Зарубежные командировки: бухгалтерский и налоговый учет, порядок оформления

ЗАРУБЕЖНЫЕ КОМАНДИРОВКИ: БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ, ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

О.Н. ЯКУБОВА,

кандидат экономических наук, заместитель главного бухгалтера ЗАО »Воронежский алюминиевый завод»

Документальное оформление командировочных расходов. Основанием для командировки за рубеж является приказ по организации, в котором определяются цель командировки, место назначения (страна и организация), сроки командировки. Если по каким-либо причинам цель, место назначения или сроки командировки изменяются (невозможность выезда, другие производственные и технические причины), в организации должен быть издан приказ об изменении сроков командировки.

Командировочное удостоверение при заграничных командировках оформлять не обязательно. В соответствии с п. 3 постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» дата пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте работника. При направлении работника в служебную командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории РФ.

Производственный характер загранкомандировки должно подтвердить служебное задание. По окончании командировки сотрудник составляет отчет о работе, проделанной им в период

командировки, а его руководитель подтверждает выполнение задания. К служебному заданию, на взгляд автора, целесообразно подготовить программу пребывания работника в командировке, согласованную с принимающей стороной, а также приложить приглашение от иностранных партнеров. В этом случае у налоговых органов отпадет возможность оспаривать производственный характер загранкомандировки (до сих пор отдельные работники налоговой службы не принимают расходы по тем загранкомандировкам, по которым не оформлялось командировочное удостоверение, квалифицируя такие командировки как туристические, и, соответственно, начисляют НДФЛ с произведенных расходов).

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих со дня возвращения их из командировки дней предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Командированный работник представляет в бухгалтерию организации авансовый отчет, приложив следующие документы:

— командировочное удостоверение;

— служебное задание;

— копию загранпаспорта с отметками о пересечении границы;

— проездные документы;

— гостиничные счета;

— иные документы, подтверждающие фактически осуществленные (понесенные) расходы.

Понесенные расходы компенсируются работнику на основании первичных учетных документов. Как правило, большинство документов, представляемых работником в бухгалтерию, составлено на иностранном языке. Такие документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Действующим законодательством не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык. В ответе на частный запрос Минфин России разъясняет, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод учетных документов на русский язык (письмо Минфина России ot20.03.2006 № 03-02-07/1-86).

В целях исчисления налога на прибыль расходами по загранкомандировке признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Суточные. В соответствии со ст. 168 ТК РФ размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно письму Министерства труда РФ, Министерства финансов РФ от 17.05.1996 № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в

командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник (включая проезд работника к месту командировки транзитом через территории других стран), а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ — по норме, установленной при командировках в пределах РФ.

В соответствии с письмом Минфина России от 14.12.2004 № 03-05-01-04/105В в случае невозможности документального подтверждения даты пересечения государственной границы РФ (не проставляются отметки в паспорте, не выдаются миграционные карты или иные документы) днем пересечения государственной границы РФ следует считать день отъезда работника из пункта отправления в РФ, а при въезде в РФ — день отъезда работника из пункта командировки.

Для целей исчисления налога на прибыль нормы суточных установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93.

Суточные, выплаченные сверх установленных норм, не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании п. 38 ст. 270 НК РФ.

Для целей обложения НДФЛ и ЕСН применятся норма, установленная коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в том числе, с возмещением командировочных расходов.

Вместе с тем налоговые органы придерживаются иной позиции, полагая, что сумма суточных, превышающая установленные нормы, будет являться объектом обложения НДФЛ и ЕСН (письмо Минфина России от 17.07.2007 № 03-0406-01/247).

Прочие расходы, связанные с загранкомандировкой. Как было отмечено ранее, работодатель компенсирует работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, атакже иные расходы.

Для целей исчисления налога на прибыль в соответствии со ст. 264. НК РФ расходы по проезду работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, по найму жилого помещения, расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами), расходы по оформлению и выдаче виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных анало-

гичных документов, консульских, аэродромных сборов и иные аналогичные платежи и сборы отно-сятк прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

По аналогии с оплатой суточных не включаются в налоговую базу при расчете НДФЛ и ЕСН суммы компенсации работодателем фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на командировки.

Если работник не смог по каким-либо причинам подтвердить документально свои расходы на жилье, то расходы ему возмещают согласно установленным в организации нормам. Но такие затраты нельзя учесть в расходах при налогообложении прибыли.

Если работодатель компенсирует командированному работнику расходы по обслуживанию в барах, ресторанах, расходы по организации культурных мероприятий (экскурсии и т.д.), то такие расходы могут быть приняты к учету только на основании письменного заявления. Работодатель обязан исключить данные затраты из расходов для целей исчисления налога на прибыль и удержать

Расчет команд

налог на доходы физических лиц с командированного работника.

Расходы в иностранной валюте пересчитыва-ются в рубли по курсу Банка России, который действовал на дату утверждения авансового отчета.

Расчет командировочных расходов рассмотрим на конкретном примере.

Пример. Начальник отдела продаж С. П. Иванов был направлен в командировку в Италию сроком на 3 дня с 16.04.2007по 18.04.2007для посещения выставки. 13.04.2007ему был выдан аванс на командировочные расходы в сумме 25 ОООруб. 19.04.2007в бухгалтерию им представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы, и внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу предприятия. В организации утверждены нормы расходов на выплату суточных: Италия — 65долл., по России — 100руб.

Дополнительно С. П. Ивановым были представлены служебное задание, отчет о командировке и программа выставки, полученная от ее организаторов.

Расчет командировочных представлен в табл. 1, а бухгалтерские записи — в табл. 2.

Таблица 1

ювочных расходов

Расходы Документ, подтверждающий произведенные расходы Сумма в иностранной валюте Курс, руб. Сумма, руб.

Проезд Авиабилет — — 11 627,00

Посещение выставки Билет на выставку (с построчным переводом) 56 евро 35,0029 1 960,16

Проживание Счет гостиницы (с построчным переводом): 2 ночих 105 евро 210 евро 35,0029 7 350,61

Суточные Копия загранпаспорта с отметками о вылете в Италию 16.04.2007, 0 вылете в Россию — 18.04.2007: 2 дня х 65 долл. = 130 долл. 1 день по 100 руб. 130 долл. 25,7469 3 347,10 100,00

Итого... — — 24 384,87

Таблица 2

Записи в бухгалтерском учете

Дата Хозяйственная операция Корреспонденция счетов Сумма,

Дебет Кредит руб.

13.04.2007 Выдан аванс 71 50 25 000,00

19.04.2007 Отражены расходы по командировке (на дату принятия авансового отчета к учету) 44 71 24 384,87

19.04.2007 Отражен возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу 50 71 615,13