Архивные документы негосударственных организаций - неотъемлемая часть историко-культурного наследия России: правовые коллизии

YAK 93/99' ББК 63.3(2)51

B.A. АРАСЛАНОВА, E.C. БУРМИСТРОВА

АРХИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАУИЙ -НЕОТЪЕМЛЕМАЯ ЧАСТЬ ИСТОРИКО-КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ РОССИИ: ПРАВОВЫЕ КОЛЛИЗИИ

V.A. ARASLANOVA, E.S. BURMISTROVA

ARCHIVAL DOCUMENTS OF NON-STATE ORGANIZATIONS ARE AN ESSENTIAL PART OF RUSSIAN HISTORICAL AND CULTURAL HERITAGE: LEGAL COLLISIONS

В статье авторы вскрывают противоречия архивного права с законами, регламентирующими деятельность негосударственных организаций России, которые, по мнению авторов, приводят к нарушению конституционных прав граждан РФ и утрате документов, являющихся частью историко-культурного наследия современной России. Авторы считают, что назрела острая необходимость соотнести архивное законодательство с законами, регулирующими деятельность негосударственных организаций и внести коррективы в действующие законы Российской Федерации.

In the article the authors show contradictions of archival legislation with laws which regulate activity of Russian non-state organizations. According to the authors, these contradictions lead to infringement of constitutional rights of citizens of Russian Federation and to loss of documents which are a part of the historical and cultural heritage of modern Russia. The authors think that there is an urgent need to correlate archival legislation with laws which regulate activity of Russian non-state organizations and to make adjustments to current legislation of Russian Federation.

Ключевые слова: архивное хранение документов, документы негосударственных организаций, источники комплектования.

Key words: archival storage of documents, documents of non-state organizations, acquisition sources.

Архивный фонд Российской Федерации как исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежит постоянному хранению в соответствии с российским законодательством.

Становление архивного законодательства началось в 1918 г., с Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела». Далее были другие декреты и постановления, был период, когда практически все нормы регулировались совместными постановлениями ЦК КПСС и Совета Министров СССР. Например, положения о Государственном архивном фонде СССР 1941, 1958 и 1980 гг. вводились в действие постановлениями Совета Министров СССР.

Появление нового архивного законодательства в России обычно связывают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» - первого в отечественной истории архивного закона, который является основным по архивному делу. С его появлением в общеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 декабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим

вопросам народного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело. Делопроизводство». Специалисты в области архивного дела рассматривают данный факт как рождение нового специфического подотдела права.

Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.

В настоящее время в Российской Федерации действует большое количество законодательных актов, которые прямо или косвенно регулируют архивное дело, к ним относятся: законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; о персональных данных; государственной тайне; авторском праве; о правовой охране программ ЭВМ и многие другие.

Основополагающим нормативно-правовым актом, регулирующим архивное дело на территории Российской Федерации, является Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон определяет отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организаций независимо от их форм собственности, а также - в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства [2]. Согласно закону, полномочия субъекта Российской Федерации в области архивного дела входит проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации (ч. 2 ст. 4). Кроме того, на основании ч. 5 ст. 14 государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами. Тем самым, все юридические лица, независимо от формы собственности, обязаны соблюдать архивное законодательство.

Архивный фонд Российской Федерации непрерывно пополняется документами, образующимися в процессе деятельности организаций независимо от сферы деятельности и формы собственности, а так как существуют разные виды частных организаций, то и законы, регулирующие деятельность таких организаций на федеральном уровне, разные.

Например, Федеральный закон от 26.12.1995 № 208 «Об акционерных обществах» в ст. 89 предоставляет список документов, подлежащих хранению. К таким документам отнесены: договор о создании общества; устав общества и внесённые в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества; положение о филиале или представительстве общества; годовые отчёты; документы бухгалтерского учёта; документы бухгалтерской отчётности и др. [3]. Последним пунктом в этом списке указаны иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации. Общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке, предусмотренным Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данное Положение

устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истёкшими сроками хранения. В случае ликвидации общества, если общество имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный, муниципальный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

В Федеральном законе от 08.02.1998 № 14 «Об обществах с ограниченной ответственностью» п. 1 ст. 50 закона приводится достаточно подробный перечень документов, которые подлежат обязательному хранению [4]. Этот перечень не является исчерпывающим. В соответствии с комментируемым пунктом, общество с ограниченной ответственностью обязано хранить и иные документы. Особое внимание должно быть уделено хранению бухгалтерских документов общества с ограниченной ответственностью.

В соответствии со ст. 29 Федерального Закона от 06.01.2011 № 402 «О бухгалтерском учёте», регулирующей хранение документов бухгалтерского учёта, все организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет [6]. Согласно данному закону хранение документов бухгалтерского учёта и отчётности призвано обеспечивать граждан, государственные органы и заинтересованные организации ретроспективной документальной информацией. Кроме того, хранение указанных документов осуществляется в целях достоверного и полного отражения деятельности общества, её сопоставления с деятельностью других хозяйствующих субъектов, оценки, а также для обеспечения государственного регулирования и контроля в финансово-экономической сфере.

Федеральный закон от 08.05.1996 № 41 «О производственных кооперативах» в ст. 24 регламентирует ведение бухгалтерского учёта и отчётности, а также статистической отчётности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для коммерческих организаций [5]. Этим законом регулируются трудовые отношения членов кооператива. В одном из пунктов ст. 19 сказано, что время работы в кооперативе включается в трудовой стаж. Основным документом о трудовой деятельности члена кооператива является трудовая книжка. Следовательно, после выхода на пенсию человек, работавший когда-то в данном кооперативе, обратится туда за подтверждением своего трудового стажа. Но в законе ничего не сказано о том, где должны храниться документы ликвидированного кооператива. Следовательно, если члены кооператива в случае его ликвидации не позаботятся о сдаче документов, хотя бы по личному составу в государственный или муниципальный архив, то граждане, работавшие там, не смогут подтвердить свой трудовой стаж в установленном порядке.

Таким образом, возникают некие конституционные противоречия, а именно, согласно ст. 39 Конституции РФ, каждому гарантируется социальное обеспечение по возрасту [1], но данную норму конституционного права в случае ликвидации организации, в которой работал гражданин, можно установить лишь при помощи архивных документов.

На защиту конституционных прав граждан направлен Федеральный закон № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 17 которого устанавливает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу,

в течение сроков их хранения. Следовательно, все организации, независимо от формы собственности должны обеспечить хранение архивных документов.

Сроки хранения конкретных категорий документов устанавливаются целым рядом нормативно-правовых актов. Так, например, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Ст. 29 гласит, что первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерская (финансовая) отчётность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года [6].

Особое место среди нормативно-правовых актов, которые определяют судьбу архивных документов, занимает Федеральный закон от 26.10.2002 № 127 «О несостоятельности (банкротстве)», ст. 129 которого гласит, что конкурсный управляющий вправе передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации [7].

Кроме законодательных актов, существуют и нормативно-методические документы, определяющие все стороны работы архивов. Например, «Основные правила работы архивов организаций», подготовленные Федеральным архивным агентством (Росархив) и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) от 06.02.2002 [10], распространяются на архивы государственных организаций. Правила обязательны и для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесённых к государственной собственности.

Государственные организации, не отнесённые к составу источников комплектования государственных архивов, а также и негосударственные организации могут руководствоваться этими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Таким образом, частные организации, если они не относятся к числу источников комплектования государственного или муниципального архива, согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» обязаны соблюдать архивное законодательство. В свою очередь, при организации деятельности архива в своей организации им совсем не обязательно руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций».

Некое двоякое соблюдение единых правил архивного дела в работе частных организаций, на наш взгляд, ведёт к трудностям, возникающим при сдаче документов в архив, если такая организация становится источником комплектования государственного или муниципального архива.

Можно попытаться разрешить сложившуюся неоднозначную ситуацию воспользовавшись методическими рекомендациями «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов», разработанными Росархивом совместно с ВНИИДАД в 2012 г. [9].

Так, согласно методическим рекомендациям, организации, образующие в процессе деятельности наиболее ценные комплексы документов, отражающие основные (профильные) функции в ведомстве или являющиеся ведущими (головными) в определённой сфере деятельности (отрасли), информация которых повторяется в других организациях в минимальном объёме, относятся к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов. Методические рекомендации предлагают при определении организаций -источников комплектования государственных, муниципальных архивов учитывать место организации среди других организаций в зоне комплектования государственного, муниципального архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации.

Руководствуясь методическими рекомендациями, с целью сохранения значительной части ценных источников по истории современности, архивы могут принять меры по сохранению документов негосударственных структур, а именно заключать договоры о сотрудничестве между муниципальными образованиями и негосударственными организациями.

Тем не менее, в настоящее время организации могут отказаться от передачи своих документов, и имеют на это полное право, ведь документы, образующиеся в деятельности частных организаций, являются их собственностью.

Мы считаем, что для решения вопросов организации хранения документов, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций на территории Российской Федерации, назрела необходимость на государственном уровне:

- соотнести законодательство в области архивного дела и деятельности организаций, различных организационно-правовых форм;

- внести коррективы в действующие законы.

Следовательно, предлагаемые нами меры будут способствовать сохранению документов, имеющих историческое, социальное, культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Российской Федерации, а также снимут правовые коллизии, существующие сегодня.

Литература

1. Конституция Российской Федерации [Текст]. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2003. - 32 с.

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс] / Информационно-правовой портал Гарант. - М. : ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2011. - Режим доступа : http://base.garant.ru/12137300.htm, свободный (на 25.04.2014). - Загл. с экрана.

2. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208 «Об акционерных обществах» [Электронный ресурс] / Информационно-правовой портал Гарант. - М. : ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2011. - Режим доступа : http://base. garant. ru/10105712/ htm, свободный (на 25.04.2014). - Загл. с экрана.

3. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14 «Об обществах с ограниченной ответственностью» [Электронный ресурс] / Информационно-правовой портал Гарант. - М. : ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2011. - Режим доступа : http:// base.garant.ru/12109720/htm, свободный (на 25.04.2014). - Загл. с экрана.

4. Федеральный закон от 08.05.1996 № 41 «О производственных кооперативах» [Электронный ресурс] / Информационно-правовой портал Гарант. - М. : ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2011. - Режим доступа : http://base. garant. ru/10164631/ htm, свободный (на 25.04.2014). - Загл. с экрана.

5. Федеральный закон от 06.01.2011 г. № 402 «О бухгалтерском учёте» [Электронный ресурс] / КонсультантПлюс - надёжная правовая поддержка. -М. : КонсультантПлюс, 2012. - Режим доступа : http://base.consultant.ru/cons/ cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=156037, свободный (на 15.05.2014). -Загл. с экрана.

6. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127 «О несостоятельности (банкротстве)» [Электронный ресурс] / Информационно-правовой портал Гарант. -М. : ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2011. - Режим доступа : http://base. garant.ru/185181/htm, свободный (на 25.04.2014). - Загл. с экрана.

7. Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов [Текст] : методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2012. - 39 с.

8. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 [Электронный ресурс] / Информационно-правовой портал Гарант. - М. : ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2011. - Режим доступа : http://base.consultant.ru/cons/ cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=40984.htm, свободный (на 26.03.2014). -Загл. с экрана.