Câu hỏi: 1. Cần điều kiện gì để người Việt Nam này được ủy quyền thay cho giám đốc người nước ngoài hợp pháp?

2. Công ty có nhất thiết phải trả lương cho giám đốc và người được ủy quyền không? Nếu trả lương thì ngoài ra còn phải làm gì cho 2 người này? Nếu không thì sẽ có các vấn đề gì xảy ra?

3. Trong trường hợp công ty mẹ tại Nhật trả lương cho 2 người này thì sao? Có được ủy quyền cho ông A tại Việt Nam?

4. Các chi phí như công tác phí VN - Nhật Bản của 2 người này trong các trường hợp trả lương/không trả lương như thế nào?

Mong nhận được hồi âm của công ty luật Minh Gia. Trân trọng cảm ơn !

Trả lời: Thứ nhất, Các điều kiện để trở thành người ủy quyền

Khoản 3 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định như sau:
"Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam".

Khoản 5 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định như sau:
"Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp".

Khoản 1 Điều 117 Luật Dân sự 2015 có quy định về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự như sau:

"a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;

b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;

c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội."

Như vậy, nếu như bên được ủy quyền có đầy đủ năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự và việc tham gia vào vấn đề ủy quyền này hoàn toàn tự nguyện thì việc ủy quyền được coi là hợp pháp.

Thứ hai, vấn đề trả lương cho người được ủy quyền và các nghĩa vụ khác

Theo quy định tại Điều 562 Luật Dân sự 2015 thì vấn đề trả thù lao cho người được ủy quyền dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên. Như vậy, nếu như trong hợp đồng ủy quyền giữa công ty và người được ủy quyền có điều khoản thỏa thuận về vấn đề trả lương thì công ty bạn mới phải trả thù lao cho người được ủy quyền đo, còn nếu không có thỏa thuận thì công ty bạn không nhất thiết phải trả lương.

Ngoài ra, tại Điều 567 BLDS 2015 có quy định về các nghĩa vụ khác của bên được ủy quyền, bao gồm: Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc; chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền; thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao.

Thứ ba, ủy quyền thực hiện chi trả lương

Việc ủy quyền giữa các bên được thực hiện thông qua hợp đồng ủy quyền, trong hợp đồng ủy quyền sẽ bao gồm các điều khoản quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên trong thời gian thực hiện việc ủy quyền. Chính vì vậy, việc ông B có được quyền trả lương hay không còn tùy thuộc vào nội dung của hợp đồng ủy quyền mà hai bên đã ký kết.

Thứ tư, thanh toán chi phí đi lại cho bên được ủy quyền

Theo quy định tại khoản 3 Điều 567 BLDS 2015: "
Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao".

Như vậy, trong trường hợp người được ủy quyền phải di chuyển giữa Nhật Bản và Việt Nam thì chi phí đi lại đó được coi là chi phí hợp lý mà người được ủy quyền bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền. Chi phí đi lại này sẽ được trả cho người được ủy quyền bất kể trong trường hợp người đó được trả lương hay không.