Закупка рубль бережет

Содержание офисов дорого обходится компаниям. Однако часть этих расходов поддается значительному сокращению. Достаточно организовать у себя отдел по закупкам и доверить управление этим «взяткоемким» делом опытным и мотивированным на экономию специалистам.

Средства офисного производства
В прошлом месяце компания «КамАЗ-Металлургия» провела сразу несколько открытых тендеров. Наряду с выбором подрядчиков по хозяйственным работам (например, покраске оборудования) предприятие организовало конкурс среди поставщиков канцтоваров и бумаги. Подсчитанная экономия начального закупочного бюджета в обоих случаях вышла одинаковой – 400 тыс. руб. В этом эпизоде примечательно внимание «дочки» автогиганта к офисным мелочам.

Отечественные машиностроители последовательно учатся управлять издержками. И уже добрались до канцелярских расходов. Ясно, что разница в цене какой-нибудь ручки или пачки бумаги, ничтожная на первый взгляд, будет чувствительной, если иметь дело с большими партиями. В России управление офисными закупками становится нормальной практикой для крупных компаний. Так, в Альфа-банке еще в 1996 году был создан тендерный комитет, ежегодно рассматривающий сотни предложений от потенциальных поставщиков и подрядчиков.

«В основном мы исходим из соображений цены, и, как правило, побеждает тот, у кого дешевле,– говорит Тейо Панкко, главный финансовый директор и глава тендерного комитета Альфа-банка.– Но мы ориентируемся и на показатели качества, сроков, гарантийных обязательств. Наш тендерный комитет – это коллегиальный орган, куда входят руководители управлений и отделов, отвечающих за различные сферы деятельности банка. Такая конструкция дает возможность быть объективными в выборе победителей. Кроме того, мы планируем использовать в своих закупках метод электронных торгов, что может существенно сократить расходы на отбор интересных предложений».

Впрочем, опыт крупных корпораций редко применяется в среднем российском бизнесе. Для отечественных фирм такого уровня Кирилл Кузнецов, автор «Настольной книги поставщика и закупщика», проведение полноценных тендеров считает экзотикой. С оценкой коллеги согласен специалист Института госзакупок Высшей школы экономики Константин Перов. Он связывает это в первую очередь со сложностью конкурсных процедур и дополнительной ответственностью, которую по закону несут устроители торгов.

По мнению господина Перова, компаниям средней руки достаточно собрать прайс-листы фирм, заинтересованных в поставках (если только речь не идет о крупном заказе на незнакомом рынке). При желании так называемый запрос котировок может быть формализован – например, путем разработки специальных форм и процедур. Но Кирилл Кузнецов не видит в этом особого смысла, поскольку куда более важным считает необходимость «донести до поставщиков идею о состязательности процесса, чтобы заставить их бороться за контракт, снижая цену, предоставляя льготы и лучшие условия».

Мелкое офисное предпринимательство
Дискуссии о способах отбора оптимальных предложений явно уступают в остроте теме откатов, или взяток ответственным лицам, с помощью которых поставщики решают для себя проблему конкуренции. Закупки в большинстве российских компаний были и остаются источником дополнительного заработка для рядового административного персонала – секретарей, завхозов, системных администраторов. Руководство фирмы-заказчика чаще всего об этом знает (или догадывается), но не спешит брать процесс закупок под личный контроль. «Это проблема "бутылочного горлышка",– поясняет Константин Перов.– Теоретически топ-менеджмент может пропускать через себя счета на поставку товаров или услуг каждой позиции безбрежной номенклатуры. Но на практике это немыслимо».

Однако средние компании могут позволить себе держать в штате одного-двух менеджеров по закупкам – если, конечно, эффективность операционных расходов в принципе числится в приоритетах. Передача закупочных функций от множества заинтересованных подразделений одному независимому даст представление, на что расходуются средства фирмы. Это повысит прозрачность и возможность контроля со стороны финансового или исполнительного директоров. А оптимизация офисных издержек в итоге может составлять 20% от плановой цены контрактов.

Вероника Григорьева отвечает за снабжение четырех офисов одной торговой столичной фирмы с персоналом чуть менее тысячи человек. В ее должностные обязанности входит работа с шестью группами регулярных закупок: канцтоварами, расходными материалами к оргтехнике, питьевой водой, курьерскими и полиграфическими услугами, а также мобильной корпоративной связью. На все перечисленное расходуется $240 тыс. в год. Компания растет и открывает новые офисы. Поэтому госпоже Григорьевой приходится осуществлять и крупные разовые закупки – мебели, оргтехники, компьютеров и проч.

Как говорит Вероника Григорьева, один только отказ от работы с откатами может избавить офис от 10% неоправданных расходов. «Увы, практика откатов повсеместна,– говорит она. – Например, когда я проводила тендер среди всех более или менее заметных поставщиков канцелярских товаров, не нашлось ни одной фирмы, где бы мне не предложили упростить задачу. Все говорили: сделаем, мол, это тихо и аккуратно. Приедет водитель, у него между бумагами для меня будет конверт».

Купленное решение в пользу конкретного поставщика не всегда наносит компании немедленный ущерб – первоначальные условия могут быть вполне конкурентоспособными. Проблема в том, что для покупателя «подмазанная» сделка оборачивается ценовой зависимостью. «Довольно быстро поставщик наглеет. Он уже хочет за гелевую ручку не 10 рублей, а в пять-семь раз больше. За личное поощрение вы приняли условия его игры, и разорвать отношения не так просто»,– рассказывает госпожа Григорьева.

Закупательная способность
Как с этим бороться? Самое разумное – не экономить на зарплате менеджера по закупкам. Вероника Григорьева: «Человека трудно подкупить лишь в случае, когда он боится потерять работу, интересную и достойно оплачиваемую. Уверена, что за $500 эту проблему не решить – во всяком случае, в Москве. Зарплата должна начинаться от $800, а то и больше».

Но повышением сознательности менеджеров резерв экономии, разумеется, не исчерпывается. Дополнительные 10% нагрузки, которую можно снять с бюджета компании, дает квалификация. Она складывается из таких вещей, как:

– умение системно управлять закупками начиная со стадии формирования заказа. Например, имеет значение, как строится работа с персональными заявками сотрудников офиса, принципы их обработки. Что включать в стандартный заказ, а что вынести за его рамки – скажем, для отдельного указания в служебной записке? «Всегда полезно оценить, нужно ли это вообще для работы. Либо мы попросту выбрасываем деньги»,– говорит Вероника Григорьева;

– вдумчивый мониторинг рынка: сравнения цен по наиболее значимым позициям ассортимента, условиям доставки и надежности поставщиков. Оценивается квалификация поставщика (опыт работы на рынке, сумма и перечень контрактов по аналогичным поставкам), а также то, что на языке юристов называется правоспособностью. Константин Перов советует всегда интересоваться, где и когда была зарегистрирована фирма, от чьего имени и на каком основании делается коммерческое предложение;

– знание подводных камней, каких немало в закупках, и умение грамотно вести переговоры с потенциальными поставщиками. Здесь работает универсальный принцип: закупочная сделка успешна, если вам удалось получить от поставщика максимум возможных финансовых уступок (бесплатную доставку, отсрочку платежа или, к примеру, подпись под договором со сроком действия от полугода с фиксированием цен на этот срок). «С одним из поставщиков мне удалось заморозить цены на целый год. Теперья без проблем планирую свои расходы, не забивая себе голову вопросами, что там будет сдолларом и евро»,– делится опытом госпожа Григорьева.

Размер почти не имеет значения
«Не беда, если позиции менеджера по закупкам в компании в принципе нет, как нет и внутреннего кандидата на ее замещение,– рассуждает Вероника Григорьева.– Человека с опытом можно попытаться найти на стороне. Он так или иначе себя окупит, поскольку намного эффективней распорядится бюджетом, скажем, на оснащение офиса новой оргтехникой, чем менеджеры подавшего заявку подразделения – в данном случае ИТ-службы».

И дело тут не только в способности добиться от поставщика искомого соотношения цены и качества. Есть множество других нюансов, учтя которые, можно сэкономить компании деньги. Так, важно, чтобы закупаемые принтеры или копировальные машины существенно не различались в обслуживании. «Хуже всего, когда вместо парка однородных машин у вас "зоопарк", это всегда накладнее»,– отмечает госпожа Григорьева. По ее словам, в таком случае приходится закупать расходные материалы в несколько местах – у дилеров с разной марочной специализацией. Хотя от каждого из них могла бы быть скидка за консолидированные объемы закупок, скажем, картриджей для принтеров одной серии и марки.

Выстраивать систему офисных закупок с наймом соответствующих специалистов имеет смысл, если в компании работает более 150 сотрудников. «Объемов операций в данном случае уже хватит, чтобы диктовать поставщикам свои условия и неизменно добиваться экономии,– считает Вероника Григорьева.– А она, поверьте, возможна всегда».