Informasjonen samlet fra disse inngående intervjuene er bare en del av problemanalysen. Ofte strekker problemet seg over flere områder eller funksjoner som interessentene, kundene eller brukerne ikke kjenner til. De kan også være kjent med hva som skjer på overflaten, men ikke nødvendigvis den underliggende årsaken. Derfor er det vel så essensielt å samle kunnskap, informasjon og innsikt fra prosjektmedlemmer og fageksperter om problemet. Det kan også være nødvendig å se gjennom ytterligere forskningsmateriale, arbeidsinstruksjoner, brukermanualer, produktspesifikasjoner, arbeidsflytdiagrammer og tidligere prosjektplaner. Som for de fleste andre steg i prosessforbedrings-prosjekter er det å definere problemet ofte interaktivt ettersom flere runder med diskusjon trengs for å få oversikt.