Câu hỏi: Công chứng không cần bản gốc, dùng bản chụp có được không?

Trả lời: 1. Công chứng là gì?

Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”.

Theo đó, công chứng là việc mà chỉ có công chứng viên - người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng thì mới được phép công chứng và văn bản công chứng đó mới có giá trị pháp lý. Người công chứng viên này sẽ thực hiện việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của các hợp đồng, giao dịch và bản dịch – phải công chứng theo quy định pháp luật hoặc theo sự mong muốn, nhu cầu của cá nhân, tổ chức.

2. Bản chụp là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014:

“

Bản sao

quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.”

Hay Khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

“

“Bản sao”

là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.”

Theo đó bản chụp mà có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc thì được xem là bản sao. Và bài viết sẽ không đề cập đến bản chụp mà không có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc vì chắc chắn nó không đủ điều kiện để dùng trong công chứng. Do vậy, xuyên suốt bài viết sẽ dùng cụm từ “bản sao” thay cho “bản chụp” để phù hợp với quy định của pháp luật và ngôn ngữ pháp lý.

3. Công chứng có cần bản gốc không?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014:

“Điều 40. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

…”

Như vậy, theo quy định chung về thủ tục công chứng thì hồ sơ không cần phải có bản gốc các loại giấy tờ cần trong hồ sơ công chứng. Vì những đối tượng cần công chứng thường là những đối tượng được lập ngay ở Văn phòng công chứng để thực hiện công chứng hoặc đó chỉ là dự thảo hay được viết ra, dịch ra mang tới Văn phòng công chứng để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức,… mà không phải là những bản gốc đã có giá trị pháp lý rồi. Ngoài ra, vì đối tượng công chứng thường chưa có hoặc chỉ là dự thảo, văn bản, giấy tờ được dịch nên nếu đề cập đến bản sao thì sẽ chỉ thường nhắc đến các loại giấy tờ xuất trình kèm khi công chứng như: Giấy tờ tùy thân, Giấy chứng nhận quyền sở hữu,….mà khi công chứng là để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức,… chứ không phải để xác định giá trị pháp lý của các giấy tờ này. Nên khi công chứng thì chúng ta không cần phải cung cấp các bản gốc mà chỉ cần bản sao đối với các loại giấy tờ xuất trình kèm theo đối tượng cần công chứng.

Vốn dĩ có thắc mắc như này là mọi người vẫn còn nhầm lẫn giữa

công chứng

và

chứng thực

. Vì vậy, dưới đây chúng tôi sẽ giúp mọi người phân biệt giữa công chứng và chứng thực.

4. Sự khác biệt giữa

công chứng

và

chứng thực

TIÊU CHÍ

CÔNG CHỨNG

CHỨNG THỰC

Căn cứ pháp lý

Luật công chứng năm 2014

Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Khái niệm

Công chứng

là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Chứng thực gồm 4 hoạt động sau:

- “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

- “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

- “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Hình thức

Văn bản công chứng

là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật này.

“Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định này.

Thẩm quyền

Tổ chức hành nghề công chứng:

Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Được thực hiện bởi công chứng viên.

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp.

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn: Chủ tịch, Phó Chủ tịch.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự.

- Phòng công chứng, Văn phòng công chứng: Công chứng viên.

Giá trị pháp lý

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Đặc điểm

- Dựa vào nội dung và những quy định của pháp luật để công chứng.

- Dựa vào bản gốc – đã có giá trị pháp lý để chứng thực cho bản sao. Từ đó bản sao sẽ có giá trị mang bản gốc.