Опыт проведения практических занятий с использованием систем электронного документооборота при подготовке студентов

А.А. Яганова

ОПЫТ ПРОВЕДЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРИ ПОДГОТОВКЕ СТУДЕНТОВ

В статье рассматриваются отдельные аспекты использования современных информационных технологий, включая системы электронного документооборота, в процессе обучения студентов-документоведов (специалистов по управлению документацией). Автором предлагается методика организации и проведения практических занятий с использованием систем электронного документооборота на основе опыта их применения на практике.

Ключевые слова: информационные технологии, информационные системы, системы электронного документооборота, электронный документооборот.

Как писалось ранее в журнале «Делопроизводство»1, в соответствии с партнерскими договорами с ведущими фирмами -разработчиками автоматизированных систем документационного обеспечения управления студенты факультета документоведения Историко-архивного института РГГУ имеют возможность изучать системы электронного документооборота (СЭД) на практике в рамках учебного процесса.

Практические занятия дают наглядное представление о назначении и функциональных возможностях систем и прививают навыки работы с ними. Системы электронного документооборота являются важным этапом в процессе перехода к формированию информационного общества и оказанию государственных услуг в электронном виде. Полученные знания помогут студентам быть конкурентоспособными на рынке труда2.

© Яганова А.А., 2014

Цель занятий - обучить практическим навыкам, которые позволили бы студентам свободно и на высоком уровне владеть программными средствами для решения задач документационного и информационного обеспечения управления.

Задачей практических занятий является освоение студентами информационно-технологических возможностей автоматизации деловых процессов, обработки и использования документальных данных, выявления возможностей программных средств для решения конкретных практических задач в области современного электронного документооборота.

Чтобы акцентировать внимание студентов на практической деятельности по управлению документацией в организациях, рассматривается подход к реализации электронного документооборота и управлению взаимодействием на примере СЭД. Практические задания построены как задачи управления электронными документами, деловыми процессами, договорами, совещаниями и взаимодействием с гражданами, решаемые в среде СЭД.

В процессе обучения студент погружается в среду реальной организации и может выполнять как роль инициатора (заказчика), так и исполнителя конкретной задачи управления. Он должен контролировать ход выполнения и отслеживать местонахождение соответствующей документации от создания до завершения задачи, таким образом знакомясь на практике с полнофункциональной системой электронного документооборота и управления взаимодействием.

Практические задания служат для получения навыков работы с современными системами автоматизации документооборота. Студентам предлагаются практические задания, иллюстрирующие решение различных задач управления электронными документами. Задания построены в соответствии с реальными сценариями практического использования конкретных СЭД.

Практические занятия проводятся в компьютерном классе, где установлено соответствующее программное обеспечение. Ввиду того, что реальные СЭД занимаются обработкой документов, подготовленных в среде других приложений, в первом модуле практических занятий каждому студенту предлагается выполнить практические задания по переводу в электронную форму документов, имеющих хождение в среде современных СЭД. К числу таких документов относятся: письмо, приказ, докладная и служебная записки, протокол собрания, договор и т. п. Студент должен их разработать и перевести в электронную форму в соответствии с принятыми в сфере делопроизводства правилами и с использованием со-

260

А.А. Яганова

временных офисных пакетов (Microsoft Office, Open Office org. и т. д.).

На практических занятиях второго модуля студент выполняет задания в среде реальных систем электронного документооборота и управления взаимодействием. С Российским государственным гуманитарным университетом сотрудничают российские компании: Электронные офисные системы, Когнитивные технологии, Директум, Docsvision, НТЦ ИРМ. Компания - вендор по Соглашению о сотрудничестве3 предоставляет университету в учебных целях свое программное обеспечение (СЭД), а также осуществляют методическую поддержку обучения студентов работе в системе.

Для проведения практических занятий в компьютерном классе установлены пакеты офисных программ Microsoft Office и Open Office.org. Для выполнения работ в системе электронного документооборота установлено программное обеспечение, необходимое для функционирования систем электронного документооборота, которые предоставлены РГГУ по Соглашению о сотрудничестве.

В помощь студентам для освоения работы в каждой СЭД подготовлен электронный учебник, источником которого служит содержимое справочных материалов к системе (F1). Источником информации для самостоятельной работы студентов являются сайты производителей изучаемых СЭД.

В целях распространения накопленного на кафедре автоматизированных систем документационного обеспечения управления опыта проведения практических занятий в СЭД приводим описание сценария второго модуля.

Работа в СЭД организована в двух режимах - локальном и сетевом.

Локальный режим моделирует работу системного технолога. Предполагается установка на каждом рабочем месте (компьютере) локальной базы. Это необходимо для отработки навыков настройки системы, создания структуры организации и заполнения в соответствии с выбранной структурой штатного расписания. В этом режиме студент самостоятельно разрабатывает структуру организации и вводит ее в систему, определив всех пользователей и их права для работы с системой. Настраивает потоки документов, осуществляет уведомление исполнителей, календарь и словари. Проектирует маршруты документов. Осуществляет управление группами пользователей, ролями, списком рассылки.

Сетевой режим моделирует работу пользователя системы. Студенты работают в системе под определенным именем пользователя. Например: User 1, User 2 и т. д.

В этом режиме студент моделирует процессы управления документами: регистрацию входящих и исходящих документов, работу с внутренними документами, автоматизированную загрузку файлов, сопроводительную информацию, учет по организациям, хранение и права доступа к документам, коллективную работу с файлами, просмотр, редактирование и контроль версий. Также он производит атрибутивный и полнотекстовый поиск информации, учет рабочего времени и контроль исполнения, отчетность (создание личных отчетов, отчеты по найденным документам, экспорт отчета в файл) и т. д.

В заключение практических занятий проводится сравнительный анализ изученных систем управления документооборотом по многим критериям на основе практических навыков, данных с интернет-сайтов разработчиков СЭД, интернет-источников и статей по следующим критериям:

- название системы (разработчик);

- сфера применения программы;

- использование отечественных стандартов управления документами;

- уровень корпоративности (масштаб - количество автоматизированных рабочих мест, возможность работы с филиалами, степень охвата функций организации или только один участок - ДОУ);

- функции системы в целом;

- структура системы (функциональные и обеспечивающие модули (части), их функции);

- применяемое ПО, его разработчик, СУБД-платформа, системное ПО;

- открытость (мультиплатформенность и мультиформатность) ПО;

- организации, в которых реализована система, для решения каких проблем организации она создана, автоматизация бизнес-процессов.

По каждой из систем отмечаются особенности, формулируются рекомендации по их применению для организаций различных форм деятельности.

Каждый студент готовит презентацию, которая иллюстрирует этапы практической работы во всех изучаемых системах электронного документооборота.

А.А. Яганова Примечания

1 Яганова А.А. Подготовка документоведов по образовательному стандарту третьего поколения в РГГУ // Делопроизводство. 2012. № 2. С. 97-98. URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html7214.

2 Там же.

3 Автор данной статьи А.А. Яганова является ответственным лицом от РГГУ в Соглашениях о сотрудничестве с компаниями Директум, Когнитивные технологии, Docsvision, НТЦ ИРМ.