Stillingen innehas av det befal som har høyest ansiennitet i sin avdeling. Kun befal i gradsnivåene OR 6 til OR 9 kan tjenestegjøre som sjefssersjant, og de vil da inngå i ledergruppen i en avdeling, og fungere som rådgivere for avdelingssjefen. Kun ett befal kan ha posisjonen i hver avdeling.