Gofal Cymdeithasol, Cymru RHAN 1 CYFFREDINOL Enwi, cychwyn a chymhwyso 1 1 Enw’r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Cymru) 2014 a deuant i rym ar 1 Awst 2014. 2 Mae’r Rheoliadau hyn yn gymwys o ran Cymru. Dehongli 2 Yn y Rheoliadau hyn— ystyr “awdurdod lleol” (“ local authority ”) yw cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru; ystyr “ Deddf 1989 ” (“ the 1989 Act ”) yw Deddf Plant 1989; ystyr “ Deddf 2002 ” (“ the 2002 Act ”) yw Deddf Mabwysiadu a Phlant 2002 ; ystyr “diwrnod gwaith” (“ working day ”) yw diwrnod nad yw’n ddydd Sadwrn, yn ddydd Sul, yn Ddydd Nadolig, yn Ddydd San Steffan, yn Ddydd Gwener y Groglith, nac yn ddiwrnod sy’n wŷl y banc o dan Ddeddf Bancio a Thrafodion Ariannol 1971 ; ystyr “eiriolwr” (“ advocate ”) yw person sy’n darparu cymorth o dan drefniadau a wneir gan awdurdod lleol o dan Reoliadau Gwasanaethau Eirioli a Gweithdrefn Sylwadau (Plant) (Cymru) 2004 yn unol ag adran 26A(1) o Ddeddf 1989 ; ystyr “gweithdrefn sylwadau flaenorol” (“ former representations procedure ”) yw’r weithdrefn sylwadau a sefydlwyd o dan ddarpariaethau Rheoliadau 2005 ; ystyr “person annibynnol” (“ independent person ”) yw’r person, nad yw’n aelod o’r awdurdod lleol y gwnaed sylwadau wrtho nac yn swyddog o’r awdurdod hwnnw, nac ychwaith yn briod neu’n bartner sifil aelod neu swyddog o’r fath, sy’n cymryd rhan yn yr ystyriaeth o’r sylwadau ac mewn unrhyw drafodaethau dilynol, yn unol ag adran 26(4) o Ddeddf 1989; ystyr “Rheoliadau 2005” (“ the 2005 Regulations ”) yw Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Plant) (Cymru) 2005 ; ystyr “sylwadau” (“ representations ”) yw sylwadau o dan adran 24D neu adran 26 o Ddeddf 1989 neu baragraff 6(2) o Atodlen 7 iddi; ystyr “ymchwilydd annibynnol” (“ independent investigator ”) yw’r person, nad yw’n aelod o’r awdurdod lleol y gwnaed sylwadau wrtho nac yn swyddog o’r awdurdod hwnnw, nac ychwaith yn briod neu’n bartner sifil aelod neu swyddog o’r fath, ond mae’n cynnwys person y mae’r awdurdod lleol wedi ymuno mewn contract am wasanaethau gydag ef er mwyn cynnal ymchwiliad; ystyr “ystyried sylwadau” (“ to consider representations ”) yw ystyried sylwadau o dan y weithdrefn a bennir yn y Rheoliadau hyn. Egwyddorion cyffredinol ar gyfer trin sylwadau 3 1 Rhaid gweithredu unrhyw weithdrefn sylwadau a sefydlir o dan Ddeddf 1989 yn unol â’r egwyddor, pan wneir sylwadau gan berson y mae adran 24D neu 26(3)(a) yn gymwys iddo, y dylai lles y person sy’n gwneud y sylwadau gael ei ddiogelu a’i hybu. 2 Dylid cymryd i ystyriaeth ddymuniadau a theimladau canfyddadwy y person sy’n gwneud y sylwadau. RHAN 2 SEFYDLU’R WEITHDREFN SYLWADAU Uwch-swyddog sy’n gyfrifol am gwynion 4 Rhaid i bob awdurdod lleol ddynodi uwch-swyddog i fod yn gyfrifol am sicrhau cydymffurfiaeth â’r trefniadau a wneir gan yr awdurdod lleol o dan y Rheoliadau hyn. Swyddog cwynion 5 1 Rhaid i bob awdurdod lleol benodi person, y cyfeirir ato yn y Rheoliadau hyn fel swyddog cwynion. 2 Swyddogaeth y swyddog cwynion yw rheoli’r gweithdrefnau ar gyfer trin ac ystyried sylwadau. 3 Caiff unrhyw berson sydd wedi ei awdurdodi gan yr awdurdod lleol i weithredu ar ran y swyddog cwynion gyflawni swyddogaeth y swyddog cwynion. 4 Nid oes angen i swyddog cwynion fod yn gyflogedig gan yr awdurdod lleol a chaiff gael ei benodi’n swyddog cwynion ar gyfer mwy nag un awdurdod lleol. Ffurf y cyfathrebu 6 1 Ceir anfon unrhyw gyfathrebiad, y mae’n ofynnol ei wneud o dan y Rheoliadau hyn at unrhyw berson sy’n gwneud sylw, yn electronig os yw’r person hwnnw — a wedi cydsynio mewn ysgrifen; a b heb dynnu’n ôl, mewn ysgrifen, y cydsyniad hwnnw; ac c wedi darparu cyfeiriad post electronig addas i’r awdurdod lleol. 2 Bodlonir unrhyw ofyniad yn y Rheoliadau hyn fod dogfen wedi ei llofnodi gan berson, yn achos dogfen a anfonir yn electronig yn unol â’r Rheoliadau hyn, os yw’r unigolyn a awdurdodir i lofnodi’r ddogfen yn teipio ei enw neu’n gosod ei enw arni gan ddefnyddio cyfrifiadur neu ddull electronig arall. Gwybodaeth a hyfforddiant i’r staff 7 Rhaid i bob awdurdod lleol sicrhau y rhoddir gwybod i’w staff am y trefniadau ar gyfer trin sylwadau ac ymchwilio iddynt, ac yr hyfforddir ei staff yn briodol i weithredu’r trefniadau hynny. RHAN 3 CWMPAS Y WEITHDREFN SYLWADAU Swyddogaethau penodedig o dan Rannau 4 a 5 o Ddeddf 1989 8 At ddiben adran 26(3A)(b) o Ddeddf 1989, mae swyddogaethau canlynol yr awdurdod lleol yn swyddogaethau cymwys o dan Rannau 4 a 5 o Ddeddf 1989— a swyddogaethau o dan adran 31 (gorchmynion gofal a goruchwylio); b swyddogaethau o dan adran 33 (effaith gorchymyn gofal); c swyddogaethau o dan adran 34 (cyswllt rhiant etc. â phlant mewn gofal); d swyddogaethau o dan adran 35 (gorchmynion goruchwylio); e swyddogaethau o dan adran 43 (gorchmynion asesu plentyn); f swyddogaethau o dan adran 44 (gorchmynion ar gyfer amddiffyn plant mewn argyfwng); ac g swyddogaethau o dan adran 47 (dyletswydd ar awdurdod lleol i ymchwilio). Swyddogaethau penodedig o dan Ddeddf 2002 9 1 At ddibenion adran 26(3B) o Ddeddf 1989, y swyddogaethau penodedig o dan Ddeddf 2002 yw— a darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu— i fel y rhagnodir yn adran 2(6) o Ddeddf 2002; a ii fel y rhagnodir ymhellach yn rheoliad 3 o Reoliadau Gwasanaethau Cymorth Mabwysiadu (Awdurdodau Lleol) (Cymru) 2005 (at ddibenion y rheoliad hwn, “y Rheoliadau Gwasanaethau Cymorth Mabwysiadu”) , ond nid yw darparu’r gwasanaethau a ragnodir yn rheoliad 3(b) o’r Rheoliadau Gwasanaethau Cymorth Mabwysiadu yn swyddogaeth benodedig o dan y rheoliad hwn ac eithrio i’r graddau y’u darperir ar gyfer galluogi grwpiau o blant mabwysiadol i drafod materion sy’n ymwneud â mabwysiadu; b swyddogaethau o dan reoliadau 7 i 17 o’r Rheoliadau Gwasanaethau Cymorth Mabwysiadu i’r graddau y maent yn ymwneud â’r gwasanaethau cymorth mabwysiadu y cyfeirir atynt yn is-baragraff (a); c swyddogaethau o dan adrannau 18 i 29 (lleoli plant gan asiantaeth fabwysiadu ar gyfer eu mabwysiadu) o Ddeddf 2002; d swyddogaethau o dan adrannau 30 i 35 (symud plant a leolir neu y caniateir eu lleoli gan asiantaethau mabwysiadu) o Ddeddf 2002; e swyddogaethau o dan adrannau 36 i 40 (symud plant mewn achosion nad ydynt yn achosion asiantaeth) o Ddeddf 2002; f y swyddogaethau canlynol o dan Reoliadau Asiantaethau Mabwysiadu (Cymru) 2005 — i Rhan 3 (dyletswyddau asiantaeth fabwysiadu pan fo’r asiantaeth yn ystyried mabwysiadu ar gyfer plentyn); ii Rhan 5 (dyletswyddau’r asiantaeth fabwysiadu mewn cysylltiad â lleoliad arfaethedig plentyn gyda darpar fabwysiedwyr); iii Rhan 6 (lleoliadau ac adolygiadau); a iv Rhan 7 (cofnodion) i’r graddau y mae’r swyddogaethau hynny’n ymwneud â chofnod achos plentyn fel y’i diffinnir yn rheoliad 12, a rheoliad 47 (cyswllt); ac g y swyddogaethau canlynol o dan Reoliadau Mabwysiadau ag Elfen Dramor 2005 — i rheoliad 10 (gofynion cymwys mewn cysylltiad â rhoi cyfrifoldeb rhiant cyn mabwysiadu dramor); a ii Pennod 3 (darpariaethau amrywiol) o Ran 3 (mabwysiadu o dan y Confensiwn). 2 At ddibenion y rheoliad hwn, mae i “plentyn mabwysiadol” yr ystyr a roddir i “adoptive child” yn rheoliad 2 o’r Rheoliadau Gwasanaethau Cymorth Mabwysiadu. Ystyried sylwadau o dan baragraff 6 o Atodlen 7 i Ddeddf 1989 (rhieni maeth: terfynau ar nifer y plant y caiff person eu maethu) 10 Mae rheoliadau 2 ac 11 i 21 yn gymwys mewn perthynas ag ystyriaeth gan awdurdod lleol o sylwadau o dan baragraff 6(1) o Atodlen 7 i Ddeddf 1989. Materion na chaniateir eu hystyried 11 1 Nid yw’n ofynnol bod awdurdod lleol yn ymdrin â’r sylwadau canlynol yn unol â’r Rheoliadau hyn— a sylw yr ymchwilir, neu yr ymchwiliwyd, iddo o dan unrhyw weithdrefn sylwadau flaenorol; b sylw yr ystyriwyd eisoes y pwnc sy’n destun iddo, yn unol â threfniadau a wnaed o dan y Rheoliadau hyn; c sylw yr ymchwilir, neu yr ymchwiliwyd, iddo gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru; neu d sylw a wnaed ar lafar, naill ai’n bersonol neu ar y teleffon, ac a ddatrysir wrth fodd y person a wnaeth y sylw, heb fod yn hwyrach na’r diwrnod gwaith nesaf sy’n dilyn y diwrnod y gwnaed y sylw. 2 Yn ddarostyngedig i baragraff (3), pan fo sylw wedi ei wneud mewn cysylltiad â’r materion y cyfeirir atynt ym mharagraff (1) a bod yr awdurdod lleol yn penderfynu nad yw’n ofynnol iddo ymdrin â’r sylw, rhaid i’r awdurdod lleol, cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol, hysbysu mewn ysgrifen y person a wnaeth y sylw am ei benderfyniad a’r rheswm dros ei benderfyniad. 3 Nid yw paragraff (2) yn gymwys i fater a bennir yn is-baragraff (d) o baragraff (1). 4 Pan fo sylw a bennir ym mharagraff (1) yn rhan o sylw arall nas pennir felly, neu’n gysylltiedig â sylw arall o’r fath, nid oes dim yn y rheoliad hwn sy’n atal y sylw arall hwnnw rhag cael ei ystyried fel sylw a wnaed o dan y Rheoliadau hyn. Materion sy’n ddarostyngedig i ystyriaeth gydredol 12 1 Rhaid i awdurdod lleol beidio ag ystyried sylw, neu ei ystyried ymhellach, o dan y Rheoliadau hyn— a os yw’r sylw’n ymwneud ag unrhyw fater— i y mae’r person sy’n gwneud y sylw wedi datgan mewn ysgrifen i’r awdurdod lleol ei fod yn dwyn achos neu’n bwriadu dwyn achos ynghylch y mater hwnnw mewn unrhyw lys neu dribiwnlys; ii y mae’r awdurdod lleol yn dwyn achos disgyblu neu’n bwriadu dwyn achos disgyblu ynghylch y mater hwnnw; iii yr hysbyswyd yr awdurdod lleol fod achos troseddol ynghylch y mater hwnnw yn yr arfaeth; neu iv yr ystyrir dwyn achos sifil ynghylch y mater hwnnw (gan gynnwys achos o dan adran 31 o Ddeddf Plant 1989); a b os yw’r awdurdod lleol yn penderfynu y byddai ystyried y sylw, neu ei ystyried ymhellach, o dan y Rheoliadau hyn yn rhagfarnu’r achos neu’r ymchwiliad o dan y paragraff hwn. 2 Yn y rheoliad hwn, ystyr “achos disgyblu” yw unrhyw weithdrefn a fabwysiedir gan awdurdod lleol ar gyfer disgyblu cyflogeion. 3 Cyfeirir at unrhyw achos neu ymchwiliad sy’n dod o fewn paragraff (1) fel “ystyriaeth gydredol” at ddibenion y rheoliad hwn. 4 Pan fo awdurdod lleol yn penderfynu, yn unol â pharagraff (1), na fydd yn ystyried sylw neu na fydd yn ei ystyried ymhellach, rhaid i’r awdurdod lleol roi hysbysiad ysgrifenedig i’r person a wnaeth y sylw, yn esbonio’r rhesymau dros ei benderfyniad ac yn nodi’r ystyriaeth gydredol berthnasol. 5 Pan fo’r ystyriaeth gydredol a bennir mewn hysbysiad o dan baragraff (4) wedi ei therfynu neu’i chwblhau caiff y person y rhoddwyd yr hysbysiad iddo ailgyflwyno’r sylwadau y mae’r hysbysiad yn ymwneud â hwy i’r awdurdod lleol ac, yn ddarostyngedig i baragraff (6), rhaid i’r awdurdod lleol eu hystyried yn unol â rheoliadau 15 i 22. 6 Rhaid i unrhyw berson sy’n ailgyflwyno sylw yn unol â pharagraff (5) wneud hynny heb fod yn hwyrach na 6 mis ar ôl terfynu neu gwblhau’r ystyriaeth gydredol, ac yn unol â hynny, ni fydd rheoliad 13(1) yn gymwys. Terfyn amser ar gyfer gwneud sylwadau 13 1 Yn ddarostyngedig i baragraff (2), rhaid gwneud sylw heb fod yn hwyrach na 12 mis ar ôl — a y dyddiad y digwyddodd y mater sy’n destun y sylw; neu b os yw’n ddiweddarach, y dyddiad y daeth y person sy’n gwneud y sylw i wybod am y mater sy’n destun y sylw. 2 Ni fydd y terfyn amser ym mharagraff (1) yn gymwys os yw’r awdurdod lleol wedi ei fodloni— a bod gan y person sy’n gwneud y sylw resymau da dros beidio â gwneud y sylw o fewn y terfyn amser hwnnw; a b er gwaethaf yr oedi, ei bod yn bosibl o hyd ymchwilio i’r sylw yn effeithiol ac yn deg. Tynnu sylwadau yn ôl 14 1 Ceir tynnu sylw yn ôl ar unrhyw adeg gan y person a wnaeth y sylw, a cheir hysbysu bod y sylw wedi ei dynnu’n ôl— a ar lafar, naill ai’n bersonol neu ar y teleffon; neu b mewn ysgrifen. 2 Rhaid i awdurdod lleol, cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol, ysgrifennu at y person sydd wedi tynnu sylw yn ôl ar lafar, i gadarnhau bod y sylw wedi ei dynnu’n ôl felly. 3 Pan fo sylw wedi ei dynnu’n ôl, caiff awdurdod lleol, er gwaethaf hynny, barhau i ymchwilio i unrhyw faterion a godwyd gan y sylw yn unol â Rhan 4, os yw’r awdurdod o’r farn bod angen gwneud hynny. RHAN 4 TRIN SYLWADAU AC YMCHWILIO IDDYNT Sylwadau a wneir gan “bersonau eraill” o dan adran 26(3)(e), (3B)(b) neu (3C)(c) o Ddeddf 1989 15 1 Pan fo awdurdod lleol wedi cael sylwadau gan berson sy’n dod o fewn adran 26(3)(e), (3B)(b) neu (3C)(c) o Ddeddf 1989, rhaid i’r awdurdod, cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol, benderfynu a oes gan y person hwnnw fuddiant digonol yn lles y plentyn o dan sylw, i gyfiawnhau ystyried sylwadau’r plentyn hwnnw gan yr awdurdod lleol. 2 Wrth wneud penderfyniad o dan baragraff (1) rhaid i’r awdurdod lleol ystyried dymuniadau a theimladau canfyddadwy’r plentyn, yn unol ag oedran y plentyn a lefel ei ddealltwriaeth. 3 Os yw’r awdurdod lleol yn penderfynu bod gan y person fuddiant digonol, rhaid i’r awdurdod lleol wedyn ystyried y sylwadau yn unol â rheoliadau 16 i 22. 4 Os yw’r awdurdod lleol yn penderfynu nad oes gan y person fuddiant digonol, rhaid i’r awdurdod lleol hysbysu’r person hwnnw am ei benderfyniad a rhoi gwybod iddo na chymerir unrhyw gamau pellach mewn cysylltiad â’r sylw. 5 Rhaid i’r awdurdod lleol hysbysu’r plentyn am y penderfyniad a wnaed o dan baragraff (1) os yw’r awdurdod lleol o’r farn y byddai’n briodol gwneud hynny, o ystyried oedran a lefel dealltwriaeth y plentyn. Camau sydd i’w cymryd gan awdurdod lleol ar ôl cael sylwadau 16 1 Ceir gwneud sylw ar lafar neu mewn ysgrifen. 2 Rhaid i awdurdod lleol gydnabod cael y sylw heb fod yn hwyrach na 2 ddiwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y mae’n ei gael. 3 Pan fo sylw wedi ei wneud ar lafar, rhaid i’r awdurdod lleol — a gwneud cofnod ysgrifenedig ffurfiol o’r sylw; a b darparu copi o’r cofnod ysgrifenedig i’r person sy’n gwneud y sylw. 4 Ar yr un pryd ag y mae’n cydnabod cael y sylw, rhaid i’r awdurdod lleol — a darparu’r canlynol i’r person sy’n gwneud y sylw— i manylion am ei weithdrefn ar gyfer ystyried sylwadau; a ii os yw’n berthnasol, gwybodaeth am wasanaethau eirioli; b cynnig y canlynol i’r person sy’n gwneud y sylw— i cymorth ac arweiniad ynglŷn â dilyn y weithdrefn sylwadau, neu gyngor ar sut i gael cymorth ac arweiniad o’r fath; a ii os yw’n berthnasol, cymorth i gael eiriolwr; ac c hysbysu’r person sy’n gwneud y sylw y caiff ofyn i’r awdurdod lleol ystyried y sylw yn unol â rheoliad 18. Datrys yn Lleol 17 1 Nid oes raid i’r weithdrefn a ddilynir gan yr awdurdod lleol, wrth ystyried sylwadau o dan y rheoliad hwn, gynnwys ymchwilydd annibynnol. 2 Rhaid i’r awdurdod lleol gynnig trafod y sylw gyda’r person sy’n ei wneud, mewn ymgais i ddatrys y mater yn anffurfiol. 3 Rhaid cynnal unrhyw drafodaeth a gynhelir yn unol â pharagraff (2) o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl y dyddiad dechrau fel y’i diffinnir ym mharagraff (4). 4 At ddibenion y rheoliad hwn, ystyr y “dyddiad dechrau” yw— a mewn unrhyw achos pan geir sylwadau gan berson sy’n dod o fewn rheoliad 15(3), y dyddiad pan fo’r awdurdod lleol yn penderfynu bod gan y person sy’n gwneud y sylwadau fuddiant digonol i gyfiawnhau bod yr awdurdod lleol yn ystyried ei sylwadau; b mewn unrhyw achos pan fo’r person sy’n gwneud y sylw wedi gofyn am i eiriolwr gymryd rhan, y dyddiad pan benodwyd yr eiriolwr; ac c mewn unrhyw achos arall, y dyddiad y cafodd y sylw ei gydnabod gan yr awdurdod lleol. 5 Mewn amgylchiadau eithriadol, ceir estyn y terfyn amser ar gyfer unrhyw drafodaeth a gynhelir yn unol â pharagraff (2) drwy gytundeb rhwng yr awdurdod lleol a’r person sy’n gwneud y sylw. 6 Pan fo’r awdurdod lleol yn datrys y mater wrth fodd y person sy’n gwneud y sylw, rhaid i’r awdurdod lleol ddarparu manylion ysgrifenedig o delerau’r datrysiad i’r person hwnnw, ac i eiriolwr y person hwnnw os penodwyd un, o fewn 5 diwrnod gwaith ar ôl dyddiad y datrysiad. Ymchwilio yn Ffurfiol 18 1 Pan— a fo’r person sy’n gwneud y sylw— i wedi gwneud cais yn unol â rheoliad 16(4)(c); neu ii wedi gwrthod cynnig o drafodaeth o dan reoliad 17(2); neu b na fo’r sylw wedi ei ddatrys wrth fodd y person a’i gwnaeth, yn dilyn unrhyw drafodaeth a ddigwyddodd o dan reoliad 17(2); rhaid i’r awdurdod lleol ystyried y sylw yn unol â’r rheoliad hwn. 2 Rhaid i’r awdurdod lleol gydosod cofnod ysgrifenedig ffurfiol o’r sylw, a’i anfon at y person sy’n gwneud y sylw ynghyd â gwahoddiad i’r person hwnnw wneud sylwadau ar gywirdeb y cofnod. 3 Rhaid i’r awdurdod lleol ystyried unrhyw sylwadau a wneir gan y person sy’n gwneud y sylw o dan baragraff (2) a gwneud unrhyw ddiwygiadau i’r cofnod, yng ngoleuni’r sylwadau hynny, sy’n angenrheidiol er mwyn sicrhau bod y cofnod, ym marn yr awdurdod lleol, yn gofnod cywir o’r sylw. 4 Rhaid i’r awdurdod lleol — a penodi ymchwilydd annibynnol; a b ar y cyd â’r ymchwilydd annibynnol, ymchwilio i’r sylw mewn modd priodol er mwyn ei ddatrys yn gyflym ac effeithlon; ac c yn ystod yr ymchwiliad, rhoi gwybod yn rheolaidd am hynt yr ymchwiliad i’r person sy’n gwneud y sylw, i’r graddau y bo hynny’n rhesymol ymarferol. Penodi Person Annibynnol 19 1 Rhaid i’r trefniadau a wneir o dan reoliad 18 gynnwys penodi person annibynnol. 2 Rhaid i’r person annibynnol gymryd rhan yn yr ymchwiliad i’r sylw gan yr awdurdod lleol a’r ymchwilydd annibynnol o dan reoliad 18. 3 Rhaid i’r person annibynnol gymryd rhan mewn unrhyw drafodaethau a gynhelir gan yr awdurdod lleol ynglŷn â’r camau sydd i’w cymryd yng ngoleuni’r ymchwiliad i’r sylw gan yr awdurdod lleol. Yr Ymateb 20 1 Rhaid i’r awdurdod lleol, o fewn 25 diwrnod gwaith ar ôl y “dyddiad dechrau” fel y’i diffinnir ym mharagraff (2), anfon at y person sy’n gwneud y sylw ymateb ysgrifenedig sydd — a yn rhoi crynodeb o natur a sylwedd y sylw; b yn disgrifio’r ymchwiliad a wnaed yn unol â rheoliad 18(4)(b); c pan fo’n briodol, yn cynnwys ymddiheuriad; d yn nodi pa gamau a gymerir, os cymerir rhai, yng ngoleuni canlyniad yr ymchwiliad; e yn cynnwys manylion am yr hawl i gwyno wrth Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru; f yn cynnig cyfle i’r person sy’n gwneud y sylw drafod cynnwys yr ymateb gyda’r swyddog cwynion neu berson sy’n gweithredu ar ei ran; ac g wedi ei lofnodi gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol neu berson sy’n gweithredu ar ei ran. 2 At ddibenion y rheoliad hwn, ystyr y “dyddiad dechrau” yw’r dyddiad pan lunnir y cofnod ysgrifenedig terfynol o’r sylw gan yr awdurdod lleol yn unol â rheoliad 18(2) neu 18(3). 3 Os oes amgylchiadau eithriadol sy’n peri na all yr awdurdod lleol anfon ymateb ysgrifenedig yn unol â’r terfyn amser ym mharagraff (1), rhaid iddo— a hysbysu’r person sy’n gwneud y sylw, gan esbonio’r rheswm dros yr oedi; a b anfon yr ymateb cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ac o fewn y cyfnod o 6 mis sy’n dechrau gyda’r diwrnod y cafodd y sylw. 4 Rhaid anfon copïau o’r ymateb a lunnir yn unol â pharagraff (1) at— a unrhyw eiriolwr a benodwyd ar ran y person sy’n gwneud y sylw; b y person annibynnol benodwyd o dan reoliad 19; ac c unrhyw berson a oedd yn destun y sylw. Sylwadau sy’n ymwneud â mwy nag un awdurdod lleol 21 1 Mewn unrhyw achos pan fo’n ymddangos i’r swyddog cwynion fod sylw yn ymwneud, neu y gall fod yn ymwneud, ag arfer swyddogaethau gan fwy nag un awdurdod lleol, rhaid i’r swyddog cwynion, cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol— a hysbysu’r awdurdod lleol arall neu’r awdurdodau lleol eraill sy’n gysylltiedig a phenderfynu, ar y cyd â swyddog cwynion pob un ohonynt, pa awdurdod lleol a fydd yn arwain wrth ymdrin â’r sylw; ac b hysbysu’r person sy’n gwneud y sylw. 2 Rhaid i swyddog cwynion awdurdod lleol sy’n awdurdod lleol arweiniol sicrhau— a bod unrhyw ran o’r sylw sy’n ymwneud â gweithredoedd yr awdurdod lleol arweiniol yn cael ei hystyried o dan y Rhan hon o’r Rheoliadau; b y rhoddir gwybod yn rheolaidd i’r person sy’n gwneud y sylw am hynt yr ymchwiliad; ac c bod yr ymateb sy’n ofynnol o dan reoliadau 17(6) neu 20(1) i’r graddau y bo’n rhesymol ymarferol yn cynnwys ymateb ar unrhyw fater arall a oedd yn gyfrifoldeb i awdurdod lleol arall a grybwyllir ym mharagraff (1). 3 Rhaid i swyddog cwynion awdurdod lleol nad yw’n awdurdod lleol arweiniol — a sicrhau bod unrhyw ran o’r sylw sy’n ymwneud â gweithredoedd ei awdurdod lleol yn cael ei hystyried o dan y Rheoliadau hyn; a b rhoi gwybod i swyddog cwynion yr awdurdod lleol arweiniol am unrhyw ddatrysiad o’r mater o dan reoliadau 17(6) neu 20(1). Trin sylwadau ynghylch safonau gofal 22 1 Ac eithrio pan fo paragraff yn gymwys, mewn unrhyw achos pan fo sylwadau’n ymwneud, yn gyfan gwbl neu’n rhannol, â gwasanaethau a ddarperir gan sefydliad neu asiantaeth y cofrestrwyd person mewn cysylltiad ag ef neu hi gan Weinidogion Cymru o dan Ddeddf Safonau Gofal 2000 , rhaid i’r awdurdod lleol sy’n cael y sylwadau hynny, o fewn 2 ddiwrnod gwaith ar ôl eu cael— a anfon manylion am y sylwadau cyfain neu’r rhan honno ohonynt sy’n ymwneud â’r gwasanaeth cofrestredig at y person a gofrestrwyd fel darparwr mewn cysylltiad â’r sefydliad hwnnw neu’r asiantaeth honno; b gofyn i’r darparwr cofrestredig, yr anfonir manylion ato o dan is-baragraff (a), roi gwybod i’r awdurdod, o fewn 10 diwrnod gwaith ei fod wedi cael canlyniad yr ystyriaeth o’r sylwadau gan yr awdurdod; ac c rhoi gwybod i’r person sy’n gwneud y sylwadau am y camau a gymerwyd o dan is-baragraffau (a) a (b). 2 Mae’r paragraff hwn yn gymwys pan fo— a sylwadau eisoes wedi eu hystyried gan y darparwr cofrestredig; neu b yr awdurdod lleol o’r farn y byddai gweithredu o dan baragraff (1) yn debygol o beryglu neu ragfarnu’r ymchwiliad i’r sylwadau neu gallai beryglu neu ragfarnu ymchwiliad gan Weinidogion Cymru. 3 Mewn unrhyw achos pan fo sylwadau’n ymwneud, yn gyfan gwbl neu’n rhannol, â gwasanaethau a ddarperir gan sefydliad neu asiantaeth y cofrestrwyd person mewn cysylltiad ag ef neu hi gan Weinidogion Cymru, rhaid i’r awdurdod lleol hysbysu Gweinidogion Cymru os na fu’n bosibl datrys y sylwadau o dan reoliad17. RHAN 5 DYSGU ODDI WRTH SYLWADAU Monitro 23 Rhaid i bob awdurdod lleol gadw cofnod o’r canlynol — a pob sylw y mae’n ei gael; b canlyniad pob sylw; c a fu i’r awdurdod lleol gydymffurfio ai peidio â’r terfynau amser a bennir yn rheoliadau 16 i 20; at y diben o fonitro cydymffurfiaeth yr awdurdod â’r Rheoliadau hyn. Adroddiad Blynyddol 24 1 Rhaid i bob awdurdod lleol lunio adroddiad blynyddol ar ei berfformiad o ran trin sylwadau ac ymchwilio iddynt, a rhaid i’r adroddiad gynnwys manylion o’r cofnodion a gadwyd yn unol â rheoliad 23, at y dibenion o— a monitro cydymffurfiaeth â’r Rheoliadau hyn; a b gwella’r modd y trinnir sylwadau ac yr ymchwilir iddynt. 2 Rhaid cydosod yr adroddiad cyntaf y cyfeirir ato ym mharagraff (1) o fewn 12 mis ar ôl y dyddiad y daw’r Rheoliadau hyn i rym. RHAN 6 DARPARIAETH DROSIANNOL, DIRYMU A DIWYGIO Darpariaeth Drosiannol 25 Pan na fo’r ystyriaeth o sylw yn unol â’r weithdrefn sylwadau flaenorol wedi ei chwblhau ar yr adeg y daw’r Rheoliadau hyn i rym, rhaid ystyried y sylw hwnnw yn unol â’r weithdrefn honno. Dirymu 26 Mae Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Plant) (Cymru) 2005 wedi eu dirymu ac eithrio i’r graddau sy’n angenrheidiol at ddibenion rheoliad 25. Diwygio 27 Ym mharagraff 10 o Atodlen 1 i Reoliadau Gwasanaeth Mabwysiadu Awdurdodau Lleol (Cymru) 2007 yn lle “Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Plant) (Cymru) 2005” rhodder— “Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Cymru) 2014.” Gwenda Thomas Y Dirprwy Weinidog Plant a Gwasanaethau Cymdeithasol o dan awdurdod y Gweinidog Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol, un o Weinidogion Cymru 7 Gorffennaf 2014