Программные средства автоматизации полиграфического производства на основе технологии workflow

Программные

средства

автоматизации

полиграфического

производства

на основе технологии

WORKFLOW

Ю.В. Щербина,

д. т. н., профессор кафедры автоматизации полиграфического производства

А. Е. Иванова,

к. т. н., зав. кафедрой медиасистем и технологий

Введение

Настоящий отчет выполнен по итогам ознакомления с экспозицией промышленной выставки DRUPA-2012 в период с 3 по 6 мая 2012 года (г. Дюссельдорф, Германия). Экспозиция располагалась в 17 павильонах, в которых были представлены перспективные модели полиграфического оборудования, новые цифровые технологии обработки электронных данных, образцы современных наноматериалов, системы автоматизации полиграфического производства, а также измерительные средства для оценки качества печатной продукции.

Тематические разделы выставки DRUPA-2012 включали следующие направления:

• Новые технологии.

• Печатающее оборудование.

• Материалы.

• Типографская краска.

• Бумага для печатающих устройств.

• Производство бумаги.

• Предпечатная подготовка.

• Послепечатная обработка.

• Производство картона.

• Упаковочное оборудование (бумажные технологии).

• Упаковочные материалы.

• Упаковочные технологии.

• Производство упаковочного материала.

• Этикетка.

В целом можно отметить следующие особенности развития современной полиграфической техники, средств автоматизации и цифровых технологий.

1. Активно осуществляется превращение локальных программных средств обработки цифрового медиаконтента, включающего текстовые данные, фотографии, полутоновые и штриховые изображения, аудио- и анимационные файлы в единую многомодульную информационную систему, которая позволяет получить разнообразные конечные продукты в виде электронных оригинал-макетов, CD-дисков и HTML-материалов как для коммерческих, так и информационных сайтов.

2. Завершается этап обособленного развития цифровой техники на основе технологий бесконтактной печати. На выставке представлено значительное число среднеформатных печатных машин, в которых реализованы цифровые печатные секции с типовыми лентопитающими и лентопроводными устройствами, которые до сих пор использовались в оборудовании коммерческой офсетной печати и выпускались ведущими производителями полиграфического печатного оборудования.

3. Современное печатное оборудование постепенно превращается из средства размножения массовой печатной информации тиражами от 2-3 тыс. экз. в выводные печатные системы, которые способны экономически эффективно обеспечивать изготовление заказов по требованию от 1-2 экз.

4. Активно проводятся разработки новых печатных технологий на основе наноматериалов, которые позволяют существенно повысить качество готовой продукции и позволяют осуществлять печать изображений на различных впитывающих и не впитывающих материалах, а также на не плоских поверхностях.

5. Широко разрабатываются специализированные печатно-отделочные системы, которые объединяют рулонную зарядку, разнообразные печатные устройства и отделочную технику для выпуска упаковочной продукции.

6. В упаковочном производстве расширяется применение материалов, реализующих различные визуальные эффекты, например, трехмерные изображения. Также представлены образцы оборудования, которое позволяет обеспечивать формирование трехмерных изображений за счет многократного дозирования краски на плоскую поверхность запечатываемого материала.

7. Расширяется проектирование гибридного специализированного оборудования, которое позволяет осуществлять изготовление различных электронных устройств (светодиодов, фотоприемников, фотоэлементов и др.) на основе новых технологий печатной и органической электроники.

1. Модульная система обработки цифровых электронных данных

Данная система предназначена для управления медийными архивами, которая включает и обеспечивает операции хранения, передачи, обработки и редактирования цифровых данных, а также изготовление готовой продукции для электронных и полиграфических систем.

1.1. Модуль Media Asset Management

Практика показывает, что 80% решений вырабатывается на основе зрительного восприятия различных изображений, анализ которых позволяет выделить основную суть рассматриваемого процесса. По этой причине важно иметь в распоряжении удобную для просмотра картинку, которая содержит все важные для восприятия детали и особенности анализируемого процесса. Часто нужные изображения распределены по многим точкам хранения, а их просмотр связан с проведением большого числа однообразных и трудоемких операций. Необходимые медиаархивы могут содержаться в различных форматах, таких как Word, PowerPoint, Exœl, а также включать полиграфические материалы, изображения, видео и аудиофайлы, каждый из которых должен обрабатываться отдельным программным обеспечением, каждое из которых должно находиться в распоряжении пользователя. По этой причине важно обладать единым средством, которое позволяет удобно управлять всем цифровым контентом.

В настоящем модуле реализованы следующие преимущества:

1. Прямой импорт цифровых объектов с помощью web-бра-узера в центральную базу данных и администрирование ими.

2. Вся цифровая информация каталогизирована и структурирована с наличием ключевых слов, так чтобы ее легко было найти для использования.

3. Реализован принцип кроссмедийной обработки, который позволяет автоматически преобразовывать различные однородные данные (например: каталоги цен и продукции, веб-сайты и др.).

4. Уменьшение времени обработки позволяет сократить общее время подготовки изданий.

5. Интеграция базы медиаобъектов конкретного производственного процесса обеспечивает возможность более эффективного управления.

6. Реализованы интеллектуальные функции обработки цифровых архивов за счет их адаптации к динамике конкретного обслуживаемого производства.

7. Обеспечена возможность быстрого построения спусков полос с оперативным использованием имеющегося в распоряжении медиаконтента.

8. Принцип интеллектуального архивирования позволяет расширять рабочее пространство электронных данных за счет переноса редко используемых файлов в архив.

Данный модуль обрабатывает следующие входные данные: изображения (images), документы (documents), графики (graphics), видео (video), аудио (audio), анимации (animations), метаданные (metadata).

Обрабатывающие компоненты обеспечивают выполнение следующих функций.

1. Управление изображениями и файлами данных (Image & File Data Management).

2. Индексация, ключевые слова и поиск объектов (Indexing, Keywords & Search).

3. Предоставление данных обработки и связи (Data Care & Inheritance).

4. Каталогизация и архивирование (Cataloging & Archiving).

5. Управление рабочим потоком и версией (Workflow & Version Management).

6. Доступ в портал изображений с дополнительной обработкой (Image Portal with Other Processing).

7. Предоставление всех необходимых списков (Where Used

Lists).

8. Проверка роли и прав управления (Roles & Used Rules).

9. Управление переводом данных (Translation Management).

Преобразование изображений осуществляется автоматически с использованием наиболее популярных форматов, таких как EPS, PDF, TIFF, JPG, GIF, PNG, BMP, WMF, PSD, а также форматов Microsoft Office. Осуществляется поддержка цветовых пространств: RGB, CMYK, Lab и др. Опционально может быть обеспечено подключение к серверу Helios Image. Описания и комментарии для изображений, PDF и InDesign файлы могут быть прочитаны с помощью программы PPM Proof Reader. Внешние цифровые активы могут быть получены по сети с использованием программы PPM Comet Connector.

1.2. Модуль Web-to-Print Management

До сих пор подготовка электронных данных для печати высококачественной полиграфической продукции требовала применения специализированного программного обеспечения, например,

AdobeInDesign. Полный процесс подготовки выпуска печатной рекламы от начальных затрат до подготовки пробного оттиска подвержен появлению ошибок, которые устраняются многократными корректурами и задержками технологического цикла. Основные компоненты издания, такие как тексты, изображения, производственные данные и руководящая информация, обычно разбросаны по различным подразделениям компании, а их согласование требует проведения различных совещаний и согласований по электронной почте, мобильной и телефонной связи.

Модуль Web-to-Print Management позволяет резко повысить эффективность печатного производства. Многоязыковые печатные издания, такие как каталоги, почтовые отправления, брошюры для пользователей, расположенных в различных государствах могут быть спроектированы одновременно с помощью модуля CONTENTSERV Web-to-Print. Он позволяет организовать единый допечатный процесс и существенно сократить время производства. Эта система позволяет ввести типовые шаблоны на сервер AdobeInDesign и быстро отредактировать данные для печати с помощью web-браузера.

Сложные каталоги, прайс-листы и почтовые отправления можно спроектировать автоматически с использованием базы цифровых активов в разы, уменьшив затраты времени. Этот модуль также позволяет автоматически генерировать дополнительные страницы, включая сноски, диаграммы и таблицы.

2. Компьютерная система управления полиграфическим производством Print Manager фирмы INFORSYSTEMS, Польша, Варшава

2.1. Общая характеристика

PrintManager - представляет собой интегрированную информационную систему, поддерживающую процесс управления полиграфическим предприятием с момента установления контактов с клиентом, через реализацию заказа и вплоть до складирования и логистики готовых изделий. Данная система (рис. 1) разработана специально для полиграфической промышленности, базируясь на стандартах CRM (Customer Relationship Management), MRP II (Manufacturing Resource Planning), JDF (Job Definition Format), а также учитывая требования норм качества ISO. Система дает возможность разработать такой план выполнения производственных заданий, который полностью удовлетворит потребности клиентов в вопросах ассортимента, количества и сроков выполнения.

Эта система разработана с использованием новейших технологий фирмы Microsoft. Она реализована на платформе MS SQL 2008 при использовании самых современных инструментов для производства программного обеспечения. В ней использованы передовые дос-

Рис. 1. Структура компьютерной системы PrintManager

тижения в области спецификации, моделирования, а также проектирования информационных систем. Архитектура системы была ориентирована на услуги (SOA), благодаря чему существенно снижены затраты труда, связанные с интеграцией системы PrintManager с другими информационными системами полиграфических предприятий.

Данная система обеспечивает многоязыковую поддержку, благодаря которой каждый пользователь, независимо от знания иностранных языков, может работать, используя свой родной язык. Разные языковые версии доступны в любой момент в пределах одной централизованной системы ERP.

PrintManager, работающий в среде Windows, позволяет работать как в локальной компьютерной сети LAN, так и в широкой сети WAN (объединяющей несколько отделов фирмы). Благодаря модульному построению и многослойной архитектуре систему легко масштабировать, а потому ее можно использовать как на средних, так и на очень больших полиграфических фирмах. Кроме того, PrintManager обеспечивает возможность изменения конфигурации и адаптации под конкретную группу и даже под отдельного пользователя.

Система обеспечивает возможность коммуникации с оборудованием машинного парка типографии при использовании стандарта обмена данными JDF (Job Definition Format). Имплементация JDF в PrintManager - это ответ на потребности фирм, которые стремятся с помощью одной системы контролировать все предприятие. PrintManager позволяет осуществлять мониторинг состояния машин, их производительность и точно контролировать время работы операто-

ров. Стандарт JDF обеспечивает согласованность операционных систем и оборудования разных производителей, а также связь между отделами фирмы, партнерами и клиентами.

Также предусмотрена возможность кооперации с другими финансово-консалтинговыми программами, что позволяет комплексно управлять предприятием согласно стандарту ERP.

В новой версии развиты функции, связанные с электронным управлением документами: усовершенствованы процедуры совместного использования файлов, просмотра и утверждения документов, а также обслуживания шаблонов. Интеграция системы с форматами MS Excel, MS Word, MS Outlook позволяет легко и интуитивно работать с программным обеспечением Microsoft Office.

2.2. Модуль WebClient

Webclient обеспечивает возрастающие требования клиентов к сокращению времени выполнения заказа. Этот модуль (рис. 2) позволяет клиентам типографии производить калькуляцию выбранного типа работы, проверять и пересылать графические файлы, а также делать заказ через интернет-страницу.

©М/еЬСПегЛ

Рис. 2. Структура модуля WebClient

Также он предоставляет клиентам возможность контролировать складское состояние своих продуктов на складе типографии. Благодаря этому, клиенты, зависимо от потребностей, могут соответственно раньше отреагировать, заказывая очередную доставку продукции, или же, если запасы недостаточны, сделать заказ с помощью портала. Встроенный блок нормализации и профессионального предварительного просмотра файлов (ргеА1д^) гарантирует типографии, что полученные от клиента файлы имеют высокое качество и соответствуют выбранным технологическим параметрам. Принятый заказ можно сразу передать

на реализацию. Калькуляция может быть сгенерирована автоматически, благодаря чему клиент сможет узнать предлагаемую цену продукции сразу или же после проверки и утверждения уполномоченным лицом. Благодаря внедрению модуля Webclient сокращается время коммерческих переговоров с клиентом, контактов с целью определения технологических деталей, а также акцептации графических проектов. Экономия времени и средств, которую можно получить благодаря внедрению WebClient, непосредственно способствует уменьшению затрат и удовлетворению клиентов.

2.3. Модуль ContactManager

ContactManager (рис. 3) поддерживает коммуникацию и сотрудничество между предприятием и клиентом. Он позволяет сконцентрировать в одном месте все адресные данные и всю корреспонденцию, касающиеся клиентов, поставщиков, партнеров и сотрудников. Этот модуль помогает не только в управлении отношениями с клиентами, но и в управлении документами и корреспонденцией, а также бизнес-процессами, то есть процессами продажи и купли, маркетинговыми акциями и процессами рекламации. Благодаря сохранению в электронной форме всех документов, приписанных соответственным делам и клиентам, реализуется концепция «офиса без бумаги». ContactManager оборудован передовыми механизмами обслуживания заказов, сделанных клиентами. Сильная сторона системы состоит в возможности групповой работы и управления потоком работы (Workflow) путем определения в системе соответственных путей реализации отдельных процессов. Благодаря этому очень легко достигнуть соблюдения работниками процедур, навязываемых внедрением на предприятии норм, например, ISO или HACCP.

Îp>ContactMa nager

Рис. 3. Структурная схема модуля ContactManager

Модуль Со^айМападег позволяет осуществлять детальный мониторинг хода сотрудничества с клиентами, начиная с налаживания контактов и вплоть до реализации отдельных заказов. Вся информация становится упорядоченной и легко доступной уполномоченным пользователям.

2.4. Модуль Рго^^Мападег

ProductManager (рис. 4) обеспечивает проведение калькуляции средств производства разного рода полиграфической продукции, создание технологических листов, а также производственных заказов. В этом модуле определены технологические нормативы для каждой операции, выполняемой на отдельном оборудовании. Все машины, оборудование и рабочие гнезда определены в системе как места возникновения затрат (МВЗ), для которых точно вычисляются ставки издержек. Калькуляции в системе рассчитываются путем раздела всей продукции на отдельные элементы, а элементов - на технологические операции. Благодаря этому можно чрезвычайно быстро подготовить точные калькуляции даже на сложные полиграфические продукты одновременно для многих тиражей с выделением опциональных операций.

Prod uctAAa nager

Рис. 4. Структурная схема модуля ProductManager

Технологические листы генерируются автоматически и хранятся с версиями, учитывающими изменения, возникшие за время существования продукции. Модуль ProductManager позволяет создавать потребность в материалах и сырье на уровне производственного заказа, а это, в свою очередь, позволяет планировать поставки и эффективно вести хозяйство материалами и сырьем.

2.5. Модуль ProductionPlanner

Система PrintManager обеспечивает процесс планирования производства, составляющий один из ключевых факторов достижения максимальной рентабельности предприятия. Приложением, которое отвечает за данный процесс, является модуль ProductionPlanner (рис. 5), предлагающий богатый набор инструментов, помогающих плановику в повседневной работе.

Ф ProductionPlanner

Рис. 5. Структурная схема модуля ProductPlanner

Возможности удобной визуализации запланированного производства позволяют сделать надлежащую загрузку всего оборудования машинного парка и полностью использовать их возможности. Модуль обеспечивает планирование заказов, базируясь на графике Гантта, который в сочетании с планировочными реестрами предоставляет плановикам всесторонний инструмент для создания плана производства. Преимуществом данного приложения является легкий поиск информации по теме планируемых заказов. Данные о заказе находятся не только в конфигурируемых реестрах, но и появляются в форме понятных подсказок (Tooltip) после указания на них курсором. При проектировании модуля главный акцент сделан на эластичный и удобный интерфейс пользователя, а также на быстрый доступ к любому количеству информации, принадлежащей к системе. Для обеспечения комфорта, аппликация предоставляет возможность работать на двух мониторах.

На одном мониторе отображается таблица планирования, на втором мы можем свободно просматривать реестры, содержащие технологическую информацию, касающуюся как заказов, так и отдельных операций.

2.6. Модуль JobAсquisitor

Приложение JobAсquisitor (рис. 6) предоставляет операторам полиграфического оборудования удобную возможность просмотра технологических деталей производственных заказов, а также обеспечивает регистрацию выполнения этапов работы в реальном времени, что влияет на более точную организацию и контроль труда.

Ф>JobAcquisitor

Рис. 6. Структурная схема модуля JobAсquisitor

Операторы машин также имеют возможность заявлять о появляющихся в процессе производства ошибках и перерывах в работе. Интеграция производственного оборудования через формат обмена данными JDF модуль позволяет производить точный послепроизвод-ственный подсчет затрат на производство готового изделия, и тем самым упрощает контроль за своевременностью реализации производственных заказов. Возможность легкой фильтрации, сортировки и группировки данных обеспечивает необычайную ясность и простоту использования модуля.

2.7. Модуль WarehouseManager

Модуль WarehouseMaпager (рис. 7) обслуживает полный объем заданий, связанных со складским хозяйством, как материалов, так и готовых изделий. Он предоставляет возможность управлять потоком материалов, необходимых для производства. Этот модуль автоматизирует процесс заказа материалов и позволяет планировать работу на определенное время, что значительно ограничивает затраты на складирование. С его помощью можно простым и быстрым способом подготовить заказы, принимать поставки и выдавать материалы для производства.

Модуль WarehouseMaпager позволяет заниматься складским хозяйством, связанным непосредственно с производственным за-

(§)Warehouse/Vla nager

Рис. 7. Структурная схема модуля WarehouseManager

казом. Он дает возможность с помощью одной системы обслуживать многие отделы, предприятия в пределах единой производственной группы, каждое из которых может иметь любое количество зарегистрированных в системе складов, но и общую базу получателей/поставщиков. Модуль WarehouseManager позволяет отображать структуру склада как физически, так и логически. Он реализует выбранную стратегию передвижения товаров. WarehouseManager внедряет систему присвоения индивидуального номера (SSCC). Он предоставляет возможность печатать этикетки для обозначения товаров (паллет), а также места нахождения на складе. Модуль позволяет отслеживать передвижение как материалов, так и готовых изделий, для каждой зарегистрированной паллеты с момента приема на фирме и вплоть до выдачи клиенту. Благодаря интеграции с проверенными решениями и оборудованием Auto ID с использованием штрих-кодов, управление сладом высокого складирования становится чрезвычайно простым. Из системы в любой момент можно получить информацию, где находится нужная паллета с указанным номером SSCC.

2.8. Модуль SalesAssistant

Модуль SalesAssistant (рис. 8) представляет собой интегрированный инструмент управления финансовыми документами предприятия, позволяющий автоматически генерировать фактуры на основании заказов клиентов и данных, полученных со складского хозяйства.

SalesAssistant обслуживает все стандартные типы документов продажи, купли и платежей, а дополнительно позволяет конфигурировать специфичные документы, требуемые клиентом. Благодаря полному использованию находящихся в системе данных, детальный список ассортимента, подлежащего оформлению фактуры, становится доступным в любой момент, а процесс выписки документа становится

Ф Sa les Assistant

Рис. 8. Структурная схема модуля SalesAssistant

чрезвычайно простым. Модуль SalesAssistant позволяет регистрировать документы купли и платежей. Благодаря этому можно по ходу осуществлять мониторинг состояния обязательств и причитающихся сумм, а также вести эффективное взыскание. SalesAssistant является идеальным дополнением остальных функциональных возможностей системы PrintManager. Поэтому финансовый аспект предприятия всегда остается под полным контролем, поскольку быстрая и достоверная информация позволяет моментально реагировать на угрозы несоблюдения сроков платежей, а интеграция с остальными модулями снижает к минимуму возможность появления ошибок в процессе оформления фактур.

2.9. Модуль BusinessAnalyser

BusinessAnalyser (рис. 9) представляет собой современное информационное решение, которое базируется на технологии оптовой базы данных. Его основная роль сводится к предоставлению упорядоченной и понятной информации, помогающей в процессе принятия решений и предоставления отчетов на разных уровнях управления фирмой.

Данный модуль позволяет производить анализ операционной деятельности предприятия в торговой, производственной и финансовой сферах. С помощью многих сравнений он может осуществлять мониторинг текущей ситуации фирмы, а также просматривать архивные данные. Модуль позволяет производить анализы, учитывая любые временные периоды, а также отдельные центры затрат (например, отделы, машины). Модуль BusinessAnalyser создан, базируясь на новейших технологиях информатики, связанных с анализом данных.

Его основой послужили так называемые аналитические кубы OLAP. Это предоставляет невиданные до сих пор возможности конфигурации рапортов по собственным потребностям. Согласно концепции стратегической карты результатов (англ. Balanced Scorecard BSC),

((pBusinessAnalyser

Рис. 9. Структурная схема модуля BusinessAnalyser

модуль BusinessAnalyser позволяет определять и прослеживать так ключевые показатели продуктивности (англ. Key Performance Indicator). В модуле BusinessAnalyser пользователь - с помощью предварительно подготовленных данных - самостоятельно выбирает интересующие его параметры и визуализирует их с помощью передвижной таблицы или графика. Ключевые показатели производительности вместе с графиками и отчетами размещаются в системе на так называемой контрольной панели (англ. Dashboard), которая доступна через интернет-страницу.

3. Информационная система Info CRM

Info CRM - это система класса CRM (Customer Relationship Management), которая помогает не только управлению отношениями с клиентом, но и управляет документами и корреспонденцией как и бизнес-процессами. Помогает в очень широкой сфере деятельности каждого предприятия, а дополнительные модули (Калькуляция, Продажа/Закупка, Расчеты, Определение принадлежности) позволяют расширить сферу функционирования системы на все отделы фирмы, создавая таким образом интегрированную информационную систему, ориентированную на клиента и собирающую в центральной базе данных всю информацию. В системе дополнительно присутствует интерфейс, который позволяет интегрировать ее с большинством существующих на сегодня бухгалтерских программ.

Данная система предназначена для управления любыми процессами в фирме и обеспечивает разнообразную коммуникацию с клиентом, начиная с телефонного звонка с запросом предложения, через

управление документами и корреспонденцией, и кончая оформлением и расчетом счетов-фактур. Успешный процесс продажи это только начало действия системы. Благодаря классификации клиентов и документированию всего прошлого сотрудничества с контрагентом система InfoCRM содержит базу знаний о каждом клиенте и позволяет раньше и более полно реагировать на новые требования контрагента, чем конкуренция. Система взаимодействует с большинством финансово-бухгалтерских программ, доступных на рынке, обеспечивая, таким образом, полное совмещение с системами, уже действующими в фирме.

Система InfoCRM поддерживает все самые важные сферы деятельности как внутри предприятия, так и между фирмой и клиентом. Одним из достоинств системы является групповая работа и управление потоком работы (workflow) путем определения в системе дорожек реализации отдельных процессов. Благодаря этому можно установить очередность действий во время работы с клиентом и использовать повторяемость функционирующих в системе процессов при сотрудничестве с другими контрагентами. Такая процедура обеспечивает также полное соответствие системы процедурам системы управления качеством ISO.

Данная система спроектирована и построена по технологии и с использованием инструментов программирования фирмы Microsoft, что дает наилучшую гарантию стабильной и безаварийной работы. InfoCRM - это система, основанная на технологии клиент/сервер, в которой в качестве базы данных используется Microsoft SQL Server 2008. Кроме того, система поддерживается Microsoft Exchange Server 2007 и Microsoft Office 2007, обеспечивая пользователям этих прикладных программ еще лучшее использование их возможностей, а в сочетании с InfoCRM - совершенно новую функциональность.

Использование системы InfoCRM обеспечивает получение следующих достоинств:

• улучшение организации труда и документооборота благодаря процедурам, навязанным системой;

• рост оборота с постоянными клиентами благодаря улучшению качества и скорости их обслуживания;

• привлечение новых клиентов с помощью маркетинговых акций, четко выполняемых с помощью системы;

• снижение стоимости маркетинговых акций благодаря точному отбору конечной группы, выбору соответствующих рекламных материалов и оптимальному способу дистрибуции;

• повышение производительности труда путем мониторинга работы коммерческих работников;

• экономия времени на поиски данных, касающихся отдельных клиентов и прежних общих контактов;

• экономия времени на поиски документов благодаря их соответствующему хранению в базе данных или определенной группе получателей благодаря применению широкого ассортимента фильтров;

• сокращение объема запасов на складе благодаря прогнозированию продажи;

• сокращение времени, необходимого для оформления и регистрации коммерческих документов;

• уменьшение числа ошибок в коммерческих документах и связанных с этим затрат;

• сокращение объема просроченных платежей благодаря улучшению информации о причинах платежных задолженностей клиентов;

• предотвращение наращивания долга отдельных клиентов благодаря усовершенствованию поступления информации о задолженностях клиента в торговый отдел.

Наиболее важными являются следующие преимущества:

• управление электронной почтой и задачами на уровне главного окна программы;

• полное совмещение с системой Microsoft Office;

• точное отображение организационной структуры фирмы в системе;

• полная документация контрагентов в фирме в разбивке на поставщиков и получателей;

• возможность группирования и фильтрования клиентов по различным критериям;

• управление потоком документов и внутренней, и внешней корреспонденции;

• управление всеми бизнес-процессами, в том числе: маркетинговыми, продажи и закупок, дел, сервисного обслуживания; в фирме и в разбивке на очередные шаги на дорожке процесса;

• составление отчетов о работе сотрудников;

• разработка серийной корреспонденции e-mail и MS Word;

• регистрация отдельных данных о фирмах и лицах для кон-та кта ;

• учет всех контактов с клиентами, в том числе: разговоры, встречи, установки, телефоны, телексы, e-mail;

• регистрация, распределение и контролирование выполнения заданий;

• ведение календарного графика встреч;

• точная сегментация клиентов для целей маркетинга;

• ведение и анализ эффективности маркетинговых акций;

• калькуляция цен продуктов;

• ведение полного складского хозяйства;

• создание коммерческих документов, касающихся продажи;

• регистрация документов, касающихся закупок и затрат;

• создание и регистрация кассовых и банковских документов.

4. Информационно-технологическая система

WebToPrint

4.1. Общая характеристика

Система WebToPriпt обеспечивает сокращение времени реализации заказа. Инновационная система WebToPriпt (рис. 10) позволяет клиентам типографии выполнять расчет выбранного вида работы, проверять и высылать графические файлы, а также отправлять заказы посредством интернет-витрины. WebToPriпt позволяет клиентам следить за продвижением работ над заказом, контролировать складские запасы своих продуктов и проверять счета-фактуры, оформленные типографией. Клиенты могут также в зависимости от потребностей заблаговременно реагировать, обеспечивая очередную поставку продукта, или, если запасов недостаточно, подать заказ посредством портала. Встроенный модуль нормализации и профессионального р^Пд^ гарантирует типографии, что отправленные клиентом файлы доброкачественные и удовлетворяют выбранным технологическим параметрам. Принятый заказ может быть сразу же передан на реализацию.

Система WebToPriпt имеет простой интуитивный интерфейс, который плавно поведет каждого пользователя даже без полиграфических знаний через калькуляции и подачу заказа. Благодаря использо-

ИШеЫоРпп!

Рис. 10. Структурная схема системы WebToPrint

ванию нескольких шаблонов работ, создаваемых на базе продуктов, которые типография в состоянии предложить своим клиентам, этот процесс прозрачен и несложен. Калькуляция может генерироваться автоматически, благодаря чему клиент сможет узнать предлагаемую цену продукта сразу же или лишь после ее проверки и утверждения уполномоченным лицом.

Заказы и калькуляции, генерированные с помощью системы WebToPrint, а также отправляемые клиентом файлы являются одновременно объектами в системе управления предприятием PrintManager. Заказ, утвержденный на портале, изменяет статус также в системе ERP и вместе с калькуляцией является основанием для формирования заказа, направленного на реализацию.

Благодаря внедрению системы WebToPrint торговые переговоры с клиентом, а также контакты для определения технологических подробностей и утверждение графических порталов упрощаются и осуществляются в более короткое время. Экономия времени и ресурсов, полученная благодаря внедрению системы WebToPrint, напрямую приводит к сокращению затрат и повышению удовлетворенности клиентов.

4.2. Доступные функции

4.2.1. Калькуляция

• Возможность выполнения калькуляции типа работ, выбранного из числа групп продуктов, предлагаемых типографией, например переплетов, упаковок, этикеток, акциденции.

• Использование шаблонов технологических карт при формировании калькуляции.

• От клиента требуются только основные параметры, необходимые для оценки затрат.

• Возможность подготовки предложения дистанционным путем.

• Возможность выбора дополнительных операций по облагораживанию и отделке.

• Калькуляция для нескольких тиражей.

• Автоматический расчет цены заказа для выбранных клиентов.

• Генерирование технологических карт и заказов на основании калькуляций, выполненных на портале.

• Конфигурация различных рабочих шаблонов.

• Определение валюты для калькуляции.

4.2.2. Заказ

• Утверждение заказа посредством веб-сайта.

• Слежение за изменениями статусов заказов, переданных посредством портала или традиционным путем.

• Простая и быстрая подача заказов на допечатку тиража и возобновление.

• Возможность срочной передачи заказа на реализацию.

• Возможность участия клиента в производственном процессе и слежения за процессом в реальном времени.

• Подача заказов круглые сутки семь раз в неделю.

4.2.3. Графические файлы

• Проверка и отправление файлов в типографию.

• Совмещение с PuzzleFlow Express Client.

• Профессиональный preflight с помощью профилей, приписанных выбранному типу работы.

• Высококачественная нормализация файлов разных видов с помощью виртуального принтера.

• Гарантия, что файлы удовлетворяют заданным технологическим параметрам.

• Возможность совмещения с системами допечатной подготовки (prepress workflow).

• Возможность выполнения автоматической импозиции и других операций, требуемых при подготовке публикации к печати.

4.2.4. Контроль состояния склада

• Клиенты типографии могут контролировать количество своих продуктов на складе.

• Поставки продуктов можно обеспечить посредством вебсайта.

4.2.5. Проверка счетов-фактур

• Просмотр электронных счетов-фактур.

• Быстрая проверка оплаченных и неоплаченных счетов-фактур.

• Возможность проверки различной информации, в том числе, сроков платежа, цен нетто и брутто, скидок.

4.3. Достоинства системы WebToPrint

• Автоматический доступ.

• Выбор разных языков интерфейса.

• Возможность слежения за производством в реальном времени по Интернету.

• Безопасная высылка данных.

• Простое применение и дружественный интерфейс.

• Доступ посредством мобильных устройств.

• Соответствие визуальной идентификации фирмы.

• Доступ ко всем историческим данным: заказам, калькуляциям и счетам-фактурам.

• Возможность конфигурирования портала и доступных функций в соответствии с указаниями типографии.

• Возможность размещения на портале рекламы и информации о промо-акциях.

4.4. Выгоды от внедрения

• Плавные бизнес-workflow и производственные потоки работ и документооборота.

• Снижение затрат и рост производительности.

• Повышение конкурентоспособности.

• Увеличение числа заказов.

• Открытость перед новыми рынками.

• Ускорение обслуживания запросов предложения.

• Повышение удовлетворенности и доверия клиентов благодаря вовлечению их в производственный процесс.

• Коммуникация с клиентом.

• Экономия времени и ресурсов.

• Сокращение времени реализации заказа.

• Сокращение времени, необходимого для коммуникации с клиентом с целью установления подробностей заказа или обмена графическими файлами.

• Сокращение продолжительности торговых переговоров с клиентом.

5. Информационная система Business Analyses

5.1. Назначение и общая характеристика

Business Analyses представляет собой современное решение класса BI (Business Intelligence) в информационной сфере, основанное на технологии базы (хранилища) данных. Его основной задачей является предоставление упорядоченной и понятной информации, которая помогает в принятии решений, а также предоставление отчетов на разных уровнях управления фирмой. При помощи множества сопоставлений различных данных можно отслеживать текущую ситуацию на предприятии, а также просматривать архивные данные. Система позволяет сравнивать аналитические данные при выборе различных (независимых) периодов времени, как и отдельных единиц сосредоточения средств (например отделов, машин, рабочих мест). Программа Бизнес-Анализатор создана с использованием новейших информационных технологий, связанных с анализом данных. Ее основой стала так называемая аналитическая система типа Куб OLAP, которая обеспечивает новые возможности для конфигурации отчетов в соответствии с собственными потребностями.

Бизнес-Анализатор прежде всего служит для предоставления информации, плотно связанной с вопросом принятия решения. Условием использования этой программы в данном предприятии является внедрением в нее «модели принятия решения», основанного на анализе конкретных операционных данных. Благодаря такому инструменту, пользователь получает новые возможности для проведения анализа оперативной деятельности предприятия в различных отраслях, таких как торговля, производство продукции и финансы. Эта программа позволяет воспользоваться базовой информацией в современной конкурентной борьбе на полиграфическом рынке и рынке производства упаковки. Программа Бизнес-Анализатор может быть совмещена с различными программами для расчета стоимости, бухгалтерскими и финансовыми программами, приложениями для ведения кадровой отчетности, а также системами электронной оплаты, и кроме того с машинами, которые установлены в типографии.

5.2. Создание бюджетов

Роль процесса составления бюджета как инструмента для принятия решения заключается в эффективной работе предприятия в пределах определенных средств. И как система управления, составление бюджета влияет и направляет процесс управления предприятием, выполняя сравнение текущей деятельности с его эталонным базовым значением.

Операционные цели:

- Управление текущими финансовыми потоками.

- Контроль прибыли от операционной деятельности.

- Снижение уровня риска в хозяйственной деятельности.

- Рост уровня организационной структуры предприятия.

- Четкое кратковременное планирование.

Тактические цели:

- Эффективное распределение капитальных средств.

- Финансовая стабильность предприятия при падении на

рынках.

Стратегические цели:

- Постепенный рост количества и стоимости долгосрочных заказов отдельных клиентов.

- Качественные изменения в мотивации сотрудников через финансовую самодисциплину.

5.3. Контроль

Контроль позволяет проверять в режиме реального времени соотношение реальных и планируемых стоимостей и их разницу. Анализ найденных отклонений четко найти места, в которых произошли отклонения, что позволяет быстро скорректировать текущую ситуацию:

- Контроль производительности машин и сотрудников.

- Контроль стоимости предъявленных возвратов и претензий.

- Отслеживание себестоимости продукции.

- Просмотр стоимости на складирование и транспортные

- Контроль в реальном времени за операционной деятель-

5.4. Показатели работы машин

Программа Бизнес-Анализатор представляет визуально и в удобном для восприятия формате показатели работы машин, с использованием показателей КПД. Благодаря этому информация о реальном положении задач на машине, в соотношении с приписанными к ней нормами доступна всегда и в реальном времени. Эта информации доступна в разрезе каждой машины из машинного парка:

- Автоматическое получение данных с машины, с помощью формата JDF.

- Визуальное отображение состояния машины с помощью индекса КПД.

- Всегда актуальная информация о работе машины, как и отклонении от нормативов.

- Удаленный доступ к данным, которые доступны из любого места.

5.5. Управленческий расчет

Управленческий расчет включает в себя сбор, преобразование, классификацию и доставку информации для менеджеров. Основной его задачей является более систематическое предоставление информации, облегчающей принятие решений, руководству фирмы. Он имеет вид внутренних расчетов, в большой степени индивидуально приспособленных к требованиям конкретного предприятия:

- Структура себестоимости конкретных продуктов.

- Эффективность использования внутренних средств.

- Отслеживание окупаемости внутренних процессов.

- Четкая оценка себестоимости.

Основные преимущества данной информационной системы:

- Быстрый и удобный анализ самых важных параметров функционирования предприятия.

- Получение четкого и целостного вида контролируемого

объема.

- Нахождение потенциальных угроз и отступов от принятого бюджета.

- Индивидуальная настройка рабочей области менеджера.

- Самостоятельное создание отчетов.

услуги. ностью.

- Полная интеграция с пакетом MS Excel.

- Возможность импорта данных из разных программ и расчетных листов.

- Принятие модели «управление через цифры», основанной на анализе результатов практической деятельности, а не на интуиции.

6. Интегрированная система управления рабочим потоком Prinect фирмы Heidelberg

6.1. Назначение и общая характеристика

Данная система обеспечивает объединение всего множества отдельных процессов полиграфического производства - от калькуляции себестоимости, планирования затрат, составления производственных и календарных планов, допечатной подготовки, печати и послепе-чатной обработки до поставки готовой продукции и выставления счетов за выполненную работу. Для того чтобы добиться успеха на современном рынке, необходимо осуществлять эффективное управление этими процессами и вести полный контроль рабочего потока. Поэтому передовые компании стараются охватить эту производственную цепочку как можно полнее и позиционируют себя перед своими заказчиками как компании, предоставляющие полный спектр медиа-услуг.

В полиграфическом бизнесе чрезвычайно важно наиболее полно учитывать все аспекты разнообразных затрат. Факторы, которые могут оказать негативное влияние на рабочий поток и, следовательно, на доход типографии, должны тщательно контролироваться. Как правило, слабое звено в этой цепи - это взаимодействие между различными элементами собственных рабочих потоков типографии и рабочих потоков заказчиков и поставщиков. В конкретных условиях обработка заказа, допечатная подготовка, печать и послепечатная обработка до сих пор являются значительно отделенными друг от друга этапами. В результате коммуникация между отдельными областями не всегда осуществляется гладко, а для создания рабочей карточки задания могут использоваться только однородные данные. Это означает огромное количество проверок и дополнительной работы, требующих затрат времени и денег, а это сейчас просто нерентабельно.

Интеграция представляет собой не просто автоматическое объединение всех звеньев в производственной цепочке, но и организацию их связи с рабочими потоками на всех этапах процесса управления. Часто интеграция процесса сокращает или даже вообще устраняет необходимость вмешательства оператора, обеспечивая тем самым значительно больший уровень рентабельности и производительности.

Название «Prinect» образовано от двух слов «print» (печать) и «connect» (соединять). Эта система интегрирует и оптимизирует рабочие потоки в типографиях - от управления до производства, от допе-

чатной подготовки до поспепечатной обработки. Точно отрегулированное взаимодействие различных компонентов Prinect повышает эффективность рабочих потоков производственных операций, обеспечивает еще большую прозрачность процесса, таким образом, ускоряя весь поток заданий. Prinect помогает компаниям полностью осознать свой потенциал рационализации и оптимизации для увеличения производительности и прибыльности типографии.

Поскольку каждая типография имеет свои конкретные потребности, программное обеспечение Prinect разработано не как стандартный продукт, а скорее как модульное решение. Это означает, что вы можете в любое время добавить компоненты Prinect, адаптируя рабочий поток к потребностям вашего бизнеса. Все компоненты Prinect основаны на открытых стандартах, таких как формат переносимого документа PDF (Portable Document Format), формат описания процесса производства продукции PPF (Print Production Format) и формат определения задания JDF (Job Defnition Format), поэтому они легко могут быть интегрированы в существующее проверенное на практике оборудование и компоненты программного обеспечения (даже если они поставлены другими поставщиками).

6.2. Инструменты управления Prinect Management Solutions

6.2.1. Достоинства системы Prinect Management Solutions

С точки зрения управления бизнесом, большая часть затрат сегодня лежит на подготовке задания. Это затраты, которые нужно держать под контролем. Инструменты управления Prinect Management Solutions могут помочь сделать это. Благодаря функции автоматического расчета затрат, система Prinect не только обеспечивает быструю и надежную обработку все возрастающего количества запросов, она также значительно увеличивает прозрачность информации о состоянии задания. Благодаря Prinect Management Solutions можно постоянно контролировать все параметры управления, как технические, так и управленческие. Prinect осуществляет связь бизнес-процессов типографии с ее производственными процессами. Это означает, что решения, связанные с производственными процессами, проблемами, ценами и затратами могут приниматься не на основе ненадежных смет и предположений, а на основе реальных данных.

Данная система обеспечивает составление точной сметной калькуляции и позаказной калькуляции для каждого задания. Она организует автоматический обмен производственными данными с компонентами Prinect: Prinect Signa Station, Prinect Printready System, Prinect CP2000 Center и Prinect FCS 100. В результате обеспечивается принятие

управленческих решений на основе точной информации. Она позволяет повысить качество составления рабочей карточки на выполнение производственного задания и получить более четкую картину эффективности затрат.

6.3. Модуль Prinect Prinance

Информационная система управления Management Information System (MIS) Prinect Prinance обеспечивает полную интеграцию производственных процессов. Эта информационная система управления передает информацию на производство и осуществляет прозрачную интеграцию всех процессов в типографии. Это способствует налаживанию и укреплению отношений с заказчиком и повышению производительности и рентабельности, помогает в подготовке производственных процессов и планировании, выполнении заданий и принятии решений на управленческом уровне.

6.4. Модуль Prinect Data Control

Обеспечивает увеличение производительности благодаря оптимизации управления заданиями. Prinect Data Control - это производственная и информационная система компании Heidelberg для современной типографии, объединенной в сеть. Эта система обещает обеспечить долгосрочную оптимизацию процесса. Являясь центральным компонентом концепции объединения в сеть Prinect, она объединяет печатные машины Heidelberg и системы управления производственными процессами в открытую систему, предлагая комплексное решение для планирования и управления типографией. Результат - оптимизация последовательности производственных операций и прямое взаимодействие между оператором и оборудованием на всех этапах производственного процесса. Prinect Data Control - это возможность работать быстрее и лучше, это ключ к повышению конкурентоспособности полиграфического предприятия.

6.5. Модуль Prinect Signa Station

Обеспечивает быстрый, надежный и удобный спуск полос и компоновкиу листов. Спуск полос и компоновка листов - это основные этапы на стадии допечатной подготовки. Увеличение уровней взаимодействия и преобразования в цифровую форму теперь позволяют вам выполнять эти операции с максимальным удобством и эффективностью.

Новая версия Prinect Signa Station отличается простотой и понятностью своих инструментов, наглядностью пользовательского интерфейса и надежностью концепции спуска полос, в которой фальцованные и печатные листы отделяются друг от друга. Разделение фальцованных и печатных листов обеспечивает максимальную гибкость. Такая дифференциация позволяет вам всего в течение нескольких секунд

перенести задание с печатной машины Speedmaster SM 74 на Speedmaster SM 102. Система Prinect Signa Station также отличается чрезвычайным удобством эксплуатации для пользователя, она имеет вспомогательную программу мастера управления процессом, которая ведет вас шаг за шагом по всему процессу спуска полос.

С новым модулем Prinect Signa Station метки ставятся автоматически и динамически адаптируются под размер бумаги и области печати. Больше нет необходимости расположения отдельных меток. Имеется также оптимизатор листа Sheet Optimizer, обеспечивающий высокоэффективное распределение запечатываемых листов. Для сокращения времени приладки на стадиях печати и послепечатной обработки Prinect Signa Station предоставляет данные для модуля автоматического контроля приводки Prinect Auto Register, резальных машин, фальцевальных машин и вкладочно-швейно-резальных агрегатов.

6.6. Система Prinect Printready System

Prinect Printready System представляет собой первую в мире систему управления информационными потоками в типографии, полностью основанную на стандарте JDF. Prinect Printready позволяет упростить и ускорить все операции допечатной подготовки, эффективнее планировать задания от начала и до конца и, конечно, осуществлять мониторинг всего процесса.

Система Prinect Printready System обеспечивает максимальный уровень автоматизации, интеграции и локальной обработки и предоставляет основу для установления нового стандарта допечатной подготовки.

Эта система также может взаимодействовать с другими информационными системами управления на основе JDF, а система Prinect Printready System и станция Prinect Signa Station предоставляют данные для предварительной настройки печатных машин и систем послепечат-ной обработки, таким образом, обеспечивая непревзойденную интеграцию рабочего потока.

6.7. Управляющая станция Prinect CP2000 Center

Обеспечивает управление всем процессом печати с клавиатуры оператора. Человек и машина должны работать как единая команда, координирующая процесс печати. Лучший способ обеспечить эффективное взаимодействие оператора и печатной машины - это создать безупречный поток информации между ними. Управляющая станция Prinect CP2000 Center объединяет управление печатной машиной, дистанционный контроль краски и приводки и, в зависимости от требований, сбором рабочих данных печатной машины и их передачей на один пульт управления. Основная особенность этой станции - ее сенсорный экран, который можно использовать для ввода всех данных и выполнения проверок.

6.8. Программное обеспечение Prinect Online Kit

Обеспечивает прямую интеграцию для реализации эффективного взаимодействия печатного оборудования. Пакет Prinect Online Kit координирует взаимодействие между различными печатными машинами и позволяет интегрировать все печатные машины Speedmaster, оснащенные пультом управления CPTronic/CPC 1-04, который в форме модуля интегрируется в цифровой рабочий процесс типографии. Это также возможно для машин типа Printmaster PM 52 и Printmaster PM 74. Это означает, что даже в смешанной системной среде, в которой машины оснащены пультами управления Prinect CP2000 Center и CPTronic/ CPC 1-04 или Prinect Classic Center, организуется единый цифровой рабочий процесс.

Пакет Prinect Online Kit обеспечивает эффективное управление производственными заданиями. В то время когда еще идет обработка предыдущего заказа, уже выполняется подготовка следующего. Во встроенной памяти можно сохранить более 5 тыс. шаблонов стандартных или повторяющихся заказов, в которые входят соответствующие настройки печатной машины, и вызывать эти шаблоны из памяти в любой момент. Пакет Prinect Online Kit позволяет вам в режиме реального времени подключить печатную машину к интерфейсу Prinect Prepress Interface и модулю Plate Image Reader, что существенно сокращает время приладки и расход бумаги. Оператор печатной машины также имеет доступ к оперативной справке и может в любое время получить ответы на любые возникающие вопросы. Управление машины осуществляется с пульта управления CPTronic/CPC 1-04 или Prinect Classic Center.

6.9. Программа Prinect Compucut

Compucut представляет собой математическое обеспечение для внешнего создания программ резки для высокоскоростных резальных машин Polar. Она генерирует все необходимые предварительные настройки из CIP-файлов и загружает правильную программу резки в машину. В результате интеграции резальных машин в Prinect достигается значительное увеличение производительности.

Программа Compucut имеет гибкую модульную структуру и конфигурируется в соответствии с любыми конкретными требованиями заказчика. Она ускоряет программирование, сводя к минимуму время приладки. Автоматическая загрузка данных резки обеспечивает безостановочную работу высокоскоростной резальной машины. Экономя время, Compucut способствует снижению затрат и обеспечивает увеличение гибкости производства. Эффективность достигается даже при малых тиражах. Центральное программирование подключенных резальных машин обеспечивает производство, соответствующее высокому стандарту.

Профиль данного продукта:

• Создание программ резки для оптимизации производственного процесса.

• Значительная экономия времени и снижение производственных затрат.

• Визуализация процесса и полная документация.

• Более гибкое производство.

• Более эффективное использование мощностей машины.

• Высококачественное производство.

6.10. Система Prinect FCS 100

Prinect FCS 100 - система объединения процессов поспепечатной обработки. Эта производственная и информационная система является центральным модулем для автоматически интегрированных процессов в системе управления потоком рабочих операций Prinect Workflow Management System - от допечатной подготовки до послепе-чатной обработки.

Профиль данного продукта:

• Интеграция в систему управления рабочим потоком Prinect Workflow Management System - от допечатной подготовки до послепечатной обработки.

• Более эффективное планирование заданий.

• Регистрация производственных данных в режиме реального времени для оценки управления бизнесом.

• Полная прозрачность производственных этапов.

• Прием и обработка ранее генерированных данных.

• Объединение программных модулей в сеть в соответствии с индивидуальными требованиями заказчика.