О преподавании дисциплины «Документоведение и документальное обеспечение управления»

УДК 378.14:004.021

В. Ю. Мокрый

О ПРЕПОДАВАНИИ ДИСЦИПЛИНЫ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Осуществляется анализ опыта автора работы по преподаванию в 2015-2016 учебном году дисциплины «Документоведение и документальное обеспечение управления (ДОУ)» студентам, обучавшимся в Санкт-Петербургском гуманитарном университете профсоюзов (СПбГУП) по профилю подготовки «Прикладная информатика (в экономике)». Представлена структура электронного курса в системе поддержки самостоятельной работы студентов СПбГУП, примеры заданий, которые были предложены студентам для освоения системы электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM. Приведена статистика их выполнения студентами.

Ключевые слова: междисциплинарные связи (МС), методика преподавания дисциплины, обучение студентов, документоведение и документальное обеспечение управления, самостоятельная работа студентов, гуманитарный вуз, информационные системы и технологии.

Как показывает анализ различных интернет-ресурсов, учебной литературы и научных работ по теме исследования, в частности [1—6], в настоящее время фирмами и организациями активно внедряются современные технологии электронного документооборота и активно применяются современные информационные технологии и информационные ресурсы. Поэтому студентам, которые будут работать после окончания обучения в области информационных технологий, важно изучить как предметную область документооборота, так и средства ведения электронной документации.

Актуальность проблемы исследования обусловлена необходимостью совершенствования методики преподавания дисциплины «Документоведение и документальное обеспечение управления (ДОУ)» с учетом последовательности изучения дисциплин и междисциплинарных связей (МС), которые актуализируются у студентов.

В ходе изучения дисциплины «ДОУ» у студентов формируются следующие профессиональные компетенции: способность разрабатывать, внедрять и адаптировать прикладное программное обеспечение (ПК-2) и способность составлять техническую документацию проектов автоматизации и информатизации прикладных процессов (ПК-9) [7].

Для формирования этих компетенций студентам необходимо предложить для освоения как актуальное содержание обучения, отбор которого должен осуществляться с учетом современного состояния развития средств информационных технологий, так и задания для самостоятельной работы различного уровня сложности. В настоящее время автором разработан теоретический материал дисциплины и набор заданий, которые направлены на изучение студентами основных видов документов, осуществление документооборота в организациях

и СЭД DIRECTUM. Задания разработаны с учетом последовательности (рис. 1) преподавания студентам дисциплин, которые формируют указанные профессиональные компетенции.

В данной статье представлены промежуточные итоги исследования, проводимого автором в рамках изучения направлений эффективного применения современных информационных технологий. С целью отбора содержания обучения были проанализированы учебно-методический комплекс по дисциплине (УМК) [8], интернет-ресурсы по теме работы, сайты компаний-разработчиков СЭД, в том числе [9]. В настоящее время автором систематизируются результаты обучения студентов, поэтому данная статья имеет практическую новизну.

Материал, изложенный в данной статье, отражает результаты работы автора над созданием и использованием материалов электронного курса по дисциплине «ДОУ», который размещен в системе поддержки самостоятельной работы студентов СПбГУП (www.edu.gup.ru), доступ к которому могут получить студенты и преподаватели университета, записавшиеся на курс.

В настоящее время материалы курса структурированы по разделам: введение, тема 1. Документ и система документации, тема 2. Составление и оформление основных документов, тема 3. Организация документооборота, работа в системе DIRECTUM, тема 4. Виды документации. Правила подготовки распорядительных документов, тема 5. Требования к реквизитам документа. Примеры оформления документов, тема 6. Официальная корреспонденция. Деловые и коммерческие письма, тема 7. Составление и оформление исходящей документации, тема 8. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами, тема 9. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, тема 10.

В. Ю. Мокрый. О преподавании дисциплины «ДОУ»

Рис. 1. Последовательность изучения дисциплин, формирующих ПК-2 и ПК-9

Материалы к зачету, Материалы для студентов заочного отделения.

Материалы курса разработаны автором самостоятельно. В дальнейшем планируется опубликовать основные материалы курса в учебном пособии.

В 2015-2016 учебном году процесс преподавания студентам дисциплины ДОУ был выстроен следующим образом. Сначала студенты рассматривали основные понятия предметной области «Документооборот», затем изучали основные виды документов, а на завершающем этапе осваивали базовые приемы работы в системе DIRECTUM.

В рамках данной статьи рассмотрим последовательность изучения СЭД DIRECTUM версии 5.1. Эта система была выбрана в качестве основного средства обучения, поскольку она используется для автоматизации документооборота в различных фирмах, организациях и образовательных учреждениях [9]. Всего студентам было предложено три задания.

В ходе выполнения первого задания студенты должны были, опираясь на материалы учебных пособий, в том числе по системе DIRECTUM [10] и

учебников по дисциплине «Документоведение», в частности [11], и информации, размещенной на сайтах в сети Интернет, составить описание основных элементов архитектуры системы DIRECTUM.

Второе задание заключалось в создании документов с помощью различных способов: из шаблона, из файла и со сканера. Основное внимание уде -лялось изучению первых двух способов создания документов.

Третье задание заключалось в изучении приемов работы с задачами в системе DIRECTUM. На этом этапе со студентами рассматривалась последовательность работы в окне «Задача», а также отличие обычного маршрута от типовых маршрутов с заранее определенными алгоритмами исполнения задачи.

Кроме этого, на занятиях были рассмотрены принципы работы с помощью «Мастеров действий». С их помощью студенты создали следующие документы: служебная записка, заявление, приказ и заявка на проведение совещания.

Как было замечено автором в ходе работы со студентами, необходимо усовершенствовать методику преподавания дисциплины, например, дать

студентам на весь семестр одну сложную задачу, в Пока же отметим, что первое задание (изучение ходе выполнения которой они будут моделировать архитектуры) вовремя выполнили 25 студентов из деятельность реальной организации (деловая игра) 39 (64 %), второе (изучение приемов работы с доили работать только в системе DIRECTUM. Инфор- кументами) - 24 из 39 (62 %), а третье (работу с мация, полученная в результате обучения студентов задачами и мастерами действий) - 20 из 39 (51 %). в 2015-2016 учебном году, будет проанализирована Остальные студенты сдавали материалы на зачете автором и использована в дальнейшей работе. по дисциплине.

Список литературы

1. Мокрый В. Ю. Методы обучения студентов направления «Прикладная информатика», используемые в процессе преподавания дисциплины «Структуры данных в предметной области» // Вестн. Томского гос. пед. университета (TSPU Bulletin). 2015. Вып. 1 (154). C. 68-71.

2. Мокрый В. Ю. Методика преподавания дисциплины «Информатика» студентам гуманитарного вуза // Вестн. Томского гос. пед. ун-та (TSPU Bulletin). 2016. Вып. 8 (173). С. 101-105.

3. Батакова Е. Л., Батакова Н. В. Интерактивные средства обучения как часть электронно-образовательных ресурсов // Вестн. Томского гос. пед. ун-та (TSPU Bulletin). 2016. Вып. 1 (166). C. 105-109.

4. Маликов Е. В. Компетенции, компетентность // Вестн. Томского гос. пед. ун-та (TSPU Bulletin). 2015. Вып. 8 (161). С. 88-93.

5. Шутикова М. И., Дзамыхов А. Х., Соловьева М. С. Формирование универсальных учебных действий на уроках математики и информатики // Вестн. Томского гос. пед. ун-та (TSPU Bulletin). 2015. Вып. 11 (164). C. 62-66.

6. Путькина Л. В. Эволюция концепций применения ИТ в управлении бизнес-процессами // Междунар. науч.-исслед. журнал. 2014. Вып. 12 - 2(31). C. 31-32.

7. Аннотации рабочих программ СПбГУП. URL: http://www.gup.ru/uni/about/accreditation/annotations.php?sphrase_id=162923 (дата обращения: 21.06.2016).

8. Путькина Л. В. Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документоведение и документальное обеспечение управления» для студентов бакалавриата по направлению 09.03.03 «Прикладная информатика (в экономике)». СПбГУП, 2015.

9. Сайт системы DIRECTUM. URL: http://www.directum.ru/ (дата обращения: 17.10.2016).

10. Курс 515. «Использование модулей системы DIRECTUM» лицами, участвующих в администрировании системы СИР, УР, в учреждениях, оказывающих государственные и муниципальные услуги // Учебное пособие для пользователей системы DIRECTUM версии 4.8. URL: http://www.msur.ru/function/sir/sir_manuals/515.pdf (дата обращения: 20.06.2016).

11. Ларьков Н. С. Документоведение: учебник. 3-е изд., доп. и перераб. М.: Проспект, 2016. 416 с.

Мокрый В. Ю., кандидат педагогических наук, доцент. Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов.

Ул. Фучика, 15, Санкт-Петербург, Россия, 192238. Email: mokvalera@mail.ru.

Материал поступил в редакцию 28.06.2016.

V Yu. Mokryy

TEACHING DISCIPLINE "DOCUMENT SCIENCE AND DOCUMENTARY ENSURING MANAGEMENT"

This work deals with the analysis of experience of teaching by the author the discipline "Document science and documentary ensuring management" to students of Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences during 2015-2016 academic year. This discipline has been taught to the students of the IV course, which trained in the profile "Applied informatics (in economics)". In addition, it is considering the structure of electronic rate in the system of support of independent work of students. Provides the examples of tasks for the independent work of students, which they have been executing during the development of the DIRECTUM electronic document management system (EDMS) and the statistics of accomplishment of these tasks by the students. Develops the statements of the papers [1, 2].

Key words: intersubjective relationships, document science and documentary ensuring management technique of teaching discipline, training of students, independent work of students, Liberal Arts College.

References

1. Mokryy V. Yu. Metody obuchenya studentov napravlenya "Prikladnaya informatika", ispol'zuemye v protsesse prepodavanya distsipliny "Structury dannykh v predmetnoy oblasti" [Methods of training of students of the applied informatics direction used in the course of teaching discipline "structures of data in subject domain"]. Vestnik Tomskogo gosudarstvennogo pedagogicheskogo universiteta - TSPU Bulletin, 2015, vol. 1 (154), pp. 68-71 (in Russian).

E. №. MoKpuu. O npenodaeaHUU du^umuHbi «flOY»

2. Mokryy V. Yu. Metodika prepodavanya distsipliny "Informatika" studentam gumanitarnogo vuza [The technique of teaching "informatics" to the students of humanities college]. Vestnik Tomskogo gosudarstvennogo pedagogicheskogo universiteta - TSPU Bulletin, 2016, vol. 8 (173), pp. 101-105 (in Russian).

3. Batakova E. L., Batakova N. V. Interaktivnye sredstva obuchenya kak chast' elektronno-obrazovatel'nykh resursov [Interactive learning tools as part of electronic educational resources]. Vestnik Tomskogo gosudarstvennogo pedagogicheskogo universiteta - TSPU Bulletin, 2016, vol. 1 (161), pp. 105-109 (in Russian).

4. Malikov E. V. Informatika, kompetentsii, kompetentnost' [Computer science, competence and competency]. Vestnik Tomskogo gosudarstvennogo pedagogicheskogo universiteta - TSPU Bulletin, 2015, vol. 8 (161), pp. 88-93 (in Russian).

5. Shutikova IW. I., Dzamykhov А. Kh., Solovyova M. S. Formirovaniye universal'nykh uchebnykh deystviy na urokakh matematiki i informatiki [The formation of universal educational activities at lessons of Mathematics and informatics]. Vestnik Tomskogo gosudarstvennogo pedagogicheskogo universiteta - TSPU Bulletin, 2015, vol. 11 (164), pp. 62-66 (in Russian).

6. Put'kina L. V. Evolutsiya kontseptsii primeneniya IT v upravlenii bisness-protsessami [Evolution of concepts of application of IT in management of business processes]. Mezhdunarodnyy nauchno-isslesovatel'skiy zhurnal- International Scientific-Research Magazine, 2014, vol. 12-2 (31), pp. 31-32 (in Russian).

7. Annotatsii rabochikh programm Sankt-Peterburgskogo gumanitarnogo universiteta profsoyuzov [Summaries of working programs of the Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences]. URL: http://www.gup.ru/uni/about/accreditation/annotations.php?sphrase_id=162923 (accessed 04 April 2016) (in Russian).

8. Put'kina L. V. Uchebno-metodicheskiy kompleks po distsipline "Dokumentovedeniye i dokumental'noye obespecheniye upravleniya" [Educational and methodical complex on discipline "Document science and documentary ensuring management» for students of a bachelor degree who are training in the direction 09.03.03 «applied informatics" (in economics)]. The department of informatics and mathematics of the Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences, 2015 (in Russian).

9. Sayt sistemyDIRECTUM [Websait of the DIRECTUM system]. URL: http://www.directum.ru/system (accessed 17 October 2016) (in Russian).

10. Kurs 515. Ispolzovaniye moduley sistemy DIRECTUM litsami, uchastvuyushchimi v admininstrirovanii sistemy SIR, UR, v uchrezdeniyakh, okazivayushchikh gosudarstvennye i munitsipal'niye uslugi [Course 515. Using of the DIRECTUM system modules by the persons, who are participating in administration of the SIR, UR system in the institutions rendering the state and municipal services]. Uchebnoye posobiye dlya pol'zovateley sistemy DIRECTUM versiya 4.8 [Education guidance for users of the DIRECTUM 4.8]. URL: http://www.msur.ru/function/sir/sir_ manuals/515.pdf (accessed 23 July 2016) (in Russian).

11. Lar'kov N. S. Dokumentovedeniye: uchebnik. 3-e izdaniye, dopol. i pererab. [Document science: textbook. 3-d edition, enlarged and revised]. Moscow, Prospect Publ., 2016, 416 p (in Russian).

Mokriy V. Yu.

Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences.

Ul. Fuchika, 15, Saint Petersburg, Russia, 192238.

E-mail: mokvalera@mail.ru