Финансовая документация в организациях потребительской кооперации

Учет в некоммерческих организациях

ФИНАНСОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ

КООПЕРАЦИИ

А. С. ПИСАРЕНКО, профессор,

Российский университет кооперации

Важной составляющей информационного обеспечения системы управления потребительского общества является бухгалтерский учет. Основным источником информации для принятия управленческих решений выступает прежде всего первичный учет. В этом состоит его определяющая особенность.

Первичный учет представляет собой начальную стадию восприятия, измерения, регистрации и отражения хозяйственных операций, характеризующих определенные процессы и явления в деятельности организаций. Первичный учет — это исходная база всего учета. Поэтому на всех уровнях бухгалтерского учета можно использовать только ту информацию, основы которой заложены на стадии первичного учета.

Точность и достоверность показателей хозяйственной деятельности потребительского общества зависят от качества первичных данных. Недостатки в организации первичного учета приводят к различным нарушениям и злоупотреблениям, причиняющим материальный ущерб организации, а показатели бухгалтерской отчетности лишены достоверности.

Реформирование бухгалтерского учета, которое началось в 1997г., неразрывно связано с совершенствованием первичной учетной документации. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 30.10.1997 № 1373 «О реформе предприятий и иных коммерческих организаций» Госкомстат России принял ряд постановлений по применению новых унифицированных форм документов.

Применение типовых унифицированных документов удешевляет стоимость их изготовления,

упрощает технику ведения учета и создает условия для построения схемы учета товаров, в том числе при автоматизации учета. Для учета товаров первичные документы утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций торговли» (далее — Постановление № 132).

Однако это постановление не решает всех проблем первичного учета товаров в потребительском обществе. Практика показывает, что не все типовые формы документов отвечают потребностям потребительских обществ в оформлении приобретаемых товаров.

Одним из основных источников формирования товарных запасов в потребительском обществе являются закупки сельскохозяйственной продукции у неорганизованных сдатчиков, продукцию которых закупают потребительские кооперативы. Специфика закупаемых товаров, различия в организации закупок (чаще в личных подсобных хозяйствах, т. е. по месту жительства сдатчиков) придают специфичность первичной документации и формам расчетов со сдатчиками. Центросоюзом России пока не разработаны рекомендации по бухгалтерскому учету закупок, продажи сельскохозяйственных продуктов и сырья с учетом новых требований нормативного регулирования бухгалтерского и налогового учета.

Для оформления закупок сельскохозяйственных продуктов у граждан в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации предусмотрены две формы: закупочный акт (ф. № ОП-5), утвержден Постановлением № 132,

и приемо-расчетная ведомость на животных, принятых от населения (ф. № СП-40), утверждена постановлением Госкомстата России от 29.09.1997 № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья». Однако по некоторым видам сельскохозяйственной продукции данные документы нельзя использовать, так как они не раскрывают всех качественных характеристик закупаемых товаров. Поэтому организациям приходится вносить изменения и дополнения в первичные документы.

Исходя из требований, предъявляемых к первичным документам, потребительские общества могут самостоятельно разрабатывать различные формы закупочных актов. В зависимости от вида закупаемой продукции, ее качественных характеристик, характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в закупочные акты могут быть включены дополнительные реквизиты (п. 13 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»),

В качестве дополнительных реквизитов могут быть использованы: номер документа, адрес организации и телефон, ОКПО, ИНН, ОКПД, адрес сдатчика, паспортные данные и его место жительства, номер, дата и кем выдано свидетельство о государственной регистрации предпринимателя без образования юридического лица, основание для составления документа (договор, приказ и т.п.)идр.

При разработке первичного документа целесообразно предусмотреть реквизит «Код формы». Этот реквизит необходим при автоматизированной обработке документов. Согласно п. 2.7 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее —Положения № 105), реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Как правило, используются коды в соответствии с ОКУД (Общероссийским классификатором управленческой документации), но могут также применяться коды, самостоятельно разработанные организацией.

В тех случаях, когда автоматизированная обработка документов не применяется, организация может не заполнять данный реквизит.

В качестве дополнительного реквизита можно также рекомендовать указать котировку, т. е. обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись. Указа-

ние котировки значительно облегчает проведение финансовой проверки, а также позволяет в случае необходимости легко определить, какой бухгалтерской проводкой отражена та или иная операция.

При автоматизации учета формирование данного документа осуществляется путем создания моделей закупочных актов с заложенной спецификой сельхозпродукции и параметров ее качества. Сформировать такой документ возможно только в случаях, когда прием товара производится в магазине или на складе. В потребительском обществе чаще всего закупки осуществляют штатные заготовители непосредственно в личных подсобных хозяйствах граждан. Поэтому требуется первичный документ на бумажном носителе. В этих случаях закупочный акт рекомендуется изготавливать типографским способом с указанием серии и номера как бланк строгой отчетности, так как закупочный акт служит одновременно товарным документом, на основании которого осуществляется оприходование продуктов, и расчетным документом, по которому производится оплата продавцу за принятые от него продукты.

Такие первичные документы должны обязательно утверждаться в составе учетной политики потребительского общества.

Потребительские общества в отдельных случаях принимают от населения сельскохозяйственные продукты в нерассортированном виде. Затем на складе производятся их сортировка и подработка.

В альбоме унифицированных форм первичных документов для оформления данной операции предусмотрены:

— акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции (ф. ТОРГ-21);

— акт о подработке, подсортировке, перетари-вании товаров (ф. ТОРГ-20);

— акт на подработку, подсортировку товаров (ф. ОТ-38).

Ни одна их этих форм в неизменном виде не может быть использована в потребительском обществе.

В документах формы ТОРГ-20 и формы 38-ОТ невозможно отразить, по каким ценам и на какую сумму сдана в сортировку продукция.

В акте формы ТОРГ-21 эти реквизиты присутствуют, но оприходовать после сортировки можно только сельхозпродукты первого, второго сортов, стандартную, нестандартную продукцию и отходы, а если в результате сортировки получена продукция третьего или четвертого сорта, что имеет место на практике, то ее учесть в документе уже невозможно. Необходимо дополнять отдельными реквизитами указанные акты. Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной по-

литике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.

В большинстве исследуемых потребительских обществах отсутствует разработанный и документально оформленный документооборот. Между тем документооборот — это сложная система, требующая постоянного контроля, оказывающая значительное влияние на формирование финансовых результатов хозяйственной деятельности.

Порядок составления графика документооборота в организации регламентируется Положением № 105. Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, регистров учета и форм бухгалтерской отчетности, составление графика документооборота, порядка принятия документов к учету, системы обработки документов, порядка их хранения, отличных от рекомендованных Минфином России.

При создании графика документооборота необходимо руководствоваться следующими требованиями:

— первичные документы должны иметь обязательные реквизиты;

— в момент приемки первичных документов должен осуществляться подсчет арифметических вычислений;

— правильность оформления документов;

—исправления в документахдолжны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправлений;

— по любой сделке должны быть представлены все сопроводительные документы (товарная накладная (или накладная), счет-фактура, акт выполненных работ или оказанных услуг, платежное поручение, договор).

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График должен устанавливать рациональный документооборот, предусматривать оптимальное количество структурных подразделений и конкретных исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом устанавливается:

— порядок создания документа: количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения;

—порядокпроверки документа: ответственный за проверку, кто представляет на проверку, порядок представления, срок представления;

— порядок обработки документа: исполнитель, срок исполнения;

— порядок передачи документа в архив: исполнитель, срок передачи.

Примером может служить график документооборота для товарных операций потребительского общества, приведенный в таблице.

Таким образом, рационально разработанные первичная документация и документооборот дают возможность получить необходимую информацию для оперативного руководства потребительским обществом и осуществлять внутренний контроль за торговыми процессами.

I

I

а

а у

а =

§

г« &

а

I

3

£

я

ф =

о £

«

О *

и а Ч Ф ЕЮ

Ф &

н

о =

я м Б

Я &

О

X

й

е

о

ЕЙ

(Я Е-

О &

О

ю о о

Е-

X

ф

&

о

ч *

Б &

Я А

с?

В каких учетных регистрах отражается Учет товаров, торговой наценки и разницы в ценах Журнал-ордер №7/1

Работы, выполняемые в бухгалтерии Предъявление претензии поставщику

Кому представляется Бухгалтерии

Когда представляется, дата Не позднее следующего дня после оформления

Кто составляет Комиссия, назначенная руководителем предприятия

Когда составляется В момент приемки от поставщиков

Наименование документов Акт об установленном расхождении в количестве при приемке продукции

Номер формы чо о о

ил

3

"О

П TS

< -С

со in

5

X

TS

О

-о -С m

П TS X X

О

w >

J=

X

(Л

Номер формы Наименование документов Когда составляется Кто составляет Когда представляется, дата Кому представляется Работы, выполняемые в бухгалтерии В каких учетных регистрах отражается

007 Акт о приемке товара по качеству В момент приемки от поставщиков Комиссия, назначенная руководителем предприятия Не позднее следующего дня после оформления Бухгалтерии (не позднее следующего дня после оформления акта) Предъявление претензии поставщику Журнал-ордер № 7/1

008 Приходная накладная В момент приемки от поставщиков Кладовщик, заведующий магазином, отделом В установленные сроки вместе с отчетом Бухгалтерии вместе с отчетом о движении товаров и тары по складу Проверка соответствия записей со счетами-фак-турами, товарно-транс-портными накладными Отчет о движении товаров и тары, журнал-ордер № 7/1

010 Акт на оприходование товаров, поступивших без счета поставщика В момент приемки от поставщиков Кладовщик, заведующий магазином, отделом В установленные сроки вместе с отчетом Бухгалтерии вместе с отчетом о движении товаров и тары по складу Таксировка и подсчет сумм Отчет о движении товаров, тары, журнал-ордер № 7/1

011 Акт на оприходование тары, не указанной в счете поставщика В момент приемки от поставщиков Кладовщик, заведующий магазином, отделом В установленные сроки вместе с отчетом Бухгалтерии вместе с отчетом о движении товаров и тары по складу Таксировка, подсчет Отчет о движении товаров, тары, журнал-ордер № 7/1

014 Расходная накладная В момент приемки от поставщиков Кладовщик, заведующий магазином, отделом В установленные сроки вместе с отчетом Бухгалтерии вместе с отчетом о движении товаров и тары по складу Таксировка, подсчет Отчет о движении товаров, тары, журнал-ордер № 7/1

024 Акт на завес тары (если не предоставлялась дополнительная скидка) Систематически, по мере освобождения тары Комиссия, назначенная руководителем Не позднее следующего дня после составления Бухгалтерии Определение суммы, подлежащей списанию, расчет скидки с цены продажи Журнал-ордер № 7/1

026 Акт о порче, бое товара (материала и т. д., указываются все документы по учету товаров) Систематически, по мере необходимости Комиссия Не позднее следующего дня после составления Бухгалтерии Проверка соответствия сумм в отчете данным прилагаемых документов Журнал-ордер № 7/1

021 Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции Систематически, по мере необходимости Комиссия Не позднее следующего дня после составления Бухгалтерии Проверка соответствия сумм в отчете данным прилагаемых документов

020 Акт о подработке, подсортировке, перетари-вании товаров Систематически, по мере необходимости Комиссия Не позднее следующего дня после составления Бухгалтерии Проверка соответствия сумм в отчете данным прилагаемых документов

038 Акт на подработку, подсортировку товаров Систематически, по мере необходимости Комиссия Не позднее следующего дня после составления Бухгалтерии Проверка соответствия сумм в отчете данным прилагаемых документов

028 Отчет о движении товаров и тары по складу За установленный отчетный период Материально-от-ветственное лицо Не позднее следующего дня после составления Бухгалтерии Составление корреспонденции отчетов Журнал-ордер № 7/1

005 Закупочный акт В момент закупки Заготовитель, заведующий магазином В установленные сроки вместе с отчетом Бухгалтерии Проверка, таксировка, бухгалтерская обработка Журнал-ордер № 7/1

M -J M

1

N>

о

<

-С

Ф H CD Z

Ф *

О 2 2 Ф TJ -С Ф О Ж 5 X

о

Т5 п Ш Z

со ш J= 5 а X

В каких учетных регистрах отражается Журнал-ордер №7/1 Журнал-ордер №7/1 Журнал-ордер №7/1 Журнал-ордер №7/1 Журнал-ордер №7/1

Работы, выполняемые в бухгалтерии Проверка, таксировка, бухгалтерская обработка Проверка, таксировка, бухгалтерская обработка Проверка, таксировка, бухгалтерская обработка Проверка, таксировка, бухгалтерская обработка Проверка, таксировка, бухгалтерская обработка

Кому представляется Бухгалтерии Бухгалтерии Бухгалтерии Бухгалтерии Бухгалтерии

Когда представляется, дата В установленные сроки вместе с отчетом В день приемки товара, в установленные сроки вместе с отчетом В установленные сроки вместе с отчетом В установленные сроки В установленные сроки

Кто составляет Заготовитель, заведующий магазином Товаровед, кладовщик, заведующий магазином, отделом Кладовщик, заведующий магазином, отделом Кладовщик, заведующий магазином, отделом Заведующий магазином, отделом

Когда составляется В момент закупки В момент приемки от поставщиков В момент отпуска товара Еженедельно Еженедельно

Наименование документов Приемо-расчетная ведомость на животных, принятых от населения Товарная накладная Накладная на внутреннее перемещение Товарный отчет Товарно-денежный отчет

Номер формы о о сл о о сч о сл О о

Список литературы

1. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций торговли: постановление Госкомстата России от25.12.1998 № 132.

2. О реформе предприятий и иных коммерческих организаций: постановление Правительства РФ от 30.10.1997 № 1373.

3. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья: постановление Госкомстата России от 29.09.1997 № 68.

4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете: приказ Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

5. Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина России от29.07.1998 № 34н.