Особенности создания и функционирования виртуального офиса

Особенности создания и функционирования виртуального офиса

Колмыков Алан

аспирант, кафедра международного бизнеса, Санкт-Петербургский государственный экономический университет, alankol@gmail.com

В настоящее время виртуализация является одной из ключевых тенденций, особенно в отношении международных компаний. Все большее количество компаний переходят в виртуальное пространство, что влечет за собой новые задачи в управлении. Одно из последствий виртуализации заключается в формировании виртуального офиса. Однако несмотря на то, что виртуализация достаточно широко обсуждается, в большей степени под ней понимается применение новых технологий, а особый акцент делается именно на программном обеспечение, которые позволяет работать в виртуальном пространстве. Однако, следует уделять внимание и человеческому фактору, а именно работе руководителей с сотрудниками в рамках виртуального пространства и виртуального офиса. Отметим, что в сложившейся в мире ситуации применение виртуального офиса является оптимальным для международной компании, поскольку имеет неоспоримые преимущества перед традиционным офисом.

Ключевые слова: виртуальная организация, виртуальный офис, удаленные сотрудники, телесотрудники, международная компания

На протяжении последних лет можно отметить сокращение огромного количества рабочих мест. Есть основание полагать, что данная тенденция будет продолжаться и в течение нескольких следующих лет, поскольку вследствие пандемии закрываются компании малого и среднего бизнеса, а крупные компании несут убытки либо оптимизируют расходы.

В США последние 10 лет система удаленной работы широко применяется компаниями из самых разных секторов экономики (Медицина, торговля, интернет сервисы, консалтинговые агентства, ^ компании, администрирование, обучение и тренинги, и другие) и с разным количеством сотрудников (От 50 до 5000). Сотрудников компаний переводят в виртуальные офисы, что подразумевает иногда полный отказ от традиционных офисов. [5]

Виртуальные организации как гибкие по своей структуре экономические субъекты создаются для использования появляющихся рыночных шансов [6]. Виртуальный офис международной компании, являясь частью виртуальной организации, представляет собой совокупность сотрудников данной компании, работающих удаленно (телесотрудники). В данную совокупность включаются как штатные сотрудники, так и фри-лансеры.

Нами было проведено исследование, которое состояло из полуструктурированного интервью сотрудников международных компаний и последующего анкетирования. Благодаря проведенному исследованию были выявлены основные причины создания виртуального офиса в компании (см. рис. 1), его преимущества и недостатки.

Рис. 1. Причины создания виртуального офиса

Основные проблемы при работе с виртуальный офисом в международной компании состоят в следующем:

1. сложности с выстраиванием коммуникаций,

2. сложно контролировать сотрудников,

3. проблема с управлением временем

4. возникновение чувства социальной изоляции у сотрудников

Данные проблемы возникают в силу того, что сотрудники виртуального офиса находятся на расстоянии

друг от друга (иногда это расстояние значительно), следовательно имеет место географическая дистанция (сотрудники могут находиться в разных городах, регионах, странах, в разных часовых поясах), культурная дистанция (например, существенная разница между восточным и западным менталитетом, что может сказываться на отношении к работе) и психологическая дистанция (например, удаленные сотрудники лишены офисной атмосферы, возможности неформально пообщаться с коллегами в течении дня) дистанции.

Однако, удаленная работа имеет ряд преимуществ для сотрудников:

1. сотрудник имеет возможность самостоятельно распределять время между рабочими целями и задачами;

2. появляется возможность незащищенным, маломобильным группам населения выйти на рынок труда;

3. становится возможным привлечение сторонних к выполнению тех или иных задач;

4. дистанционная работа помогает укреплять здоровье, поскольку сотрудник может распланировать рабочее время в соответствии с собственными биоритмами;

5. как правило, в организациях, использующих виртуальные офисы более низкий уровень бюрократизации и жесткости руководителей;

6. сотрудник работает в более комфортном пространство и при отсутствии дресс-кода.[2]

7. виртуальный офис позволяет сформировать команду таким образом, что 24 часа в сутки сотрудники могут быть на связи, решая возникающие проблемы, что позволит организации быстрее реагировать и экономить время. [8]

Очень важно грамотно сформировать систему контроля за виртуальным офисом, что может заключаться во встраивании в рабочий процесс системы Dashboard. Данная система позволит сотрудникам видеть в какой точке работы над задачей они сейчас, а руководителю осуществлять контроль над работой сотрудников более наглядно и четко.

В настоящее время контроль рабочего дня дистанционных сотрудников осуществляет 59% компаний, но более половины опрошенных руководителей признались, что это лишь формальность. [3]

Кроме того, в силу того, что одна из основных проблем у удаленных сотрудников состоит в формировании социальной изоляции от коллектива, работодателя, то руководителю виртуального офиса рекомендуем осуществлять ежедневный групповой видеозвонок со всеми сотрудниками, а также выделять время на индивидуальное общение с каждым сотрудником (например, 15 минут один раз в день). Имеет значение и размер виртуального офиса. Если в подчинении у руководителя находится более 5-7 сотрудников, то возможно разделение сотрудников на подгруппы во главе с лидером группы. Тогда ежедневный общий звонок осуществляется руководителем с лидерами групп, а лидеры групп уже в свою очередь созваниваются и общаются со своими сотрудниками. Таким образом, необычайно важным является информированность лидера группы и руководителя о чувствах сотрудников, их уверенности или разочаровании и т.п. [11]

Довольно эффективным способом мотивации сотрудников является ежегодная встреча с целью живого общения, что очень результативно для борьбы с социальной изоляцией сотрудников. [10]

Имеет смысл проводить специальное обучение сотрудников в части управления временем и навыкам самоорганизации. Возможно проведение вебинаров и дистанционного обучения. Способность сотрудников учиться является составным компонентом человеческого капитала организации, наряду с мотивацией, поиском общего языка общения, культурой, общими ценностями. [1].

Заметим, что у сотрудников виртуальных офисов -виртуальных групп (совокупность сотрудников, работающих над одним проектом) проблемы аналогичные тем, которые возникают и у традиционных проектных групп. Одна из ключевых проблем — это способ формирования группы, причем в цифровой, виртуальной среде эта проблема усугубляется. [9] Сотрудники обладают различными навыками, которые не сразу видны руководителю, что усложняет процесс формирования команды и ставит под сомнение ее успешность.

Очень важно правильно выстроить систему оценки эффективности виртуального офиса. Эффективная команда должна быть в состоянии производить высококачественный продукт (услугу) и вознаграждать своих сотрудников в соответствии со вкладом каждого сотрудника в общий результат, а также с опытом и уровнем квалификации каждого сотрудника. Кроме того, следует разработать систему оценки качества конечного результата работы. Существуют несколько групп показателей эффективности и удовлетворенности качества работы виртуального офиса (виртуальной команды). Показатели эффективности могут быть трех видов: оценивание по системе ранжирования, доска обсуждений и анкетирование. Ранжирование используется при выставлении оценок результатам работы (например, написание группового отчета). Например, преподаватель или эксперты могут выставлять оценки групповой работе студентов. Ранжирование может быть индивидуальным (оценивается работа каждого отдельного сотрудника) или групповым (оценивается работа группы в целом).

Доска обсуждений (Discussion board) используется для наглядности происходящих рабочих процессов.

Анкетирование может быть использовано для оценки качества, например, качества прошедшего заседания; качества дискуссии или проведенного обучения, а также для оценки уровня командной работы.[7]

Также, возможно, руководителю виртуального офиса следует особо внимательно проработать должностные инструкции сотрудников, работающих удаленно. Указать в ней каким образом будет происходить взаимодействие, осуществляться контроль и ставиться задачи. Таким образом, будет понятен необходимый минимум механизмов, который позволит руководителю хотя бы косвенно контролировать сотрудников. [4]

В заключении, отметим, что виртуальный офис может быть применен в полном размере (т. е. все сотрудники компании являются частью виртуального офиса) не во всех международных компаниях. Как правило, виртуальный офис имеет место при работе в следующих сферах: информационные технологии, работа с базами данных, дизайн, перевод и корректура. Но частично виртуальные офисы могут быть сформированы почти во всех компаниях.

Литература

1. Ананьин В.И., Зимин К.В., Лугачев М.И., Гимра-нов Р.Д., Скрипкин К.Г. Цифровое предприятие: трансформация в новую реальность // Бизнес-информатика.

X X

о

го А с.

X

го m

о

2 О M

о

о es о es

РО

о ш m

X

<

m О X X

2018. № 2 (44). С. 45-54. DOI: 10.17323/19980663.2018.2.45.54.

2. Беляева М.Г. Особенности трудовых отношений в условиях дистанционной занятости//Трудовое право №5. — С. 17-23.

3. Малышев А.А. Эволюция практики удаленной работы в России и за рубежом // Вестник СИБИТа. 2[]8. №3 (27). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/evolyutsiya-praktiki-udalennoy-raboty-v-rossii-i-za-rubezhom (дата обращения: 01.04.2020).

4. Овакимян Т.М. Дистанционная занятость и ее особенности // International scientific review. 2019. №LIX. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/distantsionnaya-zanyatost-i-ee-osobennosti (дата обращения: 01.04.2020).

5. Тебеньков Е.В., Норкина А.Н. Удаленная работа как возможность оптимизировать расходы для бизнеса в кризис // Sciences of Europe. 2016. №10-1 (10). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/udalennaya-rabota-kak-vozmozhnost-optimizirovat-rashody-dlya-biznesa-v-krizis (дата обращения: 01.04.2020).

6. Уорнер М., Витцель М. Виртуальные организации. Новые формы ведения бизнеса в XXI веке - М.: Добрая книга, 2005. - 296 с.

7. Chad Lin, Craig Standing, Ying-Chieh Liu A model to develop effective virtual teams Published in Decis. Support Syst. 2008 pp. 1031-1045

8. Earnhardt, Matthew P. Conference Proceedings Identifying the Key Factors in the Effectiveness and Failure of Virtual Teams., 2009

9. Eliel Melón-Ramos. A Study of the Success of Group Formation in Virtual Teams Using ComputerMediated Communications. Doctoral dissertation. Nova Southeastern University. 2016 Retrieved from NSUWorks, College of Engineering and Computing. (954) https://nsuworks.nova.edu/gscis_etd/954.

10. Karayaz, Game & Keating, Charles. (2007). Virtual Team Effectiveness Using Dyadic Teams. Portland International Conference on Management of Engineering and Technology. 2593 - 2603. 10.1109/PICMET.2007.4349593.

11. Lerner, S. (2008). Leadership best practices that enhance the perceived effectiveness of global distributed hybrid teams. Dissertation Abstracts. [UMI:3313176]. University of Phoenix Febr. 2008

12. Сысоева Е.В. Построение эффективного профиля корпоративной культуры организации. Москва, 2017.

13. Сысоева Е.В. Управление формированием конкурентоспособности трудового потенциала организации на основе разработки ее кадровой стратегии с учетом изменений во внешней и внутренней среде // Инновации и инвестиции. 2017. № 1. С. 85-90.

14. Сысоева Е.В. Оптимизация структуры капитала организации с использованием метода минимизации его средневзвешенной цены // Финансы и кредит. 2016. № 18. С. 10.

15. Кукушкина В.В. Использование инструментов стратегического управления в России // Вестник Российского государственного торгово-экономического университета (РГТЭУ). 2006. № 4 (16). С. 144-151.

16. Янковская В.В. Планирование на предприятии : Учебное пособие / Москва, 2016.

Features of creation and operation of virtual office

Kolmykov A.

Saint-Petersburg state university of economics

Virtualization is now a key trend, especially for international companies. A growing number of companies are moving into virtual space, which entails new management challenges. One of the consequences of virtualization is the creation of a virtual office. However, although virtualization is widely discussed, it is more understood to be the application of new technologies, with a particular focus on software that allows you to work in a virtual space. However, attention should also be paid to the human factor, namely, the work of managers with employees within a virtual space and a virtual office. It should be noted that in the current situation in the world, the use of a virtual office is optimal for an international company, as it has undeniable advantages over a traditional office.

Keywords: virtual organization, virtual office, remote employees, tele-workers, international company

References

1. Ananin V.I., Zymin K.V., Lugachev M.I., Gimranov R.D., Scripkin K.G. Digital Enterprise: Transformation into a New Reality//Business informatics. 2018. No 2 (44). Page 45-54. DOI: 10.17323/1998-0663.2018.2.45.54.

2. Belyayeva M. G. Peculiarities of labor relations in conditions of remote employment//Labor law № 5. - S. 17-23.

3. Kolchev A.A. Evolution of Remote Work Practice in Russia and Abroad//SIBIT Gazette. 2018. №3 (27). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/evolyutsiya-praktiki-udalennoy-raboty-v-rossii-i-za-rubezhom (accessed: 01.04.2020).

4. Ovakimyan T.M. Remote employment and its features//International scientific review. 2019. №LIX. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/distantsionnaya-zanyatost-i-ee-osobennosti (accessed: 01.04.2020).

5. Tebenkov E.V., Norkin A.N. Remote work as an opportunity to optimize expenses for business in crisis//Sciences of Europe. 2016. №10-1 (10). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/udalennaya-rabota-kak-vozmozhnost-optimizirovat-rashody-dlya-biznesa-v-krizis (accessed: 01.04.2020).

6. Warner M., Witzel M. Virtual organizations. New forms of doing business in the XXI century - M.: Good book, 2005. -296 pp..

7. Chad Lin, Craig Standing, Ying-Chieh Liu A model to develop effective virtual teams Published in Decis. Support Syst. 2008 pp. 1031-1045

8. Earnhardt, Matthew P. Conference Proceedings Identifying the Key Factors in the Effectiveness and Failure of Virtual Teams., 2009

9. Eliel Melón-Ramos. A Study of the Success of Group Formation in Virtual Teams Using Computer-Mediated Communications. Doctoral dissertation. Nova Southeastern University. 2016 Retrieved from NSUWorks, College of Engineering and Computing. (954) https://nsuworks.nova.edu/gscis_etd/954.

10. Karayaz, Game & Keating, Charles. (2007). Virtual Team Effectiveness Using Dyadic Teams. Portland International Conference on Management of Engineering and Technology. 2593 - 2603. 10.1109/PICMET.2007.4349593.

11. Lerner, S. (2008). Leadership best practices that enhance the perceived effectiveness of global distributed hybrid teams. Dissertation Abstracts. [UMI:3313176]. University of Phoenix Febr. 2008

12. Sysoeva E.V. Building an effective profile of corporate culture of the organization. Moscow, 2017.

13. Sysoeva E.V. Management of the formation of the competitiveness of the labor potential of an organization based on the development of its personnel strategy taking into account changes in the external and internal environment // Innovations and Investments. 2017. No. 1. S. 85-90.

14. Sysoeva E.V. Optimization of the organization's capital structure using the method of minimizing its weighted average price // Finance and Credit. 2016. No. 18. P. 10.

15. Kukushkina V.V. The use of strategic management tools in Russia // Bulletin of the Russian State University of Trade and Economics (RSTEU). 2006. No. 4 (16). S. 144-151.

16. Yankovskaya V.V. Enterprise Planning: Textbook / Moscow, 2016.