Архивы Байкальского региона в условиях процесса информатизации

Вестник Челябинского государственного университета. 2009. № 12 (150). История. Вып. 31. С. 150-155.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Е. Ю. Шаповал

АРХИВЫ БАЙКАЛЬСКОГО РЕГИОНА В УСЛОВИЯХ ПРОЦЕССА ИНФОРМАТИЗАЦИИ

В статье рассматривается формирование в современных условиях архивного дела в Байкальском регионе в рамках все более нарастающего процесса информатизации. Прослежены основные этапы и практические достижения на этом пути, кроме того, выявляются особенности создания единого архивно-информационного пространства в регионе.

Ключевые слова: Байкальский регион, архивная отрасль, информатизация, Росархив, нормативно-правовая поддержка, общеотраслевое ПО, Интернет-технологии, базы данных, единое архивно-информационное пространство, электронный архив.

Изменения, происходящие в мире в условиях глобализации в последние годы, основательно преобразили геополитическую картину. Значительные перемены отмечены и в Центральной Азии, что послужило началом формирования нового территориального центра - Байкальского региона (БР).

Архивная служба региона представляет собой разветвленную сеть архивов и характеризуется четырьмя современными типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия1.

Стремительно развивающиеся в конце XX - начале XXI в. компьютерные технологии произвели своеобразную революцию в достаточно консервативном архивном деле как в целом по отрасли, так и на уровне рассматриваемого региона. Появились расширенные возможности обработки информации, увеличившие в т. ч. возможность научного анализа документальных богатств архивов, созданы и продолжают создаваться новые виды научно-справочного аппарата, обеспечивающие быстрый поиск информации, появились формы издания документов на нетрадиционных носителях и т. п.

В сущности своей информатизация архивной отрасли - это социально-экономический и научно-технологический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения потребностей граждан, учреждений всех структур государства и общества на основе

формирования электронных ресурсов архивов с использованием новых информационных архивных технологий.

В качестве примера опыта работы в области внедрения информационных технологий показаны достижения Национального архива Республики Бурятия (НАРБ), Государственного архива Читинской области (ГАЧО), Государственного архива Иркутской области (ГАИО).

Необходимо отметить, что внедрение информационных технологий в архивы БР является недостаточно изученным направлением их деятельности. Несмотря на то, что информатизация архивной сферы в нашей стране началась довольно давно, тем не менее и сегодня многие региональные архивы только начинают делать первые шаги в этой области.

Работа по автоматизации архивов Байкальского региона началась в середине 1980-х гг. с создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС). Суть работы заключалась в проведении анализа, усовершенствования, составления описей фондов в хронологическом порядке (дореволюционного затем советского периодов).

В результате заполнялись специальные карточки-бланки, выполненные в соответствии с описаниями и рекомендациями НИЦТД2. Карточки содержали следующую основную информацию: номер и категория фонда, отметка об усовершенствовании, номера описей, количество экземпляров, общее количество единиц хранения в фонде, крайние даты документов, техническое состояние описей, наличие НСА к описям.

Внедрение автоматизированной информационно-поисковой системы дальнейшее, более результативное развитие получило лишь с появлением персональных компьютеров и развитием информационных технологий. В частности, накопленный опыт и выполненные карточки были использованы при внедрении программного комплекса «Архивный фонд» 1 версии, который содержал практически те же рабочие поля, что были в карточках.

В 1991-1992 гг. информатизация государственных архивов региона представлялась как совокупность частных проблем: приобретение ПВЭМ, обучение сотрудников работе на ПК, определение приоритетных направлений деятельности.

В своеобразном «рейтинге» достижений архивов в этой сфере лидирующую позицию прочно занимает Государственный архив Читинской области (ГАЧО). Архивисты изначально с интересом восприняли новые тенденции и осознали важность подобной деятельности, что со временем выразилось в положительных результатах. Однако на первоначальном этапе сложности, безусловно, присутствовали, впрочем, как и у многих других архивов. Так, в 1992 г. архивом был получен в аренду от Администрации Читинской области ПК «Роботрон», обучены работе с NC и текстовым редактором Lexicon на различных курсах 8 сотрудников, внедрены 2 программы и начали создаваться 2 БД: «Систематический каталог» и «Картотека регистрации запросов социально-правого характера»3.

В 1993-1994 гг., в связи со сменой руководства ГАЧО, работа в этом направлении была полностью прекращена. Она возобновилась только в 1996 г. и снова для решения частных задач: регистрации запросов социально-правого характера, составления реестра описей и перспективного плана проверки наличия дел для фондов КПСС (для этой цели в 1996 г. в ГАЧО на базе Delphi была создана программа «Фонды и описи»).

Довольно посредственная ситуация в этот период складывается в Государственном архиве Иркутской области и Национальном архиве Республики Бурятия.

В ГАИО в 1990-е гг. ситуация существенно осложнилась тем, что здание архива, построенное в 70-х гг. XX в., пришло в аварийное состояние, не позволяя в полной мере

осуществлять важнейшие функции архива, в частности хранение документов. Этот факт несколько отодвинул процесс внедрения информационных технологий в архивную практику.

Лишь в 2001 г. архив был включён в бюджет Иркутской области, выделены первые средства, разработан план реконструкции. Кроме того, ряд существующих внутренних проблем, таких как неустойчивая ситуация с кадровым составом, отсутствие собственного и недостаток средств на приобретение лицензионного программного обеспечения также сыграли свою отрицательную роль.

В НАРБ ситуация выглядела следующим образом: поскольку процесс информатизации является не только важным и необходимым, но еще и очень трудоемким и затратным с финансовой стороны мероприятием, политика архива в области информатизации определялась и сегодня определяется администрацией архива. Все вопросы, связанные с внедрением информационных технологий в работу, рассматриваются на заседаниях дирекции, решения соответственно подкрепляются приказами директора.

Период 90-х гг. XX столетия - сложнейшее время не только для архивов, многие составные части государственного механизма находились в кризисном состоянии. Финансирование отрасли в это время было минимальным, поток средств направлялся исключительно на самые первостепенные потребности. Выделение в той ситуации средств на информатизацию расценивалось как непозволительное «расточительство», развитие которого стоит отложить.

Таким образом, период с 1991-1997 гг. -в архивах своеобразный подготовительный этап, вся работа в это время сводилась к автоматизации внутреннего делопроизводства - набору текста документов, составлению простых электронных каталогов в текстовой форме, исполнению запросов социально-правового характера и т. п. Отсутствие единого вектора движения, определяющих стандартов и требований, сводила тем самым к минимуму всю деятельность.

Внедрение автоматизированных архивных технологий в БР стало выходить на качественно новый уровень во второй половине 1990-х гг. в связи с компьютеризацией архивов.

В ГАЧО в частности в 1997 г. в связи со сменой руководства была осознана главная

проблема малоэффективности этих процессов - отсутствие единой концепции информатизации архивного дела в архиве. Был разработан основополагающий документ «Автоматизация архивных процессов, I этап (технико-экономическое обоснование)», включающий в себя концепцию и программу информатизации архивного дела в ГАЧО, одобренный Росархивом4.

В этом документе были отражены следующие моменты: 1) обоснована необходимость автоматизации архивных процессов;

2) определены цели и задачи автоматизации;

3) проанализирована предшествующая работа по автоматизации, причины ее временной приостановки и малоэффективности; 4) выработан новый комплексный подход, который выразился в определении приоритетов в автоматизации всех сторон деятельности архива, подборке для этой цели совместимого программного обеспечения, создании открытого информационного пространства, подборе кадров, способных управлять информационными ресурсами и определять стратегию архива в области информационной политики; 5) в качестве приоритетного объекта информатизации ГАЧО был выбран государственный учет, а в качестве базовой информационной системы - ПК «Архивный фонд», в качестве технической поддержки -создание локальной сети.

Похожих программ в архивах Иркутской области и Республики Бурятия создано не было. Однако это совсем не говорит о бездействии архивистов, так как попытки работы в этом направлении предпринимались. Но реализация не обходилась без проблем и в первую очередь материального характера.

В это же время 18 марта 1997 г. Решением Экспертной комиссии по автоматизированным архивным технологиям Росархива был одобрен и рекомендован к внедрению в государственных архивах и центрах хранения документации РФ программный комплекс «Архивный фонд».

Первая версия программы отличалась нестабильностью работы, характеризовалась частыми сбоями, кроме того, в архивах остро ощущался недостаток квалифицированных специалистов, вследствие этого программа архивистами использовалась не эффективно.

Внесением основных сведений в базу данных «Архивный фонд» занимаются специально сформированные подразделения совмест-

но с другими отделами. В рамках ГАИО такой самостоятельной единицы не существует, в структуре архива действует отдел информации, публикации и научного использования документов, сотрудники которого совмещают основную деятельность с работой по информатизации.

В ГАЧО полноценный отдел информатизации (ныне переименован в отдел внедрения автоматизированных технологий) был образован в архиве в 1998 г., разработано положение и должностные инструкции сотрудников. В штат отдела входят заведующий отделом (администратор БД) и 3 архивиста I категории. В связи с расширением парка компьютерной техники, ростом числа эксплуатируемых программ, сложностью новых задач (создание 2 локальных сетей) с 2001 г. в штате отдела была введена новая должность главного специалиста (профессионального программиста).

В НАРБ действует сектор информационного обеспечения, штатный специалист по 1Т-технологиям в архиве отсутствует.

Отделы, существующие в архивах, в том или ином виде принимают непосредственное участие в разработке информационной политики архивов, осуществляют технологическое и техническое воплощение этой политики:

- подбирают или разрабатывают соответствующую технологию и программное обеспечение,

- вносят предложения о приобретении новых технических средств и вводят их в эксплуатацию,

- обучают кадры работе с новой техникой и технологией,

- занимаются множительными работами, включая набор и распечатку документов, ксерокопирование и сканирование.

С начала 2000 г. в связи с улучшением материально-технической базы информатизации, появлением в архивах профильных специалистов продолжена работа по формированию базы данных фондов, преимущественно посредством ввода информации в программный комплекс «Архивный фонд».

С марта 2002 г. Росархивом внедрена и функционирует новая (третья) расширенная версия программы «Архивный фонд». Для работы с ПК «АФ 3» не требуется «суперсовременный» мощный компьютер, так как программа обладает невысокими системными требованиями, по сравнению со старой вер-

сией имеет несколько расширенный вариант, внесены новые режимы работы, улучшена поисковая система и интерфейс.

При введении информации используются все данные по каждому фонду из основных и вспомогательных учетных документов. Используются листы фондов, описи, картотека НСА, справочники, топографические указатели, картотека и книги учета физического состояния документов и т. д.

На первых порах ошибки в заполнении полей встречались довольно часто. Их анализ доказал необходимость для каждого сотрудника, работающего с ПК «АФ 3», самостоятельного и кропотливого изучения Инструкции и Руководства пользователя5 по вводу данных программного комплекса «Архивный фонд», тщательного самоконтроля введенной информации, а также адекватного отражения работы по вводу данных в планово-отчетную документацию архива.

По каждому фонду необходимо предварительно собрать наиболее полную и точную информацию, которая затем вносится в программу. В настоящий момент в НАРБ, ГАИО по состоянию на июнь 2007 г. внесено примерно в равном отношении по 70 % от общего числа фондов. В ГАЧО эти цифры несколько больше и составляют примерно 80 %.

Отметим позитивный опыт читинских архивистов, они также ведут другие базы дан-ных6.

Общий информационный объем баз данных составляет 604.115 Мб. Из них:

- информационно-учетных 4 («Архивный фонд», «Контроль за работой ведомственных архивов», «Учет использования документов в читальном зале госархива», «Движение документов»);

- о составе и содержании документов 3 («Систематический каталог»; «Персоналии»; «Решения местных органов власти»).

Так как программа Архивный фонд была разработана и создана универсальной для использования в специализированных архивных учреждениях, первая или третья версия программы (в зависимости от технических возможностей архивов), в настоящее время внедрена в районных и муниципальных архивах Иркутской и Читинской областей, Республики Бурятия.

В архивах имеется техника, но, во-первых, ее сегодня еще недостаточно. Во-вторых, значительная часть имеющейся техники в архи-

вах региона не отвечает современным требованиям работы и требует модернизации. По данным на 2005 г. даже в относительно благополучных федеральных архивах на 10 специалистов приходится в среднем 3,3 компьютера. Всего по отрасли на 2627 архивов имеется 4032 компьютера, из которых 454 - устаревшей модели (РС 386 и 486)7. В-третьих, на создание архивных баз данных нужно немалое время. Однако исследуемые архивы успели создать свои информационные ресурсы.

Следует отметить, что заполнение в частности базы данных «Архивный фонд» целесообразней вести интегрировано, то есть каждый отдел заполняет свою часть (отдел учета -вносит в соответствующий раздел программы сведения по учету фондов, описей и дел, отдел научно-справочного аппарата-сведения по НСА и т. д.). При завершении заполнения базы данных «Архивный фонд», как правило, производится резервное копирование на различные носители - дискеты, оптические диски.

Архивами в будущем, возможно недалеком, планируется разработать и внедрить другие программные комплексы, призванные обеспечить автоматизацию работы отделов архивов, НСА, стола справок. Наиболее важное требование к создаваемым программам - совместимость электронных форматов между собой и программами федерального значения (например, «Архивный фонд» или «Фондовый каталог»).

Анализ информации о развитии Интернет-технологий в архивах БР говорит о том, что попытки данной работы имеют место, но масштабы деятельности пока весьма незначительны. Архивы преследуют, в первую очередь, информационную задачу (контактные сведения), как правило, не сопровожденную описанием технических, экономических, технологических сторон создания.

ГАЧО в единственном числе среди рассматриваемых архивов на сегодня имеет сайт8, однако информационная наполненность ресурса носит ограниченный характер. Сайта ГАИО фактически нет, существует только адрес электронной почты. В содержательном отношении сайт НАРБ выглядит более интересным, однако ресурсы архива представлены только в пользовательском варианте (внутреннее пользование). Процесс создания сайта практически завершен, однако по ряду обозначенных проблем действовать он начнёт через неопределенное время.

В создании собственных информационных ресурсов у каждого архива, безусловно, присутствует собственный творческий подход (в данном случае не имеются в виду общеотраслевые разработки), но технические, технологические моменты, традиционные теоретические подходы, реализованные в информационной среде, могут быть использованы и на основе практического опыта других архивов.

На сегодняшний день опыт работы архивов БР ограничен фактически созданными электронными ресурсами - локальными базами данных в виде электронных каталогов, на основе которых сегодня начинает развиваться система электронного НСА архивов, показаны формы представления в Интернете архивных путеводителей9, фондов архива10.

В рамках развития единого интеграционного архивно-информационного пространства БР весьма приемлемо представляется теория В. Н. Автократова, предлагающего концептуально новый подход к оценке архивов в целом как феномена общечеловеческой культуры, как системообразующего элемента единой мировой «архивной информационной среды»11.

В своих научных работах похожую мысль высказывает руководитель архивной службы РФ В. П. Козлов12. Размышляя в рамках этой идеи, перенесемся на региональный уровень. Речь идет о создании нового архивно-информационного пространства БР, одной из принципиальных особенностей которого должна стать открытость для пользователей и ведущая роль архивистов в формировании этой открытости.

Это подразумевает в первую очередь существование надлежащим образом выработанной правовой и нормативной базы. При этом постепенно создается механизм контроля за использованием архивных материалов в электронном формате.

В архивах, существующих в рамках единого пространства, идея максимально широкого вовлечения документов в научный оборот становится приоритетной задачей. Можно предположить, что изменится само содержание работы архивистов с документами, если их электронная публикация станет наряду с формированием дел фондов и составлением архивных описей результатом подготовки документов к научному использованию.

Публикатор (архив) гарантирует исследователю сохранность информации и отсут-

ствие фальсификации при переводе в электронный формат, а также возможность заказа копии оригинала в виде ксерокопии или фото. При этом сохранение привычных архивных ссылок на оригинал даст исследователю важную для него аргументированность научной работы.

Необходимо подчеркнуть бюджетную направленность, связанную с выбором недорогих, но эффективных вариантов, это касается в частности программного обеспечения - использование бесплатных операционных систем (Linux, Ubuntu), серверных программ свободного распространения, а также программ собственной разработки, что является фактором снижения себестоимости.

Использование сети Интернет представляется оптимальным и наиболее экономичным решением для анонсирования архивных материалов, поиска информации по сайтам и базам архивов и доведения результатов посредством удаленного доступа.

Формирующийся в таком ключе образ современного архива включает в себя ряд составляющих: фиксирование графического электронного образа документа; создание развернутого вторичного описания документа и представление его в структурированной форме в базе данных для поиска; стремление использовать типовые программные разработки и программные среды для баз данных, единые коммуникативные форматы для обмена информацией13.

Таким образом, оценивая опыт и итоги в области информатизации в архивах рассматриваемого региона, отметим, что результаты к настоящему времени достигнуты разные в силу ряда причин и прежде всего из-за материально-технических и кадровых проблем. Однако некоторым из них удалось добиться определенных результатов в этой области, и процесс этот будет развиваться в дальнейшем.

Примечания

1 Козлов, В. П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования. М. : РОССПЭН, 1999. С. 289.

2 Научно-исследовательский центр технической документации СССР (НИЦТД СССР) существовал в период с 1974 по 1990 г. Цели деятельности: государственный учет и хранение документов; создание и ведение научно-

справочного аппарата к документам архива и внедрение автоматизированных архивных технологий.

3 ГАЧО. Ф. 130. Паспорт ГАЧО составлен на 01.01.2007 г. Отчет о работе отдела внедрения автоматизированных архивных технологий ГАЧО за 2007 г. С. 35.

4 ГАЧО. Ф. 130. Паспорт ГАЧО составлен на 01.01.2007 г. Отчет о работе отдела внедрения автоматизированных архивных технологий ГАЧО за 2007 г. С. 38.

5 Ввиду сложностей, возникающих в работе с программой у архивистов, Росархивом в качестве вспомогательного обучающего материала безвозмездно направлялись в архивы страны инструкции и руководства по работе с ПК «Архивный фонд 3».

6 ГАЧО. Ф. 130. Паспорт ГАЧО составлен на 01.01.2007 г. Отчет о работе отдела внедрения автоматизированных архивных технологий ГАЧО за 2007 г. С. 40.

7 Справка о состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов АФ РФ, состав-

ленная к решению коллегии Минкультуры России от 24.01.2005 г. Справка опубликована на сайте «Архивы России». URL : http://www. rusarchives.ru/news/ spr_kolmkmk240105. shtml.

8 Официальный сайт Государственного архива Читинской области. URL : www.gachochit. narod.ru.

9 На сайте «Архивы России» приведены электронные версии путеводителей по фондам НАРБ. URL : http://www.rusarchives.ru/state/ byrat.shtml#a.

10 Официальный сайт Государственного архива Читинской области. URL : www.gachochit. narod.ru.

11 Хорхордина, Т. И. История Отечества и архивы : 1917-1980 гг. М. : РГГУ, 1994. С. 337.

12 Козлов, В. П. Указ. соч. С. 296-299.

13 Грум-Гржимайло, Ю. В. Виртуальный архив как перспективная система поддержки и сопровождения исторических исследований // Отечеств. история. М., 2008. С. 138-145.