Возможности информационных систем в управлении образованием

УДК 37.014+004 ББК Ч404.43

ВОЗМОЖНОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В УПРАВЛЕНИИ ОБРАЗОВАНИЕМ

В.В. Сенькин

Курганский технологический колледж

им. Героя Советского Союза Н.Я. Анфиногенова

POTENTIAL OF INFORMATION SYSTEMS IN EDUCATION MANAGEMENT

V. Senkin

Kurgan Engineering College

named after the Hero of Soviet Union N. Anfinogenov

Показано, что информационная система в организации, в том числе и в образовательном учреждении исполняет функции управления потоками информации: структурирования информации; подбора, структурирования и задания направления движению информации внутри образовательного учреждения и за его пределами; эффективного распределения ресурсами учреждения. Взаимодействие с информационной системой с целью информационного обеспечения принятия решения включает: информационный запрос, обработку запроса, выдачу ответа на него.

Ключевые слова: информационная система, управление образовательным учреждением, возможности, функции.

The author shows that information system in any organization (in an educational institution as well) fulfils the functions of information flow management: structuring information; selection, structuring and setting the direction of information flow within an educational institution and outside it; effective allocating the resources of an organization. Interaction with information system for making decision information support includes: information inquiry, inquiry processing, giving out an answer for it.

Keywords: information system, educational institution management, resources, functions.

Информация и информационные потоки являются одним из главных видов обеспечения управления. Информация трактуется как сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления [5]; сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством; сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь [3]; снятая неопределенность, т. е. сведения, которые должны снять в той или иной степени существующую у потребителя до их получения неопределенность, расширить его понимание объекта полезными сведениями [1, с. 5]; сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процес-

сах и т. п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями [4]. Информация обладает следующими свойствами: объективность, достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, доступность и пр. Информационными процессами, т. е. основными действиями, которые можно совершать над полученной информацией, являются хранение, передача и обработка информации.

Информационная система представляет собой систему, которая позволяет упорядочивать и координировать информацию, так как это необходимо для управляющего субъекта. Информационная система (ИС) - информа-

ционный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией [1]. Она представляет собой комплекс, «включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей» [2, с. 12].

В настоящее время деятельность образовательного учреждения рассматривается как взаимосвязанные последовательные процессы, которые проходят через все подразделения, задействованы во всех службах и ориентированы на реализацию поставленных стратегических целей. При таком процессном подходе в сфере образования начинается переход к современным категориям бизнеса: бизнес-процессы, ресурсы, система качества, внутренние и внешние потребители, поставщики, партнеры. Более того, менеджмент в сфере образования также выходит на новый уровень, требующий от руководителей умения эффективно использовать ресурсы, грамотно оптимизировать бизнес-процессы. Очевидным становится тот факт, что в данной ситуации существует необходимость обеспечить процесс управления образовательным учреждением информационным инструментарием, который поможет руководству как принимать оптимальные управленческие решения, так и эффективно осуществлять управленческую деятельность в целом. Таким инструментом является информационная система образовательного учреждения. Но если раньше основной задачей информационных систем была автоматизация оперативной деятельности функциональных подразделений, а также автоматизация учетной деятельности, то сегодня требования к данным системам изменились коренным образом. На данный момент решается вопрос о трансформации информационных систем из систем учета в системы управления, которые позволят объединить задачи стратегического управления с текущей деятельностью подразделений.

В обобщенном виде можно постулировать наличие следующих функций информационных систем. Информационная система исполняет функции управления потоками информации в образовательном учреждении. Информационная система структурирует ин-

формацию. Она необходима организации для подбора, структурирования и правильного направления движения информации внутри образовательного учреждения и за его пределами, для эффективного управления ресурсами учреждения. Информационная система производит информацию. На каждом уровне управления (их обычно выделяют три: стратегический, тактический, оперативный) возникает определенный информационный запрос, т. е. потребность в какой-либо информации, необходимой для решения задач на этом уровне. Существующие в образовательном учреждении информационные технологии обрабатывают запрос и, используя имеющуюся информацию, формируют ответ на этот запрос. Так, руководящий субъект получает информацию, которая поможет в принятии правильного решения поставленной проблемы. Таким образом, руководитель получает информационный продукт или информационную услугу. Информационные системы необходимы для создания информационной и технологической базы, предназначенной для управления образовательным учреждением.

После успешного внедрения в организацию информационной системы (АСУП) в ней появятся следующие преимущества: руководство получает информацию об эффективности работы всех подразделений и субъектов, контролирует и координирует их работу; происходит более успешное планирование использования ресурсов; руководство своевременно получает информацию об угрозах и негативных тенденциях в образовательном учреждении; осуществляется контроль за всеми процессами, включая главный, образовательный, процесс; становятся более простыми финансовая отчетность, выполнение плановых работ, выполнение договоров; возникает возможность найти более выгодные способы взаимодействия с социальными партнерами, проводить рекламные кампании более успешно, благодаря информации о социальном заказе образовательному учреждению.

Наличие информационных систем в образовательном учреждении положительно влияет на эффективность управления, поскольку позволяет не только контролировать все процессы, происходящие в организации, но и успешно планировать работу на разных уровнях, наиболее удачным образом скоординировать работу подразделений. Анализ выполняемых образовательным учреждением задач позволяет выделить три основных направления его деятельности: учебный и методический про-

Теория и практика управления образованием

цессы, научно-исследовательская деятельность и обеспечивающие их поддержку административные процессы, включающие кадровую и финансово-хозяйственную деятельность. То есть информационная система должна соединить в себе данные из всех трех процессов и предоставить необходимую информацию в требуемом виде, это может быть и анализ, и прогноз, и модель какой-то ситуации. Из этого следует, что идеальным решением в

рассматриваемой ситуации было бы создание интегрированной информационно-аналити-

ческой системы управления образовательным учреждением.

Обращаясь к накопленному опыту использования информационных систем в управлении образовательным учреждением, можно выделить следующие разработанные блоки информационных систем и их информационные возможности (см. таблицу).

Систематизация опыта применения информационных систем в образовательных учреждениях

Информационные системы (ИС) Возможности информационной системы управления

ИС «Управление качеством учебного процесса. Учет успеваемости и посещаемости» (Самарский государственный технический университет) Учет и анализ успеваемости и посещаемости студентов; формирование и ведение списка специальностей и дисциплин всего университета; оперативное получение актуальной информации в автоматическом режиме; поддержание актуальности документов

ИС «Образование» (Санкт-Петербургский государственный университет аэрокосмического приборостроения) Хранение, добавление, корректировка списков, документов; ведение журналов успеваемости; просмотр данных списков и в виде карточки; поиск по любому параметру; фильтр (выборка данных) по любому параметру; упорядочение; печать стандартных документов; ввод, хранение и коррекция информации о студентах, проживающих в общежитии; печать произвольных документов с указанием любых параметров; формирование и печать приложений к диплому утвержденного образца; журнал успеваемости; ведомость задолжников; учет начисления стипендии; ведение списков академотпускников, отчисленных студентов и выпускников; перевод на следующий курс; формирование отчетов для пенсионного фонда; автоматизация работы приемной комиссии; формирование и печать экзаменационных ведомостей; процедура резервного копирования данных

ИС Волгоградского государственного технического университета Хранение и корректировка нормативно-справочной информации о вузе

Автоматизированная ИС Московского института стали и сплавов (включает подсистемы: «Управление контингентом учащихся», «Учет текущей успеваемости и посещаемости», «Планирование учебного процесса», «Расчет стипендии») Отслеживание контингента учащихся в соответствующих структурных подразделениях и службах вуза; ведение картотеки учащихся, учет истории изменений данных о каждом учащемся и истории взаимодействия с ним; формирование стандартных форм отчетности, хранение результатов рейтингового тестирования абитуриентов с возможностью формирования конкурсного ряда; оформление и корректировка учебных планов по направлениям с учетом существующих в институте приоритетов; расчет учебной нагрузки по кафедрам; контроль текущей успеваемости студентов и посещаемости

Автоматизированная ИС «Университет» (Ставропольский государственный университет) Общий мониторинг деятельности вуза; управление качеством учебного процесса; хранение и обработка информации о студентах и работниках вуза, научно-методической деятельности сотрудников; расчет учебных часов, распределение учебной нагрузки и аудиторного фонда с учетом пожеланий преподавателей, расположения корпусов университета и особенностей процесса обучения; оптимизация штатного состава; хранение и анализ планов-графиков, расписания учебных занятий и экзаменационных сессий; формирование расписания занятий; хранение базы, содержащей всероссийские и университетские классификаторы и справочники, необходимые для проведения научных исследований и опубликования научных достижений

Окончание таблицы

Информационные системы (ИС) Возможности информационной системы управления

ИС Смоленского гуманитарного университета (состоит из двух элементов: это информа-ционно-телекоммуникацион-ная сеть и информационный фонд) Хранение различной информации, используемой в учебном процессе, научно-исследовательской деятельности и необходимой для управления вузом; автоматизация деятельности должностных лиц университета при решении управленческих задач

ИС «Универис» Южно-Уральского Государственного Университета (включает подсистемы: «Учебная деятельность», «Студенческие службы», «Управление персоналом») Различные виды планирования и разработок; хранение и корректировка учебных планов; хранение списков абитуриентов и зачисленных студентов на образовательную программу, учет допусков к контрольным мероприятиям; учет успеваемости; учет студентов, переведенных и непереве-денных на следующий курс; хранение и изменение данных о студенте, в том числе о выпуске и отчислении студента; планирование нагрузки, планирование и составление графика учебных мероприятий; информирование абитуриентов, родителей, спонсоров с помощью web-технологий и sms-технологий; учет оплаты обучения студента; хранение данных о размещении студентов в общежитии, возможность решения задач работы общежития; ведение воинского учета студентов и работников вуза; ведение штатного расписания; хранение и корректировка расходной части бюджета по оплате труда; управление данными окладов; отражение изменений и ведение истории изменения данных по персоналу; счет трудового стажа; отслеживание данных по отпускам, регистрация отпускных дней, хранение данных о графике рабочего времени; хранение информации о правилах, процедурах награждения и поощрения работников вуза

Рассмотрев различные информационные системы образовательных учреждений, можно прийти к выводу, что информационные системы необходимы для создания информационной и технологической базы, предназначенной для управления образовательным учреждением, обладая при этом многообразием функций информационного обеспечения управления образовательным процессом и межличностным взаимодействием.

Наличие информационной системы в образовательном учреждении дает ряд преимуществ, одним из которых является систематизация и упорядочивание всех необходимых для успешной работы учреждения данных. Еще одним преимуществом информационной системы является возможность быстрого и удобного доступа ко всем необходимым данным различных подразделений. Для пользователя необходимо сформировать запрос, и информационная система предоставит ответ на этот запрос. Так, руководящий субъект получает информацию, которая поможет в принятии правильного решения поставленной проблемы. Таким образом, руководитель получает информационный продукт или информационную услугу.

Использование информационной системы значительно упрощает процессы планирова-

ния, анализа, администрирования контингента учащихся и работников, контроля выполняемых работ и процесса обучения, а также множество других процессов, необходимых в управлении образовательным учреждением. Представленный в таблице набор возможностей и функций является одним из оснований проектирования информационной системы управления образовательным процессом колледжа.

Литература

1. Захаров, В.П. Информационные системы (документальный поиск): учеб. пособие /

B.П. Захаров. - СПб.: С.-Петерб. гос. ун-т, 2002. - 188 с.

2. Когаловский, М.Р. Перспективные технологии информационных систем / М.Р. Когаловский. - М.: ДМК «Пресс»: Компания «АйТи», 2003. - 288 с.

3. Ожегов, С.И. Словарь русского языка /

C.И. Ожегов. - 11-е изд., стер. - М. : Рус. яз., 1990. - 846 с.

4. Орлов, А.И. Менеджмент: учеб. / А.И. Орлов. - М. : Изд-во «Изумруд», 2003. - 298 с.

5. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - http://www.rg.ru /2006/07/29/informacia-dok.html

Поступила в редакцию 26 августа 2012 г.