Câu hỏi: Dạ em chào công ty, em là giáo viên và đang có một số rắc rối về BHXH cần tư vấn, mong công ty có thể giải thích giúp em. Em làm ở trường cũ, trường nhà nước, sau đó vì lý do gia đình em xin nghỉ việc, có viết đơn xin nghỉ và nộp lại thẻ BHYT cho nhà trường, nhà trường cho em nghỉ nhưng lai ko đưa lại sổ BH cho em, lúc đó em ko biết những thủ tục liên quan đến BH nên ko nghĩ nó sẽ phức tạp như thế này, sau đó em làm ở trường mới, nhà trường đóng BH cho em thì thông báo e đã có sổ và trường cũ chưa chốt sổ, em liên hệ tới trường cũ để lấy sổ thì nhà trường chỉ đưa em tờ bìa. Em nộp tờ bìa và nghĩ răng đó là sổ, trường cũ bảo là em làm lại sổ mới đi, em nghĩ là làm sổ mới dc nên nộp tờ bìa cho trường mới và nói làm sổ mới cho em.

Sau một năm làm việc, trường mới vẫn đóng bảo hiểm cho em, đến khi kế toán bảo là trường làm mất tờ bìa của em rồi, phải đi làm lại, em làm lại phải tới trường cũ làm, xong rồi e cũng được cấp lại tờ bìa, yêu cầu chốt sổ, em không biết phải làm sao, chị kế toán trường cũ đã không còn làm việc ở trường cũ nữa nên rất khó cho em. Bây giờ em muốn hỏi: liệu em tự làm hồ sơ chốt sổ rồi nhờ trường cũ đóng dấu có được ko ạ? Hồ sơ chốt sổ có nhưng gì và em nhờ trường mới làm hồ sơ rồi gửi trường cũ đóng dấu được ko ạ?  Em xin cảm ơn công ty ạ!

Trả lời: Tại Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 quy định như sau:

"3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”.

Bên cạnh đó, Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 có quy định:

“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, theo quy định trên, người lao động không thể tự đi chốt sổ BHXH. Trách nhiệm này thuộc về người sử dụng lao động. Trường hợp, cơ quan bạn không chốt sổ BHXH, bạn có thể liên hệ với Phòng Lao động- Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ.

Tại Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định như sau:

4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Căn cứ theo quy định trên thì mỗi người chỉ có 1 cuốn sổ bảo hiểm xã hội. Nếu có từ 2 sổ thì phải làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Do đó, trong trường hợp này, bạn cần liên hệ với bên phía trường cũ để yêu cầu trường cũ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội sau đó mới làm thủ tục gộp sổ.

Về hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội:

Căn cứ Khoản 2 Điều 27 Quyết định 595/QĐ- BHXH quy định:

“2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH

2.1. Thành phần hồ sơ

a) Người tham gia

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01).

b) Đơn vị: Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

2.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.”.

Như vậy, để gộp sổ bảo hiểm xã hội bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

+) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH (Mẫu TK1-TS);

+) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

+) Hai sổ BHXH đã cấp.

----------------------

Ngoài ra, bạn tham khảo nội dung tư vấn áp dụng VBPL tại thời điểm gửi câu hỏi như sau:

Tình huống của bạn xoay quanh việc người lao động thực hiện thủ tục tự chốt sổ bảo hiểm xã hội khi chấm dứt hợp đồng lao động. Quyết định số 1111/QĐ-BHXH quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế quy định về vấn đề này như sau:

Điều 19. Báo giảm lao động và xác nhận sổ BHXH đối với các trường hợp ngừng việc

Các trường hợp người lao động di chuyển nơi tham gia BHXH, BHYT; ngừng việc, chuyển công tác, nghỉ hưởng chế độ BHXH, BHTN ….:

1. Thành phần hồ sơ:

1.2. Người lao động

a) Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc vừa hết thời hạn.

b) Sổ BHXH.

c) Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (trừ trường hợp chết).

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Như vậy bạn hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội ở trường cũ với thành phần hồ sơ như trên. Sau khi chốt sổ xong và nhận sổ bảo hiểm từ trường cũ, bạn có thể yêu cầu trường mới thực hiện đóng tiếp bảo hiểm xã hội vào sổ cũ này cho mình, gộp 2 sổ bảo hiểm mới và cũ hoặc yêu cầu làm lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp trường mới làm mất sổ bảo hiểm cũ của bạn. Trường bạn phải có trách nhiệm làm lại sổ mới trong trường hợp làm mất sổ của bạn và bạn chỉ phải có trách nhiệm đi chốt sổ bảo hiểm xã hội cũ.