Актуальные проблемы автоматизации бухгалтерского учета

Автоматизация учета

АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА*

И. А. СЛОБОДНЯК, доктор экономических наук, доцент, заведующий кафедрой бухгалтерского учета и аудита И. В. ПИСКУНОВ, магистрант Байкальский государственный университет экономики и права

Развитие информационных технологий в бизнес-управлении в последние годы идет высокими темпами. Современный бухгалтер сегодня уже не может представить себе процесс ведения бухгалтерского учета без широкого использования средств автоматизации. Именно поэтому одной из основных прикладных проблем формирования бухгалтерской отчетности является процесс ее автоматизации и сопряжения с последними тенденциями в мире компьютерных технологий.

Различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности предприятия находят свое отражение в бухгалтерском учете, который, в свою очередь, является информационной основой принятия важнейших управленческих решений руководством организации - внутренними пользователями информации и оценки деятельности предприятия со стороны внешних пользователей - государственных контролирующих органов, акционеров, инвесторов, кредиторов и т. п. Однако принятие решений на основе информации первичного бухгалтерского учета не просто нецелесообразно, но и невозможно, основной причиной чего являются объемы данной информации. Ведь

* Статья публикуется по материалам журнала «Международный бухгалтерский учет». 2014. № 1 (295).

количество первичных документов, регистрируемых в бухгалтерских программах, измеряется тысячами, а иногда и миллионами единиц, что делает фактически невозможным даже оперативное управление на основании первичной информации. Следовательно, информация должна быть систематизирована, для чего и создаются различные отчеты.

Рационализация цепочки «первичные документы - внутренние учетные регистры - бухгалтерская отчетность» является важнейшей проблемой развития систем автоматизации бухгалтерского учета. При этом, по нашему мнению, литература, которая в большом количестве выходит по вопросам автоматизации бухгалтерского учета, содержит в основном лишь методические рекомендации по вопросам применения тех или иных программных продуктов: это разнообразные руководства пользователя, пошаговые инструкции по работе с программами и т. п.1. Безусловно, они важны для практиков, поскольку освоить современные программы методом «проб и ошибок», конечно, можно,

1 См., например: 1С: Бухгалтерия (версия 8.2): руководство

пользователя / под ред. А. Харитонова. М.: Авис, 2011; Введение в конфигурирование в 1С: Бухгалтерии 8.2. М.: Компьютерра, 2011; Чистов Д. Хозяйственные операции в программе

1С: Предприятие / Д. Чистов. М.: Информ-Пресс, 2011.

но вряд ли это является оптимальным решением. Все-таки алгоритмы, используемые программным обеспечением, являются достаточно сложными, а потому подсказки от разработчика по использованию программного обеспечения более чем полезны. Но в то же время необходимо развитие методологии автоматизированной формы бухгалтерского учета, которая на сегодняшний день разработана очень слабо. Лишь в некоторых работах авторы анализируют принципы построения автоматизированных систем, рассматривают не только методические, но и методологические проблемы развития автоматизированной формы бухгалтерского учета2. При этом мы полагаем, что все-таки автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета имеет не только общие принципы построения с бухгалтерским учетом в целом, но и свои специфические принципы, без осознания которых невозможно рациональное построение автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета.

Например, извечный спор о целесообразности использования разных первичных информационных баз для различных ветвей бухгалтерского учета либо единой информационной базы для них фактически, казалось бы, утрачивает смысл при использовании автоматизированных технологий, которые, естественно, могут опираться на единую первичную информационную базу. Но в этом случае имеет место справедливая дискуссия о том, необходимо ли в рамках одного информационного обеспечения, одной информационной системы объединять ведение финансового, налогового и управленческого учета, а также учета в соответствии с требованиями Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО), которая присутствует в работах И. А. Слободняка по вопросам бухгалтерский управленческой отчетности3. В них автор подробно анализирует вопросы целесообразности использования единой информационной базы при

2 См.: Сафина З. З. Бухгалтерский учет в условиях автоматизации и перехода на МСФО / З. З. Сафина // Международный бухгалтерский учет. 2010. № 9 (141); Слободняк И. А. Организация бухгалтерского учета на основе компьютерных технологий / И. А. Слободняк. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004.

3 См.: Слободняк И. А. Система принципов формирования и анализа показателей внутренней бухгалтерской управленческой отчетности / И. А. Слободняк. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010.131 с.; Он же. Система учетно-аналитической информации бухгалтерской управленческой отчетности коммерческой организации / И. А. Слободняк. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2011. 261 с.; Он же. Содержание основных форм внутренней бухгалтерской отчетности коммерческих организаций / И. А. Слободняк. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2011. 248 с.

ведении финансового и управленческого учета, но анализ соответствующих вопросов вполне можно распространить и на целесообразность использования единой информационной базы при ведении финансового и налогового учета, финансового учета по российским и международным стандартам.

В указанных выше работах И. А. Слободняка было доказано, что в рамках системы управленческого учета должна быть полностью реализована вся цепочка обработки и систематизации информации (см. рисунок)4.

Возможные варианты организации управленческого учета и взаимодействия его с системой финансового учета (вне вопросов автоматизации) подробно рассматривались В. Ф. Палием5 и С. А. Николаевой6. Речь шла о сопоставлении двух-круговой (вариант автономии, или дуализма) и одно-круговой (интегрированной, или вариант монизма) систем организации бухгалтерского учета. При варианте автономии каждая из систем учета - финансового и управленческого - является замкнутой. В финансовой бухгалтерии затраты группируются по экономическим элементам, в управленческой - по статьям калькуляции. При однокруговой (интегрированной) системе учета счета-экраны не применяются и используется единая система счетов и бухгалтерских записей.

Представляется, что только в случае существования различной информационной основы управленческий учет реально выполняет возложенные на него задачи - он начинает предоставлять не ту информацию, которая формируется в системе финансового учета и перерабатывается для управления, а дает независимую и, как правило, более полезную информацию, сформированную уже на начальной стадии (но не стадии перегруппировки показателей в отчетности). Такой подход потребует дополнительных затрат, однако следует понимать, что данные затраты являются необходимым условием подготовки качественной информации. Если же при подготовке бухгалтерской управленческой отчетности будут использованы учетные регистры финансового учета либо будет предпринята транс-

4 Система учетно-аналитической информации бухгалтерской управленческой отчетности коммерческой организации: монография / И. А. Слободняк. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2011. С. 52.

5 Палий В. Ф. Основы калькулирования / В. Ф. Палий. М.: Финансы и статистика, 1987.

6 Николаева С. А. Особенности учета затрат в условиях рынка: система «директ-костинг» / С. А. Николаева. М.: Финансы и статистика, 1993.

Первичные документы бухгалтерского (финансового) учета > Первичные документы управленческого учета

1 г \ \ Ч *

Учетные регистры финансового учета Учетные регистры управленческого учета

1 т 1 г

Бухгалтерская финансовая отчетность Бухгалтерская управленческая отчетность

Схема формирования информационной базы, используемой при подготовке информации бухгалтерской управленческой отчетности

формация бухгалтерской (финансовой) отчетности в формат бухгалтерской управленческой отчетности, то информация и управленческой отчетности будет отражать фискальную направленность данных, используемых при ее подготовке.

При этом считаем, что определенные преимущества, а не только недостаток в виде увеличения затрат на дублирование ввода информации, имеются и в ситуации, когда каждое соответствующее направление бухгалтерского учета ориентируется на свою собственную первичную информационную базу, и главным из них является возможность налаживания взаимного контроля между первичными базами. Например, посредством организации небольшого дополнительного модуля, который анализирует первичную информацию информационных систем финансового и налогового учета, финансового и управленческого учета, можно получить свод отклонений между ними, через анализ которых можно выявить ошибки оператора при вводе первичных данных и их классификации. Отчасти такие модули уже встроены в системы автоматизации бухгалтерского учета. Например, таким модулем можно считать «Анализ налогового учета», который в систематизированном виде предоставляет пользователю информацию о разницах, возникающих в финансовом и налоговом учете. Естественно, что если информация о соответствующих отклонениях поступает пользователю, то он должен задуматься об их причинах, и в случае отсутствия видимых причин для возникновения отклонений их наличие будет служить прямым сигналом об ошибке.

Данной статьей мы планируем открыть целый цикл публикаций по проблемам автоматизации учетных процедур. При этом отправным пунктом всех своих предложений мы считаем четкую акту-

ализацию задач всей этой работы, ее цели. Полагаем, что основными приоритетными направлениями совершенствования систем автоматизации бухгалтерского учета - основная цель всего процесса - являются следующие положения:

1. Упорядочение и оптимизация практического ведения бухгалтерского учета.

Под этим мы понимаем прежде всего сокращение времени на обработку первичных данных, формирование необходимых отчетов, справок, выписок, минимизацию пользовательских действий для получения конечного результата. Например, если раньше при использовании ручной технологии ведения бухгалтерского учета на отдельные операции по калькулированию себестоимости требовались несколько часов работы и проведение большого количества расчетов, то с использованием автоматизированных технологий весь процесс занимает считанные минуты и включает минимальное количество операций, которые необходимо осуществить непосредственно оператору. Именно минимизацию времени на ведение бухгалтерского учета - главного ограниченного ресурса - мы считаем ключевым моментом во всем совершенствовании бухгалтерского учета.

2. Оптимизация количества информации информационной системы бухгалтерского учета без потери ее качества.

Большой объем информации - не всегда благо для субъекта, принимающего управленческие решения. Ее переизбыток опять-таки ведет к увеличению времени на поиск необходимой информации и, соответственно, усложняет процесс принятия решений. Информации не должно быть много, ее не должно быть мало, ее должно быть ровно столько, чтобы информация была именно информацией в соответствии с ее представлением по Клоду Шеннону, который трактовал информацию как снятую неопределенность. До тех пор, пока неопределенность относительно объектов управления существует, необходимо наращивать информацию, что будет приводить к качественным улучшениям информационной системы бухгалтерского учета.

Но как только все неопределенности относительно объектов сняты, дальнейшее наращивание информации нецелесообразно.

Данное положение является особенно важным в свете того, что в соответствии с требованиями нового Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации больше не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, они могут разрабатывать свои собственные формы документов, закрепляя их в локальных нормативных актах, что открывает путь к минимизации дублирования информации, что в значительном объеме имело место ранее.

Большое внимание в этой связи необходимо уделять и количеству аналитических признаков, информация по которым фиксируется в системе. Излишняя аналитика (например, чрезмерно большое количество субконто) может принести вреда гораздо больше, чем пользы. Например, сегодня существует огромное количество признаков для классификации затрат. И если бы все они были учтены при автоматизации учета, то составление одного документа на расходование ресурсов привело бы к указанию не 2-3 субконто, а значений 10-15 аналитических признаков. Поиск «золотой середины» в повышении аналитичности учетных процедур - сложнейшая задача.

3. Снижение числа ошибок в бухгалтерском учете с использованием встроенных алгоритмов внутреннего автоматизированного контроля бухгалтерских данных.

В настоящее время многие процедуры контроля уже автоматизированы. Например, бухгалтер не сможет отпустить материалов на производство больше, чем их количество на складе, существуют встроенные проверки по различным классификаторам и даже проверки правильности заполнения серии и номера паспорта гражданина РФ. Однако все соответствующие алгоритмы следует развивать и усовершенствовать. Например, очень мощное контрольное значение имеет проведение анализа денежных потоков косвенным методом, что позволяет одновременно увязать три важнейших отчетных формы - бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Встроив соответствующий алгоритм в информационную систему, можно получить ряд важнейших контрольных соотношений. Дополнительно необходимо принять во внимание контрольные соотношения, используемые налоговыми органами при первоначальном тестировании сданных форм бух-

галтерской отчетности и налоговых деклараций.

На необходимость подобных проверок указывает и целый ряд авторов, аргументированно доказывая, что внедрение соответствующих систем сократит ручной труд при осуществлении операций внутреннего контроля и, соответственно, повысит эффективность соответствующих проверок за счет минимизации затрат без потери качества7.

4. Продолжение работы по формализации учетных процедур.

По нашему мнению, одной из наиболее актуальных проблем, препятствующих автоматизации бухгалтерского, учета является наличие методологических и методических проблем, лежащих в теории и методике самого бухгалтерского учета. Ведь автоматизированные системы - это уже следствие объективно существующих в бухгалтерском учете процессов, цель которых просто их облегчить и стандартизировать операции бухгалтера за счет использования современных информационных технологий. Неспособность разрешить противоречия в федеральном законодательстве, отсутствие взаимопонимания между органами государственного и негосударственного регулирования порождают целый круг сопутствующих проблем, необходимость профессионального суждения при решении широкого круга вопросов - все это усложняет автоматизацию. В результате многие субъекты при решении вопросов часто действуют на интуитивном уровне, старясь хоть как-то решить эти противоречия на уровне организации, что, конечно, не позволяет формализовать подходы. Ведь интуиция человека - это одна из немногих его способностей, которая не может быть автоматизирована. Поэтому мы полагаем, что работу по формализации подходов необходимо продолжать. Конечно, полностью исключить профессиональное суждение при принятии решений субъектами, осуществляющими ведение бухгалтерского учета, вряд ли возможно, но постараться минимизировать его роль необходимо. Бухгалтерский учет не может быть мнением о деятельности, это должна быть все-таки оценка деятельности.

Естественно, что в едином комплексе автоматизированной системы очень трудно, но, тем не менее, необходимо сочетать максимальную гибкость для конечного пользователя, богатый функционал возможностей программы и единство подхода к процессу формирования учета и отчетности.

7 Ковальчученко В. Внутренний аудит. Как автоматизировать анализ данных бухгалтерского учета? / В. Ковальчученко // Финансовая газета. 2012. № 24.

5. Повышение сопоставимости информационных систем различных субъектов.

Отдельным блоком проблем, требующим решения, является взаимодействие информационных систем хозяйствующих органов друг с другом. Например, сдача отчетности через общедоступные коммуникационные сети (Интернет) также нередко приводит к возникновению проблемных ситуаций. Главная задача здесь - обеспечить максимально простой и в то же время гарантированный канал передачи отчетных данных от предприятий до проверяющего органа. На этом направлении, как правило, проблем технического плана почти нет, а чаще затруднения связаны с нестыковками во внутренних регламентах разных субъектов и, соответственно, их отчетных формах. Хорошей иллюстрацией проблем данного вида может послужить нестыковка отчетов, формируемых для ФНС России и Пенсионного фонда РФ. Так, налоговая служба занимается приемом отчетности в электронном виде с 2002 г., а вот Пенсионный фонд РФ занялся электронным приемом отчетности только в 2010 г. В результате программа «Баланс-2W», с помощью которой можно подготовить отчетность во все контролирующие органы, осуществляет расчет, камеральную проверку отчетности с формированием протокола ошибок, которые можно исправить до отправки отчета в Пенсионный фонд РФ. В результате, если расхождения составляют даже 1-2 руб., что нередко возникает за счет различных алгоритмов округления данных, то их приходится вручную корректировать, чтобы сумма начислений по итогам отчетного периода совпадала с базой взносов, умноженной на тариф.

В рамках данного же направления совершенствования мы считаем необходимым продолжение работы по усилению контроля результатов отдельных направлений учета в рамках единой автоматизированной системы. Важность данного направления также отмечается специалистами, при этом особый акцент делается на взаимном контроле массивов входящей информации для всех направлений учета, в том числе МСФО8. Еще раз выскажем и свою позицию по данному вопросу: дублирование информационных потоков в этом случае нельзя рассматривать как однозначное зло, которое ведет только к увеличению затрат. Ведь все основные системы управления самолетом дублированы, что позволяет минимизировать риск сбоев систем. Многие пользователи персональных компью-

8 Сафина З. З. Бухгалтерский учет в условиях автоматизации и перехода на МСФО / З. З. Сафина // Международный бухгалтерский учет. 2010. № 9 (141).

теров используют RAID-технологии для автоматического дублирования всех процессов, происходящих на компьютере, что позволяет даже в случае фатальной неисправности одного жесткого диска сохранить полезную информацию на другом физическом носителе. Так почему же мы так боимся дублирования входящей информации в разных подсистемах бухгалтерского учета, которые затем могут быть подвергнуты взаимному контролю? Гораздо проще, а главное с меньшими потерями, можно исключить дублирование различной документации, предусмотренное в том числе требованиями нормативных актов. В этой связи работа по объединению отгрузочных документов и счетов-фактур, которая инициирована сегодня, заслуживает только положительной оценки.

6. Повышение квалификации пользователей информационных систем.

Огромную роль играет и уровень подготовки бухгалтера, осуществляющего ведение бухгалтерского учета в автоматизированных системах, отправляющего отчетность через электронные телекоммуникационные каналы связи, поскольку взаимодействие с сертификатами безопасности, электронной цифровой подписью, авторизацией требует понимания современных информационных технологий. В связи с этим задача разработчиков - насколько возможно, упростить этот процесс и сделать его прозрачным. Еще раз заметим, что освоение современных программных продуктов автоматизации бухгалтерского учета методом «проб и ошибок» вряд ли является приемлемым вариантом. Необходимо либо прочтение специализированной литературы, либо прохождение курсов повышения квалификации у авторизованных дилеров - разработчиков программного обеспечения, чтобы быть уверенным в правильности своих действий.

Конечно, сами организации должны очень грамотно подходить к выбору информационных систем автоматизации бухгалтерского учета. Мы не собираемся рекламировать продукты какого-либо конкретного разработчика программного обеспечения, а лишь в порядке обзора отметим, что сегодня среди отечественных разработок в области автоматизации бухгалтерского учета наибольшее распространение получили продукты серии «1С». Однако существуют и другие подобные ERP-системы, например «Парус», «Галактика», SAP. Выбор продукта, как правило, зависит от масштаба предприятия и его финансовых возможностей. В то же время существуют международные общепринятые стандарты, каждый разработчик вкладывает свою специфику

в разрабатываемый программный продукт. Отсюда и сложность процесса миграции с одного программного обеспечения на другое, нередкие проблемы совместимости версий, а также различия в методике работы с той или иной программой.

Адекватным решением являются грамотное проектирование и выбор программного обеспечения на начальном этапе, исходя из текущих задач предприятия и его будущих потребностей. Однако не менее важно найти взаимопонимание и среди самих разработчиков, что позволило бы выработать единый стандартизированный подход к ERP-системам, которого, к сожалению, в настоящее время нет.

Для демонстрации подобного типа проблем обратимся к ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», где сказано, что для банков и кредитных организаций действуют особые правила бухгалтерского учета и отчетности, устанавливаемые Банком России и отличающиеся от таких правил для предприятий. В итоге получаем, что специальный план счетов и большой объем специализированной отчетности перед Банком России делают невозможным использование в банках обычных бухгалтерских систем, требуются разработки собственных программ, хотя теоретически их можно было бы унифицировать, перевести на одну базу. В связи с этим большинство отечественных банков использует специализированное программное обеспечение (автоматизированные банковские системы) таких фирм, как «Диасофт», R-Style, «ЦФТ», «ПрограмБанк», «Инверсия», «ЮниСАБ», «Новая Афина».

Аналогичные проблемы существуют и с ведением по иным правилам бюджетного учета. Мы, конечно, понимаем, что вмиг изменить практику, которая складывалась десятилетиями и привела к трем различным ветвям учета (коммерческий, бюджетный и банковский), невозможно, но постараться там, где это возможно, унифицировать подходы - вполне реально. Но сделать это без усилий со стороны законодателя вряд ли возможно. Ведь только законодатель может и в бюджетном учете предусмотреть лишь один существенный стоимостный уровень для нефинансовых активов длительного пользования (40 000 руб.) и т. п.

В заключение можно отметить, что потребности предприятий продолжают непрерывно расти вместе с требованиями к профессиональной подготовке бухгалтера, и соответствующее техническое обеспечение становится все более совершенным и доступным. Решение же проблем автоматизации является одной

из первостепенных задач в процессах успешного ведения бухгалтерского учета. Конечно, большая часть проблем, затронутых в этой публикации, была лишь продекларирована, рассмотрение каждой из них может быть предметом отдельных публикаций, которые будут подготовлены нами в дальнейшем.

Список литературы

1. Берко И. А. Учет и отчетность по МСФО в 1С: Предприятие 8.0 в вопросах и ответах: прак. пособ. М.: 1С-Паблишинг. 2005. 218 с.

2. Введение в конфигурирование в 1С: Бухгалтерии 8.2. М.: Компьютерра, 2011.

3. Ковальчученко В. Внутренний аудит. Как автоматизировать анализ данных бухгалтерского учета? / В. Ковальчученко // Финансовая газета. 2012. № 24.

4. Петров А. Требования к программному продукту и выбор системы // МСФО: практика применения. 2006. № 1.

5. Сафина З. З. Бухгалтерский учет в условиях автоматизации и перехода на МСФО / З. З. Сафина // Международный бухгалтерский учет.

2010. № 9 (141).

6. Слободняк И. А. Организация бухгалтерского учета на основе компьютерных технологий / И. А. Слободняк. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004.

7. Слободняк И. А. Система принципов формирования и анализа показателей внутренней бухгалтерской управленческой отчетности / И. А. Слободняк. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010.

8. Слободняк И. А. Система учетно-анали-тической информации бухгалтерской управленческой отчетности коммерческой организации / И. А. Слободняк. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2011.

9. Слободняк И. А. Содержание основных форм внутренней бухгалтерской отчетности коммерческих организаций / И. А. Слободняк. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2011.

10. Федорова Г. В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита / Г. В. Федорова. М.: Омега-Л, 2006.

11. Чистов Д. Хозяйственные операции в программе 1С: Предприятие / Д. Чистов. М.: Информ-Пресс, 2011.

12. ШуремовЕ. Л., Умнова Э. А., Воропаева Т. В. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита / Е. Л. Шуремов. М.: Перспектива, 2005.

13. 1С: Бухгалтерия (версия 8.2): руководство пользователя / Под ред. А. Харитонова. М.: Авис,

2011.