Direktivet gjelder i utgangspunktet for alle dokumenter som det offentlige besitter, se artikkel 1 nr 1. Unntak og presiseringer fremgår av artikkel 1 nr 2-5. Direktivet omfatter ikke dokumenter som er omfattet av taushetsplikt (nr 2 litra c), eller som bare en begrenset krets, f.eks. parter, kan kreve innsyn i (nr 3). Direktivet gjelder ikke for dokumenter tredjemann har immaterielle rettigheter til, se nr 2 litra b. Direktivet begrenser heller ikke borgernes rett til personvern (art 1 nr 4), og det skal forstås med de begrensninger som følger av internasjonale avtaler om immaterielle rettigheter (art 1 nr 5).