Об опыте разработки модуля "приемная комиссия" управленческо-образовательной среды "электронный университет"

информатизация образования

Берулава Г.А., Малыш В.Г.

об опыте разработки модуля «приемная комиссия» упрабленческо-образобательной среды «электронный университет»

С целью совершенствования подготовки специалистов в условиях новой информационной среды в Международном инновационном университете разработана новая сетевая концепция развития личности, в которой обучение построено на основе синтеза традиционного и электронного образовательного пространства.

Нами выявлены методологические основания, принципы и условия эффективного развития личности в виртуальном информационном пространстве, показано влияние информационного общества на продуцирование индивидуальных виртуальных миров; исследована роль феномена виртуальной реальности, под которой понимается объективная реальность, обусловленная процессами естественного или искусственного (эмотивного, информационного) замещения образа объективного мира его симуляцией или имитацией (не константная коммуникация), пребывание в которой сопровождается ощущением иммерсии (погружения) и возможностью существования и действования в ней.

в функциональном плане механизм актуализации виртуальной реальности можно представить следующим образом: сознание, находящееся под воздействием комплексной (обусловленной мультимедийностью) постоянно осуществляемой в реальном масштабе времени, синхронизированной и непрерывно обновляющейся информации и эмоций, как отражения фрагмента действительности, теряет (целенаправленно или случайно) информационную и эмоциональную связь с константной реальностью, которая замещается виртуальной. все это необходимо учитывать как при организации самого процесса обучения, основанного на привлечении виртуальных образов, опосредованных средствами современных электронных технологий, так и на создании современных технологий управления вузом и информационного аналитического сопровождения учебного и воспитательного процесса.

Современный университет характеризуется сложной структурой организации образовательной деятельности, обусловленной многообразием направлений подготовки обучающихся, форм обучения и источников их

финансирования, большим числом студентов и абитуриентов. в этих условиях принятие руководством эффективных управленческих решений может быть выполнено только на основе максимально полных, точных и актуальных данных по студенческому и кадровому составу, финансовому состоянию, доходам и расходам образовательной организации, другим показателям ее деятельности.

в связи с вышеизложенным, Международный инновационный университет значительное внимание уделяет автоматизации и информатизации основных процессов управленческой и образовательной деятельности, что позволяет эффективно решать стоящие перед ними задачи.

Так, в Международном инновационном университете в течение 15 лет на платформах 1С: Предприятие и WEB разрабатывается и совершенствуется управленческо-образовательная среда «электронный университет». это отвечающий всем современным требованиям программный продукт, позволяющий максимально оптимизировать процессы, связанные с управлением деятельностью образовательной организации. электронная управленческо-образовательная среда «электронный университет» МИУ на сегодняшний день представляет собой высокоэффективную и постоянно развивающуюся современную систему управления вузом. Применение сервис-ориентированной архитектуры позволило создать масштабируемую, распределенную модульную информационную систему, демонстрирующую высокие эксплуатационные характеристики. Программа позволяет максимально оптимизировать процессы, связанные с обеспечением профессиональной и социальной компетентности студентов. электронная среда обеспечивает такие характеристики внутривузовского менеджмента, как надежное хранение данных; изоляция файлов автоматизированной информационной системы от прямого доступа; использование современных механизмов транзакций и блокировок, позволяющих исключить сбои в автоматизированной информационной системе; использование достоинств модульного построения автоматизированной системы; преемственность разработки и модернизации автоматизированной информационной системы; организация работы автоматизированной информационной системы во всех корпусах вуза и его региональных структурах с использованием технологий построения распределенных баз данных.

все модули электронной управленческо-образовательной среды связаны между собой и составляют единое целое, делая картину статусного продвижения студента в вузовском простаинстве полностью прозрачной и позволяющей осуществлять обратную связь в режиме он-лайн.

Разработанная авторская система «электронный вуз» обеспечивает следующие преимущества:

- высокую производительность при обработке больших объемов информации,

- высокую параллельность при одновременной работе большого количества пользователей с одной информационной базой,

- удобство администрирования и упорядочения доступа пользователей к

информационной базе,

- отсутствие доступа пользователей непосредственно к файловой системе серверов.

Принципиальная модель представляет собой систему из двух контуров учета - академического и финансового.

вокруг контуров реализована система объектов ( справочники, документы, отчеты и обработки), которые сгруппированы в подсистемы : «Приемная комиссия», «Отдел кадров по студентам», «Бухгалтерия», «Учебный отдел», «деканат», «Кафедра», «Тестирование», «Аттестационный отдел», «Личный кабинет студента», «Канцелярия».

взаимодействие объектов и контуров учета в процессе внесения и обработки информации позволяет полностью автоматизировать их и, соответственно, процесс управленческой деятельности вУза от момента регистрации абитуриентов в приемной комиссии до печати дипломов выпускников, а также обеспечить вывод информации студентам через подсистему «Личный кабинет студента», доступ к которой организован круглосуточно и из любого компьютера или мобильного устройства.

в 2016-2017 году была проведена кардинальная модернизация АСУ «электронный университет». в первую очередь программу «научили» вести раздельный учет по всем региональным подразделениям вуза. в систему внедрены объекты, позволяющие объединить сотрудников региональных подразделений в виртуальном рабочем пространстве. данная перестройка позволила совершенствовать автоматизацию процессов и исключить появление ошибок ручной работы. Система обеспечивает автоматическое формирование всех необходимых документов для личных дел, автоматический контроль параметров приемной компании и вывод файлов для отправки во внешние системы контроля (ФИС и др.). Основной упор делается на реализацию возможности взаимодействия с внешними сервисами: банки, программы бухгалтерского учета, внешние учетные системы и классификаторы.

Как уже отмечалось, логика работы автоматизированной управленческо-образовательной среды «электронный университет» начинается с автоматизации работы приемной комиссии. Подсистема «Приемная комиссия» обеспечивает сокращение ручных функций в работе сотрудников приемной комиссии и делает ее работу более прозрачной для проверки руководства и внешних организаций. в ее составе условно можно выделить следующие объекты: модуль регистрации абитуриентов и ввода персональных данных, модули отчетности по контингенту и по оплате абитуриентов вуза. Программа позволяет дифференцировать студентов по курсам, направлениям, формам обучения, полу, региону проживания, статусу, типу обучения. Работа с программой позволяет определять увлечения студента, источник получения информации о вузе, предыдущие достижения студента в различных сферах, его гражданство, отношение к военной службе, баллы ЕГэ, учебные достижения, социальный статус.

Подсистема «Приемная комиссия» позволяет обеспечить решение

следующих задач:

- построение локальной модели образовательной организации высшего образования;

- формирование персональных данных абитуриентов;

- ввод данных об образовании, о полученных баллах ЕГЭ;

- формирование данных для проведения вступительных испытаний и обработка их результатов;

- статистический анализ контингента абитуриентов по измерениям модуля кадровых перемещений;

- реализацию возможности регистрации абитуриента в нескольких подразделениях ВУЗа и присвоение номера личного дела с кодировкой по подразделениям университета, в том числе региональным;

- начисление задолженности за обучение;

- автоматическое формирование и заполнение договора между студентом и вузом при первоначальном поступлении;

- автоматическое перенесение данных абитуриента в подсистему «Отдел кадров по студентам» на зачисление;

- реализацию возможности контроля в режиме on-line прохождения данных абитуриента по цепочке: приемная комиссия - бухгалтерия - отдел кадров по студентам, для своевременной передачи документов личного дела студентов в соответствующие структурные подразделения.

в процессе внедрения также обеспечивается:

- ввод персональных данных абитуриентов;

- регистрация заявлений абитуриентов о поступлении на одно или несколько направлений подготовки с возможностью зачисления на то направление подготовки, по которому будут успешно пройдены вступительные испытания и которое будет выбрано абитуриентом перед зачислением;

- отслеживание полноты документов, представленных абитуриентом, с контролем сроков предоставления и фиксации фактов последующего представления документов;

- формирование отчетов по контингенту абитуриентов, в том числе для отчетов в вышестоящие организации;

- возможность печати всей номенклатуры личного дела студента;

- возможность загрузки электронных копий документов абитуриентов для просмотра и печати непосредственно в АСУ «Электронный ВУЗ»;

- возможность автоматической выгрузки данных по принятым заявлениям данных в Федеральные информационные системы;

- возможность контроля параметров приемной кампании (правил приема) в процессе регистрации абитуриентов;

- перевод интерфейса подсистемы «Приемная комиссия» на управляемые формы;

- возможность автоматически выдать логин и пароль студенту для входа в созданный на сайте личный кабинет, в котором студент в режиме он-лайн видит

выполнение им учебного плана и свой финансовый статус;

- возможность автоматически присвоить студенту номер заключенного договора с ним, который соответствует номеру личного дела и номеру студенческого билета;

- возможность сразу же при регистрации студента в программе вывести на печать договор с присвоением индивидуального номера студента и выдаче ему договора, что юридически является оптимальным.

- формирование документа «Регистрация абитуриента», на основании которого формируется: приказ о зачислении в подсистеме «Отдел кадров по студентам», автоматически формируется и печатается «договор при поступлении», автоматически формируются документы учета для подсистемы «Бухгалтерия»;

- получение личного кабинета студента, что уже на стадии регистрации обеспечивает оперативную обратную связь с вузом, а процесс нахождения студента на всех этапах зачисления и дальнейшего обучения психологически комфортным.

в подсистеме кроме персональных данных абитуриента регистрируется информация о его личных достижениях в различных сферах, а также информация для осуществления аналитики контингента.

Созданная в Международном инновационном университете авторская управленческо-информационная среда«электронныйуниверситет»обеспечивает возможность доступа к ее ресурсам для всех подразделений образовательной организации. При этом используемая архитектура системы позволяет постоянно развивать и наращивать ее функциональные возможности. Наличие полной и достоверной информации в реальном масштабе времени по всем процессам управления вузом и субъектам данных процессов обеспечивает возможность принимать обоснованные управленческие решения по всем стратегическим и тактическим аспектам деятельности университета.

для оценки уровня развития информатизации в Международном инновационном университете применяются следующие критерии:

- авторский характер создаваемого в вузе программного обеспечения, в соответствии с разработанными в МИУ инновационными управленческими и образовательными технологиями;

- стратегия ИТ и система показателей, характеризующих достижение целей стратегии;

- корпоративные стандарты и регламенты применения ИТ с перечнем обязательных компетенций персонала;

- консолидированная вычислительная сеть с едиными регламентами управления и информационной безопасности;

- востребованность персоналом и студентами ИТ-ресурсов и сервисов среды;

- уровень наполнения управленческо-образовательной среды информационными образовательными ресурсами;

- единая система регистрации пользователей среды и управления доступом к ресурсам;

- интеграция образовательных и административных ресурсов в единую среду;

- интеграция ИТ-ресурсов удаленных подразделений вуза;

- система мониторинга ИТ-ресурсов и сервисов.

В целом, инновационные электронные управленческие и образовательные технологии, разработанные и функционирующие в Международном инновационном университете дают возможность решать следующие задачи:

- в максимальной степени использовать все преимущества электронного информационного пространства;

- обеспечивают максимальный психологический комфорт для студентов в процессе обучения;

- обеспечивают реализацию индивидуальной траектории развития мыслительных процессов личности в соответствии с индивидуальным образом мира, стилем индивидуальности, когнитивным стилем и доминирующими поведенческими стратегиями;

- стимулировать формирование механизмов саморазвития личности в образовательном процессе, не локализованном только в пределах образовательного учреждения.

литература

1. Берулава, Г.А. Об опыте организации электронного образовательного пространства / Берулава Г.А., Яковлева-Чернышева А.Ю., Дружинина A.B., Беляева Е.В., Малыш В.Г., Пильщикова Т.С. , Исталиева С.К. // Гуманизация образования. 2015. №2. С. 52-58.

2. Берулава, Г.А. внутривузовское электронное пространство на основе новых образовательных технологий / Г.А. Берулава, A.B. Дружинина, Е.В. Беляева, В.Г. Малыш, Т.С. Пильщикова, С.К. Исталиева, Л.Р. Кадырова // Высшее образование в России. - 2014. - №12. - С.83-89.

3. Берулава, Г.А. Методологические аспекты развития системы высшего образования в современном информационном обществе / Г.А. Берулава // Вестник Университета Российской Академии Образования. - 2009. - №1. - С.21-35.

4. Берулава, Г.А. Инновационная сетевая парадигма обучения и воспитания студентов в условиях современного информационного пространства / Г.А. Берулава // Гуманизация образования. - 2010. - №4. - С.8-23.