Функциональная структура крупного предприятия: диагностика и изменения

функциональная структура крупного предприятия: диагностика и изменения

Горшкова Людмила Алексеевна

д-р экон. наук, профессор, Нижегородский государственный университет им. НИ. Лобачевского gorla@mail.ru

Одинокова Татьяна Николаевна

ассистент, Нижегородский государственный университет им. НИ. Лобачевского

_Аннотация

В статье показывается актуальность периодической диагностики и изменения функциональной структуры промышленного предприятия, как в условиях кризиса, так и стабильного развития крупных промышленных субъектов хозяйствования. Предлагаются действенные методы функционально-структурного анализа.

Ключевые слова: диагностика, функциональная структура, промышленное предприятие, методы анализа, экспертная оценка, динамическое сравнение

Успешное существование организаций в современных условиях осуществления модернизации по всем направлениям деятельности предполагает грамотное выделение трех типов границ хозяйствующего субъекта:

- внешней границы, отъединяющей внутреннюю и внешнюю среды организации;

- внутренних границ производственно-хозяйственной системы, делящих функциональные подразделения и определяющих связи между ними;

- границ выполняемых функций и властных полномочий.

Вопросам определения первых двух типов границ в научной литературе уделяется самое пристальное внимание [1]. Диагностика функциональной структуры остается вне поля зрения, как ученых, так и управленцев-практиков, что является абсолютно неправомерным в силу ряда причин. Во-первых, функциональный анализ предопределяет разделение труда между структурными единицами иерархических уровней, а также между специалистами разной квалификации в одном звене организации.

Во-вторых, он позволяет выявить возможности концентрации однородных работ в рамках определенных подразделений.

В-третьих, в результате проведения анализа появляется возможность ответить на вопросы о разделении полномочий, их объемах для каждого члена управленческого аппарата, а также внутренних правилах поведения различных категорий работников.

В-четвертых, анализ функциональной структуры позволяет выявить возможности перераспределения задач и функций между централизованными органами и локальными подразделениями аппарата управления как необходимого условия для повышения его оперативности, подвижности и экономичности.

Перечисленные причины в первую очередь касаются крупных промышленных предприятий, имеющих значительную численность персонала, занятого разнообразными видами деятельности.

Изучение состояния функциональной структуры

Общее описание методов, предлагаемых для проведения функционального анализа, предполагающего изучение состава и соотношение работ между отдельными специализированными подразделениями в подготовке и обосновании управленческих решений, возможностей концентрации однородных работ в рамках определенных подразделений, представлено в табл. 1 (см. на с. 50).. Аналитики, изучающие состояние функциональной структуры, в первую очередь должны воспользоваться наименее затратным методом исследования -методом изучения документации. Тщательному анализу подлежит регламентирующая деятельность предприятия организационно-распорядительная документация, представленная уставом, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями, памятками и прочими формами. Эти документы отражают желаемое состояние по распределению операций, действий и отдельных функций должностных лиц организации. Для получения информации о фактическом распределении властных полномочий необходимо провести анкетирование специалистов нижнего

. ..функциональный анализ

предопределяет разделение труда между структурными единицами иерархических уровней, а также между специалистами разной квалификации в одном звене организации

Таблица 1

Методы диагностики функциональной структуры

Название метода Сущность метода

Анкетирование Метод опроса, предполагающий заполнение специальных анкет

Временное сравнение Метод, основанный на сопоставлении одноименных показателей за два периода или на два момента времени

Деловые игры Метод имитационного принятия управленческих решений в различных ситуациях путем игры по заданным правилам

Динамическое сравнение Метод, позволяющий сопоставлять показатели текущего периода и нескольких предшествующих временных периодов

Изучение документации Метод, основанный на исследовании информации, содержащейся в организационно-правовых формах

Интервьюирование Метод опроса, основанный на устном диалоге интервьюера и респондента

Коллективный блокнот Эвристический метод анализа, обеспечивающий выдвижение альтернатив решения проблемы и их письменную фиксацию в блокноте с последующей групповой оценкой выдвинутых предложений

Комиссии и конференции Метод разработки и принятия решений группой лиц, облеченных полномочиями для выполнения какого-либо поручения или имеющих цель предварительно разработать какой-либо вопрос, найти варианты решений

МАСТАК Метод активного социологического тестированного анализа и контроля

Моделирование Построение аналога реальной или предполагаемой системы

Наблюдение Целенаправленное восприятие, обусловленное задачей деятельности

Опрос Метод исследования, используемой для получения информации в устном или письменном виде от большого числа респондентов

Типология Аналитический прием, основанный на теории позиционирования

Функционально-стоимостной анализ Комплексный подход по использованию совокупности экономико-математических и статистических приемов, направленных на обнаружение, предупреждение, сокращение или ликвидацию излишних затрат

Экспертная оценка Метод, основывающийся на выявлении обобщенной характеристики вариантов решений путем статистической обработки индивидуальных независимых оценок экспертов

и среднего уровней организационной структуры. Поскольку топ-менеджеры вряд ли выделят время для заполнения анкет, целесообразнее попытаться у этой категории ключевых фигур организации взять интервью.

Полученные перечни дополняются работами, выявленными в процессе наблюдения за действи-

ями, которые выполняются персоналом в процессе трудовой деятельности, но не нашли отражения в формальной документации. По каждой работе целесообразно указать входные и выходные документы, источники их получения и пользователи, периодичность или срок исполнения, проставить трудоемкость, а также особо отметить те работы, которые, по мнению их исполнителей, потеряли актуальность. При необходимости каждая из работ может быть детализирована до уровня операций и действий.

Анализ фактических функциональных взаимосвязей

Обобщение собранных данных целесообразно на основе метода моделирования, связанного с построением графических и табличных отображений распределения полномочий и ответственности, имеющего место в конкретном хозяйствующем субъекте и документально установленных. В моделях, представленных в виде схем, совместно с управленческими действиями дается описание материальных, денежных и информационных потоков и процессов принятия решений. По результатам моделирования заполняются матрицы распределения полномочий и ответственности. Результаты моделирования, отображающие характер и направленность связей различных действий, позволяют понять причины их возникновения, оценить различные варианты группировки и взаимосвязи видов деятельности в однородных подразделениях, а затем оценить различные варианты организационной структуры. Анализ фактических функциональных взаимосвязей проводится также с использованием сетевых графиков, положения которые сопоставляются с положениями о структурных подразделениях. При устойчивых отклонениях выявляются их причины, изменяется порядок работы, а в результате, возможно, и корректируются положения о подразделении предприятия.

Игровое моделирование организационных структур и процессов управления, реализуемое в процессе использования такого метода диагностики, как деловые игры, ориентируется на практические действия работников - участников игры, основан-

для получения информации о фактическом распределении властных полномочий необходимо провести анкетирование специалистов нижнего

и среднего уровней

организационной

структуры

_(анализ фактической

_загруженности

_работников,

_изучение методов

ее расчета помогают

_обосновать решения

_по совершенство_ванию технологии

_выполнения работ

ные на заранее установленных правилах с последующей оценкой их текущих и долгосрочных последствий.

Разработка программы преобразований

Для анализа степени специализации деятельности представляется разумным воспользоваться методом типологии, конкретная форма реализации которого представлена в табл. 2 (см. ниже). После позиционирования работ конкретных категорий работников разрабатываются программы преобразований, позволяющие:

- для первой позиции сократить разнообразие работ;

- для второй - обогатить труд для нейтрализации эффектов малого уровня глубины деятельности;

- для третьей - сократить неопределенность деятельности;

- для четвертой - увеличить ассортимент выполняемых работ.

Многофункциональным для совершенствования функциональной структуры конкретного хозяйствующего субъекта является метод функционально-стоимостного анализа. Основная особенность метода состоит в том, что он способен найти такой вариант функциональной структуры, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов.

Для определения и оценки функциональных обязанностей, при выделении новых подразделений на предприятии предлагается использовать такие методы, как комиссии и конференции, коллективный блокнот, а также метод активного социологического тестированного анализа и контроля.

Изменения функциональной структуры

Оценка управленческого труда может осуществляться с использованием методов временного и динамического сравнения по показателям уровня загруженности, управляемости, экономичности и эффективности управленческого труда. Загруженность управленцев анализируется с точки зрения использования рабочего времени, равно-

Таблица 2

Типологическая схема специализации деятельности

Глубина деятельности

высокая низкая

Размах деятельности высокий 1 2

низкий 3 4

мерности загрузки работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года, дифференциация загрузки в целом и в пиковые периоды. Анализ фактической загруженности работников, изучение методов ее расчета помогают обосновать решения по совершенствованию технологии выполнения работ.

На основе материалов диагностики может изменяться численный состав определенных категорий руководителей, специалистов и прочих работников, уточняться содержание должностных инструкций и положений о подразделениях. Все решения по изменению функциональной структуры должны быть подвергнуты экспертной оценке. Ее следует проводить с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей субъекта хозяйствования, соответствующих стратегии предприятия.

Опыт авторов, приобретенный при проведении структурно-функционального анализа в различных крупных промышленных предприятиях, позволяет утверждать следующее. Удачная реорганизация структуры неизменно привлекает большее число работников в процесс выявления и решения проблем субъекта хозяйствования. Функциональная структура, даже если она идеально отлажена на какой-то момент времени, требует регулярной коррекции и настройки. Иначе изменения внешних или внутренних условий функционирования субъекта хозяйствования приводят к организационным диспропорциям. Для создания гибкой жизнеспособной функциональной структуры, отвечающей сегодняшним требованиям и способной приспосабливаться к будущим условиям функционирования организации, необходимо осуществлять регулярный мониторинг

.. .удачная реорганизация структуры неизменно привлекает большее число работников в процесс выявления и решения проблем субъекта хозяйствования

и адаптацию ее конфигурации. Причем это следует делать в соответствии с изменениями внешних и внутренних (структурообразующих) факторов с использованием постоянно пополняемого аналитического инструментария.

Литература

1. Мельник М.В., Горшкова Л.А., Поплавская В.А. Современные производственно-хозяйственные системы: виды и особенности // Проблемы теории и практики управления. - 2010. - № 4. -С. 8-17.

2. Горшкова Л.А. Теория бизнес-анализа. - Н. Новгород: Изд-во ННГУ, 2007. - 293 с.

LyudmilaA. Gorshkova

Dr. of Econ. Sci, Professor, Lobachevsky State University of Nizhni Novgorod Tatiana N. Odinokova

Assistant, Lobachevsky State University of Nizhni Novgorod

The Functional Structure of a Large Enterprise: Diagnostics and Change

Abstract

T\he article shows the relevance of diagnostics and periodic changes in the functional structure of industrial enterprises, both in times of crisis and sustainable development of large industrial business entities. The authors suggest effective methods of functional and structural analysis.

Keywords: diagnostics, functional structure, industrial enterprise, analysis methods, expert assessment, dynamic comparison