Det er den enkelte kommune, fylkeskommune eller kommunale foretak som søker om medalje på vegne av sine folkevalgte og ansatte. Den enkelte kommune dekker også utgiftene til medalje. For folkevalgte kreves vanligvis at vedkommende har hatt tillitsverv i minst 24 år. For tilsatte kreves vanligvis at vedkommende har vært tilsatt i minst 25 år. For begge grupper kan inntil tolv års tjenestetid i kommunalt, fylkeskommunalt eller interkommunalt eide virksomheter eller i organisasjoner for kommuner telle med. For folkevalgte regnes tjenestegjøring i verv som medlem av Hovedstyret i KS med. Åtte års tjenestegjøring som medlem av Hovedstyret er selvstendig grunnlag for tildeling av medaljen.