Электронный документооборот: технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур

УДК 651

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ТЕХНОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ И СПОСОБ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕДУР

ELECTRONIC DOCUMENT FLOW: IMPLEMENTATION TECHNOLOGY AND OPTIMIZATION PROCESS OF BUSINESS-PROCEDURES

В.И. Федяинова, Т.Н. Сысо V.I. Fedyainova, T.N. Syso

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского

В статье рассматриваются вопросы оптимизации документооборота в группе взаимосвязанных компаний. Проведен анализ документооборота, исследованы маршруты движения, выявлены наиболее типичные бизнес-процедуры, разработана программа внедрения электронного документооборота, выполнен расчет экономического эффекта от его внедрения.

The article considers the questions of optimization the workflow for interconnected companies group. The analysis of flow of documents is carried out, movement routes are investigated, the most typical business procedures are revealed, the program of introduction of electronic flow of documents is developed, calculation of economic effect of its introduction is executed.

Ключевые слова: документооборот, электронный документооборот, оптимизация документооборота, маршруты движения документов, графика документооборота, бизнес-процедуры, программа внедрения, экономический эффект.

Key words: flow of documents, electronic flow of documents, optimization of flow of documents, routes of movement of documents, graphics of flow of documents, business-procedures, introduction program, economic effect.

Документооборот - это кровеносная система организации: любая деятельность находит отражение в документах, будь то управление, финансы или производство. Часто только оптимизация документооборота позволяет существенно улучшить качество процессов. Кроме того, научившись видеть места потенциальных улучшений в процессах документооборота, легко можно транслировать этот опыт на бизнес-процессы компании.

Документы являются информационной основой организации и заключают в себе около 80 % всей информации, обращающейся в организации. Документооборот упорядочивает обмен этой информацией между отдельными работниками и различными подразделениями.

По данным Siemens Business Services:

1) 30 % времени рабочих групп тратится на согласование и поиски различной информации и документов;

2) 6 % документов теряются без возможности их дальнейшего восстановления;

3) подавляющее большинство внутренних документов организаций копируется в среднем до 20 раз (на одной из конференций было уста-

новлено что имеет место 3-кратное снижение затрат на расходные материалы для устройств печати цифровой информации и копировальной техники после внедрения системы электронного документооборота);

4) внедрение системы электронного документооборота на 20-25 % повышает производительность труда сотрудников организации;

5) стоимость архивного хранения электронных документов на 80 % ниже в сравнении с бумажным [1].

Повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций и повышении ее конкурентоспособности на рынке.

В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложив-

© В.И. Федяинова, Т.Н. Сысо, 2012

шийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота является ключе -вым инструментом непосредственной деятельности лиц, принимающих решения.

Посредством использования преимуществ электронного документооборота возможным становится оптимизация бизнес-процессов, в осуществлении которых задействованы группы документов. Использование процессного подхода при определении направлений автоматизации документооборота позволяет оценить качество существующих бизнес-процессов и определить возможные пути оптимизации, исключая дублирование ввода информации, обеспечивая должное качество информации, ее актуальность и своевременность доставки адресату.

Электронный документооборот обеспечивает в полном объеме своевременной информацией сотрудников организации для выполнения ими возложенных на них функций и обязанностей. Среди выделяемых видов докумен-топотоков (входящего, исходящего и внутреннего) маршруты движения внутренних документов являются наименее регламентированными. Реализация преимуществ электронного документооборота возможна при соблюдении бизнес-требований и требований к программному обеспечению. Практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в организациях, функционирующих в различных отраслях хозяйственной деятельности, в научных исследованиях не затронуты вследствие отраслевой и организационной специфики внутреннего документооборота для каждой конкретной компании.

Анализ состояния группы компаний «Арсенал безопасности» как объекта исследования показал, что холдинг активно развивается и расширяет сеть своих филиалов. На практике существование восьми организаций, входящих в группу компаний и функционирующих, как единое целое, приводит к необходимости создания единого информационного пространства. Рост численности персонала, а также ведение делопроизводства восьми организаций одним и тем же сотрудником приводит к таким проблемам, как высокая загруженность данного должностного лица и появление существенных потерь трудового времени. Ответственным лицом, ведущим учет документов, является офис-менеджер, по совместительству выполняющий функции кадрового учета. В функции офис-менеджера относительно работы с доку-

ментами входит ведение журналов регистрации документов для всех восьми компаний, оформление документов, сопровождение документов для подписи.

Проведенный анализ информационного обеспечения управления и документооборота в группе компаний «Арсенал безопасности» осуществлялся по определенной программе исследования, включающей следующие основные направления:

1. Проведение анализа информационной среды и программного обеспечения управленческой деятельности.

2. Проведение опроса персонала методом стандартизированного интервью по оценке качества информационного обеспечения и организации документооборота на предприятии.

3. Анализ существующего документооборота.

4. Построение маршрутов движения документов.

5. Выделение бизнес-процессов, подлежащих автоматизации.

Анализ информационной среды и программного обеспечения управленческой деятельности был проведен методом наблюдения и интервьюирования работников группы компаний «Арсенал безопасности». В результате анализа были выявлены следующие программные продукты, задействованные в повседневной работе: 1С Бухгалтерия, 1С ЗУП, 1С ТИС, приложения Microsoft Office, в частности Outlook, E-mail, Корпоративный сайт, Корпоративный портал. Помимо этого, в формировании информационной среды организации играют важную роль личные контакты.

Корпоративный сайт выступает в роли информационного поля, содержащего в себе справочную информацию такого типа, как реквизиты компании, телефоны филиалов, сведения о продуктах компании, информация о поставщиках, дилерах и представителях.

Корпоративный портал играет связующую роль в информационной среде компании, так как данный продукт позволяет интегрировать в его работу все вышеназванные используемые продукты. Говоря о функциональном предназначении корпоративного портала, можно выделить следующие аспекты:

- индикатор наглядного функционирования компании,

- инструмент управления корпоративным духом,

- инструмент мгновенной связи,

- инструмент обратной связи,

- инструмент обучения,

- инструмент оптимизации документооборота компании.

В ходе проведения опроса персонала методом стандартизированного интервью по оценке качества информационного обеспечения и организации документооборота на предприятии было выяснено следующее:

1. На текущем этапе персонал положительно отзывается о возможности оформлять документы в электронном виде. Ранее тратилось много времени и усилий на согласование и утверждение документов.

2. Персонал положительно оценивает работу корпоративного портала как средства делового общения и инструмента построения деловых связей.

3. Персонал не в полной мере осведомлен о возможностях корпоративного портала и вследствие этого не пользуется всеми доступными функциями.

4. Наиболее интересными и перспективными направлениями оптимизации документооборота, по мнению сотрудников, становятся те бизнес-процессы, которые характеризуются высокой повторяемостью и наличием большого числа задействованных лиц.

В соответствии с программой исследования был проведен анализ существующего документооборота группы компаний «Арсенал безопасности». В ее составе 8 организаций. Документооборот этих компаний тесно взаимосвязан.

В целях анализа существующего документооборота были составлены списки

- существующих видов документов в организации;

- сотрудников, ответственных за создание документов;

- сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы, регистраторов документов.

Также было проведено обследование каждого вида документа, описана технология документирования, показаны условия движения документов, схема движения документов, описан способ регистрации, определен перечень документов, которые необходимо контролировать, составлены алгоритмы движения документов (оперограммы).

Анализ типов документов, обращающихся внутри организации, позволил выделить следующие основные группы: приказы, распоряжения, заявления, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, заявки, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, платежные требования и поручения. За подготовку конкретного докумен-

та, как правило, отвечает определенное должностное лицо, но при вступлении в юридическую силу части из них требуется участие нескольких лиц, что увеличивает время подготовки данных документов. Именно при работе с такими группами документов актуальным становится вопрос оптимизации документооборота и перевода его в электронную форму.

Анализ движение документов позволяет составить график документооборота, представляющий собой алгоритм движения документов, позволяющий наглядно увидеть создаваемые документы при реализации бизнес-процедур, основания для создания документов, авторов документов, срок исполнения, количество экземпляров, согласующих и подписывающих лиц, утверждающих лиц и тех, кто обязан ознакомиться с документами. Анализ графика документооборота позволяет сделать вывод о том, что часть документов требует неоднократных процедур подписания, согласования и утверждения. В связи с этим период вступления в силу данных документов характеризуется достаточно высокой продолжительностью.

В ходе оценки бизнес-процессов, операций, действий, влекущих за собой создание документов, были выделены те, которые по «повторяемости» и «числу задействованных лиц» набрали наибольшее число баллов. К ним относятся: оформление командировки, оформление отгула, приказы, служебные записки, заявки на материалы/услуги. Таким образом, можно сделать вывод, что оптимизация документооборота будет осуществляться через работу с данными группами документов.

В ходе исследования были изучены маршруты движения документов при осуществлении повторяющихся бизнес-процессов и составлены логические блок-схемы (оперограммы).

На рис. 1 представлена схема оформления командировки.

По факту возвращения из командировки происходит дальнейшее оформление документов (см. рис. 2).

Как видно из блок-схемы, оформление командировки влечет за собой создание нескольких документов:

- заявление на командировку, требующее согласования с руководителем подразделения и генеральным директором;

- служебная записка, на основании которой выдается аванс бухгалтерией, предоставляются билеты, назначается исполняющий обязанности;

- по возвращении из командировки формируется авансовый отчет, утверждаемый бухгалтерией и генеральным директором.

Командировочное удостоверение -офис-менеджеру

Рис. 1. Оформления командировки

Отчетные документы, подтверждающие расходы, предоставляются в бухгалтерию

Утверждение авансового отчета бухгалтером

Утверждение авансового отчета генеральным директором

Расчет с бухгалтерией

Рис. 2. Оформление документов по возвращению из командировки

Выделим действующих лиц при подаче заявления на командировку.

1. Создатель документа - работник, занимающий определенную должность.

2. Лицо, утверждающее документ - руководитель подразделения, генеральный директор.

3. Регистратор - офис-менеджер.

Результаты диагностики информационного обеспечения и документооборота компании показывают, что сотрудники и руководство компании положительно оценивают перспективы внедрения электронного документооборота, первые попытки перевода документов в электронную форму можно оценить как положительные. В соответствии с графиками движения документов наиболее перспективными для перевода в электронную форму являются

следующие бизнес-процедуры: командировки, отгулы, служебные записки, заявки, приказы.

Анализ состояния группы компаний «Арсенал безопасности» показал, что холдинг активно развивается, расширяет сеть филиалов, ведет новые разработки систем оповещения и видеонаблюдения. В связи с ростом численности персонала и функционированием нескольких организаций как единого целого существует необходимость создания единого информационного пространства.

Анализ организации документооборота в группе компаний позволил выявить высокую загруженность офис-менеджера, отвечающего за создание, сопровождение и регистрацию документов всех организаций, входящих в группу компаний, а также ведение восьми журналов регистрации документов.

Анализ составленного графика документооборота, наглядно демонстрирующего алгоритмы создания и маршруты движения документов, позволил сделать вывод о том, что часть документов характеризуется большим числом подписаний, согласований и утверждений. В связи с этим необходимым становится пересмотр маршрутов движения документов в целях снижения периода их создания и вступления в юридическую силу.

Одним из возможных путей решения данных проблем становится внедрение электронного документооборота. На момент проведения исследования в организации были предприняты первые попытки частичного внедрения электронного документооборота на основе автоматизации бизнес-процедуры «отпуска» посредством использования программного продукта «1С Битрикс: Корпоративный пор-

тал». Данное нововведение было положительно оценено сотрудниками и руководством компании. Нововведение носило обособленный характер, отсутствовал план последующей автоматизации бизнес-процедур. Результаты интервьюирования и анкетирования показали, что наиболее предпочтительными бизнес-процедурами для перевода в электронную форму являются те, в ходе оформления которых имеют место неоднократные процедуры подписания, согласования, утверждения.

Программа внедрения электронного документооборота включает в себя план-график внедрения (таблица 1) с указанием сроков, исполнителей, обязанностей; график документооборота; оптимизированные схемы и оперо-граммы движения документов; инструкции и регламенты для сотрудников.

Таблица І

План работ по внедрению электронного документооборота

Этап Ответственное лицо Сроки

Внесение информации о сотрудниках на корпоративный портал Специалист по контроллингу Январь 2012

Оформление процедур «Отгулы» и «Командировки» в цифровом виде с использованием электронной цифровой подписи Специалист по контроллингу -разработка процессов; программист - оформление в цифровом виде Январь-февраль 2012

Написание инструкций для работы пользователей с процедурами «Отгулы» и «Командировки» Специалист по контроллингу Январь-февраль 2012

Уведомление сотрудников об изменениях, происходящих на корпоративном портале Специалист по контроллингу Февраль 2012

Отображение кадровых изменений на корпоративном портале Программист Март 2012

Внедрение оформления процедур «Приказы», «Служебные записки», «Электронные заявки» в цифровом виде с использованием ЭЦП Специалист по контроллингу -разработка процессов; программист - оформление в цифровом виде Март-апрель 2012

Написание инструкций для работы пользователей с процедурами «Приказы», «Служебные записки», «Электронные заявки» Специалист по контроллингу Март-апрель 2012

Уведомление сотрудников об изменениях, происходящих на корпоративном портале Специалист по контроллингу Апрель 2012

Внедрение оформления журналов входящей/исходящей документации на портале в цифровом виде с использованием ЭЦП Программист Май 2012

Написание инструкций для работы пользователей (пользователь - офис-менеджер) с электронными журналами входящей/исходящей документации Специалист по контроллингу Май 2012

Уведомление сотрудников (офис-менеджера) о внедрении электронных журналов входящей/исходящей документации Специалист по контроллингу Май 2012

Контроллинг (controlling) — внутрифирменная система интегрированного информационного обеспечения планирования и контроля.

Создаваемые блок-схемы позволяют управлять движением информации от адресата к получателям. Пример скорректированной блок-

схемы по бизнес-процедуре «Командировки» представлен на рис. 3.

Рис. 3. Блок-схема «Командировки»

Заполнение заявки для обычного пользователя будет происходить в упрощенном виде посредством заполнения стандартной формы, в которой необходимо указать: даты начала и окончания командировки; место назначения (страна, город); задание на командировку; ис-

полняющий обязанности; руководитель группы; гостиница (количество дней); гостиница (цена, руб. в день); суточные (количество дней); суточные (руб. в день); проезд (цена, руб.); услуги связи (цена, руб.); упаковка багажа (цена, руб.); представительские расходы (цена, руб.).

После заполнения заявки приходит сообщение прямому руководителю сотрудника с целью подтверждения и утверждения заявки, затем заявка уходит на утверждение генеральному директору. Утверждение происходит путем нажатия на соответствующую экранную кнопку.

При этом сотрудник может следить за прохождением заявки. В специальной вкладке будет отображаться история, время изменения состояния и текущий этап бизнес-процесса.

Как только заявка получила одобрение вышестоящего руководства, автоматически происходит внесение информации в «календарь отсутствий», где будут отображаться сроки отсутствия и место назначения, автоматически создается служебная записка и командировочное удостоверение. После этого рассылаются уведомления бухгалтеру (распечатать служебную записку), офис-менеджеру (приобрести билеты) и техническому директору (сменить тариф на служебном телефоне). Как только данные задачи переходят в статус выполненных, автору приходит сообщение о необходимости получить аванс в бухгалтерии, забрать билеты у офис-менеджера и распечатать командировочное удостоверение.

Одновременно с этим происходит назначение исполняющего обязанности отсутствующего сотрудника и его уведомление о сроках и функциональных обязанностях.

По возвращению из командировки сотрудник обязан нажать соответствующую кнопку и это переводит бизнес-процесс «командировки» в заключительную стадию.

Сотрудник обязан предоставить командировочное удостоверение офис-менеджеру, а отчетные документы, подтверждающие расходы,

- бухгалтеру.

Если часть расходов невозможно подтвердить посредством отчетных документов, сотрудник обязан предоставить служебную записку, в которой будет подробно изложена причина неподтвержденных расходов. Затем происходит утверждение авансового отчета главным бухгалтером и генеральным директором. Как только утверждения будут получены, сотрудник может совершить окончательный расчет с бухгалтерией.

Таким образом, мы видим, что реализация процессного подхода при использовании электронного документооборота позволяет оптимизировать не только цепочку движения документов, но и учесть те факторы, которые оказывают значительное влияние на реализацию бизнес-

процесса, на работу с целой группой документов, задействованных в процессе. Например, при реализации бизнес-процедуры «Командировки» важным нюансом становится не просто создание командировочного удостоверения, но и возможность электронного заказа билетов, смена тарифов, учет в графике отсутствий и замещений. Большим преимуществом является наглядность статуса прохождения заявки.

Использование процессного подхода при определении направлений автоматизации формирования и движения документов видоизменяет роль документооборота, которая усложняется и перерастает из способа передачи и хранения документов в инструмент эффективного использования информации. Внесенная отправителем информация преобразуется автоматически, и каждый адресат вовремя получает информационные сообщения в видоизмененной форме. Процессный подход позволяет документообороту решать те задачи, на которые ранее он не был ориентирован, происходит расширение функций и возможностей использования документооборота.

Автоматизация электронного документооборота дает организации следующие преимущества:

1) физическое освобождение пространства;

2) снижение издержек на копирование;

3) снижение издержек на доставку информации в бумажном виде;

4) снижение издержек на ресурсы: люди и оборудование;

5) снижение издержек на бумагу;

6) наращивание продуктивности работы: увеличение скорости выполнения работ.

Для внедрения электронного документооборота необходимо приобрести программный продукт, привлечь к его внедрению дополнительно 2-х сотрудников (программиста и специалиста по контроллингу). В функции первого входит построение алгоритмов, переналадка и перепрограммирование программного продукта, второй отвечает за внедрение системы электронного документооборота.

Внедрение электронного документооборота повлечет за собой определенные расходы в виде затрат на приобретение программного продукта и заработной платы программиста и специалиста по контроллингу. При расчете затрат, связанных с оплатой труда специалистов, составлены таблицы, наглядно отображающие трудоемкость выполняемых работ (см. таблицы 2, 3).

Таблица 2

Трудоемкость выполнения работ программистом, час.

Этап Январь Февраль Март Апрель Май Итого

Постановка задачи 2 2 3 2 1 10

Сбор и обработка данных 4 4 6 4 4 22

Разработка структуры программы 2 2 4 4 6 18

Разработка алгоритма 8 8 12 12 8 48

Написание программы 16 16 20 16 16 84

Контрольная проверка 2 2 3 2 2 11

Подготовка программной документации 4 4 6 4 4 22

ИТОГО 38 38 54 44 41 215

Таблица 3

Трудоемкость работ, выполняемых специалистом по контроллингу, час.

Этап Январь Февраль Март Апрель Май Итого

Сбор и обработка данных 28 12 16 16 8 80

Работа с базой данных 24 24

Разработка алгоритмов 8 8 8 8 32

Написание инструкций 8 8 8 8 4 36

Техн. задание, постановка задачи 2 2 3 2 2 11

Уведомление сотрудников 6 6 1 13

Итого 70 36 35 40 15 196

Как видим из таблицы 2, общий объем работ программиста составляет 215 часов. Зная часовую тарифную ставку специалиста, можно рассчитать всю стоимость выполнения работ.

При вычислении трудоемкости работ существенным является расчет трудозатрат, как за весь период, так и помесячно. Это позволя-

ет оценить загруженность сотрудника и эффективно распределить нагрузку в течение временного интервала в период внедрения (с января по май).

На основании расчетных данных определим стоимость работ по внедрению программы. Данные представлены в таблице 4 .

Таблица 4

Стоимость работ по внедрению программы, руб.

Показатель Январь Февраль Март Апрель Май Итого

Заработная плата основная 12 240 8 602 10 495 9 780 6 730 47 874

Заработная плата дополнительная 1 836 1 290 1 574 1 467 1 010 7 176

Отчисления в фонды социального страхования 4 786 3 363 4 103 3 823 2 631 18 708

Итого 18 862 13 256 16 173 15 070 10 371 73 732

Большая часть сотрудников компании в своей работе использует множество документов. В ходе наблюдения было выявлено, что в среднем в день сотрудники тратят на поиск документов, согласование и подписание около 20 минут рабочего времени. Использование

систем электронного документооборота позволяют экономить это время и сократить его до 5 минут. Рассчитаем эффект от применения системы электронного документооборота. Исходные данные, необходимые для расчетов, представлены в таблице 5.

Таблица 5

Исходные данные для расчета эффекта от внедрения электронного документооборота

Показатель Значение

Средняя зарплата в месяц, руб. 14 000

Количество рабочих дней 21

Продолжительность 1 рабочего дня, часов 8

Месячный фонд рабочего времени, мин 10 080

Стоимость 1 мин рабочего времени, руб. 1,39

Как видим из таблицы 5, если определить среднемесячную заработную плату и фонд рабочего времени, то становится возможным определить среднюю стоимость 1 минуты. В груп-

Итак, экономия времени составляет 15 минут в день на одного сотрудника и 788 часов в год по компании. Экономия фонда зарплаты составит 525,4 тыс. руб. за год Годовой экономический эффект от внедрения электронного документооборота составит 352,2 тыс. руб. Он рассчитывается как разница между экономией фонда заработной платы и затратами на внедрение электронного документооборота.

Годовой эффект = 525 420 - (73 732 + + 99 500) = 352 188,2 руб.

Внедрение данной программы в течение 5 месяцев позволило автоматизировать такие бизнес-процедуры, как командировки, отгулы, отпуска, приказы, служебные записки и заявки. Данная выборка бизнес-процедур обусловлена спецификой деятельности группы компаний. В дальнейшем возможен перевод в электронную форму и других групп документов.

Оптимизация документооборота позволяет не только снизить временные затраты и опе-

пе компаний «Арсенал безопасности» она равна 1,39 руб. Таким образом, возможным становится рассчитать экономию времени в стоимостной оценке. Расчет представлен в таблице 6.

рационные расходы, но и повысить управляемость компании, качество обслуживания клиентов, в конечном итоге конкурентоспособность и устойчивость компании.

Оценка экономической эффективности позволяет сделать вывод о том, что проект внедрения электронного документооборота экономически выгоден. В случае дальнейшей работы над внедрением электронного документооборота, организация может столкнуться с необходимостью создания электронных подписей в соответствии с законодательством. С точки зрения программного обеспечения имеющееся техническое оснащение компании позволяет в полной мере пользоваться программным продуктом «1С Битрикс: Корпоративный портал», вполне удовлетворяющим требованиям организации.

Предложенная программа внедрения может использоваться для создания автоматизированных систем документооборота.

Т аблица 6

Расчет экономии от внедрения электронного документооборота

В расчете на 1 сотрудник 100 сотрудников

Минут Дней Руб. Дней Руб.

1 день 15,00 0,03 20,85 3,12 2 085

1 месяц 315,00 0,66 437,85 65,60 43 785

1 год 3 780,00 7,88 5 254,20 787,50 525 420