Câu hỏi: Năm 2017 tôi có làm ở 1 công ty, họ có đóng bảo hiểm được 3 tháng với mã số bảo hiểm và đã hiện thị quá trình đóng bảo hiểm trên trang baohiemxahoi.gov.vn. Sau đó em qua các công ty khác cũng có đóng bảo hiểm cho em nhưng chưa chốt sổ vì ko có sổ. Hỏi lại nhân sự của công ty ban đầu thì họ cũng không nhớ đã làm sổ hay chưa. Giờ em muốn làm sổ mới và ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm từ năm 2017 đến nay có được không? Trình tự, thủ tục như thế nào?

Trả lời: Cảm ơn chị đã tin tưởng và gửi yêu cầu tư vấn đến chúng tôi với vấn đề chúng tôi xin được tư vấn cho chị như sau:

Theo thông tin chị cung cấp thì công ty cũ đã đóng BHXH được 3 tháng với mã số bảo hiểm và đã hiển thị quá trình đóng BHXH trên trang baohiemxahoi.gov.vn, điều này có thể hiểu là bạn đã có mã số BHXH nhưng chưa được cấp sổ BHXH hoặc đã được cấp nhưng bị mất. Do vậy, trường hợp này bạn có thể đề nghị cấp/cấp lại sổ BHXH theo hướng dẫn sau:

Theo quyết định số 595/QĐ/BHXH/2017 có quy định tại khoản 2 Điều 46 cấp và quản lý sổ BHXH.

"2. Cấp lại sổ BHXH.

2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.

2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng".

Như vậy với trường hợp của chị do sổ bảo hiểm của chị trong quá trình làm việc bị mất, thất lạc nên sẽ thuộc vào trường hợp được cấp lại theo điều luật trên

Thủ tục, hồ sơ cấp lại sổ BHXH bị mất được quy định tại Điều 27 và điều 29 Quyết định 595/QĐ/BHXH/2017.

"Điều 27

1 . Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng

1.1. Thành phần hồ sơ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

"..."

"Điều 29

"..."

2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết."

Đối với vấn đề ghi nhận lại quá trình đóng bảo hiểm xã hội cũng theo khoản 3 Điều 46 quyết định 595/QĐ/BHXH/2017 quy định.

"3. Ghi, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong sổ BHXH

3.1. Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn HĐLĐ).

3.2. Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.

Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.

3.3. Khi điều chỉnh giảm thời gian đóng hoặc giảm mức đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN đã ghi trong sổ BHXH, phải ghi cụ thể nội dung điều chỉnh, xác nhận luỹ kế hoặc tổng thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN".

Như vậy đối với trường hợp của chị quá trình đóng bảo hiểm xã hội sẽ được đơn vị đóng bảo hiểm xã hội ghi nhận vào sổ bảo hiểm xã hội. Khi chị làm lại sổ bảo hiểm xã hội thì toàn bộ quá trình đã tham gia BHXH của bạn ở các công ty cũ sẽ được ghi nhận trên sổ BHXH.