Справа № 120/1029/20-а
Суддя: Жданкіна Наталія Володимирівна
Дата ухвалення: 2020-04-10 00:00:00+03
Юрисдикція: administrative

РІШЕННЯ

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

м. Вінниця

10 квітня 2020 р. Справа № 120/1029/20-а

Вінницький окружний адміністративний суд у складі головуючого судді Жданкіної Наталії Володимирівни, розглянувши у порядку письмового провадження адміністративну справу за позовом ОСОБА_1 до Вінницької обласної державної адміністрації в особі Першого заступника голови Вінницької обласної держадміністрації Сергія Здітовецького про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити дії,

в с т а н о в и в :

До Вінницького окружного адміністративного суду звернувся ОСОБА_1 (далі - позивач, ОСОБА_1 ) до Вінницької обласної державної адміністрації в особі Першого заступника голови Вінницької обласної держадміністрації Сергія Здітовецького (далі - відповідач, Вінницька ОДА) про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити дії.

Підставою звернення до суду з даним позовом слугували протиправні, на думку позивача, дії відповідача в частині недотримання правил, Держаних стандартів в сфері діловодства при направленні ОСОБА_1 листів від 27.02.2020, виготовлених у відповідь на його запити від 31.01.2020 та 22.02.2020.

Ухвалою від 13.03.2020 відкрито провадження у даній справі та призначено її до розгляду в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення (виклику) сторін. Даною ухвалою також встановлено відповідачу 15-денний строк на подання відзиву на позовну заяву.

31.03.2020 до суду надійшов відзив на позовну заяву, в якому відповідач просить суд відмовити у задоволенні позову. Зокрема представник відповідача вказав, що оформлення та надсилання позивачу листів від 27.02.2020 відбулось у спосіб визначений Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».

Зазначений відзив до суду подано представником Вінницької ОДА Годованюком А.О., на підтвердження повноважень якого надано довіреність № 01.01-67/2226 від 30.03.2020, видану Головою Вінницької обласної державної адміністрації Скальським В.В. Разом з тим, на підтвердження повноважень Годованюка А.О., як особи, яка може діяти від імені Вінницької ОДА в порядку самопредставництва, суду не надано належних документів. Натомість довіреність за № 01.01-67/2226 від 30.03.2020 таким документом не вважається.

Також, 01.04.2020 представником відповідача подано клопотання про закриття провадження у даній справі на підставі п. 1 ч. 1 ст. 238 КАС України.

Ухвалою від 10.04.2020 заяву представника відповідача Годованюка Андрія Олександровича про закриття провадження у справі № 120/1029/20-а повернуто без розгляду, оскільки відповідну заяву подано без додержання вимог ч. 1 ст. ст. 167 КАС України.

06.04.2020 позивачем подано до суду додаткові пояснення у справу, однак суд не приймає їх до уваги, оскільки відповідно до ч. 3 ст. 263 КАС України, заявами по суті справи, у даній категорії справ, є позов та відзив.

Згідно із частиною другою статті 263 КАС України справи, визначені частиною першою цієї статті, суд розглядає у строк не більше тридцяти днів з дня відкриття провадження у справі.

Дослідивши наявні в матеріалах справи письмові докази, оцінивши їх в сукупності, суд зазначає наступне.

22.02.2020 через електронну форму звернень ОСОБА_1 звернувся із запитом до Вінницької ОДА, в якому просив повідомити місцезнаходження прошнурованих поземельних книг Писарівської сільської ради за 1983-1984 роки. Відповідь просив надати на електронну скриньку та продублювати поштою.

Як вказує позивач в позовній заяві, 07.03.2020 в поштовій скрині він виявив конверт з Вінницької ОДА. Конверт містив два листи від 27.02.2020 підписані Першим заступником голови Вінницької ОДА С. Здітовецьким, а саме лист за вих.№78-запит/2.20 та лист за вих. №79-запит/2.20 з додатком.

На переконання позивача, під час виготовлення та направлення вказаних листів відповідач не дотримався правил, Держаних стандартів в сфері діловодства, а саме:

- в листах від 27.02.2020 відсутній заголовок до тексту, відсутні посилання на реєстраційний індекс та дату документа на який надається відповідь;

- прізвище, ім`я та по батькові (ініціали) вказано в давальному відмінку замість називного;

- на конверті відсутні реєстраційні індекси документів які в ньому містяться.

Вважаючи допущені відповідачем недоліки такими, що порушують його права та інтереси позивач звернувся до суду з даним позовом, в якому просив:

- визнати дії Вінницької ОДА в особі першого заступника голови Вінницької облдержадміністрації, Сергія Здітовецького, щодо недотримання вимог нормативно правових актів в сфері діловодства, під час підписання й надсилання листів від 27.02.2020 № 78-запит/2.20, №79-запит/2.20 - протиправними;

- зобов`язати відповідача в особі першого заступника голови Вінницької облдержадміністрації, Сергія Здітовецького , надати належно оформлені, з дотриманням НПА в сфері діловодства, листи від 27.02.2020 № 78-запит/2.20, №79-запит/2.20 в т. ч. на електронну пошту.

Надаючи оцінку спірним правовідносинам суд зазначає наступне.

Досліджуючи питання щодо дотримання відповідачем встановленого порядку оформлення та надсилання організаційно-розпорядчі документи під час надання позивачу відповідей від 27.02.2020, суд зазначає, що відповідний порядок врегульовано Національним стандартом України: Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003,затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 №55 (далі - Стандарт ДСТУ 4163-2003).

Відповідно до п.1.1 розділу 1 Стандарт ДСТУ 4163-2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі - документи) - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

- підприємств, установ, організацій та їх об`єднань усіх форм власності (далі - організацій).

Згідно пункту 1.2 розділ 1 Стандарту ДСТУ 4163-2003 цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Надаючи оцінку посиланням позивача з приводу не зазначення на отриманих від відповідача документах заголовку до тексту документа, суд зазначає наступне.

Пунктом 4.4 Розділу 4 ДСТУ 4163-2003 визначено, що документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов`язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23).

Аналізуючи положення вказаного пункту ДСТУ 4163-2003 суд враховує, що такий реквізит як назва виду документу зазначається в усіх документах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Зазначення виду має на меті допомогти кращому сприйняттю тексту, його швидкій обробці, полегшує роботу з ним.

Таким чином, зважаючи на те, що згідно п. 4.4 Розділу 4 ДСТУ 4163-2003 визначено, що в листах назва виду документа не зазначають, то й заголовок до тексту документу автоматично не підлягає розміщенню.

При цьому, слід також звернути увагу на особливості застосування заголовку до тексті документа. Так, заголовок до тексту документу друкують малими літерами та розміщують під назвою виду документа. Заголовок відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається прийменником "про", має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа.

Отже, про відсутність потреби у зазначенні у листах виду документу також свідчать особливості структури листів. Зокрема, за загальним правилом, починається лист з шанобливого звернення, далі слідує вступ, де стисло вказується намір, констатація факту, введення в суть вирішуваних проблем. Наведене додатково свідчить, що додатковий опис головної ідеї документу при формуванні листів є зайвим, адже по суті дублюється у вступній частині.

В свою чергу, суд погоджується із твердженнями позивача щодо зазначення відповідачем у листах від 27.02.2020 його прізвища, ім`я та по батькові у невірному відмінку, з огляду на наступне.

Так, пунктом 5.16 Розділу 5 ДСТУ 4163-2003 встановлено вимоги щодо оформлення адресатів. Окрім іншого, відповідний пункт встановлює, що у випадку коли документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім`я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Матеріали справи свідчать, що листи від 27.02.2020 за вих.№78-запит 2.20 та за вих. №79-запит/2.20 адресовані фізичній особі - ОСОБА_1 , а відтак оформлення розділу "адресат" у зазначених листах повинно відповідати вищенаведеним вимогам п. 5.16 Розділу 5 ДСТУ 4163-2003.

Водночас, з доданих до матеріалів справи листів від 27.02.2020 за вих.№78-запит 2.20 та за вих. №79-запит/2.20 вбачається, що в розділі "адресат" прізвище, ім`я, по батькові (або ініціали) адресата вказані у давальному відмінку, що суперечить вимогам ДСТУ 4163-2003.

При цьому з приводу застосування до спірних правовідносин положень Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» суд зазначає, що згідно п. 2 Розділу І вказаної інструкції, остання не може регулювати порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію, адже такий порядок визначається окремими нормативно-правовими актами.

В даному випадку, відповідними нормативно-правовими актами є Закон України «Про звернення громадян» та Стандарт ДСТУ 4163-2003.

Щодо відсутності в листах відповідача посилання на реєстраційний індекс і дату документів, на які даються відповіді, суд виходить з наступних міркувань.

Згідно абз. 2 п. 4.4 Розділу 4 ДСТУ 4163-2003 оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов`язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.

В пункті 5.13 Розділу 5 ДСТУ 4163-2003 визначено, що посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Слід також зазначити, що за загальним правилом дата та індекс зазначаються особою, установою, яка уклала чи видала документ.

В даному випадку судом встановлено, що звернення, на які відповідач надав Ковальову О.П. відповіді у формі листів від 27.02.2020, були подані заявником в електронній формі 31.01.2020 та 22.02.2020. Отже, датою відповідних документів слід вважати саме 31.01.2020 та 22.02.2020.

Також, варто зазначити, що зміст реєстраційної картки звернення ОСОБА_1 від 13.01.2020 свідчить, що під час формування відповідного звернення останньому було присвоєно номер КО-10204908, який відповідно є реєстраційним номером (індексом).

В свою чергу, відомостей про присвоєння реєстраційного номеру запиту позивача від 22.02.2020 матеріали справи не містять, а відтак реєстраційний номер (індекс) зазначеного запиту слід вважати №б/н.

Суд враховує, що зміст надісланих відповідачем листів від 27.02.2020 містить посилання як на дати документів, на які надаються відповіді, так і на вхідні номери, що були присвоєні Вінницькою ОДА під час реєстрації відповідних звернення та запиту, а також, у випадку із зверненням від 31.01.2020, зазначено реєстраційний номер останнього.

Разом з тим, на зазначених листах від 27.02.2020 на спеціально відведеному місці на бланках відсутні реєстраційний індекс і дата документів, на які надаються відповіді. Таким чином, ознайомившись зі змістом листів, не виникає складнощів щодо ідентифікації останніх.

Водночас, відсутність відповідних реквізитів безумовно свідчить про недотримання відповідачем під час виготовлення листів від 27.02.2020 за вих.№78-запит 2.20 та за вих. №79-запит/2.20 вимог пункту 5.13 Розділу 5 ДСТУ 4163-2003.

При цьому варто зазначити, що відповідні недоліки допущені відповідачем при виготовленні листів від 27.02.2020, на переконання суду, не несуть для позивача жодних негативних наслідків, адже їх зміст носить виключно інформативний характер. Суд також враховує, що в поданому до суду позові позивач, вказуючи на недотримання відповідачем ряду вимог ДСТУ 4163-2003, не зазначає, яким чином відповідні недоліки впливають на його права та інтереси.

За наведених обставин, виявлені позивачем недоліки, які знайшли своє документальне підтвердження матеріалами справи, не зумовлюють настання для позивача негативних наслідків, зміст листів є зрозумілим та залишиться незмінним, навіть після усунення виявлених недоліків, в зв`язку з чим суд не вбачає підстав для зобов`язання відповідача повторно надати ОСОБА_1 листів від 27.02.2020 за № 78-запит/2.20, №79-запит/2.20, з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Щодо відсутності на конверті реєстраційних індексів документів, які в ньому містяться, суд зазначає наступне.

Опрацювання документів для відправлення поштовим зв`язком здійснюється управлінням діловодства та контролю апарату облдержадміністрації.

Нормативно-правовим актом, що регулює порядок опрацювання та надсилання вихідних документів, в обласній державній адміністрації є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, Затверджених Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила № 1000/5).

При цьому в силу пункту 1 Правил № 1000/5 встановлено єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов`язковим для виконання всіма установами.

Відповідно до пункту 5 частини 7 розділу ІІІ Правил документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті зазначається адреса, за необхідності проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

Тобто, у вищезазначеному наказі Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5 не передбачена обов`язковість проставлення реєстраційних індексів, а лише міститься посилання на можливість їх відображення у разі необхідності. Таким чином, проставлення реєстраційних індексів на конверті в якому міститься декілька документів є правом відправника, який надсилає відповідну кореспонденцію, а не його обов`язком.

З огляду на викладене суд дійшов висновку, що здійснивши надсилання позивачу двох документів в одному конверті, без зазначення на ньому реєстраційних індексів відповідних документів, відповідач діяв в межах та у спосіб визначений чинним законодавством, зокрема з дотриманням положень Правил № 1000/5.

В контексті встановлених обставин справи слід зазначити, що адміністративне судочинство спрямоване на захист саме порушених прав осіб у сфері публічно-правових відносин; вирішуючи спір суд повинен встановити, що у зв`язку з прийнятим рішенням, вчиненням дії чи допущенням бездіяльності суб`єктом владних повноважень порушуються права, свободи чи інтереси особи у сфері публічно-правових відносин; при цьому, обставини дійсного (фактичного) порушення відповідачем прав, свобод чи інтересів має довести належними та допустимими доказами саме позивач.

Задоволенню в адміністративному судочинстві підлягають лише ті вимоги, які відновлюють порушені права чи інтереси особи в сфері публічно-правових відносин.

У розумінні КАС України захист прав, свобод та інтересів осіб завжди є наступним, тобто передбачає наявність встановленого судом факту їх порушення. Право на судовий захист має лише та особа, яка є суб`єктом (носієм) порушених прав, свобод чи інтересів. Тож для того, щоб особі було надано судовий захист, суд встановлює, чи особа дійсно має порушене право, свободу чи інтерес, і це право, свобода чи інтерес порушені відповідачем в момент здійснення ним оскаржуваних дій чи рішень.

Аналогічна правова позиція підтверджується, зокрема, рішеннями Конституційного Суду України від 25.11.1997 за № 6-рп/1997 та від 25.12.1997 за № 9-рп/1997, зі змісту яких випливає, що кожен має право звернутися до суду, якщо його права чи свободи порушені або порушуються, створено або створюються перешкоди для їх реалізації або мають місце інші ущемлення прав та свобод.

При цьому слід зазначити, що при зверненні до суду позивачу необхідно обирати такий спосіб захисту, який би міг відновити його становище та захистити порушене, на його думку, право. Застосування конкретного способу захисту права залежить як від змісту суб`єктивного права, за захистом якого звернулась особа, так і від характеру його порушення.

У даній справі суд не встановив порушення прав позивача внаслідок недотримання відповідачем вимог ДСТУ 4163-2003, в частині описаній вище по тексту даного рішення. Самі по собі наведені позивачем недоліки в оформленні листів від 27.02.2020 не створюють для позивача негативних наслідків. В той же час, зазначення реєстраційних індексів надісланих листів на конверті повинно здійснюватись відправником за необхідності. Визначення необхідності в даному випадку покладається на розсуд відправника.

Отже, допущені відповідачем недоліки при оформленні листів від 27.02.2020 не потягнули для позивача жодних негативних наслідків, а відтак, відсутні підстави для захисту прав позивача судом.

Підсумовуючи викладене, суд прийшов до висновку, що позовні вимоги не підлягають задоволенню.

Керуючись ст.ст. 73, 74, 75, 76, 77, 90, 94, 139, 241, 245, 246, 250, 255, 295 КАС України, суд -

у х в а л и в :

В задоволенні адміністративного позову відмовити.

Рішення суду першої інстанції набирає законної сили в порядку, визначеному ст. 255 КАС України.

Відповідно до ст. 295 КАС України, апеляційна скарга на рішення суду подається протягом тридцяти днів з дня його проголошення. Якщо в судовому засіданні було оголошено лише вступну та резолютивну частини рішення суду, або розгляду справи в порядку письмового провадження, зазначений строк обчислюється з дня складення повного судового рішення.

Учасник справи, якому повне рішення суду не було вручено у день його проголошення або складення, має право на поновлення пропущеного строку на апеляційне оскарження, якщо апеляційна скарга подана протягом тридцяти днів з дня вручення йому повного рішення суду.

ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , РНОКПП НОМЕР_1 )

Вінницька обласна державна адміністрація (вул. Соборна, 70, м. Вінниця, 21050, )

Повний тест рішення складено: 10.04.2020.

Суддя Жданкіна Наталія Володимирівна