Оценка эффективности внедрения информационных систем

УДК 681.3.066

Е. В. Бунова, О. С. Буслаева

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

E. V. Bunova, O. S. Buslaeva

ESTIMATION OF EFFICIENCY OF INTRODUCTION OF INFORMATION SYSTEMS

Оценить предполагаемый экономический эффект от внедрения информационной системы сложно, поэтому предлагается методика прогнозной оценки эффективности информационных систем, которая основана на разработке системы показателей отдельных бизнес-процессов, проходящих на предприятии. Методика позволяет еще на предварительном этапе (этапе принятия решения об автоматизации предприятия) определить основные требования к уровню и составу информационной системы. Это достигается за счет рассмотрения влияния информационной системы на отдельные показатели автоматизируемого бизнес-процесса. Использование методики позволит сократить затраты предприятия на его автоматизацию и повысить отдачу от используемой информационной системы.

Ключевые слова: система показателей, бизнес-процесс, информационная система, эффективность, внедрение.

To estimate prospective economic benefit from introduction of information system is difficult, therefore the technique of a look-ahead estimation of efficiency of information systems, which is based on engineering a system of indicators of the separate business processes operating at the enterprise, is offered. The given technique allows at a preliminary stage (a stage of decision-making on enterprise automation) to define the basic requirements to the level and the structure of information system.

It is reached at the expense of consideration of influence of information system on separate indicators of automated business process. The use of the technique allows to reduce expenses of the enterprise for its automation and to raise return from the used information system.

Key words: system of indicators, business process, information system, efficiency, introduction.

Введение

В настоящее время основным условием стабильного функционирования на рынке любого предприятия является совершенствование методов управления. Один из инструментов совершенствования систем управления предприятием - внедрение информационных систем (ИС), которое позволяет организовать эффективное планирование всей хозяйственной и финансовой деятельности и, как следствие, повысить рентабельность предприятия на 5-15 %; снизить риски за счет оперативного получения информации обо всех бизнес-процессах предприятия, за счет своевременного принятия решений и т. д.

Однако в настоящее время положительный эффект, непосредственно связанный с внедрением ИС на предприятии, наблюдается примерно у 40 % предприятий, внедривших такие системы. Это составляет около 26-28 % предприятий, пытавшихся внедрить ИС. Для того чтобы увеличить шансы на успешное внедрение ИС, необходимо еще на стадии принятия решения о внедрении ИС разработать систему показателей автоматизируемого бизнес-процесса и оценить влияние на нее ИС.

В связи с этим целью исследований являлась разработка системы показателей бизнес-процессов государственных и коммерческих организаций для прогнозирования эффективности внедрения ИС.

Затраты на разработку и внедрение ИС

В настоящее время существует достаточно большое количество ИС, позволяющих улучшить бизнес-процессы предприятия, сократить время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе. Однако нельзя принимать решение о внедрении той или иной ИС только на основании того, что так поступают все остальные компании. Несомненно, с одной стороны, внедренная ИС оптимизирует бизнес-процессы и увеличивает стои-

мость бизнеса, но, с другой стороны, инвестиции в ИС - это прежде всего затраты предприятия. Следует также помнить о том, что затраты на ИС определяются не только затратами на этапах приобретения (разработки) и внедрения, но и затратами на этапах эксплуатации и сопровождения. Затраты на этапах эксплуатации и сопровождения могут значительно превышать затраты при приобретении (разработке) и внедрении.

На рис. 1 представлены затраты в течение жизненного цикла ИС и эффект от её использования, в котором сосредоточиваются основные, функциональные критерии качества, отражающие назначение, область применения и качественные характеристики функций ИС [1].

Оценить затраты на ИС можно, например, с помощью концепции оценки совокупной стоимости владения информационной технологией (ТСО), предложенной компанией Gartner в середине 1990-х гг., путем интеграции моделей Gartner и разработок приобретенной компании Interpose. Под показателем ТСО понимается сумма прямых и косвенных затрат организации на эксплуатацию своих ИС. ТСО является ключевым количественным показателем эффективности процессов автоматизации компании, т. к. позволяет оценить совокупные затраты на информационные технологии (оборудование, инструментальные средства (программное обеспечение (ПО)), процессы сопровождения ИС, а также действия конечных пользователей), анализировать их и соответственно управлять ИТ-затратами (бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от информационных технологий (ИТ) в организации. TCO представляет собой не просто отдельный интегральный показатель - это целая система показателей, соответствующих различным статьям расходов. Тем не менее оценить только затраты на ИС недостаточно для успешных инвестиций в ИТ-проекты.

Эффективность ИС

Принимая решение о комплексной информатизации предприятия, необходимо оценить предполагаемую эффективность ИС, которую в первом приближении можно определить как разницу между совокупным доходом от использования ИС и затратами на ИС в течение ее жизненного цикла. Однако при принятии решения о внедрении ИС можно только приблизительно оценить совокупный доход, основываясь на практике внедрения аналогичных ИС. Это связано прежде всего с тем, что на этапе внедрения ИС, а тем более на этапе принятия решения об автоматизации бизнес-процессов, практически невозможно определить экономический эффект в денежном выражении. Именно поэтому на данных этапах необходимо говорить только о прогнозных показателях, как правило качественных, тем более если речь идет о некоммерческих предприятиях.

Основными факторами, обусловливающими эффективность ИС, являются [2]:

— повышение функциональных характеристик и качества выпускаемой продукции;

— улучшение обслуживания клиентов;

— снижение операционных расходов;

— улучшение использования активов.

Если предположить, что предприятие располагает неограниченными финансовыми ресурсами, первые три задачи могут быть решены без особых проблем. В то же время четвертая задача - улучшение использования активов - это именно та область в которой можно обнаружить огромное количество скрытых резервов и возможностей.

Так, например, при внедрении ИС, поддерживающих методологию MRP II, были получены следующие результаты [2]:

— снижение уровня запасов (включая материалы, незавершенное производство, готовую продукцию) - в среднем на 17 %, лучший результат - 25 %;

— улучшение обслуживания клиентов (повышение доли своевременных поставок) -в среднем на 16 %, лучший результат - 28 %;

— повышение производительности - в среднем на 10 %, лучший результат - 16 %;

— снижение себестоимости закупаемых материальных ресурсов - в среднем на 7 %, лучший результат - 11 %.

Для того чтобы определить эффективность внедряемой ИС для конкретного предприятия, необходимо определить систему показателей эффективности автоматизируемых бизнес-процессов и провести их прогнозную оценку. Система показателей разрабатывается индивидуально для каждого бизнес-процесса. В качестве показателей могут использоваться как количественные, так и качественные характеристики бизнес-процесса.

Система показателей бизнес-процессов коммерческих и государственных организаций для оценки эффективности ИС

При осуществлении оценки прогнозируемых показателей необходимо понимать, что состав показателей различен для коммерческих и некоммерческих (государственных) организаций.

Система прогнозируемых показателей эффективности процессов в организации предназначена для контроля трех основных потоков информации:

1. Информация о качестве продукции или услуги, степени ее соответствия установленным и прогнозируемым требованиям клиента, стабильности и воспроизводимости параметров продукта (Что мы произвели? или Какой результат мы получили?).

2. Информация о качестве процесса, его эффективности и ресурсоемкости, стабильности и воспроизводимости параметров процесса (Какой ценой мы достигли этого результата?).

3. Информация о степени удовлетворенности клиента, возможности и выполнимости предвидимых потребностей клиента (Насколько клиент доволен тем, что он получил от нас?).

Рассмотрим показатели эффективности процессов, используемые для контроля трех основных потоков информации: на примере внедрения системы Baan IV на коммерческом предприятии (ОАО «Автомобильный завод «Урал») (табл. 1) и использования конференц-системы программно-технического комплекса «Власть 2000-2.0» (табл. 2) на основе сенсорной технологии ввода-вывода информации на рабочих местах участников заседаний в государственном учреждении (Законодательное Собрание Челябинской области).

Из таблиц видно, что для коммерческих предприятий все показатели могут быть сгруппированы следующим образом: стоимостные, временные и технические, в меньшей степени уделяется внимание качественным показателям.

Это подтверждается формулировкой цели проекта внедрения системы Baan IV на коммерческом предприятии (ОАО «Автомобильный завод «Урал»): «Создание информационного обеспечения управленческих решений, позволяющих через оперативное управление производительностью и затратами влиять на повышение конкурентоспособности продукции предприятия, в части:

— снижения себестоимости выпускаемой продукции в сопоставлении с предшествовавшими и плановыми показателями;

— сокращения производственно-коммерческого цикла (принятие обязательств - получение выручки)».

Таблица 1

Система прогнозируемых показателей эффективности процессов на коммерческом предприятии

Что мы произвели? или Какой результат мы получили? Какой ценой мы достигли этого результата? Насколько клиент доволен тем, что он получил от нас?

Высшее руководство

1. Достоверная информация о финансовом состоянии компании на текущий момент и прогноз на будущее. 2. Избавление от переплаты налогов, связанной с ошибками или особенностями учета 1. Полный контроль сверху донизу за работой предприятия, с выявлением конкретного лица, допустившего ошибку. 2. Четкая координация работ и ресурсов. Полная картина себестоимости конечного продукта по компонентам затрат Информация о негативных тенденциях, их причинах и мерах по исправлению

Финансовый департамент

1. Полный контроль за движением средств. 2. Реализация необходимой учетной политики. 3. Оперативное получение набора любой финансовой отчетности (например, бухгалтерской) 1. Мгновенное определение дебиторской и кредиторской задолженности. 2. Контроль за выполнением договоров, смет и планов. 3. Контроль за финансовой и исполнительной дисциплиной. 4. Отслеживание товарно-материального потока. 5. Налоговое и бюджетное планирование. 6. Улучшение контроля затрат, повышение точности и детальности данных. 7. Уменьшение затрат на внутренний аудит

Руководитель производства

1. Создание вариантов изделия на основе базового варианта. 2. Фактическая себестоимость производственных заказов. 3. Контроль за выполнением производственных заказов 1. Контроль за технологической дисциплиной. 2. Полная картина состояния производственных мощностей. 3. Полный перечень документов для производственных заказов (заборные карты, операции, маршрутные карты, др.). 4. Информационная поддержка стратегических решений

Реализация и маркетинг

1. Контроль за продвижением новых товаров на рынок. 2. Гибкая многоуровневая политика цен и скидок; статистика продаж. 3. Анализ рынка сбыта с целью его расширения. 4. Работа с потенциальными заказчиками Использование базы стандартных писем для рассылки, с сохранением даты и типа письма каждого отправления 1. Контроль за ведением предложенной реализации. 2. Работа с существующими заказчиками по расширению объемов поставок. 3. Контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки, при сбережении затрат на транспортировку

Материально-техническое снабжение

Согласованность процессов закупок 1. Уменьшение затрат за счет использования общих баз данных поставщиков и материалов. 2. Уменьшение затрат времени на работу с поставщиками. 3. Прозрачность полного цикла закупок. 4. Повышение точности данных реализации автоматической связи между данными о запасах материалов и стоимости запасов. 5. Уменьшение запасов материалов за счет возможности планировать потребности в материалах и контроля движения запасов

Таблица 2

Система прогнозируемых показателей эффективности процессов в государственном (некоммерческом) учреждении

Что мы произвели? или Какой результат мы получили? Какой ценой мы достигли этого результата? Насколько клиент доволен тем, что он получил от нас?

1. Документирование протокольных поручений и замечаний к обсуждаемым документам. 2. Формирование компьютерной фонограммы, протокола и стенограммы выступлений участников заседаний. 3. Улучшение организационной эффективности. 4. Повышение производительности работы государственных служащих 1. Ввод повестки и состава участников заседаний, отображение на групповом экране вопросов повестки заседания и полных данных по выступающим участникам заседаний. 2. Уменьшение времени регистрации на сенсорном экране заявок по видам выступлений с указанием поводов по каждому виду выступления (по докладу, решению, документу, кандидатурам и т. п.). 3. Уменьшение времени регистрации на сенсорном экране всех индивидуальных результатов голосования по всем вариантам за одну процедуру голосования для рейтингового и альтернативного голосования 1. Уменьшение времени на подсчет сводных результатов голосования и показ на сенсорном экране результатов с указанием исходных данных и способа принятия решения для всех видов голосования, в том числе полного списка результатов поименного голосования. 2. Открытость государственных органов гражданам

Для государственных (некоммерческих организаций) при принятии решения о внедрении ИС внимание уделяется в большей степени качественным и временным показателям.

Исключение составляет процесс автоматизации документооборота, при котором показатели эффективности процесса для коммерческого предприятия и государственного учреждения практически не отличаются друг от друга.

Рассмотрим пример анализа прогнозируемых показателей эффективности внедрения ИС «Электронный документооборот» на коммерческом предприятии и в государственном учреждении.

Для обеспечения единого порядка документирования в соответствии с действующими нормативными документами и совершенствования форм и методов работы с документами на условном предприятии было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Функции, связанные с организацией работы с документами:

— установление единого порядка прохождения документов;

— обработка поступающих и отправляемых документов;

— регистрация документов;

— организация информационно-справочной работы по документам;

— контроль за исполнением документов;

— подготовка номенклатуры дел;

— организация работы архива организации.

Недостатки существующего документооборота, устраняемые при внедрении ИС:

— медленный поиск документов;

— трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

— сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

— длительность сроков подготовки и согласования документов;

— невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов по исполнительской дисциплине (как по исполнению документов, так и по исполнению резолюций в различных разрезах: по подразделениям, по видам документов).

Экономические (измеримые) прогнозируемые показатели эффективности внедрения ИС «Электронный документооборот»:

— сокращение затрат на хранение документов (физическое освобождение места для хранения);

— сокращение непроизводственных издержек, а именно: уменьшение затрат на копирование; сокращение затрат на доставку информации в бумажном виде; уменьшение затрат на оборудование; уменьшение затрат на бумагу;

— увеличение скорости обработки;

— уменьшение количества безвозвратно потерянных документов;

— экономия рабочего времени сотрудников.

Огранизационные (качественные) прогнозируемые показатели эффективности внедрения ИС:

— оптимизация деловых процессов и регламентов;

— повышение прозрачности управления компанией;

— улучшение доступа к информации;

— повышение исполнительской дисциплины;

— повышение уровня информационной безопасности;

— улучшение контроля за процессами;

— увеличение скорости и качества поиска документов;

— повышение эффективности и качества труда сотрудников.

В общем случае для определения прогнозируемых показателей эффективности внедрения ИС по указанным выше трем группам может использоваться матрица, представленная в табл. 3.

Таблица 3

Прогнозируемые показатели процесса, продукта и удовлетворенности клиентов

Показатель Экономические (измеримые) показатели Организационные (качественные) показатели

Стоимостные показатели Показатели времени Т ехнические показатели

Показатели процесса Суммарные затраты на объем производства. Количество страховых запасов. Размер транспортнозаготовительных расходов. Количество административно-управленческих затрат. Уменьшение стоимости проведения транзакций Длительность цикла обработки заявки клиента. Длительность производственного цикла. Длительность цикла разработки новых продуктов. Длительность подготовки и сопровождения документов. Длительность составления бюджета. Длительность рассмотрения альтернативных вариантов использования денежных средств. Поставки сырья по принципу «точно вовремя» Число сотрудников. Объем несоответствующей продукции, % Размер складских площадей. Планирование объемов запасов и поставок (уровень, сезонность и пр.) Оптимизированные бизнес-процессы предприятия. Единое информационное пространство, позволяющее оперативно получать актуальную информацию для принятия управленческих решений. Уровень информационной безопасности. Исполнительская дисциплина. Повышение производительности работы. Эффективность использования информации (накопленных знаний) за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов

Показатели продукта Цена продукта. Себестоимость продукта Срок годности Технические параметры продукта. Количество производственного брака Удовлетворенность клиента

Показатели удовлетворенности клиентов процесса Объем продаж по одному клиенту Длительность использования продукта Число жалоб. Количество поставок точно в срок Г ибкая система условий поставок и расчетов. Уменьшение административных препятствий для граждан и бизнеса. Открытость и прозрачность деятельности организаций для граждан

Рассматриваемая таблица служит в качестве вспомогательного инструмента для определения показателей. Она содержит наиболее часто используемые показатели. Набор показателей может быть изменен в зависимости от автоматизируемых бизнес-процессов предприятия и типа предприятия.

Выводы

Таким образом, при планировании проекта внедрения ИС в первую очередь необходимо создать систему показателей бизнес-процессов и оценить влияние внедряемой ИС на ключевые показатели бизнес-процессов.

Предложенная система показателей бизнес-процессов позволит на этапе принятия решения о внедрении ИС сформулировать основные требования к ее функционалу. Это даст возможность значительно сократить затраты на приобретение ИС за счет приобретения только необходимых компонентов (модулей) системы, отвечающих за требуемый функционал.

Следовательно, данная система показателей бизнес-процессов может служить базой для прогнозируемой оценки эффективности внедряемой ИС на предприятиях любой организационно-правовой формы и любой сферы деятельности.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Липаев В. В., Потапов А. И. Оценка затрат на разработку программных средств. - М.: Финансы и статистика, 1988. - 156 с.

2. Питеркин С. В., Оладов Н. А., Исаев Д. В. «Точно вовремя» для России. Практика применения

БКР-систем. - М.: Альпина Паблишер, 2003. - 368 с.

Статья поступила в редакцию 7.09.2011, в окончательном варианте - 10.11.2011

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРАХ

Бунова Елена Вячеславовна - Южно-Уральский государственный университет; канд. техн. наук, доцент; доцент кафедры «Информационные системы»; albv70@mail.ru.

Bunova Elena Vyacheslavovna - South Ural State University; Candidate of Technical Science; Assistant Professor; Assistant Professor of the Department "Information Systems"; albv70@mail.ru.

Буслаева Ольга Станиславовна - Южно-Уральский государственный университет; канд. техн. наук, доцент; доцент кафедры «Информационные системы"; buslaevaolga@gmail.com.

Buslaeva Olga Stanislavovna - South Ural State University; Candidate of Technical Science; Assistant Professor; Assistant Professor of the Department "Information Systems"; buslaevaolga@gmail.com.