En BPA-ordning består av en arbeidsleder, en eller flere assistenter og en arbeidsgiver. Arbeidsleder er ofte BPA-mottakeren selv, men kan også være familiemedlemmer, venner eller andre som står mottakeren nær. I de tilfeller hvor BPA-mottakeren er mindreårig eller umyndiggjort, er det andre som må være arbeidsleder. Det er arbeidslederen som er ansvarlig for å legge opp arbeidsdagene, noe som innebærer å bestemme hva assistenter skal bidra med, hvor, hvordan og når.