Общая теория документа - основа дальнейшего развития документоведения

ОБЩАЯ ТЕОРИЯ ДОКУМЕНТА -ОСНОВА ДАЛЬНЕЙШЕГО РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Е.А. Плешкевич

дним из знаковых элементов нового информационного общества стал компьютер и созданное благодаря ему виртуальное пространство. Вхождение человечества в XXI столетие ознаменовалось переходом от традиционного информационного пространства, где носителем социальной информации выступали материальные объекты (глина, папирус, бумага, кинофотофономатериалы), в виртуальное.

Эти изменения привели к революционным преобразованиям как в технологии документирования информации, так и в подходе к самому социокультурному феномену - документу. Три основных компонента: информация, материальный носитель и технологии ее фиксации и идентификация - составляют определение документа [1, с. 77]. Се-

ПЛЕШКЕВИЧ Евгений Александрович -

кандидат исторических наук, доцент

Поволжской академии

государственной

службы

им. П.А. Столыпина

годня из них пересматриваются сразу два. На смену технологии документирования информации путем закрепления ее на материальном носителе пришел электронный документ, не имеющий ярко выраженного материального носителя или находящийся в «электронной среде» [2, с. 266]. Кроме того, структура текста документа утрачивает свою линейность, а сам документ из одномерного превращается в многомерный.

Начиная со второй половины XX века происходят не только качественные изменения в структуре самой документированной информации, но и количественные изменения в сфере документообразования. Зарождение информационного общества, использование в делопроизводстве компьютера привело к экспоненциальному росту традиционных документов на бумаге, точное количество которых в настоящее время не берется оценить ни один специалист. Взрывное увеличение бумажного документооборота грозит возникновением бумажного «девятого вала», способного поглотить любое учреждение и парализовать его управление.

Меняется социально-экономическая среда документообразования. Значительно снизилась себестоимость документирования информации при одновременном увеличении скорости и простоты данного процесса. В результате этого в процесс документирования ежедневно вовлекаются миллионы людей. В наши дни многими учеными констатируется факт возникновения документной среды и документальной памяти ноосферы [3, с. 24]. Общество постепенно переходит от ситуативного управления документационными потоками к научным подходам по управлению документацией. Новая задача решается в рамках информационного менеджмента.

Таким образом, приступив к документированию информации около шести тысячелетий назад, в начале XXI века общество вышло на новый, поистине революционный рубеж, требующий осмысления накопленного опыта и определения путей дальнейшего развития. Решить этот вопрос возможно лишь в контексте развития теоретических знаний о природе документируемой информации и о самом документе как социокультурном феномене.

До сих пор пионерами в разработке виртуального документа были специалисты в области информатики, информационной техники и технологий, которые в сфере делопроизводства и документирования зачастую двигались наугад. Сегодня к ним подключились документо-веды-практики, занимающиеся решением прикладных задач по адаптации автоматизированных систем к сложившимся структурам делопроизводства.

Однако сам феномен документирования, назначения и потенциал документа остаются до сих пор нерассмотренными и воспринимаются скорее на обыденном, чем научном уровне. Решить эти задачи может только общая теория документа, не только изучающая происхождение документа, его функции и классификацию, но и раскрывающая генетические связи документа, с одной стороны, с архивным документом, с другой - с источником документированной информации, прошедшей аналитико-синтетическую обработку и «превратившейся» в книгу.

Кроме общей теории документа сегодня, как никогда, важны и частные теории, рассматривающие отдельные ключевые понятия документа, такие, как формуляр документа, реквизиты, носитель информации.

До начала XX в. документом занималось практически лишь делопроизводство, где понятийная база ограничивалась здравым смыслом [4, с. 39-40]. Делопроизводство было призвано решить практические задачи документационного обеспечения управления. С развитием науки об управлении на рубеже XIX и XX веков делопроизводство стали рассматривать как чисто техническую операцию, а ее развитие было подчинено интересам управления. Связь делопроизводства с обеспечением управления впоследствии сказалось и на отношении к докумен-товедению.

Попытки научного рассмотрения документа начались лишь в прошлом столетии, в рамках вспомогательных исторических наук, таких, как источниковедение и архивоведение. Однако теорией документа исторические науки занимались, как правило, избирательно, под углом своих конкретных познавательных целей. Их результаты использовались в рамках решения внутренних для этих наук задач.

В рамках источниковедения проблемой документа занимается дипломатика, палеография и такие новые направления, как документальная папирология, берестология. В теоретических работах по этим направлениям документ становился объектом исследования лишь после завершения выполнения им оперативных функций, для которых он был создан. Таким образом, истинная природа документированной информации не попадала в поле зрения исследователей.

Документоведение как научное направление сформировалось в структуре архивоведения, где оно было отнесено к наукам об управлении [5, с. 92]. Именно в его рамках впервые была осуществлена попытка системного рассмотрения. Термин «документоведение» появился в 1943 году, однако выделение документоведения в качестве

самостоятельного научного направления наметилось в нашей стране в 1960-е годы. До конца 1960-х годов в исторической науке господствовал немецкий подход [4, с. 40; 6, с. 169]. Для этого подхода характерен взгляд на документоведение как на дисциплину, изучающую постановку делопроизводства и порядок составления документов в учреждениях [4, с. 40]. Этот период впоследствии получил название делопроизводственного [7, с. 8].

С тех пор начался «разрыв» документоведения с делопроизводством путем вывода понятия «документ» из узкой сферы управления, существенно ограничивающей рассмотрение его подлинной природы. Однако теоретические проблемы документоведения продолжали рассматриваться в контексте решения прикладных задач управления, и в частности автоматизации управления и проектирования АСУ. Поэтому вектор исследований был направлен на разработку классификации и систематизации документов управления, их унификацию и стандартизацию [8, с. 3-9]. В течение 1970-х годов было разработано 15 унифицированных систем документации общесоюзного плана [7, с. 9].

Другой наукой, предпринявшей попытку системного рассмотрения документа, стало библиографоведение (библиография) в рамках книговедения. Под воздействием информатики в теории библиографии на смену книговедческой пришла документографическая концепция, где основным понятием является понятие «документ», а не «книга», как прежде [9, с. 19]. Подход к знаниям как информации особого рода, прошедшей аналитико-синтетическую обработку, позволил сделать документ в широкой его трактовке предметом рассмотрения в науках, занимающихся книговедением. Под документом в библиографии понимается любой материальный носитель, на котором зафиксирована социальная информация в целях ее хранения, распространения (передачи) и многократного использования [10, с. 91].

Развитие наук об информации привело к специальному рассмотрению информационных свойств документа. Кроме этого, в рамках теории информации и информатики был разработан информационный подход, ставший методологической базой для наук, занимающихся изучением различных форм документированной информации. В итоге в 1960-х годах было создано новое научное направление - документалистика, сделавшая предметом своего научного рассмотрения общие свойства документной информации, формы и «жанры» документов. Ее задачей стала оптимизация больших документных систем на базе

информационной теории документа, соединившей теорию семантической информации с теорией коммуникаций.

Таким образом, целый ряд наук рассматривает документ в качестве базового понятия, отмечает его информационную природу, однако целостного подхода, отражающего не только особенные, но и общие черты документа, до сих пор нет. Решить эту задачу должно доку-ментоведение, поскольку именно оно рассматривает наиболее полно генезис документированных форм информации. Решение может быть найдено в рамках общей теории документа.

Говоря о становлении нового научного направления, следует начать с предмета и объекта исследования общей теории документа. Объектом исследования для наук, занимающихся проблемой документа, выступает документная информация в определенной форме, например в архивоведении - в ретроспективной, в библиографии - в аналитикосинтетической форме.

В документоведении объектом исследования выступает первичная социальная оперативная информация, подлежащая фиксации для передачи во времени и пространстве [11, с. 153]. Создание документа начинается с вычленения части пронизывающей ткань общества социальной информации, которую необходимо зафиксировать и сформировать из нее информационное сообщение. Социальная предназначенность определяет форму, материал и содержание информационного сообщения, зафиксированного на информационном носителе. Помимо социальной заданности на форму документа влияет структура носителя информации, а также способ фиксации и кодирования информации. Последующие изменения свойств информации, например снижение ее оперативности, меняет назначение самой документной информации, однако это уже вторая «жизнь» документа, на которую создатель документа не ориентировался. Вместе с тем первая фаза существования документа определяет все последующие.

Предметом рассмотрения общей теории документа выступает структурный и иные аспекты документированной информации, а также все то, что человечество за свою долгую историю использовало для фиксации и передачи этого сообщения. Безусловно, ведущую роль играют текстовые документы и материальные носители информации, но наравне с ними предметом могут выступать как нетекстовые способы передачи информации, так и виртуальные ее носители.

Основной задачей общей теории документирования выступает поиск ответов на вопросы: почему на определенном этапе своего разви-

тия человечество приступило к фиксации информации, каковы были этапы становления документирования и какие факторы определили технологию того или иного носителя информации, форму и содержание документированного информационного сообщения? Примечательно, что документирование информации свойственно не всем известным сегодня человеческим сообществам, а в ряде случаев, как отмечают историки, происходило свертывание процессов документирования. Подобные факты свидетельствуют, что феномен превращения информационного сообщения в документ обусловлен рядом социальных причин и для его возникновения необходимы особые условия. Изменение информационных потребностей общества, а также социальных и технологических условий может привести к различным для документа последствиям. Так, например, телефонизация ведет к постоянному снижению потребности в таком виде информационного сообщения-документа, как письмо. Возможно, в будущем информационное сообщение, принявшее в ходе исторического развития именно эту форму, приобретет иной вид, который учеными уже не будет отнесен к документам. Исследование генезиса документа - одна из основных методологических задач документоведения [12, с. 27].

Определение объекта и предмета общей теории документоведения позволяет выделить междисциплинарные связи нового научного направления. Безусловно, следует начать со связей с исторической наукой во всем ее современном разнообразии, с науками об информации, с теорией коммуникации, то есть со всеми науками, связь с которыми была уже намечена. Разрыв документоведения с делопроизводством, конечно, условен, и документоведение вместе с менеджментом и в будущем будет осуществлять методическое обеспечение процессов документирования в делопроизводстве. В сложившийся комплекс междисциплинарных связей, как представляется, необходимо включить культурную антропологию, социологию, культурологию и лингвистику.

Революционные изменения в понимании информации, и прежде всего документированной, привели к переосмыслению сложившегося представления о самом общественном развитии и его движущих силах, к появлению информационных технологий, ускоряющих общественное развитие. Сегодня общая теория документоведения, необходимость которой доказывается многими учеными, должна объединить достижения архивоведения, источниковедения, библиографоведения и других наук, изучающих документ [7, с. 3; 13, с. 17; 14, с. 24].

1. Ларин М.В. Управление документацией в организации. М., 2002.

2. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин ЮЛ. Электронные документы в корпоративных сетях. М., 1999.

3. Гельман-Виноградов КБ. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отечественные архивы. 1992. № 6. С. 24-30.

4. Каштанов С.М. Дипломатика как специальная историческая дисциплина // Вопросы истории. 1965. № 1. С. 39-44.

5. АвтократовВ.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М., 2001.

6. Ступникова Т.С. Некоторые вопросы документации // Библиотековедение и библиография за рубежом. М., 1959. Вып. 2. С. 165-175.

7. Сокова А.Н. Современные системы документации в аспекте до-кументоведения: современные документальные системы // Вопросы кибернетики. М., 1979. Вып. 27. С. 3-23.

8. Сокова А.Н. Унифицированная система организационно-распорядительной документации // Советские архивы. 1973. № 5. С. 3-9.

9. Справочник библиографа / Науч. ред. А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. СПб., 2002.

10. Коршунов О.П. Библиография: теория, методология, методика. М., 1986.

11. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. 3-е изд. Киев, 2001.

12. Сокова А.Н. Принцип историзма в документоведении // Советские архивы. 1981. № 4. С. 26-31.

13. МедведеваЕ.А. Современная трактовка понятия «информация» // Научные и технические библиотеки. 1998. № 8. С. 10-23.

14. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: Автореф. дис. ... д-ра ист. наук. М., 2000.