Развитие на базе информационных технологий новых направлений деятельности отдела хранения фондов ГПНТБ со РАН

БИБЛИОСФЕРА, 2012, № 2, с. 82-85

Библиотековедение :

УДК 025.7/.9:004 ББК 78.354.6+78.023

РАЗВИТИЕ НА БАЗЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НОВЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ХРАНЕНИЯ

ФОНДОВ ГПНТБ СО РАН

© О. П. Федотова, Т. С. Ковригина, 2012

Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук 630200, г. Новосибирск, ул. Восход, 15

Рассматриваются преобразования традиционных процессов деятельности отдела хранения фондов ГПНТБ СО РАН, связанные с возрастающей долей информационных технологий в библиотечной практике.

Ключевые слова: автоматизированные технологии, научные исследования, новые направления деятельности.

Transformations of traditional working processes of the department associated with encreasing part of information technologies in library practice are examined.

Key words: automatized technologies, scientific researches, new directions of activities.

Традиционными задачами, которые ставились

перед отделом хранения фондов были:

• научно-обоснованное формирование и организация фонда основного хранения;

• оперативное удовлетворение информационных запросов читателей и абонентов;

• обеспечение сохранности фонда основного хранения и топокаталогов;

• консультационная помощь подразделениям библиотеки, библиотекам научно-исследовательских учреждений (НИУ) СО РАН и библиотекам региона по вопросам вторичного отбора и перераспределения малоисполь-зуемой литературы.

Внедрение автоматизированных технологий позволяет библиотекам принципиально иначе формировать, организовывать и предоставлять доступ к фондам и справочному аппарату, расширять номенклатуру и создавать новое качество продуктов и услуг, трансформировать круг обязанностей и объем компетенций персонала.

Сегодня в среднем свыше 80% запросов на издания из фонда основного хранения поступает в электронной форме. Электронный каталог (ЭК) по идее призван обеспечивать более высокий уровень сервиса, нежели традиционные каталоги, снимая, помимо прочих неудобств, и требование физического присутствия читателя в библиотеке. Однако, как показывает практика, относительная сложность пользовательских интерфейсов, высо-

кая чувствительность информационной системы к точности поисковых запросов определяют то, что ЭК является библиографическим инструментом, в первую очередь, предназначенным для наиболее продвинутых (в основном молодых) читателей.

Долгий период апробации и доработок программы электронного заказа изданий, разработанной специалистами ГПНТБ России, выявил значительное количество расхождений заложенных в ней параметров со спецификой организации обслуживания и системы фондов в ГПНТБ СО РАН. Некоторые недостатки при выполнении электронного заказа на издания из фонда основного хранения, а именно: необъяснимая задержка в поступлении заказа на этажи книгохранения; поступление заказов на издания, числящиеся в ЭК списанными и т. д., - не ликвидированы и по сей день.

Предполагается, что расширение функциональных возможностей ЭК, увеличение объема его информации создадут предпосылки для полноценного перевода читателей на электронный заказ изданий из основного фонда, оптимизирующий процесс их обслуживания, но не усложняющий при этом работы персонала. Еще раз подчеркнем, что, с нашей точки зрения, для того чтобы библиотека смогла сбалансировать исконно библиотечные сервисы и меняющиеся запросы пользователей, необходимо:

1) Повысить качество собственных информационных ресурсов.

2) Использовать программные концепции, позволяющие быстро и эффективно их дорабатывать, добавляя новые эвристические алгоритмы, тем самым повышая релевантность поисковых результатов.

Именно второй аспект в конце концов определит, смогут ли ресурсы библиотеки и в будущем оставаться важной частью информационного и культурного ландшафта территории.

Сотрудники отдела, прошедшие обучение на семинарах по ИРБИС, успешно освоили и автоматизированное рабочее место «Каталогизатор». За девять месяцев 2011 г. в создаваемый ретроспективный каталог иностранных журналов внесено 5569 записей; в ретроспективную часть ЭК книг и продолжающихся изданий внесено 50 600 инвентарных номеров.

Оценка сохранности и паспортизация фонда отдела осуществляется путем репрезентативной выборки (1,5% от совокупного фонда). В ходе описания заполняется адаптированный к потребностям отдела электронный паспорт физического состояния (рисунок).

Р и с у н о к

ПАСПОРТ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ

Библиографическое описание:

Инвентарный номер

Расстановочный шифр

Автор:

Название:

Год издания:

Характер повреждений:

Переплет Блок

Тип: Связь блока с переплетом:

• твердый • сохранилась

• мягкий • отсутствует

Материал покры- Повреждения:

тия • механические (шитье, тет-

Материал основы ради, листы)

• физико-химические (хруп-

кость, цвет, деформации)

• биологические

Предложения по восстановлению:

1. Ремонт 2. Переплет (новый) 3. Реставрация

4. Дезинфекция 5. МКК 6. Не требуется

* Микроклиматический контейнер.

В паспорте фиксируются следующие основные сведения: краткое библиографическое описа-

ние, инвентарный номер и расстановочный шифр; в разделе «переплет» - описание его типа (твердый, мягкий), материала покрытия, материала основы; в разделе «блок» - сохранность связи блока с переплетом, характер повреждений (механические, физико-химические, биологические). По результатам обследования в заключении делается вывод о степени повреждений и даются рекомендации по обеспечению нормативных условий хранения документов (задание по консервации и его очередность).

Оригинал издания помещается сотрудниками отдела хранения фондов (ОХФ) в папку из бескислотного картона со штампом «Выдаче не подлежит». За девять месяцев 2011 г. обследовано изданий и создано паспортов на 2029 единиц учета.

Фонд электронных копий изданий, который начал создаваться в 2010 г., является составной частью основного фонда ГПНТБ СО РАН и выполняет функции:

• обеспечения сохранности оригиналов документов,

• создания страхового фонда,

• более полного удовлетворения информационных потребностей читателей,

• сокращения количества отказов на издания повышенного спроса.

Первоочередные задачи для специалистов ГПНТБ СО РАН, задействованных в процессах формирования и организации фонда основного хранения: разработка структуры фонда электронных копий ценных изданий депозитарного хранения и технологии его формирования, формулировка критериев отбора изданий для перевода на электронный носитель, приведение в соответствие с нормами права профессиональных представлений о создании электронных библиотечных коллекций и организации пользовательского доступа. За девять месяцев 2011 г. отобрано, передано на сканирование и упаковано в сделанные сотрудниками папки из бескислотного картона 202 печатных единицы с внесением записи в топокаталог.

Изучение фонда в отделе носит перманентный характер. В частности, изучение журнального фонда крупнейшей за Уралом библиотеки имеет свою историю. Одним из наиболее заметных в этой области следует считать исследование «Закономерности формирования основного фонда ГПНТБ СО АН СССР» (1972-1975 гг.). Осуществленное в рамках более глобальной научной темы «Изучение закономерностей формирования фондов научных библиотек», оно дало результаты, позволившие оценить степень потребности в конкретных названиях, выявить «ядерные» журналы, определить активную и пассивную части фонда и на этой основе скорректировать профиль комплектования журнальной периодики [1].

БИБЛИОТЕКОВЕДЕНИЕ

В 1995 г. отделы-фондодержатели совместно с отделами комплектования ГПНТБ СО РАН предприняли анализ и оценку текущего репертуара отечественных журнальных изданий для отбора их на стадии передачи из зала новых поступлений в основное книгохранение. Актуальность данного исследования была обусловлена не только качественными и количественными изменениями структуры журнального потока, но и изменениями самих формальных признаков, позволявших отнести издания к данному виду. Позднее отдельные аспекты бытования журнального фонда с той или иной степенью глубины изучались в ОХФ, отделах комплектования отечественной и иностранной литературой, отделе обслуживания [2-4].

К приоритетным проблемам научных исследований, связанных с внедрением в работу библиотеки новых информационных технологий, также относятся проблемы периодики [5]. В настоящее время научно-исследовательская работа в отделе хранения фондов проводится в рамках проекта НИР 2010-2012 гг. IX.82.1. «Библиотеки региона в системе современных социокультурных и научных коммуникаций» (научные руководители: кандидат педагогических наук Е. Б. Артемьева, доктор педагогических наук, профессор Л. А. Кожевникова). В ходе исследования была создана рабочая база данных (БД) «Отечественные журналы ГПНТБ СО РАН». В качестве рабочего инструмента для создания БД была выбрана система управления базами данных Microsoft Access, так как она обладает, с нашей точки зрения, мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов.

Это позволило относительно быстро создать полноценную информационную систему, представляющую собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию о различных параметрах исследуемого фонда. В нее вошли сведения о названиях журналов, их отраслевой принадлежности, целевом и читательском назначении, хронологии, а также величине спроса на каждое издание разными категориями читателей. Анализ сведений, содержащихся в БД, позволил определить:

• количество названий отечественных журналов, находящихся в фонде;

• отраслевой состав журнального фонда;

• активность обращения к журнальному фонду специалистов и научных работников за последние 7 лет (2004-2010 гг.);

• тематику наиболее спрашиваемых журналов, глубину использования журнального фонда;

• активность обращения каждой группы читателей к журнальному фонду в зависимости от года издания журнала.

На 1 января 2011 г. фонд отечественных журналов основного хранения составил 6420 названий (575 365 печатных единиц), из которых большую часть (3700 названий) составляют журналы до 1962 г. издания.

Фонд отечественных журналов 1962-2006 гг., проанализированный более подробно, содержит 2720 названий.

Анализ использования журналов за последние 7 лет (2004-2010 гг.) позволил выделить 3 группы журналов, имеющих разную степень спроса -сверхактивную, активную и пассивную. В сверхактивную группу вошли журналы, на которые поступило свыше 250 запросов (3%); в активную -журналы со спросом от 10 раз за период (37%); в пассивную - ниже 10 раз или равным нулю (60%).

Кроме удовлетворения потребностей внутри-библиотечных исследовательских программ, будучи переконвертирована специалистами отдела автоматизированных систем в БД для ИРБИС, база легла в основу ретроспективной части ЭК отечественных журналов (вплоть до 1962 г.).

С учетом данных, полученных в ходе исследования, предполагается построение математической модели, позволяющей численно оценить информационную значимость изданий, включаемых в журнальный фонд основного хранения.

Были проработаны (пока предварительно) разноплановые методические подходы к построению прикладной оптимизационной математической модели (то есть функциональной зависимости, связывающей закладываемые условия и получаемые результаты), такие, к примеру, как метод ограничений, ассортиментная скаляризация, частичная минимизация и др. Поскольку любая многоцелевая задача имеет множество эффективных решений, предполагается детализировать генеральную задачу в виде совокупности более конкретных целей, к которым можно будет подобрать адекватные числовые измерители.

Таким образом, пример новых направлений деятельности отдела хранения фондов убедительно, на наш взгляд, демонстрирует, что возрастающая доля информационных технологий в библиотечной практике неуклонно ведет к глубоким преобразованиям содержания всех ее процессов и их интеллектуализации.

Литература

1. Сметанина Р. С. Изучение динамики формирования и использования основного фонда ГПНТБ СО РАН // Закономерности формирования фондов научных библиотек. - Новосибирск, 1977. - С. 37-49.

2. Гуркова Т. Ф., Каратаева Г. И. Совершенствование организации депозитарного фонда иностранных журналов по техническим наукам // Читатель в контексте концепции устойчивого развития региона. - Новосибирск, 1996. - С.105-112.

3. Процек В. П., Вихрева Г. М. Проблемы определения изданий журнального типа в документальном потоке ГПНТБ СО РАН // Библиотека в системе коммуникативных каналов территории. - Новосибирск, 1999. -С. 136-141.

4. Вихрева Г. М., Процек В. П. Периодика республик бывшего СССР в фонде ГПНТБ СО РАН: вопросы

комплектования и использования // Шестые Маку-шинские чтения : тез. докл. науч. конф., 22-23 мая 2003 г. - Новосибирск, 2003. - С. 297-301.

5. Электронные ресурсы региона: проблемы создания и взаимоиспользования : материалы регион. науч.-практ. конф. (Новосибирск, 25-28 окт. 2004 г.). -Новосибирск, 2005. - 340 с.

Материал поступил в редакцию 10.10.2011 г.

Сведения об авторах: Федотова Ольга Павловна - кандидат педагогических наук,

старший научный сотрудник, заведующий отделом хранения фондов, тел.: (383) 266-25-10 (доп. 123), e-mail: kh@spsl.nsc.ru,

Ковригина Тамара Сергеевна - главный библиотекарь отдела хранения фондов, e-mail: tk@spsl.nsc.ru