Alt ble arrangert slik at forholdene ble like for begge parter. Møtet fant sted helt på grensen til det engelske territoriet rundt Calais. Dalen stedet ligger i ble jevnet ut slik at begge kom på samme nivå. Det var kardinal Thomas Wolsey som stod for planleggingen. Som pavelig legat hadde han stor makt, og han var en karismatisk og veltalende diplomat.