Câu hỏi: Chào Luật Minh Gia, vui lòng cho tôi hỏi và hướng dẫn tôi về thủ tục hủy hóa đơn giá trị gia tăng khi doanh nghiệp của tôi không tiếp tục sử dụng nữa, và mẫu biên bản hủy hóa đơn như thế nào? Tôi xin cảm ơn.

Trả lời: Cảm ơn chị đã tin tưởng gửi đề nghị tư vấn đến chúng tôi, nội dung chị hỏi chúng tôi tư vấn như sau:

Thủ tục huỷ hoá đơn GTGT không tiếp tục sử dụng được quy định tại điểm d khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

"Điều 29. Hủy hóa đơn

...

3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

...

d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

..."

Như vậy, chị cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định trên và lưu lại doanh nghiệp. Riên thông báo kết quả huỷ hoá đơn (
Mẫu: TB03/AC
Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính)
chị lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.

Tư vấn và hướng dẫn quy định về Biên bản hủy hóa đơn Giá trị gia tăng

2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn GTGT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

----

BIÊN BẢN HUỶ HOÁ ĐƠN

- Căn cứ vào hợp đồng .... ngày .... tháng .... năm ....... ký giữa Công ty Cổ phần A và Công ty TNHH B về việc ...

- Căn cứ vào thực trạng hoá đơn GTGT số ...... ngày .../.../.... mà Công ty Cổ phần A đã cấp cho Công ty TNHH B;

- Hôm nay, ngày .... tháng .... năm ..... Tại Trụ sở Công ty ...

Chúng tôi gồm có:

BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN A

Địa chỉ: …………………………….....

Mã số thuế: …………………………..

Đại diện: ……………………………....

Tài khoản số :…………………………

BÊN B: CÔNG TY TNHH B

Địa chỉ: ……………………………........

Mã số thuế: ……………………………..

Đại diện: ……………………………........

Tài khoản số  :…………………………….

Hai bên cùng nhau xác nhận việc huỷ bỏ hoá đơn GTGT số 0123/GTGT ngày .../.../...... mà Công ty Cổ phần A đã cấp cho Công ty TNHH B

1.  Lý do huỷ bỏ hoá đơn.

Do đơn giá ghi trên hoá đơn không đúng theo như hợp đồng đã ký giữa hai bên, và khối lượng còn thiếu.

2.  Cam kết.

+   Công ty Cổ phần A đã cấp cho Công ty TNHH B cam kết không sử dụng hoá đơn GTGT số 0123/GTGT ngày .../.../....  trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+   Công ty Công ty TNHH B cam kết không kê khai thuế GTGT đầu vào đối với hoá đơn số GTGT số 0123/GTGT mà Công ty Cổ phần A đã viết và xuất cho Công ty TNHH B.

+   Nếu có sự sai trái trong việc kê khai thuế của hoá đơn trên, Công ty TNHH B hoàn toàn chịu trách nhiệm

+   Liên 2 của hoá đơn số 0123/GTGT ngày .../.../....  được hoàn trả lại cho Công ty Cổ phần B

Biên bản được lập thành hai bản, có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ một bản

ĐẠI DIỆN BÊN A                                  ĐẠI DIỆN BÊN B

---

3. Tự hủy hóa đơn giá trị gia tăng liên 2 có vi phạm không?

Câu hỏi:

Em có mua hàng của Công ty V, Công ty có lập hóa đơn GTGT cho em nhưng em đã làm mất. Với giá trị hàng hóa dịch vụ nhỏ (200.000 đồng thuế VAT 20.000 đồng ) nên em thấy không cần thiết để kê khai thuế, do đó em tự hủy hóa đơn.

Cho em hỏi: Việc làm này của em có ảnh hưởng gì cho công ty em không? Hóa đơn GTGT liên 2 bên mua tự hủy thì bên bán vẫn kê khai bình thường được chứ? Em cảm ơn!

TRẢ LỜI:

Tại Điều 22 Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài chính có quy định về việc xử lý trường hợp mất hóa đơn như sau:

“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.”

Với trường hợp của bạn, hóa đơn có giá trị hàng hóa dịch vụ có giá trị không lớn bị mất, thì để tránh bị phạt, bạn có thể không kê khai. Nếu bạn muốn kê khai thì phải hoàn thiện hóa đơn tương ứng với thuế đã kê khai; hoặc báo cáo việc bị mất hóa đơn, nộp phạt, sau đó xin dùng sao y bản chính của liên 1 bên bạn đang giữ rồi gửi cho Công ty V.