Совершенствование автоматизированной информационной системы управления товарными и финансовыми потоками на основе комплексной единой системы учета

Медведева О. В.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ТОВАРНЫМИ И ФИНАНСОВЫМИ ПОТОКАМИ НА ОСНОВЕ КОМПЛЕКСНОЙ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА

Целью создания автоматизированной информационной системы (АИС) является оптимизация управления товарными и финансовыми потоками, улучше -ние обслуживания покупателей на основе комплексной единой системы учета. В состав автоматизированной системы входят следующие структурные элементы:

- подсистема дирекции,

- подсистема бухгалтерского учета,

- подсистема организации продаж,

- подсистема снабжения,

- подсистема складского хозяйства,

- подсистема торгового обслуживания.

В функции подсистемы дирекции входит оперативное управление и контроль деятельности предприятия, а также анализ данных. Пользователями этой подсистемы являются директор, старшие менеджеры.

В функции подсистемы бухгалтер-

ского учета входят оформление документации по товародвижению, организация и ведение бухгалтерского учета, формирование сводной отчетности, налоговых форм, ведение статистики и анализа. Пользователями системы являются глав -ный бухгалтер и бухгалтера.

Подсистема организации продаж предназначена для автоматизированного приема и учета заказов на товары, выписки счетов и счетов-фактур, ведения прайс-листов, контроля взаиморасчетов с покупателями. Пользователями являются начальник отдела продаж и менеджеры по продажам.

Подсистема снабжения предназначена для организации своевременной закупки товаров нужного ассортимента у поставщиков и приема на консигнацию. Пользователями являются начальник отдела снабжения и менеджеры по снабжению.

Подсистема складского хозяйства

предназначена для автоматизации всего комплекса складских операций, в т.ч. приема и маркировки товаров, их расфасовки, выдаче и отгрузки товаров в торговый зал, ведения оперативного контроля за наличием и движением товаров. При этом, как правило, организуется два модуля этой подсистемы: модуль центрального склада и модуль удаленного склада. Пользователями подсистемы являются товароведы и кладовщики.

Подсистема торгового обслуживания предназначена для непосредственного обслуживания покупателей и размещается в торговом зале. Ее пользователями являются кассиры-контролеры и покупатели товаров.

На рисунке 1 показана предлагаемая группировка отделов служб в структуре коммерческого департамента, а также возможное разграничение сфер прямой подчиненности между генеральным директором и коммерческим директором.

Рис. 1. Рекомендуемая группировка отделов, служб в коммерческом департаменте

торговой организации

Считаем, что введение должности коммерческого директора и переподчинение ему части отделов является одним из вариантов организационно-управленческих решений для условий конкретной компании. Этот вариант целесообразен при необходимости разгрузить генерального директора и позволить ему сконцентрироваться на развитии внешних связей компании, например. Для этого возможно делегирование исполнительному директору функций курирования работы бухгалтерии, финансового отдела, бухгалтерии или службы безопасности.

Технологический процесс в АИС можно представить состоящим из следующих основных этапов:

1. закупка товаров у поставщиков,

2. оприходование товаров на склад и их маркировка,

3. передача товаров в торговый зал,

4. продажа товаров покупателям,

5. расчеты с поставщиками.

В подсистеме снабжения ведется база данных поставщиков товаров и автоматизированный учет расчетов с ними, а также база данных товаров и рыночных цен на них. При наличии потребности в закупке какого-то товара осуществляется сравнительный анализ цен на него, транспортных расходов и т. д. и таким образом выбирается поставщик. Данные поставщика при его наличии в базе подставляются в бланк договора, который распечатывается в нужном количестве экземпляров.

Таким образом, на складе формируется единый справочник товаров, имеющихся в продаже, который хранится в базе данных АИС.

Рабочее место кассира-контролера должно быть соответствующим образом оборудовано. Для этого используются либо компьютеры, совмещенными с кассовыми аппаратами, либо специальные интеллектуальные кассовые аппараты. В качестве периферийного оборудования используются сканеры, принтеры (чековый и обычный). Кассир считывает сканером штрих-код или с помощью клавиатуры вводит локальный товара, с помощью ко-

торого осуществляется его поиск в справочнике товаров и выбор данных о цене товара для формирования чека. Покупателю распечатывается чек и при желании подробная распечатка обо всех произведенных покупках.

Информация о проданных товарах поступает по ЛВС в подсистемы учета продаж, а также в другие подсистемы для формирования текущей и периодической отчетности, а также планирования деятельности предприятия.

При помощи ЭВМ в торговой компании обычно автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, учет заработной платы, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптово-розничной компании (отдел продаж, отдел закупок, бухгалтерия и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы оперативного, бухгалтерского и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличении времени и стоимости ее обработки.

Избежать данного недостатка позволило бы объединение компьютеров в локальную вычислительную сеть и обмен данными между отделами продаж и за-

купок и бухгалтерией. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решение других задач АСУ оптовым организациям. Так, хранимые в памяти ЭВМ данные расходных счетов-фактур служат как для автоматизации печатания платежных требований, количественно-суммового учета, так и для автоматизации оперативного учета, контроля, поставок товаров покупателям, составления статистической отчетности о продаже товаров, решения стратегических задач.

Исходной первичной информацией в подсистеме бухгалтерского учета служат данные приходных и расходных товаросопроводительных документов, банковские, кассовые и другие документы. Перед пуском подсистемы бухгалтерского учета в эксплуатацию в ЭВМ вводятся данные о сумме входящих остатков на каждом счете и оборот с начала года.

Для синтетического и аналитического бухгалтерского учета разработана система кодирования учетных номенклатур. Коды синтетических счетов и субсчетов имеют три знака, соответствующие их номерам в плане счетов. Длина кода и содержание других учетных номенклатур определяются требованиями аналитического учета. Например, однозначными являются коды вида документов (приходная, расходная накладная, счет-фактура, акт и т.п.), товарооборота (продажа в пределах и за пределы республики, области, складской, транзитный товарооборот, внутреннее перемещение товаров, возврат забракованных товаров и т.п.).

На товаросопроводительных, кассовых и банковских документах проставляются коды корреспондирующих счетов, постоянных признаков (шифр содержания операции, номер и дата оформления документа и т.п.). На основе других бухгалтерских документов составляются ведомости. Торгово-хозяйственные операции

кодируют по кредитовому признаку. Вся обработанная на ЭВМ информация, относящаяся к бухгалтерскому учету, выдается в виде оборотных ведомостей по единой форме.

От рациональной организации потоков информации оптовой торговой фирмы, способов сбора, регистрации, передачи, хранения обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению продаж товаров, введению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации. Поэтому одной из первых должна быть автоматизирована задача оперативного управления торговыми процессами, в т.ч. обработка текущих заказов розничных организаций на поставку товаров, что позволяет не только повысить оперативность и эффективность оперативного управления, но и накопить в памяти ЭВМ информацию, необходимую для автоматизации решения плановых, прогнозных, аналитических и других задач.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Кроме того, система должна позволять в любой момент времени получить широкий набор справочной информации об остатках товаров, движении товара за определенный период, приходных и расходных документах (накладных), сформировать и напечатать оборотную и другие ведомости. Описание входных сообщений по данной постановке задач «Учет реализации товара» представлено в таблицах 1-3.

Работа всей системы управления построена на многочисленных вспомогательных справочниках.

Пользователи системы в зависимости от прав доступа, установленного администратором, могут работать (добавлять, обновлять и просматривать записи) со следующими справочниками:

мастер-файл номенклатуры товаров; классификатор товаров; справочник товаров на складе; справочник товаров по типу поставки; справочник товаров у консигнанта; товары в пути; справочник предприятий; справочник складов; справочник валют и форм оплаты; справочник единиц измерений; справочник соответствия кодов и бар кодов товаров;

справочник рецептур; справочник по скидкам на итог и количество;

справочник причин списаний;

справочник стран происхождения товаров;

справочник видов упаковки. Работу в системе следует начинать с заполнения справочников предприятий, единиц измерений, валют и их курсов, классификатора, товаров (последовательно). Остальные справочники заполняются в произвольном порядке по мере необходимости.

Классификатор товаров имеет трёхуровневую древовидную структуру и предназначен для подразделения товаров на ассортиментные группы. Четвёртый нижний уровень классификатора представляет собой непосредственно товары. Верхний уровень в системе называется «отделы» (под отделами ни в коем случае не надо понимать отделы магазина — это отделы товаров), затем идут «группы», «подгруппы» и собственно товары.

Таблица 1. Структура первичного документа «Счет-фактура»)

Перечень атрибутов Идентификатор Размер Тип поля

Номер NOM 6 Символьное

Дата DATA 10 Дата

Наименование товара NAZ 15 Символьное

Артикул ART 7 Символьное

Ед. изм. SHT 5 Текстовое

Количество KOLVO 6 Числовое

Цена ZENA 10 Числовое

Сумма SUM 15 Числовое

Налоговая ставка STAV 2 Числовое

Сумма налога NAL 7 Числовое

Стоимость всего с учетом налога STOIM 10 Числовое

Страна происхождения STRAN 15 Текстовое

Номер груз. таможенной декларации GTD 30 Символьное

Таблица 2. Перечень входных документов

Наименование документов Идентификатор Периодич. поступления Получатель

Заказ ZAKAZ ежедневно Менеджер

Таблица 3. Структура входного документа

Перечень атрибутов Идентификатор Размер Тип поля

Код товара 10 Числовое

Артикул ART 7 Символьное

Наименование товара NAZ 15 Тестовое

Цена ZENA 10 Числовое

Ваш заказ VZAKAZ 4 Числовое

Сумма SUM 15 Числовое

Сумма вашего заказа SUMZAK 15 Числовое

Товары могут располагаться не только на самом нижнем, четвертом, уровне, но и на любом другом более высоком уровне наравне с группами, подгруппами и отделами. Но такая классификация менее удобна в работе и потому не может быть рекомендована для применения. Однако могут возникать ситуации, когда применение такой структуры окажется целесообразным.

При переходе с верхнего уровня отделов на второй (уровень групп), открывается окно со списком групп. Порядок работы здесь такой же, как и на уровне отделов.

Программа выдаст на экран список подгрупп. Порядок работы на этом уровне аналогичен работе на двух верхних уровнях. Операция R-товары позволяет переместиться на самый нижний уровень классификатора в список товаров.

Заполнение классификатора начинается с верхнего уровня — справочника отделов. Затем внутри отделов создаются списки групп, а внутри отдельной группы — списки подгрупп. В процессе работы при необходимости возможно пополнение списков любого уровня классификатора. Удалить запись одного из списков можно только в том случае, если внутри нее не содержатся записи более низкого уровня.

Справочник Товары на складе образуется по мере поступления товара на склад. В штатном режиме после закрытия приходной накладной или первоначальной инвентаризации товар записывается в этот справочник вместе с закупочными и отпускными ценами. При крайней необходимости товар можно ввести в справочник с помощью режима добавления. Товар появится на складе с нулевой закупочной ценой, отпускной ценой (из справочника товары-мастер) и нулевым коли -чеством. Нулевые значения закупочной цены и количества товара означают, что товар системой не оприходован. Алгоритм расчета будет следующий:

Для товарной накладной рассчитываются следующие показатели:

Сумма без НДС SYMM = KOLVO * ZENA

Сумма НДС SNDS = SYMM * 0.1%

Сумма с НДС SYMMNDS = SYMM + SNDS

Для счета-фактуры рассчитываются следующие показатели:

Сумма

SUM = KOLVO * ZENA

Сумма налога NAL = SUM * 0.1%

Стоимость всего с учетом налога STOIM = SUM + NAL

При расчете отпускной цены товара используется следующий алгоритм: берется цена товара без НДС, по ней с применением указанной ставки вычисляется и добавляется торговая наценка. Далее от полученной цены по ставке НДС из карточки товара или карточки подгруппы вычисляется и добавляется НДС.

В заключение хотелось бы отметить, что режим операций позволяет распечатать для покупателя счет на оплату, счет-фактуру, расходную ведомость, товарно-транспортную накладную, приходный кассовый ордер, списки накладных. В этом же режиме возможно ведение частичной оплаты в различных валютах по каждой накладной: войдите в режим {оплата} и с помощью операции добавления проставьте дату, валюту, курс и сумму платежа в выбранной валюте. Следующий платёж может быть добавлен таким же образом. При выходе из режима оплаты система сравнивает оплаченную сумму с указанной в накладной и по результату проставляет отметку об оплате. В нижней части экрана можно увидеть процент оплаты по выделенной курсором накладной. Также возможно сформировать «Отчёт об оплате» с учётом фильтра по накладным полностью или частично оп-

лаченным, неоплаченным, оплаченным с переплатой.

Приходная и расходная ведомости — это список всех приходных или расходных накладных за отчетный период по данному подразделению с перечислением фигурирующих в этих документах товаров.

При выборе {Отчеты | Остатки товара на складах} система позволяет сформировать отчет об остатках товаров в различных разрезах (по одному текущему складу, по всем складам в режиме различных запросов), по товарам (количественные) или суммарные (в базовой валюте) по группам и подгруппам.

Здесь же имеется возможность получения информации об остатках товаров на любой день, а также проведения сравнительного анализа по текущим остаткам товаров в различных подразделениях (на складах и в магазинах).

На экран выдается список товаров из мастер — каталога с указанием остат-

ков в двух сравниваемых подразделениях, одно из которых текущее, а другое — произвольно выбранный пользователем магазин. Этим инструментом можно пользоваться для передачи товаров со склада в магазин или для перераспределения товаров между различными магазинами.

Список товаров может быть отфильтрован по товарному отделу, группе, подгруппе, по поставщику и по заданному значению остатков товаров. Полученный список обычным образом выдается на печать.

Считаем необходимым торговым фирмам разрабатывать и утверждать собственную систему приоритетов, исходя из требований наибольшей оптимальности того или иного подхода для каждого конкретного случая возврата товаров. Это позволит по своему выбору правомерно потребовать: снижения цены на некачественную продукцию; устранение недостатков за счет продавца; замены товара.