Kommunikasjon består av en sender og en eller flere mottagere. I dette tilfellet kan et dokument sendes digitalt eller skrives ut på papir, der dokumentet gir informasjon til mottageren som skal være til hjelp for arkivering. På denne måten kan mottager, avsender, referanse og eventuelt andre data finnes lesbare for datamaskinen via QR-kode.