USN Journal-funksjonaliteten fungerer på en relativt enkel måte. En database (eller journal) vedlikeholdes per diskvolum og den starter som en tom fil. Hver gang en fil eller mappe endres på diskvolumet legges en ny post til slutten av journalfilen. Hver post identifiseres av et 64-bit USN (Update Sequence Number), eller endringssekvensnummer på norsk. Posten inneholder endringssekvensnummeret, navnet på filen eller mappen, tidspunktet for endringen og informasjon om selve endringen.