Câu hỏi: :Xin chào công ty Luật Minh Gia,   Xin vui long tư vấn giúp mình trường hợp nghỉ phép năm của công ty mình như sau:   Do công ty mình là công ty dịch vụ và chưa có phần mềm quản lý ngày nghỉ phép năm. Do đó công ty mình có chính sách là: đối với các ngày nghỉ phép của nhân viên sẽ trừ vào lương trước, đến khi cuối năm, hoặc khi nhân viên nghỉ sẽ hoàn lại ngày phép sau. Như vậy theo luật quy định thì một nhân viên làm đủ 12 tháng sẽ có 12 ngày phép năm.  Nhưng trong công ty mình có trường hợp, có những nhân viên nghỉ nhiều hơn 12 ngày phép, nghĩa là sẽ có tháng họ không làm đủ tháng cho công ty, thì trường hợp đó họ có được hưởng chế đô 12 ngày phép này hay không?

Giả sử mỗi tháng họ cứ nghỉ 2-3 ngày, tổng số ngày nghỉ trong năm lên đến 30 ngày. Mặc dù lúc nghỉ, họ đã bị trừ vào lương, nhưng đến cuối năm, họ có còn đủ điều kiện để nhận được chế độ 12 ngày phép năm của công ty hay không?Cá nhân mình nghỉ là trường hợp này người lao động không đủ điều kiện để được nhận chế độ 12 ngày phép năm vì họ không làm đủ 12 tháng theo quy định (và như vậy công ty không phải hoàn tiền 12 ngày phép cho người lao động đó).   Xin hỏi nếu trường hợp này công ty không hoàn tiền 12 ngày phép thì có vi phạm luật lao động hay không?   Hoặc một ví dụ khác, giả sử một người lao động nghỉ tổng cộng 15 ngày phép trong năm, trong khi họ chỉ được 12 ngày phép. Như vậy có 3 ngày họ nghỉ vượt mức cho phép. Nghĩa là có khả năng 3 tháng họ không làm đủ tháng cho công ty. Vậy công ty có thể chỉ hoàn 9 ngày phép cho người lao động này (thay vì 12 ngày phép) được không?   Nhờ công ty tư vấn giúp mình.   Xin cảm ơn.

Trả lời: Thứ hai, về xác định ngày nghỉ phép năm

Bộ luật lao động 2012 quy định:

Điều 111. Nghỉ hằng năm

1. Người lao động có đủ 12 tháng làm việc cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

a) 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;

b) 14 ngày làm việc đối với người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có có điều kiện sinh sống khắc nghiệt theo danh mục do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành hoặc lao động chưa thành niên hoặc lao động là người khuyết tật;

c) 16 ngày làm việc đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có điều kiện sinh sống đặc biệt khắc nghiệt theo danh mục do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành.

2. Người sử dụng lao động có quyền quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và phải thông báo trước cho người lao động.

3. Người lao động có thể thoả thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần

Theo đó, việc công ty có thể thỏa thuận với người lao động để bố trí ngày phép năm cho người lao động nhưng ngày nghỉ đó công ty vẫn trừ tiền lương cho người lao động là trái với quy định pháp luật (mặc dù kết thúc năm tài chính vẫn thanh toán đủ cho NLĐ) nhưng khi thanh tra phát hiện thì vẫn bị xử lý theo Nghị định 95/2013/NĐ-CP Về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động. Do đó, đơn vị cần xác định rõ ngày nghỉ hằng năm của NLĐ, khi đã xác định thì ngày nghỉ đó phải tính hưởng nguyên lương, không được tính cộng dồn để bù trừ .

Điều 14. Vi phạm quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

...

2. Phạt tiền người sử dụng lao động có hành vi vi phạm quy định về nghỉ hằng tuần, nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, tết theo các mức sau đây:

a) Từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

..

Thứ hai, về trả tiền phép cho người lao động chưa làm đủ 12 tháng.

'
Điều 114. Thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ

1. Người lao động do thôi việc, bị mất việc làm hoặc vì các lý do khác mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ.

2. Người lao động có dưới 12 tháng làm việc thì thời gian nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số thời gian làm việc. Trường hợp không nghỉ thì được thanh toán bằng tiền.''

Và Nghị định số 05/2015/NĐ-CP:

Điều 26. Tiền lương làm căn cứ để trả lương cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, tết, nghỉ việc riêng có hưởng lương, tạm ứng tiền lương và khấu trừ tiền lương
...

3. Tiền lương làm căn cứ trả cho người lao động trong những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm tại Điều 114 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

a) Đối với người lao động đã làm việc từ đủ 06 tháng trở lên là tiền lương bình quân theo hợp đồng lao động của 06 tháng liền kề trước khi người lao động thôi việc, bị mất việc làm. Đối với người lao động chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm vì các lý do khác là tiền lương bình quân theo hợp đồng lao động của 06 tháng liền kề trước khi người sử dụng lao động tính trả bằng tiền những ngày chưa nghỉ hằng năm;

b) Đối với người lao động có thời gian làm việc dưới 06 tháng là tiền lương bình quân theo hợp đồng lao động của toàn bộ thời gian làm việc.
4. Tiền lương tính trả cho người lao động trong những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm là tiền lương quy định tại Khoản 3 Điều này chia cho số ngày làm việc bình thường theo quy định của người sử dụng lao động của tháng trước liền kề trước thời điểm người sử dụng lao động tính trả, nhân với số ngày chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm.

Như vậy, kể cả những người làm việc khổng đủ 12 tháng trong năm cũng vẫn được hưởng phép năm tính theo thời gian thực tế họ làm việc. Nếu tính ra số ngày nghỉ trong năm của người lao động vượt quá số ngày họ nghỉ thì những ngày vượt quá được tính là số ngày họ nghỉ không hưởng lương.