Câu hỏi: Xin chào công ty Luật Minh Gia! Em có một số câu hỏi nhờ Công ty tư vấn giúp: Trong quá trình làm việc, công ty em có làm quyết định tăng/giảm lương cho một số nhân viên được đổi chức vụ, vị trí làm việc và quyết định cộng thêm tiền phụ cấp ngôn ngữ cho các nhân viên thi đậu trong kỳ thi ngôn ngữ của công ty tổ chức.

Các Quyết định tăng lương và phụ cấp này chỉ được ký tên của đại diện pháp lý công ty nhưng không được đóng dấu công ty. Như vậy cho em hỏi: 1. Việc quyết định chỉ được ký tên nhưng không có đóng dấu công ty thì có tính pháp lý không? (Nếu có hoặc không có tính pháp lý thì dựa theo điều khoản nào?). 2.Khi mức lương và phụ cấp ngôn ngữ thay đổi (theo các quyết định trên) có cần phải làm phụ lục HĐLĐ không? (nếu làm hoặc không làm thì dựa theo điều khoản nào?) Xin chân thành cảm ơn !

Trả lời: Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau.

1. Việc quyết định chỉ được ký tên nhưng không có đóng dấu công ty thì có tính pháp lý không? (Nếu có hoặc không có tính pháp lý thì dựa theo điều khoản nào?)

Khoản 1 điều 13 luật doanh nghiệp 2014 quy định:

“1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

Người đại diện theo pháp luật của Công ty thể hiện trong Giấy đăng ký kinh doanh (thường là Giám đốc), đại diện cho một cá nhân hay tổ chức nào đó thực hiện các giao dịch hay hành vi dân sự, hành chính …vì lợi ích của doanh nghiệp. Trong nội bộ, người đại diện theo pháp luật quyết định các vấn đề quan trọng như việc tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh, tổ chức nhân sự, quản lý, sử dụng tài khoản, con dấu của doanh nghiệp. Do vậy chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chính là một công cụ nhằm thể hiện tư cách cũng như đại diện cho chính họ cũng như cho doanh nghiệp (nếu giao dịch phát sinh vì lợi ích của doanh nghiệp) trong việc tham gia các giao dịch.

Khoản 3,4 điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 quy định:

“3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.”

Như vậy, pháp luật quy định không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải được đóng dấu. Chỉ bắt buộc sử dụng con dấu trong các trường hợp luật định hoặc điều lệ công ty có quy định, thỏa thuận giữa các bên. Văn bản, tài liệu của doanh nghiệp nếu không có con dấu thì cũng không vì thế mà không có giá trị. Việc xác định chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được căn cứ vào kết quả giám định, chữ ký mẫu hoặc các văn bản nội bộ của doanh nghiệp về phân định thẩm quyền.

Trường hợp bạn nêu, không có quy định pháp luật nào bắt buộc phải có con dấu của người đại diện pháp luật công ty trong quyết định tổ chức lại nhân sự, trừ trường hợp điều lệ công ty bạn bắt buộc phải đóng dấu. Vì thế quyết định được ký tên người đại diện pháp luật vẫn có giá trị pháp lý.

2. Khi mức lương và phụ cấp ngôn ngữ thay đổi (theo các quyết định trên) có cần phải làm phụ lục HĐLĐ không? (nếu làm hoặc không làm thì dựa theo điều khoản nào?)

Điều 35 Bộ luật lao động năm 2012 quy định sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động:

"…2.Trong trường hợp hai bên thỏa thuận được thì việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động được tiến hành bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.

3. Trong trường hợp hai bên không thoả thuận được việc sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động thì tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết."

Theo quy định trên khi mức lương và phụ cấp ngôn ngữ thay đổi cần phải sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động theo hai cách ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng mới.