Møtet bør vanligvis finne sted på samme tid og sted hver arbeidsdag. Alle teammedlemmene oppfordres til å delta, men møtene blir ikke utsatt dersom noen av teammedlemmene ikke er til stede. En av de viktigste funksjonene til møtet er å være en kommunikasjonsmulighet mellom teammedlemmene og ikke en statusoppdatering til ledelsen eller interessenter. Selv om ståmøtet noen ganger refereres til som en type statusmøte er strukturen i møtet ment å fremme oppfølgingssamtaler, samt å identifisere problemer før de blir for problematiske. Ståmøtene fremmer også tettere samarbeid gjennom sin frekvens, behov for oppfølgingssamtaler og korte struktur, hvilket igjen fører til høyere grad av kunnskapsoverføring, og en mye mer aktiv intensjon enn typiske statusmøter. Teammedlemmene bytter på å snakke, og i noen tilfeller sender de faktisk rundt en stafettpinne for å indikere hvem som har lov til å snakke. Hvert medlem snakker om sin egen fremgang siden sist møte, anslår hvor mye arbeid som gjenstår til neste ståmøte samt eventuelle hindringer, og benytter anledningen til å be om hjelp eller å samarbeide.