Hovedformålet med problembeskrivelsen er å identifisere og forklare problemet. Dette inkluderer å beskrive det eksisterende miljøet hvor problemet oppstår, og hvilke konsekvenser det har for brukere, kostnader og tilhørende aktiviteter. I tillegg brukes problembeskrivelsen også for å forklare hvordan det forventede miljøet ser ut. Å definere den ønskede tilstanden gir en overordnet visjon for prosessen eller produktet. Det tydeliggjør formålet med å initiere forbedringsprosjektet og målene som det er ment å oppnå.