Câu hỏi: Doanh nghiệp có thẩm quyền sao y bản chính không? Việc công ty tự ý đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn, giấy đăng ký kinh doanh…có giá trị pháp lý không? Luật Minh Gia tư vấn như sau:

1. Luật sư tư vấn về doanh nghiệp

Sao y bản chính là việc nhân bản tài liệu gốc ra làm nhiều bản sao khác nhau, được chứng thực là chính xác so với bản gốc. Vậy doanh nghiệp có thẩm quyền sao y bản chính các giấy tờ không? Đây là thắc mắc của rất nhiều bạn đọc và doanh nghiệp quan tâm. Nếu bạn và doanh nghiệp của bạn đang gặp phải vướng mắc liên quan đến vấn đề này, bạn cần tham khảo các quy định pháp luật về doanh nghiệp và chứng thực hoặc ý kiến của luật sư có chuyên môn. Trong trường hợp bạn không có thời gian tìm hiểu hoặc không có luật sư riêng, bạn hãy liên hệ Luật Minh Gia để chúng tôi giải đáp và hướng dẫn cụ thể.

Để được hỗ trợ, tư vấn pháp lý về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp, bạn hãy gửi câu hỏi cho chúng tôi hoặc
Gọi:
1900.6169
, để được tư vấn.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm tình huống mà Luật Minh Gia tư vấn dưới đây để có thêm kiến thức về pháp luật.

2. Doanh nghiệp có thể tự sao y bản chính giấy đăng ký kinh doanh không?

Nội dung tư vấn:
Chào Luật sư!Lời đầu tiên, xin được gửi lời chúc mừng năm mới tới Luật sư cũng như các cộng sự, chúc các anh/chị năm mới nhiều niềm vui, hạnh phúc. Xin phép nhờ Luật sư tư vấn giúp em một nội dung sau ạ: Theo em hiểu thì việc đóng dấu sao y bản chính sẽ:được thực hiện bởi chính công ty nếu tài liệu/văn bản đó do công ty phát hành (ví dụ như thông báo, quyết định....)  mà không cần sự chấp thuận/phê duyệt của cơ quan chức năng hoặc bên thứ 3; được thực hiện bởi cơ quan/tổ chức có thẩm quyền (văn phòng công chứng) đối với các tài liệu khác. Tuy nhiên, gần đây em có nghe được thông tin, đối với Giấy ĐKKD của doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể đóng dấu sao y và đóng dấu đỏ của doanh nghiệp. Em băn khoăn thông tin này có chính xác không ạ? Cảm ơn Luật sư.

Trả lời: Căn cứ vào Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:

“1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Chính phủ quy định chi tiết Điều này”.

Căn cứ Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền chứng thực giấy tờ từ bản chính ra bản sao như sau:

"Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

….

6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà."

Sao y bản chính là việc nhân bản tài liệu gốc ra làm nhiều bản sao khác nhau, được chứng thực là chính xác so với bản gốc. Theo các quy định trên, cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao y bản chính các tài liệu, văn bản gốc là các công chứng viên, người đại diện có thẩm quyền của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội ban hành văn bản được sao y, cơ quan nào đã ban hành văn bản thì cơ quan đó có thẩm quyền cấp bản sao văn bản. Vì vậy, đối với những văn bản do doanh nghiệp bạn ban hành thì doanh nghiệp của bạn có thẩm quyền cấp bản sao văn bản, còn đối với những tài liệu, văn bản khác không do doanh nghiệp ban hành thì doanh nghiệp bạn không có thẩm quyền được chứng thực sao y bản sao từ bản chính. Tóm lại, đối với Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp không thể đóng dấu sao y và đóng dấu đỏ của doanh nghiệp mà bạn phải đến các cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền để thực hiện việc sao y này.