Câu hỏi: Vấn đề chốt sổ bảo hiểm xã hội và điều kiện đóng bảo hiểm xã hội là luôn là quan tâm của người lao động khi ký kết hợp đồng. Những thắc mắc về quyền lợi, điều kiện đóng bảo hiểm xã hội như việc chốt sổ, điều kiện để đóng bảo hiểm, … luôn được người lao động và người sử dụng lao động quan tâm. Công ty Luật Minh Gia giải đáp những thắc mắc trên như sau:

1. Luật sư tư vấn về bảo hiểm xã hội

Vấn đề chốt sổ bảo hiểm xã hội xảy ra khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động để có căn cứ xác định người sử dụng lao động đã ngừng đóng bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp khi người lao động nghỉ việc thường không chốt sổ bảo hiểm xã hội. Quyền lợi của người lao động là được đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp và khi chấm dứt hợp đồng doanh nghiệp có trách nhiệm chốt sổ và trả lại toàn bộ giấy tờ, sổ bảo hiểm xã hội,...

Nếu bạn đang gặp phải khó khăn, vướng mắc trong quá trình chốt sổ bảo hiểm xã hội và chưa nắm rõ các quy định của pháp luật về bảo hiểm, bạn hãy gọi đến tổng đài
1900.6169
của Luật Minh Gia để chúng tôi có thể giải đáp cho bạn.

2. Hỏi về chốt và đóng bảo hiểm xã hội

NỘI DUNG TƯ VẤN:
Dear Luật sư công ty Luật Minh Gia, năm 2017 cho hết 5/2018 e có làm ở công ty vận tải biển. Em nghỉ và chuyển công ty mới mà sổ bảo hiểm em không chốt ở công ty cũ mà sau khi em qua công ty mới em có đóng bhxh ngay sau tháng em chuyển qua cty mới (liên tục) luôn. Bây giờ công ty mới chốt sổ vì hết việc. Vậy cho e hỏi vấn đề chưa chốt sổ ở công ty vận tải biển cũ trước đó có ảnh hưởng gì đến sổ bhxh của e không ạ? Và công ty mới giờ chốt sổ có tính liên tục vào sổ cho em cả thời gian trước không? Em cảm ơn.

Trả lời: Căn cứ theo Điều 47 Bộ luật lao động 2012 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi
chấm dứt hợp đồng lao động
như sau:

“2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động…”

Như vậy, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ hiểm xã hội cho người lao động. Khi bạn làm việc tại công ty mới nhưng chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội ở công ty trước đây thì quá trình đóng BHXH ở công ty mới của bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đóng tiếp BHXH trên số BHXH đã được cấp.

Về việc chốt sổ ở công ty cũ, theo Khoản 3 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH (hiệu lực từ ngày 01/07/2017) quy định về việc ghi, xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong sổ bảo hiểm xã hội như sau:

"... 3.2. Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.

Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH".

Như vậy, người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng đủ các khoản bảo hiểm theo quy định. Cơ quan bảo hiểm xác nhận thời gian đóng BHXH trên cơ sở người lao động đóng đến đâu xác nhận đến đó; Quy định trên cũng được hiểu, người lao động hoặc người sử dụng lao động có thể liên hệ cơ quan BHXH để chốt sổ BHXH khi đã báo giảm lao động.

Hồ sơ người lao động tự chốt sổ BHXH tương tự hồ sơ chốt sổ của doanh nghiệp nhưng kèm thêm đơn đề nghị và bản giải trình, cụ thể:

+ Báo giảm lao động tham gia BHXH:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH),

- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.

+ Chốt sổ BHXH:

- Đơn đề nghị chốt sổ BHXH,

- Văn bản giải trình (trình bày ngắn gọn quá trình tham gia BHXH tại công ty, giải thích lý do để chốt sổ BHXH ...)

- Sổ BHXH (+ các tờ rời, nếu có),

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH)

Hồ sơ nộp trực tiếp tại Cơ quan BHXH nơi người lao động đang đóng BHXH.

Về việc cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội, Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định:

“4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”

Theo quy định trên, một người không được phép có nhiều sổ bảo hiểm, nếu có từ 2 sổ trở lên thì buộc phải thu hồi và làm
thủ tục gộp sổ bảo hiểm
. Do đó, bạn có 02 sổ bảo hiểm xã hội thì phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH, đảm bảo quyền lợi của bạn sau này.