Gofal Cymdeithasol, Cymru RHAN 1 Cyffredinol Enwi, cychwyn a dehongli 1 1 Enw’r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Gwasanaethau Eirioli Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019. 2 Daw’r Rheoliadau hyn i rym ar 29 Ebrill 2019. 3 Yn y Rheoliadau hyn— ystyr “ardal benodedig” (“ specified area ”) yw ardal a bennir mewn amod i gofrestriad y darparwr gwasanaeth fel man y mae’r gwasanaeth i’w ddarparu mewn perthynas ag ef; ystyr “comisiynydd y gwasanaeth” (“ service commissioner ”) yw’r awdurdod lleol sy’n gyfrifol am wneud trefniadau â darparwr gwasanaeth ar gyfer darparu cynhorthwy i blentyn neu berson o dan adran 178(1) o Ddeddf 2014 ; ystyr “cynllun eirioli” (“ advocacy plan ”) yw’r cynllun a lunnir gan y darparwr gwasanaeth mewn perthynas ag unigolyn yn unol â rheoliad 12; ystyr “cynrychiolydd” (“ representative ”) yw unrhyw berson a chanddo awdurdod cyfreithiol, neu sydd wedi cael cydsyniad yr unigolyn i weithredu ar ran yr unigolyn; ystyr “darparwr gwasanaeth” (“ service provider ”) yw darparwr gwasanaeth eirioli sydd wedi ei gofrestru o dan adran 7 o’r Ddeddf; ystyr “datganiad o ddiben” (“ statement of purpose ”) yw’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth y mae rhaid i ddarparwr gwasanaeth ei gadw o dan adolygiad a’i ddiwygio yn unol â rheoliad 4 ; ystyr “y Ddeddf” (“ the Act ”) yw Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016; ystyr “eiriolaeth” (“ advocacy ”) yw cynhorthwy a roddir er mwyn helpu person i fynegi ei safbwyntiau; ystyr “GDG” (“ DBS ”) neu “y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd” (“ the Disclosure and Barring Service ”) yw’r corff a sefydlir gan adran 87(1) o Ddeddf Diogelu Rhyddidau 2012 ; ystyr “gwasanaeth” (“ service ”) yw gwasanaeth eirioli a ddiffinnir yn rheoliad 2 sydd wedi ei ddarparu mewn perthynas ag ardal benodedig; ystyr “plentyn” (“ child ”) yw person sydd o dan 18 oed; ystyr “rheoleiddiwr gwasanaethau” (“ service regulator ”) yw Gweinidogion Cymru wrth arfer eu swyddogaethau rheoleiddiol ; ystyr “tystysgrif GDG” (“ DBS certificate ”) yw tystysgrif o fath y cyfeirir ato ym mharagraff 2 neu 3 o Atodlen 1; ystyr “unigolyn” (“ individual ”), ac eithrio pan fo’r cyd-destun yn mynnu fel arall, yw person y mae’r darparwr gwasanaeth yn darparu eiriolaeth ar ei gyfer, neu wedi darparu eiriolaeth ar ei gyfer, neu berson y caiff y darparwr gwasanaeth ddarparu eiriolaeth ar ei gyfer. Diffiniad ac eithriadau 2 1 At ddiben paragraff 7(1) o Atodlen 1 i’r Ddeddf, mae gwasanaeth eirioli yn— a gwasanaeth a gynhelir i ddarparu eiriolaeth ar gyfer plant sy’n cyflwyno neu’n bwriadu cyflwyno sylwadau sy’n dod o fewn adran 174 o Ddeddf 2014 ; neu b gwasanaeth a gynhelir i ddarparu eiriolaeth ar gyfer personau sy’n cyflwyno neu’n bwriadu cyflwyno sylwadau sy’n dod o fewn adran 176 o Ddeddf 2014 , pan ddiben yr eiriolaeth yw cynrychioli safbwyntiau’r plant neu’r personau neu eu helpu i fynegi eu safbwyntiau mewn perthynas â’u hanghenion am ofal a chymorth . 2 Ond nid yw gwasanaeth y cyfeirir ato ym mharagraff (1) yn wasanaeth eirioli— a os yw’n cael ei ddarparu gan berson yng nghwrs gweithgaredd cyfreithiol o fewn yr ystyr a roddir i “legal activity” yn Neddf Gwasanaethau Cyfreithiol 2007 gan berson sy’n— i person awdurdodedig at ddibenion y Ddeddf honno, neu ii cyfreithiwr Ewropeaidd (o fewn yr ystyr a roddir i “European lawyer” yng Ngorchymyn Cymunedau Ewropeaidd (Gwasanaethau Cyfreithwyr) 1978 ); b os yw’r cynhorthwy yn cael ei ddarparu gan swyddog achosion teuluol Cymreig yng nghwrs cyflawni swyddogaethau mewn perthynas ag achosion teuluol; c os yw’r cynhorthwy yn cael ei ddarparu gan Gomisiynydd Plant Cymru neu gan aelod o staff Comisiynydd Plant Cymru; d os yw’n cael ei ddarparu gan berson nad yw wedi darparu nac yn bwriadu darparu eiriolaeth i fwy na 4 person o fewn unrhyw gyfnod o 12 mis; e i’r graddau y mae’n cael ei ddarparu gan berthynas neu gyfaill i’r person y cyflwynir sylwadau ar ei ran neu y bwriedir cyflwyno sylwadau ar ei ran. 3 Yn y rheoliad hwn— a mae i’r geiriau a’r ymadroddion a ganlyn yr ystyron a roddir iddynt— i ystyr “perthynas” yw rhiant neu berson arall a chanddo gyfrifoldeb rhiant, brawd, chwaer, ewythr neu fodryb (pa un ai drwy briodas neu bartneriaeth sifil), tad-cu/taid neu fam-gu/nain, llys-riant, rhiant maeth neu ddarpar fabwysiadydd y lleolir y plentyn gydag ef neu hi; ii mae i “achosion teuluol” yr ystyr a roddir i “family proceedings” gan adran 12 o Ddeddf Cyfiawnder Troseddol a Gwasanaethau Llysoedd 2000 ; iii mae i “swyddog achosion teuluol Cymreig” yr un ystyr â “Welsh family proceedings officer” yn adran 35(4) o Ddeddf Plant 2004 ; iv mae “grŵp o frodyr a chwiorydd” yn cynnwys brodyr a chwiorydd a hanner brodyr a hanner chwiorydd; a b wrth benderfynu a yw person wedi darparu neu’n bwriadu darparu gwasanaeth eirioli i fwy na 4 person at ddiben paragraff (2)(d), mae darparu eiriolaeth i grŵp o frodyr a chwiorydd yn cael ei gyfrif fel darparu eiriolaeth i un person. RHAN 2 Gofynion cyffredinol ar ddarparwyr gwasanaethau Gofynion mewn perthynas â darparu’r gwasanaeth 3 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y gwasanaeth wedi ei ddarparu â gofal, cymhwysedd a sgìl digonol, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben. Gofynion mewn perthynas â’r datganiad o ddiben 4 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu’r gwasanaeth yn unol â’r datganiad o ddiben. 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth— a cadw’r datganiad o ddiben o dan adolygiad, a b pan fo’n briodol, ddiwygio’r datganiad o ddiben. 3 Oni bai bod paragraff (4) yn gymwys, rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r personau a restrir ym mharagraff (6) am unrhyw ddiwygiad sydd i’w wneud i’r datganiad o ddiben o leiaf 28 o ddiwrnodau cyn y mae i gymryd effaith. 4 Mae’r paragraff hwn yn gymwys mewn achosion pan fo’n angenrheidiol diwygio’r datganiad o ddiben gydag effaith ar unwaith. 5 Os yw paragraff (4) yn gymwys, rhaid i’r darparwr gwasanaeth, yn ddi-oed, hysbysu’r personau a restrir ym mharagraff (6) am unrhyw ddiwygiad a wneir i’r datganiad o ddiben. 6 Y personau y mae rhaid iddynt gael eu hysbysu am unrhyw ddiwygiad i’r datganiad o ddiben yn unol â pharagraff (3) neu (5) yw— a y rheoleiddiwr gwasanaethau, b yr unigolion, c comisiynwyr gwasanaethau, a d unrhyw gynrychiolydd, oni bai nad yw’n briodol gwneud hynny neu y byddai gwneud hynny yn anghyson â llesiant unigolyn. 7 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu’r datganiad o ddiben cyfredol i unrhyw berson ar gais, oni bai nad yw’n briodol gwneud hynny neu y byddai gwneud hynny yn anghyson â llesiant unigolyn. Gofynion mewn perthynas â monitro a gwella 5 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer monitro, adolygu a gwella ansawdd yr eiriolaeth a ddarperir. 2 Rhaid i’r trefniadau hynny gynnwys trefniadau ar gyfer ceisio safbwyntiau— a unigolion, b unrhyw gynrychiolwyr, oni bai nad yw hyn yn briodol neu y byddai’n anghyson â llesiant yr unigolyn, c comisiynwyr gwasanaethau, a d staff, ar ansawdd yr eiriolaeth a ddarperir gan y gwasanaeth a sut y gellir gwella hyn. 3 Wrth wneud unrhyw benderfyniadau ar gynlluniau ar gyfer gwella ansawdd yr eiriolaeth, rhaid i’r darparwr gwasanaeth— a ystyried safbwyntiau’r personau hynny yr ymgynghorir â hwy yn unol â pharagraff (2), a b rhoi sylw i’r adroddiad ar ansawdd y gwasanaeth a lunnir gan yr unigolyn cyfrifol yn unol â rheoliad 50(4). Gofynion mewn perthynas â’r unigolyn cyfrifol 6 1 Nid yw’r rheoliad hwn yn gymwys i ddarparwr gwasanaeth sy’n unigolyn. 2 Rhaid i ddarparwr gwasanaeth y mae’r rheoliad hwn yn gymwys iddo sicrhau bod y person sydd wedi ei ddynodi fel yr unigolyn cyfrifol— a yn cael ei gefnogi i gyflawni ei ddyletswyddau’n effeithiol; a b yn ymgymryd â hyfforddiant priodol. 3 Os bydd gan y darparwr gwasanaeth reswm dros gredu nad yw’r unigolyn cyfrifol wedi cydymffurfio â gofyniad a osodir gan reoliadau 36 i 54, rhaid i’r darparwr— a cymryd unrhyw gamau gweithredu sy’n angenrheidiol i sicrhau y cydymffurfir â’r gofyniad; a b hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau. 4 Yn ystod unrhyw adeg pan nad yw’r unigolyn cyfrifol yn gallu cyflawni ei ddyletswyddau, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod trefniadau yn eu lle ar gyfer— a rheoli’r gwasanaeth yn effeithiol, b goruchwylio’r gwasanaeth yn effeithiol, c cydymffurfedd y gwasanaeth â gofynion y rheoliadau yn Rhannau 2 i 15 , a d monitro, adolygu a gwella ansawdd yr eiriolaeth a ddarperir. 5 Os nad yw’r unigolyn cyfrifol yn gallu cyflawni ei ddyletswyddau am gyfnod o fwy nag 28 o ddiwrnodau, rhaid i’r darparwr gwasanaeth— a hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau; a b rhoi gwybod i’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y trefniadau interim a wnaed i gydymffurfio â pharagraff (4). Gofynion mewn perthynas â’r unigolyn cyfrifol pan fo’r darparwr gwasanaeth yn unigolyn 7 1 Mae’r rheoliad hwn yn gymwys pan fo’r darparwr gwasanaeth yn unigolyn. 2 Os yw’r rheoliad hwn yn gymwys, rhaid i’r unigolyn ymgymryd â hyfforddiant priodol er mwyn cyflawni ei ddyletswyddau’n briodol fel yr unigolyn cyfrifol. 3 Yn ystod unrhyw adeg pan yw’r unigolyn yn absennol, rhaid iddo sicrhau bod trefniadau yn eu lle ar gyfer— a rheoli’r gwasanaeth yn effeithiol, b goruchwylio’r gwasanaeth yn effeithiol, c cydymffurfedd y gwasanaeth â gofynion y rheoliadau yn Rhannau 2 i 15 , a d monitro, adolygu a gwella ansawdd yr eiriolaeth a ddarperir gan y gwasanaeth. 4 Os nad yw’r unigolyn yn gallu cyflawni ei ddyletswyddau fel unigolyn cyfrifol am gyfnod o fwy nag 28 o ddiwrnodau, rhaid i’r unigolyn— a hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau, a b rhoi gwybod i’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y trefniadau interim a wnaed i gydymffurfio â pharagraff (3). Gofynion mewn perthynas â chynaliadwyedd ariannol y gwasanaeth 8 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gymryd camau rhesymol i sicrhau bod y gwasanaeth yn gynaliadwy yn ariannol at ddiben cyflawni’r nodau a’r amcanion a nodir yn y datganiad o ddiben. 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gynnal cyfrifon priodol a chyfredol ar gyfer y gwasanaeth. 3 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu copïau o’r cyfrifon i Weinidogion Cymru o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny. 4 Caiff Gweinidogion Cymru ei gwneud yn ofynnol i gyfrifon gael eu hardystio gan gyfrifydd. Gofynion i ddarparu’r gwasanaeth yn unol â pholisïau a gweithdrefnau 9 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y polisïau a’r gweithdrefnau a ganlyn yn eu lle ar gyfer y gwasanaeth— Cychwyn y gwasanaeth (gweler Rhan 3, rheoliad 11) Cyfrinachedd (gweler Rhan 6, rheoliad 19) Diogelu (gweler Rhan 7, rheoliad 21) Cefnogi a datblygu staff (gweler Rhan 8, rheoliad 25) Disgyblu staff (gweler Rhan 8, rheoliad 28) Cwynion (gweler Rhan 10, rheoliad 34) Chwythu’r chwiban (gweler Rhan 10, rheoliad 35). 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael unrhyw bolisïau a gweithdrefnau eraill yn eu lle sy’n rhesymol angenrheidiol i gefnogi nodau ac amcanion y gwasanaeth. 3 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod cynnwys y polisïau a’r gweithdrefnau y mae’n ofynnol iddynt fod yn eu lle yn rhinwedd paragraffau (1) a (2)— a yn briodol i anghenion yr unigolion y darperir eiriolaeth ar eu cyfer, b yn gyson â’r datganiad o ddiben, ac c yn cael eu cadw’n gyfredol. 4 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei ddarparu yn unol â’r polisïau a’r gweithdrefnau hynny. Dyletswydd gonestrwydd 10 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth weithredu mewn ffordd agored a thryloyw gydag— a unigolion, b unrhyw gynrychiolwyr yr unigolion hynny. RHAN 3 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran y camau sydd i’w cymryd cyn cytuno i ddarparu eiriolaeth Addasrwydd y gwasanaeth 11 1 Ni chaiff y darparwr gwasanaeth ddarparu eiriolaeth ar gyfer unigolyn oni bai bod y darparwr gwasanaeth wedi penderfynu bod y gwasanaeth yn addas i ddiwallu angen yr unigolyn am eiriolaeth. 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi a gweithdrefn yn eu lle ar gychwyn y gwasanaeth. 3 Rhaid i’r penderfyniad o dan baragraff (1) ystyried— a safbwyntiau, dymuniadau a theimladau’r unigolyn, b unrhyw risgiau i lesiant yr unigolyn, c unrhyw addasiadau rhesymol y gallai’r darparwr gwasanaeth eu gwneud i alluogi i anghenion eiriolaeth yr unigolyn gael eu diwallu, a d polisi a gweithdrefnau’r darparwr gwasanaeth ar gychwyn y gwasanaeth. 4 Wrth wneud y penderfyniad ym mharagraff (1), rhaid i’r darparwr gwasanaeth gynnwys yr unigolyn ac unrhyw gynrychiolydd. Ond nid yw’n ofynnol i’r darparwr gwasanaeth gynnwys cynrychiolydd— a os yw’r unigolyn yn oedolyn neu’n blentyn 16 oed neu drosodd ac nad yw’r unigolyn yn dymuno i’r cynrychiolydd gael ei gynnwys; neu b pe byddai cynnwys y cynrychiolydd yn anghyson â llesiant yr unigolyn. RHAN 4 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran y camau sydd i’w cymryd wrth gychwyn darparu eiriolaeth Cynllun eirioli 12 1 Os yw’r darparwr gwasanaeth yn penderfynu bod y gwasanaeth yn addas i ddiwallu anghenion yr unigolyn, rhaid iddo, cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol, lunio cynllun sy’n nodi— a y camau sydd i’w cymryd i gynorthwyo’r unigolyn i gyflwyno sylwadau; a b unrhyw gamau sydd i’w cymryd i liniaru risgiau a nodir i lesiant yr unigolyn. 2 Wrth lunio’r cynllun eirioli, rhaid i’r darparwr gwasanaeth gynnwys yr unigolyn ac unrhyw gynrychiolydd oni bai— a bod yr unigolyn yn oedolyn neu’n blentyn 16 oed neu drosodd ac nad yw’r unigolyn am i’r cynrychiolydd gael ei gynnwys; neu b y byddai cynnwys y cynrychiolydd yn anghyson â llesiant yr unigolyn. Adolygu’r cynllun eirioli 13 1 Rhaid i’r cynllun eirioli gael ei adolygu fel a phan y’i cytunir rhwng y darparwr gwasanaeth a’r unigolyn. 2 Rhaid i adolygiad o gynllun eirioli gynnwys adolygiad o’r graddau y mae’r unigolyn wedi gallu mynegi safbwyntiau’r unigolyn neu sicrhau bod y safbwyntiau hynny yn cael eu cynrychioli. 3 Wrth gynnal adolygiad o dan y rheoliad hwn, rhaid i’r darparwr gwasanaeth gynnwys yr unigolyn ac unrhyw gynrychiolydd. Ond nid yw’n ofynnol i’r darparwr gwasanaeth gynnwys cynrychiolydd— a os yw’r unigolyn yn oedolyn neu’n blentyn 16 oed neu drosodd ac nad yw’r unigolyn yn dymuno i’r cynrychiolydd gael ei gynnwys; neu b pe byddai cynnwys y cynrychiolydd yn anghyson â llesiant yr unigolyn. 4 Ar ôl cwblhau unrhyw adolygiad sy’n ofynnol gan y rheoliad hwn, rhaid i’r darparwr gwasanaeth ystyried a ddylai’r cynllun eirioli gael ei ddiwygio a diwygio’r cynllun fel y bo angen. Cofnodion o gynlluniau eirioli 14 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth— a cadw cofnod o’r canlynol— i y cynllun eirioli ac unrhyw gynllun diwygiedig, a ii canlyniad unrhyw adolygiad, a b rhoi copi o’r cynllun eirioli ac unrhyw gynllun diwygiedig i— i yr unigolyn, ii unrhyw gynrychiolydd, oni bai nad yw hyn yn briodol neu y byddai’n anghyson â llesiant yr unigolyn. RHAN 5 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran yr wybodaeth sydd i’w darparu i unigolion wrth gychwyn darparu eiriolaeth Gwybodaeth am y gwasanaeth 15 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth lunio canllaw ysgrifenedig ar y gwasanaeth. 2 Rhaid i’r canllaw— a cael ei ddyddio, ei adolygu o leiaf bob blwyddyn a’i ddiweddaru fel y bo angen; b bod mewn iaith, arddull, cyflwyniad a fformat priodol, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth; c cael ei roi i bob unigolyn sy’n cael eiriolaeth; d cael ei roi i gomisiynwyr gwasanaethau ; ac e cael ei wneud ar gael i eraill ar gais, oni bai nad yw hyn yn briodol neu y byddai’n anghyson â llesiant unigolyn. 3 Rhaid i’r canllaw gynnwys gwybodaeth am sut i godi pryder neu wneud cwyn. 4 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod pob unigolyn yn cael unrhyw gymorth sy’n angenrheidiol i’w alluogi i ddeall yr wybodaeth a gynhwysir yn y canllaw. RHAN 6 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran safon yr eiriolaeth sydd i’w darparu Safonau gwasanaeth 16 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau y darperir eiriolaeth mewn ffordd— a sy’n galluogi unigolion i fynegi eu safbwyntiau ac i sicrhau bod y safbwyntiau hynny yn cael eu cynrychioli; a b sy’n diogelu, yn hybu ac yn cynnal diogelwch a llesiant unigolion. 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau y darperir eiriolaeth i bob unigolyn yn unol â chynllun eirioli’r unigolyn. 3 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau y darperir yr eiriolaeth mewn ffordd— a sy’n cynnal perthnasoedd personol a phroffesiynol da ag unigolion a staff; a b sy’n annog ac yn cynorthwyo staff i gynnal perthnasoedd personol a phroffesiynol da ag unigolion. 4 Os nad yw’r darparwr gwasanaeth, o ganlyniad i newid yn amgylchiadau’r unigolyn, yn gallu diwallu’r anghenion hynny mwyach, hyd yn oed ar ôl gwneud unrhyw addasiadau rhesymol, rhaid i’r darparwr roi hysbysiad ysgrifenedig o hyn i’r unigolyn, unrhyw gynrychiolydd a chomisiynydd y gwasanaeth ar unwaith. 5 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ystyried a oes ar unigolyn angen cyngor neu gynhorthwy cyfreithiol neu gyngor neu gynhorthwy arbenigol arall a chymryd pob cam rhesymol i gael y cyngor hwnnw neu’r cynhorthwy hwnnw. Iaith a chyfathrebu 17 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gymryd camau rhesymol i ddiwallu anghenion iaith a chyfathrebu unigolion. Parch a sensitifrwydd 18 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod unigolion yn cael eu trin â pharch a sensitifrwydd. 2 Mae hyn yn cynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i— a parchu preifatrwydd ac urddas yr unigolyn; b hybu ymreolaeth ac annibyniaeth yr unigolyn; c rhoi sylw i unrhyw nodweddion gwarchodedig perthnasol (fel y’u diffinnir yn adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 ) yr unigolyn. Cyfrinachedd 19 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth barchu hawliau’r unigolyn i gyfrinachedd. 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi yn ei le ynghylch hawl unigolion i gyfrinachedd, sydd hefyd yn cynnwys yr amgylchiadau pan ganiateir i hawl unigolyn i gyfrinachedd gael ei threchu, a rhaid iddo weithredu’r gwasanaeth yn unol â’r polisi. RHAN 7 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau – diogelu Diogelu - gofyniad cyffredinol 20 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu’r gwasanaeth mewn ffordd sy’n sicrhau bod unigolion yn ddiogel ac yn cael eu hamddiffyn rhag camdriniaeth, esgeulustod a thriniaeth amhriodol. Polisïau a gweithdrefnau diogelu 21 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisïau a gweithdrefnau yn eu lle ar gyfer— a atal camdriniaeth, esgeulustod a thriniaeth amhriodol, a b ymateb i unrhyw honiad neu dystiolaeth o gamdriniaeth, esgeulustod neu driniaeth amhriodol. 2 Yn y rheoliad hwn, cyfeirir at bolisïau a gweithdrefnau o’r fath fel polisïau a gweithdrefnau diogelu. 3 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod ei bolisïau a’i weithdrefnau diogelu yn cael eu gweithredu’n effeithiol. 4 Yn benodol, pan fo honiad neu dystiolaeth o gamdriniaeth, esgeulustod neu driniaeth amhriodol, rhaid i’r darparwr gwasanaeth— a gweithredu yn unol â’i bolisïau a’i weithdrefnau diogelu; b cymryd camau gweithredu ar unwaith i sicrhau diogelwch pob unigolyn y darperir gwasanaethau eirioli ar ei gyfer; c gwneud atgyfeiriadau priodol i asiantaethau eraill; a d cadw cofnod o unrhyw dystiolaeth neu sylwedd unrhyw honiad, unrhyw gamau gweithredu a gymerir ac unrhyw atgyfeiriadau a wneir. Dehongli Rhan 7 22 Yn y Rhan hon— ystyr “camdriniaeth” (“ abuse ”) yw camdriniaeth gorfforol, rywiol, seicolegol, emosiynol neu ariannol ac, mewn perthynas â phlentyn, unrhyw niwed arall, ac at ddibenion y diffiniad hwn— mae “camdriniaeth ariannol” yn cynnwys— bod arian neu eiddo arall person yn cael ei ddwyn; bod person yn cael ei dwyllo; bod person yn cael ei roi o dan bwysau mewn perthynas ag arian neu eiddo arall; bod arian neu eiddo arall person yn cael ei gamddefnyddio; mae i “niwed” yr un ystyr ag yn adran 197(1) o Ddeddf 2014; mae i “esgeulustod” (“ neglect ”) yr un ystyr ag yn adran 197(1) o Ddeddf 2014; mae “triniaeth amhriodol” (“ improper treatment ”) yn cynnwys gwahaniaethu neu atal anghyfreithlon, gan gynnwys amddifadu amhriodol o ryddid o dan delerau Deddf Galluedd Meddyliol 2005 . RHAN 8 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran staffio Staffio - gofynion cyffredinol 23 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau ar bob adeg fod nifer digonol o staff sydd â’r cymwysterau, yr hyfforddiant, y sgiliau, y cymhwysedd a’r profiad addas yn cael eu defnyddio i weithio yn y gwasanaeth, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth. Addasrwydd staff 24 1 Ni chaiff y darparwr gwasanaeth— a cyflogi person o dan gontract cyflogaeth i weithio yn y gwasanaeth oni bai bod y person hwnnw yn addas i wneud hynny; b caniatáu i wirfoddolwr weithio yn y gwasanaeth oni bai bod y person hwnnw yn addas i wneud hynny; c caniatáu i unrhyw berson arall weithio yn y gwasanaeth mewn swydd y gall, yng nghwrs ei ddyletswyddau, gael cysylltiad rheolaidd ynddi ag unigolion hyglwyf neu â phersonau hyglwyf eraill oni bai bod y person hwnnw yn addas i wneud hynny. 2 At ddibenion paragraff (1), nid yw person yn addas i weithio yn y gwasanaeth oni bai— a bod y person yn addas o ran ei uniondeb ac o gymeriad da; b bod gan y person y cymwysterau, y sgiliau, y cymhwysedd a’r profiad sy’n angenrheidiol ar gyfer y gwaith y mae’r person hwnnw i’w wneud; c bod y person, oherwydd ei iechyd, ar ôl i addasiadau rhesymol gael eu gwneud, yn gallu cyflawni’n briodol y tasgau sy’n rhan annatod o’r gwaith y mae’r person hwnnw wedi ei gyflogi neu ei gymryd ymlaen ar ei gyfer; d bod y person wedi darparu gwybodaeth neu ddogfennaeth lawn a boddhaol, yn ôl y digwydd, mewn cysylltiad â phob un o’r materion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 1 a bod yr wybodaeth hon neu’r ddogfennaeth hon ar gael yn y gwasanaeth i’r rheoleiddiwr gwasanaethau edrych arni; e pan fo’r person wedi ei gyflogi gan y darparwr gwasanaeth i reoli’r gwasanaeth ar ôl 1 Medi 2022, fod y person wedi ei gofrestru fel rheolwr gofal cymdeithasol â GCC . 3 Rhaid i gais gael ei wneud am dystysgrif GDG briodol gan neu ar ran y darparwr gwasanaeth at ddiben asesu addasrwydd person ar gyfer y swydd y cyfeirir ati ym mharagraff (1). Ond nid yw’r gofyniad hwn yn gymwys os yw’r person sy’n gweithio yn y gwasanaeth wedi ei gofrestru â gwasanaeth diweddaru’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (y cyfeirir ato yn y rheoliad hwn fel “gwasanaeth diweddaru’r GDG”). 4 Pan fo person sy’n cael ei ystyried ar gyfer swydd y cyfeirir ati ym mharagraff (1) wedi ei gofrestru â gwasanaeth diweddaru’r GDG, rhaid i’r darparwr gwasanaeth wirio statws tystysgrif GDG y person at ddiben asesu addasrwydd y person hwnnw ar gyfer y swydd honno. 5 Pan fo person a benodir i swydd y cyfeirir ati ym mharagraff (1) wedi ei gofrestru â gwasanaeth diweddaru’r GDG, rhaid i’r darparwr gwasanaeth wirio statws tystysgrif GDG y person o leiaf bob blwyddyn. 6 Pan na fo person a benodir i swydd y cyfeirir ati ym mharagraff (1) wedi ei gofrestru â gwasanaeth diweddaru’r GDG, rhaid i’r darparwr gwasanaeth wneud cais am dystysgrif GDG newydd mewn cysylltiad â’r person hwnnw o fewn tair blynedd i ddyroddi’r dystysgrif y gwneir cais amdani yn unol â pharagraff (3) ac wedi hynny rhaid i geisiadau pellach o’r fath gael eu gwneud o leiaf bob tair blynedd. 7 Os nad yw person sy’n gweithio yn y gwasanaeth yn addas i weithio yn y gwasanaeth mwyach o ganlyniad i beidio â bodloni un neu ragor o’r gofynion ym mharagraff (2), rhaid i’r darparwr gwasanaeth— a cymryd camau gweithredu angenrheidiol a chymesur i sicrhau y cydymffurfir â’r gofynion perthnasol; b pan fo’n briodol, hysbysu— i y corff rheoleiddiol neu broffesiynol perthnasol; ii y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Cefnogi a datblygu staff 25 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi yn ei le ar gyfer cefnogi a datblygu staff. 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod unrhyw berson sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys person y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr)— a yn cael cyfnod sefydlu sy’n briodol i’w rôl; b yn cael ei wneud yn ymwybodol o’i gyfrifoldebau ei hun a chyfrifoldebau staff eraill; c yn cael ei oruchwylio a’i arfarnu’n briodol; d yn cael hyfforddiant craidd sy’n briodol i’r gwaith sydd i’w wneud ganddo; e yn cael hyfforddiant arbenigol fel y bo’n briodol; f yn cael cymorth a chynhorthwy i gael unrhyw hyfforddiant pellach sy’n briodol i’r gwaith y mae’n ei wneud. 3 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod unrhyw berson a gyflogir i weithio yn y gwasanaeth yn cael ei gefnogi i gynnal ei gofrestriad â’r corff rheoleiddiol neu alwedigaethol priodol. Cydymffurfio â chod ymarfer y cyflogwr 26 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth lynu wrth y cod ymarfer ar y safonau ymddygiad ac ymarfer a ddisgwylir oddi wrth bersonau sy’n cyflogi neu sy’n ceisio cyflogi gweithwyr gofal cymdeithasol, y mae’n ofynnol iddo gael ei gyhoeddi gan GCC o dan adran 112(1)(b) o’r Ddeddf. Gwybodaeth ar gyfer staff 27 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau y darperir gwybodaeth i bob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) am y gwasanaeth a’r ffordd y caiff ei ddarparu. 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod trefniadau yn eu lle i wneud staff yn ymwybodol o unrhyw godau ymarfer ynghylch y safonau ymddygiad a ddisgwylir oddi wrth weithwyr gofal cymdeithasol, y mae’n ofynnol iddynt gael eu cyhoeddi gan GCC o dan adran 112(1)(a) o’r Ddeddf. Gweithdrefnau disgyblu 28 1 — Rhaid i’r darparwr gwasanaeth roi gweithdrefn ddisgyblu yn ei lle a’i gweithredu. 2 Rhaid i’r weithdrefn ddisgyblu gynnwys— a darpariaeth ar gyfer atal dros dro, a chymryd camau gweithredu heb fod mor bell ag atal dros dro, gyflogai er budd diogelwch neu lesiant unigolion; b darpariaeth bod methiant ar ran cyflogai i adrodd am achos o gam-drin, neu am amheuaeth o gam-drin, i berson priodol yn sail dros ganiatáu cychwyn achos disgyblu. 3 At ddiben paragraff (2)(b), person priodol yw— a y darparwr gwasanaeth, b yr unigolyn cyfrifol, c swyddog i’r rheoleiddiwr gwasanaethau, d swyddog i’r awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y darperir y gwasanaeth ynddi, e yn achos cam-drin neu amheuaeth o gam-drin plentyn, swyddog i’r Gymdeithas Genedlaethol er Atal Creulondeb i Blant, neu f swyddog heddlu. RHAN 9 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran mangreoedd Gofyniad cyffredinol 29 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y mangreoedd, y cyfleusterau a’r cyfarpar yn addas ar gyfer y gwasanaeth, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth. Mangreoedd 30 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod gan y mangreoedd a ddefnyddir ar gyfer gweithredu’r gwasanaeth gyfleusterau digonol ar gyfer storio cofnodion yn ddiogel. RHAN 10 Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau Cofnodion 31 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth ynddo, ohono neu mewn perthynas ag ef. 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth— a sicrhau bod cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion yn gywir ac yn gyfredol; b cadw pob cofnod yn ddiogel; c gwneud trefniadau er mwyn i’r cofnodion barhau i gael eu cadw’n ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau; d rhoi’r cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais; e cadw cofnodion sy’n ymwneud ag oedolion am dair blynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf; f cadw cofnodion sy’n ymwneud â phlant am bymtheng mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf; g sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth— i yn gallu cael mynediad i’w cofnodion; a ii yn cael eu gwneud yn ymwybodol eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion. Hysbysiadau 32 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir yn Atodlen 3. 2 Rhaid i’r hysbysiadau sy’n ofynnol gan baragraff (1) gynnwys manylion y digwyddiad. 3 Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig. 4 Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd a’r ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau. Gwrthdaro buddiannau 33 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle i nodi, cofnodi a rheoli achosion o wrthdaro buddiannau. Polisi a gweithdrefn gwyno 34 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw. 2 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion gan gynnwys trefniadau ar gyfer— a nodi cwynion ac ymchwilio iddynt; b rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw; c sicrhau bod camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd yn dilyn ymchwiliad; d cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c). 3 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion a chamau gweithredu dilynol i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny. 4 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth— a dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon; a b gan roi sylw i’r dadansoddiad hwnnw, nodi unrhyw feysydd i’w gwella. Chwythu’r chwiban 35 1 Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau yn eu lle i sicrhau bod pob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) yn gallu codi pryderon am faterion a all effeithio’n andwyol ar iechyd, diogelwch neu lesiant unigolion y darperir y gwasanaeth ar eu cyfer. 2 Rhaid i’r trefniadau hyn gynnwys— a cael polisi chwythu’r chwiban yn ei le a gweithredu yn unol â’r polisi hwnnw; a b sefydlu trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath. 3 Rhaid i’r darparwr sicrhau bod y trefniadau sy’n ofynnol o dan y rheoliad hwn yn cael eu gweithredu’n effeithiol. 4 Pan godir pryder, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau— a yr ymchwilir i’r pryder; b y cymerir camau priodol yn dilyn ymchwiliad; c y cedwir cofnod o’r ddau beth uchod. RHAN 11 Gofynion ar unigolion cyfrifol ar gyfer sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei reoli’n effeithiol Goruchwylio’r gwaith o reoli’r gwasanaeth 36 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol oruchwylio’r gwaith o reoli’r gwasanaeth, sy’n cynnwys y gofynion penodol a nodir yn y Rhan hon. Dyletswydd i benodi rheolwr 37 1 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol benodi person i reoli’r gwasanaeth. Ond nid yw’r gofyniad hwn yn gymwys os yw’r amodau ym mharagraff (2) neu (3) yn gymwys. 2 Yr amodau yw— a bod y darparwr gwasanaeth yn unigolyn; b bod y darparwr gwasanaeth yn bwriadu rheoli’r gwasanaeth; c bod y darparwr gwasanaeth yn addas i reoli’r gwasanaeth; d yn ddarostyngedig i baragraff (6), fod y darparwr gwasanaeth wedi ei gofrestru fel rheolwr gofal cymdeithasol â GCC; ac e bod y rheoleiddiwr gwasanaethau yn cytuno i’r darparwr gwasanaeth reoli’r gwasanaeth. 3 Yr amodau yw— a bod y darparwr gwasanaeth yn bartneriaeth, yn gorff corfforaethol neu’n gorff anghorfforedig; b bod y darparwr gwasanaeth yn cynnig bod yr unigolyn sydd wedi ei ddynodi fel yr unigolyn cyfrifol am y gwasanaeth i’w benodi i reoli’r gwasanaeth; c bod yr unigolyn hwnnw yn addas i reoli’r gwasanaeth; d yn ddarostyngedig i baragraff (6), fod yr unigolyn hwnnw wedi ei gofrestru fel rheolwr gofal cymdeithasol â GCC; ac e bod y rheoleiddiwr gwasanaethau yn cytuno i’r unigolyn hwnnw reoli’r gwasanaeth. 4 At ddibenion paragraff (2)(c), nid yw’r darparwr gwasanaeth yn addas i reoli’r gwasanaeth oni bai bod gofynion rheoliad 24(2) (addasrwydd staff) wedi eu bodloni mewn cysylltiad â’r darparwr gwasanaeth. 5 Nid yw’r ddyletswydd ym mharagraff (1) wedi ei chyflawni os yw’r person a benodir i reoli’r gwasanaeth yn absennol am gyfnod o fwy na thri mis. 6 Nid yw’r amod ym mharagraffau (2)(d) a (3)(d) ond yn gymwys ar ôl 1 Medi 2022. Gofynion o ran addasrwydd ar gyfer penodi rheolwr 38 1 Ni chaiff yr unigolyn cyfrifol benodi person i reoli’r gwasanaeth oni bai bod y person hwnnw yn addas i wneud hynny. 2 At ddibenion paragraff (1), nid yw person yn addas i reoli’r gwasanaeth oni bai bod gofynion rheoliad 24(2) (addasrwydd staff) wedi eu bodloni mewn cysylltiad â’r person hwnnw. Cyfyngiadau ar benodi rheolwr ar gyfer mwy nag un gwasanaeth 39 1 Ni chaiff yr unigolyn cyfrifol benodi person i reoli mwy nag un gwasanaeth, oni bai bod paragraff (2) yn gymwys. 2 Mae’r paragraff hwn yn gymwys— a os yw’r darparwr gwasanaeth wedi gwneud cais i’r rheoleiddiwr gwasanaethau am ganiatâd i benodi rheolwr ar gyfer mwy nag un gwasanaeth; a b os yw’r rheoleiddiwr gwasanaethau wedi ei fodloni— i na fydd y trefniadau rheoli arfaethedig yn cael effaith andwyol ar allu’r darparwr gwasanaeth i fodloni gofynion rheoliad 16(1); a ii y bydd y trefniadau rheoli arfaethedig yn darparu goruchwyliaeth ddibynadwy ac effeithiol o bob gwasanaeth. Dyletswydd i adrodd am benodi rheolwr i’r darparwr gwasanaeth 40 Wrth benodi rheolwr yn unol â rheoliad 37(1), rhaid i’r unigolyn cyfrifol roi hysbysiad i’r darparwr gwasanaeth— a o enw’r person a benodir, a b o’r dyddiad y mae’r penodiad i gymryd effaith. Dyletswydd i adrodd am benodi rheolwr i reoleiddiwr y gweithlu a’r rheoleiddiwr gwasanaethau 41 1 Wrth benodi rheolwr yn unol â rheoliad 37(1), rhaid i’r unigolyn cyfrifol roi hysbysiad i GCC a’r rheoleiddiwr gwasanaethau— a o enw, dyddiad geni a rhif cofrestru GCC y person a benodir, a b o’r dyddiad y mae’r penodiad i gymryd effaith. 2 Mewn achos pan fo’r darparwr gwasanaeth yn unigolyn a bod y rheoleiddiwr gwasanaethau wedi cytuno i’r darparwr gwasanaeth reoli’r gwasanaeth, rhaid i’r darparwr gwasanaeth roi hysbysiad i GCC— a o enw, dyddiad geni a rhif cofrestru GCC y darparwr gwasanaeth, a b o’r dyddiad y mae’r darparwr gwasanaeth i reoli’r gwasanaeth ohono. Y trefniadau pan yw’r rheolwr yn absennol 42 1 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol roi trefniadau addas yn eu lle i sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei reoli’n effeithiol ar unrhyw adeg pan nad oes rheolwr neu pan nad yw’r rheolwr yn bresennol yn y gwasanaeth. 2 Os nad oes rheolwr neu os nad yw’r rheolwr yn bresennol yn y gwasanaeth am gyfnod o fwy nag 28 o ddiwrnodau, rhaid i’r unigolyn cyfrifol— a hysbysu’r darparwr gwasanaeth a’r rheoleiddiwr gwasanaethau; a b rhoi gwybod iddynt am y trefniadau sydd wedi eu rhoi yn eu lle ar gyfer rheoli’r gwasanaeth yn effeithiol. Ymweliadau 43 1 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol— a ymweld â’r fangre y darperir y gwasanaeth ohoni; b cwrdd ag aelodau o staff sydd wedi eu cyflogi i ddarparu’r gwasanaeth mewn perthynas â phob man y mae’r unigolyn cyfrifol wedi ei ddynodi mewn cysylltiad ag ef; ac c cwrdd ag unigolion y mae eiriolaeth yn cael ei darparu ar eu cyfer mewn perthynas â phob man o’r fath. 2 Mae amlder ymweliadau a chyfarfodydd o’r fath i’w benderfynu gan yr unigolyn cyfrifol gan roi sylw i’r datganiad o ddiben ond rhaid iddynt gael eu cynnal o leiaf bob tri mis. RHAN 12 Gofynion ar unigolion cyfrifol ar gyfer sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei oruchwylio’n effeithiol Goruchwylio digonolrwydd adnoddau 44 1 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol adrodd i’r darparwr gwasanaeth am ddigonolrwydd yr adnoddau sydd ar gael i ddarparu’r gwasanaeth yn unol â’r gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau yn Rhannau 3 i 15. 2 Rhaid i adroddiadau o’r fath gael eu gwneud yn chwarterol. 3 Ond nid yw’r gofyniad hwn yn gymwys pan fo’r darparwr gwasanaeth yn unigolyn. Adroddiadau eraill i’r darparwr gwasanaeth 45 1 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol, yn ddi-oed, adrodd i’r darparwr gwasanaeth— a am unrhyw bryderon ynghylch rheoli neu ddarparu’r gwasanaeth; b am unrhyw newidiadau sylweddol i’r ffordd y caiff y gwasanaeth ei reoli neu ei ddarparu; c am unrhyw bryderon nad yw’r gwasanaeth yn cael ei ddarparu yn unol â’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth. 2 Ond nid yw’r gofyniad hwn yn gymwys pan fo’r darparwr gwasanaeth yn unigolyn. Ymgysylltu ag unigolion ac eraill 46 1 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol roi trefniadau addas yn eu lle ar gyfer cael safbwyntiau— a unigolion, b unrhyw gynrychiolwyr yr unigolion hynny, c comisiynwyr gwasanaethau, a d staff sy’n cael eu cyflogi yn y gwasanaeth, ar ansawdd yr eiriolaeth a ddarperir a sut y gellir gwella hyn. 2 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol adrodd am y safbwyntiau a geir i’r darparwr gwasanaeth er mwyn i’r safbwyntiau hyn allu cael eu hystyried gan y darparwr gwasanaeth wrth wneud unrhyw benderfyniadau ar gynlluniau ar gyfer gwella ansawdd yr eiriolaeth a ddarperir. RHAN 13 Gofynion ar unigolion cyfrifol ar gyfer sicrhau cydymffurfedd y gwasanaeth Dyletswydd i sicrhau bod systemau yn eu lle i gofnodi digwyddiadau a chwynion 47 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol sicrhau bod systemau effeithiol yn eu lle i gofnodi digwyddiadau, cwynion a materion y mae rhaid gwneud hysbysiadau yn eu cylch yn unol â rheoliadau 32 a 54. Dyletswydd i sicrhau bod systemau yn eu lle ar gyfer cadw cofnodion 48 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol sicrhau bod systemau effeithiol yn eu lle mewn perthynas â chadw cofnodion, sy’n cynnwys systemau ar gyfer sicrhau bod cofnodion y mae’n ofynnol iddynt gael eu cadw gan reoliad 31 yn gywir ac yn gyflawn. Dyletswydd i sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau yn gyfredol 49 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol roi trefniadau addas yn eu lle i sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau’r darparwr gwasanaeth yn cael eu cadw’n gyfredol, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben. RHAN 14 Gofynion ar unigolion cyfrifol ar gyfer monitro, adolygu a gwella ansawdd y gwasanaeth Adolygiad o ansawdd y gwasanaeth 50 1 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol roi trefniadau addas yn eu lle i sefydlu a chynnal system ar gyfer monitro, adolygu a gwella ansawdd y gwasanaeth. 2 Rhaid i’r system a sefydlir o dan baragraff (1) wneud darpariaeth i ansawdd y gwasanaeth gael ei adolygu mor aml ag sy’n ofynnol ond o leiaf bob chwe mis. 3 Fel rhan o unrhyw adolygiad a gynhelir, rhaid i’r unigolyn cyfrifol wneud trefniadau ar gyfer— a ystyried canlyniad yr ymgysylltiad ag unigolion ac eraill, fel sy’n ofynnol gan reoliad 46 (ymgysylltu ag unigolion ac eraill); b dadansoddi’r data cyfanredol ar ddigwyddiadau, digwyddiadau hysbysadwy, materion diogelu, chwythu’r chwiban, pryderon a chwynion; c adolygu unrhyw gamau gweithredu a gymerir mewn perthynas â chwynion; d ystyried canlyniad unrhyw archwiliad o gywirdeb a chyflawnrwydd cofnodion. 4 Ar ôl cwblhau adolygiad o ansawdd y gwasanaeth yn unol â’r rheoliad hwn, rhaid i’r unigolyn cyfrifol lunio adroddiad i’r darparwr gwasanaeth y mae rhaid iddo gynnwys— a asesiad o safon yr eiriolaeth a ddarperir, a b argymhellion ar gyfer gwella’r gwasanaeth. 5 Ond nid yw’r gofyniad ym mharagraff (4) yn gymwys pan fo’r darparwr gwasanaeth yn unigolyn. Datganiad o gydymffurfedd â’r gofynion o ran safonau eiriolaeth 51 1 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol lunio’r datganiad y mae’n ofynnol iddo gael ei gynnwys yn y datganiad blynyddol o dan adran 10(2)(b) o’r Ddeddf, i’r graddau y mae’n ymwneud â’r man neu’r mannau y mae’r unigolyn cyfrifol wedi ei ddynodi mewn cysylltiad ag ef neu â hwy. 2 Wrth lunio’r datganiad, rhaid i’r unigolyn cyfrifol roi sylw i’r asesiad o safon yr eiriolaeth a gynhwysir mewn adroddiad a lunnir yn unol â rheoliad 50(4). RHAN 15 Gofynion eraill ar unigolion cyfrifol Cymorth ar gyfer staff sy’n codi pryderon 52 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol sicrhau y cydymffurfir â pholisi chwythu chwiban y darparwr a bod y trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath yn cael eu gweithredu’n effeithiol. Dyletswydd gonestrwydd 53 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol weithredu mewn ffordd agored a thryloyw gydag— a unigolion, b unrhyw gynrychiolwyr yr unigolion hynny. Hysbysiadau 54 1 Rhaid i’r unigolyn cyfrifol hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir yn Atodlen 4. 2 Rhaid i’r hysbysiadau sy’n ofynnol gan baragraff (1) gynnwys manylion y digwyddiad. 3 Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig. 4 Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd a’r ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau. RHAN 16 Troseddau Troseddau – darparwyr gwasanaethau 55 1 Mae’n drosedd i ddarparwr gwasanaeth fethu â chydymffurfio â gofyniad unrhyw un neu ragor o’r darpariaethau a bennir ym mharagraff (2) . 2 Y darpariaethau a bennir at ddibenion paragraff (1) yw darpariaethau rheoliadau 4(3), 4(5), 8(3), 9(1), 9(3), 15(1), 15(2), 15(3), 24(1), 27(1), 31(1), 31(2), 32(1) a 32(3). 3 Mae darparwr gwasanaeth yn cyflawni trosedd os yw’r darparwr yn methu â chydymffurfio â gofyniad unrhyw un neu ragor o’r darpariaethau a bennir ym mharagraff (4) a bod methiant o’r fath yn arwain at— a niwed y gellir ei osgoi (pa un ai o natur gorfforol neu seicolegol) i unigolyn, b unigolyn yn cael ei wneud yn agored i risg sylweddol o niwed o’r fath, neu c yn achos dwyn, camddefnyddio neu gamberchnogi arian neu eiddo, unrhyw golled gan unigolyn o’r arian neu’r eiddo o dan sylw. 4 Y darpariaethau a bennir at ddibenion paragraff (3) yw darpariaethau rheoliadau 3, 4(1), 11(1), 11(3) a 12(1). Troseddau – unigolion cyfrifol 56 1 Mae’n drosedd i’r unigolyn cyfrifol fethu â chydymffurfio â gofyniad unrhyw un neu ragor o’r darpariaethau a bennir ym mharagraff (2) . 2 Y darpariaethau a bennir at ddibenion paragraff (1) yw darpariaethau rheoliadau 37(1), 38(1), 41(1), 41(2), 43(1), 43(2), 44(1), 44(2), 45(1), 50(4), 51(1), 54(1) a 54(3). RHAN 17 Darparwyr gwasanaethau sydd wedi eu datod etc. neu sydd wedi marw Penodi datodwyr etc. 57 Rhaid i berson a benodir — a yn ddi-oed, roi hysbysiad ysgrifenedig i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o’i benodiad a’r rhesymau dros ei benodi; b o fewn 28 o ddiwrnodau i’w benodi, hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am ei fwriadau ynghylch gweithrediad y gwasanaeth yn y dyfodol. Marwolaeth y darparwr gwasanaeth 58 1 Pan fo darparwr gwasanaeth sy’n unigolyn wedi marw, rhaid i gynrychiolwyr personol yr unigolyn— a yn ddi-oed, roi hysbysiad ysgrifenedig o’r farwolaeth i’r rheoleiddiwr gwasanaethau; b o fewn 28 o ddiwrnodau i’r farwolaeth, hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am eu bwriadau ynghylch gweithrediad y gwasanaeth yn y dyfodol. 2 Caiff cynrychiolwyr personol yr unigolyn weithredu yn rhinwedd y darparwr gwasanaeth am gyfnod nad yw’n hwy nag 28 o ddiwrnodau neu am unrhyw gyfnod hwy (nad yw’n hwy nag un flwyddyn) y mae’r rheoleiddiwr gwasanaethau yn cytuno arno. 3 Pan fo’r cynrychiolwyr personol yn gweithredu yn rhinwedd y darparwr gwasanaeth yn unol â pharagraff (2), mae Rhan 1 o’r Ddeddf yn gymwys gyda’r addasiadau a ganlyn— a nid yw adran 5 (gofyniad i gofrestru) yn gymwys; b yn adran 21(2) (unigolion cyfrifol) ar ôl paragraff (a) mewnosoder— aa pan fo cynrychiolwyr personol darparwr gwasanaeth sydd wedi marw yn gweithredu yn rhinwedd y darparwr gwasanaeth, fod yn un o’r cynrychiolwyr personol; . RHAN 18 Rheoliadau o dan adran 21(5) o’r Ddeddf Dynodiad unigolyn cyfrifol gan Weinidogion Cymru 59 Caiff Gweinidogion Cymru (yn lle darparwr gwasanaeth) ddynodi unigolyn i fod yn unigolyn cyfrifol, er nad yw gofynion adran 21(2) o’r Ddeddf wedi eu bodloni mewn cysylltiad â’r unigolyn, o dan yr amgylchiadau a ganlyn— a bod y darparwr gwasanaeth yn unigolyn sydd wedi marw ac mae cynrychiolwyr personol y darparwr gwasanaeth wedi hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau nad ydynt yn bwriadu gwneud cais o dan adran 11(1)(c) o’r Ddeddf; b bod y darparwr gwasanaeth yn unigolyn ac wedi hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau— i na all gydymffurfio â’i ddyletswyddau fel unigolyn cyfrifol mwyach, a ii y rhesymau dros hyn; c bod y darparwr gwasanaeth yn gorff corfforaethol neu’n bartneriaeth ac wedi hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau— i nad yw’r unigolyn sydd wedi ei ddynodi gan y darparwr gwasanaeth fel yr unigolyn cyfrifol yn gallu cydymffurfio â’i ddyletswyddau fel unigolyn cyfrifol mwyach, ii y rhesymau dros hyn, a iii nad oes unrhyw unigolyn arall sy’n gymwys i fod yn unigolyn cyfrifol ac sy’n gallu cydymffurfio â dyletswyddau unigolyn cyfrifol. Julie Morgan Y Dirprwy Weinidog Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol 31 Ionawr 2019