Анализ и оценка эффективности внедрения информационной системы проблемно-целевого управления проектами

МЕЛЕХИН В.Б.,ИСМАИЛОВ Р.Т.

АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРОБЛЕМНО-ЦЕЛЕВОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Аннотация. В статье рассматриваются проблемы формирования и оценки эффективности внедрения на строительном предприятии проблемно-целевого управления проектами, реализуемого на основе матричных форм организации и информационной системы управления. Показано, что качество работы проблемно-целевой системы управления можно обеспечить путём повышения оперативности и эффективности принимаемых руководством строительного предприятия управленческих решений. Это достигается за счёт использования новых, более совершенных методов планирования и управления, реализуемых на базе информационных технологий. Предложена методика оценки технологической эффективности и экономической целесообразности внедрения матричных форм организации и информационных систем на строительном предприятии в соответствии со сложностью реализуемого проекта. Даются рекомендации по дальнейшему развитию технологии управления проектами на основе информационных технологий принятия решений и обработки циркулирующих в системе управления данными.

Ключевые слова: управление проектами, проблемно-целевое управление, матричные организационные формы, технологическая эффективность, экономическая целесообразность.

МЕ1ЕКНШ У.Б., ВМЛНОУ

ANALYSIS AND EVALUATION OF EFFECTIVENESS OF IMPLEMENTING THE INFORMATION SYSTEM OF PROBLEM-TARGETED MANAGEMENT OF PROJECTS

Abstract. The manuscript touches upon problems of forming and evaluating the effectiveness of implementing the problem-targeted management of projects at a construction enterprise which is implemented on the matrix-basis of organization and information system of management. It is shown that the quality of work of the problem-targeted system of management can be provided for through increasing the operational efficiency and effectiveness of managerial decisions that are made by the management of a construction enterprise. This is achieved through using new, more improved methods of planning and management implemented on the basis of information technologies. It has been suggested to use a method of evaluating technological effectiveness and economic practicability of implementing matrix-based forms of organization and information systems at a construction enterprise in accordance with the complexity of the project that is being implemented. Recommendations are given for further development of the technology of project management based on information technologies of making decisions and processing data circulating in the system of data management. The manuscript touches upon problems of evaluating the effectiveness of implementing the problem-targeted management of projects at a construction enterprise which is implemented on the matrix-basis of organization and information system of management. It has been suggested to use a method of evaluating technological effectiveness and economic practicability of implementing matrix-based forms of organization and information systems at a construction enterprise in accordance with the complexity of the project that is being implemented. Recommendations are given for further development of the technology of project management based on information technologies of making decisions and processing data circulating in the system of data management.

Keywords: management of projects, problem-targeted management, matrix-based organizational forms, technological effectiveness, economic practicability.

Одной из актуальных проблем современной экономической науки является организация эффективного управления проектами, которое, как правило, сопряжено с решением следующих трёх взаимосвязанных задач:

- построение организационной структуры управления, адекватной сложности реализуемого проекта, т. е. позволяющей организовать эффективное управление процессом его реализации;

- разработка и совершенствование формальных методов управления и принятия решений, адекватных сложности реализуемого проекта и позволяющих автоматизировать и оптимизировать управление процессом на протяжении всего жизненного цикла;

- формирование высокопроизводительной информационной системы, способной обеспе-

чить принятие эффективных управленческих решений и оперативный обмен данными между функциональными и производственными подразделениями строительного предприятия (СП).

Таким образом, приступая к формированию информационной системы управления проектом, в первую очередь, все используемые в ней методы и формы организации необходимо сбалансировать по функциональным возможностям со сложностью решаемых проблем, возникающих на протяжении всего процесса реализации. Другими словами, формируемая информационная система управления должна обладать возможностями оперативной обработки и передачи таких объёмов данных о текущем состоянии проекта, которые минимальны по объёму, но достаточны для принятия эффективных управленческих решений.

Следует отметить, что наиболее полно указанные выше требования можно удовлетворить, используя различные модификации матричных форм организации в сочетании с эффективными методами проблемно-целевого управления проектами. В этом случае, если на СП для решения сложных технических проблем планируется внедрение проблемно-целевых методов управления проектами, реализуемых на основе информационной системы, всегда следует начинать с применения более простых организационных форм управления. Лишь после накопления требуемого опыта работы с ними можно приступать к применению более сложных матричных структур управления. Причём для овладения сложными структурами требуется определённый период адаптации руководителей, менеджеров и технических специалистов предприятия, поскольку каждая новая структура управления оказывается непривычной, и переход к ней требует изменения укоренившихся традиционных методов, привычек и стиля работы всего персонала предприятия в целом [1].

По своей сложности матричные организационные структуры управления можно разделить на три типа:

- с применением проблемно-целевых форм организации управления;

- с применением многопроблемных проектных групп управления, решающих различные комплексы задач;

- программно-целевое управление крупными проектами.

Проблемно-целевые формы организации применяются для управления процессом реализации отдельных сложных работ проекта, состоящих из большого числа более простых операций. Суть данного подхода заключается в создании и быстрой мобилизации усилий относительно небольших временных коллективов, формируемых для эффективного решения возникающих сложных нестандартных проблем определённого типа. Эти проблемы могут быть связаны, например, со срывом сроков реализации определённых работ по проекту или со строительством отдельного объекта. Ускорение решения таких проблем достигается за счёт особой организации процесса подготовки и принятия управленческих решений, при котором формируется коллектив, способный эффективным образом решать данные проблемы. Целью такого коллектива становится устранение возникающих проблем с минимальными затратами используемых для этого ресурсов. Для параллельной реализации небольших проектов на строительном предприятии могут создаваться несколько проблемно-целевых групп, ориентированных на выполнение определённых управленческих функций на протяжении всего процесса их реализации.

В этом случае основная цель, определяющая основные параметры процесса реализации каждого отдельного проекта, разбивается на автономные подцели, а в соответствии с этим задача управления реализацией отдельного проекта разбивается на ряд взаимосвязанных управленческих подзадач, что обеспечивает эффективное управление процессом его реализации в целом.

Используемые для этого формальные методы должны обеспечивать решение следующих основных подзадач:

- формировать модель разбиения процесса реализации проекта на более простые операции;

- определять глубину разбиения задач на более простые подзадачи путём определения требуемого уровня детализации, в соответствии с планом их реализации, имеющимися ресурсами и сложившейся в проектной среде ситуацией;

- формировать матрицу ответственности за выполнение операций, связанных с реализацией каждой возникающей сложной проблемы;

- формировать матрицу ресурсов, требуемых для реализации отдельных операций и матрицу сроков начала и окончания их выполнения;

- оптимально распределять и перераспределять имеющиеся ресурсы с целью сокращения сроков реализации как отдельных работ, так и всего проекта в целом;

- обеспечить качество проводимых строительно-монтажных работ с учётом конкретных требований заказчика или потенциального потребителя (во втором случае критериальные требования к качеству продукции выявляются на основе изучения спроса потребителей на заданном сегменте рынка);

- повысить конкурентоспособность предприятия путём сбалансирования уровня качества проводимых работ и издержек производства на каждом сегменте рынка;

- повысить производительность труда за счёт более полного и рационального использования производственного потенциала СП;

- систематически выявлять возможности для повышения нормы прибыли.

Оценку целесообразности внедрения на СП проблемно-целевого управления на базе информационной системы можно дать, определив и проанализировав его влияние на экономическую эффективность строительного производства в процессе реализации принятого к исполнению проекта. При этом следует исходить из соблюдения условия о том, что прибыль, получаемая СП в заданном интервале времени после внедрения матричных форм организации и методов принятия решений, реализуемых на основе информационных технологий, формируется за счёт повышения функциональных возможностей управления производственным процессом и должна превышать затраты предприятия на их внедрение и эксплуатацию.

Качество работы проблемно-целевой системы управления можно охарактеризовать повышением оперативности и эффективности принимаемых руководством СП управленческих решений. Это достигается благодаря использованию новых, более совершенных методов планирования и управления, реализуемых на базе информационных технологий.

Проблематичность решения поставленной таким образом задачи заключается в естественном противоречии влияния показателей эффективности системы управления на экономическую целесообразность её внедрения. Иными словами, изменение показателей качества системы управления в сторону увеличения её функциональных возможностей может привести к снижению экономической целесообразности. Это объясняется тем, что затраты, связанные с совершенствованием внедряемых информационных систем управления производством, обычно растут быстрее, чем функциональные возможности, приносящие дополнительную прибыль. Следовательно, одним из важных критериев, определяющих экономическую целесообразность совершенствования и внедрения системы управления на СП, является стоимость. Наглядно вышесказанное демонстрируется графиками, приведёнными на рисунке [2], где принято допущение о линейной зависимости между капитальными вложениями (К) в развитие информационной системы и увеличением её функциональных возможностей (Ф).

Рис. Зависимость экономичности системы управления от объёма капитальных вложений

Эффективность системы управления Эф(Ф, К) имеет более сложный характер зависимости от совершенства используемых технических средств и отражает:

- снижение эффективности после достижения определённого уровня развития системы управления (Ф]);

- резкий рост эффективности на участке (Ф1-Ф2), что соответствует так называемому эффекту «первого шага»;

- первый изгиб (Ф2) и рост эффективности (участок Ф2-Ф3) за счёт использования технических средств, позволяющих комплексно решать более сложные задачи проблемно-целевого управления;

- второй изгиб и отрицательная скорость роста эффективности за счёт совершенствования средств управления свидетельствует об исчерпании возможностей системы и используемых в ней методов управления.

Таким образом, экономичность формируемой системы управления Э(К) определяется как разность:

Э(К) = Эф(Ф, К) - Ф(К),

где все показатели выражаются в одинаковых единицах, обычно единицах стоимости.

График экономичности Э(К) (см. рисунок) свидетельствует о том, что при слишком малых и слишком больших объёмах капитальных затрат К, связанных с совершенствованием системы управления, СП может стать убыточным. Достижение максимальной эффективности Эф(Ф,

К) ^ тах за счёт роста функциональных возможностей системы управления Ф(К) возможно при некотором разумном компромиссе между капитальными затратами и экономичностью.

Решение указанной задачи можно свести к проблеме оптимизации в следующей постановке. Пусть прибыль, которую СП предполагает получить при идеальном выполнении производственного плана в процессе реализации проекта, равна П3. Внедрённая система управления за счёт эффективной реализации производственного плана обеспечивает получение фактической прибыли Пф. Тогда разность:

ЛП = Пз - Пф

можно считать как потери прибыли, возникающие в результате несовершенства системы управления. Следовательно, система управления должна совершенствоваться до тех пор, пока величина ЛП не станет минимальной при заданных объёмах производства и имеющегося у предприятия производственного потенциала.

Рассмотрим методику построения критериев качества и оценки показателей эффективности проблемно-целевой системы управления проектами. К одной из таких оценок следует отнести технологическую эффективность принятия управленческих решений, пропорционально зависящую от функциональных возможностей системы управления. В качестве оценки данного показателя удобно использовать показатель «вероятность выбора наиболее эффективного в экономическом плане решения из множества заданных альтернатив».

Таким образом, технологическая эффективность принятия управленческих решений зависит от экономической эффективности выбираемых системой управления программ реализации подрядных работ и используемых для этого ресурсов. Следует заметить, что экономическая эффективность каждой сформированной альтернативной производственной программы реализации проекта или отдельных его работ, а также распределение требуемых для её реализации ресурсов в основном зависит от правильности разбиения задач на подзадачи и построения на этой основе дерева решений. Причем чем выше уровень детализации задач на подзадачи, тем проще оценить экономическую эффективность их реализации и тем точнее будут принимаемые решения, а следовательно, выше технологическая эффективность системы управления. Для другого же показателя — «экономическая целесообразность дальнейшего развития функциональных возможностей системы управления» — чем выше уровень детализации задач на подзадачи, тем больше для этого требуется средств и памяти для их хранения, а следовательно, повышаются затраты З, расходуемые на развитие системы управления.

Очевидно, что на процесс выбора наиболее эффективного управленческого решения негативно влияет большое количество различных технологических факторов. Однако к основным из них, с точки зрения обеспечения требуемого уровня функциональных возможностей, можно отнести следующие:

- принятый уровень разбиения решаемых задач на подзадачи ниже уровня их детализации, который требуется для принятия эффективных управленческих решений;

- искажение информации, поступающей в систему управления от производственных подразделений СП и из внешней среды.

Для устранения влияния первого из отмеченных выше факторов с целью выбора эффективных управленческих решений сформированная в системе управления проблемно-целевая группа проводит анализ полученного дерева подзадач и правильности распределения ресурсов по его ветвям. Если возникают какие-либо неопределённости, то детализация разбиения исходной задачи на подзадачи в полученном дереве решения продолжается до полного их снятия, вплоть до получения в качестве висячих вершин формируемого дерева решений, отдельного вида производимых работ.

Пусть глубина уровня детализации разбиения решаемой задачи на подзадачи, которую позволяют получить данные, поступающие в систему управления от строящихся объектов, определяется значением п. Глубина же необходимого для принятия эффективных управленческих

решений разбиения задач на подзадачи равна N и выполняется условие: п ~ N . Тогда за оценку вероятности P1 возникновения факторов негативного влияния первого вида, которые приводят к ошибкам при принятии решений, можно использовать следующий показатель:

P = 1 - -

1 N

Для оценки вероятности возникновения факторов влияния второго вида, приводящих к искажению информации, поступающей в информационную систему управления в виде массивов данных от производственных подразделений СП и из внешней среды, будем исходить из следующих соображений. Искажение данных происходит не намеренно источником их возникновения (лицом, отвечающим за их достоверность), а по причине низкого уровня технических возможностей системы управления и её подсистемы передачи данных в условиях помех. (Адекватность принятого допущения объясняется тем, что намеренное искажение данных лицом, ответственным за их достоверность, приводит к административному наказанию в виде штрафов.) Тогда, если принять, что один массив передаваемой информации содержит mo символов в описании, а при приёме получили m символов с ошибками и m* символов правильно, то вероятность ошибочного приёма хотя бы одного символа будет равна: Рош. = m/ma а вероятность правильного приёма одного символа равна: Рверн. = 1 - m/mo = m */m.

Отсюда можно оценить вероятность Р2 возникновения ошибок второго вида в сообщении, содержащем С символьных конструкций, требуемых для полного описания состояния производственного процесса и его окружающей среды. Допуская случай независимости и равной вероятности возникновения ошибок в отдельных массивах, для оценки вероятности Р2 получим следующее выражение:

Р2 = 1 - (1 -Р0)С = 1 - (m*/m)C,

где Р0 — вероятность возникновения ошибки в отдельном массиве информации, которую можно принять, равной Рош.

Учитывая, что такие факторы, как недостаточный уровень разбиения задач на подзадачи и искажение поступающей в систему управления информации, являются взаимно независимыми событиями, вероятность PN принятия наиболее эффективного управленческого решения при заданном множестве альтернатив в проблемно-целевой системе управления проектами будет определяться следующим образом:

!*

N 4 m N 4 m

Pn = (1 - P1)(1 - p2)=-(1 - m)C = -(—)C

Полученную таким образом вероятность можно рассматривать как технологическую эффективность системы управления, определяющуюся её функциональными возможностями. Таким образом, для обеспечения эффективной работы проблемно-целевой системы управления проектами необходимо обеспечить такую глубину п детализации разбиения решаемой задачи на подзадачи, при которой вероятность принимает максимальное значение, а её технические средства позволяют обеспечить с высокой вероятностью обмен информацией без иска-

жения. Учитывая, что п < N то отмеченное выше условие достигается при п = N или, другими словами, когда в систему управления поступает необходимый для принятия решений объём неискажённой информации. Кроме того, задаваясь пороговым значением вероятности Рм, определяющим требования к функциональным возможностям системы управления, можно найти такое значение п, которое обеспечивает минимальные затраты на их получение.

Для определения экономической целесообразности по функциональным возможностям внедрения той или иной информационной системы проблемно-целевого управления, в соответствии со сложностью реализуемого проекта, необходимо получить следующие оценки:

- рассчитать затраты, связанные с внедрением и содержанием информационной проблемно -целевой системы управления;

- сопоставить расходы, связанные с внедрением системы управления, с дополнительными доходами, получаемыми в результате её эксплуатации;

- определить параметры информационной системы, при которых её внедрение экономически целесообразно и она при этом удовлетворяет заданным требованиям по функциональным возможностям.

Перечисленные показатели могут быть найдены с применением уточнённой методики их вычисления для информационных систем [3] с привязкой к проблемно-целевому управлению с учетом экономических условий функционирования СП, при условии что штат организационной системы управления остаётся неизменным.

Определим затраты Зс, связанные с формированием требуемых функциональных возможностей проблемно-целевой системы управления проектами. В общем случае они равны [4]:

З = З + З +З

^с пос хд -'хо

где Зпос — постоянная составляющая затрат, не зависящая от объёма хранящихся в системе управления данными (затраты на вычислительную технику формируемой системы); Зхд — затраты, связанные с формированием и хранением производственных программ реализации подрядных работ и проектов; Зхо — затраты, связанные с хранением методов обработки информации и принятия решений.

Величина затрат Зхд может определяться согласно следующему выражению:

]Г(З1(/) + З2ОЖ (О

З =

где п] — количество формируемых массивов данных в системе управления; З](1) — удельные затраты, требуемые для хранения одной условной единицы данных ьго наименования; З2 (г) — удельные затраты, связанные с формированием одной условной единицы информации ь го наименования; У(\) — количество условных единиц информации в массиве >го наименования.

Затраты, связанные с формированием и хранением методов обработки данных и принятия решений, определяются выражением:

¿

З = ,=1

где п2 — число подзадач, на которые редуцируется проблема реализации строительного проекта; З3(г) — затраты, связанные с хранением методов решения >й подзадачи; З4 (г) — затраты, связанные с формированием методов решения ьй подзадачи.

Таким образом, решая многокритериальную задачу оптимизации:

п

^(1 - Р0(и,))п1 ^ тах

(Зпос+Зхд +Зхо) ^тт;

Зс < Зс *; п < N

можно найти такую глубину разбиения задач на подзадачи п2 при минимальных затратах ЗС на формирование системы, при которых она будет обладать требуемой технологической эффективностью Ф(ЗС), где Зс* — имеющиеся у предприятия средства на развитие системы управления.

В заключение следует отметить, что дальнейшее повышение эффективности проблемно-

целевого управления подрядными проектами может развиваться в следующих трёх направлениях, дополняющих и поддерживающих друг друга:

- совершенствование методов и моделей проблемно-целевого планирования или развитие методического, алгоритмического и программного обеспечения (процедурной части) проблемно-целевого управления проектами, которое позволяет повысить наблюдаемость и управляемость производственного процесса;

- развитие технического обеспечения информационной поддержки принятия управленческих решений, позволяющих расширить наблюдаемость производственного процесса, а следовательно, повысить и его управляемость;

- совершенствование организационной структуры управления, позволяющее в целом повысить наблюдаемость и управляемость производственного процесса по ходу реализации проекта.

Литература

1. Васильев Ю. П. Управление развитием производства: опыт США. — М.: Экономика, 1989. — 240 с.

2. Родионов В. Д., Терехов В. А., Яковлев В. Б. Технические средства АСУ ТП. — М.: Высшая школа, 1989. — 263 с.

3. Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем. — М.: ДМК пресс, 2003. — 256 с.

4. Исмаилова Ш. Т., Кадыров Р. А., Бордаченков И. В. Оценка эффективности использования информационных систем управления строительным предприятием // Вестник ДНЦ РАН. — 2006. — № 23. — С. 152-157.

References:

1. Vasiliev YU.P. Management development production: experience SSHA. M.: Economy, 1989. 240 p.

2. Rodionov V.D., Terehov V.A., Yakovlev V.B. Technical facilities CAD TP. M.: High school, 1989. 263 p.

3. Skripkin K.G. Cost-performance information sistem. M.: DMK press, 2003. 256 p.

4. Ismailova SH. T., Kadyrov R.A., Bordachenkov I. V. The Estimation to efficiency of the use information managerial system building enterprise //HeraldDNC WOUNDS. 2006. 23. P. 152-157.