Vi kjenner en «vanlig telefon» som et produkt med elektronikk spesielt utformet for telefonifunksjoner. Dette kan være en mobiltelefon, ISDN-telefon eller en «gammeldags» analog telefon. En er imidlertid kun programvare som tilbyr telefonifunksjoner, og kjører typisk på en (bærbar) PC (datamaskin) eller en PDA (håndholdt datamaskin). Softphone-programmet kan ofte se ut som en slags fysisk telefon med nummertaster og ringeknapper. I tillegg tilbys ofte avanserte adressebokfunksjoner, eller andre funksjoner som integrerer med operativsystemet (miljøet på datamaskinen).