Документальное оформление операций движения интеллектуальной собственности в бухгалтерском учете

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ ДВИЖЕНИЯ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

С.Н. ПОЛЕНОВА,

кандидат экономических наук, доцент кафедры «Бухгалтерский учет» Финансовой академии при Правительстве РФ

Документальное оформление операций движения объектов интеллектуальной собственности организуется в соответствии с нормами ст. 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в редакции от 30.11.2003). Первичные документы по движению таких активов должны удовлетворять следующим требованиям:

1) составляться в момент совершения хозяйс- • твенной операции или сразу после ее совершения;

2) содержать достоверные сведения о хозяйственных операциях;

3) служить основанием для формирования • данных в регистрах аналитического и синтетического учета;

4) должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичных документов;

5) при отсутствии унифицированных документов в альбомах форм они должны быть разработаны в организации, закреплены в приказе об учетной политике (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету • «Учетная политика организации» ПБУ 1/98) и содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»):

• наименование документа. Оно должно отражать финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ может не иметь кода формы или содержать его, если документ разработан в самой организации и представлен в учетной политике. Наличие кода формы обязательно в том случае, если документ обрабатывается автоматизированным способом;

• дату составления документа. Она дает возможность определить конкретную дату совершения

оформленной операции, что необходимо для реализации в бухгалтерском учете принципов полноты, достоверности, временной определенности фактов хозяйственной деятельности, а также для формирования данных в налоговом учете. Датой составления документа является дата его подписания, утверждения, а для акта — дата совершения события; наименование организации, от имени которой составлен документ. Оно позволяет установить принадлежность первичного учетного документа к той или иной организации; содержание хозяйственной операции. Оно должно точно соответствовать наименованию оформляемого документа;

• измерители хозяйственной операции в натураль-

ном и денежном выражении. Несмотря на то, что в системе бухгалтерского учета используются, кроме денежных измерителей, натуральные и трудовые, для учета интеллектуальной собственности они нехарактерны;

наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц. В соответствии с приказами руководителя организации право подписи документов по движению объектов интеллектуальной собственности закрепляется за конкретными должностными лицами. Закрепление необходимо для контроля правомерности совершения хозяйственных операций. В связи с этим в документах должны быть расшифровки подпи -сей таких лиц. Когда должностное лицо, имеющее право подписи на первичном документе по движению объекта интеллектуальной собствен-

ности, отсутствует, его может подписывать лицо, являющееся исполняющим его обязанности, или заместитель этого должностного лица. В этом случае обязательным является указание фактической должности лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Отсутствие в первичном учетном документе реквизитов, определенных законодательством о бухгалтерском учете, считается нарушением правил бухгалтерского учета.

Порядок составления и оформления первичных учетных документов по движению объектов интеллектуальной собственности регламентирован постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». Поскольку в постановлении Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстро-изнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» не содержится специальных форм первичных учетных документов по нематериальным активам, к которым относятся объекты интеллектуальной собственности, в практической работе используются формы, предназначенные для учета основных средств. Те графы и строки, которые не заполняются для объектов интеллектуальной собственности, должны прочеркиваться. Использование форм унифицированных первичных учетных документов по учету основных средств для регистрации хозяйственных операций, учитывающих движение объектов интеллектуальной собственности, вызвано тем, что объектов нематериальных активов в организациях, как правило, незначительное число.

Организацией могут быть разработаны и утверждены приказом об учетной политике специальные формы первичных учетных документов по движению объектов интеллектуальной собственности. Кроме этого, в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России (кроме форм по учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты:

• номер документа;

• адрес организации;

• основания совершения хозяйственной операции, оформленной первичным учетным документом и др. Причем наиболее типичным основанием отражения операций движения

объектов интеллектуальной собственности является договор о передаче исключительных прав на них.

Реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов в таких документах не допускается. Вносимые изменения оформляются приказом руководителя организации или отражаются в ее учетной политике.

Представим формы и содержание первичной документации по учету объектов интеллектуальной собственности по направлениям их движения.

При оформлении поступления и оприходования интеллектуальной собственности (приобретения за плату, получения безвозмездно от организаций и физических лиц, создания в самой организации и др.) могут составляться:

1) акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) типовой формы № ОС-1;

2) акт приема (оприходования) нематериальных активов (объектов интеллектуальной собственности) формы, установленной в самой организации в соответствии с требованиями законодательства;

3) акт приема-передачи нематериальных активов.

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кромезданий, сооружений) типовой формы № ОС-1, в соответствии с инструкцией по заполнению, предусмотренной постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7, используется по следующим направлениям поступления объектов интеллектуальной собственности:

• приобретения за плату у других организаций;

• создания хозяйственным или подрядным способом;

• получения от других организаций и лиц безвозмездно по договору дарения;

• внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;

• получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;

• передачи в совместную деятельность и доверительное управление;

• передачи по договору мены и другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Первичный учетный документ может применяться для учета ввода в эксплуатацию объектов интеллектуальной собственности, для внутреннего перемещения из одного структурного подразделения организации в другое, для оформления операций

движения объектов интеллектуальной собственности при передаче или продаже другой организации.

На этапе оформления приемки акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект членами приемочной комиссии, назначенной приказом руководителя организации. Акт после его оформления с приложенной документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем или лицом, на это уполномоченным.

При оформлении внутреннего перемещения объектов интеллектуальной собственности акт выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй — структурному подразделению организации-сдатчика.

Выбытие объекта интеллектуальной собственности в результате продажи или передачи сторонним организациям оформляется актом, на основании данных которого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в Карточке учета нематериальных активов типовой формы № НМА-1.

Акт приема (оприходования) нематериальных активов (объектов интеллектуальной собственности) оформляют при постановке на баланс объекта, когда он поступает в организацию при приобретении за плату от сторонних юридических или физических лиц, при создании объекта собственными силами, получении безвозмездно по договору дарения, а также внесении в качестве вклада в уставный (складочный) капитал.

Акт приема-передачи нематериального актива (объекта интеллектуальной собственности) может заполняться при перемещении объекта интеллектуальной собственности внутри организации между структурными подразделениями, при передаче объектов по договору мены, по договору дарения, внесения в качестве вклада в уставный (складочный) капитал.

В этих документах должны содержаться следующие реквизиты:

• наименование организации-правопреемника;

• коды по ОКУД (коды управленческой документации) и по ОКПО (коды предприятий и организаций);

• дата составления документа;

• код вида операции;

• код лица, ответственного за сохранность актива;

• наименование (или код) сдатчика (организации, структурного подразделения);

• наименование или код получателя (организации, структурного подразделения);

• код вида деятельности;

• дебет счета, субсчета и аналитического счета;

• кредит счета, субсчета и аналитического счета;

• первоначальная стоимость;

• сумма начисленной амортизации;

• срок полезного использования;

• инвентарный номер.

Кроме этого, в первичном документе на оприходование объекта интеллектуальной собственности указывают номер и дату выдачи охранного документа (патента, свидетельства); номер, дату подписания договора об уступке исключительных прав и др., дату его регистрации; перечень документов, принятых по объекту интеллектуальной собственности; место их нахождения после приемки. К первичному документу прикладываются техническая документация, копии патентов, свидетельств, договоров о передаче исключительных прав, выписок из учредительных документов (при получении в качестве вкладов в уставный (складочный) капитал), материальные носители объекта (СD-диск, дискета, обозначение товарного знака, знака обслуживания и др.). Для упрощения расчетов по налогу на прибыль в первичные учетные документы на оприходование объекта интеллектуальной собственности следует ввести дополнительные реквизиты: метод начисления амортизации при налогообложении прибыли, нормы амортизации для бухгалтерского и налогового учета и др. Их также следует указывать в регистрах аналитического учета.

При проведении научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (далее — НИОКР) сторонними организациями или в самой организации, результатом которых явилось создание объекта интеллектуальной собственности, подписывается первичный учетный документ — акт приемки-сдачи выполненных НИОКР — с приложением конструкторской или технической документации. На основании этих документов объекты интеллектуальной собственности учитываются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчете 8 «Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ». Совокупность расходов по этим работам в самой организации определяется по данным бухгалтерской справки-расчета.

При оформлении выбытия объектов интеллектуальной собственности (продаже, внесении в уставный (складочный) капитал других организаций, передаче по договору дарения и др.) могут составляться:

1) акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) типовой формы № ОС-1;

2) акт выбытия нематериального актива (объекта интеллектуальной собственности) по форме, разработанной в самой организации и утвержденной в учетной политике для целей бухгалтерского учета;

3) акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) типовой формы № ОС-4;

4) акт списания нематериального актива (объекта интеллектуальной собственности) по форме, разработанной в самой организации и утвержденной в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) типовой формы № ОС-1 и акт выбытия нематериального актива (объекта интеллектуальной собственности) используются по всем направлениям списания интеллектуальной собственности с баланса организации в результате передачи его по договорам уступки исключительных прав сторонним юридическим или физическим лицам. Если объект интеллектуальной собственности выбывает в результате истечения срока его полезного использования или нецелесообразности применения в хозяйственной деятельности, то заполняют акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) типовой формы № ОС-4 или акт списания нематериального актива (объекта интеллектуальной собственности), в которых производится расчет финансового результата (прибыли, убытка) от выбытия.

Первичные учетные документы по списанию интеллектуальной собственности составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, утверждаются руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов.

Документы по выбытию и списанию объектов интеллектуальной собственности, разработанные в самой организации, должны содержать следующие реквизиты:

• наименование организации, из активов которой выбывает объект интеллектуальной собственности;

• коды по ОКУД и ОКПО;

• дату составления;

• код вида операции;

• код лица, ответственного за сохранность актива;

• наименование (код) сдатчика (организации, структурного подразделения);

• наименование (код) получателя (организации, структурного подразделения);

• код вида деятельности;

• дебет счета, субсчета и аналитического счета;

• кредит счета, субсчета и аналитического счета;

• первоначальную стоимость;

• норму амортизации;

• сумму начисленной амортизации;

• код нормы амортизационных отчислений;

• коды счета и объекта аналитического учета амортизации;

• срок полезного использования;

• инвентарный номер объекта;

• расчет финансового результата от выбытия объекта интеллектуальной собственности.

Кроме этого, в первичных учетных документах

отражают номер и дату выдачи охранного документа на выбывающий объект, перечень переданных правопреемнику документов.

Наиболее целесообразными являются разработка и использование в практической работе Акта выбытия нематериальных активов. На его основании осуществляется не только документальное оформление операций по списанию объектов интеллектуальной собственности, но и других видов нематериальных активов, а также их выбытию для выполнения условий договора о передаче неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности.

Акт выбытия может содержать следующие основные реквизиты, характеризующие операции списания объектов интеллектуальной собственности:

• наименование организации-правообладателя;

• дату составления документа;

• код вида операции;

• код материально ответственного лица, за которым закреплен данный актив;

• характеристику объекта интеллектуальной собственности;

• наименование (код) правопреемника;

• код вида деятельности;

• дебет счета, субсчета, код аналитического учета;

• кредит счета, субсчета, код аналитического учета;

• первоначальную стоимость объекта интеллектуальной собственности;

• срок полезного использования;

• сумму начисленной амортизации;

• норму амортизационных отчислений.

В акте приводят также сведения об охранных документах объекта (номер и дату выдачи патентов, свидетельств), договорах его создания, приобретения, данные о государственной регистрации исключительного права. Кроме этого, в нем рассчитывают финансовый результат от списания и указывают причины выбытия объекта интеллектуальной собственности, особенно когда это происходит по причине морального износа или непригодности к

дальнейшему использованию. Акт выбытия объекта подписывается специально созданной приказом руководителя организации комиссией, которая принимала объект интеллектуальной собственности. При передаче свидетельств и патентов исключительных прав другим организациям акт подписывается также комиссией организации-правопреемника. В документе указываются должности членов комиссии и расшифровки их подписей. Он заверяется печатью, как правообладателя, так и правопреемника.

К первичным документам на списание объектов интеллектуальной собственности прилагаются копии патентов, свидетельств, договоров о передаче исключительных прав, копии учредительных документов или извлечений из них, расчет рыночной стоимости объекта, согласованный сторонами, заключившими договор дарения, мены и др. По данным первичного документа на списание объекта интеллектуальной собственности выполняют запись в регистре аналитического учета — Карточке учета нематериальных активов типовой формы № НМА-1.

Первичные учетные документы по движению объектов интеллектуальной собственности могут составляться на бумажных или машинных носителях учетной информации. В условиях компьютерной обработки данных все первичные учетные документы, включая документы по объектам интеллектуальной собственности, для всех участников хозяйственной деятельности организации должны оформляться в распечатанном виде. Это же требование следует соблюдать, когда приходится представлять учетные данные по требованию налоговых и других контролирующих органов в соответствии с законодательством РФ (контрольно-ревизионных служб Минфина России, органов МВД России, судебных органов, прокуратуры).

Для упорядочения работы по созданию, контролю и использованию в бухгалтерской деятельности первичных учетных документов, своевременности формирования данных бухгалтерской отчетности формируется график документооборота по движению объектов интеллектуальной собственности. Он оформляется в виде схемы или приказа руководителя организации и включает перечень работ по составлению, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации и всеми исполнителями соответствующих работ с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения.

График документооборота по объектам интеллектуальной собственности формируется в соответствии с требованиями, содержащимися в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1983 № 105. График документооборота

оформляется как составной элемент учетной политики организации, входит в нее и утверждается руководителем.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он должен способствовать улучшению всей учетной работы и усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации должны составлять и представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением графика исполнителями работ по учету объектов интеллектуальной собственности ведет главный бухгалтер организации, а ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Общими требованиями к документообороту объектов интеллектуальной собственности являются:

1) составление первичного документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями его оформления;

2) передача документов в бухгалтерию для контроля за своевременностью и полнотой сдачи для учетной обработки;

3) проверка бухгалтерией принятых первичных документов:

• по форме в соответствии с требованиями полноты и правильности оформления документов, заполнения их обязательных реквизитов;

• по существу в соответствии с требованиями законности хозяйственных операций, логической увязки отдельных показателей документов, правильности арифметических подсчетов;

4) обработка документов в бухгалтерии:

• таксировка (расценка);

Таблица

График документооборота по операциям движения объектов интеллектуальной собственности

Наименование документа Составление документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив

Форма © “ м 1 £2 © л м Ответственный за выписку Ответственный за оформление йе ыи нн не ен И і ет исп ви та Оз к и к ние 8.1 у О с и Ответственный за проверку и обработку Подразделение, представляющее документ Порядок представления Срок представления ите В ч о п с Н я и к ние 8.1 и о с и Исполнитель я и к ние 8.1 у О с и

і 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

• группировка документов, однородных по экономическому содержанию;

• контировка, представляющая указание в первичном учетном документе корреспонденции счетов по операциям движения объектов интеллектуальной собственности, вытекающих из содержания документа;

5) сдача первичных учетных документов в архив после составления на их основании учетных регистров.

Форма графика документооборота по операциям движения объектов интеллектуальной собственности представлена в таблице.

ЛИТЕРАТУРА

1. Гражданский кодекс РФ.

2. О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21.11.1996. № 129-ФЗ (в редакции от 30.11. 2006).

3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Приказ Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

4. Учетная политика организации (ПБУ 1/98). Приказ Минфина России от 09.12.1998 № 60н (в редакции от 30.12.1999).

5. Учет нематериальных активов (ПБУ 14/2000). Приказ Минфина России от 16.10.2000 № 91н (в редакции от 27.11.2006).

3. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств. Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

4. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве. Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

5. Порядок применения унифицированных форм первичной документации. Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

Приглашаем к сотрудничеству!

Издательский дом «Финансы и Кредит» приглашает к сотрудничеству организации, занимающиеся подпиской, распространением и реализацией печатной продукции на взаимовыгодных условиях.

Тел./факс: (495) 621-69-49, Http:/www.financepress.ru

(495) 621-91-90 е-таіі: post@financepress.ru