Innenfor organisasjonsteorien blir formell organisasjon ofte definert som «et sosialt system som er bevisst konstruert for å nå bestemte mål». En annen tilnærming er å definere formelle organisasjoner som en planlagt struktur av aktiviteter. Også da er strukturen planlagt med sikte på å oppnå noe som kan forstås som et målbilde om ikke nødvendigvis bestemte og klart definerte mål. Fellestrekk ved alle formelle organisasjoner er med andre ord «redskap for å realisere mål». Men hvordan de skal nå disse målene og hvilken struktur de gir systemet som settes opp med målbildet for øyet er avhengig av hvilken oppgave de har, hvilken teknologi de har til rådighet, hva målene er og hvilke påvirkninger, krav, begrensninger og muligheter organisasjonen møter fra sine omgivelser.