En organisasjons dokumenter er med på å bevare en institusjons minne. Når det skal bestemmes hvor lenge dokumentene skal beholdes er deres verdi for gjenbruk viktig. Mange tas vare på som bevis på aktiviteter, transaksjoner og beslutninger, mens andre dokumenterer hva som har skjedd og hvorfor. Dokumenthåndtering inngår som en del av en organisasjons bredere styring, risikostyring, samsvar og etterlevelse, og håndterer bevis på en organisasjon sine aktiviteter og reduksjon av assosiert risiko. Forskning har vist sammenhenger mellom journaladministrasjon og ansvarlighet i styring.