Etter at skrivemaskinene ble vanlig i kontorarbeid etter ca 1900, ble det vanlig å ta gjennomslag av de utgående brevene. Gjennomslagene ble satt inn i kopibøkene i kronologisk rekkefølge. Som oftest var fargen på gjennomslaget til de kopiene som skulle settes inn i kopiboka røde, og kopiboka fikk derfor ofte navnet «rødkopi». Neste fase i utviklingen var å ta kopier av utgående brev på kopimaskin, og etter innføring av tekstbehandling tok man egne utskrifter til kopiboka. Da skrev eller stemplet man ofte ordet «rød» på eksemplaret som skulle til kopibok. Etter innføringen av fullelektronisk arkiv er det ikke lenger behov for kopibok på papir. Kopibokfunksjonen er da innebygd i det elektroniske arkivet. Kopibøker i offentlig forvaltning skal bevares dersom Riksarkivaren ikke fastsetter noe annet.