I hovedsak vil arkiver ha en aktiv fase hvor arkiver skapes og er i daglig bruk. Deretter går de over i en inaktiv fase til s.k. bortsettingsarkiv og arkivdepot hvor det ikke lenger skal legges til nye dokumenter, men hvor det skal være mulig å finne tilbake til tidligere saker og saksbehandling. Et viktig prinsipp i arkivarbeidet er at et avsluttet arkiv skal bevares i den orden det er skapt. Det skal ikke suppleres i ettertid, og den opprinnelige ordningsrekkefølgen skal bevares. Dette grunnfestede prinsippet kalles . Det snakkes om en indre og en ytre proveniens. Å bevare den indre proveniens vil si å bevare ordningsrekkefølgen og den indre orden i arkivet. Å bevare den ytre proveniens vil si å beholde arkivet som en selvstendig enhet som ikke skal blandes sammen med eller sorteres inn i et annet arkiv.