Det er også nødvendig å styre disse versjonene på en slik måte at arbeid skjer på et hoveddokument og at ny kopiering skjer "nedover" til sikkerhetskopiene som i et rangsystem. Denne informasjonsbehandlingen kan skje ved at eldre versjoner overskrives eller ved at disse også spares systematisk. Det er en beslutning som må tas. Det som er viktig å unngå er ustrukturert arbeid og kopiering som kan ødelegge data.