En annen viktig funksjon til problembeskrivelsen er at den kan brukes til kommunikasjon. En problembeskrivelse hjelper på å få tilslutning fra de som er involvert i prosjektet. Før prosjektet starter verifiserer interessentene problemet, og at målene er presist beskrevet i problembeskrivelsen. Når godkjenningen er mottatt går prosjektlaget gjennom den for å sikre at alle forstår problemet og hva de prøver å oppnå. Dette bidrar også til å definere prosjektomfanget, hvilket sikrer at prosjektet fokuserer på det overordnede målet.