Câu hỏi: Tôi tham gia BHXH tại địa phương từ tháng 6/20xx. Đến tháng 9/20xx tôi có chốt sổ và lấy sổ về. Năm 20xx tôi có làm việc công ty ở Hà Nội và tham gia đóng BHXH từ tháng 4/20xx đến nay. Vậy tôi có đóng trùng khoảng thời gian từ tháng 4/20xx đến tháng 9/20xx. Hiện tại tôi muốn gộp 2 sổ BHXH và tiếp tục đóng BHXH. Xin luật sư tư vấn các thủ tục. Xin chân thành cảm ơn!

Trả lời: Thứ nhất, quy định về việc đóng trùng bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo quy định tại điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế như sau:

“
2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH
”.

Ngoài ra, theo công văn số 3663/BHXH – THU của BHXH Hồ Chí Minh ngày 19 tháng 11 năm 2014 về hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới việc gộp sổ BHXH của người lao động có nhiều sổ như sau:

“
1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ.

2. Gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng (hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.

– Nếu quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không được NLĐ thừa nhận thì số sổ BHXH liền kề sau đó là số sổ gốc.

– Trường hợp NLĐ có sổ BHXH đang hưởng trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.

3. Đối với những sổ gộp có thời gian đóng trùng BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:

– Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;

– Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

– Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp;

– Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn BHXH thất nghiệp chưa hưởng;

– Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

– Sổ có thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN với mức lương cao hơn.

4. Sổ BHXH mà NLĐ đã hưởng các chế độ trợ cấp, thì xác nhận dữ liệu đã hưởng tương ứng với các phương án theo quy định, quá trình còn lại chưa hưởng chế độ trợ cấp thì vẫn được bảo lưu.

5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy.

6. NLĐ có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).
”

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành, khi người lao động đi làm thì công ty sẽ có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Khi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc thì bạn sẽ phải ngừng tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện bởi mỗi người lao động chỉ có thể có một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất và thời gian đóng bảo hiểm xã hội không được trùng nhau.

Đối chiếu với trường hợp của bạn, bạn bị đóng trùng bảo hiểm xã hội khoảng thời gian từ tháng 4/20xx đến tháng 9/20xx. Theo quy định cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ có trách nhiệm hoàn trả lại số tiền đã đóng trùng bảo hiểm xã cho bạn khi đã nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Do đó, trong trường hợp bạn sẽ liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục giảm trùng và gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Thứ hai, về thủ tục giảm trùng quá trình tham gia và gộp sổ bảo hiểm xã hội

Theo công văn 3663 đã được thay thế bởi thông báo số 2123/TB-BHXH của bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ngày 09 tháng 10 năm 2017 quy định về hồ sơ thực hiện thủ tục như sau:

+ Phiếu trình giải quyết công việc (01 bản chính/người).

+ Phiếu yêu cầu (Mẫu C02-TS – 01 Bản chính/người).

+ Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH (01 sổ/người).

+ Quyết định thu hồi tiền trợ cấp các chế độ BHXH (nếu có), (01 bản chính).
Như vậy, để giảm trùng thời gian đóng bảo hiểm từ tháng 4/20xx đến tháng 9/20xx thì bạn sẽ tiến hành liên hệ với với cơ quan bảo hiểm xã hội quận/ huyện nơi bạn đã tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện để thực hiện thủ tục giảm trùng. Cơ quan bảo hiểm sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ có trách nhiệm làm thủ tục giảm trùng, gộp sổ bảo hiểm xã hội cho bạn. Số tiền mà bạn tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện sẽ được hoàn trả lại cho bạn.