Формирование и оформление дел (документов) бухгалтерии и текущая работа с ними

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ) БУХГАЛТЕРИИ И ТЕКУЩАЯ РАБОТА С НИМИ

С. Н. ПОЛЕНОВА,

доктор экономических наук,

доцент кафедры бухгалтерского учета

в коммерческих организациях

Финансовый университет

при Правительстве Российской Федерации

Совокупность первичных учетных документов, регистров синтетического и аналитического учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, генерируемых в бухгалтерии, представляет существенную часть работы субъекта бизнеса, служит объектом налоговых, аудиторских проверок, функционирования системы внутреннего контроля. Кроме того, информация, содержащаяся в них, является достаточно востребованной со стороны управленческого персонала в решении производственных задач, обеспечении необходимой степени оперативности принятия стратегических и тактических решений, направленных на рост прибыльности и успешности работы организации, улучшения ее финансового состояния.

Действенность функционирования управленческого персонала субъекта хозяйствования во многом обусловливается рациональностью хранения документов бухгалтерского и налогового учета, обеспечивающей рост скорости получения данных, содержащихся в соответствующей документации. Для этого производится классификация всей документации, в том числе формируемой в бухгалтерской службе, по определенным правилам. Их соблюдение при хранении бухгалтерских документов позволяет избежать утраты, хищения, порчи, повреждения, несанкционированного доступа к содержащейся в них информации. Так, первичные учетные документы,

относящиеся к одному учетному регистру текущего месяца и подобранные в хронологическом порядке, должны переплетаться. В условиях электронного формирования данных электронные документы также должны храниться обособленно и быть заверены электронной подписью лиц, ответственных за их составление, содержание и законность совершения хозяйственной операции. Такое право закреплено в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Электронная подпись в первичных учетных документах, регистрах, бухгалтерской (финансовой) отчетности позволяет придать электронному документу юридическую значимость. В соответствии с п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.06.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. Федерального закона от 28.12.2013 № 396-ФЗ) электронным документом считается «... документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [2].

В статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-Ф3 «Об электронной подписи» (в ред. Федерального закона от 12.03.2014 № ЗЗ-ФЗ) определены

виды таких подписей: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Последняя делится на усиленную неквалифицированную электронную подпись (неквалифицированную электронную подпись) и усиленную квалифицированную электронную подпись (квалифицированную электронную подпись) [4]. Отсутствие в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» вида электронной подписи, которую следует использовать для формирования документов бухгалтерского учета1, позволяет участникам электронного документооборота самостоятельно избрать ее вид для оформления соответствующих документов и закрепить эти правила в стандартах экономического субъекта (локальных нормативных правовых актах, разработанных в организации). В бухгалтерские документы следует включить электронные подписи лиц, их заверяющих и ответственных за содержание, а также разработать процедуру формирования бухгалтерских документов в электронном виде, порядок их подписания электронной подписью.

В течение текущего месяца первичные учетные документы ручного составления или распечатанные с электронных носителей могут храниться не переплетенными, но для сохранности и рациональности работы их следует подшивать в отдельные папки. После завершения исполнения документов бухгалтерской службой, использования в текущей деятельности формируются бухгалтерские дела. Они включают сгруппированные учетные документы в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы. Номенклатурой дел является разработанный систематизированный перечень (справочник) наименований дел структурных подразделений организации, включая бухгалтерскую службу, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна формироваться в любой организации, поскольку в ней определяется порядок хранения документации, его сроки, обусловленные нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету и налогообложению. Сроки хранения документов бухгалтерского учета определены правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет по Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (пп. 1 и 2 ст. 29) [3] и пп. 98 и 99 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности

1 Под документами бухгалтерского учета в данном контексте понимаются первичные учетные документы, регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, составляемые бухгалтерской службой.

в Российской Федерации [6]. Требования налогового законодательства по срокам хранения данных бухгалтерского, налогового учета в соответствии с подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации от 31.07.1998 № 147-ФЗ (в ред. Федерального закона от 02.04.2014 № 52-ФЗ) и других нормативных правовых документов, на основании которых осуществляются расчеты по налогам и сборам, составляют не менее 4 лет [1].

Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях организации и имеет форму, представленную далее.

Сформированные по месту составления, обработки и использования бухгалтерские дела передаются в места хранения.

Общими правилами группировки бухгалтерских документов в дела, открываемые в соответствии с их номенклатурой, являются:

1) включение только завершенных оформлением и текущим использованием документов бухгалтерского учета;

2) ограничение отчетным периодом группировки документов в дела, за исключением бухгалтерских документов, период использования которых по объективным причинам превышает отчетный год;

3) объединение в разные дела бухгалтерских документов одного вида, но с разными сроками хранения;

4) помещение в дела первого экземпляра документа, за исключением исходящих документов, которые представляются в копиях;

5) исключение из состава документов в делах нескольких экземпляров документов, черновых экземпляров;

6) ограничение количества листов в деле 250 листами.

При наличии большего числа листов дела разделяются на несколько томов с указанием на них соответствующего номера.

Работой по ведению дел в бухгалтерии занимаются непосредственно ее работники, количество которых определяется в зависимости от объема учетной работы, уровня ее автоматизации, квалификации кадров. Несмотря на возможность формирования в бухгалтерии группы делопроизводства, наделения ее соответствующими функциональными обязанностями, установления мер ответственности входящих в группу специалистов, определения порядка их взаимодействия с работниками, занимающимися только учетными вопросами, в практической работе функции по делопроизводству выполняются бух-

«_»_20_г.

УТВЕРЖДАЮ:

Наименование организации Руководитель организации

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №

Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел Срок хранения дела Примечание

1 2 3 4 5

Должность руководителя службы делопроизводства организации

«_»_20_г.__

ОДОБРЕНО

Протокол заседания экспертной

комиссии организации

от «_»_20_г. №_

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20_г. в организации

По срокам хранения Всего дел В том числе дел

переходящих С отметкой ЭПК

Постоянно

Временно

Временно

Наименование должностного лица, ответственного за делопроизводство в__

галтерами. Для этого в их должностные инструкции включают обязанности делопроизводителей. За такими работниками закрепляются средства обработки и хранения бухгалтерских документов (сейфы, шкафы, столы и др.), проводятся занятия, направленные на совершенствование навыков формирования бухгалтерских дел.

Главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, руководителя подразделений бухгалтерской службы осуществляют контроль за своевременнос-

тью создания бухгалтерских дел, организацию их хранения и использования.

Объединение бухгалтерских документов в дела производится в соответствии с функциональными признаками (разные бухгалтерские документы, объединенные одинаковым функциональным назначением, например включением в состав коммерческих расходов организации) и видовыми признаками (одинаковые бухгалтерские документы, например приходные кассовые ордера). Однако независимо

от признаков группировки документов они помещаются в дела в хронологическом порядке в течение отчетного периода (месяца, квартала, полугодия, девяти месяцев, года).

Первичные учетные документы до формирования в дела проверяются по форме (на предмет соответствия документа образцу, утвержденному в учетной политике организации, правильности оформления, наличия соответствующих подписей) и по существу (на предмет законности совершенной хозяйственной операции, правильности расчетов в нем). На первичных документах после обработки проставляется отметка, исключающая их повторное использование. По окончании отчетного периода первичные учетные документы, сгруппированные в хронологическом порядке, формируются в дела.

Регистры бухгалтерского учета могут создаваться в виде электронных документов. Тогда их хранение организуется в виде баз данных, каталогов, файлов, по которым должна быть предусмотрена возможность распечатки, а бумажные носители и документы на технических носителях должны содержать идентичные данные.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность организации объединяется по отчетным периодам и включает не только формы отчетности, но и пояснения, аудиторское заключение. Они помещаются вместе с отчетностью в дела либо по отчетным периодам, либо по адресам их представления.

Учетная политика организации помещается в отдельное дело. Вместе с ней подшиваются приложения, включающие [7]:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

• формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

• способы оценки активов и обязательств;

• правила документооборота и технология обработки учетной информации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями;

• другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

В состав отдельного дела, включающего приказ руководителя организации «Об учетной политике»,

в качестве приложений следует помещать стандарты экономического субъекта (внутренние положения) по организации и методическому обеспечению бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, которые предназначены для упорядочения бухгалтерского учета. Они разрабатываются, утверждаются, изменяются и отменяются субъектами хозяйствования самостоятельно, руководствуясь ст. 21 Федерального закона «О бухгалтерском учете», и применяются всеми функциональными и структурными подразделениями организации, включая филиалы и представительства [3]. Если организация не формирует внутренние стандарты экономического субъекта, а по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то методики, разработанные организацией, исходя из положений по бухгалтерскому учету и Международных стандартов финансовой отчетности, также должны включаться в данное дело. Они будут детализировать и раскрывать применяемые способы учета, базирующиеся на способах учета аналогичных или связанных фактов хозяйственной деятельности, определениях, условиях признания и порядке оценки активов, обязательств, доходов и расходов.

В отдельном деле содержится организационно-распорядительная документация — нормативные правовые документы по ведению бухгалтерского учета, положение о бухгалтерии, должностные инструкции, отраслевые инструкции. Другие локальные нормативные правовые акты, утвержденные приказом руководителя и подписанные главным бухгалтером организации, могут быть объединены либо в составе организационно-распорядительной документации (помещаться в папки вместе с учетной политикой организации), либо храниться в отдельном деле.

По вопросам бухгалтерской деятельности в субъекте бизнеса могут издаваться приказы, распоряжения, письма регулирующего характера, директивы, оперативные указания. Они могут объединяться в дела в зависимости от вида, периода принятия, регламентации учетной деятельности (документирования и документооборота, ведения регистров аналитического учета, формирования внутренней бухгалтерской отчетности и др.) или объектов бухгалтерского учета (основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений и др.). В связи с тем, что сроки хранения таких документов могут быть разные, это обстоятельство следует учитывать при группировке регламентирующей документации в отдельные дела.

В отдельные папки могут помещаться документы по планированию деятельности бухгалтерской службы (перспективы компьютеризации учета, программы перехода на более совершенные способы формирования отчетной информации и др.).

Списки, лимиты, нормы, расчеты-обоснования принятых решений, договоры с контрагентами группируются в отдельные дела, а при их незначительности в течение отчетного года могут объединяться в соответствии с их функциональными особенностями.

Переписка бухгалтерской службы при формировании дел разделяется на внешнюю и внутреннюю. В связи с таким делением в течение календарного года в отдельные дела группируются письма-запросы и ответы на них должностных лиц организации и внешних корреспондентов (контрагентов). Письма, подготовленные работниками бухгалтерской службы в инициативном порядке, группируются в отдельные дела вместе с документацией, послужившей основанием для их подготовки (приказы по инвентаризации дебиторской задолженности, кредиторской задолженности и др.).

Формирование бухгалтерских дел в электронной форме вызывает необходимость установления отдельного места для хранения такой информации на жестком диске компьютера с одновременным ее дублированием на съемных машинных носителях. При появлении более современных и совершенных съемных носителей сохраненные данные скачиваются на них. Отдельные дела, сформированные в электронной форме, должны соответствовать их названию в номенклатуре дел организации.

Этапами организации документооборота в бухгалтерской службе, его упорядочения и управления выступают:

1) движение учетной документации в соответствии с графиком документооборота2;

2) контроль за его соблюдением;

3) текущее хранение документов в течение отчетного года и первичное оформление дела;

4) полное оформление дела и сдача его в архив;

5) хранение дела в архиве.

На этапе движения учетной документации в соответствии с графиком документооборота созданные или полученные от других юридических лиц, государственных органов, индивидуальных

2 Правила формирования документооборота и направления его рационализации более детально рассмотрены автором в статье [8, с. 2 — 4].

предпринимателей первичные учетные документы подвергаются обязательной регистрации. Если первичный учетный документ поступил в организацию со стороны, то в его правой нижней части проставляется регистрационный штамп, содержащий наименование организации и регистрационный номер документа. Первичный учетный документ, сформированный в самой организации, также регистрируется в специальной книге учета документов, открываемой на год по каждому наименованию (книге учета приходных ордеров, книге учета маршрутных листов и др.). Датами регистрации таких документов являются:

1) день поступления — для документов со стороны;

2) день подписания (утверждения) — для документов, созданных в организации.

График документооборота формируется группой специалистов, которые выполняют функции по делопроизводству совместно со службой делопроизводства организации и архивом. Функциями, которые должны выполняться соблюдением графика документооборота, являются оптимизация режима обработки учетной документации, усиление контрольной функции бухгалтерского учета, повышение достоверности учетной и отчетной информации.

Важнейшая цель текущего хранения документов заключается в обеспечении их сохранности. Поэтому по окончании обработки учетных документов они распределяются в дела в соответствии с их номенклатурой.

Оформление дел (документов), сформированных в бухгалтерской службе, осуществляется поэтапно. Первоначально заводятся дела, в которые помещаются соответствующие документы. На лицевой стороне открытых дел указываются реквизиты, дающие представление о содержании накапливаемой в них бухгалтерской документации. Кроме того, на корешке обложки дел указывается номер дела в соответствии с их номенклатурой и при необходимости — номер тома дела. Внутри него помещается опись.

Второй этап характеризуется закрытием дел по окончании отчетного года. Общим требованием к оформлению дела на данном этапе является такое скрепление листов и брошюровка их, которые позволяют свободно читать их текст. Для этого на этапе закрытия дела производится заполнение его реквизитов, нумерация листов, оформление заверительной подписи, брошюровка и контроль за полнотой документации, помещенной в дела.

Бухгалтерские документы текущего года могут храниться либо в отдельном помещении, либо в самой бухгалтерии в шкафах, защищенных от несанкционированного доступа посторонних лиц и возможности кражи документов, исправления их данных. За их сохранность, работу по оформлению в дела, передачу в архив отвечает по Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, главный бухгалтер организации [5]. Поэтому выдача первичных учетных документов, учетных регистров, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности, находящихся в бухгалтерии или хранящихся в архиве, осуществляется с разрешения руководителя бухгалтерской службы.

В настоящее время Минфин России разрешил организациям хранить учетные документы и регистры только в электронном виде, не формируя по ним дела. Однако данный порядок возможен в условиях обеспечения соответствующей электронной подписью всех сотрудников организации, которые имеют право подписи как первичных учетных документов, так и регистров аналитического и синтетического учета.

Сроки хранения бухгалтерских документов, сформированных в дела, определяются нормативными правовыми документами, регулирующими особенности функционирования субъектов хозяйствования разных организационно-правовых форм, организацию и ведение бухгалтерского и налогового учета, правила архивного дела и др. Наиболее важными из них являются:

1) Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. Федерального закона от 28.12.2013 № 410-ФЗ);

2) Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. Федерального закона от 29.12.2012 № 282-ФЗ);

3) Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 147-ФЗ (в ред. Федерального закона от 02.04.2014 № 52-ФЗ);

4) Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 28.12.2013 № 425-ФЗ);

5) Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 11.02.2013 № 10-ФЗ);

6) постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, при-

меняемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 28.05.2013 № 952);

7) постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «Правила ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость»;

8) постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «Правила ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость»;

9) постановление ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/ пс «Об утверждение Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;

10) приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и др.

Документы бухгалтерского учета, не указанные в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, должны храниться в организации не менее 5 лет, а документы учетной политики, процедуры кодирования учетной информации, программы ее автоматизированной обработки, внутренние нормативные правовые документы по бухгалтерскому учету, средства воспроизведения электронных бухгалтерских документов и подтверждения подлинности электронных подписей следует хранить в течение периода, отсчет которого начинают после года, в котором они были использованы для формирования показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности. Этот период составляет не менее 5 лет.

Если сохранность, соблюдение правил формирования и оформления дел (документов) бухгалтерского учета обеспечивает руководитель учетной службы, то организация хранения учетных документов является функциональной обязанностью руководителя организации.

Список литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 31.07.1998 № 147-ФЗ (в ред. Федерального закона от 02.04.2014 № 52-ФЗ) [Электронный ресурс] // http://base. garant. ru/10900200/3/#block 20003.

2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.06.2006 № 149-ФЗ (в ред. Федерального закона от 28.12.2013 № 396-ФЗ) [Электронный ресурс] // http://base. garant. ru/12148555/.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. Федерального закона от 28.12.2013 № 425-ФЗ) [Электронный ресурс] // http://www. minfin. ru/common/upload/

library/2014/01/main/FZ_o_bukh_uchete_s_izmen_

_s _1_yanvarya_2014_g. _-_09.01.2014.pdf.

4. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (в ред. Федерального закона от 12.03.2014 № 33-ФЗ) [Электронный ресурс] // http://base. garant. ru/12184522/#ixzz2z1OSAvom.

5. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете: приказ Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 [Электронный ресурс] // http://

www. minfin. ru/ru/accounting/accounting/legislation/ acts/index. php?&from_4=2.

6. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина России от 29.07.1998 N° 34н (в ред. от 24.12.2010 № 186н) [Электронный ресурс]. // http://www. minfin. ru/common/img/uploaded/library/ no_date/2011/PBUiO_34n. pdf.

7. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008): приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н (в ред. от 18.12.2012 № 164н) [Электронный ресурс] // http://www. minfin. ru/common/img/uploaded/ library/no_date/2013/Novaya_redaktsiya_ prikaza_ 106n. pdf.

8. Поленова С. Н. Условия рационализации документооборота в бухгалтерии / С. Н. Поленова // Бухгалтер и закон. 2014. № 1(169). С. 2—4.