СИСТЕМА ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Изобретение относится к области сетей связи, а более конкретно к системам оптимизации документооборота.
Известна система учета предоставления почтово-банковских услуг, обеспечивающая автоматическое зачисление пенсий на текущие пенсионные счета, позволяющая ввести электронный документооборот, автоматизацию взаиморасчетов, отчетности и контроля (патент RU 2100841 G 06 F 17/60, 1997 г.).
Ближайшим аналогом является устройство для подсчета документов, содержащее направляющую планку, определяющую направляющую поверхность транспортировки документов, правый, центральный и левый датчики, генерирующие соответствующие сигналы в ответ на наличие части документа в соответствующей части направляющей поверхности, цифровые устройства для взятия выборок сигнала левого или правого или центрального датчиков с получением их соответствующих репрезентативных значений и программируемый контроллер, соединенный с цифровым устройством взятия выборок и запрограммированный на получение результата подсчета документов, управляющих сигналов для управления работой устройства и сигналов состояния для контроля работы устройства в ответ на соответствующие репрезентативные значения (патент RU 2144697 G 07 D 7/04, 2000 г.).
Описанные аналоги сложны и не адаптированы к решению задачи определения среднестатистических объемов печати и копирования при наличии нескольких пользователей.
Задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является определение среднестатистических объемов печати и копирования по подразделениям и пользователям.
Также, задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является определение среднестатистических объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству.
Кроме того, задачей, решаемой полезной моделью является определение себестоимости одного отпечатанного или откопированного листа по каждому периферийному устройству.
Еще одной задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является оперативное определение износа каждого периферийного устройства.
Также, еще одной задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является контроль документопотоков, содержащих конфиденциальную информацию и требующих повышенной степени контроля.
Еще одной задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является перераспределение заданий на печать между периферийными устройствами в зависимости от количества страниц в задании периферийных устройств с целью снижения затрат на бумажный оборот.
Сущность предлагаемой полезной модели заключается в том, что система оптимизации документооборота содержит по меньшей мере один сервер, подключенный к сети передачи данных, причем к упомянутой сети передачи данных подключено по меньшей мере одно пользовательское устройство, при этом упомянутый сервер соединен с по меньшей мере двумя периферийных устройствами, причем упомянутый сервер соединен с по меньшей мере одним устройством вычисления объемов печати и копирования, с по меньшей мере одним устройством вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству, с по меньшей мере одним датчиком технического износа периферийного устройство, причем на накопителе данных сервера содержится
информация о себестоимости одного отпечатанного или от копированного листа по каждому из по меньшей мере двух периферийных устройств.
Техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является определение среднестатистических объемов печати и копирования по подразделениям и пользователям.
Также, техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является определение среднестатистических объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству.
Кроме того, техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является определение себестоимости одного отпечатанного или откопированного листа по каждому периферийному устройству.
Еще одним техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является оперативное определение износа каждого периферийного устройства.
Также, еще одним техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является определение документопотоков, содержащих конфиденциальную информацию и требующие повышенной степени контроля.
Еще одним техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной моделью является перераспределение заданий на печать между периферийными устройствами в зависимости от количества страниц в задании периферийных устройств с целью снижения затрат на бумажный оборот.
Указанные технические результаты достигаются за счет заявленного выполнения системы оптимизации документооборота,
содержащей сервер, подключенный к сети передачи данных. При необходимости можно использовать два и более серверов. К упомянутой сети передачи данных подключено одно, два, три или более пользовательских устройств, количество которых определяется производственной необходимостью. Сервер, подключенный к сети передачи данных, соединен также с несколькими, по меньшей мере двумя, периферийными устройствами. Кроме того, сервер соединен с устройством вычисления объемов печати и копирования, с устройством вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству, с датчиком технического износа периферийного устройства. Количество устройств вычисления объемов печати и копирования, а также устройств вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству и датчиков технического износа периферийного устройства может быть более одного (два, три и более). Их количество определяется производственными потребностями и решаемыми задачами.
Накопитель данных сервера содержит информацию о себестоимости одного отпечатанного или от копированного листа по каждому из периферийных устройств.
Сервер, входящий в состав заявленной системы, может представлять собой обычный сервер, используемый в локальных сетях или сети Интернет, например, на базе обычного персонального IBM-совместимого компьютера, на базе компьютеров производства фирмы Apple и т.д. На носителе данных (например, на жестком диске) сервера содержится (и постоянно пополняется?) база данных, содержащая сведения о каждом периферийном устройстве и о каждой операции, произведенной каждым периферийным устройством.
Пользовательским устройством, входящим в состав заявленной системы является обычный персональный компьютер, соединенный с сетью передачи данных (например, с локальной сетью). В случае, если сеть
передачи данных является беспроводной сетью передачи данных (Bluetooth, Wi-Fi и т.п.), пользовательское устройство должно быть оборудовано соответствующим устройством (Bluetooth, Wi-Fi и т.п.) для подключения к данному типу беспроводной сети передачи данных. Иными словами, в таком случае пользовательским устройством может являться как персональный компьютер, так и КПК, смартфон, телефон с поддержкой Bluetooth и/или Wi-Fi и т.п.
Периферийными устройствами, входящими в состав предлагаемой системы являются принтеры и/или копировальные аппараты и/или принтеры с возможностью сканирования документов. Упомянутые устройства должны быть выполнены с возможностью подключения к сети передачи данных (т.н. сетевые принтеры). В случае если сеть передачи данных является беспроводной сетью передачи данных, периферийное устройство должно поддерживать соединение с данным типом беспроводной сети передачи данных или соединяться с данной беспроводной сетью передачи данных с помощью адаптера. Например, в случае, если беспроводная сеть передачи данных является сетью типа Wi-Fi, то обычный сетевой принтер можно соединить с упомянутой беспроводной сетью передачи данных с помощью адаптера Wi-Fi к принтеру (например с помощью адаптера Nikon Wi-Fi PD-10 или радиоитерфейса Citzen CLP 521 IR, в случае если в качестве периферийного устройства используется принтер Citzen CLP 521).
Устройство вычисления объемов печати и копирования и устройство вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству может быть выполнено в качестве блока, входящего в состав стандартного сетевого принтера.
Предлагаемая система работает следующим образом.
Вычисление среднестатистических объемов печати происходит следующим образом. При поступлении команды на печать от
пользовательского устройства периферийное устройство автоматически подсчитывает количество листов, которое необходимо напечатать, сохраняет эти данные в своей памяти и производит печать. После окончания печати сервер сети передачи данных получает от устройства вычисления объемов печати соответствующего периферийного устройства количество отпечатанных листов и сохраняет эти данные в своей базе данных. Подсчет среднестатистического значения объемов печати производится путем вычисления сервером среднего арифметического количества отпечатанных данным периферийным устройством за заданный период времени. При этом подсчитанное среднестатистическое значение объемов печати сохраняется в базе данных сервера. Вычисление среднестатистических объемов копирования происходит по аналогичной схеме.
Определение себестоимости одного отпечатанного или откопированного листа по каждому периферийному устройству происходит следующим образом. Из базы данных сервера запрашиваются сведения о требуемом периферийном устройстве (данные об обновлении картриджа, и количестве израсходованной бумаги и т.п.). Исходя из запрошенных данных, сервер подсчитывает себестоимость каждого отпечатанного листа данного периферийного устройства.
В случае если в периферийном устройстве закончилась бумага, необходимо заменить картридж, произошло замятие бумаги или произошла какая-либо поломка блока периферийного устройства, то от датчика технического износа периферийного устройства соответствующего периферийного устройства на сервер отправляется соответствующее сообщение, которое сохраняется в базе данных и одновременно отображается на мониторе сервера.
Также сервер периодически (например, раз в 2-3 месяца) осуществляет сбор статистической информации об объемах печати и
копирования в подразделениях и по каждому пользователю от каждого пользовательского устройства, подключенного к сети передачи данных предлагаемой системы.
Предлагаемая система также позволяет на основании полученных и обработанных сервером результатов от периферийных устройств и пользовательских устройств вырабатывать рекомендации по наиболее рациональному составу и распределению периферийного оборудования между подразделениями (пользователями), по укрупненному распределению потоков печати и копирования между оборудованием, по установлению квот на объемы печати и копирования по подразделениями (пользователям), по максимально допустимому объему печати на персональных периферийных устройствах, причем данные подсчеты производятся с помощью существующего программного обеспечения.
Кроме того, собранные и сохраненные в базу (в базе???) данных сервера статистические данные позволяют произвести рационализацию состава и распределения периферийного оборудования между подразделениями (пользователями), осуществлять контроль и учет процессов печати и копирования, создания, просмотра и анализа базы данных отпечатанных (откопированных) документов, обеспечивать автоматическое перераспределение потоков печати в зависимости от объема, создавать условия для регулярного предоставления аналитических отчетов, содержащих информацию о текущем состоянии периферийного оборудования, бумажного документооборота и затратах на его организацию, а также проводить дистанционный мониторинг технического состояния периферийного оборудования.
Пример реализации устройства. Например, в очереди на печать в первом периферийном устройстве стоит большее количество страниц, чем во втором периферийном устройстве. В этом случае сервер выполняет перераспределение заданий на печать между периферийными
устройствами, т.е. направляет на печать страницы на второе периферийное устройство для уменьшения количества израсходованной бумаги в первом периферийном устройстве и осуществляя тем самым оптимизацию распределения документооборота и снижение затрат на бумажный оборот. При этом на пользовательское устройство, с которого было отправлено задание на печать на первое периферийное устройство, от сервера отправляется сообщение, содержащее информацию о том, что данное задание на печать было перераспределено на второе периферийное устройство.
Организация комплексного технического обслуживания предлагаемой системы, обеспечивающего бесперебойную работу оборудования осуществляется за счет наличия технического администратора, использующего дистанционный мониторинг технического состояния, а также поставок расходных материалов и запасных частей.
При необходимости, используя базу данных сервера, возможно осуществить разработку смет затрат на будущие периоды по обеспечению бумажного документооборота.