Câu hỏi: Luật sư tư vấn về việc doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động chưa chốt và nộp nổ bảo hiểm cho công ty. Cụ thể như sau:

Nội dung yêu cầu tư vấn:
Xin chào, Theo tôi được biết thì công ty phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động sau khi ký kết hợp đồng chính thức. Trong trường hợp người lao động đã có sổ bhxh ở công ty khác, nhưng không rõ vì lý do gì người lao động chưa nộp lại sổ bhxh đó cho công ty chúng tôi dù đã nhắc nhở nhiều lần.Xin cho tôi hỏi trong trường hợp này công ty có được hoãn đóng bhxh cho người lao động đó cho đến khi nhận được sổ hay không? Hay công ty sẽ đóng vào số sổ bhxh tra cứu được từ cơ quan bhxh, nhưng nếu sau này lao động đó nghỉ việc nhưng công ty vẫn chưa nhận được sổ bhxh để chốt sổ cho lao động đó thì phải giải quyết thế nào nếu phát sinh tranh chấp? Xin chân thành cám ơn!

Trả lời: Theo quy định tại công văn 3663/BHXH-THU có quy định như sau :

"II. Trình tự giải quyết hồ sơ liên quan đến gộp sổ BHXH tại các Phòng nghiệp vụ hoặc các bộ phận (dưới đây gọi tắt là Bộ phận ) thu ,cấp số thẻ ,chế độ BHXH ,kế hoạch tài chính .

Để hạn chế tối đa việc cấp số sổ trùng cho NLĐ tham gia BHXH, cán bộ xử lý nghiệp vụ phải căn cứ số chứng minh nhân dân (CMND) của NLĐ, rà soát các kho dữ liệu trong quá trình giải quyết hồ sơ.

1.Trình tự giải quyết hồ sơ cấp số sổ BHXH mới

Bộ phận Thu tiếp nhận hồ sơ tăng mới của đơn vị, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ cho NLĐ.

- Chỉ cấp số sổ mới nếu không phát hiện được NLĐ có bất kỳ số sổ nào.

- Trường hợp phát hiện NLĐ đã có 1 số sổ hợp lệ (không tính các số sổ tạm, số sổ không đủ 10 ký tự theo quy định ...) thì ghi nhận tăng mới BHXH theo số sổ đó. Nếu phát hiện NLĐ có nhiều số sổ, thì tạm thời lấy số sổ do BHXH Thành phố cấp sau cùng và kèm theo phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV chuyển đơn vị.

- Trường hợp không phát hiện số sổ nào, nhưng trong phần khai báo tăng mới BHXH, đơn vị có ghi số sổ cũ (kể cả số sổ do tỉnh, thành phố khác cấp), thì dùng số sổ của đơn vị khai báo nhưng phải có sổ photo kèm theo."

Nếu người lao động vẫn chưa nộp lại sổ BHXH từ doanh nghiệp cũ thì công ty của bạn vẫn đóng BHXH cho người lao động theo số sổ bảo hiểm của người lao động đã có.Doanh nghiệp mới cần yêu cầu người lao động khai báo số sổ bảo hiểm để công ty tiếp tục đóng BHXH trên sổ đó.

.

Điều 46. Cấp và quản lý sổ BHXH - Quyết định 959/BHXH quy định:

"5. Xử lý một số tình huống trong công tác cấp sổ BHXH

5.1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.

5.2. Một số sổ BHXH được cấp cho 2 hay nhiều người thì cơ quan BHXH giữ lại số sổ BHXH đã cấp cho người có thời gian tham gia BHXH sớm nhất, các sổ BHXH còn lại thực hiện thu hồi và cấp lại theo số sổ mới. Trường hợp người tham gia BHXH sau đã giải quyết chế độ BHXH thì tất cả các sổ còn lại cấp lại theo số sổ BHXH mới.

5.3. Trường hợp người tham gia chỉ mất hoặc hỏng 01 hoặc một số tờ rời: Giám đốc BHXH quyết định việc in lại các tờ rời bị mất hoặc in lại tờ rời từng giai đoạn bị mất và phải đảm bảo đầy đủ thời gian, mức đóng BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHTN chưa hưởng các chế độ của người lao động.

5.4. Người đã hưởng BHXH một lần nếu còn thời gian tham gia BHTN chưa hưởng thì cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần thực hiện cấp lại và chốt sổ BHXH thời gian tham gia BHTN chưa hưởng.

5.5. Trường hợp người lao động hưởng trợ cấp thất nghiệp sai quy định, thực hiện điều chỉnh và ghi, chốt lại sổ BHXH.

5.6. Trường hợp cơ quan BHXH làm mất hoặc hỏng sổ BHXH thì cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp lại sổ BHXH.

5.7. Sổ BHXH thu hồi phải lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ BHXH."

Do đó ,mỗi người lao động chỉ được cấp 1 sổ BHXH làm cơ sở để đóng BHXH ,vì vậy bạn cần yêu cầu người lao động nộp lại sổ BHXH đã được cấp để công ty bạn làm thủ tục đóng BHXH và chốt sổ BHXH khi người lao động thôi việc .