Rådets statlige forvaltningsorgan, administrasjonen, forvalter innkjøpsordningene for litteratur til norske bibliotek. Forlagene melder bøkene på til ordningene til de frister som til enhver tid fremgår på nettsidene for ordningene, innenfor det året de blir utgitt. For oversatt litteratur søkes det på prosjektnivå, når forlagene har kjøpt rettigheter og inngått kontrakt med oversetter, men i forkant av utgivelse. Saksbehandler går gjennom alle påmeldingene og foretar en kontroll av om de oppfyller formelle krav i henhold til retningslinjene for ordningene. Leseeksemplarer sendes direkte til det vurderingsutvalget som skal behandle boken samt ett eksemplar til Kulturrådets administrasjon.