Câu hỏi: Chào luật sư, Em làm kế toán bên một công ty mới thành lập. Bên em có một trường hợp như thế này ạ. Một anh nhân viên X lúc trước đi làm ở công ty A, đóng bảo hiểm được hơn một năm thì công ty phá sản. Sau đó, Anh X đi làm công ty B, đóng tiếp bảo hiểm được 4 năm thì nghỉ ở đó rồi qua công ty em làm. Anh ấy nói là đi lấy sổ bảo hiểm ở công ty B nhưng họ không kiếm ra sổ bảo hiểm ở đâu cả, vậy cho em hỏi đối với trường hợp anh X thì bên em nên hướng dẫn anh lấy lại sổ bao hiểm như thế nào ạ. Liệu bây giờ anh ấy có đóng bảo hiểm tiếp vào sổ cũ được hay không hay phải báo mất sổ bảo hiểm và đóng lại từ đầu. Nếu như không tìm lại được sổ bảo hiểm, anh ấy phải báo mất và đóng lại từ đầu thì anh X có được yêu cầu công ty B bồi thường khoản tiền đóng suốt 4 năm qua không? Và khi báo mất đóng lại từ đầu thì anh ấy cần cung cấp cho công ty nhừng giấy tờ gì và công ty cần làm những giấy tờ gì để nộp lên bảo hiểm ạ. Công ty em mới thành lập và giờ mới đang làm thang bảng lương nộp cho sở lao động. Mong được luật sư giải đáp thắc mắc của em ạ. Cảm ơn luật sư. Best regards!

Trả lời: Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế có quy định về cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, thẻ BHYT như sau:

“1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng

1.1. Thành phần hồ sơ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.”

Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động 2012 có quy định về trách nhiệm của người sử dụng khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”

Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 có quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

“5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Hiện nay pháp luật không có quy định cụ thể nào về việc người lao động hay người sử dụng lao động sẽ là người làm thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi bị mất. Tuy nhiên, căn cứ theo các quy định trên khi anh X nghỉ việc công ty B phải có trách nhiệm chốt sổ và trả sổ. Do đó, nếu người lao động của bạn chưa lấy sổ BHXH tại công ty cũ mà nay công ty cũ làm mất sổ thì bạn có thể hướng dẫn người lao động của mình về công ty cũ yêu cầu công ty cũ làm thủ tục cấp lại sổ mới gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội do trường hợp này người làm mất sổ là người sử dụng lao động.

Ngoài ra, việc anh X bị mất sổ bảo hiểm xã hội không ảnh hưởng tới thời gian mà anh X đã đóng bảo hiểm xã hội. Bốn năm đóng bảo hiểm xã hội của anh X tại công ty B vẫn sẽ được bảo lưu trên hệ thống dữ liệu của cơ quan bảo hiểm xã hội và không bị mất đi. Khi anh X đi làm tại công ty bạn và được đóng tiếp bảo hiểm thì thời gian đóng bảo hiểm được cộng nối tiếp vào với thời gian cũ. Ngoài ra, trong thời gian chờ công ty cũ cấp lại sổ BHXH anh X có thể cung cấp số sổ BHXH cho công ty bạn để công ty bạn làm thủ tục khai báo bảo hiểm và đóng cho anh X theo đúng quy định của Bộ luật lao động và Luật bảo hiểm xã hội.