Справа № 200/376/21-а
Суддя: Блохін Анатолій Андрійович
Дата ухвалення: 2023-02-16 00:00:00+02
Юрисдикція: administrative

ПЕРШИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

16 лютого 2023 року справа №200/376/21-а

м. Дніпро

Перший апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: головуючого Блохіна А.А., суддів Гаврищук Т.Г., Сіваченко І.В., секретар судового засідання Біліченко В.П., за участю представника відповідача Литовченко Ю.С., розглянув у відкритому судовому засіданні в режимі відеоконференції апеляційну скаргу Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 11 жовтня 2021 р. у справі № 200/376/21-а (головуючий І інстанції Ушенко С.В.) за позовом ОСОБА_1 до Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) про визнання протиправним та скасування наказу, -

У С Т А Н О В И В:

12 січня 2021 року ОСОБА_1 звернулася до суду з позовом до Головного територіального управління юстиції у Донецькій області про визнання протиправним та скасування наказу від 27.11.2020 №126/1 Про внесення змін до наказу від 23.12.2019 №3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 .

В обґрунтування позовних вимог позивач зазначила, що, враховуючи результати аудиту, відповідач згідно з наказом від 27.11.2020 № 126/1 Про внесення змін до наказу від 23.12.2019 №3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 виключив періоди невикористаних у 2012-2014 роках відпусток, зменшивши таким чином загальну кількість днів невикористаної відпустки, за яку була виплачена компенсація при звільненні, з 158 до 108. Вважає, що у відповідача відсутні правові підстави, які б дозволяли йому зменшити майже через рік після звільнення розмір належних позивачу сум відпускних та компенсації у зв`язку із неможливістю достовірного визначення кількості днів невикористаної відпустки, оскільки саме на відповідача покладено прямі обов`язки щодо обліку відпусток, які надаються працівникам, здійснення повного розрахунку при звільненні, інформування про належні суми виплати до їх перерахування.

Таким чином, на думку позивача, відповідачем порушено законодавство про працю, у зв`язку з чим вона звернулася до суду з даним позовом.

Рішенням Донецького окружного адміністративного суду від 11 жовтня 2021 р. у справі № 200/376/21-а позов задоволено, внаслідок чого визнано протиправним та скасовано наказ Головного територіального управління юстиції у Донецькій області від 27.11.2020 №126/1 Про внесення змін до наказу від 23.12.2019 №3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 .

Відповідач не погодився з рішенням суду першої інстанції, подав апеляційну скаргу, в якій просив скасувати оскаржуване судове рішення та прийняти нове рішення про відмову у задоволенні позовних вимог.

В обґрунтування апеляційної скарги зазначено, що у відповідача відсутні правові підстави для нарахування та виплати компенсації за дні невикористаної відпустки, які не підтверджені первинними обліковими документами (відсутні табелі обліку використання робочого часу та накази (розпорядження) про надання відпусток). Крім того, на запит до Мінекономіки про надання роз`яснень щодо обліку невикористаних відпусток працівників, у зв`язку із залишенням первинної документації на території, яка тимчасово не контролюється українською владою, було надане роз`яснення про неможливість ведення обліку відпусток за період до 2014-2015 років. Виходячи з викладеного, відповідач вважає, що наказ Головного територіального управління юстиції у Донецькій області від 27.11.2020 № 126/1 Про внесення змін до наказу від 23.12.2019 №3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 є законним та обґрунтованим, прийнятий на підставі та в межах повноважень, у відповідності до первинної облікової документації, яка перебуває у володінні Головного управління, а тому скасуванню не підлягає.

В судовому засіданні в режимі відеоконференції представник відповідача підтримав доводи апеляційної скарги.

Відповідно до вимог ч. 1,2 ст. 308 КАС України суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги. Суд апеляційної інстанції не обмежений доводами та вимогами апеляційної скарги, якщо під час розгляду справи буде встановлено порушення норм процесуального права, які є обов`язковою підставою для скасування рішення, або неправильне застосування норм матеріального права.

Суд апеляційної інстанції, заслухавши доповідь судді-доповідача, перевіривши матеріали справи і обговоривши доводи апеляційної скарги, перевіривши юридичну оцінку обставин справи та повноту їх встановлення, дослідивши правильність застосування судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, вважає за необхідне вимоги, викладені в апеляційній скарзі, задовольнити, з наступних підстав.

Судом першої та апеляційної інстанції встановлено, що позивач ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , зареєстрована за адресою: АДРЕСА_1 , про що свідчить копія паспорта громадянина України (ID-картка) № НОМЕР_1 , наявна в матеріалах справи.

Відповідач в даних правовідносинах є суб`єктом владних повноважень у відповідності до приписів п. 7 ч. 1 ст. 4 КАС України.

Наказом Головного територіального управління юстиції у Донецькій області від 23.12.2019 № 3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 головний спеціаліст з питань запобігання і виявлення корупції Головного територіального управління юстиції у Донецькій області ОСОБА_1 24.12.2019 звільнена в порядку переведення для подальшої роботи у Головному управлінні Пенсійного фонду України в Донецькій області згідно з п. 5 ст. 36 Кодексу законів про працю України та відповідно до ст. 41 Закону України Про державну службу.

Відповідно до зазначеного наказу ОСОБА_1 виплачено компенсацію за частину невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 22.06.2012 по 21.06.2013 у кількості 15 календарних днів, за частину невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 22.06.2013 по 21.06.2014 у кількості 15 календарних днів, за частину невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 22.06.2014 по 21.06.2015 у кількості 15 календарних днів, за частину невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 22.06.2017 по 21.06.2018 у кількості 9 календарних днів, за частину невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 22.06.2019 по 24.12.2019 у кількості 15 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку за 13 років стажу державної служби у кількості 09 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку за 14 років стажу державної служби у кількості 10 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку як одинокій матері за 2013 рік тривалістю 10 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку як одинокій матері за 2014 рік тривалістю 10 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку як одинокій матері за 2015 рік тривалістю 10 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку як одинокій матері за 2016 рік тривалістю 10 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку як одинокій матері за 2017 рік тривалістю 10 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку як одинокій матері за 2018 рік тривалістю 10 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку як одинокій матері за 2019 рік тривалістю 10 календарних днів.

Відповідно до наказу Головного територіального управління юстиції у Донецькій області № 3760/1 від 23.12.2019 позивачу належала компенсація за невикористані дні відпустки у загальній кількості 158 календарних днів.

Листом від 21.05.2020 № ПІ-С-286 Головне територіальне управління юстиції у Донецькій області повідомило позивача, що Ліквідаційною комісією Головного територіального управління юстиції у Донецькій області розглянуто її заяву від 15.05.2020 та здійснено перевірку правильності нарахування відпускних протягом 2019 року та компенсації за невикористану відпустку при звільненні. В результаті перевірки було встановлено розбіжності в нарахуванні у зв`язку з технічною помилкою в програмному забезпеченні, а саме: сума недорахованих відпускних протягом 2019 року складає 2546,36 грн., сума компенсації за невикористану відпустку при звільненні 20086,54 грн.

Відповідно до розрахункового листа за грудень 2019 року позивачу була виплачена компенсація за невикористані 158 днів відпустки у розмірі 70436,40 грн.

В подальшому, наказом від 27 листопада 2020 року № 126/1 внесено зміни до наказу від 23.12.2019 №3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 , в якому зазначено, що у зв`язку з переміщенням Головного територіального управління юстиції у Донецькій області відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 07.11.2014 №595 Деякі питання фінансування бюджетних установ, здійснення соціальних виплат населенню та надання фінансової підтримки окремим підприємствам і організаціям Донецької та Луганської областей у місто Краматорськ Донецької області та неможливістю достовірно визначити кількість днів невикористаної відпустки до 2015 року через залишення у місті Донецьку первинної облікової документації працівників, вирішено внести зміни до наказу Головного територіального управління юстиції у Донецькій області від 23.12.2019 № 3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 , виключивши у другому абзаці слова та цифри за частину невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 22.06.2012 по 21.06.2013 у кількості 15 календарних днів, за частину невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 22.06.2013 по 21.06.2014 у кількості 15 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку, як одинокій матері, за 2013 рік тривалістю 10 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку, як одинокій матері, за 2014 рік тривалістю 10 календарних днів.

З наданого відповідачем витягу з аудиторського звіту (висновки і рекомендації) про проведення позапланового внутрішнього аудиту діяльності ГТУ юстиції у Донецькій області за період 01.01.2019 по 30.06.2020 вбачається, що зокрема у пункті 12 працівникам, які призначені на посади до 2014 року, при звільнені у зв`язку з ліквідацією ГТУЮ виплачувалась компенсація за дні невикористаної відпустки, які не підтверджені достовірними даними. У висновку вказано, що існує ймовірність здійснення ГТУЮ працівникам у період, що підлягав аудиту, зайвих виплат/недоплат коштів за дні невикористаної відпустки при їх звільненні. Також було рекомендовано ГТУЮ (ліквідаційній комісії) вжити заходи щодо визначення достовірної відпустки працівників, які призначені на посади до 2014 року, та яким при звільнені виплачено компенсацію за дні невикористаної відпустки за період до 2014 року, а також щодо здійснення відповідних перерахунків у разі виявлення розбіжностей у кількості таких днів. Внести зміни до наказів про звільнення працівників ГТУЮ за 2019 та 2020 роки в частині виплат компенсації за кількість днів невикористаної відпустки, що не підтверджена достовірними даними.

Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) 08.07.2020 було зроблено запит до Міністерства соціальної політики України (№16479/10.4-61/20) та 19.08.2020 запит до Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України (Мінекономіки) (№ 19589/10.4- 28/20) про надання роз`яснень щодо обліку невикористаних відпусток працівників, у зв`язку із залишенням первинної документації на території, яка тимчасово не контролюється українською владою.

На зазначений запит Мінекономіки листом від 23.09.2020 № 3512-06/57971-06 надано роз`яснення про неможливість ведення обліку відпусток за період до 2014 - 2015 років, тому підстави для виплати компенсації за невикористані відпустки за цей період при звільненні відсутні. Зокрема зазначено, що надання відпустки оформлюється наказом (розпорядженням) про надання відпустки (типова форма № П-3, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці (зі змінами) (далі - Наказ №489), на підставі якого відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника (типова форма № П-2ДС, затверджена спільним наказом Міністерства статистики України від 26.12.1995 № 343 Про затвердження форми первинного обліку № П-2ДС та інструкції по її заповненню (на період 2014-2015 років).

Позивач вважає, що відповідачем не надано допустимих доказів, які б свідчили, що позивачем використані всі 50 календарних днів відпустки, які передбачені законодавством, за період роботи з 2012 року по 2014 рік включно та зазначає, що Головним територіальним управлінням юстиції у Донецькій області проведено не повний розрахунок при звільненні, а саме невірно проведено обчислення компенсації за невикористані дні відпустки.

Позивач оскаржує вищевказані дії відповідача як такі, що вчинені з порушенням норм чинного законодавства та її конституційних прав.

Надаючи правову оцінку встановленим обставинам справи, колегія суддів зазначає наступне.

Згідно з ч. 2 ст. 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.

Відповідно до ст. 43 Конституції України кожен має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку вільно погоджується. Кожен має право на належні, безпечні і здорові умови праці, на заробітну плату, не нижчу від визначеної законом. Право на своєчасне одержання винагороди за працю захищається законом.

Статтею 47 КЗпП України встановлено правило, за яким власник або уповноважений ним орган зобов`язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку і провести з ним розрахунок у строки, зазначені в статті 116 цього Кодексу.

Відповідно до статті 116 КЗпП України при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред`явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, належні працівникові при звільненні, власник або уповноважений ним орган повинен письмово повідомити працівника перед виплатою зазначених сум.

Отже, всі суми (заробітна плата, вихідна допомога, компенсація за невикористану відпустку, оплата за час тимчасової непрацездатності тощо), належні до сплати працівникові, мають бути виплачені у день його звільнення. Закон прямо покладає на підприємство, установу, організацію обов`язок провести зі звільненим працівником повний розрахунок, виплатити всі суми, що йому належать.

Оскільки Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Харків) є компетенційним правонаступником Головного територіального управління юстиції у Донецькій області, то невиконані зобов`язання останнього повинні бути реалізовані функціонуючим суб`єктом владних повноважень, тобто Східним міжрегіональним управлінням.

Відповідно до ч. 2 ст. 2 КАС України у справах щодо оскарження рішень, дій чи бездіяльності суб`єктів владних повноважень адміністративні суди перевіряють, чи прийняті (вчинені) вони:1) на підставі, у межах повноважень та у спосіб, що визначені , та законами України; 2) з використанням повноваження з метою, з якою це повноваження надано; 3) обґрунтовано, тобто з урахуванням усіх обставин, що мають значення для прийняття рішення (вчинення дії); 4) безсторонньо (неупереджено); 5) добросовісно; 6) розсудливо; 7) з дотриманням принципу рівності перед законом, запобігаючи всім формам дискримінації; 8) пропорційно, зокрема з дотриманням необхідного балансу між будь-якими несприятливими наслідками для прав, свобод та інтересів особи і цілями, на досягнення яких спрямоване це рішення (дія); 9) з урахуванням права особи на участь у процесі прийняття рішення; 10) своєчасно, тобто протягом розумного строку.

Судом встановлено, що Наказом Наказом Головного територіального управління юстиції у Донецькій області від 23.12.2019 № 3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 головний спеціаліст з питань запобігання і виявлення корупції Головного територіального управління юстиції у Донецькій області ОСОБА_1 24.12.2019 звільнена в порядку переведення для подальшої роботи у Головному управлінні Пенсійного фонду України в Донецькій області згідно з п. 5 ст. 36 Кодексу законів про працю України та відповідно до ст. 41 Закону України Про державну службу.

Відповідно до наказу Головного територіального управління юстиції у Донецькій області № 3760/1 від 23.12.2019 позивачу належала компенсація за невикористані дні відпустки у загальній кількості 158 календарних днів.

Наказом від 27 листопада 2020 року № 126/1 внесено зміни до наказу від 23.12.2019 №3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 , в якому зазначено, що у зв`язку з переміщенням Головного територіального управління юстиції у Донецькій області відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 07.11.2014 №595 Деякі питання фінансування бюджетних установ, здійснення соціальних виплат населенню та надання фінансової підтримки окремим підприємствам і організаціям Донецької та Луганської областей у місто Краматорськ Донецької області та неможливістю достовірно визначити кількість днів невикористаної відпустки до 2015 року через залишення у місті Донецьку первинної облікової документації працівників, вирішено внести зміни до наказу Головного територіального управління юстиції у Донецькій області від 23.12.2019 № 3760/1 Про звільнення ОСОБА_1 , виключивши у другому абзаці слова та цифри за частину невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 22.06.2012 по 21.06.2013 у кількості 15 календарних днів, за частину невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 22.06.2013 по 21.06.2014 у кількості 15 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку, як одинокій матері, за 2013 рік тривалістю 10 календарних днів, за невикористану додаткову оплачувану відпустку, як одинокій матері, за 2014 рік тривалістю 10 календарних днів.

Підставою для внесення змін до наказу став аудиторський звіт (висновки і рекомендації) про проведення позапланового внутрішнього аудиту діяльності ГТУ Юстиції у Донецькій області за період 01.01.2019 по 30.06.2020, у п.12 якого зазначено, що працівникам, які призначені на посади до 2014 року, при звільнені у зв`язку з ліквідацією ГТУЮ виплачувалась компенсація за дні невикористаної відпустки, які не підтверджені достовірними даними. В висновку вказано, що існує ймовірність здійснення ГТУЮ працівникам у період, що підлягав аудиту, зайвих виплат/недоплат коштів за дні невикористаної відпустки при їх звільненні. Також було рекомендовано ГТУЮ (ліквідаційній комісії) вжити заходи щодо визначення достовірної відпустки працівників, які призначені на посади до 2014 року та яким при звільнені виплачено компенсацію за дні невикористаної відпустки за період до 2014 року, а також щодо здійснення відповідних перерахунків у разі виявлення розбіжностей у кількості таких днів. Внести зміни до наказів про звільнення працівників ГТУЮ за 2019 та 2020 роки в частині виплат компенсації за кількість днів невикористаної відпустки, що не підтверджена достовірними даними.

З відзиву відповідача встановлено, що під недостовірними даними вважається відсутність посилання на накази щодо використання основних щорічних відпусток за періоди 2014-2015 роки в відомостях, зазначених в особовій справі.

Наказом Головного управління юстиції у Донецькій області від 18.11.2014 №69/2 «Про переміщення Головного та територіальних управлінь юстиції, відділів державної виконавчої служби, відділів державної реєстрації актів цивільного стану, державних нотаріальних контор», було змінено місцезнаходження Головного управління на територію м. Краматорська.

Відповідач зазначає, що здійснити заходи щодо вивезення всіх документів та архіву Головного управління не вбачалось можливим через захоплення будівлі невідомими озброєними особами, документи залишені у місті Донецьку, який віднесено до Переліку населених пунктів, на території яких органи державної влади тимчасово не здійснюють свої повноваження, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 07.11.2014 №1085-р. У зв`язку із зазначеним, у провадженні Селидівського ВП Покровського ВП ГУНП в Донецькій області перебуває кримінальне провадження №0001766 від 16.06.2016 за ознаками кримінального правопорушення, передбаченого ст. 341 КК України, за фактом незаконного захоплення Головного управління юстиції у Донецькій області, розташованого за адресою: м. Донецьк, бул. Пушкіна, 34.

Відповідач зазначає, що працівники персоналу Головного управління, які готували проекти наказів про звільнення, в грудні 2019 року були звільненні у зв`язку з переведенням до Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків). Під час спілкування щодо визначення кількості днів невикористаної відпустки до 2015 року під час підготовки проектів наказів про звільнення, ними було повідомлено про те, що інформація про кількість використаної відпустки була надана бухгалтерією з бухгалтерської програми. Зазначає, що бухгалтерська програма не є формою первинної облікової документації, а передбачені Наказом №489 форми первинної облікової документації залишені у м. Донецьку під час переміщення до м. Краматорська та не перебувають у володінні відповідача. Тобто, документами, які є володінні відповідача, підтверджуються 108 днів невикористаної відпустки позивачем.

Задовольняючи позов, суд першої інстанції зазначив, що відомості про кількість днів невикористаної відпустки у первісній редакції наказу відповідача у розмірі 158 днів були отримані з програмного забезпечення обліку кадрів.

На переконання місцевого суду, відсутність первісних документів, що викликана об`єктивними обставинами захоплення терористичними угрупуваннями м. Донецька, є підставою для використання електронних відомостей, оскільки інший спосіб захисту прав працівників не вбачається можливим.

Щодо посилання відповідачів на аудиторський висновок, то у висновку не спростовано право позивача на компенсацію за не використану відпустку, не встановлено факту не видання наказу про відпуски позивача, та було рекомендовано відповідачу вжити заходи щодо визначення достовірної відпустки працівників, які призначені на посади до 2014 року та яким при звільнені виплачено компенсацію за дні невикористаної відпустки за період до 2014 року, а також щодо здійснення відповідних перерахунків у разі виявлення розбіжностей у кількості таких днів. Відповідачем не надано суду відомостей, які були ним здійснені заходи щодо визначення достовірної відпустки позивача.

Фактично, позивач, за умови залишення на непідконтрольній території у паперовому вигляді наказів, робить висновок про відсутність у позивачу права на компенсацію за не використану відпустку. В той же час відповідач зазначає, що дані відомості про відпуски містились у бухгалтерській програмі, будь-яких доказів про неправомірне внесення відомостей відповідач суду не надав.

У зв`язку з викладеним, суд першої інстанції дійшов висновку, що відповідач діяв не в спосіб, встановлений законодавством, без врахування усіх обставин, що мають значення для прийняття рішення (вчинення дії), без дотриманням необхідного балансу між будь-якими несприятливими наслідками для прав, свобод та інтересів особи і цілями, на досягнення яких спрямоване це рішення (дія) та відповідно позовна вимога в цій частині підлягає задоволенню.

Проте, з такими висновками місцевого суду не може погодитись судова колегія апеляційного суду.

Відповідно до пункту 1.6 наказу Державного комітету статистики України від 28.08.2005 № 286 «Про затвердження Інструкції зі статистики кількості працівників» до первинної облікової документації підприємства, установи, організації належать: наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; накази (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу; розрахунково-платіжні відомості, розрахункові відомості, платіжні відомості.

Ведення табельного обліку робочого часу на підприємствах, в установах організаціях регламентується наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» (далі - Наказ № 489).

У табелі обліку використання робочого часу робляться відмітки про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, в тому числі надурочні, вечірні, нічні години роботи та ін., а також інші відхилення від нормальних умов роботи.

Відповідно до частини 12 статті 10 Закону України «Про відпустки», власник або уповноважений ним орган зобов`язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.

Надання відпустки оформляється наказом (розпорядженням) про надання відпустки (типова форма № П-3 наказу № 489). На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника (типова форма № П-2 наказу Держкомстату № 489).

Відповідно до Наказу № 489 типовими формами первинної облікової документації підприємств, установ, організацій є: наказ (розпорядження) про прийняття на роботу; наказ (розпорядження) про надання відпустки; наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту); табель обліку використання робочого часу; розрахунково-платіжна відомість працівника; розрахунково-платіжна відомість (зведена).

Пунктами 81, 82 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 передбачено, що проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі рішень (вказівок) керівника установи організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника (типова форма № П-2ДС, затверджена спільним наказом Міністерства статистики України від 26.12.1995 № 343 «Про затвердження форми первинного обліку № П-2ДС та інструкції по її заповненню» (на період 2014-2015).

Отже, табель обліку використання робочого часу та наказ (розпорядження) про надання відпустки є первинними документом, відповідно до даних яких здійснюється нарахування заробітної плати або компенсація за невикористані дні відпусток у разі звільнення працівника.

Будь-яке програмне забезпечення не входить до переліку таких первинних документів.

Посилання позивача у відзиві на апеляційну скаргу щодо можливості ведення документів в електронному вигляді є неспроможним з огляду на приписи частини першої статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», за якими електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов`язкові реквізити документа. Такі електронні документи в справі відсутні.

Проведеним внутрішнім аудитом встановлено, що працівникам, які призначені на посади до 2014 року, при звільненні з Головного управління виплачувалася компенсація за дні невикористаної відпустки, які не підтверджені достовірними даними. За результатами внутрішнього аудиту складено аудиторський звіт, надані висновки та рекомендації, зокрема, зазначено на необхідності внесення змін до наказів про звільнення працівників Головного управління за 2019 та 2020 роки в частині виплат компенсації за кількість днів невикористаної відпустки, що не підтверджена достовірними даними.

В зв`язку з відсутністю первинної облікової документації (особових справ та наказів), які підтверджують використання відпусток, Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) 19.08.2020 було зроблено запит до Мінекономіки про надання роз`яснень щодо обліку невикористаних відпусток працівників через залишення первинної документації на території, яка тимчасово не контролюється українською владою. На що було надане роз`яснення про неможливість ведення обліку відпусток за період до 2014-2015, тому підстав для виплати компенсації за невикористані відпустки за цей період при звільненні немає.

Проте, з документів, які перебували у володінні Головного територіального управління юстиції у Донецькій області та передані до Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) відсутні накази про надання відпусток, з яких можливо було б встановити кількість днів відпустки, які не були використані позивачем до 2015 року та які б підлягали компенсації в зв`язку зі звільненням.

Первинними обліковими документами підтверджується лише 67 днів невикористаної відпустки позивача, які і було залишено після винесення оскаржуваного наказу.

У постанові Верховного Суду у складі Об`єднаної палати Касаційного цивільного суду від 10.10.2019 у справі № 243/2071/18 вказано, що: «зважаючи на вимоги позивача - виплата заборгованості із заробітної плати, компенсації за невикористану відпустку, компенсацію за затримку видачі трудової книжки та середній заробіток за весь час вимушеного прогулу, а також встановлені форс- мажорні обставини (обставини непереборної сили), застосуванню підлягають положення трудового і цивільного законодавства. Статтею 617 ЦК України передбачено, що особа, яка порушила зобов`язання, звільняється від відповідальності за порушення зобов`язання, якщо вона доведе, що це порушення сталося внаслідок випадку або непереборної сили. У пункті 1 частини першої статті 263 ЦК України наведено ознаки непереборної сили та визначено, що непереборна сила - це надзвичайна або невідворотна за даних умов подія.

Отже, непереборною силою є надзвичайна і невідворотна зовнішня подія, що повністю звільняє від відповідальності особу, яка порушила зобов`язання, за умови, що остання не могла її передбачити або передбачила але не могла її відвернути, і ця подія завдала збитків. Відповідно до статті 117 Кодексу законів про працю України підставою відповідальності власника за затримку розрахунку при звільненні є склад правопорушення, який включає два юридичних факти: порушення власником строку розрахунку при звільненні та вина власника. Форс-мажорними обставинами (обставинами непереборної сили) є надзвичайні та невідворотні обставини, що об`єктивно унеможливлюють виконання зобов`язань, передбачених умовами договору (контракту, угоди тощо), обов`язків згідно із законодавчими та іншими нормативними актами, а саме: загроза війни, збройний конфлікт або серйозна погроза такого конфлікту, включаючи але не обмежуючись ворожими атаками, блокадами, військовим ембарго, дії іноземного ворога, загальна військова мобілізація, військові дії, оголошена та неоголошена війна, дії суспільного ворога, збурення, акти тероризму, диверсії, піратства, безлади тощо)».

Аналогічний правовий висновок висловлено Верховним Судом України у постановах від 11.11.2015 (провадження № 6-2159цс15) від 23.03.2016 (провадження № 6-364цс16), від 11.05.2016 (провадження № 6-383цс15), від 25.05.016 (провадження № 6-948цс16), в яких були встановлені подібні правовідносини та аналогічні фактичні обставини.

Є безпідставними посилання позивача на припис ГУ Держпраці в Донецькій області від 10 липня 2020 року, на лист від 19.05.2020 голови ліквідаційної комісії ГТУЮ у Донецькій області Гудзенко Л.Г. в підтвердження доводів позивача про наявність заборгованості відповідача за невикористані відпустки, оскільки ці доводи спростовуються висновками внутрішнього аудиту, а також фактом відсутності жодних належних та допустимих доказів, які б підтвердили наявність у позивача невикористаних відпусток до 2015 року та їх кількість.

Беручи до уваги зазначене, у Головного територіального управління юстиції у Донецькій області були відсутні правові підстави щодо нарахування та виплати компенсації за ті дні невикористаної відпустки, які не були підтверджені первинними документами (відсутні табелі обліку використання робочого часу та накази (розпорядження) про надання відпусток). Відтак, у Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків), як правонаступника, такі повноваження та обов`язок також відсутні, оскільки підстави для нарахування та виплати коштів працівникам ліквідованого органу та новоутвореного, є однаковими.

Отже, підстав для задоволення позову не існує.

Враховуючи наведене, колегія суддів вважає, що суд першої інстанції при постановленні оскаржуваного рішення допустив порушення норм матеріального і процесуального права, у зв`язку з чим апеляційна скарга підлягає задоволенню, а рішення місцевого суду скасуванню.

Відповідно до положень ч.1 ст. 317 КАС України підставами для скасування судового рішення суду першої інстанції повністю або частково та ухвалення нового судового рішення у відповідній частині або зміни рішення є неповне з`ясування судом обставин, що мають значення для справи; недоведеність обставин, що мають значення для справи, які суд першої інстанції визнав встановленими; невідповідність висновків, викладених у рішенні суду першої інстанції, обставинам справи; неправильне застосування норм матеріального та процесуального права.

Витрати суб`єкта владних повноважень, пов`язані зі сплатою судового збору, за діючим процесуальним законодавством відшкодуванню не підлягають.

Керуючись статтями 250, 310, 315, 317, 321, 322, 325, 328, 329 Кодексу адміністративного судочинства України, -

ПОСТАНОВИВ :

Апеляційну скаргу Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 11 жовтня 2021 р. у справі № 200/376/21-а задовольнити.

Рішення Донецького окружного адміністративного суду від 11 жовтня 2021 р. у справі № 200/376/21-а скасувати.

Прийняти нову постанову.

У задоволенні позовних вимог ОСОБА_1 до Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) про визнання протиправним та скасування наказу відмовити.

Повне судове рішення складено 16 лютого 2023 року.

Постанова суду апеляційної інстанції набирає законної сили з моменту її підписання та може бути оскаржена до Верховного Суду протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення в порядку, передбаченому ст. 328 Кодексу адміністративного судочинства України.

Головуючий суддя А.А. Блохін

Судді Т.Г. Гаврищук

І.В. Сіваченко