Развитие систем электронного документооборота в России

РАЗВИТИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ

© Галактионова Ю.С.*, Курбацкая В.Н.*, Рогова И.О.*

Южно-Российский институт управления Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, г. Ростов-на-Дону

В статье проводится сравнительный анализ российского и зарубежного направлений в развитий систем электронного документооборота. Рассматриваются положительные и отрицательные аспекты данного процесса. Проанализированы характерные особенности электронного документооборота. Приводятся аргументы в пользу использования систем ЭДО.

Ключевые слова: система электронного документооборота, СЭД /

ECM, система класса BI, IT-технологии.

В настоящее время среди российских организаций все более востребованными становятся системы электронного документооборота (ЭДО). Основные преимущества ЭДО: сокращение времени доступа к информации, оптимизация хранения документов и данных, улучшение качества обслуживания клиентов, повышение сохранности документов и информации.

Индивидуальному предпринимателю, как и субъекту крупного или среднего бизнеса, нужны новые IT-технологии. Сейчас российский рынок СЭД находится в стадии быстрого развития. С одной стороны, для него характерны общемировые тенденции перехода к использованию новых перспективных технологий, включая мобильность, облака и т.д. С другой - невозможно не упомянуть о его специфике, обусловленной особенностями отечественного делопроизводства в условиях сложившейся вертикальной иерархии управления. В итоге, по многим критериям, системы электронного документооборота в России, в сущности, идентичны западной концепции ЕСМ.

На сегодняшний день приложения для мобильного доступа являются важным дополнением СЭД / ЕСМ - системы, так как они дают возможность работать с документами в любом месте и в любое время, не привязывая вас к рабочему месту и устройству. Мобильный доступ может повысить не только эффективность работы персонала или руководителей, но и топ - менеджмента. Сейчас у каждого сотрудника есть планшет или смартфон, и им удобно выполнять поручения, задачи, знакомиться с документами в режиме онлайн через мобильный интерфейс. Вдобавок, он позволяет руководству контролировать в интернет-режиме все процессы в организации. За послед-

* Студент 2 курса факультета Экономики. Научный руководитель: Перова М.В., доцент кафедры Информационных технологий, кандидат педагогических наук.

166

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ В ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ

ние годы были изобретены мобильные приложения, которые дают возможность работать в системе из любой точки нашей планеты.

В мире намного больше мобильных устройств, чем компьютеров, и именно поэтому данный тренд будет увеличиваться. Сейчас все идет к тому, что в ближайшее время основными устройствами доступа к корпоративному контенту будет смартфон, планшет или же комбинация одного с другим.

В конце 2014 г. российский рынок СЭД/ECM-систем, включая услуги по внедрению, вырос на 12 %. Ориентировочно четвертая часть от этой суммы приходится на продажу лицензий, а остальное - на услуги [1]. Сравнивая, с 2013 г. рост рынка немного замедлился. Несмотря на это, положительная динамика сохраняется за счет проектов по сопровождению, а также модернизации и масштабированию систем.

Устойчивой тенденцией последних двух лет можно считать применение аналитических инструментов, которые встроены в СЭД / ECM. По мнению аналитиков, это связано с тем, что во время экономических спадов большинство компаний ищут инструменты для выявления узких мест, минимизации рисков и повышения эффективности.

По мнению специалистов, одним из ярких примеров является анализ исполнительской дисциплины в процессе обработки клиентских запросов, которые во многих компаниях регистрируются в СЭД. Системы класса СЭД / ECM довольно часто используются для обработки клиентских обращений в самых разных областях бизнеса - от заказов на строительство до обработки кредитных заявок в банках. Это сфера бизнес-интересов, в которой от исполнительской дисциплины сотрудников напрямую зависит степень удовлетворенности и лояльности потребителей, а значит, и конкурентоспособность компании. Так же, схожая аналитика применяется для совершенствования системы мотивации. Скорость и качество обработки клиентских запросов - это те показатели, к которым, как правило, привязана система премирования.

Для углубления в корпоративный контент встроенных возможностей системы может оказаться недостаточно. Существует большой выбор систем класса BI, которые могут быть интегрированы с СЭД/ECM. В средних и крупных организациях такие системы широко используются в настоящее время, а значит, эксперты не говорят об их внедрении «с нуля» [2].

Один из примеров более продвинутой аналитики - это всесторонний контроль сроков согласования финансовой и договорной документации. Контроль сроков имеет влияние на доходность компаний. Углубленная аналитика позволяет раскрыть причины просрочки, определить ответственных и в дальнейшем избежать затруднений в движении средств, а значит, прямых финансовых издержек.

Согласно базе TAdViser, по количеству внедрений лидирует система электронного документооборота «Дело». В базе TAdViser, по состоянию на ноябрь 2015 г. насчитывается 418 проектов, выполненных с помощью дан-

Информационно-коммуникационные технологии в управлении предприятием

167

ного решения (рис. 1.). Примерно такое же число проектов реализовано с использованием системы DocsVision [3].

EMC Documentum Microsoft SharePoint E1 Евфрат ТЕЗИС NauDoc 1С:Документооборот 8 Directum ELMA DocsVision Дело

0 50 100 150 200 250 300 350 400 450

Кол-во проектов

24

368

393

Рис. 2. Топ-10 СЭД / ECM по количеству реализованных проектов

На данный момент в Ростовской области 1180 организаций подключены к системе «Дело».

На основе изучения сравнительных характеристик российского и зарубежного направлений развития систем документооборота установлено что, российский рынок развивается в основном по законам мирового рынка, однако он имеет множество специфических особенностей. В основном это относится и к организации процесса документооборота на предприятиях как государственного, так и частного сектора. На отечественном рынке нашли применение два направления развития и внедрения систем документооборота - традиционно российское и западное. Сравнение российских и западных методов организации документооборота представлено в табл. 1.

Таким образом, оптимальное решение по созданию системы ЭДО для российских предприятий должно включать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные. Разумное сочетание тех и других значительно увеличит конкурентоспособность создаваемой системы [4].

На основе полученных данных был определен ряд положительных и отрицательных сторон систем электронного документооборота. Идея отказаться от бумажного документооборота обсуждается давно. Новые технологии дают возможность практически полностью отказаться от бумаги. Однако, это не означает, что данное решение подойдет любой компании и его

168

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ В ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ

очень просто осуществить. К сожалению, пока возможность электронного документооборота ограничена законодательно, да и пользователи к такому режиму пока не готовы.

Таблица 1

Российские методы организации документооборота Западные методы организации документооборота

Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель -руководитель) внутри организации. Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство.

Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещающихся, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д. Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля.

Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управления делами, секретариатов, канцелярии. Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, не создается.

По мнению аналитиков можно выделить следующие недостатки, которые необходимо учесть при внедрении систем:

Непрерывность. К цифровым данным можно с легкостью получить доступ, но с такой же легкостью можно их и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, которые хранятся на нем. Чтобы избежать потери данных необходимо использовать внешнюю систему резервного копирования.

Безопасность. Конфиденциальность информации - это серьезная проблема безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы необходимо иметь в бумажном варианте.

Процессы. Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Например, вам может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, ваши сотрудники должны уметь пользоваться этими системами.

Время. Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Для осуществления всех изменений в операциях может потребоваться гораздо больше времени, чем ожидается.

В процессе реализации системы ЭДО были выявлены следующие позитивные моменты:

Информационно-коммуникационные технологии в управлении предприятием

169

Экономия. Отказ от бумажного документооборота имеет возможность предоставить важную значительную экономию средств.

Доступ. Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов. Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения. Это повышает мобильность сотрудников, которые получают возможность работать удаленно.

Организация. Электронные бумаги легче упорядочивать, находить и редактировать. Значительно проще и скорее найти необходимый файл в компьютере, чем возиться в кипе бумаг.

Экология. В РФ вопросы экологии в бизнесе пока не совсем в моде, но все, же отказ от применения офисной бумаги дозволит спасти много деревьев [5].

Подводя итог, можно сказать, что роль систем автоматизации электронного документооборота очень велика. Её развитие постепенно переносит бумажный документ на второй план, из-за этого повышается роль электронного документа. На сегодняшний день, весь мир постепенно переходит на работу с электронными документами, оптимизируя свою деятельность на основе автоматизированных системам электронного документооборота и делопроизводства.

Список литературы:

1. Официальный сайт TAdViser [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/ (дата обращения: 19.12.15).

2. Официальный сайт ЭОС [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.eos.ru/ (дата обращения: 20.12.15).

3. Официальный сайт TAdViser [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/ (дата обращения: 12.06.15).

4. Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом. - М., 2013. - 267 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014. - 236 с.

ОТРАСЛЕВОЕ ПРИМЕНЕНИЕ OLAP-СИСТЕМ © Калустова Л.Е.

Южно-Российский институт управления Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, г. Ростов-на-Дону

Проведён анализ внедрения OLAP систем в современные экономико-социальные отрасли. Рассмотрены основные характеристики, преимущества и недостатки данных систем. Проанализирована успешность внедрения кубических без данных.

Ключевые слова OLAP-технологии, многомерный куб, база данных, MOLAP, ROLAP.