Расчеты наличными в деятельности учреждений бюджетной сферы

Учет и отчетность бюджетных учреждений

РАСЧЕТЫ НАЛИЧНЫМИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ БЮДЖЕТНОЙ СФЕРЫ

И. А. ВАРПАЕВА, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, экономического анализа и финансов Нижегородского филиала Московского государственного университета экономики,

статистики и информатики

Нормативно-правовая база, регламентирующая порядок ведения кассовых операций, осуществления наличных и безналичных расчетов учреждений с контрагентами, в последнее время претерпела множество изменений. Рассмотрим основные изменения в порядке организации и ведения кассовых операций, а также вопросы, возникающие при применении программно-технических комплексов для ведения кассовых операций, расчетов с использованием банковских карт, выдаче подотчетных средств путем их перечисления на банковские счета (карты) сотрудников, возможности использования бланков строгой отчетности, заменяющих кассовый чек.

1 июня 2014 г. вступило в силу Указание Банка России от 11.03.2014 N° 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание № 3210-У). В связи с этим с указанной даты утрачивает силу Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 373-П). Учреждения бюджетной сферы, как и другие юридические лица Российской Федерации, при осуществлении операций с наличными

средствами с 01.06.2014 руководствуются нормами Указания № 3210-У.

Принципиальных изменений в регулировании наличного денежного обращения не произошло, прежними остались формы документов, оформляемых при ведении кассовых операций, не изменился порядок определения лимита остатка наличности в кассе. Внесенные с 01.06.2014 основные изменения касаются упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, а также порядка установления лимита остатка наличных денег, сдачи сверхлимитных сумм на банковский счет и ведения кассовой книги обособленным подразделением юридического лица. Кроме того, ряд новелл Указания № 3210-У носит редакционный характер и не предполагает изменения существующих правил ведения кассовых операций.

Обязанность ведения кассы и соблюдения кассовой дисциплины установлена как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей. Кассовые операции связаны с хранением и движением наличных денежных средств в российской и иностранной валютах и денежных документов. Денежные средства учреждения являются самыми высоколиквидными активами, могут легко и быстро обмениваться на любые разновидности

материальных ценностей. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, векселя, акции, другие виды ценных бумаг, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, путевки в дома отдыха, иные аналогичные документы. В кассе учреждения производятся плановые либо внеплановые инвентаризации в соответствии с правилами, установленными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств1.

Как и прежде, кассовые операции в учреждениях ведутся кассиром или иным штатным работником с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен быть ознакомлен под роспись (п. 1.6 Положения № 373-П). В настоящее время нормы о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности отсутствуют. Однако обязанность заключения с кассиром названного договора предусмотрена в нормативных документах высшего уровня, например в ст. 244 Трудового кодекса Российской Федерации. Перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85, содержит категорию кассиров. На основании указанного договора кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления кассовых документов, за ущерб, причиненный учреждению в результате умышленных действий, небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

В современных условиях кассовые операции учреждения могут вестись с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег (терминалов), принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу. В соответствии с абз. 5 п. 4 Указания № 3210-У программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот Банка России, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России. Данная норма вступает в силу с 01.01.2015 и является аналогичной требованию, предъявляемому

1 Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49.

к программно-техническим средствам кредитных организаций (банкоматам), установленным п. 1.1 Положения Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

При осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг) учреждениями в обязательном порядке должна применяться контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники2. В реестре приводится перечень сведений о моделях ККТ, применяемой на территории РФ, а также устанавливаются правила осуществления наличных расчетов без применения ККТ.

Контрольно-кассовая техника включает контрольно-кассовые машины, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы. ККТ, применяемая учреждениями, должна:

• быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета предприятия или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;

• быть исправна, опломбирована в установленном порядке;

• иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Под фискальной памятью понимается комплекс программно-аппаратных средств в составе ККТ, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, осуществляемых с применением ККТ, в целях правильного исчисления налогов. Фискальный режим — режим функционирования ККТ, обеспечивающий регистрацию фискальных данных3 в фискальной памяти.

Покупатели и заказчики могут расплачиваться с учреждениями за товары, работы, услуги с исполь-

2 О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт: Федеральный закон от 22.05.2002 № 54-ФЗ.

3 Фискальные данные — фиксируемая на контрольной ленте и в фискальной памяти информация о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт.

зованием пластиковой банковской карты. Расчеты с использованием пластиковых карт (путем списания с карты покупателя суммы покупки) приравниваются к расчетам наличными денежными средствами, и применение ККТ является обязательным. После завершения авторизации (авторизация — это связь с банком, проверка подлинности карты и платежеспособности клиента и получение разрешения банка на осуществление платежа) покупателю выдается кассовый чек и специальный документ на бумажном носителе (например, слип). Реестр слипов или иной аналогичный документ представляется юридическим лицом в кредитную организацию, с которой у него заключен договор, после чего банк зачисляет на счет учреждения причитающиеся ему денежные средства.

Учреждения, как и прежде, на конец рабочего дня могут иметь наличные деньги в кассе в пределах рассчитанного лимита, утвержденного внутренним распорядительным документом (за исключением дней, установленных для выплаты заработной платы, стипендий, иных социальных пособий). Сверхлимитные суммы денежных средств учреждения обязаны хранить на счетах в банках или лицевых счетах в финансовых органах. Размер лимита обоснованно зависит от объема поступлений или выплат наличных денег по кассе учреждения, а также от периодичности сдачи наличных денежных средств на счета в банках или лицевых счетах в финансовых органах. Рассчитанный размер лимита наличных денег в кассе пересматривается по мере необходимости. Формулы для расчета лимита приведены в приложении к Указанию № 3210-У.

Превышать лимит наличных в кассе можно в течение 5 рабочих дней, установленных на предприятии для выплаты заработной платы (включая день получения наличных денег с банковского или лицевого счета на указанные выплаты). Сверхлимитные суммы наличных денежных средств из кассы сдаются на счет учреждения самостоятельно или с использованием услуг инкассаторов. Указанием № 3210-У отменена возможность сдачи наличных денег в банк через организации федеральной почтовой связи, что вполне обоснованно в современных условиях реальной практической деятельности учреждений.

Кассовые операции, проводимые учреждением, также оформляются первичными учетными документами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. К таким первичным документам, в частности, относятся:

• приходный кассовый ордер (ПКО) — ф. № КО-

1 — (применяется для оформления операции поступления наличных денег в кассу);

• расходный кассовый ордер (РКО) — ф. № КО-

2 — (применяется для оформления операции выдачи наличных денег из кассы);

• кассовая книга — ф. № КО-4 — (применяется для учета всех поступлений и выдачи наличных денег по кассе);

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — ф. № КО-5 — (применяется для учета операций по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами предприятия в течение рабочего дня). Основные правила документирования хозяйственных операций экономических субъектов установлены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Правила документального оформления кассовых операций также приведены в Указании № 3210-У и не претерпели значительных изменений.

Абзац 3 п. 4.7 Указания № 3210-У содержит требование о подписании электронными подписями всех документов, оформляемых в электронном виде. Прежнее Положение № 373-П содержало подобное требование лишь в отношении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Однако согласно ч. 5 ст. 9 и ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ все первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета экономического субъекта, составленные в виде электронного документа, подписываются электронной подписью. Под электронной подписью в соответствии с нормами ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» понимается информация в электронной форме, используемая для идентификации лица, подписывающего документ (формируемый специальной криптографической программой индивидуальный ключ (пароль) электронной подписи). Для получения такой подписи следует обратиться в специальный удостоверяющий центр, в качестве которого выступают юридическое лицо или предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей.

Несмотря на то, что в Указании № 3210-У отсутствует требование к получателю наличных денег собственноручно указать в расходном кассовом ордере полученную сумму, форма РКО изменений не претерпела и в ней содержится реквизит указания прописью полученной суммы в рублях.

Также следует обратить внимание, что в определении термина «работник» для целей выдачи и получения наличных денег (п. 5 Указания № 3210-У) упоминаются не только лица, с которым заключен трудовой договор, но и лица, с которым заключен договор гражданско-правового характера. Сказанное свидетельствует о возможности выдачи подотчетных сумм на командировочные, административно-хозяйственные или представительские расходы4 учреждения лицам, выполняющим работу на основании гражданско-правового договора, т. е. не являющимся работниками учреждения с позиции трудового законодательства (ст. 20 ТК РФ).

Отметим, что в современных условиях хозяйствования возможна выдача подотчетных сумм путем перечисления средств на банковские счета (карты) подотчетных сотрудников учреждения. Отметим, что специалисты казначейства не возражают против перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты работников (см. например, письмо Казначейства России от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2500). Как правило, речь идет о подотчетных суммах, предназначенных для покрытия командировочных расходов сотрудников учреждения.

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П). При этом держателями банковской карты в соответствии с указанным Положением № 266-П могут быть как физические, так и юридические лица.

Вопросы использования банковских карт при расчетах с подотчетными лицами учреждений бюджетной сферы регулируются также нормами совместного приказа Федерального казначейства и Минфина России от 30.06.2014 № 10н «Об утверждении правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах федерального казначейства, финансовых органах субъектов

4 Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Российской Федерации (муниципальных образований)».

Способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (наличными из кассы учреждения, перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет и последующее списание дебиторской задолженности подотчетного лица. Так, учреждением в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:

1) выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок выдачи (п. 213 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н);

2) выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет (п. 214 Инструкции № 157н, п. 6.3 Указания № 3210-У);

3) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н, п. 6.3 Указания № 3210-У). Как обычно, к авансовому отчету прилагаются:

— оформленное командировочное удостоверение;

— документы о фактических расходах по проезду, проживанию и др.

Согласно п. 3.1 Положения № 266-П операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участни-

ками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их фактического совершения. Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, работнику учреждения необходимо еще представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

В тексте Указания № 3210-У отсутствует требование обеспечивать наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (ранее оно содержалось в п. 1.9 Положения № 373-П). Однако ст. 29 Закона № 402-ФЗ содержит требование о хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности и составленных по ней аудиторских заключений в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Также отметим, что юридическим лицам при проведении наличных расчетов через кассу необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными, который устанавливается и периодически пересматривается Банком России. В настоящее время наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб., либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тыс. руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

Организациями и предпринимателями, оказывающими платные услуги населению, при осуществлении наличных расчетов могут использоваться бланки строгой отчетности, заменяющие кассовый чек. Никаких ограничений на использование бланков строгой отчетности учреждениями бюджетной сферы не существует. Порядок использования бланков строгой отчетности прописан в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» (далее — Положение № 359). На бланках

строгой отчетности оформляются квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам5.

Рассмотрим, при оказании каких услуг могут не использоваться ККТ. По мнению специалистов Минфина России, к таким услугам относятся те виды услуг, оказываемых населению, которые включены в Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН), утвержденный постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 № 163. Однако специалисты указанного ведомства не раз давали пояснения, что виды оказываемых населению платных услуг не ограничиваются видами услуг, включенными в ОКУН (см., в частности, письмо Минфина России от 04.04.2012 № 03-01-15/3-74). При этом данное мнение основывается на том, что перечень поименованных в ОКУН услуг населению не является исчерпывающим. Кроме того, в наименовании некоторых услуг в ОКУН присутствуют «прочие услуги», что исключает возможность рассмотрения содержащегося в нем перечня услуг как исчерпывающего.

Бланки строгой отчетности должны быть изготовлены либо типографским способом, либо с помощью автоматизированной системы. Бланки строгой отчетности, изготовленные иным способом, не могут заменить чек ККТ, т. е. не допускается использование бланков, изготовленных на компьютере и распечатанных на обычном принтере.

При заполнении бланка документа должно обеспечиваться одновременное оформление не менее одной копии либо бланк документа должен иметь отрывные части, за исключением следующих случаев:

а) нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, указанных в пп. 5 и 6 Положения № 359, установлен иной порядок заполнения бланка документа;

б) все реквизиты документа заполняются типографским способом при изготовлении бланка документа;

в) все или часть реквизитов документа указываются в электронном виде.

Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленного типографским способом, осуществляется изготовителем бланков.

5 Приходный кассовый ордер (ПКО) не может заменить бланка строгой отчетности, поскольку форма ПКО не соответствует требованиям, предъявляемым к БСО, и предназначен для других целей.

Учет бланков строгой отчетности по их наименованиям, сериям и номерам должен быть организован в специальных книгах учета. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) учреждения, а также скреплены печатью (штампом).

Учреждения могут самостоятельно разрабатывать бланки, утвердив их форму приказом (распоряжением) руководителя. Обязательные реквизиты, которые должны содержать БСО, приведены в п. 3 Положения № 359:

^ наименование документа, серия и шестизначный номер;

^ наименование организации с указанием организационно-правовой формы; ^ место нахождения организации; ^ ИНН организации; ^ вид оказываемых услуг; ^ стоимость услуги;

^ размер полученных наличных средств либо

размер оплаты банковской картой; ^ дата оплаты и дата составления документа; ^ должность с указанием Ф. И. О. ответственного

лица, личная подпись и печать организации; ^ иные сведения, которыми дополняется документ, для определения специфики оказываемой услуги.

Отметим, что учреждение не обязано регистрировать в налоговой инспекции или в других органах самостоятельно разработанные бланки строй отчетности. Специалисты Минфина России дают подобные разъяснения в многочисленных письмах (например, см. письма Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250, от 16.11.2006 № 0301-15/11-297).

Список литературы

1. Варпаева И. А. Новый порядок ведения кассовых операций // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2012. № 12. С. 2—6.

2. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов

местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений: утверждена приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

4. О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт: Федеральный закон от 22.05.2002 № 54-ФЗ.

5. Об осуществлении наличных расчетов: указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

6. Об утверждении правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований): приказ Федерального казначейства и Минфина России от 30.06.2014 № 10н.

7. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

8. Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН): утвержден постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 № 163.

9. Письмо Минфина России от 16.11.2006 №0301-15/11-297.

10. Письмо Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250.

11. Письмо Минфина России от 04.04.2012 № 03-01-15/3-74.

1 2. Положение о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ: утверждено постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

13. Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт: утверждено Банком России от 24.12.2004 № 266.

14. О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства: указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.