Enhver kan nominere kandidater til medaljen. Søknad om tildeling av medaljen skjer gjennom Fylkesmannen i fylket der den som foreslås er bosatt, men forslaget skal stiles til Kongen, ved Ordenskanselliet. I søknaden skal det redegjøres for den nominertes innsats i yrkesliv, verv og foreninger, lag og organisasjoner. Ifølge Det kongelige hoff bør forslag fremmes «i nær tilknyting til avslutninga på den verksemda som skal lønnast.» Dette kan eksempelvis være ved avsluttet yrkeskarriere. Forslaget om tildeling av saksbehandles av Fylkesmannen, som utarbeider en anbefaling om sakens utfall. Denne oversendes så til Ordenskanselliet. I april 2009 ble det opprettet et medaljeråd for behandling av medaljesaker ved Det kongelige hoff.