ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ "АИСИ"

Изобретение относится к вычислительной технике, в частности, к технологическому комплексу автоматизации документационного обеспечения управления организации «АИСИ».
Наблюдающийся в последние десятилетия стремительный рост объемов информации, необходимой для работы и принятия управленческих решений во всех сферах деятельности и на всех уровнях управления, привел к значительному увеличению количества получаемых, обрабатываемых и хранимых документов. При этом традиционные методы работы с документами в значительной степени утрачивают свою эффективность и, в свою очередь, становятся причиной снижения эффективности работы предприятий и учреждений, в которых они используются.
Проведенные исследования показывают, что при использовании традиционных методов документооборота, теряются до 15% документов, в том числе, содержащих важную, а зачастую и критически важную информацию, на поиски необходимых документов может уходить до 90% рабочего времени сотрудников, вследствие чего, до 20-30% поставленных задач вообще не решаются.
Кроме того, при работе с бумажными документами значительное число трудовых и материальных ресурсов тратится на их многократное копирование (в среднем до 20 раз), и перемещение как внутри офиса, так и между различными структурными и территориальными подразделениями.
Таким образом, внедрение систем электронного делопроизводства в государственных организациях и учреждениях России является важной и актуальной задачей.
Современное делопроизводство и электронные средства для его организации обычно подразделяются на две категории. Это собственно делопроизводство, что подразумевает регистрацию и хранение документов в системе в электронном виде, а так же документооборот, предполагающий организацию движения документов между сотрудниками организации в соответствии с определенной логикой (бизнес-процесс).
Движение документов в таких системах может быть обусловлено процедурой формирования содержательной части, согласования или визирования документа, необходимостью его рассылки для ознакомления ряду сотрудников, а так же исполнением поручений руководства, связанных с данным документом.
В последнем случае составной частью системы электронного документооборота является более или менее сложный механизм контроля исполнения, обеспечивающий уведомление исполнителей о данных им поручениях, извещение сотрудников, контролирующих исполнение, о назначении контролером, а так же напоминание обеим этим категориям о приближении срока окончания работ по данному поручению.
В этой связи особое значение приобретает решение проблемы управления потоками работ или WorkFlow в электронной системе делопроизводства, способной реализовать все функциональные возможности, относящиеся к контролю исполнения: создание поручений исполнителям, задание сроков исполнения для поручений и всего документа, создание подпоручений, назначение контролеров поручений и документов, отслеживание сроков работ над поручениями и документами, рассылку уведомлений о назначении контролерами и исполнителями, а также о приближении и истечении сроков работ.
Известны системы, которые могли бы быть использованы для решения поставленной задачи (1, 2).
Первая из известных систем содержит блоки приема и хранения данных, соединенные с блоками управления и обработки данных, блоки поиска и селекции, подключенные к блокам хранения данных и отображения, синхронизирующие входы которых соединены с выходами блока управления (1).
В качестве клиентского приложения в данной системе используется Интернет-браузер, что предусматривает всю содержательную работу системы на серверном компьютере. Преимущество такого решения - почти полное отсутствие процедуры установки математического обеспечения на клиентских местах пользователей.
Недостаток системы в неоправданно большой нагрузке на сервер, что предполагает использование серверных компьютеров большой мощности, а также ограничения на функциональные возможности клиента.
Известна и другая система, содержащая блоки приема данных, выходы которых соединены с блоком памяти и с сервером обработки данных, блок селекции временных интервалов, выходы которого подключены к блоку приема данных, к блоку приема запросов пользователей и к блоку памяти и к блоку обработки данных, выходы которого соединены с одними входами блока коммутации каналов выдачи данных, другие входы которого
соединены с блоком селекции временных интервалов, а выходы являются выходами системы (2).
Последнее из перечисленных выше технических решений наиболее близко к описываемому.
Его недостаток заключается в невысоком быстродействии системы, обусловленном тем, что поиск запрашиваемых пользователями документов ведется по всему объему базы данных системы, что приводит к необоснованной потери времени на поиск требуемой информации и ее последующую обработку.
Цель изобретения - повышение быстродействия технологического комплекса путем исключения поиска документов по всему объему базы данных системы и выборки запрашиваемых данных только по идентификаторам электронных документов.
Поставленная цель достигается тем, что в известный технологический комплекс, содержащий первый блок приема электронных документов, информационный и синхронизирующий входы которого являются первыми информационным и синхронизирующим входами комплекса соответственно, при этом первый информационный вход комплекса предназначен для приема электронных документов, а первый синхронизирующий вход комплекса предназначен для приема синхронизирующих сигналов занесения электронных документов в первый блок приема электронных документов, блок приема идентификационных кодов электронных документов, информационный вход которого является вторым информационным входом комплекса, предназначенным для приема идентификационных кодов электронных документов, второй блок приема электронных документов, информационный вход которого является третьим информационным входом комплекса, предназначенным для приема готовых электронных документов, а синхронизирующий вход является вторым синхронизирующим входом комплекса, предназначенным для приема синхронизирующих сигналов занесения готовых электронных документов во
второй блок приема электронных документов, блок адресации электронных документов, информационный вход которого является четвертым информационным входом комплекса, предназначенным для приема адресов исполнителей, а синхронизирующий вход является третьим синхронизирующим входом комплекса, предназначенным для приема синхронизирующих сигналов занесения адресов исполнителей в блок адресации электронных документов, блок приема кодограмм электронных документов, информационный вход которого является пятым информационным входом комплекса, предназначенным для приема кодограмм электронных документов, а синхронизирующий вход является четвертым синхронизирующим входом комплекса, предназначенным для приема синхронизирующих сигналов занесения кодограмм электронных документов в блок приема кодограмм электронных документов, блок интеграции сигналов управления, информационные входы которого соединены с одним выходом первого блока приема электронных документов и выходом второго блока приема электронных документов, блок формирования адресов записи и считывания данных, информационный вход которого соединен с первым информационным выходом блока интеграции сигналов управления, синхронизирующий вход подключен к первому синхронизирующему выходу блока интеграции сигналов управления, а выход является адресным выходом комплекса, предназначенным для выдачи адреса записи и считывания данных на адресный вход сервера базы данных, при этом второй информационный выход блока интеграции сигналов управления является информационным выходом комплекса, предназначенным для выдачи данных на информационный вход сервера базы данных, а второй синхронизирующий выход блока интеграции сигналов управления является первым синхронизирующим выходом комплекса, предназначенным для выдачи сигналов управления на вход первого канала прерывания сервера базы данных, коммутатор каналов передачи данных, информационные входы
которого соединены с выходами блока адресации электронных документов и блока приема кодограмм электронных документов соответственно, а выходы коммутатора каналов передачи данных являются информационными выходами группы комплекса, предназначенными для выдачи электронных документов соответствующим исполнителям, и блок хранения начального базового адреса, введены первый блок идентификации электронных документов, информационный вход которого соединен с другим выходом первого блока приема электронных документов, а синхронизирующий вход подключен к первому синхронизирующему входу комплекса, при этом информационный выход первого блока идентификации текстовых документов соединен с первым адресным входом блока интеграции сигналов управления, первый синхронизирующий выход первого блока идентификации текстовых документов подключен к первому синхронизирующему входу блока интеграции сигналов управления, второй синхронизирующий выход первого блока идентификации текстовых документов соединен с вторым синхронизирующим входом блока интеграции сигналов управления, а третий синхронизирующий выход первого блока идентификации текстовых документов соединен с установочным входом первого блока приема электронных документов, второй блок идентификации электронных документов, информационный вход которого соединен с выходом блока приема идентификационных кодов электронных документов, первый синхронизирующий вход блока приема идентификационных кодов электронных документов является пятым синхронизирующим входом комплекса, а второй синхронизирующий вход подключен к четвертому синхронизирующему выходу первого блока идентификации текстовых документов, при этом информационный выход блока приема идентификационных кодов электронных документов соединен со вторым адресным входом блока интеграции сигналов управления, первый синхронизирующий выход блока приема идентификационных кодов
электронных документов подключен ко третьему синхронизирующему входу блока интеграции сигналов управления, второй синхронизирующий выход блока приема идентификационных кодов электронных документов является вторым синхронизирующим выходом комплекса, а третий синхронизирующий выход блока приема идентификационных кодов электронных документов подключен к синхронизирующему входу блока приема идентификационных кодов электронных документов, блок модификации адресов электронных документов, один информационный вход которого соединен с выходом блока хранения начального базового адреса, а выход подключен к третьему адресному входу блока интеграции сигналов управления, счетчик, выход которого соединен с другим входом блока модификации адресов электронных документов, блок селекции базового адреса записи итоговых документов, один вход которого соединен со вторым синхронизирующим входом комплекса, а другой является установочным входом комплекса, при этом информационный выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов соединен с информационным входом блока хранения начального базового адреса, первый синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов подключен к синхронизирующему входу блока хранения начального базового адреса, второй синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов соединен с синхронизирующим входом блока модификации адресов электронных документов, третий синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов подключен к четвертому синхронизирующему входу блока интеграции сигналов управления, а четвертый синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов соединен со счетным входом счетчика и с пятым синхронизирующим входом блока интеграции сигналов управления.
Сущность изобретения поясняется чертежами, где на фиг.1 представлена структурная схема технологического комплекса, на фиг.2 представлен пример конкретного конструктивного выполнения первого блока идентификации электронных документов, на фиг.3 - пример конкретного конструктивного выполнения второго блока идентификации электронных документов, на фиг.4 - пример конкретного конструктивного выполнения блока интеграции сигналов управления, на фиг.5 - пример конкретного конструктивного выполнения блока формирования базового адреса записи готовых документов, на фиг.6 - пример конкретного конструктивного выполнения коммутатора каналов передачи данных.
Система (фиг.1) содержит первый блок 1 приема электронных документов, блок 2 приема идентификационных кодов электронных документов, второй блок 3 приема электронных документов, блок 4 адресации электронных документов, блок 5 приема кодограмм электронных документов, блок 6 хранения начального базового адреса, первый блок 7 идентификации электронных документов, второй блок 8 идентификации электронных документов, блок 9 интеграции сигналов управления, блок 10 формирования адресов записи и считывания данных, счетчик 11, блок 12 модификации адресов электронных документов, блок 13 селекции базового адреса итоговых документов, коммутатор 14 каналов передачи данных
На фиг.1 показаны первый 21, второй 22, третий 23, четвертый 24 и пятый 25 информационные входы комплекса, первый 26, второй 28, третий 29, четвертый 30 и пятый 31 синхронизирующие входы комплекса, установочный вход 32, а также адресный 35 и информационный 36 выходы комплекса, первый 37 и второй 38 синхронизирующие выходы комплекса, и группа 39-41 информационных выходов комплекса.
Блок 1 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 21 и синхронизирующий 26 входы, а также выходы 42, 43.
Блок 2 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 22 и синхронизирующий вход, подключенный к выходу 46 блока 8, а также выходы, соединенный с входом 80 блока 8.
Блок 3 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 23 и синхронизирующий 28 входы, а также выход, соединенный с входом 98 блока 9.
Блок 4 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 24 и синхронизирующий 29 входы, а также выход, соединенный с входом 134 блока 14.
Блок 5 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 25 и синхронизирующий 30 входы, а также выход, соединенный с входом 135 блока 14.
Блок 6 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный вход, подключенный к выходу 122 блока 13, синхронизирующий вход, подключенный к выходу 123 блока 13, а также выход, соединенный с входом 45 блока 12.
Блок 7 (фиг.2) содержит блок памяти 50, выполненный в виде постоянного запоминающего устройства, дешифратор 51, триггер 52, элементы 53-55 И, элементы 56-59 задержки. На чертеже также показаны входы 60, 61 и выходы 62-66 блока.
Блок 8 (фиг.3) содержит блок памяти 70, выполненный в виде постоянного запоминающего устройства, дешифратор 71, элементы 72-75 И, элементы 76-78 задержки. На чертеже также показаны входы 80-82 и выходы 83-86 блока.
Блок 9 (фиг.4) содержит первую 90 и вторую 91 группы элементов ИЛИ, первый 92 и второй 93 элементы ИЛИ. На чертеже также показаны входы 94-103 и выходы 104-107.
Блок 10 (фиг.1) выполнен в виде счетчика, имеющего информационный вход, соединенный с выходом 104 блока 9, синхронизирующий вход, подключенный к выходу 106 блока 9, и выход 35.
Блок 12 (фиг.1) выполнен в виде сумматора, имеющего информационные 44, 45 и синхронизирующий входы, а также выход 47.
Блок 13 (фиг.5) содержит блок 110 памяти, выполненный в виде постоянного запоминающего устройства, триггер 111, элементы 112-113 И, элемент 114 ИЛИ, элементы 115-118 задержки. На чертеже также показаны входы 120-121 и выходы 122-126.
Коммутатор 14 (фиг.6) содержит дешифратор 130 и группы 131-133 элементов И. На чертеже также показаны входы 134, 135 и выходы 39-41.
К числу обязательных задач, решение которых обеспечивается данным технологическим комплексом, относятся непосредственная работа по созданию документа, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме.
При этом технологический комплекс обеспечивает выполнение следующих процедур:
- создание и регистрацию документов в комплексе, при которой реализуется возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей (частичной) модификации;
- поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами;
- поддержки стандартной (входящие, исходящие, внутренние) номенклатуры, а также других потоков документов, определяемых пользователем;
- использования словарей, справочников и множества документов для добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля документа.
В процессе ведения электронного делопроизводства технологический комплекс обеспечивает контроль исполнительской дисциплины путем задания временного (в течение определенного времени), точного (требуемая дата) или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу, формирования автоматических уведомлений для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях, задания маршрута прохождения документа по инстанциям и ведения протокола обработки электронного документа, позволяющего выяснить, где и на каком участке находится (находился) документ и каким изменениям он был подвергнут.
Технологическая схема исполнения документа, реализуемая технологическим комплексом, содержит описание процесса исполнения документа, которое включает:
- перечень множества рабочих мест участвующих в процессе исполнения экземпляра типа документа;
- схему, заданную в форме ориентированного графа, задающую последовательность обхода экземпляром документа этих рабочих мест;
- перечень допустимых операции относительно документа и компонент документа на каждом рабочем месте из перечня участвующих в процессе исполнения экземпляра типа документа. Сотруднику предписывается заполнять, корректировать только определенную часть реквизитов расположенных на форме документа.
Схему движения экземпляра документа можно изобразить в форме ориентированного графа, вершины которого соответствуют участникам делопроизводства, т.е. рабочим местам и работающим за ними сотрудникам, а ориентированные ребра показывают в каком направлении и при каких условиях движется экземпляр документа от одного рабочего места (сотрудника) к другому в процессе обработки.
Графически это можно изобразить следующим образом:
Технологический комплекс предоставляет возможность работать с документами согласно выше приведенным правилам. Для работы с системой, каждому сотруднику предоставляется допуск к определенному автоматическому рабочему месту. Фактически это аналог рабочего стола сотрудника.
Документы, участвующие в электронном делопроизводстве согласно технологии их формирования и обработки определенным образом связаны между собой. Не допускается уничтожение документа, пока на него ссылается другой документ, или данные, из которого используются для формирования определенных реквизитов других документов.
Каждый экземпляр документа, участвующий в делопроизводстве характеризуется своим состоянием, как в целом в системе делопроизводства, так и относительно конкретного рабочего места. Тут имеем в виду те рабочие места, на которых экземпляр документа обрабатывался согласно технологической схеме обработки. Перечислим эти состояния:
№
Состояние
Система делопроизводства
Рабочее место
1
Ожидает обработки
Х
Х
2
Отослан
Х
3
Возврат
Х
4
На доработку
Х
Х
5
Архивирован
Х
Х
6
Уничтожен
Х
Х
В состоянии «Ожидает обработки» - экземпляр документа находится после его формирования на рабочем месте или когда он попадает на рабочее место согласно корректному маршруту движения в процессе обработки.
В состоянии «Отослан» - экземпляр документа находится относительно того рабочего места, на котором сделаны такие изменения данных документа, что удовлетворено одно из условий для пересылки к следующему сотруднику согласно маршруту обработки и эта пересылка осуществлена.
В состоянии «Возврат» - экземпляр документа находится относительно того рабочего места, с которого осуществлен возврат одному из предыдущему участнику процесса обработки экземпляра документа согласно маршруту обработки и этот возврат осуществлен.
В состоянии «На доработку» - экземпляр документа находится на рабочем месте, куда осуществлен возврат экземпляра документа.
В состоянии «Архивирован» экземпляр документа находится, если с этого рабочего места он поступил в архив и эта пересылка осуществлена. При этой пересылке экземпляр документа покидает оперативное пространство.
В состоянии «Уничтожен» - экземпляр документа находится относительно того рабочего места, на котором он уничтожен и на которых он побывал в процессе обработки.
Относительно системы делопроизводства экземпляр документа может перейти в это состояние и тогда, когда он уничтожается в архиве.
Все экземпляры документов, попадающие на автоматизированное рабочее место технологического комплекса, фиксируются в специальном реестре, описание которого приведено в следующей таблице.
№
Название столбца
Описание содержимого
1
Тип документа
Название типа документа
2
Дата создания
Дата и время создания документа
3
Когда поступил
Дата и время создания документа, если он создан на данном рабочем месте.Дата и время поступления документа на данное рабочее место согласно маршруту обработки или после возврата на доработку.
4
Тип движения
Тип движения документа определяется относительно данного рабочего места.Исходящий - если документ создан на данном рабочем месте;Транзитный - если данное рабочее место является промежуточным на маршруте движения документа в процессе его обработки; Входящий - если документ заканчивает свое движение в рамках оперативного пространства, т.е. с данного рабочего места он согласно маршруту обработки может попасть только в архив или уничтожен.
5
Статус документа
Статус документа это характеристика экземпляра документа, которая ему присваивается на разных этапах обработки, на маршруте движения исходя из полноты и характера занесенных в документе данных. Значения этой характеристики вырабатываются в каждой организации самостоятельно, и помогают ориентироваться и оценивать состояние процесса делопроизводства.(Например: бланк документа, завизирован, утвержден, подписан, исполнен и т.д.)
6
Состояние
Состояние документа относительно данного рабочего места.
Ожидает обработки - экземпляр документа, сформирован на данном рабочем месте или поступил согласно маршруту движения, но не обработан до такой степени, чтоб он перешел к следующему участнику маршрута движения.
Отослан - документ покинул данное рабочее место согласно маршруту движения.
Возврат - экземпляр документа покинул данное рабочее место по требованию сотрудника и возвращен на доработку к предыдущему участнику обработки документа.
На доработку - экземпляр документа поступил на данное рабочее место после возврата.
Архивирован - экземпляр документа с данного рабочего места переслан в архив.
Уничтожен - экземпляр документа, находясь в оперативном пространстве, уничтожен сотрудником данного рабочего места.
7
С какого рабочего места поступил
Название текущего рабочего места, если экземпляр документа находится в состояние "Ожидает обработки" и сформирован на данном рабочем месте.Название рабочего места, с которого поступил экземпляр документа.
8
Кто прислал
Фамилия и инициалы сотрудника, который сформировал экземпляр документа на данном рабочем месте, если документ находится  в состояние "Ожидает обработки" и сформирован на данном рабочем месте.Фамилия и инициалы сотрудника приславшего экземпляр документа.
9
Когда отправлен
Дата и время пересылки экземпляра документа другому участнику обработки или в архив.Дата и время уничтожения экземпляра документа.
10
Кто отправил
Фамилия и инициалы сотрудника, при работе которого осуществлена отправка экземпляра документа.Фамилия и инициалы сотрудника, который уничтожил экземпляр документа.
11
На какое рабочее место отправлено
Название рабочего места, куда переслан экземпляр документа.Название архива, в котором архивирован экземпляр документа.
12
Отметки на документе
Содержимое не формализованных отметок, которых при необходимости делает на документе каждый из участников обработки в процессе движения документа.
В процессе работы технологического комплекса электронные документы последовательно поступают на информационный вход 21 комплекса, откуда они подаются на информационный вход блока 1 и по синхронизирующему сигналу, поступающему с входа 26, заносятся в регистр 1.
Структура кодограммы представления документов на входе комплекса может иметь различный вид. В качестве примера, иллюстрирующего работу системы, рассмотрим структуру кодограммы электронного документа, имеющего следующий вид:
КОД
КОД
КОД
КОД
КОД
ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
1-ое поле признака документа
2-ое поле признака документа
№-ое поле признака документа
СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
Количество полей, отводимых для указания признаков электронных документов, определяется при проектировании формы (шаблона) документа с учетом той предметной области, к которой относятся обрабатываемые материалы.
Содержательная часть поступившей кодограммы вместе с полями признаков электронных документов и идентификационным номером с выхода 42 регистра 1 поступает на вход 97 блока 9, где проходит через элементы группы 91 ИЛИ и с выхода 105 блока 9 выдается на информационный выход 36 комплекса.
Код идентификационного номера электронного документа с выхода 43 регистра 1 поступает на информационный вход 60 блока 7 идентификации номера документа, откуда указанный код поступает на вход дешифратора 51.
Дешифратор 51 расшифровывает код идентификационного номера, выдавая на один из своих выходов высокий потенциал.
Параллельно с этим, синхронизирующий импульс с входа 26 блока 1 через вход 61 блока 7 поступает как на вход элемента 56, где задерживается на время занесения кода в регистр 1 и срабатывания дешифратора 51, так и на прямой вход триггера 52, устанавливая последний в единичное состояние, при котором триггер 52 выдает на выход 66 блока 7 низкий потенциал со своего инверсного выхода.
С выхода элемента 56 задержки синхронизирующий импульс поступает на входы элементов 53-55 И, опрашивая их состояние.
Учитывая то обстоятельство, что открытым дешифратором 51 по одному входу будет только один из элементов 53-55 И, то пройдя соответствующий элемент И, синхроимпульс поступает на вход считывания соответствующей фиксированной ячейки памяти постоянного запоминающего устройства (ПЗУ) 50.
В этой ячейке ПЗУ 50 хранится адрес ячейки памяти базы данных сервера, отведенной для хранения документа с данным идентификационным номером, и считывает код адреса на выход 62 блока 7.
Код адреса с выхода 62 блока 7 поступает на информационный вход 94 блока 9, где проходит через элементы ИЛИ группы 91, и с выхода 104 блока 9 поступает на информационный вход счетчика 10.
Одновременно с этим, синхронизирующий импульс с выхода элемента 56 блока 7, задерживается элементом 57 на время считывания кода адреса из ПЗУ 50, и с выхода 63 блока 7 поступает на вход 99 блока 9, где проходит через элемент 92 ИЛИ, и с выхода 106 блока 9 поступает на синхронизирующий вход счетчика 10, обеспечивая занесение кода адреса в счетчик 10.
Код адреса с выхода счетчика 10 выдается на адресный выход 35 комплекса. Синхронизирующий импульс с выхода элемента 57 блока 7 вновь задерживается элементом 58 на время занесения кода адреса в счетчик 10 и с выхода 64 поступает на вход 102 блока 9, где проходит элемент 93 ИЛИ, и с выхода 107 блока 9 выдается на выход 37 в качестве синхронизирующего импульса записи, поступающего на вход первого канала прерывания сервера.
По этому сигналу сервер переходит на подпрограмму записи кодограммы электронного документа с выхода 36 системы по адресу, сформированному на выходе 35.
Сигналом окончания занесения данного электронного документа в базу данных сервера является появление синхронизирующего импульса на выходе элемента 59, который задерживает синхронизирующий импульс записи с выхода элемента задержки 58 на время занесения кодограммы документа в базу данных сервера.
Этот синхронизирующий импульс, во-первых, поступая на установочный вход триггера 52 блока 7, возвращает его в исходное состояние, а, во-вторых, он с выхода 65 блока 7 поступает на установочный вход регистра 1, сбрасывая его в исходное состояние и подготавливая тем самым к приему и занесению в базу данных сервера следующего документа.
Таким образом, осуществляется загрузка в базу данных всех электронных документов, подлежащих соответствующей обработке, которые должны быть представлены на анализ соответствующему пользователю.
Пользователи системы имеют возможность просмотреть предъявленные материалы с визуализацией признаков первичной обработки. Относительно каждого доступного на корректировку фрагмента документа пользователь принимает решение формирования или корректировки содержательной части. Относительно  каждого экземпляра документа система исходя из содержимого и состояния документа автоматически вырабатывает и принимает решение относительно дальнейшей обработки документа согласно маршруту исполнения. Например, могут быть приняты следующие решения:
- экземпляр документа подлежит передаче на следующий этап обработки и производит передачу очередному исполнителю. Исполнитель либо строго задается на маршруте или может быть определен исходя из содержимого документа;
- экземпляр документа не подлежит передаче, не завершено формирование содержательной части документа и документ остается на рабочем месте сотрудника;
- дальнейшей обработке не подлежит и осуществляются мероприятия по завершению процесса обработки документа.
Для электронных документов, получивших признак прохождения на следующий этап, дополнительно реализована функция установки весовых коэффициентов (три возможных значения), определяющих приоритет их исполнения (срочность обработки). По умолчанию текстовому документу ставится низший весовой коэффициент.
В комплексе предусмотрена возможность использования режима гибкой маршрутизации, позволяющая направлять конкретный материал, получивший определенный признак, непосредственно конкретному лицу или группе пользователей.
Такая возможность должна быть предусмотрена на этапе проектировании формы документа. Соответствующий пользователь комплекса на своем автоматизированном рабочем месте (АРМе) в форме документа формирует список рассылки, а саму рассылку автоматически осуществляет технологический комплекс.
Структура кодограммы, выдаваемой с АРМа пользователя, имеет следующий вид:
КОД
КОД
Адрес АРМа пользователя
Идентификационный код электронного документа
В момент формирования пакета рассылки идентификационный код АРМа пользователя поступает на вход 24 комплекса, а идентификационный код текстового документа на вход 22 системы. С помощью синхронизирующих сигналов, поступающих на синхронизирующие входы 29 и 31 регистров 4 и 2, указанные коды заносятся в соответствующие регистры.
Для этого синхронизирующий сигнал с АРМа пользователя с входа 31 комплекса поступает на вход 81 блока 8. С входа 81 синхронизирующий сигнал поступает на один вход элемента 75 И, на другой вход которого с входа 82 подается высокий потенциал с инверсного выхода триггера 52 блока 7, если триггер 52 находится в исходном состоянии. Если же триггер 52 находится в единичном состоянии, которое свидетельствует о том, что в данный момент осуществляется загрузка базы данных вновь поступающими материалами, то элемент 75 И будет закрыт по второму входу.
Такое техническое решение позволяет блокировать обращение пользователей к базе данных комплекса в те моменты времени, когда осуществляется его загрузка входными материалами.
При разрешающем потенциале на входе 82 синхронизирующий импульс с входа 81 проходит через элемент 75 И, во-первых, сразу же выдается на выход 86 блока 8, откуда он поступает на синхронизирующий вход регистра 2, обеспечивая занесение в регистр 2 идентификационного кода текстового документа.
С выхода регистра 2 идентификационный код текстового документа выдается на вход 80 блока 8 и далее поступает на вход дешифратора 71.
Дешифратор 71 расшифровывает код идентификационного номера, выдавая на один из своих выходов высокий потенциал.
Параллельно с этим, синхронизирующий импульс с выхода элемента 75 И блока 8 поступает вход элемента 76, где задерживается на время занесения кода в регистр 2 и срабатывания дешифратора 71, и с выхода элемента 76 задержки синхронизирующий импульс поступает как на входы элементов 72-74 И, опрашивая их состояние, так и на вход элемента задержки 77.
Учитывая то обстоятельство, что открытым дешифратором 71 по одному входу будет только один из элементов 72-74 И, то пройдя соответствующий элемент И, синхроимпульс поступает на вход считывания соответствующей фиксированной ячейки памяти постоянного запоминающего устройства (ПЗУ) 70.
В этой ячейке ПЗУ 70 хранится адрес ячейки памяти базы данных сервера, отведенной для хранения документа с данным идентификационным номером, и считывает код адреса на выход 83 блока 8.
Код адреса с выхода 83 блока 8 поступает на информационный вход 95 блока 9, где проходит через элементы ИЛИ группы 90, и с выхода 104 блока 9 поступает на информационный вход счетчика 10.
Одновременно с этим, синхронизирующий импульс с выхода элемента 76 блока 8, задерживается элементом 77 на время считывания кода адреса из ПЗУ 50, и с выхода 84 блока 8 поступает на вход 100 блока 9, где проходит через элемент 92 ИЛИ, и с выхода 106 блока 9 поступает на синхронизирующий вход счетчика 10, обеспечивая занесение кода адреса в счетчик 10. Код адреса с выхода счетчика 10 выдается на адресный выход 35 комплекса.
Синхронизирующий импульс с выхода элемента 77 блока 7 вновь задерживается элементом 78 на время занесения кода адреса в счетчик 10 и с выхода 85 поступает на выход 38 в качестве синхронизирующего импульса считывания, поступающего на вход второго канала прерывания сервера.
По этому сигналу сервер переходит на подпрограмму считывания электронного документа по адресу, сформированному на выходе 35 и выдачи кодограммы запрашиваемого материала на вход 25 комплекса. Данная кодограмма с входа 25 заносится в регистр 5 с помощью синхронизирующего сигнала сервера, поступающего на вход 30.
Код адреса АРМа пользователя с выхода регистра 4 поступает на вход 134 блока 14, а код кодограммы текстового документа на вход 135 указанного блока. С входа 134 код адреса АРМа поступает на вход дешифратора 130, который выдает на одном из своих выходов высокий потенциал, открывающий соответствующую группу 131-133 элементов И, на другие входы которых с входа 135 поступает кодограмма электронного документа.
Кодограмма электронного документа с выхода соответствующей группы элементов И коммутируется через соответствующий выход 39-40 на информационный вход АРМа пользователя, где и отображается на экране монитора.
Каждый пользователь просматривает предъявленный материал с визуализацией признаков первичной обработки.
Момент передачи материала на следующий этап - этап принятия решения Руководителем, определяется технологическим комплексом автоматический исходя из состояния, содержательной части и маршрута движения документа.
После определения технологическим комплексом допустимости передачи документа к руководителю код адреса АРМа руководителя поступает на вход 24 системы и с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 29 системы, заносится в регистр 4. С выхода регистра 4 код адреса поступает на вход 134 блока 14, который коммутирует цепи передачи кодограммы электронного документа с выхода регистра 5 через соответствующий выход 39-41 системы на АРМ руководителя описанным выше образом.
АРМ руководителя дает возможность просмотра полученного материала с указанием приоритета обработки. Относительно каждого материала руководителем может быть выполнено допустимое действие согласно алгоритму исполнения данного типа документа.
Рассмотрим работу системы на примере непосредственного назначения исполнителя.
С этой целью на своем АРМе руководитель в форме документа, в определенном поле или таблице, указывает идентификационные характеристики исполнителя. Код адреса АРМа исполнителя определяется технологическим комплексом исходя из идентификационных характеристик. При этом код адреса АРМа исполнителя поступает на вход 24 системы и заносится в регистр 4 с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 29 системы.
Код адреса АРМа исполнителя с выхода регистра 4 поступает на вход 134 блока 14, на вход 135 которого подана кодограмма электронного документа. С входа 134 код адреса АРМа поступает на вход дешифратора 130, который выдает на одном из своих выходов высокий потенциал, открывающий соответствующую группу 131-133 элементов И, на другие входы которых с входа 135 поступает кодограмма текстового документа.
Кодограмма электронного документа с выхода соответствующей группы элементов и коммутируется через соответствующий выход 39-40 на информационный вход АРМа исполнителя, где и отображается на экране монитора.
Работая над подготовкой отрабатываемого варианта, исполнитель имеет возможность выполнить следующие функции:
- просмотреть учетные данные материала и заполнить часть из них. В ряде случаев проставляемые значения должны выбираться из перечня допустимых, предоставляемых соответствующими списками. В основном учетные данные ведутся самим технологическим комплексом. Правила формирования учетных данных определяются самостоятельно в рамках учетных (регистрационных) журналов;
- выполнить связывание составных материалов, с использованием механизма образования «подшивки документов», в рамках которой выполняется группирование подмножества связанных материалов с указанием очередности вхождения каждого элемента;
- установить признак того, что данный материал подлежит рассылке заинтересованным лицам и группам пользователей.
По завершению работы над рабочим вариантом электронного документа, инициируется процесс его передачи на очередной этап. Выполнение данной операции переводит материал в режим, запрещающий исполнителю редактирование подготовленного текста.
При этом код адреса АРМа руководителя поступает на вход 24 системы и заносится в регистр 4 с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 29 системы, а кодограмма рабочего варианта текстового документа поступает на вход 25 комплекса и заносится в регистр 5 с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 30 системы.
Код адреса АРМа руководителя с выхода регистра 4 поступает на вход 134 блока 14, на вход 135 которого подается кодограмма рабочего варианта текстового документа. С входа 134 код адреса АРМа руководителя поступает на вход дешифратора 130, который выдает на одном из своих выходов высокий потенциал, открывающий соответствующую группу 131-133 элементов И, на другие входы которых с входа 135 поступает кодограмма рабочего варианта электронного документа.
Кодограмма рабочего варианта электронного документа с выхода соответствующей группы элементов И коммутируется через соответствующий выход 39-40 на информационный вход АРМа руководителя, где и отображается на экране монитора.
После просмотра и утверждения руководителем рабочего варианта электронного документа в качестве итогового, он на своем АРМе ставит соответствующий «подпись» в экземпляре документа и кодограмма итогового электронного документа с выхода АРМа руководителя выдается на вход 23 системы. С входа 23 кодограмма поступает на информационный вход регистра 3, в который она заносится с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 28 системы.
С выхода регистра 3 кодограмма итогового документа поступает на вход 98 блока 9, проходит через элементы 91 ИЛИ группы на выход 105 блока 9 и далее выдается на информационный выход системы 36 для последующей записи в базу данных сервера.
Параллельно с этим, синхронизирующий импульс с входа 28 системы поступает на вход 120 блока 13 и далее на одни входы элементов 112, 113 И, состояние которых определяется триггером 111. Учитывая, что триггер 111 находится в исходном состоянии, то высоким потенциалом с инверсного выхода элемент 113 И будет открыт, а элемент 112 закрыт низким потенциалом с прямого выхода.
В результате этого входной импульс проходит через элемент 113 И на вход считывания блока памяти 110, выполненного в виде постоянного запоминающего устройства, в фиксированной ячейке памяти которого хранится начальный базовый адрес, начиная с которого в базу данных сервера будут записываться утвержденные итоговые электронные документы.
В результате считывания базовый адрес с выхода 122 блока 13 поступает на информационный вход регистра 6, куда он и заносится синхронизирующим импульсом с выхода элемента 113 И, задержанного элементом 115 на время считывания кода из ПЗУ 110.
С выхода регистра 6 базовый адрес записи итогового документа поступает на вход 45 сумматора 12, на другой вход 44 которого поступают показания счетчика 11, находящегося в исходном состоянии.
Коме того, синхронизирующий импульс с выхода элемента 115 задержки поступает как на прямой вход триггера 111, устанавливая его в единичное состояние, при котором элемент 113 И для очередного входного импульса с входа 135 будет закрыт, а элемент 112 И - открыт, так и на вход элемента задержки 116, задерживающего синхронизирующий импульс на время занесения кода базового адреса в регистр 6.
С выхода элемента 116 задержки синхронизирующий импульс через элемент 114 ИЛИ с выхода 124 блока 13 поступает на синхронизирующий вход 46 сумматора 12, по которому сумматор 12 суммирует показания регистра 6 с нулевыми показаниями счетчика 11.
Кроме того, этот импульс задерживается элементом 117 на время срабатывания сумматора 12 и выдается на выход 125 блока 13 в качестве синхронизирующего импульса занесения кода адреса в счетчик 10. Указанный импульс поступает на вход 101 блока 9, проходит элемент 92 ИЛИ и с выхода 106 поступает на синхронизирующий вход счетчика 10, занося в него базовый адрес записи итоговых документов.
После этого, синхронизирующий импульс с выхода элемента 117 задержки вновь задерживается элементом 118 на время срабатывания счетчика 10 и выдается на выход 126 блока 13 в качестве синхронизирующего импульса записи данных в базу данных сервера.
Этот импульс с выхода 126 блока 13 поступает на вход 103 блока 9, где проходит элемент 93 ИЛИ и с выхода 107 блока 9 выдается на выход 37 системы в качестве синхронизирующего импульса записи итогового документа с выхода 36 системы в базу данных по адресу, сформированному на выходе 35 комплекса.
Синхронизирующий импульс записи с выхода 37 поступает на вход первого канала прерывания, по которому сервер переходит на подпрограмму записи итогового текстового документа с выхода 36 в базу данных по адресу, установленному на выходе 35.
Кроме того, синхронизирующий импульс с выхода 126 блока 13 поступает на счетный вход счетчика 11, увеличивая его показания на единицу, и фиксируя, тем самым факт записи в базу данных итогового текстового документа.
Адрес записи очередного итогового документа, который будет отработан в системе, будет сформирован на выходе сумматора 12 путем суммирования базового адреса записи, находящегося в регистре 6 и показаний счетчика 11. При этом очередной синхронизирующий импульс, поступающий на вход 120 блока 13, проходит теперь уже через элемент 112 И, затем элемент 114 ИЛИ и сразу же на выход 124 блока 13. По этому синхронизирующему импульсу сумматор суммирует показания счетчика 11 и регистра 6, формируя, тем самым, очередной адрес для записи очередного итогового документа.
Массив итоговых документов будет накапливаться в базе данных до тех пор, пока система не будет установлена в исходное состояние подачей сигнала на вход 32 комплекса.
Сигнал с входа 32 комплекса подается на вход 121 блока 13, откуда поступает на установочный вход триггера 11, который возвращаясь в исходное состояние, высоким потенциалом с инверсного выхода открывает элемент 113 И, а низким потенциалом с прямого выхода закрывает цепь прохождения сигналов через элемент 112 И.
Таким образом, введение новых узлов и блоков и новых конструктивных связей позволило существенно повысить быстродействие комплекса путем исключения поиска запрашиваемых данных по всему объему базы данных сервера и выборки данных только по идентификаторам обрабатываемых электронных документов.
Источники информации, принятые во внимание при составлении описания заявки:
1. Патент США №5455947 А, 03.10. 95
2. Патент США №5713014 А, 27.01.98 (прототип).