Системы электронного документооборота: новые возможности для научно-технической библиотеки

Раздел IV. Аналитические проекты библиотеки: технологии и ресурсы УДК 004.9:[026:002]

И. Е. Парамонова

Системы электронного документооборота: новые возможности для научно-технической библиотеки

Рассмотрены возможности применения системы электронного документооборота в работе библиотек предприятий (компаний). Проводится сравнительный анализ функциональных возможностей автоматизированных библиотечных систем и систем электронного документооборота.

Ключевые слова: системы электронного документооборота, библиотеки компаний, научно-технические библиотеки предприятий, автоматизированные библиотечные системы, оценка качества

Irina E. Paramonova

A Documents Management Systems: new opportunities for scientific and technical library

A Documents Management Systems in work of libraries of the companies. The comparative analysis of quality of the automated library systems and A Documents Management Systems.

Keywords: Document Management System, DMS, libraries of the companies, scientific and technical libraries of the industrial enterprise, automated library systems, quality assessment

Одним из требований к современной библиотеке является гибкость и способность реагировать на вызовы общества и появление новых потребностей. Чтобы оставаться востребованными и конкурентоспособными, библиотеки всегда стремились использовать новые возможности, осваивать новые формы и методы работы, добиваясь качественного изменения информационно-библиотечного обслуживания.

Современное информационное пространство часто обозначается термином «электронная среда». Задачи библиотечно-информационного обслуживания в электронной среде решаются посредством использования различных информационных систем.

Внедрение информационных технологий в библиотечную деятельность неразрывно связано с автоматизацией библиотечных процессов, результатом которой стало создание автоматизированных библиотечно-информационных систем (АБИС), которые появились в отечественных библиотеках в конце 80-х годов прошлого века. Первоначально целью автоматизации было освобождение сотрудников библиотек от рутинной работы, создание удобных инструментов для работы с библиотечным фондом, но с развитием программных и технических средств АБИС превратились в многофункциональные системы с возможностью управления полнотекстовыми и сетевыми электронными ресурсами1.

Логическим продолжением процесса автоматизации стало возникновение и широкое распространение электронных библиотек (ЭБ). Сразу оговоримся, что речь идет об ЭБ, создателем которых являются библиотеки, а не о многочисленных собраниях электронных документов, позиционирующих себя как ЭБ. За сравнительно небольшой период времени российские библиотеки прошли путь от создания отдельных тематических коллекций к реализации масштабных корпоративных проектов. В настоящее время электронные библиотеки рассматриваются как один из эффективных способов реализации принципа доступности информации и сохранения национального культурного и научного наследия.

В связи со «встроенностью» научно-технической библиотеки (НТБ) в структуру предприятия ее функционирование подчинено общей информационной политике предприятия. Для небольшой НТБ приобретение АБИС нерационально как в финансовом, так и в технологическом отношении. Создание электронного каталога, а тем более электронной библиотеки, для таких библиотек является трудновыполнимой задачей в силу названных причин и малочисленного штата. Более перспективным представляется другое направление. Решение аналогичных задач (организация доступа, расширение базы обслуживания и т.д.) для библиотек предприятий возможно с помощью систем электронного документооборота (СЭД). В настоящей статье предпринята попытка рассмотреть системы электронного документооборота как инструмент библиотечного сервиса.

СЭД в управлении информацией организации. Информация представляет собой один из важнейших активов организации, которым необходимо грамотно управлять. Принято считать, что 70-90 % корпоративной информации - это контент, неструктурированная информация (текстовые файлы, электронные сообщения, презентации и т.д.), которая хранится разрозненно, в форме, не позволяющей осуществлять логичную классификацию данных и их поиск. Сбор, систематизация и управление контентом в течение его жизненного цикла требуют специальных технологий, которые позволят гораздо эффективнее его использовать. К их числу можно отнести и системы электронного документооборота.

В широком понимании СЭД - это информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним2. Если в прошлом использование СЭД сводилось к управлению организационно-распорядительным документооборотом, то в настоящее время большинство решений ориентировано на поиск, интеграцию и максимально эффективное использование корпоративной информации. Дальнейшее развитие специалисты видят в превращении СЭД в удобную инфраструктуру, обеспечивающую управление интеллектуальными активами организации. Как отмечают специалисты, внедрение СЭД позволит создать общую платформу для интеграции всех информационных потоков предприятия в единое пространство, обеспечивая полу-

чение каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде, что созвучно с задачами, стоящими перед библиотекой (информационной службой).

В настоящее время вопрос о необходимости внедрения системы электронного документооборота встает во многих организациях. Это вызвано несколькими причинами. Во-первых, вопросы развития межведомственного электронного взаимодействия и внедрения систем электронного документооборота являются приоритетной задачей государственной политики, что, в свою очередь, стимулирует активное развитие и внедрение технологий СЭД в отечественных организациях различных сфер деятельности.

Во-вторых, в настоящее время выдвигаются требования прозрачности деятельности организации на всех уровнях, предполагающее возможность контроля как исполнительской дисциплины, так и процессов управления предприятием. Исходя из этих обстоятельств, исследование возможности применения систем данного класса в библиотечной практике представляется достаточно актуальным.

АБИС, ЭБ и СЭД: сходства и различия. Проанализировав практику внедрений СЭД на предприятиях и организациях разных сфер деятельности можно констатировать, что цели внедрения СЭД во многом совпадают с целями создания электронной библиотеки:

- создание информационного массива по профилю организации;

- надежное хранение;

- систематизация, удобный и быстрый поиск;

- обеспечение более широкой доступности документов;

- предоставление качественно новых возможностей работы с большими объемами электронных данных3.

Все названные информационные системы (АБИС, ЭБ, СЭД) различаются по функциям и реализации в конкретной области применения, но можно выделить ряд общих характеристик:

1) все они представляют собой сложные программно-технические комплексы. Например, АБИС и СЭД выступают, как совокупность модулей и автоматизированных рабочих мест. Специалисты отмечают, что разработка АБИС во многом схожа с правилами, схемами и разработками АСУ и АСУД (к последнему поколению которых относятся СЭД), для их разработки зачастую используют одни и те же СУБД: Oracle, MS SQL Server, MySQL. Также общим для этих систем является требование высокой степени формализации автоматизируемых процессов;

2) как и другие информационные системы, АБИС, ЭБ, СЭД предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в их основе лежит среда переработки, хранения и доступа к данным;

3) любая информационная система ориентирована на конечного пользователя, поэтому обязательное требование - простой, легко осваиваемый, «комфортный» интерфейс, предоставляющий все необходимые для работы инструменты;

4) разработка электронных библиотек (как и СЭД) регламентируется стандартами: ISO 15489. Information and documentation. Records management. General / ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования; Moreq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) - «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота»4;

5) основополагающим для всех этих систем является наличие потребности в достоверной информации.

Опираясь на опыт С. Кима5, попробуем выделить различия АБИС, ЭБ, СЭД и представим результат в табличной форме:

Контент Качество Функциональность Политики

ЭБ Внутри организации, на основе собственного фонда, соглашений с правообладателями и обмена Максимально ориентировано на читателя Предоставление контента читателям Доступ в стенах организации

АБИС Внутри организации, весь фонд Максимально ориентировано на сотрудника библиотеки Автоматизация библиотечной деятельности, учетные функции Учетные политики

СЭД Внутри организации, на основе внутренних, входящих и исходящих документов Максимально ориентировано на сотрудника организации Автоматизация документооборота, предоставление контента Доступ только в стенах организации + учетные политики

Функциональные возможности СЭД в свете информационного обеспечения специалистов. СЭД объединяет едиными процессами работы все подключенные к системе подразделения и позволяет обеспечить соблюдение принципа «однократный ввод информации и многократное ее использование». При этом осуществляются не только автоматизированный учет документов и контроль их исполнения, но и другие функции: управление потоками документов внутри организации, передача информации в подразделения, получение статистических данных о документообороте, а также различные возможности справочно-информационной и аналитической работы (в том числе полнотекстовый поиск информации) и т.п.6

В рекламных материалах и на корпоративных сайтах разработчиков СЭД декларируется достаточно широкий круг функциональных возможностей предлагаемых систем, но можно выделить минимальный перечень функций, реализуемый с разной степенью проработки всеми системами: - ввод и регистрация документа в системе;

- поддержка произвольных форматов файлов;

- индексация (создание карточки);

- создание хранилища документов;

- поддержка версионности (репликация);

- атрибутный и полнотекстовый поиск документов;

- уведомления и напоминания;

- маршрутизация;

- ведение классификаторов и справочников;

- отслеживание истории использования документа;

- обеспечение безопасности информации7.

Общий перечень функций, реализованных в СЭД, гораздо шире, кроме того, системы активно развиваются, и их функционал постоянно расширяется. Проанализируем некоторые из функциональных возможностей в контексте деятельности НТБ.

Поддержка произвольных форматов файлов является необходимым требованием, т.к. в любой системе размещаются документы в разных форматах: текстовый документ в формате Word, статья в формате PDF и чертеж в формате AutoCAD и т.д.

При вводе в систему для каждого документа создается регистрационно-кон-трольная карточка, описывающая его содержание через набор реквизитов. Ее функции сопоставимы с функцией каталожной карточки: информация о составе ресурса и помощь в поиске необходимого документа. Прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа дает возможность более оперативного доступа к документу. При выборе системы надо обратить внимание, реализована ли возможность настройки полей карточек или создания новых видов карточек для специфических документов, жесткая (неизменяемая) настройка реквизитов не позволит обработать их в системе, а значит, организовать их поиск и удобный доступ к ним.

Электронное хранилище представляется как активная часть ресурсной базы НТБ. Во многих СЭД предусмотрена возможность организации хранилища иерархической структуры, что позволяет создавать подфонды для формирования аналога специализированных электронных библиотек (нормативно-технической документации, стандартов предприятия, книг, профильных журналов и отдельных статей, других материалов по тематическим направлениям, уникальных ресурсов собственной генерации). Размещение в хранилище документов повышенного спроса позволит избежать необходимости изготовления большого количества бумажных копий.

Представленную в ряде СЭД возможность формировать подборки документов по определенной теме/проблеме (функция «прикрепление файлов») библиотека может использовать для создания тематических и фактографических подборок и досье.

СЭД предоставляет возможность рассылки уведомлений и оповещений: внутрисистемных, БтБ, по электронной почте. Электронная почта широко используется библиотеками для оперативного информирования читателей о новых поступлениях, обслуживания в режиме «запрос-ответ» и др. Функция уведомлений также может использоваться при внутрифирменном (новости, перспективы предприятия, достижения и т.д.) или текущем информировании пользователей о поступлении или изменении документов, что особенно актуально для нормативно-технической документации.

В некоторых СЭД реализованы возможности обсуждения и комментирования, своего рода корпоративная социальная сеть. Данный инструмент может использоваться библиотекой для предоставления консультаций, освещения своей деятельности, получения обратной связи с сотрудниками предприятия.

При заказе документов часто требуется многократное обоснование и согласование сначала заявки, затем счета на приобретение, что затрудняет своевременное предоставление необходимых информационных материалов, отсутствующих в фонде НТБ. Наличие ряда функций в СЭД (маршрутизация, возможность согласования документов), позволяет сократить время приобретения документов.

Как правило, в СЭД предусмотрены механизмы ведения справочников (организационно-штатной структуры, корреспондентов (контрагентов), номенклатуры дел и т.д.) и классификаторов. Библиотека может осуществлять ведение отдельных разделов справочников, формируя аналог баз данных. В настоящее время на поиск производителя (не дилера) продукции, местонахождения отраслевых документов, определение их держателя, статуса и т.д. тратится очень много времени. Сведения о них разрозненны, предприятия реорганизуются, меняются названия и ведомственное подчинение, поэтому ведение фактографической базы данных, содержащей адресную информацию по предприятиям-изготовителям изделий и материалов, держателям документации на них, и их продукции, просто необходимо.

Известно, что НТБ ведут персональные картотеки и базы данных специалистов -сотрудников организации и их трудов. Создание и ведение такого ресурса имеет важное значение для предприятия, это показатель определенного уровня организационной культуры.

Положительным моментом для НТБ является наличие функции аудита событий и отслеживания истории использования документа. Это позволяет отслеживать статистику обращений к каждому документу, вести учет читателей, анализировать их потребности.

Вывод. Можно предположить, что внедрение СЭД позволит библиотеке предприятия повысить качество ресурсной базы, а также предоставлять на новом уровне многие из традиционных библиотечных услуг. По нашему мнению, использование СЭД в НТБ оптимально, т.к. внедрение системы данного класса повысит эффективность работы и НТБ, и предприятия в целом: для предприятия СЭД обеспечива-

ет эффективное управление потоками документов и процессов, информационную безопасность, для НТБ - повышение качества библиотечно-информационного обслуживания. У научно-технической библиотеки есть будущее, если она способна отвечать на вызовы времени, а не только обеспечивать текущие процессы предприятия.

Примечания

1 Алешин Л. И. Автоматизация в библиотеке : учеб. пособие. В 2 ч. Ч. 2. - Москва : МГУКИ ; Профиздат, 2001. - 144 с.

2 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 (ред. от 07.09.2011) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2009. - № 25. - Ст. 3060, п. 4.

3 Антопольский А. Б., Майстрович Т. В. Электронные библиотеки : принципы создания : науч.-метод. пособие. - Москва : Либерея-Бибинформ, 2007. - С. 89.

4 Ким С. В. АБИС, ЭБС и электронные библиотеки [Электронный ресурс] // Электронно-библиотечная система в ВУЗе : проблемы и направления развития : материалы семинара (20-21 октября 2010 г., Санкт-Петербург). URL: http://www.elibconsult.ru/page. jsp?pk=node_1287492131290

5 Там же.

6 Бобылева М. П. Управленческий документооборот. - Москва : Изд. дом МЭИ, 2010. -С. 119.

7 Информатизация предприятия [Электронный ресурс] : курс лекций // ИНТУИТ : Национальный Открытый Университет. - [Москва, 2003-2015]. - URL: http://www.intuit.ru/ studies/courses/13862/1259/info