Методологический аспект моделирования службы документационного обеспечения управления в вузе

Комиссарова Т.Б., Суровицкая Г.В. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ АСПЕКТ МОДЕЛИРОВАНИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ВУЗЕ

Представлена методология создания модели службы документационного обеспечения управления (ДОУ) университета; определены этапы проектирования службы ДОУ; намечены цели и задачи ДОУ; предложена структура модели ДОУ образовательного учреждения высшего профессионального образования, реализующего систему управления качеством образовательных услуг; представлена последовательность внедрения модели ДОУ в деятельность учреждения.

В процессе деловой деятельности вуза собирается и обрабатывается большое количество информации, и успех управленческой деятельности вуза в значительной степени зависит от того, насколько обоснованно, быстро и качественно происходит ее документирование и обработка всей необходимой документации.

Движение документации осуществляется по определенным маршрутам, которые должны быть организованы от места составления или поступления в вуз до отправки заинтересованным сторонам или сдачи на хранение в архив таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах [1].

С этой целью необходимо планировать разработку внутренних документов, разрабатывать маршруты прохождения внешних документов, определять уровни документов и выводить их на соответствующие уровни потребления, устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам и исполнением, корректировать и совершенствовать работу по документационному обеспечению управления. Иными словами, необходим документационный качественный менеджмент, который должен служить цели оптимизации деятельности вуза, рациональному распределению обязанностей между сотрудниками, повышению скорости обработки документов и их движения между структурными подразделениями, предоставлению аутентичной информации о деятельности вуза потребителям и другим заинтересованным сторонам.

Осуществлять документационный менеджмент призвана служба ДОУ, которая должна быть самостоятельным структурным подразделением и находиться на стратегическом уровне управления, т.е. быть в подчинении руководителя вуза.

Модель службы ДОУ должна строиться, исходя из основных направлений деятельности вуза, системы управления вузом, его структуры, анализа документопотоков.

Внедрение системы менеджмента качества (СМК) привносит в деятельность университета определенные проблемы: во-первых, появляется новый массив документов нового направления; во-вторых, с по-

явлением новых требований стандартов серии ИСО к документации необходимо менять функциональное мышление, более понятное и привычное для персонала, который разрабатывал и пользовался документами с функциональной ориентацией, на процессно-ориентированное, так как документация СМК, построенная на новых принципах, должна отражать системный и процессный подход, исходя из принципов менеджмента качества; в-третьих, появляется необходимость в преобразовании существующих документов; в-четвертых, появляется потребность в разработке новых нормативно-методических документов и документированных процедур [2].

Другой проблемой моделирования службы ДОУ является порой нечеткое разделение функций и обязанностей между структурными подразделениями и сотрудниками, вызванное зачастую структурными изменениями в университете, тогда как точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого сотрудника и исключает дублирование операций при работе с документами.

Таким образом, учитывая вышеперечисленные проблемы, в нормально развивающемся учреждении подразделение ДОУ должно представлять собой службу, действующую на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

При моделировании ДОУ особое значение имеет методология ее проектирования, включающая нижеперечисленные этапы.

Первый этап - предварительное обследование - должен включать в себя сбор информации на основе анализа документопотоков учреждения, изучение целей и задач вуза, его структуры, нормативной, деловой, политической среды, критических факторов и недостатков, связанных с управлением документацией.

На втором этапе - анализ деловой деятельности - определяются виды деловой деятельности, устанавливается их иерархия, моделируются процессы, определяются цели и задачи ДОУ.

Третий этап - определение требований к ДОУ - включает в себя: выявление функций ДОУ, четкое

формулирование требований, выбор подходящей структуры ДОУ.

Четвертый этап - оценка существующих моделей ДОУ - предполагает анализ существующих моделей ДОУ в целях оценки их результативности деятельности и выработки корректирующих действий.

Пятый этап - обеспечение выполнения требований к ДОУ - призван определить и формулировать требования к ДОУ, установить стратегию, выработать процедуры и практические действия, спроектировать модель ДОУ таким образом, чтобы были соблюдены установленные к ней требования.

Шестой этап - проектирование модели ДОУ - должен включать в себя разработку административной и

организационной структуры ДОУ, процессов и принципов деятельности, установление штатов, распределение ответственности и полномочий между персоналом ДОУ.

Описываемая методология не является линейной. Эти задачи могут выполняться на различных стадиях, многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документацией [3].

Целью создания службы ДОУ вуза является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью университета.

Исходя из данной цели, служба ДОУ решает следующие задачи: совершенствование работы аппарата управления; упорядочение документооборота;

создание условий для эффективного функционирования университета в целом; совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

сокращение документооборота, количества форм документов и др.

При решении своих задач служба ДОУ должна выполнять следующие функции: организация, планирование, реализация, координация, контроль и совершенствование работ по документационному обеспечению управления, которые она должна выполнять по следующим направлениям:

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения;

разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники;

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;

осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

разработка номенклатуры дел учреждения, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

выдача документов во временное пользование и их обратный прием; организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ; организация рабочих мест, в том числе автоматизация;

обеспечение и поддержание профессиональной компетентности всего персонала вуза в области документационного менеджмента.

Для определения численного состава ОДОУ необходимо:

составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарного года каждым структурным подразделением университета;

рассчитать объем выполняемых работ (по каждому виду и в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников) .

Примечание — Штат службы ДОУ должен составлять не более (2...3) % от общей численности пер-

сонала университета.

На основании вышеизложенного, исходя из общепринятой структуры ДОУ, действующей на государственных предприятиях (в т.ч. в высших учебных заведениях), с учетом действующей в университете

СМК структура службы ДОУ должна включать в себя следующие подразделения:

секретариат, в обязанности членов которого в т.ч. должно входить ведение протоколов заседаний коллегиальных органов стратегического уровня управления;

канцелярия (подразделение по учёту и регистрации работы с документами, включая экспедиционную обработку документов);

подразделение по контролю, совершенствованию работы с документами (бюро стандартизации, унификации и нормоконтроля) ;

подразделение по внедрению технических средств в управление документацией;

подразделение-разработчик организационных документов, стандартов (инструкций, рекомендаций и т.п.) и унифицированных форм документов (включая сборники трафаретных текстов) ;

подразделение по актуализации документации, в обязанности членов которого должна входить разработка извещений об изменениях организационных и нормативных документов;

подразделение по рассмотрению писем (жалоб) сотрудников и заинтересованных сторон; копировально-множительное бюро, члены которого должны нести ответственность за рассылку документов ; архив.

Для создания службы ДОУ необходимы следующие документы: служебная (докладная) записка руководителю университета;

Положение о службе ДОУ;

должностные инструкции работников службы ДОУ;

Инструкция по документационному обеспечению управления университетом (по делопроизводству);

номенклатура дел службы ДОУ;

сводная номенклатура дел университета.

Таким образом, при разработке модели службы ДОУ в современном вузе, наряду с общепринятой и наиболее распространенной моделью в виде отдела документационного обеспечения управления, с учетом внедренной в деятельность вуза системой менеджмента качества, в структуре ОДОУ следует предусмотреть подразделения, ответственные за:

разработку организационно-методических и нормативных документов; актуализацию всей документации вуза;

обеспечение и поддержание компетенции всех категорий сотрудников вуза в области документационного менеджмента.

ЛИТЕРАТУРА

1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л М.. Современное делопроизводство. - Питер, 2007.

2. Мишин В.М. Управление качеством. - М., 2005.

3. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.