sinh theo quy định.