Электронный документооборот в системе подготовки и повышения квалификации специалистов

этой системы зависят от многих факторов, в том числе и особенно они подвержены искажению по причине неумелого действия самих субъектов кадровой работы, призванных отвечать за состояние этой работы. Такова реальность, с которой приходится считаться. С ней надо бороться, вот только вопрос - кто должен противостоять любым проявлениям деструктивных сил?

Сегодня ширится признание того, что кадровые резервы - центральное звено инновационной кадровой политики. И такое признание, к которому в постсоветском обществе шли почти два десятка лет, представляет собой, по существу, признание особой роли института кадрового резерва в организации воспроизводства кадрового потенциала системы социального управления. Именно управленец-профессионал, а не техника, здания, финансы и иные ресурсы являются в наше время самым важным фактором общественного прогресса.

То, что в качестве субъектов кадровой работы с кадровым резервом слишком часто выступают некомпетентные специалисты - это, пожалуй, самый главный тормоз в утверждении института кадрового резерва нового типа. Наиболее часто встречающимися формами неадекватного отношения к проблеме подготовки действенных кадровых резервов можно считать «аллилуйщину» по поводу якобы достигнутых больших успехов, «скептицизм» в отношении осуществления самой кадровоспроизводственной технологии в форме кадрового резерва, склонность к формализации этой технологии, утилитарный подход к процедурам формирования и подготовки кадрового резерва и др. Подобные проявления явно действуют не во благо кадровой политики.

УДК 681.3

Гайсинский И.Е., проф.,

Вострикова Т.В., доц.,

Перова М.В., доц.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ ПОДГОТОВКИ

И ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ СПЕЦИАЛИСТОВ

ELECTRONIC DOCUMENTS TURNOVER IN THE SYSTEM OF TRAINING AND RETRAINING OF SPECIALISTS

В статье рассматриваются некоторые аспекты повышения эффективности государственного и муниципального управления на основе современных информационных технологий. Анализируются основные подходы при внедрении электронного документооборота с точки зрения системного подхода. В целях повышения качества подготовки специалистов кафедрой ин-

формационных технологий СКАГС был разработан курс «Электронный документооборот». На основе практического опыта авторами предлагается концепция организации и проведения обучения в системе подготовки и повышения квалификации специалистов.

Ключевые слова: эффективность государственного и муниципального управления, информационные системы, информационные технологии, электронный документооборот (ЭДО), системы электронного документооборота.

In the article same aspects of raising the efficiency of state and municipal management on the basis of modern information technologies are dealt with. The main approaches to the introductions of electronic documents turnover from the point of view of systemic approach are analyzed. To improve the quality of specialists training the department of informational technologies of North-Caucasus Academy of Public Administration worked out the course “Electronic documents turnover”. On the basis ofpractical experience the authours put forward the concept of organization and behavior of education in the system of training and retraining specialists qualifications.

Key words: Effectiveness of state and municipal management, informational systems, informational technologies, electronic document turnover, systems of electronic document turnover.

Определяющим свойством и характеристикой информационных систем органов государственного управления и местного самоуправления является то, что они выполняют роль системообразующего фактора их состава и структуры. Более того, эффективность принятия и технология реализации управленческих решений в государственном и муниципальном управлении всех уровней зависит от того, в какой инструментальной среде функционируют информационные системы соответствующих органов власти.

Проблема поиска адекватной среды, по нашему мнению, характеризуется историческим и технологическим аспектами. Первый относится к экстенсивному, т.е. организационному или временному, подходу, когда по мере изменения конфигурации органа управления генерируется адекватная система документопотока. В этом случае информационное (документационное) обеспечение является производным (вторичным) и его структурообразующая функция, задача оптимизации управления переносится на второй план.

Как показывают исследования, следствием реализации такого подхода стало малоэффективное, перегруженное документами, встречными и дублирующими потоками информации функционирование государственных органов и органов местного самоуправления.

При реализации второго, технологического подхода, который, по нашему мнению, является интенсивным и базируется на инфоком-муникационных технологиях, происходит взаимная «настройка» системы управления и документационного обеспечения благодаря использованию инструментальных возможностей электронного документооборота. В его основе лежат общие принципы интенсификации управления: сокращение времени принятия решения за счет адресности информационных потоков, безбумажного документооборота; достоверность и скорость передачи данных, что обеспечивает оперативность исполнения решений; информационная надежность обратной связи и т.д.

Следовательно, закономерным является то, что текущий и перспективный этапы развития эффективного управления практически во всех сферах требуют использовать современные информационные технологии. Обходиться без автоматизации управленческих и любых других деловых процессов становится все труднее и труднее. Широкое применение информационных и коммуникационных технологий и, в частности, электронного документооборота, стало реалиями сегодняшнего дня и имеет огромное значение для повышения конкурентоспособности экономики страны и интеграции ее в мировую систему хозяйства.

Особое значение, как было сказано выше, электронный документооборот приобретает для повышения эффективности государственного управления и местного самоуправления. «Электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 году» - такое заявление сделал президент РФ Д.А. Медведев на заседании президиума Госсовета по проблемам развития информационно-коммуникационных технологий в Петрозаводске. С самой идеей не спорит никто, но реальной работы в этом направлении ведется мало. Причина - недостаточное компьютерное образование государственных служащих на всех уровнях власти. По этому вопросу Президент РФ добавил, что в России не должно остаться чиновников, не умеющих работать с компьютером.

Подготовка адекватных требованиям времени современных специалистов, владеющих информационными технологиями - организаторов во всех областях экономики, народного хозяйства и государственного управления, - является актуальнейшей задачей, стоящей перед вузами на данном этапе развития образования. Обозначая пути повышения эффективности использования интеллектуального, материального и методического ресурсов учебных заведений и работе их по формированию кадрового резерва, следует особо отметить направление подготовки специалистов, знающих и умеющих применять в своей профессиональной деятельности навыки работы в системе электронно-

го документооборота. Изучение электронного документооборота - это не дань моде, это насущная необходимость, которая позволит сегодняшнему студенту, а завтра - специалисту государственного и муниципального управления повысить культуру обращения с огромными массивами информации и документами.

В рамках административной реформы государственного и муниципального управления в Ростовской области успешно реализован проект «Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в структурах государственной, исполнительной власти и муниципальных органах Ростовской области».

Для государства очень важно то, что выпускники вузов, в которых ведется обучение на основе современных электронных систем, придут на работу подготовленными и высококлассными специалистами. Получат при этом возможность больше времени уделять работе с содержимым документов, и смогут обеспечить:

- оперативность и надежный контроль деятельности;

- быстрый обмен информацией;

- безопасность хранения документов и информации;

- корпоративную культуру;

- скорость и качество обслуживания клиентов и населения за счет минимального риска утраты или порчи документа и информации, упрощения процедур внедрения инноваций и пр.

Опыт показывает, что в процессе подготовки специалистов как экономического профиля, так и менеджерского направления необходимо вводить дисциплины информационно-технологического направления по автоматизации делопроизводства и электронному документообороту. Однако при выборе и внедрении современных электронных систем образовательные учреждения сталкиваются с многими проблемами, в том числе и финансовыми. Выходом из этой ситуации может быть предоставление вузам на основе договоров о сотрудничестве фирмами-разработчиками версии своих систем автоматизации документооборота на доступных финансовых условиях. Даже если эти версии будут обладать несколько ограниченными функциями, тем не менее, их главное достоинство в том, что они реальные, а не демонстрационные.

Многие компании, представляющие на российском рынке системы электронного документооборота, оказывают содействие отечественному высшему образованию. В качестве примера можно привести образовательную программу московской компании «Электронные офисные системы» - «Электронный документооборот - со студенческой скамьи». В рамках этой образовательной программы более

217 учебным заведениям России и СНГ бесплатно переданы продукты и технологии компании для организации обучения современному до-кументоведению и архивоведению.

Северо-Кавказская академия государственной службы не готовит специалистов по документоведческим дисциплинам. Однако в целях повышения качества подготовки специалистов кафедрой информационных технологий было решено включить в учебный процесс академии системы «ДЕЛО», «КАДРЫ» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» как на очной форме обучения, так и при повышении квалификации управленческого персонала.

При поддержке руководства академии и деканатов в учебный процесс очной формы обучения с 2007 г. по специальностям «Государственное и муниципальное управление», «Налоги и налогообложение» введен курс «Электронный документооборот». Задача курса - расширить знания и навыки будущих специалистов, которые позволят им принимать активное участие во внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота в организациях, составлять планы внедрения, готовить экономическое обоснование проектов автоматизации управления, разрабатывать внутренние нормативные документы и организовывать практическую работу с системами электронного документооборота. Продолжительность курса - 52 учебных часа.

При создании курса были использованы последние достижения в области электронного документооборота и в смежных дисциплинах: стандарты, законодательно-нормативные документы, опыт практической работы.

Проведенные исследования показали, что многие организации не только не имеют систем электронного документооборота, но даже не имеют хорошо налаженного бумажного документооборота или не знают вообще, что это такое. Исходя из этого, начинать обучение, по нашему мнению, следует с вопросов организации и стандартизации документооборота. Из опыта преподавания данного курса в СКАГС можно предложить следующую структуру курса:

1. Введение в научную дисциплину «Электронный документооборот»: объект, предмет, методы;

2. Электронный документооборот и эффективность системы государственного управления;

3. Документ как элемент управленческой деятельности;

4. Документационное обеспечение управления;

5. Документооборот как составная часть информационного обеспечения управления;

6. Документооборот с использованием технических средств;

7. Электронный документооборот как основа повышения эффективности деятельности органов власти;

8. Электронный документооборот: ключевые понятия, основные концепции. Защита информации в системах электронного документооборота;

9. Электронный документооборот между органами власти, механизмы интеграции. Особенности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в государственных учреждениях.

Теоретические основы курса должны быть поддержаны практическими занятиями в компьютерном классе. Разработанные задания направлены на отработку основных навыков работы с документами с помощью современных информационных технологий, в состав которых входят пакеты программ широкого применения и СЭД «ДЕЛО». Для полноты представления об объеме знаний и навыков, приобретаемых студентами, считаем целесообразным привести полный тематический перечень практических занятий:

Практическое задание 1. Назначение и архитектура системы, основные понятия и определения; функциональные возможности системы; состав системных справочников.

Практическое задание 2. Настройка и основные приемы работы со справочниками системы: «Подразделения», «Кабинеты», «Группы документов» и других видов справочников и др. (Роль: системный технолог).

Практическое задание 3. Организация работы в подсистеме Документы: первичная регистрация документов, регистрационная карточка. Понятие поручения. Реквизиты пунктов документов и реквизиты резолюций. (Роль: пользователь системы).

Практическое задание 4. Организация работы в подсистеме Документы: организация пересылки при работе с РК документа. Организация поиска документов. Журнал пересылки документов. (Роль: пользователь системы).

Практическое задание 5. Понятие кабинета, понятие владельца и пользователя кабинета; папки кабинетов. Возможности работы с РК из папок кабинета. Отображение записей в папках кабинета (расположение, цветовое оформление, фильтры). (Роль: пользователь системы).

Практическое задание 6. Работа с поручениями: резолюция, пункт, подчиненная резолюция, проект резолюции. Просмотр данных о поручении. Ввод поручения. Составление отчета. (Роль: пользователь системы).

Практическое задание 7. Движение документа между кабинетами и папками одного кабинета; пересылка РК и прикрепленного к ней электронного образа документа. Журнал пересылки и возможность его связывания с Журналом передачи бумажного документа; Журнал ознакомления с документом. (Роль: пользователь системы).

Практическое задание 8. Работа с проектами документов: назначение функции, общая схема работы с проектами документов; особенности регистрации проекта документа; регистрационная карточка проекта документа (РКПД), состав реквизитов и их заполнение. (Роль: пользователь системы).

Практическое задание 9. Отчетные формы: состав отчетных форм и порядок их формирования; особенности задания параметров отчетных форм. (Роль: пользователь системы).

Для оптимальной организации практических занятий используются авторские методические разработки, описывающие определенный алгоритм задания. Методика проведения практикума предполагает учебную реализацию решения конкретных проблем в зависимости от роли и ситуации в системе электронного документооборота. В распоряжении студентов находятся хорошо оборудованные современными компьютерами и мультимедийной техникой аудитории. Занятия проводят высококвалифицированные преподаватели, имеющие сертификаты и прошедшие специализированную подготовку.

В целях распространения накопленного на кафедре информационных технологий СКАГС опыта проведения практических занятий по системе ЭДО приводим подробное описание их сценария.

Работа в системе ЭДО «ДЕЛО» организована двумя способами: в локальном и сетевом режимах.

Первый способ предполагает установку на каждом рабочем месте (компьютере) студента локальной базы - это необходимо для отработки навыков настройки системы, создания структуры организации и заполнения в соответствии с выбранной структурой штатного расписания.

В начале занятия студент загружает созданную базу, так как задания рассчитаны на несколько занятий, то сгенерированную базу данных в конце занятия студент может сохранить и использовать на последующих занятиях. Если позволяет ресурс календарного плана, то на первом занятии можно поручить студенту самостоятельно разработать структуру организации и ввести ее в систему, определив всех пользователей и их права для работы с системой.

Второй способ предполагает работу с системой ЭДО «ДЕЛО» в сетевом режиме. Студенты работают в системе под определенным именем пользователя. Состав пользователей системы может иметь сле-

дующий вид: Преподаватель, Студент 1, Студент 2, ...Студент N. В процессе работы студенты как пользователи системы играют различные роли при выполнении серии заданий: системный технолог, пользователь системы. Состав отрабатываемых навыков при сетевой работе является следующим: создание документа, регистрация нового документа, работа с поручениями, постановка документа на контроль, исполнение документа, контроль исполнения документа, составление отчетов, поиск документов, работа с проектами документов.

Основная трудность при работе в таком режиме возникает из-за различного уровня подготовленности студентов как пользователей компьютера: кто-то работает быстрее, кто-то медленнее. В случае, когда работа всех студентов взаимосвязана, из-за задержки поступления отчетов от соответствующих исполнителей нарушается синхронность выполнения поручений.

В процессе работы студенты не только осваивают технологию работы с системой, но и могут ощутить динамичность рабочей среды и зависимость своей работы от эффективности и оперативности деятельности других сотрудников организации.

Рассмотренное содержание курса рассчитано на студентов дневного отделения (аудиторную форму занятий), объем курса составляет 18 часов лекций и 34 часа практических занятий.

Если говорить об особенностях преподавания курса для различных специализаций и форм обучения, то различия заключаются в содержательном наполнении заданий. Необходимо ориентироваться на характерные для конкретной аудитории сферы и процессы управления и в соответствие с этим запускать адекватный документооборота. Например, в центре повышения квалификации государственных гражданских служащих СКАГС с 2009 г. организован и подготовлен курс «Документоведение и документационное обеспечение управления», включающий теоретический материал и практикум по формированию пользовательских навыков в системе электронного документооборота «ДЕЛО».

Достигнутым результатам в значительной степени способствует более, чем 2-летнее сотрудничество с московской компанией «Электронные офисные системы - ЭОС» и ее Ростовским представительством ООО НПЦ «Космос II». За это время большое количество студентов освоило технологию работы с системой ЭДО «ДЕЛО». Следует отметить, что система достаточно технологична в освоении, имеет понятный интерфейс, и студенты с удовольствием работают с ней, осознавая, что получают практические навыки, которые пригодятся в будущей профессиональной деятельности.

Кафедра информационных технологий СКАГС успешно использовала результаты своей работы, выделив в отдельную группу студентов, стремящихся к развитию своих творческих способностей в данной области. В 2007 г. группа заинтересованных студентов под руководством преподавателей кафедры провела научные исследования в области электронного документооборота. По результатам исследований были подготовлены презентации и проведены брифинги по теме «Электронный документооборот как составляющая эффективного государственного управления». Студенты академии также приняли активное участие в конкурсе «Напиши реферат - получи ЭОС-стипендию», организованном компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). В результате конкурсного отбора заняли II место, а на сайте www.eos.ru была особо отмечена активность, проявленная студентами СКАГС.

Необходимо отметить, что и компания ЭОС и СКАГС заинтересованы в обеспечении эффективного процесса обучения студентов. И те и другие стремятся максимально увеличить число специалистов, владеющих навыками использования конкретных программных технологий и инструментов в своей профессиональной деятельности.

Проведенное анкетирование студентов 3-го курса академии специальности «Государственное и муниципальное управление» по вопросам необходимости изучения системы, приобретения практических навыков работы, дало результаты, которые отражены в таблице.

Таблица

Вопрос Ответ

Считаете ли вы необходимым изучение систем электронного документооборота всеми студентами (независимо от специальности)? Да Нет

88 31

Является ли, по Вашему мнению, обязательным изучение систем электронного документооборота для студентов, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление»? Да Нет

94 25

Молодой специалист, прошедший изучение систем электронного документооборота, должен быть только пользователем или иметь навыки технолога системы? Навыки пользова- теля Навыки админи- стратора Ответ не дан

75 31 13

В процессе обучения нужно изучать только одну систему электронного документооборота, или же стоит внести в учебный процесс изучение различных систем? Обоснуйте свой ответ. Одну систему Не- сколько систем Ответ не дан

63 44 12

Как Вы считаете, при изучении систем электронного документооборота необходимо освоить только пользовательские функции системы или необходимо изучить ее в комплексе? Пользова- тельские функции В комплексе Ответ не дан

50 44 25

Приходилось ли Вам до изучения курса «Электронный документооборот» работать с какой-либо СЭД? Да Нет Ответ не дан

0 106 13

Анализ ситуации иллюстрирует диаграмма, представленная на рис. 1.

Результаты анкетирования

В результате проведенного анализа можно отметить стабильную динамику в понимании необходимости изучения систем электронного документооборота студентами всех специальностей, использования студентами знаний, полученных при изучении курса в дальнейшей профессиональной деятельности.

Таким образом, очевидна необходимость специальной подготовки студентов в области использования систем электронного документооборота. Все это в будущем позволит государственному управленцу эффективно использовать свое рабочее время, качественно управлять коллективом, быстро оформлять документацию, повсеместно использовать полученную информацию, и соответственно удовлетворить ожидания главного потребителя своей профессиональной деятельности - граждан России.