Инвентаризация объектов бухгалтерского учета

Учет в некоммерческих организациях

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОБЪЕКТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Т. И. МЕЛЕХИНЛ, кандидат экономических наук, доцент кафедры «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» Государственный университет управления

При осуществлении хозяйственной деятельности некоммерческих организаций возникает необходимость периодической проверки фактического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, регулярной проверки полноты отражения в учете обязательств, что решается путем проведения инвентаризации на основании ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 26—28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций; вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Объектами проверки при проведении инвентаризации являются:

• имущество организации, под которым понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы;

• финансовые обязательства — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации должны подвергаться производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по местонахождению этого имущества и материально ответственного лица. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризаци-

онная комиссия. Порядок работы и объем функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, целесообразно установить в специально разработанном и утвержденном положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учетной политике организации.

Это положение должно включать в качестве обязательного минимума следующие виды работ:

• выявление фактического наличия имущества организации;

• проверка документального подтверждения размеров и сроков обязательств организации;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;

• документальное оформление актов сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами организации;

• определение причин списания имущества и возможности использования материалов от такого списания;

• определение причин возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;

• установление сумм стоимости излишествующего имущества и размера недостач;

• подготовка распорядительного документа о взыскании сумм недостач с виновных лиц или организации либо о списании сумм недостач;

• разработка мероприятий, предупреждающих возникновение инвентаризационных разниц в будущем.

Состав постоянно действующей комиссии утверждается руководителем организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т. п.). В состав комиссии включаются: представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, юристы, инженеры, экономисты, техники и другие специалисты, знания и опыт которых позволят обеспечить эффективность проведения проверок и инвентаризаций.

Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии целесообразно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества члены инвентаризационной комиссии должны получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или

отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имуществаи финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества определяется при инвентаризации посредством обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Он обязан обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены с использованием средств вычислительной, другой организационной техники и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне

зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, свидетельствующую об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и о принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении, а сдавшее — в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, где хранятся материальные ценности, должны быть опечатаны при уходе инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для оформления инвентаризации необходимо применять типовые формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные и утвержденные Минфином России.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации необходимо применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом России.

По окончании инвентаризации могут осуществляться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, которые производятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц в обязательном порядке до открытия склада, кладовой, секции, где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются соответствующим актом.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Работники бухгалтерской службы имеют следующие основные обязанности при проведении инвентаризаций и проверок:

• осуществляют контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц;

• требуют сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для получения права на такое требование в распорядительном документе о проведении соответствующей инвентаризации или проверки указываются сроки, в течение которых результаты инвентаризации или проверки должны быть представлены в бухгалтерию. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций и проверок, регулируется специальным положением (или иным аналогичным документом), разработанным в организации, то вышеуказанное требование должно быть в него включено;

• следят за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность является продолжением (развитием) предыдущей обязанности и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом;

• отражают на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмеще-

Унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные постановлением

Госкомстата России от 18.08.1998 № 88

№п/п Наименование первичного учетного документа Номер документа

1 Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией № ИНВ-26

2 Инвентаризационная опись основных средств № ИНВ-1

3 Инвентаризационный ярлык № ИНВ-2

4 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей № ИНВ-3

5 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных № ИНВ-4

6 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение № ИНВ-5

7 Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути № ИНВ-6

8 Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств № ИНВ-10

9 Акт инвентаризации расходов будущих периодов № ИНВ-11

10 Акт инвентаризации наличных денежных средств № ИНВ-15

11 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности № ИНВ-16

12 Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами № ИНВ-17

13 Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Приложение к форме № ИНВ-17

14 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств № ИНВ-18

15 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных товарно-материальных ценностей № ИНВ-19

нию материального ущерба, а также в организации бухгалтерского учета и документооборота.

В результате инвентаризации могут быть выявлены излишки имущества (фактическое наличие превышает их наличие по данным бухгалтерского учета) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится в коммерческих организациях на финансовые результаты, а в некоммерческих организациях — на увеличение доходов.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности. При этом для целей финансового учета должны быть учтены события после отчетной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.

Основное отличие инвентаризаций, проводимых в некоммерческих организациях, от инвентаризаций, осуществляемых в организациях, где предпринимательская деятельность является основной, заключается в отражении результатов инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на увеличение доходов у некоммерческой организации (на финансовые результаты у коммерческой организации);

• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), а сверх норм — за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.

Таким образом, в бухгалтерском учете некоммерческой организации по результатам инвентаризации могут быть оформлены следующие проводки:

Д-т сч. 01 К-т сч. 86 — на сумму стоимости излишествующих основных средств;

Д-т сч. 10 К-т сч. 86 — на сумму стоимости излишествующих материалов;

Д-т сч. 50 К-т сч. 86 — на сумму излишка наличных денег в кассе;

Д-т сч. 94 К-т сч. 01 — на сумму стоимости недостающих объектов основных средств;

Д-т сч. 94 К-т сч. 10 — на сумму стоимости недостающих материалов;

Д-т сч. 94 К-т сч. 50 — на сумму недостачи денежных средств в кассе.

После выявления недостачи и отражения этого факта в бухгалтерском учете определяются источники списания сумм, отнесенных на счет 94.

Суммы недостачи могут быть возмещены за счет виновных материально ответственных или должностных лиц некоммерческой организации:

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К-т сч. 94 — на сумму недостачи, отнесенную на счет виновных лиц;

Д-т сч. 70 К-т сч. 73 — на сумму материального ущерба, удержанную при начислении сумм оплаты труда;

Д-тсч. 50 К-тсч. 73 — на сумму материального ущерба, возмещенную посредством сдачи наличных денег в кассу организации;

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям», К-тсч. 94 — на сумму недостачи, отнесенную насчет виновных организаций (например, обеспечивающих охрану материально-производственных запасов);

Д-тсч. 51 К-тсч. 76 — на сумму денежных средств, поступивших в оплату предъявленной претензии;

Д-т сч. 86 К-т сч. 94 — на сумму недостачи, по которой виновные лица не определены либо во взыскании которой отказано органами суда или арбитража.

В качестве подтверждения фактов отсутствия виновных лиц или иных обстоятельств, позволяющих списать суммы недостач на увеличение расходов, рекомендуется использовать документы, подтверждающие обращения в органы МВД России, судебные органы и т. д., а также заключения о факте порчи запасов, полученные от служб технического контроля или специализированных организаций. Данные документы должны прилагаться к материалам, представляемым руководству организации, для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Материально ответственные лица представляют подробные объяснения о допущенной пересортице инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то вышеуказанная разница списывается в порядке, установленном для списания сумм недостачи, аименно: в общем случае разница относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установ-

лены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на увеличение расходов у некоммерческой организации.

Исключительное право принятия решения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета предоставлено только руководителю организации. Это значит, что наиболее целесообразным представляется оформление такого решения в виде приказа или иного распорядительного документа. Соответственно, и основание для принятия такого решения (предложение инвентаризационной комиссии) должно быть оформлено документально. Ни председатель комиссии, ни комиссия (коллегиально) не могут самостоятельно принимать решение о проведении зачета о пересортице.

Активы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы.

Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и другихчрезвычайныхситуаций, учитываются в составе чрезвычайныхдоходов организации.

Для учета чрезвычайных доходов и расходов планом счетов предусмотрен счет 99 «Прибыли и убытки». Следовательно, и суммы ущерба, понесенного вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств, и суммы страховых возмещений должны отражаться на этом счете.

Список литературы

1. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49.

2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996№ 129-ФЗ (вред. от03.11.2006№ 183-Ф3).

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 26.03.2007 № 26н).

4. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: приказ Минфина России от 06.05.1999 № ЗЗн (вред, от 27.11.2006 № 165н).

5. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99: приказ Минфина России от 06.05.1999№ 32н (вред. от27.11.2006№ 156н).

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению: приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 18.09.2006 № 115н).

7. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.