Автоматизация документооборота на основе использования пакета MS Office

STATUS AND PROSPECTS OF DEVELOPMENT OF THE MARKET OF SERVICES OF PUBLIC CATERING

© 2015

1.1. Zakharova, assistant professor of the chair «Technology of public catering», R. C. Krylova, assistant professor of the chair, «Technology of public catering»

Nizhny Novgorod State Engineering-Economic Institute, Nizhny Novgorod

Abstract. This article analyzes the current state of the market of the food industry in Russia, the main prospects of the industry food industry. After reviewing the prospects of development of the food market, you can see that this area is directly related to the income of the population living in the area. Its aspect food market began to change towards the end of 2011, in qualitative and quantitative composition has changed key market players. The crisis has left negative consequences that have long affected the Russian buyers, the revival of the economy has allowed to increase spending, including on «street food». Enterprises of the food industry running at full production cycle was affected by the crisis to a greater extent.

Public catering in Russia in 2010 amounted to 14 % of all companies providing services in the field of nutrition who were forced to stop their activities. About 9 % of companies did the rebranding. Successful rebranding has enabled businesses to reach a new level of development.

In the future, the market should continue to grow, according to the forecasts for him to come to new companies, both international and Russian. They will develop using the franchise.

According to the results of the study were the main conclusions that market food industry Russia predicts the following trends:

-there is low intensity and attractiveness of the sector from investors;

-there is further consolidation, merger, on the market of food industry;

- there is an increase in the share of network of enterprises of the food industry;

-market growth by segment «fast-food».

Keywords: management, network companies, crisis, food, investment, market, re-branding, restyling, monoformat networks, food industry, service, fast food.

УДК 6.65

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПАКЕТА MS OFFICE

© 2015

С. Л. Иванов, старший преподаватель кафедры «Информационные системы и технологии» Нижегородский государственный инженерно-экономический институт, Княгинино

Аннотация. В статье поднимается вопрос об автоматизации делопроизводства и документооборота в офисах российских учреждений. Описываются информационные процессы, происходящие в этой сфере и наиболее часто встречающиеся проблемы в этой области. Анализируются и выделяются главные причины низкого уровня автоматизации этих процессов. Рассматривается альтернативная возможность автоматизации офисного документооборота учреждений на основе систем, использующих взаимодействие трех приложений пакета MS Office: редактора электронных таблиц MS Excel, системы управления базами данных MS Access и текстового редактора MS Word. На конкретном примере сбора головной организацией статистических данных по своим филиалам, показаны принципы работы каждого из перечисленных компонентов и их роль в составе единой системы, даны основы взаимодействия этих компонентов между собой, достаточно подробно разобраны интерфейсы тех элементов системы, с которыми имеет дело, пользователь, показана эффективность применяемых методов. Описывается возможность еще более эффективного подхода к реализации описанной системы - через создание диспетчерских приложений Windows, приводятся преимущества такого варианта подхода. Предлагается способ реализации заявленного решения: через взаимодействие учреждений и учебных заведений, как высшего, так и среднего профессионального образования, которые осуществляют подготовку специалистов по направлениям, связанным с проектированием или эксплуатацией информационных систем и других программных продуктов. Показаны реальность и выгода подобного сотрудничества, как для организаций, так и для учебных заведений, в целом, и студентов, обучающихся в этих заведениях, в частности. Описаны естественные пути реализации обозначенного сотрудничества.

Ключевые слова: автоматизация документооборота, базы данных, информационные системы, офисное делопроизводство, прикладные программы, программирование, текстовый редактор, учебные заведения, электронные таблицы.

В настоящий момент уровень автоматизации документооборота и делопроизводства в нашей стране находится на очень низком уровне. По оценке компании «Расчетный центр «Практик»» автоматизация работы с документами коснулась лишь около 30 % сотрудников российских компаний и учреждений [1]. Причем этот процент достигается, в основном, за счет крупных компаний, которые могут позволить себе внедрение автоматизированных информационных систем разного уровня. В подавляющем же большинстве государственных и муниципальных учреждений, в офисах небольших компаний автоматизация документооборота практически отсутствует.

В итоге, учреждения, до сих пор, завалены бумажной документацией, компьютеры офисов перегружены неструктурированными данными в электронной форме, статистические отчеты, в большинстве случаев, подготавливаются методом визуального выбора и ручного

сведения информации. Одни и те же сведения неоднократно перепечатываются, копируются и обрабатываются вновь и вновь. Всё это приводит к неоправданно высокой трудоемкости операций в деятельности офисных работников, снижение качества принимаемых ими решений из-за нехватки, потраченного на рутинную работу, времени, высоким издержкам на инфраструктуру движения и хранения документов [2].

При этом, рынок систем электронного документооборота, способных значительно повысить как скорость, так и эффективность работы с документами, достаточно насыщен продуктами как импортного, так и отечественного производства.

Что же препятствует автоматизации отечественного документооборота? Среди многих причин, обсуждаемых аналитиками, одними из основных, можно назвать: стоимость предлагаемых СЭД, наличие у стандартных СЭД большого числа невостребованных функций (для

среднестатистического потенциального потребителя) и отсутствие достаточного уровня компьютерной грамотности офисных работников.

Вместе с тем, существует способ автоматизации документооборота лишенный вышеперечисленных «недостатков» СЭД. Речь идет об автоматизации на основе базовых приложений пакета Microsoft Office: MS Word, MS Excel и MS Access [3]. Подобный подход выгоден, во-первых, из-за того, что эти приложения используются, практически во всех учреждениях и офисах, следовательно не требуют дополнительных затрат на приобретение. Во-вторых, они могут быть ориентированы на решение конкретных задач и не требовать использования дополнительного функционала. В-третьих, они в достаточной мере освоены офисными работниками и не требуют дополнительного обучения и повышения квалификации.

Рассмотрим механизм использования и взаимодействия трех приложений, как единой информационной системы (в дальнейшем - Системы), на примере автоматизации стандартного и часто встречающегося в документообороте процесса сбора головной организацией данных со своих подчиненных структур (филиалов, подразделений и т. п.) для получения необходимой статистической информации и составления сводных отчетов. Для лучшего понимания конкретизируем собираемые данные: пусть это будут сведения о семейном положении сотрудников организации.

ввода данных, он представляет собой форму, созданную при помощи редактора Visual Basic (рисунок 1), которая автоматически появляется при открытии файла Excel [9].

Данная форма позволяет вводить информацию с клавиатуры и выбором из раскрывающихся списков, добавлять и сохранять ее в ячейках книги Excel, просматривать ее в процессе ввода, исправлять вводимую информацию, как с клавиатуры, так и очищая поля формы полностью, прерывать ввод информации и автоматически возобновлять его с прерванной позиции (в филиале) и передавать информацию в базу данных MS Access (по возвращении в головную организацию). Перечисленные функции обеспечиваются программно и реализуются нажатием кнопок: «Добавить», «Сохранить», «Просмотреть», «х» и «Передать» (соответственно) [10]. Объем программного кода на языке VBA, обеспечивающий все вышеперечисленные процессы, составляет всего 73 строки, из которых больше половины создаются автоматически [11].

База данных содержит форму для вывода любой статистической подборки по заданным параметрам [12]. Большинство статистических отчетов, регулярно подготавливаемых учреждениями, имеют уже отработанную неизменную форму, поэтому не составляет труда заранее разработать запросы, осуществляющие необходимые выборки данных [13]. Для рассматриваемого примера они могут быть следующими:

- список многодетных родителей;

- семейное положение;

- количество детей;

- список неполных семей;

- соотношение мужчин и женщин.

При этом вывод информации можно делать как по филиалам, так и в целом по организации, как для просмотра, так и на печать [14].

Рисунок 1 - Вид формы MS Excel для работы с данными

Статистическая информация

© организация О демографический состав

филиал неполные семьи

семейное положение

многодетные семьи

Ф просмотр количество детей

ф печать

В рассматриваемой Системе каждое из этих приложений играет свою функциональную роль:

- MS Excel служит для структуризации информации при ее вводе, способен сохранять информацию в структурированном виде при пересылке по электронной почте, обладает возможностью передачи данных в MS Access, как функциональным, так и программным методом [4]. При этом, для удобства ввода информации, можно создавать шаблоны, как непосредственно в листах книги Excel, так и в виде пользовательских форм, применяя встроенный редактор Visual Basic [5].

- MS Access является хранилищем структурированной информации, предоставляет широкие возможности для ее статистической обработки, а также, способен передавать данные двум другим приложениям [6]. В нем можно производить поиск информации по заданным параметрам, создавать удобные формы для вывода информации, как для просмотра, так и на печать [7].

- MS Word необходим Системе как средство представления выводимой информации в строго заданном, в большинстве случаев, существующими стандартами виде [8].

В рассматриваемом случае, головная организация рассылает филиалам по электронной почте шаблон, созданный на базе книги Excel. Для простоты и удобства 174

Рисунок 2 - Пример формы MS Access для вывода информации

Как видно на рисунке 2, интерфейс формы содержит два переключателя режимов вывода информации: «организация/филиал» и «просмотр/печать» и пять кнопок для выбора содержания выводимой информации [15].

При выборе режима «филиал» пользователю предлагается ввести название филиала для продолжения процесса вывода информации (рисунок 3).

Рисунок 3 - Диалоговая форма для ввода названия филиала

Ввод с клавиатуры можно заменить выбором названия из списка филиалов организации [16].

При выборе режима «просмотр» и нажатии на одну Карельский научный журнал. 2015. № 1

из пяти кнопок, информация выводится в форме отчета MS Access (рисунок 4).

Рисунок 4 - Вывод информации в форме отчета

При выборе режима «печать» та же информация выводится в виде уже заполненного шаблона документа MS Word, подключая к процессу третий компонент Системы. Из всего вышеописанного, именно обеспечение заданной формы документа Word и его программное заполнение является наиболее сложным и трудоемким этапом. Для его реализации используется встроенный в MS Access редактор Visual Basic и программные решения, неоднократно описанные в различных изданиях, посвященных программированию на языке VBA [17], [18]. При этом возможно как программное создание нового документа MS Word, так и заполнение заранее заготовленного шаблона [19]. Второй вариант можно использовать в случае постоянного объема информации, вводимого в стандартную по размеру и структуре форму, и это выгоднее, благодаря сокращению объема программного кода.

Таким образом, даже поверхностного знакомства с интерфейсом, структурой и принципами работы Системы на основе приложений пакета MS Office достаточно, чтобы убедиться в эффективности ее применения - ведь многодневный труд офисных работников по составлению статистической отчетности сводится к нескольким манипуляциям, занимающим, от силы, минут пять-десять. Причем с увеличением объема обрабатываемой информации, длительность этих манипуляций практически не изменяется.

Еще более эффективно включение в Систему специально разработанного приложения Windows, которое выполняет в ней диспетчерскую роль, позволяет работать с базой данных, не открывая ее, а также может программно создавать как саму базу данных, так и шаблоны документов Excel и Word [20]. Это дает возможность объединять в одной Системе подготовку статистической отчетности по разным направлениям деятельности, то есть из разных наборов данных, добавлять с течением времени, без изменения программного кода Системы и дополнительной разработки, новые типы отчетности по новым направлениям.

Разработка этого приложения лишь незначительно увеличивает общее время, необходимое для разработки Системы, благодаря тому, что отпадает необходимость разработки форм и программного кода, используемых в базе данных.

Остается нерешенным только один вопрос, - каким образом обеспечить офисы подобными Системами? Ведь профессиональным разработчикам, имеющим и продвигающим собственные продукты, невыгодно заниматься подобной автоматизацией.

Однако решение есть и вполне реально. Нужно только вспомнить, что у нас в стране очень многие учебные заведения, как высшего, так и среднего профессионального образования, осуществляют подготовку специалистов по целому спектру направлений, связанных с проектированием или эксплуатацией информационных систем и других программных продуктов. Студенты этих заведений, за время обучения на старших курсах делают как минимум одну, а чаще и не одну курсовую работу, проходят производственные и учебные практики, разрабатывают и защищают дипломный проект. Это сотни, и

даже, тысячи потенциальных программных продуктов в год. Уровень сложности рассмотренной в данной статье Системы вполне соответствует среднестатистическому уровню программных разработок в курсовых и дипломных проектах. Остается только наладить взаимовыгодное сотрудничество между учреждениями и учебными заведениями.

В том, что оно будет взаимовыгодным, сомневаться не приходится. Учреждения получают эффективные системы, адаптированные к потребностям учреждения, экономят значительное количество трудочасов и, даже, если придется оплатить разработку, вряд ли ее стоимость будет сравнима со стоимостью лицензионных систем документооборота. Учебные заведения дают студентам реальную практику разработки программного обеспечения, плюс повышают показатели хозрасчетной деятельности. Студенты повышают свой профессиональный уровень и получают положительные рекомендации для дальнейшего трудоустройства.

Таким образом, в короткие сроки возможно значительное повышение уровня автоматизации документооборота и эффективности работы офисных учреждений, а также уровня подготовки IT-специалистов и практической реализации получаемых ими навыков в соответствующих учебных заведениях. Нужно только, чтобы кто-то из заинтересованных сторон сделал первый шаг.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Что тормозит развитие электронного документооборота в России [Электронный ресурс] // Блог компании «Расчетный центр «Практик»» [блог] 4 августа 2014 года URL: http://habrahabr.ru/company/a-practic/ blog/232065/ (дата обращения 12.01.2015).

2. Решения Microsoft в области документооборота для российских органов государственной власти и местного самоуправления // Информационное общество, 2003, выпуск 1, С. 97-115.

3. Слепцова Л. Д. Программирование на VBA в Microsoft Office 2010. Самоучитель. М. : ООО «ИД Вильямс», 2007. 432 с.

4. Уокенбах Джон. Microsoft Office Excel для чайников. Краткий справочник: Пер. с англ. М. : Издательский дом «Вильямс», 2007. 384 с.

5. Гарбер Г. З. Основы программирования на VB и VBA в Excel 2007. М. : Солон-Пресс, 2008. 192 с.

6. Аблязов В. И. Проектирование баз данных в среде Microsoft Office Access 2003, 2007 и 2010. Издательство Политехнического университета, 2014. 104 с.

7. Кошелев В. Е. Access 2007. Эффективное использование. М. : Бином-Пресс, 2008. 590 с.

8. Тихомиров А. Н. Microsoft Office 2007. Все программы пакета: Word, Excel, Access, PowerPoint, Publisher, Outlook, OneNote, InfoPass, Groove. Самоучитель. СПб. : Наука и техника, 2008. - 608с.

9. Уокенбах Джон. Microsoft Excel 2007. Библия пользователя: Пер. с англ. М. : Издательский дом «Вильямс», 2008. - 816 с.

10. Рудикова Л. В. Microsoft Excel для студента. СПб. : БХВ-Петербург, 2005. 368 с.

11. Уокенбах Джон. Профессиональное программирование на VBA в Excel 2003: Пер. с англ. М. : Издательский дом «Вильямс», 2005. 800 с.

12. Киммел Пол. Освой самостоятельно программирование для Microsoft Access 2002 за 24 часа: Пер. с англ. М. : Издательский дом «Вильямс», 2003. 480 с

13. Гандерлой Майк. Автоматизация Microsoft Access с помощью VBA: Пер. с англ. М. : Вильямс, 2006. 412 с.

14. Виллариал Боб. Программирование Access 2002 в примерах. М. : КУДИЦ-Образ, 2003. 653 с.

15. Мак-Манус. Обработка баз данных на Visual Basic. NET: Пер. с англ. М. : Издательский дом «Вильямс», 2003. 416 с.

16. Сеппа Д. Microsoft ADO.NET: Пер. с англ. М. : Издательско-торговый дом «Русская Редакция», 2003.

640 с.

17. Вонг Уоллес. Visual Basic .NET для «чайников»: Пер. с англ. М. : Издательский дом «Вильямс», 2002. 336 с.

18. Эйткен Питер. Разработка приложений на VBA в среде Microsoft Office XP: Пер. с англ. М. : Издательский

дом «Вильямс», 2003. 496 с.

19. Балтер Элисон. Microsoft Office Access 2007: профессиональное программирование. М. : Издательский дом «Вильямс», 2009. 1296 с.

20. Зиборов В. В. Visual C# 2012 на примерах. СПб. : БХВ-Петербург, 2013. 480 с.

THE WORKFLOW AUTOMATION BASED ON THE USE OF MS OFFICE

© 2015

S. L. Ivanov, the senior teacher of the chair «Informational systems and technologies»

Nizhny Novgorod state engineering-economic Institute, Rnyaginmo

Abstract. The article raises a question about office automation and document management in the offices of Russian institutions. Describe information processes taking place in this area and the problems most frequently encountered in this area. Analyzes and highlights the main reasons for the low level of automation of these processes. The alternative possibility of automation of office document management institutions based systems that use the interaction of the three applications of MS Office: spreadsheet MS Excel, database management system MS Access and text editor MS Word. A specific example of the collection the parent organization of statistical data on its branches, shows the working principles of each of these components and their role as part of a single system, presents the fundamentals of the interaction of these components with each other, just guides you through the interfaces of those elements of the system that is the case, the user is shown the efficiency of the applied methods. Describes the possibility of a more effective approach to the implementation of the described system is through the creation of control Windows applications, describes the benefits of this alternative approach. Proposed method of implementing the claimed solution: through the interaction of institutions and educational institutions, both higher and secondary vocational education, which prepare specialists in areas related to the design or operation of information systems and other software products. Shows the reality and benefits of such cooperation, both for organizations and educational institutions in general, and students in these institutions, in particular. Described the natural course of implementation of the identified cooperation.

Keywords: workflow, database, information systems, office administration, applications, programming, text editor, educational institutions, spreadsheets.

УДК 636.085

ВЛИЯНИЕ ВАКУУМА НА КИСЛОТНОСТЬ КОНСЕРВИРОВАННОГО

ПЛЮЩЕНОГО ЗЕРНА

© 2015

Е. Ю. Герасимов, кандидат сельскохозяйственных наук, доцент кафедры «Технические и биологические системы» В. В. Косолапов, кандидат технических наук, доцент кафедры «Технический сервис» Е. В. Косолапова, старший преподаватель кафедры «Технический сервис»

Нижегородский государственный инженерно-экономический университет, Княгинино

Аннотация. Современные подходы к совершенствованию технологий кормопроизводства должны быть практичными и экономически обоснованными. В условиях рыночной экономики важнейшим фактором снижения себестоимости животноводческой продукции является выбор рациональной технологии производства кормов. Совершенствование технологических приемов заготовки зерна повышенной влажности является на сегодняшний день одной из актуальных задач животноводства с точки зрения рациональности, ресурсоэффективности и минимизации затрат производства. В дождливый сезон сушка серна особо затруднена. При влажности массы 18 % и более будут огромные потери в результате самосогревания и развития Aspergillus, Fusarium, Penicillium и других опасных грибов. Кроме того, возбудителями вторичной ферментации после разгерметизации хранилища являются дрожжи, которые обладают способностью к расщеплению молочной кислоты. Установлено, проникновение воздуха приводит к быстрому распаду углеводов и в дальнейшем к распаду белка с повышением pH. На практике это сопровождается термическим процессом, неприятным запахом, нарушением структуры зерна. При несоблюдении тщательного уплотнения и герметизации развиваются плесневые грибы, дрожжи, другие микроорганизмы, из-за жизнедеятельности которых снижается питательная ценность корма.Таким образом, основным недостатком метода силосования влажного плющеного зерна являются значительное увеличение потерь после вскрытия хранилища и выемки корма из-за активного развития плесени и вторичной ферментации, особенно в теплое время. Предлагаем решить данную проблему путем герметизации массы с применением вакуумирования в порционных упаковках. Исследование активной кислотности готового корма, законсервированного традиционным способом и с применением вакуума, показало, что принудительное удаление воздуха из массы обеспечило результат подкисления лучше. Низкое значение рН является одним из показателей качественного консервирования. При этом если внесение консервирующего раствора на готовый корм, заготовленный путем герметизации, оказало положительное влияние, то при использовании вакуума значительных изменений не произошло. Это говорит о положительной динамике применения вакуума при заготовке влажного плющеного зерна.

Ключевые слова: анаэробная среда, вакуум, влажность, зерно, интенсивное дыхание, качество, кислотность, консервант, консервирование, корм, микрофлора, питательность, плющение, процессы брожения.

В последнее время в нашей стране и ряде других стран консервирование влажного плющеного зерна ранних стадий спелости в анаэробных условиях завоевывает все более широкое распространение. А. М. Лапотко [1] писал, что обоснованное изменение и совершенствование технологий заготовки зерна повышенной влажности, в отношении рациональности, ресурсоэффективно-сти и минимизации затрат производства с учетом про-

грессивных мировых тенденций - для животноводства одна из самых актуальных задач. Эта тенденция сохраняется и на сегодняшний день.

Еще в 1969 году D. Budd [3] писал, что в консервированном при оптимальных условиях зерне не наблюдается существенных изменений внешнего вида и видимого поражения плесенью. Кроме того сохраняются его текучие свойства. П. П. Васько и С. В. Абраскова