Câu hỏi: Trước đây tôi có cho một chị gần nhà mượn hồ sơ đi làm, Sau này tôi có đi làm. Sau 1 năm nghỉ làm Tôi có đến cơ quan bhxh để làm chế độ hưởng trợ cấp bhxh 1 lần, nhưng được nhân viên thông báo là có đến 2 sổ bhxh và bị đóng trùng nên họ không giải quyết, họ yêu cầu tôi phải mang 2 sổ bhxh lên và họ huỷ 1 trong 2 sổ thì mới có thể hưởng bhxh 1 lần, còn không có 2 sổ thì không thể nào giải quyết được.

Tôi về có yêu cầu chị kia đưa sổ bhxh của chị, nhưng chị ta báo là đã bị mất. Vài tháng sau tôi đến bhxh báo là sổ trùng với tôi đã mất bây giờ tôi phải làm sao. Thì được nhân viên thông báo là đã ra quyết định được hưởng chế độ bhxh 1 lần đối với sổ bhxh trùng với tôi.  - Xin hỏi nhân viên bhxh đã làm đúng luật chưa, khi sổ bhxh bị đóng trùng chưa huỷ sổ trùng hay thoái trùng đã ra quyết định hưởng bhxh 1 lần. Làm tôi không thể hưởng bhxh 1 lần. Ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích cá nhân của riêng tôi. - Khi cho người đó hưởng chế độ bhxh 1 lần đã đúng chưa, khi họ không có chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu để có thể chứng minh họ là người trong sổ . Theo như tôi biết thì muốn hưởng chế độ bhxh 1 lần phải cung cấp đủ sổ hộ khẩu, chứng minh thư( nếu mất phải có đơn cớ mất do công an xã, phường xác nhận). - Nếu đúng luật, thì tại sao tôi là người đứng tên trong sổ bhxh thì không được nhận, yêu cầu có 2 sổ bhxh mới giải quyết. Trong khi người mượn hồ sơ đi làm lại có thể lấy được?

Trả lời: Thứ nhất,
về vấn đề cho mượn hồ sơ để xin việc:

Theo thông tin bạn cung cấp thì trước đây bạn có cho chị gần nhà mượn hồ sơ để đi làm và có tham gia BHXH. Sau đó, khi tiến hành thủ tục nhận BHXH 1 lần thì bạn không được cơ quan BHXH giải quyết với lý do có 2 sổ BHXH và có thời gian đóng trùng nhau.

Tuy nhiên, sau đó bạn phát hiện người mượn hồ sơ của bạn đã tự tiến hành thủ tục để hưởng BHXH thì căn cứ vào Khoản 7 Mục II Công văn 3663/BHXH - THU về trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động mượn, cho mượn hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội như sau:

“7. Trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ mượn, cho mượn hồ sơ tham gia BHXH:

7.1. Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại Công văn số 2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH.

NLĐ sau khi có Quyết định xử phạt của Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) và đã nộp phạt đúng quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/.../SO).

Tại Công văn số 2609/BHXH ghi nhận rõ:

1.2. Trường hợp người lao động mượn hồ sơ người khác để xin việc và đăng ký tham gia BHXH, nay xin điều chỉnh hồ sơ BHXH: chuyển Thanh Tra Sở xử lý vi phạm theo NĐ 86/2010/NĐ-CP của Chính phủ (mẫu VP5).

Như vậy theo các quy định trên thì người mượn hồ sơ của bạn khi đi điều chỉnh hồ sơ BHXH thì sẽ bị xử phạt hành chính theo khoản 5 Điều 27 Nghị định 95/2013/NĐ-CP:

Điều 27. Vi phạm quy định về lập hồ sơ để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội

Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người lao động có hành vi kê khai không đúng sự thật hoặc sửa chữa, tẩy xóa những nội dung có liên quan đến việc hưởng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp.

Sau khi có quyết định xử phạt thì sẽ tiến hành điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH.

Tuy nhiên, theo như bạn trình bày thì người mượn sổ của bạn đã đi tiến hành thủ tục hưởng BHXH 1 lần thì trong trường hợp này nếu bạn không liên lạc được với họ để yêu cầu tiến hành làm thủ tục điều chỉnh nhân thân thì căn cứ vào điểm 7.2 Mục II Công văn 3663/BHXH bạn cần tiến hành theo thủ tục sau:

7.2. Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:

- Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.

- Nộp hồ sơ giải quyết theo PGNHS gộp sổ (304/.../SO).

- Bộ phận thu nhập quá trình tham gia BHXH do nơi khác quản lý mà NLĐ không thừa nhận (nếu có).

- Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ NLĐ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Nếu sổ không thừa nhận đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp thì khóa phương án CT, TT và lập biên bản hủy số sổ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”.

Thứ hai
, về việc cơ quan bảo hiểm thanh toán cho người mượn sổ:

Hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội một lần được quy định tại Điều 109 Luật Bảo hiểm xã hội 2014:

1. Sổ bảo hiểm xã hội.

2. Đơn đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội một lần của người lao động.

3. Đối với người ra nước ngoài để định cư phải nộp thêm bản sao giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam hoặc bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng một trong các giấy tờ sau đây:

a) Hộ chiếu do nước ngoài cấp;

b) Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp có xác nhận việc cho phép nhập cảnh với lý do định cư ở nước ngoài;

c) Giấy tờ xác nhận về việc đang làm thủ tục nhập quốc tịch nước ngoài; giấy tờ xác nhận hoặc thẻ thường trú, cư trú có thời hạn từ 05 năm trở lên của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp.

4. Trích sao hồ sơ bệnh án trong trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 Điều 60 và điểm c khoản 1 Điều 77 của Luật này.

5. Đối với người lao động quy định tại Điều 65 và khoản 5 Điều 77 của Luật này thì hồ sơ hưởng trợ cấp một lần được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.

Như vậy, để hưởng BHXH 1 lần thì cần có các giấy tờ sau:

– Sổ bảo hiểm xã hội.

– Đơn đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội một lần của người lao động (Mẫu 14-HSB).

– Chứng minh thư nhân dân bản chính.

– Sổ hộ khẩu (nếu nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi có hộ khẩu), sổ tạm trú (nếu nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi tạm trú).

Đối với trường hợp của bạn thì cần đến cơ quann BHXH yêu cầu cơ quan bảo hiểm xem lại quá trình thanh toán BHXH 1 lần cho người mượn sổ, xem xét khi nộp hồ sơ người đó có xuất trình được những giấy tờ đúng theo quy định của pháp luật không.