Документооборот по учету нематериальных активов

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО УЧЕТУ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ

В. В. СЕМЕНИХИН,

руководитель «Экспертбюро Семенихина»

Правила формирования в бухгалтерском учете и отчетности информации о нематериальных активах организаций установлены Положением по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2007, утвержденным приказом Минфина России от 27.12.2007 № 153н (далее — ПБУ 14/2007). Этот бухгалтерский стандарт предназначен для применения организациями, являющимися по законодательству Российской Федерации юридическими лицами, за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений.

Объект может быть принят к учету в качестве нематериального актива, если единовременно выполняются условия, перечисленные в п. 3 ПБУ 14/2007:

— объект способен приносить организации экономические выгоды в будущем, в частности, предназначен для использования в производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), для управленческих нужд организации либо для использования в деятельности, направленной на достижение целей создания некоммерческой организации;

— организация имеет право на получение экономических выгод, которые данный объект способен приносить в будущем, а также имеются ограничения доступа иных лиц к таким экономическим выгодам (далее — контроль над объектом). Также организация должна иметь документы, подтверждающие существование актива и права данной организации на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации;

— возможность выделения или отделения (идентификации) объекта отдругих активов;

— объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока полезного использования, продолжительностью свыше

12 мес. или обычного операционного цикла, если он превышает 12 мес.;

— организацией не предполагается продажа объекта в течение 12 мес. или обычного операционного цикла, если он превышает 12 мес.;

— фактическая (первоначальная) стоимость объекта может быть достоверно определена;

— у объекта отсутствует материально-вещественная форма.

К нематериальным активам могут быть отнесены следующие объекты:

— исключительное право патентообладателя на изобретение, промышленный образец, полезную модель;

— исключительное авторское право на программы для ЭВМ, базы данных;

— имущественное право автора или иного правообладателя на топологии интегральных микросхем;

— исключительное право владельца на товарный знак и знак обслуживания, наименование места происхождения товара;

— исключительное право патентообладателя на селекционные достижения.

Обратите внимание, что ПБУ 14/2007 не применяется в отношении НИОКР, не давших положительного результата, а также не законченных и не оформленных в установленном законодательством порядке. Не применяется ПБУ 14/2007 и в отношении материальных носителей, в которых выражены результаты интеллектуальной деятельности, средства индивидуализации, а также в отношении финансовых вложений.

Единицей бухгалтерского учета нематериальных активов, согласно п. 5 ПБУ 14/2007, является инвентарный объект, т. е. совокупность прав, возникающих из одного патента, свидетельства, договора об отчуждении исключительного пра-

ва на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации. В качестве инвентарного объекта может быть признан сложный объект, включающий несколько охраняемых результатов интеллектуальной деятельности, например, кинофильм, мультимедийный продукт, единая технология.

Немного отступим от бухгалтерского учета и обратимся к части четвертой Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ) с тем, чтобы рассмотреть общие положения, касающиеся исключительных прав на интеллектуальную деятельность и средства индивидуализации.

Перечень объектов, относимых к интеллектуальной собственности, охраняемой законом, содержится в ст. 1225 ГК РФ. На результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации признаются интеллектуальные права, включающие, согласно ст. 1226 ГК РФ:

— исключительное право, являющееся имущественным правом;

— личные неимущественные права и иные права (право следования, право доступа и другие).

Статьей 1229 ГК РФ определено, что гражданин или юридическое лицо, обладающее исключительным правом на интеллектуальную собственность, вправе использовать такую собственность по своему усмотрению любым не противоречащим закону способом.

Правообладатель может распоряжаться исключительным правом, в том числе путем его отчуждения по договору другому лицу (договор об отчуждении исключительного права) или предоставления другому лицу права использования в установленных договором пределах (лицензионный договор).

Для того чтобы объект интеллектуальной собственности мог быть принят к учету в качестве нематериального актива, организация должна обладать исключительным правом на этот объект.

По договору об отчуждении исключительного права правообладатель передает или обязуется передать принадлежащее ему исключительное право на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации в полном объеме приобретателю (ст. 1234 ГК РФ).

Для договора об отчуждении исключительного права предусмотрена письменная форма, несоблюдение формы договора влечет его недействительность. Исключительное право на объект интеллектуальной собственности переходит от правообладателя к приобретателю в момент заключения договора, если соглашением сторон не предусмотрено иное.

Гражданский кодекс РФ предусматривает случаи, когда исключительное право на результат

интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации признается и охраняется при условии государственной регистрации такого результата или средства.

Если результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации подлежит государственной регистрации, то в соответствии с правилами ст. 1232 ГК РФ отчуждение исключительного права по договору также подлежит государственной регистрации, порядок и условия которой устанавливаются Правительством РФ. Государственная регистрация исключительного права осуществляется посредством государственной регистрации соответствующего договора.

В бухгалтерском учете информация о наличии и движении нематериальных активов отражается на счете 04 «Нематериальные активы», предназначенном для этих целей Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. Принятие к бухгалтерскому учету нематериальных активов отражается по дебету счета 04 в корреспонденции с кредитом счета 08 «Вложения во внеоборотные активы». Аналитический учет следует вести по отдельным объектам.

Как уже упоминалось ранее, основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Первичные учетные документы в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» принимаются к учету при условии, что они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Для учета нематериальных активов разработана лишь одна унифицированная форма — «Карточка учета нематериальных активов» (форма№ НМА 1), утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работв капитальном строительстве».

В разъяснениях по применению и заполнению формы № НМА-1 указано, что она применяется для учета всех видов нематериальных активов, поступивших в организацию для использования. Карточка учета ведется в бухгалтерии организации на каждый объект нематериальных активов. Заполняется карточка в одном экземпляре на основании документа на принятие к учету, приемки-передачи

(перемещения) нематериальных активов и другой документации.

При заполнении карточки указывается ее номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации первичных учетных документов, дата составления карточки, код вида операции (если в организации разработана система кодирования информации), а также дата и номер документа, на основании которого составляется карточка. Наименование организации и структурного подразделения, в котором нематериальный актив будет использоваться, вписываются в предназначенные для этого строки.

На лицевой стороне карточки указывается полное наименование и назначение объекта нематериальных активов. В соответствующие графы табличной части записываются наименование структурного подразделения, вид деятельности, счет, субсчет, на котором учитывается объект, код аналитического учета, первоначальная (балансовая) стоимость объекта, срок его полезного использования, сумма начисленной амортизации, норма амортизации в процентах, код счета и объекта аналитического учета (для отнесения амортизации нематериальных активов), дата постановки объекта нематериальных активов на учет. Указываются также способ приобретения, наименование, номер и дата документа о регистрации, сведения о выбытии объекта нематериальных активов (номер и дата документа, причина выбытия, суммавыруч-ки от продажи). Сумма амортизации, указываемая в графе 7 карточки, исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования нематериального актива.

На оборотной стороне карточки содержится раздел «Краткая характеристика объекта нематериальных активов», в котором следует указать только основные показатели объекта, чтобы избежать дублирования данных, имеющихся в организации в технической документации на объект.

Итак, карточка учета нематериальных активов составляется на основании документа на принятие к учету, приемки-передачи (перемещения) и другой документации. Унифицированных форм первичной учетной документации, по которым можно было бы оформить поступление в организацию объекта, его перемещение и выбытие, не существует.

Статья 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит требование о том, что документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, составившей документа;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и их личные подписи.

Таким образом, при отсутствии унифицированных форм документов по приему, перемещению и выбытию объектов нематериальных активов организация может самостоятельно разработать формы таких документов, учитывая специфику своей деятельности и соблюдая перечисленные обязательные реквизиты. Использование самостоятельно разработанных форм документов должно быть закреплено приказом по учетной политике, а образцы форм должны содержаться в приложении к приказу.

Многие организации, использующие при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг) объекты нематериальных активов, ведут их учет, применяя формы первичной учетной документации, разработанные для учета и движения объектов основных средств. Основные средства (как и нематериальные активы) относятся к объектам внеоборотных активов организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Использование этих документов для учета объектов нематериальных активов также следует закрепить приказом по учетной политике организации.

Формы по учету основных средств можно взять за основу при самостоятельной разработке документов, предназначенных для учета и движения нематериальных активов, удалив из документов реквизиты, которые не будут заполняться. Обратите внимание, что если организация примет решение об использовании унифицированных форм документов по учету основных средств, удаление отдельных реквизитов из документов не допускается. В этом случае строки и графы, для заполнения которых нет сведений, должны быть прочеркнуты.

Первичные учетные документы по движению нематериальных активов должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. В тех случаях, когда это сделать невозможно, документ необходимо оформить сразу после завершения операции. Нумерация каждого вида первичных документов производится в соответствии с принятой в организации системой нумерации документов.

«Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных Росар-хивом от 06.10.2000, установлено, что первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению в течение пяти лет.

В 1983 г. Минфином СССР было разработано Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное 29.07.1983 № 105 (далее — Положение о документообороте), которое в настоящее время применяется в части, не противоречащей действующему законодательству. Согласно Положению о документообороте движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком, работу по составлению которого организует главный бухгалтер. График утверждается руководителем организации.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, что установлено п. 5.3 Положения о документообороте.

Лица, создавшие и подписавшие первичные учетные документы, должны обеспечивать соблюдение графика документооборота, своевременное и качественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, что установлено п. 5.6. Положения о документообороте.

Коротко остановимся на том, как организовать документальное оформление учета и движения нематериальных активов в целях налогообложения прибыли организаций. В соответствии с п. 3 ст. 257 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) нематериальными активами признаются приобретенные и (или) созданные налогоплательщиком результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности (исключительные права на них), используемые в производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг) или для управленческих нужд организации в течение длительного времени (продолжительностью свыше 12 мес.).

Для признания нематериального актива необходимо:

— наличие способности приносить налогоплательщику экономические выгоды (доход);

— наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого нематериального актива и (или) исключительного права у налогоплательщика на результаты интел-

лектуальной деятельности (в том числе патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака).

К нематериальным активам НК РФ не относит НИОКР, не давшие положительного результата, а также интеллектуальные и деловые качества работников организации, их квалификацию и способность к труду.

Налоговый учет, который обязаны вести все организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль организаций, представляет собой систему сбора и обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, установленным НК РФ (ст. 313 НКРФ).

Подтверждением данных налогового учета являются:

— первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

— аналитические регистры налогового учета;

— расчет налоговой базы.

По мнению УФНС России по г. Москве, содержащемуся в письме от 28.04.2006 № 20-12/35854@, в качестве первичных учетных документов в налоговом учете могут выступать копии первичных документов, используемые в бухгалтерском учете.

Таким образом, в целях налогообложения прибыли можно применять те же документы по учету и движению нематериальных активов, что и в бухгалтерском учете, закрепив такой порядок в приказе по учетной политике в целях налогообложения.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ (часть четвертая), утвержденный Федеральным законом от 18.12.2006 № 230-ФЭ.

2. Положение по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ14/2000, утвержденное приказом МинфинаРоссии от27.12.2007 № 153н.

3. Федеральный закон от21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

4. Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

5. Письмо УФНС России по г. Москве от 28.04.2006 № 20-12/35854@ <0 порядке налогового учета расходов, связанных с приобретением имущества, не относящегося к амортизируемому иму-ществудля целей налогообложения прибыли>.