Ved formelle møter er det en ordstyrer eller møteleder, i organisasjoner er dette ofte lederen, f.eks. er ordføreren ordstyrer i et kommunestyremøte. Personen som skriver referat eller protokoll kan være en fast sekretær, eller møtet velger hvem som skal skrive referatet i starten av møtet. Ved større møter med avstemninger kan det være et tellekorps som foretar opptelling av stemmene.