Методическое обеспечение модернизации бухгалтерии национального исследовательского университета

Е.А. Орлова

соискатель

ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный университет им. Н.И.Лобачевского»

МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МОДЕРНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРИИ НАЦИОНАЛЬНОГО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО УНИВЕРСИТЕТА

Аннотация. В статье определены составные элементы системы бухгалтерского учета национального исследовательского университета. Рекомендована авторская модель бухгалтерской службы национального исследовательского университета, наряду с мероприятиями по совершенствованию системы управленческого учета национального исследовательского университета, рекомендованы регламенты взаимодействия бухгалтерии со структурными подразделениями вуза, структурированы и детально охарактеризованы информационные потоки, рекомендованы схемы движения бухгалтерских документов по всему пути создания учетной информации.

Ключевые слова: национальный исследовательский университет, управленческий и бухгалтерский учет, консолидированная финансовая структура.

E.A. Orlova, Lobachevsky State University of Nizhny Novgorod

NATIONAL RESEARCH UNIVERSITY ACCOUNTANCY METHODICAL WARE IMPROVEMENT

Abstract. The components of the accounting system of national research university are considered in the present article. The author recommends a model of national research university accounting department as well as some measures of managerial accounting system improvement. Some regulations of cooperation between accounts department and interior university units are suggested. Informational flows are structured and described in details in the article. The author introduces the scheme of accounting documents floating throughout the creation of accounting information.

Keywords: national research university, management accounting, consolidated financial system.

Государственная поддержка института национального исследовательского университета (НИУ) имеет целью обеспечение конкурентоспособности наиболее инновационных отечественных высших учебных заведений способных принять ответственность и обязательства в области развития кадрового потенциала науки, а также коммерциализацию в Российской Федерации высоких технологий по приоритетным направлениям. Однако на практике бухгалтерские службы инновационных университетов оказываются не готовы к многократно возросшим финансовым и информационным потоками национального исследовательского университета. Вместе с тем, получение статуса НИУ приводит к возникновению задач, не решаемых на уровне традиционной бухгалтерии: мониторинг имущественного комплекса вуза; учет целевых программ; планирование финансово-хозяйственной деятельности; планирование и организация закупок; и т.д.

Таким образом, методология системы бухгалтерского учета в НИУ должна создаваться специально для данных учебных заведений, чтобы эффективно организовать деятельность, направленную на решение задач, возложенных на управление финансов и другие подразделения университета.

В целях своевременного обеспечения деятельности НИУ своевременной и достоверной учетной информацией автором разработана принципиально новая организация бухгалтерской службы в вузе, путем создания (без увеличения штата бухгалтерии) Управления финансов, учета и отчетности. Рассматриваемая модель бухгалтерской службы интегрированной в систему управления вузом позволяет обеспечить полноту, достоверность показателей бухгалтерской отчетности НИУ, реализует процесс своевременного получения информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Разработанные приказы, типовые формы, регламенты, положения, схемы, шаблоны, инструкции формируют методическую базу организации бухгалтерского учета в НИУ в том числе ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского» (ННГУ им. Н.И. Лобачевского) (НИУ), рассмотрим основные из них.

В свою очередь, для стандартизации функций, задач реализация мероприятий про-

граммы развития НИУ, достижения заявленной результативности показателей, и т.д. разработаны типовые внутривузовские приказы, положения и должностные инструкции:

- приказ «Об учетной политике» регламентирующий порядок отражения в бухгалтерском учете операций по ведению финансово-хозяйственной деятельности, а также включающий в себя ряд приложений (график документооборота, рабочий план счетов и др.), регламентирующих порядок оформления разработанных типовых форм и унифицированную схему обработки указанных форм в подразделениях ВУЗа.

- положение об Управлении финансов, учета и отчетности;

- положения об отделах входящих в структуру Управления финансов, учета и отчетности (УФУиО), определяющие функции и назначение соответствующих структурных подразделений;

- должностные инструкции сотрудников отделов, определяющие перечень задач и круг ответственности каждого бухгалтера;

- график документооборота УФУиО с указанием отделов, форм информационного отчета, сроков предоставления и заинтересованного пользователя;

- график документооборота с указанием структурного подразделения ВУЗа, формы информационного отчета, срока предоставления и заинтересованного пользователя- отдела в УФУиО;

- график-календарь предоставления информации подразделениями УФУиО внешним пользователям (Министерство образования и науки Российской Федерации, управление статистики, Федеральная налоговая служба и т.п.). График-календарь реализован, как в печатном виде, так и программно.

Кроме того, разработан регламент, внутривузовские формы и схема обработки информации для унификации первичных документов на процессы материально-технического снабжения НИУ, как по целевым программам, так и в рамках основных направлений деятельности, что привело к сокращению сроков исполнения обязательств по закупкам, обеспечению оперативного контроля исполнения плана закупок (в том числе с детализацией на сметы и программы). Вместе с тем сотрудники вуза не знакомые с порядком оформления и согласования первичных документов, необходимых для осуществления закупок, применяя данный регламент, осуществляют закупки оперативно.

Стандартизация документального обеспечения, в рамках реализации программы развития НИУ, решается в первую очередь посредством разработки и внедрения комплекса вузовских перечней типовых бухгалтерских проводок (табл. 1) и системных меток аналитического учета (табл. 2).

Составлен регламент учета нематериальных активов созданных НИУ и устанавливающий комплекс внутривузовских правил принятия нематериальных активов (НМА) к бухгалтерскому учету, то есть весь процесс от даты создания (внутри ВУЗа) или закупки НМА до даты списания. Регламент включает внутривузовские формы (положения по учету нематериальных активов; акт заседания комиссии по оценке балансовой стоимости объектов интеллектуальной собственности; справка об оценке объектов интеллектуальной деятельности; и д.р.), порядок их оформления и прохождения по соответствующим подразделениям ВУЗа. Принятие упомянутого регламента позволило обеспечить: достоверность учета создаваемых вузом НМА, оценку целесообразности их поддержки (патентов); регулярную инвентаризацию объектов НМА.

Предложено внутривузовское типовое положение по учету расходов и организации документооборота по исполнению проекта с указанием должностных обязанностей сотрудников Управления, привлеченных к реализации проекта.

Таблица 1 - Авторский перечень типовых бухгалтерских проводок по учету хозяйственных операций в рамках реализации программы развития НИУ

Наименование хозяйственной операции Бухгалтерская проводка

Дебет Кредит

Приобретение объектов основных средств

Перечислен авансовый платеж 0 206 19 560 1 304 05 310 / 2 201 01 61 0

Отражено поступление основных средств 0 106 01 310 0 302 19 730

Зачтен ранее перечисленный аванс 0 302 19 830 0 206 19 660

Произведен окончательный расчет 0 302 19 830 1 304 05 310 / 2 201 01 61 0

Отражены оказанные услуги по доставке основных средств 0 106 01 310 0 302 05 730

Отражены оказанные услуги по сборке и монтажу 0 106 01 310 0 302 09 730

Произведена оплата транспортных услуг 0 302 05 830 1 304 05 222 / 2 201 01 61 0

Произведена оплата сборки объектов основных средств 0 302 09 830 1 304 05 226 / 2 201 01 61 0

Приняты к учету по сформированной стоимости основные средства 0 101 00 310 0 106 01 410

Приобретение материальных запасов

Перечислен авансовый платеж 0 206 22 560 1 304 05 340 / 2 201 01 61 0

Отражено поступление материальных запасов 0 105 00 340 0 302 22 730

Зачтен ранее перечисленный аванс 0 302 22 830 0 206 22 660

Произведен окончательный расчет 0 302 22 830 1 304 05 340 / 2 201 01 61 0

Оплата выполненных работ, оказанных услуг сторонней организацией

Перечислен авансовый платеж 0 206 08 560 / 0 206 09 560 1 304 05 000 / 2 201 01 61 0

Отражена сумма выполненных работ, оказанных услуг 2 106 04 340/ 1 401 01 000 0 302 08 730 / 0 302 09 730

Зачтен ранее перечисленный аванс 0 302 08 830 / 0 302 09 330 0 206 08 660 / 0 206 09 660

Произведен окончательный расчет 0 302 08 830 / 0 302 09 330 1 304 05 000 / 2 201 01 61 0

Оплата выполненных работ, оказанных услуг внутрихозяйственным способом

Отражена сумма выполненных работ, оказанных услуг 2 106 04 340 / 1 401 01 000 0 302 08 730 / 0 302 09 730

Отражена сумма начисленного ЕСН и НДФЛ 0 302 08 830 / 0 302 09 830 0 303 01 730 / 0 303 02 730

Произведена оплата по договору возмездного оказания услуг 0 302 08 830 / 0 302 09 830 1 304 05 000 / 2 201 01 61 0

Произведено перечисление сумм налогов в доход бюджета 0 303 01 830 / 0 303 02 330 1 301 05 000 / 2 201 01 61 0

Таблица 2 - Пример документального оформления меток на счетах отчетности

по проекту в 2012 году

Метка Наименование мероприятия Источник финансирования

млн руб.

Блок 1. Развитие образовательной деятельности

НИУ-2012-1.1 -У/50 (ГБ) 1.1. Развитие системы непрерывного образования 4,0

НИУ-2012-1.1 -У/50 (СФ) 3,0

Итого по Мероприятию 1.1 4,0 3,0

НИУ-2012-1.2-У/10 (ГБ) 1.2. Совершенствование образовательных технологий; укрепление материально-технической базы учебного процесса 6,7

НИУ-2012-1.2-У/20 (ГБ) 17,0

НИУ-2012-1.2-У/40 (ГБ) 21,8

НИУ-2012-1.2-У/50 (ГБ) 14,5

НИУ-2012-1.2-У/10 (СФ) 7,4

НИУ-2012-1.2-У/20 (СФ) 2,6

НИУ-2012-1.2-У/50 (СФ) 2,0

Итого по Мероприятию 1.2 60,0 12,0

Блок 2. Повышение эффективности научно-инновационной деятельности

НИУ-2012-2.1-У/10 (ГБ) 2.1. Развитие междисциплинарных фундаментальных и прикладных исследований с целью комплексного решения проблем ИКТ индустрии и других высокотехнологических отраслей промышленности 79,4

НИУ-2012-2.1-У/20 (ГБ) 90,1

НИУ-2012-2.1 -У/30 (ГБ) 9,5

НИУ-2012-2.1 -У/50 (ГБ) 1,0

НИУ-2012-2.1-У/10 (СФ) 5,3

НИУ-2012-2.1-У/20 (СФ) 18,7

Итого по Мероприятию 2.1 180,0 24,0

НИУ-2012-2.2-У/10 (ГБ) 2.2. Развитие сетевой интеграции с ведущими университетами страны, научно-исследовательскими институтами РАН, предприятиями-партнерами, создание новых форм взаимодействия 36,8

НИУ-2012-2.2-У/20 (ГБ) 9,7

НИУ-2012-2.2-У/30 (ГБ) 20,0

НИУ-2012-2.2-У/50 (ГБ) 0,5

НИУ-2012-2.2-У/10 (СФ) 8,0

Итого по Мероприятию 2.2 67,0 8,0

НИУ-2012-2.3-У/10 (ГБ) 2.3. Укрепление материально-технической базы для выполнения фундаментальных и прикладных работ 29,3

НИУ-2012-2.3-У/20 (ГБ) 19,8

НИУ-2012-2.3-У/30 (ГБ) 9,9

НИУ-2012-2.3-У/50 (ГБ) 6,0

НИУ-2012-2.3-У/10 (СФ) 5,4

НИУ-2012-2.3-У/20 (СФ) 8,6

Итого по Мероприятию 2.3 65,0 14,0

Блок 3. Развитие кадрового потенциала НИУ

НИУ-2012-3.1-У/50 (СФ) 3.1. Развитие системы поддержки ведущих научно-педагогических коллективов, молодых ученых, преподавателей и специалистов 5,0

Итого по Мероприятию 3.1 5,0

НИУ-2012-3.2-У/50 (ГБ) 3.2. Развитие системы повышения квалификации и переподготовки научно-педагогических и управленческих работников 7,0

Итого по Мероприятию 3.2 7,0

Блок 4. Совершенствование инфраструктуры и системы управления университетом

НИУ-2012-4.1 -У/50 (ГБ) 4.1. Совершенствование системы управления учебной и науч-ной деятельности с использованием информационных техно-логий; развитие системы управления качеством образования 2,0

Итого по Мероприятию 4.1 2,0

НИУ-2012-4.2-У/50 (ГБ) 4.2. Развитие фундаментальной библиотеки и системы электронного издательства 15,0

НИУ-2012-4.2-У/50 (СФ) 14,0

Итого по Мероприятию 4.2 15,0 14,0

ВСЕГО по Программе 400,0 80,0

Обозначения:

У/10 - Новые многофункциональные материалы и нанотехнологии.

У/20 - Физические основы информационно-телекоммуникационных систем. У/30 - Модели, методы и программные средства.

У/40 - Социально-гуманитарная сфера и высокие технологии: теория и практика взаимодействия. У/50 - Централизованные мероприятия. ГБ - средства Федерального бюджета. СФ - средства софинансирования.

В целях своевременного получения из подразделений НИУ информации по исполнению обязательств в разрезе целевых программ, обеспечения учета и контроля предложены регламенты по учету целевых средств, обеспечивающие взаимодействие УФУиО со структурными подразделениями НИУ по согласованной схеме (рис. 1): определены сроки предоставления информации, типовые формы и порядок прохождения информации по заинтересованным структурам НИУ, определен порядок аналитического учета.

Рисунок 1 - Авторский регламент процедуры учета целевых средств в виде мегагрантов Учет г/к -.учет государственных контрактов, АУ-к - аукционы, конкурсы, Пр.з - «малые» закупки, З/п - заработная плата, ОПД - структурное подразделение, отвечающее за обработку первичной документации, отражение первичных документов в программе 1С

Разработана авторская схема документооборота и взаимодействия Управления с другими подразделениями и службами вуза в рамках модернизации системы управления и бухгалтерского учета при реализации программы НИУ (рис. 2).

Рисунок 2 - Авторская схема документооборота в рамках реализации программы НИУ: Управление ФУиО - управление финансов, учета и отчетности. Карточка ОС - карточка основного средства. МОЛ - материально-ответственное лицо. ОПД - структурное подразделение, отвечающее за обработку первичной документации, отражение первичных документов в программе 1С

Автором предложены и последовательно внедрены, внутривузовские стандарты оперативного и бухгалтерского учета закупок, производимых в рамках программы НИУ с указанием должностных лиц, ответственных по каждой закупке, сроков проведения мероприятия, места установки ввода в эксплуатацию закупаемого оборудования.

И, наконец разработаны и внедрены единые печатные и электронные формы внутренних отчетов, заявок, таблиц учета приобретаемого оборудования, справок, актов и.т.д., обеспечивающие рациональный, строго датированный процесс прохождения первичных документов.

Необходимо отметить, что разработанные регламенты приняты за основу программных модулей «1С - Бухгалтерия государственного учреждения» для ННГУ им. Н.И. Лобачевского. На основе авторских разработок и рекомендаций: программно организован аналитический учет доходов и расходов; посметный учет доходов, затрат и расходов; создана возможность формирования управленческих отчетов; сформированы информационные базы учета обучающихся, позволившие организовать систему электронных платежей по платным услугам; помимо этого внедрены следующие модули:

- планирования, учета и контроля закупок НИУ;

- учета доходов и начислений от платных образовательных услуг;

- автоматизации идентификации платежей физических лиц (по направлениям деятельности университета), осуществляемых через электронные платежные системы;

- учета основных средств, применительно к НИУ.

Таким образом, предложенные методические разработки позволяют бухгалтерской службе НИУ интегрироваться в систему управления вузом, обеспечивать полноту, достоверность показателей бухгалтерской отчетности НИУ, реализуют процесс своевременного получения информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Кроме того, регламенты, положения, схемы, шаблоны являются основанием для разработки отраслевых регламентов по формированию бухгалтерских служб НИУ.