Et publiseringssystem/innholdshåndteringssystem skal gjøre det enklere for brukere å administrere, katalogisere og publisere innhold internt i egen organisasjon og/eller eksternt på internett. Dette gjennom ett og samme grensesnitt på en forfatterportal, enten gjennom lokal programvare eller i en nettleser. I tillegg kan et publiseringssystem spare lagringsplass på tjenermaskinen ettersom innhold som skal være tilgjengelig flere steder og på forskjellige måter bare trenger å være lagret én gang.