Значимость и методика составления графика документооборота в сельскохозяйственных организациях

УДК 338.43

ЗНАЧИМОСТЬ И МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА В СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

DOCUMENT CIRCULATION IN AGRICULTURAL ORGANIZATIONS: SIGNIFICANCE AND SCHEDULING

О.В. Шумакова, Е.А. Безверхая

O. Shumakova, E. Bezverkhy

Институт экономики и финансов Омского государственного аграрного университета им. П.А. Столыпина

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами.

Creation of primary records, an order and terms of their transfer to reflect in the accounting are made according to the schedule of document circulation confirmed by organization. The concept of document circulation includes a scheduling of passing documents, control over the correctness of official registration of papers and corresponding reflection of operation under accounting accounts. Optimization of document circulation allows to establish a quantity of necessary documents and number of workers who deal with this documents. The authors emphasize the importance of establishing a document circulation schedule and reveal its particular in agricultural organizations.

Ключевые слова: первичные учетные документы, методика документооборота, контроль документов, учет бухгалтерских документов.

Key words: the document circulation schedule, method of scheduling, responsibility for observance, an order of documents movement.

Каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Только при этом условии она будет считаться действительно совершенным и может приняться к учету. Особое внимание должно уделяться правильной организации входящего, исходящего и внутреннего документального (движения документов).

Правила документооборота установлен-ны законом о бухгалтерском учете, об электронной цифровой подписи, об архивном деле РФ, Налоговым кодексом РФ, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Кроме того, они могут быть установлены внутренним распорядком организации.

Правила документооборота должны быть утверждены в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету. Обобщив данные по внутреннему и внешнему поступлению документов, главный бухгалтер должен разработать график документооборота для контроля над общим потоком документов в орга-

низации. Система нахождения и использования нужных документов должна быть удобной, независимо от объема документооборота. Для этого нужно упорядочить документы по участникам учета или периодам.

Документооборот представляет собой процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете организации, включающий их составление или получение от других организаций, принятие к учету, систематизацию и передачу в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы [1].

Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производят-

© О.В. Шумакова, Е.А. Безверхая, 2012

ся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении [2].

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники плановоэкономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются [3].

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют улучшению качества всей учетной работы в организации, оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов. В их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату [4].

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственную систему документационного обеспечения управления, рассматрива-

ют в качестве базового объекта документооборота организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т. е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию;

• котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на ЭВМ необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации [4].

Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средства-

ми, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами [1].

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

- использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

- сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов;

- рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов.

График документооборота сельскохозяйственного предприятия может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые осуществляются каждым подразделением предприятия, а также каждым исполнителем с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Примерный график представлен в таблице. Он должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которых проходит конкретный первичный документ, определить минимальный срок его нахождения в подразделениях, а также содействовать улучшению учетной работы, усиле-

нию контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации.

Работники сельскохозяйственных организаций создают и представляют первичные документы, относящиеся к сфере их деятельности, в соответствии с графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю предоставляется выдержка из графика. В ней приводятся перечень документов, создание которых относится к функциональным обязанностям исполнителя, срок их представления и подразделения предприятия, в которые представляются документы.

В целях соблюдения должного порядка в системе документооборота, а при необходимости - установления слабых мест, в графике должны быть указаны фамилии конкретных должностных лиц, которые выписывают, подписывают, передают отдельно взятый документ в бухгалтерию для обработки и дальнейшего хранения. При этом сдают первичные документы на основании составленного реестра.

Документооборот (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов) на предприятии регламентируется графиком документооборота организации, который по каждому документу должен содержать следующие разделы: наименование документа; порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа, и срок исполнения документа; порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто представляет, порядок представления и срок представления; порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения; порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи. Графиком устанавливается рациональный документооборот, т. е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого хозяйствующего субъекта график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: масштабов и вида деятельности, структуры управления и т. п. и пересматриваться по мере изменения этих показателей.

Наименование документа Назначение документа Кол-во экземпляров Кто и когда составляет Выполняемые работы в момент составления документа Кто подписывает документ Кому и когда представляется Использование документа

Должность Целевое назначение

Т абель учета рабочего времени Учет отработанного времени, явок, неявок на работу с указанием причин 1 Руководитель подразделения. Ежедневно Записывает отработанное время или неявки на работу. В конце месяца подсчитывает отработанное время за месяц по каждому члену подразделения и указывает сумму заработка Руководитель подразделения Бухгалтеру 1-го числа после отчетного месяца Бухгалтер Составляет расчетно-платеж-ную ведомость, расшифровку затрат по объектам учета и журнал-ордер

Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства Учет начисленной оплаты труда работникам животноводства 1 Руководитель подразделения (бригадир). Ежемесячно По каждому работнику указывается должность, отработанное время, объем полученной продукции (выполненных работ), расценки Руководитель подразделения (бригадир), зоотехник, бухгалтер Бухгалтеру 1-го числа следующего за отчетным месяца Бухгалтер Сверяет с первичными документами количество полученной продукции. Составляет расчетно-платежную ведомость, расшифровку затрат по объектам учета, журнал ордер

Акт на оприходование приплода животных Оформление полученного приплода животных 2 Руководитель подразделения. В день получения приплода Записывают кличку и номер матки, количество голов приплода, вес, пол и фамилию, имя отчества лица, за которым закреплено животное Руководитель подразделения, мате-риально-ответст-венное лицо Бухгалтеру 16-го и 1-го числа каждого месяца Руководитель подразделения, бухгалтер Заполняет ведомость аналитического учета животных. Заполняет книгу учета движения животных, составляет отчет о движении животных

Ведомость взвешивания животных Определение живого веса (живой массы) животных 1 Руководитель подразделения. В день взвешивания животных. Ежемесячно По учетным группам животных записывает количество голов, вес предыдущий и на дату взвешивания. Рассчитывает привес (прирост) Руководитель подразделения (бригадир), зоотехник, лицо, за которым закреплен скот Бухгалтеру 1-го числа следующего месяца Руководитель подразделения, бухгалтер Составляет расчет определения привеса (прироста), заполняет книгу учета движения животных. Проверяет правильность определения привеса и соответствующих данных, отраженных в отчете

Отчет о движении скота и птицы на ферме Отражение наличия и движения скота и птицы на ферме за месяц 2 Руководитель подразделения (бригадир). Ежемесячно По каждому виду и учетной группе скота, указывается наличие, поступление и выбытие по направлениям, количества привеса и кормо-дней Руководитель подразделения (бригадир), зоотехник, бухгалтер Бухгалтеру 1-го числа следующего месяца Бухгалтер Сверка с первичными документами. Составления журнала-ордера, статистической и бухгалтерской отчетности по наличию и движению скота

Акт на выбытие животных и птиц Оформление списания скота и птицы при падеже, забое и вынужденной прирезке 1 Комиссия. В день выбытия животных Записывает вид и учетную группу животного, его характеристику, живой вес, причину выбытия, диагноз, название и количество продукции, полученной от убоя скота Члены комиссии, руководитель подразделения, ответственное лицо Бухгалтеру 16-го и 1-го числа каждого месяца Руководитель подразделения, бухгалтер Заполняет ведомость аналитического учета животных. Заполняет книгу учета движения животных, составляет отчет о движении животных, оформляет расчетный чек

Расчет определения привеса (прироста) Для определения привеса (прироста) животных по учетным группам и матери-ально-ответст-венным лицам 3 Руководитель подразделения (бригадир). Ежемесячно По каждой учетной группе скота указывается количество голов на начало месяца, поступивших, выбывших, павших. Рассчитывается остаток на конец месяца и привес (прирост) Руководитель подразделения (бригадир), зоотехник Бухгалтеру 1-го числа после отчетного месяца Бухгалтер Сверка с данными ведомости взвешивания животных и документов на поступление и выбытие животных, расчет среднесуточных привесов, начисления оплаты труда работникам животноводства

200 О. В. Шумакова, Е.А. Безверхая

Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый из исполнителей должен быть ознакомлен с порядком создания и движения документов. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые документы представляются [5].

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме

приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.

Следует отметить, что схема документооборота разрабатывается каждой сельскохозяйственной организацией самостоятельно. Исходя из задач, поставленных перед составлением графика документооборота, организации имеют право утверждать свои правила внутреннего движения первичных документов. Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам организации, например разработанным в организации должностным инструкциям.

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от от 27.07.2010 г. № 86-ФЗ). - ИИЬ : http://www.consultant.ru/online/base.

2. Азаренко А. В. Пособие по теории бухгалтерского учёта. - Минск, 2010. - 156 с.

3. Борисов А. Н. Комментарий к Федеральному закону «О бухгалтерском учете». - М., 2010. - 312 с.

4. Безруких П. С., Комиссарова И.П. Бухгалтерское дело : учебник. - М., 2010. - 368 с.

5. Волчек А. Н. Организация бухгалтерского и управленческого учета на предприятии // Финансовый директор. - 2008. - № 8.