Методология автоматизации процесса бюджетирования на предприятиях

Проблемы экономики и менеджмента

Л.Ш. Нуруллина

студент,

ФГБОУВПО «Ижевский государственный технический университет имени М.Т. Калашникова»

А. В. Тихонова

канд. экон. наук, доцент, зам. директора по научно-методической работе,

Филиал

ФГБОУ ВПО «Вятский государственный гуманитарный университет» в г. Ижевске

И.Н. Соколова

канд. экон. наук, доцент, кафедра экономики, менеджмента и ИТ,

Филиал

ФГБОУ ВПО «Вятский государственный гуманитарный университет» в г. Ижевске

МЕТОДОЛОГИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

Аннотация. В статье рассмотрены вопросы автоматизации процесса бюджетирования на предприятиях с точки зрения разных авторов. Определены некоторые особенности автоматизации данного процесса и с учетом этого даны рекомендации по принятию решения о способах автоматизации.

Ключевые слова: бюджет предприятия, бюджетирование, автоматизация бюджетирования.

L.Sh. Nurullina, Kalashnikov Izhevsk State Technical University

A.V. Tihonova, Branch in Izehvsk Vyatka State University of Humanities

I.N. Sokolova, Branch in IzehvskVyatka State University of Humanities

A METHODOLOGY OF AUTOMATION THE PROCESS OF BUDGETING ON ENTERPRISES

Abstract. This article took into consideration the questions of automation the process of budgeting on enterprises from the points of view of different authors. In the article some methods of automation of this process was defined and subject to this there are some recommendations of acceptance the decisions about ways of automation.

Keywords: budget of enterprise, budgeting, automation of budgeting.

На определенном этапе развития бизнеса перед руководителями большинства предприятий, использующих систему планирования и разработки бюджетов, остро встает вопрос формирования автоматизированной системы бюджетирования. Это многогранная проблема, включающая в себя вопросы структурирования внутреннего информационного пространства, методологические аспекты бюджетирования и его автоматизацию, является достаточно актуальной на сегодняшний день для обеспечения достаточно стабильного экономического роста предприятия [1; 2; 25-27].

Для того, чтобы наиболее точно и четко определить всю необходимость использования системы бюджетирования на предприятии и ее автоматизации, рассмотрим различные точки зрения на данное понятие.

Бюджетирование рассматривают с трех точек зрения, на сегодняшний день нет

94

№ 12 (52) - 2015

Проблемы экономики и менеджмента

единого мнения по данному вопросу, следует ли рассматривать его:

- как процесс;

- как технологию;

- как систему.

По мнению О.О. Бочаровой [3], бюджетирование - технология управления финансовым состоянием предприятия и представляет собой совокупность процессов: финансовое планирование, учет, контроль, анализ доходов и расходов, информационноаналитическая поддержка управления.

Подобную точку зрения описывает в своей работе и следующий автор, Т.Р. Высоцкая [4]. По ее мнению, бюджетирование - это, с одной стороны, процесс составления финансовых планов и смет, а с другой - управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений. Последняя точка зрения находит свое подтверждение в работе А.Г. Поляковой и В.В. Колмакова [5], указывающих на значительный потенциал бюджетирования в части повышения эффективности делового администрирования.

Исследователь В.Н. Самочкин [6] в своей работе говорит о бюджетировании, как о системе согласованного управления отдельными подразделениями хозяйствующего субъекта. Для данного автора бюджетирование является систематизированным набором элементов, которым можно управлять.

Очевидно, что в основе идентификации управленческой категории «бюджетирование» лежит системный подход, возможности применения которого детально исследованы в работе И. А. Лиман и соавторов [7].

Разнообразие определений бюджетирования определяет задачу подбора наилучшего подхода с точки зрения автоматизации. Постоянный рост интереса к организации автоматизированной системы бюджетирования в коммерческих организациях связан с постоянным расширением бизнеса, развитием различных холдинговых структур и необходимостью контроля за финансовыми результатами деятельности предприятия [28].

Д.В. Богатый [8] в своей работе выделяет три основных подхода к автоматизации системы бюджетирования:

- использование адаптированных офисных приложений;

- использование относительного недорого программного обеспечения, специализированные по поддержке процедур планирования;

- автоматизация в рамках интегрированной системы класса ERP.

Каждый из предложенных вариантов имеет возможность развития в той или иной организации. Тот же автор, Д.В. Богатый [9], в другом своем исследовании предлагает определить эталонную систему бюджетирования, сделав упор на следующих элементах:

- состав и свойства информационных объектов системы бюджетирования;

- функциональность и алгоритмы;

- организация работы пользователей с системой;

№ 12 (52) - 2015

95

Проблемы экономики и менеджмента

- архитектура, платформа и средства интеграции.

Помимо выделенных критериев, ряд авторов [10] предлагали следующие:

- количество центров ответственности, участвующих в бюджетной модели;

- количество операционных, функциональных и мастер-бюджетов;

- наличие других автоматизируемых блоков;

- количество лиц, участвующих в согласовании;

- сложность расчетов;

- стоимость автоматизации;

- необходимость в предоставлении консолидированной информации;

- наличие сложной корпоративной или филиальной структуры;

- проведение первичной/повторной автоматизации.

В своем исследовании они опирались на труды О.В. Доможировой и Г.А. Ткаченко [11] и Е.В. Курганской [12].

С. А. Козырев, А.М. Попович [13] выделяют два типа систем, которые предназначены для автоматизации бюджетирования:

- не интегрированная в систему бухгалтерского учета;

- интегрированная в систему бухгалтерского учета.

В первом случае программный продукт специализируется на непосредственном решении задачи бюджетирования, а во втором - это решение является надстройкой над автоматизированной системой бухгалтерского учета. Программа выбирается в зависимости от задач учета и предпочтений предприятия.

О. Кулакова [14] считает, что анализировать и контролировать бюджеты можно с помощью корпоративных информационных систем, но наибольшие возможности предоставляет специальное программное обеспечение - автоматизированные системы бюджетирования.

О подобной автоматизированной системе говорит коллектив авторов Пахомовых [15], которые называют автоматизированную систему бюджетирования финансовой моделью организации в виде взаимосвязанных бюджетов - бюджет производства, бюджет продаж, бюджет закупок и т. д. Также они указывают на то, что система должна состоять из следующих блоков:

1) система бюджетов;

2) средства для работы с системой бюджетов (дополнительные функции, редактор отчетов);

3) средства для организации коллективной работы;

4) средства для перевода данных из одной учетной системы в другую

Т.П. Кривецкая в соавторстве с А. А. Неделькиным [16] говорит о том, что автоматизация бюджетирования - это, прежде всего, автоматизация планирования. Под этим понимается автоматизация процедур регламента по бюджетированию. Автор предлагает использовать для этого Microsoft Excel, с помощью которой предлагает производить расчеты, составлять таблицы и диаграммы, вычислять простые и сложные функции.

96

№ 12 (52) - 2015

Проблемы экономики и менеджмента

С.В. Ишкова [17] в качестве наиболее подходящей информационной системы предлагает использовать «Vega: Платежный бюджет». Данная программа позволяет управлять финансовыми потоками, позволяя оптимизировать бизнес-процессы.

Какие преимущества дает автоматизация процесса бюджетирования?

М.Ю. Вельмина [18] считает, что эффективность автоматизированной системы бюджетирования снижает неопределенность относительно будущего предприятия и в связи с этим получает обоснованные и взвешенные решения. Итогом становится улучшение управляемости и ясности построения компании, а также оптимизации использования ресурсов.

Коллектив авторов [19] считает, что автоматизированная система бюджетирования обладает важными преимуществами. Благодаря ей возможен контроль непроизводительных расходов и ошибок сотрудников, которые могут привести к убыткам. Ее можно использовать как мощное средство координации, мотивации и коммуникации сотрудников. Это позволяет работнику стремиться к самоорганизации, обучению и выявлению особо перспективных сотрудников.

Вместе с положительными эффектами от автоматизации системы бюджетирования появляются также различные проблемы процесса автоматизации.

К примеру, И.А. Нагимова и А.Р. Нагимов [20] в своем исследовании сделали вывод о том, что при автоматизации системы бюджетирования возникают следующие проблемы:

- препятствие со стороны сотрудников обучению новой технологии, новому программному продукту и т.д.;

- препятствие со стороны сотрудников предприятия добавлению новой функции: планирования, соблюдения регламентов;

- недостаточная квалификация и профессиональный уровень сотрудников финансово-экономической службы, ответственной за бюджетирование.

Е.В. Стрельникова [21] выделяет два последовательных этапа автоматизации -процесс разработки методологии бюджетирования и выбор информационной системы для автоматизации бюджетных процессов. Автор говорит о необходимости проведения их последовательно, иначе возникают следующие проблемы:

- автоматизация существующего беспорядка в бюджетировании;

- приобретение программного продукта гораздо большего функционала, а соответственно, и стоимости;

- приобретение программного продукта, который никак не решает поставленных задач и не подходит для бизнеса компании.

Для того, чтобы можно было нивелировать последствия описанных проблем, необходимо автоматизацию процесса бюджетирования провести по определенному алгоритму.

А.А. Ходжаш [22] определяет обязательные этапы процесса автоматизации следующим образом:

1. Первым этапом определяются задачи построения системы управления

№ 12 (52) - 2015

97

Проблемы экономики и менеджмента

финансами;

2. Вторым этапом разработка методологии бюджетирования;

3. Третьим этапом проводится сравнительный анализ программных продуктов;

4. Непосредственно автоматизация;

5. Обучение пользователей;

6. Заключительный этап - «обкатка» системы.

A. Карпов [23] предлагает следующий поэтапный алгоритм автоматизации:

1) разработка и обкатка методологии и регламента (либо самостоятельно, либо с помощью консультантов); 2) разработка технического задания (либо самостоятельно, либо с помощью консультантов); 3) автоматизация (выбор из имеющихся 1111 на рынке либо разработка программы под предприятие).

B. Холодкова [24] выделяет два основных подхода к внедрению информационных систем бюджетирования на предприятии: постановка автоматизированной системы «с нуля» или же автоматизация ранее существовавшей схемы бюджетирования, в том числе с возможной модернизацией процедуры самого бюджетирования.

Рассмотрев основы понятия бюджетирования и автоматизации данного процесса, исследовав труды различных авторов, предлагаем собственный алгоритм автоматизации процесса бюджетирования, описанный ниже.

Предлагаемый алгоритм принятия решения об автоматизации системы бюджетирования, представлен на рисунке 1. Указанная схема иллюстрирует отбор наиболее важных факторов: причина необходимости автоматизации системы бюджетирования (x1), состояние системы бюджетирования (x2) и стадия развития бизнеса (x3). Для каждого показателя возможны несколько вариантов по представленной типологии. В зависимости от ситуации можно разнообразить число альтернативных входов. Проранжи-ровав данные показатели по шкале от 0 до 5 получаем трехмерную систему - [x1 x2 x3]. Для данной системы необходимо составить набор правил, которые будут влиять на результат, выходы - автоматизировать или нет.

При выборе варианта автоматизации системы бюджетирования необходимо внедрить какой-то определенный алгоритм, который бы являлся базовой методологией для принятия решения о способе автоматизации.

Для разработки алгоритма автоматизации системы бюджетирования в начале необходимо выбрать входные параметры для анализа состояния возможностей для автоматизации предприятия. Их может быть несколько. На рисунке 2 для примера будет показаны четыре возможных варианта. На следующем этапе определяется состояние системы на методологии ранжирования по различным шкалам. В результате получается экспертная система с N показателями, для которой необходимо обозначить требуемые правила. Конечным этапом функционирования экспертной системы будет три альтернативных варианта состояния возможностей организации, в итоге сформируем определенный алгоритм автоматизации для каждого уровня, так же обозначив возможные результаты.

98

№ 12 (52) - 2015

Проблемы экономики и менеджмента

Рисунок 1 - Алгоритм принятия решения об автоматизации системы бюджетирования

Рисунок 2 - Алгоритм автоматизации системы бюджетирования

предприятия

№ 12 (52) - 2015

99

Проблемы экономики и менеджмента

В итоге можно предложить единую схему выбора алгоритма автоматизации системы бюджетирования предприятия, отличающуюся от предложенных ранее своим подходом к алгоритмизации процесса с точки зрения экспертной системы:

1) выбор входных параметров для анализа возможностей предприятия по автоматизации системы бюджетирования;

2) определение шкалы ранжирования для каждого из показателей;

3) составление экспертной системы на основе входящих параметров;

4) на основе полученного результата - выбор алгоритма автоматизации системы бюджетирования предприятия.

Разработанная методология является альтернативным выходом для предприятия, которое принимает решение об автоматизации системы бюджетирования, позволяет наиболее адекватно принять решение под воздействием изменяющихся факторов внешней среды и найти наиболее подходящий вариант среди рассматриваемых альтернатив.

Список литературы:

1. Боровских И.В. Организационно-методические проблемы внедрения системы бюджетирования / Боровских И.В. // Проблемы экономики и менеджмента. - 2015. -№ 2 (42). - С. 13-15.

2. Вильмс А.Э. Особенности формирования системы бюджетов в международных стратегических альянсах / Вильмс А.Э. // Проблемы экономики и менеджмента. -2013. - № 10 (26). - С. 15-18.

3. Бочарова О.О. Концептуальные подходы к понятию бюджетирования // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. - 2013. - № 12-1.

4. Высоцкая Т.Р. Роль бюджетирования в управлении предприятием // Современная наука: актуальные проблемы и пути их решения. - 2015. - № 3 (16).

5. Полякова А.Г. Модернизация жилищно-коммунального хозяйства как фактор повышения качества жизни населения / А.Г. Полякова, В.В. Колмаков. - Тюмень, 2008. -100 с.

6. Самочкин В.Н. Бюджетирование как инструмент управления промышленным предприятием (на примере АК «Туламашзавод») / В.Н. Самочкин, А.А. Калюкин, О. А. Тимофеева // Менеджмент в России и за рубежом. - 2010. - № 4. - С. 75-82.

7. Колмаков В.В., Лиман И. А., Майстер И.В., Полякова А.Г. Теория и методология организации и управления экономическими системами: монография. - Тюмень: Ист консалтинг, 2010. - 182 с.

8. Богатый Д.В. К вопросу автоматизации бюджетирования финансовых результатов коммерческих организаций // Проблемы и тенденции инновационного развития агропромышленного комплекса и аграрного образования России: материалы Международной научно-практической конференции. - Пос. Персиановский, 2012. - С. 156-159.

9. Богатый Д.В. Методические подходы к выбору программного продукта при автоматизации процесса бюджетирования // Проблемы и тенденции инновационного развития агропромышленного комплекса и аграрного образования России: материалы Международной научно-практической конференции. - Пос. Персиановский, 2012.

С. 159-162.

10. Ремизова Т.С., Платонова Н.А. Определение контура автоматизации системы бюджетирования // Финансовая аналитика: проблемы и решения. - 2015. - Март (10(244)). - С. 60-66.

100

№ 12 (52) - 2015

Проблемы экономики и менеджмента

11. Доможирова О.В., Ткаченко Г.А. Применение экономико-математических моделей в бюджетировании // Социально-гуманитарные знания. - 2013. - № 8. -С.169-176.

12. Курганская Е.В. Современные подходы к бюджетированию // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. - 2011. - № 5. - С. 45-48.

13. Козырев С. А., Попович А.М. Формирование системы автоматизации управленческого учета // Вестник Омского университета. Серия «Экономика». - 2012. - № 4.

14. Кулакова О. Преимущества и недостатки использования MS Excel для бюджетирования // Финансовый менеджмент и бюджетирование. - 2009. - № 11. -С. 25-28.

15. Пахомов М.А., Пахомова Е. С. Совершенствование системы бюджетирования промышленного предприятия на современном этапе // Социально-экономические явления и процессы. - 2012. - № 2.

16. Кривецкая Т.П., Неделькин А.А. Автоматизация процессов бюджетирования современной организации //У ченые записки Международного банковского института. -2014. - № 8-1. - С. 215-222.

17. Ишкова С.В. Внедрение процесса бюджетирования на предприятиях и его автоматизация // Экономика и управление в XXI веке: тенденции развития. - 2012. -№ 7. - С. 148-152.

18. Вельмина М.Ю. Автоматизация бюджетирования как одна из современных проблем управления финансами //Экономика и управление в XXI веке: тенденции развития. - 2013. - № 9. - С. 207-211.

19. Шароватова Е.А., Самарская А.В. Автоматизация системы бюджетирования и управленческого учета // Учет и статистика. - 2008. - № 9. - С. 54-59.

20. Нагимова И. А., Нагимов А.Р. Проблемы процесса автоматизации бюджетного планирования на предприятиях малого и среднего бизнеса // Информационные технологии и системы: труды Третьей международной научной конференции / отв. ред. Ю.С. Попков, А.В. Мельников. - Челябинск, 2014. - С. 156-158.

21. Стрельникова Е.В. Основные проблемы использования бюджетирования на предприятии [Электронный ресурс] // Современные проблемы управления риском : материалы междунар. заоч. науч.-практ. конф. студентов, аспирантов и молодых ученых. Пермь, 2010.

22. Ходжаш А.А. Бюджетирование на малых предприятиях // Управлен. учет и финансы. - 2010. - № 1. - С. 14-26.

23. Карпов А. Новый подход к автоматизации финансовой модели бюджетирования / А. Карпов // Технологии корпоративного управления. - 2008.

24. Холодкова В. Внедрение систем бюджетирования: проблемы и недостатки / В. Холодкова // Профессия - директор. - 2008. - № 7.

25. Чулков Д.Н. Виды шаблонов бизнес-процессов: уточненная классификация и рекомендации по применению // Экономика и менеджмент систем управления. - 2015. - Т. 17, № 3.2. - С. 283-291.

26. Тушавин В. А. Автоматизация бизнес-процессов. Начинаем с аудита // Управление проектами. - 2010. - № 2. - С. 34-37.

27. Бобкова Е.Ю. Формирование системы контроллинга на предприятии // Гуманитарные научные исследования. - 2013. - № 11. - С. 34.

28. Кирьянов И.В. Себестоимость как экономическая категория в моделировании финансов, или возможность синтеза структуры // Экономика и предпринимательство. - 2013. - № 9. - С. 592-601.

№ 12 (52) - 2015

101