О некоторых проблемах сферы управления документами в Российской Федерации

Т.А. Быкова

О НЕКОТОРЫХ ПРОБЛЕМАХ СФЕРЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Статья посвящена вопросам организации документационного обеспечения управления в Российской Федерации. Выделяются проблемы, связанные с отсутствием национального центра по регулированию, координации, методическому руководству управлением документацией, заниженным статусом подразделений, отвечающих за управление документацией в организациях и на предприятиях страны, недостаточным государственным регулированием организации работы с документами. Особое внимание уделяется подготовке квалифицированных кадров и необходимости разработки взаимосвязанных образовательных и профессиональных компетенций в сфере управления документацией.

Ключевые слова: управление документацией, государственное регулирование, профессиональное обучение.

Когда мы говорим о документационном обеспечении управления, то имеем в виду, что это отдельная сфера профессиональной деятельности, в которой решаются определенные задачи, реализуются свои конкретные функции и которая должна действовать по определенным правилам. В настоящее время важно понять, что же представляет собой современное документационное обеспечение управления (ДОУ), или управление документами.

Все достижения в области ДОУ связаны с информатизацией России, растущими темпами развития информационных технологий. В настоящее время трудно, если вообще возможно, представить работу с документами, осуществляемую традиционными, ручными методами. Конечно, электронные средства и технологии позволяют значительно повысить оперативность документирования

© Быкова Т.А., 2014

и получения информации, ее обработки, поиска и передачи и т. д. Можно говорить и том, что в стране сформировался рынок информационных технологий. Стремительное развитие технологий доку-ментационного обеспечения управления обусловлено в том числе вхождением Российской Федерации в мировое информационное пространство и возможностью использования зарубежного опыта. Конечно, далеко не все проблемы электронного документирования, внедрения электронного документооборота и т. п. решены, но можно констатировать достаточно быстрый переход на принципиально новые способы организации документационных процессов, хранения документированной информации, обеспечения доступа к ней.

Однако следует отметить ряд достаточно серьезных проблем, которые в первую очередь вызваны ослаблением внимания государства к вопросам организации документационного обеспечения управления.

Так, с начала 1990-х годов произошло значительное снижение роли государственных органов в сфере управления документацион-ным обеспечением деятельности российских организаций различных форм собственности. И в настоящее время ситуация практически не меняется. Об этом свидетельствует тот факт, что в стране отсутствует центр по регулированию, координации, методическому руководству управлением документацией. Как и в 1930-е годы, каждый аппарат управления решает эти задачи самостоятельно и так, как их понимает. Не определен статус службы ДОУ, четко не сформулированы ее задачи, требования к сотрудникам. И мы часто сталкиваемся с отношением к службе как к вспомогательному, чисто техническому участку деятельности, работать на котором может кто угодно, независимо от уровня образования и профессиональной подготовки. Имеются многочисленные примеры включения службы ДОУ в состав административно-хозяйственных подразделений, кадровых служб и т. п. и подчинения ее не руководству организации, а руководителю соответствующего подразделения.

В настоящее время единственным документом, который определяет статус службы и ее общую задачу, являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Для аппаратов управления иных организаций они могут служить ориентиром, но в целом при организации служб делопроизводства организации имеют возможность использовать только устаревшие или отмененные документы (Государственную систему доку-ментационного обеспечения управления, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и др.).

Еще одной проблемой является неотрегулированность вопросов документирования и порядка работы с документами в организациях.

В числе направлений государственного регулирования ДОУ можно выделить следующие:

- установление определенных правил и методов создания документов, в том числе определение состава документов для решения типовых управленческих задач, унификации форм документов, требований к эффективному информационно-документационному обеспечению управленческих решений на различных уровнях и т. п.;

- разработка правил и норм организации работы с документами (организации документооборота), внедрения современных рациональных технологий работы с документами;

- установление требований к формированию документальных фондов организаций, контроль за обеспечением сохранности управленческой документации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» определил характеристики, которым должны соответствовать документы, включенные в систему управления документацией любой организации1. В соответствии со стандартом процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, являющихся аутентичными, достоверными, целостными и пригодными для использования. Для этого необходимо сформулировать и документально оформить требования к документам, порядок их движения и использования, правила отбора и передачи документов на последующее хранение. Другими словами, конкретные организации должны разрабатывать внутреннюю нормативную базу, обеспечивающую решение данных вопросов и применимую именно для их систем управления документами. Однако нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны соответствовать общегосударственной нормативной среде, которая вызывает много вопросов.

В настоящее время при организации документационных процессов, в том числе и электронного документооборота, можно руководствоваться только Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству, которые выступают как действующие «методические» документы. Однако данные документы содержат положения, касающиеся правил документирования и организации документооборота федеральных органов исполнительной власти. Для остальных организаций и пред-

приятий страны единственным документом, который содержит общие требования к составлению и оформлению документов системы организационно-распорядительной документации, является в настоящее время национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, который имеет статус документа добровольного применения. Для организации процессов и процедур обработки документации, разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству можно ориентироваться на те же Методические рекомендации или использовать уже названные устаревшие или отмененные документы, например Государственную систему документационного обеспечения управления (1991 г.) или Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Наиболее регламентированными в документационном обеспечении управления могут считаться вопросы хранения документов. Ряд законодательных актов обязывает организации различных организационно-правовых форм и форм собственности хранить определенные категории документов. Нужно отметить, что данная норма в основном соблюдается, то есть указанные документы хранятся. Ответы на вопросы, как, где и в течение каких сроков должны храниться документы, содержатся в ряде нормативных и методических документов межотраслевого действия. Конечно, и в этой сфере есть нерешенные проблемы, например связанные с хранением электронных документов. Однако данные вопросы находятся в компетенции Росархива, и им уделяется достаточное внимание.

Нужно сказать, что в настоящее время много говорят и пишут о важности восстановления государством функции управления документацией и документационным обеспечением деятельности различных структур. Однако предлагаемые меры в значительной степени касаются организации информационно-документационных процессов только в органах государственной власти, а значит, многие проблемы ДОУ по-прежнему не решаются.

Еще одним условием эффективного функционирования систем документационного обеспечения управления является наличие подготовленного квалифицированного кадрового состава. Современные специалисты в области документационного обеспечения управления должны иметь высокий уровень технологической подготовки, уметь управлять потоками документной информации в организациях и предприятиях всех отраслей и форм собственности.

Для управления информационными ресурсами нужны специалисты высшей квалификации, способные обеспечить информа-ционно-документационное обслуживание на уровне требований

сегодняшнего дня с использованием современных 1Т- технологий, владеющие знаниями не только в области ДОУ, но и в области национального и международного права, менеджмента и экономики и т. д. На это направлена подготовка бакалавров и магистров по направлению «Документоведение и архивоведение» и в РГГУ, и в многочисленных региональных вузах.

Образовательная программа по документационному обеспечению управления дает возможность студентам получить всестороннее гуманитарное образования, серьезную правовую подготовку и знание информационных технологий. Документоведы-профессионалы должны быть способны проводить серьезные научные исследования и решать важнейшие современные задачи управления документами, в том числе связанные с внедрением электронного документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях любых направлений деятельности и форм собственности.

Все это нашло отражение в компетенциях выпускников, закрепленных в образовательных стандартах по направлению «Доку-ментоведение и архивоведение». Однако формирование образовательных компетенций - это не самоцель. Они должны соответствовать требованиям к квалификации работников, которые задают работодатели, бизнес-среда. В настоящее время квалификационные характеристики, содержащие должностные обязанности руководителей и специалистов сферы документационного обеспечения управления, требования, предъявляемые к уровню их знаний и квалификации, нормативно закреплены в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих. И с сожалением можем констатировать, что почти для всех должностей требуемый уровень знаний соответствует среднему специальному, а подчас и начальному профессиональному образованию. Это еще одно доказательство отношения государственных органов к документационному обеспечению управления как к вспомогательной технической функции.

В настоящее время в Российской Федерации приступили к разработке профессиональных стандартов, основанных на профессиональных компетенциях, соответствующих национальной квалификационной системе. Российские профессиональные стандарты предназначены для установления единых требований к содержанию и качеству профессиональной деятельности, для оценки уровня квалификации работника при приеме на работу и при аттестации, для формирования должностных инструкций; планирования карьеры, а также для разработки федеральных государственных образовательных стандартов.

Как видим, важнейшим назначением профессиональных стандартов является формирование требований работодателей к результатам обучения специалистов, а образовательные стандарты, в свою очередь, должны устанавливать требования к программам обучения, направленным на достижение этих результатов. Таким образом, речь идет о системе взаимосвязанных профессиональных и образовательных стандартов, которая должна учитывать государственные приоритеты в экономике и управлении, требования работодателей.

В Указе Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» говорится о плане разработки профессиональных стандартов в стране2. План был утвержден в ноябре 2012 г.3 И первоочередной задачей профессионального сообщества, объединений работодателей является изменение ситуации в области управления документами, разработка профессиональных стандартов, в которых был бы закреплен высокий уровень квалификации и требования, соответствующие высшему профессиональному образованию работников сферы документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение управления как область профессиональной деятельности имеет свою богатую историю. Отличительной особенностью ее развития явились взлеты и падения, которые выражались то в пристальном внимании государства к организации работы с документами, то в практически полном отсутствии такого внимания. Хочется верить, что мы перестанем наступать на одни и те же «грабли», разрушая все почти до основания и начиная строить систему заново.

Примечания

1 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД «Управление документами. Общие требования». М., 2007.

2 Указ Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» // Собрание законодательства РФ. 2012. № 19. Ст. 2334.

3 Распоряжение Правительства РФ от 29.11.2012 № 2204-р «Об утверждении плана разработки профессиональных стандартов на 2012-2015 годы» // Собрание законодательства РФ. 2012. № 49. Ст. 6921.