Использование инструментов проектного управления в деятельности учреждений социального обслуживания

Использование инструментов проектного управления в деятельности учреждений социального обслуживания Use of project management tools in the activities of social service institutions

УДК 334.025

Мельникова Марина Алексеевна,

магистрант 2 курс, «Институт управления бизнес-процессами и экономики», Сибирский федеральный университет, Россия, г. Красноярск

Аннотация: В статье рассматривается актуальность использования проектного управления в деятельности учреждения социального обслуживания. Представлен разработанный автором алгоритм внедрения стандартизации управления проектами в данном типе организаций, приведена типологизация проектов учреждений социального обслуживания. На основе «гибридного» подхода к управлению проектами предложены модели использования инструментов проектного управления в учреждении социального обслуживания исходя из специфики типов проектов, сроков их реализации.

Summary: The article discusses the relevance of the use of project management in the activities of social service institutions. The algorithm of implementation of standardization of project management in this type of organizations developed by the author is presented, the typology of projects of social service institutions is given. On the basis of the «hybrid» approach to project management models of the use of project management tools in the institution of social services based on the specifics of the types of projects, the timing of their implementation.

Ключевые слова: проектное управление, инструменты проектного управления, методология, проект, учреждение социального обслуживания.

Keywords: project management, project management tools, methodology, project, social service institution.

В последние годы вопросам качества оказываемых социальных услуг и эффективности работы учреждений социальной сферы уделяется всё больше внимания: разрабатываются государственные стандарты, «Дорожные карты», показатели эффективности исполнения государственного (муниципального) задания и др.

Эффективность деятельности социозащитных учреждений начинает рассматриваться с разных сторон: рационального, целевого и эффективного расходования бюджетных

средств, охвата граждан, нуждающихся в социальном обслуживании и сопровождении, степени удовлетворения их потребностей, внедрения инновационных подходов к организации социального обслуживания, новых видов социальных услуг и др.

В связи с этим перед руководителем стоит непростая задача в выборе способов и методов управления учреждением.

Учитывая комплексный характер требующих решения социальных задач и сложность управления процессами в социальной сфере, одним из наиболее подходящих методов может стать проектное управление, которое получает все более широкое применение в нашей стране. Это не говорит о том, что традиционное управление и управление проектами должны противоречить друг другу, скорее - дополнять, для поиска новых путей, позволяющих активнее двигаться вперед и решать перспективные задачи.

Основой проектного управления является реализация проекта. Существует множество определений понятия «проект» и каждый специалист пользуется тем из них, который, по его мнению, наиболее подходит для решаемой задачи. При этом можно выявить три основные характеристики проекта: наличие уникальной цели, ограниченность по ресурсам, ограниченность во времени.

Таким образом, главной целью проектного управления можно считать управление процессом достижения уникальной цели проекта в рамках определённых параметров времени и ресурсов. Решение любой задачи, встречающейся на пути руководителя организации, можно реализовать в виде проекта. Но стоит учесть, что для достижения намеченных результатов, данный процесс должен быть выстроен в систему. Алгоритм ее построения в учреждении социального обслуживания может быть представлен следующим образом:

Оценка уровня зрелости организации в области УП

Тнпологнзацна проектов

Рисунок 1 - Алгоритм внедрения стандартизации УП в учреждении социального обслуживания

Первый этап по оценке уровня зрелости организации в области управления проектами (УП) можно провести с использованием одной из признанных моделей (OPM3, Р3М3 PM Maturity — модель Беркли, модель зрелости Керцнера, опросник С.А. Мишина и др.), чтобы понять, как в учреждении обстоят дела с пониманием и использованием проектной методологии.

Далее необходимо провести типологизацию проектов, подлежащих разработке и управлению в учреждениях социального обслуживания. Автором выделены следующие типы проектов, которые влияют на эффективность деятельности учреждения и затрагивают различные направления:

1. Социальные проекты — направлены на внедрение новых форм работы, услуг, технологий и имеют своей целью решение каких-либо проблем обслуживаемой категории населения. Как правило, данные проекты содержат в себе необходимость приобретения какого-либо оборудования и проведения обучения сотрудников.

2. «Хозяйственные» проекты — направлены на обеспечение комфортной, доступной среды, энергосбережения, безопасности, исполнения норм законодательства в этой части. Данные проекты всегда содержат необходимость финансовых затрат, зачастую — соблюдения технических нормативов, могут характеризоваться сложностью реализации.

3. «Организационные» проекты — направлены на совершенствование управления существующими процессами: финансовой, закупочной деятельностью, работой с кадрами, процессами предоставления социальных услуг, информационной открытости и т.д. Данные проекты в большинстве случаев могут не иметь необходимости финансовых затрат вовсе или иметь незначительные.

Каждый тип проектов также можно разделить на «критический» и «допустимый», с точки зрения сроков его реализации. Критический проект характеризуется сжатыми сроками (до 3 месяцев), когда необходимо в «экстренном» порядке внедрить новую услугу, усовершенствовать текущий процесс и пр. Такая ситуация может быть обусловлена постановкой непредвиденных задач высшим руководством, изменениями законодательства, исправлением текущей ситуации, вызванной нарушением отдельных положений законодательства и др. Допустимый проект содержит в себе решение плановых задач, не требующих принятия «экстренных» мер, характеризуется продолжительными сроками реализации.

Следующим шагом является выбор из имеющихся в мировой практике наиболее подходящей методологии или стандарта для дальнейшего использования. Применительно к учреждению социального обслуживания, являющемуся непроектно-ориентированной организацией, целесообразнее использовать «гибридный» подход, включающий в себя как наличие стандартизированных процедур, так и возможность гибкого управления. Модели использования таких инструментов необходимо описать во внутреннем стандарте (положении) по управлению проектами.

Исходя из специфики типов проектов, сроков их реализации и стратегических задач, автором предложены следующие модели использования проектных инструментов в сочетании с гибкими методами:

Таблица 1 - Модели использования инструментов проектного

управления в учреждении социального обслуживания

Инструмент Социальный Хозяйственный Организационный

Кригнчвск Допустим Кригнчвск Допустим Кригнчвск Допустим

ни ын ИИ ын ни ын

Устав проекта

Жизненный цикл

проекта

Иерархическая

структура раоот (ИШ

Организ анионная

структура исполнителен

Матрица

ответственности

Структура раоот проекта ЛУВЗ

зским

Доска капЬап

Сетевой график (по

методу критического пути)

Критическая цепь

Метод освоенного

ооьема

Совещания 3 раза в

неделю

Совещания 1 раз в

неделю

Отчет о реализации

проекта

Из представленной модели видно, что единым требованием для всех типов проектов является разработка Устава в силу необходимости отражения основных позиций, а также использование доски kanban, как наиболее наглядного и мобильного инструмента. Для критических сроков любого проекта предлагается сокращенный перечень инструментов. Для социальных и организационных проектов с допустимыми сроками реализации предлагается единый набор. При этом в хозяйственном и организационном проектах с критическими сроками акцент сделан на SCRUM, как на подходе, позволяющем наиболее эффективно добиться «продуктового» результата, присутствующего в данных типах проектов, без дополнительной траты на разработку и мониторинг громоздких схем.

Согласно алгоритма, после документальной формализации необходимо провести обучение сотрудников основам управления проектами, рассказать принципы и задачи

вводимых изменений, ознакомить с практическим применением проектного инструментария. Следующим шагом должна стать реализация пилотного проекта, которая позволит выявить недостатки, оценить эффективность, уровень понимания и освоения проектными командами предлагаемой методологии.

После апробации, вынесенных «уроков» и в процессе реализации внедренная методология может претерпевать изменения, направленные на совершенствование системы УП в организации.

«Гибридный» подход в использовании проектного инструментария позволит оперативно реагировать на вызовы и подбирать наиболее действенные пути решения каждого из них. Таким образом, внедрение инструментов проектного управления позволит учреждениям социального обслуживания повысить не только качество оказываемых социальных услуг, но эффективность деятельности в целом.

Список использованной литературы

1. Агранович, В. Б. Проектный менеджмент в социальной сфере : учеб. пособие / В. Б. Агранович, А. П. Моисеева.- Томск : ТПУ, 2008. — 229 с.

2. Антропова, Ю. Ю. Проектное управление как инструмент развития системы социального обслуживания населения в современных условиях // Вестник Челябинского государственного университета. — 2009. — № 11 (149). — С 164 — 168.

3. Богданов, В.В. Управление проектами. Корпоративная система - шаг за шагом / В.В. Богданов. - Москва: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

4. Ильина, О. Н. Формирование методологии управления проектами, нацеленной на долгосрочный успех организации / О. Н. Ильина, А. Ю. Курбатов // Управление проектами. — 2014. — №2. С. 6-10.

5. Козлова, А.А. Сильные и слабые стороны внедрения проектного менеджмента в государственное управление / А. А. Козлова, О.Ю. Синяева// Лидерство и менеджмент. — 2016. — Т. 3. — № 1. — С. 7-16.

6. Масловский, В. П. Методология и организация проектного управления / учебное пособие. В. П. Масловский - Красноярск : Сиб. федер. у-нт, 2015. — 282 с.

7. Милошевич, Д. Набор инструментов для управления проектами / Драган З. Милошевич; Пер. с англ. Мамонтова Е.В.; Под ред. Неизвестного С.И. — Москва : Компания АйТи; ДМК Пресс, 2008. — 729 с.