Рациональная организация труда как фактор эффективного управления рабочим временем в организации

УДК 331.103.3

O A. Тетцоева РАЦИОНАЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

КАК ФАКТОР ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ

Аннотация. Выделены основные направления организации труда. Дана структура управления временем. Изучены причины появления дефицита рабочего времени. Предложены методы анализа использования рабочего времени. Перечислены основные факторы, отвлекающие от рабочего процесса. Выделены технологии управления временем. Ключевые слова: управление временем, организация труда, рабочее время, дефицит рабочего времени, хронофаги, хронометраж, фотография рабочего времени.

Olga Tettsoeva SUSTAINABLE WORKPLACE MANAGEMENT

AS A FACTOR OF EFFICIENT TIME MANAGEMENT IN A COMPANY

Annotation. The main concepts of workplace management are given. The structure of time management is presented. The causes of labour hours deficit are investigated. The analysis methods for labour hours using are offered. The basic factors that divert from working process are named. The main technologies of time management are outlined.

Keywords: time management, workplace management, labour hours, labour hours deficit, chronophages, chronometry, photo of working time.

В настоящее время большое значение в обеспечении эффективного функционирования современной организации приобретает управление рабочим временем на основе рациональной организации трудовой деятельности. Организация труда предполагает реализацию системы мероприятий, обеспечивающих наибольшую эффективность функционирования рабочей силы в процессе трудовой деятельности. К основным направлениям организации труда относятся:

- обеспечение комфортных и безопасных условий труда ;

- рациональное разделение и кооперация труда;

- рациональная организация рабочих мест;

- обоснованные нормы затрат труда ;

- обеспечение трудовой дисциплины.

Существует прямая взаимосвязь между уровнем организации труда и эффективностью использования работником своего рабочего времени. Управление временем можно трактовать как ра-циональную организацию рабочего времени, обеспечивающую его эффективное использование как в течение рабочего дня, так и в период работы в организации. Структурно управление временем можно определить как взаимосвязанность и взаимозависимость следующих процессов, характеризующих трудовую деятельность :

- анализ времени выполнения трудового процесса;

- разработка плана с выделением приоритетных задач по выполнению работы;

- реализация мероприятий по решению поставленных задач;

- контроль процесса реализации плана по обеспечению эффективной трудовой деятельности.

Определяющим с точки зрения обеспечения эффективного функционирования организации является управление рабочим временем. Все рабочее время или регламентированную продолжительность рабочего дня можно разделить на две категории: время работы и время перерывов в работе. Под рабочим временем понимается время выполнения работником своих непосредственных служеб-

© Тетцоева О.А., 2014

ных обязанностей или период времени, в течение которого работник выполняет трудовые функции. Время работы включает время выполнения задания, указанного в специальном документе, в частности, это могут быть должностные обязанности, представляющие собой комплекс трудовых функций, которые должен выполнять работник, занятый на определенной должности. В структуре времени работы можно выделить также время непроизводительной работы, в течение которого работник некачественно выполняет свои трудовые функции, производя некачественную продукцию или услугу, попросту говоря, производит брак.

Управление временем в организации предполагает эффективную организацию рабочего времени за счет недопущения непроизводительного расходования времени и оптимизации времени на выполнение должностных обязанностей [3]. Анализ времени выполнения трудовых процессов предполагает установление нерегламентированных (лишних) перерывов, которые приводят к дефициту времени на выполнение работы, с последующим их устранением. Нерегламентированные перерывы связаны с плохой организацией трудовых процессов в организации, в частности, с неэффективным управлением, плохой организацией производства и труда. Наличие нерегламентированных перерывов в больших объемах означает потери рабочего времени в организации. В условиях рынка все потери необходимо персонифицировано оценивать в денежном эквиваленте, корректируя с учетом этой величины материальное вознаграждение работника, совершенствуя тем самым систему мотивации труда.

Наличие потерь рабочего времени, в свою очередь, приводит к дефициту рабочего времени, т.е. нехватке временного ресурса на выполнение работы, что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы организации. К наиболее характерным причинам дефицита времени можно отнести:

- отсутствие планов выполнения задания у работника, что можно рассматривать не только как неэффективность организации трудовой деятельности самого работника, но и как следствие отсутствия планомерности в работе организации в целом, как стиля ее деятельности;

- несоответствие работника и занимаемой им должности, приводящее к непониманию сути трудовой деятельности, что связано с неадекватной оценкой своих способностей и, как следствие, определением скорости выполнения работы и оценкой ее результативности;

- слабая мотивация труда, обусловленная неэффективной системой материального стимулирования и отсутствием возможностей карьерного роста, приводящая к низкой производительности и, как следствие, порождающей хронический недостаток времени [1].

Анализ использования рабочего времени и дальнейший контроль за его рациональным использованием может осуществляться на основе хронометража (с помощью которого изучается время на выполнение непосредственно трудовых функций) или составления фотографии рабочего времени (с помощью которой выявляется загруженность работника в течение рабочего дня), которые фиксируются в специальных документах, подлежащих последующему анализу с целью выявления причин потерь рабочего времени и разработки мероприятий по их устранению. С точки зрения субъективного управления рабочим временем самим работником большое значение имеет проведение самофотографии рабочего времени и заполнение соответствующих карточек. В ходе проведения самофотогра-фии работник фиксирует все без исключения затраты рабочего времени, которые присутствовали в течение рабочего дня. Таким образом может осуществляться контроль и последующее планирование расходов времени. Причем работа по проведению самофотографии должна осуществляться регуляр-но, в частности, работники могут вписывать основные затраты времени в течение рабочего дня в специальные журналы ежедневно. Параллельно имеет смысл проводить групповые фотографии с участием представителей подразделений, занимающихся организацией труда. Сопоставление таких данных позволит усилить контроль за использованием времени разных категорий исполнителей.

Необходимо учитывать, что подход к организации управления рабочим временем будет отличаться в зависимости от категории персонала. В частности, непосредственные производители продукции и услуги организуют свое рабочее время, исходя из полученного задания, регулируя, главным образом, величину времени нерегламентированных перерывов в части потерь времени. Основой управления рабочим временем в данном случае может быть нормирование трудозатрат. Эффективность управления рабочим временем менеджеров определяется степенью сложности решаемых ими задач и наличием творческих элементов в трудовой деятельности. Время на реализацию простых заданий, а также время на принятие стандартных управленческих решений также может быть пронормировано. Нестандартные творческие работы предопределяют особенности управления и организации рабочего времени у тех категорий персонала, суть трудовых функций которых и состоит в их выполнении.

Хронометраж и фотография рабочего времени являются наиболее эффективными способами выявления хронофагов, т.е. отвлекающих от рабочего процесса объектов. К хронофагам относятся, в частности, компьютерные игры, болтовня по телефону, разговоры с коллегами на отвлеченные темы т.е. все, что мешает работнику эффективно выполнять трудовые функции, отвлекая его внимание на посторонние дела [2]. К наиболее распространенным хронофагам относят:

- личную неорганизованность, которая проявляется в плохой организации своего рабочего места, в частности, не соблюдаются принципы размещения предметов труда на рабочем месте, приводящее к загромождению рабочего места, невозможности найти нужные документы или другую необходимую информацию;

- нечеткое разделение труда, когда происходит выполнение чужой работы, что связано с отсутствием четких должностных инструкций, незнанием работниками своих должностных инструкций, следствием чего и становится то, что работник опасается отказаться от выполнения несвойственной его должности работы:

- большие потери рабочего времени, обусловленные отрывающими от дел телефонными звонками и разговорами на посторонние темы, компьютерными играми и общением в социальных сетях;

- прокрастинация, которая проявляется в том, что при наличии работы работник, осознавая необходимость ее выполнения, откладывает выполнение дел «на потом», занимаясь бытовыми вопросами и развлечениями, накапливая дела и пытаясь решить их в авральном режиме, что, в свою очередь, приводит к стрессам, а также неэффективному использованию свободного времени [1].

Управление временем исходит из необходимости планировать не только рабочее время, но и время, отведенное на отдых. Эффективное управление временем в части организации времени отдыха предполагает, что окончание рабочего дня подразумевает и окончание процесса выполнения трудовых функций. В связи с этим, не рекомендуется задерживаться на работе сверх установленной продолжительности рабочего дня или брать работу домой, поскольку это является свидетельством того, что сотрудник не успевает сделать свои задачи в рабочее время.

К технологиям управления временем относятся следующие.

1. Хронометраж как метод изучения элементов операции с целью рационализации трудовых процессов.

2. Фотография рабочего времени как метод изучения затрат времена путем фиксации всех без исключения затрат времени.

3. Матрица «Эйзенхауэра», реализуемая как настройка системы приоритетов.

4. Метод Парето (закон 80/20), суть которого заключается в том, что 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.

5. ABC-анализ как метод, позволяющий классифицировать временные ресурсы организации по степени их важности.

Таким образом, рациональная организация трудовой деятельности выступает важнейшим фактором управления рабочим временем в организации, что предопределяет эффективность ее функционирования в условиях нестабильной конкурентной среды.

Библиографический список

1. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент / Г.А. Архангельский [и др.]. - 3-е изд. - М.: АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР, 2014. - 311 с.

2. Жичкин A.M. Менеджмент и маркетинг. Т. 1 / A.M. Жичкин [и др.]. - М.: Европейский центр по качеству, 2002. - 180 с.

3. Степанов А.П. Научная организация и нормирование труда в машиностроении: учебник для инженерно-экономических вузов и факультетов / А.П. Степанов [и др.]. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Машиностроение, 1984. - 464 с.