Câu hỏi: Câu hỏi tư vấn: Khách hàng có tài sản thế chấp là một công ty Cổ Phần, tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của Công ty. Thẩm quyền phê duyệt thế chấp tài sản: Thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị (căn cứ theo điều lệ Công ty và quy định tại Luật doanh nghiệp).

Hiện tại, do một số thành viên HĐQT đang công tác tại các địa phương khác nhau trên cả nước nên việc có được chữ ký của tất cả các thành viên trên biên bản họp HĐQT là rất khó khăn. Theo đó, vận dụng Luật doanh nghiệp tại điều 154 - Biên bản họp HĐQT, doanh nghiệp chỉ cung cấp cho Ngân hàng Biên bản họp có chữ ký của Chủ tọa (CT HĐQT) và người ghi biên bản mà không có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên HĐQT.

Như vậy, trong trường hợp này thì việc Ngân hàng nhận thế chấp tài sản có đầy đủ tính pháp lý hay không? Giả sử rằng việc ký biên bản của Người chủ tọa và người thư ký là hành vi gian dối, không thực sự có cuộc họp HĐQT thì lúc này các thành viên còn lại có thể yêu cầu tòa tuyên biên bản vô hiệu hay không? Công ty khi đó có thể từ chối thừa nhận việc đã thế chấp tài sản cho Ngân hàng hay không. Tôi xin chân thành cảm ơn tư vấn của Luật sư.

Trả lời: Theo thông tin bạn cung cấp tài sản mà công ty muốn thế chấp thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị công ty, tức giá trị nhỏ hơn 35% tổng gía trị tài sản công ty. Do đó, khi quyết định phê duyệt hợp đồng thì phải tiến hành cuộc họp hội đồng quản trị và lập biên bản cuộc họp theo quy định tại Điều 153, Điều 154 Luật doanh nghiệp năm 2014. Cụ thể:

Điều 153. Cuộc họp Hội đồng quản trị

....

8. Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành, nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

9. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp theo quy định tại khoản 10 Điều này.

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.

Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

10. Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.

Điều 154. Biên bản họp Hội đồng quản trị

1. Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Mục đích, chương trình và nội dung họp;

c) Thời gian, địa điểm họp;

d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

đ) Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

h) Các vấn đề đã được thông qua;

i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.

Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.

2. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

3. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực ngang nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.

Như vậy, để được thông qua một vấn đề, giao dịch tại cuộc họp Hội đồng quản trị thì phải được đa số thành viên tham dự phiên họp tán thành, sau khi lấy biểu quyết tán thành của các thành viên hội đồng thì người ghi biên bản sẽ lập biên bản hội đồng quản trị và trong biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và người ghi biên bản, không bắt buộc phải có chữ ký của tất cả các thành viên dự cuộc họp.

Theo đó, đối chiếu với trường hợp thực tế của bạn nếu
cuộc họp HĐQT được triệu tập hợp lệ để phê duyệt hợp đồng, giao dịch thế chấp tài sản công ty tại Ngân hàng và được đa số thành viên dự họp bỏ phiếu tán thành nghị quyết thì mặc dù biên bản không có chữ ký đầy đủ của thành viên hội đồng quản trị thì biên bản đó vẫn được xác định là có giá trị pháp lý. Nên việc phía Ngân hàng căn cứ vào biên bản họp để nhận thế chấp tài sản này của công ty là đảm bảo tính hợp pháp.

Trường hợp giả định: Nếu người chủ tọa phiên tòa và người thư ký tự lập biên bản họp hội đồng quản trị trong khi không có cuộc họp và cũng  không có sự biểu quyết đồng ý của các thành viên hội đồng hoặc có cuộc họp nhưng không được đa số thành viên trong cuộc họp bỏ phiếu tán thành thì đương nhiên biên bản đó không có giá trị, công ty có quyền khởi kiện tuyên biên bản vô hiệu. Trường hợp, biên bản này đã được dùng thế chấp tài sản công ty cho bên ngân hàng thì công ty có quyền khởi kiện tuyên giao dịch vô hiệu, không chấp nhận việc thế chấp tài sản của đối tượng trên. Đồng thời, việc ký kết này dẫn tới thiệt hại cho công ty thì người ký kết, cổ đông, người liên quan tới giao dịch phải liên đới bồi thường, hoàn trả cho công ty khoản lợi thu được từ việc giao kết hợp đồng trên theo quy định tại Khoản 4 Điều 162 Luật này.

Điều 162. Hợp đồng, giao dịch phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận

....

4. Hợp đồng, giao dịch bị vô hiệu và xử lý theo quy định của pháp luật khi được ký kết hoặc thực hiện mà chưa được chấp thuận theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này, gây thiệt hại cho công ty; người ký kết hợp đồng, cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có liên quan phải liên đới bồi thường thiệt hại phát sinh, hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.