TAI, CYMRU Enwi, cychwyn a chymhwyso 1 1 Enw'r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Ombwdsmon Tai Cymdeithasol (Cymru) 2005, a deuant i rym ar 15 Gorffennaf 2005. 2 Mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys i Gymru. Dehongli 2 Yn y Rheoliadau hyn — ystyr “achwynydd”; (“ complainant ”) yw person sy'n honni ei fod wedi dioddef anghyfiawnder neu galedi oherwydd mater y mae gan OTCC hawl i ymchwilio iddo o dan y Rheoliadau hyn a hwnnw'n berson nad yw'n landlord cymdeithasol sy'n gweithredu yn rhinwedd ei swyddogaeth fel landlord o'r fath; mae “camau”; (“ action ”) yn cynnwys methiant i weithredu (a rhaid dehongli ymadroddion cysylltiedig yn unol â hynny); ystyr “camau perthnasol”; (“ relevant action ”) yw'r camau a gymerir gan y landlord cymdeithasol yn ei swyddogaeth fel landlord cymdeithasol; ystyr “gwasanaeth perthnasol”; (“ relevant service ”) yw unrhyw wasanaeth y mae'n swyddogaeth y landlord cymdeithasol i'w ddarparu yn rhinwedd ei swydd fel landlord cymdeithasol; mae i “landlord cymdeithasol”; (“ social landlord ”) yr ystyr a roddir i “social landlord in Wales”; fel y'i diffinnir yn adran 51C(1) o Ddeddf Tai 1996 ; ac ystyr “OTCC”; (“ SHOW ”) yw Ombwdsmon Tai Cymdeithasol Cymru . Materion y caniateir gwneud cwynion amdanynt 3 Mae'r canlynol yn faterion y caniateir gwneud cwynion amdanynt i OTCC yn unol â'r Rheoliadau hyn: a camweinyddu honedig gan landlord cymdeithasol mewn cysylltiad â chamau perthnasol; b methiant honedig gan landlord cymdeithasol i ddarparu gwasanaeth perthnasol; ac c methiant honedig mewn gwasanaeth perthnasol a ddarparwyd gan landlord cymdeithasol. Y seiliau y mae mater yn cael ei eithrio rhag ymchwiliad o'u herwydd 4 1 Ni chaiff OTCC ymchwilio i'r canlynol: a materion sy'n codi mewn cysylltiad â landlord cymdeithasol sy'n cyflawni unrhyw un o'i swyddogaethau heblaw o ran Cymru; b camau a gymerwyd gan y landlord cymdeithasol pan nad oedd y landlord cymdeithasol hwnnw wedi'i gofrestru; c materion o ran contract cyflogaeth rhwng y landlord cymdeithasol ac unrhyw berson arall (ond nid gweithdrefnau ar gyfer recriwtio a phenodi); ch materion o ran penderfynu swm y rhent; a d mater sy'n destun cwyn a wnaed i Gynulliad Cenedlaethol Cymru yn erbyn landlord cymdeithasol cyn i'r Rheoliadau hyn ddod i rym oni bai bod Cynulliad Cenedlaethol Cymru yn cytuno y caiff OTCC ymchwilio i'r mater. 2 Ni chaiff OTCC ymchwilio i fater os oes neu os oedd rhwymedi gan yr achwynydd drwy reithdrefnau mewn llys cyfraith, oni fydd OTCC wedi'i fodloni, yn yr amgylchiadau penodol, nad yw'n rhesymol disgwyl i'r achwynydd gyrchu, neu ddisgwyl ei fod wedi cyrchu, rhwymedi drwy lys. 3 a yn ddarostyngedig i is-baragraff (b) ni chaiff OTCC ymchwilio i fater onid yw wedi'i fodloni: i bod y mater wedi cael ei ddwyn i sylw'r landlord cymdeithasol y mae'n ymwneud ag ef gan neu ar ran yr achwynydd; a ii bod y landlord cymdeithasol wedi cael cyfle rhesymol i ymchwilio ac ymateb i'r gŵyn yn unol â gweithdrefn gwyno'r landlord cymdeithasol. b nid yw is-baragraff (a) yn gymwys os yw OTCC wedi'i fodloni ei bod yn rhesymol, serch hynny, iddo ymchwilio i'r mater yn yr amgylchiadau penodol. 4 Nid yw paragraffau (1) i (3) yn atal OTCC rhag ymchwilio i gamau a gymerwyd gan landlord cymdeithasol i weithredu gweithdrefn a sefydlwyd i ymchwilio i gwynion neu i adolygu penderfyniadau. Disgrifiad o unigolyn a gaiff gwyno 5 1 Dyma'r personau sy'n cael cwyno: a achwynydd; b person a awdurdodwyd gan yr achwynydd i weithredu ar ei ran; ac c os nad yw'r achwynydd yn alluog i awdurdodi person i weithredu ar ei ran, person y mae'n ymddangos i OTCC ei fod yn briodol i gynrychioli achwynydd. 2 OTCC sydd i benderfynu unrhyw gwestiwn a oes gan berson hawl o dan y rheoliad hwn i gwyno. Pŵer OTCC i ymchwilio i gŵyn a wnaed 6 1 Yn ddarostyngedig i reoliad 5 caiff OTCC ymchwilio i gŵyn os gwnaed y gŵyn gan neu ar ran achwynydd yn unol â'r Rheoliadau hyn. 2 Yn ddarostyngedig i baragraff (3) rhaid gwneud cwyn yn ysgrifenedig, gan bennu'r materion y cwynir amdanynt. 3 Nid oes angen cwyno'n ysgrifenedig os yw OTCC wedi'i fodloni bod amgylchiadau arbennig sy'n ei gwneud yn briodol i'r gŵyn gael ei gwneud ar lafar. 4 Rhaid gwneud cwyn i OTCC cyn diwedd y cyfnod o flwyddyn sy'n dechrau ar y diwrnod y daeth yr achwynydd yn ymwybodol yn gyntaf o'r materion a honnwyd yn y gŵyn, ond caiff OTCC hepgor y gofyniad hwn os yw OTCC o'r farn ei bod yn rhesymol gwneud hynny. 5 Yn ddarostyngedig i baragraff (6) caiff OTCC: a penderfynu a ddylid cychwyn neu barhau ymchwiliad neu ddirwyn ymchwiliad i ben; a b cychwyn neu barhau ymchwiliad i gŵyn hyd yn oed os tynnwyd y gŵyn yn ôl. 6 Os bydd OTCC yn unol â pharagraff (5) yn penderfynu peidio ag ymchwilio neu'n penderfynu dirwyn ymchwiliad i ben, rhaid i OTCC baratoi datganiad ysgrifenedig o'r rhesymau dros y penderfyniad. 7 Rhaid i OTCC anfon copi o'r datganiad at: a yr achwynydd; b y landlord cymdeithasol; ac c unrhyw berson arall y mae OTCC yn barnu ei fod yn briodol. 8 Os bydd datganiad ysgrifenedig o'r rhesymau a baratowyd o dan baragraff (6) – a yn crybwyll enw unrhyw berson heblaw'r landlord cymdeithasol y gwnaed y gŵyn amdano, neu b yn cynnwys unrhyw fanylion sydd, ym marn OTCC, yn debyg o ddangos pwy yw unrhyw berson o'r fath a'r rheini'n fanylion y gellid eu hepgor, ym marn OTCC, heb amharu ar effeithiolrwydd y datganiad o'r rhesymau, rhaid peidio â chynnwys yr wybodaeth honno mewn fersiwn o'r datganiad o'r rhesymau a anfonir at berson o dan baragraff (7), a hynny'n ddarostyngedig i baragraff (9). 9 Nid yw paragraff (8) yn gymwys o ran fersiwn o'r datganiad o'r rhesymau os bydd OTCC, ar ôl pwyso a mesur buddiannau'r achwynydd a buddiannau unrhyw bersonau eraill y mae OTCC yn meddwl eu bod yn briodol, yn barnu y byddai cynnwys yr wybodaeth honno yn y fersiwn honno o'r datganiad o'r rhesymau er lles y cyhoedd. Y weithdrefn sydd i'w dilyn wrth gynnal ymchwiliadau 7 1 Os bydd OTCC yn penderfynu ymchwilio i gŵyn, rhaid i OTCC: a rhoi cyfle i'r landlord cymdeithasol wneud sylwadau ar unrhyw honiadau sydd yn y gwyn; a b rhoi cyfle i unrhyw berson arall yr honnir yn y gŵyn ei fod wedi cymryd y camau neu awdurdodi'r camau y cwynir amdanynt wneud sylwadau ar unrhyw honiadau ynglŷn â'r person hwnnw. 2 Rhaid cynnal ymchwiliad yn unol â'r Rheoliadau hyn yn breifat. 3 Mae'r weithdrefn ar gyfer cynnal ymchwiliad i fod yn weithdrefn y mae OTCC yn ystyried ei bod yn briodol yn amgylchiadau'r achos. 4 At ddibenion ymchwiliad caiff OTCC ofyn i'r landlord cymdeithasol ac unrhyw berson yr ystyrir ei fod yn gallu rhoi gwybodaeth neu ddangos dogfen sy'n berthnasol i'r ymchwiliad i wneud hynny. 5 At ddibenion ymchwiliad caiff OTCC ofyn: a i dystion fod yn bresennol a chael eu holi; a b bod dogfennau yn cael eu dangos. 6 Bydd methu â chydymffurfio â pharagraffau (4) a (5) yn golygu y caiff OTCC ddod i'r casgliadau y bydd yn barnu eu bod yn briodol. 7 Caiff OTCC ofyn i unrhyw berson a ystyrir yn briodol ddarparu unrhyw gyfleuster y mae ei angen yn rhesymol at ddibenion ymchwiliad. Penderfynu 8 1 Ar ôl cwblhau ymchwiliad i gŵyn, rhaid i OTCC wneud penderfyniad ysgrifenedig ynglŷn â hi. 2 Os bydd OTCC mewn penderfyniad yn casglu bod yr achwynydd wedi dioddef anghyfiawnder neu galedi o ganlyniad i'r mater yr ymchwilir iddo, rhaid i'r landlord cymdeithasol ystyried y penderfyniad ac unrhyw argymhellion sydd ynddo a hysbysu OTCC yn ysgrifenedig cyn diwedd cyfnod o un mis ar ôl y dyddiad y daw'r penderfyniad i law'r landlord cymdeithasol (neu unrhyw gyfnod hwy y caiff OTCC ei ganiatáu'n ysgrifenedig) o'r canlynol: a y camau y mae wedi eu cymryd neu'n bwriadu eu cymryd wrth ymateb i'r penderfyniad, a b o fewn pa gyfnod y mae'n bwriadu cymryd y camau hynny (os nad yw eisioes wedi'u cymryd). 3 Os na fydd OTCC wedi cael yr hysbysiad sy'n ofynnol o dan baragraff (2) cyn diwedd y cyfnod a bennir yn y paragraff hwnnw, neu os bydd wedi cael yr hysbysiad ond nad yw'n fodlon naill ai: a ar y camau y mae'r landlord cymdeithasol wedi eu cymryd neu'n bwriadu eu cymryd, b ar hyd y cyfnod y mae'n bwriadu cymryd y camau hynny o'i fewn, c bod y landlord cymdeithasol wedi cymryd y camau yr oedd yn bwriadu eu cymryd o fewn y cyfnod perthnasol, caiff OTCC baratoi adroddiad arbennig yn unol â pharagraff (4). 4 Rhaid i adroddiad arbennig gynnwys y canlynol: a y penderfyniad ynglŷn â'r ymchwiliad; a b ymateb y landlord cymdeithasol i'r penderfyniad hwnnw; ac c unrhyw argymhellion, os oes rhai, y gwêl OTCC yn dda eu gwneud o ran y camau y dylai'r landlord cymdeithasol eu cymryd ym marn OTCC: i i wneud iawn am yr anghyfiawnder neu'r caledi i'r achwynydd; a ii i atal anghyfiawnder neu galedi tebyg rhag cael ei achosi yn y dyfodol. 5 Os yw penderfyniad neu adroddiad arbennig – a yn crybwyll enw unrhyw berson heblaw'r landlord cymdeithasol y gwnaed y gŵyn amdano, neu b yn cynnwys unrhyw fanylion sydd, ym marn OTCC, yn debyg o ddangos pwy yw unrhyw berson o'r fath a'r rheini'n fanylion y gellid eu hepgor, ym marn OTCC, heb amharu ar effeithiolrwydd y penderfyniad neu'r adroddiad arbennig, rhaid peidio â chynnwys yr wybodaeth honno mewn fersiwn o'r penderfyniad neu'r adroddiad arbennig a anfonir at berson o dan reoliad 11(1), neu a gyhoeddir o dan reoliad 11(2), a hynny'n ddarostyngedig i baragraff (6). 6 Nid yw paragraff (5) yn gymwys o ran fersiwn o'r penderfyniad neu'r adroddiad arbennig os yw OTCC, ar ôl cymryd i ystyriaeth fuddiannau'r achwynydd ac unrhyw bersonau eraill y mae OTCC yn meddwl eu bod yn briodol, yn barnu y byddai er lles y cyhoedd i gynnwys yr wybodaeth honno yn y fersiwn honno o'r penderfyniad neu'r adroddiad arbennig. Dulliau amgen o ddatrys anghydfod 9 1 Caiff OTCC gymryd unrhyw gamau y mae'n ystyried sy'n briodol er mwyn datrys cwyn y mae gan OTCC bŵer i ymchwilio iddi o dan reoliad 6. 2 Caiff OTCC gymryd unrhyw gamau o dan y rheoliad hwn yn ogystal â chynnal ymchwiliad i'r gŵyn neu yn lle ei gynnal. 3 Rhaid cymryd unrhyw gamau o dan y rheoliad hwn yn breifat. Ymgynghori a chydweithredu â phersonau eraill 10 Caiff OTCC ymghynghori ag unrhyw un a all fod o gymorth mewn ymchwiliad a gofyn bod yr wybodaeth honno neu'r dogfennau hynny yr ystyrir eu bod yn berthnasol i'r ymchwiliad yn cael eu dangos at ddibenion yr ymchwiliad. Dull cyfathrebu a chyhoeddi'r penderfyniadau a'r adroddiadau arbennig 11 1 Pan fydd penderfyniad wedi'i wneud yn unol â rheoliad 8(1) neu pan fydd adroddiad wedi'i baratoi o dan reoliad 8(4), rhaid i OTCC anfon copi o'r penderfyniad neu'r adroddiad hwnnw at y canlynol: a y person a wnaeth y gŵyn; b y landlord cymdeithasol, neu unrhyw berson arall yr honnir yn y gŵyn ei fod wedi cymryd y camau y cwynir amdanynt neu ei fod wedi'u hawdurdodi; c Cynulliad Cenedlaethol Cymru; ac ch unrhyw berson arall neu bersonau eraill y mae OTCC yn ystyried sy'n briodol. 2 Caiff OTCC gyhoeddi penderfyniad neu adroddiad arbennig ar unrhyw gŵyn, naill ai yn ei gyfanrwydd neu'n rhannol, os yw OTCC o'r farn, ar ôl pwyso a mesur buddiannau'r achwynydd a buddiannau unrhyw berson arall y mae OTCC yn ystyried sy'n briodol, ei fod er lles y cyhoedd i wneud hynny. Llofnodwyd ar ran y Cynulliad Cenedlaethol Cymru o dan adran 66(1) o Ddeddf Llywodraeth Cymru 1998 . D. Elis-Thomas Llywydd y Cynulliad Cenedlaethol 5 Gorffennaf 2005