Современное состояние и некоторые направления развития в организации предоставления государственных и муниципальных услуг архивами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

ВЕСТНИК ЮГОРСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

2014 г. Выпуск 4 (35). С. 22-25

УДК 930.25

СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И НЕКОТОРЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УСЛУГ АРХИВАМИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ

Е. М. Брагина, Д. С. Орлова

Важным направлением совершенствования государственного управления в сфере архивного дела является модернизация системы предоставления государственных и муниципальных услуг населению и организациям архивными учреждениями. Ее правовую основу и основные мероприятия определиОл Федеральный закон от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Предоставление социально значимой ретроспективной информации гражданам и организациям всегда было одним их главных направлений деятельности архивных учреждений. С начала 1990-х годов роль его значительно возросла. Так, если в 1994 году всеми архивами России было исполнено 728,3 тыс. запросов, в 2003 году - 1,8 млн запросов, то в 2012 году -свыше 5 млн запросов [3]. Аналогичная картина наблюдается и в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре. Архивами Югры в 2001 году было исполнено 20 983 запроса, в 2005 году - 40 320, в 2010 году - 66 079, в 2013 году - 76 394 [1].

Причинами этого являются постоянно растущие объемы документов по личному составу, передаваемые на архивное хранение ликвидированными организациями, а также изменения в нормативных правовых актах, прежде всего, в сфере пенсионного и социального обеспечения, требующие от граждан предоставление дополнительных архивных справок. Вместе с этими ставшими для архивистов уже привычными факторами роста числа запросов, появляются и новые, вызванные современными реалиями социальной жизни, среди которых, например, стремительно увеличивающееся число Интернет-пользователей.

Кроме того, существенно меняется содержание социально-правовых запросов. Например, запросы о реорганизации предприятий требуют сложного и трудоемкого исследования не только документов по личному составу, но и больших массивов управленческой документации. Все это порождает проблему своевременности исполнения запросов, соблюдения сроков, установленных нормативными правовыми актами. Легче всего можно решить ее путем увеличения штатной численности сотрудников архивных учреждений, но в условиях оптимизации финансирования бюджетных организаций сделать это часто непросто.

Новые подходы к совершенствованию предоставления государственных и муниципальных услуг населению и организациям заложены в Федеральном законе от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Рассмотрим имеющийся опыт его реализации в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре, возникшие проблемы и возможные пути их решения.

В практике современного государственного и муниципального управления по-разному трактуются понятия «государственная услуга» и «муниципальная услуга». Иногда они воспринимаются как синонимы понятия «функции управления». Хотя Федеральный закон от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» определяет понятие «государственная услуга» как деятельность по реализации функций органа государственной власти, которая осуществляется по запросам заявителей. Муниципальная услуга - деятельность по реализации функций органа местного самоуправления, которая осуществляется по запросам заявителей [5].

Закон подчеркивает публичный характер данных действий, а также то, что услуги оказываются конкретным гражданам и организациям по их заявлению, а не обществу и государству в целом.

22

Е. М. Брагина, Д. С. Орлова. Современное состояние и некоторые направления развития в организации...

Формирующаяся практика финансирования бюджетных организаций также иногда толкает архивистов относить ряд функций к государственным или муниципальным услугам. Данная ситуация приводит к тому, что в администрациях разных муниципальных образований органы, уполномоченные в сфере архивного дела, имеют разный перечень исполняемых муниципальных услуг.

Так, архивным отделом разработаны и постановлениями администрации города Нижневартовска утверждены административные регламенты предоставления следующих муниципальных услуг: «Предоставление архивных документов пользователям в рабочем помещении архивного отдела администрации города Нижневартовска»; «Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам физических и юридических лиц»; «Прием на муниципальное хранение документов от физических и юридических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Нижневартовска» [2].

Перечень муниципальных услуг архивного отдела администрации города Сургута является более широким и включает «Прием документов на муниципальное хранение от юридических и физических лиц», «Оформление архивных справок о трудовом стаже, заработной плате», «Оказание методической, практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива», «Консультации по ликвидированным предприятиям», «Прием на хранение документов по личному составу» [4].

Эффективность исполнения государственных и муниципальных услуг во многом определяется оперативностью взаимодействия архивных учреждений с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями. Среди них одно из первых мест занимает Пенсионный фонд Российской Федерации, от которого в некоторые архивы поступает до 60-70 % от общего числа социально-правовых запросов.

Федеральное архивное агентство и Пенсионный фонд Российской Федерации неоднократно направляли совместные письма в субъекты Российской Федерации, призванные разрешить возникающие разногласия между архивами и территориальными отделениями Пенсионного фонда. Однако до сих пор встречаются случаи, когда сотрудники некоторых отделений Пенсионного фонда предъявляют необоснованные требования к содержанию и форме архивных справок, настаивают на проведении арифметических расчетов по ведомостям начисления заработной платы. Иногда граждане просят подтвердить информацию по документам, сроки хранения которых давно истекли и которые по данной причине не поступали в муниципальные архивы.

В настоящее время большое внимание уделяется организации внедрения электронного документооборота между архивами и отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации. Федеральным архивным агентством и Пенсионным фондом Российской Федерации было подготовлено Примерное соглашение об информационном взаимодействии между отделением Пенсионного фонда Российской Федерации и органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации. В Югре на его основе разработаны и в 2013 году пролонгированы соглашения об информационном взаимодействии между государственными учреждениями - территориальными отделами Пенсионного фонда Российской Федерации и администрациями муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. Их внедрение позволило упростить процедуры получения сведений, уменьшить финансовые затраты и затраты рабочего времени на пересылку информации по почте, сократить сроки исполнения запросов [1].

Новым направлением в межведомственном взаимодействии архивных учреждений становится работа с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг. В 2013 году половина всех архивных отделов в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре имели заключенные соглашения о взаимодействии между администрациями муниципальных образований и многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг. В основном через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в архивы поступают заявле-

23

Экономика и менеджмент

ние граждан о подтверждении права собственности на землю, стажа работы, фактах награждения и т. д. Порядок взаимодействия определяется административными регламентами по предоставлению архивных справок, копий документов.

Главным направлением в модернизации системы взаимодействия архивов и граждан должно стать расширение и упрощение доступа пользователей к ретроспективной информации. Механизмами его реализации являются формирование электронного фонда пользования, автоматизация информационно-поисковых систем архивов, организация доступа к ним через Интернет.

В Ханты-Мансийском автономном округе - Югре началось размещение на официальных Web-страницах архивных учреждений имеющихся поисковых баз данных. Кроме того, с 2009 года проходило создание автоматизированной информационно-поисковой системы «Электронный архив Югры», которая должна быть интегрирована с Территориальной информационной системой Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. Также появится возможность оформления через Территориальную информационную систему социальноправовых и тематических запросов в архивы.

Определяя перспективы развития в данном направлении, необходимо учесть имеющийся опыт. Например, целесообразно изучить Концепцию и опыт создания Справочноинформационного центра федеральных государственных архивов, деятельность которого будет направлена прежде всего на предоставление гражданам сведений о местах хранения документов по личному составу [3]. В Ханты-Мансийском автономном округе - Югре аналогичная информационно-справочная система может быть создана на основе обновленной версии справочника по фондам архивов, который следует дополнить более подробной информацией о подведомственной сети фондообразователей, а также автоматизированной системой поиска информации.

Основой совершенствования функционирования органов государственной власти и местного самоуправления является постоянный анализ их деятельности, создание каналов связи с потребителями услуг, выявление мнения граждан о существующих проблемах. В Югре уже реализуются отдельные мероприятия в этом направлении. Так, в Белоярском районе в целях повышения открытости и доступности информации о предоставлении муниципальных услуг проводился опрос их потребителей. Показатель удовлетворённости качеством муниципальных услуг, предоставляемых муниципальным архивом, составил 100 %.

В Ханты-Мансийском районе архивистами проведены выезды в 8 сельских поселений, 11 посёлков, во время которых сотрудникам образовательных учреждений, безработным, предпринимателям и другим категориям граждан рассказали о порядке предоставления муниципальных услуг архивными учреждениями, ответили на вопросы [1].

Очевидно, что данные мероприятия должны стать постоянными, плановыми, а мониторинг предоставления государственных и муниципальных услуг должен приобрести системных характер. Его основой может стать Перечень показателей качества государственных и муниципальных услуг, предоставляемых архивными учреждениями.

Таким образом, востребованность государственных и муниципальных услуг, предоставляемых архивами населению, организациям, растет год от года. О чем свидетельствует постоянно увеличивающееся количество тематических и социально-правовых запросов. Очевидно, что для своевременного и качественного их исполнения необходимо введение новых ставок в штатное расписание. Однако это не всегда возможно.

Поиск новых подходов к решению этих проблем осуществляется в рамках реализации Федерального закона от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Среди них - совершенствование взаимодействия архивных учреждений, в том числе и основе электронного документооборота, с территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации, многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг; постоянный мониторинг общественного мнения. Важнейшим направлением является значительное увеличение электронного

24

Е. М. Брагина, Д. С. Орлова. Современное состояние и некоторые направления развития в организации...

фонда пользования, автоматизация информационно-поисковых систем архивов, организация отдаленного доступа к ним пользователей через Интернет.

ЛИТЕРАТУРА

1. Отчет о выполнении «Основных направлений развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» за 2013 год [Электронный ресурс]. - Режим доступа : Официальный сайт органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры / Служба по делам архивов Югры / Деятельность (дата обращения: 20.08.2014).

2. Постановление администрации города Нижневартовска об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг [Электронный ресурс]. - Режим доступа : Официальный сайт органов местного самоуправления города Нижневартовска / Структура администрации города / Архивный отдел (дата обращения: 21.09.2014).

3. Тарасов, В. П. Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела (в рамках реализации Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг») : доклад на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа (г. Ханты-Мансийск, 13 июня 2013 г.) [Электронный ресурс] / В. П. Тарасов. - Режим доступа : Официальный сайт Федерального архивного агентства ; Деятельность ; Отчеты, доклады (дата обращения 01.07.2014).

4. Услуги архива [Электронный ресурс]. - Режим доступа : Официальный Веб-сервер администрации города Сургута / Услуги населению (дата обращения 21.09.2014).

5. Федеральный закон от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // Собрание законодательства РФ. - 02.08.2010. -№ 31. - Ст. 4179.

25