TAI, CYMRU Enwi, cychwyn a chymhwyso 1 1 Enw'r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Ffioedd Chwiliadau Eiddo) (Cymru) 2009. 2 Daw'r Rheoliadau hyn i rym saith niwrnod ar ôl y dyddiad y cânt eu gwneud. 3 Dim ond o ran awdurdodau lleol yng Nghymru y mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys. Dehongli 2 1 Yn y Rheoliadau hyn ystyr “mynediad i gofnodion eiddo” (“ access to property records ”) yw mynediad i gofnodion eiddo a roddir gan awdurdod lleol mewn unrhyw un neu rai o'r ffyrdd a ganlyn— a caniatáu i berson archwilio neu chwilio cofnodion eiddo mewn man a ddynodwyd gan yr awdurdod ar gyfer gwneud hynny; b caniatáu gwneud cofnodion eiddo, neu ddarparu copïau ohonynt; neu c trosglwyddo cofnodion eiddo neu gopïau o'r cyfryw gofnodion yn electronig, ac yn y Rheoliadau hyn mae'r ymadrodd “mynediad i gofnodion eiddo” i'w ddehongli'n unol â hynny. 2 Yn y Rheoliadau hyn ystyr cyfeiriad at fod awdurdod lleol yn “ateb ymholiadau ynghylch eiddo” (“ answering enquiries about a property ”) yw— a bod yr awdurdod yn ateb unrhyw ymholiadau penodol, boed ar lafar neu'n ysgrifenedig, a wneir gan berson ynghylch eiddo neu gofnodion eiddo; neu b bod yr awdurdod yn cyflawni unrhyw weithgareddau at ddibenion ateb y cyfryw ymholiadau. 3 Yn y Rheoliadau hyn— ystyr “awdurdod lleol” (“ local authority ”) yw cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol; ystyr “blwyddyn ariannol” (“ financial year ”) yw cyfnod o ddeuddeng mis olynol yn dod i ben ar 31 Mawrth; mae “cais” (“ request ”) yn cynnwys cais ysgrifenedig, llafar, electronig neu wedi ei awtomeiddio; mae “cofnodion eiddo” (“ property records ”)— yn cynnwys dogfennau, cofrestrau, ffeiliau ac archifau (sydd ar gadw ar unrhyw ffurf gan yr awdurdod lleol) sy'n ymwneud ag eiddo; yn cynnwys gwybodaeth ynghylch eiddo sy'n deillio o'r cyfryw ddogfennau, cofrestrau, ffeiliau ac archifau; ond heb fod yn cynnwys cofrestr pridiannau tir lleol a gedwir o dan adran 3(2) o Ddeddf Pridiannau Tir Lleol 1975 ; ystyr “eiddo” (“ property ”) yw adeilad neu strwythur penodedig neu dir penodedig y mae cofnodion eiddo mewn perthynas ag ef ar gadw gan awdurdod lleol; ystyr “ffi fesul uned” (“ unit charge ”) yw'r ffi a ddisgrifir yn rheoliad 6(2); ystyr “gwybodaeth statudol am ddim” (“ free statutory information ”) yw gwybodaeth y mae'n ofynnol iddi gael ei darparu gan awdurdod lleol o dan ddeddfiad pan yw'r deddfiad hwnnw'n ddiamwys— yn gwahardd awdurdod lleol rhag codi ffi am wneud hynny; neu yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod ddarparu'r wybodaeth yn ddi-dâl; ac ystyr “trafodiad mewnol” (“ internal transaction ”) yw caniatáu mynediad i gofnodion eiddo gan un o adrannau'r awdurdod lleol i un o adrannau eraill yr awdurdod hwnnw. Dirymu a darpariaeth drosiannol 3 1 Yn ddarostyngedig i baragraff (3), dirymir o ran Cymru Reoliadau Awdurdodau Lleol (Ffioedd Chwiliadau Tir) 1994 . 2 Mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys pan fo'r canlynol yn dod i law awdurdod lleol— a cais am fynediad i gofnodion eiddo; neu b ymholiadau ynghylch eiddo, ar neu ar ôl y dyddiad y daw'r Rheoliadau hyn i rym. 3 Mae Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Ffioedd Chwiliadau Tir ) 1994 yn parhau i fod yn gymwys pan fo'r canlynol yn dod i law awdurdod lleol— a cais am fynediad i gofnodion eiddo; neu b ymholiadau ynghylch eiddo, cyn y dyddiad y daw'r Rheoliadau hyn i rym. Cwmpas rheoliadau 5 ac 8 4 1 Yn ddarostyngedig i baragraffau (2) a (3), mae rheoliadau 5 ac 8 yn gymwys o ran awdurdod lleol— a caniatáu mynediad i gofnodion eiddo; neu b ateb ymholiadau ynghylch eiddo, p'un a yw'n gwneud hynny o dan bŵer sydd wedi ei greu neu ei osod gan unrhyw ddeddfiad neu'n gwneud hynny oherwydd bod arno ddyletswydd sydd wedi ei chreu neu ei gosod gan unrhyw ddeddfiad. 2 Nid yw rheoliadau 5 ac 8 yn gymwys— a i unrhyw beth y caiff awdurdod lleol neu y mae'n rhaid i awdurdod lleol orfodi neu godi ffi mewn cysylltiad ag ef heblaw o dan y Rheoliadau hyn; neu b mewn cysylltiad â mynediad i wybodaeth statudol am ddim, ac eithrio i'r graddau bod awdurdod lleol yn darparu gwasanaeth sy'n atodol i'r gwasanaeth a ddisgrifir yn y deddfiad o dan sylw neu'n gysylltiedig ag ef. 3 Nid yw rheoliadau 5 ac 8 yn gymwys mewn cysylltiad ag unrhyw beth a wneir tra bydd swyddogaeth a eithrir yn cael ei chyflawni . Ffioedd mynediad i gofnodion eiddo 5 1 Mae'r rheoliad hwn yn gymwys pan fo awdurdod lleol yn caniatáu mynediad i gofnodion eiddo i berson (gan gynnwys i awdurdod lleol arall). 2 Caiff yr awdurdod godi ffi ar y person hwnnw am ganiatáu'r cyfryw fynediad os yw'n codi neu'n bwriadu codi ffi fewnol (sy'n debyg i ffi) am drafodion mewnol. 3 Rhaid cyfrifo'r ffioedd a'r ffioedd mewnol a godir o dan y rheoliad hwn yn unol â rheoliadau 6 a 7. Cyfrifo ffioedd mynediad i gofnodion eiddo 6 1 Mae'r rheoliad hwn a rheoliad 7 yn darparu na fydd y ffioedd a'r ffioedd mewnol a godir o dan reoliad 5(2) yn fwy na'r costau a dynnir gan yr awdurdod lleol wrth iddo ganiatáu mynediad i gofnodion eiddo. 2 Yn ddarostyngedig i baragraffau (3) a (4), rhaid i bob ffi neu ffi fewnol (y “ffi fesul uned”) am fynediad i gofnodion eiddo yn ystod blwyddyn ariannol beidio â bod yn fwy na swm a gyfrifir— a drwy rannu amcangyfrif rhesymol o gyfanswm tebygol y costau a dynnir gan yr awdurdod lleol wrth iddo ganiatáu mynediad i gofnodion eiddo (a gwneud trafodion mewnol) yn ystod y flwyddyn ariannol; â b amcangyfrif rhesymol o nifer y ceisiadau am fynediad i gofnodion eiddo sy'n debygol o ddod i law (gan berson arall neu gan wahanol adrannau o'r awdurdod) dros yr un flwyddyn ariannol. 3 Rhaid i awdurdod lleol gymryd pob cam rhesymol i sicrhau nad yw cyfanswm yr incwm sy'n deillio o'r cyfryw ffioedd a ffioedd mewnol dros unrhyw gyfnod o dair blynedd ariannol olynol (gan gynnwys incwm tybiedig sy'n deillio o drafodion mewnol) yn fwy na chyfanswm costau caniatáu mynediad i gofnodion eiddo. 4 Os digwydd o dan baragraff (2) bod awdurdod lleol wedi goramcangyfrif neu amcangyfrif yn rhy isel gyfanswm y costau blynyddol, pan yw'n cyfrifo'r ffi fesul uned ar gyfer blwyddyn ariannol, rhaid iddo roi ystyriaeth i hyn pan fydd yn penderfynu'r ffi fesul uned ar gyfer y flwyddyn ariannol ddilynol. 5 Rhaid i swm pob ffi fesul uned a godir yn ystod blwyddyn ariannol fod yr un fath a rhaid ei gymhwyso ar delerau cyfartal, ni waeth p'un ai mewn perthynas â chaniatáu mynediad i gofnodion eiddo neu drafodion mewnol y caiff ei godi (er y caniateir codi ffioedd fesul amlunedau mewn cysylltiad ag amlgeisiadau am fynediad neu ag amldrafodion). Dehongli costau o dan reoliadau 6(1) a 9 7 1 Yn rheoliadau 6(1) a 9, ystyr “costau” (“ costs ”) yw unrhyw gostau a dynnir yn rhesymol gan yr awdurdod lleol (gan gynnwys costau cyflogau perthynol a chostau creu a chynnal a chadw cofnodion) mewn cysylltiad â chydymffurfio â chais am fynediad i gofnodion eiddo. 2 Yn rheoliadau 6(1) a 9, nid yw “costau” (“ costs ”) yn cynnwys— a y cyfryw gostau ag y mae'r awdurdod lleol yn eu tynnu wrth ganiatáu mynediad i wybodaeth statudol am ddim; neu b y cyfryw gostau ag y mae'r awdurdod yn eu tynnu ac y gellir eu priodoli'n uniongyrchol i gynnal a chadw gwybodaeth statudol am ddim. Ffioedd gan awdurdodau lleol am ateb ymholiadau ynghylch eiddo 8 1 Yn ddarostyngedig i baragraff (2), caiff awdurdod lleol godi ffi ar berson (gan gynnwys awdurdod lleol arall) mewn cysylltiad ag ateb ymholiadau gan y person hwnnw ynghylch eiddo. 2 O ran unrhyw ffi a godir o dan baragraff (1) caniateir ei chodi yn ôl disgresiwn yr awdurdod lleol ond rhaid iddo roi ystyriaeth i'r costau y mae'r awdurdod lleol yn eu tynnu wrth ateb ymholiadau ynghylch yr eiddo. Tryloywder mewn perthynas â gosod ffioedd 9 1 Yn ystod pob blwyddyn ariannol, rhaid i awdurdod lleol gyhoeddi datganiad yn nodi— a yr amcangyfrifon y mae'r awdurdod lleol wedi eu gwneud o dan reoliad 6(2) (amcangyfrifon o gyfanswm y costau ac amcangyfrifon o nifer y ceisiadau) mewn cysylltiad â'r ffi fesul uned ar gyfer y flwyddyn ariannol ddilynol; b sail yr amcangyfrifon hynny; ac c swm y ffi fesul uned y mae'n ei argymell ar gyfer y flwyddyn ariannol ddilynol. 2 Mewn cysylltiad â phob blwyddyn ariannol, gan gychwyn â'r flwyddyn sy'n dod i ben ar 31 Mawrth 2010, rhaid i awdurdod lleol gyhoeddi erbyn 30 Mehefin yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol honno, grynodeb yn nodi— a cyfanswm y costau a dynnir gan yr awdurdod wrth ganiatáu mynediad i gofnodion eiddo neu wrth gyflawni trafodion mewnol; b nifer y ceisiadau y mae'r costau hynny'n gysylltiedig â hwy; ac c cyfanswm incwm (neu incwm tybiedig) yr awdurdod sy'n deillio o ffioedd a ffioedd mewnol a godir o dan reoliad 5. 3 Mewn cysylltiad â phob blwyddyn ariannol, yn cychwyn â'r flwyddyn sy'n dod i ben ar 31 Mawrth 2010, rhaid i awdurdod lleol gyhoeddi erbyn 30 Mehefin yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol honno, grynodeb yn nodi cyfanswm incwm yr awdurdod sy'n deillio o ffioedd a godir o dan reoliad 8 (ateb ymholiadau ynghylch eiddo). 4 Rhaid i'r wybodaeth sydd i'w chyhoeddi o dan y rheoliad hwn gael ei chymeradwyo gan y person a chanddo gyfrifoldeb am weinyddu materion ariannol yr awdurdod lleol o dan adran 151 Deddf Llywodraeth Leol 1972 . Jocelyn Davies O dan awdurdod y Gweinidog dros yr Amgylchedd, Cynaliadwyedd a Thai, un o Weinidogion Cymru, un o Weinidogion Cymru 24 Chwefror 2009