Условия эффективного применения информационных технологий в управлении вузом

УСЛОВИЯ ЭФФЕКТИВНОГО ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ВУЗОМ

А.Г. Кириллов

Аннотация. В статье рассмотрены вопросы применения информационных технологий в управлении вузом, принципы их эффективного использования, требования к используемым программным продуктам, а также понятие единой информационной среды.

Ключевые слова: вуз, информационные технологии, система электронного документооборота, система менеджмента качества, единая информационная среда вуза.

Summary. The article deals with the issues of application of information technologies in university managemient and the principles of their efficiency. It also defines the requirements for software products, as well as the concept of a unified information environment.

Keywords: university, information technologies, electronic document management system, quality management system, a unified information environment of the university.

12

Современное развитие системы высшего профессионального образования в условиях жесткой конкуренции на рынке образовательных услуг, а также в контексте одной из последних инициатив Министерства образования и науки РФ по проведению мониторинга эффективности вузов требует от вузов повышения эффективности в образовательной деятельности. Большой потенциал в этом направлении имеется в применении информационных технологий, которые должны захватывать не только непосредственно учебный процесс и научно-исследовательскую деятельность, но и управленческие аспекты. Современные подходы к управлению образовательной деятельностью с использованием новейших информационных технологий занимают ключевые места во многих научных исследо-

ваниях, а также в государственных программах и грантах.

Применение информационных технологий в управлении вузом может быть представлено следующими направлениями:

• автоматизация деятельности отдельных подразделений или процессов происходящих в вузе;

• внедрение системы электронного документооборота в вузе;

• автоматизация управленческой деятельности путем внедрения экспертных систем принятия оптимальных решений.

Рассмотрим каждый из данных подходов.

Центральным аспектом первого направления является деятельность одного подразделения или некоторый процесс, который подлежит автоматизации, он

Преподаватель XX

ЕК

2 / 2013

может объединять несколько различных подразделений вуза. Первый опыт внедрения информационных технологий в вузах шел по данному сценарию. К положительным моментам подхода можно отнести относительную простоту реализации и внедрения, легкость в применении и контроль эффективности. Вместе с этим возникали и проблемы, когда в одном вузе разными сотрудниками на различных платформах внедрялись всякого рода программные комплексы, причем некоторые из них были реализованы усилиями программистов вуза, а часть приобреталась отдельно. Все это привело к хаотичности внедрения информационных технологий в вузах, дублированию данных, необходимости создания конвертеров, отсутствию синхронизации и т.д. Исходя из вышесказанного, одним из условий успешного применения информационных технологий в вузе является создание единой информационной среды вуза. Используя концепцию единой информационной среды И.Л. Чу-динова [1], под данным понятием будем понимать систему технических, информационных средств и управленческих решений, обеспечивающих:

• однозначное представление информации об объектах предметной области, ориентированное на информационную поддержку процессов функционирования и развития вуза во всех сферах деятельности (управленческих решений, образовательных технологий, научно-исследовательских работ, инновационных направлений и т.п.);

• интеграцию в единую информационную модель вуза различных видов информации, существующей в вузе;

• комплексное, авторизованное использование информации различными программными модулями, а также студентами и сотрудниками вуза.

Исходя из вышесказанного, сформулируем основные требования к применяемым в управленческой деятельности вуза программным продуктам:

• использование открытой архитектуры;

• наличие модульной организации;

• применение устоявшихся, проверенных длительной эксплуатацией структур баз данных;

• кроссплатформенность;

• минимизация требований к программному обеспечению клиента;

• поддержка разграничения полномочий пользователей системы;

• поддержка одновременного сетевого доступа к системе различных пользователей;

• наличие развитых механизмов защиты хранения и передачи данных.

Выполнение указанных требований позволит объединить программные решения различных разработчиков в единую информационную среду вуза.

Второй подход к автоматизации деятельности вуза - внедрение системы электронного документооборота - является качественным развитием первого и предполагает автоматизацию следующих процессов: прием, обработку и распределение поступающей корреспонденции; подписание, регистрацию и рассылку исходящей корреспонденции; регистрацию и отправку внутренних и организационно-распорядительных документов; переписку между организациями и отдельными подразделениями. Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить задачи повышения качества и оперативности управления вузом путем совершенствования делопроизводства, объединения в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений вуза (включая территориально удаленные), сокраще-

13

2 / 2013

Преподаватель

14

ние затрат на поддержание бумажного документооборота, улучшение функции контроля за документооборотом.

Под системой электронного документооборота (СЭД) будем понимать автоматизированную многопользовательскую систему, которая сопровождает процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

В СЭД можно выделить следующие подсистемы автоматизации доку-мен тооборота:

• системы автоматизации дело-про изводства;

• архивы документов;

• системы ввода документов и системы обработки образов документов;

• системы управления стоимостью хранения документов;

• системы маршрутизации доку-мен тов;

• системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

К основным принципам построения современных СЭД, характерных для образовательных организаций, можно отнести следующие:

• принцип системности — между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые обеспечивают ее цельность и взаимодействие с другими системами;

• принцип открытости — система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;

• принцип совместимости — при создании системы используются ин-

формационно-технологические интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами;

• принцип стандартизации (унификации) — при создании системы применяются типовые, унифицированные и стандартизованные решения;

• принцип эффективности — в результате разработки системы обеспечивается рациональное соотношение между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота [2].

На первом, подготовительном этапе внедрения СЭД в вузе необходимо проанализировать его структуру, выявить особенности деятельности каждого подразделения и определить конечный набор документов, который функционирует внутри каждого подразделения и однозначно определен в утвержденной номенклатуре дел.

Здесь возникает проблема - недостаточная формализация процессов, протекающих в вузе, и периодическая передача функций из одного подразделения в другое (в основном это связано с учетом договоров студентов учетом оплаты по ним и т.п.). Кроме того, многие распоряжения выдаются в устной форме (распоряжения о подготовке приказов, некоторых форм отчетности и т.п.) [3]. В этой ситуации существенно облегчит работу система менеджмента качества, основанная на международном стандарте ISO 9001:2008, центральной частью которой является процессная модель вуза и документированные процедуры всех существующих процессов, где однозначно определяются ответственные структурные подразделения и исполнители. Вся деятельность организа-

Преподаватель

ЕК

2 / 2013

ции разбита на процессы, которые представляют собой последовательность взаимосвязанных действий.

Третий подход к автоматизации управленческой деятельности основан на применении экспертных систем в принятии управленческих решений. Подобные системы наиболее эффективны в условиях сложной формализуемости, многокритериальности и при огромном количестве поступающей информации. Они могут применяться для совершенствования функционирования вуза через распределение ограниченных ресурсов посредством оптимизации, учитывающей с помощью нечетких множеств выбор приоритетных управленческих альтернатив. Такой подход позволяет улучшить прозрачность принимаемых руководством решений и не допустит возникновение различных конфликтов в педагогическом коллективе.

Также одним из условий эффективного применения информационных технологий в управлении вузом является адаптация всей технологической подсистемы управления вузом, которая сопровождается радикальными изменениями во всех других подсистемах: педагогической, организационной, экономической, а также существенно затрагивает теоретические и методологические основания образовательной системы [4].

Определим принципы эффективного применения информационных технологий в управлении вузом:

• информационная и техническая поддержка внутривузовской системы управления качеством образования на базе стандарта ISO 9001:2008;

• модульность и открытость системы для образовательных подразделений вуза;

• обеспечение системности и координации с целью соответствия определенным общевузовским требованиям, экономии финансовых и материальных ресурсов;

• соответствие мировым тенденциям развития информационных технологий.

Расширим указанные принципы условиями применения информационных технологий. Эффективность управления вузом на основе информационных технологий будет выше, если:

1) будет применяться системный подход к информатизации вуза;

2) будет реализована модель управления вузом на основе информационных технологий, предполагающая единую информационную среду;

3) в управлении образовательным учреждением будут применяться инновационные принципы и механизмы, основанные на информационных технологиях.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Чудинов И.Л. Концепция единой информационной среды, опыт ее реализации в Томском политехническом университете // IT-инновации в образовании: Материалы Всероссийской научно-практической конференции. - Петрозаводск, 27-30 июня 2005 г. - Петрозаводск: ПГУ, 2005.

2. Специальная информатика: учеб. пособие / С.В. Симонович, Г.А. Евсеев, А.Г. Алексеев. - М.: АСТ-Пресс: Инфорком-Пресс, 2000. - 479 с.: ил.

3. Воробьева Н.П. Системы электронного документооборота в вузе. - URL: http:// tm.ifmo.ru/tm2002/db/doc/get_thes.php?id= 84 (дата доступа - 6.06.2002).

4. Казанская О.В., Гужов В.И. Формирование информационной образовательной среды технического университета // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - 209 с.

15

2 / 2013

Преподаватель XXI

ВЕК