Структура информационно-аналитической системы управления учебным процессом Кубанского государственного университета физической культуры, спорта и туризма

СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ КУБАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И ТУРИЗМА

Начальник центра информационных технологий О. А. Ругин, кандидат биологических наук, профессор В. В. Лысенко, кандидат педагогических наук, доцент А. А. Ругина

Кубанский государственный университет физической культуры, спорта и туризма, г. Краснодар

С целью автоматизации наиболее сложных и ответственных процессов управления, контроля, анализа, регулирования и прогнозирования образовательной деятельности в Кубанском государственном университете физической культуры, спорта и туризма создана информационно-аналитическая система управления учебным процессом. Данная система разработана на основе анализа технической, научно-методической и нормативной документации. Результатом внедрения информационно-аналитической системы управления учебным процессом является повышение эффективности механизмов контроля и управления качеством обучения и обеспечение подготовки высококвалифицированных специалистов.

Ключевые слова: информационно-аналитическая система, управление учебным процессом вуза, Lotus Domino, контроль качества знаний, аттестация.

Согласно концепции научной, научно-технической и инновационной политики в системе образования Российской Федерации на 2001-2005 годы, Министерство образования Российской Федерации выпустило ряд нормативных документов, предусматривающих эффективное использование образовательного, научно-технического и инновационного потенциала системы образования для развития экономики и решения социальных задач страны, а также обеспечения подготовки высококвалифицированных специалистов, научных и научно-педагогических кадров [1, 4].

Использование информационных технологий в образовании позволяет повысить эффективность учебного процесса, дает возможность поднять уровень подготовки студентов. В настоящее время существенно возрос интерес к использованию современных информационных технологий в организации учебно-образовательного процесса с целью его оптимизации. Актуальность данной темы в деятельности образовательных учреждений больше не вызывает сомнений [3, 4, 5].

В Кубанском государственном университете физической культуры, спорта и туризма разработана информационно-аналитическая система управления учебным

процессом вуза. Для реализации проекта была выбрана платформа Lotus Domino & Notes компании IBM, надежность и перспективность применения которой доказана ее многолетним лидерством на рынке глобальных систем управления [2, 3].

В ходе разработки была создана комплексная система взаимосвязанных баз данных, позволяющая автоматизировать наиболее сложные и ответственные участки работы по управлению учебным процессом в КГУФКСТ и приступить к формированию единого корпоративного информационного пространства вуза, включая территориально удаленные подразделения и филиалы. Она выполняет определенные функции, связанные с совершенствованием механизма управления, контроля, анализа, регулирования и прогнозирования образовательной деятельности университета и его филиалов [6]. К ее основным особенностям относятся:

- поддержка различных программно-аппаратных платформ (Windows 95, Windows 98, Windows NT 4.0 Workstation, Linux, Unix, OS/2);

- возможность коллективной работы над документами, построение документоориентированной среды корпоративного типа;

- наличие мощного механизма идентификации пользователя и контроля доступа (система исключает утечку информации и несанкционированный доступ к ней лиц, не имеющих права на использование ресурсов системы);

- организация и поддержка разнообразных web-серве-ров и работы в среде internet;

- обеспечение полноценных функциональных возможностей работы и доступа к информационным ресурсам университета сотрудников территориально удаленных подразделений (филиалов и представительств);

- открытость системы для дальнейшего развития и совершенствования.

Предлагаемая комплексность подхода предполагает ее последовательное развитие путем написания и подключения дополнительных модулей. В настоящее время созданы и успешно функционируют модули: «Центральная база», «Учебное управление», «Деканат», «Приемная комиссия», «Кафедра».

Центральный модуль - объединяет в себе основные

настройки и координирует деятельность всей информационно-аналитической системы в целом и ее структурных единиц в частности.

Основные функции модуля:

- настройка системы под конкретный вуз (ССУЗ) путем заполнения визитной карточки учебного заведения с указанием наименования, аббревиатуры, юридического адреса и реквизитов головного учебного заведения;

- заполнение справочной системы, содержащей список форм обучения и перечень избранных видов спорта;

- формирование классификатора направлений, специальностей и специализаций для всех структурных подразделений учебного заведения;

- создание документов, хранящих структуру и базовые настройки подразделений всех уровней, подотчетных головному учебному заведению;

- настройка элементов приемной комиссии, включающих перечень вступительных испытаний, пополняемый список категорий внеконкурсного зачисления, формы предшествующего образования.

Модуль «Учебное управление» - осуществляет информационно-аналитическую координацию учебной работы подразделений различного уровня. В этой базе аккумулируется и отображается в удобной для анализа форме учебная и рабочая документация, текущая, промежуточная и итоговая аттестационная и статистическая информация.

Основные функции модуля:

- хранение структуры и базовых настроек подотчетных подразделений;

- формирование базовых учебных планов;

- создание графиков выполнения учебного плана, их утверждение и направление в деканаты;

- представление сводных отчетных данных по текущему, этапному и итоговому контролю качества знаний студентов в рамках учебного заведения в целом;

- накопление статистических данных о движении контингента студентов;

- анализ и использование накапливаемой информации для оптимизации учебного процесса;

- работа с элементами настройки приемной комиссии.

Надо отметить, что данный модуль, организуя работу

подразделений учебного заведения, обладает механизмом обратной связи в форме системы контроля и анализа качества знаний студентов по подразделениям и в целом по данному заведению.

Модуль «Приемная комиссия» - регистрирует анкетные данные абитуриентов, формирует группы, а также создает необходимые документы для проведения вступительных испытаний, конкурса и зачисления в состав студентов.

Во время приема абитуриентов в 2003 г. модуль был дополнен информацией по каждому абитуриенту, участвующему в эксперименте и поступающему в форме и по материалам Единого государственного экзамена.

Основные функции модуля:

- хранение анкетных данных абитуриента и представление оперативной информации, отобранной по определенным критериям;

- ежедневное представление оперативных сведений о ходе приема документов;

- формирование списков групп для сдачи вступительных испытаний;

- динамическое отслеживание информации о конкурсе и отсеве абитуриентов в ходе работы приемной комиссии;

- создание, заполнение и утверждение документов для проведения вступительных испытаний;

- автоматическая подготовка списков на зачисление на основе анализа вышеизложенных принципов;

- подготовка актов и протоколов передачи личных дел абитуриентов в канцелярию и отдел кадров;

- перенос анкет абитуриентов, включенных в приказ о зачислении, в базу данных «Деканат»;

- планирование и резервирование ресурсов общежития в результате анализа потребностей абитуриентов.

Внедрение данного модуля в работу приемной комиссии позволило значительно ускорить прохождение информации, необходимой для принятия решений, на всех этапах работы приемной комиссии и существенно уменьшить трудозатраты за счет сокращения технического персонала, оптимизации временного графика работы, экономии расходных материалов.

Модуль «Деканат» - позволяет контролировать и анализировать успеваемость студентов и движение контингента на всех этапах обучения; формировать и накапливать статистическую информацию, передаваемую в учебное управление, осуществляет обратную связь «кафедра - деканат - учебное управление».

Основные функции модуля:

- хранение анкетных данных студента и представление оперативной информации, отобранной по определенным критериям;

- накопление и динамическое отображение успеваемости студента и регистрационных данных документов о движении контингента;

- автоматическое формирование экзаменационных ведомостей и создание экзаменационных листов для ликвидации задолженностей либо разницы программ;

- создание бланков текущей аттестации, отправка их на кафедру, обработка результатов и направление их в учебное управление;

- обобщение информации о ходе сессии и сессионной аттестации;

- формирование, заполнение отчетов об итогах сессии;

- контроль проживания в общежитии;

- ввод информации по воинскому учету студентов;

- автоматическое заполнение академических справок;

- подготовка документов к итоговой государственной аттестации, формирование сводных ведомостей, заполнение приложений к диплому и дипломов на бланках государственного образца;

- статистическая обработка и анализ получаемой информации.

Основная задача деканата заключается во взаимодействии с кафедрами по вопросам контроля качества знаний студентов. Разработанная система предоставляет возможность заведующим кафедрами, деканам, проректору по учебной работе получать информацию о ходе входящего, текущего, этапного, оперативного и итогового контроля. На этой основе осуществлять тесную взаимосвязь «студент-преподаватель», оценивать степень участия сторон в учебном процессе. Данная информация является базовой для формирования рейтинга студента и преподавателя.

Модуль «Кафедра» - позволяет контролировать и анализировать успеваемость студентов на уровне кафедры, внедрять новые информационные технологии организации учебного процесса.

Основные функции модуля:

- формирование и накопление статистической информации, которая позволяет осуществлять обратную связь с учебным управлением и деканатом;

- организация деятельности кафедр по вопросам обучения студентов;

- поиск и внедрение новых образовательных программ и использование электронных форм учебно-методической документации;

- применение электронных форм и методов тестирования.

Благодаря архитектуре клиент-сервер единая интегрированная информационно-аналитическая система университета позволяет строить гибкую, разветвленную инфраструктуру территориально удаленных подразделений с основным координирующим центром в головном учебном заведении. Платформы Domino/Notes имеют мощный механизм идентификации пользователя и контроля доступа, что исключает утечку информации и несанкционированный доступ к ней 2, 6 . Внедрение информационно-аналитической системы управления учебным процессом в КГУФКСТ позволило:

- создать единую структуру баз данных для решения задач управления в вузе и избежать ненужного дублирования;

- использовать стандартные технологические процессы и разработанное программное обеспечение для обмена и обработки данных;

- разработать информационное и программное обеспечение, сформировать определенный стандартный набор приложений, с которыми работают как разработчики системы, так и ее пользователи;

- определить единый интерфейс для взаимодействия всех компонент системы и разработки новых приложений;

- связать новые компоненты системы и уже работающие подсистемы в единое информационное пространство;

- использовать современные средства анализа информации и проводить качественный всесторонний учет деятельности вуза в целом;

- иметь постоянную объективную картину реального состояния процесса усвоения знаний, своевременно вносить коррективы и способствовать дальнейшему повышению качества подготовки специалистов;

- достоверно улучшить качество знаний студентов, внедрить новые инновационные технологии, повысить профессиональный уровень преподавателей.

Во время прохождения вузом Государственной аккредитации в апреле 2008 года данная информационно-аналитическая система получила высокую оценку комиссии Государственной инспекции по аттестации учебных заведений России, признана соответствующей требованиям Министерства образования России и рекомендована для дальнейшего использования и совершенствования.

ЛИТЕРАТУРА

1. Закон Российской Федерации «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации «Об образовании» // Собрание законодательства Российской Федерации, 1996. - № 3. - С. 150.

2. Ионцев Н. Н. Администрирование "Lotus Notes версий 4.1х и "Lotus Domino версий 4.5х". - М.: Компания "ИнтерТраст", 1997.

- 334 с.

3. Локтев С. А., Лысенко В. В., Ругин О. А., Ругина А. А.. Опыт и перспективы создания системы информационно-аналитического обеспечения учебного процесса вуза физической культуры на базе Lotus Domino & Notes (статья) Актуальные вопросы физической культуры и спорта: Труды науч. исслед. ин-та проблем физ. культ. и спорта КубГАФК. - Краснодар, 2002. - Т.5. - С. 210-217.

4. План программных мероприятий по реализации научно-технической и инновационной политики в системе образования Российской Федерации на 2003-2004 гг. // Экономика образования.

- 2003. - №5. - С. 105-108.

5. Попов В. В. Современное состояние и тенденции развития информационных ресурсов в образовании. - М.: ИЦПКПС, 1998.

6. Lotus Notes и Domino 5/6. Энциклопедия программиста, 2-е изд. перераб. и доп. / пер. с англ./ Дебби Линд, Стив Керн. - К.: ООО «ТИД «ДС», 2003. - 1024 с.

STRUCTURE OF THE INFORMATIONAL-ANALYTICAL SYSTEM OF MANAGING THE EDUCATIONAL PROCESS OF THE KUBAN STATE UNIVERSITY OF PHYSICAL EDUCATION, SPORT AND TOURISM.

O. Rugin, Head of the Centre of Informational Technologies, V. Lysenko, Candidate of Biological Sciences, Professor, A. Rugina, Candidate of Pedagogics, Associate Professor Kuban State University of Physical Education, Sport and Tourism, Krasnodar

An informational-analytical system of managing the educational process has been created at the Kuban State University of Physical Education, Sport and Tourism.

Its aim was to introduce automation into the most complicated and important processes of management, control, analysis, regulating and forecasting the educational activity. The system presented has been worked out on the basis of the analysis of technical, scientific-methodical, and corresponding to norm documentation. The rise of the efficiency of mechanisms

of control and managing the quality of the education is the result of introducing informational-analytical system into the governing the educational process. Guaranteeing of training highly-qualified specialists is also the result of such innovations.

Key words: informational-analytical system of managing the educational process, Lotus Domino, control of the quality of knowledge, attestation.