Det skilles mellom «indre» og «ytre proveniens», hvor indre proveniens gjelder arkivets indre orden, mens ytre proveniens gjelder arkivet som helhet, at det ikke skal deles opp eller føyes sammen med andre arkiv. Prinsippet innebærer dermed at arkiv fra ulike organisasjoner ikke skal slås sammen ved etatssammenslåinger og at eldre arkiv ikke skal endres om det innføres ny arkivnøkkel. Proveniensprinsippet er et motstykke til det dominerende arkivorganiseringsprinsippet før 1900-tallet, «pertinensprinsippet», hvor dokumentene ble (re-)organisert tematisk.