Det må dannes en lokal styringsgruppe som har ansvaret for å drive arbeidet fremover. Styringsgruppen kan bestå av hvem som helst i kommunen – jo større bredde jo bedre, men det må være en representant fra kommunen. Kommunestyret eller bystyret må gjøre et vedtak om å støtte Fairtrade, og servere Fairtrade-merket kaffe og te til sine ansatte og på møter. Et utvalg av Fairtrade-merkede produkter må være tilgjengelig for forbrukere i lokale butikker og serveringssteder. Fairtrade-merkede produkter må benyttes i et visst antall lokale bedrifter, skoler, kirker eller lignende. Det skal drives et aktivt informasjonsarbeid i kommunen.