Et datafelt inneholder en enkelt fakta eller attributten til en enhet. Eksempelvis kan dette være et datofelt med verdien 2004-09-19. Dette kan behandles som et enkelt datofelt (for eksempel fødselsdato) eller tre felt, nemlig år, månd og dag. En oppføring er en samling av relaterte felter. En ansatt-oppføring kan inneholde et navnefelt, adressefelt, felt for fødselsdato, og så videre. En fil er en samling av relaterte oppføringer. Dersom det er 100 ansatte vil hver ansatt ha en oppføring (f. eks. kalt "oppføring med ansatt-opplysninger"), og en samlig av for eksempel 100 slike oppføringer vil utgjøre en fil (f.eks. kalt "fil med ansatt-oppføringer"). Filene kan integreres i en database, og dette gjøres ved hjelp av et databasehåndteringssystem. Hvis det er andre aspekter av medarbeiderdata som man ønsker å fange (som f.eks. opplæringshistorikk og stillingshistorikk) kan filer for disse også opprettes.