Noen mener at alle elektroniske arkiver bør bevares fordi de ikke er plasskrevende på samme måte som papirarkiver, men da undervurderer man arbeidet med å vedlikeholde elektronisk materiale over år. Videre er det en vanlig oppfatning at selv med de beste søkesystemer, er det gunstig å få bort overflødig materiale, slik at brukere får mest mulig relevante treff på sine søk.