Организация процесса «Закупки» в системе логистики предприятия

Организация процесса «Закупки» в системе логистики предприятия

о я

Аннотация

Обобщены теоретический материал, нормативно-правовая база и требования стандартов ISO 9001 Системы менеджмента качества по процессу закупок. Проведенный анализ структуры торгов в Свердловской области показал, что торги на товарных биржах составляют 93,04%, аукционы и запрос котировок соответственно 3,50 и 3,33%, а открытые конкурсы всего 0,15%. Определены факторы, влияющие на выбор способа закупок. Изучена нормативная база и внутренние документы, регламентирующие процесс закупок, на примере организации ФКУ «УОМТС МВД России». Мониторинг показателей закупочной деятельности показывает, что брак на материально-технические средства допускается не более 0,2%, на основные средства, услуги связи и ЖКХ - недопустим. Результативность исполнения контрактов на поставку товаров остается низкой: несостоявшиеся торги на товарных биржах составили 9,11%, по запросу котировок - 24,2%, на открытом конкурсе - 4,73%. Рассмотрены особенности закупки товаров для государственных нужд без заключения государственного контракта у единственного поставщика путем оформления решения по установленной форме, этот способ закупки, с точки зрения качества, является предпочтительным. Предложены рекомендации по совершенствованию процесса «Закупки».

Тема исследования актуальна, так как в целом расходы на приобретение товаров и услуг составляют до 70% затрат организации, соответственно процесс закупок во многом связан с необходимостью сокращения затрат. Организации, игнорирующие методы оптимизации закупок, обычно с трудом добиваются снижения затрат, не говоря уже о получении дополнительных преимуществ [9].

В.Ж. Дубровским и В.О. Ивановой обоснована необходимость разработки модели государственной закупочной деятельности, которая будет способствовать развитию экономической системы, росту ее инновационности и перспективных производств [5].

Правильно организованное материально-техническое снабжение начинается с четкого определения требований к поставкам/закупкам. Документы на закупку должны содержать данные по заказываемой продукции, в том числе точное определение типа, класса, сортности, инструкции по техническому контролю и соответствующие технические требования, применяемые стандарты на систему качества1.

Как отмечает В.А. Лазарев, логистическая концепция управления предприятием не нашла широкого применения, что объясняется прежде всего масштабами государства, отсутствием единого

1 Международный стандарт ИСО 9004-2009. Управление качеством и элементы системы качества. Режим доступа: www.docme.ru.

информационного пространства, закрытостью информации хозяйствующих субъектов, необязательностью партнеров, ненадежностью перевозчиков, неоправданной сложностью логистических каналов и др. [7].

Г.М. Грейз, В.М. Каточков, В.А. Марковский предлагают рассматривать закупки в рамках процессного подхода цепи поставок не с объектно-функциональных позиций (поставщик-производитель, посредник, потребитель), а с про-цессно-операционных [4]. При этом базовыми процессами являются: планирование - закупки - производство -доставка - возврат.

По мнению Ш. Гордона, на качество процесса закупок влияют следующие факторы: совершение регулярных и крупных закупок; обеспечение беспрерывного материального потока в организацию; максимально полное удовлетворение потребностей подразделений; закупка необходимых материалов гарантированного качества, сохранение минимально достаточного уровня запасов на складах; обеспечение прозрачности и контролируемости процесса закупок; обеспечение высокой скорости срочных закупок; оптимизация стоимости процесса закупок [2].

В.В. Ефимовым описаны следующие методы выбора поставщика: оценить возможности поставщика или его системы качества; оценить образцы продукции поставщика; проанализировать данные о поставщиках аналогичной про-

^ ПРОТАСОВА Людмила Геннадьевна

Доктор технических наук, профессор, заведующая кафедрой управления качеством

Уральский государственный экономический университет 620144, РФ, г. Екатеринбург, ул. 8 Марта/Народной Воли, 62/45 Тел.: (343) 221-27-82 E-mail: ukpt@usue.ru

^ ЯНИХИНА Ирина Федоровна

Старший инспектор отдела анализа, планирования и контроля

Уральское окружное управление материально-технического снабжения МВД России

620014, РФ, г. Екатеринбург, ул. Малышева, 22 Тел.: (343) 357-16-12 E-mail: irinayif@mail.ru

Ключевые слова

ЗАКУПКИ

МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ СНАБЖЕНИЕ ТОРГИ

МОНИТОРИНГ

JEL classification

M11

Lyudmila G. PROTASOVA

Dr. Sc. (Engineering), Professor, Head of Quality Management Dept.

Ural State University of Economics 620144, RF, Yekaterinburg, 8 Marta/Narodnoy Voli St., 62/45 Phone: (343) 221-27-82 E-mail: ukpt@usue.ru

^ Irina F. YANIKHINA

Sr. Inspector of Analysis, Planning and Control Dept.

Ural District Procurement Department of

Interior Ministry of Russia

620014, RF, Yekaterinburg,

Malysheva St., 22

Phone: (343) 357-16-12

E-mail: irinayif@mail.ru

Organizing the Process of Procurement in the Logistic System of an Enterprise

Keywords

PROCUREMENT MATERIAL SUPPLY BIDDING MONITORING

Abstract

Theoretical information, regulatory framework and requirements of ISO 9001 Quality Management System in Procurements are summarized. The analysis of the bidding structure in Sverdlovsk oblast indicated that bidding in commodity exchange accounts for 93.04%, auctions and requests for quotation amount to 3.50 and 3.33% respectively, and public tenders equal only 0.15%. Factors behind the choice of procurement method are determined. The regulatory framework and in-house documents regulating procurement process using the case of UDPD of IMRF are examined. Monitoring of procurement indicators demonstrates that the share of rejects in purchased goods should not exceed 0.2%; defects in the fixed assets, telecommunication services and housing and utilities infrastructure are not allowed. The effectiveness of execution of procurement contracts remains low: failed bidding in commodity exchange was 9.11%, request for quotation - 24.2%, public tenders - 4.73%. The authors consider the particularities of purchasing goods for state requirements without entering into a government contract with a sole supplier through signing an agreement in the prescribed form. From the standpoint of quality this procurement method is preferred. Recommendations for improving the procurement process are given.

JEL classification

M11

Таблица 1 - Количество проведенных торгов и иных способов закупок для муниципальных нужд по Свердловской области

Показатель Количество Удельный вес, %

Всего проведено торгов (лотов) и других способов размещения заказов 3691Q9 100,00

Торги на товарных биржах 343419 93,04

Открытые конкурсы 5Q1 0,13

Аукционы в электронной форме 12964 3,50

Запрос котировок 123Q1 3,33

По данным Министерства экономического развития РФ.

Таблица 2 - Нормативная база процесса закупок, осуществляемых ФКУ «УОУМТС МВД России»

Перечень услуг Нормативный документ

Организация и порядок деятельности Устав ФКУ «УОУМТС МВД России»

Процесс материально-технического снабжения Положение о ФКУ «УОУМТС МВД России»

Организация закупок Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»

Заключение контракта по результатам торгов, запроса котировок

Выбор поставщика Реестр поставщиков

Проверка МТС по качеству ГОСТ, ОСТ, ТУ

Реализация Единого плана снабжения Регламент по реализации Единого плана снабжения ФКУ «УОУМТС МВД России»

Организация хранения МТС Приказ «О порядке приемки, хранения, отпуска и учета материально-технических средств»

Организация доставки МТС Регламент по организации доставки МТС до конечного потребителя

дукции; оценить результаты испытании аналогичной продукции; найти и проанализировать публикации по опыту других заказчиков [6].

В конечном счете выбор лучшего поставщика продукции осуществляется на основании трех основных критериев: 1) качество; 2) надежность; 3) стоимость приобретаемой продукции или услуг.

Наиболее приемлемыми способами управления качеством закупок являются меры, связанные с одобрением поставщика или обоснованным ужесточением требований к его поставкам, инициирующие у поставщика процесс непрерывных улучшений [8].

Этапы выбора поставщика включают запрос коммерческих предложений (запрос котировок), оценку, информирова-

ние, конкурсные торги (тендер), переоценку [1; 8; 10]. Руководители по закупкам и специалисты подразделений должны в полном объеме владеть оперативной информацией о производителях продукции, требованиях по качеству, стоимости материально-технических ресурсов. Специалисты службы закупок осуществляют мониторинг рынка материально-технических ресурсов и выявляют потенциально возможных поставщиков.

В Системе менеджмента качества важное место отводится процессу закупки, так как от качества исходных сырья, материалов, комплектующих изделий во многом зависит качество конечной продукции и деятельности организации.

Согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2011 организация должна обеспе-

Таблица 3 - Решение на осуществление закупки

Наименование товара Функциональные, технические, качественные, эксплуатационные характеристики (при необходимости), их стандартные показатели, требования, условные обозначения и терминологии, касающиеся технических и качественных характеристик Показатели соответствия товара, тары, упаковки Единица измерения Количество Срок хранения товара

Термос Емкостью 12 литров. Технические характеристики: Термос состоит из овального металлического контейнера корпуса, вынимающейся колбы и крышки, притягиваемой болтами с барашками. Корпус, дно и верхняя часть крышки должны быть изготовлены из углеродистой стали, колба и дно крышки из пищевой нержавеющей (коррозионно-стойкой) стали. Герметичность корпуса с крышкой должна обеспечиваться прокладкой из пищевой резины. Наружные и внутренние поверхности корпуса и крышки должны быть окрашены атмосферостой-кими красками. Наружная поверхность должна иметь глянцевое лакокрасочное покрытие защитного цвета, стойкое к сколам. Объем - 12 литров. Габаритные размеры - не более 350x250x450 мм. В комплект термоса должны входить ложка разливательная из нержавеющей стали объемом не менее 0,25 литра, плечевые лямки. Температура пищи (с первоначальной температурой 90±5°С) по истечении 6 часов хранения в герметично закрытом термосе (при температуре окружающего воздуха 20°С) должна быть не менее 50°С. Требование к таре и упаковке: поставляемый товар должен быть замаркирован в соответствии с действующими стандартами. Тара и упаковка должны гарантировать целостность и сохранность товара при перевозке и хранении в течение срока хранения. Товар должен быть упакован в ящики из гофрированного картона по два термоса НТД (ТУ) шт. 125 Длительного хранения

Таблица 4 - Мониторинг показателей закупочной деятельности

Продукция (услуга) Нормативный документ Показатели качества Требования

Материально-технические средства Регламент по реализации Единого плана снабжения ФКУ «УОУМТС МВД России», Положение «О порядке приемки, хранения, отпуска и учета материально-технических средств» Брак Не более 2%

Основные средства Регламент по реализации Единого плана снабжения ФКУ «УОУМТС МВД России», Положение «О порядке приемки, хранения, отпуска и учета материально-технических средств» Брак Недопустим

Услуги ЖКХ Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ Сроки выполнения В течение 3 дней с момента подачи заявки

Услуги связи Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ Брак Недопустим

чивать соответствие закупленной продукции установленным требованиям к закупкам. Организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки. Записи результатов оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки, должны поддерживаться в рабочем состоянии1.

Информация по закупкам должна описывать заказанную продукцию, включая, где это необходимо, требо-

1 Федеральный закон № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. Федеральных законов от 2 июля 2013 г. № 188-ФЗ, от 28 декабря 2013 г. № 396-ФЗ), п. 4.2.4.

вания: а) к официальному одобрению продукции, процедур, процессов и оборудования; б) к квалификации персонала; в) к системе менеджмента качества. Организация должна обеспечивать достаточность установленных требований к закупкам до их сообщения поставщику. Организация должна разработать и осуществлять контроль или другую деятельность, необходимую для обеспечения соответствия закупленной продукции установленным требованиям к закупкам (верификация (перепроверка) закупленной продукции)2.

Таким образом, должны быть определены требования по качеству к закупаемой продукции (в договоре или нор-

2 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2011. Системы менеджмента качества. Требования. Режим доступа: www.russgost.ru.

мативном документе), а также критерии выбора поставщика, главным из которых является качество. К сожалению, система государственных закупок в нашей стране в соответствии с федеральными законами3 в какой-то степени противоречит требованиям стандарта, так как главным критерием является цена.

Уже много лет постоянной проблемой для организации остается выбор способа закупки. Если посмотреть опыт других стран, то можно сделать вывод, что в некоторых странах основным спо-

3 Федеральный закон № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»; Федеральный закон от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (ред. от 2 июля 2013 г.).

Таблица 5 - Результативность исполнения контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в 2014 г, %

Степень исполнения контракта Запрос котировок Открытый аукцион Открытый конкурс Закупки товаров из единственного источника Открытый аукцион в электронной форме Торги на товарных биржах

Несостоявшиеся торги 24,2 4,31 4,73 7,22 5,38 9,11

Исполнен 71,34 57,14 62,21 51,86 57,35 74,02

В исполнении 4,4 38,54 33,06 40,92 37,27 16,87

собом является конкурс, другие предпочитают электронный аукцион. В законе № 44-ФЗ по сравнению с законом № 94-ФЗ появилось одиннадцать способов закупки, среди них есть новые, такие как запрос предложений, конкурс с ограниченным участием. Но заказчики традиционно проводят электронные аукционы, хотя в законе № 94-ФЗ эта форма была одной из наиболее критикуемых.

Можно выделить следующие факторы, влияющие на выбор способа закупки: ассортимент закупаемой продукции и услуг, объем заказа, сроки поставки, стоимость заказа, процедура закупок.

В табл. 1 показаны данные по закупкам для муниципальных нужд по Свердловской области. Видно, что наибольший удельный вес по-прежнему имеют торги на товарных биржах (93,04%). Также видно, что такие способы закупок, как аукционы и запрос котировок, составляют соответственно 3,5 и 3,33% в структуре торгов, открытые конкурсы по-прежнему мало востребованы. На сегодняшний день двухэтапный конкурс, запрос предложений применяются крайне редко, хотя последняя форма активно используется зарубежными заказчиками. Это объясняется тем, что данная процедура в законе не детализована, например, непонятно, что входит в первоначальное и окончательное предложение, соответственно есть ряд неточностей при признании запроса предложений несостоявшимся. И в отличие от электронных аукционов, сейчас еще нет ни проработанной правоприменительной практики, ни разъяснений по новым процедурам от исполнительной власти. Пользователи новой системы государственных закупок сталкиваются со сложностями при определении принадлежности участника закупки к субъектам малого предпринимательства, организациям инвалидов.

Первый этап реализации закона также показал, что основная масса нарушений в закупках муниципальных заказчиков пришлась на процедуры планирования. Заказчиками ежегодно формируются планы-графики, которые содержат перечень закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд на фи-

нансовый год. Планы-графики являются основанием для осуществления закупок.

Практика показывает, что большинство планов-графиков размещены на официальном сайте zakupki.gov.ru по-прежнему, в нарушение законодательства, в нечитаемом виде, в неструктурированной форме, что создает определенные трудности. По информации заказчиков, для того чтобы оформить размещение рядовой закупки, уходит слишком много времени: только определение начальной максимальной цены при помощи официального сайта по одной позиции занимает до получаса, а на практике в одной стандартной закупке может быть порядка 200 позиций.

Рассмотрим организацию процесса закупок на примере ФКУ «УОУМТС МВД России». Процесс закупок регламентируется соответствующими нормативными документами (табл. 2).

Чтобы осуществить процедуру закупки товаров для государственных нужд без заключения государственного контракта у единственного поставщика, оформляется Решение на осуществление закупки по установленной форме, в котором очень подробно описываются показатели качества продукции. Например, в соответствии с Планом-графиком размещения заказов на 2015 г. необходимо закупить термос в количестве 125 шт. для отдела хозяйственного обеспечения (табл. 3).

В ФКУ «УОУМТС МВД России» проводится регулярный мониторинг закупочного процесса на соответствие показателей качества требованиям нормативных документов (табл. 4).

Из табл. 4 видно, что организация закупает материально-технические средства (материалы), основные средства (оборудование) и услуги связи и ЖКХ. Брак на материально-технические средства допускается не более 0,2%, на основные средства, услуги связи и ЖКХ -недопустим.

По табл. 5 можно проанализировать эффективность закупок, проведенных организацией в 2014 г.

Как видно из табл. 5, наиболее часто используемыми способами осуществления государственных закупок в 2014 г.

были: торги на товарных биржах - исполнено 74,02%, несостоявшиеся торги составили только 9,11%; запрос котировок - исполнено 71,34%, несостоявшиеся торги - 24,2%; открытый конкурс - исполнено - 62,21%, несостоявшиеся торги - 4,73%.

По запросу котировок достаточно высок процент несостоявшихся торгов. Они наблюдаются в основном по крупным заказам: чем крупнее заказ, тем выше вероятность, что торги не состоятся. Доля несостоявшихся электронных аукционов постепенно снижается.

Введение электронных аукционов помогло значительно снизить формальные причины отклонения заявок. Сегодня они встречаются лишь в 6,4% случаев, ранее, на обычных торгах, по формальным причинам отклонялось 2030% заявок [3]. Это стало возможным за счет введения в электронном аукционе, в отличие от обычных торгов, бинарной системы: участнику не надо полностью переписывать документацию заказчика, он только декларирует, что он согласен выполнять те или иные виды работ, поэтому уменьшается вероятность ошибок. Участник аукциона просто подтверждает свое согласие с требованиями заказчика и несет за свои действия финансовую ответственность.

Таким образом, торги на электронном аукционе для предприятия ФКУ «УОУМТС МВД России» являются перспективными. Для снижения доли несостоявшихся торгов необходимо повысить дисциплину исполнения условий контрактов поставщиками путем проведения регулярного контроля и мониторинга поставщика. Также следует проводить мониторинг и оценку рынка для прогноза как спроса, так и предложения на продукцию для предприятия. Можно порекомендовать для повышения качества закупаемой продукции процедуру закупки у единственного поставщика на основании решения. Кроме того, необходимо повысить качество информации на сайте zakupki.gov.ru и привести ее в соответствие с требованиями законодательства. А также оптимизировать работу сайта с целью сокращения времени на размещение закупки.

Источники

1. Бурчакова М.А., Мизинцева М.Ф. Управление качеством: учеб. пособие. М.: Изд-во Рос. ун-та дружбы народов, 2004.

2. Гордон Ш. Семь шагов для оценки деятельности поставщика // Стандарты и качество. 2011. № 6. С. 84-87.

3. Госзаказ: новые поправки ФАС к закону против коррупции, за качество и экономию: Комментарии к редакции закона руководителем ФАС России Игорем Артемьевым и начальником управления ФАС России Михаилом Евраевым // Материалы пресс-конференции в РИА «Новости» 24 февраля 2011 г. Режим доступа: http://kapital-rus.ru/articles/ article/182238.

4. Грейз Г.М., Каточков В.М., Марковский В.А. Логистическая оптимизация процесса управления материальными запасами промышленного предприятия // Известия Уральского государственного экономического университета. 2013. № 3-4(47-48). С. 113-116.

5. Дубровский ВЖ., Иванова В.О. Формирование модели государственных закупок как инструмента устойчивого развития экономики промышленных отраслей // Известия Уральского государственного экономического университета. 2013. № 6(50). С. 24-30.

6. Ефимов В.В. Статистические методы в управлении качеством: учеб. пособие. Ульяновск: УлГТУ, 2003.

7. Лазарев В.А. Логистическая концепция управления предприятием // Известия Уральского государственного экономического университета. 2013. № 2(46). С. 129-133.

8. Малышева Л.А. Технология разработки систем показателей на основе анализа заинтересованных сторон // Контроллинг. 2008. № 27. С. 24-33.

9. Оптимизация управления закупками и снабжением. Режим доступа: http://www.cfin.ru/management/finance/payments/purchase_optim. shtml.

10. Харрингтон Дж., Эсселинг K.C., Ван Нимвеген Х. Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. СПб.: Изд-во «Азбука», 2002.

References

1. Burchakova M.A., Mizintseva M.F. Upravlenie kachestvom [Quality management]. Moscow, Izd-vo Ros. un-ta druzhby narodov, 2004.

2. Gordon Sh. Sem' shagov dlya otsenki deyatel'nosti postavshchika [Seven steps to assess the supplier's activity]. Standarty i kachestvo - Standards and Quality, 2011, no. 6, pp. 84-87.

3. State order: the new amendments of the Federal Anti-Monopoly Service to the law against corruption, in favour of quality and savings. RIA Novo-sti Press Conference, February 24, 2011. Available at: http://kapital-rus.ru/ articles/article/182238.

4. Greyz G.M., Katochkov V.M., Markovskiy V.A. Logisticheskaya optimizat-siya protsessa upravleniya material'nymi zapasami promyshlennogo pred-priyatiya [Logistical optimization of industrial enterprise's material resources management]. Izvestiya Ural'skogo gosudarstvennogo ekonomicheskogo uni-versiteta - Journal of Ural State University of Economics, 2013, no. 3-4(47-48), pp. 113-116.

5. Dubrovskiy V.Zh., Ivanova V.O. Formirovanie modeli gosudarstvennykh zakupok kak instrumenta ustoychivogo razvitiya ekonomiki promyshlennykh otrasley [Modelling of the government procurements as a tool for providing sustainable development of the industrial sector]. Izvestiya Ural'skogo gosudarstvennogo ekonomicheskogo universiteta - Journal of Ural State University of Economics, 2013, no. 6(50), pp. 24-30.

6. Yefimov V.V. Statisticheskie metody v upravlenii kachestvom [Statistical methods in quality management]. Ul'yanovsk, UlGTU Publ., 2003.

7. Lazarev V.A. Logisticheskaya kontseptsiya upravleniya predpriyatiem [Logistic concept of enterprise management]. Izvestiya Ural'skogo gosudarstvennogo ekonomicheskogo universiteta - Journal of Ural State University of Economics, 2013, no. 2(46), pp. 129-133.

8. Malysheva L.A. Tekhnologiya razrabotki sistem pokazateley na os-nove analiza zainteresovannykh storon [The technology for developing the systems of indicators on the basis of the analysis of the interested parties]. Kontrolling - Controlling, 2008, no. 27, pp. 24-33.

9. Optimization of procurement and supply management. Available at: http://www.cfin.ru/management/finance/payments/purchase_optim.shtml.

10. Harrington J., Esseling K., Van Nimwegen H. Business Process Improvement Workbook. Documentation, Analysis, Design, and Management of Business Process Improvement (Russ. ed.: Optimizatsiya biznes protsessov. Doku-mentirovanie, analiz, upravlenie, optimizatsiya. St. Petersburg, Azbuka Publ., 2002).

o я