Et system for grunndataforvaltning kan fungere som sannhetskilde for en gitt entitet som kanskje ikke nødvendigvis har en alternativ sannhetskilde i et annet system. Vanligvis fungerer grunndataforvaltning som et knutepunkt for flere systemer, hvorav mange kan være sannhetskilden for oppdateringer av forskjellig informasjon om en gitt entitet. For eksempel kan kunderelasjonssystemet være sannhetskilden for de fleste aspekter av kunden, og oppdateres av en operatør i kundesenteret. Imidlertid kan (for eksempel) en kunde selv også oppdatere adressen sin selv via en kundeportal som fungerer via en annen baksystem-database enn CRM-systemet. Grunndata-applikasjonen mottar da oppdateringer fra to ulike kilder, og fungerer som megler for å bestemme hvilke oppdateringer som skal betraktes som autoritative (gylden oppføring) og syndikerer deretter disse oppdaterte dataene videre til alle abonnementssystemer (normalt via en tjenestebuss).