Система электронного документооборота

Система электронного документооборота Жарков А.А.

Жарков Александр Александрович / Zharkov Aleksandr Aleksandrovich - студент, факультет информатики,

математики и физики Шадринский государственный педагогический институт, г. Шадринск

Аннотация: в статье рассмотрены риски, возникающие при внедрении системы электронного документооборота. Раскрывается понятие электронный документооборот его возможности и преимущества. В результате автор дает свою оценку электронного документооборота. Abstract: this article describes the risks associated with the implementation of electronic document management systems. The notion of electronic document its features and benefits. As a result, the author gives his assessment of the electronic document.

Ключевые слова: электронный документооборот, IT-инфраструктура, внедрение, риски, преимущества, проблемы.

Keywords: electronic document management, IT-infrastructure, implementation, risks, benefits and problems.

Что такое система электронного документооборота?

Термин «система электронного документооборота», или «электронный документооборот» считается чисто русским определением, обширно звучащим на разных заметках, выставках, маркетинговых материалах, причем даже в самом современном документе - в Федеральной целевой программе «Электронная Россия». Надо сказать, собственно системы делопроизводства и документооборота - это не просто изящная забава слов. Технологии электронного делопроизводства и электронного документооборота считаются различными типами систем, поддерживающих и автоматизирующих работу с документно-ориентированной управленческой информацией.

Обеспечим формальные определения для систем делопроизводства и документооборота. В виде рабочего варианта можно выдать последующие определения.

Системы электронного делопроизводства гарантируют работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм согласно с принятыми в стране правилами и стереотипами делопроизводства.

Системы электронного документооборота гарантируют жестко регламентированное и формально контролируемое перемещение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если главным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация каких-либо выполненных действий и событий (например, «Документ принят к исполнению», «Документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «На документ дан соответствующий ответ» и т.д.) согласно с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют деяния и действия, и так же поддерживают сами процессы работы над документами.

Исходя из убеждений пользователей систем автоматизации возможно заявить, собственно юзерами систем автоматизации делопроизводства считаются работники таковых структурных подразделений фирмы, как управление делами, секретариаты, канцелярии, единые отделы, экспедиции (10-15% работников организации). Пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы, связанные с документами (например, работа с «обращениями граждан», договорами, подготовка заседаний и др.), являются отдельные работники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий деловой процесс (40-50% сотрудников организации), Пользователями систем электронного документооборота являются практически все работники из всех подразделений организации (до 80% сотрудников компании).

Приведу следующую классификацию систем автоматизации:

• системы автоматизации делопроизводства;

• системы автоматизации деловых процессов, связанных с документами;

• системы коллективной работы и управления электронными документами (СЭД).

Помимо этого, выделяют системы управления потоками работ (Workflow-системы), системы управления и доступа к информации (порталы).

При этом подчеркну, что российские системы автоматизации лучше в сравнении с иностранными учитывают отечественную специфику и традиции работы с бумажными документами.

Основные требования, которым должны удовлетворять современные СЭД

По мнению ведущих зарубежных и российских аналитиков, современные системы электронного документооборота должны обладать следующими характеристиками:

1. масштабируемость системы (подключение к ней дополнительных подсистем, новых рабочих мест), ее надежность и управляемость;

2. гибкость управления доступом ко всему спектру документов;

3. поддержка различных программно-аппаратных платформ (мультиплатформенность);

4. интегрируемость с другими информационными системами;

5. возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через веб-браузеры, настольные приложения;

6. доступность широкого спектра дополнительных технологий автоматизации для реализации в будущем новых задач;

7. наличие нескольких типов интерфейсов рабочих мест, отражающих специфику работы с информацией и данными разных категорий пользователей системы ЭДО в зависимости от их функциональной роли в ЭДО;

8. наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота.

Что могут системы электронного документооборота?

Прогрессивная система электронного документооборота обязана не только заавтоматизировать делопроизводство, но и гарантировать вероятность коллективной работы с документами (включая их подготовку, согласование, размещение в подходящих папках электронного хранилища с единым доступом, либо регулируемым доступом), управления потоками дел, охраны информации, управления контентом/документами, унифицированного доступа к информации (портал).

В системах электронного документооборота возможно исполнять весь цикл работы с документами: делать, редактировать, пересылать, ознакомляться, координировать, делать поручения по документам, осуществлять контроль их выполнение, подписывать документы (при помощи электронно-цифровой подписи), регистрировать, сдавать в архив, беречь (при этом в различных форматах: текстовом, графическом) на протяжении данного периода, подавлять.

Опишу только немногие возможности современных СЭД, и они уже играют важную роль в обеспечении эффективного делопроизводства и документооборота, значительно упрощая работу секретаря. Как это происходит?

Предположим, пришел входящий документ. Он регистрируется (секретарем, делопроизводителем) в особой информационной базе (тогда - «Входящие»): в информационной базе создается регистрационная карточка, к ней прикрепляется электронный образ документа (отсканированный или же сделанный в любом офисном приложении). После чего документ следует работнику.

Если б в фирме не была установлена СЭД, то бумажный документ имел возможность странствовать по офису из папки в папку (либо отсканированный его образ по внутренней e-mail) несколько дней. В случае же регистрации документа в электронной системе его образ попадает к своему адресату фактически незамедлительно, т.к. при работе в СЭД передавать, причем даже пересылать документ не нужно: при его регистрации адресат автоматически получает уведомление о свежем документе и доступ к нему с собственного компьютера.

При всем этом все документы организации (входящие, исходящие, внутренние, организационно -распорядительные) сберегаются в системе в виде иерархии «папок» (с вероятностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически - на сервере. В «папку» вмещается не сам документ, а гиперссылка на него, потому документ можно поместить в любое число папок, обеспечивая самые различные способности классификации. К примеру, можно сделать специальные тематические выборки, не изымая документы из фонда совместного сбережения, но и организовывать «личностные папки» для сохранения документов, подходящих конкретному работнику при текущей работе.

К примеру, объединять и сортировать документы возможно, используя следующие способы:

1. хронологический;

2. предметно-вопросный, или логический;

3. нумерационный;

4. алфавитный;

5. номинальный (когда группируются документы одного вида - акты, справки и т.д.);

6. корреспондентский и географический.

Традиционно, в основе формирования дел лежит сочетание нескольких показателей. СЭД позволяет подобрать из всего изобилия документов категорию, отвечающую конкретным признакам - по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику либо периоду поступления. Регистрация и сбережение документов, как данное скооперировано в СЭД, гарантируют вероятность учета и сохранности документов, быстрого их поиска.

Когда исполнитель получает документ, ему предоставляется возможность начать работу с ним: отредактировать, исполнить и другое. При всем этом сможет закрепить к карточке начального документа все другие, появившиеся в процессе работы над ним. Кроме того, работая в системе, исполнитель сможет отчитаться о работе собственному руководству. Сбережение документов в виде иерархии папок позволяет упростить и ускорить выполнение такой задачи, как «информационная поддержка принятия решения». Основная цель секретаря в данном процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

Алгоритм принятия решения универсален:

1. сбор информации и ее анализ с точки зрения поставленной задачи;

2. определение возможных вариантов решения;

3. анализ возможных результатов и последствий;

4. выбор варианта решения;

5. сообщение о решении заинтересованным сторонам;

6. действие согласно принятому решению;

7. получение обратной связи от всех вовлеченных сторон для оценки эффективности принятого решения;

8. анализ итогов и выводы на будущее.

Один из самых сложных и трудоемких этапов - сбор информации, при проведении которого необходимо в кротчайшие сроки сориентироваться в большом объеме писем, служебных записок, приказов, должностных инструкций и других документов. Четкая классификация по папкам, визуализация связей между документами позволяют лучше ориентироваться в хранящейся информации и намного быстрее найти необходимый документ. Для этого в СЭД присутствуют также специальные поисковые механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов.

Принятие решения предполагает подготовку документа. Если в этом процессе участвуют несколько человек, при традиционных способах подготовки и передачи документов это может затянуться надолго. Одна из задач секретаря - обеспечить помощь своему руководителю и другим сотрудникам в организации быстрой и качественной подготовки документов для отправки. Чем может помочь СЭД? Наличие функций организации совместной подготовки и согласования документов в СЭД позволяет быстро передать проект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания, сформировать новый вариант документа, сделать это необходимое число раз в достаточно небольшой отрезок времени. В процессе подготовки можно сохранять в системе все промежуточные версии документа. Если процесс подготовки затягивается, первый вопрос, который возникает, - «Где документ сейчас?». СЭД предоставляет возможность четко контролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения и узнать, что в данный момент с документом происходит, и кто с ним работает.

Когда наступает время выполнять принятые решения, СЭД позволяет быстро и точно передать исполнителям всю информацию, необходимую им для работы, и получить обратную связь от всех сторон, вовлеченных в конкретное дело. Если эта «сторона» сидит в соседней комнате, обратную связь можно получить и за чашкой чая в перерыве. А если заинтересованные стороны находятся за сотни и тысячи километров? И «сторон» - не одна, и не две, и даже не десяток? И документ, по которому нужно отслеживать ход исполнения, - тоже далеко не один?

Технология работы СЭД, когда документы не передаются физически, а предоставляется доступ к документам, хранящимся на сервере, позволяет организовать работу сотрудников территориально -распределенной компании в едином информационном пространстве, когда удаленность отдельных пользователей перестает влиять на скорость работы с документами.

Одним из важных следствий при вводе СЭД является повышение ответственности за исполнение служебных обязанностей. Забывчивость сотрудников - как ее побороть? Увещевания и даже дисциплинарные меры помогают слабо и на короткое время. С этой задачей может справиться только бесстрастная компьютерная система. При работе с СЭД для выдачи поручения совсем необязательно вызывать подчиненного (кроме случаев, конечно, когда помимо поручения еще нужно сделать внушение, поругать или похвалить).

Например, начальник хочет, чтобы через месяц был подготовлен план работы. Он создает регистрационную карточку документа «Поручение», пишет текст поручения - «Подготовить план работы», назначает исполнителя и срок выполнения. При сохранении карточки система генерирует извещение исполнителю о назначении его исполнителем по вновь созданному поручению. При приближении сроков рассмотрения генерируется еще одно напоминание - «Наступает срок исполнения документа». Что делает сотрудник? Поручение выполнено, план написан. Как отчитаться перед начальником? При работе в СЭД исполнение проставляется на карточке поручения. При желании можно присоединить файл - тот самый план работы. И начальник, просматривая список выданных поручений, увидит, что его распоряжение действительно выполнено. А если не выполнено, система «выдаст» напоминание исполнителю - что он пропустил срок исполнения, и начальнику - что его распоряжение не выполнено. И напоминания будут приходить, пока поручение не получит статус «Выполнено» или не будет снято с контроля.

Создание в системе электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним, причем каждый сотрудник видит только те документы, которые ему нужны для работы.

Фактически СЭД можно представить как «коллективный органайзер», в котором можно отследить каково текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с документами, статистику их выполнения.

Итак, что же дает внедрение системы электронного документооборота?

• регистрацию, учет и хранение документов;

• оперативный доступ к документам и отчетной информации;

• эффективное управление процессами движения документов;

• сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;

• повышение исполнительской дисциплины;

• снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Преимущества электронного документооборота:

• возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;

• отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

Внедрение СЭД способствует:

• повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании, повышения прозрачности ее документооборота и деловых процессов, ускорения информационных потоков;

• созданию единого информационного пространства, объединяющего сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы;

• сокращению времени на прохождение по структурным подразделениям и исполнению управленческих документов, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, при одновременном повышении качества и надежности решений за счет полноты и своевременности предоставляемой информации;

• упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса;

• максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде;

• введению единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов, унификации, формализации и строгой регламентированности технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;

• обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа и ликвидации утечки информации, происходящих из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

При этом эксплуатация СЭД позволяет исключить риски:

• несвоевременной доставки информации;

• невыполнения или несвоевременного выполнения выданных руководством поручений;

• потерь информации при передаче и хранении;

• длительного согласования проектов документов и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;

• несвоевременного выполнения деловых обязательств;

• внедрения единой корпоративной культуры.

В целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

Литература:

1. Пахчанян А., Романов Д. Рынок ПО: [Электронный ресурс] Обзор систем электронного документооборота // C-News.

2002. http://cnews.ru/newcom/index.shtml72002/05/17/140012.

2. Клименко С. В., Крохин И. В., Кущ В. М., Лагутин Ю. Л., Электронные документы в корпоративных сетях. М.: «Экотрендз», 1999. 271 с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления - М.: Интел-Синтез, 2002 г.

4. Системы электронного документооборота: [Электронный ресурс] критерии выбора http://www.doc-online.ru/a_id/156/

5. Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота: [Электронный ресурс] Режим доступа:

URL: http://citforum.ru/consulting/docflow/market/article 1.8.200222.html.

6. Остелло М., Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс: Проблемы теории и практики управления. 2002. №6. С.49.

7. Байкова И.Ю., Документооборот и делопроизводство: Как организовать работу с документами, Эксмо, 2009 год, 288 стр.

8. Российский рынок СЭД глазами эксперта / DSS consulting [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru/press_centre/publications.html736.