Structure of tasks of functioning hierarchical organizations

Л.Д. Кузнецова,

Воронежский государственный педагогический университет

СОСТАВ ЗАДАЧ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИЕРАРХИЧЕСКИХ

ОРГАНИЗАЦИЙ

STRUCTURE OF TASKS OF FUNCTIONING HIERARCHICAL

ORGANIZATIONS

Представлен анализ состава задач функционирования иерархических организаций.

The analysis of functioning hierarchical organizations tasks structure is presented.

Исходя из сформулированной концептуальной модели [1,2] организационного управления в исследуемой предметной области, для описания процессов функционирования организационных структур выделим следующие компоненты:

1. Функционально-деятельностный аспект (ФДА) организации, определяемый спецификой деятельности в рамках этой организации.

2. Функционально-управленческий аспект (ФУА) организации, определяемый принятой в организации методологией организационного управления.

3. Структурный аспект (СА) организации, определяемый принятой в ней функционально-предметной специализацией.

Для описания этих компонентов введём теоретико-множественное представление модели.

Обозначим: D = {di}, i = 1, I, I > 1 — множество функций деятельности (ФД), относящихся к ФДА организации; Y = {g} j = 1, J, J > 1 — множество функций управления (ФУ), относящихся к ФУА организации; S = {s1},l = 1,L,L > 1 — множество структурных компонентов (СК), относящихся к СА организации.

Декомпозиция функционирования организации в каждом из выбранных аспектов проводится путём применения моделей типа «состав» и «жизненный цикл».

Так, множество ФД представим в виде композиции двух подмножеств D и D11, соответствующих моделям декомпозиции «состав» и «жизненный цикл»:

D с D1 XDu,D1 = {dj},i = 1,3,D11 = {dp},p = 1,4,

где dj, i = 1,3 обозначают соответственно профессионально-ориентированную, предметно- ориентированную и социальную направленности деятельности;

dp, p = 1,4 — аналитический, организаторский, коммуникативный и техноло-

гический этапы деятельности.

Множество ФУ Y = {g}, j = 1,3 представим моделью декомпозиции «жизненный цикл», включающей такие этапы управления, как планирование, организация и контроль.

Множество СК S = {sl}, l = 1,3 декомпозируем по типу «состав» в виде компонентов, образующих линейные, функциональные и временно-целевые структурные элементы организации.

На теоретико- множественном уровне описание структурно- функциональной модели организационного управления в иерархической структуре представим в виде кортежа

Z =< D1,D11 ,Y, S > .

Последовательно попарно сопоставляя элементы множеств указанного кортежа, можно сформировать множество задач управления функционированием в организационной системе

D =< D1 хD11 >=<djdj1,djd2,...,djdIj,..., d^d1/ >,

DY =< D хY >=< dx yudx y2,..., diyj,...,d^ > ,

Z = DYS =<DY X S >= [dj,dp,yj,s },"i,p, j,l.

Если теперь в каждой плоскости выбранной системы координат соответствие (принадлежность) рассматриваемых элементов кортежа Z представить в виде нуль-единичной матрицы (1 — присутствие элемента; 0 — отсутствие), то каждая реализация декартова произведения представляется в виде комбинированной матрицы, в которой значение элемента равно единице, если для i-го элемента организационной структуры j-я функция управления на р-м этапе 1-го вида деятельности существенна (значима), и нулю — в противном случае.

Таким образом, определены взаимосвязи элементов соответствующих моделей структурно-функциональной декомпозиции.

Рассмотрим пространственное и схематическое представления синтезированной структурно-функциональной модели (рис. 1, 2).

Заметим, что признаком структурной специализации в модели будет условие l > 1, т.е. наличие в структуре организации функциональных и (или) целевых элементов кроме линейных. Принцип жёсткой централизации в модели отражается в фиксированных взаимосвязях функций управления yj с другими системными компонентами, т.е. распределение полномочий, связанных с принятием решений в ходе реализации различных функций управления, является заданным и служит априорным ограничением, т.к. не изменяется в динамике процессов функционирования организации.

На рис. 1 точками Z1, Z2, Z3 обозначены для примера следующие задачи управления:

Z1 — аналитические на этапе планирования в рамках линейных организационных структурных подразделений;

Z2 — коммуникативные, решаемые подразделениями функционального назначения на этапе организации функциональной деятельности 1-го вида;

Z3 — организаторские для временно-целевых структур на этапе организации функциональной деятельности l-го вида.

Причём di = const означает, что модель построена для одного из заданных направлений функциональной деятельности: профессионально-ориентированная, предметно- ориентированная, социальная.

Рис. 1. Пространственное представление структурно-функциональной модели

Рис. 2. Схематическое представление структурно-функциональной модели

Однако модель (5) определяет лишь факт взаимосвязи между структурными и функциональными компонентами, но не даёт никакой информации о сущности этих взаимосвязей, что имеет особо важное значение в ситуационном моделировании. Для определения этой сущности воспользуемся предложенным в [3] подходом, основанным на синтезе карт распределения ответственности (КРО).

Синтез КРО является одним из методов отражения полномочий в организационных системах. Такие КРО показывают, кто и в какой степени принимает участие в реализации конкретной функциональной задачи или в разработке управленческих решений в интересах этой реализации.

Если межличностные отношения рассматривать как системообразующий фактор, то такая позиция даёт основу для построения структуры организации как системы людей, а не как системы просто работ. Межличностные отношения между субъектами (сотрудниками или подразделениями сотрудников) в системе организационного управления создают связи между элементами всей системы. КРО является схематической моделью организационного управления с позиций системного подхода и рассматривается как инструментарий согласования входов и выходов системы (рис.3).

Отношение С/З: 1 - 2 - 3 - Субъекты управленияи деятельностииерархическойорганизации

Структурные подразделения

п - Должность

Функциональныезадачи н с о н ж лоД Подразделение (П) ьт с о н ж л оД П ьт с о н ж л оД П

Д Д Д Д Д Д

Функциональнаязадача 1 3 1 В 1 2 п

Функциональнаязадача 2 1 х о 2 4 п

2 д і 3 6 1 п

...«•.. Вы ход — 2 3 1 4 п

і к 3 5 п п

Функциональнаязадача п 2 3 1 4 п

\ Отношение С/З - функция преобразованияв

системе представленноймоделью "вход-выход"

Рис. 3. Системная модель отношений С/З — «субъект деятельности / функциональная

задача» в форме КРО

Если субъектов деятельности (структурные подразделения (П) или отдельные должностные лица (Д), обозначенные на рис. 3) в организационной системе принять за

входы, а решаемые функциональные задачи за выходы, то символы связывающей матрицы будут характеризовать отношения между субъектами и задачами (С/З).

С позиций системы в целом можно выделить отношения трёх категорий:

1. Отношение передаточной функции, которое определено как фактическое выполнение работы в рамках функциональной задачи.

2. Отношения контура контроля (непосредственное руководство, общее руководство, стыковка функциональных задач и особые случаи стыковки задач), которые определяют участие субъектов в реализации оперативного управления и обеспечении согласованности деятельности различных субъектов, связанных с отношением фактического выполнения работы в рамках данной функциональной задачи.

3. Отношения потока вход — выход:

- координация задач и особые случаи координации, обеспечивающие необходимой входной информацией субъекты с отношением фактического выполнения задачи;

- уведомление о выходном результате обязательно, оно обеспечивает соответствующего субъекта точной и своевременной информацией о результатах деятельности субъектов (выходах), связанных с отношением фактического выполнения задачи.

В приведённой обобщенной модели КРО (рис. 3) произвольными цифрами 1, 2, 3 и т.д. обозначены некоторые абстрактные отношения С/З. Очевидно, что конкретные формулировки содержания подобных отношений, а также их совокупность будут определяться спецификой профессионально-предметной области. Для каждого набора функциональных задач они могут несколько отличаться, отражая системную трактовку этого набора задач с позиции того системного аналитика, который синтезирует КРО.

Выбор отношений субъект / задача для синтеза КРО сводится к оценке и сравнению многокритериальных альтернатив. На основании известных различных методов оценки и сравнения задач подобного рода наиболее приемлемыми для выбора альтернатив можно считать методы аналитической иерархии (МАИ) [4].

Таким образом, сделаем следующие выводы:

- в интересах ситуационного моделирования особенностей функционирования иерархических организаций в условиях жёсткой централизации целесообразно использовать теоретико-множественное представление структурно-функциональных моделей в виде (5), позволяющих синтезировать пространственную или схематическую интерпретацию организационных моделей;

- выявленные сущности взаимосвязей между субъектами деятельности в организационной системе и конкретными функциональными задачами, вошедшими в структурно-функциональную модель организации, позволили дать механизм синтеза карт распределения ответственности по модели «вход—выход».

ЛИТЕРАТУРА

1. Прийма В.Н. Обобщённая структурно-функциональная модель образовательного процесса среднеспециального учреждения Министерства юстиции В.Н. Прийма // Высокие технологии в технике, медицине, экономике и образовании: межвузовский сборник научных трудов.— Ч. 3.— Воронеж, 2002.— С. 46.

2. Прийма В.Н. Моделирование организационного управления для иерархической жёстко централизованной структуры специализированного назначения / В.Н. Прийма, Я.Е. Львович // Высокие технологии в технике, медицине, экономике и образовании: межвузовский сборник научных трудов.— Ч. 2.— Воронеж, 2002.— С. 7—12.

3. Клиланд Д. Системный анализ и целевое управление / Д. Клиланд, В. Кинг;

пер. с англ. М.М. Горяинова, А.В. Горбунова; под ред. И.М. Верещагина.— М.: Сов. радио, 1974. — 280 с.

4. Саати Т. Аналитическое планирование. Организация систем: пер. с англ. / Т. Саати, К. Керне.— М.: Мир, 1991. — 224 с.