Автоматизация деятельности кадровой службы малого предприятия

УДК 681.3

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Г. В. Кошелева, Н. Н. Шокорова, Ю. Ю. Фионова, Т. А. Шкурина

AUTOMATION OF ACTIVITY OF PERSONNEL SERVICES OF A SMALL BUSINESS

G. V. Kosheleva, N. N. Shokorova, Yu. Yu. Fionova, T. A. Shkurina

Аннотация. Актуальность и цели. В настоящее время особое внимание уделяется развитию малого бизнеса. Автоматизация деятельности кадровой службы малого предприятия способствует повышению оперативности и качества работы с документами, упорядочению документооборота, обеспечению контроля исполнения. Цель исследования - обосновать необходимость внедрения автоматизированного рабочего места (АРМ) инспектора по кадрам на примере сельскохозяйственного производственного кооператива (СПК) «Прасковьинский». Материалы и методы. Реализация задач была достигнута за счет анализа кадровой документации и кадрового документооборота в кооперативе, использования метода функционального моделирования для определения взаимосвязей инспектора по кадрам с работниками СПК «Прасковьинский» и внешними организациями. С помощью методики предварительного технико-экономического анализа была обоснована необходимость внедрения АРМ инспектора по кадрам. Результаты. В работе исследована динамика документооборота организации, проанализировано ведение кадрового делопроизводства, приведено экономическое обоснование внедрения АРМ инспектора по кадрам, разработано информационное и программное обеспечение для автоматизации деятельности кадровой службы предприятия. Выводы. Автоматизация деятельности кадровой службы предприятия позволяет обеспечить автоматизированное создание, обработку и контроль за прохождением документов в организации, ускорить процессы обработки документов кадрового делопроизводства.

Ключевые слова: автоматизированное рабочее место, кадровый документооборот, технико-экономический анализ, информационное и программное обеспечение.

Abstract. Background. At present special attention is paid to development of small business. Automation personnel services small business enhanced responsiveness and quality of work with documents, streamlining workflow, ensuring performance monitoring. The aim of the study is to substantiate the need for the introduction of an automated workplace (AWP) inspector for personnel on the example of the agricultural production cooperative (APC) "Praskovjinsky". Materials and methods. The implementation of the tasks was achieved through the analysis of HR documentation and HR workflow in the co-op, use the method of functional modeling to determine the relationships the human resources inspector with the staff of the APC "Praskovjinsky" and external organisations. Using the methodology of a preliminary feasibility analysis has been substantiated the necessity of introducing AWP inspector on staff. Results. We have studied the dynamics of document organization, HR administration, given the economic justification of introduction AWP inspector on personnel, developed information and software to automate the activities of personnel service of the enterprise. Conclusions. Automation of the personnel service of the enterprise allows to provide automated creation, processing and tracking of documents in your organization, to speed up the processing of HR administration documents.

Key words: automated workplace, human resource documentation, feasibility analysis, information support.

Введение

Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Однако в отличие от других направлений кадровая документация играет важную роль непосредственно в жизни конкретного работника. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования. Оформление документов без использования современных информационных технологий приводит к увеличению затрат времени на подготовку документов, увеличению сроков их рассмотрения и исполнения, снижению эффективности контроля над исполнением документов [1].

Внедрение передовых технологий подготовки документов позволит:

- осуществить плавный переход от бумажного документооборота к электронному;

- упростить создание основных документов отдела кадров предприятия и сократить сроки их обработки;

- облегчить хранение и доступ к документам;

- улучшить оформление документа;

- унифицировать документы с помощью шаблонов.

Объектом исследования была выбрана деятельность инспектора по кадрам СПК «Прасковьинский».

1. Особенности работы с кадровыми документами в СПК «Прасковьинский»

Рассматриваемая организация имеет свою специфику - она занимается сельскохозяйственной деятельностью. Текучесть кадров в этой области деятельности достаточно высокая, что связано с сезонностью работ. Особенно большой приток новых работников наблюдается весной и осенью в период посева, обработки и сбора урожая, а в межсезонье приток рабочих уменьшается. Динамика изменения документооборота в организации приведена на рис. 1. Как видно, наименьший объем создаваемых и обрабатываемых документов приходится на ноябрь, декабрь, январь.

ДНГ1ЦКП Л * ч^рИЕНА И"

Л 1 11]! НИ Ю 1,Ь¥|Г-..к "14-

Рис. 1. Динамика документооборота СПК «Прасковьинский» за 2014 г.

В СПК ведением кадрового делопроизводства занимается инспектор по кадрам. Он ведет учет личного состава организации, оформляет прием, перевод, увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации, формирует и ведет личные дела, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Инспектор по кадрам также заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, ведет учет предоставления работникам отпусков, составляет графики очередных отпусков.

Инспектор по кадрам подготавливает документы к сдаче на хранение в архив, ведет журналы учета приказов, распоряжений и других документов, ведет книгу учета трудовых книжек; ведет оперативный учет прохождения документов, информирует руководителя организации о состоянии исполнения поручений; составляет необходимые локальные нормативные документы, подготавливает установленную отчетность.

В результате анализа было выявлено, что всю работу отдела кадров с документами можно разделить на две большие группы:

- оформление документов, которые движутся и остаются внутри организации;

- оформление документов, которые отправляются в другие организации.

Для определения взаимосвязей инспектора по кадрам с работниками

СПК «Прасковьинский» и внешними организациями была построена функциональная схема движения документов, представленная на рис. 2.

АЛ^чЛ-'М™

Рис. 2. Кадровый документооборот СПК «Прасковьинский»

Инспектор по кадрам СПК «Прасковьинский» при оформлении приказов по личному составу использует унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 05 января 2004 г. № 1. Однако данные унифицированные формы охватывают не все кадровые операции. В отдельных

случаях приказы по личному составу формируются и на другие действия, например о взысканиях, о смене фамилии, о замещении и т.д. Для подобных приказов унифицированных форм нет, поэтому с целью полной унификации документов кадрового делопроизводства целесообразно разработать унифицированные для данной организации формы документов и включить их в состав базы данных внедряемого АРМ инспектора по кадрам.

2. Экономическое обоснование внедрения автоматизированного рабочего места инспектора по кадрам

Для экономического обоснования необходимости внедрения АРМ был проведен технико-экономический анализ создания АРМ инспектора по кадрам в соответствии с методиками [2, 3]. Исходные данные, характеризующие процесс обработки информации, представлены в табл. 1.

Таблица 1

Тип документа, ] Среднее количество обрабатываемых документов, Ку, [шт./мес.] Средняя трудоемкость обработки документов, [чел.  ч/шт.]

Приказы по личному составу 200 0,3

Штатное расписание 0,08 16

Трудовой договор 30 0,3

Акт 100 0,3

Справки 30 0,3

Отчетность по движению кадров 3 5

Учетные документы 50 0,5

Анкета на работника в государственное пенсионное страхование 20 1

Списки сотрудников в страховую компанию 2 2

Списки уволенных работников в страховую компанию 2 2

Списки военнообязанных в районный военкомат 2 2

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 1 0,7

Исходя из этих данных, был проведен расчет значений показателей. Все приведенные выше документы создаются и обрабатываются одним исполнителем, т.е. 1 = 1.

1. Вычисление средней продолжительности рабочего времени за месяц:

?м.0р. = --Т^-- = 171 [ч/мес.].

мес

2. Оценка количества исполнителей, необходимых для обработки и формирования документов с заданной среднемесячной трудоемкостью:

= 4^ [чел.].

1

м.ср.

Для приказов по личному составу: N1 = (200 • 0,3) / 171 = 0,35.

Аналогичным образом был проведен расчет количества исполнителей для обработки и формирования остальных типов документов. Оценка общего количества исполнителей в подразделении определяется по формуле

N = ^ = 1,06.

3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку ]-го типа документа:

М, = N,0 Г1+ Н1,

11 \ 100)

где С - среднемесячная зарплата инспектора по кадрам, Н - среднее начисление на зарплату.

В 2014 г. С = 13 000 руб., Н = 800 руб. Для обработки приказов по личному составу:

М1 = 0,35 • 13 000 • (1 + 800 / 100) = 41 052 [руб./мес.].

Аналогичным образом был проведен расчет финансовых затрат для обработки и формирования остальных типов документов. Суммарные ежемесячные затраты при неавтоматизированной обработке документов составят

М = ТМ, = 124 512,6 [руб./мес.].

4. Себестоимость обработки одного экземпляра документа:

М,

с, .

1 К,

Себестоимость обработки одного экземпляра документа приказов по личному составу:

С = 41 052 / 200 = 205,26 руб.

5. Вычислим затраты на внедрение АРМ инспектора по кадрам и затрат Я на эксплуатацию АРМ. Стоимость технического обеспечения: системный блок, монитор и принтер 5то = 20 000 руб. Общие затраты на создание АРМ: 5 = 5То = 20 000 руб.

6. Оценка дополнительных расходов, связанных с эксплуатацией АРМ:

Я, =

у бкарт )

5карт .

Стоимость картриджа для лазерного принтера (5карт) = 1050 руб., его

емкость (2карт) = 8000 листов формата А4;

Я1 = (200 / 8000) • 1050 = 26,25 руб.; ^Я, = 57,76 руб.

7. Среднемесячные эксплуатационные расходы, связанные с эксплуатацией АРМ:

Г К >

Е к,,

Ма1 =, У+ Я,.

а (12Ь) 1

При сроке окупаемости L = 3 года, в течение которого сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость услуг предприятия, среднемесячные эксплуатационные расходы для обработки приказов по личному составу равны

Ма1 = (20 000  200 / 440) / (12  3) + 26,25 = 278,77 [руб./мес.].

8. Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и амортизацией одного комплекта АРМ инспектора по кадрам:

Ма1 = ТМа/ = 613,42 [руб./мес.].

9. Относительное сокращение трудоемкости обработки документов за счет внедрения АРМ должно быть не менее

L * f f Ma' H ^

100

о(И%1 = о(Я%2 = о(Я%3 = а(Я%4 = о(^)а5 = о(Я%6 = о(Я%7 = = а(Я%8 = о(Я%9 = о(Я%10 = а(И%11 = °(^)а12 = 0,26.

Примем его равным 0,26.

10. Средняя трудоемкость обработки документов:

= ^ К1 ));

Жа! = 1  (1 - 0,26) = 0,74.

11. Количество исполнителей (при условии сохранения среднемесячного количества документов):

^ = N К1 -а

^ = 0,35  (1 - 0,26) = 0,26.

Количество исполнителей в отделе кадров при внедрении АРМ инспектора по кадрам определяется по формуле

N = Ж! = 0,79. Следовательно, N0^ = 1 [чел.].

Таким образом, в результате внедрения комплекса программных средств можно сократить долю времени, затрачиваемую инспектором по кадрам на ведение кадровой документации. Она составит

/ N  100 % = (0,79 / 1,06)  100 % = 74 %.

12. Среднемесячные затраты при автоматизированной обработке документов:

ма = К, ^ с, ^ 1++Ма1 ^ ,

Ма1 = 0,35  (205,26  (1 + 800 / 100) + 278,77) = 552,05 руб.

Суммарные ежемесячные затраты при автоматизации составляют Ma = JMa] = 5030,56 [руб./мес.].

13. Среднее количество обрабатываемых документов:

Ka. = IK /11 -°{W) ); С11)

Kal = 200 / (1 - 0,26) = 270.

Расчет показал, что при рассмотренных условиях внедрение АРМ для автоматизации деятельности кадровой службы СПК «Прасковьинский» может привести к следующим изменениям:

- среднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут быть снижены с 124 512,6 руб. до 5030,56 руб;

- сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов, составит 74 %;

- возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц документов с 37 до 50, что очень важно при пиковой нагрузке обработки документов в сезонные работы.

Вывод: проведенный анализ показал целесообразность внедрения АРМ инспектора по кадрам в СПК «Прасковьинский». Для решения этой задачи необходимо выполнить следующие работы:

- провести анализ информационных систем, автоматизирующих деятельность кадровой службы предприятия;

- оценить финансовые затраты на приобретение, установку, сопровождение программы по автоматизации деятельности кадровой службы и обучение персонала;

- оценить финансовые затраты на разработку АРМ собственными силами;

- выбрать оптимальный вариант организации АРМ инспектора по кадрам с учетом возможностей СПК «Прасковьинский».

На российском рынке представлен достаточный спектр информационных систем, автоматизирующих деятельность кадровых служб предприятия. Наиболее яркими представителями систем такого класса являются «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» и «АиТ:\ Управление персоналом» [4, 5]. Однако внедрение и сопровождение таких систем требует определенных финансовых затрат на установку системы и на обучение персонала. В настоящее время у СПК «Прасковьинский» таких средств нет.

Пробная реализация АРМ инспектора по кадрам была осуществлена с использованием Microsoft Access, т.к. данная программа взаимодействует с другими программами, входящим в состав Microsoft Office, что делает работу по созданию и обновлению различного рода документов быстрой, легкой и удобной.

3. Описание информационного и программного обеспечения АРМ инспектора по кадрам

В состав информационного обеспечения входит база данных «АРМ инспектора по кадрам», основное назначение которой - хранение и обработка сведений о сотрудниках организации; подготовка документов по личному со-

ставу: по установлению трудовых отношений, оформлению увольнения, перевода на другую работу.

При построении системы классификации и кодирования использовался последовательный метод кодирования первичных ключей. Каждому потенциальному ключу присваивалось число натурального ряда (1, 2, 3, 4, 5...), исключение составляет таблица «Состав семьи». Потенциальный ключ в ней сложный, он состоит из двух атрибутов - № п/п и табельный номер. Номера приказов по личному составу образуются буквенно-цифровым способом (1-к, 2-к, 3-к). Были разработаны логическая и физическая структуры базы данных, определены характеристики основных объектов и отношений.

Основными объектами базы данных «АРМ инспектора по кадрам» являются таблицы, формы, запросы и отчеты. Были созданы следующие таблицы: «Договор», «Акт», «Справка», «Службы», «Должности», «Штатное расписание», «Сотрудники», «Личные данные о сотрудниках и их состав семьи», «Приказ о переводе», «Приказ о приеме», «Приказ об увольнении», «Приказ о замещении», «Приказ о поощрении», «Приказ об отпуске», «Приказ об отстранении от работы», «Приказ о дисциплинарном взыскании». В них определены первичные и внешние ключи, неключевые атрибуты, типы данных и свойства. Таблицы предназначены для хранения информации, внесенной пользователем в пользовательскую форму.

Разработаны следующие формы: «Договор», «Акт», «Заявление об увольнении», «Службы», «Личная карточка работника», «Состав семьи», «Сведения», «Образование», «Приказ о замещении», «Приказ о переводе», «Приказ о приеме», «Приказ о поощрении», «Приказ о дисциплинарном взыскании», «Приказ об отпуске», «Приказ об отстранении от работы», «Приказ об увольнении». Формы предназначены для ввода информации и занесения данных в соответствующие таблицы.

Формирование отчетов невозможно без создания запросов, которые собирают данные из нескольких связанных таблиц. Были созданы следующие запросы: «Договор», «Акт», «Личная карточка», «Справка», «Приказ о дисциплинарном взыскании», «Приказ о переводе», «Приказ о приеме», «Приказ о замещении», «Приказ о поощрении», «Приказ об отпуске», «Приказ об отстранении от работы», «Работники», «Статистика».

Главная кнопочная форма разработанной программы приведена на рис. 3.

Рис. 3. Главная кнопочная форма разработанной программы

Программа «АРМ инспектора по кадрам» позволяет реализовать следующие функции:

- предоставление сведений о работниках;

- подготовка и печать следующих документов: справка, трудовой договор, акт, приказ о приеме работника на работу по форме Т-1; штатное расписание по форме Т-3; приказ о поощрении - форма Т-11, приказ о дисциплинарном взыскании, приказ о замещении, приказ о прекращении действия трудового договора с работником по форме Т-8; приказ о переводе работника на другую работу по форме Т-5; приказ об отстранении от работы;

- ведение следующих журналов: журнал регистрации приема на работу, журнал регистрации увольнения с работы, журнал регистрации переводов работников; статистические данные о возрасте и образовании работников.

Автоматизация деятельности кадровой службы предприятия позволяет обеспечить автоматизированное создание, обработку и контроль за прохождением документов в организации, ускорить процессы обработки документов кадрового делопроизводства.

1. Фионова, Л. Р. Грамотное управление документами - основа эффективного управления / Л. Р. Фионова // Теория и практика общественного развития : меж-дунар. науч. журн. / гл. ред. В. Л. Харсеева. - Краснодар : ХОРС, 2014. - № 6. -С. 115-120.

2. Пикулин, В. В. Методика предварительного технико-экономического анализа целесообразности создания информационных систем / В. В. Пикулин // Экономико-статистические и математические методы управления рыночной экономикой : тез. докл. II Всерос. науч.-практ. конф. - Пенза : Пензаоблкомстат, 2000. - С. 30-31.

3. Лебедев, В. Б. Технико-экономический анализ создания АРМ инспектора по кадрам / В. Б. Лебедев, Е. В. Комбарова // Делопроизводство. - 2004. - № 4. -

4. 1С:Франчайзи «Центр КТ» по продаже 1С: Предприятие 8. - URL: http://center-comptech.ru/1c80zik.html

5. HR АиТ. Управление персоналом. - URL: http://hr-portal.ru/page/aitupravlenie-personalom

Заключение

Список литературы

С. 35-3S.

Кошелева Галина Викторовна

ассистент,

кафедра информационного обеспечения управления и производства, Пензенский государственный университет E-mail: galyakosheleva@mail.ru

Kosheleva Galina Viktorovna

assistant,

sub-department of information support of management and production, Penza State University

Шокорова Нина Николаевна

доцент,

кафедра информационного обеспечения управления и производства, Пензенский государственный университет E-mail: n_shokorova@mail.ru

Shokorova Nina Nikolaevna

associate professor, sub-department of information support of management and production, Penza State University

Фионова Юлия Юрьевна

старший преподаватель,

кафедра информационного обеспечения

управления и производства,

Пензенский государственный университет

E-mail: fionova1971@ya.ru

Шкурина Татьяна Андреевна

студентка,

Пензенский государственный университет E-mail: tancik34@rambler.ru

Fionova Julia Yurievna senior lecturer,

sub-department of information support of management and production, Penza State University

Shkurina Tatyana Andreevna student,

Penza State University

УДК 681.3 Кошелева, Г. В.

Автоматизация деятельности кадровой службы малого предприятия /

Г. В. Кошелева, Н. Н. Шокорова, Ю. Ю. Фионова, Т. А. Шкурина // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. - 2016. - № 1 (17). - С. 271-280.