Câu hỏi: Kính gửi Luật sư Minh Gia Mình làm bên bộ phận Tổ chức Hành chính của công ty, hiện nay đang quản lý hồ sơ nhân lực cho toàn Công ty. Theo quy chế của Công ty thì khi người lao động (NLD) xin vào làm đều phải nộp hồ sơ cơ bản như các doanh nghiệp trên cả nước, nhưng có nhiều trường hợp không nộp đủ các giấy tờ cơ bản như CMND photo công chứng, sơ yếu lý lịch bản thân.

Vậy xin hỏi luật sư, khi thanh tra kiểm tra hồ sơ NLD, nếu thiếu các hồ sơ liên quan trừ hợp đồng lao động đã ký kết, Công ty có vi phạm điều nào của pháp luật Việt Nam quy định không? ( NLD chỉ có duy nhất hợp đồng lao động thôi) Trân trọng cảm ơn Luật sư.

Trả lời: Chào anh/chị! Cảm ơn anh/chị đã tin tưởng và gửi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, Đối với yêu cầu hỗ trợ của anh/chị chúng tôi tư vấn như sau:

Trước hết, về trình tự, thủ tục tuyển dụng lao động, pháp luật quy định như sau:

Điều 7. Thủ tục, trình tự tuyển lao động - Nghị định 03/2014/NĐ-CP:

1. Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải thông báo công khai về nhu cầu tuyển lao động. Nội dung thông báo bao gồm:

a) Nghề, công việc, trình độ chuyên môn, số lượng cần tuyển;

b) Loại hợp đồng dự kiến giao kết;

c) Mức lương dự kiến;

d) Điều kiện làm việc cho từng vị trí công việc.

2. Hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động của người lao động gồm các văn bản sau đây:

a) Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định;

b) Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật; trình độ ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển;

c) Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế;

d) Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.

3. Khi nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thông báo cho người lao động thời gian tuyển lao động.

4. Người sử dụng lao động, tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải thông báo công khai kết quả tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động.

5. Trường hợp người lao động không trúng tuyển hoặc không tham gia dự tuyển, người sử dụng lao động hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải trả lại đầy đủ hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động yêu cầu.

...."

Căn cứ quy định trên, pháp luật không quy định cụ thể về các giấy tờ nhân thân mà NLĐ buộc phải có khi tuyển dụng và tham gia quan hệ lao động. Trường hợp hồ sơ ứng tuyển của NLĐ không có các giấy tờ nhân thân cơ bản thường thấy như: chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu, sơ yếu lý lịch..... thì công ty có thể yêu cầu NLĐ cung cấp các giấy tờ khác cùng chứa các thông tin nhân thân của người lao động.

Về chế tài xử lý trong trường hợp tuyển dụng NLĐ không đúng trình tự thủ tục theo quy định trên, Nghị định 95/2013/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động..... quy định:

"Điều 25. Vi phạm những quy định khác

1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không lập sổ quản lý lao động, sổ lương hoặc không xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;

b) Không khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động và định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động ở địa phương;

c) Vi phạm các quy định về trình tự, thủ tục, hồ sơ tuyển dụng lao động theo quy định.

..."

Tuy nhiên, quy định trên đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Nghị định 88/2015/NĐ-CP. Do đó,, hiện nay không áp dụng quy định trên để xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp không thực hiện đúng thủ tục, trình tự tuyển dụng lao động.

Bên cạnh đó,  Nghị định 88/2015/NĐ-CP quy định:

“Điều 4a. Vi phạm về tuyển, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Không thông báo công khai về nhu cầu tuyển lao động hoặc thông báo ít hơn 05 ngày làm việc trước khi nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển của người lao động hoặc thông báo không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật;

b) Không thông báo công khai kết quả tuyển lao động hoặc thông báo sau 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động.

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển lao động;

b) Không lập sổ quản lý lao động; lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn, không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật; không ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực; không cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.

....."

Như vậy, trường hợp NLĐ của công ty a/c không có các giấy tờ nhân thân cơ bản, nhưng thông qua những thông tin tự khai của NLĐ, công ty a/c lập sổ quản lý lao động đầy đủ thông tin theo quy định, thì không được coi là vi phạm quy định nói trên.