Når et arkiv settes bort som avsluttet, må det alltid være tydelig merket med hvem som har skapt arkivet (arkivskapende organ), i hvilken tidsperiode det er blitt til, og øvrige opplysninger om hva slags arkiv det er. En dokumentsamling – arkiv – uten nøyaktige opplysninger om dette er av liten verdi. For eksempel vil et godt bevart kommunestyrevedtak om en bestemt sak være forholdsvis verdiløs dersom det ikke framgår hvilken kommune det er vedtatt i, eller når vedtaket er gjort. Data som beskriver dokumentene kalles metadata.