Справа № 120/722/23
Суддя: Божук Д.А.
Дата ухвалення: 2024-06-07 00:00:00+03
Юрисдикція: administrative

Справа № 120/722/23
РІШЕННЯ

іменем України

07 червня 2024 рокум. Хмельницький
Хмельницький окружний адміністративний суд в особі головуючого-судді Божук Д.А. розглянувши адміністративну справу за позовом ОСОБА_1 до Вінницького окружного адміністративного суду про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити дії,

ВСТАНОВИВ:

Позивач звернувся в суд з позовом, в якому просить:

1. Визнати протиправним:

1) рішення про відстрочення (відстрочку) відповідачем надання відповіді, викладене в листі відповідача від 19.09.22 №02.1-09/3221/22 за підписом в.о. керівника апарату суду В.Слободянюк та бездіяльність - фактичне відмовлення у наданні запитуваної інформації в запиті від 12.09.2022 до 04.11.2022;

1-1) бездіяльність - не роз`яснення в листі відповідача від 19.09.2022 порядку оскарження прийнятого рішення про відстрочку;

2) дії - знищення відповідачем документів, зазначених в переліку актів №2 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 06.06.2017 та зазначені в переліку акту №1 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 01.12.2021 року відповідно актам про знищення № 1 від 17.08.2018 р. та № 1 від 08.02.2021 р. відповідно;

3) дії - приховування інформації про знищення вказаних в попередньому пункті документів після отримання письмової заяви (запиту) від 17.11.2021 року та надання відповіді на неї 24.12.2021 №02.1-11/5194/21 аж до моменту повідомлення про це лише листом від 04.11.2022 року;

4) дії - не надання відповідачем в межах законного строку, передбаченого Законом України Про доступ до публічної інформації та Законом України Про звернення громадян на письмову заяву (запит) від 17.11.2021 запитуваної інформації про вищевказані акти про знищення запитуваних документів та надання неповної інформації на такий запит (заяву) (без інформації щодо таких актів та без записів про їх знищення зазначених у обох актах про відібрання для знищення);

5) бездіяльність - не вчинення (внесення) відповідачем записів про знищення зазначених документів в кінці вищевказаних обох актів із зазначенням дати, прізвищ, ініціалів членів експертної комісії після такого знищення та перед наданням їх (актів) для ознайомлення; дії - надання таких актів позивачу для ознайомлення без зроблених таких записів про це;

6) дії - знищення відповідачем документів за 2007-2013 роки, які зазначені в акті №2 від 06.06.2017 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду в кількості 3612 на території відповідача шляхом невідновленого подріблення та подальшого спалення, про що складено акт №1 від 17.08.2018 року про знищення документів;

7) дії - знищення відповідачем документів за 2009-2014 роки, які зазначені в акті №1 від 06.06.2017 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду в кількості 8795 на території відповідача шляхом невідновленого подріблення та подальшого спалення, про що складено акт №1 від 08.02.2021 року про знищення документів;

8) дії - приховування відповідачем від позивача та обмеження доступу до матеріалів судових справ за його участю, а саме: №№ 2-а-2797/10/0270, 2а/0270/2041/11, 2а/0270/2514/11, 2а/0270/1071/12, 2-а-1972/09/0270, 2-а-522/10/0270, 2-а-4003/10/0270, 2а/0270/2041/11, 2а/0270/2068/11, 2а/0270/2136/11, 2а/0270/3074/11 (зазначені в переліку вищевказаного акту №1 від 01.12.2020 року) всупереч заявленому проханню позивача згідно заяви (запиту) від 17.11.2021 року;

9) дії - приховування відповідачем від позивача та обмеження доступу до матеріалів судових справ за його участю, а саме: №№ 2-а-3490/10/0270, 2а/0270/1240/11, 2а/0270/1241/11, 2а/0270/1242/11, 2а/0270/1524/11, 2а/0270/3769/11 (зазначені в переліку вищевказаного акту №2 від 06.06.2017 року) всупереч заявленому проханню позивача згідно заяви (запиту) від 17.11.2021;

10) дії - надання відповідачем недостовірної інформації, зазначеної в листі відповідача від 04.11.2022 року №02.1-09/3892/22 на письмовий запит про те, що документи, зазначені в переліку актів №2 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 06.06.2017 року та зазначені в переліку акту №1 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 01.12.2021, серед яких запитувані документи судових справ за його участю, знищені відповідно актам № 1 від 17.08.2018 р. та № 1 від 08.02.2021 р. відповідно за участі експертної комісії Вінницького окружного адміністративного суду на території суду шляхом невідновлювального подріблення та подальшого спалення;

11) бездіяльність - не збереження відповідачем документів, зазначених в переліку актів №2 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 06.06.2017 року та зазначені в переліку акту №1 Про вилучекння для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 01.12.2021 року, серед яких запитувані документи судових справ за його участю, до моменту їх реального знищення після отримання його письмового запиту від 17.11.2021 року;

12) дії - складання та оформлення шляхом підписання головою експертної комісії, секретарями та членами комісії відповідача актів про знищення документів від 17.08.2018 року та 08.02.2021 року, що надані для ознайомлення у відповідь на письмовий запит від 12.09.2022.

2. Зобов`язати відповідача:

1) надати для ознайомлення судові справи: №№ 2-а-2797/10/0270, 2а/0270/2041/11, 2а/0270/2514/11, 2а/0270/1071/12, 2-а-1972/09/0270, 2-а-522/10/0270, 2-а-4003/10/0270, 2а/0270/2041/11, 2а/0270/2068/11, 2а/0270/2136/11, 2а/0270/3074/11;

2) надати для ознайомлення судові справи: №№ 2-а-3490/10/0270, 2а/0270/1240/11, 2а/0270/1241/11, 2а/0270/1242/11, 2а/0270/1524/11, 2а/0270/3769/11;

3) відновити документи судових справ №№ 2-а-2797/10/0270, 2а/0270/2041/11, 2а/0270/2514/11, 2а/0270/1071/12, 2-а-1972/09/0270, 2-а-522/10/0270, 2-а-4003/10/0270, 2а/0270/2041/11, 2а/0270/2068/11, 2а/0270/2136/11, 2а/0270/3074/11 (при встановленні судом їх знищення);

4) відновити документи судових справ №№ 2-а-3490/10/0270, 2а/0270/1240/11, а/0270/1241/11, 2а/0270/1242/11, 2а/0270/1524/11, 2а/0270/3769/11 (при встановленні судом знищення);

5) роз`яснити порядок оскарження прийнятого рішення про відстрочку, викладене в листі Відповідача від 19.09.2022 р.;

6) внести до актів №2 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 06.06.2017 та №1 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 01.12.2021 записів в їх кінці про знищення відповідних документів, зазначених в цих актах із зазначенням дати, прізвищ, ініціалів членів експертної комісії відповідача, та надати їх після цього для ознайомлення.

В обґрунтування позовних вимог позивач зазначив, що 12.09.2022 звернувся до Вінницького окружного адміністративного суду із запитом на отримання публічної інформації. Однак листом від 19.09.2022 відповідач відстрочив надання відповіді на вказаний запит до закінчення дії воєнного стану в Україні.

Вказує, що відповідачем не дотримано вимог Закону України Про доступ до публічної інформації, чим порушено його права як запитувача інформації.

Крім того, відповідачем у листі від 19.09.2022 не роз`яснено порядку оскарження прийнятого рішення.

Із змісту отриманого у подальшому листа від 04.11.2022 дізнався, що документи, зазначені в переліку актів №2 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 06.06.2017 року та зазначені в переліку акту №1 Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 01.12.2021 року, знищені відповідно актам про знищення № 1 від 17.08.2018 р. та № 1 від 08.02.2021 р. відповідно.

Вказує, що відповідач як орган державної влади протиправно приховав інформацію про таке знищення, а також не зробив записи про знищення документів зазначених в кінці вищевказаних обох актів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК (експертної комісії) до самих актів про вилучення для знищення після такого знищення та перед наданням мені їх (актів) для ознайомлення та надав такі акти без зроблених таких записів про це.

Також згідно обох актів виділення для знищення документів (судових справ) можливе лише після перевірки бухгалтерських документів фінансовою та податковою інспекціями. Однак таких перевірок проведено не було вказаними органами.

Позивач зазначає, що відповідач передчасно та незаконно знищив документи, приховав та обмежив доступ до матеріалів судових справ за його участю, надав недостовірну інформацію, незаконно не зберіг документи, незаконно склав та оформив акти про знищення документів.

Після отримання від відповідача листа від 04.11.2022 позивач також дізнався, що відповідач протиправно приховав інформацію про таке знищення після отримання письмової заяви (запиту) від 17.11.2021 та надання відповіді на неї 24.12.2021 №02.1 11/5194/21, аж до моменту повідомлення про це листом від 04.11.2022.

Також позивач вказує, що судова справа за його участю № 2а/0270/3762/12, яка мала б бути знищена, не знищена та не внесена до жодного з актів про відібрання, що вказує на те, що ніякі справи не знищувались.

При цьому, судова справа, згадана в листі відповідача від 24.12.2021, включена для знищення з порушенням строків обчислення, рішення по якій касаційного суду згідно Реєстру судових рішень набрало законної сили лише 26.10.2015.

Позивач вказує, що особисто спілкувався з усіма членами експертної комісії, окрім одного, і всі його запевнили: до моменту надання актів про знищення документів - що судові справи в них зазначені ще не знищені; після отримання актів про це - що насправді ніхто такі документи, зазначені в акті, не знищував, так як ще немає законних підстав для таких процедур і що такі акти є недійсними та формальними, та надані для підтримання іміджу відповідача, а судові справи насправді все ще зберігаються в архіві суду.

Позивач також зауважує, що питання позову стосуються публічно-правових непроцесуальних управлінських відносин щодо знищення судових документів відповідачем та доступу до публічної інформації.

Ухвалою суду відкрито провадження у справі за правилами спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін.

Відповідач подав відзив на позовну заяву, в якому просить відмовити у задоволенні позовних вимог. Вказує, що при розгляді запиту позивача на публічну інформацію від 12.09.2022 враховано рекомендації рішення Ради суддів України від 25 березня 2022 року №11, згідно якого вирішено судам України, Державній судовій адміністрації України, іншим установам системи правосуддя тимчасово відстрочити до закінчення строку дії воєнного стану в Україні надання відповідей на усі запити про публічну інформацію, які надійшли з початку введення воєнного стану в Україні 24 лютого 2022 року.

Дослідивши матеріали справи, суд встановив такі обставини.

Позивач звертався до відповідача з заявою (запитом) від 17.11.2021 про надання для ознайомлення ряду судових справ за його участю. У випадку фактичного знищення будь-якої судової справи просив надати, зокрема, усі оригінали документів про утворення та діяльність експертних комісій і проведення експертизи цінності документів (в т.ч. Положення про комісію), актів про вилучення документів для знищення, актів про знищення.

Відповідач у відповіді від 24.12.2021 №02.1-11/5194/21 повідомив про знищення ряду справ, відповідно до актів вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду №2 від 06.06.2017 та №1 від 01.12.2020.

Також повідомив, що з матеріалами окремих справ, а також оригіналами документів про утворення та діяльність експертних комісій з проведення експертизи цінності документів (Положення про комісію), актами про вилучення для знищення документів, описами, протоколами, заявник може ознайомитися у інформаційному секторі суду.

На заяві (запиті) від 17.11.2021 також міститься відмітка позивача про ознайомлення з окремими справами 14.04.2022.

У подальшому позивач звернувся до відповідача з запитом на отримання публічної інформації від 12.09.2022, в якому просив надати письмову інформацію, зокрема:

1) коли (число, місяць, рік) були (якщо були) знищені документи Вінницького окружного адміністративного суду, що зазначені в акті вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду №2 від 06.06.2017 та акті №1 від 01.12.2020;

2) якщо вказані документи були знищені, то ким, де, яким чином та чим підтверджується вказана інформація і де вона зазначена;

3) якщо вказані документи не знищені, то чому.

Також у вказаному запиті просив надати для ознайомлення документи, що містять запитувану інформацію.

У відповідь на інформаційний запит позивача від 12.09.2022 Вінницький окружний адміністративний суд листом від 19.09.2022 повідомив, що рішенням Ради суддів України від 25 березня 2022 року №11 вирішено судам України, Державній судовій адміністрації України, іншим установам системи правосуддя тимчасово відстрочити до закінчення строку дії воєнного стану в Україні надання відповідей на усі запити про публічну інформацію, які надійшли з початку введення воєнного стану в Україні 24 лютого 2022 року.

З урахуванням зазначеного надання відповіді на запит відстрочено до закінчення строку дії воєнного стану в Україні.

04.11.2022 відповідач повторно розглянув інформаційний запит позивача та листом від 04.11.2022 повідомив, що документи, які зазначені в переліку акту №2 "Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду" від 06.06.2017, були знищені 17.08.2018 відповідно до Акту про знищення №1 від 17.08.2018. Знищення зазначених документів відбулося за участі Експертної комісії Вінницького окружного адміністративного суду на території суду шляхом невідновленого подрібнення та подальшого спалення.

Документи, що зазначені в переліку акту №1 "Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду" від 01.12.2020, були знищені 08.02.2021 відповідно до Акту про знищення №1 від 08.02.2021. Знищення зазначених документів відбулося за участі Експертної комісії Вінницького окружного адміністративного суду на території суду шляхом невідновленого подрібнення та подальшого спалення.

Крім того, вказаним листом повідомлено позивача про можливість ознайомитись з зазначеними документами в приміщенні суду.

Також судом встановлено, що:

- акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду №2 від 06.06.2017, містить відомості про знищення адміністративних справ із прийняттям постанов; дати справи або крайні дати справ 2007 рік;

- акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду №1 від 01.12.2020 містить відомості про знищення адміністративних справ позовного провадження (дати справи або крайні дати справ 2009 рік та 2014 рік), адміністративні справи залишені без розгляду (дати справи або крайні дати справ 2014 рік).

Надаючи правову оцінку спірним правовідносинам, суд враховує наступне.

Порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні суб`єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, та до інформації, що становить суспільний інтерес, визначено Законом України від 13 січня 2011 року № 2939-VI Про доступ до публічної інформації (далі - Закон № 2939-VI).

Згідно із статтею 1, пунктом 2 частини першої статті 5 Закону № 2939-VI публічна інформація - це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб`єктами владних повноважень своїх обов`язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб`єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом.

Доступ до інформації забезпечується шляхом, зокрема, надання інформації за запитами на інформацію.

Частиною другою статті 19 Закону №2939-VI передбачено, що запитувач має право звернутися до розпорядника інформації із запитом на інформацію незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

За правилами, встановленими у частинах першій і четвертій статті 20 Закону №2939-VI, розпорядник інформації має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п`яти робочих днів з дня отримання запиту. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п`яти робочих днів з дня отримання запиту.

Відповідно до частини 6 статті 22 Закону №2939-VI відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені цим Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз`ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено: 1) прізвище, ім`я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації; 2) дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку; 3) причини, у зв`язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений цим Законом строк; 4) строк, у який буде задоволено запит; 5) підпис (частина сьома статті 22 Закону №2939-VI).

Таким чином, Закон №2939-VI пов`язує можливість відстрочки в задоволенні запиту на інформацію з настанням обставин непереборної сили, які унеможливлюють надання запитуваної інформації у встановлені цим Законом строки.

Втім, Закон України Про доступ до публічної інформації не дає визначення поняття обставин непереборної сили.

Разом з тим, відповідно до частини другої статті 14-1 Закону України від 02.12.1997 №671/97-ВР Про торгово-промислові палати в Україні форс-мажорними обставинами (обставинами непереборної сили) є надзвичайні та невідворотні обставини, що об`єктивно унеможливлюють виконання зобов`язань, передбачених умовами договору (контракту, угоди тощо), обов`язків згідно із законодавчими та іншими нормативними актами, а саме: загроза війни, збройний конфлікт або серйозна погроза такого конфлікту, включаючи але не обмежуючись ворожими атаками, блокадами, військовим ембарго, дії іноземного ворога, загальна військова мобілізація, військові дії, оголошена та неоголошена війна, дії суспільного ворога, збурення, акти тероризму, диверсії, піратства, безлади, вторгнення, блокада, революція, заколот, повстання, масові заворушення, введення комендантської години, карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України, експропріація, примусове вилучення, захоплення підприємств, реквізиція, громадська демонстрація, блокада, страйк, аварія, протиправні дії третіх осіб, пожежа, вибух, тривалі перерви в роботі транспорту, регламентовані умовами відповідних рішень та актами державних органів влади, закриття морських проток, ембарго, заборона (обмеження) експорту/імпорту тощо, а також викликані винятковими погодними умовами і стихійним лихом, а саме: епідемія, сильний шторм, циклон, ураган, торнадо, буревій, повінь, нагромадження снігу, ожеледь, град, заморозки, замерзання моря, проток, портів, перевалів, землетрус, блискавка, пожежа, посуха, просідання і зсув ґрунту, інші стихійні лиха тощо.

Таким чином, зазначені в частині другій статті 14-1 Закону України Про торгово-промислові палати в Україні події, зокрема, такі як збройний конфлікт, ворожі атаки, загальна військова мобілізація, військові дії, оголошена та неоголошена війна тощо є надзвичайними та невідворотними обставинами (обставинами непереборної сили), що відповідно до частини шостої статті 22 Закону №2939-VI можуть зумовлювати відстрочку в задоволенні запиту на інформацію.

Введений в Україні воєнний стан згідно з Указом Президента України від 24.02.2022 №64/2022 є обставиною непереборної сили в розумінні частини 6 статті 22 Закону № 2939-VI.

При цьому, відповідно до статті 64 Конституції України конституційні права і свободи людини і громадянина не можуть бути обмежені, крім випадків, передбачених Конституцією України.

В умовах воєнного або надзвичайного стану можуть встановлюватися окремі обмеження прав і свобод із зазначенням строку дії цих обмежень. Не можуть бути обмежені права і свободи, передбачені статтями 24, 25, 27, 28, 29, 40, 47, 51, 52, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63 цієї Конституції.

Як слідує з матеріалів справи, в листі Вінницького окружного адміністративного суду від 19.09.2022 не зазначено конкретних причин, зумовлених введеним в Україні воєнним станом, у зв`язку з якими запит позивача на інформацію не міг бути задоволений у встановлений законом строк. Водночас, відповідач відстрочив надання відповіді на запит до закінчення строку дії воєнного стану в Україні, посилаючись на рішення Ради суддів України від 25.03.2022 №11, яким судам в інтересах національної безпеки було рекомендовано тимчасово відстрочити до закінчення строку дії воєнного стану в Україні надання відповідей на запити про публічну інформацію, що надійшли з початку введення воєнного стану в України - 24 лютого 2022 року.

Суд зазначає, що рішення Ради суддів України носять рекомендаційний характер для судів. Адже відповідно до статті 133 Закону України Про судоустрій і статус суддів Рада суддів України є вищим органом суддівського самоврядування, а її рішення є обов`язковими для всіх органів суддівського самоврядування, а не судів.

Верховний Суд у постанові від 05 жовтня 2023 року у справі № 380/7479/22 у спорі в аналогічних правовідносинах вказав, що сам факт запровадження воєнного стану в Україні, без обґрунтування неможливості вчинення тих чи інших дій у строки, передбаченні законом, у зв`язку із його запровадженням, не може вважатись поважною причиною відкладення вчинення таких дій чи не вчинення їх взагалі.

За таких обставин слід визнати протиправними дії відповідача щодо встановлення відстрочки у наданні відповіді на запит позивача про доступ до публічної інформації від 12.09.2022, оформленої листом від 19.09.2022 №02.1-09/3221/22.

Також суд погоджується з доводами позивача про те, що незазначення у листі відповідача від 19.09.2022 порядку оскарження рішення розпорядника інформації про відстрочку є порушенням частини 6 статті 22 Закону України Про доступ до публічної інформації.

Тому позовні вимоги в цій частині підлягають задоволенню.

Водночас, оскільки відповідач надав позивачу інформацію на запит від 12.09.2022 листом від 04.11.2022 №02.1-09/3892/22, то відсутні підстави для зобов`язання відповідача повторно розглянути запит на інформацію, як і роз`яснювати порядок оскарження прийнятого рішення про відстрочку, викладеного в листі від 19.09.2022.

Щодо позовних вимог про визнання протиправними дій/бездіяльності відповідача в іншій частині (зокрема, щодо визнання протиправними дій відповідача щодо знищення документів, зазначених в переліку актів вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду №2 від 06.06.2017 та №1 від 01.12.2020), суд зазначає наступне.

Відповідно до п.1.2 розділу І Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 №168 (далі - Інструкція №168), інструкція визначає порядок формування, експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду (далі - управлінська документація) до архіву місцевого та апеляційного суду (далі - суд), забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, їх передання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення.

Строки зберігання судових справ, документів обліку судових справ та матеріалів, інших документів, пов`язаних із здійсненням правосуддя, визначаються Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 №1087 (далі - Перелік судових справ і документів) (пп. 3.4.4 підрозділу 3.4 розділу ІІІ Інструкції №168).

Відповідно до абз. 1 п. 12 Переліку судових справ і документів обчислення строків зберігання справ господарської, цивільної чи адміністративної юрисдикції провадиться з моменту набрання судовим рішенням законної сили, у тому числі апеляційної чи касаційної інстанцій (крім судового рішення, яким скасовано судові рішення судів першої та/або апеляційної інстанцій з направленням справи для продовження розгляду або на новий розгляд), або закінчення строку на касаційне оскарження.

За приписами ст. 68 п.п. 4.1 п. 4 розд. II Переліку судових справ і документів адміністративні справи позовного провадження зберігаються в архіві судової установи 5 років, крім справ, що вказані у статтях 65 - 67.

За приписами ст. 70 - 72 п.п. 4.3 п. 4 розд. II Переліку судових справ і документів адміністративні справи, провадження у яких закрито, крім справ, провадження у яких закрито у зв`язку із примиренням, залишені без розгляду, з ухвалами про повернення позовної заяви чи відмову у відкритті провадження у справі, зберігаються в архіві судової установи 3 роки.

Підпунктом 3.4.9 п. 3.4 Інструкції визначено, що відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ суду за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК суду одночасно. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

За приписами пп. 3.4.10. п. 3.4 Інструкції схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються головою суду, після чого проводиться знищення документів.

Відповідно до пп. 3.4.11 п. 3.4 Інструкції справи включаються до акта про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2003 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2007 року, з п`ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2009 року.

Відповідно до пп. 3.4.13 п. 3.4 Інструкції при унесенні до акта про вилучення документів для знищення судових справ, слід дотримуватися таких правил:

судові справи уносяться до акта за роками їх розгляду та в порядку реєстраційних номерів (у разі великої кількості справ відповідної категорії допускається складання актів по окремих категоріях справ за роками їх розгляду в порядку реєстраційних номерів);

у графі "заголовок справи" зазначаються номер справи, прізвище та ініціали особи, стосовно якої розглянуто справу, стаття кодексу, прізвище та ініціали сторін із зазначенням предмету спору. У графі "дата справи (документа)" вказується рік розгляду справи;

у графі "Примітка" слід указати, що зі справи вилучено оригінали судових рішень з наступними ухвалами та постановами судів вищого рівня.

Отже, після закінчення розгляду справ такі передаються до архіву суду на строк зберігання, що визначений Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 № 1087, а після закінчення цього строку, у відповідності приписів Інструкції № 168, знищуються, про що складається відповідний акт.

Інструкцією №168 чітко визначено процедуру знищення судових справ, зокрема таке знищення документів може бути проведеним лише після погодження ЕПК акту про вилучення для знищення документів та затвердження такого акту головою суду.

Наявні в матеріалах справи копії актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду №2 від 06.06.2017 та №1 від 01.12.2020, містять такі відомості.

Отже, після закінчення визначеного строку відповідачем правомірно знищено вказані в акті справи. Як наслідок, відповідачем не здійснювалось приховування від позивача та не обмежувався доступ до матеріалів судових справ за його участю, оскільки такі знищені згідно вимог законодавства.

Надання відповідачем недостовірної інформації, зазначеної в листі від 04.11.2022, судом не встановлено.

Обов`язок збереження відповідачем документів, перелік яких зазначений в актах, відсутній; дії щодо складання та оформлення актів про знищення документів правомірні.

Тому у задоволенні позовних вимог у цій частині слід відмовити.

Також не підлягають задоволенню позовні вимоги в частині визнання протиправними дій щодо приховування інформації про знищення документів, ненадання інформації про акти на заяву (запит) від 17.11.2021 та надання неповної інформації на такий запит, оскільки надання відповіді листом від 24.12.2021 (у якому повідомлено про знищення ряду справ відповідно до актів №2 від 06.06.2017 та №1 від 01.12.2020, та про можливість ознайомлення з оригіналами таких у інформаційному секторі суду) на звернення позивача із письмовою заявою (запитом) від 17.11.2021 не є предметом цього спору.

Вказані вимоги позивачем пов`язуються із отриманням листа від 04.11.2022, внаслідок чого, на його думку, відповідач протиправно приховав інформацію, не надав її в межах законного строку, та надав неповну інформацію на запит від 17.11.2021.

Однак відповідачем у відповіді від 24.12.2021 на заяву (запит) від 17.11.2021 було повідомлено про знищення ряду справ відповідно до актів №2 від 06.06.2017 та №1 від 01.12.2020, а також вказано, що з оригіналами документів (зокрема, актами про вилучення для знищення документів) заявник може ознайомитися у інформаційному секторі суду.

Вказана відповідь позивачем у встановленому законодавством порядку не оскаржувалась.

У той же час надана відповідачем відповідь від 04.11.2022 не свідчить про наявність дій щодо приховування інформації чи надання неповної (недостовірної) інформації, у т.ч. щодо заяви (запиту) позивача від 17.11.2021.

Щодо твердження позивача про те, що відповідно до законодавства, в т.ч. зокрема Наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. №1000/5 (глава 3 розділу 5), встановлено, що в кінці акту додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК установи, чого не зроблено було, суд зазначає таке.

Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Згідно п.8 глави 3 розділу 5 вказаних Правил (у редакції, чинній на час існування спірних правовідносин складання актів), якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в установі, ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК установи.

Однак акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, не містять відомостей про те, що до них включено документи з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу. Тому позовні вимоги позивача у цій частині є помилковими.

Стосовно посилання позивача на те, що згідно обох актів виділення для знищення документів (судових справ) можливе лише після перевірки бухгалтерських документів фінансовою та податковою інспекціями (однак таких перевірок проведено не було вказаними органами), суд зазначає наступне.

Згідно п.5 гл.3 розд.V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (у редакції, чинній на час знищення документів, які зазначені в акті №2 від 06.06.2017), у разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб`єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідка підписується керівником установи та бухгалтером.

Згідно п.5 гл.3 розд.V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (у редакції, чинній на час знищення документів, які зазначені в акті №1 від 01.12.2020), у разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.

Таким чином, оскільки знищення документів, які зазначені в наведених актах, не стосувалось первинної фінансової та бухгалтерської документації, проведення перевірки вищезазначеними організаціями не потребувало.

Проставлення відповідного штампу на актах не має наслідком обов`язкового проведення перевірки (за відсутності визначеного законодавством обов`язку), та не спростовує правомірності знищення документів без такої перевірки.

Щодо доводів позивача про те, що судова справа за його участю № 2а/0270/3762/12, яка мала б бути знищена, не знищена, та не внесена до жодного з актів про відібрання, то такі є безпідставними, оскільки не спростовують правомірності знищення відповідних справ (зазначених в актах) згідно вимог законодавства після закінчення визначеного строку.

Стосовно посилання позивача, що судова справа, згадана в листі відповідача від 24.12.2021, включена для знищення з порушенням строків обчислення (рішення по якій касаційного суду згідно Реєстру судових рішень набрало законної сили лише 26.10.2015), то суд звертає увагу, що акти про вилучення для знищення документів наведеної позивачем справи не містять.

Щодо твердження позивача про те, що він особисто спілкувався з усіма членами експертної комісії (окрім одного), і всі його запевнили, зокрема, що насправді ніхто такі документи, зазначені в акті, не знищував, так як немає законних підстав для таких процедур і що такі акти є недійсними та формальними, та надані для підтримання іміджу відповідача, а судові справи насправді все ще зберігаються в архіві суду, суд зазначає таке.

На підтвердження вказаних обставин позивачем не було надано жодних належних та допустимих доказів. Водночас, такі суперечать матеріалам справи (а саме, письмовим доказам), а також положенням чинного законодавства, які визначають порядок знищення відповідних документів.

Отже, позовні вимоги у стверджуваній позивачем протиправності діянь відповідача (окрім визнання протиправними дій щодо встановлення відстрочки у наданні відповіді на запит від 12.09.2022, оформленої листом від 19.09.2022 №02.1-09/3221/22, та протиправною бездіяльності щодо нероз`яснення у листі від 19.09.2022 порядку оскарження прийнятого рішення про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію) задоволенню не підлягають.

Як наслідок, не підлягають задоволенню і позовні вимоги зобов`язального характеру (надання для ознайомлення судових справ, відновлення документів судових справ (при встановленні судом їх знищення); внесення до актів записів в їх кінці про знищення відповідних документів, зазначених в цих актах із зазначенням дати, прізвищ, ініціалів членів ЕК (експертної комісії) відповідача, та надання їх після цього для ознайомлення), які є похідними від цих вимог.

Таким чином, позовні вимоги підлягають частковому задоволенню.

Оскільки позивач був звільнений від сплати судового збору, підстави для розподілу судових витрат відсутні.

Керуючись статтями 6, 72-77, 139, 244, 246, 250, 255, 295 Кодексу адміністративного судочинства України, суд

ВИРІШИВ:

позов ОСОБА_1 задовольнити частково.

Визнати протиправними дії Вінницького окружного адміністративного суду щодо встановлення відстрочки у наданні відповіді на запит ОСОБА_1 про доступ до публічної інформації від 12.09.2022, оформленої листом від 19.09.2022 №02.1-09/3221/22.

Визнати протиправною бездіяльність Вінницького окружного адміністративного суду щодо нероз`яснення у листі від 19.09.2022 №02.1-09/3221/22 порядку оскарження прийнятого рішення про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію.

В задоволенні решти позовних вимог відмовити.

Рішення суду набирає законної сили після закінчення строку подання апеляційної скарги всіма учасниками справи, якщо апеляційну скаргу не було подано. У разі подання апеляційної скарги рішення, якщо його не скасовано, набирає законної сили після повернення апеляційної скарги, відмови у відкритті чи закриття апеляційного провадження або прийняття постанови судом апеляційної інстанції за наслідками апеляційного перегляду.

Рішення може бути оскаржене в апеляційному порядку до Сьомого апеляційного адміністративного суду протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення.

Повне рішення складене 07 червня 2024 року

Позивач:ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , ідентифікаційний номер - НОМЕР_1 )
Відповідач:Вінницький окружний адміністративний суд (вул. Брацлавська, 14, Вінниця, Вінницька область,21101 , код ЄДРПОУ - 34455243)
Головуючий суддя Д.А. Божук