بتميل محفوظات المؤسسة (زي الشركة أو الحكومة) إن يبقى عندها أنواع تانية من السجلات ، زي الملفات الإدارية وسجلات الأعمال والمذكرات والمراسلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات.