فرمساز — گام اول : معرفي اطلاعات پايه
اگر بر روي گزينه ي "تعريف فرم" كليك كرده باشيد ، وارد اين گام از تعريف فرم خواهيد شد. چنانچه گزينه ي "ويرايش ساختار فرم" را برگزيده باشيد، در گام دوم قرار خواهيد گرفت و مي توانيد با كمك پيوند هاي بالاي صفحه وارد اين گام شويد. (شكل زير را ببينيد)
در هر حال، در گام 1 صفحه اي مشابه شكل زير نمايش داده خواهد شد.
لازم به ذکر است ، با توجه به اينکه مجوز هاي يک فرم بلافاصله بعد از تعريف آن در گام اول  ايجاد مي شوند ، بنا براين بعد از تعريف فرم ابتدا به خود مجوز هاي طراحي و ... مربوط به فرم تعريف شده را بدهيد.
بعد از تکميل نمودن اطلاعات مربوط به گام 1 و کليک کردن روي دکمه " ثبت اطلاعات " ، نام گامهاي مختلف تعريف فرم از جمله ، "گام 1: اطلاعات پايه " ، " گام 2:معرفي ساختار " ، "گام 3: تنظيمات " و ... به صورت لينک در آمده و با کليک روي آنها مي توانيد به گام هاي مختلف تعريف فرم مراجعه نماييد :
در اين گام، اطلاعات پايه فرم وارد مي‌شود. اين اطلاعات عبارتند از:
دسته بندي : در اين قسمت مشخص مي نماييد که فرمي تعريف خواهد شد در دسته بند فرمها ، در کدام دسته  قرار گيرد. براي مشاهده ي ساختار دسته‌بندي فرم‌هاي سازمان، مي‌توانيد بر روي شكلكي كه در تصوير با كادر قرمز مشخص شده كليك كنيد. بعدا" در مورد نحوه تغيير دادن دسته بندي فرم ها صحبت خواهد شد.
با كليك كردن بر روي شكلك، پنجره اي مشابه شكل زير باز مي‌شود. در آن پنجره ساختار دسته‌بندي فرم‌هاي سازمان به صورت درختواره نمايش داده شده كه مي‌توان با كليك كردن بر روي دسته بنديِ مورد نظر ، نوع دسته بندي فرم را مشخص نمود.
نام انگليسي : براي هر فرم بايستي يك نام انگليسي در نظر بگيريد. نرم افزار در پشت پرده با اين نام كار مي كند. ( اين نام را فقط در هنگام تعريف فرم مي توانيد وارد كنيد و در آينده غير قابل ويرايش خواهد بود، پس در انتخاب آن دقت كنيد . لازم به ذکر است بعد از تعريف فرم يک جدول استاندار با نام ِ " نام انگليسي فرم _Entity " در بانک اطلاعاتي اتوماسيون اداري فرزين ايجاد خواهد شد. بهتر است که نام انگليسي با عدد شروع نگردد.)
نام نمايشي : نام نمايشي، نامي است كه كاربران سيستم، فرم را با آن نام خواهند شناخت و معمولا" به زبان فارسي تعريف مي شود که البته مي تواند ترکيبي از کلمات فارسي و انگليسي باشد.
)با توجه به اينکه کليه مجوز هاي مربوط به فرم با استفاده از نام نمايشي ايجاد مي شوند، در انتخاب نام مذکور نيز دقت نماييد و بعد از تعريف فرم نيز آنرا تغيير ندهيد چرا که مجور فرم دچار مشکل مي گردند ).
پس زمينه : در اين جا مي‌توانيد براي فرم يك تصوير پس زمينه تعريف كنيد. با كليك كردن روي دكمة [Browse] مي‌توان فايل تصويري مورد نظر را برگزيد. ( با انتخاب يك تصوير پس زمينه ي خوب، كار شما در هنگام طراحي ظاهر فرم بسيار ساده تر مي شود. اگر اين فرم پيش تر در سازمان به شكل كاغذي به كار برده مي شده است، تصوير اسكن شده ي همان فرم كاغذي مي تواند انتخاب خوبي براي پس زمينه ي فرم الكترونيكي باشد.)
پارامترهاي طراحي : در اين جا ابعاد و رنگ فرم مورد نظر را مي‌توان مشخص كرد که مي توان به سايز A4 ، A5 و  يا به شکل سايز انتخابي ( Custom ) آنرا تعريف نمود..
زبان اصلي : در اين جا مي‌توان نوع زبان اصلي فرم را مشخص كرد. ( اين گزينه به طور پيش فرض فارسي مي‌باشد).
نكته : در صورتيكه زبان اصلي را به انگليسي تغيير دهيد تاريخ پيش فرض نمايشي فيلدهاي از نوع تاريخ ، به صورت ميلادي و همچنين فيلد هاي ثابت ( محرمانگي، فوريت و ... و برچسب هاي آنها ) كه در قسمتهاي بعد به آنها اشاره خواهد شد، به زبان انگليسي خواهد بود.
نوع فرم : نوع فرم را (نامه، صادره،‌ وارده، ‌تابلوي اعلانات و يا درخواست جلسه) در اين بخش مي توانيم مشخص كنيم.
نامه : در صورتيکه فرم شما " سربرگ نامه " مي باشد در اين قسمت نوع فرم را " نامه " انتخاب نماييد.
وارده و صادره :  در ابتداي راه اندازي اتوماسيون اداري 2 فرم براي اسناد وارده و صادره تعريف مي گردد که در اين قسمت اين دو نوع " وارده " و " صادره "  صرفا" ققط يکبار براي تعريف اسناد وارده و صارده استفاده مي گردند.
در خواست جلسه : فقط براي استفاده از سيستم مديريت جلسات كاربرد دارد و در وجود ماژول مربوطه بايد يك فرم از اين نوع طراحي نماييد.
تابلوي اعلانات : اين گزينه فقط براي طراحي فرمهاي از نوع تابلوي اعلانات استفاده مي گردد و در صورت تعريف فرمهاي از اين نوع يك منو ( تب ) در كنار وضعيت كارتابل به اين نام اضافه خواهد شد كه كليه فرمهاي از اين نوع طبقه بندي مي شوند.
قانون ايجاد شماره : هر بار كه نسخه اي از اين نوع فرم ايجاد مي شود، يك شماره ي داخلي به صورت خودكار ايجاد مي گردد. نرم افزار، شماره ي داخلي مورد نظر را با قانوني كه شما در اين بخش معرفي مي كنيد، مي سازد.
براي اين كه با چگونگي ساختن قانون ايجاد شماره آشنا شويد، قسمتي به عنوان راهنما در نرم افزار گنجانده شده است. با كليلك كردن بر روي شِكلكي كه در تصوير با كادر قرمز مشخص شده  است، مي توانيد آن راهنما را ببينيد.
فعال: با انتخاب اين گزينه فرم در حالت فعال قرار مي گيرد. فُرمي كه غير فعال باشد توسط كاربر قابل دسترس نيست.
شماره و گام مدرك ويرايش شود: با تيك زدن روي Checkbox كنار اين آيكن گزينه هاي پايين آن فعال مي‌شود. به كمك آن دو گزينه مي‌توانيد شروع شماره مدرك و گام تغيير آن را ويرايش كنيد.
گردش كار قابل انتخاب : در اين قسمت، فرآيندهايي كه به كمك موتور گردش كار ساخته شده اند، نمايش داده مي شوند و مي توانيد مشخص كنيد كه اين فرم، با كدام يك از فرآيندهاي تعريف شده، در سازمان گردش پيدا كند. لازم به ذکر است که ، موتور گردش کار متمرکز داراي ماژول جداگانه اي بوده و در صورتيکه در ليسانس خريداري موجود باشد ، مي توانيد از آن استفاده نماييد و فرم هاي خود را با استفاده از يک يا چند گردش کار ، به صورت هوشمند و بر اساس استاندارد تعريف شده اي به گردش درآوريد. براي قطع ارتباط بين يک فرم و گردش کار متمرکز
براي قطع ارتباط بين يک فرم و گردش کار متمرکز کافي است از کليدهاي ترکبيي (Ctrl+Right click ) روي نام گردش کار مورد نظر، استفاده نماييد.