Организация внутренних аудитов в структурных подразделениях Орловского государственного университета

H.A. ИЛЬИНА, кандидат педагогических наук, профессор, заведующая кафедрой математики и информационных технологии

Орловского государственного университета

Тел. 8(4862) 74-50-75

Е.В. КУЗНЕЦОВА, кандидат педагогических наук, доцент кафедры менеджмента и маркетинга Орловского государственного университета

Тел. 8(4862) 74-50-75

ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ОРЛОВСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

В статье рассматриваются вопросы организации и проведения внутренних аудитов в структурных подразделениях как одного из механизмов, обеспечивающего качество предоставления образовательных услуг в университете. Уделяется внимание организации работы Комиссии по контролю качества в структурном подразделении, рассматриваются виды аудита и технология их организации на каждом из этапов.

Ключевые слова: аудит, аудит качества, внутренние аудиты (проверки), система менеджмента качества.

Сегодня процесс развития образования и общества ставит перед образовательными учреждениями задачу по созданию механизмов, обеспечивающих качество оказываемых образовательных услуг. Одним из таких механизмов является построение системы менеджмента качества (далее СМК) в вузе, в задачи которой входит организация внутренних аудитов в структурных подразделениях Орловского государственного университета.

Словосочетание «аудит качества» вошло в наш обиход сравнительно недавно. Ранее слово «аудит» ассоциировалось с финансовыми проверками и бухгалтерским учетом. Но теперь ясно, что аудит играет ключевую роль в разработке, внедрении и, что особенно важно, в поддержании системы менеджмента качества в университете в рабочем состоянии.

Слово аудит само по себе означает проверку, ревизию. Проверка предполагает, что существует некий эталон, по отношению к которому осуществляется проверка. Обычно таким эталоном для СМК служат международные стандарты серии ИСО 9000.

Внутренние аудиты являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества деятельности университета. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества тому, что было запланировано, заявлено требованиями ИСО 9001:2000. Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют университету декларировать свое соответствие ИСО 9000. Поэтому немаловажен вопрос, как правильно запланировать, организовать и провести проверки, а затем проанализировать их результаты.

Все в мире имеет свойство изменяться и устаревать, в том числе и система менеджмента качества (СМК) университета. Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования проводятся внут-__ренние проверки (далее - проверки). Организация, координация, руководство системой

© Н.А. Ильина, Е.В. Кузнецова

проверок возложено на представителя руководства по качеству университета, директора центра менеджмента качества и уполномоченных по качеству в структурных подразделениях.

Внутренние проверки на факультете (институте) проводятся со следующими целями:

- оценка эффективности функционирования СМК подразделения и определение возможностей и путей ее улучшения;

- выявление несоответствий в СМК (процедурах, процессах, продукции) установленным требованиям;

- определение всех причин выявленных несоответствий (основных, дополнительных, сопутствующих);

- проверка и оценка эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих проверок. Аудит на факультете (институте) осуществляется Комиссией по контролю качества в структурном подразделении на основании документированной процедуры СМК - ДСМК ОГУ 1.07.01-2007 «Внутренние аудиты (проверки) СМК» и Положения «О комиссии по качеству в структурных подразделениях» - П ОГУ 1.03.04-2011

Различают три вида аудита (проверок) качества: аудит, ориентированный на результат; аудит, ориентированный на процесс; аудит, ориентированный на СМК. Классификация аудитов представлена на рисунке 1 .

Рисунок 1 - Классификация аудитов в ОГУ

Аудит, ориентированный на результат

Этот вид аудита предназначен для оценки качества подготовки выпускника, с определенным объемом освоенных знаний, умений, сформированных компетенций. В ходе аудита взаимосвязано анализируется соответствие качества подготовки абитуриентов, студентов, выпускников требованиям потребителей (преподавателей, руководства университета, работодателей).

Основными целями этого вида аудита качества являются:

- контроль качества знаний, сформированных умений, компетенций в соответствие с государственными образовательными стан-

дартами высшего профессионального образования;

- доказательство стабильности процесса их подготовки;

- обеспечение выводов по результатам конечных испытаний (промежуточных, итоговой государственной аттестации, степени удовлетворенности работодателей).

Аудит, ориентированный на процессы

Данный вид аудита предназначен для оценки качества способа или процесса обучения и воспитания будущих специалистов. В процессе проведения аудита анализируется соответствие качества процесса рабочим планам, программам, ин-

струкциям, нормативной документации, а также соответствие абитуриентов, студентов, выпускников на выходе требованиям потребителей. В этом случае, также как и при аудите качества подготовки выпускника, одновременно рассматривается действенность, целесообразность и состояние элементов СМК в университете.

К числу важнейших целей аудита, ориентированного на процессы, относятся:

- разработка и соблюдение необходимых документированных процедур, обеспечивающих качества процесса (п. 2.03-2.08 сети процессов ОГУ);

- анализ процесса подготовки

- определение «узких мест» процесса, выявление их причин.

- выработка плана корректирующих и предупреждающих действий.

Аудит, ориентированный на СМК

Этот вид аудита предназначен для оценки эффективности всей системы качества. В ходе аудита анализируется соответствие всех документов (методических, рабочих инструкций, положений др. нормативной документации), предъявляемым требованиям, а также соответствие проводимых мероприятий по обеспечению качества в подразделениях ОГУ предписаниям на всех стадиях цикла подготовки специалиста.

Основными целями аудита, ориентированного на СМК, являются:

- определение фактического состояния системы качества (решение задачи предполагает сбор информации о состоянии дел в структурном подразделении университета по основным и обеспечивающим процессам);

- выявление отклонений (эта задача решается путем сопоставления реально достигнутых результатов работы структурного подразделения с планами, стандартами, нормативами);

- «активирование» правильного отношения сотрудников университета к существующим предписаниям (при оценке функционирования СМК в структурном подразделении могут возникать проблемы, связанные с психологией человека, поскольку любая информация рассматривается через призму личного восприятия, а поэтому приобретает субъективную окраску, снижению уровня субъективизма способствует привлечение персонала подразделе-

ния к разработке критериев оценки функционирования системы менеджмента качества).

Внутренний аудит представляет собой очень сложный, трудоемкий и ответственный процесс, включающий в себя три основные стадии: подготовка к аудиту; проверка на месте; подготовка отчета об аудите и плана корректирующих действий.

Для проведения внутреннего аудита системы качества его необходимо подготовить и спланировать. На факультетах и институтах эту работу выполняет Комиссия по качеству, которую возглавили деканы или зам. деканов, прошедшие соответствующую подготовку на курсах повышения квалификации. Были разработаны и утверждены центром менеджмента качества планы проведения аудитов на факультете, подготовлены методические рекомендации в помощь аудиторам, где были представлены основные наблюдаемые единицы, подлежащие проверке, карты процессов, составлена программа аудита. В соответствии с Положением о комиссии по качеству в структурных подразделениях аудиты проводятся не реже 1 раза в месяц)

В самом начале проверки проводится беседа, в ходе которой аудиторы выявляют готовность структурного подразделения организации на предмет его работы в соответствии с картами процессов и процедурами системы качества. Аудит проводится по программе, которая позволяет получить информацию о наличии документации системы качества на рабочих местах, работу по этой документации, записи по качеству, требуемые системой. Если в ходе аудита обнаруживаются несоответствия, то аудиторы оформляют протоколы регистрации несоответствий, в которых указываются выявленные несоответствия.

После завершения аудита структурных подразделений и оформления всех протоколов регистрации несоответствий ведущий аудитор готовит отчет, в котором указывается область проверки, требования, по которым проводилась проверка и статистика по выявленным несоответствиям. Этот отчет подписывается председателем Комиссии по качеству в структурном подразделении и предоставляется представителю руководства по качеству, либо директору ЦМК.

Также ведущий аудитор совместно с представителями подразделений, в которых были выявлены несоответствия, готовит план корректирующих мероприятий по исправлению выявленных несоответствий. Ответственными за выполнение корректирующих действий указанных в плане являются пред-

ставители (руководители) подразделений, в которых выявлены несоответствия, но никак не члены Комиссии, которые обнаружили эти несоответствия.

После устранения несоответствий представители подразделений сообщают председателю Ко -миссии об устранении несоответствий, а члены Комиссии внутренних аудитов проверяют реальность и эффективность предпринятых действий. Если корректирующие действия действительно были выполнены, то председатель и члены Комиссии делают отметки о завершении корректирующих действий в протоколах регистрации несоответствий и в плане корректирующих действий.

Техника проведения аудита, виды деятельности, которые может проверять аудитор зависят от личного опыта и квалификации аудитора. Поэтому очень важно правильно подобрать членов группы аудиторов, так как успех аудита зависит от уровня коммуникативности всех участников, умения собирать, анализировать информацию, делать объективные выводы.

Внутренние аудиты, как и другие виды проверок, имеют как достоинства, так и недостатки. К числу достоинств относятся знание особенностей функционирования структурного подразделения и персонала, работающего в нем, знание каналов коммуникаций, в том числе специфических, знание лидеров коллектива, чья информация может быть наиболее полезной при аудите, отсутствие дефицита времени при аудите, возможность более глубокой проверки подразделений и др.

Возможные недостатки: предвзятость членов Комиссии по отношению к отдельным сотрудникам факультета (института), болезненное восприятие

критики со стороны внутренних аудиторов, относительно низкий уровень подготовки аудиторов и др.

Несмотря на то, что методика проведения внутренних аудитов очень подробно описана в стандарте ГОСТ Р ИСО 19011, сам процесс проведения аудита достаточно сложный. Прежде всего, нужно понимать, что это работа с людьми. В ходе работы могут возникать спорные, конфликтные ситуации. В этой связи аудитору, как никому другому, нужно уметь строить эффективный коммуникационный процесс, достойно отвечать на возражения, оперируя фактами, а также проявлять терпение. Следовательно, чтобы осуществлять аудиторскую деятельность, нужно не только иметь знания и умения в данной области, но и постоянно их совершенствовать.

В заключение хотелось бы отметить, что ауди -тор должен всегда помнить, что цель аудита - не наказать, а помочь персоналу устранить недостатки в своей работе.

В наше время стиль руководства людьми в рамках аудита должен отличаться индивидуальным подходом к человеку, сложившейся ситуацией, быть нацеленным на достижение консенсуса и установление связей.

В деятельности структурных подразделений постоянно происходят какие-то изменения и аудитор должен помнить, что работа по совершенствованию системы менеджмента качества не должна носить периодический характер. Чтобы систему качества в подразделении поддерживать в рабочем состоянии, возникает необходимость в ее непрерывном улучшении.

Библиографический список

1. ГОСТ Р ИСО 19011-2003. - Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды.

2. ГОСТ Р ИСО 9001-2001. - Системы менеджмента качества. Требования

3. Сеть процессов системы менеджмента качества Орловского государственного университета

4. ДСМК ОГУ 1.07.01-2007 «ДСМК. Внутренние аудиты (проверки) СМК»

5. Положение «О комиссии по качеству в структурных подразделениях» - П ОГУ 1.03.04-2011

6. Скобара В.В. Аудит: методология и организация. - М.: Инфра-М, 2005г.

ILINA N.A., KUZNETSOVA E. V.

THE ORGANIZATION OF INTERNAL AUDITS IN STRUCTURAL DIVISIONS OF THE ORYOL STATE UNIVERSITY

In article questions of the organization and carrying out of internal audits in structural divisions, as one of fur-nizmov of granting providing quality educational a mustache-meadow at university are considered. The attention of the organization of work of the Commission on quality assurance in structural division is paid, kinds of audit and technology of their organization on everyone their stages are considered.

Key words: audit, quality audit, internal audits (checks), quality management system.