Câu hỏi: Nhờ tư vấn pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính của doanh nghiệp. Xin chào công ty tư vấn luật Minh Gia! Em là T đến từ đơn vị công ty cổ Phần A.. Công ty em hiện tại đang mắc phải 1 trường hợp này nhờ chuyên gia tư vấn luật thủ tục hành chính tư vấn giúp em.

Ngày 03/08/2013 công ty em thay đổi giấy chứng nhận kinh doanh theo số: 011031000... Theo quy định của nhà nước thì khi thay đổi giấy chứng nhận kinh doanh đồng thời phải thay đổi con dấu nhưng do quá trình thực hiện công ty em đã không thay đổi con dấu .Vì vậy, hiện tại công ty vẫn đang dùng con dấu cũ với số: 01103200... theo số trong giấy kinh doanh cũ cấp ngày (28/11/2007) Hiện tại công ty chúng e đang muốn làm hồ sơ thay đổi dấu để trùng với giấy chứng nhận kinh doanh mới.

Vậy cho em hỏi?

1. Hồ sơ thay đổi mẫu dấu này bao gồm những loại giấy tờ nào?

2. Địa điểm nộp ở đâu?

3. Việc không thay đổi dấu trong thời gian 1 năm 3 tháng của công ty em có bị phạt ko? nếu phạt thì mức phạt là bao nhiêu?

4. Nội dung phạt quy đinh ở điều nào trong văn bản pháp luật?

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ thay đổi dấu là bao nhiêu ngày? Nhờ anh (chi) tư vấn giúp em .

Em xin chân thành cảm ơn!

Trả lời: Chào bạn! cám ơn bạn đã gửi câu hỏi tới công ty Luật Minh Gia,với thông tin câu hỏi bạn cung cấp chúng tôi xin được tư vấn như sau:

Vấn đề1: Thủ tục thay đổi con dấu:

- Chuẩn bị hồ sơ :
+ Công văn xin đổi dấu, nêu rõ lý do. Nếu không vì lý do hư hỏng, thay đổi thông tin doanh nghiệp thì nên ghi “Hết hạn đăng ký và sử dụng theo quy định tại Điều 14 Thông tư 21/2012/TT-BCA”.

+ Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận ĐKKD
+ Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận mẫu dấu
+ Giấy giới thiệu kèm CMND (bản sao, có chứng thực) của người được cử người liên hệ khắc dấu

- Theo quy định, hồ sơ xin khắc dấu phải nộp tại tại trụ sở Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Người được cử đi làm thủ tục khắc dấu phải có Giấy giới thiệu và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu. Đến hẹn, doanh nghiệp cử người đến trụ sở công an làm thủ tục trả dấu cũ và nhận dấu mới. Khi đi nhớ mang theo:
+ Bản chính Giấy chứng nhận mẫu dấu hiện hành
+ Con dấu đang sử dụng
+ Giấy giới thiệu kèm CMND của người đi trả dấu.

-
Số lượng hồ sơ:
01 bộ

-
Thời hạn giải quyết
:

+ 02 ngày đối với con dấu của các tổ chức kinh tế.

+ 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với các con dấu khác

Vấn đề 2: Việc công ty bạn không thay đổi dấu trong thời gian 1 năm 3 tháng:

Việc công ty bạn trong thời gian 1 năm 3 tháng trước có tiến hành thay đổi ĐKKD nhưng không thay đổi con dấu là sai vì:

Điều 14. Thời hạn sử dụng con dấu Theo Thông tư  số: 21/2012/TT-BCA

1.Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu

2. Trong thời hạn 05 (năm) năm, con dấu của các cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức thì cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị cơ quan Công an có thẩm quyền làm thủ tục đổi, cấp lại con dấu.

Theo như quy định trên trong thời hạn 5 năm con dấu của công ty bạn phải được cấp lại do công ty bạn tiến hành thay đổi ĐKKD (tức là có sự thay đổi nhất định về tên, trụ sở, mô hình tổ chức...).Công ty bạn đã vi phạm quy định trên vì không thay đổi con dấu khi thay đổi ĐKKD nên theo quy định tại Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP  thì mức phạt đối với công ty bạn như sau:

Điều 12. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;

b) Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Khắc các loại con dấu mà không có giấy phép khắc dấu hoặc các giấy tờ khác theo quy định;

b) Sử dụng con dấu chưa đăng ký lưu chiểu mẫu dấu hoặc chưa có giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;

c) Tự ý mang con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị mà không được phép của cấp có thẩm quyền;

d) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất con dấu đang sử dụng;

đ) Không đổi lại con dấu khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về việc đổi tên cơ quan, tổ chức dùng dấu hoặc đổi tên cơ quan cấp trên hoặc thay đổi về trụ sở cơ quan, tổ chức có liên quan đến mẫu dấu;

e) Không khắc lại con dấu theo mẫu quy định;

g) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu khi quyết định của cấp có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chấm dứt hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc tạm đình chỉ sử dụng con dấu;

h) Không thông báo mẫu dấu với các cơ quan có thẩm quyền trước khi sử dụng;

i) Không xuất trình con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Không nộp lại con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu hoặc không nộp con dấu theo đúng thời hạn khi có quyết định thu hồi của cơ quan có thẩm quyền;

b) Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc chữ ký của người không có thẩm quyền;

c) Mượn, cho mượn con dấu, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;

d) Sản xuất con dấu pháp nhân không đúng thủ tục theo quy định.

4. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Mang con dấu vào nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mà không có giấy phép hoặc không có giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;

b) Sử dụng trái phép con dấu mang từ nước ngoài vào Việt Nam;

c) Làm giả hồ sơ để làm thêm con dấu của cơ quan, tổ chức;

d) Khắc dấu giả hoặc sử dụng con dấu giả.

5. Hình thức xử phạt bổ sung:

a) Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi quy định tại Điểm a Khoản 2; Điểm d Khoản 3; Điểm c, d Khoản 4 Điều này;

b) Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề trong thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng đối với hành vi quy định tại Điểm a Khoản 2; Điểm d Khoản 3 Điều này.

6. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc thu hồi con dấu đối với hành vi quy định tại Điểm b, đ, e Khoản 2; Điểm c Khoản 3; Điểm c, d Khoản 4 Điều này;

b) Buộc thu hồi con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu đối với hành vi quy định tại Điểm g Khoản 2; Điểm a Khoản 3 Điều này;

c) Buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định đối với hành vi quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều này.

7. Người nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính quy định tại Khoản 3 và Khoản 4 Điều này, thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị áp dụng hình thức xử phạt trục xuất khỏi nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Như vậy để công ty bạn có thể tiếp tục việc kinh doanh thì cần phải hoàn tất việc thay đổi con dấu theo quy định của pháp luật.