Câu hỏi: Luật sư tư vấn trường hợp Công ty muốn mở rộng hoạt động kinh doanh thì nên mở chi nhánh hay văn phòng đại diện và thủ tục được tiến hành như thế nào? Nội dung cụ thể như sau:

Kính gửi công ty Luật Minh Gia!

Tôi có một thắc mắc muốn được luật sư tư vấn như sau:

Công ty tôi có trụ sở chính tại Hà Nội, trong năm tới công ty tôi có mở một nhà máy sản xuất gạch trong Cam Ranh Khánh Hòa, vậy luật sư cho tôi hỏi liệu công ty tôi có phải mở chi nhánh trong đó không hay chỉ cần mở 1 văn phòng đại diện là đủ. Mọi hạch toán kế toán thực hiện ngoài Hà Nội có được không.

Tôi xin cảm ơn luật sư và kính chúc công ty Minh Gia ngày càng phát triển hơn nữa.

Trả lời: Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2005 quy định về chi nhánh và văn phòng đại diện như sau:

Điều 37. Văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

1. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

2. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Địa điểm kinh doanh là nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện. Địa điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.

4. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh phải mang tên của doanh nghiệp, kèm theo phần bổ sung tương ứng xác định chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh đó.

5. Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện, chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính. Trình tự và thủ tục lập chi nhánh, văn phòng đại diện do Chính phủ quy định.

Từ quy định của pháp luật có thể thấy văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn  ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp. Còn đối với chi nhánh, chi nhánh ngoài có chức năng đại diện theo ủy quyền còn được phép kinh doanh và ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong mail gửi đến, bạn có trình bày là muốn mở một nhà máy sản xuất gạch trong Cam Ranh, Khánh Hòa, căn cứ vào điểm này thì bạn phải thành lập chi nhánh tại Cam Ranh, Khánh Hòa. Tại Nghị định 43/2010/NĐ-CP hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp quy định vấn đề đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện như sau:

Điều 33. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh

1. Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện:

Khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Nội dung thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

c) Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;

d) Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;

đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;

e) Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 24 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;

g) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo thông báo quy định tại khoản này, phải có:

- Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 24 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;

Đối với chi nhánh kinh doanh các ngành, nghề phải có chứng chỉ hành nghề thì phải có thêm bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh hoặc của cá nhân khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

2. Thông báo lập địa điểm kinh doanh:

Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính. Doanh nghiệp chỉ được đặt địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo nơi đặt địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Nội dung thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh);

c) Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh;

d) Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh;

đ) Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 24 Nghị định này của người đứng đầu địa điểm kinh doanh;

e) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

3. Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để yêu cầu mã số chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, sau đó cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc ghi bổ sung địa điểm kinh doanh vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp.

4. Trường hợp doanh nghiệp lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

5. Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

Trong thời hạn ba mươi ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Để tiến hành đăng ký hoạt động chi nhánh bạn cần tiến hành những bước sau:

Bước 1
: Gửi thông báo lập chi nhánh tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh. Thông báo phải có những nội dung sau: mã số doanh nghiệp, tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, tên chi nhánh dự định thành lập, địa chỉ trụ sở chi nhánh, nội dung phạm vi hoạt động của chi nhánh, họ tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh.

Kèm theo thông báo trên, cần có quyết định bằng băn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh.

Bản sao hơp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh

Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh như chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu

Bước 2
: Nộp hồ sơ bao gồm những giấy tờ trên tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Bước 3
: Doanh nghiệp lập chi nhánh tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì trong thời hạn bảy ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp thì chi nhánh sẽ có mã số doanh nghiệp riêng đồng thời cũng sẽ có mã số thuế riêng. Hiện nay pháp luật không có quy định về vấn đề chi nhánh buộc phải hạch toán cùng với trụ sở chính hay phải hạch toán riêng. Việc hạch toán chung hay riêng là tùy thuộc vào mong muốn quản lý của chủ sở hữu doanh nghiệp. Do vậy nếu có mong muốn quản lý doanh nghiệp chặt chẽ tránh thất thoát bạn có thể thực hiện hạch toán tại trụ sở chính ở Hà Nội.