Почему бизнес переходит на онлайн-решения для командировок?

Цифровизация бизнеса у многих ассоциируется с масштабными проектами, годами разработки и многомиллионными инвестициями. Но далеко не все процессы в компании требуют такого подхода. Например, намного удобнее пользоваться уже готовым решением от Zoom, чем разрабатывать собственное. Аналогичный подход применим и к организации командировок.

Мы узнали у представителей крупного бизнеса, как им удалось оцифровать организацию командировок с помощью облачной платформы, не тратя денег на проектную разработку, и какие преимущества они получили.

Если у вас нет времени читать всю статью, вот главные преимущества онлайн-решений на основе крупнейшей онлайн-платформы в России — Smartway:

Цены на услуги подрядчика ниже, так как все процессы автоматизированы и требуют минимум ручной работы.
Нет сервисных сборов на покупку услуг и экономия за счет скидок на билеты по корпоративным программам авиакомпаний.
Готовая интеграция с «1С»: заказчикам не требуется платить за разработку дальнейшей поддержки интеграции.
Открытый API позволяет интегрироваться с учетными и управленческими системами: например, загружать и поддерживать актуальным список сотрудников.
Прозрачные расходы и детальная аналитика: все действия записываются онлайн и разносятся по критериям заказчика для аналитики в нужных разрезах.

«Деловые Линии»

Руководитель по взаимодействию с инфраструктурными и отраслевыми организациями ГК «Деловые Линии» Евгений Уткин:

«Работа федеральной транспортной компании предполагает не только перемещение грузов по всей России, но и регулярные командировки сотрудников.

В 2019 году у нас было более 300 бизнес-поездок ежемесячно. Это тысячи рабочих часов на отчетность. Нам было необходимо найти цифровое решение для организации всего процесса: от приобретения билетов до аналитических отчетов и интеграции с нашими учетными системами.

После мониторинга условий сотрудничества стало понятно, что абонентская плата — выгодней сервисных сборов, если у компании больше десятка командировок ежемесячно. В результате мы остановились на Smartway: сервис отвечал нашим требованиям, а также его рекомендовали наши партнеры-интеграторы.

Работу мы начали с тестирования на одном юрлице и в дальнейшем добавили еще несколько. Сейчас проводим интеграцию с нашей информационной системой, реализованной на базе платформы Sunrise BPMS. К сожалению, готовое решение от партнера подходит только для немодифицированных версий. Поэтому на данном этапе мы интегрируемся через открытый API».

DodoBrands

Финансовый директор DodoBrands Дмитрий Соловьев:

«У нас технологичная компания, которая выбирает цифровые решения, помогающие автоматизировать бизнес-процессы. О возможностях Smartway нам рассказали партнеры, и мы сразу решили попробовать.

С этим онлайн-решением мы сотрудничаем уже более 4-х лет, и результат нас полностью устраивает. Все заявки на поездки сотрудники подают через систему внутреннего документооборота. Там же сразу указывают условия и пожелания. А менеджер подбирает, бронирует и оплачивает отели и билеты через онлайн-систему.

Для нас важно, что всё происходит в одном сервисе с действительно удобным интерфейсом. Благодаря мобильному приложению я довольно часто покупаю билеты еще по пути на работу. Иногда приходится оформлять билеты в день отправления, поэтому простота в использовании системы и оперативность службы поддержки для нас в приоритете. Со Smartway мы активно развиваем наши внутренние процессы: на данном этапе хотим разрешить сотрудникам самостоятельно покупать билеты и номера в отелях. Это должно еще больше упростить организацию поездок, а главное – сделать весь процесс комфортнее не только для менеджера по командировкам, но и самих сотрудников.

Также раньше много сил тратилось на отчетность. Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» по всем организациям, оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии».

Получить бесплатный демо-доступ к Smartway можно по ссылке.