Câu hỏi: Kính gửi: Công ty Luật Minh Gia.Tôi có thắc mắc sau, xin nhờ Công ty tư vấn giúp:Tôi nhận chuyển nhượng cổ phần của Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc và cũng là Người đại diện theo pháp luật của 1 công ty cổ phần.

Bây giờ tôi muốn thay đổi chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, kiêm Giám đốc và cũng là Người đại diện theo pháp luật thì tôi phải làm các thủ tục gì. Việc thay đổi Người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi Điều lệ Công ty, chỉ thay đổi Người đại diện theo pháp luật mà thôi.Xin chân thành cảm ơn!

Trả lời: Theo thông tin bạn cung cấp thì bạn nhận chuyển nhượng cổ phần từ một công ty cổ phần và bạn muốn thay đổi chức danh Chủ tịch hội đồng quản trị, kiêm Giám đốc và cũng là người đại diện theo pháp luật của công ty này. Vì thông tin bạn cung cấp không rõ việc bạn muốn "thay đổi chức danh" là như thế nào, do đó chúng tôi hiểu bạn đang muốn làm thủ tục thay đổi thông tin Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc và là người đại diện theo pháp luật của công ty. Việc thay đổi được quy định tại Điều 32 Luật doanh nghiệp 2014 như sau:

"1. Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi về một trong những nội dung sau đây:

a) Thay đổi ngành, nghề kinh doanh;

b) Thay đổi cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, trừ trường hợp đối với công ty niêm yết;

c) Thay đổi những nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp."

Và Khoản 16 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP quy định:

"2. Việc thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập với Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ thực hiện trong trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 112 Luật doanh nghiệp. Cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua sẽ đương nhiên không còn là cổ đông công ty theo quy định tại điểm a Khoản 3 Điều 112 Luật doanh nghiệp và bị xóa tên khỏi Danh sách cổ đông sáng lập của công ty."

Từ những quy định trên, đối chiếu với trường hợp của bạn, bạn mua lại cổ phần từ Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc và cũng là người đại diện theo pháp luật của một công ty cổ phần thì người đại diện theo pháp luật của công ty (người bạn mua lại cổ phần) chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Sở kế hoạch - Đầu tư. Cụ thể, công ty cần làm hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, ngoài ra nếu cá nhân bạn mua lại cổ phần là cổ đông sáng lập của công ty và chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua khi đăng ký doanh nghiệp thì công ty cần làm thêm thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 112 Luật doanh nghiệp
.
Trường hợp có thay đổi mà doanh nghiệp không thông báo thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

- Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần mà không làm thay đổi nội dung Điều lệ của công ty (ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật) được quy định tại Điều 43 Nghị định 78/2015/NĐ-CP bao gồm các giấy tờ sau:

+ Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;

+ Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;

+ Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp.

- Trường hợp thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập, công ty gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đã đăng ký. Nội dung thông báo được quy định tại Khoản 16 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP, gồm:

+ Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);

+ Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập đối với cổ đông sáng lập là tổ chức hoặc họ, tên, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này đối với cổ đông sáng lập là cá nhân;

+ Họ, tên, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Khi nhận thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

- Về việc bạn muốn thay đổi chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc ở công ty thì chỉ cần tiến hành các thủ tục nội bộ của doanh nghiệp. Khi thay đổi Chủ tịch HĐQT thì các thành viên trong HĐQT tiến hành bầu lại Chủ tịch Hội đồng quản trị, thay đổi Giám đốc sẽ do Hội đồng quản trị ra quyết định bổ nhiệm.