Технология создания интегрированной информационной системы поддержки управления комплектованием фонда библиотеки вуза

УДК 027.021:378:004

ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ИНТЕГРИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ УПРАВЛЕНИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЕМ ФОНДА БИБЛИОТЕКИ ВУЗА

И.П. Болодурина, Т.В. Волкова, П.А. Болдырев

В статье рассмотрены информационные технологии в практике управления комплектованием фонда библиотеки вуза. Предложена технология интегрированной обработки данных, связанных с учебными и библиотечнобиблиографическими процессами для формирования фонда рабочих программ дисциплин специальностей и расчета показателей книгообеспеченности учебного процесса в интегрированной информационно-аналитической системе вуза. Представлена модель управления процессом комплектования фонда библиотеки вуза на основе мониторинга книгообеспеченности учебного процесса.

Ключевые слова: информационная система, книгообеспеченность, комплектование фонда.

Введение

Управление формированием документного фонда библиотеки - это существенный фактор в процессе информатизации вуза, создание оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей высшей школы, повышение уровня комфортности вуза. Качественное формирование и рациональное использование фонда учебной литературы одна из главных задач, стоящих перед библиотекой вуза.

Интеграция библиотек в учебную и научную деятельность вузов обусловлена как развитием библиотечно-информационных технологий, так и общественными потребностями в изменении вузовских образовательных систем. Одно из направлений существующего взаимодействия подразделений университета и библиотеки, является совместная работа по организации учебного процесса, в основе которой лежит формирование библиотечного документного фонда [1].

Этот процесс осуществляется исходя из стратегии создания информационной среды в университете, требований к построению единого образовательного пространства вуза, формированию документных фондов, соответствующих потребностям вуза, обеспечивающих подготовку специалистов.

1. Схема управления комплектованием фонда библиотеки вуза

Управление процессом формирования библиотечного фонда, начинается с построения его идеальной модели, которая состоит из этапов отбора, приобретения документа, т. е. ком-

Болодурина Ирина Павловна - ОГУ, д-р техн. наук, профессор, тел. (3532) 372536, e-mail: prmat@mail.osu.ru Волкова Татьяна Викторовна - ОГУ, канд. техн. наук, доцент, тел. (3532) 723395, e-mail: tv@mail.osu.ru Болдырев Петр Алексеевич - ОГУ, аспирант, тел. (3532) 779655, e-mail: library oit@mail.osu.ru

плектования, а также исследования содержательного разнообразия книжного рынка, определения финансовых затрат. Именно на этом начальном этапе важно взаимодействие библиотеки с учебно-методическим управлением, факультетами, кафедрами, в том числе и для обеспечения многоуровневой подготовки учащихся, перехода от кафедрального преподавания к самостоятельному изучению, от простого аккумулирования знаний к приобретению навыков для управления информацией.

Для оптимального соотношения составных частей фонда и целенаправленного расходования финансовых средств, необходимо использовать возможности информационноаналитической системы (ИАС) вуза по управлению учебным процессом и автоматизированной библиотечно-информационной системы (АБИС). Т.е. создание информационной системы управления процессами формирования библиотечного фонда возможно на основе интеграции и взаимодействии вуза и библиотеки по предоставлению и обмену данными [2,3].

Управление комплектованием фонда библиотеки рассматривается с точки зрения формирования заказов изданий, приобретения изданий, учета изданий, анализа книгообеспечен-ности, что требует внедрения интегрированной автоматизированной системы, обеспечивающей своевременной и полной информацией все основные этапы принятия решений. Процессы комплектования фонда, осуществляемые на основе интегрированной базы данных, содержат отдельные операции, выполняемые в рамках решения задач автоматизации, относящихся к определенным видам деятельности вуза и библиотеки. Средствами ИАС обрабатываются информационные потоки вуза (рис. 1), осуществляется интеграция данных.

cd

П

Рис. 1. Схема ¡управления комплектование фонда

форм и служит автоматизированная подсистема «Книгообеспеченность учебного процесса» [4].

С точки зрения теории декомпозиции ресурсов задача расчета книгообеспеченности учебного процесса может быть представлена в виде кортежа-двойки:

Книгообеспеченность = {Цели, Ресурсы} (1) управления комплектованием фонда Множество Цели представляется в виде:

Цели = Цц ; Ц },

^ внеш ’ ^ внутр ) ’ V '

тт где Цвнеш - внешняя цель заключается в прохо-

Интегрированнагавтоматизированная

i ждение процедуры лицензирования, аттестации информационная система вуза

и государственной аккредитации вуза;

Цв

«

«

и

внутр - внутренняя цель состоит в удов-

Интегрированнл^творенййНЗйнфбрм^йионных потребностей

Современный процесс управленияинфБ|^-иьчи?телеР,оформируемыш в соответствии с ре-мационными ресурсами университета, в том комендациями кафедр для обеспечения учебно-

числе в части формирования библиотечного го процесса литературой в количестве, котор°е

фонда, происходит с учетом возйожнвстейправленй°ответствуе?ь1т]рббййан1иям^йнисте^5ва об-кой важной координационной составляющей, разования и науки Российской федерации;

как комплекс задач по управлению ^чебн»ЭДанийбПрав]1е511ие комп?еегктиозвДанни]ем фонда вузовской процессом ИАС университета. Управление илитки.

учебным процессом является ^рр^рщиме изда]^ий<:ос^Г£дСнм!йожрасетсв1аеч^1нуротЬь В соответст-

механизмом сбора, обработки и хранения раз- вии с задачей расчета книгообеспеченности

носторонней информации, позволяющим осу- включает следующие компоненты:

ществлять взаимодействие библиотеки со0 торм^ошше пОТОК/есУРсы = 1ФБ, УП},

ми отделами и подразделениями вуза при фор- где ФБ - учебный фонд библиотеки вуза, со-

мировании библиотечного фонда. _ 0братна5й€@жатий библиографические описания изда-

2. Технология взаимодействия учебных

и библиотечно-библиографических процессов в ИАС вуза

Интегрирование информационных ресурсов, оптимизация взаимодействия библиотеки и других служб, обусловили постановку задачи разработки и создания интегрированной информационной системы поддержки управления комплектованием фонда вузовской библиотеки, что позволяет добиваться однократного ввода информации внутри библиотеки и взаимодействия с кафедрами в части формирования фонда.

Это взаимодействие состоит, прежде всего, из внедрения автоматизированных процессов, что позволяет совместно с кафедрами определять информационные потребности пользователей, прогнозировать читательский спрос, основываясь не только на эрудиции и интуиции экспертов, а на сведениях электронного каталога и на научно разработанном тематическом плане комплектования.

Инструментом для управления процессами комплектования, доукомплектования, списания, распределения учебной литературы между студенческими группами и подразделениями научной библиотеки вуза, генерации выходных

ний;

УП - учебный процесс, предоставляющий информацию о факультетах, направлениях, специальностях, названиях дисциплин, количестве студентов, кафедрах выпускающих и ведущих дисциплину и т. д.

Подсистема функционально состоит из трех основных баз данных:

- фонд рабочих программ;

- учебные планы. Список читаемых в университете учебных дисциплин, с указанием кафедры, на которой они читаются;

- учебное расписание. Список названий всех групп (потоков) университета с количеством обучающихся в них студентов по каждой группе, информация о специальностях и специализациях, семестрах и факультетах.

Обеспечение своевременного и актуального получения перечисленных данных подразделениями библиотеки играет важную роль в эффективной организации библиотечно-

библиографических процессов университета при взаимодействии учебных и библиотечнобиблиографических процессов (рис. 2).

Рис. 2. Технология взаимодействия учебных и библиотечнт-0иблийгрйфишекихгoпро-цессов каталога библиотеки

„„.л 1 • Регистрация заявок на „

в иас вуза ^зможемперат™™ анааиз

книгообеспеченности учебного процесса, так как в ней присутствуют части единого информационного комплекса книгообеспеченности -данные о библиотесH0M)aф0HДеiэлектPонный

каталог с реальными гколичйстренными показателями названий и экземпляров изданий, распределенных по отделам библиотеки), данные учебно-методического управления и деканатов

университета. «Книгообеспеченность учебного

„ описание

пр°цесса» в ^овскоа.Млиотш -- это3/дад-

система, позв°ляю«ГЯфтеe<T°Л^Ш-cД0йЫCить эффективность использования фонда учебной литературы, она является необходимым информационным ресурсом при планировании и обеспечении учебного процесса в вузе [5].

Автоматизация системы управления комплектованием фонда библиотеки требует зна-: чительных затрат и состоит из несколько этапов. При этом успех выполнения каждого этапа

Заявки на литературу

6. Управление комплектованием

зависит от определенных организационных мероприятий, которые должны закрепляться как регламентирующими, так и распорядительными документами, позволяющими обеспечить эффективное взаимодействие участников такого сложного процесса и получить необходимый результат.

В рамках автоматизации функций системы управления комплектованием библиотечных фондов установлены: обрабатываемые информационные потоки; связи информационных потоков с объектом управления (комплектование фондов); организационное закрепление информационных потоков за подразделениями университета (ответственными лицами);

3. Модель управления процессом комплектования фонда библиотеки вуза

Процесс комплектования фонда библиотеки содержит следующие подпроцессы: анализ обеспеченности вуза библиотечно-

информационными ресурсами; выявление и отбор документов в фонд библиотеки; заказ документов; оплата документов; получение документов; сверка распределение, передача документов.

Входящие ресурсы процесса:

- рабочая программа с перечнем рекомендуемой литературы по каждой дисциплине.

- картотека книгообеспеченности - перечень и количество основной и дополнительной литературы, имеющейся в фонде и рекомендованной для обеспечения учебного процесса по конкретной дисциплине.

- заявки на литературу, которые поступают в библиотеку от подразделений

Система управления формированием библиотечных фондов опирается на функцию расчета книгообеспеченности. Результат расчета формируется в итоге выполнения процесса интегрированной обработки данных, и используется в качестве одного из основных критериев ге для принятия решений о комплектовании университетского библиотечного фонда.

1 . 1 1

^жц^алшяспмошь автоматизированной поддержки управления комплектованием фонда библиотеки на основе интегрированной обработки информации в базе данных ИАС вуза (рис. 3) отображает взаимосвязанные

функции, осуществляемые^о'целях получения

учебников

полных и своевременных результатов процессов, реализуемых средствами ИАС. Границы модели охватмваютеспвваимодействие ИАС, АБИС, АИС мониторинга“ книгообеспеченности и системы управления комплектованием, принимающей решения о комплектовании

фонда. Таким образом, АИС мониторинга кни-

Книгообеспеченность

дисциплин

гообеспеченности является промежуточным звеном между системой управления комплектованием и интегрированной автоматизированной информационной системой вуза [6].

Для достижения поставленной цели необходимо определение информационных поток между учебными и библиотечно-библиографическими процессами, реализация алгоритма расчета показателей книгообеспеченности учебного процесса на основе интегрированной обработки данных ИАС вуза, реализация автоматизированного мониторинга показателей, позволяющего решать задачу управления комплектованием фонда библиотеки вуза.

Литература

1. Долгополова З.А. Взаимодействие вуза и библиотеки в образовательном процессе / З.А. Долгополова // Библиотеки и образование. - Белгород: Изд-во БелГУ, 2007. - 51 с.

азовательные 2. Болодурина И. П. Структура интегрированных

стандарты и другр§сурсовЖЙМктизйрйванной ШфорШЦиоЙкой^систеМЫ 96

Рис.

ФппмиппвяниеЛпнпя -—чрующуйравленияффин^^м усeбTffiMaтив9SвeдeHИeM ' '1 -

Модель ^управления процессом енты И. П. Болодурина?-Т-ВРВолкова--//-Программные продукты и системы- 3007*0-»№-3- - С. 51-52.

3. Волкова-ТгВюМодель управления высшим учебным заведением на основе интегрированной автоматизи-

// Современные ин-

комплектования фонда библиотеки вуза

Результаты анализа обеспеченности вуза библиотечно -информационными ресурсами

выражаются в тематическом плане комплектования (ТИК). ТИК формируется на год и включает название, экземплярность и стоимость литературы, необходимой для приобретения в фонд, с указанием рабочей программы в которой она рекомендована для изучения дисциплины. ТПК является обоснованием статьи расходов на комплектование библиотечного фонда в общей смете вуза.

Заключение

Поддержка управления комплектованием фонда библиотеки вуза на основе ИАИС может быть достигнута путВм-(разработки модели, позволяющей описатьибсхему- интегрированной обработки данных, -разработки метода обработки данных, с целью-одполутния показателей книгообеспеченности учебного процесса, создании инструмента для анализа показателей.

рованнои информационной системы // Современн \ ^ г Результат анализа

формационные технологии в науке, образовании и прак-, , „книгообеспеченности „

тике: Материалы всероссийской научно-практической

конференций-- Оренбург: ИПК ГОУ ОгУ, 2007. - С. 93-

кнййзобеспеченности учебного Палей«Д Э. Опыт внедрения учета книгообеспе-сeнности в библиотеке ВУЗа / Д. Э. Палей, В. Н. Смир-^нов, Д. Н. Курчинский // БиблиотeкиоIИo°Oрияованиe: Сборник материалов первой Международной конференции. - Ярославль: МУБиНТ, 2005. - С. 107 - 112.

5. Болдырeв50йlАíоМëT0ДИkg-раеCeта коэффициента ктпгообeвпeсeнновтиоусg0H°P°- процесса в Оренбургском государственном университете / П.А. Болдырев, Т.В. Вол-16 кова // Вестник Оренбургского государственного уни5ер-1ения ситета. - 2010. - № 9. - С. 81 - 87.

6. Болодурина, И.П. Разработка интегрированной информационно-аналитической системыРйомйлектования фонда научной библиотеки университета^ИС оB°Л0Дурп-на, В.В. Быковский, П.А. Болдырев // Управление развитием крупномасштабных систем: ^ктериалы четвертой международной конференции. - М.: Институт проблем управления им. В.А. Трапезникова РАН, 2010. - С. 220221.

Оренбургский государственный университет

TECHNOLOGY OF INTEGRATED INFORMATION SUPPORT SYSTEM OF ACQUISITION

OF THE UNIVERSITY LIBRARY FUND

I.P. Bolodurina, T.V. Volkova, P.A. Boldyrev

In this article are describes information technologies in routine of university library acquisition management. Integrated processing technology, that are associated with learning and library-bibliographic process for working programs found formation and book supply coefficients calculation in university integrated information-analysis system, are proposed. The model of university library acquisition management on basis of learning process book supply monitoring is represent in this article

Key words: information system, book supply, acquisition