Forslag om tildeling fant sted tjenesteveg og ble behandlet i flere ledd innen forsvaret før forslaget ble vurdert av Forsvarsdepartementet og endelig innstilling ble utarbeidet. Arbeidet med innstilling til krigsdekorasjoner ble fra november 1940 samordnet av Krigsdekorasjonskanselliet, som sorterte under Forsvarsdepartementet i London. Saker som gjaldt sjømenn i handelsflåten ble behandlet gjennom Handelsdepartementet, og involverte Nortraship. Spørsmål om dekorering av utlendinger involverte også Utenriksdepartementet. Sakene endte til sist hos regjeringen og innstilling om tildeling ble forelagt kongen i statsråd.