Расчеты с использованием корпоративных карт

Мнения, комментарии, рекомендации специалистов

РАСЧЕТЫ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОРПОРАТИВНЫХ КАРТ

Е. И. АНТАНЕНКОВА, главный эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт», г. Москва

В последнее время все более широкое применение приобретают корпоративные карты. Рассмотрим, что представляет собой корпоративная карта, нужно ли сообщать об открытии специального карточного счета в налоговую инспекцию, как отразить в учете операции, связанные с расчетами по карте.

Виды корпоративных карт и их назначение. Корпоративная карта — это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. С помощью корпоративной карты они могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны.

Корпоративная банковская пластиковая карта, так же как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Ее особенность заключается в том, что это лицо должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одно отличие корпоративных карт от прочих — сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, т. е. распоряжается средствами организации.

Чтобы оформить корпоративную карту, организации нужно заключить договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт с банком. К договору необходимо приложить следующие документы:

— список сотрудников, которые будут пользоваться картами (подписывается руководителем и главным бухгалтером). Подписи держателей карт должны быть заверены печатью юридического лица;

— копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты (подписываются руководителем и скрепляются печатью юридического лица);

— договоры об использовании банковских карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному клиентом — юридическим лицом — в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства.

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников следующие виды корпоративных карт:

— расчетную карту. Ее держатель может совершать операции в пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете;

— кредитную карту. Ее держатель может совершать операции за счет денежных средств,

предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

Для осуществления учета и контроля над движением корпоративных карт целесообразно разработать положение о порядке их использования и регистр, в котором отражать следующие данные: номера карт, Ф. И. О. держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Не стоит забывать и об ответственности работника. При разработке положения о порядке использования корпоративных карт ее следует установить в следующих случаях:

— за непредоставление документов, под -тверждающих целевое использование денежных средств;

— за несвоевременное сообщение о потере или хищении корпоративной банковской карты в целях блокировки операций по ней.

Порядок осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, установлен Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П).

Правила осуществления расчетов за товары с помощью кредитных карт определены в п. 2.2.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5.

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выписка банка.

Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Специальные счета в банках».

В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации должен получить документы, подтверждающие расходы, произведенные им по карте. Такими документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны

быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов (п. 3.3 Положения № 266-П).

Документы, подтверждающие произведенные по карте расходы, сотрудник организации представляет в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:

Д-т сч. 73 К-т сч. 55 — отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.

При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью, то он обязан их возместить.

Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя способами: работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника. Бухгалтер оформит в этом случае следующие проводки:

Д-т сч. 50 К-т сч. 73 — внесение работником наличных средств для возмещения расходов;

Д-т сч. 70 К-т сч. 73 — удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной по корпоративной карте в личных целях.

Рассмотрим примеры расчетов с использованием корпоративных карт.

Пример 1

Торговая организация при направлении работника в командировку выдала ему кредитную корпоративную банковскую карту. Расчеты с использованием карты осуществляются организацией за счет кредитных средств, предоставленных банком. Работник снял наличные денежные средства 15 октября в размере 10 000 руб. Сумма расходов работника на официальный обед при проведении переговоров с контрагентом о заключении контракта составила 5 500руб. (сумма налога на добавленную стоимость (НДС) в счете не указана). Работник вернулся из командировки 20 октября, в этот же день отчитался и внес неиспользованную сумму в кассу организации. На следующий день организация погасила задолженность перед банком. Согласно условиям договора, заключенного с банком, проценты на сумму кредита не начислялись.

Отразим произведенные операции в бухгалтерском учете:

— 15 октября:

Д-т сч. 55 «Специальные счета в банках» К-т сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» — 10 000 руб. — зачислены денежные средства на кредитную карту;

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т сч. 55 «Специальные счета в банках» — 10 000 руб. — работником сняты наличные средства с кредитной карты;

— 20 октября. В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности и учитываются в составе коммерческих расходов на дату утверждения руководителем организации авансового отчета, представленного работником (пп. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н):

Д-т сч. 44 «Расходы на продажу» К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 5 500 руб. — отражена сумма расходов на представительские цели;

Д-т сч. 50-1 «Касса организации» К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 4 500 руб. — внесена в кассу работником неиспользованная сумма;

— 21 октября:

Д-т сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» К-т сч. 51 «Расчетные счета» — 10 000 руб. — погашена задолженность перед банком.

Пример 2

Организация выдала работнику корпоративную банковскую (расчетную) карту и перечислила на нее денежные средства в сумме 24 000 руб. Залоговая стоимость карты составляет 1 000 руб. Работник снял наличные денежные средства в сумме 17 000руб., а также произвел хозяйственные расходы с использованием банковской карты. Затем представил авансовый отчет с подтверждающими документами и сдал карту.

Согласно авансовому отчету потрачено 22 000 руб., в том числе:

— на приобретение канцелярских товаров и бумаги — 6 000руб. (без НДС) — расчет произведен с использованием банковской карты;

— погашена задолженность перед поставщиком в сумме 16 000 руб. — расчет произведен наличными.

Неиспользованные наличные деньги в сумме

1 000руб. внесены работником в кассу организации. Согласно выписке банка по данной карте комиссия банка составила 30 руб., остаток денежных средств — 970 руб.

Отразим произведенные операции в бухгалтерском учете:

Д-т сч. 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами по выданным денежным документам» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»—1 000руб. — выдана корпоративная карта работнику (акт о приеме-передаче карты);

Д-т сч. 55 «Специальные счета в банках» К-т сч. 51 «Расчетные счета» — 24 000 руб. — перечислены денежные средства на корпоративную карту;

Д-т сч. 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами по выданным средствам на хозяйственные расходы» К-т сч. 55 «Специальные счета в банках» — 17 000руб. — получение наличных денежных средств подотчетным лицом;

Д-т сч. 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами по выданным средствам на хозяйственные расходы» К-т сч. 55 «Специальные счета в банках» — 6 000 руб. — совершение покупки;

Д-т сч. 10 «Материалы»К-т сч. 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами по выданным средствам на хозяйственные расходы» — 6 000 руб. — приобретены канцтовары;

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами по выданным средствам на хозяйственные расходы — 16 000руб. — погашена задолженность перед поставщиком;

Д-т сч. 50-1 «Касса организации» К-т сч. 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами по выданным средствам на хозяйственные расходы — 1 000 руб. — внесена в кассу неиспользованная подотчетная сумма;

Д-т сч. 50-3 «Денежные документы» К-т сч. 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами по выданным денежным документам» — 1 000 руб. — работником возвращена корпоративная банковская карта;

Д-т сч. 91-2 «Прочие расходы» К-т сч. 55 «Специальные счета в банках» — 30 руб. — отражена в составе прочих расходов комиссия банка за обслуживание банковской карты.

Об открытии бизнес-счета необходимо сообщить. Согласно подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ налогоплательщики — организации и индивидуальные

предприниматели — обязаны письменно сообщать в налоговый орган об открытии или закрытии счетов (в течение 7 дней). Под понятием «счет» понимается расчетный (текущий) счет и иной счет в банке, который открывается на основании договора банковского счета, на который зачисляются и с которого могут расходоваться денежные средства организаций (п. 2 ст. 11 НК РФ). Нарушение налогоплательщиком установленного срока представления в налоговый орган информации об открытии или закрытии счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).

Счет, открытый для использования банковских карт, подпадает под определение, приведенное в п.

2 ст. 11 НК РФ, о его открытии необходимо сообщить в налоговую инспекцию (письмо Минфина России от 30.12.2008 № 03-11-05/318, п. 55 письма ФНС России от 12.08.2011 № СА-4-7/13193@).

Кроме того, ту же информацию в течение 7 дней необходимо предоставить органам контроля за уплатой страховых взносов, т. е. в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ (подп. 1 п.

3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

Если корпоративная карта выдана в дополнение к уже имеющемуся счету и никаких новых счетов в банке открывать не пришлось, то информировать об этом налоговый орган и органы контроля за уплатой страховых взносов не надо.

Список литературы

1. Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли: письмо Роско-мторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5.

2. Налоговый кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ.

3. О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования: Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

4. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: приказ Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

5. Письмо Минфина России от 30.12.2008 № 03-11-05/318.

6. Письмо ФНС России от 12.08.2011 № СА-4-7/13193@) .

7. Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт: утверждено Банком России 24.12.2004 № 266-П.