Некоторые результаты проекта внедрения системы информационной поддержки процесса управления закупками

УДК 658.7+65.011.56

НЕКОТОРЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ

Аннотация. В статье рассмотрены история развития и теоретические основы построения корпоративных информационных систем. На примере одной из транснациональных компаний рассмотрены процесс и результаты внедрения информационной системы поддержки процесса управления закупками. Сделаны выводы относительно необходимости разработки комплекса мер по адаптации персонала к новым информационным решениям.

Ключевые слова: корпоративные информационные системы, электронный документооборот, закупки, информация, управление, бизнес-процесс.

SOME RESULTS OF THE PROJECT IMPLEMENTATION OF INFORMATION PROCUREMENT MANAGEMENT SYSTEM

Annotation. The article describes the history of development and theoretical foundations of corporate information systems. The authors review process and results of implementation of information system procurement process in one of the multinational companies. Authors make conclusion of necessity of developing of a package of measures of adaptation due to new information decisions.

Keywords: corporate information systems, electronic data interchange, procurement, information, management, business-process.

Совсем недавно основные проблемы, которые стояли перед идеологами логистического менеджмента, лежали в области организации материальных потоков товаров и сырья. Информации отводилась вторичная роль. Под информационным обеспечением физического процесса движения товаров от поставщика к потребителю подразумевалась лишь сопроводительная информация [2]. В настоящее время информационные ресурсы являются важным составляющим потенциала компаний, а информация, в свою очередь, является ключевым элементом оптимизации логистической деятельности. Эффективная обработка информации может существенно сократить издержки, обеспечить согласованность действий поставщиков и потребителей и всех звеньев транспортной цепочки включительно [1; 2].

В связи с ростом конкуренции на рынке услуг количество поступаемой информации в компанию существенно возросло, поэтому возникла необходимость автоматизации процессов управления компании. Логичным результатом развития автоматизации процессов в компании стало появление корпоративных информационных систем. Под корпоративной информационной системой (КИС) подразумевается система, построенная на базе единой модели, включающей все процессы и функции бизнеса, за счет которой совершаются автоматизированные операции с информацией в рамках полного управленческого цикла прямой и обратной связи [3; 4].

Для того чтобы КИС адекватно отвечала требованиям логистических систем и эффективно поддерживала процесс управления и оперативного контроля, КИС должна быть построена на основе учета следующих принципов:

- актуальность информации - реальное отражение состояния логистической системы;

- достоверность данных - точное воспроизведение состояния и развития производства, рынка и макросреды;

- точность информации;

А.О. Шашкина П.С. Шашкин

Alesya Shashkina Pavel Shashkin

© Шашкина А.О., Шашкин П.С., 2015

- полнота и пригодность информации для пользователя - это необходимо для объективного учета всех факторов, формирующих информационную систему;

- целенаправленность и ориентированность данных;

- гибкость системы;

- надежность;

Под информацией понимаются сведения об окружающем мире, которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями, которые можно воспроизводить разными способами.

Для понимания важности КИС необходимо также рассмотреть понятие информационного потока. Под информационный потоком понимается сложившееся или организованное в пределах логистической информационной системы движение информации в определенном направлении при условии, что у этих данных есть общий источник и общий приемник. Движение информационного потока, связывающее между собой все эти компоненты, происходит по коммуникационным каналам.

Логистические информационные потоки характеризуются:

- неоднородностью (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна);

- разнонаправленностью потока;

- сложностью и трудностью практической обозримости информационных маршрутов;

- множественностью числа передач единиц документации по каждому маршруту [2].

На первом этапе своего развития автоматизация решала проблемы формирования потребности в сырье и материалах, деталях, учитывая при этом складской запас. Таким образом, в начале 1960-х гг. эта задача нашла решение в системе планирования потребности в материалах, известных как MRP (англ. Material Requirements Planning). Главной задачей MRP-системы является обеспечение на складе необходимого количества требуемых материалов в рамках срока планирования.

Рассмотрим преимущества использования MRP-системы:

- сокращение задержек в доставке материалов, а следовательно, обеспечение ритмичного выпуска продукции;

- управление производством и снабжением на основе единого плана;

- непрерывный контроль затрат и себестоимости продукции.

Таким образом, MRP-система обеспечивает синхронную работу производственной и снабжающей подсистем предприятия. Но данная концепция не учитывает многих факторов, так как: стоимость рабочей силы, финансовые потребности, а также отсутствие контроля выполнения плана закупок и механизма корректировки этого плана в случае возникновения нестандартных ситуаций [2]. С целью устранения с существующих недостатков в 1980-х гг. MRP-система была преобразована в систему MRP II, которая представляет собой специально разработанный набор методов управления бизнесом, которые поддерживаются вычислительными системами. В рамках данной концепции можно планировать все производственные ресурсы предприятия. Прогнозирование, планирование и контроль производства осуществляется по всему циклу, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Можно выделить следующие преимущества использования MRP II-системы:

- своевременное исполнение поставок, следовательно, улучшение обслуживания потребителей;

- сокращение запасов, их сбалансированность;

- повышение производительности [5].

Несмотря на множество достоинств системы MRP II, главным недостатком остается отсутствие гибкости и сложность реализации интегрированной системы управления. Следующим этапом

развития корпоративных информационных систем можно считать систему планирования ресурсов предприятий - ERP (англ. Enterprise Resource Planning), которая сформировалась в начале 1990-х гг. путем интеграции системы MRP II с модулем финансового планирования - FRP (англ. Finance Requirements Planning). ERP-система - совокупность приложений, позволяющая создать интегрированную информационную среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-процессов предприятия.

Преимущества ERP-системы:

- контроль процессов, их синхронизация;

- стандартизация отчетности;

- расширение управленческих функций;

- интеграция с поставщиками, клиентами;

- адаптация под нужды бизнеса;

- централизация и защита данных;

- контроль взаимосвязанных видов деятельности;

Недостатки ERP-системы:

- высокая стоимость, дополнительные затраты;

- продолжительное внедрение и трудности освоения.

Так как производство стало ориентированным на нужды потребителя, то логичным дальнейшим этапом развития считается появление концепции планирования ресурсов, синхронизированное с покупателем - CSRP (англ. Customer Synchronized Resources Planning) [5].

CSRP-система, в свою очередь, заложила основы для систем нового класса, направленных на управление взаимоотношениями с клиентами - CRM-системы (англ. Customer Relationship Management). CSRP - первая бизнес-методология, которая включает деятельность, ориентированную на интересы покупателя, в ядро системы управления бизнесом. CSRP перемещает фокус внимания с планирования производства на планирование заказов покупателей. Информация о клиентах и услуги внедряются в основу деятельности организации.

С помощью информационных технологий компания собирает и накапливает информацию о клиентах, затем сохраняет сведения, полезные для развития бинеса. Таким образом, существует индивидуальный подход к потребителю, а это, в свою очередь, повышает конкурентоспособность компании и увеличивает ее прибыль.

Преимущества CRM-систем:

- высокая функциональность;

- возможность работать с системой как стационарно, так и удаленно;

- существование бесплатных CRM- систем уменьшает риск потери денег;

- CRM-система дает возможность создавать стратегии по эффективному управлению компанией.

Недостатки CRM-систем:

- «нарастание» избыточной информации;

- сложность при формировании отчетов;

- трудности с обеспечением достоверной информации;

Как правило, CRM-системы состоят из модулей управления контрактами, автоматизации продаж, поддержки пользователей и многих других в зависимости от функциональности.

Одновременно с CRM-системами получили развитие системы, направленные на управление бизнес-процессами в различных областях. Локальные системы ориентированы на автоматизацию процессов в рамках одной функции бизнеса.

Классический способ автоматизации бизнес-процессов - это разработка или приобретение готового программного обеспечения. Однако далеко не все прикладные программы успевают вовремя обновляться, адаптируясь под изменения среды, бизнес-процессов, нормативно-правовых документов.

Внедрение КИС в настоящее время, несмотря на очевидную выгоду от предоставляемых возможностей оптимизации управления, автоматизации процессов, минимизации ручной обработки данных, несет в себе зачастую скрытые при первом приближении проблемы. Они вызваны «типовым подходом» к проектированию систем, сложностями интеграции существующей системы модулей в рамках одной организации, особенно если речь идет о транснациональных компаниях [6].

Опыт участия во внедрении нового информационного решения рассмотрен в статье. В российском отделении транснациональной компании «N» (название компании изменено) на протяжении длительного времени использовалась система CAS (англ. Contract Approval System - система согласования договоров). Как и большинство информационных систем, внедряемых в настоящее время организациями, CAS - это продукт, разработанный сторонней организацией, соответственно, данный продукт находился на полном сервисном обслуживании организации-разработчика, при этом плата за использование системы представляла собой расчет основанный на совершенных операций в системе за определенный период времени.

В целом весь процесс внесения нового поставщика и создания карточки договора в системе может быть представлен следующими шагами:

1) инициатор информирует оператора, ответственного за внесение нового поставщика в систему «E», о необходимости введения нового поставщика, высылая нужную документацию;

2) оператор вносит данные в систему, получая идентификационный номер поставщика;

3) оператор информирует инициатора о том, что поставщик внесен и ему присвоен личный

номер;

4) инициатор отправляет данную информацию оператору CAS;

5) оператор CAS вносит нового поставщика в CAS. После того, как новый поставщик появился в CAS, инициатор может создать на него карточку договора;

6) инициатор подгружает в карточку контракт и дополнительную документацию, если таковая имеется;

7) отправка договора на согласование визирующими лицами через систему CAS;

8) архивация договора в базе данных (в противном случае, договор отклоняется и остается в системе).

Процесс работы с поставщиком по средству CAS состоит из следующих этапов:

1) инициатору поступает счет от поставщика на бумажном носителе;

2) инициатор либо другое ответственное лицо создает заявку на оплату в CAS;

3) отправление заявки на согласование через CAS;

4) согласование заявки в CAS;

5) отправка заявки вместе со счетом на бумажном носителе в финансовый отдел для оплаты;

6) поступление данных об оплате в CAS.

Можно выделить следующие минусы описанной выше системы: долгая процедура поиска нужного контракта и заявок по нему, сложность сортировки данных, система не сигнализирует о необходимости совершения действий. Руководством компании «N» было принято решение о переносе некоторых процессов в финансовый отдел заграницу. В связи с чем, было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота «T». Ставка была сделана на то, что данная система позволит сделать процессы по обработке входящих документов более эффективными и стандар-

газированными, что, в свою очередь, позволит снизить нагрузку на инициаторов и одобряющих по обработке входящих документов, снизить издержки, улучшить показатели управления денежными активами, улучшить уровень сервиса для поставщика, усилить контроль в соответствии с политикой делегирования полномочий. Процесс обработки новых счетов и их оплата показаны на рисунке 1.

Рис. 1. Процесс обработки счетов от поставщиков и их оплата согласно системе «Т»

В рамках продолжающейся деятельности по стандартизации упрощению процессов внутри компании было принято решение о запуске нового корпоративного решения - системы по организации процесса закупок «А» (см. рис. 2).

Система «А» является более современным приложением по сравнению с CAS, что позволит существенно улучшить процесс закупок, даст возможность в режиме реального времени прослеживать процесс одобрения и получать отчеты по расходам контрактов. В рамках данного проекта, который предусматривает переход с текущей системы CAS на платформу «А», будут затронуты следующие рабочие функционалы:

- создание и одобрение договоров;

- процесс планирования закупок товаров и услуг;

- одобрение счетов и их оплата.

В свою очередь использование новой системы электронного документооборота будет сокращено до следующих операции: сканирование и хранение документов на оплату, одобрение счетов на оплату находящихся вне функционала системы одобрение счетов на предоплату.

Планируемые изменения должны оптимизировать процесс закупки и работы с поставщиками, ликвидировав существовавшие недостатки в предыдущем варианте системы организации документооборота рассматриваемого нами участка.

В завершении необходимо отметить, что внедрение или реструктуризация информационной системы приводит к значительным изменениям в организационной структуре организации. Зачастую подобные изменения несут негативные последствия, которые выражаются в долгой адаптации персонала к нововведениям, что в свою очередь, приводит к возникновению дополнительных затрат на начальных этапах эксплуатации и оптимизации системы. В связи с чем необходимой является разработка комплекса мер по адаптации к новым элементам системы и схеме организации бизнес-процессов.

«А»

1

Создание и одобрение договора

1 г

Создание ордера

1

Создание заказа на закупку

Приемка товара/услуг

I

Подтверждение оплаты _

--,----—Ж

«T»

Сканирование счетов и закрывающих документов

Одобрение счетов на предоплату

I

Импорт изображения счета в систему «А»

«Финансовая система»

Формирование платежной группы

Проверка и импорт проводок в «Финансовую

Рис. 2. Процесс закупки в рамках новой системы «А»

Библиографический список

1. Алесинская, Т. В. Основы логистики. Функциональные области логистического управления 4.3 : учеб. по-соб. / Т. В. Алесинская. - Таганрог : Изд-во ТТИ ЮФУ, 2010. - 116 с.

2. Аникин, Б. А. Логистика и управление цепями поставок. Теория и практика. Основы логистики : учебник / Под ред. Б. А. Аникина и Т. А. Родкиной. - М. : Проспект, 2013. ISBN 978-5-392-09201-7.

3. Верников, Г. Г. Корпоративные информационные системы : не повторяйте пройденных ошибок / Г. Г. Верников // Менеджмент в России и за рубежом. - 2003. - № 2. - С. 52-64.

4. Хапов, Д. П. Корпоративные информационные системы на российских предприятиях : в чем проблемы? [Электронный ресурс] / Д. П. Хапов // Менеджмент в России и за рубежом. - Режим доступа : http:// mevriz.ru/articles/2005/4/3860.html (дата обращения : 15.03.2015).

5. Щелкина, И. А. Корпоративные информационные системы (терминология, цели создания, проблемы, стандарты и методологии) : учебник / И. А. Щелкина. - М. : ИНЭК, 2009. - 148 с.

6. Шашкин, П. С. О возможности применения искусственных нейронных сетей при построении информационной системы управления закупками / П. С. Шашкин // Проблемы управления 2014 : сб. материалов XXII Всероссийской студенческой конференции. Вып. 1. - М. : ГУУ, 2014. - 224 с.