David Allen opererer med et sett begreper. Noen sentrale er: Prosjekt: ethvert ønsket resultat som består av mer enn en handling. Neste handling: den neste praktiske handlingen som må til for å bringe prosjektet videre. For å oppfylle metodikkens standard skal en neste handling eller oppgave ha et beskrivende navn med et verb, prosjektnavn og kontekst. Kontekst: hva er utgangspunktet, og hva trengs for å utføre den neste handlingen. Tom innboks: Alle innbokser skal være tomme etter prosessering. Oppgavelister/GTD-system. Brukes til å holde orden på prosjekter og de neste handlingene som skal utføres for å bringe dem videre. Systemet kan være papirbasert eller digitalt. Forpliktelse: «Løfter» man gir eller ansvar man pålegger seg selv eller for å forandre, avslutte, håndtere eller gjøre noe med en situasjon.