О системе внутреннего контроля над операциями по расчетам с контрагентами компаний холдинга «РЖД»

УДК 657.4.01 Кузнецов Алексей Валерьевич

аспирант кафедры бухгалтерского учета Саратовского социально-экономического института Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова

О СИСТЕМЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ НАД ОПЕРАЦИЯМИ ПО РАСЧЕТАМ С КОНТРАГЕНТАМИ КОМПАНИЙ ХОЛДИНГА «РЖД»

Kuznetsov Aleksey Valeryevich

PhD student, Accounting Department, Saratov Institute for Social and Economic Studies, Plekhanov Russian University of Economics

CONCERNING THE INTERNAL CONTROL OVER OPERATIONS ON SETTLEMENTS WITH CONTRACTORS OF THE HOLDING COMPANY "RUSSIAN RAILWAYS"

Аннотация:

Внутренний контроль представляет собой реализацию одной из основных функций системы управления посредством процесса обеспечения достижения системой поставленных целей путем сравнения фактического состояния системы с плановым. На основе данных контроля осуществляется адаптация системы, то есть принятие оптимизирующих управленческих решений. В статье упорядочена информация о системе внутреннего контроля расчетов с контрагентами, существующей в компаниях холдинга «РЖД». Представлена и аргументирована авторская точка зрения о системе внутреннего контроля расчетов с контрагентами на основе работы Центра корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» - филиала ОАО «РЖД».

Ключевые слова:

система внутреннего контроля, учетно-аналити-ческое обеспечение, расчеты с контрагентами.

Summary:

Internal control is implementation of one of the main functions of the management system by means of achieving of stated goals by comparing the actual state of the system with the planned one. Based on the data of the audit, the adaptation of the system is accomplished, i.e. the adoption of optimizing management decisions. The article systematizes information about the internal control of settlements with contractors, existing in the "Russian Railways" holding company. The author presents and reasons the point of view on the system of internal control of payments to the contractors based on the work of the Center for corporate accounting and reporting "Zheldoruchyot", subsidiary of Russian Railways, JSC.

Keywords:

internal control system, accounting and analytical support, payments to contractors.

Проведя анализ совокупности рисков, присущих процессу расчетов с контрагентами группы компаний холдинга «РЖД», мы предлагаем контролировать и минимизировать их негативное влияние, предварительно разделив их на две группы: риски организации и осуществления процесса расчетов - финансово-экономические; риски, связанные с ведением бухгалтерского учета и формированием отчетности. Проследим причинно-следственную связь указанных рисков и элементов системы учета расчетов с контрагентами ОАО «РЖД», для этого обратимся к рисунку 1.

Организация процесса расчетов

Рисунок 1 - Процесс организации системы учета расчетов с контрагентами

Из рисунка наглядно видно, что ошибки, возникающие на каждой стадии учетного процесса, включают в себя ошибки как самой этой стадии, так и всех предшествующих периодов. Например, искажение величины отчетных показателей является следствием недостоверного формирования отчетности в результате допущенных ошибок при организации процесса расчетов экономического субъекта с контрагентами, документировании фактов хозяйственной жизни или отражении их в системе бухгалтерского учета.

На выявление и устранение влияния отрицательного эффекта воздействия финансово-экономических рисков направлена деятельность структурных подразделений ОАО «РЖД», совершающих либо ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, являющегося основой операций по расчетам. В данном случае главенствующую роль в осуществлении внутреннего контроля отводим работе Центра внутреннего контроля «Желдорконтроль» - филиала ОАО «РЖД» (далее - Центр «Желдорконтроль»). Видом деятельности данного структурного подразделения ОАО «РЖД» является организация и проведение внутреннего контроля и аудита, направленного на достижение экономической стабильности, финансовой прозрачности, в подразделениях аппарата управления, структурных подразделениях, филиалах, негосударственных учреждениях ОАО «РЖД» и в установленном порядке в дочерних и зависимых обществах ОАО «РЖД» [1, с. 176]. Для достижения объективности деятельности Центра «Желдорконтроль» обеспечена его независимость в структуре управления холдинга ОАО «РЖД» от руководства проверяемых структурных подразделений.

Наличие данного Центра в первую очередь обусловлено влиянием отрицательных факторов «эффекта масштаба» [2, с. 4], которые заключаются в определенных управленческих трудностях, связанных с координированием деятельности организации холдинговой структуры, имеющей территориально разобщенные филиалы или подразделения, а также дочерние и зависимые общества. Многоуровневый аппарат управления создает проблемы обмена информацией, координации решений, увеличивает вероятность принятия различными звеньями управления решений, противоречащих друг другу. Вместе с тем затрудняется контроль различных звеньев управления со стороны центрального руководства, что повышает риск допущения ошибок и увеличивает количество нерешенных вопросов, которое может превысить критическую долю.

Таким образом, в ходе своей работы специалисты Центра «Желдорконтроль» должны осуществлять анализ выполнения подразделениями ОАО «РЖД» поставленных перед ними целей и задач, а также корректировать их, устраняя или уменьшая неопределенность, так как даже тщательно разработанные планы и программы действий не могут учесть все возможные осложнения и обстоятельства. Также деятельность Центра «Желдорконтроль» ориентирована на выявление наиболее перспективных направлений деятельности компании.

Одним из направлений комплексной проверки экономического субъекта, входящего в холдинг РЖД, осуществляемой Центром «Желдорконтроль», является внутренний аудит расчетов с контрагентами. В соответствии с поставленными задачами и выбранной методикой специалистами должны проводиться следующие аналитические процедуры:

- выявление фактов несоблюдения единых корпоративных учетных принципов ведения расчетов с контрагентами, установленных для компаний холдинга РЖД;

- проверка соответствия заключаемых с контрагентами договоров требованиям законодательства и конкретным фактам хозяйственной жизни;

- аудит организации первичного учета расчетов с контрагентами, в том числе соблюдение сроков предоставления первичных учетных документов, установленных графиком документооборота, проверка организации хранения первичных учетных документов и обеспечения доступа к ним;

- проверка полноты, точности и достоверности отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с дебиторами и кредиторами, в том числе установление соответствия данных аналитического учета расчетов с контрагентами данным синтетического учета;

- проведение либо участие в инвентаризации взаимных расчетов;

- контроль над целевым использованием денежных средств;

- проверка соблюдения принципов расчетно-кассовой дисциплины;

- проверка организации налогового учета по расчетам с контрагентами, а также выявление зон риска в части формирования налоговых баз по налогу на добавленную стоимость и прибыль организации;

- контроль над списанием безнадежной дебиторской задолженности;

- проверка расчетов по коммерческим кредитам, в том числе начисления и выплаты (получения) процентов;

- анализ расчетов по неотфактурованным поставкам;

- проверка учета расчетов по выданным (полученным) обеспечениям обязательств;

- проверка правильности отражения в учете курсовых и суммовых разниц по операциям в иностранной валюте;

- анализ и оценка ведения претензионной работы.

По результатам проведенной проверки составляется заключение с подробным описанием выявленных нарушений, а также план мероприятий по их устранению и недопущению в будущем. Все эти действия дополняются обсуждением проблем с высшими органами управления компании, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся компетенции этих специалистов).

Деятельность Центра «Желдорконтроль» призвана обеспечить контроль над влиянием рисков искажения бухгалтерской финансовой отчетности, однако, с нашей точки зрения, подобный вариант построения системы внутреннего контроля компаний холдинга ОАО «РЖД» не может в полной мере удовлетворять предъявляемым требованиям. В качестве аргументации высказанной позиции приведем следующие факты, характерные для компаний холдинга «РЖД»:

- в ходе аудита расчетов с контрагентами, осуществляемого силами Центра «Желдорконтроль», проверка осуществляется в выборочном, ранжированном порядке, при этом основной акцент падает на оценку достоверности учетной информации по договорам, суммы по которым превышают порог в 1-5 млн руб. по структурному подразделению. Тем самым основная доля операций по расчетам остается неохваченной аудиторской выборкой, что в своей совокупности представляет определенный риск необнаружения существенных ошибок;

- наличие нетипичных сделок хозяйствующих субъектов, в отношении которых отсутствует однозначное нормативное регулирование;

- изменения в практике договорных отношений, которые ведут к значительному изменению учетных процедур, например подписание дополнительных соглашений к договорам по пересмотру уровня цен и тарифов, имеющих ретроспективное действие;

- постоянное изменение методологии учетного процесса под влиянием факторов изменения законодательства РФ, введения принципов Международных стандартов финансовой отчетности, а также новых корпоративных принципов. Наличие внутренних нормативно-справочных документов, содержащих противоречащие друг другу нормы и правила;

- высокий уровень автоматизации учетного процесса - использование Единой корпоративной системы управления финансами и ресурсами (далее - ЕК АСУФР) на базе программного продукта SAP R/3. Для выполнения различного рода учетных функций пользователю требуется навык работы, также к нему предъявлены высокие требования относительно уровня знаний финансовой информатики. Вместе с тем исправление технологических ошибок и внесение корректирующих настроек, ввиду изменения требований законодательства или методических материалов, влекут за собой увеличение затрат рабочего времени;

- систематические реорганизационные процессы в Центре корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» - филиала ОАО «РЖД» (далее - Центр «Желдоручет»), на который возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовой отчетности ОАО «РЖД» и ряда дочерних обществ. В частности, на базе Центра «Желдоручет» формируются подразделения, ответственные за ведение бухгалтерского учета с разделением по видам учетной деятельности. Например, на полигоне Приволжского регионального Центра «Желдоручет» с 2013 г. на Астраханский территориальный центр возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета основных средств (весь учетный цикл формирования информации, в том числе отражение расчетов с контрагентами по купле-продаже, мену и иным операциям, связанным с движением и передачей права собственности объектов основных средств и доходных вложений в материальные ценности) по филиалам и структурным подразделениям ОАО «РЖД», ОАО «ФПК», ОАО «ВРК-1, 2, 3». В настоящий момент проект по созданию аналогичного центра на базе Волгоградского территориального центра по ведению бухгалтерского учета материально-производственных запасов находится на стадии внедрения.

Создание подобных центров обусловлено принципами оптимизации и централизации учетного процесса, позволяет снизить административные издержки. Несмотря на преимущества, им сопутствуют такие негативные факторы, как неоптимальное распределение прав и обязанностей среди ограниченного числа сотрудников; не соответствующий масштабам деятельности профессиональный уровень работников; территориальная отдаленность от экономического субъекта (временная разница с предприятиями Дальневосточной железной дороги составляет 7 часов).

Принимая во внимание данные факты, считаем необходимым усилить внутренний контроль над осуществлением операций по расчетам с контрагентами в рамках Центра «Желдоручет». При этом мы не предлагаем создать на базе Центра «Желдоручет» специализированные отделы

внутреннего контроля и аудита. Цель нашей идеи состоит в создании саморегулируемого и самоконтролируемого механизма, способного своевременно выявлять и устранять недостатки. В качестве основных контрольных процедур, направленных на повышение качества работы Центра «Желдоручет» в части отражения операций по расчетам с контрагентами, предлагаем следующие:

- совместно со специалистами компании создать базы данных утвержденных контрагентов с определением информационных данных о партнере, категорий предполагаемого дохода (расхода);

- закрепить за конкретным договором с контрагентом ответственного менеджера и ответственного бухгалтера;

- увеличить ответственность менеджеров за закупки товаров и услуг, вести претензионную работу с поставщиками (подрядчиками), своевременно представлять документы в бухгалтерию;

- обеспечить контроль соблюдения условий договоров;

- обеспечить контроль процесса осуществления платежей, особое внимание обратить на информацию о выданных и полученных авансах.

Рассмотрев систему внутреннего контроля компаний холдинга «РЖД» над операциями по расчетам с контрагентами, делаем вывод о признании эффективности ее деятельности. В первую очередь она способствует повышению уровня достоверности финансово-экономической информации о деятельности субъекта, определяет «зоны риска» и возможности устранения вероятных финансовых потерь в будущем, дает возможность идентифицировать и «усилять» слабые звенья в системах управления, а также выявлять факты нарушения корпоративных принципов. Предложенный обобщенный вариант построения модели данной системы, в частности определение круга основных контрольных процедур, способствует повышению качественного уровня аналитической информации по исследуемой тематике.

Ссылки:

1. Бухгалтерский учет на железнодорожном транспорте: теория и практика : учеб. пособие / под ред. д. э. н. Г.В. Крафт.

М., 2012. 430 с.

2. Бухгалтерский учет: бухгалтерская финансовая отчетность : учебник / под ред. проф. Н.Т. Лабынцева. М., 2008. 240 с.